РЕГЛАМЕНТ (ЕО, ЕВРАТОМ) № 652/2008 НА КОМИСИЯТА
от 9 юли 2008 година
за изменение на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (1), и по-специално член 185, параграф 1 от него,
като взе предвид становището на Европейския парламент,
като взе предвид становището на Съвета,
като взе предвид становището на Сметната палата (2),
като има предвид, че:
(1)
След изменението на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (наричан по-долу „Общ финансов регламент“) с Регламент (ЕО, Евратом) № 1995/2006 на Съвета (3) е необходимо да се адаптира Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 на Комисията (4) с цел привеждането му в съответствие с Общия финансов регламент. Някои изменения са станали необходими предвид опита, натрупан от съществуващите органи на Общностите.
(2)
Що се отнася до разликата между срока за решенията за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, отнасящи се за органите на Общностите, и срока, предвиден за общия бюджет в Общия финансов регламент, настоящият регламент трябва да следва срока, определен в основните актове за създаване на органите на Общностите, от които не може да се отклонява. Следователно съответната институция и когато е уместно, органите на Общностите следва да се опитат да избягват трудностите в практиката и да се стремят към хармонизиране на тези основни актове в бъдеще.
(3)
Следва да се поясни, че доброто финансово управление изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол. Следва да се определят основните характеристики и цели на системите за вътрешен контрол.
(4)
Повишената прозрачност по отношение на бюджетния орган следва да се осигури посредством нови изисквания за информация по отношение на органите на Общностите в бюджетната процедура, особено що се отнася до приблизителните оценки за броя на договорно наетите лица, излишъците, целевите приходи и отказите от събиране на установени вземания.
(5)
За да се гарантира, че личните данни се съхраняват не по-дълго от необходимото за целите, за които данните са били събрани или за които се обработват допълнително, следва да се определят конкретни изисквания във връзка с оправдателните документи.
(6)
За да се засили защитата на финансовите интереси на Общностите, всеки орган на Общностите следва да съставя списък на вземанията, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Този списък следва да се публикува, като се вземе предвид законодателството, приложимо за защита на данните.
(7)
За да се гарантира прозрачността на използването на средства от техните бюджети, е уместно да се предвиди общо задължение за органите на Общностите да направят достъпна информацията за бенефициерите на тези средства.
(8)
Списъкът на целевите приходи се оказа непълен и поради това следва да бъде допълнен в съответствие с член 18, параграф 1 от Общия финансов регламент.
(9)
Публикуването на бюджета на органите на Общностите следва да се опрости, като същевременно се запазят прерогативите на бюджетния орган и на Сметната палата.
(10)
Процедурата относно трансферите, която трябва да се приеме от директорите на органите на Общностите, се прилага непоследователно и поради това следва да бъде пояснена. По-конкретно бюджетният орган следва да бъде информиран за важните трансфери.
(11)
Заявките за плащания до Комисията следва да бъдат обосновани и основани на строго управление на паричните средства, за да се избегнат излишъците в края на годината.
(12)
Следва да се конкретизира ефектът от непълното работно време върху щатното разписание с оглед да се улесни използването на такова, особено в малките органи на Общностите.
(13)
За да се засили защитата на финансовите интереси на Общностите, органите на Общностите следва да участват в дейностите по предотвратяване на измамите на Европейската служба за борба с измамите.
(14)
За да бъдат обхванати всички лица, участващи в процедурите за обществени поръчки и отпускане на безвъзмездни средства, е уместно да се опишат подробно ситуациите на конфликт на интереси.
(15)
Третирането на подобни отделни операции, свързани с определени обичайни разходи, следва да се опрости по отношение на задълженията за предварителна проверка.
(16)
Финансовата отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити следва да бъде изрично ограничена до случаите на груба небрежност и умишлено нарушение.
(17)
За да се улеснят операциите в определени случаи, на органите на Общностите следва да се даде възможност да използват система за плащания незабавно инкасо.
(18)
Предвид това че директорът на органа на Общностите, който е разпоредител с бюджетни кредити, е поставен по-високо в йерархията от счетоводителя, функционалната независимост на счетоводителя при изпълнение на неговите задължения следва изрично да се спомене.
