РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1244/2014 НА КОМИСИЯТА
от 20 ноември 2014 година
за определяне на правилата за изпълнение на Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (1), и по-специално член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него,
като има предвид, че:
(1)
По силата на Регламент (ЕС) № 375/2014 Комисията следва да установява стандарти и процедури, обхващащи необходимите условия, договорености и изисквания, които трябва да бъдат прилагани от изпращащите и приемащите организации при определянето, подбора, подготовката, управлението и изпращането на терен на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за подпомагане на операциите за оказване на хуманитарна помощ в трети държави. В Регламент (ЕС) № 375/2014 се предвижда, че тези стандарти следва да се приемат чрез делегирани актове, а процедурите - чрез актове за изпълнение.
(2)
Всички заинтересовани страни по отношение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително самите доброволци, както и изпращащите и приемащите организации, следва да се насърчават да споделят чувство за принадлежност към инициативата.
(3)
Важно е кандидатите за доброволци да бъдат определяни и подбирани съгласно честна и прозрачна процедура, изключваща дискриминацията, въз основа на партньорство между изпращащите и приемащите организации, отговарящо на реалните нужди, изразени на местно равнище от приемащите организации.
(4)
Изпращащите и приемащите организации следва да предоставят задълбочени курсове за въвеждане в длъжност с цел избягване на недоразумения по отношение на ролите и очакванията, както и да предоставят на доброволците подходяща практическа подготовка за работата като доброволец. Това ще изгради основи за доверие и за приема в приемащите общности, като бъдат взети предвид всички културни особености.
(5)
Обучението е основна част от подготовката преди изпращането на терен и то следва да бъде предоставяно на всички кандидати за доброволци в рамките на структурирана програма, състояща се от задължителни и незадължителни курсове. Освен това за младшите специалисти следва да се предвиди възможност, когато това е уместно - чрез стажове, да доразвият своите компетентности и да придобият нови конкретни познания и умения, които са от значение за хуманитарния сектор. В частност това следва да е подходящо за дейностите и контекста на изпращащите и приемащите организации.
(6)
Изпращащите и приемащите организации следва да създават подходяща система за надзор и управление. Те следва съвместно да упражняват надзор и да оценяват резултатите и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и да предоставят обратна информация относно възложените им задачи и целите им. Това ще спомогне за подобряване на отчетността на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
(7)
Наставничеството следва да допълва надзора и управлението, както и да предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допълнителна подкрепа преди, по време на и след изпращането им на терен.
(8)
По време на изпращането на терен в трети държави изпращащата организация установява начин за поддържане на постоянна комуникация и предоставяне на допълнителна подкрепа. За всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да се предвидят отчет за мисията и подкрепа след приключване на работата на терен.
(9)
Необходимо е да се осигурят подходящи условия за работа и живот, които да позволят на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да изпълняват своите мисии в сигурна и хигиенична среда, както и безпроблемно да удовлетворят своите основни нужди, водейки скромен и лишен от показност начин на живот на доброволци. Предназначението на плащанията за дневна издръжка и на другите плащания за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ не е да представляват заплата за редовна трудова дейност. Размерът на тези плащания не следва да се определя спрямо професионалния и експертния опит на доброволеца или спрямо резултатите от изпълнението на възложените му задачи: единствената им цел е да покрият разходите за живот по време на изпращането на терен. С цел да се осигури високо и еднакво равнище на защита, всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на изпращането им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
(10)
Задължението за полагане на грижа е от първостепенно значение и представлява споделена отговорност. Доколкото е възможно, изпращащите и приемащите организации се грижат за здравето, безопасността, сигурността и добруването на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и разработват подходящи процедури по отношение на сигурността, здравето и безопасността. По същия начин доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да правят всичко възможно, за да гарантират своето здраве, безопасност и сигурност, както и тези на други лица, на работното място.
(11)
Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да бъдат непрекъснат процес през целия период на мисията. Те следва да се основават на система за надзор и управление на изпълнението на дейностите и да предоставят данни, които да показват до каква степен индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - по отношение на резултатите и въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло.
(12)
Необходим е стабилен механизъм за сертифициране, за да се гарантира, че изпращащите и приемащите организации спазват стандартите, установени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и процедурите, предвидени в настоящия регламент. Този механизъм за сертифициране следва да се основава на принципите на опростяване и избягване на дублирането, диференциация между изпращащите и приемащите организации, разходна ефективност, прозрачност и безпристрастност, като насърчава многообразието и достъпността.
(13)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета, създаден съгласно член 26 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
(14)
С цел гарантиране на своевременното изпълнение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ е необходимо настоящият регламент спешно да влезе в сила, тъй като с него се определят разпоредбите, въз основа на които изпълняващите организации ще изпращат на терен доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правилата за прилагане на Регламент (ЕС) № 375/2014 по отношение на следните въпроси, изброени в член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него:
а)
процедурите, които се следват при намирането, подбора и необходимата подготовка на кандидатите за доброволци преди изпращането на терен, включително стажове, когато е уместно;
б)
условията и реда за програмата за обучение и процедурата за оценяване на подготвеността на кандидатите за доброволци за изпращане на терен;
в)
разпоредбите за изпращане на терен и управление на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави, включително, наред с другото, наблюдение на място, продължаваща подкрепа чрез обучение, наставничество, допълнително обучение, необходими условия на труд, подкрепа след завръщането от терен;
г)
осигуряването на застрахователно покритие и условия на живот на доброволците, включително поемането на дневните разходи, на разходите за жилищно настаняване и за пътуване и на други съответни разходи;
д)
процедурите, които трябва да бъдат следвани преди, по време на и след изпращане на терен, за да се гарантират задължение за полагане на грижа и подходящи мерки за безопасност и сигурност, включително протоколи за евакуация по медицински причини и планове за сигурност, които обхващат спешната евакуация от трети държави, включително необходимите процедури за връзка с националните органи;
е)
процедурите за мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
ж)
механизъм за сертифициране, с който се гарантира спазването от страна на изпращащите организации на стандартите и процедурите, посочени в член 9 от Регламент (ЕС) № 375/2014, както и диференциран механизъм за сертифициране за приемащите организации.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, посочени в член 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определенията, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Прилагат се също така следните определения:
а)
„рамка на компетентностите“ означава рамка по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
б)
„план за учене и развитие“ означава план по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
в)
„инструктор“ означава лице, наето от доставчика на обучението да провежда един или повече модули на обучение или да ръководи симулационни учения, основани на сценарии, и да оценява уменията на кандидатите за доброволци;
г)
„координиращ инструктор“ означава назначен от доставчика на обучението инструктор, който има координационна роля да оцени допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен. Той носи отговорност за група от кандидати за доброволци. Той координира оценяването на компетентностите им въз основа на обратната информация от други инструктори и работи с всеки отделен кандидат за доброволец с цел да се анализират неговата самооценка и оценката на инструкторите;
д)
„наставничество“ означава процес на неформално предаване на знания, социален капитал и психо-социална подкрепа във връзка с работата, кариерата или професионалното развитие. Наставничеството предполага неформална и обикновено директна и продължителна комуникация между, от една страна, лицето, определено от приемащата организация за наставник, за което се счита, че разполага със съответните знания, експертни умения и опит, и от друга страна, доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ;
е)
„отчет за мисията“ означава процес, чрез който на изпращащата и приемащата организация, както и на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се предоставят ясна информация относно резултатите от мисията и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, препоръки или поуки от техния опит, както и възможност за капитализиране, извличане на поуки и положително приключване на професионалните аспекти на работата.
ГЛАВА 2
ПРОЦЕДУРИ ЗА НАМИРАНЕ И ПОДБОР НА КАНДИДАТИ ЗА ДОБРОВОЛЦИ
Член 3
Процедура за намиране и подбор
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно процедура за намиране и подбор. Ролите, отговорностите и процесите се определят така, че да се осигури прозрачен, справедлив и ефективен процес на набиране на доброволци в съответствие със стандартите за равно третиране, равни възможности и недискриминация, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. Процедурата за намиране и подбор се основава на партньорство между изпращащата и приемащата организация и с нея се гарантира навременна и постоянна комуникация. Изпращащата организация осигурява систематичното участие на приемащата организация участва в целия процес по набиране.
3. Договорената процедура за намиране и подбор се прилага на всички етапи от процеса по набиране.
4. Процедурата за намиране и подбор включва най-малкото:
а)
определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ съгласно предвиденото в член 4;
б)
обявление и кандидатстване съгласно предвиденото в член 5;
в)
оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати съгласно предвиденото в член 6;
г)
подбор съгласно предвиденото в член 7.
Член 4
Определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на оценка на потребностите, извършвана в съответствие с делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, приемащата организация предлага, в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение I, възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи, включително елементи, позволяващи гъвкавост, за да се вземат предвид идеите на доброволеца след набирането му.
2. Изпращащата организация извършва преглед на тези задачи, за да съдейства за изменението им, ако е необходимо, с цел да се гарантира подходящо и реалистично съответствие, при което са вземат предвид очакваните компетентности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и капацитетът за усвояване и потребностите на приемащата организация.
3. Въз основа на възложените задачи и на рамката на компетентностите изпращащата и приемащата организация определят профил на компетентностите на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, както и критерии за подбор и минимални изисквания, които да се прилагат в процеса на набиране. В профила на компетентностите се посочва също така дали доброволецът е утвърден, или младши специалист и дали е необходимо да премине стаж.
Член 5
Обявление и кандидатстване
1. Изпращащата организация отговаря за обявлението на работата на доброволеца. С принос от приемащата организация тя изготвя информационен пакет за обявлението с цел да информира за инициативата и да привлече кандидати за доброволци.
2. Обявлението се изготвя най-малкото на английски език, написано е по ясен, конкретен и достъпен начин и предоставя информация за предлаганата на кандидата за доброволец длъжност в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение I.
3. Публикува се за период от най-малко един месец на централната платформа на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като могат да се използват и други възможности за привличането на кандидати към централната платформа. При надлежно обосновани обстоятелства за мисии в отговор на кризи, свързани с хуманитарна помощ, обявлението може да бъде публикувано за период от по-малко от един месец, но за не по-малко от една седмица.
4. Кандидатите представят кандидатурите си, като използват стандартизиран формуляр за кандидатстване, включващ структурирана автобиография. Кандидатите също така попълват стандартизиран въпросник за самооценка с цел да се оценят техните компетентности във връзка с рамката на компетентностите и тяхната приспособимост към възлаганите задачи и условията на живот и труд, посочени в обявлението, за които кандидатите трябва да дадат своето съгласие.
Член 6
Оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати
1. Изпращащата организация оценява кандидатите въз основа на предоставената във формуляра за кандидатстване и във въпросника за самооценка информация, въз основа на писмено изложение на техните мотиви за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ - и в конкретната мисия - и въз основа на оценка, посредством писмен тест, есе или подобни тестове, на тяхната способност да анализират съответен сценарий за предоставяне на хуманитарна помощ.
2. Въз основа на оценката изпращащата организация представя на приемащата организация списък с подходящите кандидати, от който съвместно да определят списък с предварително подбраните кандидати, които да бъдат поканени на събеседване.
3. Предварително подбраните кандидати се поканват на структурирано събеседване въз основа на рамката на компетентностите. Събеседването може да се проведе на живо или чрез телекомуникационни технологии, когато това е възможно, с участието на приемащата организация. Като допълнителни методи за оценка могат да се използват центрове за оценка, групови дейности и симулационни упражнения.
4. Преди окончателния подбор при необходимост изпращащата организация може да извършва проверки на личната и професионалната информация. Кандидатите се информират относно тази проверка в началото на процеса в обявлението.
Член 7
Подбор
1. Приемащата организация взема окончателното решение относно избрания кандидат за доброволец и потвърждава своя избор на изпращащата организация, която отговаря за предлагането на длъжност и за подготовката на фазата за въвеждане в длъжност. За всяка длъжност могат да бъдат избрани заместник доброволци, които да заместят кандидата, в случай че той подаде оставка или вече не е на разположение.
2. Изпращащата и приемащата организация трябва да са в състояние да покажат и да обосноват начина, по който са взели решението за подбор при спазване на принципите на равно третиране, равни възможности и недискриминация в хода на целия процес на намиране и подбор на доброволци.
3. Процедурата за подбор се извършва в рамките на разумен период от време. Изпращащата организация уведомява всички кандидати за решението относно подбора, както и за възможността да получат обратна информация. Тя приканва избрания кандидат за доброволец да потвърди писмено своя интерес за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
4. Изпращащата организация гарантира, че документацията, свързана с процеса на намиране и подбор, може да бъде проследена и се съхранява в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
Член 8
Оценка на нуждите от обучение
1. Въз основа на резултатите от процеса на набиране на доброволци, нуждите на приемащата организация и предвиденото изпращане на терен изпращащата организация прави оценка на нуждите от обучение, като се консултира с приемащата организация и с кандидата за доброволец, и определя модулите на програмата за обучение, в които да участва кандидатът, въз основа на следните критерии:
а)
старшинство, като на утвърдените специалисти се дава възможност да се съсредоточат върху задължителните модули и да изберат съответното ниво от обучението за управление на проекти и незадължителни специализирани модули;
б)
нуждите на приемащата организация от конкретни компетентности, които да бъдат развити чрез участие на кандидата за доброволец в незадължителни модули;
в)
общите компетентности на кандидата за доброволец, които да бъдат развити чрез участие в незадължителни модули.
2. Изпращащата организация попълва плана за обучение и развитие, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определя оценените компетентности на успешно преминалите процеса на подбор кандидати за доброволци и нуждите им от обучение, като уведомява за тях доставчиците на обучение.
ГЛАВА 3
ПРОГРАМА ЗА ОБУЧЕНИЕ НА ИНИЦИАТИВАТА „ДОБРОВОЛЦИ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“
Член 9
Програма за обучение
1. За всички успешно преминали процеса на подбор кандидати за доброволци се прилага програма за обучение, изпълнявана от доставчици на обучение, в която е включен, когато е целесъобразно, и принос на изпращащата и приемащата организация и на бивши доброволци.
2. Програмата за обучение се основава на рамката на компетентностите и е приспособима към нуждите както на младшите, така и на утвърдените специалисти.
3. Програмата за обучение е съставена от комбиниран подход за учене, основан на модули за електронно обучение и на модули за учене в класна стая.
4. Задължителните за всички кандидати за доброволци модули включват:
а)
общо представяне на ЕС, неговите външни отношения и системата му за реакция при кризи,
б)
въведение в хуманитарното дело, политиката на Съюза в областта на хуманитарната помощ и инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
в)
управление на личната безопасност, сигурност и здраве,
г)
управление на проекти,
д)
съзнание за междукултурните различия (и хоризонтални въпроси),
е)
симулационно учение, основано на сценарий, в което кандидатите за доброволци трябва да демонстрират придобитите компетентности.
