РЕГЛАМЕНТ (ЕО, ЕВРАТОМ) № 1302/2008 НА КОМИСИЯТА
от 17 декември 2008 година
относно централната база данни за отстраняванията
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (1), и по-специално член 95 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 215/2008 на Съвета от 18 февруари 2008 г. относно Финансовия регламент, приложим към 10-ия Европейски фонд за развитие (2), и по-специално член 98 от него,
като има предвид, че:
(1)
Комисията, която отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз и за всички други средства, управлявани от Общностите, е длъжна да създаде и поддържа, като спазва правилата на Общността за защита на личните данни, централна база данни, с цел да направи ефективен механизма за отстраняване, предвиден във Финансовия регламент, и да защити финансовите интереси на Общностите. По-специално базата данни следва да обхваща финансовото изпълнение по отношение на всички средства на Общността независимо от приложимия режим на управление.
(2)
Финансовият регламент налага на институциите задължения при възлагането на договори и отпускането на безвъзмездни средства на трети страни в контекста на централизираното управление на средства на Общността. По-специално член 93 и член 114, параграф 3 задължават от участие в процедура по възлагане на обществена поръчка или отпускане на безвъзмездни средства да бъдат отстранени трети страни, ако те се намират в едно от изброените в член 93, параграф 1 положения. В член 94 и член 114, параграф 3 се забранява възлагането на обществена поръчка или отпускането на безвъзмездни средства на трети страни, които по време на конкретна процедура за възлагане на обществена поръчка или отпускане на безвъзмездни средства са в положение на конфликт на интереси или са представили умишлено документи с невярно съдържание при предоставяне на информацията, поискана от институцията като условие за участие в процедурата за възлагане на обществена поръчка или отпускане на безвъзмездни средства. Освен това в член 96 и член 114, параграф 4 е предвидена възможността възложителят да налага административни или финансови санкции на трети страни, по-специално под формата на отстраняване от получаването на финансиране по който и да е фонд на Общността за срок, който се определя от съответната институция в съответствие с член 133а от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (3).
(3)
В член 74 и член 75 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно Рамковия финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (4) се изисква тези органи да прилагат посочените по-горе разпоредби.
(4)
В член 50 от Регламент (ЕО) № 1653/2004 на Комисията от 21 септември 2004 г. относно стандартен финансов регламент за изпълнителните агенции съгласно Регламент (ЕО) № 58/2003 на Съвета относно установяването на статута на изпълнителните агенции, отговарящи за някои задачи по управлението на програмите на Общността (5) се изисква изпълнителните агенции да прилагат посочените по-горе разпоредби на Финансовия регламент при изпълнението на оперативните си бюджети.
(5)
Предвид обстоятелството, че изпълнителните агенции са оправомощени от Комисията да действат като разпоредители с бюджетни кредити по отношение на бюджетните кредити за оперативни разходи, за които важи Финансовият регламент, те следва да имат достъп до базата данни за отстраняванията по същия начин, по който службите на Комисията имат достъп до нея.
(6)
За определяне на начина, по който да се използват данните, е необходимо да се дефинират целите и предназначението на базата данни за отстраняванията.
(7)
Европейската служба за борба с измамите (OLAF) следва да има достъп до базата данни за отстраняванията с оглед на изпълнението на задачите си по разследване и дейностите си по разузнаване и предотвратяване на измами в съответствие с Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета от 25 май 1999 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF) (6) и Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета от 25 май 1999 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF) (7).
(8)
Счетоводителят на Комисията следва да се грижи за обслужването на базата данни за отстраняванията и да има право да променя данните в нея. Съответната служба на Комисията или другите институции са тези, които следва да отправят искания за вписване на предупреждения за отстранени лица в базата данни за отстраняванията.