(19)
Отговорността на счетоводителите за заверяване на сметките въз основа на финансовата информация, която им се предоставя от разпоредителите с бюджетни кредити, следва да се разясни. За тази цел счетоводителят следва да се упълномощи да проверява информацията, получена от разпоредителя с бюджетни кредити, и при необходимост, да изразява резерви.
(20)
Необходимо е да се определи набор от правила за таксите, събирани от органите на Общностите, за да се отговори на потребностите на определени органи на Общностите, финансирани от такива приходи.
(21)
Органите на Общностите следва да могат да ползват експертните знания и умения на специализирания орган за разглеждане на финансови нередности на Комисията, създаден по силата на член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, който следва да стане, по подразбиране, компетентен за органите на Общностите освен ако последните не решат да създадат орган или да участват в съвместен орган, създаден от няколко органа на Общностите.
(22)
Условията за използване от органите на Общностите на услуги и офиси на Комисията, междуинституционални европейски офиси и Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета от 28 ноември 1994 г. относно създаване на Център за преводи за органите на Европейския съюз (5), и съвместни процедури за обществени поръчки с държави-членки домакини следва да се уточнят, за да се засилят междуинституционалното сътрудничество и сътрудничеството между органите на Общностите и с държавите-членки домакини.
(23)
За да се засили защитата на финансовите интереси на Общностите и предвид това че органите на Общностите не могат да ползват определени прерогативи, които са предоставени изключително на институциите на Общността, те трябва да се задължат да включват в своите договори и споразумения за безвъзмездни средства, сключени с трети страни, специални клаузи, които им дават възможност да упражняват определени права, включително временното прекратяване и прекратяването на договори и тръжни процедури и определянето на давностен срок.
(24)
По причини за прозрачност по отношение на бюджетния орган следва да се въведе информационна процедура за проекти със съществено въздействие върху административния бюджет на органа на Общностите.
(25)
Необходимо е да се предвиди специална процедура за подбор на експерти, съответстваща на тази, установена в Общия финансов регламент.
(26)
Комуникацията и сътрудничеството между директора на органа на Общностите и управителния съвет в рамките на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета следва да се засилят.
(27)
В съответствие с член 185, параграф 1 от Общия финансов регламент следва да се предвиди, че когато органът на Общностите приема правила за прилагане на своя финансов регламент, приемането на тези правила подлежи на предварителното съгласие на Комисията.
(28)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва поради това да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се изменя, както следва:
1.
Член 3 се заменя със следния текст:
„Член 3
Съставянето и изпълнението на бюджета на органа на Общностите (наричан по-долу „бюджета“) се извършват в съответствие с принципите на единство и на точност на бюджета, на ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност на разходите и добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол и прозрачност, съгласно предвиденото в настоящия регламент.“
2.
В член 8 параграф 1 се заменя със следния текст:
„1. Бюджетът съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Последните се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.“;
3.
Член 10 се изменя, както следва:
а)
В алинея втора на параграф 1 текстът „параграфи 2-8“ се заменя с „параграфи 2-7“;
б)
Параграф 3 се заменя със следния текст:
„3. Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, по които все още не са поети задължения при приключването на финансовата година, могат да се пренасят по отношение на сумите, съответстващи на бюджетните кредити за поети задължения, за които по-голямата част от подготвителния етап на процедурата по поемане на задължение, която трябва да бъде определена в правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Общностите, е вече извършен до 31 декември; по тези суми впоследствие могат да се поемат задължения до 31 март следващата година.“
в)
В параграф 4 първото изречение се заменя със следния текст:
„Бюджетните кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на сумите, необходими за покриване на съществуващи задължения или такива, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити не покриват нуждите.“;
г)
В параграф 7 се добавя следната алинея:
„Най-късно до 1 юни на година N+1 органът на Общностите информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.“;
4.
Член 13 се заменя със следния текст:
„Член 13
1. Считано от 15 ноември всяка година, могат авансово да се поемат задължения за обичайните административни разходи за сметка на предвидените за следващата финансова година бюджетни кредити. Тези задължения обаче не могат да надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не могат да се прилагат за новите разходи от вид, който все още не е одобрен по принцип в последния надлежно приет бюджет.
