РЕГЛАМЕНТ (ЕС, ЕВРАТОМ) № 883/2013 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 11 септември 2013 година
относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета и Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 325 от него, във връзка с Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, и по-специално член 106а от него,
като взеха предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взеха предвид становището на Сметната палата (1),
в съответствие с обикновената законодателна процедура (2),
като имат предвид, че:
(1)
Институциите на Съюза и държавите-членки придават голямо значение на защитата на финансовите интереси на Съюза и на борбата срещу измамите, корупцията и всички останали незаконни дейности, засягащи тези интереси. Отговорността на Комисията в това отношение е тясно свързана с нейното задължение да изпълнява бюджета в съответствие с член 317 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), като значението на действията за тази цел се потвърждава в член 325 от ДФЕС.
(2)
Всички налични средства следва да бъдат използвани пълноценно за постигането на тази цел, особено в контекста на поетите от Съюза отговорности по разследването, като следва да се поддържат текущото разпределение и балансът на отговорностите между Съюза и държавите-членки.
(3)
С цел укрепване на наличните средства за борба с измамите, като се зачита принципът на автономия на вътрешната организация на всяка институция, чрез Решение 1999/352/ЕО, ЕОВС, Евратом (3), Комисията създаде Европейската служба за борба с измамите („Службата“) като една от собствените си служби, която да поеме задължението да провежда административни разследвания за измама. Комисията дава на Службата пълна независимост да упражнява функциите си за разследване. В Решение 1999/352/ЕО, ЕОВС, Евратом е предвидено, че за целите на разследванията Службата упражнява правомощията, дадени ѝ от правото на Съюза.
(4)
Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета (4) беше приет с цел регламентиране на разследванията, провеждани от Службата. С цел повишаване ефективността на разследващите дейности на Службата и предвид оценките, направени от институциите на Съюза за дейностите на Службата, по-специално Доклада на Комисията за оценка от април 2003 г. и специални доклади № 1/2005 (5) и № 2/2011 (6) на Сметната палата относно управлението на Службата, не е необходимо да се преработва настоящата правна рамка.
(5)
Мандатът на Службата следва да обхваща провеждането на разследвания в рамките на институциите, органите, службите и агенциите, създадени от или на основание на Договорите („институции, органи, служби и агенции“) и упражняването на правомощието за разследване, предоставено на Комисията със съответните актове на Съюза, както и предоставянето на помощ от Комисията на държавите-членки при организирането на тясно и редовно сътрудничество между техните компетентни органи. Службата следва да допринася и за създаването и разработването на методи за предотвратяване и борба с измамите, корупцията и всяка друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, въз основа на оперативната си практика в тази област.
(6)
Задълженията на създадената от Комисията Служба се простират и извън защитата на финансовите интереси, като включват всички дейности за предпазване на Съюза от неправомерни прояви, които е вероятно да доведат до административни или наказателни производства.
(7)
Настоящият регламент следва да се прилага, без да засяга по-широките мерки за защита, които могат да бъдат породени от разпоредбите на Договорите.
(8)
Предвид нуждата от засилване на борбата срещу измамите, корупцията и всяка друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, Службата следва да е в състояние да провежда вътрешни разследвания във всички институции, органи, служби и агенции.
(9)
В контекста на външните разследвания, на Службата следва да се възложи упражняването на правомощията, предоставени на Комисията с Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета от 11 ноември 1996 г. относно контрола и проверките на място, извършвани от Комисията за защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измами и други нередности (7). Службата следва също да бъде допусната да упражнява другите правомощия, предоставени на Комисията за извършване на контрол и проверки на място в държавите-членки, особено с цел разкриване на нарушения, съгласно изискванията на член 9 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2988/95 на Съвета от 18 декември 1995 г. относно защитата на финансовите интереси на Европейските общности (8).
(10)
Оперативната ефикасност на Службата зависи в голяма степен от сътрудничеството с държавите-членки. Държавите-членки трябва да определят своите компетентни органи, които могат да предоставят на Службата помощта, необходима за изпълнение на нейните задължения. В случаите в които дадена държава-членка не е създала специализиран отдел на национално равнище за координация на защитата на финансовите интереси на Съюза и борбата с измамите, следва да се определи служба („координационна служба за борба с измамите“), която да спомага за ефективното сътрудничество и обмен на информация със Службата.
(11)
Службата следва да има достъп до всякаква информация, притежавана от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза, свързана с външни разследвания.
(12)
Разследванията следва да се извършват в съответствие с Договорите, по-специално с Протокол № 7 относно привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, като се спазва Правилникът за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом, ЕОВС) № 259/68 на Съвета (9) („Правилник за персонала“) и Уставът на членовете на Европейския парламент и при пълно зачитане на човешките права и основните свободи, по-специално принципа на безпристрастност, на правото на засегнатите лица да изразяват мнението си за касаещите ги факти и на принципа, че заключенията от разследванията могат да се основават единствено на елементи, които имат доказателствена стойност. Във връзка с това институциите, органите, службите и агенциите следва да установят реда и условията, по които да бъдат провеждани вътрешни разследвания.
(13)
Вътрешните разследвания могат да се извършват само ако на Службата е гарантиран достъп до всички помещения на институциите, органите, службите и агенциите и до цялата информация и документи, държани от тях.
(14)
Следва да се прави своевременна оценка на точността на информацията, изпращана на Службата във връзка с мандата ѝ. За тази цел, преди да се започне разследване, Службата следва да има достъп до необходимата информация, намираща се в базите данни на институциите, органите, службите и агенциите, когато това е задължително необходимо, за да се направи оценка на обективността на твърденията.
(15)
Службата следва да има стриктни задължения да информира институциите, органите, службите и агенциите за текущи разследвания, когато длъжностно лице, друг служител, член на институция или орган, началник на служба или агенция, или член на персонала е засегнат от предмета на разследване или когато може да са необходими предпазни мерки с оглед на защитата на финансовите интереси на Съюза.
(16)
Следва да бъдат установени ясни правила, които потвърждават приоритета, от който се ползва Службата при провеждането на вътрешни разследвания по въпроси, засягащи финансовите интереси на Съюза, и едновременно с това позволяват на институциите, органите, службите и агенциите бързо да провеждат такива разследванията по случаи, в които Службата е решила да не се намесва.
(17)
За осигуряване на независимостта на Службата при извършването на възложените с настоящия регламент задачи, на нейния генерален директор следва да бъдат дадени правомощия за започване на разследване по собствена инициатива. Когато Службата извършва разследване, съответните институции, органи, служби и агенции не следва да извършват разследване по същите факти, освен ако със Службата не е договорено друго.
(18)
Разследванията следва да се извършват под ръководството на генералния директор, при пълна независимост по отношение на институциите, органите, службите и агенциите и на Надзорния съвет. За тази цел генералният директор следва да може да приема насоки относно процедурите, които да бъдат следвани от персонала на Службата в хода на разследванията. Тези насоки следва да предоставят на персонала на Службата практическо ръководство относно провеждането на разследванията, процесуалните гаранции и правата на засегнатите лица или на свидетелите, както и подробна информация за вътрешните процедури за консултации и контрол, включително проверка за законосъобразност. С цел по-голяма прозрачност по отношение на провеждането на разследванията, тези насоки следва да бъдат достъпни за обществеността на уебсайта на Службата. Насоките не следва да създават или да променят никакви права и задължения, произтичащи от настоящия регламент.
(19)
В съответствие с член 21 от Правилника за персонала, персоналът на Службата следва да извършва разследванията съгласно насоките относно процедурите за разследване и въз основа на указанията, дадени лично от генералния директор в специални случаи.
(20)
В съответствие с Правилника за персонала, персоналът на Службата следва да изпълнява задачите по разследването при пълна независимост и да избягва конфликти на интереси. Членовете на персонала на Службата следва незабавно да информират генералния директор, когато дадено разследване засяга въпрос, представляващ личен интерес за тях, така че да накърнява или да създава вид, че накърнява независимостта им, особено ако участват или са участвали в друго качество по разследвания въпрос.
(21)
Външните и вътрешните разследвания, извършвани от Службата, следват отчасти отделни правила. Службата обаче следва да има право при необходимост да обединява в едно разследване аспектите на външно и вътрешно разследване, без да се налага да образува две отделни разследвания.
(22)
Необходимо е в интерес на правната сигурност да се изяснят процесуалните гаранции, приложими към провежданите от Службата разследвания, като се има предвид административният характер на тези разследвания.
(23)
Процесуалните гаранции и основните права на засегнатите лица и на свидетелите следва да бъдат спазвани във всеки един момент и без никаква дискриминация по време на всички етапи както на външното, така и на вътрешното разследване, по-специално когато се предоставя информация за текущи разследвания. Предоставянето на информация на Европейския парламент, Съвета, Комисията и Сметната палата относно извършваните от Службата разследвания - двустранно или като част от обмена на мнения, следва да се осъществява при спазване на поверителността на разследванията, законните права на засегнатите лица и, когато е приложимо, на националните разпоредби, уреждащи съдебното производство. Информацията, предадена или придобита по време на разследване, следва да се обработва в съответствие със законодателството на Съюза за защитата на данни. Обменът на информация следва да се управлява от принципа за пропорционалност и на принципа „необходимост да знае“.
(24)
С цел укрепване на защитата на индивидуалните права на лицата - обект на разследване, на последния етап на разследването не следва да се изготвят заключения, назоваващи поименно засегнатото лице, без на това лице да е била дадена възможност да изрази своето становище по засягащите го факти.
(25)
Генералният директор следва да осигурява, че всяка една информация, предоставена на обществеността, спазва законните права на засегнатите лица.
(26)
Службата и участващите в разследването институции, органи, служби и агенции следва да защитават свободата на изразяване - в съответствие с Хартата на основните права на Европейския съюз, както и журналистическите източници.
(27)
Задължение на генералния директор е да осигури защитата на личните данни и запазването на поверителността на информацията, събрана в хода на разследванията. Длъжностните лица и останалите служители на Съюза трябва да бъдат уверени в правната си защита, която да е равностойна на защитата, осигурена им от Правилника за персонала.
(28)
За да се гарантира, че се вземат предвид заключенията от разследванията, извършени от Службата и че се предприемат необходимите последващи действия, докладите следва да имат статут на допустими доказателства в административно или съдебно производство. За тази цел докладите следва да бъдат съставени по начин, съответстващ на правилата, установени за административните доклади в държавите-членки.
(29)
Когато се установи, че факти, изнесени в окончателния доклад от вътрешно разследване, могат да доведат до наказателно производство, тази информацията следва да се предаде на националните съдебни органи на съответната държава-членка. В препоръките, придружаващи окончателния доклад за разследването, генералният директор следва да посочи дали, предвид естеството на фактите и мащаба на финансовите последици от тях, би било по-ефективно да се реагира с налагане на вътрешни мерки от страна на засегнатата институция, орган, служба или агенция.
(30)
В случаите, когато генералният директор предава на съдебните органи на засегнатата държава-членка информация, придобита от Службата в хода на вътрешно разследване, предаването на информацията следва да се извършва, без да се накърнява последващата ѝ правна квалификация от националния съдебен орган, що се отнася до необходимостта от процесуално-следствени действия.
(31)
Компетентните органи на държавата-членка или институциите, органите, службите или агенциите, в зависимост от случая, решават какви действия следва да бъдат предприети по завършените разследванията въз основа на изготвените от Службата окончателни доклади.
(32)
С цел подобряване на ефикасността си Службата следва да знае какви последващи действия са били предприети въз основа на резултатите от нейните разследвания. Следователно институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и, когато е уместно, компетентните органи на държавите-членки следва да докладват на Службата при поискване от нейна страна за предприетите действия, ако има такива, въз основа на информацията, изпратена им от Службата.
(33)
С оглед значителните ползи от укрепването на сътрудничеството между Службата, Евроюст, Европол и компетентните органи на държавите-членки, Службата следва да е в състояние да сключва с тях административни договорености, които могат по-специално да имат за цел улесняване на практическото сътрудничество и обмена на информация по технически и оперативни въпроси, без да се създават допълнителни правни задължения.
(34)
С цел да се засили сътрудничеството между Службата, Евроюст и компетентните органи на държавите-членки по отношение на деянията, подлежащи на наказателно разследване, Службата следва да информира Евроюст по-специално за тези случаи на подозрения за измама, корупция или друга незаконна дейност, която накърнява финансовите интереси на Съюза и която включва тежки форми на престъпност. Предаването на информация на компетентните органи на засегнатите държави-членки следва да се извършва по целесъобразност преди предоставяната от тях информация да бъде предадена от Службата на Евроюст или Европол, когато тази информация се придружава от приканване за предприемане на конкретни наказателнопроцесуални следствени действия.
(35)
За целите на успешното сътрудничество между Службата, съответните институции, органи, служби и агенции на Съюза, компетентните органи на държавите-членки, компетентните органи в трети държави и международни организации следва да се организира реципрочната размяна на информация. При този вид обмен на информация следва да се прилагат принципите на поверителност и правилата за защита на данни, установени в Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (10). По-специално Службата следва да се увери, че получателят разполага със съответната компетентност и че предоставянето на информацията е необходимо. Обменът на информация с Евроюст следва да бъде включен в мандата на Евроюст, който обхваща сътрудничеството при транснационални случаи, свързани с тежки форми на престъпност.
