32002R2343
L 357/72
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (ЕО, Евратом) № 2343/2002 НА КОМИСИЯТА
от 23 декември 2002 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Глава 1
Принцип на единство и на точност на бюджета
Глава 2
Принцип на ежегодност на бюджета
Глава 3
Принцип на балансираност на бюджета
Глава 4
Принцип на разчетна единица на бюджета
Глава 5
Принцип на универсалност на бюджета
Глава 6
Принцип на специфичност на разходите
Глава 7
Принцип на добро финансово управление
Глава 8
Принцип на прозрачност
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Глава 1
СЪСТАВЯНЕ НА БЮДЖЕТА
Глава 2
Устройство и представяне на бюджета
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
Глава 1
Общи разпоредби
Глава 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Раздел 3
Счетоводител
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Глава 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Раздел 2
Приложими правила за оправомощени и вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити
Раздел 3
Приложими правила за счетоводители и администратори на авансови средства
Глава 4
Приходни операции
Раздел 1
Общи разпоредби
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Раздел 3
Установяване на вземанията
Раздел 4
Разрешаване на събирането на вземания
Раздел 5
Събиране на вземания
Раздел 6
Конкретни разпоредби във връзка с таксите
Глава 5
Разходни операции
Раздел 1
Поемане на задължение за плащане
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Раздел 3
Разрешаване на разход
Раздел 4
Плащане на разход
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Глава 6
Системи на информационните технологии
Глава 7
Вътрешен одитор
ДЯЛ V
ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА, ОТПУСКАНИ ОТ ОРГАНИТЕ НА ОБЩНОСТИТЕ
ДЯЛ VII
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Глава 1
Представяне на отчетите
Глава 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Общи разпоредби
Раздел 2
Общи сметки
Раздел 3
Бюджетни сметки
Глава 4
Инвентарен опис
ДЯЛ VIII
ВЪНШЕН ОДИТ И ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА
Глава 1
Външен одит
Глава 2
Освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
ДЯЛ IХ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности, и по-специално член 185, параграф 1 от него (1),
като взе предвид становището на Европейския парламент (2),
като взе предвид становището на Съвета (2),
като взе предвид становището на Сметната палата (2),
като има предвид, че:
(1)
Органите на Общностите, създадени да поемат отговорността за извършването на определени дейности на Общностите, са юридически лица и следователно имат собствен бюджет, който е регулиран от специфични финансови правила.
(2)
За да се гарантира определена степен на последователност на тези правила по отношение на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (наричан по-долу „Общият финансов регламент“) и съгласно член 185, параграф 1 от посочения регламент, настоящият рамков Финансов регламент трябва да определи правилата, регулиращи съставянето, изпълнението и контрола на бюджета на посочените органи на Общностите, които понастоящем получават безвъзмездни средства за сметка на бюджета на Общностите (наричани по-долу „органи на Общностите“). Именно на основата на този рамков Финансов регламент всеки от органите на Общностите ще приеме собствени финансови правила, които съгласно горепосочения член 185 могат да се отклоняват от рамковия Финансов регламент в съответствие с конкретните нужди на управлението на тези органи, но само със съгласието на Комисията.
(3)
Също както Общия финансов регламент настоящият рамков Финансов регламент се ограничава до формулирането на общите принципи и основни правила, регулиращи бюджетния сектор като цяло, докато съответните органи могат впоследствие да приемат подробни разпоредби, които да направят по-ясни техните финансови правила.
(4)
За целите на съставянето и изпълнението на бюджета трябва да се потвърдят четирите основни принципа на бюджетното право (единство, универсалност, специфичност на разходите, ежегодност), както и принципите на равновесие, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(5)
Необходимо е да се определят правомощията и отговорностите на счетоводителя, вътрешния одитор и разпоредителите с бюджетни кредити. Последните носят цялата отговорност за всички приходни и разходни операции, които се извършват под тяхно ръководство, включително при необходимост чрез дисциплинарни мерки.
(6)
В съответствие с член 14 от Общия финансов регламент, също както на институциите, на тези органи на Общностите не трябва да бъде позволено да сключват заеми.
(7)
Функцията вътрешен одит в рамките на органите на Общностите трябва да бъде изпълнявана от вътрешния одитор на Комисията, който следователно действа като гарант за цялостната последователност в системата и методите ѝ на работа в съответствие с член 185, параграф 3 от Общия финансов регламент.
(8)
Графикът за съставяне на бюджета, представяне на отчетите и освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета трябва да съответства на разпоредбите на Общия финансов регламент, като органът, който освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Общностите е вече същият, както при общия бюджет (член 185, параграф 2 от Общия финансов регламент).
(9)
Правилата за водене на счетоводна отчетност, които се прилагат от органите на Общностите, трябва да създават условия за консолидиране на сметките на институциите и за тази цел трябва да бъдат приети от счетоводителя на Комисията съгласно член 133 от новия Общ финансов регламент.
(10)
В съответствие с член 46 от общия Финансов регламент щатното разписание трябва вече да се представя на бюджетния орган за одобрение.
(11)
Всеки орган може да има достъп до инстанцията, посочена в член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, създадена от Комисията за проверка на нередности, така че за едни и същи случаи да се стигне до сходна оценка.
(12)
Тъй като получават безвъзмездни средства за сметка на бюджета на Общностите, органите на Общностите трябва строго да съблюдават същите изисквания както институциите при възлагането на обществени поръчки и при отпускането на безвъзмездни средства, доколкото поръчките и средствата се одобряват съгласно учредителните им актове; в тази връзка е достатъчно позоваването на съответните разпоредби на Общия финансов регламент.
(13)
Също както институциите, органите на Общностите могат с оглед на изпълнението на възложените им задачи да наемат външни изпълнители от частния сектор при необходимост и извън задачите, свързани със задължението за обществена услуга или упражняването на оперативна самостоятелност, за да се гарантира, че всеки орган отговаря за изпълнението на собствения си бюджет и се придържа към възложените при създаването му цели.
(14)
В подкрепа на заявките за изплащане на субсидията от Общностите, органите на Общностите трябва да представят прогноза за паричните потоци, като изплатените безвъзмездни средства от Общностите трябва да бъдат лихвоносни в полза на последните.
(15)
Необходими са конкретни разпоредби за организирането на събирането на таксите, които представляват част от ресурсите на тези органи.
(16)
С оглед на правните изисквания, произтичащи от учредителните актове на органите на Общностите, процедурата за представяне на отчетите следва да се адаптира и да се предвиди на управителният съвет да може да дава становище по тях.
