32001R0438
L 063/21
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (EО) № 438/2001 НА КОМИСИЯТА
oт 2 март 2001 година
за определяне на подробни правила за прилагане на Регламент (EО) № 1260/1999 на Съвета по отношение на системите за управление и контрол на помощта, отпускана по структурните фондове
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Регламент (EО) № 1260/1999 на Съвета от 21 юни 1999 г. за определяне на общи разпоредби за структурните фондове (1), и по-специално член 53, параграф 2 от него,
след консултации с Комитета, създаден съгласно член 147 от Договора,
след консултации с Комитета по селскостопански структури и развитие на селските райони,
след консултации с Комитета по структури в рибарството и аквакултури
като има предвид, че:
(1)
Член 38 от Регламент (EО) № 1260/1999 изисква държавите-членки да предприемат определен брой мерки, които да осигурят ефективно и правилно използване на фондовете на Общността в съответствие с принципите на стабилното финансово управление.
(2)
За тази цел е необходимо държавите-членки да осигурят подходящи насоки относно организирането на съответните функции на управляващите и разплащателни органи, определени в членове 32 и 34 от Регламент (EО) № 1260/1999.
(3)
Член 38 от Регламент (EО) № 1260/1999 изисква държавите-членки да сътрудничат на Комисията, за да ѝ позволят да се увери в съществуването и доброто функциониране на техните системи за управление и контрол и да ѝ окажат цялата необходима помощ при осъществяването на проверки, включително проверки на извадки;
(4)
За да се хармонизират стандартите за удостоверяване на разходите, за които са поискани плащания от фондовете съгласно член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, трябва да бъде определено, както съдържанието на такива документи, така и вида и качеството на информацията, на която те се основават;
(5)
За да дадат възможност на Комисията да извърши проверките, предвидени в член 38, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, държавите-членки трябва да ѝ предоставят при поискване данните, изисквани от управляващите органи, за да изпълняват изискванията за управление, мониторинг и оценка, предвидени в настоящия регламент. Необходимо е да се определи съдържанието на тези данни, както и форматът и методите за предаване на компютърни файлове, когато данните се предоставят в електронна форма, в съответствие с член 18, параграф 3, буква д) от настоящия регламент. Комисията следва да осигури конфиденциалността и сигурността, както на компютърните, така и на останалите данни;
(6)
Регламент (ЕО) № 2064/97 на Комисията от 15 октомври 1997 г. относно установяване на подробни условия за прилагане на Регламент (EИО) № 4253/88 на Съвета по отношение на финансовия контрол, извършван от държавите-членки, на съвместно финансираните от структурните фондове операции (2), изменен с Регламент (ЕО) № 2406/98 (3), следва да бъде заменен. Независимо от това, разпоредбите на Регламент (ЕО) № 2064/97 трябва да продължат да се прилагат към помощта, отпускана за програмния период 1994-1999 г., съгласно Регламент (EИО) № 2052/88 на Съвета (4), последно изменен с Регламент (ЕО) № 3193/94 (5);
(7)
Настоящият регламент следва да се прилага, без да накърнява разпоредбите относно мониторинга на място в областта на държавните помощи, посочени в член 22 от Регламент (ЕО) № 659/1999 на Съвета от 22 март 1999 г., въвеждащ подробни правила за прилагането на член 93 от Договора за ЕО (6);
(8)
Настоящият регламент следва да се прилага, без да накърнява разпоредбите на Регламент (Евратом, EО) № 2185/96 на Съвета oт 11 ноември 1996 г. относно проверките и инспекциите на място, извършвани от Комисията с цел защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измама и други нередности (7);
(9)
Разпоредбите на Регламент (ЕО) № 1681/94 на Комисията от 11 юли 1994 г. относно нередностите и възстановяването на погрешно изплатени суми във връзка с финансирането на структурните политики и организирането на информационна система в тази област (8) се прилагат към помощта, отпускана съгласно Регламент (ЕО) № 1260/1999 съгласно член 54, втория параграф и член 38, параграф 1, буква д) от посочения регламент;
(10)
Настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с принципа на субсидиарността, посочен в член 8, параграф 3 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, без да се накърнява институционалната, правната и финансовата системи на съответната държава-членка, както е предвидено в последния параграф на член 34, параграф 1 oт лосочения регламент;
(11)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за развитие и преобразуване на регионите,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
Приложно поле
Член 1
Настоящият регламент определя подробни правила за прилагането на Регламент (EО) № 1260/1999 по отношение системите за управление и контрол на помощта, отпускана по структурните фондове и управлявана от държавите-членки.
