32004D0508
L 210/1
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕШЕНИЕ НА УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА ЕВРОПЕЙСКАТА АГЕНЦИЯ ЗА БЕЗОПАСНИ И ЗДРАВОСЛОВНИ УСЛОВИЯ НА ТРУД
от 4 март 2004 година
за прилагането на Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията
(2004/508/EО)
УПРАВИТЕЛНИЯТ СЪВЕТ,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 1654/2003 на Съвета за изменение на Регламент (ЕО) № 2062/94 относно създаването на Европейската агенция за безопасни и здравословни условия на труд (1),
като има предвид, че Договорът за Европейския съюз отстоява в член 1, втори параграф принципа за прозрачност, съгласно който Договорът отбелязва нов етап в процеса на създаване на все по-тесен съюз между народите на Европа, в който решенията се вземат възможно най-открито и най-близко до гражданите;
като има предвид, че прозрачността е гаранция за по-голяма легитимност, ефективност и отговорност на администрацията по отношение на гражданите в една демократична система, и като има предвид, че прозрачността допринася за укрепването на принципите на демократичност и зачитане на основните права, както са описани в член 6 от Договора за Европейския съюз и в Хартата за основните права на Европейския съюз;
като има предвид, че Регламент (ЕО) № 1654/2003 на Съвета от 18 юни 2003 г. съдържа разпоредби, които гарантират публичния достъп до архивите на Агенцията чрез отварянето им за публична проверка и разрешаването на достъп до регистъра;
като има предвид, че следователно е необходимо да се създадат правила за прилагането на Регламент (ЕО) № 1049/2001 (2) на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документите на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията по отношение на всички документи, които не са обхванати от горепосочените разпоредби;
като има предвид, че решенията относно предприемане на действие по първоначалните заявления се вземат от членовете на персонала на Агенцията, които отговарят за проучване на заявленията за достъп, и като има предвид, че решенията, в които се отказва достъп по втори заявления, се вземат от директора на агенцията; като има предвид, че съгласно Регламент (ЕО) № 1654/2003 Управителният съвет приема практически мерки за прилагането на Регламент (ЕО) № 1049/2001 в рамките на шест месеца след влизането в сила на Регламент (ЕО) № 1654/2003 на Съвета;
като има предвид, че ясните правила спомагат за доброто администриране, като подпомагат компетентните лица при коректното и бързо обработване на подадените публични заявления,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Бенефициери
1. Правото на достъп се отнася за документите на агенцията, тоест документи, които са изготвени или получени от нея и са нейно притежание.
2. Гражданите на Съюза и физическите или юридическите лица, които пребивават или имат седалище според учредителния акт в държава-членка, упражняват правото си на достъп до документите на Европейската агенция за безопасни и здравословни условия на труд (наричана по-долу „Агенцията“) съгласно член 2, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 относно публичния достъп до документите на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (наричан по-долу Регламент (ЕО) № 1049/2001), в съответствие със следните подробни правила.
3. Съгласно член 2, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 гражданите на трети страни, които не пребивават в държава-членка, както и юридически лица, които нямат седалище според учредителния акт в една от държавите-членки, се ползват от правото на достъп до документите на Агенцията при същите условия, както назованите в член 2, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 бенефициери.
Член 2
Заявления за достъп
1. Заявленията за достъп до документите на Агенцията, които не са публично достъпни, се изготвят в писмена форма и се изпращат на Агенцията по електронна поща (docrequest@osha.eu.int), по пощата (European Agency for Safety and Health at Work, Documentation, Gran Via, 33, E-48009 Bilbao) или по факс: (34) 944 79 43 83). Агенцията отговаря на първоначални и потвърдителни заявления за достъп в рамките на 15 работни дни от датата на регистриране на заявлението. В случай на сложни или обемни заявления крайният срок може да бъде удължен с 15 работни дни. За всяко удължаване на крайния срок трябва да бъдат изложени мотиви и самото удължаване трябва да бъде нотифицирано на заявителя предварително.
2. Ако дадено заявление е неточно формулирано, както е посочено в член 6, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1049/2001, Агенцията отправя покана до заявителя да предостави допълнителна информация, за да може да идентифицира исканите документи; крайният срок за отговора започва да тече от момента, в който Агенцията разполага с тази информация.
3. Във всяко решение, което е отчасти негативно, се излага причината за отказа, базирайки се на едно от изброените в член 4 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 изключения, както и заявителят се информира за правните средства, с които той/тя разполага.
Член 3
Обработване на първоначалните заявления
1. Без да се засяга член 8 от настоящото решение, на заявителя се изпраща потвърждение за получаването на заявлението веднага след регистрирането му, независимо от това, че отговорът може да бъде изпратен с обратна поща.
Потвърждението за получаването и отговорът се изпращат в писмена форма, а когато е уместно, по електронен път.
2. Заявителят се информира от ръководителя на съответното звено за отговора по неговото/нейното заявление.
