РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА
от 17 март 2015 година
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взе предвид одобрението на Европейския парламент,
в съответствие със специална законодателна процедура,
като има предвид, че:
(1)
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (1) историческите архиви на Съюза се съхраняват и се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от 30 години.
(2)
Задължението за създаване на исторически архиви и за предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно, се прилага спрямо всяка от институциите, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 („институциите“), съгласно установените в него условия.
(3)
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се предвижда, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото, което тя смята за най-подходящо.
(4)
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция, където те се предоставят на разположение на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор между Европейските общности, представлявани от Комисията, и ЕУИ („договор за депозиране“).
(5)
Впоследствие Европейският икономически и социален комитет и Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на договора за депозиране. Европейската инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в ЕУИ по силата на отделно съглашение с него, което беше подписано на 1 юли 2005 г., и съгласно„Правилата за историческите архиви“, които бяха приети от управителния комитет на банката на 7 октомври 2005 г. (2)
(6)
Правителството на Италия предостави на ЕУИ безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на справки на място.
(7)
С депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ се цели да се осигури достъп до архивите от едно-единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се стимулира изследователската дейност във връзка с историята на европейската интеграция и европейските институции. ЕУИ е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в управлението на историческите архиви на Съюза, осигурява съвременни научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за съхранението на тези архиви и извършването на справки в тях, и е международно признат като център за тези архиви.
(8)
Продължаващото депозиране на историческите архиви на институциите в ЕУИ следва да бъде включено в законодателството на Съюза, с цел да бъде отразена ролята на ЕУИ като партньор на институциите в управлението на техните исторически архиви.
(9)
Настоящият регламент следва да се прилага по отношение на всички институции и не следва да променя нито тяхната отговорност да отворят своите исторически архиви за обществеността, нито факта, че всяка институция остава собственик на историческите си архиви.
(10)
Специфичното естество на дейностите на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ) обаче оправдава освобождаването им от предвиденото в настоящия регламент задължение да депозират историческите си архиви в ЕУИ. Съдът и ЕЦБ могат да депозират историческите си архиви в ЕУИ на доброволни начала.
(11)
Когато е възможно, институциите и ЕУИ следва да предоставят на обществеността достъп до историческите архиви в цифров вид с цел по-лесното извършване на справки по интернет.
(12)
Личните данни, които се съдържат в историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ, следва да бъдат обработвани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(13)
В съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 Комисията проведе консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните във връзка със законодателното предложение за настоящия регламент, като той представи становище на 10 октомври 2012 г. (4)
(14)
Подробните разпоредби за управлението на историческите архиви в ЕУИ, включително тяхното депозиране, достъпът до тях и предоставянето им на разположение на обществеността, както и за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ, следва да бъдат предвидени в рамково споразумение за партньорство.
(15)
Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза от страна на ЕУИ следва да се финансират от общия бюджет на Съюза и тези разходи следва да се поемат от всички депозиращи институции.
(16)
Следователно Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 следва да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се изменя, както следва:
1)
Член 8 се изменя, както следва:
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението.
Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи.“
;
б)
добавят се следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала.
4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ.
5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз.
6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище.
7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област.
8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там.
9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви.
10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (5). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал.
Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години.
11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент.
12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ.
2)
Член 9 се изменя, както следва
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи).“
;
б)
добавя се следният параграф:
„3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността.“
3)
Текстът в приложението се добавя като приложение към Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 17 март 2015 година.
REGLAMENTO (UE) 2015/496 DEL CONSEJO
de 17 de marzo de 2015
por el que se modifica el Reglamento (CEE, Euratom) no 354/83 en lo que respecta al depósito de los archivos históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo de Florencia
EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea y, en particular, su artículo 352,
Vista la propuesta de la Comisión Europea,
Previa transmisión de la propuesta de acto legislativo a los Parlamentos nacionales,
Vista la aprobación del Parlamento Europeo,
De conformidad con un procedimiento legislativo especial,
Considerando lo siguiente:
(1)
De conformidad con el Reglamento (CEE, Euratom) no 354/83 del Consejo, de 1 de febrero de 1983, relativo a la apertura al público de los archivos históricos de la Comunidad Económica Europea y de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (1), los archivos históricos de la Unión son conservados y se ponen a disposición del público, siempre que sea posible, una vez transcurrido un plazo de treinta años a partir de la fecha de elaboración de los documentos.
