РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 13 ноември 2014 година
относно Системата за ранно предупреждение, която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и от изпълнителните агенции
(2014/792/EC)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 56, параграф 1 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 215/2008 на Съвета от 18 февруари 2008 г. относно Финансовия регламент, приложим за 10-ия Европейски фонд за развитие (2), и по-специално член 17 от него,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (3), и по-специално член 7, параграф 6 и член 11 от него,
като има предвид, че:
(1)
Комисията, която отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз и на всички други средства, управлявани от Съюза, при надлежно спазване на принципа на добро финансово управление, посочен в членове 30-33 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, има задължение да се бори с измамите и всички други незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза. За да се гарантира, че разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции са информирани в пълна степен за заплахите за финансовите интереси на Съюза, е необходимо да бъдат определени вътрешни правила в допълнение към Решение C(2014) 2784 на Комисията (4).
(2)
С цел борба с измамите и защита на финансовите интереси на Съюза Комисията използва централната база данни за отстраняванията (ЦБДО), посочена в член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 на Комисията от 17 декември 2008 г. относно централната база данни за отстраняванията (5), и Системата за ранно предупреждение (СРП), посочена в Решение 2008/969/ЕО, Евратом от 16 декември 2008 г. относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции (6). В очакване на приемането от законодателния орган на предложението относно изменението на Финансовия регламент (7) е необходимо да се гарантира, че СРП продължава да бъде ефективна.
(3)
През преходния период целта на СРП следва да се запази по същество. Системата следва да обезпечи в рамките на Комисията и на нейните изпълнителни агенции разпространението на информация с ограничен достъп посредством регистриране на предупреждения в СРП във връзка с лицата, които могат да представляват заплаха за финансовите интереси и репутацията на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза.
(4)
Като се има предвид, че директорите на изпълнителните агенции имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(5)
Като се има предвид, че ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(6)
По силата на член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета и Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета Европейската служба за борба с измамите (OLAF) има задължението да предоставя незабавно на съответните служби на Комисията информация за текущи разследвания, когато те показват, че може да е целесъобразно да бъдат предприети предпазни административни мерки за защита на финансовите интереси на Съюза. По силата на член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 тя има също задължението след приключването на разследване да изготви доклад и да отправи препоръки, в които се посочват, когато това е уместно, всички действия, които трябва да бъдат предприети, и по-специално действията, които трябва да предприемат институциите. За да може отговорният разпоредител с бюджетни кредити да поиска предупреждение, е необходимо да се определи каква информация OLAF трябва да предоставя на Комисията.
(7)
OLAF следва да разполага с достъп до СРП за осъществяването на регулаторните си задачи по разследване и за провеждането на разузнавателните си дейности и на дейностите си по предотвратяване на измами, упражнявани съгласно Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
(8)
Поради съображения за опростяване функционирането на СРП следва да бъде опростено, броят на категориите предупреждения следва да бъде намален, техният обхват следва да бъде разяснен и наименованието на предупрежденията следва да се разбира от само себе си.
(9)
Предупрежденията за проверка, основани на предоставената от OLAF информация, следва да бъдат предлагани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити след консултации с Генерална дирекция „Бюджет“ и с Правната служба в тясно сътрудничество с OLAF.
(10)
Предупрежденията за отстраняване следва да бъдат предлагани на Комисията от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и следва да бъдат оценявани централизирано от Генерална дирекция „Бюджет“ и от Правната служба, когато това е целесъобразно. Когато тези предупреждения за отстраняване са предложени въз основа на информация, предоставена от OLAF, те следва да бъдат оценявани в тясно сътрудничество с OLAF. Същата процедура следва да се прилага, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно върху правата на засегнатото лице.
(11)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да взема решения за последиците, необходими, за да бъдат защитени финансовите интереси на Съюза, в тясно сътрудничество с OLAF и следва да уведомява OLAF за тези решения.
(12)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да отговаря за отправянето на искания за въвеждане, промяна, заличаване или подновяване на предупреждения. За да се запази подходяща степен на контрол, такива искания следва да бъдат отправяни на йерархичното равнище, посочено в Решение C(2014) 2784 на Комисията.
(13)
Счетоводителят следва да осигури подходящи технически мерки за ефективно прилагане на СРП чрез централната счетоводна система на Комисията.
(14)
Подробна информация за нарежданията за събиране на вземания и за запорите ще бъде предоставяна на всички служби на Комисията и на изпълнителните агенции чрез централната счетоводна система на Комисията. Предупрежденията W3a (запор) и W4 (нареждане за събиране на вземания), предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом, следва да бъдат спрени от употреба. Тази информация сама по себе си не оправдава винаги използването на предупреждение. Тя налага извършването на анализ на всички специфични обстоятелства, свързани със случая, от страна на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се реши дали е необходимо предупреждение.
(15)
В Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (8) се предвижда, че при обработката на лични данни от Комисията трябва да се спазват законовите изисквания за обработка и изискванията, свързани с предаването на данни, определени в същия регламент, както и че тази обработка подлежи на предварителна проверка от Европейския надзорен орган по защита на данните след уведомление от длъжностното лице за защита на данните от Комисията.
(16)
Разпоредбите за защита на данните следва да определят правата на лицата, чиито данни са въведени или могат да бъдат въведени в СРП.
(17)
За определени права за защита на данните се прилагат изключенията, посочени в член 20 от Регламент (ЕО) № 45/2001, които трябва да бъдат анализирани за всеки отделен случай и прилагани временно. Службата, която отговаря за исканията за въвеждане, промяна, включително корекция, или заличаване на съответната информация, следва да вземе решение за прилагането на тези изключения.
(18)
На лицето, по отношение на което може да бъде въведено предупреждение за отстраняване, следва да бъде предоставена възможност да изрази своето становище в писмен вид, преди да бъде отправено искането за регистриране в СРП на предупреждението по отношение на това лице. Същата възможност следва да бъде предоставяна, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
(19)
По изключение тази възможност следва да бъде отложена с цел запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, ако са налице необорими законови основания.
(20)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага до 1 юли 2015 г., доколкото е необходимо да се гарантира спазването на регламентите на Съвета относно ограничителните мерки, взети на основание на член 215 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), докато системата за счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване (ABAC) вземе предвид информацията, съдържаща се в съответната база данни на службата, която отговаря за инструментите в областта на външната политика. Това се извършва под формата на регистриране на предупреждение W5b, посочено в Решение 2008/969/ЕО, Евратом.
(21)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага по отношение на предупрежденията W3a и W4 до 1 юли 2015 г., които дотогава следва да бъдат приравнени към предупреждения за проверка за прилагането на раздел 4 от настоящото решение.
(22)
Изпълнението на настоящото решение налага извършването на редовна оценка на функционирането на СРП и на нейния ефективен принос за защитата на финансовите интереси на Съюза,
РЕШИ:
РАЗДЕЛ 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет, обхват и цел
1. С настоящото решение се създава Система за ранно предупреждение (СРП), която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, когато те изпълняват общия бюджет на Европейския съюз и всички други средства, управлявани от Съюза.
2. СРП подпомага защитата на финансовите интереси на Съюза и опазването на имиджа на Съюза, борбата с измамите и доброто финансово управление.
