ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
REGLAMENTO DELEGADO (UE) No 1271/2013 DE LA COMISIÓN
de 30 de septiembre de 2013
relativo al Reglamento Financiero marco de los organismos a que se refiere el artículo 208 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (1), y, en particular, su artículo 208,
Considerando lo siguiente:
(1)
El Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Comisión (2), por el que se aprueba el Reglamento Financiero marco de los organismos creados por las Comunidades, se basó en el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (3). El Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 se ha sustituido por el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012. Por consiguiente, es necesario revisar el Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002. En aras de la claridad, es preciso sustituir el Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002.
(2)
Es necesario tener en cuenta la Declaración Común del Parlamento Europeo, el Consejo de la UE y la Comisión Europea sobre las agencias descentralizadas, de 19 de julio de 2012.
(3)
Se han de revisar algunas disposiciones del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002 con objeto de tener en cuenta la experiencia adquirida en su aplicación.
(4)
El presente Reglamento debe establecer los principios generales y las normas básicas aplicables a los organismos creados con arreglo al TFUE y al Tratado Euratom (en lo sucesivo, «organismos de la Unión») que reciben contribuciones con cargo al presupuesto y sin perjuicio de lo dispuesto en el acto constitutivo. Sobre la base de este Reglamento los organismos de la Unión deben adoptar sus propias normas financieras que no podrán apartarse del Reglamento, salvo en caso de que así lo exijan necesidades específicas y previo acuerdo de la Comisión.
(5)
No obstante, los organismos de la Unión que se autofinancian plenamente, a los que no se aplica el presente Reglamento, deben establecer, por motivos de coherencia, normas similares, cuando proceda. De conformidad con la Declaración Común del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión, de 19 de julio de 2012, estos organismos deben presentar al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión un informe anual sobre la ejecución de su presupuesto y tener debidamente en cuenta sus solicitudes y recomendaciones.
(6)
Los organismos de la Unión deben establecer y ejecutar su presupuesto de conformidad con los cinco principios fundamentales del Derecho presupuestario (unidad, veracidad, universalidad, especialidad y anualidad), así como los principios de equilibrio, unidad de cuenta, buena gestión financiera y transparencia.
(7)
Se debe hacer hincapié en el carácter equilibrado de la contribución de la Unión. La parte del resultado presupuestario positivo de los organismos de la Unión que supere el importe de la contribución de la Unión abonada durante el ejercicio debe ser devuelta al presupuesto de la Unión.
(8)
Cuando el acto constitutivo establezca que, además de la contribución de la Unión, los ingresos estén constituidos por tasas y cánones y que los ingresos derivados de las tasas y cánones se afecten a determinadas partidas de gasto, los organismos de la Unión deben tener la posibilidad de transferir el saldo en forma de ingresos afectados.
(9)
Es preciso garantizar que los cánones se fijan a un nivel adecuado para cubrir los costes de prestación de los servicios y evitar excedentes significativos.
(10)
La delegación de las tareas de ejecución presupuestaria a los organismos de la Unión ha de estar debidamente justificada por sus características y los conocimientos especializados específicos del organismo de la Unión, al tiempo que se garantiza una adecuada gestión financiera y una buena relación coste-eficacia. Las tareas delegadas deben ser compatibles con el acto constitutivo.
(11)
Los organismos de la Unión deben poder recibir subvenciones ad hoc siempre que así se contemple expresamente en los actos de base correspondientes y lo autorice el acto constitutivo.
(12)
Con arreglo al artículo 50 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, el organismo de la Unión ha de participar en un ejercicio de evaluación comparativa con otras instituciones y órganos de la Unión.
(13)
Es necesario establecer normas relativas al Plan de Acción para el seguimiento de las conclusiones de las evaluaciones periódicas generales a fin de garantizar la eficacia de su aplicación.
(14)
A fin de garantizar una programación coherente, el organismo de la Unión debe elaborar un documento que contenga programación anual y plurianual teniendo en cuenta las directrices de la Comisión.
(15)
El organismo de la Unión debe adaptar el calendario de la programación anual y plurianual al procedimiento presupuestario para garantizar su eficacia y la coherencia de todos los documentos de programación.
(16)
Es necesario aclarar la actual arquitectura de las funciones de auditoría interna y de control interno y racionalizar los requisitos de presentación de información. La función de auditoría interna dentro del organismo de la Unión debe ser llevada a cabo por el auditor interno de la Comisión, que debe realizar auditorías cuando esté justificado por los riesgos asumidos. Es necesario establecer normas relativas a la creación y el funcionamiento de las estructuras de auditoría interna.
(17)
Deben racionalizarse las obligaciones de información. Los organismos de la Unión deben presentar un informe de actividad consolidado anual que incluya información completa sobre la ejecución de su programa de trabajo, el presupuesto, el plan de política de personal, su gestión y los sistemas de control interno.
(18)
Con el fin de mejorar la relación coste-eficacia de los organismos de la Unión, es necesario establecer la posibilidad de compartir servicios o de transferirlos a otro organismo de la Unión o a la Comisión. En particular, es posible mejorar la relación coste-eficacia permitiendo que se confíe al contable de la Comisión la totalidad o parte de las tareas del contable del organismo de la Unión.
(19)
Según lo previsto en el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, solo debe autorizarse el desglose en pagos anuales de los compromisos que se prolonguen a lo largo de varios años cuando el acto constitutivo o acto de base así lo contemple o cuando se refieran a gastos administrativos.
(20)
Con el fin de alinear las normas relativas a los ingresos afectados con las del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, es necesario establecer normas relativas a la diferenciación de los ingresos afectados (internos y externos) y a su prórroga.
(21)
Con el fin de alinear las normas relativas al tratamiento de los intereses generados por la contribución de la Unión al organismo de la Unión con las del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, es necesario establecer que no se aplican intereses al presupuesto.
(22)
El Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 contempla la posibilidad de que, en determinados casos, se contraiga un compromiso jurídico antes de un compromiso presupuestario. Los organismos de la Unión también deben contar con esta posibilidad.
(23)
Con el fin de garantizar la coherencia entre el Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002 y el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, no deben autorizarse disposiciones específicas en materia de adjudicación de contratos y de subvenciones. La aplicación de un único conjunto de normas garantiza la simplificación del trabajo del organismo de la Unión y permite la utilización de directrices y modelos preparados por la Comisión.
(24)
Debe introducirse la posibilidad de que el organismo de la Unión otorgue premios con el fin de adecuar las disposiciones del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002 a las del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
(25)
Con el fin de identificar y gestionar correctamente el riesgo real o aparente de conflicto de intereses, los organismos de la Unión deben estar obligados a adoptar normas relativas a la prevención y gestión de los conflictos de intereses. Dichas normas deben tener en cuenta las directrices elaboradas por la Comisión a raíz de la Declaración Común del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión de 19 de julio de 2012.
(26)
Las disposiciones relativas a la política inmobiliaria, incluida la introducción de condiciones que permitan a los organismos de la Unión suscribir empréstitos, deben adaptarse a lo dispuesto en el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 con objeto de garantizar una aplicación coherente de las nuevas normas por parte de todos los organismos e instituciones de la Unión.
(27)
Es necesario establecer disposiciones transitorias para la programación y la presentación de información dado que la Comisión necesita tiempo para desarrollar las orientaciones adecuadas en colaboración con los organismos de la Unión.
(28)
El presente Reglamento debe entrar en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea, a fin de permitir la adopción a su debido tiempo del Reglamento Financiero revisado de los organismos de la Unión antes del 1 de enero de 2014 con objeto de garantizar normas coherentes para el próximo marco financiero plurianual.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
TÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1
Objeto
El presente Reglamento establece las normas financieras esenciales sobre cuya base el organismo de la Unión ha de aprobar sus propias normas financieras. La normas financieras del organismo de la Unión no se apartarán del presente Reglamento salvo si así lo exigen sus necesidades específicas y previo acuerdo de la Comisión.
Artículo 2
Definiciones
A efectos del presente Reglamento, se entenderá por:
- «acto constitutivo»: el instrumento del Derecho de la Unión que rige los principales aspectos de la creación y el funcionamiento del organismo de la Unión,
- «presupuesto del organismo de la Unión»: el instrumento que, para cada ejercicio, estima y autoriza los ingresos y gastos que se consideran necesarios para el organismo de la Unión,
- «organismo de la Unión»: todo organismo a que se refiere el artículo 208 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012,
- «consejo de administración»: la principal instancia interna del organismo de la Unión, responsable de la adopción de decisiones sobre cuestiones financieras y presupuestarias, independientemente de su denominación concreta en el acto constitutivo,
- «director»: la persona responsable de la ejecución de las decisiones del consejo de administración y del presupuesto del organismo de la Unión en calidad de ordenador, independientemente de su denominación concreta en el acto constitutivo,
- «comité ejecutivo»: la instancia interna del organismo de la Unión que asiste al consejo de administración y cuyas responsabilidades y reglamento interno se establecen en el acto constitutivo.
Artículo 3
Plazos, fechas y términos
Salvo disposición en contrario, el Reglamento (CEE, Euratom) no 1182/71 del Consejo (4) se aplicará a los plazos establecidos en el presente Reglamento.
Artículo 4
Protección de datos personales
El presente Reglamento se entiende sin perjuicio de los requisitos de la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (5) y del Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (6).
Artículo 5
Respeto de los principios presupuestarios
El presupuesto del organismo de la Unión deberá respetar, en su establecimiento y ejecución, los principios de unidad, veracidad presupuestaria, anualidad, equilibrio, unidad de cuenta, universalidad, especialidad, buena gestión financiera, que requiere un control interno eficaz y eficiente, y transparencia, según lo establecido en el presente Reglamento.
TÍTULO II
DE LOS PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS
CAPÍTULO 1
Principios de unidad y veracidad presupuestaria
Artículo 6
Ámbito de aplicación del presupuesto del organismo de la Unión
1. El presupuesto del organismo de la Unión estará compuesto por:
a)
los ingresos propios resultantes de todas las tasas y cánones que el organismo de la Unión esté autorizado a percibir en virtud de las competencias conferidas, y otros diversos ingresos;
b)
los ingresos derivados, en su caso, de las contribuciones financieras de los Estados miembros que acojan al organismo;
c)
una contribución concedida por la Unión;
d)
los ingresos afectados destinados a financiar gastos específicos conforme al artículo 23, apartado 1;
e)
los gastos del organismo de la Unión, incluidos los gastos administrativos.
2. Los ingresos procedentes de las tasas y cánones solo se asignarán en casos excepcionales y debidamente justificados, previstos en el acto constitutivo.
3. Cuando uno o varios actos constitutivos dispongan que se financien por separado tareas claramente definidas o cuando el organismo de la Unión lleve a cabo tareas que le hayan sido confiadas mediante un convenio de delegación, llevará cuentas separadas, en relación con las operaciones de ingreso y de gasto. El organismo de la Unión deberá identificar claramente cada grupo de tareas en su programación de recursos humanos incluida en el documento de programación anual y plurianual a que se refiere el artículo 32.
Artículo 7
Subvenciones ad hoc
1. Los organismos de la Unión no podrán recibir subvenciones ad hoc con cargo al presupuesto, a menos que hayan sido autorizadas en el acto constitutivo y así se disponga expresamente en el acto de base.
2. Cuando el organismo de la Unión haya sido autorizado para recibir subvenciones ad hoc las tareas financiadas por estas subvenciones se incluirán en el programa de trabajo anual mencionado en el artículo 32, apartado 3.
Artículo 8
Convenios de delegación
1. La Comisión no encomendará tareas de ejecución presupuestaria al organismo de la Unión salvo si estuviera debidamente justificado por el carácter específico de la intervención y los conocimientos técnicos específicos del organismo de la Unión.
2. La elección del organismo de la Unión tendrá debidamente en cuenta:
a)
la rentabilidad derivada de encomendarle dichas tareas;
b)
la repercusión sobre la estructura de gobernanza del organismo, así como sobre sus recursos humanos y financieros.
3. Cuando la Comisión encomiende excepcionalmente tareas al organismo de la Unión:
a)
se aplicará al organismo de la Unión el artículo 60 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 respecto de los fondos asignados a dichas tareas y los artículos 108 y 109 del presente Reglamento no serán de aplicación;
b)
en el programa de trabajo anual del organismo de la Unión a que se refiere el artículo 32, apartado 3, se debe hacer referencia a las tareas encomendadas, únicamente a efectos informativos.
4. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 2, el ordenador debe consultar al consejo de administración antes de la firma del convenio de delegación.
Artículo 9
Normas específicas relativas a los principios de unidad y de veracidad presupuestaria
1. No podrá efectuarse ingreso ni gasto alguno sino mediante imputación a una línea presupuestaria del organismo de la Unión.
2. No podrá efectuarse ningún compromiso de gastos ni ordenamiento de pagos que exceda de los créditos autorizados por el presupuesto del organismo de la Unión.
3. No podrá consignarse en el presupuesto del organismo de la Unión ningún crédito si no corresponde a un gasto que se considere necesario.
4. Los intereses generados por los pagos de prefinanciación efectuados con cargo al presupuesto del organismo de la Unión no serán pagaderos al organismo de la Unión.
CAPÍTULO 2
Principio de anualidad
Artículo 10
Definición
Los créditos consignados en el presupuesto del organismo de la Unión se autorizarán por un ejercicio presupuestario, que se prolongará del 1 de enero al 31 de diciembre.
Artículo 11
Tipo de créditos
1. El presupuesto del organismo de la Unión debe incluir créditos no disociados y, si las necesidades operativas lo justifican, créditos disociados. Los créditos disociados se compondrán de créditos de compromiso y créditos de pago.
2. Los créditos de compromiso cubrirán el coste total de los compromisos jurídicos contraídos durante el ejercicio en curso.
3. Los créditos de pago financiarán los gastos resultantes de la ejecución de los compromisos jurídicos contraídos durante el ejercicio presupuestario o en ejercicios anteriores.
Artículo 12
Contabilidad aplicable a los ingresos y los créditos
1. Los ingresos del organismo de la Unión a que se refiere el artículo 6 se contabilizarán con cargo a un determinado ejercicio en función de los importes percibidos durante el mismo.
2. Los ingresos del organismo de la Unión darán lugar a la apertura de créditos de pago por el mismo importe.
3. Los créditos asignados para un ejercicio presupuestario solo podrán utilizarse para cubrir los gastos que se comprometan y paguen en ese ejercicio, así como para pagar los importes adeudados por compromisos que se remonten a ejercicios anteriores.
4. Los compromisos se contabilizarán tomando como base los compromisos jurídicos contraídos hasta el 31 de diciembre.
5. Los pagos se contabilizarán con cargo a un ejercicio presupuestario tomando como base los pagos efectuados por el contable hasta el 31 de diciembre de ese ejercicio.
