РЕШЕНИЕ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (EС) 2015/296 НА КОМИСИЯТА
от 24 февруари 2015 година
за определяне на процедурни условия за сътрудничество между държавите членки по отношение на електронната идентификация съгласно член 12, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 910/2014 на Европейския парламент и на Съвета относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 910/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 година относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар и за отмяна на Директива 1999/93/ЕО (1), и по-специално член 12, параграф 7 от него,
като има предвид, че:
(1)
Сътрудничеството между държавите членки по отношение на оперативната съвместимост и сигурността на схемите за електронна идентификация е от съществено значение, за да се осигури високо равнище на доверие и сигурност, отговарящи на степента на риск при такива схеми.
(2)
Съгласно член 7, буква ж) от Регламент (ЕС) № 910/2014 от уведомяващата държава членка се изисква да предостави на останалите държави членки описание на схемата шест месеца предварително, за да могат държавите членки да си сътрудничат по начина, описан в член 12, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 910/2014.
(3)
Сътрудничеството между държавите членки изисква опростени процедури. Оперативната съвместимост и сигурността на схемите за електронна идентификация не могат да се постигнат чрез процедури, провеждани на различни езици. Използването на английски език по време на сътрудничеството следва да улесни постигането на оперативна съвместимост и сигурност на схемите за електронна идентификация, като обаче преводът на вече съществуващи документи не следва да причини неприемлива тежест.
(4)
Различните елементи на схемите за електронна идентификация се управляват от различни власти или органи в държавите членки. С цел да се позволи ефективно сътрудничество и опростяване на административните процедури, е подходящо да се гарантира, че всяка държава членка има единна точка, чрез която да се осъществява връзка със съответните ѝ власти и органи.
(5)
Обменът на информация, опит и добри практики между държавите членки спомага за разработването на схеми за електронна идентификация и служи като средство за постигане на техническа оперативна съвместимост. Необходимостта от такова сътрудничество е особено обоснована в случаите, когато става въпрос за корекции на вече нотифицирани електронни схеми за идентификация, за промени на схемите за електронна идентификация, за които на държавите членки е била предоставена информация преди уведомяването, и когато настъпят важни събития или инциденти, които могат да засегнат оперативната съвместимост или сигурността на схемите за електронна идентификация. Също така държавите членки следва да разполагат с необходимите средства, за да поискат такъв вид информация относно оперативната съвместимост и сигурността на схемите за електронна идентификация от останалите държави членки.
(6)
Партньорската проверка на схемите за електронна идентификация следва да се разглежда като процес на взаимно обучение, който допринася за изграждането на доверие между държавите членки и гарантира оперативната съвместимост и сигурността на нотифицираните схеми за електронна идентификация. Това изисква уведомяващите държави членки да предоставят достатъчно информация за своите схеми за електронна идентификация. Трябва обаче да бъде взета предвид необходимостта държавите членки да запазят определени данни поверителни, когато това е от решаващо значение за сигурността.
(7)
За да се гарантира, че процесът на партньорска оценка е ефективен по отношение на разходите и води до ясни и убедителни резултати, и за да се избегне излишната тежест за държавите членки, те следва да проведат една партньорска проверка заедно.
(8)
Държавите членки следва да вземат под внимание оценките на независима трета страна, ако има такива, когато си сътрудничат по въпросите, свързани със схемите за електронна идентификация, включително при извършването на партньорска проверка.
(9)
С цел да се улесни процедурният механизъм за постигане на целите в член 12, параграфи 5 и 6 от Регламент (ЕС) № 910/2014, следва да бъде създадена мрежа за сътрудничество. Целта е да се осигури форум, който може да включва всички държави членки и да ги ангажира в официално сътрудничество по отношение на практическите аспекти на поддържането на рамката за оперативна съвместимост.
(10)
Мрежата за сътрудничество следва да разглежда проектите на формуляри за уведомяване, предоставени от държавите членки съгласно член 7, буква ж) от Регламент (ЕС) № 910/2014, и да предоставя становища с указания по отношение на съответствието на схемите, описани в тях, с изискванията на член 7, член 8, параграфи 1-2 и член 12, параграф 1 от посочения регламент и на акта за изпълнение, посочен в член 8, параграф 3 от същия регламент. В член 9, параграф 1, буква д) от Регламент (ЕС) № 910/2014 се изисква уведомяващите държави членки да опишат как схемата за електронна идентификация, за която се извършва уведомяване, изпълнява изискванията за оперативна съвместимост съгласно член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 910/2014. По-специално, когато държавите членки подготвят изпълнението на задължението си съгласно член 9, параграф 1, буква д) от Регламент (ЕС) № 910/2014 да опишат пред Комисията как схемата за електронна идентификация, за която се извършва уведомяване, изпълнява изискванията за оперативна съвместимост съгласно член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 910/2014, те следва да вземат предвид становищата на мрежата за сътрудничество.