(17)
Новото устройство на бюджета, прието с Общия финансов регламент, следва също така да се използва от органите на Общностите, доколкото това е оправдано от характера на тяхната дейност.
(18)
Единствените разпоредби от Общия финансов регламент, които трябва да бъдат включени в настоящия регламент, са разпоредбите, които се отнасят към органите на Общностите.
Следователно настоящият регламент по-конкретно не трябва да включва разпоредби за области на дейност, които нямат връзка с органите на Общностите или касаят различните методи на изпълнение на основата на концепцията за външно представяне и информиране за бюджета Европейския парламент и Съвета. Освен това следва да се вземат предвид само някои категории целеви приходи съгласно Общия финансов регламент. Накрая процедурата за трансфер на бюджетни кредити и за съставяне на бюджета не трябва да бъде толкова подробна и усложнена.
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Настоящият регламент конкретизира съществените правила, от които финансовите правила на всеки орган на Общностите могат да се отклоняват само ако специфичните им потребности за дейността го изискват и с предварителното съгласие на Комисията в съответствие с член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (наричан по-долу „Общият финансов регламент“).
Член 2
По смисъла на настоящия регламент:
1.
„Орган на Общностите“ означава всеки орган, посочен в член 185, параграф 1 от Общия финансов регламент;
2.
„Управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на управление на органа на Общностите, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси независимо от неговото наименование, възприето в учредителния акт на органа на Общностите;
3.
„Директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на Управителния съвет и бюджета на органа на Общностите в качеството си на разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт на органа на Общностите;
4.
„Учредителен акт“ означава правен акт на Общностите, който регулира основните аспекти на създаването и функционирането на съответния орган на Общностите;
5.
„Бюджетен орган“ означава Европейския парламент и Съветът на Европейския съюз.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Член 3
Съставянето и изпълнението на бюджета на съответния орган на Общностите (наричан по-долу „бюджетът“) се извършват в съответствие с принципите на единство и на точност на бюджета, ежегодност, равновесие, разчетна единица, универсалност, специфичност на разходите, добро финансово управление и прозрачност, както е предвидено в настоящия регламент.
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 4
Бюджетът представлява актът, който за всяка финансова година прогнозира и определя приходите и разходите, счетени за необходими за съответния орган на Общностите.
Член 5
Бюджетът включва:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Общностите има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите-членки, които са домакини на съответните органи;
в)
предоставената от Европейските общности субсидия;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 19, параграф 1;
д)
разходите на органа на Общностите включително административните разходи.
Член 6
1. Не може да се събира приход и да се извършва разход, без това да бъде отнесено към определен ред в бюджета.
2. В бюджета не могат да се вписват бюджетни кредити, ако те не са предназначени за разход, счетен за необходим.
3. Не се допуска поемането на задължение за или разрешаването на разходи над утвърдените в бюджета кредити.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност на бюджета
Член 7
Записаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която продължава от 1 януари до 31 декември.
Член 8
1. Бюджетът включва многогодишни и едногодишни бюджетни кредити, които се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения обхващат общия размер на правните задължения, поети през текущата финансова година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията в изпълнение на правните задължения, поети през текущата финансова година и/или предходни финансови години.
4. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни. Административните разходи, възникващи по договори за периоди, които излизат извън финансовата година във връзка с местната практика или с доставката на оборудване, се отнасят към бюджета за финансовата година, през която се извършват.
Член 9
1. Приходите на органите на Общностите, посочени в член 5, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на събраните през финансовата година суми.
2. Приходите на органите на Общностите водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените кредити в бюджета за дадена финансова година могат да се използват единствено за покриване на поетите и изплатени през същата финансова година задължения за разход, както и за покриване на суми по задължения поети предходни финансови години.
4. Поетите задължения се осчетоводяват на основата на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се осчетоводяват към финансовата година на основата на плащанията, извършени от счетоводителя, не по-късно от 31 декември същата година.
Член 10
1. Бюджетните кредити, които остават неусвоени до края на финансовата година, за която се отнасят, се анулират.
Въпреки това те могат да бъдат пренесени единствено за следващата финансова година, в съответствие с параграфи 2-8 по решение на управителния съвет, което се взема не по-късно от 15 февруари.
2. Не могат да се пренасят бюджетни кредити, предвидени за разходи за персонала.
3. Бюджетните кредити за поети задължения от многогодишните бюджетни кредити и едногодишните бюджетни кредити, по които още не са поети задължения до приключването на финансовата година, могат да се пренасят по отношение на сумите, съответстващи на бюджетните кредити за поети задължения, за които по-голямата част от подготвителния етап на процедурата по поемане на задължение, която трябва да бъде определена в правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки отделен орган на Общностите, е вече извършена към 31 декември; по тези суми впоследствие могат да се поемат задължения до 31 март следващата година.
4. Бюджетните кредити за плащания от многогодишните бюджетни кредити могат да се пренасят по отношение на сумите, необходими за покриване на съществуващи задължения или такива във връзка с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити не позволяват покриване на нуждите. Органите на Общностите първо използват разрешените кредити за текущата финансова година и едва след тяхното изчерпване прибягват до пренесените бюджетни кредити.
5. Едногодишните бюджетни кредити, които съответстват на надлежно поети задължения към края на финансовата година, се пренасят автоматично само за следващата финансова година.
6. Пренесени бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират.
Системата на счетоводна отчетност позволява идентифицирането на пренесените по такъв начин бюджетни кредити.
7. Наличните бюджетни кредити към 31 декември в резултат на целеви приходи по член 19 се пренасят автоматично.
Първо трябва да се използват наличните бюджетни кредити, които съответстват на пренесените целеви приходи.
Член 11
При отмяна на бюджетни кредити в резултат на пълно или частично неизпълнение на дейностите, за които те са били предвидени, всяка финансова година, след тази, в която е било поето задължението, съответните кредити по него се анулират.
Член 12
По записаните в бюджета кредити могат да бъдат поемани задължения, считано от 1 януари, след като бюджетът бъде окончателно приет.
Член 13
1. Считано от 15 ноември всяка година, могат авансово да се поемат задължения за обичайни разходи за управление за сметка на предвидените за следващата финансова година средства. Тези задължения обаче не могат да надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не се прилагат за новите разходи от вид, който все още не е одобрен по принцип в последния надлежно приет бюджет.