2. Разходите, които трябва да се платят авансово, например наемите, могат да доведат до плащания от 1 декември нататък, които ще бъдат приспадани от предвидените за следващата финансова година бюджетни кредити. В този случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.“;
5.
Член 15 се изменя, както следва:
а)
Параграф 4 се заменя със следния текст:
„4. Изплатените на органа на Общностите средства от Общността представляват по отношение на неговия бюджет изравнителна субсидия, която се смята за предварително финансиране по смисъла на член 81, параграф 1, буква б), i) от Общия финансов регламент.“
б)
Добавя се следният параграф 5:
„5. Органът на Общностите извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.“;
6.
В член 16, параграф 1 се добавя следната алинея:
„Органите на Общностите предоставят най-късно до 31 март на година n прогноза за оперативния излишък от година N-1, който трябва да се върне на бюджета на Общността по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за излишъка от година N-2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органите на Общностите за година N+1.“;
7.
Член 19 се заменя със следния текст:
„Член 19
1. За финансиране на специфични разходи се използват следните приходи:
а)
приходи, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
б)
вноски за дейността на органа на Общностите от държави-членки, от други държави или от различни организации, доколкото това е предвидено в споразумението между органа на Общностите и съответните държави-членки, други държави или организации;
в)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 5, буква а);
г)
постъпления от доставка на стоки, услуги и строителни работи за институциите или други органи на Общностите;
д)
приходи, които възникват от възстановяването на недължимо платени суми;
е)
постъпления от продажбата на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
ж)
получени застрахователни обезщетения;
з)
приходи от плащания, свързани с наеми;
и)
приходи от продажбата на публикации и филми, включително такива на електронен носител.
1a. Възможно е също така предвидените в основния приложим акт приходи да бъдат предназначени за специфични разходи.
2. Всеки приход по смисъла на параграф 1, букви а)-г) покрива всички преки или косвени разходи за съответната дейност или цел.
3. В бюджета се обособяват редове за категориите целеви приходи, посочени в параграфи 1 и 1а, и когато е възможно, посочват размера им“;
8.
Член 21, параграф 1 се заменя със следния текст:
„1. Следните удръжки могат да се правят от заявките за плащания, фактурите или отчетите, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени на страни по договори за обществени поръчки или бенефициери на безвъзмездни средства;
б)
отстъпки, възстановени суми и намаления, приспадани от фактури и заявки за плащания;
в)
лихви от плащания по предварително финансиране.“;
9.
Член 23 се заменя със следния текст:
„Член 23
1. Директорът може да извършва трансфери от една глава в друга и от една статия в друга без ограничения, и от един дял в друг до максимум 10 % от бюджетните кредити за финансовата година, посочени в реда, от който се прави трансферът.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет трансфери на бюджетни кредити от един дял в друг. Управителният съвет разполага с три седмици, през които да се противопостави на тези трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет за всички извършени трансфери във възможно най-кратък срок. Той информира бюджетния орган за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.“;
10.
В дял II, глава 7 се добавя следният член 25а:
„Член 25a
1. Бюджетът се изпълнява в съответствие с принципа за ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури разумна гаранция за постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
опазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване и разкриване на измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, вземайки предвид многогодишния характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.“;
11.
Член 26 се изменя, както следва:
а)
Параграф 2 се заменя със следния текст:
„2. Обобщение на бюджета и коригиращите бюджети след окончателното им приемане се публикува в Официален вестник на Европейския съюз в срок от три месеца след приемането им.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.“
б)
Добавят се следните параграфи 3 и 4:
„3. Бюджетът, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на бюджетния орган, Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Общностите в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Общностите предоставя на своя интернет сайт информация за бенефициерите на средства от неговия бюджет, включително за експертите, с които е сключен договор съгласно член 74б. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Когато информацията се публикува без посочване на имена, органът на Общностите, при поискване, предоставя информация за съответните бенефициери на Европейския парламент по подходящ начин.
12.
Член 27 се заменя със следния текст:
„Член 27
1. Бюджетът се изготвя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт на този орган на Общностите.
