РЕШЕНИЕ (ЕС, Евратом) 2015/444 НА КОМИСИЯТА
от 13 март 2015 година
относно правилата за сигурност за защита на класифицираната информация на EC
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 249 от него,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, и по-специално член 106 от него,
като взе предвид приложения към Договорите Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейските общности, и по-специално член 18 от него,
като има предвид, че:
(1)
разпоредбите за сигурност на Комисията относно защитата на класифицираната информация на Европейския съюз (КИЕС) трябва да бъдат преразгледани и актуализирани като бъде взето предвид институционалното, организационното, оперативното и технологичното развитие.
(2)
Европейската комисия е сключила с правителствата на Белгия, Люксембург и Италия споразумения по въпросите на сигурността за основните си обекти (1).
(3)
Комисията, Съветът и Европейската служба за външна дейност са решени да прилагат равностойни стандарти за сигурност за защита на КИЕС.
(4)
Важно е, когато е подходящо, Европейският парламент и други институции, агенции, органи или служби на ЕС да бъдат свързани с принципите, стандартите и правилата за защита на класифицирана информация, които са необходими, за да се защитят интересите на Съюза и на неговите държавите членки.
(5)
Рискът по отношение на КИЕС се управлява като процес. Този процес има за цел да се определят познатите рискове за сигурността, да се набележат мерки за сигурност с оглед свеждане на такива рискове до приемливо ниво съгласно изложените в настоящото решение основни принципи и минимални стандарти и да се прилагат тези мерки в съответствие с концепцията за дълбочинна защита. Ефективността на тези мерки подлежи на постоянна оценка.
(6)
В рамките на Комисията физическа сигурност по отношение на защитата на класифицирана информация означава прилагане на физически и технически защитни мерки за предотвратяване на неразрешен достъп до КИЕС.
(7)
Управлението на КИЕС представлява прилагане на административни мерки за контрол на КИЕС през жизнения ѝ цикъл в допълнение към мерките, предвидени в глави 2, 3 и 5 на настоящото решение, като по този начин се съдейства за възпиране, разкриване и възстановяване на такава информация при умишлено или случайно компрометиране или загуба. Такива мерки се отнасят по-конкретно до създаването, съхраняването, регистрирането, копирането, превеждането, намаляването на нивото на класификация, декласифицирането, пренасянето и унищожаването на КИЕС и допълват общите правила относно управлението на документите на Комисията (Решения 2002/47/ЕО (2), ЕОВС, Евратом и 2004/563/ЕО, Евратом (3)).
(8)
Разпоредбите на настоящото решение не засягат:
а)
Регламент (Евратом) № 3 (4);
б)
Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета (5);
в)
Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6);
г)
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета (7),
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
ГЛАВА 1
ОСНОВНИ ПРИНЦИПИ И МИНИМАЛНИ СТАНДАРТИ
Член 1
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат следните определения:
(1)
„Служба на Комисията“ означава всяка генерална дирекция или служба на Комисията или всеки кабинет на член на Комисията.
(2)
„Криптографски (крипто) материал“ означава криптографски алгоритми, криптографски хардуерни и софтуерни модули и продукти, включително данни за прилагането им и свързаните с това документация и материали, служещи за заключване/отключване на информацията.
(3)
„Декласификация“ означава премахване на всякаква класификация за сигурност.
(4)
„Защита в дълбочина“ означава прилагане на съвкупност от мерки за сигурност, организирани под формата на многослойна защита.
(5)
„Документ“ означава всяка записана информация, независимо от нейната физическа форма или характеристики.
(6)
„Понижаване нивото на класификация“ означава понижаване на нивото на класификацията за сигурност.
(7)
„Работа с КИЕС“ означава всички възможни действия, на които може да бъде подложена КИЕС през жизнения ѝ цикъл. Това включва нейното създаване, регистриране, обработване, пренасяне, понижаването на нивото на класификацията ѝ, декласификацията ѝ и нейното унищожаване. По отношение на комуникационните и информационните системи (КИС) това включва и нейното събиране, излагане, предаване и съхраняване.
(8)
„Притежател“ означава надлежно оправомощено лице с добре установена „необходимост да се знае“, което притежава дадена КИЕС и носи съответно отговорност за нейната защита.
(9)
„Правила за прилагане“ означава всеки набор от правила или насоки за сигурност, приети в съответствие с Глава 5 от Решение 2015/443 (ЕС, Евратом) на Комисията (8).
(10)
„Материал“ означава документ, носител на данни или машина или оборудване, който е вече създаден или е в процес на създаване.
(11)
„Създател“ означава институция, агенция или орган на ЕС, както и държава членка, трета държава или международна организация, под чието ръководство е създадена и/или въведена в структурите на ЕС класифицирана информация.
(12)
„Помещения“ означава всяко недвижимо или равнозначно на него имущество и собственост на Комисията.
(13)
„Процес на управление на риска за сигурността“ означава целият процес на идентифициране, контрол и свеждане до минимум на неопределени събития, които могат да засегнат сигурността на дадена организация или на която и да е от използваните от нея системи. Този процес обхваща всички дейности, свързани с риска, включително оценка, третиране, приемане и съобщаване.
(14)
„Правилник за длъжностните лица“ означава Правилникът за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз, приет с Регламент (ЕИО, Евратом, ЕОВС) № 259/68 на Съвета (9);
(15)
„Заплаха“ означава потенциална причина за нежелан инцидент, който може да доведе до вредни последици за дадена организация или за която и да е от използваните от нея системи; такива заплахи могат да бъдат инцидентни или умишлени (злонамерени) и се характеризират с елементи на заплаха, потенциални цели и методи за нападение.
(16)
„Уязвимост“ означава слабост от каквото и да било естество, която може да бъде използвана от една или повече заплахи. Уязвимостта може да бъде пропуск или да бъде свързана със слабости в режима на контрол, свързани с неговата строгост, всеобхватност или съгласуваност, и може да има технически, процедурен, физически, организационен или оперативен характер.
Член 2
Предмет и приложно поле
1. С настоящото решение се установяват основните принципи и минималните стандарти за сигурност с оглед защитата на КИЕС.
2. Настоящото решение се прилага от всички служби на Комисията и във всички помещения на Комисията.
3. Независимо от евентуални конкретни указания, касаещи специфични групи служители, настоящото решение се прилага за членовете на Комисията, служителите на Комисията, попадащи в обхвата на Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители на ЕС, командированите национални експерти (КНЕ) в Комисията, доставчиците на услуги и техните служители, стажантите и всички лица, имащи достъп до сгради или други активи на Комисията или до информация, с която Комисията работи.
4. Разпоредбите на настоящото решение не засягат Решение 2002/47/ЕО (ЕОВС, Евратом) и Решение 2004/563/ЕО (Евратом).
Член 3
Определение за КИЕС, нива на класификация за сигурност и грифове
1. „Класифицирана информация на Европейския съюз“ (КИЕС) означава всяка информация или материал, носещи гриф за сигурност на ЕС, неразрешеното разкриване на които би могло да увреди в различна степен интересите на Европейския съюз или на една или повече от държавите членки.
2. Всяка КИЕС се класифицира на някое от следните нива:
а) TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET: информация и материали, неразрешеното разкриване на които би могло да увреди изключително сериозно съществените интереси на Европейския съюз или на една или повече от държавите членки.
б) SECRET UE/EU SECRET: информация и материали, неразрешеното разкриване на които би могло да увреди сериозно съществените интереси на Европейския съюз или на една или повече от държавите членки.
в) CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL: информация и материали, неразрешеното разкриване на които би могло да увреди съществените интереси на Европейския съюз или на една или повече от държавите членки.
г) RESTREINT UE/EU RESTRICTED: информация и материали, неразрешеното разкриване на които би се отразило неблагоприятно на интересите на Европейския съюз или на една или повече от държавите членки.
3. КИЕС носи гриф за сигурност в съответствие с параграф 2. Може да се добавят и допълнителни обозначения, които не представляват гриф за сигурност, но имат за цел да се посочи сферата на дейност, до която се отнася класифицираната информация, да се идентифицира създателят ѝ, да се ограничи разпределението ѝ, да се ограничи ползването ѝ или да се обозначи доколко тази информация подлежи на предоставяне.
Член 4
Управление на класификацията
1. Всеки член на Комисията или служба на Комисията прави необходимото създаваната от тях КИЕС да бъде подходящо класифицирана, ясно обозначена като КИЕС и да запазва нивото си на класификация само докато това е необходимо.
2. Без да се засяга член 26 по-долу, нивото на класификация на КИЕС не се понижава или тя не се декласифицира, нито някой от посочените в член 3, параграф 2 грифове се изменя или премахва без предварителното писмено съгласие на създателя на информацията.
3. Където това е подходящо, в съответствие с член 60 по-долу се приемат правила за прилагане по отношение на КИЕС, включително практически насоки за класифициране на информацията.
Член 5
Защита на класифицираната информация
1. На КИЕС се осигурява защита в съответствие с настоящото решение и правилата за неговото прилагане.
2. Притежателят на КИЕС отговаря за нейната защита, в съответствие с разпоредбите на настоящото решение и правилата за неговото прилагане, съгласно правилата, посочени в Глава 4 по-долу.
3. Когато държавите членки въвеждат в структурите или мрежите на Комисията класифицирана информация, обозначена с национален гриф за сигурност, Комисията осигурява защита на тази информация в съответствие с изискванията, приложими към КИЕС на съответстващото ниво, съгласно съдържащата се в Приложение I таблица на съответствията на нивата на класификация за сигурност.
4. За даден масив от КИЕС може да се наложи защита на по-високо ниво на класификация отколкото на отделните му компоненти.
Член 6
Управление на риска за сигурността
1. Мерките за сигурност за защита на КИЕС за целия ѝ жизнен цикъл съответстват по-конкретно на нивото на класификацията ѝ за сигурност, формата и обема на информацията или материалите, местоположението и конструкцията на структурите, в които се намира КИЕС, както и оценката на местно ниво на риска от злонамерени и/или престъпни действия, включително шпионаж, саботаж и тероризъм.
2. Плановете за действие при извънредни ситуации отчитат необходимостта от защита на КИЕС в извънредни ситуации, за да се предотврати неразрешен достъп, разкриване или загуба на интегритета или наличността.
3. В плановете за непрекъснатост на дейността на всички служби се включват мерки за предотвратяване и възстановяване с оглед да се намали въздействието на сериозни системни грешки или инциденти при работа с КИЕС и нейното съхранение.
Член 7
Прилагане на настоящото решение
1. Където това е необходимо, в съответствие с член 60 по-долу се приемат правила за прилагане в допълнение или в подкрепа на настоящото решение.
2. Службите на Комисията предприемат всички необходими мерки в рамките на техните правомощия, за да гарантират прилагането на настоящото решение и на съответните правила за прилагане при работа с КИЕС или при нейното съхраняване.
3. Мерките за сигурност, предприемани при прилагането на настоящото решение съответстват на принципите на сигурността в Комисията, заложени в член 3 на Решение 2015/443 (ЕС, Евратом).
4. Генералният директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ създава орган по сигурността на Комисията в рамките на ГД „Човешки ресурси и сигурност“. Органът по сигурността на Комисията изпълнява задълженията, възложени му с настоящото решение и правилата за неговото прилагане.
5. Местният служител по сигурността (МСС) на всяка служба на Комисията, посочен в член 20 на Решение 2015/443 (ЕС, Евратом), изпълнява следните общи дейности по защитата на КИЕС в съответствие с настоящото решение, в тясно сътрудничество с генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“:
а)
управлява исканията за разрешаване на достъп до класифицирана информация на служители;
б)
допринася за обученията и инструктажите в областта на сигурността;
в)
осъществява надзор върху ръководителя на регистратурата на съответната служба;
г)
докладва за нарушения на сигурността и компрометиране на КИЕС;
д)
съхранява резервни ключове с писмено описание на всяка комбинация;
е)
изпълнява други задачи, свързани със защитата на КИЕС или определени в правилата за прилагане.
Член 8
Нарушения на сигурността и компрометиране на КИЕС
1. До нарушение на сигурността се стига в резултат на действие или бездействие от физическо лице, което противоречи на правилата за сигурност, установени в настоящото решение и правилата за неговото прилагане.
2. Компрометиране на КИЕС е налице когато в резултат от нарушение на сигурността тя бъде изцяло или частично разкрита пред неоправомощени лица.
3. Всяко нарушение на сигурността или подозрение за такова нарушение се докладва незабавно на органа по сигурността на Комисията.
4. Когато е известно или когато има достатъчно основания да се приеме, че КИЕС е компрометирана или изгубена, се осъществява проучване за надеждност в съответствие с член 13 на Решение 2015/443 (ЕС, Евратом).
5. Предприемат се всички необходими мерки за:
а)
информиране на създателя на информацията;
б)
осигуряване на разследване на случая от служители, които нямат непосредствено отношение към нарушението, с оглед установяване на фактите;
в)
извършване на оценка на потенциалните вреди, причинени на интересите на Съюза или на държавите членки;
г)
предприемане на подходящи мерки за предотвратяване на повторно нарушение; и
д)
уведомяване на съответните органи за предприетите действия.
6. На всяко лице, отговорно за нарушение на правилата за сигурност, установени в настоящото решение, могат да бъдат наложени дисциплинарни мерки в съответствие с Правилника за длъжностните лица. Всяко лице, отговорно за компрометиране или загуба на КИЕС, подлежи на дисциплинарно и/или съдебно производство в съответствие с приложимите закони, правила и подзаконови актове.
ГЛАВА 2
МЕРКИ ЗА СИГУРНОСТ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ПЕРСОНАЛА
Член 9
Определения
За целите на настоящата глава се прилагат следните определения:
(1)
„Разрешение за достъп до КИЕС“ означава решение на органа по сигурността на Комисията, взето въз основа на уверение, предоставено от компетентен орган на държава членка, че дадено длъжностно лице на Комисията, друг служител или командирован национален експерт може да получи достъп до КИЕС на определено ниво (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо) до конкретна дата, при условие че бъде установена „необходимост да се знае“ за това лице и то е преминало през съответен инструктаж за своите отговорности; за лицето, отговарящо на това описание, се казва, че има „издадено разрешение за достъп“.
(2)
„Издаване на разрешение за достъп на служител“ означава прилагане на мерки за гарантиране, че достъп до КИЕС се предоставя единствено на лица, които:
а)
е необходимо да знаят;
б)
са получили разрешение за достъп за съответното ниво, когато е необходимо, и
в)
са преминали през инструктаж за своите отговорности.
(3)
„Разрешение за достъп на служител“ (РДС) означава изявление на компетентния орган на държава членка, което се прави след приключване на проучване за надеждност, извършено от компетентните органи на държавата членка, с което се удостоверява, че дадено лице може да получи достъп до КИЕС на определено ниво (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо) до конкретна дата, при условие че бъде установена „необходимост да се знае“ за това лице и то е преминало през съответен инструктаж за своите отговорности.
(4)
„Удостоверение за разрешение за достъп на служител“ (УРДС) означава удостоверение, издадено от компетентен орган, с което се удостоверява, че дадено лице притежава валидно удостоверение за разрешение за достъп или издадено от органа по сигурността на Комисията разрешение за достъп, в което се посочва нивото на класификация на КИЕС, до което лицето може да има достъп (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо), датата, до която е валидно съответното удостоверение или разрешение, и датата, на която изтича валидността на самото удостоверение.
(5)
„Проучване за надеждност“ означава процедури за проучване, извършвани от компетентния орган на държава членка в съответствие с нейните национални законови и подзаконови актове с цел да се получи уверение, че няма известна неблагоприятна информация, която да попречи на дадено лице да бъде издадено разрешение за достъп до определено ниво на класификация (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо).
Член 10
Основни принципи
1. Физическо лице получава достъп до класифицирана информация само след като:
(1)
бъде установена неговата „необходимост да знае“;
(2)
е преминало инструктаж за правилата за сигурност за защита на КИЕС и съответните стандарти и насоки за сигурност и е приело своята отговорност за защитата на такава информация;
(3)
е проучено за надеждност за съответното ниво или е съответно надлежно оправомощено по силата на изпълняваните от него функции в съответствие с националните законови и подзаконови актове;
2. Всички лица, на които за изпълнение на служебните задължения може да е необходим достъп до КИЕС с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо, преминават проучване за надеждност за съответното ниво, преди да им бъде предоставен достъп до такава КИЕС. Засегнатото лице декларира в писмен вид, че е съгласно да бъде подложено на проучване за надеждност за издаване на разрешение за достъп. Липсата на подобно съгласие означава, че лицето не може да бъде назначено да изпълнява длъжност, функция или задача, включваща достъп до информация с ниво на класификация CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо.
3. Процедурите за проучване на персонала за надеждност имат за цел да се определи дали може да се даде разрешение за достъп до КИЕС на дадено физическо лице, като се имат предвид неговата лоялност и надеждност.
4. Лоялността и надеждността на дадено лице за целите на издаването на разрешение за достъп до информация с ниво на класификация CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо се определят чрез провеждане на проучване за надеждност от компетентните органи на държава членка в съответствие с нейните национални законови и подзаконови актове.
5. Органът по сигурността на Комисията единствен отговаря за връзките с националните органи за сигурност (НОС) или други компетентни национални органи в контекста на всички въпроси, свързани с проучванията за надеждност. Всички контакти между службите на Комисията и НОС и други компетентни органи се осъществяват посредством органа по сигурността на Комисията.
Член 11
Процедура за издаване на разрешение за достъп
1. Всеки генерален директор или ръководител на служба в рамките на Комисията определя длъжностите в неговата служба, за които заемащите ги лица трябва да имат достъп до информация с ниво на класификация CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо, за да изпълняват своите задължения и поради това е необходимо да им бъде издадено разрешение за достъп.
2. Непосредствено след като бъде установено, че дадено лице предстои да бъде назначено на длъжност, изискваща достъп до информация с ниво на класификация CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо, МСС на съответната служба на Комисията уведомява органа по сигурността на Комисията, който предава въпросника за проучването за надеждност на лицето, съставен от НОС на държавата членка, чийто гражданин е лицето, назначено в структурите на европейските институции. Лицето декларира в писмен вид съгласието си да бъде подложено на процедурата на проучването за надеждност и в най-кратък срок връща на органа по сигурността на Комисията попълнения въпросник.
3. Органът по сигурността на Комисията препраща попълнения въпросник за проучването за надеждност на НОС на държавата членка, чийто гражданин е лицето, назначено в структурите на европейските институции, с искане за провеждане на проучване за надеждност за нивото на класификация на КИЕС, за което е лицето се нуждае от разрешение за достъп.
4. Когато на органа по сигурността на Комисията стане известна информация от значение за проучването за надеждност на лице, подало искане за разрешение за достъп, органът по сигурността на Комисията уведомява за това съответния НОС в съответствие с приложимите правила и разпоредби.
5. След приключването на проучването за надеждност и във възможно най-кратък срок след като бъде уведомен от съответния НОС за цялостната му оценка на резултатите от проучването за надеждност органът по сигурността на Комисията:
а)
може да издаде разрешение за достъп до КИЕС на засегнатото лице и да разреши достъп до КИЕС до съответното ниво на класификация до определена дата, посочена от него, но за не повече от 5 години, когато в резултат от проучването за надеждност се стигне до уверение, че за лицето не са известни неблагоприятни данни, които поставят под въпрос лоялността и надеждността му;
б)
когато проучването за надеждност не завърши с такова уверение, уведомява в съответствие с приложимите правила и регламенти засегнатото лице, което може да поиска да бъде изслушано от органа по сигурността на Комисията, който на свой ред може да поиска от съответния НОС да предостави повече информация в съответствие с националните му законови и подзаконови актове. В случай, че резултатите от проучването за надеждност бъдат потвърдени, разрешение за достъп до КИЕС не се издава.
6. Проучването за надеждност заедно с получените резултати се подчиняват на действащите законови и подзаконови актове на съответната държава членка в тази област, включително на актовете, отнасящи се до обжалването. Решенията на органа по сигурността на Комисията подлежат на обжалване в съответствие с Правилника за длъжностните лица.
7. Комисията приема разрешенията за достъп до КИЕС, издадени от всяка друга институция, орган или агенция на Съюза, при условие че тези разрешения все още са валидни. Разрешението обхваща всяка задача, възложена на съответното лице в рамките на Комисията. Институцията, органът или агенцията на Съюза, в която лицето започва работа, уведомява съответния НОС за промяната на работодателя.
8. Ако лицето не започне работа в рамките на 12 месеца от съобщаването на резултата от проучването за надеждност на органа по сигурността на Комисията или когато е налице прекъсване от 12 месеца, през които то не е било на работа в Комисията или в друга институция, орган или агенция на Съюза или в националната администрация на държава членка, органът по сигурността на Комисията се обръща към съответния НОС за потвърждаване на валидността и целесъобразността на разрешението за достъп.
9. Когато на органа по сигурността на Комисията стане известна информация, че физическо лице, притежател на валидно разрешение за достъп, представлява риск за сигурността, органът по сигурността уведомява за това компетентния НОС в съответствие с приложимите правила и разпоредби.