2. Разходите, които трябва да се платят авансово, например наеми, могат да доведат до плащания от 1 декември нататък, като тези плащания ще бъдат приспадани от предвидените за следващата финансова година бюджетни кредити.
Член 14
1. Ако бюджетът на съответния орган на Общностите не е окончателно приет в началото на финансовата година, към действията по поемане на задължения и тези за плащания, свързани с разход, за който е щяло да бъде възможно отнасянето към определен бюджетен ред като част от изпълнението на последния надлежно приет бюджет, се прилагат следните правила.
2. Задължения могат да бъдат поемани по глави в размер до една четвърт от общия размер на разрешените кредити по съответната глава за предходната финансова година увеличена със увеличени с една дванадесета за всеки изминал месец.
Плащания могат да бъдат извършвани месечно по глави в размер до една дванадесета от разрешените кредити по съответната глава за предходната финансова година.
Не може да се надхвърлят бюджетните кредити, предвидени в прогнозата за приходите и разходите.
3. По искане на директора и при необходимост поради последователността в дейността на органа на Общностите и управленските му нужди, управителният съвет може едновременно да разреши една или повече временни дванадесети части както за действията по поемане на задължения, така и за тези за плащания над автоматично предвидените съгласно параграфи 1 и 2.
Допълнителните дванадесети части се разрешават в цялост и са неделими.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност на бюджета
Член 15
1. Трябва да има баланс между бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити не могат да надхвърлят размера на субсидията от Общностите увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 5.
3. Органът на Общностите няма право да сключва заеми.
4. Изплатените на органите на Общностите средства представляват по отношение на техния бюджет изравнителна субсидия, която се смята за предварително финансиране по смисъла на член 81, параграф 1, буква б), i) от Общия финансов регламент.
Член 16
1. Ако салдото по сметката за стопанския резултат по смисъла на член 81 е положително, то се изплаща обратно на Комисията до размера на платената през годината субсидия от Общностите. Частта от салдото, която надвишава размера на платената през годината субсидия от Общностите се записва в приходната част на бюджета за следващата финансова година.
Разликата между вписаната в общия бюджет субсидия от Общностите и фактически платената субсидия на съответната организация се анулира.
2. Ако салдото по сметката за стопанския резултат, предвидено в член 81 е отрицателно, то се записва в бюджета за следващата финансова година.
3. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета в хода на бюджетната процедура посредством писмо за внасяне на корекции, внесено по съответния ред, или, когато изпълнението на бюджета е в ход - чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица на бюджета
Член 17
Бюджетът се изготвя, изпълнява и е предмет на представяне на отчети в еуро.
Въпреки това,за целите на касата счетоводителят или администраторът на авансови средства има право да извършва операции в национална парична единица, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Общностите.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност на бюджета
Член 18
Общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания съгласно член 19. Всички приходи и разходи се вписват изцяло и без взаимни корекции съгласно условията на член 21.
Член 19
1. За финансиране на специфични разходи се използват следните приходи:
а)
целевите приходи като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
б)
вноските за дейността на съответния орган на Общностите от държави-членки, от други държави или от различни организации, доколкото това е предвидено в споразумението между органа на Общностите и съответните държави-членки, други държави или въпросните организации.
2. Всеки приход по смисъла на параграф 1 покрива всички преки и косвени разходи за съответната дейност или цел.
3. В бюджета се обособяват позиции, които отразяват категориите на посочените в параграф 1 приходи и по възможност посочват и размера им.
Член 20
1. Директорът може да приема всякакви дарения в полза на съответния орган на Общностите като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има известни финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.
Член 21
1. Финансовият регламент на всеки орган на Общностите определя случаите, когато суми могат да бъдат приспадани от заявките за плащания, фактурите или отчетите за ликвидното състояние, които впоследствие се приемат за плащане на нетната сума.
Отстъпките, възстановените суми и намеленията, приспадани от фактури и заявки за плащания не се записват като приходи на съответния орган на Общностите.
2. Стойността на предоставените на съответния орган на Общностите стоки и услуги се отразява в бюджета в пълен брутен размер , когато се включват възстановени данъчни тежести:
а)
или от държавите-членки съгласно Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейските общности, при условие че той се прилага за съответния орган на Общностите; или
б)
от държава-членка или от друга държава на основата на други съответни договорености.
Всички национални данъчни тежести, поети временно от органа на Общностите съгласно първа алинея, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
3. Отрицателното салдо се записва в бюджета като разход.
4. По време на изпълнението на бюджета могат да се правят корекции по отношение на курсовите разлики. Окончателната печалба или загуба се включва в годишното салдо.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност на разходите
Член 22
Бюджетните кредити в пълния им размер се разпределят за конкретните цели по дялове и глави, като главите се подразделят на статии и позиции.
Член 23
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от една статия към друга в рамките на една и съща глава.
Той информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за трансферите, осъществени съгласно параграф 1.
2. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от един дял в друг и от една глава в друга в рамките на общ лимит от 10 % от отпуснатите за финансовата година кредити. Над посочената граница той може да предложи на управителния съвет трансфер на кредити от един дял в друг и от една глава в друга в рамките на един и същ дял. Управителният съвет разполага с един месец да направи възражения срещу предложения трансфер; след изтичането на посочения срок трансферът се смята за приет.
3. Предложенията за трансфер и трансферите, извършени съгласно настоящия член, се придружават от надлежна и подробна документация, която посочва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за бюджетния ред, който ще бъде кредитиран, така и за бюджетния ред, която ще бъде дебитиран.
Член 24
1. Бюджетните кредити могат да се прехвърлят само към редове в бюджета, за които бюджетът е разрешил кредити или чрез символичен запис (p.m.).
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целевите приходи, могат да се прехвърлят, само ако се използват за целите, за които са отпуснати.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 25
1. Бюджетните кредити се усвояват в съответствие с принципа на добро финансово управление, което означава в съответствие с принципа на икономия, ефективност и ефикасност.
2. Принципът на икономия изисква ресурсите, използвани от съответния орган на Общностите за извършване на неговата дейност, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и на най-добрата цена.
Принципът на ефективността се отнася до оптималното съотношение между използваните средства и постигнатите резултати.
Принципът на ефикасността се отнася до постигането на конкретните цели и реализацията на планираните резултати.
3. За всички финансирани от бюджета дейности се определят конкретни, измерими, постижими, уместни и определени във времето цели. Постигането на целите се следи по показатели за резултатите по всяка дейност и директорът представя съответната информация на управителния съвет. Настоящата информация се представя годишно и най-късно в документацията към предварителния проектобюджет.
