РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 4 май 2010 година
относно плана за сигурност за централната ШИС II и комуникационната инфраструктура
(2010/261/ЕС)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 1987/2006 на Европейския парламент и на Съвета от 20 декември 2006 г. за създаването, функционирането и използването на Шенгенска информационна система от второ поколение (ШИС II) (1), и по-специално член 16 от него,
като взе предвид Решение 2007/533/ПВР на Съвета от 12 юни 2007 г. относно създаването, функционирането и използването на Шенгенска информационна система от второ поколение (ШИС II) (2), и по-специално член 16 от него,
като има предвид, че:
(1)
Член 16 от Регламент (ЕО) № 1987/2006 и член 16 от Решение 2007/533/ПВР предвиждат, че управителният орган, по отношение на централната ШИС II, и Комисията, по отношение на комуникационната инфраструктура, следва да предприемат необходимите мерки, включително план за сигурност.
(2)
Член 15, параграф 4 от Регламент (ЕО) № 1987/2006 и член 15, параграф 4 от Решение 2007/533/ПВР предвиждат, че през преходния период преди управителният орган да поеме своите задължения, Комисията следва да е отговорна за оперативното управление на централната ШИС II.
(3)
Тъй като управителният орган все още не е създаден, планът за сигурност, който трябва да бъде приет от Комисията, следва в преходния период да е приложим също и към централната ШИС II.
(4)
Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (3) се прилага към обработването на лични данни от Комисията, когато тя изпълнява задълженията си по оперативното управление на ШИС II.
(5)
Член 15, параграф 7 от Регламент (ЕО) № 1987/2006 и член 15, параграф 7 от Решение 2007/533/ПВР предвиждат, че когато Комисията делегира своите задължения по време на преходния период преди управителният орган да поеме своите задължения, тя гарантира, че това делегиране не влияе неблагоприятно върху ефективните контролни механизми съгласно правото на Съюза, независимо дали са на Съда, на Сметната палата или на Европейския надзорен орган по защита на данните.
(6)
Управителният орган следва да приеме свой собствен план за сигурност по отношение на централната ШИС II, веднага щом поеме своите задължения. Поради това настоящият план за сигурност следва да изтече, доколкото е свързан с централната ШИС II, когато управителният орган поеме своите задължения.
(7)
Член 4, параграф 3 от Регламент (ЕО) № 1987/2006 и член 4, параграф 3 от Решение 2007/533/ПВР предвиждат, че ЦС-ШИС, която изпълнява технически надзор и административни функции, е разположена в Страсбург (Франция), а резервната ЦС-ШИС, която в случай на повреда на основната ЦС-ШИС е способна да осигури всички нейни функционалности, е разположена в Санкт Йохан им Понгау (Австрия).
(8)
Планът за сигурност следва да предвиди един служител по сигурността на системата, който да изпълнява задачи, свързани със сигурността, както за централната ШИС II, така и за комуникационната инфраструктура и двама местни служители по сигурността, които да изпълняват задачи, свързани със сигурността, съответно за централната ШИС II и за комуникационната инфраструктура. Ролите на служителите по сигурността следва да са определени така, че да осигуряват ефективна и навременна реакция на инциденти по сигурността, както и тяхното докладване.
(9)
Следва да бъде определена политика за сигурност, която да описва всички технически и организационни детайли в съответствие с разпоредбите на настоящото решение.
(10)
Следва да бъдат дефинирани мерки, които да осигурят необходимото ниво на сигурност на работата на централната ШИС II и на комуникационната инфраструктура,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
1. Настоящото решение установява организацията и мерките за сигурност (план за сигурност) за защитата на централната ШИС II и на данните, обработвани в нея, срещу заплахи за тяхната наличност, цялост и поверителност по смисъла на член 16, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 1987/2006 и член 16, параграф 1 от Решение 2007/533/ПВР относно създаването, функционирането и използването на Шенгенска информационна система от второ поколение (ШИС II) през преходния период, докато управителният орган поеме своите задължения.
2. Настоящото решение установява организацията и мерките за сигурност (план за сигурност) за защитата на комуникационната инфраструктура срещу заплахи за нейната наличност, цялост и поверителност по смисъла на член 16 от Регламент (ЕО) № 1987/2006 и член 16 от Решение 2007/533/ПВР относно създаването, функционирането и използването на Шенгенска информационна система от второ поколение (ШИС II).
ГЛАВА II
ОРГАНИЗАЦИЯ, ЗАДЪЛЖЕНИЯ И УПРАВЛЕНИЕ НА ИНЦИДЕНТИ
Член 2
Задачи на Комисията
1. Комисията прилага и наблюдава ефективността на мерките за сигурност за централната ШИС II, посочени в настоящото решение.
2. Комисията прилага и наблюдава ефективността на мерките за сигурност за комуникационната инфраструктура, посочени в настоящото решение.
3. Комисията определя служител по сигурност на системата от длъжностните си лица. Служителят по сигурността на системата се назначава от генералния директор на Генерална дирекция „Правосъдие, свобода и сигурност“ на Комисията. Задачите на служителя по сигурността на системата по-специално включват:
а)
изготвяне на политиката за сигурност, както е описано в член 7 от настоящото решение;
б)
наблюдаване на ефективността при изпълнението на процедурите за сигурност на централната ШИС II;
в)
наблюдаване на ефективността при изпълнението на процедурите за сигурност на комуникационната инфраструктура;
г)
принос в подготовката на докладването във връзка със сигурността, както е посочено в член 50 от Регламент (ЕО) № 1987/2006 и в член 66 от Решение 2007/533/ПВР;
д)
изпълнение на задачи по координиране и подпомагане при проверките и одитите, извършвани от Европейския надзорен орган по защита на данните, посочени в член 45 от Регламент (ЕО) № 1987/2006 и в член 61 от Решение 2007/533/ПВР, както и уведомяване на служителя на Комисията по защита на данните за инциденти по смисъла на член 5, параграф 2;
е)
наблюдение дали настоящото решение и политиката за сигурност се прилагат правилно и изцяло от всички изпълнители или подизпълнители на договори, които участват по някакъв начин в управлението на централната ШИС II;
ж)
наблюдение дали настоящото решение и политиката за сигурност се прилагат правилно и изцяло от всички изпълнители или подизпълнители на договори, които участват по някакъв начин в управлението на комуникационната инфраструктура;
з)
поддържане на списък от единични национални контактни точки за сигурността на ШИС II и предоставянето му на местния служител по сигурността за комуникационната инфраструктура;
и)
предоставяне на списъка, посочен в буква з), на местния служител по сигурността за централната ШИС II.
