ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1268/2012 НА КОМИСИЯТА
от 29 октомври 2012 година
относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално членове 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 и 209 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2) бе съществено изменен и заменен с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“). Поради това е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (3) да се приведе в съответствие с Финансовия регламент. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 да бъде заменен.
(2)
Съгласно член 290 от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“) законодателен акт може да делегира на Комисията правомощието да приема незаконодателни актове само с цел допълване или изменяне на някои несъществени елементи на законодателния акт. Вследствие на това някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 са включени във Финансовия регламент. Поради това тези разпоредби следва да не бъдат включени в настоящия регламент.
(3)
По време на своята подготвителна работа Комисията проведе подходящи консултации, включително на експертно равнище, и предаде едновременно, своевременно и по подходящ начин съответните документи на Европейския парламент и Съвета.
(4)
Що се отнася до бюджетните принципи, и по-специално до принципа на единство, опростяването на правилата, уреждащи генерирането и събирането на лихви, начислени върху предварителното финансиране, и по-специално отказването от задължението на получателите на безвъзмездни средства да генерират такива лихви, прави неактуални разпоредбите относно обхвата и условията за събиране на лихвите. В случаите, в които такова задължение се налага на субектите, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, правилата, уреждащи посочването, използването и счетоводното отчитане на генерираните лихви, следва да бъдат включвани в споразуменията за делегиране, сключени с тези субекти. В случаите, в които начислените върху предварителното финансиране лихви се дължат на Съюза въз основа на тези споразумения, тези лихви следва да се изплащат на бюджета като целеви приходи.
(5)
По отношение на принципа на ежегодност е важно да се пояснят значението на годишните бюджетни кредити и подготвителните етапи на процедурата по поемане на задължения, която, ако бъде приключена до 31 декември, може да позволи пренасяне на бюджетни кредити за поети задължения.
(6)
Що се отнася до принципа на разчетна единица, следва да бъдат посочени валутните курсове, които следва да се използват за конвертирането на еврото в другите валути за нуждите на управлението на паричния поток и отчетите. Освен това следва да се повиши прозрачността в счетоводното отчитане на резултатите от такива операции по конвертиране на валути. След въвеждането на еврото следва да се премахне задължението на Комисията да предоставя на държавите членки информация за паричните преводи, извършвани между различни валути.
(7)
Що се отнася до дерогациите от принципа на универсалност, следва да бъде уточнено бюджетното третиране на целевите приходи, по-конкретно на вноските от държавите членки или трети държави по определени програми на Съюза, както и ограниченията за нетиране на приходите и разходите. По-конкретно, като се има предвид настоящата практика, по съображения за правна сигурност е необходимо да се поясни, че по правило целевите приходи следва да генерират бюджетни кредити за поети задължения и за плащания автоматично, веднага след като приходите бъдат получени от институцията. Необходимо е също да се уточнят случаите, в които по изключение целевите приходи могат да бъдат предоставяни, преди приходите да са реално получени от институцията.
(8)
Относно принципа на специфичност следва да се даде точно определение за изчисляването на процента на бюджетните кредити, които институциите имат право да прехвърлят по силата на своята независимост. Европейският парламент и Съветът следва да получават пълна информация посредством подробно обяснение на исканията за трансфери, които трябва да им се изпращат.
(9)
Що се отнася до доброто финансово управление, нужно е да се посочат целите на предварителната, междинната и последващата оценка на програмите и дейностите, минималната честота на тяхното извършване и информацията, която трябва да се съдържа в законодателната финансова обосновка.
(10)
По отношение на принципа на прозрачност публикуването на данни с името на съответните получатели на средства и точните суми, получени от тях, повишава прозрачността по отношение на използването на съответните средства. Такава предоставена на гражданите информация засилва публичния контрол на целта, за която средствата са предоставени, и спомага за най-доброто използване на публичните средства. Същевременно, когато получателите са физически лица, при такова публикуване трябва да се спазват правилата за защита на личните данни. Поради това личните данни следва да се публикуват само ако това е необходимо и пропорционално на преследваната основателна цел.
(11)
Информацията относно използването на средства на Съюза следва да се публикува на уебсайт на институциите и да съдържа поне името, местоположението, сумата и предназначението на средствата. Тази информация следва да отчита критериите, залегнали в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент, и по-конкретно вида и размера на отпуснатите средства.
(12)
Името и местоположението на получателите на средства на Съюза следва да се публикуват за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени вследствие на откриването на публична процедура на конкурентна основа, какъвто е случаят по-конкретно с конкурсите, поканите за представяне на предложения и на оферти, при зачитане на принципите на ДФЕС, и по-специално принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация. Освен това такова публикуване следва да допринася за осъществяването на контрол върху процедурите за публичен подбор от страна на отхвърлените кандидати в конкурентната процедура.
(13)
Публикуването на лични данни на физически лица следва да не надхвърля срока, през който средствата се използват от получателя, поради което трябва да се прекратява след изтичане на две години. Същото следва да се отнася и за личните данни на юридическите лица, чието официално наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
(14)
В повечето случаи, попадащи в обхвата на настоящия регламент, публикуването се отнася до юридическите лица.
(15)
Когато става въпрос за физически лица, такова публикуване следва да се предвижда само при съблюдаване на принципа на пропорционалност между размера на отпуснатата сума и необходимостта от контрол на най-добрия начин на използване на средствата. По отношение на физическите лица публикуването на региона от ниво NUTS 2 съответства на целта да се публикуват получателите, гарантира равно третиране на държавите членки с различна големина, като същевременно се зачита правото на получателите на личен живот, и по-специално на защита на личните им данни.
(16)
Информацията за стипендиите и други преки помощи, отпускани на физическите лица в най-голяма нужда, следва да не се публикува.
(17)
За да се гарантира спазването на принципа на равно третиране на получателите на средства, публикуването на информация във връзка с физическите лица следва да бъде осигурено и в съответствие със задължението на държавите членки да осигурят голяма прозрачност на поръчките, чиято стойност надхвърля сумата в Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (4).
(18)
Името и местоположението на получателя, както и сумата и предназначението на средствата следва да не се публикуват, ако това може да застраши неприкосновеността на получателя, защитен от Хартата на основните права на Европейския съюз, или би навредило на законните търговски интереси на получателя.
(19)
Бюджетната номенклатура следва да осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес.
(20)
Следва да бъдат посочени и действията, които има вероятност да породят конфликт на интереси.
(21)
По отношение на непрякото управление е необходимо да се установят рамката за това делегиране на правомощия и съдържанието на споразумението за делегиране. Всеки субект или лице, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, следва да гарантира степен на защита на финансовите интереси на Съюза, еквивалента на изискваната по Финансовия регламент. Следва да бъдат посочени условията, при които Комисията може да приема, че системите, правилата и процедурите на тези субекти или лица са еквивалентни на нейните, за да се обезпечи доброто финансово управление на средствата на Съюза от субектите със задачи по изпълнението на бюджета.
(22)
Изпълнителните агенции, които остават под контрола на Комисията, следва да бъдат признати за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на тази институция за изпълнението на бюджета на Съюза.
(23)
В случай на непряко управление с международни организации следва да бъдат посочени организациите, които отговарят на условията за този вид управление.
(24)
Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга, следва да бъдат определени условията за тяхното посочване.
(25)
За непрякото управление е необходимо да се установят подробни правила за процедурите за разглеждане и приемане на отчетите и за изключване от финансиране от Съюза на разходите, за които са отпуснати средства в нарушение на приложимите правила.
(26)
Частноправните субекти, извършващи подготвителни или помощни задачи от името на Комисията, следва да бъдат избирани в съответствие с процедурите за възлагане на обществени поръчки.
(27)
Що се отнася до ролята на финансовите участници, реформата на финансовото управление, както и премахването на централизираните предварителни проверки, повишава отговорностите на разпоредителите с бюджетни кредити при всички приходни и разходни операции, включително от гледна точка на системите за вътрешен контрол. Европейският парламент и Съветът следва в бъдеще да бъдат уведомявани за възлагането или прекратяването на функциите на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити. Следователно следва да бъдат определени и задачите, отговорностите и принципите на процедурите, които трябва да бъдат спазвани. Интернализирането на предварителните проверки налага по-конкретно да се прави ясно разграничение между задачите, свързани с инициирането на операции в изпълнение на бюджета, и задачите, свързани с проверката на тези операции. Освен това всяка институция следва да приеме кодекс на професионалните стандарти, който се прилага за служителите, отговарящи за предварителните и последващите проверки. Необходимо е също да се предвиди поетите отговорности да бъдат отчитани в годишен доклад до институцията, която отговаря, освен за други неща, за последващите проверки. Следва да се съхранява оправдателната документация във връзка с извършените операции. На последно място, всички различни форми на процедурата на договаряне за възлагане на обществени поръчки следва, тъй като тези поръчки представляват дерогации от обичайните процедури за възлагане на обществени поръчки, да бъдат предмет на специален доклад до институцията и на съобщение до Европейския парламент и Съвета.
(28)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 следва да бъде адаптиран, за да бъде взета предвид двойната роля на ръководителя на делегация като вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“) и що се отнася до оперативните бюджетни кредити, за Комисията.
(29)
С цел поясняване на отговорностите е необходимо да се даде точно определение на задачите и отговорностите на счетоводителя във връзка със счетоводните системи, управлението на касата, управлението на банковите сметки и досиетата на трети страни. Следва да бъдат определени и условията за прекратяване на функциите на счетоводителя.
(30)
Следва да бъдат също определени условията за използване на сметките за авансови средства - система за управление, представляваща изключение от обичайните бюджетни процедури, като следва да бъдат определени и задачите и отговорностите на администраторите на авансови средства, както и тези на разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводителя във връзка с контрола на сметките за авансови средства. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции. По съображения за ефикасност в делегациите следва да се открива само една сметка за авансови средства - за бюджетните кредити от частта на бюджета, предназначена за Комисията, и от частта на бюджета, предназначена за ЕСВД. Оказа се необходимо да се въведе възможността за използване на дебитни карти, свързани със сметките за авансови средства, за да се улеснят плащанията, по-специално в делегациите и представителствата на Съюза, и за да се избегнат рисковете, свързани с работата с пари в брой.
(31)
Когато бъдат определени задачите и отговорностите на всеки финансов участник, последният може да бъде държан отговорен само съгласно условията, съдържащи се в Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Специалният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден във всяка институция, се оказа ефикасен механизъм за определяне на това дали са налице нередности от финансово естество и следователно трябва да се запази. Необходимо е да се установи процедурата, чрез която разпоредителят с бюджетни кредити може да иска потвърждение за инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, и по този начин да се освобождава от всякаква отговорност.
(32)
Що се отнася до приходите, с изключение на специалния случай на собствените ресурси, попадащи в обхвата на Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (5), трябва да се определят задачите и проверките, попадащи в отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити на различните етапи от процедурата: установяване на прогноза за вземанията, нареждане за събиране, изпращане на дебитното известие, с което длъжникът се уведомява, че вземането е установено, изчисляване на евентуална лихва за забава и решението, при необходимост, за отказ от вземане при спазване на критерии, гарантиращи съблюдаване на принципа на добро финансово управление, за да се обезпечи ефикасно събиране на приходите.
(33)
Необходимо е да се уточни ролята на счетоводителя в събирането на приходите и по отношение на удължаването на срока за плащане на разходите. Счетоводителят следва да разполага също с гъвкавост при събирането на плащания, като например възможността директно да прихваща дългове или, при извънредни обстоятелства и при надлежно съблюдаване на принципа на пропорционалност, да отменя изискването за предоставяне на гаранция за изплащане на дълг, когато длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция.
(34)
За да се обезпечи управлението на активите, като същевременно се генерира финансово възнаграждение, е необходимо условно платените суми, като глобите в областта на конкуренцията, които се оспорват, да се инвестират във финансови активи и да се уточни за каква цел ще се използват лихвите, генерирани от тези инвестиции.
(35)
За да се гарантира, че Комисията разполага с цялата необходима информация за приемането на решенията за финансиране, е необходимо да се установят минималните изисквания за съдържанието на решенията за финансиране в областта на безвъзмездните средства, обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти.
(36)
Що се отнася до разходите, следва да бъдат дефинирани връзката между решенията за финансиране, глобалните поети задължения и индивидуалните поети задължения и характеристиките на тези различни етапи, за да се въведе ясна рамка за различните етапи от изпълнението на бюджета.
(37)
Необходимо е да се поясни връзката между утвърждаването, разрешаването и платежните операции и проверките, които трябва да извършва разпоредителят с бюджетни кредити при проверката на разходите с резолюция „прието за плащане“. Следва да бъдат посочени документите, които трябва да бъдат изготвяни в подкрепа на плащанията, както и да бъдат определени правила за изчистването на предварителното финансиране и на междинните плащания.
(38)
Следва да се определят подробни правила за прилагането на сроковете, които важат за операциите по утвърждаване и плащане, като бъде взета под внимание Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. относно борбата със забавяне на плащането по търговски сделки (6), за да се предотврати ненужното забавяне на плащанията в полза на получателите.
(39)
За вътрешния одит е необходимо да се установи процедурата за назначаване на одитора и за гарантиране на неговата независимост в рамките на институцията, която го е назначила и на която той трябва да докладва за дейността си. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции, за да се осигури прозрачност спрямо Европейския парламент и Съвета.
(40)
Правилата относно обществените поръчки следва да се основават на Директива 2004/18/ЕО. Необходимо е да се определят различните видове процедури за възлагане на обществени поръчки, приложимите мерки за оповестяване и публикуване, условията, при които може да се използва конкретен вид процедура, и основните характеристики на съществуващите процедури, посочването на критериите за подбор и възлагане, правилата за достъп до тръжните документи и за комуникация с оферентите или кандидатите и за случаите, при които Комисията възлага поръчки за свои нужди, приложимите прагове и правилата за определяне на стойността на поръчките, които ще бъдат възлагани.
(41)
Целта на процедурите за възлагане на обществени поръчки е задоволяване на нуждите на институцията при възможно най-добрите условия, като същевременно се гарантира равният достъп до обществените поръчки и се съблюдават принципите на прозрачност и недопускане на дискриминация. С цел осигуряване на прозрачност и равно третиране на кандидатите и оферентите, както и пълната отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити при крайния избор, е необходимо да се определи процедурата за отваряне и оценяване на офертите и заявленията за участие, от назначаването на комисия до обоснованото и документирано решение за възлагане, която процедура в крайна сметка попада в рамките на дейността на възложителя.
(42)
Като се вземе предвид опитът от миналото, е необходимо да се установи нова процедура за възлагане на обществени поръчки за поръчките със средна стойност. Нужно е да се позволи използването на „списък на потенциалните оференти“ при същите условия като съществуващите за поканите за изразяване на интерес, тъй като този списък води до по-малка административна тежест за потенциалните оференти.
(43)
За да се защитят финансовите интереси на Съюза по време на изпълнението на поръчките, е необходимо да се допусне възможността да се изисква от субектите, които осигуряват финансовия капацитет в рамките на възлагането на обществените поръчки, да носят солидарна отговорност за изпълнението на съответната поръчка.
(44)
С цел защита на финансовите интереси на Съюза и гарантиране на контрола върху изпълнението на поръчките е необходимо да се допусне възможността да се изисква от изпълнителя самият той да изпълнява пряко определени задачи от критично естество.
(45)
За да се гарантира, че поръчките се изпълняват по най-високи професионални стандарти, е необходимо да се допусне възможността за отхвърляне на оференти, които имат потенциални конфликти на интереси.
(46)
Като се има предвид, че изискването на финансови гаранции вече не се прилага по подразбиране, е нужно да бъдат определени критериите, по които такива гаранции могат да бъдат изисквани.
(47)
Необходимо е да се поясни обхватът на дела за безвъзмездните средства, по-специално по отношение на вида на дейността или на органа от общ европейски интерес, които отговарят на условията за отпускане на безвъзмездни средства, както и по отношение на видовете правни задължения, които могат да се използват за покриване на безвъзмездните средства. За тези правни задължения следва да бъдат уточнени критериите за избор между споразумения и решения, тяхното минимално съдържание и възможността за сключване на индивидуално споразумение или решение за безвъзмездни средства в рамките на рамковите партньорства, за да се гарантира равно третиране и за да се избегне ограничаването на достъпа до средства на Съюза.
(48)
Обхватът на дела за безвъзмездните средства следва да отчита и въвеждането във Финансовия регламент, от една страна, на специфични дялове за наградите и финансовите инструменти и от друга страна, на ключовите правила, приложими за безвъзмездните средства, допустимите разходи, премахването на принципа на постепенно намаляване, използването на опростени форми безвъзмездни средства (еднократни суми, единични разходи и единни ставки) и отпадането на задължителното предоставяне на гаранции за предварителното финансиране.
(49)
Напредъкът към електронен обмен на информация и електронно подаване на документи, които представляват основна мярка за опростяване, следва да бъде съпътстван от ясни условия за приемане на системите, които ще се използват, за да се създаде надеждна от правна гледна точка среда.
(50)
Принципите на недопускане на печалба и съфинансиране следва да бъдат преразгледани съобразно поясненията и мерките за опростяване, включени във Финансовия регламент. По-конкретно, по съображения за яснота, трябва да се определят подробни правила за видовете приходи, които да се задържат, за принципа на недопускане на печалба, както и формите на външно съфинансиране и вноските в натура.
(51)
По отношение на принципа на прозрачност следва да се разрешат приемането и публикуването на многогодишни работни програми, тъй като те носят добавена стойност за заявителите, които могат да предвиждат по-лесно и да се подготвят по-добре за поканите за представяне на предложения. В този контекст следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране. За да се осигури прозрачност, трябва да се публикуват и поканите за представяне на предложения, освен при спешни случаи или когато дейността може да бъде реализирана само от един субект. Нужно е да се уточни минималното съдържание, което ще се публикува.
(52)
Тъй като често се допускат грешки и несъответствия при използването на условията за допустимост за данъка върху добавената стойност (ДДС), плащан от бенефициерите, трябва да се гарантира, че концепциите за невъзстановим ДДС и данъчно незадължени лица по смисъла на член 13, параграф 1 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 г. относно общата система на данъка върху добавената стойност (7) се разбират и прилагат последователно по отношение на дейностите, които попадат в обхвата на тези концепции.
(53)
За да се осигурят прозрачност, равно третиране на заявителите и по-голяма отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити, трябва да се установи процедурата за отпускане - от заявлението за безвъзмездни средства, за което Комисията следва да е предоставила минимална информация на заявителите, до оценката на заявлението в контекста на посочени по-рано критерии за допустимост, подбор и отпускане, преди отговорният разпоредител с бюджетни кредити да вземе окончателно, надлежно документирано решение. Необходимо е да се определят подробни правила относно състава и задачите на комисията, която отговаря за оценяването на предложенията спрямо критериите за подбор и отпускане, както и относно възможностите за контакт със заявителите по време на процедурата по отпускане или за приканването им да коригират своите предложения. Тези възможности следва подобаващо да отразяват нуждите от гледна точка на доброто администриране, въведени във Финансовия регламент, и следва да включват условията, при които предложенията могат да бъдат коригирани преди подписването на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства или уведомяването за решенията за отпускане на безвъзмездни средства, като същевременно се прилага равно третиране на заявителите и се спазва принципът, според който инициативата за действията идва само от заявителите.
(54)
Тъй като съгласно Финансовия регламент използването на еднократни суми, единични разходи и единни ставки се улеснява и разширява, определенията за тези опростени форми безвъзмездни средства следва да бъдат пояснени. Особено нужно е да се поясни, че те имат за цел, както всяка форма безвъзмездни средства, да покриват категории допустими разходи, и да се посочи, че техният размер не трябва непременно да бъде предварително фиксиран, което е особено меродавно в случаите, в които размерът на безвъзмездните средства се определя въз основа на обичайните практики на бенефициера за счетоводно отчитане на разходите. Нужно е също да се осигури стабилност на правилата за финансиране в рамките на конкретна програма. За тази цел следва да се позволи използването на опростените форми безвъзмездни средства за целия срок на програмата. За целите на статистиката, методологията или предотвратяването и разкриването на измами е необходимо да се осигури достъп до общата счетоводна информация на бенефициера, дори когато безвъзмездните средства за под формата на еднократни суми, единични разходи или единни ставки. Тези проверки обаче следва да не се използват за поставяне под въпрос на стойността на вече договорените еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
(55)
Доброто финансово управление налага Комисията да се защитава чрез гаранции: на етапа на заявленията за безвъзмездни средства - чрез организиране на финансови одити за заявленията за по-големи суми; към момента на изплащане на предварителното финансиране, когато разпоредителят е преценил, че рисковете оправдават това - чрез изискване на предварителни финансови гаранции; и на етапа на междинните плащания или на плащането на остатъка - чрез организиране на предоставянето на сертификати, съставени от одитори, за заявките за плащане за най-големите суми и които представляват най-голям риск.
(56)
Следва да бъдат пояснени условията и процедурите за временно спиране и намаляване на безвъзмездните средства, за да се дефинират по-добре основанията за това временно спиране или намаляване, да се предостави подходяща информация на бенефициерите и да се гарантира, че бенефициерите имат възможност да упражняват правото си на защита на всеки етап.
(57)
Доброто управление на средствата на Съюза означава също, че самите бенефициери на безвъзмездни средства използват безвъзмездните средства от Съюза икономично и ефикасно. По-конкретно разходите по договорите, възложени от бенефициерите с цел изпълнение на дейност, следва да бъдат допустими, при условие че тези договори за изпълнение се възлагат на икономически най-изгодната оферта.
(58)
Тъй като ограниченията за използване на финансова помощ за трети страни са отслабени във Финансовия регламент, е необходимо да бъдат установени минималните разпоредби, които да бъдат договорени на равнището на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или да бъдат включени в решението за безвъзмездни средства, за да се направи ясно разграничение между отпускането на финансова помощ на трети страни от бенефициер и изпълнението на бюджетни задачи от лице с делегирани правомощия в рамките на непрякото управление.
(59)
Правомощията за налагане на санкции на бенефициерите на безвъзмездни средства следва да бъдат приведени в съответствие с правомощията, предоставяни в контекста на възлагането на обществени поръчки, като се има предвид, че тези правомощия имат един и същ характер и следва да се подчиняват на едни и същи правила от гледна точка на ефективността и пропорционалността.
(60)
При наградите, също както при безвъзмездните средства, следва да се съблюдават принципите на прозрачност и равно третиране. В този контекст следва също да бъдат установени минималните характеристики на работните програми и на конкурсите, като се вземат под внимание съответните нужди за безвъзмездните средства. По-конкретно следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране, както и минималното съдържание на конкурсните правила, и по-специално условията за изплащане на наградата на победителите в случай на присъждане, и подходящите средства за публикуване.
(61)
Спазването на принципите на прозрачност и равно третиране налага също установяването на ясно определена процедура за присъждане - от внасянето на проекти до информацията за участниците и обявяването на спечелилия участник. Тази процедура следва да включва оценяване на проектите на участниците от комисия от експерти, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, чрез използване на критериите за присъждане, обявени в конкурсните правила, за да се осигури компетентно и неутрално оценяване на проектите на участниците. Въз основа на препоръките на експертите отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да вземе окончателното решение относно присъждането на наградата, тъй като отговорността за изпълнението на бюджета винаги се носи от Комисията.
(62)
За да се осигури хармонизирано прилагане на различните финансови инструменти в рамките на Комисията, общата рамка, включена в дял VIII на Финансовия регламент, следва да бъде допълнена с подробни правила за управлението на финансовите инструменти, включително с разпоредби за избора на субекти с възложени задачи по изпълнението, съдържанието на споразуменията за делегиране, разноските и таксите за управление, и за доверителните сметки.
(63)
Следва да бъдат определени правила за избора на финансови посредници и крайни получатели, особено когато финансовите инструменти се управляват пряко в извънредни случаи или чрез специални инвестиционни механизми, или чрез други механизми за изпълнение, гарантирайки по този начин ефикасно разходване на средствата на Съюза.
(64)
Необходимо е да се определят условията за използване на финансовите инструменти, включително на лостовия ефект, и рамката за мониторинг. Необходимо е също да се предприемат мерки с цел привеждане на финансовите инструменти в действие въз основа на солидна предварителна оценка, която позволява на Комисията да ги проектира така, че да се реагира на пазарната неефективност и на неоптималните инвестиционни ситуации.
(65)
Що се отнася до воденето и представянето на счетоводна отчетност, общоприетите счетоводни принципи, на които трябва да се основават финансовите отчети, са дефинирани в правилата на Съюза за счетоводна отчетност. Тези счетоводни правила посочват също условията за записване на операция в сметките и правилата за оценяване на активите и пасивите и за осигуряване на провизии, за да се гарантира, че информацията се представя правилно, изчерпателно и точно.
(66)
По отношение на въпросите от счетоводно естество следва да се уточни, че счетоводителят на всяка институция трябва да изготвя документи, описващи организацията на сметките и счетоводните процедури на тази институция, и да определя условията, на които трябва да отговарят компютризираните счетоводни системи, по-специално за да се осигурят сигурност на достъпа и одитна следа за всички промени, направени в системата.
(67)
Що се отнася до воденето на сметките, трябва да се посочат принципите, приложими за счетоводните книги, оборотната ведомост, периодичното равнение на общите суми в този баланс и инвентара, и да се посочат елементите на сметкоплана, приет от счетоводителя на Комисията. Следва да се определят правилата, които се прилагат за вписването на операциите, по-конкретно методът на двустранното счетоводство, правилата за конвертиране на операциите, които не са в евро, и оправдателната документация за счетоводните вписвания. Следва също да се уточни съдържанието на счетоводната документация.
(68)
Необходимо е да се установят правилата във връзка с инвентарния опис и да се разяснят съответните отговорности в тази сфера на счетоводителите и разпоредителите с бюджетни кредити, както и правилата, приложими за препродажбата на имущество от инвентарния опис, с цел ефикасно управление на активите.
(69)
По отношение на външните дейности настоящият регламент, в съответствие с Финансовия регламент, следва да предвиди изключенията, които отразяват специфичните оперативни характеристики на този сектор, главно що се отнася до възлагането на обществени поръчки и отпускането на безвъзмездни средства, по-конкретно поради това че тези процедури се изпълняват от органите на трети държави, получаващи финансова подкрепа от Съюза. Що се отнася до възлагането на обществени поръчки, тези разлики следва да са свързани предимно с видовете процедури и праговете, вследствие на които се прилагат. По отношение на безвъзмездните средства в определени случаи следва да е разрешено пълно финансиране, главно за да се вземе под внимание намалената способност за съфинансиране на бенефициерите.
(70)
Трябва да бъдат установени подробни разпоредби относно използването на бюджетна подкрепа, като се посочат условията, при които може да се използва бюджетна подкрепа, и задължението на партньора да предоставя на Комисията своевременна и надеждна информация за оценяване на това дали тези условия се изпълняват.
(71)
По отношение на доверителните фондове на Съюза трябва да се уточнят принципите, приложими за вноската на Съюза в полза на доверителните фондове на Съюза и вноските на другите донори, да се определят счетоводните правила и правилата за докладване за съответния доверителен фонд на Съюза, по-специално за лихвата с настъпил падеж по банковата сметка на доверителния фонд, да се разяснят съответните отговорности на финансовите участници и на управителния съвет на доверителния фонд, както и да се определят задълженията за външен одит. Необходимо е също да се гарантира справедливо представяне на участващите донори в рамките на управителния съвет на доверителния фонд и да се осигури задължителен положителен глас на Комисията за използването на средствата.
(72)
С цел опростяване на процедурите за възлагане на обществени поръчки в рамките на външните дейности, някои прагове са променени, а други прагове и управленски процедури, произтичащи от общите разпоредби, са добавени и адаптирани.
(73)
Що се отнася до безвъзмездните средства, условията за дерогация от принципа на съфинансиране следва да бъдат рационализирани в съответствие с Финансовия регламент.
(74)
За да се гарантира добро финансово управление на бюджетните кредити на Съюза, трябва също да се посочат предварителните условия и правилата, които трябва да бъдат включени в споразуменията при децентрализирано управление на бюджетните кредити или при използване на сметки за авансови средства.
(75)
Целесъобразно е да се даде определение за европейските служби и да се въведат специфични правила за Службата за публикации и разпоредби, с които счетоводителят на Комисията се оправомощава да делегира някои от своите задачи на служители в тези служби. Следва да бъдат определени и оперативни процедури за банковите сметки, които европейските служби могат да бъдат оправомощени да откриват на името на Комисията.
(76)
По аналогия с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза следва да се публикуват списъкът на експерти по член 204 от Финансовия регламент, избрани чрез покана за изразяване на интерес, и предметът на техните задачи. Следва да се публикува и тяхното възнаграждение, когато надвишава 15 000 EUR.
(77)
Новата процедура, въведена в член 203 от Финансовия регламент, следва да бъде допълнена, особено по отношение на вида разходи, които трябва да бъдат включени в определените в този член прагове. Трябва да се определят подробни правила за проектите за недвижими имоти в делегациите на Съюза предвид на специфичните им особености, и по-специално в случай на спешност. Уместно е да се предвиди жилищните сгради, по-специално в делегациите, които трябва да бъдат взети под наем или закупени в кратък срок, да бъдат изключени от процедурата, установена в член 203 от Финансовия регламент. Придобиването на земя безплатно или за символична сума следва да не попада в обхвата на процедурата по член 203 от Финансовия регламент, тъй като само по себе си не обременява допълнително бюджета.
(78)
За да се осигури съгласуваност с разпоредбите на Финансовия регламент, трябва да се предвидят преходни разпоредби. Освен това, за да се осигури съгласуваност със секторното правно основание, е целесъобразно прилагането на разпоредбите относно режимите на управление и финансовите инструменти да се отложи за 1 януари 2014 г.,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ЧАСТ ПЪРВА
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент определя правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“).
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 2
Счетоводно отчитане на лихвите по предварително финансиране
(член 8, параграф 4 от Финансовия регламент)
Когато на бюджета се дължат лихви, споразумението, сключено със субектите или лицата по член 58, параграф 1, буква в), подточки ii)-viii) от Финансовия регламент, постановява, че предварителното финансиране се изплаща в банкови сметки или подсметки, които позволяват идентифициране на средствата и на свързаните с тях лихви. В противен случай счетоводните методи на получателите или посредниците трябва да позволяват идентифициране на средствата, платени от Съюза, и лихвите или други ползи, генерирани от тези средства.
Разпоредбите на настоящия регламент във връзка с лихвите по предварително финансиране не засягат записването на предварителното финансиране в частта за активите на финансовите отчети, съгласно посоченото в правилата за счетоводна отчетност по член 143 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 3
Бюджетни кредити за финансовата година
(член 11, параграф 3 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за поети задължения и за плащания, одобрени за финансовата година, се състоят от:
а)
бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително с коригиращи бюджети;
б)
пренесените бюджетни кредити;
в)
бюджетните кредити, предоставени повторно в съответствие с членове 178 и 182 от Финансовия регламент;
г)
бюджетните кредити в резултат на плащания по предварително финансиране, които са възстановени в съответствие с член 177, параграф 3 от Финансовия регламент;
д)
бюджетните кредити, предоставени вследствие на получаването на приходи, предвидени за определена цел през финансовата година или през предходни финансови години, но неизползвани.
Член 4
Отмяна и пренасяне на бюджетни кредити
(член 13, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент могат да бъдат пренасяни само ако задълженията не са могли да бъдат поети преди 31 декември на финансовата година по причини, които не могат да се припишат на разпоредителя с бюджетни кредити, и ако подготвителните етапи са достатъчно напреднали, за да се допусне с основание, че задълженията ще бъдат поети не по-късно от 31 март на следващата година или 31 декември за проектите за недвижими имоти.
2. Подготвителните етапи по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, които следва да бъдат приключени до 31 декември на финансовата година, за да бъде възможно пренасяне за следващата година, са по-конкретно следните:
а)
за глобалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приемането на решение за финансиране или приключването до тази дата на консултациите със заинтересованите отдели във всяка институция във връзка с приемането на решението;
б)
за индивидуалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приключването на подбора на потенциални изпълнители, бенефициери, спечелили награди или лица, на които са делегирани правомощия.
3. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, за които не са поети задължения до 31 март на следващата финансова година или до 31 декември на следващата година за сумите, свързани с проекти за недвижими имоти, се отменят автоматично.
Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за отменените по този начин бюджетни кредити в срок от един месец от отмяната, извършена съгласно първа алинея.
4. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, могат да бъдат използвани до 31 декември на следващата финансова година.
5. Бюджетните кредити, пренесени в съответствие с параграфи 1-4, се обособяват в сметките.
ГЛАВА 3
Принцип на разчетна единица
Член 5
Обменен курс между еврото и други валути
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, конвертирането от отговорния разпоредител с бюджетни кредити се прави въз основа на обменния курс на еврото за деня, публикуван в Официален вестник на Европейския съюз, серия С.
Когато изпълнителите или бенефициерите трябва да конвертират еврото в друга валута или обратно, се прилагат специфичните договорености във връзка с конвертирането, залегнали в договорите за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или споразуменията за финансиране.
2. За да се избегне същественото отражение на операциите по конвертиране на валута върху равнището на съфинансиране от Съюза или негативното отражение на тези операции върху бюджета на Съюза, специфичните договорености относно конвертирането, посочени в параграф 1, предвиждат, при необходимост, обменен курс между еврото и други валути, който се изчислява въз основа на средната стойност на обменните курсове за деня за определен период.
3. Ако в Официален вестник на Европейския съюз не е публикуван обменен курс на еврото за деня спрямо съответната валута, отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва счетоводния курс по параграф 4.
4. За целите на сметките по членове 151-156 от Финансовия регламент и при спазване на разпоредбите на член 240 от настоящия регламент конвертирането на еврото в друга валута или обратно се извършва с помощта на месечния счетоводен курс на еврото. Този счетоводен обменен курс се определя от счетоводителя на Комисията с помощта на всеки източник на информация, които той счита за надежден, въз основа на обменния курс за предпоследния работен ден на месеца, предхождащ месеца, за който се определя курсът.
5. Резултатите от валутните операции по параграф 4 от настоящия член се посочват в отделна позиция в отчетите на съответната институция.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага mutatis mutandis за органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 6
Курс, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, или от специфичните договори за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или решенията за безвъзмездни средства и споразуменията за финансиране, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, когато конвертирането се извършва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, е курсът за деня, в който службата разпоредител е съставила платежното нареждане или нареждането за събиране на вземания.
2. В случай на сметки за авансови средства в евро датата, на която банката е извършила плащането, определя курса, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно.
3. За отразяването на сметките за авансови средства в национални валути, съгласно посоченото в член 19 от Финансовия регламент, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, е курсът за месеца, в който е извършен разходът от съответната сметка за авансови средства.
4. За възстановяването на разходи с фиксирана ставка или на разходи, възникващи вследствие на Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (наричани по-нататък „Правилникът за персонала“), за които е определен таван и които се изплащат във валута, различна от еврото, курсът, който се използва, е курсът в сила към момента на възникване на вземането.
ГЛАВА 4
Принцип на универсалност
Член 7
Структура за отчитане на целевите приходи и осигуряване на съответните бюджетни кредити
(член 21 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на членове 9 и 10, структурата за отчитане на целевите приходи в бюджета включва:
а)
в приходната част на раздела за всяка институция - бюджетен ред за записване на приходите;
б)
в разходната част - бюджетните забележки, включително общите забележки, посочват в кои редове могат да се записват бюджетните кредити, съответстващи на предоставените целеви приходи.
В случаите по буква а) от първа алинея се прави символичен запис pro memoria, а в забележките за информация се посочва очакваният размер на приходите.
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целеви приходи, се предоставят автоматично както като бюджетни кредити за поети задължения, така и като бюджетни кредити за плащания, когато приходите бъдат получени от институцията, с изключение на който и да е от следните случаи:
а)
в случаите, предвидени в член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент;
б)
в случая, предвиден в член 21, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент за държавите членки, за които споразумението за финансов принос е изразено в евро.
В случая по буква б) от първа алинея бюджетните кредити за поети задължения могат да бъдат предоставяни от момента на подписването от държавата членка на споразумението за финансов принос.
Член 8
Финансов принос на държавите членки за научноизследователските програми
(член 21, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент)
1. Финансовият принос на държавите членки за финансиране на определени допълнителни научноизследователски програми, предвиден в член 5 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 на Съвета (8), се изплаща, както следва:
а)
седем дванадесети от сумата, записана в бюджета, се изплащат не по-късно от 31 януари на текущата финансова година;
б)
останалите пет дванадесети се изплащат не по-късно от 15 юли на текущата финансова година.
2. Когато бюджетът не е приет изцяло преди началото на финансовата година, финансовият принос, предвиден в параграф 1, се основава на сумата, записана в бюджета за предходната финансова година.
3. Всеки финансов принос или допълнително плащане, дължимо от държавите членки в полза на бюджета, се записва в сметката или сметките на Комисията в срок от тридесет календарни дни от датата, на която средствата са изискани.
4. Извършените плащания се записват в сметката, предвидена в Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000, и трябва да са съобразени с условията в този регламент.
Член 9
Целеви приходи вследствие на участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Съюза
(член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент)
1. Устройството на бюджета за отразяване на участието на държавите - членки на Европейската асоциация за свободна търговия (наричани по-нататък „държавите от ЕАСТ“), в определени програми на Съюза е, както следва:
а)
в приходната част се прави символичен запис pro memoria за отразяване на пълния размер на финансовия принос на държавите от ЕАСТ за съответната финансова година;
б)
в разходната част:
i)
забележките за всеки ред, свързан с дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ, показват за информация очаквания размер на финансовия принос;
ii)
в приложение, което е неразделна част от бюджета, се посочват всички редове, отнасящи се до дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ.
За целите на буква а) от първа алинея очакваната сума се посочва в бюджетните забележки.
Приложението по буква б), подточка ii) от първа алинея отразява и е част от структурата за отразяване на бюджетните кредити, които съответстват на това участие съгласно параграф 2, и за изпълняване на разходите.
2. Съгласно член 82 от Споразумението за Европейското икономическо пространство (наричано по-нататък „Споразумението за ЕИП“) средствата за годишното участие на държавите от ЕАСТ, потвърдени на Комисията от Съвместния комитет на Европейското икономическо пространство в съответствие с член 1, параграф 5 от Протокол 32 към Споразумението за ЕИП, водят до осигуряване в началото на финансовата година на пълния размер на съответните бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
3. Ако в хода на финансовата година по бюджетните редове за участието на държавите от ЕАСТ бъдат предоставени допълнителни бюджетни кредити, без държавите от ЕАСТ да могат в хода на тази година да коригират в съответната степен своя финансов принос, за да бъде спазен „факторът пропорционалност“, предвиден в член 82 от Споразумението за ЕИП, Комисията може, като временна мярка и по изключение, да използва паричните си наличности за предварително финансиране на дела на държавите от ЕАСТ. При предоставяне на такива допълнителни бюджетни кредити Комисията отправя във възможно най-кратък срок покана към държавите от ЕАСТ да предоставят съответните средства. Всяка година Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за взетите в тази връзка решения.
Предварителното финансиране се осчетоводява във възможно най-кратък срок в бюджета за следващата финансова година.
4. Съгласно член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент финансовият принос на държавите от ЕАСТ представлява външен целеви приход. Счетоводителят приема съответните мерки, за да гарантира отделното проследяване на използването на приходите от този принос и на съответните бюджетни кредити.
В отчета по член 150, параграф 2 от Финансовия регламент Комисията посочва отделно етапа от изпълнението, който съответства на участието на държавите от ЕАСТ, както от гледна точка на приходите, така и от гледна точка на разходите.
Член 10
Постъпления от санкции, наложени на държави членки, за които е обявено, че имат прекомерен дефицит
(член 21, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Бюджетната структура за отразяване на постъпленията от санкциите по раздел 4 от Регламент (ЕО) № 1467/97 на Съвета (9) е, както следва:
а)
в приходната част се въвежда ред със символичен запис pro memoria за отразяване на лихвите по тези суми;
б)
същевременно и без да се засягат разпоредбите на член 77 от Финансовия регламент, записването на тези суми в приходната част води до осигуряване, в разходната част, на бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
Бюджетните кредити по буква б) от първа алинея се изпълняват в съответствие с член 20 от Финансовия регламент.
Член 11
Разходи вследствие на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза
(член 22 от Финансовия регламент)
За целите на разрешението от Европейския парламент и от Съвета, посочено в член 22, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията изчислява приблизително и надлежно обяснява финансовите тежести, включително разходите, свързани с последващи действия, в резултат на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза.
Член 12
Сметки за възстановими данъци
(член 23, параграф 3 от Финансовия регламент)
Всички данъци, с които е обложен Съюзът съгласно член 23, параграф 2 и член 23, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответните държави.
ГЛАВА 5
Принцип на специфичност
Член 13
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на институции, различни от Комисията
(член 25 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 25 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по бюджетния ред, от който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, която съответства на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от съответната институция без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 14
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на Комисията
(член 26 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 26, параграф 1 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по реда, от който или към който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, съответстваща на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от Комисията без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 15
Административни разходи
(член 26 от Финансовия регламент)
Разходите, посочени в член 26, параграф 1, първа алинея, буква б) от Финансовия регламент, покриват, за всяка област на политика, елементите по член 44, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 16
Основания за искания за трансфер на бюджетни кредити
(членове 25 и 26 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери и цялата информация за Европейския парламент и Съвета във връзка с трансферите, извършвани съгласно членове 25 и 26 от Финансовия регламент, се придружават от подходяща и подробна оправдателна документация, която показва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за редовете, към които трябва да се прехвърлят бюджетните кредити, така и за редовете, от които те трябва да бъдат взети.
Член 17
Основания за искания за трансфери от резерва за спешна помощ
(член 29 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери с цел позволяване на използването на резерва за спешна помощ по член 29 от Финансовия регламент се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, които показват:
а)
за реда, към който се прави трансферът - последната налична информация за изпълнението на бюджетните кредити и прогнозата за нуждите до края на финансовата година;
б)
за всички редове, свързани с външни дейности - изпълнението на бюджетните кредити до края на месеца, предшестващ искането за трансфер, и прогноза за нуждите до края на финансовата година, включително сравнение с първоначалната прогноза;
в)
анализ на възможностите за преразпределяне на бюджетните кредити.
ГЛАВА 6
Принцип на добро финансово управление
Член 18
Оценка
(член 30 от Финансовия регламент)
1. Всички предложения за програми или дейности, които водят до бюджетни разходи, се подлагат на предварителна оценка на следните елементи:
а)
нуждата, която трябва да бъде задоволена в краткосрочен или дългосрочен план;
б)
добавената стойност от участието на Съюза;
в)
целите на политиката и на управлението, които трябва да бъдат постигнати и които включват мерки за защита на финансовите интереси на Съюза в областта на предотвратяването, разкриването и разследването на измами и коригирането и санкциите;
г)
наличните варианти на политиката, включително свързаните с тях рискове;
д)
очакваните резултати и въздействие, по-специално икономическото и социалното въздействие и въздействието върху околната среда, и необходимите за измерването им показатели и механизми за оценка;
е)
най-подходящия метод на изпълнение за предпочитания(те) вариант(и);
ж)
вътрешната съгласуваност на предложената програма или дейност и връзките ѝ с други приложими инструменти;
з)
обема на бюджетните кредити, на човешките ресурси и на другите административни разходи, които следва да бъдат отпуснати при надлежно съблюдаване на принципа на разходна ефективност;
и)
поуките от подобни действия, осъществени в миналото.
2. Предложението съдържа механизмите за проследяване, докладване и оценка, като взема надлежно предвид съответните отговорности на всички ръководни равнища, които ще участват в изпълнението на предложената програма или дейност.
3. Всички програми или дейности, включително пилотните проекти и подготвителните дейности, мобилизираните ресурси за които надхвърлят 5 000 000 EUR, подлежат на междинна оценка и/или последваща оценка на предоставените човешки и финансови ресурси и постигнатите резултати с цел да се провери доколко съответстват на поставените цели, както следва:
а)
резултатите, постигнати при изпълнението на многогодишна програма, се оценяват периодично по график, който позволява констатациите от тази оценка да бъдат взети под внимание при вземането на всяко решение за подновяване, изменение или спиране на програмата;
б)
резултатите от дейностите, които се финансират на годишен принцип, подлежат на оценка поне на всеки шест години.
Букви а) и б) от първа алинея не се прилагат за всеки от проектите или действията, осъществявани в рамките на тези дейности, за които проекти или действия изискването може да бъде изпълнено чрез окончателните доклади, изпращани от органите, които изпълняват действието.
4. Оценките по параграфи 1 и 3 са пропорционални на мобилизираните ресурси за съответната програма и дейност и на въздействието на съответната програма и дейност.
Член 19
Финансова обосновка
(член 31 от Финансовия регламент)
Финансовата обосновка съдържа финансовата и икономическа информация, от която законодателният орган се нуждае, за да оцени необходимостта от действие на Съюза. В нея се включва подходяща информация във връзка със съгласуваността с други дейности на Съюза и евентуалния синергичен ефект.
В случай на многогодишни операции финансовата обосновка съдържа предвидимия график на годишните нужди от гледна точка на бюджетните кредити и длъжностите, включително за външния персонал, както и оценка на финансовото им въздействие в средносрочен план.
ГЛАВА 7
Принцип на прозрачност
Член 20
Предварително публикуване на бюджета
(член 34 от Финансовия регламент)
Във възможно най-кратък срок и не по-късно от четири седмици след окончателното приемане на бюджета окончателните подробни данни от бюджета се публикуват на всички езици на интернет сайта на институциите по инициатива на Комисията в очакване на официалното публикуване в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 21
Публикуване на информация за стойността и получателите на средства на Съюза
(член 35 от Финансовия регламент)
1. Информацията за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на пряко управление, се публикува на интернет сайт на институциите на Съюза не по-късно от 30 юни на годината, следваща финансовата година, през която средствата са предоставени.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по други подходящи начини.
2. Освен ако в настоящия регламент и в разпоредбите, приложими за съответния сектор, е предвидено друго, се публикува следната информация, като се вземат под внимание критериите, посочени в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент:
а)
името на получателя;
б)
местонахождението на получателя;
в)
предоставената сума;
г)
естеството и целта на мярката.
За целите на буква б) думата „местонахождение“ означава:
i)
адреса на получателя, когато последният е юридическо лице;
ii)
региона от ниво NUTS 2, когато получателят е физическо лице.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава две години след края на финансовата година, през която са предоставени средствата. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
3. Информацията по параграф 2 се публикува само за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени или възложени вследствие на конкурси, процедури за предоставяне на безвъзмездни средства или процедури за възлагане на обществени поръчки. Информацията не се публикува за:
а)
стипендиите, изплащани на физически лица, и друга пряка помощ за най-нуждаещи се физически лица съгласно член 125, параграф 4, буква в) от Финансовия регламент;
б)
поръчките под стойността, посочена в член 137, параграф 2 от настоящия регламент.
4. Публикуването се отменя, ако такова оповестяване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на получателите.
Член 22
Връзка с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на непряко управление
(член 35 от Финансовия регламент)
Когато управлението на средства на Съюза е делегирано на органите и структурите, посочени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, споразуменията за делегиране изискват информацията по член 21, параграфи 2 и 3 да се публикува в стандартен формат от тези органи и структури с изпълнителни правомощия на техния уебсайт.
Интернет сайтът на институциите на Съюза съдържа поне адреса на уебсайта, на който информацията може да бъде намерена, ако не е публикувана директно на предназначеното за нея място на интернет сайта на институциите на Съюза.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по всякакви други подходящи начини.
Член 21, параграфи 2-4 се прилагат за публикуването по първа алинея от настоящия член.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Член 23
Финансово програмиране
(член 38 от Финансовия регламент)
Финансовото програмиране по член 38 от Финансовия регламент се структурира по категории разходи, области на политиката и бюджетни редове. Пълното финансово програмиране обхваща всички категории разходи с изключение на разходите в областта на селското стопанство, кохезионната политика и администрацията, за които се предоставят само обобщени данни.
Член 24
Проекти на коригиращи бюджети
(член 41, параграф 1 от Финансовия регламент)
Проектите на коригиращи бюджети се придружават от описание на основанията и от информацията за изпълнението на бюджета за предходната и текущата финансова година, налична към датата на тяхното съставяне.
Член 25
Бюджетна номенклатура
(член 44 от Финансовия регламент)
Номенклатурата на бюджета съблюдава принципите на специфичност, прозрачност и добро финансово управление. Тя осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес, като улеснява посочването на основните цели, отразени в приложимите правни основания, прави възможен избора на политически приоритети и позволява ефикасно и ефективно изпълнение.
Член 26
Реални разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени
(член 49, параграф 1, буква а), подточка v) от Финансовия регламент)
За целите на съставянето на бюджета реалните разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени, се определят, както следва:
а)
като поети задължения: поетите задължения, осчетоводени през финансовата година спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3;
б)
като плащания: плащанията, извършени през финансовата година, т.е. за които на банката е изпратено платежно нареждане, спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3.
Член 27
Бюджетни забележки
(член 49, параграф 1, буква а), подточка vi) от Финансовия регламент)
Бюджетните забележки включват:
а)
основния акт, когато има такъв;
б)
всички подходящи обяснения във връзка с характера и предназначението на бюджетните кредити.
Член 28
Щатно разписание
(член 49, параграф 1, буква в), подточка i) от Финансовия регламент)
Персоналът на Агенцията за снабдяване се представя отделно в щатното разписание на Комисията.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 29
Информация за трансферите на лични данни за целите на одита
(член 53 от Финансовия регламент)
При всяка покана, отправена в контекста на безвъзмездните средства, обществените поръчки или наградите, които се предоставят в рамките на пряко управление, потенциалните бенефициери, кандидатите, оферентите и участниците се уведомяват, в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (10), че с цел защита на финансовите интереси на Съюза техните лични данни могат да бъдат предоставени на службите за вътрешен одит, на Европейската сметна палата, на органа за разглеждане на финансови нередности или на Европейската служба за борба с измамите (наричана по-нататък „OLAF“), както и да бъдат предавани между разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и изпълнителните агенции.
Член 30
Подготвителни мерки в областта на общата външна политика и политика на сигурност
(член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Финансирането на мерки, одобрени от Съвета за подготовката на операции на Съюза за управление на кризи по дял V от Договора за Европейския съюз, покрива пределните разходи, произтичащи пряко от конкретно разполагане на място на мисия или екип, включващи inter alia персонал от институциите на Съюза, включително застраховка за висок риск, пътни разходи, разходи за настаняване и дневни разходи.
Член 31
Специфични правомощия на Комисията съгласно Договорите
(член 54, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент)
1. Членовете от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 154 (социален диалог);
б)
член 156 (проучвания, становища и консултации по социални въпроси);
в)
членове 159 и 161 (специални доклади по социални въпроси);
г)
член 168, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани със здравеопазването);
д)
член 171, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с трансевропейските мрежи);
е)
член 173, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с промишлеността);
ж)
член 175, втора алинея (доклад за напредъка в постигането на икономическо, социално и териториално сближаване);
з)
член 181, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията в областта на научните изследвания и технологичното развитие);
и)
член 190 (доклад за научните изследвания и технологичното развитие);
й)
член 210, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията на политиките за сътрудничество за развитие);
к)
член 214, параграф 6 (инициативи за насърчаване на координацията на мерките за хуманитарна помощ).
2. Членовете от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия (наричан по-нататък „Договорът за ЕОАЕ“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 70 (финансова подкрепа, в рамките на бюджета, за проучвателни програми на територията на държавите членки);
б)
членове 77-85.
3. При представянето на проектобюджета към списъците в параграфи 1 и 2 може да бъде добавена допълнителна информация, като се посочат съответните членове и суми.
Член 32
Действия, които има вероятност да породят конфликт на интереси, и процедура
(член 57 от Финансовия регламент)
1. Действията, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси по смисъла на член 57, параграф 2 от Финансовия регламент, могат, наред с друго, да бъдат в някоя от следните форми, без да се засяга тяхното определяне като незаконни дейности по силата на член 141:
а)
предоставяне на себе си или на други лица на неоснователни преки или косвени ползи;
б)
отказ да се предоставят на даден бенефициер права или ползи, на които той има право;
в)
извършване на неоснователни или неправомерни действия или неизвършване на задължителни действия.
Други действия, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси, са действията, които могат да възпрепятстват безпристрастното и обективно изпълнение на функциите на дадено лице, като например, наред с друго, участието в комисия за оценка в рамките на процедура по възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства, когато лицето може, пряко или непряко, да извлече финансова полза от резултата от тези процедури.
2. Приема се, че е налице конфликт на интереси, ако заявител, кандидат или оферент е служител, който попада в обхвата на Правилника за персонала, освен ако неговият висшестоящ предварително е разрешил участието му в процедурата.
3. В случай на конфликт на интереси оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема необходимите мерки за избягване на каквото и да е неправомерно влияние на съответното лице върху въпросния процес или процедура.
ГЛАВА 2
Методи на изпълнение
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 33
Режим на управление
(член 58 от Финансовия регламент)
Счетоводната система на Комисията посочва режима на управление, а при всеки режим на управление - вида на субекта или на лицето, изброени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент и на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета.
Що се отнася до прякото управление от страна на Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, счетоводната система прави разграничение между следното:
а)
службите на Комисията;
б)
изпълнителните агенции;
в)
ръководителите на делегациите на Съюза;
г)
доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент.
Раздел 2
Пряко управление
Член 34
Пряко управление
(член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент)
Когато Комисията изпълнява бюджета пряко в своите служби, задачите по изпълнението се изпълняват от финансовите участници по смисъла на членове 64-75 от Финансовия регламент и в съответствие условията, определени в настоящия регламент.
Член 35
Упражняване на правомощията, делегирани на изпълнителните агенции
(член 58, параграф 1, буква а) и член 62 от Финансовия регламент)
1. Решенията за делегиране на правомощия на изпълнителните агенции им позволяват, като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, да изпълняват бюджетните кредити, свързани с програмата на Съюза, чието управление им е поверено.
2. Инструментът на Комисията за делегиране съдържа поне разпоредбите, предвидени в член 40, букви а)-г) и з). Той се приема официално в писмена форма от директора от името на изпълнителната агенция.
Член 36
Спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки
(член 63 от Финансовия регламент)
Когато Комисията възлага задачи на частноправни субекти съгласно член 63, параграф 2 от Финансовия регламент, тя сключва договор в съответствие с част първа, дял V и част втора, дял IV, глава III от Финансовия регламент.
Раздел 3
Споделено управление с държавите членки
Член 37
Специфични разпоредби за споделеното управление с държавите членки - мерки за насърчаване на най-добрите практики
(член 59 от Финансовия регламент)
Комисията съставя регистър на органите, отговорни за дейностите по управление, сертифициране и одит съгласно нормативната уредба, приложима за съответния сектор.
С цел насърчаване на най-добрите практики в привеждането в действие на структурните фондове, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони, Европейския фонд за гарантиране на земеделието и Европейския фонд за рибарство Комисията може да предостави за информация на органите, които отговарят за дейностите по управление и контрол, методическо ръководство, което представя нейната стратегия и подход за контрол, включително контролни списъци, и примери за най-добри практики. При необходимост това ръководство се актуализира.
Раздел 4
Непряко управление
Член 38
Еквивалентност на системите, правилата и процедурите при непряко управление
(член 60 от Финансовия регламент)
1. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за възлагане на обществени поръчки са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципа на голяма конкуренция между оферентите, за да се получи най-доброто съотношение качество/разходи, и процедурите на договаряне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават;
б)
гарантират прозрачност с подходящо предварително публикуване, по-конкретно на поканите за представяне на оферти, и подходящо последващо публикуване на изпълнителите;
в)
гарантират равно третиране, пропорционалност и недопускане на дискриминация;
г)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на възлагане на обществена поръчка.
Националното право на държавите членки или на трети държави, с което се транспонира Директива 2004/18/ЕО, се счита за еквивалентно на правилата, прилагани от институциите в съответствие с Финансовия регламент.
2. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за безвъзмездните средства са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципите на пропорционалност, добро финансово управление, равно третиране и недопускане на дискриминация;
б)
гарантират прозрачност с подходящо публикуване на поканите за представяне на предложения, като процедурите за пряко предоставяне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават, и подходящо последващо публикуване на бенефициерите при съблюдаване на принципа на пропорционалност;
в)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на предоставяне на безвъзмездни средства;
г)
постановяват, че безвъзмездните средства не могат да се кумулират или отпускат със задна дата, че по правило трябва да има съфинансиране и че безвъзмездните средства не могат да имат за цел или следствие бенефициерът да получи печалба.
3. Комисията може да приеме, че счетоводните системи и системите за вътрешен контрол, използвани от субектите и лицата, на които ще бъдат възложени задачи по изпълнението на бюджета от името на Комисията, осигуряват еквивалентна степен на защита на финансовите интереси на Съюза и достатъчна увереност в постигането на целите на управлението, ако тези системи съблюдават принципите, залегнали в член 32 от Финансовия регламент.
Член 39
Предварителна оценка на правилата и процедурите на субектите и лицата при непряко управление
(член 61, параграф 1 от Финансовия регламент)
За целите на предварителната оценка по силата на член 61, параграф 1 от Финансовия регламент отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от друг разпоредител с бюджетни кредити, при условие че заключенията се отнасят до специфичните рискове за задачите, които ще бъдат възложени, по-конкретно до тяхното естество и съответните суми.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от други донори, дотолкова, доколкото тази оценка е извършена по отношение на условия, еквивалентни на условията за непряко управление, посочени в член 60 от Финансовия регламент.
Член 40
Съдържание на споразумението за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субекти и лица
(член 61, параграф 3 от Финансовия регламент)
Споразуменията за делегиране включват подробни договорености за осигуряване на защитата на финансовите интереси на Съюза и прозрачността на извършваните операции. Те включват поне следното:
а)
ясно определение на възложените задачи и на техните граници, по-специално що се отнася до изменението на възложените задачи, отказа от дългове и използването на възстановени или неизползвани средства;
б)
условия и подробни договорености във връзка с изпълнението на задачите, отговорностите и организирането на проверките, които трябва да бъдат извършвани, включително оценяването на програмите;
в)
условия за изплащането на финансовите средства, с които участва Съюзът, включително възстановяването на разходите, извършени във връзка с изпълнението, както и възнаграждението на субекта, на който са възложени задачи по изпълнението, и правила, въз основа на които се изискват оправдателни документи за обосноваване на плащанията;
г)
правила за докладване пред Комисията за изпълнението на задачите, очакваните резултати, извършените нередности и предприетите мерки, условията, при които плащанията могат да бъдат спирани или прекъсвани, както и условията, при които извършването на задачите приключва;
д)
датата, до която се сключват отделните договори и споразумения, с които се изпълнява споразумението за делегиране, и която е съобразена с естеството на възложените задачи;
е)
правила за отстраняване, които позволяват на субекта или лицето да отстранява субектите, които са в положение, посочено в член 106, параграф 1, букви а), б) и д) и член 107, букви а) и б) от Финансовия регламент, от участие в процедури по възлагане на обществени поръчки, за предоставяне на безвъзмездни средства или за присъждане на награди или да не допуска на същите тези субекти да бъдат възлагани договори за обществени поръчки, предоставяни безвъзмездни средства или присъждани награди;
ж)
подробни договорености за контрол от страна на Комисията, както и разпоредби, предоставящи на Комисията, на OLAF и на Сметната палата достъп до информацията, която им е необходима, за да изпълняват функциите си, както и правомощието за извършване на одити и провеждане на разследвания, включително проверки на място;
з)
разпоредби, предвиждащи:
i)
ангажимент на субекта с възложени задачи по изпълнението незабавно да уведомява Комисията за всяка измама при управлението на средствата на Съюза и за предприетите мерки;
ii)
определяне на лице за контакт, което разполага с подходящите правомощия да си сътрудничи директно с OLAF, за да се улеснят оперативните дейности на OLAF;
и)
условия, уреждащи използването на банкови сметки и начислените лихви, предвидени в член 8, параграф 4 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби, които гарантират видимостта на действията на Съюза спрямо останалите дейности на органа.
Член 41
Декларация за управлението и декларация за съответствието
(член 60, параграф 5 от Финансовия регламент)
В случай на дейности, които приключват преди края на съответната финансова година, окончателният доклад на субекта или лицето с възложени задачи по изпълнението за такава дейност може да замени декларацията за управлението по член 60, параграф 5, буква б) от Финансовия регламент, при условие че бъде предоставен преди 15 февруари на годината, следваща съответната финансова година.
Когато международни организации и трети държави изпълняват немногогодишни дейности с продължителност до 18 месеца, декларацията за съответствието по член 60, параграф 5 от Финансовия регламент може да бъде включена в окончателния доклад.
Член 42
Процедури за разглеждане и приемане на отчетите и изключване от финансиране от Съюза на разходите, извършени в нарушение на приложимите правила при непряко управление
(член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби в правилата за всеки сектор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент включват:
а)
документни проверки и ако е уместно, проверки на място от Комисията;
б)
определяне от Комисията на размера на признатите за приети разходи след, при необходимост, състезателна процедура с органите и структурите и след като тези органи и структури бъдат уведомени;
в)
ако е уместно, изчисляване от Комисията на финансови корекции;
г)
събиране или изплащане от Комисията на разликата между приетите разходи и вече изплатените на органите или структурите суми;
за целите на първа алинея, буква г) Комисията събира дължимите суми за предпочитане чрез приспадане съгласно член 87.
2. Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на субект, изпълняващ дейност, която се финансира от повече от един донор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент се състоят в проверка на това дали сума, която съответства на сумата, изплатена от Комисията за съответната дейност, е използвана от субекта за дейността и дали разходът е извършен в съответствие със задълженията, залегнали в подписаното със субекта споразумение.
За целите на настоящия регламент дейност, финансирана от повече от един донор, означава всяка дейност, при която средствата на Съюза са обединени с тези на поне един друг донор.
Член 43
Специфични разпоредби за непрякото управление с международни организации
(член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) и член 188 от Финансовия регламент)
1. Международните организации, посочени в член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) от Финансовия регламент, са:
а)
международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени спогодби, и специализирани агенции, създадени от такива организации;
б)
Международният комитет на Червения кръст;
в)
Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец;
г)
други организации с нестопанска цел, приравнени на международни организации с решение на Комисията.
2. Когато Комисията изпълнява бюджета чрез непряко управление с международни организации, се прилагат споразуменията за проверка, сключени с тях.
Член 44
Определяне на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга
(член 58, параграф 1, буква в), подточки v) и vi) от Финансовия регламент)
1. Публичноправните органи или частноправните органи със задължение за обществена услуга попадат в приложното поле на правото на държавата членка или на държавата, в която са учредени.
2. В случаите на управление чрез мрежа, които изискват определяне на поне един орган или субект от съответната държава членка или друга държава, органът или субектът се определят от съответната държава членка или друга държава в съответствие с основния акт.
Във всички останали случаи Комисията определя тези органи или субекти със съгласието на съответните държави членки или други държави.
ГЛАВА 3
Финансови участници
Раздел 1
Права и задължения на финансовите участници
Член 45
Права и задължения на финансовите участници
(член 64 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция осигурява на всеки финансов участник необходимите ресурси за изпълнението на неговите функции и устав, който подробно описва неговите задачи, права и задължения.
2. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на осигурения от Комисията устав за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 46
Подпомагане на оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
(член 65 от Финансовия регламент)
При изпълнение на своите задачи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да бъде подпомаган от служители, на които е възложено да извършват, под негова отговорност, определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и съставянето на финансовата и управленската информация. За да се предотврати какъвто и да е конфликт на интереси, служителите, подпомагащи оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, съблюдават изискванията на член 57 от Финансовия регламент.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, могат да бъдат подпомагани в изпълнението на своите задължения от служители на Комисията.
Член 47
Вътрешни разпоредби, уреждащи делегирането
(член 65 от Финансовия регламент)
В съответствие с Финансовия регламент и настоящия регламент всяка институция определя във вътрешните си правила мерките за управление на бюджетните кредити, които счете за необходими за правилното изпълнение на своя раздел от бюджета.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на вътрешните правила на Комисията за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Член 48
Съхраняване на оправдателната документация от разпоредителите с бюджетни кредити
(член 66, параграф 2 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити създава система на базата на хартиен носител или електронна система за съхранение на оригиналните оправдателни документи, свързани с изпълнението на бюджета и с мерките за изпълнението му и издадени след изпълнението на бюджета и след мерките за изпълнението му. Системите предвиждат:
а)
документите да бъдат номерирани;
б)
документите да бъдат с дата;
в)
водене на регистри, които могат да бъдат компютризирани и които позволяват определяне на точното местоположение на документите;
г)
документите да бъдат съхранявани поне пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите;
д)
съхраняване на документите, свързани с гаранциите по предварително финансиране, изискани в полза на институцията, и водене на регистър, позволяващ подобаващо проследяване на тези гаранции.
Документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в първа алинея, буква г), а именно до края на годината след годината на приключване на операциите.
Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Член 49
Предварителни и последващи проверки
(член 66, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент)
1. „Иницииране на операция“ означава всички операции, които обичайно се извършват от служителите по член 46 и са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. „Предварителна проверка на операция“ означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
3. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите и приходите са редовни и в съответствие с приложимите разпоредби, по-конкретно разпоредбите на бюджета и на съответните регламенти, както и на всички актове, приети в изпълнение на Договорите или регламентите, и при необходимост, с договорните условия;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в дял II, глава 7 на част първа от Финансовия регламент.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
4. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали финансираните от бюджета операции са извършени правилно, и по-специално дали критериите по параграф 3 са спазени.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от оправомощения разпоредител с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за преодоляването на тези проблеми.
Анализът на риска по член 66, параграф 6 от Финансовия регламент се преразглежда с оглед на резултатите от проверките и друга уместна информация.
В случай на многогодишни програми оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
Член 50
Кодекс с професионални стандарти
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Служителите, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити да проверяват финансовите операции, се избират въз основа на техните знания, умения и конкретна квалификация, доказани с дипломи или съответен професионален опит или след подходяща програма за обучение.
2. Всяка институция изготвя кодекс с професионални стандарти, който определя по въпросите на вътрешния контрол:
а)
равнището на техническа и финансова компетентност, което се изисква от служителите по параграф 1;
б)
задължението на тези служители да се обучават непрекъснато;
в)
възложената им мисия, роля и задачи;
г)
правилата на поведение, и по-специално етичните норми и нормите за интегритет, които трябва да съблюдават, както и предоставените им права.
3. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на кодекса с професионални стандарти на Комисията по параграф 2 от настоящия член за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
4. Всяка институция създава подходящи структури за разпределение сред службите разпоредители с бюджетни кредити и за периодично актуализиране на съответната информация относно контролните стандарти и съществуващите за целта методи и способи.
Член 51
Бездействие на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити
(член 66, параграф 8 от Финансовия регламент)
Бездействието на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент означава липса на какъвто и да е отговор в разумен срок предвид на обстоятелствата по случая и във всички случаи, в срок от максимум един месец.
Член 52
Предаване на финансова и управленска информация на счетоводителя
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити изпраща на счетоводителя, съгласно приетите от последния правила, финансовата и управленската информация, необходими за изпълнението на задълженията на счетоводителя.
Разпоредителят с бюджетни кредити съобщава на счетоводителя редовно и поне за приключването на сметките съответните финансови данни за доверителните банкови сметки, за да може използването на средствата на Съюза да бъде отразено в сметките на Съюза.
Член 53
Докладване за процедурите на договаряне
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити отчитат за всяка финансова година договорите, сключени чрез процедурите на договаряне по член 134, параграф 1, букви а)-ж), член 135, параграф 1, букви а)-г) и членове 266, 268 и 270 от настоящия регламент. Ако делът на процедурите на договаряне спрямо броя на договорите, възложени от един и същ оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, значително се увеличава в сравнение с предходни години или ако този дял е значително по-голям от регистрирания среден дял за институцията, отговорният разпоредител с бюджетни кредити докладва на институцията, като посочва всички мерки, предприети за обръщане на тази тенденция. Всяка институция изпраща доклад за процедурите на договаряне на Европейския парламент и на Съвета. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Раздел 3
Счетоводител
Член 54
Назначаване на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава счетоводител измежду длъжностните лица, за които се прилага Правилникът за длъжностните лица на Европейския съюз.
Счетоводителят се избира от институцията въз основа на неговата конкретна компетентност, доказана с дипломи или равностоен професионален опит.
2. Две или повече институции или органи могат да назначат един и същ счетоводител.
В такъв случай те правят необходимото, за да се избегне наличието на какъвто и да е конфликт на интереси.
Член 55
Прекратяване функциите на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. При прекратяване на функциите на счетоводителя незабавно се съставя оборотна ведомост.
2. Оборотната ведомост, придружена от предавателен отчет, се предава от счетоводителя, който прекратява функциите си, или, ако това не е възможно, от служител от неговия отдел на новия счетоводител.
Новият счетоводител подписва оборотната ведомост в израз на това, че я приема, в срок от един месец от датата на предаване и може да изрази резерви.
Предавателният отчет включва също резултата от оборотната ведомост и всички изразени резерви.
3. Всяка институция или орган по член 208 от Финансовия регламент информира Европейския парламент, Съвета и счетоводителя на Комисията в срок от две седмици от назначаването или прекратяването на функциите на своя счетоводител.
Член 56
Утвърждаване на системите за счетоводна отчетност и инвентаризация
(член 68 от Финансовия регламент)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява счетоводителя за всяка разработка или значително изменение на система за финансово управление, система за инвентаризация или система за оценка на активите и пасивите, ако тя предоставя данни за сметките на институцията или се използва за обосноваване на нейните данни, за да може счетоводителят да проверява дали критериите за утвърждаване се спазват.
Във всеки един момент счетоводителят може да преразгледа вече утвърдена система за финансово управление. Когато система за финансово управление, създадена от разпоредителя с бюджетни кредити, не е или вече не е утвърдена от счетоводителя, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изготвя план за действие за своевременно коригиране на слабостите, поради които утвърждаването е отказано.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отговаря за изчерпателността на информацията, предавана на счетоводителя.
Член 57
Управление на касата
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят предприема необходимите мерки неговата институция да разполага с достатъчно средства за покриване на касовите потребности, които възникват при изпълнението на бюджета.
2. За целите на параграф 1 счетоводителят създава системи за управление на касовите наличности, които му дават възможност да съставя прогнози за паричните потоци.
3. Счетоводителят на Комисията разпределя наличните средства в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000.
Член 58
Управление на банкови сметки
(член 68 от Финансовия регламент)
1. С оглед на нуждите, свързани с управлението на касата, счетоводителят може да открива сметки на името на институцията към финансови институции или национални централни банки или да нарежда откриването на такива сметки. При надлежно обосновани обстоятелства счетоводителят може да открива сметки във валути, различни от еврото.
2. Счетоводителят отговаря за закриването на сметките по параграф 1 или за това да направи необходимото тези сметки да бъдат закрити.
3. Счетоводителят определя условията на функциониране на сметките по параграф 1 с финансовите институции в съответствие с принципите на добро финансово управление, ефикасност и конкуренция.
4. Поне на всеки пет години счетоводителят повторно обявява тръжна процедура за финансовите институции, към които могат да бъдат открити сметки в съответствие с параграф 1.
Когато местните банкови условия го позволяват, банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, се подлагат редовно на проучване на конкуренцията. Това проучване се извършва поне на всеки пет години по инициатива на титуляря на сметката за авансови средства, който след това представя на счетоводителя обосновано предложение за избора на банка за срок, ненадвишаващ пет години.
5. Счетоводителят осигурява строго спазване на условията на функциониране на сметките, открити към финансовите институции в съответствие с параграф 1.
За банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, титулярят на сметката за авансови средства поема тази отговорност, като взема под внимание приложимото законодателство в държавата, в която изпълнява своя мандат.
6. Счетоводителят на Комисията уведомява счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент за условията на функциониране на сметките, открити към финансови институции. Счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент хармонизират с тези условия на функциониране условията на функциониране на сметките, които откриват.
Член 59
Подписи върху сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
Условията за откриване, функциониране и използване на сметките предвиждат, в зависимост от изискванията за вътрешен контрол, чековете, нарежданията за банкови преводи и всички останали банкови операции да бъдат подписвани от един или повече надлежно оправомощени служители. Инструкциите, които не са в електронна форма, се подписват от поне двама надлежно оправомощени служители или лично от счетоводителя.
За целите на първа алинея счетоводителят на всяка институция предоставя на всички финансови институции, към които съответната институция е открила сметки, имената и спесимените на оправомощените служители.
Член 60
Управление на наличностите по сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят се уверява, че наличността по банковите сметки, предвидени в член 58, не се отклонява съществено от прогнозите за паричните потоци по член 57, параграф 2 и във всеки случай, че:
а)
нито едно салдо по тези сметки не е дебитно;
б)
наличностите по сметките в други валути периодично се конвертират в евро.
2. Счетоводителят няма право да поддържа наличности в сметки в чуждестранна валута, които могат да причинят прекомерни загуби за институцията поради колебания на валутния курс.
Член 61
Преводи и операции по конвертиране
(член 68 от Финансовия регламент)
Без да се засягат разпоредбите на член 69, счетоводителят извършва преводи между сметките, открити от него на името на институцията към финансови институции, и извършва операции по конвертиране на една валута в друга.
Член 62
Методи на плащане
(член 68 от Финансовия регламент)
Плащанията се извършват чрез банков превод, чрез чек или, от сметките за авансови средства, чрез дебитна карта в съответствие с член 67, параграф 4.
Член 63
Досиета за юридическите лица
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят може да извършва плащания чрез банков превод само ако данните за банковата сметка на бенефициера и данните, потвърждаващи неговата самоличност, или каквато и да е промяна на тези данни, са предварително вписани в общо досие за всяка институцията.
Всяко вписване в това досие на данните с правен и банков характер на бенефициера и всяка промяна на тези данни се извършват въз основа на оправдателен документ, чиято форма се определя от счетоводителя.
2. С оглед на плащанията чрез банков превод разпоредителите с бюджетни кредити могат да поемат задължение към трета страна от името на своята институция само ако тази трета страна е предоставила необходимата документация за вписването ѝ в досието.
Разпоредителите с бюджетни кредити уведомяват счетоводителя за всяка промяна на данните с правен и банков характер, която им е съобщена от бенефициера, и проверяват дали тези данни са валидни, преди да извършат плащане.
Във връзка с предприсъединителната помощ могат да бъдат поемани индивидуални задължения към публичните органи на държавите, подали заявление за членство в Европейския съюз, без предварително вписване в досието на третата страна. В такива случаи разпоредителят с бюджетни кредити полага всички усилия вписването да бъде направено възможно най-бързо. Споразуменията предвиждат съобщаването на Комисията на данните за банковата сметка на бенефициера да представлява предварително условие за извършване на първото плащане.
Член 64
Съхраняване на оправдателната документация от счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
Оправдателните документи за счетоводната система и за изготвянето на отчетите по член 141 от Финансовия регламент се съхраняват най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.
При все това обаче документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг период от време, т.е. до края на годината след годината на приключване на операциите. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Всяка институция взема решение в кой отдел да се съхранява оправдателната документация.
Член 65
Лица, оправомощени да се разпореждат със сметките
(член 69 от Финансовия регламент)
Всяка институция определя условията, според които служителите, които тя определя и оправомощава да се разпореждат със сметките в местните звена по член 72, имат право да предоставят на местните финансови институции имената и спесимените.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 66
Условия за използването на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Когато поради ограничения размер на сумите е практически невъзможно или неефективно да се извършват платежни операции чрез бюджетните процедури, могат да бъдат открити сметки за авансови средства за плащането на такива разходи.
2. Администраторът на авансови средства може временно да утвърждава и плаща разходи, въз основа на подробна рамка, изложена в инструкциите от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези инструкции посочват правилата и условията, при които се извършват временното утвърждаване и плащанията, и при необходимост, условията за подписване на правни задължения по смисъла на член 97, параграф 1, буква д).
3. За откриването на сметка за авансови средства и определянето на администратор на авансови средства трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. В решението се посочват съответните отговорности и задължения на администратора на авансови средства и на разпоредителя с бюджетни кредити.
За промяната на условията на функциониране на сметка за авансови средства също трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
4. В делегациите на Съюза сметки за авансови средства се откриват за плащането на разходи както от частта на бюджета, предназначена за Комисията, така и от частта на бюджета за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“), осигурявайки пълна проследимост на разходите.
Член 67
Условия за откриване и плащане
(член 70 от Финансовия регламент)
1. В решението за откриване на сметка за авансови средства и определяне на администратор на авансови средства и решението за изменение на условията на функциониране на сметка за авансови средства се посочват по-конкретно:
а)
максималният размер на средствата, които могат първоначално да бъдат предоставени като авансови, и тяхното предназначение;
б)
дали на името на институцията трябва да бъде открита банкова сметка или пощенска джиро сметка;
в)
характерът и максималният размер на всеки разход, който може да бъде изплащан от администратора на авансови средства в полза на трети страни или да се събира от тях;
г)
честотата на изготвяне на оправдателната документация, процедурата за изготвянето ѝ и договореностите за предаването ѝ на разпоредителя с бюджетни кредити за осчетоводяване;
д)
процедурата за евентуално попълване на авансовите средства;
е)
обстоятелството, че операциите с авансови средства се осчетоводяват от разпоредителя с бюджетни кредити не по-късно от края на следващия месец, за да може да се направи равнение между счетоводното и банковото салдо;
ж)
срокът на валидност на мандата, предоставен на администратора на авансови средства от счетоводителя;
з)
самоличността на определения администратор на авансови средства.
2. В предложенията за решения за откриване на сметки за авансови средства отговорният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за следното:
а)
да се даде приоритет на използването на бюджетните процедури, когато има достъп до централната компютризирана система за счетоводна отчетност;
б)
сметките за авансови средства да се използват само в обосновани случаи.
Максималният размер на плащането, което може да бъде извършено от администратора на авансови средства, когато е практически невъзможно или неефективно разплащателните операции да бъдат извършени чрез използване на бюджетните процедури, не може да надхвърля 60 000 EUR за всеки разход.
3. Администраторът на авансови средства може да извършва плащания в полза на трети страни въз основа и в рамките на:
а)
предварителните бюджетни и правни задължения, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
б)
положителното остатъчно салдо по сметките за авансови средства в наличност или в банката.
4. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо по член 89 от Финансовия регламент, чрез чек или други платежни средства, включително дебитни карти, в съответствие с инструкциите, определени от счетоводителя.
5. След извършването на плащанията се вземат официални окончателни решения за тяхното утвърждаване и/или се издават платежни нареждания, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 68
Избор на администратор на авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
Администраторите на авансови средства се избират измежду длъжностните лица или, при необходимост и само в надлежно обосновани случаи, измежду другите служители. Администраторите на авансови средства се избират въз основа на техните знания, умения и специфична квалификация, които се доказват с дипломи или подходящ професионален опит, или след подходяща програма за обучение.
Член 69
Захранване на сметките за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят извършва плащания за захранване на сметките за авансови средства и осъществява мониторинг на тези сметки от гледна точка на откриването на банкови сметки и делегирането на подписването, както и на проверките на място и в централизираното счетоводство. Счетоводителят захранва сметките за авансови средства. Авансовите средства се изплащат по откритата за целта банкова сметка.
Сметките за авансови средства могат да бъдат захранвани и пряко от различни местни приходи, като например възникващите от:
а)
продажбата на оборудване;
б)
публикации;
в)
разни възстановени суми;
г)
лихви.
Авансовите средства се осчетоводяват като разходи или разни или целеви приходи съгласно решението за откриване на сметката за авансови средства по член 67 и разпоредбите на Финансовия регламент. Съответните суми се приспадат от разпоредителя с бюджетни кредити при следващото захранване на сметките за авансови средства.
2. За да може по-конкретно да се избегнат загубите от курсови разлики, администраторът на авансови средства може да извършва преводи между различни банкови сметки, свързани със същите авансови средства.
Член 70
Проверки от разпоредителите с бюджетни кредити и счетоводителите
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Администраторът на авансови средства води счетоводство за средствата на негово разположение в наличност и в банката, както и за извършените плащания и получените суми, в съответствие с правилата и дадените от счетоводителя инструкции. Отчетите на това счетоводство са достъпни във всеки един момент за отговорния разпоредител с бюджетни кредити и поне веднъж в месеца се изготвя справка за операциите, която се изпраща през следващия месец заедно с оправдателна документация от администратора на авансови средства на разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за осчетоводяването на операциите с авансови средства.
2. Счетоводителят извършва или нарежда да бъдат извършени от специално оправомощен за целта служител на неговата служба или на службата разпоредител проверки, които по правило следва да бъдат извършвани на място и без предупреждение, с цел да се проверят наличието на средствата, предоставени на администраторите на авансови средства, счетоводството и това дали операциите с авансови средства се осчетоводяват в предвидения срок. Счетоводителят съобщава резултатите от тези проверки на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 71
Процедура за възлагане на обществени поръчки
(член 70 от Финансовия регламент)
Плащанията от сметките за авансови средства могат, в рамките на ограниченията по член 137, параграф 3, да се състоят просто от плащане по фактури, без предварително да е била приета оферта.
Член 72
Откриване на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
За плащането на определени категории разходи могат да се откриват една или повече сметки за авансови средства във всяко местно звено извън Съюза съгласно член 70 от Финансовия регламент. Местно звено е например делегация на Съюза, служба или клон в трета държава.
Решението за откриване на такава сметка за авансови средства определя условията на нейното функциониране съгласно член 70 от Финансовия регламент и въз основа на специфичните нужди на всяко местно звено.
Член 73
Администратори на авансови средства и лица, оправомощени да се разпореждат със сметки в делегациите на Съюза
(член 70 от Финансовия регламент)
При извънредни обстоятелства и за да не се прекъсва дейността, задълженията на администратора на авансови средства на ЕСВД в делегациите на Съюза могат да бъдат изпълнявани от служители на Комисията. При същите условия служителите на ЕСВД могат да бъдат определяни за администратори на авансови средства за Комисията в делегациите на Съюза.
В делегациите на Съюза правилата и условията, определени в първа алинея, се прилагат за определянето на лицата, оправомощени от счетоводителя да извършват банкови операции.
ГЛАВА 4
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 74
Органи, отговорни по въпросите, свързани с измами
(член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент)
Властите и органите по член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент са органите, определени в Правилника за персонала и решенията на институциите на Съюза относно реда и условията за вътрешно разследване във връзка с предотвратяването на измами, корупция и други незаконни дейности в ущърб на интересите на Съюза.
Раздел 2
Правила, приложими за оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
Член 75
Финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
Без да се засягат правомощията на OLAF, органът за разглеждане на финансови нередности по член 29 (наричан по-нататък „органът за финансови нередности“) е компетентен по отношение на всяко нарушение на разпоредба на Финансовия регламент или на разпоредба, свързана с финансовото управление или проверката на операциите, в резултат на действие или бездействие от страна на служител.
Член 76
Орган за разглеждане на финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
1. Органът по назначаването отнася случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент до органа за финансови нередности за становище по член 73, параграф 6, втора алинея от Финансовия регламент.
Когато ръководителите на делегациите на Съюза действат като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се обръща директно към органа за финансови нередности за становище по случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент.
Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити може да отнесе въпрос до органа за финансови нередности, ако счита, че е извършена финансова нередност. Органът за финансови нередности излиза със становище относно това дали са извършени нередности по смисъла на член 75, тяхната тежест и какви биха могли да бъдат последствията от тях. Ако анализът на органа за финансови нередности сочи, че случаят, който му е изпратен за разглеждане, следва да бъде отнесен до OLAF, той незабавно изпраща преписката на органа по назначаването и веднага уведомява OLAF.
Когато органът за финансови нередности пряко получи сигнал от служител съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент, той предава преписката на органа по назначаването и уведомява служителя за това. Органът по назначаването може да поиска становището на органа за финансови нередности по този случай.
2. Институцията или, когато органът за финансови нередности е съвместен - участващите институции, в зависимост от вътрешната си организация, определят реда и условията за дейността на органа за финансови нередности и неговия състав, който включва външен участник с необходимата квалификация и опит.
Член 77
Потвърждаване на инструкциите
(член 73, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който получи задължителна инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, по-конкретно поради това че инструкцията не може да бъде изпълнена с предоставените му ресурси, писмено уведомява за това оправомощилия го или вторично оправомощилия го орган. Ако инструкцията бъде потвърдена писмено и това потвърждение бъде получено своевременно и е достатъчно ясно, в смисъл че се отнася изрично до аспектите, които оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити оспорва, разпоредителят с бюджетни кредити се освобождава от отговорност. Той изпълнява инструкцията, освен ако е очевидно незаконна или е в нарушение на действащите норми за безопасност.
2. Разпоредбите на параграф 1 се прилагат и в случаите, когато разпоредител с бюджетни кредити узнае в хода на действията си по изпълнение на задължителна инструкция, че обстоятелствата по случая могат да доведат до нередност.
Всички потвърдени инструкции при обстоятелствата, описани в член 73, параграф 3 от Финансовия регламент, се записват от отговорния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити и се включват в годишния му отчет за дейността.
ГЛАВА 5
Приходни операции
Раздел 1
Собствени ресурси
Член 78
Правила, които се прилагат за собствените ресурси
(член 76 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя график, който посочва кога ще бъдат предоставени на Комисията собствените ресурси, определени в Решението за системата на собствените ресурси на Съюза.
Собствените ресурси се установяват и събират в съответствие с правилата, приети по силата на решението по първа алинея.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 79
Прогноза за вземанията
(член 77 от Финансовия регламент)
1. Прогнозите за вземанията посочват вида приходи и бюджетната позиция, в която тези приходи трябва да бъдат записани, и доколкото е възможно, данните за длъжника и очакваната сума.
При изготвянето на прогноза за вземанията отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява по-конкретно дали:
а)
приходът е записан в правилната бюджетна позиция;
б)
прогнозата е правилна и в съответствие с приложимите разпоредби и принципа на добро финансово управление.
2. При спазване на разпоредбите на член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент и на член 7, параграф 2 от настоящия регламент прогнозата за вземанията няма като ефект предоставянето на бюджетни кредити за поети задължения. В случаите по член 21 от Финансовия регламент бюджетни кредити могат да бъдат предоставяни само след като Съюзът реално е събрал дължимите суми.
Раздел 3
Установяване на вземания
Член 80
Процедура
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане от отговорния разпоредител с бюджетни кредити представлява признаване на правото на Съюза по отношение на даден длъжник и установяване на правото да се предяви пред длъжника искане за плащане на задължението.