(9)
В правилата за достъп до базата данни за отстраняванията следва да се направи разграничение между служби на Комисията, изпълнителни агенции и всички институции и структури на Общността, използващи счетоводна система, предоставена от Комисията (наричана по-долу „ABAC“), която позволява пряк достъп до предупрежденията, от една страна, и другите институции, изпълнителни органи и структури, които нямат такъв достъп, от друга страна. Съответно тези институции следва да получат достъп посредством специални звена за контакт, а изпълнителните органи и структури следва да получат достъп посредством звена за връзка.
(10)
Трябва да е възможно да се ограничи достъпът до базата данни за отстраняванията в случаите, когато изпълнителни органи и структури управляват средства при много ниска степен на децентрализация - нещо, което прави достъпа до базата данни за отстраняванията неуместен, или когато е необходимо такъв достъп да бъде отказан с оглед защита на данните.
(11)
За да бъдат ясно дефинирани отговорностите на звената за контакт и звената за връзка, е необходимо да се определят техните задачи.
(12)
С цел да бъде отразен фактът, че базата данни следва да е обща за институциите, потокът от данни следва да е насочен директно към счетоводителя на Комисията.
(13)
С цел да се защитят финансовите интереси на Общностите, в периода между отстраняването по член 93, параграф 1 от Финансовия регламент от определена процедура за възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства и определянето на срока на отстраняването от страна на институцията, последната следва да може да поиска предварително вписване на предупреждение за отстранени лица.
(14)
С цел да се избегнат неактуални предупреждения, особено такива за субекти, които са прекратили дейността, предупрежденията за отстраняване по член 93, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент следва да се заличават автоматично след изтичане на пет години.
(15)
Предвид обстоятелството, че отстраняванията по член 94 от Финансовия регламент засягат конкретни процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства, а не общия случай на отстраняване по член 93, параграф 1, периодът на вписване следва да е ограничен и вписването да се заличава автоматично.
(16)
Процедурата за отправяне на искания въз основа на информация от изпълнителни органи или структури, която се прилага за всички режими на управление с изключение на централизираното пряко управление, следва да бъде ясно описана.
(17)
Делът на изпълнителните органи или структури в отговорностите по отношение на данните, предоставяни на съответната отговорна служба на Комисията чрез звеното за връзка, от една страна, и чрез счетоводителя на Комисията от друга страна, включително по отношение на поправяне, актуализиране и заличаване на данни, следва да бъде ясно определен.
(18)
С цел да бъдат предвидени ясни правила за всички случаи, в които изпълнителен орган или структура не са определили срока на отстраняване по член 133а, параграф 1 от правилата за прилагане, следва да се заяви, че решението за срока на отстраняване следва да бъде подготвено от отговорната служба на Комисията и да бъде прието от Комисията.
(19)
Информационният поток между упълномощените ползватели на базата данни за отстраняванията следва да включва подробности; следва да се определят лица за контакт по всяко предупреждение, които да предоставят на упълномощените ползватели на базата данни за отстраняванията информация за това предупреждение.
(20)
За да се гарантира, че данните в базата данни за отстраняванията са точни и актуални, специална разпоредба следва да обхваща случаите, при които доказателства, предоставени от трети страни, не съответстват на сведения в базата данни за отстраняванията.
(21)
Следва да се структурира подходяща рамка за обмен на най-добри практики между институциите и за разрешаване на въпроси, свързани с използването на базата данни за отстраняванията.
(22)
Обработването на лични данни, което е в основата на функционирането на базата данни за отстраняванията, следва да се извършва в съответствие с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. относно защитата на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (8), приложима към държавите-членки, и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (9). Директивата и регламентът се прилагат изцяло.
(23)
Настоящият регламент е изготвен при надлежно отчитане на становището на Европейския надзорен орган по защита на данните. Освен това Регламент (ЕО) № 45/2001 постановява, че това обработване подлежи на предварителна проверка от Европейския надзорен орган по защита на данните след уведомление от страна на длъжностното лице по защита на данните на Комисията.