10. Когато НОС уведоми органа по сигурността на Комисията, че оттегля уверение, дадено в съответствие с параграф 5, буква а) за лице, разполагащо с валидно разрешение за достъп до КИЕС, органът по сигурността на Комисията може да отправи искане за всякакъв вид пояснения, които НОС може да предостави съгласно националните законови и подзаконови актове. Ако неблагоприятната информация бъде потвърдена от съответния НОС, разрешението за достъп се оттегля и лицето се изключва от достъп до КИЕС и от длъжности, където е възможен такъв достъп или където то може да представлява опасност за сигурността.
11. Всяко решение за отнемане или временно преустановяване на разрешение за достъп до КИЕС на всяко лице, попадащо в приложното поле на настоящото решение и, когато това е уместно, основанията за него, се съобщават на засегнатото лице, което може да поиска да бъде изслушано от органа по сигурността на Комисията. Информацията, предоставена от НОС, се подчинява на действащите законови и подзаконови актове на съответната държава членка. Решенията, взети в тази връзка от органа по сигурността на Комисията, подлежат на обжалване в съответствие с Правилника за длъжностните лица.
12. Службите на Комисията се уверяват, че националните експерти, командировани в тях на длъжност, изискваща разрешение за достъп до КИЕС, са предоставили преди назначаването си валидно РДС или удостоверение за разрешение за достъп на служител (УРДС), в съответствие с националните законови и подзаконови актове, на органа по сигурността на Комисията, който на основание на това разрешение издава разрешение за достъп до КИЕС до нивото на класификация, посочено в националното разрешение за достъп, като валидността му не може да надвишава продължителността на командироването.
13. Членовете на Комисията, които имат достъп до КИЕС по силата на изпълняваните от тях функции въз основа на Договора преминават инструктаж във връзка със задълженията им по защитата на КИЕС.
14. Документите, свързани с проучванията за надеждност и издадените разрешения за достъп до КИЕС се съхраняват от органа по сигурността на Комисията в съответствие с настоящото решение. Като минимум регистрите съдържат информация за нивото на КИЕС, до което може да бъде даден достъп на лицето, датата на издаване на разрешението за достъп и срокът му на валидност.
15. Органът по сигурността на Комисията може да издаде УРДС, в което са посочени нивото на класификация на КИЕС, до което лицето може да получи достъп (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо), срокът на валидност на съответното разрешение за достъп до КИЕС и датата на изтичане на валидността на самото удостоверение.
16. След първоначалното издаване на разрешение за достъп и при условие че лицето не е прекъсвало работата си в Европейската комисия или в друга институция, орган или агенция на Съюза и все още има нужда от достъп до КИЕС, разрешението за достъп до КИЕС се подлага на преразглеждане с цел неговото подновяване, което по правило се извършва на всеки пет години, считано от датата на уведомлението за последното проучване за надеждност, въз основа на което е издадено.
17. Органът по сигурността на Комисията може да удължи срока на валидност на издадено разрешение за достъп с до 12 месеца, ако от съответния НОС не е получена неблагоприятна информация в рамките на два месеца, считано от датата на представяне на искането за подновяване и съответния въпросник за проучването за надеждност. В случай, че при изтичането на този 12-месечен срок съответният НОС или компетентен национален орган не е уведомил органа по сигурността на Комисията за своето становище, на лицето се възлагат задачи, за чието изпълнение не е необходимо разрешение за достъп.
Член 12
Инструктажи във връзка с издаването на разрешение за достъп
1. След преминаването на инструктаж във връзка с издаването на разрешение за достъп, организиран от органа по сигурността на Комисията, всички лица, на които е издадено разрешение за достъп декларират писмено, че са запознати със задълженията си по отношение на защитата на КИЕС и последиците от компрометиране на КИЕС. Органът по сигурността на Комисията съхранява тези декларации.
2. Всички лица, които имат разрешение за достъп до КИЕС или от които се изисква да работят с КИЕС, получават първоначална информация и биват впоследствие редовно информирани относно заплахите за сигурността и са длъжни незабавно да докладват на органа по сигурността на Комисията за всеки подход или дейност, които считат за подозрителни или необичайни.
3. Всички лица, които престават да изпълняват задължения, изискващи достъп до КИЕС, биват информирани за задълженията им да продължат да опазват КИЕС, за което при нужда подписват декларация.
Член 13
Временни разрешения за достъп
1. При извънредни обстоятелства, когато това е надлежно оправдано от интереса на работата и до завършване на цялостното проучване за надеждност, органът по сигурността на Комисията, след консултация с НОС на държавата членка, чийто гражданин е лицето и в зависимост от резултата от предварителната проверка за удостоверяване, че няма неблагоприятна информация, може да разреши на лицето временен достъп до КИЕС за изпълнение на конкретни задължения, без това да засяга разпоредбите относно подновяването на разрешенията за достъп. Временното разрешение за достъп до КИЕС има еднократна валидност, която не надвишава шест месеца и не дава право на достъп до информация с ниво на класификация за сигурност TRES SECRET UE/EU TOP SECRET.
2. След като преминат инструктаж в съответствие с член 12, параграф 1, всички лица, на които е издадено временно разрешение за достъп декларират писмено, че са запознати със задълженията си по отношение на защитата на КИЕС и последиците от компрометирането на КИЕС. Органът по сигурността на Комисията съхранява тези декларации.
Член 14
Участие в класифицирани заседания, организирани от Комисията
1. Службите на Комисията, отговарящи за организирането на заседания, на които ще се обсъжда информация с ниво на класификация CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо информират чрез своя МСС или чрез организатора на заседанието органа по сигурността на Комисията достатъчно рано за датата, часа, мястото и участниците в такива заседания.
2. При спазване на разпоредбите на член 11, параграф 13 лица, на които е възложено да участват в заседания, организирани от Комисията, на които ще се обсъжда информация с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо, се допускат до участие само след потвърждаване на статуса им на лица с разрешение за достъп. Достъп до такива заседания се отказва на лица, за които на органа по сигурността на Комисията не е представен УРДС или друго доказателство за наличие на разрешение за достъп, както и на участници от Комисията, които не притежават разрешение за достъп.
3. Преди организирането на класифицирано заседание отговорникът за организирането му или МСС на службата на Комисията, която организира заседанието, изискват от външните участници да представят на органа по сигурността на Комисията УРДС или друго доказателство за наличие на разрешение за достъп. Органът по сигурността на Комисията информира МСС или организатора на заседанието за получените УРДС или други доказателства за разрешения за достъп. Когато е приложимо, може да се използва единен списък с имена, който да предоставя съответно доказателство за разрешение за достъп.
4. Когато компетентните органи уведомят органа по сигурността на Комисията за оттегляне на УДС на лице, чиито задължения налагат участието му в заседания, организирани от Комисията, органът по сигурността на Комисията уведомява МСС на службата на Комисията, отговорна за организирането на заседанието.
Член 15
Потенциален достъп до КИЕС
Куриерите, охранителите и придружителите преминават през проучване за надеждност на съответното ниво или се проучват по други начини в съответствие с националните законови и подзаконови актове, биват инструктирани относно процедурите за сигурност за защита на КИЕС и получават указания за задълженията им във връзка със защитата на поверената им информация.
ГЛАВА 3
ФИЗИЧЕСКА СИГУРНОСТ ЗА ЗАЩИТА НА КЛАСИФИЦИРАНА ИНФОРМАЦИЯ
Член 16
Основни принципи
1. Мерките за физическа сигурност са предназначени за предотвратяване на тайно или насилствено проникване на нарушител, за възпиране, препятстване и разкриване на неразрешени действия и за даване на възможност за категоризиране на персонала по отношение на достъпа до КИЕС на основата на принципа „необходимост да се знае“. Тези мерки се определят чрез процедура за оценка на риска, в съответствие с настоящото решение и правилата за неговото прилагане.
2. По-конкретно, мерките за физическа сигурност са предназначени да предотвратяват неразрешен достъп до КИЕС, като:
а)
гарантират, че работата с КИЕС и нейното съхранение се извършват по подходящ начин;
б)
дават възможност за разграничаване на служителите по отношение на достъпа до КИЕС на основание „необходимост да се знае“ и, където това е подходящо, според вида на разрешението им за достъп;
в)
възпират, препятстват и разкриват неразрешени действия; и
г)
предотвратяват или забавят тайно или насилствено проникване на нарушители.
3. Мерки за физическа сигурност се въвеждат във всички помещения, сгради, офиси, зали и други зони, в които се работи с КИЕС или се съхранява такава, включително в зони, в които се помещават комуникационни и информационни системи съгласно определението в Глава 5.
4. Зони, в които се съхранява КИЕС с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо, се определят като зони за сигурност в съответствие с настоящата глава и се одобряват от органа по акредитиране сигурността на Комисията.
5. За защита на КИЕС с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо се използват единствено устройства или оборудване одобрени от органа по сигурността на Комисията.
Член 17
Изисквания и мерки за физическа сигурност
1. Мерките за физическа сигурност се избират въз основа на оценка на заплахите, изготвена от органа по сигурността на Комисията, при необходимост в консултация с други служби на Комисията, други институции, агенции или органи на Съюза и/или компетентните органи на държавите членки. Комисията прилага процес на управление на риска за защита на КИЕС в помещенията си, за да гарантира, че съобразно оценения риск се осигурява съразмерно равнище на физическа защита. В процеса на управление на риска се вземат предвид всички необходими фактори, и по-специално:
а)
нивото на класификация на КИЕС;
б)
формата и обемът на КИЕС, като се отчита, че за големи количества или масиви от КИЕС може да се наложи прилагане на по-строги защитни мерки;
в)
заобикалящата среда и конструкцията на сградите или зоните, в които се съхранява КИЕС; и
г)
оценката на заплахите, произтичащи от действия на разузнавателни служби, насочени срещу Съюза, неговите институции, органи или агенции, или държавите членки, както и от саботажи, терористична, подривна или друг вид престъпна дейност.
2. Органът по сигурността на Комисията, като прилага концепцията за защита в дълбочина, определя подходящото съчетание от мерки за физическа сигурност, които да се приложат. За тази цел органът по сигурността на Комисията разработва минимални стандарти, норми и критерии, посочени в правилата за прилагане.
3. Органът по сигурността на Комисията има право да извършва претърсване на влизащите или излизащите, което действа като възпиращ фактор по отношение на неразрешено внасяне на материали или изнасяне на КИЕС от помещения или сгради.
4. При наличие на риск от пренебрегване на КИЕС, било то по случайност, съответните служби на Комисията предприемат подходящи мерки, определени от органа по сигурността на Комисията, за справяне с този риск.
5. Изискванията за физическа сигурност и функционалните спецификации на нови съоръжения се определят със съгласието на органа по сигурността на Комисията като част от планирането и проектирането на тези съоръжения. Изискванията за физическа сигурност на съществуващи съоръжения се прилагат в съответствие с минималните стандарти, нормите и критериите, посочени в правилата за прилагане.
Член 18
Оборудване за физическа защита на КИЕС
1. За физическа защита на КИЕС се създават два вида физически защитени зони:
а)
административни зони; и
б)
зони за сигурност (включително технически зони за сигурност).
2. Органът по акредитиране на сигурността на Комисията определя дали дадена зона отговаря на изискванията за административна зона, зона за сигурност или техническа зона за сигурност.
3. За административните зони:
а)
се определя видимо очертан периметър, който да позволява проверка на лицата и при възможност - на превозните средства;
б)
непридружен достъп се разрешава само на лица, надлежно оправомощени от органа по сигурността на Комисията или друг компетентен орган; и
в)
всички останали лица се придружават по всяко време или подлежат на равностойни проверки.
4. За зоните за сигурност:
а)
се определя видимо очертан и защитен периметър, чрез който се контролират всички влизания и излизания чрез пропуски или система за индивидуално разпознаване;
б)
достъп без придружител се предоставя само на лица, които имат разрешение за достъп и са конкретно оправомощени да влизат в зоната на основание „необходимост да се знае“;
в)
всички останали лица се придружават по всяко време или подлежат на равностойни проверки.
5. Когато влизането в зона за сигурност представлява на практика пряк достъп до класифицираната информация в нея, се прилагат следните допълнителни изисквания:
а)
обозначава се ясно най-високото ниво на класификация за сигурност на информацията, която обикновено се намира в зоната;
б)
всички посетители трябва да имат конкретно разрешение за влизане в зоната, те се придружават непрекъснато и са преминали през съответното проучване за надеждност, освен ако не са взети мерки да се гарантира, че достъпът до КИЕС е невъзможен.
6. Зони за сигурност, защитени срещу подслушване, се определят за технически зони за сигурност. Прилагат се следните допълнителни изисквания:
а)
такива зони се оборудват с алармени системи против проникване (IDS), стоят заключени, когато не се ползват, и са под охрана, когато се ползват. Контролът на ключовете за тях се осъществява в съответствие с член 20;
б)
всички лица и материали, влизащи в такива зони, подлежат на контрол;
в)
органът по сигурността на Комисията осъществява редовни физически и/или технически проверки на тези зони. Такива проверки се извършват и след всяко неразрешено влизане или при подозрение за такова влизане; и
г)
в такива зони няма неразрешени линии за комуникации, неразрешени телефони или други неразрешени комуникационни средства и електрическо или електронно оборудване.
7. Независимо от параграф 6, буква г), преди да се използват в зони, в които се провеждат заседания или се извършва дейност, включваща работа с информация с ниво на класификация за сигурност SECRET UE/EU SECRET и по-високо, и където степента на заплаха за КИЕС се оценява като висока, комуникационните средства и електрическото или електронното оборудване най-напред се проверяват от органа по сигурността на Комисията, за да се гарантира, че с това оборудване не може да се предаде, неволно или неправомерно, разбираема информация отвъд периметъра на зоната за сигурност.
8. Зоните за сигурност, в които няма денонощно присъствие на дежурен персонал, се проверяват, когато това е уместно, в края на установеното работно време и на произволни интервали извън установеното работно време, освен ако не е инсталирана алармена система против проникване.
9. Зони за сигурност и технически зони за сигурност могат да бъдат временно създадени в рамките на административна зона за целите на класифицирано заседание или други подобни цели.
10. МСС на съответната служба на Комисията изготвя оперативни процедури за сигурност (ОПС) за всяка зона за сигурност, за която отговаря, като посочва, в съответствие с разпоредбите на настоящото решение и правилата за неговото прилагане:
а)
нивото на класификация на КИЕС, с която може да се работи и която може да се съхранява в зоната;
б)
мерките за наблюдение и защита, които да се поддържат;
в)
лицата, които имат право на непридружен достъп до зоната на основание „необходимост да се знае“ и разрешение за достъп;
г)
ако е уместно, процедури за придружаване или за защита на КИЕС, когато се разрешава достъп на други лица до зоната;
д)
всякакви други подходящи мерки и процедури.
11. В рамките на зоните за сигурност се изграждат блиндирани помещения. Стените, подовете, таваните, прозорците и вратите с ключалки се одобряват от органа по сигурността на Комисията и осигуряват защита, равностойна на тази на сейф от категорията, одобрена за съхранение на КИЕС със същото ниво на класификация за сигурност.
Член 19
Физически защитни мерки за работна с КИЕС и нейното съхранение
1. С КИЕС с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED може да се работи:
а)
в зона за сигурност,
б)
в административна зона, при условие че КИЕС е защитена срещу достъп от страна на неоправомощени лица, или
в)
извън зона за сигурност или административна зона, при условие че притежателят пренася КИЕС в съответствие с член 31 и се е ангажирал да спазва компенсаторните мерки, посочени в мерките за прилагане, за да се гарантира, че КИЕС е защитена срещу достъп от страна на неоправомощени лица.
2. КИЕС с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED се съхранява в подходящи заключващи се офис мебели в административна зона или в зона за сигурност. Тя може да се съхранява временно извън административна зона или зона за сигурност, при условие че притежателят се е ангажирал да спазва компенсаторните мерки, посочени в правилата за прилагане.
3. С КИЕС с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или SECRET UE/EU SECRET може да се работи:
а)
в зона за сигурност;
б)
в административна зона, при условие че КИЕС е защитена срещу достъп от страна на неоправомощени лица; или
в)
извън зона за сигурност или административна зона, при условие че притежателят:
i)
се е ангажирал да спазва компенсаторните мерки, посочени в правилата а прилагане, за да се гарантира, че КИЕС е защитена срещу достъп от страна на неоправомощени лица;
ii)
непрекъснато контролира лично КИЕС; и
iii)
в случай че документите са на хартиен носител, е уведомил за това съответната регистратура.
4. КИЕС с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL и SECRET UE/EU SECRET се съхранява в зона за сигурност в сейф или блиндирано помещение.
5. С КИЕС с ниво на класификация за сигурност TRES SECRET UE/EU TOP SECRET се работи в зона за сигурност, създадена и поддържана от органа по сигурността на Комисията и акредитирана за това ниво на класификация от органа по акредитиране на сигурността на Комисията.
6. КИЕС с ниво на класификация за сигурност TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET се съхранява в зона за сигурност, акредитирана за това ниво на класификация от органа по акредитиране на сигурността на Комисията, при някое от следните условия:
а)
в сейф, съобразно разпоредбите на член 18, с една или повече от следните допълнителни мерки за контрол:
(1)
постоянна защита или проверки от охранители или дежурни служители с разрешение за достъп;
(2)
одобрена алармена система против проникване, в съчетание със служители за охрана и реагиране;
или
б)
в блиндирани помещения, оборудвани с алармени системи против проникване, в съчетание със служители за охрана и реагиране.
Член 20
Контрол на ключовете и комбинациите, използвани за защита на КИЕС
1. Процедурите за контрол на ключовете и шифровите комбинации за офисите, залите, блиндираните помещения и сейфовете се установяват в правилата за прилагане в съответствие с член 60 по-долу. Тези процедури осигуряват защита срещу неразрешен достъп.
2. Шифровите комбинации се запаметяват от възможно най-малък брой лица на основание „необходимост да се знае“. Шифровите комбинации за сейфовете и блиндираните помещения, в които се съхранява КИЕС, се променят:
а)
при получаване на нов сейф;
б)
винаги когато има смяна на служител, на когото е известна комбинацията;
в)
в случай на компрометиране или подозрение за компрометиране на информация;
г)
когато дадена ключалка е преминала през поддръжка или ремонт; и
д)
най-малко на всеки 12 месеца.
ГЛАВА 4
УПРАВЛЕНИЕ НА КЛАСИФИЦИРАНА ИНФОРМАЦИЯ НА ЕС
Член 21
Основни принципи
1. Всички документи, представляващи КИЕС, се управляват в съответствие с политиката на Комисията по отношение на управлението на документацията и впоследствие се регистрират, завеждат, съхраняват и накрая се унищожават, прави им се извадка или се прехвърлят в историческия архив в съответствие с общия за Комисията списък за съхранение на досиета на Европейската комисия.
2. Информация с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо се регистрира за целите на сигурността преди нейното разпространение и при получаването ѝ. Информация с ниво на класификация за сигурност TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET се регистрира в специални регистратури.
3. В Комисията се създава система от регистратури на КИЕС в съответствие с разпоредбите на член 27.
4. Службите и помещенията на Комисията, в които се работи с КИЕС или се съхранява такава, подлежат на редовни проверки от органа по сигурността на Комисията.
5. КИЕС се предава между различните служби и помещения извън физически защитените зони, както следва:
а)
по правило КИЕС се предава чрез електронни средства, защитени чрез криптографски продукти, одобрени в съответствие с Глава 5;
б)
когато не се използват средствата, посочени в буква а), КИЕС се пренася или:
i)
на електронен носител (напр. USB памет, компактдиск, твърд диск), защитен чрез криптографски продукти, одобрени в съответствие с Глава 5; или
ii)
във всички останали случаи, според предписанията на правилата за прилагане.
Член 22
Класификация и обозначения
1. Информацията се класифицира, когато е необходимо да бъде защитена от съображения за поверителност, в съответствие с член 3, параграф 1.
2. Създателят на КИЕС отговаря за определянето на нивото на класификацията за сигурност, в съответствие със съответните правила за прилагане, както и за първоначалното разпространение на информацията.
3. Нивото на класификация на КИЕС се определя в съответствие с член 3, параграф 2 и при спазване на съответните правила за прилагане.
4. Класификацията за сигурност се посочва ясно и точно, независимо дали КИЕС е на хартия, в устна, електронна или друга форма.
5. Отделни части от даден документ (т.е. страници, параграфи, раздели, приложения, допълнения, добавки и притурки) може да изискват различно ниво на класификация за сигурност, за което се поставя съответният гриф, включително когато се съхраняват в електронен вид.
6. Нивото, на което се класифицира даден документ или файл, е не по-ниско от най-високото ниво на класификация за сигурност на негов елемент. Когато се обединява информация от различни източници, се прави преглед на окончателния продукт, за да се определи цялостното ниво на класификация за сигурност, тъй като може да е необходимо той да бъде с по-високо ниво на класификация от това на съставните му части.
7. Доколкото е възможно, документите, съдържащи части с различни нива на класификация, се структурират така, че частите с различни нива на класификация да могат лесно да се идентифицират и отделят при необходимост.