2. Нареждането за събиране е операцията, чрез която отговорният разпоредител с бюджетни кредити нарежда на счетоводителя да събере установената сума.
3. Дебитното известие уведомява длъжника, че:
а)
Съюзът е установил вземането;
б)
ако плащането на задължението бъде извършено преди крайния срок, не се дължи лихва за забава;
в)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), по задължението се дължи лихва, чийто размер е посочен в член 83, без да се засягат приложимите специфични разпоредби;
г)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), институцията събира средствата или чрез прихващане, или чрез задействане на предварително предоставена гаранция;
д)
счетоводителят може да събира средствата чрез прихващане преди крайния срок по буква б) в случаите, в които това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза, когато има основания да счита, че дължимата на Комисията сума ще бъде загубена, след като длъжникът бъде уведомен за мотивите и датата на събирането на средствата чрез прихващане;
е)
ако след предприемането на всички мерки, посочени в букви а)-д) от настоящия параграф, сумата не е събрана изцяло, институцията извърша събирането чрез прилагане на решение, осигурено или по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент, или чрез съдебно дело.
Разпоредителят с бюджетни кредити разпечатва дебитното известие и го изпраща на длъжника. Счетоводителят се уведомява за това изпращане чрез финансовата информационна система.
Член 81
Установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
За да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали:
а)
вземането е безспорно, в смисъл че е безусловно;
б)
вземането е ликвидно, в точно парично изражение;
в)
вземането е изискуемо и не е обвързано със срок за плащане;
г)
данните за длъжника са верни;
д)
вземането е записано в правилната бюджетна позиция;
е)
оправдателните документи са редовни; и
ж)
принципът на добро финансово управление е спазен, по-специално по отношение на критериите по член 91, параграф 1, буква а).
Член 82
Оправдателна документация за установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане се основава на оправдателна документация, която доказва правото на Съюза.
2. Преди да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че това е направено.
3. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Член 83
Лихва за забава
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, върху всяко вземане, което не е изплатено на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), се начислява лихва съгласно параграфи 2 и 3 от настоящия член.
2. Лихвата за вземанията, неизплатени на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата, прилагана от Европейската централна банка за нейните основни операции по рефинансиране, публикувана в Официален вестник на Европейския съюз, серия С, в сила на първия календарен ден на месеца, в който попада крайната дата, увеличена със:
а)
осем процентни пункта, когато дългът е по договор за обществена поръчка за доставки и услуги по дял V;
б)
три и половина процентни пункта във всички останали случаи.
3. Размерът на лихвите се изчислява от календарния ден, следващ крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) и посочен в дебитното известие, до календарния ден, на който дългът е издължен в пълен размер.
Нареждането за събиране, съответстващо на размера на лихвите за забава, се издава, когато тези лихви бъдат реално получени.
4. В случай на глоби, когато длъжникът предостави финансова гаранция, приета от счетоводителя вместо плащане, дължимата лихва, считано от крайния срок, посочен в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата по параграф 2 от настоящия член, която е в сила на първия ден на месеца, през който е прието решението за налагане на глоба, увеличена само с един и половина процентни пункта.
Раздел 4
Разпореждане за събиране
Член 84
Изготвяне на нареждането за събиране
(член 79 от Финансовия регламент)
1. Нареждането за събиране посочва:
а)
финансовата година, за която трябва да бъде осчетоводен приходът;
б)
акта или правното задължение, който или което е източник на задължението и поражда правото на събиране;
в)
приложимата бюджетна статия и всяко друго подразделение, включително, при необходимост, съответното бюджетно задължение;
г)
сумата, която подлежи на събиране, изразена в евро;
д)
името и адреса на длъжника;
е)
крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
ж)
възможния метод на събиране, включително по-специално събиране чрез прихващане или задействане на предоставена гаранция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата на нареждането за събиране и го подписва, след което то се изпраща на счетоводителя.
3. Счетоводителят на всяка институция съхранява списък на несъбраните дължими суми. Вземанията на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Той предава този списък на счетоводителя на Комисията.
Счетоводителят на Комисията изготвя консолидиран списък на дължимите суми за всяка институция по дата на издаване на нареждането за събиране. Списъкът се добавя към доклада на Комисията за бюджетното и финансовото управление.
4. За да подсили защитата на финансовите интереси на Съюза, Комисията съставя списък на вземанията на Съюза, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да възстанови средствата, които дължи, чрез съдебно решение със сила на пресъдено нещо и ако една година след неговото произнасяне не е възстановена никаква сума или е възстановена незначителна по размер сума. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 85
Решение, което представлява изпълнително основание, в полза на други институции
(член 79, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Извънредните обстоятелства по член 79, параграф 2 от Финансовия регламент са налице, когато съответната институция е изчерпала възможността за доброволно плащане и за събиране на дълга чрез прихващане, съгласно предвиденото в член 80, параграф 1 от Финансовия регламент, и дългът е значителен по размер.
2. В случая по параграф 1 съответните институции, различни от посочените в член 299 от ДФЕС, могат да поискат от Комисията да приеме решение, което представлява изпълнително основание.
3. Във всички случаи в решението, което представлява изпълнително основание, се посочва, че събраните суми се записват в частта на бюджета, предназначена за съответната институция, която действа като разпоредител с бюджетни кредити. Приходите се записват като общи приходи, освен когато попадат в обхвата на специфичните случаи на целевите приходи съгласно предвиденото в член 21, параграф 3 от Финансовия регламент.
4. Отправилата искането институция уведомява Комисията за всяко събитие, което има вероятност да повлияе на събирането на средствата, и се намесва в подкрепа на Комисията в случай на обжалване на решение, което представлява изпълнително основание.
5. Комисията и съответната институция се договарят относно практическите начини за изпълнение на настоящия член.
Раздел 5
Събиране
Член 86
Формалности по събирането
(член 80 от Финансовия регламент)
1. След като бъде събрано вземане, счетоводителят прави запис в сметките и уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой, извършени пред счетоводителя или администратора на авансови средства, се издава разписка.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране на вземания, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 87
Събиране чрез прихващане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Когато длъжникът има вземане по отношение на Съюза, което е безспорно, съгласно определението в член 81, буква а), ликвидно и изискуемо и се отнася до сума, установена с платежно нареждане, след изтичане на крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) счетоводителят събира установените вземания чрез прихващане.
В изключителни случаи, когато това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза и счетоводителят има основания да счита, че дължимата на Съюза сума ще бъде загубена, счетоводителят събира вземането чрез приспадане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б).
Счетоводителят извършва събирането и чрез прихващане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), когато длъжникът даде своето съгласие за това.
2. Преди да пристъпи към каквото и да е събиране съгласно параграф 1, счетоводителят се консултира с отговорния разпоредител с бюджетни кредити и уведомява съответните длъжници.
Когато длъжникът е национален орган или една от неговите административни единици, счетоводителят уведомява също съответната държава членка поне десет работни дни предварително за намерението си да пристъпи към събиране чрез прихващане. При все това със съгласието на държавата членка или съответната административна единица счетоводителят може да пристъпи към събирането чрез прихващане, преди да е изтекъл крайният срок.
3. Прихващането по параграф 1 има ефекта на плащане и освобождава Съюза от съответния дълг и ако е уместно, от дължимите лихви.
Член 88
Процедура за събиране при неизвършване на доброволно плащане
(членове 79 и 80 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на член 87, ако сумата не бъде събрана в пълен размер до крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), посочен в дебитното известие, счетоводителят уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно открива процедурата за събиране по всички предвидени в закона начини, включително, ако е уместно, чрез задействане на предварително предоставена гаранция.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 87, когато методът на събиране по параграф 1 от настоящия член не може да бъде използван и длъжникът не плати въпреки официалното уведомително писмо, изпратено от счетоводителя, счетоводителят пристъпва към изпълнение на решение за събиране, осигурено по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент или чрез съдебно дело.
Член 89
Удължаване на срока за плащане
(член 80 от Финансовия регламент)
В сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и при условие че са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плати лихвата, посочена в член 83, за целия допълнителен период от време, считано от крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
б)
за да се защитят правата на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на институцията.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на институцията.
При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по буква б) от първа алинея, когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 90
Събиране на глоби или други санкции
(членове 80 и 83 от Финансовия регламент)
1. Когато пред Съда на Европейския съюз бъде заведено дело срещу решение на Комисията за налагане на глоба или други санкции съгласно ДФЕС или Договора за Евратом и докато не бъдат изчерпани всички правни средства за защита, длъжникът или плаща условно съответните суми по банковата сметка, посочена от счетоводителя, или предоставя финансова гаранция, приемлива за счетоводителя. Гаранцията е независима от задължението за плащане на глобата, имуществената санкция или други санкции и е изпълнима при първо поискване. Тя покрива главницата и лихвите, дължими съгласно член 83, параграф 4.
2. Комисията обезпечава условно платените суми, като ги инвестира във финансови активи и по този начин гарантира сигурността и ликвидността на средствата, като същевременно се стреми да получи и финансов приход.
3. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е потвърдена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
условно събраните суми и лихвите и другите суми, които те са генерирали, се записват в бюджета в съответствие с член 83 от Финансовия регламент най-късно през финансовата година, следваща годината, през която са изчерпани всички правни средства за защита;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя се привежда в действие и съответните суми се записват в бюджета.
Когато размерът на глобата или на санкцията е увеличен от Съда, букви а) и б) от първа алинея се прилагат до сумите в решението на Комисията и счетоводителят събира съответстващата на увеличението сума, която се записва в бюджета.
4. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е отменена или намалена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
недължимо събраните суми заедно с начислените лихви се връщат на съответната трета страна. В случаите, в които цялостният генериран приход за съответния период е отрицателен, се възстановява номиналната стойност на недължимо събраните суми;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя съответно се освобождава.
Член 91
Отказ от събиране на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се откаже от цялостното или частично събиране на установено вземане само в следните случаи:
а)
когато предвидимите разходи по събирането ще надхвърлят дължимата сума и отказът от събиране няма да навреди на престижа на Съюза;
б)
когато вземането не може да бъде събрано поради изтеклото време или несъстоятелност на длъжника;
в)
когато събирането противоречи на принципа на пропорционалност.
2. В случаите по параграф 1, буква в) отговорният разпоредител с бюджетни кредити действа съгласно предварително установените в рамките на всяка институция процедури и прилага следните критерии, които са задължителни и приложими при всички обстоятелства:
а)
фактите, имащи отношение към сериозността на нередността, поради която е установено вземането (измама, повторно нарушение, умисъл, грижа, добросъвестност, явна грешка);
б)
отражението, което отказът от събиране ще има върху функционирането на Съюза и неговите финансови интереси (размер на сумата, риск от създаване на прецедент, уронване на авторитета на закона).
В зависимост от обстоятелствата по случая на отговорния разпоредител с бюджетни кредити може също да се наложи да вземе предвид следните допълнителни критерии:
а)
всяко нарушение на конкуренцията, което ще бъде причинено от отказа от събиране;
б)
икономическите и социалните щети, които ще бъдат причинени от събирането на вземането в пълен размер.
3. Решението за отказ от събиране по член 80, параграф 2 от Финансовия регламент се мотивира и упоменава положената грижа за обезпечаване на събирането и правните и фактическите основания за отказа. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити се отказва от събирането на вземане в съответствие с член 84.
4. Институцията не може да делегира правомощия за отказ от събиране на установено вземане в никой от следните случаи:
а)
когато сумата, предмет на отказването, е 1 000 000 EUR или повече;
б)
когато сумата, предмет на отказването, е 100 000 EUR или повече в случаите, в които това представлява 25 % или повече от установеното вземане.
Под праговете, посочени в първа алинея, всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отказ от събиране на установено вземане.
5. Всяка институция ежегодно изпраща на Европейския парламент и на Съвета доклад за отказите по параграфи 1-4 от настоящия член, отнасящи се до суми в размер на 100 000 EUR или повече. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Член 92
Отмяна на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. В случай на грешка отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя изцяло или частично установеното вземане в съответствие с членове 82 и 84 и посочва подходящи мотиви.
2. Всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отмяна на установено вземане.
Член 93
Правила относно давностните срокове
(член 81 от Финансовия регламент)
1. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни започва да тече при изтичане на крайния срок, съобщен на длъжника в дебитното известие съгласно член 80, параграф 3, буква б).
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза започва да тече от датата, на която плащането на вземането на третата страна стане дължимо съгласно съответното правно задължение.
2. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни се прекъсва от всяко действие на институция или на държава членка, действаща по искане на институция, за което третата страна е уведомена и което има за цел събирането на дълга.
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза се прекъсва от всяко действие, за което Съюзът е уведомен от своите кредитори или от името на своите кредитори и което има за цел събирането на дълга.
3. Нов давностен срок от пет години започва да тече в деня след прекъсването по параграф 2.
4. Всяко съдебно дело във връзка с вземане по параграф 1, включително делата пред съд, който по-късно се самообявява за некомпетентен по делото, прекъсва давностния срок. Новият давностен срок от пет години не започва, докато не бъде постановено съдебно решение със сила на пресъдено нещо или не бъде постигнато извънсъдебно споразумение между същите страни по същото дело.
5. Когато счетоводителят предостави на длъжника допълнително време за плащане съгласно член 89, това се счита за прекъсване на давностния срок. Новият давностен срок от пет години започва да тече от деня след този на изтичане на удължения срок за плащане.
6. Вземания не се събират след изтичане на давностния срок, установен в параграфи 1-5.
ГЛАВА 6
Разходни операции
Член 94
Решение за финансиране
(член 84 от Финансовия регламент)
1. Решението за финансиране съдържа съществените елементи на действие, при което се извършва разход от бюджета.
2. По-конкретно решението за финансиране излага следното:
а)
за безвъзмездните средства:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
приоритетите за годината, целите за изпълнение и предвидените резултати с разрешените бюджетни кредити за финансовата година;
iii)
съществените критерии за допустимост, подбор и отпускане, които ще бъдат използвани за подбор на предложения;
iv)
максималния възможен процент на съфинансиране и ако се предвиждат различни проценти, критериите, които следва да се спазват за всеки от тях;
v)
графика и индикативната стойност на поканите за представяне на предложения;
б)
за обществените поръчки:
i)
цялостния бюджетен пакет, предназначен за възлагането на обществени поръчки през годината;
ii)
индикативния брой и вида на предвидените обществени поръчки и ако е възможно, общо описание на техния предмет;
iii)
индикативния календар за започването на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
в)
за доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
бюджетните кредити, заделени за доверителния фонд за годината, и сумите, предвидени за целия му срок на действие;
iii)
целите на доверителния фонд и неговия срок на действие;
iv)
правилата за управление на доверителния фонд;
v)
възможността за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субектите и лицата по член 187, параграф 2 от Финансовия регламент;
г)
за наградите:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
съществените условия за участие и критериите за присъждане;
iv)
графика на конкурса и размера на наградата или наградите;
д)
за финансовите инструменти:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
сумата, отпусната за финансовия инструмент;
iv)
индикативния график на изпълнението.
3. Когато работната програма по член 128 от Финансовия регламент съдържа информацията по буква а) от параграф 2 от настоящия член за безвъзмездните средства, финансирани от разрешените за финансовата година бюджетни кредити, решението за приемането ѝ се счита за решение за финансиране за тези безвъзмездни средства.
Що се отнася до обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти, когато изпълнението на съответните бюджетни кредити, разрешени за финансовата година, е предвидено в работна програма, съдържаща информацията по букви б), в), г) и д) от параграф 2 от настоящия член, решението за приемане на тази работна програма също се счита за решение за финансиране за съответните обществени поръчки, доверителни фондове, награди и финансови инструменти.
Ако работната програма не съдържа тази информация за една или повече дейности, тя трябва да претърпи съответните изменения или за съответната дейност да бъде прието индивидуално решение за финансиране.
4. Без да се засяга която и да е специфична разпоредба на основен акт, всяко съществено изменение на вече прието решение за финансиране следва същата процедура като първоначалното решение.
Раздел 1
Поемане на задължение за разход
Член 95
Глобални и временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобалното бюджетно задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, което само по себе си предвижда последващо поемане на едно или повече правни задължения, или чрез поемане на едно или повече правни задължения.
Споразуменията за финансиране в сферата на пряката финансова помощ за трети държави, включително бюджетната подкрепа, които представляват правни задължения, могат да пораждат плащания без поемане на други правни задължения.
2. Временното бюджетно задължение се изпълнява чрез поемане на едно или повече правни задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, в случай на разходи за управление на персонала или комуникационни разходи на институциите за отразяване на събития на Съюза, пряко чрез плащания.
Член 96
Приемане на глобално задължение
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобално задължение се поема въз основа на решение за финансиране.
Глобалното задължение се поема най-късно преди приемането на решението за подбор на получатели, а когато изпълнението на съответните бюджетни кредити включва приемане на работна програма по смисъла на член 188 - в най-кратки срокове след приемането на програмата.
2. Когато глобалното поето задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, втората алинея от параграф 1 не се прилага.
Член 97
Един подпис
(член 85 от Финансовия регламент)
1. От правилото, че бюджетното задължение и съответстващото му правно задължение се подписват от едно и също лице, се допускат изключения само в следните случаи:
а)
когато задълженията са временни;
б)
когато глобалните задължения се отнасят до споразумения за финансиране с трети държави;
в)
когато решението на институцията представлява правно задължение;
г)
когато глобалното задължение се изпълнява чрез няколко правни задължения, за които са отговорни различни разпоредители с бюджетни кредити;
д)
когато във връзка със сметки за авансови средства, предназначени за външните дейности, правните задължения трябва да бъдат подписани от служители на местните звена по член 72 по инструкция на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който обаче остава изцяло отговорен за съответните операции;
е)
когато институция е делегирала правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на междуинституционална европейска служба съгласно член 199, параграф 1 от Финансовия регламент.
2. Ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, подписал бюджетното задължение, отсъства и продължава да отсъства за период, несъвместим със сроковете за поемане на правното задължение, последното се поема от лицето, определено по приетите от всяка институция правила за заместване, при условие че това лице притежава статута на разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 65, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 98
Административни разходи, покривани с временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
Позициите, разглеждани като обичайни административни разходи, които могат да породят временни задължения, включват следното:
а)
разходи за персонал, независимо от това дали този персонал попада в обхвата на Правилника за персонала, или не, за други човешки ресурси и пенсии и за възнаграждение на експерти;
б)
разходи, отнасящи се до членовете на институцията;
в)
разходи за обучение;
г)
разходи за конкурси, подбор и назначаване;
д)
командировъчни;
е)
представителни разходи;
ж)
разходи за срещи;
з)
устни и писмени преводачи;
и)
обмен на длъжностни лица;
й)
редовен наем на движимо и недвижимо имущество или рутинни плащания по договори за недвижими имоти по смисъла на член 121 от настоящия регламент или вноски по заеми съгласно член 203, параграф 8 от Финансовия регламент;
к)
разни застраховки;
л)
почистване, поддръжка и сигурност;
м)
социални и медицински разходи;
н)
използване на далекосъобщителни услуги;
о)
финансови такси;
п)
правни разноски;
р)
обезщетения, включително лихви;
с)
работно оборудване;
т)
вода, газ и електроенергия;
у)
публикации на хартиен носител или в електронен формат;
ф)
комуникационни дейности, в които институциите участват с цел отразяване на събития на Съюза.
Член 99
Вписване на индивидуални правни задължения
(член 86 от Финансовия регламент)
В случай на глобално бюджетно задължение, последвано от едно или няколко индивидуални правни задължения, отговорният разпоредител с бюджетни кредити регистрира в централното счетоводство сумите по това или тези последователни индивидуални правни задължения.
При вписването в сметките се посочва съответното глобално задължение, към което се отнасят индивидуалните задължения.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва сумите по сметките, преди да подпише съответното индивидуално правно задължение, освен в случаите по член 86, параграф 4, четвърта алинея от Финансовия регламент.
Във всички случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали съвкупната сума не надхвърля размера на глобалното задължение, което ги обхваща.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 100
Утвърждаване и приемане за плащане
(член 88 от Финансовия регламент)
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи по смисъла на член 110, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително рутинните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен с официално решение на разпоредителя с бюджетни кредити и на негова отговорност в съответствие с член 65, параграф 5 от Финансовия регламент. Тези решения за оправомощаване се съхраняват за бъдещи справки.
Член 101
Резолюция „удостоверено вярно“ за плащанията по предварително финансиране
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията по предварително финансиране отговорният разпоредител с бюджетни кредити или технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява с резолюция „удостоверено вярно“, че условията, които се изискват в правното задължение за изплащане на предварителното финансиране, са изпълнени.
Член 102
Приемане за плащане на договори за възлагане на обществени поръчки за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до договори за възлагане на обществени поръчки, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвена от изпълнителя фактура;
б)
на самата фактура, или на вътрешен документ, придружаващ получената фактура, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на фактурата са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
Посочената в буква б) от първа алинея резолюция „удостоверено вярно“ удостоверява, че предвидените по договора услуги, доставки или строителни работи са надлежно извършени. За доставките и строителните работи длъжностното лице или друг технически компетентен служител съставят предварителен приемо-предавателен протокол и впоследствие окончателен такъв при изтичането на гаранционния срок, посочен в договора. Тези два протокола се считат за резолюция „удостоверено вярно“.
За рутинните плащания, включително плащанията за абонаменти или за курсове за обучение, резолюцията „удостоверено вярно“ удостоверява, че правото на кредитора е в съответствие с документите, оправдаващи плащането.
Член 103
Приемане за плащане на безвъзмездни средства за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до безвъзмездни средства, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвената от бенефициера заявка за плащане;
б)
на самата заявка за плащане, или на вътрешен документ, придружаващ получения отчет за разходи, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на заявката за плащане са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
с резолюцията по буква б) от първа алинея длъжностното лице или другият технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява, че дейността или работната програма, изпълнена от бенефициера, е в пълно съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, включително, ако е приложимо, че декларираните от бенефициера разходи са допустими.
Член 104
Приемане за плащане на разходи за персонал
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията, които съответстват на разходи за персонала, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че са налични следните оправдателни документи:
а)
по отношение на месечната заплата:
i)
пълен списък на персонала с всички елементи на възнаграждението;
ii)
формуляр (личен информационен фиш) въз основа на взетите във всеки отделен случай решения, показващ при настъпване на промяна всяка промяна във всеки елемент на възнаграждението;
iii)
при назначаване на работа или на длъжност - заверено копие на решението за назначаване на работа или на длъжност, придружаващо утвърждаването на изплащането на първата заплата;
б)
по отношение на другите възнаграждения, като тези на служителите, на които се заплаща на час или на ден: справка, подписана от оправомощения служител, за отработените дни и часове;
в)
по отношение на извънредния труд: справка, подписана от оправомощения служител, за количеството извънреден труд;
г)
по отношение на командировъчните:
i)
заповедта за командироване, подписана от компетентния орган;
ii)
отчет за командировъчните, подписан от командирования и от по-висшестоящия служител, оправомощен за целта, в случай че командировъчните се различават от заповедта за командироване.
д)
по отношение на някои други административни разходи, свързани с персонала, включително абонаментите или курсовете за обучение, които според договора трябва да се платят предварително: оправдателната документация във връзка с решението, на което се основават разходите, съдържаща всички елементи за изчисляването им.
в отчета за командировъчните по буква г), подточка ii) от първа алинея се посочват мястото на командировката, датата и часът на заминаване и пристигане на мястото на командировката, пътните и дневните разходи и други надлежно разрешени разходи, при условие че бъдат представени оправдателни документи.
Член 105
Материална форма на резолюцията „прието за плащане“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 100. При компютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 106
Материална форма на резолюцията „удостоверено вярно“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 101. При компютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ може да бъде под формата на утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от технически компетентния служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на плащане
Член 107
Проверки на плащанията от разпоредителя с бюджетни кредити
(член 89 от Финансовия регламент)
При съставянето на платежното нареждане отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
платежното нареждане е надлежно издадено, което означава, че предварително е взето решение за утвърждаване под формата на резолюция „прието за плащане“, данните на бенефициера са верни и сумата е изискуема;
б)
платежното нареждане съответства на бюджетното задължение, към което е отнесено;
в)
разходът е отнесен към правилната бюджетна позиция;
г)
има налични бюджетни кредити.
Член 108
Задължителни реквизити на платежните нареждания и предаването им на счетоводителя
(член 89 от Финансовия регламент)
1. Платежното нареждане съдържа:
а)
финансовата година, за която трябва да се осчетоводи разходът;
б)
бюджетната статия и всяко друго евентуално подразделение;
в)
правното задължение, пораждащо право на плащане;
г)
бюджетното задължение, към което трябва да бъде отнесено;
д)
сумата, която подлежи на плащане, изразена в евро;
е)
името, адреса и данните на банковата сметка на бенефициера;
ж)
предмета на разхода;
з)
начина на извършване на плащането;
и)
инвентаризиране на активите в съответствие с член 248.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 109
Видове плащане
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
2. Междинно плащане, което може да се извършва неколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
3. Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
Член 110
Оправдателна документация
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране, включително когато се разделя на няколко плащания, се изплаща въз основа на договора, решението, споразумението или основния акт или въз основа на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали условията на въпросния договор, решение или споразумение са спазени. Ако датата на плащане на предварителното финансиране е определена в тези инструменти, изплащането на дължимата сума не подлежи на допълнително искане.
2. Междинните плащания и плащанията на остатъка се основават на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали финансираната дейност е извършена в съответствие с основния акт или решението или в съответствие с условията на договора или споразумението.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя, при съблюдаване на принципа на добро финансово управление, характера на оправдателната документация по настоящия член в съответствие с основния акт, решенията, договорите и споразуменията. Междинните и окончателните доклади за техническото и финансовото изпълнение представляват оправдателни документи за целите на параграф 2.
4. Оправдателните документи се съхраняват от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 111
Срокове за плащане и лихва за забава
(член 92 от Финансовия регламент)
1. Под срок, предвиден за извършване на плащанията, се разбира срокът за утвърждаване, разрешаване и плащане на разходите.
Той започва да тече от датата на получаване на заявка за плащане.
Заявката за плащане се регистрира от оправомощената служба на отговорния разпоредител с бюджетни кредити във възможно най-кратък срок и се счита за получена на датата на своето регистриране.
Под дата на плащане се разбира датата, на която се дебитира сметката на институцията.
2. Заявката за плащане съдържа следните съществени елементи:
а)
име на кредитора;
б)
сума;
в)
валута;
г)
дата;
При липса на поне един съществен елемент заявката се отхвърля.
Кредиторът се уведомява писмено за отхвърлянето и за мотивите за него във възможно най-кратък срок и при всички случаи в срок от 30 календарни дни от датата на получаване на заявката за плащане.
3. В случай на спиране по член 92, параграф 2 от Финансовия регламент оставащият срок за плащане започва да тече отново от датата на получаване на изисканата информация или преработените документи или на датата на извършване на необходимата допълнителна проверка, включително проверки на място.
4. При изтичане на сроковете, определени в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, кредиторът има право на лихва в съответствие със следните условия:
а)
лихвените проценти са тези, посочени в член 83, параграф 2 от настоящия регламент;
б)
лихвата се дължи за периода от календарния ден, следващ датата на изтичане на срока за плащане, определен в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, до датата на плащането.
При все това, когато лихвата, изчислена в съответствие с разпоредбите на първа алинея, е по-ниска от 200 EUR или равна на 200 EUR, тя се изплаща на кредитора само при поискване, подадено в срок от два месеца от получаване на закъснялото плащане.
5. Всяка институция представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно спазването на сроковете и спирането на сроковете по член 92 от Финансовия регламент. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 7
Информационни системи
Член 112
Описание на информационните системи
(член 93 от Финансовия регламент)
Когато за обработка на операциите по изпълнението на бюджета се използват компютърни системи и подсистеми, се изисква изчерпателно и актуално описание на всяка система или подсистема.
Всяко описание определя съдържанието на всички полета за данни и описва как системата обработва всяка отделна операция. То показва подробно как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция.
Член 113
Периодично запаметяване
(член 93 от Финансовия регламент)
Данните в компютърните системи и подсистеми се запаметяват периодично и се съхраняват на сигурно място.
ГЛАВА 8
Вътрешен одитор
Член 114
Назначаване на вътрешния одитор
(член 98 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава своя вътрешен одитор съгласно правила, съобразени със специфичните ѝ особености и нужди. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета за назначаването на вътрешния одитор.
2. Всяка институция определя в зависимост от специфичните си особености и нужди обхвата на мисията на вътрешния одитор и подробно определя целите и процедурите за упражняването на функцията вътрешен одит при надлежно съблюдаване на международните стандарти за вътрешен одит.
3. Институцията може да назначава за вътрешен одитор на основание на конкретната му компетентност длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала и гражданин на някоя от държавите членки.
4. Ако две или повече институции назначат един и същ вътрешен одитор, те определят необходимите условия за търсенето на отговорност от него съгласно член 119.
5. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета при прекратяване на задълженията на вътрешния одитор.
Член 115
Ресурси за вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
Институцията осигурява на вътрешния одитор ресурсите, от които той се нуждае за правилно изпълнение на одиторската си функция, и устав за мисията, в който се посочват подробно неговите задачи, функции и задължения.
Член 116
Работна програма
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор приема работната си програма и я представя на институцията.
2. Институцията може да поиска от вътрешния одитор да извършва одити, които не са включени в работната програма по параграф 1.
Член 117
Докладване от вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор представя на институцията годишния отчет за вътрешния одит, предвиден в член 99, параграф 3 от Финансовия регламент, в който се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити, основните отправени препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
В годишния отчет се посочват и всички системни проблеми, открити от специалния орган, създаден по силата на член 73, параграф 6 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция преценява дали отправените в отчетите на вътрешния ѝ одитор препоръки са подходящи за обмен на най-добри практики с останалите институции.
3. По време на изготвяне на своя отчет вътрешният одитор обръща особено внимание на цялостното спазване на принципа на добро финансово управление и се уверява, че са предприети подходящи мерки за постоянно подобряване и засилване на неговото прилагане.
Член 118
Независимост
(член 100 от Финансовия регламент)
Вътрешният одитор е изцяло независим при извършване на своите одити. Той не може да получава никакви указания, нито да бъде ограничаван по какъвто и да е начин по отношение на изпълнението на своите функции, които по силата на неговото назначаване му се възлагат съгласно Финансовия регламент.
Член 119
Отговорност на вътрешния одитор
(член 100 от Финансовия регламент)
Само институцията, действайки в съответствие с разпоредбите на настоящия член, може да търси отговорност от вътрешния одитор за неговите действия като длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала.
Институцията взема мотивирано решение за започване на разследване. Решението се съобщава на заинтересованата страна. Институцията може да възложи разследването, под своята пряка отговорност, на едно или повече длъжностни лица със степен, равна на степента на съответния служител или по-висока от нея. В хода на разследването се изслушва мнението на заинтересованата страна.
Докладът за разследването се предоставя на заинтересованата страна, която след това се изслушва от институцията по предмета на доклада.
Въз основа на доклада и изслушването институцията приема мотивирано решение за приключване на производството или мотивирано решение съгласно членове 22 и 86 от Правилника за персонала и приложение IХ към него. Решенията за налагане на дисциплинарни или финансови санкции се съобщават на заинтересованата страна и за информация - на другите институции и Сметната палата.
Заинтересованата страна има право да обжалва тези решения пред Съда на Европейския съюз съгласно предвиденото в Правилника за персонала.
Член 120
Обжалване пред Съда на Европейския съюз
(член 100 от Финансовия регламент)
Без да се засягат начините за обжалване, предвидени в Правилника за персонала, вътрешният одитор има право да обжалва пряко пред Съда на Европейския съюз всеки акт във връзка с изпълнението на неговите задължения като вътрешен одитор. Жалбата се подава в тримесечен срок от календарната дата, на която той е уведомен за съответния акт.
По такива жалби се провеждат разследване и изслушване съгласно предвиденото в член 91, параграф 5 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Раздел 1
Обхват и принципи на възлагането
Член 121
Определения и обхват
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Договорите за недвижими имоти обхващат закупуването, дългосрочното наемане, плодоползването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на земя, съществуващи сгради или други недвижими имоти.
2. Договорите за доставки обхващат закупуването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на стоки. Договор за доставка на стоки и евентуално за монтаж и инсталиране се счита за договор за доставка.
3. Договорите за строителство обхващат изпълнението или проектирането и изпълнението на строителни работи или на строеж, свързани с една от дейностите, посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО, или изпълнението, по какъвто и да е начин, на строеж, съответстващ на посочените от възложителя изисквания. Понятието „строеж“ означава резултатът от строителство или от граждански инженеринг, взети като цяло, който е достатъчен сам по себе си за изпълнение на икономическа или техническа функция.
4. Договорите за услуги обхващат всички интелектуални и неинтелектуални услуги, различни от тези в обхвата на договорите за доставки, договорите за строителство и договорите за недвижими имоти.
Договор, който обхваща два или повече вида обществени поръчки (за строителство, услуги или доставки), се възлага в съответствие с разпоредбите, които се прилагат за вида обществена поръчка, характеризираща основния предмет на този договор.
В случай на смесени договори, състоящи се от услуги и доставки, основният предмет се определя чрез сравняване на стойностите на съответните услуги или доставки.
Всяко позоваване на номенклатурите в контекста на обществените поръчки се прави, като се използва Общият терминологичен речник, свързан с обществените поръчки (CPV), изложен в Регламент (ЕО) № 2195/2002 на Европейския парламент и на Съвета (11).
5. Понятията „изпълнител на строителни работи“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до всяко физическо или юридическо лице, публичноправен субект или обединение на такива лица и/или органи, които предлагат да извършат строителни работи, да доставят стоки и да предоставят услуги. Понятието „икономически оператор“ включва изпълнителите на строителни работи, доставчиците и доставчиците на услуги. „Оференти“ означава икономическите оператори, подали оферта. „Кандидати“ означава лицата, поискали да бъдат допуснати до участие в ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне. „Потенциални оференти“ означава икономическите оператори, включени в списък на потенциалните оференти съгласно член 136, параграф 1, буква б).
Обединенията на икономически оператори имат право да представят оферти или да кандидатстват. Възложителите не могат да изискват от обединенията да имат определена правна форма, за да бъдат допуснати да представят оферта или заявление за участие, но от избраното обединение може да бъде изискано да приеме определена правна форма, след като му бъде възложена поръчката, ако тази промяна е необходима за доброто изпълнение на поръчката.
6. Службите на институциите на Съюза се считат за възложители освен в случаите, в които сключват помежду си административни споразумения за предоставяне на услуги, доставка на стоки, извършване на строителни работи или изпълняване на договори за недвижими имоти.
7. „Техническа помощ“ означава дейностите за оказване на подкрепа и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, по-конкретно подготвителните, управленските, мониторинговите, оценъчните, одитните и контролните дейности.
8. Всички контакти с изпълнителите, включително сключването на договори и техните изменения, могат да бъдат извършвани посредством системи за електронен обмен, осигурени от възложителя.
9. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, които се предават чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат да подписват електронно или да предават документ чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да се идентифицират чрез системата по установен начин;
г)
трябва да бъдат точно определени часът и датата на електронната операция;
д)
трябва да се запазва целостта на документите;
е)
документите трябва да продължат да бъдат налични;
ж)
при необходимост, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
гарантират защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
10. За изпратените или получените чрез такава система данни важи правната презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, който е изпратен или за който е изпратено уведомление чрез такава система, се счита за еквивалентен на документ на хартиен носител, допустим е като доказателство в правни производства, счита се за оригинален и се ползва с правната презумпция за автентичност и цялост, при условие че не притежава никакви динамични характеристики, които могат да доведат до автоматичната му промяна.
Електронните подписи по буква б) от параграф 9 имат равностойно правно действие на писмено положени подписи.
Член 122
Рамкови споразумения и отделни договори
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Срокът на действие на рамково споразумение не може да превишава четири години освен в изключителни случаи, надлежно обосновани по-специално от предмета на рамковото споразумение.
Отделните договори, които се основават на рамковите споразумения, се възлагат в съответствие с условията на рамковото споразумение само между възложителите и изпълнителите по рамковото споразумение.
При възлагането на отделни договори страните не могат да внасят съществени изменения в рамковото споразумение.
2. Когато рамково споразумение се сключва с един икономически оператор, отделните договори се възлагат в рамките на условията, установени в рамковото споразумение.
При надлежно обосновани обстоятелства възложителите могат да се консултират писмено с изпълнителя, като поискат от него при необходимост да допълни своята оферта.
3. Когато рамково споразумение трябва да бъде сключено с няколко икономически оператори, то се сключва с поне трима оператори, при условие че има достатъчен брой икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор, или достатъчен брой допустими оферти, които отговарят на критериите за възлагане.
Рамково споразумение с няколко икономически оператори може да приеме формата на отделни договори, съдържащи еднакви условия.
Отделните договори, основаващи се на рамковите споразумения, сключени с няколко икономически оператори, се възлагат при спазване на следните условия:
а)
при рамкови споразумения без повторно провеждане на конкурс - чрез прилагане на условията, установени в рамковото споразумение;
б)
при рамкови споразумения с повторно провеждане на конкурс - след като страните отново са се конкурирали въз основа на същите и ако е необходимо, на по-точно формулирани условия, както и когато е уместно, въз основа на други условия, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
За всеки отделен договор, който трябва да бъде възложен в съответствие с условията на трета алинея, буква б), възложителите се консултират писмено с изпълнителите по рамковото споразумение, като определят срок, който е достатъчно дълъг за представяне на офертите. Офертите се представят в писмена форма. Възложителите възлагат всеки отделен договор на оферента, представил най-добрата оферта въз основа на критериите за възлагане, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
4. В секторите, характеризиращи се с бързи промени на цените и бързо технологично развитие, рамковите споразумения без повторно провеждане на конкурс съдържат клауза или за преразглеждане в средата на периода, или за система за сравнителен анализ. След преразглеждането в средата на периода, ако първоначално определените условия вече не са адаптирани към изменението на цените или към развитието на технологиите, възложителят може да не използва въпросното рамково споразумение и предприема необходимите мерки за неговото прекратяване.
5. Само отделните договори, които се основават на рамкови споразумения, се предшестват от поемане на бюджетно задължение.
Раздел 2
Публикуване
Член 123
Обявяване на поръчките, попадащи в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Публикуването на поръчки на стойност, равна на праговете, установени в член 170, параграф 1, или по-голяма тях, се извършва под формата на обявление за обществена поръчка, без да се засягат разпоредбите на член 134, и под формата на обявление за възлагане. Обявлението за предварителна информация е задължително само когато възложителят възнамерява да използва възможността за съкращаване на сроковете за получаване на оферти съгласно член 152, параграф 4.
2. Обявлението за предварителна информация е обявлението, чрез което възложителите оповестяват индикативно прогнозите за общата стойност и предмета на поръчките и рамковите споразумения, които възнамеряват да възложат през дадена финансова година, с изключение на поръчките по процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
Обявлението за предварителна информация се публикува или от Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-нататък „Службата за публикации“), или от самите възложители в своя профил на купувач.
Задължителното обявление за предварителна информация се изпраща на Службата за публикации или се публикува в профила на купувач във възможно най-кратък срок и във всички случаи не по-късно от 31 март на всяка финансова година.
Възложителите, които публикуват обявлението за предварителна информация в своя профил на купувач, изпращат на Службата за публикации, по електронен път и като използват формата и процедурите за изпращане, посочени в точка 3 от приложение VIII към Директива 2004/18/ЕО, обявление, в което се съобщава публикуването на обявление за предварителна информация в профил на купувач.
3. Обявлението за обществена поръчка е начинът, по който възложителите обявяват намерението си да започнат процедура за възлагане на обществена поръчка, сключване на рамково споразумение или създаване на динамична система за покупки в съответствие с член 131. Без да се засягат договорите, сключени след процедура на договаряне съгласно член 134, обявлението за поръчка е задължително за договорите с прогнозна стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1.
То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
При открита процедура в обявлението за поръчка се посочват датата, часът, а когато е уместно, и мястото на заседанието на комисията за отваряне на офертите, на което могат да присъстват оферентите.
Възложителите съобщават дали допускат варианти и посочват минималните нива на капацитет, които изискват, ако използват възможността, предвидена в член 146, параграф 2, втора алинея. Те определят критериите за подбор по член 146, които възнамеряват да използват, минималния брой кандидати, които планират да поканят като оференти, и когато е уместно, максималния брой на тези кандидати, както и обективните и недискриминационни критерии, които възнамеряват да прилагат, за да ограничат броя, в съответствие с член 128, параграф 1, втора алинея.
При неограничен, пряк и пълен достъп до процедурата за възлагане на поръчка по електронен път, и по-специално в динамичните системи за покупки по член 131, в обявлението за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който могат да бъдат разгледани тези документи.
Възложителите, които желаят да организират конкурс, оповестяват намерението си чрез обявление.
Когато е уместно, възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, че процедурата за възлагане на обществена поръчка е междуинституционална процедура за възлагане на обществена поръчка. В тези случаи в обявлението за обществена поръчка се посочват институциите, изпълнителните агенции или органите по член 208 от Финансовия регламент, които участват в процедурата за обществена поръчка, институцията, отговаряща за процедурата за обществена поръчка, и общият обем на договорите за всички тези институции, изпълнителни агенции или органи.
4. Обявлението за възлагане съдържа резултатите от процедурата за възлагане на поръчки, за сключване на рамкови споразумения или за възлагане на поръчки, основани на динамична система за покупки. При поръчките, чиято стойност е равна на праговете или превишава праговете, определени в член 170, параграф 1, обявлението за възлагане е задължително. То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
Обявлението за възлагане се изпраща на Службата за публикации не по-късно от 48 календарни дни от датата на подписване на договора или рамковото споразумение. При все това обявленията, които се отнасят до поръчки, основани на динамична система за покупки, могат да се групират по тримесечия. В тези случаи те се изпращат на Службата за публикации не по-късно от 48 дни след края на всяко тримесечие.
Възложителите, които са провели конкурс за проект, изпращат на Службата за публикации обявление за резултатите от него.
В случай на междуинституционални процедури обявлението за възлагане се изпраща от отговорния за процедурата възложител.
Обявлението за възлагане се изпраща и на Службата за публикации в случай на договор или рамково споразумение на стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1, и възложени съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, достатъчно рано, за да може публикуването да се направи преди подписване на договора, в съответствие с реда и условията, предвидени в член 171, параграф 1.
Без да се засягат разпоредбите на член 21, информацията относно стойността и изпълнителите на отделните договори, основани на рамково споразумение, през дадена финансова година се публикува на интернет сайта на възложителя не по-късно от 30 юни след края на тази финансова година, ако в резултат на сключването на отделен договор или на съвкупния обем на отделните договори праговете по член 170, параграф 1 бъдат надвишени.
5. Обявленията се съставят в съответствие със стандартните формуляри, приети от Комисията по силата на Директива 2004/18/ЕО.
Член 124
Обявяване на поръчките, които не попадат в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Поръчките на стойност под праговете, посочени в член 170, параграф 1, се обявяват по подходящ начин, за да се гарантират конкурентна процедура и безпристрастност на процедурата за възлагане на обществена поръчка. Обявяването включва:
а)
обявление за обществена поръчка съгласно член 123, параграф 3 или обявление за покана за изразяване на интерес за поръчките със сходен предмет, чиято стойност е по-голяма от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
подходящо предварително оповестяване по интернет за поръчките на стойност, по-голяма от сумата, посочена в член 137, параграф 2.
2. Списък на изпълнителите, на които са възложени поръчки за недвижими имоти и поръчки, обявени за секретни в съответствие с член 134, параграф 1, буква й) от настоящия регламент, се публикува само веднъж годишно, като в него се посочват предметът и стойността на възложените поръчки. Този списък се изпраща на Европейския парламент и на Съвета. Когато става дума за Комисията, той се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността съгласно член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
3. Информацията за поръчките на стойност, по-голяма от посочената в член 137, параграф 1, които не са били предмет на отделно обявление за възлагане, се изпраща на Службата за публикации. Годишните списъци на изпълнителите се изпращат не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
4. Информацията във връзка с поръчките на стойност, по-голяма от сумата по параграф 137, параграф 2, се публикува на интернет сайта на институцията не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
Член 125
Публикуване на обявленията
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Службата за публикации публикува обявленията по членове 123 и 124 в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от дванадесет календарни дни след тяхното изпращане.
Посоченият в първа алинея срок се съкращава на пет календарни дни за ускорените процедури по член 154.
2. Възложителите трябва да могат да представят доказателство за датата на изпращане.
Член 126
Други форми на обявяване
(член 103 от Финансовия регламент)
Освен обявяването, предвидено в членове 123, 124 и 125, поръчките могат да бъдат обявявани и по всякакъв друг начин, и по-специално в електронна форма. Всяко обявяване упоменава обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейския съюз съгласно член 125, ако е публикувано обявление, и не може да предшества публикуването на това обявление, което е единственото действително.
Това обявяване не може да въвежда никаква дискриминация между кандидатите или оферентите, нито да съдържа данни, различни от данните, които се съдържат в обявлението за обществена поръчка, ако такова е публикувано.
Раздел 3
Процедури за възлагане на обществени поръчки
Член 127
Видове процедури за възлагане на обществени поръчки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Поръчките се възлагат чрез процедура за възлагане, като се използва откритата процедура, ограничената процедура или процедурата на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, или чрез процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е уместно след провеждане на конкурс.
2. Процедурите за възлагане на обществени поръчки са открити, когато всички заинтересовани икономически оператори имат право да подадат оферта. Това важи и за динамичните системи за покупки по член 131.
Процедурите за възлагане на обществени поръчки са ограничени, когато всички икономически оператори могат да поискат да участват, но да представят оферта или решение съгласно процедурата на състезателен диалог, посочена в член 132, имат право само кандидатите, които отговарят на критериите за подбор по член 146 и са поканени едновременно и в писмена форма от възложителите.
Етапът на подбор може да бъде повтарян за всяка отделна поръчка, също и при състезателен диалог, или може да включва съставянето на списък на потенциални кандидати в рамките на процедурата по член 136, параграф 1, буква а).
3. При процедурата на договаряне възложителите се обръщат към избрани от тях оференти, които отговарят на критериите за подбор по член 146, и договарят условията на техните оферти с един или повече от тях.
При процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка по член 135 възложителите едновременно и писмено отправят покана към избраните кандидати за участие в договаряне.
4. Конкурсите са процедури, които дават възможност на възложителите да получат, главно в областта на архитектурата и гражданския инженеринг или обработката на данни, план или проект, предложени от тръжна комисия след тръжна процедура със или без присъждане на награди.
Член 128
Брой на кандидатите при ограничените процедури или процедурите на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
1. При ограничената процедура и процедурите по член 136, параграф 1, букви а) и б) броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, не може да бъде по-малък от петима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Възложителят може също да предвиди максимален брой кандидати в зависимост от предмета на поръчката и въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор. В такива случаи максималният брой кандидати и критериите се посочват в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес по членове 123 и 124.
Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. При процедурите на договаряне и след състезателен диалог броят на кандидатите, поканени за участие в преговори или да подадат оферта, не може да бъде по-малък от трима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
Първа и втора алинея не се прилагат за следното:
а)
поръчките с много ниска стойност съгласно член 137, параграф 2;
б)
поръчките за правни услуги съгласно номенклатурата CPV;
в)
поръчките, които са обявени за секретни съгласно член 134, параграф 1, буква й).
3. Когато броят на кандидатите, които отговарят на критериите за подбор и на минималните изисквания, е под минималния брой, определен в параграфи 1 и 2, възложителят може да продължи процедурата, като покани кандидата или кандидатите с необходимия капацитет. При все това възложителят не може да включва други икономически оператори, които не са били първоначално поканени да участват в процедурата, или кандидати, които не разполагат с нужния капацитет.
Член 129
Протичане на процедурата на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
Възложителите се договарят с оферентите по подадените от тях оферти, за да ги приспособят към изискванията, изложени в обявлението за обществена поръчка по член 123 или в спецификациите и във всички допълнителни документи, и за да преценят коя е икономически най-изгодната оферта.
По време на преговорите възложителите гарантират равно третиране на всички оференти.
Когато възложителите могат, в съответствие с член 135, да възлагат поръчки чрез процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, те могат да организират процедурата на договаряне да се проведе на етапи, за да се намали броят на офертите, по които ще се водят преговори, като същевременно прилагат критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка или спецификациите. В обявлението за обществена поръчка или спецификациите се посочва, че тази възможност ще бъде използвана.
Член 130
Конкурси
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Заинтересованите от участие в конкурса се уведомяват за правилата за неговото организиране.
Броят на поканените да участват кандидати трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава тръжна комисия. В нея участват изключително физически лица, които са независими от участниците в конкурса. Когато за участие в конкурс се изисква конкретна професионална квалификация, минимум една трета от членовете на тръжната комисия трябва да притежават същата или равностойна квалификация.
Тръжната комисия изразява становищата си независимо. Нейните становища се приемат въз основа на проекти, внесени от кандидатите анонимно, и единствено с оглед на критериите, посочени в обявлението за конкурс.
3. Предложенията на тръжната комисия въз основа на качествата на всеки проект и нейните бележки се отразяват в протокол, подписан от нейните членове.
Кандидатите запазват своята анонимност, докато тръжната комисия изрази становище.
Тръжната комисия може да поиска от кандидатите да отговорят на въпросите, записани в протокола, за да разяснят даден проект. За последвалия диалог се съставя пълен протокол.
4. След това възложителят взема решение, в което се посочват името и адресът на избрания кандидат и мотивите за избора съобразно критериите, посочени в обявлението за конкурс, особено ако изборът се отклонява от предложенията в становището на тръжната комисия.
Член 131
Динамична система за покупки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Динамичната система за покупки е изцяло електронен процес за обичайни покупки, която е отворена по време на функционирането си за всички икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор и са представили примерна оферта, която съответства на спецификацията, както и на всички допълнителни документи. Примерните оферти могат да бъдат усъвършенствани във всеки един момент, при условие че продължават да отговарят на спецификацията.
2. За целите на създаването на динамичната система за покупки възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което се посочва, че се използва динамична система за покупки, и което съдържа интернет адреса за неограничен, пряк и пълен достъп до спецификацията и всички допълнителни документи от момента на публикуване на обявлението до преустановяване на функционирането на системата.
Те посочват в спецификацията, наред с другите въпроси, естеството на планираните покупки съгласно тази система, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
3. По време на функционирането на динамичната система за покупки възложителите предоставят на всеки икономически оператор възможност да представи примерна оферта с цел да бъде приет в системата съгласно условията, посочени в параграф 1. Те завършват оценката в максимален срок от 15 дни от датата на представянето на примерната оферта. Въпреки това те могат да удължат периода за оценка, при условие че междувременно не бъде обявена покана за представяне на оферти.
При първа възможност възложителят уведомява оферентите, че са приети в динамичната система за покупки или че офертата им е отхвърлена.
4. Всяка отделна поръчка подлежи на покана за представяне на оферти. Преди издаването на тази покана възложителите публикуват опростено обявление за обществена поръчка, с което всички заинтересовани икономически оператори се поканват да представят примерна оферта в рамките на срок, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено опростеното обявление. Възложителите не могат да продължат тръжната процедура, преди да са завършили оценяването на всички примерни оферти, получени преди този краен срок.
Възложителите поканват всички приети в системата оференти да представят оферта в рамките на разумен срок. Те възлагат поръчката на оферента, който е представил икономически най-изгодната оферта на базата на критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка за създаване на динамична система за покупки. Тези критерии, ако е уместно, могат да бъдат формулирани по-прецизно в поканата за представяне на оферти.
5. Динамичната система за покупки не може да функционира повече от четири години, освен в надлежно оправдани извънредни случаи.
Възложителите не могат да използват тази система, за да предотвратяват, ограничават или нарушават конкуренцията.
Не се начисляват такси на заинтересованите икономически оператори или на страните по системата.
Член 132
Състезателен диалог
(член 104 от Финансовия регламент)
1. В случай на особено сложни поръчки, при които възложителят счита, че директното използване на откритата процедура или до съществуващите условия, уреждащи ограничената процедура, няма да позволи поръчката да бъде възложена на оферента, чиято оферта е икономически най-изгодна, възложителят може да използва състезателния диалог, посочен в член 29 от Директива 2004/18/ЕО.
За „особено сложна“ се счита поръчка, при която възложителят не може по обективен начин да определи техническите средства за удовлетворяване на своите нужди или цели или да установи правната или финансовата рамка на проекта.
2. Възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което излагат своите нужди и изисквания, дефинирани в това обявление и/или в описателен документ.
3. Възложителите започват диалог с кандидатите, които отговарят на критериите за подбор, установени в член 146, с цел да установят и определят средствата, които са най-подходящи за удовлетворяването на техните нужди.
По време на диалога възложителите гарантират равно третиране на всички оференти, както и поверителност на предложените решения или на предадената друга информация от кандидат, който участва в диалога, освен ако кандидатът се съгласи с тяхното оповестяване.
Възложителите могат да предвидят процедурата да се осъществи на последователни етапи с цел да се намали броят на решенията, които ще бъдат обсъдени по време на диалога, чрез прилагането на посочените в обявлението за обществена поръчка или описателния документ критерии за възлагане, ако възможността за това е предвидена в обявлението за обществена поръчка или в описателния документ.
4. След като информират участниците, че диалогът е приключил, възложителите ги канят да представят окончателните си оферти на базата на решението или решенията, изложени и определени по време на диалога. Тези оферти съдържат всички елементи, изисквани и необходими за изпълнението на проекта.
По искане на възложителя тези оферти могат да бъдат изяснявани, уточнявани и усъвършенствани, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или поканата за представяне на оферти, чиито промени биха могли да нарушат конкуренцията или да имат дискриминиращ ефект.
По искане на възложителя оферентът, за който е установено, че е представил икономически най-изгодната оферта, може да бъде приканен да изясни аспекти на офертата или да потвърди съдържащите се в офертата ангажименти, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или на поканата за представяне на оферти, както и че няма риск от нарушаване на конкуренцията или причиняване на дискриминация.
5. Възложителите могат да определят цените или плащанията за участниците в диалога.
Член 133
Съвместна процедура за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
В случай на съвместна процедура за обществена поръчка между една институция и възложителя от една или повече държави членки, държави от ЕАСТ или страни, кандидатки за членство в ЕС, се прилагат процедурните разпоредби, приложими за институцията.
Когато принадлежащият на възложителя от държава членка или управляван от него дял от общата прогнозна стойност на поръчката е 50 % или повече, или в други надлежно обосновани случаи, институцията може да реши да прилага процедурните правила, приложими за възложителя от държавата членка, при условие че те могат да се приемат за еквивалентни на правилата на институцията.
Институцията и възложителят от държавите членки, държавите от ЕАСТ или страните, кандидатки за членство в ЕС, засегнати от съвместната процедура за обществена поръчка, се споразумяват по-специално за практическите правила за оценката на заявленията за участие или на офертите, за възлагането на обществената поръчка, за приложимото към договора право и за компетентния съд за разрешаване на спорове.
Член 134
Прилагане на процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато не са подадени оферти или подходящи оферти, или заявления за участие в отговор на открита или ограничена процедура след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, изложени в тръжните документи, посочени в член 138, не са съществено променени;
б)
когато по технически или художествени причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен икономически оператор;
в)
доколкото това е наложително, когато поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възложителя, е невъзможно да се спазят сроковете за другите процедури, посочени в членове 152, 153 и 154;
г)
когато след проведен конкурс следва да се възложи поръчка за услуги и в съответствие с приложимите правила тя следва да се възложи на успелия кандидат или на някой от успелите кандидати; във втория случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
д)
за допълнителни услуги и строителни работи, които не са включени в първоначално планирания проект, нито в първоначалната поръчка, но които поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за предоставянето на услугите или извършването на работите в съответствие с условията по параграф 2;
е)
за нови услуги или строителни работи, които представляват повторение на сходни услуги или работи, възложени на икономическия оператор, изпълняващ първоначалната поръчка, от същия възложител, при условие че тези услуги или работи съответстват на основния проект и че този проект е бил предмет на първоначална поръчка, възложена при условията на открита или ограничена процедура съгласно посочените в параграф 3 условия;
ж)
при поръчки за доставки:
i)
за допълнителни доставки, чиято цел е или частична подмяна на обичайни доставки или монтажи, или разширяване на съществуващи доставки или монтажи, когато евентуалната смяна на доставчика би задължила възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, водещо до несъвместимост или непропорционални технически трудности при експлоатацията и поддръжката; срокът на такива поръчки не може да надхвърля три години;
ii)
когато стоките се произвеждат единствено за целите на научни изследвания, експерименти, проучвания или развойна дейност, с изключение на тестовете за търговска жизнеспособност и широкомащабното производство с цел възстановяване на разходите за научна и развойна дейност;
iii)
по отношение на доставки, които се котират и купуват на стокова борса;
iv)
по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
при поръчки за недвижими имоти след проучване на местния пазар;
и)
за поръчки за правни услуги съгласно номенклатурата CPV, при условие че тези поръчки са оповестени по подходящ начин;
й)
за поръчки, обявени като секретни от институцията или от органите, оправомощени от тази институция, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде придружавано от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите административни разпоредби или когато се налага за защита на основни интереси на Съюза.
2. За допълнителните услуги и строителни работи по параграф 1, буква д) възложителят може да приложи процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, при условие че поръчката се възлага на изпълнителя, който изпълнява поръчката в следните случаи:
а)
когато допълнителните поръчки не могат да бъдат технически или икономически отделени от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства на възложителя;
б)
когато услугите или строителните работи, макар и отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване.
Съвкупната стойност на допълнителните поръчки не може да надхвърля 50 % от стойността на първоначалната поръчка.
3. В случаите, посочени в параграф 1, буква е) от настоящия член, възможността за прилагане на процедура на договаряне се посочва незабавно след обявяването на тръжната процедура за първата поръчка, а оценката на общата стойност на последващите услуги или работи се взема предвид при изчисляването на праговете по член 170, параграф 1. Тази процедура може да се прилага само по време на изпълнението на първоначалната поръчка и най-късно в срок от три години след подписването на договора.
Член 135
Прилагане на процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато са подадени нередовни или неприемливи оферти, по-конкретно по отношение на критериите за подбор и възлагане, в отговор на открита или ограничена процедура или състезателен диалог, които са приключили, при условие че първоначалните условия на поръчката, посочени в поканата за представяне на оферти по член 138, не са съществено променени, без да се засяга прилагането на параграф 2 от настоящия член;
б)
в изключителни случаи, включващи строителни работи, доставки или услуги, когато техният характер или рискове не позволяват предварително общо ценообразуване от оферента;
в)
когато характерът на услугата, която ще бъде възложена, особено в случаите на финансови и интелектуални услуги, не позволява условията на поръчката да бъдат определени с достатъчна точност, за да може да бъде възложена след избор на най-добрата оферта в съответствие с правилата за провеждане на открита или ограничена процедура;
г)
при поръчките за строителни работи, когато работите се извършват единствено за целите на научни изследвания, изпитвания или развойна дейност, а не с цел осигуряване на печалба или възстановяване на разходи за научни изследвания и развойна дейност;
д)
при поръчките за услуги, посочени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО, при условията на член 134, параграф 1, букви и) и й) от настоящия регламент, както и на параграф 2 от него;
е)
за научноизследователски и развойни услуги, различни от тези, при които ползите остават изключително на възложителя за негова употреба при упражняване на собствената му дейност, при условие че предоставената услуга е изцяло платена от възложителя;
ж)
за поръчки за услуги за придобиване, разработване, производство или съвместно производство на програмен материал, предназначен за излъчване от радио- и телевизионни оператори, и поръчки за програмно време.
2. В случаите по параграф 1, буква а) възложителите могат да се въздържат от публикуване на обявление за обществена поръчка, ако в процедурата на договаряне са включени всички оференти и само оферентите, отговарящи на критериите за подбор, които при предишната процедура са подали оферти в съответствие с формалните изисквания на процедурата за обществени поръчки.
Член 136
Процедура с покана за изразяване на интерес
(член 104 от Финансовия регламент)
1. За поръчките на стойност, непревишаваща сумата, посочена в член 170, параграф 1, и без да се засягат разпоредбите на членове 134 и 135, възложителите могат да използват покана за изразяване на интерес за следното:
а)
да направят предварителен подбор на кандидатите, които ще бъдат поканени да изпратят оферти в отговор на предстоящи покани за участие в ограничени тръжни процедури;
б)
да изготвят списък с потенциални оференти, които ще бъдат поканени да подадат заявления за участие или оферти.
2. Списъкът, който се съставя след покана за изразяване на интерес, е валиден за следния период:
а)
не повече от три години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая, посочен в параграф 1, буква а) от настоящия член;
б)
не повече от пет години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая на списък с потенциални оференти, посочен в параграф 1, буква б) от настоящия член.
Списъкът, посочен в първа алинея, може да включва подсписъци.
Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период.
3. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички кандидати или потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да предприемат едно от следните действия:
а)
да подадат оферта в случая по параграф 1, буква а);
б)
в случая на списък по параграф 1, буква б) да подадат едно от следните:
i)
оферти, съдържащи документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор;
ii)
документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор и на втори етап, оферти - за тези, които изпълняват тези критерии.
Член 137
Поръчки с ниска стойност
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка с консултация с най-малко трима кандидати може да се използва за поръчки с ниска стойност, която не надвишава 60 000 EUR.
Ако след консултация с кандидатите възложителят получи само една оферта, която е технически и административно приемлива, поръчката може да се възложи, при условие че са изпълнени критериите за възлагане.
2. Поръчки с много ниска стойност, която не надвишава 15 000 EUR, могат да бъдат възложени въз основа на една оферта след процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
3. Плащанията на разходи, които не надвишават 1 000 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Член 138
Тръжна документация
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация включва най-малко:
а)
поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога съгласно процедурата, посочена в член 132;
б)
приложената спецификация или, в случай на състезателен диалог по член 132, документ, който описва нуждите и изискванията на възложителя, или интернет адреса, на който са публикувани спецификацията или документът;
в)
проектодоговора, базиран на образеца на договор.
Буква в) от първа алинея не се прилага за случаите, в които поради извънредни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да бъде използван.
В тръжната документация се посочват мерките за оповестяване, предприети съгласно членове 123-126.
2. В поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога се съдържа поне следното:
а)
правилата за подаване и представяне на офертите, и по-специално крайната дата и час за подаване, евентуалното изискване за използване на стандартен формуляр за отговор, документацията, която трябва да бъде приложена, включително документите за доказване на финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности съгласно член 146, ако не са посочени в обявлението за обществена поръчка, както и адреса, на който трябва да бъдат изпратени;
б)
декларация, че изпращането на оферта предполага приемане на спецификацията по параграф 1, за която се отнася офертата, и че изпращането на оферта обвързва изпълнителя, на когото се възлага поръчката, за целия срок на нейното изпълнение;
в)
срока, за който офертата е валидна и не може да бъде променяна по никакъв начин;
г)
забрана на контактите между възложителя и оферента по време на процедурата, освен по изключение в случаите по член 160 и когато се предвижда посещение на място, като се определят условията за извършване на посещението;
д)
при състезателен диалог - датата и адреса, определени за започване на етапа на консултации.
3. В спецификациите се определят най-малко:
а)
критериите за отстраняване и подбор, които се прилагат към поръчката, освен при състезателен диалог, ограничена процедура и процедура на договаряне след публикуване на обявление съгласно член 135; в такива случаи критериите се посочват единствено в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес;
б)
критериите за възлагане и относителната им тежест или, когато е уместно, тяхната подредба по значимост в низходящ ред, ако това не е посочено в обявлението за обществена поръчка;
в)
техническите спецификации, посочени в член 139;
г)
минималните изисквания, чиито варианти трябва да бъдат изпълнени в процедурите по член 149, параграф 2, съгласно които поръчката се възлага на участника, предложил икономически най-изгодната оферта, когато възложителят е посочил в обявлението за обществена поръчка, че подобни варианти се допускат;
д)
указание, че се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз или, при необходимост, Виенската конвенция за дипломатическите отношения или Виенската конвенция за консулските отношения;
е)
доказателствата, позволяващи участие в процедура за обществена поръчка съгласно член 172;
ж)
в динамичната система за покупки, посочена в член 131, уточняване на естеството на планираните покупки, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Образецът на договор определя по-конкретно:
а)
обезщетенията за загуби и пропуснати ползи за неизпълнение на клаузите на договора;
б)
подробностите, които трябва да се съдържат във фактурите или съответните оправдателни документи съгласно член 102;
в)
когато институциите са възложители, правото на Съюза е приложимото към договора право, допълнено при необходимост от националното право, посочено в договора.
г)
компетентния съд за разрешаване на спорове.
За целите на буква в) от първа алинея от настоящия параграф в случай на договори по член 121, параграф 1 проектодоговорът може да препраща изключително към националното право.
5. Възложителите могат да поискат информация от оферента за всяка част от поръчката, която оферентът възнамерява да възложи на трети страни като подизпълнители, както и за самоличността на подизпълнителите. В допълнение към информацията, посочена в член 143, възложителят може да поиска още от кандидата или оферента да предостави сведения за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на планирания подизпълнител съгласно членове 146, 147 и 148, по-специално когато значителна част от поръчката се изпълнява от подизпълнители.
Член 139
Технически спецификации
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Техническите спецификации трябва да осигуряват равен достъп на кандидатите и оферентите и да не създават неоправдани препятствия за конкурентната тръжна процедура.
Те определят изискваните характеристики на стоките, услугите, материалите или строителните работи според определеното от възложителя предназначение.
2. Характеристиките по параграф 1 включват:
а)
нивата на качество;
б)
екологичните характеристики;
в)
когато е възможно, критериите за достъпност за хора с увреждания или проектирането за всички ползватели;
г)
равнищата и процедурите за оценка на съответствието;
д)
годността за употреба;
е)
безопасността или размерите, включително за доставките, търговското наименование и указанията за употреба, както и за всички поръчки - терминологията, символите, тестовете и методите за тестване, опаковката, маркировката и етикетирането, производствените процедури и методи;
ж)
при поръчките за строителни работи - процедурите във връзка с гарантирането на качеството и правилата във връзка с проектирането и остойностяването, условията за тестване, проверка и приемане на извършените работи и строителните методи или способи, както и всички останали технически условия, които възложителят може да наложи в съответствие с общи или специални разпоредби във връзка със завършените работи и вложените материали или части.
3. Техническите спецификации се формулират по един от следните начини:
а)
чрез позоваване на европейските стандарти, на европейските технически одобрения или на общите технически спецификации, когато има такива, на международните стандарти, на други технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, или, ако няма такива, на техните национални еквиваленти; всяко позоваване е последвано от израза „или равностоен“;
б)
от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, които могат да включват екологични характеристики и които следва да бъдат достатъчно подробни, за да могат оферентите да определят предмета на поръчката, а възложителите да я възложат;
в)
чрез съчетаване на горепосочените два метода на формулиране.
4. Когато възложителите използват възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква а), те нямат право да отхвърлят оферта на основание, че не отговаря на спецификациите, ако оферентът или кандидатът докаже удовлетворително за възложителя чрез подходящи средства, че офертата изпълнява определените условия по равностоен начин.
За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
5. Когато възложителите използват възможността, предоставена в параграф 3, буква б), да определят спецификациите от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, те нямат право да отхвърлят оферта, която отговаря на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, на европейско техническо одобрение или общи технически спецификации, на международен стандарт или технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, ако тези спецификации се отнасят до изискваното изпълнение или функционалните изисквания.
Оферентът трябва да докаже по удовлетворителен начин за възложителя и с всички подходящи средства, че офертата отговаря на условията за изпълнение или функционалните изисквания, определени от възложителя. За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
6. Когато възложителите установяват екологични характеристики по отношение на изпълнението или функционалните изисквания, те могат да използват подробните спецификации или, ако е необходимо, части от тях, както са определени от европейските, мултинационалните или националните екоетикети или от всякакъв друг екоетикет, при условие че са изпълнени следните условия:
а)
използваните спецификации са подходящи за определяне на характеристиките на доставките или услугите, които са предмет на поръчката;
б)
изискванията за етикета са изготвени на базата на научна информация;
в)
екоетикетите са приети при използването на процедура, в която могат да участват всички заинтересовани страни, като държавни органи, потребители, производители, дистрибутори и екологични организации;
г)
всички заинтересовани страни имат достъп до екоетикетите.
7. Възложителите могат да посочат, че за продуктите или услугите, които носят екоетикет, се предполага, че отговарят на техническите спецификации, установени в документите за поръчката. Те приемат всички други подходящи доказателства, като техническо досие на производителя или доклад от тестването, представен от признат орган. Признатият орган за целите на параграфи 4, 5 и 6 е лаборатория за тестване и калибриране или орган за сертифициране и инспекции, който отговаря на приложимите европейски стандарти.
8. Освен в изключителни случаи поради предмета на поръчката, спецификациите не могат да се позовават на конкретен модел или източник, определен процес, търговска марка, патент, тип, определен произход или производство, които биха облагодетелствали или изключили определени продукти или икономически оператори.
Когато не е възможно да се представи достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на поръчката, позоваването е последвано от израза „или равностоен“.
Член 140
Преразглеждане на цената
(член 105 от Финансовия регламент)
1. В тръжната документация ясно се посочва дали трябва да се определи твърда цена, която не подлежи на преразглеждане.
2. В противен случай в тръжната документация се посочват условията и/или формулите за преразглеждане на цените по време на действието на договора. В такива случаи възложителят взема предвид по-специално:
а)
предмета на процедурата за обществена поръчка и икономическата ситуация, в която тя се извършва;
б)
вида задачи и договор и техните срокове;
в)
финансовите си интереси.
Член 141
Незаконни действия, водещи до отстраняване
(член 106 от Финансовия регламент)
Случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, включват всички незаконни дейности в ущърб на финансовите интереси на Съюза, и по-специално следните:
а)
случаи на измама по член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, изготвена с акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (12);
б)
случаи на корупция по член 3 от Конвенция за борбата с корупцията, в която участват длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на държавите - членки на Европейския съюз, изготвена с акт на Съвета от 26 май 1997 г. (13);
в)
случаи на участие в престъпни организации съгласно член 2 от Рамково решение 2008/841/ПВР на Съвета (14);
г)
случаи на изпиране на пари, определени в член 1 от Директива 2005/60/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (15);
д)
случаи на терористични престъпления, престъпления, свързани с терористични дейности, както и подбудителство, помагачество, съучастие или опит за извършване на такива престъпления, определени в членове 1, 3 и 4 от Рамково решение 2002/475/ПВР на Съвета (16).
Член 142
Прилагане на критериите за отстраняване и продължителност на отстраняването
(членове 106, 107, 108 и 109 от Финансовия регламент)
1. За да се определи продължителността на отстраняването и да се гарантира спазване на принципа на пропорционалност, отговорната институция отчита по-специално сериозността на фактите, включително тяхното въздействие върху финансовите интереси и репутацията на Съюза, изминалото време, продължителността и повторяемостта на нарушението, наличието на умисъл или степента на небрежност на въпросния субект и предприетите от субекта мерки за поправяне на положението.
При определяне на срока на отстраняване отговорната институция дава възможност на съответния кандидат или оферент да изрази своето становище.
Когато срокът на отстраняването е определен съгласно приложимото право от органите или организациите по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, Комисията прилага този срок в рамките на максималната продължителност, посочена в член 106, параграф 4 от Финансовия регламент. Срокът по член 106, параграф 4 от Финансовия регламент се определя на най-много пет години, считано от следните дати:
а)
от датата на съдебното решение със сила на пресъдено нещо - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент;
б)
от датата на извършване на нарушението или, в случаи на продължаващи или повтарящи се нарушения, от датата на прекратяване на нарушението - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, когато нарушението е свързано с договори със съответната институция.
За целите на буква б) от трета алинея ако тежкото професионално нарушение е установено с решение на публичен орган или международна организация, се прилага датата на решението.
Срокът на отстраняване може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в букви а) и б) от трета алинея, при спазване разпоредбите на параграф 1.
2. Кандидатите или оферентите се отстраняват от участие в процедури за обществени поръчки и безвъзмездни средства, докато се намират в едно от положенията, посочени в член 106, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент.
Член 143
Доказателства
(членове 106 и 107 от Финансовия регламент)
1. Кандидатите и оферентите подават декларация с дата и подпис, в която заявяват, че не попадат в никое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
Въпреки това в случай на ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато възложителят ограничава броя на кандидатите, които ще покани да преговарят или да изпратят оферта, всички кандидати представят сертификатите, посочени в параграф 3.
В зависимост от своята оценка на риска възложителят може да не поиска декларацията по първа алинея за поръчките, посочени в член 137, параграф 2. Въпреки това за поръчките, посочени в член 265, параграф 1, член 267, параграф 1 и член 269, параграф 1, възложителят може да не поиска тази декларация за поръчки на стойност от 20 000 EUR или по-малко.
2. Оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, представя в срок, указан от възложителя и предхождащ подписването на договора, доказателството, посочено в параграф 3 от настоящия член, за потвърждение на декларацията по параграф 1 от настоящия член в следните случаи:
а)
за обществените поръчки, възложени от институциите за техни нужди, на стойност, равна на посочените в член 170, параграф 1 прагове или по-голяма от тях;
б)
за обществените поръчки в областта на външните дейности, чиято стойност е равна на праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а), или по-голяма от тях.
За обществените поръчки на стойност, по-ниска от праговете, посочени в букви а) и б) от първа алинея от настоящия параграф, възложителят, ако има съмнения, че оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, попада в някое от положенията на отстраняване, може да изиска от него да предостави доказателството, посочено в параграф 3.
3. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, букви а), б) или д) от Финансовия регламент, наскоро издадено свидетелство за съдимост или, при липса на такова, еквивалентен документ, издаден наскоро от съдебен или административен орган на страната по произход, доказващ, че тези изисквания са изпълнени. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, буква а) или г) от Финансовия регламент, наскоро издаден сертификат от компетентния орган на съответната държава.
Когато документът или сертификатът, посочен в параграф 1 от настоящия член, не е издаден в съответната държава, и за останалите случаи на отстраняване, посочени в член 106 от Финансовия регламент, той може да бъде заместен от клетвена декларация или при невъзможност от официална декларация на заинтересованото лице пред съдебен или административен орган, нотариус или квалифицирана професионална организация в страната му по произход.
4. Съгласно националното законодателство на страната, където е установен кандидатът или оферентът, документите, посочени в параграфи 1 и 3, се отнасят за физическите и юридическите лица, включително когато възложителят прецени, че е необходимо, директорите на предприятия и всяко друго лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо кандидата или оферента.
5. Когато имат съмнения дали кандидатите или оферентите попадат в някое от положенията на отстраняване, възложителите могат да се обърнат към компетентните органи, посочени в параграф 3, за да получат информацията, която счетат за необходима за тази ситуация.
6. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документното доказателство, посочено в параграф 3, ако това доказателство вече му е било представено за целите на друга процедура за обществена поръчка и ако документите не са издадени преди повече от една година и още са валидни.
В този случай кандидатът или оферентът декларира, че документното доказателство вече е било предоставено при предишна процедура за обществена поръчка и че няма промяна в неговото положение.
7. При поискване от възложителя кандидатът или оферентът представят декларация от планирания подизпълнител, удостоверяваща, че той не е в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
При съмнение относно декларацията възложителят поисква доказателството, посочено в параграфи 3 и 4. Параграф 5 се прилага, когато е подходящо.
Член 144
Централна база данни
(член 108 от Финансовия регламент)
1. Институциите, изпълнителните агенции и органите, посочени в член 108, параграф 1 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, причините и срока на отстраняване.
Те предоставят още информация относно лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, когато тези лица се намират в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент.
Органите и структурите, посочени в член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, когато тяхното поведение е навредило на финансовите интереси на Съюза, както и лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, като:
а)
вида на тяхната присъда;
б)
продължителността на отстраняването от процедури за обществена поръчка, когато е приложимо.
2. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 определят лицата, упълномощени да съобщават на Комисията и да получават от нея информацията, съдържаща се в базата данни.
В случая на институциите, агенциите, органите и структурите по член 108, параграф 1 от Финансовия регламент определените лица предоставят възможно най-бързо информацията на счетоводителя на Комисията и при необходимост правят заявка за въвеждане, промяна или заличаване на данни в базата.
В случая на органите и структурите по член 108, параграф 2 от Финансовия регламент определените лица предоставят исканата информация на разпоредителя с бюджетни кредити на Комисията, отговорен за съответната програма или действие, в срок от три месеца след постановяване на присъдата.
Счетоводителят на Комисията въвежда, променя или заличава данни в базата. Посредством защитен протокол той предоставя всеки месец на определените лица утвърдени данни, съдържащи се в базата.
3. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 удостоверяват пред Комисията, че съобщената от тях информация е изготвена и предадена в съответствие с принципите, определени в Регламент (ЕО) № 45/2001 и в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (17) относно защитата на личните данни.
По-специално те уведомяват предварително всички трети страни или лица, посочени в параграф 1, че техните данни могат да бъдат включени в база данни и съобщавани от Комисията на определените лица по параграф 2. При необходимост те актуализират предадената информация след поправка, заличаване или промяна на данните.
Всяко лице, включено в базата данни, има право да получи информация за данните, които се съхраняват за него, като отправи искане до счетоводителя на Комисията.
4. Държавите членки предприемат необходимите мерки за подпомагане на Комисията за ефикасното управление на базата данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
В споразуменията с органите на трети държави и всички структури по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент се предвиждат съответните правила за гарантиране на спазването на тези разпоредби и на принципите относно защитата на личните данни.
Член 145
Административни и финансови санкции
(членове 109 и 131 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на предвидените в договора санкции, кандидатите или оферентите и изпълнителите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама или тежко са нарушили договорните си задължения, могат да бъдат отстранени от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Съюза, за максимум пет години от датата на потвърждаване на нарушението, след състезателна процедура с участието на кандидата, оферента и изпълнителя.
Този период може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата по първа алинея.
2. На оферентите или кандидатите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама, може също така да се налага финансова санкция в размер от 2 % до 10 % от общата предвидена стойност на възлаганата поръчка.
На изпълнителите, които тежко са нарушили договорните си задължения, могат да се налагат финансови санкции в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на въпросния договор.
Размерът на санкцията може да се увеличи на 4 % до 20 % при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в параграф 1, първа алинея.
3. Институцията определя административните или финансовите санкции, отчитайки по-специално елементите по член 142, параграф 1.
Член 146
Критерии за подбор
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят ясни и недискриминационни критерии за подбор.
2. Критериите за подбор се прилагат за всяка процедура за обществена поръчка, за да се оценят финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите.
Възложителят може да определи минимални нива на възможностите, под които кандидатите не могат да бъдат избрани.
3. От всеки оферент или кандидат могат да се поискат доказателства за неговата правоспособност според националното законодателство да изпълни поръчката, като вписване в търговски или професионален регистър, клетвена декларация или удостоверение, членство в определена организация, изрично пълномощно или вписване в регистъра по данъка върху добавената стойност (наричан по-нататък „ДДС“).
4. В обявлението за обществена поръчка, в поканата за изразяване на интерес или в поканата за представяне на оферта възложителите посочват избраните документи за проверка на статута и правния капацитет на оферентите или кандидатите.
5. Информацията, поискана от възложителя като доказателство за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, както и минималните изисквани нива на възможностите съгласно параграф 2, не могат да излизат извън предмета на поръчката и отчитат законните интереси на икономическите оператори, по-конкретно по отношение на защитата на техническите и търговските тайни на дружеството.
6. Възложителят може, според своята преценка на риска, да реши да не изисква доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите при следните поръчки:
а)
поръчки, възлагани от институциите за техни нужди, на стойност, не по-висока от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
поръчки, възлагани в областта на външните дейности, на стойност, по-ниска от праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а).
Когато възложителят реши да не изиска доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, не се извършва предварително финансиране, освен ако се предостави финансова гаранция в размер на съответната сума.
Член 147
Икономически и финансови възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Доказателство за икономическите и финансовите възможности може по-специално да се представи чрез един или повече от следните документи:
а)
подходящи декларации от банки или, ако е необходимо, доказателство за подходяща застраховка за обезщетение при професионален риск;
б)
финансови отчети за не повече от последните три години, за които сметките са били приключени;
в)
справка за общия оборот и оборота във връзка със строителните работи, доставките или услугите, до които се отнася поръчката, за период от не повече от последните налични три финансови години.
2. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документните доказателства, посочени в параграф 1, ако тези доказателства вече са му били представени за целите на друга процедура за обществена поръчка и все още отговарят на изискванията по параграф 1.
Ако по изключителни причини, които възложителят сметне за основателни, оферентът или кандидатът не е в състояние да представи поисканите от възложителя справки, той може да докаже икономическите и финансовите си възможности чрез други средства, които възложителят приеме за подходящи.
3. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
Възложителят може да изиска от икономическия оператор и субектите, посочени в първа алинея, да бъдат солидарно отговорни за изпълнението на поръчката.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на възможностите на членовете на обединението или на други субекти.
Член 148
Технически и професионални възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Техническите и професионалните възможности на икономическите оператори се оценяват и проверяват в съответствие с параграфи 2 и 3. При процедури за обществени поръчки за доставки, изискващи монтаж и инсталиране, услуги и/или строителни работи, възможностите се оценяват по-специално по отношение на тяхното ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.
2. В зависимост от характера, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или строителните работи, които следва да бъдат извършени, доказателство за техническите и професионалните възможности на икономическите оператори може да се представи въз основа на един или повече от следните документи:
а)
образователната и професионалната квалификация на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи и/или на ръководния екип на фирмата, и по-конкретно на лицето/лицата, което/които отговаря(т) за предоставянето на услугите или извършването на работите;
б)
списък:
i)
на най-важните предоставени услуги и извършени доставки през последните три години с посочване на сумите, датите и обществените или частните бенефициери;
ii)
на извършените строителни работи през последните пет години с посочване на сумите, датите и мястото;
в)
описание на техническото оборудване, инструментите и материалната база, които фирмата ще използва за изпълнение на поръчката за услуги или за строителни работи;
г)
описание на техническото оборудване и мерките за осигуряване на качеството на доставките и услугите, както и описание на базата на фирмата за проучвания и изследвания;
д)
посочване на участващите технически лица или органи, независимо дали пряко принадлежат към фирмата, особено на отговарящите за контрола на качеството;
е)
по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или удостоверения от признати официални институти или служби за контрол на качеството, които удостоверяват съответствието на стоките с действащите спецификации или стандарти;
ж)
справка за средногодишния брой служители и броя ръководни кадри на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи за последните три години;
з)
посочване на дела от поръчката, която доставчикът на услуги възнамерява да възложи на подизпълнители;
и)
при поръчки за строителни работи и услуги и само в подходящи случаи, посочване на мерките за екологично управление, които икономическият оператор ще може да приложи при изпълнението на поръчката.
Когато услугите или доставките по буква б), подточка i) от първа алинея се доставят на възложителя, доказателството за изпълнение е под формата на удостоверения, издадени или заверени от компетентния орган.
За целите на буква б), подточка ii) от първа алинея към списъка на най-важните извършени строителни работи се прилагат удостоверения за удовлетворително изпълнение, в които се посочва дали строителните работи са извършени професионално и изцяло.
3. Когато услугите или стоките, които ще бъдат доставени, са сложни или по изключение се изискват за специфична цел, доказателството за техническите и професионалните възможности може да се осигури чрез проверка от страна на възложителя или от негово име от компетентен официален орган на страната на установяване на доставчика на услуги или стоки със съгласието на този орган. Проверките се отнасят до техническите възможности на доставчика и неговите производствени мощности, както и, при необходимост, до базата му за проучвания и изследвания и мерките за контрол на качеството.
4. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски серии стандарти, сертифицирани от акредитирани организации. Въпреки това възложителите приемат и други доказателства за еквивалентни мерки за гарантиране на качеството от икономическите оператори, които нямат достъп до такива сертификати или нямат възможност да ги получат в съответните срокове.
5. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор съблюдава определени схеми или стандарти за екологично управление, те се позовават на Схемата на Европейския съюз за екологично управление и одит или на други схеми за екологично управление, признати съгласно член 45 от Регламент (ЕО) № 1221/2009 на Европейския парламент и на Съвета (18), или на други стандарти за екологично управление, основани на съответните европейски или международни стандарти от акредитирани организации. Възложителите признават еквивалентни сертификати от организации, установени в други държави членки. Те приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за екологично управление.
6. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на капацитета на членовете на обединението или на други субекти.
7. В случай на поръчка за строителни работи, за услуги, както и при монтаж и инсталиране в контекста на поръчка за доставки, възложителят може да изиска определени задачи от ключово значение да бъдат изпълнени пряко от самия оферент или, ако офертата е подадена от обединение на икономически оператори, посочено в член 121, параграф 6, от даден участник в обединението.
8. Възложителите могат да заключат, че икономическите оператори няма да изпълнят поръчката съобразно подходящия стандарт за качество, ако установят, че те имат конфликт на интереси, който може да засегне по негативен начин изпълнението на поръчката.
Член 149
Условия и критерии за възлагане
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга член 107 от Финансовия регламент, поръчките се възлагат по един от следните два начина:
а)
чрез процедурата за автоматично възлагане, като в този случай поръчката се възлага на оферента, чиято оферта предлага най-ниската цена при редовност и изпълнение на определените условия;
б)
чрез процедурата за възлагане на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта.
2. За да определи коя е икономически най-изгодната оферта, възложителят взема предвид посочената цена и други качествени критерии, оправдани от предмета на поръчката, като например технически предимства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, оперативни разходи, рентабилност, срокове на изпълнение, следпродажбено обслужване и техническа помощ. Възложителят може да определи минимални равнища на качеството. Офертите под тези равнища на качеството се отхвърлят.
3. Възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, в спецификацията или в описателния документ тежестта, която придава на всеки от критериите за определяне на икономически най-изгодната оферта. Тази тежест може да бъде изразена като интервал с подходящ максимален диапазон.
Тежестта, която се дава на цената спрямо другите критерии, не трябва да има за резултат неутрализирането на критерия цена при избора на изпълнител, без да се засягат рамките, определени от институцията за заплащането на определени услуги, като експертните услуги за извършване на оценка.
Ако по изключение претеглянето е технически невъзможно, особено с оглед на предмета на поръчката, възложителят само подрежда приложимите критерии в низходящ ред по важност.