5. Незадължителните модули включват:
а)
застъпничество и комуникация,
б)
психологическа първа помощ,
в)
обучение на разпространители на умения,
г)
управление на доброволци,
д)
организационно развитие,
е)
при необходимост специфични модули, по-специално във връзка с адаптирането на техническите компетентности на кандидатите за доброволци към контекста на операциите за предоставяне на хуманитарна помощ.
6. Кандидатите за доброволци присъстват на всички задължителни модули и могат да присъстват на един или повече незадължителни модули, които избират в съответствие с член 8.
7. Програмата за обучение, съдържаща подробна информация за всеки модул, включително неговия статут, целева група, график, разгледаните в него компетентности и свързаните с тях учебни резултати, е посочена в приложение II.
Член 10
Оценка на кандидатите за доброволци по време на и след обучението
1. По време на обучението и след приключването му кандидатите за доброволци се оценяват относно готовността им за изпращане на терен въз основа на рамката на компетентностите.
2. Оценяването се организира съвместно от инструкторите, като координиращият инструктор на кандидата за доброволец има ключова координационна роля.
3. Оценката на компетентностите се основава на оценката от инструкторите на познанията, уменията и нагласите на кандидата за доброволец, включително:
а)
самооценката, която кандидатът за доброволец попълва след симулационното учение, основано на сценарий,
б)
бележките от наблюдението, предоставени от инструкторите след приключване на всеки модул и след симулационното учение, основано на сценарий,
в)
оценката от координиращия инструктор, в която се прави критичен преглед на самооценката, и бележките от индивидуална наставническа сесия между координиращия инструктор и кандидата за доброволец въз основа на обратната информация от инструкторите.
4. Оценката на всички компетентности се включва в плана за обучение и развитие на кандидата за доброволец, който се актуализира след приключване на обучението и в който се посочват посещаваните курсове и постигнатите резултати.
5. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения по някоя от тези хоризонтални или специфични компетентности, се изключват от по-нататъшно участие. Инструкторите и координиращият инструктор трябва да могат да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
ГЛАВА 4
ПРОЦЕДУРИ ЗА ПОДГОТОВКА НА КАНДИДАТА ЗА ДОБРОВОЛЕЦ ПРЕДИ ИЗПРАЩАНЕТО МУ НА ТЕРЕН
Член 11
Програма за въвеждане в длъжност
1. Целта на процеса на въвеждане в длъжност е запознаването на кандидата или на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с културата, политиките и практиките на изпращащата и приемащата организация, както и с очакванията спрямо възложените задачи.
2. Изпращащата и приемащата организация изготвят съвместно програма за въвеждане в длъжност. В програмата се определят техните роли и отговорности, когато е възможно - въз основа на приноса, получен от завърнали се от мисия доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, с цел възползване от техния непосредствен опит и учене. Програмата се състои от:
а)
въвеждане в длъжност преди изпращането на терен, което въвеждане се предоставя от изпращащата организация съгласно предвиденото в член 12,
б)
въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, което въвеждане се предоставя от приемащата организация съгласно предвиденото в член 18.
3. Изпращащата и приемащата организация организират, когато е целесъобразно, съвместни сесии, в които участват всички кандидати или доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
Член 12
Въвеждане в длъжност преди изпращането на терен
1. Изпращащите организации гарантират, че всички кандидати за доброволци получават пълно и подходящо пряко въвеждане в длъжност преди изпращането си на терен. То включва най-малкото следната информация:
а)
структурата и процесите на организация и управление, екипите, участващи в проекта (включително ръководителя на проекта, служителя по управлението на кризи, човешките ресурси), организационната мисия и целите във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
подробна информация относно контекста на проекта, в който кандидатът за доброволец ще работи, възложените задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите и предвидените условия на живот и труд съгласно предвиденото в членове 22 и 24-27,
в)
съответната правна рамка, която се прилага за доброволеца, посочена в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
г)
стандартите и процедурите, които се отнасят за доброволеца, включително дисциплинарната политика и оплакванията, въпросите, свързани с измамите и корупцията, защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица и кодекса за поведение, съгласно предвиденото в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
д)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността (включително медицински преглед преди заминаването)съгласно предвиденото в членове 28 и 30,
е)
системата и процедурата за надзор и за управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
ж)
плана за обучение и развитие,
з)
информация за мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и начина, по който тя подкрепя доброволците преди, по време на и след изпращането им на терен,
и)
информация относно комуникацията и видимостта на дейностите, предвидени в проекта, въз основа на плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014, включително информацията за контакт със служителя на Комисията, отговорен по въпросите на информацията.
й)
процеса, свързан с отчета за мисията, съгласно предвиденото в член 23.
2. В контекста на въвеждането в длъжност изпращащата организация предоставя също така информация относно местното бюро за хуманитарна помощ на Комисията, което отговаря за държавата, в която се изпращат доброволците, и информира това бюро относно предстоящото изпращане на терен на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Изпращащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност, е прочетена и разбрана от кандидатите за доброволци и че е лесно достъпна през целия период на тяхното участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 13
Стаж за младши специалисти
1. От кандидатите за доброволци, които са младши специалисти, може да се изисква, в допълнение към обучението, да преминат през стаж в изпращащата организация, за да се запознаят чрез опит с процедурите, етиката и контекста на хуманитарната дейност и да се подготвят допълнително за планираното им изпращане на терен като доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Продължителността на стажа е максимум шест месеца с възможност за ограничено удължаване при надлежно обосновани извънредни обстоятелства.
2. Изпращащата организация, в консултация с приемащата организация и стажанта доброволец, преразглежда и актуализира учебните нужди в плана за обучение и развитие въз основа на нуждите на стажа. В плана за обучение и развитие се определят по-специално:
а)
резултатите от обучението, които се очаква да постигне стажантът доброволец през периода на стажа,
б)
задачите, които стажантът доброволец ще извършва като част от процеса на учене, и необходимите ресурси,
в)
целите и резултатите, които се очаква да постигне стажантът доброволец след приключване на периода на стажа.
3. Следните членове от настоящия регламент се прилагат mutatis mutandis към стажовете и налагат задължения за изпращащите организации, които приемат стажантите доброволци:
а)
член 19, параграфи 4, 5, 6 и 9 и членове 21 и 22;
б)
член 24, с изключение на параграф 5. Кандидатите за доброволци от държави от ЕС или от трети държави, посочени в член 23, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 375/2014, при условията, посочени в същия член, които кандидати са обхванати от своята национална схема за социална сигурност или за застраховане в държавата на своето пребиваване и които предприемат стажове в горепосочените държави, получават само допълнително покритие. Това означава, че тяхното застрахователно покритие се ограничава до разходите над покритието на националната схема за социална сигурност или за застраховане. По изключение в надлежно обосновани случаи, когато националната схема за социална сигурност или за застраховане покрива само частично или изобщо не покрива разходите, предвидени в член 24, параграф 5, направените разходи се покриват изцяло;
в)
член 25, с изключение на параграф 6, член 26 и член 27, параграф 1, когато е приложимо;
г)
член 28, параграфи 1, 8 и 14 и член 30, параграфи 1, 4, 5, 6 и 7.
Член 14
Оценка на кандидатите за доброволци след стажа
1. В края на стажа стажантът доброволец извършва самооценка въз основа на рамката на компетентностите и плана за обучение и развитие.
2. Прекият ръководител от изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, прави преглед на самооценката и оценява стажанта доброволец, като по-специално:
а)
оценява постиженията на стажанта доброволец спрямо целите му,
б)
прави преглед на това дали договорените резултати са били постигнати,
в)
установява резултатите от обучението.
3. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения в някоя от хоризонталните или специфичните компетентности, се изключват от по-нататъшно участие и не се допускат да станат доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Прекият ръководител от изпращащата организация трябва да е в състояние да обясни и да обоснове, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
Член 15
Допълнително обучение преди изпращането на терен
Без да се засяга участието на кандидата за доброволец в програмата за обучение или в стажа, изпращащата организация може да предостави допълнително подходящо обучение преди изпращането на терен, като например обучение, свързано с адаптирането на техническите компетенции на кандидатите за доброволци към нуждите на приемащата организация, езиково обучение, необходимо за държавата на изпращане, и т.н.
Член 16
Договор с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на резултатите от въвеждането в длъжност преди изпращането на терен и когато е целесъобразно, от стажа и друго обучение преди изпращането на терен, посочени в членове 13-15, изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, потвърждава окончателната оценка за допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен като доброволец на EС за хуманитарна помощ.
2. Изпращащата организация и доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, преминал успешно оценяването, подписват договор за изпращане, както е посочено в член 14, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
3. В договора, който се определя в тясна консултация с приемащите организации, се определят конкретният ред и условия за изпращане и правата и задълженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. В него се посочва също законодателството, приложимо към юрисдикцията на договора по силата на делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и се включват минимум следните елементи:
а)
ролята и длъжността на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, продължителността и мястото на работа и задачите, които трябва да бъдат извършени, както са определени във възложените задачи, включително елементите, произтичащи от плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
б)
продължителността на договора, включително началната и крайната дата,
в)
управлението на изпълнението на дейностите, включително:
-
договореностите за управление, включително отговорния пряк ръководител от приемащата организация и звеното за контакт за постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация,
-
договореностите за наставничество,
г)
условията на труд, включително работното време и отпуските,
д)
финансовите права и задължения на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, включително реда и условията, необходими за тяхното изпълнение:
-
дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване,
-
информация за приложимите данъчни правила и правила за социална сигурност,
-
застрахователно покритие,
-
жилищно настаняване,
-
пътувания,
е)
практическите договорености:
-
медицински прегледи,
-
виза и разрешения за работа,
ж)
поверителността,
з)
към договора се прилагат разпоредби относно очакваното поведение от страна на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, в т.ч. морал и кодекс за поведение, и защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица, включително нулева търпимост по отношение на сексуалното насилие,
и)
дисциплинарната политика и прекратяването на статута на доброволец,
й)
механизмът за медиация за решаване на проблеми, оплаквания и решаване на спорове,
к)
отговорностите и политиките по отношение на управлението на сигурността и по отношение на здравето и безопасността,
л)
ученето и развитието:
-
обучение и въвеждане в длъжност,
-
отчет за мисията.
4. В случай на спор между приемащата или изпращащата организация и доброволец на ЕС за хуманитарна помощ той има право на ефективни правни средства за защита, в съответствие с националните разпоредби, приложими за изпращащата организация.
Член 17
Въвеждане в базата данни
След получаване на изричното съгласие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация въвежда данните за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ в базата данни, посочена в член 13 от Регламент (ЕС) № 375/2014 („базата данни“). Всяко обработване на лични данни във връзка с тази база данни трябва да се извършва в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. За всяко обработване на лични данни, извършвано от Комисията във връзка с тази база данни, се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 (2).
ГЛАВА 5
ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗПРАЩАНЕ НА ТЕРЕН И УПРАВЛЕНИЕ НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 18
Въвеждане в длъжност в държавата на изпращане
1. Приемащите организации гарантират, че всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ получават изчерпателно и подходящо въвеждане в длъжност в държавата на изпращане при пристигането си, което въвеждане обхваща най-малко следното:
а)
структурата и процесите на организация и управление, участващите в проекта екипи (включително служителя за управление на проекти, оперативния и техническия екип, служителя за управление на кризи, подкрепящите екипи, като например човешките ресурси и финансовия отдел), мястото/местата на провеждане на проекта и организационната мисия и цели във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
изчерпателна информация относно мисията, компетенциите и проектите на приемащата организация, участващите общности, оперативния контекст и очакванията относно крайните продукти и резултатите от възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите,
в)
съответната местна правна рамка, приложима за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
г)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността, както е предвидено в членове 28 и 30,
д)
системата и процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
е)
информация относно културата в държавата, региона и населеното място на изпращане, включително насоки за подходящото поведение,
ж)
процеса на извършване на отчет за мисията в държавата на изпращане съгласно предвиденото в член 23.
2. Приемащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, е прочетена и разбрана от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и че е лесно достъпна през целия период на неговото участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 19
Надзор и управление на изпълнението на дейностите
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно система за управление на изпълнението на дейностите, основана на целите за ефективност, очакваните крайни продукти и резултати, с цел измерване на напредъка и на качеството на работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо възложените му задачи.
2. В процедурата за управление на изпълнението на дейностите се определят съответните роли и отговорности на изпращащата и приемащата организация във връзка с надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
3. По време на въвеждането в длъжност изпращащата и приемащата организация определят, заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, неговите цели във връзка с изпълнението и му предоставят възможност да коментира елементите във възложените задачи, които позволяват гъвкавост.
4. Приемащата организация определя прекия ръководител, отговарящ за надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с когото той провежда срещи за надзор с разумна и практична честота.
5. Когато е целесъобразно, в зависимост от продължителността на мисията, изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършват заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ съвместен междинен преглед на изпълнението на дейностите, за да оценят официално процеса на интеграция и напредъка по отношение на целите и да внесат корекции в целите, възложените задачи и плана за обучение и развитие.
6. Когато при междинния преглед се установи, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ показва слаби резултати по отношение на някоя от общите или специфичните компетентности, приемащата организация, със съгласието на изпращащата организация, може да вземе решение да преустанови преждевременно работата на доброволеца в държавата на изпращане. Те трябва да са в състояние да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
7. Изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършат заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ окончателен преглед на изпълнението на дейностите с цел в края на мисията да се оценят постиженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо целите, предвидени във възложените задачи и плана за обучение и развитие.
8. Резултатите от прегледа на изпълнението се включват в плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
9. Изпращащата организация съхранява записи от прегледа на изпълнението на дейностите в съответствие със стандартите за защита на данните, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и изпраща в базата данни потвърждение за успешното приключване на мисията, а ако тя не е приключила успешно - причините за това.
Член 20
Постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация
1. Преди изпращането на терен изпращащата организация определя лице за контакт, което е на разположение през цялото изпращане на терен и което има редовни контакти с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с цел:
а)
подкрепа при настаняването и прехода на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
б)
предоставяне на необходимата допълнителна подкрепа за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и приемащата организация,
в)
участие в междинния и окончателния преглед и в други срещи, ако е необходимо, както и
г)
осигуряване на подкрепа за посредничество в случай на несъгласие между приемащата организация и доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
2. Ако определеното лице за контакт вече не е в състояние да изпълнява тази роля по време на работата на терен на доброволеца, възможно най-бързо се предвижда заместник с цел осигуряване на непрекъснатост на подкрепата.
Член 21
Наставничество
1. Приемащата организация определя един или повече наставници за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които да предоставят подкрепа в области, като:
а)
развитието на професионалните умения и подобряването на ефективността и знанията,
б)
културната интеграция и аклиматизацията,
в)
даването на напътствия във връзка с възложените задачи, както и
г)
справянето с психо-социалните въпроси.
