ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
REGLAMENTO DELEGADO (UE) No 1042/2014 DE LA COMISIÓN
de 25 de julio de 2014
por el que se completa el Reglamento (UE) no 514/2014 por lo que se refiere a la designación y a las responsabilidades en materia de gestión y control de las autoridades responsables y al estatus y a las obligaciones de las autoridades de auditoría
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Reglamento (UE) no 514/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de abril de 2014, por el que se establecen disposiciones generales sobre el Fondo de Asilo, Migración Integración y sobre el instrumento de apoyo financiero a la cooperación policial, a la prevención y la lucha contra la delincuencia y a la gestión de crisis (1), y, en particular, su artículo 26, apartado 4, y su artículo 29, apartado 1,
Considerando lo siguiente:
(1)
Para garantizar la continuidad entre la aplicación de los fondos anteriores correspondientes al programa general «Solidaridad y gestión de los flujos migratorios» 2007-2013 y los de los reglamentos específicos correspondientes al período 2014-2020, el Reglamento (UE) no 514/2014 ha seguido el modelo de la normativa vigente para los fondos anteriores pero teniendo en cuenta las modificaciones introducidas en la gestión compartida por el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo (2).
(2)
Para garantizar que los organismos que ejecuten los programas nacionales tengan capacidad para cumplir su tarea de manera eficaz y en consonancia con los objetivos y las prioridades establecidos en los Reglamentos específicos a que se hace referencia en el artículo 2, letra a), del Reglamento (UE) no 514/2014, deben establecerse normas para designarlos, supervisar su designación y, en su caso, darla por finalizada.
(3)
Para garantizar que el ámbito de sus responsabilidades les permitan aplicar el programa nacional, es necesario establecer normas que definan las responsabilidades de gestión y control de las autoridades responsables y, en particular, las condiciones en que puedan delegar o subcontratar algunas de sus tareas.
(4)
El procedimiento de selección y adjudicación de concesión de la contribución de la Unión en el marco de los programas nacionales debe ajustarse a los principios de transparencia, no discriminación e igualdad de trato. Resulta, por tanto, necesario establecer las condiciones en que los Estados miembros deban ejecutar las acciones en el marco de los programas nacionales y, en particular, determinar las circunstancias en que la autoridad responsable pueda ejecutar directamente los proyectos.
(5)
En todos los Estados miembros, las auditorías deben ser efectivas, tener el ámbito de aplicación adecuado y llevarse a cabo de conformidad con las normas internacionales de auditoría. Con este fin, el estatuto y las normas de auditoría de las autoridades de auditoría deben definirse claramente.
(6)
Para garantizar que las actividades de control de las autoridades de auditoría les permitan respaldar sus dictámenes de auditoría, deben definirse los distintos tipos de actividades de auditoría.
(7)
Es importante que los resultados de la actividad de la autoridad de auditoría se comuniquen debida y oportunamente a la autoridad de designación así como a la Comisión Europea. En particular, es importante que la declaración del órgano directivo y el resumen anual de los informes de auditoría finales y de los controles realizados transmitidos como parte de una solicitud anual de pago reflejen bien el resultado de los trabajos y las conclusiones de la autoridad de auditoría. Por consiguiente, la autoridad de auditoría debería, como parte de su trabajo de auditoría, asegurarse de que la información relacionada con su actividad de auditoría se comunique debidamente en dichos documentos.
(8)
A fin de permitir la pronta aplicación de las medidas establecidas en el presente Reglamento y no retrasar la aprobación y la aplicación de los programas nacionales, el Reglamento debe entrar en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
(9)
El Reino Unido e Irlanda están obligados por el Reglamento (UE) no 514/2014, y, en consecuencia, están sujetos al presente Reglamento.