(11)
Всички страни, участващи в уведомяването, следва да вземат под внимание становището на мрежата за сътрудничество като насоки за процесите на пълно сътрудничество, уведомяване и оперативна съвместимост.
(12)
С цел да се гарантира ефективността на процеса на партньорска оценка, провеждан съгласно настоящото решение, е целесъобразно мрежата за сътрудничество да осигури насоки за държавите членки.
(13)
Мерките, предвидени в настоящото решение, са в съответствие със становището на комитета, създаден по силата на член 48 от Регламент (ЕС) № 910/2014,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Цел
Съгласно член 12, параграф 7 от регламента, с настоящето решение се определят процедурните условия за улесняване на сътрудничеството между държавите членки, което е необходимо, за да се гарантира оперативната съвместимост и сигурността на схемите за електронна идентификация, за които държавите членки възнамеряват да уведомят или са уведомили Комисията. Условията засягат по-специално:
а)
обмена на информация, опит и добри практики във връзка със схемите за електронна идентификация и анализ на значимите новости в сектора на електронната идентификация, както е определено в глава II;
б)
партньорска проверка на схемите за електронна идентификация, както е определено в глава III; както и
в)
сътрудничество чрез мрежата за сътрудничество, както е определено в глава IV.
Член 2
Език на сътрудничеството
1. Освен ако не е договорено друго между съответните държави членки, сътрудничеството се извършва на английски език.
2. Без да се засягат разпоредбите на параграф 1, държавите членки не са длъжни да преведат придружаващите документи по член 10, параграф 2, когато това би създало прекомерна тежест.
Член 3
Единни точки за контакт
1. За целите на сътрудничеството между държавите членки съгласно член 12, параграфи 5 и 6 от Регламент (ЕС) № 910/2014 всяка държава членка определя единна точка за контакт.
2. Всяка държава членка съобщава на останалите държави членки и на Комисията информацията относно единната точка за контакт. Комисията публикува онлайн списък на единните точки за контакт.
ГЛАВА II
ОБМЕН НА ИНФОРМАЦИЯ, ОПИТ И ДОБРИ ПРАКТИКИ
Член 4
Обмен на информация, опит и добри практики
1. Държавите членки обменят информация, опит и добри практики във връзка със схемите за електронна идентификация с останалите държави членки.
2. Всяка държава членка съответно информира останалите държави членки, когато въведе която и да е от следните промени, подобрения или корекции, свързани с оперативната съвместимост и нивата на осигуреност на схемата:
а)
подобрения или корекции в своята вече нотифицирана схема за електронна идентификация, когато за тях не е нужно уведомяване съгласно член 9, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 910/2014;
б)
промени, подобрения или корекции в описанието на своята схема за електронна идентификация, предоставено съгласно член 7, буква ж) от Регламент (ЕС) № 910/2014, когато те са се случили преди уведомяването.
3. Когато държава членка научи за важно развитие или инцидент, което/който няма връзка със нотифицираната ѝ схема за електронна идентификация, но би могло/могъл да засегне сигурността на други нотифицирани схеми за електронна идентификация, тя информира за това останалите държави членки.
Член 5
Искане на информация относно оперативната съвместимост и сигурността
1. Когато държава членка счита, че за да се гарантира оперативната съвместимост между схемите за електронна идентификация, се нуждае от повече информация относно схема за електронна идентификация, отколкото вече е била предоставена от съответната уведомяваща държава членка, тя може да поиска допълнителна информация от последната. Уведомяващата държава членка предоставя тази информация, освен ако:
а)
не разполага с тази информация и нейното получаване би причинило прекомерна административна тежест;
б)
тази информация засяга въпроси на обществената или националната сигурност;
в)
тази информация засяга търговски, професионални или дружествени тайни.