8. Класификацията на писмо или записка, включващи приложения, съответства на най-високата степен на класификация на тези приложения. Създателят ясно обозначава нивото на класификация на основния документ без приложенията, като използва подходящ гриф, например:
CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL
без приложение(я) RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
Член 23
Обозначения
В допълнение към един от грифовете за сигурност, посочени в член 3, параграф 2, КИЕС може да носи допълнителни обозначения, като:
а)
знак за идентифициране на създателя на информацията;
б)
предупредително обозначение, кодови думи или акроними, уточняващи областта, до която се отнася документът, конкретното разпределение на документа на основание „необходимост да се знае“ или ограниченията за ползването му;
в)
обозначение, уточняващо условията за предоставяне;
г)
когато е приложимо, датата или конкретното събитие, след които нивото на класификация може да бъде понижено или премахнато.
Член 24
Съкратено обозначаване на класификацията
1. За обозначаване на нивото на класификация на отделни параграфи от текста могат да се използват стандартни съкращения на нивата на класификация. Пълното название на грифовете за сигурност не се заменя със съкратени обозначения.
2. В класифицирани документи на ЕС за обозначаване на нивото на класификация на раздели или части от текст, по-малки от една страница, могат да се използват следните стандартни съкращения:
TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET
TS-UE/EU-TS
SECRET UE/EU SECRET
S-UE/EU-S
CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL
C-UE/EU-C
RESTREINT UE/EU RESTRICTED
R-UE/EU-R
Член 25
Създаване на КИЕС
1. При създаване на класифициран документ на ЕС:
а)
върху всяка страница се отбелязва ясно нивото на класификация;
б)
всяка страница се номерира;
в)
върху документа се отбелязват регистрационният му номер и за какво се отнася, които сами по себе си не представляват класифицирана информация, освен ако не са обозначени като такава;
г)
върху документа се поставя дата;
д)
на всяка страница на документи с ниво на класификация за сигурност SECRET UE/EU SECRET или по-високо се обозначава номерът на копието, ако документите се разпространяват в няколко екземпляра.
2. При невъзможност за прилагане на параграф 1 към КИЕС се вземат други подходящи мерки в съответствие с правилата за прилагане.
Член 26
Понижаване на нивото на класификация и декласификация на КИЕС
1. При създаването на информацията създателят обозначава, когато е възможно, дали класификацията на КИЕС може да бъде понижена или премахната на определена дата или след настъпване на определено събитие.
2. Всяка служба на Комисията извършва редовен преглед на КИЕС, на която е създател, за да установи дали нивото на класификация продължава да е приложимо. Посредством правилата за прилагане се създава система за преразглеждане на нивото на класификация на регистрираната КИЕС, създадена от Комисията, не по-рядко от всеки пет години. Такъв преглед не се налага, ако от самото начало създателят е посочил, че нивото на класификация на информацията ще бъде автоматично понижено или че класификацията ще бъде премахната и информацията носи съответното обозначение.
3. Информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, създадена от Комисията, се декласифицира автоматично след тридесет години, в съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета, изменен с Регламент (ЕО, Евратом) № 1700/2003 на Съвета (10).
Член 27
Система от регистратури на КИЕС в Комисията
1. Без да се засягат разпоредбите на член 52, параграф 5 по-долу, във всяка служба на Комисията, която работи с КИЕС или съхранява КИЕС с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL и SECRET UE/EU SECRET, се създава местна регистратура на КИЕС, за да се гарантира, че с КИЕС се работи в съответствие с разпоредбите на настоящото решение.
2. Управляваната от генералния секретариат регистратура на КИЕС е централната регистратура на КИЕС на Комисията. Тя действа като:
-
местна регистратура на КИЕС за генералния секретариат на Комисията;
-
регистратура на КИЕС за кабинетите на членовете на Комисията, освен ако те не разполагат с отделна местна регистратура;
-
регистратура на КИЕС за генералните дирекции или службите, които не разполагат с местна регистратура на КИЕС;
-
основен входен и изходен пункт за всичката информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED и по-високо, включително SECRET UE/EU SECRET, която Комисията и нейните служби обменят с трети страни и международни организации и, при наличие на специфични условия, с други институции, агенции и органи на Съюза.
3. Органът по сигурността на Комисията определя регистратура, която да играе ролята на централен орган за получаване и изпращане на информация с ниво на класификация за сигурност TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET. При необходимост могат да се определят и подчинени регистратури, в които да се работи с такава информация с цел регистрация.
4. Тези подчинени регистратури не могат да предават документи с ниво на класификация за сигурност TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET пряко на други регистратури, подчинени на същата централна регистратура за документи с класификация TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET, или на външни получатели без изричното писмено одобрение на последната.
5. Регистратурите на КИЕС имат статут на зони за сигурност по смисъла на Глава 3 и се акредитират от органа по акредитиране на сигурността на Комисията (ОАС).
Член 28
Ръководител на регистратурата
1. Всяка регистратура на КИЕС се управлява от ръководител на регистратурата (РР).
2. Ръководителят на регистратурата е преминал подходяща проверка за надеждност.
3. МСС на съответната служба на комисията осъществява надзор върху работата на ръководителя на регистратурата по отношение на прилагането на разпоредбите относно работата с КИЕС и спазването на приложимите правила, стандарти и насоки за сигурност.
4. Като част от задълженията си по управлението на поверената му регистратура на КИЕС ръководителят на регистратурата поема следните общи задачи в съответствие с разпоредбите на настоящото решение и съответните правила за прилагане, стандарти и насоки:
-
ръководи дейностите, свързани с регистрирането, съхраняването, възпроизвеждането, превеждането, предаването, изпращането и унищожаването или прехвърлянето в историческия архив на КИЕС;
-
проверява периодично необходимостта от запазване на нивото на класификация на информацията;
-
изпълнява всякакви други задачи, свързани със защитата на КИЕС, определени в правилата за прилагане.
Член 29
Регистрация на КИЕС за целите на сигурността
1. За целите на настоящото решение регистрация за целите на сигурността (наричана по-долу „регистрация“) означава прилагането на процедури за отбелязване на жизнения цикъл на КИЕС, включително нейното разпространение.
2. Всяка информация или материал с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL и по-високо се регистрира в определени за целта регистратури при постъпването ѝ в дадена организационна единица и при излизането ѝ от нея.
3. При работа с КИЕС или при съхраняване на КИЕС посредством комуникационна и информационна система (КИС), процедурите по регистрацията може да се изпълняват от процеси в самата КИС.
4. Регистрацията на КИЕС за целите на сигурността е уредена по-подробно в правилата за прилагане.
Член 30
Копиране и превеждане на класифицирани документи на ЕС
1. Документи с ниво на класификация за сигурност TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET не може да се копират или превеждат без предварителното писмено съгласие на създателя им.
2. Когато създателят на документи с ниво на класификация за сигурност SECRET UE/EU SECRET и по-ниско не е поставил предупредителни обозначения за тяхното копиране или превеждане, документите могат да бъдат копирани или превеждани по указание на притежателя.
3. Мерките за сигурност, приложими към оригиналния документ, се прилагат и за неговите копия и преводи.
Член 31
Пренасяне на КИЕС
1. КИЕС се пренася по начин, който я предпазва от неразрешено разкриване по време на пренасянето.
2. При пренасянето на КИЕС се предприемат защитни мерки, които:
-
са съразмерни с нивото на класификация за сигурност на пренасяната КИЕС; и
-
са адаптирани към конкретните условия на пренасянето ѝ, по-конкретно дали КИЕС се пренася:
-
в рамките на сграда на Комисията или на самостоятелна група от сгради на Комисията;
-
между сгради на Комисията, намиращи се в една и съща държава членка;
-
в рамките на Съюза;
-
от територията на Съюза до територията на трета държава; и
-
са адаптирани към естеството и формата на КИЕС.
3. Тези защитни мерки се уреждат подробно в правилата за прилагане или, в случай на проекти и програми по смисъла на член 42, като неразделна част от съответните инструкции за сигурност на програмата или проекта (ИСП).
4. Правилата за прилагане или ИСП включват разпоредби, съразмерни с нивото на класификация на КИЕС, относно:
-
начина на пренасяне, като пренасяне на ръка, пренасяне от дипломатически или военен куриер, пренасяне с пощенска служба или платена куриерска услуга;
-
опаковането на КИЕС;
-
техническите контрамерки за КИЕС, пренасяна на електронен носител;
-
всички останали процедурни, физически или електронни мерки;
-
процедурите за регистрация;
-
използването на служители, преминали проучване за надеждност.
5. Когато КИЕС се пренася на електронен носител и независимо от разпоредбите на член 21, параграф 5, защитните мерки, посочени в съответните правила за прилагане могат да бъдат допълнени с подходящи технически контрамерки, одобрени от органа по сигурността на Комисията, така че да се сведе до минимум рискът тя да бъде загубена или компрометирана.
Член 32
Унищожаване на КИЕС
1. Класифицирани документи на ЕС, които вече не са необходими, могат да бъдат унищожени, като се вземат предвид разпоредбите за архивиране и правилата и разпоредбите на Комисията за управлението на документацията и архивирането, и по-специално общият за Комисията списък за съхранение.
2. КИЕС с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL и по-високо се унищожават от ръководителя на отговарящата за тях регистратура на КИЕС по указание на притежателя или на компетентен орган. Ръководителят на регистратурата актуализира съответно дневниците и останалата информация за регистрацията.
3. Унищожаването на документи с ниво на класификация за сигурност SECRET UE/EU SECRET или TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET се извършва от ръководителя на регистратурата в присъствието на свидетел, който притежава разрешение за достъп до ниво на класификация за сигурност най-малко на нивото на документа, който се унищожава.
4. Регистраторът и свидетелят, когато се изисква присъствие на такъв, подписват удостоверение за унищожаване, което се завежда в регистратурата. Ръководителят на съответната регистратура на КИЕС съхранява удостоверенията за унищожаване на документи с ниво на класификация за сигурност TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET за срок от най-малко 10 години, а на документи с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или SECRET UE/EU SECRET - за срок от най-малко пет години.
5. Класифицирани документи, включително с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, се унищожават по начини, определени в правилата за прилагане и отговарящи на съответните стандарти на ЕС или равностойни на тях.
6. Компютърни средства за съхранение на КИЕС се унищожават в съответствие с процедурите, установени в правилата за прилагане.
Член 33
Унищожаване на КИЕС в извънредни ситуации
1. Службите на Комисията, които притежават КИЕС, изготвят планове въз основа на местните условия за опазване на класифицирани материали на ЕС при криза, включващи при необходимост планове за спешно унищожаване и евакуация. Те издават необходимите указания за предотвратяване на попадането на КИЕС в ръцете на неоправомощени лица.
2. Мерките за безопасно съхраняване и/или унищожаване на материали с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL и SECRET UE/EU SECRET по време на криза не следва при никакви обстоятелства да се отразяват неблагоприятно на безопасното съхраняване или на унищожаването на материали с ниво на класификация са сигурност TRÉS SECRET UE/EU TOP SECRET, включително и на шифриращото оборудване, чието третиране има предимство пред всички останали задачи.
3. При извънредна ситуация и наличие на непосредствен риск от неразрешено разкриване КИЕС се унищожава от притежателя ѝ по начин, който прави невъзможно цялостното или частичното възстановяване на информацията. Създателят на информацията и регистърът, от който е получена информацията, биват информирани за извънредната ситуация, наложила унищожаването на КИЕС.
4. Унищожаването на КИЕС е уредено по-подробно в правилата за прилагане.
ГЛАВА 5
ЗАЩИТА НА КЛАСИФИЦИРАНА ИНФОРМАЦИЯ НА ЕС В КОМУНИКАЦИОННИ И ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ (КИС)
Член 34
Основни принципи на осигуреността на информацията
1. Осигуреност на информацията (ОИ) в областта на комуникационните и информационните системи е увереността, че тези системи ще осигурят защита на информацията, с която се работи в тях, и че ще функционират както и когато е необходимо, под контрола на легитимни ползватели.
2. Ефективната осигуреност на информацията гарантира подходящи равнища на:
автентичност
:
гаранцията, че информацията е истинска и произтича от bona fide източници;
достъпност
:
характеристиката на информацията да бъде достъпна и използваема при поискване от оправомощена единица;
поверителност
:
характеристиката, че информацията не е разкрита на неоправомощени лица, единици или процеси;
цялост
:
характеристиката, че информацията и активите са запазили точността и пълнотата си;
невъзможност за отказ
:
способността да се докаже, че дадено действие или събитие действително е настъпило, така че това действие или събитие да не може впоследствие да бъде отречено.
3. ОИ се основава на процес за управление на риска.
Член 35
Определения
За целите на настоящата глава се прилагат следните определения:
а)
„Акредитация“ означава издаването от органа по акредитиране на сигурността (ОАС) на официално разрешение и одобрение комуникационна и информационна система от да обработва КИЕС в нейната операционна среда, след официалното потвърждаване на плана за сигурност и правилното му прилагане.
б)
„Процес на акредитация“ означава необходимите стъпки и задачи преди акредитирането от органа по акредитиране на сигурността. Тези стъпки и задачи се конкретизират в стандарт за процес на акредитация.
в)
„Комуникационна и информационна система“ (КИС) означава всяка система, даваща възможност за работа с информация в електронна форма. Една комуникационна и информационна система обхваща всички активи, необходими за нейното функциониране, включително инфраструктура, организация, персонал и информационни ресурси.
г)
„Остатъчен риск“ означава рискът, който продължава да съществува след прилагане на мерките за сигурност, предвид факта, че не може да се противодейства на всички заплахи и че не всички видове уязвимост могат да бъдат премахнати.
д)
„Риск“ означава възможността дадена заплаха да използва вътрешни или външни видове уязвимост на дадена организация или на някоя от системите, които тази организация използва, и по този начин да нанесе вреди на организацията и на нейните материални или нематериални активи. Рискът се измерва като съчетание от вероятността от осъществяване на заплахи и тяхното въздействие.
е)
„Приемане на риска“ означава решение за приемане на продължаващото съществуване на остатъчен риск след третиране на риска.
ж)
„Оценка на риска“ - състои се от установяване на заплахите и видовете уязвимост и от анализ на свързаните с тях рискове, т.е. анализ на вероятността и въздействието.
з)
„Съобщаване за риска“ - изразява се в повишаване на осведомеността за рисковете сред общностите от ползватели на КИС, информиране за такива рискове на органите, които дават одобрение, и докладване за тях на оперативните органи.
и)
„Третиране на риска“ - изразява се в смекчаване, отстраняване, намаляване (чрез подходящо съчетание от технически, физически, организационни или процедурни мерки), прехвърляне или наблюдение на риска.
Член 36
Работа с КИЕС в КИС
1. КИС работят с КИЕС в съответствие с концепцията за ОИ.
2. За КИС, в които се работи с КИЕС, съответствието с политиката на сигурност по отношение на информационните системи на Комисята, посочена в Решение C(2006) 3602 (11) на Комисията, означава че:
а)
подходът „планирай-направи-провери-действай“ се прилага към осъществяването на политиката за сигурност на информационните системи през целия жизнен цикъл на информационната система;
б)
нуждите на сигурността трябва да бъдат определени чрез оценка на въздействието върху работата;
в)
информационната система и данните в нея трябва да бъдат подложени на официална класификация на активите;
г)
трябва да се прилагат всички задължителни мерки за сигурност, определени в политиката за сигурност на информационните системи;
д)
трябва да се прилага процес за оценка на риска, състоящ се от следните стъпки: определяне на заплахите и уязвимостите; оценка на риска; третиране на риска; приемане на риска и съобщаване на риска;
е)
изготвен е, прилага се, проверява се и се преразглежда план за сигурност, включващ политиката за сигурност и оперативните процедури за сигурност.
3. Всички служители, участващи в проектирането, разработването, изпитването, функционирането, управлението или ползването на КИС, в които се работи с КИЕС, уведомяват ОАС за всички потенциални слабости в сигурността, инциденти, нарушения на сигурността или случаи на компрометиране на сигурността, които биха могли да окажат въздействие върху защитата на КИС и/или съдържащата се в тях КИЕС.
4. Когато защитата на КИЕС се осигурява от криптографски продукти, такива продукти се одобряват, както следва:
а)
отдава се предпочитание на продукти, одобрени от Съвета или от Генералния секретар на Съвета в качеството му на орган за криптографско одобрение на Съвета, по препоръка на Експертната група по сигурността на Комисията;
б)
когато това е обосновано от специфични оперативни съображения, органът за криптографско одобрение (ОКО) на Комисията може, по препоръка на Експертната група по сигурността на Комисията, да отмени изискванията по буква а) и да издаде временно одобрение за конкретен период.
5. При предаване, обработване и съхраняване на КИЕС чрез електронни средства се използват одобрени криптографски продукти. Въпреки това изискване, при извънредни обстоятелства могат да се прилагат специфични процедури или специфични технически конфигурации след одобряването им от ОКО.
6. С цел защита на КИС, в които се работи с информация с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или по-високо по начин, който да не допуска информацията да бъде компрометирана чрез неумишлени електромагнитни излъчвания се прилагат мерки за сигурност на информацията („мерки за сигурност по TEMPEST“). Тези мерки за сигурност са съизмерими с риска от експлоатация и нивото на класификация на информацията.
7. Органът по сигурността на Комисията изпълнява следните функции:
-
орган по ОИ (ООИ);
-
орган по акредитиране на сигурността (ОАС);
-
орган по TEMPEST (ОТ);
-
орган за криптографско одобрение (ОКО);
-
орган за разпределение на криптографски материали (ОРКМ).
8. Органът по сигурността на Комисията определя оперативен орган по ОИ за всяка система.
9. Отговорностите на функциите, описани в параграфи 7 и 8, се определят в правилата за прилагане.
Член 37
Акредитация на КИС, работещи с КИЕС
1. Всички КИС, в които се работи с КИЕС, преминават през процес на акредитация, основаващ се на принципите на ОИ, чиято задълбоченост трябва да бъде съразмерна с равнището на необходимата защита.
2. Процесът на акредитация включва официално валидиране от органа по акредитиране на сигурността на плана за сигурност на съответната КИС, за да се получат гаранции, че:
а)
посоченият в член 36, параграф 2 процес на управление на риска се осъществява правилно;
б)
собственикът на системата е информиран за остатъчния риск и го е приел;
в)
е постигнато достатъчно ниво на защита на КИС и на КИЕС, в която се работи в нея, в съответствие с настоящото решение.
3. Органът по акредитиране на сигурността на Комисията издава декларация за акредитация, в която се определя най-високото ниво на класификация за сигурност на КИЕС, с която може да се работи в дадена КИС, както и съответните изисквания и условия за това. Това не засяга задачите, възложени на Съвета по акредитиране на сигурността по смисъла на член 11 от Регламент (ЕС) № 512/2014 на Европейския парламент и на Съвета (12).
4. Акредитацията на КИС на Комисията, в които участват няколко страни, се извършва от съвместен Съвет по акредитиране на сигурността (САС). Той се състои от представител на ОАС на всяка участваща страна и се председателства от представител на ОАС на Комисията.
5. Процесът на акредитация се състои от редица задачи, които се изпълняват от участващите страни. Отговорност за изготвянето на акредитационните досиета и документи носи изцяло собственикът на КИС.
6. Отговорност за акредитацията носи ОАС на Комисията, който във всеки момент от жизнения цикъл на КИС има право:
а)
да поиска да бъде извършен процес на акредитация;
б)
да одитира или инспектира КИС;
в)
в случай, че е настъпила липса на съответствие с условията на експлоатация, да поиска да бъде разработен и ефективно приложен план за подобряване на сигурността в рамките на добре разчетен във времето график, като евентуално оттегли разрешението за експлоатация на КИС до възстановяването на съответствието с условията на експлоатация.
7. Процесът на акредитация се установява чрез стандарт за процес на акредитация на КИС, в които се работи с КИЕС, който се приема в съответствие с член 10, параграф 3 от Решение C(2006) 3602.
Член 38
Извънредни обстоятелства
1. Независимо от разпоредбите на настоящата глава, описаните по-долу специални процедури могат да се прилагат в извънредни ситуации, например по време на предстояща или настояща криза, конфликт, състояние на война или при извънредни оперативни обстоятелства.
2. КИЕС може да се предава, като се използват криптографски продукти, одобрени за по-ниско ниво на класификация за сигурност, или без да се криптира, със съгласието на компетентния орган, в случай че евентуално забавяне би причинило очевидно по-голяма вреда от тази, произтичаща от разкриване на класифицирания материал, и ако:
а)
изпращачът и получателят не притежават необходимите уреди за криптиране; и
б)
класифицираният материал не може да бъде изпратен своевременно с други средства.
3. Класифицираната информация, предавана при описаните в параграф 1 обстоятелства, не носи грифове за сигурност или обозначения, които да я отличават от некласифицираната информация или от информацията, която може да бъде защитена с наличен криптографски продукт. Получателите се уведомяват незабавно за нивото на класификация с други средства.
4. Впоследствие се изготвя доклад до компетентния орган и до Експертната група по сигурността на Комисията.