(2)
La obligación de crear sus archivos históricos y abrirlos al público siempre que sea posible se aplica a cada una de las instituciones a que se refiere el Reglamento (CEE, Euratom) no 354/83 (en lo sucesivo, «las instituciones»), en las condiciones fijadas en él.
(3)
El Reglamento (CEE, Euratom) no 354/83 establece que cada institución podrá depositar sus archivos históricos en el lugar que considere más oportuno.
(4)
En 1984, el Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión decidieron depositar sus archivos históricos en el Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia, donde quedan a disposición del público. El 17 de diciembre de 1984 se firmó a tal fin un contrato entre las Comunidades Europeas, representadas por la Comisión, y IUE (en lo sucesivo, «el contrato de depósito»).
(5)
Desde entonces, el Comité Económico y Social Europeo y el Tribunal de Cuentas Europeo han acordado adherirse a los términos del contrato de depósito. El Banco Europeo de Inversiones deposita sus archivos históricos en el IUE en virtud de un Convenio separado con el IUE, firmado el 1 de julio de 2005, y de las Normas referentes al Archivo Histórico, adoptadas por su Comité de Dirección el día 7 de octubre de 2005 (2).
(6)
El Gobierno italiano ha puesto a disposición del IUE, de forma permanente y gratuita, locales adaptados a fin de garantizar que los archivos depositados se conserven y estén protegidos de acuerdo con normas internacionales reconocidas y de ofrecer la posibilidad de consultarlos en línea.
(7)
El depósito de los archivos históricos de las instituciones en el Instituto Universitario Europeo tiene por objeto dar acceso a estos archivos desde un único lugar, promover su consulta y fomentar la investigación sobre la historia de la integración europea y de las instituciones europeas. El IUE es un renombrado centro de investigación académica y aprendizaje centrado especialmente en Europa y la integración europea. Cuenta con casi treinta años de experiencia en la gestión de los archivos históricos de la Unión, ofrece instalaciones de depósito e investigación muy avanzadas y construidas expresamente para la conservación y consulta de dichos archivos, y goza de prestigio internacional como el centro que los alberga.
(8)
El depósito continuo de los archivos históricos de las instituciones en el IUE debe incorporarse a la legislación de la Unión a fin de reflejar el papel de esta instituto como socio de las instituciones en la gestión de sus archivos históricos.
(9)
El presente Reglamento debe aplicarse a todas las instituciones, y no debe afectar a sus competencias para hacer públicos sus archivos históricos ni a la propiedad de cada institución sobre ellos.
(10)
No obstante, la naturaleza específica de las actividades del Tribunal de Justicia de la Unión Europea y del Banco Central Europeo justifica su exclusión de la obligación, en virtud del presente Reglamento, de depositar sus archivos históricos en el IUE. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo pueden depositar sus archivos históricos en el IUE de forma voluntaria.
(11)
Las instituciones y el IUE deben, cuando sea posible, poner sus archivos históricos a disposición del público en formato digitalizado y digital, a fin de facilitar su consulta en internet.
(12)
Los datos personales contenidos en los archivos históricos de la Unión depositados en el IUE deben tratarse de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (3).
(13)
El Supervisor Europeo de la Protección de Datos, consultado por la Comisión en relación con la propuesta legislativa conducente al presente Reglamento de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001, emitió su dictamen el 10 de octubre de 2012 (4).
(14)
Las normas de aplicación para la gestión de los archivos históricos en el IUE, incluidos su depósito, el acceso a estos y su consulta pública, así como las funciones y responsabilidades respectivas de las insitutciones y del IUE, deben establecerse en un acuerdo marco de colaboración.
(15)
Los costes de gestión de los archivos históricos de la Unión por parte del IUE deben sufragarse con cargo al presupuesto general de la Unión y deben correr a cargo de todas las instituciones depositantes.
(16)
Procede, por lo tanto, modificar el Reglamento (CEE, Euratom) no 354/83 en consecuencia.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
Artículo 1
El Reglamento (CEE, Euratom) no 354/83 queda modificado como sigue:
1)
El artículo 8 se modifica como sigue:
a)
el apartado 1 se sustituye por el texto siguiente:
«1. Cada institución, excepto el Tribunal de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo, depositará en el Instituto Universitario Europeo (IUE) de Florencia los documentos que formen parte de sus archivos históricos y que haya abierto al público de conformidad con el presente Reglamento. El depósito se realizará de conformidad con lo dispuesto en el anexo.
