ДИРЕКТИВА 2014/55/ЕС НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 16 април 2014 година
относно електронното фактуриране при обществените поръчки
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 114 от него,
като взеха предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта за законодателен акт на националните парламенти,
като взеха предвид становището на Европейския икономически и социален комитет (1),
като взеха предвид становището на Комитета на регионите (2),
в съответствие с обикновената законодателна процедура (3),
като имат предвид, че:
(1)
В държавите членки съществуват и се използват понастоящем няколко глобални, национални, регионални и частни стандарта за електронни фактури. Нито един от тези стандарти не е доминиращ и повечето от тях не са оперативно съвместими едни с други.
(2)
Поради липсата на общ стандарт, когато насърчават използването на електронни фактури при обществените поръчки или ги въвеждат като задължително изискване, държавите членки разработват собствени технически решения, основани на специфични национални стандарти. Следователно броят на различните стандарти, съществуващи едновременно в различните държави членки, се увеличава и е вероятно в бъдеще да продължи да нараства.
(3)
Разнообразието от оперативно несъвместими стандарти води до прекомерна сложност, правна несигурност и допълнителни оперативни разходи за икономическите оператори, които използват електронни фактури в различни държави членки. Икономическите оператори, които желаят да извършват трансгранични дейности по възлагане на обществени поръчки, често трябва да спазват нов стандарт за електронно фактуриране всеки път когато навлизат на нов пазар. Различните правни и технически изисквания по отношение на електронните фактури представляват препятствия пред достъпа до пазара при трансграничните обществени поръчки и пречки пред търговията, тъй като те разколебават икономическите оператори да участват в трансгранични дейности по възлагане на обществени поръчки. Това ограничава основните свободи и оказва по този начин пряко въздействие върху функционирането на вътрешния пазар.
(4)
Вероятно тези пречки пред търговията в рамките на Съюза ще се увеличат в бъдеще, тъй като се разработват все повече оперативно несъвместими национални и частни стандарти и тъй като използването на електронни фактури при обществените поръчки става все по-широко разпространено или задължително в държавите членки.
(5)
Пречките пред трансграничната търговия, произтичащи от съвместното съществуване на няколко правни изисквания и технически стандарти за електронно фактуриране, както и от липсата на оперативна съвместимост, следва да бъдат премахнати или намалени. За да се постигне тази цел, следва да бъде разработен общ европейски стандарт за семантичен модел на данните за основните елементи на електронната фактура („европейски стандарт за електронно фактуриране“). Стандартът следва да определя и описва основните елементи, които трябва да се съдържат винаги в електронната фактура, като по този начин се улесняват изпращането и получаването на електронни фактури между системи, основани на различни технически стандарти. При условие че съществуващите национални технически стандарти не са в противоречие с настоящия европейски стандарт, те не следва да се заменят или използването им не следва да се ограничава от този стандарт, а следва да се запази възможността тези стандарти да продължат да се прилагат успоредно с европейския стандарт.
(6)
Като гарантира семантичната оперативна съвместимост и подобрява правната сигурност, настоящата директива ще насърчи въвеждането на електронното фактуриране при обществените поръчки, като по този начин държавите членки, възлагащите органи, възложителите и икономическите оператори ще могат да извлекат значителни ползи под формата на икономии, въздействие върху околната среда и намаляване на административната тежест.
(7)
Ползите от електронното фактуриране са най-големи, когато създаването, изпращането, предаването, получаването и обработването на фактурата могат да бъдат напълно автоматизирани. Поради тази причина единствено машинно четими фактури, които могат да бъдат обработвани от получателя автоматично и чрез цифрови технологии, следва да се разглеждат като съвместими с европейския стандарт за електронно фактуриране. Обикновен файл с изображение (image file) не следва да се смята за електронна фактура за целите на настоящата директива.
(8)
Целта на оперативната съвместимост е да може информацията да се представя и обработва по съгласуван начин от различните бизнес системи, независимо от използваните от тях технологии, приложения или платформи. Пълната оперативна съвместимост включва способността за оперативно взаимодействие на три отделни нива: по отношение на съдържанието на фактурата (семантично), използвания формат или език (синтактично) и начина на пренос на данните. Семантичната оперативна съвместимост предполага, че електронната фактура съдържа известно количество задължителна информация, като точният смисъл на обменяната информация се запазва и разбира по недвусмислен начин, независимо под каква форма тя е физически представена или предоставена. Синтактичната оперативна съвместимост предполага представянето на елементите на данните от електронната фактура във формат, който може да бъде обменян пряко между изпращача и получателя и може да бъде автоматично обработван. Синтактична оперативна съвместимост може да се постигне по два начина - или чрез използване на общ синтаксис, или чрез установяване на съответствие между различни видове синтаксис.
(9)
Използват се много видове синтаксис. Все по-често синтактичната оперативна съвместимост се постига чрез установяване на съответствие между тях. Този метод е ефективен, ако фактурата съдържа всички изисквани елементи на данните на семантично ниво и значението им е недвусмислено. Тъй като понастоящем това условие често не е изпълнено, е необходимо да се предприемат действия за осигуряване на оперативна съвместимост на семантично ниво. За да се опрости допълнително електронното фактуриране и да се намалят разходите, една от дългосрочните цели следва да бъде ограничаване на видовете използван синтаксис, за предпочитане чрез концентриране върху най-често използваните от тях.
(10)
Стандартизацията на електронното фактуриране допълва също така усилията за насърчаване на въвеждането на електронните обществени поръчки, както е отразено в съответните разпоредби на Директива 2014/24/ЕС на Европейския парламент и на Съвета (4) и Директива 2014/25/ЕС на Европейския парламент и на Съвета (5).
(11)
В заключенията си от 28 - 29 юни 2012 г. и 24 октомври 2013 г. Европейският съвет посочи, че следва да се отдели първостепенно внимание на мерките, насочени към по-нататъшно развитие на трансграничната търговия онлайн и модернизацията на публичните администрации, включително чрез улесняване на прехода към електронно фактуриране и неговото бързо въвеждане.
(12)
В своята резолюция от 20 април 2012 г. Европейският парламент обърна внимание на разпокъсаността на пазара в резултат на националните разпоредби за електронно фактуриране, като подчерта съществените ползи от електронното фактуриране и изтъкна значението на правната сигурност и осигуряването на ясни технически условия и отворени и оперативно съвместими решения за електронно фактуриране, основаващи се на общи законови изисквания, бизнес процеси и технически стандарти. Поради тези причини Европейският парламент призова електронното фактуриране при обществените поръчки да стане задължително преди 2016 г.
(13)
През октомври 2013 г. Многостранният европейски форум по електронното фактуриране, създаден с Решение на Комисията от 2 ноември 2010 г. (6), единодушно прие препоръка относно използването на семантичен модел на данните с цел подпомагане на оперативната съвместимост при електронното фактуриране.
(14)
Настоящата директива следва да се прилага по отношение на електронните фактури, получени от възлагащи органи и възложители и издадени във връзка с изпълнението на договори, за които се прилага Директива 2009/81/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7), Директива 2014/23/ЕС на Европейския парламент и на Съвета (8), Директива 2014/24/ЕС или Директива 2014/25/ЕС. Настоящата директива следва да обхваща само електронните фактури, издадени от икономическия оператор, на когото е била възложена обществената поръчка или договора за концесия (главния изпълнител). Когато обаче държавите членки, съгласно член 71 от Директива 2014/24/ЕС и член 88 от Директива 2014/25/ЕС, предвиждат пряко плащане на подизпълнители, условията, които се определят в документите на обществената поръчка, следва да включват разпоредби дали да се използва електронно фактуриране при плащанията на подизпълнители. Следва да бъде пояснено, че когато се възлага договор на група икономически оператори, настоящата директива се прилага за електронните фактури, издадени от тази група и от индивидуалните икономически оператори.
