РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) 2015/212 НА КОМИСИЯТА
от 11 февруари 2015 година
за определяне на правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на техническите спецификации на системата за записване и съхранение на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита, включително данни за отделните участници в операциите, съфинансирани от ОП II
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграф 8, втора алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 463/2014 на Комисията (2) се определят разпоредби, необходими за подготовката на програми. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица („FEAD“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014.
(2)
За целите на член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се определят техническите спецификации на системата за записване и съхранение в компютъризирана форма на данни за всяка операция, които са необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(3)
Подробните технически спецификации на системата за записване и съхранение на данни следва да бъдат достатъчно документирани, за да се осигури одитна пътека на съответствието с правните изисквания.
(4)
Системата за записване и съхранение на данни следва също така да включва подходящи инструменти за търсене и функции за докладване, за да може лесно да се извлича и обединява информацията, съхранявана в нея, за целите на мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(5)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета, отговарящ за Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Общи разпоредби
Системата за записване и съхранение на данни за операциите, посочена в член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, е в съответствие с техническите спецификации, определени в членове 2-5.
Член 2
Защита и запазване на данни и документи, както и на тяхната цялост
1. Достъпът до системата се основава на предварително определени права за различните видове ползватели и се прекратява, когато повече не е необходим.
2. Системата регистрира информация за всеки запис, промяна и заличаване на документи и данни.
3. Системата не позволява промяна на съдържанието на документите с електронен подпис. Генерира се и се свързва с документа, носещ електронен подпис, времеви печат, който удостоверява депозирането на документа и който не може да се променя. Заличаването на такъв документ се регистрира съгласно параграф 2.
4. Данните редовно се подсигуряват в резервен обект. Резервният обект с точно копие на цялото съдържание на електронния архив трябва в случай на извънредна ситуация да бъде готов за незабавно използване.
5. Съоръжението за електронно съхранение се защитава срещу всяка опасност от загуба или промяна на неговата цялост. Тази защита включва физическа защита срещу неподходяща температура и нива на влажност, системи за откриване на пожар и на кражба, подходящи защитни системи срещу вирусни атаки, хакери и всякакъв друг неразрешен достъп.
6. Системата трябва да дава възможност за миграция на данни, формат и компютърни среда на интервали от време, достатъчни, за да се гарантира четливостта и достъпността на документи и данни до края на съответния период, посочен в член 51, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 3
Функции за търсене и докладване
Системата включва:
а)
подходящи инструменти за търсене, позволяващи лесно извличане на документи, данни и техните метаданни;
б)
функция за докладване, даваща възможност за генериране на доклади въз основа на предварително определени критерии, по-специално за данните, определени в Делегиран регламент (ЕС) № 532/2014 на Комисията (3);
в)
възможност за запазване, експортиране или отпечатване на докладите, посочени в буква б), или препратка към външно приложение, предлагащо тази възможност.
Член 4
Документация на системата
Управляващият орган предоставя подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, достъпна при поискване от съответните лица, отговорни за управлението на програмата, от Комисията и от Европейската сметна палата.
Документацията, посочена в първата алинея, представя доказателства за изпълнението на Регламент (ЕС) № 223/2014 в засегнатите държави членки.
Член 5
Сигурност на обмена на информация
Използваната система, се защищава чрез адекватни мерки за сигурност по отношение на класификацията на документите, защитата на информационните системи и личните данни. Тези мерки трябва да са в съответствие с международните стандарти и националните законодателни изисквания.
Мерките за сигурност, посочени в първата алинея, защитават мрежите и предавателните съоръжения, когато използваната система взаимодейства с други модули и системи.
Член 6
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 11 февруари 2015 година.
REGLAMENTO DE EJECUCIÓN (UE) 2015/212 DE LA COMISIÓN
de 11 de febrero de 2015
por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (UE) no 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo que respecta a las especificaciones técnicas del sistema para registrar y almacenar los datos de cada operación necesarios para el seguimiento, la evaluación, la gestión financiera, la verificación y la auditoría, incluidos datos sobre cada uno de los participantes en las operaciones cofinanciadas por los PO II
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Reglamento (UE) no 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 2014, relativo al Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas (1), y, en particular, su artículo 32, apartado 8, párrafo segundo,
Considerando lo siguiente:
(1)
El Reglamento de Ejecución (UE) no 463/2014 de la Comisión (2) establece las disposiciones necesarias para la elaboración de los programas. Con el fin de garantizar la ejecución de los programas financiados por el Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas (en lo sucesivo, «el FEAD»), es necesario establecer otras disposiciones relativas a la aplicación del Reglamento (UE) no 223/2014.
