32002R2342
L 357/1
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (ЕО, Евратом) № 2342/2002 НА КОМИСИЯТА
от 23 декември 2002 година
относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности
СЪДЪPЖАНИЕ
ЧАСТ ПЪРВА
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Глава 1
Принцип на единство и на точност на бюджета
Глава 2
Принцип на ежегодност
Глава 3
(Глава 4 от Финансовия регламент) Принцип на разчетна единица на бюджета
Глава 4
(Глава 5 от Финансовия регламент) Принцип на универсалност на бюджета
Глава 5
(Глава 6 от Финансовия регламент) Принцип на специфичност на разходите
Глава 6
(Глава 7 от Финансовия регламент) Принцип на добро финансово управление
Глава 7
(Глава 8 от Финансовия регламент) Принцип на прозрачност
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Глава 1
Съставяне на бюджета
Глава 2
Устройство и представяне на бюджета
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
Глава 1
Общи разпоредби
Глава 2
Методи на изпълнение
Раздел 1
Общи разпоредби
Раздел 2
Специални разпоредби
Глава 3
Финансови участници
Раздел 1
Права и задължения на финансовите участници
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Раздел 3
Счетоводител
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Глава 4
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Раздел 2
Правила, приложими към оправомощени и вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити
Глава 5
Приходни операции
Раздел 1
Собствени ресурси
Раздел 2
Прогнози за вземанията
Раздел 3
Установяване на вземанията
Раздел 4
Разрешаване на събирането на вземания
Раздел 5
Събиране на вземания
Глава 6
Разходни операции
Раздел 1
Поемане на задължение за плащане
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Раздел 3
Разрешаване на разход
Раздел 4
Плащане на разход
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Глава 7
Информационни системи
Глава 8
Вътрешен одитор
ДЯЛ V
ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Глава 1
Общи разпоредби
Раздел 1
Обхват и принципи на възлагане
Раздел 2
Обявяване
Раздел 3
Процедури за възлагане
Раздел 4
Гаранции и контрол
Глава 2
Приложими разпоредби за обществени поръчки, възлагани от институциите на Общностите за тяхна собствена сметка
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА
Глава 1
Обхват
Глава 2
Принципи на отпускане
Глава 3
Процедура за отпускане
Глава 4
Плащане и контрол
Глава 5
Изпълнение
ДЯЛ VII
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Глава 1
Представяне на отчетите
Глава 2
(Глава 3 от Финансовия регламент) Счетоводна отчетност
Раздел 1
Счетоводна организация
Раздел 2
Счетоводни книги
Раздел 3
Сметкоплан
Раздел 4
Записване
Раздел 5
Сверяване и проверка
Раздел 6
Бюджетни сметки
Глава 3
(Глава 4 от Финансовия регламент) Инвентарен опис
ЧАСТ ВТОРА
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
(ДЯЛ II ОТ ФИНАНСОВИЯ РЕГЛАМЕНТ) СТРУКТУРНИ ФОНДОВЕ
ДЯЛ II
(ДЯЛ III ОТ ФИНАНСОВИЯ РЕГЛАМЕНТ) НАУЧНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ
ДЯЛ III
(ДЯЛ IV ОТ ФИНАНСОВИЯ РЕГЛАМЕНТ) ВЪНШНИ ДЕЙНОСТИ
Глава 1
Общи разпоредби
Глава 2
Изпълнение на дейностите
Глава 3
Обществени поръчки
Глава 4
Безвъзмездни средства
Глава 5
Сметки за авансови средства и описи на имуществото
ДЯЛ IV
(ДЯЛ V ОТ ФИНАНСОВИЯ РЕГЛАМЕНТ) ЕВРОПЕЙСКИ СЛУЖБИ
ДЯЛ V
(ДЯЛ VI ОТ ФИНАНСОВИЯ РЕГЛАМЕНТ) БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
ЧАСТ ТРЕТА
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕХОДНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ II
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (1), и по-специално член 183 от него,
след съгласуване с Европейския парламент, Съвета, Съда на Европейските общности, Сметната палата, Европейския икономически и социален комитет, Комитета на регионите, омбудсмана и Европейския надзорен орган по защита на данните,
като има предвид, че:
(1)
Разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (наричан по-долу „Финансовия регламент“) са опростени, за да ограничат Регламента до основните принципи и определения във връзка със съставянето, изпълнението и контрола на общия бюджет на Европейските общности (наричан по-нататък в текста за краткост „бюджета“).
(2)
Следователно тези правила за прилагане следва да допълнят Финансовия регламент не само по отношение на неговите разпоредби, които изрично препращат към правилата за прилагане, но също и по отношение на разпоредбите, чието прилагане изисква предварително определяне на мерките за изпълнение. За повече яснота е необходимо да се замени Регламент (Евратом, ЕОВС, ЕО) на Комисията № 3418/93 от 9 декември 1993 г. относно приемането на подробни правила за прилагането на Финансовия регламент от 21 декември 1977 г. (2), последно изменен с Регламент (ЕО) № 1687/2001 (3).
(3)
За да се гарантира съответствие на отрасловите правила с бюджетните принципи, определени във Финансовия регламент, следва да се състави списък на всички регулаторни инструменти във връзка с изпълнението на бюджета и да се предвиди списъкът да бъде съставен от Европейската комисия и да бъде представен на бюджетния орган.
(4)
По отношение на бюджетните принципи и по-специално на принципа на единство и точност на бюджетаизискването за определяне на лихвата върху предварителното финансиране, която подлежи на връщане на бюджета, означава, че следва да се определи предварителното финансиране, което остава собственост на Общностите. Това предварително финансиране остава собственост на институцията, освен ако основният акт по смисъла на член 49 от Финансовия регламент не предвижда друго и освен ако то не се изплаща по силата на договор за обществена поръчка, на персонала, на членове на институциите или на държавите членки. Това правило следва да се формулира в съответствие с типа управление (пряко или непряко централизирано управление и споделено управление). То не се отнася до съвместното управление, защото в такива случаи средствата на Общностите се обединяват със средствата на международната организация. Когато предварителното финансиране, което остава собственост на Общностите е лихвоносно, лихвата следва да се внася в бюджета като други приходи.
(5)
За принципа на ежегодност на бюджета е важно да се изяснятпонятията „годишни бюджетни кредити“ и „подготвителни етапи на процедурата за поемане на задължения“, която при приключване до 31 декември допуска пренасяне на бюджетни кредити за поети задължения, които следва да бъдат усвоени до 31 март следващата финансова година.
(6)
По отношение на принципа на разчетната единица на бюджета следва да се конкретизират разменните курсове на еурото и останалите валути с оглед изискванията на управлението на паричните потоци и осчетоводяването.
(7)
По отношение на изключенията от принципа на универсалност на бюджета следва да се определи бюджетното третиране на целевите приходи и по-специално на вноските от държавите членки или трети страни в определени програми на Общностите, както и да се установят лимити за изравняването на разходите и приходите.
(8)
По отношение на принципа на специфичност на разходите следва точно да се даде определи изчисляването на дела кредити, които институциите имат право да прехвърлят по силата на своята самостоятелност и да се осигурипълното информиране на бюджетния орган чрез подробни обяснения на заявките за трансфер, които следва да им бъдат представени.
(9)
По отношение на доброто финансово управление, необходимо е да се конкретизират целите на предварителната, междинната и последващата оценка на програмите и дейностите, минималната периодичност за нейното извършване и информацията, която се представя в нормативния финансов отчет.
(10)
По отношение на съставянето и представянето на бюджета, необходимо е да се определи съдържанието на общия увод към бюджета, работните документи в подкрепа на бюджета и бележките към бюджета, така че да се гарантира пълната информираност на бюджетния орган. При новото представяне на бюджетирането основано на дейности (БОД) следва също така да се дадат определенията и класификацията на кредититеза административни разходи.
(11)
По отношение на изпълнението на бюджета е уместно първо да се изяснят възможните форми на представяне на основните актове в областта на компетенции на Общността и в сферите, обхванати от Договора за Европейски съюз. Следва да се определи максималният размер на кредитите, които могат да се усвояват за подготвителни действия и пилотни проекти без наличие на основен акт, и да се изброят разпоредбите на договорите, които предоставят специфични правомощия пряко на Комисията.
(12)
Следва също така да се определят актовете, при които има вероятност да настъпи конфликт на интереси, заедно с приложимата към такива случаи процедура.
(13)
По отношение на различните методи на изпълнение на бюджета, следва да се предвиди, че когато не изпълнява бюджета пряко чрез своите отдели, Комисията първо следва да се увери, че субектите, на които възнамерява да възложи задачи по изпълнението, разполагат с процедури за управление и контрол и системи за счетоводна отчетност, които са адекватни и подходящи с оглед на изискванията на добро финансово управление.
(14)
Във връзка с непрякото централизирано управление, т.е. управлението, което Комисията делегира на изпълнителни агенции, субекти на общностното право, национални публичноправни организации или частноправни субекти със задължение за обществена услуга, е необходимо да се разработи рамка за делегирането на правомощия и механизъм за неговата реализация чрез акт на делегиране или споразумение. Изпълнителните агенции, които остават под контрола на Комисията, следва да бъдат признати за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на съответната институция за целите на изпълнението на бюджета на Общностите. Тогава когато национални организации извършват действия по изпълнение на бюджета, те следва да представят адекватни финансови гаранции и да бъдат избрани прозрачно въз основа на анализ на икономическата целесъобразност, като се посочат мотивите за делегирането на управлението на такива организации. Комисията следва да потърси становището на компетентния комитет в съответствие с основния акт за усвояване на съответните кредити. Частноправните субекти, които изпълняват подготвителни или спомагателни задачи от името на Комисията, следва да бъдат избрани в съответствие с процедурите за възлагане на обществени поръчки.
(15)
По отношение на споделеното управление с държавите членки или децентрализираното управление с трети страни, следва да се определят етапите и целите на процедурата за изчистване на сметките, без да се засягазасягет конкретните разпоредби в съответната отраслова регламентация.
(16)
Накрая, по отношение на съвместното управление следва да се изясни, че не е необходимо да се идентифицира вноската на всеки донор за всеки вид разход, но въпреки това субсидираните действия трябва да подлежат на всеобхватен контрол; следва да се определят и международните организации, които отговарят на изискванията за този тип управление.
(17)
По отношение на ролята на финансовите участници реформата във финансовото управление заедно с премахването на централизирания предварителен контрол увеличава отговорностите на разпоредителите с бюджетни кредити във всички приходни и разходни операции, включително в рамките на системите за вътрешен контрол. В бъдеще, бюджетният орган следва да бъде информиран за назначаването или прекратяването на правомощията на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити. Следователно следва също така да се разработят задачите, отговорностите и принципите на процедурите. Поемането на предварителния контрол като вътрешна функция изисква по-конкретно да се направи ясно разграничение между задачите във връзка с инициирането на операции по изпълнението на бюджета и задачите във връзка с проверката на тези операции. Освен това всяка институция следва да приеме кодекс на професионалните стандарти, приложим към служителите, които отговарят за предварителните и последващите проверки. Следва да се уточни и , отчитането на поетите отговорности посредством годишен доклад пред институцията, която следва между другото да представи резултатите от последващите проверки; също така следва да се установи механизъм за съхраняване на оправдателната документитация във връзка с извършените операции. Накрая, различните форми на договаряне при възлагането на обществени поръчки поради характера им на изключения следва да бъдат предмет на специален доклад до институцията и на предоставяне на бюджетния орган.
(18)
За да се изяснят отговорностите следва също така да се даде точно определение на задачите и отговорностите на счетоводителя във връзка със системите за счетоводна отчетност, управлението на касатакасата, управлението на банкови сметки и взаимодействието с трети страни. Следва да се уточнят и механизмите за прекратяване на задълженията на счетоводителя.
(19)
Също така следва да се определят условията за използване на сметки за авансови средства - система на управление, което представлява изключение от обичайните бюджетни процедури, като се посочат задачите и отговорностите на администраторите на авансови кредити, както и на разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводителите във връзка с контрола върху сметките за авансови средства. Бюджетният орган следва да бъде уведомяван за всяко назначение и прекратяване на задълженията.
(20)
След като се определят задачите и отговорностите на всеки финансов субект, от тях може да се търси отговорност само по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица на Европейските общности и Условията за работа на другите служители. Следва обаче да се създаде по подходящ начин нова специализирана комисия по финансовите нередности във всяка институция, за да следи за появата на нередности от финансов характер. Следва също да се определи процедурата, чрез която разпоредителят с бюджетни кредити може да търси потвърждение на свое указание и по такъв начин да бъде освободен от отговорност.
(21)
По отношение на приходите, с изключение на особения случай на собствените ресурси по Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 на Съвета от 22 май 2000 г. за изпълнение на Решение 94/728/ЕО, Евратом относно системата на собствените ресурси на Общностите (4), е необходимо да се определят задачите и контролните функции на разпоредителите с бюджетни кредити на различните етапи от процедурата: съставяне на прогноза за вземанията и впоследствие издаване на нареждане за събирането им; изпращане на дебитно известие, в което длъжникът се уведомява за установяването на задължението; изчисляване на евентуални наказателни лихви за просрочване; и накрая вземане на решение, при необходимост, за отказ от събиране на дадено вземане по критерии, които гарантират спазване на принципа на добро финансово управление. Ролята на счетоводителя при събиране на вземанията и при евентуално удължаване срока за плащане също следва да бъде уточнена.
(22)
По отношение на разходите следва да се определи връзката между решенията за финансиране, глобалните поети задължения и индивидуалните такива, както и особеностите на тези различни етапи. Разграничението между глобално и индивидуално поето задължение зависи от степента на идентификация на бенефициерите и от размера на сумите. От своя страна, временните поети задължения се ограничават до обичайните административни разходи и разходите във връзка с Европейския фонд за ориентиране и гарантиране на земеделието (ФЕОГА). За да се ограничи обемът на латентните поети задължения, следва да се отменят кредитите по поети задължения, недовели до извършване на плащане в продължение на три години.
(23)
След това е необходимо да се изясни взаимоотношението от една страна между действията по проверка, утвърждаване и разрешаване на плащането и осъществяване на контрол от страна на разпоредителя с бюджетни кредити при утвърждаване на разходите с резолюция „прието за плащане“ и, от друга - при разрешаване на плащането чрез проверка на документите по него, за което разпоредителят с бюджетни кредити вече единствен носи отговорност. Следва да се уточнят разходно-оправдателните документи и да се разработят правила за приключване на предварителното финансиране и междинните плащания. Накрая, следва да се определят сроковете за утвърждаване и извършване на плащанията с оглед на Директива 2000/35/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 29 юни 2000 г. относно мерките за предотвратяване забавянето на плащанията в търговските сделки (5).
(24)
За вътрешния одит е необходимо да се разработи процедура за назначаване на одитора и за гарантиране на неговата независимост в рамките на институцията, която го е назначилаи пред която той е длъжен да се отчита за своята дейност; бюджетния орган следва да бъде уведомяван за всяко назначение и прекратяване на задълженията.
(25)
Във връзка с обществените поръчки е избрана възможността в този Регламент да се включат разпоредбите на Директиви 92/50/ЕИО (6), 93/36/ЕИО (7) и 93/37/ЕИО (8) на Съвета, последно изменени с Директива 2001/78/ЕО (9) на Комисията по отношение на процедурите за възлагане на обществени поръчки съответно за услуги, доставки и извършване на строителни работи. Следователно на първо място е необходимо да се определят различните видове поръчки; приложимите мерки за обявяване; условията, при които могат да се използват конкретни процедури, и основните характеристики на съществуващите процедури; конкретните критерии за подбор и евентуално възлагане на поръчката; правилата за достъп до тръжната документация и комуникация с оферентите и кандидатите, както и, в случаите когато Комисията възлага поръчки за своя собствена сметка, приложимите различни прагове и правилата за определяне на стойността на обществената поръчка, обект на възлагане.
(26)
Целта на процедурите за възлагане на обществени поръчки е да се удовлетворят потребностите на институциите при най-благоприятните условия, като същевременно се гарантира равнопоставен достъп до възлагането на обществени поръчки и спазване на принципите на прозрачност и недопускане на дискриминация. С оглед гарантирането на прозрачност и равнопоставено третиране третиране на кандидатите, както и пълна отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити при окончателния избор, е необходимо да се разработи процедура за отваряне и след това оценка на офертите и заявките за участие - от назначаването на комисията до вземането на обосновано и документирано решение, което в крайна сметка е задача на възложителя. Също така следва да се определят финансовите гаранции за защита на финансовите интереси на Общността.
(27)
Накрая, необходимо е да се определят правомощията за налагане на административни санкции от страна на възложителя, за да се гарантира, че санкциите за пропорционални и имат възпиращ ефект, както и да се осигури равнопоставено третиране между различните институции и различните отдели.
(28)
Следва също така да се изясни приложното поле на съответния дял относно безвъзмездните средства, особено по отношение на различните методи за изпълнение на бюджета, както и по отношение на типа действие или орган от общ европейски интерес, за които кредити е допустимо такова подпомагане. Следва да се уточнят параметрите на годишната работна програма и поканите за предложения, а така също и евентуалните изключения в тази връзка и възможността за обратно действие, особено по отношение на хуманитарната помощ и управлението на кризисни ситуации, за които ограниченията са строго специфични.
(29)
Все във връзка с изискванията за прозрачност, равнопоставено третиране на кандидатите и засилена отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити следва да се разработи процедура за отпускане на безвъзмездни средства - от заявлението за отпускане на такива средства до неговата оценка от комисия в светлината на предварително уточнени критерии за подбор и отпускане на средствата преди разпоредителят с бюджетни кредити да вземе окончателното и документирано по подходящ начин решение.
(30)
Следователно доброто финансово управление изисква Комисията да предвиди гаранции както следва: на етапа на подаване на заявления за отпускане на безвъзмездни средства - чрез организиране на финансов одит при заявления за по-големи суми; впоследствие към датата на изплащане на предварителното финансиране - чрез изискване на авансови финансови гаранции; на етапа на окончателното плащане - чрез организиране на финансов одит при заявленияте за най-големи суми и с най-голям риск. Доброто управление и спазването на принципите за недопускане на печалби и съфинансиране изискват също така да се предвиди възможността за паушални плащания. Накрая, доброто управление на средствата на Общностите означава, че самите бенефициери на отпуснатите средства следва да спазват принципите на прозрачност и равнопоставено третиране на потенциалните изпълнители, както и принципа, че, в случаите когато част от изпълнението се възлага на подизпълнители, поръчката се възлага на представилия икономически най-изгодна оферта участник.
(31)
Накрая, правомощията за налагане на санкции в тази връзка следва да са съобразени с тези при обществените поръчки.
(32)
По отношение на осчетоводяването и представянето на отчетите следва да се определи всеки от общоприетите счетоводни принципи, на които се основават финансовите отчети. Необходимо е също така да се конкретизират условията за осчетоводяване на дадена операция и правилата за оценка на активите и пасивите, както и за сформирането на резерви.
(33)
Необходимо е да се уточни, че сметките на институциите следва да са съпроводени от отчет за управлението на бюджета и финансите и да се уточнят съдържанието и начина на представяне на елементите, от една страна, на финансовите отчети (счетоводен баланс, отчет за стопанския резултат, таблица на паричните потоци и приложение) и, от друга - на отчетите за изпълнението на бюджета (отчет за бюджетния резултат и приложение).
(34)
По счетоводните въпроси следва да се уточни, че счетоводителят на всяка институция следва да представи документи, в които се описва счетоводната организация и процедури на тази институция, и да определи условията, с които да бъдат съобразени компютъризираните счетоводни системи и по-специално по отношение сигурността на достъпа и одиторската следа за всички промени в системите.
(35)
По отношение на счетоводната отчетност е необходимо да се конкретизират принципите за водене на счетоводните регистри, оборотната ведомост, периодичното изравняване на общите суми в салдото и материалните запаси, както и да се определят елементите на сметкоплана, приет от разпоредителя с бюджетни кредити на Комисията. Следва също така да се определят правилата за регистриране на операциите и по-специално метода на двустранните счетоводни записи, правилата за превръщане на операциите, които не се извършват в еуро, и оправдателните документи за всеки счетоводен запис. Съдържанието на счетоводните записи също следва да се уточни.
(36)
Накрая, необходимо е да се разработят правила във връзка с материалните запаси и да се изяснят съответните отговорности в тази връзка с разпоредителите на бюджетни кредити и счетоводителитете, както и правила за препродажба на записано в материалните запаси имущество.
(37)
По отношение на структурните фондове следва да се уточни, че възстановяването на предплати във връзка с дадена операция не представлява намаляване участието на съответния фонд в нея.
(38)
Следва да се определят видовете преки и непреки действия, които могат да бъдат финансирани в областта на научните изследвания.
(39)
За външните дейности правилата за изпълнение, също както самият Финансов регламент, целят да се предвидят разпоредби за изключения, които отразяват оперативните специфики на този сектор, главно по отношение на обществените поръчки и предоставянето на безвъзмездни средства.
(40)
По отношение на обществените доставки правилата за изпълнение пресъздават същността на разпоредбите на решението на Комисията от 10 ноември 1999 г. относно опростяването на системите за управление на поръчки, възложени в рамките на програми за сътрудничество, изпълнявани от генералните дирекции за външни отношения (10), които водят до прилагането на правила за обществените поръчки, различни от стандартните поради определени различни прагове и управленски процедури, приспособени към външните дейности.
(41)
По отношение на безвъзмездните средства е необходимо да се изброят видовете дейности, за които са възможни изключения от прилагането на принципа за съфинансиране посочено в член 109 от Финансовия регламент. По-конкретно това са хуманитарната помощ и помощите при кризисни ситуации, както и действията за защита на здравето или основните права на хората.
(42)
За да се гарантира доброто управление на бюджетните кредити на Общностите също така е необходимо да се конкретизират предпоставките и правилата, които да се съдържат в споразуменията при наличие на децентрализирано управление на бюджетните кредити или използване на сметки за авансови средства.
(43)
Разпоредбите на Финансовия регламент във връзка с европейските служби следва да се допълнят с конкретни правила за Службата за официални публикации на Европейските общности и с разпоредби, които оправомощават счетоводителя на Комисията да делегира някои свои задачи на служители в посочените служби. Следва също така да се установят условията за функциониране на банковите сметки, които европейските служби имат право да откриват от името на Комисията.
(44)
По отношение на кредитите за административни разходи всяка институция следва да уведомява бюджетния орган за важните строителни проекти, които се изпълняват, т.е. за проектите, които увеличават сградния фонд.
(45)
Необходимо е да се определят органите, които могат да получават безвъзмездни средства от бюджета и които следва да се подчиняват на определени правила съгласно условията определени в член 185 от Финансовия регламент.
(46)
Различните прагове и суми, посочени в настоящия регламент, следва да бъдат редовно актуализирани чрез обвързване с отчетената в Общността инфлация, с изключение на праговете, приложими към обществените поръчки,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ЧАСТ ПЪРВА
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Предмет
(Член 1 от Финансовия регламент)
Настоящия регламент определя правилата за прилагане на разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (наричан по-долу „Финансовия регламент“).
Институциите, за които се отнася настоящият регламент, са институциите по смисъла на Финансовия регламент.
Член 2
Опис на нормативните актове във връзка с изпълнението на бюджета
(Член 2 от Финансовия регламент)
Комисията съхранява опис на актовете, посочени в член 2 от Финансовия регламент. Тя актуализира описа ежегодно и съответно уведомява бюджетния орган.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и точност на бюджета
Член 3
Обхват на предварителното финансиране, което остава собственост на Общностите
(Член 5, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране по смисъла на член 105 остава собственост на Общностите, освен ако основният акт по смисъла на член 49, параграф 1 от Финансовия регламент не предвижда друго. Тази разпоредба не се отнася до предварителното финансиране, изплащано по договори по смисъла на член 88 от Финансовия регламент, на държави-членки или в рамките на предприсъединителна помощ, нито до авансови плащания по член 265. Тя не се отнася до съвместното управление по смисъла на член 53 от Финансовия регламент.
2. В случаите на пряко централизирано управление по смисъла на член 53 от Финансовия регламент с няколко партньори правилото по параграф 1 от този член се прилага единствено към главния изпълнител.
3. В случаите на децентрализирано управление и непряко централизирано управление по смисъла на член 53 от Финансовия регламент правилото по параграф 1 от този член се прилага единствено към субекта, който получава предварителното финансиране пряко от Комисията.
4. Правилото по параграф 1 се прилага към предварителното финансиране по договори или споразумения, сключени след влизането в сила на настоящия регламент.
5. Разпоредбите на параграфи 1-4 не засягат изискването за вписване на предварителното финансиране в активите на финансовите отчети, както ще се определи в счетоводните правила, предвидени в член 133 от Финансовия регламент.
Разпоредителите с бюджетни кредити предоставят на счетоводителя необходимите подробности за установяване на предварителното финансиране, което остава собственост на Общностите.
Член 4
Заприходяване на лихвите от средства на Общностите
(Член 5, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Когато предварителното финансиране, което остава собственост на Общностите съгласно член 3, е лихвоносно или свързано с ползи с равностоен ефект, лихвите и ползите се внасят в общия бюджет на Европейските общности (наричан по-нататък в текста за краткост „бюджета“) като други приходи.
2. Разпоредителите с бюджетни кредити гарантират, че по сключените с бенефициерите договори и споразумения:
а)
предварителното финансиране се внася по сметки, които позволяват да се установят средствата, платени от Общностите; и
б)
бенефициерите уведомяват отговорния разпоредител с бюджетни кредити за евентуално генерираните от такива лихви или ползи с равностоен ефект най-малко веднъж годишно, ако лихвите представляват значителни суми и във всеки случай когато се прави заявка за междинно или окончателно плащанепо усвояване на предварителното финансиране.
3. Съгласно глава 5 от дял IV отговорният разпоредител с бюджетни кредити съставя прогнози за вземанията, свързани с лихвите или ползите с равностоен ефект, които това предварително финансиране би генерирало.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити съставя нареждане за събиране на посочените в параграф 1 лихви съгласно графика по параграф 2, буква б).
4. Когато предварителното финансиране се изплаща от същия бюджетен ред по силата на същия основен акт и на бенефициери по същата процедура за отпускане на средства, разпоредителят с бюджетни кредити може да разработи единен разчет за вземанията от повече от един длъжник.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност на бюджета
Член 5
Бюджетни кредити за финансовата година
(Член 8, параграф 3 от Финансовия регламент)
Включените в бюджета за дадена финансова година бюджетни кредити за поети задължение и бюджетни кредити за извършване на плащания се състоят от утвърдените за съответната финансова година кредити. Утвърдените за финансовата година бюджетни кредити са следните:
а)
кредитите, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети;
б)
пренесените кредити;
в)
повторно предоставените кредити съгласно член 157 и член 181, параграф 5 от Финансовия регламент;
г)
кредитите, произтичащи възстановяване на предплати съгласно член 228;
д)
кредитите, вследствие получаването на планираните за финансовата година или за предходните финансови години останали нереализирани приходи.
Член 6
Пренасяне на кредити
(Член 9, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредити за поети задължения по член 9, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент могат да се пренасят само ако язадълженията не са могли да бъдат поети преди 31 декември на финансовата година по причини извън контрола на разпоредителя с бюджетни кредити и ако подготвителните етапи са достатъчно напреднали, за да се допусне основателно, че задълженията ще бъдат поети не по-късно от 31 март следващата година.
2. Посочените в член 9, параграф 2, буква а) на Финансовия регламент подготвителни етапи, които следва да бъдат приключени до 31 декември на финансовата година, за да бъде възможно пренасянето за следващата година, са по-конкретно следните:
а)
за глобалните задължения по смисъла на член 76 от Финансовия регламент - приемане на решение за финансиране или приключване към същата дата на консултациите между заинтересованите отдели във всяка институция във връзка с приемането на такова решение;
б)
за индивидуалните задължения по смисъла на член 76 от Финансовия регламент - напреднал подготвителен етап на договорите или споразуменията. „Напреднал подготвителен етап на договорите или споразуменията“ означава приключил подбор на потенциалните изпълнители или бенефициери.
3. Пренесените съгласно член 9, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент кредити, за които не са поети задължения до 31 март следващата финансова година, автоматично се отменят.
Комисията уведомява бюджетния орган за отменените на това основание кредити до 15 април.
4. Пренесените съгласно член 9, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент кредити могат да бъдат използвани до 31 декември следващата финансова година.
5. В сметките се посочват пренесените по такъв начин кредити.
6. Бюджетните кредити за разходи за персонала по член 9, параграф 6 от Финансовия регламент са кредити за възнаграждения и надбавки на членовете на персонала на институциите.
ГЛАВА 3
(Глава 4 от Финансовия регламент)
Принцип на разчетната единица
Член 7
Разменен курс на еурото спрямо други валути
(Член 16 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат конкретните разпоредби, които произтичат от прилагането на отрасловата регламентация, превръщането от еуро в друга валута и обратно се извършва въз основа на курса на еурото за деня, публикуван в серия С на Официален вестник на Европейските общности.
2. Ако в Официален вестник на Европейските общности не е публикуван курс на еурото спрямо съответната валута, Комисията използва счетоводния курс по параграф 3.
3. За целите на счетоводната отчетност по член 132-137 от Финансовия регламент и съгласно изискванията на член 213 превръщането от еурото в друга валута и обратно се извършва въз основа на месечния счетоводен курс на еурото. Този курс се определя от Комисията чрез всеки източник на информация, който тя сметне за надежден, въз основа на курса за предпоследния работен ден на месеца, предшестващ месеца, за който се определя курсът.
Член 8
Приложим разменен курс на еурото спрямо други валути
(Член 16 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягатзасяга конкретните разпоредби, които произтичат от прилагането на отрасловата регламентация, курсът за превръщане на еурото в други валути и обратно е курсът за деня, на който нареждането за плащане или събиране се издава от финансовия отдел.
