РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 615/2014 НА КОМИСИЯТА
от 6 юни 2014 година
за определяне на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета и Регламент (ЕС) № 1308/2013 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на работните програми за подпомагане на секторите на маслиновото масло и трапезните маслини
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 17 декември 2013 г. относно финансирането, управлението и мониторинга на общата селскостопанска политика и за отмяна на регламенти (ЕИО) № 352/78, (ЕО) № 165/94, (ЕО) № 2799/98, (ЕО) № 814/2000, (ЕО) № 1290/2005 и (ЕО) № 485/2008 на Съвета (1), и по-специално член 57, параграф 2, член 58, параграф 4, член 62, параграф 2, член 63, параграф 5, член 64, параграф 7 и член 66, параграф 4 от него,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 1308/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 17 декември 2013 г. за установяване на обща организация на пазарите на селскостопански продукти и за отмяна на регламенти (ЕИО) № 922/72, (ЕИО) № 234/79, (ЕО) № 1037/2001 и (ЕО) № 1234/2007 на Съвета (2), и по-специално член 31 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент (ЕС) № 1308/2013 се определят правила относно програмите за подпомагане на сектора на маслиновото масло и трапезните маслини. С цел да се осигури доброто функциониране и еднаквото прилагане на новата правна рамка, създадена с посочения регламент, на Комисията бе предоставено правомощието да приема актове за изпълнение за определяне на мерките, необходими за прилагането му по отношение на тези работни програми. Тези мерки следва да заменят правилата, предвидени в Регламент (ЕО) № 867/2008, отменен с Делегиран регламент (ЕС) № 611/2014 на Комисията (3).
(2)
За да могат държавите членки производителки да въведат управлението на схемата за подпомагане на сектора на маслиновото масло и трапезните маслини, следва да бъдат установени процедури относно работните програми и техните изменения, изплащането на финансирането от Съюза, включително авансовите плащания, размерите на гаранциите, които следва да се предоставят, проверките, докладите за проверките, корекциите и санкциите в случай на нередности и небрежност при прилагането на работните програми.
(3)
С цел да се използва правилно наличното за всяка държава членка финансиране, е необходимо да се предвиди ежегодна процедура за изменение на одобрените за следващата година работни програми, така че да бъдат отчетени евентуалните надлежно обосновани промени спрямо първоначалните условия. Държавите членки следва също така да могат да определят условията, които се изискват, за да се изменят съдържанието и бюджетът на работните програми, без да се превишават годишните суми, заделени от държавите членки производителки съгласно член 29, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1308/2013. В случай на изменения на работната програма и с цел да се осигури гъвкавост при прилагането на работните програми, е целесъобразно да се определи краен срок за подаване на заявленията.
(4)
За да могат организациите бенефициери в сектора на маслините да започнат своевременно изпълнение на работните програми, следва да се предвиди тези организации да могат да получат, срещу предоставянето на гаранция при предвидените в Регламент (ЕС) № 1306/2013 условия, максимално авансово плащане в размер до 90 % от предвиденото участие на Съюза за всяка година, включена в одобрената работна програма. Следва да бъдат определени редът и условията за изплащане на това авансово плащане.
(5)
Следва да се предвидят разпоредби, съгласно които признатите организации на производители, асоциациите на признати организации на производители и признатите междубраншови организации (наричани по-нататък „организации бенефициери“) трябва да подават заявление за финансиране до разплащателната агенция на държавата членка в съответствие с точно определен график. Следва да се предвиди също така заявлението да се изготвя по образец, предоставен от компетентния орган, и да се придружава от подкрепящи документи по отношение на изпълнението на работните програми и извършените разходи. Следва да се предвидят разпоредби, съгласно които разплащателната агенция на държавата членка изплаща финансирането и освобождава гаранцията след приключването на цялата работна програма, проверката на подкрепящите документи и проверките.
(6)
За целите на доброто управление на работните програми съответните държави членки следва да изготвят план за проверки на място по извадка от организации бенефициери въз основа на анализ на риска и да извършват проверки, за да се уверят, че са изпълнени условията за предоставяне на финансиране от Съюза. За всяка проверка на място следва да се предвиди изготвянето на подробен доклад от проверката. По отношение на допуснатите нередности държавите членки следва да въведат подходяща схема на корекции и санкции, осигуряваща възстановяване на всички неправомерно платени суми, при необходимост заедно с лихвите.
(7)
С цел да се гарантира наблюдение на изпълнението на работните програми и тяхното оценяване през целия период на изпълнението им, е необходимо организациите бенефициери да изготвят доклад за дейността си и да го предават на националните органи на съответните държави членки. Следва да се предвиди също така тези доклади да се изпращат на Комисията.
(8)
За да се увеличи цялостното въздействие на изпълняваните работни програми в областта на наблюдението и управлението на пазара в сектора на маслиновото масло и трапезните маслини, следва да се предвиди организациите бенефициери и държавите членки да публикуват на своите интернет сайтове резултатите от предприетите мерки.