4. За подобряване на процеса на вземане на решение органите на Общностите редовно извършват предварителна и последваща оценка на програмите или дейностите. Оценката се прилага за всички програми и дейности, при които има изразходване на значителни средства, като резултатите от оценката се представят на управителния съвет.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 26
1. Бюджетът се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Бюджетът и коригиращите бюджети след окончателното им приемане се обнародват в Официален вестник на Европейските общности в срок от два месеца след тяхното приемане.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета
Член 27
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт на съответния орган на Общностите.
2. В съответствие с учредителния акт органът на Общностите представя пред Комисията прогнози за своите приходи и разходи, както и залегналите в основата им общи насоки за работа заедно с работната програма не по-късно от 31 март всяка година.
3. Прогнозите за приходите и разходите на органа на Общностите включват:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочни длъжности в рамките на отпуснатите бюджетни кредити по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за постигнатото по всички предварително определени цели за различните дейности, както и по новите цели, измерено чрез показатели; резултатите от оценката се съгласуват и посочват като доказателство за евентуалните предимства на предложеното изменение на бюджета.
4. Като част от процедурата за приемане на общия бюджет, Комисията представя тези прогнози на органа на Общностите пред бюджетния орган и предлага размера на субсидията за съответния орган на Общностите, както и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа.
5. Бюджетният орган приема щатното разписание на органа на Общностите и всички последващи изменения в съответствие с член 32, параграф 1.
6. Бюджетът и щатното разписание се приемат от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на общия бюджет, който определя размера на субсидията и щатното разписание, като при необходимост бюджетът и щатното разписание съответно се коригират.
Член 28
Всяко изменение в бюджета, включително щатното разписание, се отразяват в коригиращия бюджет, който се приема по същата процедура, както първоначалния, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 27.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета
Член 29
Бюджетът включва приходна и разходна част.
Член 30
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на агенцията, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Общностите и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 31
Бюджетът съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозите за приходите на органа на Общностите за въпросната финансова година;
б)
прогнозираните приходи за предходната финансова година и приходите за година n - 2;
в)
съответните бележки по всеки ред от приходната част;
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити по задължения и за плащания за съответната финансова година;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година, както и поетите задължения за извършване на разход и платените разходи за година n - 2;
в)
обобщен разчет за плащанията с падеж през следващите финансови години в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответните бележки по всеки подраздел.
Член 32
1. Посоченото в член 27 щатно разписание посочва заедно с утвърдените за финансовата година щатни бройки утвърдените за предходната година щатни бройки и реално запълнените щатни бройки.
То представлява абсолютен лимит за съответния орган на Общностите; не могат да се извършват назначения над определения лимит.
Въпреки това с изключение на степени А1, А2 и А3 управителният съвет може да изменя щатното разписание с до 10 % от утвърдените щатни бройки при две условия:
а)
промяната не се отразява на размера на бюджетните кредити за разходи за персонал за цялата финансова година;
б)
не се надхвърля лимитът за щатните бройки по утвърденото щатно разписание.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея последствията от работата на непълен щат, утвърдена от назначаващия орган в съответствие с Правилника за персонала, може да се неутрализира с други назначения.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 33
Директорът изпълнява функциите на счетоводител. Той изпълнява приходната и разходната част на бюджета в съответствие с финансовите правила на съответния орган на Общностите на собствена отговорност и в рамките на отпуснатите бюджетни кредити.
Член 34
1. Директорът може да делегира своите правомощия по изпълнението на бюджета на служители на съответния орган на Общностите, до които се отнасят регламентите и правилата за длъжностните лица и останалите служители на Европейските общности (наричани по-долу „Правилник за персонала“) в съответствие с посочените във финансовата регламентация условия по смисъла на член 185 от Общия финансов регламент, които се приемат от управителния съвет. Оправомощените лица могат да действат само в рамките на изрично делегираните им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред да пределегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 99. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 35
1. Забранява се на всички финансови участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял да предприемат всякакви мерки за изпълнение на бюджета, които могат да поставят собствените им интереси в конфликт с интересите на съответния орган на Общностите. При възникване на подобен случай съответният субект следва да се въздържи от такива мерки и да отнесе случая до компетентния орган.
2. Конфликт на интереси възниква, когато безпристрастното и обективното изпълнение на функциите на участник в изпълнението на бюджета или на вътрешен одитор се компрометира поради семейни причини, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономическите интереси или други общи интереси с бенефициера.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния член на персонала. Ако членът на персонала е самият директор, компетентният орган е управителният съвет.
Член 36
1. Бюджетът се изпълнява от директора в отделите под негово/нейно ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват по договор на лица или организации от частния сектор, когато това е неизбежно.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 37
Функциите на финансов ръководител и счетоводител са разграничени и несъвместими една с друга.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 38
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципите на доброто финансово управление и за гарантираното спазване на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За изпълнението на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни и правни задължения, утвърждава разходи, разрешава плащания и извършва предварителните действия за това изпълнение на бюджетните кредити.
3. Изпълнението на приходите включва изготвянето на прогнози за вземанията, установяването на вземанията , и издаването на нареждания за тяхното събиране. В него при необходимост се включва и отказът от събиране на установените вземания.
4. В съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет на основата на равностойните стандарти, които Комисията определя за собствените си отдели, и с оглед на рисковете във връзка с управленската среда и характера на финансираните дейности разпоредителят с бюджетни кредити създава организационната структура, както и вътрешните системи и процедури за управление и контрол, които са най-подходящи за изпълнението на неговите задължения, включително при необходимост последващи проверки.
Разпоредителят с бюджетни кредити създава в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата/нейната дейност.
5. Преди одобряването на дадена операция оперативните и финансовите аспекти се проверяват от служители, различни от служителя, инициирал съответната операция. Инициирането, предварителната проверка и последващата проверка са отделни функции.
6. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва разходно-оправдателната документация във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
Член 39
1. Посоченото в член 38, параграф 5 иницииране на дадена операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
2. Предварителната проверка на операцията, както е посочена в член 38, параграф 5, означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредителят с бюджетни кредити с оглед на проверката на оперативните и финансовите аспекти.
3. Всяка операция подлежи на поне една проверка ex ante. Целта на настоящата проверка е да установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие със съответните разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 25.
