РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1244/2014 НА КОМИСИЯТА
от 20 ноември 2014 година
за определяне на правилата за изпълнение на Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (1), и по-специално член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него,
като има предвид, че:
(1)
По силата на Регламент (ЕС) № 375/2014 Комисията следва да установява стандарти и процедури, обхващащи необходимите условия, договорености и изисквания, които трябва да бъдат прилагани от изпращащите и приемащите организации при определянето, подбора, подготовката, управлението и изпращането на терен на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за подпомагане на операциите за оказване на хуманитарна помощ в трети държави. В Регламент (ЕС) № 375/2014 се предвижда, че тези стандарти следва да се приемат чрез делегирани актове, а процедурите - чрез актове за изпълнение.
(2)
Всички заинтересовани страни по отношение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително самите доброволци, както и изпращащите и приемащите организации, следва да се насърчават да споделят чувство за принадлежност към инициативата.
(3)
Важно е кандидатите за доброволци да бъдат определяни и подбирани съгласно честна и прозрачна процедура, изключваща дискриминацията, въз основа на партньорство между изпращащите и приемащите организации, отговарящо на реалните нужди, изразени на местно равнище от приемащите организации.
(4)
Изпращащите и приемащите организации следва да предоставят задълбочени курсове за въвеждане в длъжност с цел избягване на недоразумения по отношение на ролите и очакванията, както и да предоставят на доброволците подходяща практическа подготовка за работата като доброволец. Това ще изгради основи за доверие и за приема в приемащите общности, като бъдат взети предвид всички културни особености.
(5)
Обучението е основна част от подготовката преди изпращането на терен и то следва да бъде предоставяно на всички кандидати за доброволци в рамките на структурирана програма, състояща се от задължителни и незадължителни курсове. Освен това за младшите специалисти следва да се предвиди възможност, когато това е уместно - чрез стажове, да доразвият своите компетентности и да придобият нови конкретни познания и умения, които са от значение за хуманитарния сектор. В частност това следва да е подходящо за дейностите и контекста на изпращащите и приемащите организации.
(6)
Изпращащите и приемащите организации следва да създават подходяща система за надзор и управление. Те следва съвместно да упражняват надзор и да оценяват резултатите и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и да предоставят обратна информация относно възложените им задачи и целите им. Това ще спомогне за подобряване на отчетността на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
(7)
Наставничеството следва да допълва надзора и управлението, както и да предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допълнителна подкрепа преди, по време на и след изпращането им на терен.
(8)
По време на изпращането на терен в трети държави изпращащата организация установява начин за поддържане на постоянна комуникация и предоставяне на допълнителна подкрепа. За всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да се предвидят отчет за мисията и подкрепа след приключване на работата на терен.
(9)
Необходимо е да се осигурят подходящи условия за работа и живот, които да позволят на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да изпълняват своите мисии в сигурна и хигиенична среда, както и безпроблемно да удовлетворят своите основни нужди, водейки скромен и лишен от показност начин на живот на доброволци. Предназначението на плащанията за дневна издръжка и на другите плащания за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ не е да представляват заплата за редовна трудова дейност. Размерът на тези плащания не следва да се определя спрямо професионалния и експертния опит на доброволеца или спрямо резултатите от изпълнението на възложените му задачи: единствената им цел е да покрият разходите за живот по време на изпращането на терен. С цел да се осигури високо и еднакво равнище на защита, всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на изпращането им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
(10)
Задължението за полагане на грижа е от първостепенно значение и представлява споделена отговорност. Доколкото е възможно, изпращащите и приемащите организации се грижат за здравето, безопасността, сигурността и добруването на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и разработват подходящи процедури по отношение на сигурността, здравето и безопасността. По същия начин доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да правят всичко възможно, за да гарантират своето здраве, безопасност и сигурност, както и тези на други лица, на работното място.
(11)
Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да бъдат непрекъснат процес през целия период на мисията. Те следва да се основават на система за надзор и управление на изпълнението на дейностите и да предоставят данни, които да показват до каква степен индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - по отношение на резултатите и въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло.
(12)
Необходим е стабилен механизъм за сертифициране, за да се гарантира, че изпращащите и приемащите организации спазват стандартите, установени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и процедурите, предвидени в настоящия регламент. Този механизъм за сертифициране следва да се основава на принципите на опростяване и избягване на дублирането, диференциация между изпращащите и приемащите организации, разходна ефективност, прозрачност и безпристрастност, като насърчава многообразието и достъпността.
(13)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета, създаден съгласно член 26 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
(14)
С цел гарантиране на своевременното изпълнение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ е необходимо настоящият регламент спешно да влезе в сила, тъй като с него се определят разпоредбите, въз основа на които изпълняващите организации ще изпращат на терен доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правилата за прилагане на Регламент (ЕС) № 375/2014 по отношение на следните въпроси, изброени в член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него:
а)
процедурите, които се следват при намирането, подбора и необходимата подготовка на кандидатите за доброволци преди изпращането на терен, включително стажове, когато е уместно;
б)
условията и реда за програмата за обучение и процедурата за оценяване на подготвеността на кандидатите за доброволци за изпращане на терен;
в)
разпоредбите за изпращане на терен и управление на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави, включително, наред с другото, наблюдение на място, продължаваща подкрепа чрез обучение, наставничество, допълнително обучение, необходими условия на труд, подкрепа след завръщането от терен;
г)
осигуряването на застрахователно покритие и условия на живот на доброволците, включително поемането на дневните разходи, на разходите за жилищно настаняване и за пътуване и на други съответни разходи;
д)
процедурите, които трябва да бъдат следвани преди, по време на и след изпращане на терен, за да се гарантират задължение за полагане на грижа и подходящи мерки за безопасност и сигурност, включително протоколи за евакуация по медицински причини и планове за сигурност, които обхващат спешната евакуация от трети държави, включително необходимите процедури за връзка с националните органи;
е)
процедурите за мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
ж)
механизъм за сертифициране, с който се гарантира спазването от страна на изпращащите организации на стандартите и процедурите, посочени в член 9 от Регламент (ЕС) № 375/2014, както и диференциран механизъм за сертифициране за приемащите организации.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, посочени в член 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определенията, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Прилагат се също така следните определения:
а)
„рамка на компетентностите“ означава рамка по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
б)
„план за учене и развитие“ означава план по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
в)
„инструктор“ означава лице, наето от доставчика на обучението да провежда един или повече модули на обучение или да ръководи симулационни учения, основани на сценарии, и да оценява уменията на кандидатите за доброволци;
г)
„координиращ инструктор“ означава назначен от доставчика на обучението инструктор, който има координационна роля да оцени допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен. Той носи отговорност за група от кандидати за доброволци. Той координира оценяването на компетентностите им въз основа на обратната информация от други инструктори и работи с всеки отделен кандидат за доброволец с цел да се анализират неговата самооценка и оценката на инструкторите;
д)
„наставничество“ означава процес на неформално предаване на знания, социален капитал и психо-социална подкрепа във връзка с работата, кариерата или професионалното развитие. Наставничеството предполага неформална и обикновено директна и продължителна комуникация между, от една страна, лицето, определено от приемащата организация за наставник, за което се счита, че разполага със съответните знания, експертни умения и опит, и от друга страна, доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ;
е)
„отчет за мисията“ означава процес, чрез който на изпращащата и приемащата организация, както и на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се предоставят ясна информация относно резултатите от мисията и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, препоръки или поуки от техния опит, както и възможност за капитализиране, извличане на поуки и положително приключване на професионалните аспекти на работата.
ГЛАВА 2
ПРОЦЕДУРИ ЗА НАМИРАНЕ И ПОДБОР НА КАНДИДАТИ ЗА ДОБРОВОЛЦИ
Член 3
Процедура за намиране и подбор
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно процедура за намиране и подбор. Ролите, отговорностите и процесите се определят така, че да се осигури прозрачен, справедлив и ефективен процес на набиране на доброволци в съответствие със стандартите за равно третиране, равни възможности и недискриминация, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. Процедурата за намиране и подбор се основава на партньорство между изпращащата и приемащата организация и с нея се гарантира навременна и постоянна комуникация. Изпращащата организация осигурява систематичното участие на приемащата организация участва в целия процес по набиране.
3. Договорената процедура за намиране и подбор се прилага на всички етапи от процеса по набиране.
4. Процедурата за намиране и подбор включва най-малкото:
а)
определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ съгласно предвиденото в член 4;
б)
обявление и кандидатстване съгласно предвиденото в член 5;
в)
оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати съгласно предвиденото в член 6;
г)
подбор съгласно предвиденото в член 7.
Член 4
Определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на оценка на потребностите, извършвана в съответствие с делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, приемащата организация предлага, в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение I, възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи, включително елементи, позволяващи гъвкавост, за да се вземат предвид идеите на доброволеца след набирането му.
2. Изпращащата организация извършва преглед на тези задачи, за да съдейства за изменението им, ако е необходимо, с цел да се гарантира подходящо и реалистично съответствие, при което са вземат предвид очакваните компетентности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и капацитетът за усвояване и потребностите на приемащата организация.
3. Въз основа на възложените задачи и на рамката на компетентностите изпращащата и приемащата организация определят профил на компетентностите на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, както и критерии за подбор и минимални изисквания, които да се прилагат в процеса на набиране. В профила на компетентностите се посочва също така дали доброволецът е утвърден, или младши специалист и дали е необходимо да премине стаж.
Член 5
Обявление и кандидатстване
1. Изпращащата организация отговаря за обявлението на работата на доброволеца. С принос от приемащата организация тя изготвя информационен пакет за обявлението с цел да информира за инициативата и да привлече кандидати за доброволци.
2. Обявлението се изготвя най-малкото на английски език, написано е по ясен, конкретен и достъпен начин и предоставя информация за предлаганата на кандидата за доброволец длъжност в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение I.
3. Публикува се за период от най-малко един месец на централната платформа на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като могат да се използват и други възможности за привличането на кандидати към централната платформа. При надлежно обосновани обстоятелства за мисии в отговор на кризи, свързани с хуманитарна помощ, обявлението може да бъде публикувано за период от по-малко от един месец, но за не по-малко от една седмица.
4. Кандидатите представят кандидатурите си, като използват стандартизиран формуляр за кандидатстване, включващ структурирана автобиография. Кандидатите също така попълват стандартизиран въпросник за самооценка с цел да се оценят техните компетентности във връзка с рамката на компетентностите и тяхната приспособимост към възлаганите задачи и условията на живот и труд, посочени в обявлението, за които кандидатите трябва да дадат своето съгласие.
Член 6
Оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати
1. Изпращащата организация оценява кандидатите въз основа на предоставената във формуляра за кандидатстване и във въпросника за самооценка информация, въз основа на писмено изложение на техните мотиви за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ - и в конкретната мисия - и въз основа на оценка, посредством писмен тест, есе или подобни тестове, на тяхната способност да анализират съответен сценарий за предоставяне на хуманитарна помощ.
2. Въз основа на оценката изпращащата организация представя на приемащата организация списък с подходящите кандидати, от който съвместно да определят списък с предварително подбраните кандидати, които да бъдат поканени на събеседване.
3. Предварително подбраните кандидати се поканват на структурирано събеседване въз основа на рамката на компетентностите. Събеседването може да се проведе на живо или чрез телекомуникационни технологии, когато това е възможно, с участието на приемащата организация. Като допълнителни методи за оценка могат да се използват центрове за оценка, групови дейности и симулационни упражнения.
4. Преди окончателния подбор при необходимост изпращащата организация може да извършва проверки на личната и професионалната информация. Кандидатите се информират относно тази проверка в началото на процеса в обявлението.
Член 7
Подбор
1. Приемащата организация взема окончателното решение относно избрания кандидат за доброволец и потвърждава своя избор на изпращащата организация, която отговаря за предлагането на длъжност и за подготовката на фазата за въвеждане в длъжност. За всяка длъжност могат да бъдат избрани заместник доброволци, които да заместят кандидата, в случай че той подаде оставка или вече не е на разположение.
2. Изпращащата и приемащата организация трябва да са в състояние да покажат и да обосноват начина, по който са взели решението за подбор при спазване на принципите на равно третиране, равни възможности и недискриминация в хода на целия процес на намиране и подбор на доброволци.