(9)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Управителния комитет за общата организация на селскостопанските пазари,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Обхват
С настоящия регламент се определят подробните правила за прилагане на Регламент (ЕС) №o1308/2013 по отношение на изпълнението на работните програми в сектора на маслиновото масло и трапезните маслини, измененията на тези програми, изплащането на помощта, включително авансовите плащания, процедурите, които трябва да бъдат следвани, и размерът на гаранцията, която трябва да бъде предоставена, при подаването на заявление за одобряване на работна програма и при авансовото изплащане на помощ.
Член 2
Изменение на работните програми
1. Организация бенефициер може да поиска, съгласно процедура, която се определя от държавата членка, въвеждането на изменения в съдържанието и бюджета на своята одобрена работна програма, при условие че това не води до превишаване на сумата, предвидена в член 29, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1308/2013 за съответната държава членка.
2. Всички заявления за изменение на дадена работна програма, включително сливането на отделни работни програми, се придружават от подкрепящи документи, в които се уточняват мотивът, характерът и последиците от предложените изменения. Заявлението се подава от организацията бенефициер до компетентния орган на държавата членка не по-късно от 31 декември на годината, предхождаща годината на изпълнение на работната програма.
3. В случай на сливане на организации бенефициери, които са изпълнявали преди това отделни работни програми, организациите бенефициери продължават да изпълняват тези програми паралелно и поотделно до 1 януари на годината, следваща сливането.
Чрез дерогация от първа алинея, държавите членки могат да разрешат на слелите се организации бенефициери, които поискат това, при наличието на надлежно обосновани причини, да изпълняват съответните си работни програми паралелно, без да ги сливат.
4. Измененията на работната програма стават приложими два месеца след получаването от компетентния орган на заявлението за изменение, освен ако компетентният орган сметне, че представените изменения не отговарят на приложимите условия. В този случай последният уведомява за това организацията бенефициер, която представя, когато е целесъобразно, преработен вариант на работната си програма.
5. Ако финансирането от Съюза, получено от организацията бенефициер, е по-малко от сумата на одобрената работна програма, бенефициерът може да адаптира програмата си към полученото финансиране. Бенефициерът иска одобрението на компетентния орган за това изменение на работната програма.
6. Чрез дерогация от параграфи 2 и 4 компетентният орган може да приема, по време на изпълнението на дадена работна програма, изменения на мярка от работната програма, при условие че:
а)
изменението на мярката е съобщено на компетентния орган от организацията бенефициер два месеца преди началото на изпълнение на въпросната мярка;
б)
уведомлението се придружава от подкрепящи документи, в които се уточняват мотивът, характерът и последиците от предложеното изменение, и от уведомлението е видно, че въпросното изменение не променя първоначалната цел на работната програма;
в)
финансовите средства, отпуснати за областта на въпросната мярка, остават непроменени;
г)
финансовото разпределение към други мерки в рамките на областта на въпросната мярка не надвишава 40 000 EUR.
7. Ако в срок от един месец от уведомлението за изменение на мярката компетентният орган не изрази възражения, обосновани с неспазване на посочените в параграф 6 условия, изменението се смята за прието.
Член 3
Авансови плащания
1. Организация бенефициер, която е подала заявлението за авансово плащане, предвидено в член 7, параграф 3, буква з) от Делегиран регламент (ЕС) № 611/2014, получава, при условията, посочени в параграф 2 от настоящия член, общо максимално авансово плащане в размер до 90 % от предвиденото участие на Съюза за всяка година, включена в одобрената работна програма.
2. Преди края на месеца, следващ месеца, през който е започнало годишното изпълнение на одобрената работна програма, държавата членка изплаща на съответната организация бенефициер първи транш, равен на половината от сумата на авансовото плащане, посочено в параграф 1. Вторият транш от авансовото плащане, равен на другата половина от посочената сума, се изплаща след извършване на посочената в параграф 3 проверка.
3. Преди да изплати втория транш, държавата членка извършва проверка, за да се увери, че първият транш от авансовото плащане е действително изразходван и свързаните с него мерки са били осъществени. Тази проверка се извършва от държавата членка въз основа на годишния доклад, посочен в член 9, или на доклада за проверката, предвиден в член 7.
Член 4
Предоставяна гаранция
1. За извършване на авансовите плащания, посочени в член 3, се изисква предоставянето на гаранция от съответната организация бенефициер в съответствие с член 66, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 в размер на 110 % от исканото авансово плащане.
2. Преди определена от държавата членка дата и не по-късно от 31 март съответните организации бенефициери могат да подадат до съответната държава членка заявление за освобождаване на гаранцията, посочена в параграф 1, до размера на общите разходи, съответстващи на сумата на първия транш от авансовото плащане, които са били действително извършени и проверени от държавата членка. Държавата членка определя какви подкрепящи документи следва да придружават това заявление, проверява ги и освобождава гаранцията, съответстваща на извършените разходи, най-късно през втория месец, следващ месеца, през който е подадено заявлението.
Член 5
Изплащане на финансирането от Съюза
1. За целите на изплащане на финансирането от Съюза по член 29, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1308/2013, преди определена от държавата членка дата и не по-късно от 30 юни в годината, следваща всяка година от изпълнението на работната програма, организацията бенефициер подава до разплащателната агенция на държавата членка заявление за изплащане на финансиране.