ГЛАВА II
Системи за управление и контрол
Член 2
1. Всяка държава-членка гарантира, че управляващите и разплащателните органи, и междинните органи получават подходящи насоки относно организирането на системи за управление и контрол, необходими за осигуряване на стабилното финансово управление на структурните фондове, в съответствие с общоприетите принципи и стандарти, и по-специално осигурява достатъчна гаранция за точността, редовността и допустимостта на исканията за помощ от Общността.
2. За целите на настоящия регламент, „междинни органи“ означава всички публични или частни органи или служби, за чиито действия носят отговорност управляващите или разплащателните органи или които изпълняват задачи от тяхно име по отношение на крайните бенефициери или по отношение на органите и фирмите, осъществяващи операциите.
Член 3
Системите за управление и контрол на управляващите и разплащателните, и междинните органи, осигуряват с оглед на пропорционалността спрямо обема на управляваната помощ:
a)
ясно определяне, разпределение и, доколкото е необходимо за осигуряване на стабилна финансова практика, съответно разделяне на функциите в рамките на съответната организация;
б)
ефективни системи, които гарантират задоволителното изпълнение на функциите;
в)
в случай на междинни органи, отчитане пред органа, отговарящ за ефективното изпълнение на техните задачи и използваните методи.
Член 4
Системите за управление и контрол включват процедури за проверка на предаването на съвместно финансираните продукти и услуги и действителността на декларираните разходи, както и за осигуряване на спазването на условията от съответното решение на Комисията съгласно член 28 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, като са в сила националните правила и правилата на Общността, отнасящи се по-специално до допустимостта на разходите, които се покриват от структурните фондове в рамките на съответната помощ, обществените поръчки, държавните помощи, (включително правилата за натрупване на помощи), опазването на околната среда и равните възможности.
Процедурите изискват документиране на място на проверките на отделните операции. Документацията представя извършената работа, резултатите от проверката и взетите мерки по отношение на констатираните несъответствия. Ако физическите или административните проверки не са изчерпателни, а са извършени само върху извадки от операциите, в документацията се посочват избраните операции и се описва метода за получаване на извадките.
Член 5
1. Държавите-членки информират Комисията за всяка помощ в срок от три месеца след одобряването на помощта или влизането в сила на настоящия регламент, което настъпи по-късно за създаването на управляващите и разплащателните, и междинните органи на системите за управление и контрол, създадени в тези органи, както и за планираните подобрения в съответствие с насоките, формулирани в член 2, параграф 1.
2. Съобщението съдържа следната информация относно всеки управляващ, разплащателен и междинен орган:
a)
функциите, които са му възложени;
б)
разпределението на функциите между или вътре в неговите отдели, включително между управляващия и разплащателен орган, когато те принадлежат към една и съща инстанция;
в)
процедурите, чрез които се приемат, проверяват и одобряват исканията за възстановяване на разходи, както и чрез които се разрешават, изпълняват и осчетоводяват на плащанията на бенефициерите; и
г)
разпоредбите за одит на системите за управление и контрол.
3. Когато за няколко помощи се използва една обща система, може да бъде представено описание на тази обща система.
Член 6
Със съдействието на държавата-членка Комисията се уверява, че системите за управление и контрол, представени съгласно член 5, отговарят на стандартите, изисквани от Регламент (ЕО) № 1260/1999 и от настоящия регламент, и оповестява всички пречки, които те създават за прозрачността на проверките на работата на фондовете, както и за изпълнението на задълженията на Комисията, съгласно член 274 от Договора. Преразглеждането на работата на тези системи се извършва редовно.
Член 7
1. Системите за управление и контрол на държавите-членки осигуряват достатъчно проследяване на одита.
2. Проследяването на одита се счита за достатъчно, когато позволява:
a)
равнение на заверени обобщени отчети, представени на Комисията, с индивидуалните отчети за разходите и оправдателните документи, държани както на различни административни нива, така и от крайните бенефициери (включително в случаите, когато последните не са крайните получатели на помощта), органите или фирмите, осъществяващи операциите; и
б)
проверка на разпределението и превеждането на суми от наличните фондове на Общността и национални фондове.