Artículo 13
Compromiso de créditos
Los créditos consignados en el presupuesto del organismo de la Unión podrán comprometerse con efectos a partir del 1 de enero, una vez haya sido definitivamente aprobado el presupuesto del organismo de la Unión.
Artículo 14
Anulación y prórroga de créditos
1. Los créditos que no se hubieren utilizado al término del ejercicio presupuestario en el que fueron consignados serán anulados. No obstante, estos créditos podrán ser prorrogados, aunque únicamente al ejercicio siguiente, mediante la adopción hasta el 15 de febrero de una decisión por parte del consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, del comité ejecutivo, con arreglo a los apartados 3 y 4, o podrán ser prorrogados automáticamente de conformidad con el apartado 5.
2. Los créditos relativos a los gastos de personal no podrán ser prorrogados.
3. Los créditos de compromiso disociados y los créditos no disociados que no hayan sido comprometidos aún al cierre del ejercicio presupuestario podrán ser prorrogados en lo que se refiere a:
a)
los importes correspondientes a los créditos de compromiso;
b)
los importes correspondientes a los créditos no disociados relativos a proyectos inmobiliarios, para los cuales haya finalizado antes del 31 de diciembre la mayor parte de las fases de preparación. La fase preparatoria del procedimiento de compromiso deberá especificarse en las normas de desarrollo del Reglamento Financiero de cada organismo de la Unión.
Dichos importes podrán ser comprometidos hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente, o hasta el 31 de diciembre del ejercicio siguiente para los importes correspondientes a proyectos inmobiliarios.
4. Los créditos de pago podrán ser prorrogados respecto de los importes necesarios para cubrir compromisos anteriores o que estén relacionados con créditos de compromiso prorrogados, cuando no sea posible financiar las necesidades con los créditos de pago previstos en las líneas correspondientes del presupuesto del ejercicio siguiente.
El organismo de la Unión correspondiente utilizará preferentemente los créditos autorizados para el ejercicio en curso, sin que pueda recurrir a los créditos prorrogados, sino una vez agotados los primeros.
5. Los créditos no disociados correspondientes a obligaciones contraídas conforme a las normas al cierre del ejercicio presupuestario se prorrogarán de forma automática únicamente al ejercicio siguiente.
6. Los créditos prorrogados que no se hubieren comprometido a 31 de marzo del ejercicio N + 1 serán anulados automáticamente y se identificarán en las cuentas.
Artículo 15
Normas relativas a la prórroga de los ingresos afectados
La prórroga de los ingresos afectados a que se refiere el artículo 23 y de los créditos no utilizados y disponibles a 31 de diciembre procedentes de dichos ingresos se atendrá a las siguientes normas:
a)
los ingresos afectados externos se prorrogarán automáticamente y deberán utilizarse en su totalidad hasta que se hayan llevado a cabo todas las operaciones relacionadas con el programa o la acción a que hayan sido afectados; los ingresos afectados externos percibidos durante el último año del programa o la acción podrán utilizarse durante el primer año del programa o la acción siguientes;
b)
los ingresos afectados internos se prorrogarán solo por un año, excepto en el caso de los ingresos afectados internos que se definen en el artículo 23, apartado 3, letra f), que se prorrogarán de forma automática.
El organismo de la Unión informará a la Comisión, no más tarde del 1 de junio del ejercicio N + 1, de la ejecución de los ingresos afectados que se hubieren prorrogado.
Artículo 16
Liberación de créditos
Las liberaciones de créditos que se produjeren en cualquier ejercicio presupuestario posterior al ejercicio de consignación de los créditos en el presupuesto del organismo de la Unión, por no haberse ejecutado, total o parcialmente, las acciones a que se hubieren afectado los mismos, acarrearán la anulación de los créditos correspondientes.
Artículo 17
Compromisos
1. Los gastos administrativos corrientes podrán ser comprometidos anticipadamente, a partir del 15 de octubre de cada año, con cargo a los créditos previstos para el ejercicio siguiente. No obstante, la cuantía de estos compromisos no será superior a la cuarta parte de los créditos aprobados por el consejo de administración para la línea presupuestaria correspondiente del ejercicio en curso. Tampoco podrán afectarse a nuevos gastos que no hubieren sido aprobados aún, en principio, en el último presupuesto del organismo de la Unión aprobado regularmente.
2. Los gastos que tengan que efectuarse por anticipado, como por ejemplo los alquileres, podrán ser objeto de pago a partir del 1 de diciembre con cargo a los créditos previstos en el ejercicio siguiente. En este caso, no será de aplicación el límite contemplado en el apartado 1.
Artículo 18
Normas aplicables en caso de adopción tardía del presupuesto del organismo de la Unión
1. Si el presupuesto del organismo de la Unión no estuviere definitivamente aprobado a la apertura del ejercicio, serán de aplicación las normas establecidas en los apartados 2 a 6.
2. Los compromisos y los pagos se efectuarán dentro de los límites establecidos en el apartado 3.
3. Las operaciones de compromiso podrán efectuarse por capítulos hasta un importe máximo de una cuarta parte de los créditos autorizados en el capítulo correspondiente del ejercicio presupuestario precedente, más una doceava parte por cada mes transcurrido.
No deberá rebasarse el límite de los créditos previstos en el estado de previsiones de ingresos y gastos.
Las operaciones de pago podrán efectuarse mensualmente por capítulos hasta un importe máximo de una doceava parte de los créditos autorizados en el capítulo correspondiente del ejercicio presupuestario precedente. No obstante, este importe no deberá superar la doceava parte de los créditos previstos para el mismo capítulo en el estado de previsiones de ingresos y gastos.
4. Los créditos autorizados en el capítulo correspondiente del ejercicio presupuestario precedente, según se especifica en los apartados 2 y 3, se entenderá que se refieren a los créditos aprobados en el presupuesto del organismo de la Unión, incluidos los presupuestos rectificativos, después del ajuste por las transferencias efectuadas durante el ejercicio.
5. A petición del director, si la continuidad de la acción del organismo de la Unión y las necesidades de gestión así lo exigieren, el consejo de administración podrá autorizar gastos superiores a una doceava parte provisional pero que no rebasen en total las cuatro doceavas partes provisionales, excepto en casos debidamente justificados, tanto para las operaciones de compromiso como para las operaciones de pago, además de las que queden automáticamente disponibles de conformidad con los apartados 2 y 3.
Las doceavas partes adicionales se autorizarán como un todo y no podrán fraccionarse.
6. Si para un capítulo determinado la autorización de cuatro doceavas partes provisionales concedida de conformidad con el apartado 5 no permite hacer frente a los gastos necesarios para evitar una discontinuidad de la acción del organismo de la Unión en el ámbito del capítulo correspondiente, podrá autorizarse excepcionalmente el rebasamiento del importe de los créditos consignados en el capítulo correspondiente del presupuesto del ejercicio precedente. El consejo de administración actuará de conformidad con el procedimiento previsto en el apartado 5. No obstante, no podrá rebasarse en ningún caso el importe global de los créditos abiertos en el presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio precedente o en el proyecto de presupuesto del organismo de la Unión, tal como se propone.
CAPÍTULO 3
Principio de equilibrio
Artículo 19
Definición y ámbito de aplicación
1. El presupuesto estará equilibrado en cuanto a ingresos y créditos de pago.
2. Los créditos de compromiso no podrán superar el importe de la contribución de la Unión, los ingresos propios y otros posibles ingresos contemplados en el artículo 6.
3. Para los organismos para los que los ingresos están compuestos por tasas y cánones además de la contribución de la Unión, las tasas deben fijarse a un nivel que sea suficiente para evitar una considerable acumulación de superávit. Cuando un resultado presupuestario positivo o negativo significativo, en el sentido del artículo 97, se convierte en periódico, se revisará el nivel de las tasas y cánones.
4. El organismo de la Unión no podrán suscribir empréstitos en el marco del presupuesto del organismo de la Unión.
5. La contribución de la Unión al organismo de la Unión constituirá para el presupuesto del organismo de la Unión una contribución de equilibrio y podrá dividirse en varios pagos.
6. El organismo de la Unión llevará una gestión rigurosa de la tesorería, teniendo en cuenta debidamente los ingresos afectados, al objeto de garantizar que el saldo de caja refleja estrictamente las necesidades debidamente justificadas. Presentará, conjuntamente con las solicitudes de pago, previsiones detalladas y actualizadas de las necesidades reales de caja durante el ejercicio, así como información sobre los ingresos afectados.
Artículo 20
Resultado presupuestario del ejercicio
1. Si el resultado presupuestario a tenor del artículo 97 es positivo, se efectuará un reembolso a la Comisión, como máximo, por el importe de la contribución abonada en el ejercicio. La parte del resultado presupuestario superior a la cuantía de la contribución de la Unión abonada en el ejercicio se consignará como ingreso en el presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio siguiente.
El párrafo primero también se aplicará cuando los ingresos del organismo de la Unión estén compuestos por tasas y cánones, además de la contribución de la Unión.
Se anulará la diferencia entre la contribución consignada en el presupuesto y la abonada realmente al organismo de la Unión.
El organismo de la Unión presentará, a más tardar el 31 de enero del ejercicio N, una estimación del resultado presupuestario del ejercicio N - 1, que habrá de devolverse al presupuesto en el ejercicio N, al objeto de completar la información ya disponible sobre el resultado presupuestario del ejercicio N - 2. La Comisión deberá tener debidamente en cuenta esta información al evaluar las necesidades financieras de los organismos de la Unión del ejercicio N + 1.
2. En casos excepcionales, cuando el acto constitutivo establezca que los ingresos derivados de las tasas y cánones se afecten a gastos específicos, el organismo de la Unión podrá prorrogar el saldo de las tasas y cánones como ingresos afectados a las actividades relacionadas con la prestación de los servicios para los que deban abonarse los cánones.
3. Si el resultado presupuestario a tenor del artículo 97 es negativo, se consignará en el presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio siguiente como créditos de pago o, cuando proceda, se compensará con el resultado presupuestario positivo del organismo de la Unión en los ejercicios siguientes.
4. Los ingresos o créditos de pago se consignarán en el presupuesto del organismo de la Unión durante el procedimiento presupuestario mediante el procedimiento de nota rectificativa establecido en el artículo 39 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 o, mientras se esté ejecutando el presupuesto del organismo de la Unión, mediante un presupuesto rectificativo.
CAPÍTULO 4
Principio de unidad de cuenta
Artículo 21
Uso del euro
El presupuesto del organismo de la Unión se elaborará y ejecutará en euros, y las cuentas se presentarán, asimismo, en euros. No obstante, ante necesidades de tesorería, el contable y, si se trata de administraciones de anticipos, los administradores de anticipos estarán facultados para efectuar operaciones en otras monedas en las condiciones determinadas en el Reglamento Financiero de cada organismo de la Unión.
CAPÍTULO 5
Principio de universalidad
Artículo 22
Definición y ámbito de aplicación
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 23, la totalidad de los ingresos cubrirá la totalidad de los créditos de pago. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 25, los ingresos y los gastos se consignarán sin compensación entre sí.
Artículo 23
Ingresos afectados
1. Estarán afectados a gastos específicos los ingresos afectados externos y los ingresos afectados internos.
2. Constituirán ingresos afectados externos:
a)
las contribuciones financieras de los Estados miembros y terceros países, incluidas en ambos casos sus agencias públicas, entidades o personas físicas, a determinadas actividades de los organismos de la Unión, siempre y cuando ello esté previsto en el acuerdo celebrado entre el organismo de la Unión y los Estados miembros, terceros países o agencias públicas, entidades o personas físicas de que se trate;
b)
los ingresos afectados a un destino determinado, tales como los ingresos de fundaciones, las subvenciones, las donaciones y los legados;
c)
las contribuciones financieras no cubiertas por la letra a) por parte de terceros países u organismos no pertenecientes a la Unión a las actividades de los organismos de esta;
-
los ingresos procedentes de subvenciones ad hoc contempladas en el artículo 7,
-
los ingresos procedentes de los convenios de delegación a que se refiere el artículo 8;
d)
los ingresos afectados internos a que se refiere el apartado 3, en la medida en que sean accesorios a otros ingresos contemplados en las letras a) a c) del presente apartado;
e)
los ingresos procedentes de tasas y cánones a que se refiere el artículo 6, apartado 2.
3. Constituirán ingresos afectados internos:
a)
los ingresos de terceros por entrega de bienes, prestación de servicios o realización de obras a petición suya, con excepción de las tasas y cánones contemplados en el artículo 6, apartado 1, letra a);
b)
los ingresos por la venta de vehículos, equipos e instalaciones, así como de aparatos, equipos y material científico y técnico que vayan a sustituirse o desecharse, una vez que su valor contable se haya amortizado totalmente;
c)
los ingresos procedentes de la restitución, de conformidad con el artículo 62, de cantidades pagadas indebidamente;
d)
los ingresos por el suministro de bienes, prestación de servicios y realización de obras para instituciones de la Unión o de otros organismos de la Unión;
e)
los importes percibidos por indemnizaciones de seguros;
f)
los ingresos procedentes de indemnizaciones arrendaticias;
g)
los ingresos procedentes de la venta de publicaciones y películas, incluidas las realizadas en formato electrónico;
h)
los ingresos procedentes del reembolso posterior de impuestos con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25, apartado 3, letra b).
4. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 23, apartado 2, letra e), el acto constitutivo de que se trate también podrá afectar los ingresos que contemple a determinados gastos específicos. A menos que se indique lo contrario en el acto constitutivo de que se trate, estos ingresos constituirán ingresos afectados internos.
5. Todas las partidas de ingresos en el sentido del apartado 2, letras a) a c), y del apartado 3, letras a) y d), deberán cubrir la totalidad de los gastos directos o indirectos ocasionados por la acción o finalidad en cuestión.
6. En el presupuesto del organismo de la Unión habrá de establecerse la estructura adecuada para acomodo de los ingresos afectados externos y de los ingresos afectados internos así como, en la medida de lo posible, el importe de los mismos.
Los ingresos afectados podrán incluirse en la estimación de los ingresos y los gastos solo por los importes que fueren seguros en la fecha en que se realice la estimación.
Artículo 24
Liberalidades
1. El director podrá aceptar toda clase de liberalidades en favor del organismo de la Unión, tales como fundaciones, subvenciones, donaciones y legados.
2. La aceptación de liberalidades que pudiere acarrear un gravamen estará supeditada a la autorización previa del consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, del comité ejecutivo, que se pronunciará en el plazo de dos meses a partir de la fecha en la que se le hubiere presentado la solicitud. Si el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo no decidiere en ese plazo, la liberalidad se considerará aceptada.