4. Целта на предварителната проверка на документите и, когато е необходимо - на място, е да се провери дали финансираните от бюджета операции са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в параграф 3. Проверките могат да бъдат извършени на извадкова основа чрез анализ на риска.
5. Длъжностните лица или останалите служители, които отговарят за проверките, посочени в параграфи 2 и 4, са различни от онези, които изпълняват задачите, посочени в параграф 1, и не са техни подчинени.
6. Всички служители, които отговарят за контрола върху управлението на финансовите операции, трябва да притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Общностите, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 40
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва пред управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на годишен отчет за дейността (наричан по-долу „отчет на разпоредителя с бюджетни кредити“) заедно с финансовата и управленската информация. Този отчет посочва резултатите от дейността с оглед поставените цели, свързаните с дейността рискове, усвояването на наличните ресурси и начина на функциониране на системата за вътрешен контрол. Вътрешният одитор по смисъла на член 71 се запознава с годишния отчет за дейността и останалите определени информационни компоненти.
2. Управителният съвет представя на бюджетните органи и на Сметната палата анализ и оценка на годишния отчет на разпоредителя с бюджетни кредити за предходната финансова година не по-късно от 15 юни всяка година. Настоящият анализ и оценка се включват в годишния отчет на съответния орган на Общностите в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
Член 41
Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола върху сделките, смята, че дадено решение, което прекият му ръководител изисква да изпълни или да даде съгласието си, е нередно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на задължителните за служителя професионални правила, той е длъжен да информира директора в писмена форма и ако последният не предприеме действия в разумен срок, служителят уведомява инстанцията, посочена в член 47, параграф 4 и управителния съвет. При незаконна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интересите на Общностите, служителят информира посочените в приложимото законодателство власти и органи.
Член 42
При делегиране и пределегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 34 към вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 38, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 43
1. Управителният съвет назначава счетоводител съгласно Правилника за персонала, който отговаря в съответния орган на Общностите за:
а)
правилното извършване на плащанията, събиране на приходите и възстановяване на установените вземания;
б)
подготовката и представянето на отчетите в съответствие с дял VII;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял VII
г)
изпълнението в съответствие с дял VII на счетоводните правила и методи, както и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и, когато е необходимо - на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация;
е)
управлението на касата.
2. Счетоводителят получава от разпоредителя с бюджетни кредити , който гарантира достоверността, цялата необходима информация за съставянето на сметките, които дават вярна представа за активите на съответния орган на Общностите и изпълнението на неговия бюджет.
3. При условията на параграф 4 от настоящия член и член 44, счетоводителят е единственият служител , упълномощен да се разпорежда с паричните средства и останалите активи. Той отговаря за тяхното съхранение.
4. Счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени съобразно Правилника за персонала, когато това е наложително, с оглед изпълнението на своите задължения.
5. Актът за оправомощаване установява възложените на оправомощения служител функции, както и неговите права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 44
Когато изплащането на малки суми и събирането на другите приходи, посочени в член 5, се окажат наложителни, могат да бъдат открити сметки за авансови средства, захранвани от счетоводителя, като отговорни за тях са определените от счетоводителя администратори на авансови средства.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не може да надхвърля сума, която се определя от съответния орган на Общностите за всеки разход или приход.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 45
1. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни мерки, правомощията на оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттеглени временно или окончателно от оправомощилия ги орган.
Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. Управителният съвет назначава изпълняващ длъжността счетоводител.
3. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни мерки, счетоводителят може по всяко време да отстрани временно или окончателно администраторите на финансови средства от техните задължения.
Член 46
1. Разпоредбите на настоящата глава не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от разпоредителите с бюджетни кредити или лицата, посочени в член 45, съгласно приложимото национално законодателство и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Общностите и за противодействие на корупцията сред длъжностните лица на Общностите или на длъжностните лица на държавите-членки.
2. Всеки оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност съгласно Правилника за персонала, без да се засягат разпоредбите на членове 47, 48 и 49. При незаконна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интересите на Общностите, въпросът се отнася до определените в приложимото законодателство власти и органи.
Раздел 2
Приложими правила за оправомощени и вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити
Член 47
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно Правилника за персонала. Съответно от него/нея може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от Общностите щети в резултат на сериозно нарушение от негова страна в изпълнение на служебните си задължения или във връзка с тях, и по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити установи вземания, издаде нареждане за събиране на вземания, поеме задължение за разход или подпише платежно нареждане, без да се съобразява с настоящия Финансов регламент или правилата за неговото прилагане.
Същото се прилага в случаите, когато поради сериозно нарушение разпоредителят с бюджетни кредити не състави документ за установяване на вземане, не издаде нареждане за събиране на вземания или неоснователно го забави, не издаде платежно нареждане или неоснователно го забави, като по такъв начин изложи ведомството на риск от търсене на гражданска отговорност по исков ред от трети страни.
2. Ако смята, че дадено решение в кръга на неговите отговорности е нередно или противоречи на принципите на добро финансово управление, оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити писмено информира оправомощилия го орган. Ако в резултат на това оправомощилият го орган даде мотивирани писмени указания оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредитида изпълни съответното решение, той е длъжен да го изпълни и не може да му бъде търсена отговорност за това.
3. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора наоправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
4. Инстанцията, съставена от Комисията за проверка на финансови нередности и техните последствия, ако има такива, в съответствие с член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, следва да може да упражнява същите правомощия по отношение на органа на Общностите, каквито има по отношение на отделите на Комисията, ако управителният съвет вземе такова решение.
Ако не вземе такова решение, управителният съвет създава функционално независима инстанция, която е специализирана в тази област.
На основата на становището на инстанцията директорът взема решение, дали да започне дисциплинарно или имуществено производство. Ако инстанцията установи наличието на проблеми в системата, тя представя доклад с препоръки пред разпоредителя с бюджетни кредити и пред вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, инстанцията го представя пред управителния съвет и вътрешния одитор на Комисията.
5. От всеки член на персонала може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от Общностите щети в резултат на сериозно нарушение от негова страна в хода на изпълнението на служебните му задължения или във връзка с тях.
Назначаващият орган взема обосновано решение след изпълнение на формалностите, установени в Правилника за персонала, във връзка с дисциплинарните въпроси.
Раздел 3
Приложими правила за счетоводители и администратори на авансови средства
Член 48
Счетоводителят може да носи дисциплинарна или имуществена отговорност , както е установено в Правилника за персонала, и по-специално, когато:
а)
губи или поврежда поверените му парични средства, активи и документи или причинява загуба или повреда по небрежност;
б)
променя банкови сметки или пощенски джиро сметки, без да е уведомил предварително разпоредителя с бюджетни;
в)
събира вземания или изплаща суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране на вземания или платежни нареждания;
г)
не събира дължимите приходи.