ГЛАВА 6
ИНДУСТРИАЛНА СИГУРНОСТ
Член 39
Основни принципи
1. Индустриалната сигурност представлява прилагане на мерки за гарантиране на защитата на КИЕС
а)
в рамките на класифицирани договори, от страна на:
i)
кандидатите или оферентите по време на процедурата за възлагане на поръчката;
ii)
изпълнителите или подизпълнителите по време на жизнения цикъл на класифицираните договори;
б)
в рамките на класифицирани споразумения за безвъзмездно финансиране, от страна на:
i)
кандидатите в процедурите за отпускане на безвъзмездно финансиране;
ii)
бенефициерите по време на жизнения цикъл на класифицираните споразумения за безвъзмездно финансиране.
2. Такива договори или споразумения за безвъзмездно финансиране не включват информация с ниво на класификация за сигурност TRES SECRET UE/EU TOP SECRET.
3. Освен ако не е посочено друго, разпоредбите на настоящата глава по отношение на класифицираните договори или изпълнителите се прилагат и за класифицираните договори за подизпълнение или подизпълнителите.
Член 40
Определения
За целите на настоящата глава се прилагат следните определения:
а)
„Класифициран договор“ означава рамков договор или договор по смисъла на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (13), сключен от Комисията или някоя от нейните служби с изпълнител за доставка на движими или недвижими активи, изпълнение на строително-ремонтни дейности или предоставяне на услуги, чието изпълнение налага или включва създаване на КИЕС, работа с КИЕС или съхраняване на КИЕС.
б)
„Класифициран договор за подизпълнение“ означава договор, сключен от изпълнител на Комисията с друг изпълнител (т.е. подизпълнител) за доставка на движими или недвижими активи, изпълнение на строително-ремонтни дейности или предоставяне на услуги, чието изпълнение налага или включва създаване на КИЕС, работа с КИЕС или съхраняване на КИЕС.
в)
„Класифицирано споразумение за безвъзмездно финансиране“ означава споразумение, по силата на което Комисията отпуска безвъзмездно финансиране по смисъла на част I, дял VI от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002, чието изпълнение налага или включва създаване на КИЕС, работа с КИЕС или съхраняване на КИЕС.
г)
„Определен орган по сигурността“ (ООС) означава орган, отговорен пред националния орган по сигурността (НОС) на държава членка, който отговаря за информиране на индустриални или други единици за националната политика по всички въпроси на индустриалната сигурност и за предоставяне на указания и съдействие при нейното изпълнение. Функциите на ООС може да се изпълняват от НОС или от друг компетентен орган.
Член 41
Процедура за класифицирани договори или споразумени за безвъзмездно финансиране
1. Всяка служба на Комисията, в качеството си на възложител, гарантира, че при възлагане на класифицирани договори или споразумения за безвъзмездно финансиране в договора са включени минималните стандарти за индустриална сигурност, установени в настоящата глава, или е направена препратка към тях.
2. За целите на параграф 1 компетентните служби на Комисията се консултират с генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, и по-специално с дирекция „Сигурност“ в нея, за да се уверят, че моделите на договори за изпълнение и подизпълнение и моделите на споразумения за безвъзмездно финансиране включват разпоредби, отразяващи основните принципи и минималните стандарти за защита на КИЕС, които трябва да се спазват от изпълнителите и подизпълнителите и от бенефициерите на споразуменията за безвъзмездно финансиране.
3. Комисията сътрудничи тясно с НОС, ООС или всеки друг компетентен орган на съответните държави членки.
4. Когато възложител има намерение да обяви процедура за възлагане на класифициран договор или сключване на споразумение за безвъзмездно финансиране, той се консултира с органа по сигурността на Комисията по въпросите, свързани с класифицирания характер и елементи на процедурата на всички етапи от нея.
5. Моделите и примерите за класифицирани договори за изпълнение и подизпълнение, класифицирани споразумения за безвъзмездно финансиране, обявления за поръчки, насоки за обстоятелствата, при които се изисква „удостоверение за сигурност на структура“ (УСС), инструкции за сигурност на проект или програма (ИСП), приложения относно аспектите на сигурността (ПАС), посещения, предаване и пренасяне на КИЕС по класифицириани договори или класифицирани споразумения за безвъзмездно финансиране се установяват в правилата за прилагане по отношение на индустриалната сигурност, след консултация с Експертната група по сигурността на Комисията.
6. Комисията може да сключи класифицирани договори или споразумения за безвъзмездно финансиране, с които се възлага изпълнението на задачи, включващи или налагащи достъп до КИЕС или работа с КИЕС или съхранение на КИЕС от икономически оператори, регистрирани в държава членка или в трета държава, която е сключила споразумение или административна договореност в съответствие с Глава 7 от настоящото решение.
Член 42
Елементи на сигурността в класифициран договор или споразумение за безвъзмездно финансиране
1. Класифицираните договори или споразумения за безвъзмездно финансиране включват следните елементи на сигурността:
Инструкции за сигурност на програмата или проекта
а)
„Инструкции за сигурност на програмата или проекта“ (ИСП) означава списък от процедури за сигурност, които се прилагат за конкретна програма или проект с цел стандартизиране на процедурите за сигурност. Те подлежат на преразглеждане във всеки един момент от осъществяването на програмата или проекта.
б)
Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ разработва примерни ИСП, които службите на Комисията, отговарящи за програми или проекти, включващи работа с КИЕС или съхранение на КИЕС използват при разработването, където това е подходящо, на свои специфични ИСП.
в)
Специфични ИСП се разработват по-специално за програми и проекти, характеризиращи се със значителен обхват, мащаб или сложност или с множество или многообразни изпълнители, бенефициери и други партньори и заинтересовани страни, например по отношение на правния им статут. Специфични ИСП се разработват от службата или службите на Комисията, управляващи програмата или проекта, в тясно сътрудничество с генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“.
г)
Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ представя примерните и специфичните ИСП за консултация с Експертната група по сигурността на Комисията.
Приложение относно аспектите на сигурността
а)
„Приложение относно аспектите на сигурността“ (ПАС) означава съвкупност от специални договорни условия, изготвени от възложителя, които представляват неразделна част от всеки класифициран договор, включващ достъп до КИЕС или създаване на КИЕС, и в които се определят изискванията за сигурност или елементите на договора, изискващи защита на сигурността.
б)
Свързаните с договора изисквания за сигурност се описват в ПАС. Когато това е уместно, ПАС включва ръководството за класифициране за целите на сигурността и представлява неразделна част от класифицирания договор за изпълнение или подизпълнение или класифицираното споразумение за безвъзмездно финансиране.
в)
В ПАС се съдържат разпоредби, изискващи от изпълнителя или бенефициера да спазва минималните стандарти, установени в настоящото решение. Възложителят гарантира, че в ПАС е посочено, че неспазването на тези минимални стандарти може да бъде достатъчно основание за прекратяване на договора или споразумението за безвъзмездно финансиране.
2. Ръководството за класифициране за целите на сигурността (РКЦС) е задължителен елемент на сигурността и се включва в ИПС и ПАС:
а)
„Ръководство за класифициране за целите на сигурността“ (РКЦС) означава документ, който описва елементите на програма, проект, договор или споразумение за безвъзмездно финансиране, които са класифицирани, като определя приложимите нива на класификация за сигурност. РКЦС може да бъде допълвано през целия период на времетраене на програмата, проекта, договора или споразумението за безвъзмездно финансиране, като нивото на класификация на елементите на информацията може да бъде променяно или понижавано; РКЦС, в случай че такова съществува, е част от ПАС.
б)
Преди да обяви търг за възлагане на класифициран договор или да възложи такъв договор, службата на Комисията, в качеството си на възложител, определя класификацията за сигурност на информацията, която се предоставя на участниците в търга и на изпълнителите, както и класификацията за сигурност на информацията, която се създава от изпълнителя. За тази цел тя изготвя РКЦС, което да се използва при осъществяването на договора, в съответствие с разпоредбите на настоящото решение и правилата за неговото прилагане, след консултация с органа по сигурността на Комисията.
в)
При определяне на нивото на класификация за сигурност на различните елементи на класифицирания договор се прилагат следните принципи:
i)
при изготвянето на РКЦС службата на Комисията, в качеството си на възложител, взема предвид всички релевантни аспекти на сигурността, включително нивото на класификация за сигурност, определено за информацията, която е предоставена и одобрена за ползване при изпълнението на договора от създателя на информацията;
ii)
общото ниво на класификация за сигурност на договора не може да бъде по-ниско от най-високото ниво на класификация за сигурност на който и да е от неговите елементи; и
iii)
при нужда възложителят, посредством органа по сигурността на Комисията, влиза във връзка с НОС, ООС или друг заинтересован компетентен орган по сигурността на държавите членки, в случай на промени на нивото на класификация на информацията, създадена от изпълнителите или предоставена им при изпълнението на договора, както и при извършване на по-нататъшни промени в РКЦС.
Член 43
Достъп до КИЕС на служителите на изпълнителите и бенефициерите
Възложителят или органът, отпускащ безвъзмездното финансиране, гарантира, че класифицираният договор или класифицираното споразумение за безвъзмездно финансиране включва разпоредби, в които се посочва, че служителите на изпълнител, подизпълнител или бенефициер, които се нуждаят от достъп до КИЕС за целите на изпълнението на класифицирания договор за изпълнение или подизпълнение или на споразумението за безвъзмездно финансиране, ще получат такъв достъп само ако:
а)
той е получил разрешение за достъп до съответнито ниво на класификация или е надлежно оправомощен по друг начин след като за него е била установена „необходимост да се знае“;
б)
лицата са информирани за приложимите правила и процедури по сигурността за защита на КИЕС и са потвърдили, че осъзнават своята отговорност за защитата на такава информация;
в)
лицата са преминали проучване за надеждност за необходимото ниво за информация, класифицирана CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или SECRET UE/EU SECRET, извършено от съответния НОС, ООС или друг компетентен орган.
Член 44
Удостоверение за сигурност на структура
1. „Удостоверение за сигурност на структура“ (УСС) означава административно определяне от НОС, ООС или друг компетентен орган, че дадена структура може да осигури адекватна защита на КИЕС на определено ниво на класификация за сигурност.
2. УСС, издадено от НОС или ООС или друг компетентен орган на държава членка в уверение на това, че в съответствие с националните законови и подзаконови актове определен икономически оператор може да защити КИЕС на подходящо ниво на класификация (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или SECRET UE/EU SECRET) в своите структури се предоставя на органа по сигурността на Комисията, който го препраща на службата на Комисията, изпълняваща ролята на възложител или орган, отпускащ безвъзмездното финансиране, преди на кандидат, участник в търг, изпълнител или кандидат за безвъзмездно финансиране да бъде предоставена КИЕС или да му бъде даден достъп до такава.
3. Когато е уместно, възложителят уведомява, посредством органа по сигурността на Комисията, съответния НОС, ООС или друг компетентен орган по сигурността, че за изпълнението на договора се изисква удостоверение за сигурност на структура. УСС или РДС се изисква когато в процеса на възлагане на договора или на сключване на споразумението за безвъзмездно финансиране трябва да се предостави КИЕС с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или SECRET UE/EU SECRET.
4. Възложителят или органът, отпускащ безвъзмездното финансиране не сключва класифициран договор или споразумение за безвъзмездно финансиране с предпочитан участник в търга или кандидат, преди да е получил потвърждение от НОС, ООС или друг компетентен орган по сигурността на държавата членка, в която е регистриран съответният изпълнител или подизпълнител, че е издадено съответното удостоверение за сигурност на структура, ако такова е необходимо.
5. Когато органът по сигурността на Комисията бъде уведомен от НОС, ООС или друг компетентен орган, издал УСС, за настъпването на промени, засягащи УСС, той информира службата на Комисията, изпълняваща функциите на възложител или орган, отпускащ безвъзмездно финансиране. При договори за подизпълнение се уведомява съответно НОС, ООС или друг компетентен орган по сигурността.
6. Оттеглянето на УСС от съответния НОС, ООС или друг компетентен орган по сигурността представлява достатъчно основание за възложителя или органа, отпускащ безвъзмездното финансиране да прекрати класифициран договор или да изключи от процедурата по възлагането кандидат, оферент или участник. При съставянето на моделите на договори и споразумения за безвъзмездно финансиране се включва разпоредба в този смисъл.
Член 45
Разпоредби за класифицирани договори и споразумени за безвъзмездно финансиране
1. Когато по време на процедурата по възлагане на кандидат, оферент или участник се предоставя КИЕС, поканата за представяне на оферта съдържа разпоредба, задължаваща кандидата, оферента или участника, който не е представил оферта или предложение или не е избран, да върне всички класифицирани документи в рамките на определен период от време.
2. Възложителят или органът, отпускащ безвъзмездното финансиране уведомяват, посредством органа по сигурността на Комисията, компетентния НОС, ООС или друг компетентен орган по сигурността за възлагането на класифициран договор или споразумение за безвъзмездно финансиране, както и за съответните данни, като името на изпълнителя или изпълнителите или бенефициерите, срокът на изпълнение на договора и максималното ниво на класификация.
3. При прекратяване на такива договори или споразумения за безвъзмездно финансиране възложителят или органът, отпускащ безвъзмездното финансиране уведомява своевременно, посредством органа по сигурността на Комисията, НОС, ООС или друг компетентен орган на държавата членка, в която е регистриран изпълнителят или бенефициерът.
4. По правило при прекратяване на класифициран договор или споразумение за безвъзмездно финансиране от изпълнителя или бенефициера се изисква да върне на възложителя или на органа, отпускащ безвъзмездното финансиране всяка държана от него КИЕС.
5. Конкретните разпоредби за разпореждането с КИЕС по време на изпълнението на класифицирания договора или класифицираното споразумение за безвъзмездно финансиране или при неговото прекратяване се посочват в ПАС.
6. Когато на изпълнителя или бенефициера бъде разрешено да задържи КИЕС след прекратяването на класифицирания договор или споразумение за безвъзмездно финансиране, изпълнителят или бенефициерът продължава да спазва минималните стандарти, съдържащи се в настоящото решение и да защитава конфиденциалността на КИЕС.
Член 46
Специфични разпоредби за класифицирани договори
1. Условията, свързани със защитата на КИЕС, при които изпълнителят може да възлага договора за подизпълнение, се определят в условията за търга и в класифицирания договор.
2. За да предостави за подизпълнение части от класифициран договор, изпълнителят получава разрешение от възложителя. Договор за подизпълнение, включващ достъп до КИЕС не може да се сключва с подизпълнител, регистриран в трета страна, освен ако не е налице регулаторна рамка за сигурността на информацията по смисъла на Глава 7.
3. Изпълнителят носи отговорност за осигуряване на спазването на установените в настоящото решение минимални стандарти за сигурност по време на извършването на всички подизпълнителски дейности и не предоставя КИЕС на подизпълнителя без предварителното писмено съгласие на възложителя.
4. За създател на КИЕС, създадена от изпълнител или подизпълнител или с която те работят, се счита Комисията, а правата на създателя се упражняват от възложителя.
Член 47
Посещения във връзка с класифицирани договори
1. Когато за изпълнението на класифициран договор или споразумение за безвъзмездно финансиране служители на Комисията или на изпълнителите или на бенефициерите е необходимо да получат на взаимна основа достъп до информация с ниво на класификация за сигурност CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или SECRET UE/EU SECRET в помещенията си, се уреждат посещения, като се поддържа връзка с НОС, ООС или друг съответен компетентен орган по сигурността. Органът по сигурността на Комисията се уведомява за тези посещения. В контекста на конкретни програми и проекти, обаче, НОС, ООС или друг компетентен орган по сигурността може договори също така процедура за пряко организиране на такива посещения.
2. Всички посетители притежават подходящо разрешение за достъп и отговарят на изискването за „необходимост да се знае“ за достъп до КИЕС, свързана с класифицирани договор.
3. На посетителите се дава достъп единствено до КИЕС, свързана с целите на посещението.
4. По-подробни разпоредби се съдържат в правилата за прилагане.
5. Спазването на разпоредбите по отношение на посещенията във връзка с класифицирани договори, установени с настоящото решение и правилата за неговото прилагане, посочени в параграф 4, е задължително.
Член 48
Предаване и пренасяне на КИЕС във връзка с класифицирани договори или класифицирани споразумения за безвъзмездно финансиране
1. По отношение на предаването на КИЕС чрез електронни средства се прилагат съответните разпоредби на Глава 5 от настоящото решение.
2. По отношение на пренасянето на КИЕС се прилагат съответните разпоредби на Глава 4 от настоящото решение и правилата за неговото прилагане, в съответствие с националните законови и подзаконови актове.
3. При определяне на мерките за сигурност при транспортиране на класифицирани материали като товар се прилагат следните принципи:
а)
сигурността се осигурява на всеки етап по време на транспорта от пункта на произход до крайното местоназначение;
б)
степента на защита, предоставена за дадена пратка, се определя от най-високото ниво на класификация за сигурност на материала, който се съдържа в нея;
в)
преди трансграничен пренос на материали, класифицирани като CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL или SECRET UE/EU SECRET, изпращачът изготвя план за пренос, който се одобрява от НОС, ООС или друг съответен компетентен орган по сигурността;
г)
пътуванията, доколкото това е възможно, се извършват от пункт до пункт и толкова бързо, колкото позволяват обстоятелствата;
д)
винаги когато това е възможно, маршрутите следва да преминават само през държави членки. Маршрути през държави, които не са членки на ЕС, следва да се използват единствено когато са разрешени от НОС, ООС или други компетентни органи по сигурността на държавите както на изпращача, така и на получателя.
Член 49
Предаване на КИЕС на изпълнители или бенефициери, намиращи се в трети държави
Предаването на КИЕС на изпълнители и подизпълнители, намиращи се в трети държави, се извършва в съответствие с мерките за сигурност, договорени между органа по сигурността на Комисията, службата на Комисията, изпълняваща ролята на възложител или орган, отпускащ безвъзмездно финансиране и НОС, ООС или друг компетентен орган по сигурността на съответната трета държава, в която е регистриран изпълнителят или бенефициерът.
Член 50
Работа с информация с ниво на класифиция за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED във връзка с класифицирани договори или класифицирани споразумения за безвъзмездно финансиране
1. Защитата на информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED, с която се работи или която се съхранява по класифицирани договори или споразумения за безвъзмездно финансиране, се основава на принципите на пропорционалността и разходната ефективност.
2. Във връзка с класифицирани договори или класифицирани споразумения за безвъзмездно финансиране, включващи работа с информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED или съхраняване на такава, не се изисква УСС или РДС.
3. Когато даден договор или споразумение за безвъзмездно финансиране включва работа с информация с ниво на класификация за сигурност RESTREINT UE/EU RESTRICTED в рамките на КИС, с която оперира изпълнител или бенефициер, възложителят или органът, отпускащ безвъзмездното финансиране, след като се консултира с органа по сигурността на Комисията, гарантира включването в договора или споразумението за безвъзмездно финансиране на необходимите технически и административни изисквания за акредитацията или одобряването на въпросната КИС, съизмерими с оценката на риска, като се вземат предвид всички приложими фактори. Обхватът на акредитацията или одобрението на такава КИС се договаря между органа по сигурността на Комисията и съответния НОС или ООС.
ГЛАВА 7
ОБМЕН НА КЛАСИФИЦИРАНА ИНФОРМАЦИЯ С ДРУГИ ИНСТИТУЦИИ, АГЕНЦИИ, ОРГАНИ И СЛУЖБИ НА СЪЮЗА, С ДЪРЖАВИ ЧЛЕНКИ, С ТРЕТИ ДЪРЖАВИ И МЕЖДУНАРОДНИ ОРГАНИЗАЦИИ
Член 51
Основни принципи
1. Когато Комисията или нейна служба установи необходимост от обмен на КИЕС с друга институция, агенция, орган или служба на Съюза или с трета държава или международна организация, се предприемат необходимите действия за създаване на подходяща правна или административна рамка, която може да включва споразумения за сигурността на информацията или административни договорености, които се сключват в съответствие с приложимите разпоредби.
2. Без да се засяга член 57, КИЕС се обменя с друга институция, агенция, орган или служба на Съюза или с трета държава или международна организация единствено ако е налице такава подходяща правна или административна рамка и ако има достатъчно гаранции, че институцията, агенцията, органът или службата на Съюза или третата държава или международната организация прилага равностойно основни принципи за защита на класифицираната информация.
Член 52
Обмен на КИЕС с други институции, агенции, органи и служби на Съюза
1. Преди да сключи административни договорености за обмен на КИЕС с друга институция, агенция, орган или служба на Съюза, Комисията иска гаранции, че съответната институция, агенция, орган или служба на Съюза:
а)
разполага с регулаторна рамка за защита на КИЕС, в която са посочени основни принципи и минимални стандарти, равностойни на установените с настоящото решение и правилата за неговото прилагане;
б)
прилага стандарти за сигурност и насоки по отношение на сигурността на персонала, физическата сигурност, управлението на КИЕС и сигурността комуникационните и информационните системи (КИС), гарантиращи ниво на защита на КИЕС равностойно на осигуряваното от Комисията;
в)
обозначава създадената от него информация като КИЕС.
2. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, в тясно сътрудничество с други компетентни отдели на Комисията, е водещата служба на Комисията при сключването на административни договорености за обмен на КИЕС с други институции, агенции, органи или служби.