Член 3
Местен служител по сигурността за централната ШИС II
1. Без да се засяга член 8, Комисията определя местен служител по сигурността за централната ШИС II от длъжностните си лица. Конфликтите на интереси между задълженията на местния служител по сигурността и всяко друго официално задължение се предотвратяват. Местният служител по сигурността за централната ШИС II се назначава от генералния директор на Генерална дирекция „Правосъдие, свобода и сигурност“ на Комисията.
2. Местният служител по сигурността за централната ШИС II осигурява мерките по сигурността, посочени в настоящото решение, да бъдат изпълнявани и процедурите по сигурността да бъдат следвани в основната ЦС-ШИС. По отношение на резервната ЦС-ШИС местният служител по сигурността за централната ШИС II осигурява още мерките по сигурността, посочени в настоящото решение, с изключение на тези, посочени в член 9, да бъдат прилагани и процедурите по сигурността, свързани с нея, да бъдат изпълнявани.
3. Местният служител по сигурността за централната ШИС II може да прехвърли всяка от своите задачи на подчинени служители. Конфликтите на интереси между задължението за изпълнение на тези задачи и всяко друго официално задължение се предотвратяват. Единичен телефонен номер и адрес за връзка позволяват свързването с местния служител по сигурността или неговия или нейния подчинен на служба по всяко време.
4. Местният служител по сигурността за централната ШИС II изпълнява задачите, произтичащи от мерките за сигурност, които трябва да бъдат взети в помещенията, в които са разположени основната ЦС-ШИС и резервната ЦС-ШИС, в рамките на параграф 1, които по-специално включват:
а)
задачи по местната оперативна сигурност, включващи одит на „защитната стена“, редовни изпитвания на сигурността, одитиране и докладване;
б)
наблюдение на ефективността на плана за непрекъснатост на работата и осигуряване на редовното провеждане на учения;
в)
събиране на доказателства и докладване на служителя по сигурността на системата за всеки инцидент в централната ШИС II, който може да повлияе на сигурността на централната ШИС II или на комуникационната инфраструктура;
г)
информиране на служителя по сигурността на системата, ако политиката за сигурност се нуждае от изменение;
д)
наблюдение дали настоящото решение и политиката за сигурност се прилагат от всички изпълнители или подизпълнители на договори, които участват по някакъв начин в оперативното управление на централната ШИС II;
е)
осигуряване на това, че персоналът осъзнава своите задължения и наблюдаване на прилагането на политиката за сигурност;
ж)
наблюдаване на развитието в сферата на сигурността на ИТ и осигуряване на това, че персоналът е съответно обучен;
з)
подготвяне на необходимата информация и варианти за създаването, актуализирането и прегледа на политиката за сигурност в съответствие с член 7.
Член 4
Местен служител по сигурността за комуникационната инфраструктура
1. Без да се засяга член 8, Комисията определя местен служител по сигурността за комуникационната инфраструктура от своите длъжностни лица. Конфликтите на интереси между задълженията на местния служител по сигурността и всяко друго официално задължение се предотвратяват. Местният служител по сигурността за комуникационната инфраструктура се назначава от генералния директор на Генерална дирекция „Правосъдие, свобода и сигурност“ на Комисията.
2. Местният служител по сигурността за комуникационната инфраструктура наблюдава функционирането на комуникационната инфраструктура и осигурява това, че мерките по сигурността се прилагат, както и това, че процедурите по сигурността се изпълняват.
3. Местният служител по сигурността за комуникационната инфраструктура може да прехвърли всяка от своите задачи на подчинени служители. Конфликтите на интереси между задължението за изпълнение на тези задачи и всяко друго официално задължение се предотвратяват. Единичен телефонен номер и адрес за връзка позволяват свързването с местния служител по сигурността или неговия или нейния подчинен на служба по всяко време.
4. Местният служител по сигурността за комуникационната инфраструктура изпълнява задачите, произтичащи от мерките за сигурност, които трябва да бъдат взети по комуникационната инфраструктура и които по-специално включват:
а)
всички задачи по оперативната сигурност, свързани с комуникационната инфраструктура, включващи одит на „защитната стена“, редовни изпитвания на сигурността, одитиране и докладване;
б)
наблюдение на ефективността на плана за непрекъснатост на работата и осигуряване на редовното провеждане на учения;
в)
събиране на доказателства и докладване на служителя по сигурността на системата за всеки инцидент, настъпил в комуникационната инфраструктура, който може да повлияе на сигурността на централната ШИС II или на комуникационната инфраструктура;
г)
информиране на служителя по сигурността на системата, ако политиката за сигурност се нуждае от изменение;
д)
наблюдение дали настоящото решение и политиката за сигурност се прилагат от всички изпълнители или подизпълнители на договори, които участват по някакъв начин в управлението на комуникационната инфраструктура;
е)
осигуряване на това, че персоналът осъзнава своите задължения, както и наблюдаване на прилагането на политиката за сигурност;
ж)
наблюдаване на развитието в сферата на сигурността на ИТ и осигуряване на това, че персоналът е съответно обучен;
з)
подготвяне на необходимата информация и варианти за създаването, актуализирането и прегледа на политиката за сигурност в съответствие с член 7.