(24)
За яснота в разпоредбите относно защитата на данни следва да се уточнят правата на лицата, чиито данни са или могат да бъдат въведени в базата данни за отстраняванията. При вписване на данни за физически и юридически лица в базата данни за отстраняванията, те следва да бъдат уведомени за това,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Предмет
1. С настоящия регламент се създава централна база данни (наричана по-долу „база данни за отстраняванията“) съгласно член 95 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (наричан по-долу „Финансовия регламент“).
2. Данните, вписани в базата данни за отстраняванията, могат да бъдат използвани само за целите на прилагането на членове 93-96 и член 114 от Финансовия регламент и членове 133-134б от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002, както и членове 96-99 и член 110 от Регламент (ЕО) № 215/2008.
3. OLAF може да използва данните за своите разследвания в съответствие с Регламент (ЕО) № 1073/1999 и Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета, както и за своите дейности по разузнаване и предотвратяване на измами, включително за анализ на риска.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
1.
„институции“ означава: Европейски парламент, Съвет, Комисия, Съд на Европейските общности, Сметна палата, Европейски икономически и социален комитет, Комитет на регионите, Омбудсман, Европейски надзорен орган по защита на данните, изпълнителни агенции и структури, посочени в член 185, параграф 1 от Финансовия регламент;
2.
„изпълнителни органи и структури“ означава: органи на държавите-членки или трети държави, международни организации и други субекти, участващи в изпълнението на бюджета в съответствие с член 53 и член 54 от Финансовия регламент, с изключение на изпълнителните агенции и структури, посочени в член 185, параграф 1 от същия регламент. Държавите-членки могат да възлагат задачите, предвидени в настоящия регламент, на други национални публични органи, които следва да бъдат разглеждани като изпълнителни органи и структури;
3.
„трети страни“ означава: кандидати, оференти, изпълнители, доставчици, доставчици на услуги и съответните им подизпълнители, както и кандидати за безвъзмездни средства, бенефициери на безвъзмездни средства, включително бенефициери на пряка помощ, изпълнители, наети от бенефициери на безвъзмездни средства, и субекти, получаващи финансова помощ от бенефициери на безвъзмездни средства от Общността в съответствие с член 120 от Финансовия регламент.
Член 3
Предупреждения за отстранени лица
Предупрежденията за отстранени лица следва да включват следните данни:
а)
информация за удостоверяване на трети страни, които са в едно от положенията, посочени в член 93, параграф 1, член 94, член 96, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент;
б)
информация за лица с представителни правомощия, правомощия за вземане на решения или правомощия за контрол по отношение на правни субекти, когато тези лица са се оказали в едно от положенията, посочени в член 93, параграф 1, член 94, член 96, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент;
в)
основанията за отстраняване на трети страни, посочени в буква а) или на лица, посочени в буква б) или, когато е уместно, вида присъда и срока на отстраняването.
Член 4
Обслужване на базата данни за отстраняванията
1. Счетоводителят на Комисията или подчинените му служители, на които са делегирани определени задачи съгласно член 62 от Финансовия регламент (наричан по-долу „счетоводителят на Комисията“), гарантира обслужването на базата данни за отстраняванията и предприема необходимите технически мерки.
По искане на институциите счетоводителят на Комисията вписва, изменя или заличава предупреждения за отстранени лица.
2. Счетоводителят на Комисията приема мерки за прилагане по отношение на техническите аспекти и определя съответни процедури в тази връзка, включително в областта на сигурността.
Той уведомява за тези мерки службите на Комисията и изпълнителните агенции и, когато е уместно, звената за контакт на другите институции, определени в съответствие с член 6, параграф 1, или звената за връзка, определени в съответствие с член 7, параграф 2.
Член 5
Достъп до базата данни за отстраняванията
1. Институции, различни от Комисията и изпълнителните агенции, следва да имат пряк достъп до данните в базата данни за отстраняванията посредством счетоводната система, предоставена от Комисията (ABAC), или чрез звена за контакт.