3. По правило административните договорености се сключват чрез размяна на писма, подписани от генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ от името на Комисията.
4. Преди сключване на административна договореност за обмен на КИЕС органът по сигурността на Комисията извършва посещение за оценка на регулаторната рамка за защита на КИЕС и за да се увери в ефективността на мерките, прилагани за защита на КИЕС. Административната договореност влиза в сила и обменът на КИЕС започва само ако резултатът от това посещение за оценка е задоволителен и направените при него препоръки са изпълнени. Провеждат се редовни последващи посещения за проверка на спазването на административната договореност и дали съществуващите мерки за сигурност продължават да отговарят на договорените основни принципи и минимални стандарти.
5. В Комисията по правило регистратурата на КИЕС, която се управлява от генералния секретариат, е основният входен и изходен пункт при обмен на класифицирана информация с други институции, агенции, органи и служби на Съюза. При все това, когато това е по-целесъобразно за защитата на КИЕС по съображения, свързани със сигурността, организацията или оперативната дейност, като входни и изходни пунктове за класифицирана информация по въпроси от правомощията на съответните служби на Комисията действат местни регистратури на КИЕС, създадени в службите на Комисията в съответствие с настоящото решение.
6. Експертната група по сигурността на Комисията бива информирана за процеса на сключване на административни договорености по смисъла на параграф 2.
Член 53
Обмен на КИЕС с държави членки
1. КИЕС може да се обменя с държави членки и да им бъде разкривана, при условие че те защитават тази информация в съответствие с изискванията, приложими към класифицираната информация, обозначена с национален гриф за сигурност на съответното ниво по таблицата за съответствие на нивата на класификация за сигурност в Приложение I.
2. Когато държавите членки въвеждат в структурите или мрежите на Европейския съюз класифицирана информация, обозначена с национален гриф за сигурност, Комисията осигурява защита на тази информация в съответствие с изискванията, приложими към КИЕС на съответстващото ниво, съгласно съдържащата се в Приложение I таблица на съответствията на нивата на класификация за сигурност.
Член 54
Обмен на класифицирана информация с трети държави и международни организации
1. Когато Комисията установи наличие на дългосрочна необходимост от обмен на класифицирана информация с трети държави или международни организации, се предприемат необходимите мерки за установяване на подходяща правна или административна рамка за тази цел, която може да включва споразумения за сигурност и информация или административни споразумения, сключени в съответствие с приложимите разпоредби.
2. Споразуменията за сигурност на информацията и административните договорености, посочени в параграф 1, съдържат разпоредби, които гарантират, че когато трети държави или международни организации получават КИЕС, тя е защитена по начин, съответстващ на нейното ниво на класификация и отговарящ на минимални стандарти, равностойни на установените в настоящото решение.
3. Комисията може да сключва административни договорености в съответствие с член 56 когато нивото на класификация на КИЕС като правило не надвишава RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
4. Административните договорености за обмен на класифицирана информация, посочени в параграф 3, съдържат разпоредби, които гарантират, че когато трети държави или международни организации получават КИЕС, тя е защитена по начин, съответстващ на нейното ниво на класификация и отговарящ на минимални стандарти, равностойни на установените в настоящото решение. При сключването на споразумения за сигурност на информацията или административни договорености се провеждат консултации с Експертната група по сигурността на Комисията.
5. Решението да се предостави на трета държава или международна организация КИЕС, създадена в Комисията, се взема от службата на Комисията, която е създател на тази КИЕС, поотделно за всеки конкретен случай, в зависимост от естеството и съдържанието на тази информация, „необходимостта да се знае“ от получателя и предимствата, които това дава на Съюза. Ако исканата класифицирана информация или съдържащият се в нея изходен материал не са създадени от Комисията, службата на Комисията, която притежава тази класифицирана информация най-напред иска писмено съгласие за нейното предоставяне от създателя на информацията. В случай, че създателят на информацията не може да бъде установен, службата на Комисията, която притежава тази класифицирана информация поема неговите задължения след консултация с Експертната група по сигурността на Комисията.
Член 55
Споразумения за сигурност на информацията
1. Споразумения за сигурност на информацията с трети държави или международни организации се сключват в съответствие с разпоредбите на член 218 от ДФЕС.
2. Споразуменията за сигурност на информацията:
а)
установяват основните принципи и минималните стандарти, които уреждат обмена на класифицирана информация между Съюза и дадена трета държава или международна организация;
б)
предвиждат договорености за техническото изпълнение, които се постигат между компетентните органи по сигурността на съответните институции и органи на Съюза и компетентния орган по сигурността на въпросната трета държава или международна организация. Тези договорености отчитат нивото на защита, предоставено от прилаганите в съответната трета държава или международна организация разпоредби, структури и процедури за сигурност;
в)
предвиждат, преди да се пристъпи към обмен на класифицирана информация по въпросното споразумение, да бъде получено уверение, че получаващата страна е в състояние да защитава и да опазва предоставената ѝ информация по подходящ начин.
3. Когато бъде установена необходимост от обмен на класифицирана информация съгласно член 51, параграф 1, Комисията се консултира с Европейската служба за външна дейност, генералния секретариат на Съвета и други институции и органи на Съюза, ако е целесъобразно, за да определи дали да внесе в Съвета препоръка съгласно член 218, параграф 3 от ДФЕС.
4. КИЕС не се обменя с електронни средства, освен ако това не е изрично предвидено в споразумението за сигурност на информацията или в договореностите за техническото изпълнение.
5. В Комисията по правило регистратурата на КИЕС, която се управлява от генералния секретариат, е основният входен и изходен пункт при обмен на класифицирана информация с трети държави и международни организации. При все това, когато това е по-целесъобразно за защитата на КИЕС по съображения, свързани със сигурността, организацията или оперативната дейност, като входни и изходни пунктове за класифицирана информация по въпроси от правомощията на съответните служби на Комисията действат местни регистратури на КИЕС, създадени в службите на Комисията в съответствие с настоящото решение.
6. За оценка на ефективността на разпоредбите, структурите и процедурите за сигурност в съответната трета държава или международна организация Комисията участва в посещения за оценка в сътрудничество с други институции, агенции или органи на Съюза по взаимно споразумение със съответната трета държава или международна организация. При тези посещения за оценка се оценява:
а)
регулаторната рамка, приложима към защитата на класифицирана информация;
б)
специфични елементи на политиката за сигурност и начина, по който сигурността е организирана в третата държава или международната организация, които могат да окажат въздействие върху нивото на класифицираната информация, която може да бъде обменяна;
в)
въведените мерки и процедури за сигурност; и
г)
процедурите за разрешаване на достъп до нивото на КИЕС, която се предоставя.
Член 56
Административни договорености
1. Когато в контекста на политическата или правната рамка на Съюза е налице дългосрочна необходимост от обмен на информация с ниво на класификация за сигурност по правило не по-високо от RESTREINT UE/EU RESTRICTED с трета държава или международна организация и когато органът по сигурността на Комисията, след консултация с Експертната група по сигурността на Комисията, е установил, че въпросната договаряща страна не разполага с достатъчно развита система за сигурност, за да е възможно тя да встъпи в споразумение за сигурност на информацията, Комисията може да сключи административна договореност със съответните органи на въпросната трета държава или международна организация.
2. Такива административни договорености по правило се сключват чрез размяна на писма.
3. Преди сключването на договореност се провежда посещение за оценка. Експертната група по сигурността на Комисията бива информирана за резултата от посещението за оценка. В случай, че извънредни обстоятелства налагат спешен обмен на класифицирана информация, КИЕС може да бъде предоставена при условие че са положени всички усилия за провеждане на посещение за оценка в най-кратък срок.
4. КИЕС не се обменя чрез електронни средства, освен в случаите, когато това е изрично предвидено в административната договореност.
Член 57
Извънредно ad hoc предоставяне на КИЕС
1. Когато няма сключено споразумение за сигурност на информацията или административна договореност и когато Комисията или нейна служба установи извънредна необходимост в контекста на политическата или правната рамка на Съюза да бъде предоставена КИЕС на трета държава или на международна организация, органът по сигурността на Комисията, доколкото това е възможно, проверява чрез органите по сигурността на съответната трета държава или международна организация дали нейните разпоредби, структури и процедури по отношение на сигурността са такива, че предоставената ѝ КИЕС ще бъда защитена по стандарти не по-малко строги от установените с настоящото решение.
2. Решението да се предостави КИЕС на съответната трета държава или международна организация се взема, след консултация с Експертната група по сигурността на Комисията, по предложение от члена на Комисията, отговарящ за въпросите на сигурността.
3. След като Комисията вземе решение да предостави КИЕС и при условие че е получено писменото одобрение на създателя на информацията, включително създателите на съдържащите се в нея изходни материали, компетентният отдел на Комисията препраща съответната информация с обозначение, че подлежи на предоставяне, в което се посочва третата държава или международната организация, на която се предоставя. Преди или при самото предоставяне на КИЕС въпросната трета страна писмено потвърждава, че поема задължение за защита на получената от нея КИЕС в съответствие с основните принципи и минималните стандарти, установени в настоящото решение.
ГЛАВА 8
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 58
Замяна на предходно решение
С настоящото решение се отменя и заменя Решение 2001/844/ЕО, ЕОВС, Евратом на Комисията (14).
Член 59
Класифицирана информация, създадена преди влизането в сила на настоящото решение
1. Цялата КИЕС, класифицирана в съответствие с Решение 2001/844/ЕО, ЕОВС, Евратом продължава да бъде защитена съгласно съответните разпоредби от настоящото решение.
2. Цялата класифицирана информация, притежавана от Комисията на датата на влизане в сила на Решение 2001/844/ЕО, ЕОВС, Евратом, с изключение на класифицираната информация по Евратом:
а)
ако е създадена от Комисията, продължава по подразбиране да се счита за прекласифицирана с ниво на класификация RESTREINT UE, освен ако авторът ѝ не е решил да ѝ даде друго ниво на класификация до 31 януари 2002 г. и е информирал за това всички получатели на документа;
б)
ако е създадена от автори извън Комисията, запазва първоначалната си класификация и по този начин се третира като равностойна по степен КИЕС, освен ако авторът не даде съгласие за нейното декласифициране или понижаване на нивото ѝ на класификация.
Член 60
Правила за прилагане и насоки за сигурност
1. При необходимост Комисията приема отделно решение, с което оправомощава члена на Комисията, отговарящ за въпросите на сигурността, да приеме правила за прилагане на настоящото решение, при пълно спазване на вътрешния процедурен правилник.
2. След като бъде оправомощен чрез горепосоченото решение, членът на Комисията, отговарящ за въпросите на сигурността може да разработи насоки за сигурност, с които се установяват указания за сигурност и най-добри практики в обхвата на приложното поле на настоящото решение и правилата за неговото прилагане.
3. Комисията може да делегира задачите, упоменати в първия и втория параграф на настоящия член на генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ посредством отделно решение за делегиране, при пълно спазване на вътрешния процедурен правилник.
Член 61
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 13 март 2015 година.
COMMISSION DECISION (EU, Euratom) 2015/444
of 13 March 2015
on the security rules for protecting EU classified information
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 249 thereof,
Having regard to the Treaty establishing the European Atomic Energy Community, and in particular Article 106 thereof,
Having regard to the Protocol No 7 on the Privileges and Immunities of the European Union annexed to the Treaties, and in particular Article 18 thereof,
Whereas:
(1)
The Commission's security provisions regarding the protection of European Union Classified Information (EUCI) need to be reviewed and updated, taking into account institutional, organisational, operational and technological developments.
(2)
The European Commission has entered into instruments on security matters for its principal sites with the governments of Belgium, Luxembourg and Italy (1)
(3)
The Commission, the Council and the European External Action Service are committed to applying equivalent security standards for protecting EUCI.
(4)
It is important that, where appropriate, the European Parliament and other Union institutions, agencies, bodies or offices, are associated with the principles, standards and rules for protecting classified information which are necessary in order to protect the interests of the Union and its Member States.
(5)
Risk to EUCI shall be managed as a process. This process shall be aimed at determining known security risks, defining security measures to reduce such risks to an acceptable level in accordance with the basic principles and minimum standards set out in this Decision and at applying these measures in line with the concept of defence in depth. The effectiveness of such measures shall be continuously evaluated.
(6)
Within the Commission, physical security aimed at protecting classified information is the application of physical and technical protective measures intended to prevent unauthorised access to EUCI.
(7)
The management of EUCI is the application of administrative measures for controlling EUCI throughout its life-cycle to supplement the measures provided for in Chapters 2, 3 and 5 of this Decision and thereby help deter, detect and recover from deliberate or accidental compromise or loss of such information. Such measures relate in particular to the creation, storage, registration, copying, translation, downgrading, declassification, carriage and destruction of EUCI and they supplement the general rules on document management of the Commission (Decisions 2002/47/EC (2), ECSC, Euratom and 2004/563/EC, Euratom (3)).
(8)
The provision of this Decision shall be without prejudice to:
(a)
Regulation (Euratom) No 3 (4);
(b)
Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council (5);
(c)
Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council (6);
(d)
Council Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 (7),
HAS ADOPTED THIS DECISION:
CHAPTER 1
BASIC PRINCIPLES AND MINIMUM STANDARDS
Article 1
Definitions
For the purpose of this Decision, the following definitions shall apply:
(1)
‘Commission department’ means any Commission Directorate-General or service, or any Cabinet of a Member of the Commission;
(2)
‘cryptographic (Crypto) material’ means cryptographic algorithms, cryptographic hardware and software modules, and products including implementation details and associated documentation and keying material;
(3)
‘declassification’ means the removal of any security classification;
(4)
‘defence in depth’ means the application of a range of security measures organised as multiple layers of defence;
(5)
‘document’ means any recorded information regardless of its physical form or characteristics;
(6)
‘downgrading’ means a reduction in the level of security classification;
(7)
‘handling’ of EUCI means all possible actions to which EUCI may be subject throughout its life-cycle. It comprises its creation, registration, processing, carriage, downgrading, declassification and destruction. In relation to Communication and Information Systems (CIS) it also comprises its collection, display, transmission and storage;
(8)
‘holder’ means a duly authorised individual with an established need-to-know who is in possession of an item of EUCI and is accordingly responsible for protecting it;
(9)
‘implementing rules’ means any set of rules or security notices adopted in accordance with Chapter 5 of Commission Decision (EU, Euratom) 2015/443 (8);
(10)
‘material’ means any medium, data carrier or item of machinery or equipment, either manufactured or in the process of manufacture;
(11)
‘originator’ means the Union institution, agency or body, Member State, third state or international organisation under whose authority classified information has been created and/or introduced into the Union's structures;
(12)
‘premises’ means any immovable or assimilated property and possessions of the Commission;
(13)
‘security risk management process’ means the entire process of identifying, controlling and minimising uncertain events that may affect the security of an organisation or of any of the systems it uses. It covers the entirety of risk-related activities, including assessment, treatment, acceptance and communication;
(14)
‘Staff Regulations’ means the Staff Regulations of officials of the European Union and the Conditions of Employment of other servants of the European Union, as laid down by Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 of the Council (9);
(15)
‘threat’ means a potential cause of an unwanted incident which may result in harm to an organisation or any of the systems it uses; such threats may be accidental or deliberate (malicious) and are characterised by threatening elements, potential targets and attack methods;
(16)
‘vulnerability’ means a weakness of any nature that can be exploited by one or more threats. A vulnerability may be an omission or it may relate to a weakness in controls in terms of their strength, completeness or consistency and may be of a technical, procedural, physical, organisational or operational nature.
Article 2
Subject matter and scope
1. This Decision lays down the basic principles and minimum standards of security for protecting EUCI.
2. This Decision shall apply to all Commission departments and in all premises of the Commission.
3. Notwithstanding any specific indications concerning particular groups of staff, this Decision shall apply to the Members of the Commission, to Commission staff under the scope of the Staff Regulations and of the Conditions of Employment of other servants of the European Communities to national experts seconded to the Commission (SNEs), to service providers and their staff, to trainees and to any individual with access to Commission buildings or other assets, or to information handled by the Commission.
4. The provisions of this Decision shall be without prejudice to Decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom and Decision 2004/563/EC, Euratom.
Article 3
Definition of EUCI, security classifications and markings
1. ‘European Union classified information’ (EUCI) means any information or material designated by an EU security classification, the unauthorised disclosure of which could cause varying degrees of prejudice to the interests of the European Union or of one or more of the Member States.
2. EUCI shall be classified at one of the following levels:
(a) TRES SECRET UE/EU TOP SECRET: information and material the unauthorised disclosure of which could cause exceptionally grave prejudice to the essential interests of the European Union or of one or more of the Member States;
(b) SECRET UE/EU SECRET: information and material the unauthorised disclosure of which could seriously harm the essential interests of the European Union or of one or more of the Member States;
(c) CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL: information and material the unauthorised disclosure of which could harm the essential interests of the European Union or of one or more of the Member States;
(d) RESTREINT UE/EU RESTRICTED: information and material the unauthorised disclosure of which could be disadvantageous to the interests of the European Union or of one or more of the Member States.
3. EUCI shall bear a security classification marking in accordance with paragraph 2. It may bear additional markings, which are not classification markings, but are intended to designate the field of activity to which it relates, identify the originator, limit distribution, restrict use or indicate releasability.
Article 4
Classification management
1. Each Member of the Commission or Commission department shall ensure that EUCI it creates, is appropriately classified, clearly identified as EUCI and retains its classification level for only as long as necessary.
2. Without prejudice to Article 26 below, EUCI shall not be downgraded or declassified nor shall any of the security classification markings referred to in Article 3(2) be modified or removed without the prior written consent of the originator.
3. Where appropriate, implementing rules on handling EUCI, including a practical classification guide, shall be adopted in accordance with Article 60 below.
Article 5
Protection of classified information
1. EUCI shall be protected in accordance with this Decision and its implementing rules.
2. The holder of any item of EUCI shall be responsible for protecting it, in accordance with this Decision and its implementing rules, according to the rules laid out in Chapter 4 below.
3. Where Member States introduce classified information bearing a national security classification marking into the structures or networks of the Commission, the Commission shall protect that information in accordance with the requirements applicable to EUCI at the equivalent level, as set out in the table of equivalence of security classifications contained in Annex I.
4. An aggregate of EUCI may warrant a level of protection corresponding to a higher classification than that of its individual components.
Article 6
Security risk management
1. Security measures for protecting EUCI throughout its life-cycle shall be commensurate in particular with its security classification, the form and the volume of the information or material, the location and construction of facilities housing EUCI and the locally assessed threat of malicious and/or criminal activities, including espionage, sabotage and terrorism.
2. Contingency plans shall take account of the need to protect EUCI during emergency situations in order to prevent unauthorised access, disclosure or loss of integrity or availability.
3. Preventive and recovery measures to minimise the impact of major failures or incidents on the handling and storage of EUCI shall be included in all services' business continuity plans.
Article 7
Implementation of this Decision
1. Where necessary, implementing rules to supplement or support this Decision shall be adopted in accordance with Article 60 below.
2. The Commission departments shall take all necessary measures falling under their responsibility in order to ensure that, when handling or storing EUCI or any other classified information, this Decision and the relevant implementing rules are applied.
3. The security measures taken in implementation of this Decision shall be compliant with the principles for security in the Commission laid down in Article 3 of Decision (EU, Euratom) 2015/443.
4. The Director-General for Human Resources and Security shall set up the Commission Security Authority within the Directorate-General for Human Resources and Security. The Commission Security Authority shall have the responsibilities assigned to it by this Decision and its implementing rules.
5. Within each Commission department, the Local Security Officer (LSO), as referred to in Article 20 of Decision (EU, Euratom) 2015/443, shall have the following overall responsibilities for protecting EUCI in accordance with this Decision, in close cooperation with the Directorate-General for Human Resources and Security:
(a)
managing requests for security authorisations for staff;
(b)
contributing to security training and awareness briefings;
(c)
supervising the department's Registry Control Officer (RCO);
(d)
reporting on breaches of security and compromise of EUCI;
(e)
holding spare keys and a written record of each combination setting;
(f)
assuming other tasks related to the protection of EUCI or defined by implementing rules.
Article 8
Breaches of security and compromise of EUCI
1. A breach of security occurs as the result of an act or omission by an individual which is contrary to the security rules laid down in this Decision and its implementing rules.
2. Compromise of EUCI occurs when, as a result of a breach of security, it has wholly or in part been disclosed to unauthorised persons.
3. Any breach or suspected breach of security shall be reported immediately to the Commission Security Authority.
4. Where it is known or where there are reasonable grounds to assume that EUCI has been compromised or lost, a security inquiry shall be conducted in accordance with Article 13 of Decision (EU, Euratom) 2015/443.
5. All appropriate measures shall be taken to:
(a)
inform the originator;
(b)
ensure that the case is investigated by personnel not immediately concerned with the breach in order to establish the facts;
(c)
assess the potential damage caused to the interests of the Union or of the Member States;
(d)
take appropriate measures to prevent a recurrence; and
(e)
notify the appropriate authorities of the action taken.
6. Any individual who is responsible for a breach of the security rules laid down in this Decision may be liable to disciplinary action in accordance with the Staff regulations. Any individual who is responsible for compromising or losing EUCI shall be liable to disciplinary and/or legal action in accordance with the applicable laws, rules and regulations.