3. СРП има следните цели:
а)
да уведомява чрез регистриране на предупреждения отговорните разпоредители с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, че дадено лице може да представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза; и
б)
да позволи на отговорния разпоредител с бюджетни кредити да прави проверки или да предприема подходящи мерки, включително мерките, посочени в раздел 4, въз основа на предупреждения.
4. Информацията допринася да се гарантира следното:
а)
предотвратяването на рискове посредством проверка въз основа на ранна информация за лице, за което има съмнение или констатации, свързани с което и да е от следните действия:
-
съществена грешка или нередност;
-
нарушение при упражняване на професионалната дейност;
-
сериозно нарушение на договор; или
-
измама, корупция или всяка незаконна дейност в ущърб на финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (9);
б)
отстраняването на лице по силата на член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (Финансовия регламент).
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат следните определения:
а)
„счетоводител“ означава счетоводителя на Комисията или подчинения служител, на когото счетоводителят е делегирал определени задачи съгласно член 69 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
„отговорен разпоредител с бюджетни кредити“ означава оправомощения разпоредител с бюджетни кредити на Комисията по смисъла на член 65 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, който в съответствие с вътрешните правила отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз (наричан по-нататък „бюджетът“), включително директорите на изпълнителните агенции, вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити по смисъла на член 65 от посочения регламент, изпълняващи функциите на директор, и ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от посочения регламент;
в)
„субект на данни“ означава физическо лице, чиято самоличност може да бъде установена, посочено в Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни;
г)
„констатации“ означава установени факти, открити по време на изпълнението на правно задължение или регистрирани в контекста на одитите или разследванията, проведени от Сметната палата, Европейската служба за борба с измамите (OLAF) и Службата за вътрешен одит (IAS), или всякакъв друг одит или проверка, извършени на отговорност на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
д)
„правно задължение“ означава задължение, поето от Комисията по силата на дялове V-VIII от част 1 и по силата на част 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
е)
„лице“ означава всяко физическо или юридическо лице или всяко сдружение, което няма правосубектност, изброени по-долу:
-
получател съгласно определението в член 2, буква и) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
кандидат или оферент;
-
заявител на безвъзмездни средства;
-
участник в конкурс с награди;
-
платен външен експерт съгласно член 204 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо друго юридическо лице съгласно член 106, параграф 1, букви б) и д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
ж)
„нарушение при упражняване на професионалната дейност“ означава нарушение на законови или подзаконови разпоредби или на етични стандарти на професията, която лицето практикува, както и всяко неправомерно поведение, което оказва влияние върху професионалното доверие в лицето;
з)
„подизпълнител“ означава икономически оператор, предложен от кандидат, оферент или изпълнител с цел да изпълни част от поръчка, като възлагащият орган не поема пряко правно задължение към него;
и)
„съществена грешка или нередност“ означава съществена грешка или нередност съгласно определението в член 166, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
й)
„лице за контакт за предупреждението“ означава лицето в отговорната за искането служба, което отговаря за досието, свързано с предупреждението, до заличаването на предупреждението.
Член 3
Функциониране на СРП
1. Счетоводителят осигурява подходящи технически мерки за ефективното функциониране на СРП и за нейното наблюдение.
Счетоводителят въвежда, променя, подновява или заличава предупреждения в СРП, поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. Счетоводителят приема мерки за изпълнение във връзка с техническите аспекти и определя свързаните с тези мерки процедури, включително в областта на сигурността.
Той уведомява службите на Комисията и изпълнителните агенции за тези мерки.
Член 4
Правомощия и процедура за отправяне на искане, за промяна, за подновяване или за заличаване на предупреждение
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити е единственият, който може да поиска регистриране, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искането за регистрация, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение до счетоводителя. За тази цел отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва формуляра в приложението към настоящото решение.
3. Посоченото в член 8 лице за контакт за предупреждението се уверява, че са изпълнени изискванията по членове 11 и 12, преди да изпрати искането на счетоводителя.
Член 5
Достъп до СРП
Службите на Комисията и изпълнителните агенции разполагат с пряк достъп до информацията, която се съдържа в СРП, посредством централната счетоводна система на Комисията.
Службите на Комисията или изпълнителните агенции, които отговарят за местна система, могат да използват тази централна счетоводна система за достъп до информацията, съхранявана в СРП, ако е гарантирана съвместимостта на данните между местната система и централната счетоводна система.
Член 6
Използване на СРП
Информацията, съхранявана в СРП, може да бъде използвана само с цел изпълнение на бюджета или на които и да е други средства, управлявани от Съюза. Това не засяга информацията, която се съдържа в централната база данни за отстраняванията (ЦБДО) по член 1, параграфи 2 и 3 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 (10).
OLAF може да използва информацията, която се съдържа в СРП и в ЦБДО, за своите разследвания по силата на Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от OLAF, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (Регламентът за OLAF), както и за дейности по предотвратяване на измами, включително за анализ на риска.
Член 7
Кога се прави справка в СРП
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали в СРП има предупреждение за дадено лице на следните етапи:
а)
преди да бъде поето индивидуално бюджетно задължение;
б)
преди да бъде поето глобално бюджетно задължение, ако лицето е известно на този етап;
в)
в случай на временни бюджетни задължения - преди поемането на правното задължение, пораждащо право на последващи плащания, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси;
г)
в случай на възлагане на обществени поръчки или процедури за отпускане на безвъзмездни средства, конкурси с награди и покани за изразяване на интерес - най-късно преди решението за възлагане, за отпускане или за присъждане;
д)
в случай на процедури за възлагане на обществени поръчки, ако възлагащият орган ограничава броя на кандидатите, поканени да представят оферта - преди да приключи подборът на кандидатите;
е)
преди всяко плащане, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси.
Член 8
Лице за контакт за предупреждението
Лицето за контакт за предупреждението:
а)
изготвя искането за регистриране на предупреждение;
б)
изпраща на счетоводителя искането и всяка друга информация, свързана с предупреждението;
в)
предоставя информацията, която позволява на другите отговорни разпоредители с бюджетни кредити да правят проверки или да вземат решение за последиците, посочени в раздел 4.
РАЗДЕЛ 2
ИНФОРМАЦИЯ, КОЯТО СЕ ВЪВЕЖДА В СРП
Член 9
Категории предупреждения
1. Предупрежденията в СРП се разделят на следните две категории:
а)
„предупреждения за проверка“, когато дадено лице е заподозряно или за него са направени констатации за измама, корупция или каквито и да е незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза и посочени в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за съществени грешки или нередност, за нарушение при упражняване на професионалната дейност или за сериозно нарушение на договор;
б)
„предупреждения за отстраняване“, когато дадено лице е отстранено в съответствие с основанията за отстраняване, предвидени в член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. По отношение на дадено лице могат да бъдат въведени различни предупреждения, регистрирани по различни причини.
Член 10
Информация, която се съдържа в предупрежденията в СРП
Предупрежденията в СРП съдържат следната информация:
а)
идентификацията на лицето;
б)
вида на предупреждението;
в)
срока на предупреждението;
г)
основанията, поради които лицето представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза;
д)
информацията във връзка със състезателната процедура;
е)
името на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
ж)
името на лицето за контакт за предупреждението по член 8 от настоящото решение.