3. Процедурата за подбор се извършва в рамките на разумен период от време. Изпращащата организация уведомява всички кандидати за решението относно подбора, както и за възможността да получат обратна информация. Тя приканва избрания кандидат за доброволец да потвърди писмено своя интерес за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
4. Изпращащата организация гарантира, че документацията, свързана с процеса на намиране и подбор, може да бъде проследена и се съхранява в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
Член 8
Оценка на нуждите от обучение
1. Въз основа на резултатите от процеса на набиране на доброволци, нуждите на приемащата организация и предвиденото изпращане на терен изпращащата организация прави оценка на нуждите от обучение, като се консултира с приемащата организация и с кандидата за доброволец, и определя модулите на програмата за обучение, в които да участва кандидатът, въз основа на следните критерии:
а)
старшинство, като на утвърдените специалисти се дава възможност да се съсредоточат върху задължителните модули и да изберат съответното ниво от обучението за управление на проекти и незадължителни специализирани модули;
б)
нуждите на приемащата организация от конкретни компетентности, които да бъдат развити чрез участие на кандидата за доброволец в незадължителни модули;
в)
общите компетентности на кандидата за доброволец, които да бъдат развити чрез участие в незадължителни модули.
2. Изпращащата организация попълва плана за обучение и развитие, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определя оценените компетентности на успешно преминалите процеса на подбор кандидати за доброволци и нуждите им от обучение, като уведомява за тях доставчиците на обучение.
ГЛАВА 3
ПРОГРАМА ЗА ОБУЧЕНИЕ НА ИНИЦИАТИВАТА „ДОБРОВОЛЦИ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“
Член 9
Програма за обучение
1. За всички успешно преминали процеса на подбор кандидати за доброволци се прилага програма за обучение, изпълнявана от доставчици на обучение, в която е включен, когато е целесъобразно, и принос на изпращащата и приемащата организация и на бивши доброволци.
2. Програмата за обучение се основава на рамката на компетентностите и е приспособима към нуждите както на младшите, така и на утвърдените специалисти.
3. Програмата за обучение е съставена от комбиниран подход за учене, основан на модули за електронно обучение и на модули за учене в класна стая.
4. Задължителните за всички кандидати за доброволци модули включват:
а)
общо представяне на ЕС, неговите външни отношения и системата му за реакция при кризи,
б)
въведение в хуманитарното дело, политиката на Съюза в областта на хуманитарната помощ и инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
в)
управление на личната безопасност, сигурност и здраве,
г)
управление на проекти,
д)
съзнание за междукултурните различия (и хоризонтални въпроси),
е)
симулационно учение, основано на сценарий, в което кандидатите за доброволци трябва да демонстрират придобитите компетентности.
5. Незадължителните модули включват:
а)
застъпничество и комуникация,
б)
психологическа първа помощ,
в)
обучение на разпространители на умения,
г)
управление на доброволци,
д)
организационно развитие,
е)
при необходимост специфични модули, по-специално във връзка с адаптирането на техническите компетентности на кандидатите за доброволци към контекста на операциите за предоставяне на хуманитарна помощ.
6. Кандидатите за доброволци присъстват на всички задължителни модули и могат да присъстват на един или повече незадължителни модули, които избират в съответствие с член 8.
7. Програмата за обучение, съдържаща подробна информация за всеки модул, включително неговия статут, целева група, график, разгледаните в него компетентности и свързаните с тях учебни резултати, е посочена в приложение II.
Член 10
Оценка на кандидатите за доброволци по време на и след обучението
1. По време на обучението и след приключването му кандидатите за доброволци се оценяват относно готовността им за изпращане на терен въз основа на рамката на компетентностите.
2. Оценяването се организира съвместно от инструкторите, като координиращият инструктор на кандидата за доброволец има ключова координационна роля.
3. Оценката на компетентностите се основава на оценката от инструкторите на познанията, уменията и нагласите на кандидата за доброволец, включително:
а)
самооценката, която кандидатът за доброволец попълва след симулационното учение, основано на сценарий,
б)
бележките от наблюдението, предоставени от инструкторите след приключване на всеки модул и след симулационното учение, основано на сценарий,
в)
оценката от координиращия инструктор, в която се прави критичен преглед на самооценката, и бележките от индивидуална наставническа сесия между координиращия инструктор и кандидата за доброволец въз основа на обратната информация от инструкторите.
4. Оценката на всички компетентности се включва в плана за обучение и развитие на кандидата за доброволец, който се актуализира след приключване на обучението и в който се посочват посещаваните курсове и постигнатите резултати.
5. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения по някоя от тези хоризонтални или специфични компетентности, се изключват от по-нататъшно участие. Инструкторите и координиращият инструктор трябва да могат да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
ГЛАВА 4
ПРОЦЕДУРИ ЗА ПОДГОТОВКА НА КАНДИДАТА ЗА ДОБРОВОЛЕЦ ПРЕДИ ИЗПРАЩАНЕТО МУ НА ТЕРЕН
Член 11
Програма за въвеждане в длъжност
1. Целта на процеса на въвеждане в длъжност е запознаването на кандидата или на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с културата, политиките и практиките на изпращащата и приемащата организация, както и с очакванията спрямо възложените задачи.
2. Изпращащата и приемащата организация изготвят съвместно програма за въвеждане в длъжност. В програмата се определят техните роли и отговорности, когато е възможно - въз основа на приноса, получен от завърнали се от мисия доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, с цел възползване от техния непосредствен опит и учене. Програмата се състои от:
а)
въвеждане в длъжност преди изпращането на терен, което въвеждане се предоставя от изпращащата организация съгласно предвиденото в член 12,
б)
въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, което въвеждане се предоставя от приемащата организация съгласно предвиденото в член 18.
3. Изпращащата и приемащата организация организират, когато е целесъобразно, съвместни сесии, в които участват всички кандидати или доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
Член 12
Въвеждане в длъжност преди изпращането на терен
1. Изпращащите организации гарантират, че всички кандидати за доброволци получават пълно и подходящо пряко въвеждане в длъжност преди изпращането си на терен. То включва най-малкото следната информация:
а)
структурата и процесите на организация и управление, екипите, участващи в проекта (включително ръководителя на проекта, служителя по управлението на кризи, човешките ресурси), организационната мисия и целите във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
подробна информация относно контекста на проекта, в който кандидатът за доброволец ще работи, възложените задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите и предвидените условия на живот и труд съгласно предвиденото в членове 22 и 24-27,
в)
съответната правна рамка, която се прилага за доброволеца, посочена в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
г)
стандартите и процедурите, които се отнасят за доброволеца, включително дисциплинарната политика и оплакванията, въпросите, свързани с измамите и корупцията, защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица и кодекса за поведение, съгласно предвиденото в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
д)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността (включително медицински преглед преди заминаването)съгласно предвиденото в членове 28 и 30,
е)
системата и процедурата за надзор и за управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
ж)
плана за обучение и развитие,
з)
информация за мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и начина, по който тя подкрепя доброволците преди, по време на и след изпращането им на терен,
и)
информация относно комуникацията и видимостта на дейностите, предвидени в проекта, въз основа на плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014, включително информацията за контакт със служителя на Комисията, отговорен по въпросите на информацията.
й)
процеса, свързан с отчета за мисията, съгласно предвиденото в член 23.
2. В контекста на въвеждането в длъжност изпращащата организация предоставя също така информация относно местното бюро за хуманитарна помощ на Комисията, което отговаря за държавата, в която се изпращат доброволците, и информира това бюро относно предстоящото изпращане на терен на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Изпращащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност, е прочетена и разбрана от кандидатите за доброволци и че е лесно достъпна през целия период на тяхното участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 13
Стаж за младши специалисти
1. От кандидатите за доброволци, които са младши специалисти, може да се изисква, в допълнение към обучението, да преминат през стаж в изпращащата организация, за да се запознаят чрез опит с процедурите, етиката и контекста на хуманитарната дейност и да се подготвят допълнително за планираното им изпращане на терен като доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Продължителността на стажа е максимум шест месеца с възможност за ограничено удължаване при надлежно обосновани извънредни обстоятелства.
2. Изпращащата организация, в консултация с приемащата организация и стажанта доброволец, преразглежда и актуализира учебните нужди в плана за обучение и развитие въз основа на нуждите на стажа. В плана за обучение и развитие се определят по-специално:
а)
резултатите от обучението, които се очаква да постигне стажантът доброволец през периода на стажа,
б)
задачите, които стажантът доброволец ще извършва като част от процеса на учене, и необходимите ресурси,
в)
целите и резултатите, които се очаква да постигне стажантът доброволец след приключване на периода на стажа.
3. Следните членове от настоящия регламент се прилагат mutatis mutandis към стажовете и налагат задължения за изпращащите организации, които приемат стажантите доброволци:
а)
член 19, параграфи 4, 5, 6 и 9 и членове 21 и 22;
б)
член 24, с изключение на параграф 5. Кандидатите за доброволци от държави от ЕС или от трети държави, посочени в член 23, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 375/2014, при условията, посочени в същия член, които кандидати са обхванати от своята национална схема за социална сигурност или за застраховане в държавата на своето пребиваване и които предприемат стажове в горепосочените държави, получават само допълнително покритие. Това означава, че тяхното застрахователно покритие се ограничава до разходите над покритието на националната схема за социална сигурност или за застраховане. По изключение в надлежно обосновани случаи, когато националната схема за социална сигурност или за застраховане покрива само частично или изобщо не покрива разходите, предвидени в член 24, параграф 5, направените разходи се покриват изцяло;
в)
член 25, с изключение на параграф 6, член 26 и член 27, параграф 1, когато е приложимо;
г)
член 28, параграфи 1, 8 и 14 и член 30, параграфи 1, 4, 5, 6 и 7.
Член 14
Оценка на кандидатите за доброволци след стажа
1. В края на стажа стажантът доброволец извършва самооценка въз основа на рамката на компетентностите и плана за обучение и развитие.
2. Прекият ръководител от изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, прави преглед на самооценката и оценява стажанта доброволец, като по-специално:
а)
оценява постиженията на стажанта доброволец спрямо целите му,
б)
прави преглед на това дали договорените резултати са били постигнати,
в)
установява резултатите от обучението.
3. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения в някоя от хоризонталните или специфичните компетентности, се изключват от по-нататъшно участие и не се допускат да станат доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Прекият ръководител от изпращащата организация трябва да е в състояние да обясни и да обоснове, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
Член 15
Допълнително обучение преди изпращането на терен
Без да се засяга участието на кандидата за доброволец в програмата за обучение или в стажа, изпращащата организация може да предостави допълнително подходящо обучение преди изпращането на терен, като например обучение, свързано с адаптирането на техническите компетенции на кандидатите за доброволци към нуждите на приемащата организация, езиково обучение, необходимо за държавата на изпращане, и т.н.
Член 16
Договор с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на резултатите от въвеждането в длъжност преди изпращането на терен и когато е целесъобразно, от стажа и друго обучение преди изпращането на терен, посочени в членове 13-15, изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, потвърждава окончателната оценка за допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен като доброволец на EС за хуманитарна помощ.
2. Изпращащата организация и доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, преминал успешно оценяването, подписват договор за изпращане, както е посочено в член 14, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
3. В договора, който се определя в тясна консултация с приемащите организации, се определят конкретният ред и условия за изпращане и правата и задълженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. В него се посочва също законодателството, приложимо към юрисдикцията на договора по силата на делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и се включват минимум следните елементи:
а)
ролята и длъжността на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, продължителността и мястото на работа и задачите, които трябва да бъдат извършени, както са определени във възложените задачи, включително елементите, произтичащи от плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
б)
продължителността на договора, включително началната и крайната дата,
в)
управлението на изпълнението на дейностите, включително:
-
договореностите за управление, включително отговорния пряк ръководител от приемащата организация и звеното за контакт за постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация,
-
договореностите за наставничество,
г)
условията на труд, включително работното време и отпуските,
д)
финансовите права и задължения на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, включително реда и условията, необходими за тяхното изпълнение:
-
дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване,
-
информация за приложимите данъчни правила и правила за социална сигурност,
-
застрахователно покритие,
-
жилищно настаняване,
-
пътувания,
е)
практическите договорености:
-
медицински прегледи,
-
виза и разрешения за работа,
ж)
поверителността,
з)
към договора се прилагат разпоредби относно очакваното поведение от страна на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, в т.ч. морал и кодекс за поведение, и защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица, включително нулева търпимост по отношение на сексуалното насилие,
и)
дисциплинарната политика и прекратяването на статута на доброволец,
й)
механизмът за медиация за решаване на проблеми, оплаквания и решаване на спорове,
к)
отговорностите и политиките по отношение на управлението на сигурността и по отношение на здравето и безопасността,
л)
ученето и развитието:
-
обучение и въвеждане в длъжност,
-
отчет за мисията.
4. В случай на спор между приемащата или изпращащата организация и доброволец на ЕС за хуманитарна помощ той има право на ефективни правни средства за защита, в съответствие с националните разпоредби, приложими за изпращащата организация.
Член 17
Въвеждане в базата данни
След получаване на изричното съгласие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация въвежда данните за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ в базата данни, посочена в член 13 от Регламент (ЕС) № 375/2014 („базата данни“). Всяко обработване на лични данни във връзка с тази база данни трябва да се извършва в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. За всяко обработване на лични данни, извършвано от Комисията във връзка с тази база данни, се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 (2).