2. При сметките за авансови средства в еуро приложимият разменен курс се определя към датата на плащането от банката.
3. При сметките за авансови средства в национални валути по член 16 от Финансовия регламент приложимият разменен курс е курсът за месеца на разхода от съответната сметка.
4. За разходите, финансирани от Европейския фонд за ориентиране и гарантиране на земеделието (ФЕОГА), приложимият разменен курс за месец „n“, по отношение на който е заявен разходът съгласно член 3 от Регламент (ЕО) № 296/96 на Комисията (11), е курсът за десетия ден от месец „n + 1“ или първия предшестващ го ден, за който е обявен курс.
Същият курс се прилага и за съответните авансови средства по член 4 и 5 от Регламент (ЕО) № 296/96.
Член 9
Информация за паричните преводи от Комисията в различни валути
(Член 16 от Финансовия регламент)
Всяко тримесечие Комисията изпраща на държавите членки извлечение за извършените от една валута в друга преводи.
ГЛАВА 4
(Глава 5 от Финансовия регламент)
Принцип на универсалност на бюджета
Член 10
Структура за отчитане на планираните приходи и предвиждане на съответните бюджетни кредити
(Член 18 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на член 12 и 13, структурата за отчитане на планираните приходи в бюджета включва:
а)
в приходната част на всяко звено в институцията - ред в бюджета за записване на приходите;
б)
в разходната част - бележките посочват по кои редове могат да се записват предвидените кредити, съответстващи на планираните приходи.
В случаите по буква а) от параграф 1 ако размерът на приходите е предвидим, той подлежи на вписване в съответния ред. Ако не е предвидим, в съответния ред се прави символичен запис (p.m.) и разчетът за приходите се посочва за сведение в бележките.
2. Кредитите, съответстващи на планираните приходи се отпускат както като бюджетни кредити за поети задължения, така и като бюджетни кредити за плащания, когато приходите са получени от институцията с изключение на случаите по член 161, параграф 2 от Финансовия регламент. Те се предоставят автоматично с изключение на случаите на възстановяване на предплати съгласно член 156 от Финансовия регламент, както и случаите на финансови корекции във връзка със структурните фондове.
Член 11
Вноски от държавите членки за научноизследователски програми
(Член 18, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент)
1. Вноските на държавите членки за финансиране на някои допълнителни научни програми съгласно член 5 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 се плащат, както следва:
а)
седем дванадесети от записаната в бюджета сума се плащат най-късно до 31 януари на текущата финансова година;
б)
останалите пет дванадесети се плащат най-късно до 15 юли на текущата финансова година.
2. Когато бюджетът не е приет окончателно до началото на финансовата година, предвидените в параграф 1 вноски се основават на сумата, записана в бюджета предходната финансова година.
3. Всички вноски или допълнителни плащания, дължими от държавите членки към бюджета, се записват в сметката или сметките на Комисията в срок от тридесет календарни дни след датата на която кредитите стават изискуеми.
4. Извършените плащания се записват в сметката, предвидена в Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 в съответствие с условията в него.
Член 12
Планирани приходи в резултат от участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Общностите
(Член 18, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент)
1. Бюджетната структура за отразяване на участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Общностите е както следва:
а)
в приходната част - ред със символичен запис (p.m.) за отразяване на пълния размер на вноските на държавите от ЕАСТ за съответната финансова година. Прогнозите се посочват в бележките към бюджета;
б)
в разходната част:
i)
бележките за всеки ред във връзка с дейностите на Общностите, в които участват държавите от ЕАСТ, показват „за сведение“ прогнозите за размера на вноската;
ii)
приложението, което е неразделна част от бюджета, посочва всички бюджетни редове относно дейностите на Общностите, в които участват държавите от ЕАСТ.
Посоченото в буква б), точка ii) на алинея 1 приложение представлява и се включва в структурата, която отразява бюджетните кредити по тези вноски съгласно параграф 2 и позволява извършването на съответните разходи.
2. Съгласно член 82 от Споразумението за Европейското икономическо пространство (ЕИП) средствата по годишното участие на държавите от ЕАСТ, така както са потвърдени пред Комисията от съвместния комитет на ЕИП съгласно член 1, параграф 5 от Протокол 32 към споразумението, позволяват още в началото на финансовата година да се бъдат предвидени в пълен размер както бюджетни кредити за поети задължения, така и бюджетни кредити за плащания.
3. Ако в течение на финансовата година се предвидят допълнителни кредити по редовете в бюджета за участието на държавите от ЕАСТ, без да има възможност за същата година държавите от ЕАСТ да коригират вноските си в съответствие с „коефициента за пропорционалност“ съгласно член 82 от Споразумението за европейското икономическо пространство, Комисията има право като временна мярка и по изключение да използва паричните си средства за предварително финансиране на дела на държавите от ЕАСТ. След предоставянето на такава подкрепа, Комисията във възможно най-кратки срокове отправя покана към държавите от ЕАСТ да направят съответните вноски. Комисията уведомява бюджетния орган ежегодно за взетите в тази връзка решения.
Предварителното финансиране се регулира във възможно най-кратки срокове в бюджета за следващата финансова година.
4. Съгласно член 18, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент финансовото участие на държавите от ЕАСТ се добавя към планираните приходи. Счетоводителят приема съответните мерки, за да гарантира отделното проследяване на използването както на приходите от тези вноски, така и на съответните кредити.
В отчета по член 131, параграф 2 от Финансовия регламент Комисията указва отделно етапите на изпълнение по участието на държавите от ЕАСТ по отношение както наприходите, така и на разходите.
Член 13
Постъпления от санкции, наложени върху държави-членки, обявени че имат прекомерен дефицит
(Член 18, параграф 1, буква б) от Финансовия регламент)
Структурата на бюджета за отразяване на постъпленията от санкциите по Раздел 4 от Регламент (ЕО) № 1467/97 на Съвета (12) е, както следва:
а)
в приходната част - ред със символичен запис (p.m.) за отразяване на лихвите по тези суми;
б)
същевременно и без да се засягат разпоредбите на член 74 от Финансовия регламент записването на тези суми в приходната част води до предвиждане, в бюджетен ред от разходната част, на бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания. Тези кредити се усвояват съгласно член 17 от Финансовия регламент.
Член 14
Приемане за плащане на нетната сума
(Член 20, параграф 1 от Финансовия регламент)
Съгласно член 20, параграф 1 от Финансовия регламент, от заявките за плащания, фактурите или справките могат да се правят следните отчисления преди приемането им за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори, включително изпълнители на обществени поръчки;
б)
корекции по недължимо платени суми, които могат да се внесат чрез пряко приспадане срещу ново плащане от същия тип и на същия бенефициер по главата, члена и финансовата година, за които е извършено надвнесеното плащане и които водят до извършване на междинни или окончателни плащания.
Отбивите, възстановените суми и рабатите по отделни фактури и заявки за плащане не се отчитат като приходи на Общността.
Член 15
Сметки за възстановими данъци
(Член 20, параграф 2 от Финансовия регламент)
Всички данъци, наложени на Общностите по член 20, параграф 2 от Финансовия регламент, се отразяват във временна сметка до възстановяването им от съответните държави.
ГЛАВА 5
(Глава 6 от Финансовия регламент)
Принцип на специфичност на разходите
Член 16
Процедури за трансфер
(Член 22, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция може да предложи на бюджетния орган в своя раздел от бюджета прехвърляне от един раздел към друг при надхвърляне на лимита от 10 % от отпуснатите кредити за финансовата година за бюджетния ред перо, от който се извършва трансферът. Тя уведомява Комисията за трансфера.
ТрансферитеТрансфери се извършват по процедурата, предвидена в член 24 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция има право в своя раздел от бюджета да прехвърля кредити в рамките на една и съща статия
Член 17
Правила за изчисляване на ограниченията при прехвърляне
(Член 23 от Финансовия регламент)
1. Процентите, посочени в член 22, параграф 1 и букви б) и в) на член 23, параграф 1, изречение първо от Финансовия регламент, се изчисляват към датата на заявката за трансфер.
2. За целите на ограниченията по член 22, параграф 1 и букви б) и в) на член 23, параграф 1, изречение първо от Финансовия регламент сумата, която се взема предвид при изчислението, е сборът от трансферитетрансферите, извършени по бюджетния ред, от който се прехвърлят кредити, със съответните корекции за предходни трансфери.
Член 18
Административни разходи
(Член 23 от Финансовия регламент)
Разходите, посочени в член 23, параграф 1, буква б), първо изречение от Финансовия регламент, покриват, за всяка област на политика, перата по член 27.
Член 19
Основания за заявки за трансфер на бюджетни кредити
(Член 22 и 23 от Финансовия регламент)
Предложенията за прехвърляния и цялата информация за бюджетния орган във връзка с трансферитетрансферите по член 22 и 23 от Финансовия регламент се комплектоват със съответната подробна оправдателна документация, която отразява усвояването на кредитите и разчети за потребностите до края на финансовата година, както за бюджетните редове, към които се прехвърлят кредити, към които се извършват трансферите, така и за тези, от които те се прехвърлят.
Член 20
Основания за заявки за трансфери от резерва за спешна помощ
(Член 26 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери соглед позволяване използването на резерва за спешна помощ по член 26, параграф 2, изречение първо от Финансовия регламент, са придружени от съответните подробни оправдателни документи, които отразяват:
а)
за бюджетния ред, към което се прехвърля - последната налична информация за усвояването на бюджетните кредити и разчет за потребностите до края на финансовата година;
б)
за всички бюджетни редове във връзка с външни дейности- усвояването на кредитите до края на месеца, предшестващ заявката за трансфер, и разчет за потребностите до края на финансовата година, включително сравнение с първоначалните разчети;
в)
анализ на възможностите за пренасочване на кредитите.
ГЛАВА 6
(Глава 7 от Финансовия регламент)
Принцип на добро финансово управление
Член 21
Оценка
(Член 27 от Финансовия регламент)
1. Всички предложения за програми или дейности, които водят до разходи или намаляване на приходите за бюджета, се подлагат на предварителна оценка, която установява:
а)
потребностите, които ще бъдат удовлетворени в краткосрочен или дългосрочен план;
б)
набелязаните цели;
в)
очакваните резултати и необходимите показатели за тяхното измерване;
г)
добавената стойност от участието на Общностите;
д)
рисковете, включително от измама, във връзка с предложенията и съществуващите алтернативни възможности;
е)
извлечените поуки от подобен опит в миналото;
ж)
обема на бюджетните кредити, човешките ресурси и останалите административни разходи, които следва да бъдат предвидени с оглед на принципа за икономическа целесъобразност;
з)
необходимата система за контрол.
2. Впоследствие всички програми или дейности се подлагат на междинна и/или последваща оценка от гледна точка на заделените човешки и финансови ресурси и получените резултати, за да се провери съответствието им с набелязаните цели както следва:
а)
получените резултати при изпълнението на многогодишни програми периодично се оценяват според график, който дава възможност за отчитане на оценката при вземането на решение за продължаване, изменение или прекратяване на програмата;
б)
резултатите от дейностите, финансирани на годишна основа, се оценяват най-малко веднъж на шест години.
Буква б) от параграф 1 не се отнася до всеки един от проектите или действията в рамките на посочените дейности, за които изискването може да бъде удовлетворено чрез окончателните доклади от органите, които са извършили действието.
Член 22
Финансов отчет
(Член 28 от Финансовия регламент)
1. Всяко предложение за акт, представено на законодателния орган, което може да има бюджетни последствия, включително промени в щатното разписание, включва и финансов отчет.
Финансовият отчет съдържа финансовата и икономическа информация, необходима на законодателния орган за оценка на потребността от действие на Общността. В него се включва подходяща информация във връзка със съответствието с останалите финансови инструменти и евентуалния синергичен ефект.
При многогодишни операции финансовият отчет съдържа предвидимия график на годишните потребности от гледна точка на бюджетни кредити и щатни бройки, както и оценка на въздействието им върху средносрочното финансово планиране.
2. За да се предотвратят рисковете от измами или нередности с неблагоприятно въздействие върху закрилата на финансовите интереси на Общността, финансовият отчет съдържа информация за съществуващите и планираните мерки за предотвратяване и премахване на измамите.
ГЛАВА 7
(Глава 8 от Финансовия регламент)
Принцип на прозрачност
Член 23
Междинно публикуване на синтетичен вид на бюджета
(Член 29 от Финансовия регламент)
Колкото е възможно по-скоро след окончателното приемане на бюджета и не по-късно от четири седмици след неговото приемане синтетичен вид на данните от бюджета се публикува на страницата в Интернет на институциите по инициатива на Комисията, в очакване на официалното публикуване в Официален вестник на Европейските общности.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета
Член 24
Общ увод към предварителния проектобюджет
(Член 33 от Финансовия регламент)
Комисията разработва общия увод към предварителния проектобюджет.
Всеки от разделите на предварителния проектобюджет се предшества от увод, разработен от съответната институция.
Общият увод включва:
а)
финансови таблици за целия бюджет;
б)
по отношение на дяловете в раздела на Комисията:
i)
описание на политиката, която обосновава искането за отпускане на кредити, като се отчитат принципите и изискванията по член 27 и член 33, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент;
ii)
основанията за промените в предвидените кредити между отделните финансови години.
Член 25
Работни документи в подкрепа на предварителния проектобюджет
(Член 30 и 33 от Финансовия регламент)
В подкрепа на предварителния проектобюджет се представят следните работни документи:
а)
по отношение на персонала на институциите:
i)
представяне на политиката за постоянните и временните щатни бройки;
ii)
за всяка категория служители - органиграма на бюджетните щатни бройки и служители към датата на представяне на предварителния проектобюджет с разпределение по степени и административни звена;
iii)
когато се предлага промяна в щатните бройки, обосновка на промяната;
iv)
списък на щатните бройки според областта на политика;
б)
подробно представяне на политиката по сключване и отпускане на заеми;
в)
по отношение на субсидиите за органите по член 32 от Финансовия регламент - прогнози за приходите и разходите, предшествани от обяснителна записка от съответните органи, както и за европейските училища - описание на приходите и разходите, предшествано от обяснителна записка.
Член 26
Предварителни проекти за коригиращ бюджет
(Член 37, параграф 1 от Финансовия регламент)
Предварителните проекти за коригиращ бюджет се комплектоват с описание на основанията и данни за изпълнението на бюджета за предходните и текущата финансови години, които са налице към датата на тяхното установяване.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета
Член 27
Бюджетни кредити за административни разходи
(Член 41 от Финансовия регламент)
Когато разходната част на даден бюджетен раздел се представя в номенклатура въз основа на класификация според предназначението, бюджетните кредити за административни разходисе разделят в отделни позиции по глави според следната класификация:
а)
разходи за персонал според утвърденото щатно разписание: включват се размерът на кредитите и щатните бройки, които им съответстват;
б)
разходи за външен персонал (включително помощен персонал и персонал на агенциите) и други управленски разходи (включително разходи за представителни цели и срещи);
в)
разходи за сгради и други свързани с тях разходи, включително за почистване и поддържане, отдаване и вземане под наем, далекосъобщения, вода, газ и електроенергия;
г)
разходи за поддръжка.
Административните разходи на Комисията от тип, който е общ за всички раздели, също се представят в отделна справка с класификация по типове.
Член 28
Фактически разходи през последната приключена финансова година
(Член 46, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент)
За целите на съставянето на бюджета фактическите разходи през последната приключена финансова година се определят както следва:
а)
в поетите задължения: поетите задължения, осчетоводени през финансовата година срещу бюджетните кредити за същата финансова година съгласно определението в член 5;
б)
в плащанията: плащанията, извършени през финансовата година, т.е. през която платежното нареждане е изпратено на банката срещу бюджетните кредитиза същата финансова година съгласно определението в същия член.
Член 29
Бележки към бюджета
(Член 46, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент)
Бележките към бюджета включват:
а)
позоваванията на основния акт, когато има такъв;
б)
всички подходящи обяснения във връзка с характера и предназначението на бюджетните кредити.
Член 30
Щатно разписание
(Член 46, параграф 1 и параграф 3, буква а) от Финансовия регламент)
Персоналът на Агенцията за доставкате се представя отделно в щатното разписание на Комисията.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 31
Възможни форми на основните актове
(Член 49, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. В областта на компетенции на Общността основният акт може да бъде представен под формата на регламент, директива, решение (13) по смисъла на член 249 от Договора за ЕО или решение sui generis.
2. В областта на общата външна политика и политика на сигурност основният акт може да бъде представен във формите, посочени в член 13, параграф 2, член 14 и член 23, параграф 2 от Договора за Европейски съюз.
3. В областта на полицейското и съдебното сътрудничество по наказателноправни въпроси основният акт може да бъде представен във формите, посочени в член 34, параграф 2 от Договора за Европейски съюз.
Член 32
Максимални суми за пилотни схеми и подготвителни действия
(Член 49, параграф 2, букви а) и б) от Финансовия регламент)
1. Общият размер на бюджетните кредити за пилотни схеми по член 49, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент не може да надхвърля 32 милиона еуро за всяка бюджетна година.
2. Общият размер на бюджетните кредите за нови подготвителни действия по член 49, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент не може да надхвърля 30 милиона еуро за всяка бюджетна година, а фактически предвидените бюджетни кредити за подготвителни действия не могат да надхвърлят 75 милиона еуро.
Член 33
Конкретни правомощия на Комисията съгласно Договорите
(Член 49, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
1. Членовете от Договора за ЕО, които пряко предоставят конкретни правомощия на Комисията, са както следва:
а)
член 138 (социален диалог);
б)
член 140 (проучвания, становища и консултации по социални въпроси);
в)
член 143 и 145 (специални доклади по социални въпроси);
г)
член 152, параграф 2 (инициативи за засилване на координацията в здравеопазването);
д)
член 155, параграф 2 (инициативи за засилване на координацията по транс-европейските мрежи);
е)
член 157, параграф 2 (инициативи за засилване на координацията по въпросите на промишлеността);
ж)
член 159, второ изречение (доклад за напредъка в постигането на икономическо и социално сближаване);
з)
член 165, параграф 2 (инициативи за засилване на координацията в научно-техническото развитие);
и)
член 173 (доклад за научно-техническото развитие);
к)
член 180, параграф 2 (инициативи за засилване на координацията на политиката на сътрудничество за развитие).
2. Членовете от Договора за Евратом, които пряко предоставят конкретни правомощия на Комисията, са както следва:
а)
член 70 (финансова подкрепа в рамките на бюджета за проучвателни програми на територията на държавите членки);
б)
член 77 и сл.(контрол за безопасността).
3. При представянето на предварителния проектобюджет могат да се добавят допълнителни подробности към данните по параграф 1 и 2 с позоваване на съответните членове и посочване на сумите.
Член 34
Определение на конфликта на интереси
(Член 52, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Актовете, които могат да бъдат опорочени поради конфликт на интереси по смисъла на член 52, параграф 2 от Финансовия регламент, могат да приемат между другото някоя от следните форми:
а)
предоставяне на себе си или на други лица на неправомерни преки или косвени облаги;
б)
отказ да се предоставят на даден бенефициер права или ползи, на които той има право;
в)
извършване на неправилни или неправомерни действия или бездействие при задължителност на действието.
2. Компетентният орган по член 52, параграф 1 от Финансовия регламент е прекият ръководител на съответния служител. Прекият ръководител потвърждава писмено дали съществува или не конфликт на интереси. Ако такъв е налице , прекият ръководител лично взема подходящо решение.
ГЛАВА 2
Методи на изпълнение
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 36
Предварителни проверки, извършвани от Комисията
(Член 53 и 56 от Финансовия регламент)
1. Когато изпълнява бюджета чрез споделено, децентрализирано или непряко централизирано управление, Комисията преди всичко извършва документни проверки и проверки на място относно съществуването, съответствието и правомерното действие на субектите, на които е възложено изпълнението в съответствие с правилата на добро финансово управление, а в случаите на децентрализирано управление, което изцяло или частично зависи от степента на договорената децентрализация, също и относно:
а)
прилаганите процедури;
б)
системите за контрол;
в)
системите за счетоводна отчетност;
г)
процедурите за възлагане на обществени поръчки и отпускане на безвъзмездни средства.
2. Комисията прави преглед на съществуващите механизми винаги когато има съществени промени в процедурите или системите, за да гарантира, че условията по параграф 1 продължават да бъдат съблюдавани.
3. Посочените в параграф 1 субекти предоставят на Комисията в определените срокове поисканата от нея информация и я уведомяват незабавно за всички съществени промени в процедурите или системите си. Комисията при необходимост определя тези задължения в актовете за оправомощаване или в споразуменията, сключени с посочените субекти.
4. Когато Комисията изпълнява бюджета чрез съвместно управление, към него се прилагат споразуменията за проверка със съответните международни организации.
Раздел 2
Специални разпоредби
Член 36
Пряко централизирано управление
(Член 53 от Финансовия регламент)
Когато Комисията изпълнява бюджета на централизирана основа пряко в своите отдели, задачите по изпълнението се извършват от финансовите участници по смисъла на членове 58-68 от Финансовия регламент и в съответствие с посочените в регламента условия.
Член 37
Упражняване на правомощията, делегирани на изпълнителните агенции
(Член 54, параграф 2, буква а) и член 55, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Решенията за делегиране на правомощия на изпълнителните агенции им позволяват като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити да усвояват бюджетни кредити във връзка с програми на Общностите, чието изпълнение им е поверено.
2. Правомощията, делегирани на дадена изпълнителна агенция, се упражняват от директора на агенцията съгласно член 55, параграф 2 от Финансовия регламент.
3. Актът за оправомощаване от Комисията съдържа същите разпоредби като посочените в член 41, параграф 2. Той се приема официално в писмена форма от директора от името на изпълнителната агенция.
Член 38
Възможност за оправомощаване на национални органи от публичния сектор или частноправни субекти със задължение за обществена услуга и условия за делегиране на правомощия на тях
(Член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
1. Комисията може да делегира задачи, които включват упражняване на публична власт, на национални органи от публичния сектор или частноправни субекти със задължение за обществена услуга, само ако те се уреждат от правото на някоя от държавите членки, на държавите от Европейското икономическо пространство (ЕИП) или на държавите, подали заявление за членство в Европейския съюз, освен ако основният акт не предвижда друго.
2. Комисията гарантира, че органите или субектите по параграф 1 предлагат адекватни финансови гаранции, предоставени за предпочитане от орган от публичния сектор, по-специално по отношение на пълното събиране на дължимите на Комисията средства.
3. Когато възнамерява да възложи задачи, които включват упражняване на публична власт и по-специално задачи по изпълнението на бюджета на орган по член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент, Комисията анализира спазването на принципите на икономия, ефективност и ефикасност. Ако анализът посочи, че делегирането в най-пълна степен удовлетворява изискванията на доброто финансово управление, Комисията преди да пристъпи към действие търси становището на компетентната комисия, предвидена в основния акт, която също така може да даде становище по планираното прилагане на критериите за подбор.
Член 39
Определяне на националните организации от публичния сектор или частноправни субекти със задължение за обществена услуга
(Член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
1. Националните органи от публичния сектор или частноправни субекти със задължение за обществена услугасе уреждат от правото на държавата членка или на страната, в която са учредени.
2. Тези организации или субекти се избират обективно и прозрачно въз основа на анализ на икономическата целесъобразност, за да удовлетворят определените от Комисията изисквания за изпълнението. При избора не се допуска никаква дискриминация между различните държави-членки или други държави.
3. В случаите на управление чрез мрежа, които изискват определяне на поне една организация или субект от съответната държава-членка или друга държава, организацията или субектът се определят от съответната държава-членка или друга държава в съответствие с разпоредбите на основния акт.
Във всички останали случаи Комисията определя организациите или субектите съгласувано със съответните държави-членки или други държави и в съответствие с разпоредбите на основните актове.
Член 40
Спазване на правилата за обществените поръчки
(Член 57 от Финансовия регламент)
Когато възлага задачи на частноправни субекти по член 57, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията сключва договор в съответствие с разпоредбите на част първа, дял V от Финансовия регламент.
Член 41
Подробни механизми за непряко централизирано управление
(Член 54, параграф 2, букви б) и в) от Финансовия регламент)
1. Когато възлага задачи за изпълнение на агенции, органи или субекти по член 54, параграф 2, букви б) и в) от Финансовия регламент, Комисията сключва договор с тях.
2. Споразумението, посочено в параграф 1, включва следното:
а)
определение на възложените задачи;
б)
условия и подробни механизми за изпълнение на задачите, включително подходящи разпоредби за разграничаване на отговорностите и организиране на контрола върху изпълнението;
в)
правилата за отчитане пред Комисията на изпълнението на задачите;
г)
условията за прекратяване на изпълнението на задачите;
д)
подробните механизми за контрол от страна на Комисията;
е)
условията за използване на отделни банкови сметки, бенефициерите на начислените лихви и използването на тези лихви;
ж)
разпоредбите, които гарантират видимостта на действията на Общностите по отношение на останалите дейности на органа;
з)
ангажимент за въздържане от действия, които могат да доведат до конфликт на интереси по смисъла на член 52, параграф 2 от Финансовия регламент.
3. Посочените в параграф 1 агенции, органи или субекти нямат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити.
Член 42
Процедури за уравняване на сметките при децентрализирано или споделено управление
(Член 53, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Целта на процедурата за уравняване на сметките по член 53, параграф 5 от Финансовия регламент е да се гарантира, че разходите на държавите членки в контекста на споделеното управление или на трети държави в контекста на децентрализираното управление, които могат да бъдат за сметка набюджета на Общностите, са редовни и са били извършени в съответствие с приложимите общностни правила.
2. Без да се засягатзасяга конкретните разпоредби в отрасловата регламентация, процедурата за уравняване на сметките има следното съдържание:
а)
декларация за разходите от държавите членки или третите държави под формата на сметки, заверени от технически компетентен отдел или орган, който е функционално независим от изразходващата организация;
б)
документ, и по целесъобразност, проверка на сметките и свързаните с тях операции от страна на Комисията, по документи и при необходимост - на място, без каквито и да било ограничения, включително проверки при бенефициерите;
в)
установяване от Комисията на размера на признатите разходи за сметка на бюджета след прилагане на състезателна процедура и уведомяване на държавите членки или третите държави;
г)
изчисляване на финансовите корекции поради разлики между декларираните разходи и признатите разходи за сметка на бюджета;
д)
възстановяване или връщане на разликата между признатите разходи и вече изплатените суми на държавите членки или третите държави. Възстановяването се извършва чрез прихващане по член 83.
3. В контекста на децентрализираното управление описаната в параграф 1 и 2 процедура за уравняване на сметките се прилага в съответствие с договорената степен на децентрализация.
Член 43
Съвместно управление
(Член 53 и 165 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредити, използвани при съвместно управление с международни организации по смисъла на член 53 и 165 от Финансовия регламент, финансират действия, чието изпълнение изисква обединяване на ресурси от няколко донори, когато е практически невъзможно или неуместно да се разпределят дяловете на всеки донор във всеки вид разход.
Комисията гарантира наличието на подходящи механизми за контрол и одит на действията в тяхната цялост.
2. Посочените в параграф 1 международни организации са следните:
а)
международни организации от публичния сектор, създадени по междуправителствени спогодби, и създадените от тях специализирани агенции;
б)
Международният комитет на Червения кръст (МКЧК);
в)
Международната федерация на Националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец.
ГЛАВА 3
Финансови участници
Раздел 1
Права и задължения на финансовите участници
Член 44
Права и задължения на финансовите участници
(Член 58 от Финансовия регламент)
Всяка институция осигурява на всеки финансов участник необходимите ресурси за изпълнението на неговите задължения и устав, който подробно описва неговите задачи, права и задължения.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 45
Подпомагане на оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
(Член 59 от Финансовия регламент)
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да бъде подпомаган при изпълнението на своите задължения от длъжностни лица и други служители (наричани по-долу „персонал“), на които са поверени под негова отговорност определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и представянето на финансова и управленска информация. За да се предотврати конфликт на интереси, персоналът подпомагащ оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредитисъблюдава изискванията по член 52 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция уведомява бюджетния орган за всички случаи, когато оправомощен разпоредител с бюджетни кредити от степен А1 поема задължения, променя задълженията си или ги прекратява.
Член 46
Вътрешни правила за делегиране
(Член 59 от Финансовия регламент)
В съответствие с Финансовия регламент и настоящия регламент всяка институция разработва във вътрешните си правила мерки за управление на бюджетните кредитикредити, каквито сметне за необходими с оглед на правилното изпълнение на своя раздел от бюджета.
Член 47
Разделяне на функциите по иницииране на дадена операция и нейната проверка
(Член 60, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. „Иницииране на операция“ означава всички операции, които обичайно се извършват от персонала по член 45 и са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от компетентния оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
2. „Предварителна проверка на дадена операция“ означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредитис оглед на проверката на оперативните и финансовите аспекти.
3. Всяка операция подлежи на поне една предварителна проверка. Целта на тази проверка е да установи, че:
а)
разходите са редовни и правомерни, по-специално по отношение на разпоредбите за бюджета и други приложими разпоредби, както и по отношение на разпоредбите или актовете, приети в изпълнение на Договорите и регламентите и, при необходимост, по отношение на договорните условия;
б)
е приложен принципът на доброто финансово управление, посочен в дял II, глава 7 от Финансовия регламент.
4. Целта на последващите проверки - на документите и при необходимост на място - е да се установи дали финансираните от бюджета операции са правилно изпълнени и по-конкретно дали са спазени критериите по параграф 3. Проверките могат да се извършват на извадкова основа чрез анализ на риска.
5. Длъжностните лица или другите служители, които отговарят за проверките по параграф 2 и 4, са различни от онези, които изпълняват задачите във връзка с инициирането на операция по параграф 1, и не са техни подчинени.