(36)
Като се има предвид мащабността на средствата, които Съюзът отпуска на сектора на външната помощ, броят на разследванията, извършвани от Службата в този сектор, както и съществуването на международно сътрудничество за нуждите на разследването, Службата следва да е в състояние - по целесъобразност в сътрудничество с други компетентни служби - да потърси, посредством административни договорености, от компетентните органи в трети държави и от международни организации практическа помощ за изпълнението на своите задачи, без да се създават допълнителни правни задължения.
(37)
Службата следва да бъде независима при изпълнение на функциите си. С цел укрепване на тази независимост при извършване на функциите си за разследване Службата следва да бъде обект на редовен контрол от страна на Надзорен съвет, съставен от външни независими лица, които са висококвалифицирани в сферата на дейност на Службата. Надзорният съвет не следва да се намесва в провеждането на текущите разследвания. Задълженията на Надзорния съвет следва да включват и подпомагане на генералния директор при изпълнението на задълженията му.
(38)
Целесъобразно е да се определят критериите и процедурата за назначаване на членовете на Надзорния съвет, както и допълнително да се конкретизират задачите на Надзорния съвет, произтичащи от мандата му.
(39)
Следва да се състави списък на кандидатите, които са определени да могат да заместват членовете на Надзорния съвет за останалата част от мандата им в случай на оставка или смърт или когато, по други причини, някой от членовете не е в състояние да изпълнява задълженията си.
(40)
С цел да се гарантира, че Надзорният съвет е в състояние да изпълнява ефикасно задачите си, Службата следва да осигури независимото функциониране на неговия секретариат.
(41)
Между Европейския парламент, Съвета и Комисията следва веднъж годишно да се извършва обмен на мнения. В този обмен на мнения следва да се включат стратегическите приоритети на политиките по разследване и ефективността на работата на Службата във връзка с изпълнението на мандата ѝ, без да се накърнява по никакъв начин независимостта на Службата при провеждане на разследванията. Подготовката за обмена на мнения следва да се извършва на техническо равнище и следва да включва, в необходимата за тази цел степен, подготвителна среща между съответните служби на засегнатите институции. При обсъждането на ефективността на Службата по отношение на изпълнението на мандата ѝ, участващите в обмена на мнения институции следва да са в състояние да правят справки в статистическата информация относно последващите действия, предприети вследствие на разследванията на Службата, и на предоставената от Службата информация.
(42)
С цел да се гарантира пълната независимост на управлението на Службата, генералният директор следва да се назначава за неподновяем срок от седем години.
(43)
Функцията на генералния директор на Службата е особено важна и за Европейския парламент и за Съвета. Лицето, назначено за генерален директор, следва да се ползва с възможно най-широка подкрепа и признание от страна на Европейския парламент, Съвета и Комисията. Поради това Комисията следва да се стреми да постигне общо съгласие с Европейския парламент и Съвета в рамките на процедурата за консултиране.
(44)
В Официален вестник на Европейския съюз следва да се публикува покана за подаване на кандидатури за длъжността на генерален директор най-малко шест месеца преди изтичането на мандата на действащия генерален директор. Поканата за подаване на кандидатури следва да бъде изготвена от Комисията въз основа на резултатите от тесните консултации с Европейския парламент и със Съвета. В нея следва да бъдат посочени критериите за подбор, в т.ч. изискванията, на които следва да отговарят кандидатите, за да бъдат допуснати до тази длъжност.
(45)
Генералният директор следва периодично да информира Надзорния съвет за случаите, в които на съдебните органи на държавите-членки е подадена информация и за общия брой на случаите на Службата, разгледани от същите съдебни органи на въпросните държави-членки, посредством последващи действия, предприети във връзка с разследвания, извършени от Службата.
(46)
Опитът от оперативната практика показва, че би било от полза да се даде на генералния директор възможността да делегира на един или повече членове на персонала на Службата правомощието да упражняват определени негови функции.
(47)
Генералният директор следва да въведе вътрешен механизъм за консултиране и контрол, включително проверка на законосъобразността, като специално се обърне внимание на задължението за зачитането на процесуалните гаранции и основните права на засегнатите лица и на националното законодателство на засегнатите държави-членки.
(48)
За да се гарантира независимостта на Службата, Комисията следва да вземе решение за съответно делегиране на генералния директор на правомощията на органа по назначаване.
(49)
Настоящият регламент по никакъв начин не ограничава правомощията и отговорностите на държавите-членки при прилагането на мерки за борба с измамите, корупцията и всяка друга незаконна дейност, засягащи финансовите интереси на Съюза. Възлагането на задачата за провеждане на външни административни разследвания в тази област на независима институция като Службата, е следователно в пълно съответствие с установения в член 5 от Договора за Европейския съюз принцип на субсидиарност. В съответствие с установения в същия член принцип на пропорционалност, настоящият регламент не надхвърля необходимото за засилване на борбата с измамите, корупцията и всички други незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза.
(50)
Комисията следва да прецени дали е необходимо да се преработи настоящият регламент, в случай че бъде създадена Европейска прокуратура.
(51)
Настоящият регламент зачита основните права и спазва принципите, признати по-специално от Хартата на основните права на Европейския съюз.
(52)
Проведена беше консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните в съответствие с член 28, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 и той представи своето становище на 1 юни 2011 г. (11).
(53)
Предвид значителния брой на необходимите изменения, Регламент (ЕО) № 1073/1999 следва да бъде отменен и заменен от настоящия регламент.
(54)
Съгласно член 106а, параграф 1 от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, с който се разширява обхватът на член 325 от ДФЕС до Европейската общност за атомна енергия (Евратом), правилата, които управляват разследванията, провеждани от Службата по отношение на Съюза, следва също така да се прилагат по отношение на Евратом. Съгласно член 106а, параграф 2 от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, позоваванията на Съюза в член 325 от ДФЕС трябва да се тълкуват като позовавания на Евратом, като позоваванията на Съюза в настоящия регламент следователно включват позоваванията на Евратом, когато контекстът го изисква. Поради това Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета от 25 май 1999 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF) (12) следва да бъде отменен,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Цели и задачи
1. С цел засилване на борбата срещу измамите, корупцията и всяка друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Европейския съюз и на Европейската общност за атомна енергия (наричани по-нататък колективно „Съюза“, когато го изисква контекстът), Европейската служба за борба с измамите, създадена с Решение 1999/352/ЕО, ЕОВС, Евратом (по-нататък „Службата“), изпълнява правомощията за разследване, поверени на Комисията от:
а)
съответните правни актове на Съюза, и
б)
съответните споразумения за сътрудничество и взаимопомощ, сключени от Съюза с трети държави и международни организации.
2. Службата предоставя на държавите-членки помощ от страна на Комисията при организиране на тясно и редовно сътрудничество между техните компетентни органи с цел координиране на действията им за защита на финансовите интереси на Съюза от измами. Службата допринася за създаването и разработването на методи за предотвратяване и борба с измамите, корупцията и всяка друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза. Службата насърчава и координира заедно с държавите-членки и между тях споделянето на оперативен опит и на добри процесуални практики в областта на защитата на финансовите интереси на Съюза и подкрепя предприетите от държавите-членки на доброволна основа съвместни действия за борба с измамите.
3. Настоящият регламент се прилага, без да засяга:
а)
Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за функционирането на Европейския съюз;
б)
Устава на членовете на Европейския парламент;
в)
Правилника за длъжностните лица;
г)
Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. В рамките на институциите, органите, службите и агенциите, създадени от или на основание на Договорите („институции, органи, служби и агенции“), Службата извършва административни разследвания с цел борба срещу измамите, корупцията и всяка друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза. За тази цел тя разследва сериозни въпроси, свързани с изпълнението на служебните задължения и представляващи неизпълнение на задълженията от страна на длъжностни лица и други служители на Съюза, които подлежат на дисциплинарно или, в зависимост от случая, на наказателно производство, или еквивалентно неизпълнение на задължения от страна на членове на институции и органи, началници на служби и агенции или членове на персонала на институции, органи, служби и агенции, които не са обект на Правилника за персонала (по-нататък заедно наричани „длъжностни лица и други служители, членове на институции или органи, началници на служби или агенции, или членове на персонала“).
5. За прилагането на настоящия регламент компетентните органи на държавите-членки и институциите, органите, службите и агенциите могат да създадат административни договорености със Службата. Тези административни договорености могат да засягат по-специално предаването на информация и провеждането на разследванията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент:
1)
„финансови интереси на Съюза“ означава приходите, разходите и активите в рамките на бюджета на Европейския съюз, на бюджетите на институциите, органите, службите и агенциите, както и на управляваните и наблюдаваните от тях бюджети;
2)
„нередност“ означава „нередност“ според определението в член 1, параграф 2 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2988/95;
3)
„измама, корупция и всяка друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза“ има значението, с което се използват тези думи в съответните правни актове на Съюза;
4)
„административни разследвания“ („разследвания“) означава всички инспекции, проверки или други мерки, предприемани от Службата в съответствие с членове 3 и 4 за постигане на целите, определени в член 1, и за установяване при необходимост на неправомерността на разследваните действия; тези разследвания не засягат правомощията на компетентните органи на държавите-членки да образуват наказателно производство;
5)
„засегнато лице“ означава лице или икономически оператор, което(който) е заподозрян(о) в извършване на измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, и което(който) по тази причина е обект на разследване от страна на Службата;
6)
„икономически оператор“ има значението, с което се използва този израз в Регламент (ЕО, Евратом) № 2988/95 и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96;
7)
„административни договорености“ означава договореностите от технически и/или оперативен характер, сключени от Службата, които могат по-специално да имат за цел улесняване на сътрудничеството и обмена на информация между съответните страни и които не пораждат допълнителни правни задължения.
Член 3
Външни разследвания
1. Службата упражнява правомощията, поверени на Комисията с Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 за извършване на проверки и инспекции на място в държавите-членки и - в съответствие с действащите споразумения за сътрудничество и взаимопомощ, както и с всички останали действащи правни инструменти - в трети държави и в помещенията на международни организации.
Като част от разследващата си функция Службата провежда проверките и инспекциите, предвидени в член 9, параграф 1 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2988/95 и в секторните разпоредби, посочени в член 9, параграф 2 от същия регламент, в държавите-членки и - в съответствие с действащите споразумения за сътрудничество и взаимопомощ, както и с всички останали действащи правни инструменти - в трети държави и в помещенията на международни организации.
2. С оглед установяване на наличието на измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза във връзка със споразумение или решение за безвъзмездни средства или договор, свързани с финансиране от Съюза, в съответствие с разпоредбите и процедурите, установени с Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96, Службата може да извършва проверки и инспекции на място на икономически оператори.
3. По време на проверките и инспекциите на място персоналът на Службата действа, съобразно приложимото законодателство на Съюза, в съответствие с правилата и практиките на засегнатата държава-членка и с процесуалните гаранции, предвидени в настоящия регламент.
По искане на Службата компетентният орган на засегнатата държава-членка предоставя на персонала на Службата помощта, необходима за ефективното изпълнение на задачите ѝ, определена в писменото разрешение, посочено в член 7, параграф 2. Ако в съответствие с националните правила за тази помощ се изисква разрешение от съдебен орган, се подава молба за издаването му.
В съответствие с Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 засегнатата държава-членка гарантира, че на персонала на Службата е разрешен достъп - при същите условия като на компетентните ѝ органи и при спазване на националното ѝ законодателство - до цялата информация и документация, свързани с предмета на разследване, които са необходими за ефективното и ефикасно извършване на проверките и инспекциите на място.
4. За целите на регламента държавите-членки определят служба („координационна служба за борба с измамите“), която да подпомага ефективното сътрудничество и обмен на информация със Службата, включително информация от оперативен характер. По целесъобразност и в съответствие с националното законодателство координационна служба за борба с измамите може да се счита за компетентен орган за целите на настоящия регламент.
5. По време на външно разследване Службата може да получи достъп до всяка съответстваща информация (включително информация в бази данни), притежавана от институциите, органите, службите и агенциите, която е свързана с предмета на разследване, когато това е необходимо, за да се установи дали е извършена измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза. За тази цел се прилага член 4, параграфи 2 и 4.
6. Когато преди да е взето решение за започване или не на външно разследване, Службата разполага с информация, която поражда подозрение, че е извършена измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, тя може да информира компетентните органи на засегнатите държави-членки и, при необходимост, компетентните служби на Комисията.
Без да се засягат секторните разпоредби, посочени в член 9, параграф 2 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2988/95, компетентните органи на държавите-членки правят необходимото за предприемането на подходящи действия, в които Службата може да участва, в съответствие с националното законодателство. При поискване компетентните органи на засегнатите държави-членки уведомяват Службата за предприетите действия и за констатациите, направени въз основа на информацията, посочена в първа алинея от настоящия параграф.
Член 4
Вътрешни разследвания
1. Службата провежда административни разследвания в рамките на институциите, органите, службите и агенциите („вътрешни разследвания“) в областите, посочени в член 1.
Тези вътрешни разследвания се провеждат съгласно условията, предвидени в настоящия регламент и в решенията, приети от съответната институция, орган, служба или агенция.
2. При условие че разпоредбите, посочени в параграф 1, са спазени:
а)
Службата има право на незабавен достъп без предупреждение до всякаква съответна информация (включително информация в бази данни), притежавана от институциите, органите, службите и агенциите, както и до техните помещения. Службата има правото да разследва сметките на институциите, органите, службите и агенциите. Службата може да взема копие и да получава извлечения от всеки документ или от съдържанието на всеки информационен носител, притежаван от институциите, органите, службите и агенциите, и ако е необходимо, да задържа тези документи или данни, с цел да предотврати тяхното изчезване;
б)
Службата може да поиска устна информация (включително чрез събеседване) и писмена информация от длъжностни лица, други служители, членове на институции или органи, началници на служби или агенции, или членове на персонала.