(15)
Настоящата директива следва да се прилага и за случаите, когато плащането по договорите за концесия налага фактурите да бъдат издадени от икономическия оператор, на когото е бил възложен договорът за концесия. Понятието „концесии“ е определено в член 5, точка 1 от директива 2014/23/ЕС. Предметът на договорите за концесия е възлагане на строителство или услуги посредством концесия, като насрещната престация по договора се изразява в правото да се извършват строителството или услугите или това право, съчетано с плащане.
(16)
Настоящата директива се прилага в съответствие с разпоредбите на член 346 от Договора за функционирането на Европейския съюз. Настоящата директива не се прилага за електронни фактури, издавани във връзка с изпълнението на договори (обявени за поверителни или придружени от специални мерки за сигурност), които са изключени от обхвата на Директива 2014/23/ЕС, Директива 2014/24/ЕС и Директива 2014/25/ЕС, по силата съответно на член 10, параграф 6, член 15, параграф 3 и член 24, параграф 3от посочените директиви. При същите условия в настоящата директива следва да бъде предвидено специално изключение за електронните фактури, издавани във връзка с изпълнението на такива договори (обявени за поверителни или придружени от специални мерки за сигурност), които попадат в обхвата на Директива 2009/81/ЕО.
(17)
Определенията, които се съдържат в настоящата директива, следва да са в съответствие със законодателството на Съюза в областта на обществените поръчки.
(18)
Комисията следва да прилага съответните разпоредби на Регламент (ЕС) № 1025/2012 на Европейския парламент и на Съвета (9), за да поиска от съответната европейска организация по стандартизация да разработи европейски стандарт за електронно фактуриране. Съгласно съответните разпоредби от Регламент (ЕС) № 1025/2012 решението на Комисията, с което се отправя такова искане, подлежи на процедурата по разглеждане, посочена в Регламент (ЕС) № 182/2011 на Европейския парламент и на Съвета (10).
(19)
Европейският стандарт за електронно фактуриране следва да се основава на съществуващите технически спецификации, разработени в рамките на европейски организации по стандартизация като CEN (CWA 16356-MUG и CWA 16562-CEN BII), и следва да отчита други подходящи технически спецификации, разработени в рамките на международни организации по стандартизация като UN/CEFACT (CII v. 2.0) и ISO (финансова фактура въз основа на методология ISO 20022). При изпълнението на искането за стандартизация съответната европейска организация по стандартизация следва да вземе предвид и резултатите от широкомащабните пилотни проекти в рамките на програмата за подкрепа на политиката по линия на Рамковата програма за конкурентоспособност и иновации, както и техническите спецификации за електронно фактуриране на други органи и организации, които са широко използвани от деловите среди. Европейският стандарт за електронно фактуриране следва също да е съвместим със съществуващите стандарти за плащания, за да може да се извършва автоматично обработване на плащанията.
(20)
В искането си до съответната европейска организация по стандартизация Комисията следва да постави като изискване европейският стандарт за електронно фактуриране да бъде технологично неутрален, за да се избегне всякакво нарушаване на конкуренцията, да бъде съвместим със съответните международни стандарти за електронно фактуриране, за да се избегнат техническите бариери за достъп до пазара за доставчици от трети държави и да се улесни изпращането на електронни фактури от европейски доставчици на купувачи в трети държави, както и да бъде в съответствие с Директива 2006/112/ЕО на Съвета (11). Тъй като в електронните фактури могат да се съдържат лични данни, Комисията следва също да изисква европейският стандарт за електронно фактуриране да е съобразен със защитата на личните данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (12) и с принципите на защита на данните още при проектирането („data protection by design“), на пропорционалност и на свеждане на данните до минимум. Освен тези минимални изисквания в своето искане до съответната европейска организация по стандартизация Комисията следва да определи допълнителни изисквания за съдържанието на европейския стандарт за електронно фактуриране и краен срок за неговото приемане.
(21)
За да се гарантира, че малките и средните предприятия също могат да се възползват от електронното фактуриране при обществените поръчки, европейският стандарт за електронно фактуриране следва да създаде възможност за въвеждане на удобни за ползване системи за електронно фактуриране, а именно такива, които са разбираеми и лесни за ползване. В това отношение следва да бъде отчетен по-конкретно и фактът, че малките и средните предприятия, както и по-малките възлагащи органи и възложители разполагат с ограничен персонал и ограничени финансови средства.
(22)
Европейският стандарт за електронно фактуриране следва да е подходящ за използване и при търговски сделки между предприятия. Във връзка с това, за да се даде възможност на частните икономически оператори да използват новия стандарт в икономическите отношения помежду си, Комисията следва да гарантира, че стандартът се разработва по начин, който го прави подходящ за използване и в други области извън сферата на обществените поръчки.
(23)
Фактурите, издавани в различните стопански сектори, могат да изискват включването на специфична за тези сектори информация. Въпреки това всички фактури следва да съдържат ограничен брой общи стандартни елементи. Наличието на тези елементи е необходимо, за да може да се провери дали фактурата отразява правилно съответстващата стопанска сделка и да се гарантира, че фактурата е действителна от правна гледна точка. Списък на такива елементи, които се изискват за целите на ДДС, се съдържа в Директива 2006/112/ЕО.Европейският стандарт за електронна фактура следва да съответства на тези елементи на фактурите.
(24)
Европейският стандарт за електронно фактуриране следва да определи семантични елементи на данните, отнасящи се в частност до допълнителни данни за продавача и купувача, идентификатори на процеса, елементи на фактурата, подробни данни за позициите във фактурата, информация за доставките и данни за плащането и неговите условия. Основните елементи на електронната фактура следва да бъдат включени във всяка електронна фактура. Това ще осигури ясното и еднакво прилагане на електронното фактуриране.
(25)
Въпреки че следва да се запази възможността изпращачът на електронната фактура да гарантира автентичността на произхода и достоверността на съдържанието на фактурата по различни начини, включително чрез електронен подпис, с оглед да се осигури съответствие с Директива 2006/112/ЕО, европейският стандарт за електронно фактуриране не следва да съдържа като елемент изискване за електронен подпис.
(26)
С цел да се избегнат прекомерните разходи и прекомерната тежест за възлагащите органи и възложителите, към съответната европейска организация по стандартизация следва да се отправи искане да състави списък с ограничен брой видове синтаксис, които са съвместими с европейския стандарт за електронно фактуриране. Този списък не следва да включва европейския стандарт за електронно фактуриране. Посочените видове синтаксис трябва вече широко и успешно да се използват от икономическите оператори и възлагащите органи. За да се улесни и ускори изпълнението от страна на държавите членки, от съответната европейска организация по стандартизация следва да се изисква да предостави подходящи връзки по отношение на синтаксиса между европейския стандарт за електронно фактуриране и всички включени в списъка видове синтаксис. Връзките по отношение на синтаксиса са насоки за начина, по който стандартът може да бъде представен в различните видове синтаксис. Тази стандартизационна цел следва да допълни европейския стандарт за електронно фактуриране и списъка на видовете синтаксис.
(27)
За да се улесни използването на европейския стандарт за електронно фактуриране, от европейската организация по стандартизация следва също така да се изиска да изготви насоки относно оперативната съвместимост на преноса на данните. Тези насоки не следва да бъдат част от европейския стандарт за електронно фактуриране, нито да са задължителни за възлагащите органи и възложителите.
(28)
Преди въвеждането в държавите членки на европейския стандарт за електронно фактуриране, практическото прилагане на стандарта следва да бъде изпробвано в достатъчна степен. Тази оценка следва да се направи по време на изработването на стандарта. Оценката следва да включва крайни потребители и следва да е насочена по-конкретно към аспектите на практичност и удобство при ползването, както и да демонстрира, че стандартът може да се прилага по икономически изгоден и пропорционален начин.
(29)
Когато европейският стандарт за електронно фактуриране и списъкът на видовете синтаксис, съответстващи на този стандарт, изготвени от съответната европейска организация по стандартизация, отговарят на изискванията, които се съдържат в искането на Комисията до европейската организация по стандартизация, и когато стандартът е бил подложен на изпробване, в Официален вестник на Европейския съюз следва да се публикуват референтният номер на този европейски стандарт за електронно фактуриране и списъкът на видовете синтаксис.