Член 48
Процедури за управление и вътрешен контрол
(Член 60, параграф 4 от Финансовия регламент)
Системите и процедурите за управление и вътрешен контрол са разработени с цел:
а)
постигане целите на политиката, програмите и действията на институциите в съответствие с принципа на добро финансово управление;
б)
спазване нормите на общностното право и минималните контролни стандарти, установени от институцията;
в)
гарантиране опазването на активите на институцията и информацията;
г)
предотвратяване и разкриване на нередностите, грешките и измамите;
д)
разкриване и предотвратяване на управленските рискове;
е)
гарантиране на надеждно представяне на финансовата и управленската информация;
ж)
съхраняване на оправдателна документация във връзка с изпълнението на бюджета и произтичащи от него и от мерките за неговото изпълнение;
з)
съхраняване на документация във връзка с предварителните гаранции в полза на институцията и съставяне на план-график за правилното им проследяване.
Член 49
Поддържане на оправдателна документация от разпоредители с бюджетни кредити
(Член 60, параграф 4 от Финансовия регламент)
Управленските системи и процедури във връзка с поддържането на оригинални оправдателни документи предвиждат:
а)
документите да бъдат номерирани;
б)
документите да бъдат с дата;
в)
водените регистри, които могат да бъдат компютъризирани, да позволяват определяне на точното местоположение на документите;
г)
документите да бъдат съхранявани най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.
Документите, които се отнасят до неприключени окончателно операции, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в буква г), т. е. до края на годината след годината на приключване на операцията.
Член 50
Кодекс с професионални стандарти
(Член 60, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Персоналът, определен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити да проверява финансовите операции, се избира въз основа на знанията, уменията и конкретната квалификация, доказани чрез дипломи или съответен професионален опит или след подходяща програма за обучение.
2. Всяка институция разработва кодекс с професионални стандарти, който определя по въпросите на вътрешния контрол:
а)
равнището на техническа и финансова компетентност, което се изисква от персонала по параграф 1;
б)
задължението на персонала да се обучава непрекъснато;
в)
възложените му мисия, роля и задачи;
г)
правилата на поведение и по-специално етичните норми и изисквания към тях, както и предоставените им права.
3. Всяка институция създава подходящи структури за разпределение сред финансовите отдели и периодично актуализиране на съответната информация във връзка с контролните стандарти, както и съществуващите за целта методи и способи.
Член 51
Бездействие на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити
(Член 60, параграф 6 от Финансовия регламент)
Бездействието на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 60, параграф 6 от Финансовия регламент означава липса на отговор в разумни срокове според конкретните обстоятелства и във всички случаи в срок ненадвишаващ един месец.
Член 52
Последваща проверка и годишен отчет за дейността
(Член 60, параграф 7 от Финансовия регламент)
Резултатите от последващите проверки се включват, заедно с други въпроси, в годишния отчет за дейността, който оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити представя на своята институция.
Член 53
Предаване на финансова и управленска информация на счетоводителя
(Член 60 от Финансовия регламент)
Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити изпраща на счетоводителя съгласно приетите от последния правила финансовата и управленската информация, необходима за изпълнението на задълженията на счетоводителя.
Член 54
Докладване за процедурите на договаряне
(Член 60 от Финансовия регламент)
Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити отчитат за всяка финансова година договорите, сключени чрез процедура на договаряне по членове 126, 127, 242, 244, 246 и 247. Ако делът на процедурите на договаряне в общия брой на договорите, сключени от един и същ оправомощен разпоредител с бюджетни кредити значително се увеличава спрямо предходни финансови години или ако делът им е значително по-голям от средното равнище в институцията, разпоредителят с бюджетни кредити докладва на институцията за предприетите мерки за преодоляване на тенденцията. Всяка институция изпраща доклад за процедурите на договаряне на бюджетния орган. За Комисията докладът се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността съгласно член 60, параграф 7 от Финансовия регламент.
Раздел 3
Счетоводител
Член 55
Назначаване на счетоводителя
(Член 61 от Финансовия регламент)
Всяка институция назначава счетоводител измежду длъжностните лица, към които се прилага Правилника за длъжностните лица на Европейските общности.
Счетоводителят задължително се избира от институцията въз основа на конкретните му компетенции, които се доказват с дипломи или равностоен професионален опит.
Член 56
Прекратяване на задълженията на счетоводителя
(Член 61 от Финансовия регламент)
1. При прекратяване на задълженията на счетоводителя незабавно се изготвя междинна счетоводна справка.
Справката включва сметките, предвидени в част първа, дял VII от Финансовия регламент, които са приключени на последния ден от месеца, през който се прекратяват задълженията на счетоводителя.
2. Не се изисква междинна справка, когато задълженията на счетоводителя се прекратяват в края на финансовата година.
3. Междинната справка или, при обстоятелствата по параграф 2, временните сметки по член 128 от Финансовия регламент се предават от счетоводителя, чиито задължения се прекратяват или, ако това е невъзможно, от длъжностно лице в неговия отдел, на новоназначения счетоводител, който в срок от най-много един месец след датата на предаването, следва да подпише приемането и може да изрази резерви.
4. Всяка институция уведомява бюджетния орган за назначаването на своя счетоводител или за прекратяването на неговите задължения.
Член 57
Становище по системите за счетоводна отчетност и инвентаризация
(Член 61 от Финансовия регламент)
Когато създадените от разпоредителя с бюджетни кредити системи за финансово управление предоставят счетоводна информация на институцията или се използват за обосновка на данните по нея, счетоводителят е длъжен да даде съгласието си за въвеждането или изменението на тези системи.
Мнението на счетоводителя се търси също по отношение на въвеждането или изменението от отговорните разпоредители с бюджетни кредити на системите за инвентаризация и оценка на активите и пасивите.
Член 58
Управление на касата
(Член 61 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят гарантира, че неговата институция разполага с достатъчно финансови кредити за покриване на касовите потребности, които възникват при изпълнението на бюджета.
2. За целите на параграф 1 счетоводителят изгражда системи за управление на касовите наличности, които му дават възможност да съставя прогнози за паричните потоци.
3. Счетоводителят на Комисията разпределя наличните парични средства в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000.
Член 59
Управление на банкови сметки
(Член 61 от Финансовия регламент)
1. С оглед нуждите при управлението на касата, счетоводителят може да открива или да нарежда откриването на сметки на името на институцията при финансови институти или национални централни. При добре обосновани обстоятелства той може да открива сметки и в друга валута освен в еуро.
2. Счетоводителят договоря условията на функциониране на сметките при финансовите институти в съответствие с принципите на доброто финансово управление, ефективността и конкурсното начало.
3. Минимум на пет години счетоводителят повторно обявява конкурс между финансовите институти, при които има открити сметки.
4. Счетоводителят осигурява строго спазване на условията на функциониране на сметките, открити при финансовите институти.
5. Счетоводителят на Комисията, съгласувано със счетоводителите на останалите институции, отговаря за хармонизирането на условията на функциониране на сметките, открити от различните институции.
Член 60
Подписи върху сметките
(Член 61 от Финансовия регламент)
Условията за откриване, функциониране и използване на сметките предвиждат в зависимост от изискванията на вътрешния контрол чековете, нарежданията за банкови преводи и всички останали банкови операции да бъдат подписвани от един или повече надлежно упълномощени членове на персонала.
За целта всяка институция съобщава на всички финансови институти, при които има открити сметки, имената и спесимените от подписите на упълномощените служители.
Член 61
Управление на салдата по сметките
(Член 61 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят се уверява, че салдата по банковите сметки съгласно член 59 не се отклоняват съществено от прогнозите за паричните потоци по член 58, параграф 2 и във всеки случай че:
а)
нито едно салдо по тези сметки не е в дебит;
б)
салдата по сметките в други валути периодично се превръщат в еуро.
2. Счетоводителят няма право да поддържа салда във валутни сметки, които могат да причинят съществени загуби за институцията поради колебания на валутния курс.
Член 62
Операции за преводи и превръщане
(Член 61 от Финансовия регламент)
Без да се засягат разпоредбите на член 69, счетоводителят извършва преводи между сметките, открити на името на институцията при финансовите институти, и извършва операции по превръщане на една валута в друга.
Член 63
Методи на плащане
(Член 61 от Финансовия регламент)
Плащанията се извършват чрез банков превод или с чек.
Член 64
Досиета на трети страни
(Член 61 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят може да извършва плащания чрез нареждания за банкови преводи само ако информацията за банковата сметка на бенефициера преди това е била предварително вписана в общото досие в институцията.
Вписването на информацията за банковата сметка на бенефициера и измененията в нея се основават на документ на хартиен носител или в електронна форма, заверен от банката на бенефициера.
2. С оглед на плащанията чрез банков превод разпоредителите с бюджетни кредити могат да поемат ангажименти към трети страни от името на институцията само ако третата страна е предоставила необходимата документация за вписване в досието.
Разпоредителите с бюджетни кредити проверяват дали информацията за банковата сметка, представена от бенефициера, продължават да бъдат валидни при съставянето на всяко платежно нареждане.
Във връзка с предприсъединителната помощ могат да се сключват индивидуални задължения с държавни органи на страните, подали заявление за членство в Европейския съюз, без предварително вписване в досието на третата страна. В такива случаи разпоредителите с бюджетни кредити полагат всички усилия да осигурят вписването колкото е възможно по-бързо. Споразуменията предвиждат съобщаването на информацията за банковата сметка на бенефициера на Комисията да представлява предварително условие за извършването на първото плащане.
Член 65
Поддържане на оправдателна документация от счетоводителя
(Член 61 от Финансовия регламент)
Оправдателните документи за нуждите на счетоводната отчетност и за изготвянето на сметките по член 121 от Финансовия регламент се съхраняват най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.
Но документите, които се отнасят до неприключени окончателно операции, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в буква г), т. е. до края на годината след годината на приключване на операцията.
Всяка институция взема решение в кои отдел да се съхранява оправдателната документация.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 66
Условия за използването на сметки за авансови средства
(Член 63 от Финансовия регламент)
1. Когато поради ограничения размер на сумите е практически невъзможно или неефективно да се извършват платежни операции чрез бюджетните процедури, могат да се открият сметки за изплащане на такива авансови средства.
2. Администраторът на авансови средства може временно да утвърди и изплати даден разход по нареждане на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Сметка за авансови средства се открива и се назначава администратор на авансови средства по решение на счетоводителя по обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Решението посочва отговорностите и задълженията на администратора на авансови средства и на разпоредителя с бюджетни кредити.
Измененията на условията на функциониране на сметките за авансови средства също се извършват по решение на счетоводителя по обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 67
Условия за откриване и плащане
(Член 63 от Финансовия регламент)
1. Решението за откриване на сметка за авансови средства или назначаване на администратор на авансови средства, както и решението за изменение на условията на функциониране на сметките за авансови средства посочват по-конкретно:
а)
максималния размер на кредитите, които първоначално могат да бъдат заделени като авансови, и тяхното предназначение;
б)
дали на името на институцията се открива банкова сметка или пощенска джиро сметка;
в)
характера и максималния размер на всеки разход, който може да се изплаща от администратора на авансови средства на трети страни или да се събира от тях;
г)
честотата на и правилата за представяне на оправдателна документация, както и механизмите за предаването ѝ на разпоредителя с бюджетни кредитиза приключване;
д)
процедурата за попълване на авансовите средства;
е)
обстоятелството, че сделките с авансови средства се приключват от разпоредителя с бюджетни кредитине по-късно от края на следващия месец, така че да се изравнят счетоводното и банковото салдо;
ж)
срока на валидност на мандата, предоставен на администратора на авансови средства от счетоводителя;
з)
самоличността на назначения администратор на авансови средства.
2. В предложенията за решения за откриване на сметки за авансови средства отговорният разпоредител с бюджетни кредити осигурява:
а)
приоритет на използването на бюджетните процедури, когато има достъп до централна компютъризирана система за счетоводна отчетност;
б)
използване на сметките за авансови средства само в обосновани случаи.
С изключение на специфични авансови средства в областта на хуманитарната помощ и управлението на кризисни ситуации по смисъла на член 168, параграф 2, максималният размер на сумите по параграф 1, буква в) не може да надхвърля 30 000 EUR за всеки отделен разход.
3. Администраторът на авансови средства може да извършва плащания на трети страни на основата и в рамките на:
а)
предварителните бюджетни и правни задължения, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
б)
положителното салдо по сметките за авансови средства в наличност или в банката.
4. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банкови преводи, чекове или други платежни средства.
5. След извършването на плащанията се вземат официални решения за тяхното утвърждаване и/или се издават платежни нареждания от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 68
Избор на администратор на авансови средства
(Член 63 от Финансовия регламент)
Администраторите на авансови средства се избират сред длъжностните лица от категория А, Б или В. При възникване на необходимост администраторите на авансови средства могат да бъдат избрани сред служителите съгласно условията за наемане на други служители с ранг, равностоен на посочените категории. Администраторите на авансови средствасе избират въз основа на техните знания, умения и специфична квалификация, които се доказват с дипломи или подходящ професионален опит или след подходяща програма за обучение.
Член 69
Захранване на сметки за авансови средства
(Член 63 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят извършва плащания за захранване на сметките за авансови средства и осъществява финансов контрол върху тях както при откриването им и оправомощаването за подпис, така и на място и при централизираното счетоводство. Счетоводителят захранва сметките за авансови средства. Авансовите средства се внасят в откритата за целта банкова сметка.
Сметките за авансови средства могат да се захранват и пряко от различни местни приходи, като например възникващите от:
а)
продажба на оборудване;
б)
публикации;
в)
различни възстановени суми;
г)
лихви.
Авансовите средства като разходи или предназначените или непредназначени приходи се приключват съгласно решението за откриване на сметката за авансови средства по член 67 и разпоредбите на Финансовия регламент. Съответните суми се приспадат от счетоводителя при последващото захранване на сметките за авансови средства.
2. За да може по-конкретно да се избегнат валутни загуби, администраторът на авансови средства може да извършва преводи между различни банкови сметки във връзка с една и съща сума.
Член 70
Проверки от разпоредителите с бюджетни кредити и счетоводителитете
(Член 63 от Финансовия регламент)
1. Администраторът на авансови средства води счетоводство за средствата на негово разположение в наличност и в банката, както и за извършените плащания и получените суми в съответствие с правилата и дадените от счетоводителя инструкции. Справките за тези средства винаги са на разположение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, като месечно извлечение за операциите заедно с оправдателните документи се изпраща през следващия месец от администратора на авансови средства до разпоредителя с бюджетни кредитиза приключване на операциите с авансови средства.
2. Счетоводителят извършва или разпорежда извършването от длъжностно лице или от друг служител от своя отдел или от финансовия отдел, специално упълномощени за целта, на проверки, които обикновено се извършват на място и без предупреждение, за да провери наличието на паричните средства, поверени на администраторите на авансови средства, счетоводната отчетност, както и дали операциите с авансови средства се приключват в определените срокове. Счетоводителят представя резултатите от проверките пред отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 71
Процедура за възлагане на обществени поръчки
(Член 63 от Финансовия регламент)
Плащанията от сметките за авансови средства могат в рамките на ограниченията по член 129, параграф 4 да се състоят просто от осребряване на фактури без предварително да е била приета оферта.
ГЛАВА 4
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 72
Отговорни инстанции в случаи на измама
(Член 60, параграф 6 и член 65, параграф 2 от Финансовия регламент)
„Властите и органите по член 60, параграф 6 и член 65, параграф 2 от Финансовия регламент“ са инстанциите, определени от Правилника за персонала във връзка с длъжностните лица и условията за наемане на други служители в Европейските общности (наричан по-долу „Правилник за персонала“) и решенията на институциите на Общностите по отношение на условията за вътрешно разследване за предотвратяване на измами, корупция и други незаконни дейности в ущърб на интересите на Общностите.
Раздел 2
Правила, приложими към оправомощени и вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити
Член 73
Потвърждаване на нарежданията
(Член 66, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. В случай, че оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, който получи задължително нареждане и смята, че то е нередно или противоречи на принципа на добро финансово управление по-конкретно поради обстоятелството, че нареждането не може да бъде изпълнено с предоставените му средства, той трябва писмено да уведоми оправомощилия го или вторично оправомощилия го орган. Ако нареждането бъдепотвърдено писмено и потвърждението се получи своевременно и е достатъчно ясно, че се отнася изрично до точките, които опровомощеният или вторично оправомощеният разпоредитал с бюджетни кредити оспорва, от него не може да бъде търсена отговорност; той изпълнява нареждането, освен ако то не е в противоречие с наказателното право или приложимите стандарти за безопасност.
2. Разпоредбите на параграф 1 се прилагат и към случаите, когато разпоредителят с бюджетни кредити узнава в хода на действията по изпълнение на задължително нареждане, че обстоятелствата могат да доведат до нередности.
3. Всички потвърдени нареждания по член 66, параграф 2 от Финансовия регламент се записват от оправомощения разпоредител с бюджетни кредити и се посочват в годишния му отчет за дейността.
Член 74
Финансови нередности
(Член 60, параграф 6 и член 66, параграф 4 от Финансовия регламент)
Без да се засягатзасяга правомощията на Европейската служба за борба с измамите (OLAF), специализираната инстанция по финансовите нередности е компетентна по отношение на нарушенията в резултат на действие или бездействие на длъжностно лице или друг служител на разпоредбите на Финансовия регламент или всяка разпоредба относно финансовото управление или проверката на операциите.
Член 75
Специализирана инстанция по финансовите нередности
(Член 60, параграф 6 и член 66, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Случаите на финансови нередности по член 74 се докладват от назначаващия орган или при необходимост от органа, упълномощен да сключва трудови договори, пред инстанцията по член 66, параграф 4 от Финансовия регламент за становище.
Когато сигналът е подаден от назначаващия орган или от органа, упълномощен да сключва трудови договори, инстанцията представя становище с преценка дали са настъпили нередности по смисъла на член 74, доколко нередностите са сериозни и какви биха могли да бъдат последствията. Ако анализът на инстанцията сочи, че по сигнала следва да бъде сезиран OLAF, тя незабавно връща преписката на назначаващия орган или на органа, упълномощен да сключва трудови договори, и веднага уведомява OLAF.
Когато комисията по параграф 1 пряко получи сигнал от служител по член 60, параграф 6 от Финансовия регламент, тя предава преписката на назначаващия орган или при необходимост на органа, упълномощен да сключва трудови договори, и уведомява съответно служителя.
2. В зависимост от вътрешната си организация всяка институция конкретизира работните механизми на инстанцията по член 66, параграф 4 от Финансовия регламент и нейния състав, който включва външно лице с необходимата квалификация и опит.
ГЛАВА 5
Приходни операции
Раздел 1
Собствени ресурси
Член 76
Правила, приложими към собствените ресурси
(Член 69 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя график, който посочва кога ще бъдат предоставени на Комисията собствените ресурси, определени в Решението за системата на собствените ресурси на Европейските общности.
Собствените ресурси се установяват и събират в съответствие с правилата за прилагане на решението по първи параграф.
Раздел 2
Прогнози за вземанията
Член 77
Прогнози за вземанията
(Член 70 от Финансовия регламент)
1. Прогнозите за вземанията конкретизират вида приходи и бюджетния ред, в който да бъдат заведени и, доколкото е възможно, подробности за длъжника и очакваната сума.
При разработването на прогнозите за вземанията разпоредителят с бюджетни кредитипроверява по-конкретно дали:
а)
приходът е заприходен правилно в съответния бюджетен ред;
б)
прогнозите са целесъобразни и в съответствие с приложимите разпоредби и принципа на добро финансово управление.
2. В съответствие с член 161, параграф 2 от Финансовия регламент прогнозите за вземанията нямат ефект на предоставяне на бюджетни кредити за поети задължения. В случаите по член 18 от Финансовия регламент бюджетните кредити могат да бъдат предоставени само след фактическото събиране от Общностите на дължимите суми.
Раздел 3
Установяване на вземанията
Член 78
Процедура
(Член 71 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане от отговорния разпоредител с бюджетни кредитипредставлява признаване на правото на Общностите по отношение на даден длъжник и установяване на правото да се предяви искане за плащане на задължението пред длъжника.
2. Нареждането за събиране е операцията, чрез която отговорният разпоредител с бюджетни кредити нарежда на счетоводителя да събере установената сума.
3. Дебитното известие уведомява длъжника, че:
а)
Общностите са установили вземането;
б)
плащането на дълга на Общностите е изискуемо и дължимо на определена дата (наричана по-долу „падеж“);
в)
при просрочване на падежа върху задължението се начислява лихва по посочената в член 86 ставка, без да се засягатзасяга приложимите конкретни разпоредби;
г)
по възможност институцията събира вземането чрез прихващане след уведомяване на длъжника;
д)
при просрочване на падежа институцията предприема принудително събиране според условията на предварително предоставената гаранция, ако има такава;
е)
ако след предприемането на всички изброени мерки сумата не е събрана изцяло, институцията прилага принудително събиране по решение, обезпечено или по член 72, параграф 2 от Финансовия регламент, или получено вследствие на съдебно дело.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща дебитното известие на длъжника с копие до счетоводителя.
Член 79
Установяване на вземанията
(Член 71 от Финансовия регламент)
За да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали:
а)
вземането е сигурно и безусловно;
б)
вземането е с установен размер в точно парично изражение;
в)
вземането е изискуемо и не е обвързано със срок за плащане;
г)
данните за длъжника са верни;
д)
вземането е заприходено правилно в съответния бюджетен ред;
е)
оправдателните документи са редовни; и
ж)
принципът на добро финансово управление е спазен по-специално по отношение на критериите по член 87, параграф 1, буква а).
Член 80
Оправдателни документи за установяване на вземания
(Член 71 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземания се основава на оправдателни документи, които доказват правото на Общностите.
2. Преди да установи дадено вземане отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност декларира, че това е извършено.
3. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с членове 48 и 49.
Раздел 4
Разрешаване на събирането на вземания
Член 81
Установяване на нареждането за събиране
(Член 72 от Финансовия регламент)
1. Нареждането за събиране посочва:
а)
финансовата година, за която е заприходено вземането;
б)
позоваването на акта или правното задължение, което е източник на задължението и поражда права за събиране;
в)
приложимата бюджетна статия или друго подразделение, включително при необходимост позоваване на съответното бюджетно задължение;
г)
изразената в еуро сума, която подлежи на събиране;
д)
името и адреса на длъжника;
е)
падежа; и
ж)
възможния метод на събиране, включително събиране чрез прихващане или принудително събиране по представена гаранция.
2. Нареждането за събиране има дата и е подписано от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, след което се изпраща на счетоводителяя.
Раздел 5
Събиране на вземания
Член 82
Формалности по събирането
(Член 72 от Финансовия регламент)
1. При събиране на вземане счетоводителят прави счетоводен запис в сметките и уведомява отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой до счетоводителяя или администратора на авансови средства се издава разписка.
Член 83
Събиране чрез прихващане
(Член 73 от Финансовия регламент)
На всеки етап от процедурата счетоводителят, след като уведоми отговорния разпоредител с бюджетни кредити и длъжника, събира установените вземания чрез прихващане, в случаите когато длъжникът също има безспорно, ликвидно и изискуемо вземане към Общностите в размер на установена от платежно нареждане сума.
Член 84
Процедура за събиране при отказ от доброволно плащане
(Членове 72 и 73 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на член 83, ако пълният размер на вземането не е събран до падежа, посочен в дебитното известие, счетоводителят уведомява отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно пристъпва към процедура за събиране чрез всички законни средства, включително при необходимост чрез принудително изпълнение според условията на предварително представена гаранция.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 83, когато посоченият в параграф 1 метод на събиране не може да се използва, а длъжникът отказва да плати в отговор на официалната покана, изпратена от счетоводителя, счетоводителят пристъпва към изпълнение на решение за принудително събиране, обезпечено или по 72, параграф 2 от Финансовия регламент, или получено вследствие на съдебно дело.
Член 85
Удължаване на срока за плащане
(Член 73 от Финансовия регламент)
Счетоводителят в сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредитиможе да удължи срока за плащане само по писмена заявление от длъжника с посочване на причините и ако бъдат изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плаща лихва в размера, установен в член 86 за целия период на удължаването, считано от датата на първоначалния падеж;
б)
за да се гарантират правата на Общността, длъжникът представя финансова гаранция, която включва неизплатеното задължение както с главницата, така и с лихвите и се приема от счетоводителя на институцията.
Посочената в буква б) на първото изречение гаранция може да бъде заменена с лично и солидарно поръчителство от трета страна, която се одобрява от счетоводителя на институцията.
Член 86
Наказателна лихва
(Член 71, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат конкретните разпоредби, произтичащи от прилагането на отрасловата регламентация, по всички неизплатени на падежа задължения се начисляват лихви съгласно параграфи 2 и 3.
2. Лихвеният процент върху неизплатените на падежа задължения се равнява на лихвата, прилагана от Европейската централна банка към основните ѝ операции по рефинансиране и публикувана в серия С на Официален вестник на Европейските общности, която е в сила на първия календарен ден от месеца, в който настъпва падежа и е завишена със:
а)
седем пункта, когато задължаващото събитие е договор за обществена поръчка за доставка или услуга по дял V;
б)
три и половина пункта във всички останали случаи.
3. Лихвата се начислява от календарния ден след падежа, посочен в дебитното известие, до календарния ден, на който задължението се погасява в пълен размер.
4. Всички частични плащания покриват първо лихвата, определена съгласно параграфи 2 и 3.
5. В случаите на глоби, когато длъжникът представя финансова гаранция, която се приема от счетоводителя вместо междинно плащане, начисляваната от датата на падежа лихва се равнява на посочената в параграф 2 лихва, завишена само с един и половина пункта.
Член 87
Отказ от събиране на установено вземане
(Член 73 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се откаже от цялостното или частично събиране на установено вземане само в следните случаи:
а)
когато предвидимите разходи по събирането биха надхвърлили дължимата сума и отказът няма да навреди на доброто име на Общността;
б)
когато вземането не може да бъде събрано поради давност или несъстоятелността на длъжника;
в)
когато събирането противоречи на принципа за пропорционалност.
2. В случаите по параграф 1, буква в) отговорният разпоредител с бюджетни кредити действа съгласно предварително установените в рамките на всяка институция процедури и прилага следните критерии, които са задължителни и приложими при всички обстоятелства:
а)
фактите във връзка със сериозността на нередността, поради която възниква вземането (измама, повторно нарушение, умисъл, добросъвестност, надлежност, явна грешка);
б)
въздействието, което отказът от събиране би имал върху дейността на Общностите и техните финансови интереси (размер на сумата, риск от създаване на прецедент, подкопаване на авторитета на закона).
В зависимост от обстоятелствата по случая разпоредителят с бюджетни кредити може също така да вземе предвид и следните допълнителни критерии:
а)
евентуално нарушаване на конкуренцията, която би било причинено от отказа от събиране;
б)
икономическите и социалните вреди, които биха били причинени от събирането на вземането в пълен размер.
3. Решението за отказ от събиране по член 73, параграф 2 от Финансовия регламент се мотивира и се отнася до добросъвестните усилия за събиране и правните и фактическите основания на отказа. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити се отказва от събиране на вземането в съответствие с процедурата по член 81.
4. Институцията не може да делегира правомощия за отказ от събиране на установено вземане, когато съответната сума:
а)
се равнява на 1 000 000 EUR или повече; или
б)
се равнява на 100 000 EUR или повече, когато това представлява 25 % или повече от установеното вземане.
Под границите, посочени в първото изречение всяка институция разработва във вътрешния си правилник условия и процедура за делегиране на правомощия за отказ от събиране на установено вземане.
5. Всяка институция изпраща на бюджетния орган ежегодно доклад да отказите по параграфи 1-4 при суми в размер на 100 000 EUR или повече. Когато става дума за Комисията, този доклад се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 60, параграф 7 от Финансовия регламент.
Член 88
Анулиране на установено вземане
(Член 73 от Финансовия регламент)
1. При юридическа грешка отговорният разпоредител с бюджетни кредити анулира установеното вземане съгласно членове 80 и 81; анулирането надлежно се мотивира.
2. Всяка институция разработва във вътрешния си правилник условия и процедура за делегиране на правомощия за анулиране на установено вземане.
Член 89
Технически и счетоводни корекции на установено вземане
(Член 73 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити коригира размера на установеното вземане в посока увеличаване или намаляване, когато откриването на фактическа грешка води до промяна в размера му при условие че корекцията не води до загуба на правото на вземане в полза на Общностите. Корекцията се извършва съгласно членове 80 и 81 и надлежно се мотивира.
2. Всяка институция разработва във вътрешния си правилник условия и процедура за делегиране на правомощия за извършване на технически и счетоводни корекции на установено вземане.
ГЛАВА 6
Разходни операции
Член 90
Решение за финансиране
(Член 75 от Финансовия регламент)
Решението за финансиране определя съществените елементи на действие, което предполага разход за сметка на бюджета.
Раздел 1
Поемане на задължение за плащане
Член 91
Глобални и временни задължения
(Член 76, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Глобалното бюджетно задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, което само по себе си предвижда последващо поемане на едно или повече правни задължения, или чрез поемане на едно или повече правни задължения.
Споразуменията за финансиране в областта на финансовата помощ и бюджетната подкрепа, които представляват правни задължения, могат да породят плащания без поемане на други правни задължения.
2. Временното бюджетно задължение се изпълнява чрез поемане на едно или повече индивидуални правни задължения, които пораждат право на последващи плащания или, при случаите на разходи за управление на персонала или комуникационни разходи на институциите за отразяване на актуалните събития на Общностите, пряко чрез плащания.
Член 92
Приемане на глобално бюджетно задължение
(Член 76 от Финансовия регламент)
1. Глобално бюджетно задължение се поема въз основа на решение за финансиране.
Глобално бюджетно задължение се поема най-късно преди решението за избор на бенефициери, а когато става дума за усвояване на бюджетни кредити във връзка с приемането на работна програма по смисъла на член 166 - в най-кратки срокове след приемането на програмата.
2. Когато глобалното поето задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, второто изречение на параграф 1 не се прилага.