2. Органът на Общностите изпраща на Комисията предварителен проект на прогноза за своите приходи и разходи и общите насоки, въз основа на които е направена прогнозата, до 10 февруари всяка година, а окончателния проект на прогноза - до датата, посочена в учредителния акт.
3. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Общностите включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за постигнатото по всички предварително определени цели за различните дейности, както и новите цели, измервани чрез показатели.
Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Общностите в сравнение с бюджета му за година N.
4. Органът на Общностите изпраща на Комисията и на бюджетния орган най-късно до 31 март всяка година следното:
а)
своя проект на работна програма;
б)
своя актуализиран многогодишен план за политиката за персонала, изготвен в съответствие с насоките, определени от Комисията;
в)
информация за броя на длъжностните лица, на срочно наетите и договорно наетите лица, съгласно определеното в Правилника за длъжностните лица и условията за работа на другите служители (наричан по-нататък „Правилник за персонала“) за години n-1 и n, както и прогноза за година N+1;
г)
информация за вноските в натура, предоставени от държавата-членка домакин на органа на Общностите.
д)
прогноза за салдото по сметката за стопанския резултат по смисъла на член 81 за година N-1.
5. Като част от процедурата за приемане на общия бюджет Комисията изпраща на бюджетния орган прогнозите на органа на Общностите и предлага размера на субсидията за органа на Общностите, както и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията изготвя проекта на щатно разписание на органите на Общностите и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити.
6. Бюджетният орган приема щатното разписание на органа на Общностите и всяко следващо негово изменение в съответствие с член 32, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на общия бюджет.
7. Бюджетът и щатното разписание се приемат от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на общия бюджет, който определя размера на субсидията и щатното разписание, като при необходимост бюджетът и щатното разписание съответно се коригират.“;
13.
Член 32 се изменя, както следва:
а)
В трета алинея на параграф 1 текстът „A1, A2 и A3“ се заменя с „AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13“;
б)
В параграф 2 се добавя следното изречение:
„Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Общностите взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на лимита по параграф 1, буква б).“;
14.
В член 33 се добавя следната алинея:
„Без да се накърняват отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Общностите участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.“;
15.
В член 34, параграф 1 текстът „регламентите и правилата за длъжностните лица и останалите служители на Европейските общности (наричани по-долу „Правилник за персонала“)“ се заменят с „разпоредбите на Правилника за персонала“;
16.
В член 35 параграфи 1 и 2 се заменят със следния текст:
„1. На всички финансови участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и на всяко друго лице, участващо в изпълнението, управлението, одита или контрола на бюджета, се забранява да предприемат всякакви мерки, които могат да поставят собствените им интереси в конфликт с интересите на органа на Общностите. При възникване на подобен случай съответното лице трябва да се въздържи от тези мерки и да отнесе случая до компетентния орган.
2. Конфликт на интереси възниква, когато безпристрастното и обективното изпълнение на функциите на лице по параграф 1 се компрометира поради семейни причини, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономическите интереси или други общи интереси с бенефициера.“;
17.
В член 38, параграф 6 се добавят следните изречения:
„Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се изтриват, когато не са необходими за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, на контрола и на одита. При всички случаи, що се касае до запазването на данните за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.“;
18.
В член 39, параграф 3 се добавят следните алинеи:
„За целта на предварителната проверка група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на разходи за лечение, могат да се разглеждат от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като една операция.
В случая, посочен в алинея втора, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, в зависимост от оценката на риска, извършва подходяща последваща проверка в съответствие с параграф 4.“;
19.
В член 40 параграф 1 се заменя със следния текст:
„1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва пред управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на годишен отчет за дейността и предоставя финансова и управленска информация в потвърждение на това, че съдържащата се в отчета информация представя вярна и честна картина, освен ако не е посочено друго в евентуално изразени резерви, свързани с определени области на приходите и разходите.
Годишният отчет за дейността посочва резултатите от извършените от него операции по отношение на поставените цели, рисковете, свързани с тези операции, използването на предоставените ресурси и ефикасността и ефективността на системата за вътрешен контрол. Вътрешният одитор, по смисъла на член 71, взема предвид годишния отчет за дейността и всякаква друга налична информация.“;
20.