Artículo 25
Normas sobre deducciones y compensación de los tipos de cambio
1. Se podrán deducir del importe de las solicitudes de pagos, en cuyo caso se ordenarán por su importe neto:
a)
las sanciones impuestas a las partes de contratos públicos o a beneficiarios;
b)
los descuentos, las bonificaciones y las rebajas que se deduzcan de facturas y declaraciones de gastos;
c)
las regularizaciones de cantidades indebidamente pagadas.
Las regularizaciones a que se refiere el párrafo primero, letra c), podrán realizarse mediante una deducción directa cuando se proceda a un nuevo pago intermedio o pago de saldo en favor del mismo beneficiario en el capítulo, el artículo y el ejercicio presupuestario con cargo a los cuales se efectuó el pago en exceso.
A las deducciones a que se refiere el párrafo primero, letra c), se les aplicarán las normas contables de la Unión.
2. El coste de los productos o prestaciones facilitados al organismo de la Unión que estén gravados con cargas fiscales reembolsables por los Estados miembros en virtud del Protocolo sobre los privilegios y las inmunidades de la Unión Europea se imputarán en el presupuesto del organismo de la Unión por su importe, sin incluir impuestos, siempre que el Protocolo sea de aplicación al organismo de la Unión.
3. El coste de los productos o prestaciones facilitados al organismo de la Unión que estén gravados con cargas fiscales reembolsables por terceros países con arreglo a los convenios pertinentes podrán imputarse al presupuesto del organismo de la Unión para cualquiera de los fines siguientes:
a)
el importe sin incluir impuestos;
b)
el importe impuestos incluidos. En este caso, el reembolso de impuestos ulteriores se asimilará a los ingresos afectados internos.
4. Los impuestos nacionales que sufrague temporalmente el organismo de la Unión con arreglo a los apartados 2 y 3 se consignarán en una cuenta transitoria hasta que sean reembolsados por los Estados correspondientes.
5. Cualquier resultado presupuestario negativo se consignará en el presupuesto del organismo de la Unión en calidad de gasto.
6. Las diferencias de cambio registradas a lo largo de la ejecución presupuestaria del organismo de la Unión podrán ser objeto de compensación. El resultado final, positivo o negativo, se incluirá en el resultado presupuestario del ejercicio.
CAPÍTULO 6
Principio de especialidad
Artículo 26
Disposiciones generales
Los créditos se especializarán por títulos y capítulos. Los capítulos estarán subdivididos en artículos y partidas.
Artículo 27
Transferencias
1. El director podrá efectuar transferencias de créditos:
a)
entre títulos, hasta un máximo del 10 % de los créditos del ejercicio consignados en la línea de origen de la transferencia;
b)
entre capítulos y entre artículos, sin límite alguno.
2. Superado el límite contemplado en el apartado 1, el director podrá proponer al consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, al comité ejecutivo transferencias de créditos entre títulos. El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo dispondrá de tres semanas para manifestar su oposición a tales transferencias. Superado ese plazo, se considerarán aprobadas.
3. A las propuestas de transferencia y a las transferencias efectuadas de conformidad con lo dispuesto en los apartados 1 y 2 habrá de adjuntarse una justificación adecuada y detallada, en la que se muestre la ejecución de los créditos y la previsión de necesidades hasta finales del ejercicio, tanto en lo que se refiere a las líneas que vayan a ampliarse, como a las líneas de las que se detraigan créditos.
4. El director informará lo antes posible al consejo de administración de todas las transferencias efectuadas. El director informará al Parlamento Europeo y al Consejo, de todas las transferencias realizadas al amparo del apartado 2.
Artículo 28
Normas específicas sobre transferencias
1. Los créditos solo podrán transferirse a las líneas del presupuesto del organismo de la Unión para las que el presupuesto del organismo de la Unión haya autorizado créditos o que lleven la mención «pro memoria».
2. Los créditos correspondientes a ingresos afectados solo podrán ser objeto de transferencia si dichos ingresos conservan el destino que se les haya asignado.
CAPÍTULO 7
Principio de buena gestión financiera
Artículo 29
Principios de economía, eficiencia y eficacia/Principio de buena gestión financiera
1. Los créditos se utilizarán de acuerdo con el principio de buena gestión financiera, es decir, de acuerdo con los principios de economía, eficiencia y eficacia.
2. El principio de economía prescribe que los medios utilizados por el organismo de la Unión para llevar a cabo sus actividades se pondrán a disposición en el momento oportuno, en la cantidad y calidad apropiada y al mejor precio.
El principio de eficiencia se refiere a la óptima relación entre los medios empleados y los resultados obtenidos.
El principio de eficacia se refiere a la consecución de los objetivos específicos fijados y a la obtención de los resultados previstos.
3. El organismo de la Unión llevará a cabo un ejercicio de evaluación comparativa contemplado en el artículo 50 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
El ejercicio de evaluación comparativa incluirá:
-
una revisión de la eficiencia de los servicios horizontales del organismo de la Unión,
-
un análisis de coste-beneficio de la puesta en común de servicios o su total transferencia a otro organismo de la Unión o a la Comisión.
A la hora de llevar a cabo la evaluación comparativa a que se hace referencia en los párrafos primero y segundo, el organismo de la Unión deberá adoptar las medidas necesarias para evitar cualquier posible conflicto de intereses.
4. Para todos los sectores de actividad cubiertos por el presupuesto del organismo de la Unión se fijarán objetivos específicos, mensurables, realizables, pertinentes y con fecha determinada. La consecución de dichos objetivos se controlará mediante indicadores de resultados establecidos por actividad, y el director facilitará la información al consejo de administración. Dicha información se facilitará anualmente y, a más tardar, en la documentación adjunta al proyecto de presupuesto del organismo de la Unión.
5. Con objeto de mejorar el proceso de adopción de decisiones, el organismo de la Unión realizará evaluaciones previas y evaluaciones a posteriori, de conformidad con las orientaciones definidas por la Comisión. Dichas evaluaciones se aplicarán a todos los programas y actividades que impliquen gastos significativos, y sus resultados se comunicarán al consejo de administración.
6. El Director preparará un Plan de Acción para el seguimiento de las conclusiones de las evaluaciones a que se refiere el apartado 5 y un informe sobre los progresos alcanzados dos veces al año a la Comisión y regularmente al consejo de administración.
7. El consejo de administración supervisará la aplicación del Plan de Acción a que se hace referencia en el apartado 6.
Artículo 30
Control interno de la ejecución del presupuesto
1. El presupuesto del organismo de la Unión se ejecutará de conformidad con el principio del control interno eficaz y eficiente.
2. A efectos de la ejecución del presupuesto del organismo de la Unión, el control interno se define como un procedimiento aplicable a todos los niveles de la cadena de gestión y concebido para ofrecer garantías razonables respecto de la consecución de los siguientes objetivos:
a)
la eficacia, la eficiencia y la economía de las operaciones;
b)
la fiabilidad de la información;
c)
la salvaguardia de los activos y la información;
d)
la prevención, la detección, la corrección y el seguimiento de fraudes e irregularidades;
e)
la gestión adecuada de los riesgos en materia de legalidad y regularidad de las transacciones correspondientes, teniendo en cuenta el carácter plurianual de los programas y las características de los pagos de que se trate.
3. La eficacia del control interno se basará en las buenas prácticas internacionales e incluirá en particular las siguientes:
a)
la separación de tareas;
b)
una estrategia adecuada de gestión y control de riesgos, incluidos los controles a nivel de los perceptores;
c)
la prevención de conflictos de intereses;
d)
unas pistas de auditoría adecuadas y la integridad de los datos en los sistemas de almacenamiento y tratamiento;
e)
procedimientos de supervisión de los resultados y de seguimiento de las deficiencias de control interno y las excepciones constatadas;
f)
la evaluación periódica del correcto funcionamiento del sistema de control interno.
4. El control interno eficiente estará basado en los siguientes elementos:
a)
la ejecución de una estrategia adecuada de control y gestión del riesgo coordinada entre los agentes competentes que participen en la cadena de control;
b)
la accesibilidad, para todos los agentes competentes que participen en la cadena de control, de los resultados de los controles;
c)
la confianza, cuando proceda, en dictámenes de auditoría independientes, siempre que la calidad del trabajo subyacente sea adecuada y aceptable y que este se haya realizado de conformidad con las normas acordadas;
d)
la aplicación oportuna de medidas correctoras, incluidas, en su caso, sanciones disuasorias;
e)
la supresión de la multiplicidad de controles;
f)
la mejora de la relación coste-beneficio de los controles.
CAPÍTULO 8
Principio de transparencia
Artículo 31
Publicación de cuentas, presupuestos e informes
1. El presupuesto del organismo de la Unión deberá elaborarse, ejecutarse y ser objeto de una rendición de cuentas con arreglo al principio de transparencia.
2. Un resumen del presupuesto del organismo de la Unión y cualquier presupuesto rectificativo del organismo de la Unión, tal y como hayan sido definitivamente aprobados, se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea en un plazo de tres meses a partir de su aprobación.
En dicho resumen habrá de indicarse las cinco principales líneas presupuestarias de ingresos y las cinco principales líneas presupuestarias de gastos del presupuesto administrativo y operativo del organismo de la Unión, la plantilla de personal, y una estimación del personal contratado, expresada en su equivalente de tiempo completo, cuyos créditos estén presupuestados, y los expertos nacionales en comisión de servicios. En el mismo se indicarán también las cifras correspondientes al ejercicio anterior.
3. El presupuesto del organismo de la Unión, incluidos la plantilla de personal y los presupuestos rectificativos del organismo de la Unión, tal y como hayan sido aprobados definitivamente, así como una indicación del personal contratado, expresada en su equivalente a tiempo completo, cuyos créditos estén presupuestados, y los expertos nacionales en comisión de servicios, se transmitirán a título informativo al Parlamento Europeo y al Consejo, al Tribunal de Cuentas y a la Comisión y se publicarán en el sitio internet del organismo de la Unión en cuestión en el plazo de cuatro semanas a partir de su aprobación.
4. El organismo de la Unión facilitará en su sitio internet, a más tardar, el 30 de junio del ejercicio financiero siguiente información sobre los beneficiarios de fondos procedentes de su presupuesto, incluidos los expertos contratados con arreglo al artículo 89, de conformidad con el artículo 21, apartados 2, 3 y 4, del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 de la Comisión (7) con una presentación tipo. Los datos publicados serán fácilmente accesibles, transparentes y completos. Esta información se facilitará con la observancia debida de los requisitos de confidencialidad y de seguridad, en particular, la protección de datos personales establecida en el Reglamento (CE) no 45/2001.
TÍTULO III
DEL ESTABLECIMIENTO Y ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO
CAPÍTULO 1
Establecimiento del presupuesto del organismo de la Unión
Artículo 32
Programación anual y plurianual
1. El organismo de la Unión elaborará un documento que incluya la programación anual y plurianual teniendo en cuenta las directrices establecidas por la Comisión.
2. El programa plurianual establecerá:
-
la programación estratégica general, incluidos los objetivos, los resultados esperados y los indicadores de resultados,
-
la programación de recursos, incluido el presupuesto plurianual y el personal.
La programación de recursos incluirá información cualitativa y cuantitativa sobre recursos humanos y cuestiones presupuestarias con fines de información, en particular:
-
para los ejercicios N - 1 y N, la información relativa al número de funcionarios, agentes temporales y contractuales, tal como se definen en el Estatuto de los funcionarios y otros agentes, así como expertos nacionales en comisión de servicios,
-
para el ejercicio N - 1, una estimación de las operaciones presupuestarias a tenor del artículo 97 e información sobre las contribuciones en especie concedidas por el Estado miembro de acogida al organismo de la Unión,
-
para el ejercicio N + 1, una estimación del número de funcionarios, agentes temporales y contractuales, tal como se definen en el Estatuto de los funcionarios y otros agentes,
-
para los ejercicios siguientes, una programación indicativa de recursos presupuestarios y de personal.
La Comisión enviará al organismo de la Unión el dictamen de sus servicios sobre el proyecto de programación de recursos humanos.
Si el organismo de la Unión no tiene en cuenta plenamente el dictamen de los servicios de la Comisión, ofrecerá a la Comisión las oportunas explicaciones.
La programación de los recursos se actualizará cada año. La programación estratégica se actualizará cuando proceda y, en particular, con el fin de tener en cuenta el resultado de las evaluaciones globales a que se refiere el acto constitutivo.
3. El programa de trabajo anual del organismo de la Unión constará de objetivos concretos y resultados previstos, incluidos los indicadores de resultados. Deberá incluir, asimismo, una descripción de las acciones que deban financiarse y una indicación de la cuantía de los recursos financieros y humanos asignados a cada acción. El programa anual de trabajo será coherente con el programa plurianual a que se refiere el apartado 1.
Indicará claramente qué tareas del organismo de la Unión se han añadido, modificado o suprimido, en relación con el ejercicio financiero anterior.
4. Cualquier modificación sustancial del programa de trabajo anual se adoptará con arreglo al mismo procedimiento que el programa de trabajo inicial, de conformidad con lo dispuesto en el acto constitutivo y en el artículo 33 del presente Reglamento.
El consejo de administración podrá delegar al ordenador del organismo de la Unión la facultad de introducir modificaciones no sustanciales en el programa de trabajo anual.
Artículo 33
Establecimiento del presupuesto
1. El presupuesto deberá establecerse de conformidad con lo dispuesto en el acto constitutivo.
2. El organismo de la Unión remitirá a la Comisión una propuesta provisional de previsiones de ingresos y gastos, así como las orientaciones generales que las justifiquen, a más tardar, el 31 de enero de cada año.
3. De conformidad con el artículo 37 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, cada año, el organismo de la Unión remitirá a la Comisión, al Parlamento Europeo y al Consejo, un estado de previsiones de ingresos y gastos con arreglo a lo dispuesto en el acto constitutivo.
4. El estado de previsiones de ingresos y gastos del organismo de la Unión incluirá:
a)
la plantilla de personal con el número de puestos permanentes y temporales autorizados dentro del límite de los créditos presupuestarios, por grado y por categoría;
b)
en caso de cambios en la plantilla, un estado justificativo con los motivos por los que se solicita la creación de nuevos puestos;
c)
una previsión trimestral de los ingresos y pagos de la tesorería;
d)
información sobre la realización de todos los objetivos fijados anteriormente para las diversas actividades. Los resultados de las evaluaciones serán examinados y utilizados para demostrar las ventajas que pudiere aportar un aumento o una reducción del presupuesto propuesto por el organismo de la Unión en comparación con el presupuesto del ejercicio N.
5. El organismo de la Unión remitirá a la Comisión, al Parlamento Europeo y al Consejo el proyecto de documento de programación a que se refiere el artículo 32 a más tardar el 31 de enero de cada año, así como una ulterior versión actualizada de dicho documento.