Член 150
Използване на електронни търгове
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да използват електронни търгове, в които се представят новите цени, преразгледани в посока понижаване, и/или новите стойности, засягащи някои елементи от офертата.
За целите на първа алинея възложителите използват повтарящ се електронен процес (електронен търг), който се извършва след първоначално цялостно оценяване на офертите, позволяващо тяхното класиране чрез методи на автоматичното оценяване.
2. При открити процедури, ограничени процедури или процедури на договаряне в посочения в член 135, параграф 1, буква а) случай възложителите могат да решат, че възлагането на обществена поръчка ще бъде предшествано от електронен търг, когато тръжните спецификации могат да бъдат прецизно описани.
При същите обстоятелства електронен търг може да бъде проведен при повторното откриване на конкурс между страните по рамков договор, както е посочено в член 122, параграф 3, буква б), както и при откриване на конкурс за поръчки, които ще бъдат възложени съгласно динамичната система за покупки, посочена в член 131.
Електронният търг се базира или единствено на цените, като в този случай поръчката се възлага по най-ниската цена, или на цените и/или стойностите на компонентите на офертите, посочени в спецификацията, като тогава поръчката се възлага на оферента с най-изгодната оферта.
3. Възложителите, които вземат решение да проведат електронен търг, посочват този факт в обявлението за обществена поръчка.
Спецификацията включва следните подробности:
а)
компонентите, чиито стойности ще бъдат предмет на електронния търг, при условие че тези компоненти са количествено измерими и могат да бъдат изразени в цифри или проценти;
б)
всички ограничения на стойностите, които могат да бъдат представени, както произтичат от спецификациите, свързани с предмета на поръчката;
в)
информацията, която ще бъде предоставена на оферентите в хода на електронния търг, и когато е уместно, момента на предоставянето ѝ;
г)
съответната информация за хода на електронния търг;
д)
условията, при които оферентите ще могат да правят оферта, по-специално минималните разлики, които ще бъдат изисквани при предлагането на оферти, когато е уместно;
е)
съответната информация относно използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Преди стартирането на електронния търг възложителите извършват цялостна първоначална оценка на офертите в съответствие с определените критерии за възлагане и тяхната тежест.
Всички оференти, които са представили приемливи оферти, биват поканени едновременно по електронен път да представят нови цени и/или нови стойности; поканата съдържа всякаква необходима информация относно индивидуалната връзка с използваното електронно оборудване, като в нея се посочват датата и часът на стартиране на електронния търг. Електронният търг може да се проведе на няколко последователни етапа. Електронният търг не може да стартира по-рано от два работни дни след датата, на която са изпратени поканите.
5. Когато поръчката ще бъде възложена на базата на икономически най-изгодната оферта, поканата се придружава от резултатите от цялостната оценка на съответната оферта, извършена в съответствие с тежестта на всеки от критериите, предвидена в член 149, параграф 3, първа алинея.
В поканата се посочва и математическата формула, която трябва да се използва в електронния търг за определяне на автоматичните нови класирания на базата на представените нови цени и/или нови стойности. Тази формула включва тежестта на всички критерии, които са определени с цел идентифициране на икономически най-изгодната оферта, както е посочено в обявлението за обществената поръчка или в спецификацията. За тази цел обаче всички интервали се намаляват предварително до определена стойност.
Когато са разрешени варианти, за всеки вариант се предвижда отделна формула.
6. На всеки етап от електронния търг възложителите незабавно съобщават на всички оференти поне достатъчна информация, която да им позволи да определят относителното си класиране във всеки един момент. Те могат да съобщават и друга информация, свързана с другите предложени цени или стойности, при условие че това е посочено в спецификацията. Също така възложителите могат по всяко време да съобщават броя на участниците на съответния етап на търга. Те не могат обаче да разкриват самоличността на оферентите на който и да е етап от електронния търг.
7. Възложителите закриват електронния търг по един или повече от следните начини:
а)
като посочват в поканата за участие в търга предварително определената дата и час;
б)
когато не получават повече нови цени или нови стойности, които отговарят на изискванията относно минималните разлики;
в)
когато завършат всички етапи от търга, чийто брой е определен в поканата за участие.
За целите на буква б) от първа алинея възложителите посочват в поканата за участие в търга срока, който ще спазят след получаването на последната оферта, преди да приключат електронния търг.
Когато възложителите са взели решение да закрият електронния търг в съответствие с буква в) от първа алинея, евентуално в съчетание с условията по буква б) от първа алинея, в поканата за участие в търга следва да се посочи времевият график за всеки етап на търга.
8. След приключването на електронния търг възложителите възлагат поръчката в съответствие с член 149 на базата на резултатите от електронния търг.
Възложителите не могат да използват по некоректен начин електронните търгове, както и не могат да ги използват по начин, който възпрепятства, ограничава или нарушава конкуренцията или променя предмета на поръчката, описан в публикуваното обявление за обществената поръчка и дефиниран в спецификацията.
Член 151
Оферти с необичайно ниска стойност
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Ако за дадена поръчка офертите изглеждат с необичайно ниска стойност, възложителят, преди да ги отхвърли единствено на това основание, отправя искане в писмена форма за подробности относно съставните елементи на офертата, които смята за значими, и проверява тези съставни елементи след надлежно изслушване на страните, като взема предвид представените обяснения. Тези подробности могат да се отнасят по-специално до изпълнението на разпоредбите относно защитата на заетостта и условията на труд, които са в сила на мястото, където ще се извършат строителните работи, услугата или доставката.
Възложителят може по-конкретно да вземе предвид обясненията във връзка с:
а)
икономическите аспекти на производствения процес, на предоставянето на услугите или строителния метод;
б)
избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на оферента;
в)
оригиналността на офертата.
2. Когато установи, че офертата е с необичайно ниска стойност в резултат на предоставена държавна помощ, възложителят може да отхвърли офертата единствено на това основание само ако оферентът не е в състояние да докаже в разумен срок, определен от възложителя, че съответната помощ е предоставена окончателно и в съответствие с процедурите и решенията, посочени в правилата на Съюза относно държавните помощи.
Член 152
Срок за получаване на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят в календарни дни задължителен срок за получаване на офертите и заявленията за участие. Срокът е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и подходящ период за подготовка и подаване на офертите, като отчита по-конкретно сложността на поръчката или необходимостта от посещение на мястото или справка на място с документите, приложени към спецификациите.
2. При открити процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 52 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществената поръчка.
3. При ограничените процедури при случаи, в които се използва състезателният диалог съгласно член 132, и при процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на заявленията за участие е не по-кратък от 37 дни от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка.
При ограничените процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 40 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти.
Въпреки това след изпращането на посочената в член 136, параграф 1 покана за изразяване на интерес при процедурите срокът е:
а)
не по-кратък от 21 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти, за получаване на оферти по процедурата, посочена в член 136, параграф 1, буква а) и член 136, параграф 3, буква б), подточка i);
б)
не по-кратък от 10 дни за получаване на заявления за участие и не по-кратък от 21 дни за получаване на оферти в случая на двуетапната процедура, посочена в член 136, параграф 3, буква б), подточка ii).
4. Когато в съответствие с член 123, параграф 2 възложителите са изпратили за публикуване обявление за предварителна информация или самите те са публикували обявление за предварителна информация в профила си на купувач за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на оферти може да бъде принципно съкратен на 36 дни, но при никакви обстоятелства не е по-кратък от 22 дни от датата на изпращане на обявлението за обществената поръчка или поканата за представяне на оферти.
Съкратените срокове, посочени в първа алинея, са разрешени само ако обявлението за предварителна информация отговаря на следните условия:
а)
то съдържа цялата необходима информация за обявлението за обществена поръчка, доколкото тази информация е налична към момента на публикуване на обявлението;
б)
то е било изпратено за публикуване между 52 дни и 12 месеца преди датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка.
5. Сроковете за получаване на оферти могат да бъдат съкратени с пет дни, ако от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка или поканата за изразяване на интерес е налице неограничен и директен достъп по електронен път до всички документи, които съставляват поканата за представяне на оферти.
Член 153
Срокове за достъп до тръжната документация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, спецификацията или описателните документи в посочената в член 132 процедура, както и допълнителните документи, се изпращат в рамките на пет календарни дни от получаването на искането на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти, при спазване на разпоредбите на параграф 4. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за документи, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представянето на офертите.
2. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, допълнителна информация относно спецификацията, или описателните или допълнителните документи се предоставя едновременно на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти възможно най-бързо и не по-късно от шест календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите или, в случай на искания за информация, получени по-малко от осем календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите, възможно най-бързо след получаване на искането. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за допълнителна информация, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представяне на офертите.
3. Ако по някакви причини спецификациите и допълнителните документи или информация не могат да бъдат предоставени в сроковете по параграфи 1 и 2 от настоящия член или когато офертите могат да бъдат направени само след посещение на място или справка на място с приложените към спецификациите документи, срокът за получаване на оферти по член 152 се удължава, за да се даде възможност на всички икономически оператори да се запознаят с необходимата информация за изготвяне на офертите. Удължаването се обявява по подходящ начин в съответствие с разпоредбите на членове 123-126.
4. Параграф 1 от настоящия член не се прилага при откритата процедура, включително при посочената в член 131 динамична система за покупки, ако е налице неограничен и пълен директен достъп по електронен път до цялата покана за представяне на оферти, както и до всички допълнителни документи. В посоченото в член 123, параграф 3 обявление за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който може да бъде направена справка с тези документи.
Член 154
Срокове при спешни случаи
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Когато поради обоснована неотложност е невъзможно спазването на минималните срокове, установени в член 152, параграф 3 за ограничените процедури и процедурите на договаряне, при които е публикувано обявление за обществена поръчка, възложителите могат да определят следните срокове в календарни дни:
а)
срок за получаване на заявленията за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка, или 10 дни, ако обявлението е изпратено по електронен път на Службата за публикации;
б)
срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращане на поканата за представяне на оферти.
2. При ограничените процедури и ускорените процедури на договаряне, при условие че е поискана навреме, на всички кандидати или оференти се предава допълнителна информация за спецификациите не по-късно от четири календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите.
Член 155
Методи на комуникация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Условията за подаване на офертите и заявленията за участие се определят от възложителя, който може да избере един-единствен метод за подаване. Офертите и заявленията за участие могат да бъдат подавани с писмо или по електронен път. Заявленията за участие могат да бъдат подавани и по факс.
Избраните начини за комуникация са общодостъпни и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на офертите и заявленията за участие е запазена и възложителите проверяват съдържанието на офертите и заявленията за участие само след като е изтекъл определеният за тяхното подаване срок;
г)
осигурена е защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Когато е необходимо, за целите на доказателствата с правна сила възложителите могат да вземат решение, съгласно което представените по факс заявления за участие трябва да бъдат потвърдени с писмо или по електронен път възможно най-бързо и при всички случаи преди определената в член 152 крайна дата.
2. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, използваните инструменти и техническите им характеристики са недискриминиращи по естеството си, общодостъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии, както и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
3. С изключение на поръчките под прага по член 170, параграф 1, устройствата за електронното получаване на оферти и заявления за участие гарантират чрез технически средства и подходящи процедури, че:
а)
икономическият оператор може да бъде идентифициран със сигурност;
б)
точният час и дата на получаване на офертите и заявленията за участие може да се определи точно;
в)
може в разумна степен да се гарантира, че никой няма достъп до данните, предавани съгласно тези изисквания, преди посочения краен срок;
г)
ако тази забрана за достъп бъде нарушена, може в разумна степен да се гарантира, че нарушението може да бъде недвусмислено установено;
д)
само упълномощени лица могат да определят или променят датите за отварянето на получените данни;
е)
по време на различните етапи на процедурата за обществена поръчка достъпът до цялата предоставена информация или до част от нея трябва да бъде възможен единствено чрез едновременни действия на упълномощените лица;
ж)
едновременните действия на упълномощените лица трябва да дават достъп до предадените данни само след определената дата;
з)
данните, получени и отворени в съответствие с тези изисквания, трябва да останат достъпни само за лицата, упълномощени да се запознаят с тях.
4. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, електронните документи, изпратени чрез такива системи, се приемат за оригинали и се смята, че са подписани от упълномощен представител на икономическия оператор.
5. Когато представянето се извършва с писмо, оферентите или кандидатите могат да изберат да представят оферти или заявления за участие:
а)
по пощата или по куриер, при което в поканата за представяне на оферти се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата на разписката за предаване;
б)
с доставка на ръка до помещенията на институцията, лично от оферента или кандидата или чрез посредник; за тази цел в поканата за представяне на оферти в допълнение към посочената в член 138, параграф 2, буква а) информация се посочва отделът, на който трябва да бъдат предоставени офертите или заявленията за участие срещу подписана и датирана разписка.
6. С цел запазване на тайната и избягване на затрудненията при изпращането на офертите с писмо поканата за представяне на оферти трябва да съдържа следната разпоредба:
Офертите се подават в запечатан плик, който на свой ред е поставен в друг запечатан плик. На вътрешния плик се отбелязват наименованието на отдела, до когото е адресиран пликът съгласно поканата за подаване на оферти, както и думите „Покана за представяне на оферти - да не се отваря от пощенските служби“. Ако се използват самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат запечатани със залепваща се лента и подателят трябва да се подпише върху нея.
Член 156
Тръжни гаранции
(член 111, параграф 3 от Финансовия регламент)
Възложителят може да поиска тръжна гаранция, която се предоставя съгласно член 163 и представлява от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката.
Тръжната гаранция се освобождава, когато обществената поръчка бъде възложена. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.
Член 157
Отваряне на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Отварят се всички заявления за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 155.
2. За поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за отваряне на офертите.
Комисията за отваряне на офертите се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на засегнатата институция и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент. В представителствата или местните звена, посочени в член 72 от настоящия регламент или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията по отварянето се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията по отварянето трябва, доколкото това е възможно, да отразява междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Когато офертите се представят по пощата, един или повече от членовете на комисията за отваряне на офертите парафират документите, като удостоверяват датата и часа на изпращане на всяка оферта.
Те също така парафират едно от следните:
а)
всяка страница от всяка оферта;
б)
заглавната страница и страниците, които съдържат финансова информация, във всяка оферта, като целостта на първоначалната оферта се гарантира чрез съответните средства, използвани от отдел, който е независим от службата на разпоредителя с бюджетни кредити, с изключение на случаите, посочени във втора алинея от параграф 2.
При автоматично възлагане на обществената поръчка съгласно разпоредбите на член 149, параграф 1, буква а), посочените в офертите цени, които отговарят на изискванията, се обявяват публично.
Членовете на комисията подписват протокол за отварянето на получените оферти, в който се посочва кои оферти отговарят на изискванията на член 155 и кои не, както и се излагат основанията, на които офертите са отхвърлени поради несъответствие с изискванията във връзка с методите за представяне на оферти по член 155. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Член 158
Комисия за оценка на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за отговарящи на изискванията на член 155, се оценяват и класират от комисия за оценка, която се сформира за всеки от двата етапа, въз основа, съответно, на предварително съобщените критерии за отстраняване и подбор и на критериите за възлагане.
Тази комисия се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да изготви консултативно становище за поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1.
Независимо от това отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да реши, че комисията за оценка следва да оцени и класира офертите на базата само на критериите за възлагане, а критериите за отстраняване и за подбор трябва да се оценят по друг подходящ начин, който да гарантира отсъствието на конфликти на интереси.
2. Комисията за оценка се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент, и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези лица изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата или местните звена, посочени в член 72 или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
Комисията за оценка може да има същия състав както комисията за отваряне на офертите.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията за оценка се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията за оценка отразява, доколкото това е възможно, междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Заявленията за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят могат да поискат от кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване и подбор, в рамките на определен от нея/него срок.
Заявленията за участие и офертите, които не са отхвърлени и които отговарят на критериите за подбор, се считат за приемливи.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.
Член 159
Резултати от оценката
(член 112 от Финансовия регламент)
1. За оценката и класирането на заявленията за участие и офертите, които са обявени за отговарящи на изискванията, се съставя писмен протокол с дата на съставяне.
Той се подписва от всички членове на комисията за оценка. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Ако комисията за оценка не носи отговорност да проверява офертите на базата на критериите за отстраняване и подбор, писменият протокол се подписва и от лицата, на които това е възложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Писменият протокол се съхранява за бъдещи справки.
2. Писменият протокол, посочен в параграф 1, съдържа най-малко следното:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката, рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на предложените кандидати или изпълнители и основанията за избора, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен.
3. След това възложителят взема решение, което има следното минимално съдържание:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката или предмета и максималната стойност на рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на избраните кандидати или изпълнители и основанията за избора чрез позоваване на предварително обявените критерии за подбор и възлагане, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен;
е)
в случай на процедури на договаряне и състезателен диалог, обстоятелствата, посочени в членове 132, 134, 135, 266, 268, 270 и 271, които оправдават тяхното използване;
ж)
при необходимост, причините, поради които възложителят взема решение да не възложи обществена поръчка.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, решението по първа алинея се взема от възложителя, отговорен за процедурата.
Член 160
Контакти между възложителите и оферентите
(член 112 от Финансовия регламент)
1. Между възложителите и оферентите могат да се осъществяват контакти по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка по изключение при условията, посочени в параграфи 2 и 3.
2. Преди крайния срок за подаване на оферти по отношение на допълнителната документация и информация по член 153 възложителят може:
а)
по инициатива на оферентите да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички оференти, които са поискали спецификациите;
б)
по собствена инициатива, при откриване на грешка, неточност, пропуск или друг технически недостатък в текста на обявлението за обществена поръчка, поканата за представяне на оферти или спецификациите, да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин, идентичен на този, използван по отношение на първоначалната покана за представяне на оферти.
3. Ако след отварянето на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, възложителят може да установи контакт с оферента, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.
4. Във всеки случай, когато е бил осъществен контакт, както и в надлежно обоснованите случаи, когато не е бил осъществен контакт, както е посочено в член 96 от Финансовия регламент, това се записва в досието за обществената поръчка.
Член 161
Информация за кандидатите и оферентите
(членове 113, 114 и 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителите информират възможно най-бързо кандидатите и оферентите за взетите решения относно възлагането на поръчката или рамковото споразумение или приемането в динамичната система за покупки, включително за мотивите за всяко решение да не се възлага поръчката или рамковото споразумение или да не се създава динамична система за поръчки, за които е проведен конкурентен търг, или за решението да се започне нова процедура.
2. В срок от не повече от 15 календарни дни след датата на получаване на писмено искане, възложителят съобщава информацията по член 113, параграф 2 от Финансовия регламент.
3. В случай на поръчки, възложени от институциите на Съюза за техни нужди, на стойност, равна на праговете по член 170, параграф 1 или по-висока от тях, и които не са изключени от обхвата на Директива 2004/18/ЕО, възложителят уведомява отпадналите оференти или кандидати, едновременно и индивидуално, по електронен път, че тяхното заявление или оферта не са били приети, на един от следните етапи:
а)
в кратък срок след вземане на решенията на базата на критериите за отстраняване и подбор и преди решението за възлагане в случай на процедура за обществена поръчка, организирана на два етапа;
б)
по отношение на решенията за възлагане и решенията за отхвърляне на оферти, възможно най-скоро след решението за възлагане и най-късно до една седмица след него.
Във всеки случай възложителят посочва причините, поради които офертата или заявлението не са били приети, и съществуващите правни средства за обжалване.
Неуспелите оференти или кандидати могат да поискат допълнителна информация относно мотивите за отхвърлянето им в писмена форма по пощата, по факс или по електронна поща; всички избрани оференти, чиито оферти не са елиминирани, могат да получат информация за характеристиките и относителните предимства на приетата оферта, както и за името на успелия оферент, без да се засяга член 113, параграф 2, втора алинея от Финансовия регламент. Възложителят отговаря в рамките на не повече от петнадесет календарни дни от получаване на искането.
Член 162
Подписване на договора
(членове 113 и 118 от Финансовия регламент)
Изпълнението на договора не може да започне, преди договорът да бъде подписан.
Раздел 4
Гаранции и корективни мерки
Член 163
Гаранции
(член 115 от Финансовия регламент)
1. Когато от изпълнителите се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя трябва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното активиране.
2. Гаранцията се предоставя от банка или упълномощена финансова институция. Тя може да се замени от солидарна гаранция от трета страна, при съгласието на възложителя.
Гаранцията се предоставя в евро.
С нея банката или финансовата институция, или третата страна осигурява неотменимо обезпечение или действа като пръв гарант за задълженията на изпълнителя.
Член 164
Гаранция за изпълнението
(член 115 от Финансовия регламент)
1. За да се гарантира, че строителните работи, доставките или услугите са напълно извършени, и когато окончателно приемане в съответствие с условията на договора не може да се извърши при окончателното плащане, разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението за всеки отделен случай и въз основа на предварителен анализ на риска.
2. Гаранция в размер на 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване.
Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или строителните работи. Сумата се определя от разпоредителя с бюджетни кредити и е пропорционална на установените рискове във връзка с изпълнението на договора, като се вземе предвид неговият предмет, както и обичайните търговски условия, приложими за сектора.
Условията за такава гаранция се обявяват в тръжните документи.
3. След окончателното приемане на строителните работи, услугите или доставките гаранциите се освобождават в съответствие с условията на договора.
Член 165
Гаранция за предварително финансиране
(член 115 от Финансовия регламент)
1. След като възложителят е установил необходимостта от предварително финансиране, той прави оценка на рисковете, свързани с плащанията по предварителното финансиране, преди стартирането на процедурата за обществена поръчка, като взема предвид по-специално следните критерии:
а)
прогнозната стойност на поръчката;
б)
нейния предмет;
в)
нейната продължителност и ритъм на извършване;
г)
структурата на пазара.
2. Изисква се гаранция в замяна на плащането по предварителното финансиране в случая, посочен в член 146, параграф 6, втора алинея, или когато разпоредителят с бюджетни кредити реши да поиска гаранция съгласно параграф 1.
Не се изисква гаранция за поръчки с ниска стойност съгласно член 137, параграф 1.
Гаранцията се освобождава, когато предварителното финансиране се приспадне от междинните плащания или плащанията на остатъка в полза на изпълнителя в съответствие с условията на договора.
Член 166
Временно спиране при допуснати грешки или нередности
(член 116 от Финансовия регламент)
1. Поръчките могат да бъдат временно спрени съгласно член 116 от Финансовия регламент с цел да се провери дали наистина са допуснати съществени грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок.
2. Съществена грешка или нередност означава всяко нарушение на клауза в договора или нормативна разпоредба в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини загуби за бюджета на Съюза.
ГЛАВА 2
Разпоредби, приложими за поръчките, възлагани от институциите на Съюза за техни нужди
Член 167
Определяне на подходящото ниво за изчисляване на праговете
(членове 117 и 118 от Финансовия регламент)
Всеки оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити в съответната институция преценява дали са достигнати праговете по член 118 от Финансовия регламент.
Член 168
Отделни поръчки и поръчки с лотове
(членове 104 и 118 от Финансовия регламент)
1. Прогнозната стойност на дадена поръчка не може да се определя с цел избягване на изискванията по настоящия регламент, нито поръчка може да бъде разделяна със същата цел.
Когато е подходящо, технически осъществимо и рентабилно, поръчките на стойност, равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, се възлагат едновременно под формата на отделни лотове.
2. Когато предметът на поръчка за доставка, услуга или строителни работи е разделен на няколко лота, всеки един от които е предмет на индивидуална поръчка, общата стойност на всички лотове се взема предвид за общата оценка на приложимия праг.
Когато общата стойност на всички лотове е равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, то за всеки един от лотовете се прилагат член 97, параграф 1 и член 104, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент.
3. Когато поръчката се възлага на отделни лотове, офертите се оценяват поотделно за всеки лот. Ако на един оферент се възлагат няколко лота, може да се подпише един договор, който да обхваща тези лотове.
Член 169
Условия за определяне на стойността на някои поръчки
(член 118 от Финансовия регламент)
1. За изчисляване на прогнозната стойност на поръчката възложителят включва прогнозното общо възнаграждение на изпълнителите.
Когато поръчката предвижда опции или възможно подновяване, основата за изчисляването е допустимата максимална сума, включително използването на клаузите за опциите и подновяването.
Тази оценка се прави, когато е изпратено обявлението за обществената поръчка или, в случай че няма такава публичност, когато възложителят започне процедурата по възлагането.
2. За рамковите споразумения и динамичните системи за покупки стойността, която трябва да се вземе предвид, е максималната стойност на всички планирани поръчки по време на действието на рамковото споразумение или динамичната система за покупки.
3. При поръчките за услуги се вземат предвид:
а)
в случай на застрахователни услуги, платимата премия и другите форми на възнаграждение;
б)
при банкови или финансови услуги, таксите, комисионните, лихвите и останалите видове възнаграждения;
в)
в случай на поръчки за проектиране, платимите такси и комисионни и другите форми на възнаграждение.
4. При поръчките за услуги, в които не се посочва общата цена, или при поръчките за доставки за лизинг, вземане под наем или покупка на изплащане на стоки стойността, която се взема като основа за изчисляване на прогнозната стойност, представлява:
а)
при поръчки с фиксиран срок:
i)
когато срокът е 48 месеца или по-малко при поръчките за услуги или 12 месеца или по-малко при поръчките за доставки - общата договорна стойност за целия срок;
ii)
когато срокът е над 12 месеца при поръчките за доставки - общата стойност, включително прогнозната остатъчна стойност;
б)
при поръчки за неопределен срок или, при поръчките за услуги, за срок над 48 месеца - месечната стойност, умножена по 48.
5. При поръчки за услуги или доставки, които се възлагат периодично или се подновяват на определен период, стойността на поръчката се определя въз основа на:
а)
или реалните съвкупни разходи за сходни поръчки за същите видове услуги или стоки, възложени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор;
б)
или прогнозните съвкупни разходи за последващи поръчки, възложени през 12-те месеца след извършването на първата услуга или първата доставка или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.
6. При поръчките за строителни работи се взема предвид не само стойността на строителните работи, но и прогнозната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които изпълнителят получава от възложителя.
Член 170
Прагове за прилагане на процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Праговете, посочени в член 118 на Финансовия регламент, са тези по Директива 2004/18/ЕО съответно за поръчките за доставки, услуги и строителни работи.
2. Сроковете по член 118 от Финансовия регламент са посочените в членове 152, 153 и 154.
Член 171
Период на изчакване преди подписването на договора
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителят не подписва договора или рамковото споразумение, обхванати от Директива 2004/18/ЕО, с успелия оферент, преди да изтекат 14 календарни дни.
Този срок започва да тече от една от следните дати:
а)
деня след едновременното изпращане на уведомленията на успелите и неуспелите оференти;
б)
ако договорът или рамковото споразумение се възлага съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, деня след публикуването на обявлението за възлагане по член 123 в Официален вестник на Европейския съюз.
Ако за изпращането се използват факс или електронни средства съгласно втора алинея, буква а), периодът на изчакване е 10 календарни дни.
При необходимост възложителят може да преустанови подписването на договора за допълнително разглеждане, ако това е оправдано поради искания или коментари, изпратени от отпаднали или недоволни оференти или кандидати, или поради всяка друга получена информация от значение. Исканията, коментарите или информацията трябва да бъдат получени в срока, посочен в първа алинея. В случай на преустановяване всички кандидати или оференти се уведомяват в рамките на три работни дни от решението за преустановяване.
Освен в случаите по параграф 2, всеки договор, подписан преди изтичане на срока, посочен в първа алинея, е нищожен.
Когато договорът или рамковото споразумение не може да бъде възложен(о) на успелия оферент, възложителят може да го възложи на следващия в класирането оферент.
2. Срокът, посочен в параграф 1, не се прилага в следните случаи:
а)
открити процедури, ограничени процедури или процедури по договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е подадена само една оферта;
б)
отделни договори, основани на рамково споразумение;
в)
процедури на договаряне, посочени в член 134, параграф 1, буква в), член 134, параграф 1, буква ж), подточка iii), член 134, параграф 1, буква з) и член 134, параграф 1, буква й).
Член 172
Доказателства, позволяващи участие в процедури за обществени поръчки
(член 119 от Финансовия регламент)
В спецификациите се изисква от оферентите да посочат в коя държава се намира тяхното седалище или място на установяване и да представят съответните доказателства, които са обичайно приемливи съгласно националното им законодателство.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА
ГЛАВА 1
Обхват и форма на безвъзмездните средства
Член 173
Вноски
(член 121 от Финансовия регламент)
Вноските по член 121, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент са суми, изплащани на органи, в които членува Съюзът, в съответствие с бюджетните решения и условията за плащане, определени от съответния орган.
Член 174
Споразумение и решение за безвъзмездни средства
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства се регламентират с решение или с писмено споразумение.
2. За определяне на приложимия инструмент се отчитат следните елементи:
а)
местоположение на бенефициера, в рамките на Съюза или извън него;
б)
сложност и стандартизация на съдържанието на финансираните дейности или работни програми.
Член 175
Разходи за членовете на институциите
(член 121 от Финансовия регламент)
Разходите за членовете на институциите, посочени в член 121, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, включват вноските за асоциации на настоящи и бивши депутати от Европейския парламент. Тези вноски се правят в съответствие с вътрешните административни правила на Европейския парламент.
Член 176
Дейности, за които могат да се получават безвъзмездни средства
(член 121 от Финансовия регламент)
Дейностите, за които могат да се получават безвъзмездни средства по смисъла на член 121 от Финансовия регламент, трябва да бъдат ясно определени.
Не се допуска разделяне на дейност на различни дейности с цел заобикаляне на правилата за финансиране, посочени в настоящия регламент.
Член 177
Органи, преследващи цел от общ интерес на Съюза
(член 121 от Финансовия регламент)
Орган, който преследва цел от общ интерес на Съюза, е:
а)
орган, занимаващ се с образование, обучение, информация, иновации или научноизследователска дейност и изследване на европейските политики, всякакви дейности, които допринасят за развитие на гражданското общество или правата на човека, или европейски орган по стандартизация;
б)
субект, който представлява органи с нестопанска цел в държавите членки, страните кандидатки или потенциални кандидатки и отстоява принципи и политики, съответстващи на целите на Договорите.
Член 178
Партньорства
(член 121 от Финансовия регламент)
1. Специфични безвъзмездни средства за дейности и оперативни безвъзмездни средства могат да бъдат част от рамково партньорство.
2. Рамково партньорство може да се установи като механизъм за дългосрочно сътрудничество между Комисията и бенефициерите на безвъзмездните средства. То може да бъде под формата на споразумение за рамково партньорство или решение за рамково партньорство.
В споразумението или решението за рамково партньорство се посочват общите цели, естеството на планираните дейности - еднократни или като част от одобрена годишна работна програма, процедурата за отпускане на специфични безвъзмездни средства, в съответствие с принципите и процедурните правила от настоящия дял, както и общите права и задължения на всяка от страните по специфичните споразумения или решения.
Продължителността на партньорството не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи, обосновани по-специално от предмета на рамковото партньорство.
Разпоредителите с бюджетни кредити не могат да използват неоснователно споразуменията или решенията за рамково партньорство, нито да ги използват по начин, чиято цел или резултат противоречи на принципите на прозрачност или равно третиране на заявителите.
3. Рамковите партньорства се разглеждат като безвъзмездни средства, що се отнася до програмирането, предварителното публикуване и отпускането.
4. Специфични безвъзмездни средства, основани на споразумения или решения за рамково партньорство, се отпускат в съответствие с процедурите, определени в тези споразумения или решения, и съгласно настоящия дял.
Те подлежат на процедурите на последващо публикуване по член 191.
Член 179
Електронни системи за обмен
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Всички контакти с бенефициерите, включително сключването на споразумения за безвъзмездни средства, уведомяването за решения за безвъзмездни средства и всички изменения към тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от Комисията.
2. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
3. Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните,.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени в параграф 2, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
Член 180
Съдържание на споразуменията и решенията за безвъзмездни средства
(член 122 от Финансовия регламент)
1. Споразумението за безвъзмездни средства съдържа най-малко следното:
а)
предмета;
б)
бенефициера;
в)
продължителността, а именно:
i)
датата на неговото влизане в сила;
ii)
началната дата и продължителността на дейността или финансовата година, които се финансират;
г)
максималната сума на финансирането от страна на Съюза, изразена в евро, и формата на безвъзмездните средства, евентуално допълнени от:
i)
общия размер на прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма и процента на финансиране на допустимите разходи;
ii)
единичните разходи, еднократната сума или единната ставка по член 123, букви б), в) и г) от Финансовия регламент, когато са определени;
iii)
комбинация от елементите, посочени подточки i) и ii) от настоящата буква;
д)
описание на дейността или при оперативните безвъзмездни средства - на работната програма, одобрена от разпоредителя с бюджетни кредити за тази финансова година, заедно с описание на очакваните резултати от изпълнението на дейността или на работната програма;
е)
общия ред и условия, приложими към всички споразумения от този вид, като приемането от страна на бенефициера на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата;
ж)
прогнозния общ бюджет за дейността или работната програма;
з)
когато изпълнението на дейността включва обществена поръчка, принципите по член 209 или правилата за възлагане на обществени поръчки, които бенефициерът е длъжен да спазва;
и)
отговорностите на бенефициера, по-специално:
i)
по отношение на доброто финансово управление и представянето на отчети за дейността и финансови отчети; при необходимост се определят междинни цели, при постигането на които тези отчети стават изискуеми;
ii)
в случай на споразумение между Комисията и няколко бенефициери, специфичните задължения на координатора, ако има такъв, както и задълженията на другите бенефициери към координатора, както и финансовата отговорност на бенефициерите за сумите, дължими на Комисията;
й)
условията и сроковете за одобряване на отчетите и за извършване на плащане от страна на Комисията;
к)
при необходимост, подробности във връзка с допустимите разходи за дейността или одобрената работна програма или единичните разходи, еднократните суми или единните ставки по член 123 от Финансовия регламент;
л)
разпоредби относно видимостта на финансовата помощ от Съюза, освен в надлежно обосновани случаи, когато публичното оповестяване не е възможно или подходящо.
Общият ред и условията, посочени в буква е) от първа алинея, определят най-малко:
i)
че правото на ЕС е приложимото право по отношение на споразумението за безвъзмездни средства, допълнено при необходимост от национално право, посочено в споразумението за безвъзмездни средства. Дерогация може да се направи в споразуменията, сключени с международни организации;
ii)
компетентния съд или арбитражния съд за решаване на спорове.
2. В споразумението за безвъзмездни средства могат да се предвидят условията и сроковете за преустановяване или прекратяване в съответствие с член 135 от Финансовия регламент.
3. В случаите по член 178 решението или споразумението за рамково партньорство определя информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) и б), буква в), подточка i), буква е), букви з)-й) и буква л) от настоящия член.
Конкретното решение или споразумение за безвъзмездни средства съдържа информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) -д), букви ж) и к) и при необходимост буква и).
4. Изменения към споразуменията за безвъзмездни средства се правят само в писмена форма. Такива изменения, включително тези, с които се добавя или премахва бенефициер, не могат по замисъл или резултат да променят споразуменията по такъв начин, че да поставят под въпрос решението за отпускане на безвъзмездни средства или да противоречат на равното третиране на заявителите.
5. Параграфи от 1, 2, 3 и 4 се прилагат mutatis mutandis към решенията за безвъзмездни средства.
Част от сведенията по параграф 1 могат да се предоставят в поканата за предложения или в друг подобен документ вместо в решението за безвъзмездни средства.
Член 181
Форми на безвъзмездните средства
(член 123 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, се изчисляват въз основа на допустимите разходи, действително направени от бенефициера, и са предмет на предварителна прогноза за бюджета, представена заедно с предложението и включена в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
2. Единичните разходи, посочени в член 123, параграф 1, буква б) от Финансовия регламент, обхващат всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на сума за единица.
3. Еднократните суми, посочени в член 123, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, обхващат като цяло всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително.
4. Финансирането с единни ставки, посочено в член 123, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент, обхваща специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на процент.
Член 182
Еднократни суми, единични разходи и финансиране с единни ставки
(член 124 от Финансовия регламент)
1. Разрешението за използване на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, посочени в член 124, параграф 1 от Финансовия регламент, се прилага за продължителността на програмата. Това разрешение може да бъде преразгледано, ако са необходими съществени промени. Данните и сумите се оценяват периодично и ако е необходимо, еднократните суми, единичните разходи или финансирането с единни ставки се коригират.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери максималните стойности, посочени в член 124, параграф 1, втора алинея от Финансовия регламент, се прилагат към всеки бенефициер.
2. Споразумението или решението за безвъзмездни средства съдържа всички необходими разпоредби за проверка, че са изпълнени условията за изплащане на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
3. Плащането на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки не засяга правото на достъп до задължителните записи за бенефициерите за целите, предвидени в първа алинея от параграф 1 и член 137, параграф 2 от Финансовия регламент.
4. Когато последваща проверка покаже, че правопораждащото събитие не е настъпило и на бенефициера е направено недължимо плащане на безвъзмездни средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, Комисията има правото да си възстанови сумата на безвъзмездните средства, без да се засягат санкциите, посочени в член 109 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принципи
Член 183
Принцип на съфинансиране
(член 125, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Според принципа на съфинансиране ресурсите, необходими за изпълнение на дейността или работната програма, не се предоставят изцяло чрез вноска от Съюза.
Съфинансирането може да бъде под формата на собствени ресурси на бенефициера, приходи, получени от дейността или работната програма, или финансови вноски или вноски в натура от трети страни.
2. Вноските в натура представляват нефинансови ресурси, предоставени безвъзмездно от трети страни на бенефициера.
Член 184
Принцип на недопускане на печалба
(член 125, параграф 5 от Финансовия регламент)
Финансовите вноски от трети страни, които могат да бъдат използвани от бенефициера за покриване на разходи, различни от допустимите разходи за безвъзмездни средства от Съюза, или които не са дължими на третата страна, когато не се използват в края на дейността или работната програма, не могат да бъдат разглеждани като целеви финансови вноски от донорите за финансиране на допустимите разходи по смисъла на член 125, параграф 5 от Финансовия регламент.
Член 185
Безвъзмездни средства с ниска стойност
(член 125, параграф 4 от Финансовия регламент)
За безвъзмездни средства с ниска стойност се считат безвъзмездните средства, които не надвишават 60 000 EUR.
Член 186
Техническа помощ
(членове 101 и 125 от Финансовия регламент)
„Техническа помощ“ означава дейности по поддръжка и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, в частност дейностите по подготовка, управление, наблюдение, оценка, одит и контрол.
Член 187
Допустими разходи
(член 126, параграф 3, буква в) от Финансовия регламент)
ДДС се разглежда като неподлежащ на възстановяване съгласно приложимото национално законодателство за ДДС, ако в съответствие с националното законодателство данъкът се дължи за някоя от следните дейности:
а)
освободени дейности без право на приспадане;
б)
дейности, които попадат извън обхвата на ДДС;
в)
дейности, посочени в буква а) или б), по отношение на който ДДС не подлежи на приспадане, а се възстановява чрез специфични схеми за възстановяване или компенсационни фондове, които не са предвидени в Директива 2006/112/ЕО, дори ако тази схема или фонд са установени с националното законодателство за ДДС.
ДДС, свързан с дейностите, изброени в член 13, параграф 2 от Директива 2006/112/ЕО, се счита за платен от бенефициер, различен от данъчно незадължено лице, определено в член 13, параграф 1, първа алинея от тази директива, независимо дали тези дейности се разглеждат от съответната държава членка като дейности, извършвани от публичноправни органи, действащи в качеството си на публични органи.
Член 188
Програмиране
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за безвъзмездни средства. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта за безвъзмездните средства на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на поканите за предложения с примерните суми и максималният процент на съфинансиране.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране за безвъзмездните средства през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 189
Съдържание на поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Поканите за предложения съдържат:
а)
поставените цели;
б)
критериите за допустимост, отстраняване, подбор и отпускане по членове 131 и 132 от Финансовия регламент и съответните оправдателни документи;
в)
условията за финансиране от Съюза;
г)
условията и крайния срок за подаване на предложения, както и планираната дата, до която всички заявители трябва да бъдат информирани за резултатите от оценката на тяхното заявление, и ориентировъчната дата за подписване на споразуменията за безвъзмездни средства или за уведомяване относно решенията за безвъзмездни средства.
2. Поканите за предложения се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза, както и чрез всякакви други подходящи средства, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходимо да се осигури допълнителна публичност сред потенциалните бенефициери. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на поканите за предложения подлежат на публикуване при същите условия като тези за поканите за предложения.
Член 190
Изключения от поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за предложения само в следните случаи:
а)
за целите на операции по хуманитарна помощ и гражданска защита или за помощ за управление на кризи по смисъла на параграф 2;
б)
в други изключителни и надлежно обосновани извънредни ситуации;
в)
в полза на органи, които имат монопол de jure или de facto, с подходяща обосновка в решението за отпускане;
г)
в полза на органи, определени в основен акт по смисъла на член 54 от Финансовия регламент като бенефициери на безвъзмездни средства, или на органи, определени от държавите членки, под тяхна отговорност, когато тези държави членки са определени с основен акт като бенефициери на безвъзмездни средства;
д)
в случай на научни изследвания и технологично развитие, на органи, определени в работната програма по член 128 от Финансовия регламент, когато основният акт изрично предвижда тази възможност и при условие че проектът не попада в обхвата на покана за предложения;
е)
за дейности със специфични характеристики, които изискват определен вид орган поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия, при условие че тези дейности не попадат в обхвата на покана за предложения.
Случаите, посочени в буква е) от първа алинея, се обосновават надлежно в решението за отпускане.
2. „Кризисни ситуации в трети държави“ означава ситуации на непосредствена или предстояща опасност, застрашаваща да ескалира във въоръжен конфликт или да дестабилизира страната. „Кризисни ситуации“ означава също ситуации, предизвикани от природни бедствия, причинени от човека кризи, като войни и други конфликти, или извънредни обстоятелства, имащи подобни отражения, свързани inter alia с изменение на климата, влошаване на околната среда, лишаване от достъп до енергия и природни ресурси или крайна бедност.
Член 191
Последващо публикуване
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до безвъзмездни средства, отпуснати в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на заявителите през изминалата година;
б)
броя и дела на успешните заявления за всяка покана за предложения;
в)
средната продължителност на процедурата от датата на приключване на поканата за предложения до отпускането на безвъзмездните средства;
г)
броя и размера на безвъзмездните средства, при които задължението за последващо публикуване е било отменено през изминалата година в съответствие с член 21, параграф 4.
Член 192
Информация за заявителите
(член 128 от Финансовия регламент)
Комисията предоставя информация и съвети на заявителите чрез следните средства:
а)
определяне на съвместни стандарти за формулярите за заявление за сходни безвъзмездни средства и контрол на дължината и яснотата на формулярите;
б)
предоставяне на информация на потенциалните заявители, по-конкретно чрез провеждане на семинари и разпространяване на справочници;
в)
поддържане на постоянни данни за бенефициерите в досиетата на юридическите лица по член 63.
Член 193
Финансиране от отделни бюджетни редове
(член 129 от Финансовия регламент)
Дейностите могат да се финансират съвместно от отделни бюджетни редове от различни отговорни разпоредители с бюджетни кредити.
Член 194
Ретроактивно действие на финансирането в случаи на изключителна спешност и предотвратяване на конфликти
(член 130 от Финансовия регламент)
В рамките на член 130, параграф 1 от Финансовия регламент разходите на бенефициера преди датата на подаване на заявлението са допустими за финансиране от Съюза при следните условия:
а)
причините за такава дерогация са подходящо обяснени в решението за финансиране;
б)
решението за финансиране и споразумението или решението за безвъзмездни средства изрично предвиждат начална дата за признаване на разходите преди датата на подаване на заявленията.
Член 195
Подаване на заявления за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Правилата за подаване на заявления за безвъзмездни средства се определят от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който може да избере метода на подаване. Заявленията за безвъзмездни средства могат да се подават с писмо или по електронен път.
Избраното средство за комуникация е недискриминиращо по своето естество и не води до ограничаване на достъпа на заявителите до процедурата за отпускане на средства.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
трябва да се запази целостта на данните;
в)
трябва да се запази поверителността на предложенията;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
За целите на буква в) от трета алинея отговорният разпоредител с бюджетни кредити разглежда съдържанието на заявленията само след изтичане на срока за тяхното подаване.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска електронните заявления да бъдат придружавани от усъвършенстван електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (19).
2. Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити разреши подаване на заявления по електронен път, използваните средства и техните технически характеристики са недискриминиращи по своето естество, всеобщо достъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии. Информацията относно техническите изисквания за формата на заявленията, включително криптирането, се предоставя на заявителите.
Освен това устройствата за електронно приемане на заявленията гарантират сигурност и поверителност. Те гарантират също, че могат да се определят точно часът и датата на получаване на заявленията.
3. Когато заявленията се подават с писмо, заявителите могат да избират един от следните начини:
а)
да изпратят заявлението по пощата или с куриерска служба, като в този случай в поканата за предложения се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата върху разписката за предаване;
б)
да занесат заявлението лично или чрез пълномощник в сградата на институцията, като в този в случай поканата за предложения се посочва отделът, в който заявленията трябва да бъдат доставени срещу разписка с дата и подпис.
ГЛАВА 3
Процедура за отпускане на безвъзмездни средства
Член 196
Съдържание на заявленията за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Заявления се подават чрез формуляра, установен в съответствие с общите стандарти по член 192, буква а) и предоставян от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, и в съответствие с критериите, посочени в основния акт и в поканата за предложения.
Оправдателните документи, посочени в член 131, параграф 3, втора алинея от Финансовия регламент, могат да бъдат по-специално отчетът за приходите и разходите и счетоводният баланс за последната финансова година, за която сметките са приключени.
2. В прогнозния бюджет за дейността или работната програма, приложен към заявлението, приходите са равни на разходите, при условие че са заделени провизии за непредвидени разходи или евентуални колебания на валутните курсове, което може да е разрешено в надлежно обосновани случаи, и се посочват прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма.
3. Когато заявлението е за безвъзмездни средства за дейност, чиято стойност надхвърля 750 000 EUR, или за оперативни безвъзмездни средства над 100 000 EUR, се представя одитен доклад, изготвен от одобрен външен одитор. Този доклад удостоверява отчетите за последната налична финансова година.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага само към първото заявление, подадено от даден бенефициер до отговорен разпоредител с бюджетни кредити в рамките на една бюджетна година.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери праговете, посочени в първа алинея, се прилагат за всеки бенефициер.
В случаите на партньорства, посочени в член 178, одитният доклад по първа алинея от настоящия параграф, който обхваща последните две налични финансови години, трябва да бъде представен преди подписването на споразумението за рамково партньорство или уведомяването за решението за рамково партньорство.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от оценка на риска, да отмени изискването за одитен доклад, посочено в първа алинея, за учебни заведения и в случай на споразумение с няколко бенефициери, за бенефициерите, поели солидарна отговорност или които не носят финансова отговорност.
Първа алинея от настоящия параграф не се прилага по отношение на публичните органи и международните организации, посочени в член 43.
4. Заявителят посочва източниците и размерите на финансирането от Съюза, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност или част от дейност или за неговото функциониране по време на същата финансова година, както и всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност.
Член 197
Доказателства за отсъствие на основания за отстраняване
(член 131 от Финансовия регламент)
Заявителите декларират, че не се намират в някое от положенията, изброени в член 106, параграф 1 и член 107 от Финансовия регламент, с изключение на случаите, посочени в член 131, параграф 4, букви а) и б) от Финансовия регламент. В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от успелите заявители да представят доказателствата по член 143. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити успелите заявители представят тези доказателства, освен ако е налице физическа невъзможност, призната от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, или ако тези доказателства вече са били представени за целите на друга процедура за безвъзмездни средства или за обществена поръчка, при условие че документите са издадени преди не повече от една година и все още са валидни.
Член 198
Заявители, които не са юридически лица
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато заявление за безвъзмездни средства е подадено от заявител, който не е юридическо лице, в съответствие с член 131, параграф 2 от Финансовия регламент, представителите на този заявител трябва да докажат, че имат способност да поемат правни задължения от името на заявителя и че заявителят има финансова и оперативна способност, еквивалентна на способността на юридическите лица.
Член 199
Субекти, които формират един заявител
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато няколко субекти отговарят на критериите за кандидатстване за безвъзмездни средства и заедно формират един субект, този субект може да се третира от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като единствен кандидат, при условие че в заявлението лицата, участващи в предложената дейност или работна програма, се посочват като част от заявителя.
Член 200
Финансови и административни санкции
(член 131 от Финансовия регламент)
Финансови и/или административни санкции могат да се налагат на заявители, които са направили декларации с невярно съдържание или съществени грешки или са извършили нарушения или измама, в съответствие с условията на член 145.
Такива финансови и/или административни санкции могат да се налагат и на бенефициери, за които е установено, че са извършили тежко нарушение на договорните си задължения.
Член 201
Критерии за допустимост
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Критериите за допустимост се публикуват в поканата за предложения.
2. Критериите за допустимост определят условията за участие в покана за предложения. Тези критерии се изготвят при надлежно отчитане на целите на дейността и отговарят на принципите на прозрачност и недискриминация.
Член 202
Критерии за подбор
(член 132, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Критериите за подбор се публикуват в поканата за предложения и са такива, че позволяват оценка на финансовия и оперативния капацитет на заявителя за изпълнение на предложената дейност или работна програма.
2. Заявителят трябва да разполага със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на дейността или през годината, за която се отпускат безвъзмездните средства, и за участие в нейното финансиране. Заявителят трябва да притежава необходимата професионална компетентност и квалификация за извършване на предложената дейност или работна програма, освен ако в основния акт изрично е предвидено друго.
3. Финансовият и оперативният капацитет се проверяват по-специално въз основа на анализ на всички оправдателни документи, посочени в член 196 и поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в поканата за предложения.
Ако в поканата за предложения не се изискват оправдателни документи и ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити има съмнения относно финансовия или оперативния капацитет на заявителите, той може да поиска от тях да представят съответните документи.
В случаите на партньорства по член 178 проверката се извършва преди подписване на споразумението за рамково партньорство или уведомяване за решението за рамково партньорство.
Член 203
Критерии за отпускане на безвъзмездни средства
(член 132, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се публикуват в поканата да предложения.
2. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства следва да позволяват отпускането на безвъзмездни средства за дейностите, които осигуряват максимална обща ефективност на програмата на Съюза, която те изпълняват, или на органите, чиито работни програми са разработени за постигане на същия резултат. Критериите се определят по такъв начин, че да осигуряват и правилно управление на средствата на Съюза.
Критериите се прилагат по такъв начин, че да позволят подбор на планирани дейности или работни програми, за които Комисията може да бъде уверена, че съответстват на целите и приоритетите и гарантират видимостта на финансирането от Съюза.
3. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се определят по такъв начин, че да позволяват последваща оценка.
Член 204
Оценка на заявленията и отпускане на безвъзмездни средства
(член 133 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за оценка на предложенията, освен ако Комисията реши друго в рамките на конкретна секторна програма.
Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка помежду им. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата и местните звена по член 72 от настоящия регламент и в органите, на които са делегирани правомощия, по членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни единици без йерархична връзка помежду им.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити при необходимост разделя процеса на няколко процедурни етапа. Правилата, регламентиращи процеса, се съобщават в поканата за предложения.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за подаване на заявленията, само заявителите, чиито предложения отговарят на критериите за оценка на първия етап, се поканват да изпратят пълно предложение на втория етап.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за оценка, само предложенията, които преминат успешно първия етап, състоящ се в оценка спрямо ограничен брой критерии, продължават към по-нататъшна оценка.
Заявителите, чиито предложения са отхвърлени на някой от етапите, се уведомяват в съответствие с член 133, параграф 3 от Финансовия регламент.
Всеки следващ етап на процедурата трябва да бъде ясно разграничен от предходния.
Едни и същи документи и информация не се изискват повече от веднъж по време на една и съща процедура.
3. Комисията за оценка на предложенията или, когато е приложимо, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявителя да предостави допълнителна информация или да поясни приложената към заявлението документация, при условие че тази информация или пояснение не изменя съществено предложението. В съответствие с член 96 от Финансовия регламент в случай на очевидни технически грешки комисията за оценка или отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да не поиска такава информация или пояснение само в надлежно обосновани случаи. Разпоредителят с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
4. След като приключат своята работа, членовете на комисията за оценка на предложенията подписват протокол с всички проверени предложения и с оценка на тяхното качество, както и с посочване на предложенията, които могат да получат финансиране. Тези протоколи могат да бъдат подписани в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
При необходимост в протокола се извършва класиране на оценените предложения и се правят препоръки за максималната сума, която да бъде предоставена, и за евентуални несъществени корекции по заявлението за безвъзмездни средства.
Протоколът се съхранява за справки в бъдеще.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявител да коригира заявлението си с оглед на препоръките на комисията за оценка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
След оценката отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема решение, което съдържа най-малко:
а)
предмета и общата сума на решението;
б)
имената на успелите заявители, наименованието на дейностите, приетите суми и мотивите за избора, включително когато той не съвпада със становището на комисията за оценка;
в)
имената на отхвърлените заявители и мотивите за тяхното отхвърляне.
6. Параграфи 1, 2 и 4 от настоящия член не са задължителни за отпускането на безвъзмездни средства съгласно член 190 от настоящия регламент и член 125, параграф 7 от Финансовия регламент.
Член 205
Информация за заявителите
(член 133 от Финансовия регламент)
Отхвърлените заявители се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните заявления и при всички случаи в срок от 15 календарни дни след уведомяването на успелите заявители.
ГЛАВА 4
Плащане и контрол
Член 206
Гаранция за предварителното финансиране
(член 134 от Финансовия регламент)
1. За ограничаване на финансовите рискове, свързани с плащането на предварително финансиране, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, по преценка на риска, да изиска от бенефициера предварителна гаранция в размер до този на предварителното финансиране, освен за безвъзмездните средства с ниска стойност, или да раздели плащането на няколко вноски.
2. Когато се изисква гаранция, тя се оценява и одобрява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията е валидна за достатъчно дълъг период, за да може да бъде активирана.
3. Гаранцията се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите членки. Когато бенефициерът е установен в трета държава, отговорният разпоредител с бюджетни средства може да се съгласи установена в тази трета държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако счете, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава членка.
По искане на бенефициера гаранцията, посочена в първа алинея, може да бъде заменена от солидарна гаранция от трета страна или от неотменимата и безусловна съвместна гаранция от бенефициерите по дейност, които са страни по същото споразумение или решение за безвъзмездни средства, след съгласието на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията се предоставя в евро.
С гаранцията банката или финансовата институция, третата страна или останалите бенефициери осигуряват неотменимо обезпечение или действат като пръв гарант за изпълнението на задълженията на бенефициера на безвъзмездните средства.
4. Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или плащанията на остатъка за бенефициера в съответствие с условията в споразумението или решението за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 207
Оправдателни документи при заявки за плащания
(член 135 от Финансовия регламент)
1. За всяко предоставяне на безвъзмездни средства предварителното финансиране може да се раздели на няколко плащания в съответствие с доброто финансово управление.
Новото плащане по предварителното финансиране се извършва в пълен размер само ако са усвоени поне 70 % от общата стойност на предишното.
Когато са усвоени по-малко от 70 % от предишното плащане по предварителното финансиране, размерът на новото плащане се намалява с неусвоената част на предишното плащане по предварителното финансиране.
Отчетът за разходите на бенефициера се представя в подкрепа на всяка заявка за ново плащане.
2. Без да се засяга член 110, бенефициерът удостоверява от свое име, че съдържащата се в заявките за плащания информация е пълна, надеждна и вярна. Той удостоверява също така, че извършените разходи могат да бъдат разглеждани като допустими в съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, както и че заявките за плащания са мотивирани с подходящи оправдателни документи, които могат да бъдат проверени.
3. Въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител на бюджетни кредити може да поиска в подкрепа на всяко плащане сертификат за финансовите отчети и съответните сметки за дейността или работната програма, издаден от одобрен външен одитор или в случай на публични органи - от квалифициран и независим обществен служител. Сертификатът се прилага към заявката за плащане. Сертификатът удостоверява съгласно методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и въз основа на договорени процедури в съответствие с международните стандарти, че разходите, обявени от бенефициера във финансовите отчети, на които се основава заявката за плащане, са действителни, точно осчетоводени и допустими съгласно разпоредбите на споразумението или решението за безвъзмездни средства.
В специфични и надлежно обосновани случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска сертификат под формата на становище или под друга форма в съответствие с международните стандарти.
Сертификатът за финансовите отчети и съответните сметки е задължителен за междинните плащания и за плащанията на остатъка в следните случаи:
а)
безвъзмездни средства за дейност, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 750 000 EUR или по-висока, когато съвкупните суми на заявките за плащане под тази форма са най-малко 325 000 EUR;
б)
оперативни безвъзмездни средства, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 100 000 EUR или по-висока.
В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може освен това да отмени задължението да се представи такъв сертификат за финансовите отчети и съответните сметки в случай на:
а)
публични органи и международни организации, посочени в член 43;
б)
бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, спешни операции по гражданска защита и управление на кризисни ситуации, с изключение на плащанията на остатъка;
в)
плащания на остатъка за бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, които са подписали споразумение за рамково партньорство или са били уведомени за решение за рамково партньорство, съгласно посоченото в член 178, и които имат система за контрол, предоставяща еквивалентни гаранции за такива плащания;
г)
бенефициери на многократни безвъзмездни средства, които са представили независими сертификати с еквивалентни гаранции за системите за контрол и методиката, използвани за определяне на техните вземания.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да отмени задължението за предоставяне на сертификат за финансовите отчети и съответните сметки, когато е бил или ще бъде направен одит пряко от персонала на Комисията или от орган, упълномощен да извърши такъв одит от нейно име, който одит предоставя еквивалентни гаранции относно декларираните разходи.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери посочените прагове по букви а) и б) от трета алинея се прилагат за всеки бенефициер.
4. В подкрепа на плащане и въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска доклад от оперативна проверка, издаден от независима трета страна и одобрен от отговорния разпоредител,. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити докладът от проверката се прилага към заявката за плащане и съответните разходи се смятат за допустими при същите условия като тези за разходите, свързани с одитните сертификати, както е предвидено в член 126 от Финансовия регламент. В доклада от проверката се посочва, че оперативната проверка е извършена според методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, както и дали дейността или работната програма са реално изпълнени съгласно условията, посочени в споразумението или решението за безвъзмездни средства.
Член 208
Преустановяване и намаляване на безвъзмездни средства
(член 135 от Финансовия регламент)
1. Изпълнението на споразумението или решението за безвъзмездни средства, участието на бенефициер в тяхното изпълнение или плащанията могат да бъдат преустановени с цел да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности, измами или нарушения на задължения, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението се възобновява възможно най-бързо.
2. Когато договорената дейност или работна програма не са изпълнени или не са изпълнени правилно, изцяло или навреме, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при условие че на бенефициера е била дадена възможност да представи своите коментари, намалява или си възстановява безвъзмездните средства пропорционално в зависимост от етапа на процедурата.
ГЛАВА 5
Изпълнение
Член 209
Договори за изпълнение
(член 137 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на Директива 2004/18/ЕО, когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка, бенефициерът възлага поръчката на икономически най-изгодната оферта или, ако е подходящо, на офертата с най-ниската цена, като следи за избягването на конфликт на интереси.
2. Когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка на стойност над 60 000 EUR, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да наложи на бенефициера специални правила в допълнение към тези по параграф 1.
Тези специални правила се основават на правилата от Финансовия регламент и се определят, като се отчитат стойността на съответните поръчки, относителният размер на вноската на Съюза спрямо общите разходи за дейността и рискът. Такива специални правила се включват в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
Член 210
Финансова подкрепа за трети страни
(член 137 от Финансовия регламент)
При условие че целите или резултатите, които следва да бъдат постигнати, са достатъчно подробно описани в условията по член 137, параграф 1 от Финансовия регламент, може да се счита, че не съществува свобода на преценка само ако решението или споразумението за безвъзмездни средства посочва следното:
а)
максималния размер на финансовата подкрепа, която може да бъде платена на трета страна, като тя не може да надвишава 60 000 EUR, освен в случаите, когато финансовата подкрепа е основната цел на дейността, както и критериите за определяне на точната сума;
б)
различните видове дейности, които могат да получат такава финансова подкрепа, въз основа на определен списък;
в)
определението на лицата или категориите лица, които могат да получават такава финансова подкрепа, и критериите за отпускането ѝ.
ДЯЛ VII
НАГРАДИ
Член 211
Програмиране
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за награди. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на конкурсите с примерния размер на наградите.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране на наградите през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 212
Правила на конкурсите
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. В правилата на конкурсите се посочва следното:
а)
условията за участие, в които се посочват поне:
i)
критериите за допустимост;
ii)
условията и крайният срок за регистрация на участниците, ако е необходимо, както и за подаване на проекти от участниците при условията, посочени в параграф 2;
iii)
условията за отстраняване на участници, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент;
iv)
еднолична отговорност на участниците в случай на иск, свързан с дейностите, извършвани в рамките на конкурса;
v)
приемане от страна на победителите на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата, както и на задълженията за публичност, както е посочено в правилата на конкурса;
vi)
че правото на Съюза е приложимото право по отношение на конкурса, допълнено при необходимост от национално право, посочено в правилата на конкурса;
vii)
компетентният съд или арбитражният съд за решаване на спорове;
viii)
че на заявителите, които са направили декларации с невярно съдържание или са извършили нарушения или измама, могат да се налагат финансови и/или административни санкции в съответствие с условията на член 145 и пропорционално на стойността на съответните награди;
б)
критериите за присъждане, които трябва да бъдат такива, че да може да се оцени качеството на проектите на участниците спрямо преследваните цели и очакваните резултати, както и да се определи обективно дали проектите заслужават да спечелят конкурса;
в)
размерът на наградата или наградите;
г)
условията на плащане на наградите на победителите след тяхното присъждане.
За целите на буква а), подточка i) от първа алинея бенефициерите на безвъзмездни средства на Съюза са допустими, освен ако изрично е посочено друго в правилата на конкурса.
За целите на буква а), подточка vi) от първа алинея може да се направи дерогация в случай на участие на международни организации.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити избира начини за комуникация, които са с недискриминационен характер за подаване на проекти от участниците и които не ограничават достъпа на участниците до конкурса.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всеки проект на участник съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на проектите на участниците е запазена;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
3. В правила на конкурсите могат да се определят условията за анулиране на конкурса, по-специално когато неговите цели не могат да бъдат изпълнени или когато юридическо или физическо лице, което не отговаря на условията за участие, следва да бъде наградено като победител.
4. Правилата на конкурсите се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза. Освен на интернет сайта правилата на конкурсите могат да бъдат публикувани и чрез всякакви други подходящи начини, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходима допълнителна публичност сред потенциалните участници. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на правилата на конкурсите също подлежат на публикуване при същите условия.
Член 213
Последващо публикуване
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до наградите, присъдени в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на участниците през изминалата година;
б)
броя на участниците и процента на успешните проекти на участници за всеки конкурс;
в)
списък с експертите, взели участие в конкурсните комисии през изминалата година, заедно със справка за процедурата за техния подбор.
Член 214
Оценка
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. За целите на оценката на проектите на участниците отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия от най-малко трима експерти, които могат да бъдат външни експерти или лица, представляващи най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка между тях, с изключение на представителствата или местните органи, посочени в член 72 от настоящия регламент, и органите, на които са делегирани правомощия, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма отделни структури.
Експертите, посочени в първа алинея, подлежат на изискванията относно конфликтите на интереси, посочени в член 57 от Финансовия регламент.
Външните експерти декларират, че не са в ситуация на конфликт на интереси към момента на назначаването и че се задължават да информират разпоредителя с бюджетни кредити, ако възникне такъв конфликт на интереси в хода на процедурата по оценяване.
2. След като приключат своята работа, членовете на комисията подписват протокол с всички проучени проекти на участници, който съдържа оценка на тяхното качество, като се определят проектите, на които могат да бъдат присъдени награди. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Протоколът, посочен в първа алинея, се съхранява за справки в бъдеще.
3. След това отговорният разпоредител с бюджетни кредити решава дали да присъди наградите. В това решение се посочва също следното:
а)
предметът и общият размер на присъдените награди, ако има такива;
б)
имената на спечелилите участници, ако има такива, размерът на наградите, присъдени на всеки спечелил участник, както и причините за избора;
в)
имената на отхвърлените участници и мотивите за тяхното отхвърляне.
Член 215
Информация и уведомяване
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Участниците се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните проекти и при всички случаи в срок от 15 календарни дни, след като разпоредителят с бюджетни кредити вземе решение за присъждане на наградата.
2. Решението за присъждане на наградата се съобщава на спечелилия участник и служи като правно задължение по смисъла на член 86 от Финансовия регламент.
ДЯЛ VIII
ФИНАНСОВИ ИНСТРУМЕНТИ
Член 216
Подбор на субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. За изпълнението на финансовите инструменти в условията на непряко управление Комисията получава доказателства, че упълномощеният субект отговаря на изискванията на член 60, параграф 2 от Финансовия регламент. След получаването на тези доказателства те са валидни за всяко бъдещо изпълнение на финансови инструменти от съответния субект, освен ако са внесени съществени промени в системите, правилата и процедурите на тези упълномощени субекти, обхванати от тези изисквания.
2. При подбора на субектите, натоварени с изпълнението на финансовите инструменти съгласно член 61, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията публикува покана за потенциалните упълномощени субекти. Тази покана включва критериите за подбор и за възлагане.
В поканата по първа алинея се посочва също дали упълномощеният субект трябва да задели собствени финансови ресурси за определения финансов инструмент или да сподели риска. Когато се направи такова обозначение и когато е необходимо да се намали възможен конфликт на интереси, в поканата се посочва също така, че от упълномощения субект се изисква да предложи мерки за хармонизиране на интересите, както е посочено в член 140, параграф 2 от Финансовия регламент. Мерките за хармонизиране на интересите трябва да бъдат включени в споразумението за конкретния финансов инструмент.
Комисията започва диалог със субектите, които отговарят на критериите за подбор, по прозрачен и обективен начин и без това да води до конфликт на интереси. След диалога Комисията подписва споразумения за делегиране със субекта или субектите, които са представили икономически най-изгодните предложения, включително, ако е приложимо, заделяне на собствени финансови ресурси или споделяне на риска.
3. Комисията може да проведе директни преговори с потенциалните упълномощени субекти, преди да подпише споразуменията за делегиране, когато упълномощеният субект е определен в съответния основен акт или е посочен в член 58, параграф 1, буква в), подточка iii) от Финансовия регламент или в надлежно обосновани и подходящо документирани изключителни случаи, по-специално когато:
а)
не са представени подходящи предложения след покана за потенциални упълномощени субекти;
б)
финансовите инструменти със специфични характеристики изискват определен вид упълномощен субект поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия;
в)
поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на Съюза, е невъзможно да се спази процедурата, посочена в параграф 2.
Член 217
Съдържание на споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
В допълнение към изискванията, изброени в член 40, споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, включва подходящи мерки за осигуряване на съответствие с принципите и условията, посочени в член 140 от Финансовия регламент. По-специално споразуменията за делегиране съдържат:
а)
описание на финансовия инструмент, включително инвестиционната му стратегия или политика, вида на предоставената подкрепа, критериите за допустимост на финансови посредници и крайни получатели, както и допълнителни оперативни изисквания за транспониране на целите на политиката на инструмента;
б)
изискванията за целеви обхват на стойностите за ефекта на лоста;
в)
определение на недопустимите дейности и критериите за отстраняване;
г)
разпоредби, гарантиращи хармонизиране на интересите и преодоляване на възможните конфликти на интереси;
д)
разпоредби за подбор на финансовите посредници съгласно член 139, параграф 4, втора алинея от Финансовия регламент и за създаването на специализирани инвестиционни средства, ако е приложимо;
е)
разпоредби относно отговорността на упълномощените субекти и на други субекти, участващи в изпълнението на финансовия инструмент;
ж)
разпоредби за уреждане на спорове;
з)
разпоредби за управление на финансовия инструмент;
и)
разпоредби относно използването и повторното използване на вноската на Съюза в съответствие с член 140, параграф 6 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби за управлението на вноските на Съюза и на доверителни сметки, включително рисковете за контрагента, приемливи касови операции, отговорностите на съответните страни, коригиращи действия в случай на прекалено големи салда по доверителните сметки, водене на документация и докладване;
к)
разпоредби относно възнаграждението на упълномощения субект, включително таксите за управление, както и относно изчисляването и плащането на разходи и такси за управление на упълномощения субект в съответствие с член 218;
л)
когато е целесъобразно, разпоредби относно рамка на условията за вноските от фондовете, посочени в член 175 от Финансовия регламент, по-специално Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и бъдещия Фонд за морско дело и рибарство (наричани по-долу „фондовете по ОСР“);
м)
разпоредби относно срока, възможността за удължаване и прекратяване на финансовия инструмент, включително условията за предсрочно прекратяване и когато е уместно, стратегии за излизане;
н)
разпоредби относно мониторинга на изпълнението на подкрепата за финансовите посредници и крайните получатели, включително докладване от страна на финансовите посредници;
о)
когато е приложимо, вида и характера на операциите по хеджиране, посочени в член 219.
Член 218
Разходи и такси за управление на упълномощените субекти
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Комисията заплаща възнаграждение на упълномощените субекти за изпълнението на финансови инструменти, което се изразява в такси, основани на резултатите, възстановяване на извънредни разноски, както и такси за управление на касовите средства, когато упълномощеният субект управлява касовите средства на финансовия инструмент.
2. Таксите, основани на резултатите, включват административни такси за упълномощените субекти като възнаграждение за работата, извършена при изпълнението на даден финансов инструмент. Когато е уместно, те могат да включват също така и стимули, свързани с политиката, за насърчаване на постигането на целите на политиката или за стимулиране на финансовите постижения на финансовия инструмент.
Член 219
Специфични правила за доверителните сметки при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, могат да откриват доверителни сметки по смисъла на член 68, параграф 7 от Финансовия регламент на свое име и изключително от името на Комисията. Тези упълномощени субекти изпращат съответните извлечения от сметките на отговорната служба на Комисията.
2. По доверителните сметки се поддържа подходяща ликвидност и активите, държани по тези доверителни сметки, се управляват в съответствие с принципите на доброто финансово управление, като се спазват подходящи пруденциални правила в съответствие с член 140, параграф 7 от Финансовия регламент.
3. За изпълнението на финансовите инструменти упълномощените субекти не извършват хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията за делегиране, посочени в член 217.
Член 220
Финансови инструменти, изпълнявани пряко
(член 139 от Финансовия регламент)
1. В изключителни случаи финансовите инструменти могат да се изпълняват пряко в съответствие с член 139, параграф 4 от Финансовия регламент чрез следните средства:
а)
специален инвестиционен механизъм, в който Комисията участва заедно с други публични или частни инвеститори с цел увеличаване на ефекта на лоста на финансовото участие на Съюза;
б)
заеми, гаранции, капиталови участия и други инструменти за споделяне на риска, различни от инвестиции в специализирани инвестиционни механизми, предоставяни пряко на крайните получатели или чрез финансови посредници.
2. За изпълнението на финансовите инструменти Комисията не извършва хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията със субектите, изпълняващи финансовия инструмент.
Член 221
Подбор на финансови посредници, ръководители на специални инвестиционни механизми и крайни получатели
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Когато Комисията изпълнява финансови инструменти пряко или непряко чрез специални инвестиционни механизми, тези механизми се създават в съответствие със законите на държава членка. Те могат също така да бъдат създадени в съответствие със законите на държава, различна от държава членка, в областта на външната дейност. Ръководителите на такива механизми са задължени от закона или чрез договор да действат добросъвестно като професионални ръководители.
2. Ръководителите на специалните инвестиционни механизми, посочени в параграф 1, и финансовите посредници или крайните получатели на финансовите инструменти се подбират, като се отчитат естеството на финансовия инструмент, който трябва да се изпълни, опитът и оперативният и финансовият капацитет на съответните субекти и/или икономическата жизнеспособност на проектите на крайните получатели. Изборът трябва да бъде прозрачен, обоснован от обективни причини и не трябва да поражда конфликт на интереси.
3. Не се предоставя финансова подкрепа за ръководители на специални инвестиционни механизми, на финансови посредници и на крайни получатели, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент.
Член 222
Условия за използване на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към преодоляване на пазарни несъвършенства или неефективности или неоптимални инвестиционни ситуации, както и към предоставяне на подкрепа само за крайните получатели, които се считат за потенциално икономически жизнеспособни в момента на предоставяне на подкрепата от Съюза чрез финансов инструмент.
2. Финансовите инструменти осигуряват подкрепа на крайните получатели по пропорционален начин. По-специално, преференциалното третиране на инвеститорите, предоставящи съвместни инвестиции или споделяне на риска, трябва да бъде обосновано и пропорционално на рисковете, поети от инвеститорите по даден финансов инструмент, и да бъде ограничено до необходимия минимум, за да се гарантира тяхната инвестиция или споделяне на риска.
Член 223
Ефект на лоста
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към постигане на ефект на лоста от финансовия принос на Съюза чрез мобилизиране на глобални инвестиции, надхвърлящи размера на финансовия принос на Съюза.
Ефектът на лоста от средствата на Съюза е равен на сумата за финансиране на допустимите крайни получатели, разделена на размера на финансовия принос на Съюза.
2. Целевият обхват на стойностите за ефекта на лоста се основава на предварителна оценка за съответния финансов инструмент.
Член 224
Предварителна оценка на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти се основават на предварителни оценки, които определят пазарните несъвършенства или неефективности или неоптималните инвестиционни ситуации, както и нуждите от инвестиции с оглед на целите на политиката.
2. Предварителната оценка доказва, че идентифицираните пазарни нужди не могат да бъдат посрещнати подходящо и своевременно чрез ръководени от пазара дейности или чрез интервенции на Съюза, различни от финансирането с финансов инструмент, като например регулиране, либерализация, реформа или други действия на политиката. Чрез нея се оценява вероятността финансовите инструменти да доведат до пазарни нарушения и изключване на частното финансиране, както и свързаните с това евентуални разходи,, и се определят средства за свеждане до минимум на отрицателните ефекти от такива нарушения.
3. В съответствие с принципа на субсидиарност предварителната оценка доказва, че даден финансов инструмент на ниво ЕС е по-подходящ за преодоляване на установените пазарни нужди от подобни финансови инструменти на национално или регионално ниво, включително тези, финансирани по линия на фондовете по ОСР. Когато се оценява добавената стойност от участието на Съюза, трябва да бъдат взети под внимание фактори като трудният достъп до финансиране на национално равнище, по-специално за трансгранични проекти, икономиите от мащаба или силният демонстрационен ефект, свързан с разпространението на най-добрите практики в държавите членки.
4. Предварителната оценка определя най-ефективния начин за изпълнение на финансовия инструмент.
5. Предварителната оценка доказва също, че планираният финансов инструмент е в съответствие с:
а)
новите и съществуващите финансови инструменти, за да се избегнат нежелани припокривания и да се постигнат синергии и икономии от мащаба;
б)
финансовите инструменти и другите форми на публична интервенция, насочени към същата пазарна среда, за да се избегнат несъответствия и да се проучат потенциалните синергии.
6. С предварителната оценка се оценяват пропорционалността на предвидената намеса по отношение на размера на установения недостиг на финансиране, очакваният ефект на лоста на планирания финансов инструмент и допълнителното качествено въздействие, като разпространението на най-добри практики, ефективното насърчаване на целите на политиката на Съюза по веригата на изпълнение или достъпът до специфични експертни познания на участниците във веригата на изпълнение.
7. Предварителната оценка установява набор от подходящи показатели за изпълнението за предложените финансови инструменти и показва очаквания продукт, резултати и въздействие.
8. Отделна предварителна оценка на финансовите инструменти се извършва само когато такава оценка, напълно съобразена с критериите в параграфи 1-7, не е включена в предварителната оценка или оценка на въздействието на програмата или дейността, обхваната от основен акт.
Член 225
Мониторинг на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. С цел да се осигури хармонизиран мониторинг на финансовите инструменти, посочени в член 140, параграф 12 от Финансовия регламент, се въвежда система за мониторинг от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се допринесе за осигуряването на достатъчна увереност, че средствата на Съюза се използват в съответствие с член 32, параграф 2 от Финансовия регламент.
2. Системата за мониторинг се използва за оценяване на напредъка на изпълнението по отношение на постигането на целите на политиката, отразени в съответните показатели за осъществените дейности и резултатите, установени съгласно предварителната оценка, за анализ на съответствието на изпълнението с определените изисквания съгласно член 140, параграф 2 от Финансовия регламент и за осигуряване на основа за докладването от Комисията, както се изисква съгласно член 38, параграф 5 и член 140, параграф 8 от Финансовия регламент.
3. В случай на непряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, представени от упълномощените субекти, и на наличните одити и проверки, извършени от упълномощените субекти, като се вземат предвид декларацията за управлението на упълномощените субекти и становището на независимия одитен орган, посочен в член 60, параграф 5 от Финансовия регламент. Комисията преглежда информацията, предоставена от упълномощените субекти, и може да извърши проверки, включително на извадков принцип, на подходящо равнище на изпълнение до крайните получатели.
Мониторингът от упълномощения субект се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници, и на наличните одити и проверки, извършени от финансовия посредник, като се вземат предвид декларацията за управлението на финансовия посредник и становището на независими одитори.
Когато не съществуват финансови посредници, упълномощеният субект пряко наблюдава използването на финансовия инструмент въз основа на докладите и отчетите, представени от крайните получатели.
Упълномощеният субект преразглежда, когато е уместно на базата на извадка, информацията, предоставена от финансовите посредници или от крайните получатели, и извършва проверки, както е определено в споразумението, посочено в член 217.
4. В случай на пряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници и от крайните получатели, подлежащи на съответните проверки. Разпоредбите на параграф 3 се прилагат за прякото управление mutatis mutandis.
5. Споразуменията за изпълнение на финансов инструмент съдържат необходимите разпоредби за прилагането на параграфи 1-4.
Член 226
Обработка на вноските от фондовете по ОСР
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Водят се отделни записи за вноските от фондовете по ОСР за финансовите инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент и подкрепяни от фондовете по ОСР съгласно специфичните за сектора правила.
2. Вноските от фондовете по ОСР се записват в отделни сметки и се използват в съответствие с целите на съответните фондове по ОСР за действия и крайни получатели, които са в съответствие с програмата или програмите, от които се правят вноските.
3. По отношение на вноските от фондовете по ОСР за финансови инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент, се прилагат специфичните за сектора правила.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 227
Доклад за бюджетното и финансовото управление през годината
(член 142 от Финансовия регламент)
Докладът за бюджетното и финансовото управление през годината съдържа точно описание на:
а)
постигането на целите за годината в съответствие с принципа на доброто финансово управление;
б)
финансовото състояние и събитията със съществено влияние върху дейностите през годината.
Докладът за бюджетното и финансовото управление е отделен от докладите за изпълнението на бюджета.
Член 228
Изключения от счетоводните принципи
(член 144 от Финансовия регламент)
Когато в конкретен случай счетоводителите смятат, че следва да бъде направено изключение от съдържанието на някой от счетоводните принципи, определени в счетоводните правила на Съюза, изключението надлежно се мотивира и докладва в бележките към финансовите отчети, посочени в член 232.
Член 229
Оправдателни документи
(член 144 от Финансовия регламент)
1. Всяко вписване се основава на оправдателни документи с дата и номер на хартиен носител или на носител, който гарантира надеждността и запазването на съдържанието им за сроковете, посочени в член 48.
2. Операциите от един и същ вид, извършени на едно и също място и на една и съща дата, могат да се обобщят в единен оправдателен документ.
Член 230
Отчет за финансовия резултат
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за финансовия резултат отразява приходите и разходите за годината, класифицирани по тяхното естество.
Член 231
Отчет за паричните потоци
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за паричните потоци представя паричните потоци през периода, като показва движението между откриването и закриването на касови наличности.
Касата е съставена от:
а)
касова наличност;
б)
банкови сметки и депозити, платими при поискване;
в)
други разполагаеми активи, които са високоликвидни и чиято стойност е стабилна.
Член 232
Бележки към финансовите отчети
(член 145 от Финансовия регламент)
Бележките съгласно член 145 от Финансовия регламент са неразделна част от финансовите отчети. Те съдържат най-малко следните данни:
а)
счетоводни принципи, правила и методи;
б)
обяснителни записки с допълнителна информация, която не се съдържа в основния текст на финансовите отчети, но е необходима за съставяне на вярна и точна представа.
Член 233
Отчети за изпълнението на бюджета
(член 146 от Финансовия регламент)
1. Отчетите за изпълнението на бюджета съдържат:
а)
данни за приходите, включително:
i)
промените в прогнозните бюджетни приходи;
ii)
изпълнението на приходите;
iii)
установените вземания;
б)
данни за промените в общия размер на наличните бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
в)
данни за усвояването на общите налични бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
г)
данни за неизпълнените поети задължения, за пренесените от предходната година и за поетите през текущата година задължения.
2. По отношение на данните за приходите се прилага справка с разбивка по държави членки за размера на вноските в системата на собствените ресурси, които подлежат на събиране към края на финансовата година и за които е издадено нареждане за събиране.
Член 234
Условия за предаване на отчетите
(член 148 от Финансовия регламент)
Междинните и окончателните отчети, посочени в членове 147 и 148 от Финансовия регламент, могат да се изпращат по електронен път.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Счетоводна система
Член 235
Счетоводна система
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят на всяка институция и орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставя и съхранява актуализирани документи, които описват счетоводната система и счетоводните процедури в неговата институция и орган.
2. Бюджетните приходи и разходи се регистрират в компютризираната система по член 236 според икономическия характер на операцията като текущи приходи и разходи или като капитал.
Член 236
Компютризирани системи
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Сметките се водят с помощта на интегрирана компютризирана система.
2. Когато сметките се водят с компютризирани системи и подсистеми, всяка система и подсистема се описва подробно.
Описанието определя съдържанието на всички полета с данни и посочва как системата обработва отделните операции. В него се посочва как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция и за всяка промяна в компютризираните системи и подсистеми, така че по всяко време да е възможно определяне на характера на промените и лицето, което ги е внесло.
Описанието на компютризираните счетоводни системи и подсистеми посочва връзките между тези системи и централната счетоводна система, по-специално по отношение на преноса на данни и равняването на салдата.
3. Достъп до компютризираните системи и подсистеми имат единствено лицата, включени в списък на упълномощените потребители, който всяка институция съставя и актуализира.
Раздел 2
Счетоводни книги
Член 237
Счетоводни книги
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент води регистър, главна книга и поне подглавни книги за длъжниците, кредиторите и дълготрайните активи, освен ако това е икономически неоправдано.
Счетоводните книги се състоят от електронни документи, които се идентифицират от счетоводителя и осигуряват пълни гаранции за доказателствената си сила.
Записванията в регистъра се прехвърлят в главната книга, структурирана според сметкоплана по член 212.
Регистърът и главната книга могат да се разделят на толкова специални регистри и специални книги, колкото е необходимо, за да се изпълнят изискванията.
Вписванията в специалните регистри и специалните книги се централизират поне веднъж месечно в регистъра и в главната книга.
Член 238
Оборотна ведомост
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставят оборотна ведомост, която обхваща всички сметки от общата счетоводна отчетност, включително уравнените през годината, като във всички случаи посочва:
а)
номер на сметката;
б)
описание;
в)
общо дебит;
г)
общо кредит;
д)
салдо.
Член 239
Счетоводно равняване
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Данните от главната счетоводна книга се съхраняват и организират така, че да отговарят на съдържанието на всяка сметка, включена в оборотната ведомост.
2. По отношение на инвентарния опис на дълготрайните активи се прилагат разпоредбите на членове 246-253.
Раздел 3
Записване
Член 240
Записи по сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записите се извършват по метода на двустранното счетоводно записване, при който всяко движение или изменение по сметките се отразява със запис, осигуряващ равностойност между дебитираната и кредитираната сума по различните сметки, до които се отнася записът.
2. За операция във валута, различна от еврото, се изчислява равностойността в евро и се записва в сметките.
Операциите в чуждестранна валута по сметки, които могат да се преоценят, подлежат на преоценка най-малко всеки път, когато сметките се приключват.
Преоценката се извършва по курсовете, посочени в член 6.
Обменният курс на еврото спрямо друга валута, който се използва за изготвяне на баланса към 31 декември от година N, е курсът за последния работен ден на година N.
3. Счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент, уточняват правилата за обмен и преоценка, необходими за целите на счетоводната отчетност с текущо начисляване.
Член 241
Счетоводни записи
(член 154 от Финансовия регламент)
При всички счетоводни записи се посочват произходът, съдържанието и счетоводните референции на всички данни, както и съответните оправдателни документи.
Член 242
Записване в регистъра
(член 154 от Финансовия регламент)
Счетоводните операции се записват в регистъра по един от следните методи, които не са взаимно изключващи се:
а)
по дни и по операции;
б)
под формата на месечно обобщение на общите суми по операциите, при условие че се съхранява цялата документация, която позволява проверка на отделните операции по дни.
Член 243
Утвърждаване на записванията
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записванията в регистъра и в подглавните книги стават окончателни чрез процедура на утвърждаване, която забранява промени или изтриване на записванията.
2. Най-късно преди представянето на окончателните финансови отчети се прилага процедура за приключване, чиято цел е да замрази хронологията на регистрираните данни и да гарантира тяхната ненарушимост.
Раздел 4
Равняване и проверка
Член 244
Равняване на сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Салдото по сметките в оборотната ведомост се равнява периодично и най-малко при годишното приключване с данните от управленските системи, използвани от разпоредителите с бюджетни кредити за управление на активите и пасивите и за ежедневното регистриране на данни в счетоводната система.
2. Периодично и най-малко винаги когато сметките се приключват, счетоводителят проверява дали банковите салда съответстват на реалната ситуация, по-специално по отношение на:
а)
парични средства в банки чрез равняване с предоставените от финансовите институции извлечения от сметките;
б)
касовите наличности чрез равняване с данните от касовата книга.
Сметките за дълготрайните активи подлежат на преглед съгласно член 250.
3. Междуинституционалните свързващи сметки се равняват ежемесечно.
4. Временните сметки се откриват и преглеждат ежегодно от счетоводителя. Тези сметки са под отговорността на разпоредителя с бюджетни кредити и той ги изчиства възможно най-скоро.
