РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 12 декември 2007 година
относно защитата на личните данни при въвеждането на информационна система за вътрешния пазар (IMI)
(нотифицирано под номер C(2007) 6306)
(Текст от значение за ЕИП)
(2008/49/ЕО)
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Решение 2004/387/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 21 април 2004 г. относно взаимно предоставяне на паневропейски електронноправителствени услуги за публичните администрации, стопанските предприятия и гражданите (IDABC) (1), и по-специално член 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
На 17 март 2006 г. представителите на държавите-членки в Консултативния комитет за координация в областта на вътрешния пазар (2) одобриха Общ план за реализация на информационната система на вътрешния пазар, наричана по-долу „IMI“, и нейното развитие с цел подобряване на комуникациите между администрациите на държавите-членки.
(2)
В решение COM/2006/3606 от 14 август 2006 г. относно третото преразглеждане на работната програма на IDABC за периода 2005-2009 г. Комисията взе решение относно финансирането и изграждането на информационна система за вътрешния пазар, като проект от общ интерес.
(3)
Проектът получи допълнително финансиране с решение COM/2007/3514 на Комисията от 25 юли 2007 г. относно четвъртото преразглеждане на работната програма на IDABC.
(4)
IMI е предназначена за подкрепа на законодателни актове в областта на вътрешния пазар, които изискват обмяна на информация между администрациите на държавите-членки, включително Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 12 декември 2006 година относно услугите на вътрешния пазар (3) и Директива 2005/36/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 7 септември 2005 година относно признаването на професионалните квалификации (4).
(5)
Като се има предвид, че в рамките на IMI трябва да се гарантира защитата на личните данни, необходимо е решението за създаване на IMI да се допълни в тази насока. Тъй като различните задачи и функции на Комисията и на държавите-членки във връзка с IMI ще доведат до различни отговорности и задължения по отношение на правилата за защита на личните данни, необходимо е да се определят техните съответни функции, отговорности и права на достъп.
(6)
Изразеното становище на работната група по член 29 по въпроси, свързани със защитата на данни в рамките на информационната система за вътрешния пазар (IMI) (5), изрично приканва за решение на Комисията, което да определя правата и задълженията на участниците в IMI.
(7)
Необходимо е обмяната на информация по електронен път между държавите-членки да е в съответствие с правилата за защита на личните данни в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (6) и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (7).
(8)
С цел гарантиране на продължаване на консултациите между компетентните органи и предвид случаите, в които заинтересовано лице има намерение да обжалва отрицателно административно решение, взето въз основа на обмяна на информация, всички лични данни, обменени между компетентните органи и обработени в IMI, следва да бъдат запазени 6 месеца след официалното приключване на обмена на информация. След изтичането на срока от 6 месеца всички лични данни следва да се изтрият. Шестмесечния период на съхраняване се счита за подходящ, тъй като отговаря на продължителността на установените в Общностното законодателство административни процедури, въз основа на които се обменя информация,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящото решение определя функциите, правата и задълженията на участниците в IMI и потребителите на IMI, посочени в член 6, относно изискванията за защита на данните IMI във връзка с работата на информационната система за вътрешния пазар, наричана по-долу „IMI“.
Член 2
Качество на данните
Компетентните органи на държавите-членки обменят и обработват личните данни единствено за целите, определени в съответните актове на Общността, посочени в приложението, въз основа на които се обменя информация и които са наричани по-долу „съответните актове на Общността“.
Заявките за информация, които компетентните органи на една държава-членка отправят към друга държава-членка, както и съответните отговори, се основават на многоезикови въпроси и полета с данни, съставени за целите на IMI от Комисията в сътрудничество с държавите-членки.
Член 3
Контролиращи органи
Задълженията на контролиращия орган по смисъла на член 2, буква г) от Директива 95/46/ЕО и член 2, буква г) от Регламент (ЕО) № 45/2001 се изпълнява съвместно с участниците в IMI съгласно член 6, в зависимост от съответните им задължения в рамките на IMI.