2. Определените наставници имат достъп до плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и до възложените му задачи и основават своята подкрепа на този план и тези задачи. Наставниците се срещат редовно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, за да обсъдят неговия напредък и да съдействат за решаването на всички въпроси, свързани с мисията, и лични въпроси.
3. При наставничеството се вземат предвид местните реалности и когато е възможно, то е подходящо и за местните доброволци.
4. Изпращащата организация улеснява предоставянето на наставничество, като работи в партньорство с приемащата организация за предоставяне на подкрепа за анализ, подкрепа за обучение и друга подкрепа за изграждане на капацитет и като установява в собствените си структури и мрежи определените лица, които притежават подходящи и допълнителни умения, в случай че на място липсват подходящи умения.
5. Когато е целесъобразно, може да се предвиди наставничество от разстояние, по-конкретно като се използва мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 22
Условия на труд
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ разполагат с подходящи условия на труд, за да могат да изпълняват добре работата си на място и за да се гарантират тяхното благополучие, мотивация, здраве и безопасност. Тези условия трябва да отговарят на съответните разпоредби от Директива 89/391/ЕО (3) и Директива 2003/88/ЕО (4).
2. Изпращащата и приемащата организация работят съвместно за определянето на подходящи условия на труд въз основа на местните и националните оперативни условия.
3. Приемащата организация осигурява необходимата информация и предлага условия на труд, чиято пригодност и целесъобразност се оценяват от изпращащата организация, за да се осигури съгласуваност със задължението за полагане на грижа и с общите политики и практики на изпращащата организация.
4. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложените условия на труд са в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че отговарят на изискванията за работното време, отпуските, минималните дневни и седмични периоди за почивка и работното пространство, посочени в точка 3 от приложение I.
Член 23
Подкрепа след приключването на мисията и подкрепа след завръщането
1. Изпращащата и приемащата организация вземат съвместно решение относно съдържанието и процеса във връзка с отчета за мисията, който е предвиден за всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, включително за тези, които се завръщат преждевременно.
2. Приемащата организация провежда с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, включително окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, параграф 7, и когато е уместно, предаване на проекта на екипа и на партньорите, които ще продължат дейностите, извършвани от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с цел да се осигурят трайност и последователност.
3. Изпращащата организация своевременно провежда със завърналия се доброволец на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, както и срещи за отчети за мисията по оперативни въпроси или по проекта въз основа на обратната информация от приемащата организация и приключването на плана за учене и развитие.
4. Изпращащата организация съдейства за извършването на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси и съвети, в които доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ може да участва по желание.
5. Изпращащата и приемащата организация насочват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ към възможности да остане ангажиран с въпроси, свързани с хуманитарната помощ и активното европейско гражданство, включително популяризирането на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и участието в нея.
6. Изпращащата организация приканва завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ да предоставят конструктивна обратна информация относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително като обяснят как техният принос може да спомогне за бъдещи мисии.
ГЛАВА 6
РАЗПОРЕДБИ ЗА ЗАСТРАХОВАНЕТО И УСЛОВИЯТА НА ЖИВОТ
Член 24
Застрахователно покритие
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на работата им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
2. Застрахователното покритие е за целия свят и 24 часа в денонощието. То започва от деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне дома си, за да замине за третата държава, в която е изпратен, до деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне третата държава, в която е изпратен, за да се завърне, и пристигне у дома си (първи период на покритие).
3. Застрахователното покритие за повече от 12 седмици се удължава с още 8 седмици, след като доброволецът се е завърнал в родната си страна, с цел покриване на последващо медицинско лечение за заболявания и увреждания, настъпили по време на първия период на покритие.
4. Покритието се прилага за всички дейности, свързани с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, както и за частните дейности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ през първия период на покритие.
5. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ се ползват от 100 % покритие (цялостно покритие) за следното:
а)
медицински и зъболекарски грижи,
б)
бременност и раждане,
в)
злополука,
г)
репатриране,
д)
животозастраховане,
е)
постоянни и временни увреждания или нетрудоспособност,
ж)
отговорност за щети, нанесени на трети страни,
з)
загуба или кражба на документи, билети за пътуване и лични вещи,
и)
допълнително съдействие.
6. С цел да се гарантират равното третиране и включването на всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да сключва договори с един или няколко доставчици на застрахователни услуги посредством процедура за възлагане на обществена поръчка.
Член 25
Дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване
1. Изпращащата организация предоставя дневна издръжка на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ в качеството им на незаети лица под формата на еднократни плащания, които се извършват в подходящо време и на редовни вноски.
2. Еднократните плащания за дневна издръжка се основават на потребителска кошница, обхващаща редовните разходи на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ за следните стоки:
а)
храна,
б)
лични принадлежности и стоки за бита,
в)
дрехи,
г)
обществен транспорт и транспорт в страната,
д)
други разходи, считани за необходими, за да се гарантират подходящ стандарт на живот и участие в местното общество (могат да се добавят максимум 20 % от общата сума за стоките, изброени в букви от а) до г), за да се включат и други разходи, като например развлекателни дейности, фризьорски услуги, вестници и канцеларски материали).
е)
допълнителна сума за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, пребиваващи в райони с индекс над средния за страната (максимум 10 % за стоките, изброени в букви а) до г).
3. Разходите за жилищно настаняване не следва да са част от еднократните суми за дневна издръжка.
4. Комисията публикува информация относно еднократните суми за дневна издръжка за страните, в които заминават да работят доброволците, на базата на индекси за страните. Разходите за специалните нужди, свързани с увреждане или с други надлежно обосновани извънредни обстоятелства, могат да се възстановяват в допълнение към плащанията за дневна издръжка.
5. Доброволците на ЕС за хуманитарна помощ се информират своевременно за евентуалните промени на индексите и ставките за дневна издръжка, които ги засягат по време на мисията, по-специално в страните с високи проценти на инфлация или на дефлация.
6. След успешното приключване на изпращането на терен изпращащата организация предоставя на завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ редовно индексирана финансова помощ за пренастаняване в размер на 100 EUR месечно, в зависимост от продължителността на изпращането им на терен.
Член 26
Жилищно настаняване
1. Изпращащата организация гарантира, че приемащата организация предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ подходящо жилищно настаняване на разумна цена в местния контекст.
2. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и за здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложеното жилище е в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че изпълнява изискванията, посочени в точка 4 от приложение I.
3. Разходите за жилищно настаняване, отопление и други пряко свързани разходи се поемат пряко от приемащата организация, когато това е възможно. Приемащата организация поема договорните отношения със собствениците на жилището и предприема всички необходими стъпки за информиране на домакините и наемодателите относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 27
Пътни разходи и други свързани разходи
1. Изпращащата организация организира пътуването на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ до и от мястото на изпращане на терен, включително в случаите на преждевременно завръщане, и поема пътните разходи.
2. По искане на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация организира и поема разходите за допълнителни пътувания за връщане в следните случаи:
а)
домашен отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, чийто период на изпращане на терен надхвърля 18 месеца,
б)
родителски отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които имат едно или повече зависими деца под 12-годишна възраст, ако периодът на изпращане на терен надхвърля 6 месеца,
в)
специален отпуск в случай на погребение или медицински удостоверено сериозно заболяване на възходящ или низходящ пряк роднина, съпруг(а) или регистриран партньор, брат или сестра.
3. Пътните разходи могат да се основават на действителните разходи за икономична или втора класа или да се възстановяват под формата на еднократни суми, определени въз основа на разумна методика за изчисляване на разстоянието.
4. Изпращащата организация осигурява информация и логистична подкрепа за получаването на виза за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, а приемащата организация помага в процеса на получаване на виза, ако е необходимо. Изпращащата организация покрива разходите, свързани с получаването на виза, включително необходимите пътни разноски.
ГЛАВА 7
ПРОЦЕДУРИ ЗА ГАРАНТИРАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ПОЛАГАНЕ НА ГРИЖА, БЕЗОПАСНОСТ И СИГУРНОСТ
Член 28
Управление на сигурността и оценка на риска
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за сигурността и с процедури за оценка на риска, които са подходящи и приложими за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и, когато е необходимо, се адаптират.
2. Въз основа на организационната политика за сигурността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно план за управление на сигурността и за евакуация за дейностите по инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“. Като минимум тези планове съответстват на изискванията, посочени в точка 5 от приложение I.
3. Изпращащата и приемащата организация разработват съвместно писмена оценка на рисковете по отношение на сигурността, пътуването и здравето в държавата на изпращане. Като минимум тези оценки съответстват на изискванията, посочени в точка 6 от приложение I.
4. Оценката на риска, посочена в параграф 3, се преразглежда и актуализира толкова често, колкото го изисква контекстът и поне преди изпращането на терен на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. Когато оценката на риска води до заключението, че изпращането на терен ще се проведе в условията на международен или местен въоръжен конфликт или при заплаха от такъв конфликт, изпращането на терен не се предвижда или се отменя, в случай че вече е бил избран доброволец на ЕС за хуманитарна помощ.
5. Изискванията във връзка с осведомеността относно сигурността и подходящото поведение във връзка с управлението на риска и сигурността се включват в описанието на възложените задачи и в процеса на набиране на доброволци.
6. Изпращащата организация уведомява съответните национални органи на държавите членки и на другите участващи държави в съответствие с член 23 от Регламент (ЕС) № 375/2014, преди някой от техните граждани да бъде изпратен на терен като доброволец на ЕС за хуманитарна помощ. Преди изпращането на терен изпращащата организация, която изпраща доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, които не са граждани на Съюза, проверява правилата за консулска закрила, предоставяна от държавата, чийто гражданин е доброволецът, или друга държава.
7. Изпращащата и приемащата организация гарантират, че цялата информация за процедурите за сигурността и безопасността се предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и се разбира от него. По време на въвеждането в длъжност преди заминаването и в рамките на 24 часа след пристигането в държавата на изпращане се предоставя съобразена с контекста информация, свързана със сигурността. Тя трябва да включва резултатите от оценката на риска, плана за евакуация и за управление на сигурността, включително докладването за инциденти, свързани със сигурността, процедурите за евакуация и за репатриране, йерархията на комуникацията, служителят(ите) за връзка относно управлението на кризи и данните за посолствата, полицейските и противопожарните служби и болниците.
8. Изпращащата организация гарантира, че доброволците на ЕС за хуманитарна помощ са покрити, като минимум, от застраховката, предвидена в член 24.
9. В допълнение към задължителното обучение по сигурност в контекста на програмата за обучение, изпращащата организация предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ всякакво друго подходящо обучение, свързано със сигурността, което предоставя и на своя международен персонал.
10. При подписването на договора, посочен в член 16, параграф 2, доброволците на ЕС за хуманитарна помощ потвърждават, че са осведомени за процедурите за управление на сигурността и че ще ги спазват, включително задължението да се информират за актуалната ситуация, свързана със сигурността, да носят лична отговорност по отношение на управлението на собствената си сигурност и на сигурността на други лица и на организацията, както и да се въздържат от поемането на рискове. Изпращащата и приемащата организация осведомяват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно последствията от всяко нарушение на процедурите за сигурност, особено тези, водещи до преждевременно принудително прекратяване на работата му.
11. Изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да се регистрират в посолството или консулството на държавата, на която са граждани, при пристигането си в държавата на изпращане и ги информира за възможността да отправят искане за консулска помощ. Ако държавата, на която е гражданин доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, няма консулско представителство в държавата на изпращане, изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които са граждани на Съюза, да се регистрират в консулство или посолство на друга държава членка и ги информира за възможността да отправят искане за консулско съдействие от него.
12. Въз основа на актуализирана информация от приемащата организация, изпращащата и приемащата организация редовно актуализират плана за евакуация, за да се гарантира, че той съответства на оперативната среда по всяко време. Резултатът от оценката на риска дава информация относно честотата, с която се преразглежда планът, и приемащата организация използва предходни данни и текущи актуализации, за да го коригира, ако е необходимо. Планът за евакуация се съхранява на място, което е лесно достъпно за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
13. Приемащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ получава актуализирана информация за всяка промяна в оперативната среда и произтичащата от това промяна на която и да е от процедурите и протоколите за сигурността.
14. Приемащата организация е осведомена за местоположението на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и за телефонния номер за връзка с него по всяко време, включително когато е в отпуск.
Член 29
Процедури в случай на произшествие или евакуация
1. В случай на нарушаване на сигурността доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ се информира възможно най-бързо. В зависимост от сериозността на инцидента и действащите процедури в изпращащата и приемащата организация тази информация може да се предоставя от прекия ръководител или от наставника от приемащата организация, или от служителя, отговарящ за управлението на кризи в изпращащата организация, и може да включва професионална психологическа подкрепа.
2. В случай на евакуация се следва планът за евакуация и за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се полагат грижи през цялото време, като се следват, когато е целесъобразно, процедурите, въведени в консулствата и посолствата, където доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е регистриран в съответствие с член 28, параграф 11.
3. След завръщането на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация се свързва с тях и гарантира, че те са обект на подходящи последващи действия, включително отчет за мисията и психологическа и медицинска подкрепа.
4. Сигурността се включва в рамката за мониторинг и оценка на изпращащата и приемащата организация и изводите от инцидентите, свързани със сигурността, се използват при прегледа на проекта и мерките за подобряване.
Член 30
Здраве и безопасност
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за здравето и безопасността, която е подходяща и приложима за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и когато е необходимо, се адаптира, включително с насоки за:
а)
личното здраве, като физическото здраве (предотвратяване на болести, съвети, свързани с храненето и съня, осведоменост за рисковете по отношение на опасностите, свързани с климата и географското местоположение, достъп до лечение);
б)
психичното здраве (съвети за баланс между професионалния и личния живот, управление на стреса, механизми за справяне и методи за релаксация, лица за контакт за психо-социална подкрепа).
2. Въз основа на организационната политика за здравето и безопасността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно всеобхватен набор от политики и насоки за здравето и безопасността, за да изпълнят задълженията си за полагане на грижа и за да гарантират физическото и психическото здраве на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Като част от оценката на риска, посочена в член 28, параграф 3, и преди определянето на възложените задачи изпращащата и приемащата организация съвместно оценяват дали работата гарантира безопасни и сигурни условия на труд и живот за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ въз основа на показателите, посочени в точка 7 от приложение I.
4. Изпращащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е покрит, като минимум, от пълна медицинска застраховка и застраховка за пътуване съгласно член 24.
5. По време на въвеждането в длъжност изпращащата организация информира доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно политиките и насоките за здравето и безопасността, посочени в параграфи 1 и 2, включително за болестите, първата помощ, поддръжката за всички места на провеждане на мисията, поддръжката на превозните средства и оборудването, работните места, съвместяването на професионалния и личния живот, инцидентите, свързани със здравето и сигурността, процедурата за медицинска евакуация.