Член 43 се заменя със следния текст:
„Член 43
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала, който е функционално независим при изпълнение на задълженията си. В органа на Общностите той отговаря за:
а)
правилното извършване на плащанията, събиране на приходите и възстановяване на установените вземания;
б)
подготовката и представянето на отчетите в съответствие с дял VII;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял VII;
г)
изпълнението в съответствие с дял VII на счетоводните правила и методи, както и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; счетоводителят е упълномощен да проверява спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Счетоводителят получава от разпоредителя с бюджетни кредити, който гарантира достоверността, цялата необходима информация за съставянето на сметки, които дават вярна картина на активите на органа на Общностите и на изпълнението на бюджета.
2а. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че той е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и честна картина на финансовото положение на органа на Общностите.
За целта счетоводителят се уверява, че отчетите са изготвени в съответствие с установените счетоводни правила, методи и счетоводни системи и че всички приходи и разходи са осчетоводени.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителят с бюджетни кредити остава изцяло отговорен за правомерното използване на средствата, които управлява, както и за законосъобразността и редовността на разходите под негов контрол.
2б. Счетоводителят е упълномощен да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят прави резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
2в. Счетоводителят на органа на Общностите подписва годишните му отчети и ги изпраща на счетоводителя на Комисията.
3. При условията на параграф 4 на настоящия член и на член 44 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Той отговаря за тяхното съхранение.
4. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за персонала, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
5. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.“
21.
В член 44 се добавя следният параграф:
„Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 66, параграф 1а, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.“
22.
В дял IV, глава 3 заглавието на раздел 2 се заменя със следния текст:
„Раздел 2
Приложими правила за разпоредителя с бюджетни кредити и за оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити“
23.
Член 47 се заменя със следния текст:
„Член 47
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно Правилника за персонала.
1а. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако:
а)
разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от своя страна, установи вземания или издаде нареждания за събиране на вземания, поеме задължение за разход или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и правилата за прилагането му;
б)
разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от своя страна, пропусне да изготви документ, установяващ вземане, пропусне или закъснее с издаването на нареждане за събиране на вземания или закъснее с издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Общностите спрямо трети лица.
2. Ако смята, че дадено решение в кръга на неговите отговорности е нередно или противоречи на принципите на добро финансово управление, оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити писмено информира оправомощилия го орган. Ако в резултат на това оправомощилият го орган даде мотивирани писмени указания на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити да изпълни съответното решение, той е длъжен да го изпълни и не може да му бъде търсена отговорност за това.
3. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
4. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията в съответствие с член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Общностите, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет не реши да създаде функционално независим орган или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Общностите. За случаите, подадени от органите на Общностите, създаденият от Комисията специализиран орган за разглеждане на финансови нередности включва един служител на орган на Общностите.
Въз основа на становището на този орган директорът взема решение дали да започне дисциплинарно или имуществено производство. Ако органът установи наличието на проблеми в системата, той изпраща доклад с препоръки на разпоредителя с бюджетни кредити и на вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава, без да споменава имена, на становищата на органа в своя годишен доклад за дейността и посочва предприетите мерки за последващи действия.
5. От всеки член на персонала може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Общностите вреди в резултат на сериозно нарушение от негова страна в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения.
Назначаващият орган взема мотивирано решение след изпълнение на формалностите, установени в Правилника за персонала, във връзка с дисциплинарните въпроси.“;
24.
Член 50 се заменя със следния текст:
„Член 50
Органът на Общностите представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на субсидията от Общността съгласно член 15, параграф 5 при условия и периодичност, договорени с Комисията.“;
25.
В член 53 параграф 3 се заменя със следния текст:
„3. В договорите и споразуменията за безвъзмездни средства, сключени от органа на Общностите, се предвижда, че по всеки дълг, който не е изплатен на датата за тази цел, посочена в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията (7). Условието, при което на органа на Общностите се дължи лихва за просрочено плащане, включително лихвената ставка, се посочва изрично в договорите и споразуменията за безвъзмездни средства.
26.
В член 55, параграф 3 първа и втора алинея се заменят със следния текст:
„Когато възнамерява да се откаже или частично да се откаже от събирането на установено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че отказът е правомерен и съответства на принципа на добро финансово управление и пропорционалност.