Контролиращите органи гарантират, че субектът на данните може ефикасно да упражнява правата си за информация, достъп, коригиране и възражение съгласно приложимото законодателство за защита на данните. Участниците в IMI представят декларация за конфиденциалност в подходяща форма.
Член 4
Задържане на личните данни на субектите на данните при обмена на информация
Всички лични данни, свързани със субектите на данните при обмена на информация, разменена между компетентните органи и обработена в IMI, се изтриват шест месеца след официалното приключване на обмена на информация, освен ако изтриването им преди този период не е било изрично поискано пред Комисията от компетентен орган.
Когато е отправено такова заявление, Комисията има на разположение 10 работни дни съгласно споразумение с другия компетентен орган.
Член 5
Задържане на личните данни на потребителите на IMI
Личните данни, свързани с потребителите на IMI, съгласно член 6 се съхраняват в IMI дотогава, докато тези лица продължават да са потребители на IMI, и се изтриват от компетентен орган, след като те престанат да са потребители.
Личните данни, посочени в параграф 1, включват пълното име, служебен електронен адрес, служебен телефон и номер на факс на потребителите на IMI.
ГЛАВА 2
ФУНКЦИИ И ОТГОВОРНОСТИ, СВЪРЗАНИ С IMI
Член 6
Участници в IMI и потребители
1. Участниците в IMI са следните:
а)
компетентни органи на държавите-членки съгласно член 7;
б)
координатори съгласнo член 8;
в)
Комисията.
2. Единствено физически лица, работещи под контрола на компетентен орган или на координатора, наричани по-долу „IMI потребители“, могат да използват IMI съгласно член 9.
Член 7
Компетентни органи
За целите, определени в съответните актове на Общността, въз основа на които се обменя информация, компетентните органи осигуряват обмяната на съответната информация в рамките на IMI.
Член 8
IMI координатори
1. Всяка държава-членка назначава национален IMI координатор за гарантиране на изпълнението на IMI на национално ниво.
Всяка държава-членка може да назначи допълнително един или повече делегирани IMI координатори съгласно вътрешната административна структура за провеждане на отговорностите по координиране в специфична област от законодателството, административно подразделение или географски район.
2. Комисията регистрира националните IMI координатори в IMI и им предоставя достъп до IMI.
3. Ако държава-членка назначи делегиран IMI координатор в съответствие с параграф 1, националният IMI координатор регистрира делегирания IMI координатор и му предоставя достъп до IMI.
4. Координаторите регистрират или проверяват автентичността на регистрацията на компетентните органи, които изискват достъп до IMI и гарантират ефикасното ѝ функциониране. Те предоставят достъп на компетентните органи в онези области в законодателството, в които те са компетентни.
5. Всички координатори действат като компетентни органи. В такива случаи координаторът ползва същите права на достъп като компетентния орган.
Член 9
Роля на потребителите на IMI
1. Потребителите на IMI изпълняват една или повече от следните функции: отговорници по заявките, отговорници по разпределянето, отговорни посредници и администратори на местните данни.
2. На всеки потребител на IMI може да се бъде предоставен набор от права на достъп в зависимост от неговата роля на потребител, съгласно член 12.
3. Всички потребители на IMI могат да търсят специфичен компетентен орган.
4. Потребителите на IMI, назначени като отговорници по заявките, могат да участват в обмяната на информация от името на техния компетентен орган.
5. Потребителите на IMI, назначени като отговорници по разпределянето към компетентен орган, могат да отправят заявка за информация към един или повече отговорници по заявките в рамките на този орган.
Потребителите на IMI, назначени като отговорници по разпределянето към координатор, могат да отправят заявка за информация към един или повече отговорни посредници в рамките на този орган.
6. Потребителите на IMI към координатор могат да бъдат назначавани като отговорни посредници.
Те могат да одобряват изпращането на заявки или отговори от компетентния орган, когато има изискване за такова одобрение от координатора, и могат да изразяват съгласие или несъгласие, когато компетентен орган заявител не е удовлетворен от получения отговор.