(30)
Разпоредбите относно разработването на стандарта и на други стандартизационни документи, определени в настоящата директива, са в съответствие с разпоредбите на Регламент № 1025/2012. При все това, като се имат предвид специфичните особености на настоящата директива, е целесъобразно да се предвиди решенията за публикуване, за непубликуване или за публикуване с ограничения на референтния номер на стандарта и списъка на видовете синтаксис да се приемат в съответствие с процедурата по разглеждане. Това обаче не засяга прилагането на съответните разпоредби от Регламент (ЕС) № 1025/2012 относно официалните възражения срещу хармонизираните стандарти.
(31)
Европейските организации по стандартизация правят редовен преглед на стандартите и ги актуализират с цел да се постигне съответствие с технологичното развитие. Тъй като това развитие в сектора на ИКТ е твърде бързо, Комисията следва да може също да поиска от съответната европейска организация по стандартизация да направи преглед на европейския стандарт за електронно фактуриране и да го актуализира, за да се вземе предвид посоченото развитие и да се осигури постоянна оперативна съвместимост.
(32)
За да отговори на технологичното развитие или изискванията на пазара, Комисията следва да може да приема актове за изпълнение за прегледа и актуализирането на списъка на видовете синтаксис. В случай на необходимост от по-сложни адаптации Комисията следва също да може да изисква от съответната европейска организация по стандартизация да прави преглед на списъка на видовете синтаксис и да го актуализира.
(33)
Когато Комисията счете за необходимо да осигури пълна и постоянна оперативна съвместимост, да се съобрази с технологичното развитие или да ограничи броя на видовете синтаксис, които да се използват, тя следва да може да преразгледа вече публикуван списък с видове синтаксис. При това Комисията следва да вземе предвид списъка на видовете синтаксис, който е съставен, преразглеждан и актуализиран от съответната европейска организация по стандартизация.
(34)
При изтичането на сроковете за транспониране, определени в настоящата директива, възлагащите органи и възложителите следва да са задължени да получават и обработват електронни фактури, които са съвместими с европейския стандарт за електронно фактуриране и с който и да е от видовете синтаксис в публикувания от Комисията списък в Официален вестник на Европейския съюз. Следователно възлагащите органи и възложителите не следва да отказват електронни фактури, които отговарят на посочените по-горе условия, единствено на основание, че не са спазени изисквания, различни от изрично предвидените в настоящата директива (например национални или специфични отраслови изисквания, или всякакви допълнителни технически изисквания). Други задължителни основания за отказ, като тези, които са във връзка с условия по договор, обаче не следва да бъдат засегнати от това задължение. Възлагащите органи и възложителите следва във всички случаи да запазят правото си преди плащането на фактурата да проверят дали съдържанието на електронната фактура отразява правилно всички подробности на стопанската сделка (например дали сумата по фактурата е вярна) и дали фактурата е адресирана до правилния получател. Задължението да не се отказват електронни фактури съгласно настоящата директива не засяга Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета (13).
(35)
Настоящата директива следва да задължава единствено получателите на фактура, т.е. възлагащите органи, централните органи за покупки и възложителите, да приемат и обработват електронни фактури. Настоящата директива не следва да засяга правото на изпращача на фактурата да избира между представянето на фактурата в съответствие с европейския стандарт за електронно фактуриране, съгласно национални или други технически стандарти, или на хартиен носител. Настоящата директива обаче не следва да възпрепятства държавите членки да определят, че в рамките на обществените поръчки могат да се представят само електронни фактури. Когато изпращачът реши да представи фактура, като използва европейския стандарт за електронно фактуриране, задължението на получателя за получаване и обработка на фактурата следва да се прилага само ако тя използва един от видовете синтаксис, включени в публикувания от Комисията в Официален вестник на Европейския съюз списък на видовете синтаксис. Това не следва да засяга възможността изпращачът да използва услугите на трета страна, за да осъществи връзка между собствения си синтаксис и един от видовете синтаксис, включени в списъка.
(36)
Беше проведена консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните в съответствие с член 28, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (14) и на 11 ноември 2013 г. (15) той даде становището си. В становището си той публикува препоръки за гарантиране на достатъчна защита на данните при прилагането на настоящата директива. Посочените препоръки следва да се вземат под внимание при разработването на европейския стандарт за електронно фактуриране и при обработката на личните данни от страна на възлагащите органи и възложителите. По-специално, следва да бъде ясно посочено, че съществуващите закони за защита на данните се прилагат и в сферата на електронното фактуриране и че публикуването на лични данни за целите на прозрачността и отчетността трябва да бъде съобразено по адекватен начин със защитата на правото на личен живот.
(37)
Тъй като Директива 2006/112/ЕО съдържа правила, свързани с фактурирането, включително електронното фактуриране, връзката ѝ с настоящата директива следва да бъде изяснена. Настоящата директива си поставя различна цел, има различен обхват на приложение в сравнение с Директива 2006/112/ЕО и поради това не засяга разпоредбите относно използването на електронни фактури за целите на ДДС, които се съдържат в нея. По-специално член 232 от Директива 2006/112/ЕО урежда отношенията между търговските партньори и има за цел да гарантира, че използването на електронни фактури от изпращача не може да бъде наложено на получателя. Това обаче не следва да засяга правото на държавите членки да въведат задължение за възлагащите органи и възложителите да получават електронни фактури при определени условия.
(38)
С цел да се даде възможност на възлагащите органи и възложителите внимателно да подготвят и предприемат техническите мерки, които вследствие на създаването на европейски стандарт за електронно фактуриране и одобряването на списъка на видовете синтаксис са необходими, за да се съобразят с настоящата директива, и като се има предвид необходимостта от бързо въвеждане на електронното фактуриране, следва да е обосновано да се определи срок за транспониране на директивата от 18 месеца след публикуването на референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране и на списъка на видовете синтаксис в Официален вестник на Европейския съюз. Чрез дерогация от този общ срок за транспониране и с цел да се улесни въвеждането на електронното фактуриране за някои възлагащи органи, като например местните и регионалните възлагащи органи и публични предприятия, държавите членки следва да могат да отложат прилагането на настоящата директива за нецентралните възлагащи органи и възложители до 30 месеца след публикуването на референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране и на списъка на видовете синтаксис в Официален вестник на Европейския съюз. Възможността да се отложи прилагането на изискванията на настоящата директива не следва да се прилага за централните органи за покупки.
(39)
За да се улесни изпълнението на изискванията на настоящата директива за възлагащите органи и възложителите, Комисията следва да направи необходимото държавите членки да са изцяло и редовно информирани за напредъка на работата по разработването на стандарта и свързаните с него стандартизационни документи, която ще бъде предприета от съответните европейски организации по стандартизация. Това следва да даде възможност на държавите членки да започнат необходимата подготвителна работа с оглед приключване на изпълнението в рамките на договорените срокове.
(40)
Тъй като възлагащите органи и възложителите ще бъдат в състояние да приемат електронни фактури, които са съвместими със стандарти, различни от европейския стандарт за електронно фактуриране, както и фактури на хартиен носител, освен ако не е предвидено друго в националното законодателство, настоящата директива не поражда никакви допълнителни разходи или тежест за предприятията, включително микро-, малки и средни предприятия по смисъла на Препоръка 2003/361/ЕО на Комисията (16). Освен това Комисията и държавите членки следва да положат всички възможни усилия, за да сведат до минимум разходите, свързани с европейския стандарт за електронно фактуриране, за неговите потребители, и по-специално за микро-, малките и средните предприятия, така че да се улесни въвеждането на този стандарт в рамките на Европейския съюз.
(41)
При изпълнението на настоящата директива държавите членки следва да вземат предвид потребностите на малките и средните предприятия и на по-малките възлагащи органи и възложители, и да предоставят необходимата подкрепа на всички възлагащи органи, възложители и доставчици, за да може да се използва новият европейски стандарт за електронно фактуриране. Освен това следва да се предвидят мерки за обучение, по-специално за малките и средните предприятия.
