РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 802/2014 НА КОМИСИЯТА
от 24 юли 2014 година
за създаване на образци за национални програми и за определяне на реда и условията за електронната система за обмен на данни между Комисията и държавите членки в съответствие с Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 14, параграф 4 и член 24, параграф 5 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕС) № 514/2014 и специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, представляват рамка за финансирането от Съюза с цел подпомагане на развитието на пространството на свобода, сигурност и правосъдие.
(2)
Съгласно Регламент (ЕС) № 514/2014 всяка държава членка трябва да предложи многогодишна национална програма. За да се гарантира, че предоставената на Комисията информация е последователна и съпоставима, е необходимо да се създаде образец, с който националната програма следва да е съобразена.
(3)
Съгласно член 24, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014 всеки официален обмен на информация между държавите членки и Комисията трябва да се извършва посредством електронна система за обмен на данни. Поради това е необходимо да се определят редът и условията, на които трябва да отговаря тази електронна система за обмен на данни. За да бъдат ефективни от гледна точка на разходите и за да се осигури цялостна съгласуваност с всички фондове на Съюза под режим споделено управление, редът и условията за електронната система за обмен на данни са същите, доколкото е възможно, като тези, предвидени в Регламент за изпълнение (ЕС) № 184/2014 на Комисията (2).
(4)
За да се подобри качеството на обменяната информация и за да се направи системата за обмен на информация по-проста и по-полезна, е необходимо да се определят основните изисквания за формата и обхвата на информацията, която ще бъде обменяна.
(5)
Следва да бъдат определени принципите и правилата за идентифицирането на страната, която отговаря за качването на документи в електронната система за обмен на данни и за актуализирането на тези документи.
(6)
Следва да бъдат определени техническите характеристики за постигането на ефективна електронна система за обмен, за да се намали административната тежест за държавите членки и за Комисията.
(7)
За да се гарантира, че както държавите членки, така и Комисията могат да продължат да обменят информация в случай на непреодолима сила, която затруднява използването на електронната система за обмен на данни, трябва да бъдат посочени алтернативни начини за въвеждане и прехвърляне на данни.
(8)
Държавите членки и Комисията следва да гарантират, че прехвърлянето на данни чрез електронната система за обмен на данни се осъществява по сигурен начин, който позволява гарантиране на наличността, целостта, автентичността и поверителността на информацията, както и невъзможност за нейното отричане. Поради това следва да бъдат определени правила по отношение на сигурността.
(9)
Настоящият регламент зачита основните права и спазва принципите, заложени в Хартата на основните права на Европейския съюз, и по-специално правото на защита на личните данни. Поради това настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с тези права и принципи. Що се отнася до личните данни, обработвани от държавите членки, се прилага Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (3). Що се отнася до обработката на лични данни от институции и органи на Съюза и до свободното движение на тези данни, се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
(10)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забави одобряването на националните програми, настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(11)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(12)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент.
(13)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за фонд „Вътрешна сигурност“,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Образци за национални програми
Образецът за национални програми се съдържа в приложението.
Член 2
Създаване на електронна система за обмен на данни
Комисията създава електронна система за обмен на данни за целия официален обмен на информация между държавите членки и Комисията (по-нататък системата ще бъде наричана SFC2014).
Член 3
Съдържание на електронната система за обмен на данни
1. SFC2014 съдържа поне посочената в образците информация, форматите и моделите, въведени в съответствие с член 1 от настоящия регламент, които са в съответствие с Регламент (ЕС) № 514/2014 и със специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014.
2. Информацията, предоставена в електронните формуляри, които се намират в SFC2014 (наричана по-нататък „структурирани данни“), не може да бъде заменяна с неструктурирани данни, включително с използването на хипервръзки или други видове неструктурирани данни, като например прикачване на документи или на изображения. Когато държава членка предава една и съща информация под формата на структурирани и неструктурирани данни, при наличие на несъответствия се използват структурираните данни.
Член 4
Функциониране на SFC2014
1. Комисията и компетентните органи, посочени в член 25 от Регламент (ЕС) № 514/2014, въвеждат в SFC2014 информацията, за чието предаване отговарят, и всички актуализации на тази информация.
2. Всяко предаване на информация до Комисията се проверява и извършва от лице, различно от лицето, въвело данните за това предаване. Това разделение на функциите се поддържа от SFC2014 или от информационните системи за управление и контрол на държавата членка, които са автоматично свързани със SFC2014.