ГЛАВА 5
ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗПРАЩАНЕ НА ТЕРЕН И УПРАВЛЕНИЕ НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 18
Въвеждане в длъжност в държавата на изпращане
1. Приемащите организации гарантират, че всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ получават изчерпателно и подходящо въвеждане в длъжност в държавата на изпращане при пристигането си, което въвеждане обхваща най-малко следното:
а)
структурата и процесите на организация и управление, участващите в проекта екипи (включително служителя за управление на проекти, оперативния и техническия екип, служителя за управление на кризи, подкрепящите екипи, като например човешките ресурси и финансовия отдел), мястото/местата на провеждане на проекта и организационната мисия и цели във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
изчерпателна информация относно мисията, компетенциите и проектите на приемащата организация, участващите общности, оперативния контекст и очакванията относно крайните продукти и резултатите от възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите,
в)
съответната местна правна рамка, приложима за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
г)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността, както е предвидено в членове 28 и 30,
д)
системата и процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
е)
информация относно културата в държавата, региона и населеното място на изпращане, включително насоки за подходящото поведение,
ж)
процеса на извършване на отчет за мисията в държавата на изпращане съгласно предвиденото в член 23.
2. Приемащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, е прочетена и разбрана от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и че е лесно достъпна през целия период на неговото участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 19
Надзор и управление на изпълнението на дейностите
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно система за управление на изпълнението на дейностите, основана на целите за ефективност, очакваните крайни продукти и резултати, с цел измерване на напредъка и на качеството на работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо възложените му задачи.
2. В процедурата за управление на изпълнението на дейностите се определят съответните роли и отговорности на изпращащата и приемащата организация във връзка с надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
3. По време на въвеждането в длъжност изпращащата и приемащата организация определят, заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, неговите цели във връзка с изпълнението и му предоставят възможност да коментира елементите във възложените задачи, които позволяват гъвкавост.
4. Приемащата организация определя прекия ръководител, отговарящ за надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с когото той провежда срещи за надзор с разумна и практична честота.
5. Когато е целесъобразно, в зависимост от продължителността на мисията, изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършват заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ съвместен междинен преглед на изпълнението на дейностите, за да оценят официално процеса на интеграция и напредъка по отношение на целите и да внесат корекции в целите, възложените задачи и плана за обучение и развитие.
6. Когато при междинния преглед се установи, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ показва слаби резултати по отношение на някоя от общите или специфичните компетентности, приемащата организация, със съгласието на изпращащата организация, може да вземе решение да преустанови преждевременно работата на доброволеца в държавата на изпращане. Те трябва да са в състояние да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
7. Изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършат заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ окончателен преглед на изпълнението на дейностите с цел в края на мисията да се оценят постиженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо целите, предвидени във възложените задачи и плана за обучение и развитие.
8. Резултатите от прегледа на изпълнението се включват в плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
9. Изпращащата организация съхранява записи от прегледа на изпълнението на дейностите в съответствие със стандартите за защита на данните, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и изпраща в базата данни потвърждение за успешното приключване на мисията, а ако тя не е приключила успешно - причините за това.
Член 20
Постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация
1. Преди изпращането на терен изпращащата организация определя лице за контакт, което е на разположение през цялото изпращане на терен и което има редовни контакти с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с цел:
а)
подкрепа при настаняването и прехода на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
б)
предоставяне на необходимата допълнителна подкрепа за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и приемащата организация,
в)
участие в междинния и окончателния преглед и в други срещи, ако е необходимо, както и
г)
осигуряване на подкрепа за посредничество в случай на несъгласие между приемащата организация и доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
2. Ако определеното лице за контакт вече не е в състояние да изпълнява тази роля по време на работата на терен на доброволеца, възможно най-бързо се предвижда заместник с цел осигуряване на непрекъснатост на подкрепата.
Член 21
Наставничество
1. Приемащата организация определя един или повече наставници за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които да предоставят подкрепа в области, като:
а)
развитието на професионалните умения и подобряването на ефективността и знанията,
б)
културната интеграция и аклиматизацията,
в)
даването на напътствия във връзка с възложените задачи, както и
г)
справянето с психо-социалните въпроси.
2. Определените наставници имат достъп до плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и до възложените му задачи и основават своята подкрепа на този план и тези задачи. Наставниците се срещат редовно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, за да обсъдят неговия напредък и да съдействат за решаването на всички въпроси, свързани с мисията, и лични въпроси.
3. При наставничеството се вземат предвид местните реалности и когато е възможно, то е подходящо и за местните доброволци.
4. Изпращащата организация улеснява предоставянето на наставничество, като работи в партньорство с приемащата организация за предоставяне на подкрепа за анализ, подкрепа за обучение и друга подкрепа за изграждане на капацитет и като установява в собствените си структури и мрежи определените лица, които притежават подходящи и допълнителни умения, в случай че на място липсват подходящи умения.
5. Когато е целесъобразно, може да се предвиди наставничество от разстояние, по-конкретно като се използва мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 22
Условия на труд
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ разполагат с подходящи условия на труд, за да могат да изпълняват добре работата си на място и за да се гарантират тяхното благополучие, мотивация, здраве и безопасност. Тези условия трябва да отговарят на съответните разпоредби от Директива 89/391/ЕО (3) и Директива 2003/88/ЕО (4).
2. Изпращащата и приемащата организация работят съвместно за определянето на подходящи условия на труд въз основа на местните и националните оперативни условия.
3. Приемащата организация осигурява необходимата информация и предлага условия на труд, чиято пригодност и целесъобразност се оценяват от изпращащата организация, за да се осигури съгласуваност със задължението за полагане на грижа и с общите политики и практики на изпращащата организация.
4. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложените условия на труд са в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че отговарят на изискванията за работното време, отпуските, минималните дневни и седмични периоди за почивка и работното пространство, посочени в точка 3 от приложение I.
Член 23
Подкрепа след приключването на мисията и подкрепа след завръщането
1. Изпращащата и приемащата организация вземат съвместно решение относно съдържанието и процеса във връзка с отчета за мисията, който е предвиден за всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, включително за тези, които се завръщат преждевременно.
2. Приемащата организация провежда с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, включително окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, параграф 7, и когато е уместно, предаване на проекта на екипа и на партньорите, които ще продължат дейностите, извършвани от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с цел да се осигурят трайност и последователност.
3. Изпращащата организация своевременно провежда със завърналия се доброволец на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, както и срещи за отчети за мисията по оперативни въпроси или по проекта въз основа на обратната информация от приемащата организация и приключването на плана за учене и развитие.
4. Изпращащата организация съдейства за извършването на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси и съвети, в които доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ може да участва по желание.
5. Изпращащата и приемащата организация насочват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ към възможности да остане ангажиран с въпроси, свързани с хуманитарната помощ и активното европейско гражданство, включително популяризирането на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и участието в нея.
6. Изпращащата организация приканва завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ да предоставят конструктивна обратна информация относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително като обяснят как техният принос може да спомогне за бъдещи мисии.
ГЛАВА 6
РАЗПОРЕДБИ ЗА ЗАСТРАХОВАНЕТО И УСЛОВИЯТА НА ЖИВОТ
Член 24
Застрахователно покритие
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на работата им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
2. Застрахователното покритие е за целия свят и 24 часа в денонощието. То започва от деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне дома си, за да замине за третата държава, в която е изпратен, до деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне третата държава, в която е изпратен, за да се завърне, и пристигне у дома си (първи период на покритие).
3. Застрахователното покритие за повече от 12 седмици се удължава с още 8 седмици, след като доброволецът се е завърнал в родната си страна, с цел покриване на последващо медицинско лечение за заболявания и увреждания, настъпили по време на първия период на покритие.
4. Покритието се прилага за всички дейности, свързани с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, както и за частните дейности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ през първия период на покритие.
5. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ се ползват от 100 % покритие (цялостно покритие) за следното:
а)
медицински и зъболекарски грижи,
б)
бременност и раждане,
в)
злополука,
г)
репатриране,
д)
животозастраховане,
е)
постоянни и временни увреждания или нетрудоспособност,
ж)
отговорност за щети, нанесени на трети страни,
з)
загуба или кражба на документи, билети за пътуване и лични вещи,
и)
допълнително съдействие.
6. С цел да се гарантират равното третиране и включването на всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да сключва договори с един или няколко доставчици на застрахователни услуги посредством процедура за възлагане на обществена поръчка.
Член 25
Дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване
1. Изпращащата организация предоставя дневна издръжка на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ в качеството им на незаети лица под формата на еднократни плащания, които се извършват в подходящо време и на редовни вноски.
2. Еднократните плащания за дневна издръжка се основават на потребителска кошница, обхващаща редовните разходи на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ за следните стоки:
а)
храна,
б)
лични принадлежности и стоки за бита,
в)
дрехи,
г)
обществен транспорт и транспорт в страната,
д)
други разходи, считани за необходими, за да се гарантират подходящ стандарт на живот и участие в местното общество (могат да се добавят максимум 20 % от общата сума за стоките, изброени в букви от а) до г), за да се включат и други разходи, като например развлекателни дейности, фризьорски услуги, вестници и канцеларски материали).
е)
допълнителна сума за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, пребиваващи в райони с индекс над средния за страната (максимум 10 % за стоките, изброени в букви а) до г).
3. Разходите за жилищно настаняване не следва да са част от еднократните суми за дневна издръжка.
4. Комисията публикува информация относно еднократните суми за дневна издръжка за страните, в които заминават да работят доброволците, на базата на индекси за страните. Разходите за специалните нужди, свързани с увреждане или с други надлежно обосновани извънредни обстоятелства, могат да се възстановяват в допълнение към плащанията за дневна издръжка.
5. Доброволците на ЕС за хуманитарна помощ се информират своевременно за евентуалните промени на индексите и ставките за дневна издръжка, които ги засягат по време на мисията, по-специално в страните с високи проценти на инфлация или на дефлация.
6. След успешното приключване на изпращането на терен изпращащата организация предоставя на завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ редовно индексирана финансова помощ за пренастаняване в размер на 100 EUR месечно, в зависимост от продължителността на изпращането им на терен.
Член 26
Жилищно настаняване
1. Изпращащата организация гарантира, че приемащата организация предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ подходящо жилищно настаняване на разумна цена в местния контекст.
2. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и за здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложеното жилище е в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че изпълнява изискванията, посочени в точка 4 от приложение I.
3. Разходите за жилищно настаняване, отопление и други пряко свързани разходи се поемат пряко от приемащата организация, когато това е възможно. Приемащата организация поема договорните отношения със собствениците на жилището и предприема всички необходими стъпки за информиране на домакините и наемодателите относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 27
Пътни разходи и други свързани разходи
1. Изпращащата организация организира пътуването на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ до и от мястото на изпращане на терен, включително в случаите на преждевременно завръщане, и поема пътните разходи.
2. По искане на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация организира и поема разходите за допълнителни пътувания за връщане в следните случаи:
а)
домашен отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, чийто период на изпращане на терен надхвърля 18 месеца,
б)
родителски отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които имат едно или повече зависими деца под 12-годишна възраст, ако периодът на изпращане на терен надхвърля 6 месеца,
в)
специален отпуск в случай на погребение или медицински удостоверено сериозно заболяване на възходящ или низходящ пряк роднина, съпруг(а) или регистриран партньор, брат или сестра.
3. Пътните разходи могат да се основават на действителните разходи за икономична или втора класа или да се възстановяват под формата на еднократни суми, определени въз основа на разумна методика за изчисляване на разстоянието.
4. Изпращащата организация осигурява информация и логистична подкрепа за получаването на виза за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, а приемащата организация помага в процеса на получаване на виза, ако е необходимо. Изпращащата организация покрива разходите, свързани с получаването на виза, включително необходимите пътни разноски.
ГЛАВА 7
ПРОЦЕДУРИ ЗА ГАРАНТИРАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ПОЛАГАНЕ НА ГРИЖА, БЕЗОПАСНОСТ И СИГУРНОСТ
Член 28
Управление на сигурността и оценка на риска
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за сигурността и с процедури за оценка на риска, които са подходящи и приложими за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и, когато е необходимо, се адаптират.
2. Въз основа на организационната политика за сигурността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно план за управление на сигурността и за евакуация за дейностите по инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“. Като минимум тези планове съответстват на изискванията, посочени в точка 5 от приложение I.
3. Изпращащата и приемащата организация разработват съвместно писмена оценка на рисковете по отношение на сигурността, пътуването и здравето в държавата на изпращане. Като минимум тези оценки съответстват на изискванията, посочени в точка 6 от приложение I.