3. В съответствие с разпоредбите и процедурите, установени в Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96, Службата може да провежда проверки и инспекции на място в помещенията на икономически оператори, за да получи достъп до информация, свързана с предмета на вътрешното разследване.
4. Институциите, органите, службите и агенциите се информират всеки път, когато персоналът на Службата извършва вътрешно разследване в техните помещения или разглежда документ или изисква информация, с която те разполагат. Без да се засягат членове 10 и 11, Службата може по всяко време да изпрати на засегната институция, орган, служба или агенция информацията, получена в хода на вътрешните разследвания.
5. Институциите, органите, службите и агенциите въвеждат подходящи процедури и предприемат необходимите мерки за осигуряване на поверителността на всеки етап от вътрешните разследвания.
6. Когато вътрешно разследване покаже, че длъжностно лице, друг служител, член на институция или орган, началник на служба или агенция, или член на персонала може да бъде засегнато лице, се информира съответната институция, орган, служба или агенция, към която това лице принадлежи.
Когато поверителността на вътрешното разследване не може да бъде осигурена при използване на обичайните канали за комуникация, Службата използва подходящи алтернативни канали за предаване на информацията.
В изключителни случаи предоставянето на тази информация може да бъде отложено на основата на обосновано решение, взето от генералния директор, което се предава на Надзорния съвет след приключване на разследването.
7. Решението, което ще се приеме от всяка институция, орган, служба или агенция, съгласно предвиденото в параграф 1, включва по-специално правило относно задължение от страна на длъжностни лица, други служители, членове на институции или органи, началници на служби или агенции, или членове на персонала да сътрудничат на Службата и да ѝ предоставят информация, като същевременно се гарантира поверителността на вътрешното разследване.
8. Когато преди да е взето решение за започване или не на вътрешно разследване Службата обработва информация, която поражда подозрение, че е извършена измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, Службата може да информира засегнатата институция, орган, служба или агенция. При поискване засегнатата институция, орган, служба или агенция информира Службата за предприетите действия и за констатациите, направени въз основа на тази информация.
При необходимост Службата уведомява и компетентните органи на съответната държава-членка. В този случай се прилагат процесуалните изисквания, установени в член 9, параграф 4, втора и трета алинея. Ако компетентните органи решат в съответствие с националното законодателство да предприемат действия въз основа на предоставената им информация, те при поискване информират Службата за това.
Член 5
Започване на разследване
1. Генералният директор може да започне разследване, когато са налице достатъчно подозрения, които могат да се основават и на сведения, предоставени от трета страна или от анонимен източник за извършването на измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза. При вземане на решението дали да се започне разследване или не генералният директор взема под внимание приоритетите на политиката за разследване и годишния план за управление на Службата, определени в съответствие с член 17, параграф 5. При решението се взема предвид и необходимостта от ефикасно използване на ресурсите на Службата и от пропорционалност на приложените средства. По отношение на вътрешните разследвания специално се взема предвид институцията, органът, службата или агенцията, които са в най-добра позиция да го извършат въз основа по-конкретно на: характера на фактите, действителните или потенциалните финансови последици от случая и вероятността за последващи съдебни действия.
2. Решението за започване на външно разследване се взема от генералния директор, който действа по своя инициатива или по искане на засегната държава-членка или на която и да е институция, орган, служба или агенция на Съюза.
Решението за започване на вътрешно разследване се взема от генералния директор, който действа по своя инициатива или по искане на институцията, органа, службата или агенцията, в която ще се проведе разследването, или по искане на държава-членка.
3. Докато генералният директор обмисля решението дали да се започне или не вътрешно разследване вследствие на искане, посочено в параграф 2, и/или докато Службата провежда вътрешно разследване, засегнатите институции, органи, служби или агенции не започват успоредно разследване по същите факти, освен ако със Службата е договорено друго.
4. Решението дали да се започне разследване или не се взема в срок от два месеца след получаването на искането, посочено в параграф 2, в Службата. То се съобщава без забавяне на държавата-членка, институцията, органа, службата или агенцията, която е отправила искането. Решението да не се започва разследване трябва да бъде обосновано. Ако след изтичане на двумесечния срок Службата не е взела решение, счита се че Службата е взела решение да не се започва разследване.
Когато длъжностно лице, друг служител, член на институция или орган, началник на служба или агенция, или член на персонала, действащ в съответствие с член 22а от Правилника за персонала, предоставя на Службата информация, свързана с подозрения за измама или нередност, Службата информира това лице за решението да започне или да не започва разследване по въпросните факти.
5. Ако генералният директор реши да не започва вътрешно разследване, той може незабавно да изпрати съответната информация на засегнатата институция, орган, служба или агенция, за да бъдат предприети целесъобразни действия в съответствие с правилата, приложими за тази институция, орган, служба или агенция. Службата договаря с тази институция, орган, служба или агенция, когато е уместно, подходящи мерки за защита на поверителността на източника на информацията и изисква при необходимост да бъде информирана за предприетите действия.
6. Ако генералният директор реши да не започва външно разследване, той може незабавно да изпрати съответната информация на компетентните органи на засегнатата държава-членка, за да бъдат предприети при необходимост действия в съответствие с националните ѝ разпоредби. При необходимост Службата уведомява и засегнатата институция, орган, служба или агенция.
Член 6
Достъп до информация в бази данни преди започване на разследване
1. Преди да се започне разследване, Службата има право на достъп до необходимата информация, намираща се в бази данни на институции, органи, служби и агенции, когато това е строго необходимо, за да се направи оценка на обективността на твърденията. Правото на достъп се упражнява в срока, определен от Службата, който е необходим за правилната оценка на твърденията. При упражняването на правото на достъп Службата спазва принципите на необходимост и пропорционалност.
2. Засегнатите институции, органи, служби и агенции си сътрудничат пълноценно, като позволяват на Службата да получава необходимата информация при условия, които се посочват в решенията, приети съгласно член 4, параграф 1.
Член 7
Процедура на разследванията
1. Генералният директор ръководи пряко провеждането на разследванията, при необходимост - въз основа на писмени указания. Разследванията се провеждат под негово ръководство от определения от него персонал на Службата.
2. Персоналът на Службата изпълнява своите задачи след представяне на писмено разрешение, показващо тяхната самоличност и качеството, в което действат. Това разрешение се издава от генералния директор, като в него се посочват предметът и целта на разследването, правните основания за провеждане на разследването и произтичащите от тези правни основания правомощия за разследване.
3. Компетентните органи на държавите-членки предоставят в съответствие с националните разпоредби необходимата подкрепа, за да може персоналът на Службата да изпълнява ефективно своите задачи.
Институциите, органите, службите и агенциите гарантират, че техните длъжностни лица, други служители, членове, началници и членове на персонала оказват необходимото съдействие, за да може персоналът на Службата да изпълнява ефективно своите задачи.
4. Когато дадено разследване включва външни и вътрешни елементи, се прилагат съответно членове 3 и 4.
5. Разследванията се извършват без прекъсване за период, който трябва да е пропорционален на обстоятелствата и сложността на случая.
6. Когато разследванията показват, че може да е целесъобразно да се предприемат предпазни административни мерки за защита на финансовите интереси на Съюза, Службата незабавно информира засегнатата институция, орган, служба или агенция за текущото разследване. Предоставената информация включва следното:
а)
самоличността на длъжностно лице, друг служител, член на институция или орган, началник на служба или агенция, или член на персонала и обобщение на съответните факти;
б)
всяка информация, която би могла да бъде в помощ на засегнатата институция, орган, служба или агенция при вземане на решението дали е целесъобразно да се предприемат предпазни административни мерки с цел да се защитят финансовите интереси на Съюза;
в)
всички специални мерки за поверителност, препоръчани по-специално в случаите, водещи до използване на процесуално-следствени действия, които попадат в компетентността на национален съдебен орган или - в случай на външно разследване - от компетентността на национален орган в съответствие с националните разпоредби, приложими към разследванията.
Засегнатата институция, орган, служба или агенция може във всеки един момент да реши да предприеме, в тясно сътрудничество със Службата, всякакви подходящи предпазни мерки, включително мерки за обезпечаване на доказателствения материал, и без забавяне информира Службата за това решение.
7. При необходимост компетентните органи на държавите-членки вземат, по искане на Службата, подходящите предпазни мерки, предвидени от националното законодателство, по-специално за обезпечаване на доказателствения материал.
8. Ако дадено разследване не може да бъде приключено в рамките на 12 месеца, генералният директор докладва при изтичането на посочените 12 месеца и на всеки шест месеца след това на Надзорния съвет, като посочва причините и корективните мерки, предвидени за ускоряване на разследването.
Член 8
Задължение за информиране на Службата
1. Институциите, органите, службите и агенциите изпращат незабавно на Службата всяка информация, свързана с възможни случаи на измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза.
2. Институциите, органите, службите и агенциите и - доколкото го позволява националното законодателство - компетентните органи на държавите-членки изпращат на Службата по нейно искане или по собствена инициатива всички документи или информация, с които разполагат, свързани с текущо разследване на Службата.
3. Институциите, органите, службите и агенциите и - доколкото го позволява националното законодателство - компетентните органи на държавите-членки изпращат на Службата всички други документи или информация, с които разполагат, свързани с борбата срещу измамите, корупцията и всяка друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза.
Член 9
Процесуални гаранции
1. При разследването Службата търси доказателства както в полза, така и срещу засегнатото лице. Разследванията се провеждат обективно и безпристрастно и в съответствие с принципа на презумпцията за невиновност и с процесуалните гаранции, определени в настоящия член.
2. Службата може да проведе събеседване със засегнато лице или свидетел по всяко време в хода на разследването. Лицето, с което се провежда събеседване, има право да не дава показания срещу себе си.
Поканата за събеседване със засегнатото лице му се изпраща най-малко 10 работни дни предварително. Срокът на предизвестието може да бъде съкратен с изричното съгласие на засегнатото лице или по надлежно обосновани причини за спешност на разследването. Във втория случай срокът на предизвестието не може да е по-кратък от 24 часа. Поканата включва списък на правата на засегнатото лице, по-специално правото му да бъде подпомогнато от избрано от него лице.
Поканата за събеседване със свидетел му се изпраща най-малко 24 часа предварително. Срокът на предизвестието може да бъде съкратен с изричното съгласие на лицето свидетел или по надлежно обосновани причини за спешност на разследването.
Изискванията, посочени във втора и трета алинея, не се прилагат за снемането на свидетелски показания в контекста на проверките и инспекциите на място.
Когато в хода на събеседването със свидетел станат известни факти, сочещи, че свидетелят може да е засегнато лице, събеседването се прекратява. В този случай незабавно се прилагат процесуалните правила, предвидени в настоящия параграф и в параграфи 3 и 4. Въпросният свидетел бива незабавно информиран за неговите права в качеството му на засегнато лице и получава при поискване копие от записаните изявления, направени от него по-рано. Службата няма право да използва направените от него по-рано изявления срещу лицето, без преди това да му даде възможност да представи становище по изявленията си.
Службата съставя протокол от събеседването и предоставя на изслушаното лице достъп до него, за да може изслушаното лице да одобри съдържанието или да добави свои забележки. Службата предоставя копие от протокола от събеседването на засегнатото лице.
3. Веднага щом стане известно, че длъжностно лице, друг служител, член на институция или орган, началник на служба или агенция, или член на персонала може да е засегнато лице, това длъжностно лице, друг служител, член на институция или орган, началник на служба или агенция, или член на персонала се уведомява за това, при условие че това няма да попречи на провеждането на разследването или на евентуалните процесуално-следствени действия от компетентността на национален съдебен орган.
4. Без да се засягат член 4, параграф 6 и член 7, параграф 6, след приключване на разследването и преди да се изготвят заключения, назоваващи поименно засегнато лице, на това лице се дава възможността да изрази становище по засягащите го факти.
За тази цел Службата изпраща на засегнатото лице покана да представи становището си писмено или в рамките на събеседване с определения от Службата персонал. В поканата се включват резюме на засягащите лицето факти и информацията, която се изисква съгласно членове 11 и 12 от Регламент (ЕО) № 45/2001, и се посочва срокът за представяне на становище, който не може да е по-кратък от 10 работни дни след получаването на поканата за представяне на становище. Срокът на предизвестието може да бъде съкратен с изричното съгласие на засегнатото лице или по надлежно обосновани причини за спешност на разследването. Окончателният доклад от разследването се позовава на това становище.
В надлежно обосновани случаи, в които е необходимо да се запази поверителността на разследването и/или които водят до използване на процесуално-следствени действия от компетентността на национален съдебен орган, генералният директор може да реши да отложи изпълнението на задължението за покана за представяне на становище на засегнатото лице.
В случаите, посочени в член 1, параграф 2 от приложение IХ от Правилника за персонала, ако дадена институция, орган, служба или агенция не изпрати отговор в срок от един месец след отправеното от генералния директор искане за отлагане на изпълнението на задължението за покана за представяне на становище на засегнатото лице, това се счита за положителен отговор.
5. Изслушваното лице има право да използва всеки от официалните езици на институциите на Съюза. Въпреки това от длъжностните лица и другите служители на Съюза може да бъде изискано да използват официален език на институциите на Съюза, който владеят добре.
Член 10
Поверителност и защита на данните
1. Информацията, предадена или получена в хода на външни разследвания, в каквато и форма да е тя, е защитена от съответните разпоредби.
