РЕШЕНИЕ 2013/189/ОВППС НА СЪВЕТА
от 22 април 2013 година
за създаване на Европейски колеж по сигурност и отбрана (ЕКСО) и за отмяна на Съвместно действие 2008/550/ОВППС
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за Европейския съюз, и по-специално член 28, параграф 1, член 42, параграф 4 и член 43, параграф 2 от него,
като взе предвид предложението на върховния представител на Съюза по въпросите на външните работи и политиката на сигурност,
като има предвид че:
(1)
На 18 юли 2005 г. Съветът прие Съвместно действие 2005/575/ОВППС за създаване на Европейски колеж по сигурност и отбрана (ЕКСО) (1). Това съвместно действие беше заменено от Съвместно действие 2008/550/ОВППС на Съвета от 23 юни 2008 г. за създаване на Европейски колеж по сигурност и отбрана („ЕКСО“) (2).
(2)
На 1 декември 2008 г. съгласно член 13 от Съвместно действие 2008/550/ОВППС Координационният комитет на ЕКСО (комитетът) постигна съгласие по препоръки във връзка с перспективите пред ЕКСО.
(3)
В заключенията си от 8 декември 2008 г. Съветът одобри препоръките на комитета. Във връзка с това Съвместно действие 2008/550/ОВППС следва да бъде заменено от нов правен акт, който да отразява тези препоръки.
(4)
Дейностите в сферата на обучението в рамките на ЕКСО следва да обхващат областта на Общата политика за сигурност и отбрана (ОПСО), включително разрешаването на конфликти и стабилизирането.
(5)
В периода, обхванат от настоящото решение, е целесъобразно ЕКСО да разчита единствено на командировани служители.
(6)
Съгласно Решение 2010/427/ЕС на Съвета от 26 юли 2010 г. за определяне на организацията и функционирането на Европейската служба за външна дейност (3) („ЕСВД“), ЕСВД следва да осигури на ЕКСО подкрепата, осигурявана преди това от Генералния секретариат на Съвета,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
ГЛАВА I
СЪЗДАВАНЕ, МИСИЯ, ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ
Член 1
Създаване
Създава се Европейски колеж по сигурност и отбрана (ЕКСО).
Член 2
Мисия
ЕКСО предоставя обучение в областта на Общата политика за сигурност и отбрана на Съюза (ОПСО) в рамките на Общата външна политика и политика на сигурност (ОВППС) на стратегическо ниво, с цел разработване и насърчаване на общо разбиране за ОПСО сред цивилния и военния персонал, както и за набелязване и разпространение, посредством дейностите си за обучение („дейности на ЕКСО за обучение“), на добри практики по различни аспекти на ОПСО.
Член 3
Цели
Целите на ЕКСО са следните:
а)
да укрепва допълнително общата европейска култура по отношение на сигурността и отбраната в рамките на ОПСО;
б)
да насърчава по-доброто разбиране за ОПСО като съществена част на ОВППС;
в)
да осигурява на инстанциите на Съюза компетентен персонал, способен да работи ефективно по всички въпроси на ОПСО;
г)
да осигурява на администрациите на държавите членки и на техните военни щабове компетентен персонал, познаващ добре политиките, институциите и процедурите на Съюза в областта на ОПСО;
д)
да подкрепя партньорствата в рамките на ЕС в областта на ОПСО, по-специално партньорствата със страните, които участват в мисии в областта на ОПСО;
е)
да подпомага развитието на професионални взаимоотношения и контакти между участниците в дейностите на ЕКСО за обучение („участниците“).
По целесъобразност се обръща внимание върху това да се осигури последователност с други дейности на Съюза.
Член 4
Задачи
1. Главните задачи на ЕКСО са, в съответствие с неговата мисия и цели, да организира и осъществява дейности на ЕКСО за обучение в областта на ОПСО.
2. Дейностите на ЕКСО за обучение включват:
а)
курс по ОПСО на високо равнище;
б)
ориентационни курсове по ОПСО;
в)
курсове по ОПСО за специализирана аудитория или с конкретна насоченост.
По решение на Координационния комитет, посочен в член 8 („комитетът“) се предприемат и други форми на обучение.