Член 49
Администраторът на авансови средства може да носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за персонала, по-специално, когато:
а)
губи или поврежда поверените му парични средства, активи и документи или причинява загуба или повреда по небрежност;
б)
не е в състояние да представи разходно-оправдателни документи за извършените от него плащания;
в)
изплаща суми на лица, които нямат право да ги получат;
г)
не събира дължимите приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 50
Органите на Общностите представят на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на субсидията от Общностите заедно с прогноза за паричните потоци при условия и периодичност, договорени с Комисията.
Член 51
Изплатените на органите на Общностите средства от Комисията във формата на субсидия са лихвоносни в полза на общия бюджет.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 52
Всяка мярка или ситуация, която би могла да породи или промени дължима на съответния орган на Общностите сума е обект на първоначална прогноза за вземанията, извършена от разпоредителя с бюджетни кредити.
Раздел 3
Установяване на вземанията
Член 53
1. Установяването на вземанията е актът, чрез който разпоредителят с бюджетни кредити или оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити:
а)
проверява дали задължението съществува;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, при които сумата е дължима.
2. Всяко вземане, определено като безспорно, ликвидно и изискуемо, трябва да бъде установено чрез нареждане за събиране, дадено на счетоводителя за изпълнение заедно с дебитно известие, което се изпраща на длъжника. Двата документа се съставят и изпращат от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Без да се засягат разпоредбите на приложимите правила, договори или споразумения, всяко посочено в дебитното известие просрочено задължение е лихвоносно в съответствие с подробни правила за изпълнение на Общия финансов регламент.
4. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да бъдат предмет на временен разчет.
Временният разчет обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно.
Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временните разчети, за да ги приведе в съответствие с фактически установените вземания.
Раздел 4
Разрешаване на събирането на вземания
Член 54
Разрешаване на събирането на вземания е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава указания на счетоводителя чрез нареждане за събиране на вземания да събере вземането, което е установил.
Раздел 5
Събиране на вземания
Член 55
1. Неправилно изплатените суми се възстановяват.
2. Счетоводителят предприема мерки за изпълнение на нарежданията за събиране на надлежно установените от разпоредителя с бюджетни кредити или от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.вземания. Той добросъвестно проверява дали съответният орган на Общностите получава приходите си и се грижи за запазването на неговите права.
3. Когато възнамерява да се откаже от събирането на установено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че отказът е правомерен и съответства на принципа на добро финансово управление.
Отказът се основава на мотивирано решение на разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити няма право да делегира вземането на това решение.
Решението за отказ посочва какви действия са предприети за осигуряване на събирането и правните и фактическите си основания.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя установено вземане, когато разкриването на грешка във връзка с правните и фактическите основания посочва, че сумата не е установена правилно. Отмяната се основава на решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити със съответните мотиви.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити коригира размера на установеното вземане в посока увеличение или намаление, когато откриването на фактическа грешка води до промяна в размера на задължението, при условие че корекцията не води до загуба на правото на вземане в полза на органа на Общностите. Такава корекция се основава на решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити със съответните мотиви.
Член 56
1. При фактическото събиране на вземане счетоводителят прави запис в сметките и информира отговорният разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой до счетоводителя се издава разписка.
Член 57
1. Ако не е извършено възстановяване на задължение в срока, посочен в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за събиране чрез всички законни средства включително при необходимост чрез прихващане или, ако това не е възможно, чрез принудително изпълнение.
2. Счетоводителят събира чрез прихващане и в точно установения размер вземанията на органа на Общностите спрямо даден длъжник, когато последният има сигурно, ликвидно и изискуемо вземане спрямо органа на Общностите, при условие че прихващането е правомерно.
Член 58
Счетоводителят в сътрудничество с отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да удължи срока за плащане само по писмена надлежно мотивирана молба от длъжника при следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плаща лихва в размера, предвиден в подробните правила за изпълнението на Общия финансов регламент за целия период на удължаването, считано от датата на първоначалния падеж;
б)
за да се гарантират правата на съответния орган на Общностите, длъжникът предоставя финансова гаранция, която включва както главницата, така и лихвите.
Раздел 6
Конкретни разпоредби във връзка с таксите
Член 59
1. Когато даден орган на Общностите събира таксите, посочени в член 5, буква а), в началото на всяка финансова година се правят общи предварителни прогнози за постъпленията от такива такси.
2. Като общо правило органът на Общностите предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след заплащане на дължимите такси в пълен размер.
3. Когато по изключение е предоставена услуги без предварително заплащане на дължимите такси, се прилагат разпоредбите на раздели 3, 4 и 5 от настоящата глава.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 60
1. За всеки разход се поема задължение, той се, утвърждава, разрешава и плаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Работната програма на съответния орган на Общностите е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че те са ясно формулирани и са точно посочени приложените критерии.
4. Административните кредити могат да бъдат усвоени без предварително решение за финансиране.
Раздел 1
Поемане на задължение за плащане
Член 61
1. Бюджетно задължение е операцията, чрез която се заделят необходимите кредити за покриване на последващи плащания в изпълнение на правно задължение.
2. Правно задължение е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити поема или установява задължение, което води до дебитиране на бюджета.
3. Бюджетно задължение е индивидуално, когато бенефициерът и размерът на разхода са известни.
4. Бюджетно задължение е глобално, когато поне един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, все още не е известен.
5. Бюджетно задължение е временно, когато цели да покрие обичайни административни разходи и размерът или крайните бенефициери все още не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се реализира или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
Член 62
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може първо да поеме бюджетно задължение преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Индивидуалните правни задължения във връзка с индивидуални или временни бюджетни задължения се поемат до 31 декември на година n.
В края на периодите, посочени в първа алинея, за салдото, непокрито от правно задължение от тези бюджетни задължения, се отменя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Поетите правни задължения за дейности с продължителност над една финансова година и съответните бюджетни задължения, освен при разходи за персонала, имат крайна дата за изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички неизпълнени части на тези задължения в срок от шест месеца след посочената крайна дата, се отменят в съответствие с член 11.