2. С цел да се подобри сигурността на схемите за електронна идентификация, държава членка, която е загрижена по отношение на сигурността на схема, за която е направено уведомяване или тече процесът на уведомяване, може да поиска информация във връзка с елемента, пораждащ загрижеността. Запитаната държава членка предоставя на всички държави членки съответната необходима информация, за да се установи дали е възникнал пробив в сигурността по член 10 от Регламент (ЕС) № 910/2014 или дали е налице реален риск от възникването на такъв пробив, освен ако:
а)
не разполага с тази информация и нейното получаване би причинило прекомерна административна тежест;
б)
тази информация засяга въпроси на обществената или националната сигурност;
в)
тази информация засяга търговски, професионални или дружествени тайни.
Член 6
Обмен на информация чрез единните точки за контакт
Държавите членки обменят информация съгласно членове 4 и 5 посредством единните точки за контакт и предоставят съответната изискана информация без неоправдано забавяне.
ГЛАВА III
ПАРТНЬОРСКА ПРОВЕРКА
Член 7
Принципи
1. Партньорската проверка е механизъм за сътрудничество между държавите членки, чиято цел е да се гарантира оперативната съвместимост и сигурността на нотифицираните схеми за електронна идентификация.
2. Участието на държавите членки в партньорски проверки е доброволно. Държавата членка, чиято схема за електронна идентификация ще бъде предмет на партньорска проверка, не може да откаже участието на никоя друга държава членка в процеса на партньорска проверка.
3. Всяка държава членка, която участва в процеса на партньорска проверка, поема разходите, които е направила при участието си в този процес.
4. Всяка информация, получена в процеса на партньорска проверка, се използва единствено за тази цел. Представителите на държавите членки, които провеждат партньорската проверка, не разкриват пред трети страни никаква чувствителна или поверителна информация, получена по време на партньорската проверка.
5. Държавите членки, които провеждат партньорската проверка, разкриват всички възможни конфликти на интереси, които могат да имат представителите, посочени от тях за участие в дейностите по партньорската проверка.
Член 8
Започване на процес на партньорска проверка
1. Процесът на партньорска проверка може да бъде започнат по един от двата начина:
а)
Държава членка поисква партньорска проверка за своята схема за електронна идентификация.
б)
Държава членка или държави членки изразяват желание да направят партньорска проверка на схема за електронна идентификация на друга държава членка. В искането си те посочват причините за желанието си да проведат партньорска проверка и обясняват как партньорската проверка би допринесла за оперативната съвместимост или сигурността на схемите за електронна идентификация на държавите членки.
2. Искане по параграф 1 се съобщава на мрежата за сътрудничество съгласно параграф 3. Всяка държава членка, която възнамерява да участва в партньорската проверка, информира мрежата за сътрудничество в срок от един месец.
3. Държавата членка, чиято схема за електронна идентификация ще бъде предмет на партньорска проверка, предоставя на мрежата за сътрудничество следната информация:
а)
схемата за електронна идентификация, която ще бъде подложена на партньорска проверка;
б)
държавите членки, които ще проведат партньорската проверка;
в)
срокът, в който очакваните резултати ще бъдат предоставени на мрежата за сътрудничество; както и
г)
условията, при които ще се извършва партньорската проверка съгласно член 9, параграф 2.
4. Схема за електронна идентификация не подлежи на нова партньорска проверка в рамките на две години след завършването на предишната партньорска проверка, освен ако не е одобрено друго от мрежата за сътрудничество;
Член 9
Подготовка за партньорската проверка
1. Държавите членки, които ще проведат партньорската проверка, предоставят на държавата членка, чиято схема за електронна идентификация ще бъде предмет на партньорска проверка, имената и данните за контакт на своите представители, които ще извършат партньорската проверка, в срок от 2 седмици, след като тези държави членки са уведомили за намерението си да участват в проверката съгласно член 8, параграф 2. Държавата членка, чиято схема за електронна идентификация ще бъде предмет на партньорска проверка, може да откаже участието на който и да е представител в случай на конфликт на интереси.
2. Като вземат предвид насоките, предоставени от мрежата за сътрудничество, държавата членка, чиято схема за електронна идентификация ще бъде предмет на партньорска проверка, и участващите в проверката държави членки се договарят относно:
а)
обхвата и правилата на партньорската проверка въз основа на приложното поле на член 7, буква ж) или член 9, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 910/2014 и интереса, изразен от участващите в проверката държави членки през началната фаза;
б)
графика на дейностите във връзка с проверката, като се определи краен срок, който не може да надхвърля 3 месеца, след като участващите в проверката държави членки са предоставили имената и данните за контакт на своите представители съгласно параграф 1;
в)
други организационни правила във връзка с процеса на партньорска проверка.