3. Държавите членки определят на национално или регионално равнище или и на двете равнища едно или повече лица, които отговарят за управлението на правата на достъп до SFC2014. Тези лица изпълняват следните задачи:
а)
да идентифицират ползвателите, подали искане за достъп, като се уверяват, че те са служители на организацията;
б)
да информират ползвателите за задълженията им да поддържат сигурността на системата;
в)
да проверяват дали ползвателите имат право на изискваното равнище на привилегии въз основа на техните задачи и на позицията им в йерархията;
г)
да отправят искане за спиране на правата на достъп, когато те вече не са необходими или липсва основание за достъп;
д)
да съобщават незабавно всяко съмнително събитие, което може да засегне сигурността на системата;
е)
да гарантират постоянно точността на данните за идентифициране на ползвателите, като съобщават всяка промяна;
ж)
да вземат необходимите предпазни мерки за защита на данните и търговската тайна в съответствие с приложимите разпоредби на Съюза и приложимите национални разпоредби; и
з)
да уведомяват Комисията за всички промени, които засягат способността на органите на държавите членки или на ползвателите на SFC2014 да изпълняват задълженията по параграф 1 или личната им способност да изпълняват задълженията по букви а)-ж).
4. Обменът на данни и трансакциите се извършват задължително с електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5). Държавите членки и Комисията признават юридическата валидност и допустимостта на използвания в SFC2014 електронен подпис като доказателство в съдебни производства.
5. Информацията, обработена чрез SFC2014, трябва да бъде в съответствие с разпоредбите за защита на неприкосновеността на личния живот и личните данни за физическите лица и търговската тайна за юридическите лица в съответствие с Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (6), Директива 2009/136/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7), Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 5
Характеристики на SFC2014
За да се обезпечи електронният обмен на информация, SFC2014 има следните характеристики:
а)
интерактивни формуляри или предварително попълнени от системата формуляри въз основа на вече записани в нея данни;
б)
автоматични изчисления, когато те улесняват въвеждането на данни от страна на ползвателите;
в)
вградени автоматични средства за проверка, които следят за вътрешната съгласуваност на предаваните данни и за съгласуваността им с приложимите правила;
г)
генерирани от системата сигнали, които предупреждават ползвателите на SFC2014, че определени действия могат или не могат да бъдат извършени;
д)
онлайн проследяване на стадия на обработка на въведената в системата информация; и
е)
наличност на данни за минали периоди за цялата информация, въведена за дадена национална програма.
Член 6
Предаване на данни чрез SFC2014
1. Държавите членки и Комисията разполагат с достъп до SFC2014 или пряко чрез интерактивен потребителски интерфейс (т.е. уеб приложение), или чрез технически интерфейс, използващ предварително зададени протоколи (т.е. уеб услуги), който позволява автоматично синхронизиране и предаване на данни между информационните системи на държавите членки и SFC2014.
2. Датата на електронното предаване на информация от държавата членка до Комисията, както и в обратната посока, се счита за датата на подаване на съответния документ.
3. При наличие на непреодолима сила, неизправност на SFC2014 или липса на връзка със SFC2014 за период, по-дълъг от един работен ден през последната седмица преди изтичане на нормативно определен срок за подаване на информация или пет работни дни в останалите случаи, обменът на информация между държавите членки и Комисията може да се извършва на хартиен носител, като се използват образците, форматите и моделите, посочени в член 3, параграф 1.
Когато неизправността на електронната система за обмен на данни или причината за непреодолимата сила бъде отстранена или връзката с тази система бъде възстановена, съответната страна незабавно въвежда в SFC2014 информацията, която вече е изпратена на хартиен носител.
4. В случаите по параграф 3 датата на пощенското клеймо се счита за датата на подаване на съответния документ.
Член 7
Сигурност на данните, предавани чрез SFC2014
1. Комисията въвежда политика за сигурността на информационните технологии за SFC2014 (наричана по-нататък „политика за сигурността на ИТ за SFC“), която се прилага по отношение на персонала, използващ SFC2014, съгласно съответните разпоредби на Съюза, и по-конкретно Решение C(2006) 3602 (8) на Комисията и разпоредбите за неговото изпълнение. Комисията определя едно или повече лица, които отговарят за определянето, поддържането и обезпечаването на правилното изпълнение на политиката за сигурността за SFC2014.