Член 93
Отмяна на поети бюджетни задължения, недовели до плащания в рамките на период от три години
(Член 77 от Финансовия регламент)
Бюджетно задължение, чийто размер съответства на правно задължение, по което в рамките на период от три години след подписването на правното задължение не е довело до плащане по смисъла на член 81 от Финансовия регламент, се отменя.
Член 94
Един подпис
(Член 76 от Финансовия регламент)
1. От правилото, че е необходим един подпис за бюджетното задължение и съответстващото му правно задължение, се допускат изключения само в следните случаи:
а)
когато задълженията са временни;
б)
когато глобалните задължения се отнасят до споразумения за финансиране с трети страни;
в)
когато самото решение на институцията представлява правно задължение;
г)
когато глобалният ангажимент се изпълнява чрез поредица от правни задължения, за които отговарят различни оправомощени разпоредители с бюджетни кредити;
д)
когато във връзка със сметките за авансови средства за външни дейности правните задължения следва да бъдат подписани от служител на местните звена по член 254.
2. Ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, подписал бюджетното задължение, отсъства и продължава да отсъства за период, несъвместим със сроковете за поемане на правно задължение, последното се поема от упълномощен служител според приетите от всяка институция правила за заместителство при условие че упълномощеният служител притежава статута на разпоредител с бюджетни кредитисъгласно член 59, параграф 2 от Финансовия регламент.
Член 95
Вписване на индивидуалните правни задължения
(Член 77 от Финансовия регламент)
При глобално бюджетно задължение, последвано от няколко индивидуални правни задължения, отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва в главната книга сумите по последователните индивидуални правни задължения. Отговорният разпоредител с бюджетни кредитипроверява дали общият сбор не надхвърля размера на глобалното задължение, което ги обхваща.
При вписването в главната книга се отразяват препратките към глобалното задължение, срещу което се завеждат индивидуалните задължения.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва сумите по сметките преди да подпише съответното индивидуално правно задължение.
Член 96
Административни разходи, покривани с временни задължения
(Член 76 от Финансовия регламент)
Перата, смятани за обичайни административни разходи, които могат да породят временни задължения, включват следното:
а)
разходи за персонал, независимо дали са обхванати от правилника за персонала или не, за други човешки ресурси, пенсии, както и за възнаграждение на експерти;
б)
разходи във връзка с членовете на институцията;
в)
разходи за обучение;
г)
разходи за конкурси, подбор и назначаване;
д)
командировъчни;
е)
представителни разходи;
ж)
разходи за срещи и събрания;
з)
устни и/или писмени преводачи на свободна практика;
и)
обмен на официални представители;
к)
редовен наем за движимо или недвижимо имущество;
л)
различни застраховки;
м)
почистване и поддръжка;
н)
социални разходи;
о)
използване на далекосъобщителни услуги;
п)
финансови такси;
р)
правни разноски;
с)
обезщетения, включително лихви;
т)
работно оборудване;
у)
вода, газ и електроенергия;
ф)
периодични издания на хартиен носител или в електронен формат.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 97
Утвърждаване и „приемане за плащане“
(Член 79 от Финансовия регламент)
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на разходно-оправдателните документи по смисъла на член 104, която удостоверява правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или работи или въз основа на други документи, които обосновават плащането.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява разходно-оправдателните документи или на своя отговорност удостоверява, че проверката е извършена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, от длъжностно лице или от друг технически компетентен служител, упълномощен с официално решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Решенията за упълномощаване се съхраняват за бъдещи справки.
Член 98
„Приемане за плащане“ на договори за възлагане на обществени поръчки
(Член 79 от Финансовия регламент)
При плащанията, които съответстват на договори за възлагане на обществени поръчки, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално завела представената от изпълнителя фактура;
б)
самите фактури или вътрешните документи към получената фактура имат резолюция „удостоверено за вярност“ и са подписани от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно упълномощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на фактурата са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредитиили на негова отговорност с оглед по-конкретно определяне на дължимата сума и валидността на плащането като погасяване на задължението;
Посочената в буква б) на първото изречение резолюция „удостоверено вярно“ удостоверява, че предвидените по договора за възлагане на обществени поръчки услуги, доставки или работи са надлежно извършени. За доставкате и работите длъжностното лице или друг технически компетентен служител съставят временен приемо-предавателен протокол и впоследствие окончателен такъв при изтичането на гаранционния срок, посочен в договора. Двата протокола се смятат за резолюция „удостоверено вярно“.
Член 99
Приемане за плащане на безвъзмездни средства
(Член 79 от Финансовия регламент)
При плащанията, които съответстват на безвъзмездни средства, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално завела представената от бенефициера заявка за плащане;
б)
самата заявка или вътрешен документ към получената заявка има резолюция „удостоверено вярно“ и е подписана от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно упълномощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити; чрез резолюцията се удостоверява, че действието или работната програма са извършени от бенефициера във всяко отношение съгласно споразумението за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
всички реквизити на заявката за плащане са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с оглед по-конкретно определяне на дължимата сума и валидността на плащането като погасяване на задължението.
Член 100
Приемане за плащане на разходи за персонал
(Член 79 от Финансовия регламент)
При плащанията, които съответстват на разходи за персонал, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че следните оправдателни документи са налице:
а)
по отношение на месечната заплата:
i)
пълна ведомост с всички елементи на възнаграждението;
ii)
формуляр (личен информационен фиш) въз основа на взетите във всеки отделен случай решения за промяна на елемент от възнаграждението и отразяващ промяната;
iii)
при преназначаване или ново назначение - официално заверено копие на решението за преназначаване или назначаване, придружаващо утвърждението за първата заплата;
б)
по отношение на останалите възнаграждения (персонал на почасова или дневна ставка) - справка с подписа на упълномощеното длъжностно лице или друг служител за отработените дни и часове;
в)
по отношение на извънредния труд - справка с подписа на упълномощеното длъжностно лице или друг служител за положения извънреден труд;
г)
по отношение на командировъчните:
i)
заповедта за командироване с подписа на компетентния орган;
ii)
справка, придружена от оправдателната документация, за командировъчните с подписа на командированото длъжностно лице и от висшестоящия административен началник, който е надлежно упълномощен за целта, с данни по-конкретно за мястото на командировката, датите и часовете на отпътуване и пристигане на мястото на командировката, пътните разноски, дневните и останалите надлежно разрешени разходи;
д)
по отношение на другите разходи за персонал: разходно-оправдателната документация във връзка с решението, на което се основава разходът с всички подробности за изчислението му.
Член 101
Материален носител на резолюцията „прието за плащане“
(Член 79 от Финансовия регламент)
Когато системата не е компютъризирана, резолюцията „прието за плащане“ е под формата на печат с подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, длъжностното лице или друг технически компетентен служител, упълномощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредитисъгласно член 97. Когато системата е компютъризирана, резолюцията „прието за плащане“ е под формата на утвърждаване посредством личната парола на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, длъжностното лице или друг технически компетентен служител, упълномощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на плащане
Член 102
Проверка на плащанията от разпоредителя с бюджетни кредити
(Член 80 от Финансовия регламент)
При съставянето на платежното нареждане разпоредителят с бюджетни кредитисе уверява, че:
а)
платежното нареждане е надлежно издадено, което означава, че предварително е взето решение за утвърждаване с резолюция „прието за плащане“, данните за бенефициера са верни и сумата е дължима;
б)
платежното нареждане съответства на бюджетното задължение, срещу което е заведено;
в)
разходът е отнесен правилно към съответния бюджетен ред;
г)
има налични бюджетни кредити.
Член 103
Задължителни реквизити на платежните нареждания и предаването им на счетоводителя
(Член 80 от Финансовия регламент)
1. Платежното нареждане съдържа:
а)
финансовата година, за която се отнася разходът;
б)
приложимата бюджетна статия или съответен подраздел на бюджета;
в)
позоваване на правното задължение, породило правото на вземане;
г)
позоваване на бюджетното задължение, към което е отнесено;
д)
дължимата сума, изразена в еуро;
е)
името, адреса и данните на банковата сметка на бенефициера;
ж)
предмета на разхода;
з)
платежното средство;
и)
инвентаризиране на активите съгласно член 222.
2. Платежното нареждане се датира и подписва от отговорния разпоредитал с бюджетни кредитии се предава на счетоводителя.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 104
Разходно-оправдателни документи
(Член 81 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране, включително при разделянето му на няколко плащания, се изплаща или въз основа на договор, споразумение или основен акт, или въз основа на разходно-оправдателни документи, които дават възможност за проверка на съответствието на финансираните действия с условията на съответния договор или споразумение. Междинните или окончателни плащания се основават на разходно-оправдателни документи, които дават възможност за проверка на съответствието на финансираните действия с условията на договора или споразумението, сключено с бенефициера, или с основния акт.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити установява съгласно принципа на добро финансово управление характера на посочената в параграф 1 разходно-оправдателни документи в съответствие с основния акт и сключените с бенефициера договори или споразумения. Междинните и окончателните доклади за техническото и финансово изпълнение представляват разходно-оправдателни документи по смисъла на параграф 1.
3. Разходно-оправдателната документация се съхранява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно членове 48 и 49.
Член 105
Завеждане на предварителното финансиране и междинните плащания
(Член 81 от Финансовия регламент)
1. Целта на предварителното финансиране е да осигури на бенефициера оборотни средства. То може да бъде разделено на отделни плащания.
2. Целта на междинното плащане, което може да бъде повторено, е да възстанови извършени от бенефициера разходи, въз основа на отчет за разходите, по време на изпълнението на дейността. То може изцяло или частично да приключи предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
3. Пълното изплащане на разхода се извършва или под формата на окончателно плащане, което е еднократно и приключва всички предходни плащания, или на нареждане за събиране.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 106
Срокове за плащане и наказателни лихви
(Член 83 от Финансовия регламент)
1. Дължимите суми се изплащат в срок от 45 календарни дни след датата, на която допустима заявка за плащане се завежда от упълномощения отдел на отговорния разпоредител с бюджетни кредити; за дата на плащане се приема датата, на която се дебитира сметката на институцията.
Заявката за плащане е недопустима, ако не е изпълнено някое от съществените изисквания.
2. Посоченият в параграф 1 срок за плащане е 30 календарни дни за плащанията във връзка с поръчки за услуги или доставки, освен ако договорът не предвижда друго.
3. При договорите или споразуменията, по които плащането зависи от одобряването на отчет, посочените в параграфи 1 и 2 срокове за плащане започват да текат от момента на одобряване на съответния отчет, експлицитно с изрично уведомяване на бенефициера,, или по подразбиране поради изтичането на срока за одобряване съгласно договора, без той да е бил замразяван чрез официален документ, изпратен до бенефициера.
Срокът за одобряване не може да надхвърля:
а)
20 календарни дни за обикновени договори за доставка на стоки и услуги;
б)
45 календарни дни за останалите договори и за споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
60 календарни дни за договори, които включват технически услуги, чиято оценка е особено сложна.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да суспендира срока за плащане, като информира кредиторите по всяко време в срока по параграф 1, че заявката за плащане не може да бъде изпълнена тъй като сумата не е дължима или поради липса на необходимите разходно-оправдателни документи. Ако до отговорния разпоредител с бюджетни кредити достигне информация, която поставя под съмнение редовността на разход, посочен в дадена заявка за плащане, разпоредителят с бюджетни кредити може да суспендира срока за плащане за целите на по-нататъшно проучване на въпроса, включително чрез проверка на място, за да се увери преди плащането, че разходът действително е редовен. Разпоредителят с бюджетни кредити уведомява съответния бенефициер колкото е възможно по-скоро.
Времето от останалата част на срока за плащане започва да тече отново от датата, на която първоначално е заведена правилно формулираната заявка за плащане.
5. При изтичането на сроковете по параграфи 1 и 2 кредиторът има право в двумесечен срок след получаването на просроченото плащане да поиска лихви съгласно следните условия:
а)
лихвените проценти да се равняват на посочените в член 86, параграф 2, изречение първо;
б)
лихвата да е дължима за периода, изминал от календарната дата след изтичането на срока за плащане до деня на плащането.
Първата алинея не се прилага към държавите членки.
ГЛАВА 7
Информационни системи
Член 107
Описание на информационните системи
(Член 84 от Финансовия регламент)
Когато за обработка на операциите по изпълнението на бюджета се използват компютърни системи и подсистеми, се изисква изчерпателно и актуализирано описание на всяка система или подсистема.
Всяко описание определя съдържанието на всички полета с данни и описва как системата третира всяка отделна операция. То отразява подробно как системата гарантира наличието на пълна одиторска следа за всяка операция.
Член 108
Периодично запаметяване
(Член 84 от Финансовия регламент)
Данните в компютърните системи и подсистеми се запаметяват периодично и се съхраняват на сигурно място.
ГЛАВА 8
Вътрешен одитор
Член 109
Назначаване на вътрешен одитор
(Член 85 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава вътрешния си одитор съгласно правилата, съобразени със специфичните ѝ особености и изисквания. Институцията уведомява бюджетния орган за назначаването на вътрешен одитор.
2. Всяка институция определя в зависимост от специфичните си особености и изисквания обхвата на мисията на вътрешния одитор и подробно формулира целите и процедурите за упражняване на вътрешната одиторска функция с оглед на международните стандарти за вътрешен одит.
3. Институцията може да назначи за вътрешен одитор по силата на конкретната им компетентност длъжностно лице или друг служител, подчинен на Правилника за персонала, който следва да бъде гражданин на някоя от държавите членки.
4. Ако две или повече институции назначат един и същ вътрешен одитор, те определят необходимите условия за търсенето на отговорност от него съгласно член 114.
5. Институцията уведомява бюджетния орган, когато се прекратяват задълженията на вътрешния одитор.
Член 110
Ресурси за дейността
(Член 86 от Финансовия регламент)
Институцията обезпечава вътрешния одитор с необходимите му ресурси за правилно изпълнение на одиторската му функция и с устав за мисията, който конкретизира неговите задачи и задължения.
Член 111
Работна програма
(Член 86 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор приема работна програма, която представя пред институцията.
2. Институцията може да поиска от вътрешния одитор да извърши одити, които не са включени в неговата работна програма по параграф 1.
Член 112
Доклади на вътрешния одитор
(Член 86 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор представя на институцията годишен доклад за вътрешния одит съгласно член 86, параграф 3 от Финансовия регламент, в който се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити, направените главни препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
В годишния доклад се посочват и евентуалните системни проблеми, разкрити от специализираната инстанция по член 66, параграф 4 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция решава дали направените в докладите на вътрешния ѝ одитор препоръки са подходящи за обмен на добри практики с останалите институции.
Член 113
Независимост
(Член 87 от Финансовия регламент)
Вътрешният одитор е изцяло независим при изпълнението на своите задължения. Но него не могат да се дават никакви указания, нито може да бъде ограничаван при изпълнението на своите функции, които по силата на назначаването му се възлагат съгласно Финансовия регламент.
Член 114
Отговорност на вътрешния одитор
(Член 87 от Финансовия регламент)
Само институцията в съответствие с разпоредбите на този член може да търси отговорност от вътрешния одитор за неговите действия в качеството му на длъжностно лице или друг служител, подчинен на Правилника за персонала.
Институцията взема мотивирано решение за започване на разследване. Решението се съобщава на заинтересованата страна. Институцията може да възложи разследването под своята пряка отговорност на едно или повече длъжностни лица от степен, която е равна или по-висока от степента на разследвания служител. В хода на разследването се изслушва мнението на заинтересованата страна.
Докладът за разследването се представя на заинтересованата страна, която след това се изслушва от институцията по предмета на доклада.
Въз основа на доклада и изслушванията институцията приема или мотивирано решение за прекратяване на процедурата, или мотивирано решение съгласно членове 22 и 86-89 от Правилника за персонала. Решенията за налагане на дисциплинарни мерки или парични санкции се съобщават на заинтересованата страна и се предоставят за сведение на останалите институции и на Сметната палата.
Заинтересованата страна има право да обжалва това решение пред Съда на Европейските общности съгласно Правилника за персонала.
Член 115
Обжалване пред Съда на Европейските общности
(Член 87 от Финансовия регламент)
Без да се засягат разпоредбите относно начините за обжалване съгласно Правилника за персонала, вътрешният одитор има право да обжалва пряко пред Съда на Европейските общности всеки акт във връзка с изпълнението на своите задължения като вътрешен одитор. Жалбата се подава в тримесечен срок от календарната дата, на която той е уведомен за съответния акт.
Жалбата се разглежда съгласно член 91, параграф 5 от Правилника за персонала.
ДЯЛ V
ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Раздел 1
Обхват и принципи на възлагане
Член 116
Определения и обхват
(Член 88 от Финансовия регламент)
1. Поръчките относно недвижими имоти обхващат покупката, дългосрочното отдаване под наем, лизинга, ползването под наем, ползването под наем с цел покупка, със или без клауза за изкупуване на земя, сгради или други недвижими имоти.
2. Поръчките за доставка обхващат покупката, отдаването под наем, ползването под наем, ползването под наем с цел покупка, със или без клауза за изкупуване на стоки. Освен това доставката на стоки може да включва монтаж, инсталиране и поддръжка.
3. Поръчките за извършване на строителни работи обхващат или изпълнението, или проектирането и изпълнението на трудова дейност или осъществяването чрез всякакви средства на дейности в съответствие с изискванията на възложителя. Понятието „изработка“ означава резултатът от строителни или благоустройствени работи, които като цяло са достатъчни сами по себе си за изпълнение на икономическа или техническа функция.
4. Поръчкитеза услуги обхващат всички услуги с интелектуален или друг труд с изключение на поръчките за доставка, поръчките за извършване на строителни работи и поръчките относно недвижими имоти. Тези услуги са изброени в приложение IА и IБ на Директива 92/50/ЕИО.на Съвета
5. Поръчките с предмет едновременно стоки и услуги се смятат за поръчки за услуги, когато стойността на съответните услуги надхвърля стойността на предвидените по договора стоки.
6. Понятията „доставчик“, „строителен предприемач“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до три категории стопански субекти - физически и юридически лица, които съответно доставят стоки, извършват определени строителни работи и предоставят услуги. Стопанските субекти, които представят оферти, се наричат „оферентите“. Участниците, към които е отправена покана да участват в ограничена процедура или процедура на договарянепроцедура на договаряне се наричат „кандидати“.
7. Отделите на институциите на Общностите се смятат за възложители.
Член 117
Рамкови договори и конкретни договори
(Член 88 от Финансовия регламент)
1. Рамков договор е договор между възложител и стопански субект, който определя основните условия и ред за поредица от конкретни договори, които могат да бъдат сключени за определен период от време, по-специално по отношение на продължителността, предмета, цените, условията за изпълнение и предвидените количества.
Освен това възложителят може да сключи поредица от рамкови договори, които са отделни договори, но сключени при еднакви условия с еднакво съдържание за различни доставчици на стоки или услуги. Посочените в член 130 тръжни условия определят максималния брой стопански субекти, с които възложителят може да сключва договори.
Срокът на рамковите договори не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи в зависимост по-специално от предмета на договора.
Възложителите нямат право да използват неправомерно рамковите договори или да ги използват по начин, който цели или води до предотвратяване, ограничаване или изкривяване на конкуренцията.
2. Конкретните договори въз основа на посочените в параграф 1 рамкови договори се сключват в съответствие с предвидените в рамковия договор условия и ред.
3. Само конкретните договори, включени по рамков договор, се предшестват от бюджетно задължение.
Раздел 2
Обявяване
Член 118
Обявяване на поръчките, обхванати от директивите за възлагане на обществени поръчки
(Член 90 от Финансовия регламент)
1. Обявяването включва предварително обявление, обявление за поръчка и обявление за сключване на договор.
2. Предварителното обявление е обявлението, чрез което възложителят оповестява предварителните разчети за общата стойността на поръчките по категории услуги или групи стоки, както и съществените характеристики на поръчките за извършване на строителни работи, които възнамерява да възложи през бюджетната година, когато прогнозната стойност е равна на праговете по член 157 или е по-висока от тях.
Предварителното обявление се изпраща на Службата за официални публикации на Европейските общности колкото е възможно по-скоро и не по-късно от 31 март на всяка бюджетна година по отношение на договорите за доставка и за услуги, а по отношение на поръчките за извършване на строителни работи - колкото е възможно по-скоро след решението за одобряване на програмата, касаеща тези поръчки.
3. Обявлението за поръчка е средството, чрез което възложителят обявява намерението си да започне процедура за възлагане на обществена поръчка. То е задължително за договори с разчетна стойност в размер на праговете по член 158, параграф 1, букви а) и в) или над тях.
При откритата процедура обявлението за поръчка конкретизира датата, времето и мястото на заседанието на комисията, което е открито за оферентитеоферентите.
Възложителите, които желаят да организират конкурс, обнародват покана, в която обявяват това свое намерение.
4. Обявлението за сключване на договор съдържа резултатите от процедурата за възлагане на обществена поръчка. При поръчки, чиято стойност е равна или по-висока от праговете по член 158, обявлението за сключване на договор е задължително. То не е задължително за конкретни поръчки, които се сключват въз основа на рамков договор.
Обявлението за сключване на договор се изпраща на Службата за официални публикации на Европейските общности не по-късно от 48 календарни дни след приключване на процедурата, т.е. от датата на подписване на договора.
5. Обявленията се съставят по образец съгласно Директива 2001/78/ЕО.
Член 119
Обявяване на поръчки извън директивите за възлагане на обществени поръчки
(Член 90 от Финансовия регламент)
1. Поръчките на стойност под праговете по членове 157 и 158 и поръчките за услуги съгласно приложение IБ от Директива 92/50/ЕИО на Съвета се обявяват по подходящ начин, за да се осигури конкурсното начало и безпристрастността на процедурата за възлагане на обществени поръчки. Обявяването включва:
а)
ако не е обнародвано обявление за поръчка по член 118, параграф 3, покана за заявяване на интерес за договори със сходен предмет, чиято стойност е най-малко равна на посочената в член 128, параграф 1;
б)
годишно обявяване на списък на изпълнителите с предмета и стойността на възложените поръчки.
2. Списъкът на изпълнителите на поръчки относно недвижими имоти се обнародва всяка година с предмета и стойността на възложените поръчки. Списъкът се изпраща на бюджетния орган; когато става дума за Комисията, списъкът се прилага към резюмето от годишните доклади за дейността съгласно член 60, параграф 7 от Финансовия регламент.
3. Информация за поръчките на стойност най-малко равна на посочената в член 128, параграф 1 се изпращат на Службата за официални публикации на Европейските общности; годишните списъци на изпълнителите се изпращат не по-късно от 31 март на годината след приключването на финансовата година.
Предварителното обявяване и годишното обявяване на списъка на изпълнителите за останалите договори се извършва на страницата в Интернет на институциите; последващото обявяване се извършва най-късно до 31 март следващата финансова година. Допуска се публикуване и в Официален вестник на Европейските общности.
Член 120
Публикуване на обявите
(Член 90 от Финансовия регламент)
1. Службата за официални публикации на Европейските общности обнародва обявите по членове 118 и 119 в Официален вестник на Европейските общности не по-късно от дванадесет календарни дни след тяхното изпращане.
Срокът се съкращава на пет календарни дни за ускорените процедури по член 142 и когато обявленията се съставят и изпращат по електронен път.
2. Възложителите следва да могат да представят доказателства за датата на изпращане.
Член 121
Други форми на обявяване
(Член 90 от Финансовия регламент)
Освен обявяването по членове 118, 119 и 120 поръчките могат да бъдат обявени и по всеки друг начин, особено в електронна форма. Всяко обявление се позовава на обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейските общности, съгласно член 120, ако има такава, и не може да предхожда това обявяване, което е единственото действително.
Обявлението не може да допуска никаква дискриминация по отношение на оферентите или кандидатите, нито да посочва други данни освен съдържащите се в обявлението за поръчка, ако е обнародвано такова.
Раздел 3
Процедури за възлагане
Член 122
Видове процедури за възлагане на обществени поръчки
(Член 91 от Финансовия регламент)
1. Поръчката се възлага чрез обявяване на търг с открита, ограничена или процедура на договаряне след публикуването на обявлението за поръчка или - при процедурата на договаряне - без публикуване на обявление за поръчка и при необходимост - след провеждане на конкурс.
2. Тръжната процедура е открита, когато всички заинтересовани стопански субекти имат право да подадат оферта.
Тръжната процедура е ограничена, когато всички стопански субекти имат право да поискат да участват, но да подадат оферта имат право само кандидатите, които отговарят на критериите за подбор по член 135 и са едновременно поканени за участие в писмена форма от възложителя.
Етапът на подбор може да се повтаря за всяка конкретна поръчка или може да включва съставяне на списък от потенциални кандидати по процедурата съгласно член 128.
3. При процедурата на договаряне възложителите се обръщат по свой избор към оферентите, които отговарят на критериите за подбор по член 135, и договарят условията по поръчката с един или повече от тях.
При процедура на договаряне с обнародвано обявление за поръчка по член 127 възложителите едновременно и писмено отправят покана към избраните кандидати процедура на договаряне.
4. Конкурсите са процедури, които дават възможност на възложителите да получат главно в областта на архитектурата и благоустройството или обработката на данни, планове или проекти, предложени от тръжна комисия след проведен конкурс със или без връчване на награди.
Член 123
Брой на кандидатите в ограничени процедури или процедури на договаряне
(Член 91 от Финансовия регламент)
1. При ограничените тръжни процедури, включително процедурите по член 128, броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, не може да бъдат по-малък от пет при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Възложителят може също така да предвиди максимален брой от двадесет кандидати в зависимост от предмета на договора и въз основа на обективни критерии за подбор, които не допускат дискриминация. В такива случаи кръгът кандидати и критериите се посочват в обявлението за поръчка или в поканата за заявяване на интерес по членове 118 и 119.
Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, следва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
2. При процедурата на договаряне броят на кандидатите, поканени за участие в преговорите, не може да бъде по-малък от трима при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, следва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
Второто изречение не се прилага към поръчките на много малка стойност по член 129, параграф 3.
Член 124
Протичане на процедурата на договаряне
(Член 91 от Финансовия регламент)
Възложителите се договарят с оферентите по подадените оферти, за да ги приспособят към изискванията, посочени в обявлението за поръчка по член 118 или в тръжните условия и евентуалните допълнителни документи, и за да установят най-изгодната оферта.
По време на преговорите възложителите гарантират равнопоставено третиранета на всички оференти.
Член 125
Конкурси
(Член 91 от Финансовия регламент)
1. Заинтересованите от участие в конкурса се уведомяват за правилата за неговото организиране.
Броят на кандидатите, поканени за участие, следва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава тръжна комисия. В нея участват изключително физически лица, които са независими от участниците в конкурса. Когато за участие в конкурса се изисква конкретна професионална квалификация, минимум една трета от членовете на тръжната комисия следва да притежават същата или равностойна квалификация.
Тръжната комисия разполага с независимост при формиране на свое становище, което се приемавъз основа на проекти, подадени от кандидатите анонимно и единствено в светлината на посочените в поканата за участие в конкурса критерии.
3. Предложенията на тръжната комисия въз основа на качествата на всеки проект и нейните бележки се отразяват в протокол, подписан от всички членове на комисията.
Кандидатите запазват анонимността си докато тръжната комисия изрази своето становище.
4. След това възложителят взема решение, в което се посочват името и адресът на избрания кандидат, както и мотивите за избора във връзка с критериите, посочени в поканата за конкурса, особено ако изборът се отклонява от предложенията на тръжната комисия.
Член 126
Прилагане на процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за поръчка
(Член 91 от Финансовия регламент)
1. Възложителите имат право да прилагат процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за поръчка в следните случаи:
а)
когато в отговор на открита или ограничена процедура не са подадени оферти или не са подадени подходящи оферти след приключването на първоначалната процедура при условие че първоначалните условия на поръчката съгласно документите във връзка с поканата за участие в търг по член 130 не са променени съществено;
б)
когато по технически или художествени причини или във връзка със закрилата на изключителни права договорът може да бъде сключен само с определен стопански субект;
в)
доколкото това е наложително когато поради неотложна спешност при извънредни обстоятелства извън контрола на възложителя и заплаха за интересите на Общностите е невъзможно да се спазят сроковете за останалите процедури съгласно членове 140, 141 и 142;
г)
когато след проведен конкурс следва да се възложи поръчка за услуги и в съответствие с приложимите правила тя следва да се сключи класирания на първо място участник или на някои от класираните участници, във втория случай всички класирани участници се канят за водене на преговори;
д)
за допълнителни услуги и извършване на допълнителни работи, които не са включени в първоначалния проект, нито в първоначално сключения договор, но които поради непредвидени обстоятелства извън контрола на възложителя стават необходими за предоставянето на услугите или извършването на строителни работи в съответствие с условията по параграф 2;
е)
за допълнителни поръчки, които представляват повторение на сходни услуги или изработка, възложени на изпълнителя по предишна поръчка от същия възложител при условие че предметът на поръчката съответства на основния проект и първоначалната поръчка е възложена при условията на открита или ограничена процедура;
ж)
при поръчки за доставка:
i)
за допълнителни доставки, чиято цел е или частична подмяна на обичайни доставки или монтажи или разширяване на съществуващи доставки или монтажи, когато евентуалната смяна на доставчика би задължила възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, водещи до несъвместимост или непропорционални технически трудности при експлоатацията и поддръжката, като срокът на такива поръчки не може да надхвърля три години;
ii)
когато стоките се произвеждат единствено за целите на научни изследвания, експерименти или развойна дейност, с изключение на изпитанията за търговска жизнеспособност и производство в големи мащаби за възвръщане на разходите за научната и развойна дейност;
з)
при поръчки за строителство след проучване на местния пазар;
и)
за поръчки на стойност под посочените в член 129, параграф 2 прагове.
2. За допълнителните услуги и строителни работи по параграф 1, буква д) възложителят може да приложи процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за поръчка при условие че поръчката се възлага на изпълнителя по първоначалната такава:
а)
когато допълнителните поръчки не могат да бъдат технически или икономически отделени от основната поръчка без да се причинят сериозни неудобства на възложителя; или
б)
когато услугите и строителните работи, макар и отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното изпълнение.