(2)
A los efectos del artículo 32, apartado 2, letra d), del Reglamento (UE) no 223/2014, es necesario establecer las especificaciones técnicas del sistema para el registro y el almacenamiento informatizados de los datos de cada operación necesarios para el seguimiento, la evaluación, la gestión financiera, la verificación y la auditoría.
(3)
Las especificaciones técnicas detalladas del sistema para registrar y almacenar datos deben estar lo suficientemente documentadas para garantizar la pista de auditoría del cumplimiento de los requisitos legales.
(4)
El sistema para registrar y almacenar los datos debe incluir también herramientas de búsqueda y funciones de presentación de la información adecuadas para poder recuperar y agregar fácilmente la información almacenada a efectos de seguimiento, evaluación, gestión financiera, verificación y auditoría.
(5)
Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
Artículo 1
Disposiciones generales
El sistema para registrar y almacenar datos sobre las operaciones a que se refiere el artículo 32, apartado 2, letra d), del Reglamento (UE) no 223/2014, deberá cumplir las especificaciones técnicas establecidas en los artículos 2 a 5.
Artículo 2
Protección y conservación de los datos y los documentos y su integridad
1. El acceso al sistema se basará en los derechos previamente definidos para los distintos tipos de usuarios y se suprimirá cuando ya no sea necesario.
2. El sistema conservará un historial de todo registro, modificación y supresión de datos y documentos que se efectúen.
3. El sistema no deberá permitir la modificación del contenido de los documentos que lleven una firma electrónica. Al objeto de certificar el depósito del documento que lleve una firma electrónica, se generará un sello de tiempo que será asociado al documento y no podrá ser modificado. La supresión de este tipo de documentos será registrada en el historial de conformidad con el apartado 2.
4. Los datos serán periódicamente objeto de copias de seguridad. Las copias de seguridad del contenido íntegro del fichero electrónico de operaciones deberán estar listas para su utilización en caso de emergencia.
5. El dispositivo de almacenamiento electrónico deberá estar protegido contra todo riesgo de pérdida o alteración de su integridad. Dicha protección incluirá la protección física contra la temperatura y los niveles de humedad inadecuados, sistemas de detección de incendios y robo, sistemas de protección adecuada contra los ataques de virus, piratas informáticos y cualquier otro tipo de acceso no autorizado.
6. El sistema deberá permitir la migración de los datos, el formato y el entorno informático a intervalos suficientes para garantizar la legibilidad y el acceso a los documentos y los datos hasta el final del período pertinente contemplado en el artículo 51, apartado 1, del Reglamento (UE) no 223/2014.
Artículo 3
Funciones de búsqueda y presentación de la información
Dicho sistema incluirá:
a)
herramientas de búsqueda adecuadas que permitan la fácil recuperación de los documentos, los datos y los metadatos;
b)
una función informativa que permita la generación de informes sobre la base de criterios definidos previamente, en particular en lo relativo a los datos establecidos en el Reglamento Delegado (UE) no 532/2014 de la Comisión (3);
c)
la posibilidad de grabar, exportar o imprimir los informes a que se refiere la letra b), o una conexión a una aplicación externa que prevea dicha posibilidad.
Artículo 4
Documentación del sistema
La autoridad de gestión deberá facilitar documentación funcional y técnica, detallada y actualizada, sobre el funcionamiento y las características del sistema, que sea accesible, previa solicitud, por parte de las entidades pertinentes responsables de la gestión del programa, así como por parte de la Comisión y del Tribunal de Cuentas Europeo.
La documentación a que se refiere el párrafo primero deberá aportar pruebas de la aplicación del Reglamento (UE) no 223/2014 en el Estado miembro de que se trate.
Artículo 5
Seguridad del intercambio de información
El sistema utilizado estará protegido mediante medidas de seguridad adecuadas en materia de clasificación de los documentos, protección de los sistemas de información y protección de los datos personales. Estas medidas deberán cumplir las normas internacionales y los requisitos legales nacionales.
Las medidas de seguridad a que se hace referencia en el párrafo primero deberán proteger las redes y los medios de transmisión cuando el sistema utilizado interactúe con otros módulos y sistemas.
Artículo 6
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el vigésimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 11 de febrero de 2015.