2. Информацията, изпратена или получена в хода на вътрешните разследвания, в каквато и форма да е тя, е предмет на професионална тайна и се ползва от защитата, предвидена в разпоредбите, приложими за институциите на Съюза.
3. Засегнатите институции, органи, служби или агенции осигуряват спазването на поверителността на разследванията, провеждани от Службата, наред със законните права на засегнатите лица, а когато е образувано съдебно производство - спазването на всички национални разпоредби, приложими към това производство.
4. Службата може да назначи длъжностно лице за защита на данните в съответствие с член 24 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
5. Генералният директор гарантира, че информацията за обществеността се дава по неутрален и безпристрастен начин и че тя се огласява при спазване на поверителността на разследванията и в съответствие с принципите, определени в настоящия член и в член 9, параграф 1.
В съответствие с Правилника за персонала, персоналът на Службата се въздържа от неразрешено разкриване на информацията, получена в хода на служебните задължения, освен когато тази информация е вече публикувана или достъпна за обществеността, и продължава да спазва това си задължение след напускане на службата си.
Член 11
Доклад за разследването и действия след разследването
1. След завършване на дадено разследване от Службата се изготвя доклад под разпореждането на генералния директор. В доклада се представя правното основание за разследването, предприетите процесуални действия, установените факти и първоначалната им правна квалификация, оценка на финансовите последици от установените факти, спазването на процесуалните гаранции в съответствие с член 9 и заключенията от разследването.
Докладът е придружен от препоръки на генералния директор за това дали да се предприемат действия или не. В тези препоръки при необходимост се посочват евентуални дисциплинарни, административни, финансови и/или съдебни действия на засегнатите институции, органи, служби и агенции и на компетентните органи на засегнатите държави-членки и се прави по-конкретно оценка на размера на сумите, които следва да бъдат възстановени, и предварителна правна квалификация на установените факти.
2. При изготвяне на тези доклади и препоръки се взема под внимание и националното законодателство на засегнатата държава-членка. Докладите, изготвени на тази основа, представляват допустими доказателства в административни или съдебни производства на държавите-членки, където е възникнала необходимост от използването им, по начина и при условията, приложими за административните доклади, изготвени от инспектори на националната администрация. Тези доклади са предмет на оценка по същите правила като приложимите за административните доклади, изготвени от инспектори от националната администрация, и имат същата доказателствена стойност като тях.
3. Докладите и препоръките, изготвени след провеждането на външно разследване, както и съответните свързани документи се изпращат на компетентните органи на засегнатите държави-членки в съответствие с правилата, свързани с външните разследвания и при необходимост на компетентните служби на Комисията.
4. Докладите и препоръките, изготвени след провеждането на вътрешно разследване, както и съответните свързани документи се изпращат на засегнатата институция, орган, служба или агенция. Тази институция, орган, служба или агенция предприемат такива действията, по-специално дисциплинарни или правни, каквито резултатите от тези разследвания налагат, и докладват за тях на Службата в срока, определен в препоръките, придружаващи доклада, и по искане на Службата.
5. Когато в доклада, изготвен след вътрешно разследване, се разкрива наличието на факти, които могат да доведат до наказателно производство, тази информация се предава на съдебните органи на засегнатата държава-членка.
6. При поискване от Службата компетентните органи на засегнатите държави-членки своевременно изпращат на Службата информация за предприетите действия, ако има такива, след предаването от генералния директор на неговите препоръки в съответствие с параграф 3 и след предаване от Службата на информацията в съответствие с параграф 5.
7. Без да се засяга параграф 4, ако след завършване на разследването не са открити никакви доказателства срещу засегнатото лице, генералният директор прекратява разследването по отношение на това лице и уведомява това лице в срок от десет работни дни.
8. Информатор, който е предоставил на Службата информация, довела до разследване или свързана с такова, може, ако желае, да бъде уведомен от Службата, че разследването е приключило. Службата обаче може да отхвърли искането, ако счете, че то накърнява законните интереси на засегнатото лице, ефективността на разследването и на действията, предприемани вследствие на него, или изисквания за поверителност.
Член 12
Обмен на информация между Службата и компетентните органи на държавите-членки
1. Без да се засягат членове 10 и 11 от настоящия регламент и разпоредбите на Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96, Службата може да изпрати на компетентните органи на засегнатите държави-членки информация, получена в хода на външни разследвания, в достатъчен срок, за да могат да предприемат целесъобразни действия в съответствие с националното си законодателство.
2. Без да се засягат членове 10 и 11, генералният директор изпраща на съдебните органи на засегнатата държава-членка информация, получена от Службата в хода на вътрешни разследвания, отнасяща се до факти, които попадат в компетентността на националните съдебни органи.
В съответствие с член 4 и без да се засяга член 10, генералният директор изпраща също на засегнатата институция, орган, служба или агенция информацията, посочена в първа алинея от настоящия параграф, включително самоличността на засегнатото лице, резюме на установените факти, предварителната правна квалификация и оценката на последиците за финансовите интереси на Съюза.
Прилага се член 9, параграф 4.
3. Компетентните органи на засегнатата държава-членка, без да се засяга националното им законодателство, уведомяват своевременно Службата, по собствена инициатива или при поискване от Службата, за действията, предприети въз основа на изпратената им информация съгласно настоящия член.
4. Службата може да представя доказателства в производства пред национални юрисдикции в съответствие с националното законодателство и Правилника за персонала.
Член 13
Сътрудничество на Службата с Евроюст и Европол
1. В рамките на мандата си за защита на финансовите интереси на Съюза Службата си сътрудничи по целесъобразност с Евроюст и с Европейската полицейска служба (Европол). Когато е необходимо, за улесняване на това сътрудничество Службата урежда с Евроюст и Европол административни договорености. Тези работни договорености могат да засягат обмена на оперативна, стратегическа или техническа информация, включително лични данни и класифицирана информация, и при поискване - доклади за напредъка.
Когато това може да подпомогне и засили координацията и сътрудничеството между националните разследващи органи и прокуратурата или когато Службата е изпратила на компетентните органи на държавите-членки информация, даваща основание да се подозира наличие на измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза под формата на тежко престъпление, тя предава съответната информация на Евроюст, в рамките на мандата на Евроюст.
2. Компетентните органи на засегнатите държави-членки се информират своевременно от Службата в случаите, когато предоставена от тях информация се изпраща от Службата на Евроюст или на Европол.
Член 14
Сътрудничество с трети държави и международни организации
1. Службата може да сключва по целесъобразност административни договорености с компетентните органи в трети държави и с международни организации. Службата координира действията си по целесъобразност с компетентните служби на Комисията и с Европейската служба за външна дейност, по-специално преди сключване на тези договорености. Тези договорености могат да засягат обмена на оперативна, стратегическа или техническа информация, включително доклади за напредъка при поискване.
2. Службата информира компетентните органи на засегнатите държави-членки преди предоставена от тях информация да бъде изпратена от Службата на компетентните органи в трети държави или на международни организации.
Службата документира всички случаи на предаване на лични данни, включително основанията за предаването им, в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 15
Надзорен съвет
1. Надзорният съвет осъществява редовно наблюдение на изпълнението на разследващите функции на Службата с цел да се укрепи независимостта на Службата при правилното упражняване на компетентностите, които са ѝ дадени с настоящия регламент.
Надзорният съвет по-специално наблюдава свързаните с прилагането на процесуалните гаранции и продължителността на разследванията елементи в контекста на информацията, предоставена от генералния директор съгласно член 7, параграф 8.
Надзорният съвет изпраща на генералния директор становища, включително препоръки по целесъобразност, относно inter alia ресурсите, необходими за осъществяване на разследващите функции на Службата, приоритетите на Службата относно разследванията и продължителността на разследванията. Тези становища могат да се изготвят също и по собствена инициатива, при поискване от генералния директор или при поискване от дадена институция, орган, служба или агенция, без обаче това да влияе върху провеждането на текущите разследвания.
Копие от становищата, изготвени съгласно трета алинея се предоставя на институциите, органите, службите или агенциите.
В надлежно обосновани ситуации Надзорният съвет може да поиска от Службата допълнителна информация по разследвания, включително доклади и препоръки по приключили разследвания, без обаче да се намесва в провеждането на текущи разследвания.
2. Надзорният съвет се състои от пет независими членове, които са изпълнявали висши съдебни или разследващи функции или сравними функции, свързани с областта на дейност на Службата. Те се назначават по общо съгласие между Европейския парламент, Съвета и Комисията.
В решението за назначаване на членовете на Надзорния съвет се включва също резервен списък на потенциални членове, които могат да заменят членове на Надзорния съвет за остатъка на мандата им в случай на оставка, смърт или постоянна недееспособност на един или повече от членовете.
3. Мандатът на членовете на Надзорния съвет е пет години и не може да бъде подновяван. Замяната става, като се редуват замяна на двама и замяна на трима членове, с цел запазване на експертния състав на Надзорния съвет.
4. При изтичане на мандата им членовете на Надзорния съвет остават на длъжност, докато бъдат заменени.
5. Ако член на Надзорния съвет престане да отговаря на условията, необходими за изпълнението на задълженията му, или за него е установено виновно извършване на сериозно нарушение, Европейският парламент, Съветът и Комисията могат по общо съгласие да го освободят от длъжност.
6. В съответствие с приложимите разпоредби на Комисията, на членовете на Надзорния съвет се изплащат дневни и им се възстановяват разходите, направени от тях при изпълнение на задълженията.
7. При изпълнение на задълженията си членовете на Надзорния съвет не търсят и не приемат указания нито от правителства, нито от институции, органи, служби или агенции.
8. Надзорният съвет избира своя председател. Надзорният съвет приема свой процедурен правилник, който се представя за информация на Европейския парламент, Съвета, Комисията и Европейския надзорен орган по защита на данните преди приемането му. Заседанията на Надзорния съвет се свикват по инициатива на неговия председател или на генералния директор. Надзорният съвет заседава най-малко 10 пъти в годината. Той приема решенията си с мнозинство от съставящите го членове. Секретариатът му се предоставя от Службата, в тесни консултации с Надзорния съвет.
9. Надзорният съвет приема годишно поне един доклад за дейността си, който обхваща по-специално оценката за независимостта на Службата, прилагането на процесуалните гаранции и продължителността на разследванията. Тези доклади се изпращат на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата.
Надзорният съвет може да представя на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата доклади за резултатите от разследванията на Службата и действията, предприети въз основа на тези резултати.
Член 16
Обмен на мнения с институциите
1. Европейският парламент, Съветът и Комисията се срещат веднъж годишно с генералния директор за обмен на мнения на политическо равнище и за да обсъдят политиката на Службата по отношение на методите за предотвратяване и борба с измамите, корупцията и всяка друга форма на незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза. Надзорният съвет участва в обмена на мнения. По искане на Европейския парламент, Съвета, Комисията, генералния директор или Надзорния съвет могат да бъдат поканени да присъстват ad hoc представители на Сметната палата, Евроюст и/или Европол.
2. Обменът на гледни точки може да се отнася до:
а)
стратегическите приоритети за политиките на Службата относно разследването;
б)
докладите за дейността и становищата на Надзорния съвет, предвидени в член 15;
в)
докладите на генералния директор съгласно член 17, параграф 4 и по целесъобразност други доклади от институциите, свързани с мандата на Службата;
г)
рамките на отношенията между Службата и институциите, органите, службите и агенциите;
д)
рамките на отношенията между Службата и компетентните органи на държавите-членки;
е)
връзките на Службата с компетентните органи на трети държави, както и с международни организации, в рамките на споразуменията, посочени в настоящия регламент;
ж)
ефективността на работата на Службата по отношение на изпълнението на мандата ѝ.
3. Всички институции, участващи в обмена на мнения, гарантират, че обменът на мнения не нарушава провеждането на текущите разследвания.
4. Участващите в обмена институции отчитат в действията си изразените в рамките на този обмен мнения. В докладите, посочени в член 17, параграф 4, генералният директор предоставя информация за предприетите от Службата действия, ако има такива.
Член 17
Генерален директор
1. Службата се оглавява от генерален директор. Генералният директор се назначава от Комисията в съответствие с процедурата, определена в параграф 2. Мандатът на генералния директор е седем години и не може да бъде подновяван.
2. С оглед на назначаването на нов генерален директор Комисията публикува в Официален вестник на Европейския съюз покана за подаване на кандидатури. Поканата се публикува най-малко шест месеца преди края на мандата на действащия генерален директор. След положително становище от Надзорния съвет относно процедурата за подбор, прилагана от Комисията, тя съставя списък на кандидатите с подходяща квалификация. Комисията назначава генералния директор след провеждане на консултация с Европейския парламент и със Съвета.
3. При изпълнението на своите задължения генералният директор не търси и не приема указания нито от правителства, нито от институции, органи, служби или агенции във връзка със започването и провеждането на външни и вътрешни разследвания или на изготвянето на докладите след разследванията. Ако генералният директор прецени, че дадена мярка, предприета от Комисията, поставя под съмнение неговата независимост, той незабавно уведомява Надзорния съвет и взема решение дали да подаде жалба срещу Комисията пред Съда на Европейския съюз.
4. Генералният директор докладва редовно на Европейския парламент, Съвета, Комисията и Сметната палата за констатациите, направени при разследванията, провеждани от Службата, предприетите действия и срещнатите проблеми, като същевременно спазва поверителността на разследванията, законните права на засегнатите лица и информаторите, а при необходимост и националните разпоредби, приложими при съдебни производства.