Разплащателната агенция на държавата членка може да изплати на организациите бенефициери остатъка от предоставеното от Съюза финансиране, съответстващ на всяка година от изпълнението на работната програма, след като се увери въз основа на годишния доклад, посочен в член 9, или на доклада за проверка, посочен в член 7, че мерките, съответстващи на двата транша на авансовото плащане, посочени в член 3, параграф 3, са били действително осъществени.
Заявленията за финансиране от Съюза, подадени след 30 юни, са недопустими и евентуално получените суми като авансово плащане за финансиране на работната програма се възстановяват съгласно процедурата, предвидена в член 8.
2. Заявлението за финансиране от Съюза се изготвя по образец, предоставен от компетентния орган на държавата членка. За да бъде допустимо, заявлението трябва да бъде придружено от:
а)
доклад, съдържащ следната информация:
i)
точно описание на изпълнените етапи на работната програма, с разбивка по области и мерки, посочени в член 3 от Делегиран регламент (ЕС) № 611/2014;
ii)
когато е целесъобразно - обосновка и финансови последици от несъответствията между етапите на работната програма, одобрена от държавата членка, и действително изпълнените етапи на работната програма;
iii)
оценка на изпълнената работна програма въз основа на критериите, предвидени в член 6 от Делегиран регламент (ЕС) № 611/2014;
б)
фактури и банкови документи, доказващи плащането на разходите, направени през периода на изпълнение на работната програма;
в)
когато е целесъобразно - документи, потвърждаващи действителното изплащане на финансовото участие от страна на организациите бенефициери и на съответната държава членка.
3. Заявленията за финансиране, които не отговарят на условията, определени в параграфи 1 и 2, се считат за недопустими и се отхвърлят. Съответната организация бенефициер може да подаде ново заявление за финансиране, като представи липсващата доказателствена документация и информация в рамките на срок, който се определя от държавата членка.
4. Заявленията, отнасящи се до разходи за осъществени мерки, плащанията по които са извършени повече от два месеца след края на срока за изпълнение на работната програма, се отхвърлят.
5. Най-късно до три месеца след датата на подаване на заявлението за финансиране и подкрепящите документи, посочени в параграф 2, и след извършване на проверката на подкрепящите документи и проверките, посочени в член 6, държавата членка изплаща полагащото се финансиране от Съюза и при необходимост освобождава гаранцията, посочена в член 4. Гаранцията, посочена в член 7, параграф 3, буква ж) от Делегиран регламент (ЕС) № 611/2014, се освобождава след приключването на цялата работна програма, проверката на подкрепящите документи и посочените в член 6 проверки.
Член 6
Проверки на място
1. Държавите членки извършват проверки, за да се уверят, че са спазени условията за предоставяне на финансиране от Съюза, по-специално по отношение на следните аспекти:
а)
спазването на условията за признаване на бенефициерите, посочени в членове 152, 154, 156, 157 и 158 от Регламент (ЕС) № 1308/2013;
б)
изпълнението на одобрените работни програми, по-специално на мерките за инвестиции и за услуги;
в)
действително извършените разходи в сравнение с поисканото финансиране и финансовото участие от страна на съответните оператори от сектора на маслините.
2. Компетентните органи на държавата членка въвеждат план за контрол на работните програми по отношение на извадка от организации бенефициери, подбрана въз основа на анализ на риска и обхващаща годишно най-малко 30 % от организациите - бенефициери на финансиране от Съюза по член 29 от Регламент (ЕС) №o1308/2013. Подборът се извършва по такъв начин, че:
а)
всички организации на производители и асоциации на организации на производители да бъдат проверени на място най-малко веднъж по време на изпълнението на одобрената работна програма след извършване на авансовото плащане и преди окончателното плащане на финансирането от Съюза;
б)
всички междубраншови организации да бъдат проверявани ежегодно по време на изпълнението на всяка одобрена работна програма. Ако през годината те са получили авансово плащане, проверката се извършва след датата на изплащането му.
Ако при проверките се установят нередности, компетентният орган извършва допълнителни проверки през съответната година и увеличава броя на организациите бенефициери, които да бъдат проверени през следващата година.
3. Компетентният орган определя въз основа на анализ на риска организациите бенефициери, които подлежат на проверка, като отчита следните критерии:
а)
сумата на финансирането за одобрената работна програма;
б)
характера на финансираните мерки в рамките на работната програма;
в)
степента на напредък в изпълнението на работните програми;
г)
заключенията от предишните проверки на място или проверките, извършени по време на процедурата за признаване, посочена в член 154, параграф 4 и член 158, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 1308/2013;
д)
други критерии за риска, които се определят от държавите членки.
4. Проверките на място се извършват без предварително предупреждение. За да се улесни обаче практическата организация на проверките, организацията бенефициер, която ще бъде проверявана, може да бъде предупредена не по-рано от 48 часа преди проверката.
5. Продължителността на всяка проверка на място отговаря на степента на напредък в изпълнението на одобрената работна програма и на разходите, свързани с инвестиции и услуги.