Държавата членка, чиято схема за електронна идентификация ще бъде предмет на партньорска проверка, информира мрежата за сътрудничество за договореното.
Член 10
Партньорска проверка
1. Участващите държави членки провеждат съвместно партньорската проверка. Представителите на държавите членки избират помежду си един представител, който координира партньорската проверка.
2. Държавата членка, чиято схема за електронна идентификация е обект на партньорска проверка, предоставя на участващите в проверката държави членки формуляра за уведомяване, изпратен до Комисията, или описание на схемата съгласно член 7, буква ж) от Регламент (ЕС) № 910/2014, ако за съответната схема за електронна идентификация все още не е било направено уведомяване. Предоставят се и всички придружаващи документи, както и допълнителна съответна информация.
3. Партньорската проверка може да включва, но не се ограничава до, една или повече от следните мерки:
а)
оценката на съответната документация;
б)
анализ на процесите;
в)
технически семинари; както и
г)
разглеждане на оценка на независима трета страна.
4. Участващите в проверката държави членки могат да изискат допълнителна документация, свързана с уведомяването. Държавата членка, чиято схема за електронна идентификация е предмет на партньорска проверка, предоставя такава информация, освен ако:
а)
не разполага с тази информация и нейното получаване би причинило прекомерна административна тежест;
б)
тази информация засяга въпроси на обществената или националната сигурност;
в)
тази информация засяга търговски, професионални или дружествени тайни.
Член 11
Резултати от партньорската проверка
В срок от един месец след приключване на процеса на партньорска проверка участващите в проверката държави членки подготвят и представят доклад за мрежата за сътрудничество. Членовете на мрежата за сътрудничество могат да поискат допълнителна информация или пояснения от държавата членка, чиято схема за електронна идентификация е била предмет на партньорска проверка, или от участващите в проверката държави членки.
ГЛАВА IV
МРЕЖА ЗА СЪТРУДНИЧЕСТВО
Член 12
Създаване и методи на работа
Създава се мрежа за насърчаване на сътрудничеството съгласно член 12, параграфи 5 и 6 от Регламент (ЕС) № 910/2014 („мрежата за сътрудничество“). Мрежата за сътрудничество осъществява дейността си чрез комбинация от заседания и писмена процедура.
Член 13
Проект на формуляр за уведомяване
Когато уведомяващата държава членка предоставя описанието на схемата си за електронна идентификация съгласно член 7, буква ж) от Регламент (ЕС) № 910/2014, тя предоставя на мрежата за сътрудничество надлежно попълнения проект на формуляр за уведомяване заедно с всички необходими придружаващи документи, посочени в член 9, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 910/2014 и в акта за изпълнение по член 9, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 910/2014.
Член 14
Задачи
Мрежата за сътрудничество се упълномощава да:
а)
улеснява сътрудничеството между държавите членки по отношение на създаването и функционирането на рамката за оперативна съвместимост съгласно член 12, параграфи 5 и 6 от Регламент (ЕС) № 910/2014 чрез обмен на информация;
б)
създава методи за ефективен обмен на информация по всички въпроси, свързани с електронната идентификация;
в)
проучва важните новости в сектора на електронната идентификация, обсъжда и разработва добри практики в областта на оперативната съвместимост и сигурността на схемите за електронна идентификация;
г)
приема становища относно разработки във връзка с рамката за оперативна съвместимост по член 12, параграфи 2-4 от Регламент (ЕС) № 910/2014;
д)
приема становища по разработки относно минималните технически спецификации, стандарти и процедури, свързани с нивата на осигуреност, определени в акта за изпълнение, приет съгласно член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 910/2014, и насоките, които придружават посочения акт за изпълнение;
е)
приема насоки относно обхвата на партньорската проверка и нейните условия;
ж)
разглежда резултатите от партньорските проверки съгласно член 11;
з)
разглежда попълнените проекти на формулярите за уведомяване;
и)
приема становища как схема за електронна идентификация с предстоящо уведомяване, чието описание е било предоставено съгласно член 7, буква ж) от Регламент (ЕС) № 910/2014, отговаря на изискванията на член 7, член 8, параграфи 1 и 2 и член 12, параграф 1 от посочения регламент и акта за изпълнение по член 8, параграф 3 от същия регламент.
Член 15
Членство
1. В мрежата за сътрудничество членуват държавите членки и страните от Европейското икономическо пространство.
2. Представителите на присъединяващи се държави се поканват от председателя за участие в заседанията на мрежата за сътрудничество като наблюдатели, считано от датата на подписване на договора за присъединяване.