Член 11
Предупреждения за проверка
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждение за проверка, когато е изпълнено някое от следните условия:
а)
OLAF е уведомила отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, когато разследванията ѝ показват, че може да е целесъобразно да се предприемат мерки за защита на финансовите интереси на Съюза;
б)
Европейската сметна палата е изпратила на Комисията информация или IAS е изпратила на отговорния разпоредител с бюджетни кредити информация, според която е налице измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, съществени грешки или нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице;
в)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити е извършил проверка, одит или контрол, които сочат наличие на измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, или съществени грешки, нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице, или е получил информация за такава проверка или такъв одит или контрол.
2. Срокът на предупреждението за проверка е максимум една година. Предупреждението за проверка се заличава, когато бъде поискано предупреждение за отстраняване или когато вече няма необходимост от извършването на проверка.
3. В края на срока по параграф 2 предупреждението за проверка се заличава автоматично.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждението за проверка да бъде подновено, когато OLAF го уведоми, че заключенията от разследванията по параграф 1 все още не са изготвени, но че разследванията оправдават запазването на предупреждението за проверка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да поиска подновяване на предупреждението за проверка, когато продължават да са изпълнени условията, посочени в параграф 1, букви б) и в).
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити посочва причините, поради които подновяването е необходимо за защитата на финансовите интереси и имиджа на Съюза.
6. Подновяването се разглежда като ново искане за предупреждение за проверка.
Член 12
Предупреждения за отстраняване
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1 или член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Предупреждението за отстраняване се заличава в края на срока на отстраняването.
3. Предупреждението за отстраняване се въвежда автоматично в ЦБДО от СРП.
Член 13
Информация, изпращана от OLAF
Когато OLAF изпрати информация в съответствие с член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, за да окаже съдействие на отговорния разпоредител с бюджетни кредити при вземането на решение за предприемане на предпазни мерки за защита на финансовите интереси на Европейския съюз, или в съответствие с член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, тази информация трябва да съдържа:
а)
самоличността на лицето, за което се отнася информацията;
б)
обобщение на съответните факти и на установените по време на разследването рискове. Обобщението трябва да бъде достатъчно, за да може лицето да бъде изслушано ефективно съгласно член 16 от настоящото решение;
в)
всички препоръчани специални мерки за поверителност, по-специално в случаите, водещи до използване на мерки за разследване, които са от компетентността на национален съдебен орган или - в случая на външно разследване - от компетентността на национален орган в съответствие с националните разпоредби, приложими към разследванията.
РАЗДЕЛ 3
ПРОЦЕДУРНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА РЕГИСТРИРАНЕТО НА ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
Член 14
Предварителни консултации с централните служби във връзка с предупрежденията за проверка
Преди да вземе решение да поиска регистриране на предупреждение за проверка въз основа на информацията, предоставена от OLAF в съответствие с член 7, параграф 6 и член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се консултира с Генерална дирекция „Бюджет“ (централната финансова служба) и когато е уместно, с Правната служба, в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
Член 15
Оценка на предупрежденията за отстраняване, извършвана от централните служби
Преди да бъде поискано предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1, букви б), в) и д) и член 109, параграф 1 по предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и да бъде поискан подходящият срок за това предупреждение, Генерална дирекция „Бюджет“ и Правната служба извършват централизирана оценка. Когато предупреждението за отстраняване, предложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, се основава на информация, предоставена от OLAF, тази оценка се прави в тясно сътрудничество с OLAF.
Член 16
Право на изслушване
1. При регистрирането на предупреждения се съблюдават следните правила:
а)
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да поиска регистрирането на предупреждение за отстраняване или да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, той първо предоставя на засегнатото лице възможност да изрази своето становище в писмен вид. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето поне 14 календарни дни да направи това. Същевременно отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето, че ако не изпрати отговор, предупреждението ще бъде регистрирано.
Когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето възможност да изрази своето становище въз основа на информацията, предоставена от OLAF.
б)
Ако лицето представи коментари, които не променят преценката на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, последният отправя искане до счетоводителя да задейства предупреждението.
Ако лицето представи коментари, които по мнението на отговорния разпоредител с бюджетни кредити правят предупреждението непропорционално или ненужно, предупреждението не се задейства и лицето се уведомява за това.
Счетоводителят изпраща на отговорния разпоредител с бюджетни кредити потвърждение за регистрацията на предупреждението в СРП, ако това е целесъобразно.
в)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за задействането на предупреждението и за неговия срок. При все това уведомяването не е необходимо, ако лицето не е отговорило на поканата да представи в писмен вид своите коментари.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, в очакване на решението за срока на отстраняването, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава възможност на лицето да представи становището си за срока на отстраняването.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище, ако разпоредителят разполага с официален документ, удостоверяващ положението. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за регистрирането на предупреждението за отстраняване.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може по изключение да отложи предоставянето на лицето на възможност да изрази писмено своето становище преди искането за регистриране на предупреждение за отстраняване или преди да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, при условие че са налице необорими законови основания за запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, като при все това пристъпи към регистрирането на предупреждението.
5. Когато OLAF уведомява отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 13, тя посочва дали трябва да бъде запазена поверителността на разследването или на националното съдебно производство и дали е необходимо да бъде отложено предоставянето на лицето на възможност да изрази своето становище.
6. На лицето се предоставя възможност да изрази становището си веднага след като основанията за защита на разследване или на национално съдебно производство престанат да съществуват.
Член 17
Защита на данните и права на субектите на данни
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява субектите на данни, че данните, които се отнасят до тях, могат да бъдат включени в СРП, и за това на кого могат да бъдат съобщени тези данни. Тази обща информация се съобщава в писмен вид, по-специално в поканите за участие в търг, в поканите за представяне на предложения и в конкурсите с награди, а при липса на покани - преди възлагането на поръчки или отпускането на безвъзмездни средства.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити, който отправя искане за регистриране на предупреждение, отговаря за отношенията с лицето, чиито данни са въведени в СРП. Той отговаря на исканията на засегнато лице за поправяне на неточни или непълни лични данни и на всички други искания или въпроси на това лице.
3. Всяко лице може също да поиска писмено от счетоводителя информация за това дали е регистрирано в СРП.
Счетоводителят предоставя тази информация, освен ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост със съгласието на OLAF, реши, че се прилагат ограниченията, предвидени в член 20, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Заличените предупреждения са достъпни само за целите на одитите и на разследванията и не са видими за потребителите на СРП.
При все това личните данни, които се съдържат в предупрежденията по отношение на физическите лица, остават достъпни за тези цели само за срок от пет години след заличаването на предупреждението.
Член 18
Преглед на предупреждението
Ако лицето, за което е регистрирано предупреждение в СРП, представи нови елементи, доказващи, че основанията за регистриране вече не съществуват, отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за заличаване на предупреждението.
Лице, за което е регистрирано предупреждение за отстраняване в СРП, може да подаде жалба до омбудсмана и да поиска да бъде извършен съдебен контрол.
РАЗДЕЛ 4
ПОСЛЕДИЦИ ОТ ПРЕДУПРЕЖДЕНИЯТА
Член 19
Общи правила, уреждащи последиците
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква необходимата информация от лицето за контакт за предупреждението, за да може да прецени какви да бъдат последиците, посочени в настоящия раздел.