6. En el marco del procedimiento de aprobación del presupuesto, la Comisión enviará el estado de previsiones del organismo de la Unión al Parlamento Europeo y al Consejo y propondrá el importe de la contribución del organismo de la Unión, así como el personal que considere necesario para el organismo. La Comisión establecerá el proyecto de plantilla de personal de los organismos de la Unión, así como una estimación del número de personal contratado y de expertos nacionales en comisión de servicios, expresada en su equivalente de tiempo completo, y de los créditos correspondientes, tan pronto como la Comisión haya establecido el proyecto de presupuesto.
7. El Parlamento Europeo y el Consejo aprobarán la plantilla de personal del organismo de la Unión y cualquier modificación posterior de la misma, de conformidad con el artículo 38, apartado 1. La plantilla de personal se publicará en un anexo a la sección III - Comisión - del presupuesto.
8. El presupuesto del organismo de la Unión y la plantilla de personal, junto con el documento de programación mencionado en el artículo 32, serán adoptados por el consejo de administración. Pasarán a ser definitivos una vez que se apruebe definitivamente el presupuesto en el que se fija la cuantía de la contribución y la plantilla de personal y, en caso necesario, el presupuesto del organismo de la Unión y la plantilla de personal se adaptarán en consecuencia.
9. En caso de que se encomienden nuevas tareas a un organismo de la Unión, la Comisión, sin perjuicio de los procedimientos legislativos para la modificación del acto constitutivo, presentará al Parlamento Europeo y al Consejo la información necesaria para evaluar el impacto de las nuevas tareas sobre los recursos del organismo de la Unión a fin de revisar, en su caso, su financiación.
Artículo 34
Presupuestos rectificativos
Cualquier modificación del presupuesto del organismo de la Unión, incluida la plantilla de personal, será objeto de un presupuesto rectificativo que habrá de aprobarse siguiendo el mismo procedimiento utilizado para el presupuesto inicial del organismo de la Unión, de conformidad con lo dispuesto en el acto constitutivo y en el artículo 33 del presente Reglamento.
CAPÍTULO 2
Estructura y presentación del presupuesto del organismo de la Unión
Artículo 35
Estructura del presupuesto del organismo de la Unión
El presupuesto del organismo de la Unión consistirá en un estado de ingresos y un estado de gastos.
Artículo 36
Nomenclatura del presupuesto
Si la naturaleza de las actividades del organismo de la Unión lo justifica, el estado de gastos deberá presentarse conforme a una nomenclatura en la que se recoja una clasificación por destino. Compete al organismo de la Unión definir tal nomenclatura y distinguir claramente entre créditos administrativos y créditos de funcionamiento.
Artículo 37
Presentación del presupuesto del organismo de la Unión
El presupuesto del organismo de la Unión presentará:
1.
En el estado de ingresos:
a)
las previsiones de ingresos del organismo de la Unión correspondientes al ejercicio presupuestario de que se trate («ejercicio N»);
b)
los ingresos previstos del ejercicio presupuestario precedente y los ingresos del ejercicio N - 2;
c)
los comentarios apropiados por cada línea de ingresos.
2.
En el estado de gastos:
a)
los créditos de compromiso y de pago del ejercicio N;
b)
los créditos de compromiso y de pago del ejercicio anterior, así como los gastos comprometidos y los gastos liquidados en el ejercicio N - 2, expresados también estos últimos en porcentaje del presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio N;
c)
un estado recapitulativo de los calendarios de vencimiento de los pagos a efectuar en ejercicios posteriores como consecuencia de los compromisos presupuestarios contraídos en ejercicios anteriores;
d)
los comentarios apropiados por cada subdivisión.
Artículo 38
Normas relativas a las plantillas de personal
1. En la plantilla de personal contemplada en el artículo 33 se indicará, al lado del número de puestos de trabajo autorizados en el ejercicio, el número de puestos de trabajo autorizados el ejercicio anterior y el número de puestos realmente provistos. El citado número de puestos constituye, para el organismo de la Unión, un límite imperativo. No podrá efectuarse nombramiento alguno que suponga un rebasamiento de dicho límite.
No obstante, el consejo de administración podrá modificar la plantilla de personal hasta un total del 10 % de los puestos autorizados, excepto por lo que se refiere a los grados AD 16, AD 15, AD 14 y AD 13, siempre que se cumplan las condiciones siguientes:
a)
que no se vea afectado el volumen de los créditos de personal correspondiente a un ejercicio presupuestario completo;
b)
que no se rebase el límite del número total de puestos autorizados por la plantilla de personal;
c)
que el organismo de la Unión haya participado en un ejercicio de evaluación comparativa con otros organismos de la Unión, iniciado por el ejercicio de evaluación del personal de la Comisión.
2. No obstante lo dispuesto en el apartado 1, párrafo segundo, podrá efectuarse la compensación de los casos de actividad a tiempo parcial autorizados por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos, de acuerdo con las disposiciones del Estatuto. En el supuesto de que un miembro del personal solicitare la anulación de la autorización antes de expirar el período concedido, el organismo de la Unión adoptará cuanto antes las medidas apropiadas para respetar el límite contemplado en el apartado 1, segundo párrafo, letra b).
TÍTULO IV
DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DEL ORGANISMO DE LA UNIÓN
CAPÍTULO 1
Disposiciones generales
Artículo 39
Ejecución del presupuesto de conformidad con el principio de buena gestión financiera
1. Corresponde al director ejercer las funciones de ordenador. Deberá ejecutar los ingresos y gastos del presupuesto, ateniéndose a la normativa financiera del organismo de la Unión y al principio de buena gestión financiera en el marco de su propia responsabilidad y dentro del límite de los créditos autorizados.
2. Sin perjuicio de las competencias del ordenador en la prevención y detección de fraudes e irregularidades, el organismo de la Unión participará en las acciones de prevención del fraude de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude.
Artículo 40
Delegación de competencias de ejecución del presupuesto
1. El director podrá delegar sus competencias de ejecución del presupuesto al personal del organismo de la Unión regulado por el Estatuto, de conformidad con las condiciones establecidas en las normas financieras del organismo de la Unión adoptadas por el consejo de administración. Los delegatarios solo podrán actuar en el ámbito de las competencias expresamente conferidas.
2. El delegatario podrá subdelegar las competencias recibidas según las condiciones precisadas en las normas de desarrollo del presente Reglamento a que se refiere el artículo 114. Cada acto de subdelegación requerirá el acuerdo explícito del Director.
Artículo 41
Conflicto de intereses
1. Los agentes financieros según lo definido en el capítulo 2 del presente título y demás personas implicadas en la ejecución y gestión, incluidos los actos preparatorios al respecto, la auditoría o el control del presupuesto no adoptarán ninguna medida que pueda acarrear un conflicto entre sus propios intereses y los del organismo de la Unión.
De presentarse semejante caso, el agente de que se trate se abstendrá de actuar y elevará la cuestión a la autoridad competente que, a su vez, confirmará por escrito la existencia de un conflicto de intereses. En caso de que se constate la existencia de un conflicto de intereses, el agente de que se trate cesará todas sus actividades respecto del expediente. La autoridad competente tomará cualquier otra medida apropiada adicional.
2. A los efectos del apartado 1, existirá conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones de los agentes financieros y demás personas a que se refiere el apartado 1 se vea comprometido por razones familiares, afectivas, de afinidad política o nacional, de interés económico o por cualquier otro motivo de comunidad de intereses con el beneficiario.
3. La autoridad competente a que se refiere el apartado 1 es el superior jerárquico del agente implicado. Si el agente fuere el director, la autoridad competente será el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo.
4. El organismo de la Unión adoptará normas sobre la prevención y gestión del conflicto de intereses.
Artículo 42
Método de ejecución del presupuesto del organismo de la Unión
1. El presupuesto del organismo de la Unión será ejecutado por el director en los servicios sujetos a su autoridad.
2. Siempre y cuando resultare indispensable, podrán confiarse contractualmente a entidades u organismos exteriores de Derecho privado competencias de peritaje técnico y competencias administrativas, preparatorias o accesorias que no impliquen ni función de potestad pública ni el ejercicio de un poder discrecional de apreciación.
CAPÍTULO 2
Agentes financieros
Sección 1
Principio de separación de funciones
Artículo 43
Separación de funciones
Las funciones de ordenador y contable serán funciones separadas y mutuamente excluyentes.
Sección 2
El ordenador
Artículo 44
Competencias y funciones del ordenador
1. Compete al ordenador ejecutar los ingresos y gastos de acuerdo con los principios de buena gestión financiera, así como garantizar la legalidad y la regularidad de los mismos.
2. A los efectos del apartado 1, el ordenador, de conformidad con las normas mínimas adoptadas por el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, por el comité ejecutivo, sobre la base de normas equivalentes establecidas por la Comisión para sus propios servicios y teniendo en cuenta los riesgos asociados al entorno de gestión y a la naturaleza de las acciones financiadas, establecerá la estructura organizativa y los sistemas de control interno adaptados a la ejecución de las funciones de ordenador.
El establecimiento de dichas estructura y sistemas será respaldado por un análisis del riesgo exhaustivo que tenga en cuenta su rentabilidad.
El ordenador podrá establecer en sus servicios una función de peritaje y consejo que le ayude a controlar los riesgos que conllevan sus actividades.
3. A los fines de ejecución de los gastos, el ordenador adquirirá compromisos presupuestarios y jurídicos, liquidará los gastos y ordenará los pagos, y tomará medidas previas para la ejecución de los créditos.
4. La ejecución de los ingresos implicará la determinación de las previsiones de títulos de crédito, el devengo de los derechos por cobrar y la emisión de las órdenes de ingreso. Supondrá asimismo, cuando proceda, la renuncia al cobro de los títulos de crédito devengados.
5. El ordenador conservará los documentos justificativos de las operaciones realizadas durante cinco años a partir de la fecha de la decisión de aprobación de la gestión presupuestaria del organismo de la Unión. Los datos personales contenidos en documentos justificativos serán suprimidos, siempre que ello sea posible, cuando tales datos no fueran ya necesarios para la aprobación de la gestión presupuestaria, los controles o las auditorías. En cualquier caso, respecto de la conservación de datos de tráfico, se estará a lo dispuesto en el artículo 37, apartado 2, del Reglamento (CE) no 45/2001.
Artículo 45
Controles previos
1. Todas las operaciones a que se hace mención en el artículo 44 serán objeto de al menos un control previo basado en un análisis de los documentos y en los resultados disponibles de los controles ya realizados, en relación con los aspectos operativos y financieros de la operación.
Los controles previos comprenderán el inicio y la verificación de una operación.
2. Por el inicio de una operación se entenderá el conjunto de las operaciones previas a la adopción de los actos de ejecución presupuestaria del organismo de la Unión por los ordenadores a que se refieren los artículos 33 y 34.
3. Por verificación previa de una operación se entenderá el conjunto de controles previos establecidos por el ordenador al objeto de verificar sus aspectos operativos y financieros.
4. Los controles previos verificarán la coherencia entre los documentos justificativos requeridos y cualquier otra información disponible. El alcance en términos de frecuencia e intensidad de los controles previos será determinado por el ordenador competente atendiendo a consideraciones de rentabilidad y de riesgo. En caso de duda, el ordenador competente para liquidar el pago de que se trate recabará más información o efectuará un control in situ a fin de obtener garantías razonables en el marco del control previo.
El objeto de los controles previos será constatar:
a)
si el gasto es correcto y se atiene a las disposiciones aplicables;
b)
la aplicación del principio de buena gestión financiera a que se refiere el artículo 29.
A efectos de los controles, el ordenador podrá considerar como una única operación una serie de operaciones individuales similares relativas a gastos corrientes en materia de remuneraciones, pensiones, reembolso de gastos de misión y gastos médicos.
5. Para una operación determinada, esta comprobación será llevada a cabo por agentes distintos de los que la hayan iniciado. Los agentes encargados de la verificación no estarán subordinados a los que hayan iniciado la operación.
Artículo 46
Controles a posteriori
1. El ordenador podrá establecer controles a posteriori para verificar las operaciones ya aprobadas a raíz de los controles previos. Dichos controles podrán organizarse por muestreo en función del riesgo.
2. Los controles a posteriori podrán efectuarse sobre la base de documentos y, cuando proceda, in situ.
Los controles a posteriori verificarán que las operaciones financiadas por el presupuesto del organismo de la Unión se ejecuten correctamente y, en particular, que se cumplan los criterios establecidos en el artículo 45, apartado 4.
Los resultados de los controles a posteriori serán examinados por el ordenador al menos una vez al año a fin de detectar cualquier problema sistémico potencial. El ordenador tomará medidas para abordar estos problemas.
El análisis de riesgos contemplado en el apartado 1 se revisará a la luz de los resultados de los controles y demás información pertinente.
En caso de programas plurianuales, el ordenador establecerá una estrategia de control plurianual que especifique la naturaleza y el alcance de los controles a lo largo del período y la forma en que se van a medir los resultados de un año a otro con vistas al proceso de fiabilidad anual.
3. Los controles previos serán efectuados por personal distinto de los encargados de los controles a posteriori. El personal encargado de los controles a posteriori no estará subordinado a los miembros del personal encargados de los controles previos.
Cuando el ordenador realice auditorías financieras de los beneficiarios como controles a posteriori, las normas de auditoría pertinentes serán claras, coherentes y transparentes y respetarán los derechos tanto del organismo de la Unión como de los auditados.
4. El personal responsable de controlar la gestión de las operaciones financieras a que se refiere el apartado 3 deberá tener las competencias profesionales necesarias. Deberá atenerse, asimismo, a un código específico de normas profesionales aprobado por el organismo de la Unión y basado en las normas aprobadas por la Comisión para sus propios servicios.
Artículo 47
Informe anual de actividades consolidado
1. El ordenador rendirá cuentas ante el consejo de administración del ejercicio de sus funciones en forma de un informe anual de actividades que contenga:
a)
información sobre:
-
la ejecución del programa de trabajo anual del organismo, y los recursos presupuestarios y de personal a que se refiere el artículo 38,
-
los sistemas de gestión y control interno, incluido el resumen del número y tipo de auditorías internas efectuadas por el auditor interno, las estructuras de auditoría interna, las recomendaciones formuladas y el curso dado a estas recomendaciones, y a las recomendaciones de ejercicios anteriores, tal como se contempla en los artículos 82 y 83,
-
las observaciones del Tribunal de Cuentas y las medidas adoptadas a raíz de estas observaciones,
-
las cuentas y el informe sobre la gestión presupuestaria y financiera, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 92, 96 y 97;
b)
una declaración del ordenador en la que deberá hacer constar si tiene una certeza razonable de que, a menos que se especifique otra cosa en las reservas relacionadas con determinadas zonas de ingresos y gastos:
-
la información recogida en el informe es exacta y veraz,
-
los recursos asignados a las actividades descritas en el informe han sido destinados a los fines previstos y han sido utilizados con arreglo al principio de buena gestión financiera,
-
los procedimientos de control establecidos ofrecen las garantías necesarias en lo que respecta a la legalidad y regularidad de las operaciones correspondientes.