Член 63
При поемането на бюджетно задължение отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
разходът е отнесен правилно към съответния бюджетен ред;
б)
има налични бюджетни кредити;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовата регламентация на всеки орган на Общностите и всички приети на тяхната основа актове;
г)
принципът на добро финансово управление е спазен.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 64
Утвърждаване на разход е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити:
а)
проверява съществуването на право на кредитора;
б)
проверява условията, при които плащането е дължимо;
в)
определя или проверява действителността и размера на задължението.
Член 65
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателната документация, която удостоверява правото на кредитора на основата на установяването на фактически извършени услуги, доставки или работи или на основата на други документи, които обосновават плащането.
2. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Ако системата не е компютъризирана, резолюцията „прието за плащане“ е във формата на печат с подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Ако системата е компютъризирана, резолюцията „прието за плащане“ е под формата на проверка с личната парола на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на разход
Член 66
1. Разрешаване на разход е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити чрез издаването на платежно нареждане дава указания на счетоводителя да плати разход, който той е утвърдил.
2. Платежното нареждане е с дата и подпис на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и се изпраща на счетоводителя. Оправдателната документация се съхранява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 38, параграф 6.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 90, параграф 1.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 67
1. Плащането се извършва при представяне на доказателства, че съответното действие е извършено в съответствие с разпоредбите на основния акт по смисъла на член 49 от Общия финансов регламент, на договора или на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, като обхваща някоя от следните операции:
а)
плащане на цялото задължение;
б)
плащане на задължението по някой от следните начини:
i)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко вноски;
ii)
едно или повече междинни плащания;
iii)
окончателно плащане на задължението.
Предварителното финансиране се приспада при извършването на междинните плащания.
Цялото предварително финансиране и междинните плащания се приспадат при окончателното плащане.
2. Счетоводната отчетност разграничава различните видове плащания, посочени в параграф 1, към датата на тяхното извършване.
Член 68
Плащането на разходите се извършва от счетоводител в рамките на наличните средства.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 69
Утвърждаването, разрешаването и плащането на разходите трябва да се реализират в сроковете, посочени в подробни правила за прилагането на Общия финансов регламент и съобразени с неговите разпоредби.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 70
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите могат да се подписват чрез компютъризирана или електронна процедура.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 71
1. Органите на Общностите разполагат с функция за вътрешен одит, който трябва да се провежда в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Без да се засяга член 38, параграф 4, вътрешният одитор на Общностите упражнява същите правомощия по отношение на органите на Общностите, както и по отношение на отделите на Комисията.
Член 72
1. Вътрешният одитор консултира органите на Общностите по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
Той преценява:
а)
целесъобразността и ефективността на вътрешните системи за управление и работата на отделите по изпълнение на програми и действия във връзка със съответните рискове; и
б)
целесъобразността и качеството на системите за вътрешен контрол, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.
2. Вътрешният одитор изпълнява задълженията си по отношение на всички дейности и отдели на органите на Общностите. Той има пълен и безпрепятствен достъп до цялата информация, необходима за изпълнението на неговите задължения.
3. Вътрешният одитор докладва на управителния съвет и на директора за своите изводи и препоръки. Те гарантират, че са предприети действия по препоръките, направени в резултат на одита.
4. Вътрешният одитор представя на органите на Общностите годишен доклад за вътрешния одит, в който се посочват, по-конкретно, броят и видът на извършените вътрешни одити, направените препоръки и предприетите по тези препоръки действия. В годишния доклад се посочват също така и евентуалните системни проблеми, разкрити от специализираната инстанция, създадена съгласно член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент.
5. Всяка година органът на Общностите изпраща на органа, който отговаря за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета и на Комисията, доклад от директора, който обобщава броя и вида на извършените от вътрешния одитор проверки, направените препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
Член 73
Отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети при изпълнението на неговите задължения, се определя съгласно член 87 от Общия финансов регламент.
ДЯЛ V
ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 74
По отношение на обществените поръчки се прилагат разпоредбите на Общия финансов регламент и подробните правила за неговото прилагане.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА, ОТПУСКАНИ ОТ ОРГАНИТЕ НА ОБЩНОСТИТЕ
Член 75
Когато даден орган на Общностите има право да отпуска безвъзмездни средства в съответствие със своя учредителен акт, се прилагат разпоредбите на Общия финансов регламент и подробните правила за неговото прилагане.
ДЯЛ VII
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 76
Годишните отчети на органа на Общностите включват:
а)
финансов отчет на съответния орган на Общностите;
б)
отчет за изпълнението на бюджета на съответния орган на Общностите.
Отчетите на органа на Общностите се придружават от доклад за бюджетното и финансовото управление през годината.
Член 77
Отчетите трябва да бъдат редовни, добросъвестни и пълни и да дават вярна и обективна представа:
а)
по отношение на финансовите отчети, за активите и пасивите, тежестите и приходите, вземанията и задълженията, които не са представени като активи или пасиви, и паричните потоци;
б)
по отношение на докладите за изпълнението на бюджета, за приходните и разходните операции.
Член 78
Финансовият отчет се съставя в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, посочени в подробните правила за изпълнение на Общия финансов регламент, а именно:
а)
действащо предприятие;
б)
предпазливост;
в)
последователност на счетоводните методи;
г)
съпоставимост на информацията;
д)
същественост;
е)
компенсиране;
ж)
предимство на съдържанието пред формата;
з)
текущо начисляване.
Член 79
1. В съответствие с принципа на текущо начисляване финансовият отчет отразява разходите и приходите за финансовата година независимо от датата на плащане или събиране.
2. Стойността на активите и пасивите се определя съгласно правилата за оценка, определени в счетоводните методи съгласно член 132 от Общия финансов регламент.
Член 80
1. Финансовият отчет се деноминира в еуро и включва:
а)
счетоводния баланс и отчета за стопанския резултат, които представят активите и пасивите, финансовото състояние и стопанския резултат към 31 декември предходната година; те се представят в съответствие със структурата, установена в директивата на Съвета относно годишните отчети на някои видове дружества, като същевременно се отчитат особеностите на дейността на органите на Общностите;
б)
таблица за паричните потоци, в която се представят събраните и изплатените суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчет за промените в собствения капитал, в който подробно се представя увеличението или намалението по всяка капиталова сметка през годината.
2. Приложението към финансовия отчет допълва и изяснява данните, представени в отчетите, посочени в параграф 1, като предоставя цялата допълнителна информация, която се изисква според международно приетата счетоводна практика, когато тя се отнася до дейността на органите на Общностите.