2. Когато въз основа на предоставената от OLAF информация отговорният разпоредител с бюджетни кредити поиска да бъде регистрирано предупреждение за проверка съгласно член 11, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва процедурата, предвидена в членове 14 и 15 от настоящото решение, и определя последиците в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
3. При определянето на последиците отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема под внимание следните критерии за всички предупреждения:
а)
рисковете за финансовите интереси и имиджа на Съюза;
б)
размера и срока на правното задължение;
в)
неотложността на изпълнението на правното задължение;
г)
естеството на фактите;
д)
сериозността на фактите; и
е)
възможните последици за изпълнението на правното задължение.
По отношение на предупрежденията за отстраняване отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема също под внимание естеството и сериозността на основанията за отстраняване и необходимостта да се осигури непрекъснатост на услугата.
4. Във всеки случай отговорният разпоредител с бюджетни кредити обосновава писмено своето решение за последиците.
Член 20
Последица от предупрежденията за проверка
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди проверката може да бъде, както следва:
а)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска допълнителни подкрепящи документи, посочени в процедурата за възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства или в конкурса с награди;
б)
при процедура за отпускане на безвъзмездни средства - анализ на риска, свързан с предварителното финансиране.
2. В случай на правно задължение проверката може да бъде, както следва:
а)
проверка дали дейността съответства на правното задължение, включително дали са спазени сроковете и съдържанието на предоставените услуги или продукти;
б)
за съществуващите безвъзмездни средства - проверка на допустимостта на разходите преди извършване на плащане или извършване на одит или на проверки на място.
Член 21
Право на изслушване след предупреждение за проверка
Процедурата, предвидена в член 15 от настоящото решение, и правото на изслушване по член 16 от настоящото решение се прилагат също, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява, след предупреждение за проверка, да предприеме действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
Член 22
Последици от предупрежденията за отстраняване за процедурите и правните задължения
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди отговорният разпоредител с бюджетни кредити не позволява на лице, по отношение на което е въведено предупреждение за отстраняване, да участва в процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства, освен ако са изпълнени условията, посочени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, когато лицето се намира в монополно положение.
2. В случай на съществуващи правни задължения отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя последиците, включително която и да е от следните последици:
а)
да продължи изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства и да бъдат извършени всички необходими проверки;
б)
да бъде спрян срокът за плащане в съответствие с член 92, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
в)
да бъдат спрени плащанията в съответствие с член 208 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
г)
да бъде спряно изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства в съответствие с член 116 и член 135, параграф 5 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
д)
да бъде прекратено правното задължение, ако разпоредбата за правното задължение предвижда прекратяване въз основа на информацията, поради която е регистрирано предупреждението.
3. Ако лицето е подизпълнител, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква от оферента, кандидата или изпълнителя да смени подизпълнителя.
Член 23
Последици от предупрежденията за отстраняване за бюджетните операции
1. В случай на предупреждение за отстраняване, когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава в счетоводната система, че плащането следва да бъде извършено въпреки наличието на предупреждение.
2. Когато бъде регистрирано предупреждение за отстраняване, не се поема индивидуално бюджетно задължение, не се регистрира индивидуално правно задължение в бюджетните сметки въз основа на глобално задължение и не се поема правно задължение въз основа на временно задължение, с изключение на случаите, в които лицето е в монополно положение при условията, предвидени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
РАЗДЕЛ 5
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 24
Отмяна
Решение 2008/969/ЕО, Евратом относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции се отменя.
Член 25
Преходни разпоредби
1. Предупрежденията за отстраняване, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, остават активни до края на своя срок в съответствие с посоченото решение.
2. Предупрежденията W1, W2 и W3b, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение.
3. Предупрежденията W3a и W4 продължават да бъдат регистрирани до 1 юли 2015 г. при условията, предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом. За целите на прилагането на раздел 4 от настоящото решение предупрежденията W3a и W4 се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение. Решение 2008/969/ЕО, Евратом продължава да се прилага за предупрежденията W5b до 1 юли 2015 г.
Член 26
Публикуване
Настоящото решение се публикува в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 13 ноември 2014 година.
DECISIÓN DE LA COMISIÓN
de 13 de noviembre de 2014
relativa al sistema de alerta rápida para uso de los ordenadores de la Comisión y de las agencias ejecutivas
(2014/792/UE)
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica,
Visto el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (1), y, en particular, su artículo 56, apartado 1,
Visto el Reglamento (CE) no 215/2008 del Consejo, de 18 de febrero de 2008, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al décimo Fondo Europeo de Desarrollo (2), y, en particular, su artículo 17,
Visto el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y por el que se deroga el Reglamento (CE) no 1073/1999 (3), y, en particular, el artículo 7, apartado 6 y el artículo 11,
Considerando lo siguiente:
(1)
La Comisión, como responsable de la ejecución del presupuesto general de la Unión Europea y de otros fondos gestionados por la Unión con el debido respeto al principio de buena gestión financiera previsto en los artículos 30 a 33 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, tiene la obligación de combatir el fraude y cualesquiera otras actividades ilegales que vayan en detrimento de los intereses financieros de la Unión. Con el fin de garantizar que los ordenadores de la Comisión y de las agencias ejecutivas estén plenamente informados de las amenazas a los intereses financieros de la Unión, es necesario establecer normas internas que vengan a sumarse a las de la Decisión C(2014) 2784 de la Comisión (4).
(2)
Con el fin de luchar contra el fraude y proteger los intereses financieros de la Unión, la Comisión utiliza la base de datos central de exclusión (CED) a que se refieren el artículo 108 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 y el Reglamento (CE, Euratom) no 1302/2008 de la Comisión, de 17 de diciembre de 2008, relativo a la base de datos central de exclusión (5) y el sistema de alerta rápida (SAR) de la Decisión 2008/969/CE, Euratom, de 16 de diciembre de 2008, relativa al sistema de alerta rápida para uso de los ordenadores de la Comisión y de las agencias ejecutivas (6). A la espera de la adopción por parte de la autoridad legislativa de la propuesta relativa a la modificación del Reglamento Financiero (7), es necesario garantizar que el sistema de alerta rápida sigue siendo eficaz.
(3)
Durante el período transitorio, el objetivo del SAR debe seguir siendo esencialmente el mismo. Debe asegurar, tanto en la Comisión como en las agencias ejecutivas, la circulación de información restringida por medio del registro de las alertas en el SAR referente a las personas que puedan representar un riesgo para los intereses financieros y el prestigio de la Unión o para cualquier otro fondo gestionado por la Unión.
(4)
Dado que los directores de las agencias ejecutivas tienen la condición de ordenadores delegados de la Comisión para la ejecución de los créditos operativos, deben tener acceso al SAR en las mismas condiciones que los servicios de la Comisión para la gestión de los créditos operativos y administrativos.
(5)
Dado que los jefes de las Delegaciones de la Unión que actúan en calidad de ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 tienen la condición de ordenadores delegados de la Comisión para la ejecución de los créditos operativos, deben tener acceso al SAR en las mismas condiciones que los servicios de la Comisión para la gestión de los créditos operativos y administrativos.