(10)
Dinamarca no se halla vinculada por el Reglamento (UE) no 514/2014 ni por el presente Reglamento.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1
Definiciones
A efectos del presente Reglamento, se aplicarán las definiciones que figuran en el Reglamento (UE) no 514/2014. Asimismo, se entenderá por:
a) «autoridad de designación»: la autoridad ministerial de un Estado miembro contemplada en el artículo 26, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014 que designa la autoridad responsable;
b) «autoridades competentes»: la autoridad responsable, la autoridad de auditoría y, si procede, la autoridad delegada a que se refiere el artículo 25, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014;
c) «SFC 2014»: el sistema electrónico de información establecido por el artículo 2 del Reglamento de Ejecución (UE) no 802/2014 de la Comisión (3);
d) «acuerdo de subvención»: el acuerdo o instrumento legal equivalente en virtud del cual la autoridad responsable, otorga subvenciones al beneficiario para que ejecute un proyecto correspondiente al programa nacional.
CAPÍTULO II
AUTORIDAD RESPONSABLE
SECCIÓN I
Designación de la autoridad responsable
Artículo 2
Criterios y procedimiento de designación de la autoridad responsable
1. El organismo designado como autoridad responsable deberá contar con una organización administrativa y un sistema de control interno que cumpla los criterios establecidos en el anexo del presente Reglamento (en lo sucesivo, «los criterios de designación»). Los criterios de designación se refieren a lo siguiente:
a)
contexto interno;
b)
actividades de control;
c)
información y comunicación interna;
d)
seguimiento y presentación de informes internos.
Los Estados miembros podrán establecer otros criterios de designación para tener en la amplitud, las atribuciones y otras características de la autoridad responsable.
2. El organismo de auditoría a que se hace referencia en el artículo 26, apartado 3, del Reglamento (UE) no 514/2014, deberá evaluar si la futura autoridad responsable cumple los criterios de designación del anexo y documentará los resultados, las conclusiones y el dictamen de la auditoría en un informe de auditoría dirigido a la autoridad de designación.
3. Si la autoridad de designación no está convencida de que la futura autoridad responsable reúna los criterios de designación, deberá comunicar a este organismo instrucciones específicas para poner remedio a su incumplimiento y un plazo de cumplimiento antes de que pueda designarla autoridad responsable.
Hasta que no se cumplan los criterios, el organismo en cuestión podrá ser designado autoridad responsable provisionalmente para un plazo que no exceda de los 12 meses. La duración de este período provisional será proporcional a los incumplimientos señalados.
4. Tras la designación de la autoridad responsable, el Estado miembro la notificará sin demora a la Comisión a través del sistema SFC 2014. Junto con esta notificación, el Estado miembro transmitirá la documentación en la que se fijen:
a)
la principal división de responsabilidades entre las unidades organizativas de la autoridad responsable;
b)
en su caso, su relación con las autoridades delegadas, las actividades que vayan a delegarse y los principales procedimientos de supervisión de dichas actividades delegadas, y
c)
un resumen de los principales procedimientos de tramitación de reclamaciones financieras por parte de los beneficiarios y de autorización y registro de los gastos.
Artículo 3
Supervisión de la autoridad de designación y reconsideración de la designación
1. La autoridad de designación supervisará a la autoridad responsable, en particular sobre la base de la información a que se hace referencia en el artículo 14, apartado 2, del presente Reglamento, y garantizará el seguimiento de las deficiencias que se detecten.
2. Los Estados miembros harán que la información que indique que la autoridad responsable ha dejado de cumplir los criterios de designación se notifique sin demora a la autoridad de designación.
3. Si la autoridad responsable dejara de cumplir plenamente los criterios de designación, o si su sistema de control interno fuera tan deficiente que cuestionara su capacidad para cumplir sus tareas, la autoridad de designación someterá a prueba a la autoridad responsable. En tales casos, la autoridad de designación elaborará un plan de medidas correctoras que la autoridad responsable deberá ejecutar dentro de un plazo proporcional a la gravedad del incumplimiento o de la deficiencia. Dicho plazo no excederá de 12 meses a partir de la fecha de inicio del período de pruebas.