3. Във всеки отговор, който е отчасти негативен, заявителят се информира за неговото/нейното право да представи на Агенцията в рамките на 15 работни дни от получаването на отговора второ заявление за преразглеждане на нейната позиция.
4. Ако Агенцията не отговори в рамките на определения срок, заявителят има право да подаде потвърдително заявление.
Член 4
Обработване на потвърдителни заявления
1. Директорът на Агенцията взема решенията, в които се съдържа отказ за достъп по потвърдителни заявления. Той/тя информира управителния съвет на Агенцията за тези действия.
2. Решението се нотифицира на заявителя в писмена форма, а когато е уместно, по електронен път, като в него той/тя се информира за правото да предяви иск пред Първоинстанционния съд или да подаде жалба при Европейския омбудсман.
Член 5
Консултации
1. Когато Агенцията получи заявление за достъп до документ, който тя притежава, но произлиза от трета страна, Агенцията проверява дали някое от предвидените в член 4 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 изключения се прилага.
2. Ако след извършването на тази проверка, Агенцията счита, че достъпът до документа трябва да бъде отказан съгласно някое от предвидените в член 4 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 изключения, негативният отговор се изпраща на заявителя, без Агенцията да се консултира с третата страна автор.
3. Агенцията взема положително решение по заявление, без да се консултира с третата страна автор, когато:
а)
поисканият документ вече е оповестен от неговия автор съгласно Регламент (ЕО) № 1049/2001 или подобни разпоредби;
б)
е очевидно, че разкриването или частичното разкриване на неговото съдържание не би засегнало някои от интересите, посочени в член 4 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.
4. Във всички други случаи се провеждат консултации с третата страна автор. По-специално, ако заявлението за достъп засяга документ, който произлиза от държава-членка, Агенцията се консултира с ведомството, от което произлиза документът, когато:
а)
документът е изпратен на Агенцията преди датата, от която се прилага Регламент (ЕО) № 1049/2001;
б)
държавата-членка е поискала от Агенцията да не оповестява документа без нейното предварително съгласие, в съответствие с член 4, параграф 5 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.
5. Третата страна, с която се провеждат консултациите, има краен срок за отговор, който не може да бъде по-кратък от пет работни дни и в същото време трябва да направи възможно за Агенцията да спази собствения си краен срок за отговор. При липсата на отговор в рамките на определения период или ако третата страна не може да бъде открита или идентифицирана, Агенцията взема решение в съответствие с правилата за изключенията в член 4 от Регламент (ЕО) № 1049/2001, като взема предвид законните интереси на третата страна на базата на информацията, с която разполага.
6. Ако Агенцията възнамерява да предостави достъп до документ, противно на изричното становище на автора, тя информира автора за намерението си да оповести публично документа след период от десет работни дни, както и привлича неговото/нейното внимание върху правните средства, с които той/тя разполага, за да се противопостави на оповестяването.
Член 6
Упражняване на правото на достъп
1. Документите се изпращат по пощата, факса, или, ако е уместно, по електронната поща. Ако документите са обемни или е трудно да се борави с тях, заявителят може да бъде поканен да направи справка с документите на място. Тази справка е безплатна.
2. Ако документът е бил публикуван, в отговора се съдържат препратки към публикацията и/или мястото, където документът е на разположение, а когато е уместно, неговия интернет адрес на интернет страницата на Агенцията www.agency.osha.eu.int.
3. Ако обемът на исканите документи надхвърля двадесет страници, на заявителя може да бъде наложена такса от 0,10 EUR на страница плюс разходите за изпращане. За разходите за други помощни средства се взема решение в конкретния случай, но те следва да бъдат в разумни размери.
Член 7
Мерки, които улесняват достъпа до документите
1. С оглед на ефективното упражняване на гражданските права, които произтичат от Регламент (ЕО) № 1049/2001, Агенцията осигурява достъп до регистър от документи. Регистърът е достъпен в електронна форма.
2. Регистърът съдържа наименованието на документа (на езиците, на които е наличен) и други полезни препратки с цел идентифициране на документа.
3. Помощна страница (на всички официални езици) информира обществеността, по какъв начин може да бъде получен документът. Ако документът е публикуван, има препратка към оригиналния текст.
Член 8
Документи, до които има публичен достъп
1. Настоящият член се прилага само за документи, които са изготвени или получени след датата, от която се прилага Регламент (ЕО) № 1049/2001.
2. Следните документи се предоставят автоматично при поискване, и доколкото е възможно, за тях се осигурява директен достъп по електронен път:
а)
документи, произлизащи от трети страни, които вече са били оповестени от техния автор или с неговото/нейното съгласие;
б)
документи, които вече са оповестени вследствие на предишно заявление.
Член 9
Отчети
Агенцията годишно публикува, като част от годишния отчет, информация относно прилагането на настоящото решение, и по-специално статистика за броя на заявленията за достъп до документи на Агенцията, броя на отказите и мотивите за тези откази в съответствие с член 17, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.
Член 10
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила от деня на приемането му и се публикува в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Билбао на 4 март 2004 година.