6. Изпращащата организация гарантира, че преди заминаването доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ преминава през пълен медицински преглед, и предоставя препоръчваните лекарствени средства и ваксини срещу рисковете в страната на изпращане, както и оборудване, като например комплекти за оказване на първа помощ и против ухапвания от комари.
7. Приемащата организация гарантира, че задължението за полагане на грижа е включено в ежедневното управление на доброволците, и по време на въвеждането в длъжност предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ:
а)
актуална информация за местните ресурси, свързани със здравето и безопасността, като например данните за контакт на лекари, болници, парамедицински услуги;
б)
насоки за местните обичаи и норми, като част от предоставяната на място информация с цел ограничаване на рисковете по отношение на безопасността и улесняване на интеграцията.
8. Изпращащата организация улеснява организирането на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси или съвети като част от процеса, свързан с отчета за мисията. Изпращащата и приемащата организация насърчават използването на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ като алтернативен механизъм за подкрепа преди, по време на и след изпращането на терен.
ГЛАВА 8
ПРОЦЕДУРИ ЗА МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА НА ИНДИВИДУАЛНИТЕ РЕЗУЛТАТИ ОТ ДЕЙНОСТТА НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 31
Мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, посочена в член 19, изпращащата и приемащата организация извършват мониторинг и оценка на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, като измерват напредъка, постиженията и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
2. Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ е непрекъснат процес по време на целия период на работа, като се провеждат специфични прегледи най-малкото на следните етапи:
а)
в края на стажа, посочен в член 14, ако се провежда такъв стаж,
б)
по време на окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, и когато се счита, че е необходимо извършването на междинен преглед,
в)
по време на представянето на отчета за мисията, посочен в член 23.
3. Изпращащата и приемащата организация предоставят данни, които показват до каква степен индивидуалните резултати на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - на равнището на крайните резултати и на въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло, като се вземат под внимание показателите, посочени в член 7 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Данните съдържат записи за качеството на крайните продукти и резултатите от работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които следва да бъдат анонимни и да са на разположение за извършването на оценка. Тези данни се обработват в съответствие със стандартите за защита на личните данни, посочени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
4. Изпращащите организации предоставят подкрепа за изграждане на капацитет на приемащите организации за измерване на напредъка, крайните продукти и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
ГЛАВА 9
МЕХАНИЗЪМ ЗА СЕРТИФИЦИРАНЕ НА ИЗПРАЩАЩИ И ПРИЕМАЩИ ОРГАНИЗАЦИИ
Член 32
Механизъм за сертифициране на приемащи организации
1. Приемащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията, свързани със стандартите и процедурите по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, посочени в настоящия регламент и в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. В самооценката приемащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужно да се изгради капацитет, за да се постигне на пълно съответствие.
3. Заедно със самооценката приемащата организация предоставя три референции в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, с цел предоставяне на изчерпателна информация относно всички изисквания във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ. Референциите са от най-малко две от следните групи заинтересовани страни:
а)
сертифицирана изпращаща или приемаща организация, с която кандидатстващата приемаща организация вече е имала или предвижда да създаде партньорство за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
партньор на Комисията в областта на хуманитарната помощ, за когото е в сила рамково (партньорско) споразумение и с когото кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
в)
съответна международна организация или организация с нестопанска цел или публичноправен орган с граждански характер, с които кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
г)
организация за акредитиране или одит, която е сертифицирала кандидатстващата приемаща организация в области от значение за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като в този случай се предоставят съответните документи за акредитацията или одита.
4. Попълнената самооценка се подписва от лицето, упълномощено да представлява приемащата организация и правно обвързвано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с документите, посочени в параграф 3.
5. Въз основа на самооценката и на референциите Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите,
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
6. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата приемаща организация относно резултата от сертифицирането, като посочва също така възможности за подкрепа за изграждане на капацитет, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за изграждане на капацитет, която да бъде представена от кандидатстващата приемаща организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на подкрепа за изграждане на капацитет.
Член 33
Механизъм за сертифициране на изпращащи организации
1. Изпращащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
2. В самооценката, основана на доказателства, изпращащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужна техническа подкрепа, за да се постигне пълно съответствие. Тя включва също така извадка от доказателства и начини за проверка на това, че се изпълняват политиките и практиките, посочени във всяко от изискванията във връзка с стандартите и процедурите, особено що се отнася до доброволците.
3. Попълнената основана на доказателства самооценка се подписва от лицето, което е упълномощено да представлява изпращащата организация и е правно обвързано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с придружаващите документи, посочени в параграф 2.
4. На база на основаната на доказателства самооценка и на предоставените придружаващи документи Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите;
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
5. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата изпращаща организация относно резултатите от сертифицирането, като посочва също така възможности за техническа подкрепа, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за техническа подкрепа, която да бъде предоставена от изпращащата организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на техническа подкрепа.
Член 34
Средства за правна защита
1. В решенията на Комисията да не предостави сертификация и да отхвърли кандидатурата се посочва, че кандидатстващата организация, чиято кандидатура е отхвърлена, може да кандидатства отново едва след изтичането на дванадесетмесечен период, започващ от датата на получаване от кандидата на решението за отхвърляне. В решенията се уточняват също така наличните средства за правна защита срещу тези решения.
2. По силата на членове 256 и 263 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) Общият съд е компетентен да се произнася по актовете на Европейската комисия, предназначени да произведат правно действие по отношение на трети страни. В съответствие с членове 256, 268 и 340 от ДФЕС Общият съд е компетентен също така по споровете, свързани с обезщетения за вреди, причинени от Европейската комисия в случай на извъндоговорна отговорност.
Член 35
Финансова жизненоспособност и организационен капацитет на организациите
Оценката на финансовата жизнеспособност и организационния капацитет на сертифицираните изпращащи и приемащи организации е извън обхвата на процедурата по сертифициране. Като предварително условие за получаване на финансова помощ от Съюза тази жизнеспособност и този капацитет се оценяват на етапа на процеса на подаване на кандидатури в резултат на покана за представяне на предложения.
Член 36
Валидност на сертификацията и редовни проверки
1. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации преминават през повторно сертифициране три години след получаването на решението на Комисията за предоставяне на сертификация или по всяко време в случай на съществени изменения в стандартите или процедурите, свързани със съответните въпроси.
2. В рамките на срока на валидност на сертификацията може да се изиска, когато е необходимо, сертифицираните изпращащи и приемащи организации да преминат редовни проверки, които се извършват от Комисията.
3. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации информират незабавно Комисията за всяка промяна в своето правно, финансово, техническо или организационно състояние, която може да постави под въпрос спазването от тяхна страна на стандартите и процедурите или може да породи конфликт на интереси. Те също така уведомяват Комисията за всяка промяна в своето име, адрес или правен представител.
Член 37
Спиране или прекратяване на сертификацията
1. Въз основа на информацията, получена от сертифицираните изпращащи или приемащи организации, включително от редовните проверки, посочени в член 36, параграф 2, или на информацията, получена чрез други средства, Комисията може да прецени, че сертифицираната изпращаща или приемаща организация вече не изпълнява един или повече от изброените стандарти или процедури. В такива случаи Комисията може да предприеме подходящи действия, включително спирането или прекратяването на сертификацията, в съответствие с процедурата, посочена в точка 3 от приложение III.
2. Изпращащата или приемаща организация, чиято сертификация е спряна или прекратена, не може да изпраща на терен или да приема доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, считано от датата на спирането или прекратяването, и не отговаря на условията за получаване на финансово подпомагане от Съюза за тази цел.
3. С оглед на причините за спирането или прекратяването на сертификацията, по-специално безопасността и сигурността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да поиска репатриране на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, изпратени на терен в момента на спирането или прекратяването.
4. Изпращащата или приемаща организация няма право да предявява искане за компенсация поради спиране или прекратяване на сертификацията.
Член 38
Отговорност за вреди
Комисията не носи отговорност за загуби или вреди, причинени или претърпени от изпращащата или приемаща организация, или от трети страни, вследствие на сертифицирания статут на изпращащата или приемаща организация.
ГЛАВА 10
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 39
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 20 ноември 2014 година.
REGLAMENTO DE EJECUCIÓN (UE) No 1244/2014 DE LA COMISIÓN
de 20 de noviembre de 2014
por el que se establecen las normas de aplicación del Reglamento (UE) no 375/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, por el que se crea el Cuerpo Voluntario Europeo de Ayuda Humanitaria («iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE»)
(Texto pertinente a efectos del EEE)
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Reglamento (UE) no 375/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo por el que se crea el Cuerpo Voluntario Europeo de Ayuda Humanitaria («iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE») (1) y, en particular, su artículo 9, apartado 3, su artículo 10, apartado 1, y su artículo 12, apartado 6,
Considerando lo siguiente:
(1)
En virtud del Reglamento (UE) no 375/2014, la Comisión debe establecer normas y procedimientos que regulen las condiciones, modalidades y requisitos necesarios que han de aplicar las organizaciones de envío y de acogida a la hora de identificar, seleccionar, preparar, gestionar y desplegar a los candidatos a voluntarios y a los voluntarios de Ayuda de la UE en apoyo de las operaciones de ayuda humanitaria en terceros países. Según determina el Reglamento (UE) no 375/2014, dichas normas deben ser adoptadas a través de actos delegados y los procedimientos a través de actos de ejecución.
(2)
Es preciso propiciar entre todas las partes interesadas en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, incluidos los propios voluntarios y las organizaciones de envío y de acogida, un sentimiento de identidad común con respecto a la iniciativa.
(3)
Es importante que los candidatos a voluntarios sean identificados y seleccionados en un procedimiento no discriminatorio, equitativo y transparente, basado en la cooperación entre las organizaciones de envío y de acogida, y que responda a las necesidades reales expresadas a nivel local por las organizaciones de acogida.
(4)
Tanto las organizaciones de envío como de acogida deben garantizar una iniciación exhaustiva a fin de evitar malentendidos sobre las funciones y expectativas y proporcionar a los voluntarios una preparación adecuada y práctica para su cometido. De este modo, se sientan las bases de la confianza y la aceptación en las comunidades de acogida, teniendo plenamente en cuenta las sensibilidades culturales pertinentes.
(5)
La formación es una parte esencial de la preparación previa al despliegue que debe facilitarse a todos los candidatos a voluntarios, en un programa estructurado de cursos obligatorios y optativos. Además, debe permitirse a los jóvenes profesionales, si procede mediante prácticas de aprendizaje, desarrollar sus competencias y adquirir nuevos conocimientos específicos y capacidades pertinentes para el sector humanitario. En particular, conviene adaptarlas a las actividades y al contexto de las organizaciones de envío y de acogida.
(6)
Las organizaciones de envío y de acogida deben crear un sistema adecuado de supervisión y gestión. Conjuntamente, estas deben supervisar y evaluar el rendimiento y los logros de los voluntarios de ayuda de la UE y proporcionar información sobre su asignación de tareas y sus objetivos. Se contribuirá así a mejorar la rendición de cuentas de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
(7)
La tutoría debe complementar la supervisión y la gestión y proporcionar al voluntario de ayuda de la UE apoyo adicional antes, durante y después del despliegue.
(8)
Debe determinarse un canal de comunicación permanente y un apoyo adicional de la organización de envío durante el despliegue en terceros países. Debe proponerse a todos los voluntarios de ayuda de la UE una sesión informativa final, así como apoyo tras concluir la misión.
(9)
Es preciso prever condiciones de vida y de trabajo adecuadas para que los voluntarios de ayuda de la UE puedan efectuar su misión en un entorno seguro y saludable y para que se cubran sus necesidades esenciales sin que sufran dificultades personales, al tiempo que se respete el espíritu de un modo de vida modesto y no ostentatorio del voluntario. Las dietas y demás indemnizaciones asignadas a los voluntarios de ayuda de la UE no deben asimilarse con el salario correspondiente a un empleo regular. Los importes de estas indemnizaciones no deben establecerse en función de la experiencia profesional, de las competencias o de los resultados del voluntario en su asignación de tareas: se destinan tan solo a cubrir los gastos de subsistencia durante el despliegue. Para garantizar un mismo nivel de protección elevado, todos los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE deben estar cubiertos por una póliza de seguro amplia, diseñada específicamente para protegerlos durante todo su despliegue en terceros países y durante los períodos anteriores y posteriores relacionados con la misión.
(10)
El deber de diligencia es sumamente importante y constituye una responsabilidad compartida. Las organizaciones de envío y de acogida deben atender, en la medida de lo posible, a la salud, la seguridad, la protección y el bienestar de los voluntarios de ayuda de la UE, y elaborar los procedimientos adecuados de protección, salud y seguridad. Los voluntarios de Ayuda de la UE también deben hacer todo lo posible por garantizar su propia salud, seguridad y protección, y la de los demás, en su lugar de trabajo.
(11)
El seguimiento y la evaluación del rendimiento particular de los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE debe ser un proceso continuo a lo largo de toda su misión. Debe basarse en un sistema de supervisión y de gestión del rendimiento y facilitar datos que demuestren hasta qué punto el rendimiento particular del voluntario de ayuda de la UE contribuye, en cuanto a resultados e impacto, a los objetivos del proyecto y a la iniciativa en su conjunto.
(12)
Se requiere un mecanismo de certificación sólido para garantizar que las organizaciones de envío y de acogida cumplan las normas establecidas en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014, y los procedimientos establecidos en el presente Reglamento. Dicho mecanismo de certificación debe basarse en los principios de simplificación y ausencia de duplicación, diferenciación entre las organizaciones de envío y de acogida, rentabilidad, transparencia e imparcialidad, a fin de fomentar la diversidad y la accesibilidad.
(13)
Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité creado en virtud del artículo 26 del Reglamento (UE) no 375/2014.
(14)
Para asegurar la aplicación oportuna de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, es necesario que el presente Reglamento entre en vigor con carácter urgente, dado que establece las disposiciones sobre cuya base las organizaciones responsables de la ejecución desplegarán a los voluntarios de Ayuda de la UE en terceros países.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
CAPÍTULO 1
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1
Objeto
El presente Reglamento establece las normas de aplicación del Reglamento (UE) no 375/2014 en lo que se refiere a las siguientes materias mencionadas en su artículo 9, apartado 3, su artículo 10, apartado 1 y su artículo 12, apartado 6:
a)
los protocolos que deben aplicarse para la identificación, la selección y la necesaria preparación previa al despliegue de los candidatos a voluntarios, incluidas, en su caso, las prácticas de aprendizaje,
b)
las disposiciones para el programa de formación y el procedimiento a fin de evaluar la preparación de los candidatos a voluntarios para ser desplegados;
c)
las disposiciones para el despliegue y gestión de los voluntarios de ayuda de la UE en terceros países, incluidos, entre otras cosas, la supervisión sobre el terreno, el apoyo permanente mediante medidas de asesoramiento, tutoría, formación adicional, las condiciones de trabajo necesarias y la asistencia después del despliegue;
d)
la prestación de cobertura de seguro y las condiciones de vida de los voluntarios, incluidos la cobertura de manutención, alojamiento, viaje y otros gastos pertinentes;
e)
los procedimientos que deben seguirse antes, durante y después del despliegue para velar por el deber de diligencia y unas medidas adecuadas de seguridad y protección, incluidos los protocolos de evacuación médica y los planes de seguridad que comprendan la evacuación de emergencia de terceros países, así como los necesarios procedimientos de enlace con las autoridades nacionales;
f)
los procedimientos de seguimiento y evaluación del rendimiento particular de los voluntarios de ayuda de la UE;
g)
un mecanismo de certificación que garantice que las organizaciones de envío cumplen las normas y procedimientos mencionados en el artículo 9 del Reglamento (UE) no 375/2014, y un mecanismo de certificación diferenciado para las organizaciones de acogida.