4. Оценката на риска, посочена в параграф 3, се преразглежда и актуализира толкова често, колкото го изисква контекстът и поне преди изпращането на терен на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. Когато оценката на риска води до заключението, че изпращането на терен ще се проведе в условията на международен или местен въоръжен конфликт или при заплаха от такъв конфликт, изпращането на терен не се предвижда или се отменя, в случай че вече е бил избран доброволец на ЕС за хуманитарна помощ.
5. Изискванията във връзка с осведомеността относно сигурността и подходящото поведение във връзка с управлението на риска и сигурността се включват в описанието на възложените задачи и в процеса на набиране на доброволци.
6. Изпращащата организация уведомява съответните национални органи на държавите членки и на другите участващи държави в съответствие с член 23 от Регламент (ЕС) № 375/2014, преди някой от техните граждани да бъде изпратен на терен като доброволец на ЕС за хуманитарна помощ. Преди изпращането на терен изпращащата организация, която изпраща доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, които не са граждани на Съюза, проверява правилата за консулска закрила, предоставяна от държавата, чийто гражданин е доброволецът, или друга държава.
7. Изпращащата и приемащата организация гарантират, че цялата информация за процедурите за сигурността и безопасността се предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и се разбира от него. По време на въвеждането в длъжност преди заминаването и в рамките на 24 часа след пристигането в държавата на изпращане се предоставя съобразена с контекста информация, свързана със сигурността. Тя трябва да включва резултатите от оценката на риска, плана за евакуация и за управление на сигурността, включително докладването за инциденти, свързани със сигурността, процедурите за евакуация и за репатриране, йерархията на комуникацията, служителят(ите) за връзка относно управлението на кризи и данните за посолствата, полицейските и противопожарните служби и болниците.
8. Изпращащата организация гарантира, че доброволците на ЕС за хуманитарна помощ са покрити, като минимум, от застраховката, предвидена в член 24.
9. В допълнение към задължителното обучение по сигурност в контекста на програмата за обучение, изпращащата организация предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ всякакво друго подходящо обучение, свързано със сигурността, което предоставя и на своя международен персонал.
10. При подписването на договора, посочен в член 16, параграф 2, доброволците на ЕС за хуманитарна помощ потвърждават, че са осведомени за процедурите за управление на сигурността и че ще ги спазват, включително задължението да се информират за актуалната ситуация, свързана със сигурността, да носят лична отговорност по отношение на управлението на собствената си сигурност и на сигурността на други лица и на организацията, както и да се въздържат от поемането на рискове. Изпращащата и приемащата организация осведомяват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно последствията от всяко нарушение на процедурите за сигурност, особено тези, водещи до преждевременно принудително прекратяване на работата му.
11. Изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да се регистрират в посолството или консулството на държавата, на която са граждани, при пристигането си в държавата на изпращане и ги информира за възможността да отправят искане за консулска помощ. Ако държавата, на която е гражданин доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, няма консулско представителство в държавата на изпращане, изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които са граждани на Съюза, да се регистрират в консулство или посолство на друга държава членка и ги информира за възможността да отправят искане за консулско съдействие от него.
12. Въз основа на актуализирана информация от приемащата организация, изпращащата и приемащата организация редовно актуализират плана за евакуация, за да се гарантира, че той съответства на оперативната среда по всяко време. Резултатът от оценката на риска дава информация относно честотата, с която се преразглежда планът, и приемащата организация използва предходни данни и текущи актуализации, за да го коригира, ако е необходимо. Планът за евакуация се съхранява на място, което е лесно достъпно за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
13. Приемащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ получава актуализирана информация за всяка промяна в оперативната среда и произтичащата от това промяна на която и да е от процедурите и протоколите за сигурността.
14. Приемащата организация е осведомена за местоположението на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и за телефонния номер за връзка с него по всяко време, включително когато е в отпуск.
Член 29
Процедури в случай на произшествие или евакуация
1. В случай на нарушаване на сигурността доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ се информира възможно най-бързо. В зависимост от сериозността на инцидента и действащите процедури в изпращащата и приемащата организация тази информация може да се предоставя от прекия ръководител или от наставника от приемащата организация, или от служителя, отговарящ за управлението на кризи в изпращащата организация, и може да включва професионална психологическа подкрепа.
2. В случай на евакуация се следва планът за евакуация и за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се полагат грижи през цялото време, като се следват, когато е целесъобразно, процедурите, въведени в консулствата и посолствата, където доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е регистриран в съответствие с член 28, параграф 11.
3. След завръщането на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация се свързва с тях и гарантира, че те са обект на подходящи последващи действия, включително отчет за мисията и психологическа и медицинска подкрепа.
4. Сигурността се включва в рамката за мониторинг и оценка на изпращащата и приемащата организация и изводите от инцидентите, свързани със сигурността, се използват при прегледа на проекта и мерките за подобряване.
Член 30
Здраве и безопасност
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за здравето и безопасността, която е подходяща и приложима за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и когато е необходимо, се адаптира, включително с насоки за:
а)
личното здраве, като физическото здраве (предотвратяване на болести, съвети, свързани с храненето и съня, осведоменост за рисковете по отношение на опасностите, свързани с климата и географското местоположение, достъп до лечение);
б)
психичното здраве (съвети за баланс между професионалния и личния живот, управление на стреса, механизми за справяне и методи за релаксация, лица за контакт за психо-социална подкрепа).
2. Въз основа на организационната политика за здравето и безопасността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно всеобхватен набор от политики и насоки за здравето и безопасността, за да изпълнят задълженията си за полагане на грижа и за да гарантират физическото и психическото здраве на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Като част от оценката на риска, посочена в член 28, параграф 3, и преди определянето на възложените задачи изпращащата и приемащата организация съвместно оценяват дали работата гарантира безопасни и сигурни условия на труд и живот за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ въз основа на показателите, посочени в точка 7 от приложение I.
4. Изпращащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е покрит, като минимум, от пълна медицинска застраховка и застраховка за пътуване съгласно член 24.
5. По време на въвеждането в длъжност изпращащата организация информира доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно политиките и насоките за здравето и безопасността, посочени в параграфи 1 и 2, включително за болестите, първата помощ, поддръжката за всички места на провеждане на мисията, поддръжката на превозните средства и оборудването, работните места, съвместяването на професионалния и личния живот, инцидентите, свързани със здравето и сигурността, процедурата за медицинска евакуация.
6. Изпращащата организация гарантира, че преди заминаването доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ преминава през пълен медицински преглед, и предоставя препоръчваните лекарствени средства и ваксини срещу рисковете в страната на изпращане, както и оборудване, като например комплекти за оказване на първа помощ и против ухапвания от комари.
7. Приемащата организация гарантира, че задължението за полагане на грижа е включено в ежедневното управление на доброволците, и по време на въвеждането в длъжност предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ:
а)
актуална информация за местните ресурси, свързани със здравето и безопасността, като например данните за контакт на лекари, болници, парамедицински услуги;
б)
насоки за местните обичаи и норми, като част от предоставяната на място информация с цел ограничаване на рисковете по отношение на безопасността и улесняване на интеграцията.
8. Изпращащата организация улеснява организирането на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси или съвети като част от процеса, свързан с отчета за мисията. Изпращащата и приемащата организация насърчават използването на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ като алтернативен механизъм за подкрепа преди, по време на и след изпращането на терен.
ГЛАВА 8
ПРОЦЕДУРИ ЗА МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА НА ИНДИВИДУАЛНИТЕ РЕЗУЛТАТИ ОТ ДЕЙНОСТТА НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 31
Мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, посочена в член 19, изпращащата и приемащата организация извършват мониторинг и оценка на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, като измерват напредъка, постиженията и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
2. Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ е непрекъснат процес по време на целия период на работа, като се провеждат специфични прегледи най-малкото на следните етапи:
а)
в края на стажа, посочен в член 14, ако се провежда такъв стаж,
б)
по време на окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, и когато се счита, че е необходимо извършването на междинен преглед,
в)
по време на представянето на отчета за мисията, посочен в член 23.
3. Изпращащата и приемащата организация предоставят данни, които показват до каква степен индивидуалните резултати на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - на равнището на крайните резултати и на въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло, като се вземат под внимание показателите, посочени в член 7 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Данните съдържат записи за качеството на крайните продукти и резултатите от работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които следва да бъдат анонимни и да са на разположение за извършването на оценка. Тези данни се обработват в съответствие със стандартите за защита на личните данни, посочени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
4. Изпращащите организации предоставят подкрепа за изграждане на капацитет на приемащите организации за измерване на напредъка, крайните продукти и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
ГЛАВА 9
МЕХАНИЗЪМ ЗА СЕРТИФИЦИРАНЕ НА ИЗПРАЩАЩИ И ПРИЕМАЩИ ОРГАНИЗАЦИИ
Член 32
Механизъм за сертифициране на приемащи организации
1. Приемащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията, свързани със стандартите и процедурите по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, посочени в настоящия регламент и в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. В самооценката приемащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужно да се изгради капацитет, за да се постигне на пълно съответствие.
3. Заедно със самооценката приемащата организация предоставя три референции в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, с цел предоставяне на изчерпателна информация относно всички изисквания във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ. Референциите са от най-малко две от следните групи заинтересовани страни:
а)
сертифицирана изпращаща или приемаща организация, с която кандидатстващата приемаща организация вече е имала или предвижда да създаде партньорство за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
партньор на Комисията в областта на хуманитарната помощ, за когото е в сила рамково (партньорско) споразумение и с когото кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
в)
съответна международна организация или организация с нестопанска цел или публичноправен орган с граждански характер, с които кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
г)
организация за акредитиране или одит, която е сертифицирала кандидатстващата приемаща организация в области от значение за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като в този случай се предоставят съответните документи за акредитацията или одита.
4. Попълнената самооценка се подписва от лицето, упълномощено да представлява приемащата организация и правно обвързвано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с документите, посочени в параграф 3.
5. Въз основа на самооценката и на референциите Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите,
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
6. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата приемаща организация относно резултата от сертифицирането, като посочва също така възможности за подкрепа за изграждане на капацитет, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за изграждане на капацитет, която да бъде представена от кандидатстващата приемаща организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на подкрепа за изграждане на капацитет.
Член 33
Механизъм за сертифициране на изпращащи организации
1. Изпращащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
2. В самооценката, основана на доказателства, изпращащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужна техническа подкрепа, за да се постигне пълно съответствие. Тя включва също така извадка от доказателства и начини за проверка на това, че се изпълняват политиките и практиките, посочени във всяко от изискванията във връзка с стандартите и процедурите, особено що се отнася до доброволците.
3. Попълнената основана на доказателства самооценка се подписва от лицето, което е упълномощено да представлява изпращащата организация и е правно обвързано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с придружаващите документи, посочени в параграф 2.
4. На база на основаната на доказателства самооценка и на предоставените придружаващи документи Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите;
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
5. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата изпращаща организация относно резултатите от сертифицирането, като посочва също така възможности за техническа подкрепа, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за техническа подкрепа, която да бъде предоставена от изпращащата организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на техническа подкрепа.
Член 34
Средства за правна защита
1. В решенията на Комисията да не предостави сертификация и да отхвърли кандидатурата се посочва, че кандидатстващата организация, чиято кандидатура е отхвърлена, може да кандидатства отново едва след изтичането на дванадесетмесечен период, започващ от датата на получаване от кандидата на решението за отхвърляне. В решенията се уточняват също така наличните средства за правна защита срещу тези решения.
2. По силата на членове 256 и 263 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) Общият съд е компетентен да се произнася по актовете на Европейската комисия, предназначени да произведат правно действие по отношение на трети страни. В съответствие с членове 256, 268 и 340 от ДФЕС Общият съд е компетентен също така по споровете, свързани с обезщетения за вреди, причинени от Европейската комисия в случай на извъндоговорна отговорност.
Член 35
Финансова жизненоспособност и организационен капацитет на организациите
Оценката на финансовата жизнеспособност и организационния капацитет на сертифицираните изпращащи и приемащи организации е извън обхвата на процедурата по сертифициране. Като предварително условие за получаване на финансова помощ от Съюза тази жизнеспособност и този капацитет се оценяват на етапа на процеса на подаване на кандидатури в резултат на покана за представяне на предложения.
Член 36
Валидност на сертификацията и редовни проверки
1. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации преминават през повторно сертифициране три години след получаването на решението на Комисията за предоставяне на сертификация или по всяко време в случай на съществени изменения в стандартите или процедурите, свързани със съответните въпроси.
2. В рамките на срока на валидност на сертификацията може да се изиска, когато е необходимо, сертифицираните изпращащи и приемащи организации да преминат редовни проверки, които се извършват от Комисията.
3. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации информират незабавно Комисията за всяка промяна в своето правно, финансово, техническо или организационно състояние, която може да постави под въпрос спазването от тяхна страна на стандартите и процедурите или може да породи конфликт на интереси. Те също така уведомяват Комисията за всяка промяна в своето име, адрес или правен представител.
Член 37
Спиране или прекратяване на сертификацията
1. Въз основа на информацията, получена от сертифицираните изпращащи или приемащи организации, включително от редовните проверки, посочени в член 36, параграф 2, или на информацията, получена чрез други средства, Комисията може да прецени, че сертифицираната изпращаща или приемаща организация вече не изпълнява един или повече от изброените стандарти или процедури. В такива случаи Комисията може да предприеме подходящи действия, включително спирането или прекратяването на сертификацията, в съответствие с процедурата, посочена в точка 3 от приложение III.
2. Изпращащата или приемаща организация, чиято сертификация е спряна или прекратена, не може да изпраща на терен или да приема доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, считано от датата на спирането или прекратяването, и не отговаря на условията за получаване на финансово подпомагане от Съюза за тази цел.
3. С оглед на причините за спирането или прекратяването на сертификацията, по-специално безопасността и сигурността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да поиска репатриране на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, изпратени на терен в момента на спирането или прекратяването.
4. Изпращащата или приемаща организация няма право да предявява искане за компенсация поради спиране или прекратяване на сертификацията.
Член 38
Отговорност за вреди
Комисията не носи отговорност за загуби или вреди, причинени или претърпени от изпращащата или приемаща организация, или от трети страни, вследствие на сертифицирания статут на изпращащата или приемаща организация.
ГЛАВА 10
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 39
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 20 ноември 2014 година.
COMMISSION IMPLEMENTING REGULATION (EU) No 1244/2014
of 20 November 2014
laying down rules for the implementation of Regulation (EU) No 375/2014 of the European Parliament and of the Council establishing the European Voluntary Humanitarian Aid Corps (‘EU Aid Volunteers initiative’)
(Text with EEA relevance)
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU) No 375/2014 of the European Parliament and of the Council establishing the European Voluntary Humanitarian Aid Corps (‘EU Aid Volunteers initiative’) (1), in particular Articles 9(3), 10(1) and 12(6) thereof,
Whereas:
(1)
Pursuant to Regulation (EU) No 375/2014, the Commission should establish standards and procedures covering the necessary conditions, arrangements and requirements to be applied by sending and hosting organisations when identifying, selecting, preparing, managing and deploying candidate volunteers and EU Aid Volunteers to support humanitarian aid in third countries. Regulation (EU) No 375/2014 provides that these standards should be adopted through delegated acts and the procedures should be adopted through implementing acts.
(2)
All stakeholders of the EU Aid Volunteers initiative, including the volunteers themselves and the sending and hosting organisations should be encouraged to share a sense of identity in the initiative.
(3)
It is important that candidate volunteers are identified and selected in a non-discriminatory, fair and transparent procedure, based on partnership between sending and hosting organisations, which meets the real needs expressed at local level by hosting organisations.
(4)
Thorough induction should be provided by both sending and hosting organisations to prevent misunderstandings on roles and expectations and to provide volunteers with appropriate, practical preparation for placements. This would lay the foundation for trust and acceptance within host communities taking full account of relevant cultural sensitivities.
(5)
Training is an essential part of the pre-deployment preparation that should be provided to all candidate volunteers in a structured programme of mandatory and optional courses. In addition, junior professionals should be enabled, where relevant through apprenticeship placements, to further develop their competences and acquire new specific knowledge and skills relevant for the humanitarian sector. In particular, this should be appropriate to the activities and context of sending and hosting organisations.
(6)
An appropriate supervision and management system should be put in place by sending and hosting organisations. They should jointly supervise and assess the performance and achievements of EU Aid Volunteers and provide feedback on their task assignments and objectives. This will help to improve the accountability of the EU Aid Volunteers initiative.
(7)
Mentoring should complement supervision and management and provide the EU Aid Volunteer with additional support before, during and after deployment.
(8)
A channel for ongoing communication and additional support from the sending organisation should be established during deployment in third countries. Debriefing and end of placement support should be provided to all EU Aid Volunteers.
(9)
Provision of adequate working and living conditions are needed to allow EU Aid Volunteers to undertake their assignments in a safe and sanitary environment, and to meet their basic needs without suffering personal hardship, while respecting the spirit of a modest, non-ostentatious lifestyle as a volunteer. Subsistence allowances and other payments allocated to EU Aid Volunteers are not intended to represent a salary for regular employment. Rates for these payments should not be established in the light of professional experience, expertise or the results of the volunteer's task assignment: they aim uniquely to cover living costs during deployment. To ensure a high and equal level of protection, all EU Aid Volunteers should be covered by a comprehensive insurance policy specifically designed to protect them throughout the entire duration of their deployment in third countries and any relevant periods before and after.
(10)
Duty of care is of paramount importance and is a shared responsibility. Sending and hosting organisations should, as far as possible, look after the health, safety, security and well-being of EU Aid Volunteers and develop appropriate security, health and safety procedures. EU Aid Volunteers should equally do everything to ensure their own health, safety and security, and that of others, at the workplace.
(11)
The monitoring and assessment of the individual performance of EU Aid Volunteers should be an ongoing process throughout the entire placement. It should be based on a supervision and performance management system and provide data that demonstrates to what extent the individual performance of the EU Aid Volunteer contributes - at outcome and impact level - to the objectives of the project and the overall initiative.
(12)
A robust certification mechanism is necessary to ensure that sending and hosting organisations comply with the standards laid down in the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014 and the procedures laid down in this Regulation. Such a certification mechanism should be based on the principles of simplification and non-duplication, differentiation between sending and hosting organisations, cost-effectiveness, transparency and impartiality, encouraging diversity and accessibility.
(13)
The measures provided for in this Regulation are in accordance with the opinion of the Committee established by Article 26 of the Regulation (EU) No 375/2014.
(14)
In order to ensure a timely implementation of the EU Aid Volunteers initiative, it is necessary for this Regulation to enter into force as an urgent matter as it sets the provisions based on which implementing organisations to deploy EU Aid Volunteers in third countries,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER 1
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Subject matter
This Regulation establishes rules to implement the Regulation (EU) No 375/2014 as regards the following matters listed in Articles 9(3), 10(1) and 12(6) thereof:
(a)
the procedures to be followed for the identification, selection and necessary pre-deployment preparation of candidate volunteers, including apprenticeship placements, where relevant;
(b)
arrangements for the training programme and the procedure for assessing the candidate volunteers' readiness to be deployed;
(c)
provisions for the deployment and management of EU Aid Volunteers in third countries, including, inter alia, supervision in the field, continued support through coaching, mentoring, additional training, necessary working conditions, post-deployment support;
(d)
the provision of insurance coverage and living conditions of volunteers including the coverage of subsistence, accommodation, travel and other relevant expenses;
(e)
procedures to be followed before, during and after deployment to ensure duty of care and appropriate safety and security measures, including medical evacuation protocols and security plans that cover emergency evacuation from third countries, including the necessary procedures for liaison with national authorities;
(f)
procedures for monitoring and assessing the individual performance of EU Aid Volunteers;
(g)
a certification mechanism ensuring that sending organisations comply with the standards and procedures referred to in Article 9 of Regulation (EU) No 375/2014, and a differentiated certification mechanism for hosting organisations.
Article 2
Definitions
For the purposes of this Regulation, the definitions in Article 3 of Regulation (EU) No 375/2014 and the definitions provided for in the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014 shall apply. The following definitions shall also apply:
(a)
‘Competence framework’ means a framework within the meaning laid down by the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014;
(b)
‘Learning and development plan’ means a plan within the meaning laid down by the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014;
(c)
‘Trainer’ means a person recruited by the training provider to deliver one or more training modules or to facilitate scenario-based simulation exercises and to assess the candidate volunteers' competences;
(d)
‘Training mentor’ means a trainer, recruited by the training provider, with a coordinating role to assess the eligibility of the candidate volunteer for deployment. He or she is responsible for a group of candidate volunteers. He or she coordinates the assessment of their competences based on feedback from other trainers, and engages with candidate volunteers individually to reflect on their self-assessment and trainers' assessment;
(e)
‘Mentoring’ means a process of informal transmission of knowledge, social capital and psychosocial support relevant to work, career or professional development. Mentoring entails informal communication, usually face-to-face and over a sustained period, between a person identified by the hosting organisation as the mentor, on one hand, who is perceived to have relevant knowledge, expertise and experience, and the EU Aid Volunteer, on the other;
(f)
‘Debriefing’ means a process that provides the sending and hosting organisations and the EU Aid Volunteer with clear information on the results of the assignment, the achievements of the EU Aid Volunteers, and recommendations or learning from their experience, as well as capitalisation, lessons learnt and a positive professional closure of the placement.
CHAPTER 2
PROCEDURES FOR IDENTIFICATION AND SELECTION OF CANDIDATE VOLUNTEERS
Article 3
Identification and selection procedure
1. Sending and hosting organisations shall jointly set up an identification and selection procedure. Roles, responsibilities and processes shall be defined to ensure a transparent, fair and effective recruitment process in respect of the standard on equal treatment, equal opportunities and non-discrimination, as provided for in the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014.
2. The identification and selection procedure shall be based on a partnership between the sending and hosting organisations and ensure timely and ongoing communication. The sending organisation shall ensure that the hosting organisation is consistently involved throughout the entire recruitment process.
3. The agreed identification and selection procedure shall be applicable to all stages of the recruitment process.
4. The identification and selection procedure shall include as a minimum:
(a)
Definition of the task assignment, competence profile and selection criteria for EU Aid Volunteers as provided for in Article 4;
(b)
Announcement and application as provided for in Article 5;
(c)
Assessment, long and short-listing of the applicants as provided for in Article 6;
(d)
Selection as provided for in Article 7.
Article 4
Definition of the task assignment, competence profile and selection criteria for EU Aid Volunteers
1. Based on a needs assessment to be carried out in accordance with the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014, the hosting organisation shall propose, in accordance with the requirements set out in point 1 of Annex I, the task assignment for the EU Aid Volunteer, including flexible elements to take account the volunteer's input once recruited.
2. The sending organisation shall review the task assignment to help modify it, as needed, in order to ensure a suitable and realistic matching, taking into account the EU Aid Volunteers' expected competences and the absorption capacity and needs of the hosting organisation.
3. Based on the task assignment and competence framework, the sending and hosting organisations shall define a competence profile of the EU Aid Volunteer and selection criteria with minimum requirements to be used during the recruitment process. The competence profile shall also indicate whether the volunteer is a senior or junior professional and the need for any apprenticeship placement.
Article 5
Announcement and application
1. The sending organisation shall be responsible for the announcement of the placement. With input from the hosting organisation, it shall produce an announcement information pack in order to inform about the initiative and attract candidate volunteers.
2. The announcement shall be as a minimum in English, written in clear, concrete and accessible language, and provide information about the position offered to the candidate volunteer in accordance with the requirements set out in point 2 of Annex I.
3. It shall be published for a minimum of one month on the central platform of the EU Aid Volunteers initiative with the possibility to use additional promotion opportunities to attract applicants to the central platform. In duly justified circumstances for placements for response to humanitarian aid crisis, the announcement may be posted for less than a month, but not less than one week.
4. Applicants shall apply using a standardised application form, including a structured CV. Applicants shall also complete a standardised self-assessment questionnaire to assess their competences as required for the competence framework and their adaptability to the task assignment and living and working conditions referred to in the announcement. On these, they shall be required to give their consent.
Article 6
Assessment, long- and shortlisting
1. The sending organisation shall assess applicants based on the information provided in the application form and self-assessment questionnaire, a statement of their motivation to participate in the EU Aid Volunteers initiative - and in the specific placement - and an assessment of their ability to analyse a relevant scenario of humanitarian aid by means of a written test, essay or similar tests.
2. Based on the assessment, the sending organisation shall provide a longlist of applicants to the hosting organisation in view of jointly agreeing a shortlist of applicants to be interviewed.
3. Shortlisted applicants shall be invited to a structured interview based on the competence framework. The interview can be face-to-face or using telecommunication technologies, where possible, with the participation of the hosting organisation. Additional assessment methods may include assessment centres, group activities and work simulation exercises.
4. The sending organisation may perform, where necessary, personal and professional reference checks before final selection. Applicants shall be informed about the screening process at the start of the process in the announcement.
Article 7
Selection
1. The hosting organisation shall take the final decision about the candidate volunteer selected and shall confirm its selection to the sending organisation, which shall be responsible for offering a position and preparing the induction phase. For each position, substitute volunteers may be chosen to replace the candidate in case he or she resigns or is no longer available.
2. The sending and hosting organisations must be able to demonstrate and justify how they have taken their selection decision in respect of the principles of equal treatment, equal opportunities and non-discrimination throughout the entire identification and selection process.