Член 7
Доклади за проверките
За всяка проверка на място, посочена в член 6, се изготвя подробен доклад, който съдържа по-конкретно:
а)
датата и продължителността на проверката;
б)
списък на присъстващите лица;
в)
списък на проверените фактури;
г)
референтни номера на фактурите, избрани от дневника за продажбите или дневника за покупките, както и от регистъра на ДДС, в които са заведени избраните фактури;
д)
банкови документи, доказващи плащането на избраните суми;
е)
сведения за вече изпълнените мерки, които са били конкретно анализирани на място;
ж)
резултатът от проверката.
Член 8
Неправомерни плащания и санкции
1. В случай че оттеглянето на признаването, посочено в членове 154 и 158 от Регламент (ЕС) № 1308/2013, се дължи на неизпълнение на задълженията от страна на организацията бенефициер, настъпило поради умисъл или груба небрежност, организацията бенефициер се изключва от ползването на финансиране от Съюза за цялата работна програма.
2. Ако изпълнението на дадена мярка не е в съответствие с работната програма, организацията бенефициер се изключва от ползването на финансиране за въпросната мярка.
3. Ако дадена мярка, изпълнена в съответствие с одобрената работна програма, впоследствие се окаже недопустима за финансиране, държавата членка може да реши да изплати полагащото се финансиране или да не изисква възстановяване на вече изплатените суми, ако такова решение е разрешено в аналогични случаи, финансирани от националния бюджет, и ако организацията бенефициер не е действала небрежно или с умисъл.
4. В случаите на груба небрежност или декларации с невярно съдържание организацията бенефициер се изключва от ползването на:
а)
публично финансиране за цялата работна програма; и
б)
финансиране от Съюза по член 29 от Регламент (ЕС) № 1308/2013 за целия тригодишен период след периода, по отношение на който е констатирана съответната нередност.
5. При изключването от финансиране по параграфи 1, 2 и 4 компетентният орган изисква възстановяване на сумата на публичната помощ, която вече е изплатена на организацията бенефициер.
6. Към възстановените съгласно параграф 5 суми на финансовото участие на Съюза се добавят, в случай че е приложимо, лихви, изчислени въз основа на:
а)
периода между извършването на плащането и възстановяването на сумата от бенефициера;
б)
лихвения процент, прилаган от Европейската централна банка за основните ѝ операции по рефинансиране, публикуван в серия С на Официален вестник на Европейския съюз, който е в сила на датата, на която е извършено неправомерното плащане, плюс три процентни пункта.
7. Възстановените съгласно настоящия член суми на финансирането от Съюза се плащат на разплащателната агенция и се приспадат от разходите, финансирани от Европейския фонд за гарантиране на земеделието.
Член 9
Доклад от организациите бенефициери
1. Преди 1 май всяка година организациите бенефициери представят на компетентните национални органи годишен доклад относно изпълнението на работните програми през предходната година на изпълнение. Този доклад включва следната информация:
а)
етапите на работната програма, които са изпълнени или са в процес на изпълнение;
б)
основните изменения на работната програма;
в)
оценка на постигнатите резултати въз основа на показателите, предвидени в член 7, параграф 3, буква е) от Делегиран регламент (ЕС) № 611/2014.
За последната година от изпълнението на работната програма предвиденият в първа алинея доклад се замества от окончателен доклад.
2. Окончателният доклад представлява оценка на работната програма и съдържа най-малко следната информация:
а)
отчет, изготвен въз основа на показателите, предвидени в член 7, параграф 3, буква е) от Делегиран регламент (ЕС) № 611/2014, и на всички други приложими критерии, в който се описва до каква степен са постигнати целите на програмата;
б)
отчет за измененията в работната програма;
в)
където е целесъобразно - посочване на елементите, които трябва да се вземат предвид при изготвяне на следващата работна програма.
3. Събраните данни и извършените проучвания при изпълнението на мерките по член 3, параграф 1, буква а) от Делегиран регламент (ЕС) № 611/2014 се публикуват на интернет сайта на организацията бенефициер след приключване на изпълнението на съответната мярка.
Член 10
Съобщения от държавите членки
1. Преди началото на нова тригодишна работна програма и не по-късно от 31 януари в годината след края на предходната програма компетентните органи съобщават на Комисията националните мерки относно прилагането на настоящия регламент, и по-специално мерките, отнасящи се до:
а)
условията за признаване на организациите бенефициери, посочени в членове 152, 156 и 157 от Регламент (ЕС) № 1308/2013;
б)
допълнителните условия за определяне на допустимите мерки, приети в съответствие с член 3, параграф 3 от Делегиран регламент (ЕС) № 611/2014;
в)
целите и приоритетите в сектора на маслините, посочени в член 6, параграф 1, буква а) от Делегиран регламент (ЕС) № 611/2014, и количествените и качествените показатели за ефективност, посочени в член 7, параграф 1, буква е) от същия делегиран регламент;
г)
срока, посочен в член 2, параграф 3;
д)
условията за прилагане на схемата за авансови плащания, посочена в член 3, и където е целесъобразно - на схемата за изплащане на националното финансиране;
е)
извършването на проверките, посочени в член 6, и прилагането на санкциите и корекциите, предвидени в член 8.