En el informe anual de actividades consolidado se recogerán los resultados de las operaciones en relación con los objetivos fijados, los riesgos asociados a tales operaciones, la forma en que se han utilizado los recursos facilitados y la eficacia y eficiencia de los sistemas de control interno, incluida una evaluación de conjunto de los costes y beneficios de los controles.
El informe anual consolidado deberá presentarse al consejo de administración para su evaluación.
2. A más tardar el 1 de julio de cada año, el informe anual de actividad consolidado, junto con su evaluación, será transmitido por el consejo de administración al Tribunal de Cuentas Europeo, a la Comisión, al Parlamento Europeo y al Consejo.
3. Podrán establecerse requisitos adicionales de información en el acto constitutivo, en casos debidamente justificados, en particular cuando sea necesario por la naturaleza del ámbito en que el organismo opera.
Artículo 48
Protección de los intereses financieros de la Unión
1. Si un agente que participa en la gestión financiera y en el control de las operaciones considera que una decisión cuya aplicación o aceptación le impone su superior es irregular o contraria al principio de buena gestión financiera o a las normas profesionales que tal agente ha de respetar, informará por escrito de ello al director, que deberá responder por escrito. Si el director no actúa o confirma la decisión o instrucción inicial y el agente considera que dicha confirmación no constituye una respuesta razonable a lo planteado, el agente informará a la instancia pertinente a que se refiere el artículo 54, apartado 5, y al consejo de administración, por escrito.
2. En caso de actividad ilegal, fraude o corrupción que puedan ir en detrimento de los intereses de la Unión, el agente informará a las autoridades e instancias designadas por la legislación vigente. Los contratos con auditores externos que realicen auditorías de la gestión financiera de la Unión contemplarán la obligación para el auditor externo de informar al ordenador sobre cualquier sospecha de actividad ilegal, fraude o corrupción que pueda ir en detrimento de los intereses de la Unión.
Artículo 49
Delegación de la ejecución presupuestaria
En el supuesto de que se procediere a la delegación o subdelegación de competencias de ejecución del presupuesto con arreglo a lo dispuesto en el artículo 40, a los ordenadores delegados o subdelegados les será de aplicación mutatis mutandis el artículo 44, apartados 1, 2 y 3.
Sección 3
El contable
Artículo 50
Competencias y funciones del contable
1. El consejo de administración nombrará un contable, sujeto al Estatuto, que será totalmente independiente en el ejercicio de sus funciones. En el organismo de la Unión el contable se encargará de:
a)
la correcta ejecución de los pagos, del cobro de los ingresos y de la recaudación de los títulos de crédito devengados;
b)
la preparación y presentación de las cuentas de acuerdo con el título IX;
c)
la teneduría de la contabilidad de acuerdo con el título IX;
d)
aplicar, conforme al título IX, las normas contables, así como el plan contable de acuerdo con las disposiciones aprobadas por el contable de la Comisión;
e)
la definición y validación de los planes contables y, en su caso, la validación de los planes definidos por el ordenador que proporcionen o justifiquen datos contables; el contable estará habilitado para verificar en cualquier momento el cumplimiento de los criterios de validación al respecto;
f)
la gestión de la tesorería.
2. Dos o más organismos de la Unión podrán designar al mismo contable.
Los organismos de la Unión también pueden acordar con la Comisión que el contable de la Comisión también actúe en calidad de contable del organismo de la Unión.
Los organismos de la Unión también podrán encomendar al contable de la Comisión parte de las tareas de un contable de tales organismos, teniendo en cuenta el análisis de costes y beneficios mencionado en el artículo 29.
En el caso a que se refiere el presente párrafo, deberán adoptar las medidas necesarias para evitar cualquier conflicto de intereses.
3. Los contables recabarán de los ordenadores todos los datos necesarios para el establecimiento de unas cuentas que presenten una imagen veraz y fiel de la situación financiera del organismo de la Unión y de la ejecución del presupuesto. Los ordenadores garantizarán la fiabilidad de dicha información.
4. Antes de que el director apruebe las cuentas, el contable las cerrará certificando con ello que tiene razonables garantías de que presentan una imagen fiel de la situación financiera del organismo de la Unión.
A efectos del párrafo primero, el contable comprobará que las cuentas se han elaborado de conformidad con las normas contables a que se refiere el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, y que todos los ingresos y gastos están consignados en las cuentas.
El ordenador remitirá al contable toda información que este precise para cumplir con su cometido.
Los ordenadores serán enteramente responsables de la correcta utilización de los fondos que gestionan, de la legalidad y regularidad de los gastos sujetos a su control y de la exhaustividad y exactitud de la información transmitida al contable.
5. El contable estará habilitado para comprobar la información recibida y proceder a cualquier otra verificación que considere necesario para poder cerrar las cuentas.
El contable formulará, en su caso, las reservas oportunas con detalles precisos sobre la naturaleza y alcance de las mismas.
6. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 7 del presente artículo y en el artículo 51, el contable será el único habilitado para manejar fondos y valores. El contable será responsable de su custodia.
7. El contable, en caso de que así lo requiriere el ejercicio de sus funciones, podrá delegar ciertas competencias en el personal subordinado a su autoridad jerárquica sujeto al Estatuto.
8. En el acto de delegación se determinarán las competencias conferidas a los delegatarios, así como sus derechos y obligaciones.
Sección 4
El administrador de anticipos
Artículo 51
Administraciones de anticipos
Para el pago de gastos de escasa cuantía y el cobro de otros ingresos con arreglo al artículo 6, podrán crearse, en caso de necesidad, administraciones de anticipos, cuyos fondos serán liberados por el contable y que estarán dirigidas por administradores de anticipos nombrados por dicho contable.
El importe máximo de cada gasto o ingreso que podrá liquidar el administrador de anticipos a terceros no podrá sobrepasar el límite de 60 000 EUR que cada organismo de la Unión determine. Los pagos de las administraciones de anticipos podrán ser efectuados por transferencia bancaria, incluido el sistema de débito directo contemplado en el artículo 74, apartado 1, cheque u otros medios de pago, de conformidad con las instrucciones del contable.
CAPÍTULO 3
Responsabilidad de los agentes financieros
Sección 1
Normas generales
Artículo 52
Retirada de las delegaciones y suspensión de las funciones encomendadas a los agentes financieros
1. Los ordenadores delegados y subdelegados podrán ser privados en todo momento, temporal o definitivamente, de su delegación o subdelegación, si así lo dispone la autoridad que los hubiere nombrado. El ordenador podrá anular en cualquier momento cualquier subdelegación específica.
2. El contable o los administradores de anticipos, o ambos, podrán ser suspendidos en todo momento de sus funciones, temporal o definitivamente, por el consejo de administración. En tal caso, el consejo de administración designará un contable provisional.
3. Los apartados 1 y 2 se entenderán sin perjuicio de las medidas disciplinarias adoptadas en relación con los agentes financieros a que se refieren dichos apartados.
Artículo 53
Responsabilidad de los agentes financieros por actividades ilícitas, fraude o corrupción
1. Los artículos 52 a 56 no prejuzgan sobre la responsabilidad penal en que pudieran incurrir los agentes financieros a que se refiere el artículo 52 con arreglo al Derecho nacional aplicable o en virtud de las disposiciones vigentes relativas a la protección de los intereses financieros de la Unión y a la lucha contra los actos de corrupción en los que estuvieren implicados funcionarios de la Unión o de los Estados miembros.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 54, 55 y 56, los ordenadores, contables y administradores de anticipos podrán incurrir en responsabilidad disciplinaria y pecuniaria en las condiciones previstas por el Estatuto. En caso de actividad ilegal, fraude o corrupción que pueda perjudicar a los intereses financieros de la Unión, se recurrirá a las autoridades e instancias designadas por la legislación vigente, en particular a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude.
Sección 2
Normas aplicables a los ordenadores
Artículo 54
Normas aplicables a los ordenadores
1. El ordenador podrá incurrir en responsabilidad pecuniaria a tenor de las disposiciones del Estatuto.
2. El ordenador incurrirá en responsabilidad pecuniaria, en particular si, intencionalmente o por negligencia grave:
a)
constata títulos de crédito por cobrar o emite órdenes de ingreso, realiza un compromiso de gastos o firma una orden de pago sin atenerse a lo dispuesto en el presente Reglamento y, en su caso, a las normas de desarrollo del Reglamento Financiero del organismo de la Unión;
b)
omite constatar documentalmente un título de crédito, omite o retrasa la emisión de una orden de ingreso o de pago, comprometiendo con ello la responsabilidad civil del organismo de la Unión frente a terceros.
3. Cuando un ordenador delegado o subdelegado considere que una decisión de su incumbencia es irregular o contraviene el principio de buena gestión financiera, deberá advertirlo por escrito a la autoridad delegante. En este caso, si la autoridad delegante da una orden motivada por escrito al ordenador delegado o subdelegado de tomar dicha decisión, este quedará exento de toda responsabilidad.
4. En caso de delegación, el ordenador será responsable también de la eficiencia y efectividad de los sistemas de gestión y de control interno establecidos y de la elección del ordenador delegado.
5. La instancia especializada en irregularidades financieras creada por la Comisión o en la que participa la Comisión de conformidad con el artículo 73, apartado 6, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, ejercerá las mismas facultades respecto al organismo de la Unión que las que tuviere conferidas respecto de los servicios de la Comisión, a menos que el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo decidan constituir una instancia funcionalmente independiente o participar en una instancia común establecida por varios organismos. Cuando sean los organismos de la Unión los que presenten un caso ante la instancia especializada en irregularidades financieras, instaurada por la Comisión o en la que participe la Comisión, deberá formar parte de la misma un miembro del personal de un organismo de la Unión.
Sobre la base del dictamen de la instancia especializada a que se refiere el párrafo primero, el director decidirá si procede la incoación de un procedimiento de responsabilidad disciplinaria o pecuniaria. Si la instancia hubiere detectado problemas sistémicos, presentará al ordenador y al auditor interno de la Comisión un informe acompañado de recomendaciones. Si en dicho dictamen se cuestionare al director, la instancia lo remitirá al consejo de administración y al auditor interno de la Comisión. El director hará referencia anónimamente a los dictámenes de dicha instancia en el informe anual de actividades e indicará las medidas de seguimiento adoptadas.
6. Los miembros del personal podrán ser obligados a reparar, total o parcialmente, el perjuicio sufrido por el organismo de la Unión debido a una falta grave cometida en el ejercicio de sus funciones o con motivo del ejercicio de las mismas. La Autoridad Facultada para Proceder a los Nombramientos, previo cumplimiento de las formalidades prescritas en material disciplinaria por el Estatuto, adoptará una decisión motivada.
Sección 3
Normas aplicables a los contables y administradores de anticipos
Artículo 55
Normas aplicables a los contables
El contable podrá incurrir en responsabilidad disciplinaria o pecuniaria en las condiciones y según los procedimientos previstos por el Estatuto. En particular, constituirá una falta que podrá comprometer su responsabilidad:
a)
extraviar o deteriorar cualesquiera fondos, valores o documentos bajo su custodia u ocasionar su pérdida o daños por su negligencia;
b)
modificar indebidamente cuentas bancarias o cuentas corrientes postales;
c)
efectuar cobros o pagos que no se ajusten a las órdenes de ingreso o de pago correspondientes;
d)
omitir el cobro de los ingresos adeudados.
Artículo 56
Normas aplicables a los administradores de anticipos
El administrador de anticipos podrá incurrir en responsabilidad disciplinaria o pecuniaria en las condiciones y según los procedimientos previstos por el Estatuto. El administrador de anticipos podrá, en particular, incurrir en responsabilidad por alguna de las siguientes infracciones:
a)
extraviar o deteriorar cualesquiera fondos, valores y documentos bajo su custodia u ocasionar su pérdida o daños por su negligencia;
b)
no poder justificar con la debida documentación los pagos efectuados;
c)
realizar pagos en favor de personas que no fueren los derechohabientes;
d)
omitir el cobro de los ingresos adeudados.
CAPÍTULO 4
Ingresos
Artículo 57
Solicitud de pago
El organismo de la Unión presentará a la Comisión las solicitudes de pago total o parcial de la contribución de la Unión con arreglo a lo dispuesto en el artículo 19, apartado 6, según los términos y periodicidad acordados con la Comisión.
Artículo 58
Trato de intereses
Los intereses generados por los fondos abonados al organismo de la Unión por la Comisión con cargo a la contribución no se adeudarán al presupuesto.
Artículo 59
Previsiones de títulos de crédito
1. Cuando el ordenador disponga de información suficiente y fidedigna en relación con cualquier medida o situación que pueda originar un adeudo a favor del organismo de la Unión, procederá a una previsión de títulos de crédito.
2. El ordenador adaptará la previsión de títulos de crédito tan pronto como tenga conocimiento de un hecho que modifique la medida o la situación que dio lugar a la previsión.
Al establecer la orden de ingreso relativa a una medida o situación que hubiera dado lugar previamente a una previsión de títulos de crédito, el ordenador adaptará en consecuencia dicha previsión.
Cuando la orden de ingreso se extienda por la misma cantidad que la previsión de títulos de crédito inicial, dicha previsión se reducirá a cero.
Artículo 60
Devengo de títulos de crédito
1. El devengo de un título de crédito es el acto por el cual el ordenador:
a)
comprueba la existencia de un débito;
b)
determina o verifica la realidad y el importe de la deuda;
c)
comprueba las condiciones de exigibilidad de la deuda.
2. Los títulos de crédito que fueren ciertos, líquidos y exigibles deberán ser devengados mediante orden de ingreso al contable, seguida de una nota de adeudo dirigida al deudor, ambas emitidas por el ordenador.
3. Los importes indebidamente pagados deberán ser recuperados.
4. Toda deuda no reembolsada en la fecha de vencimiento fijada en la nota de adeudo devengará intereses conforme a lo dispuesto en el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
5. En casos debidamente justificados, ciertos ingresos corrientes podrán ser objeto de previsiones de devengo. La previsión de devengo abarcará varias recaudaciones individuales, las cuales no deberán ser objeto, por lo tanto, de un devengo individual. Antes del cierre del ejercicio, el ordenador deberá efectuar las modificaciones correspondientes a las previsiones de devengo, al objeto de que estas coincidan con los títulos de crédito realmente devengados.
Artículo 61
Ordenación de los cobros
La ordenación de los cobros es el acto por el cual el ordenador da instrucción al contable, mediante la emisión de una orden de ingreso, de cobrar los títulos de crédito que dicho ordenador haya devengado con carácter previo.