2. Изпълнителните органи и структури, които управляват средства в рамките на съвместно управление, и национални органи от публичния сектор на държавите-членки, които управляват средства в условия на непряко централизирано управление, следва да имат достъп до данните в базата данни за отстраняванията посредством звена за връзка.
3. Изпълнителните органи и структури, които управляват средства в рамките на непряко централизирано, децентрализирано или съвместно управление, следва да имат достъп до данните в базата данни за отстраняванията посредством звена за връзка, след като удостоверят пред отговорната служба на Комисията, че прилагат адекватни мерки за защита на данните в съответствие със споразумения, сключени по член 134а, параграф 4 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002.
На изпълнителните органи или структури обаче не следва да се дава достъп до базата данни за отстраняванията в следните случаи:
а)
отговорната служба на Комисията не е получила удостоверението, посочено в първа алинея;
б)
отговорната служба на Комисията разполага с доказателство, че изпълнителните органи или структури не прилагат адекватни мерки за защита на данните;
в)
отговорната служба на Комисията счита, че достъпът не би бил уместен в случаите, при които е налице ограничена степен на децентрализация, включваща ex ante контрол от страна на Комисията.
При отказ на достъп до данните в базата данни за отстраняванията, отговорната служба на Комисията следва да предприеме съответни мерки за гарантиране на поне същата степен на защита на финансовите интереси на Общностите. В рамките на тези мерки, преди възлагането на договор или отпускането на безвъзмездни средства, отговорната служба на Комисията следва да удостовери, че въпросната трета страна не е обект на предупреждение за отстранено лице.
4. Достъпът до данни в базата данни за отстраняванията от страна на службите на Комисията и изпълнителните агенции е уреден в Решение 2008/969/ЕО, Евратом на Комисията (10).
Член 6
Звена за контакт и упълномощени ползватели в институциите
1. Всяка институция, различна от Комисията и от изпълнителна агенция, следва да създаде отговорно звено за контакт по отношение на всички въпроси, свързани с базата данни за отстраняванията, и да съобщи на счетоводителя на Комисията имената на отговорните служители.
2. Звената за контакт могат да предоставят достъп до информацията в базата данни за отстраняванията на упълномощени ползватели, които следва да бъдат служители на институциите, за които достъпът до базата данни е необходимо условие за доброто изпълнение на поверените им задачи. Всяко звено за контакт следва да поддържа регистър на упълномощените ползватели и да дава достъп на Комисията до него при поискване.
Упълномощените ползватели могат да правят онлайн-проверки в базата данни за отстраняванията.
3. Институцията следва да предвиди адекватни мерки за сигурност, за да не допусне прочитането или копирането на информация от неупълномощени лица.
Член 7
Звена за връзка и упълномощени ползватели от изпълнителни органи и структури
1. Звената за връзка отговарят за връзките с Комисията по всички въпроси, свързани с базата данни за отстраняванията.
2. Всяка държава-членка създава едно звено за връзка за средствата, които разпределя посредством съвместно управление съгласно член 53, буква б), и за средствата, които разпределя посредством непряко централизирано управление чрез своите национални публични органи съгласно член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент. По изключение и ако за това са представени надлежно обосновани причини, Комисията може да одобри повече от едно звено за връзка в една държава-членка.
3. Всяка трета държава, разпределяща средства посредством децентрализирано управление, съгласно член 53, буква б) от Финансовия регламент, следва да създаде звено за връзка при поискване от страна на отговорната служба на Комисията.
Всеки изпълнителен орган, разпределящ средства посредством съвместно управление съгласно член 53, буква в) или посредством непряко централизирано управление съгласно член 54, параграф 2, букви б), в) и г) от същия регламент, с изключение на националните публични органи, следва да формира звено за връзка при поискване от страна на отговорната служба на Комисията.
От своя страна отговорната служба на Комисията не следва да отправя искане за създаване на звено за връзка, когато вече съществува такова.