No obstante lo dispuesto en el párrafo primero, las instituciones depositantes podrán excluir, por motivos legales o administrativos, el depósito de determinados documentos originales en el IUE. En tal caso, depositarán una microficha o una copia digital de dichos documentos.»
;
b)
se añaden los apartados siguientes:
«3. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea y el Banco Central Europeo podrán depositar sus archivos históricos en el IUE de forma voluntaria.
4. Las instituciones depositantes conservarán la propiedad de sus archivos, así como la responsabilidad exclusiva por la composición de los documentos o expedientes depositados o puestos a disposición del IUE por otros medios.
5. El depósito de los archivos históricos de las instituciones en el IUE no afectará a la protección de los archivos según se prevé en el artículo 2 del Protocolo no 7 sobre los privilegios y las inmunidades de la Unión Europea, anejo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea.
6. El IUE garantizará la conservación y protección de los archivos depositados. Dicha conservación y protección deberá conformarse a las normas internacionales reconocidas para la protección física de los archivos y respetar como mínimo las normas técnicas y de seguridad que se correspondan con las utilizadas para la conservación y la gestión de los archivos públicos en Italia. A tal, fin los documentos depositados serán conservados en un depósito construido al efecto.
7. El IUE tendrá responsabilidad exclusiva sobre el personal encargado de gestionar los archivos históricos de la Unión depositados en el IUE. El IUE velará por que el personal encargado de la gestión de los archivos históricos tenga las cualificaciones profesionales específicas necesarias para desempeñar su labor en ese ámbito.
8. Cada institución depositante tendrá derecho a recibir información sobre la gestión de sus archivos por parte del IUE y a llevar a cabo una inspección de los archivos que haya depositado en este.
9. El IUE pondrá a disposición del público los archivos históricos que reciba en virtud de los apartados 1 y 3. Las instituciones también podrán poner a disposición del público una copia de los mismos archivos históricos.
10. Los costes de gestión de los archivos históricos de la Unión se financiarán mediante contribuciones de todas las instituciones depositantes a la línea presupuestaria correspondiente, dentro de los límites de los créditos anuales asignados por la autoridad presupuestaria de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (5). Estas contribuciones financieras no cubrirán los costes relacionados con la puesta a disposición y el equipamiento del edificio o edificios y de los depósitos destinados a albergar los archivos y a su personal.
El volumen de las contribuciones a que se refiere el párrafo primero será proporcional al volumen de las plantillas de personal de las instituciones depositantes. Cada una de las contribuciones se reevaluará cuando nuevas instituciones empiecen a depositar sus archivos históricos en el IUE o al menos cada cinco años.
11. El IUE actuará como responsable del tratamiento, de conformidad con el artículo 2 del Reglamento (CE) no 45/2001, con arreglo a las instrucciones de las instituciones depositantes. El IUE tratará los datos personales contenidos en los archivos históricos de las instituciones de conformidad con las garantías que establece dicho Reglamento.
12. El Supervisor Europeo de Protección de Datos seguirá teniendo competencias de supervisión sobre las instituciones en relación con el tratamiento de los datos personales contenidos en los archivos históricos depositados en el IUE.
.
2)
El artículo 9 queda modificado como sigue:
a)
el apartado 1 se sustituye por el texto siguiente:
«1. Cada institución adoptará normas internas para la aplicación del presente Reglamento. Estas incluirán reglas para la conservación, y la apertura al público de los archivos históricos y sobre la protección de los datos personales contenidos en estos. En la medida de lo posible, las instituciones pondrán a disposición pública sus archivos en forma electrónica, incluidos los archivos digitalizados y los archivos digitales originales, y facilitarán su consulta en internet. Asimismo, conservarán los documentos existentes en formatos adaptados a necesidades particulares (como escritura en Braille, letra de gran tamaño o grabaciones).»
;
b)
se añade el siguiente apartado:
«3. La Comisión celebrará en nombre de las instituciones depositantes un acuerdo marco de colaboración con el IUE. Dicho acuerdo incluirá disposiciones detalladas sobre las funciones y responsabilidades respectivas de las instituciones y del IUE en la gestión de los archivos históricos de la Unión, incluido su depósito, conservación, acceso y consulta pública.»
.
3)
Se añade como anexo del Reglamento (CEE, Euratom) no 345/83 el texto que figura en el anexo del presente Reglamento.
Artículo 2
El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 17 de marzo de 2015.