4. La autoridad de designación informará sin demora a la Comisión de todo plan de medidas correctoras elaborado conforme a lo dispuesto en el apartado 3 y mantendrá informada a la Comisión sobre sus avances.
5. Si la designación de la autoridad responsable hubiera concluido, la autoridad de designación designará rápidamente a otra autoridad responsable de conformidad con el artículo 26 del Reglamento (UE) no 514/2014 y el artículo 2 del presente Reglamento para garantizar que no se interrumpan los pagos a los beneficiarios.
6. Si la Comisión constatara que un Estado miembro no ha cumplido su obligación de elaborar un plan de medidas correctoras de conformidad con el apartado 3, o que la autoridad responsable sigue estando designada pese a no ejecutar el plan de medidas correctoras en el plazo establecido, la Comisión abordará las deficiencias restantes a través del procedimiento de liquidación de conformidad previsto en el artículo 47 del Reglamento (UE) no 514/2014.
SECCIÓN II
Responsabilidades en materia de gestión y control de la autoridad responsable
Artículo 4
Tareas de la autoridad responsable
La autoridad responsable se encargará de la gestión y ejecución del programa nacional de conformidad con los principios de buena gestión financiera. Para ello deberá:
a)
consultar a los interlocutores pertinentes con arreglo al artículo 12, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014;
b)
garantizar el buen funcionamiento del Comité de seguimiento a que se hace referencia en el artículo 12, apartado 4, del Reglamento (UE) no 514/2014;
c)
presentar a la Comisión una propuesta para el programa nacional a que se refiere el artículo 14 del Reglamento (UE) no 514/2014 y las posteriores a través del SFC 2014;
d)
definir y establecer las normas de subvencionabilidad para los proyectos y los costes del proyecto en todas las actividades, garantizando la igualdad de trato y evitando todo conflicto de interés de acuerdo con los principios de buena gestión financiera;
e)
organizar y publicar las licitaciones y las propuestas y organizar y publicar la selección y adjudicación posteriores de los proyectos para su financiación en el marco del programa nacional de acuerdo con el ámbito y los objetivos de los Reglamentos específicos a que se hace referencia en el artículo 2, letra a), del Reglamento (UE) no 514/2014 y con los criterios establecidos en el artículo 9 del presente Reglamento;
f)
garantizar la aplicación de los sistemas de recogida de datos necesarios para comunicar a la Comisión los indicadores comunes y específicos del programa, junto con otros datos sobre la aplicación del programa y los proyectos;
g)
recibir los pagos de la Comisión y efectuar los pagos a los beneficiarios;
h)
garantizar la coherencia y complementariedad entre la cofinanciación que se realice en el marco de los Reglamentos específicos y otros instrumentos nacionales y de la Unión pertinentes;
i)
realizar el seguimiento de los proyectos y comprobar que los gastos declarados de los proyectos se hayan efectuado realmente y cumplan con las normas nacionales y de la Unión;
j)
garantizar que se disponga de un sistema informatizado de registro y almacenamiento de datos contables de cada uno de los proyectos realizados en el marco del programa nacional y que se recojan los datos de ejecución necesarios para la gestión financiera, el seguimiento, el control y la evaluación;
k)
sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional, asegurarse de que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de los proyectos financiados en el marco del programa nacional mantengan un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado para todas las operaciones relacionadas con el proyecto;
l)
garantizar que las evaluaciones del programa nacional a que se refieren el artículo 56 y el artículo 57, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014 se lleven a cabo dentro de los plazos correspondientes;
m)
garantizar que los evaluadores independientes reciban, para poder realizar la evaluación mencionada en el artículo 56 y el artículo 57, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014, y elaborar el dictamen de evaluación, toda la información necesaria sobre la gestión del programa nacional;
