РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 485/2008 НА СЪВЕТА
от 26 май 2008 година
относно проверките от страна на държавите-членки на транзакции, съставляващи част от системата за финансиране на Европейския фонд за гарантиране на земеделието
(кодифицирана версия)
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност, и по-специално член 37 от него,
като взе предвид предложението на Комисията,
като взе предвид становището на Европейския парламент (1),
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕИО) № 4045/89 на Съвета от 21 декември 1989 г. относно проверките от страна на държавите-членки на транзакции, съставляващи част от системата за финансиране на Европейския фонд за ориентиране и гарантиране на земеделието, секция „Гарантиране“, и за отмяна на Директива 77/435/ЕИО (2) е бил неколкократно съществено изменян (3). С оглед постигане на яснота и рационалност посоченият регламент следва да бъде кодифициран.
(2)
Съгласно член 9 от Регламент (ЕО) № 1290/2005 на Съвета от 21 юни 2005 г. относно финансирането на Общата селскостопанска политика (4) държавите-членки вземат необходимите мерки, за да осигурят ефективна защита на финансовите интереси на Общността, и по-специално за да проверят реалността и редовността на транзакциите, финансирани от Европейския фонд за гарантиране на земеделието (ЕФГЗ) и от Европейски земеделски фонд за развитие на селските райони. (ЕЗФРСР), за да предотвратят и открият нередностите и за да възстановят загубените суми вследствие на нередности или небрежност.
(3)
Проверката на търговските документи на предприятията, които получават или правят плащания, може да представлява много ефикасно средство за проверка на транзакциите, съставляващи част от системата за финансиране на ЕФГЗ. Тази проверка допълва другите проверки, които се извършват от държавите-членки. Освен това настоящият регламент не засяга националните разпоредби по отношение на проверките, които са по-обширни от тези, предвидени в него.
(4)
Документите, въз основа на които се извършва въпросният контрол, следва да се определят, така че да позволят пълен контрол.
(5)
Изборът на предприятията за контролиране следва да се извърши именно като се държи сметка за характера на транзакциите, които стават под тяхната отговорност, както и за разпределението на предприятията, които получават или правят плащания, в зависимост от тяхната финансова важност в рамките на системата за финансиране на ЕФГЗ.
(6)
Освен това е необходимо да се предвиди минимален брой проверки на търговските документи. Този брой следва да се определи чрез метод, който отстранява значимите разлики между държавите-членки поради особената структура на техните разходи в рамките на ЕФГЗ. Този метод може да бъде изработен, като се вземе за база броят на предприятията, които имат някаква финансова важност в системата за финансиране на ЕФГЗ.
(7)
Важно е да се определят правомощията на служителите, натоварени с проверките, както и задължението на предприятията да им предоставят за определен период търговските документи и да им предоставят сведенията, които изискват. Уместно е освен това да се предвиди възможността търговските документи да бъдат изземвани в някои случаи.
(8)
Като се отчита международната структура на земеделската търговия, и в перспективата на функционирането на вътрешния пазар е необходимо да се организира сътрудничеството между държавите-членки. Също така е необходимо централизираната документация, която се отнася до предприятията, които получават или правят плащания, установени в трети страни, да се определя на общностно равнище.
(9)
Ако на първо място се пада на държавите-членки да изработят техните програми за контрол, е необходимо тези програми да се съобщят на Комисията, за да може тя да поеме ролята си за контролиране и координиране, и да осигури тези програми да бъдат изработени на базата на подходящи критерии. Следователно проверките могат да бъдат съсредоточени в сектори или предприятия, в които рискът от измама е висок.
(10)
Необходимо е всяка държава-членка да разполага със специфична служба, натоварена с постоянното прилагане на настоящия регламент и с координацията на извършваните проверки в изпълнение на настоящия регламент. Служителите на тази служба могат да извършват проверки в съответствие с настоящия регламент.
(11)
Службите, които извършват проверките в приложение на настоящия регламент, следва да бъдат организирани по независим начин от службите, които извършват проверките преди плащане.
(12)
Събраната информация в рамките на проверките на търговските документи следва да е предмет на професионална тайна.