Член 5
Инциденти по сигурността
1. Всяко събитие, което има или може да има въздействие върху сигурността на ШИС II и може да предизвика щети или загуба на ШИС II, се разглежда като инцидент по сигурността, особено когато може да е бил осъществен достъп до данни или когато наличността, целостта и поверителността на данните са били или е могло да бъдат компрометирани.
2. Инцидентите по сигурността се управляват така, че да се осигури бърза, ефективна и правилна реакция в съответствие с политиката за сигурност. Създават се процедури за възстановяване след инцидент.
3. На засегнатата държава-членка се предоставя информация по отношение на инцидент по сигурността, който има или може да има въздействие върху работата на ШИС II в държавата-членка или върху наличността, целостта и поверителността на данните, въведени или изпратени от държавата-членка. Служителят по защита на данните на Комисията се уведомява за инцидентите по сигурността.
Член 6
Управление на инциденти
1. От всички служители и изпълнители на договори в разработването, управлението или експлоатацията на ШИС II се изисква да отбелязват и докладват на служителя по сигурността на системата или на местния служител по сигурността за комуникационната инфраструктура всички наблюдавани или подозирани слабости в сигурността на комуникационната инфраструктура.
2. В случай на установяване на инцидент, който има или може да има въздействие върху сигурността на ШИС II, местният служител по сигурността за комуникационната инфраструктура информира възможно най-бързо служителя по сигурността на системата и когато е необходимо, единичната национална контактна точка за сигурността на ШИС II, ако във въпросната държава-членка съществува такава контактна точка, писмено, или в случай на изключителна спешност, посредством други комуникационни канали. Докладът съдържа описанието на инцидента по сигурността, степента на риск, възможните последици и мерките, които са били или следва да бъдат предприети, за да се смекчи рискът.
3. Всички доказателства във връзка с инцидент по сигурността се запазват незабавно от местния служител по сигурността за комуникационната инфраструктура. В степента, в която позволяват приложимите разпоредби за защита на данните, такива доказателства се предоставят на служителя по сигурността на системата при поискване от негова страна.
4. В политиката за сигурност се дефинират процеси за обратна връзка, за да се гарантира, че информацията за типа, третирането и резултата от инцидент по сигурността се съобщава на служителя по сигурността на системата и на местния служител по сигурността за комуникационната инфраструктура, веднага след като инцидентът е отработен и повече не е в развитие.
5. Параграфи от 1 до 4 се прилагат mutatis mutandis към инциденти в централната ШИС II. В този смисъл всяко позоваване на местния служител по сигурността за комуникационната инфраструктура в параграфи от 1 до 4 се чете като позоваване на местния служител по сигурността за централната ШИС II.
ГЛАВА III
МЕРКИ ЗА СИГУРНОСТ
Член 7
Политика за сигурност
1. Генералният директор на Генерална дирекция „Правосъдие, свобода и сигурност“ установява, актуализира и редовно преглежда обвързваща политика за сигурност в съответствие с настоящото решение. Политиката за сигурност предоставя подробните процедури и мерки за защита срещу заплахи за наличността, целостта и поверителността на комуникационната инфраструктура, включително планиране за извънредни ситуации с цел да се осигури необходимото ниво на сигурност, както е предписано от настоящото решение. Политиката за сигурност е в съответствие с настоящото решение.
2. Политиката за сигурност се базира на оценка на риска. Мерките, описани от политиката за сигурност, са пропорционални на идентифицираните рискове.
3. Оценката на риска и политиката за сигурност се актуализират, ако технологичните промени, идентифицирането на нови заплахи или някакви други обстоятелства правят това необходимо. Във всички случаи на политиката за сигурност се прави преглед ежегодно, за да се гарантира, че все още осигурява подходящ отговор на последната оценка на риска или на всяка друга новоидентифицирана технологична промяна, заплаха или друго подобно обстоятелство.
4. Политиката за сигурност се изготвя от служителя по сигурността на системата при координиране с местния служител по сигурността за централната ШИС II и местния служител по сигурността за комуникационната инфраструктура.
5. Параграфи от 1 до 4 се прилагат mutatis mutandis към инциденти в централната ШИС II. В този смисъл всяко позоваване на местния служител по сигурността за комуникационната инфраструктура в параграфи от 1 до 4 се чете като позоваване на местния служител по сигурността за централната ШИС II.
Член 8
Изпълнение на мерките за сигурност
1. Изпълнението на задачите и изискванията, установени в настоящото решение и в политиката за сигурност, включително задачата за определяне на местен служител по сигурността, може да бъде възложено с договор или поверено на частни или публични образувания.
2. В този случай Комисията осигурява посредством правнообвързващо споразумение, че изискванията, установени в настоящото решение и в политиката за сигурност, са спазени напълно. В случай на делегиране или възлагане с договор на задачата за определяне на местен служител по сигурността Комисията осигурява посредством правнообвързващо споразумение, че ще бъде потърсено становището ѝ относно лицето, което ще бъде определено за местен служител по сигурността.
Член 9
Контрол на достъпа до съоръженията
1. За защита на районите, в които са разположени съоръжения за обработка на данни, се използват периметри за сигурност с подходящите бариери и контрол на входовете.
2. В периметрите за сигурност се дефинират обезопасени зони за защита на физически компоненти (активи), включващи хардуер, носители и конзоли за данни, планове и други документи за ШИС II, както и офиси и други работни места за персонала, участващ в експлоатацията на ШИС II. Тези обезопасени зони се защитават с подходящ контрол на входовете, за да се гарантира, че достъп се позволява само на персонал, който е упълномощен. Работата в обезопасените зони е предмет на подробни правила за сигурност, определени в политиката за сигурност.
3. Предвижда се и се монтира физическа сигурност за офиси, стаи и съоръжения. Точките за достъп, като зоните за доставка и товаро-разтоварни дейности, и други точки, през които неупълномощени лица могат да влязат в помещенията, се контролират и ако е възможно, се изолират от съоръженията за обработка на данни, за да се избегне неразрешеният достъп.