5. Всяка година, в контекста на годишния план за управлението, генералният директор определя приоритетите на политиката на Службата относно разследванията и преди публикуването на плана ги изпраща на Надзорния съвет.
Генералният директор периодично информира Надзорния съвет за дейностите на Службата, изпълнението на разследващата ѝ функция и предприетите последващи действия в резултат на разследванията.
Генералният директор периодично информира Надзорния съвет за:
а)
случаи, в които препоръките на генералния директор не са били спазени;
б)
случаи, в които е изпратена информация на съдебни органи на държавите-членки;
в)
продължителността на разследванията в съответствие с член 7, параграф 8.
6. Генералният директор може да делегира упражняването на някои от своите функции по член 5, член 7, параграф 2, член 11, параграф 7 и член 12, параграф 2 на един или повече членове на персонала на Службата в писмена форма, определяйки условията на делегирането и ограниченията му.
7. Генералният директор въвежда вътрешна процедура за консултиране и контрол, включително проверка на законосъобразността, по отношение inter alia на зачитането на процесуалните гаранции и основните права на засегнатите лица и спазването на националното законодателство на засегнатите държави-членки, като специално се спазва разпоредбата на член 11, параграф 2.
8. Генералният директор приема насоки за процедурите на разследване, прилагани от персонала на Службата. Тези насоки са в съответствие с настоящия регламент и включват inter alia:
а)
провеждането на разследванията;
б)
процесуалните гаранции;
в)
подробна информация за вътрешните процедури за консултиране и контрол, включително проверка на законосъобразността;
г)
защитата на данните.
Тези насоки, както и техните изменения, се приемат, след като на Надзорния съвет е дадена възможността да представи забележки по тях, изпращат се за сведение на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията и се публикуват за информация на уебсайта на Службата на официалните езици на институциите на Съюза.
9. Преди налагане на дисциплинарно наказание на генералния директор, Комисията се консултира с Надзорния съвет.
Дисциплинарните наказания на генералния директор са предмет на мотивирано решение, което се изпраща за информация на Европейския парламент, на Съвета и на Надзорния съвет.
10. Всяко позоваване на „директора“ на Службата в правни текстове се разбира като позоваване на генералния директор.
Член 18
Финансиране
Бюджетните средства за Службата, включително за Надзорния съвет и неговия секретариат, се вписват в специална бюджетна линия в рамките на раздела за общия бюджет на Европейския съюз, отнасящ се до Комисията, и са подробно изложени в приложение към този раздел.
Щатното разписание на Службата, включително секретариата на Надзорния съвет, се прилага към щатното разписание на Комисията.
Член 19
Доклад за оценка
До 2 октомври 2017 г. Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета доклад за оценка относно прилагането на настоящия регламент. Докладът се придружава от становище на Надзорния съвет и включва становище относно необходимостта за изменение на регламента.
Член 20
Отменени разпоредби
Отменят се Регламент (ЕО) № 1073/1999 и Регламент (Евратом) № 1074/1999.
Позоваванията на отменените регламенти се считат за позовавания на настоящия регламент и се тълкуват в съответствие с таблицата на съответствието в приложение II.
Член 21
Влизане в сила и временни разпоредби
1. Настоящият регламент влиза в сила на първия ден от месеца, следващ публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
2. За продължителността на мандата на членовете на Надзорния съвет, които са действащи към датата на влизане в сила на настоящия регламент, се прилага член 15, параграф 3. Незабавно след влизането в сила на настоящия регламент председателят на Европейския парламент избира измежду членовете на Надзорния съвет чрез жребий двама членове, чиито служебни задължения трябва да приключат, чрез дерогация от първото изречение на член 15, параграф 3, при изтичане на първите 36 месеца от техния мандат. Автоматично се назначават двама нови членове с мандат от пет години, които да заменят напускащите членове, въз основа на и по реда в списъка, посочен в член 1, параграф 2 от Решение 2012/45/ЕС, Евратом на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията от 23 януари 2012 г. за назначаване на членовете на надзорния комитет на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) (13). Тези двама членове са първите двама в посочения по-горе списък.
3. Третото изречение на член 17, параграф 1 се прилага за срока на мандата на генералния директор, действащ към датата на влизане в сила на настоящия регламент.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Страсбург на 11 септември 2013 година.
REGULATION (EU, EURATOM) No 883/2013 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL
of 11 September 2013
concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999
THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 325 thereof, in conjunction with the Treaty establishing the European Atomic Energy Community, and in particular Article 106a thereof,
Having regard to the proposal from the European Commission,
After transmission of the draft legislative act to the national parliaments,
Having regard to the opinion of the Court of Auditors (1),
Acting in accordance with the ordinary legislative procedure (2),
Whereas:
(1)
The Union institutions and the Member States attach great importance to the protection of the financial interests of the Union and to the fight against fraud, corruption and any other illegal activity affecting those interests. The Commission’s responsibility in that connection is closely bound up with its duty to implement the budget pursuant to Article 317 of the Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU) and the importance of action to that end is confirmed by Article 325 TFEU.
(2)
All available means should be deployed fully to attain that objective, notably in the context of investigative duties devolving upon the Union, while the current distribution and balance of responsibilities between the Union and the Member States should be maintained.
(3)
To reinforce the means available for combating fraud, while respecting the principle of each institution’s internal organisational autonomy, the Commission, by Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom (3), has established the European Anti-Fraud Office (‘the Office’) among its own services with responsibility for conducting administrative fraud investigations. The Commission has given the Office full independence to exercise its investigative function. Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom provides that for the purposes of investigations the Office is to exercise the powers conferred by Union law.
(4)
Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council (4) was adopted to regulate investigations conducted by the Office. In order to make the Office’s investigative activities more effective, and in the light of the evaluations of its activities made by the Union institutions, in particular the Commission’s evaluation report of April 2003 and the Special Reports No 1/2005 (5) and No 2/2011 (6) of the Court of Auditors concerning the management of the Office, there is a need to revise the current legal framework.
(5)
The Office’s mandate should comprise the conduct of investigations within the institutions, bodies, offices and agencies established by, or on the basis of, the Treaties (‘institutions, bodies, offices and agencies’) and the exercise of the power of investigation conferred on the Commission by the relevant Union acts, as well as providing the Member States with assistance from the Commission in organising close and regular cooperation between their competent authorities. The Office should also contribute to the design and development of methods for preventing and combating fraud, corruption and any other illegal activity affecting the financial interests of the Union, based on its operational practice in this field.
(6)
The responsibility of the Office as set up by the Commission also extends beyond the protection of financial interests to include all activities relating to safeguarding Union interests against irregular conduct liable to result in administrative or criminal proceedings.
(7)
This Regulation should apply without prejudice to more extensive protection which may derive from the provisions of the Treaties.
(8)
Given the need to step up the fight against fraud, corruption and any other illegal activity affecting the financial interests of the Union, the Office should be able to conduct internal investigations in all the institutions, bodies, offices and agencies.
(9)
In the context of external investigations, the Office should be entrusted with the exercise of the powers conferred on the Commission by Council Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 of 11 November 1996 concerning on-the-spot checks and inspections carried out by the Commission in order to protect the European Communities’ financial interests against fraud and other irregularities (7). The Office should also be allowed to exercise the other powers conferred on the Commission to conduct on-the-spot checks and inspections in the Member States, notably for the purpose of detecting irregularities as required by Article 9 of Council Regulation (EC, Euratom) No 2988/95 of 18 December 1995 on the protection of the European Communities’ financial interests (8).
(10)
The operational efficiency of the Office depends greatly on cooperation with the Member States. There is a need for the Member States to identify their competent authorities which are able to provide the Office with the assistance needed in the performance of its duties. In cases where a Member State has not set up a specialist department at national level with the task of coordinating the protection of the financial interests of the Union and the fight against fraud, a service (the anti-fraud coordination service) should be designated to facilitate effective cooperation and exchange of information with the Office.
(11)
The Office should have access to any relevant information held by the institutions, bodies, offices and agencies of the Union in connection with external investigations.
(12)
Investigations should be conducted in accordance with the Treaties and in particular with Protocol No 7 on the privileges and immunities of the European Union, while respecting the Staff Regulations of Officials and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Union laid down in Council Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 (9) (‘the Staff Regulations’) and the Statute for Members of the European Parliament, and with full respect for human rights and fundamental freedoms, in particular the principle of fairness, for the right of persons involved to express their views on the facts concerning them and for the principle that the conclusions of an investigation may be based solely on elements which have evidential value. To that end, the institutions, bodies, offices and agencies should lay down the terms and conditions under which internal investigations are to be conducted.
(13)
Internal investigations can be conducted only if the Office is guaranteed access to all premises of the institutions, bodies, offices and agencies and to all information and documents held by them.
(14)
The accuracy of the information sent to the Office in connection with its mandate should be assessed promptly. To that end, the Office, prior to the opening of an investigation, should have access to any relevant information in databases held by the institutions, bodies, offices or agencies, when this is indispensable for assessing the basis in fact of allegations.
(15)
The Office should be placed under precise obligations to inform the institutions, bodies, offices and agencies of investigations in progress where an official, other servant, member of an institution or body, head of office or agency, or staff member is concerned by the matter under investigation or where precautionary measures may be required in order to protect the financial interests of the Union.
(16)
Clear rules should be laid down which, while confirming the priority enjoyed by the Office for conducting internal investigations on matters affecting the financial interests of the Union, enable the institutions, bodies, offices and agencies quickly to conduct such investigations in cases where the Office decides not to intervene.
(17)
To ensure the independence of the Office in carrying out the tasks conferred on it by this Regulation, its Director-General should be able to open an investigation on his own initiative. Where the Office is conducting an investigation, the relevant institutions, bodies, offices or agencies should not conduct an investigation into the same facts in parallel, unless agreed otherwise with the Office.
(18)
Investigations should be conducted under the authority of the Director-General, in full independence from the institutions, bodies, offices and agencies and from the Supervisory Committee. To that end, the Director-General should be able to adopt guidelines on investigation procedures for the staff of the Office. Those guidelines should provide practical guidance to the staff of the Office on the conduct of investigations and the procedural guarantees and rights of persons concerned or witnesses, and details on the internal advisory and control procedures to be followed, including a legality check. In order to provide greater transparency with regard to the conduct of investigations, those guidelines should be available to the public on the Office’s website. Those guidelines should not create or alter any rights or obligations arising under this Regulation.
(19)
In accordance with Article 21 of the Staff Regulations, the staff of the Office should conduct the investigations in accordance with the guidelines on investigation procedures and on the basis of individual instructions given by the Director-General in specific cases.
(20)
In accordance with the Staff Regulations, the staff of the Office should carry out their investigative tasks in full independence and should avoid conflicts of interest. Members of the staff of the Office should immediately inform the Director-General if an investigation concerns a matter in which they have any personal interest such as to impair, or to be seen as impairing, their independence, in particular if they are or have been involved in another capacity in the matter under investigation.
(21)
External and internal investigations by the Office follow, in part, distinct rules. However, the Office should be allowed, whenever necessary, to combine in one single investigation the aspects of an external and an internal investigation, without having to open two separate investigations.
(22)
It is necessary, in the interests of legal certainty, to specify the procedural guarantees applicable to investigations conducted by the Office, taking into account the administrative nature of those investigations.
(23)
The procedural guarantees and fundamental rights of persons concerned and of witnesses should be respected without discrimination at all times and at all stages of both external and internal investigations, in particular when information about ongoing investigations is provided. Provision of any information concerning investigations conducted by the Office to the European Parliament, the Council, the Commission or the Court of Auditors, whether bilaterally or as part of an exchange of views, should respect the confidentiality of investigations, the legitimate rights of the persons concerned and, where applicable, the national provisions governing judicial proceedings. Information transmitted or obtained during investigations should be treated in accordance with Union law on data protection. Exchanges of information should be governed by the principle of proportionality and by the need-to-know principle.
(24)
In order to strengthen the protection of the individual rights of persons under investigation, conclusions referring by name to a person concerned should not be drawn, at the final stage of an investigation, without that person being given the opportunity to comment on facts concerning him.
(25)
The Director-General should ensure that any information supplied to the public respects the legitimate rights of the persons concerned.
(26)
The Office and the institutions, bodies, offices and agencies involved in the investigation should protect freedom of expression, in accordance with the Charter of Fundamental Rights of the European Union, and journalistic sources.
(27)
It should be incumbent on the Director-General to ensure the protection of personal data and respect for confidentiality of information gathered in the course of investigations. Officials and other servants of the Union should be assured of legal protection equivalent to that provided for by the Staff Regulations.
(28)
To ensure that the findings of investigations conducted by the Office are taken into account and that the requisite follow-up action is taken, the reports should have the status of admissible evidence in administrative or judicial proceedings. To that end, those reports should be drawn up in a manner compatible with the rules governing administrative reports in the Member States.
(29)
Where it is found that facts brought to light by the final report on an internal investigation could give rise to criminal proceedings, the information to that effect should be transmitted to the national judicial authorities of the Member State concerned. In the recommendations accompanying the final investigation report, the Director-General should indicate whether, in the light of the nature of the facts and the scale of their financial impact, internal measures by the institution, body, office or agency concerned would allow for a more effective follow-up.
(30)
In cases where the Director-General transmits to the judicial authorities of the Member State concerned information obtained by the Office in the course of internal investigations, that transmission of information should be without prejudice to subsequent classification in law by the national judicial authority as to whether investigative proceedings are required.
(31)
It is for the competent authorities of the Member States or the institutions, bodies, offices or agencies, as the case may be, to decide what action should be taken on completed investigations on the basis of the final investigation reports drawn up by the Office.