(6)
La Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) tiene la obligación, en virtud del artículo 7, apartado 6, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y por el que se deroga el Reglamento (CE) no 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo y el Reglamento (Euratom) no 1074/1999 del Consejo, de ofrecer información a los servicios de la Comisión sin demora en relación con las investigaciones en curso en las que se ponga de manifiesto que podría ser oportuno adoptar medidas cautelares administrativas para proteger los intereses financieros de la Unión. Tiene también la obligación, en virtud del artículo 11 del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 de elaborar un informe al término de una investigación y de proponer recomendaciones que indiquen, en su caso, las medidas que deban adoptarse, en particular por parte de las instituciones. Con el fin de facultar al ordenador competente a solicitar una alerta, es necesario establecer qué información debe presentar la OLAF a la Comisión.
(7)
La OLAF debe tener acceso al SAR para llevar a cabo sus tareas de investigación reglamentarias y sus actividades de inteligencia y prevención del fraude ejercidas de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013.
(8)
En aras de la simplificación, el funcionamiento del SAR debe simplificarse, debe reducirse el número de tipos de alerta y debe clarificarse su ámbito de aplicación, además de lograr que el nombre de las alertas se explique por sí mismo.
(9)
Las alertas de verificación basadas en la información transmitida por la OLAF deben ser propuestas por el ordenador competente previa consulta a la Dirección General de Presupuestos y al Servicio Jurídico, en estrecha cooperación con la OLAF.
(10)
Las alertas de exclusión deben ser propuestas por el ordenador competente de la Comisión y deben ser evaluadas de forma centralizada por la Dirección General de Presupuestos y el Servicio Jurídico, en su caso. Cuando estas alertas de exclusión se proponen sobre la base de la información transmitida por la OLAF, deben evaluarse en estrecha cooperación con la propia OLAF. El mismo procedimiento debe aplicarse cuando el ordenador competente prevea adoptar cualquier acto que pueda afectar negativamente a los derechos de la persona de que se trate.
(11)
El ordenador competente deberá decidir las consecuencias que acarreará la protección de los intereses financieros de la Unión en estrecha cooperación con la OLAF y debe informar a la OLAF de esa decisión.
(12)
El ordenador competente debe estar facultado para solicitar la inclusión, modificación, supresión o renovación de las alertas. Para preservar un nivel adecuado de control, tales solicitudes deben hacerse al nivel jerárquico establecido en la Decisión de la Comisión C(2014)2784.
(13)
El contable debe encargarse de las condiciones técnicas necesarias para una aplicación eficaz del SAR a través del sistema contable central de la Comisión.
(14)
Se pondrá a disposición de todos los servicios de la Comisión y las agencias ejecutivas información detallada sobre las órdenes de cobro y las órdenes de embargo a través del sistema contable central de la Comisión. Las alertas W3a (orden de embargo) y W4 (orden de cobro) previstas en la Decisión 2008/969/CE, Euratom deben, por lo tanto, suspenderse. Esta información no justifica por sí misma sistemáticamente una alerta. Para ello es necesario un análisis de todas las circunstancias específicas del caso por el ordenador competente a fin de decidir si es necesaria o no una alerta.
(15)
El Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (8), establece que el tratamiento de datos personales por parte de la Comisión debe ajustarse a los requisitos sobre tratamiento lícito y a los de transferencia de datos establecidos en dicho Reglamento y que dicho tratamiento estará sujeto al control previo del Supervisor Europeo de Protección de Datos, tras la notificación del Responsable de Protección de Datos de la Comisión.
(16)
Las disposiciones de protección de datos deben establecer los derechos de las personas cuyos datos son registrados o pueden ser registrados en el SAR.
(17)
Ciertos derechos de protección de datos están sujetos a las excepciones establecidas en el artículo 20 del Reglamento (CE) no 45/2001, excepciones que habrá que analizar caso por caso y cuya aplicación debe ser temporal. El servicio responsable para solicitar la inclusión, modificación, rectificación o supresión de los datos de que se trate, deberá decidir sobre la aplicación de estas excepciones.
(18)
La persona sujeta a una posible alerta de exclusión debe tener la oportunidad de expresar sus puntos de vista por escrito antes de que se haga la solicitud de registro de la alerta relativa a dicha persona en el SAR. La misma posibilidad debe otorgarse cuando el ordenador competente prevea adoptar cualquier acto que pueda afectar negativamente a los derechos de la persona de que se trate.
(19)
Esta posibilidad se debe aplazar excepcionalmente para preservar la confidencialidad de la investigación o de los procedimientos judiciales nacionales cuando existan motivos legítimos imperiosos.
(20)
La Decisión 2008/969/CE, Euratom debe seguir aplicándose hasta el 1 de julio de 2015 en la medida en que sea necesario para garantizar el cumplimiento de los Reglamentos del Consejo sobre medidas restrictivas adoptadas sobre la base del artículo 215 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE) hasta que el sistema basado en la contabilidad de ejercicio (ABAC) tenga en cuenta la información contenida en la base de datos pertinente del Servicio de Instrumentos de Política Exterior. Esto adopta la forma del registro de una alerta W5b a que se refiere la Decisión 2008/969, Euratom.
(21)
La Decisión 2008/969/CE, Euratom debe continuar aplicándose a las alertas W3a y W4 hasta el 1 de julio de 2015, y deben asimilarse hasta entonces a las alertas de verificación para la aplicación de la sección 4 de la presente Decisión.
(22)
La aplicación de la presente Decisión requiere una evaluación periódica del funcionamiento del SAR y de su contribución efectiva a la protección de los intereses financieros de la Unión.
DECIDE:
SECCIÓN 1
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1
Objeto, ámbito de aplicación y objetivo
1. La presente Decisión establece el Sistema de Alerta Rápida (en lo sucesivo, «SAR») para uso de los ordenadores de la Comisión y de las agencias ejecutivas que ejecutan el presupuesto general de la Unión Europea y de cualesquiera otros fondos administrados por la Unión.
2. El SAR contribuye a la protección de los intereses financieros de la Unión, la salvaguardia de la imagen de la Unión, la lucha contra el fraude y la buena gestión financiera.
3. El objetivo del SAR es:
a)
informar mediante el registro de alertas a los ordenadores competentes de la Comisión y de las agencias ejecutivas que una persona puede representar una amenaza para los intereses financieros y la imagen de la Unión y para cualquier otro fondo gestionado por la Unión, y
b)
facultar al ordenador competente a realizar las verificaciones o tomar las medidas adecuadas, incluidas las mencionadas en la sección 4, sobre la base de las alertas.
4. La información contribuye a garantizar:
a)
la prevención de riesgos mediante la verificación, a partir de una información temprana, acerca de una persona por sospecha o constataciones relacionadas con cualquiera de los siguientes actos:
-
error sustancial o irregularidad,
-
falta profesional grave,
-
incumplimiento grave de contrato, o
-
fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de la Unión, tal como se contempla en el artículo 141 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 (9);
b)
la exclusión de una persona de conformidad con el artículo 106, apartado 1 y el artículo 109, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (en los sucesivo, «el Reglamento Financiero»).