3. The selection procedure shall be completed within a reasonable time period. The sending organisation shall inform all applicants about the selection decision and inform them about the possibility to receive feedback. It shall invite the successfully selected candidate volunteer to confirm in writing their interest to participate in the EU Aid Volunteers initiative.
4. The sending organisation shall ensure that documentation related to the identification and selection process is traceable and retained in compliance with the data protection standard as provided for in the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014.
Article 8
Assessment of learning needs
1. Based on the results of the recruitment process, the needs of the hosting organisation and the envisaged deployment, the sending organisation shall assess, in consultation with the hosting organisation and the candidate volunteer, the learning needs and identify training programme modules in which to participate based on the following criteria:
(a)
Seniority, with the possibility for senior professionals to focus on mandatory modules and to choose the appropriate level of project management training and specialised optional modules;
(b)
The needs of the hosting organisation for specific competences, to be addressed through participation of the candidate volunteer in optional modules;
(c)
General competences of the candidate volunteer, to be addressed through participation in optional modules.
2. The sending organisation shall fill in the learning and development plan as provided for in the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014 and identify the assessed competences of successfully selected candidate volunteers and their learning needs, to be transmitted to the training providers.
CHAPTER 3
TRAINING PROGRAMME OF THE EU AID VOLUNTEERS INITIATIVE
Article 9
Training programme
1. A training programme for all successfully selected candidate volunteers shall be implemented by training provider(s) with input, where relevant, from sending and hosting organisations and former volunteers.
2. The training programme shall be based on the competence framework and shall be adaptable to the needs of both junior and senior professionals.
3. The training programme shall consist of a combined learning approach based on e-learning and classroom modules.
4. Mandatory modules for all candidate volunteers shall include:
(a)
General introduction to the Union its external relations and crisis response system;
(b)
Introduction to humanitarian action, the Union humanitarian aid policy and the EU Aid Volunteers initiative;
(c)
Managing personal safety, security and health;
(d)
Project management;
(e)
Inter-cultural awareness (and transversal issues);
(f)
A scenario-based simulation exercise requiring candidate volunteers to demonstrate acquired competences.
5. Optional modules shall include:
(a)
Advocacy and communication;
(b)
Psychological first aid;
(c)
Training of multipliers;
(d)
Volunteer management;
(e)
Organisational development;
(f)
Tailor-made modules, where necessary, in particular related to adapting the technical competences of candidate volunteers to a humanitarian aid context.
6. Candidate volunteers shall attend all mandatory modules and may attend one or more optional modules to be selected in accordance with Article 8.
7. The training curriculum, with details of each module, including its status, target group, timeline, competences addressed and related learning outcomes, shall be as set out in Annex II.
Article 10
Assessment of candidate volunteers during and after training
1. During the training and upon its completion, candidate volunteers shall be assessed for their preparedness for deployment based on the competence framework.
2. The assessment shall be jointly organised by the trainers, with a key coordination role to be played by the candidate volunteer's training mentor.
3. The assessment of competences shall be based on the trainers' assessments of the candidate volunteer's knowledge, skills and attitude, including:
(a)
Self-assessment to be completed by the candidate volunteer after the scenario-based simulation exercise;
(b)
Observation notes to be provided by trainers after each module and after the scenario-based simulation exercise;
(c)
Training mentor's assessment providing a critical review of the self-assessment and observation notes from a one-to-one mentoring session between the training mentor and the candidate volunteer based on feedback from trainers.
4. The assessment of all competences shall be included in the candidate volunteer's learning and development plan that shall be updated upon completion of the training and indicate the courses followed and the results obtained.
5. Candidate volunteers who display poor proficiency in any of the transversal or specific competences shall be disqualified. The trainers and the training mentor must be able to explain and justify, if necessary, any such assessment and decision.
CHAPTER 4
PROCEDURES FOR PRE-DEPLOYMENT PREPARATION OF CANDIDATE VOLUNTEERS
Article 11
Induction programme
1. The induction process shall familiarise the candidate or EU Aid Volunteer with the sending and hosting organisations' culture, policies and practices, and the expectations of the task assignment.
2. The sending and hosting organisations shall jointly develop an induction programme. The programme shall define their roles and responsibilities based on inputs from returned EU Aid Volunteers, where possible, to benefit from their first-hand experience and learning. The programme shall comprise:
(a)
Pre-deployment induction to be provided by the sending organisation as provided for in Article 12;
(b)
In-country induction to be provided by the hosting organisation as provided for in Article 18.
3. The sending and hosting organisations shall organise, where appropriate, joint sessions involving all candidate or EU Aid Volunteers together.
Article 12
Pre-deployment induction
1. The sending organisations shall ensure that all candidate volunteers receive a thorough and appropriate face-to-face induction prior to their deployment. This shall cover, as a minimum, the following:
(a)
Organisation and management structure and processes, teams involved in the project (including project manager, crisis management officer, human resources), organisational mission and objectives in relation to the EU Aid Volunteers initiative;
(b)
Comprehensive information on the context of the project in which the candidate volunteer will operate, their task assignment and the needs assessment that underpins it; and the envisaged working and living conditions as provided for in Articles 22 and 24-27;
(c)
The relevant legal framework applicable to the volunteer as provided for in the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014;
(d)
Standards and procedures relevant to the volunteer, including disciplinary and grievance, anti-fraud and corruption, child and vulnerable adult safeguarding, code of conduct as provided for in the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014;
(e)
Mandatory context-specific security briefing and health and safety briefing (including medical check prior to departure) as provided for in Articles 28 and 30;
(f)
Supervision and performance management system and procedure, and support mechanisms in place, including mentoring and other support as provided for in Articles 19, 20 and 21;
(g)
The learning and development plan;
(h)
Information about the network for the EU Aid Volunteers initiative and how it supports volunteers before, during and after deployment;
(i)
Information about the communication and visibility activities envisaged in the project, based on the communication plan referred to in Article 17 of Regulation (EU) No 375/2014, including contact information for the responsible Regional Information Officer of the Commission.
(j)
The debriefing process as provided for in Article 23.
2. In the context of the induction, the sending organisation shall also provide information about the Commission's humanitarian aid field office responsible for the country of deployment and inform this office of the imminent deployment of EU Aid Volunteers.
3. The sending organisation shall ensure that all information provided during the induction process is read and understood by the candidate volunteers and remains easily accessible throughout their participation in the EU Aid Volunteers initiative.
Article 13
Apprenticeship placements for junior professionals
1. Candidate volunteers who are junior professionals may be required, in addition to the training, to undertake an apprenticeship placement with a sending organisation to learn through experience the procedures, ethics and context of humanitarian work and further prepare for the envisaged deployment as an EU Aid Volunteer. The duration of the apprenticeship shall be for a maximum period of up to six months with a possibility for limited prolongation in duly justified exceptional cases.
2. The sending organisation, in consultation with the hosting organisation and the apprentice volunteer, shall review and update the learning needs in the learning and development plan based on the needs of the apprenticeship placement. The learning and development plan shall define in particular:
(a)
The learning outcomes the apprentice volunteer is expected to achieve during their apprenticeship period;
(b)
The tasks the apprentice volunteer will carry out as part of the learning process and resources to be put in place;
(c)
The objectives and results the apprentice volunteer is expected to achieve on completion of the apprenticeship period.
3. The following articles of this Regulation shall apply mutatis mutandis to the apprenticeship placements with obligations for the sending organisations hosting the apprentice volunteers:
(a)
Article 19(4), (5), (6) and (9), Articles 21 and 22.
(b)
Article 24 except for paragraph 5. Candidate volunteers coming from EU countries or from third countries referred to in Article 23(1)(b) of Regulation (EU) No 375/2014 under the conditions referred to in that Article who are covered by their national social security or insurance scheme in the country of their residence and who are undertaking apprenticeship placements in the above-mentioned countries shall receive only complementary coverage. This means that their insurance coverage shall be limited to costs over and above the coverage provided by the national social security or insurance scheme. In exceptionally justified cases, where the national social security or insurance scheme covers only part or none of the costs provided for in Article 24(5), 100 % of the costs incurred shall be covered.
(c)
Article 25 except for paragraph 6 Article 26 and Article 27(1), where relevant.
(d)
Article 28(1), (8) and (14) and Article 30(1), (4), (5), (6) and (7).
Article 14
Assessment of the candidate volunteers after apprenticeship
1. At the end of the apprenticeship, the apprentice volunteer shall complete a self-assessment based on the competence framework and the learning and development plan.
2. The line manager from the sending organisation, in consultation with the hosting organisation, shall review the self-assessment and assess the apprentice volunteer in particular to:
(a)
Assess performance of the apprentice volunteer against their objectives;
(b)
Review whether the results agreed have been achieved;
(c)
Identify the learning outcomes.
3. Candidate volunteers who display poor proficiency in any of the transversal or specific competences shall be disqualified and shall not be eligible to become an EU Aid Volunteer. The line manager from the sending organisation must be able to explain and justify, if necessary, any such assessment and decision.
Article 15
Additional pre-deployment training
Without prejudice to the participation of the candidate volunteer in the training programme or as an apprentice volunteer, the sending organisation may provide additional appropriate pre-deployment training, such as training related to adapting the technical competences of candidate volunteers to meet the needs of the hosting organisation, language training needed for the country of deployment, etc.
Article 16
Contract with the EU Aid Volunteer
1. Based on the outcomes from the pre-deployment induction and, where relevant, the apprenticeship placement and other pre-deployment training referred to in Articles 13-15, the sending organisation, in consultation with the hosting organisation, shall confirm the final assessment for eligibility of the candidate volunteer to be deployed as an EU Aid Volunteer.
2. The sending organisation and the successfully assessed EU Aid Volunteer shall sign a deployment contract as set out in Article 14(5) of Regulation (EU) No 375/2014.
3. The contract, to be defined in close consultation with the hosting organisations, shall set out the specific terms of deployment and the rights and obligations of the EU Aid Volunteer. It shall also indicate the legislation applicable to the jurisdiction of the contract pursuant to the Commission Delegated Regulation (EU) to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014 and include as a minimum the following elements:
(a)
Specification of the EU Aid Volunteer's role, title, duration and location of placement, and tasks to be performed as defined in the task assignment including the elements deriving from the communication plan referred to in Article 17 of the Regulation (EU) No 375/2014;
(b)
Duration of the contract, including start and end date;
(c)
Performance management, including:
-
Management arrangements, including the responsible line manager from the hosting organisation and contact point for ongoing support from the sending organisation;
-
Mentoring arrangements;
(d)
Working conditions, including working hours and leave;
(e)
The EU Aid Volunteer's financial rights and obligations, including the necessary arrangements for their provision:
-
Subsistence and resettlement allowance;
-
Information on applicable tax and social security rules;
-
Insurance coverage;
-
Accommodation;
-
Travel;
(f)
Practical arrangements:
-
Medical checks;
-
Visa and work permits;
(g)
Confidentiality;
(h)
Expected conduct from the EU Aid Volunteer, including integrity and code of conduct, and safeguarding children and vulnerable adults including zero tolerance towards sexual abuse, to be annexed to the contract;
(i)
Disciplinary policy and termination of volunteer status;
(j)
Mediation mechanism for problem-solving, grievance and dispute resolution;
(k)
Responsibilities and policies applicable to security management and health and safety;
(l)
Learning and development:
-
Training and induction;
-
Debriefing.
4. In the event of a dispute between the hosting or sending organisation and an EU Aid Volunteer, the EU Aid Volunteer shall have the right to an effective legal remedy, in accordance with the national provisions applicable to the sending organisation.
Article 17
Entry in the database
Upon receipt of the EU Aid Volunteer's explicit consent, the sending organisation shall enter the EU Aid Volunteer's data in the database referred to in Article 13 of Regulation (EU) No 375/2014 (‘the database’). Any processing of personal data in relation to this database must be done in accordance with data protection standard as provided for in the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014. For any processing of personal data in relation to this database by the Commission, Regulation (EC) No 45/2001 (2) is applicable.
CHAPTER 5
PROCEDURES FOR DEPLOYMENT AND MANAGEMENT OF EU AID VOLUNTEERS
Article 18
In-country induction
1. Hosting organisations shall ensure that all EU Aid Volunteers receive a thorough and appropriate in-country induction upon their arrival in the country of deployment, covering as a minimum the following:
(a)
Organisation and management structure and processes; teams involved in the project (including project management officer, operational and technical team, crisis management officer, support teams such as human resources and finance); project site(s); and organisational mission and objectives in relation to the EU Aid Volunteers initiative;
(b)
Comprehensive information on the hosting organisation's mission, remit and projects; communities involved; operational context; and expectations on outputs and results from the EU Aid Volunteer's task assignment and the needs assessment that underpins it;
(c)
Relevant local legal framework applicable to the EU Aid Volunteer;
(d)
Mandatory context-specific security briefing and health and safety briefing as provided for in Articles 28 and 30;
(e)
Supervision and performance management system and procedure and support mechanisms in place, including mentoring and other support as provided for in Articles 19, 20 and 21;
(f)
Cultural briefing on the country, region and locality of deployment, including guidance on appropriate behaviour;
(g)
In-country debriefing process as provided for in Article 23.