(13)
Уместно е да се установи информационен обмен на общностно равнище, така че резултатите от прилагането на настоящия регламент да могат да се използват по-ефективно,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
1. Настоящият регламент се отнася до проверката на търговските документи на онези образувания, които получават или правят плащания, пряко или непряко свързани със системата за финансиране от Европейския фонд за гарантиране на земеделието (ЕФГЗ), или на техни представители, наричани по-долу „предприятия“, с цел да се установи дали сделките, представляващи чест от системата за финансиране от ЕФГЗ, действително са били проведени и изпълнени правилно.
2. Настоящият регламент не се прилага към мерките, включени в интегрираната система за администриране и контрол, попадащи в обхвата на Регламент (ЕО) № 1782/2003 на Съвета от 29 септември 2003 г. за установяване на общи правила за схеми за директно подпомагане в рамките на Общата селскостопанска политика и за установяване на някои схеми за подпомагане на земеделските производители (5). Съгласно процедурата, посочена в член 41, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1290/2005, Комисията изготвя списък на останалите мерки, към които настоящият регламент не се прилага.
3. За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
а)
под „търговски документи“ се разбират всички книжа, регистри, бележки и удостоверения, счетоводни документи, производствени досиета и сертификати за качество, както и кореспонденция, свързани с професионалната дейност на предприятието, както и търговски данни, под каквато и да е форма, включително и в дигитален вид, доколкото тези документи или данни имат пряка или непряка връзка с транзакциите, визирани в параграф 1;
б)
под „трети лица“ се разбира всяко физическо или юридическо лице, имащо пряка или косвена връзка с транзакциите, извършвани в рамките на системата за финансиране чрез ЕФГЗ.
Член 2
1. Държавите-членки пристъпват към проверките на търговските документи на предприятията, като отчитат естеството на транзакциите, които да бъдат проверени. Държавите-членки следят за това изборът на предприятията за проверяване да позволи да се осигури най-добре ефикасността на превантивните мерки и на сигнализирането на нередностите в рамките на системата за финансиране на ЕФГЗ. Подборът по-специално отчита финансовата значимост на предприятията в тази област и други рискови фактори.
2. Посочените в параграф 1 проверки се отнасят за всеки контролен период, посочен в параграф 7, до даден брой предприятия, който не може да бъде по-малък от половината на броя на предприятията, за които приходите или дължимите плащания, или тяхната сума в рамките на системата за финансиране на ЕФГЗ са били над 150 000 EUR за финансова година на ЕФГЗ, предшестваща тази, в която започва въпросният контролен период.
3. За всеки контролен период и без да се засягат задълженията им, предвидени в параграф 1, държавите-членки избират предприятията, които да бъдат контролирани, в зависимост от резултатите от анализа на риска в областта на възстановяванията при износ и всички останали мерки, към които се прилага. Държавите-членки предават в Комисията своето предложение за използване на анализа на риска. Това предложение съдържа всякаква полезна информация за метода, техниките и критериите, които ще се използват, и за начина на реализация и се предава не по-късно от 1 декември на годината, предшестваща началото на контрола, към който се прилага. Държавите-членки се съобразяват с коментарите на Комисията по тяхното предложение, които следва да бъдат формулирани в срок осем седмици от получаването на предложението.
4. Що се отнася до мерките, към които според държавата-членка анализът на риска не е приложим, предприятия, чиито общи приходи или задължения, или сборът от двете суми в рамките на системата на финансиране от ЕФГЗ възлизат на над 350 000 EUR и които не са били контролирани съгласно настоящия регламент по време на един от двата предишни контролни периода, следва задължително да бъдат контролирани.
5. Предприятията, за които сборът от приходите или дължимите плащания е бил под 40 000 ЕUR, се контролират съгласно настоящия регламент единствено в зависимост от критериите, които се посочват от държавите-членки в тяхната годишна програма, посочена в член 10, или от Комисията във всяко искано изменение на тази програма.
6. В случаите, когато е необходимо, предвидените в параграф 1 проверки се разпростират върху физически или юридически лица, с които предприятията са свързани по смисъла на член 1, както и всяко друго физическо или юридическо лице, което може да представлява интерес в преследването на целите, изложени в член 3.
7. Контролният период се разпростира между 1 юли и 30 юни на следващата година.
Контролът обхваща период от най-малко дванадесет месеца, приключващ по време на предишния контролен период; по усмотрение на държавата-членка той може да бъде разширен и за периоди, предшестващи или следващи този едногодишен период.