3. Освен дейностите, посочени в параграф 2, ЕКСО по-специално:
а)
подкрепя създаването на връзки между институтите, посочени в член 5, параграф 1, които участват в мрежата, посочена в същия параграф („мрежата“);
б)
управлява и развива интернет система за дистанционно обучение в подкрепа на дейностите за обучение по ОПСО;
в)
разработва и съставя учебни материали за обучението на Съюза в областта на ОПСО, като се ползва и от вече съществуващите материали в тази област;
г)
поддържа мрежа от бивши участници;
д)
подкрепя програми за обмен в областта на ОПСО между институтите на държавите членки, предлагащи обучение;
е)
осигурява принос за ежегодната програма за обучение на Съюза в областта на ОПСО;
ж)
оказва съдействие за ръководството на обучението в областта на предотвратяването на конфликти и гражданското управление на кризи;
з)
организира и провежда ежегодни конференции за изграждане на контакти, която обединява цивилни и военни лектори по ОПСО от институтите, предлагащи обучение и министерствата на държавите членки и, когато е подходящо, съответни външни обучители; и
и)
преразглежда годишно резултатите си във връзка с постигане на целите, посочени в член 3.
4. Дейности на ЕКСО за обучение се осъществяват чрез мрежата.
5. Като част от мрежата Европейският институт за изследване на сигурността (ЕИИС) подпомага дейностите на ЕКСО за обучение, по-специално чрез свои публикации и посредством изнасянето на лекции от изследователи на института, както и чрез принос към интернет системата за дистанционно обучение на ЕКСО.
ГЛАВА II
ОРГАНИЗАЦИЯ
Член 5
Мрежа
1. ЕКСО е организиран като мрежа, обединяваща посочени от държавите членки граждански и военни институти, колежи, академии, университети, институции и други участници, които се занимават с въпроси на политиката за сигурност и отбрана в рамките на Съюза, както и ЕИИС („институтите“), които да подкрепят осъществяването на дейности за обучение в областта на ОПСО.
2. ЕКСО установява тесни връзки с институциите и съответните агенции на Съюза, по-специално с Европейския полицейски колеж (CEPOL).
3. ЕКСО работи под цялостното ръководство на върховния представител на Съюза по въпросите на външните работи и политиката на сигурност („върховният представител“).
Член 6
Правоспособност
1. ЕКСО притежава необходимата правоспособност да изпълнява своите задачи и да постига своите цели, да сключва договори и да влиза в административни договорености, необходими за неговото функциониране, включително да извършва командироване на служители, да придобива оборудване, по-специално учебно такова, да поддържа банкови сметки и да бъде страна по съдебни дела.
2. Всякакви задължения, които могат да възникнат в резултат на сключени от ЕКСО договори, се покриват от предоставените му финансови средства по силата на членове 14, 15 и 16.
Член 7
Организационна структура
Следната структура на ЕКСО се създава:
а)
комитет, който отговаря за цялостната координация и ръководство на дейностите на ЕКСО за обучение;
б)
изпълнителен академичен съвет („съветът“), който отговаря за осигуряването на качеството и съгласуваността на дейностите на ЕКСО за обучение;
в)
ръководител на ЕКСО, който отговаря за финансовото и административно управление на ЕКСО, както и подпомага комитета и съвета във връзка с организацията и управлението на дейностите на ЕКСО;
г)
Секретариат на ЕКСО („Секретариатът“), който подпомага ръководителя на ЕКСО при изпълнение на задачите му.
Член 8
Координационен комитет
1. Комитетът, който се състои от един представител от всяка държава членка, е органът на ЕКСО за вземане на решения. Всеки член на комитета може да бъде представляван или придружаван от заместник.
2. На заседанията на комитета неговите членове могат да бъдат придружавани от експерти.
3. Комитетът се председателства от представител на върховния представител, който има подходящ опит. Комитетът заседава поне два пъти годишно.
4. Представители на страните, присъединяващи се към Съюза могат да присъстват на заседанията на комитета като активни наблюдатели.
5. Ръководителят на ЕКСО, председателят на съвета и по целесъобразност председателите на различните му състави, както и представител на Комисията участват в заседанията на комитета без право на глас.
6. Задачите на комитета са:
а)
да определя годишната академична програма на ЕКСО въз основа на концепцията на ЕКСО във връзка с обучението;
б)
да предоставя общи насоки за работата на съвета;
в)
да одобрява и да прави редовен преглед на концепцията на ЕКСО във връзка с обучението, като отразява договорените изисквания за обучение в областта на ЕКСО;
г)
да избира държавата членка (държавите членки) - домакин/и на дейностите на ЕКСО за обучение, както и институтите, които да ги реализират;
д)
да разработва и договаря общите учебни програми за всички дейности на ЕКСО за обучение;
е)
да взема под внимание докладите за оценка на курсовете и да одобрява общия годишен доклад за дейностите на ЕКСО за обучение, които се изпращат на съответните органи на Съвета;
ж)
да назначава председателите на съвета и на различните му състави за период от поне две академични години;
з)
да взема необходимите решения във връзка с функционирането на ЕКСО, доколкото не са възложени на други органи;
и)
да одобрява годишния бюджет и всички коригиращи бюджети, като действа въз основа на предложение от ръководителя на ЕКСО;
й)
да одобрява годишните отчети и да освобождава ръководителя на ЕКСО от отговорност;
к)
да одобрява допълнителните правила, приложими по отношение на разходите, управлявани от ЕКСО;
л)
да одобрява всички финансови споразумения и/или технически договорености с Комисията, ЕСВД или с държава членка във връзка с финансирането и/или извършването на разходите на ЕКСО;
м)
да одобрява правилата, приложими по отношение на командированите в ЕКСО служители;
н)
да решава отварянето на специфични дейности на ЕКСО за обучение за участие на трети страни в рамките на общата политическа рамка, приета от Комитета по политика и сигурност.