2. The hosting organisation shall ensure that all information provided during the in-country induction process is read and understood by the EU Aid Volunteer and remains easily accessible throughout their participation in the EU Aid Volunteers initiative.
Article 19
Supervision and performance management
1. Sending and hosting organisations shall jointly develop a performance management system, based on performance objectives, expected outputs and results, to measure the progress and quality of the EU Aid Volunteer's work according to the task assignment.
2. The performance management procedure shall specify the sending and hosting organisations' respective roles and responsibilities for the supervision of the EU Aid Volunteer.
3. During the induction, the sending and hosting organisations shall set, together with the EU Aid Volunteer, their performance objectives and provide them with the opportunity to comment on the flexible elements in the task assignment.
4. The hosting organisation shall designate a line manager who shall be responsible for supervising the EU Aid Volunteer, with whom the line manager shall have a reasonable and practical frequency of supervision meetings.
5. Where appropriate, depending on the length of the placement, the sending organisation and the line manager from the hosting organisation, together with the EU Aid Volunteer, shall carry out a joint mid-term performance review to formally evaluate the process of integration, progress on objectives, and to re-adjust the objectives and task assignment and the learning and development plan.
6. Where the conclusion of the mid-term review is that the EU Aid Volunteer displays poor proficiency in any of the transversal or specific competences, the hosting organisation in agreement with the sending organisation may take the decision to end the deployment prematurely. They must be able to explain and justify, if necessary, any such assessment and decision.
7. The sending organisation and the line manager from the hosting organisation, together with the EU Aid Volunteer, shall carry out a final performance review to evaluate at the end of the placement the achievements of the EU Aid Volunteer against the objectives for their task assignment and the learning and development plan.
8. The results from the performance review shall be integrated into the EU Aid Volunteer's learning and development plan.
9. The sending organisation shall retain the performance review records in accordance with the data protection standards as provided for in the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014 and send confirmation to the database whether the placement has been successfully completed and, if not, the reason thereof.
Article 20
Ongoing support from sending organisations
1. Prior to deployment, the sending organisation shall designate a contact person who shall be available for the duration of the deployment and who shall have regular contacts with the EU Aid Volunteer to:
(a)
support the settlement and transition of the EU Aid Volunteer;
(b)
provide necessary additional support to the EU Aid Volunteer and the hosting organisation;
(c)
take part in the mid-term and final reviews and in other meetings, if necessary; and
(d)
provide mediation support in case of disagreement between the hosting organisation and the EU Aid Volunteer.
2. If the designated contact person is no longer able to fulfil this role during the deployment, a replacement shall be provided as promptly as possible to ensure continuity of support.
Article 21
Mentoring
1. The hosting organisation shall designate one or more mentors for the EU Aid Volunteer to provide support in areas such as:
(a)
development of professional skills and improvement of performance and knowledge;
(b)
cultural integration and acclimatisation;
(c)
coaching related to the task assignment; and
(d)
dealing with psychosocial issues.
2. The designated mentor(s) shall have access to, and base their support on, the EU Aid Volunteer's learning and development plan and task assignment. The mentor(s) shall meet regularly with the EU Aid Volunteer to reflect on their progress and help solve any placement-related and personal issues.
3. The mentoring shall take account of local realities and shall, where possible, be appropriate for local volunteers as well.
4. The sending organisation shall facilitate the provision of the mentoring by working in partnership with the hosting organisation to provide analytical, training and other capacity building support, and by identifying in their own structures and networks suitably and complementarily skilled designated individuals in case of low local skills availability.
5. Where appropriate, remote mentoring may be considered, in particular by using the network for the EU Aid Volunteers initiative.
Article 22
Working conditions
1. All EU Aid Volunteers shall have adequate working conditions to enable them to perform well during their placements and to ensure their well-being, motivation, health and safety. They shall be in accordance with relevant provisions of Directive 89/391/EC (3) and Directive 2003/88/EC (4).
2. Sending and hosting organisations shall work jointly to define adequate working conditions based on the local and national operating contexts.
3. The hosting organisation shall provide the necessary information and propose the working conditions the suitability and appropriateness of which shall be assessed by the sending organisation to ensure consistency with their duty of care and the sending organisation's general policies and practices.
4. Sending and hosting organisations shall jointly ensure that security and health and safety risks are prevented, managed and mitigated and that the proposed working conditions follow the agreed security and health and safety procedures referred to in Articles 28, 29 and 30, and comply with the requirements for working hours, leave, minimum daily and weekly rest periods and working space referred to in point 3 of Annex I.
Article 23
End of placement and post-deployment support
1. Sending and hosting organisations shall jointly decide on the content and process of the debriefing that shall be envisaged for all EU Aid Volunteers, including those returning prematurely.
2. The hosting organisation shall provide the EU Aid Volunteer with personal or group debriefing, including the final performance review referred to in Article 19(7), and, where appropriate, a project handover to the team and counterparts that will continue the activities carried out by the EU Aid Volunteer with a view to ensuring sustainability and continuity.
3. The sending organisation shall provide the returned EU Aid Volunteer with timely personal or group debriefing and operational or project debriefings based on feedback from the hosting organisation and finalisation of the learning and development plan.
4. The sending organisation shall facilitate a post-deployment medical check upon return of the EU Aid Volunteer and offer psychosocial debriefing session(s) and counselling support that the EU Aid Volunteer can attend on a voluntary basis.
5. The sending and hosting organisations shall guide the EU Aid Volunteer to opportunities to stay engaged in issues related to humanitarian aid and active European citizenship, including promotion of and engagement with the network for the EU Aid Volunteers initiative.
6. The sending organisation shall invite returned EU Aid Volunteers to provide constructive feedback on the EU Aid Volunteers initiative, including by explaining how their inputs can inform future placements.
CHAPTER 6
PROVISIONS FOR INSURANCE AND LIVING CONDITIONS
Article 24
Insurance coverage
1. All EU Aid Volunteers shall be covered by a complete insurance policy specifically designed to protect them during the entire duration of their deployment in the third countries and relevant periods before and after.
2. The insurance coverage shall be worldwide, 24 hours a day. It shall start from the day the EU Aid Volunteer leaves home on the way to the third country of deployment until the day the EU Aid Volunteer leaves the third country of deployment on the way to, and arrives back at, their home (‘the first period of coverage’).
3. For insurance coverage longer than 12 weeks, it shall be extended for a further 8 weeks in the insured's home country to cover follow-up medical treatment for illnesses and injuries that occurred during the first period of coverage.
4. The coverage shall be applicable to all activities linked to the EU Aid Volunteers initiative and also the private activities of EU Aid Volunteers during the first period of coverage.
5. All EU Aid Volunteers shall be covered at 100 % (total coverage) for the following:
(a)
medical and dental care;
(b)
pregnancy and childbirth;
(c)
accident;
(d)
repatriation;
(e)
life insurance;
(f)
permanent and temporary disability or incapacity;
(g)
third party liability;
(h)
loss or theft of documents, travel tickets and personal belongings;
(i)
complementary assistance.
6. In order to ensure equal treatment and coverage of all EU Aid Volunteers, the Commission may contract one or several insurance providers through a procurement procedure.
Article 25
Subsistence and resettlement allowance
1. The sending organisation shall provide subsistence to EU Aid Volunteers in their capacity as non-employed individuals in the form of lump sum payments that shall be paid in good time and in regular instalments.
2. Subsistence lump sum payments shall be based on a consumption basket covering regular expenses of the EU Aid Volunteer for the following items:
(a)
food;
(b)
toiletries and household products;
(c)
clothing;
(d)
local transport and in-country transport;
(e)
miscellaneous expenses deemed necessary to ensure an appropriate standard of living and participation in local society (a maximum of 20 % of the total amount for items listed in points (a) to (d) can be added to include other costs such as leisure activities, haircuts, newspapers and stationery).
(f)
contingency amount for EU Aid Volunteers staying in areas with indexes above the country average (maximum 10 % for items listed in points (a) to (d)).
3. Accommodation costs shall not be part of the subsistence lump sums.
4. The Commission shall publish information on subsistence lump sums for countries of deployment on the basis of country indexes. Special needs linked to disability or other duly justified exceptional circumstances may be reimbursed in addition to the subsistence payment.
5. EU Aid Volunteers shall be informed in a timely manner about changes in the indexes and subsistence rates that affect them during a placement, in particular in countries with high inflation or deflation rates.
6. Upon successful completion of deployment, the sending organisation shall provide to returning EU Aid Volunteers a regularly indexed resettlement allowance of EUR 100 per month, according to the length of their deployment.
Article 26
Accommodation
1. The sending organisation shall ensure that the hosting organisation provides adequate accommodation to the EU Aid Volunteer at a reasonable cost in the local context.
2. Sending and hosting organisations shall jointly ensure that security and health and safety risks are prevented, managed and mitigated and that the proposed accommodation follows the agreed security and health and safety procedures referred to in Articles 28, 29 and 30 and complies with the requirements set out in point 4 of Annex I.
3. Costs for accommodation, heating and other directly related costs shall be borne directly by the hosting organisation, where possible. The hosting organisation shall undertake the contractual relations with landlords and take all necessary steps to brief hosts and landlords about the EU Aid Volunteers initiative.
Article 27
Travel and related costs
1. The sending organisation shall organise the travel of the EU Aid Volunteer to and from the place of deployment, including in cases of early return, and shall cover the travel costs.
2. At the request of the EU Aid Volunteer, the sending organisation shall organise and cover the costs of additional return travel for:
(a)
Home leave of EU Aid Volunteers whose deployment period exceeds 18 months;
(b)
Parental leave of EU Aid Volunteers who have one or more dependent children under the age of 12, if their deployment period exceeds 6 months;
(c)
Special leave in case of funeral or medically certified serious illness of an ascending or descending direct relative, spouse or registered partner, sister or brother.
3. Travel costs may be based either on the actual costs of economy or second class tariffs or reimbursed in the form of lump sums based on a reasonable methodology for distance calculation.
4. The sending organisation shall provide information and logistical support in arranging the visa for the EU Aid Volunteer and the hosting organisation shall support the visa process, as required. The sending organisation shall cover the costs related to obtaining the visa, including necessary travel costs.
CHAPTER 7
PROCEDURES TO ENSURE DUTY OF CARE, SAFETY AND SECURITY
Article 28
Security management and risk assessment
1. The sending organisation shall have in place an organisational security policy and risk assessment procedures that shall be suitable and applicable for EU Aid Volunteers and, where necessary, adapted.
2. Based on the sending organisation's organisational security policy, sending and hosting organisations shall jointly develop a security management and evacuation plan for actions under the EU Aid Volunteers initiative. Such plans shall as a minimum comply with the requirements set out in point 5 of Annex I.
3. Sending and hosting organisations shall jointly develop a written assessment of security, travel and health risks for the country of deployment. Such assessments shall as a minimum comply with the requirements set out in point 6 of Annex I.
4. The risk assessment referred to in paragraph 3 shall be reviewed and updated as regularly as required by the context and, as a minimum, before the deployment of the EU Aid Volunteer. Where the risk assessment leads to the conclusion that deployment would take place in the theatre of international or non-international armed conflict, or threats thereof, deployment shall not be envisaged or shall be cancelled in case an EU Aid Volunteer has been already selected.
5. Requirements related to security awareness and appropriate behaviour in relation to risk and security management shall be included in the description of the task assignment and the recruitment process.
6. The sending organisation shall inform the relevant national authorities of Member States and other participating countries, in accordance with Article 23 of Regulation (EU) No 375/2014, before one of their citizens is deployed as an EU Aid Volunteer. Prior to deployment, the sending organisation deploying EU Aid Volunteers who are not citizens of the Union shall ascertain the rules for consular protection provided by the volunteer's country of nationality or another country.
7. Sending and hosting organisations shall ensure that all information on security and safety procedures is shared with and understood by the EU Aid Volunteer. During the induction, a context-specific security briefing shall be provided before departure and within 24 hours upon arrival in the country of deployment. This must include the results from the risk assessment, the evacuation and security management plan, including security incident reporting, procedures for evacuation and repatriation, communication tree, crisis management contact officer(s), and details of embassies, police and fire stations, and hospitals.
8. The sending organisation shall ensure that the EU Aid Volunteer is covered, as a minimum, by the insurance provided according to Article 24.