8. Извършените проверки в изпълнение на настоящия регламент не засягат проверки, извършени съгласно членове 36 и 37 от Регламент (ЕО) № 1290/2005.
Член 3
1. Точността на основните данни, които се контролират, се проверява чрез сравнение, включително, при необходимост, на търговски документи на трети лица, като броят им съответства на равнището на съществуващия риск, включително, по-специално:
а)
сравнения с търговските документи на доставчиците, клиентите, превозвачите и други трети лица;
б)
при нужда, физически контрол на количеството и естеството на складовите наличности;
в)
сравнения със счетоводството на движенията на финансовите средства от извършените транзакции в рамките на системата за финансиране на ЕФГЗ; и
г)
проверки по отношение на счетоводството или регистрите за финансови операции, показващи по време на контрола, че документите, държани от разплащателната агенция като доказателство за изплащането на помощ на бенефициера, са редовни.
2. По-специално, когато предприятията са задължени да водят счетоводни книги по специфични въпроси в съответствие с разпоредбите на Общността или с националните разпоредби, контролът на тези счетоводни книги обхваща, в съответните случаи, съпоставянето им с търговските документи и в случай на нужда, със складовите наличности на предприятието.
3. При подбора на дейностите, които да се контролират, се отчита изцяло равнището на съществуващия риск.
Член 4
Предприятията съхраняват търговските документи най-малко три години смятано от края на годината на тяхното съставяне.
Държавите-членки могат да предвидят по-дълъг период за съхранение на тези документи.
Член 5
1. Отговорниците за предприятията или трети лица се уверяват, че са представени всички търговски документи и че са предоставени допълнителни сведения на служителите, натоварени с контрола, или на лицата, упълномощени за тази цел. Електронно съхраняваните данни се предоставят на адекватен носител.
2. Натоварените с контрола служители или оправомощените за тази цел лица могат да изискват предоставянето на извадки или копия от документите, посочени в параграф 1.
3. Когато по време на контрола, осъществяван съгласно настоящия регламент, съхраняваните от предприятието търговски документи са оценени като неподходящи за целите на контрола, от предприятието се изисква за в бъдеще да изготвя тези документи съгласно инструкциите на държавата-членка, извършваща контрола, без да се засягат задълженията, определени с други регламенти за съответната сфера.
Държавите-членки определят датата, от която тези документи следва да бъдат изготвяни.
Когато всички или част от търговски документи, подлежащи на контрол съгласно настоящия регламент, се намират в предприятие, принадлежащо на същата търговска група, търговско дружество или сдружение от предприятия, както и контролираното предприятие, контролираното предприятие е длъжно да предостави тези документи на контрольорите на мястото и датата, указани от отговарящата за контрола държава-членка, независимо дали въпросното предприятие са намира на или извън територията на Европейската общност.
Член 6
1. Държавите-членки се уверяват, че натоварените с проверките служители имат право да изземват или да изискат изземването на търговските документи. Това право се упражнява при спазване на националните разпоредби по тези въпроси и не засяга прилагането на наказателнопроцесуалните правила относно изземването на документи.
2. Държавите-членки предприемат подходящи мерки за наказване на физическите или юридическите лица, които не спазват задълженията, предвидени в настоящия регламент.
Член 7
1. Държавите-членки взаимно се подпомагат в осъществяването на контрола, предвиден в членове 2 и 3, в следните случаи:
а)
когато предприятие или трето лице е установено в държава-членка, различна от тази, в която е извършено или е следвало да се извърши плащането и/или превеждането на сумата;
б)
когато предприятие или трето лице е установено в държава-членка, различна от тази, в която се намират документите и данните, необходими за контрола.
Комисията може да координира общи действия, включващи взаимна помощ между две или повече държави-членки. Разпоредбите, предвиждащи тази координация, се изготвят съгласно процедурата, посочена в член 41, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1290/2005.
В случай че две или повече държави-членки включат в програмата, изпратена съгласно член 10, параграф 2, предложение за съвместна дейност, включваща широко взаимно подпомагане, Комисията може при поискване да разреши намаляване до максимум 25 % на минималния брой контроли, определен в член 2, параграфи 2-5, за съответните държави-членки.