Artículo 2
Definiciones
A efectos del presente Reglamento, se aplicarán las definiciones que figuran en el artículo 3 del Reglamento (UE) no 375/2014 y en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014. Asimismo, se entenderá por:
a)
«marco de competencias», un marco en el sentido que establece el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014;
b)
«plan de aprendizaje y desarrollo», un plan en el sentido que establece el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014;
c)
«formador», la persona contratada por el proveedor de formación para ofrecer uno o varios módulos de formación o ejercicios de simulación basados en escenarios y para evaluar las competencias de los candidatos a voluntarios;
d)
«tutor de formación», un tutor contratado por el proveedor de formación, con un papel de coordinación para evaluar la admisibilidad de los candidatos a voluntarios para el despliegue; el tutor o la tutora será responsable de un grupo de candidatos a voluntarios; coordinará la evaluación de sus competencias sobre la base de los comentarios de los demás formadores, y mantendrá un diálogo con cada uno de los candidatos a voluntarios a fin de tener en cuenta su autoevaluación y la evaluación de los formadores;
e)
«tutoría», el proceso de transmisión informal de conocimientos, capital social y apoyo psicosocial relacionados con el trabajo, la carrera o el desarrollo profesional; la tutoría implica una comunicación informal, que suele mantenerse cara a cara y durante un período prolongado, entre la persona que la organización de acogida considere el tutor, al que se le suponen conocimientos, pericia y experiencia, por un lado, y el voluntario de ayuda humanitaria de la UE, por otro;
f)
«sesión informativa final», un proceso que ofrece a las organizaciones de envío y de acogida y al voluntario de ayuda de la UE información clara sobre los resultados de la misión, los logros de los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE, y recomendaciones o enseñanzas de su experiencia, así como un balance y un cierre profesional positivo de la misión.
CAPÍTULO 2
PROCEDIMIENTOS DE IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE CANDIDATOS A VOLUNTARIOS
Artículo 3
Procedimiento de identificación y selección
1. Las organizaciones de envío y de acogida deberán establecer conjuntamente un procedimiento de identificación y selección. Definirán funciones, responsabilidades y procesos para garantizar un proceso de contratación transparente, justo y eficaz en cuanto a las normas sobre igualdad de trato, igualdad de oportunidades y no discriminación, tal como establece el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014.
2. El procedimiento de identificación y selección se basará en una cooperación entre las organizaciones de envío y de acogida y garantizará una comunicación periódica y constante. La organización de envío deberá cerciorarse de que la organización de acogida quede implicada sistemáticamente en todo el proceso de selección.
3. El procedimiento de identificación y selección acordado se aplicará en todas las fases del proceso de contratación.
4. El procedimiento de identificación y selección incluirá como mínimo lo siguiente:
a)
definición de la asignación de tareas, perfil de competencias y criterios de selección de los voluntarios de ayuda de la UE, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 4;
b)
anuncio y candidatura, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 5;
c)
evaluación, primera y última selección de candidatos, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 6;
d)
selección, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 7.
Artículo 4
Definición de la asignación de tareas, perfil de competencias y criterios de selección de los voluntarios de ayuda de la UE
1. A la luz de una evaluación de las necesidades que debe llevarse a cabo con arreglo al Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014, la organización de acogida deberá proponer, de conformidad con los requisitos establecidos en el anexo I, punto 1, la asignación de tareas para los voluntarios de ayuda de la UE, con cierto margen de flexibilidad para tener en cuenta la contribución del voluntario una vez haya sido contratado.
2. La organización de envío deberá revisar la asignación de tareas para contribuir a modificarla, si procede, a fin de garantizar una adecuación factible y realista, habida cuenta tanto de las competencias previstas de los voluntarios de ayuda de la UE como de la capacidad de absorción y de las necesidades de la organización de acogida.
3. A la luz de la asignación de tareas y del marco de competencias, las organizaciones de envío y de acogida deberán definir el perfil de competencias de los voluntarios de ayuda de la UE y los criterios de selección, con unos requisitos mínimos, que se utilizarán durante el proceso de selección. El perfil de competencia indicará asimismo si el voluntario es un profesional principiante o experimentado y si cabe prever unas prácticas de aprendizaje.
Artículo 5
Anuncio y candidatura
1. La organización de envío se encargará de publicar el anuncio de la misión. Con ayuda de la organización de acogida, presentará un expediente de información para dar a conocer la iniciativa y atraer a los candidatos a voluntarios.
2. El anuncio se hará como mínimo en inglés, y se redactará de forma clara, concreta y en un lenguaje accesible, con información sobre el puesto ofrecido a los candidatos a voluntarios, de conformidad con los requisitos que figuran en anexo I, punto 2.
3. Se publicará por un período mínimo de un mes en la plataforma central de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, con la posibilidad de utilizar otras posibilidades de promoción para atraer a solicitantes hacia la plataforma central. En circunstancias debidamente justificadas de misiones en respuesta a crisis de ayuda humanitaria, el anuncio podrá ser publicado durante menos de un mes, pero no menos de una semana.
4. Los interesados presentarán su candidatura rellenando un impreso de candidatura estándar, que incluye un curriculum vitae estructurado. Los candidatos también deberán rellenar un cuestionario de autoevaluación normalizado para evaluar sus competencias con arreglo al marco de competencias y su adaptabilidad a la asignación de tareas y a las condiciones de vida y de trabajo mencionadas en el anuncio. Se les pedirá que den su consentimiento al respecto.
Artículo 6
Evaluación, primera y última selección
1. La organización de envío deberá evaluar los candidatos en función de la información facilitada en el impreso de candidatura y en el cuestionario de autoevaluación, y de una declaración de su motivación para participar en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE (y en esa misión en concreto), así como de una evaluación de su capacidad de análisis de una situación determinada de ayuda humanitaria mediante una prueba escrita, un ensayo o pruebas similares.
2. Partiendo de esa evaluación, la organización de envío remitirá una primera selección de los candidatos a la organización de acogida para acordar conjuntamente una última selección de los candidatos que serán entrevistados.
3. Los candidatos que figuran en esa última selección serán invitados a participar en una entrevista estructurada basada en el marco de competencias. La entrevista podrá realizarse cara a cara o utilizando tecnologías de telecomunicación y, en la medida de lo posible, con la participación de la organización de acogida. Podrá recurrirse a otros métodos de evaluación, como centros de evaluación, actividades de grupo y ejercicios de simulación del trabajo.
4. La organización de envío podrá controlar, si procede, las referencias personales y profesionales antes de la selección final. Se informará a los candidatos sobre el proceso de selección al inicio del mismo, en el anuncio.
Artículo 7
Selección
1. La organización de acogida tomará la decisión final sobre los candidatos a voluntarios seleccionados y confirmará su selección a la organización de envío, que se encargará de proponer una misión y de preparar la fase de iniciación. Podrán seleccionarse para cada puesto voluntarios sustitutos, por si el candidato dimite o deja de estar disponible.
2. Las organizaciones de envío y de acogida deberán poder demostrar y justificar la forma en que han adoptado su decisión de selección, respetando los principios de igualdad de trato, igualdad de oportunidades y no discriminación a lo largo de todo el proceso de identificación y selección.
3. El procedimiento de selección concluirá en un plazo de tiempo razonable. La organización de envío informará a todos los candidatos de la decisión de selección y les indicará que tienen la posibilidad de recibir observaciones sobre su candidatura. Se invitará a los candidatos a voluntarios seleccionados con éxito a confirmar por escrito su interés en participar en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
4. La organización de envío deberá garantizar la trazabilidad de la documentación sobre el proceso de identificación y selección y su registro, de conformidad con la norma sobre protección de datos que figure en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014.
Artículo 8
Evaluación de las necesidades de aprendizaje
1. Partiendo de los resultados del proceso de contratación, de las necesidades de la organización de acogida y del despliegue previsto, la organización de envío evaluará, previa consulta con la organización de acogida y el candidato a voluntario, las necesidades de aprendizaje y determinará los módulos del programa de formación en los que pueda participar, en función de los criterios siguientes:
a)
experiencia, con la posibilidad para los profesionales experimentados de centrarse en los módulos obligatorios y de elegir el nivel adecuado de formación en gestión de proyectos y unos módulos especializados optativos;
b)
las necesidades de la organización de acogida de competencias específicas, que se satisfarán mediante la participación de los candidatos a voluntarios en módulos optativos;
c)
las competencias generales de los candidatos a voluntarios, que se concretarán mediante la participación en módulos optativos.
2. La organización de envío deberá cumplimentar el plan de aprendizaje y desarrollo conforme a lo dispuesto en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014, e identificar las competencias de los candidatos a voluntarios seleccionados con éxito y sus necesidades de aprendizaje, que se remitirán a los proveedores de formación.
CAPÍTULO 3
PROGRAMA DE FORMACIÓN DE LA INICIATIVA VOLUNTARIOS DE AYUDA DE LA UE
Artículo 9
Programa de formación
1. Los proveedores de formación elaborarán un programa de formación para todos los candidatos a voluntarios seleccionados con éxito, con la participación, si procede, de las organizaciones de envío y de acogida y de antiguos voluntarios.
2. El programa de formación se basará en el marco de competencias y será adaptable a las necesidades de los profesionales tanto principiantes como experimentados.
3. El programa de formación deberá consistir en un enfoque de aprendizaje combinado basado en módulos de aprendizaje electrónico y presencial.
4. Los módulos obligatorios para todos los candidatos a voluntarios deberán incluir:
a)
una introducción general sobre la Unión, sus relaciones exteriores y su mecanismo de respuesta a las crisis;
b)
una introducción a la acción humanitaria, la política de ayuda humanitaria de la Unión y la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE;
c)
la gestión de la seguridad, la protección y la salud personales;
d)
la gestión de proyectos;
e)
la concienciación intercultural (y cuestiones transversales);
f)
un ejercicio de simulación basado en escenarios, que exija de los candidatos a voluntarios demostrar las competencias adquiridas.
5. Los módulos optativos incluirán:
a)
actividades de apoyo y comunicación;
b)
primeros auxilios psicológicos;
c)
formación de agentes multiplicadores;
d)
gestión de voluntarios;
e)
desarrollo organizativo;
f)
módulos a medida, si procede, relacionados en particular con la adaptación de las competencias técnicas de los candidatos a voluntarios a un contexto como el de la ayuda humanitaria.
6. Los candidatos a voluntarios deberán asistir a todos los módulos obligatorios y podrán asistir a uno o varios módulos optativos, que se seleccionarán de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8.
7. El programa de formación, con los detalles de cada módulo, incluido su estatuto, el grupo destinatario, el calendario, las competencias y los resultados del aprendizaje correspondientes, será el que figura en el anexo II.
Artículo 10
Evaluación de los candidatos a voluntarios durante la formación y después de ella
1. Durante la formación y al término de la misma, se evaluará la preparación de los candidatos a voluntarios para el despliegue en función del marco de competencias.
2. La evaluación será organizada conjuntamente por los formadores, con un papel clave de coordinación para el tutor de formación del candidato a voluntario.
3. La evaluación de las competencias se basará en las evaluaciones, por los formadores, de los conocimientos, capacidades y actitudes de los candidatos a voluntarios y, en particular:
a)
la autoevaluación que el candidato a voluntario deberá rellenar tras el ejercicio de simulación basado en escenarios;
b)
las notas de observación que entreguen los formadores después de cada módulo y después del ejercicio de simulación mencionado;
c)
la evaluación del tutor de formación, con un análisis crítico de la autoevaluación y de las notas de observación tras una reunión bilateral de seguimiento entre el tutor de formación y el candidato a voluntario, en función de los comentarios de los formadores.
4. La evaluación de todas las competencias se incluirá en el plan de aprendizaje y desarrollo del candidato a voluntario, que se actualizará tras la finalización de la formación e indicará los cursos seguidos y los resultados obtenidos.
5. Los candidatos a voluntarios que arrojen resultados insuficientes en cualquiera de las competencias específicas o transversales quedarán descalificados. Los formadores y el tutor de formación deberán poder explicar y justificar, si procede, cualquier evaluación y decisión en este sentido.
CAPÍTULO 4
PROCEDIMIENTOS PARA LA PREPARACIÓN PREVIA AL DESPLIEGUE DE LOS CANDIDATOS A VOLUNTARIOS
Artículo 11
Programa de iniciación
1. El proceso de iniciación familiarizará al candidato o al voluntario de ayuda de la UE con la cultura, las políticas y las prácticas de las organizaciones de envío y de acogida, y con las expectativas de la asignación de tareas.
2. Las organizaciones de envío y de acogida podrán desarrollar conjuntamente un programa de iniciación. El programa definirá sus funciones y responsabilidades sobre la base de las aportaciones de los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE al regreso de su misión, en la medida de lo posible, a fin de aprovechar su experiencia de primera mano y su aprendizaje. El programa constará de:
a)
iniciación previa al despliegue proporcionada por la organización de envío, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 12;
b)
iniciación en el país de destino proporcionada por la organización de acogida, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 18.
3. Las organizaciones de envío y de acogida organizarán, si procede, sesiones conjuntas con la participación de todos los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE.
Artículo 12
Iniciación previa al despliegue
1. Las organizaciones de envío deberán asegurarse de que todos los candidatos a voluntarios reciban un programa de iniciación completo y adaptado, cara a cara, antes de su despliegue. Ese programa incluirá al menos lo siguiente:
a)
Estructura y procesos de organización y gestión, equipos que participan en el proyecto (incluido el responsable del proyecto, el encargado de la gestión de crisis, los recursos humanos), declaración organizativa de la misión y objetivos relacionados con la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
b)
Información completa sobre el contexto del proyecto en el que actuará el candidato a voluntario, asignación de tareas y evaluación de las necesidades subyacentes; condiciones de vida y de trabajo previstas, con arreglo a lo dispuesto en los artículos 22 y 24 a 27.
c)
Marco jurídico pertinente con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014.
d)
Normas y procedimientos pertinentes para el voluntario, por ejemplo en lo que se refiere a la disciplina y las reclamaciones, la lucha contra el fraude y la corrupción, la protección de menores y adultos vulnerables, y el código de conducta, con arreglo a lo dispuesto en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014.
e)
Sesiones de información obligatorias sobre la protección, la salud y la seguridad en el contexto de que se trate (incluido un reconocimiento médico previo a la salida), con arreglo a lo dispuesto en los artículos 28 y 30.
f)
Sistema y procedimiento de supervisión y gestión del rendimiento, y dispositivos de apoyo in situ, como por ejemplo la tutoría y otras formas de apoyo, con arreglo a lo dispuesto en los artículos 19, 20 y 21.
g)
El plan de aprendizaje y desarrollo.
h)
Información sobre la red de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE y la forma en que presta apoyo a los voluntarios antes, durante y después del despliegue.
i)
Información sobre las actividades previstas en el proyecto en materia de comunicación y visibilidad, en función del plan de comunicación mencionado en el artículo 17 del Reglamento (UE) no 375/2014, incluida la información de contacto del responsable regional de información de la Comisión.
j)
La sesión informativa final, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 23.