n)
establecer procedimientos que permitan que todos los documentos relativos a los gastos, las decisiones y las actividades de control sean retrazables en la auditoría y se conserven de conformidad con los reglamentos de ejecución de la Comisión adoptados sobre la base del artículo 27, apartado 5, del Reglamento (UE) no 514/2014;
o)
garantizar que la autoridad de auditoria reciba, para poder llevar a cabo las auditorías a que se refiere el artículo 29 del Reglamento (UE) no 514/2014 y elaborar el dictamen de auditoría, toda la información necesaria sobre los procedimientos de gestión y control aplicados y los gastos financiados en virtud de los Reglamentos específicos;
p)
redactar los informes de ejecución a que se refiere el artículo 54 del Reglamento (UE) no 514/2014 y los informes de evaluación a que se refiere el artículo 57, apartado 1, del Reglamento (UE) no 514/2014, y presentarlos a la Comisión a través del sistema SFC2014;
q)
redactar la solicitud de pago de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 del Reglamento (UE) no 514/2014 y presentarla a la Comisión a través del sistema SFC2014;
r)
realizar actividades de información y publicidad y difundir los resultados del programa de conformidad con el artículo 53 del Reglamento (UE) no 514/2014;
s)
realizar controles administrativos y controles sobre el terreno de conformidad con el artículo 27 del Reglamento (UE) no 514/2014;
t)
cooperar con la Comisión y las autoridades responsables de los otros Estados miembros, y
u)
responder a las conclusiones de la autoridad de auditoría, ya sea tratándolas ya sea, en caso de que las conclusiones de la autoridad de auditoría no se acepten, aportando una justificación detallada.
Artículo 5
Autoridad delegada
1. La autoridad competente podrá delegar la totalidad o parte de sus tareas en una autoridad delegada, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 25, apartado 1, letra c), del Reglamento (UE) no 514/2014. La delegación de tareas respetará el principio de buena gestión financiera y garantizará el cumplimiento del principio de no discriminación y la visibilidad de la financiación de la Unión. Las tareas delegadas no deberán dar lugar a conflictos de intereses.
2. El alcance de las tareas delegadas por la autoridad responsable a la autoridad delegada y los procedimientos detallados de realización de las mismas se plasmarán en un documento firmado por la autoridad responsable y la autoridad delegada. El acto de delegación mencionará al menos:
a)
la reglamentación comunitaria específica;
b)
las tareas delegadas a la autoridad delegada;
c)
la obligación de la autoridad delegada de comprobar que los beneficiarios satisfagan la normativa de la Unión y la normativa nacional;
d)
la obligación de la autoridad delegada de crear y mantener una estructura organizativa y un sistema de gestión y control adecuados para sus tareas;
e)
la información y los documentos de apoyo que debe presentar la autoridad delegada a la autoridad responsable y los plazos que deban observarse, así como
f)
el mecanismo de que disponga la autoridad responsable para supervisar a la autoridad delegada.
3. Con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE) no 514/2014, la comunicación con la Comisión no podrá delegarse. La autoridad delegada se comunicará con la Comisión a través de la autoridad responsable.
4. Cuando la autoridad delegada no sea una administración pública ni un organismo privado con una misión de servicio público regulado por el Derecho nacional, la autoridad responsable no delegará en ella competencias de ejecución que otorguen impliquen una amplia discrecionalidad que implique opciones políticas.
5. La autoridad responsable será responsable de las tareas que ha delegado. La autoridad responsable examinará periódicamente las funciones delegadas para confirmar que el trabajo se realice satisfactoriamente y de conformidad con la normativa de la Unión y la normativa nacional.
6. En las tareas delegadas, el presente Reglamento se aplicará a la autoridad delegada por analogía.
Artículo 6
Externalización de tareas
La autoridad responsable podrá externalizar algunas de sus tareas. Seguirá siendo, sin embargo, responsable de las mismas.