9. In addition to the mandatory security training in the context of the training programme, the sending organisation shall provide EU Aid Volunteers with any other relevant security training provided to its own international staff.
10. When signing the contract referred to in Article 16(2), the EU Aid Volunteers shall acknowledge awareness of and compliance with the security management procedures, including their duty to keep themselves informed and up-to-date with current security situations; their personal responsibility concerning security management for themselves, others and the organisation; and the duty to refrain from risk-taking behaviour. Sending and hosting organisations shall make the EU Aid Volunteer aware of the consequences of any breach of security procedures, in particular those resulting in a premature forced end of placement.
11. The sending organisation shall recommend to EU Aid Volunteers that they register with the embassy or consulate of their nationality upon arrival in the country of deployment, and inform them about the possibility of requesting consular assistance thereof. If the country of the EU Aid Volunteer's nationality does not have a consular representation in the country of deployment, the sending organisation shall recommend to EU Aid Volunteers who are citizens of the Union to register with a consulate or embassy of another Member State, and inform them about the possibility of requesting consular assistance thereof.
12. Based on updates from the hosting organisation, sending and hosting organisations shall regularly update the evacuation plan to ensure it remains suitable for the operating environment at all times. The outcome of the risk assessment shall inform the frequency at which the plan is to be reviewed and the hosting organisation shall use past data and current updates to adjust it, as necessary. The evacuation plan shall be kept in a place that is easily accessible for the EU Aid Volunteer.
13. The hosting organisation shall ensure that the EU Aid Volunteer is updated about any change in the operating environment and the consequent amendment in any of the security procedures or protocols.
14. The hosting organisation shall be aware of the location of the EU Aid Volunteer, and the contact number to reach them at all times, including when on leave.
Article 29
Procedures to be followed in the event of an incident or evacuation
1. In case of a security incident, the EU Aid Volunteer shall be debriefed as soon as possible. Depending on the seriousness of the incident and the procedures in place in the sending and hosting organisations, this debriefing may be undertaken by the line manager or the mentor from the hosting organisation, or the crisis management officer in the sending organisation, and may include professional psychological support.
2. In case of evacuation, the evacuation plan shall be followed and the EU Aid Volunteer shall be taken care of at all times, following, where relevant, procedures in place in the consulates or embassies where the EU Aid Volunteer has been registered in accordance with Article 28(11).
3. The sending organisation shall contact EU Aid Volunteers upon their return and ensure that they receive adequate follow-up, including debriefing, psychosocial and medical support.
4. Security shall be included in the sending and hosting organisations' monitoring and evaluation framework and lessons learned from security incidents shall inform project review and improvement.
Article 30
Health and safety
1. The sending organisation shall have in place an organisational health and safety policy that shall be suitable and applicable for EU Aid Volunteers and, where necessary, adapted, including guidelines on:
(a)
personal health, such as physical health (disease preventions, eating and sleeping advice, risk awareness on climate and geographical hazards, access to treatment);
(b)
mental health (advice on work-life balance, stress management, coping mechanisms and relaxation methods, points of contact for psychosocial support).
2. Based on the sending organisation's organisational health and safety policy, sending and hosting organisations shall jointly develop a comprehensive set of health and safety policies and guidelines to meet their duty of care obligations and to ensure the physical and emotional well-being of EU Aid Volunteers.
3. As part of the risk assessment referred to in Article 28(3) and before defining the task assignment, sending and hosting organisations shall jointly assess whether the placement provides safe and secure working and living conditions for the EU Aid Volunteer based on the basis of the indicators set out in point 7 of Annex I.
4. The sending organisation shall ensure that the EU Aid Volunteer is covered, as a minimum, by comprehensive medical and travel insurance provisions in accordance with Article 24.
5. During the induction, the sending organisation shall brief the EU Aid Volunteer on the health and safety policies and guidelines referred to in paragraphs 1 and 2, including diseases, first aid support, maintenance for all locations, maintenance of vehicle and equipment, workstations, work-life balance, health and security incidents, procedure for medical evacuation.
6. The sending organisation shall ensure that the EU Aid Volunteer completes a thorough medical check-up prior to departure, and provide the recommended medication and vaccinations for the risks in the country of deployment and equipment, such as first aid and mosquito kits, where necessary.
7. The hosting organisation shall ensure that duty of care is integrated in the day-to-day volunteer management and, during the induction, provide the EU Aid Volunteer with:
(a)
up-to-date information on local resources concerning health and safety such as contact details of doctors, hospitals, paramedical services;
(b)
guidance on local customs and norms as part of their in-country briefing in order to limit risks to safety and to facilitate integration.
8. The sending organisation shall facilitate a post-deployment medical check upon the return of the EU Aid Volunteer and offer psychosocial debriefing session(s) or counselling support as part of the debriefing process. The sending and hosting organisations shall promote the network for the EU Aid Volunteers initiative as an alternative support mechanism before, during and after the deployment.
CHAPTER 8
PROCEDURES FOR MONITORING AND ASSESSING THE INDIVIDUAL PERFORMANCE OF EU AID VOLUNTEERS
Article 31
Monitoring and assessing the individual performance of EU Aid Volunteers
1. Based on the supervision and performance management procedure referred to in Article 19, sending and hosting organisations shall monitor and assess the individual performance of EU Aid Volunteers, measuring progress, outputs and results with reference to the EU Aid Volunteer's task assignment and its objectives.
2. The monitoring and assessment of the individual performance of EU Aid Volunteers shall be an ongoing process throughout the entire placement with specific reviews, as a minimum, at the following stages:
(a)
where relevant, at the end of the apprenticeship placement referred to in Article 14;
(b)
during the final performance review referred to in Article 19 and in case a mid-term review is considered appropriate to be carried out;
(c)
during the debriefing referred to in Article 23.
3. The sending and hosting organisations shall provide data that demonstrates to what extent the individual performance of the EU Aid Volunteer contributes - at outcome and impact level - to the objectives of the project and the overall initiative, taking into account the indicators referred to in Article 7 of the Regulation (EU) No 375/2014. The data shall contain records of the quality of the outputs and results of the EU Aid Volunteer's work that are to be anonymised and available for evaluation purposes. These data shall be processed in accordance with the data protection standards provided for in the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014.
4. Sending organisations shall provide support to build capacities of the hosting organisations for measuring progress, outputs and results with reference to the EU Aid Volunteer's task assignment and its objectives.
CHAPTER 9
CERTIFICATION MECHANISM FOR SENDING AND HOSTING ORGANISATIONS
Article 32
Certification mechanism for hosting organisations
1. Hosting organisations aspiring for certification shall provide an objective and truthful self-assessment in accordance with the requirements referred to in point 1 of Annex III, assessing their existing policies and practices against the requirements of the standards and procedures regarding candidate volunteers and EU Aid Volunteers set out in this Regulation and in the Commission Delegated Regulation to be adopted on the basis of Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014.
2. In the self-assessment, the hosting organisation shall disclose any gaps and areas of need for improvement that may require capacity building in order to reach a full level of compliance.
3. The hosting organisation shall provide with the self-assessment three references in accordance with the requirements set out in point 1 of Annex III to provide comprehensive information on all requirements of the standards and procedures regarding candidate volunteers and EU Aid Volunteers. The references shall be from a minimum of two of the following groups of stakeholders:
(a)
A certified sending or hosting organisation with which the applicant hosting organisation has already had, or envisages to set up, a partnership for participation in the EU Aid Volunteers initiative;
(b)
A humanitarian aid partner of the Commission with a framework (partnership) agreement in force, with whom the applicant hosting organisation has successfully worked on a humanitarian aid project;
(c)
A relevant international organisation or not-for-profit organisation or public law body of a civilian character with which the applicant hosting organisation has successfully worked on a humanitarian aid project;
(d)
An accreditation or auditing organisation that has certified the applicant hosting organisation in areas relevant for the EU Aid Volunteers initiative, in which case the relevant accreditation or auditing documents should also be provided.
4. The completed self-assessment shall be signed by the person empowered to represent and legally bind the hosting organisation and sent, together with the references referred to in paragraph 3, to the Commission.
5. Based on the self-assessment and the references, the Commission shall assess the application and may take one of the following decisions:
(a)
To award certification in cases where the applicant hosting organisation is assessed as fully compliant with the requirements of the standards and procedures;
(b)
Not to award certification in cases where the applicant hosting organisation does not fully comply with the requirements of the standards and procedures.
6. Within six months of receipt of the application, the Commission shall inform the applicant hosting organisation about the outcome of the certification, specifying also opportunities for capacity building support, if needed, with a view to re-submitting an application. In case there are any identified needs to be met based on a strategy for capacity building to be provided by the applicant hosting organisation, the latter shall be eligible and have priority for capacity building support.
Article 33
Certification mechanism for sending organisations
1. Sending organisations aspiring for certification shall provide an objective and truthful evidence-based self-assessment in accordance with the requirements referred to in point 2 of Annex III, assessing their existing policies and practices against the requirements of the standards and procedures regarding candidate and EU Aid Volunteers.
2. In the evidence-based self-assessment, the sending organisation shall disclose any gaps and areas of need for improvement that may require technical assistance in order to reach a full level of compliance. It shall also enclose sample evidence and means of verification that the policies and practices referred to in each of the requirements of the standards and procedures are implemented, particularly in relation to volunteers.
3. The completed evidence-based self-assessment shall be signed by the person empowered to represent and legally bind the sending organisation and sent, together with the accompanying documents referred to in paragraph 2, to the Commission.
4. Based on the evidence-based self-assessment and the accompanying documents provided, the Commission shall assess the application and may take one of the following decisions:
(a)
To award certification in cases where the applicant sending organisation is assessed as fully compliant with the requirements of the standards and procedures;
(b)
Not to award certification in cases where the applicant sending organisation does not fully comply with the requirements of the standards and procedures.
5. Within six months of receipt of the application, the Commission shall inform the applicant sending organisation about the outcome of the certification, specifying also opportunities for technical assistance, if needed, with a view to re-submitting an application. In case there are any identified needs to be met based on a strategy for technical assistance to be provided by the sending organisation, the latter shall be eligible and have priority for technical assistance.
Article 34
Legal remedies
1. A decision of the Commission not to award certification and reject the application shall indicate that the rejected applicant organisation may only re-apply after a twelve-month period, starting from the date of receipt by the applicant of the decision of rejection. The decision shall specify also the available legal remedies against the decision.
2. In pursuance of Articles 256 and 263 of the Treaty on the Functioning of the European Union (TFEU), the General Court has jurisdiction over acts of the European Commission intended to produce legal effects vis-à-vis third parties. Likewise, in pursuance of Article 256, 268 and 340 TFEU, the General Court has jurisdiction in disputes relating to compensation for damages caused by the European Commission in the case of non-contractual liability.
Article 35
Financial viability and organisational capacity of the organisations
The assessment of the financial viability and organisational capacity of the certified sending and hosting organisations is outside the scope of the certification procedure. As a pre-condition for receiving financial assistance from the Union, this viability and capacity shall be assessed at the stage of the application process following a call for proposals.
Article 36
Validity of the certification and regular checks
1. The certified sending and hosting organisations shall undergo re-certification after three years upon receipt of the decision of the Commission awarding the certification or at any time in the event of substantial amendments to the standards or procedures for the issues concerned.
2. Within the period of validity of the certification, the certified sending and hosting organisations may be required, where necessary, to undergo regular checks to be undertaken by the Commission.
3. Certified sending and hosting organisations shall immediately inform the Commission of any change in their legal, financial, technical or organisational situation that may put into question their compliance with the standards and procedures, or may create conflicts of interests. They shall also inform the Commission of any change in their name, address or legal representative.
Article 37
Suspension and termination of certification
1. Based on the information obtained from the certified sending or hosting organisation, including from the regular checks referred to in Article 36(2) or information obtained through any other means, the Commission may consider that the certified sending or hosting organisation no longer complies with one or more of the standards or procedures. In such cases, the Commission may take appropriate action, including suspending or terminating the certification, in accordance with the procedure set out in point 3 of Annex III.
2. The sending or hosting organisation subject to a suspended or terminated certification shall not deploy or host EU Aid Volunteers as from the date of the suspension or termination and shall not be eligible to receive financial assistance from the Union to that end.
3. In light of the reasons for the suspension or termination of the certification, in particular the safety and security of EU Aid Volunteers, the Commission may require the repatriation of EU Aid Volunteers who are deployed at the time of the suspension or termination.
4. The sending or hosting organisation shall not be entitled to claim compensation on account of a suspension or termination of certification.
Article 38
Liability for damages
The Commission shall not be held liable for any loss or damage caused or sustained by the sending or hosting organisation, or third parties, as a consequence of the certified status of the sending or hosting organisation.
CHAPTER 10
FINAL PROVISIONS
Article 39
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the third day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 20 November 2014.