2. En el contexto de la iniciación, la organización de envío proporcionará asimismo información sobre la oficina local de ayuda humanitaria de la Comisión responsable en el país del despliegue, e informará a dicha oficina del despliegue inminente de voluntarios de ayuda humanitaria de la UE.
3. La organización de envío se cerciorará de que toda la información facilitada durante el proceso de iniciación ha sido leída y comprendida por los candidatos a voluntarios y de que puede accederse fácilmente a ella a lo largo de toda su participación en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
Artículo 13
Prácticas de aprendizaje para profesionales principiantes
1. Podrá solicitarse de los candidatos a voluntarios que sean profesionales principiantes que, además de la formación, realicen unas prácticas de aprendizaje en una organización de envío para aprender a través de la experiencia los procedimientos, la ética y el contexto del trabajo humanitario y prosigan así su preparación para el despliegue previsto como voluntario de ayuda de la UE. Esas prácticas tendrán una duración máxima de seis meses, con una posibilidad de prórroga limitada en casos excepcionales debidamente justificados.
2. La organización de envío, previa consulta con la organización de acogida y con el aprendiz voluntario, deberá revisar y actualizar las necesidades de aprendizaje en el plan de aprendizaje y desarrollo, en función de las necesidades de las prácticas de aprendizaje. El plan de aprendizaje y desarrollo definirá, en concreto:
a)
los resultados de aprendizaje que se espera adquiera el aprendiz voluntario durante su período de aprendizaje;
b)
las tareas que el aprendiz voluntario llevará a cabo como parte del proceso de aprendizaje y los recursos de que deberá disponerse;
c)
los objetivos y resultados que se espera alcance el aprendiz voluntario concluido el período de aprendizaje.
3. Los siguientes artículos del presente Reglamento se aplicarán mutatis mutandis a las prácticas de aprendizaje, con obligaciones para las organizaciones de envío y acogida de los aprendices voluntarios:
a)
Artículo 19, apartados 4, 5, 6 y 9, artículos 21 y 22.
b)
Artículo 24, con excepción del apartado 5. Los candidatos a voluntarios procedentes de países de la UE o de terceros países mencionados en el artículo 23, apartado 1, letra b), del Reglamento (UE) no 375/2014, en las condiciones que se especifican en dicho artículo, que estén cubiertos por sus regímenes nacionales de seguridad social o de seguro en su país de residencia y que emprendan unas prácticas de aprendizaje en los países referidos, recibirán únicamente la cobertura complementaria. Esto significa que su cobertura de seguro se limitará a los costes que superen la cobertura del régimen nacional de seguridad social o de seguro. Con carácter excepcional, en casos debidamente justificados, si el régimen nacional de seguridad social o de seguro solo cubre una parte o ninguno de los costes contemplados en el artículo 24, apartado 5, se cubrirá el 100 % de los gastos contraídos.
c)
Artículo 25, con excepción del apartado 6, artículo 26 y artículo 27, apartado 1, según proceda.
d)
Artículo 28, apartados 1, 8 y 14 y artículo 30, apartados 1, 4, 5, 6 y 7.
Artículo 14
Evaluación de los candidatos a voluntarios tras el aprendizaje
1. Concluido el aprendizaje, el aprendiz voluntario completará una autoevaluación basada en el marco de competencias y en el plan de aprendizaje y desarrollo.
2. El superior jerárquico de la organización de envío, previa consulta con la organización de acogida, deberá revisar la autoevaluación y evaluar al aprendiz voluntario, especialmente para:
a)
evaluar el rendimiento del aprendiz voluntario en relación con sus objetivos;
b)
examinar si se han alcanzado los resultados acordados;
c)
recopilar los resultados del aprendizaje.
3. Los candidatos a voluntarios que arrojen resultados insuficientes en cualquiera de las competencias específicas o transversales quedarán descalificados y no podrán optar a ser voluntarios de ayuda humanitaria de la UE. El superior jerárquico de la organización de envío deberá poder explicar y justificar, si procede, cualquier evaluación y decisión en este sentido.
Artículo 15
Formación adicional previa al despliegue
Sin perjuicio de la participación de los candidatos a voluntarios en el programa de formación, o en calidad de aprendiz voluntario, la organización de envío podrá proporcionar más formación adaptada previa al despliegue, como formación relacionada con la adaptación de las competencias técnicas de los candidatos a voluntarios para responder a las necesidades de la organización de acogida, formación lingüística necesaria en función del país del despliegue, etc.
Artículo 16
Contrato con el voluntario de ayuda de la UE
1. Partiendo de los resultados de la iniciación previa al despliegue y, si procede, del aprendizaje y otras formas de formación previa al envío mencionadas en los artículos 13 a 15, la organización de envío, previa consulta con la organización de acogida, deberá confirmar la evaluación final en cuanto a la aptitud del candidato a voluntario para ser desplegado en calidad de voluntario de ayuda de la UE.
2. La organización de envío y el voluntario de ayuda de la UE que haya superado con éxito la evaluación firmarán un contrato de despliegue tal como se establece en el artículo 14, apartado 5, del Reglamento (UE) no 375/2014.
3. En el contrato, que deberá definirse en estrecha consulta con las organizaciones de acogida, se establecerán las condiciones específicas del despliegue y los derechos y obligaciones del voluntario de ayuda de la UE. Se indicará asimismo la legislación aplicable y los tribunales competentes en relación con el contrato, de conformidad con el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014, y se incluirán, como mínimo, los elementos siguientes:
a)
especificación del papel y del título del voluntario de ayuda de la UE, duración y lugar de la misión, y tareas que deberá realizar según lo definido en la asignación de tareas, incluidos los elementos derivados del plan de comunicación mencionado en el artículo 17 del Reglamento (UE) no 375/2014;
b)
duración del contrato, incluidas las fechas de inicio y fin;
c)
gestión del rendimiento, que incluye:
-
disposiciones en materia de gestión, con indicación del superior jerárquico responsable en la organización de acogida y del punto de contacto para el apoyo continuo en la organización de envío;
-
disposiciones en materia de tutoría.
d)
condiciones de trabajo, incluidas las horas de trabajo y las vacaciones;
e)
derechos y obligaciones financieros del voluntario de ayuda de la UE, incluidas las disposiciones necesarias para su cumplimiento:
-
dietas y gastos de reinstalación,
-
información sobre las normas fiscales y en materia de seguridad social aplicables,
-
cobertura de seguro,
-
alojamiento,
-
viaje;
f)
disposiciones prácticas:
-
reconocimientos médicos.
-
visados y permisos de trabajo;
g)
confidencialidad;
h)
conducta que se espera del voluntario de ayuda de la UE (integridad y código de conducta, protección de los menores y adultos vulnerables, tolerancia cero frente a los abusos sexuales, etc., que se adjuntará al contrato);
i)
política disciplinaria y pérdida del estatuto de voluntario;
j)
mecanismo de mediación para la resolución de conflictos, las reclamaciones y la solución de litigios;
k)
responsabilidades y políticas aplicables a la gestión de la protección, la salud y la seguridad;
l)
aprendizaje y desarrollo:
-
formación e iniciación
-
reunión informativa final.
4. En caso de litigio entre la organización de acogida o de envío y un voluntario de ayuda de la UE, este último tendrá derecho a una tutela judicial efectiva, de conformidad con las disposiciones nacionales aplicables a la organización de envío.
Artículo 17
Inscripción en la base de datos
Tras recibir el consentimiento expreso del voluntario de ayuda de la UE, la organización de envío deberá consignar sus datos en la base de datos contemplada en el artículo 13 del Reglamento (UE) no 375/2014 (en lo sucesivo, «la base de datos»). El tratamiento de datos personales contenidos en esa base de datos deberá ajustarse a la norma sobre protección de datos que figure en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014. Para el tratamiento de datos personales de esa base de datos por parte de la Comisión, se aplicará el Reglamento (CE) no 45/2001 (2).
CAPÍTULO 5
PROCEDIMIENTOS PARA EL DESPLIEGUE Y LA GESTIÓN DE LOS VOLUNTARIOS DE AYUDA HUMANITARIA DE LA UE
Artículo 18
Iniciación en el país de destino
1. Las organizaciones de acogida velarán por que todos los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE sean objeto de una iniciación adaptada y completa en el país de destino a su llegada al país del despliegue, que abarque al menos los elementos siguientes:
a)
Estructura y procesos de organización y gestión, equipos que participan en el proyecto (incluido el responsable del proyecto, el equipo operativo y técnico, el encargado de la gestión de crisis, los equipos de apoyo como los recursos humanos y el servicio financiero), lugar(es) del proyecto, declaración organizativa de la misión y objetivos relacionados con la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
b)
Información completa sobre la misión, la competencia y los proyectos de la organización de acogida; comunidades involucradas; contexto operativo; y expectativas en cuanto a los resultados y las realizaciones que figuran en la asignación de tareas del voluntario de ayuda de la UE y la evaluación de necesidades correspondiente.
c)
Marco jurídico local pertinente aplicable al voluntario de ayuda de la UE.
d)
Sesiones de información obligatorias sobre la protección, la salud y la seguridad en el contexto de que se trate, con arreglo a lo dispuesto en los artículos 28 y 30.
e)
Sistema y procedimiento de supervisión y gestión del rendimiento, y dispositivos de apoyo in situ, como por ejemplo la tutoría y otras formas de apoyo, con arreglo a lo dispuesto en los artículos 19, 20 y 21.
f)
Información cultural sobre el país, la región y la localidad de despliegue, con orientaciones sobre el comportamiento adecuado.
g)
Sesión informativa final en el país de destino, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 23.
2. La organización de acogida se cerciorará de que toda la información facilitada durante el proceso de iniciación en el país de destino ha sido leída y comprendida por los candidatos a voluntarios y de que puede accederse fácilmente a ella a lo largo de toda su participación en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
Artículo 19
Supervisión y gestión del rendimiento
1. Las organizaciones de envío y de acogida podrán desarrollar conjuntamente un sistema de gestión del rendimiento, basado en los objetivos, las realizaciones y los resultados esperados, para medir el progreso y la calidad del trabajo del voluntario de ayuda de la UE con arreglo a la asignación de tareas.
2. El procedimiento de gestión del rendimiento especificará los papeles y responsabilidades respectivos de las organizaciones de envío y de acogida en lo que respecta a la supervisión de los voluntarios de ayuda de la UE.
3. Durante el período de iniciación, las organizaciones de envío y de acogida establecerán, junto con el voluntario de ayuda de la UE, sus objetivos de resultados y le ofrecerán la posibilidad de presentar sus observaciones sobre los elementos flexibles de su asignación de tareas.
4. La organización de acogida designará a un superior jerárquico que será responsable de supervisar al voluntario de ayuda de la UE, y con el que este último deberá celebrar reuniones de supervisión con una frecuencia razonable y práctica.
5. En su caso, en función de la duración de la misión, la organización de envío y el superior jerárquico de la organización de acogida, junto con el voluntario de ayuda de la UE, realizarán un examen conjunto intermedio de los resultados para evaluar formalmente el proceso de iniciación, los progresos realizados en relación con los objetivos, y para reajustar los objetivos, la asignación de tareas y el plan de aprendizaje y desarrollo.
6. Si la conclusión de la evaluación intermedia es que el voluntario de ayuda de la UE arroja resultados insuficientes en cualquiera de las competencias específicas o transversales, la organización de acogida, de común acuerdo con la organización de envío, podrá tomar la decisión de poner fin al despliegue de forma prematura. Deberán poder explicar y justificar, si procede, cualquier evaluación y decisión en este sentido.
7. La organización de envío y el superior jerárquico de la organización de acogida, junto con el voluntario de ayuda de la UE, realizarán un examen de rendimiento final para evaluar, al final de la misión, los logros del voluntario de ayuda de la UE en función de los objetivos de su asignación de tareas y del plan de aprendizaje y desarrollo.
8. Los resultados del examen de rendimiento se integrarán en el plan de aprendizaje y desarrollo del voluntario de ayuda de la UE.
9. La organización de envío deberá conservar los registros de esos exámenes de rendimiento, de conformidad con las normas de protección de datos que figure en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014, y enviar la confirmación a la base de datos si la misión ha concluido con éxito y, de no ser así, los motivos correspondientes.
Artículo 20
Apoyo continuo de las organizaciones de envío
1. Antes del despliegue, la organización de envío deberá designar a una persona de contacto que estará disponible durante todo el despliegue y que mantendrá contactos periódicos con el voluntario de ayuda de la UE a fin de:
a)
prestar apoyo al voluntario de ayuda de la UE durante su instalación y la fase de transición;
b)
proporcionar el apoyo adicional necesario al voluntario de ayuda de la UE y a la organización de acogida;
c)
participar en los exámenes intermedio y final y en otras reuniones, si procede; y
d)
prestar apoyo a la mediación en caso de desacuerdo entre la organización de acogida y el voluntario de ayuda de la UE.
2. Si la persona de contacto designada deja de poder desempeñar ese papel durante el despliegue, se procederá lo antes posible a sustituirla para garantizar la continuidad del apoyo.
Artículo 21
Tutoría
1. La organización de acogida deberá designar a uno o varios tutores para que presten ayuda al voluntario de ayuda de la UE en ámbitos tales como:
a)
desarrollo de las competencias profesionales y mejora de los resultados y conocimientos;
b)
iniciación cultural y adaptación;
c)
asesoramiento en relación con la asignación de tareas; y
d)
gestión de problemas psicosociales.
2. El tutor o tutores designados basarán su apoyo en el plan de aprendizaje y desarrollo y en la asignación de tareas del voluntario de ayuda de la UE, a los que tendrán acceso. El tutor o tutores se reunirán de forma periódica con el voluntario de ayuda de la UE para hacer un balance de sus progresos y contribuir a resolver los posibles problemas relacionados con la misión o de índole personal.
3. La tutoría deberá tener en cuenta las realidades locales y, en la medida de lo posible, resultar adecuada también para los voluntarios locales.