2. Не по-късно от 1 май през всяка година от изпълнението на одобрените работни програми компетентните органи съобщават на Комисията данни относно:
а)
работните програми и техните характеристики, с разбивка по видове организации бенефициери, по области и мерки и по регионални области;
б)
размер на финансирането, определено за всяка работна програма;
в)
планирания график на финансиране от Съюза по бюджетни години за целия срок на работните програми.
3. Не по-късно от 20 октомври през всяка година от изпълнението на одобрените работни програми компетентните органи представят на Комисията доклад относно прилагането на настоящия регламент, съдържащ най-малко следната информация:
а)
брой на финансираните работни програми, бенефициери, площ на маслиновите насаждения, преси за изстискване, преработвателни съоръжения и съответните количества маслиново масло и трапезни маслини;
б)
характеристики на мерките, разработени във всяка от областите;
в)
несъответствия между планираните и действително изпълнените мерки и тяхното отражение върху разходите;
г)
преценка и оценка на работните програми, като се взема предвид, наред с другото, оценката, посочена в член 5, параграф 2, буква а), подточка iii);
д)
статистически данни относно проверките и докладите за проверките, извършени съгласно членове 6 и 7, и приложените санкции или корекции съгласно член 8;
е)
разходи по работни програми и по области и мерки, както и финансово участие от страна на Съюза, на съответната държава членка и на организациите бенефициери.
4. Уведомленията, предвидени в настоящия член, се извършват в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕО) № 792/2009 на Комисията (4).
5. Компетентните органи на държавите членки публикуват на своите интернет сайтове всички събрани данни и извършени проучвания при изпълнението на мерките по член 3, параграф 1, буква а) от Делегиран регламент (ЕС) № 611/2014 след приключване на тяхното изпълнение.
Член 11
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на седмия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 6 юни 2014 година.
COMMISSION IMPLEMENTING REGULATION (EU) No 615/2014
of 6 June 2014
laying down detailed rules for the application of Regulation (EU) No 1306/2013 of the European Parliament and of the Council and Regulation (EU) No 1308/2013 of the European Parliament and of the Council in respect of work programmes to support the olive oil and table olives sectors
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU) No 1306/2013 of the European Parliament and of the Council of 17 December 2013 on the financing, management and monitoring of the common agricultural policy and repealing Council Regulations (EEC) No 352/78, (EC) No 165/94, (EC) No 2799/98, (EC) No 814/2000, (EC) No 1290/2005 and (EC) No 485/2008 (1), and in particular, Articles 57(2), 58(4), 62(2), 63(5), 64(7) and 66(4) thereof,
Having regard to Regulation (EU) No 1308/2013 of the European Parliament and of the Council of 17 December 2013 establishing a common organisation of the markets in agricultural products and repealing Council Regulations (EEC) No 922/72, (EEC) No 234/79, (EC) No 1037/2001 and (EC) No 1234/2007 (2), and in particular Article 31 thereof,
Whereas:
(1)
Regulation (EU) No 1308/2013 lays down the rules for programmes to support the olive oil and table olives sector. To ensure the smooth operation and uniform application of the new legal framework established by this Regulation, the Commission has been granted the power to adopt implementing acts establishing the measures necessary for its implementation in respect of the relevant work programmes. These implementing acts are to replace the rules laid down by Regulation (EC) No 867/2008, repealed by Commission Delegated Regulation (EU) No 611/2014 (3).
(2)
To enable producer Member States to introduce measures to manage the olive oil and table olive sector aid scheme, procedures need to be established concerning work programmes and amendments to them, the disbursement of EU financing, including advances, the amounts of securities to be lodged, checks, inspection reports, corrections and penalties in the event of irregularities or negligence in the implementation of the work programmes.
(3)
To ensure the financing available to each Member State is used appropriately, a procedure should be laid down for the annual amendment of the work programmes approved for the following year, so as to take into account any duly justified changes compared with initial conditions. Member States should also be able to stipulate the conditions required to amend the work programmes and redistribute the amounts allocated without exceeding the annual amounts withheld by producer Member States pursuant to Article 29(2) of Regulation (EU) No 1308/2013. In the event of amendments to a work programme and with a view to enabling flexibility in the implementation of the work programmes, the deadline for submission of requests needs to be set.
(4)
To enable beneficiary olive oil producer organisations to start implementing the work programmes in a timely fashion, provision should be made for them to receive, subject to the lodging of a security under the conditions laid down in Regulation (EU) No 1306/2013, an advance of a maximum of 90 % of the EU contribution planned for each year concerned by the approved work programme. The arrangements for the payment of this advance need to be laid down.
(5)
Provision should be made that requests for financing must be submitted by recognised producer organisations, associations of recognised producer organisations and recognised interbranch organisations (hereinafter, ‘beneficiary organisations’) to the Member State's paying agency in accordance with a precise time schedule. It should also be stipulated that the request must be drawn up in accordance with a model to be provided by the competent authority and be accompanied by documentary evidence of the implementation of the work programmes and expenditure incurred. It should be established that the Member State paying agency shall disburse the financing and release the security after completion of the entire work programme, verifying the documentary evidence and checks.