В случай че отговорната служба на Комисията оттегли разрешението за достъп до базата данни за отстраняванията на дадено звено за връзка, тя следва съответно да уведоми счетоводителя на Комисията.
4. Всяка държава-членка и всеки орган или структура, посочени в параграф 3, следва да съобщят на счетоводителя на Комисията имената на лицата, отговарящи за тяхното съответно звено за връзка. Счетоводителят на Комисията следва да публикува на вътрешния уебсайт на Комисията списъка на третите държави и изпълнителни органи, които разполагат със звена за връзка.
5. Звената за връзка следва да предоставят на изпълнителните органи или структури достъп до информацията в базата данни за отстраняванията.
Изпълнителните органи и структури могат да излъчат упълномощени ползватели сред своите служители. Броят на тези упълномощени ползватели следва да се ограничи до тези, за които достъпът до базата данни е необходимо условие за доброто изпълнение на поверените им задачи. Всеки изпълнителен орган или структура следва да поддържа регистър на упълномощените ползватели и да дава достъп на Комисията до него при поискване.
За целите на възлагане на договори, свързани с изпълнението на бюджета или на Европейския фонд за развитие, упълномощените ползватели могат да правят онлайн-проверки в базата данни за отстраняванията. В случай че онлайн-проверката не е възможна, упълномощеният ползвател може да получи копие от данните. В този случай данните следва да се актуализират най-малко веднъж месечно.
6. След като са определили звеното за връзка или упълномощените ползватели, изпълнителните органи или структури следва да осигурят адекватни мерки за защита, за да не се допусне прочитане или копиране на информацията от неупълномощени лица.
Член 8
Искания от институциите
1. Всички искания за вписване, поправка, актуализиране или заличаване на предупреждения за отстранени лица следва да се отправят към счетоводителя на Комисията.
Само институции могат да отправят такива искания. За тази цел отговорните служби на Комисията и изпълнителни агенции следва да използват образците, включени в приложението към Решение 2008/969/ЕО, Евратом. Звената за контакт от другите институции следва да използват образците, включени в приложение I към настоящия регламент.
2. При всяко искане за вписване на предупреждение за отстранено лице отговорните служби на Комисията и изпълнителни агенции следва да удостоверят, че предоставената информация е установена и предадена в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001, и да посочат лице за контакт по отношение на предупреждението, което поема отговорностите, предвидени в член 12 от настоящия регламент.
При отправяне на искане за вписване на предупреждение за отстранено лице, звената за контакт удостоверяват, че предоставената информация е установена и предадена в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001. Звената за контакт следва да поемат отговорностите на лице за контакт по отношение на предупреждението.
3. Всяка институция може да поска предварително вписване на предупреждение за отстранено лице, докато се изчаква решение за срока на отстраняването.
4. Отговорната служба на Комисията или друга институция, която е поискала вписване на предупреждение за отстранено лице, отговаря за отправянето на искане за поправка, актуализиране или заличаване на това предупреждение.
Член 9
Искания въз основа на информация от изпълнителни органи или структури
1. Звената за връзка предоставят информацията, получена от изпълнителни органи или структури, относно случаи, в които са налице основания за отстраняване съгласно член 93, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, на счетоводителя на Комисията. Той препраща тази информация на службата на Комисията, която е отговорна за програмата, действието или законодателството и е посочена от изпълнителните органи или структури. Звената за връзка изпращат и удостоверение от изпълнителния орган или структура, че съобщаваната информацията е установена и предадена в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
За тази цел звената за връзка следва да използват образеца, даден в приложение II към настоящия регламент.
2. След получаване на информацията по параграф 1 отговорната служба на Комисията отправя искане към счетоводителя на Комисията да впише в базата данни за отстраняванията предупреждение за отстранено лице за срока, определен от изпълнителния орган или структура, без да е надхвърлен таванът, посочен в член 93, параграф 3 от Финансовия регламент.
В случай че не е определен срок, отговорната служба на Комисията отправя искане за предварително вписване съгласно член 10, параграф 2 в очакване на решението на Комисията. Отговорната служба на Комисията изпраща случая на Комисията за приемане на решение във възможно най-кратък срок.