Член 81
Отчетът за изпълнението на бюджета се деноминира в еуро. Той включва:
а)
отчет за резултата от изпълнението на бюджета, който представя всички бюджетни операции през годината от гледна точка на приходите и разходите; структурата на тяхното представяне е същата както в самия бюджет;
б)
приложението към отчета за резултата от изпълнението на бюджета, което допълва и изяснява представените в отчета данни.
Член 82
Счетоводителят представя на счетоводителя на Комисията до 1 март на следващата година временните отчети заедно с доклада за бюджетното и финансовото управление през годината съгласно член 76, параграф 7 от настоящия регламент, така че счетоводителят на Комисията да може да консолидира сметките, както е предвидено в член 128 от Общия финансов регламент.
Член 83
1. Съгласно член 129, параграф 1 от Общия финансов регламент Сметната палата не по-късно от 15 юни представя своите съображения върху временните отчети на всяка институция и всеки орган, посочени в член 185 от Общия финансов регламент.
2. След като получи съображенията на Сметната палата по временните отчети на съответния орган на Общностите, директорът изготвя окончателните отчети на органа на Общностите, за което той носи отговорност, и ги представя на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Директорът изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета най-късно до 1 юли на следващата година.
4. Окончателните отчети на органите на Общностите се обнародват в Официален вестник на Европейските общности на 31 октомври на следващата финансова година.
5. Директорът предоставя на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 84
1. Системата на счетоводна отчетност на органите на Общностите е системата, която служи за организиране на бюджетната и финансовата информация по такъв начин, че числовите данни да бъдат отнесени, класифицирани и записани.
2. Сметките биват общи и бюджетни. Тези сметки се водят в еуро на основа на календарна година.
3. Числовите данни в общите и бюджетните сметки се приемат в края на бюджетната година, така че да се съставят отчетите, посочени в глава 1.
4. Независимо от параграфи 2 и 3, разпоредителят с бюджетни кредити може да води аналитични сметки.
Член 85
Счетоводните правила и методи и хармонизираният сметкоплан, които се прилагат от органите на Общностите, се приемат от счетоводителя на Комисията съгласно член 133 от Общия финансов регламент.
Раздел 2
Общи сметки
Член 86
Общите сметки се отразяват в хронологичен ред според метода на двустранното счетоводно записване на всички събития и операции, които имат влияние върху икономическото и финансовото състояние, активите и пасивите на органите на Общностите.
Член 87
1. оборотите по сметките, както и салдата се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания включително счетоводните корекции се основават на оправдателни документи, на които те се позовават.
3. Системата на счетоводна отчетност трябва да осигурява проследяване нат всички счетоводни записвания.
Член 88
След приключване на бюджетната година и до датата на представяне на окончателните отчети, счетоводителят на съответния орган на Общностите извършва корекции, които, без да бъдат свързани с плащане или инкасиране, отнесени към финансовата година, са необходими за съставяне на достоверна и точна представа за тези отчети.
Раздел 3
Бюджетни сметки
Член 89
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета.
2. По смисъла на параграф 1 бюджетните сметки отразяват всички бюджетни приходни и разходни операции, посочени в дял IV от настоящия регламент.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 90
1. Органите на Общностите съхраняват инвентарен опис, който отразява количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват имуществото на Общностите, в съответствие с модела, съставен от счетоводителя на Комисията.
Органите на Общностите проверяват, дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на движимо имущество се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ VIII
ВЪНШЕН ОДИТ И ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Външен одит
Член 91
Сметната палата проверява отчетите на органите на Общностите съгласно член 248 от Договора за създаване на Европейската общност.
Член 92
1. Органите на Общностите изпращат на Сметната палата бюджета, приет в окончателния му вид. Те информират Сметната палата във възможно най-кратък срок за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
2. Органите на Общностите изпращат на Сметната палата приетите от тях вътрешни финансови правила.
3. Сметната палата се информира за назначаването на разпоредители с бюджетни кредити, счетоводители и администратори на авансови средства, както и за решенията за оправомощаване съгласно член 34, член 43, параграфи 1 и 4 и член 44.
Член 93
Проверката от Сметната палата се извършва съгласно членове 139-144 от Общия финансов регламент.
ГЛАВА 2
Освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
Член 94
1. Европейският парламент по препоръка на Съвета до 30 април на година n + 2 освобождават директора от отгворност във връзка с изпълнението на бюджета за година n.
2. Ако не може да бъде спазен срокът по параграф 1, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. Ако Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът полага всички усилия да предприеме мерки в най-кратки срокове, за да премахне или да улесни премахването на пречките за вземане на това решение.
Член 95
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на съответния орган на Общностите, полученото салдо, както и активите и пасивите на органа на Общностите според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, Европейският парламент, след Съвета, също проверява счетоводната отчетност, отчетите и финансовия отчет на органите на Общностите. Той проверява освен това годишния доклад на Сметната палата заедно с отговорите на директора на съответния орган на Общностите, евентуалните специални доклади от Сметната палата по отношение на съответната финансова година и декларацията на Сметната палата за достоверността и точността на отчетите и законосъобразността и правилността на извършените операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент по искане на последния по същия начин, който е предвиден в член 146, параграф 3 от Общия финансов регламент, цялата необходима информация за безпрепятственото протичане на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за съответната година.
Член 96
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по приложените към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета бележки.
2. По молба на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези съображения и бележки. Той изпраща препис от доклада на Комисията и на Сметната палата.
ДЯЛ IХ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 97
Сроковете, посочени в член 83, се прилагат за пръв път по отношение на бюджетната 2005 година.
За предходните години сроковете са:
а)
15 септември за член 83, параграф 3;
б)
30 ноември за член 83, параграф 4;
в)
31 октомври за член 83, параграф 5.
Член 98
Европейският парламент, Съветът и Комисията са оправомощени да получат необходимата информация или обяснения във връзка с бюджетните въпроси в съответната си област на компетентност.
Член 99
Доколкото е необходимо, управителният съвет по предложение на директора приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на съответния орган на Общностите.
Член 100
След влизането в сила на настоящия регламент всички органи, посочени в член 185 от Общия финансов регламент, приемат нов финансов регламент с оглед на влизането му в сила на 1 януари 2003 г. или във всички случаи в рамките на шест месеца след датата, на която попадат в обхвата на посочения член 185 след получаването на субсидията за сметка на общия бюджет.
Член 101
Настоящият регламент влиза в сила в деня след обнародването му в Официален вестник на Европейските общности.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 декември 2002 година.