Брутната стойност на допълнителните поръчки не може да надхвърли 50 % от стойността на първоначалната поръчка.
2. В случаите по параграф 1, буква е) възможността за прилагане на процедура на договаряне се посочва незабавно след обявяването на тръжната процедура за първата поръчка и оценката за общата стойност на допълнителните поръчки се взима предвид при изчисляването на праговете по член 158. Тази процедура може да се прилага само през тригодишния срок след възлагането на първоначалната поръчка.
Член 127
Прилагане на процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за поръчка
(Член 91 от Финансовия регламент)
1. Възложителите имат право да прилагат процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за поръчка в следните случаи:
а)
когато в отговор на открита или ограничена процедура са подадени нередовни или неприемливи оферти по-конкретно по отношение на критериите за подбор и възлагане и след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, посочени всъгласно документите във връзка с поканата за участие в търг по член 130 не са променени съществено;
б)
при поръчки за услуги и строителни работи в изключителни случаи, когато характерът на услугите или строителните работи или свързаните с тях рискове не позволяват предварително определяне на общата цена от оферента;
в)
когато характерът на услугата, особено в случаите на финансови услуги и услуги с интелектуален труд, не позволява условията на поръчката да бъдат определени с достатъчна точност, за да може да бъде възложена поръчка след избор на най-добрата оферта в съответствие с правилата за провеждане на открита или ограничена процедура;
г)
при поръчките за извършване на работа, когато работата е извършена единствено за целите на проучвания, експериментална или развойна дейност, а не с цел осигуряване на печалба или възстановяване на разходи за научни изследвания;
д)
при поръчките за услуги по приложение IБ от Директива 92/50/ЕИО на Съвета при условията, посочени в член 126, параграф 1, точка i).
2. В случаите по параграф 1, буква а) възложителите могат да се въздържат от публикуване на обявление за поръчка, ако в процедурата на договаряне са включени всички оференти, които изпълняват критериите за подбор и които при предишната процедура са подали оферти в съответствие с формалните изисквания на процедурата за възлагане на общественипоръчки.
Член 128
Ограничена процедура с покана за заявяване на интерес
(Член 91 от Финансовия регламент)
1. Поканата за заявяване на интерес представлява средство за предварителен подбор на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти в отговор на бъдещи покани за участие в ограничени процедури за възлагане на поръчки на стойност най-малко 50 000 EUR съгласно условията по членове 126 и 127.
2. Списъкът, който се съставя след поканата за заявяване на интерес, е валиден не повече от три години след датата, на която обявлението по член 119, параграф 1, буква а) се изпраща на Службата за официални публикации на Европейските общности.
Всяка заинтересована страна може да подаде заявление по всяко време в рамките на валидността на списъка с изключение на последните три месеца.
3. Когато се възлага конкретна поръчка, възложителят кани да подадат оферта или всички кандидати от списъка, или част от тях въз основа на обективни критерии за подбор, които не допускат дискриминация и са специфични за съответната поръчка.
Член 129
Поръчки с ниска стойност
(Член 91 от Финансовия регламент)
1. За поръчки на стойност под 50 000 EUR може да се прилага ограничена процедура с най-малко петима кандидати без покана за участие в търг съгласно условията на членове 126 и 127.
2. За поръчки на стойност под 13 800 EUR може да се прилага процедура на договаряне с най-малко трима кандидати.
3. Договори на стойност под 1 050 EUR могат да се сключват въз основа на една оферта при процедура на договаряне.
4. Плащанията от сметки за авансови средства или за разходи във връзка с комуникационни дейности на институциите за отразяване на актуалните събития на Общностите могат да включват само осребряване на фактури без предварително да е била приета оферта, когато разходът е до 200 EUR.
Член 130
Тръжна документация
(Член 92 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация включва като минимум:
а)
покана за представяне на оферти или процедура на договаряне;
б)
приложен набор от тръжни условия, към които се прилагат общите условия за сключване на договори;
в)
образец на договор.
Тръжната документация съдържа позоваване на мерките за известяване по членове 118-121.
2. Поканата за представяне на оферти посочва като минимум:
а)
правилата за подаване и представяне на офертите и по-специално крайната дата и час за подаване, евентуалното изискване за използването на стандартен отговор по образец, необходимата тръжна документация, която включва документи за доказване на финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности съгласно член 135, както и адреса, на който следва да бъдат изпратени;
б)
представянето на оферта предполага приемане на тръжните и общите условия по параграф 1 за съответната оферта и че представянето на оферта обвързва изпълнителя, с когото се сключва договора, за целия срок на неговото изпълнение;
в)
срока, за който офертата е валидна и не може да бъде променяна по никакъв начин;
г)
че се забраняват контактите между възложителя и оферента по време на процедурата освен по изключение в случаите по член 148 и когато се предвижда посещение на място с определени условия за извършване на посещението.
3. Тръжните условия определят като минимум:
а)
критериите за изключване и подбор, които се прилагат към съответната поръчка, освен при ограничените процедури и процедурите на договаряне след предварително публикуване на обявлението по член 127; в такива случаи критериите се посочват единствено в обявлението за поръчка или в поканата за заявяване на интерес;
б)
критериите за класиране и относителното им тегло, ако това не е посочено в обявлението за поръчка;
в)
техническите спецификации по член 131;
г)
минималните изисквания, чиито варианти следва да бъдат изпълнени в процедурите по член 138, параграф 2, съгласно които поръчката се възлага на участника, предложил икономически най-изгодна оферта, когато възложителят не е посочил в обявлението за поръчка, че подобни варианти не се допускат;
д)
указание, че се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите или, при необходимост, Виенската конвенция за дипломатическите или консулските отношения;
е)
доказателствата, позволяващи участие в процедура за възлагане на обществена поръчка съгласно член 159.
4. Договорът по образец определя по-конкретно:
а)
санкциите за неизпълнение на договора;
б)
реквизитите на фактурите или съответните разходно-оправдателни документи съгласно член 98;
в)
приложимото към договора право и компетентния съд за разрешаване на спорове.
5. Възложителите могат да поискат информация от оферента за дела от поръчката, която той възнамерява да възложи на трети страни като подизпълнители, както и за самоличността на подизпълнителите.
Член 131
Технически спецификации
(Член 92 от Финансовия регламент)
1. Техническите спецификации следва да осигуряват равен достъп на кандидатите и оферентите и да не създават неоправдани препятствия в тръжната процедура.
Те определят изискваните характеристики на стоките, услугите, материалите или работата според определеното от възложителя предназначение.
2. Характеристиките по параграф 1 включват:
а)
нивото на качество;
б)
екологичните характеристики;
в)
проектирането с оглед на всички потребности (включително достъпност за лица с увреждания);
г)
равнищата и процедурите за оценка на съответствието;
д)
годността за употреба;
е)
безопасността или габаритите, включително, при доставките, търговското наименование и указания за употреба , както и за всички видове договори - професионалния жаргон, символите, тестовете и методите за тестване, опаковката, маркировката и етикетирането, производствените процедури и методи;
ж)
при поръчките за извършване на строителни работи - процедурите във връзка с гарантирането на качеството и правилата във връзка с проектирането и остойностяването, условията за тестване, проверка и приемане на извършените работи и строителните методи или способи, както и всички останали технически условия, които възложителят може да наложи в съответствие с общи или специални разпоредби във връзка със завършените работи или вложените материали или части.
3. Техническите спецификации се формулират, както следва:
а)
чрез позоваване на европейските стандарти, на европейските технически разрешения или общите технически спесификации, когато има такива, на международните стандарти или други технически справочни материали, създадени от европейските органи по стандартизация или, ако няма такива, на равностойните им национални структури. Всяко позоваване съдържа израза „или равностоен“; или
б)
от гледна точка на техническите или експлоатационни изисквания; те следва да бъдат достатъчно подробни, за да могат оферентите да определят предмета на поръчката, а възложителите да я възложат; или
в)
чрез съчетаване на горепосочените два метода на формулиране.
4. Когато се възползват от възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква а), възложителите нямат право да отхвърлят оферта на основание, че тя не отговаря на спецификациите, ако оферентът или кандидатът докаже удовлетворително за възложителя чрез подходящи кредити, че офертата изпълнява определените условия по равностоен начин.
5. Когато се възползват от възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква б), определени от гледна точка на експлоатацията или функционалните изисквания, възложителите нямат право да отхвърлят оферта, която отговаря на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, на европейско техническо разрешение или общи технически спецификации, на международен стандарт или друг технически справочен материал, създаден от европейски орган по стандартизация, ако посочените спецификации се отнасят към изискваните технически или експлоатационни параметри.
6. Освен в изключителни случаи поради предмета на поръчката, спецификациите не могат да се позовават на конкретен модел или източник, определен процес, търговска марка, патент, тип, определен произход или производство, чиито характер облагодетелства или изключва определени продукти или стопански субекти.
Когато не е възможно да се представи достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на поръчката, позоваването съдържа израза „или равностоен“.
Член 132
Преразглеждане на цените
(Член 92 от Финансовия регламент)
1. В тръжната документация ясно се посочва дали следва да се определи твърда цена, която не подлежи на преразглеждане.
2. В противен случай, в тръжната документация се посочват условията и/или формулите за преразглеждане на цените за срока на договора. В такива случаи възложителите вземат предвид по-специално:
а)
предмета на обществената поръчка и икономическата конюнктура, в рамките на която тя се възлага;
б)
вида задачи и договор и техните срокове;
в)
финансовите си интереси.
Член 133
Административни и имуществени санкции
(Членове 93-96 и член 114 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на предвидените в договора санкции, кандидатите или оферентите и изпълнителите, които виновно са направили декларации с невярно съдържание или тежко са нарушили договорните си задължения по предишни тръжни процедури, се изключват от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Общността, за не повече от две години след установяването на нарушението чрез състезателна процедура с участието на изпълнителя.
Този период може да бъде удължен до три години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от първото.
На оферентите или кандидатите, които виновно са направили декларации с невярно съдържание, също така се налага имуществена санкция в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на поръчката.
На изпълнителите, които тежко са нарушили договорните си задължения, също така се налага имуществена санкция в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на договора за възлагане на обществена поръчка.
Размерът на санкцията може да се увеличи от 4 % до 20 % при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от първото.
2. В случаите по член 93, параграф 1, букви а), в) и г) от Финансовия регламент кандидатите или оферентите се изключват от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Общността, за не повече от две години след установяването на нарушението чрез състезателна процедура с участието на изпълнителя.
В случаите по член 93, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент кандидатите или оферентите се изключват от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Общностите, за най-малко една години и не повече от четири години след датата на уведомяване за решението.
Сроковете могат да бъдат удължени до пет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от първото.
3. Случаите по член 93, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент са следните:
а)
случаи на измама по член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, приета с акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (14);
б)
случаи на корупция по член 3 от Конвенцията за противодействие на корупцията на длъжностни лица от Европейските общности или от държави-членки на Европейския съюз, приета с акт на Съвета от 26 май 1997 г. (15);
в)
случаи на участие в престъпни организации съгласно член 2, параграф 1 от Съвместно действие 98/733/ПВР на Съвета (16);
г)
случаи на изпиране на пари съгласно член 1 от Директива 91/308/ЕИО на Съвета (17).
Член 134
Доказателства
(Член 96 от Финансовия регламент)
1. Възложителят приема като удовлетворително доказателство, че кандидатът или оферентът не се намира в някое от положенията, описани в член 93, параграф 1, букви а), б) или д) от Финансовия регламент, представянето на актуално извлечение от съдебните регистри или, ако няма такова, на актуален равностоен документ, издаден от съдебен или административен орган в страната на произход, удостоверяващ че посочените изисквания са изпълнени.
2. Възложителят приема като удовлетворително доказателство, че кандидатът или оферентът не се намира в някое от положенията, описани в член 93, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент, представянето на актуално удостоверение, издадено от компетентните органи на съответната държава.
Когато в съответната държава не се издава такова удостоверение, то може да бъде заменено от клетвена или, ако няма такава, тържествена декларация от заинтересованото лице пред съдебен или административен орган, нотариус или правоспособен професионален орган в страната на произход.
3. В зависимост от националното законодателство на страната, където е установен кандидатът или оферентът, изброените в параграфи 1 и 2 документи се отнасят до юридическите лица и/или физическите лица, включително, по преценка на възложителя, до всяко лице с представителни, управленски или контролни правомощия във връзка с кандидата или оферента.
Член 135
Критерии за подбор
(Член 97, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят ясни критерии за подбор, които не допускат дискриминация.
2. Към всяка процедура за възлагане на обществени поръчки се прилагат следните критерии за подбор:
а)
допустимост на оферента или кандидата до процедурата след извършване на проверки за възможните основания за изключване по членове 93 и 94 от Финансовия регламент;
б)
критерии за оценка на неговите финансови, икономически, технически и професионални възможности.
Възложителят може да определи минимални равнища за тези възможности, под които кандидати не се допускат.
3. От всеки оферент или кандидат могат да се поискат доказателства за неговата правоспособност според националното законодателство да изпълни предмета на поръчката като: вписване в търговски или професионален регистър, клетвена декларация или удостоверение, членство в определена организация, изрично пълномощно или вписване в регистър по ДДС.
4. В обявлението за поръчка, в поканата за заявяване на интерес или в поканата за представяне на оферта възложителите посочват необходимите документи за проверка на статута и правния капацитет на оферентите или кандидатите.
5. Поисканата от възложителите информация като доказателство за финансовите, икономическите, техническите или професионалните възможности на кандидатите или оферентите не може да излиза извън предмета на поръчката и отчита законните интереси на стопанските субекти по-конкретно по отношение на защитата на техническите и търговските тайни на фирмата.
Член 136
Икономически и финансови възможности
(Член 97, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Доказателство за икономическите и финансовите възможности може да се представи чрез един или повече от следните документи:
а)
подходящи декларации от банки или доказателство за сключена застраховка за обезщетение при професионален риск;
б)
представяне на счетоводни баланси отчети или извлечения от тях най-малко за последните две години, за които сметките са приключени, когато публикуването на балансите се изисква съгласно дружественото право на страната на установяване на стопанския субект;
в)
справка за общия оборот и оборота във връзка с извършените работи, доставки или услуги, посочени в поръчката, за период от не повече от последните три финансови години.
2. Ако по изключителни причини, които възложителят сметне за основателни, оферентът или кандидатът не е в състояние да представи поисканите от възложителя справки, той може да докаже икономическите и финансовите си възможности чрез други кредити, които възложителят приеме за подходящи.
3. Стопанският субект може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други лица, независимо от правния характер на връзките си с тях. В този случай той следва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите кредити за изпълнение предмета на поръчката например чрез представяне на ангажимент от страна на другите лица да предоставят на негово разположение необходимите кредити.
Член 137
Технически и професионални възможности
(Член 97, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Техническите и професионалните възможности на стопанските субекти се оценяват и проверяват в съответствие с разпоредбите на параграфи 2 и 3. При процедури за възлагане на обществена поръчка за доставка, изискваща монтаж и инсталиране, услуги и/или строителни работи, възможностите се оценяват по отношение по конкретно на ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.
2. Доказателство за техническите и професионалните възможности на стопанските субекти може, в зависимост от характера, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или работите, които следва да бъдат извършени, може да се представи въз основа на следните документи:
а)
образователната и професионалната квалификация на доставчика на услуги или изпълнителя и/или на ръководния екип на фирмата и по-конкретно на лицето/лицата, което/които отговарят за предоставянето на услугите или извършването на работите;
б)
списък:
i)
на най-важните предоставени услуги и извършени доставки през последните три години със стойност, дати и обществени или частни бенефициери;
ii)
на извършените работи през последните пет години със стойност, дати и място. Към списъка на най-важните извършени работи се прилагат удостоверения за приемане на изпълнението, в които се декларира, че строителните работи са извършени професионално и изцяло;
в)
описание на техническото оборудване, инструментариума и материалната база, които фирмата ще използва за изпълнение на договора за услуги или извършване на строителни работи;
г)
описание на мерките за осигуряване на качеството на доставките и услугите, както и описание на научноизследователската база на фирмата;
д)
посочване на участващите технически лица или органи, независимо дали пряко принадлежат към фирмата, особено на отговарящите за контрола на качеството;
е)
по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или удостоверения от признати официални институти или служби за контрол на качеството, които удостоверяват съответствието на стоките с действащите спецификации или стандарти;
ж)
справка за средногодишния брой служители и брой ръководни кадри при доставчика на услугите или изпълнителя за последните три години;
з)
обозначаване на дела от поръчката, която доставчикът на услуги възнамерява да възложи на подизпълнители.
Когато услугите или доставките по буква б), точка i) от първото изречение се доставят на възложителя, доказателството за изпълнение е под формата на удостоверения, издадени или парафирани от компетентния орган.
3. Когато услугите или стоките, които ще бъдат доставени, са сложни или, по изключение, се изискват за специфична цел, доказателството за техническите и професионалните възможности може да се осигури чрез проверка от страна на възложителя или от негово име от компетентен официален орган на страната на установяване на доставчика на услуги или стоки със съгласието на този орган. Проверките се отнасят до техническите възможности на доставчика и неговите производствени мощности, както и при необходимост, до научноизследователската му база и мерките за контрол на качеството.
4. Стопанският субект може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други лица, независимо от правния характер на връзките си с тях. В този случай той следва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите средства за изпълнение предмета на поръчката например чрез представяне на ангажимент от страна на другите лица да предоставят на негово разположение необходимите средства.
Член 138
Условия на възлагането на обществена поръчка и критерии
(Член 97, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Договори за възлагане на обществена поръчка се сключват по един от следните два начина:
а)
чрез автоматично определяне на изпълнителя, когато поръчката се възлага на оферент, в чиято оферта при редовност и изпълнение на определените условия се предлага най-ниска цена;
б)
чрез възлагане на изпълнителя, предложил икономически най-изгодна оферта.
2. Икономически най-изгодна е офертата, която предлага най-добро съотношение между цена и качество, като взема предвид оправдани от предмета на поръчката критерии като например посочена цена, технически предимства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, текущи разходи, рентабилност, срокове на изпълнение или доставка, следпродажбено обслужване и техническа помощ.
3. В обявлението за поръчка или в тръжните условия възложителят посочва каква относителна тежест ще притежава всеки отделен критерий за определяне на икономически най-изгодната оферта.
Относителната тежест на цената спрямо останалите критерии не бива да води до неутрализиране на цената при избора на изпълнител.
Ако, по изключение, претеглянето е технически невъзможно, особено с оглед на предмета на поръчката, възложителят само подрежда в низходящ ред по важност приложимите критерии.
Член 139
Оферти с необичайно ниска стойност
(Член 97, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Ако за дадена поръчка офертите изглеждат с необичайно ниска стойност, възложителят преди да ги отхвърли единствено на това основание отправя искане в писмена форма за представяне на подробности каквито сметне за необходими във връзка със съставните елементи на офертата, и проверява елементите след изслушване на страните, като взема предвид представените обяснения.
Възложителят може по-конкретно да вземе предвид обясненията във връзка със:
а)
икономическите аспекти на производствения процес, на предоставянето на услугите или строителния метод;
б)
избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на оферента;
в)
оригиналността на офертата.
2. Когато установи, че офертата е с необичайно ниска стойност в резултат на предоставена държавна помощ, възложителят може да отхвърли офертата единствено на това основание, ако оферентът не е в състояние да докаже в разумен срок, определен от възложителя, че съответната помощ е предоставена окончателно и в съответствие с процедурите и решенията, посочени в общностната регламентация относно държавните помощи.
Член 140
Срок за получаване на офертите и заявките за участие
(Член 98, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Срокът за получаване на офертите и заявките за участие, определен в календарни дни от възложителя, е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и подходящ период за подготовка и участие в търгте, като отчита по-конкретно сложността на поръчката или необходимостта от посещение на мястото или консултация на място на приложената към тръжните условия документация.
2. При откритите процедури срокът за получаване на офертите е не по-кратък от 52 дни от датата на изпращане на обявлението за поръчка.
3. При ограничените процедури и процедурите на договаряне, когато обявлението за поръчка се обнародва, срокът за получаване на заявките за участие е не по-кратък от 37 дни от датата на изпращане на обявлението за поръчка.
При ограничените процедури за възлагане на поръчка на стойност над праговете по член 158 срокът за получаване на офертите е не по-кратък от 40 дни от датата на изпращане на поканата за участие в търг.
При ограничените процедури по член 128 срокът за получаване на офертите е не по-кратък от 21 дни след датата на изпращане на поканата за участие в търг.
4. Когато възложителите съгласно член 118 изпращат за публикуване предварително обявление, съдържащо цялата необходима информация, която трябва да бъде включена в обявлението за поръчка не по-малко от 52 дни и не повече от 12 месеца преди датата на изпращане на обявлението за поръчка, срокът за получаване на офертите по принцип може да се съкрати на 36 дни, но при никакви обстоятелства не може да бъде по-малко от 22 дни след датата на изпращане на обявлението за поръчка при откритите процедури или може да бъде съкратен на 26 дни от датата на изпращане на поканата за участие в търг при ограничените процедури.
Член 141
Срокове за достъп до тръжната документация
(Член 98, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. При условие че заявката е направена достатъчно време преди крайния срок за представяне на оферти, тръжната документация се изпраща в срок от шест календарни дни от датата на получаване на заявката на всички стопански субекти, подали заявка за получаване на тръжните условия или заявили интерес за представяне на оферта.
2. При условие че е поискана своевременно, всяка допълнителна информация във връзка с тръжните условиясе предоставя едновременно на всички стопански субекти, подали заявка за получаване на тръжните условия или заявили интерес за представяне на оферта не по-късно от шест дни преди крайния срок за получаване на офертите или когато заявките за информация са получени по-малко от осем дни преди крайния срок за участие в търгте, във възможно най-кратък срок след получаване на заявката.
3. Ако по някакви причини тръжната документация или информация не могат да бъдат предоставени в сроковете по параграфи 1 и 2 или когато офертите могат да бъдат направени само след посещение на мястото или консултация на място на приложените към тръжните условия документи, срокът за получаване на оферти по член 140 се удължава, за да даде възможност на всички стопански субекти да се запознаят с необходимата информация за изготвяне на офертите при условията на член 240. Удължаването се обявява по подходящ начин в съответствие с разпоредбите на членове 118-121.
4. Ако тръжната документация е свободно, изцяло и пряко достъпна по електронен път, обявлението за поръчка по член 118, параграф 3 посочва адрес в Интернет, на който тя може да бъде прегледана.
В такива случаи цялата допълнителна документация и информация също се предоставя свободно, изцяло и пряко непосредствено след предоставянето ѝ на всички стопански субекти, подали заявка за получаване на тръжните условия или заявили интерес за представяненаоферта.
Член 142
Срокове при неотложни случаи
(Член 98, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Когато надлежно мотивирана неотложност прави невъзможно спазването на сроковете по член 140, параграф 3, възложителите могат да определят следните срокове, изразени в календарни дни:
а)
срок за получаване на заявки за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата на изпращането на обявлението за поръчка;
б)
срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращането на поканата за участие в търг.
2. При условие че е поискана своевременно, всяка допълнителна информация във връзка с тръжните условия се предоставя на всички кандидати не по-късно от четири дни преди крайния срок за получаване на офертите.
Член 143
Методи на комуникация
(Член 98, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Заявките за участие се подават по пощата, по факс или по електронен път; заявките, подадени по факс или електронен път се потвърждават по пощата преди изтичането на сроковете по членове 140 и 251.
2. Оферентите могат да представят оферти:
а)
по пощата, като за целта в тръжната документация се определя крайният срок за подаване по пощата с препоръчано писмо, чието спазване се доказва с пощенското клеймо; или
б)
чрез депозиране лично в институцията от оферента или негов представител, включително по куриерска поща; за тази цел в тръжната документация се посочва освен информацията по член 130, параграф 2, буква а) и отдела, в който се представят офертите срещу разписка с подпис и дата.
3. С оглед на запазването на тайната и избягването на затрудненията при изпращането на офертите по пощата поканата за достъп до тръжната документация съдържа следния текст:
„Офертите се подават в запечатан плик, който на свои ред е поставен в друг запечатан плик. На вътрешния плик се отбелязват наименованието на отдела, до който съгласно поканата за участие в търг е адресиран пликът, както и думите Покана за участие в търг - да не се отваря от пощенските служби.“„Ако се използват самозалепващи се пликове, те следва да бъдат запечатани с лепенка и подателят следва да се подпише през лепенката.“
Член 144
Тръжни гаранции
(Член 98, параграф 2 от Финансовия регламент)
Възложителят може да поиска гаранция за участие в тръжната процедура, която се предоставя съгласно член 150 и представлява 1 % до 2 % от общата стойност на договора.
Тръжната гаранция се освобождава, когато бъде сключен договорът за обществената поръчка. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.
Член 145
Отваряне на офертите и заявките за участие
(Член 98, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Отварят се всички заявки за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 143, параграфи 1 и 2.
2. Когато стойността на поръчката е над праговете по член 129, параграф 2, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия, която отваря офертите.
Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни структури на съответната институция без йерархична връзка помежду си. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат изискванията по член 52 от Финансовия регламент.
При представителството и местните звена по член 252, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни структури без йерархична връзка помежду си.
3. Документите се парафират от един или повече членове на комисията за отваряне на офертите, за да се докажат датата и часът на изпращане на офертата.
Парафират се също така:
а)
или всяка страница от офертата; или
б)
заглавната страница и страниците, които съдържат финансова информация във всяка оферта; целостта на първоначалната оферта се гарантира чрез съответните средства, използвани от отдел, който е независим от финансовия отдел, с изключение на случаите, посочени в третото изречение на параграф 2.
При автоматично определяне на изпълнител на обществена поръчка съгласно разпоредбите на член 138, параграф 1, буква а), посочените в офертите цени, които отговарят на изискванията, се обявяват публично.
Членовете на комисията подписват протокол за отварянето на получените оферти, в който се посочва кои оферти отговарят на изискванията и кои не, както и се определят основанията, на които офертите са отхвърлени на неизпълнение на изискванията, чрез позоваване на методите за участие в търг по член 143.
Член 146
Комисия за оценка на офертите и заявките за участие
(Член 98, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Всички заявки за участие и оферти, които са обявени за изпълнили изискванията, се оценяват и класират от комисия за оценка въз основа на предварително обявените критерии за изключване, подбор и определяне на победител.
Комисията се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да даде консултативно становище по поръчките на стойност над посочените в член 129, параграф 2 прагове.
2. Комисията за оценка на офертите и заявките се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни структури на съответната институция без йерархична връзка помежду си. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат изискванията по член 52 от Финансовия регламент.
При представителството и местните звена по член 254, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни структури без йерархична връзка помежду си.
Комисията за оценка на офертите и заявките може да има същия състав, както комисията за отваряне на офертите и заявките.
3. Заявките за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация или на посочените в нея специфични изисквания, се отстраняват.
Комисията за оценка на офертите и заявките обаче може да поиска от кандидатите или оферентите да представят допълнителни материали или да пояснят документацията, представена допълнително във връзка с критериите за изключване и подбор в определен от нея срок.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 139 от този Регламент комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.
Член 147
Резултати от оценката
(Членове 99 и 100 от Финансовия регламент)
1. За оценката и класирането на заявките за участие и офертите, които са обявени за изпълнили изискванията, се съставя протокол с дата на съставяне. Той се подписва от всички членове на комисията за оценка. Протоколът се съхранява за бъдещи справки.
2. Протоколът има следното минимално съдържание:
а)
името и адреса на възложителя, както и предмета и стойността на поръчката или рамковия договор;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за проверка кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на предложените кандидати или изпълнители и основанията за избора, както и относителния дял на поръчката или рамковия договор, който изпълнителят възнамерява да възложи на подизпълнители, ако това е известно.
3. След това възложителят взема решение, което има следното минимално съдържание:
а)
името и адреса на възложителя, както и предмета и стойността на поръчката или рамковия договор;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за проверка кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на избраните кандидати или изпълнители и основанията за избора чрез позоваване на предварително обявените критерии за подбор и определяне на изпълнител, както и относителния дял на поръчката или рамковия договор, който изпълнителят възнамерява да възложи на подизпълнители, ако това е известно;
е)
при процедура на договаряне - обстоятелствата по членове 126, 127, 242, 244, 246 и 247, които мотивират нейното прилагане;
ж)
при необходимост основанията, на които възложителят взема решение да не възложи обществена поръчка.
Член 148
Контакти между възложителите и оферентите
(Член 99 от Финансовия регламент)
1. Между възложителите и оферентите могат да се осъществяват контакти по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка по изключение при условията, посочени в параграфи 2 и 3.
2. Преди крайния срок за участие в търгте по отношение на допълнителната документация и информация по член 141 възложителят може:
а)
по инициатива на оферентите да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички оференти, които са поискали тръжните условия;
б)
по собствена инициатива при откриване на грешка, неточност, пропуск или друг технически недостатък в текста на обявлението за поръчка, поканата за участие в търг или тръжните условия да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин идентичен на този, използван при обявяването на поканата за участие в търг.
3. Ако след отварянето на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, възложителят може да установи контакт с оферента, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.
4. При всеки контакт се съставя паметна записка за сведение.
Член 149
Информиране на кандидатите и оферентитеоферентите
(Член 100, параграф 2 и член 101 от Финансовия регламент)
1. Възложителите информират във възможно най-кратък срок кандидатите и оферентите за взетите решения във връзка с възлагането на обществена поръчка, включително за основанията за евентуално решение да не се възлага поръчка, за която е проведена тръжна процедура, или процедурата да се започне отначало.
2. В срок от не повече от 15 календарни дни след датата на получаване на писмена молба, възложителят съобщава информацията по член 100, параграф 2 от Финансовия регламент.