(42)
За да се улеснят техническите и процедурни адаптации, които трябва да бъдат предприети от всички страни, участващи в процеса на възлагане на обществени поръчки, за да се гарантира успешното изпълнение на настоящата директива, държавите членки следва по възможност да осигурят подпомагане от структурните фондове за всички отговарящи на изискванията възлагащи органи, възложители и малки и средни предприятия.
(43)
За да се гарантират еднакви условия за изпълнение на настоящата директива, на Комисията следва да се предоставят изпълнителни правомощия по отношение на изготвянето, ограничаването и преразглеждането на списъка на видовете синтаксис. Тези правомощия следва да се упражняват в съответствие с Регламент (ЕС) № 182/2011. За приемането на актове за изпълнение относно списъка на видовете синтаксис следва да се използва процедурата по разглеждане, тъй като те са предназначени да улесняват прилагането на европейския стандарт за електронно фактуриране и да осигуряват оперативна съвместимост и бърза реакция по отношение на технологичното развитие. Процедурата по разглеждане следва да се използва и за приемането на актове за изпълнение във връзка с възраженията срещу европейския стандарт за електронно фактуриране, като се има предвид, че посочените актове биха могли да имат последици за задължението за получаване и обработка на електронни фактури.
(44)
Доколкото целите на настоящата директива, а именно премахването на пазарните бариери и пречки пред търговията, които произтичат от наличието на различни национални правила и стандарти, и осигуряването на оперативна съвместимост не могат да бъдат постигнати в достатъчна степен от държавите членки, а следователно могат да бъдат постигнати по-добре на равнището на Съюза, Съюзът може да приеме мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, уреден в член 5 от Договора за Европейския съюз. В съответствие с принципа на пропорционалност, уреден в същия член, настоящата директива не надхвърля необходимото за постигане на тези цели,
ПРИЕХА НАСТОЯЩАТА ДИРЕКТИВА:
Член 1
Обхват
Настоящата директива се прилага по отношение на електронните фактури, издавани във връзка с изпълнението на договори, за които се прилага Директива 2009/81/ЕО, Директива 2014/23/ЕС, Директива 2014/24/ЕС или Директива 2014/25/ЕС.
Настоящата директива не се прилага по отношение на електронните фактури, издавани във връзка с изпълнението на договори, попадащи в обхвата на Директива 2009/81/ЕО, когато възлагането на обществената поръчка и изпълнението на договора са обявени за поверителни или трябва да бъдат придружени от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите в държавата членка законови, подзаконови или административни разпоредби, и при условие че държавата членка е определила, че мерки с по-малка степен на намеса не могат да гарантират защитата на засегнатите основни интереси.
Член 2
Определения
За целите на настоящата директива се прилагат следните определения:
1)
„електронна фактура“ означава фактура, която е издадена, предоставена и получена в структуриран електронен формат, който позволява автоматичното ѝ електронно обработване;
2)
„основни елементи на електронната фактура“ означава набор от съществени елементи на информацията, които трябва да се съдържат в електронната фактура, за да се осигури трансгранична оперативна съвместимост, включително необходимата информация, за да се гарантира спазването на правните изисквания;
3)
„семантичен модел на данните“ означава структуриран и логически взаимосвързан набор от термини и техните значения, които определят основните елементи на електронната фактура;
4)
„синтаксис“ означава машинно четим език или диалект, който се използва за представяне на елементите на данните, съдържащи се в електронната фактура;
5)
„връзки по отношение на синтаксиса“ означава насоки за начина, по който семантичният модел на данните за електронната фактура може да бъде представен в различните видове синтаксис;
6)
„възлагащи органи“ означава възлагащи органи съгласно определенията в член 1, точка 17 от Директива 2009/81/ЕО, член 6, параграф 1 от Директива 2014/23/ЕС и член 2, параграф 1, точка 1 от Директива 2014/24/ЕС;
7)
„нецентрални възлагащи органи“ означава нецентрални възлагащи органи съгласно определението в член 2, параграф 1, точка 3 от Директива 2014/24/ЕС;
8)
„централен орган за покупки“ означава централен орган за покупки съгласно определението в член 2, параграф 1, точка 16 от Директива 2014/24/ЕС;
9)
„възложители“ означава възложители съгласно определенията в член 1, точка 17 от Директива 2009/81/ЕО, член 7, параграфи 1 и 2 от Директива 2014/23/ЕС и член 4, параграф 1 от Директива 2014/25/ЕС;
10)
„международен стандарт“ означава международен стандарт, както е определен в член 2, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 1025/2012;
11)
„европейски стандарт“ означава европейски стандарт, както е определен в член 2, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 1025/2012.
Член 3
Създаване на европейски стандарт
1. Комисията отправя искане към съответната европейска организация по стандартизация да изготви европейски стандарт за семантичен модел на данните за основните елементи на електронната фактура („европейски стандарт за електронно фактуриране“).
Комисията изисква европейският стандарт за електронно фактуриране да отговаря най-малко на следните критерии:
-
да бъде технологично неутрален,
-
да бъде съвместим със съответните международни стандарти за електронно фактуриране,
-
да взема под внимание необходимостта от защита на личните данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО, подхода за защита на личните данни още при проектирането, както и принципите на пропорционалност, свеждане на данните до минимум и ограничаване до предвидената цел,
-
да съответства на разпоредбите на Директива 2006/112/ЕО,
-
да позволява въвеждането на практични, удобни за ползване, гъвкави и икономически изгодни системи за електронно фактуриране,
-
да отчита специфичните потребности на малките и средните предприятия, както и на нецентралните възлагащи органи и възложители,
-
да бъде подходящ за използване при търговски сделки между предприятия.
Комисията отправя искане към съответната европейска организация по стандартизация да предостави списък с ограничен брой видове синтаксис, които са съвместими с европейския стандарт за електронно фактуриране, подходящи връзки по отношение на синтаксиса и насоки относно оперативната съвместимост на преноса на данните, с цел да се улесни използването на този стандарт.
Исканията се приемат в съответствие с процедурата, предвидена в член 10, параграфи 1 - 5 от Регламент (ЕС) № 1025/2012.
Като част от дейността по разработването на стандарта от съответната европейска организация по стандартизация и в рамките на срока, посочен в параграф 2, стандартът се изпробва по отношение на практическото си приложение за крайния потребител. Комисията запазва цялостната отговорност по отношение на процеса на изпробване и гарантира, че по време на изпробването се отделя специално внимание на спазването на критериите за практичност, удобство за ползване и евентуални разходи за въвеждане в съответствие с параграф 1, втора алинея. Комисията представя доклад за резултатите от изпробването на Европейския парламент и на Съвета.
2. Когато европейският стандарт за електронно фактуриране, изготвен в съответствие с искането по параграф 1, отговаря на посочените изисквания и когато е приключил етапът на изпробване в съответствие с петата алинея от параграф 1, Комисията публикува референтния номер на стандарта в Официален вестник на Европейския съюз заедно със списъка на ограничен брой видове синтаксис, изготвен в съответствие с искането по параграф 1. Това публикуване приключва до 27 май 2017 г.
Член 4
Официални възражения срещу европейския стандарт
1. В случаите, когато държава членка или Европейският парламент счете, че европейският стандарт за електронно фактуриране и списъкът на видовете синтаксис не отговарят изцяло на изискванията по член 3, параграф 1, държавата членка или Европейският парламент информира Комисията за това, като представя подробни обяснения, и Комисията решава:
а)
да публикува, да не публикува или да публикува с ограничения референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране и списъка на съответните видове синтаксис в Официален вестник на Европейския съюз;
б)
да запази, да запази с ограничения или да заличи референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране и списъка на съответните видове синтаксис в Официален вестник на Европейския съюз.
2. Комисията публикува на своята интернет страница информация за европейския стандарт за електронно фактуриране и списъка на видовете синтаксис, предмет на посоченото в параграф 1 решение.