Artículo 62
Normas sobre recaudación
1. El contable aceptará las órdenes de ingreso de los títulos de crédito debidamente expedidas por el ordenador. El contable estará obligado a actuar con la diligencia debida para garantizar el cobro de los ingresos del organismo de la Unión y salvaguardar sus derechos.
2. Si la recaudación efectiva no se produjere en el plazo previsto en la nota de adeudo, el contable informará de tal extremo al ordenador, e iniciará sin demora el procedimiento de recuperación por cualquier medio admitido en derecho, incluido, si ha lugar, mediante compensación y, si esta no es posible, por vía de apremio.
3. El contable procederá al cobro, por compensación y por el debido importe, de los títulos de crédito del organismo de la Unión frente a cualquier deudor que a su vez fuere titular de títulos de crédito frente al organismo de la Unión. Estos títulos de crédito deberán ser ciertos, líquidos y exigibles.
4. En los casos en que el ordenador tenga el propósito de renunciar, total o parcialmente, al cobro de títulos de crédito devengados, deberá comprobar que dicha renuncia se ajusta a las normas y al principio de buena gestión financiera y de proporcionalidad. La decisión de renuncia deberá estar motivada. Este solo podrá delegar la renuncia cuando la cuantía del título de crédito fuere inferior a 5 000 EUR.
En la decisión de renuncia habrán de mencionarse las diligencias efectuadas para el cobro, así como los fundamentos de iure y de facto en que se basa.
5. El ordenador anulará un título de crédito devengado en su totalidad o en parte, en caso de que la detección de un error revele que tal título no había sido devengado correctamente. Esta anulación quedará formalizada por una decisión del ordenador debidamente motivada.
Artículo 63
Modalidades de ingreso
1. El contable, tras la recaudación efectiva, procederá a efectuar un asiento en la contabilidad y a informar al ordenador.
2. Se expedirá un recibo por los pagos en efectivo efectuados en la caja del contable.
3. El reembolso parcial por parte de un deudor sujeto a varias órdenes de ingreso se imputará en primer lugar al título de crédito más antiguo, a menos que el deudor especifique lo contrario.
Cualquier pago parcial se imputará en primer lugar a los intereses.
Artículo 64
Moratoria de pago
1. El contable, de común acuerdo con el ordenador, no podrá conceder ninguna moratoria de pago sino previa petición por escrito, debidamente justificada, del deudor y con la doble condición de que este:
a)
se comprometa a pagar intereses, al tipo previsto en el artículo 83 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 durante todo el período del nuevo plazo concedido, que empieza a correr a partir de la fecha de vencimiento prevista en el artículo 80, apartado 3, letra b), del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012;
b)
constituya, con el visto bueno del contable del organismo de la Unión, una garantía financiera que cubra tanto el principal como los intereses de la deuda aún por cobrar, a efectos de proteger los derechos del organismo de la Unión.
La garantía a la que se refiere la letra b) del primer párrafo podrá ser sustituida por la fianza personal y solidaria de un tercero con el visto bueno del contable del organismo de la Unión.
2. En circunstancias excepcionales, a raíz de una solicitud presentada por el deudor, el contable podrá abstenerse de exigir la constitución de la garantía a la que se refiere el apartado 1, párrafo primero, letra b), si, sobre la base de su evaluación, el deudor se muestra dispuesto y es capaz de efectuar el pago en el plazo adicional, pero no está en condiciones de presentar tal garantía y se encuentra en dificultades.
Artículo 65
Lista de títulos de crédito
1. El contable mantendrá una lista de cantidades por cobrar. Los títulos de crédito del organismo de la Unión se agruparán en la lista según la fecha de emisión de la orden de ingreso. El contable indicará también las decisiones sobre renuncia, total o parcial, al cobro de títulos de crédito. La lista se añadirá al informe del organismo de la Unión sobre la gestión presupuestaria y financiera.
2. El organismo de la Unión establecerá una lista de los títulos de crédito del organismo de la Unión indicando los nombres de los deudores y la cantidad de la deuda, cuando se ha instado al deudor a reembolsar mediante sentencia firme y no se ha producido ningún reembolso o ningún reembolso lo suficientemente significativo transcurrido un año desde que se dictó dicha sentencia. La lista se publicará teniendo debidamente en cuenta la protección de datos personales con arreglo al Reglamento (CE) no 45/2001.
Por lo que hace a los datos personales relativos a las personas físicas, la información publicada se suprimirá una vez se haya reembolsado íntegramente la deuda. Lo mismo se aplicará a los datos personales relativos a personas jurídicas cuya denominación oficial identifique a una o varias personas físicas.
La decisión de incluir al deudor en la lista de títulos de crédito del organismo de la Unión deberá tomarse en cumplimiento del principio de proporcionalidad y deberá tener en cuenta en particular la importancia de la suma.
Artículo 66
Plazo de prescripción
Los títulos de crédito, tanto los del organismo de la Unión frente a terceros, como los de terceros frente al organismo de la Unión, prescribirán a los cinco años.
Artículo 67
Disposiciones específicas aplicables a tasas y cánones
En el supuesto de que el organismo de la Unión percibiere las tasas y cánones contemplados en el artículo 6, apartado 1, letra a), a principios de cada ejercicio presupuestario se hará un cálculo provisional de la totalidad de tales tasas y cánones.
En caso de que las tasas y cánones estuvieren fijados enteramente por la legislación o por decisiones del consejo de administración, el ordenador podrá abstenerse de emitir órdenes de ingreso y, tras haber constatado el título de crédito, establecer directamente una nota de adeudo. En este caso habrán de anotarse detalladamente todos los datos del título de crédito del organismo de la Unión. El contable llevará una lista de todas las notas de adeudo e indicará, en el informe del organismo de la Unión sobre la gestión presupuestaria y financiera, el número e importe total de las mismas.
Si el organismo de la Unión utiliza un sistema de facturación diferente, el contable asentará en la contabilidad regularmente, al menos una vez al mes, el total acumulado de las tasas y cánones percibidos.
El organismo de la Unión solo prestará servicios en virtud de las tareas que se le han encomendado una vez haya sido abonado en su totalidad el canon o impuesto correspondiente. No obstante, en circunstancias excepcionales, podrá prestarse un servicio sin percepción previa del canon o impuesto correspondiente. En los casos en que el servicio se haya prestado sin percepción previa del canon o impuesto correspondiente, serán de aplicación los artículos 60 a 66.
CAPÍTULO 5
Gastos
Artículo 68
Decisiones de financiación
1. Todo gasto será objeto de un compromiso, una liquidación, un ordenamiento y un pago.
2. Todo compromiso de un gasto deberá ir precedido de una decisión de financiación.
3. El programa de trabajo anual del organismo de la Unión será equivalente a una decisión de financiación para las actividades recogidas en el mismo, siempre que los elementos que se especifican en el artículo 32, apartado 3, estén claramente identificados.
4. Los créditos administrativos podrán ejecutarse sin necesidad de decisión previa de financiación.
Artículo 69
Tipos de compromisos
1. Un compromiso presupuestario es la operación mediante la cual se reservan los créditos necesarios para ejecutar pagos posteriores como consecuencia de compromisos jurídicos.
2. Un compromiso jurídico es el acto mediante el cual el ordenador hace nacer o hace constar una obligación de la que se deriva un cargo.
3. Los compromisos presupuestarios entrarán en una de las tres categorías siguientes:
a)
individual: el compromiso presupuestario es individual cuando puede determinarse el beneficiario y el importe del gasto;
b)
global: el compromiso presupuestario es global cuando al menos uno de los elementos necesarios para el establecimiento del compromiso individual no está determinado;
c)
provisional: el compromiso presupuestario es provisional cuando está destinado a cubrir los gastos corrientes de naturaleza administrativa cuyo importe o cuyos beneficiarios finales no están determinados de manera definitiva.
Los compromisos presupuestarios provisionales se ejecutarán bien mediante conclusión de uno o más compromisos jurídicos individuales que obliguen a efectuar pagos posteriores, bien, en ciertos casos excepcionales relacionados con los gastos de gestión del personal, mediante pagos directos.
4. Los compromisos presupuestarios por acciones cuya realización abarque más de un ejercicio presupuestario únicamente podrán fraccionarse en tramos anuales durante varios ejercicios cuando el acto constitutivo o el acto de base así lo prevea o cuando se refieran a gastos administrativos.
Artículo 70
Normas aplicables a los compromisos
1. Para cualquier medida que pueda generar un gasto con cargo al presupuesto del organismo de la Unión, el ordenador efectuará un compromiso presupuestario antes de adquirir un compromiso jurídico con terceros.
2. La obligación de realizar un compromiso presupuestario antes de contraer un compromiso jurídico en el sentido del apartado 1 no será aplicable a los compromisos jurídicos celebrados a raíz de una declaración de una situación de crisis en el marco de un plan de continuidad de las actividades, de conformidad con los procedimientos adoptados por el organismo de la Unión.
3. Los compromisos presupuestarios globales cubrirán el coste total de los correspondientes compromisos jurídicos individuales contraídos hasta el 31 de diciembre del año n + 1.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 69, apartado 4, y en el artículo 87, apartado 2, los compromisos jurídicos individuales correspondientes a compromisos presupuestarios individuales o provisionales serán contraídos a más tardar el 31 de diciembre del año N.
Transcurridos los períodos contemplados en los párrafos primero y segundo, el ordenador liberará el saldo sin ejecutar dichos compromisos presupuestarios.
El ordenador hará constar la adopción de los compromisos jurídicos individuales resultantes de compromisos presupuestarios globales, con su importe y previamente a la firma de los mismos, en un registro de la contabilidad presupuestaria y los imputará al correspondiente compromiso presupuestario global.
4. Los compromisos presupuestarios y jurídicos contraídos por acciones cuya realización abarque más de un ejercicio presupuestario tendrán, salvo en caso de que se trate de gastos de personal, un plazo de ejecución determinado, que habrá de fijarse de acuerdo con el principio de buena gestión financiera.
Las partes de estos compromisos que no se hubieren ejecutado seis meses después de la fecha mencionada en el párrafo primero del presente apartado serán liberadas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16.
El importe de un compromiso presupuestario correspondiente a compromisos jurídicos que no haya originado ningún pago, a tenor de lo dispuesto en el artículo 75, durante un período de dos años tras la firma del compromiso jurídico, quedará liberado, excepto si dicho importe se refiere a un caso en litigio ante organismos jurisdiccionales o arbitrales o si existen disposiciones especiales en actos de base.
Artículo 71
Comprobaciones aplicables a los compromisos
1. Al proceder a la adopción de un compromiso presupuestario, el ordenador deberá comprobar:
a)
la exactitud de la imputación en el presupuesto del organismo de la Unión;
b)
la disponibilidad de los créditos;
c)
la conformidad del gasto con las disposiciones aplicables, en particular las del acto constitutivo, la reglamentación financiera de cada organismo de la Unión, así como todos los actos adoptados en cumplimiento de los mismos;
d)
el cumplimiento del principio de buena gestión financiera.
2. Al registrar una obligación jurídica mediante firma física o electrónica, el ordenador deberá comprobar:
a)
la cobertura de la obligación por el compromiso presupuestario correspondiente;
b)
la legalidad, regularidad y conformidad del gasto con las disposiciones aplicables, en particular las del acto constitutivo, la reglamentación financiera de cada organismo de la Unión, así como todos los actos adoptados en cumplimiento de los mismos;
c)
el cumplimiento del principio de buena gestión financiera.
Artículo 72
Liquidación de gastos
La liquidación de un gasto es el acto por el cual el ordenador:
a)
comprueba la existencia de los títulos de crédito del acreedor;
b)
determina o comprueba la realidad y el importe de las reclamaciones;
c)
comprueba las condiciones de exigibilidad de los citados títulos.
Artículo 73
Liquidación y formalización de la estampilla «Páguese»
1. Toda liquidación de un gasto estará respaldada por los correspondientes documentos justificativos, en los que se acrediten los derechos del acreedor basándose en la comprobación de la prestación efectiva de un servicio, de la entrega efectiva de un suministro o de la realización efectiva de una obra, o basándose en otros documentos que justifiquen el pago, incluidos los pagos de carácter recurrente en concepto de suscripciones o cursos de formación.
2. El ordenador examinará personalmente los documentos justificativos o comprobará, bajo su responsabilidad, que se haya efectuado tal examen, antes de tomar la decisión de liquidación del gasto.
3. La decisión de liquidación quedará formalizada mediante la firma del «Páguese» por parte del ordenador.
4. Si el sistema no estuviere informatizado, el «Páguese» quedará formalizado por un sello con la firma del ordenador.
En sistemas informatizados, el «Páguese» quedará validado mediante la contraseña personal del ordenador.
Artículo 74
Ordenación de gastos
1. La ordenación de gastos es el acto por el cual el ordenador, tras verificar la disponibilidad de los créditos, da al contable, mediante la emisión de una orden de pago, la instrucción de pagar el importe de un gasto del que el ordenador ha efectuado previamente la liquidación.
Cuando se efectúen pagos periódicos por servicios prestados, incluidos los de alquiler, o por mercancías suministradas, el ordenador podrá disponer, tras su correspondiente análisis de riesgos, que se aplique un sistema de débito directo.
2. El ordenador, tras fechar y firmar la orden de pago, dará traslado de la misma al contable. El ordenador conservará los documentos justificativos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44, apartado 5.
3. A la orden de pago transmitida al contable se adjuntará, en su caso, certificado acreditativo de la inscripción de los bienes en los inventarios contemplados en el artículo 106, apartado 1.
Artículo 75
Tipos de pagos
1. El pago deberá estar respaldado por la prueba de que la acción correspondiente se ha realizado de acuerdo con las disposiciones del acto de base o del contrato o convenio de subvención y habrá de referirse a alguna de las operaciones siguientes:
a)
al pago de la totalidad del importe adeudado;
b)
al pago del importe adeudado según las modalidades siguientes:
1)
una prefinanciación, eventualmente fraccionada en varios pagos, tras la firma del convenio de delegación, del contrato o del convenio de subvención o tras la notificación de la decisión de subvención;
2)
uno o más pagos intermedios como contrapartida por la ejecución parcial de la acción;
3)
el pago del saldo de los importes adeudados una vez ejecutada completamente la acción.
La finalidad de una prefinanciación es proporcionar fondos de tesorería. Podrá fraccionarse en diversos pagos en consonancia con el principio de buena gestión financiera.
El pago intermedio, que podrá ser repetido, podrá cubrir los gastos contraídos para la ejecución de la decisión o del convenio o el pago de servicios, suministros u obras completados y/o entregados en fases intermedias del contrato. Podrá agotar, total o parcialmente, la prefinanciación, sin perjuicio de las disposiciones previstas en el acto de base.