7. Комитетът приема свой процедурен правилник.
8. Комитетът действа с квалифицирано мнозинство, както е определено в Дял II от Протокол № 36 относно преходните разпоредби, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за функционирането на Европейския съюз.
Член 9
Изпълнителен академичен съвет
1. Съветът се състои от старши представители на гражданските и военните институти и други участници, определени от държавите членки да подпомагат осъществяването на дейностите на ЕКСО за обучение. Когато има няколко представители от една държава членка, те образуват една делегация.
2. Председателят на съвета се назначава от комитета измежду членовете на съвета.
3. Представители на Комисията и на ЕСВД се канят да участват в заседанията на съвета.
4. Академични експерти и старши служители от национални институции и институции на Съюза могат да бъдат канени за участие в заседания на съвета.
5. Задачите на съвета са:
а)
да предоставя академични становища и препоръки на комитета;
б)
да изпълнява чрез мрежата договорената годишна академична програма;
в)
да наблюдава усъвършенстваната интернет система за дистанционно обучение;
г)
да разработва подробни учебни планове за всички дейности на ЕКСО за обучение въз основа на приетата обща учебна програма;
д)
да осигурява общата координация на дейностите на ЕКСО за обучение между всички институти;
е)
да прави преглед на нормите на дейностите на ЕКСО за обучение, реализирани през предходната академична година;
ж)
да внася в комитета предложения за дейности на ЕКСО за обучение през следващата академична година;
з)
да извършва систематична оценка на всички дейности на ЕКСО за обучение и да одобрява докладите за оценка на курсовете;
и)
да допринася за изготвянето на проекта за общия годишен доклад за дейността на ЕКСО.
6. За да изпълнява задачите си, съветът може да заседава в различни състави в зависимост от проекта. Съветът съставя правилата и разпоредбите, регламентиращи създаването и функционирането на тези състави, които се одобряват от комитета.
7. Процедурният правилник на съвета се приема от комитета.
Член 10
Ръководител на ЕКСО
1. Ръководителят на ЕКСО отговаря за организацията и управлението на дейностите на ЕКСО за обучение. Ръководителят на ЕКСО подпомага работата на комитета и съвета в тази област и действа като представител на ЕКСО във връзка с дейностите за на ЕКСО за обучение в рамките на мрежата и извън нея. По-конкретно ръководителят на ЕКСО:
а)
взема всички необходими мерки, включително приемането на вътрешни административни инструкции и публикуването на съобщения, за да осигури ефективното осъществяване на дейностите на ЕКСО;
б)
изготвя предварителния проект за годишен доклад на ЕКСО и предварителния проект за неговата работна програма, които се представят на комитета въз основа на предложения, изготвени от съвета;
в)
координира изпълнението на работната програма на ЕКСО;
г)
поддържа контакти със съответните органи в държавите членки;
д)
поддържа контакти със съответните външни участници в обучението в областта на ОПСО;
е)
при необходимост сключва необходимите технически договорености във връзка с дейности на ЕКСО за обучение със съответните органи и участници в обучението в областта на ОПСО;
ж)
изпълнява всякакви други задачи, възложени му от комитета.
2. Ръководителят на ЕКСО отговаря за финансовото и административното управление на ЕКСО, и по-специално:
а)
съставя и представя на комитета проектобюджета;
б)
приема бюджета след одобряването му от комитета;
в)
изпълнява функцията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на бюджета на ЕКСО;
г)
открива една или повече банкови сметки от името на ЕКСО;
д)
договаря, представя на комитета и сключва всички финансови споразумения и/или технически договорености с Комисията, ЕСВД или с държава членка във връзка с финансирането и/или извършването на разходите на ЕКСО;
е)
договаря и подписва от името на ЕКСО всички осъществявани с размяна на писма случаи на командироване в ЕКСО на служители на Секретариата;
ж)
по правило представлява ЕКСО за целите на всички правни актове с финансово отражение;
з)
представя на комитета годишните счетоводни отчети на ЕКСО.