3. Комисията информира съответната европейска организация по стандартизация за решението, посочено в параграф 1, и при необходимост изисква преразглеждане на европейския стандарт за електронно фактуриране или на списъка на съответните видове синтаксис.
4. Решението, посочено в параграф 1, букви а) и б) от настоящия член, се приема в съответствие с процедурата по разглеждане, посочена член 10, параграф 2.
Член 5
Запазване и по-нататъшно разработване на европейския стандарт и на списъка с видовете синтаксис
1. За да се вземе предвид технологичното развитие и да се осигури пълна и постоянна оперативна съвместимост в областта на електронното фактуриране при обществените поръчки, Комисията може:
а)
да актуализира или преразглежда европейския стандарт за електронно фактуриране;
б)
да актуализира или преразглежда списъка на видовете синтаксис, публикуван от Комисията в Официален вестник на Европейския съюз.
2. Когато Комисията реши да предприеме действието, посочено в параграф 1, буква а), тя отправя искане до съответната европейска организация по стандартизация. Това искане се отправя съгласно процедурата, посочена в член 3, параграф 1 без да се прилагат сроковете, предвидени там.
3. Член 4 се прилага за всяка актуализация или всяко преразглеждане, предприети в съответствие с параграф 1, буква а).
4. Когато Комисията реши да предприеме действието, посочено в параграф 1, буква б), тя прави това в съответствие с процедурата по разглеждане, посочена в член 10, параграф 2 или като отправи искане до съответната европейска организация по стандартизация. Това искане се отправя съгласно процедурата, посочена в член 3, параграф 1, без да се прилагат сроковете, предвидени там.
Член 6
Основни елементи на електронната фактура
Сред основните елементи на електронната фактура са:
а)
идентификатори на процеса и на фактурата;
б)
период на фактурата;
в)
данни за продавача;
г)
данни за купувача;
д)
данни за платеца;
е)
данни за данъчния представител на продавача;
ж)
референтен номер на договора;
з)
данни за доставката;
и)
инструкции относно плащането;
й)
информация за отстъпките или таксите;
к)
информация за позициите във фактурата;
л)
обща сума на фактурата;
м)
разбивка за целите на ДДС.
Член 7
Получаване и обработка на електронни фактури
Държавите членки гарантират, че възлагащите органи и възложителите получават и обработват електронни фактури, които са съвместими с европейския стандарт за електронно фактуриране, чийто референтен номер е публикуван в съответствие с член 3, параграф 2, както и с някой от видовете синтаксис в списъка, публикуван в съответствие с член 3, параграф 2.
Член 8
Защита на данните
1. Настоящата директива не засяга приложимото право на Съюза и национално право относно защитата на данните.
2. Ако в правото на Съюза или в националното право не е предвидена друга разпоредба в обратния смисъл и без да се засягат изключенията и ограниченията, предвидени в член 13 от Директива 95/46/ЕО, личните данни, получени за целта на електронното фактуриране, могат да се използват само за тази цел или за съвместими с него цели.
3. Държавите членки гарантират, без да се засягат изключенията и ограниченията, предвидени в член 13 от Директива 95/46/ЕО, че условията за публикуване, с цел прозрачност и отчетност, на лични данни, събрани във връзка с електронното фактуриране, са в съответствие с целите на публикуването и с принципа за защита на правото на личен живот.
Член 9
Използване на електронни фактури за целите на ДДС
Настоящата директива не засяга разпоредбите на Директива 2006/112/ЕО.
Член 10
Процедура на комитет
1. Комисията се подпомага от комитет. Този комитет е комитет по смисъла на Регламент (ЕС) № 182/2011.
2. При позоваване на настоящия параграф се прилага член 5 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
Член 11
Транспониране
1. Държавите членки приемат, публикуват и прилагат законовите, подзаконовите и административните мерки, необходими, за да се съобразят с настоящата директива, не по-късно от 27 ноември 2018 г. Те незабавно съобщават на Комисията текста на тези мерки.
2. Чрез дерогация от параграф 1, не по-късно от 18 месеца след публикуването на референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране в Официален вестник на Европейския съюз, държавите членки приемат, публикуват и прилагат разпоредбите, необходими за спазване на задължението по член 7 за получаване и обработка на електронни фактури.
Държавите членки могат да отлагат прилагането, посочено в първа алинея, по отношение на нецентралните си възлагащи органи и възложители най-късно до 30 месеца след публикуването на референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране в Официален вестник на Европейския съюз.
След публикуването на референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране, Комисията публикува в Официален вестник на Европейския съюз крайната дата за привеждане в действие на посочените в първа алинея мерки.
3. Държавите членки съобщават на Комисията текста на основните разпоредби от националното законодателство, които те приемат в областта, уредена с настоящата директива.
Член 12
Преглед
Комисията прави преглед на въздействието на настоящата директива върху вътрешния пазар и въвеждането на електронното фактуриране при обществените поръчки и докладва за това на Европейския парламент и на Съвета в рамките на три години от крайния срок за максималното отлагане, определен за нецентралните органи в член 11, параграф 2, втора алинея. По целесъобразност докладът се придружава от оценка на въздействието, свързана с необходимостта от по-нататъшни действия.
Член 13
Влизане в сила
Настоящата директива влиза в сила на двадесетия ден след публикуването ѝ в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 14
Адресати
Адресати на настоящата директива са държавите членки.
Съставено в Страсбург на 16 април 2014 година.
DIRECTIVE 2014/55/EU OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL
of 16 April 2014
on electronic invoicing in public procurement
(Text with EEA relevance)
THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 114 thereof,
Having regard to the proposal from the European Commission,
After transmission of the draft legislative act to the national parliaments,
Having regard to the opinion of the European Economic and Social Committee (1),
Having regard to the opinion of the Committee of the Regions (2),
Acting in accordance with the ordinary legislative procedure (3),
Whereas:
(1)
Several global, national, regional and proprietary standards on electronic invoices exist and are currently used in Member States. None of those standards prevails, and most of them are not interoperable with one another.
(2)
In the absence of a common standard, Member States decide, when promoting the use of electronic invoices in public procurement or making their use mandatory, to develop their own technical solutions based on separate national standards. Hence, the number of different standards coexisting across Member States is increasing and is likely to continue increasing in the future.
(3)
The multiplicity of non-interoperable standards results in excessive complexity, legal uncertainty and additional operating costs for economic operators using electronic invoices across Member States. Economic operators wishing to carry out cross-border procurement activities are often required to comply with a new electronic invoicing standard each time they access a new market. Since they discourage economic operators from undertaking cross-border procurement activities, the divergent legal and technical requirements concerning electronic invoices constitute market access barriers in cross-border public procurement, and obstacles to trade. They obstruct the fundamental freedoms and thus have a direct effect on the functioning of the internal market.
(4)
Those obstacles to intra-Union trade are likely to increase in the future as more non-interoperable national and proprietary standards are developed and as the use of electronic invoices in public procurement becomes more widespread or is made mandatory in Member States.
(5)
The obstacles to cross-border trade deriving from the co-existence of several legal requirements and technical standards on electronic invoicing and from the lack of interoperability should be removed or reduced. In order to achieve that objective, a common European standard for the semantic data model of the core elements of an electronic invoice (the ‘European standard on electronic invoicing’) should be developed. The standard should set out and describe the core elements which an electronic invoice must always contain, thus facilitating the sending and receipt of electronic invoices between systems based on different technical standards. Provided that they do not conflict with this European standard, existing national technical standards should neither be replaced, nor should their use be restricted, by this standard, and it should remain possible to continue to apply them in parallel with the European standard.
(6)
By ensuring semantic interoperability and improving legal certainty, this Directive will promote the uptake of electronic invoicing in public procurement, thereby allowing Member States, contracting authorities, contracting entities, and economic operators to generate significant benefits in terms of savings, environmental impact, and reduction of administrative burdens.