(6)
In order to ensure sound management of the work programmes, the Member States concerned should establish plans for on-the-spot checks of a sample of beneficiary organisations selected on the basis of a risk analysis and must check that the conditions for granting EU financing have been fulfilled. Provision should be made for a detailed inspection report to be drawn up for each on-the-spot check. In addition, Member States must be required to establish a suitable system of corrections and penalties for irregularities enabling the recovery of any amount unduly paid plus interest, where appropriate.
(7)
To ensure the implementation of work programmes and their development is monitored throughout the period of implementation, beneficiary organisations should draw up a report of their activities and forward it to the national authorities of the Member States concerned. Provision should also be made for these reports to be forwarded to the Commission.
(8)
In order to increase the overall impact of the work programmes carried out in the area of market follow-up and administrative management in the olive oil and table olives sector, provision should be made for beneficiary organisations and Member States to publish on their internet sites the results of the measures undertaken.
(9)
The measures provided for in this Regulation are in accordance with the opinion of the Management Committee for the Common Organisation of Agricultural Markets,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
Article 1
Scope
This Regulation lays down implementing rules for Regulation (EU) No 1308/2013 as regards the implementation of work programmes in the olive oil and table olives sector, amendments to these, the disbursement of aid, including advance payments, the procedures to be followed and the amount of the security to be lodged when submitting a request for approval of a work programme and when an advance on aid is paid.
Article 2
Amendments to work programmes
1. Beneficiary organisations may, in accordance with a procedure to be laid down by the Member State, request amendments to the content and budget of their approved work programme, provided that the amendments do not involve an overrun on the amount allocated to the Member State in question pursuant to Article 29(2) of Regulation (EU) No 1308/2013.
2. All requests for amendments to a work programme, including merging different work programmes, shall be accompanied by supporting documents setting out the reasons for and the nature and implications of the proposed changes. Requests shall be submitted by beneficiary organisations to the competent authority of the Member State at the latest by 31 December of the year preceding the year of implementation of the work programme.
3. In the event of a merger, beneficiary organisations that were previously carrying out separate work programmes shall operate the separate programmes in parallel until 1 January of the year following the merger.
Notwithstanding the first subparagraph, Member States may authorise beneficiary organisations which so request, for duly substantiated reasons, to implement their respective work programmes in parallel without merging them.
4. Amendments to a work programme shall become applicable two months after the request for amendments has been received by the competent authority unless the competent authority considers that the amendments submitted do not meet the applicable conditions. In this case, it shall inform the beneficiary organisation which shall, if necessary, submit a revised its work programme.
5. In the event that the EU financing obtained by the beneficiary organisation is less than the amount in the approved work programme, a beneficiaries may adapt its programme to the financing obtained. The beneficiary shall ask the competent authority to approve such an amendment to the work programme.
6. By way of derogation to paragraphs 2 and 4, the competent authority may, during the implementation of a work programme, accept amendments to a work programme measure provided that:
(a)
the amendment to the measure is notified to the competent authority by the beneficiary organisation two months before the start of implementation of the measure in question;
(b)
the notification is accompanied by supporting documentation specifying the aim, nature and implications of the proposed amendment and demonstrates that the amendment concerned does not alter the initial objective of the work programme;
(c)
the budget allocated to the measure in question remains stable;
(d)
the financial breakdown to other measures in the area of the measure concerned does not exceed EUR 40 000.
7. If the competent authority does not issue any objections based on non-compliance with the conditions indicated in paragraph 6 within one month of notification of the amendment of the measure, the amendment shall be deemed to have been accepted.
Article 3
Advances
1. A beneficiary organisation which has lodged an application for an advance as provided for in Article 7(3)(h) of Delegated Regulation (EU) No 611/2014 shall receive, under the conditions referred to in paragraph 2 of this Article, a total advance of a maximum of 90 % of the EU contribution planned for each year covered by the approved work programme.
2. Before the end of the month following the month of the beginning of the implementation of each year of the approved work programme, the Member State shall pay the beneficiary organisation concerned an initial instalment of half of the amount referred to in paragraph 1. A second instalment of the advance equivalent to the remaining half of that amount shall be paid after the check indicated in paragraph 3.
3. The Member State shall check that the first instalment of the advance has been spent and the related measures carried out before disbursing the second instalment. This check shall be carried out by the Member State on the basis of the annual report referred to in Article 9 or on the basis of the inspection report referred to in Article 7.
Article 4
Security to be lodged
1. The advances referred to in Article 3 shall be subject to the lodging of a security by the beneficiary organisation concerned in accordance with Article 66(1) of Regulation (EU) No 1306/2013 in an amount equal to 110 % of the advance requested.
2. Before a date to be stipulated by the Member State and at the latest by 31 March, beneficiary organisations may lodge with the Member State concerned a request for the release of the security indicated in paragraph 1 up to an amount equal to the total expenditure corresponding to the amount of the first instalment of the advance that has actually been deployed and checked by the Member State. The Member State shall stipulate which supporting documents are to accompany the application, and shall check these documents and release the security corresponding to the expenditure concerned no later than in the course of the second month following that in which the application is lodged.