(32)
In order to improve its efficiency, the Office should know how the results of its investigations have been followed up. Hence, the institutions, bodies, offices and agencies of the Union and, where appropriate, the competent authorities of the Member States should report to the Office, at its request, on the action taken, if any, on the basis of the information transmitted to them by the Office.
(33)
In view of the major benefits of strengthening cooperation between the Office, Eurojust, Europol and the competent authorities of the Member States, the Office should be able to conclude with them administrative arrangements which may, in particular, aim at facilitating practical cooperation and exchange of information on technical and operational matters, without creating any additional legal obligations.
(34)
In order to strengthen the cooperation between the Office, Eurojust and the competent authorities of the Member States in respect of deeds which may be the subject of a criminal investigation, the Office should inform Eurojust of, in particular, those cases of suspected fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union and involving serious forms of criminality. The transmission of information to the competent authorities of the Member States concerned should occur, as appropriate, before the information provided by them is transmitted by the Office to Eurojust or Europol, where such information is accompanied by an invitation to take specific criminal investigative action.
(35)
For the sake of successful cooperation between the Office, the relevant institutions, bodies, offices and agencies of the Union, the competent authorities of the Member States, the competent authorities in third countries, and international organisations, a mutual exchange of information should be organised. Such exchange of information should respect the principles of confidentiality and the rules on data protection laid down in Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (10). In particular, the Office should verify that the recipient has the appropriate competence and that the transmission of information is necessary. Exchanges of information with Eurojust should be covered by Eurojust’s mandate, which extends to coordination in transnational cases of serious crime.
(36)
Given the scale of the Union funds allocated to the external-aid sector, the number of investigations carried out by the Office in that sector and the existence of international cooperation for investigation purposes, the Office should be able, where appropriate in coordination with other competent services, to seek in the performance of its tasks, by means of administrative arrangements, practical assistance from the competent authorities in third countries and from international organisations, without creating any additional legal obligations.
(37)
The Office should enjoy independence in the discharge of its functions. To reinforce that independence, the Office should be subject to regular monitoring of its investigative functions by a Supervisory Committee, composed of outside independent persons who are highly qualified in the Office’s areas of activity. The Supervisory Committee should not interfere with the conduct of ongoing investigations. Its duties should also include assisting the Director-General in discharging his responsibilities.
(38)
It is appropriate to specify the criteria and procedure for appointing the members of the Supervisory Committee and to further specify the tasks of the Supervisory Committee arising from its mandate.
(39)
A reserve list should be drawn up designating candidates who may replace members of the Supervisory Committee for the remainder of their term of office in the event that one or more of those members resigns, dies or becomes otherwise unable to perform his duties.
(40)
In order to ensure that the Supervisory Committee can carry out its mission efficiently, the independent functioning of its secretariat should be guaranteed by the Office.
(41)
An exchange of views should take place once a year between the European Parliament, the Council and the Commission. Such exchange of views should cover, inter alia, the strategic priorities for investigation policies and the effectiveness of the work of the Office with regard to the performance of its mandate, without in any way interfering with the independence of the Office in the conduct of its investigations. Preparation for the exchange of views should take place at technical level and should include, in so far as may be necessary, a preparatory meeting between the relevant services of the institutions concerned. When discussing the effectiveness of the work of the Office with regard to the performance of its mandate, the institutions participating in the exchange of views should be able to address statistical information concerning the follow-up given to the Office’s investigations and to the information transmitted by the Office.
(42)
In order to ensure complete independence in the running of the Office, its Director-General should be appointed for a non-renewable term of seven years.
(43)
The function of the Director-General of the Office is particularly important also for the European Parliament and the Council. The person appointed as Director-General should enjoy the widest possible support and recognition from the European Parliament, the Council and the Commission. The Commission should therefore seek to achieve a common accord with the European Parliament and the Council in the framework of the consultation procedure.
(44)
A call for applications for the post of Director-General should be published in the Official Journal of the European Union at the latest six months before the end of the term of office of the Director-General in office. The call for applications should be prepared by the Commission on the basis of the outcome of close consultations with the European Parliament and the Council. It should specify the selection criteria, including the requirements which candidates should meet in order to be eligible for the post.
(45)
The Director-General should inform the Supervisory Committee periodically of those cases in which information has been transmitted to the judicial authorities of the Member States and of the total number of the Office’s cases dealt with by the same judicial authorities of the Member States in question, by way of follow-up to an investigation conducted by the Office.
(46)
Experience from operational practice has shown that it would be useful to allow the Director-General to delegate the exercise of certain of his functions to one or more members of the staff of the Office.
(47)
The Director-General should put in place an internal advisory and control mechanism, including a legality check, with particular reference to the obligation to respect the procedural guarantees and fundamental rights of the persons concerned and the national law of the Member States concerned.
(48)
In order to ensure the Office’s independence, the Commission should decide on appropriate delegations of the powers of the appointing authority to the Director-General.
(49)
This Regulation in no way diminishes the powers and responsibilities of the Member States to take measures to combat fraud, corruption and any other illegal activity affecting the financial interests of the Union. Entrusting to an independent Office the task of conducting external administrative investigations in this area is accordingly in full compliance with the principle of subsidiarity as set out in Article 5 of the Treaty on European Union. In accordance with the principle of proportionality, as set out in that Article, this Regulation does not go beyond what is necessary in order to step up the fight against fraud, corruption and any other illegal activity affecting the financial interests of the Union.
(50)
The Commission should assess the need for revision of this Regulation in the event that a European Public Prosecutor’s Office is established.
(51)
This Regulation respects fundamental rights and complies, in particular, with the principles recognised in the Charter of Fundamental Rights of the European Union.
(52)
The European Data Protection Supervisor has been consulted in accordance with Article 28(2) of Regulation (EC) No 45/2001 and delivered an opinion on 1 June 2011 (11).
(53)
Given the substantial number of amendments necessary, Regulation (EC) No 1073/1999 should be repealed and replaced by this Regulation.
(54)
Pursuant to Article 106a(1) of the Treaty establishing the European Atomic Energy Community (TEAEC), which extends the application of Article 325 TFEU to the European Atomic Energy Community (Euratom), the rules governing investigations conducted by the Office as regards the Union should also apply as regards Euratom. Pursuant to Article 106a(2) TEAEC, references to the Union in Article 325 TFEU must be taken as references to Euratom and references to the Union in this Regulation therefore include, when the context so requires, references to Euratom. Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (12) should therefore be repealed,
HAVE ADOPTED THIS REGULATION:
Article 1
Objectives and tasks
1. In order to step up the fight against fraud, corruption and any other illegal activity affecting the financial interests of the European Union and of the European Atomic Energy Community (hereinafter referred to collectively, when the context so requires, as ‘the Union’), the European Anti-Fraud Office established by Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom (‘the Office’) shall exercise the powers of investigation conferred on the Commission by:
(a)
the relevant Union acts; and
(b)
the relevant cooperation and mutual assistance agreements concluded by the Union with third countries and international organisations.
2. The Office shall provide the Member States with assistance from the Commission in organising close and regular cooperation between their competent authorities in order to coordinate their action aimed at protecting the financial interests of the Union against fraud. The Office shall contribute to the design and development of methods of preventing and combating fraud, corruption and any other illegal activity affecting the financial interests of the Union. The Office shall promote and coordinate, with and among the Member States, the sharing of operational experience and best procedural practices in the field of the protection of the financial interests of the Union, and shall support joint anti-fraud actions undertaken by Member States on a voluntary basis.
3. This Regulation shall apply without prejudice to:
(a)
Protocol No 7 on the privileges and immunities of the European Union attached to the Treaty on European Union and to the Treaty on the Functioning of the European Union;
(b)
the Statute for Members of the European Parliament;
(c)
the Staff Regulations;
(d)
Regulation (EC) No 45/2001.
4. Within the institutions, bodies, offices and agencies established by, or on the basis of, the Treaties (‘institutions, bodies, offices and agencies’), the Office shall conduct administrative investigations for the purpose of fighting fraud, corruption and any other illegal activity affecting the financial interests of the Union. To that end, it shall investigate serious matters relating to the discharge of professional duties constituting a dereliction of the obligations of officials and other servants of the Union liable to result in disciplinary or, as the case may be, criminal proceedings, or an equivalent failure to discharge obligations on the part of members of institutions and bodies, heads of offices and agencies or staff members of institutions, bodies, offices or agencies not subject to the Staff Regulations (hereinafter collectively referred to as ‘officials, other servants, members of institutions or bodies, heads of offices or agencies, or staff members’).
5. For the application of this Regulation, competent authorities of the Member States and institutions, bodies, offices or agencies may establish administrative arrangements with the Office. Those administrative arrangements may concern, in particular, the transmission of information and the conduct of investigations.
Article 2
Definitions
For the purposes of this Regulation:
(1)
‘financial interests of the Union’ shall include revenues, expenditures and assets covered by the budget of the European Union and those covered by the budgets of the institutions, bodies, offices and agencies and the budgets managed and monitored by them;
(2)
‘irregularity’ shall mean ‘irregularity’ as defined in Article 1(2) of Regulation (EC, Euratom) No 2988/95;
(3)
‘fraud, corruption and any other illegal activity affecting the financial interests of the Union’ shall have the meaning applied to those words in the relevant Union acts;
(4)
‘administrative investigations’ (‘investigations’) shall mean any inspection, check or other measure undertaken by the Office in accordance with Articles 3 and 4, with a view to achieving the objectives set out in Article 1 and to establishing, where necessary, the irregular nature of the activities under investigation; those investigations shall not affect the powers of the competent authorities of the Member States to initiate criminal proceedings;
(5)
‘person concerned’ shall mean any person or economic operator suspected of having committed fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union and who is therefore subject to investigation by the Office;
(6)
‘economic operator’ shall have the meaning applied to that term by Regulation (EC, Euratom) No 2988/95 and Regulation (Euratom, EC) No 2185/96;
(7)
‘administrative arrangements’ shall mean arrangements of a technical and/or operational nature concluded by the Office, which may in particular aim at facilitating the cooperation and the exchange of information between the parties thereto, and which do not create additional legal obligations.
Article 3
External investigations
1. The Office shall exercise the power conferred on the Commission by Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 to carry out on-the-spot checks and inspections in the Member States and, in accordance with the cooperation and mutual assistance agreements and any other legal instrument in force, in third countries and on the premises of international organisations.
As part of its investigative function, the Office shall carry out the checks and inspections provided for in Article 9(1) of Regulation (EC, Euratom) No 2988/95 and in the sectoral rules referred to in Article 9(2) of that Regulation in the Member States and, in accordance with the cooperation and mutual assistance agreements and any other legal instrument in force, in third countries and on the premises of international organisations.
2. With a view to establishing whether there has been fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union in connection with a grant agreement or decision or a contract concerning Union funding, the Office may, in accordance with the provisions and procedures laid down by Regulation (Euratom, EC) No 2185/96, conduct on-the-spot checks and inspections on economic operators.
3. During on-the-spot checks and inspections, the staff of the Office shall act, subject to the Union law applicable, in compliance with the rules and practices of the Member State concerned and with the procedural guarantees provided for in this Regulation.
At the request of the Office, the competent authority of the Member State concerned shall provide the staff of the Office with the assistance needed in order to carry out their tasks effectively, as specified in the written authorisation referred to in Article 7(2). If that assistance requires authorisation from a judicial authority in accordance with national rules, such authorisation shall be applied for.
The Member State concerned shall ensure, in accordance with Regulation (Euratom, EC) No 2185/96, that the staff of the Office are allowed access, under the same terms and conditions as its competent authorities and in compliance with its national law, to all information and documents relating to the matter under investigation which prove necessary in order for the on-the-spot checks and inspections to be carried out effectively and efficiently.
4. Member States shall, for the purposes of this Regulation, designate a service (‘the anti-fraud coordination service’) to facilitate effective cooperation and exchange of information, including information of an operational nature, with the Office. Where appropriate, in accordance with national law, the anti-fraud coordination service may be regarded as a competent authority for the purposes of this Regulation.
5. During an external investigation, the Office may have access to any relevant information, including information in databases, held by the institutions, bodies, offices and agencies, connected with the matter under investigation, where necessary in order to establish whether there has been fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union. For that purpose Article 4(2) and (4) shall apply.
6. Where, before a decision has been taken whether or not to open an external investigation, the Office handles information which suggests that there has been fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union, it may inform the competent authorities of the Member States concerned and, where necessary, the competent Commission services.
Without prejudice to the sectoral rules referred to in Article 9(2) of Regulation (EC, Euratom) No 2988/95, the competent authorities of the Member States concerned shall ensure that appropriate action is taken, in which the Office may take part, in compliance with national law. Upon request, the competent authorities of the Member States concerned shall inform the Office of the action taken and of their findings on the basis of information as referred to in the first subparagraph of this paragraph.
Article 4
Internal investigations
1. In the areas referred to in Article 1, the Office shall carry out administrative investigations within the institutions, bodies, offices and agencies (‘internal investigations’).
Those internal investigations shall be conducted in accordance with the conditions set out in this Regulation and in the decisions adopted by the respective institution, body, office or agency.
2. Provided that the provisions referred to in paragraph 1 are complied with:
(a)
the Office shall have the right of immediate and unannounced access to any relevant information, including information in databases, held by the institutions, bodies, offices and agencies, and to their premises. The Office shall be empowered to inspect the accounts of the institutions, bodies, offices and agencies. The Office may take a copy of, and obtain extracts from, any document or the contents of any data medium held by the institutions, bodies, offices and agencies and, if necessary, assume custody of such documents or data to ensure that there is no danger of their disappearance;
(b)
the Office may request oral information, including through interviews, and written information from officials, other servants, members of institutions or bodies, heads of offices or agencies, or staff members.