3. Ръководителят на ЕКСО се назначава от върховния представител след консултация с комитета. Той се назначава като член на персонала на ЕСВД за времето на неговото назначение. Държавите членки могат да издигат кандидатури за позицията на ръководител на ЕКСО, както и институциите на ЕС и служителите на ЕСВД могат да кандидатстват за тази позиция, в съответствие с приложимите правила.
4. Ръководителят на ЕКСО се отчита за дейността си пред комитета.
Член 11
Секретариат на ЕКСО
1. Секретариатът подпомага ръководителя на ЕКСО при изпълнението на неговите задачи.
2. Ръководителят на ЕКСО, подпомаган от изборна комисия, отговаря за подбора на персонала на Секретариата.
3. Секретариатът подпомага комитета, съвета и институтите при организацията на дейностите на ЕКСО за обучение.
4. Всеки институт определя точка за контакт със Секретариата, която да се занимава с организационните и административните въпроси, свързани с организацията на дейностите на ЕКСО за обучение.
5. Секретариатът работи в тясно сътрудничество с Комисията и ЕСВД.
Член 12
Персонал на ЕКСО
1. Персоналът на ЕКСО се състои от:
а)
служители, командировани в ЕКСО от институции на ЕС, ЕСВД и агенции на ЕС;
б)
национални експерти, командировани в ЕКСО от държавите членки.
2. ЕКСО може да приема практиканти и гостуващи сътрудници.
3. Комитетът, като действа по предложение на върховния представител, определя, доколкото е необходимо, условията, приложими по отношение на практикантите и гостуващите сътрудници.
4. По отношение на националните експерти, командировани в ЕКСО от държавите членки, mutatis mutandis се прилага Решението на върховния представител на Съюза по въпросите на външните работи и политиката на сигурност от 23 март 2011 г. за установяване на правила, приложими за националните експерти, командировани към Европейската служба за външна дейност (4).
ГЛАВА III
ФИНАНСИРАНЕ
Член 13
Принос „в натура“ към дейностите на ЕКСО за обучение
1. Всяка държава членка, институция на Съюза, агенция на Съюза и институт, както и ЕСВД, поемат всички разходи, свързани с участието си в ЕКСО, в това число заплати, надбавки, транспортни разходи и дневни, както и разходите във връзка с организационното и административното осигуряване на дейностите на ЕКСО за обучение.
2. Всеки участник поема всички разходи във връзка с участието си.
Член 14
Подкрепа от ЕСВД
1. ЕСВД поема разходите, произтичащи от това, че ръководителят на ЕКСО и Секретариатът са настанени в нейни помещения, включително разходите, свързани с информационните технологии, с командироването на ръководителя на ЕКСО и командироването на един помощник - член на персонала, в Секретариата.
2. ЕСВД осигурява ЕКСО с необходимата административна подкрепа за наемането и управлението на неговия персонал и за изпълнението на неговия бюджет.
3. Техническата договореност с ЕСВД за предоставяната от нея подкрепа се договаря от ръководителя на ЕКСО и се одобрява от комитета.
Член 15
Доброволни вноски
1. За целите на финансирането на конкретни дейности ЕКСО може да получава доброволни вноски от държавите членки и институтите или от други донори. Тези вноски се управляват от ЕКСО като целеви приходи.
2. Техническите договорености за вноските, посочени в параграф 1, се договарят от ръководителя на ЕКСО и се одобряват от комитета.
Член 16
Вноски от бюджета на Съюза
1. ЕКСО получава годишна вноска от общия бюджет на Съюза. С тази вноска могат да се покриват по-специално разходите за подкрепа на дейности на ЕКСО за обучение и за националните експерти, командировани в ЕКСО от държавите членки.
2. Референтната сума, предназначена за покриване на разходите на ЕКСО през първите 12 месеца след сключването на посоченото в параграф 3 споразумение за финансиране, възлиза на 535 000 евро. Референтните суми, предназначени за покриване на разходите на ЕКСО за следващите периоди, се определят от Съвета.
3. Вследствие на решението на Съвета, посочено в параграф 2, споразумение за финансиране се договаря с Комисията от ръководителя на ЕКСО и се одобрява от комитета.
Член 17
Финансов правилник
Финансовият правилник, изложен в приложението, се прилага по отношение на разходите, които се покриват от ЕКСО, и по отношение на финансирането на такива разходи.
ГЛАВА IV
ДРУГИ РАЗПОРЕДБИ
Член 18
Участие в дейностите на ЕКСО за обучение
1. Всички дейности на ЕКСО за обучение са отворени за участие на гражданите на всички държави членки и присъединяващи се страни. Институтите, които организират и провеждат дейности за обучение, осигуряват прилагането на този принцип без изключение.