CHAPTER 2
PERSONNEL SECURITY
Article 9
Definitions
For the purpose of this Chapter, the following definitions apply:
(1)
‘authorisation for access to EUCI’ means a decision by the Commission Security Authority taken on the basis of an assurance given by a competent authority of a Member State that a Commission official, other servant or seconded national expert may, provided his ‘need-to-know’ has been determined and he has been appropriately briefed on his responsibilities, be granted access to EUCI up to a specified level (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above) until a specified date; the individual thus described is said to be ‘security authorised’.
(2)
‘personnel security authorisation’ is the application of measures to ensure that access to EUCI is granted only to individuals who have:
(a)
a need-to-know;
(b)
been security authorised to the relevant level, where appropriate; and
(c)
been briefed on their responsibilities.
(3)
‘Personnel Security Clearance’ (PSC) means a statement by a competent authority of a Member State which is made following completion of a security investigation conducted by the competent authorities of a Member State and which certifies that an individual may, provided his ‘need-to-know’ has been determined and he has been appropriately briefed on his responsibilities, be granted access to EUCI up to a specified level (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above) until a specified date;
(4)
‘Personnel Security Clearance Certificate’ (PSCC) means a certificate issued by a competent authority establishing that an individual holds a valid security clearance or a security authorisation issued by the Commission Security Authority and which shows the level of EUCI to which that individual may be granted access (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above), the period of validity of the relevant security clearance or authorisation and the date of expiry of the certificate itself.
(5)
‘security investigation’ means the investigative procedures conducted by the competent authority of a Member State in accordance with its national laws and regulations in order to obtain an assurance that nothing adverse is known which would prevent an individual from being granted a security clearance up to a specified level (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above).
Article 10
Basic Principles
1. An individual shall only be granted access to EUCI after
(1)
his need-to-know has been determined;
(2)
he has been briefed on the security rules for protecting EUCI and the relevant security standards and guidelines, and has acknowledged his responsibilities with regard to protecting such information;
(3)
for information classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL and above, he has been security authorised to the relevant level or is otherwise duly authorised by virtue of his functions in accordance with national laws and regulations.
2. All individuals whose duties may require them to have access to EUCI classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above shall be security authorised to the relevant level before being granted access to such EUCI. The individual concerned shall consent in writing to being submitted to the personnel security clearance procedure. Failure to do so shall mean that the individual cannot be assigned to a post, function or task which involves access to information classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above.
3. Personnel security clearance procedures shall be designed to determine whether an individual, taking into account his loyalty, trustworthiness and reliability, may be authorised to access EUCI.
4. The loyalty, trustworthiness and reliability of an individual for the purposes of being security cleared for access to information classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above shall be determined by means of a security investigation conducted by the competent authorities of a Member State in accordance with its national laws and regulations.
5. The Commission Security Authority shall be solely responsible for liaising with the national security authorities (‘NSAs’) or other competent national authorities in the context of all security clearance issues. All contacts between Commission services and their staff and the NSAs and other competent authorities shall be conducted through the Commission Security Authority.
Article 11
Security authorisation procedure
1. Each Director-General or head of service within the Commission shall identify the positions within his department for which the holders need to access information classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above to perform their duties and so need to be security authorised.
2. As soon as it is known that an individual will be appointed to a position requiring access to information classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above, the LSO of the Commission department concerned shall inform the Commission Security Authority, which shall transmit to the individual the security clearance questionnaire issued by the NSA of the Member State under whose nationality the individual has been appointed as a staff member of the European institutions. The individual shall consent in writing to being submitted to the security clearance procedure and return the completed questionnaire within the shortest deadline to the Commission Security Authority.
3. The Commission Security Authority shall forward the completed security clearance questionnaire to the NSA of the Member State under whose nationality the individual has been appointed as a staff member of the European institutions, requesting that a security investigation be undertaken for the level of EUCI to which the individual will require access.
4. Where information relevant to a security investigation is known to the Commission Security Authority concerning an individual who has applied for a security clearance, the Commission Security Authority, acting in accordance with the relevant rules and regulations, shall notify the competent NSA thereof.
5. Following completion of the security investigation, and as soon as possible after having been notified by the relevant NSA of its overall assessment of the findings of the security investigation, the Commission Security Authority:
(a)
may grant an authorisation for access to EUCI to the individual concerned and authorise access to EUCI up to the relevant level until a date specified by him but for a maximum of 5 years, where the security investigation results in an assurance that nothing adverse is known which would call into question the loyalty, trustworthiness and reliability of the individual;
(b)
shall, where the security investigation does not result in such an assurance, in accordance with the relevant rules and regulations, notify the individual concerned, who may ask to be heard by the Commission Security Authority, who in turn may ask the competent NSA for any further clarification it can provide according to its national laws and regulations. If the outcome of the security investigation is confirmed, the authorisation for access to EUCI shall not be issued.
6. The security investigation together with the results obtained shall be subject to the relevant laws and regulations in force in the Member State concerned, including those concerning appeals. Decisions by the Commission Security Authority shall be subject to appeals in accordance with the Staff Regulations.
7. The Commission shall accept the authorisation for access to EUCI granted by any other Union institution, body or agency provided it remains valid. Authorisations shall cover any assignment by the individual concerned within the Commission. The Union institution, body or agency in which the individual is taking up employment will notify the relevant NSA of the change of employer.
8. If an individual's period of service does not commence within 12 months of the notification of the outcome of the security investigation to the Commission Security Authority, or if there is a break of 12 months in an individual's service, during which time he has not been employed by the Commission or by any other Union Institution, body or agency, or in a position with a national administration of a Member State, the Commission Security Authority shall refer the matter to the relevant NSA for confirmation that the security clearance remains valid and appropriate.
9. Where information becomes known to the Commission Security Authority concerning a security risk posed by an individual who holds a valid security authorisation, the Security Authority, acting in accordance with the relevant rules and regulations, shall notify the competent NSA thereof.
10. Where an NSA notifies the Commission Security Authority of the withdrawal of an assurance given in accordance with paragraph 5(a) for an individual who holds a valid authorisation for access to EUCI, the Commission Security Authority may ask for any clarification the NSA can provide according to its national laws and regulations. If the adverse information is confirmed by the relevant NSA, the security authorisation shall be withdrawn and the individual shall be excluded from access to EUCI and from positions where such access is possible or where he might endanger security.
11. Any decision to withdraw or suspend an authorisation for access to EUCI from any individual falling under the scope of this Decision, and, where appropriate, the reasons for doing so, shall be notified to the individual concerned, who may ask to be heard by the Commission Security Authority. Information provided by an NSA shall be subject to the relevant laws and regulations in force in the Member State concerned. Decisions made in this context by the Commission Security Authority shall be subject to appeals in accordance with the Staff Regulations.
12. Commission departments shall make sure that national experts seconded to them for a position requiring security authorisation to access EUCI shall present, prior to taking up their assignment, a valid PSC or Personnel Security Clearance Certificate (‘PSCC’), according to national law and regulations, to the Commission Security Authority, who, on the basis thereof, will grant a security authorisation for access to EUCI up to the level equivalent to the one referred to in the national security clearance, with a maximum validity for the duration of their assignment.
13. The Members of the Commission, who have access to EUCI by virtue of their functions on the basis of the Treaty, shall be briefed on their security obligations in respect of protecting EUCI.
14. Records of security clearances and authorisations granted for access to EUCI shall be maintained by the Commission Security Authority in accordance with this Decision. These records shall contain as a minimum the level of EUCI to which the individual may be granted access, the date of issue of the security clearance and its period of validity.
15. The Commission Security Authority may issue a PSCC showing the level of EUCI to which the individual may be granted access (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above), the date of validity of the relevant authorisation for access to EUCI and the date of expiry of the certificate itself.
16. After the initial granting of security authorisations and provided that the individual has had uninterrupted service with the European Commission or another Union Institution, body or agency and has a continuing need for access to EUCI, the security authorisation for access to EUCI shall be reviewed for renewal, as a general rule, every five years from the date of notification of the outcome of the last security investigation on which it was based.
17. The Commission Security Authority may extend the validity of the existing security authorisation for a period of up to 12 months, if no adverse information has been received from the relevant NSA or other competent national authority within a period of two months from the date of transmission of the request for renewal and the corresponding security clearance questionnaire. If, at the end of this 12-month period, the relevant NSA or other competent national authority has not notified the Commission Security Authority of its opinion, the individual shall be assigned to duties which do not require a security authorisation.
Article 12
Security authorisation briefings
1. After having participated in the security authorisation briefing organised by the Commission Security Authority, all individuals who have been security authorised shall acknowledge in writing that they have understood their obligations in respect of protecting EUCI and the consequences if EUCI is compromised. A record of such a written acknowledgement shall be kept by the Commission Security Authority.
2. All individuals who are authorised to have access to, or required to handle EUCI, shall initially be made aware, and periodically briefed on the threats to security and must report immediately to the Commission Security Authority any approach or activity that they consider suspicious or unusual.
3. All individuals who cease to be employed in duties requiring access to EUCI shall be made aware of, and where appropriate acknowledge in writing, their obligations in respect of the continued protection of EUCI.
Article 13
Temporary security authorisations
1. In exceptional circumstances, where duly justified in the interests of the service and pending completion of a full security investigation, the Commission Security Authority, may, after consulting the NSA of the Member State of which the individual is a national and subject to the outcome of preliminary checks to verify that no relevant adverse information is known, grant a temporary authorisation for individuals to access EUCI for a specific function, without prejudice to the provisions regarding renewal of security clearances. Such temporary authorisations for access to EUCI shall be valid for a single period not exceeding six months and shall not permit access to information classified TRES SECRET UE/EU TOP SECRET.
2. After having been briefed in accordance with Article 12(1), all individuals who have been granted a temporary authorisation shall acknowledge in writing that they have understood their obligations in respect of protecting EUCI and the consequences if EUCI is compromised. A record of such a written acknowledgement shall be kept by the Commission Security Authority
Article 14
Attendance at classified meetings organised by the Commission
1. Commission departments responsible for organising meetings at which information classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above is discussed shall, through their LSO or through the meeting organiser, inform the Commission Security Authority well in advance of the dates, times, venue and participants of such meetings.
2. Subject to the provisions of Article 11(13), individuals assigned to participate in meetings organised by the Commission at which information classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above is discussed, may only do so upon confirmation of their security clearance or security authorisation status. Access to such classified meetings shall be denied to individuals for whom the Commission Security Authority has not seen a PSCC or other proof of security clearance, or, to participants of the Commission who are not in possession of a security authorisation.
3. Before organising a classified meeting, the responsible meeting organiser or the LSO of the Commission department organising the meeting, shall request external participants to provide the Commission Security Authority a PSCC or other proof of security clearance. The Commission Security Authority shall inform the LSO or the meeting organiser of PSCC or other proof of PSC received. Where applicable, a consolidated list of names may be used, giving the relevant proof of security clearance.
4. Where the Commission Security Authority is informed by the competent authorities that a PSC has been withdrawn from an individual whose duties require attendance at meetings organised by the Commission, the Commission Security Authority shall notify the LSO of the Commission department responsible for organising the meeting.
Article 15
Potential Access to EUCI
Couriers, guards and escorts shall be security authorised to the appropriate level or otherwise appropriately investigated in accordance with national laws and regulations, be briefed on security procedures for protecting EUCI and be instructed on their duties for protecting such information entrusted to them.
CHAPTER 3
PHYSICAL SECURITY AIMED AT PROTECTING CLASSIFIED INFORMATION
Article 16
Basic principles
1. Physical security measures shall be designed to deny surreptitious or forced entry by an intruder, to deter, impede and detect unauthorised actions and to allow for segregation of personnel in their access to EUCI on a need-to-know basis. Such measures shall be determined based on a risk management process, in accordance with this Decision and its implementing rules.
2. In particular, physical security measures shall be designed to prevent unauthorised access to EUCI by:
(a)
ensuring that EUCI is handled and stored in an appropriate manner;
(b)
allowing for segregation of personnel in terms of access to EUCI on the basis of their need-to-know and, where appropriate, their security authorisation;
(c)
deterring, impeding and detecting unauthorised actions; and
(d)
denying or delaying surreptitious or forced entry by intruders.
3. Physical security measures shall be put in place for all premises, buildings, offices, rooms and other areas in which EUCI is handled or stored, including areas housing communication and information systems as referred to in Chapter 5.
4. Areas in which EUCI classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above is stored shall be established as Secured Areas in accordance with this Chapter and accredited by the Commission Security Accreditation Authority.
5. Only equipment or devices approved by the Commission Security Authority shall be used for protecting EUCI at the level CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above.
Article 17
Physical security requirements and measures
1. Physical security measures shall be selected on the basis of a threat assessment made by the Commission Security Authority, where appropriate in consultation with other Commission departments, other Union institutions, agencies or bodies and/or competent authorities in the Member States. The Commission shall apply a risk management process for protecting EUCI on its premises to ensure that a commensurate level of physical protection is afforded against the assessed risk. The risk management process shall take account of all relevant factors, in particular:
(a)
the classification level of EUCI;
(b)
the form and volume of EUCI, bearing in mind that large quantities or a compilation of EUCI may require more stringent protective measures to be applied;
(c)
the surrounding environment and structure of the buildings or areas housing EUCI; and
(d)
the assessed threat from intelligence services which target the Union, its institutions, bodies or agencies, or the Member States and from sabotage, terrorist, subversive or other criminal activities.
2. The Commission Security Authority, applying the concept of defence in depth, shall determine the appropriate combination of physical security measures to be implemented. To that effect, the Commission Security Authority shall develop minimum standards, norms and criteria, set out in implementing rules.
3. The Commission Security Authority is authorised to conduct entry and exit searches to act as a deterrent to the unauthorised introduction of material or the unauthorised removal of EUCI from premises or buildings.
4. When EUCI is at risk of being overlooked, even accidentally, the Commission departments concerned shall take the appropriate measures, as defined by the Commission Security Authority, to counter this risk.
5. For new facilities, physical security requirements and their functional specifications shall be defined in consent with the Commission Security Authority as part of the planning and design of the facilities. For existing facilities, physical security requirements shall be implemented in accordance with the minimum standards, norms and criteria set out in implementing rules.
Article 18
Equipment for the physical protection of EUCI
1. Two types of physically protected areas shall be established for the physical protection of EUCI:
(a)
Administrative Areas; and
(b)
Secured Areas (including technically Secured Areas).
2. The Commission Security Accreditation Authority shall establish that an area meets the requirements to be designated as an Administrative Area, a Secured Area or a technically Secured Area.
3. For Administrative Areas:
(a)
a visibly defined perimeter shall be established which allows individuals and, where possible, vehicles to be checked;
(b)
unescorted access shall be granted only to individuals who are duly authorised by the Commission Security Authority or any other competent authority; and
(c)
all other individuals shall be escorted at all times or be subject to equivalent controls.
4. For Secured Areas:
(a)
a visibly defined and protected perimeter shall be established through which all entry and exit is controlled by means of a pass or personal recognition system;
(b)
unescorted access shall be granted only to individuals who are security-cleared and specifically authorised to enter the area on the basis of their need-to-know;
(c)
all other individuals shall be escorted at all times or be subject to equivalent controls.
5. Where entry into a Secured Area constitutes, for all practical purposes, direct access to the classified information contained in it, the following additional requirements shall apply:
(a)
the level of highest security classification of the information normally held in the area shall be clearly indicated;
(b)
all visitors shall require specific authorisation to enter the area, shall be escorted at all times and shall be appropriately security cleared unless steps are taken to ensure that no access to EUCI is possible.
6. Secured Areas protected against eavesdropping shall be designated technically Secured Areas. The following additional requirements shall apply:
(a)
such areas shall be equipped with an Intrusion Detection System (‘IDS’), be locked when not occupied and be guarded when occupied. Any keys shall be managed in accordance with Article 20;
(b)
all persons and material entering such areas shall be controlled;
(c)
such areas shall be regularly physically and/or technically inspected by the Commission Security Authority. Such inspections shall also be conducted following any unauthorised entry or suspicion of such entry; and
(d)
such areas shall be free of unauthorised communication lines, unauthorised telephones or other unauthorised communication devices and electrical or electronic equipment.
7. Notwithstanding point (d) of paragraph 6, before being used in areas where meetings are held or work is being performed involving information classified SECRET UE/EU SECRET and above, and where the threat to EUCI is assessed as high, any communications devices and electrical or electronic equipment shall first be examined by the Commission Security Authority to ensure that no intelligible information can be inadvertently or illicitly transmitted by such equipment beyond the perimeter of the Secured Area.
8. Secured Areas which are not occupied by duty personnel on a 24-hour basis shall, where appropriate, be inspected at the end of normal working hours and at random intervals outside normal working hours, unless an IDS is in place.
9. Secured Areas and technically Secured Areas may be set up temporarily within an Administrative Area for a classified meeting or any other similar purpose.
10. The LSO of the Commission department concerned shall draw up Security Operating Procedures (SecOPs) for each Secured Area under his responsibility stipulating, in accordance with the provisions of this Decision and its implementing rules:
(a)
the level of EUCI which may be handled and stored in the area;
(b)
the surveillance and protective measures to be maintained;
(c)
the individuals authorised to have unescorted access to the area by virtue of their need-to-know and security authorisation;
(d)
where appropriate, the procedures for escorts or for protecting EUCI when authorising any other individuals to access the area;
(e)
any other relevant measures and procedures.
11. Strong rooms shall be constructed within Secured Areas. The walls, floors, ceilings, windows and lockable doors shall be approved by the Commission Security Authority and afford protection equivalent to a security container approved for the storage of EUCI of the same classification level.
Article 19
Physical protective measures for handling and storing EUCI
1. EUCI which is classified RESTREINT UE/EU RESTRICTED may be handled:
(a)
in a Secured Area,
(b)
in an Administrative Area provided the EUCI is protected from access by unauthorised individuals, or
(c)
outside a Secured Area or an Administrative Area provided the holder carries the EUCI in accordance with Article 31 and has undertaken to comply with compensatory measures, set out in implementing measures, to ensure that EUCI is protected from access by unauthorised persons.
2. EUCI which is classified RESTREINT UE/EU RESTRICTED shall be stored in suitable locked office furniture in an Administrative Area or a Secured Area. It may temporarily be stored outside an Administrative Area or a Secured Area provided the holder has undertaken to comply with compensatory measures laid down in implementing rules.
3. EUCI which is classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or SECRET UE/EU SECRET may be handled:
(a)
in a Secured Area;
(b)
in an Administrative Area provided the EUCI is protected from access by unauthorised individuals; or
(c)
outside a Secured Area or an Administrative Area provided the holder:
(i)
has undertaken to comply with compensatory measures, set out in implementing rules, to ensure the EUCI is protected from access by unauthorised persons;
(ii)
keeps the EUCI at all times under his personal control; and
(iii)
in the case of documents in paper form, has notified the relevant registry of the fact.
4. EUCI which is classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL and SECRET UE/EU SECRET shall be stored in a Secured Area in a security container or a strong room.
5. EUCI which is classified TRES SECRET UE/EU TOP SECRET shall be handled in a Secured Area, set up and maintained by the Commission Security Authority, and accredited to that level by the Commission Security Accreditation Authority.
6. EUCI which is classified TRES SECRET UE/EU TOP SECRET shall be stored in a Secured Area, accredited to that level by the Commission Security Accreditation Authority, under one of the following conditions:
(a)
in a security container in accordance with the provisions of Article 18 with one or more of the following supplementary controls:
(1)
continuous protection or verification by cleared security staff or duty personnel;
(2)
an approved IDS in combination with security response personnel;
or
(b)
in an IDS-equipped strong room in combination with security response personnel.
Article 20
Management of keys and combinations used for protecting EUCI
1. Procedures for managing keys and combination settings for offices, rooms, strong rooms and security containers shall be laid down in implementing rules according to Article 60 below. Such procedures shall be intended to guard against unauthorised access.
2. Combination settings shall be committed to memory by the smallest possible number of individuals needing to know them. Combination settings for security containers and strong rooms storing EUCI shall be changed:
(a)
on receipt of a new container;
(b)
whenever there is a change in personnel knowing the combination;
(c)
whenever a compromise has occurred or is suspected;
(d)
when a lock has undergone maintenance or repair; and
(e)
at least every 12 months.
CHAPTER 4
MANAGEMENT OF EU CLASSIFIED INFORMATION
Article 21
Basic principles
1. All EUCI documents should be managed in compliance with the Commission's policy on document management and consequently should be registered, filed, preserved and finally eliminated, sampled or transferred to the Historical Archives in accordance with the common Commission-level retention list for European Commission files.
2. Information classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above shall be registered for security purposes prior to distribution and on receipt. Information classified TRES SECRET UE/EU TOP SECRET shall be registered in designated registries.
3. Within the Commission, a EUCI registry system shall be set up in accordance with the provisions of Article 27.
4. Commission departments and premises where EUCI is handled or stored shall be subject to regular inspection by the Commission Security Authority.