Раздел 4
Гаранции и контрол
Член 150
Предварителни гаранции
(Член 102 от Финансовия регламент)
1. Когато от доставчиците, изпълнителите или доставчиците на услуги се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя следва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното изпълнение.
2. Гаранцията се представя от банка или правоспособна финансова институция. Тя може да се замени от гаранция, дадена лично и солидарно от трета страна.
Гаранцията се представя в еуро.
Според нея банката или финансовата институция или третата страна поема неотменимо солидарно задължение да обезпечи задълженията на изпълнителя или да действа като пръв гарант за изпълнението.
Член 151
Гаранции за изпълнението
(Член 102 от Финансовия регламент)
1. При условията на член 250 разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението в съответствие обичайните търговски условия по поръчки за доставка на стоки и услуги и в съответствие със специалните тръжни условия по поръчките за извършване на строителни работи.
Гаранцията е задължително над 345 000 EUR при поръчки за извършване на строителни работи.
2. Гаранцията в размер до 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване.
Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или работите.
3. Гаранциите се освобождават съгласно условията по договора, освен ако поръчката не е изпълнена или е изпълнена неправилно или със закъснение. В такива случаи се удържа част от гаранцията пропорционално на тежестта на нанесените вреди.
Член 152
Гаранции за предварително финансиране
(Член 102 от Финансовия регламент)
В замяна на изплащането на предварително финансиране на стойност над 150 000 EUR се изисква гаранция.
Гаранцията се освобождава при изплзщането на предварителното финансиране чрез приспадане от междинните или окончателните плащания, извършени в полза на изпълнителя съгласно условията по договора.
Член 153
Замразяване при допуснати грешки или нередности
(Член 103 от Финансовия регламент)
1. Замразяването на договорите по член 103 от Финансовия регламент има за цел да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок.
2. „Съществена грешка“ или „нередност“ означава всяко нарушение на клауза в договора или нормативна разпоредба в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини щети на бюджета на Общностите.
ГЛАВА 2
Приложими рза обществени поръчки, възлагани от институциите на Общностите за тяхна собствена сметка
Член 154
Установяване на подходящо равнище за изчисляване на праговете
(Член 104 от Финансовия регламент)
Всеки оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредитив съответната институция преценява дали са достигнати праговете по член 105 от Финансовия регламент.
Член 155
Отделни поръчки и поръчки, разделени на лотове
(Член 105 от Финансовия регламент)
1. Разчетната стойност на дадена поръчка не може да се определя с оглед на избягването на изискванията по настоящия регламент, нито поръчките могат да бъдат разделяни за същите цели.
2. Когато предметът на поръчка за услуги или извършване на строителни работи се разделя на няколко лота, като всеки от тях е предмет на отделен договор, стойността на всеки лот се взема предвид при общата оценка на приложимия праг.
Когато общата стойност на лотовете е равна на праговете по член 158 или е по-висока от тях, към всеки от лотовете се прилагат разпоредбите на член 90, параграф 1 и член 91, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент, с изключение на лотовете с разчетна стойност равна на 80 000 EUR или под тази сума при поръчките за услуги или 1 000 000 EUR при поръчките за извършване на строителни работи при условие ще съвкупната сума на лотовете не надхвърля 20 % от съвкупната стойност на всички лотове, включени в съответната поръчка.
3. Когато планираната покупка на стандартни стоки може да доведе до едновременни договори на отделни лотове, разчетната стойност на всички лотове се взема като основа за определяне на приложимия праг.
Член 156
Организация на определянето на разчетната стойност при някои поръчки
(Член 105 от Финансовия регламент)
1. За целите на изчисляването на разчетната стойност на дадена поръчка възложителят включва общата разчетна стойност на възнаграждението на изпълнителя.
Когато при дадена поръчка са възможни различни варианти, основата за изчислението е максимално допустимата сума, включително при използването на различните варианти.
2. При поръчките за услуги се вземат предвид:
а)
при застрахователни услуги - дължимата премия;
б)
при банкови или финансови услуги - таксите, комисионните, лихвите и останалите видове възнаграждения;
в)
при поръчките за проектиране - хонорарите, наградите или дължимите комисионни.
3. При поръчките за услуги, които не конкретизират общата цена, или при договорите за доставка на стоки за ползванепод наем или наемане с цел покупка стойността, която се взема като основа за изчисляване на разчетната стойност, представлява:
а)
при поръчки с определен срок:
i)
когато срокът е 48 месеца или по-малко при поръчките за услуги или 12 месеца или по-малко при поръчките за доставка - общата договорена стойност за целия срок;
ii)
когато срокът е над 12 месеца при поръчките за доставка - общата стойност, включително разчетната остатъчна стойност;
б)
при поръчки без определен срок или - при поръчките за услуги - поръчки със срок над 48 месеца - месечната стойност, умножена по 48.
4. При поръчки за услуги или доставка, които се възлагат периодично или се подновяват на определен период, стойността на поръчката се определя въз основа на:
а)
или фактическите брутни разходи по сходни договори, сключени за същата категория услуги или стоки, сключени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор; или
б)
разчетните брутни разходи по последователно сключени договори през 12-те месеца след предоставянето на първата услуга, първата доставка или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.
5. При поръчките за извършване на строителни работи се взема предвид не само стойността на предвидените работи, но и разчетната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които изпълнителят получава от възложителя.
Член 157
Прагове при предварителните обявления
(Член 105 от Финансовия регламент)
Праговете по член 118 за публикуване на предварително обявление са както следва:
а)
750 000 EUR при поръчки за доставка и услуги, включени в списъка на приложение IА към Директива 92/50/ЕИО;
б)
6 242 028 EUR при поръчки за извършване на строителни работи.
Член 158
Прагове за прилагане на процедурите, предвидени в директивите за възлагане на обществени поръчки
(Член 105 от Финансовия регламент)
1. Праговете по член 105 от Финансовия регламент са, както следва:
а)
162 293 EUR при договори за доставка и услуги, включени в списъка на приложение IА към Директива 92/50/ЕИО с изключение на договорите за научна и развойна дейност, включени в списъка по категория 8 от това приложение;
б)
200 000 EUR при поръчки за услуги, включени в списъка на приложение IБ към Директива 92/50/ЕИО с изключение на поръчките за научна и развойна дейност, включени в списъка по категория 8 от приложение IА към този Регламент;
в)
6 242 028 EUR при поръчки за извършване на строителни работи.
2. Сроковете по член 105 от Финансовия регламент са посочените в член 140, 141 и 142.
Член 159
Доказателства позволяващи участие в процедура за възлагане на обществена поръчка
(Членове 106 и 107 от Финансовия регламент)
Тръжните условия изискват от оферентите да посочат в коя държава се намира тяхното седалище или място на установяване и да представят съответните доказателства, които са обичайно приемливи съгласно националното им законодателство.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА
ГЛАВА 1
Обхват
Член 160
Обхват
(Член 108 от Финансовия регламент)
1. Процедурата за предоставяне на безвъзмездни средства и сключване на споразумения от Комисията с органите по член 54 от Финансовия регламент по отношение на съфинансирането на техните разходи за дейността и за предоставяне на оперативни кредити, които те са оправомощени да управляват, както и с бенефициерите по финансовите споразумения съгласно член 166 от посочения Регламент, е извън приложното поле на разпоредбите на този дял.
От друга страна, безвъзмездните средства, предоставени от тези бенефициери съгласно посочените споразумения, се регламентират от този дял.
2. Разпоредбите на този дял са приложими и към:
а)
икономическата полза, произтичаща от лихвената субсидия по определени кредити;
б)
капиталовото участие с изключение на това в полза на международни финансови институции като Европейската банка за възстановяване и развитие (ЕБВР) и безвъзмездните средства, които са възстановяеми при определени обстоятелства.
3. Вноските, които Общностите плащат като членски внос в организациите, в които членуват, са извън приложното поле на този дял.
Член 161
Действия, за които могат да се получават безвъзмездни средства
(Член 108 от Финансовия регламент)
Действията, за които могат да се получават безвъзмездни средства по смисъла на член 108 от Финансовия регламент, следва да бъдат ясно определени.
Не се допуска разделяне на действия, за да се избегне прилагането на правилата за финансиране съгласно този Регламент.
Член 162
Органи които преследват цел от общ европейски интерес
(Член 108 от Финансовия регламент)
Орган, който преследва цел от общ европейски интерес е:
а)
европейски орган в областта на образованието, обучението, информацията или изследването и изучаването на европейските политики или европейски орган по стандартизация; или
б)
европейска мрежа, която представлява неправителствени организации с идеална цел в държавите членки или страните кандидатки и отстоява принципи и политика, съответстващи на целите на Договорите.
Член 163
Партньорства
(Член 108 от Финансовия регламент)
1. Споразуменията за конкретни безвъзмездни средства могат да се включват в рамкови споразумения за партньорство.
2. Рамково споразумение за партньорство може да се сключи с бенефициер с оглед на установяването на дългосрочно партньорство с Комисията.
Рамковото споразумение определя общите цели, характера на планираните действия като еднократни или част от одобрена годишна работна програма, процедурата за предоставяне на конкретни безвъзмездни средства в съответствие с принципите и процедурните правила по тази част, както и общите права и задължения на всяка от страните по конкретни споразумения.
Продължителността на такива споразумения не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи, продиктувани по-конкретно от предмета на рамковото споразумение.
Разпоредителите с бюджетни кредити не могат неправомерно да се възползват от рамковите споразумения или да ги използват по начин, който според замисъла или резултатите противоречи на принципите на прозрачност или равнопоставено третиране на кандидатите.
3. Рамковите споразумения за партньорство се приемат за безвъзмездни средства за целите на процедурата по тяхното отпускане; към тях се прилагат процедурите за предварително обявяване по член 167.
4. Конкретните безвъзмездни средства по рамковите споразумения за партньорство се отпускат в съответствие с посочените в тях процедури и съгласно принципите, съдържащи се в този дял.
Към тях се прилагат процедурите за предварително обявяване по член 169.
5. От бюджетен ангажимент се предшестват само конкретните споразумения въз основа на рамкови споразумения.
Член 164
Съдържание на споразуменията за безвъзмездни средства
(Член 108 от Финансовия регламент)
1. Споразумението по-конкретно съдържа:
а)
предмета;
б)
бенефициера;
в)
срока, а именно:
i)
датата на влизане в сила и прекратяване;
ii)
началната дата и продължителността на действието или финансираната финансова година;
г)
максимално възможното финансиране под формата на:
i)
максималния размер на безвъзмездните средства; и
ii)
тавана на финансиране на признатите разходи за действието или на одобрената работна програма с изключение на паушалните суми по член 181, параграф 1;
д)
подробно описание на действието или при безвъзмездните средства за дейността - на работната програма, одобрена от разпоредителя с бюджетни кредитиза съответната финансова година;
е)
общите условия, приложими към всички споразумения от същия вид, като определяне на приложимото право, компетентния съд за разрешаване на спорове или приемането от бенефициера на одита от Комисията, OLAF и Сметната палата на Европейските общности, както и на правилата за последващо публикуване по член 169 съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (18). Споразумението може да определя механизмите и сроковете за замразяване съгласно член 183;
ж)
прогнозите за общия бюджет и подробности във връзка с признатите разходи за действието или на одобрената работна програма с изключение на паушалните суми по член 181, параграф 1;
з)
когато изпълнението на действието включва обществена поръчка, принципите по член 184 или правилата за възлагане на обществени поръчки, които бенефициерът е длъжен да спазва;
и)
отговорностите на бенефициера, по-специално с оглед на доброто финансово управление и представянето на отчети за дейността и финансови отчети;
й)
механизмите и сроковете за одобряване на отчетите и за извършване на плащане от страна на Комисията.
2. В случаите по член 163 рамковото споразумение конкретизира информацията, посочена в параграф 1 на настоящия член, букви а), б), в) i), г)ii), е), з), и) и й).
Конкретното споразумение съдържа информацията, посочена в параграф 1, букви а), б), в), г), д) и ж) и при необходимост - точка и) от нея.
3. Изменения към споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства се допускат само в писмена форма чрез допълнителни споразумения. Допълнителните споразумения не могат по замисъл или резултат на променят споразуменията по такъв начин, че да поставят под въпрос решението за отпускане на безвъзмездна помощ или да противоречат на равнопоставеното третиране на кандидатите.
ГЛАВА 2
Принципи за отпускане на безвъзмездни средства
Член 165
Правило за недопускане на печалба
(Член 109, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Предоставената помощ не може по замисъл или резултат да доведе до печалба за бенефициера. Печалбата се определя като:
а)
превес на постъпленията над разходите за съответната дейност, когато се прави заявка за окончателно изплащане на безвъзмездни средстваза определено действие при условията по второто изречение;
б)
положително салдо в оперативния бюджет на орган, който получава безвъзмездни средства за дейността.
Когато действията са конкретно насочени към укрепване на финансовия капацитет на бенефициера в областта на външните дейности, разпределението сред членовете на органа-бенефициер на безвъзмездна помощ за действие на положителното салдо от постъпленията в резултат от неговата дейност, което води до лично обогатяване, също се смята за печалба.
2. Разпоредбите на параграф 1 не се прилагат към стипендии за образование, научни изследвания или обучение за физически лица, към връчени в конкурси награди и към паушалните суми по член 181, параграф 1.
Член 166
Годишно програмиране
(Член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Годишната работна програма за безвъзмездните средства се приема от Комисията. Тя са публикува на страницата в Интернет на Комисията за безвъзмездните средства не по-късно от 31 януари на съответната финансова година.
Работната програма посочва основния акт, целите, графика на поканите за предложения с примерни суми и очакваните резултати.
2. Всички съществени промени в програмата за безвъзмездни средства също се публикуват съгласно параграф 1.
Член 167
Съдържание на поканите за предложения
(Член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Поканите за предложения съдържат:
а)
поставените цели;
б)
критериите за допустимост, подбор и определяне на победител по членове 114 и 115 от Финансовия регламент и съответната оправдателна документация;
в)
механизмите за финансиране от Общностите;
г)
механизмите и крайния срок за подаване на предложенията и евентуалната начална дата на действията, както и планираната дата за приключване на процедурата за отпускане на безвъзмездни средства.
2. Поканите за предложения се публикуват на страницата в Интернет на европейските институции и чрез други подходящи начини, включително Официален вестник на Европейските общности, за да се осигури максимална разгласа сред потенциалните бенефициери.
Член 168
Изключения от поканите за предложения
(Член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за предложения само в следните случаи:
а)
за целите на хуманитарна помощ по смисъла на Регламент № 1257/96 (19) на Съвета и помощ при кризисни ситуации по смисъла на параграф 2;
б)
в други изключителни и надлежно обосновани извънредни ситуации;
в)
на органи, които са в положение на правни или фактически монополи, надлежно мотивирано в решението на Комисията за отпускане на безвъзмездни средства;
г)
на органи, определени в основен акт като бенефициери на безвъзмездни средства.
2. „Кризисни ситуации“ означава за трети държави ситуации, които представляват заплаха за законността и реда, сигурността и безопасността на гражданите с опасност за ескалация във въоръжен конфликт или за дестабилизация на държавата и които сериозно увреждат:
а)
отстояването на общите ценности, основополагащите интереси, независимостта и целостта на Европейския съюз;
б)
сигурността на Европейския съюз, мироопазването и международната сигурност, развитието на международното сътрудничество или развитието и укрепването на демокрацията, върховенството на закона, зачитането на правата на човека и основните свободи по смисъла на член 11 от Договора за Европейския съюз и член 3 от Регламент (ЕО) № 381/2001 на Съвета (20).
Член 169
Последващо обявяване
(Член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Всички безвъзмездни средства, отпуснати през финансовата година, с изключение на стипендиите, отпуснати на физически лица, се публикуват в страницата в Интернет на институциите на Общностите през първата половина на годината след приключването на бюджетната година, през която са отпуснати.
Когато управлението е делегирано на органите по член 54 от Финансовия регламент, следва да се посочи най-малко адреса на страницата, където може да се намери информацията, ако тя не е публикувана пряко на страницата в Интернет на институциите на Общността.
Информацията може също така да се обнародва чрез други подходящи начини, включително Официален вестник на Европейските общности.
2. Със съгласието на бенефициера и в съответствие с член 164, параграф 1, буква е) се публикуват следните данни:
а)
имената и адресите на бенефициерите;
б)
обектът на безвъзмездните средства
в)
размерът на предоставените суми и, с изключение на финансирането с паушални суми по член 181, параграф 1, делът на финансираните разходи за действието или одобрената работна програма.
Задължението по първото изречение може да се отмени, ако публикуването на информацията може да застраши сигурността на бенефициерите или да навреди на техните стопански интереси.
Член 170
Съвместно финансиране
(Член 111 от Финансовия регламент)
Действията могат да се финансират съвместно от отделни бюджетни редове от няколко разпоредители с бюджетни кредити.
Член 171
Обратна сила на управлението на хуманитарни помощи и кризисни ситуации
(Член 112 от Финансовия регламент)
За да се гарантира ефективното извършване на операциите за отпускане на хуманитарни помощи и при кризисни ситуации по смисъла на член 168, параграф 2, разходите на бенефициера преди датата на подаване на заявлениета се признават за финансиране от Общностите само в следните случаи:
а)
когато разходите се отнасят до натрупването на запаси от кандидата, използваеми придействието, за което се отпускат безвъзмездните средства;
б)
по изключение и при надлежно обосновани причини, когато решението за финансиране и споразумението за отпускане на безвъзмездни средства изрично предвиждат това чрез определяне на начална дата за признаване на разходите преди датата на подаване на заявлениета.
Член 172
Външно съфинансиране
(Член 113 от Финансовия регламент)
1. Бенефициерът представя доказателства за осигуреното съфинансиране от собствени ресурси, под формата на финансови трансфери от трети страни или в натурално изражение, с изключение на случаите на финансиране чрез паушални суми по член 181, параграф 1.
2. При надлежно обосновани изключителни случаи разпоредителят с бюджетни кредитиможе да приема съфинансиране в натура. В такива случаи стойността на непаричната вноска не може да надхвърля:
а)
размера на фактически извършените разходи, надлежно удостоверени от счетоводна документация;
б)
или общоприетите разходи на съответния пазар.
Вноските под формата на недвижимо имущество по член 116, параграф 1 се изключват при изчисляването на размера на съфинансирането.
ГЛАВА 3
Процедура за отпускане на безвъзмездни средства
Член 173
Заявления за финансиране
(Член 114 от Финансовия регламент)
1. Заявления се подават по образеца, разпространен от отговорните разпоредители с бюджетни кредитии в съответствие с критериите, посочени в основния акт и в поканата за предложения.
2. Заявлението посочва, че кандидатът съществува като юридическо лице и притежава финансов и оперативен капацитет да извърши предложеното действие или да изпълни работната програма при условията на член 176, параграф 4.
За целта разпоредителят с бюджетни кредити изисква от потенциалните бенефициери клетвена декларация за тяхното състояние. Към заявлението се прилагат също отчета за приходите и разходите, счетоводния баланс за последната приключена финансова година, както и всякаква друга документация, поискана в поканата за предложения в зависимост от анализа на управленските рискове, извършен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Бюджетът за дейността или оперативният бюджет, приложен към заявлението, следва да изравнява приходите и разходите и ясно да посочва разходите, които могат да бъдат признати за финансиране от бюджета на Общностите, с изключение на паушалните суми по член 181, параграф 1.
4. За действия, при които разходите за финансиране надхвърлят 300 000 EUR и за безвъзмездни средства за дейността над 75 000 EUR, заявлениета се придружава от доклад за външен одит, съставен от правоспособен одитор. Докладът посочва, че сметките за последната финансова година са заверени, и оценява финансовата жизнеспособност на кандидата по смисъла на член 176, параграф 2.
Разпоредбите на първото изречение се прилагат само към първата заявление, подадена от даден бенефициер до разпоредител с бюджетни кредити в рамките на една бюджетна година.
При споразумения, които обвързват Комисията с повече от един бенефициер посочените прагове се отнасят до всеки бенефициер поотделно.
При партньорства по член 163 следва да се извърши външен одит за последните две финансови години преди да се сключи рамковото споразумение.
В зависимост от анализа на управленските рискове отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да отмени това задължение за публичноправни органи, средни и висши учебни заведения, международни организации по член 43 и бенефициери, които поемат отговорността лично и солидарно при споразумения за повече от един бенефициер.
5. Заявителят посочва източниците и размера на всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същата финансова година за същото действие или за други действия и обичайна дейност.
Член 174
Доказателства за допустимост на кандидатите
(Член 114 от Финансовия регламент)
Заявителите декларират, че не се намират в някое от положенията по член 93, параграф 1 от Финансовия регламент. В зависимост от анализа на управленските рискове отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска доказателствата по член 134. Заявителите са длъжни да представят тези доказателства, освен ако това е физически невъзможно и фактът се приеме от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 175
Имуществени и административни санкции
(Член 114 от Финансовия регламент)
1. На заявители, направили декларации с невярно съдържание, могат да се налагат имуществени санкции в съответствие с разпоредбите на член 133 пропорционално на стойността на съответните безвъзмездни средства.
На бенефициери, за които е установено, че са допуснали тежко неизпълнение на договорните задължения, могат да се налагат имуществени санкции в съответствие със същите условия.
2. Заявители и бенефициери, които се намират в някое от положенията по членове 93-96 от Финансовия регламент, също така могат да бъдат изключени от безвъзмездните средства и поръчки от Общностите в съответствие с условията по член 133.
Член 176
Критерии за подбор
(Член 115, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Критериите за подбор се обнародват в поканата за предложения и създават възможности за оценка на финансовия и оперативния капацитет на заявителя за изпълнение на предложеното действие или работна програма.
2. Заявителят следва да разполага със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на действието или през годината, за която за отпускат безвъзмездните средства и да участва във финансирането. Заявителят следва да притежава необходимата професионална компетентност и квалификация за извършване на предложеното действие или работна програма, освен ако в основния акт изрично не е предвидено друго.
3. Финансовият и оперативният капацитет се проверяват по-конкретно въз основа на анализ на документацията по член 173.
4. Проверката на финансовия капацитет не се прилага към физически лица стипендианти, към публичноправни органи и към международните организации по член 43.
В случаите на партньорства по член 163 проверката се извършва преди да се сключи рамковото споразумение.
Член 177
Критерии за отпускане на безвъзмездни средства
(Член 115, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се обнародват в поканата да предложения.
2. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства следва да създадат условия за отпускане на безвъзмездни средства за действия, които осигуряват максимална обща ефективност на програмата на Общностите, която те изпълняват, или на органи, чиито работни програми са разработени за постигане на същия резултат. Критериите се определят по такъв начин, че да осигуряват и правилно управление на средствата на Общностите.
Критериите се прилагат по такъв начин, че да позволят подбор на планирани действия или работни програми, за които Комисията може да бъде уверена, че съответстват на целите и приоритетите и гарантират откритостта на финансирането от Общностите.
3. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се определят по такъв начин, че да позволяват последваща оценка.
Член 178
Оценка на заявленияте и отпускане на безвъзмездни средства
(Член 116 от Финансовия регламент)
1. Отговорниятр азпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за оценка на предложенията, освен в случаите на решения на Комисията за конкретна отраслова програма.
Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни структури на съответната институция без йерархична връзка помежду си. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат изискванията по член 52 от Финансовия регламент.
При представителството и местните звена по член 252 и при оправомощените органи по член 160, параграф 1, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни структури без йерархична връзка помежду си.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. Комисията за оценка на предложенията може да поиска от заявителя да представи допълнителни доказателства или да поясни приложената документация за установяване на финансовия и оперативния капацитет в определен от комисията срок.
3. След като приключат своята работа членовете на комисията за оценка на предложенията подписват протокол с всички проверени предложения и оценка на тяхното качество, както и с посочване на предложенията, които могат да бъдат финансирани. При необходимост в протокола се извършва класиране на оценените предложения.
Протоколът се съхранява за справки в бъдеще.
4. След това отговорният азпоредител с бюджетни кредити взема решение, което съдържа най-малко:
а)
предмета и общата сума на решението;
б)
имената на бенефициерите, наименованието на действията, приетите суми и мотивите за избора, включително при разминаване на решението със становището на комисията за оценка на предложенията;
в)
имената на отхвърлените кандидати и мотивите за тяхното отхвърляне.
5. Разпоредбите на параграфи 1-4 не се прилагат към бенефициери или безвъзмездни средства, посочени в основния акт.
Член 179
Информиране на заявителите
(Член 116 от Финансовия регламент)
Заявителите се информират в срок от 15 календарни дни след изпращането на решението за отпускане на безвъзмездни средства на бенефициерите.
ГЛАВА 4
Плащане и контрол
Член 180
Разходно-оправдателни документи при заявки за плащания
(Член 117 от Финансовия регламент)
1. За всяко отпускане на безвъзмездни средства с разделяне на предварителното финансиране, за всяко следващо плащане се изисква усвояване на минимум 70 % от общия размер на предишното предварително финансиране. В подкрепа на всяка заявка за ново плащане се прилага декларация за разноските на бенефициера.
2. Отговорният азпоредител с бюджетни кредити, в подкрепа на всяко плащане въз основа на своя анализ на управленските рискове, може да поиска външен одит на представения отчет от правоспособен одитор. При безвъзмездни средства за действия или безвъзмездни средства за дейността, към заявката за плащане се прилага одиторският доклад. Неговата цел е да удостовери, че представените сметки са верни, надеждни и обосновани с адекватни разходно-оправдателни документи.
Външният одит е задължителен:
а)
при безвъзмездни средства за действия по отношение на следните плащания:
i)
предварително финансиране или междинни плащания в размер над 750 000 EUR за всяка финансова година и за всяко споразумение;
ii)
окончателни плащания в размер над 150 000 EUR;
б)
при безвъзмездни средства за дейността по отношение на плащания в размер над 75 000 EUR за всяка финансова година.
В случаите по букви а) и б) обаче не се изисква одит по отношение на първото плащане в рамките на предварителното финансиране.
В зависимост от анализа на управленските рискове разпоредителят с бюджетни кредитиможе да отмени задължението за одит по отношение на:
а)
публичноправни органи и международните организации по член 43;
б)
бенефициери на безвъзмездни средства във връзка с хуманитарна помощ и управление на кризисни ситуации, освен при окончателни плащания.
При споразумения, които обвързват Комисията с повече от един бенефициер посочените прагове по букви а) и б) на второто изречение се отнасят към всеки бенефициер поотделно.
Член 181
Финансиране чрез паушално плащане
(Член 117 от Финансовия регламент)
1. Освен в случаите на стипендии и награди основният акт може да предвижда финансиране чрез паушално плащане за вноски под 5 000 EUR или използване на скала за единичните разходи.
За да се осигури спазване на принципите на съфинансиране, недопускане на печалба и добро финансово управление, паушалната сума и скалата подлежат на преразглеждане от отговорния разпоредител с бюджетни кредити най-малко веднъж на две години. Сумите се одобряват от Комисията.
2. Споразумението за отпускане на безвъзмездни средства може да допуска паушално плащане:
а)
на режийни разноски на бенефициера в размер до 7 % от общите признати разходи за действието, освен когато бенефициерът получава от бюджета на Общностите безвъзмездни средства за дейността;
б)
на определени командировъчни въз основа на скала за дневните, която се одобрява от Комисията ежегодно.
Таванът по буква а) на първото изречение може да бъде надхвърлен чрез мотивирано решение на Комисията.
Член 182
Предварителни гаранции
(Член 118 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от бенефициера да представи предварителна гаранция, за да ограничи финансовите рискове във връзка с изплащането на предварителното финансиране.
2. Когато предварителното финансиране представлява над 80 % от общия размер на безвъзмездните средства, не се допускат плащания преди бенефициерът да е представил предварителна гаранция подлежаща на оценката и одобрението на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
За неправителствените организации в областта на външните дейности гаранция се изисква по отношение на предварителното финансиране, което надхвърля 1 000 000 EUR или представлява над 90 % от общия размер на безвъзмездните средства.
Гаранцията е валидна за достатъчно дълъг период, за да осигури нейното изпълнение.
3. Гаранцията се предоставя от одобрена банка или финансова институция в някоя от държавите членки.
Гаранцията може да се замени от гаранция, дадена лично и солидарно от трета страна или от съвместна гаранция от бенефициерите на действието, които са страни по едно и също споразумение за отпускане на безвъзмездни средства.
Гаранцията се представя в еуро.
Нейната цел е банката или финансовата институция, третата страна или останалите бенефициери да поемат неотменимо солидарно задължение или да действат като пръв гарант за изпълнението на задълженията на бенефициера по безвъзмезднитесредства.
4. Гаранцията се освобождава при постепенното изплащане на предварителното финансиране чрез междинните или окончателните плащания извършени в полза на бенефициера в съответствие с условията в споразумението за отпускане на безвъзмезднисредства.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити може да отмени задължението по параграф 2 за публичноправни органи и за международните организации по член 43.
Отговорният азпоредител с бюджетни кредити може също така да освободи от задължението бенефициери, сключили рамково споразумение за партньорство по член 163.
Член 183
Замразяване и намаляване на отпусканите безвъзмездни средства
(Член 119 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити замразява плащанията и в зависимост от достигнатия етап на процедурата намалява отпусканите безвъзмездни средства или иска пропорционално възстановяване на средствата от бенефициера или бенефициерите:
а)
когато договореното действие или работната програма не се изпълнява изобщо или не се изпълнява правилно, изцяло и навреме;
б)
когато са изплатени суми над финансовите тавани по споразуменията и по-специално ако договореното действие или работната програма се изпълнява при по-ниски разходи от първоначално предвидените;
в)
когато бюджетът за действието или оперативният бюджет впоследствие отразяват излишък.
2. Плащанията могат също така да се замразят след възникване на съмнения за нарушаване на други клаузи от споразумението. Целта на замразяването е да се осигури време за проверка дали нарушенията в действителност са извършени и при необходимост да се предприемат необходимите мерки.