Раздел 5
Бюджетни сметки
Член 245
Съдържание и водене на бюджетните сметки
(член 156 от Финансовия регламент)
1. За всяко подразделение на бюджета бюджетните сметки отразяват:
а)
по отношение на разходите:
i)
разрешените в първоначалния бюджет бюджетни кредити, включените в коригиращите бюджети бюджетни кредити, пренесените бюджетни кредити, наличните бюджетни кредити след събирането на целеви приходи, трансферите на бюджетни кредити, както и общия размер на наличните бюджетни кредити;
ii)
поетите задължения и плащанията за финансовата година;
б)
по отношение на приходите:
i)
прогнозите в първоначалния бюджет, прогнозите в коригиращите бюджети, целевите приходи и установения по този начин общ размер на прогнозните приходи;
ii)
установените вземания и събраните суми за съответната финансова година;
в)
неизплатените поети задължения и несъбраните приходи, които са пренесени от предходни финансови години.
Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания по буква а) от първа алинея се записват и отразяват отделно.
Глобалните временни поети задължения във връзка с Европейския фонд за гарантиране на земеделието (наричан по-нататък „ЕФГЗ“) и съответните плащания по тях също се записват в бюджетните сметки.
Тези задължения се представят спрямо общия размер на бюджетните кредити за ЕФГЗ.
2. Бюджетните сметки отразяват отделно:
а)
усвояването на бюджетните кредити, които са пренесени, и бюджетните кредити за годината;
б)
изчистването на неизплатени задължения.
В приходната част подлежащите на събиране приходи от предходни финансови години се представят отделно.
3. Бюджетните сметки могат да бъдат организирани по такъв начин, че да се изгради система на разходно осчетоводяване.
4. Бюджетните сметки се водят чрез компютърни системи, в книги или в картотеки.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 246
Инвентарен опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Системата на инвентарен опис се изгражда от разпоредителя с бюджетни кредити с техническото съдействие на счетоводителя. Тази система трябва да съдържа цялата информация, която се изисква за водене на счетоводството и опазване на активите.
Член 247
Опазване на имуществото
(член 157 от Финансовия регламент)
Всяка институция и орган, посочени в член 141 от Финансовия регламент, приемат разпоредби за опазване на активите, отразени в съответните им счетоводни баланси, и вземат решение кои административни отдели отговарят за системата на инвентарен опис.
Член 248
Вписване в инвентарния опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Подлежат на вписване в инвентарния опис и в счетоводните сметки за дълготрайните активи всички придобити активи, чийто срок на употреба е над една година, които не са консумативи и чиято покупна цена или производствена цена е по-висока от указаната в счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент.
Член 249
Съдържание на описа по елементи
(член 157 от Финансовия регламент)
Инвентарният опис съдържа подходящо описание на всеки елемент и посочва неговото местонахождение или за движимите вещи - отговорната служба или лице, датата на придобиване и единичната цена.
Член 250
Инвентаризация на движимо имущество
(член 157 от Финансовия регламент)
Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, извършват инвентаризация по такъв начин, че да се провери физическото наличие на всяка вещ и нейното съответствие със записа в инвентарния опис. Проверките се извършват в рамките на годишна програма за проверки, с изключение на дълготрайните материални и нематериални активи, които се проверяват най-малко веднъж на три години.
Член 251
Препродажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Членовете, длъжностните лица и останалите служители на институциите и органите по член 141 от Финансовия регламент нямат право да придобиват вещи, които институциите и органите препродават, с изключение на продадените чрез публичен търг.
Член 252
Процедура за продажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
1. Продажбата на материални активи се обявява на местно равнище по подходящ начин, ако единичната покупна цена е 8 100 EUR или над тази стойност. Между публикуването на последната обява и сключването на договора за продажба следва да изминат най-малко 14 календарни дни.
Продажбите, посочени в първа алинея, се извършват чрез обяви за продажба, които се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз, ако единичната покупна цена е 391 100 EUR или над тази стойност. Подходящи обяви могат да се публикуват и в печатните издания на държавите членки. Между датата на публикуване в Официален вестник на Европейския съюз и сключването на договора за продажба трябва да измине най-малко един месец.
2. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, могат да се откажат от обяви, ако разходите за тях надхвърлят очакваните постъпления от операцията.
3. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, във всички случаи се стремят да постигнат най-добрата цена при продажбата на материални активи.
4. Параграфи 1, 2 и 3 не се прилагат за продажби между институциите на Съюза и неговите органи, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 253
Процедура за освобождаване от материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя декларация или протокол във всички случаи, когато елемент от инвентарния опис, включително сградите, се продава, предоставя безплатно, бракува, отдава под наем или липсва поради загуба, кражба или по друга причина.
В декларацията или протокола се посочва по-конкретно дали вещта следва да се подмени за сметка на длъжностно лице или друг служител на Съюза или друго лице.
Когато недвижимо имущество или големи съоръжения се предоставят безплатно, трябва да се състави договор и случаят да се опише в годишен доклад, който се изпраща на Европейския парламент и Съвета при представянето на проектобюджета.
Членовете, длъжностните лица или другите служители на институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, не могат да бъдат получатели на собствеността от инвентарния опис, която е предоставена безплатно или бракувана.
Член 254
Инвентарен опис и обявяване на продажби в делегациите на Съюза
(член 157 от Финансовия регламент)
1. В случая на делегациите на Съюза постоянните инвентарни описи на движимото имущество, принадлежащо на Съюза, се съхраняват по места. Те се изпращат редовно на централните отдели в съответствие с приетите от всяка институция правила.
Движимото имущество, което е в транзит до делегациите на Съюза, се вписва във временен опис, преди да бъде заведено в постоянния опис.
2. Обявяването на продажбите на движимо имущество на делегациите на Съюза се извършва съгласно местните обичаи.
ЧАСТ ВТОРА
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
НАУЧНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ
Член 255
Видове дейности
(член 181 от Финансовия регламент)
1. Преките дейности се изпълняват от структурите на Съвместния изследователски център (наричан по-нататък „JRC“) и по принцип се финансират изцяло от бюджета. Те включват:
а)
научноизследователски програми;
б)
проучвателни изследователски дейности;
в)
дейности за научно-техническа подкрепа от институционален характер.
2. JRC може да участва в непреки дейности при условията, посочени в член 183 от Финансовия регламент.
3. Прогнозите за вземанията по член 181, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
Член 256
Допълнителни правила, приложими към JRC
(член 183 от Финансовия регламент)
1. Дейностите на конкурентна основа, реализирани от JRC, включват:
а)
дейности, извършвани след процедури за безвъзмездни средства или за обществени поръчки;
б)
дейности от името на трети страни;
в)
дейности, предприети съгласно административно споразумение с други институции или други служби на Комисията за предоставяне на научно-технически услуги.
2. Когато провежданите от JRC дейности за трети страни включват обществени поръчки, процедурата за възлагане на обществените поръчки е съобразена с принципите на прозрачност и равно третиране.
3. Прогнозите за вземанията по член 183, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
ДЯЛ II
ВЪНШНИ ДЕЙНОСТИ
ГЛАВА I
Общи разпоредби
Член 257
Дейности, които могат да бъдат финансирани
(член 184 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за дейностите, посочени в част 2, дял IV, глава 1 от Финансовия регламент, могат по-конкретно да финансират обществени поръчки, безвъзмездни средства, включително лихвени субсидии, специални заеми, гаранции по заеми, финансова помощ, бюджетна подкрепа и други специфични форми на бюджетно подпомагане.
ГЛАВА II
Бюджетна подкрепа и доверителни фондове с няколко донори
Член 258
Използване на бюджетната подкрепа
(член 186 от Финансовия регламент)
1. Когато е предвидено в съответните основни актове, Комисията може да използва секторна или обща бюджетна подкрепа в рамките на трета държава, ако са изпълнени следните условия:
а)
управлението на публичните финанси на държавата партньор е достатъчно прозрачно, надеждно и ефективно;
б)
държавата партньор е въвела достатъчно надеждни и подходящи секторни или национални политики и;
в)
държавата партньор е въвела макроикономически политики, ориентирани към стабилността.
2. Споразуменията, сключени с държавата партньор, трябва да съдържат задължение тази държава да предостави на Комисията надеждна и своевременна информация, която позволява на Комисията да направи оценка на изпълнението на условията, посочени в параграф 1.
Член 259
Доверителни фондове на Съюза за външни дейности
(член 187 от Финансовия регламент)
Вноските на другите донори се вземат предвид при постъпването им в специфичната банкова сметка на доверителния фонд и в размера в евро, получен при валутния обмен в момента на получаването им по специфичната банкова сметка.
Вноската на Съюза се прехвърля своевременно за покриване на правните задължения на доверителния фонд, като се вземат предвид наличните средства, предоставени от други донори.
Лихвите, натрупани по специфичната банкова сметка на доверителния фонд, се инвестират в доверителния фонд, освен ако е предвидено друго в учредителния акт на доверителния фонд.
Всички трансакции, направени през годината по банковата сметка, посочена в третата алинея, се записват съответно в сметките на доверителния фонд.
Финансовото отчитане на операциите, извършени от всеки доверителен фонд, се извършва два пъти годишно от разпоредителя с бюджетни кредити.
Доверителните фондове подлежат всяка година на независим външен одит.
Съветът на доверителния фонд одобрява годишния доклад на доверителния фонд, изготвен от разпоредителя с бюджетни кредити, заедно с годишните отчети, изготвени от счетоводителя. Тези доклади се прилагат към годишния доклад на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити и се представят на Европейския парламент и Съвета в рамките на процедурата за освобождаване от отговорност на Комисията.
Правилата за съставяне на съвета и неговият вътрешен правилник се определят в учредителния акт на доверителния фонд, приет от Комисията и спазван от донорите. Тези правила гарантират справедливо представяне на донорите и включват изискването за положителен вот от Комисията за окончателното решение за използването на средствата.
ГЛАВА III
Обществени поръчки
Член 260
Ползване на сгради под наем
(член 190 от Финансовия регламент)
Единствените поръчки за недвижими имоти, които могат да бъдат финансирани от оперативните бюджетни кредити за външни дейности, са тези за ползване под наем на сгради, които вече са били построени към датата на сключване на договора за наем. Поръчките се публикуват съгласно член 124.
Член 261
Определения
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за услуги включват поръчки за проучвания и техническа помощ.
Поръчката за проучване е договор за услуга, сключен между доставчик и възложител, който включва проучвания за определяне и подготовка на проекти, проучвания за приложимост, икономически и пазарни проучвания, технически проучвания и одити.
Поръчката за техническа помощ е поръчка, при която от доставчика се изисква да има консултантска роля, да управлява или да надзирава проект или да осигури посочените в условията на поръчката консултанти.
2. Когато трета държава разполага с квалифициран управленски персонал в своите отдели или структури с публично участие, поръчките могат да се изпълняват пряко от тези отдели или структури чрез пряко влагане на труд.
Член 262
Специални разпоредби във връзка с праговете и условията за възлагане на външни обществени поръчки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Членове 123-126, с изключение на определенията, член 127, параграфи 3 и 4, членове 128, 134-137, член 139, параграфи 3-6, член 148, параграф 4, член 151, параграф 2 и членове 152-158, 160 и 164 от настоящия регламент не се прилагат към договорите за обществени поръчки, сключени от възложителите по член 190, параграф 2 от Финансовия регламент или от тяхно име.
Решението за изпълнение на разпоредбите във връзка с обществените поръчки по тази глава се взема от Комисията, включително за подходящите проверки, извършвани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, когато Комисията не е възложител.
2. При неспазване на процедурите по параграф 1 разходите за съответните операции не могат да се финансират от Съюза.
3. Настоящата глава не се прилага за възложителите по член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, когато след проверките съгласно член 61 от Финансовия регламент Комисията им е разрешила да прилагат собствени процедури за обществени поръчки.
Член 263
Обявяване и недопускане на дискриминация
(членове 190 и 191 от Финансовия регламент)
1. Комисията предприема необходимите мерки за гарантиране на максимално широко участие при равни условия в конкурентните процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани от Съюза. За целта по-конкретно се полагат грижи за:
а)
осигуряване на адекватно публикуване в разумен срок на предварителните обявления, обявленията за обществена поръчка и обявленията за възлагане;
б)
премахване на всички дискриминационни практики или технически спецификации, които биха могли да затруднят широкото участие при равни условия на всички физически и юридически лица, посочени в член 182 от Финансовия регламент.
2. Член 265, параграф 5, член 267, параграф 3 и член 269, параграф 4 не засягат използването на електронни обществени поръчки.
Член 264
Обявяване
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Обявлението за предварителна информация за международни покани за представяне на оферти се изпраща на Службата за публикации във възможно най-кратки срокове при поръчките за доставки и услуги и възможно най-бързо след решението за одобряване на програмата при договорите за строителни работи.
2. За целите на тази глава обявлението за обществена поръчка се публикува:
а)
най-малко в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет за международните покани за представяне на оферти;
б)
най-малко в държавния вестник на държавата получател или в равностойно издание за местните покани за представяне на оферти.
Когато обявлението за обществена поръчка се публикува и на местно равнище, то трябва да е идентично на публикуваното в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет и да се публикува едновременно с него. Комисията отговаря за публикуването в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет. Ако обявлението се публикува на местно равнище, това може да се извърши от структурите, посочени в член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент.
3. Обявлението за възлагане се изпраща при подписването на договора, освен когато, ако все още е необходимо, поръчката е обявена за тайна или когато изпълнението на поръчката трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност с цел защита на основните интереси на Европейския съюз или на държавата бенефициер, както и когато публикуването на обявлението за възлагане се счита за неподходящо.
Член 265
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за услуги са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече:
i)
международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
ii)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 3 от настоящия член или рамково споразумение.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
Плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
2. При международната ограничена процедура по параграф 1, буква а) в обявлението за обществена поръчка се посочва броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти. За поръчки за услуги се канят най-малко четирима кандидати. Броят на кандидатите, допуснати да подадат оферти, трябва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
Списъкът на избраните кандидати се публикува на интернет сайта на Комисията.
Ако броят на кандидатите, отговарящи на критериите за подбор или на минималните нива на капацитет, е по-нисък от минималния брой, възложителят може да покани да представят оферти само кандидатите, отговарящи на критериите за представяне на оферта.
3. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), възложителят съставя списък на най-малко трима оференти по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Оферентите при състезателната процедура на договаряне могат да бъдат избрани от подходящо обявен списък на потенциални оференти, посочен в член 136, параграф 1, буква б). Този списък се изготвя след покана за изразяване на интерес и е валиден за не повече от пет години от датата на обявлението. Списъкът може да включва подсписъци. Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да представят оферта.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с оферентите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
4. За правни услуги съгласно номенклатурата CPV възложителите могат да използват състезателна процедура на договаряне, независимо от прогнозната стойност на поръчката.
5. Офертите се изпращат в пакет или във външен плик, съдържащ два отделни запечатани плика - един с надпис „Плик А - Техническа оферта“ и друг с надпис „Плик Б - Финансова оферта“. На външния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Ако тръжната документация предвижда събеседвания, комисията за оценка може да ги проведе с главните членове на екипа от експерти, предложен в технически приемливите оферти, след като изготви писмени междинни заключения и преди да приключи окончателно оценката на техническите оферти. В такива случаи събеседването с експертите се провежда от комисията за оценка, за предпочитане колективно, ако те образуват екип, и на достатъчно близки времеви интервали, за да може да се направи сравнение. Събеседванията се провеждат в съответствие с образец, одобрен предварително от тръжната комисия и прилаган към всички поканени за събеседване експерти или екипи. Датата и часът на събеседването се съобщават на оферентите най-малко десет календарни дни предварително. В случаи на непреодолима сила, при които оферентът е възпрепятстван да се яви на събеседването, следва да му се изпратят нова дата и час.
6. Критериите за възлагане на поръчка служат за определяне на икономически най-изгодната оферта.
Икономически най-изгодната оферта се избира чрез претегляне в съотношение 80/20 на техническите качества и цената. За тази цел:
а)
полученият резултат за техническата оферта се умножава по 0,80;
б)
полученият резултат за ценовата оферта се умножава по 0,20.
Член 266
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. За поръчките за услуги възложителят може да използва процедура на договаряне въз основа само на една оферта в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 104, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато услугите се възлагат на организации от публичния сектор или институции или сдружения с нестопанска цел и се отнасят до дейности от институционален характер или целят да предоставят помощ на хора в социалната сфера;
в)
за услуги, които представляват продължение на вече започнали услуги, при условията, изброени в параграф 2;
г)
когато тръжната процедура или опитът за използване на рамково споразумение до момента са неуспешни, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено;
д)
когато съответната поръчка следва конкурс и съгласно приложимите правила трябва да бъде възложена на успелия кандидат или на един от успелите кандидати, като в такъв случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
е)
когато по технически причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен доставчик на услуги;
ж)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Дейностите от институционален характер, посочени в буква б) от първа алинея, включват услуги, които са пряко свързани със законоустановената мисия на публичните органи.
2. Услугите, които са продължение на вече започнали услуги по параграф 1, буква в), са следните:
а)
допълнителни услуги, които не са обхванати от основната поръчка, но в резултат на непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на поръчката, при условие че допълнителната услуга не може технически и икономически да се отдели от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя, и че съвкупната стойност на допълнителните услуги не надхвърля 50 % от стойността на основната поръчка;
б)
допълнителни услуги, представляващи повторение на подобни услуги, възложени на изпълнителя на първоначална поръчка, при условие че:
i)
за първата услуга е било публикувано обявление за обществена поръчка и възможността да се използва процедура на договаряне за нови услуги за проекта, както и прогнозната цена са били ясно посочени в обявлението за обществена поръчка, публикувано за първата услуга;
ii)
продължението на поръчката е само за стойност и за продължителност, които не надхвърлят стойността и продължителността на първоначалната поръчка.
Член 267
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за доставки са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече: международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: рамково споразумение или:
i)
за поръчки на стойност от 100 000 EUR или повече, но по-малка от 300 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
ii)
за поръчки на стойност под 100 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2.
в)
плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), подточка ii) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима доставчици по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с доставчиците възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
4. При поръчки за доставки без предвидено следпродажбено обслужване единственият критерий за възлагане на поръчката е цената.
Когато предложенията за следпродажбено обслужване или за обучение имат особено значение, се избира офертата с най-ниската цена или икономически най-изгодната оферта, като се отчита техническото качество на предложеното обслужване и цената.
Член 268
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за доставки могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на едно предложение при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато това се определя от характера или особените характеристики на доставките, например когато изпълнението на поръчката е запазено изключително за притежатели на патенти или лицензи за ползване на патенти;
в)
за допълнителни доставки от първоначалния доставчик с цел частично да се заменят обичайните доставки или монтажи или да се разширят съществуващите доставки или монтажи, когато евентуална промяна на доставчика би задължила възложителя да придобие съоръжения с различни технически характеристики и това би довело до несъвместимост или прекомерни технически трудности при експлоатацията и поддръжката;
г)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
д)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
е)
за поръчки относно котирани доставки и покупки на стоковата борса;
ж)
за поръчки по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
В случаите, посочени в буква г) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. За целите на параграф 1, буква а) от настоящия член операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Член 269
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за строителни работи са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 5 000 000 EUR или повече:
i)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
ii)
с оглед на характеристиките на някои строителни работи, международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече, но по-малка от 5 000 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
в)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2 от настоящия член;
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква в) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима изпълнители по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с изпълнителите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Критериите за подбор обхващат капацитета на оферента да изпълнява подобни поръчки, по-специално с оглед на извършени строителни работи през последните години. След извършване на подбора и след отхвърляне на недопустимите оферти единственият критерий за възлагане на обществената поръчка е цената.
4. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
Член 270
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за строителни работи могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на една оферта при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
за допълнителни строителни работи, които не са включени в първоначалната поръчка, но поради непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на описаните в нея работи, при условията по параграф 2;
в)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
г)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
д)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
В случаите, посочени в буква в) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. Допълнителните строителни работи по параграф 1, буква б) се възлагат на изпълнителя на строителни работи, който вече извършва работите:
а)
когато тези работи не могат технически и икономически да се отделят от главната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя;
б)
когато тези работи, макар отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване;
в)
когато съвкупната стойност на поръчката за допълнителни работи не надхвърля 50 % от стойността на главната поръчка.
Член 271
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за недвижими имоти
(член 190 от Финансовия регламент)
Поръчките за недвижими имоти по член 260 могат да се възлагат чрез процедура на договаряне, след като е проучен местният пазар.
Член 272
Избор на процедура за възлагане на обществени поръчки при смесени договори
(член 190 от Финансовия регламент)
При поръчки както за доставка на услуги, така и за доставка на стоки или за извършване на строителни работи, възложителят със съгласието на Комисията, ако тя самата не е възложител, определя приложимите прагове и процедури с оглед на преобладаващия аспект, който се оценява въз основа на относителната стойност и оперативното значение на различните елементи на поръчката.
Член 273
Тръжна документация
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация по член 138 се изготвя въз основа на най-добрите международни практики и в съответствие с разпоредбите на настоящата глава по отношение на обявяването и контактите между възложителя и оферентите.
2. При поръчките за услуги тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
вида поръчка;
ii)
критериите за възлагане и тяхната тежест;
iii)
възможността за събеседвания и графика за тяхното провеждане;
iv)
информация дали се допускат варианти;
v)
разрешения дял, който може да се възлага на подизпълнители;
vi)
максималния бюджет, наличен за поръчката;
vii)
валутата на офертите;
б)
списък на избраните кандидати (с посочване на забраната за сдружаване);
в)
общите условия на поръчките за услуги;
г)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
д)
заданието с планирания график за проекта и датите, от които според плана главните експерти трябва да бъдат на разположение;
е)
ценовата таблица (за попълване от оферента);
ж)
образец на офертата;
з)
образец на договора;
и)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за плащане на предварителното финансиране.
Буква з) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
3. При поръчките за доставки тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за доставки;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
техническо приложение с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
4. При поръчките за строителни работи тръжната документация съдържа следните документи:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за строителни работи;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
технически приложения с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
5. Ако възникнат противоречия между специфичните условия, посочени в параграф 2, буква г), параграф 3, буква в) и параграф 4, буква в), и общите условия, се прилагат тези специфични условия.
6. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски стандарти или, ако е подходящо, международни стандарти, които са сертифицирани от организациите, отговарящи на европейските или международните стандарти относно сертифицирането. Възложителите приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за осигуряване на качеството.
Член 274
Гаранции
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Чрез дерогация от член 163 предварителните гаранции са в евро или във валутата на договора, за който се отнасят.
2. Възложителят може да поиска тръжна гаранция по смисъла на настоящата глава в размер от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката за доставки или строителни работи. Тя трябва да бъде в съответствие с член 163. Гаранцията се освобождава при подписване на договора. Тя се задържа, ако офертата, представена преди крайния срок за представяне на офертите, впоследствие бъде оттеглена.
3. При поръчки за доставки и строителни работи възложителят може да изиска гаранция за изпълнението на стойност, определена в тръжните документи, между 5 % и 10 % от общата стойност на поръчката. Тази гаранция се определя въз основа на обективни критерии като вида и стойността на поръчката.
Независимо от това се изисква гаранция за изпълнението, когато са надхвърлени следните прагове:
а)
345 000 EUR за поръчки за строителни работи;
б)
150 000 EUR за поръчки за доставки.
Тази гаранция остава валидна поне до окончателното приемане на доставките или строителните работи. В случай на лошо изпълнение на поръчката се задържа целият размер на гаранцията.
Член 275
Срокове за процедурите
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Офертите трябва да бъдат получени от възложителя на адреса и преди крайния срок, посочени в поканата за представяне на оферти. Определеният от възложителя срок за получаване на оферти и заявки за участие е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и достатъчен период за подготовка и представяне на офертите.
При поръчките за услуги минималният срок между датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти и крайната дата за получаване на офертите е 50 дни. При неотложни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
2. Оферентите могат да задават въпроси в писмена форма преди крайната дата за получаване на офертите. Възложителят предоставя отговорите на въпросите преди крайната дата за получаване на офертите.
3. При международните ограничени процедури срокът за получаване на заявления за участие е най-малко 30 дни от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка. Периодът между датата на изпращане на писмото с поканата и крайния срок за получаване на офертите е най-малко 50 дни. При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
4. При международните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
90 дни за поръчки за строителни работи;
б)
60 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
5. При местните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
60 дни за поръчки за строителни работи;
б)
30 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
6. При състезателните процедури на договаряне, посочени в член 265, параграф 1, буква б), член 267, параграф 1, буква в) и член 269, параграф 1, буква в), на кандидатите се дава срок от най-малко 30 дни от датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти, в който те могат да представят оферти.
7. Сроковете по параграфи 1-6 се изразяват в календарни дни.
Член 276
Комисия за оценка
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за изпълняващи изискванията, се оценяват и класират от комисия за оценка въз основа на предварително обявените критерии за отстраняване, подбор и възлагане. Тази комисия се състои от нечетен брой членове, най-малко трима, с необходимите технически и административни експертни познания за оценка на офертите.
2. Ако Комисията не е възложител, тя може да поиска копие от тръжните документи, офертите, оценката на офертите и подписаните договори. Тя също може да участва като наблюдател при отварянето и оценката на офертите.
3. Офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, или на посочените в нея специфични изисквания, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят може да покани кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване, подбор и възлагане, в определен от нея/него срок и при зачитане на принципа за равно третиране.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за необходимите пояснения във връзка със съдържанието на офертата.
5. Задължението за съставяне на комисия за оценка може да бъде отменено за процедури на стойност, ненадвишаваща 20 000 EUR.
ГЛАВА IV
Безвъзмездни средства
Член 277
Финансиране в пълен размер
(член 192 от Финансовия регламент)
В случай на дерогация от изискването за съфинансиране в решението за отпускане се излагат мотивите.
ДЯЛ III
ЕВРОПЕЙСКИ СЛУЖБИ
Член 278
Европейските служби и създаване на допълнителни служби
(член 195 от Финансовия регламент)
Посочените в член 195 от Финансовия регламент европейски служби са следните:
а)
Службата за публикации;
б)
Европейската служба за борба с измамите;
в)
Европейската служба за подбор на персонал и Европейското училище по администрация, което е административно прикрепено към нея;
г)
Службата за управление и плащане по индивидуални права;
д)
Службата за инфраструктура и логистика в Брюксел и Службата за инфраструктура и логистика в Люксембург.
Една или повече институции могат да създават допълнителни служби, при условие че това се оправдава от анализа на разходите и ползите и се гарантира видимостта на действията на Съюза.
Член 279
Делегиране от институциите на европейските междуинституционални служби
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
Всяка институция е отговорна за бюджетните задължения. Институциите могат да делегират на директора на съответната междуинституционална европейска служба всяко последващо действие, по-специално правните задължения, утвърждаването на разходи, разрешаването на плащания и изпълнението на приходи, като определят границите и условията на делегираните правомощия.
Член 280
Специални правила за Службата за публикации
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
По отношение на Службата за публикации всяка институция взема решение относно своята политика на публикуване. В съответствие с член 21 от Финансовия регламент нетните приходи от продажбата на публикации се използват като целеви приходи от институцията, която е автор на публикациите.
Член 281
Делегиране на определени функции от счетоводителя
(член 196 от Финансовия регламент)
Счетоводителят на Комисията, по предложение на управителния комитет на съответната служба, може да делегира на служител на службата някои от функциите си във връзка със събирането на приходите и плащането на разходите, които се извършват пряко от съответната служба.
Член 282
Каса - банкови сметки
(член 196 от Финансовия регламент)
За да се покрият касовите потребности на дадена междуинституционална служба, Комисията може да открива банкови сметки или пощенски джиро сметки на името на службата по предложение на управителния комитет на службата. Крайното салдо на касата за всяка година се равнява и коригира между съответната служба и Комисията в края на финансовата година.
ДЯЛ IV
БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 283
Общи разпоредби
(член 201 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за административни разходи, обхванати от настоящия дял, са тези, посочени в член 41 от Финансовия регламент.
Поетите бюджетни задължения, съответстващи на бюджетните кредити за административни разходи, чието естество е общо за няколко дяла и които се управляват общо, могат да бъдат записани общо в бюджетното счетоводство съгласно обобщената класификация по видове, посочена в член 25.
Съответните разходи се вписват по бюджетните редове на всеки дял съгласно същото разпределение като за бюджетните кредити.
Член 284
Гаранции по договори за наем
(член 201 от Финансовия регламент)
Предоставените от институциите гаранции по договори за наем са под формата на банкови гаранции или депозит в блокирана банкова сметка на името на институцията или на наемодателя, изразени в евро, освен в надлежно мотивирани случаи.
Въпреки това, когато за трансакции в трети държави не е възможно да се използва никоя от тези форми на гаранции, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме други форми, при условие че те гарантират еквивалентна защита на финансовите интереси на Съюза.
Член 285
Аванси за служители и членове на институциите
(член 201 от Финансовия регламент)
На служителите и членовете на институциите могат да се изплащат аванси в съответствие с условията на Правилника за персонала.
Член 286
Сгради
(член 203 от Финансовия регламент)
1. Разходите, посочени в член 203, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудване на сгради. В тях не се включват допълнителни разходи.
2. Процедурата за ранно информиране, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент, и процедурата за предварително одобрение, посочена в член 203, параграф 5 от Финансовия регламент, не се прилагат по отношение на придобиването на земя безвъзмездно или срещу символична сума.
3. Процедурата за ранно информиране и процедурата за предварително одобрение, определени в член 203, параграфи 3-7 от Финансовия регламент, не се прилагат за жилищни сгради. Европейският парламент и Съветът могат да поискат от компетентната институция всякаква информация, свързана с жилищни сгради.
4. При извънредни или спешни политически обстоятелства ранната информация, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент относно проектите за недвижими имоти, свързани с делегациите на Съюза или службите му в трети държави, може да бъде представена заедно с проекта за недвижими имоти в съответствие с член 203, параграф 5 от Финансовия регламент. В такива случаи процедурите за ранно информиране и за предварително одобрение се провеждат при първа възможност.
5. Процедурата за предварително одобрение, предвидена в член 203, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент, не се прилага за подготвителни договори или проучвания, необходими за оценка на подробните разходи и финансиране на проекта за недвижими имоти.
6. Праговете от 750 000 EUR или 3 000 000 EUR, посочени в член 203, параграф 7, подточки ii), iii) и iv) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудването на сградата. За договори за наеми и плодоползване в тези прагове се вземат предвид разходите за оборудването на сградата, но не и допълнителните разходи.
7. Една година след датата на влизане в сила на Финансовия регламент Комисията изготвя доклад за прилагането на процедурите, посочени в член 203, параграфи 3-8 от Финансовия регламент.
ДЯЛ V
ЕКСПЕРТИ
Член 287
Външни експерти, които получават възнаграждение
(член 204 от Финансовия регламент)
1. За стойности под праговете по член 170, параграф 1 могат да бъдат избрани външни експерти, които получават възнаграждение, въз основа на процедурата, посочена в параграф 2.
2. Публикува се покана за изразяване на интерес в Официален вестник на Европейския съюз или на интернет сайта на съответната институция, ако е необходимо да се осигури публичност сред потенциалните кандидати.
Поканата за изразяване на интерес включва описание на задачите, тяхната продължителност и условията за възнаграждението. Тези условия могат да се основават на единични цени.
Изготвя се списък с експерти в резултат на поканата за изразяване на интерес. Той е валиден за срок, не по-дълъг от пет години от неговото публикуване, или за срока на многогодишна програма, свързана със задачите.
3. Всяко заинтересовано физическо лице може да представи заявление за участие по всяко време през периода му на валидност, с изключение на последните три месеца от този период. Външните експерти, които получават възнаграждение, не се избират да изпълняват задачите, посочени в член 204 от Финансовия регламент, ако са в някое от положенията на изключване, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
4. Всички контакти с подбраните експерти, включително сключването на договори и измененията в тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от институцията.
Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени във втора алинея, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
5. Списъкът с експерти и предметът на задачите се публикуват ежегодно. Възнаграждението се публикува, когато надвишава 15 000 EUR за изпълняваната задача.
6. Параграф 5 не се прилага, ако такова публикуване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, гарантирани по силата на Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на експертите.
ТРЕТА ЧАСТ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 288
Преходни разпоредби
Членове 35-43 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 продължават да се прилагат за задълженията, поети до 31 декември 2013 г. Членове 33-44 от настоящия регламент се прилагат само за задълженията, поети от 1 януари 2014 г.
Дял VI на първа част от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 може да продължи да се прилага за подписаните до 31 декември 2013 г. споразумения за безвъзмездни средства и решенията за безвъзмездни средства, за които е изпратено уведомление до 31 декември 2013 г., в рамките на глобалните поети задължения по бюджета за 2012 г. или за предходни години, ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити реши това, като се вземат надлежно предвид принципите на равно третиране и прозрачност.
Член 289
Отмяна
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 се отменя.
Позоваванията на отменения регламент се считат за позовавания на настоящия регламент и се четат в съответствие с таблицата на съответствията в приложението.
Член 290
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Той се прилага от 1 януари 2013 г.
Въпреки това членове 216-226 се прилагат от 1 януари 2014 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 29 октомври 2012 година.
REGLAMENTO DELEGADO (UE) N o 1268/2012 DE LA COMISIÓN
de 29 de octubre de 2012
sobre las normas de desarrollo del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión (1), y, en particular, sus artículos 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 y 209,
Considerando lo siguiente:
(1)
El Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (2), ha sido sustancialmente modificado y sustituido por el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 (en lo sucesivo, «el Reglamento Financiero»). Es preciso, por tanto, adaptar el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Comisión, de 23 de diciembre de 2002, sobre normas de desarrollo del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002, por el que se aprueba el Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (3) al Reglamento Financiero. En aras de la claridad, es preciso sustituir el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002.
(2)
De conformidad con el artículo 290 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (en lo sucesivo, «el TFUE») un acto legislativo podrá delegar en la Comisión los poderes para adoptar actos no legislativos únicamente a fin de completar o modificar determinados elementos no esenciales del acto legislativo. Por consiguiente, algunas de las disposiciones que figuran en el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 se han incorporado al Reglamento Financiero. Tales disposiciones no deben incluirse, por consiguiente, en el presente Reglamento.
(3)
Durante sus trabajos preparatorios, la Comisión ha llevado a cabo consultas apropiadas, también con expertos, y ha garantizado una transmisión simultánea, oportuna y apropiada de los documentos pertinentes al Parlamento Europeo y al Consejo.
(4)
Respecto de los principios presupuestarios y, en particular, del principio de unidad, la simplificación de las normas que rigen la generación y la recuperación de los intereses devengados sobre los pagos de prefinanciación y, en particular, la supresión de la obligación impuesta a los perceptores de subvenciones de generar tales intereses, hacen obsoletas las disposiciones relativas al ámbito de aplicación y las condiciones del cobro de los intereses. En los casos en que se siga imponiendo tal obligación a entidades a las que se hayan confiado tareas de ejecución presupuestaria, las normas que rigen la determinación, la utilización y la contabilización de los intereses devengados deben incluirse en los convenios de delegación con tales entidades. Cuando los intereses devengados sobre los pagos de prefinanciación se adeuden a la Unión sobre la base de estos convenios, tales intereses se ingresarán en el presupuesto como ingresos afectados.
(5)
Por lo que hace al principio de anualidad, es importante aclarar el significado de «créditos anuales» y las fases preparatorias del procedimiento de compromiso que, si han sido completadas a 31 de diciembre, pueden permitir la prórroga de los créditos de compromiso.
(6)
Por lo que se refiere al principio de unidad de cuenta, es procedente determinar con precisión los tipos de cambio que vayan a utilizarse para la conversión entre el euro y las otras monedas para atender las necesidades de tesorería y de contabilidad. Además, debe mejorar la transparencia en la contabilización de los resultados de tales operaciones de conversión de divisas. Tras la introducción del euro, debe suprimirse la obligación de la Comisión de facilitar información a los Estados miembros sobre las transferencias de tesorería efectuadas entre las distintas monedas.
(7)
En lo que respecta a las excepciones al principio de universalidad, es importante precisar, de un lado, el tratamiento presupuestario que debe darse a los ingresos afectados, y en particular a las contribuciones de los Estados miembros o de terceros países a determinados programas de la Unión y, de otro, las limitaciones existentes en materia de compensación entre ingresos y gastos. En concreto, habida cuenta de la práctica actual, es necesario aclarar por motivos de seguridad jurídica que, como regla general, los ingresos afectados deben generar automáticamente créditos de pago y de compromiso tan pronto como la institución empiece a percibir los ingresos. También es necesario especificar los casos en que, con carácter excepcional, los ingresos afectados pueden ponerse a disposición antes de que la institución haya recibido efectivamente los ingresos.
(8)
Respecto del principio de especialidad, es conveniente definir con precisión el cálculo del porcentaje de créditos que las instituciones están autorizadas a transferir en virtud de su autonomía. El Parlamento Europeo y el Consejo deben recibir información completa mediante una explicación detallada de las solicitudes de transferencias que deben presentárseles.
(9)
Por lo que se refiere al principio de buena gestión financiera, es procedente determinar los objetivos y la periodicidad mínima de las evaluaciones previas, intermedias y a posteriori de los programas y actividades, así como la información que debe recogerse en la ficha de financiación legislativa.
(10)
En lo que respecta al principio de transparencia, la publicación de los datos nominales de los perceptores afectados y de las sumas precisas percibidas por ellos mejora la transparencia en relación con la utilización de los fondos de que se trate. Poner a disposición del público esa información refuerza el control público sobre la utilización que se da a ese dinero y contribuye a la utilización óptima de los fondos públicos. Al mismo tiempo, cuando los perceptores sean personas físicas, tal publicación está sujeta a las normas sobre protección de datos personales. Por consiguiente, solo deben publicarse datos personales si es necesario y proporcional con respecto al objetivo legítimo perseguido.
(11)
La información sobre el uso de los fondos de la Unión debe publicarse en un sitio internet de las instituciones y debe incluir, como mínimo, el nombre, la localidad, el importe y la finalidad de los fondos. Tal información debe tener en cuenta los criterios establecidos en el artículo 35, apartado 3, del Reglamento Financiero, en particular el tipo y la importancia de la concesión.
(12)
El nombre y la localidad de los perceptores de fondos de la Unión debe publicarse en caso de premios, subvenciones y contratos adjudicados mediante la apertura de un procedimiento público abierto a la competencia, como es el caso, en particular, de los concursos, las convocatorias de propuestas y las licitaciones, en el pleno respeto de los principios del TFUE, y, en concreto, de los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato y no discriminación. Por otra parte, dicha publicación debe contribuir al control de los procedimientos públicos de selección por parte de los participantes rechazados.
(13)
La publicación de datos personales relativos a personas físicas no debe prolongarse más allá del tiempo en que el perceptor use los fondos, por lo que tales datos deben eliminarse después de dos años. Lo mismo debe aplicarse a los datos personales relativos a personas jurídicas cuya denominación oficial identifique a una o varias personas físicas.
(14)
En la mayoría de los casos contemplados en el presente Reglamento, la publicación se refiere a las personas jurídicas.
(15)
Cuando ataña a personas físicas, solo debe contemplarse tal publicación si se respeta el principio de proporcionalidad entre la cuantía de la suma concedida y la necesidad de controlar la mejor utilización de los fondos. Cuando ataña a personas físicas, la publicación de la región a nivel NUTS 2 es coherente con el objetivo de publicación de los perceptores y garantiza la igualdad de trato entre Estados miembros de tamaños diferentes, al tiempo que respeta el derecho del perceptor a la privacidad y, en particular, la protección de sus datos personales.
(16)
La información relativa a las becas y otras ayudas directas abonadas a las personas físicas más necesitadas debe seguir estando exenta de publicación.
(17)
Con el fin de garantizar el cumplimiento del principio de igualdad de trato entre los perceptores, la publicación de la información relativa a las personas físicas también debe garantizarse en consonancia con la obligación de los Estados miembros de velar por una amplia transparencia de los contratos de cuantía superior al límite establecido en la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre la coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicios (4).
(18)
El nombre y la localidad del perceptor y la cuantía y finalidad de los fondos no deben publicarse si ello pudiera poner en peligro la integridad del perceptor, tal como se reconoce en la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, o perjudicar los intereses comerciales legítimos del perceptor.
(19)
La nomenclatura presupuestaria debe proporcionar la claridad y transparencia necesaria para el proceso presupuestario.
(20)
Deben definirse asimismo los actos que puedan constituir un conflicto de intereses.
(21)
En lo tocante a la gestión indirecta, es necesario establecer el marco de tal delegación de competencias y el contenido del convenio de delegación. Cualquier entidad o persona en la que se hayan delegado competencias de ejecución del presupuesto debe garantizar un nivel de protección de los intereses financieros de la Unión equivalente al exigido en el Reglamento Financiero. Deben definirse las condiciones en las que la Comisión puede aceptar que los sistemas, normas y procedimientos de tales entidades o personas son equivalentes a los suyos a fin de garantizar la buena gestión financiera de los fondos de la Unión por las entidades en las que se hayan delegado competencias de ejecución.
(22)
A las agencias ejecutivas, cuyo control seguirá asumiendo la Comisión, se les debe reconocer la condición de ordenadores delegados de esa institución en relación con la ejecución del presupuesto de la Unión.
(23)
En el caso de gestión indirecta con organizaciones internacionales, deben determinarse las organizaciones que pueden optar a este tipo de gestión.
(24)
Cuando se hayan delegado competencias de ejecución presupuestaria en organismos públicos o en organismos de Derecho privado investidos de una misión de servicio público, deben definirse las condiciones de su designación.
(25)
En relación con la gestión indirecta es necesario establecer normas detalladas para los procedimientos de examen y aceptación de las cuentas y para la exclusión de la financiación de la Unión de los gastos para los que se hayan efectuado desembolsos contraviniendo las normas aplicables.
(26)
Las entidades de Derecho privado que realicen trabajos preparatorios o accesorios por cuenta de la Comisión deben ser seleccionadas según los procedimientos de adjudicación de contratos públicos.
(27)
Por lo que respecta al papel de los agentes financieros, la reforma de la gestión financiera, junto con la supresión de los controles previos centralizados, potencia las responsabilidades de los ordenadores en todas las operaciones de ingresos y gastos, en particular en lo que se refiere a los sistemas de control interno. En adelante se debe informar al Parlamento Europeo y al Consejo del nombramiento o cese en sus funciones de los ordenadores delegados. Por consiguiente, deben definirse las funciones, responsabilidades y principios procedimentales a los que hay que atenerse. La internalización de los controles previos implica, en particular, una distinción clara entre las funciones relativas al inicio de las operaciones de ejecución presupuestaria y las relativas a la verificación de tales operaciones. Además, cada institución debe adoptar un código de normas profesionales aplicable al personal encargado de las verificaciones previas y a posteriori. Es necesario asimismo establecer que se ha de rendir cuenta de las responsabilidades asumidas en un informe anual destinado a la institución que sea responsable, entre otras cosas, de las verificaciones a posteriori. Deben conservarse los documentos justificativos correspondientes a las operaciones realizadas. Por último, los distintos tipos de procedimiento negociado para la adjudicación de contratos públicos, habida cuenta de que tales contratos representan excepciones a los procedimientos de adjudicación habituales, deben ser objeto de un informe especial dirigido a la institución y de una comunicación al Parlamento Europeo y al Consejo.
(28)
El Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 debe adaptarse a fin de tener en cuenta el doble papel del jefe de delegación como ordenador subdelegado para el Servicio Europeo de Acción Exterior (en lo sucesivo, «el SEAE») y, en lo que se refiere a los créditos de operaciones, para la Comisión.
(29)
Con vistas a clarificar las responsabilidades, es importante asimismo definir con precisión las funciones y responsabilidades del contable relativas a los sistemas contables, la gestión de la tesorería y la gestión de las cuentas bancarias y de los ficheros de terceros. Deben establecerse igualmente las modalidades del cese del contable en sus funciones.
(30)
Deben regularse asimismo las condiciones en que podrá recurrirse a las administraciones de anticipos, un sistema de gestión excepcional frente a los procedimientos presupuestarios ordinarios, y deben precisarse las funciones y responsabilidades no solo de los administradores de anticipos, sino también de los ordenadores y contables en relación con el control de las administraciones de anticipos. El Parlamento Europeo y el Consejo deben ser informados de cualquier medida concerniente al nombramiento o al cese en funciones. En aras de la eficiencia, en las delegaciones solo debe crearse una administración de anticipos para los créditos de las secciones del presupuesto correspondientes a la Comisión y al SEAE. Es necesario introducir la posibilidad de utilizar tarjetas de débito vinculadas a las administraciones de anticipos a fin de facilitar los pagos, en particular en las delegaciones y representaciones de la Unión, y de evitar los riesgos asociados con el manejo de efectivo.
(31)
Una vez definidas las funciones y responsabilidades de cada agente financiero, no podría cuestionarse, sin embargo, su responsabilidad, sino en las condiciones previstas en el Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y el régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea. La instancia especializada en irregularidades financieras creada en cada institución ha demostrado ser un mecanismo eficiente para determinar si ha habido irregularidades financieras y debe, por lo tanto, mantenerse. Es necesario establecer el procedimiento por el cual los ordenadores podrán recabar confirmación de una instrucción que consideren irregular o contraria al principio de buena gestión financiera, y quedar así exentos de cualquier responsabilidad.
(32)
En materia de ingresos, al margen del caso particular que suponen los recursos propios que están incluidos en el ámbito de aplicación de la Decisión 2007/436/CE, Euratom del Consejo, de 7 de junio de 2007, relativa al sistema de recursos propios de las Comunidades (5), es conveniente precisar las funciones y controles que corresponden a los ordenadores en las diferentes etapas del procedimiento: elaboración de las previsiones de títulos de crédito, orden de ingreso, envío de la nota de adeudo en la que se informa al deudor del devengo de un título de crédito, cálculo de los eventuales intereses de demora y, finalmente, si procede, decisión de renuncia al cobro del título de crédito de acuerdo con criterios que garanticen el respeto del principio de buena gestión financiera a fin de garantizar la eficiencia en el cobro de ingresos.
(33)
Es necesario especificar el papel del contable en el cobro de los ingresos y en la posible concesión de moratorias para el pago de los gastos. El contable debe disponer asimismo de un cierto margen de flexibilidad a la hora de cobrar los pagos, por ejemplo la posibilidad de compensar las deudas directamente o, en circunstancias excepcionales, de eximir de la obligación de depositar una garantía de reembolso de una deuda cuando el deudor se muestre dispuesto y tenga la capacidad de efectuar el pago dentro del plazo de la moratoria, pero no pueda depositar tal garantía, teniendo debidamente en cuenta el principio de proporcionalidad.
(34)
Con el fin de garantizar la gestión de los activos, asegurando al mismo tiempo la obtención de una remuneración financiera, es necesario invertir las cantidades recibidas con carácter temporal, como, por ejemplo, las multas impugnadas, en activos financieros, y determinar la afectación de los intereses devengados por dichas inversiones.
(35)
A fin de garantizar que la Comisión dispone de toda la información necesaria para la adopción de las decisiones de financiación, es necesario establecer los requisitos mínimos respecto al contenido de las decisiones de financiación relativas a subvenciones, adjudicación de contratos, fondos fiduciarios, premios e instrumentos financieros.
(36)
En lo que respecta a los gastos, debe definirse la articulación entre las decisiones de financiación, los compromisos globales y los compromisos individuales, así como las características de estas distintas etapas, a fin de establecer un marco claro para las distintas etapas de la ejecución presupuestaria.
(37)
Es necesario aclarar la relación entre las operaciones de liquidación, ordenamiento y pago y los controles que ha de llevar a cabo el ordenador al liquidar los gastos con el «páguese». Conviene especificar los documentos justificativos acreditativos de los pagos y establecer las normas de liquidación de los pagos de prefinanciación y de los pagos intermedios.
(38)
Deben fijarse normas detalladas para la aplicación de los plazos relativos a las operaciones de liquidación y pago, teniendo en cuenta la Directiva 2011/7/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de febrero de 2011, sobre la lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (6), con el fin de asegurar que no se produzca una demora injustificada en los pagos a los perceptores.
(39)
En lo tocante a la auditoría interna, conviene definir el procedimiento de nombramiento del auditor y garantizar su independencia en el seno de la institución que lo haya nombrado y a la que debe rendir cuenta de su trabajo. El Parlamento Europeo y el Consejo deben ser informados de cualquier medida concerniente al nombramiento o cese en funciones a fin de garantizar la transparencia respecto al Parlamento Europeo y al Consejo.
(40)
Las normas sobre contratación pública deben basarse en la Directiva 2004/18/CE. Es necesario definir las distintos tipos de procedimientos, las medidas de publicación y de publicidad que les son aplicables, las condiciones en las que se puede recurrir a un determinado tipo de procedimiento y las características principales de los procedimientos existentes, la especificación de los criterios de selección y adjudicación, las normas relativas al acceso a los documentos de licitación y a la comunicación con los licitadores o candidatos y, en los casos en que la Comisión adjudique contratos por cuenta propia, los límites aplicables y las normas para calcular el valor de los contratos que esté previsto adjudicar.
(41)
La finalidad de los procedimientos de adjudicación de contratos es satisfacer, en las mejores condiciones posibles, las necesidades de las instituciones, garantizando al mismo tiempo la igualdad de acceso a los contratos públicos y el cumplimiento de los principios de transparencia y no discriminación. Con miras a garantizar no solo la transparencia y la igualdad de trato entre candidatos y licitadores, sino también la plena responsabilidad de los ordenadores en la decisión final, procede establecer el procedimiento de apertura y evaluación de las ofertas y solicitudes de participación, desde el nombramiento de un comité hasta la decisión de adjudicación, motivada y documentada, decisión que corresponde en última instancia al órgano de contratación.
(42)
Habida cuenta de la experiencia adquirida, conviene establecer un nuevo procedimiento de adjudicación de contratos de cuantía media. Es necesario permitir el uso de la «lista de vendedores» en las mismas condiciones que la «convocatoria de manifestaciones de interés» actual, puesto que dicha lista prevé una reducción de la carga administrativa que pesa sobre los posibles licitadores.
(43)
A fin de proteger los intereses financieros de la Unión durante la ejecución de los contratos, es necesario prever la posibilidad de exigir a las entidades que aportan capacidad financiera en los contratos públicos que sean responsables solidarios de la ejecución del contrato correspondiente.
(44)
Con el fin de proteger los intereses financieros de la Unión y de garantizar el control de la ejecución de los contratos, es necesario prever la posibilidad de exigir al contratista que realice él mismo directamente determinadas funciones decisivas.
(45)
A fin de garantizar la ejecución de un contrato respetando las normas profesionales más rigurosas, es necesario prever la posibilidad de rechazar a los licitadores que pudieran tener conflictos de intereses.
(46)
Habida cuenta de que la exigencia de garantías financieras ya no es automática, es necesario establecer los criterios con arreglo a los cuales se podrán exigir tales garantías.
(47)
Es necesario precisar el ámbito de aplicación del título relativo a las subvenciones, en especial en relación con el tipo de acción o de organismo de interés general europeo que puede ser subvencionado, así como con los tipos de compromisos jurídicos que pueden utilizarse para cubrir las subvenciones. En relación con tales compromisos jurídicos, deben especificase los criterios para elegir entre acuerdos y decisiones, el contenido mínimo de estos y la posibilidad de celebrar un convenio o una decisión de subvención específicos en el contexto de asociaciones marco, con el fin de garantizar la igualdad de trato y evitar restringir el acceso a la financiación de la Unión.
(48)
El ámbito de aplicación del título relativo a las subvenciones también debe tener en cuenta la introducción en el Reglamento Financiero, por una parte, de títulos específicos sobre los premios y los instrumentos financieros y, por otra, de las normas esenciales aplicables a las subvenciones, los costes subvencionables, la supresión del principio de degresividad, el uso de formas simplificadas de subvenciones (cantidades fijas únicas, costes unitarios y tipos fijos) y la supresión de la obligación de presentar garantías para los pagos de prefinanciación.
(49)
Los avances hacia el intercambio electrónico de información y la presentación electrónica de documentos, que constituyen una importante medida de simplificación, deben ir acompañados de condiciones claras para la aceptación de los sistemas que se vayan a utilizar, con el fin de establecer un entorno jurídicamente sólido.
(50)
Los principios de no producción de beneficios y de cofinanciación deben revisarse en consonancia con las aclaraciones y medidas de simplificación introducidas en el Reglamento Financiero. En particular, en aras de una mayor claridad, es necesario establecer normas detalladas sobre los tipos de ingresos que deben retenerse en consideración al principio de no producción de beneficios, así como las formas de cofinanciación exterior y de contribuciones en especie.
(51)
En lo que respecta al principio de transparencia, debe autorizarse la adopción y publicación de programas de trabajo plurianuales, ya que estos tienen un valor añadido para los solicitantes, que pueden anticipar más fácilmente las convocatorias de propuestas y prepararse mejor al respecto. En este contexto, deben especificarse las condiciones en las que los programas de trabajo podrán considerarse decisiones de financiación. Con el fin de garantizar la transparencia, es necesario igualmente publicar convocatorias de propuestas, salvo en casos de urgencia o cuando la acción solo pueda ser ejecutada por una única entidad. Es preciso especificar el contenido mínimo de tal publicación.
(52)
Como las condiciones de admisibilidad en relación con el impuesto sobre el valor añadido (IVA) pagado por los beneficiarios pueden inducir a error y suscitar posturas divergentes, es necesario garantizar que los conceptos de IVA no recuperable y de personas que no tienen la condición de sujetos pasivos a tenor del artículo 13, apartado 1, de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido (7), se entienden y utilizan de manera coherente, haciendo referencia a las actividades que engloban tales conceptos.
(53)
Con el fin de garantizar la transparencia, la igualdad de trato de los solicitantes y una mayor responsabilización de los ordenadores, es necesario establecer el procedimiento de concesión, desde la presentación de la solicitud de subvención, para lo cual la Comisión debe haber facilitado un mínimo de información a los solicitantes, hasta su evaluación a la luz de los criterios de admisibilidad, selección y concesión previamente especificados, antes de que el ordenador competente tome su decisión final, debidamente documentada. Es preciso establecer normas detalladas sobre la composición y las funciones del comité encargado de evaluar si las propuestas siguen los criterios de selección y concesión, así como las posibilidades de ponerse en contacto con los solicitantes durante el procedimiento de concesión o invitarlos a adaptar sus propuestas. Tales posibilidades deben reflejar adecuadamente los requisitos en materia de buena administración introducidos en el Reglamento Financiero y deben incluir las condiciones en las que las propuestas pueden adaptarse antes de la firma de los convenios de subvención o de la notificación de las decisiones de subvención, garantizando al mismo tiempo la igualdad de trato de los solicitantes y el cumplimiento del principio en virtud del cual la iniciativa de las acciones corresponde únicamente a los solicitantes.
(54)
Habida cuenta de que el Reglamento Financiero facilita y amplía el uso de cantidades fijas únicas, costes unitarios y tipos fijos, deben precisarse las definiciones de tales formas simplificadas de subvenciones. En particular, es necesario aclarar que con ellas se pretende, al igual que con cualquier otra forma de subvención, cubrir categorías de costes subvencionables e indicar que sus importes no tienen por qué determinarse necesariamente ex ante, lo que es especialmente pertinente cuando se determinan sobre la base de las prácticas de contabilidad de costes habituales del beneficiario. También es preciso garantizar la estabilidad de las normas de financiación en el marco de un programa específico. A tal fin, debe autorizarse la utilización de las formas simplificadas de subvenciones durante toda la duración del programa. A efectos estadísticos, metodológicos o de detección y prevención del fraude, es necesario tener acceso a la información contable de carácter general de los beneficiarios, aun cuando estos se financien por medio de cantidades fijas únicas, costes unitarios y tipos fijos. Sin embargo, estas verificaciones no deben utilizarse para poner en tela de juicio los valores unitarios de las cantidades fijas únicas, los costes unitarios y los tipos fijos ya acordados.
(55)
La buena gestión financiera requiere que la Comisión exija garantías para protegerse. En la fase de solicitud de subvención, previendo auditorías financieras en el caso de solicitudes de importes más importantes; al proceder al pago de la prefinanciación, si los riesgos tal como han sido evaluados por el ordenador así lo justifican, exigiendo garantías financieras por adelantado; y en la fase de pago intermedio o de pago del saldo, previendo la presentación de certificados establecidos por auditores para las solicitudes de pago que atañan a las cantidades más importantes y que presenten mayor riesgo.
(56)
Deben aclararse las condiciones y los procedimientos de suspensión y reducción de las subvenciones, con el fin de definir mejor los motivos de suspensión o de reducción, facilitar información adecuada a los beneficiarios y garantizar que estos tienen la posibilidad de ejercer su derecho de defensa en cualquier momento.
(57)
La buena gestión de los fondos de la Unión requiere asimismo que los propios beneficiarios de las subvenciones usen las subvenciones de la Unión con economía y eficiencia. En particular, deben ser subvencionables los costes de los contratos adjudicados por los beneficiarios para la ejecución de la acción a condición de que dichos contratos de ejecución se adjudiquen a la oferta económicamente más ventajosa.
(58)
Habida cuenta de la flexibilización en el Reglamento Financiero de las restricciones que limitan el recurso a la ayuda financiera a terceros, se hace necesario establecer las disposiciones mínimas que deben acordarse en el convenio de subvención o que deben insertarse en la decisión de subvención para diferenciar claramente la concesión de ayuda financiera a terceros por parte de un beneficiario y la ejecución de funciones presupuestarias por parte de un delegatario en régimen de gestión indirecta.
(59)
Las competencias para imponer sanciones a los beneficiarios de subvenciones se deben adaptar a las existentes en el ámbito de la contratación pública, dado que son de la misma naturaleza y deben estar sujetas a las mismas normas en términos de eficacia y proporcionalidad.
(60)
Los premios deben respetar los principios de transparencia e igualdad de trato, de la misma forma que las subvenciones. En tal contexto, han de definirse igualmente las características mínimas de los programas de trabajo y de los concursos, teniendo en cuenta los requisitos correspondientes a las subvenciones. En concreto, deben especificarse las condiciones en las que los programas de trabajo pueden considerarse decisiones de financiación, así como el contenido mínimo de las normas que rigen los concursos, en particular las condiciones para abonar el premio a los ganadores en caso de concesión, y los medios de publicación apropiados.
(61)
El cumplimiento de los principios de transparencia y de igualdad de trato requiere asimismo el establecimiento de un procedimiento de concesión claramente definido, desde la presentación de las candidaturas hasta la notificación al ganador, pasando por la información a los candidatos. Dicho procedimiento debe incluir la evaluación de las candidaturas por un grupo de expertos nombrado por el ordenador competente, utilizando los criterios de concesión anunciados en las normas del concurso a fin de garantizar la competencia y la neutralidad en la evaluación de las candidaturas. Basándose en sus recomendaciones, corresponde al ordenador competente tomar la decisión final sobre la concesión del premio, ya que la responsabilidad de la ejecución presupuestaria recae siempre en la Comisión.
(62)
A fin de garantizar una ejecución armonizada de los distintos instrumentos financieros en la Comisión, el marco general recogido en el título VIII del Reglamento Financiero debe completarse con normas detalladas que regulen la gestión de los instrumentos financieros, en particular disposiciones relativas a la selección de entidades encargadas de la aplicación de dichos instrumentos, el contenido de los convenios de delegación, los costes y las tasas de gestión y las cuentas fiduciarias.
(63)
Deben definirse las normas para la selección de los intermediarios financieros y los perceptores finales, en particular cuando los instrumentos financieros se gestionan directamente en casos excepcionales, a través de instrumentos de inversión específicos u otros mecanismos de entrega, garantizando así la eficiencia en el gasto de los fondos de la Unión.
(64)
Es preciso definir las condiciones para el uso de los instrumentos financieros, incluido el efecto palanca y el marco de supervisión. También es necesario garantizar que los instrumentos financieros se ejecutan sobre la base de una sólida evaluación previa, lo que permite a la Comisión diseñarlos específicamente para responder a deficiencias del mercado y a situaciones de inversión infraóptimas.
(65)
Por lo que se refiere a la teneduría y rendición de cuentas, los principios contables generalmente admitidos en los que debe basarse la elaboración de los estados financieros se definen en las normas contables de la Unión. Estas normas contables también especifican las condiciones necesarias para consignar una operación en las cuentas, así como las normas para valorar el activo y el pasivo y para constituir provisiones, a fin de velar por que la información se presenta correctamente y es completa y exacta.
(66)
En materia de contabilidad, es conveniente precisar que el contable de cada institución debe acreditar documentalmente la organización de las cuentas y el procedimiento contable de su institución y definir las condiciones a que deben ajustarse los sistemas contables informatizados, en particular a fin de garantizar la seguridad de acceso y una pista de auditoría respecto de las eventuales modificaciones introducidas en los sistemas.
(67)
Por lo que se refiere a la teneduría de las cuentas, es necesario precisar los principios aplicables a los libros contables, al balance de comprobación, a la reconciliación periódica de los saldos de dicho balance y al inventario, así como definir los elementos del plan contable aprobado por el contable de la Comisión. Deben definirse las normas aplicables al registro de las operaciones, en particular el método de partida doble, las normas de conversión de las operaciones no expresadas en euros y los documentos justificativos de los asientos contables. También debe especificarse el contenido de los registros contables.
(68)
Es necesario definir las normas relativas al inventario del inmovilizado y aclarar las respectivas responsabilidades en este ámbito de los contables y ordenadores, así como las normas aplicables en caso de reventa de inmovilizaciones consignadas en el inventario, con miras a una gestión eficaz de los activos.
(69)
En lo tocante a las acciones exteriores, el presente Reglamento, en consonancia con el Reglamento Financiero, debe establecer excepciones que reflejen las particularidades operativas de tal sector, sobre todo en materia de contratación pública y concesión de subvenciones, especialmente porque estos procedimientos son llevados a cabo por las autoridades de los terceros países que reciben ayuda financiera de la Unión. Por lo que hace a la contratación pública, tales diferencias deben guardar relación principalmente con los tipos de procedimientos y los umbrales a partir de los cuales son aplicables. Por lo que se refiere a las subvenciones, debe permitirse, en determinados casos, la plena financiación, principalmente para tener en cuenta la reducida capacidad de cofinanciación de los beneficiarios.
(70)
Es necesario establecer disposiciones detalladas relativas a la utilización de la ayuda presupuestaria, especificando las condiciones en las que puede utilizarse y la obligación de los socios de facilitar a la Comisión información oportuna y fiable para evaluar el cumplimiento de tales condiciones.
(71)
En cuanto a los fondos fiduciarios de la Unión, es necesario especificar los principios aplicables a la contribución de la Unión a los fondos fiduciarios de la Unión, así como a las contribuciones de los demás donantes, definir las normas contables y de información del fondo fiduciario de la Unión, en particular en relación con los intereses vencidos en la cuenta bancaria del fondo fiduciario, aclarar las responsabilidades respectivas de los agentes financieros y del consejo de administración del fondo fiduciario, así como definir las obligaciones de auditoría externa. Es preciso asimismo garantizar una representación equitativa de los donantes participantes en el consejo del fondo fiduciario y el voto positivo obligatorio de la Comisión para la utilización de los fondos.
(72)
Con el fin de simplificar los procedimientos de contratación pública en el marco de la acciones exteriores, se han modificado algunos umbrales y se han añadido y adaptado otros umbrales y procedimientos de gestión procedentes de las disposiciones comunes.
(73)
Como en el caso de las subvenciones, las condiciones para establecer excepciones al principio de cofinanciación deben racionalizarse en consonancia con el Reglamento Financiero.
(74)
A fin de garantizar una buena gestión de los créditos de la Unión, es igualmente necesario precisar las precondiciones y las normas que han de incluirse en los convenios cuando la gestión de los créditos es descentralizada o si se recurre a administraciones de anticipos.
(75)
Conviene definir las oficinas europeas y establecer normas específicas para la Oficina de Publicaciones y disposiciones que faculten al contable de la Comisión a delegar algunas de sus funciones en el personal de tales oficinas. Conviene definir igualmente los procedimientos operativos de las cuentas bancarias que se puede autorizar a abrir a las oficinas europeas en nombre de la Comisión.
(76)
Por analogía con la publicación de la información sobre los perceptores de fondos de la Unión, debe publicarse la lista de expertos a que se refiere el artículo 204 del Reglamento Financiero seleccionados mediante una convocatoria de manifestaciones de interés y el objeto de sus funciones. También debe hacerse pública su remuneración cuando su cuantía exceda de 15 000 EUR.
(77)
Debe complementarse el nuevo procedimiento establecido en el artículo 203 del Reglamento Financiero, en especial por lo que respecta al tipo de costes que debe someterse a los umbrales establecidos en dicho artículo. Es necesario establecer normas detalladas sobre los proyectos inmobiliarios en las delegaciones de la Unión Europea habida cuenta de sus características específicas, en particular en casos de urgencia. Conviene establecer que los edificios residenciales, a saber, en las delegaciones, que deben ser alquilados o adquiridos en un breve plazo, deben quedar excluidos del procedimiento establecido en el artículo 203 del Reglamento Financiero. La adquisición de terrenos gratuitamente o a un precio simbólico no debe estar sujeta al procedimiento establecido en el artículo 203 del Reglamento Financiero ya que ello no supone en sí mismo una carga adicional para el presupuesto.
(78)
A fin de garantizar la coherencia con las disposiciones del Reglamento Financiero es necesario establecer disposiciones transitorias. Además, con el fin de garantizar la coherencia con las bases jurídicas sectoriales, procede aplazar la aplicación de las disposiciones sobre los modos de gestión y los instrumentos financieros hasta el 1 de enero de 2014.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
PRIMERA PARTE
DISPOSICIONES COMUNES
TÍTULO I
OBJETO
Artículo 1
Objeto
El presente Reglamento establece las normas de desarrollo del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 (en lo sucesivo, «el Reglamento Financiero»).
TÍTULO II
DE LOS PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS
CAPÍTULO 1
Principios de unidad y de veracidad presupuestaria
Artículo 2
Contabilidad de los intereses devengados por las operaciones de prefinanciación
(artículo 8, apartado 4, del Reglamento Financiero)
Cuando se adeuden intereses al presupuesto, los convenios concluidos con las personas o entidades enumeradas en los incisos ii) a viii) del artículo 58, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero dispondrán que las prefinanciaciones se paguen en cuentas o subcuentas bancarias que permitan identificar los fondos y sus correspondientes intereses. En caso contrario, los métodos contables de los perceptores o intermediarios deben permitir identificar los fondos pagados por la Unión y los intereses u otros beneficios generados por tales fondos.
Las disposiciones del presente Reglamento relativas a los intereses devengados por las operaciones de prefinanciación se entenderán sin prejuicio de la consignación de las prefinanciaciones en el activo de los estados financieros, como disponen las normas contables contempladas en el artículo 143 del Reglamento Financiero.
CAPÍTULO 2
Principio de anualidad
Artículo 3
Créditos para el ejercicio presupuestario
(artículo 11, apartado 3, del Reglamento Financiero)
Los créditos de compromiso y los créditos de pago autorizados para el ejercicio financiero se compondrán de:
a)
los créditos habilitados en el presupuesto, incluidos los habilitados mediante presupuestos rectificativos;
b)
los créditos prorrogados;
c)
los créditos reconstituidos con arreglo a los artículos 178 y 182 del Reglamento Financiero;
d)
los créditos procedentes de los pagos de prefinanciación que hayan sido reembolsados de conformidad con el artículo 177, apartado 3, del Reglamento Financiero;
e)
los créditos habilitados a raíz de la percepción de los ingresos afectados durante el ejercicio presupuestario en curso o en anteriores ejercicios que aún no se hubieran utilizado.
Artículo 4
Anulación y prórroga de créditos
(artículo 13, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Los créditos de compromiso y los créditos no disociados relacionados con proyectos inmobiliarios a que se refiere el artículo 13, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero únicamente podrán ser prorrogados si sus importes no hubieran podido ser comprometidos antes del 31 de diciembre del ejercicio presupuestario por motivos no imputables al ordenador y si los preparativos estuvieran lo suficientemente avanzados como para poder pensar razonablemente que tales importes podrán comprometerse hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente, o el 31 de diciembre en caso de proyectos inmobiliarios.
2. Los preparativos a que se refiere el artículo 13, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero, que han de estar ultimados a 31 de diciembre del ejercicio presupuestario para poder ser prorrogados al ejercicio siguiente, son en concreto:
a)
en caso de compromisos globales a tenor del artículo 85 del Reglamento Financiero, la aprobación de una decisión de financiación o la finalización, a más tardar en esa fecha, de las consultas a los servicios correspondientes de cada institución, con vistas a la adopción de la decisión;
b)
en caso de compromisos individuales a tenor del artículo 85 del Reglamento Financiero, el cierre de la fase de selección de los contratistas, beneficiarios, ganadores de premios o delegatarios potenciales.
3. Los créditos prorrogados con arreglo al artículo 13, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero que no se hubieran comprometido a 31 de marzo del ejercicio presupuestario siguiente, o hasta el 31 de diciembre del ejercicio siguiente para los importes correspondientes a proyectos inmobiliarios, serán anulados automáticamente.
La Comisión informará al Parlamento Europeo y al Consejo de los créditos así anulados en el plazo de un mes tras la anulación de conformidad con el párrafo primero.
4. Los créditos prorrogados con arreglo al artículo 13, apartado 2, letra b), del Reglamento Financiero podrán utilizarse hasta el 31 de diciembre del ejercicio presupuestario siguiente.
5. Los créditos prorrogados de conformidad con los apartados 1 a 4 se registrarán como tales en la contabilidad.
CAPÍTULO 3
Principio de unidad de cuenta
Artículo 5
Tipo de conversión entre el euro y otras monedas
(artículo 19 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de las disposiciones específicas derivadas de la aplicación de reglamentos sectoriales, la conversión efectuada por el ordenador competente se efectuará utilizando el tipo de cambio diario del euro publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea.
Cuando la conversión entre el euro y otra moneda deba ser efectuada por los contratistas o beneficiarios, serán de aplicación las disposiciones específicas de conversión recogidas en contratos públicos, convenios de subvención y convenios de financiación.
2. Con el fin de evitar que las operaciones de conversión monetaria tengan un impacto significativo en el nivel de cofinanciación de la Unión o repercutan negativamente en el presupuesto de la Unión, las disposiciones específicas relativas a la conversión mencionadas en el apartado 1 habrán de prever, en su caso, un tipo de cambio entre el euro y otras monedas calculado utilizando la media del tipo de cambio diario en un período dado.
3. Si el tipo de cambio diario del euro frente a una determinada moneda no apareciera publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea, el ordenador competente utilizará el tipo contable contemplado en el apartado 4.
4. A efectos de la contabilidad a la que se hace referencia en los artículos 151 a 156 del Reglamento Financiero y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 240 del presente Reglamento, la conversión entre el euro y otra moneda se efectuará utilizando el tipo contable mensual del euro. El contable de la Comisión fijará este tipo contable sirviéndose de cualquier fuente de información que considere fidedigna en función del tipo de cambio del penúltimo día laborable del mes anterior al mes cuyo tipo de cambio vaya a fijarse.
5. Los resultados de las operaciones de cambio de moneda a que se refiere el apartado 4 del presente artículo se consignarán en una rúbrica separada en las cuentas de la institución de que se trate.
El párrafo primero del presente apartado se aplicará, mutatis mutandis, a los organismos mencionados en el artículo 208 del Reglamento Financiero.
Artículo 6
Tipo de cambio que debe utilizarse en la conversión entre el euro y otras monedas
(artículo 19 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de las disposiciones específicas derivadas de la aplicación de reglamentos sectoriales o de contratos públicos, convenios de subvención o decisiones de subvención específicos y convenios de financiación, el tipo de cambio que debe utilizarse en la conversión entre el euro y otras monedas será, en el caso de que la conversión sea efectuada por el ordenador competente, el correspondiente a la fecha en que el servicio de ordenación expida la orden de pago o de ingreso.
2. En el caso de las administraciones de anticipos en euros, el tipo de cambio que debe utilizarse en la conversión entre el euro y otras monedas vendrá determinado por la fecha del pago efectuado por el banco.
3. Para la regularización de las cuentas de anticipos en moneda nacional a que se refiere el artículo 19 del Reglamento Financiero, el tipo de cambio que debe utilizarse en la conversión entre el euro y otras monedas será el correspondiente al mes en que se hubiera efectuado el gasto desde la cuenta de anticipos de que se trate.
4. Para el reembolso de los gastos a tanto alzado o de los gastos derivados del Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y del régimen aplicable a otros agentes de la Unión Europea (en adelante, «el Estatuto»), cuyo importe tenga un límite máximo y se pague en una moneda distinta del euro, el tipo de cambio aplicable será el que esté en vigor en el momento en que nace el derecho.
CAPÍTULO 4
Principio de universalidad
Artículo 7
Estructura de acomodo de los ingresos afectados y provisión de los créditos correspondientes
(artículo 21 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 9 y 10, la estructura para acomodo de los ingresos afectados incluirá:
a)
en el estado de ingresos de la sección de cada institución, una línea presupuestaria en la que se consignen estos ingresos;
b)
en el estado de gastos, los comentarios presupuestarios, incluidos los comentarios generales, mostrarán las líneas en las que pueden consignarse los créditos habilitados correspondientes a los ingresos afectados.
En el caso mencionado en la letra a) del párrafo primero, la línea llevará la mención pro memoria y los ingresos estimados se mostrarán para información en los comentarios.
2. Los créditos correspondientes a ingresos afectados, ya se trate de créditos de compromiso o de créditos de pago, se habilitarán automáticamente cuando la institución haya recibido los ingresos, salvo en cualquiera de los casos siguientes:
a)
en los casos previstos en el artículo 181, apartado 2, y en el artículo 183, apartado 2, del Reglamento Financiero;
b)
en el caso previsto en el artículo 21, apartado 2, letra b), del Reglamento Financiero, para los Estados miembros cuando el convenio de contribución esté expresado en euros.
En el caso a que se refiere la letra b) del párrafo primero, podrán habilitarse créditos de compromiso en el momento de la firma por el Estado miembro del convenio de contribución.
Artículo 8
Contribuciones de los Estados miembros a programas de investigación
[artículo 21, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero]
1. Las contribuciones financieras de los Estados miembros a determinados programas complementarios de investigación, contempladas en el artículo 5 del Reglamento (CE, Euratom) no 1150/2000 del Consejo (8), se abonarán:
a)
las siete doceavas partes del importe que figure en el presupuesto, a más tardar el 31 de enero del ejercicio presupuestario en curso;
b)
las cinco doceavas partes restantes, a más tardar el 15 de julio del ejercicio presupuestario en curso.
2. Si el presupuesto no se hubiera aprobado definitivamente antes de comenzar el ejercicio presupuestario, las contribuciones previstas en el apartado 1 se efectuarán tomando como base el importe fijado en el presupuesto del ejercicio anterior.
3. Las contribuciones o pagos suplementarios que los Estados miembros adeuden al presupuesto deberán registrarse en la cuenta o cuentas de la Comisión en el plazo de 30 días naturales a partir de la reclamación de los fondos.
4. Los pagos efectuados se anotarán en la cuenta prevista en el Reglamento (CE, Euratom) no 1150/2000 y quedarán sujetos a las condiciones contempladas en dicho Reglamento.
Artículo 9
Ingresos afectados procedentes de la participación de los Estados AELC en determinados programas de la Unión
[artículo 21, apartado 2, letra e), del Reglamento Financiero]
1. La estructura presupuestaria para dar acomodo a la participación de los Estados miembros de la Asociación Europea de Libre Comercio (en lo sucesivo, «los Estados AELC») en determinados programas de la Unión será la siguiente:
a)
en el estado de ingresos se habilitará una línea presupuestaria pro memoria para dar acomodo al importe total de la contribución de los Estados AELC, en el ejercicio presupuestario considerado;
b)
en el estado de gastos:
i)
en los comentarios de las líneas correspondientes a las actividades de la Unión en las que participen los Estados AELC se hará referencia «a título informativo» al importe estimado de la participación,
ii)
en un anexo, que formará parte integrante del presupuesto, se recogerán todas las líneas correspondientes a las actividades de la Unión en las que participen los Estados AELC.
A efectos de la letra a) del párrafo primero, el importe estimado se indicará en los comentarios del presupuesto.
El anexo mencionado en el párrafo primero, letra b), inciso ii), refleja y forma parte de la estructura prevista para dar acomodo de los créditos correspondientes a dicha participación, según lo previsto en el apartado 2, y para permitir la ejecución de los gastos.
2. En virtud del artículo 82 del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo (en lo sucesivo, «el Acuerdo EEE»), los importes correspondientes a la participación anual de los Estados AELC -tal y como fueran confirmados a la Comisión por el Comité Mixto del Espacio Económico Europeo con arreglo al artículo 1, apartado 5, del Protocolo 32 anejo al Acuerdo EEE- darán lugar a la provisión, al comienzo del ejercicio presupuestario, de los importes íntegros de los créditos de compromiso y los créditos de pago correspondientes.
3. Si, durante el ejercicio presupuestario, se habilitaran créditos suplementarios en las líneas presupuestarias en las que participen los Estados AELC sin que estos puedan adaptar consecuentemente su contribución durante el ejercicio en cuestión a efectos de respetar el «factor de proporcionalidad» a que se refiere el artículo 82 del Acuerdo EEE, la Comisión quedará facultada para prefinanciar con los recursos de tesorería, provisional y excepcionalmente, la cuota correspondiente de los Estados AELC. Cuando se habiliten tales créditos suplementarios, la Comisión recurrirá, cuanto antes, a las contribuciones correspondientes de los Estados AELC. La Comisión informará anualmente al Parlamento Europeo y al Consejo de las decisiones adoptadas en este sentido.
La prefinanciación quedará regularizada lo antes posible en el presupuesto del ejercicio presupuestario siguiente.
4. De conformidad con el artículo 21, apartado 2, letra e), del Reglamento Financiero, las contribuciones financieras de los Estados AELC constituirán ingresos afectados externos. El contable habrá de adoptar las medidas adecuadas para asegurar que la utilización de los ingresos procedentes de tales contribuciones y la de los créditos correspondientes se supervisa separadamente.
La Comisión hará referencia separadamente, en el informe contemplado en el artículo 150, apartado 2, del Reglamento Financiero, al estado de ejecución de los ingresos y gastos correspondiente a la participación de los Estados AELC.
Artículo 10
Producto de las sanciones a los Estados miembros a los que se declare en situación de déficit excesivo
[artículo 21, apartado 2, letra c), del Reglamento Financiero]
La estructura presupuestaria para dar acomodo a los importes de las sanciones a que se refiere la sección 4 del Reglamento (CE) no 1467/97 del Consejo (9) será la siguiente:
a)
en el estado de ingresos se habilitará una línea presupuestaria pro memoria en la que se consignarán los intereses de los referidos importes;
b)
de modo paralelo y sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 77 del Reglamento Financiero, la consignación de tales importes en el estado de ingresos dará lugar a que se habiliten, en el estado de gastos, créditos de compromiso y créditos de pago.
Los créditos a que se refiere la letra b) del párrafo primero serán ejecutados de conformidad con el artículo 20 del Reglamento Financiero.
Artículo 11
Cargas que acarrea la aceptación de liberalidades en favor de la Unión
(artículo 22 del Reglamento Financiero]
A efectos de la autorización del Parlamento Europeo y del Consejo a que se hace referencia en el artículo 22, apartado 2, del Reglamento Financiero, la Comisión estimará y explicará debidamente las cargas financieras, incluidos los gastos de seguimiento ocasionados por la aceptación de liberalidades realizadas en favor de la Unión.
Artículo 12
Cuentas de cargas fiscales recuperables
(artículo 23, apartado 3, del Reglamento Financiero)
Las cargas fiscales que deba pagar la Unión en cumplimiento del artículo 23, apartado 2, y apartado 3, letra a), del Reglamento Financiero se anotarán en una cuenta transitoria hasta que sean reembolsados por los Estados correspondientes.
CAPÍTULO 5
Principio de especialidad
Artículo 13
Normas relativas al cálculo de porcentajes de las transferencias efectuadas por instituciones distintas de la Comisión
(artículo 25 del Reglamento Financiero)
1. El cálculo de los porcentajes contemplados en el artículo 25 del Reglamento Financiero se efectuará al solicitarse la transferencia y con referencia a los créditos habilitados en el presupuesto, incluidos los habilitados mediante presupuestos rectificativos.
2. La cantidad que debe tomarse en consideración será la suma de las transferencias que deben efectuarse a la línea de origen de las transferencias, después de los correspondientes ajustes en función de transferencias anteriores.
No se tomará en consideración el importe correspondiente a las transferencias que puede realizar con carácter autónomo la institución en cuestión sin una decisión del Parlamento Europeo y del Consejo.
Artículo 14
Normas relativas al cálculo de porcentajes de las transferencias efectuadas por la Comisión
(artículo 26 del Reglamento Financiero)
1. El cálculo de los porcentajes contemplados en el artículo 26, apartado 1, del Reglamento Financiero se efectuará al solicitarse la transferencia y con referencia a los créditos habilitados en el presupuesto, incluidos los habilitados mediante presupuestos rectificativos.
2. La cantidad que debe tomarse en consideración será la suma de las transferencias que deben efectuarse a la línea de origen o de destino de las transferencias, después de los correspondientes ajustes en función de transferencias anteriores.
No se tomará en consideración el importe correspondiente a las transferencias que puede realizar con carácter autónomo la Comisión sin una decisión del Parlamento Europeo y del Consejo.
Artículo 15
Gastos de administración
(artículo 26 del Reglamento Financiero)
Los gastos contemplados en el artículo 26, apartado 1, párrafo primero, letra b), del Reglamento Financiero cubrirán, para cada política, los elementos recogidos en el artículo 44, apartado 3, del Reglamento Financiero.
Artículo 16
Justificación de las solicitudes de transferencias de créditos
(artículos 25 y 26 del Reglamento Financiero)
Las propuestas de transferencias y cualquier información destinada al Parlamento Europeo y al Consejo sobre las transferencias efectuadas de conformidad con los artículos 25 y 26 del Reglamento Financiero irán acompañadas de justificaciones adecuadas y detalladas, en las que se muestre la ejecución de los créditos y las previsiones de necesidades hasta el final del ejercicio presupuestario, tanto para las líneas a las que se transferirán los créditos, como para las líneas desde las que se transfieran.
Artículo 17
Justificación de las solicitudes de transferencias procedentes de la reserva para ayudas de emergencia
(artículo 29 del Reglamento Financiero)
Las propuestas de transferencias que tengan por objeto utilizar la reserva para ayudas de emergencia a que se refiere el artículo 29 del Reglamento Financiero irán acompañadas de justificaciones adecuadas y detalladas, en las que se muestre:
a)
en lo que respecta a la línea a la que se hará la transferencia, los datos más recientes disponibles sobre la ejecución de los créditos y las previsiones de necesidades hasta el final del ejercicio presupuestario;
b)
en lo que respecta a las líneas correspondientes a acciones exteriores, la ejecución de los créditos hasta finales del mes anterior a la solicitud de transferencia y las previsiones de necesidades hasta el final del ejercicio presupuestario, incluida una comparación con las previsiones iniciales;
c)
un análisis de las posibilidades de reafectación de los créditos.
CAPÍTULO 6
Principio de buena gestión financiera
Artículo 18
Evaluación
(artículo 30 del Reglamento Financiero)
1. Toda propuesta de programa o actividad que ocasione gastos presupuestarios será objeto de una evaluación previa que abordará:
a)
las necesidades que se pretende cubrir a corto o largo plazo;
b)
el valor añadido de la intervención de la Unión;
c)
los objetivos estratégicos y de gestión que deben alcanzarse, que incluirán las medidas necesarias para proteger los intereses financieros de la Unión en el ámbito de la prevención, detección, investigación y reparación del fraude, así como las correspondientes sanciones;
d)
las opciones de acción existentes, incluidos los riesgos que acarrean;
e)
los resultados y efectos esperados, en particular las consecuencias económicas, sociales y medioambientales, y los indicadores y modalidades de evaluación necesarios para medirlos;
f)
el método de aplicación más adecuado a la opción u opciones preferidas;
g)
la coherencia interna del programa o de la actividad propuestos y sus relaciones con otros instrumentos pertinentes;
h)
el volumen de los créditos, de los recursos humanos y de los demás gastos administrativos que deban asignarse teniendo debidamente en cuenta el principio de coste-eficacia;
i)
las conclusiones extraídas de experiencias similares ya realizadas.
2. En la propuesta se establecerán las modalidades de supervisión, información y evaluación, teniendo debidamente en cuenta las responsabilidades respectivas de todas las instancias administrativas que participen en la ejecución del programa o de la actividad propuestos.
3. Todos los programas o actividades, incluidos los proyectos piloto y las acciones preparatorias, en los que los recursos movilizados sean superiores a 5 000 000 EUR, serán objeto de una evaluación intermedia y/o a posteriori de los recursos humanos y financieros asignados y de los resultados obtenidos, con el fin de verificar su coherencia con los objetivos fijados, y ello del modo siguiente:
a)
se efectuará una evaluación periódica de los resultados obtenidos en la realización de los programas plurianuales de acuerdo con un calendario que permita tener en cuenta las conclusiones de dichas evaluaciones para cualquier decisión de renovación, modificación o suspensión de los programas;
b)
al menos una vez cada seis años, las actividades que se financien anualmente serán objeto de una evaluación para comprobar los resultados obtenidos.
Las letras a) y b) del párrafo primero no serán aplicables a cada proyecto o acción que se lleven a cabo en el marco de tales actividades, en los que dicha obligación pueda cumplirse con los informes finales remitidos por los organismos que hayan ejecutado la acción.
4. Las evaluaciones mencionadas en los apartados 1 y 3 serán proporcionales a los recursos movilizados y a los efectos del programa y de la actividad en cuestión.
Artículo 19
Ficha de financiación
(artículo 31 del Reglamento Financiero)
La ficha de financiación deberá contener datos financieros y económicos para que el Legislador pueda valorar si es necesaria una intervención de la Unión. Deberá recoger información apropiada sobre la coherencia con otras actividades de la Unión y cualquier posible sinergia.
Cuando se trate de acciones plurianuales, la ficha de financiación incluirá el calendario previsible de las necesidades anuales de créditos y de personal, personal externo inclusive, así como una evaluación de su incidencia financiera a medio plazo.