La autoridad responsable deberá revisar periódicamente las tareas externalizadas para confirmar que el trabajo se realice satisfactoriamente y de conformidad con la normativa de la Unión y la normativa nacional.
SECCIÓN III
Obligaciones de la autoridad competente en cuanto a la intervención pública
Artículo 7
El papel de la autoridad responsable como órgano de adjudicación
1. Como norma general, la autoridad responsable concederá subvenciones para proyectos correspondientes al programa nacional sobre la base de convocatorias abiertas de propuestas.
2. La autoridad responsable podrá conceder subvenciones a los proyectos sobre la base de una convocatoria de propuestas restringida.
Las convocatorias de propuestas restringidas solo están abiertas a la participación de organizaciones seleccionadas debido a la naturaleza específica del proyecto o la competencia técnica o administrativa de las entidades invitadas a presentar propuestas.
Los motivos que justifiquen la utilización de una convocatoria restringida de propuestas se indicarán en la convocatoria de propuestas.
3. La autoridad responsable podrá conceder subvenciones directamente cuando la naturaleza específica del proyecto o la competencia administrativa o técnica de los organismos pertinentes no deje otra opción, como en el caso de los monopolios de hecho o de derecho.
Los motivos que justifiquen la utilización de una adjudicación directa se establecerán en la decisión de adjudicación.
4. En casos debidamente justificados, incluida la continuación de proyectos plurianuales, seleccionados tras una convocatoria de propuestas anterior, o en situaciones de emergencia, se podrán conceder las subvenciones sin convocatoria de propuestas.
Los motivos que justifican que se haya concedido la subvención sin convocatoria de propuestas serán establecidos en la Decisión de concesión.
5. Cuando la autoridad responsable actúe como órgano de adjudicación, ni la autoridad responsable ni ninguna autoridad delegada podrán ser beneficiarias de una subvención concedida con arreglo al presente artículo.
6. La autoridad responsable determinará quién concede subvenciones y velará por que se eviten los conflictos de intereses, en particular cuando los solicitantes sean organismos nacionales.
Artículo 8
Condiciones en que la autoridad responsable actúa como un órgano de ejecución
1. La autoridad responsable podrá ejecutar directamente los proyectos, sola o en asociación con cualquier otra autoridad nacional, en razón de competencias administrativas, capacidad técnica, o porque las características del proyecto no dejen otra posibilidad de ejecución, por ejemplo en caso de un monopolio de derecho o de requisitos de seguridad. En tales casos, la autoridad responsable será la beneficiaria de la subvención.
2. Los motivos por los que la autoridad responsable actúe como órgano de ejecución y seleccione autoridades nacionales tal como se describe en el apartado 1 se notificarán a la Comisión en el informe de ejecución anual a que se refiere el artículo 54 del Reglamento (UE) no 514/2014.
3. Al ejecutar proyectos como órgano de ejecución, la autoridad responsable deberá observar el principio de optimización de recursos y prevenir conflictos de interés.
4. La decisión administrativa de cofinanciar un proyecto en el marco del programa nacional incluirá toda la información necesaria para supervisar la ejecución de los productos y servicios cofinanciados y para controlar los gastos generados.
5. Cuando sea previsible que la autoridad responsable actúe como órgano de ejecución de forma periódica:
a)
la autoridad responsable y la autoridad de auditoría no formarán parte del mismo organismo, a menos que la autoridad auditora transmita sus informes a un organismo exterior y que se garantice su independencia, y
b)
las tareas de la autoridad responsable establecidas en el artículo 4 no se verán afectadas.
Artículo 9
Proceso de selección y adjudicación
1. Las convocatorias de propuestas mencionadas en el artículo 7, apartado 1, se publicarán de forma que se garanticen el carácter abierto del procedimiento y la publicidad adecuada entre los beneficiarios potenciales. Cualquier cambio sustancial de las convocatorias se publicará de la misma manera.