4. Проектира се и се прилага пропорционално на риска физическа защита на периметрите за сигурност срещу повреда от природни или предизвикани от човека бедствия.
5. Оборудването се защитава от физически и екологични заплахи и от възможности за неразрешен достъп.
6. Ако Комисията притежава такава информация, тя добавя към списъка, посочен в член 2, параграф 3, буква з), единична контактна точка за наблюдението и изпълнението на разпоредбите на настоящия член в помещенията, в които е разположена резервната ЦС-ШИС.
Член 10
Контрол на носителите на данни и на активите
1. Сменяем носител, който съдържа данни, се защитава срещу неразрешен достъп, неправилна употреба или повреда, а разчитането му се осигурява за целия живот на данните.
2. Освобождаването от носителите, когато повече не са необходими, се извършва по сигурен и безопасен начин в съответствие с подробните процедури, които ще бъдат определени в политиката за сигурност.
3. Инвентарни списъци осигуряват наличието на информация за мястото на съхранение, приложимия срок на запазване и разрешенията за достъп.
4. Определят се всички важни активи на комуникационната инфраструктура, така че да могат да бъдат защитени в съответствие с важността им. Води се актуален регистър на съответното ИТ оборудване.
5. Осигурява се актуална документация на комуникационната инфраструктура. Такава документация трябва да е защитена срещу неразрешен достъп.
6. Параграфи от 1 до 5 се прилагат mutatis mutandis към инциденти в централната ШИС II. В този смисъл всяко позоваване на комуникационната инфраструктура се чете като позоваване на централната ШИС II.
Член 11
Контрол върху съхранението
1. Вземат се подходящи мерки за осигуряване на правилно съхранение на данните и предотвратяване на неразрешения достъп до тях.
2. Всички елементи на оборудването, съдържащи носители за съхранение на данни, се проверяват, за да се гарантира, че чувствителните данни са били премахнати или напълно заличени преди освобождаването от тях, или се унищожават по сигурен начин.
Член 12
Контрол на пароли
1. Всички пароли се пазят в безопасност и се третират с поверителност. В случай на подозрение, че дадена парола е била разкрита, паролата се сменя незабавно или съответният потребителски достъп се прекратява. Използват се уникални и индивидуални идентификации за потребителите.
2. В политиката за сигурност се дефинират процедури за вход и изход, за да се предотврати неразрешен достъп.
Член 13
Контрол на достъпа
1. За целите на оперативното управление политиката за сигурност установява официална процедура за регистриране и прекратяване на регистрацията на персонала за даване и отнемане на достъп до хардуера и софтуера на ШИС II. Определянето и използването на подходящи атрибути за достъп (пароли или други подходящи средства) се контролира посредством официален управленски процес, както е определен в политиката за сигурност.
2. Достъпът до хардуера и софтуера на ШИС II в ЦС-ШИС:
i)
се ограничава до упълномощените лица;
ii)
се ограничава до случаите, в които е налице легитимна цел в съответствие с член 45 от Регламент (ЕО) № 1987/2006 и член 61 от Решение 2007/533/ПВР или с член 50, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1987/2006 и член 66, параграф 2 от Решение 2007/533/ПВР;
iii)
се ограничава до продължителността и обхвата, необходими за целта на достъпа; и
iv)
се осъществява само в съответствие с политика за контрол на достъпа, която се определя в политиката за сигурност.
3. В ЦС-ШИС се използват само конзолите и софтуерът, разрешени от местния служител по сигурността за централната ШИС II. Използването на системни възможности, които може да са способни да заобиколят контролите на системата и на приложенията, се ограничава и контролира. Въвеждат се процедури за контрол на инсталирането на софтуер.
Член 14
Контрол на комуникациите
Комуникационната инфраструктура се наблюдава с цел осигуряване на наличност, цялост и поверителност на обмена на информация. Използват се средства за криптиране, за да се защитят данните, предавани по комуникационната инфраструктура.
Член 15
Контрол на въвеждането
Правата на достъп на лица, упълномощени за достъп до софтуера на ШИС II от ЦС-ШИС II, се наблюдават от местния служител по сигурността за централната ШИС II. Регистрира се използването на тези права на достъп, което включва времето и самоличността на потребителя.
Член 16
Контрол на транспорта
1. В политиката за сигурност се определят подходящи мерки за предотвратяване на неразрешено четене, копиране, промяна или заличаване на лични данни по време на предаване към или от ШИС II или по време на транспортирането на носители на данни. В политиката за сигурност се установяват разпоредби по отношение на допустимите типове изпращане или транспорт, както и по отношение на процедурите за отчетност за транспортирането на предмети и пристигането им в тяхното местоназначение. Носителят на данни не съдържа никакви други данни, освен данните, които трябва да бъдат изпратени.
2. Услугите, предоставени от трети страни, които включват оценка, обработване, комуникации или управление на съоръжения за обработка на данни или добавянето на продукти или услуги към съоръженията за обработка на данни, имат подходящи интегрирани контроли за сигурност.
Член 17
Сигурност на комуникационната инфраструктура
1. Комуникационната инфраструктура се управлява и контролира по подходящ начин с цел да бъде защитена от заплахи и да се осигури сигурността както на самата комуникационна инфраструктура, така и на централната ШИС II, включително на данните, обменяни през нея.
2. Характеристиките на сигурността, нивата на обслужване и управленските изисквания на всички мрежови услуги се идентифицират в мрежово споразумение за обслужване с доставчика на услуги.
3. Освен защитата на точките на достъп на ШИС II се защитават и всички допълнителни услуги, използвани от комуникационната инфраструктура. В политиката за сигурност се дефинират подходящите мерки.