3. In accordance with the provisions and procedures laid down by Regulation (Euratom, EC) No 2185/96, the Office may carry out on-the-spot checks and inspections at the premises of economic operators in order to obtain access to information relevant to the matter under internal investigation.
4. The institutions, bodies, offices and agencies shall be informed whenever the staff of the Office conduct an internal investigation on their premises or consult a document or request information held by them. Without prejudice to Articles 10 and 11, the Office may at any time forward to the institution, body, office or agency concerned the information obtained in the course of internal investigations.
5. The institutions, bodies, offices and agencies shall put in place appropriate procedures and take necessary measures to ensure at all stages the confidentiality of internal investigations.
6. Where internal investigations reveal that an official, other servant, member of an institution or body, head of office or agency, or staff member may be a person concerned, the institution, body, office or agency to which that person belongs shall be informed.
In cases where the confidentiality of the internal investigation cannot be ensured using the usual channels of communication, the Office shall use appropriate alternative channels for transmitting information.
In exceptional cases, the provision of such information may be deferred on the basis of a reasoned decision by the Director-General, which shall be transmitted to the Supervisory Committee after the closure of the investigation.
7. The decision to be adopted by each institution, body, office or agency as provided for in paragraph 1 shall include, in particular, a rule concerning a duty on the part of officials, other servants, members of institutions or bodies, heads of offices or agencies, or staff members to cooperate with and supply information to the Office, while ensuring the confidentiality of the internal investigation.
8. Where, before a decision has been taken whether or not to open an internal investigation, the Office handles information which suggests that there has been fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union, it may inform the institution, body, office or agency concerned. Upon request, the institution, body, office or agency concerned shall inform the Office of any action taken and of its findings on the basis of such information.
Where necessary, the Office shall also inform the competent authorities of the Member State concerned. In this case, the procedural requirements laid down in the second and third subparagraphs of Article 9(4) shall apply. If the competent authorities decide to take any action on the basis of the information transmitted to them, in accordance with national law, they shall, upon request, inform the Office thereof.
Article 5
Opening of investigations
1. The Director-General may open an investigation when there is a sufficient suspicion, which may also be based on information provided by any third party or anonymous information, that there has been fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union. The decision by the Director-General whether or not to open an investigation shall take into account the investigation policy priorities and the annual management plan of the Office established in accordance with Article 17(5). That decision shall also take into account the need for efficient use of the Office’s resources and for proportionality of the means employed. With regard to internal investigations, specific account shall be taken of the institution, body, office or agency best placed to conduct them, based, in particular, on the nature of the facts, the actual or potential financial impact of the case, and the likelihood of any judicial follow-up.
2. The decision to open an external investigation shall be taken by the Director-General, acting on his own initiative or following a request from a Member State concerned or any institution, body, office or agency of the Union.
The decision to open an internal investigation shall be taken by the Director-General, acting on his own initiative or following a request from the institution, body, office or agency within which the investigation is to be conducted or from a Member State.
3. While the Director-General is considering whether or not to open an internal investigation following a request as referred to in paragraph 2, and/or while the Office is conducting an internal investigation, the institutions, bodies, offices or agencies concerned shall not open a parallel investigation into the same facts, unless agreed otherwise with the Office.
4. Within two months of receipt by the Office of a request as referred to in paragraph 2, a decision whether or not to open an investigation shall be taken. It shall be communicated without delay to the Member State, institution, body, office or agency which made the request. Reasons shall be given for a decision not to open an investigation. If, on the expiry of that period of two months, the Office has not taken any decision, the Office shall be deemed to have decided not to open an investigation.
Where an official, other servant, member of an institution or body, head of office or agency, or staff member, acting in accordance with Article 22a of the Staff Regulations, provides information to the Office relating to a suspected fraud or irregularity, the Office shall inform that person of the decision whether or not to open an investigation in relation to the facts in question.
5. If the Director-General decides not to open an internal investigation, he may without delay send any relevant information to the institution, body, office or agency concerned for appropriate action to be taken in accordance with the rules applicable to that institution, body, office or agency. The Office shall agree with that institution, body, office or agency, if appropriate, on suitable measures to protect the confidentiality of the source of that information and shall, if necessary, ask to be informed of the action taken.
6. If the Director-General decides not to open an external investigation, he may without delay send any relevant information to the competent authorities of the Member State concerned for action to be taken where appropriate, in accordance with its national rules. Where necessary, the Office shall also inform the institution, body, office or agency concerned.
Article 6
Access to information in databases prior to the opening of an investigation
1. Prior to the opening of an investigation, the Office shall have the right of access to any relevant information in databases held by the institutions, bodies, offices or agencies when this is indispensable in order to assess the basis in fact of allegations. That right of access shall be exercised within the time-limit, to be set by the Office, required for a prompt assessment of the allegations. In exercising that right of access, the Office shall respect the principles of necessity and proportionality.
2. The institution, body, office or agency concerned shall sincerely cooperate by allowing the Office to obtain any relevant information under conditions to be specified in the decisions adopted under Article 4(1).
Article 7
Investigations procedure
1. The Director-General shall direct the conduct of investigations on the basis, where appropriate, of written instructions. Investigations shall be conducted under his direction by the staff of the Office designated by him.
2. The staff of the Office shall carry out their tasks on production of a written authorisation showing their identity and their capacity. The Director-General shall issue such authorisation indicating the subject matter and the purpose of the investigation, the legal bases for conducting the investigation and the investigative powers stemming from those bases.
3. The competent authorities of the Member States shall, in conformity with national rules, give the necessary assistance to enable the staff of the Office to fulfil their tasks effectively.
The institutions, bodies, offices and agencies shall ensure that their officials, other servants, members, heads and staff members provide the necessary assistance to enable the staff of the Office to fulfil their tasks effectively.
4. Where an investigation combines external and internal elements, Articles 3 and 4 shall apply respectively.
5. Investigations shall be conducted continuously over a period which must be proportionate to the circumstances and complexity of the case.
6. Where investigations show that it might be appropriate to take precautionary administrative measures to protect the financial interests of the Union, the Office shall without delay inform the institution, body, office or agency concerned of the investigation in progress. The information supplied shall include the following:
(a)
the identity of the official, other servant, member of an institution or body, head of office or agency, or staff member concerned and a summary of the facts in question;
(b)
any information that could assist the institution, body, office or agency concerned in deciding whether it is appropriate to take precautionary administrative measures in order to protect the financial interests of the Union;
(c)
any special measures of confidentiality recommended, in particular in cases entailing the use of investigative measures falling within the competence of a national judicial authority or, in the case of an external investigation, within the competence of a national authority, in accordance with the national rules applicable to investigations.
The institution, body, office or agency concerned may at any time decide to take, in close cooperation with the Office, any appropriate precautionary measures, including measures for the safeguarding of evidence, and shall inform the Office without delay of such decision.
7. Where necessary, it shall be for the competent authorities of the Member States, at the Office’s request, to take the appropriate precautionary measures under their national law, in particular measures for the safeguarding of evidence.
8. If an investigation cannot be closed within 12 months after it has been opened, the Director-General shall, at the expiry of that 12-month period and every six months thereafter, report to the Supervisory Committee, indicating the reasons and the remedial measures envisaged with a view to speeding up the investigation.
Article 8
Duty to inform the Office
1. The institutions, bodies, offices and agencies shall transmit to the Office without delay any information relating to possible cases of fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union.
2. The institutions, bodies, offices and agencies and, in so far as their national law allows, the competent authorities of the Member States shall, at the request of the Office or on their own initiative, transmit to the Office any document or information they hold which relates to an ongoing investigation by the Office.
3. The institutions, bodies, offices and agencies and, in so far as their national law allows, the competent authorities of the Member States shall transmit to the Office any other document or information considered pertinent which they hold relating to the fight against fraud, corruption and any other illegal activity affecting the financial interests of the Union.
Article 9
Procedural guarantees
1. In its investigations the Office shall seek evidence for and against the person concerned. Investigations shall be conducted objectively and impartially and in accordance with the principle of the presumption of innocence and with the procedural guarantees set out in this Article.
2. The Office may interview a person concerned or a witness at any time during an investigation. Any person interviewed shall have the right to avoid self-incrimination.
The invitation to an interview shall be sent to a person concerned with at least 10 working days’ notice. That notice period may be shortened with the express consent of the person concerned or on duly reasoned grounds of urgency of the investigation. In the latter case, the notice period shall not be less than 24 hours. The invitation shall include a list of the rights of the person concerned, in particular the right to be assisted by a person of his choice.
The invitation to an interview shall be sent to a witness with at least 24 hours’ notice. That notice period may be shortened with the express consent of the witness or on duly reasoned grounds of urgency of the investigation.
The requirements referred to in the second and third subparagraphs shall not apply to the taking of statements in the context of on-the-spot checks and inspections.
Where, in the course of an interview, evidence emerges that a witness may be a person concerned, the interview shall be ended. The procedural rules provided for in this paragraph and in paragraphs 3 and 4 shall immediately apply. That witness shall be informed forthwith of his rights as a person concerned and shall receive, upon request, a copy of the records of any statements made by him in the past. The Office may not use that person’s past statements against him without giving him first the opportunity to comment on those statements.
The Office shall draw up a record of the interview and give the person interviewed access to it so that the person interviewed may either approve the record or add observations. The Office shall give the person concerned a copy of the record of the interview.
3. As soon as an investigation reveals that an official, other servant, member of an institution or body, head of office or agency, or staff member may be a person concerned, that official, other servant, member of an institution or body, head of office or agency, or staff member shall be informed to that effect, provided that this does not prejudice the conduct of the investigation or of any investigative proceedings falling within the remit of a national judicial authority.
4. Without prejudice to Articles 4(6) and 7(6), once the investigation has been completed and before conclusions referring by name to a person concerned are drawn up, that person shall be given the opportunity to comment on facts concerning him.
To that end, the Office shall send the person concerned an invitation to comment either in writing or at an interview with staff designated by the Office. That invitation shall include a summary of the facts concerning the person concerned and the information required by Articles 11 and 12 of Regulation (EC) No 45/2001, and shall indicate the time-limit for submitting comments, which shall not be less than 10 working days from receipt of the invitation to comment. That notice period may be shortened with the express consent of the person concerned or on duly reasoned grounds of urgency of the investigation. The final investigation report shall make reference to any such comments.
In duly justified cases where it is necessary to preserve the confidentiality of the investigation and/or entailing the use of investigative proceedings falling within the remit of a national judicial authority, the Director-General may decide to defer the fulfilment of the obligation to invite the person concerned to comment.
In cases referred to in Article 1(2) of Annex IX to the Staff Regulations, failure on the part of the institution, body, office or agency to respond within one month to the request of the Director-General for deferral of the fulfilment of the obligation to invite the person concerned to comment shall be deemed to constitute a reply in the affirmative.
5. Any person interviewed shall be entitled to use any of the official languages of the institutions of the Union. However, officials or other servants of the Union may be required to use an official language of the institutions of the Union of which they have a thorough knowledge.
Article 10
Confidentiality and data protection
1. Information transmitted or obtained in the course of external investigations, in whatever form, shall be protected by the relevant provisions.
2. Information transmitted or obtained in the course of internal investigations, in whatever form, shall be subject to professional secrecy and shall enjoy the protection afforded by the rules applicable to the Union institutions.
3. The institutions, bodies, offices or agencies concerned shall ensure that the confidentiality of the investigations conducted by the Office is respected, together with the legitimate rights of the persons concerned, and, where judicial proceedings have been initiated, that all national rules applicable to such proceedings have been adhered to.
4. The Office may designate a Data Protection Officer in accordance with Article 24 of Regulation (EC) No 45/2001.
5. The Director-General shall ensure that any information provided to the public is given neutrally and impartially, and that its disclosure respects the confidentiality of investigations and complies with the principles set out in this Article and in Article 9(1).
In accordance with the Staff Regulations, the staff of the Office shall refrain from any unauthorised disclosure of information received in the line of duty, unless that information has already been made public or is accessible to the public, and shall continue to be bound by that obligation after leaving the service.
Article 11
Investigation report and action to be taken following investigations
1. On completion of an investigation by the Office, a report shall be drawn up, under the authority of the Director-General. That report shall give an account of the legal basis for the investigation, the procedural steps followed, the facts established and their preliminary classification in law, the estimated financial impact of the facts established, the respect of the procedural guarantees in accordance with Article 9 and the conclusions of the investigation.
The report shall be accompanied by recommendations of the Director-General on whether or not action should be taken. Those recommendations shall, where appropriate, indicate any disciplinary, administrative, financial and/or judicial action by the institutions, bodies, offices and agencies and by the competent authorities of the Member States concerned, and shall specify in particular the estimated amounts to be recovered, as well as the preliminary classification in law of the facts established.
2. In drawing up such reports and recommendations, account shall be taken of the national law of the Member State concerned. Reports drawn up on that basis shall constitute admissible evidence in administrative or judicial proceedings of the Member State in which their use proves necessary, in the same way and under the same conditions as administrative reports drawn up by national administrative inspectors. They shall be subject to the same evaluation rules as those applicable to administrative reports drawn up by national administrative inspectors and shall have the same evidentiary value as such reports.