Примерно описание на информацията, необходима за достатъчно проследяване на одита, се съдържа в приложение I.
3. Управляващият орган, се уверява в изпълнението на следните точки:
a)
че съществуват процедури, които гарантират, че документите, които се отнасят за извършени определени разходи и плащания, извършени по помощта, и необходими за достатъчно проследяване на одита, се държат в съответствие с изискванията на член 38, параграф 6 от Регламент (ЕО) № 1260/1999 и на приложение I към настоящия регламент;
б)
че са записани наименованието на органът, който ги държи, и неговото местонахождение
в)
че документите са предоставени на разположение за проверка от лицата и органите, които по принцип имат правото да проверяват такива документи.
Tези лица и органи са:
i)
персоналът на управляващия и на органа платец, както и на междинните органи, които обработват исканията за плащане;
ii)
службите, извършващи одита на системите за управление и контрол;
iii)
лицето или отдел от органа платец, които отговарят за заверката на междинните и окончателните искания за плащане съгласно член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, както и лицето или службата, които издават декларацията съгласно член 38, параграф 1, буква е); и
iv)
упълномощените длъжностни лица от националните одиторски институции и тези на Европейската общност.
Те могат да поискат да им бъдат предоставени извлечения или копия от документите или счетоводните записи, посочени в настоящия параграф.
Член 8
Управляващият или разплащателният орган води отчет на сумите, подлежащи на възстановяване чрез вече извършени плащания на помощ, отпусната от Общността, и се уверява, че сумите са възстановени без неоправдано закъснение. След възстановяването разплащателният орган, връща сумите от възстановените неправилни плащания заедно с лихвите, дължими за забава, чрез приспадане на въпросните суми от следващия си отчет за разходите и следващото искане за помощ, отправено до Комисията или, ако това се окаже недостатъчно, чрез връщане на средства на Общността. Разплащателният орган изпраща на Комисията веднъж годишно като приложение към доклада за четвъртото тримесечие относно възстановяванията на суми, извършени съгласно Регламент (ЕО) № 1681/94, отчет за сумите, чакащи възстановяване към тази дата, подредени по годината на започване на процедурите за възстановяване.
ГЛАВА III
Заверка на разходите
Член 9
1. Удостоверенията, отнасящи се до отчетите за междинните и окончателните разходи, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, се изготвят съгласно модела, описан в приложение II, от лице или служба от органа платец, който е функционално независим от всички служби, одобряващи исканията.
2. Преди заверяването на отчет за разходите разплащателният орган се уверява, че са изпълнени следните условия:
a)
управляващият орган и междинните органи са изпълнили изискванията на Регламент (ЕО) № 1260/1999, и по-специално на член 38, параграф 1, букви в) и д), и член 32, параграфи 3 и 4, както и условията на решението на Комисията съгласно член 28 от настоящия регламент;
б)
отчетът за разходите съдържа само разходи:
i)
които са били действително извършени през допустимия период, определен в решението под формата на разходите, извършени от крайните бенефициери, по смисъла на точки 1.2, 1.3 и 2 oт правило № 1 от приложението към Регламент (ЕО) № 1685/2000 на Комисията (9), и които могат да бъдат доказани чрез изплатени фактури или счетоводни документи с еквивалентна доказателствена стойност;
ii)
които са извършени във връзка с операции, избрани за финансиране по конкретната помощ, съгласно критериите и процедурите за за подбор, и които се подчиняват правилата на Общността през целия период, през който са извършени тези разходи; и
iii)
които се отнасят до мерки, за които всяка държавна помощ е официално одобрена от Комисията, когато е целесъобразно.
3. За да може ефективността на системите за контрол и проследяване на одита винаги да бъде взимана предвид преди представянето на отчета за разходи пред Комисията, управляващият орган гарантира, че разплащателният орган е информиран за процедурите, които управляващият орган, и междинните органи прилагат за да:
a)
проверят предаването на съвместно финансираните продукти и услуги и действителността на представените разходи;
б)
осигурят спазване на действащите правила; и
в)
поддържат проследяването на одита.