2. През първите три месеца след финансовата година на ЕФГЗ, през която е извършено плащането и/или превеждането на сумата, държавите-членки предоставят списък на предприятията, визирани в параграф 1, буква а), на всяка държава-членка, където такова предприятие е установено. Списъкът включва всички необходими подробности, позволяващи на държавата-членка, за която е предназначен, да идентифицира предприятията и да осъществи контролните си задължения. Получаващата държава-членка отговаря за контрола на предприятията съгласно член 2. Копие от всеки списък се изпраща на Комисията.
Държавата-членка, в която е извършено или получено плащането, може да поиска от държавата-членка, в която е установено предприятието, да контролира някои от предприятията от списъка в съответствие с член 2, като мотивира необходимостта от това искане и особено свързаните рискове.
Държавата-членка, към която е отправено искането, отчита надлежно рисковете, свързани с предприятието, съобщени от искащата държава-членка.
Държавата-членка, към която е отправено искането, информира искащата държава-члека за хода на молбата ѝ. При контрол на предприятие от списъка държавата-членка, извършила контрола по искане на друга държава-членка, информира тази държава за резултатите от контрола най-късно три месеца след приключване на контролирания период.
Преглед на тези молби се изпраща на Комисията за всяко тримесечие в рамките на един месец след края на всяко тримесечие. Комисията може да поиска да бъде предоставено копие от индивидуалните молби.
3. През първите три месеца след приключване на финансовата година на ЕФГЗ, през която е извършено плащането, държавите-членки предават на Комисията списък на предприятията, установени в трети страни, за които се отнася плащането на въпросните суми, които са или би следвало да са извършени или получени в тази държава-членка.
4. Ако в друга държава-членка се изисква допълнителна информация като част от контрола на дадено предприятие съгласно член 2, и по-специално насрещни проверки съгласно член 3, могат да се подават специални молби за контрол, като се посочват основанията за молбата. Преглед на тези молби се изпраща на Комисията за всяко тримесечие в рамките на един месец след края на всяко тримесечие. Комисията може да поиска да бъде предоставено копие от индивидуалните молби.
Молбата за контрол се изпълнява не по-късно от шест месеца след получаването ѝ; резултатите от контрола се съобщават незабавно на подалата молбата държава-членка и на Комисията. Уведомяването на Комисията се извършва за тримесечие, в рамките на един месец след края на всяко тримесечие.
5. Съгласно процедурата, посочена в член 41, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1290/2005, Комисията определя минималните изисквания за съдържанието на исканията, визирани в параграфи 2 и 4 от настоящия член.
Член 8
1. Събраната информация в рамките на предвидените проверки от настоящия регламент е предмет на професионална тайна. Тя не може да се съобщава на други лица, освен на тези, които поради своите функции в държавите-членки или в институциите на Общностите е необходимо да ги познават за изпълнението на техните функции.
2. Настоящият член не засяга националните разпоредби относно съдебното производство.
Член 9
1. Преди 1 януари след изтичането на контролния период държавите-членки представят на Комисията подробен доклад относно прилагането на настоящия регламент.
Този доклад следва да отразява евентуално срещнатите затруднения, както и взетите мерки за преодоляването им и да представи в случай на нужда предложения за подобряване.
2. Държавите-членки и Комисията редовно обменят виждания върху прилагането на настоящия регламент.
3. Комисията оценява годишно реализирания напредък в годишния си доклад относно администрирането на средствата на фонда, посочен в член 43 от Регламент (ЕО) № 1290/2005.
Член 10
1. Държавите-членки изготвят програмата за проверките, които се извършват в съответствие с член 2, по време на следващия контролен период.
2. Всяка година преди 15 април държавите-членки изпращат на Комисията тяхната програма, посочена в параграф 1, като уточняват:
а)
броя на предприятията, които следва да се проверяват, и тяхното разпределение по сектори, като се отчитат сумите, които се отнасят до тях;
б)
критериите, взети предвид при изработване на програмата.
3. Изработените от държавите-членки и изпратени на Комисията програми се прилагат от държавите-членки, ако в срок от осем седмици Комисията не е обявила забележките си.
4. Внесените изменения на програмите от държавите-членки се уреждат по същата процедура.
5. В изключителни случаи Комисията може, независимо на какъв етап, да поиска да се включи в програмата на една или няколко държави-членки специална категория предприятия.