5. EUCI shall be conveyed between services and premises outside physically protected areas as follows:
(a)
as a general rule, EUCI shall be transmitted by electronic means protected by cryptographic products approved in accordance with Chapter 5;
(b)
when the means referred to in point (a) are not used, EUCI shall be carried either:
(i)
on electronic media (e.g. USB sticks, CDs, hard drives) protected by cryptographic products approved in accordance with Chapter 5; or
(ii)
in all other cases, as prescribed in implementing rules.
Article 22
Classifications and markings
1. Information shall be classified where it requires protection with regard to its confidentiality, in accordance with Article 3(1).
2. The originator of EUCI shall be responsible for determining the security classification level, in accordance with the relevant implementing rules, standards and guidelines regarding classification, and for the initial dissemination of the information.
3. The classification level of EUCI shall be determined in accordance with Article 3(2) and with the relevant implementing rules.
4. The security classification shall be clearly and correctly indicated, regardless of whether the EUCI is on paper, oral, electronic or in any other form.
5. Individual parts of a given document (i.e. pages, paragraphs, sections, annexes, appendices, attachments and enclosures) may require different classifications and be marked accordingly, including when stored in electronic form.
6. The overall classification level of a document or file shall be at least as high as that of its most highly classified component. When information from various sources is collated, the final product shall be reviewed to determine its overall security classification level, since it may warrant a higher classification than its component parts.
7. To the extent possible, documents containing parts with different classification levels shall be structured so that parts with a different classification level may be easily identified and detached if necessary.
8. The classification of a letter or note covering enclosures shall be as high as the highest classification of its enclosures. The originator shall indicate clearly at which level it is classified when detached from its enclosures by means of an appropriate marking, e.g.:
CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL
Without attachment(s) RESTREINT UE/EU RESTRICTED
Article 23
Markings
In addition to one of the security classification markings set out in Article 3(2), EUCI may bear additional markings, such as:
(a)
an identifier to designate the originator;
(b)
any caveats, code-words or acronyms specifying the field of activity to which the document relates, a particular distribution on a need-to-know basis or restrictions on use;
(c)
releasability markings;
(d)
where applicable, the date or specific event after which it may be downgraded or declassified.
Article 24
Abbreviated classification markings
1. Standardised abbreviated classification markings may be used to indicate the classification level of individual paragraphs of a text. Abbreviations shall not replace the full classification markings.
2. The following standard abbreviations may be used within EU classified documents to indicate the classification level of sections or blocks of text of less than a single page:
TRES SECRET UE/EU TOP SECRET
TS-UE/EU-TS
SECRET UE/EU SECRET
S-UE/EU-S
CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL
C-UE/EU-C
RESTREINT UE/EU RESTRICTED
R-UE/EU-R
Article 25
Creation of EUCI
1. When creating an EU classified document:
(a)
each page shall be marked clearly with the classification level;
(b)
each page shall be numbered;
(c)
the document shall bear a registration number and a subject, which is not itself classified information, unless it is marked as such;
(d)
the document shall be dated;
(e)
documents classified SECRET UE/EU SECRET or above shall bear a copy number on every page, if they are to be distributed in several copies.
2. Where it is not possible to apply paragraph 1 to EUCI, other appropriate measures shall be taken in accordance with implementing rules.
Article 26
Downgrading and declassification of EUCI
1. At the time of its creation, the originator shall indicate, where possible, whether EUCI can be downgraded or declassified on a given date or following a specific event.
2. Each Commission department shall regularly review EUCI for which it is the originator to ascertain whether the classification level still applies. A system to review the classification level of registered EUCI which has originated in the Commission no less frequently than every five years shall be established by implementing rules. Such a review shall not be necessary where the originator has indicated from the outset that the information will automatically be downgraded or declassified and the information has been marked accordingly.
3. Information classified RESTREINT UE/EU RESTRICTED having originated in the Commission will be considered to be automatically declassified after thirty years, in accordance with Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 as amended by Council Regulation (EC, Euratom) No 1700/2003 (10).
Article 27
EUCI registry system in the Commission
1. Without prejudice to Article 52 paragraph 5 below, in each Commission department in which EUCI is handled or stored at the level of CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL and SECRET UE/EU SECRET, a responsible local EUCI registry shall be identified to ensure that EUCI is handled in accordance with this Decision.
2. The EUCI registry managed by the Secretariat-General shall be the Commission's Central EUCI Registry. It shall act as:
-
the Local EUCI Registry for the Commission's Secretariat-General,
-
the EUCI registry for the private offices of Members of the Commission, unless these have a designated local EUCI registry,
-
the EUCI registry for Directorates-General or services which do not have a local EUCI registry,
-
the main point of entry and exit for all information classified RESTREINT UE/EU RESTRICTED and up to including SECRET UE/EU SECRET exchanged between the Commission and its services and third States and international organisations, and, when provided for in specific arrangements, for other Union institutions, agencies and bodies.
3. Within the Commission, a registry shall be designated by the Commission Security Authority to act as the central receiving and dispatching authority for information classified TRES SECRET UE/EU TOP SECRET. Where necessary, subordinate registries may be designated to handle that information for registration purposes.
4. The subordinate registries may not transmit TRES SECRET UE/EU TOP SECRET documents directly to other subordinate registries of the same central TRES SECRET UE/EU TOP SECRET registry or externally without the express written approval of the latter.
5. EUCI registries shall be established as Secured Areas as defined in Chapter 3, and accredited by the Commission's Security Accreditation Authority (SAA).
Article 28
Registry control officer
1. Each EUCI registry shall be managed by a Registry Control Officer (‘RCO’).
2. The RCO shall be appropriately security-cleared.
3. The RCO shall be subject to the supervision of the LSO within the Commission department, as far as the application of the provisions regarding the handling of EUCI documents and compliance with the relevant security rules, standards and guidelines is concerned.
4. Within his responsibility for managing the EUCI Registry to which he has been assigned, the RCO shall assume the following overall tasks in accordance with this Decision and the relevant implementing rules, standards and guidelines:
-
manage operations relating to the registration, preservation, reproduction, translation, transmission, dispatch and destruction or transfer to the historical archives service of EUCI,
-
verify periodically the need to maintain the classification of information,
-
assume any other tasks related to the protection of EUCI defined in implementing rules.
Article 29
Registration of EUCI for security purposes
1. For the purposes of this Decision, registration for security purposes (hereinafter referred to as ‘registration’) means the application of procedures which record the life-cycle of EUCI, including its dissemination.
2. All information or material classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL and above shall be registered in designated registries when it is received in or dispatched from an organisational entity.
3. When EUCI is handled or stored using a Communication and Information System (CIS), registration procedures may be performed by processes within the CIS itself.
4. More detailed provisions concerning the registration of EUCI for security purposes shall be laid down in implementing rules.
Article 30
Copying and translating EU classified documents
1. TRES SECRET UE/EU TOP SECRET documents shall not be copied or translated without the prior written consent of the originator.
2. Where the originator of documents classified SECRET UE/EU SECRET and below has not imposed caveats on their copying or translation, such documents may be copied or translated on instruction from the holder.
3. The security measures applicable to the original document shall apply to copies and translations thereof.
Article 31
Carriage of EUCI
1. EUCI shall be carried in such a way as to protect it from unauthorised disclosure during its carriage.
2. Carriage of EUCI shall be subject to the protective measures, which shall:
-
be commensurate with the level of classification of the EUCI carried, and
-
be adapted to the specific conditions of its carriage, in particular depending on whether EUCI is carried:
-
within a Commission building or a self-contained group of Commission buildings,
-
between Commission buildings located in the same Member State,
-
within the Union,
-
from within the Union to the territory of a third State, and
-
be adapted to the nature and form of the EUCI.
3. These protective measures shall be laid down in detail in implementing rules, or, in case of projects and programmes referred to in Article 42, as an integral part of the relevant Programme or Project Security Instructions (PSI).
4. The implementing rules or PSI shall include provisions commensurate with the level of EUCI, regarding:
-
the type of carriage, such as hand carriage, carriage by diplomatic or military courier, carriage by postal services or commercial courier services,
-
packaging of EUCI,
-
technical countermeasures for EUCI carried on electronic media,
-
any other procedural, physical or electronic measure,
-
registration procedures,
-
use of security authorised personnel.
5. When EUCI is carried on electronic media, and notwithstanding Article 21, paragraph 5, the protective measures set out in the relevant implementing rules may be supplemented by appropriate technical countermeasures approved by the Commission Security Authority so as to minimise the risk of loss or compromise.
Article 32
Destruction of EUCI
1. EU classified documents which are no longer required may be destroyed, taking account of regulations on archives and of the Commission's rules and regulations on document management and archiving, and in particular with the Common Commission-Level Retention List.
2. EUCI of the level of CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL and above shall be destroyed by the RCO of the responsible EUCI registry on instruction from the holder or from a competent authority. The RCO shall update the logbooks and other registration information accordingly.
3. For documents classified SECRET UE/EU SECRET or TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, such destruction shall be performed by the RCO in the presence of a witness who shall be cleared to at least the classification level of the document being destroyed.
4. The registrar and the witness, where the presence of the latter is required, shall sign a destruction certificate, which shall be filed in the registry. The RCO of the responsible EUCI registry shall keep destruction certificates of TRES SECRET UE/EU TOP SECRET documents for a period of at least 10 years and for documents classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or SECRET UE/EU SECRET for a period of at least five years.
5. Classified documents, including those classified RESTREINT UE/EU RESTRICTED, shall be destroyed by methods which shall be defined in implementing rules and which shall meet relevant EU or equivalent standards.
6. Computer storage media used for EUCI shall be destroyed in accordance with procedures laid down in implementing rules.
Article 33
Destruction of EUCI in emergencies
1. Commission departments holding EUCI shall prepare plans based on local conditions for the safeguarding of EU classified material in a crisis including if necessary emergency destruction and evacuation plans. They shall promulgate instructions deemed necessary to prevent EUCI from falling into unauthorised hands.
2. The arrangements for the safeguarding and/or destruction of CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL and SECRET UE/EU SECRET material in a crisis shall under no circumstances adversely affect the safeguarding or destruction of TRES SECRET UE/EU TOP SECRET material, including the enciphering equipment, whose treatment shall take priority over all other tasks.
3. In the event of an emergency, if there is an imminent risk of unauthorised disclosure, EUCI shall be destroyed by the holder in such a way that it cannot be reconstructed in whole or in part. The originator and originating registry shall be informed of the emergency destruction of registered EUCI.
4. More detailed provisions for destruction of EUCI shall be laid down in implementing rules.
CHAPTER 5
PROTECTION OF EU CLASSIFIED INFORMATION IN COMMUNICATION AND INFORMATION SYSTEMS (CIS)
Article 34
Basic principles of Information Assurance
1. Information Assurance (IA) in the field of communication and information systems is the confidence that such systems will protect the information they handle and will function as they need to, when they need to, under the control of legitimate users.
2. Effective Information Assurance shall ensure appropriate levels of:
Authenticity
:
the guarantee that information is genuine and from bona fide sources;
Availability
:
the property of being accessible and usable upon request by an authorised entity;
Confidentiality
:
the property that information is not disclosed to unauthorised individuals, entities or processes;
Integrity
:
the property of safeguarding the accuracy and completeness of assets and information;
Non-repudiation
:
the ability to prove an action or event has taken place, so that this event or action cannot subsequently be denied.
3. IA shall be based on a risk management process.
Article 35
Definitions
For the purpose of this Chapter, the following definitions apply:
(a)
‘Accreditation’ means the formal authorisation and approval granted to a communication and information system by the Security Accreditation Authority (SAA) to process EUCI in its operational environment, following the formal validation of the Security Plan and its correct implementation;
(b)
‘Accreditation Process’ means the necessary steps and tasks required prior to the accreditation by the Security Accreditation Authority. These steps and tasks shall be specified in an Accreditation Process Standard;
(c)
‘Communication and Information System’ (CIS) means any system enabling the handling of information in electronic form. A communication and information system shall comprise the entire assets required for it to operate, including the infrastructure, organisation, personnel and information resources;
(d)
‘Residual risk’ means the risk which remains after security measures have been implemented, given that not all threats are countered and not all vulnerabilities can be eliminated;
(e)
‘Risk’ means the potential that a given threat will exploit internal and external vulnerabilities of an organisation or of any of the systems it uses and thereby cause harm to the organisation and to its tangible or intangible assets. It is measured as a combination of the likelihood of threats occurring and their impact;
(f)
‘Risk acceptance’ is the decision to agree to the further existence of a residual risk after risk treatment;
(g)
‘Risk assessment’ consists of identifying threats and vulnerabilities and conducting the related risk analysis, i.e. the analysis of probability and impact;
(h)
‘Risk communication’ consists of developing awareness of risks among CIS user communities, informing approval authorities of such risks and reporting them to operating authorities;
(i)
‘Risk treatment’ consists of mitigating, removing, reducing (through an appropriate combination of technical, physical, organisational or procedural measures), transferring or monitoring the risk.
Article 36
CIS handling EUCI
1. CIS shall handle EUCI in accordance with the concept of IA.
2. For CIS handling EUCI, compliance with the Commission's information systems security policy, as referred to in Commission Decision C(2006)3602 (11), implies that:
(a)
the Plan-Do-Check-Act approach shall be applied for the implementation of the information systems security policy during the full life-cycle of the information system;
(b)
the security needs must be identified through a business impact assessment;
(c)
the information system and the data therein must undergo a formal asset classification;
(d)
all mandatory security measures as determined by the policy on security of information systems must be implemented;
(e)
a risk management process must be applied, consisting of the following steps: threat and vulnerability identification, risk assessment, risk treatment, risk acceptance and risk communication;
(f)
a security plan, including the Security Policy and the Security Operating Procedures, is defined, implemented, checked and reviewed.
3. All staff involved in the design, development, testing, operation, management or usage of CIS handling EUCI shall notify to the SAA all potential security weaknesses, incidents, breaches of security or compromise which may have an impact on the protection of the CIS and/or the EUCI therein.
4. Where the protection of EUCI is provided by cryptographic products, such products shall be approved as follows:
(a)
preference shall be given to products which have been approved by the Council or by the Secretary-General of the Council in its function as crypto approval authority of the Council, upon recommendation of the Commission Security Expert Group;
(b)
where warranted on specific operational grounds, the Commission Crypto Approval Authority (CAA) may, upon recommendation of the Commission Security Expert Group, waive the requirements referred to under a) and grant an interim approval for a specific period.
5. During transmission, processing and storage of EUCI by electronic means, approved cryptographic products shall be used. Notwithstanding this requirement, specific procedures may be applied under emergency circumstances or in specific technical configurations after approval by the CAA.
6. Security measures shall be implemented to protect CIS handling information classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or above against compromise of such information through unintentional electromagnetic emanations (‘TEMPEST security measures’). Such security measures shall be commensurate with the risk of exploitation and the level of classification of the information.
7. The Commission Security Authority shall assume the following functions:
-
IA Authority (IAA),
-
Security Accreditation Authority (SAA),
-
TEMPEST Authority (TA),
-
Crypto Approval Authority (CAA),
-
Crypto Distribution Authority (CDA).
8. The Commission Security Authority shall appoint for each system the IA Operational Authority.
9. The responsibilities of the functions described in paragraphs 7 and 8 will be defined in the implementing rules.
Article 37
Accreditation of CIS handling EUCI
1. All CIS handling EUCI shall undergo an accreditation process, based upon the principles of IA, whose level of detail must be commensurate with the level of protection required.
2. The accreditation process shall include the formal validation by the Commission SAA of the Security Plan for the CIS concerned in order to obtain assurance that:
(a)
the risk management process, as referenced in Article 36(2), has been properly carried out;
(b)
the System Owner has knowingly accepted the residual risk; and
(c)
a sufficient level of protection of the CIS, and of the EUCI handled in it, has been achieved in accordance with this decision.
3. The Commission's SAA shall issue an accreditation statement which determines the maximum classification level of the EUCI that may be handled in the CIS as well as the corresponding terms and conditions for operation. This is without prejudice to the tasks entrusted to the Security Accreditation Board defined in Article 11 of Regulation (EU) No 512/2014 of the European Parliament and of the Council (12).
4. A joint Security Accreditation Board (SAB) shall be responsible for accrediting Commission's CIS involving several parties. It shall be composed of a SAA representative of each party involved and be chaired by an SAA representative of the Commission.
5. The accreditation process shall consist of a series of tasks to be assumed by the parties involved. The responsibility for the preparation of the accreditation files and documentation shall rest entirely upon the CIS System Owner.
6. The accreditation shall be the responsibility of the Commission SAA, who, at any moment in the life cycle of the CIS, shall have the right to:
(a)
require that an accreditation process be applied;
(b)
audit or inspect the CIS;
(c)
where conditions for operation are no any longer satisfied, require the definition and effective implementation of a security improvement plan within a well-defined timescale, potentially withdrawing permission to operate the CIS until conditions for operation are again satisfied.
7. The accreditation process shall be established in a standard on the accreditation process for CIS handling EUCI, which shall be adopted in accordance with Article 10(3) of Decision C(2006) 3602.
Article 38
Emergency circumstances
1. Notwithstanding the provisions of this Chapter, the specific procedures described below may be applied in an emergency, such as during impending or actual crisis, conflict, war situations or in exceptional operational circumstances.
2. EUCI may be transmitted using cryptographic products which have been approved for a lower classification level or without encryption with the consent of the competent authority if any delay would cause harm clearly outweighing the harm entailed by any disclosure of the classified material and if:
(a)
the sender and recipient do not have the required encryption facility; and
(b)
the classified material cannot be conveyed in time by other means.
3. Classified information transmitted under the circumstances set out in paragraph 1 shall not bear any markings or indications distinguishing it from information which is unclassified or which can be protected by an available cryptographic product. Recipients shall be notified of the classification level, without delay, by other means.
4. A subsequent report shall be made to the competent authority and to the Commission Security Expert Group.
CHAPTER 6
INDUSTRIAL SECURITY
Article 39
Basic principles
1. Industrial security is the application of measures to ensure the protection of EUCI
(a)
within the framework of classified contracts, by:
(i)
candidates or tenderers throughout the tendering and contracting procedure;
(ii)
contractors or subcontractors throughout the life-cycle of classified contracts;
(b)
within the framework of classified grant agreements, by
(i)
applicants during grant award procedures;
(ii)
beneficiaries throughout the life-cycle of classified grant agreements.
2. Such contracts or grant agreements shall not involve information classified TRES SECRET UE/EU TOP SECRET.
3. Unless stated otherwise, provisions in this Chapter referring to classified contracts or contractors shall be applicable also to classified subcontracts or subcontractors.
Article 40
Definitions
For the purpose of this Chapter, the following definitions shall apply:
(a)
‘Classified contract’ means a framework contract or contract, as referred to in Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 (13), entered into by the Commission or one of its departments, with a contractor for the supply of movable or immovable assets, the execution of works or the provision of services, the performance of which requires or involves the creation, handling or storing of EUCI;
(b)
‘Classified subcontract’ means a contract entered into by a contractor of the Commission or one of its departments, with another contractor (i.e. the subcontractor) for the supply of movable or immovable assets, the execution of works or the provision of services, the performance of which requires or involves the creation, handling or storing of EUCI;
(c)
‘Classified grant agreement’ means an agreement whereby the Commission awards a grant, as referred to in Part I, Title VI, of Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002, the performance of which requires or involves the creation, handling or storing of EUCI;
(d)
‘Designated Security Authority’ (DSA) means an authority responsible to the National Security Authority (NSA) of a Member State which is responsible for communicating to industrial or other entities national policy on all matters of industrial security and for providing direction and assistance in its implementation. The function of DSA may be carried out by the NSA or by any other competent authority.
Article 41
Procedure for classified contracts or grant agreements
1. Each Commission department, as contracting authority, shall ensure that the minimum standards on industrial security set out in this Chapter, are referred to or incorporated in the contract, and complied with when awarding classified contracts or grant agreements.
2. For the purposes of paragraph 1, the competent services within the Commission shall seek the advice of the Directorate-General for Human Resources and Security, and in particular its Security Directorate, and shall ensure that model contracts and subcontracts and model grant agreements include provisions reflecting the basic principles and minimum standards for protecting EUCI to be complied with by contractors and subcontractors, and respectively beneficiaries of grant agreements.
3. The Commission shall closely cooperate with the NSA, the DSA or any other competent authority of the Member States concerned.
4. When a contracting authority, intends to launch a procedure aimed at concluding a classified contract or grant agreement, it shall seek the advice of the Commission Security Authority on issues regarding the classified nature and elements of the procedure, during all its stages.
5. Templates for and models of classified contracts and subcontracts, classified grant agreements, contract notices, guidance on the circumstances where Facility Security Clearances (FSCs) are required, Programme or Project Security Instructions (PSI), Security Aspects Letters (SALs), visits, transmission and carriage of EUCI under classified contracts or classified grant agreements shall be laid down in implementing rules on industrial security, after consulting the Commission Security Expert Group.
6. The Commission may conclude classified contracts or grant agreements which entrust tasks involving or entailing access to or the handling or storage of EUCI by economic operators registered in a Member State or in a third State with which an agreement or an administrative arrangement has been concluded in accordance with Chapter 7 of this Decision.