Дейностите на ЕКСО за обучение по принцип са отворени и за участие на граждани на страните - кандидатки за присъединяване към Съюза, а по целесъобразност и за гражданите на други трети страни.
2. Участниците са цивилни и военни служители, занимаващи се със стратегическите аспекти в областта на ОПСО, както и експерти, които се изпращат за участие в мисии и операции по линия на ОПСО.
Могат да бъдат канени за участие в дейности на ЕКСО за обучение и представители на, inter alia, международни организации, неправителствени организации, академични институции и медии, както и лица, занимаващи се със стопанска дейност.
3. Всеки участник, завършил курс на ЕКСО, получава свидетелство, подписано от върховния представител. Елементите на свидетелството подлежат на преглед от комитета. Това свидетелство се признава от държавите членки и институциите на Съюза.
Член 19
Сътрудничество
ЕКСО осъществява сътрудничество и ползва експертния опит на международни организации и други релевантни фактори, като например националните институти за обучение на трети страни.
Член 20
Правила за сигурност
По отношение на ЕКСО се прилага Решение 2011/292/ЕС на Съвета от 31 март 2011 г. относно правилата за сигурност за защита на класифицирана информация на ЕС (5).
ГЛАВА V
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 21
Приемственост
Правилата и разпоредбите, приети с оглед на изпълнението на Съвместно действие 2008/550/ОВППС, остават в сила за целите на изпълнението на настоящото решение, доколкото са съвместими с настоящото решение и докато не бъдат изменени или отменени.
Член 22
Отмяна
Съвместно действие 2008/550/ОВППС се отменя.
Член 23
Преглед, влизане в сила и прекратяване
1. Настоящото решение влиза в сила на 1 април 2013 г. То подлежи на преглед по целесъобразност и във всеки случай не по-късно от шест месеца преди да изтече срокът му на действие.
2. Срокът на действие на настоящото решение изтича четири години след датата на сключване на посоченото в член 16, параграф 3 споразумение за финансиране.
Съставено в Люксембург на 22 април 2013 година.
COUNCIL DECISION 2013/189/CFSP
of 22 April 2013
establishing a European Security and Defence College (ESDC) and repealing Joint Action 2008/550/CFSP
THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty on European Union, and in particular Articles 28(1), 42(4) and 43(2) thereof,
Having regard to the proposal from the High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy,
Whereas:
(1)
On 18 July 2005, the Council adopted Joint Action 2005/575/CFSP establishing a European Security and Defence College (ESDC) (1). That Joint Action was replaced by Council Joint Action 2008/550/CFSP of 23 June 2008 establishing a European Security and Defence College (ESDC) (2).
(2)
On 1 December 2008, pursuant to Article 13 of Joint Action 2008/550/CFSP, the ESDC Steering Committee (‘the Committee’) agreed on recommendations on the future perspectives of the ESDC.
(3)
The Council, in its conclusions of 8 December 2008, approved the Committee’s recommendations. Joint Action 2008/550/CFSP should therefore be replaced by a new legal act reflecting these recommendations.
(4)
The training activities within the ESDC framework should be carried out in the field of the Common Security and Defence Policy (CSDP), including in the areas of conflict resolution and stabilisation.
(5)
It is appropriate during the period covered by this Decision for the ESDC to rely only on seconded staff.
(6)
Pursuant to Council Decision 2010/427/EU of 26 July 2010 establishing the organisation and functioning of the European External Action Service (3) (EEAS), the EEAS is to provide the ESDC with the support previously provided by the General Secretariat of the Council,
HAS ADOPTED THIS DECISION:
CHAPTER I
ESTABLISHMENT, MISSION, OBJECTIVES AND TASKS
Article 1
Establishment
A European Security and Defence College (ESDC) is hereby established.
Article 2
Mission
The ESDC shall provide training in the field of the Union Common Security and Defence Policy (CSDP) in the context of the Common Foreign and Security Policy (CFSP) at the strategic level in order to develop and promote a common understanding of CSDP among civilian and military personnel, and to identify and disseminate, through its training activities (‘ESDC training activities’), best practice in relation to various CSDP issues.
Article 3
Objectives
The objectives of the ESDC shall be the following:
(a)
to further enhance the common European security and defence culture within CSDP;
(b)
to promote a better understanding of CSDP as an essential part of CFSP;
(c)
to provide Union instances with knowledgeable personnel able to work efficiently on all CSDP matters;
(d)
to provide Member States’ administrations and staff with knowledgeable personnel familiar with Union policies, institutions and procedures in the field of CFSP;
(e)
to support Union partnerships in the field of CSDP, in particular partnerships with those countries participating in CSDP missions;
(f)
to help promote professional relations and contacts among participants in ESDC training activities (‘participants’).