Член 18
Наблюдение
1. Регистрите, записващи информацията, посочена в член 18, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 1987/2006 и член 18, параграф 1 от Решение 2007/533/ПВР по отношение на всеки достъп и всеки обмен на лични данни с ЦС-ШИС II, се съхраняват по сигурен начин и са достъпни от помещенията, в които са разположени основната ЦС-ШИС и резервната ЦС-ШИС за максималния срок, посочен в член 18, параграф 3 от Регламент (ЕО) № 1987/2006 и член 18, параграф 3 от Решение 2007/533/ПВР.
2. В политиката за сигурност се създават процедури за наблюдение на използването или на грешки в съоръженията за обработка на данни и резултатите от дейностите по наблюдение се преглеждат редовно. Ако е необходимо, се предприемат подходящи действия.
3. Устройствата за водене на регистри и регистрите се защитават срещу злонамерена намеса и неразрешен достъп с цел да се изпълнят изискванията за събиране и запазване на доказателства за срока на запазване.
Член 19
Мерки за криптиране
За защитата на информацията, когато е необходимо, се прилагат мерки за криптиране. Тяхното използване, заедно с целите и условията, трябва да бъде одобрено предварително от служителя по сигурността на системата.
ГЛАВА IV
СИГУРНОСТ НА ЧОВЕШКИТЕ РЕСУРСИ
Член 20
Профили на персонала
1. Политиката за сигурност дефинира функциите и отговорностите на лицата, които имат разрешен достъп до централната ШИС II.
2. Политиката за сигурност дефинира функциите и отговорностите на лицата, които имат разрешен достъп до комуникационната инфраструктура.
3. Свързаните със сигурността роли и отговорности на персонала на Комисията, изпълнителите на договори и персонала, участващ в оперативното управление, се дефинират, документират и съобщават на засегнатите лица. В описанието на длъжността и в целите се посочват ролите и отговорностите на персонала на Комисията; в договорите или в споразуменията за нивото на обслужване се посочват тези за изпълнителните на договори.
4. Споразуменията за поверителност и служебна тайна се сключват с всички лица, към които не се прилага служебен правилник на Европейския съюз или на публична служба на държава-членка. Персоналът, който трябва да работи с ШИС II, преминава през необходимата проверка за сигурност или процедура на сертифициране в съответствие с подробните процедури, определени в политиката за сигурност.
Член 21
Информиране на персонала
1. Целият персонал и всички изпълнители на договори получават подходящо обучение за рисковете за сигурността, правните изисквания, политиките и процедурите в степента, изисквана от техните задължения.
2. При приключване на трудовите взаимоотношения или договора отговорностите на персонала и изпълнителите на договори, свързани с промяна на работата или приключване на трудовите взаимоотношения, се определят в политиката за сигурност и се създават процедури в политиката за сигурност за връщане на активите и за прекратяване на правата за достъп.
ГЛАВА V
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 22
Приложимост
1. Настоящото решение влиза в сила на датата, определена от Съвета в съответствие с член 55, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1987/2006 и член 71, параграф 2 от Решение 2007/533/ПВР.
2. Член 1, параграф 1, член 2, параграф 1, член 2, параграф 3, букви б), г), е) и и), член 3, член 6, параграф 5, член 7, параграф 5, член 9, параграф 6, член 10, параграф 6, член 13, параграфи 2 и 3, член 15, член 18 и член 20, параграф 1 изтичат, когато управителният орган поеме своите задължения.
Съставено в Брюксел на 4 май 2010 година.
COMMISSION DECISION
of 4 May 2010
on the Security Plan for Central SIS II and the Communication Infrastructure
(2010/261/EU)
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EC) No 1987/2006 of the European Parliament and of the Council of 20 December 2006 on the establishment, operation and use of the second generation Schengen Information System (SIS II) (1) and in particular Article 16 thereof,
Having regard to Council Decision 2007/533/JHA of 12 June 2007 on the establishment, operation and use of the second generation Schengen Information System (SIS II) (2) and in particular Article 16 thereof,
Whereas:
(1)
Article 16 of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 16 of Decision 2007/533/JHA provide that the Management Authority, in relation to Central SIS II, and the Commission, in relation to the Communication Infrastructure, should adopt the necessary measures, including a security plan.
(2)
Article 15(4) of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 15(4) of Decision 2007/533/JHA provide that during a transitional period before the Management Authority takes up its responsibilities, the Commission should be responsible for the operational management of Central SIS II.
(3)
As the Management Authority has not yet been established, the security plan to be adopted by the Commission should be applicable also to Central SIS II for a transitional period.
(4)
Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council (3) applies to the processing of personal data by the Commission when carrying out its responsibilities in the operational management of SIS II.
(5)
Article 15(7) of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 15(7) of Decision 2007/533/JHA provide that where the Commission delegates its responsibilities during the transitional period before the Management Authority takes up its responsibilities, it shall ensure that this delegation does not adversely affect any effective control mechanism under Union law, whether of the Court of Justice, the Court of Auditors or the European Data Protection Supervisor.
(6)
The Management Authority should adopt its own security plan in relation to Central SIS II once it will have taken up its responsibilities. This security plan should therefore expire, to the extent it relates to the Central SIS II, when the Management Authority takes up its responsibilities.
(7)
Article 4(3) of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 4(3) of Decision 2007/533/JHA provide that CS-SIS, which performs technical supervision and administration functions, shall be located in Strasbourg (France) and a backup CS-SIS, capable of ensuring all functionalities of the principal CS-SIS in the event of failure of this system, shall be located in Sankt Johann im Pongau (Austria).
(8)
The security plan should foresee one System Security Officer performing security-related tasks concerning both Central SIS II and the Communication Infrastructure and two Local Security Officers performing security-related tasks concerning the Central SIS II and the Communication Infrastructure, respectively. The roles of the security officers should be laid down in order to ensure efficient and prompt response to security incidents and reporting thereof.
(9)
A Security Policy should be set up describing all technical and organisational details in line with the provisions of this Decision.