Article 5
Payment of EU funding
1. For the purposes of payment of EU financing under Article 29(2) of Regulation (EU) No 1308/2013, a beneficiary organisation shall lodge an application for financing with the paying agency of the Member State by a date to be determined by the Member State but no later than 30 June of the year following each year of implementation of the work programme.
The paying agency of the Member State may pay beneficiary organisations the balance of EU financing corresponding to each year of implementation of the work programme after checking, on the basis of the annual report referred to in Article 9 or the inspection report referred to in Article 7, that the measures corresponding to each instalment of the advance referred to in Article 3(3) have actually been carried out.
Any application for EU financing submitted after 30 June shall be ineligible and any amounts paid as an advance on financing of the work programme shall be repaid in accordance with the procedure laid down in Article 8.
2. Applications for EU financing shall be drawn up in accordance with a model to be provided by the competent authority of the Member State. To be eligible, an application shall be accompanied by:
(a)
a summary report comprising the following elements:
(i)
a detailed description of the stages of the work programme that have been implemented, broken down by areas and measures as detailed in Article 3 of Delegated Regulation (EU) No 611/2014;
(ii)
where appropriate, the justification for and the financial repercussions of the gaps between the stages of the work programme approved by the Member State and the stages of the work programme actually implemented;
(iii)
an evaluation of the work programme as implemented based on the criteria laid down in Article 6 of Delegated Regulation (EU) No 611/2014;
(b)
invoices and bank documents providing payment of the expenses incurred during the period of implementation of the work programme,
(c)
where appropriate, documentary proof of payment of the financial contributions of beneficiary organisations and of the Member State concerned.
3. Applications for financing which do not comply with the conditions set out in paragraphs 1 and 2 shall be deemed ineligible and rejected. The beneficiary organisation concerned may submit a new application for financing together with the justificatory evidence and missing elements within a time period to be established by the Member State.
4. Applications concerning expenditure for measures carried out that have been paid more than two months after the end of the period of implementation of the work programme shall be rejected.
5. No later than three months after the date of submission of the application for financing and the supporting documents referred to in paragraph 2, and once they have carried out the examination of the supporting documents and the checks referred to in Article 6, the Member State shall pay the EU financing that is due and, as appropriate, release the security referred to in Article 4. The security referred to in Article 7(3)(g) of Delegated Regulation (EU) No 611/2014 shall be released after completion of the entire work programme, examination of the supporting documents and the checks referred to in Article 6.
Article 6
On-the-spot checks
1. Member States shall verify that the conditions for granting EU financing are met, in particular as regards compliance with the following aspects:
(a)
compliance with the conditions for the recognition of beneficiaries laid down in Articles 152, 154, 156, 157 and 158 of Regulation (EU) No 1308/2013;
(b)
implementation of the approved work programmes, in particular investment and service measures;
(c)
the expenditure actually incurred as compared to the financing applied for and the financial contribution by the olive operators concerned.
2. The competent authorities of the Member State shall implement a work programme inspection plan focusing on a sample of beneficiary organisations selected on the basis of a risk analysis and each year covering a minimum of 30 % of the beneficiary organisations in receipt of EU financing under Article 29 of Regulation (EU) No 1308/2013. The selection shall be made in such a way as to ensure that:
(a)
producer organisations and their associations are all subjected to on-the-spot checks at least once during the implementation of the approved work programme after payment of the advance and before payment of the final instalment of EU financing;
(b)
all inter-branch organisations are inspected in each year of implementation of each approved work programme. If they have received an advance in the course of the year, the check shall be scheduled after the date on which the advance was disbursed.
If the checks reveal irregularities, the competent authority shall carry out additional checks in the course of the year and shall increase the number of beneficiary organisations to be checked the following year.
3. The competent authority shall select the beneficiary organisations to be checked on the basis of a risk analysis based on the following criteria:
(a)
the amount of financing for the approved work programme;
(b)
the nature of the measures financed under the work programme;
(c)
the degree of progress in implementing the work programmes;
(d)
the conclusions of previous on-the-spot checks or checks carried out during the recognition procedure indicated in Articles 154(4) and 158(5) of Regulation (EU) No 1308/2013;
(e)
other risk criteria to be defined by the Member States.
4. The on-the-spot checks shall be unannounced. However, in order to facilitate the practical organisation of checks, advance warning of no more than 48 hours may be given to the beneficiary organisation to be checked.
5. The duration of each on-the-spot check shall correspond to the degree of progress in implementing the approved work programme and expenditure committed to investments and services.
Article 7
Inspection reports
A detailed inspection report shall be drawn up for every on-the-spot check required under Article 6, indicating in particular:
(a)
the date and duration of the check;
(b)
a list of those present;
(c)
a list of invoices checked;
(d)
reference numbers of invoices selected from the register of sales or of purchases, and the VAT register in which the selected invoices have been recorded;
(e)
bank documents proving payment of the amounts selected;
(f)
an indication of the measures already carried out which have been specifically analysed on-the-spot;
(g)
the results of the check.
Article 8
Undue payments and penalties
1. In the event that recognition under Articles 154 and 158 of Regulation (EU) No 1308/2013 is withdrawn because the beneficiary organisation has failed to fulfil its obligations intentionally or through gross negligence, the beneficiary organisation in question shall be ineligible to receive EU financing under the entire work programme.