Where appropriate, attention shall be paid to ensuring consistency with other activities of the Union.
Article 4
Tasks
1. The main tasks of the ESDC shall be, in accordance with its mission and objectives, to organise and conduct ESDC training activities in the field of CSDP.
2. The ESDC training activities shall include:
(a)
the CSDP High Level Course;
(b)
the CSDP Orientation Courses;
(c)
CSDP courses for specialised audiences or with specific focus.
Other training activities shall be undertaken, as decided by the Steering Committee referred to in Article 8 (‘the Committee’).
3. In addition to the activities referred to in paragraph 2, the ESDC shall in particular:
(a)
support the relations to be established between the institutes referred to in Article 5(1) engaged in the network referred to in that paragraph (‘the network’);
(b)
run and further develop an internet-Based Distance Learning (IDL) System to support CSDP training activities;
(c)
develop and produce training material for Union training in the field of CSDP also drawing on already existing relevant material;
(d)
facilitate an alumni network between former participants;
(e)
support exchange programmes in the field of CSDP between the Member States’ training institutes;
(f)
provide contributions to the annual Union training programme in CSDP;
(g)
provide support to the management of training in the field of conflict prevention and civilian crisis management;
(h)
organise and run an annual networking conference bringing together civilian and military training experts in CSDP from Member States’ training institutes and ministries, and relevant external training actors as appropriate; and
(i)
review annually its performance in delivering against the objectives listed in Article 3.
4. The ESDC training activities shall be conducted through the network.
5. As part of the network, the European Union Institute for Security Studies (EU ISS) shall support the ESDC training activities, in particular through EU ISS publications and by providing lectures given by EU ISS researchers and by providing contributions to the ESDC IDL System.
CHAPTER II
ORGANISATION
Article 5
Network
1. The ESDC shall be organised as a network bringing together civilian and military institutes, colleges, academies, universities, institutions and other actors dealing with security and defence policy issues within the Union as identified by Member States and the EU ISS (‘institutes’) to support the conduct of training activities in the field of CSDP.
2. The ESDC shall establish close links with the Union institutions and relevant Union agencies, in particular with the European Police College (CEPOL).
3. The ESDC shall work under the overall responsibility of the High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy (‘High Representative’).
Article 6
Legal Capacity
1. The ESDC shall have the necessary legal capacity in order to fulfill its tasks and meet its objectives, to enter into contracts and administrative arrangements necessary for its functioning, including to implement staff secondments, acquire equipment, in particular teaching equipment, hold bank accounts and be a party to legal proceedings.
2. Any liability which may arise from contracts concluded by the ESDC shall be covered by the funds available to it pursuant to Articles 14, 15 and 16.
Article 7
Structure
The following structure shall be set up under the ESDC:
(a)
the Committee with responsibility for the overall coordination and direction of the ESDC training activities;
(b)
an Executive Academic Board (‘the Board’) with responsibility for ensuring the quality and coherence of the ESDC training activities;
(c)
the Head of the ESDC with responsibility for the financial and administrative management of the ESDC, as well as assisting the Committee and the Board in organising and managing ESDC activities;
(d)
an ESDC Secretariat (‘the Secretariat’) which is to assist the Head of the ESDC in fulfilling his tasks.
Article 8
Steering Committee
1. The Committee, composed of one representative appointed by each Member State, shall be the decision-making body of the ESDC. Each member of the Committee may be represented or accompanied by an alternate.
2. Members of the Committee may be accompanied by experts to meetings of the Committee.
3. The Committee shall be chaired by a representative of the High Representative who has appropriate experience. It shall meet at least twice a year.
4. Representatives from countries acceding to the Union may attend the Committee’s meetings as active observers.
5. The Head of the ESDC, the Chairperson of the Board and where appropriate the Chairpersons of its different configurations, as well as a representative of the Commission shall participate in the meetings of the Committee without the right to vote.
6. The tasks of the Committee shall be to:
(a)
establish the annual academic programme of the ESDC, drawing on the ESDC training concept;
(b)
provide overall guidance to the work of the Board;
(c)
approve and keep under regular review the ESDC training concept reflecting the agreed ESDC training requirements;
(d)
select the Member State(s) hosting the ESDC training activities and the institutes conducting them;
(e)
develop and agree the outline curricula for all ESDC training activities;
(f)
take note of the courses evaluation reports and approve a general annual report on ESDC training activities, to be forwarded to the relevant Council bodies;
(g)
appoint the Chairpersons of the Board and its different configurations for a period of at least two academic years;
(h)
take the necessary decisions with regard to the functioning of the ESDC in so far as these are not attributed to other bodies;
(i)
approve the annual budget and any amending budget, acting on proposals from the Head of the ESDC;
(j)
approve the annual accounts and give a discharge to the Head of the ESDC;
(k)
approve additional rules applicable to expenditure managed by the ESDC;
(l)
approve any financing agreement and/or technical arrangement with the Commission, the EEAS or a Member State regarding the financing and/or the implementation of the ESDC expenditure;
(m)
approve the rules applicable to staff seconded to the ESDC;
(n)
decide on opening specific ESDC training activities to third-country participation within the general political framework set by the Political and Security Committee.