Las convocatorias de propuestas mencionadas en el artículo 7, apartados 1 y 2, especificarán, como mínimo, lo siguiente:
a)
los objetivos;
b)
los criterios de selección y adjudicación;
c)
las disposiciones de financiación de la Unión y, si procede, de financiación nacional, incluida, en su caso, la posibilidad de aplicar un porcentaje de cofinanciación superior con arreglo al artículo 16, apartado 5, del Reglamento (UE) no 514/2014;
d)
las modalidades y la fecha límite de presentación de las propuestas;
e)
las normas de elegibilidad de los gastos;
f)
la duración del proyecto, así como
g)
la información financiera y de otro tipo que deba conservarse y comunicarse.
2. Antes de adoptar la decisión de adjudicación, la autoridad responsable se asegurará de que los beneficiarios del proyecto tengan la capacidad necesaria para responder a los criterios de selección y adjudicación.
3. La autoridad responsable establecerá los procedimientos de presentación de propuestas. Las propuestas se someterán a un análisis formal, técnico y presupuestario y a una evaluación cualitativa con arreglo a los criterios establecidos en la convocatoria de propuestas de manera transparente y no discriminatoria. La autoridad responsable hará constar por escrito las razones de la desestimación de las demás propuestas.
4. La decisión de adjudicación indicará al menos el nombre de los beneficiarios, los principales detalles del proyecto y sus objetivos operativos, el importe máximo de la contribución de la Unión y el porcentaje máximo de cofinanciación de los costes totales subvencionables.
5. La autoridad responsable informará por escrito de su decisión a todos los solicitantes. A los candidatos no seleccionados les manifestará los motivos por los que se ha desestimado su oferta refiriéndose a los criterios de selección y adjudicación.
Artículo 10
Documentos de formalización de las subvenciones cuando la autoridad responsable actúe como órgano de adjudicación
1. En los casos en que la autoridad responsable actúe como órgano de adjudicación, establecerá procedimientos de gestión de proyectos que requieran, como mínimo:
a)
la firma de acuerdos de subvención con los beneficiarios, y
b)
el seguimiento de los acuerdos de subvención, incluida cualquier posible modificación de los mismos, con procedimientos administrativos como el intercambio de correspondencia o informes escritos.
2. El acuerdo de subvención incluirá o indicará lo siguiente:
a)
el importe máximo de la contribución de la Unión;
b)
el porcentaje máximo de la contribución de la Unión con arreglo a lo dispuesto en el reglamento específico;
c)
la descripción y el calendario detallados del proyecto;
d)
si procede, cualquier tarea importante que el beneficiario tenga intención de subcontratar a terceros, así como los costes correspondientes;
e)
el presupuesto estimativo acordado y el plan de financiación del proyecto, incluidos los gastos y los ingresos, de conformidad con las normas de admisibilidad establecidas;
f)
el método para calcular el importe de la contribución de la Unión en el momento de cierre del proyecto;
g)
el calendario y las disposiciones de aplicación del acuerdo, incluidas las disposiciones relativas a las obligaciones de notificación, las modificaciones del acuerdo y la terminación del acuerdo;
h)
los objetivos operativos del proyecto, incluidos los objetivos cuantificados y los indicadores que hayan de notificarse;
i)
una disposición que obligue al beneficiario a recoger, a su debido tiempo, los datos necesarios para los indicadores comunes que figuren en el reglamento específico y cualquier indicador específico del programa, y a comunicar estos datos por lo menos una vez al año;
j)
la definición de los costes subvencionables, incluida, cuando proceda, una descripción de la metodología de fijación de costes unitarios, cantidades fijas únicas y financiación a tanto alzado;
k)
los requisitos contables y las condiciones de pago de la subvención;
l)
las condiciones relativas a la pista de auditoría;
m)
disposiciones relativas a la protección de datos, y
n)
disposiciones relativas a la publicidad.
3. Como norma general, el acuerdo de subvención se firmará antes de que comience cualquier actividad del proyecto con cargo al programa nacional.