Artículo 2
Definiciones
A efectos de la presente Decisión, se entenderá por:
a) «el contable»: el contable de la Comisión o el miembro del personal subordinado a quien el contable haya delegado algunas de sus funciones con arreglo a lo dispuesto en el artículo 69 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;
b) «el ordenador competente»: el ordenador de pagos delegado de la Comisión a efectos del artículo 65 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 responsable, de conformidad con las normas internas de ejecución del presupuesto general de la Unión Europea (en los sucesivo, «el presupuesto»), incluidos los directores de las agencias ejecutivas, los ordenadores subdelegados en el sentido del artículo 65 de dicho Reglamento, que ejerzan la función de director y los jefes de las Delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de la Comisión, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 56, apartado 2, de dicho Reglamento;
c) «persona objeto de los datos»: una persona identificable de conformidad con el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos;
d) «constataciones»: hechos comprobados descubiertos durante el cumplimiento de un compromiso jurídico o registrados en el marco de auditorías o investigaciones realizadas por el Tribunal de Cuentas Europeo, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), el Servicio de Auditoría Interna (SAI) o cualquier otra auditoría o control efectuados bajo la responsabilidad del ordenador competente;
e) «compromiso jurídico»: un compromiso contraído por la Comisión en virtud de los títulos V a VIII de la parte 1 y de la parte 2 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;
f) «persona»: cualquier persona física o jurídica o cualquier asociación sin personalidad jurídica según figuran a continuación:
-
un perceptor, tal como se define en el artículo 2, letra i), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012,
-
un candidato o un licitador,
-
el solicitante de una subvención,
-
un participante en un concurso dotado de premios,
-
un experto externo remunerado, de conformidad con el artículo 204 del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012,
-
una persona con competencias de representación, toma de decisiones o control sobre otra persona jurídica a que se refiere el artículo 106, apartado 1, letras b) y e), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;
g) «falta profesional»: violación de disposiciones legales o reglamentarias o de las normas deontológicas de la profesión a que pertenece la persona, así como todo comportamiento ilegal que tenga un impacto significativo en su credibilidad profesional;
h) «subcontratista»: un agente económico propuesto por un candidato, licitador o contratista para llevar a cabo parte de un contrato, sin que el órgano de contratación tenga ningún compromiso jurídico directo con él;
i) «error o irregularidad sustancial»: error o irregularidad sustancial tal como se definen en el artículo 166, apartado 2, del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012;
j) «persona de contacto en materia de alertas»: la persona en el servicio responsable de la solicitud que está a cargo del expediente de alerta hasta su supresión.
Artículo 3
Funcionamiento del SAR
1. El contable deberá asegurarse de que se toman las medidas técnicas apropiadas para un funcionamiento eficaz del SAR y su seguimiento.
El contable se encargará de incluir, modificar, renovar o suprimir las alertas SAR solicitadas por el ordenador competente.
2. El contable adoptará las medidas de ejecución de los aspectos técnicos y definirá los procedimientos asociados, incluidos los relativos al ámbito de la seguridad.
El contable notificará esas medidas a los servicios de la Comisión y a las agencias ejecutivas.
Artículo 4
Facultad y procedimiento para solicitar, modificar, renovar o retirar una alerta
1. Solo el ordenador competente podrá solicitar el registro, modificación, renovación o retirada de la alerta.
2. El ordenador competente deberá remitir las solicitudes de registro, modificación, renovación o retirada de las alertas al contable. El ordenador competente utilizará a tal efecto el formulario que se recoge en el anexo de la presente Decisión.
3. La persona de contacto en materia de alertas a que se refiere el artículo 8 comprobará que se cumplen los requisitos de los artículos 11 y 12 antes de transmitir la solicitud al contable.
Artículo 5
Acceso al SAR
Los servicios de la Comisión y las agencias ejecutivas tendrán acceso directo a los datos del SAR a través del sistema contable central de la Comisión.
Los servicios de la Comisión o la agencia ejecutiva responsable de un sistema local podrán utilizar ese sistema para acceder a los datos del SAR, siempre y cuando quede garantizada la coherencia de datos entre el sistema local y el sistema contable central.
Artículo 6
La utilización del SAR
La información registrada en el SAR solo podrá utilizarse a los efectos de la ejecución del presupuesto o de cualquier otro fondo gestionado por la Unión. Ello no afectará a la información contenida en la base de datos central de exclusión (en lo sucesivo, «CED») a que se refiere el artículo 1, apartados 2 y 3, del Reglamento (CE, Euratom) no 1302/2008 (10).
La OLAF podrá utilizar la información contenida en el SAR y en la CED para sus investigaciones de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la OLAF y por el que se deroga el Reglamento (CE) no 1073/1999 (en los sucesivo, «el Reglamento de la OLAF»), así como en relación con las actividades de prevención del fraude, incluido el análisis de riesgos.
Artículo 7
Calendario del procedimiento de consulta del SAR
El ordenador delegado competente verificará si hay una alerta en el SAR referente a una persona en las fases siguientes:
a)
antes de que se consigne un compromiso presupuestario individual;
b)
antes de que se consigne un compromiso presupuestario global en el caso de que la persona sea ya conocida en esa fase;
c)
en el caso de compromisos presupuestarios provisionales, antes de contraer el compromiso jurídico que obligue a efectuar pagos posteriores, salvo en lo que concierne al pago del personal y el reembolso de gastos de viaje relacionados con la participación en reuniones y concursos;
d)
en el caso de contratación pública o de concesión de subvenciones, concursos dotados de premios y convocatorias de manifestaciones de interés, a más tardar, antes de la decisión de adjudicación o de concesión;
e)
en el caso de contratación pública, cuando el órgano de contratación limite el número de candidatos invitados a presentar una oferta, antes de que finalice la selección de candidatos;
f)
antes de cualquier pago a menos que se refiera al pago del personal y el reembolso de gastos de viaje relacionados con la participación en reuniones y concursos.
Artículo 8
Persona de contacto en materia de alertas
La persona de contacto en materia de alertas:
a)
prepara la solicitud de registro de una alerta;
b)
transmite la solicitud y cualquier otra información relativa a la alerta al contable;
c)
suministra información que permita a otro ordenador competente realizar verificaciones o decidir sobre las consecuencias a que se hace referencia en la sección 4.
SECCIÓN 2
INFORMACIÓN REGISTRADA EN EL SAR
Artículo 9
Tipos de alertas
1. Las alertas del SAR se clasificarán en los dos tipos siguientes:
a)
«alertas de verificación», cuando se sospeche o se haya constatado que una persona ha cometido un fraude, un acto de corrupción o cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión, tal como se contempla en el artículo 141 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012, errores o irregularidades sustanciales, falta profesional o incumplimiento grave del contrato;
b)
«alertas de exclusión», cuando una persona sea excluida con arreglo a los motivos previstos en el artículos 106, apartado 1 y en el artículo 109, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
2. Una persona puede ser objeto de diferentes alertas registradas por distintos motivos.
Artículo 10
Información contenida en las alertas SAR
Las alertas SAR incluirán los siguientes datos:
a)
la identidad de la persona;
b)
el tipo de alerta;
c)
la duración de la alerta;
d)
la razón por la cual la persona representa una amenaza para los intereses financieros y la imagen de la Unión o para cualquier otro fondo gestionado por la Unión;
e)
la información relacionada con el procedimiento contradictorio;
f)
el nombre del ordenador competente;
g)
el nombre de la persona de contacto en materia de alertas a que se refiere el artículo 8 de la presente Decisión.