7. The Committee shall approve its Rules of Procedure.
8. The Committee shall act by qualified majority, as defined in Title II of Protocol No 36 on Transitional Provisions, as annexed to the Treaty on European Union and to the Treaty on the Functioning of the European Union.
Article 9
The Executive Academic Board
1. The Board shall be composed of senior representatives from those civilian and military institutes and other actors identified by Member States to support the conduct of ESDC training activities. Where there are several representatives from one Member State, they shall together form a single delegation.
2. The Chairperson of the Board shall be appointed by the Committee among the members of the Board.
3. Representatives of the Commission and of the EEAS shall be invited to attend the meetings of the Board.
4. Academic experts and senior officials from national and Union institutions may be invited to attend meetings of the Board.
5. The tasks of the Board shall be to:
(a)
provide academic advice and recommendations to the Committee;
(b)
implement, through the network, the agreed annual academic programme;
(c)
oversee the IDL System;
(d)
develop detailed curricula for all ESDC training activities building on the agreed outline curricula;
(e)
ensure general coordination of ESDC training activities among all institutes;
(f)
review standards of the ESDC training activities undertaken in the previous academic year;
(g)
submit to the Committee proposals for ESDC training activities in the next academic year;
(h)
ensure a systematic evaluation of all ESDC training activities and approve the courses evaluation reports;
(i)
contribute to the draft general annual report on ESDC activities.
6. To fulfil its tasks, the Board may meet in different project-focused configurations. The Board shall draw up the rules and arrangements governing the creation and functioning of these configurations to be agreed by the Committee.
7. The Rules of Procedure of the Board shall be adopted by the Committee.
Article 10
The Head of the ESDC
1. The Head of the ESDC shall be responsible for organising and managing ESDC training activities. The Head of the ESDC shall support the work of the Committee and the Board in this field and shall act as the representative of the ESDC for ESDC training activities within and outside the network. The Head of the ESDC shall in particular:
(a)
take all necessary steps, including the adoption of internal administrative instructions and the publication of notices, to ensure the effective functioning of ESDC activities;
(b)
draw up the preliminary draft annual report of the ESDC and its preliminary draft work programme to be submitted to the Committee on the basis of the proposals submitted by the Board;
(c)
coordinate the implementation of the ESDC work programme;
(d)
maintain contacts with the relevant authorities in the Member States;
(e)
maintain contacts with relevant external training actors in the field of CSDP;
(f)
conclude where necessary technical arrangements on ESDC training activities with the relevant authorities and training actors in the field of CSDP;
(g)
perform any other task attributed to him by the Committee.
2. The Head of the ESDC shall be responsible for the financial and administrative management of the ESDC, and in particular:
(a)
draw up and submit to the Committee any draft budget;
(b)
adopt the budgets after their approval by the Committee;
(c)
be the authorising officer for the ESDC budget;
(d)
open one or more bank accounts on behalf of the ESDC;
(e)
negotiate, submit to the Committee and conclude any financing agreement and/or technical arrangement with the Commission, the EEAS or a Member State regarding the financing and/or the implementation of the ESDC’s expenditure;
(f)
negotiate and sign on behalf of the ESDC any Exchange of Letters for the secondment to the ESDC of Secretariat staff;
(g)
generally, represent the ESDC for the purpose of all legal acts with financial implications;
(h)
submit to the Committee the ESDC’s annual accounts.
3. The Head of the ESDC shall be appointed by the High Representative, after consulting the Committee. He shall be appointed as a member of the EEAS staff for the period of his appointment. The Member States may put forward candidates for the position of Head of the ESDC and staff of the Union institutions and the EEAS may apply for this position, in accordance with the applicable rules.
4. The Head of the ESDC shall be accountable to the Committee for his activities.
Article 11
The ESDC Secretariat
1. The Secretariat shall assist the Head of the ESDC in fulfilling his tasks.
2. The Head of the ESDC, assisted by a selection panel, shall be responsible for selecting the staff of the Secretariat.
3. The Secretariat shall provide support to the Committee, to the Board and to institutes for the organisation of the ESDC training activities.