La liquidación definitiva del gasto se efectuará bien mediante el pago del saldo, que no podrá ser repetido y que liquida los gastos anteriores, bien mediante una orden de ingreso.
2. En la contabilidad presupuestaria deberán distinguirse los diferentes tipos de pago contemplados en el apartado 1 cuando se proceda a la ejecución de cada pago.
Artículo 76
Pago limitado a los fondos disponibles
Corresponderá al contable proceder al pago de los gastos con arreglo a los fondos disponibles.
Artículo 77
Plazos
El pago de los gastos se efectuará en los plazos fijados y según lo dispuesto en el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
CAPÍTULO 6
Sistemas informáticos
Artículo 78
Gestión electrónica de las operaciones
En caso de que los ingresos y gastos sean gestionados mediante sistemas informáticos, las firmas podrán efectuarse mediante procedimiento informatizado o electrónico.
Artículo 79
Administración electrónica
El organismo de la Unión establecerá y aplicará normas uniformes para el intercambio electrónico de información con terceros que participen en los procedimientos de contratación pública y concesión de subvenciones. En particular y en la medida de lo posible, elaborarán y aplicarán soluciones para la presentación, la conservación y el tratamiento de los datos transmitidos en los procedimientos de contratación pública y concesión de subvenciones, y establecerán, a tal efecto, un espacio de intercambio de datos electrónicos único destinado a los solicitantes, a los candidatos y a los licitadores.
Artículo 80
Buena administración
1. El ordenador dará a conocer sin demora la necesidad de aportar pruebas y/o documentación, su forma y contenido básico, así como, si procede, el calendario indicativo para la conclusión del procedimiento de concesión.
2. Cuando, a raíz de un error material manifiesto por parte del solicitante o del licitador, el solicitante o el licitador no presente pruebas o declaraciones, el comité de evaluación o, si procede, el ordenador deberá, excepto en los casos debidamente justificados, pedir al solicitante o al licitador que presente la información que falta o que aclare los documentos justificativos. Dicha información o aclaración no modificará sustancialmente la propuesta ni los términos de la oferta.
Artículo 81
Indicación de las vías de recurso
Cuando un acto procedimental de un ordenador afecte negativamente a los derechos de un solicitante o un licitador, o de un beneficiario o un contratista, se indicarán en el mismo las vías de recurso administrativo y/o judicial disponibles para impugnar dicho acto.
Se hará referencia, en particular, a la naturaleza del recurso, al organismo u organismos que pueden conocer del mismo y a los plazos aplicables a su ejercicio.
CAPÍTULO 7
El auditor interno
Artículo 82
Designación, competencias y funciones del auditor interno
1. El organismo de la Unión dispondrá de una función de auditoría interna, que deberá ejercerse de conformidad con las normas internacionalmente pertinentes.
2. La función de auditoría interna deberá ser desempeñada por el auditor interno de la Comisión. El auditor interno no podrá ser ni ordenador ni contable del organismo de la Unión ni de la Comisión.
3. El auditor interno asesorará al organismo de la Unión sobre el control de riesgos, emitiendo dictámenes independientes sobre la calidad de los sistemas de gestión y de control y formulando recomendaciones para mejorar las condiciones de ejecución de las operaciones y promover una buena gestión financiera.
El auditor interno estará encargado, en particular, de:
a)
evaluar la adecuación y eficacia de los sistemas de gestión internos, así como los resultados obtenidos por los servicios en la realización de los programas y acciones en relación con los riesgos que entrañan los mismos;
b)
evaluar la efectividad y eficacia de los sistemas de control interno y de auditoría aplicables a cada operación de ejecución del presupuesto del organismo de la Unión.
4. El auditor interno ejercerá sus funciones sobre todas las actividades y servicios del organismo de la Unión. El auditor interno gozará de acceso pleno e ilimitado a toda la información necesaria para el ejercicio de sus funciones.
5. El auditor interno tomará nota del informe anual de actividades consolidado del ordenador y de los demás datos indicados.
6. El auditor interno informará al consejo de administración y al director de sus constataciones y recomendaciones.
El auditor interno deberá informar también en caso de que:
-
no se hayan abordado las recomendaciones ni los riesgos graves,
-
se hayan constatado importantes retrasos en la aplicación de las recomendaciones formuladas en años anteriores.
El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo, y el director se encargarán del seguimiento sistemático de la aplicación de las recomendaciones de la auditoría. El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo examinarán la información a que se refiere el artículo 47, apartado 1, letra a), y si las recomendaciones se han ejecutado plenamente y a su debido tiempo.
7. El organismo de la Unión pondrá a disposición de toda persona física o jurídica implicada en las operaciones de gasto la información necesaria para ponerse en contacto de forma confidencial con el auditor interno.
8. Los informes y las conclusiones del auditor interno solo serán accesibles al público una vez que hayan sido validadas por el auditor interno las medidas adoptadas para su aplicación.
Artículo 83
Independencia del auditor interno
La independencia del auditor interno, su responsabilidad por las iniciativas adoptadas en el ejercicio de sus funciones y su derecho a presentar recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea se determinará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 100 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
Artículo 84
Establecimiento de la estructura de auditoría interna
1. El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo podrán establecer, con la debida atención a la relación coste/eficacia y al valor añadido, una estructura de auditoría interna, que desempeñará sus funciones de conformidad con las normas internacionales pertinentes.
La finalidad, autoridad y responsabilidad de la estructura de auditoría interna se establecerán en la Carta de Auditoría Interna y se someterán a la aprobación del consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, del comité ejecutivo.
El plan anual de auditoría de la estructura de auditoría interna será elaborado por el jefe de la estructura de auditoría interna teniendo en cuenta, entre otras cosas, la evaluación del riesgo efectuada por el director en el organismo de la Unión.
Será revisado y aprobado por el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, por el comité ejecutivo.
La estructura de auditoría interna informará al consejo de administración y al director de sus constataciones y recomendaciones.
2. Si la estructura de auditoría interna de un único organismo de la Unión no es rentable o no es capaz de cumplir las normas internacionales, el organismo de la Unión podrá decidir compartir la estructura de auditoría interna con otros organismos de la Unión que operen en el marco de la misma política.
En tal caso, el consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo de los organismos de la Unión de que se trate se pondrán de acuerdo sobre las modalidades prácticas de la estructura común de auditoría interna.
3. Los agentes de auditoría interna deberán cooperar eficientemente mediante el intercambio de información e informes de auditoría y, en su caso, la creación de evaluaciones conjuntas de riesgo, así como la realización de auditorías conjuntas.
El consejo de administración o, cuando lo autorice el acto constitutivo, el comité ejecutivo, y el director se encargarán del seguimiento sistemático de la aplicación de las recomendaciones de la estructura de auditoría interna.
TÍTULO V
DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
Artículo 85
Disposiciones generales
1. En materia de contratación pública, el título V del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y el Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 serán de aplicación sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 86.
2. El organismo de la Unión podrá intervenir, si así lo solicitare, como órgano de contratación en la adjudicación de contratos de la Comisión o de contratos interinstitucionales, así como en la adjudicación de contratos de otros organismos de la Unión.
3. El organismo de la Unión participará en la base de datos central en materia de exclusión creada y gestionada por la Comisión con arreglo al artículo 108 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
Artículo 86
Procedimientos de contratación pública
1. El organismo de la Unión podrá concluir un contrato con la Comisión, las oficinas interinstitucionales y el Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea, creado por el Reglamento (CE) no 2965/94 del Consejo (8), para el suministro de bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras que los mismos efectúen, sin tener que recurrir a un procedimiento de contratación pública.
2. El organismo de la Unión podrá recurrir a procedimientos conjuntos de contratación pública con órganos de contratación del Estado miembro en el que esté establecido, a efectos de satisfacer sus necesidades administrativas. En tal caso, será de aplicación mutatis mutandis el artículo 133 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
TÍTULO VI
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS RELATIVAS A LOS CRÉDITOS ADMINISTRATIVOS
Artículo 87
Créditos administrativos
1. Los créditos administrativos son créditos no disociados.
2. Los gastos administrativos derivados de contratos cuya validez sea superior a un ejercicio, bien de conformidad con los usos locales, bien relativos al suministro de material de equipamiento, se imputarán al presupuesto del organismo de la Unión del ejercicio en el que se hubieren efectuado.
3. El organismo de la Unión presentará al Parlamento Europeo y al Consejo, a más tardar el 1 de julio de cada año, un documento de trabajo sobre su política inmobiliaria que incorpore la siguiente información:
a)
por cada inmueble, los gastos y la superficie cubiertos por los créditos de las líneas presupuestarias correspondientes del organismo de la Unión;
b)
la evolución prevista de la programación general de superficies y ubicaciones para los próximos años, con una descripción de los proyectos inmobiliarios en fase de planificación que ya estén identificados;
c)
las condiciones y gastos finales, así como la información pertinente en relación con la ejecución de los nuevos proyectos inmobiliarios presentados previamente al Parlamento Europeo y al Consejo con arreglo al procedimiento establecido en el artículo 88, y no incluida en los documentos de trabajo del año anterior.
Artículo 88
Proyectos inmobiliarios
1. Respecto de cada proyecto inmobiliario que pueda tener una incidencia financiera significativa en el presupuesto del organismo de la Unión, este informará al Parlamento Europeo y al Consejo lo antes posible sobre la superficie construida requerida y la planificación provisional antes de efectuar una prospección del mercado local, en el caso de contratos inmobiliarios, o antes de convocar o llevar a cabo una licitación, en el caso de trabajos de construcción.
2. Respecto de cada proyecto inmobiliario que pueda tener una incidencia financiera significativa en el presupuesto del organismo de la Unión, este presentará el proyecto inmobiliario, incluida la estimación detallada de los costes y la financiación, así como una lista de los proyectos de contrato que se pretendan emplear, y solicitará la aprobación del Parlamento Europeo y del Consejo antes de concluir los contratos. A solicitud del organismo de la Unión, los documentos presentados relativos al proyecto inmobiliario recibirán tratamiento confidencial.
Salvo en caso de fuerza mayor, el Parlamento Europeo y el Consejo deliberarán sobre el proyecto inmobiliario en las cuatro semanas siguientes a la fecha de recepción del proyecto por ambas instituciones.
El proyecto inmobiliario se considerará aprobado al término de dicho plazo de cuatro semanas, salvo que el Parlamento Europeo o el Consejo hayan tomado una decisión contraria a la propuesta en ese plazo de tiempo.
Si el Parlamento Europeo o el Consejo suscitan objeciones debidamente justificadas en el plazo de cuatro semanas, este se ampliará una sola vez en dos semanas.
Si el Parlamento Europeo o el Consejo toman una decisión contraria al proyecto inmobiliario, el organismo de la Unión retirará su propuesta y podrá presentar una nueva.
3. En caso de fuerza mayor, la información contemplada en el apartado 4 podrá presentarse conjuntamente con el proyecto inmobiliario. El Parlamento Europeo y el Consejo deliberarán sobre el proyecto inmobiliario en las dos semanas siguientes a la fecha de su recepción por ambas instituciones. La propuesta de proyecto inmobiliario se considerará aprobada al término de dicho plazo de dos semanas, salvo que el Parlamento Europeo o el Consejo hayan tomado una decisión contraria a la propuesta dentro de ese plazo.
4. Se considerarán proyectos inmobiliarios que pueden tener una incidencia financiera significativa en el presupuesto del organismo de la Unión:
a)
toda adquisición de terrenos;
b)
la adquisición, venta, renovación estructural, construcción de edificios o cualquier proyecto que combine estos elementos dentro de un mismo marco temporal, por un importe superior a 3 000 000 EUR;
c)
todo contrato inmobiliario nuevo (incluidos los usufructos, arrendamientos de larga duración y las renovaciones en condiciones menos favorables de contratos inmobiliarios existentes) que no estén contemplados en la letra b) por un importe anual de al menos 750 000 EUR;
d)
la ampliación o renovación de contratos inmobiliarios existentes (incluidos los usufructos y arrendamientos de larga duración) con las mismas o mejores condiciones por un importe anual de al menos 3 000 000 EUR.
5. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 19, apartado 4, un proyecto de adquisición de un inmueble podrá financiarse mediante un préstamo sujeto a la aprobación previa del Parlamento Europeo y del Consejo.
Los préstamos se suscribirán y devolverán de conformidad con los principios de buena gestión financiera y teniendo debidamente en cuenta el mejor interés financiero de la Unión.
Cuando el organismo de la Unión proponga financiar la adquisición mediante un préstamo, en el plan de financiación que se presente, además de la solicitud de aprobación previa del organismo de la Unión, se precisará, en particular, el nivel máximo de financiación, el período de financiación, el tipo de financiación, las condiciones de financiación y el ahorro respecto a otros tipos de soluciones contractuales.
El Parlamento Europeo y el Consejo deliberarán, en caso de solicitud de aprobación previa, en un plazo de cuatro semanas, prorrogable una vez por dos semanas, a partir de la fecha de su recepción por ambas instituciones. La adquisición mediante préstamo se considerará rechazada si el Parlamento Europeo y el Consejo no la aprueban expresamente en ese plazo.
TÍTULO VII
EXPERTOS
Artículo 89
Expertos externos remunerados
El artículo 287 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 se aplicará mutatis mutandis a la selección de expertos. Dichos expertos serán remunerados con una cantidad fija anunciada de antemano y serán elegidos atendiendo a su capacidad profesional. La selección se realizará sobre la base de criterios de selección que respeten los principios de no discriminación, igualdad de trato y ausencia de conflicto de intereses.
TÍTULO VIII
SUBVENCIONES Y PREMIOS OTORGADOS POR EL ORGANISMO DE LA UNIÓN
Artículo 90
Subvenciones
Cuando el organismo de la Unión pueda conceder subvenciones de conformidad con el acto constitutivo o por delegación de la Comisión de conformidad con el artículo 58, apartado 1, letra c), inciso iv), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, serán de aplicación las disposiciones pertinentes de dicho Reglamento y del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
Artículo 91
Premios
Cuando el organismo de la Unión pueda otorgar premios de conformidad con el acto constitutivo o por delegación de la Comisión de conformidad con el artículo 58, apartado 1, letra c), inciso iv), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, serán de aplicación las disposiciones pertinentes de dicho Reglamento y del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012.
TÍTULO IX
DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS Y DE LA CONTABILIDAD
CAPÍTULO 1
Rendición de cuentas
Artículo 92
Estructura de las cuentas
La contabilidad del organismo de la Unión estará compuesta por:
a)
los estados financieros del organismo de la Unión;
b)
los informes sobre la ejecución del presupuesto del organismo de la Unión.