7. Потребителите на IMI, назначени като администратори на местните данни, могат да изпълняват някоя от следните функции:
а)
актуализиране на лични данни на потребителите на IMI от техния собствен компетентен орган;
б)
регистриране на допълнителни потребители за техния собствен компетентен орган;
в)
промяна на профила на потребителите на техния собствен компетентен орган.
Член 10
Комисия
1. Комисията гарантира съществуването и поддържането на информационната инфраструктура, необходима за функционирането на IMI. Тя осигурява многоезикова система, работеща на всички официални езици на Общността, както и централна служба, която да подпомага държавите-членки при използването на IMI.
2. Комисията обявява публично набора от въпроси и полетата с данни, посочени в член 2, параграф 2.
3. Комисията може да участва в обмяната на информация с държавите-членки единствено в специфични случаи, в които законодателен акт на Общността го позволява.
4. В случаите, посочени в параграф 3, Комисията ползва същите права на достъп като компетентния орган съгласно член 12.
ГЛАВА 3
ПРАВА НА ДОСТЪП ДО ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Член 11
Субект на данните
За целите на тази глава „субект на данните“ означава единствено субекта на данните на специфична обмяна на информация и не включва потребителите на IMI.
Член 12
Права на достъп на потребителите на IMI
1. По време на обмяната на информация, отговорниците по заявките на компетентен орган имат достъп единствено до лични данни на:
а)
други отговорници по заявките от същия компетентен орган, участващи във въпросната обмяна на информация;
б)
отговорника по заявките от другия компетентен орган, участващ във въпросната обмяна на информация;
в)
отговорните посредници на координаторите, които отговарят за въпросната обмяна на информация;
г)
субектите на данните на въпросната обмяна на информация. Отговорници по заявките на консултирания компетентен орган имат достъп до личните данни на субектите на данните единствено след приемане на заявката от техния компетентен орган.
2. Отговорниците по разпределянето на компетентния орган имат достъп единствено до личните данни на:
а)
всички отговорници по заявките на същия компетентен орган;
б)
отговорника по заявките от другия компетентен орган, участващ във въпросната обмяна на информация;
в)
отговорните посредници на координаторите, които отговарят за въпросната обмяна на информация.
Те нямат достъп до личните данни на субектите на данните.
3. Отговорниците по разпределянето на координатора имат достъп единствено до личните данни на:
а)
всички отговорни посредници на същия координатор;
б)
отговорниците по заявките на компетентни органи, участващи във въпросната обмяна на информация;
в)
отговорния посредник на другия координатор, който отговаря за въпросната обмяна на информация.
Те нямат достъп до личните данни на субектите на данните.
4. Отговорните посредници имат достъп единствено до личните данни на:
а)
отговорни посредници на координаторите, участващи във въпросната обмяна на информация;
б)
отговорниците по заявките на компетентни органи, участващи във въпросната обмяна на информация.
Те нямат достъп до личните данни на субектите на данните.
5. Администраторите на местните данни на компетентния орган имат достъп единствено до личните данни на всички потребители на IMI от същия компетентен орган.
Те нямат достъп до личните данни на субектите на данните.
6. Администраторите на местните данни на координатора имат достъп единствено до личните данни на:
а)
всички потребители на IMI на същия координатор;
б)
всички администратори на местните данни на компетентните органи и координатори, за които те самите са координатори.
Те нямат достъп до личните данни на субектите на данните.
7. Администраторите на местните данни на Комисията имат достъп единствено до личните данни на:
а)
всички други администратори на местните данни на Комисията;
б)
всички администратори на местните данни на националните IMI координатори.
Администраторите на местните данни на Комисията могат да изтриват лични данни на субектите на данните съгласно член 4, но нямат право да ги виждат.
ГЛАВА 4
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 13
Адресати
Адресати на настоящото решение са държавите-членки.
Съставено в Брюксел на 12 декември 2007 година.