4. Each institute shall designate a point of contact with the Secretariat to deal with the organisational and administrative issues connected with the organisation of the ESDC training activities.
5. The Secretariat shall closely cooperate with the Commission and the EEAS.
Article 12
ESDC Staff
1. The ESDC staff shall consist of:
(a)
staff seconded to the ESDC by Union institutions, the EEAS and Union agencies;
(b)
national experts seconded to the ESDC by Member States.
2. The ESDC may receive interns and visiting fellows.
3. The Committee, acting on a proposal from the High Representative, shall define in so far as necessary the conditions applicable to interns and visiting fellows.
4. The Decision of the High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy of 23 March 2011 establishing the rules applicable to National Experts Seconded to the European External Action Service (4) shall be applicable mutatis mutandis to national experts seconded to the ESDC by Member States.
CHAPTER III
FINANCING
Article 13
Contributions in kind to ESDC training activities
1. Each Member State, Union institution, Union agency and institute, and the EEAS shall bear all costs related to its participation in the ESDC, including salaries, allowances, travel and subsistence expenses and costs related to organisational and administrative support of the ESDC training activities.
2. Each participant shall bear all costs related to his participation.
Article 14
Support by the EEAS
1. The EEAS shall bear the costs arising from the hosting of the Head of the ESDC and the Secretariat within its premises, including information technology costs, the secondment of the Head of the ESDC and the secondment of one assistant staff member to the Secretariat.
2. The EEAS shall provide the ESDC with the administrative support necessary to recruit and manage its staff and to implement its budget.
3. A technical arrangement with the EEAS for the support it provides shall be negotiated by the Head of the ESDC and approved by the Committee.
Article 15
Voluntary contributions
1. For the purpose of financing specific activities, the ESDC may receive voluntary contributions from Member States and institutes or other donors. Such contributions shall be managed by the ESDC as earmarked revenue.
2. Technical arrangements for the contributions referred to in paragraph 1 shall be negotiated by the Head of the ESDC and approved by the Committee.
Article 16
Contribution from the Union Budget
1. The ESDC shall receive an annual contribution from the general budget of the Union. Such a contribution may in particular cover costs for support to ESDC training activities and national experts seconded by Member States to the ESDC.
2. The financial reference amount intended to cover the expenditure of the ESDC during the first 12 months after the conclusion of the financing agreement referred to in paragraph 3 shall be EUR 535 000. The financial reference amounts intended to cover the expenditure of the ESDC for subsequent periods shall be decided by the Council.
3. Following the decision by the Council as referred to in paragraph 2, a financing agreement with the Commission shall be negotiated by the Head of the ESDC and approved by the Committee.
Article 17
Financial rules
The Financial Rules set out in the Annex shall apply to expenditure funded by the ESDC and to financing of such expenditure.
CHAPTER IV
MISCELLANEOUS PROVISIONS
Article 18
Participation in ESDC training activities
1. All ESDC training activities shall be open to participation by nationals of all Member States and acceding States. The organising and conducting institutes shall ensure that this principle applies without any exception.
The ESDC training activities shall also be open in principle to participation by nationals of countries that are candidates for accession to the Union and, as appropriate, of other third countries.
2. Participants shall be civilian and military personnel dealing with strategic aspects in the field of CSDP and experts to be deployed in CSDP missions or operations.
Representatives of, inter alia, international organisations, non-governmental organisations, academic institutions and the media, as well as members of the business community, may be invited to participate in ESDC training activities.
3. A certificate signed by the High Representative shall be awarded to a participant who has completed an ESDC course. The modalities of the certificate shall be kept under review by the Committee. The certificate shall be recognised by the Member States and by the Union institutions.
Article 19
Cooperation
The ESDC shall cooperate with and draw on the expertise of international organisations and other relevant actors, such as national training institutes of third countries.
Article 20
Security regulations
Council Decision 2011/292/EU of 31 March 2011 on the security rules for protecting EU classified information (5) shall apply to the ESDC.
CHAPTER V
FINAL PROVISIONS
Article 21
Continuity
The rules and regulations adopted for the implementation of Joint Action 2008/550/CFSP shall remain in force for the purpose of implementing this Decision in so far as they are compatible with this Decision and until they are amended or repealed.
Article 22
Repeal
Joint Action 2008/550/CFSP is hereby repealed.
Article 23
Review, entry into force and termination
1. This Decision shall enter into force on 1 April 2013. It shall be reviewed as appropriate, and, in any case, no later than six months before its expiry.
2. This Decision shall expire four years after the date of conclusion of the financing agreement referred to in Article 16(3).
Done at Luxembourg, 22 April 2013.