4. В случаите, когато управляващият орган и разплащателният орган, принадлежат към една и съща институция, тази институция гарантира, че се прилагат процедури, които предлагат стандарти за контрол, еквивалентни на описаните в параграфи 2 и 3.
ГЛАВА IV
Проверка на операциите чрез извадки
Член 10
1. Държавите-членки организират проверки на операциите на основата на подходящи извадки, като тези проверки имат за цел по-специално да:
а)
проверят ефективността на внедрените системи за управление и контрол;
б)
проверят избирателно на основата на анализ на риска декларациите за разходите, извършени на различни нива.
2. Проверките, извършени преди приключването на всяка помощ, обхващат поне 5 % от общите приемливи разходи и се основават на представителна извадка от одобрените операции, като вземат предвид разпоредбите на параграф 3. Държавите-членки се стараят да разпределят равномерно осъществяването на проверките за cъответния период. Tе осигуряват подходящо разделяне на задачите между тези проверки и процедурите за изпълнение и плащане, свързани с операциите.
3. При избора на извадка от операциите, които се проверяват, се взема предвид:
а)
необходимостта от проверка на операции от достатъчно разнообразни видове и големини;
б)
всички рискови фактори, установени при национални проверки или проверки на Общността;
в)
съсредоточаването на операциите в някои междинни органи или някои крайни бенефициери, така че основните междинни органи и крайни бенефициери да бъдат проверени поне веднъж преди приключването на всяка помощ.
Член 11
Чрез проверките държавите-членки се стремят да проверят следното:
a)
практическото прилагане и ефективността на системите за управление и контрол;
б)
по отношение на достатъчен брой счетоводни документи, съответствието между тези документи и оправдателните документи, съхранявани от междинните органи, крайните бенефициери и органите или фирмите, осъществяващи операциите;
в)
наличието на достатъчно проследяване на одита;
г)
за подходящ брой пера на разходи, че видът и датата на извършване на съответния разход съответства на разпоредбите на Общността и е в съответствие с одобрените за операцията спецификации и действително извършените дейности;
д)
че действителното или предвиденото предназначение на операцията съответства на целите, описани в заявлението до Общността за съвместно финансиране;
е)
че финансовото участие на Общността е в границите, определени в член 29 от Регламент (ЕО) № 1260/1999 или в други приложими разпоредби на Общността, и се изплаща действително на крайните бенефициери без удръжки или неоправдано закъснение;
ж)
че съответното национално участие в съвместното финансиране действително е било осъществено; и
з)
съвместно финансираните операции са били осъществени в съответствие с правилата и политиката на Общността, съгласно член 12 от Регламент (ЕО) № 1260/1999.
Член 12
Проверките установяват дали проблемите, които са срещани евентуално, са системни и създават риск за други операции, осъществявани от същия краен бенефициер, или управлявани от същия спомагателен орган. Tе определят също причините за такива ситуации, както и вида на евентуално необходимите допълнителни анализи, коригиращите и превантивни мерки.
Член 13
До 30 юни 2001 г.през първата година и не по-късно от 30 юни всяка година държавите-членки информират Комисията за прилагането на членове 10, 11 и 12 през предходната календарна година, като освен това допълват или актуализират описанието на своите системи за управление и контрол, съобщени съгласно член 5.
Член 14
Разпоредбите на настоящата глава се прилагат, mutatis mutandis, за подлежащите на възстановяване суми, посочени в член 8.
ГЛАВА V
Декларация при приключване на помощта
Член 15
Лицето или службата, определени да издават декларации за приключването на помощта съгласно член 38, параграф 1, буква е) от Регламент (ЕО) № 1260/1999, са независими при изпълнение на служебните си задължения от:
a)
определения управляващ орган;
б)
лицето или отделът на управляващият орган, които отговарят за съставянето на документите по член 9, параграф 1;
в)
междинните органи.
Лицето или определената служба провежда своята проверка съгласно международно приетите стандарти за одит. Управляващият и органа платеци, както и междинните органи, им предоставят всяка необходима информация и им осигуряват достъп до счетоводните данни и оправдателните документи, необходими за съставянето на декларацията.