3. Изпълнителният орган или структура носи отговорност за съобщената информация и ако е необходима поправка, актуализиране или заличаване на съобщената информация, незабавно уведомява за това отговорната служба на Комисията посредством звеното за връзка.
За тази цел изпълнителните органи или структури и звената за връзка следва да използват образеца, поместен в приложение II.
След получаване на актуализирана информация отговорната служба на Комисията отправя искане към счетоводителя на Комисията да поправи, актуализира или заличи съответното предупреждение за отстраняване.
Член 10
Срок на вписване в базата данни за отстраняванията
1. Предупреждения за отстранени лица по член 93, параграф 1, букви б), в), д) и е) от Финансовия регламент се вписват за срока, определен от институцията, поискала вписването, и посочен в искането.
2. Всички предупреждения за отстранени лица въз основа на искания по член 8, параграф 3 се вписват предварително за срок от три месеца. Предварителното вписване може да бъде подновено веднъж при поискване.
Предварително вписване на предупреждение за отстранени лица въз основа на искане по член 9, параграф 2 обаче може при извънредни обстоятелства да се поднови за срок от още три месеца.
3. Предупрежденията за отстранени лица по член 93, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент се вписват за срок от пет години.
4. Предупрежденията за отстраняване от процедура за възлагане на договор или за отпускане на безвъзмездни средства по член 94, букви а) и б) от Финансовия регламент се вписват за срок от шест месеца.
Член 11
Заличаване на предупреждения за отстранени лица
Предупрежденията за отстранени лица се заличават автоматично след изтичане на срока, посочен в член 10.
Институцията, поискала вписването, следва да поиска заличаване на дадено предупреждение за отстранено лице преди изтичане на срока, стига третата страна да не е в положение, налагащо отстраняване, по-специално в случаите, посочени в член 10, параграф 3, или при откриване на очевидни грешки след вписването на отстраняването.
Член 12
Сътрудничество
1. Лицето за контакт по отношение на предупреждението, посочено в член 8, параграф 2 от настоящия регламент, представя писмено или по електронен път цялата налична информация по случая, така че да позволи на институцията, поискала вписването, да вземе решение за отстраняване по член 93, параграф 1 от Финансовия регламент, или за да позволи на изпълнителния орган или структура да я вземе предвид при възлагане на договори, свързани с прилагането на бюджета.
2. В случай че удостоверенията или доказателствата, получени от институцията, не съответстват на вписани предупреждения за отстранени лица, заинтересованата институция незабавно уведомява лицето за контакт по дадено предупреждение. Лицето за контакт по дадено предупреждение и когато е уместно, звеното за връзка предприема съответни действия.
3. В случай че удостоверения или доказателства, получени от изпълнителен орган или структура, не са в съответствие с вписаните предупреждения за отстранени лица, органът или структурата препраща информацията на лицето за контакт по дадено предупреждение чрез своето звено за връзка. Лицето за контакт по дадено предупреждение и когато е уместно, съответното звено за връзка предприемат съответни действия.
4. Счетоводителят на Комисията и звената за контакт на другите институции обменят редовно най-добри практики.
Въпросите, свързани с базата данни за отстранени лица, следва да бъдат обсъждани на срещи между изпълнителния орган или структура и отговорната служба на Комисията.
Член 13
Защита на данните
1. В поканите за участие в процедури за възлагане на обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства, а и в отсъствие на такива покани, преди възлагане на договори или отпускане на безвъзмездни средства институциите и изпълнителните органи или структури уведомяват третите страни относно данните, свързани с тях, които могат да бъдат включени в базата данни за отстранени лица, и относно субектите, на които тези данни могат да бъдат съобщени. В случай че третите страни са юридически лица, институциите и изпълнителните органи или структури уведомяват лицата, които разполагат с представителни правомощия, правомощия за вземане на решения или правомощия за контрол по отношение на тези юридически лица.