(7)
The benefits of electronic invoicing are maximised when the generation, sending, transmission, reception and processing of an invoice can be fully automated. For this reason, only machine-readable invoices which can be processed automatically and digitally by the recipient should be considered to be compliant with the European standard on electronic invoicing. A mere image file should not be considered to be an electronic invoice for the purpose of this Directive.
(8)
The goal of interoperability is to allow for the presentation and processing of information in a consistent manner between business systems, regardless of their technology, application or platform. Full interoperability includes the ability to interoperate on three distinct levels: in terms of the content of the invoice (semantics), the format or language used (syntax), and the method of transmission. Semantic interoperability implies that the electronic invoice contains a certain amount of required information, and that the precise meaning of the exchanged information is preserved and understood in an unambiguous manner, independently of the way in which it is physically represented or transmitted. Syntactic interoperability implies that the data elements of an electronic invoice are presented in a format which can be exchanged directly between the sender and recipient and processed automatically. Syntactic interoperability can be ensured in one of two ways, namely through the use of a common syntax or by means of mapping between different syntaxes.
(9)
There are a large number of syntaxes in use. More and more, syntactic interoperability is ensured by means of mapping. This method is effective if the invoice contains all the required data elements at the semantic level and if their meaning is unambiguous. Since that is frequently not the case, action is required to ensure interoperability at semantic level. In order to further simplify the use of electronic invoicing and to reduce costs, one of the long-term objectives should be to limit the number of syntaxes used, preferably by concentrating on those most commonly used.
(10)
The standardisation of electronic invoicing also complements efforts to promote the uptake of electronic procurement as reflected in the relevant provisions of Directive 2014/24/EU of the European Parliament and of the Council (4) and Directive 2014/25/EU of the European Parliament and of the Council (5).
(11)
The European Council, in its conclusions of 28 and 29 June 2012 and 24 October 2013, stated that priority should be given to measures aimed at further developing cross-border online trade and the modernisation of public administrations, including by facilitating the transition to, and through the swift implementation of, electronic invoicing.
(12)
The European Parliament, in its resolution of 20 April 2012, pointed at market fragmentation resulting from national rules on electronic invoicing, underlined the substantial benefits offered by electronic invoicing and stressed the importance of legal certainty, a clear technical environment and open and interoperable electronic invoicing solutions based on common legal requirements, business processes and technical standards. For these reasons, the European Parliament called for making electronic invoicing in public procurement mandatory by 2016.
(13)
The European Multi-Stakeholder Forum on Electronic Invoicing (e-invoicing), set up by Commission Decision of 2 November 2010 (6), unanimously adopted a Recommendation on the use of a semantic data model to support interoperability for electronic invoicing in October 2013.
(14)
This Directive should apply to electronic invoices received by contracting authorities and contracting entities and issued as a result of the performance of contracts to which Directive 2009/81/EC of the European Parliament and of the Council (7), Directive 2014/23/EU of the European Parliament and of the Council (8), Directive 2014/24/EU or Directive 2014/25/EU applies. Only electronic invoices issued by the economic operator to whom the public contract or concession contract has been awarded (the main contractor) should be covered by this Directive. However, when Member States provide for direct payment to subcontractors pursuant to Article 71 of Directive 2014/24/EU and Article 88 of Directive 2014/25/EU, the arrangements to be determined in the procurement documents should include provisions concerning whether or not electronic invoicing is to be used in respect of payments to subcontractors. It should be clarified that, when a contract is awarded to a group of economic operators, this Directive applies to electronic invoices issued both by the group and by the individual economic operators.
(15)
This Directive should also apply to concession contracts involving payment which require invoices to be issued by the economic operator to whom the concession contract has been awarded. The term ‘concessions’ is defined in point 1 of Article 5 of Directive 2014/23/EU. The object of concessions contracts is the procurement of works or services by means of a concession, the consideration of which consists in the right to exploit the works or services or in that right together with payment.
(16)
This Directive is subject to Article 346 of the Treaty on the Functioning of the European Union. This Directive does not apply to electronic invoices issued as a result of the performance of contracts (declared secret or accompanied by special security measures) which are excluded from the scope of Directive 2014/23/EU, Directive 2014/24/EU and Directive 2014/25/EU pursuant to Articles 10(6), 15(3) and 24(3) thereof respectively. Under the same conditions, a specific exclusion should be provided in this Directive for electronic invoices issued as a result of the performance of such contracts (declared secret or accompanied by special security measures), which fall within the scope of Directive 2009/81/EC.
(17)
The definitions used in this Directive should be in line with other Union legislation on public procurement.
(18)
The Commission should apply the relevant provisions of Regulation (EU) No 1025/2012 of the European Parliament and of the Council (9) to request that the relevant European standardisation organisation draft a European standard on electronic invoicing. Pursuant to the relevant provisions of Regulation (EU) No 1025/2012, the Commission's decision laying down such a request is subject to the examination procedure referred to in Regulation (EU) No 182/2011 of the European Parliament and of the Council (10).
(19)
The European standard on electronic invoicing should be based on existing technical specifications developed within the framework of European standardisation organisations such as CEN (CWA 16356-MUG and CWA 16562-CEN BII), and should take into account other relevant technical specifications developed within the framework of international standardisation organisations, such as UN/CEFACT (CII v. 2.0) and ISO (Financial Invoice based on the ISO 20022 methodology). In carrying out the standardisation request, the relevant European standardisation organisation should also take into account the results of Large-Scale Pilot Projects implemented within the framework of the Policy Support Programme of the Competitiveness and Innovation Framework Programme (CIP) and other relevant bodies' and organisations' technical specifications on electronic invoicing that are widely used by the business community. The European standard on electronic invoicing should also be compatible with the existing standards for payments in order to allow for the automatic processing of payments.
(20)
In its request to the relevant European standardisation organisation, the Commission should require that the European standard on electronic invoicing be technologically neutral in order to avoid any distortion of competition, that it be compatible with relevant international standards on electronic invoicing in order to prevent suppliers from third countries encountering technical market access barriers and to make it easier for European suppliers to send electronic invoices to buyers in third countries, and that it comply with Council Directive 2006/112/EC (11). Since electronic invoices may contain personal data, the Commission should also require that the European standard on electronic invoicing takes account of the protection of personal data, in accordance with Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council (12) and the principles of data protection by design, proportionality and data minimisation. In addition to those minimum requirements, the Commission should determine, in its request to the relevant European standardisation organisation, further requirements as to the content of the European standard on electronic invoicing and a deadline for its adoption.
(21)
In order to ensure that small and medium-sized enterprises can also benefit from electronic invoicing in public procurement, the European standard on electronic invoicing should make it possible to set up user-friendly electronic invoicing systems, namely ones which are easy to understand and easy to use. In this respect, the fact that small and medium-sized enterprises, in particular, as well as smaller contracting authorities and contracting entities have limited staff and financial resources should also be taken into account.
(22)
The European standard on electronic invoicing should also be suitable for use in commercial transactions between enterprises. Therefore, in order to allow private economic operators to use the new standard in their business dealings with one another, the Commission should ensure that the standard is not developed in a way which makes it suitable for use solely in the area of public procurement.
(23)
Invoices issued in different business sectors may require the inclusion of information specific to those sectors. Nevertheless, a limited number of common standard elements should be included in all invoices. The presence of those elements is indispensable for verifying whether the invoice properly reflects the underlying business transaction and ensuring that the invoice is legally valid. A list of such elements required for VAT purposes is provided by Directive 2006/112/EC. The European standard on electronic invoicing should be consistent with this set of elements.
(24)
The European standard on electronic invoicing should define semantic data elements referring, in particular, to complementary seller and buyer data, process identifiers, invoice attributes, invoice item details, delivery information, and payment details and terms. The core elements of an electronic invoice should be included in every electronic invoice. This should ensure the clear and uniform application of electronic invoicing.