3. Председателят може да покани външни експерти със специфична компетентност по въпрос от дневния ред, които да участват в работата на мрежата за сътрудничество или на подгрупа, създадена на ad hoc основа, след консултация с мрежата за сътрудничество. Освен това председателят може да даде статут на наблюдатели на физически лица и организации след консултация с мрежата за сътрудничество.
Член 16
Функциониране
1. Заседанията на мрежата за сътрудничество се председателстват от Комисията.
2. В съгласие с Комисията мрежата за сътрудничество може да създава подгрупи, които да разглеждат конкретни въпроси въз основа на мандат, определен от мрежата за сътрудничество. Тези подгрупи се разпускат веднага щом мандатът им бъде изпълнен.
3. Членовете на мрежата за сътрудничество, както и поканените експерти и наблюдатели, спазват задълженията за запазване на професионалната тайна, предвидени в Договорите и в правилата за прилагането им, а така също и правилата на Комисията относно сигурността, свързани със защитата на класифицираната информация на ЕС, предвидени в приложението към Решение 2001/844/ЕО, ЕОВС, Евратом на Комисията (2). При неспазване на тези задължения Комисията може да предприеме съответните мерки.
4. Мрежата за сътрудничество провежда заседанията си в сгради на Комисията. Комисията осигурява секретарските услуги.
5. Мрежата за сътрудничество публикува своите становища, приети съгласно член 14, буква и), на специален уебсайт. Когато такова становище съдържа поверителна информация, мрежата за сътрудничество приема неповерителна версия на същото становище за целите на това публикуване.
6. Мрежата за сътрудничество приема свой процедурен правилник чрез обикновено мнозинство на членовете си.
Член 17
Разходи за заседанията
1. Комисията не заплаща за услугите на лицата, които участват в дейностите на мрежата за сътрудничество.
2. Пътните разходи на участниците в заседанията на мрежата за сътрудничество могат да бъдат възстановени от Комисията. Възстановяването се извършва в съответствие с разпоредбите в сила за Комисията и според наличния бюджет, предоставен на службите на Комисията в рамките на годишната процедура за разпределение на средствата.
Член 18
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила на двадесетия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 24 февруари 2015 година.
COMMISSION IMPLEMENTING DECISION (EU) 2015/296
of 24 February 2015
establishing procedural arrangements for cooperation between Member States on electronic identification pursuant to Article 12(7) of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market
(Text with EEA relevance)
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC (1), and in particular Article 12(7) thereof,
Whereas:
(1)
Cooperation between Member States on the interoperability and security of electronic identification schemes is essential to foster a high level of trust and security appropriate to the degree of risk in such schemes.
(2)
Article 7(g) of Regulation (EU) No 910/2014 requires the notifying Member State to provide to other Member States a description of that scheme 6 months in advance, in order that Member States can cooperate in the way described in Article 12(5) of Regulation (EU) No 910/2014.
(3)
Cooperation between Member States requires simplified procedures. Interoperability and security of electronic identification schemes cannot be created by procedures conducted in different languages. The use of the English language during cooperation should facilitate reaching interoperability and security of electronic identification schemes, however, translation of already existing documentation should not cause unreasonable burden.
(4)
Various elements of the electronic identification schemes are managed by different authorities or bodies in the Member States. In order to allow effective cooperation and simplify administrative procedures, it is appropriate to ensure that each Member State has a single point through which its relevant authorities and bodies can be reached.
(5)
Exchange of information, experience and good practice between Member States facilitates the development of electronic identification schemes and serves as a tool to reach technical interoperability. The need for such cooperation is specifically justified when it concerns adjustments of already notified electronic identification schemes, changes to electronic identification schemes on which information has been provided to Member States before notification, and when important developments or incidents occur that can affect interoperability or security of electronic identification schemes. Member States should also have the means to request such kind of information concerning interoperability and security of electronic identification schemes from other Member States.
(6)
Peer review of electronic identification schemes should be viewed as a mutual learning process that helps to build trust between Member States, and ensures interoperability and security of notified electronic identification schemes. This requires notifying Member States to provide sufficient information about their electronic identification schemes. The need for Member States to keep certain information confidential, when this is critical for security, must however also be taken into account.
(7)
In order to ensure that the peer review process is cost effective and produces clear and conclusive results, and to avoid placing an unnecessary burden on Member States, Member States should collectively conduct a single peer review.