ГЛАВА 5
Изпълнение
Член 184
Поръчки за изпълнение
(Член 120 от Финансовия регламент)
1. Когато изпълнението на подпомаганите действия изисква сключване на договори за възлагане на обществени поръчки, бенефициерите на безвъзмездните средства сключват договор за възлагане на обществена поръчка с предложилия икономически най-изгодната оферта, т.е. офертата, която предлага най-добро съотношение между цената и качеството в съответствие с принципите на прозрачност и равнопоставено третиране на потенциалните изпълнители, като се полагат необходимите грижи за избягване на конфликт на интереси.
2. За целите на параграф 1 отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от бенефициерите да спазват специални правила, които се определят с оглед на стойността на съответните поръчки, относителния дял на приноса на Общностите във връзка с общите разходи за действието и управленския риск.
В тези случаи правилата се включват в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.
ДЯЛ VII
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 185
Доклад за бюджетното и финансовото управление през годината
(Член 122 от Финансовия регламент)
Докладът за бюджетното и финансовото управление през годината съдържа точно описание на:
а)
постигането на целите за годината в съответствие с принципа на добро финансово управление;
б)
финансовото състояние и събитията със съществено влияние върху дейността през годината.
Член 186
Изключения от счетоводните принципи
(Член 124 от Финансовия регламент)
Когато в конкретен случай счетоводителите смятат, че следва да бъде направено изключение от съдържанието на някой от счетоводните принципи, определени в членове 187-194, изключението следва да бъде надлежно мотивирано и докладвано в приложението към финансовите отчети посочено в член 203.
Член 187
Принцип на действащото предприятие
(Член 124 от Финансовия регламент)
1. Принципът на действащото предприятие означава, че за целите на изготвянето на финансовите отчети институциите и органите по член 185 от Финансовия регламент се смятат за създадени за неопределен срок.
2. Когато има обективни данни, че институция или орган по член 185 от Финансовия регламент ще прекрати своята дейност, счетоводителят посочва тази информация в приложението заедно с мотивите. Счетоводителят прилага счетоводните правила с оглед на определянето на ликвидационната стойност на съответната институция или орган.
Член 188
Принцип на предпазливост
(Член 124 от Финансовия регламент)
Принципът на предпазливост означава, че активите и доходите не се завишават, а пасивите и разходите не се занижават. Принципът на предпазливост обаче не допуска създаване на скрити резерви или необосновани провизии.
Член 189
Принцип на последователност на счетоводните методи
(Член 124 от Финансовия регламент)
1. Принципът на последователност на счетоводните методи означава, че структурата на елементите на финансовите отчети, счетоводните методи и правилата за оценка не могат да се променят от една година за следващата.
2. Счетоводителят на Комисията не може да се отклонява от принципа на последователност на счетоводните методи освен в изключителни случаи и по-конкретно:
а)
при съществена промяна в характера на дейността на субекта;
б)
когато промяната се извършва с оглед на по-правилното представяне на счетоводните операции.
Член 190
Принцип на съпоставимост на информацията
(Член 124 от Финансовия регламент)
1. Принципът на съпоставимост на информацията означава, че за всяка позиция финансовите отчети отразяват и размера на съответната позиция и за предходната година.
2. Когато по силата на параграф 1 представянето или класифицирането на някой от елементите на финансовите отчети се променя, съответните размери за предходната година се правят съпоставими и класифицират отново.
Когато повторна класификация е невъзможна, това обстоятелство се обяснява в приложението по член 203.
Член 191
Принцип на същественост
(Член 124 от Финансовия регламент)
1. Принципът на същественост означава, че всички операции, които имат значение за търсените данни, се вземат предвид във финансовите отчети. Съществеността се оценява по-конкретно по отношение на характера или стойността на сделката.
2. Сделките могат да се представят като общ сбор в следните случаи:
а)
когато сделките са еднакви по характер дори когато стойността им е голяма;
б)
стойността им е пренебрежимо малка;
в)
общият сбор внася яснота във финансовите отчети.
Член 192
Принцип на компенсиране
(Член 124 от Финансовия регламент)
Принципът на компенсиране означава, че вземанията и задълженията не могат да се прихващат едни срещу други, като същото се отнася и за разходите и приходите, освен когато произтичат от една и съща сделка, от сходни сделки или от хеджиране при условие че сами по себе си не са съществени.
Член 193
Принцип на предимство на съдържанието пред формата
(Член 124 от Финансовия регламент)
Принципът на предимство на съдържанието пред формата означава, че счетоводните записи във финансовите отчети се представят според своя икономически характер.
Член 194
Принцип на текущо начисляване
(Член 125 от Финансовия регламент)
1. Принципът на текущо начисляване означава, че сделките и събитията се записват в сметките при тяхното възникване, а не когато се реализира фактическото плащане или събиране.
2. Счетоводните методи съгласно член 133 от Финансовия регламент определят задължаващото събитие за осчетоводяването на всяка операция.
Член 195
Оценка на активите и пасивите
(Член 125 от Финансовия регламент)
1. Активите и пасивите се оценяват по покупна цена или себестойност. Обаче стойността на нефинансовите дълготрайни активи и разходите за учредяване се намаляват с размера на амортизационните отчисления. Освен това, намаляване е възможно и когато стойността на даден актив намалява, а увеличението на стойността на даден пасив може да се покрие от провизиите.
2. Счетоводните правила и методи по член 133 от Финансовия регламент могат да изискват всички елементи или част от тях да бъдат оценявани по стойност, различна от покупната цена.
Член 196
Провизии
(Член 125 от Финансовия регламент)
Провизии се сформират само ако са изпълнени следните условия:
а)
съществува текущо задължение като резултат от минало събитие;
б)
за погасяване на задължението вероятно ще е необходимо да се използват ресурси, които представляват икономически ползи;
в)
може да се направи надеждна оценка на размера на задължението.
Член 197
Структура на счетоводния баланс
(Член 126 от Финансовия регламент)
1. Счетоводният баланс е съставен от различни позиции, класифицирани по заглавия и подзаглавия.
2. Позициите на активите се класифицират по възходящ ред на ликвидност, а тези на пасивите - по възходящ ред на изискуемост.
Член 198
Представяне на счетоводния баланс
(Член 126 от Финансовия регламент)
За целите на представянето на счетоводния баланс счетоводителят използва най-малко следните елементи:
Активи
-
Разходи за учредяване
-
Дълготрайни нематериални активи
-
Дълготрайни материални активи
-
Дългосрочни финансови активи
-
Дебитори: с падеж над една година
-
Материални запаси
-
Дебитори: с падеж до една година
-
Парични средства в брой и парични еквиваленти
-
Предварителни плащания и начислен доход
Пасиви
-
Капитал (съставен от икономическия резултат за годината, пренесения резултат от предходни години и резервите);
-
Провизии
-
Кредитори: с падеж над една година
-
Кредитори: с падеж до една година
-
Начисления и приходи за бъдещи периоди.
Член 199
Отчет за стопанския резултат
(Член 126 от Финансовия регламент)
Отчетът за стопанския резултат отразява класифицираните по вид приходи и разходи за годината.
Член 200
Представяне на отчета за стопанския резулат
(Член 126 от Финансовия регламент)
При представянето на отчета за стопанския резултат счетоводителят прилага като минимум следния формат:
Приходи от дейността
- Разходи за дейността
= Резултат от дейността
+/- Финансов резултат
= Резултат от обичайната дейност
+/- Извънреден резултат
= Годишен резултат
Член 201
Таблица за паричните потоци
(Член 126 от Финансовия регламент)
Таблицата за паричните потоци отразява оборотите в касата.
Касата е съставена от:
а)
касовата наличност;
б)
банкови сметки и депозити, платими при поискване;
в)
други разполагаеми активи, които са високоликвидни и чиято стойност е стабилна.
Член 202
Класификация на паричните потоци
(Член 126 от Финансовия регламент)
1. Таблицата на паричните потоци отразява оборотите в касата с разбивка по оперативни потоци, инвестиционни потоци и финансови потоци.
2. Оперативните парични потоци отразяват оборотите в касата в резултат на обичайната дейност.
3. Инвестиционните парични потоци отразяват оборотите в касата в резултат на придобиването или продажбата на дълготрайни активи.
4. Финансовите парични потоци отразяват оборотите в касата в резултат на сключването или отпускането на заеми и от всякакви други финансови източници.
Член 203
Приложение към финансовите отчети
(Член 126 от Финансовия регламент)
Приложението съгласно член 126 от Финансовия регламент е неразделна част от финансовите отчети. То съдържа най-малко следните данни:
а)
счетоводни принципи, правила и методи;
б)
обяснителни записки с допълнителна информация, която не се съдържа в основния текст на финансовите отчети, но е необходима за съставяне на точна представа;
в)
задбалансови задължения, които съдържат данни за права на вземания и задължения извън счетоводния баланс с потенциално съществено влияние върху активите и пасивите, финансовото състояние или резултатите на съответния субект.
Член 204
Пояснения
(Член 126 от Финансовия регламент)
Поясненията се представят в кореспонденция с позициите във финансовите отчети, към които се отнасят и със същата поредност.
Член 205
Отчет за бюджетния резултат
(Член 127 от Финансовия регламент)
1. Отчетът за бюджетния резултат съдържа:
а)
данни за приходите, включително:
i)
промените в прогнозните бюджетни приходи;
ii)
изпълнението на приходите;
iii)
установените права на вземания;
б)
данни за промените в общия размер на наличните бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
в)
данни за усвояването на общите налични бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
г)
данни за неизпълнените поети задължения, за пренесените от предходната година и за поетите през текущата година задължения.
2. По отношение на данните за приходите се прилага справка с разбивка по държави-членки за размера на вноските в системата на собствените ресурси, които подлежат на събиране към края на финансовата година и за които е издадено нареждане за събиране.
Член 206
Приложение към отчета за бюджетния резултат
(Член 127 от Финансовия регламент)
Приложението към отчета за бюджетния резултат съгласно член 127 от Финансовия регламент съдържа най-малко следните елементи:
а)
информация за бюджетните принципи, видовете бюджетни кредити и устройството на бюджета;
б)
данни за неизпълнените поети задължения;
в)
данни, необходими за изясняването на бюджетния резултат.
ГЛАВА 2
(Глава 3 от Финансовия регламент)
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Счетоводна организация
Член 207
Счетоводна организация
(Член 132 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят на всяка институция и орган съгласно член 185 от Финансовия регламент съставя и съхранява актуализирани документи, които описват организацията на сметките и счетоводните процедури в институцията.
2. При съставянето на финансовите отчети се използва колкото е възможно по-малко извънсчетоводна информация.
3. Бюджетните приходи и разходи се регистрират в компютъризираната система по член 208 според икономическия характер на операцията като текущи или капиталови приходи и разходи.
Член 208
Компютъризирани системи
(Член 132 от Финансовия регламент)
1. Сметките се водят с помощта на интегрирана компютъризирана система.
2. Когато сметките се водят с компютъризирани системи и подсистеми, всяка система и подсистема се описва подробно.
Описанието определя съдържанието на всички полета с данни и разкрива как системата третира отделните операции. В него се посочва как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция и за всяка промяна в компютъризираните системи и подсистеми, така че по всяко време да е възможно проследяване на характера на промените и лицето, което ги е внесло.
Описанието на компютъризираните счетоводни системи и подсистеми разкрива връзките между тези системи и централната счетоводна система, по-специално по отношение на преноса на данни и сверяването на салдата.
3. Достъп до компютъризираните системи и подсистеми имат единствено лицата, включени в списък на потребители с разрешен достъп, който всяка институция съставя и актуализира.
Раздел 2
Счетоводни книги
Член 209
Счетоводни книги
(Член 135 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция и всеки орган съгласно член 185 от Финансовия регламент води регистър, главна книга и инвентаризационен опис.
2. Счетоводните книги се състоят от електронни документи, които се идентифицират от счетоводителя и осигуряват пълни гаранции за доказателствената си сила.
3. Записванията в регистъра се прехвърлят в главната книга, структурирана според сметкоплана по член 212.
4. Регистърът и главната книга могат да се разделят на отделни специални регистри и специални книги според съществуващата необходимост да се изпълнят изискванията.
5. Записванията в специалните регистри и специалните книги се централизират поне веднъж месечно в регистъра и в главната книга.
Член 210
Оборотна ведомост
(Член 135 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 185 от Финансовия регламент съставя оборотна ведомост, която обхваща всички сметки от счетоводната отчетност, включително уравнените през годината, като във всички случаи посочва:
а)
номера на сметката;
б)
описание на сметката;
в)
общо дебит;
г)
общо кредит;
д)
салдото по сметката.
Член 211
Инвентарен опис
(Член 135 от Финансовия регламент)
1. Инвентарният опис е отчет за всички активи, пасиви и задължения от всякакъв вид, като за всяка позиция се посочват количествата и стойността към датата на записването.
2. Данните в инвентарния опис се поддържат и организират по такъв начин, че да обосновават съдържанието на всяка от сметките, включени в оборотната ведомост.
3. По отношение на инвентарния опис на дълготрайните активи се прилагат разпоредбите на членове 220-227.
Раздел 3
Сметкоплан
Член 212
Сметкоплан
(Член 135 от Финансовия регламент)
1. Сметкопланът се приема от счетоводителя на Комисията.
2. Сметкопланът разделя сметките по класове.
Всеки клас може да се подразделя при необходимост на групи или подгрупи.
3. Сметкопланът задължително съдържа най-малко следните класове:
а)
за балансовите сметки:
i)
клас 1: сметки за капитала, провизиите и кредиторите с падеж над една година;
ii)
клас 2: сметки за разходи за учредяване, дълготрайни активи и дебитори с падеж над една година;
iii)
клас 3: сметки за материални запаси;
iv)
клас 4: сметки за дебитори и кредитори с падеж до една година;
v)
клас 5: сметки за финансови средства;
б)
за приходните и разходните сметки:
i)
клас 6: сметки за разходите;
ii)
клас 7: сметки за приходите;
в)
за специалните сметки:
класове 8 и 9: специални сметки;
г)
за задбалансовите операции:
клас 0: задбалансови операции.
4. Съдържанието на всяка сметка и всеки клас и тяхното функциониране се определят в сметкоплана.
Раздел 4
Записване
Член 213
Счетоводни записвания
(Член 135 от Финансовия регламент)
1. Записванията се извършват по метода на двустранното счетоводно записване, при което всеки оборот или изменение по сметките се отразява със записване, осигуряващо равностойност между дебитираната и кредитираната сума по различните сметки, към които се отнася записването.
2. За операция, деноминирана във валута, различна от еурото, се изчислява равностойността в еуро, която се записва в сметките.
Операциите в чуждестранна валута по сметки, които могат да се преоценят, подлежат на преоценка най-малко всеки път, когато сметките се приключват.
Преоценката се извършва по курсовете, посочени в член 8.
Обменните курсове между еурото и други валути при съставянето на счетоводния баланс към 31 декември на година N са курсовете за последния работен ден през година N - 1.
Член 214
Счетоводни архиви
(Член 135 от Финансовия регламент)
Всички счетоводни архиви разкриват произхода, съдържанието и счетоводните реквизити на всички данни, както и позоваване на съответната оправдателна документация.
Член 215
Оправдателна документация
(Член 135 от Финансовия регламент)
1. Всяко записване се основава на оправдателен документ с дата и номер на хартиен носител или на носител, който гарантира надеждността и сигурността на съдържанието му за сроковете, посочени в член 49.
2. Операциите от един и същ вид, извършени на едно и също място и на една и съща дата, могат да се обобщят в единен оправдателен документ.
Член 216
Записване в регистъра
(Член 135 от Финансовия регламент)
Счетоводните операции се записват в регистъра по един от следните методи, които не са взаимно изключващи се:
а)
по дни и по операции;
б)
под формата на месечна справка за общите суми по операциите, при условие че се съхранява цялата документация, която позволява проверка на отделните операции по дни.
Член 217
Заверяване на записванията
(Член 135 от Финансовия регламент)
1. Записванията в регистъра и в инвентарната книга се заверяват като окончателни чрез процедура на заверка, която забранява промени или изтриване на записвания.
2. Прилага се процедура за приключване, чиято цел е да замрази хронологията на регистрираните данни и да гарантира тяхната ненарушимост най-късно преди представянето на окончателните финансови отчети.
Раздел 5
Сверяване и проверка
Член 218
Сверяване на сметките
(Член 135 от Финансовия регламент)
1. Салдото по сметките в оборотната ведомост се сверява периодично и най-малко при годишното приключване с данните от управленските системи, използвани от разпоредителите с бюджетни кредити за управление на активите и пасивите и за ежедневното регистриране на данни в счетоводната система.
2. Периодично и най-малко винаги когато сметките се приключват счетоводителят проверява дали данните в инвентарната книга по член 209 съответстват на фактическото положение, по-специално по отношение на:
а)
парични средства в банки чрез сверяване с предоставените от финансовите институции извлечения от сметките;
б)
касовите наличности чрез сверяване с данните от касовата книга.
Сметките за дълготрайните активи подлежат на преглед съгласно член 224.
3. Междуинституционалните кореспондиращи сметки се сверяват и приключват ежемесечно.
4. Временните сметки подлежат на преглед от счетоводителя на годишна основа, така че да бъдат приключени във възможно най-кратък срок.
Раздел 6
Бюджетни сметки
Член 219
Съдържание и водене на бюджетните сметки
(Член 137 от Финансовия регламент)
1. За всяко подразделение на бюджета бюджетните сметки отразяват:
а)
по отношение на разходите:
i)
разрешените в първоначалния бюджет бюджетни кредити, разрешените в коригиращите бюджети бюджетни кредити, пренесените бюджетни кредити, наличните бюджетни кредити след събирането на целеви приходи, трансферите на бюджетни кредити, както и общия размер на бюджетните кредити;
ii)
поетите задължения и плащанията през финансовата година;
б)
по отношение на приходите:
i)
прогнозите в първоначалния бюджет, прогнозите в коригиращите бюджети, целевите приходи и установения по този начин общ размер на прогнозните приходи;
ii)
установените права на вземания и събраните суми през съответната финансова година;
в)
неизплатените поети задължения и несъбраните приходи, които са пренесени от предходни финансови години.
Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания по буква а) от алинея първа се записват и отразяват отделно.
Глобалните временни бюджетни задължения във връзка със секция „Гарантиране“ на ФЕОГА и съответните плащания по тях също се записват в бюджетните сметки.
Тези задължения се се записват срещу общия размер на бюджетните кредити за секция „Гарантиране“ на ФЕОГА.
2. Бюджетните сметки отразяват отделно:
а)
усвояването на бюджетнити кредити, които са пренесени, и бюджетните кредити за годината;
б)
уравняването на неизплатени задължения.
В приходната част подлежащите на събиране приходи от предходни финансови години се представят отделно.
3. Бюджетните сметки могат да бъдат организирани по такъв начин, че да се изгради система на аналитично осчетоводяване.
4. Бюджетните сметки се водят чрез компютърни системи, в книги или в картотеки.
ГЛАВА 3
(Глава 4 от Финансовия регламент)
Инвентарен опис
Член 220
Инвентарен опис
(Член 138 от Финансовия регламент)
Системата на инвентарен опис се изгражда от разпоредителя с бюджетни кредити с техническото съдействие на счетоводителя. Тази система следва да съдържа цялата информация, необходима, които се изискват за водене на счетоводството и опазване на активите.
Член 221
Опазване на имуществото
(Член 138 от Финансовия регламент)
Всяка институция приема разпоредби за опазване на имуществото, отразено в съответните счетоводни баланси и взема решение кои административни отдели отговарят за системата на инвентарен опис.
Член 222
Вписване в инвентарния опис
(Член 138 от Финансовия регламент)
Всички придобити вещи, чиято покупна цена или себестойност е 420 EUR или повече, с полезен живот над една година, които не представляват консумативи, се вписват в инвентарния опис и в сметките за дълготрайните активи.
Член 223
Съдържание на описа по елементи
(Член 138 от Финансовия регламент)
Инвентарният опис съдържа подходящо описание на всяка вещ и посочва нейното местонахождение, датата на придобиване и единичната ѝ цена.
Член 224
Инвентаризация
(Член 138 от Финансовия регламент)
Институциите извършват инвентаризация по такъв начин, че да се провери физическото наличие на всяка вещ и нейното съответствие с вписаното в инвентарния опис. Проверките се извършват в рамките на годишна програма за проверки, с изключение на дълготрайните материални и нематериални активи, които се проверяват най-малко веднъж на три години.
Член 225
Препродажба на имущество
(Член 138 от Финансовия регламент)
Членовете, длъжностните лица и останалите служители на институциите и органите по член 185 от Финансовия регламент нямат право да придобиват вещи, които органите и институциите препродават, с изключение на продадените чрез публичен търг.
Член 226
Процедура за продажба на дълготрайни активи
(Член 138 от Финансовия регламент)
1. Продажбата на дълготрайни активи се обявява на местно равнище по подходящ начин, ако единичната покупна цена е 8 100 EUR или над тази стойност. Между публикуването на последната обява и сключването на договора за продажба следва да изминат най-малко 14 календарни дни.
Продажбите се извършват чрез обяви за продажба, които се публикуват в Официален вестник на Европейските общности, ако единичната покупна цена е 391 100 EUR или над тази стойност. Подходящи обяви могат да се публикуват и в печатните издания на държавите членки. Между датата на публикуване в Официален вестник на Европейските общности и сключването на договора за продажба следва да измине най-малко един месец.
2. Институциите могат да се откажат от обяви, ако разходите за тях надхвърлят очакваните постъпления от операцията.
3. Институциите във всички случаи се стремят да постигнат най-добрата цена при продажбата на дълготрайни активи.
Член 227
Процедура за разпореждане с дълготрайни активи
(Член 138 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя декларация или протокол във всички случаи, когато елемент от инвентарния опис се продава, предоставя безплатно, бракува, отдава под наем или липсва поради загуба, кражба или по друга причина.
Протоколът посочва по-конкретно дали вещта следва да се подмени за сметка на длъжностно лице или служител на Общностите или друго лице.
Когато недвижимо имущество или големи съоръжения се предоставят безплатно, следва да се състави договор и случаят да се опише в годишен доклад, който се изпраща на Европейския парламент и Съвета при представянето на първоначалния проектобюджет.
ЧАСТ ВТОРА
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
(ДЯЛ II ОТ ФИНАНСОВИЯ РЕГЛАМЕНТ)
СТРУКТУРНИ ФОНДОВЕ
Член 228
Изплащане на суми по сметка
(Член 157 от Финансовия регламент)
В съответствие с разпоредбите на регламентите за структурните фондове и фонда за сближаване пълното или частично възстановяване на предплати във връзка с дадена операция не може да води до намаляване на приноса на фонда към съответната операция.
Везстановените суми представляват целеви приходи съгласно член 18, параграф 1, буква е) от Финансовия регламент.
ДЯЛ II
(ДЯЛ III ОТ ФИНАНСОВИЯ РЕГЛАМЕНТ)
НАУЧНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ
Член 229
Видове дейности
(Член 160 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредитикредити за научно-технологично развитие се използват за изпълнение на преки дейности, непреки дейности по рамковата програма за научни изследвания съгласно член 166 от Договора за създаване на ЕС, както и дейности по член 165 от Договора чрез участие в програми и конкурси, реализирани от Съвместния научноизследователски център (СНИЦ).
2. Преки дейности се изпълняват от структурите на СНИЦ и по принцип се финансират изцяло от бюджета. Те включват:
а)
научни програми;
б)
проучвателна изследователска дейност;
в)
дейности за научно-техническо обезпечаване от институционален характер.
3. Непреките дейности включват програми, изпълнявани по договори с трети страни. СНИЦ може да участва в такива договори на същата основа, както третите страни.
4. За да се гарантира взаимното съответствие между националната научноизследователска политика и политиката на Общностите, Комисията може да предприема инициативи съгласно член 165 от Договора за създаване на ЕС и да включва изключително административни разходи в бюджета.
5. Освен конкретните програми по член 166, параграф 3 от Договора за създаване на ЕС, Общността може да приема:
а)
допълнителни програми, в които участват само определени държави-членки съгласно член 168 от Договора за създаване на ЕС;
б)
програми по инициатива на няколко държави-членки, включително участие в структурите, създадени за изпълнение на такива програми съгласно член 169 от Договора за създаване на ЕС;
в)
сътрудничество с трети държави или международни организации съгласно член 170 от Договора за създаване на ЕС;
г)
съвместни инициативи съгласно член 171 от Договора за създаване на ЕС.
6. Дейностите на състезателна основа, реализирани от СНИЦ, включват:
а)
дейности за научно-техническо обезпечаване по рамкови програми за научно-технологично развитие по принцип финансирани изцяло от бюджета;
б)
услуги за трети страни.
Член 230
Правила, приложими към СНИЦ
(Член 161 от Финансовия регламент)
1. Прогнозите за вземанията по член 161, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
2. Когато провежданите от СНИЦ дейности за трети страни включват обществени поръчки, процедурата за възлагане на обществените поръчки е съобразена с принципите на прозрачност и равнопоставено третиране.
ДЯЛ III
(ДЯЛ IV ОТ ФИНАНСОВИЯ РЕГЛАМЕНТ)
ВЪНШНИ ДЕЙНОСТИ
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 231
Действия, подлежащи на финансиране
(Член 162 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за дейностите, посочени в част първи, дял IV, глава I от Финансовия регламент могат по-конкретно да финансират обществени поръчки, безвъзмездни средства, включително лихвени субсидии, специални заеми, гаранции по заеми, финансова помощ, бюджетна подкрепа и други специфични форми на бюджетно подпомагане.
ГЛАВА 2
Изпълнение на дейностите
Член 232
Споразумения за финансиране при централизираното управление
(Член 166 от Финансовия регламент)
1. Преди да се сключи споразумение за финансиране на дейност - предмет на децентрализирано управление, отговорният разпоредител с бюджетни кредити извършва проверка по документи или на място за съответствието на изградената от третата държава бенефициер система за управление на средствата от Общностите с изискванията на член 164, параграф 1 от Финансовия регламент.
2. Всяко споразумение за финансиране, сключено при условията на децентрализирано управление, изрично включва разпоредби, които изцяло или частично в зависимост от степента на договорената децентрализация:
а)
осигуряват изпълнение на критериите по член 164, параграф 1 от Финансовия регламент;
б)
декларират, че ако престанат да се изпълняват минималните критерии по член 164, параграф 1 от Финансовия регламент, Комисията може да замрази изпълнението на споразумението;
в)
определят състезателна процедура за уравняване на сметките съгласно член 53, параграф 5 от Финансовия регламент, която може да се използва за установяване на отговорността на третата държава;
г)
посочват механизмите за финансова корекция съгласно член 53, параграф 5 от Финансовия регламент, изброени в член 42, по-конкретно по отношение на възстановяването чрез прихващане.
Член 233
Специални заеми
(Член 166 от Финансовия регламент)
За всеки инвестиционен проект, финансиран със специален заем, се сключва договор за заем между Комисията от името на Общностите и заемополучателя.
Член 234
Банкови сметки
(Член 166 от Финансовия регламент)
1. За плащания във валутата на държавата бенефициер се откриват сметки в еуро във финансова институция на държавата бенефициер на името на Комисията или - по общо съгласие - на името на бенефициера. Наименованията на сметките създават условия за идентифициране на съответните средства.
2. Посочените в параграф 1 сметки се захранват, за да покриват текущи касови потребности. Преводите се извършват в еуро и сумите се превръщат при необходимост във валутата на държавата бенефициер при настъпване на падежа съгласно членове 7 и 8.
ГЛАВА 3
Обществени поръчки
Член 235
Ползване на сгради под наем
(Член 167 от Финансовия регламент)
Единствените поръчки за недвижима собственост, които подлежат на финансиране от бюджетните кредити за оперативни разходикредитиза външни дейности, са тези за ползване под наем на сгради, които вече са били построени към датата на сключване на договора за наем. Поръчките се обявяват съгласно член 119.
Член 236
Определения
(Член 167 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за услуги включват поръчки за проучвания и техническа помощ.
Поръчката е за проучване, ако договорът за услуга, сключен между доставчик и възложител, касае извършване на проучвания във връзка с избора и подготовката на проекти, технико-икономически обосновки, икономически и пазарни проучвания, технически проучвания и одити.
При договорите за техническа помощ от доставчика се изисква да играе консултантска роля, да управлява или да контролира проект или да осигури посочените в условията на поръчката консултанти.
2. Когато трета държава разполага с квалифициран управленски персонал в отделите или структурите с държавно участие, поръчките могат да се изпълняват пряко от тези отдели или структури чрез пряко влагане на труд.
Член 237
Специални разпоредби във връзка с праговете и механизмите за възлагане на външни обществени поръчки
(Член 167, параграф 1, букви а) и б) от Финансовия регламент)
1. Разпоредбите на членове 118-121, с изключение на определенията, член 122, параграфи 3 и 4, членове 123, 126-129, член 131, параграфи 3-6, член 139, параграф 2, членове 140-146, член 148 и членове 151 и 152 не се прилагат към договорите за възлагане на обществени поръчки, сключени от възложителите по член 167, параграф 1, букви а) и б) от Финансовия регламент или от тяхно име.
Решението за изпълнение на разпоредбите във връзка с обществените поръчки по тази глава се взема от Комисията.
2. При неспазване на процедурите по параграф 1 разходите за съответните дейности не се признават за финансиране от Общностите.
3. Към възложените поръчки за продоволствени помощи се прилагат конкретните механизми, предвидени в Регламент (ЕО) № 2519/97 на Комисията (21).
4. Разпоредбите на настоящата глава не се прилагат към възложителите по член 167, параграф 1, буква б), когато след проверките съгласно член 35 Комисията ги упълномощава да прилагат собствени процедури за възлагане на обществени поръчки при условията на децентрализирано управление.
Член 238
Възлагане на обществени поръчки от възложители по член 167, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент
(Член 167, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент)
1. Разпоредбите на настоящата глава не се прилагат към възлагането на обществени поръчки от възложителите по член 167, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент.