(25)
While the sender of an electronic invoice should continue to have the possibility to guarantee the authenticity of the origin and the integrity of the content of the invoice by several methods, including by means of an electronic signature, in order to ensure compliance with Directive 2006/112/EC, the European standard on electronic invoicing should not contain as one of its elements a requirement for an electronic signature.
(26)
In order to avoid excessive costs and burdens for contracting authorities and contracting entities, the relevant European standardisation organisation should be requested to identify a list with a limited number of syntaxes which comply with the European standard on electronic invoicing. That list should not form part of the European standard on electronic invoicing. The identified syntaxes must already be widely and successfully used by economic operators and contracting authorities. In order to facilitate and accelerate implementation by Member States, the relevant European standardisation organisation should be requested to provide appropriate syntax bindings from the European standard on electronic invoicing to all syntaxes identified in the list. Syntax bindings are guidelines on how the standard could be represented in the various syntaxes. This standardisation deliverable should complement the European standard on electronic invoicing and the list of syntaxes.
(27)
In order to facilitate the use of the European standard on electronic invoicing, the European standardisation organisation should also be requested to draft guidelines on transmission interoperability. Those guidelines should not form part of the European standard on electronic invoicing or be binding on contracting authorities and contracting entities.
(28)
Prior to the introduction of the European standard on electronic invoicing in the Member States, the practical application of the standard should be sufficiently tested. This assessment should be done during the drawing up of the standard. That assessment should involve end users, and should address, in particular, aspects of practicality and user-friendliness, and should demonstrate that the standard can be implemented in a cost efficient and proportionate manner.
(29)
Where the European standard on electronic invoicing and the list of syntaxes complying with the standard drawn up by the relevant European standardisation organisation satisfy the requirements contained in the Commission's request to the European standardisation organisation, and where the standard has been tested, the references of the European standard on electronic invoicing and the list of syntaxes should be published in the Official Journal of the European Union.
(30)
The provisions on the development of the standard and the other standardisation deliverables laid down in this Directive are in line with the relevant provisions of Regulation (EU) No 1025/2012. However, taking into account the specificities of this Directive, it is appropriate to provide that the decisions to publish, not to publish or to publish with restriction the references to the standard and the list of syntaxes be adopted in accordance with the examination procedure. This should however be without prejudice to the application of the relevant provisions of Regulation (EU) No 1025/2012 concerning formal objections to harmonised standards.
(31)
European standardisation organisations regularly review and update standards in order to respond to technological developments. In light of the rapid nature of such developments in the ICT sector, the Commission should also be able to request that the relevant European standardisation organisation revise and update the European standard on electronic invoicing in order to take those developments into account and to ensure continuing interoperability.
(32)
In order to respond to technological developments or market requirements, the Commission should be able to adopt an implementing act to review and update the list of syntaxes. In the case of more complex adjustments, the Commission should also be able to request that the relevant European standardisation organisation revise and update the list of syntaxes.
(33)
Where it considers it necessary to ensure full and ongoing interoperability, to take into account technological developments or to limit the number of syntaxes to be used, the Commission should be able to review a list of syntaxes already published. In so doing, the Commission should take into account the list of syntaxes identified, reviewed and updated by the relevant European standardisation organisation.
(34)
Upon the expiry of the transposition deadlines laid down in this Directive, contracting authorities and contracting entities should be obliged to receive and process electronic invoices which comply with the European standard on electronic invoicing and with any of the syntaxes on the list published by the Commission in the Official Journal of the European Union. Contracting authorities and contracting entities should therefore not refuse electronic invoices which meet the above conditions solely on the grounds of non-compliance with requirements (for example national or sector-specific requirements, or additional technical requirements of any kind) other than those specifically provided for in this Directive. However, other compelling grounds for refusal, such as those relating to contractual conditions, should not be affected by this obligation. Before paying the invoice, contracting authorities and contracting entities should in any case remain free to verify whether the content of the electronic invoice correctly reflects the underlying business transaction (for example whether the invoice amount is correct) and whether the invoice has been addressed to the correct recipient. The obligation to not refuse electronic invoices in accordance with this Directive is without prejudice to Directive 2011/7/EU of the European Parliament and of the Council (13).
(35)
This Directive should only require recipients of an invoice, i.e. contracting authorities, central purchasing bodies and contracting entities, to accept and process electronic invoices. This Directive should be without prejudice to the right of the sender of the invoice to choose between submitting the invoice in accordance with the European standard on electronic invoicing, in accordance with national or other technical standards, or in paper format. However, this Directive should not prevent Member States from mandating that only electronic invoices be submitted in the framework of public procurement. Where the sender chooses to submit the invoice using the European standard on electronic invoicing, the recipient's obligation to receive and process should only apply if the invoice is in one of the syntaxes included on the list of syntaxes published by the Commission in the Official Journal of the European Union. This should be without prejudice to the sender using the services of a third party to translate between its own syntax and one of those on the list.
(36)
The European Data Protection Supervisor has been consulted in accordance with Article 28(2) of Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council (14) and issued an opinion on 11 November 2013 (15). In his opinion he published recommendations for ensuring adequate data protection in the application of this Directive. Those recommendations should be borne in mind when drawing up the European standard on electronic invoicing and in the processing of personal data by contracting authorities and contracting entities. In particular, it should be made clear that existing data protection laws also apply in the area of electronic invoicing and that the publication of personal data for transparency and accountability purposes must be in keeping with the protection of privacy.
(37)
Since Directive 2006/112/EC contains rules on invoicing, including on electronic invoicing, its relationship with this Directive should be clarified. This Directive pursues a different objective, has a scope of application different from that of Directive 2006/112/EC and hence, it does not affect the provisions on the use of electronic invoices for VAT purposes contained therein. In particular, Article 232 of Directive 2006/112/EC governs the relations between trading parties and aims to ensure that the use of electronic invoices by the sender cannot be imposed on the recipient. However, this should be without prejudice to the right of Member States to impose on contracting authorities and contracting entities an obligation to receive electronic invoices under certain conditions.
(38)
In order to allow contracting authorities and contracting entities to properly prepare and take the technical measures that, following the establishment of the European standard on electronic invoicing and the approval of the list of syntaxes, are necessary to comply with this Directive, and in view of the necessity for swift implementation of electronic invoicing, a transposition deadline of 18 months following the publication of the reference of the European standard on electronic invoicing and the list of syntaxes in the Official Journal of the European Union should be considered justified. By derogation from this general transposition deadline and in order to facilitate the take up of electronic invoicing for certain contracting authorities, such as local and regional contracting authorities and public undertakings, Member States should be allowed to postpone the application of this Directive for sub-central contracting authorities and contracting entities until 30 months following the publication of the reference of the European standard on electronic invoicing and the list of syntaxes in the Official Journal of the European Union. This possibility to postpone the application of the requirements of this Directive should not apply to central purchasing bodies.
(39)
In order to facilitate the implementation of the requirements of this Directive for contracting authorities and contracting entities, the Commission should ensure that Member States are kept fully and regularly informed of the progress of work in terms of the development of the standard and the related standardisation deliverables to be undertaken by the relevant European standardisation organisation. This should allow the Member States to undertake the necessary preparatory work with a view to completing implementation within the agreed deadlines.
(40)
Since contracting authorities and contracting entities will be able to accept electronic invoices which comply with standards other than the European standard on electronic invoicing as well as paper invoices unless otherwise provided in national legislation, this Directive does not place any additional costs or burden on enterprises, including micro, small and medium-sized enterprises within the meaning of Commission Recommendation 2003/361/EC (16). Furthermore, the Commission and the Member States should make every effort to minimise the cost of the European standard on electronic invoicing for its users, in particular for micro, small and medium-sized enterprises, so as to facilitate its uptake across the European Union.
(41)
When implementing this Directive, Member States should take into account the needs of small and medium-sized enterprises and smaller contracting authorities and contracting entities, and offer to all contracting authorities, contracting entities and suppliers the necessary support so that the European standard on electronic invoicing can be used. Moreover, training measures should be provided, in particular for small and medium-sized enterprises.