Член 16
Декларациите се основават на разглеждане на системите за управление и контрол, на заключенията на вече извършените проверки и, ако е необходимо, на допълнителна проверка на извадки от сделките. Лицето или службата, които подават декларацията, правят всички необходими справки, за да се убедят, че завереният отчет за разходите е правилен и че основните транзакции са законни и редовни.
Декларациите се съставят на изготвят в съответствие с примерния модел, представен в приложение III, и се придружават от доклад, включващ цялата отнасяща се към въпроса информация, която доказва верността на декларацията, включително обобщение на заключенията на всички проверки, извършени от национални органи и органите на Общността, до които деклараторът е получил достъп.
Член 17
Ако наличието на съществени слабости в управлението и контрола или честото повтаряне на откритите нередности не позволяват изразяването нa изцяло категорична увереност за обосноваността на искането за изплащане на крайното салдо и на окончателното удостоверение за разходи, декларацията се позовава на тези обстоятелства и прави оценка на значимостта на проблема и неговото финансово въздействие.
В този случай Комисията може да поиска извършването на допълнителна проверка, целяща определянето и коригирането на нередностите в рамките на определен срок.
ГЛАВА VI
Форма и съдържание на счетоводната информация, която държавите-членки трябва да поддържат и предоставят на Комисията при поискване
Член 18
1. Счетоводните документи по операциите, посочени в приложение I, трябва, доколкото е възможно, да се съхраняват в електронен вид. Такива документи се предоставят на Комисията при конкретно поискване, за да осъществи документални проверки на място, без да се засягат изискванията за уведомяване на актуализациите на финансовите планове, предвидено в член 18, параграф 3, буква в) oт Регламент (ЕО) № 1260/1999, и на финансовата информация съгласно член 32 от настоящия регламент.
2. Комисията се споразумява с всяка държава-членка относно съдържанието на електронните записи, които трябва да ѝ бъдат предоставени съгласно параграф 1, начините за предаването им и продължителността на периода, необходим за разработването на всички компютърни системи, като взема предвид споразумението, посочено в член 18, параграф 3, буква д) от Регламент (ЕО) № 1260/1999. Обхватът на информацията, която може да бъде поискана, и предпочитаните технически спецификации за предаването на компютърните файлове на Комисията, са посочени в приложения IV и V.
3. При писмено искане от страна на Комисията държавите-членки ѝ предават записите, посочени в параграф 1, в срок от 10 работни дни от получаването на искането. Комисията и държавата-членка могат да се споразумеят за различен срок, по-специално в случаите, когато информацията не се съхранява в електронен вид.
4. Комисията гарантира конфиденциалността и сигурността на информацията, предадена от държавите-членки или събрана от нея по време на проверките на място, в съответствие с член 287 от Договора и правилата на Комисията относно използването и достъпа до информация.
5. При спазване на действащото национално законодателство, служителите на Комисията имат достъп до всички документи, изготвени във връзка с проверки, осъществявани съгласно настоящия регламент, или вследствие на такива проверки, както и до съхраняваните данни, включително тези, които се съхраняват в компютърните системи.
ГЛАВА VII
Общи и заключителни разпоредби
Член 19
В случай на форми на помощ, при които бенефициерите се намират в повече от една държава-членка, съответните държави-членки съгласуват помежду си необходимите общи мерки за осигуряване на стабилно финансово управление, като вземат предвид националните законодателства, и информират Комисията за съгласуваните мерки. Комисията и съответните държави-членки си оказват взаимно необходимата административна помощ.
Член 20
Разпоредбите на настоящия регламент не накърняват задължението на държавите-членки съгласно Регламент (ЕО) № 1260/1999 да предоставят на Комисията информация, достатъчна за оценяване на планове включително информация за мерките, предприети за прилагане на член 34, параграф 1 oт настоящия регламент, нито правото на Комисията да изисква допълнителна информация, преди да вземе своето решение съгласно член 28 oт настоящия регламент.
Член 21
Разпоредбите на настоящия регламент не препятстват държавите-членки да прилагат по-строги правила от предвидените в настоящия регламент.
Член 22
Регламент (EО) № 2064/97 се отменя.
Въпреки това неговите разпоредби продължават да се прилагат към помощта, отпускана за програмния период 1994-1999 г. съгласно Регламент (EИО) № 2052/88.
Член 23
Tози регламент влиза в сила на седмия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.
Tози регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 2 март 2001 година.