CAPÍTULO 7
Principio de transparencia
Artículo 20
Publicación provisional del presupuesto
(artículo 34 del Reglamento Financiero)
Con la mayor brevedad posible y a más tardar cuatro semanas después de la aprobación final del presupuesto, se publicarán en todas las lenguas las cifras detalladas definitivas del presupuesto en el sitio internet de las instituciones, a iniciativa de la Comisión, a la espera de la publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Artículo 21
Publicación de información sobre el valor y los perceptores de fondos de la Unión
(artículo 35 del Reglamento Financiero)
1. La información sobre los perceptores de fondos de la Unión concedidos en régimen de gestión directa se publicará en un sitio internet de las instituciones de la Unión a más tardar el 30 de junio del año siguiente al ejercicio presupuestario en que se concedieron.
Además de la publicación a que se refiere el párrafo primero, la información podrá publicarse asimismo, siguiendo un modelo de presentación uniforme, por cualquier otro medio adecuado.
2. La información que figura a continuación se publicará a menos que se disponga otra cosa en el presente Reglamento y en las normas sectoriales, teniendo en cuenta los criterios fijados en el artículo 35, apartado 3, del Reglamento Financiero:
a)
el nombre del perceptor;
b)
la localidad del perceptor;
c)
el importe concedido;
d)
la naturaleza y finalidad de la medida.
A efectos de la letra b), por «localidad» se entenderá:
i)
la dirección del perceptor, cuando este sea una persona jurídica,
ii)
la región a nivel NUTS 2, cuando el perceptor sea una persona física.
En lo que respecta a los datos personales relativos a las personas físicas, la información publicada se eliminará dos años después del fin del ejercicio presupuestario en el que se hayan concedido los fondos. Lo mismo se aplicará a los datos personales relativos a personas jurídicas cuya denominación oficial identifique a una o varias personas físicas.
3. La información mencionada en el apartado 2 solo se publicará en relación con los premios, subvenciones y contratos que hayan sido concedidos o adjudicados como resultado de concursos, procedimientos de concesión de subvenciones o procedimientos de contratación pública. La información no se publicará en relación con:
a)
las becas concedidas a personas físicas y otras ayudas directas pagadas a las personas físicas más necesitadas a que se refiere el artículo 125, apartado 4, letra c), del Reglamento Financiero;
b)
los contratos de cuantía inferior a la contemplada en el artículo 137, apartado 2, del presente Reglamento.
4. No se procederá a la publicación si la divulgación de la información pudiera amenazar los derechos y libertades de las personas en cuestión, tal y como están protegidos en la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, o perjudicar los intereses comerciales de los perceptores.
Artículo 22
Enlace con la publicación de información sobre los perceptores de fondos de la Unión concedidos en régimen de gestión indirecta
(artículo 35 del Reglamento Financiero)
Cuando la gestión de los fondos de la Unión se delegue en las autoridades y organismos a que se refiere el artículo 58, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero, los convenios de delegación deberán exigir que la información a que se refiere el artículo 21, apartados 2 y 3, sea publicada, siguiendo un modelo de presentación uniforme, por las autoridades y organismos en los que hayan delegado competencias de ejecución del presupuesto en su sitio web.
El sitio internet de las instituciones de la Unión deberá contener una referencia al menos a la dirección del sitio web en que puede encontrarse dicha información, si no se publica directamente en la sección especializada del sitio internet de las instituciones de la Unión.
Además de la publicación a que se refiere el párrafo primero, la información podrá publicarse asimismo, siguiendo un modelo de presentación uniforme, por cualquier otro medio adecuado.
El artículo 21, apartados 2 a 4, se aplicarán a la publicación a que se refiere el párrafo primero del presente artículo.
TÍTULO III
DEL ESTABLECIMIENTO Y ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO
Artículo 23
Programación financiera
(artículo 38 del Reglamento Financiero)
La programación financiera a que se refiere el artículo 38 del Reglamento Financiero se estructurará por categoría de gastos, ámbito político y línea presupuestaria. La programación financiera completa englobará todas las categorías de gasto, salvo en los campos de la agricultura, de la política de cohesión y de la administración, para los cuales solo se facilitarán datos abreviados.
Artículo 24
Proyectos de presupuesto rectificativo
(artículo 41, apartado 1, del Reglamento Financiero)
A los proyectos de presupuestos rectificativos se adjuntarán justificaciones y los datos sobre la ejecución presupuestaria del ejercicio anterior y del ejercicio en curso disponibles en el momento de la elaboración de los mismos.
Artículo 25
Nomenclatura del presupuesto
(artículo 44 del Reglamento Financiero)
La nomenclatura del presupuesto se ajustará a los principios de especialidad, transparencia y buena gestión financiera. Deberá proporcionar la claridad y la transparencia necesarias para el proceso presupuestario, facilitando la identificación de los principales objetivos, tal como se reflejan en las bases jurídicas correspondientes, haciendo posible decisiones sobre las prioridades políticas y permitiendo una aplicación eficiente y eficaz.
Artículo 26
Gastos reales correspondientes al último ejercicio presupuestario cerrado
[artículo 49, apartado 1, letra a), inciso v), del Reglamento Financiero]
A efectos de establecer el presupuesto, los gastos reales correspondientes al último ejercicio presupuestario cerrado se determinarán de la siguiente forma:
a)
compromisos: compromisos contabilizados durante el ejercicio presupuestario con cargo a los créditos del ejercicio tal y como se definen en el artículo 3;
b)
pagos: pagos efectuados durante el ejercicio presupuestario, es decir, aquellos pagos cuya orden de ejecución se ha remitido al banco, con cargo a los créditos del ejercicio tal y como se definen en el artículo 3.
Artículo 27
Comentarios presupuestarios
[artículo 49, apartado 1, letra a), inciso vi), del Reglamento Financiero]
En los comentarios presupuestarios se recogerán los siguientes datos:
a)
las referencias del acto de base, cuando este exista;
b)
todas las explicaciones adecuadas sobre la naturaleza y finalidad de los créditos.
Artículo 28
Plantilla de personal
[artículo 49, apartado 1, letra c), inciso i), del Reglamento Financiero]
El personal de la Agencia de Abastecimiento figurará de modo diferenciado en la plantilla de personal de la Comisión.
TÍTULO IV
DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
CAPÍTULO 1
Disposiciones generales
Artículo 29
Información sobre transferencias de datos personales para fines de auditoría
(artículo 53 del Reglamento Financiero)
En toda convocatoria prevista en relación con subvenciones, contratos públicos o premios gestionada en régimen de gestión directa, los beneficiarios, candidatos, licitadores y participantes potenciales, serán informados de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (10) de que, para salvaguardar los intereses financieros de la Unión, sus datos personales podrán transferirse a los servicios de auditoría interna, al Tribunal de Cuentas Europeo, a la instancia especializada en irregularidades financieras o a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (en lo sucesivo, «la OLAF»), así como entre los ordenadores de la Comisión y las agencias ejecutivas.
Artículo 30
Medidas preparatorias en el campo de la política exterior y de seguridad común
[artículo 54, apartado 2, letra c), del Reglamento Financiero]
La financiación de las medidas acordadas por el Consejo para la preparación de las operaciones de gestión de crisis de la Unión en virtud del título V del Tratado de la Unión Europea abarcará los costes marginales originados directamente por el despliegue específico de una misión o equipo en el que participe, entre otros, personal de las instituciones de la Unión, incluidos los gastos de los seguros de alto riesgo, los gastos de viajes y alojamiento, y las dietas.
Artículo 31
Competencias específicas de la Comisión conferidas por los Tratados
[artículo 54, apartado 2, letra d), del Reglamento Financiero]
1. Los artículos del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (en lo sucesivo, «el TFUE») que confieren directamente a la Comisión competencias específicas son los siguientes:
a)
artículo 154 (diálogo social);
b)
artículo 156 (estudios, dictámenes y consultas en materia social);
c)
artículos 159 y 161 (informes específicos sobre la situación social);
d)
artículo 168, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación en materia de protección de la salud);
e)
artículo 171, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación en materia de redes transeuropeas);
f)
artículo 173, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación en el sector industrial);
g)
artículo 175, párrafo segundo (informe sobre los avances realizados en la consecución de la cohesión económica, social y territorial);
h)
artículo 181, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación en materia de investigación y desarrollo tecnológico);
i)
artículo 190 (informe sobre las actividades realizadas en materia de investigación y desarrollo tecnológico);
j)
artículo 210, apartado 2 (iniciativas para fomentar la coordinación de las políticas en materia de cooperación al desarrollo);
k)
artículo 214, apartado 6 (iniciativas para fomentar la coordinación en materia de medidas de ayuda humanitaria).
2. Los artículos del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica (en lo sucesivo, «el Tratado Euratom») que confieren directamente a la Comisión competencias específicas son los siguientes:
a)
artículo 70 (apoyo financiero, dentro de los límites previstos en el presupuesto, en campañas de prospección minera en los territorios de los Estados miembros);
b)
artículos 77 a 85.
3. Las listas que figuran en los apartados 1 y 2 podrán ser completadas, en su caso, cuando se presente el proyecto de presupuesto, con una indicación de los artículos de que se trate y de los importes correspondientes.
Artículo 32
Actos susceptibles de constituir un conflicto de intereses y procedimiento
(artículo 57 del Reglamento Financiero)
1. Los actos susceptibles de estar viciados por un conflicto de intereses, a tenor del artículo 57, apartado 2, del Reglamento Financiero, podrán revestir, entre otros, alguna de las siguientes formas, sin perjuicio de su cualificación como actividades ilícitas en virtud del artículo 141:
a)
la concesión, a sí mismo o a otros, de ventajas injustificadas directas o indirectas;
b)
la negativa a conceder a un beneficiario los derechos o ventajas a que tuviera derecho;
c)
la ejecución de actos indebidos o abusivos, o la omisión de ejecutar actos obligatorios.
Otros actos que podrían estar viciados por un conflicto de intereses son aquellos que pueden obstaculizar el desempeño imparcial y objetivo de las funciones de una persona como, por ejemplo, la participación en un comité de evaluación en relación con un procedimiento de concesión de subvención o de adjudicación de contrato, cuando la persona pudiera, directa o indirectamente, beneficiarse económicamente del resultado de tales procedimientos.
2. Se presumirá la existencia de conflicto de intereses si un solicitante, candidato o licitador es miembro del personal cubierto por el Estatuto, a menos que su participación en el procedimiento hubiera sido autorizada previamente por su superior jerárquico.
3. En caso de conflicto de intereses, el ordenador delegado tomará las medidas adecuadas para evitar cualquier influencia indebida de la persona en cuestión en el proceso o procedimiento de que se trate.
CAPÍTULO 2
Métodos de ejecución
Sección 1
Disposiciones generales
Artículo 33
Modo de gestión
(artículo 58 del Reglamento Financiero)
El sistema contable de la Comisión identificará el modo de gestión y, para cada modo de gestión, el tipo de persona o entidad enumerada en el artículo 58, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero, en la que se hayan delegado competencias de ejecución del presupuesto.
En lo que respecta a la gestión directa por parte de la Comisión de conformidad con el artículo 58, apartado 1, letra a), del Reglamento Financiero, el sistema contable distinguirá la gestión según competa a los siguientes agentes:
a)
servicios de la Comisión;
b)
agencias ejecutivas;
c)
jefes de las delegaciones de la Unión;
d)
fondos fiduciarios a que se refiere el artículo 187 del Reglamento Financiero.
Sección 2
Gestión directa
Artículo 34
Gestión directa
[artículo 58, apartado 1, letra a), del Reglamento Financiero]
Cuando la Comisión ejecute el presupuesto directamente a través de sus servicios, las tareas de ejecución serán efectuadas por los agentes financieros a tenor de lo dispuesto en los artículos 64 a 75 del Reglamento Financiero y según las condiciones previstas en el presente Reglamento.
Artículo 35
Ejercicio de las competencias delegadas en las agencias ejecutivas
[artículo 58, apartado 1, letra a), y artículo 62 del Reglamento Financiero]
1. En la decisión de delegación de competencias en las agencias ejecutivas se autorizará a las mismas la condición de ordenador delegado a efectos de ejecutar los créditos correspondientes al programa de la Unión cuya gestión se les hubiera confiado.
2. El acto de delegación de la Comisión incluirá al menos las disposiciones contempladas en el artículo 40, letras a) a d) y letra h). Deberá ser aceptado formalmente por escrito por el director por cuenta de la agencia ejecutiva correspondiente.
Artículo 36
Cumplimiento de las normas sobre contratación pública
(artículo 63 del Reglamento Financiero)
Cuando la Comisión delegue competencias en organismos privados en virtud del artículo 63, apartado 2, del Reglamento Financiero, deberá concluir un contrato con arreglo al título V de la primera parte y al capítulo 3 del título IV de la segunda parte del Reglamento Financiero.
Sección 3
Gestión compartida con los Estados miembros
Artículo 37
Disposiciones específicas relativas a la gestión compartida con los Estados miembros - Medidas destinadas a fomentar las mejores prácticas
(artículo 59 del Reglamento Financiero)
La Comisión creará un registro de organismos responsables de las actividades de gestión, certificación y auditoría en virtud de los reglamentos sectoriales.
A fin de promover las mejores prácticas en la ejecución de los Fondos Estructurales, el Fondo de Cohesión, el Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural, el Fondo Europeo Agrícola de Garantía y el Fondo Europeo de Pesca, la Comisión podrá poner a disposición de los organismos responsables de las actividades de gestión y control, con carácter informativo, una guía metodológica en la que se recoja su propio planteamiento y su propia estrategia de control, incluidas listas de control y ejemplos de mejores prácticas. Se procederá a la actualización de esta guía cada vez que resulte necesario.
Sección 4
Gestión indirecta
Artículo 38
Equivalencia de los sistemas, normas y procedimientos en régimen de gestión indirecta
(artículo 60 del Reglamento Financiero)
1. La Comisión podrá aceptar que los procedimientos y normas relativos a la contratación pública son equivalentes a los suyos si se cumplen las siguientes condiciones:
a)
respetan los principios de competencia amplia entre licitadores a fin de obtener la mejor relación coste/beneficios, y los procedimientos negociados se limitan a cantidades razonables o están debidamente justificados;
b)
aseguran la transparencia, con una publicación previa adecuada, en particular de las licitaciones, y una adecuada publicación a posteriori de los nombres de los contratistas;
c)
garantizan la igualdad de trato, la proporcionalidad y la no discriminación;
d)
previenen los conflictos de intereses a lo largo de todo el procedimiento de contratación.
La legislación nacional de los Estados miembros o de terceros países por la que se transpone la Directiva 2004/18/CE será considerada equivalente a las normas que aplican las instituciones de conformidad con el Reglamento Financiero.
2. La Comisión podrá aceptar que los procedimientos y normas relativos a las subvenciones son equivalentes a los suyos si se cumplen las siguientes condiciones:
a)
respetan los principios de proporcionalidad, buena gestión financiera, igualdad de trato y no discriminación;
b)
aseguran la transparencia, con una publicación adecuada de las convocatorias de propuestas, mientras que los procedimientos de concesión directa se limitan a cantidades razonables o están debidamente justificados, y una adecuada publicación a posteriori de los nombres de los beneficiarios teniendo en cuenta el principio de proporcionalidad;
c)
previenen los conflictos de intereses a lo largo de todo el procedimiento de concesión;
d)
disponen que las subvenciones no podrán acumularse ni ser concedidas con carácter retroactivo; que deberán, en general, implicar una cofinanciación; y que no podrán tener por objeto o efecto producir rentabilidad alguna en favor del beneficiario.
3. La Comisión podrá aceptar que los sistemas contables y los sistemas de control interno utilizados por personas y entidades en las que se vayan a delegar competencias de ejecución presupuestaria por cuenta de la Comisión ofrecen niveles equivalentes de protección de los intereses financieros de la Unión y de garantías razonables respecto de la consecución de los objetivos de gestión si cumplen con los principios establecidos en el artículo 32 del Reglamento Financiero.
Artículo 39
Evaluación previa de las normas y procedimientos de las personas y entidades en régimen de gestión indirecta
(artículo 61, apartado 1, del Reglamento Financiero)
A efectos de la evaluación previa de conformidad con el artículo 61, apartado 1, del Reglamento Financiero, el ordenador competente podrá basarse en una evaluación previa efectuada por otro ordenador, a condición de que sus conclusiones sean pertinentes para los riesgos específicos que entrañan las competencias que se vayan a delegar, en particular su naturaleza y las cantidades en juego.
El ordenador competente podrá basarse en una evaluación previa efectuada por otros donantes en la medida en que esta evaluación hubiera sido hecha atendiendo a condiciones equivalentes a las aplicables a la gestión indirecta establecidas en el artículo 60 del Reglamento Financiero.
Artículo 40
Contenido del convenio por el que se delegan en personas y entidades competencias de ejecución del presupuesto
(artículos 61, apartado 3, del Reglamento Financiero)
Los convenios de delegación deberán incluir disposiciones detalladas que garanticen la protección de los intereses financieros de la Unión y la transparencia de las operaciones llevadas a cabo. Incluirán al menos los siguientes elementos:
a)
una definición clara de las funciones asignadas y de los límites de estas, en particular en lo que respecta a la modificación de las competencias delegadas, la condonación de las deudas y el uso de los fondos reembolsados o no utilizados;
b)
las condiciones y modalidades de ejecución de las funciones, las responsabilidades y la organización de los controles que se vayan a llevar a cabo, incluida la evaluación de los programas;
c)
las condiciones aplicables a los pagos de la contribución de la Unión, en particular el reembolso de los costes contraídos en relación con la ejecución, así como la remuneración de la entidad delegataria, junto con las normas sobre los documentos justificativos requeridos para justificar los pagos;
d)
las normas relativas a la presentación de informes a la Comisión sobre la forma de ejecutar las funciones, los resultados esperados, las irregularidades cometidas y las medidas adoptadas, las condiciones en las que pueden suspenderse o interrumpirse los pagos, así como las condiciones en las que cesará tal ejecución;
e)
el plazo en el que deberán firmarse los diferentes contratos y convenios por los que se aplica el convenio de delegación, que deberá ser proporcional a la naturaleza de las competencias delegadas;
f)
las normas que permiten a la persona o entidad excluir de la participación en los procedimientos de concesión de subvenciones o premios o de adjudicación de contratos, o de la concesión de subvenciones o premios o de la adjudicación de contratos a las entidades que se hallen incursas en una de las situaciones contempladas en el artículo 106, apartado 1, letras a), b) y e), y en el artículo 107, letras a) y b), del Reglamento Financiero;
g)
disposiciones detalladas sobre el control que podrá llevar a cabo la Comisión, así como las disposiciones por las que se concede a la Comisión, a la OLAF y al Tribunal de Cuentas acceso a la información necesaria para el desempeño de sus funciones, así como la competencia para proceder a auditorías e investigaciones, en particular controles in situ;
h)
disposiciones que prevean:
i)
el compromiso de la entidad delegataria de informar sin demora a la Comisión de cualquier fraude cometido en la gestión de fondos de la Unión, así como de las medidas adoptadas,
ii)
la designación de un punto de contacto que estará dotado con las competencias apropiadas para cooperar directamente con la OLAF a fin de facilitar las actividades operativas de esta última;
i)
las condiciones de utilización de cuentas bancarias y de los intereses devengados con arreglo a lo dispuesto en el artículo 8, apartado 4, del Reglamento Financiero;
j)
disposiciones que garanticen la visibilidad de la acción de la Unión en relación con las demás actividades del organismo.
Artículo 41
Declaración de fiabilidad y estado de conformidad
(artículo 60, apartado 5, del Reglamento Financiero)
Cuando se trate de acciones que finalizan antes de que concluya el ejercicio presupuestario de que se trate, el informe final de la persona o entidad delegataria para tal acción podrá sustituir a la declaración de fiabilidad contemplada en el artículo 60, apartado 5, letra b), del Reglamento Financiero, siempre que se presente antes del 15 de febrero del año siguiente al ejercicio presupuestario de que se trate.
Cuando organizaciones internacionales y terceros países ejecuten acciones no plurianuales cuya duración se limite a 18 meses, el estado de conformidad a que se refiere el artículo 60, apartado 5, del Reglamento Financiero podrá incorporarse al informe final.
Artículo 42
Procedimientos de examen y aceptación de las cuentas y exclusión de la financiación de la Unión de los gastos incurridos en incumplimiento de la normativa aplicable a la gestión indirecta
[artículo 60, apartado 6, letras b) y c), del Reglamento Financiero]
1. Sin perjuicio de las disposiciones específicas recogidas en la normativa sectorial, los procedimientos a que se refiere el artículo 60, apartado 6, letras b) y c), del Reglamento Financiero incluirán:
a)
exámenes documentales y, cuando proceda, controles in situ efectuados por la Comisión;
b)
el establecimiento por la Comisión, en su caso en el marco de procedimientos contradictorios con las autoridades y organismos y después de que estas autoridades y organismos hayan sido informados, del importe de los gastos reconocidos como aceptados;
c)
cuando proceda, el cálculo por la Comisión de las correcciones financieras;
d)
la recaudación o reembolso por la Comisión del saldo resultante de la diferencia entre los gastos aceptados y las cantidades ya abonadas a las autoridades u organismos.
A efectos del párrafo primero, letra d), la Comisión procederá a la recaudación de las cantidades adeudadas preferiblemente mediante compensación como dispone el artículo 87.
2. Cuando se hayan delegado competencias de ejecución presupuestaria en una entidad que ejecute una acción en la que intervengan varios donantes, los procedimientos a que se refiere el artículo 60, apartado 6, letras b) y c), del Reglamento Financiero consistirán en verificar que la cantidad correspondiente a la abonada por la Comisión para la acción en cuestión ha sido destinada por la entidad a dicha acción y que los gastos han sido efectuados de conformidad con las obligaciones impuestas en el convenio firmado con la entidad.
A efectos del presente Reglamento, se entenderá por «acción en la que intervienen varios donantes» cualquier acción en la que los fondos de la Unión se combinen con los de al menos otro donante.
Artículo 43
Disposiciones específicas en materia de gestión indirecta con organizaciones internacionales
[artículo 58, apartado 1, letra c), inciso ii), y artículo 188 del Reglamento Financiero]
1. Las organizaciones internacionales a que se refiere el artículo 58, apartado 1, letra c), inciso ii), del Reglamento Financiero serán las siguientes:
a)
las organizaciones públicas internacionales creadas por acuerdos intergubernamentales y las agencias especializadas creadas por tales organizaciones;
b)
el Comité Internacional de la Cruz Roja;
c)
la Federación internacional de las Organizaciones nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja;
d)
otras organizaciones sin ánimo de lucro asimiladas a organizaciones internacionales en virtud de una decisión de la Comisión.
2. Cuando la Comisión ejecute el presupuesto en régimen de gestión indirecta con organizaciones internacionales, serán de aplicación los convenios de verificación concluidos con ellas.
Artículo 44
Designación de los organismos de Derecho público o de los organismos de Derecho privado investidos de una misión de servicio público
[artículo 58, apartado 1, letra c), incisos v) y vi), del Reglamento Financiero]
1. Los organismos de Derecho público o los organismos de Derecho privado investidos de una misión de servicio público estarán sujetos al Derecho del Estado miembro o del país en el que se hayan constituido.
2. En caso de gestión por red que requiera la designación de al menos un organismo o entidad por Estado miembro o país concernido, tal designación corresponderá al Estado miembro o país en cuestión de conformidad con el acto de base.
En todos los demás casos, la Comisión designará a dichos organismos o entidades de consuno con los Estados miembros o países de que se trate.
CAPÍTULO 3
Agentes financieros
Sección 1
Derechos y obligaciones de los agentes financieros
Artículo 45
Derechos y obligaciones de los agentes financieros
(artículo 64 del Reglamento Financiero)
1. Cada institución pondrá a disposición de cada agente financiero los recursos necesarios para el desempeño de sus funciones y una carta en la que se describan con todo detalle sus funciones, derechos y obligaciones.
2. Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, del Reglamento Financiero estarán sujetos a la carta facilitada por la Comisión para la ejecución de las funciones de gestión financiera que se les hayan subdelegado.
Sección 2
El ordenador
Artículo 46
Asistencia a los ordenadores delegados y subdelegados
(artículo 65 del Reglamento Financiero)
Los ordenadores competentes podrán ser asistidos, en el ámbito de sus funciones, por personal encargado de efectuar, bajo su responsabilidad, determinadas operaciones necesarias para la ejecución del presupuesto y la presentación de la información financiera y de gestión. A fin de evitar todo conflicto de intereses, el personal que asista a los ordenadores delegados o subdelegados estará sujeto a las obligaciones contempladas en el artículo 57 del Reglamento Financiero.
Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento Financiero podrán ser asistidos en sus funciones por personal de la Comisión.
Artículo 47
Disposiciones internas reguladoras de las delegaciones
(artículo 65 del Reglamento Financiero)
De conformidad con el Reglamento Financiero y el presente Reglamento, cada institución adoptará en sus normas internas las medidas de gestión de créditos que considere necesarias para la buena ejecución de su sección del presupuesto.
Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento Financiero estarán sujetos a la carta facilitada por la Comisión para la ejecución de las funciones de gestión financiera que se les hayan subdelegado.
Artículo 48
Custodia de los documentos justificativos por los ordenadores
(artículo 66, apartado 2, del Reglamento Financiero)
El ordenador implantará sistemas en soporte papel o sistemas electrónicos para la custodia de los originales de los documentos justificativos relacionados con la ejecución presupuestaria y consecutivos a ella, así como los referentes a las medidas de ejecución presupuestaria. Los sistemas deberán disponer:
a)
que tales documentos deben estar numerados;
b)
que tales documentos deben estar fechados;
c)
que la teneduría de los registros, que pueden ser informatizados, se lleve a cabo de forma que se indique la localización exacta de tales documentos;
d)
que tales documentos se custodian durante un período de al menos cinco años a contar desde la fecha de aprobación de la gestión presupuestaria por parte del Parlamento Europeo del ejercicio a que tales documentos se refieren;
e)
que se custodian los documentos relativos a las garantías sobre las prefinanciaciones exigidas en favor de la institución y se establece un calendario que permita un seguimiento adecuado de tales garantías.
Los documentos referentes a operaciones que no se hayan ultimado se conservarán, aunque haya transcurrido el período previsto en la letra d) del párrafo primero, hasta el final del año siguiente al de ultimación de dichas operaciones.
Los datos personales contenidos en documentos justificativos serán suprimidos, siempre que ello sea posible, cuando tales datos no fueran ya necesarios para la aprobación de la gestión presupuestaria, los controles o las auditorías. Lo dispuesto en el artículo 37, apartado 2, del Reglamento (CE) no 45/2001 se aplicará en relación con la conservación de los datos de tráfico.
Artículo 49
Controles previos y a posteriori
(artículo 66, apartados 5 y 6, del Reglamento Financiero)
1. Por «inicio de una operación» se entenderá el conjunto de operaciones efectuadas normalmente por el personal contemplado en el artículo 46 y que son preparatorias de la adopción de los actos de ejecución presupuestaria por parte del ordenador competente.
2. Por «verificación previa de una operación» se entenderá el conjunto de controles previos establecidos por el ordenador competente al objeto de verificar los aspectos operativos y financieros de la misma.
3. Los controles previos verificarán la coherencia entre los documentos justificativos requeridos y cualquier otra información disponible.
El alcance en términos de frecuencia e intensidad de los controles previos será determinado por el ordenador competente atendiendo a consideraciones de rentabilidad y de riesgo. En caso de duda, el ordenador competente para liquidar el pago de que se trate recabará más información o efectuará un control in situ a fin de obtener garantías razonables en el marco del control previo.
El objeto de los controles previos será constatar:
a)
la idoneidad y conformidad de los ingresos y gastos con las disposiciones aplicables, en especial con la normativa presupuestaria y otras normas pertinentes, así como con cualquier acto adoptado en cumplimiento de los Tratados o reglamentos y, cuando proceda, las condiciones contractuales;
b)
la aplicación del principio de buena gestión financiera contemplado en el capítulo 7 del título II de la primera parte del Reglamento Financiero.
A efectos de los controles, el ordenador competente podrá considerar como una única operación una serie de operaciones individuales similares relativas a gastos corrientes en materia de remuneraciones, pensiones, reembolso de gastos de misión y gastos médicos.
4. Los controles a posteriori podrán efectuarse sobre la base de documentos y, cuando proceda, in situ.
Mediante los controles a posteriori se verificará la correcta ejecución de las operaciones financiadas con cargo al presupuesto y, en particular, el cumplimiento de los criterios a que se refiere el apartado 3.
Los resultados de los controles a posteriori serán examinados por el ordenador delegado al menos una vez al año a fin de detectar cualquier problema sistémico potencial. El ordenador delegado tomará medidas para abordar estos problemas.
El análisis del riesgo a que se refiere el artículo 66, apartado 6, del Reglamento Financiero se examinará atendiendo a los resultados de los controles y demás información pertinente.
En caso de programas plurianuales, el ordenador delegado establecerá una estrategia de control plurianual que especifique la naturaleza y el alcance de los controles a lo largo del período y la forma en que se van a medir los resultados de un año a otro con vistas al proceso de fiabilidad anual.
Artículo 50
Código de normas profesionales
(artículo 66, apartado 7, y artículo 73, apartado 5, del Reglamento Financiero)
1. Los miembros del personal nombrados por el ordenador competente para verificar las operaciones financieras serán elegidos en razón de sus conocimientos, aptitudes y cualificaciones específicas acreditadas por un título o experiencia profesional apropiada, o tras un programa de formación adecuado.
2. Cada institución elaborará un código de normas profesionales en el que se defina en materia de control interno:
a)
el grado de competencia técnica y financiera exigido a los miembros del personal contemplados en el apartado 1;
b)
la obligación de que tales miembros del personal asistan a cursos de formación continua;
c)
las misiones, cometidos y funciones encomendados a los mismos;
d)
las normas de conducta que deben seguir, en particular, las relativas a deontología e integridad, así como los derechos que les asisten.
3. Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento Financiero estarán sujetos al código de normas profesionales de la Comisión a que se refiere el apartado 2 del presente artículo para la ejecución de las funciones de gestión financiera que se les hayan subdelegado.
4. Corresponderá a cada institución crear las estructuras adecuadas para divulgar entre los servicios de ordenación y actualizar periódicamente la adecuada información sobre las normas de control, así como los métodos y técnicas disponibles al efecto.
Artículo 51
Falta de diligencia del ordenador delegado
(artículo 66, apartado 8, del Reglamento Financiero)
Se entenderá por «falta de diligencia del ordenador», a que se refiere el artículo 66, apartado 8, del Reglamento Financiero, la ausencia de respuesta en un plazo razonable en función de las circunstancias del caso y, en todo caso, en un plazo no superior a un mes.
Artículo 52
Transmisión de información financiera y de gestión al contable
(artículo 66 del Reglamento Financiero)
El ordenador delegado transmitirá al contable, de conformidad con las normas adoptadas por este último, la información financiera y de gestión necesaria para que el contable pueda llevar a cabo su cometido.
El contable será informado por el ordenador, de manera regular, y en todo caso al cierre de las cuentas, de los datos financieros pertinentes de las cuentas fiduciarias, de modo que el uso de los fondos de la Unión quede reflejado en la contabilidad de la Unión.
Artículo 53
Informe sobre los procedimientos negociados
(artículo 66 del Reglamento Financiero)
Los ordenadores delegados registrarán, para cada ejercicio presupuestario, los contratos concluidos mediante los procedimientos negociados a que se refiere el artículo 134, apartado 1, letras a) a g), el artículo 135, apartado 1, letras a) a d), y los artículos 266, 268 y 270 del presente Reglamento. Si la proporción de procedimientos negociados en comparación con el número de contratos adjudicados por el mismo ordenador delegado es sensiblemente mayor que en años anteriores o si tal proporción es notablemente superior a la media registrada en la institución, el ordenador competente informará a la institución exponiendo las medidas adoptadas, en su caso, para invertir dicha tendencia. Cada institución remitirá al Parlamento Europeo y al Consejo un informe sobre los procedimientos negociados. En el caso de la Comisión, el referido informe se adjuntará al resumen de los informes anuales de actividades a que se refiere el artículo 66, apartado 9, del Reglamento Financiero.
Sección 3
El contable
Artículo 54
Nombramiento del contable
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
1. Cada institución nombrará un contable de entre los funcionarios sujetos al Estatuto.
La institución elegirá al contable en razón de su especial competencia, acreditada por un título o por una experiencia profesional equivalente.
2. Dos o más instituciones u organismos podrán nombrar al mismo contable.
En tal caso, tomarán las medidas necesarias para evitar cualquier conflicto de intereses.
Artículo 55
Cese del contable en sus funciones
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
1. En caso de cese del contable en sus funciones se elaborará un balance general de la contabilidad en el plazo más breve posible.
2. El balance general de la contabilidad, al que se adjuntará el acta de traspaso de funciones, será remitido al nuevo contable por el contable que cese en sus funciones o, si esto no fuera posible, por un funcionario de su servicio.
El nuevo contable firmará el balance general de la contabilidad en señal de aceptación en el plazo de un mes a partir de la fecha de remisión, pudiendo formular reservas.
En el acta de traspaso de funciones se recogerá también el resultado del balance general y, en su caso, las reservas que se formulen.
3. Cada institución u organismo a que se refiere el artículo 208 del Reglamento Financiero informará al Parlamento Europeo, al Consejo y al contable de la Comisión en las dos semanas siguientes al nombramiento o cese en sus funciones de su contable respectivo.
Artículo 56
Validación de los sistemas contables y de inventario
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
El ordenador competente notificará al contable cualquier novedad o modificación significativa que se hubiera producido en un sistema de gestión financiera, un sistema de inventario o un sistema de valoración de los elementos del activo y del pasivo, si dicho sistema proporciona datos a la contabilidad de la institución o es utilizado para justificar datos de esta, de modo que el contable pueda verificar el cumplimiento de los criterios de validación.
El contable podrá reexaminar, en cualquier momento, un sistema de gestión financiera ya validado. Cuando un sistema de gestión financiera establecido por el ordenador no esté o haya dejado de estar validado por el contable, el ordenador competente establecerá un plan de acción a fin de corregir, en su debido momento, las deficiencias por las cuales se haya denegado la validación.
El ordenador competente será responsable de la exhaustividad de la información transmitida al contable.
Artículo 57
Gestión de la tesorería
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
1. El contable de cada institución velará por que esta disponga de fondos suficientes para cubrir las necesidades de tesorería derivadas de la ejecución presupuestaria.
2. A efectos del apartado 1, el contable establecerá sistemas de gestión de la tesorería que sean idóneos para fijar previsiones de tesorería.
3. El contable de la Comisión distribuirá los fondos disponibles de acuerdo con el Reglamento (CE, Euratom) no 1150/2000.
Artículo 58
Gestión de las cuentas bancarias
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
1. El contable, si la gestión de la tesorería así lo exigiera, podrá abrir o mandar abrir cuentas, en nombre de la institución, en entidades financieras o en bancos centrales nacionales. En casos justificados, el contable podrá abrir cuentas en monedas distintas del euro.
2. Es responsabilidad del contable cerrar o mandar cerrar las cuentas a que se refiere el apartado 1.
3. Corresponde al contable fijar las condiciones de funcionamiento de las cuentas a que se refiere el apartado 1 abiertas en entidades financieras, de acuerdo con los principios de buena gestión financiera, eficiencia y apertura a la competencia.
4. El contable procederá, a más tardar cada cinco años, a una nueva licitación para elegir a las entidades financieras en las que se podrían abrir cuentas de conformidad con el apartado 1.
Cuando las condiciones bancarias locales lo permitan, las cuentas bancarias relativas a las administraciones de anticipos abiertas en entidades financieras ubicadas fuera de la Unión serán objeto regularmente de un estudio sobre la competencia. Dicho estudio se efectuará, al menos cada cinco años, a iniciativa del titular de la administración de anticipos, que a su vez presentará al contable una propuesta motivada con vistas a la selección de un banco por un período no superior a cinco años.
5. El contable velará por el estricto cumplimiento de las condiciones de funcionamiento de las cuentas abiertas en entidades financieras de conformidad con el apartado 1.
Para las cuentas bancarias relativas a las administraciones de anticipos abiertas en entidades financiera ubicadas fuera de la Unión, el titular de la administración de anticipos asumirá esta responsabilidad en el respeto de la legislación aplicable en el país en que ejerza su mandato.
6. El contable de la Comisión informará a los contables de las demás instituciones y de los organismos a que se refiere el artículo 208 del Reglamento Financiero de las condiciones de funcionamiento de las cuentas abiertas en entidades financieras. Los contables de las demás instituciones y de los organismos a que se refiere el artículo 208 del Reglamento Financiero armonizarán, sobre la base de esas condiciones de funcionamiento, las condiciones de funcionamiento de las cuentas que abran.
Artículo 59
Firmas en las cuentas
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
En las condiciones de apertura, funcionamiento y utilización de las cuentas deberá preverse, en función de las necesidades de control interno, la firma de uno o más miembros del personal debidamente habilitados para ello de cheques, órdenes de transferencia o cualquier otra operación bancaria. Las instrucciones manuales deberán ir firmadas por al menos dos miembros del personal debidamente autorizados, o por el contable en persona.
A efectos del párrafo primero, el contable de cada institución comunicará a todas las entidades financieras en las que la institución en cuestión tenga cuentas abiertas los nombres y muestras de las firmas de los miembros del personal habilitados.
Artículo 60
Gestión del saldo de las cuentas
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
1. El contable deberá asegurarse de que el saldo de las cuentas bancarias previstas en el artículo 58 no difiera significativamente de las previsiones de tesorería a que se refiere el artículo 57, apartado 2, y, en cualquier caso,
a)
que no exista ningún saldo deudor en tales cuentas;
b)
que el saldo sea convertido periódicamente en euros cuando se trate de cuentas en otras monedas.
2. El contable no podrá mantener, en cuentas en monedas extranjeras, saldos que pudieran acarrear a la institución pérdidas excesivas debidas a la oscilación de los tipos de cambio.
Artículo 61
Transferencias y operaciones de conversión
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 69, el contable efectuará las transferencias entre cuentas abiertas por él, en nombre de la institución, en entidades financieras, así como las operaciones de conversión de monedas.
Artículo 62
Modos de pago
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
Los pagos se efectuarán mediante transferencia bancaria, cheque o, con cargo a las administraciones de anticipos mediante tarjeta de débito, de conformidad con el artículo 67, apartado 4.
Artículo 63
Ficheros de entidades jurídicas
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
1. El contable solo podrá realizar pagos por transferencia si los datos bancarios del beneficiario del pago, la información que confirma su identidad o cualquier modificación de los mismos han sido inscritos previamente en un fichero común por institución.
Cualquier inscripción de este tipo en el fichero de datos jurídicos y bancarios del beneficiario o la modificación de los mismos se efectuará a la vista de un documento justificativo cuya forma será definida por el contable.
2. En lo que se refiere a los pagos por transferencia, los ordenadores no podrán obligar a su institución frente a terceros, a menos que estos les hubieran proporcionado los documentos necesarios para la inscripción en el fichero.
Los ordenadores informarán al contable de cualquier cambio en los datos jurídicos y bancarios que les haya comunicado el beneficiario y comprobarán que dichos datos siguen siendo correctos antes de efectuar ningún pago.
En el marco de las ayudas de preadhesión, podrán concluirse compromisos individuales con las autoridades de los países que solicitan la adhesión a la Unión Europea sin inscripción previa en el fichero de terceros. En tal caso, el ordenador actuará con la mayor diligencia para que la inscripción se efectúe lo antes posible. En las disposiciones convencionales se establecerá que la notificación a la Comisión de los datos bancarios del beneficiario será una condición previa para el primer pago.
Artículo 64
Custodia de documentos justificativos por el contable
(artículo 68 del Reglamento Financiero)
Los documentos justificativos concernientes al sistema contable y a la elaboración de las cuentas contemplados en el artículo 141 del Reglamento Financiero se conservarán durante al menos cinco años a partir de la fecha de aprobación, por parte del Parlamento Europeo, de la gestión presupuestaria correspondiente al ejercicio presupuestario al que los mismos se refieren.
No obstante, los documentos relativos a operaciones que no se hubieran cerrado definitivamente se conservarán, aunque hubiere transcurrido dicho período, hasta un año después del cierre definitivo de dichas operaciones. Lo dispuesto en el artículo 37, apartado 2, del Reglamento (CE) no 45/2001 se aplicará en relación con la conservación de los datos de tráfico.
Corresponderá a cada institución determinar el servicio encargado de la custodia de estos documentos.
Artículo 65
Personas facultadas para administrar las cuentas
(artículo 69 del Reglamento Financiero)
Corresponderá a cada institución determinar las condiciones por las que se autorizará a los miembros del personal por ella nombrados y facultados para administrar las cuentas abiertas en las unidades locales a que se refiere el artículo 72 a comunicar los nombres y las muestras de firmas a las entidades financieras locales.
Sección 4
El administrador de anticipos
Artículo 66
Condiciones en que podrá recurrirse a las administraciones de anticipos
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
1. Cuando las operaciones de pago por medios presupuestarios sean materialmente imposibles o escasamente eficientes, por la reducida cuantía de los importes a pagar, podrán crearse administraciones de anticipos para liquidar el pago de estos gastos.
2. El administrador de anticipos podrá efectuar la liquidación provisional y el pago de los gastos sobre la base de un marco detallado establecido en las instrucciones del ordenador competente. Estas instrucciones especificarán las normas y condiciones al amparo de las cuales se efectuará la liquidación provisional y el pago de los gastos y, en su caso, los términos para firmar los compromisos jurídicos a efectos de lo dispuesto en el artículo 97, apartado 1, letra e).
3. La creación de una administración de anticipos y el nombramiento del administrador de anticipos serán decididos por el contable, a propuesta debidamente justificada del ordenador competente. En dicha decisión se definirán las responsabilidades y obligaciones del administrador de anticipos y del ordenador.
La modificación de las condiciones de funcionamiento de una administración de anticipos se efectuará también mediante decisión del contable, a propuesta debidamente justificada del ordenador competente.
4. En las delegaciones de la Unión, se crearán administraciones de anticipos para el pago de los gastos tanto de la sección del presupuesto correspondiente a la Comisión como de la correspondiente al Servicio Europeo de Acción Exterior (en lo sucesivo, «el SEAE»), que garanticen la plena trazabilidad de los gastos.
Artículo 67
Condiciones de creación y de pago
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
1. La decisión de creación de una administración de anticipos y de nombramiento del administrador correspondiente, así como la decisión que modifique las condiciones de funcionamiento de una administración de anticipos deberán especificar, en particular:
a)
el anticipo máximo inicial que puede concederse y su objeto;
b)
la apertura, en su caso, de una cuenta bancaria o postal a nombre de la institución;
c)
la naturaleza y el importe máximo de cada pago que el administrador de anticipos puede librar a terceros o cobrar de estos;
d)
la periodicidad con que se deben presentar los documentos justificativos, el procedimiento de presentación y las modalidades para transmitirlos al ordenador para su regularización;
e)
el procedimiento que ha de seguirse en caso de reposición del anticipo;
f)
la regularización, por parte del ordenador, de las operaciones de la administración de anticipos, como muy tarde, a finales del mes siguiente, al objeto de poder reconciliar el saldo contable y el saldo bancario;
g)
el plazo de validez de la autorización otorgada por el contable al administrador de anticipos;
h)
la identidad del administrador de anticipos designado.
2. En las propuestas de decisión por la que se crea una administración de anticipos, el ordenador velara por que:
a)
se utilice de preferencia la vía presupuestaria en caso de que pueda accederse al sistema contable informático central;
b)
se recurra a las administraciones de anticipos únicamente en casos justificados.
El importe máximo que podrá pagar el administrador de anticipos cuando las operaciones de pago por medios presupuestarios sean materialmente imposibles o escasamente eficientes no excederá de 60 000 EUR por cada gasto.
3. El administrador de anticipos podrá efectuar pagos a terceros ateniéndose, sin rebasarlos:
a)
a los compromisos presupuestarios y jurídicos previos, firmados por el ordenador competente;
b)
al saldo positivo residual de la administración de anticipos existente en líquido o en el banco.
4. Los pagos de las administraciones de anticipos podrán ser efectuados mediante transferencia bancaria, incluido el sistema de débito directo mencionado en el artículo 89 del Reglamento Financiero, cheque u otros medios de pago, incluidas las tarjetas de débito, de conformidad con las instrucciones del contable.
5. Los pagos efectuados serán objeto seguidamente de decisiones formales de liquidación final y/o de órdenes de pago firmadas por el ordenador competente.
Artículo 68
Elección de los administradores de anticipos
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
Los administradores de anticipos serán elegidos de entre los funcionarios o, si fuere necesario y solo en casos debidamente justificados, de entre los otros miembros del personal. Los administradores de anticipos serán elegidos en razón de sus conocimientos, aptitudes y cualificaciones específicas acreditados por un título o experiencia profesional adecuada o tras la realización de un programa de formación apropiado.
Artículo 69
Provisión de fondos de las administraciones de anticipos
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
1. El contable ejecutará el pago de provisiones de las administraciones de anticipos y se encargará del control financiero de las mismas, tanto en la apertura de cuentas bancarias y delegaciones de firma, como en los controles in situ, y de la contabilidad centralizada. El contable suministrará fondos a las administraciones de anticipos. Los anticipos se ingresarán en la cuenta bancaria abierta a nombre de la administración de anticipos.
Las administraciones de anticipos podrán ser aprovisionadas directamente por diferentes ingresos locales, como por ejemplo los derivados de:
a)
ventas de materiales de equipo;
b)
publicaciones;
c)
reembolsos varios;
d)
intereses.
La regularización de sus gastos o ingresos, varios o afectados, se efectuará conforme a lo dispuesto en la decisión de creación a que se refiere el artículo 67 del Reglamento Financiero. El ordenador deducirá los importes en cuestión cuando proceda a la reposición posterior de fondos de las mismas administraciones de anticipos.
2. El administrador de anticipos, al objeto de evitar pérdidas de cambio, podrá efectuar transferencias entre las diferentes cuentas bancarias de una misma administración de anticipos.
Artículo 70
Verificaciones por parte de los ordenadores y de los contables
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
1. El administrador de anticipos llevará una contabilidad de los fondos de que dispone, tanto en líquido como en el banco, de los pagos efectuados y de los ingresos recibidos, según las normas e instrucciones establecidas por el contable. El ordenador competente tendrá acceso a esta contabilidad en todo momento y el administrador de anticipos deberá elaborar, como mínimo mensualmente, un estado de las operaciones, que remitirá al mes siguiente al ordenador competente con los correspondientes documentos justificativos, todo ello a efectos de regularizar las operaciones de la administración de anticipos.
2. El contable deberá verificar, por sí mismo o a través de un miembro del personal de su servicio o del servicio de ordenación especialmente facultado para ello, por regla general in situ y sin previo aviso, la existencia de los fondos confiados a los administradores de anticipos, la teneduría de la contabilidad y la regularización de las operaciones de la administración de anticipos dentro de los plazos establecidos. El contable comunicará al ordenador competente los resultados de tales verificaciones.
Artículo 71
Procedimiento de contratación pública
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
Los pagos de las administraciones de anticipos podrán efectuarse, sin rebasar la cuantía fijada en el artículo 137, apartado 3, como meros reembolsos de factura, sin que sea necesario aceptar previamente una oferta.
Artículo 72
Creación de administraciones de anticipos
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 70 del Reglamento Financiero, podrán crearse, a efectos de liquidación de ciertos tipos de gastos, una o más administraciones de anticipos en cada unidad local situada fuera de la Unión. Por unidad local debe entenderse, en particular, una delegación, una oficina, o una antena de la Unión en un tercer país.
En la decisión de creación de tales administraciones de anticipos se determinarán las condiciones de funcionamiento en función de las necesidades específicas de cada unidad local, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 70 del Reglamento Financiero.
Artículo 73
Administradores de anticipos y personas facultadas para administrar cuentas en las delegaciones de la Unión
(artículo 70 del Reglamento Financiero)
En circunstancias excepcionales, y a efectos de garantizar la continuidad del servicio, las funciones de administrador de anticipos del SEAE en las delegaciones de la Unión podrán ser desempeñadas por personal de la Comisión. En las mismas condiciones, los miembros del personal del SEAE podrán ser designados como administradores de anticipos de la Comisión en las delegaciones de la Unión.
En las delegaciones de la Unión, las normas y condiciones establecidas en el párrafo primero se aplicarán al nombramiento de las personas autorizadas por el contable para llevar a cabo operaciones bancarias.
CAPÍTULO 4
Responsabilidad de los agentes financieros
Sección 1
Normas generales
Artículo 74
Instancias competentes en materia de fraude
(artículo 66, apartado 8, y artículo 72, apartado 2, del Reglamento Financiero)
Las autoridades e instancias contempladas en el artículo 66, apartado 8, y en el artículo 72, apartado 2, del Reglamento Financiero son las instancias designadas por el Estatuto, así como por las decisiones de las instituciones de la Unión relativas a las condiciones y modalidades de investigación interna en materia de lucha contra el fraude, la corrupción y cualquier actividad ilegal que vaya en detrimento de los intereses de de la Unión.
Sección 2
Normas aplicables a los ordenadores delegados y subdelegados
Artículo 75
Irregularidades financieras
(artículo 66, apartado 7, y artículo 73, apartado 6, del Reglamento Financiero)
Sin perjuicio de las competencias propias de la OLAF, la instancia especializada en irregularidades financieras contemplada en el artículo 29 (en lo sucesivo, «la instancia»), será competente en relación con cualquier vulneración de una disposición del Reglamento Financiero o de una disposición relativa a la gestión financiera o a la verificación de las operaciones resultantes de una acción u omisión de un miembro del personal.
Artículo 76
Instancia especializada en irregularidades financieras
(artículo 66, apartado 7, y artículo 73, apartado 6, del Reglamento Financiero)
1. Los casos de irregularidades financieras contemplados en el artículo 75 del presente Reglamento se remitirán a la instancia para que la autoridad facultada para proceder a los nombramientos emita un dictamen, tal como se contempla en el artículo 73, apartado 6, párrafo segundo, del Reglamento Financiero.
En los casos en que los jefes de las delegaciones de la Unión actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, del Reglamento Financiero, el ordenador competente podrá dirigirse directamente a la instancia para recabar un dictamen sobre los casos de irregularidades financieras a tenor del artículo 75 del presente Reglamento.
El ordenador delegado podrá remitir un asunto a la mencionada instancia cuando considere que se ha producido una irregularidad financiera. La instancia emitirá un dictamen en el que se aprecie si existe irregularidad a tenor del artículo 75, el grado de gravedad de la misma y sus eventuales consecuencias. En el supuesto de que la instancia, tras los oportunos análisis, llegase a la conclusión de que el asunto que le ha sido remitido es competencia de la OLAF, remitirá el expediente sin demora alguna a la facultada para proceder a los nombramientos e informará de ello inmediatamente a la OLAF.
Cuando la instancia sea informada directamente por un miembro del personal, con arreglo al artículo 66, apartado 8, del Reglamento Financiero, trasladará el expediente a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos e informará al citado miembro del personal de tal traslado. La autoridad facultada para proceder a los nombramientos podrá solicitar un dictamen de la instancia sobre el caso.
2. La institución o, en caso de instancia conjunta, las instituciones participantes, determinarán, en función del tipo de organización interna respectivo, las condiciones de funcionamiento de la instancia y su composición, de la que formará parte una personalidad del exterior que posea las cualificaciones y experiencia requeridas.
Artículo 77
Confirmación de instrucciones
(artículo 73, apartado 3, del Reglamento Financiero)
1. Un ordenador delegado o subdelegado que reciba una instrucción vinculante que considere es irregular o contraviene los principios de buena gestión financiera, especialmente porque su ejecución es incompatible con los recursos asignados, deberá advertirlo por escrito a la autoridad que delega o subdelega. Si la instrucción es confirmada por escrito y si tal confirmación se produce dentro del plazo previsto y es suficientemente precisa en el sentido de que hace referencia explícita a los puntos cuestionados por el ordenador delegado o subdelegado, el ordenador podrá quedar exento de toda responsabilidad. No obstante, deberá ejecutar la instrucción, salvo si la instrucción es manifiestamente ilegal o constituye una infracción de las normas de seguridad pertinentes.
2. Las disposiciones del apartado 1 serán también de aplicación cuando un ordenador descubriera, durante la ejecución de una instrucción de su incumbencia, que las circunstancias del asunto podrían acarrear una situación irregular.
Las instrucciones confirmadas en las condiciones descritas en el artículo 73, apartado 3, del Reglamento Financiero serán inventariadas por el ordenador delegado competente, el cual deberá hacer mención de las mismas en el informe anual de actividades.
CAPÍTULO 5
Ingresos
Sección 1
Recursos propios
Artículo 78
Normas aplicables a los recursos propios
(artículo 76 del Reglamento Financiero)
El ordenador establecerá un calendario de previsiones de ingreso a favor de la Comisión de los recursos propios definidos en la Decisión relativa al sistema de recursos propios de la Unión.
El devengo y recaudación de los recursos propios se llevarán a cabo de conformidad con la normativa adoptada en cumplimiento de la Decisión mencionada en el párrafo primero.
Sección 2
Previsión de títulos de crédito
Artículo 79
Previsión de títulos de crédito
(artículo 77 del Reglamento Financiero)
1. En la previsión de títulos de crédito se especificará la naturaleza y la consignación presupuestaria del ingreso e igualmente, en la medida de lo posible, la designación del deudor y la estimación de su importe.
Al establecer la previsión de títulos de crédito, el ordenador competente comprobará especialmente:
a)
la exactitud de la imputación presupuestaria;
b)
la regularidad y conformidad de tales previsiones con las disposiciones aplicables y con el principio de buena gestión financiera.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 181, apartado 2, y en el artículo 183, apartado 2, del Reglamento Financiero, y en el artículo 7, apartado 2, del presente Reglamento, la previsión de títulos de crédito no tendrá por efecto habilitar créditos de compromiso. En los supuestos contemplados en el artículo 21 del Reglamento Financiero, los créditos no podrán ser habilitados sino una vez que la Unión haya procedido a la recaudación efectiva de las cantidades adeudadas.
Sección 3
Devengo de títulos de crédito
Artículo 80
Procedimiento
(artículo 78 del Reglamento Financiero)
1. El devengo de un título de crédito por el ordenador competente es el reconocimiento de un derecho de la Unión frente a un deudor y el consiguiente establecimiento de un título que exija al deudor el pago de la deuda correspondiente.
2. La orden de ingreso es la operación por la que el ordenador competente da instrucción al contable de cobrar el título de crédito devengado.
3. La nota de adeudo es una nota en que se informa al deudor de los siguientes extremos:
a)
la Unión ha devengado un título de crédito;
b)
si el pago de la deuda se produce antes de la fecha de vencimiento especificada, no se aplicará ningún interés de demora;
c)
a falta de reembolso en la fecha de vencimiento a que se refiere la letra b), la deuda generará intereses al tipo fijado en el artículo 83, todo ello sin perjuicio de la aplicación de disposiciones reglamentarias específicas;
d)
a falta de reembolso en la fecha de vencimiento a que se refiere la letra b), la institución procederá al cobro bien por compensación, bien mediante ejecución de cualquier garantía depositada por adelantado;
e)
el contable podrá proceder al cobro por compensación antes de la fecha de vencimiento a que se refiere la letra b), si ello es necesario para proteger los intereses financieros de la Unión, en el caso de que tenga motivos fundados para creer en la posibilidad de pérdida del importe adeudado a la Comisión, y tras haber advertido previamente al deudor de los motivos del cobro por compensación y de la fecha del mismo;
f)
si, después de tomar todas las medidas contempladas en las letras a) a e) del presente párrafo, no ha podido procederse al cobro íntegro, la institución procederá al cobro por ejecución forzosa del título de crédito, bien con arreglo al artículo 79, apartado 2, del Reglamento Financiero, bien por vía contenciosa.
El ordenador imprimirá la nota de adeudo y la remitirá al deudor. El contable será informado del envío a través del sistema de información financiera.
Artículo 81
Devengo de títulos de crédito
(artículo 78 del Reglamento Financiero)
A efectos de devengar un título de crédito, el ordenador competente comprobará:
a)
la certeza del título de crédito, en el sentido de que no deberá estar sujeto a condiciones;
b)
la liquidez del título de crédito, con determinación exacta de su importe en dinero;
c)
la exigibilidad del título de crédito, que no deberá estar sujeto a ningún término;
d)
la exactitud de los datos referidos al deudor;
e)
la exactitud de la imputación presupuestaria del importe a cobrar;
f)
la regularidad de los documentos justificativos, y
g)
la conformidad con el principio de buena gestión financiera, en particular con arreglo a los criterios contemplados en el artículo 91, apartado 1, letra a).
Artículo 82
Documentos justificativos que acreditan el devengo de un título de crédito
(artículo 78 del Reglamento Financiero)
1. El devengo de un título de crédito deberá basarse en los oportunos documentos que acrediten los derechos de la Unión.
2. Antes de devengar un título de crédito, el ordenador competente comprobará personalmente dichos documentos o verificará, bajo su propia responsabilidad, que se haya efectuado tal comprobación.
3. Los documentos justificativos serán custodiados por el ordenador, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 48.
Artículo 83
Intereses de demora
(artículo 78 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de las disposiciones específicas derivadas de la aplicación de reglamentos sectoriales, los títulos de crédito no reembolsados en la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b), generarán intereses de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 2 y 3 del presente artículo.
2. El tipo de interés de los títulos de crédito que no se reembolsen en la fecha de vencimiento contemplada en el artículo 80, apartado 3, letra b), será el tipo que aplique el Banco Central Europeo a sus operaciones de refinanciación, publicado en la serie C del Diario Oficial de la Unión Europea, vigente el primer día natural del mes correspondiente a la fecha de vencimiento, incrementado:
a)
en ocho puntos porcentuales si el hecho generador de la obligación es un contrato público de suministro y servicios a que se hace referencia en el título V;
b)
en tres puntos y medio porcentuales, en todos los demás casos.
3. El importe de los intereses se calculará desde el día natural siguiente a la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b), y que figura en la nota de adeudo, hasta el día natural de reembolso íntegro de la deuda.
La orden de ingreso correspondiente al importe de los intereses de demora se emitirá una vez percibidos efectivamente dichos intereses.
4. En el supuesto de multa, cuando el deudor constituya, con anuencia del contable, una garantía financiera en lugar de un pago, el tipo de interés aplicable desde la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b), será el tipo contemplado en el apartado 2 del presente artículo que esté en vigor el primer día del mes en que se haya adoptado la decisión por la que se impone la multa, incrementado solo en un punto y medio porcentual.
Sección 4
Ordenación de los cobros
Artículo 84
Emisión de órdenes de ingreso
(artículo 79 del Reglamento Financiero)
1. En la orden de ingreso deberá indicarse:
a)
el ejercicio presupuestario de imputación;
b)
las referencias del acto o del compromiso jurídico que constituye el hecho generador del título de crédito y hace nacer el derecho a la recaudación;
c)
el artículo del presupuesto y, en su caso, cualquier otra subdivisión necesaria, incluidas, en su caso, las referencias del compromiso presupuestario correspondiente;
d)
la cantidad a ingresar, expresada en euros;
e)
el nombre y dirección del deudor;
f)
la fecha de vencimiento prevista en el artículo 80, apartado 3, letra b);
g)
la forma de ingreso prevista, incluyendo la compensación y la ejecución forzosa de cualquier garantía depositada.
2. La orden de ingreso, fechada y firmada por el ordenador competente, será transmitida al contable.
3. El contable de cada institución gestionará una lista de las cantidades adeudadas que deben recuperarse. Los títulos de crédito de la Unión se agruparán en la lista según la fecha de emisión de la orden de ingreso. El contable de cada institución remitirá esta lista al contable de la Comisión.
El contable de la Comisión elaborará una lista consolidada en la que se recogerá la cantidad debida por cada institución y la fecha de emisión de la orden de ingreso. La lista se añadirá al informe de la Comisión sobre la gestión presupuestaria y financiera.
4. A fin de reforzar la protección de los intereses financieros de la Unión, la Comisión establecerá una lista de los títulos de crédito de la Unión indicando los nombres de los deudores y la cuantía de la deuda, cuando se hubiera instado al deudor a reembolsar mediante sentencia firme y no se hubiera producido ningún reembolso o ningún reembolso lo suficientemente significativo transcurrido un año desde que se dictó dicha sentencia. La lista se publicará teniendo debidamente en cuenta la protección de datos personales con arreglo al Reglamento (CE) no 45/2001.
Por lo que hace a los datos personales relativos a las personas físicas, la información publicada se suprimirá una vez se haya reembolsado íntegramente la deuda. Lo mismo se aplicará a los datos personales relativos a personas jurídicas cuya denominación oficial identifique a una o varias personas físicas.
La decisión de incluir al deudor en la lista de títulos de crédito de la Unión deberá tomarse en cumplimiento del principio de proporcionalidad y deberá tener en cuenta en particular la importancia de la suma.
Artículo 85
Decisión ejecutoria en beneficio de otras instituciones
(artículo 79, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Concurren las circunstancias excepcionales a que se refiere el artículo 79, apartado 2, del Reglamento Financiero, cuando la institución en cuestión ha agotado la posibilidad de que se produzca un pago voluntario y de proceder al cobro de la deuda por compensación, como se prevé en el artículo 80, apartado 1, del Reglamento Financiero, y la cuantía de la deuda es importante.
2. En el caso mencionado en el apartado 1, las instituciones de que se trate que no sean las mencionadas en el artículo 299 del TFUE podrán pedir a la Comisión que adopte una decisión ejecutoria.
3. En la decisión ejecutoria se especificará, en todos los casos, que las cantidades reclamadas se consignarán en la sección del presupuesto correspondiente a la institución de que se trate, que actuará como ordenador. Los ingresos se consignarán como ingresos generales excepto si entran dentro de los casos especificados de ingresos afectados con arreglo a lo dispuesto en el artículo 21, apartado 3, del Reglamento Financiero.
4. La institución solicitante informará a la Comisión de cualquier circunstancia que pudiera modificar el cobro e intervendrá en apoyo de la Comisión en caso de recurso contra la decisión ejecutoria.
5. La Comisión y la institución de que se trate acordarán las modalidades prácticas para la aplicación del presente artículo.
Sección 5
Recaudación
Artículo 86
Modalidades de ingreso
(artículo 80 del Reglamento Financiero)
1. El contable, tras el cobro de los títulos de crédito, procederá a efectuar un asiento en la contabilidad y a informar al ordenador competente.
2. Se expedirá un recibo por cada pago efectivo que se efectúe en la caja del contable o del administrador de anticipos.
3. El reembolso parcial por parte de un deudor sujeto a varias órdenes de ingreso se imputará en primer lugar al título de crédito más antiguo, a menos que el deudor especifique lo contrario.
Cualquier pago parcial se imputará en primer lugar a los intereses.
Artículo 87
Cobro por compensación
(artículo 80 del Reglamento Financiero)
1. En los casos en que el deudor sea titular de un título de crédito cierto en el sentido del artículo 81, letra a), de una cuantía fijada y exigible frente a la Unión, relativo a una cantidad establecida por una orden de pago, el contable, con posterioridad a la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b), cobrará por compensación las cantidades devengadas.
En circunstancias excepcionales, el contable, en caso de que sea necesario salvaguardar los intereses financieros de la Unión, y si tiene motivos fundados para creer en la posibilidad de pérdida del importe adeudado a la Unión, procederá al cobro por compensación antes de la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b).
El contable procederá también al cobro por compensación antes de la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b), si el deudor da su consentimiento.
2. Antes de proceder a un cobro con arreglo al apartado 1, el contable consultará al ordenador competente e informará al deudor en cuestión.
En el supuesto de que el deudor fuere un órgano nacional o uno de sus organismos administrativos, el contable informará al Estado miembro de que se trate, con una antelación de al menos 10 días laborables, de su intención de recurrir al cobro por compensación. No obstante, el contable, de acuerdo con el Estado miembro o el organismo administrativo en cuestión, podrá proceder al cobro por compensación antes de que se haya agotado el plazo.
3. La compensación a que se refiere el apartado 1 surtirá los mismos efectos que un pago y liberará a la Unión del importe de la deuda y, en su caso, de los intereses correspondientes.
Artículo 88
Procedimiento de recaudación a falta de pago voluntario
(artículos 79 y 80 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 87, si no se obtuviera la recaudación íntegra en la fecha de vencimiento a que se refiere el artículo 80, apartado 3, letra b), y que figura en la nota de adeudo, el contable informará de tal extremo al ordenador competente e iniciará sin demora el procedimiento de recuperación por cualquier medio admitido en derecho, incluso, si ha lugar, por ejecución de cualquier garantía depositada por adelantado.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 87, cuando la forma de recaudación contemplada en el apartado 1 del presente artículo fuera imposible y el deudor no hubiera procedido al pago tras la carta de apremio remitida por el contable, este procederá a la ejecución forzosa del título de crédito conforme al artículo 79, apartado 2, del Reglamento Financiero o mediante procedimiento contencioso.
Artículo 89
Concesión de moratorias de pago
(artículo 80 del Reglamento Financiero)
El contable, de común acuerdo con el ordenador competente, no podrá conceder ninguna moratoria de pago sino previa petición por escrito, debidamente justificada, del deudor y con la doble condición de que este:
a)
se comprometa a pagar intereses al tipo previsto en el artículo 83, durante todo el nuevo plazo concedido a partir de la fecha de vencimiento prevista en el artículo 80, apartado 3, letra b);
b)
constituya, con el visto bueno del contable de la institución, una garantía financiera que cubra tanto el principal como los intereses de la deuda aún por cobrar, a efectos de proteger los derechos de la Unión.
La garantía a que se refiere la letra b) del párrafo primero podrá ser sustituida por la fianza personal y solidaria de un tercero con el visto bueno del contable de la institución.
En circunstancias excepcionales, a raíz de una solicitud presentada por el deudor, el contable podrá abstenerse de exigir la constitución de la garantía a la que se refiere la letra b) del párrafo primero si, sobre la base de su evaluación, el deudor se muestra dispuesto y es capaz de efectuar el pago en el plazo adicional, pero no está en condiciones de presentar tal garantía y se encuentra en dificultades.
Artículo 90
Recaudación de multas u otras penalizaciones
(artículos 80 y 83 del Reglamento Financiero)
1. En caso de que se interponga una acción ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea contra una decisión de la Comisión por la que se impone una multa o otras penalizaciones en virtud del TFUE o del Tratado Euratom, y hasta que se hayan agotado todas las vías de recurso, el deudor pagará provisionalmente los importes en cuestión en la cuenta bancaria que designe el contable o depositará una garantía financiera que sea aceptable para el contable. Esta garantía será independiente de la obligación de pagar la multa o penalización, y será ejecutable en cuanto así se solicite. La garantía cubrirá el principal y los intereses de la deuda según lo dispuesto en el artículo 83, apartado 4.
2. La Comisión salvaguardará las cantidades percibidas a título provisional invirtiéndolas en activos financieros, garantizando así la seguridad y la liquidez de los fondos, al tiempo que se procura obtener una remuneración financiera.
3. Agotadas todas las vías de recursos jurisdiccionales y una vez confirmada la multa o la penalización se adoptará una de las siguientes medidas:
a)
las cantidades recaudadas a título provisional y los intereses y otras cantidades que hayan generado se consignarán en el presupuesto de conformidad con el artículo 83 del Reglamento Financiero a más tardar durante el ejercicio financiero siguiente a aquel en que se hayan agotado todas las vías de recurso;
b)
en caso de que se haya depositado una garantía financiera, esta deberá ejecutarse y las cantidades correspondientes deberán consignarse en el presupuesto.
En caso de que el importe de la multa o la penalización haya sido incrementado por el Tribunal, las letras a) y b) del párrafo primero se aplicarán hasta las cantidades previstas en la decisión de la Comisión y el contable recaudará la cantidad correspondiente a dicho incremento, que deberá consignarse en el presupuesto.
4. Agotadas todas las vías de recurso y si se han anulado o reducido la multa o la penalización se adoptará una de las siguientes medidas:
a)
las cantidades indebidamente recaudadas, junto con los intereses generados, serán reembolsados a la tercera parte afectada. En caso de que el rendimiento general generado durante el período correspondiente haya sido negativo, se reembolsará el valor nominal de las cantidades indebidamente recaudadas;
b)
en caso de que se haya depositado una garantía financiera, esta deberá liberarse en consecuencia.
Artículo 91
Renuncia al cobro de un título de crédito devengado
(artículo 80 del Reglamento Financiero)
1. El ordenador competente no podrá renunciar al cobro, total o parcial, de títulos de crédito devengados sino en los siguientes casos:
a)
si el coste previsible de la recaudación excede del importe de los títulos de crédito a cobrar, siempre y cuando tal renuncia no perjudique la imagen de la Unión;
b)
si es imposible proceder al cobro de los títulos de crédito debido a la antigüedad de los mismos o a la insolvencia del deudor;
c)
cuando la recaudación vulnera el principio de proporcionalidad.
2. En el caso previsto en el apartado 1, letra c), el ordenador competente observará los procedimientos previamente establecidos en cada institución y aplicará, en cualquier circunstancia, los siguientes criterios obligatorios:
a)
la naturaleza de los hechos en consideración a la gravedad de la irregularidad que hubiere conducido al devengo del título de crédito (fraude, reincidencia, intencionalidad, diligencia, buena fe, error manifiesto);
b)
las consecuencias de la renuncia al cobro en el funcionamiento de la Unión y en sus intereses financieros (importes en cuestión, riesgo de sentar un precedente, atentado contra la autoridad de las normas).
En función de circunstancias concretas, el ordenador puede verse obligado a tener en cuenta además los siguientes criterios:
a)
la eventual distorsión de competencia que pudiera acarrear la renuncia al cobro del título de crédito;
b)
el perjuicio económico y social que pudiera dimanar del cobro total del título de crédito.
3. La decisión de renuncia a que se refiere el artículo 80, apartado 2, del Reglamento Financiero será motivada y en la misma se mencionarán las diligencias efectuadas para el cobro y los fundamentos de hecho y de derecho en que se basa. El ordenador competente procederá a efectuar tal renuncia de conformidad con el artículo 84.
4. La renuncia al cobro de un título de crédito devengado no podrá ser delegada por la institución en ninguno de los casos siguientes:
a)
cuando la renuncia se refiera a una cantidad igual o superior a 1 000 000 EUR;
b)
cuando la renuncia se refiera a una cantidad igual o superior a 100 000 EUR, si la cantidad en cuestión representa o rebasa el 25 % del título de crédito devengado.
Si los importes son inferiores a los límites contemplados en el párrafo primero, cada institución fijará en su normativa interna las condiciones y el procedimiento para delegar la facultad de renunciar a un título de crédito devengado.
5. Cada institución remitirá anualmente al Parlamento Europeo y al Consejo un informe sobre las renuncias contempladas en los apartados 1 a 4 del presente artículo por un importe igual o superior a 100 000 EUR. En el caso de la Comisión, el referido informe se adjuntará al resumen de los informes anuales de actividades a que se refiere el artículo 66, apartado 9, del Reglamento Financiero.
Artículo 92
Anulación de un título de crédito devengado
(artículo 80 del Reglamento Financiero)
1. En caso de error, el ordenador competente anulará total o parcialmente el título de crédito devengado según lo dispuesto en los artículos 82 y 84 e incluirá una motivación adecuada.
2. Cada institución fijará en su normativa interna las condiciones y el procedimiento para delegar la facultad de anular un título de crédito devengado.
Artículo 93
Normas sobre los plazos de prescripción
(artículo 81 del Reglamento Financiero)
1. El plazo de prescripción de los títulos de crédito de la Unión exigibles ante terceros empezará a contar a partir del día en que venza el plazo comunicado al deudor en la nota de adeudo como se especifica en el artículo 80, apartado 3, letra b).
El plazo de prescripción de los títulos de crédito de terceros exigibles ante la Unión empezará a contar a partir de la fecha en la que se adeuda el pago del título de crédito de terceros con arreglo al compromiso jurídico correspondiente.
2. El plazo de prescripción de los títulos de crédito de la Unión exigibles ante terceros quedará interrumpido por cualquier acto de una institución o de un Estado miembro que actúe a petición de una institución, notificado a los terceros con objeto de cobrar la deuda.
El plazo de prescripción de los títulos de crédito de terceros exigibles ante la Unión quedará interrumpido por cualquier acto notificado a la Unión por sus acreedores o por cuenta de los mismos con objeto de cobrar la deuda.
3. Un nuevo plazo de prescripción de cinco años empezará a contar el día siguiente a las interrupciones contempladas en el apartado 2.
4. Cualquier acción legal en relación con un título de crédito contemplado en el apartado 1, incluidas las acciones interpuestas ante un órgano jurisdiccional que más tarde se declare incompetente, interrumpirá el plazo de prescripción. El nuevo plazo de prescripción de cinco años no empezará a correr hasta que exista una sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, o un acuerdo extrajudicial entre las mismas partes en la misma acción.
5. La moratoria de pago que el contable pueda conceder al deudor de conformidad con el artículo 89 interrumpirá el plazo de prescripción. El nuevo plazo de prescripción de cinco años empezará a contar el día siguiente a la expiración de la moratoria de pago.
6. No se recaudarán los títulos de crédito después de que haya expirado el plazo de prescripción que establecen los apartados 1 a 5.
CAPÍTULO 6
Operaciones de gasto
Artículo 94
Decisión de financiación
(artículo 84 del Reglamento Financiero)
1. En las decisiones de financiación se determinarán los elementos esenciales de una acción que implique un gasto a cargo del presupuesto.
2. La decisión de financiación preverá, en particular, lo siguiente:
a)
en el caso de subvenciones:
i)
la referencia al acto de base y a la línea presupuestaria,
ii)
las prioridades anuales, los objetivos perseguidos y los resultados previstos con los créditos autorizados para el ejercicio financiero,
iii)
los criterios de admisibilidad, selección y concesión fundamentales que deben utilizarse para seleccionar las propuestas,
iv)
el tipo máximo de cofinanciación posible y, si se han previsto diversos tipos, los criterios que deben seguirse para cada uno,
v)
el calendario y el importe indicativo de las convocatorias de propuestas;
b)
en el caso de contratos públicos:
i)
la dotación presupuestaria global reservada a las contrataciones durante el ejercicio,
ii)
el número indicativo y el tipo de contratos previstos y, si es posible, su objeto en términos genéricos,
iii)
el calendario indicativo para poner en marcha los procedimientos de contratación pública;
c)
en el caso de los fondos fiduciarios a que se refiere el artículo 187 del Reglamento Financiero:
i)
la referencia al acto de base y a la línea presupuestaria,
ii)
los créditos reservados al fondo fiduciario para el ejercicio, así como las cantidades previstas para toda su duración,
iii)
los objetivos del fondo fiduciario y su duración,
iv)
las normas de gobernanza del fondo fiduciario,
v)
la posibilidad de encomendar tareas de ejecución presupuestaria a las personas y entidades a que se refiere el artículo 187, apartado 2, del Reglamento Financiero;
d)
en el caso de premios:
i)
la referencia al acto de base y a la línea presupuestaria,
ii)
los objetivos perseguidos y los resultados previstos,
iii)
las condiciones esenciales de participación y los criterios de concesión,
iv)
el calendario del concurso y el importe del premio o los premios;
e)
en el caso de instrumentos financieros:
i)
la referencia al acto de base y a la línea presupuestaria,
ii)
los objetivos perseguidos y los resultados previstos,
iii)
el importe asignado al instrumento financiero,
iv)
el calendario de ejecución indicativo.
3. Cuando el programa de trabajo contemplado en el artículo 128 del Reglamento Financiero contiene la información indicada en la letra a) del apartado 2 del presente artículo para las subvenciones financiadas con cargo a créditos autorizados para el ejercicio presupuestario, la decisión por la que se adopte deberá considerarse la decisión de financiación para tales subvenciones.
Por lo que se refiere a los contratos públicos, los fondos fiduciarios, los premios y los instrumentos financieros, cuando la ejecución de los créditos correspondientes autorizados para el ejercicio presupuestario esté prevista en un programa de trabajo que contenga la información contemplada en las letras b), c), d) y e) del apartado 2 del presente artículo, la decisión por la que se adopte tal programa de trabajo se considerará también la decisión de financiación para los contratos públicos, los fondos fiduciarios, los premios y los instrumentos financieros de que se trate.
Si el programa de trabajo no contuviera tal información para una o más acciones, deberá modificarse en consecuencia o deberá adoptarse una decisión de financiación específica para las acciones de que se trate.
4. Sin perjuicio de cualquier disposición específica de un acto de base, toda modificación sustancial de una decisión de financiación ya adoptada estará sujeta al mismo procedimiento que la decisión inicial.
Sección 1
Compromiso de los gastos
Artículo 95
Compromisos globales y provisionales
(artículo 85 del Reglamento Financiero)
1. El compromiso presupuestario global se efectuará bien mediante conclusión de un convenio de financiación -en el que habrá de preverse la celebración posterior de uno o varios compromisos jurídicos-, bien mediante conclusión de uno o varios compromisos jurídicos.
En el ámbito de la ayuda financiera directa a terceros países, incluida la ayuda presupuestaria, los convenios de financiación que constituyan compromisos jurídicos podrán dar lugar a pagos sin la conclusión de otros compromisos jurídicos.
2. El compromiso presupuestario provisional se efectuará bien mediante conclusión de uno o varios compromisos jurídicos que obliguen a efectuar pagos posteriores, bien, en los casos referentes a los gastos de gestión de personal o a los gastos de comunicación efectuados por las instituciones para cubrir la actualidad de la Unión, de modo directo mediante los pagos que se realicen.
Artículo 96
Adopción de compromisos globales
(artículo 85 del Reglamento Financiero)
1. Los compromisos globales se llevarán a cabo basándose en una decisión de financiación.
Se efectuarán, a más tardar, antes de la decisión de selección de los perceptores y, cuando la habilitación de los créditos correspondientes implique la adopción de un programa de trabajo a tenor del artículo 188, lo antes posible tras la adopción del mismo.
2. El párrafo segundo del apartado 1 no se aplicará a los compromisos globales que sean habilitados mediante la conclusión de un convenio de financiación.
Artículo 97
Unicidad de firmas
(artículo 85 del Reglamento Financiero)
1. La norma de signatario único en los compromisos presupuestarios y compromisos jurídicos correspondientes podrá no aplicarse únicamente en los siguientes casos:
a)
cuando se trate de compromisos provisionales;
b)
cuando se trate de compromisos globales referidos a convenios de financiación con terceros países;
c)
cuando la decisión de la institución constituya el compromiso jurídico;
d)
cuando el compromiso global sea ejecutado por varios compromisos jurídicos cuya responsabilidad sea encomendada a diferentes ordenadores;
e)
cuando, en el marco de las administraciones de anticipos creadas en el sector de las acciones exteriores, los compromisos jurídicos deban ser firmados por miembros del personal de las unidades locales a que se refiere el artículo 72, a instancias del ordenador competente, que será, sin embargo, plenamente responsable de la operación subyacente;
f)
cuando una institución haya delegado las funciones de ordenador en el director de una oficina europea interinstitucional de conformidad con el artículo 199, apartado 1, del Reglamento Financiero.
2. En caso de impedimento por parte del ordenador competente que hubiera firmado el compromiso presupuestario, y siempre y cuando la duración de tal impedimento sea incompatible con los plazos de conclusión del compromiso jurídico, este será contraído por la persona designada en virtud de las normas de suplencia adoptadas por la institución respectiva, siempre y cuando dicha persona tenga la condición de ordenador conforme al artículo 65, apartado 3, del Reglamento Financiero.
Artículo 98
Gastos administrativos amparados por compromisos provisionales
(artículo 85 del Reglamento Financiero)
Se considerarán gastos corrientes de carácter administrativo con posibilidad de originar compromisos provisionales, en particular:
a)
los gastos de personal estatutario y no estatutario, así como los correspondientes a otros recursos humanos, a pensiones y a remuneración de expertos;
b)
los gastos relativos a los miembros de la institución;
c)
los gastos de formación;
d)
los gastos de oposiciones, de selección y de contratación;
e)
los gastos de misiones;
f)
los gastos de representación;
g)
los gastos de reuniones;
h)
los gastos de intérpretes y traductores independientes;
i)
los gastos derivados del intercambio de funcionarios;
j)
los gastos de alquiler de bienes muebles e inmuebles de carácter recurrente o los pagos recurrentes relacionados con los contratos inmobiliarios a tenor del artículo 121 del presente Reglamento o los plazos en el marco de préstamos de conformidad con el artículo 203, apartado 8, del Reglamento Financiero;
k)
seguros varios;
l)
los gastos de limpieza, mantenimiento y seguridad;
m)
los gastos de carácter social y médico;
n)
los gastos de utilización de los servicios de telecomunicaciones;
o)
las cargas financieras;
p)
los gastos de contenciosos;
q)
los daños y perjuicios;
r)
los gastos en equipamientos laborales;
s)
agua, gas y electricidad;
t)
publicaciones en papel o formato electrónico;
u)
los gastos en concepto de actividades de comunicación emprendidas por las instituciones para cubrir la actualidad de la Unión.
Artículo 99
Registro de los compromisos jurídicos individuales
(artículo 86 del Reglamento Financiero)
En el supuesto de compromiso presupuestario global seguido de uno o varios compromisos jurídicos individuales, el ordenador competente registrará en la contabilidad central los importes de estos compromisos jurídicos individuales sucesivos.
En los registros contables correspondientes se indicará la referencia del compromiso global al que se imputan los compromisos individuales.
El ordenador competente efectuará el registro contable antes de firmar el compromiso jurídico individual correspondiente, salvo en los casos a que se refiere el artículo 86, apartado 4, párrafo cuarto, del Reglamento Financiero.
En todos los casos, el ordenador competente comprobará que el importe acumulado de los compromisos individuales mismos no supera el importe del compromiso global del que forman parte.
Sección 2
Liquidación de gastos
Artículo 100
Liquidación y «páguese»
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
1. Toda liquidación de un gasto estará respaldada por los correspondientes documentos justificativos a que se refiere el artículo 110, en los que se acrediten los derechos del acreedor basándose en la comprobación de la prestación efectiva de un servicio, de la entrega efectiva de un suministro o de la realización efectiva de una obra, o basándose en otros documentos que justifiquen el pago, incluidos los pagos de carácter recurrente en concepto de suscripciones o cursos de formación.
2. El ordenador competente examinará personalmente los documentos justificativos o comprobará, bajo su responsabilidad, que se haya efectuado tal examen, antes de tomar la decisión de liquidación del gasto.
3. La decisión de liquidación quedará formalizada mediante la firma del «páguese» por parte del ordenador competente o por un miembro del personal técnicamente competente, habilitado a tal efecto por decisión formal del ordenador y bajo su responsabilidad de conformidad con el artículo 65, apartado 5, del Reglamento Financiero. Las decisiones de habilitación serán archivadas a efectos de referencia ulterior.
Artículo 101
«Comprobado y conforme» en el caso de prefinanciaciones
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
Por lo que se refiere a los pagos de prefinanciación, mediante el «comprobado y conforme» el ordenador competente o un miembro del personal técnicamente competente, habilitado a tal efecto por el ordenador competente certifica que se cumplen las condiciones prescritas en el compromiso jurídico para el pago de la prefinanciación.
Artículo 102
«Páguese» para los pagos intermedios y del saldo en el caso de contratos públicos
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
Por lo que se refiere a los pagos intermedios y del saldo correspondientes a los contratos públicos, mediante el «páguese» se certifica:
a)
que la factura del contratista ha sido recibida por la institución y ha sido registrada formalmente;
b)
que la propia factura, o un documento interno adjunto a la factura, ha sido certificada «comprobado y conforme» y firmada por el ordenador competente o por un miembro del personal técnicamente competente, debidamente habilitado al efecto por el ordenador competente;
c)
que todos los datos de la factura han sido comprobados por el ordenador competente, o bajo su responsabilidad, para determinar, en particular, el importe a pagar y el carácter liberatorio que implica dicho pago.
Con el «comprobado y conforme» contemplado en el párrafo primero, letra b), se certifica que se han prestado adecuadamente los servicios previstos en el contrato o se han entregado adecuadamente los suministros previstos en el contrato o se han realizado adecuadamente las obras previstas en el contrato. En el caso de suministros y obras, el funcionario o agente técnicamente competente expedirá un certificado de aceptación provisional y, posteriormente, un certificado de aceptación definitiva al término del período de garantía previsto en el contrato. Ambos certificados harán las veces del «comprobado y conforme».
En el caso de pagos de carácter recurrente, como los relativos a suscripciones o cursos de formación, el «comprobado y conforme» certifica que los derechos del acreedor son conformes con los justificantes de pago pertinentes.
Artículo 103
«Páguese» para los pagos intermedios y del saldo en el caso de subvenciones
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
Por lo que se refiere a los pagos intermedios y del saldo correspondientes a las subvenciones, mediante el «páguese» se certifica:
a)
que la solicitud de pago del beneficiario ha sido recibida por la institución y ha sido registrada formalmente;
b)
que la propia solicitud de pago o un documento interno adjunto al estado de costes recibido ha sido certificada «comprobado y conforme» y firmada por un funcionario o agente técnicamente competente, debidamente habilitado al efecto por el ordenador competente;
c)
que todos los datos de la solicitud de pago han sido comprobados por el ordenador competente, o bajo su responsabilidad, para determinar, en particular, el importe a pagar y el carácter liberatorio que implica dicho pago.
Mediante la certificación a que se refiere el párrafo primero, letra b), el funcionario o agente técnicamente competente, debidamente habilitado al efecto por el ordenador competente, certifica que la acción o el programa de trabajo llevado a cabo por el beneficiario es conforme en todos sus aspectos con el convenio o la decisión de subvención, y en particular, en su caso, que los gastos declarados por el beneficiario son admisibles.