2. Разпоредбите на настоящата глава не се прилагат към дейностите, изброени в Регламент (ЕО) № 1257/96.
3. Конкретните процедури за възлагане на обществени поръчки по параграфи 1 и 2 се решават от Комисията в съответствие с принципите по член 184.
4. При неспазване на процедурите по параграф 3 разходите за съответните дейности не се признават за финансиране от Общността.
Член 239
Обявяване и недопускане на дискриминация
(Членове 167 и 168 от Финансовия регламент)
Комисията предприема необходимите мерки за гарантиране на максимално широко участие при равни условия в състезателна процедура за възлагане на обществена поръчка, финансирана от Общностите. За целта по-конкретно се полагат грижи за:
а)
осигуряване на адекватна предварителна разгласа чрез обявяване в разумен срок на предварителното обявление, обявлението за поръчка и обявлението за сключване на договор;
б)
премахване на всички дискриминационни действия или технически спецификации, които биха могли да затруднят широкото участие при равни условия на всички физически и юридически лица, изброени в член 168 от Финансовия регламент.
Член 240
Разгласа
(Член 167 от Финансовия регламент)
1. Предварителното обявление за международни търгове се изпраща на Службата за официални публикации на Европейските общности колкото е възможно по-скоро и не по-късно от 31 март всяка бюджетна година по отношение на поръчките за доставка и за услуги, а по отношение на поръчките за извършване на строителни работи - колкото е възможно по-скоро след решението за одобряване на програмата за тези поръчки.
2. За целите на тази глава обявлението за поръчка се обнародва:
а)
най-малко в Официален вестник на Европейските общности и в Интернет за международните търгове;
б)
най-малко в държавния вестник на държавата бенефициер или в равностойно издание за местни търгове.
Когато обявлението за поръчка се публикува и на местно равнище, то следва да е идентично на обнародваното в Официален вестник на Европейските общности и в Интернет и следва да се публикува едновременно с него. Комисията отговаря за обнародването в Официален вестник на Европейските общности и в Интернет. Ако обявлението се публикува на местно равнище, това може да се извърши от бенефициера.
3. Обявлението за сключване на договор се изпраща при подписването на договора.
Член 241
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за услуги
(Член 167 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 167 от Финансовия регламент при поръчки за услуги са както следва:
а)
за поръчки на стойност 200 000 EUR или по-висока стойност - международна ограничена тръжна процедура по смисъла на член 122, параграф 2, буква б) и член 240, параграф 2, буква а);
б)
за договори на стойност 200 000 EUR или по-ниска стойност - състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 3 при условие че използването на съществуващ рамков договор е невъзможно или е било неуспешно.
Поръчки на стойност под 5 000 EUR могат да се сключват въз основа на една-единствена оферта.
2. При международната ограничена процедура по параграф 1, буква а) в обявлението за поръчка се посочва броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти. При поръчките за услуги броят на оферентите е от четири до осем. Броят на кандидатите, допуснати да подадат оферти, следва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
Списъкът на избраните кандидати се обявява на страницата на Комисията в Интернет.
3. При процедурата на договаряне по параграф 1, буква б) възложителят съставя списък от минимум трима доставчици на услуги по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без обявяване и се нарича състезателна процедура на договаряне извън разпоредбите на член 124.
Офертите се отварят и оценяват от тръжна комисия с необходимите технически и административни експертни познания. Членовете на тръжната комисия подписват декларация за безпристрастност.
Ако възложителят не получи най-малко три валидни оферти, процедурата следва да се прекрати и да започне отначало.
4. Офертите се изпращат в пакет или във външен плик, съдържащ два отделни запечатани плика - един с надпис „Плик А - Техническа оферта“ и друг с надпис „Плик Б - Финансова оферта“. На външния плик се отбелязват:
а)
адреса, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Ако тръжната документация предвижда провеждане на събеседване, тръжната комисия може да го проведе с главните членове на екипа експерти, предложен в технически приемливите оферти след установяване на писмените междинни заключения и преди окончателната оценка на техническите оферти. В такива случаи събеседването с експертите се провежда от тръжната комисия, за предпочитане колективно, ако те образуват екип и на достатъчно близки времеви интервали, за да се направи сравнение. Събеседванията се провеждат в съответствие с образеца, съгласуван предварително от тръжната комисия и прилагат към всички поканени за събеседване експерти или екипи. Датата и часът на събеседването следва да бъдат съобщени на оферентите най-малко десет календарни дни предварително. При форсмажорни обстоятелства, които възпрепятстват оферента да се яви на събеседването, следва да му се изпратят нова дата и час.
5. Критериите за възлагане на поръчка служат за определяне на икономически най-изгодната оферта.
Икономически най-изгодната оферта се избира чрез претегляне в съотношение 80/20 на техническите качества и цената. За тази цел:
а)
полученият бал за техническата оферта се умножава по 0.80;
б)
полученият бал за ценовата оферта се умножава по 0.20.
Член 242
Прилагане на процедурата нана договаряне към поръчки за услуги
(Член 167 от Финансовия регламент)
1. При поръчките за услуги възложителите могат да използват процедурата на договаряне въз основа на една-единствена оферта след предварителното съгласие на Комисията, ако тя самата не е възложител, в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурата по член 91, параграф 1, букви б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато услугите се възлагат на организации от публичния сектор или институции или сдружения с нестопанска цел и се отнасят до дейности от институционален характер или целят да предоставят помощ на народ в социалната сфера;
в)
за услуги, които представляват продължение на вече започнали услуги при условията, изброени в параграф 2;
г)
когато тръжната процедура до момента е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след прекратяване на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено;
д)
когато съответната поръчка следва конкурс и съгласно приложимите правила следва да бъде възложена поръчка на класирания на първо място или с някой от класираните кандидати, като в такъв случай всички класирани кандидати се канят за участие в преговорите;
е)
за услуги, когато по технически причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен доставчик на услугата.
За целите на буква а) от първи параграф извършените операции при кризисни ситуации по член 168, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредител с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на добро финансово управление.
2. Услугите, които са продължение на вече започнали услуги по параграф 1, буква в) са следните:
а)
допълнителни услуги, които не са обхванати от основната поръчка, но в резултат на непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на договора при условие че допълнителната услуга не може технически и икономически да се отдели от основната поръчка без да се причинят сериозни неудобства за възложителя и че брутната стойност на допълнителните услуги не надхвърля 50 % от стойността на основната поръчка;
б)
допълнителни услуги, които представляват повторение на сходни услуги, поверени на изпълнителя на първоначалната поръчка при условие последната е била предмет на обявление за поръчка и при условие, че възможностите за използване на процедурата на договаряне за по-нататъшни услуги по проекта, както и прогнозната им стойност са били ясно посочени в публикуваното обявление за първоначалната услуга.
Еднократно удължаване на договора е възможно за стойност и срок, които не надхвърлят стойността и срока на първоначално възложената поръчка.
Член 243
Прагове и процедури при възлагане на поръчка за доставка
(Член 167 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 167 от Финансовия регламент при поръчка за доставка са, както следва:
а)
за поръчки на стойност 150 000 EUR или по-висока стойност - международна открита тръжна процедура по смисъла на член 122, параграф 2, буква а) и член 240, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност 30 000 EUR или повече, но под 150 000 EUR - местна открита тръжна процедура по смисъла на член 122, параграф 2, буква а) и член 240, параграф 2, буква б);
в)
за поръчки на стойност под 30 000 EUR - състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2.
Поръчки на стойност под 5 000 EUR могат да се възлагат въз основа на една-единствена оферта.
2. При процедурата на договаряне по параграф 1, буква в) възложителят съставя списък от минимум трима доставчици по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без обявяване и се нарича „процедура на договаряне извън разпоредбите на член 124“.
Офертите се отварят и оценяват от тръжна комисия с необходимите технически и административни експертни познания. Членовете на тръжната комисия подписват декларация за безпристрастност.
Ако възложителят не получи най-малко три валидни оферти, процедурата следва да се прекрати и да започне отначало.
3. Всяка техническа и финансова оферта следва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На външния плик се отбелязват:
а)
адреса, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание и на посочените в тръжната документация място и време. На публичното заседание за отваряне на офертитеследва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне за нужни.
4. При поръчки за доставка без предвидено следпродажбено обслужване единственият критерий за възлагане на поръчката е цената.
Когато предложенията за следпродажбено обслужване или за обучение имат особено значение, офертата, се избира икономически най-изгодната оферта, като се отчита техническото качество на предложеното обслужване и цената.
Член 244
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за доставка
(Член 167 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за доставка въз основа на една-единствена оферта могат да бъдат възложени чрез процедурата на договаряне след предварителното съгласие на Комисията, ако тя самата не е възложител, в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурата по член 91, параграф 1, букви б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато това се определя от характера или конкретните особености на доставките например когато изпълнението на поръчката е запазено изключително за притежатели на патенти или лицензи за ползване на патенти;
в)
за допълнителни доставки от първоначалния доставчик с цел частично да се обновят обичайните доставки или съоръжения или да се разширят наличните доставки или съоръжения, когато евентуална промяна на доставчика би задължила възложителя да придобие съоръжения с различни технически характеристики и това би довело до несъвместимост или прекомерни технически трудности при експлоатацията и поддръжката;
г)
когато тръжната процедура до момента е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след прекратяване на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. За целите на параграф 1, буква а) извършените операции при кризисни ситуации по член 168, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на добро финансово управление.
Член 245
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за извършване на строителни работи
(Член 167 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 167 от Финансовия регламент при поръчки за извършване на строителни работи са, както следва:
а)
за поръчки на стойност 5 000 000 EUR или повече:
i)
по принцип международна открита тръжна процедура по смисъла на член 122, параграф 2, буква а) и член 240, параграф 2, буква а);
ii)
по изключение с оглед на особеностите на определени видове работи и със съгласието на Комисията - международна ограничена тръжна процедура по смисъла на член 122, параграф 2, буква б) и член 240, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност 300 000 EUR или повече, но под 5 000 000 EUR - местна открита тръжна процедура по смисъла на член 122, параграф 2, буква б) и член 240, параграф 2, буква а);
в)
за договори на стойност под 300 000 EUR - състезателна процедура с на договаряне по смисъла на параграф 2.
Договори на стойност под 5 000 EUR могат да се сключват въз основа на една-единствена оферта.
2. При процедурата на договаряне по параграф 1, буква в) възложителят съставя списък от минимум трима изпълнители по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без обявяване и се нарича „процедура на договаряне извън разпоредбите на член 124“.
Офертите се отварят и оценяват от тръжна комисия с необходимите технически и административни експертни познания. Членовете на тръжната комисия подписват декларация за безпристрастност.
Ако възложителят не получи най-малко три валидни оферти, процедурата следва да се прекрати и да започне отначало.
3. Критериите за подбор обхващат възможностите на оферента да изпълнява подобни поръчки по-специално чрез позоваване на извършени работи през последните години. Когато подборът е извършен по такъв начин и след отхвърляне на недопустимите оферти, единственият критерий за възлагане на обществената поръчка е цената.
4. Всяка техническа и финансова оферта следва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На външния плик се отбелязват:
а)
адреса, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание и на посочените в тръжната документация време и място. На публичното заседание за отваряне на офертитеследва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне за нужни.
Член 246
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за извършване на строителни работи
(Член 167 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за извършване на строителни работи могат да бъдат възложени чрез процедурата на договаряне въз основа наедна-единствена оферта след предварителното съгласие на Комисията, ако тя самата не е възложител, в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурата по член 91, параграф 1, букви б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
за допълнителни работи, които не са включени в първоначалнатапоръчка, но поради непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на описаните в него работи при условията по параграф 2;
в)
когато тръжната процедура до момента е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след прекратяване на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
За целите на буква а) от първи параграф извършените операции при кризисни ситуации по член 168, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на добро финансово управление.
2. Допълнителните работи по параграф 1, буква б) се възлагат на изпълнителя, който вече извършва работите:
а)
когато работите не могат технически и икономически да се отделят от главната поръчка без да се причинят сериозни неудобства за възложителя;
б)
когато работите, макар отделими от изпълнението на първоначалнатапоръчка, са строго необходими за нейното завършване;
в)
когато брутната стойност на поръчката за допълнителни работи не надхвърля 50 % от стойността на главната поръчка.
Член 247
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за строителство
(Член 167 от Финансовия регламент)
Поръчките за строителство по член 235 могат да се сключват чрез процедура на договаряне след като местният пазар е проучен и след предварителното съгласие на Комисията, ако тя самата не е възложител.
Член 248
Избор на процедура за възлагане на обществени поръчки при смесени договори
(Член 167 от Финансовия регламент)
При поръчки както за доставка на услуги, така и за доставка на стоки или извършване на строителни работи възложителят със съгласието на Комисията, ако тя самата не е възложител, определя приложимите прагове и процедури с оглед на преобладаващия елемент, който се оценява въз основа на относителната стойност и оперативното значение на различните елементи на поръчката.
Член 249
Тръжна документация
(Член 167 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация по член 130 се оформя въз основа на най-добрите международни практики и в съответствие с разпоредбите на настоящата глава по отношение на обявяването и контактите между възложителя и оферентите.
2. При поръчките за услуги тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, които следва да установят:
i)
вида поръчка;
ii)
критериите за възлагане на поръчката и тяхното тегло;
iii)
възможността за събеседвания и график за тяхното провеждане;
iv)
дали се допускат варианти;
v)
разрешения дял, който може да се възлага на подизпълнители;
vi)
максималния бюджет, който поръчката разполага;
vii)
валутата, в която да бъдат представени офертите;
б)
съкратен списък на избраните кандидати (с посочване на забраната за сдружаване между тях);
в)
общите условия на поръчките за услуги;
г)
специфичните условия, които засилват, допълват или се отклоняват от общите условия;
д)
проектозаданието с планирания график за проекта и датите, от които според плана главните експерти следва да бъдат на разположение;
е)
ценовата таблица (за попълване от оферента);
ж)
образец на офертата;
з)
образец на договора;
и)
образец за банкова (или друга подобна) гаранция за изплащане на предварителното финансиране.
3. При поръчките за доставка тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, които следва да установят:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
дали се допускат варианти;
iii)
валутата, в която да бъдат представени офертите;
б)
общите условия на поръчката за услуги;
в)
специфичните условия, които засилват, допълват или се отклоняват от общите условия;
г)
техническо приложение с планове, технически спецификации и планиран график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента);
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
образец за банкова (или друга подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
авансовите плащания; и
iii)
правилното изпълнение.
4. При поръчките за извършване на строителни работи тръжното досие съдържа следните документи:
а)
указания за оферентите, които следва да установят:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
дали се допускат варианти; и
iii)
валутата, в която да бъдат представени офертите;
б)
общите условия на поръчката за извършване на строителни работи;
в)
специфичните условия, които засилват, допълват или се отклоняват от общите условия;
г)
технически приложения с планове, технически спецификации и планиран график за изпълнение на договора;
д)
ценовата таблица(за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
образец за банкова (или друга подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
авансовите плащания;
iii)
правилното изпълнение.
5. При възникнали противоречия специфичните условия по параграф 2, буква г), параграф 3, буква в) и параграф 4, буква в) имат приоритет над общите условия.
Член 250
Гаранции
(Членове 102 и 167 от Финансовия регламент)
1. Чрез дерогация от разпоредбите на член 150 предварителните гаранции се деноминират в еуро или във валутата на договора, за който се отнасят.
2. Възложителят може да поиска тръжна гаранция по смисъла на настоящата глава в размер на 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката за доставка или извършване на строителни работи; те са съобразени с разпоредбите на член 150. Гаранцията се освобождава при възлагане на поръчката. Тя се задържа, ако офертата, представена преди крайния срок за представяне на оферти впоследствие бъде оттеглена.
3. Изисква се гаранция в замяна на изплащането на предварителното финансиране на стойност над 150 000 EUR. Тя се освобождава при нейното приспадане ота междинните или окончателните плащания извърпени в полза на изпълнителя съгласно условията на договора.
4. Оферентът предоставя гаранция за изпълнението при подписване на договор за доставка и извършване на строителни работи в размера, посочен в тръжната документация и съответстващ на не повече от 10 % от общата стойност на поръчката. Тя остава валидна най-малко до окончателното приемане на доставките или извършените работи. Ако договорът не е изпълнен правилно, гаранцията се задържа в пълен размер.
Член 251
Срокове за процедурите
(Член 167 от Финансовия регламент)
1. Офертите следва да бъдат получени от възложителя на адреса и преди крайния срок, посочени в поканата за представяне на оферти. Определеният от възложителя срок за получаване на оферти и заявки за участие е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и достатъчен период за подготовка и представяне на офертите.
При поръчките за услуги минималният срок между датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти и крайната дата за получаване на офертите е 50 дни. Но при неотложни случаи и с предварителното съгласие на Комисията могат да се определят и други срокове.
2. Оферентите могат да задават въпроси в писмена форма най-късно до 21 дни преди крайния срок за получаване на офертите. Възложителят предоставя отговорите на въпросите не по-късно от 11 дни преди крайния срок за представяне на офертите.
3. При международните ограничени тръжни процедури срокът за получаване на офертите е най-малко 30 дни от датата на публикуване на обявлението за поръчка. Периодът между датата на изпращане на писмото с поканата и крайния срок за представяне на офертите е най-малко 50 дни. Но по изключение и с предварителното съгласие на Комисията могат да се определят и други срокове.
4. При международните открити тръжни процедури срокът за получаване на офертите, считано от датата на изпращане на обявлението за поръчка, е най-малко:
а)
90 дни за поръчки за извършване на строителни работи;
б)
60 дни за поръчки за доставка.
Но по изключение и с предварителното съгласие на Комисията могат да се определят и други срокове.
5. При местните открити тръжни процедури срокът за получаване на офертите, считано от датата на публикуване на обявлението за поръчка, е най-малко:
а)
60 дни за поръчки за извършване на строителни работи;
б)
30 дни за поръчки за доставка.
Но по изключение и с предварителното съгласие на Комисията могат да се определят и други срокове.
6. При състезателните процедури на договаряне по член 241, параграф 1, буква б), член 243, параграф 1, буква в) и член 245, параграф 1, буква в) на кандидатите се дават най-малко 30 дни от датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти до датата на представяне на офертата.
7. При поръчките за услуги валидността на офертите е 90 календарни дни от крайния срок за представяне на офертите. По изключение преди изтичането на валидността възложителят може да поиска от оферентите да удължат периода с определен брой дни до не повече от 40 календарни дни. Оферентът, чиято оферта е избрана, следва да поддържа валидността на офертата в продължение на още 60 календарни дни от датата на уведомяване за възлагане на поръчката.
8. При поръчките за доставка валидността на офертите е 90 календарни дни от крайния срок за представяне на офертите. По изключение преди изтичането на валидността възложителят може да поиска от оферентите да удължат периода с определен брой дни до не повече от 40 календарни дни. Оферентът, чиято оферта е избрана, следва да поддържа валидността на офертата в продължение на още 60 календарни дни от датата на уведомяване за възлагане на поръчката.
9. При поръчките за извършване на строителни работи валидността на офертите е 90 календарни дни от крайния срок за представяне на офертите. По изключение преди изтичането на валидността възложителят може да поиска от оферентите да удължат периода с определен брой дни до не повече от 40 календарни дни. Оферентът, чиято оферта е избрана, следва да поддържа валидността на офертата в продължение на още 60 календарни дни от датата на уведомяване за възлагане на поръчката.
10. Сроковете по параграфи 1-9 се изразяват в календарни дни.
Член 252
Комисия за оценка на офертите
(Член 167 от Финансовия регламент)
1. Всички заявки за участие и оферти, които са обявени за изпълнили изискванията, се оценяват и класират от комисия за оценка въз основа на предварително обявените критерии за изключване, подбор и определяне на победител. Комисията се състои от нечетен брой членове, най-малко трима, с необходимите технически и административни експертни познания за оценка на офертите.
2. Ако Комисията не е възложител, тя следва да бъде системно информирана. Тя винаги се кани като наблюдател на отварянето и оценката на офертите и получава копия от всяка от тях. Възложителят изпраща на Комисията за съгласие резултатите от оценката на офертите и предложение за възлагане на поръчката. След като получи нейното съгласие възложителят подписва договорите и ги изпраща на Комисията.
3. Офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, или на посочените в нея специфични изисквания, се отстраняват.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 139 от този Регламент комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.
ГЛАВА 4
Безвъзмездни средства
Член 253
Финансиране в пълен размер
(Член 169 от Финансовия регламент)
1. Чрез дерогация от изискването за съфинансиране във връзка с безвъзмездните средства по член 109 от Финансовия регламент финансирането на дейности в пълен размер може да бъде разрешено в следните случаи, освен ако не е забранено в основния акт:
а)
хуманитарна помощ, включително подпомагане на бежанци, изселени лица, рехабилитация и обезвреждане на мини;
б)
помощ при кризисни ситуации по смисъла на член 168, параграф 2;
в)
действия за защита на здравето или основните права на хората;
г)
действия в резултат на изпълнението на споразумения за финансиране с трети държави или дейности с международни организации по смисъла на член 43.
2. В решението за отпускане на помощта за съответното действие се излагат мотивите при изключение от изискването за съфинансиране, съгласно параграф 1.
Разпоредителят с бюджетни кредити следва да бъде в състояние да докаже, че финансирането в пълен размер има съществено значение за изпълнението на съответното действие.
ГЛАВА 5
Сметки за авансови средства и инвентарен опис
Член 254
Създаване на сметки за авансови средства
(Член 63 от Финансовия регламент)
За плащането на определени категории разходи могат да се откриват една или повече сметки за авансови средства във всяко местно звено извън Общността съгласно член 63 от Финансовия регламент. Местно звено е например делегация на Комисията, офис или друга служба в трета държава.
Решението за откриване на сметка за авансови средства определя условията за нейното използване съгласно член 67 и въз основа на специфичните потребности на местното звено.
Член 255
Упълномощени лица за разпореждане със сметките
(Член 62 от Финансовия регламент)
Всяка институция определя условията, според които нейни служители се определят и упълномощават да се разпореждат със сметките на местните звена по член 254 и да предоставят на местните финансови институции имената и спесимените на упълномощените лица.
Член 256
Инвентарен опис и обявяване на продажби
(Член 138 от Финансовия регламент)
1. При делегациите постоянните описи на движимото имущество на Общностите се съхраняват по места. Справките се изпращат редовно на централните отдели в съответствие с приетите от всяка институция правила.
Превозваното до делегациите движимо имущество се вписва във временен опис преди да бъде заведено в постоянния опис.
2. Обявяването на продажбите на движимо имущество на делегациите се извършва съгласно местните обичаи.
ДЯЛ IV
(ДЯЛ V ОТ ФИНАНСОВИЯ РЕГЛАМЕНТ)
ЕВРОПЕЙСКИ СЛУЖБИ
Член 257
Обхват
(Член 171 от Финансовия регламент)
Посочените в член 171 от Финансовия регламент европейски служби са следните:
а)
Служба за официални публикации;
б)
Европейска служба за борба с измамите;
в)
Служба на Европейските общности за подбор на персонал;
г)
Служба за управление и плащане на индивидуални начисления;
д)
Служба за инфраструктурата и логистиката в Брюксел и Служба за инфраструктурата и логистиката в Люксембург.
Една или повече институции могат да създават допълнителни служби при условие че това се оправдава от анализа на разходите и ползите и се гарантира откритостта в действията на Общностите.
Член 258
Специфични правила за Службата за официални публикации
(Член 171 от Финансовия регламент)
По отношение на Службата за официални публикации всяка институция запазва правомощията да одобрява разходи за публикации, възложени от Службата на външни организации. Нетните постъпления от продажбата на издания се използват отново като целеви приходи от институцията, която е автор на съответната публикация съгласно член 18 от Финансовия регламент.
Член 259
Делегиране на определени функции от счетоводителя
(Член 172 от Финансовия регламент)
Счетоводителят на Комисията по предложение на ръководството на съответната служба може да делегира на нейни служители част от функциите във връзка със събирането на приходите и плащането на разходите, които се извършват пряко от съответната служба.
Член 260
Каса и банкови сметки
(Член 172 от Финансовия регламент)
За да се покрият касовите потребности на дадена междуинституционална служба, може да се откриват банкови сметки или пощенски джиро сметки на името на Комисията по предложение на ръководството на службата.
Сметките се захранват редовно чрез плащания от Комисията по искания за средства от съответната служба. Плащанията не могат да надхвърлят общия размер на отпуснатите за целта кредити в бюджета на Комисията за текущата година.
Годишното салдо на касата се изравнява и коригира при взаимодействие между съответната служба и Комисията в края на финансовата година.
Член 261
Правила за изпълнение
(Член 175, параграф 1 от Финансовия регламент)
Правилата за изпълнение, които ръководството на всяка служба определя в съответствие с член 175, параграф 1 от Финансовия регламент, са изцяло съобразени с този Регламент.
ДЯЛ V
(ДЯЛ VI ОТ ФИНАНСОВИЯ РЕГЛАМЕНТ)
БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 262
Обхват
(Член 177 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за административни разходикредити в приложното поле на настоящия дял са определени в член 27 кредити.
Член 263
Операции с недвижимо имущество
(Член 179, параграф 3 от Финансовия регламент)
Преди сключването на договорите по член 179, параграф 3 от Финансовия регламент всяка институция изпраща съобщение на бюджетния орган с цялата необходима информация за планираната операция, свързаните с нея бюджетни разходи за текущата финансова година и следващите години, мотивировката съгласно принципа на добро финансово управление и отражението върху финансовата перспектива.
Същевременно съответната институция уведомява бюджетния орган за графика на проектите, свързани с недвижимо имущество.
Член 264
Наемни гаранции
(Член 177 от Финансовия регламент)
Предоставените от Комисията наемни гаранции са под формата на банкови гаранции или депозит в блокирана банкова сметка на името на Комисията или на наемодателя, деноминирана в еуро, освен в надлежно мотивирани случаи.
Член 265
Аванси на служителите и членовете на институциите
(Член 177 от Финансовия регламент)
На служителите и членовете на институциите могат да се изплащат аванси в съответствие с условията в Правилника за персонала.
ЧАСТ ТРЕТА
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕХОДНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 266
Трансфер на бюджетни кредитикредити за научни изследвания
(Член 160 от Финансовия регламент)
За преките и непреките дейности в областта на научните изследвания, изброени в член 229, параграфи 2-5 процедурата за прехвърляне на бюджетни кредити за финансовата 2003 година се прилага съгласно член 95, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент от 21 декември 1977 г.
Член 267
Ликвидация на гаранционната сметка
1. Кредитното салдо по гаранционната сметка в общото счетоводство на името на всеки счетоводител или помощник счетоводител, която се заверява със специалните начисления по член 75 от Финансовия регламент от 21 декември 1977 г., се изплаща на заинтересованите лица или оправомощените от тях по решение на институциите след освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за финансовите години 2001 и 2002 в съответствие с мнението на счетоводителя, когато той не е лично заинтересован.
2. Кредитното салдо по гаранционната сметка в общите сметки на името на всеки администратор на финансови кредити, която се заверява със специалните начисления по член 75 от Финансовия регламент от 21 декември 1977 г., се изплаща на заинтересованите лица или правоимащите лица със съгласието или след проверка от страна на счетоводителя или съответния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Гаранционната сметка се кредитира с лихвите, които съответстват на средногодишната стойност на месечните лихви, прилагани от Европейската централна банка към основните ѝ операции по рефинансиране в еуро и обнародвани в серия С на Официален вестник на Европейските общности до датата на ликвидацията.
Член 268
Превръщане в еуро на задълженията или прогнозите за вземания, направени преди 1 януари 2003 г.
(Член 16 от Финансовия регламент)
Бюджетните задължения и прогнозите за вземания по член 161, параграф 2 от Финансовия регламент, направени преди 1 януари 2003 г. във валута, различна от еурото, се преизчисляват в еуро най-късно до 1 юни 2003 г. по курса, посочен в член 7, считано от 1 януари 2003 г.
Член 269
Децентрализирано управление на предприсъединителната помощ
(Член 53 от Финансовия регламент)
Във връзка с предприсъединителната помощ, посочена в Регламент (ЕИО) № 3906/89 на Съвета (22) и Регламент (ЕО) № 555/2000 на Съвета (23), правилата по отношение на предварителните проверки съгласно член 35 не засягат прилаганото децентрализирано управление със съответните страни кандидатки.
ДЯЛ II
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 270
Органи по член 185 от Финансовия регламент
(Член 185 от Финансовия регламент)
Органите, които фактически получават безвъзмездни средства от бюджета на Общностите и са включени в списъка, който е съставен от Комисията и приложен към първоначалния проектобюджет за всяка финансова година, са подвластни на задълженията, посочени в член 14, параграф 2, член 46, параграф 1, точка 3, буква г) и член 185 от Финансовия регламент.
Член 271
Актуализация на праговете и сумите
1. Праговете и сумите по член 67, 128, 129, 151, 152, 173, 180, 181, 222 и 226 се актуализират на всеки три години в съответствие с движението на индекса на потребителските цени в Общността.
2. Праговете по член 157, буква б) и член 158, параграф 1, букви а) и в) по отношение на обществените поръчки се коригират на всеки две години съгласно член 7, параграф 1, буква б) от Директива 92/50/ЕИО, член 6, параграф 2, буква а) от Директива 93/37/ЕИО и член 5, параграф 1, буква в) от Директива 93/36/ЕИО.
3. Комисията, която установява новите суми и прагове в съответствие с графика и критериите по параграфи 1 и 2, уведомява останалите институции и обнародва тези суми и прагове в Официален вестник на Европейските общности.
Член 272
Отмяна
Регламент (Евратом, ЕОВС, ЕО) № 3418/93 се отменя.
Позоваванията на отменения регламент се считат за позовавания на настоящия регламент.
Член 273
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на 1 януари 2003 година.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 декември 2002 година.