4. Los acuerdos de subvención establecerán expresamente que la Comisión o sus representantes y el Tribunal de Cuentas ejerzan facultades de auditoría con todos los beneficiarios de subvenciones, contratistas y subcontratistas que reciban financiación de la Unión en el marco del programa nacional, y lo hará sobre la base de controles documentales y controles sobre el terreno.
Artículo 11
Documentos de formalización de las subvenciones cuando la autoridad responsable actúe como órgano de ejecución
1. Cuando la autoridad responsable actúe como órgano de ejecución, establecerá procedimientos de gestión de proyectos que obliguen como mínimo a:
a)
formalizar una decisión administrativa de cofinanciar los proyectos, y
b)
supervisar la decisión administrativa y cualquier modificación de la misma por procedimientos administrativos como el intercambio de correspondencia o informes escritos.
2. La decisión administrativa deberá incluir o indicar lo siguiente:
a)
el importe máximo de la contribución de la Unión;
b)
el porcentaje máximo de la contribución de la Unión con arreglo a lo dispuesto en el reglamento específico;
c)
una descripción y un calendario detallados del proyecto;
d)
si procede, cualquier tarea importante que el beneficiario tenga intención de subcontratar a terceros, así como los costes correspondientes;
e)
el presupuesto estimativo acordado y el plan de financiación del proyecto, incluidos los gastos y los ingresos, de conformidad con las normas de admisibilidad establecidas;
f)
el método de cálculo del importe de la contribución de la Unión en el momento de cierre del proyecto;
g)
los objetivos operativos del proyecto, incluidos los objetivos cuantificados y los indicadores que vayan a utilizarse;
h)
una disposición que obligue a la autoridad responsable a recoger y comunicar, al menos una vez al año, los datos necesarios para los indicadores comunes que figuren en el reglamento específico y, en su caso, los indicadores específicos del programa, y a comunicar estos datos por lo menos una vez al año;
i)
la definición de los costes subvencionables, incluida, cuando proceda, una descripción de la metodología de fijación de costes unitarios, cantidades fijas únicas y financiación a tanto alzado;
j)
los requisitos contables y las condiciones de pago de la subvención;
k)
las condiciones relativas a la pista de auditoría;
l)
disposiciones relativas a la protección de datos, y
m)
disposiciones relativas a la publicidad.
3. Por regla general, la decisión administrativa deberá adoptarse antes de que comience cualquier actividad del proyecto con cargo al programa nacional.
4. La decisión administrativa deberá prever expresamente que la Comisión, o sus representantes, así como al Tribunal de Cuentas ejerzan facultades de auditoría con todos los beneficiarios de subvenciones, contratistas y subcontratistas que reciban financiación de la Unión en el marco del programa nacional, y lo harán sobre la base de controles documentales y controles sobre el terreno.
CAPÍTULO III
ESTATUS DE LA AUTORIDAD DE AUDITORÍA Y OBLIGACIONES CON RESPECTO A LAS AUDITORÍAS
Artículo 12
Estatus de la autoridad de auditoría
1. De conformidad con el artículo 59, apartado 5, párrafo segundo, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y con el artículo 25, apartado 1, letra b), del Reglamento (UE) no 514/2014, la autoridad de auditoría deberá funcionar de manera independiente de la autoridad responsable. Se considerará que hay independencia funcional cuando no haya relación jerárquica directa alguna entre la autoridad de auditoría y la autoridad responsable y la autoridad de auditoría tenga plena autonomía en sus dictámenes y declaraciones.
2. Todos los trabajos de auditoría se llevarán a cabo de conformidad con las normas de auditoría internacionalmente aceptadas.
Artículo 13
Externalización del trabajo de auditoría
La autoridad de auditoría puede subcontratar parte de su trabajo de auditoría a otro organismo de auditoría siempre que este organismo sea funcionalmente independiente de la autoridad responsable. La autoridad de auditoría seguirá siendo responsable del trabajo que externalice.