2. Държавите членки и европейските институции, различни от Комисията, които са получили право на достъп до SFC2014, спазват условията за сигурността на ИТ, публикувани в портала на SFC2014, и мерките, които се прилагат в рамките на SFC2014 от Комисията, за да се гарантира сигурността на предаването на данни, по-специално във връзка с използването на техническия интерфейс по член 6, параграф 1 от настоящия регламент.
3. Държавите членки и Комисията изпълняват мерките за сигурност, приети за защита на данните, които са съхранили и предали чрез SFC2014, и осигуряват ефективността на тези мерки за сигурност.
4. Държавите членки приемат политики за сигурността на информационните технологии на национално, регионално или местно равнище, които обхващат достъпа до SFC2014 и автоматичното въвеждане на данни в нея, като гарантират наличие на минимален набор от изисквания за сигурност. Тези политики за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище могат да препращат към други документи, имащи отношение към сигурността. Всяка държава членка гарантира, че тези политики за сигурността на ИТ се прилагат за всички органи, които използват SFC2014.
5. Политиките за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище включват:
а)
аспектите, свързани със сигурността на ИТ, в работата на лицето или лицата, които отговарят за управлението на правата на достъп по член 4, параграф 3 от настоящия регламент, при работа директно в SFC2014; и
б)
мерките за сигурност на ИТ за тези национални, регионални или местни компютърни системи, свързани със SFC2014 чрез техническия интерфейс по член 6, параграф 1 от настоящия регламент.
За целите на буква б) от първа алинея се обхващат, в зависимост от случая, следните аспекти на сигурността на ИТ:
а)
физическа сигурност;
б)
контрол на носителите на данни и на достъпа;
в)
контрол на съхранението;
г)
контрол на достъпа и на паролите;
д)
мониторинг;
е)
свързаност със SFC2014;
ж)
съобщителна инфраструктура;
з)
човешки ресурси; и
и)
управление на извънредни ситуации.
6. Политиките за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище се определят въз основа на оценка на риска, а описаните мерки са пропорционални на установените рискове.
7. При поискване документите, в които се определят политиките за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище, се предоставят на Комисията.
8. Държавите членки определят на национално или регионално равнище едно или повече лица, които отговарят за поддържането и обезпечаването на изпълнението на политиките за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище. Това лице (или лица) изпълнява ролята на лице за контакт с определеното от Комисията лице (или лица) по параграф 1.
9. Както политиката за сигурността на ИТ за SFC, така и съответните политики за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище се актуализират при промени в технологиите, при откриването на нови заплахи или при други значими промени. Във всички случаи те се подлагат на преглед веднъж годишно, за да се гарантира, че продължават да бъдат адекватни.
Член 8
Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 24 юли 2014 година.
COMMISSION IMPLEMENTING REGULATION (EU) No 802/2014
of 24 July 2014
establishing models for national programmes and establishing the terms and conditions of the electronic data exchange system between the Commission and Member States pursuant to Regulation (EU) No 514/2014 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the Asylum, Migration and Integration Fund and on the instrument for financial support for police cooperation, prevention and combating crime and crisis management
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU) No 514/2014 of the European Parliament and of the Council of 16 April 2014 laying down general provisions on the Asylum, Migration and Integration Fund and on the instrument for financial support for police cooperation, preventing and combating crime, and crisis management (1), and in particular Articles 14(4) and 24(5) thereof,
Whereas:
(1)
Regulation (EU) No 514/2014 together with the Specific Regulations referred to in Article 2(a) of Regulation (EU) No 514/2014, constitute a framework for Union funding to support the development of the area of freedom, security and justice.
(2)
Regulation (EU) No 514/2014 requires each Member State to propose a multiannual national programme. To ensure that the information provided to the Commission is consistent and comparable, it is necessary to establish a model which the national programme should follow.
(3)
Pursuant to Article 24(5) of Regulation (EU) No 514/2014 all official exchanges of information between Member States and the Commission are to be carried out using an electronic data exchange system. It is therefore necessary to establish the terms and conditions with which that electronic data exchange system should comply. In order to be cost-effective and ensure overall coherence with all Union shared management Funds, the terms and conditions of the electronic data exchange system are the same, to the extent possible, as those provided for in Commission Implementing Regulation (EU) No 184/2014 (2).