Този отказ се прави с надлежно обосновано решение на разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира вземането на такова решение само за вземанията в размер на по-малко от 5 000 EUR.“;
27.
В член 58 буква а) се заменя със следния текст:
„а)
длъжникът се задължава да плаща лихва в размера, посочен в член 86 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002, за целия период на удължаването, считано от датата, посочена в дебитното известие;“;
28.
В дял IV, глава 4, раздел 5 се добавят следните членове 58а и 58б:
„Член 58a
Счетоводителят води списък на несъбраните дължими суми, в който вземанията на органа на Общностите се групират по датата на издаване на нареждането за събиране на вземания. Той посочва и решенията за отказ или частичен отказ от събиране на установени суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Общностите за бюджетното и финансовото управление.
Органът на Общностите съставя списък на вземанията на органа, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува, като се вземе предвид съответното законодателство за защита на данните.
Член 58б
Вземанията на органа на Общностите от трети страни и вземанията на трети страни от органа на Общностите подлежат на давностен срок от пет години, който се посочва в договорите и споразуменията за безвъзмездни средства, сключени от органа на Общностите.“;
29.
Член 59 се заменя със следния текст:
„Член 59
Когато органът на Общностите събира таксите, посочени в член 5, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Общностите. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Общностите за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Общностите използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Като общо правило органът на Общностите предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след заплащане на дължимите такси в пълен размер. Когато по изключение е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат разпоредбите на раздели 3, 4 и 5 от настоящата глава.“;
30.
В член 60, параграф 3 се добавя следното изречение: „Работната програма включва подробни цели и показатели за резултатите.“
31.
Член 62 се заменя със следния текст:
„Член 62
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета, отговорният разпоредител с бюджетни кредити трябва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N+1.
Индивидуалните правни задължения във връзка с индивидуални или временни бюджетни задължения се поемат до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в алинеи първа и втора, неусвоеният остатък по тези бюджетни задължения се отменя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, и съответните бюджетни задължения, освен в случай на разходи за персонала, имат крайна дата за изпълнение, определена съобразно принципа за добро финансово управление.
Всички части на тези задължения, които не са били изпълнени шест месеца след този краен срок, се отменят в съответствие с член 11.
Размерът на бюджетно задължение, съответстващо на правно задължение, за което не е извършвано плащане по смисъла на член 67 в продължение на период от три години след датата на подписването на правното задължение, се отменя.“;
32.
В член 66 се добавя следният параграф 1а:
„1а. Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършения от него анализ на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на система за плащания незабавно инкасо.“;
33.
В член 72, параграф 1 буква б) се заменя със следния текст:
„б)
за оценяване на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.“;
34.
Член 74 се заменя със следния текст:
„Член 74
1. По отношение на обществените поръчки се прилагат съответните разпоредби на Общия финансов регламент и на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 при съблюдаване на параграфи 4-7 на настоящия член.
2. Органът на Общностите може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Общностите.
3. Органът на Общностите участва в общата централна база данни, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 95 от Общия финансов регламент.
4. Органът на Общностите може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
5. Органът на Общностите може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В този случай се прилага mutatis mutandis член 125в от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002.;
6. За прилагането на член 101 от Общия финансов регламент поканата за участие в тръжна процедура предвижда, че органът на Общностите може, преди да се подпише договорът, да се откаже от поръчката или да отмени процедурата по възлагането, без кандидатите или оферентите да имат право на обезщетение.
7. За прилагането на член 103 от Общия финансов регламент поканите за участие в тръжна процедура, стартирани от органа на Общностите, предвиждат, че той може да преустанови процедурата и да предприеме всички необходими мерки, включително отмяна на процедурата, съгласно условията, посочени в този член.
За прилагането на член 103 от Общия финансов регламент договорите, сключени от органа на Общностите с икономическите оператори, постановяват, че органът може да вземе мерките, посочени в този член, съгласно условията в същия този член.
35.
Добавят се следните дялове VА и VБ:
„ДЯЛ VА
ПРОЕКТИ СЪС СЪЩЕСТВЕНО ОТРАЖЕНИЕ ВЪРХУ БЮДЖЕТА
Член 74а
В най-кратък срок управителният съвет уведомява бюджетния орган за намерението си да изпълни какъвто и да е проект, който може да окаже съществено финансово отражение върху финансирането на административния му бюджет, по-специално всички проекти, свързани със собственост, като вземането под наем или закупуването на сгради. Той информира Комисията за това.