(8)
Member States should take into account independent third party assessments, if available, when cooperating on matters relating to electronic identification schemes, including when conducting peer reviews.
(9)
In order to facilitate procedural arrangements to achieve objectives in Article 12(5) and (6) of Regulation (EU) No 910/2014, the Cooperation Network should be created. This is to ensure the existence of a forum which can include all the Member States and engage them in a formalised manner to cooperate vis-à-vis the practicalities of the maintenance of the interoperability framework.
(10)
The Cooperation Network should examine draft notification forms provided by Member States under Article 7(g) of Regulation (EU) No 910/2014 and issue opinions providing indications as to the compliance of the schemes described therein with the requirements of Article 7 and Articles 8(1)-(2) and 12(1) of that Regulation and the implementing act referred to in Article 8(3) of that Regulation. Article 9(1)(e) of Regulation (EU) No 910/2014 requires notifying Member States to describe how the notified electronic identification scheme meets the requirements of interoperability pursuant to Article 12(1) of Regulation (EU) No 910/2014. In particular, opinions of the Cooperation Network should be taken into consideration by Member States when preparing to discharge of their obligation under Article 9(1)(e) of Regulation (EU) No 910/2014 to describe to the Commission how the notified electronic identification scheme meets the requirements of interoperability pursuant to Article 12(1) of Regulation (EU) No 910/2014.
(11)
All parties involved in notification should take note of the opinion of the Cooperation Network as guidance to the full cooperation, notification and interoperability processes.
(12)
In order to ensure the effectiveness of the peer review process conducted under this Decision, it is appropriate for the Cooperation Network to provide guidance to the Member States.
(13)
The measures provided for in this Decision are in accordance with the opinion of the Committee established by Article 48 of Regulation (EU) No 910/2014,
HAS ADOPTED THIS DECISION:
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Objective
Pursuant to Article 12(7) of the Regulation, this Decision lays down the procedural arrangements for facilitating cooperation between Member States, as is necessary in order to ensure the interoperability and security of electronic identification schemes of which Member States are intending to notify or have notified the Commission. The arrangements relate in particular to:
(a)
the exchange of information, experience and good practice relating to electronic identification schemes and examination of the relevant developments in the electronic identification sector as set out in Chapter II;
(b)
peer review of electronic identification schemes as set out in Chapter III; and
(c)
cooperation through the Cooperation Network as set out in Chapter IV.
Article 2
Language of cooperation
1. Unless otherwise agreed by the concerned Member States, the language of cooperation shall be English.
2. Without prejudice to paragraph 1, Member States shall not be obliged to translate supporting documents referred to in Article 10(2) where this would create an unreasonable burden.
Article 3
Points of single contact
1. For the purposes of cooperation between the Member States pursuant to Article 12(5) and (6) of Regulation (EU) No 910/2014, each Member State shall designate a point of single contact.
2. Each Member State shall communicate to the other Member States and the Commission information on the point of single contact. The Commission shall publish a list of the points of single contact online.
CHAPTER II
EXCHANGE OF INFORMATION, EXPERIENCE AND GOOD PRACTICE
Article 4
Exchange of information, experience and good practice
1. Member States shall share information, experience or good practice relating to electronic identification schemes with other Member States.
2. Each Member State shall inform other Member States accordingly where it introduces any of the following changes, developments or adjustments which are related to the interoperability or the assurance levels of the scheme:
(a)
developments or adjustments to its already notified electronic identification scheme, where they do not require notification pursuant to Article 9(1) of Regulation (EU) No 910/2014;
(b)
changes, developments or adjustments to the description of its electronic identification scheme provided pursuant to Article 7(g) of Regulation (EU) No 910/2014, where they occurred before the notification.
3. When a Member State becomes aware of any important development or incident that is not related to its notified electronic identification scheme but that could affect the security of other notified electronic identification schemes, it shall inform the other Member States.
Article 5
Request of information on interoperability and security
1. When a Member State considers that in order to ensure the interoperability between the electronic identification schemes it is necessary to have more information which was not already provided by the Member State notifying the electronic identification scheme, it may request such information from the latter. The notifying Member State shall provide such information, unless:
(a)
it does not possess such information and to obtain it would cause an unreasonable administrative burden;
(b)
such information concerns matters of public security or national security;
(c)
such information concerns matters of business, professional or company secrets.