(4)
In order to improve the quality of information exchanged, and to render the information exchange system simpler and more useful, it is necessary to lay down basic requirements regarding the form and scope of the information to be exchanged.
(5)
Principles and rules should be laid down regarding the identification of the party responsible for uploading documents into the electronic data exchange system and updating those documents
(6)
Technical characteristics for an efficient electronic exchange system should be established in order to reduce the administrative burden for Member States and the Commission.
(7)
To ensure that both Member States and the Commission can continue to exchange information in cases of force majeure that hinder the use of electronic data exchange system, alternative means to encode and transfer data need to be specified.
(8)
Member States and the Commission should ensure that transfer of data through the electronic data exchange system is performed in a secured manner allowing for availability, integrity, authenticity, confidentiality and non-repudiation of information. Therefore rules on security should be set out.
(9)
This Regulation respects the fundamental rights and observes the principles recognised by the Charter of Fundamental Rights of the European Union, and notably the right to protection of personal data. This Regulation should therefore be applied in accordance with these rights and principles. Concerning personal data processed by Member States, Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council (3) applies. Concerning the processing of personal data by the Union institutions and bodies and the free movement of such data, Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council (4) applies.
(10)
In order to allow for the prompt application of the measures provided for in this Regulation and not delay the approval of the national programmes, this Regulation should enter into force on the day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
(11)
The United Kingdom and Ireland are bound by Regulation (EU) No 514/2014 and are as a consequence bound by this Regulation.
(12)
Denmark is not bound by Regulation (EU) No 514/2014 nor by this Regulation.
(13)
The measures provided for in this Regulation are in accordance with the opinion of the ‘Asylum, Migration and Integration and Internal Security Funds’ Committee.
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
Article 1
Models for national programmes
The model for national programmes is set out in the Annex.
Article 2
Establishment of electronic data exchange system
The Commission shall establish an electronic data exchange system for all official exchanges of information between Member States and the Commission (hereinafter referred to as ‘SFC2014’).
Article 3
Content of electronic data exchange system
1. SFC2014 shall contain at least the information specified in the models, formats and templates established in accordance with Article 1 of this Regulation, that are in accordance with the Regulation (EU) No 514/2014 and the Specific Regulations referred to in Article 2(a) of Regulation (EU) No 514/2014.
2. The information provided in the electronic forms embedded in SFC2014 (hereinafter referred to as ‘structured data’) shall not be replaced by non-structured data, including the use of hyperlinks or other types of non-structured data such as attachment of documents or images. Where a Member State transmits the same information in the form of structured data and non-structured data, the structured data shall be used in case of inconsistencies.
Article 4
Operation of SFC2014
1. The Commission and the competent authorities referred to in Article 25 of Regulation (EU) No 514/2014 shall enter into SFC2014 the information for the transmission of which they are responsible, and any updates thereto.
2. Any transmission of information to the Commission shall be verified and submitted by a person other than the person who entered the data for that transmission. This separation of tasks shall be supported by SFC2014 or by the Member State's management and control information systems connected automatically with SFC2014.
3. Member States shall appoint, at national or regional level or at both national and regional levels, one or more persons responsible for managing access rights to SFC2014. Those persons shall fulfil the following tasks:
(a)
identifying users requesting access, making sure those users are employed by the organisation;
(b)
informing users about their obligations to preserve the security of the system;
(c)
verifying the entitlement of users to the required privilege level in relation to their tasks and their hierarchical position;
(d)
requesting the termination of access rights when those access rights are no longer needed or justified;
(e)
promptly reporting suspicious events that may undermine the security of the system;
(f)
ensuring the continued accuracy of user identification data by reporting any changes;
(g)
taking the necessary data protection and commercial confidentiality precautions in accordance with applicable Union and national rules; and
(h)
informing the Commission of any changes affecting the capacity of the Member State authorities or users of SFC2014 to carry out the responsibilities referred to in paragraph 1 or their personal capacity to carry out the responsibilities referred to in points (a) to (g).
4. Exchanges of data and transactions shall bear a compulsory electronic signature within the meaning of Directive 1999/93/EC of the European Parliament and of the Council (5). Member States and the Commission shall recognise the legal effectiveness and admissibility of the electronic signature used in SFC2014 as evidence in legal proceedings.
5. Information processed through SFC2014 shall respect the protection of privacy of personal data for individuals and commercial confidentiality for legal entities in accordance with Directive 2002/58/EC of the European Parliament and of the Council (6), Directive 2009/136/EC of the European Parliament and of the Council (7), Directive 95/46/EC and Regulation (EC) No 45/2001.