Ако един от клоновете на бюджетния орган възнамерява да излезе със становище, в срок от две седмици след получаване на информацията за проекта той уведомява съответния орган на Общностите за намерението си да излезе със становище. В случай че не получи отговор, органът на Общностите може да пристъпи към извършване на заплануваната операция.
Това становище се изпраща на органа на Общностите в срок от четири седмици от уведомлението съгласно втори параграф.
ДЯЛ VБ
ЕКСПЕРТИ
Член 74б
За подбора на експерти се прилага mutatis mutandis член 265а от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002. На тези експерти се плаща фиксирана сума за оказване на помощ на органа на Общностите, по-специално при оценяване на предложенията и заявленията за безвъзмездни средства или офертите за обществени поръчки, и за оказване на техническа помощ при наблюдението и окончателната оценка на проектите. Органът на Общностите може да използва списъците, съставени от Комисията или други органи на Общностите.“;
36.
Член 75 се заменя със следния текст:
„Член 75
1. Когато органът на Общностите може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие със своя учредителен акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 54, параграф 2, буква б) от Общия финансов регламент, се прилагат съответните разпоредби на Общия финансов регламент и на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 при съблюдаване на параграфи 2 и 3 на настоящия член.
2. Безвъзмездните средства се обхващат от писмени споразумения между органа на Общностите и бенефициера.
3. За прилагането на член 119, параграф 2 от Общия финансов регламент споразуменията за безвъзмездни средства, сключени от органа на Общностите, постановяват, че органът може да спре, намали или преустанови отпускането на безвъзмездни средства в случаите, предвидени с член 183 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002, след като на бенефициера е била предоставена възможността да представи своите съображения.“
37.
В член 76 вторият параграф се заменя със следния текст:
„Отчетите на органа на Общностите се придружават от доклад за бюджетното и финансовото управление през годината. Докладът отчита, inter alia, степента на усвояване на бюджетните кредити, като съдържа и обобщена информация за трансферите на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.“;
38.
Членове 82 и 83 се заменят със следния текст:
„Член 82
Счетоводителят изпраща на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година предварителните отчети заедно с доклада за бюджетното и финансовото управление през годината, посочен в член 76 от настоящия регламент, така че счетоводителят на Комисията да може да консолидира отчетите, съгласно предвиденото в член 128 от Общия финансов регламент.
Не по-късно от 31 март на следващата година счетоводителят изпраща доклада за бюджетното и финансовото управление също на Европейския парламент и на Съвета.
Член 83
1. Съгласно член 129, параграф 1 от Общия финансов регламент Сметната палата, не по-късно от 15 юни на следващата година, представя своите съображения по предварителните отчети на органа на Общностите.
2. След като получи съображенията на Сметната палата по предварителните отчети на органа на Общностите, директорът изготвя окончателните отчети на органа на Общностите в съответствие с член 43, за което той носи отговорност, и ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Директорът изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета най-късно до 1 юли на следващата година.
4. Окончателните отчети на органа на Общностите, консолидирани с тези на Комисията, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз до 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорът на органа на Общностите се изпраща едновременно и на Комисията.“;
39.
Член 94 се заменя със следния текст:
„Член 94
1. По препоръка на Съвета Европейският парламент освобождава директора от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за година N преди 15 май на година N+2, освен когато в учредителния акт не е предвидено друго. Директорът информира управителния съвет за съображенията на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, която придружава решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. Ако Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, в сътрудничество с управителния съвет директорът полага всички усилия да предприеме мерки в най-кратък срок за премахване или улесняване на премахването на пречките пред вземането на това решение.“
40.
Член 97 се заличава;
41.
Член 99 се заменя със следния текст:
„Член 99
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Общностите по предложение на неговия директор.“.
Член 2
Всеки орган, посочен в член 185 от Общия финансов регламент, изменя своя финансов регламент най-късно до 10 януари 2009 година.
Член 3
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 9 юли 2008 година.