(10)
Measures should be defined to ensure the appropriate level of security of the operation of Central SIS II and the Communication Infrastructure,
HAS ADOPTED THIS DECISION:
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Subject matter
1. This Decision establishes the security organisation and measures (security plan) for the protection of the Central SIS II and the data processed therein against threats to their availability, integrity and confidentiality within the meaning of Article 16(1) of Regulation (EC) No 1987/2006 and of Article 16(1) of Decision 2007/533/JHA on the establishment, operation and use of the second generation Schengen Information System (SIS II) during a transitional period, until the Management Authority takes up its responsibilities.
2. This Decision establishes the security organisation and measures (security plan) for the protection of the Communication Infrastructure against threats to their availability, integrity and confidentiality within the meaning of Article 16 of Regulation (EC) No 1987/2006 and of Article 16 of Decision 2007/533/JHA on the establishment, operation and use of the second generation Schengen Information System (SIS II).
CHAPTER II
ORGANISATION, RESPONSIBILITIES AND INCIDENT MANAGEMENT
Article 2
Tasks of the Commission
1. The Commission shall implement and monitor the effectiveness of the security measures for Central SIS II referred to in this Decision.
2. The Commission shall implement and monitor the effectiveness of the security measures for the Communication Infrastructure referred to in this Decision.
3. The Commission shall designate a System Security Officer from among its officials. The System Security Officer shall be appointed by the Director General of the Directorate-General for Justice, Freedom and Security of the Commission. The tasks of the System Security Officer shall include in particular:
(a)
preparation of the Security Policy as described in Article 7 of this Decision;
(b)
monitoring the effectiveness of the implementation of the security procedures of Central SIS II;
(c)
monitoring the effectiveness of the implementation of the security procedures of the Communication Infrastructure;
(d)
contributing to the preparation of reporting in relation to security as referred to in Article 50 of Regulation (EC) No 1987/2006 and in Article 66 of Decision 2007/533/JHA;
(e)
performing coordination and assistance tasks in the checks and audits performed by the European Data Protection Supervisor referred to in Article 45 of Regulation (EC) No 1987/2006 and in Article 61 of Decision 2007/533/JHA, as well as notification of incidents within the meaning of Article 5(2) to the Data Protection Officer of the Commission;
(f)
monitoring that this Decision and the Security Policy are applied properly and fully by any contractor including subcontractors being involved in any way in the management of Central SIS II;
(g)
monitoring that this Decision and the Security Policy are applied properly and fully by any contractor including subcontractors being involved in any way in the management of the Communication Infrastructure;
(h)
maintaining a list of single national contact points for SIS II security and sharing it with the Local Security Officer for the Communication Infrastructure;
(i)
sharing the list referred to in (h) with the Local Security Officer for Central SIS II.
Article 3
Local Security Officer for Central SIS II
1. Without prejudice to Article 8, the Commission shall designate a Local Security Officer for Central SIS II from among its officials. Conflicts of interest between the duty of Local Security Officer and any other official duty shall be prevented. The Local Security Officer for Central SIS II shall be appointed by the Director General of the Directorate-General for Justice, Freedom and Security of the Commission.
2. The Local Security Officer for Central SIS II shall ensure that the security measures referred to in this Decision are implemented and the security procedures are followed in the principal CS-SIS. As regards the backup CS-SIS, the Local Security Officer for Central SIS II shall further ensure that security measures referred to in this Decision, except those referred to in Article 9, are implemented and the security procedures relating thereto are followed.
3. The Local Security Officer for Central SIS II may assign any of his or her tasks to subordinate personnel. Conflicts of interest between the duty to execute these tasks and any other official duty shall be prevented. A single contact phone number and address shall allow reaching the Local Security Officer or his or her on-duty subordinate at any time.
4. The Local Security Officer for Central SIS II shall perform the tasks resulting from security measures to be taken at the premises where the principal CS-SIS and the backup CS-SIS are located, within the limits of paragraph 1, including in particular:
(a)
local operational security tasks including firewall audit, regular security testing, auditing and reporting;
(b)
monitoring the effectiveness of the business continuity plan and ensuring that regular exercises are conducted;
(c)
securing evidence on, and reporting to the System Security Officer, any incident in Central SIS II that may have an impact on the security of the Central SIS II or the Communication Infrastructure;
(d)
informing the System Security Officer if the Security Policy needs to be amended;
(e)
monitoring that this Decision and the Security Policy are applied by any contractor including subcontractors being involved in any way in the operational management of Central SIS II;
(f)
ensuring that the staff is made aware of their obligations and monitoring the application of the Security Policy;
(g)
monitoring IT security developments and ensuring that staff is trained accordingly;
(h)
preparing underlying information and options for the establishment, update and review of the Security Policy in accordance with Article 7.
Article 4
Local Security Officer for the Communication Infrastructure
1. Without prejudice to Article 8, the Commission shall designate a Local Security Officer for the Communication Infrastructure from among its officials. Conflicts of interest between the duty of Local Security Officer and any other official duty shall be prevented. The Local Security Officer for the Communication Infrastructure shall be appointed by the Director General of the Directorate-General for Justice, Freedom and Security of the Commission.
2. The Local Security Officer for the Communication Infrastructure shall monitor the functioning of the Communication Infrastructure and ensure that the security measures are implemented and the security procedures are followed.
3. The Local Security Officer for the Communication Infrastructure may assign any of his or her tasks to subordinate personnel. Conflicts of interest between the duty to execute these tasks and any other official duty shall be prevented. A single contact phone number and address shall allow reaching the Local Security Officer or his or her on-duty subordinate at any time.