Artículo 93
Informe sobre la gestión presupuestaria y financiera
1. Cada organismo de la Unión elaborará un informe sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio.
2. El director enviará el informe al Parlamento Europeo, al Consejo, a la Comisión y al Tribunal de Cuentas a más tardar el 31 de marzo del ejercicio financiero siguiente.
3. En el informe mencionado en el apartado 2 se presentará, tanto en términos absolutos como porcentuales, al menos, el porcentaje de ejecución de los créditos e información resumida sobre las transferencias de créditos entre las diversas partidas presupuestarias.
Artículo 94
Normas aplicables a las cuentas
1. El contable del organismo de la Unión deberá aplicar las normas adoptadas por el contable de la Comisión, que se basan en las normas de contabilidad internacionalmente aceptadas para el sector público.
2. La contabilidad del organismo de la Unión a que se refiere el artículo 92 deberá respetar los principios presupuestarios establecidos en los artículos 5 a 31. Presentará una imagen fidedigna de las operaciones presupuestarias referentes a ingresos y gastos.
Artículo 95
Principios contables
Los estados financieros a que se refiere el artículo 92 presentarán la información, incluida la información sobre las políticas contables, de manera tal que se garantice que es pertinente, fiable, comparable y comprensible. Los estados financieros habrán de elaborarse de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados descritos en las normas contables a que se refiere el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
Artículo 96
Estados financieros
1. Los estados financieros se presentarán en euros e incluirán:
a)
el balance y el estado de resultados financieros, que recogen toda la situación patrimonial y financiera y el resultado económico, a 31 de diciembre, del ejercicio precedente; deberán presentarse según las normas contables a que se refiere el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;
b)
el estado de los flujos de tesorería, en el que se reflejan los cobros y desembolsos del ejercicio, así como la situación final de la tesorería;
c)
la variación en la situación de los activos netos con una visión de conjunto de los movimientos, durante el ejercicio, de las reservas y de los resultados acumulados.
2. En las notas de los estados financieros se completará y comentará la información presentada en los estados financieros mencionados en el apartado 1, e igualmente se facilitará toda la información complementaria prescrita por la práctica contable aceptada internacionalmente, si tal información fuere pertinente con relación a las actividades del organismo de la Unión.
Artículo 97
Informes sobre la ejecución del presupuesto
1. Los informes sobre la ejecución presupuestaria se presentarán en euros y consistirán en:
a)
informes que presenten en forma agregada todas las operaciones presupuestarias del ejercicio referentes a ingresos y gastos;
b)
notas explicativas que completen y comenten la información presentada en los informes.
2. El resultado presupuestario estará constituido por la diferencia entre:
-
el conjunto de los ingresos de dicho ejercicio,
-
el importe de los pagos efectuados con cargo a los créditos de dicho ejercicio, aumentado con el importe de los créditos de ese mismo ejercicio prorrogados al ejercicio siguiente.
La diferencia a que se refiere el párrafo primero se incrementará o disminuirá, por una parte, en función del importe neto de los créditos prorrogados de ejercicios anteriores que se hayan anulado y, por otra, mediante:
-
los rebasamientos en pagos, debidos a la variación del tipo de cambio del euro, de los créditos no disociados prorrogados del ejercicio anterior,
-
el saldo de los beneficios y pérdidas de cambio registrados durante el ejercicio, tanto realizados como no realizados.
3. Los estados relativos a la ejecución del presupuesto tendrán la misma estructura que la del presupuesto del organismo de la Unión.
Artículo 98
Cuentas provisionales
1. El contable del organismo de la Unión remitirá las cuentas provisionales al contable de la Comisión y al Tribunal de Cuentas, a más tardar el 1 de marzo del año siguiente.
2. El contable del organismo de la Unión también deberá enviar, a más tardar el 1 de marzo del año siguiente, un paquete de información al contable de la Comisión, en el formato normalizado establecido por el contable de la Comisión, a efectos de consolidación.
Artículo 99
Aprobación de las cuentas definitivas
1. Con arreglo al artículo 148, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, el Tribunal de Cuentas presentará, a más tardar el 1 de junio del año siguiente, sus observaciones sobre las cuentas provisionales del organismo de la Unión.
2. Una vez recibidas las observaciones del Tribunal de Cuentas sobre las cuentas provisionales del organismo de la Unión, el contable elaborará las cuentas definitivas del organismo de la Unión con arreglo al artículo 50. El director las remitirá al consejo de administración, que emitirá un dictamen sobre las mismas.
3. El contable enviará las cuentas definitivas, junto con el dictamen del consejo de administración al contable de la Comisión, al Tribunal de Cuentas, al Parlamento Europeo y al Consejo, a más tardar el 1 de julio del ejercicio siguiente.
El contable del organismo de la Unión también deberá enviar, a más tardar el 1 de julio, un paquete de información al contable de la Comisión, en el formato normalizado establecido por el contable de la Comisión, a efectos de consolidación.
4. El contable del organismo de la Unión remitirá asimismo al Tribunal de Cuentas, con copia al contable de la Comisión, en la misma fecha que la fecha de transmisión de sus cuentas definitivas, una carta de manifestaciones relativa a dichas cuentas definitivas.
Se adjuntará a las cuentas definitivas una nota elaborada por el contable en la que este hará constar que dichas cuentas fueron elaboradas de conformidad con el presente título y con los principios, normas y métodos contables aplicables.
Las cuentas definitivas del organismo de la Unión se publicarán en el Diario Oficial de la Unión Europea a más tardar el 15 de noviembre del año siguiente.
5. El director remitirá al Tribunal de Cuentas, como máximo el 30 de septiembre del ejercicio siguiente, los comentarios a las observaciones del mismo en el marco de su informe anual. Las respuestas del organismo de la Unión serán remitidas a la Comisión simultáneamente.
CAPÍTULO 2
Contabilidad e inventario de las inmovilizaciones
Sección 1
Disposiciones comunes
Artículo 100
El sistema contable
1. El sistema contable del organismo de la Unión servirá para organizar la información presupuestaria y financiera de tal modo que se puedan introducir, clasificar y registrar datos numéricos.
2. El sistema contable constará de una contabilidad general y de una contabilidad presupuestaria. La contabilidad se llevará por año natural y en euros.
3. El ordenador podrá llevar igualmente una contabilidad analítica.
Artículo 101
Requisitos comunes para el sistema contable de las instituciones
Corresponde al contable de la Comisión aprobar las reglas contables y el plan contable armonizado que debe aplicar el organismo de la Unión, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 152 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
Sección 2
Contabilidad general y presupuestaria
Artículo 102
Contabilidad general
En la contabilidad general se reflejarán cronológicamente, según el método de partida doble, los movimientos y operaciones que afecten a la situación económica, financiera y patrimonial del organismo de la Unión.
Artículo 103
Asientos de la contabilidad general
1. Los distintos saldos y movimientos de la contabilidad general se consignarán en los libros contables.
2. Los asientos contables que se hagan, incluidos los ajustes contables, deberán estar respaldados por los documentos justificativos a los que se refieran dichos asientos.
3. El sistema contable ofrecerá una pista clara de auditoría respecto de todos los asientos contables.
Artículo 104
Ajustes contables
Tras el cierre del ejercicio y hasta la fecha de presentación de la contabilidad definitiva, el contable del organismo de la Unión efectuará los ajustes que fueren necesarios para una presentación fidedigna y verídica de esa contabilidad, siempre y cuando ello no entrañe un desembolso o un cobro con cargo a ese ejercicio. Dichos ajustes respetarán las normas contables a que hace referencia el artículo 101.
Artículo 105
Contabilidad presupuestaria
1. La contabilidad presupuestaria permitirá el control pormenorizado de la ejecución del presupuesto del organismo de la Unión.
2. A los fines del apartado 1, en la contabilidad presupuestaria se registrarán todos los actos de ejecución presupuestaria referentes a los ingresos y gastos previstos en el título IV.
Artículo 106
Inventario de inmovilizaciones
1. El organismo de la Unión llevará los oportunos inventarios, en unidades físicas y en valor, de acuerdo con el modelo aprobado por el contable de la Comisión, de todas las inmovilizaciones materiales, inmateriales y financieras que constituyeren el patrimonio de la Unión.
El organismo de la Unión verificará la concordancia entre las anotaciones del inventario y la realidad.
2. Las ventas de inmovilizaciones materiales del organismo de la Unión serán objeto de la adecuada publicidad.
TÍTULO X
CONTROL EXTERNO, APROBACIÓN DE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y LUCHA CONTRA EL FRAUDE
Artículo 107
Control externo
1. Un auditor externo independiente comprobará que las cuentas anuales del organismo de la Unión reflejan adecuadamente los ingresos, los gastos y la situación financiera del organismo de la Unión antes de la consolidación en sus cuentas definitivas.
Salvo que se disponga otra cosa en el acto constitutivo, el Tribunal de Cuentas elaborará un informe anual específico sobre el organismo de la Unión, de conformidad con los requisitos del artículo 287, apartado 1, del TFUE.
En la elaboración del informe a que se refiere el párrafo segundo, el Tribunal tomará en consideración el trabajo de auditoría realizado por el auditor externo independiente a que se refiere el párrafo primero y las medidas tomadas en respuesta a sus constataciones.
2. El organismo de la Unión remitirá al Tribunal de Cuentas el presupuesto del organismo de la Unión, tal y como haya sido definitivamente aprobado. Informará al citado Tribunal, lo antes posible, de todas las decisiones y actos que hubiere adoptado en cumplimiento de los artículos 10, 14, 19 y 23.
3. En lo que respecta al control efectuado por el Tribunal de Cuentas, se estará a lo dispuesto en los artículos 158 a 163 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
Artículo 108
Calendario del procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria
1. El Parlamento Europeo, por recomendación del Consejo, aprobará, antes del 15 de mayo del ejercicio N + 2, salvo que se disponga otra cosa en el acto constitutivo, la gestión del director en la ejecución del presupuesto del ejercicio N. El director informará al consejo de administración de las observaciones del Parlamento Europeo recogidas en la resolución que acompaña a la decisión de aprobación de la gestión presupuestaria.
2. Si la fecha prevista en el apartado 1 no pudiere respetarse, el Parlamento Europeo o el Consejo informará al director de los motivos del aplazamiento de dicha aprobación.
3. En el supuesto de que el Parlamento Europeo aplazare la decisión de aprobación de la gestión presupuestaria, el director, en cooperación con el consejo de administración, procurará adoptar, lo antes posible, las medidas adecuadas para eliminar o facilitar la eliminación de los obstáculos a la citada decisión.
Artículo 109
El procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria
1. La decisión de aprobación de la gestión presupuestaria se referirá a la contabilidad de todos los ingresos y gastos del organismo de la Unión y saldos correspondientes, así como al activo y al pasivo del organismo de la Unión descritos en el estado financiero.
2. A efectos de adoptar tal decisión, el Parlamento Europeo examinará, una vez lo hubiere hecho el Consejo, las cuentas, los estados financieros y el balance financiero del organismo de la Unión. Examinará, asimismo, los siguientes documentos del Tribunal de Cuentas: el informe anual y los comentarios al mismo del director del organismo de la Unión, los informes especiales pertinentes en relación con el ejercicio presupuestario de que se trate y la declaración de fiabilidad sobre la autenticidad de las cuentas y la legalidad y regularidad de las operaciones correspondientes.
3. El director presentará al Parlamento Europeo, a petición de este, tal y como está previsto en el artículo 165, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, toda la información necesaria para el correcto desarrollo del procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria del ejercicio de que se trate.
Artículo 110
Medidas de seguimiento
1. El director hará todo lo posible por responder a las observaciones adjuntas a la decisión del Parlamento Europeo sobre la aprobación de la gestión presupuestaria, así como a los comentarios adjuntos a la recomendación del Consejo de aprobación de dicha gestión.
2. A instancia del Parlamento Europeo o del Consejo, el director elaborará un informe de las medidas adoptadas a raíz de tales observaciones y comentarios. Remitirá copia de esta información a la Comisión y al Tribunal de Cuentas.
Artículo 111
Controles in situ por parte de la Comisión, el Tribunal de Cuentas y la OLAF
1. El organismo de la Unión dará acceso al personal de la Comisión, a las personas que autorice y al Tribunal de Cuentas a sus centros y locales y a todos los datos y toda la información, también en formato electrónico, necesaria para que puedan realizar las auditorías.
2. La Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) podrá efectuar investigaciones, incluidos controles y verificaciones in situ, de conformidad con las disposiciones y procedimientos establecidos en el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo (9) y el Reglamento (Euratom, CE) no 2185/96 del Consejo (10), con el fin de determinar si ha habido fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión en relación con las subvenciones o contratos adjudicados al amparo del presente Reglamento.
3. Sin perjuicio de lo dispuesto en los apartados 1 y 2, los acuerdos con terceros países y organizaciones internacionales, los contratos, subvenciones y contratos públicos del organismo de la UE incluirán disposiciones por las que se faculte expresamente al Tribunal de Cuentas Europeo y a la OLAF a llevar a cabo estas auditorías e investigaciones, de conformidad con sus respectivas competencias.
TÍTULO XI
DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES
Artículo 112
Solicitudes de información por parte del Parlamento Europeo y el Consejo
Se faculta al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión a recabar del organismo de la Unión la comunicación de cualquier dato y cualesquiera justificaciones pertinentes en relación con temas presupuestarios que sean de su respectiva competencia.
Artículo 113
Adopción del nuevo Reglamento Financiero del organismo de la Unión
Cada uno de los organismos mencionados en el artículo 208 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 adoptará un nuevo Reglamento Financiero de cara a su entrada en vigor el 1 de enero de 2014 o, en cualquier caso, en un plazo de seis meses a partir de la fecha en que un organismo esté incluido en el ámbito de aplicación del artículo 208 de dicho Reglamento, tras la concesión de una contribución con cargo al presupuesto.
Artículo 114
Normas de desarrollo del Reglamento Financiero del organismo de la Unión
A propuesta del director, el consejo de administración aprobará, si así fuere necesario y previo acuerdo de la Comisión, las normas de desarrollo del Reglamento Financiero del organismo de la Unión.
Artículo 115
Derogación
Queda derogado con efectos a partir del 1 de enero de 2014 el Reglamento (CE) no 2343/2002. No obstante, el artículo 40 seguirá siendo de aplicación hasta el 31 de diciembre de 2014, y el artículo 27, apartados 4 y 7, hasta el 31 de diciembre de 2015.
Artículo 116
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea. Será aplicable a partir del 1 de enero de 2014. No obstante, los artículos 47 y 82, apartado 5, serán aplicables a partir del 1 de enero de 2015 y los artículos 32 y 33, apartados 5 y 8, se aplicarán a partir del 1 de enero de 2016.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 30 de septiembre de 2013.