2. Институцията, поискала вписването на предупреждение за отстранени лица, отговаря за отношенията с физическото или юридическото лице, чиито данни са вписани в базата данни за отстраняванията (наричано по-долу „заинтересовано лице - субект на данни“).
Институцията следва да уведоми заинтересованото лице - субект на данни, за активирането, актуализирането и заличаването на предупреждение за отстраняване, което пряко го засяга, и да посочи причините за това.
Институцията следва да отговаря на искания от страна на заинтересовани лица - субекти на данни, за поправяне на неточни или непълни лични данни или каквито и да е други искания или въпроси от страна на тези лица.
Искания или въпроси на заинтересовани лица - субекти на данни, по отношение на информацията, предоставена от изпълнителни органи или структури, следва да се обработват от тези органи или структури. Отговорната служба на Комисията препраща такива искания и въпроси на съответното звено за връзка и уведомява за това заинтересованото лице - субект на данни.
3. Без да се засягат изискванията за уведомяване, посочени в параграф 2, физическо лице с надлежно установена самоличност може да поиска информация дали данни, които го засягат, са вписани в базата данни за отстраняванията.
Счетоводителят на Комисията уведомява лицето писмено или по електронен път дали е вписано в базата данни за отстраняванията. Ако лицето е вписано, счетоводителят на Комисията прилага данните, съдържащи се в базата данни за отстраняванията относно това лице и уведомява за това институцията, поискала предупреждението.
4. Без да се засягат изискванията за уведомяване, посочени в параграф 2, надлежно упълномощен представител на юридическо лице може да поиска информация дали това юридическо лице е вписано в базата данни за отстраняванията.
Счетоводителят на Комисията уведомява представителя писмено или по електронен път дали юридическото лице е вписано в базата данни за отстраняванията. Ако юридическото лице е вписано, счетоводителят на Комисията прилага данните за това юридическо лице, съдържащи се в базата данни за отстраняванията, и уведомява за това институцията, поискала предупреждението.
5. Предупрежденията, заличени от базата данни, следва да бъдат достъпни само за целите на одити и разследвания и до тях да нямат достъп ползвателите на базата данни.
Личните данни, включени в предупреждения за отстранени физически лица обаче, следва да бъдат достъпни за такива цели за не повече от пет години след заличаване на предупреждението.
Член 14
Преходни разпоредби
1. Информацията от изпълнителни органи или структури следва да бъде изключително за съдебни решения, приети след 1 януари 2009 г.
2. Предупрежденията по член 95 от Финансовия регламент, вписани преди датата, от която започва да се прилага настоящият регламент, но все още валидни към тази дата, следва да бъдат считани за предупреждения за отстранени лица и да бъдат директно вписани в базата данни за отстраняванията.
3. В случай че заинтересована трета страна не е била уведомена за вписването на предупреждение за отстранено лице съгласно параграф 2, отговорната служба на Комисията или институцията, поискала вписването, следва да уведоми тази трета страна в срок от един месец от датата, от която започва да се прилага настоящият регламент, за вписването на данните ѝ в базата данни за отстраняванията.
4. Отговорната служба на Комисията или друга институция, поискала вписване на предупреждение за отстранено лице по параграф 2, носи отговорност за отправяне на искане за промяна или заличаване на това предупреждение в съответствие с настоящия регламент.
5. За отстранявания, по които е взето решение от служба на Комисията или от изпълнителна агенция съгласно член 93, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент преди 1 май 2007 г., срокът на отстраняването следва да е съобразен с предвиденото в националното право времетраене на данните за съдимост.
По отношение на такива отстранявания следва да се прилага максимален срок от четири години от датата на уведомлението относно съдебното решение. Ако този период е изтекъл, отговорната служба на Комисията или изпълнителната агенция следва да поиска заличаване на предупреждението.
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Той се прилага от 1 януари 2009 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 17 декември 2008 година.