Artículo 11
Alertas de verificación
1. El ordenador competente podrá solicitar una alerta de verificación cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes:
a)
la OLAF ha informado al ordenador competente de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 cuando sus investigaciones pongan de manifiesto que podría ser oportuno adoptar medidas para proteger los intereses financieros de la Unión;
b)
el Tribunal de Cuentas Europeo ha transmitido información a la Comisión o bien el SAI ha transmitido información al ordenador competente indicando la existencia de fraude, corrupción o cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión, tal como se contempla en el artículo 141 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012 o bien de errores o irregularidades sustanciales o faltas profesionales o un incumplimiento grave de contrato en relación con una persona;
c)
el ordenador competente ha realizado una comprobación, una auditoría o un control que indique el fraude, la corrupción, y cualquier otra actividad ilegal que afecte a los intereses financieros de la Unión, tal como se contempla en el artículo 141 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012, errores sustanciales, irregularidades o falta profesional o incumplimiento grave de contrato en relación con una persona o haya recibido información relativa a dicha inspección, auditoría o control.
2. Una alerta de verificación tendrá una duración máxima de un año. Se retirará cuando se solicite una alerta de exclusión o cuando ya no haya necesidad de verificación.
3. Al final del plazo contemplado en el apartado 2, la alerta de verificación deberá ser suprimida automáticamente.
4. El ordenador competente podrá solicitar la renovación de la alerta de verificación en caso de que la OLAF considere que las conclusiones de las investigaciones a que se hace referencia en el apartado 1 aún no se hayan elaborado, pero las investigaciones justifiquen el mantenimiento de la alerta de verificación. El ordenador competente podrá también solicitar la renovación de la alerta de verificación en el caso de que se sigan cumpliendo las condiciones establecidas en el apartado 1, letras b) y c).
5. El ordenador competente deberá presentar las razones por las que la renovación es necesaria para la protección de los intereses financieros y la imagen de la Unión.
6. Una renovación se considerará como una nueva solicitud de alerta de verificación.
Artículo 12
Alertas de exclusión
1. El ordenador competente solicitará una alerta de exclusión en los casos a que se refieren el artículo 106, apartado 1, o el artículo 109, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
2. La alerta de exclusión se suprimirá al concluir el período de exclusión.
3. La alerta de exclusión se registrará automáticamente en la base de datos central de exclusión del SAR.
Artículo 13
Información transmitida por la OLAF
Cuando la OLAF transmita información de conformidad con el artículo 7, apartado 6, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013 con el fin de ayudar al ordenador competente a decidir adoptar medidas de salvaguardia para proteger los intereses financieros de la Unión Europea o de conformidad con el artículo 11 del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013, esta información deberá incluir:
a)
la identidad de la persona en cuestión;
b)
un resumen de los hechos y de los riesgos detectados por la investigación. El resumen deberá ser suficiente para permitir que las personas sean realmente oídas en virtud del artículo 16 de la presente Decisión;
c)
cualesquiera medidas especiales de confidencialidad recomendadas, en particular en asuntos que impliquen el uso de diligencias de investigación que competan a una autoridad judicial nacional o, en el caso de una investigación externa, que competan a una autoridad nacional, de conformidad con la normativa nacional aplicable a las investigaciones.
SECCIÓN 3
DISPOSICIONES DE PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE UNA ALERTA
Artículo 14
Consulta previa de los servicios centrales para las alertas de verificación
Antes de tomar la decisión de solicitar el registro de una alerta de verificación sobre la base de la información transmitida por la OLAF de conformidad con el artículo 7, apartado 6 y el artículo 11, del Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013, el ordenador competente consultará a la Dirección General de Presupuestos (Servicio Financiero Central) y, en su caso, al Servicio Jurídico, en estrecha cooperación con la OLAF, de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013.
Artículo 15
Evaluación de las alertas de exclusión por los servicios centrales
Antes de solicitar una alerta de exclusión en los casos a que se refieren el artículo 106, apartado 1, letras b), c), e), y el artículo 109, apartado 1, propuesta por el ordenador competente y su duración adecuada, se llevará a cabo una evaluación centralizada por la Dirección General de Presupuestos y el Servicio Jurídico. En caso de que la alerta de exclusión propuesta por el ordenador competente se base en la información transmitida por la OLAF, esta evaluación se hará en estrecha cooperación con la OLAF.
Artículo 16
Derecho a ser oído
1. Los registros de alertas de exclusión se sujetarán a las normas siguientes:
a)
cuando el ordenador competente prevea solicitar el registro de una alerta de exclusión o contemple la adopción de cualquier acto que pueda afectar negativamente a los derechos de la persona de que se trate, deberá primero dar a dicha persona la oportunidad de expresar su opinión por escrito. Para ello, concederá a la persona en cuestión un plazo de 14 días naturales como mínimo. Al mismo tiempo, el ordenador competente informará a la persona en cuestión que, a falta de respuesta, la alerta quedará registrada
Cuando proceda, el ordenador competente deberá dar a la persona la posibilidad de manifestar su opinión sobre la base de la información facilitada por la OLAF;
b)
si la persona presenta observaciones que no alteran la evaluación del ordenador competente, este solicitará al contable que active la alerta.
Si la persona presenta observaciones que, en opinión del ordenador competente, hacen que la alerta sea desproporcionada o innecesaria, la alerta no se activará y se notificará este extremo a la persona.
El contable confirmará el registro de la alerta en el SAR al ordenador competente, en el momento oportuno;
c)
el ordenador competente notificará a la persona de que se trate la activación de alerta y su duración. Sin embargo, la notificación no será necesaria si la persona no ha respondido a la invitación a presentar observaciones por escrito.
2. El ordenador competente podrá solicitar el registro de una alerta de exclusión en los casos a que se refiere el artículo 106, apartado 1, letra e), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, a la espera de la decisión sobre la duración de la exclusión, antes de haber dado a la persona la posibilidad de manifestar su opinión. El ordenador competente deberá dar a la persona de que se trate la oportunidad de exponer su punto de vista sobre la duración de la exclusión.
3. El ordenador competente podrá solicitar el registro de una alerta de exclusión en relación con las situaciones a que se hace referencia en el artículo 106, apartado 1, letra a), del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012 antes de haber dado a la persona la posibilidad de manifestar su opinión si este posee un documento oficial en el que se establece la situación. El ordenador competente notificará a la persona el registro de la alerta de exclusión.
4. El ordenador competente podrá aplazar excepcionalmente la posibilidad de que la persona interesada manifieste su opinión por escrito antes de la solicitud de registro de una alerta de exclusión o antes de adoptar cualquier acto que pueda afectar negativamente a sus derechos, siempre que existan motivos legítimos imperiosos para preservar la confidencialidad de la investigación o de los procedimientos judiciales nacionales y, al mismo tiempo, proceder al registro de la alerta.
5. Cuando la OLAF informe al ordenador competente de conformidad con el artículo 13 deberá indicar si debe mantenerse la confidencialidad de la investigación o de un procedimiento judicial nacional y si debe aplazarse la oportunidad otorgada a la persona de manifestar su opinión.
6. La persona tendrá la oportunidad de manifestar su opinión tan pronto como hayan dejado de existir los motivos para la protección de una investigación o las actuaciones judiciales nacionales.
Artículo 17
Protección de datos y derechos de las personas objeto de los datos
1. El ordenador competente informará a los interesados de que sus datos podrán ser incluidos en el SAR y a quienes se pueda comunicar los datos. Esta información general deberá ser comunicada por escrito, en particular, en las licitaciones, convocatorias de propuestas, concursos dotados de premios y en ausencia de convocatorias de propuestas, antes de la adjudicación de contratos o la concesión de subvenciones.