Artículo 104
«Páguese» en el caso de gastos de personal
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
Por lo que se refiere a los pagos correspondientes a gastos de personal, mediante el «páguese» se certifica la existencia de los siguientes documentos justificativos:
a)
en caso de remuneración mensual:
i)
la lista completa del personal con todos los componentes de la remuneración,
ii)
un formulario (ficha personal), basado en las decisiones adoptadas en cada caso particular, en el que se recojan, siempre que proceda, todas las modificaciones de cualquier componente de la remuneración,
iii)
en caso de contratación o de nombramiento, a la primera liquidación de la remuneración se adjuntará copia compulsada de la decisión de contratación o nombramiento;
b)
en otros casos de remuneración por horas o por días: certificación de los días y horas de presencia, firmada por el miembro del personal habilitado al efecto;
c)
en caso de horas extraordinarias: certificación de las prestaciones extraordinarias efectuadas, firmada por el miembro del personal habilitado al efecto;
d)
en caso de gastos de misión:
i)
la orden de misión firmada por la autoridad competente,
ii)
un extracto de los gastos de misión, firmado por el miembro del personal en misión y por la autoridad administrativa superior en la que se hayan delegado las competencias apropiadas, si los gastos de misión difieren de la orden de misión;
e)
en caso de algunos otros gastos administrativos relativos al personal, entre ellos las suscripciones o los cursos de formación que, con arreglo al contrato, deban pagarse por adelantado: los documentos justificativos referentes a la decisión en que se basa el gasto y en los que se recojan todos los componentes del cálculo.
El extracto de los gastos de misión a que se refiere la letra d), inciso ii) del párrafo primero indicará el lugar de la misión, las fechas y horas de salida y llegada al lugar de la misión, los gastos de viaje, de estancia y demás gastos debidamente autorizados, previa presentación de los correspondientes justificantes.
Artículo 105
Formalización del «páguese»
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
Si el sistema no está informatizado, el «páguese» quedará formalizado mediante una estampilla con la firma del ordenador competente o de un miembro del personal técnicamente competente debidamente habilitado a tal efecto por aquel conforme a lo dispuesto en el artículo 100. Si el sistema está informatizado, el «páguese» quedará formalizado mediante una validación electrónica segura por parte del ordenador competente o de un miembro del personal técnicamente competente habilitado a tal efecto por aquel.
Artículo 106
Formalización del «comprobado y conforme»
(artículo 88 del Reglamento Financiero)
Si el sistema no está informatizado, el «comprobado y conforme» quedará formalizado mediante un formulario con la firma del ordenador competente o de un miembro del personal técnicamente competente debidamente habilitado a tal efecto por aquel conforme a lo dispuesto en el artículo 100. Si el sistema está informatizado, el «comprobado y conforme» podrá quedar formalizado mediante una validación electrónica segura por parte del miembro del personal técnicamente competente, debidamente habilitado a tal efecto por el ordenador competente.
Sección 3
Ordenación de gastos
Artículo 107
Comprobación de los pagos por parte del ordenador
(artículo 89 del Reglamento Financiero)
Al emitir una orden de pago, el ordenador competente deberá verificar:
a)
la regularidad de la emisión de la orden de pago, lo que implica la existencia previa de la decisión de liquidación correspondiente con el «páguese», la exactitud de la designación del beneficiario y la exigibilidad de su título de crédito;
b)
la concordancia de la orden de pago con el compromiso presupuestario al que se imputa;
c)
la exactitud de la imputación presupuestaria;
d)
la disponibilidad de los créditos.
Artículo 108
Detalles obligatorios y traslado al contable de las órdenes de pago
(artículo 89 del Reglamento Financiero)
1. En la orden de pago se indicará:
a)
el ejercicio financiero de imputación;
b)
el artículo del presupuesto y, en su caso, cualquier otra subdivisión que sea necesaria;
c)
las referencias del compromiso jurídico que obligan al pago;
d)
las referencias del compromiso presupuestario al que se imputa;
e)
el importe a pagar, en euros;
f)
el nombre, dirección y datos bancarios del beneficiario;
g)
el concepto del gasto;
h)
el modo de pago;
i)
la anotación de los bienes en los inventarios de conformidad con el artículo 248.
2. El ordenador competente, tras fechar y firmar la orden de pago, dará traslado de la misma al contable.
Sección 4
Pago de gastos
Artículo 109
Tipos de pagos
(artículo 90 del Reglamento Financiero)
1. La finalidad de una prefinanciación es proporcionar un anticipo. Podrá fraccionarse en diversos pagos en consonancia con el principio de buena gestión financiera.
2. El pago intermedio, que podrá ser repetido, podrá cubrir los gastos contraídos para la ejecución de la decisión o del convenio o el pago de servicios, suministros u obras completados y/o entregados en fases intermedias del contrato. Podrá agotar, total o parcialmente, la prefinanciación, sin perjuicio de las disposiciones previstas en el acto de base.
3. La liquidación definitiva del gasto se efectuará bien por el pago del saldo, que no podrá ser repetido y que liquida los gastos anteriores, bien por una orden de ingreso.
Artículo 110
Documentos justificativos
(artículo 90 del Reglamento Financiero)
1. La prefinanciación y, en su caso, los pagos fraccionados de la misma se abonarán basándose bien en el contrato, la decisión, el convenio o el acto de base, bien en documentos justificativos que permitan comprobar que se cumplen los términos del contrato, la decisión o el convenio en cuestión. Si la fecha de un pago de prefinanciación ha sido fijada en los instrumentos antes mencionados, el pago de la cantidad adeudada no dependerá de que se produzca una nueva solicitud.
2. Los pagos intermedios y el pago de los saldos se basarán en documentos justificativos que acrediten que las acciones financiadas se han realizado de conformidad con el acto de base o la decisión, o de conformidad con los términos del contrato o convenio.
3. El ordenador competente determinará, ateniéndose al principio de buena gestión financiera, la naturaleza de los documentos justificativos mencionados en el presente artículo de conformidad con el acto de base, las decisiones, los contratos y los convenios. Los informes de ejecución, técnicos y financieros, provisionales y finales constituirán documentos justificativos a efectos del apartado 2.
4. Los documentos justificativos serán custodiados por el ordenador competente de conformidad con lo dispuesto en el artículo 48.
Sección 5
Plazos en las operaciones de gasto
Artículo 111
Plazos de pago e intereses de demora
(artículo 92 del Reglamento Financiero)
1. Se entenderá que el plazo para efectuar los pagos incluye la liquidación, el ordenamiento y el pago de los gastos.
Comenzará a contar a partir de la fecha de recepción de la solicitud de pago.
Las solicitudes de pago serán registradas por el servicio habilitado del ordenador competente lo antes posible y se considerarán recibidas en la fecha en la que hubieran sido registradas.
Por fecha de pago se entenderá la fecha de adeudo en la cuenta de la institución.
2. Una solicitud de pago deberá incluir los siguientes elementos esenciales:
a)
identificación del acreedor;
b)
importe;
c)
moneda;
d)
fecha.
Si falta al menos uno de los elementos esenciales, la solicitud de pago será rechazada.
El acreedor será informado por escrito del rechazo de la solicitud y de las razones de la misma lo antes posible, y en cualquier caso en los 30 días naturales siguientes a la fecha de recepción de la solicitud de pago.
3. En el caso de la suspensión contemplada en el artículo 92, apartado 2, del Reglamento Financiero, el plazo de pago restante correrá de nuevo a partir de la fecha en que se hubieran recibido la información solicitada o los documentos revisados o se hubieran llevado a cabo las comprobaciones adicionales necesarias, en particular los controles in situ.
4. A la expiración de los plazos establecidos en el artículo 92, apartado 1, del Reglamento Financiero, el acreedor tendrá derecho al pago de intereses según las siguientes condiciones:
a)
los tipos de interés serán los indicados en el artículo 83, apartado 2, del presente Reglamento;
b)
se adeudarán intereses por el tiempo transcurrido desde el día natural siguiente al vencimiento del plazo de pago fijado en el artículo 92, apartado 1, del Reglamento Financiero hasta el día efectivo del pago.
Sin embargo, cuando el importe de los intereses calculado de conformidad con el párrafo primero sea igual o inferior a 200 EUR, solo se pagará al acreedor previa solicitud presentada en el plazo de dos meses desde la recepción del pago atrasado.
5. Cada institución presentará al Parlamento Europeo y al Consejo un informe sobre el cumplimiento de los plazos y la suspensión de los mismos establecidos en el artículo 92 del Reglamento Financiero. El informe de la Comisión se adjuntará al resumen de los informes anuales de actividades contemplado en el artículo 66, apartado 9, del Reglamento Financiero.
CAPÍTULO 7
Sistemas informáticos
Artículo 112
Descripción de los sistemas informáticos
(artículo 93 del Reglamento Financiero)
Cuando se utilicen sistemas y subsistemas informáticos para la tramitación de las operaciones de ejecución presupuestaria, se requerirá una descripción completa y actualizada de cada sistema o subsistema.
En la citada descripción se definirá el contenido de todos los campos que contengan datos y se indicará con precisión la forma en que el sistema trata cada una de las operaciones. También se precisará en la misma de qué modo el sistema garantiza la existencia de una pista de auditoría completa de cada operación.
Artículo 113
Salvaguarda periódica de datos
(artículo 93 del Reglamento Financiero)
Los datos de los sistemas y subsistemas informáticos se salvaguardarán periódicamente y se conservarán en un lugar seguro.
CAPÍTULO 8
El auditor interno
Artículo 114
Nombramiento del auditor interno
(artículo 98 del Reglamento Financiero)
1. Corresponde a cada institución nombrar a su auditor interno de acuerdo con las modalidades que mejor se adapten a sus peculiaridades y necesidades. La institución informará de dicho nombramiento al Parlamento Europeo y al Consejo.
2. En función de dichas peculiaridades y necesidades, cada institución definirá el ámbito de competencias del auditor interno y establecerá detalladamente los objetivos y procedimientos del ejercicio de la función de auditoría interna, de acuerdo con las normas internacionales vigentes en esta materia.
3. La institución podrá nombrar como auditor interno, en razón de sus especiales competencias, a un funcionario u otro agente sujeto al Estatuto, elegido de entre los ciudadanos de los Estados miembros.
4. Cuando dos o más instituciones designen a un mismo auditor interno, adoptarán las disposiciones necesarias para que sea declarado responsable de sus acciones como se establece en el artículo 119.
5. La institución informará al Parlamento Europeo y al Consejo del cese en sus funciones del auditor interno.
Artículo 115
Recursos del auditor interno
(artículo 99 del Reglamento Financiero)
La institución proporcionará al auditor interno los recursos necesarios para el pleno cumplimiento de su cometido, así como una carta de misión con la descripción detallada de sus tareas, funciones y obligaciones.
Artículo 116
Programa de trabajo
(artículo 99 del Reglamento Financiero)
1. Corresponde al auditor interno aprobar el programa de trabajo de la auditoría, así como presentarlo a la institución.
2. La institución podrá solicitar del auditor interno la realización de auditorías que no figuren en el programa de trabajo mencionado en el apartado 1.
Artículo 117
Informes del auditor interno
(artículo 99 del Reglamento Financiero)
1. El auditor interno presentará a la institución el informe de auditoría interna anual previsto en el artículo 99, apartado 3, del Reglamento Financiero, con indicación del número y tipo de auditorías internas efectuadas, las principales recomendaciones formuladas y el curso que se ha dado a tales recomendaciones.
En el informe anual se mencionarán igualmente los problemas sistémicos detectados por la instancia especializada creada en cumplimiento del artículo 73, apartado 6, del Reglamento Financiero.
2. Cada institución examinará si las recomendaciones formuladas en los informes de su respectivo auditor interno pueden ser objeto de un intercambio de buenas prácticas con las demás instituciones.
3. El auditor interno prestará especial atención, durante la elaboración de su informe, al cumplimiento global del principio de buena gestión financiera y garantizará que se adoptan las medidas adecuadas para mejorar y reforzar sólidamente su aplicación.
Artículo 118
Independencia
(artículo 100 del Reglamento Financiero)
El auditor interno gozará de plena independencia en la realización de las auditorías. No podrá recibir instrucción alguna ni podrá imponérsele restricción de ningún tipo en el ejercicio de las funciones que en virtud de su nombramiento le fueran conferidas de conformidad con el Reglamento Financiero.
Artículo 119
Responsabilidad del auditor interno
(artículo 100 del Reglamento Financiero)
Solo la institución, en las condiciones mencionadas en el presente artículo, podrá actuar para que el auditor interno, en su condición de funcionario o agente sujeto al Estatuto, sea declarado responsable de sus acciones.
La institución adoptará una decisión motivada en caso de apertura de una investigación. Esta decisión se notificará al interesado. La institución podrá encargar de la investigación, bajo su responsabilidad directa, a uno o más funcionarios de grado igual o superior al del miembro del personal objeto de la investigación. Durante la misma, se tomará declaración al interesado.
El informe de investigación se comunicará al interesado, el cual será oído a continuación por la institución con respecto a dicho informe.
La institución, basándose en el informe y en la declaración prestada por el interesado, adoptará bien una decisión motivada archivando el procedimiento, bien una decisión motivada con arreglo a lo dispuesto en los artículos 22 y 86 y en el anexo IX del Estatuto. Las decisiones que impongan sanciones disciplinarias o pecuniarias serán notificadas al interesado y comunicadas, a título informativo, a las demás instituciones y al Tribunal de Cuentas.
Estas decisiones podrán ser recurridas por el interesado, en las condiciones previstas en el Estatuto, ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea.
Artículo 120
Recurso ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea
(artículo 100 del Reglamento Financiero)
Sin perjuicio de las vías de recurso que ofrece el Estatuto, el auditor interno podrá recurrir directamente ante el Tribunal de Justicia de la Unión Europea contra todo acto relativo al ejercicio de sus funciones de auditor interno. Este recurso deberá formalizarse en el plazo de tres meses a partir de la fecha de notificación del acto controvertido.
La instrucción y fallo del recurso se regularán conforme a lo dispuesto en el artículo 91, apartado 5, del Estatuto.
TÍTULO V
DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
CAPÍTULO 1
Disposiciones generales
Sección 1
Ámbito de aplicación y principios de adjudicación
Artículo 121
Definiciones y ámbito de aplicación
(artículo 101 del Reglamento Financiero)
1. Los contratos inmobiliarios tienen por objeto la compra, la enfiteusis, el usufructo, el arrendamiento financiero, el arrendamiento-venta, con o sin opción de compra, de terrenos, edificios existentes u otros bienes inmuebles.
2. Los contratos de suministro tienen por objeto la compra, el arrendamiento financiero, el arrendamiento-venta, con o sin opción de compra, de productos. Los contratos cuyo objeto sea la entrega de productos y, accesoriamente, la realización de trabajos de montaje e instalación se considerarán contratos de suministro.
3. Los contratos de obras tienen por objeto la ejecución, o conjuntamente la concepción y ejecución de trabajos u obras en relación con alguna de las actividades mencionadas en el anexo I de la Directiva 2004/18/CE o la realización, cualquiera que sea el medio utilizado, de una obra que responda a los criterios exigidos por el órgano de contratación. Se entenderá por «obra» el resultado de un conjunto de trabajos de construcción o de ingeniería civil destinada a ejercer por sí misma una función económica o técnica.
4. Los contratos de servicios tienen por objeto todas aquellas prestaciones, intelectuales o no, diferentes de las que son propias de los contratos de suministro, de obras e inmobiliarios.
Un contrato que abarque dos o más tipos de contratación (obras, servicios o suministros) se adjudicará con arreglo a las disposiciones aplicables al tipo de contratación que caracteriza el objeto principal del contrato en cuestión.
En el caso de contratos mixtos de servicios y suministros, el objeto principal se determinará mediante la comparación de los valores de los respectivos servicios o suministros.
Cualquier referencia a nomenclaturas en el marco de la contratación pública se hará utilizando el «Vocabulario común de contratos públicos (CPV)» según se recoge en el Reglamento (CE) no 2195/2002 del Parlamento Europeo y del Consejo (11).
5. Con los términos «contratista de obras», «proveedor» y «prestador de servicios» se designa a cualquier persona física o jurídica, entidad pública o agrupación de tales personas o entidades que ofrezcan, respectivamente, la realización de obras, el suministro de productos o la prestación de servicios. Con el término «operador económico» se hace referencia indistintamente a cualquier «contratista de obra», «proveedor» o «prestador de servicios». El operador económico que presenta una oferta es designado con el término «licitador». El operador económico que solicita participar en un procedimiento restringido, un diálogo competitivo o un procedimiento negociado es designado con el término «candidato». Los operadores económicos inscritos en una lista de vendedores de conformidad con el artículo 136, apartado 1, letra b), son designados como «vendedores».
Se autoriza a las agrupaciones de operadores económicos a licitar o a presentar una candidatura. Para la presentación de una oferta o de una solicitud de participación, los órganos de contratación no podrán exigir que las agrupaciones de operadores económicos tengan una forma jurídica determinada, pero la agrupación seleccionada podrá verse obligada a revestir una forma jurídica concreta en caso de resultar adjudicataria del contrato, siempre y cuando tal obligación fuere necesaria para la correcta ejecución del mismo.
6. Los servicios de las instituciones de la Unión se considerarán órganos de contratación, salvo cuando concluyan entre ellos acuerdos administrativos para la prestación de servicios, el suministro de productos o realización de obras o para la ejecución de contratos inmobiliarios.
7. Se entenderá por asistencia técnica las actividades de apoyo y refuerzo de las capacidades necesarias para la ejecución de un programa o una acción, en especial las actividades de preparación, gestión, seguimiento, evaluación, auditoría y control.
8. Todos los intercambios con contratistas, en particular la celebración de contratos y cualquier modificación de los mismos, podrá hacerse mediante sistemas de intercambio electrónico establecidos por el órgano de contratación.
9. Estos sistemas deberán cumplir los requisitos siguientes:
a)
solo podrán tener acceso al sistema y a los documentos transmitidos a través de él las personas autorizadas;
b)
solo las personas autorizadas podrán firmar electrónicamente o trasmitir un documento a través del sistema;
c)
las personas autorizadas deben estar identificadas en el sistema por medios establecidos;
d)
la fecha y hora de la transacción electrónica se determinará con precisión;
e)
debe preservarse la integridad de los documentos;
f)
debe preservarse la disponibilidad de los documentos;
g)
cuando proceda, debe preservarse la confidencialidad de los documentos;
h)
la protección de los datos personales de conformidad con los requisitos del Reglamento (CE) no 45/2001, debe estar garantizada.
10. Los datos enviados o recibidos a través de un sistema de ese tipo gozarán de la presunción legal de integridad de los datos y de exactitud de la fecha y la hora de envío o recepción de los datos indicadas por el sistema.
Un documento enviado o notificado a través de estos sistemas se considerará equivalente a un documento en papel, se admitirá como prueba en procedimientos judiciales, se considerará original y gozará de la presunción legal de autenticidad e integridad, siempre que no contenga características dinámicas que permitan cambiarlo automáticamente.
Las firmas electrónicas a que se refiere el apartado 9, letra b), tendrán efecto jurídico equivalente a firmas manuscritas.
Artículo 122
Contratos marco y contratos específicos
(artículo 101 del Reglamento Financiero)
1. La duración de los contratos marco no podrá exceder de cuatro años, salvo en casos excepcionales debidamente justificados, en especial por el objeto del contrato marco.
Los contratos específicos que se basen en contratos marco se concluirán únicamente, conforme a las condiciones fijadas en estos, entre los órganos de contratación y los contratistas del contrato marco.
Al concluir contratos específicos, las partes no podrán introducir modificaciones sustanciales en el contrato marco.
2. Cuando un contrato marco se concluya con un único operador económico, los contratos específicos se adjudicarán ateniéndose a los términos fijados en el mismo.
En circunstancias debidamente justificadas, el órgano de contratación podrá consultar por escrito al contratista, pidiéndole, en su caso, que mejore su oferta.
3. Cuando se concluya un contrato marco con varios operadores económicos, el número de estos deberá ser, al menos, de tres, siempre y cuando exista un número suficiente de operadores económicos que satisfagan los criterios de selección o un número suficiente de ofertas admisibles que cumplan los criterios de adjudicación.
Un contrato marco con varios operadores económicos podrá revestir la forma de contratos separados que contengan términos idénticos.
La adjudicación de los contratos específicos basados en contratos marco concluidos con varios operadores económicos se efectuará según las siguientes modalidades:
a)
en caso de contratos marco sin una nueva apertura a la competencia, aplicando los términos fijados en el contrato marco;
b)
en caso de contratos marco con una nueva apertura a la competencia, después de que las partes hayan competido de nuevo, con sujeción a los mismos términos, precisándolos si fuera necesario, y, en su caso, sobre la base de otros términos indicados en el pliego de condiciones del contrato marco.
En los contratos específicos que se adjudiquen según las modalidades previstas en el párrafo tercero, letra b), los órganos de contratación consultarán por escrito a los contratistas del contrato marco, fijándoles un plazo suficiente para la presentación de las ofertas. Las ofertas se presentarán por escrito. Los órganos de contratación adjudicarán cada contrato específico al licitador que presente la mejor oferta en función de los criterios de adjudicación enunciados en el pliego de condiciones del contrato marco.
4. En los sectores sujetos a un rápido incremento de los precios y a un fuerte desarrollo tecnológico, los contratos marco sin una nueva apertura a la competencia incluirán una cláusula de revisión intermedia o de evaluación comparativa. Después de la revisión intermedia, si las condiciones fijadas inicialmente ya no se adaptan a la evolución de los precios o al desarrollo tecnológico, el órgano de contratación podrá renunciar al contrato marco en cuestión y tomará las medidas adecuadas para rescindirlo.
5. Solo los contratos específicos que se basen en contratos marco requerirán un compromiso presupuestario previo.
Sección 2
Publicación
Artículo 123
Publicidad de los contratos sujetos a la Directiva 2004/18/CE
(artículo 103 del Reglamento Financiero)
1. La publicación correspondiente a los contratos cuya cuantía sea igual o superior a los límites contemplados en el artículo 170, apartado 1, consistirá en un anuncio de contrato, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 134, y un anuncio de adjudicación. Solo será obligatorio un anuncio de información previa si el órgano de contratación tiene la intención de hacer uso de la posibilidad de reducir los plazos de recepción de las ofertas de conformidad con el artículo 152, apartado 4.
2. El anuncio de información previa es un anuncio mediante el cual los órganos de contratación dan a conocer, a título orientativo, la cuantía total estimada y el objeto de los contratos y de los contratos marco que tienen previsto adjudicar durante un ejercicio financiero, con exclusión de los contratos sujetos al procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de contrato.
El anuncio de información previa será publicado bien por la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea (en lo sucesivo, «la Oficina de Publicaciones»), bien por los propios órganos de contratación en su perfil de comprador.
El anuncio de información previa obligatorio se enviará a la Oficina de Publicaciones o se publicará en el perfil de comprador lo antes posible, y, en cualquier caso, a más tardar el 31 de marzo de cada ejercicio financiero.
Los órganos de contratación que publiquen el anuncio de información previa en su perfil de comprador enviarán a la Oficina de Publicaciones, electrónicamente y ajustándose al formato y procedimientos de transmisión indicados en el punto 3 del anexo VIII de la Directiva 2004/18/CE, un anuncio de publicación de un anuncio de información previa en un perfil de comprador.
3. El anuncio de contrato es el medio que tienen los órganos de contratación de dar a conocer su intención de llevar a cabo un procedimiento de adjudicación de un contrato o un contrato marco o de establecer un sistema dinámico de adquisición de conformidad con el artículo 131. Sin perjuicio de los contratos concluidos al término de un procedimiento negociado a los que se refiere el artículo 134, el anuncio de contrato será obligatorio si se trata de contratos cuya cuantía estimada sea igual o superior a los límites fijados en el artículo 170, apartado 1.
No será obligatorio en el caso de los contratos específicos que se basen en contratos marco.
En los procedimientos abiertos habrá de precisarse en el anuncio de contrato la fecha, la hora y, en su caso, el lugar de la reunión de la comisión de apertura, a la que podrán asistir los licitadores.
Los órganos de contratación indicarán si autorizan o no las variantes y especificarán los niveles de capacidad mínima exigida si recurren a la posibilidad prevista en el artículo 146, apartado 2, párrafo segundo. Precisarán los criterios de selección aplicables contemplados en el artículo 146, el número mínimo y, en su caso, el número máximo de candidatos que invitarán a presentar una oferta, y los criterios objetivos y no discriminatorios que utilizarán para restringir este número, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 128, apartado 1, párrafo segundo.
Cuando la licitación sean de acceso libre, directo y completo por medios electrónicos, en particular, en relación con los sistemas dinámicos de adquisición a que se refiere el artículo 131, en el anuncio de contrato deberá figurar la dirección internet en la que podrán consultarse tales documentos.
Los órganos de contratación que deseen organizar un concurso darán a conocer su intención mediante un anuncio.
Cuando se estime necesario, los órganos de contratación especificarán en el anuncio de contrato que el procedimiento de contratación pública es un procedimiento de contratación interinstitucional. En tales casos, el anuncio de contrato indicará las instituciones, las agencias ejecutivas o los organismos mencionados en el artículo 208 del Reglamento Financiero que participan en el procedimiento de contratación, la institución responsable del procedimiento y el volumen global de los contratos para el conjunto de instituciones, agencias ejecutivas u organismos.
4. En el anuncio de adjudicación se comunicarán los resultados del procedimiento de adjudicación de contratos, de contratos marco o de contratos basados en un sistema dinámico de adquisición. Será obligatorio para aquellos contratos cuya cuantía sea igual o superior a los límites fijados en el artículo 170, apartado 1. No será obligatorio en el caso de los contratos específicos que se basen en contratos marco.
El anuncio de adjudicación se enviará a la Oficina de Publicaciones a más tardar 48 días naturales después de la firma del contrato o del contrato marco. Sin embargo, los anuncios relativos a los contratos basados en un sistema dinámico de adquisición podrán agruparse trimestralmente. En tales casos, se enviarán a la Oficina de Publicaciones a más tardar 48 días después de finalizado cada trimestre.
Los órganos de contratación que hayan organizado un concurso de diseño remitirán a la Oficina de Publicaciones un anuncio con los resultados.
En caso de procedimientos interinstitucionales, el anuncio de adjudicación será enviado por el órgano de contratación responsable del procedimiento.
El anuncio de adjudicación también se enviará a la Oficina de Publicaciones en el caso de un contrato o de un contrato marco de cuantía igual o superior a los límites establecidos en el artículo 170, apartado 1, adjudicados mediante procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de contrato, con la suficiente antelación para que la publicación se produzca antes de la firma del contrato, de acuerdo con las condiciones fijadas en el artículo 171, apartado 1.
En el sitio internet del órgano de contratación se publicará la información relativa a la cuantía y a los contratistas de contratos específicos basados en un contrato marco durante un ejercicio presupuestario, a más tardar el 30 de junio siguiente a la finalización de dicho ejercicio, si a consecuencia de la conclusión de un contrato específico o del volumen global de los contratos específicos, se superan los límites mencionados en el artículo 170, apartado 1.
5. Los anuncios se redactarán de acuerdo con los impresos normalizados aprobados por la Comisión en cumplimiento de la Directiva 2004/18/CE.
Artículo 124
Publicidad de los contratos no sujetos a la Directiva 2004/18/CE
(artículo 103 del Reglamento Financiero)
1. Los contratos cuya cuantía sea inferior a los límites previstos en el artículo 170, apartado 1, serán objeto de la publicidad adecuada, a efectos de garantizar la apertura a la competencia y la imparcialidad de los procedimientos de adjudicación de contratos. Esta publicidad se compondrá de:
a)
el anuncio de contrato referido en el artículo 123, apartado 3, o un anuncio de convocatoria de manifestación de interés para los contratos de objeto similar de cuantía superior a la contemplada en el artículo 137, apartado 1;
b)
publicidad ex ante adecuada en internet para los contratos cuya cuantía sea superior a la contemplada en el artículo 137, apartado 2.
2. En el caso de contratos inmobiliarios y de los contratos que se declaren secretos, a que se refiere el artículo 134, apartado 1, letra j), del presente Reglamento, se publicará específicamente una sola vez al año la lista de los contratistas, precisando el objeto y cuantía de los contratos adjudicados. Esta lista se remitirá al Parlamento Europeo y al Consejo. En el caso de la Comisión, la lista se adjuntará como anexo al resumen de los informes anuales de actividades a que se refiere el artículo 66, apartado 9, del Reglamento Financiero.
3. La información sobre los contratos de cuantía superior al importe previsto en el artículo 137, apartado 1, que no hayan sido objeto de un anuncio de adjudicación específico se transmitirá a la Oficina de Publicaciones. Las listas anuales de contratistas se remitirán, a más tardar, el 30 de junio del ejercicio financiero siguiente.
4. La información sobre los contratos de cuantía superior al importe previsto en el apartado 137, apartado 2, se publicará en el sitio internet de la institución a más tardar el 30 de junio del ejercicio financiero siguiente.
Artículo 125
Publicación de anuncios
(artículo 103 del Reglamento Financiero)
1. La Oficina de Publicaciones publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea los anuncios a que se refieren los artículos 123 y 124 a más tardar 12 días naturales a partir de su envío.
El plazo contemplado en el párrafo primero se reducirá a cinco días naturales en los procedimientos acelerados contemplados en el artículo 154.
2. Los órganos de contratación deberán estar en condiciones de probar la fecha de envío.
Artículo 126
Otras formas de publicidad
(artículo 103 del Reglamento Financiero)
Además de las medidas de publicidad previstas en los artículos 123, 124 y 125, los contratos podrán ser publicitados por cualquier otro medio, en particular en formato electrónico. Esta publicidad hará referencia, caso de que exista, al anuncio publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea a que se refiere el artículo 125, sin que aquella pueda ser anterior a este, único auténtico.
La citada publicidad no podrá introducir discriminación alguna entre los candidatos o los licitadores, ni incluir datos diferentes de los contenidos en el anuncio de contrato anteriormente mencionado, si existe.
Sección 3
Procedimientos de contratación pública
Artículo 127
Tipos de procedimientos de contratación pública
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. La adjudicación de un contrato se hará bien mediante licitación, por procedimiento abierto, restringido o negociado, previa publicación de un anuncio de contrato, bien mediante procedimiento negociado, sin publicación previa de un anuncio de contrato, en su caso, tras concurso previo.
2. La licitación es abierta cuando cualquier operador económico interesado puede presentar una oferta. Lo mismo es de aplicación a los sistemas dinámicos de adquisición a que se refiere el artículo 131.
La licitación es restringida cuando todos los operadores económicos pueden solicitar participar, aunque solo podrán presentar una oferta o una solución en el marco del diálogo competitivo contemplado en el artículo 132 los candidatos que reúnan los criterios de selección establecidos en el artículo 146, y sean invitados a ello, simultáneamente y por escrito, por los órganos de contratación.
La fase de selección podrá llevarse a cabo bien contrato por contrato, igualmente en el marco de un diálogo competitivo, bien mediante la elaboración de una lista de posibles candidatos en el marco del procedimiento contemplado en el artículo 136, apartado 1, letra a).
3. En el procedimiento negociado, los órganos de contratación consultarán a los licitadores de su elección que satisfagan los criterios de selección establecidos en el artículo 146, a efectos de negociar las condiciones de sus ofertas con uno o más licitadores.
En los procedimientos negociados, tras el anuncio de contrato a que se hace referencia en el artículo 135, los órganos de contratación invitarán simultáneamente y por escrito a negociar a los candidatos seleccionados.
4. Los concursos son procedimientos mediante los cuales el órgano de contratación tiene la posibilidad de adquirir, principalmente en el campo de la arquitectura, la ingeniería o el tratamiento de datos, un plan o un diseño propuesto por un jurado tras apertura a la competencia, con o sin concesión de premios.
Artículo 128
Número de candidatos en los procedimientos restringidos o negociados
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. En el procedimiento restringido y en los procedimientos contemplados en el artículo 136, apartado 1, letras a) y b), el número de candidatos invitados a presentar una oferta no podrá ser inferior a cinco, siempre y cuando haya un número suficiente de candidatos que cumplan los criterios de selección.
El órgano de contratación podrá establecer, además, un número máximo de candidatos, en función del objeto del contrato y de criterios de selección objetivos y no discriminatorios. En tales casos, en el anuncio de contrato o en la convocatoria de manifestación de interés a que se refieren los artículos 123 y 124 se indicará el número mínimo y máximo de candidatos y los criterios exigidos.
En todo caso, el número de candidatos admitidos a licitar deberá ser suficiente para garantizar una competencia real.
2. En el procedimiento negociado y tras un diálogo competitivo, el número de candidatos invitados a negociar o a licitar no podrá ser inferior a tres, siempre y cuando haya un número suficiente de candidatos que cumplan los criterios de selección.
En todo caso, el número de candidatos admitidos a licitar deberá ser suficiente para garantizar una competencia real.
Las disposiciones de los párrafos primero y segundo no serán de aplicación:
a)
a los contratos de muy escasa cuantía contemplados en el artículo 137, apartado 2;
b)
a los contratos de servicios jurídicos según la nomenclatura CPV;
c)
a los contratos declarados secretos contemplados en el artículo 134, apartado 1, letra j).
3. Cuando el número de candidatos que satisfagan los criterios de selección y los niveles mínimos sean inferiores al número mínimo especificado en los apartados 1 y 2, el órgano de contratación podrá proseguir el procedimiento invitando al candidato o candidatos que reúnan las capacidades exigidas. Sin embargo, no podrá incluir a otros operadores económicos que no hubieran sido invitados inicialmente a participar en el procedimiento o a candidatos que no reúnan las capacidades requeridas.
Artículo 129
Desarrollo de los procedimientos negociados
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
Los órganos de contratación negociarán con los licitadores las ofertas presentadas por estos para adaptarlas a las exigencias indicadas en el anuncio de contrato a que se refiere el artículo 123 o en el pliego de condiciones y en los documentos complementarios eventuales, a efectos de hallar la oferta económicamente más ventajosa.
Durante la negociación, los órganos de contratación garantizarán la igualdad de trato de todos los licitadores.
Cuando los órganos de contratación tengan la posibilidad de adjudicar los contratos mediante un procedimiento negociado previa publicación de un anuncio de contrato con arreglo al artículo 135, podrán establecer que el procedimiento negociado se desarrolle en fases sucesivas, al objeto de reducir el número de ofertas a negociar sobre la base de los criterios de adjudicación indicados en el anuncio de contrato o en el pliego de condiciones. En el anuncio de contrato o en el pliego de condiciones habrá de indicarse que va a recurrirse a esta posibilidad.
Artículo 130
Concursos
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. Las normas de organización de un concurso se comunicarán a las personas interesadas en participar en él.
El número de candidatos invitados a participar deberá ser suficiente para garantizar una competencia real.
2. El jurado será nombrado por el ordenador competente. Estará compuesto exclusivamente por personas físicas, independientes de los participantes en el concurso. Cuando para participar en el concurso se requiera una cualificación profesional específica, la tercera parte de los miembros del jurado, como mínimo, deberá tener la misma cualificación o una cualificación equivalente.
El jurado gozará de autonomía en sus dictámenes. Estos serán adoptados a la vista de los proyectos presentados anónimamente por los candidatos en función exclusivamente de los criterios indicados en el anuncio de concurso.
3. El jurado consignará en un acta firmada por sus miembros sus propuestas, basadas en los méritos de cada proyecto, y sus observaciones.
El anonimato de los candidatos se mantendrá mientras el jurado no hubiera dictaminado.
Los candidatos podrán ser invitados por el jurado a responder a las cuestiones inscritas en el acta a fin de clarificar un proyecto. Se levantará acta completa del diálogo correspondiente.
4. El órgano de contratación tomará a continuación una decisión en la que se recoja el nombre y dirección del candidato seleccionado y los motivos de tal elección en relación con los criterios anunciados previamente en el anuncio de concurso, especialmente si se aparta de las propuestas formuladas en el dictamen del jurado.
Artículo 131
Sistema dinámico de adquisición
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. El sistema dinámico de adquisición es un proceso de adquisición enteramente electrónico para compras de uso corriente, abierto durante toda su duración a cualquier operador económico que cumpla los criterios de selección y haya presentado una oferta orientativa que se ajuste al pliego de condiciones y, en su caso, a los documentos complementarios. Las ofertas orientativas podrán mejorarse en cualquier momento, siempre que sigan siendo conformes al pliego de condiciones.
2. A efectos de la instauración del sistema dinámico de adquisición, los órganos de contratación publicarán un anuncio de contrato, en el que se precise que se está usando un sistema dinámico de adquisición y en el que se incluya una referencia a la dirección internet en la que pueden consultarse, libre, directa y completamente, el pliego de condiciones y cualquier otro documento complementario desde la publicación del anuncio hasta la expiración del sistema.
Los órganos de contratación indicarán en el pliego de condiciones, entre otras cosas, la naturaleza de las compras previstas que son objeto del sistema dinámico de adquisición en cuestión, así como cualesquiera otros datos imprescindibles en relación con el mismo, el equipamiento electrónico utilizado y las modalidades y especificaciones técnicas de conexión.
3. Los órganos de contratación ofrecerán la posibilidad a todo operador económico, durante toda la duración del sistema dinámico de adquisición, de presentar una oferta orientativa con miras a ser admitido en el sistema en las condiciones contempladas en el apartado 1. Llevarán a cabo la evaluación en un plazo máximo de 15 días a partir de la presentación de la oferta orientativa. No obstante, podrán prorrogar el período de evaluación, siempre y cuando no se produzca entretanto una invitación a presentar ofertas.
El órgano de contratación informará a los licitadores, en el menor plazo posible, de su admisión en el sistema dinámico de adquisición o de la desestimación de su oferta.
4. Todos y cada uno de los contratos específicos será objeto de una invitación a presentar ofertas. Antes de proceder a esta, los órganos de contratación publicarán un anuncio de contrato simplificado, en el que se invite a todos los operadores económicos interesados a presentar una oferta orientativa, en un plazo que no podrá ser inferior a 15 días a partir de la fecha de envío del referido anuncio simplificado. Los órganos de contratación no procederán a la licitación propiamente dicha hasta que hayan completado la evaluación de todas las ofertas orientativas presentadas en el citado plazo.
Los órganos de contratación invitarán a continuación a todos los licitadores admitidos en el sistema a presentar una oferta en un plazo razonable. Adjudicarán el contrato al licitador que hubiere presentado la oferta económicamente más ventajosa en función de los criterios de adjudicación recogidos en el anuncio de contrato para la instauración del sistema dinámico de adquisición. Estos criterios podrán precisarse, en su caso, en la invitación a presentar ofertas.
5. La duración de un sistema dinámico de adquisición no podrá ser superior a cuatro años, salvo en casos excepcionales debidamente justificados.
Los órganos de contratación no podrán recurrir a este sistema de modo tal que se impida, restrinja o falsee la competencia.
No se podrá cobrar carga alguna ni a los operadores económicos interesados ni a las partes en el sistema.
Artículo 132
Diálogo competitivo
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. En caso de que un contrato sea especialmente complejo, el órgano de contratación, en la medida en que estime que el recurso directo al procedimiento abierto o a las modalidades existentes del procedimiento restringido no permitirán adjudicar el contrato a la oferta económicamente más ventajosa, podrá recurrir al diálogo competitivo contemplado en el artículo 29 de la Directiva 2004/18/CE.
Un contrato es considerado «especialmente complejo» en aquellos casos en que el órgano de contratación no está objetivamente en condiciones de definir los medios técnicos que garanticen las necesidades u objetivos del proyecto ni de establecer la estructura jurídica o financiera del mismo.
2. Los órganos de contratación publicarán un anuncio de contrato en el que se recojan sus necesidades y exigencias, definiéndolas en el propio anuncio y/o en un documento descriptivo.
3. Los órganos de contratación entablarán un diálogo con los candidatos que satisfagan los criterios de selección contemplados en el artículo 146, a efectos de determinar y definir los medios que puedan satisfacer mejor sus necesidades.
Durante el diálogo, los órganos de contratación garantizarán la igualdad de trato de todos los licitadores, así como la confidencialidad de las soluciones propuestas o de cualquier otra información comunicada por un candidato participante en el diálogo, salvo que este decidiera lo contrario.
Los órganos de contratación podrán disponer que el procedimiento se desarrolle en fases sucesivas con el fin de reducir el número de soluciones que deben discutirse en la fase del diálogo, aplicando los criterios de adjudicación indicados en el anuncio de contrato o en el documento descriptivo, si en estos se prevé tal posibilidad.
4. Los órganos de contratación, tras haber informado a los participantes de la conclusión del diálogo, les invitarán a presentar sus respectivas ofertas definitivas sobre la base de la solución o soluciones presentadas y especificadas durante el diálogo. Dichas ofertas deberán incluir todos los elementos requeridos y necesarios para la realización del proyecto.
A petición del órgano de contratación, estas ofertas podrán clarificarse, precisarse y perfeccionarse, siempre y cuando ello no tenga por efecto la modificación de elementos sustanciales de la oferta o de la invitación a presentar ofertas cuya variación pudiera falsear la competencia o acarrear efectos discriminatorios.
Si así lo pide el órgano de contratación, el licitador que hubiere presentado la oferta económicamente más ventajosa tendrá que clarificar aspectos de su oferta o que confirmar los compromisos asumidos en la misma, siempre y cuando ello no tenga por efecto modificar elementos sustanciales de la oferta o de la licitación, falsear la competencia ni acarrear efectos discriminatorios.
5. Los órganos de contratación podrán fijar primas o pagos a los participantes en el diálogo.
Artículo 133
Procedimiento conjunto de contratación pública
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
En el caso de un procedimiento conjunto de contratación pública entre una institución y el órgano de contratación de uno o más Estados miembros, Estados de la AELC o países candidatos a la Unión, se aplicarán las disposiciones procedimentales aplicables a la institución.
Cuando la parte correspondiente o gestionada por el órgano de contratación de un Estado miembro en el valor estimado total del contrato sea igual o superior al 50 % o en otros casos debidamente justificados, la institución podrá decidir la aplicación de las normas procedimentales propias del órgano de contratación de un Estado miembro, siempre que las mismas puedan considerarse equivalentes a las de la institución.
La institución y el órgano de contratación del Estado miembro, el Estado AELC o el país candidato a la Unión concernido por el procedimiento conjunto de contratación pública acordarán en especial las modalidades prácticas para la evaluación de las peticiones de participación o las licitaciones, la adjudicación del contrato, la ley aplicable al mismo y la jurisdicción contenciosa competente.
Artículo 134
Recurso a los procedimientos negociados sin publicación previa de un anuncio de contrato
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. Los órganos de contratación podrán recurrir a un procedimiento negociado, sin publicación previa de un anuncio de contrato, con independencia de la cuantía del contrato, en los siguientes casos:
a)
cuando no se hubiere recibido ninguna oferta, o ninguna oferta adecuada, o ninguna solicitud de participar en un procedimiento abierto o restringido, previo cierre del procedimiento inicial, siempre y cuando no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato especificadas en los documentos de licitación contemplados en el artículo 138;
b)
en los contratos cuya ejecución deba encomendarse, por razones de especificidad técnica, artística o por razones de protección de derechos exclusivos, a un operador económico determinado;
c)
en los casos estrictamente necesarios, cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imprevisibles no imputables al órgano de contratación, no puedan cumplirse los plazos fijados para los demás procedimientos y fijados en los artículos 152, 153 y 154;
d)
cuando un contrato de servicios sea consecuencia de un concurso y deba adjudicarse, de acuerdo con las normas aplicables, al ganador o a uno de los ganadores del concurso; en este último caso, todos los ganadores del concurso serán invitados a participar en las negociaciones;
e)
en el supuesto de servicios y obras complementarios que, aun no figurando en el proyecto inicialmente previsto ni en el contrato inicial, se han hecho necesarios, por circunstancias imprevistas, para la ejecución de los servicios o las obras, en las condiciones contempladas en el apartado 2;
f)
en el caso de nuevos servicios u obras consistentes en la repetición de servicios o de obras similares encomendados al operador económico al que fue adjudicado el contrato inicial por el mismo órgano de contratación, siempre y cuando tales servicios u obras se ajusten a un proyecto de base y este proyecto haya sido objeto de un contrato inicial adjudicado por procedimiento abierto o restringido en las condiciones contempladas en el apartado 3;
g)
en los contratos de suministros:
i)
en caso de entregas complementarias destinadas sea a la renovación parcial de suministros o instalaciones de uso corriente, sea a la ampliación de suministros o instalaciones existentes, cuando el cambio de proveedor obligaría al órgano de contratación a adquirir un material diferente que podría acarrear incompatibilidades o dificultades técnicas de utilización y mantenimiento desproporcionadas; la duración de tales contratos no podrá ser superior a tres años,
ii)
cuando los productos se fabriquen solamente con fines de investigación, experimentación, estudio o desarrollo, con exclusión de las pruebas de viabilidad comercial y de la producción a gran escala con el fin de amortizar los gastos de investigación y desarrollo,
iii)
en caso de suministros que se cotizan y compran en una bolsa de materias primas,
iv)
en caso de adquisición, en condiciones especialmente ventajosas, a proveedores que cesen definitivamente sus actividades comerciales o a administradores o liquidadores de una quiebra, un concurso de acreedores o un procedimiento similar según el Derecho nacional;
h)
en los contratos inmobiliarios, tras prospección del mercado local;
i)
en los contratos de servicios jurídicos según la nomenclatura CPV, siempre que dichos contratos sean objeto de una adecuada publicidad;
j)
en los contratos que sean declarados secretos por la institución o las autoridades en que esta delegue, o en los contratos cuya ejecución requiera especiales medidas de seguridad, de acuerdo con las disposiciones administrativas vigentes, o cuando así lo exija la protección de los intereses esenciales de la Unión.
2. En el caso de los servicios y obras complementarios contemplados en el apartado 1, letra e), los órganos de contratación podrán recurrir al procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de contrato siempre que la adjudicación se atribuya al contratista que ejecuta el contrato en cualquiera de los casos siguientes:
a)
cuando tales contratos complementarios no puedan separarse, ni técnica ni económicamente, del contrato principal sin ocasionar graves inconvenientes al órgano de contratación;
b)
cuando dichos servicios u obras, aunque se puedan separar de la ejecución del contrato inicial, sean estrictamente necesarios para su finalización.
La cuantía acumulada de los contratos complementarios no deberá superar el 50 % de la cuantía del contrato inicial.
3. En los supuestos contemplados en el apartado 1, letra f), del presente artículo, la posibilidad de recurrir al procedimiento negociado se indicará desde la apertura a la competencia de la primera operación, y para calcular los límites contemplados en el artículo 170, apartado 1, se tendrá en cuenta el importe total estimado para los servicios o las obras posteriores. A este procedimiento solo podrá recurrirse durante la ejecución del contrato inicial y, a más tardar, en los tres años siguientes a su firma.
Artículo 135
Recurso a los procedimientos negociados con publicación previa de un anuncio de contrato
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. Los órganos de contratación podrán recurrir a un procedimiento negociado, previa publicación de un anuncio de contrato, con independencia de la cuantía del contrato, en los siguientes casos:
a)
cuando, al cierre de un procedimiento abierto o restringido o de un diálogo competitivo, las ofertas presentadas sean irregulares o inaceptables respecto de los criterios de selección o adjudicación, siempre y cuando no se hayan modificado sustancialmente las condiciones iniciales del contrato especificadas en los documentos de licitación contemplados en el artículo 138, sin perjuicio de la aplicación del apartado 2 del presente artículo;
b)
en casos excepcionales, cuando se trate de contratos de obras, suministros o servicios cuyo precio total no pueda ser fijado con antelación por el licitador debido a su naturaleza o a los riesgos que conllevan;
c)
cuando la naturaleza del servicio que se deba a prestar, en particular en el caso de los servicios financieros y las prestaciones intelectuales, sea tal que no puedan establecerse con precisión suficiente las características específicas del contrato para poder adjudicarlo por selección de la mejor oferta de acuerdo con las normas reguladoras de los procedimientos abiertos o restringidos;
d)
cuando en los contratos de obras estas se realicen únicamente con fines de investigación, experimentación o desarrollo, y no con la finalidad de conseguir una rentabilidad o de recuperar los gastos de investigación y desarrollo;
e)
en los contratos de servicios contemplados en el anexo II B de la Directiva 2004/18/CE, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 134, apartado 1, letras i) y j), y apartado 2, del presente Reglamento;
f)
en los servicios de investigación y de desarrollo distintos de aquellos cuyos beneficios pertenezcan exclusivamente al órgano de contratación para su utilización en el ejercicio de su propia actividad, siempre que el órgano de contratación remunere totalmente la prestación del servicio;
g)
en los contratos de servicio cuyo objeto sea la compra, el desarrollo, la producción o la coproducción de programas destinados a la radiodifusión, por parte de los organismos de radiodifusión, y los contratos relativos al tiempo de radiodifusión.
2. En los supuestos contemplados en el apartado 1, letra a), los órganos de contratación podrán abstenerse de publicar un anuncio de contrato si incluyen en el procedimiento negociado a todos los licitadores y únicamente a los licitadores que, cumpliendo los criterios de selección hubieran presentado, en el procedimiento anterior, ofertas conformes con los requisitos formales del procedimiento de adjudicación.
Artículo 136
Procedimiento de convocatoria de manifestación de interés
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. Para los contratos de cuantía no superior a la contemplada en el artículo 170, apartado 1, y sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 134 y 135, los órganos de contratación podrán recurrir a una convocatoria de manifestación de interés:
a)
bien para preseleccionar a los candidatos que serán invitados a presentar ofertas en futuros procedimientos de licitación restringidos;
b)
bien para constituir una lista de vendedores que serán invitados a presentar solicitudes de participación u ofertas.
2. La lista confeccionada tras una convocatoria de manifestación de interés será válida durante los plazos siguientes:
a)
un máximo de tres años a partir de la fecha de envío a la Oficina de Publicaciones del anuncio contemplado en el artículo 124, apartado 1, letra a), en el caso contemplado en el apartado 1, letra a), del presente artículo;
b)
un máximo de cinco años a partir de la fecha de envío a la Oficina de Publicaciones del anuncio contemplado en el artículo 124, apartado 1, letra a), en el caso de la lista de vendedores a que se refiere el apartado 1, letra b), del presente artículo.
La lista a que se refiere el párrafo primero podrá incluir sublistas.
Cualquier persona interesada podrá presentar su solicitud en todo momento dentro del período de validez de la lista, salvo en los tres últimos meses de dicho período.
3. Cuando se vaya a adjudicar un contrato, el órgano de contratación invitará a todos los candidatos o vendedores inscritos en la lista o sublista pertinente a:
a)
presentar una oferta, en el caso contemplado en el apartado 1, letra a), o
b)
presentar, en el caso de la lista contemplada en el apartado 1, letra b):
i)
bien ofertas que incluyan documentos relativos a los criterios de selección y exclusión,
ii)
bien documentos relativos a los criterios de selección y exclusión y, en una segunda fase, ofertas, para aquellas que cumplan tales criterios.
Artículo 137
Contratos de escasa cuantía
(artículo 104 del Reglamento Financiero)
1. Los contratos de escasa cuantía que no excedan de 60 000 EUR podrán adjudicarse mediante procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de contrato, previa consulta de al menos tres candidatos.
Si, tras la consulta de los candidatos, el órgano de contratación recibe solamente una oferta que sea administrativa y técnicamente válida, el contrato podrá adjudicarse a condición de que se cumplan los criterios de adjudicación.
2. Los contratos de muy escasa cuantía que no excedan de 15 000 EUR podrán ser adjudicados sobre la base de una sola oferta previo procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de contrato.
3. Los pagos de una cuantía no superior a 1 000 EUR relacionados con elementos de gasto podrán efectuarse a modo de reembolso de factura, sin aceptación previa de una oferta.
Artículo 138
Documentos de licitación
(artículo 105 del Reglamento Financiero)
1. Los documentos de licitación incluirán al menos:
a)
la invitación a licitar, a negociar o a participar en el diálogo en el marco del procedimiento contemplado en el artículo 132;
b)
el pliego de condiciones adjunto a dicha invitación o, en el supuesto del diálogo competitivo contemplado en el artículo 132, un documento en el que se describan las necesidades y exigencias del órgano de contratación, o la referencia a la dirección internet en que pueden ser consultados;
c)
el proyecto de contrato, basado en el modelo de contrato.
La letra c) del párrafo primero no se aplicará a aquellos casos en que, por circunstancias excepcionales y debidamente justificadas, no pueda utilizarse el modelo de contrato.
Los documentos de licitación incluirán una referencia a las normas de publicidad adoptadas en cumplimiento de los artículos 123 a 126.
2. En la invitación a licitar, a negociar o a participar en el diálogo se precisará al menos:
a)
las normas que rigen la entrega y la presentación de las ofertas, en particular la fecha y hora límites, cualquier requisito relativo al uso de un modelo de impreso de respuesta, los documentos que deben adjuntarse, incluidos los documentos acreditativos de la capacidad económica, financiera, profesional y técnica a que se refiere el artículo 146, si no se precisan en el anuncio de contrato, así como la dirección a la que deben remitirse;
b)
que la presentación de una oferta implica la aceptación del correspondiente pliego de condiciones a que se refiere el apartado 1, y que tal presentación vinculará al licitador durante la ejecución del contrato, si se convierte en adjudicatario del mismo;
c)
el período de validez de las ofertas, durante el cual el licitador estará obligado a mantener todas las condiciones de su oferta;
d)
la prohibición de cualquier tipo de comunicación entre el órgano de contratación y el licitador durante el desarrollo del procedimiento, salvo con carácter excepcional, en las condiciones previstas en el artículo 160, así como, si está prevista una visita in situ, las condiciones concretas de esta;
e)
en caso de diálogo competitivo, la fecha fijada y la dirección para el inicio de la fase de consulta.
3. En el pliego de condiciones se precisarán al menos:
a)
los criterios de selección y exclusión aplicables al contrato, salvo si se trata de un diálogo competitivo, un procedimiento restringido y un procedimiento negociado con publicación previa del anuncio contemplado en el artículo 135; en tales casos, los criterios figurarán únicamente en el anuncio de contrato o en la convocatoria de manifestación de interés;
b)
los criterios de adjudicación del contrato y la ponderación relativa de los mismos o, en su caso, el orden decreciente de importancia de estos criterios si no figura en el anuncio de contrato;
c)
las especificaciones técnicas contempladas en el artículo 139;
d)
las exigencias mínimas a que deben atenerse las variantes en los procedimientos de adjudicación a que se refiere el artículo 149, apartado 2, en virtud de los cuales el contrato se adjudica a la oferta económicamente más ventajosa, siempre que el órgano de contratación hubiera indicado en el anuncio de contrato la autorización de variantes;
e)
la aplicación del Protocolo sobre los privilegios e inmunidades de la Unión Europea o, en su caso, de la Convención de Viena sobre las relaciones diplomáticas o las relaciones consulares;
f)
las modalidades de prueba de acceso a los contratos, en las condiciones previstas en el artículo 172;
g)
en los sistemas dinámicos de adquisición a que se refiere el artículo 131, la naturaleza de las compras previstas, así como toda la información necesaria sobre el sistema de adquisición, el equipamiento electrónico utilizado y los dispositivos y especificaciones técnicas de conexión.
4. En el modelo de contrato se precisarán, en particular:
a)
los daños liquidados en caso de incumplimiento de sus cláusulas;
b)
los epígrafes que deben incluir las facturas o los justificantes de las mismas, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 102;
c)
que, cuando el órgano de contratación sean las instituciones, la legislación aplicable al contrato será la legislación de la Unión, completada, en su caso, por la legislación nacional especificada en el contrato;
d)
la jurisdicción contenciosa competente.
A efectos de la letra c) del párrafo primero del presente apartado, en el caso de los contratos a que se refiere el artículo 121, apartado 1, el proyecto de contrato solo podrá remitir al Derecho nacional.
5. Los órganos de contratación podrán recabar del licitador información sobre la parte del contrato que tenga intención de subcontratar a terceros y sobre la identidad de los subcontratistas. Junto a la información a que se hace referencia en el artículo 143, el órgano de contratación podrá solicitar asimismo que el candidato o licitador presente información sobre la capacidad financiera, económica, técnica y profesional del subcontratista previsto, tal como se contempla en los artículos 146, 147 y 148, en especial en los casos en que la subcontratación represente una parte significativa del contrato.
Artículo 139
Especificaciones técnicas
(artículo 105 del Reglamento Financiero)
1. Las especificaciones técnicas permitirán a candidatos y licitadores concurrir en igualdad de condiciones, sin que puedan tener por efecto crear obstáculos injustificados a dicha competencia.
Las especificaciones técnicas definirán las características exigidas a un producto, servicio, material u obra en relación con el uso a que el órgano de contratación los destina.
2. Las características a que hace referencia el apartado 1 incluirán:
a)
los niveles de calidad;
b)
la repercusión medioambiental;
c)
siempre que sea posible, los criterios de accesibilidad para las personas con discapacidad o de diseño para todos los usuarios;
d)
los niveles y procedimientos de evaluación de la conformidad;
e)
su adecuación al uso previsto;
f)
la seguridad o las dimensiones, incluidas las prescripciones aplicables a los suministros para la denominación de venta y el manual de instrucciones y, para todos los contratos, la terminología, los símbolos, los ensayos y métodos de ensayo, el embalaje, el marcado y etiquetado, y los procedimientos y métodos de fabricación;
g)
en el caso de contratos de obras, los procedimientos relativos a la garantía de la calidad y las normas de concepción y cálculo de las obras, las condiciones de prueba, control y recepción de las obras y las técnicas o métodos de construcción y cualquier otra condición de carácter técnico que el órgano de contratación pueda prescribir, por vía reglamentaria específica o general, en lo referente a las obras terminadas y a los materiales o elementos constitutivos de estas.
3. Las especificaciones técnicas deberán formularse de alguna de las siguientes maneras:
a)
por referencia a normas europeas, a homologaciones técnicas europeas o especificaciones técnicas comunes, si existen, a normas internacionales, a otros sistemas de referencias técnicas establecidos por los organismos europeos de normalización o, en su defecto, a sus equivalentes nacionales; cada referencia irá acompañada de la expresión «o equivalente»;
b)
en términos de resultados o exigencias funcionales, que pueden incluir características medioambientales y que deben ser suficientemente precisas para que a los licitadores les sea posible determinar el objeto del contrato y a los órganos de contratación proceder a la adjudicación del mismo;
c)
utilizando conjuntamente ambos procedimientos.
4. Cuando los órganos de contratación recurran a la posibilidad de referirse a las especificaciones contempladas en el apartado 3, letra a), no podrán rechazar una oferta basándose en su disconformidad con dichas especificaciones si el licitador o candidato prueba, a entera satisfacción del órgano de contratación, por cualquier medio adecuado, que su oferta responde de modo equivalente a las exigencias requeridas.
Por medio adecuado podrá entenderse un expediente técnico del fabricante o un informe de prueba de un organismo reconocido.
5. Cuando los órganos de contratación recurran a la posibilidad, contemplada en el apartado 3, letra b), de prescribir especificaciones en términos de resultados o de exigencias funcionales, no podrán rechazar una oferta que sea conforme a una norma nacional por la que se transponga una norma europea, a una homologación técnica europeo o a especificaciones técnicas comunes, a una norma internacional o a sistemas de referencia técnica elaborados por organismos europeo de normalización, si tales especificaciones guardan relación con los resultados o las exigencias funcionales requeridas.
El licitador deberá probar, a entera satisfacción del órgano de contratación y por cualquier medio adecuado, que su oferta responde a los resultados o exigencias funcionales fijados por el órgano de contratación. Por medio adecuado podrá entenderse un expediente técnico del fabricante o un informe de prueba de un organismo reconocido.
6. Los órganos de contratación podrán utilizar, cuando prescriban características medioambientales en términos de resultados o exigencias funcionales, especificaciones detalladas o, en su caso, partes de estas, tal y como son definidas por las etiquetas ecológicas europeas, plurianuales o nacionales, o por cualquier otra etiqueta ecológica, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
a)
las especificaciones utilizadas son adecuadas para definir las características de los suministros o servicios objeto del contrato;
b)
las exigencias en relación con la etiqueta son definidas sobre la base de datos científicos;
c)
las etiquetas ecológicas son adoptadas utilizando un procedimiento en el que pueden participar todas las partes interesadas, como organismos gubernamentales, consumidores, fabricantes, distribuidores y organizaciones medioambientales;
d)
las etiquetas ecológicas son accesibles a todas las partes interesadas.
7. Los órganos de contratación podrán indicar que los productos o servicios provistos de la etiqueta ecológica satisfacen presuntamente las especificaciones técnicas definidas en la documentación contractual. Admitirán cualquier otro medio de prueba adecuado, como un expediente técnico del fabricante o un informe de prueba de un organismo reconocido. A efectos de los apartados 4, 5 y 6, son organismos reconocidos los laboratorios de ensayo o calibración y los organismos de inspección y de certificación que cumplen las normas europeas aplicables.
8. Salvo en casos excepcionales debidamente justificados por el objeto del contrato, dichas especificaciones no podrán referirse a una fabricación o procedencia determinada ni a una obtención según métodos particulares, ni tampoco a una marca, una patente, un tipo, un origen o una producción determinados que tuvieran por efecto favorecer o eliminar determinados productos o a determinados operadores económicos.
En los casos en que sea imposible definir con suficiente precisión o inteligibilidad el objeto del contrato, a la referencia se añadirá la expresión «o equivalente».
Artículo 140
Revisión del precio
(artículo 105 del Reglamento Financiero)
1. En los documentos de licitación se determinará claramente si el precio de la oferta debe ser firme y no revisable.
2. En caso contrario, en tales documentos deberán determinarse las condiciones y/o fórmulas para la revisión del precio durante el período de vigencia del contrato. El órgano de contratación tomará entonces en especial consideración:
a)
el objeto del procedimiento de contratación pública y la coyuntura económica en la que se produce;
b)
la naturaleza y duración de las tareas y del contrato;
c)
sus intereses financieros.
Artículo 141
Actividades ilegales motivo de exclusión
(artículo 106 del Reglamento Financiero)
Los casos a que se refiere el artículo 106, apartado 1, letra e), del Reglamento Financiero incluirán todas las actividades ilegales que vayan en detrimento de los intereses financieros de la Unión Europea, en particular las siguientes:
a)
los casos de fraude contemplados en el artículo 1 del Convenio relativo a la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas establecido por acto del Consejo de 26 de julio de 1995 (12);
b)
los casos de corrupción contemplados en el artículo 3 del Convenio relativo a la lucha contra los actos de corrupción en los que estén implicados funcionarios de las Comunidades Europeas o de los Estados miembros de la Unión Europea, establecido por acto del Consejo de 26 de mayo de 1997 (13);
c)
los casos de participación en una organización delictiva, según la definición del artículo 2 de la Decisión Marco 2008/841/JAI del Consejo (14);
d)
los casos de blanqueo de capitales, según la definición del artículo 1 de la Directiva 2005/60/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (15);
e)
los casos de delitos terroristas, delitos ligados a actividades terroristas, así como la inducción, la complicidad, la autoría intelectual o la tentativa en la comisión de tales delitos, tal como se definen en los artículos 1, 3 y 4 de la Decisión Marco 2002/475/JAI del Consejo (16).
Artículo 142
Aplicación de los criterios de exclusión y duración de la exclusión
(artículos 106, 107, 108 y 109 del Reglamento Financiero)
1. Para determinar la duración de la exclusión y garantizar el cumplimiento del principio de proporcionalidad, la institución responsable tendrá en cuenta, en particular, la gravedad de los hechos, incluidas las repercusiones en los intereses financieros y la imagen de la Unión y el tiempo transcurrido, la duración y reiteración de la infracción y la intención o el grado de negligencia de la entidad en cuestión y las medidas tomadas por esta entidad para poner remedio a la situación.
Al fijar el período de exclusión, la institución responsable dará al candidato o licitador en cuestión la oportunidad de formular observaciones.
En los casos en que la duración del período de exclusión venga determinada, de conformidad con la ley aplicable, por las autoridades o los organismos mencionados en el artículo 108, apartados 2 y 3, del Reglamento Financiero, la Comisión aplicará esta duración hasta su máximo establecido en el artículo 106, apartado 4, del Reglamento Financiero. El período contemplado en el artículo 106, apartado 4, del Reglamento Financiero se fija en un máximo de cinco años, calculados a partir de las siguientes fechas:
a)
a partir de la fecha de la sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, en los casos mencionados en el artículo 106, apartado 1, letras b) y e), del Reglamento Financiero;
b)
la fecha en la que se cometió la infracción o, en el caso de infracciones continuadas o repetidas, la fecha en la que cesó la infracción, en los casos contemplados en el artículo 106, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero cuando la falta ataña a contratos con la institución afectada.
A efectos del párrafo tercero, letra b), si la falta profesional grave hubiera sido establecida por una decisión de una autoridad pública o de una organización internacional, prevalecerá la fecha de la decisión.
El período de exclusión podrá ampliarse a diez años en caso de reincidencia en la infracción en los cinco años siguientes a la fecha mencionada en el párrafo tercero, letras a) y b), sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 1.
2. Los candidatos y los licitadores quedarán excluidos de los procedimientos de contratación pública y de subvención mientras se hallen incursos en alguna de las situaciones mencionadas en el artículo 106, apartado 1, letras a) y d), del Reglamento Financiero.
Artículo 143
Pruebas
(artículos 106 y 107 del Reglamento Financiero)
1. Los candidatos y licitadores presentarán una declaración por su honor, debidamente fechada y firmada, en la que declaren que no se hallan incursos en ninguna de las situaciones mencionadas en los artículos 106 y 107 del Reglamento Financiero.
Sin embargo, en caso de procedimiento restringido, diálogo competitivo y procedimiento negociado previa publicación de un anuncio de contrato, siempre que el órgano de contratación limite el número de candidatos que vayan a ser invitados a negociar o a presentar una oferta, todos los candidatos presentarán los certificados contemplados en el apartado 3.
El órgano de contratación, en función de la valoración de riesgos que efectúe, podrá abstenerse de exigir la declaración contemplada en el párrafo primero, en el caso de los contratos a que se refiere el artículo 137, apartado 2. No obstante, para los contratos contemplados en el artículo 265, apartado 1, en el artículo 267, apartado 1, y en el artículo 269, apartado 1, el órgano de contratación podrá abstenerse de exigir tal declaración para aquellos contratos de cuantía igual o inferior a 20 000 EUR.
2. Los licitadores a quienes se adjudique el contrato deberán facilitar, dentro del plazo que determine el órgano de contratación y antes de la firma del contrato, la prueba contemplada en el apartado 3 del presente artículo, que confirme la declaración a que se refiere el apartado 1 del presente artículo en los siguientes casos:
a)
en caso de contratos adjudicados por las instituciones por su propia cuenta, de cuantía igual o superior a los límites mencionados en el artículo 170, apartado 1;
b)
en caso de contratos en el ámbito de las acciones exteriores, de cuantía igual o superior a los límites establecidos en el artículo 265, apartado 1, letra a), en el artículo 267, apartado 1, letra a), o en el artículo 269, apartado 1, letra a).
En el caso de contratos de cuantía inferior a los límites contemplados en el párrafo primero, letras a) y b), del presente apartado, el órgano de contratación podrá pedir al licitador al que vaya a adjudicarse el contrato, si tiene dudas sobre si este se halla incurso en alguna de las situaciones de exclusión, que facilite la prueba contemplada en el apartado 3.
3. El órgano de contratación admitirá como prueba bastante de que el candidato o licitador a quien vaya a adjudicarse el contrato no se halla incurso en ninguna de las situaciones descritas en el artículo 106, apartado 1, letras a), b) o e), del Reglamento Financiero, la presentación de un certificado reciente de antecedentes penales o, en su defecto, de un documento equivalente reciente expedido por instancias judiciales o administrativas del país de origen o de procedencia, en el que se acredite que se cumple con tales requisitos. El órgano de contratación admitirá, como prueba bastante de que el candidato o licitador no se halla incurso en la situación descrita en el artículo 106, apartado 1, letras a) o d), del Reglamento Financiero, un certificado reciente expedido por las autoridades competentes del país de que se trate.
En el supuesto de que el documento o certificado contemplado en el apartado 1 del presente artículo no sea expedido en el país de que se trate o en los demás casos de exclusión contemplados en el artículo 106 del Reglamento Financiero, podrá hacer las veces del mismo una declaración jurada o, en su defecto, una declaración solemne hecha por la parte interesada ante una instancia administrativa o judicial, notario u organismo profesional cualificado de su país de origen o de procedencia.
4. Dependiendo de la legislación nacional del país en que esté establecido el candidato o licitador, los documentos contemplados en los apartados 1 y 3 se referirán a las personas físicas y/o jurídicas, en particular, si el órgano de contratación lo considera necesario, a los directores de empresa o a cualquier persona con poderes de representación, toma de decisiones o control en relación con el candidato o licitador.
5. En caso de dudas sobre si los candidatos o licitadores se hallan incursos en alguna situación de exclusión, los órganos de contratación podrán dirigirse directamente a las autoridades competentes a que se refiere el apartado 3, al objeto de recabar la información que consideren necesaria sobre dicha situación.
6. El órgano de contratación podrá no exigir a un candidato o a un licitador la obligación que los mismos tienen de presentar las pruebas documentales mencionadas en el apartado 3 si tales pruebas ya le han sido presentadas en el marco de otro procedimiento de contratación pública y a condición de que la fecha de expedición de los documentos no remonte a más de un año y de que sigan siendo válidos.
En tal caso, el candidato o licitador declarará por su honor que las pruebas documentales se han presentado ya en el marco de un procedimiento de contratación pública anterior y confirmará que no se ha producido ningún cambio en su situación.
7. Siempre que el órgano de contratación lo solicite, el candidato o licitador presentará una declaración por su honor de que el subcontratista previsto no se halla incurso en ninguna de las situaciones contempladas en los artículos 106 y 107 del Reglamento Financiero.
En caso de duda sobre esta declaración por el honor, el órgano de contratación solicitará las pruebas mencionadas en los apartados 3 y 4. Será de aplicación, en su caso, el apartado 5.
Artículo 144
Base de datos central
(artículo 108 del Reglamento Financiero)
1. Las instituciones, agencias ejecutivas y organismos contemplados en el artículo 108, apartado 1, del Reglamento Financiero remitirán a la Comisión, según el modelo establecido por esta, información detallada sobre las terceras personas que se hallen en alguna de las situaciones contempladas en los artículos 106, 107, 109, apartado 1, letra b), y 109, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero, y sobre los motivos y la duración del período de exclusión.
Transmitirán asimismo información acerca de las personas con poder de representación, de decisión o de control sobre las terceras partes que tienen el estatuto de personas jurídicas, cuando estas personas se hayan encontrado en alguna de las situaciones mencionadas en los artículos 106, 107, 109, apartado 1, letra b), y 109, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero.
Las autoridades y los organismos mencionados en el artículo 108, apartados 2 y 3, del Reglamento Financiero remitirán a la Comisión, según el modelo establecido por esta, información detallada sobre las terceras personas que se hallen en alguna de las situaciones contempladas en el artículo 106, apartado 1, letra e), del Reglamento Financiero, cuando su conducta hubiera perjudicado los intereses financieros de la Unión, y sobre las personas con poder de representación, de decisión o de control en relación con terceros que tienen el estatuto de personas jurídicas, como:
a)
el tipo de condena;
b)
cuando proceda, la duración de la exclusión de los procedimientos de contratación pública.
2. Las instituciones, agencias, autoridades y organismos mencionados en el apartado 1 designarán a las personas autorizadas a comunicar y recibir de la Comisión la información contenida en la base de datos.
En el caso de las instituciones, agencias, autoridades y organismos mencionados en el artículo 108, apartado 1, del Reglamento Financiero, las personas designadas comunicarán cuanto antes la información al contable de la Comisión, y solicitarán, cuando proceda, la introducción, modificación o supresión de los datos en la base.
En el caso de las autoridades y los organismos mencionados en el artículo 108, apartado 2, del Reglamento Financiero, las personas designadas comunicarán la información pertinente al ordenador de la Comisión responsable del programa o de la acción de que se trate, en el plazo de tres meses desde que se dictó la sentencia correspondiente.
Corresponde al contable de la Comisión introducir, modificar o suprimir datos de la base de datos. Facilitará mensualmente a las personas designadas, por medio de un protocolo seguro, los datos validados contenidos en la base de datos.
3. Las instituciones, agencias, autoridades y organismos a los que se refiere el apartado 1 certificarán ante la Comisión que la información por ellos comunicada se elaboró y transmitió de conformidad con los principios enunciados en el Reglamento (CE) no 45/2001 y en la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (17) relativos a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales.
Más concretamente, informarán de antemano a todas las terceras partes o personas contempladas en el apartado 1 que los datos que les conciernen podrían introducirse en la base de datos y ser comunicados por la Comisión a las personas designadas a que se refiere el apartado 2. Actualizarán, en su caso, la información transmitida, cuando se proceda a una corrección, supresión o modificación de los datos.
Cualquier parte registrada en la base de datos tendrá el derecho a ser informada sobre los datos registrados que le conciernen, previa solicitud al ordenador de la Comisión.
4. Los Estados miembros adoptarán todas las medidas apropiadas para ayudar a la Comisión a administrar la base de datos eficientemente, de conformidad con la Directiva 95/46/CE.
En los acuerdos con las autoridades de terceros países y con todos los organismos previstos en el artículo 108, apartados 2 y 3, del Reglamento Financiero se recogerán modalidades adecuadas, con el fin de garantizar el cumplimiento de estas disposiciones y de los principios relativos a la protección de datos de carácter personal.
Artículo 145
Sanciones administrativas y financieras
(artículos 109 y 131 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de la aplicación de las sanciones previstas en el contrato, los candidatos, licitadores y contratistas que hubieran hecho declaraciones falsas, hubieran cometido errores sustanciales, irregularidades o fraude, o hubieran infringido gravemente sus obligaciones contractuales, podrán ser excluidos de la concesión de contratos y subvenciones financiados por el presupuesto de la Unión por un período de tiempo máximo de cinco años a partir de la fecha del acta de constatación de la infracción, confirmada previo intercambio contradictorio con el candidato, el licitador o el contratista.
La exclusión podrá ser de hasta diez años en caso de reincidencia en los cinco años siguientes a la fecha contemplada en el párrafo primero.
2. A los licitadores o candidatos que hubieran hecho falsas declaraciones o hubieran cometido errores sustanciales, irregularidades o fraude se les podrán imponer, además, sanciones financieras por un importe de entre el 2 % y el 10 % de la cuantía total estimada del contrato en curso de adjudicación.
A los contratistas que infringieran gravemente sus obligaciones contractuales se les podrán imponer sanciones financieras por un importe de entre el 2 % y el 10 % de la cuantía del contrato en cuestión.
El porcentaje de la sanción podrá oscilar entre el 4 % y el 20 % en caso de reincidencia en los cinco años siguientes a la fecha contemplada en el apartado 1, párrafo primero.
3. La institución determinará las sanciones administrativas o financieras teniendo especialmente en cuenta los elementos mencionados en el artículo 142, apartado 1.
Artículo 146
Criterios de selección
(artículo 110, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. Los órganos de contratación establecerán criterios de selección claros y no discriminatorios.
2. Se aplicarán criterios de selección a todos los procedimientos de contratación pública con el fin de evaluar la capacidad financiera, económica, técnica y profesional del candidato o licitador.
El órgano de contratación podrá fijar niveles de capacidad mínimos por debajo de los cuales los candidatos no serán seleccionados.
3. Podrá solicitarse a los licitadores o candidatos que demuestren que están autorizados a ejecutar el contrato según su Derecho nacional respectivo, mediante la acreditación de su inscripción en un registro mercantil o profesional, declaración jurada o certificado, pertenencia a una organización específica, autorización expresa, inscripción en el registro del impuesto de valor añadido (en lo sucesivo, «el IVA»).
4. Los órganos de contratación precisarán, en el anuncio de contrato o en la convocatoria de manifestación de interés o en la invitación a licitar, las referencias que sirvan como prueba del estatuto y capacidad jurídica de los licitadores o candidatos.
5. La información solicitada por el órgano de contratación al efecto de probar la capacidad financiera, económica, técnica y profesional del candidato o licitador y los niveles de capacidad mínimos requeridos con arreglo al apartado 2 deberán ceñirse estrictamente al objeto del contrato y deberán tener en cuenta los intereses legítimos de los operadores económicos, especialmente en lo que se refiere a la protección de los secretos técnicos y comerciales de la empresa.
6. El órgano de contratación, en función de la valoración de riesgos que efectúe, podrá decidir no exigir la prueba de la capacidad financiera, económica, técnica y profesional de los candidatos o licitadores cuando se trate de los siguientes contratos:
a)
contratos adjudicados por las instituciones por su propia cuenta, de una cuantía no superior a la cuantía a que se refiere el artículo 137, apartado 1;
b)
contratos adjudicados en el ámbito de las acciones exteriores, de una cuantía inferior a los límites mencionados en el artículo 265, apartado 1, letra a), en el artículo 267, apartado 1, letra a), o en el artículo 269, apartado 1, letra a).
En el supuesto de que el órgano de contratación decida no exigir la prueba de la capacidad financiera, económica, técnica y profesional de los candidatos o licitadores, no se efectuará ningún pago de prefinanciación, a menos que se deposite una garantía financiera por un importe equivalente.
Artículo 147
Capacidad económica y financiera
(artículo 110, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. La capacidad económica y financiera podrá acreditarse, en particular, mediante uno o varios de los documentos siguientes:
a)
extractos bancaria adecuados o, cuando proceda, prueba de estar asegurado contra los riesgos profesionales pertinentes;
b)
estados financieros de al menos los tres últimos ejercicios cerrados;
c)
una declaración sobre el volumen de negocios total y el volumen de negocios de las obras, suministros o servicios objeto del contrato durante un período que abarque, como máximo, los tres últimos ejercicios disponibles.
2. El órgano de contratación podrá decidir eximir a un candidato o licitador de la obligación de presentar las pruebas documentales a que se refiere el apartado 1 si tales pruebas ya han sido presentadas a efectos de otro procedimiento de contratación y siguen cumpliendo lo dispuesto en el apartado 1.
Si el órgano de contratación considera que existen motivos justificados para que el licitador o candidato no presente los documentos solicitados, su capacidad económica y financiera podrá probarse mediante cualquier otro medio que el órgano de contratación considere adecuado.
3. En su caso, y para un contrato determinado, un operador económico podrá alegar las capacidades de otras entidades, con independencia de la naturaleza jurídica de los vínculos que tenga con tales entidades. En tal caso, deberá probar al órgano de contratación que dispondrá de los medios necesarios para la ejecución del contrato, por ejemplo, presentando el compromiso de tales entidades de poner dichos medios a su disposición.
El órgano de contratación podrá exigir que el operador económico y las entidades a que se refiere el párrafo primero sean responsables solidarios de la ejecución del contrato.
En las mismas condiciones, las agrupaciones de operadores económicos a que se refiere el artículo 121, apartado 5, podrán alegar las capacidades de los miembros de la agrupación o las de otras entidades.
Artículo 148
Capacidad técnica y profesional
(artículo 110, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. La capacidad técnica y profesional de los operadores económicos se evaluará y verificará conforme a lo dispuesto en los apartados 2 y 3. En los procedimientos de contratación pública de suministro que requieran operaciones de montaje e instalación y la prestación de servicios y/o ejecución de trabajos, tal capacidad se evaluará teniendo en cuenta, en particular, su pericia, eficiencia, experiencia y fiabilidad.
2. La capacidad técnica y profesional de los operadores económicos podrá acreditarse, en función de la naturaleza, cantidad o escala y finalidad de los suministros, servicios u obras que se vayan a efectuar, mediante uno o varios de los documentos siguientes:
a)
los títulos de estudios y títulos profesionales del prestador de servicios o del contratista de obras o del personal directivo de la empresa, en particular los del responsable o responsables de la prestación o de la ejecución de las obras;
b)
una lista:
i)
de los principales servicios y suministros efectuados en los tres últimos años, con indicación de los importes, fechas y destinatarios, públicos o privados, de los mismos,
ii)
de las obras ejecutadas en los cinco últimos años, con indicación de los importes, fechas y ubicación de las mismas;
c)
una descripción del equipamiento técnico, las herramientas y las instalaciones que la empresa utilizará para la ejecución de un contrato de obras o servicios;
d)
una descripción del equipamiento técnico y de las medidas empleadas para garantizar la calidad de los suministros y servicios, así como de los medios de estudio e investigación de la empresa;
e)
una indicación de los técnicos u organismos técnicos que participarán en la ejecución del contrato, pertenezcan o no directamente a la empresa, en particular de los responsables del control de la calidad;
f)
respecto de los suministros: muestras, descripciones y/o fotografías auténticas y/o certificados de institutos o agencias oficiales encargados del control de la calidad de reconocida competencia en la certificación de la conformidad de los productos con las especificaciones o normas vigentes;
g)
una declaración de la plantilla media anual y del número de directivos del prestador de servicios o del contratista de obras en los tres últimos años;
h)
una indicación de la parte del contrato que el prestador de servicios tenga intención de subcontratar;
i)
para los contratos de obras públicas y de servicios públicos, y solo cuando sea apropiado, una indicación de las medidas de gestión medioambiental que el operador económico podrá aplicar al ejecutar el contrato.
En caso de que el destinatario de los servicios y suministros mencionados en el párrafo primero, letra b), inciso i), fuera un órgano de contratación, los operadores económicos presentarán la prueba de dichos servicios y suministros en forma de certificados expedidos o refrendados por la autoridad competente.
A efectos de la letra b), inciso ii), del párrafo primero, la lista de las obras más importantes deberá ir acompañada de certificados de buena ejecución, en los que se indicará si se han efectuado con profesionalidad y si la ejecución ha sido completa.
3. En caso de que los servicios o productos sean complejos o, excepcionalmente sean necesarios para una finalidad especial, la capacidad técnica y profesional podrá justificarse mediante una verificación efectuada por el órgano de contratación o por su cuenta por un organismo oficial competente del país en el que esté establecido el prestador de servicios o proveedor, previo acuerdo de este organismo; tales verificaciones atañerán a la capacidad técnica y las capacidades de producción del proveedor y, si fuere necesario, a los medios de estudio e investigación de que disponen, así como a las medidas de control de la calidad aplicadas.
4. Cuando los órganos de contratación exijan la presentación de certificados expedidos por órganos independientes que acrediten que el operador económico se ajusta a determinadas normas de garantía de la calidad, habrán de remitirse a sistemas de garantía de la calidad basados en las series de normas europeas en esta materia certificadas por organismos acreditados. Sin embargo, los órganos de contratación también aceptarán otras pruebas de medidas equivalentes de garantía de la calidad que presenten los operadores económicos cuando estos no tengan la posibilidad de obtener tales certificados o no puedan obtenerlos en el plazo fijado.
5. Cuando los órganos de contratación exijan la presentación de certificados expedidos por organismos independientes que acrediten que el operador económico cumple determinadas normas o regímenes de gestión medioambiental, harán referencia al sistema de gestión y auditoria medioambientales de la Unión o a otros sistemas de gestión medioambiental reconocidos de conformidad con el artículo 45 del Reglamento (CE) no 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo (18) o a otras normas de gestión medioambiental basadas en las normas europeas o internacionales pertinentes de organismos acreditados. Reconocerán los certificados equivalentes de organismos establecidos en otros Estados miembros. Admitirán, asimismo, otras pruebas de medidas equivalentes de gestión medioambiental presentadas por los operadores económicos.
6. En su caso, y para un contrato determinado, un operador económico podrá alegar las capacidades de otras entidades, con independencia de la naturaleza jurídica de los vínculos que tenga con tales entidades. En tal caso, deberá probar al órgano de contratación que dispondrá de los medios necesarios para la ejecución del contrato, por ejemplo, presentando el compromiso de tales entidades de poner dichos medios a su disposición.
En las mismas condiciones las agrupaciones de operadores económicos a que se refiere el artículo 121, apartado 5, podrán alegar las capacidades de los miembros de la agrupación o las de otras entidades.
7. En el caso de contratos de obras, contratos de servicios y operaciones de montaje e instalación en el contexto de un contrato de suministro, los órganos de contratación podrán exigir que determinadas tareas críticas sean ejecutadas directamente por el propio licitador o, en el caso de una oferta presentada por una agrupación de operadores económicos a que hace referencia el artículo 121, apartado 6, por un participante en la agrupación.
8. Los órganos de contratación podrán inferir que los operadores económicos no van a ejecutar el contrato con un nivel de calidad adecuado cuando hayan constatado que los operadores económicos tienen intereses en conflicto que pueden incidir negativamente en la ejecución del contrato.
Artículo 149
Formas y criterios de adjudicación
(artículo 110, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 107 del Reglamento Financiero, los contratos se adjudicarán de una de las dos maneras siguientes:
a)
por el procedimiento de adjudicación automática, en cuyo caso el contrato se adjudica a la oferta con el precio más bajo de entre todas las ofertas regulares y conformes;
b)
por el procedimiento de concesión a la oferta económicamente más ventajosa.
2. Para determinar cuál es la oferta económicamente más ventajosa, el órgano de contratación tendrá en cuenta el precio propuesto y otros criterios de calidad justificados por el objeto del contrato, como el valor técnico, las características estéticas y funcionales, las características medioambientales, el costo de utilización, la rentabilidad, el plazo de ejecución o de entrega, el servicio de posventa y la asistencia técnica. El órgano de contratación podrá fijar niveles mínimos de calidad. Las ofertas por debajo de dichos niveles de calidad serán desestimadas.
3. El órgano de contratación precisará, en el anuncio de contrato o en el pliego de condiciones, o en el documento descriptivo, la ponderación relativa que otorga a cada uno de los criterios exigidos para determinar la oferta económicamente más ventajosa. Esta ponderación podrá expresarse mediante una banda de valores cuya diferencia máxima deberá ser apropiada.
La ponderación relativa del criterio del precio en relación con los demás criterios no deberá neutralizar el precio en la elección del adjudicatario del contrato, sin perjuicio de los baremos fijados por la institución para la retribución de ciertos servicios, tales como los prestados por expertos en evaluación.
Si, en casos excepcionales, no es técnicamente posible efectuar una ponderación, en particular debido al objeto del contrato, el órgano de contratación precisará solamente el orden decreciente de importancia en la aplicación de los criterios.
Artículo 150
Recurso a subastas electrónicas
(artículo 110, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Los órganos de contratación podrán recurrir a subastas electrónicas, en las que se presenten nuevos precios, revisados a la baja, y/o nuevos valores relativos a determinados elementos de las ofertas.
A efectos del párrafo primero, los órganos de contratación utilizarán un proceso repetitivo electrónico (subasta electrónica), que se celebrará tras una primera evaluación completa de las ofertas, merced al cual podrán proceder a su clasificación mediante métodos de evaluación automáticos.
2. En los procedimientos abiertos, restringidos o negociados en el caso contemplado en el artículo 135, apartado 1, letra a), los órganos de contratación podrán decidir que se efectúe una subasta electrónica previa a la adjudicación de un contrato público cuando las especificaciones del contrato puedan establecerse de manera precisa.