2. In order to improve the security of electronic identification schemes a Member State that has a security concern affecting a scheme which has been notified or which is in the process of being notified, may request information about the security concern. The requested Member State shall then provide all Member States with the relevant information required to establish whether a security breach referred to in Article 10 of Regulation (EU) No 910/2014 has occurred or to establish whether there is a real risk that such a breach may occur, unless:
(a)
it does not possess such information and to obtain it would cause an unreasonable administrative burden;
(b)
such information concerns matters of public security or national security;
(c)
such information concerns matters of business, professional or company secrets.
Article 6
Exchange of information through points of single contact
The Member States shall exchange information pursuant to Articles 4 and 5 through the points of single contact and shall provide the relevant information requested without undue delay.
CHAPTER III
PEER REVIEW
Article 7
Principles
1. Peer review is a mechanism for cooperation between Member States designed to ensure interoperability and security of notified electronic identification schemes.
2. Participation of the peer Member States shall be voluntary. The Member State whose electronic identification scheme is to be peer reviewed may not refuse the participation of any peer Member State in the peer reviewing process.
3. Each Member State involved in the peer reviewing process shall bear the costs it incurs through participation in this process.
4. Any information obtained through the peer reviewing process shall be used solely for this purpose. Representatives of the Member States conducting the peer review shall not disclose any sensitive or confidential information obtained in the course of the peer review to third parties.
5. Peer Member State shall reveal any possible conflict of interest which representatives nominated by them to take part of the peer review activities might have.
Article 8
Initiation of the peer reviewing process
1. The peer review process may be initiated in one of the two ways:
(a)
A Member State requests its electronic identification scheme to be peer reviewed.
(b)
A Member State or Member States express the wish to peer review the electronic identification scheme of another Member State. In their request, they shall indicate the reasons for wishing to conduct the peer review and shall explain how the peer review would contribute to the interoperability or security of Member States' electronic identification schemes.
2. A request under paragraph 1 shall be announced to the Cooperation Network pursuant to paragraph 3. Any Member States intending to take part in the peer review shall inform the Cooperation Network within 1 month.
3. The Member State whose electronic identification scheme is to be peer reviewed shall provide the Cooperation Network with the following information:
(a)
the electronic identification scheme to be peer reviewed;
(b)
the peer Member State(s);
(c)
the timeline for the expected outcome to be presented to the Cooperation Network; and
(d)
the arrangements on how to conduct the peer review pursuant to Article 9(2).
4. An electronic identification scheme shall not be subject to further peer review within 2 years of a peer review being concluded, unless agreed by the Cooperation Network.
Article 9
Preparation for the peer review
1. The peer Member States shall provide the Member State whose electronic identification scheme is being peer reviewed with the names and contact details of their representatives carrying out the peer review within 2 weeks after the peer Member States informed of their intention to take part in the review pursuant to Article 8(2). The Member State whose electronic identification scheme is being peer reviewed may refuse the participation of any representative in case of conflict of interest.
2. Taking into account the guidance provided by the Cooperation Network, the Member State whose electronic identification scheme is being peer reviewed and the peer Member States shall agree on:
(a)
the scope and the arrangements of the peer review on the bases of the scope of Article 7(g) or Article 9(1) of Regulation (EU) No 910/2014 and interest expressed by the peer Member States in the initiation phase;
(b)
timing of the peer review activities by determining an end deadline which cannot exceed 3 months after the peer Member States provided the names and contact details of their representatives pursuant to paragraph 1;
(c)
other organisational arrangements relating to the peer reviewing process.
The Member State whose electronic identification scheme is being peer reviewed shall inform the Cooperation Network of the agreement.
Article 10
Peer reviewing
1. The Member States involved shall conduct the peer review jointly. The Member States' representatives shall choose one representative from among themselves to coordinate the peer review.
2. The Member State whose electronic identification scheme is being peer reviewed shall provide the peer Member States with the notification form submitted to the Commission or a description of the scheme pursuant to Article 7(g) of Regulation (EU) No 910/2014 if the respective electronic identification scheme has not yet been notified. All supporting documents and additional relevant information shall also be provided.
3. Peer reviewing may include, but is not limited to, one or more of the following arrangements:
(a)
the assessment of relevant documentation;
(b)
examination of processes;
(c)
technical seminars; and
(d)
consideration of independent third party assessment.
4. The peer Member States may require additional documentation related to the notification. The Member State whose electronic identification scheme is peer reviewed shall provide such information unless:
(a)
it does not possess such information and to obtain it would cause an unreasonable administrative burden;
(b)
such information concerns matters of public security or national security;
(c)
such information concerns matters of business, professional or company secrets.