4. La organización de envío deberá facilitar la prestación de la tutoría trabajando en asociación con la organización de acogida a fin de aportar un apoyo analítico, de formación u otro tipo para reforzar las capacidades, e identificando en sus propias estructuras y redes a las personas designadas con las competencias adecuadas y complementarias si estas escasean a escala local.
5. Si procede, podrá considerarse la posibilidad de una tutoría a distancia, en particular a través de la red de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
Artículo 22
Condiciones de trabajo
1. Todos los voluntarios de ayuda de la UE dispondrán de unas condiciones de trabajo adecuadas que les permitan desempeñar sus tareas como es debido durante su misión y que garanticen su bienestar, su motivación, su salud y su seguridad. Esas condiciones deberán ajustarse a las disposiciones correspondientes de la Directiva 89/391/CE (3) y de la Directiva 2003/88/CE (4).
2. Las organizaciones de envío y de acogida deberán trabajar conjuntamente para definir las condiciones de trabajo adecuadas en función de los contextos locales y nacionales en que se desarrolle la misión.
3. La organización de acogida deberá facilitar la información necesaria y proponer unas condiciones de trabajo cuya idoneidad y conveniencia deberán ser evaluadas por la organización de envío, a fin de garantizar la coherencia con su deber de diligencia y con sus propias políticas y prácticas generales.
4. Las organizaciones de envío y de acogida garantizarán conjuntamente la prevención de los riesgos para la protección, salud y seguridad, su gestión y mitigación, y que las condiciones de trabajo propuestas se ajusten a los procedimientos acordados en materia de protección, salud y seguridad mencionados en los artículos 28, 29 y 30, así como a los requisitos sobre horas de trabajo, vacaciones, períodos mínimos de descanso diario y semanal y espacio de trabajo contemplados en el anexo I, punto 3.
Artículo 23
Apoyo al final de la misión y tras el despliegue
1. Las organizaciones de envío y de acogida decidirán conjuntamente sobre el contenido y el proceso de la reunión informativa final que deberá preverse para todos los voluntarios de ayuda de la UE, incluidos los que regresen de forma prematura.
2. La organización de acogida deberá proponer al voluntario de ayuda de la UE una reunión informativa final personal o en grupo, que incluya el examen final de los resultados mencionado en el artículo 19, apartado 7, y, en su caso, el traspaso del proyecto al equipo o a los homólogos que vayan a continuar las actividades realizadas por el voluntario de ayuda de la UE con vistas a garantizar la sostenibilidad y la continuidad.
3. La organización de envío deberá ofrecer al voluntario de ayuda de la UE al regreso de su misión, y a su debido tiempo, reuniones informativas, personales o en grupo, y reuniones informativas sobre las operaciones o el proyecto, basadas en los comentarios de la organización de acogida y en la finalización del plan de aprendizaje y desarrollo.
4. La organización de envío deberá facilitar un reconocimiento médico posterior al despliegue al regreso del voluntario de ayuda de la UE y ofrecer una o varias reuniones informativas de índole psicosocial y de asesoramiento a las que el voluntario de ayuda de la UE podrá asistir si lo desea.
5. Las organizaciones de envío y de acogida deberán orientar al voluntario de ayuda de la UE hacia las oportunidades de mantener su implicación en cuestiones relacionadas con la ayuda humanitaria y la ciudadanía europea activa, incluida la promoción de la red de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE y su compromiso con ella.
6. La organización de envío deberá invitar a los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE a su regreso a aportar comentarios constructivos sobre la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, por ejemplo explicando cómo sus contribuciones pueden influir en misiones futuras.
CAPÍTULO 6
DISPOSICIONES RELATIVAS AL SEGURO Y LAS CONDICIONES DE VIDA
Artículo 24
Cobertura de seguro
1. Todos los voluntarios de ayuda humanitaria de la UE deberán estar cubiertos por una póliza completa de seguro diseñada específicamente para protegerlos durante todo su despliegue en los terceros países y durante los períodos anteriores y posteriores.
2. La cobertura de seguro será de alcance mundial, las 24 horas del día. Surtirá efecto desde el día en que el voluntario de ayuda de la UE abandone su domicilio para dirigirse al tercer país de despliegue, hasta el día en que abandone el tercer país de despliegue en el camino de regreso y hasta la llegada a su domicilio (en lo sucesivo, «primer período de cobertura»).
3. Si la cobertura de seguro supera doce semanas, se ampliará por un período de ocho semanas en el país de origen del asegurado para cubrir el tratamiento médico de seguimiento por las enfermedades y lesiones que se hayan producido durante el primer período de cobertura.
4. La cobertura será aplicable a todas las actividades relacionadas con la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, así como a las actividades privadas de estos durante el primer período de cobertura.
5. Todos estarán cubiertos al 100 % (cobertura total) en los ámbitos siguientes:
a)
asistencia médica y dental;
b)
embarazo y parto;
c)
accidente;
d)
repatriación;
e)
seguro de vida;
f)
invalidez o incapacidad permanente y temporal;
g)
responsabilidad frente a terceros;
h)
pérdida o robo de documentos, billetes de transporte y pertenencias personales;
i)
asistencia complementaria.
6. Para garantizar la igualdad de trato y la cobertura de todos los voluntarios de ayuda de la UE, la Comisión podrá contratar uno o varios prestadores de seguros mediante un procedimiento de licitación.
Artículo 25
Dietas y gastos de reinstalación
1. La organización de envío sufragará los gastos de los voluntarios de ayuda de la UE en su calidad de no asalariados, en forma de pagos a tanto alzado que abonará en un tiempo razonable y en plazos regulares.
2. El cálculo de las dietas a tanto alzado se basará en una cesta de consumo que cubra los gastos corrientes del voluntario de ayuda de la UE por los siguientes conceptos:
a)
alimentos;
b)
artículos de tocador y productos del hogar;
c)
ropa;
d)
transporte local y dentro del país;
e)
gastos varios considerados necesarios para garantizar un nivel adecuado de calidad de vida y la participación en la sociedad local (podrá añadirse un máximo del 20 % de la cantidad total para los productos mencionados en las letras a) a d), a fin de cubrir otros costes, como las actividades de ocio, gastos de peluquería, periódicos y artículos de papelería);
f)
un importe para imprevistos de los voluntarios de ayuda de la UE que se encuentren en zonas con índices por encima de la media nacional [con un máximo del 10 % para los productos mencionados en las letras a) a d)].
3. Los gastos de alojamiento no se incluirán en las dietas a tanto alzado.
4. La Comisión publicará información sobre los importes a tanto alzado para los países de despliegue en función de los índices nacionales. Podrán reembolsarse necesidades específicas vinculadas a la discapacidad u otras circunstancias excepcionales debidamente justificadas, que se sumarán a las dietas.
5. Se informará puntualmente a los voluntarios de ayuda de la UE de los cambios en los índices y dietas que les afecten durante su misión, especialmente en los países con unos tipos de inflación o deflación elevados.
6. Tras la finalización con éxito del despliegue, la organización de envío deberá proporcionar a los voluntarios de ayuda de la UE que regresan una indemnización por gastos de reinstalación indizada periódicamente de 100 euros mensuales, en función de la duración de su despliegue.
Artículo 26
Alojamiento
1. La organización de envío se cerciorará de que la organización de acogida facilite un alojamiento adecuado al voluntario de ayuda de la UE, con un coste razonable según criterios locales.
2. Las organizaciones de envío y de acogida garantizarán conjuntamente la prevención de los riesgos para la protección, salud y seguridad, su gestión y mitigación, y que las condiciones de alojamiento propuestas se ajusten a los procedimientos acordados en materia de protección, salud y seguridad mencionados en los artículos 28, 29 y 30, así como a los requisitos del anexo I, punto 4.
3. Los costes de alojamiento, de calefacción y otros gastos directamente relacionados serán sufragados directamente por la organización de acogida, en la medida de lo posible. La organización de acogida se encargará de las relaciones contractuales con los propietarios y tomará todas las medidas necesarias para informar a los huéspedes y a los propietarios sobre la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE.
Artículo 27
Gastos de viaje y gastos relacionados
1. La organización de envío deberá organizar el viaje del voluntario de ayuda de la UE a la zona de despliegue y el viaje de vuelta, incluso en caso de regreso anticipado, y sufragará los gastos correspondientes.
2. A petición del voluntario de ayuda de la UE, la organización de envío organizará y sufragará un viaje de ida y vuelta adicional:
a)
vacaciones en el lugar de origen para los voluntarios de ayuda de la UE cuyo período de despliegue sea superior a dieciocho meses;
b)
permiso parental de los voluntarios de ayuda de la UE que tengan a su cargo uno o varios hijos menores de doce años, si su periodo de despliegue es superior a seis meses;
c)
un permiso especial en caso de defunción o enfermedad grave con certificado médico de ascendientes o descendientes directos, cónyuge o pareja de hecho registrada, hermanas o hermanos.
3. Los gastos de viaje podrán basarse en los costes reales de un billete en clase económica o en segunda clase, o reembolsarse en forma de un importe a tanto alzado, de acuerdo con un método razonable de cálculo de las distancias.
4. La organización de envío deberá proporcionar información y apoyo logístico para la obtención del visado del voluntario de ayuda de la UE y la organización de acogida apoyará el proceso correspondiente, en función de las necesidades. La organización de envío deberá cubrir los costes relacionados con la obtención de los visados, incluidos los gastos de viaje que resulten necesarios para ello.
CAPÍTULO 7
PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DEBER DE DILIGENCIA, LA SEGURIDAD Y LA PROTECCIÓN
Artículo 28
Gestión de la protección y evaluación de riesgos
1. La organización de envío deberá contar con una política de protección organizativa y con procedimientos de evaluación de riesgos que deberán ser adecuados y aplicables para los voluntarios de ayuda de la UE y, en su caso, adaptarse.
2. Sobre la base de la política de protección organizativa de la organización de envío, las organizaciones de envío y de acogida elaborarán conjuntamente un plan de gestión de la protección y un plan de evacuación aplicable a las acciones adoptadas en el marco de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE. Estos planes deberán cumplir, como mínimo, los requisitos establecidos en el anexo I, punto 5.
3. Las organizaciones de envío y de acogida desarrollarán conjuntamente una evaluación escrita de los riesgos en el ámbito de la protección, los viajes y la salud en el país de despliegue. Estos planes deberán cumplir, como mínimo, los requisitos establecidos en el anexo I, punto 6.
4. La evaluación de riesgos mencionada en el apartado 3 se revisará y actualizará siempre que así lo exija el contexto y, como mínimo, antes del despliegue del voluntario de ayuda de la UE. Si la evaluación de riesgos lleva a la conclusión de que el despliegue ha de producirse en el escenario de conflictos armados internacionales o no internacionales, o de una amenaza de tales conflictos, no se organizará el despliegue, o se anulará si el voluntario de ayuda humanitaria de la UE ya ha sido seleccionado.
5. Los requisitos sobre concienciación en materia de protección y comportamiento adecuado en relación con los riesgos y la gestión de la protección deberán incluirse en la descripción de la asignación de tareas y en el proceso de contratación.
6. La organización de envío informará a las autoridades nacionales competentes de los Estados miembros y de otros países participantes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 del Reglamento (UE) no 375/2014, antes de que uno de sus ciudadanos sea enviado como voluntario de ayuda de la UE. Antes del despliegue, la organización de envío, cuyos voluntarios de ayuda de la UE no sean ciudadanos de la Unión, determinará las normas para la protección consular proporcionada por el país de la nacionalidad del voluntario o por otro país.
7. Las organizaciones de envío y de acogida garantizarán que toda la información en materia de protección y seguridad sea compartida con el voluntario de ayuda de la UE y comprendida por él. Durante la iniciación, se organizará una sesión informativa sobre protección en el contexto específico de que se trate, antes de la salida del voluntario y en un plazo de 24 horas tras su llegada al país de despliegue. Esa sesión incluirá los resultados de la evaluación de riesgos, los planes de evacuación y de gestión de la protección, incluida la notificación de los incidentes relacionados con la protección, los procedimientos de evacuación y repatriación, la estructura de comunicación, las personas de contacto para la gestión de crisis y los datos de contacto de embajadas, comisarías de policía, cuarteles de bomberos y hospitales.
8. La organización de envío deberá asegurarse de que el voluntario de ayuda de la UE esté cubierto, al menos, por el seguro mencionado en el artículo 24.
9. Además de la formación obligatoria sobre protección en el marco del programa de formación, la organización de envío deberá proporcionar a los voluntarios de ayuda de la UE cualquier otro tipo de formación pertinente en materia de protección que preste a sus propios agentes internacionales.
10. Al firmar el contrato mencionado en el artículo 16, apartado 2, los voluntarios de ayuda de la UE reconocerán que tienen conocimiento de los procedimientos de gestión de la protección, y se comprometerán a cumplirlos, lo cual incluye su obligación de mantenerse al día sobre la situación en materia de protección, su responsabilidad personal en la gestión de su protección, de la de los demás y de la organización, y la obligación de abstenerse de comportamientos temerarios. Las organizaciones de envío y de acogida deberán concienciar al voluntario de ayuda de la UE de las consecuencias de un posible incumplimiento de los procedimientos de protección, en particular los que conlleven el fin prematuro forzado de la misión.
11. La organización de envío recomendará a los voluntarios de ayuda de la UE darse de alta en la embajada o el consulado de su nacionalidad en el momento de su llegada al país de despliegue, y les informará sobre la posibilidad de solicitar asistencia consular del mismo. Si el país de la nacionalidad del voluntario de ayuda de la UE no tiene representación consular en el país de despliegue, la organización de envío deberá recomendar a los voluntarios de ayuda de la UE ciudadanos de la Unión darse de alta en una embajada o consulado de otro Estado miembro, y les informará sobre la posibilidad de solicitar asistencia consular del mismo.
12. A la luz de las actualizaciones de la organización de acogida, las organizaciones de envío y de acogida actualizarán periódicamente el plan de evacuación para cerciorarse de que sigue siendo válido en todo momento para el entorno operativo de que se trate. El resultado de la evaluación de riesgos indicará la frecuencia con que conviene revisar el plan, y la organización de acogida recurrirá a los datos pasados y a las actualizaciones para adaptarlo, si procede. El plan de evacuación se mantendrá en un lugar que sea fácilmente accesible para el voluntario de ayuda de la UE.
13. La organización de acogida deberá garantizar que el voluntario de ayuda de la UE esté al corriente de cualquier cambio en el entorno operativo, y de las modificaciones correspondientes en cualquiera de los protocolos o procedimientos de seguridad.
14. La organización de acogida deberá conocer la localización de los voluntarios de ayuda de la UE, y el número para entrar en contacto con ellos en todo momento, incluso cuando estén de vacaciones.