Article 5
Characteristics of SFC2014
In order to ensure the electronic exchange of information, SFC2014 shall have the following characteristics:
(a)
interactive forms or forms pre-filled by the system on the basis of data already previously recorded in the system;
(b)
automatic calculations, where they reduce the encoding effort of users;
(c)
automatic embedded controls to verify internal consistency of transmitted data and consistency of this data with applicable rules;
(d)
system-generated alerts warning SFC2014 users that certain actions can or cannot be performed;
(e)
online status tracking of the treatment of information entered into the system; and
(f)
availability of historical data in respect of all information entered for a national programme.
Article 6
Transmission of data through SFC2014
1. SFC2014 shall be accessible to Member States and the Commission either directly through an interactive user interface (that is to say, a Web application) or via a technical interface using predefined protocols (that is to say, Web services) that allows for automatic synchronisation and transmission of data between Member States information systems and SFC2014.
2. The date of electronic transmission of information by the Member State to the Commission and vice versa shall be considered to be the date of submission of the document concerned.
3. In cases of force majeure, a malfunctioning of SFC2014 or a lack of a connection with SFC2014 exceeding one working day in the last week before a regulatory deadline for the submission of information or five working days at other times, the information exchange between Member State and the Commission may take place in paper form using the models, formats and templates referred to in Article 3(1).
When the electronic exchange system ceases to malfunction, the connection with that system is re-established or the cause of force majeure ceases, the party concerned shall enter without delay the information already sent in paper form into SFC2014.
4. In cases referred to in paragraph 3 the date stamped by the post shall be considered to be the date of submission of the document concerned.
Article 7
Security of data transmitted through SFC2014
1. The Commission shall establish an information technology security policy (hereinafter referred to as ‘SFC IT security policy’) for SFC2014 applicable to personnel using SFC2014 in accordance with relevant Union rules, in particular Commission Decision C(2006)3602 (8) and its implementing rules. The Commission shall designate one or more persons responsible for defining, maintaining and ensuring the correct application of the security policy for SFC2014.
2. Member States and European institutions other than the Commission, who have received access rights to SFC2014, shall comply with the IT security terms and conditions published in the SFC2014 portal and the measures that are implemented in SFC2014 by the Commission to secure the transmission of data, in particular in relation to the use of the technical interface referred to in Article 6(1) of this Regulation.
3. Member States and the Commission shall implement and ensure effectiveness of security measures adopted to protect the data they have stored and transmitted through SFC2014.
4. Member States shall adopt national, regional or local information technology security policies covering access to SFC2014 and automatic input of data into it, ensuring a minimum set of security requirements. These national, regional or local IT security policies may refer to other security documents. Each Member State shall ensure that these IT security policies apply to all authorities using SFC2014.
5. These national, regional or local IT security policies shall include:
(a)
the IT security aspects of the work performed by the person or persons responsible for managing the access rights referred to in Article 4(3) of this Regulation when working directly in SFC2014; and
(b)
the IT security measures for those national, regional or local computer systems connected to SFC2014 through a technical interface referred to in Article 6(1) of this Regulation.
For the purposes of point (b) of the first subparagraph, the following aspects of IT security shall be covered, as appropriate:
(a)
physical security;
(b)
data media and access control;
(c)
storage control;
(d)
access and password control;
(e)
monitoring;
(f)
interconnection to SFC2014;
(g)
communication infrastructure;
(h)
human resources; and
(i)
incident management.
6. The national, regional or local IT security policies shall be based on a risk assessment and the measures described shall be proportionate to the risks identified.
7. The documents setting out the national, regional or local IT security policies shall be made available to the Commission upon request.
8. Member States shall designate, at a national or regional level, one or more persons responsible for maintaining and ensuring the application of the national, regional or local IT security policies. That person or those persons shall act as contact point with the person or persons designated by the Commission and referred to in paragraph 1.
9. Both the SFC IT security policy and the relevant national, regional or local IT security policies shall be updated in the event of technological changes, the identification of new threats or other relevant developments. In any event, they shall be reviewed on an annual basis to ensure that they continue to provide an appropriate response.
Article 8
This Regulation shall enter into force on the day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in Member States in accordance with the Treaties.
Done at Brussels, 24 July 2014.