2. If a measure has not been implemented in conformity with a work programme, the beneficiary organisation shall be ineligible for financing for the measure in question.
3. In the case of a measure which is subsequently found to be ineligible, and which has been implemented in conformity with an approved work programme, the Member State may decide to pay the financing due or not to recover amounts which have already been paid out, if such a decision is permitted in comparable cases financed from the national budget and if the beneficiary organisation has not acted negligently or intentionally.
4. In the event of gross negligence or false declaration, the beneficiary organisation shall be ineligible to receive:
(a)
public financing under the entire work programme; and
(b)
EU financing under Article 29 of Regulation (EU) No 1308/2013 for the entire three-year period following that in which the irregularity was discovered.
5. Where a beneficiary organisation is deemed ineligible for financing pursuant to paragraphs 1, 2 or 4, the competent authority shall recover the public financing already disbursed to that organisation.
6. Interest shall be added, where necessary, to the EU contribution recovered pursuant to paragraph 5, calculated on the basis of:
(a)
the period elapsing between payment and reimbursement by the beneficiary;
(b)
the rate applied by the European Central Bank to its main refinancing operations as published in the C series of the Official Journal of the European Union and in force on the date on which the undue payment is made, plus three percentage points.
7. EU financing recovered under this Article shall be paid to the paying agency and deducted from expenditure financed by the European Agricultural Guarantee Fund.
Article 9
Report of beneficiary organisations
1. Before 1 May each year, beneficiary organisations shall submit to the competent national authorities an annual report on the implementation of the work programmes during the preceding year of implementation. This report shall cover:
(a)
the stages of the work programme implemented or being implemented;
(b)
the main amendments to the work programmes;
(c)
an evaluation of the results already obtained based on the indicators laid down in Article 7(3)(f) of Delegated Regulation (EU) No 611/2014.
For the final year of implementation of the work programme, a final report shall replace the reports provided for in the first subparagraph.
2. The final report shall evaluate the work programme and shall comprise at least the following:
(a)
an account, based at least on the indicators set out in Article 7(3)(f) of Delegated Regulation (EU) No 611/2014 and any other relevant criteria, showing the extent to which the objectives pursued by the programmes have been achieved;
(b)
an account of the changes to the work programme;
(c)
where appropriate, an indication of the factors to be taken into account in drawing up the next work programme.
3. Data collected and studies drawn up in implementing the measures under Article 3(1)(a) of Delegated Regulation (EU) No 611/2014 shall be published on the internet site of the beneficiary organisation following completion of the relevant measure.
Article 10
Communications from Member States
1. Before the start of the new three-year work programme and at the latest by 31 January of the year following the end of the previous programme, the competent authorities shall notify to the Commission the national measures implementing this Regulation, and in particular those relating to:
(a)
the conditions for recognising beneficiary organisations referred to in Articles 152, 156 and 157 of Regulation (EU) No 1308/2013;
(b)
the additional conditions specifying the eligible measures adopted pursuant to Article 3(3) of Delegated Regulation (EU) No 611/2014;
(c)
the goals and priorities of the olive sector referred to in Article 6(1)(a) of Delegated Regulation (EU) No 611/2014 and the quantitative and qualitative indicators referred to in Article 7(1)(f) of that Delegated Regulation;
(d)
the period referred to in Article 2(3);
(e)
the arrangements for the system of advances referred to in Article 3 and, where appropriate, the system for paying the national financing;
(f)
the performance of the checks referred to in Article 6 and application of the penalties and corrections provided for in Article 8.
2. No later than 1 May of each year of implementation of the approved work programme, Member States shall transmit to the Commission data on:
(a)
the work programmes and their characteristics, broken down by type of beneficiary organisation, area, measure and regional area;
(b)
the amount of financing allocated to each work programme;
(c)
the planned schedule of EU financing by budget year for the entire period covered by the work programmes.
3. No later than 20 October of each year of implementation of the approved work programmes, the competent authorities shall transmit to the Commission a report on the implementation of this Regulation comprising at least the following information:
(a)
the number of work programmes financed, beneficiaries, areas under olive trees, mills, processing facilities and volumes of oil and table olives concerned;
(b)
the characteristics of the measures developed in each of the areas;
(c)
any discrepancies between measures planned and measures actually carried out, and their implications at the level of expenditure;
(d)
an assessment and evaluation of the work programmes, taking into consideration, among other things, the evaluation referred to in Article 5(2)(a)(iii);
(e)
statistics on the checks and reports on inspections carried out in accordance with Articles 6 and 7 and the penalties or corrections applied in accordance with Article 8;
(f)
expenditure by programme, area and by measure, and the financial contributions from the EU and national and beneficiary organisations.
4. The notifications referred to in this Article shall be made in accordance with Commission Regulation (EC) No 792/2009 (4).
5. The competent authorities of the Member States concerned shall publish on their internet sites all data collected and studies drawn up in execution of measures under Article 3(1)(a) of Delegated Regulation (EU) No 611/2014, upon completion thereof.
Article 11
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the seventh day following its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 6 June 2014.