Член 11
1. Във всяка държава-членка специфична служба се натоварва с наблюдението на прилагането на настоящия регламент, а също и на:
а)
изпълнението на проверките, предвидени в него, от служителите, наети пряко от тази специфична служба; или
б)
координацията на извършените проверки от служителите, работещи в други служби.
Държавите-членки могат също така да предвидят, че проверките, които следва да бъдат извършени в изпълнение на настоящия регламент, се разпределят между специфичната служба и други национални служби, доколкото първата осигурява координацията им.
2. Службите, натоварени с прилагането на настоящия регламент, следва да бъдат така организирани, че да бъдат независими от службите или техни клонове, натоварени с плащанията или с проверките, извършени преди тях.
3. Специфичната служба, посочена в параграф 1, предприема всички необходими мерки с оглед да се гарантира правилното прилагане на настоящия регламент.
4. Специфичната служба освен това наблюдава:
а)
обучението на националните служители, натоварени с проверките, посочени в настоящия регламент, предназначено да им позволи да придобият достатъчни познания за изпълнението на техните задачи;
б)
администрирането на докладите за контрол и на цялата документация, която има отношение към извършените и предвидените проверки при прилагането на настоящия регламент;
в)
редактирането и представянето на докладите, посочени в член 9, параграф 1, както и на програмите, посочени в член 10.
5. Специфичната служба получава от съответната държава-членка всички необходими правомощия за изпълнение на задачите, посочени в параграфи 3 и 4.
Тя е съставена от служители, чийто брой и обучение са подходящи, за да позволят осъществяването на тези задачи.
6. Настоящият член не се прилага, когато минималният брой на предприятията за проверка по силата на член 2, параграфи 2-5, е по-малко от 10.
Член 12
Размерът на сумите в евро, които са посочени в настоящия регламент, когато е необходимо, се конвертират в национална валута чрез прилагане на обменните курсове, в сила на първия работен ден от годината, в която започва контролният период, и публикувани в серия С на Официален вестник на Европейския съюз.
Член 13
Подробните правила за прилагане на настоящия регламент се приемат, доколкото е необходимо, според процедурата, посочена в член 41, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1290/2005.
Член 14
За контрола на специфичните разходи, финансирани от Общността съгласно настоящия регламент, се прилагат членове 36 и 37 от Регламент (ЕО) № 1290/2005.
Член 15
1. В съответствие с разпоредбите на националните законодателства, приложими в тази област, служителите на Комисията имат достъп до всички документи, съставени с оглед или в резултат на организираните проверки в рамките на настоящия регламент, както и до събраните данни, включително тези, които се съхраняват на информационен носител. Тези данни се предоставят при поискване на адекватен носител.
2. Видовете контрол, визирани в член 2, се извършват от служители на държавата-членка.
Служителите на Комисията могат да участват в този контрол. Те не могат да упражняват правомощията, дадени на националните служители в областта на контрола; те имат въпреки това достъп до същите помещения и същите документи като служителите на държавата-членка.
3. Когато контролът се извършва при условията на член 7, служителите на държавата-членка, поискала контрола, могат да присъстват, със съгласието на държавата-членка, към която е отправено искането да осъществи контрол, на контролните операции, извършени от нея, и да имат достъп до същите помещения и документи като служителите на тази държава-членка.
Служителите на държавата-членка, отправила искането за контрол, присъстващи на контрола в държавата-членка, която го осъществява, следва да са готови във всеки момент да представят доказателство за служебното си положение. При всички случаи обаче контролът се осъществява от служители на държавата-членка, към която е отправено искането.
4. Когато националните разпоредби за наказателното производство предвиждат определени действия да се осъществяват от специално посочени в националния закон национални служители, нито служителите на Комисията, нито служителите на държавата-членка, визирани в параграф 3, участват в тези действия. При всяко положение те не участват по-специално в посещенията по домовете или официалния разпит на лицата съгласно наказателния закон на държавата-членка. Те имат обаче достъп до получената по този начин информация.
Член 16
Регламент (ЕИО) № 4045/89, изменен с регламентите, изброени в приложение I, се отменя.
Позоваванията на отменения регламент се смятат за позовавания на настоящия регламент и се четат съгласно таблицата на съответствието в приложение II.
Член 17
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 26 май 2008 година.