En las mismas condiciones, podrá recurrirse a la subasta electrónica en la reapertura a la competencia entre las partes en el caso del contrato marco contemplado en el artículo 122, apartado 3, letra b), y en la apertura a la competencia de los contratos que deban celebrarse en el marco del sistema dinámico de adquisición contemplado en el artículo 131.
La subasta electrónica se basará bien solo en los precios, en cuyo caso el contrato se adjudicará al precio más bajo, bien en los precios y/o los valores de los elementos de las ofertas indicados en el pliego de condiciones, en cuyo caso el contrato se adjudicará a la oferta económicamente más ventajosa.
3. Los órganos de contratación que decidan recurrir a una subasta electrónica mencionarán tal extremo en el anuncio de contrato.
El pliego de condiciones habrá de incluir los siguientes datos:
a)
los elementos cuyo valor es objeto de la subasta electrónica, siempre que estos elementos sean cuantificables y puedan expresarse en cifras o en porcentajes;
b)
en su caso, los límites de los valores que podrán presentarse, tal como resultan de las especificaciones relativas al objeto del contrato;
c)
la información que se pondrá a disposición de los licitadores durante la subasta electrónica y, cuando proceda, el momento en que se pondrá a su disposición;
d)
la información pertinente sobre el desarrollo de la subasta electrónica;
e)
las condiciones en las que los licitadores podrán pujar, y en particular las diferencias mínimas que se exigirán, en su caso, para pujar;
f)
la información pertinente sobre el equipo electrónico utilizado y sobre las modalidades y especificaciones técnicas de conexión.
4. Antes de proceder a la subasta electrónica, los órganos de contratación efectuarán una primera evaluación completa de las ofertas de acuerdo con los criterios de adjudicación y con la ponderación fijada a los mismos.
Todos los licitadores que hubieran presentado ofertas admisibles serán invitados simultáneamente por medios electrónicos a ofertar nuevos precios y/o nuevos valores; en la invitación se incluirá toda la información pertinente referente a la conexión individual al dispositivo electrónico utilizado, así como la fecha y la hora del inicio de la subasta electrónica. La subasta electrónica podrá desarrollarse en varias fases sucesivas. No podrá comenzar hasta pasados, como mínimo, dos días laborables desde de la fecha de envío de las invitaciones.
5. Cuando el contrato vaya a adjudicarse a la oferta económicamente más ventajosa, habrá de adjuntarse a la invitación el resultado de la evaluación completa de la oferta en cuestión, efectuada de acuerdo con la ponderación prevista en el artículo 149, apartado 3, párrafo primero.
En la invitación se indicará asimismo la fórmula matemática mediante la que se determinarán en la subasta electrónica las reclasificaciones automáticas en función de los nuevos precios y/o de los nuevos valores ofertados. Dicha fórmula comprenderá la ponderación de todos los criterios fijados para determinar la oferta económicamente más ventajosa, tal y como se indique en el anuncio de contrato o en el pliego de condiciones; a tal fin, las eventuales bandas de valores deberán reducirse previamente a un valor determinado.
En el supuesto de que se autoricen variantes, deberá proporcionarse una fórmula separada para cada variante.
6. Durante cada fase de la subasta electrónica, los órganos de contratación notificarán instantáneamente a todos los licitadores, como mínimo, la información que les permita conocer en todo momento su respectiva clasificación. Podrán comunicar asimismo otros datos referentes a otros precios u otros valores ofertados, siempre y cuando se indique tal extremo en el pliego de condiciones. Podrán anunciar también, en cualquier momento, el número de participantes en una determinada fase de la subasta. Sin embargo, en ningún caso estarán autorizados a revelar la identidad de los licitadores mientras se estén celebrando las diferentes fases de la subasta electrónica.
7. Los órganos de contratación cerrarán la subasta electrónica mediante una o varias de las siguientes formas:
a)
atendiendo a la fecha y hora fijadas de antemano en la invitación a participar en la subasta;
b)
cuando dejen de recibirse nuevos precios o nuevos valores que cumplan los requisitos sobre diferencias mínimas;
c)
cuando hayan concluido todas las fases de la subasta fijadas en la invitación a participar en la subasta.
A efectos del párrafo primero, letra b), los órganos de contratación especificarán, en la invitación a participar en la subasta, el lapso de tiempo que dejarán transcurrir desde la recepción de la última oferta hasta el cierre de la subasta electrónica.
Cuando los órganos de contratación decidan cerrar la subasta electrónica con arreglo al párrafo primero, letra c), posiblemente en combinación con las modalidades previstas en el párrafo primero, letra b), en la invitación a participar en la subasta se indicará el calendario de cada una de las fases de que se compone la subasta.
8. Cerrada la subasta electrónica, los órganos de contratación adjudicarán el contrato de conformidad con lo dispuesto en el artículo 149 en función de los resultados de la misma.
Los órganos de contratación no podrán recurrir a las subastas electrónicas abusivamente, ni a efectos de impedir, restringir o falsear la competencia, ni para modificar el objeto del contrato, tal como fue abierto a la competencia por la publicación del anuncio de contrato y tal como fue definido en el pliego de condiciones.
Artículo 151
Ofertas anormalmente bajas
(artículo 110, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Si las ofertas presentadas para un determinado contrato parecen anormalmente bajas, el órgano de contratación, antes de rechazarlas meramente por esta razón, solicitará por escrito las precisiones que considere convenientes sobre la composición de la oferta, que comprobará a continuación, tras oír a las partes, en función de las razones aducidas. Las mencionadas precisiones pueden referirse, en particular, al cumplimiento de las disposiciones sobre la protección del empleo y las condiciones laborales vigentes en donde vayan a efectuarse las obras, el servicio o el suministro.
El órgano de contratación podrá tener en cuenta particularmente motivos atinentes:
a)
a la economía del método de fabricación, de la prestación de servicios o del método de construcción;
b)
a las soluciones técnicas adoptadas o a las condiciones excepcionalmente favorables a disposición del licitador;
c)
a la originalidad de la oferta.
2. En caso de que el órgano de contratación constate que una oferta es anormalmente baja como resultado de la obtención de una ayuda estatal, no podrá basarse meramente en esta circunstancia para rechazar la oferta, salvo en aquellos casos en que el licitador no pueda demostrar en un plazo razonable, impartido por el órgano de contratación, que tal ayuda fue concedida de modo definitivo y de acuerdo con los procedimientos y decisiones precisados en la reglamentación de la Unión en materia de ayudas estatales.
Artículo 152
Plazos para la recepción de las ofertas y de las solicitudes de participación
(artículo 111, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. Los órganos de contratación fijarán, en días naturales, plazos fijos y obligatorios para la recepción de las ofertas y de las solicitudes de participación. Los plazos serán suficientemente amplios para que los interesados dispongan de tiempo razonable para preparar y presentar las ofertas, teniendo en cuenta, en particular, la complejidad del contrato o la necesidad de una inspección visual o de una consulta in situ de los documentos anejos al pliego de condiciones.
2. En los procedimientos abiertos, en el caso de contratos de cuantía igual o superior a los límites fijados en el artículo 170, apartado 1, el plazo mínimo para la recepción de las ofertas será de 52 días a partir de la fecha de envío del anuncio de contrato.
3. En los procedimientos restringidos, si se recurre al diálogo competitivo contemplado en el artículo 132, y en los procedimientos negociados con publicación de un anuncio de contrato para contratos de cuantía superior a los límites fijados en el artículo 170, apartado 1, el plazo mínimo para la recepción de las solicitudes de participación será de 37 días a partir de la fecha de envío del anuncio de contrato.
En los procedimientos restringidos, en el caso de contratos de cuantía igual o superior a los límites fijados en el artículo 170, apartado 1, el plazo mínimo de recepción de las ofertas será de 40 días a partir de la fecha de envío de la invitación a licitar.
No obstante, en los procedimientos previa convocatoria de manifestación de interés a que se refiere el artículo 136, apartado 1, el plazo mínimo será:
a)
de 21 días a partir de la fecha de envío de la invitación a licitar para la recepción de ofertas en el caso del procedimiento a que se refiere el artículo 136, apartado 1, letra a), y el artículo 136, apartado 3, letra b), inciso i);
b)
de 10 días para la recepción de solicitudes de participación y de 21 días para la recepción de ofertas en el caso del procedimiento en dos fases a que se el artículo 136, apartado 3, letra b), inciso ii).
4. En el supuesto de que los órganos de contratación, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 123, apartado 2, hubieran remitido para su publicación un anuncio de información previa o hubieran publicado por sí mismos un anuncio de información previa en su perfil de comprador para los contratos de cuantía superior a los límites previstos en el artículo 170, apartado 1, el plazo mínimo para la recepción de las ofertas podrá reducirse por regla general a 36 días, sin que en ningún caso pueda ser inferior a 22 días, a partir de la fecha de envío del anuncio de contrato o de la invitación a licitar.
La reducción del plazo contemplada en el párrafo primero solo podrá efectuarse si el anuncio de información previa se atiene a las siguientes condiciones:
a)
incluye toda la información requerida en el anuncio de contrato, siempre y cuando pueda contarse con esa información en el momento de la publicación del anuncio;
b)
fue enviado para su publicación entre 52 días y 12 meses antes de la fecha de envío del anuncio de contrato.
5. Los plazos de recepción de las ofertas podrán reducirse en cinco días si, a partir de la fecha de publicación del anuncio de contrato o de la convocatoria de manifestación de interés, puede disponerse, libre y directamente, por vía electrónica de todos los documentos de licitación.
Artículo 153
Tiempo autorizado para acceder a los documentos de licitación
(artículo 111, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 4, los pliegos de condiciones o los documentos descriptivos en el procedimiento contemplado en el artículo 132 y los documentos complementarios serán remitidos, siempre y cuando hubieran sido solicitados a su debido tiempo antes de la fecha límite de presentación de las ofertas, a todos los operadores económicos que hubieran solicitado el pliego de condiciones o hubieran manifestado su interés en participar en un diálogo o en licitar, en los cinco días laborables siguientes a la recepción de la solicitud. Los órganos de contratación no estarán obligados a responder a aquellas solicitudes de documentos que se hubieran presentado menos de cinco días laborables antes de la fecha límite de presentación de las ofertas.
2. Siempre y cuando se hubiera solicitado a su debido tiempo antes de la fecha límite de presentación de las ofertas, la información complementaria sobre los pliegos de condiciones o documentos descriptivos o documentos complementarios se comunicará simultáneamente a todos los operadores económicos que hubieran solicitado el pliego de condiciones o hubieran manifestado interés en participar en un diálogo o en licitar lo antes posibles, y a más tardar seis días laborables antes de que cumpla el plazo fijado para la recepción de las ofertas o, en el caso de las solicitudes de información que se reciban menos de ocho días laborables antes de la fecha límite fijada para la recepción de las ofertas, lo antes posible tras la recepción de la solicitud. Los órganos de contratación no estarán obligados a responder a las solicitudes de información complementaria que se hayan presentado menos de cinco días laborables antes de la fecha límite de presentación de las ofertas.
3. Si, por cualquier razón, los pliegos de condiciones y los documentos o información complementaria no pueden remitirse en los plazos fijados en los apartados 1 y 2 del presente artículo, o si las ofertas no pueden presentarse sino tras una inspección visual o previa consulta in situ de los documentos anejos al pliego de condiciones, los plazos de recepción de las ofertas contemplados en el artículo 152 deberán ampliarse para que todos los operadores económicos puedan conocer toda la información necesaria para la formulación de las ofertas. La ampliación de plazo será objeto de la adecuada publicidad conforme a las modalidades recogidas en los artículos 123 a 126.
4. En el procedimiento abierto, incluidos los sistemas dinámicos de adquisición contemplados en el artículo 131, si puede accederse sin restricciones, directa y completamente a la convocatoria de licitación y a cualquier documento complementario por medios electrónicos, no será de aplicación el apartado 1 del presente artículo. En el anuncio de contrato a que se refiere el artículo 123, apartado 3, se indicará la dirección internet en la que pueden consultarse dichos documentos.
Artículo 154
Plazos en casos urgentes
(artículo 111, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. En el supuesto de que por razones urgentes debidamente motivadas no pudieran respetarse los plazos mínimos previstos en el artículo 152, apartado 3, los órganos de contratación podrán fijar, para los procedimientos restringidos y los procedimientos negociados con publicación de un anuncio de contrato, estos otros plazos en días naturales:
a)
el plazo de recepción de las solicitudes de participación no podrá ser inferior a 15 días a partir de la fecha de envío del anuncio de contrato o a 10 días si el anuncio se remite a la Oficina de Publicaciones por medios electrónicos;
b)
el plazo de recepción de las ofertas no podrá ser inferior a 10 días a partir de la fecha de envío de la invitación a licitar.
2. En los procedimientos restringidos y los procedimientos negociados acelerados, la información complementaria sobre los pliegos de condiciones, siempre que se haya solicitado a su debido tiempo, se comunicará a todos los candidatos o licitadores, como muy tarde, cuatro días naturales antes de la fecha límite para la recepción de las ofertas.
Artículo 155
Métodos de comunicación
(artículo 111, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. Corresponde al órgano de contratación determinar las modalidades de remisión de las ofertas y de las solicitudes de participación, pudiendo elegir un método exclusivo de remisión. La presentación de las ofertas y las solicitudes de participación podrá efectuarse por carta o por medios electrónicos. Las solicitudes de participación podrán remitirse, además, por fax.
Los medios de comunicación elegidos deberán estar disponibles de forma general y no deberán restringir el acceso de los operadores económicos al procedimiento de contratación.
Los medios de comunicación elegidos deberán ser de tal forma que garanticen el cumplimiento de las siguientes condiciones:
a)
cada oferta contiene toda la información necesaria para su evaluación;
b)
queda preservada la integridad de los datos;
c)
queda preservada la confidencialidad de las ofertas y las solicitudes de participación y el órgano de contratación examinará el contenido de tales ofertas y solicitudes de participación solo una vez expirado el plazo previsto para la presentación de las mismas;
d)
se garantiza la protección de los datos personales de conformidad con los requisitos del Reglamento (CE) no 45/2001.
En caso de que sea necesario, por razones de prueba jurídica, los órganos de contratación podrán exigir que las solicitudes de participación efectuadas por fax sean confirmadas por carta o por medios electrónicos lo antes posible, y en todo caso antes de la fecha límite prevista en el artículo 152.
2. Cuando el órgano de contratación autorice la presentación de las ofertas y solicitudes de participación por medios electrónicos, los instrumentos utilizados y sus características técnicas no tendrán carácter discriminatorio, deberán estar en general a disposición del público, deberán ser compatibles con las tecnologías de la información y de la comunicación generalmente utilizadas y no deberán restringir el acceso de los operadores económicos al procedimiento de contratación.
3. Salvo para los contratos cuya cuantía sea inferior al límite establecido en el artículo 170, apartado 1, los dispositivos para la recepción electrónica de las ofertas y las solicitudes de participación deberán garantizar, a través de medios técnicos y procedimientos adecuados, los siguientes extremos:
a)
el operador económico puede ser autenticado con seguridad;
b)
pueden determinarse con precisión la hora y la fecha exactas de la recepción de las ofertas y las solicitudes de participación;
c)
puede garantizarse razonablemente que nadie tenga acceso a los datos transmitidos a tenor de los presentes requisitos antes de que venzan los plazos especificados;
d)
en caso de violación de esa prohibición de acceso, puede garantizarse razonablemente que la violación pueda detectarse con claridad;
e)
únicamente las personas autorizadas pueden fijar o modificar las fechas de apertura de los datos recibidos;
f)
en las diferentes fases del procedimiento de contratación, solo la acción simultánea de las personas autorizadas puede permitir el acceso a la totalidad o a parte de los datos presentados;
g)
la acción simultánea de las personas autorizadas solo puede dar acceso a los datos transmitidos después de la fecha especificada;
h)
los datos recibidos y abiertos en aplicación de estos requisitos solo son accesibles a las personas autorizadas a tener conocimiento de los mismos.
4. Cuando el órgano de contratación autorice la presentación de ofertas y solicitudes de participación por medios electrónicos, se considerará que los documentos electrónicos presentados a través de dichos sistemas son los originales y que van firmados por un representante autorizado del agente económico.
5. Cuando la presentación de las ofertas o las solicitudes de participación se efectúe por carta, los licitadores o candidatos podrán elegir remitirlas:
a)
bien a través del servicio de correo o un servicio de mensajería, en cuyo caso en los documentos de licitación habrá de precisarse que la fecha que se tomará en consideración será la fecha de envío, dando fe de ello el matasellos de correos o el recibo de depósito;
b)
bien mediante entrega en mano en los servicios de la institución personalmente por el licitador o candidato o por terceros debidamente mandatados para ello, en cuyos casos en los documentos de licitación habrá de precisarse, además de la información a que se refiere el artículo 138, apartado 2, letra a), el servicio destinatario de las ofertas o las solicitudes de participación contra entrega de un recibo fechado y firmado.
6. Con el fin de mantener la confidencialidad y evitar cualquier dificultad en los casos de remisión de ofertas por carta, en la invitación a licitar se incluirá la mención siguiente:
La oferta deberá presentarse en dos sobres cerrados, uno dentro del otro. En el sobre interior se indicará, además del servicio destinatario, según se indica en la invitación a licitar, el siguiente texto: «Licitación - El servicio de reparto de la correspondencia no deberá abrir este sobre». En caso de que se utilicen sobres autoadhesivos, estos deberán ir cerrados mediante cintas adhesivas, al sesgo de las cuales el remitente estampará su firma.
Artículo 156
Garantías de licitación
(artículo 111, apartado 3, del Reglamento Financiero)
El órgano de contratación podrá exigir una garantía de licitación, constituida con arreglo a lo dispuesto en el artículo 163, que represente entre el 1 % y el 2 % de la cuantía total del contrato.
La garantía quedará liberada al adjudicarse el contrato. Si no se presenta una oferta en el plazo fijado a tal efecto o en caso de retirada posterior de la oferta presentada, se retendrá la garantía.
Artículo 157
Apertura de las ofertas y solicitudes de participación
(artículo 111, apartado 4, del Reglamento Financiero)
1. Se procederá a la apertura de todas las ofertas y solicitudes de participación que se ajusten a lo dispuesto en el artículo 155.
2. En el caso de contratos cuya cuantía sea superior al límite establecido en el artículo 137, apartado 1, el ordenador competente designará una comisión de apertura de las ofertas.
Esta comisión estará compuesta, como mínimo, por tres personas que representen, por lo menos, a dos entidades organizativas de la institución correspondiente sin vínculo jerárquico entre sí, de las que una al menos no dependa del ordenador competente. A fin de prevenir cualquier conflicto de intereses, tales personas se sujetarán a lo dispuesto en el artículo 57 del Reglamento Financiero. En las representaciones o unidades locales a que se refiere el artículo 72 del presente Reglamento o en las que se encuentren aisladas en un Estado miembro, a falta de entidades distintas, no será de aplicación la mencionada obligatoriedad de entidades organizativas sin vínculo jerárquico entre sí.
En el caso de un procedimiento de contratación pública iniciado sobre una base interinstitucional, la comisión de apertura será nombrada por el ordenador competente de la institución responsable del procedimiento. La composición de esta comisión de apertura deberá tener en cuenta, en la medida de lo posible, el carácter interinstitucional del procedimiento de contratación pública.
3. En caso de envío de las ofertas por carta, los documentos en que se acredite la fecha y hora de envío de cada oferta serán rubricados por uno o varios miembros de la comisión de apertura.
Rubricarán, además:
a)
bien cada una de las páginas de cada oferta;
b)
bien la página de cubierta y las páginas que contengan los datos financieros de cada oferta, garantizándose la integridad de la oferta original por cualquier técnica apropiada empleada por un servicio independiente del servicio de ordenación, salvo en los casos contemplados en el párrafo segundo del apartado 2.
En caso de que el contrato se adjudique por el procedimiento de adjudicación automática, de conformidad con el artículo 149, apartado 1, letra a), se harán públicos los precios mencionados en las ofertas que sean conformes.
Los miembros de la comisión firmarán el acta de apertura de las ofertas recibidas, en la que se incluirán las ofertas que cumplan los requisitos del artículo 155 y las que no lo hagan, y en la que habrá de motivarse las ofertas no admitidas por no ser conformes en función de los métodos de presentación contemplados en el artículo 155. El acta podrá firmarse en un sistema electrónico que proporcione datos identificativos suficientes del signatario.
Artículo 158
Comité de evaluación de las ofertas y las solicitudes de participación
(artículo 111, apartado 5, del Reglamento Financiero)
1. Todas las ofertas y solicitudes de participación declaradas conformes con los requisitos del artículo 155 serán evaluadas y clasificadas por un comité de evaluación que se constituirá en cada una de las dos fases teniendo en cuenta, respectivamente, por una parte, los criterios de exclusión y de selección y, por otra, los de adjudicación, previamente anunciados.
En el caso de contratos de cuantía superior al límite fijado en el artículo 137, apartado 1, dicho comité será nombrado por el ordenador competente para que emita un dictamen consultivo.
No obstante, el ordenador competente podrá decidir que el comité de evaluación valore y clasifique únicamente las ofertas de contrato en función de los criterios de concesión y que los criterios de exclusión y selección sean evaluados por otros medios oportunos, garantizando que no exista conflicto de intereses.
2. El comité de evaluación estará compuesto, como mínimo, por tres personas que representen al menos a dos entidades organizativas de las instituciones u organismos contemplados en el artículo 208 del Reglamento Financiero sin vínculo jerárquico entre sí, de las que una al menos no dependa del ordenador competente. El ordenador competente velará por que estas personas cumplan los requisitos contemplados en el artículo 57 del Reglamento Financiero.
En las representaciones y unidades locales a que se refiere el artículo 72 o en las que se encuentren aisladas en un Estado miembro, a falta de entidades distintas, no será de aplicación la mencionada obligatoriedad de entidades organizativas sin vínculo jerárquico entre sí.
La composición de este comité podrá ser idéntica a la de la comisión de apertura de las ofertas.
Este comité podrá estar asistido por expertos externos, si así lo decidiera el ordenador competente. El ordenador competente velará por que estos expertos cumplan los requisitos previstos en el artículo 57 del Reglamento Financiero.
En el caso de un procedimiento de contratación pública iniciado sobre una base interinstitucional, el comité de evaluación será nombrado por el ordenador competente de la institución responsable del procedimiento. La composición de este comité de evaluación deberá tener en cuenta, en la medida de lo posible, el carácter interinstitucional del procedimiento de contratación pública.
3. Quedarán eliminadas las solicitudes de participación y las ofertas que no contengan todos los requisitos esenciales exigidos en los documentos de licitación.
No obstante, el comité de evaluación o el órgano de contratación podrán invitar a los candidatos o licitadores a completar o aclarar, dentro del plazo que determinen, los documentos justificativos presentados en relación con los criterios de exclusión y de selección.
Se considerarán admisibles las ofertas de los candidatos o licitadores que no sean excluidas y que cumplan los criterios de selección.
4. En los supuestos de las ofertas anormalmente bajas a que se refiere el artículo 151, el comité de evaluación pedirá las precisiones oportunas sobre la composición de la oferta.
Artículo 159
Resultado de la evaluación
(artículo 112 del Reglamento Financiero)
1. Se levantará y fechará un acta de evaluación y clasificación de las ofertas y las solicitudes de participación admitidas.
Todos los miembros del comité de evaluación firmarán el acta. El acta podrá firmarse en un sistema electrónico que proporcione datos identificativos suficientes del signatario.
Si el comité de evaluación no tuviera competencias para la verificación de las ofertas en relación con los criterios de selección y exclusión, el acta será firmada también por las personas a las que el ordenador competente hubiera encomendado esta responsabilidad. El acta se archivará a efectos de referencia ulterior.
2. En el acta contemplada en el apartado 1 se indicará, por lo menos:
a)
el nombre y dirección del órgano de contratación, así como el objeto y cuantía del contrato, del contrato marco o del sistema dinámico de adquisición;
b)
los nombres de los candidatos o licitadores excluidos y los motivos de tal exclusión;
c)
los nombres de los candidatos o licitadores seleccionados para examen y los motivos de tal selección;
d)
los motivos por los que se han rechazado las ofertas que se consideren anormalmente bajas;
e)
los nombre de los candidatos o del contratista propuesto y los motivos de tal elección, así como, si se conoce, la parte del contrato o del contrato marco que el contratista tenga intención de subcontratar con terceros.
3. Acto seguido, el órgano de contratación adoptará una decisión con al menos los siguientes datos:
a)
el nombre y dirección del órgano de contratación, así como el objeto y cuantía del contrato, o el objeto y cuantía máxima del contrato marco o del sistema dinámico de adquisición;
b)
los nombres de los candidatos o licitadores excluidos y los motivos de tal exclusión;
c)
los nombres de los candidatos o licitadores seleccionados para examen y los motivos de tal selección;
d)
los motivos por los que se han rechazado las ofertas que se consideren anormalmente bajas;
e)
los nombres de los candidatos o del contratista propuesto y los motivos de tal elección a la vista de los criterios de selección o de adjudicación previamente anunciados, así como, si se conoce, la parte del contrato o del contrato marco que el contratista tenga intención de subcontratar con terceros;
f)
en el caso de los procedimientos negociados y al diálogo competitivo, las circunstancias contempladas en los artículos 132, 134, 135, 266, 268, 270 y 271 que justifiquen el recurso a estos procedimientos;
g)
cuando proceda, las razones por las que el órgano de contratación ha decidido no adjudicar el contrato.
En el caso de procedimiento de contratación pública interinstitucional, la decisión contemplada en el párrafo primero será adoptada por el órgano de contratación responsable del procedimiento de contratación pública.
Artículo 160
Contactos entre los órganos de contratación y los licitadores
(artículo 112 del Reglamento Financiero)
1. Durante el desarrollo del procedimiento de adjudicación se autorizarán excepcionalmente los contactos entre el órgano de contratación y los licitadores en las condiciones previstas en los apartados 2 y 3.
2. Antes de finalizar el plazo de presentación de las ofertas y en lo que se refiere a los documentos y la información complementarios a que se refiere el artículo 153, el órgano de contratación podrá:
a)
por iniciativa de los licitadores: facilitar información complementaria únicamente con el fin de aclarar la naturaleza del contrato; tal información se comunicará en la misma fecha a todos los licitadores que hubieran solicitado el pliego de condiciones;
b)
por propia iniciativa: si descubre un error, imprecisión, omisión o cualquier otra deficiencia material en la redacción del anuncio de contrato, de la invitación a licitar o del pliego de condiciones, informar a los interesados en la misma fecha y en condiciones estrictamente idénticas a las aplicables a la invitación a licitar original.
3. En el supuesto de que, tras la apertura de las ofertas, una oferta requiriera aclaración o fuera preciso corregir errores materiales manifiestos en su redacción, el órgano de contratación podrá tomar la iniciativa de ponerse en contacto con el licitador, sin que tal contacto pueda entrañar, en ningún caso, una modificación de los términos de la oferta.
4. Siempre que se mantenga cualquier tipo de contacto, así como en los casos debidamente justificados en que no se haya establecido contacto contemplados en el artículo 96 del Reglamento Financiero, este extremo se registrará en el expediente de licitación.
Artículo 161
Información de los candidatos y licitadores
(artículos 113, 114 y 118 del Reglamento Financiero)
1. Los órganos de contratación informarán lo antes posible a los candidatos y licitadores de las decisiones tomadas sobre la adjudicación de un contrato o de un contrato marco, así como sobre la admisión en un sistema dinámico de adquisición, incluyendo los motivos por los que hubieran decidido bien renunciar a adjudicar un contrato o un contrato marco o a crear un sistema dinámico de adquisición con apertura previa a la competencia, bien comenzar de nuevo el procedimiento.
2. El órgano de contratación comunicará, en el plazo máximo de 15 días naturales a partir de la recepción de una solicitud por escrito, la información a que se refiere el artículo 113, apartado 2, del Reglamento Financiero.
3. En el caso de los contratos concedidos por las instituciones de la Unión por su propia cuenta, de cuantía igual o superior a los límites mencionados en el artículo 170, apartado 1, y no excluidos del ámbito de aplicación de la Directiva 2004/18/CE, el órgano de contratación informará a todos los licitadores o candidatos no adjudicatarios, simultánea e individualmente, por vía electrónica, de que no se ha aceptado su solicitud u oferta en cualquiera de las siguientes fases:
a)
inmediatamente después de la adopción de las decisiones sobre los criterios de selección y de exclusión y antes de la decisión de adjudicación en el caso de procedimientos de contratación organizados en dos fases separadas;
b)
respecto de las decisiones de adjudicación y decisiones de rechazo de las ofertas, lo antes posible tras la decisión de adjudicación, y, como máximo, en la semana siguiente.
El órgano de contratación indicará, en cada caso, las razones por las que no se ha aceptado la oferta o solicitud, así como los recursos legales disponibles.
Los licitadores o candidatos no adjudicatarios podrán recabar por escrito información complementaria sobre los motivos del rechazo por carta, fax o correo electrónico, y todos los licitadores seleccionados cuyas ofertas no hayan sido eliminadas podrán recabar información sobre las características y ventajas relativas de la oferta ganadora y el nombre del licitador adjudicatario, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 113, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento Financiero. El órgano de contratación responderá en un plazo máximo de 15 días naturales a partir de la recepción de la solicitud.
Artículo 162
Firma del contrato
(artículos 113 y 118 del Reglamento Financiero)
No podrá procederse a la ejecución de un contrato antes de que haya sido firmado.
Sección 4
Garantías y medidas correctivas
Artículo 163
Garantías
(artículo 115 del Reglamento Financiero)
1. La garantía por adelantado que en su caso se exija a los contratistas deberá cubrir un importe y un período suficientes para que pueda hacerse uso de ella.
2. Prestará la garantía un banco o una entidad financiera autorizada. Si lo autoriza el órgano de contratación, esta garantía podrá ser sustituida por una fianza personal y solidaria de un tercero.
La garantía se expresará en euros.
Su objeto es que el banco, entidad financiera o tercera persona garantice solidaria e irrevocablemente las obligaciones del contratista o constituya la garantía principal de estas obligaciones.
Artículo 164
Garantía de buen fin
(artículo 115 del Reglamento Financiero)
1. A fin de garantizar la plena entrega, realización o prestación de las obras, suministros o servicios y cuando no pueda procederse a la aceptación final con arreglo a las condiciones del contrato en el momento del pago final, el ordenador podrá exigir una garantía de buen fin, caso por caso y de acuerdo con un análisis de riesgos preliminar.
2. Podrá constituirse una garantía del 10 % del valor total del contrato progresivamente por retención en los pagos que vayan realizándose.
Esta garantía podrá sustituirse por una retención en el pago final con vistas a constituir una garantía hasta la recepción definitiva de los servicios, suministros u obras. La cuantía la determinará el ordenador y será proporcional a los riesgos detectados en relación con la ejecución del contrato, habida cuenta de su objeto, así como de las condiciones comerciales habituales aplicables al sector.
Las condiciones de tal garantía se anunciarán en los documentos de licitación.
3. Después de la recepción definitiva de las obras, servicios o suministros, las garantías se liberarán según las condiciones establecidas en el contrato.
Artículo 165
Garantías en caso de prefinanciación
(artículo 115 del Reglamento Financiero)
1. Una vez que el órgano de contratación haya establecido la necesidad de una prefinanciación, evaluará los riesgos asociados a los pagos de prefinanciación, antes de poner en marcha el procedimiento de contratación, teniendo en cuenta en especial los siguientes criterios:
a)
el valor estimado del contrato;
b)
su objeto;
c)
su duración y desarrollo;
d)
la estructura del mercado.
2. Se exigirá una garantía como contrapartida de los pagos de prefinanciaciones en el caso a que se refiere el artículo 146, apartado 6, párrafo segundo, o cuando el ordenador así lo decida, de conformidad con el apartado 1 del presente artículo.
No se exigirá ninguna garantía para los contratos de escasa cuantía a que se refiere el artículo 137, apartado 1.
La garantía se liberará cuando la prefinanciación se deduzca de los pagos intermedios o del pago del saldo abonados al contratista de conformidad con las condiciones del contrato.
Artículo 166
Suspensión en caso de errores o irregularidades
(artículo 116 del Reglamento Financiero)
1. Podrá procederse a la suspensión del contrato en virtud del artículo 116 del Reglamento Financiero al objeto de comprobar si existen errores e irregularidades sustanciales o presuntos fraudes. Caso de no confirmarse tal extremo, la ejecución del contrato se reanudará lo antes posible.
2. Será constitutiva de error o irregularidad sustancial toda infracción de una disposición contractual o reglamentaria resultante de una acción u omisión que acarree o pueda acarrear un perjuicio al presupuesto de la Unión.
CAPÍTULO 2
Disposiciones aplicables a los contratos otorgados por las instituciones de la Unión por cuenta propia
Artículo 167
Identificación de los niveles apropiados para el cálculo de los límites
(artículos 117 y 118 del Reglamento Financiero)
Corresponderá al ordenador delegado o subdelegado de cada institución evaluar si se han alcanzado los límites contemplados en el artículo 118 del Reglamento Financiero.
Artículo 168
Contratos separados y contratos por lotes
(artículos 104 y 118 del Reglamento Financiero)
1. El valor estimado de un contrato no podrá fijarse con la intención de sustraerlo de las obligaciones definidas en el presente Reglamento y ningún contrato podrá dividirse con los mismos fines.
Siempre que sea apropiado, técnicamente viable y ventajoso económicamente, los contratos de cuantía igual o superior a los límites establecidos en el artículo 170, apartado 1, deberán adjudicarse al mismo tiempo en forma de lotes separados.
2. Cuando el objeto de un contrato de suministro, de servicios o de obras se distribuya en varios lotes, objeto cada uno de ellos de un contrato, para la evaluación total del límite aplicable habrá de tenerse en cuenta el valor total del conjunto de los lotes.
Cuando el valor total del conjunto de los lotes iguale o supere los límites contemplados en el artículo 170, apartado 1, se aplicará a cada lote las disposiciones del artículo 97, apartado 1, y del artículo 104, apartados 1 y 2, del Reglamento Financiero.
3. Cuando un contrato deba adjudicarse en forma de lotes separados, las ofertas se evaluarán separadamente por cada lote. Si se adjudican varios lotes al mismo licitador, podrá firmarse un contrato único para todos los lotes.
Artículo 169
Modalidades de estimación del valor de determinados contratos
(artículo 118 del Reglamento Financiero)
1. A efectos de calcular la cuantía estimada de un contrato, el órgano de contratación incluirá la retribución total estimada de los contratistas.
Si un determinado contrato prevé opciones o la posibilidad de novación del mismo, la base de cálculo será el importe máximo autorizado, incluido el recurso a las opciones y a la novación.
Esta estimación se efectuará en el momento de enviar el anuncio de contrato o, si no está prevista tal publicidad, en el momento en que el órgano de contratación inicie el procedimiento de adjudicación.
2. En los contratos marco y en los sistemas dinámicos de adquisición se tendrá en cuenta el valor máximo de la totalidad de los contratos previstos durante toda la vigencia del contrato marco o del sistema dinámico de adquisición.
3. En los contratos de servicios se tendrá en cuenta:
a)
para los contratos de seguros, la prima exigible y otros tipos de retribución;
b)
para los servicios bancarios o financieros, los honorarios, comisiones, intereses y otros tipos de retribución;
c)
para los contratos de diseño, los honorarios, comisiones pagaderas y otros tipos de retribución.
4. En los contratos de servicios sin indicación del precio total o en los contratos de suministro que tengan por objeto el arrendamiento financiero, el arrendamiento o el arrendamiento-venta de productos, se tomará como base para el cálculo del importe estimado:
a)
en los contratos de duración determinada:
i)
si la duración es igual o inferior a 48 meses en los contratos de servicios o a 12 meses en los de suministro, el valor total del contrato en toda su duración,
ii)
si la duración es superior a 12 meses en los contratos de suministro, el valor total incluyendo el valor residual estimado;
b)
en los contratos de duración indeterminada o en los contratos de servicios de duración superior a 48 meses, el valor mensual multiplicado por 48.
5. En los contratos de servicios o de suministro que presenten una cierta regularidad o que vayan a renovarse durante un determinado período, se tomará como base para establecer su cuantía:
a)
bien el valor real total de los contratos similares adjudicados para los mismos tipos de servicios o de productos durante el ejercicio financiero anterior o los últimos 12 meses, con las eventuales correcciones para tener en cuenta las modificaciones en cantidad o en valor que puedan efectuarse en los 12 meses siguientes al contrato inicial;
b)
bien el valor estimado total de los contratos sucesivos adjudicados durante los 12 meses siguientes a la primera prestación o entrega, o durante la duración del contrato, si esta es superior a 12 meses.
6. En los contratos de obras, además del importe de las obras se tomará en consideración el importe total estimado de los suministros necesarios para la ejecución de aquellas, puestos a disposición del contratista por el órgano de contratación.
Artículo 170
Límites a efectos de la aplicación de los procedimientos al amparo de la Directiva 2004/18/CE
(artículo 118 del Reglamento Financiero)
1. Los límites a que se refiere el artículo 118 del Reglamento Financiero serán los establecidos en la Directiva 2004/18/CE para los contratos de suministros, de servicios y de obras, respectivamente.
2. Los plazos a que se refiere el artículo 118 del Reglamento Financiero serán los especificados en los artículos 152, 153 y 154.
Artículo 171
Período de espera previo a la firma del contrato
(artículo 118 del Reglamento Financiero)
1. El órgano de contratación no firmará el contrato o el contrato marco objeto de la Directiva 2004/18/CE con el adjudicatario hasta que transcurran 14 días naturales.
Dicho período empezará a contar a partir de una de las siguientes fechas:
a)
el día siguiente al envío simultáneo de las notificaciones a los adjudicatarios y a los licitadores no seleccionados;
b)
cuando el contrato o el contrato marco se adjudique mediante procedimiento negociado sin publicación previa de un anuncio de contrato, el día siguiente al de publicación del anuncio de adjudicación del contrato contemplado en el artículo 123 en el Diario Oficial de la Unión Europea.
En caso de que se utilice un fax o un medio electrónico para el envío contemplado en el párrafo segundo, letra a), el período de espera será de 10 días naturales.
En su caso, el órgano de contratación podrá suspender la firma del contrato para efectuar un examen complementario, si así lo justifican las peticiones o los comentarios formulados por los licitadores o los candidatos no seleccionados o que se consideren agraviados, o cualquier otra información pertinente recibida. Las peticiones, comentarios o información mencionados deberán recibirse en el período establecido en el párrafo primero. En caso de suspensión, se informará de tal extremo a todos los candidatos o licitadores en el plazo de tres días laborables a partir de la decisión de suspensión.
Excepto en los casos previstos en el apartado 2, serán nulos todos aquellos contratos que se firmen antes del vencimiento del período establecido en el apartado 1, párrafo primero.
En el caso de que el contrato o el contrato marco no pueda adjudicarse al adjudicatario previsto, el órgano de contratación podrá adjudicarlo a la siguiente mejor oferta.
2. El período previsto en el apartado 1 no se aplicará en los siguientes casos:
a)
procedimiento abierto, restringido o negociado previa publicación de un anuncio de contrato cuando se hubiera presentado una sola oferta;
b)
contratos específicos basados en un contrato marco;
c)
procedimientos negociados a que se refieren el artículo 134, apartado 1, letra c), letra g), inciso iii), letra h), y letra j).
Artículo 172
Pruebas de acceso a los contratos
(artículo 119 del Reglamento Financiero)
En los pliegos de condiciones se indicará la obligación que tienen los licitadores de mencionar el Estado en el que tienen su sede o domicilio, en prueba de lo cual habrán de presentar las pruebas normalmente aceptables en la materia según su respectivo Derecho nacional.
TÍTULO VI
DE LAS SUBVENCIONES
CAPÍTULO 1
Ámbito de aplicación y forma de las subvenciones
Artículo 173
Contribuciones
(artículo 121 del Reglamento Financiero)
Las contribuciones contempladas en el artículo 121, apartado 2, letra d), del Reglamento Financiero serán cantidades abonadas a organismos de los que la Unión es miembro, de conformidad con las decisiones presupuestarias y las condiciones de pago establecidas por el organismo en cuestión.
Artículo 174
Convenio y decisión de subvención
(artículo 121, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. Las subvenciones se concederán al amparo de una decisión o de un convenio por escrito.
2. A efectos de determinar el instrumento que debe utilizarse, habrán de tenerse en cuenta los siguientes elementos:
a)
la localización del beneficiario, dentro o fuera de la Unión;
b)
la complejidad y normalización del contenido de las acciones o de los programas de trabajo financiados.
Artículo 175
Gastos en los miembros de las instituciones
(artículo 121 del Reglamento Financiero)
Los gastos en los miembros de las instituciones a que se refiere el artículo 121, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero incluyen las contribuciones a las asociaciones de los actuales y antiguos diputados del Parlamento Europeo. Estas contribuciones se ejecutarán de conformidad con las normas administrativas internas del Parlamento Europeo.
Artículo 176
Acciones subvencionables
(artículo 121 del Reglamento Financiero)
Una acción subvencionable en los términos establecidos en el artículo 121 del Reglamento Financiero deberá estar claramente definida.
Queda prohibido dividir una acción en diferentes acciones con la intención de sustraerla a las normas de financiación definidas en el presente Reglamento.
Artículo 177
Organismos que persiguen un objetivo de interés general de la Unión
(artículo 121 del Reglamento Financiero)
Se entiende por organismos que persiguen un objetivo de interés general de la Unión:
a)
los organismos que trabajan en los campos de la educación, la formación, la información, la innovación o la investigación y estudio de las políticas europeas, o que participan en actividades que contribuyen a la promoción de la ciudadanía o de los derechos humanos, así como los organismos europeos de normalización;
b)
las entidades representativas de organismos sin ánimo de lucro que operan en los Estados miembros, en los países candidatos o en los países candidatos potenciales y que promueven principios y políticas coherentes con los objetivos de los Tratados.
Artículo 178
Colaboraciones
(artículo 121 del Reglamento Financiero)
1. Las subvenciones específicas a acciones y las subvenciones de funcionamiento podrán formar parte de una colaboración marco.
2. Entre la Comisión y los beneficiarios de subvenciones podrá establecerse una colaboración marco como mecanismo de cooperación a largo plazo. Tal colaboración marco podrá revestir la forma de un acuerdo marco de colaboración o de una decisión marco de colaboración.
El acuerdo o decisión marco de colaboración especificará los objetivos comunes, la naturaleza de las acciones planificadas ocasionalmente o como parte de un programa de trabajo anual aprobado, el procedimiento de concesión de subvenciones de carácter específico de acuerdo con los principios y las normas procedimentales del presente título, y los derechos y obligaciones generales de cada parte en virtud de los acuerdos o decisiones específicas.
La duración de la colaboración no podrá exceder de cuatro años, salvo en casos excepcionales, justificados en particular por el objeto de la colaboración marco.
Los ordenadores no podrán hacer un uso indebido de los acuerdos o decisiones marco de colaboración o utilizarlos de manera que los fines o efectos sean contrarios a los principios de transparencia o igualdad de trato entre los solicitantes.
3. Las colaboraciones marco se considerarán subvenciones en lo que respecta a la programación, la publicación ex ante y la concesión.
4. Las subvenciones de carácter específico basadas en acuerdos o decisiones marco de colaboración se concederán con arreglo a los procedimientos establecidos en tales acuerdos o decisiones, y de conformidad con el presente título.
Las citadas subvenciones estarán sujetas a los procedimientos de publicación a posteriori establecidos en el artículo 191.
Artículo 179
Sistemas electrónicos de intercambio
(artículo 121, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. Todos los intercambios con los beneficiarios, incluida la celebración de convenios de subvención, la notificación de las decisiones de subvención y de sus eventuales modificaciones, podrán hacerse mediante sistemas electrónicos de intercambio creados por la Comisión.
2. Estos sistemas deberán cumplir los requisitos siguientes:
a)
solo podrán tener acceso al sistema y a los documentos transmitidos a través de él las personas autorizadas;
b)
solo podrán firmar electrónicamente o trasmitir un documento a través del sistema las personas autorizadas;
c)
las personas autorizadas deben estar identificadas en el sistema por medios establecidos;
d)
la fecha y hora de la transacción electrónica se determinará con precisión;
e)
debe preservarse la integridad de los documentos;
f)
debe preservarse la disponibilidad de los documentos;
g)
cuando proceda, debe preservarse la confidencialidad de los documentos;
h)
la protección de los datos personales de conformidad con los requisitos del Reglamento (CE) no 45/2001, debe estar garantizada.
3. Los datos enviados o recibidos a través de un sistema de ese tipo gozarán de la presunción legal de integridad de los datos y de exactitud de la fecha y la hora de envío o recepción de los datos indicadas por el sistema.
Un documento enviado o notificado a través de tales sistemas se considerará equivalente a un documento en papel, se admitirá como prueba en procedimientos judiciales, se considerará original y gozará de la presunción legal de autenticidad e integridad, siempre que no contenga características dinámicas que permitan cambiarlo automáticamente.
Las firmas electrónicas a que se refiere el apartado 2, letra b), tendrán efecto jurídico equivalente a firmas manuscritas.
Artículo 180
Contenido de los convenios y las decisiones de subvención
(artículo 122 del Reglamento Financiero)
1. En el convenio de subvención habrá de establecerse, como mínimo, lo siguiente:
a)
el objeto;
b)
el beneficiario;
c)
la duración, es decir:
i)
la fecha de entrada en vigor,
ii)
la fecha de comienzo y la duración de la acción o del ejercicio subvencionados;
d)
el importe máximo de la financiación de la Unión, expresado en euros, y la forma de la subvención, así como, en su caso:
i)
el total estimado de los costes subvencionables de la acción o del programa de trabajo y el tipo de financiación de tales costes,
ii)
los costes unitarios, las cantidades fijas únicas o la financiación a tipo fijo a que se refiere el artículo 123, letras b), c) y d), del Reglamento Financiero, si se han determinado,
iii)
una combinación de los elementos que figuran en los incisos i) y ii) de la presente letra;
e)
una descripción de la acción o, en el caso de una subvención de funcionamiento, del programa de trabajo aprobado para un determinado ejercicio financiero por el ordenador, junto con una descripción de los resultados esperados de la ejecución de la acción o del programa de trabajo;
f)
las condiciones generales aplicables a todos los convenios del mismo tipo, tales como una cláusula por la que el beneficiario acepta las verificaciones y auditorías de la Comisión, de la OLAF y del Tribunal de Cuentas;
g)
el presupuesto global estimado de la acción o del programa de trabajo;
h)
cuando la ejecución de la acción requiera la adjudicación de contratos, los principios contemplados en el artículo 209 o las normas de adjudicación de contratos a que deberá atenerse el beneficiario;
i)
las responsabilidades del beneficiario, en particular:
i)
en materia de buena gestión financiera y presentación de informes financieros y de actividades, cuando se estime adecuado, se establecerán objetivos intermedios sobre los cuales podrán formalizarse dichos informes,
ii)
en caso de convenios entre la Comisión y varios beneficiarios, las obligaciones específicas del coordinador, cuando lo haya, y de los demás beneficiarios con el coordinador, así como la responsabilidad financiera de los beneficiarios por las cantidades adeudadas a la Comisión;
j)
las modalidades y plazos de aprobación de tales informes y de pago a cargo de la Comisión;
k)
si procede, una relación detallada de los gastos subvencionables de la acción o del programa de trabajo aprobado, o de los costes unitarios, las cantidades fijas únicas o la financiación a tipo fijo contemplados en el artículo 123 del Reglamento Financiero;
l)
disposiciones relativas a la visibilidad de la ayuda financiera de la Unión, salvo en casos debidamente justificados, cuando esta no sea posible o conveniente.
Las condiciones generales a que se refiere el párrafo primero, letra f), deberán, como mínimo:
i)
precisar que la legislación de la Unión es la legislación aplicable al convenio de subvención, completada en su caso, por la legislación nacional especificada en el convenio de subvención; se pueden prever excepciones a esta disposición en los convenios que se concluyan con organizaciones internacionales,
ii)
precisar la jurisdicción contenciosa o el tribunal de arbitraje competente.
2. El convenio de subvención podrá establecer los términos y plazos de suspensión o finalización de conformidad con el artículo 135 del Reglamento Financiero.
3. En los casos contemplados en el artículo 178, habrá de precisarse en el acuerdo o decisión marco de colaboración la información a que se refieren las letras a), b), c), incisos i), f), h) a j) y l) del párrafo primero del apartado 1 del presente artículo.
En el convenio o en la decisión de subvención específicos se recogerá la información mencionada en las letras a) a e), g) y k) del párrafo primero del apartado 1 y, en su caso, en la letra i) del párrafo primero del apartado 1.
4. Los convenios de subvenciones solo podrán ser modificados por escrito. Tales modificaciones, en particular las destinadas a la adición o la supresión de un beneficiario, no podrán tener por objeto o efecto introducir en los convenios modificaciones que pudieran cuestionar la decisión de concesión de la subvención o contravenir la igualdad de trato entre los solicitantes.
5. Los apartados 1, 2, 3 y 4 se aplicarán mutatis mutandis a las decisiones de subvención.
Parte de la información mencionada en el apartado 1 podrá facilitarse en la convocatoria de propuestas o en cualquier documento relacionado con la misma, en lugar de en la decisión de subvención.
Artículo 181
Formas de las subvenciones
(artículo 123 del Reglamento Financiero)
1. Las subvenciones que revistan la forma contemplada en el artículo 123, apartado 1, letra a), del Reglamento Financiero se calcularán en función de los gastos subvencionables realmente asumidos por el beneficiario, sin perjuicio de una estimación presupuestaria preliminar presentada con la propuesta y recogida en la decisión o el convenio de subvención.
2. Los costes unitarios contemplados en el artículo 123, apartado 1, letra b), del Reglamento Financiero cubrirán la totalidad o una parte de las categorías específicas de gastos subvencionables que estén claramente determinados de antemano por referencia a una suma fija por unidad.
3. Las cantidades fijas únicas contempladas en el artículo 123, apartado 1, letra c), del Reglamento Financiero cubrirán en términos generales la totalidad o una parte de las categorías específicas de costes subvencionables que estén claramente determinados de antemano.
4. La financiación a tipo fijo contemplada en el artículo 123, apartado 1, letra d), del Reglamento Financiero cubrirá categorías específicas de gastos subvencionables que estén claramente determinados de antemano aplicando un porcentaje.
Artículo 182
Cantidades fijas únicas, costes unitarios y financiación a tipo fijo
(artículo 124 del Reglamento Financiero)
1. La autorización para utilizar las cantidades fijas única, los costes unitarios o la financiación a tipo fijo contemplados en el artículo 124, apartado 1, del Reglamento Financiero será aplicable mientras dure el programa. Esta autorización podrá revisarse si se requieren cambios sustanciales. Los datos y las cantidades se evaluarán periódicamente y, cuando proceda, se ajustarán las cantidades fijas únicas, los costes unitarios o la financiación a tipo fijo.
En caso de acuerdo entre la Comisión y varios beneficiarios, el importe máximo mencionado en el artículo 124, apartado 1, párrafo segundo, del Reglamento Financiero se aplicará a cada beneficiario.
2. El convenio o decisión de subvención incluirá todas las disposiciones necesarias para verificar que se han respetado las condiciones para el pago de la subvención sobre la base de cantidades fijas únicas, costes unitarios o financiación a tipo fijo.
3. El pago de la subvención sobre la base de cantidades fijas únicas, costes unitarios o financiación a tipo fijo se entenderá sin perjuicio del derecho de acceso a los registros obligatorios de los beneficiarios para los fines previstos en el artículo 137, apartado 2, párrafo primero, del Reglamento Financiero.
4. Cuando un control a posteriori ponga de manifiesto que el hecho generador no se ha producido y que se ha realizado un pago indebido al beneficiario en relación con una subvención sobre la base de cantidades fija única, costes unitarios o una financiación a tipo fijo, la Comisión tendrá derecho a recuperar hasta la totalidad del importe de la subvención, sin perjuicio de las sanciones a que se refiere el artículo 109 del Reglamento Financiero.
CAPÍTULO 2
Principios
Artículo 183
Principio de cofinanciación
(artículo 125, apartado 3, del Reglamento Financiero)
1. El principio de cofinanciación impone que los recursos necesarios para la realización de la acción o el programa de trabajo no sean aportados íntegramente por la contribución de la Unión.
La cofinanciación podrá revestir la forma de recursos propios del beneficiario, ingresos generados por la acción o el programa de trabajo o contribuciones financieras o en especie de terceros.
2. Por contribuciones en especie se entienden los recursos no económicos puestos a disposición del beneficiario de forma gratuita por terceros.
Artículo 184
Principio de no producción de beneficios
(artículo 125, apartado 5, del Reglamento Financiero)
Las contribuciones financieras de terceros que pueda utilizar el beneficiario para cubrir otros costes distintos de los costes subvencionables en el marco de la subvención de la Unión o que no sean pagaderas al tercero si no se han utilizado al final de la acción o del programa de trabajo no se considerarán contribuciones financieras afectadas específicamente por los donantes a la financiación de los costes subvencionables a tenor de lo dispuesto en el artículo 125, apartado 5, del Reglamento Financiero.
Artículo 185
Subvenciones de escasa cuantía
(artículo 125, apartado 4, del Reglamento Financiero)
Se considerarán subvenciones de escasa cuantía aquellas cuya cuantía sea igual o inferior a 60 000 EUR.
Artículo 186
Asistencia técnica
(artículos 101 y 125 del Reglamento Financiero)
Se entenderá por «asistencia técnica» las actividades de apoyo y refuerzo de las capacidades necesarias para la ejecución de un programa o una acción, en especial las actividades de preparación, gestión, seguimiento, evaluación, auditoría y control.
Artículo 187
Gastos subvencionables
[artículo 126, apartado 3, letra c), del Reglamento Financiero]
El IVA se considerará no recuperable en virtud de la legislación nacional sobre el IVA aplicable si, con arreglo a la legislación nacional, es imputable a alguna de las siguientes actividades:
a)
las actividades exentas sin derecho a deducción;
b)
las actividades no sujetas al IVA;
c)
las actividades a que se refieren las letras a) o b), en relación con las cuales el IVA no es deducible, sino que se reembolsa por medio de regímenes de reembolso específicos o fondos de compensación no previstos por la Directiva 2006/112/CE, incluso si dicho régimen o fondo ha sido establecido por la legislación nacional en materia de IVA.
El IVA correspondiente a las actividades enumeradas en el artículo 13, apartado 2, de la Directiva 2006/112/CE se considerará abonado por un beneficiario distinto de una persona que no sea sujeto pasivo, tal como se define en el artículo 13, apartado 1, párrafo primero, de dicha Directiva, independientemente de si dichas actividades son consideradas por el Estado miembro de que se trate actividades emprendidas por organismos de Derecho público que actúan como autoridades públicas.
Artículo 188
Programación
(artículo 128 del Reglamento Financiero)
1. Cada ordenador competente elaborará un programa de trabajo anual o plurinacional sobre subvenciones. El programa de trabajo será adoptado por la institución y se publicará en el sitio internet de la institución en cuestión dedicado a las subvenciones lo antes posible, y a más tardar el 31 de marzo del año de ejecución.
En el programa de trabajo se indicará el período que abarca, el acto de base, si es que lo hay, los objetivos perseguidos, los resultados esperados, el calendario indicativo de las convocatorias de propuestas con su importe indicativo y el tipo máximo de cofinanciación.
El programa de trabajo contendrá además la información que figura en el artículo 94 para que la decisión por la que se adopta pueda considerarse la decisión de financiación para las subvenciones del año en cuestión.
2. Cualquier cambio sustancial en el programa de trabajo deberá ser adoptado y publicado de conformidad con el apartado 1.
Artículo 189
Contenido de las convocatorias de propuestas
(artículo 128 del Reglamento Financiero)
1. En las convocatorias de propuestas habrá de especificarse:
a)
los objetivos perseguidos;
b)
los criterios de subvencionabilidad, exclusión, selección y concesión contemplados en los artículos 131 y 132 del Reglamento Financiero, así como los documentos justificativos correspondientes;
c)
las modalidades de financiación de la Unión;
d)
las modalidades y la fecha límite para la presentación de las propuestas y la fecha prevista para que todos los solicitantes sean informados de los resultados de la evaluación de su solicitud y la fecha indicativa para la firma de los convenios de subvención o la notificación de las decisiones de subvención.
2. Las convocatorias de propuestas se publicarán en el sitio internet de las instituciones de la Unión y, además de la publicación en el sitio internet, por cualquier otro medio adecuado, entre ellos el Diario Oficial de la Unión Europea, cuando sea necesario para dar mayor publicidad entre los beneficiarios potenciales. Podrán publicarse desde la adopción de la decisión de financiación a que se refiere el artículo 84 del Reglamento Financiero, inclusive durante el año anterior a la ejecución del presupuesto. Las posibles modificaciones que se introduzcan en el contenido de las convocatorias de propuestas se publicarán con arreglo a las mismas condiciones que las convocatorias de propuestas.
Artículo 190
Excepciones a las convocatorias de propuestas
(artículo 128 del Reglamento Financiero)
1. Únicamente podrán concederse subvenciones sin necesidad de una convocatoria de propuestas en los siguientes casos:
a)
en el caso de la ayuda humanitaria, las operaciones de protección civil o las ayudas para la gestión de situaciones de crisis definidas en el apartado 2;
b)
en otros casos de emergencia excepcionales y debidamente justificados;
c)
en favor de organismos que se encuentren en situación de monopolio de iure o de facto, debidamente motivada en la correspondiente decisión de concesión;
d)
en favor de los organismos recogidos en un acto de base, en el sentido del artículo 54 del Reglamento Financiero, como beneficiarios de una subvención o de los organismos designados por los Estados miembros, bajo su responsabilidad, cuando en un acto de base se mencione a dichos Estados miembros como beneficiarios de una subvención;
e)
en el caso de investigación y desarrollo tecnológico, en favor de los organismos mencionados en el programa de trabajo a que se refiere el artículo 128 del Reglamento Financiero, cuando el acto de base prevea expresamente esa posibilidad, y a condición de que el proyecto no entre en el ámbito de aplicación de una convocatoria de propuestas;
f)
en el caso de acciones de carácter específico que requieran un tipo particular de organismo debido a su competencia técnica, su alto grado de especialización o sus competencias administrativas, siempre y cuando dichas acciones no entren en el ámbito de aplicación de una convocatoria de propuestas.
Los casos contemplados en el párrafo primero, letra f), deberán justificarse debidamente en la decisión de concesión.
2. Las situaciones de crisis en terceros países son aquellas situaciones de peligro inmediato o inminente que entrañen riesgo de degenerar en un conflicto armado o puedan desestabilizar el país. Las situaciones de crisis pueden ser resultado asimismo de catástrofes naturales, crisis causadas por el hombre, como guerras y otros conflictos, o circunstancias excepcionales que tengan efectos comparables relacionadas, entre otras cosas, con el cambio climático, el deterioro medioambiental, la privación de acceso a recursos naturales y energéticos o la extrema pobreza.
Artículo 191
Publicación ex post
(artículo 128 del Reglamento Financiero)
1. La información relativa a las subvenciones concedidas a lo largo de un ejercicio financiero se publicará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21.
2. Una vez efectuada la publicación a que se refiere el apartado 1, la Comisión remitirá al Parlamento Europeo y al Consejo, cuando así lo soliciten, un informe sobre:
a)
el número de solicitantes en el último año;
b)
el número y porcentaje de solicitudes que van a ser subvencionadas en cada convocatoria de propuestas;
c)
la duración media del procedimiento desde la fecha de cierre de la convocatoria de propuestas hasta la concesión de una subvención;
d)
el número y el importe de las subvenciones para las cuales se derogó la obligación de publicación ex post durante el último ejercicio, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21, apartado 4.
Artículo 192
Información de los solicitantes
(artículo 128 del Reglamento Financiero)
La Comisión facilitará información y prestará asesoramiento a los solicitantes mediante:
a)
el establecimiento de normas comunes para formularios de solicitud de subvenciones similares y la supervisión del tamaño y la legibilidad de los formularios de solicitud;
b)
el suministro de información a solicitantes potenciales, en especial mediante seminarios y manuales;
c)
el mantenimiento de datos permanentes relativos a los beneficiarios en el fichero de entidades jurídicas a que se hace referencia en el artículo 63.
Artículo 193
Financiación con cargo a diferentes líneas presupuestarias
(artículo 129 del Reglamento Financiero)
La financiación conjunta de una acción con cargo a diferentes líneas presupuestarias podrá ser aprobada por varios ordenadores competentes.
Artículo 194
Retroactividad de la financiación en casos de extrema urgencia y prevención de conflictos
(artículo 130 del Reglamento Financiero)
Dentro del ámbito de aplicación del artículo 130, apartado 1, del Reglamento Financiero, los gastos efectuados por un beneficiario con anterioridad a la presentación de la solicitud podrán optar a una financiación de la Unión en las siguientes condiciones:
a)
los motivos de tal excepción han sido debidamente justificados en la decisión de financiación;
b)
la decisión de financiación y el convenio o la decisión de subvención fijan explícitamente la fecha de subvencionabilidad en una fecha anterior a la fecha de presentación de la solicitud.
Artículo 195
Presentación de las solicitudes de subvención
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
1. Las modalidades de presentación de solicitudes de subvención serán establecidas por el ordenador competente, el cual podrá elegir el método de presentación. Las solicitudes de subvención podrán ser presentadas por carta o por medios electrónicos.
El medio de comunicación elegido tendrá carácter no discriminatorio y no podrá tener por efecto restringir el acceso de los solicitantes al procedimiento de concesión.
Los medios de comunicación elegidos deberán ser de tal forma que garanticen el cumplimiento de las siguientes condiciones:
a)
cada oferta contiene toda la información necesaria para su evaluación;
b)
debe preservarse la integridad de los datos;
c)
debe garantizarse la confidencialidad de las propuestas;
d)
se garantiza la protección de los datos personales de conformidad con los requisitos del Reglamento (CE) no 45/2001.
A efectos del párrafo tercero, letra c), el ordenador competente examinará el contenido de las solicitudes únicamente después de que haya expirado el plazo impartido para la presentación.
El ordenador competente podrá exigir que la presentación electrónica vaya acompañada de una firma electrónica avanzada, con arreglo a lo dispuesto en la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (19).
2. En los casos en que el ordenador competente autorice la presentación de solicitudes por medios electrónicos, las herramientas utilizadas y sus características técnicas deberán tener un carácter no discriminatorio, estar a disposición normalmente y ser compatibles con las aplicaciones de la tecnología de la información y de la comunicación utilizadas generalmente. La información relativa a las especificaciones requeridas para la presentación de solicitudes, incluido el cifrado, se pondrá a disposición de los solicitantes.
Por otra parte, los dispositivos para la recepción electrónica de solicitudes garantizarán la seguridad y la confidencialidad. También garantizarán que puedan determinarse con precisión la hora y la fecha exactas de la recepción de las solicitudes.
3. En los casos en que la presentación se efectúe por carta, los solicitantes podrán optar por presentar sus solicitudes:
a)
bien por correo o por mensajería, en cuyo caso en la convocatoria de propuestas se precisará que dará fe de la presentación la fecha de expedición, el matasellos o la fecha del resguardo de envío;
b)
bien por entrega directa en los locales de la institución por el solicitante personalmente o por un agente, en cuyo caso en la convocatoria de propuestas habrá de precisarse el servicio de recogida de solicitudes contra un recibo firmado y fechado.
CAPÍTULO 3
Procedimiento de concesión
Artículo 196
Contenido de las solicitudes de subvención
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
1. Las solicitudes se presentarán en el formulario establecido de conformidad con las normas comunes establecidas de conformidad con el artículo 192, letra a), y facilitado por los ordenadores competentes, y según los criterios definidos en el acto de base y en la convocatoria de propuestas.
Los documentos justificativos a que se refiere el artículo 131, apartado 3, párrafo segundo, del Reglamento Financiero podrán consistir, en particular, en la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance del último ejercicio financiero cuyas cuentas se hayan cerrado.
2. El presupuesto estimado de la acción o programa de trabajo que se adjunte a la solicitud estará equilibrado en cuanto a ingresos y gastos, sin perjuicio de las disposiciones sobre imprevistos o posibles variaciones en los tipos de cambio que pueden autorizarse en casos debidamente justificados, y en él se indicará una estimación de los costes subvencionables de la acción o del programa de trabajo.
3. En los casos en que la solicitud se refiera a subvenciones de acciones cuyo importe supere los 750 000 EUR o subvenciones de funcionamiento superiores a 100 000 EUR, habrá de presentarse un informe de auditoría elaborado por un auditor externo autorizado. En tal informe se certificarán las cuentas del último ejercicio financiero disponible.
El párrafo primero del presente apartado solo será de aplicación a la primera solicitud que presente a un ordenador competente el mismo beneficiario en un mismo ejercicio presupuestario.
En caso de convenios entre la Comisión y varios beneficiarios, los límites fijados en el párrafo primero se aplicarán a cada beneficiario.
En el caso de las colaboraciones contempladas en el artículo 178, el informe de auditoría a que se refiere el párrafo primero del presente apartado, relativo a los dos últimos ejercicios presupuestarios disponibles, deberá ser presentado antes de la firma del convenio marco o de la decisión marco de colaboración.
El ordenador competente podrá, en función de una valoración de riesgos, eximir de la obligación de presentar el informe de auditoría contemplada en el párrafo primero a establecimientos de enseñanza y formación y, en caso de convenios con varios beneficiarios, a los beneficiarios que se hubieran obligado conjunta y solidariamente o que no tengan ninguna responsabilidad financiera.
El párrafo primero del presente apartado no se aplicará a los organismos públicos ni a las organizaciones internacionales mencionadas en el artículo 43.
4. El solicitante deberá indicar todas las fuentes e importes de las financiaciones de la Unión recibidas o solicitadas durante el mismo ejercicio financiero para la misma acción o parte de la acción o para su funcionamiento, así como cualquier otra financiación recibida o solicitada para la misma acción.
Artículo 197
Pruebas relativas a la ausencia de causas de exclusión
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
Los solicitantes deberán certificar por su honor que no se hallan incursos en ninguna de las situaciones contempladas en el artículo 106, apartado 1, y en el artículo 107 del Reglamento Financiero, salvo en los casos previstos en el artículo 131, apartado 4, letras a) y b), del Reglamento Financiero. El ordenador competente podrá, en función de una valoración de riesgos, exigir que los solicitantes que van a recibir una subvención presenten las pruebas a que se refiere el artículo 143. Cuando lo solicite el ordenador competente, tales solicitantes deberán aportar tales pruebas, salvo imposibilidad material reconocida por el ordenador competente o que estas pruebas hayan sido presentadas ya en el marco de otro procedimiento de concesión de subvención o de adjudicación de contrato, siempre que la fecha de expedición de los documentos no remonte a más de un año y estos sigan siendo válidos.
Artículo 198
Solicitantes carentes de personalidad jurídica
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
Cuando una solicitud de subvención sea presentada por un solicitante que no tiene personalidad jurídica, de conformidad con el artículo 131, apartado 2, del Reglamento Financiero, los representantes del mismo tendrán que demostrar que tienen capacidad de contraer obligaciones jurídicas en nombre del solicitante y que el solicitante tiene capacidad financiera y operativa equivalente a la de las personas jurídicas.
Artículo 199
Entidades que constituyen un solo solicitante
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
Cuando varias entidades cumplen los criterios para solicitar una subvención y, juntas, constituyen una única entidad, esta entidad podrá ser tratada por el ordenador competente como un único solicitante, siempre y cuando la solicitud identifique a las entidades que participan en la acción o el programa de trabajo propuestos como parte del solicitante.
Artículo 200
Sanciones administrativas y financieras
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
A los solicitantes que hubieran hecho declaraciones falsas o hubieran cometido errores sustanciales, irregularidades o fraude, podrá imponérseles sanciones administrativas o financieras, o ambas a la vez, de conformidad con las condiciones previstas en el artículo 145.
También podrán imponerse tales sanciones administrativas o financieras, o ambas a la vez, a los beneficiarios que hubieran infringido gravemente sus obligaciones contractuales.
Artículo 201
Criterios de subvencionabilidad
(artículo 131 del Reglamento Financiero)
1. En la convocatoria de propuestas que se publique se indicarán los criterios de subvencionabilidad.
2. Los criterios de subvencionabilidad determinarán las condiciones de participación en la convocatoria de propuestas. Esos criterios serán establecidos teniendo en cuenta los objetivos de la acción y respetarán los principios de transparencia y no discriminación.
Artículo 202
Criterios de selección
(artículo 132, apartado 1, del Reglamento Financiero)
1. En la convocatoria de propuestas que se publique se indicarán los criterios de selección que permitan evaluar la capacidad financiera y operativa del solicitante para llevar a cabo la acción o el programa de trabajo propuesto.
2. El solicitante deberá disponer de fuentes de financiación estables y suficientes para mantener su actividad durante el período de realización de la acción o el ejercicio subvencionado, así como para participar en su financiación. Deberá disponer de las competencias y cualificaciones profesionales requeridas para llevar a cabo la acción o el programa de trabajo propuestos, salvo disposición específica del acto de base.
3. La comprobación de la capacidad financiera y operativa se basará, en particular, en el análisis de cualquiera de los documentos justificativos contemplados en el artículo 196 que solicite el ordenador competente en la convocatoria de propuestas.
En caso de que en la convocatoria de propuestas no se hubieran solicitado documentos justificativos, el ordenador competente, si tuviera dudas sobre la capacidad operativa o financiera de los solicitantes, podrá exigirles que faciliten los documentos oportunos.
En el caso de las colaboraciones contempladas en el artículo 178, la comprobación se efectuará antes de la firma del convenio marco de colaboración o de la notificación de la decisión marco de colaboración.
Artículo 203
Criterios de concesión
(artículo 132, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. En la convocatoria de propuestas que se publique se indicarán los criterios de concesión.
2. Los criterios de concesión serán de tal naturaleza que las subvenciones puedan concederse bien a aquellas acciones que optimicen la eficacia global del programa de la Unión cuya ejecución garantizan, bien a los organismos cuyo programa de trabajo pretenda alcanzar los mismos resultados. Los criterios se definirán de tal manera que pueda garantizarse igualmente una buena gestión de los fondos de la Unión.
La aplicación de los criterios de concesión permitirá seleccionar los proyectos de acciones o de programas de trabajo que garanticen a la Comisión el cumplimiento de sus objetivos y prioridades, así como la visibilidad de la financiación de la Unión.
3. Los criterios de concesión se definirán de tal manera que sea posible posteriormente efectuar una evaluación de los mismos.
Artículo 204
Evaluación de las solicitudes y concesión
(artículo 133 del Reglamento Financiero)
1. El ordenador competente designará un comité de evaluación de las propuestas, salvo que la Comisión decida otra cosa en el marco de un programa sectorial específico.
Este comité estará compuesto, como mínimo, por tres personas que representen, al menos, dos entidades organizativas de las instituciones u organismos a que se refieren los artículos 62 y 208 del Reglamento Financiero sin vínculo jerárquico entre sí. A fin de prevenir cualquier conflicto de intereses, tales personas se sujetarán a lo dispuesto en el artículo 57 del Reglamento Financiero.
En las representaciones y unidades locales a que se refiere el artículo 72 del presente Reglamento y en los organismos delegatarios contemplados en los artículos 62 y 208 del Reglamento Financiero, si no existen entidades separadas, no será de aplicación la mencionada obligatoriedad de entidades organizativas sin vínculo jerárquico entre sí.
Este comité podrá estar asistido por expertos externos, si así lo decidiera el ordenador competente. El ordenador competente velará por que estos expertos cumplan los requisitos previstos en el artículo 57 del Reglamento Financiero.
2. Cuando proceda, el ordenador competente dividirá el procedimiento en varias fases procedimentales. En la convocatoria de propuestas se anunciarán las normas reguladoras del procedimiento.
En los casos en que en una convocatoria de propuestas se precise que un procedimiento de presentación dado se efectuará en dos fases, solo se pedirá que presenten una propuesta completa en la segunda fase a los solicitantes que presenten propuestas que cumplan los criterios de evaluación correspondientes a la primera fase.
En los casos en que en una convocatoria de propuestas se precise que un procedimiento de evaluación dado se efectuará en dos fases, solo las propuestas que pasen la primera fase, sobre la base de la evaluación de una serie limitada de criterios, podrán ser objeto de otra evaluación.
Los solicitantes cuyas propuestas fueran rechazadas en cualquier fase serán informados de tal extremo, de conformidad con el artículo 133, apartado 3, del Reglamento Financiero.
Cada fase subsiguiente del procedimiento deberá distinguirse claramente de la anterior.
Durante el desarrollo de un mismo procedimiento no se exigirá más de una vez la presentación de los mismos documentos y datos informativos.
3. El comité de evaluación o, cuando proceda, el ordenador competente podrá instar a los solicitantes a que faciliten información complementaria o a que aclaren los documentos justificativos presentados en relación con la solicitud, siempre y cuando dicha información o aclaración no cambie sustancialmente la propuesta. De conformidad con el artículo 96 del Reglamento Financiero, en caso de errores materiales manifiestos, el comité de evaluación o el ordenador podrán abstenerse de hacerlo únicamente en casos debidamente justificados. El ordenador registrará debidamente los contactos mantenidos con los solicitantes durante el procedimiento.
4. Al término de los trabajos del comité de evaluación, los miembros firmarán un acta en la que se recojan todas las propuestas examinadas, la valoración de su calidad y una selección de aquellas que pueden optar a una financiación. Esas actas podrán firmarse en un sistema electrónico que proporcione datos identificativos suficientes del signatario.
Si fuera necesario, en el acta se recogerá una clasificación de las propuestas examinadas, se formularán recomendaciones sobre el importe máximo que se debe conceder y se propondrán eventuales adaptaciones no esenciales a la solicitud de subvención.
El acta será archivada a efectos de referencia ulterior.
5. El ordenador competente podrá invitar a un solicitante a que adapte su propuesta en función de las recomendaciones del comité de evaluación. El ordenador competente registrará debidamente los contactos mantenidos con los solicitantes durante el procedimiento.
Una vez evaluada la situación, el ordenador competente adoptará una decisión, en la que deberá incluirse como mínimo:
a)
el objeto e importe global de la decisión;
b)
el nombre de los solicitantes a quienes se va a conceder una subvención, el título de las acciones, los importes fijados y los motivos de tal elección, incluso en caso de que se aparte del dictamen del comité de evaluación;
c)
el nombre de los solicitantes rechazados y las razones de tal rechazo.
6. Las disposiciones de los apartados 1, 2 y 4 del presente artículo no serán obligatorias para la concesión de subvenciones de conformidad con el artículo 190 del presente Reglamento y el artículo 125, apartado 7, del Reglamento Financiero.
Artículo 205
Información de los solicitantes
(artículo 133 del Reglamento Financiero)
Los solicitantes rechazados serán informados de los resultados de la evaluación de su solicitud con la mayor brevedad posible, y en cualquier caso en un plazo de 15 días naturales a partir del envío de la información a los solicitantes que recibirán la subvención.
CAPÍTULO 4
Pago y control
Artículo 206
Garantía de prefinanciación
(artículo 134 del Reglamento Financiero)
1. Con objeto de reducir los riesgos financieros derivados del pago de prefinanciaciones, el ordenador competente podrá exigir, en función de una valoración de riesgos, que el beneficiario constituya una garantía de antemano por el importe de la prefinanciación, salvo que se trate de subvenciones de escasa cuantía, o que el pago se fraccionen en varios tramos.
2. En el supuesto de que se exigiera una garantía, corresponderá al ordenador competente la evaluación y aprobación de la misma.
La duración de esta garantía será suficiente para poder recurrir a la misma.
3. La garantía deberá prestarla una entidad bancaria o financiera autorizada establecida en un Estado miembro. Si el beneficiario está establecido en un tercer país, el ordenador competente podrá aceptar que preste tal garantía una entidad bancaria o financiera establecida en el país en cuestión, si considera que esta presenta unas garantías y características equivalentes a las de una entidad bancaria o financiera establecida en un Estado miembro.
A petición del beneficiario, la garantía contemplada en el párrafo primero podrá ser sustituida por la garantía personal y solidaria de un tercero o por la garantía solidaria, irrevocable e incondicional de los beneficiarios de una acción que son partes en el mismo convenio o decisión de subvención, previa aceptación del ordenador competente.
Esta garantía se expresará en euros.
Mediante esta garantía, la entidad bancaria o financiera, los terceros o los otros beneficiarios se constituirán garantes solidarios irrevocables o garantes principales de las obligaciones del beneficiario de la subvención.
4. La garantía irá liberándose a medida que vaya liquidándose la prefinanciación, como deducción de los pagos intermedios o del saldo hechos en favor del beneficiario, de acuerdo con las condiciones establecidas en el convenio o la decisión de subvención.
Artículo 207
Documentos justificativos para las solicitudes de pago
(artículo 135 del Reglamento Financiero)
1. Respecto de cada subvención, la prefinanciación podrá fraccionarse en varios tramos de conformidad con el principio de buena gestión financiera.
El pago íntegro de la nueva prefinanciación estará supeditado a la utilización de un 70 %, como mínimo, del importe total de cualquier prefinanciación anterior.
Cuando la utilización de la prefinanciación anterior fuera inferior al 70 %, el importe del nuevo pago de prefinanciación se deducirá en la cantidad no utilizada del pago de prefinanciación anterior.
Como justificante de la solicitud de un nuevo pago habrá de presentarse un extracto de los gastos efectuados por el beneficiario.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 110, el beneficiario certificará por su honor que los datos recogidos en las solicitudes de pago son completos, fidedignos y veraces. Certificará también que los gastos efectuados pueden considerarse subvencionables con arreglo a las disposiciones del convenio o la decisión de subvención y que las solicitudes de pago van acompañadas de los correspondientes documentos justificativos, que podrán ser controlados en todo momento.
3. El ordenador competente podrá exigir, como justificante de cualquier pago y en función de una evaluación de riesgos, un certificado de los estados financieros y cuentas subyacentes de la acción o el programa de trabajo expedido por un auditor externo homologado o, si se trata de organismos públicos, por un funcionario público competente e independiente. El certificado deberá adjuntarse a la solicitud de pago. El certificado deberá acreditar, de conformidad con una metodología aprobada por el ordenador competente y sobre la base de procedimientos acordados conformes con las normas internacionales, que los gastos declarados por el beneficiario en los estados financieros en los que se basa la solicitud de pago son ciertos, están registrados con exactitud y son subvencionables con arreglo al convenio o decisión de subvención.
En casos específicos y debidamente justificados, el ordenador competente podrá solicitar el certificado en forma de dictamen o en otro formato conforme con las normas internacionales.
El certificado de los estados financieros y de las cuentas subyacentes será obligatorio para los pagos intermedios y los pagos de saldos en los siguientes casos:
a)
subvenciones de una acción cuya cuantía, fijada en el formulario mencionado en el artículo 123, apartado 1, letra a), del Reglamento Financiero, sea igual o superior a 750 000 EUR, cuando las cantidades agregadas de las solicitudes de pago con arreglo a tal formulario asciendan, como mínimo, a 325 000 EUR;
b)
subvenciones de funcionamiento cuya cuantía, fijada en el formulario mencionado en el artículo 123, apartado 1, letra a), del Reglamento Financiero sea igual o superior a 100 000 EUR.
El ordenador competente, en función de una evaluación de riesgos, también podrá eximir de la obligación de proporcionar tal certificado de los estados financieros y cuentas subyacentes:
a)
a los organismos públicos y organizaciones internacionales contemplados en el artículo 43;
b)
a los beneficiarios de subvenciones en materia de ayuda humanitaria, de operaciones urgentes de protección civil y de gestión de situaciones de crisis, excepto para los pagos de saldos;
c)
en caso de pagos de saldos, a los beneficiarios de subvenciones en materia de ayuda humanitaria que hubieran firmado un acuerdo marco de colaboración o hubieran recibido una notificación marco de colaboración, con arreglo al artículo 178, y que hubieran implantado un sistema de control que ofrezca, para este tipo de pagos, garantías equivalentes;
d)
a los beneficiarios de múltiples subvenciones que hubieran acreditado, mediante certificado independiente, garantías equivalentes sobre los sistemas de control y la metodología utilizada para preparar sus solicitudes de pago.
El ordenador competente podrá además eximir de la obligación de presentar un certificado de los estados financieros y las cuentas subyacentes cuando el propio personal de la Comisión o un organismo habilitado para hacerlo por su cuenta hayan realizado o vayan a realizar directamente una auditoría que ofrezca garantías equivalentes sobre los costes declarados.
En caso de convenio entre la Comisión y varios beneficiarios, los límites contemplados en el párrafo tercero, letras a) y b), se aplicarán a cada beneficiario.
4. El ordenador competente podrá exigir, sobre la base de una evaluación del riesgo, que un tercero independiente autorizado por el ordenador competente elabore un informe de verificación operativa en apoyo de cualquier pago. Cuando así lo solicite el ordenador competente, el informe de verificación se adjuntará a la solicitud de pago y los costes correspondientes serán subvencionables en las mismas condiciones que los costes relativos a los certificados de auditoría conforme a lo dispuesto en el artículo 126 del Reglamento Financiero. El informe de verificación indicará que la verificación operativa se llevó a cabo de conformidad con una metodología aprobada por el ordenador competente y si la acción o el programa de trabajo se ejecutaron efectivamente de conformidad con las condiciones establecidas en el convenio o la decisión de subvención.
Artículo 208
Suspensión y reducción de subvenciones
(artículo 135 del Reglamento Financiero)
1. La ejecución del convenio o la decisión de subvención, la participación de un beneficiario en su ejecución o los pagos podrán suspenderse con el fin de comprobar si se han producido efectivamente presuntos errores e irregularidades sustanciales o fraudes o si se han incumplido obligaciones. Si no se confirmara este extremo, la ejecución se reanudará lo antes posible.
2. En caso de no ejecución o ejecución incorrecta, parcial o tardía de la acción o del programa de trabajo aprobado, el ordenador competente, siempre que se haya dado al beneficiario la oportunidad de formular observaciones, reducirá o recuperará la subvención proporcionalmente, dependiendo de la fase en que se encuentre el procedimiento.
CAPÍTULO 5
Ejecución
Artículo 209
Contratos de ejecución
(artículo 137 del Reglamento Financiero)
1. Sin perjuicio de la aplicación de la Directiva 2004/18/CE, cuando la ejecución de la acción o del programa de trabajo requiriera la adjudicación de un contrato, el beneficiario adjudicará el contrato a la oferta económicamente más ventajosa o, cuando proceda, a la oferta que ofrezca el precio más bajo, evitando cualquier conflicto de intereses.
2. Cuando para la ejecución de las acciones o el programa de trabajo hubiera de recurrirse a la adjudicación de un contrato de cuantía superior a 60 000 EUR, el ordenador competente podrá exigir a los beneficiarios la observancia de normas especiales, además de las mencionadas en el apartado 1.
Estas normas especiales se basarán en las normas contenidas en el Reglamento Financiero y se determinarán en función particularmente de la cuantía de los contratos, de la importancia relativa de la contribución de la Unión en el coste total de la acción y del riesgo. Tales normas especiales deberán recogerse en el convenio o la decisión de subvención.
Artículo 210
Ayuda financiera a terceros
(artículo 137 del Reglamento Financiero)
A condición de que los objetivos o los resultados que deban obtenerse estén suficientemente detallados en las condiciones mencionadas en el artículo 137, apartado 1, del Reglamento Financiero, podrá considerarse que ya no existe margen discrecional únicamente en aquellos casos en que la decisión o el convenio de subvención precise también los siguientes elementos:
a)
la cantidad máxima de ayuda financiera que puede pagarse a terceros, la cual no excederá de 60 000 EUR, excepto cuando la ayuda financiera sea el objetivo primario de la acción y el criterio para determinar la cantidad exacta;
b)
los diversos tipos de actividad que pueden recibir tal ayuda financiera, sobre la base de una lista fija;
c)
la definición de las personas o categorías de personas que pueden beneficiarse de tal ayuda financiera, así como los criterios de concesión.
TÍTULO VII
PREMIOS
Artículo 211
Programación
(artículo 138, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Cada ordenador competente elaborará un programa de trabajo anual o plurinacional sobre premios. El programa de trabajo será adoptado por la institución y se publicará en el sitio internet de esta lo antes posible, y a más tardar el 31 de marzo del año de ejecución.
En el programa de trabajo se indicará el período que abarca, el acto de base, si lo hubiera, los objetivos perseguidos, los resultados esperados, y el calendario indicativo de los concursos con el importe orientativo de los premios.
El programa de trabajo contendrá además la información que figura en el artículo 94 para que la decisión por la que se adopte se considere la decisión de financiación para los premios del ejercicio en cuestión.
2. Cualquier cambio sustancial en el programa de trabajo deberá ser adoptado y publicado de conformidad con el apartado 1.
Artículo 212
Normas de los concursos
(artículo 138, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. Las normas de los concursos establecerán lo siguiente:
a)
las condiciones de participación, que deberán, como mínimo:
i)
especificar los criterios de admisibilidad,
ii)
especificar las modalidades y la fecha límite para la inscripción de los participantes, si así se requiere, y para la presentación de las candidaturas, en las condiciones establecidas en el apartado 2,
iii)
prever la exclusión de los participantes que se hallen incursos en alguna de las situaciones contempladas en el artículo 106, apartado 1, y en los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento Financiero,
iv)
prever la responsabilidad exclusiva de los participantes en caso de reclamación relativa a las actividades llevadas a cabo en el marco del concurso,
v)
prever la aceptación por los ganadores de controles y auditorías por parte de la Comisión, la OLAF y el Tribunal de Cuentas y de las obligaciones en materia de publicidad, según se especifique en las normas del concurso,
vi)
precisar que el Derecho de la Unión es la legislación aplicable al concurso, completada, en su caso, por la legislación nacional según se especifique en las normas de concurso,
vii)
precisar la jurisdicción contenciosa o el tribunal de arbitraje competente,
viii)
disponer que podrán imponerse sanciones administrativas o financieras, o ambas a la vez, a los participantes que hayan realizado declaraciones falsas, o cometido irregularidades o fraudes, de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 145 y en proporción al valor de los premios en cuestión;
b)
los criterios de concesión, que deberán ser tales que permitan evaluar la calidad de las candidaturas en relación con los objetivos perseguidos y los resultados previstos y determinar objetivamente si las candidaturas pueden optar a los premios como ganadores;
c)
la cuantía del premio o los premios;
d)
las modalidades de pago de los premios a los ganadores una vez adjudicados.