Artículo 29
Procedimientos aplicables en caso de incidente o evacuación
1. En caso de incidente relacionado con la protección, se informará al voluntario de ayuda de la UE lo antes posible. En función de la gravedad del incidente y de los procedimientos en vigor en las organizaciones de envío y de acogida, esa información podrá darla el superior jerárquico o el tutor de la organización de acogida, o el encargado de la gestión de crisis de la organización de envío, y podrá incluir apoyo psicológico profesional.
2. En caso de evacuación, se seguirá el plan de evacuación y se velará en todo momento por la seguridad del voluntario de ayuda de la UE, aplicando, si procede, los procedimientos de los consulados o embajadas en las que el voluntario de ayuda de la UE se haya dado de alta, con arreglo al artículo 28, apartado 11.
3. La organización de envío se pondrá en contacto con los voluntarios de ayuda de la UE en el momento de su regreso y garantizará que reciben un seguimiento adecuado, incluida la sesión informativa final y un apoyo médico y psicosocial.
4. La protección deberá estar incluida en el marco de evaluación y seguimiento de las organizaciones de envío y de acogida, y las enseñanzas extraídas de incidentes relacionados con la protección informarán la revisión y mejora de los proyectos.
Artículo 30
Salud y seguridad
1. La organización de envío deberá contar con una política organizativa de salud y seguridad adecuada y aplicable para los voluntarios de ayuda de la UE que, en su caso, deberá adaptarse, e incluirá directrices sobre:
a)
salud personal, como la salud física (prevención de enfermedades, asesoramiento en materia de alimentación y descanso, conciencia de los riesgos ante posibles peligros climáticos y geográficos, acceso a tratamientos adecuados);
b)
salud mental (asesoramiento sobre el equilibrio entre vida laboral y vida privada, gestión del estrés, mecanismos de adaptación, métodos de relajación, puntos de contacto para apoyo psicosocial).
2. En función de la política organizativa de salud y seguridad de la organización de envío, las organizaciones de envío y de acogida elaborarán conjuntamente una serie completa de políticas y directrices de salud y de seguridad para cumplir su deber de diligencia y garantizar el bienestar físico y emocional de los voluntarios de ayuda de la UE.
3. En el marco de la evaluación de riesgos contemplada en el artículo 28, apartado 3, y antes de definir la asignación de tareas, las organizaciones de envío y de acogida evaluarán conjuntamente si la misión permite garantizar al voluntario de ayuda de la UE condiciones de vida y de trabajo seguras y protegidas, a la luz de los indicadores contemplados en el anexo I, punto 7.
4. La organización de envío deberá asegurarse de que el voluntario de ayuda de la UE está cubierto, al menos, por un seguro médico y de viaje completo, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 24.
5. Durante la iniciación, la organización de envío informará al voluntario de ayuda de la UE sobre las políticas y directrices de salud y seguridad mencionadas en los apartados 1 y 2, incluidas las enfermedades, los primeros auxilios, el mantenimiento de todos los lugares relacionados con la misión, el mantenimiento de vehículos y equipos, los puestos de trabajo, el equilibrio entre vida laboral y vida privada, los incidentes relacionados con la salud y la seguridad, y el procedimiento de evacuación médica.
6. La organización de envío deberá asegurarse de que el voluntario de ayuda de la UE se someta a un reconocimiento médico exhaustivo y le proporcionará, antes de la salida, los medicamentos y las vacunas que se recomienden en función de los riesgos del país de despliegue, así como el equipo correspondiente, como botiquines de primeros auxilios y kits antimosquitos, si procede.
7. La organización de acogida deberá garantizar que el deber de diligencia esté integrado en la gestión cotidiana del voluntario de ayuda de la UE y, durante la iniciación, le facilitará:
a)
información actualizada sobre los recursos locales en materia de salud y de seguridad, como los datos de contacto de médicos, hospitales y servicios paramédicos;
b)
orientaciones sobre las normas y costumbres locales dentro de la información sobre el país, a fin de limitar los riesgos para la seguridad y facilitar la iniciación.
8. La organización de envío facilitará un reconocimiento médico posterior al despliegue al regreso del voluntario de ayuda de la UE y le ofrecerá una o varias reuniones informativas de índole psicosocial o de asesoramiento, en el marco de la sesión informativa final. Las organizaciones de envío y de acogida promocionarán la red de la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE a modo de mecanismo de apoyo alternativo, antes, durante y después del despliegue.
CAPÍTULO 8
PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL RENDIMIENTO PARTICULAR DE LOS VOLUNTARIOS DE AYUDA DE LA UE
Artículo 31
Seguimiento y evaluación del rendimiento particular de los voluntarios de ayuda de la UE
1. En función del procedimiento de supervisión y gestión del rendimiento mencionado en el artículo 19, las organizaciones de envío y de acogida deberán controlar y evaluar el rendimiento particular de los voluntarios de ayuda de la UE, midiendo los progresos, las realizaciones y los resultados a la luz de la atribución de tareas del voluntario y de sus objetivos.
2. El seguimiento y la evaluación del rendimiento particular de los voluntarios de ayuda de la UE será un proceso continuo a lo largo de toda la misión, con exámenes específicos, como mínimo, en las siguientes fases:
a)
en su caso, al final de las prácticas de aprendizaje mencionadas en el artículo 14;
b)
durante el examen de rendimiento final mencionado en el artículo 19 y si se ha considerado adecuado realizar un examen intermedio;
c)
durante la reunión informativa final mencionada en el artículo 23.
3. Las organizaciones de envío y de acogida proporcionarán datos que demuestren hasta qué punto el rendimiento particular de los voluntarios de ayuda de la UE contribuye, por su impacto y sus aportaciones concretas, a los objetivos del proyecto y el conjunto de la iniciativa, teniendo en cuenta los indicadores mencionados en el artículo 7 del Reglamento (UE) no 375/2014. Los datos contendrán información sobre la calidad de las realizaciones y de los resultados del trabajo del voluntario de ayuda de la UE, serán anónimos y podrá accederse a ellos para fines de evaluación. Esos datos se tratarán de conformidad con las normas sobre protección de datos que figuran en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014.
4. Las organizaciones de envío ofrecerán apoyo para el desarrollo de capacidades de las organizaciones de acogida a fin de medir los progresos, las realizaciones y los resultados a la luz de la asignación de tareas del voluntario de ayuda de la UE y de sus objetivos.
CAPÍTULO 9
MECANISMO DE CERTIFICACIÓN PARA LAS ORGANIZACIONES DE ENVÍO Y DE ACOGIDA
Artículo 32
Mecanismo de certificación para las organizaciones de acogida
1. Las organizaciones de acogida que aspiren a una certificación deberán presentar una autoevaluación objetiva y fidedigna, con arreglo a los requisitos mencionados en el anexo III, punto 1, en la que evalúen sus políticas y prácticas vigentes respecto de los requisitos que figuran en las normas y procedimientos sobre candidatos a voluntarios y voluntarios de ayuda de la UE establecidos en el presente Reglamento y en el Reglamento Delegado de la Comisión que ha de ser adoptado en virtud del artículo 9, apartado 2, del Reglamento (UE) no 375/2014.
2. En la autoevaluación, la organización de acogida deberá revelar las carencias y los aspectos a mejorar que puedan requerir un refuerzo de capacidades para alcanzar el nivel de cumplimiento esperado.
3. La organización de acogida adjuntará a la autoevaluación tres referencias, con arreglo a los requisitos que establece el anexo III, punto 1, para facilitar una información completa sobre todos los requisitos de las normas y procedimientos sobre los candidatos a voluntarios y los voluntarios de ayuda de la UE. Las referencias procederán como mínimo de dos de los siguientes grupos de partes interesadas:
a)
una organización de envío o de acogida certificada, con la que el solicitante de la certificación ya haya creado, o tenga previsto crear, una asociación para participar en la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE;
b)
un socio de la ayuda humanitaria de la Comisión que haya suscrito un contrato marco (asociación) vigente y con el que la organización de acogida solicitante haya trabajado con éxito en un proyecto de ayuda humanitaria;
c)
una organización internacional pertinente o asociación sin ánimo de lucro u organismo de Derecho público de carácter civil con el que la organización de acogida solicitante haya trabajado con éxito en un proyecto de ayuda humanitaria;
d)
un organismo de acreditación o auditoría que haya otorgado una certificación a la organización de acogida en ámbitos relacionados con la iniciativa Voluntarios de Ayuda de la UE, en cuyo caso deberán presentarse asimismo los documentos que certifiquen la acreditación o auditoría.
4. Una vez completada, la autoevaluación será firmada por la persona facultada para representar y obligar jurídicamente a la organización de acogida y se enviará a la Comisión, junto con las referencias mencionadas en el apartado 3.
5. Sobre la base de la autoevaluación y de las referencias, la Comisión evaluará la solicitud y podrá adoptar una de las decisiones siguientes:
a)
conceder la certificación, si se considera que la organización de acogida solicitante cumple plenamente los requisitos de las normas y procedimientos;
b)
denegar la certificación, si se considera que la organización de acogida solicitante no cumple plenamente los requisitos de las normas y procedimientos.
6. En un plazo de seis meses a partir de la recepción de la solicitud, la Comisión informará a la organización de acogida solicitante del resultado de la certificación, especificando también las posibilidades de apoyo para el refuerzo de capacidades, si procede, a fin de que pueda volver a presentar una solicitud. Si se identifican necesidades que conviene satisfacer en el marco de una estrategia de refuerzo de capacidades presentada por la organización de acogida solicitante, esta podrá optar a apoyo para el refuerzo de capacidades y será prioritaria al respecto.
Artículo 33
Mecanismo de certificación para las organizaciones de envío
1. Las organizaciones de envío que aspiren a una certificación deberán presentar una autoevaluación objetiva y fidedigna, documentada, con arreglo a los requisitos mencionados en el anexo III, punto 2, en la que evalúen sus políticas y prácticas vigentes respecto de los requisitos que figuran en las normas y procedimientos sobre candidatos a voluntarios y voluntarios de ayuda de la UE.
2. En esa autoevaluación documentada, la organización de envío deberá revelar las carencias y los aspectos mejorables que puedan requerir asistencia técnica para alcanzar el nivel de cumplimiento esperado. Deberá incluir asimismo pruebas claras y elementos que demuestren que se aplican las políticas y las prácticas mencionadas en cada uno de los requisitos de las normas y procedimientos, especialmente en lo que respecta a los voluntarios.
3. Una vez completada, la autoevaluación documentada será firmada por la persona facultada para representar y obligar jurídicamente a la organización de envío y se enviará a la Comisión, junto con los documentos adjuntos mencionados en el apartado 2.
4. Sobre la base de esa autoevaluación documentada y de los documentos adjuntos facilitados, la Comisión evaluará la solicitud y podrá adoptar una de las decisiones siguientes:
a)
conceder la certificación, si se considera que la organización de envío solicitante cumple plenamente los requisitos de las normas y procedimientos;
b)
denegar la certificación, si se considera que la organización de envío solicitante no cumple plenamente los requisitos de las normas y procedimientos.
5. En un plazo de seis meses a partir de la recepción de la solicitud, la Comisión informará a la organización de envío solicitante del resultado de la certificación, especificando también las posibilidades de asistencia técnica, si procede, a fin de que pueda volver a presentar una solicitud. Si se identifican necesidades que conviene satisfacer en el marco de una estrategia de asistencia técnica por la organización de envío, esta podrá optar a asistencia técnica y será prioritaria al respecto.
Artículo 34
Vías de recurso
1. Si la Comisión decide denegar la certificación y desestimar la solicitud, la organización solicitante rechazada solo podrá introducir una nueva solicitud transcurrido un período de doce meses, a partir de la fecha de recepción, por el solicitante, de la decisión de denegación. La decisión especificará asimismo las vías de recurso disponibles contra esa decisión.
2. En virtud de los artículos 256 y 263 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE), el Tribunal General es competente para controlar los actos de la Comisión Europea destinados a producir efectos jurídicos frente a terceros. Asimismo, en virtud de los artículos 256, 268 y 340 del TFUE, el Tribunal General es competente para conocer de los litigios relativos a la indemnización por daños y perjuicios causados por la Comisión Europea en materia de responsabilidad no contractual.
Artículo 35
Viabilidad financiera y capacidad organizativa de las organizaciones
La evaluación de la viabilidad financiera y de la capacidad organizativa de las organizaciones de envío y de acogida certificadas queda fuera del ámbito de aplicación del procedimiento de certificación. Dado que constituye un requisito previo para recibir ayuda financiera de la Unión, la viabilidad y la capacidad se evaluarán en la fase del procedimiento de solicitud en respuesta a una convocatoria de propuestas.
Artículo 36
Validez de la certificación y controles periódicos
1. Las organizaciones de envío y de acogida certificadas deberán someterse a una nueva certificación al cabo de tres años a partir de la recepción de la decisión de la Comisión de concederles la certificación o en todo momento en caso de modificaciones sustanciales de las normas o procedimientos relacionados con los asuntos en cuestión.
2. Durante el período de validez de la certificación, se podrá exigir de las organizaciones de envío y de acogida certificadas, en caso necesario, que se sometan a controles periódicos por parte de la Comisión.
3. Las organizaciones de envío y de acogida certificadas informarán inmediatamente a la Comisión de cualquier cambio que se produzca en su situación jurídica, financiera, técnica u organizativa, que pueda poner en entredicho el cumplimiento de las normas y procedimientos, o pueda dar lugar a conflictos de intereses. Asimismo, informarán a la Comisión de cualquier cambio de nombre, dirección o representante legal.
Artículo 37
Suspensión y retirada de la certificación
1. Partiendo de la información obtenida de la organización de envío o de acogida certificada, incluida la información derivada de los controles periódicos mencionados en el artículo 36, apartado 2, o la información obtenida por cualquier otro medio, la Comisión podrá considerar que la organización de envío o de acogida certificada deja de cumplir uno o varios de las normas o procedimientos. En tales casos, la Comisión podrá adoptar las medidas adecuadas, incluida la posibilidad de suspender o retirar la certificación, de conformidad con el procedimiento que establece el anexo III, punto 3.
2. La organización de envío o de acogida cuya certificación haya sido suspendida o retirada no deberá desplegar o acoger a voluntarios de ayuda humanitaria de la UE a partir de la fecha de la suspensión o retirada y no podrá optar a recibir ayuda financiera de la Unión a tal fin.
3. A la luz de los motivos de la suspensión o retirada de la certificación, en particular la seguridad y la protección de los voluntarios de ayuda de la UE, la Comisión podrá exigir la repatriación de los voluntarios de ayuda de la UE desplegados en el momento de la suspensión o retirada.
4. La organización de envío o de acogida no podrá exigir compensación alguna por la suspensión o la retirada de la certificación.
Artículo 38
Responsabilidad por daños
La Comisión no será responsable de los daños causados o sufridos por la organización de envío o de acogida, o por terceros, como consecuencia del estatuto certificado de la organización de envío o de acogida.
CAPÍTULO 10
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 39
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el tercer día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 20 de noviembre de 2014.