4. The Local Security Officer for the Communication Infrastructure shall perform the tasks resulting from security measures to be taken at the Communication Infrastructure, including in particular:
(a)
all operational security tasks relating to the Communication Infrastructure, including firewall audit, regular security testing, auditing and reporting;
(b)
monitoring the effectiveness of the business continuity plan and ensuring that regular exercises are conducted;
(c)
securing evidence on, and reporting to the System Security Officer, any incident occurred in the Communication Infrastructure that may have an impact on the security of the Central SIS II or the Communication Infrastructure;
(d)
informing the System Security Officer if the Security Policy needs to be amended;
(e)
monitoring that this Decision and the Security Policy is applied by any contractor including subcontractors being involved in any way in the management of the Communication Infrastructure;
(f)
ensuring that the staff is made aware of their obligations and monitoring the application the Security Policy;
(g)
monitoring IT security developments and ensuring that staff is trained accordingly;
(h)
preparing underlying information and options for the establishment, update and review of the Security Policy in accordance with Article 7.
Article 5
Security incidents
1. Any event that has or may have an impact on the security of SIS II and may cause damage or loss to SIS II shall be considered as a security incident, especially where access to data may have occurred or where the availability, integrity and confidentiality of data has or may have been compromised.
2. Security incidents shall be managed to ensure a quick, effective and proper response in compliance with the Security Policy. Procedures shall be established to recover from an incident.
3. Information regarding a security incident that has or may have an impact on the operation of SIS II in a Member State or on the availability, integrity and confidentiality of the data entered or sent by a Member State, shall be provided to the Member State concerned. Security incidents shall be notified to the Data Protection Officer of the Commission.
Article 6
Incident management
1. All staff and contractors involved in developing, managing or operating SIS II shall be required to note and report any observed or suspected security weaknesses in the Communication Infrastructure to the System Security Officer or the Local Security Officer for the Communication Infrastructure.
2. In case of detection of any incident that has or may have an impact on the security of SIS II, the Local Security Officer for the Communication Infrastructure shall inform as quickly as possible the System Security Officer and, where appropriate, the single national contact point for SIS II security, if such a contact point exists in the Member State in question, in writing or, in case of extreme urgency, via other communication channels. The report shall contain the description of the security incident, the level of risk, the possible consequences and the measures that have been or should be taken to mitigate the risk.
3. Any evidence in relation to the security incident shall be secured immediately by the Local Security Officer for the Communication Infrastructure. To the extent possible under applicable data protection provisions, such evidence shall be made available to the System Security Officer upon request of the latter.
4. Feedback processes shall be defined in the Security Policy to ensure that information about the type, handling and outcome of a security incident is communicated to the System Security Officer and to the Local Security Officer for the Communication Infrastructure, once the incident has been dealt with and is no longer in progress.
5. Paragraphs (1) to (4) shall apply mutatis mutandis to incidents in Central SIS II. To that extent, any reference to the Local Security Officer for the Communication Infrastructure in paragraphs (1) to (4) shall be read as a reference to the Local Security Officer for Central SIS II.
CHAPTER III
SECURITY MEASURES
Article 7
Security Policy
1. The Director-General of the Directorate General for Justice, Freedom and Security shall establish, update and regularly review a binding Security Policy in accordance with this Decision. The Security Policy shall provide for the detailed procedures and measures to protect against threats to the availability, integrity and confidentiality of the Communication Infrastructure, including emergency planning, in order to ensure the appropriate level of security as prescribed by this Decision. The Security Policy shall comply with this Decision.
2. The Security Policy shall be based on a risk assessment. The measures described by the Security Policy shall be proportionate to the risks identified.
3. The risk assessment and the Security Policy shall be updated, if technological changes, identification of new threats or any other circumstances make it necessary. The Security Policy shall be reviewed in any event on an annual basis to ensure that it is still appropriately responding to the latest risk assessment or any other newly identified technological change, threat or other relevant circumstance.
4. The Security Policy shall be prepared by the System Security Officer, in coordination with the Local Security Officer for Central SIS II and the Local Security Officer for the Communication Infrastructure.
5. Paragraphs (1) to (4) shall apply mutatis mutandis to the Security Policy for Central SIS II. To that extent, any reference to the Local Security Officer for the Communication Infrastructure in paragraphs (1) to (4) shall be read as a reference to the Local Security Officer for Central SIS II.
Article 8
Implementation of the security measures
1. The implementation of tasks and requirements laid down in this Decision and in the Security Policy, including the task of designating a Local Security Officer, may be contracted out or entrusted to private or public bodies.
2. In this case the Commission shall ensure through legally binding agreement that the requirements laid down in this Decision and in the Security Policy, are fully complied with. In case of delegation or contracting out of the task of designating a Local Security Officer, the Commission shall ensure through legally binding agreement that it will be consulted on the person to be designated as Local Security Officer.
Article 9
Facilities access control
1. Security perimeters with appropriate barriers and entry controls shall be used to protect areas that contain data processing facilities.
2. Within the security perimeters, secure areas shall be defined to protect the physical components (assets), including hardware, data media and consoles, plans and other documents on the SIS II as well as offices and other work places of staff involved in operating the SIS II. These secure areas shall be protected by appropriate entry controls to ensure that only authorised personnel are allowed access. Work in secure areas shall be subject to the detailed security rules set out in the Security Policy.
3. Physical security for offices, rooms and facilities shall be foreseen and installed. Access points such as delivery and loading areas and other points where unauthorised persons may enter the premises shall be controlled and, if possible, isolated from data processing facilities to avoid unauthorised access.
4. A physical protection of the security perimeters against damage from natural or man-made disaster shall be designed and applied proportionally to the risk.
5. Equipment shall be protected from physical and environmental threats and from opportunities for unauthorised access.
6. If such information is available to the Commission, it shall add to the list referred to in Article 2(3)(h) a single point of contact for monitoring the implementation of the provisions of this Article at the premises where the backup CS-SIS is located.
Article 10
Data media and asset control
1. Removable media containing data shall be protected against unauthorised access, misuse or corruption and its readability shall be ensured during the whole lifetime of the data.
2. Media shall be disposed securely and safely when no longer required, in accordance with the detailed procedures to be set out in the Security Policy.
3. Inventories shall ensure that information on the storage location, the applicable retention period and access authorisations are available.
4. All important assets of the Communication Infrastructure shall be identified, so that they can be protected in accordance with their importance. An up-to-date register of relevant IT equipment shall be kept.