3. Reports and recommendations drawn up following an external investigation and any relevant related documents shall be sent to the competent authorities of the Member States concerned in accordance with the rules relating to external investigations and, if necessary, to the competent Commission services.
4. Reports and recommendations drawn up following an internal investigation and any relevant related documents shall be sent to the institution, body, office or agency concerned. That institution, body, office or agency shall take such action, in particular of a disciplinary or legal nature, as the results of the internal investigation warrant, and shall report thereon to the Office, within a time-limit laid down in the recommendations accompanying the report, and, in addition, at the request of the Office.
5. Where the report drawn up following an internal investigation reveals the existence of facts which could give rise to criminal proceedings, that information shall be transmitted to the judicial authorities of the Member State concerned.
6. At the request of the Office, the competent authorities of the Member States concerned shall, in due time, send to the Office information on action taken, if any, following the transmission by the Director-General of his recommendations in accordance with paragraph 3, and following the transmission by the Office of any information in accordance with paragraph 5.
7. Without prejudice to paragraph 4, if, on completion of an investigation, no evidence has been found against the person concerned, the Director-General shall close the investigation regarding that person and inform that person within 10 working days.
8. Where an informant who has provided the Office with information leading or relating to an investigation so requests, the Office may notify that informant that the investigation has been closed. The Office may, however, refuse any such request if it considers that it is such as to prejudice the legitimate interests of the person concerned, the effectiveness of the investigation and of the action to be taken subsequent thereto, or any confidentiality requirements.
Article 12
Exchange of information between the Office and the competent authorities of the Member States
1. Without prejudice to Articles 10 and 11 of this Regulation and to the provisions of Regulation (Euratom, EC) No 2185/96, the Office may transmit to the competent authorities of the Member States concerned information obtained in the course of external investigations in due time to enable them to take appropriate action in accordance with their national law.
2. Without prejudice to Articles 10 and 11, the Director-General shall transmit to the judicial authorities of the Member State concerned information obtained by the Office, in the course of internal investigations, concerning facts which fall within the jurisdiction of a national judicial authority.
In accordance with Article 4 and without prejudice to Article 10, the Director-General shall also transmit to the institution, body, office or agency concerned the information referred to in the first subparagraph of this paragraph, including the identity of the person concerned, a summary of the facts established, their preliminary classification in law and the estimated impact on the financial interests of the Union.
Article 9(4) shall apply.
3. The competent authorities of the Member State concerned shall, without prejudice to their national law, inform the Office in due time, on their own initiative or at the request of the Office, of the action taken on the basis of the information transmitted to them under this Article.
4. The Office may provide evidence in proceedings before national courts and tribunals in conformity with national law and the Staff Regulations.
Article 13
Cooperation of the Office with Eurojust and Europol
1. Within its mandate to protect the financial interests of the Union, the Office shall cooperate, as appropriate, with Eurojust and with the European Police Office (Europol). Where necessary in order to facilitate that cooperation, the Office shall agree with Eurojust and Europol on administrative arrangements. Such working arrangements may concern exchange of operational, strategic or technical information, including personal data and classified information and, on request, progress reports.
Where this may support and strengthen coordination and cooperation between national investigating and prosecuting authorities, or where the Office has forwarded to the competent authorities of the Member States information giving grounds for suspecting the existence of fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union in the form of serious crime, it shall transmit relevant information to Eurojust, within the mandate of Eurojust.
2. The competent authorities of the Member States concerned shall be informed, in a timely manner, by the Office in cases where information provided by them is transmitted by the Office to Eurojust or Europol.
Article 14
Cooperation with third countries and international organisations
1. Administrative arrangements may be agreed, as appropriate, by the Office with competent authorities in third countries and with international organisations. The Office shall coordinate its action, as appropriate, with the competent Commission services and with the European External Action Service, in particular before agreeing on such arrangements. Such arrangements may concern exchange of operational, strategic or technical information, including, on request, progress reports.
2. The Office shall inform the competent authorities of the Member States concerned before information provided by them is transmitted by the Office to competent authorities in third countries or to international organisations.
The Office shall keep a record of all transmissions of personal data, including the grounds for such transmissions, in accordance with Regulation (EC) No 45/2001.
Article 15
Supervisory Committee
1. The Supervisory Committee shall regularly monitor the implementation by the Office of its investigative function, in order to reinforce the Office’s independence in the proper exercise of the competences conferred upon it by this Regulation.
The Supervisory Committee shall in particular monitor developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations in the light of the information supplied by the Director-General in accordance with Article 7(8).
The Supervisory Committee shall address to the Director-General opinions, including where appropriate, recommendations on, inter alia, the resources needed to carry out the investigative function of the Office, on the investigative priorities of the Office and on the duration of investigations. Those opinions may be delivered on its own initiative, at the request of the Director-General or at the request of an institution, body, office or agency, without however interfering with the conduct of investigations in progress.
The institutions, bodies, offices or agencies shall be provided with a copy of opinions delivered pursuant to the third subparagraph.
In duly justified situations, the Supervisory Committee may ask the Office for additional information on investigations, including reports and recommendations on closed investigations, without however interfering with the conduct of investigations in progress.
2. The Supervisory Committee shall be composed of five independent members having experience in senior judicial or investigative functions or comparable functions relating to the areas of activity of the Office. They shall be appointed by common accord of the European Parliament, the Council and the Commission.
The decision appointing the members of the Supervisory Committee shall also include a reserve list of potential members to replace members of the Supervisory Committee for the remainder of their term of office in the event of the resignation, death or permanent incapacity of one or more of those members.
3. The term of office of members of the Supervisory Committee shall be five years and shall not be renewable. Three and two members shall be replaced alternately in order to preserve the Supervisory Committee’s expertise.
4. On expiry of their term of office, members of the Supervisory Committee shall remain in office until they are replaced.
5. If a member of the Supervisory Committee ceases to fulfil the conditions governing the performance of his duties, or if he has been found guilty of serious misconduct, the European Parliament, the Council and the Commission may, by common accord, relieve him of his duties.
6. In accordance with the applicable Commission rules, members of the Supervisory Committee shall receive a daily allowance and shall be reimbursed for expenses incurred by them in the course of their duties.
7. In carrying out their duties, the members of the Supervisory Committee shall neither seek nor take instructions from any government or any institution, body, office or agency.
8. The Supervisory Committee shall appoint its chair. It shall adopt its own rules of procedure, which shall, before adoption, be submitted to the European Parliament, the Council, the Commission and the European Data Protection Supervisor for information. Meetings of the Supervisory Committee shall be convened on the initiative of its chair or the Director-General. It shall hold at least 10 meetings per year. The Supervisory Committee shall take its decisions by a majority of its component members. Its secretariat shall be provided by the Office, in close consultation with the Supervisory Committee.
9. The Supervisory Committee shall adopt at least one report on its activities per year, covering in particular the assessment of the Office’s independence, the application of procedural guarantees and the duration of investigations. Those reports shall be sent to the European Parliament, the Council, the Commission and the Court of Auditors.
The Supervisory Committee may submit reports to the European Parliament, the Council, the Commission and the Court of Auditors on the results of the Office’s investigations and the action taken on the basis of those results.
Article 16
Exchange of views with the institutions
1. The European Parliament, the Council and the Commission shall once a year meet the Director-General for an exchange of views at political level to discuss the Office’s policy relating to methods of preventing and combating fraud, corruption or any other illegal activity affecting the financial interests of the Union. The Supervisory Committee shall participate in the exchange of views. Representatives of the Court of Auditors, Eurojust and/or Europol may be invited to attend on an ad hoc basis upon request of the European Parliament, the Council, the Commission, the Director-General or the Supervisory Committee.
2. The exchange of views may relate to:
(a)
the strategic priorities for the Office’s investigation policies;
(b)
the opinions and activity reports of the Supervisory Committee provided for under Article 15;
(c)
the reports of the Director-General under Article 17(4) and, as appropriate, any other reports by the institutions relating to the mandate of the Office;
(d)
the framework of the relations between the Office and the institutions, bodies, offices and agencies;
(e)
the framework of the relations between the Office and the competent authorities of the Member States;
(f)
the relations between the Office and the competent authorities in third countries as well as international organisations in the framework of the arrangements referred to in this Regulation;
(g)
the effectiveness of the work of the Office with regard to the performance of its mandate.
3. All institutions participating in the exchange of views shall ensure that the exchange of views does not interfere with the conduct of investigations in progress.
4. The institutions participating in the exchange of views shall take into account in their actions the opinions expressed in that exchange. The Director-General shall provide, in the reports referred to in Article 17(4), information on the actions, if any, taken by the Office.
Article 17
Director-General
1. The Office shall be headed by a Director-General. The Director-General shall be appointed by the Commission, in accordance with the procedure specified in paragraph 2. The term of office of the Director-General shall be seven years and shall not be renewable.
2. In order to appoint a new Director-General, the Commission shall publish a call for applications in the Official Journal of the European Union. Such publication shall take place at the latest six months before the end of the term of office of the Director-General in office. After a favourable opinion has been given by the Supervisory Committee on the selection procedure applied by the Commission, the Commission shall draw up a list of suitably qualified candidates. After consultation with the European Parliament and the Council, the Commission shall appoint the Director-General.
3. The Director-General shall neither seek nor take instructions from any government or any institution, body, office or agency in the performance of his duties with regard to the opening and carrying-out of external and internal investigations or to the drafting of reports following such investigations. If the Director-General considers that a measure taken by the Commission calls his independence into question, he shall immediately inform the Supervisory Committee, and shall decide whether to bring an action against the Commission before the Court of Justice.
4. The Director-General shall report regularly to the European Parliament, the Council, the Commission and the Court of Auditors on the findings of investigations carried out by the Office, the action taken and the problems encountered, whilst respecting the confidentiality of the investigations, the legitimate rights of the persons concerned and of informants, and, where appropriate, national law applicable to judicial proceedings.
5. The Director-General shall each year determine, within the context of the annual management plan, the investigation policy priorities of the Office and shall, prior to their publication, forward them to the Supervisory Committee.
The Director-General shall keep the Supervisory Committee periodically informed of the Office’s activities, the implementation of its investigative function and the action taken by way of follow-up to investigations.
The Director-General shall inform the Supervisory Committee periodically:
(a)
of cases in which the recommendations made by the Director-General have not been followed;
(b)
of cases in which information has been transmitted to judicial authorities of the Member States;
(c)
on the duration of investigations in accordance with Article 7(8).
6. The Director-General may delegate in writing the exercise of certain of his functions under Article 5, Article 7(2), Article 11(7) and Article 12(2) to one or more members of the staff of the Office, specifying the conditions and limits governing such delegation.
7. The Director-General shall put in place an internal advisory and control procedure, including a legality check, relating, inter alia, to the respect of procedural guarantees and fundamental rights of the persons concerned and of the national law of the Member States concerned, with particular reference to Article 11(2).
8. The Director-General shall adopt guidelines on investigation procedures for the staff of the Office. Those guidelines shall be in accordance with this Regulation and shall cover, inter alia:
(a)
the conduct of investigations;
(b)
the procedural guarantees;
(c)
details on the internal advisory and control procedures, including the legality check;
(d)
data protection.
Those guidelines, and any modification thereto, shall be adopted after the Supervisory Committee has been given the opportunity to submit its observations thereon and shall then be transmitted for information to the European Parliament, the Council and the Commission, and published for information purposes on the Office’s website in the official languages of the institutions of the Union.
9. Before imposing any disciplinary penalty on the Director-General, the Commission shall consult the Supervisory Committee.
The imposition of any disciplinary penalty on the Director-General shall be the subject of a reasoned decision, which shall be forwarded for information to the European Parliament, the Council and the Supervisory Committee.
10. Any reference to the ‘Director’ of the Office in any legal text shall be read as a reference to the Director-General.
Article 18
Financing
The total appropriations for the Office, including for the Supervisory Committee and its secretariat, shall be entered under a specific budget line within the section of the general budget of the European Union relating to the Commission and shall be set out in detail in an Annex to that section.
The establishment plan of the Office, including the secretariat of the Supervisory Committee, shall be annexed to the establishment plan of the Commission.
Article 19
Evaluation report
By 2 October 2017, the Commission shall submit to the European Parliament and the Council an evaluation report on the application of this Regulation. That report shall be accompanied by an opinion of the Supervisory Committee and shall state whether there is a need to amend this Regulation.
Article 20
Repeal
Regulation (EC) No 1073/1999 and Regulation (Euratom) No 1074/1999 are hereby repealed.
References to the repealed Regulations shall be construed as references to this Regulation and shall be read in accordance with the correlation table set out in Annex II.
Article 21
Entry into force and transitional provisions
1. This Regulation shall enter into force on the first day of the month following its publication in the Official Journal of the European Union.
2. Article 15(3) shall apply to the duration of the term of office of the members of the Supervisory Committee in office at the date of entry into force of this Regulation. Immediately after the entry into force of this Regulation, the President of the European Parliament shall choose by lot, from amongst the members of the Supervisory Committee, two members whose duties are to end, by way of derogation from the first sentence of Article 15(3), upon expiry of the first 36 months of their term of office. Two new members shall be appointed automatically for a term of office of five years to replace the outgoing members, on the basis and in the order of the list set out in Article 1(2) of Decision 2012/45/EU, Euratom of the European Parliament, the Council and the Commission of 23 January 2012 appointing the members of the Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) (13). Those new members shall be the first two persons whose names appear in that list.
3. The third sentence of Article 17(1) shall apply to the duration of the term of office of the Director-General in office at the date of entry into force of this Regulation.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Strasbourg, 11 September 2013.