Article 42
Security elements in a classified contract or grant agreement
1. Classified contracts or grant agreements shall include the following security elements:
Programme or Project Security Instructions
(a)
‘Programme or Project Security Instruction’ (PSI) means a list of security procedures which are applied to a specific programme or project in order to standardise security procedures. It may be revised throughout the programme or project.
(b)
The Directorate-General Human Resources and Security shall develop a generic PSI, the Commission departments responsible for programmes or projects involving handling or storage of EUCI may develop, where appropriate, specific PSIs, which shall be based upon the generic PSI.
(c)
A specific PSI shall be developed in particular for programmes and projects characterised by their considerable scope, scale or complexity, or by the multitude and/or the diversity of contractors, beneficiaries and other partners and stakeholders involved, for instance as regards their legal status. The specific PSI shall be developed by the Commission department(s) managing the programme or project, in close cooperation with the Directorate-General Human Resources and Security.
(d)
The Directorate-General Human Resources and Security shall submit both the generic and specific PSIs for advice to the Commission Security Expert Group.
Security Aspects Letter
(a)
‘Security Aspects Letter’ (SAL) means a set of special contractual conditions, issued by the contracting authority, which forms an integral part of any classified contract involving access to or the creation of EUCI, that identifies the security requirements and those elements of the contract requiring security protection.
(b)
The contract-specific security requirements shall be described in a SAL. The SAL shall, where appropriate, contain the Security Classification Guide (‘SCG’) and shall be an integral part of a classified contract or sub-contract, or grant agreement.
(c)
The SAL shall contain the provisions requiring the contractor or beneficiary to comply with the minimum standards laid down in this Decision. The contracting authority shall ensure the SAL indicates that non-compliance with these minimum standards may constitute sufficient grounds for the contract or the grant agreement to be terminated.
2. Both PSIs and SALs shall include a SCG as a mandatory security element:
(a)
‘Security Classification Guide’ (SCG) means a document which describes the elements of a programme, project, contract or grant agreement which are classified, specifying the applicable security classification levels. The SCG may be expanded throughout the life of the programme, project, contract or grant agreement and the elements of information may be re-classified or downgraded; where an SCG exists it shall be part of the SAL.
(b)
Prior to launching a call for tender or letting a classified contract, the Commission department, as contracting authority, shall determine the security classification of any information to be provided to candidates and tenderers or contractors, as well as the security classification of any information to be created by the contractor. For that purpose, it shall prepare an SCG to be used for the performance of the contract, in accordance with this Decision and its implementing rules, after consulting the Commission Security Authority.
(c)
In order to determine the security classification of the various elements of a classified contract, the following principles shall apply:
(i)
in preparing an SCG, the Commission department, as the contracting authority, shall take into account all relevant security aspects, including the security classification assigned to information provided and approved to be used for the contract by the originator of the information;
(ii)
the overall level of classification of the contract may not be lower than the highest classification of any of its elements; and
(iii)
where relevant, the contracting authority shall liaise, through the Commission Security Authority, with the Member States' NSAs, DSAs or any other competent security authority concerned in the event of any changes regarding the classification of information created by or provided to contractors in the performance of a contract and when making any subsequent changes to the SCG.
Article 43
Access to EUCI for contractors' and beneficiaries' staff
The contracting or granting authority, shall ensure that the classified contract or classified grant agreement includes provisions indicating that staff of a contractor, subcontractor or beneficiary who, for the performance of the classified contract, subcontract or grant agreement, require access to EUCI, shall be granted such access only if:
(a)
he has been security authorised to the relevant level or is otherwise duly authorised by their need-to-know has been determined;
(b)
they have been briefed on the applicable security rules for protecting EUCI, and have acknowledged their responsibilities with regard to protecting such information;
(c)
they have been security cleared at the relevant level for information classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or SECRET UE/EU SECRET by the respective NSA, DSA or any other competent authority.
Article 44
Facility security clearance
1. ‘Facility Security Clearance’ (FSC) means an administrative determination by a NSA, DSA or any other competent security authority that, from the security viewpoint, a facility can afford an adequate level of protection to EUCI to a specified security classification level.
2. A FSC granted by the NSA or DSA or any other competent security authority of a Member State to indicate, in accordance with national laws and regulations, that an economic operator can protect EUCI at the appropriate classification level (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or SECRET UE/EU SECRET) within its facilities, shall be presented to the Commission Security Authority, which will forward it to the Commission department acting as the contracting or granting authority, before a candidate, tenderer or contractor, or grant applicant or beneficiary may be provided with or granted access to EUCI.
3. Where relevant, the contracting authority shall notify, through the Commission Security Authority, the appropriate NSA, DSA or any other competent security authority that an FSC is required for performing the contract. A FSC or PSC shall be required where EUCI classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or SECRET UE/EU SECRET has to be provided in the course of the procurement or grant award procedure.
4. The contracting or granting authority shall not award a classified contract or a grant agreement to a preferred bidder or participant before having received confirmation from the NSA, DSA or any other competent security authority of the Member State in which the contractor or subcontractor concerned is registered that, where required, an appropriate FSC has been issued.
5. When the Commission Security Authority has been notified by the NSA, DSA or any other competent security authority which has issued a FSC about changes affecting the FSC, it shall inform the Commission department, acting as contracting or granting authority. In the case of a sub-contract, the NSA, DSA or any other competent security authority shall be informed accordingly.
6. Withdrawal of a FSC by the relevant NSA, DSA or any other competent security authority shall constitute sufficient grounds for the contracting or granting authority, to terminate a classified contract or exclude a candidate, tenderer or applicant from the competition. A provision to that effect shall be included in the model contracts and grant agreements to be developed.
Article 45
Provisions for classified contracts and grant agreements
1. Where EUCI is provided to a candidate, tenderer or applicant during the procurement procedure, the call for tender or call for proposal shall contain a provision obliging the candidate, tenderer or applicant failing to submit a tender or proposal or who is not selected, to return all classified documents within a specified period of time.
2. The contracting or granting authority, shall notify, through the Commission Security Authority, the competent NSA, DSA or any other competent security authority of the fact that a classified contract or grant agreement has been awarded, and of the relevant data, such as the name of the contractor(s) or beneficiaries, the duration of the contract and the maximum level of classification.
3. When such contracts or grant agreements are terminated, the contracting or granting authority, shall promptly notify, through the Commission Security Authority, the NSA, DSA or any other competent security authority of the Member State in which the contractor or grant beneficiary is registered.
4. As a general rule, the contractor or grant beneficiary shall be required to return to the contracting or granting authority, upon termination of the classified contract or the grant agreement, or of the participation of a grant beneficiary, any EUCI held by it.
5. Specific provisions for the disposal of EUCI during the performance of the classified contract or the classified grant agreement or upon its termination shall be laid down in the SAL.
6. Where the contractor or grant beneficiary is authorised to retain EUCI after termination of a classified contract or grant agreement, the minimum standards contained in this Decision shall continue to be complied with and the confidentiality of EUCI shall be protected by the contractor or the grant beneficiary.
Article 46
Specific provisions for classified contracts
1. The conditions relevant for the protection of EUCI under which the contractor may subcontract shall be defined in the call for tender and in the classified contract.
2. A contractor shall obtain permission from the contracting authority, before sub-contracting any parts of a classified contract. No subcontract involving access to EUCI may be awarded to subcontractors registered in a third country, unless there is a regulatory framework for the security of information as provided for in Chapter 7.
3. The contractor shall be responsible for ensuring that all sub-contracting activities are undertaken in accordance with the minimum standards laid down in this Decision and shall not provide EUCI to a subcontractor without the prior written consent of the contracting authority.
4. With regard to EUCI created or handled by the contractor, the Commission shall be considered to be the originator, and the rights incumbent on the originator shall be exercised by the contracting authority.
Article 47
Visits in connection with classified contracts
1. Where a Commission staff member or contractors' or grant beneficiaries' personnel require access to information classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or SECRET UE/EU SECRET in each other's premises for the performance of a classified contract or grant agreement, visits shall be arranged in liaison with the NSAs, DSAs or any other competent security authority concerned. The Commission Security Authority shall be informed of such visits. However, in the context of specific programmes or projects, the NSAs, DSAs or any other competent security authority may also agree on a procedure whereby such visits can be arranged directly.
2. All visitors shall hold an appropriate security clearance and have a ‘need-to-know’ for access to the EUCI related to the classified contract.
3. Visitors shall be given access only to EUCI related to the purpose of the visit.
4. More detailed provisions shall be set out in implementing rules.
5. Compliance with the provisions regarding visits in connection with classified contracts, set out in this Decision and in the implementing rules referred to in paragraph 4, shall be mandatory.
Article 48
Transmission and carriage of EUCI in connection with classified contracts or classified grant agreements
1. With regard to the transmission of EUCI by electronic means, the relevant provisions of Chapter 5 of this Decision shall apply.
2. With regard to the carriage of EUCI, the relevant provisions of Chapter 4 of this Decision and its implementing rules shall apply, in accordance with national laws and regulations.
3. For the transport of classified material as freight, the following principles shall be applied when determining security arrangements:
(a)
security shall be assured at all stages during transportation from the point of origin to the final destination;
(b)
the degree of protection afforded to a consignment shall be determined by the highest classification level of material contained within it;
(c)
prior to any cross-border movement of material classified CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL or SECRET UE/EU SECRET, a transportation plan shall be drawn up by the consignor and approved by the NSA, DSA or any other competent security authority concerned;
(d)
journeys shall be point to point to the extent possible, and shall be completed as quickly as circumstances permit;
(e)
whenever possible, routes should be only through Member States. Routes through States other than Member States should only be undertaken when authorised by the NSA, DSA or any other competent security authority of the States of both the consignor and the consignee.
Article 49
Transfer of EUCI to contractors or grant beneficiaries located in third states
EUCI shall be transferred to contractors or grant beneficiaries located in third States in accordance with security measures agreed between the Commission Security Authority, the Commission department, as the contracting or granting authority, and the NSA, DSA or other competent security authority of the concerned third country where the contractor or grant beneficiary is registered.
Article 50
Handling of information classified RESTREINT UE/EU RESTRICTED in the context of classified contracts or classified grant agreements
1. Protection of information classified RESTREINT UE/EU RESTRICTED handled or stored under classified contracts or grant agreements shall be based on the principles of proportionality and cost-effectiveness.
2. No FSC or PSC shall be required in the context of classified contracts or classified grant agreements involving the handling of information classified at the level of RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
3. Where a contract or grant agreement involves handling of information classified RESTREINT UE/EU RESTRICTED in a CIS operated by a contractor or grant beneficiary, the contracting or granting authority shall ensure, after consulting the Commission Security Authority, that the contract or grant agreement specifies the necessary technical and administrative requirements regarding accreditation or approval of the CIS commensurate with the assessed risk, taking account of all relevant factors. The scope of accreditation or approval of such CIS shall be agreed between the Commission Security Authority and the relevant NSA or DSA.
CHAPTER 7
EXCHANGE OF CLASSIFIED INFORMATION WITH OTHER UNION INSTITUTIONS, AGENCIES, BODIES AND OFFICES, WITH MEMBER STATES, AND WITH THIRD STATES AND INTERNATIONAL ORGANISATIONS
Article 51
Basic principles
1. Where the Commission or one of its departments determines that there is a need to exchange EUCI with another Union Institution, agency, body or office, or with a third State or international organisation, the necessary steps shall be undertaken to establish an appropriate legal or administrative framework to that effect, which may include security of information agreements or administrative arrangements concluded in accordance with the relevant regulations.
2. Without prejudice to Article 57, EUCI shall only be exchanged with another Union Institution, agency, body or office, or with a third State or international organisation, provided such an appropriate legal or administrative framework is in place, and that there are sufficient guarantees that the Union Institution, agency, body or office, or the third State or international organisation concerned applies equivalent basic principles and minimum standards for the protection of classified information.
Article 52
Exchange of EUCI with other Union institutions, agencies, bodies and offices
1. Before entering into an administrative arrangement for the exchange of EUCI with another Union Institution, agency, body or office, the Commission shall seek assurance that the Union Institution, agency, body or office concerned:
(a)
has a regulatory framework for the protection of EUCI in place, which lays down basic principles and minimum standards equivalent to those laid down in this Decision and its implementing rules;
(b)
applies security standards and guidelines regarding personnel security, physical security, management of EUCI and security of Communication and Information Systems (CIS), which guarantee an equivalent level of protection of EUCI as that afforded in the Commission.
(c)
marks classified information which it creates, as EUCI.
2. The Directorate-General Human Resources and Security shall, in close cooperation with other competent Commission departments, be the lead service within the Commission for the conclusion of administrative arrangements for the exchange of EUCI with other Union institutions, agencies, bodies or offices.
3. Administrative arrangements shall as a general rule take the form of an Exchange of Letters, signed by the Director-General for Human Resources and Security on behalf of the Commission.
4. Before entering into an administrative arrangement on the exchange of EUCI, the Commission Security Authority shall conduct an assessment visit aimed at assessing the regulatory framework for protecting EUCI and ascertaining the effectiveness of measures implemented for protecting EUCI. The administrative arrangement shall enter into force, and EUCI shall be exchanged, only if the outcome of this assessment visit is satisfactory and the recommendations made further to the visit have been complied with. Regular follow-up assessment visits shall be conducted to verify that the administrative arrangement is complied with and the security measures in place continue to meet the basic principles and minimum standards agreed.
5. Within the Commission, the EUCI registry managed by the Secretariat General shall, as a general rule, be the main point of entry and exit for classified information exchanges with other Union institutions, agencies, bodies and offices. However, where on security, organisational or operational grounds it is more appropriate for protecting EUCI, local EUCI registries established within Commission departments in accordance with this Decision and its implementing rules, shall operate as the point of entry and exit for classified information regarding matters within the competence of the Commission departments concerned.
6. The Commission Security Expert Group shall be informed of the process of concluding administrative arrangements pursuant to paragraph 2.
Article 53
Exchange of EUCI with Member States
1. EUCI may be exchanged with and released to Member States provided that they protect that information in accordance with the requirements applicable to classified information bearing a national security classification at the equivalent level as set out in the table of equivalence of security classifications contained in Annex I.
2. Where Member States introduce classified information bearing a national security classification marking into the structures or networks of the European Union, the Commission shall protect that information in accordance with the requirements applicable to EUCI at the equivalent level as set out in the table of equivalence of security classifications contained in Annex I.
Article 54
Exchange of EUCI with third States and international organisations
1. Where the Commission determines that it has a long-term need to exchange classified information with third States or international organisations, the necessary steps shall be undertaken to establish an appropriate legal or administrative framework to that effect, which may include security of information agreements or administrative arrangements concluded in accordance with the relevant regulations.
2. Such security of information agreements and administrative agreements referred to in paragraph 1 shall contain provisions to ensure that when third States or international organisations receive EUCI, such information is given protection appropriate to its classification level and according to minimum standards which are equivalent to those laid down in this Decision.
3. The Commission may enter into administrative arrangements in accordance with Article 56 where the classification level of EUCI is as a general rule no higher than RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
4. Administrative arrangements for the exchange of classified information referred to in paragraph 3 shall contain provisions to ensure that when third States or international organisations receive EUCI, such information is given protection appropriate to its classification level and according to minimum standards which are equivalent to those laid down in this Decision. The Commission Security Expert Group shall be consulted on the conclusion of security of information agreements or administrative arrangements.
5. The decision to release EUCI originating in the Commission to a third State or international organisation shall be taken by the Commission department, as originator of this EUCI within the Commission, on a case-by-case basis, according to the nature and content of such information, the recipient's need-to-know and the measure of advantage to the Union. If the originator of the classified information for which release is desired, or of the source material it may contain, is not the Commission, the Commission department which holds this classified information, shall first seek the originator's written consent to release. If the originator cannot be established, the Commission department, which holds this classified information, shall assume the former's responsibility after consulting the Commission Security Expert Group.
Article 55
Security of information agreements
1. Security of information agreements with third states or international organisations are concluded in accordance with Article 218 TFEU.
2. Security of information agreements shall:
(a)
establish the basic principles and minimum standards governing the exchange of classified information between the Union and a third State or international organisation;
(b)
provide for technical implementing arrangements to be agreed between the competent security authorities of the relevant Union institutions and bodies and the competent security authority of the third State or international organisation in question. Such arrangements shall take account of the level of protection provided by the security regulations, structures and procedures in place in the third State or international organisation concerned;
(c)
provide that prior to the exchange of classified information under the agreement, it shall be ascertained that the receiving party is able to protect and safeguard classified information provided to it in an appropriate manner.
3. The Commission shall, when a need to exchange classified information is determined according to Article 51(1), consult the European External Action Service, the General Secretariat of the Council and other Union institutions and bodies, where appropriate, in order to determine whether a recommendation according to Article 218(3) TFEU should be submitted.
4. No EUCI shall be exchanged by electronic means unless explicitly provided for in the security of information agreement or technical implementing arrangements.
5. Within the Commission, the EUCI registry managed by the Secretariat-General shall, as a general rule, be the main point of entry and exit for classified information exchanges with third States and international organisations. However, where on security, organisational or operational grounds it is more appropriate for protecting EUCI, local EUCI registries established within Commission departments in accordance with this Decision and its implementing rules, shall operate as the point of entry and exit for classified information regarding matters within the competence of the Commission departments concerned.
6. In order to assess the effectiveness of the security regulations, structures and procedures in the third State or international organisation concerned, the Commission shall, in collaboration with other Union institutions, agencies or bodies, participate in assessment visits, in mutual agreement with the third State or international organisation concerned. Such assessment visits shall evaluate:
(a)
the regulatory framework applicable for protecting classified information;
(b)
any specific features of the security policy and the way in which security is organised in the third State or international organisation which may have an impact on the level of classified information that may be exchanged;
(c)
the security measures and procedures actually in place; and
(d)
security clearance procedures for the level of EUCI to be released.
Article 56
Administrative arrangements
1. Where a long-term need exists in the context of a Union political or legal framework to exchange information classified as a general rule no higher than RESTREINT UE/EU RESTRICTED with a third State or international organisation, and where the Commission Security Authority, after consulting the Commission Security Expert Group, has established, in particular, that the party in question does not have a sufficiently developed security system for it to be possible to enter into a security of information agreement, the Commission may decide to enter into an administrative arrangement with the relevant authorities of the third State or international organisation in question.
2. Such administrative arrangements shall as a general rule take the form of an Exchange of Letters.
3. An assessment visit shall be conducted prior to the conclusion of the arrangement. The Commission Security Expert Group shall be informed of the outcome of the assessment visit. Where there are exceptional reasons for exchanging classified information urgently, EUCI may be released provided every attempt is made to conduct an assessment visit as soon as possible.
4. No EUCI shall be exchanged by electronic means unless explicitly provided for in the administrative arrangement.
Article 57
Exceptional ad hoc release of EUCI
1. Where no security of information agreement or administrative arrangement is in place, and where the Commission or one of its departments determines that there is an exceptional need in the context of an Union political or legal framework to release EUCI to a third State or international organisation, the Commission Security Authority shall, to the extent possible, verify with the security authorities of the third State or international organisation concerned that its security regulations, structures and procedures are such that EUCI released to it will be protected to standards no less stringent than those laid down in this Decision.
2. The decision to release the EUCI to the third State or international organisation concerned, shall, after consultation of the Commission Security Expert Group, be taken by the Commission on the basis of a proposal by the member of the Commission responsible for security matters.
3. Following the Commission's decision to release EUCI and subject to prior written consent of originator, including the originators of source material it may contain, the competent Commission department shall forward the information concerned, which shall bear a releasability marking indicating the third State or international organisation to which it has been released. Prior to or upon actual release, the third party in question shall undertake in writing to protect the EUCI it receives in accordance with the basic principles and minimum standards set out in this Decision.
CHAPTER 8
FINAL PROVISIONS
Article 58
Replacement of previous decision
This Decision shall repeal and replace Commission Decision 2001/844/EC, ECSC, Euratom (14).
Article 59
Classified information created before the entry into force of this Decision
1. All EUCI classified in accordance with Decision 2001/844/EC, ECSC, Euratom shall continue to be protected in accordance with the relevant provisions of this Decision.
2. All classified information held by the Commission on the date that Decision 2001/844/EC, ECSC, Euratom entered into force, with the exception of Euratom classified information, shall:
(a)
if created by the Commission, continue to be considered to have been reclassified RESTREINT UE by default, unless its author had decided to give it another classification by 31 January 2002 and had informed all addressees of the document concerned;
(b)
if created by authors outside the Commission, retain its original classification and thus be treated as EUCI of the equivalent level, unless the author agrees to declassification or downgrading of the information.
Article 60
Implementing rules and security notices
1. As necessary, the adoption of the implementing rules for this decision will be the subject of a separate empowerment decision of the Commission in favour of the Member of the Commission responsible for security matters, in full compliance with the internal rules of procedure.
2. After being empowered following the above-mentioned Commission Decision, the Member of the Commission responsible for security matters may develop security notices setting out security guidelines and best practices within the scope of this Decision and its implementing rules.
3. The Commission may delegate the tasks mentioned in the first and second paragraph of this Article to the Director-General for Human Resources and Security by a separate delegation decision, in full compliance with the internal rules of procedure.
Article 61
Entry into force
This Decision shall enter into force on the day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
Done at Brussels, 13 March 2015.