5. An up-to-date documentation of the Communication Infrastructure shall be available. Such documentation must be protected against unauthorised access.
6. Paragraphs (1) to (5) shall apply mutatis mutandis to Central SIS II. To that extent, any reference to the Communication Infrastructure shall be read as a reference to Central SIS II.
Article 11
Storage control
1. Appropriate measures shall be taken to ensure proper storage of data and the prevention of unauthorised access thereto.
2. All items of equipment containing storage media shall be checked to ensure that sensitive data have been removed or fully overwritten prior to disposal, or shall be securely destroyed.
Article 12
Password control
1. All passwords shall be kept safely and treated confidentially. In case of suspicion that a password has been disclosed, the password has to be changed immediately or the relevant account has to be disabled. Unique and individual user identities shall be used.
2. Procedures shall be defined in the Security Policy for logging in and out to prevent any unauthorised access.
Article 13
Access control
1. The Security Policy shall establish a formal staff registration and de-registration procedure in place for granting and revoking access to SIS II hardware and software for the purposes of the operational management. The allocation and use of adequate access credentials (passwords or other appropriate means) shall be controlled through a formal management process as laid down in the Security Policy.
2. Access to SIS II hardware and software at the CS-SIS shall:
(i)
be restricted to authorised persons;
(ii)
be limited to cases where a legitimate purpose in accordance with Article 45 of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 61 of Decision 2007/533/JHA, or with Article 50(2) of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 66(2) of Decision 2007/533/JHA, can be identified;
(iii)
not exceed the duration and scope necessary for the purpose of the access; and
(iv)
take place only in accordance with an access control policy to be defined in the Security Policy.
3. Only the consoles and software authorised by the Local Security Officer for Central SIS II shall be used at the CS-SIS. The use of system utilities that might be capable of overriding system and application controls shall be restricted and controlled. There shall be procedures in place to control the installation of software.
Article 14
Communication control
The Communication Infrastructure shall be monitored in order to provide availability, integrity and confidentiality for the information exchanges. Cryptographic means shall be used to protect the data transmitted in the communication infrastructure.
Article 15
Input control
Accounts for persons authorised to access SIS II software from CS-SIS shall be monitored by the Local Security Officer for the Central SIS II. Use of those accounts, including time and user identity shall be registered.
Article 16
Transport control
1. Appropriate measures shall be defined in the Security Policy to prevent unauthorised reading, copying, modification or deletion of personal data during the transmission to or from the SIS II or during the transport of data media. Provisions shall be laid down in the Security Policy with regard to the admissible types of dispatch or transport as well as in respect of accountability procedures for the transport of items and their arrival at the place of destination. The data medium shall not contain any data other than the data which is to be sent.
2. Services delivered by third parties involving accessing, processing, communicating or managing data processing facilities or adding products or services to data processing facilities shall have appropriate integrated security controls.
Article 17
Security of the Communication Infrastructure
1. The Communication Infrastructure shall be adequately managed and controlled in order to protect it from threats and to ensure the security of the Communication Infrastructure itself and of Central SIS II, including data exchanged through it.
2. Security features, service levels and management requirements of all network services shall be identified in the network service agreement with the service provider.
3. Besides protecting the SIS II access points, any additional service being used by the Communication Infrastructure shall also be protected. Appropriate measures shall be defined in the Security Policy.
Article 18
Monitoring
1. Logs recording the information referred to in Article 18(1) of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 18(1) of Decision 2007/533/JHA relating to every access to and all exchanges of personal data within the CS-SIS shall be kept securely stored on, and accessible from, the premises where the principal CS-SIS and the backup CS-SIS are located for the maximum period referred to in Article 18(3) of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 18(3) of Decision 2007/533/JHA.
2. Procedures for monitoring use or faults in data processing facilities shall be set out in the Security Policy and the results of the monitoring activities reviewed regularly. If necessary, appropriate action shall be taken.
3. Logging facilities and logs shall be protected against tampering and unauthorised access in order to meet the requirements of collecting and retain evidence for the retention period.
Article 19
Cryptographic measures
Cryptographic measures shall be used where appropriate for the protection of information. Their use, along with the purposes and conditions, must be approved by the System Security Officer in advance.
CHAPTER IV
HUMAN RESOURCES SECURITY
Article 20
Personnel profiles
1. The Security Policy shall define the functions and responsibilities of persons who are authorised to access Central SIS II.
2. The Security Policy shall define the functions and responsibilities of persons who are authorised to access the Communication Infrastructure.
3. The security roles and responsibilities of Commission staff, contractors and staff involved in operational management shall be defined, documented and communicated to the persons concerned. The job description and the objectives shall state these roles and responsibilities for Commission staff; contracts or service level agreements shall state them for contractors.
4. Confidentiality and secrecy agreements shall be concluded with all persons to whom no European Union or Member State public service rules apply. Staff required to work with SIS II data shall have the necessary clearance or certification in accordance with the detailed procedures to be set out in the Security Policy.
Article 21
Information of personnel
1. All staff and contractors shall receive appropriate training in security awareness, legal requirements, policies and procedures, to the extent required by their duties.
2. At the termination of the employment or contract, responsibilities related to job change or employment termination shall be defined for staff and contractors in the Security Policy, and procedures shall be set out in the Security Policy to manage the return of assets and the removal of access rights.
CHAPTER V
FINAL PROVISION
Article 22
Applicability
1. This Decision shall become applicable as of the date fixed by the Council in accordance with Article 55(2) of Regulation (EC) No 1987/2006 and Article 71(2) of Decision 2007/533/JHA.
2. Articles 1(1) and 2(1), Article 2(3)(b), (d), (f) and (i), Article 3, Articles 6(5), 7(5), 9(6), 10(6), 13(2) and (3), Articles 15 and 18 and Article 20(1) shall expire when the Management Authority takes up its responsibilities.
Done at Brussels, 4 May 2010.