A efectos del párrafo primero, letra a), inciso i), los beneficiarios de subvenciones de la Unión se considerarán admisibles, salvo que se indique lo contrario en las normas del concurso.
A efectos del párrafo primero, letra a), inciso vi), se podrán establecer excepciones en el caso de participación de organizaciones internacionales.
2. El ordenador competente elegirá medios de comunicación que no sean discriminatorios a la hora de presentar las candidaturas y que no tengan por efecto restringir el acceso de los participantes al concurso.
Los medios de comunicación elegidos deberán ser de tal forma que garanticen el cumplimiento de las siguientes condiciones:
a)
cada candidatura contiene toda la información necesaria para su evaluación;
b)
queda preservada la integridad de los datos;
c)
queda preservada la confidencialidad de las candidaturas;
d)
se garantiza la protección de los datos personales de conformidad con los requisitos del Reglamento (CE) no 45/2001.
3. Las normas de los concursos podrán fijar las condiciones para anular el concurso, en particular cuando no puedan cumplirse sus objetivos o cuando resulte ganador una persona física o jurídica que no cumpla las condiciones de participación.
4. Las normas de los concursos se publicarán en el sitio internet de las instituciones de la Unión. Además de la publicación en el sitio internet, las normas de los concursos podrán publicarse asimismo por cualquier otro medio adecuado, incluido el Diario Oficial de la Unión Europea, cuando sea necesario para dar mayor publicidad entre los potenciales participantes. Podrán publicarse desde la adopción de la decisión de financiación a que se refiere el artículo 84 del Reglamento Financiero, inclusive durante el año anterior a la ejecución del presupuesto. Cualquier modificación que se introduzca en el contenido de las normas de los concursos se publicará igualmente con arreglo a las mismas condiciones.
Artículo 213
Publicación ex post
(artículo 138, apartado 2, del Reglamento Financiero)
1. La información relativa a los premios concedidos a lo largo de un ejercicio financiero se publicará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21.
2. Una vez efectuada la publicación a que se refiere el apartado 1, la Comisión remitirá al Parlamento Europeo y al Consejo, cuando así lo soliciten, un informe sobre:
a)
el número de participantes en el último ejercicio;
b)
el número de participantes y el porcentaje de candidaturas galardonadas por concurso;
c)
una lista de los expertos que hayan tomado parte en los jurados en el último ejercicio, junto con una referencia al procedimiento para su selección.
Artículo 214
Evaluación
(artículo 138, apartado 3, del Reglamento Financiero)
1. A efectos de la evaluación de las candidaturas, el ordenador competente nombrará un jurado compuesto de al menos tres expertos, que podrán ser expertos externos o personas que representen, al menos, a dos entidades organizativas de la instituciones u organismos a que se refieren los artículos 62 y 208 del Reglamento Financiero, que no tengan vínculos jerárquicos entre sí, salvo en las representaciones u organismos locales a que se refiere el artículo 72 del presente Reglamento y los organismos delegatarios contemplados en los artículos 62 y 208 del Reglamento Financiero, si no son entidades distintas.
Los expertos contemplados en el párrafo primero estarán sujetos a las disposiciones en materia de conflicto de intereses establecidas en el artículo 57 del Reglamento Financiero.
Los expertos externos deberán declarar que no se encuentran incursos en una situación de conflicto de intereses en el momento de su nombramiento y que se comprometen a informar al ordenador si surgiera cualquier conflicto de intereses en el transcurso del procedimiento de evaluación.
2. Al término de su trabajo, los miembros del jurado firmarán un acta en la que se recojan todas las candidaturas examinadas, que incluirá una valoración de su calidad e identificará aquellas a las que puedan concederse los premios. Esa acta podrá firmarse en un sistema electrónico que proporcione datos identificativos suficientes del signatario.
El acta a que se refiere el párrafo primero será archivada a efectos de referencia ulterior.
3. A continuación, el ordenador decidirá si es o no oportuno conceder los premios. Tal decisión especificará asimismo los extremos siguientes:
a)
el objeto y la cuantía total de los premios concedidos, en su caso;
b)
los nombres de los participantes ganadores, si es que los hay, la cuantía de los premios concedidos a cada participante ganador y los motivos de tal decisión;
c)
los nombres de los participantes rechazados y las razones de tal rechazo.
Artículo 215
Información y notificación
(artículo 138, apartado 3, del Reglamento Financiero)
1. Se informará a los participantes de los resultados de la evaluación de sus candidaturas lo antes posible, y en cualquier caso dentro de los 15 días naturales después de que el ordenador haya adoptado la decisión de concesión.
2. La decisión de conceder el premio se notificará al participante ganador y servirá como compromiso jurídico a tenor de lo dispuesto en el artículo 86 del Reglamento Financiero.
TÍTULO VIII
INSTRUMENTOS FINANCIEROS
Artículo 216
Selección de las entidades encargadas de la ejecución de instrumentos financieros en régimen de gestión indirecta
(artículo 139 del Reglamento Financiero)
1. Para la ejecución de instrumentos financieros en régimen de gestión indirecta, la Comisión recabará pruebas de que la entidad encargada cumple los requisitos del artículo 60, apartado 2, del Reglamento Financiero. Una vez que se hayan obtenido tales pruebas, serán válidas para cualquier ejecución de instrumentos financieros en el futuro por parte de la entidad de que se trate, a menos que se hayan introducido cambios sustanciales en los sistemas, normas y procedimientos de las entidades encargadas a que se dirigen tales requisitos.
2. Para la selección de las entidades encargadas de la ejecución de instrumentos financieros de conformidad con el artículo 61, apartado 2, del Reglamento Financiero, la Comisión publicará una convocatoria destinada a entidades encargadas potenciales. Tal convocatoria incluirá los criterios de selección y concesión.
La convocatoria a que se refiere el párrafo primero deberá indicar igualmente si la entidad encargada está obligada a asignar sus propios recursos financieros al instrumento financiero específico o a compartir los riesgos. Cuando se haya hecho tal indicación y cuando sea necesario para resolver un posible conflicto de intereses, la convocatoria indicará asimismo que la entidad encargada está obligada a proponer medidas con respecto a la convergencia de intereses, tal como se establece en el artículo 140, apartado 2, del Reglamento Financiero. Las medidas en materia de convergencia de intereses se incluirán en el convenio del instrumento financiero específico.
La Comisión entablará un diálogo con las entidades que cumplan los criterios de selección de forma objetiva y transparente y evitando posibles conflictos de intereses. Tras el diálogo, la Comisión firmará convenios de delegación con la entidad o entidades que hayan presentado las propuestas económicamente más ventajosas incluidos, en su caso, la asignación de sus propios recursos financieros o el hecho de compartir los riesgos.
3. Antes de firmar los convenios de delegación, la Comisión podrá entablar negociaciones directas con entidades encargadas potenciales cuando la entidad encargada estuviera identificada en el acto de base de que se trate o fuera una de las contempladas en el artículo 58, apartado 1, letra c), inciso iii), del Reglamento Financiero, o en casos excepcionales debidamente justificados y adecuadamente fundamentados, en particular cuando:
a)
no se hubieran presentado propuestas adecuadas tras una convocatoria destinada a entidades encargadas potenciales;
b)
instrumentos financieros con características específicas requirieran un tipo particular de entidad encargada debido a su competencia técnica, su alto grado de especialización o sus competencias administrativas;
c)
por razones de urgencia extrema debida a acontecimientos imprevisibles no imputables a la Unión, fuera imposible atenerse al procedimiento a que se refiere el apartado 2.
Artículo 217
Contenido de los convenios de delegación con entidades encargadas de la ejecución de instrumentos financieros en régimen de gestión indirecta
(artículo 139 del Reglamento Financiero)
Además de los requisitos enumerados en el artículo 40, el convenio de delegación con entidades encargadas de la ejecución de instrumentos financieros deberá prever disposiciones adecuadas para garantizar el cumplimiento de los principios y condiciones establecidos en el artículo 140 del Reglamento Financiero. En particular, los convenios de delegación contendrán los siguientes elementos:
a)
la descripción del instrumento financiero, incluida su estrategia o política de inversión, el tipo de apoyo que ofrece, los criterios de admisibilidad para los intermediarios financieros y los perceptores finales, así como otros requisitos operativos específicos que reflejen los objetivos políticos del instrumento;
b)
los requisitos en cuanto a un rango de valores de referencia relativos al efecto palanca;
c)
una definición de las actividades no admisibles y los criterios de exclusión;
d)
disposiciones que garanticen la convergencia de intereses y aborden los posibles conflictos de intereses;
e)
disposiciones relativas a la selección de los intermediarios financieros con arreglo al artículo 139, apartado 4, párrafo segundo, del Reglamento Financiero, y al establecimiento de vehículos de inversión específicos, cuando proceda;
f)
disposiciones sobre la responsabilidad de la entidad encargada y de otras entidades que intervienen en la ejecución del instrumento financiero;
g)
disposiciones sobre la resolución de litigios;
h)
disposiciones sobre la gobernanza del instrumento financiero;
i)
disposiciones relativas a la utilización y reutilización de la contribución de la Unión de conformidad con el artículo 140, apartado 6, del Reglamento Financiero;
j)
disposiciones relativas a la gestión de las contribuciones de la Unión y de las cuentas fiduciarias, incluidos los riesgos de contraparte, las operaciones de tesorería aceptables, las responsabilidades de las partes interesadas, las medidas correctoras en caso de saldos excesivos en las cuentas fiduciarias, el sistema de registro y la presentación de informes;
k)
disposiciones relativas a la remuneración de la entidad encargada, incluidos los tipos de las tasas de gestión, y al cálculo y el pago de los costes y tasas de gestión a la entidad encargada de conformidad con el artículo 218;
l)
cuando proceda, disposiciones sobre un marco de condiciones para las contribuciones de los fondos a que se refiere el artículo 175 del Reglamento Financiero, en particular el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, el Fondo Social Europeo, el Fondo de Cohesión, el Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural y el futuro Fondo de Pesca (en lo sucesivo, «los Fondos del MEC»);
m)
disposiciones relativas a la duración, posibilidad de prórroga y terminación del instrumento financiero, incluidas las condiciones de terminación anticipada y, en su caso, las estrategias de salida;
n)
disposiciones relativas a la supervisión del apoyo prestado a los intermediarios financieros y los perceptores finales, en particular la rendición de cuentas por parte de los intermediarios financieros;
o)
cuando proceda, el tipo y la naturaleza de las operaciones de cobertura contempladas en el artículo 219.
Artículo 218
Costes y tasas de gestión de las entidades encargadas
(artículo 139 del Reglamento Financiero)
1. La Comisión deberá remunerar a las entidades encargadas de la ejecución de un instrumento financiero mediante tasas basadas en el rendimiento, el reembolso de los gastos excepcionales y, en caso de que la entidad encargada gestione la tesorería del instrumento financiero, tasas de gestión de la tesorería.
2. Las tasas basadas en el rendimiento incluirán tasas para remunerar la labor realizada por la entidad encargada en la ejecución de un instrumento financiero. Cuando proceda, podrán incluir asimismo incentivos relacionados con el ámbito de acción destinados a promover la realización de los objetivos políticos o incentivar el rendimiento financiero del instrumento financiero.
Artículo 219
Normas específicas relativas a las cuentas fiduciarias en régimen de gestión indirecta
(artículo 139 del Reglamento Financiero)
1. Las entidades encargadas de la ejecución de instrumentos financieros podrán abrir cuentas fiduciarias a tenor del artículo 68, apartado 7, del Reglamento Financiero, en su nombre y exclusivamente por cuenta de la Comisión. Tales entidades encargadas enviarán los estados contables correspondientes al servicio competente de la Comisión.
2. Las cuentas fiduciarias tendrán la liquidez apropiada y los activos custodiados en ellas serán gestionados con arreglo a los principios de buena gestión financiera y seguirán normas cautelares adecuadas de conformidad con el artículo 140, apartado 7, del Reglamento Financiero.
3. Para la ejecución de los instrumentos financieros, las entidades encargadas no podrán realizar operaciones de cobertura con fines especulativos. El tipo y la naturaleza de las eventuales operaciones de cobertura serán acordados ex ante por la Comisión y se recogerán en los convenios de delegación a que se refiere el artículo 217.
Artículo 220
Ejecución directa de instrumentos financieros
(artículo 139 del Reglamento Financiero)
1. En casos excepcionales, los instrumentos financieros podrán ejecutarse directamente con arreglo al artículo 139, apartado 4, del Reglamento Financiero, mediante uno de los siguientes dispositivos:
a)
un vehículo de inversión específico en el que participa la Comisión junto con otros inversores públicos o privados, con miras a reforzar el efecto palanca de la contribución de la Unión;
b)
préstamos, garantías, participaciones de capital y otros instrumentos de riesgo compartido distintos de las inversiones en vehículos de inversión específicos, facilitados directamente a los perceptores finales o a través de intermediarios financieros.
2. Para la ejecución de los instrumentos financieros, la Comisión no podrá realizar operaciones de cobertura con fines especulativos. El tipo y la naturaleza de las eventuales operaciones de cobertura serán acordados ex ante por la Comisión y se recogerán en los convenios con las entidades que ejecuten el instrumento financiero.
Artículo 221
Selección de los intermediarios financieros, los gestores de vehículos de inversión específicos y los perceptores finales
(artículo 139 del Reglamento Financiero)
1. Cuando la Comisión ejecute los instrumentos financieros directa o indirectamente mediante vehículos de inversión específicos, tales vehículos se establecerán de conformidad con la legislación de un Estado miembro. También podrán establecerse con arreglo a la legislación de un país distinto de un Estado miembro en el ámbito de la acción exterior. Los gestores de tales vehículos estarán obligados por ley o contrato a actuar con la diligencia de un gestor profesional y de buena fe.
2. Los gestores de los vehículos de inversión específicos a que se refiere el apartado 1 y los intermediarios financieros o los perceptores finales de los instrumentos financieros se seleccionarán teniendo debidamente en cuenta la naturaleza del instrumento financiero que se vaya a ejecutar, la experiencia y la capacidad operativa y financiera de las entidades correspondientes y/o la viabilidad económica de los proyectos de los perceptores finales. La elección será transparente, motivada por razones objetivas y no dará lugar a un conflicto de intereses.
3. No se concederá ayuda financiera a los gestores de vehículos de inversión específicos, a los intermediarios financieros ni a los perceptores finales que se hallen incursos en alguna de las situaciones contempladas en el artículo 106, apartado 1, y en los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento Financiero.
Artículo 222
Condiciones para el uso de instrumentos financieros
(artículo 140 del Reglamento Financiero)
1. Los instrumentos financieros abordarán deficiencias o fallos del mercado o situaciones de inversión infraóptimas y ofrecerán apoyo únicamente a los perceptores finales que se consideren potencialmente viables desde el punto de vista económico en el momento de la ayuda de la Unión a través de un instrumento financiero.
2. Los instrumentos financieros prestarán apoyo a los perceptores finales de manera proporcional. En particular, el trato preferencial a inversores que aporten coinversión o riesgo compartido deberá estar motivado, ser proporcional a los riesgos asumidos por los inversores en un instrumento financiero y limitarse al mínimo necesario para garantizar su inversión o la parte de riesgo que asumen.
Artículo 223
Efecto palanca
(artículo 140 del Reglamento Financiero)
1. Los instrumentos financieros tendrán por objeto conseguir un efecto de palanca de la contribución de la Unión, mediante la movilización de una inversión global superior a la cuantía de la contribución de la Unión.
El efecto palanca de los fondos de la Unión será el resultado de dividir la cuantía de la financiación a los perceptores finales admisibles por la cuantía de la contribución de la Unión.
2. La gama de valores de referencia para el efecto palanca se basará en una evaluación ex ante del instrumento financiero correspondiente.
Artículo 224
Evaluación ex ante de los instrumentos financieros
(artículo 140 del Reglamento Financiero)
1. Los instrumentos financieros se basarán en evaluaciones ex ante destinadas a detectar deficiencias o fallos del mercado o situaciones de inversión infraóptimas y a evaluar las necesidades de inversión con miras a la consecución de los objetivos políticos.
2. La evaluación ex ante deberá poner de manifiesto que las necesidades de mercado constatadas no pueden abordarse de manera adecuada y a su debido momento mediante actividades orientadas al mercado o tipos de intervención de la Unión que no sean la financiación por un instrumento financiero, como la regulación, la liberalización, la reforma u otras acciones políticas. Evaluará la probabilidad y los posibles costes de las distorsiones del mercado y del desplazamiento de los fondos privados por los instrumentos financieros y tratará de encontrar medios para reducir al mínimo los efectos negativos de tales distorsiones.
3. De conformidad con el principio de subsidiariedad, la evaluación ex ante deberá demostrar que un instrumento financiero a nivel de la UE puede abordar mejor las necesidades de mercado constatadas que instrumentos financieros similares a nivel nacional o regional, incluidos los financiados con fondos del MEC. Al evaluar el valor añadido de la contribución de la Unión se tendrán en cuenta factores tales como el difícil acceso a la financiación a nivel nacional, en particular en el caso de proyectos transfronterizos, las economías de escala o fuertes efectos de demostración relacionados con la difusión de las mejores prácticas entre los Estados miembros.
4. La evaluación ex ante determinará la forma más eficiente de lograr los objetivos del instrumento financiero.
5. La evaluación ex ante deberá demostrar asimismo que el instrumento financiero planeado es coherente con:
a)
instrumentos financieros nuevos y existentes, evitando solapamientos indeseables y logrando sinergias y economías de escala;
b)
instrumentos financieros y otras formas de intervención pública que aborden el mismo entorno de mercado, evitando incoherencias y explorando posibles sinergias.
6. La evaluación ex ante evaluará la proporcionalidad de la intervención prevista en lo que se refiere al tamaño del déficit de financiación detectado y al efecto palanca esperado del instrumento financiero previsto y examinará otros efectos cualitativos, como la difusión de las mejores prácticas, la promoción efectiva de los objetivos políticos de la Unión a lo largo de toda la cadena de ejecución o el acceso a la pericia específica de los actores que intervienen en la cadena de ejecución.
7. La evaluación ex ante establecerá un conjunto de indicadores de rendimiento adecuados para los instrumentos financieros propuestos y especificará el rendimiento, los resultados y la incidencia esperados.
8. Únicamente se llevara a cabo una evaluación ex ante separada de instrumentos financieros en caso de que dicha evaluación, al tiempo que respeta plenamente los criterios que figuran en los apartados 1 a 7, no esté incluida en la evaluación ex ante o en una evaluación de impacto del programa o de la actividad cubiertos por un acto de base.
Artículo 225
Supervisión de los instrumentos financieros
(artículo 140 del Reglamento Financiero)
1. A fin de garantizar la supervisión armonizada de instrumentos financieros a que se refiere el artículo 140, apartado 12, del Reglamento Financiero, el ordenador competente implantará un sistema de supervisión con el fin de contribuir a garantizar una seguridad razonable de que los fondos de la Unión se utilizan de conformidad con el artículo 32, apartado 2, del Reglamento Financiero.
2. El sistema de supervisión servirá para evaluar los avances registrados en la ejecución en pos de los objetivos políticos reflejados en los indicadores de rendimiento y de resultados pertinentes establecidos con arreglo a la evaluación ex ante, para analizar la conformidad de la ejecución con los requisitos definidos de conformidad con el artículo 140, apartado 2, del Reglamento Financiero y sentar las bases para la información requerida de la Comisión de conformidad con el artículo 38, apartado 5, y el artículo 140, apartado 8, del Reglamento Financiero.
3. En caso de gestión indirecta, la supervisión por parte de la Comisión se basará en los informes y cuentas facilitados por las entidades encargadas y en las auditorías disponibles y los controles llevados a cabo por la entidad encargada, teniendo debidamente en cuenta la declaración de gestión de la entidad encargada y el dictamen del organismo de auditoría independiente mencionado en el artículo 60, apartado 5, del Reglamento Financiero. La Comisión examinará la información facilitada por las entidades encargadas y podrán llevar a cabo controles, en particular mediante muestreo, a los niveles de ejecución correspondientes, hasta los perceptores finales.
La supervisión por parte de la entidad encargada se basará en los informes y cuentas facilitados por los intermediarios financieros y en las auditorías disponibles y los controles llevados a cabo por el intermediario financiero, teniendo debidamente en cuenta la declaración de gestión del intermediario financiero y el dictamen de auditores independientes.
Cuando no exista intermediario financiero, la entidad encargada supervisará directamente la utilización del instrumento financiero basándose en los informes y cuentas facilitados por los perceptores finales.
La entidad encargada revisará, cuando proceda mediante muestreo, la información facilitada por los intermediarios financieros o los perceptores finales y llevará a cabo los controles previstos en el convenio a que se refiere el artículo 217.
4. En caso de gestión directa, la supervisión por parte de la Comisión se basará en los informes y cuentas facilitados por los intermediarios financieros y los perceptores finales, sin perjuicio de controles apropiados. Las disposiciones del apartado 3 se aplicarán, mutatis mutandis, a la gestión directa.
5. Los convenios por los que se ejecuta el instrumento financiero contendrán las disposiciones necesarias para la aplicación de los apartados 1 a 4.
Artículo 226
Tratamiento de las contribuciones de los Fondos del MEC
(artículo 140 del Reglamento Financiero)
1. Deberán llevarse registros separados de las contribuciones de los Fondos del MEC a los instrumentos financieros establecidos en virtud del título VIII del Reglamento Financiero y apoyados por los Fondos del MEC con arreglo a las normas sectoriales específicas
2. La contribución de los Fondos del MEC se consignará en cuentas separadas y se destinará, con arreglo a los objetivos de los respectivos Fondos del MEC, a las acciones y perceptores finales de forma coherente con el programa o los programas con cargo a los cuales se hicieron las contribuciones.
3. Por lo que se refiere a la contribución de los Fondos del MEC a los instrumentos financieros establecidos en virtud del título VIII del Reglamento Financiero, se aplicarán las normas sectoriales.
TÍTULO IX
DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS Y DE LA CONTABILIDAD
CAPÍTULO 1
Rendición de cuentas
Artículo 227
Informe sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio presupuestario
(artículo 142 del Reglamento Financiero)
En el informe sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio presupuestario se hará una exposición fidedigna:
a)
de la consecución de los objetivos del ejercicio presupuestario, de acuerdo con el principio de buena gestión financiera;
b)
de la situación financiera y de los acontecimientos que hubieran influido de modo significativo en las actividades llevadas a cabo durante el ejercicio presupuestario.
El informe sobre la gestión presupuestaria y financiera estará separado de los informes sobre la ejecución del presupuesto.
Artículo 228
Inaplicación de los principios contables
(artículo 144 del Reglamento Financiero)
En el supuesto de que, en un caso específico, el contable considere que es conveniente dejar sin aplicar uno de los principios contables recogidos en las normas contables de la Unión, dicha inaplicación deberá ser señalada y debidamente motivada en las notas anexas a los estados financieros contempladas en el artículo 232.
Artículo 229
Documentos justificativos
(artículo 144 del Reglamento Financiero)
1. Los asientos contables deberán basarse en documentos justificativos fechados y numerados, en papel o en un formato que garantice la fiabilidad y conservación de su contenido durante los plazos contemplados en el artículo 48.
2. Las operaciones de la misma naturaleza, realizadas en un mismo lugar y en un mismo día podrán resumirse en un mismo documento justificativo.
Artículo 230
Estado de resultados financieros
(artículo 145 del Reglamento Financiero)
El estado de resultados financieros reflejará los ingresos y gastos del ejercicio clasificados en función de su naturaleza.
Artículo 231
Estado de los flujos de tesorería
(artículo 145 del Reglamento Financiero)
En el estado de los flujos de tesorería quedarán reflejados los movimientos de la tesorería durante el ejercicio, mostrando el movimiento entre las cantidades a la apertura y al cierre.
La tesorería estará constituida por los elementos siguientes:
a)
el líquido;
b)
las cuentas y depósitos bancarios a la vista;
c)
los demás valores disponibles cuya liquidez pueda efectuarse rápidamente y cuyo valor sea estable.
Artículo 232
Notas anexas a los estados financieros
(artículo 145 del Reglamento Financiero)
Las notas contempladas en el artículo 145 del Reglamento Financiero forman parte integrante de los estados financieros. Las notas deberán incluir, al menos, la siguiente información:
a)
los principios, normas y métodos contables;
b)
las notas explicativas, que proporcionan información suplementaria no presentada en los estados financieros propiamente dichos, pero que es necesaria para tener una imagen fiel y veraz.
Artículo 233
Estados relativos a la ejecución del presupuesto
(artículo 146 del Reglamento Financiero)
1. En los estados relativos a la ejecución del presupuesto se recogerá:
a)
información sobre los ingresos, en la que se incluya:
i)
la evolución de las previsiones de ingresos del presupuesto,
ii)
la ejecución del presupuesto de ingresos,
iii)
la evolución de los títulos de crédito devengados;
b)
información en que se describa la evolución de la totalidad de los créditos de compromiso y de pago disponibles;
c)
información en que se describa la utilización de todos los créditos de compromiso y de pago disponibles;
d)
información sobre la evolución de los compromisos pendientes de liquidación, los prorrogados del ejercicio anterior y los comprometidos en el ejercicio.
2. En lo que se refiere a la información sobre los ingresos, se adjuntará igualmente un estado en el que se indique, por Estado miembro, el desglose de los importes pendientes de cobro a finales del ejercicio correspondientes a recursos propios amparados por una orden de ingreso.
Artículo 234
Modalidades de remisión de las cuentas
(artículo 148 del Reglamento Financiero)
Las cuentas provisionales y las cuentas definitivas a que se refieren los artículos 147 y 148 del Reglamento Financiero podrán remitirse por medios electrónicos.
CAPÍTULO 2
Contabilidad
Sección 1
Organización contable
Artículo 235
Organización contable
(artículo 151 del Reglamento Financiero)
1. El contable de cada institución y organismo contemplados en el artículo 141 del Reglamento Financiero deberá elaborar y mantener actualizada una documentación descriptiva de la organización y procedimientos contables propios de su institución y organismo.
2. Los ingresos y gastos presupuestarios deberán registrarse, según la naturaleza económica de la operación, como ingresos o gastos corrientes o como capital, en el sistema informatizado contemplado en el artículo 236.
Artículo 236
Sistemas informatizados
(artículo 151 del Reglamento Financiero)
1. La teneduría de la contabilidad se llevará a cabo con la ayuda de un sistema informático integrado.
2. La organización de la contabilidad llevada por medio de sistemas y subsistemas informatizados requerirá una descripción completa de dichos sistemas y subsistemas.
En dicha descripción deberá definirse el contenido de todos los campos de datos y deberá precisarse el método de tratamiento de las operaciones concretas que utiliza el sistema. Igualmente habrá de indicarse de qué modo el sistema garantiza la existencia de una pista de auditoría completa de cada operación, así como de cualquier modificación aportada a los sistemas y subsistemas informatizados, de modo que pueda determinarse en todo momento la naturaleza y el autor de los cambios.
En las descripciones de los sistemas y subsistemas contables informatizados se mencionarán, en su caso, los nexos existentes entre estos últimos y el sistema contable central, en particular en lo tocante a la transmisión de datos y a la conciliación de saldos.
3. El acceso a los sistemas y subsistemas informatizados estará reservado a las personas que figuren en una lista de usuarios autorizados que cada institución deberá tener y mantener actualizada.
Sección 2
Libros contables
Artículo 237
Libros contables
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
Cada institución y cada organismo contemplados en el artículo 141 del Reglamento Financiero llevarán un libro diario, un libro mayor de la contabilidad y, al menos, libros auxiliares para los deudores, los acreedores y las inmovilizaciones, a menos que no esté justificado por consideraciones de relación coste/beneficios.
Los libros contables consistirán en documentos electrónicos determinados por el contable que ofrecerán plenas garantías para su uso como pruebas.
Los asientos contables del libro diario se registrarán en las cuentas del libro mayor de la contabilidad, y se detallarán de acuerdo con el plan contable contemplado en el artículo 212.
El libro diario y el libro mayor de la contabilidad podrán desglosarse en tantos diarios auxiliares y libros auxiliares como lo requieran su importancia y necesidades.
Los asientos contables registrados en los diarios y libros auxiliares se centralizarán mensualmente, como mínimo, en el libro diario y en el libro mayor de la contabilidad.
Artículo 238
Balance general de la contabilidad
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
Cada institución y organismo a que se refiere el artículo 141 del Reglamento Financiero elaborará un balance general de las cuentas, en el que habrán de reflejarse todas las cuentas de la contabilidad general, incluidas las cuentas saldadas durante el ejercicio, con indicación en cada una de ellas de los siguientes datos:
a)
el número de cuenta;
b)
la denominación;
c)
el total del debe;
d)
el total del haber;
e)
el saldo.
Artículo 239
Reconciliación contable
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
1. Los datos del libro mayor de la contabilidad se conservarán y se organizarán de tal modo que pueda justificarse el contenido de cada una de las cuentas recogidas en el balance general de la contabilidad.
2. Por lo que se refiere al inventario de las inmovilizaciones, serán de aplicación las disposiciones de los artículos 246 a 253.
Sección 3
Registros contables
Artículo 240
Asientos contables
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
1. Los asientos contables se efectuarán según el método denominado «de partida doble», en virtud del cual cada movimiento o variación registrados en la contabilidad deberán ser objeto de un asiento contable, el cual deberá mostrar la equivalencia de lo que se registra en el debe y en el haber de las distintas cuentas a que afecte dicho asiento.
2. Habrá de calcularse y contabilizarse la contrapartida en euros de una operación en una moneda distinta del euro.
Las operaciones en monedas extranjeras de las cuentas reevaluables serán reevaluadas, como mínimo, cada vez que se proceda al cierre contable.
Esta reevaluación se efectuará utilizando los tipos fijados de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6.
El tipo de cambio que se utilizará para la conversión entre el euro y otra moneda a efectos de establecer el balance a 31 de diciembre del ejercicio n será el del último día laborable del citado ejercicio n.
3. Las normas contables adoptadas de conformidad con el artículo 152 del Reglamento Financiero especificarán las normas de conversión y reevaluación que deban preverse a efectos de la contabilidad de ejercicio.
Artículo 241
Registros contables
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
En cada asiento contable se precisará el origen, contenido e imputación de cada dato, así como las referencias del documento justificativo correspondiente.
Artículo 242
Registro en el libro diario
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
Las operaciones contables se asentarán en el libro diario según uno de los métodos siguientes, que no son excluyentes entre sí:
a)
bien cotidianamente, operación por operación;
b)
bien por recapitulación mensual de los totales de las operaciones, con la condición de que se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones por día y por operación.
Artículo 243
Validación de los registros
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
1. Los asientos registrados en el libro diario y recogidos en libros auxiliares pasarán a ser definitivos mediante un procedimiento de validación que impida toda modificación o supresión del asiento.
2. A más tardar antes de la presentación de los estados financieros definitivos se aplicará un procedimiento de cierre que afiance las fechas y garantice la inviolabilidad de los asientos.
Sección 4
Reconciliación y verificación
Artículo 244
Conciliación de cuentas
(artículo 154 del Reglamento Financiero)
1. Los saldos de las cuentas del balance general se conciliarán periódicamente y, al menos, cuando se proceda al cierre anual, con los datos de los sistemas de gestión utilizados por los ordenadores para la gestión del activo y el pasivo y para el mantenimiento cotidiano del sistema contable.
2. El contable comprobará, periódicamente y, al menos, cada vez que se proceda al cierre contable, que los saldos bancarios se corresponden con la realidad, debiendo verificar en particular:
a)
los haberes bancarios, por conciliación de los extractos de cuenta remitidos por las entidades financieras;
b)
los fondos de caja, por conciliación con los datos del libro de caja.
Por lo que se refiere a las cuentas de inmovilizaciones, esta comprobación se efectuará de acuerdo con las disposiciones del artículo 250.
3. Las cuentas de enlace interinstitucionales se conciliarán mensualmente.
4. Las cuentas transitorias serán abiertas y reexaminadas anualmente por el contable. Esas cuentas estarán bajo la responsabilidad del ordenador, que procederá a su liquidación lo antes posible.
Sección 5
Contabilidad presupuestaria
Artículo 245
Contenido y teneduría de la contabilidad presupuestaria
(artículo 156 del Reglamento Financiero)
1. En la contabilidad presupuestaria se registrará por cada subdivisión presupuestaria:
a)
en lo referente a los gastos:
i)
los créditos autorizados en el presupuesto inicial, los créditos consignados en presupuestos rectificativos, los créditos prorrogados, los créditos habilitados a raíz de la percepción de ingresos afectados, los créditos procedentes de transferencias y el importe total de los créditos así disponibles,
ii)
los compromisos y pagos del ejercicio financiero;
b)
en lo referente a los ingresos:
i)
las previsiones consignadas en el presupuesto inicial, las previsiones consignadas en presupuestos rectificativos, los ingresos afectados y el importe total de las previsiones así evaluadas,
ii)
los títulos de créditos devengados y la recaudación del ejercicio financiero;
c)
los compromisos pendientes de pago y los ingresos pendientes de recaudación de ejercicios financieros anteriores.
Los créditos de compromiso y los créditos de pago contemplados en el párrafo primero, letra a), se registrarán y mostrarán por separado.
También se registrarán en la contabilidad presupuestaria los compromisos provisionales globales concernientes al Fondo Europeo Agrícola de Garantía (en lo sucesivo, «el FEAGA»), así como los pagos correspondientes.
La presentación de estos compromisos se hará dentro de los créditos del FEAGA.
2. La contabilidad mostrará por separado:
a)
la utilización de los créditos prorrogados y de los créditos del ejercicio;
b)
la liquidación de los compromisos aún por liquidar.
En el lado de los ingresos se mostrarán separadamente los importes pendientes de recuperación de ejercicios financieros anteriores.
3. La contabilidad presupuestaria podrá organizarse de tal manera que pueda desarrollar una contabilidad analítica.
4. La teneduría de la contabilidad presupuestaria se efectuará mediante sistemas informáticos en libros o en fichas.
CAPÍTULO 3
Inventario del inmovilizado
Artículo 246
Inventario del inmovilizado
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
Corresponde al ordenador establecer, con la asistencia técnica del contable, el sistema de inventario del inmovilizado. Tal sistema facilitará toda la información necesaria para la teneduría de la contabilidad y la conservación de los activos.
Artículo 247
Conservación del inmovilizado
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
Cada una de las instituciones y organismos a que hace referencia el artículo 141 del Reglamento Financiero adoptará disposiciones sobre la conservación de los bienes recogidos en sus balances respectivos y determinará los servicios administrativos responsables del sistema de inventario.
Artículo 248
Inscripción de los bienes en el inventario
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
Los bienes adquiridos cuyo período de utilización sea superior a un año y no sean artículos de consumo y cuyo precio de adquisición o de coste sea superior a lo indicado en las normas contables de la Unión adoptadas de conformidad con el artículo 152 del Reglamento Financiero se incorporarán en el inventario y se registrarán en la contabilidad del inmovilizado.
Artículo 249
Contenido del inventario en lo que se refiere a cada bien
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
En el inventario se recogerá una descripción adecuada de cada bien y se indicará con precisión su localización o, para los bienes muebles, el servicio o persona responsable, la fecha de adquisición y su coste unitario.
Artículo 250
Controles del inventario de bienes muebles
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
Los controles del inventario que lleven a cabo las instituciones y organismos a que se refiere el artículo 141 del Reglamento Financiero se realizarán de tal manera que pueda garantizarse la existencia física de cada bien y su conformidad con el registro del inventario. Estos controles se efectuarán en el marco de un programa anual de verificación, salvo en el caso del inmovilizado material e inmaterial, cuyo control se efectuará, como mínimo, trienalmente.
Artículo 251
Reventa de inmovilizaciones materiales
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
Los miembros, los funcionarios o agentes y demás personal de las instituciones y los organismos contemplados en el artículo 141 del Reglamento Financiero no podrán actuar como compradores de los bienes que revendan tales instituciones y organismos, salvo cuando la reventa se efectúe mediante procedimiento de licitación pública.
Artículo 252
Procedimiento de venta de inmovilizaciones materiales
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
1. La venta de inmovilizaciones materiales será objeto de una publicidad local adecuada, si el valor de compra unitario es igual o superior a 8 100 EUR. El período comprendido entre la fecha de publicación del último anuncio y la conclusión del contrato de venta será, como mínimo, de 14 días naturales.
La venta a que se refiere el párrafo primero será objeto de un anuncio de venta en el Diario Oficial de la Unión Europea, si el valor de compra unitario es igual o superior a 391 100 EUR. También podrá hacerse la correspondiente publicidad en la prensa de los Estados miembros. El período comprendido entre la fecha de publicación del anuncio en el Diario Oficial de de la Unión Europea y la conclusión del contrato de venta deberá ser, como mínimo, de un mes.
2. Las instituciones y organismos a que hace referencia el artículo 141 del Reglamento Financiero podrán renunciar a tal publicidad cuando el coste de la misma supere los beneficios previsibles de la operación.
3. Las instituciones y organismos a que hace referencia el artículo 141 del Reglamento Financiero deberán intentar obtener siempre el mejor precio en la venta de inmovilizaciones materiales.
4. Los apartados 1, 2 y 3 no serán aplicables a las ventas entre instituciones de la Unión y sus organismos contemplados en el artículo 208 del Reglamento Financiero.
Artículo 253
Procedimiento de enajenación de inmovilizaciones materiales
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
La cesión, a título oneroso o gratuito, el abandono de bienes, el alquiler y la desaparición por pérdida, robo o cualquier otra causa de los bienes inventariados, incluidos bienes inmuebles, se harán constar en una declaración o acta del ordenador.
En la declaración o en el acta se hará constar, en especial, la posibilidad de que exista obligación de sustitución a cargo de un funcionario o agente de la Unión o de cualquier otra persona.
La entrega a título gratuito de bienes inmuebles o de grandes instalaciones deberá hacerse mediante contrato y será objeto de una comunicación anual al Parlamento Europeo y al Consejo con motivo de la presentación del proyecto de presupuesto.
Los miembros, los funcionarios o agentes y demás personal de las instituciones y los organismos contemplados en el artículo 141 del Reglamento Financiero no podrán recibir los bienes inventariados cedidos a título gratuito o abandonados.
Artículo 254
Inventario y publicidad de las ventas en las delegaciones de la Unión
(artículo 157 del Reglamento Financiero)
1. Los inventarios permanentes de los bienes muebles que constituyen patrimonio de la Unión se mantendrán, por lo que se refiere a las delegaciones de la Unión, in situ. Se remitirá información periódica de los mismos a los servicios centrales de acuerdo con las instrucciones aprobadas por cada institución.
Los bienes muebles en tránsito hacia las delegaciones de la Unión serán registrados en una lista provisional a la espera de su inclusión en los inventarios permanentes.
2. La publicidad de la venta de bienes muebles de las delegaciones de la Unión se efectuará de conformidad con los usos y costumbres locales.
SEGUNDA PARTE
DISPOSICIONES PARTICULARES
TÍTULO I
INVESTIGACIÓN
Artículo 255
Tipos de operaciones
(artículo 181 del Reglamento Financiero)
1. Las acciones directas serán ejecutadas por los establecimientos del Centro Conjunto de Investigación (en lo sucesivo, «el CCI») y en principio serán financiadas íntegramente con cargo al presupuesto. Este tipo de acciones consistirán en:
a)
programas de investigación;
b)
actividades de investigación exploratoria;
c)
actividades de apoyo científico y técnico de índole institucional.
2. El CCI podrá participar en las acciones indirectas en las condiciones establecidas en el artículo 183 del Reglamento Financiero.
3. El cálculo de los títulos de crédito a que se refiere el artículo 181, apartado 2, del Reglamento Financiero se remitirá al contable para registro.
Artículo 256
Otras normas aplicables al CCI
(artículo 183 del Reglamento Financiero)
1. Las actividades de carácter competitivo realizadas por el CCI consistirán en:
a)
actividades llevadas a cabo en el marco de procedimientos de contratación pública o de subvención;
b)
actividades por cuenta de terceros;
c)
actividades emprendidas en virtud de un convenio administrativo con otras instituciones u otros servicios de la Comisión con miras a la prestación de servicios técnicos y científicos.
2. Cuando las actividades llevadas a cabo por el CCI por cuenta de terceros exijan recurrir a la contratación pública, el procedimiento de adjudicación de contratos se ajustará a los principios de transparencia y de igualdad de trato.
3. Las previsiones de títulos de crédito contempladas en el artículo 183, apartado 2, del Reglamento Financiero se remitirán al contable para registro.
TÍTULO II
ACCIONES EXTERIORES
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 257
Acciones que pueden financiarse
(artículo 184 del Reglamento Financiero)
Los créditos relativos a las acciones contempladas en el capítulo 1 del título IV de la segunda parte del Reglamento Financiero podrán financiar, en particular, contratos, subvenciones, incluidas bonificaciones de intereses, préstamos especiales, garantía de préstamos y acciones en materia de asistencia financiera, de apoyo presupuestario y otras formas específicas de ayuda presupuestaria.
CAPÍTULO II
Apoyo presupuestario y fondos fiduciarios de donantes múltiples
Artículo 258
Utilización del apoyo presupuestario
(artículo 186 del Reglamento Financiero)
1. Cuando así se prevea en los actos de base correspondientes, la Comisión podrá prestar apoyo presupuestario sectorial o general en un tercer país si se dan las condiciones siguientes:
a)
las finanzas públicas del país asociado se gestionan con la suficiente transparencia, fiabilidad y eficacia;
b)
el país asociado ha implantado políticas sectoriales o nacionales suficientemente creíbles y pertinentes, y
c)
el país asociado ha implantado políticas macroeconómicas orientadas a la estabilidad.
2. Los convenios celebrados con el país asociado impondrán a este la obligación de facilitar a la Comisión información fiable y oportuna que le permita evaluar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el apartado 1.
Artículo 259
Fondos fiduciarios de la Unión para las acciones exteriores
(artículo 187 del Reglamento Financiero)
Las contribuciones de otros donantes se contabilizarán en el momento en que se ingresen en la cuenta bancaria específica del fondo fiduciario, por el importe en euros resultante de la conversión realizada en el momento de su recepción en la cuenta bancaria específica.
La contribución de la Unión se transferirá a su debido tiempo para cubrir los compromisos jurídicos del fondo fiduciario habida cuenta de los fondos disponibles aportados por los demás donantes.
Los intereses acumulados en la cuenta bancaria específica del fondo fiduciario se invertirán en el fondo fiduciario a menos que el acto constitutivo del fondo fiduciario disponga lo contrario.
Todas las operaciones registradas en la cuenta bancaria mencionada en el párrafo tercero durante el ejercicio se detallarán en la contabilidad del fondo fiduciario.
El ordenador elaborará los informes financieros sobre las operaciones efectuadas por cada fondo fiduciario dos veces al año.
Los fondos fiduciarios serán objeto cada año de una auditoría externa independiente.
El consejo del fondo fiduciario aprobará el informe anual del fondo elaborado por el ordenador, así como las cuentas anuales elaboradas por el contable. Estos informes se adjuntarán al informe anual del ordenador delegado y se presentarán al Parlamento Europeo y al Consejo en el marco del procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria de la Comisión.
Las normas relativas a la composición del consejo y a su reglamento interno se establecerán en el acto constitutivo del fondo fiduciario adoptado por la Comisión y al que se habrán adherido los donantes. Estas normas deberán garantizar una representación equitativa de los donantes y establecer que habrá que contar con el voto positivo de la Comisión para adoptar la decisión final sobre la utilización de los fondos.
CAPÍTULO III
Contratación pública
Artículo 260
Arrendamiento de edificios
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
Los únicos contratos inmobiliarios que podrán ser financiados con créditos de operaciones destinados a acciones exteriores serán aquellos cuyo objeto sea el arrendamiento de edificios ya construidos en el momento de la firma del contrato de arrendamiento. Estos contratos serán publicados de conformidad con el artículo 124.
Artículo 261
Definiciones
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los contratos de servicios incluirán los contratos de estudios y de asistencia técnica.
El contrato de estudios es un contrato de servicios celebrado entre un prestador de servicios y el órgano de contratación cuyo objeto es, entre otros, la realización de estudios sobre la definición y la preparación de proyectos, estudios de viabilidad, estudios económicos y de mercado, estudios técnicos y auditorías.
El contrato de asistencia técnica es un contrato en el que el prestador de servicios ejerce una función de asesor, gestiona o supervisa un proyecto o proporciona los expertos especificados en el contrato.
2. Cuando un tercer país disponga de personal de gestión cualificado en sus servicios o en entidades con participación pública, los contratos podrán ser ejecutados directamente por tales servicios o entidades en régimen de gestión administrativa directa.
Artículo 262
Disposiciones específicas relativas a los límites y modalidades de la adjudicación de contratos en el sector de las acciones exteriores
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. No serán de aplicación a los contratos adjudicados por los órganos de contratación contemplados en el artículo 190, apartado 2, del Reglamento Financiero o adjudicados por cuenta de los mismos, los artículos 123 a 126, excepto en lo que se refiere a las definiciones, el artículo 127, apartados 3 y 4, el artículo 128, los artículos 134 a 137, el artículo 139, apartados 3 a 6, el artículo 148, apartado 4, el artículo 151, apartado 2, los artículos 152 a 158, y los artículos 160 y 164 del presente Reglamento.
La aplicación de las disposiciones contractuales incluidas en el presente capítulo será objeto de una decisión de la Comisión, en particular los controles apropiados que deberá aplicar el ordenador competente cuando la Comisión no sea el órgano de contratación.
2. En caso de incumplimiento de los procedimientos contemplados en el apartado 1, los gastos relativos a las operaciones en cuestión no serán admisibles para una financiación de la Unión.
3. El presente capítulo no se aplicará a los órganos de contratación contemplados en el artículo 190, apartado 2, letra b), del Reglamento Financiero, cuando, a raíz de los controles a que se refiere el artículo 61 del Reglamento Financiero, la Comisión los hubiera autorizado a utilizar sus propios procedimientos de adjudicación de contratos.
Artículo 263
Publicidad y no discriminación
(artículos 190 y 191 del Reglamento Financiero)
1. La Comisión adoptará las medidas de ejecución necesarias para garantizar, en igualdad de condiciones, una participación lo más amplia posible en las licitaciones relativas a la adjudicación de contratos financiados por la Unión. A tal efecto, se procurará en particular:
a)
asegurar de manera adecuada la publicación, en plazos razonables, de los anuncios de información previa, los anuncios de contratos y los anuncios de adjudicación;
b)
eliminar toda práctica discriminatoria o prescripción técnica que impidan una amplia participación, en igualdad de condiciones, de todas las personas físicas y jurídicas contempladas en el artículo 182 del Reglamento Financiero.
2. El artículo 265, apartado 5, el artículo 267, apartado 3, y el artículo 269, apartado 4, se entenderán sin perjuicio de la utilización de la contratación electrónica.
Artículo 264
Medidas de publicidad
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. El anuncio de información previa en relación con las licitaciones internacionales se enviará cuanto antes a la Oficina de Publicaciones para los contratos de suministro y servicios y lo más rápidamente posible tras la decisión de aprobación del programa para los contratos de obras.
2. A efectos del presente capítulo, el anuncio de contrato se publicará:
a)
al menos en el Diario Oficial de la Unión Europea y en internet para las licitaciones internacionales;
b)
al menos en el Diario Oficial del Estado beneficiario o en cualquier publicación equivalente para las licitaciones locales.
Cuando el anuncio de contrato se publique también localmente, deberá ser idéntico al publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea y en internet y su publicación será simultánea. La publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea y en internet corresponderá a la Comisión. Si el anuncio se publica a escala local, podrán encargarse de ello las entidades contempladas en el artículo 190, apartado 2, letra b), del Reglamento Financiero.
3. El anuncio de adjudicación se enviará tras la firma del contrato, excepto, si es aún procedente, en el caso de los contratos que se hayan declarado secretos o cuya ejecución vaya acompañada de especiales medidas de seguridad o cuando así lo exija la protección de intereses esenciales de la Unión Europea o del país beneficiario, e igualmente cuando la publicación del anuncio de contrato no se considere conveniente.
Artículo 265
Límites y procedimientos de adjudicación de contratos de servicios
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los límites y procedimientos a que se refiere el artículo 190 del Reglamento Financiero quedan fijados, en lo que respecta a los contratos de servicios, del siguiente modo:
a)
contratos de cuantía igual o superior a 300 000 EUR:
i)
licitación internacional restringida a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra a),
ii)
licitación internacional abierta a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra a);
b)
contratos de cuantía inferior a 300 000 EUR: procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia a tenor del apartado 3 del presente artículo, o contrato marco.
Los contratos de cuantía igual o inferior a 20 000 EUR podrán ser adjudicados sobre la base de una sola oferta.
Los pagos por un importe igual o inferior a 2 500 EUR correspondientes a gastos podrán efectuarse simplemente a modo de reembolso de factura, sin aceptación previa de una oferta.
2. En el procedimiento restringido internacional contemplado en el apartado 1, letra a), el anuncio de contrato indicará el número de candidatos a quienes se invitará a presentar una oferta. En el caso de contratos de servicios se invitará al menos a cuatro candidatos. El número de candidatos admitidos a licitar deberá ser suficiente para garantizar una competencia real.
La lista de candidatos se publicará en el sitio internet de la Comisión.
Si el número de candidatos que cumple los criterios de selección o los niveles de capacidad mínima exigida es inferior al número previsto, el órgano de contratación podrá invitar a presentar una oferta únicamente a los candidatos que cumplan con los criterios de presentación de la oferta.
3. En el procedimiento negociado contemplado en el apartado 1, letra b), el órgano de contratación elaborará una lista compuesta de, al menos, tres licitadores de su elección. El procedimiento supondrá una apertura limitada a la competencia, sin publicación de un anuncio, y será un procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia al que no será de aplicación el artículo 129.
Los licitadores en el procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia podrán ser elegidos de la lista de vendedores objeto de adecuada publicidad a que se refiere el artículo 136, apartado 1, letra b). Tal lista se elaborará tras una convocatoria de manifestaciones de interés y será válida durante un período no superior a cinco años a partir de la fecha del anuncio. En esta lista podrán incluirse sublistas. Cualquier persona interesada podrá presentar su candidatura en todo momento dentro del período de validez de la lista, salvo en los tres últimos meses de dicho período. Cuando se vaya a adjudicar un contrato, el órgano de contratación invitará a todos los vendedores inscritos en la lista o sublista pertinentes a presentar una oferta.
La apertura y evaluación de las ofertas serán efectuadas por un comité de evaluación que posea la cualificación técnica y administrativa necesaria. Los miembros del comité de evaluación deberán firmar una declaración de imparcialidad.
Si, tras la consulta de los licitadores, el órgano de contratación recibe solamente una oferta que sea administrativa y técnicamente válida, podrá adjudicarse el contrato a condición de que se cumplan los criterios de adjudicación.
4. Para los servicios jurídicos según la nomenclatura CPV, los órganos de contratación podrán recurrir al procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia, cualquiera que sea la cuantía estimada del contrato.
5. Las ofertas serán remitidas en un paquete o sobre exterior que contenga a su vez dos sobres distintos y sellados, uno con la referencia: Sobre A «Oferta técnica» y otro con la referencia: Sobre B «Oferta financiera». En el sobre exterior se indicará:
a)
la dirección indicada en el expediente de licitación para la presentación de las ofertas;
b)
la referencia al anuncio de licitación al que responde el licitador;
c)
si procede, los números de los lotes para los que se presenta la oferta;
d)
la estampilla «No abrir antes de la sesión de apertura de las ofertas» en la lengua del expediente de licitación.
Si en los documentos de licitación se ha previsto algún tipo de entrevista, el comité de evaluación podrá entrevistarse con los principales miembros del equipo de expertos propuestos en las ofertas técnicamente aceptables, tras haber establecido sus conclusiones provisionales por escrito y antes de llegar a una conclusión definitiva sobre la evaluación de las ofertas técnicas. En tales casos, el comité de evaluación interrogará a los expertos, de preferencia colectivamente si se trata de un equipo, y a intervalos de tiempos próximos para permitir una comparación válida. Las entrevistas se desarrollarán basándose en un perfil de entrevista acordado previamente por el jurado, que habrá de utilizarse para los distintos expertos o equipos convocados. El día y la hora de la entrevista deberán comunicarse a los licitadores, como mínimo, con 10 días naturales de antelación. En caso de fuerza mayor que impida al licitador estar presente en la entrevista, se le enviará una nueva convocatoria en la que se precisará el día y la hora.
6. Los criterios de adjudicación del contrato servirán para determinar la oferta económicamente más ventajosa.
La selección de la oferta económicamente más ventajosa se efectuará mediante una ponderación entre la calidad técnica y el precio de las ofertas utilizando una clave de reparto 80/20. A tal efecto:
a)
los puntos asignados a las ofertas técnicas se multiplicarán por un coeficiente de 0,80;
b)
los puntos asignados a las ofertas de precio se multiplicarán por un coeficiente de 0,20.
Artículo 266
Recurso al procedimiento negociado en los contratos de servicios
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. En los contratos de servicios, los órganos de contratación podrán recurrir a un procedimiento negociado basándose en una sola oferta en los siguientes casos:
a)
cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los órganos de contratación y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por los procedimientos contemplados en el artículo 104, apartado 1, letras a), b) y c), del Reglamento Financiero;
b)
cuando las prestaciones se encomienden a organismos públicos o a instituciones o asociaciones sin ánimo de lucro y tengan por objeto acciones de carácter institucional o acciones de asistencia social en favor de la población;
c)
en el caso de prestaciones consecutivas a servicios ya iniciados, en las condiciones previstas en el apartado 2;
d)
cuando una licitación haya sido declarada desierta o los intentos de utilizar un contrato marco hayan resultado infructuosos, debido a que ninguna oferta merecía ser seleccionada ni cualitativa ni financieramente, en cuyo caso, previa anulación de la licitación, el órgano de contratación podrá entablar negociaciones con los licitadores que prefiera de entre los que hubieran participado en la licitación, siempre y cuando no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato;
e)
cuando el contrato en cuestión sea consecuencia de un concurso y deba otorgarse, de acuerdo con las normas aplicables, al ganador o a uno de los ganadores del concurso, en cuyo caso todos los ganadores del concurso serán invitados a participar en las negociaciones;
f)
en los contratos cuya ejecución pueda encomendarse únicamente a un prestador de servicios determinado, por razones técnicas o por razones de protección de derechos exclusivos;
g)
en los contratos que se declaren secretos o en los contratos cuyo ejecución deba ir acompañada de especiales medidas de seguridad, o cuando así lo exija la protección de los intereses esenciales de la Unión o del país beneficiario;
h)
cuando haya de celebrarse un nuevo contrato tras la rescisión anticipada de un contrato en vigor.
A efectos del párrafo primero, letra a), del presente apartado, se asimilarán a situaciones de urgencia imperiosa las intervenciones en las situaciones de crisis a que se refiere el artículo 190, apartado 2. El ordenador delegado, en su caso de consuno con los demás ordenadores delegados interesados, constatará la situación de urgencia imperiosa y reexaminará su decisión regularmente teniendo presente el principio de buena gestión financiera.
Las acciones de carácter institucional a que se refiere el párrafo primero, letra b), incluyen servicios ligados directamente a la misión estatutaria de los organismos del sector público.
2. Las prestaciones consecutivas a servicios ya iniciados a que se refiere el apartado 1, letra c), son las siguientes:
a)
prestaciones complementarias no incluidas en el contrato principal, pero que, debido a circunstancias imprevistas, se han hecho necesarias para la ejecución del contrato, siempre y cuando tales prestaciones no puedan separarse, ni técnica ni económicamente, del contrato principal sin acarrear graves inconvenientes al órgano de contratación y el importe acumulado de tales prestaciones complementarias no rebase el 50 % de la cuantía del contrato principal;
b)
prestaciones complementarias consistentes en la repetición de servicios similares encomendados al prestador de servicios en un primer contrato a condición de que:
i)
para la primera prestación se hubiera publicado un anuncio de contrato y que en tal anuncio de contrato se hubiere indicado claramente la posibilidad de recurrir al procedimiento negociado en caso de nuevas prestaciones para el proyecto, y que el coste estimado se hubiera indicado claramente en la publicación del anuncio de contrato de la primera prestación,
ii)
la prórroga del contrato se haga por una cuantía y duración que sea, como máximo, igual a la cuantía y duración del primer contrato.
Artículo 267
Límites y procedimientos de adjudicación en contratos de suministro
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los límites y procedimientos a que se refiere el artículo 190 del Reglamento Financiero quedan fijados, en lo que respecta a los contratos de suministro, del siguiente modo:
a)
contratos de cuantía igual o superior a 300 000 EUR: licitación internacional abierta a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra a);
b)
contratos de cuantía inferior a 300 000 EUR: un contrato marco o:
i)
contratos de cuantía igual o superior a 100 000 EUR pero inferior a 300 000 EUR: licitación local abierta a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra b),
ii)
contratos de cuantía inferior a 100 000 EUR: procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia a tenor del apartado 2;
c)
los pagos por un importe igual o inferior a 2 500 EUR correspondiente a gastos podrán efectuarse simplemente a modo de reembolso de factura, sin aceptación previa de una oferta.
Los contratos de cuantía igual o inferior a 20 000 EUR podrán ser adjudicados sobre la base de una sola oferta.
2. En el procedimiento negociado contemplado en el apartado 1, letra b), inciso ii), del presente artículo, el órgano de contratación elaborará una lista de al menos tres proveedores de su elección. El procedimiento supondrá una apertura limitada a la competencia, sin publicación de un anuncio, y será un procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia al que no será de aplicación el artículo 129.
La apertura y evaluación de las ofertas serán efectuadas por un comité de evaluación que posea el peritaje técnico y administrativo necesario. Los miembros del comité de evaluación deberán firmar una declaración de imparcialidad.
Si tras la consulta de los proveedores, el órgano de contratación recibe solamente una oferta que sea administrativa y técnicamente válida, podrá adjudicarse el contrato a condición de que se cumplan los criterios de adjudicación.
3. Cada oferta técnica y financiera deberá introducirse, dentro de un paquete o de un sobre exterior, en un único sobre sellado con los siguientes datos:
a)
la dirección indicada en el expediente de licitación para la entrega de las ofertas;
b)
la referencia al anuncio de licitación al que responde el licitador;
c)
si procede, los números de los lotes para los que se presenta la oferta;
d)
la estampilla «No abrir antes de la sesión de apertura de las ofertas» en la lengua del expediente de licitación.
Las ofertas serán abiertas públicamente por el comité de evaluación a la hora y en el lugar fijados en el expediente de licitación. En la apertura pública de las ofertas deberán anunciarse los nombres de los licitadores, los precios propuestos, la existencia de la garantía de licitación requerida y cualquier otra formalidad que el órgano de contratación considere conveniente.
4. En caso de contrato de suministro sin servicio de posventa, el único criterio de adjudicación será el precio.
En caso de que se presenten propuestas de servicio de posventa o de formación de particular importancia, se elegirá la oferta más barata o la oferta económicamente más ventajosa en función de la calidad técnica del servicio ofrecido y del precio propuesto.
Artículo 268
Recurso al procedimiento negociado en los contratos de suministro
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los contratos de suministro podrán ser adjudicados por procedimiento negociado basándose en una sola oferta en los siguientes casos:
a)
cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los órganos de contratación y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por los procedimientos contemplados en el artículo 111, apartado 1, letras a), b) y c), del Reglamento Financiero;
b)
cuando la naturaleza o características especiales de los suministros lo justifiquen, por ejemplo, cuando la ejecución del contrato se reserve exclusivamente a los titulares de patentes o de licencias que regulan su utilización;
c)
en el caso de entregas complementarias efectuadas por el proveedor inicial que vayan destinadas bien a la sustitución parcial de suministros o instalaciones de uso corriente, bien a la ampliación de suministros o instalaciones existentes, cuando el cambio de proveedor obligue al órgano de contratación a adquirir un material de equipo con características técnicas diferentes que sea incompatible o acarree dificultades técnicas de utilización y de mantenimiento desproporcionadas;
d)
cuando una licitación haya sido declarada desierta, debido a que ninguna oferta merecía ser seleccionada ni cualitativa ni financieramente;
e)
en los contratos que se declaren secretos o en los contratos cuyo ejecución deba ir acompañada de especiales medidas de seguridad, o cuando así lo exija la protección de los intereses esenciales de la Unión o del país beneficiario;
f)
en los contratos relativos al suministro de artículos cotizados y compras en un mercado de materias primas;
g)
en los contratos relativos a compras, en condiciones particularmente ventajosas, a un proveedor en cese definitivo de actividad empresarial o a síndicos o administradores judiciales de una quiebra, un concurso de acreedores o un procedimiento similar con arreglo al Derecho nacional;
h)
cuando haya de celebrarse un nuevo contrato tras la rescisión anticipada de un contrato en vigor.
En los casos mencionados en el párrafo primero, letra d), previa anulación de la licitación, el órgano de contratación podrá entablar negociaciones con uno o más licitadores de su elección de entre los que hubieran participado en la licitación, siempre y cuando no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato.
2. A efectos del apartado 1, letra a), del presente artículo, se asimilarán a situaciones de urgencia imperiosa las intervenciones en las situaciones de crisis a que se refiere el artículo 190, apartado 2. El ordenador delegado, en su caso de consuno con los demás ordenadores delegados interesados, constatará la situación de urgencia imperiosa y reexaminará su decisión regularmente teniendo presente el principio de buena gestión financiera.
Artículo 269
Límites y procedimientos para la adjudicación de contratos de obras
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los límites y procedimientos a que se refiere el artículo 190 del Reglamento Financiero quedan fijados, en lo que respecta a los contratos de obras, del siguiente modo:
a)
contratos de cuantía igual o superior a 5 000 000 EUR:
i)
licitación internacional abierta a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra a), o
ii)
teniendo en cuenta las características de ciertas obras, licitación internacional restringida a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra a);
b)
contratos de cuantía igual o superior a 300 000 EUR e inferior a 5 000 000 EUR: licitación local abierta a tenor del artículo 127, apartado 2, y del artículo 264, apartado 2, letra b);
c)
contratos de cuantía inferior a 300 000 EUR: procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia a tenor del apartado 2 del presente artículo.
Los contratos de cuantía igual o inferior a 20 000 EUR podrán ser adjudicados sobre la base de una sola oferta.
2. En el procedimiento negociado contemplado en el apartado 1, letra c), del presente artículo, el órgano de contratación elaborará una lista de al menos tres contratistas de su elección. El procedimiento supondrá una apertura limitada a la competencia, sin publicación de un anuncio, y será un procedimiento negociado sujeto a las normas de competencia al que no será de aplicación el artículo 129.
La apertura y evaluación de las ofertas serán efectuadas por un comité de evaluación que posea la cualificación técnica y administrativa necesaria. Los miembros del comité de evaluación deberán firmar una declaración de imparcialidad.
Si tras la consulta de los contratistas, el órgano de contratación recibe solamente una oferta que sea administrativa y técnicamente válida, podrá adjudicarse el contrato siempre y cuando se cumplan los criterios de adjudicación.
3. Los criterios de selección se referirán a la capacidad del licitador en la ejecución de contratos similares, en particular por referencia a la calidad de ejecución de obras efectuadas en los últimos años. Una vez efectuada la selección y eliminadas las ofertas no conformes, el único criterio para la adjudicación del contrato será el precio de la oferta.
4. Cada oferta técnica y financiera deberá introducirse, dentro de un paquete o de un sobre exterior, en un único sobre sellado con los siguientes datos:
a)
la dirección indicada en los documentos de licitación para la presentación de las ofertas;
b)
la referencia al anuncio de licitación al que responde el licitador;
c)
si procede, los números de los lotes para los que se presenta la oferta;
d)
la estampilla «No abrir antes de la sesión de apertura de las ofertas» en la lengua del expediente de licitación.
Las ofertas serán abiertas públicamente por el comité de evaluación a la hora y en el lugar fijados en los documentos de licitación. En la apertura pública de las ofertas deberán anunciarse los nombres de los licitadores, los precios propuestos, la existencia de la garantía de licitación requerida y cualquier otra formalidad que el órgano de contratación considere conveniente.
Artículo 270
Recurso al procedimiento negociado en los contratos de obras
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los contratos de obras podrán ser adjudicados por procedimiento negociado sobre la base de una sola oferta en los siguientes casos:
a)
cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los órganos de contratación y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por los procedimientos contemplados en el artículo 111, apartado 1, letras a), b) y c), del Reglamento Financiero;
b)
en el caso de obras complementarias que aun no figurando en el primer contrato concluido se hayan hecho necesarias, por circunstancias imprevistas, para la ejecución de las obras, en las condiciones previstas en el apartado 2;
c)
cuando una licitación haya sido declarada desierta, debido a que ninguna oferta merecía ser seleccionada ni cualitativa ni financieramente;
d)
en los contratos que se declaren secretos o en los contratos cuyo ejecución deba ir acompañada de especiales medidas de seguridad, o cuando así lo exija la protección de los intereses esenciales de la Unión o del país beneficiario;
e)
cuando haya de celebrarse un nuevo contrato tras la rescisión anticipada de un contrato en vigor.
A efectos del párrafo primero, letra a), del presente apartado, se asimilarán a situaciones de urgencia imperiosa las intervenciones en las situaciones de crisis a que se refiere el artículo 190, apartado 2. El ordenador delegado, en su caso de consuno con los demás ordenadores delegados interesados, constatará la situación de urgencia imperiosa y reexaminará su decisión regularmente teniendo presente el principio de buena gestión financiera.
En los casos mencionados en el párrafo primero, letra c), previa anulación de la licitación, el órgano de contratación podrá entablar negociaciones con uno o más licitadores de su elección de entre los que hubieran participado en la licitación, siempre y cuando no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato.
2. Las obras complementarias contempladas en el apartado 1, letra b), se adjudicarán al contratista de obras que ejecuta ya las obras, siempre y cuando:
a)
las obras no puedan separarse ni técnica ni económicamente del contrato principal sin perjuicio grave para el órgano de contratación;
b)
las obras, aunque puedan separarse de la ejecución del contrato inicial, sean estrictamente necesarias para la ejecución de este;
c)
el importe acumulado de los contratos adjudicados para estas obras complementarias no rebase el 50 % de la cuantía del contrato principal.
Artículo 271
Recurso al procedimiento negociado en los contratos inmobiliarios
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
Los contratos inmobiliarios contemplados en el artículo 260 podrán ser adjudicados por procedimiento negociado tras prospección del mercado local.
Artículo 272
Elección del procedimiento de adjudicación en los contratos mixtos
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
En los contratos cuyo objeto sea simultáneamente prestaciones de servicios y suministro de bienes o ejecución de obras, el órgano de contratación, de acuerdo con la Comisión si esta institución no es el órgano de contratación, determinará los límites y procedimientos aplicables basándose en el aspecto predominante, que habrá de valorarse en función del valor relativo e importancia operativa de los diferentes elementos del contrato.
Artículo 273
Documentos de licitación
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Los documentos de licitación contemplados en el artículo 138 se redactarán de acuerdo con las mejores prácticas internacionales y conforme a las disposiciones del presente capítulo en lo que se refiere a las medidas de publicidad y a los contactos entre el órgano de contratación y los licitadores.
2. En los contratos de servicios, el expediente de licitación deberá incluir los siguientes documentos:
a)
instrucciones a los licitadores en las que se determinen:
i)
el tipo de contrato,
ii)
los criterios de adjudicación del contrato y su ponderación,
iii)
la posibilidad y calendario de las posibles entrevistas,
iv)
la autorización de posibles variantes,
v)
la proporción de subcontratación que, en su caso, se autorice,
vi)
el presupuesto máximo disponible para el contrato,
vii)
la moneda de las ofertas;
b)
lista restringida de candidatos seleccionados (con indicación de la prohibición de asociarse entre sí);
c)
condiciones generales de los contratos de servicios;
d)
condiciones particulares que detallen, completen o introduzcan excepciones a las condiciones generales;
e)
referencias al calendario estimativo del proyecto y a las fechas estimativas a partir de las cuales deberán estar disponibles los expertos;
f)
nota de precios (a cumplimentar por el licitador);
g)
impreso de presentación de la oferta;
h)
impreso de contrato;
i)
si procede, impresos de garantía proporcionada por un banco (o institución similar) para los pagos de prefinanciaciones.
El párrafo primero, letra h), no se aplicará a aquellos casos en que, por circunstancias excepcionales y debidamente justificadas, no sea posible utilizar el modelo de contrato.
3. En los contratos de suministro, el expediente de licitación deberá incluir los siguientes documentos:
a)
instrucciones a los licitadores en las que se determinen:
i)
los criterios de selección y adjudicación del contrato,
ii)
la autorización de posibles variantes,
iii)
la moneda de las ofertas;
b)
condiciones generales de los contratos de suministro;
c)
condiciones particulares que detallen, completen o introduzcan excepciones a las condiciones generales;
d)
anexo técnico que incluya los posibles planos, las especificaciones técnicas y el calendario estimativo de ejecución del contrato;
e)
nota de precios (a cumplimentar por el licitador) y el desglose de los precios;
f)
impreso de presentación de la oferta;
g)
impreso de contrato;
h)
si procede, impresos de garantía proporcionada por un banco o institución similar para:
i)
la oferta,
ii)
los pagos de prefinanciaciones,
iii)
el buen fin de la ejecución.
El párrafo primero, letra g), no se aplicará a aquellos casos en que, por circunstancias excepcionales y debidamente justificadas, no pueda utilizarse el modelo de contrato.
4. En los contratos de obras, el expediente de licitación deberá incluir los siguientes documentos:
a)
instrucciones a los licitadores en las que se determinen:
i)
los criterios de selección y adjudicación del contrato,
ii)
la autorización de posibles variantes,
iii)
la moneda de la oferta;
b)
condiciones generales de los contratos de obras;
c)
condiciones particulares que detallen, completen o introduzcan excepciones a las condiciones generales;
d)
anexo técnico que incluya los planos, las especificaciones técnicas y el calendario estimativo de ejecución del contrato;
e)
nota de precios (a cumplimentar por el licitador) y el desglose de los precios;
f)
impreso de presentación de la oferta;
g)
impreso de contrato;
h)
si procede, impresos de garantía proporcionada por un banco o institución similar para:
i)
la oferta,
ii)
los pagos de prefinanciaciones,
iii)
el buen fin de la ejecución.
El párrafo primero, letra g), no se aplicará a aquellos casos en que, por circunstancias excepcionales y debidamente justificadas, no pueda utilizarse el modelo de contrato.
5. En caso de contradicción entre las condiciones particulares mencionadas en el apartado 2, letra d), el apartado 3, letra c) y el apartado 4, letra c), y las condiciones generales, prevalecerán tales condiciones particulares.
6. Cuando los órganos de contratación exijan la presentación de certificados expedidos por órganos independientes en los que se acredite que el operador económico se ajusta a determinadas normas de garantía de calidad, estos documentos habrán de remitirse a los sistemas de garantía de calidad basados en las normas europeas o, si procede, internacionales en esta materia y certificados por organismos conformes a las normas europeas o internacionales de certificación. También aceptarán otras pruebas de medidas equivalentes de garantía de calidad que presenten los operadores económicos.
Artículo 274
Garantías
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. No obstante lo dispuesto en el artículo 163, las garantías por adelantado se expresarán en euros o en la moneda del contrato al que se refieran.
2. El órgano de contratación podrá exigir una garantía de licitación a tenor del presente capítulo, que represente entre el 1 % y el 2 % de la cuantía total del contrato para los contratos de obras y de suministro. Tal garantía se ajustará a las disposiciones del artículo 163. Será liberada cuando se firme el contrato. Será retenida si una oferta presentada dentro del plazo fijado a tal efecto es retirada posteriormente.
3. El órgano de contratación podrá exigir una garantía de buen fin por el importe que se fije en el expediente de licitación, y correspondiente a entre el 5 % y el 10 % de la cuantía total del contrato para los contratos de obras y de suministro. Tal garantía se fijará en función de criterios objetivos tales como el tipo y la cuantía del contrato.
No obstante, se exigirá una garantía de buen fin cuando se rebasen los límites siguientes:
a)
345 000 EUR en caso de contratos de obras;
b)
150 000 EUR en caso de contratos de suministro.
La garantía expirará, como mínimo, a la recepción definitiva del suministro o de las obras. En caso de ejecución incorrecta del contrato, se retendrá la totalidad de la garantía.
Artículo 275
Plazos de los procedimientos
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Las ofertas deberán remitirse al órgano de contratación a la dirección indicada en la invitación de licitación, a más tardar en la fecha y hora señaladas en dicha invitación. Los plazos de recepción de las ofertas y solicitudes de participación, fijados por los órganos de contratación, serán suficientemente amplios para que los interesados dispongan de un plazo razonable y adecuado para preparar y presentar sus ofertas.
En los contratos de servicios, el plazo mínimo entre la fecha de envío de la carta de invitación a licitar y la fecha límite fijada para la recepción de las ofertas será de 50 días. No obstante, en casos urgentes, podrán autorizarse plazos diferentes.
2. Los licitadores podrán presentar sus dudas por escrito antes de la fecha límite para la recepción de las ofertas. El órgano de contratación responderá a los licitadores antes de la fecha límite para la recepción de las ofertas.
3. En los procedimientos internacionales restringidos, el plazo mínimo de recepción de las solicitudes de participación será de 30 días a partir de la publicación del anuncio de contrato. El plazo mínimo entre la fecha de envío de la carta de invitación y el plazo fijado para la recepción de las ofertas será de 50 días. No obstante, en algunos casos excepcionales, podrán autorizarse plazos diferentes.
4. En los procedimientos internacionales abiertos, los plazos mínimos de recepción de las ofertas serán, a partir de la fecha de envío de la publicación del anuncio de contrato, respectivamente de:
a)
90 días para los contratos de obras;
b)
60 días para los contratos de suministro.
No obstante, en algunos casos excepcionales, podrán autorizarse plazos diferentes.
5. En los procedimientos locales abiertos, los plazos mínimos de recepción de las ofertas serán, a partir de la publicación del anuncio de contrato, respectivamente de:
a)
60 días para los contratos de obras;
b)
30 días para los contratos de suministro.
No obstante, en algunos casos excepcionales, podrán autorizarse plazos diferentes.
6. En los procedimientos negociados sujetos a las normas de competencia contemplados en el artículo 265, apartado 1, letra b), el artículo 267, apartado 1, letra c), y el artículo 269, apartado 1, letra c), se concederá a los candidatos un plazo mínimo de 30 días a partir de la fecha de envío de la carta de invitación a licitar para presentar sus ofertas.
7. Los plazos previstos en los apartados 1 a 6 se establecen en días naturales.
Artículo 276
Comité de evaluación
(artículo 190 del Reglamento Financiero)
1. Todas las ofertas y solicitudes de participación declaradas conformes serán evaluadas y clasificadas por un comité de evaluación teniendo en cuenta los criterios de exclusión, selección y adjudicación previamente anunciados. Este comité estará formado por un número impar de miembros, tres como mínimo, que deberán poseer el peritaje técnico y administrativo necesario para evaluar las ofertas.
2. Si el órgano de contratación no es la Comisión, esta podrá exigir recibir copia de los documentos de licitación, de las ofertas, de la evaluación de las ofertas y de los contratos firmados. Podrá participar asimismo como observador en la apertura y evaluación de las ofertas.
3. Las ofertas que no contengan todos los datos esenciales exigidos en los documentos de licitación o que no correspondan a los requisitos específicos exigidos serán eliminadas.
Sin embargo, el comité de evaluación o el órgano de contratación podrán solicitar a los candidatos o licitadores que suministren material adicional o que aclaren los documentos justificativos presentados con respecto a los criterios de exclusión, selección y adjudicación, dentro del plazo que establezcan y respetando el principio de igualdad de trato.
4. En los casos de ofertas anormalmente bajas a que se refiere el artículo 151, el comité solicitará las precisiones oportunas sobre la composición de la oferta.
5. Podrá eximirse de la obligación de constituir un comité de evaluación en los procedimientos de cuantía igual o inferior a 20 000 EUR.
CAPÍTULO IV
Subvenciones
Artículo 277
Financiación íntegra
(artículo 192 del Reglamento Financiero)
En caso de que se establezcan excepciones a la obligación de cofinanciación, estas habrán de motivarse en la decisión de concesión.
TÍTULO III
OFICINAS EUROPEAS
Artículo 278
Oficinas europeas y creación de nuevas oficinas
(artículo 195 del Reglamento Financiero)
Las Oficinas a que se refiere el artículo 195 del Reglamento Financiero son las siguientes:
a)
la Oficina de Publicaciones;
b)
la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude;
c)
la Oficina Europea de Selección de Personal y la Escuela Europea de Administración vinculada administrativamente a aquella;
d)
la Oficina de Gestión y Liquidación de Derechos Individuales;
e)
la Oficina de Infraestructura y Logística de Bruselas y la Oficina de Infraestructura y Logística de Luxemburgo.
Una o más instituciones podrán crear nuevas oficinas, siempre y cuando tal creación venga justificada por un estudio de costes/beneficios y garantice la visibilidad de la acción de la Unión.
Artículo 279
Delegación de competencias de las instituciones en las oficinas europeas interinstitucionales
(artículos 195 y 199 del Reglamento Financiero)
Cada institución será responsable de los compromisos presupuestarios. Las instituciones podrán delegar en el director de la oficina europea interinstitucional de que se trate todos los actos posteriores, en particular, compromisos jurídicos, liquidación de gastos, ordenación de pagos y ejecución de ingresos, y fijará los límites y condiciones de tal delegación de competencias.
Artículo 280
Normas específicas de la Oficina de Publicaciones
(artículos 195 y 199 del Reglamento Financiero)
Por lo que se refiere a la Oficina de Publicaciones, corresponde a cada institución decidir sobre su política de publicaciones respectiva. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 del Reglamento Financiero, los ingresos netos resultantes de la venta de publicaciones serán reutilizados como ingresos afectados por la institución autora de las publicaciones.
Artículo 281
Delegación de ciertas funciones por el contable
(artículo 196 del Reglamento Financiero)
El contable de la Comisión, a propuesta del comité de dirección de la oficina correspondiente, podrá delegar en un miembro del personal de la oficina en cuestión algunas de sus funciones relativas a la percepción de los ingresos y al pago de los gastos efectuados directamente por esa Oficina.
Artículo 282
Tesorería - Cuentas bancarias
(artículo 196 del Reglamento Financiero)
Para las necesidades de tesorería propias de una determinada oficina interinstitucional, y a propuesta del comité de dirección, la Comisión podrá abrir cuentas bancarias o cuentas corrientes postales en nombre de aquella. El saldo anual de tesorería será objeto de conciliación y adaptación a finales del ejercicio entre la oficina en cuestión y la Comisión.
TÍTULO IV
CRÉDITOS ADMINISTRATIVOS
Artículo 283
Disposiciones generales
(artículo 201 del Reglamento Financiero)
Los créditos administrativos amparados en el presente título son los definidos en el artículo 41 del Reglamento Financiero.
Los compromisos presupuestarios correspondientes a créditos administrativos cuya naturaleza sea común a varios títulos y que sean gestionados conjuntamente, podrán ser registrados globalmente en la contabilidad presupuestaria conforme a la clasificación sintética según su naturaleza, de acuerdo con lo establecido en el artículo 25.
Los gastos correspondientes se consignarán en las líneas presupuestarias de cada título atendiendo a la misma clasificación que para los créditos.
Artículo 284
Fianzas arrendaticias
(artículo 201 del Reglamento Financiero)
Las fianzas arrendaticias ofrecidas por las instituciones revestirán la forma de una garantía bancaria o de un depósito en cuenta bancaria bloqueado a nombre de la institución y del arrendador, en euros, salvo casos debidamente justificados.
Sin embargo, cuando, en el caso de operaciones en terceros países, no sea posible utilizar ninguna de tales formas de fianza arrendaticia, el ordenador competente podrá aceptar otras formas, a condición de que estas garanticen una protección equivalente de los intereses financieros de la Unión.
Artículo 285
Concesión de anticipos al personal y a los miembros de las instituciones
(artículo 201 del Reglamento Financiero)
Podrán concederse anticipos al personal y a los miembros de las instituciones en las condiciones previstas en el Estatuto.
Artículo 286
Edificios
(artículo 203 del Reglamento Financiero)
1. Los gastos a que se refiere el artículo 203, apartado 3, letra a), del Reglamento Financiero incluirán los costes de acondicionamiento de los edificios. No incluirán las cargas.
2. El procedimiento de pronta información establecido en el artículo 203, apartado 4, del Reglamento Financiero y el procedimiento de aprobación previa establecido en el artículo 203, apartado 5, del Reglamento Financiero no se aplicarán a la adquisición de terrenos de forma gratuita o a un precio simbólico.
3. El procedimiento de pronta información y aprobación previa establecido en el artículo 203, apartados 3 a 7, del Reglamento Financiero no se aplicará a los edificios residenciales. El Parlamento Europeo y el Consejo podrán solicitar a la institución responsable cualquier información relacionada con edificios residenciales.
4. En circunstancias políticas excepcionales o urgentes, la pronta información a que se refiere el artículo 203, apartado 4, del Reglamento Financiero con respecto a los proyectos inmobiliarios relativos a las oficinas o delegaciones de la Unión en terceros países podrá presentarse junto con el proyecto inmobiliario de conformidad con el artículo 203, apartado 5, del Reglamento Financiero. En tales casos, los procedimientos de pronta información y aprobación previa se llevarán a cabo lo antes posible.
5. El procedimiento de aprobación previa establecido en el artículo 203, apartados 5 y 6, del Reglamento Financiero no se aplicará a los contratos o estudios preparatorios necesarios para evaluar el coste detallado y la financiación del proyecto inmobiliario.
6. Los límites de 750 000 EUR o 3 000 000 EUR a que se hace referencia en el artículo 203, apartado 7, incisos ii), iii) y iv), del Reglamento Financiero incluirán los costes de acondicionamiento del edificio. En los casos de alquileres y contratos de usufructo, tales límites tendrán en cuenta los costes de acondicionamiento del edificio, pero no las demás cargas.
7. Un año después de la fecha de entrada en vigor del Reglamento Financiero, la Comisión informará sobre la aplicación de los procedimientos establecidos en el artículo 203, apartados 3 a 8, del Reglamento Financiero.
TÍTULO V
EXPERTOS
Artículo 287
Expertos externos remunerados
(artículo 204 del Reglamento Financiero)
1. Para cantidades inferiores a los límites establecidos en el artículo 170, apartado 1, podrán seleccionarse expertos externos remunerados, conforme al procedimiento establecido en el apartado 2.
2. Se publicará una convocatoria de manifestación de interés en el Diario Oficial de la Unión Europea o, cuando sea necesario garantizar la publicidad entre los candidatos potenciales, en el sitio de internet de la institución correspondiente.
La convocatoria de manifestaciones de interés incluirá una descripción de las tareas, su duración y las condiciones de remuneración. Tales condiciones podrán basarse en precios unitarios.
Se elaborará una lista de expertos en el marco de una convocatoria de manifestaciones de interés. La lista será válida por un período máximo de cinco años a partir de su publicación o mientras esté vigente un programa plurianual relacionado con las tareas.
3. Las personas físicas interesadas podrán presentar su candidatura en todo momento dentro del período de validez de la lista, salvo en los tres últimos meses del mismo. Los expertos externos remunerados no podrán ser seleccionados para ejercer las funciones a que se refiere el artículo 204 del Reglamento Financiero si se hallaran incursos en alguna de las situaciones de exclusión previstas en los artículos 106 y 107 del Reglamento Financiero.
4. Todos los intercambios con expertos seleccionados, en particular la celebración de contratos y cualquier modificación de los mismos, podrá hacerse mediante los sistemas de intercambio electrónico establecidos por la institución.
Estos sistemas deberán cumplir los requisitos siguientes:
a)
solo las personas autorizadas podrán tener acceso al sistema y a los documentos transmitidos a través de él;
b)
solo las personas autorizadas podrán firmar electrónicamente o trasmitir un documento a través del sistema;
c)
las personas autorizadas deben estar identificadas en el sistema por medios establecidos;
d)
la fecha y hora de la transacción electrónica se determinará con precisión;
e)
debe preservarse la integridad de los documentos;
f)
debe preservarse la disponibilidad de los documentos;
g)
cuando proceda, debe preservarse la confidencialidad de los documentos;
h)
la protección de los datos personales de conformidad con los requisitos del Reglamento (CE) no 45/2001, debe estar garantizada.
Los datos enviados o recibidos a través de un sistema de ese tipo gozarán de la presunción legal de integridad de los datos y de exactitud de la fecha y la hora de envío o recepción de los datos indicados por el sistema.
Un documento enviado o notificado a través de un sistema de este tipo se considerará equivalente a un documento en papel, se admitirá como prueba en procedimientos judiciales, se considerará el original del documento y gozará de la presunción legal de autenticidad e integridad, siempre que no contenga características dinámicas que permitan cambiarlo automáticamente.
Las firmas electrónicas a que se refiere el párrafo segundo, letra b), tendrán efecto jurídico equivalente a firmas manuscritas.
5. La lista de expertos y el objeto de las tareas se publicará anualmente. La remuneración se publicará cuando sea superior a 15 000 EUR para la tarea realizada.
6. El apartado 5 no se aplicará si tal publicación pudiera amenazar los derechos y libertades de las personas en cuestión, tal y como están protegidos en la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, o perjudicar los intereses comerciales de los expertos.
TERCERA PARTE
DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES
Artículo 288
Disposiciones transitorias
Los artículos 35 a 43 del Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 seguirán aplicándose a los compromisos contraídos hasta el 31 de diciembre de 2013. Los artículos 33 a 44 del presente Reglamento solo se aplicarán a los compromisos contraídos a partir del 1 de enero de 2014.
El título VI de la primera parte del Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002 podrá seguir aplicándose a los convenios de subvención y a las decisiones de subvención notificadas a más tardar el 31 de diciembre de 2013 en el marco de los compromisos globales al amparo del presupuesto de 2012 o de años anteriores, si así lo decidiera el ordenador competente, teniendo debidamente en cuenta los principios de igualdad de trato y transparencia.
Artículo 289
Derogación
Queda derogado el Reglamento (CE, Euratom) no 2342/2002.
Las referencias al Reglamento derogado se entenderán hechas al presente Reglamento con arreglo a la tabla de correspondencias que figura en el anexo.
Artículo 290
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Será aplicable a partir del 1 de enero de 2013.
No obstante, los artículos 216 a 226 se aplicarán a partir del 1 de enero de 2014.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 29 de octubre de 2012.