Las auditorías subcontratadas se llevarán a cabo de conformidad con las normas de auditoría internacionalmente aceptadas y bajo el estrecho control y supervisión de la autoridad de auditoría.
Artículo 14
Auditorías
1. Para presentar el dictamen a que se hace referencia en el artículo 59, apartado 5, párrafo segundo, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, la autoridad de auditoría deberá llevar a cabo auditorías financieras y de sistemas.
2. Las auditorías de sistema comprobarán que los sistemas de gestión y control de la autoridad responsable hayan funcionado de manera eficaz para ofrecer garantías razonables de que los gastos incluidos en las cuentas anuales sean legales y regulares.Sobre la base de las auditorías, la autoridad de auditoría determinará si la autoridad responsable sigue cumpliendo los criterios de designación establecidos en el anexo.
3. Las auditorías financieras se llevarán a cabo para ofrecer una garantía razonable de que las cuentas anuales ofrezcan una imagen veraz y fiel de los gastos declarados por la autoridad responsable.
Para que se pueda concluir que las cuentas dan una imagen veraz y fiel, la autoridad de auditoría deberá verificar que todos los elementos de los gastos pagados y las contribuciones públicas percibidos y consignados en las cuentas de la autoridad responsable en el ejercicio estén registrados correctamente en el sistema de contabilidad y corresponden a los justificantes conservados por la autoridad responsable. La autoridad de auditoría deberá, en particular, sobre la base de las cuentas:
a)
comprobar que el importe total de los gastos elegibles declarados en la solicitud de pago del saldo anual presentada a la Comisión es conforme con los gastos consignados por la autoridad responsable y, en caso de que se observaran diferencias, que se hayan proporcionado explicaciones adecuadas en las cuentas de conciliación;
b)
comprobar que los importes retirados y recuperados, los importes que deban recuperarse y los importes irrecuperables al final del ejercicio se correspondan con los importes anotados en el sistema contable de la autoridad responsable y estén sustanciados con decisiones documentada de la autoridad responsable;
c)
comprobar que la autoridad responsable haya efectuado los controles administrativos y los controles sobre el terreno de conformidad con el artículo 27 del Reglamento (UE) no 514/2014.
Las comprobaciones mencionadas en las letras a), b) y c), podrán llevarse a cabo por muestreo.
4. Como parte de sus auditorías financieras y de sistemas, la autoridad de auditoría deberá repetir algunos de los controles administrativos o sobre el terreno llevados a cabo por la autoridad responsable. La autoridad de auditoría deberá determinar la amplitud del trabajo de auditoría que haya de repetirse basándose en su evaluación de riesgos.
5. Si las auditorías financieras o de sistema de la autoridad de auditoría señalaran deficiencias significativas en el funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control de la autoridad responsable, la autoridad de auditoría deberá:
a)
evaluar las repercusiones financieras y operativas de estas deficiencias;
b)
hacer las adecuadas recomendaciones a la autoridad responsable sobre medidas correctoras y preventivas;
c)
vigilar que la autoridad responsable aplique dichas medidas y comprobar que se haya implantado un plan de acción para reestablecer un funcionamiento eficaz de los sistemas de gestión y control.
6. Al terminar las actividades de auditoría a que se hace referencia en los apartados 1, 2 y 3, la autoridad de auditoría informará de sus conclusiones a la autoridad de designación, indicando si, a su juicio, la autoridad responsable sigue cumpliendo los criterios de designación.
7. La autoridad de auditoría deberá cerciorarse de que la autoridad responsable haya comunicado adecuadamente a la Comisión Europea toda la información relativa a las actividades de auditoría a que se hace referencia en los apartados 1, 2 y 3.
CAPÍTULO IV
DISPOSICIÓN FINAL
Artículo 15
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro de conformidad con los Tratados.
Hecho en Bruselas, el 25 de julio de 2014.