Article 11
Outcome of the peer review
The peer Member States shall prepare and present within 1 month from the end of the peer review process a report for the Cooperation Network. Members of the Cooperation Network may require further information or clarification from the Member State whose electronic identification scheme was peer reviewed or from the peer Member States.
CHAPTER IV
THE COOPERATION NETWORK
Article 12
Establishment and working methods
A network to promote the cooperation pursuant to Article 12(5)-(6) of Regulation (EU) No 910/2014 ('the Cooperation Network') is hereby established. The Cooperation Network shall conduct its work through a combination of meetings and written procedure.
Article 13
Draft notification form
When the notifying Member State provides the description of its electronic identification scheme pursuant to Article 7(g) of Regulation (EU) No 910/2014, it shall provide the Cooperation Network with the draft notification form properly filled in and all the necessary accompanying documentation as specified in Article 9(1) of Regulation (EU) No 910/2014 and in the implementing act referred to in Article 9(5) of Regulation (EU) No 910/2014.
Article 14
Tasks
The Cooperation Network shall be mandated to:
(a)
facilitate the cooperation between Member States on the establishment and functioning of the interoperability framework pursuant to Article 12(5)-(6) of Regulation (EU) No 910/2014, through the exchange of information;
(b)
establish methods for the efficient exchange of information relating to all issues concerning electronic identification;
(c)
examine the relevant developments in the electronic identification sector and discuss and develop good practices on interoperability and security for electronic identification schemes;
(d)
adopt opinions on developments relating to the interoperability framework referred to in Article 12(2)-(4) of Regulation (EU) No 910/2014;
(e)
adopt opinions on developments concerning the minimum technical specifications, standards and procedures regarding assurance levels set out in the implementing act adopted pursuant to Article 8(3) of Regulation (EU) No 910/2014, and the guidance which accompanies that implementing act;
(f)
adopt guidance on the scope of peer review and its arrangements;
(g)
examine the outcome of the peer reviews pursuant to Article 11;
(h)
examine the filled draft notification form;
(i)
adopt opinions on how an electronic identification scheme to be notified, the description of which was provided pursuant to Article 7(g) of Regulation (EU) No 910/2014, meets the requirements of Article 7 and Articles 8(1)-(2) and 12(1) of that Regulation and the implementing act referred to in Article 8(3) of that Regulation.
Article 15
Membership
1. The Member States and countries in the European Economic Area shall be the members of the Cooperation Network.
2. Representatives of acceding countries shall be invited by the Chair to attend the meetings of the Cooperation Network as observers as from the date of signature of the Treaty of accession.
3. The Chair may invite experts from outside the Cooperation Network with specific competence in a subject on the agenda to participate in the work of the Cooperation Network or sub-group on an ad hoc basis, after consultation with the Cooperation Network. In addition, the Chair may give observer status to individuals and organisations after consultation with the Cooperation Network.
Article 16
Operation
1. The meetings of the Cooperation Network shall be chaired by the Commission.
2. In agreement with the Commission, the Cooperation Network may establish sub-groups to examine specific questions on the basis of terms of reference defined by the Cooperation Network. Such sub-groups shall cease to exist as soon as their mandate is fulfilled.
3. Members of the Cooperation Network, as well as invited experts and observers, shall comply with the obligations of professional secrecy laid down by the Treaties and their implementing rules, as well as with the Commission's rules on security regarding the protection of EU classified information, laid down in the Annex to Commission Decision 2001/844/EC, ECSC, Euratom (2). Should they fail to respect these obligations, the Commission may take all appropriate measures.
4. The Cooperation Network shall hold its meetings on Commission premises. The Commission shall provide secretarial services.
5. The Cooperation Network shall publish its opinions adopted pursuant to Article 14(i) in a dedicated website. When such an opinion contains confidential information, the Cooperation Network shall adopt a non-confidential version of that opinion for the purposes of such publication.
6. The Cooperation Network shall adopt, by simple majority of its members, its rules of procedure.
Article 17
Meeting expenses
1. The Commission shall not remunerate those involved in the activities of the Cooperation Network for their services.
2. Travel expenses incurred by participants in the meetings of the Cooperation Network may be reimbursed by the Commission. Reimbursement shall be made in accordance with the provisions in force within the Commission and within the limits of the available appropriations allocated to the Commission services under the annual procedure for the allocation of resources.
Article 18
Entry into force
This Decision shall enter into force on the twentieth day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
Done at Brussels, 24 February 2015.