2. El ordenador competente que solicite el registro de una alerta será responsable de las relaciones con la persona cuyos datos sean registrados en el SAR. Responderá asimismo a las solicitudes de las personas concernidas para que se rectifiquen datos personales inexactos o incompletos, así como a cualquier otra solicitud o cuestión planteada por estas personas.
3. Una persona podrá, asimismo, solicitar por escrito información al contable sobre si se encuentra o no registrada en el SAR.
El contable se encargará de proporcionar esta información, salvo que el ordenador competente, de común acuerdo con la OLAF, en su caso, decida que se aplican las restricciones del artículo 20, apartado 1, del Reglamento no 45/2001.
4. Las alertas suprimidas solo serán accesibles a efectos de auditoría e investigación y no serán visibles para los usuarios del SAR.
Sin embargo, los datos personales contenidos en las alertas que se refieran a personas físicas solo serán accesibles a tales efectos durante un período de cinco años a partir de su supresión.
Artículo 18
Revisión de la alerta
Cuando la persona sobre la cual se ha registrado una alerta en el SAR aporte nuevos elementos que demuestren que ya no hay motivos para el registro, el ordenador responsable solicitará la supresión de la alerta.
La persona sobre la cual se haya registrado una alerta de exclusión en el SAR podrá presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo e interponer un recurso judicial.
SECCIÓN 4
CONSECUENCIAS DE LAS ALERTAS
Artículo 19
Normas generales que regulan las consecuencias
1. El ordenador competente pedirá toda la información pertinente a través de la persona de contacto en materia de alertas con el fin de decidir sobre las consecuencias contempladas en la presente sección.
2. Cuando, sobre la base de la información facilitada por la OLAF, el ordenador competente solicite el registro de una alerta de verificación de conformidad con el artículo 11, deberá seguir el procedimiento establecido en los artículos 14 o 15 de la presente Decisión y decidirá sobre las consecuencias en estrecha cooperación con la OLAF, de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) no 883/2013.
3. A la hora de decidir sobre las consecuencias, el ordenador competente tendrá en cuenta los siguientes criterios para todas las alertas:
a)
los riesgos para los intereses financieros y la imagen de la Unión;
b)
el importe y la duración del compromiso jurídico;
c)
la urgencia en la ejecución del compromiso jurídico;
d)
la naturaleza de los hechos;
e)
la gravedad de los hechos, y
f)
las posibles consecuencias en la aplicación del compromiso jurídico.
En el caso de las alertas de exclusión, el ordenador competente deberá también tener en cuenta la naturaleza y la gravedad de los motivos de exclusión y la necesidad de la continuidad del servicio.
4. El ordenador competente deberá, en cualquier caso, justificar por escrito su decisión sobre las consecuencias.
Artículo 20
Consecuencias de las alertas de verificación
1. En el caso de procedimientos de contratación pública, de concesión de una subvención o de concursos dotados de premios, la verificación mencionada podría consistir en lo siguiente:
a)
la solicitud por el ordenador competente de los documentos justificativos adicionales según lo establecido en el procedimiento de contratación pública, de concesión de una subvención o del concurso dotados de premios;
b)
en el caso del procedimiento para la concesión de una subvención, un análisis del riesgo relativo a la prefinanciación.
2. En caso de un compromiso jurídico, la verificación mencionada podría consistir en lo siguiente:
a)
la comprobación de que la acción se ajusta a lo dispuesto en el compromiso jurídico, incluido el respeto de los plazos y el contenido de los resultados previstos;
b)
en el caso de las ayudas existentes, la comprobación de la subvencionabilidad de los costes antes del pago o la realización de una auditoría o controles sobre el terreno.
Artículo 21
Derecho a ser oído después de una alerta de verificación
El procedimiento previsto en el artículo 15 de la presente Decisión y el derecho a ser oído establecido en virtud del artículo 16 de la presente Decisión se aplicarán asimismo cuando el ordenador competente a raíz de una alerta de verificación prevea adoptar cualquier acto que pueda afectar negativamente a los derechos de la persona de que se trate.
Artículo 22
Consecuencias de las alertas de exclusión sobre los procedimientos y los compromisos jurídicos
1. En el caso de procedimientos de contratación pública, de concesión de una subvención o de concursos dotados de premios, el ordenador competente deberá excluir a la persona sujeta a una alerta de exclusión de la participación en los procedimientos de adjudicación de contratos o de concesión de subvenciones, a menos que se hayan cumplido las condiciones establecidas en el artículo 106, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, en el caso en que la persona se encuentre en una situación de monopolio.
2. En el caso de compromisos jurídicos existentes, el ordenador competente decidirá sobre las consecuencias, que podrán consistir en:
a)
llevar a cabo la ejecución del contrato o de la subvención y formular las oportunas verificaciones;
b)
suspender el plazo de pago de conformidad con el artículo 92, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;
c)
suspender los pagos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 208 del Reglamento Delegado (UE) no 1268/2012;
d)
suspender la ejecución del contrato o de la subvención de conformidad con el artículo 116 y el artículo 125, apartado 5, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012;
e)
resolver el compromiso jurídico si así lo prevén sus disposiciones sobre la base de la información que ha dado pie a registrar la alerta.
3. Si la persona es un subcontratista, el ordenador competente podrá exigir al licitador o candidato o al contratista que sustituya al subcontratista.
Artículo 23
Consecuencia de las alertas de exclusión en las operaciones presupuestarias
1. En caso de una alerta de exclusión, y cuando se estime necesario, el ordenador competente deberá confirmar en el sistema contable que debe procederse al pago a pesar de la existencia de la alerta.
2. En los casos en que se haya registrado una alerta de exclusión, no se procederá a ningún compromiso presupuestario individual, a ningún registro de un compromiso jurídico individual en la contabilidad presupuestaria basado en un compromiso global y a ninguna contracción de un compromiso jurídico basado en un compromiso provisional, salvo en los casos en que la persona se encuentre en una situación de monopolio de acuerdo con las condiciones establecidas en el artículo 106, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012.
SECCIÓN 5
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 24
Derogación
Queda derogada la Decisión 2008/969/CE, Euratom relativa al sistema de alerta rápida para uso de los ordenadores de la Comisión y de las agencias ejecutivas.
Artículo 25
Disposiciones transitorias
1. Las alertas de exclusión registradas de conformidad con la Decisión 2008/969/CE, Euratom permanecerán activas hasta el final de su duración de conformidad con dicha Decisión.
2. Las alertas W1, W2 y W3b registradas con arreglo a la Decisión 2008/969/CE, Euratom se considerarán como alertas de verificación en virtud de la presente Decisión.
3. Las alertas W3a y W4 se seguirán registrando hasta el 1 de julio de 2015, con arreglo a las condiciones establecidas en la Decisión 2008/969/CE, Euratom. Para la aplicación de la sección 4 de la presente Decisión, las alertas W3a y W4 se considerarán como alertas de verificación en virtud de la presente Decisión. La Decisión 2008/969/CE, Euratom seguirá siendo aplicable a las alertas W5b hasta el 1 de julio de 2015.
Artículo 26
Publicación
La presente Decisión se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Hecho en Bruselas, el 13 de noviembre de 2014.