(42)
In order to facilitate the technical and procedural adaptations which need to be undertaken by all parties involved in public procurement to ensure the successful implementation of this Directive Member States should, where possible, make Structural Fund assistance available to all eligible contracting authorities, contracting entities, and small and medium-sized enterprises.
(43)
In order to ensure uniform conditions for the implementation of this Directive, and for the drawing up, the restriction and the review of the list of syntaxes, implementing powers should be conferred on the Commission. Those powers should be exercised in accordance with Regulation (EU) No 182/2011. The examination procedure should be used for the adoption of the implementing acts concerning the list of syntaxes given that they serve to facilitate the application of the European standard on electronic invoicing and ensure interoperability and rapid response to technological developments. The examination procedure should also be used for the adoption of implementing acts with respect to the objections to the European standard on electronic invoicing, given that those acts could have consequences for the obligation to receive and process electronic invoices.
(44)
Since the objectives of this Directive, namely the removal of market barriers and obstacles to trade deriving from the existence of differing national rules and standards and ensuring interoperability, cannot be sufficiently achieved by the Member States but can therefore be better achieved at Union level, the Union may adopt measures, in accordance with the principle of subsidiarity as set out in Article 5 of the Treaty on European Union. In accordance with the principle of proportionality, as set out in that Article, this Directive does not go beyond what is necessary in order to achieve those objectives,
HAVE ADOPTED THIS DIRECTIVE:
Article 1
Scope
This Directive shall apply to electronic invoices issued as a result of the performance of contracts to which Directive 2009/81/EC, Directive 2014/23/EU, Directive 2014/24/EU or Directive 2014/25/EU applies.
This Directive shall not apply to electronic invoices issued as a result of the performance of contracts falling within the scope of Directive 2009/81/EC, where the procurement and performance of the contract are declared to be secret or must be accompanied by special security measures in accordance with the laws, regulations or administrative provisions in force in a Member State, and provided that the Member State has determined that the essential interests concerned cannot be guaranteed by less intrusive measures.
Article 2
Definitions
For the purposes of this Directive, the following definitions shall apply:
(1)
‘electronic invoice’ means an invoice that has been issued, transmitted and received in a structured electronic format which allows for its automatic and electronic processing;
(2)
‘core elements of an electronic invoice’ means a set of essential information components which an electronic invoice must contain in order to enable cross-border interoperability, including the necessary information to ensure legal compliance;
(3)
‘semantic data model’ means a structured and logically interrelated set of terms and their meanings that specify the core elements of an electronic invoice;
(4)
‘syntax’ means the machine readable language or dialect used to represent the data elements contained in an electronic invoice;
(5)
‘syntax bindings’ means guidelines on how a semantic data model for an electronic invoice could be represented in the various syntaxes;
(6)
‘contracting authorities’ means contracting authorities as defined in point 17 of Article 1 of Directive 2009/81/EC, Article 6(1) of Directive 2014/23/EU and point (1) of Article 2(1) of Directive 2014/24/EU;
(7)
‘sub-central contracting authorities’ means sub-central contracting authorities as defined in point (3) of Article 2(1) of Directive 2014/24/EU;
(8)
‘central purchasing body’ means central purchasing body as defined in point (16) of Article 2(1) of Directive 2014/24/EU;
(9)
‘contracting entities’ means contracting entities as defined in point 17 of Article 1 of Directive 2009/81/EC, Article 7(1) and (2) of Directive 2014/23/EU and Article 4(1) of Directive 2014/25/EU;
(10)
‘international standard’ means an international standard as defined in point (a) of Article 2(1) of Regulation (EU) No 1025/2012;
(11)
‘European standard’ means a European standard as defined in point (b) of Article 2(1) of Regulation (EU) No 1025/2012.
Article 3
Establishment of a European standard
1. The Commission shall request that the relevant European standardisation organisation draft a European standard for the semantic data model of the core elements of an electronic invoice (the ‘European standard on electronic invoicing’).
The Commission shall require that the European standard on electronic invoicing complies at least with the following criteria:
-
it is technologically neutral,
-
it is compatible with relevant international standards on electronic invoicing,
-
it has regard to the need for personal data protection in accordance with Directive 95/46/EC, to a ‘data protection by design’ approach and to the principles of proportionality, data minimisation and purpose limitation,
-
it is consistent with the relevant provisions of Directive 2006/112/EC,
-
it allows for the establishment of practical, user-friendly, flexible and cost-efficient electronic invoicing systems,
-
it takes into account the special needs of small and medium-sized enterprises as well as of sub-central contracting authorities and contracting entities,
-
it is suitable for use in commercial transactions between enterprises.
The Commission shall request that the relevant European standardisation organisation provide a list with a limited number of syntaxes which comply with the European standard on electronic invoicing, the appropriate syntax bindings and guidelines on transmission interoperability, in order to facilitate the use of such standard.
The requests shall be adopted in accordance with the procedure laid down in Article 10(1) to (5) of Regulation (EU) No 1025/2012.
As part of the work to develop the standard by the relevant European standardisation organisation, and within the timeline identified in paragraph 2, the standard shall be tested as to its practical application for an end user. The Commission shall retain overall responsibility for the testing and shall ensure that, during the performance of the test, special account be taken of the respect for the criteria of practicality, user-friendliness and possible implementation costs in accordance with the second subparagraph of paragraph 1. The Commission shall submit a report on the outcome of the test to the European Parliament and the Council.
2. Where the European standard on electronic invoicing, drawn up in accordance with the request referred to in paragraph 1, satisfies the requirements contained therein and where a test phase in accordance with the fifth subparagraph of paragraph 1 has been completed, the Commission shall publish the reference to the standard in the Official Journal of the European Union, together with the list of a limited number of syntaxes drawn up in accordance with the request referred to in paragraph 1. That publication shall be completed by 27 May 2017.
Article 4
Formal objections to the European standard
1. Where a Member State or the European Parliament considers that the European standard on electronic invoicing and the list of syntaxes do not entirely satisfy the requirements set out in Article 3(1), it shall inform the Commission thereof with a detailed explanation, and the Commission shall decide:
(a)
to publish, not to publish, or to publish with restriction the references to the European standard on electronic invoicing and the list of syntaxes concerned in the Official Journal of the European Union;
(b)
to maintain, to maintain with restriction or to withdraw the references to the European standard on electronic invoicing and to the list of syntaxes concerned in, or from, the Official Journal of the European Union.
2. The Commission shall publish on its website information on the European standard on electronic invoicing and the list of syntaxes that have been subject to the decision referred to in paragraph 1.
3. The Commission shall inform the European standardisation organisation concerned of the decision referred to in paragraph 1 and, if necessary, shall request the revision of the European standard on electronic invoicing or list of syntaxes concerned.
4. The decisions referred to in point (a) and point (b) of paragraph 1 of this Article shall be adopted in accordance with the examination procedure referred to in Article 10(2).
Article 5
Maintenance and further development of the European standard and the list of syntaxes
1. In order to take into account technological developments and to ensure full and ongoing interoperability in electronic invoicing in public procurement, the Commission may:
(a)
update or revise the European standard on electronic invoicing;
(b)
update or revise the list of syntaxes published by the Commission in the Official Journal of the European Union.
2. Where the Commission decides to undertake the action referred to in point (a) of paragraph 1, it shall make a request to the relevant European standardisation organisation. That request shall be made in accordance with the procedure referred to in Article 3(1) without applying the deadlines provided for therein.
3. Article 4 shall apply to any update or revision undertaken in accordance with point (a) of paragraph 1.
4. Where the Commission decides to undertake the action referred to in point (b) of paragraph 1, it shall do so either in accordance with the examination procedure referred to in Article 10(2) or by making a request to the relevant European standardisation organisation. Such request shall be made in accordance with the procedure referred to in Article 3(1) without applying the deadlines provided for therein.
Article 6
Core elements of an electronic invoice
The core elements of an electronic invoice are, inter alia:
(a)
process and invoice identifiers;
(b)
the invoice period;
(c)
seller information;
(d)
buyer information;
(e)
payee information;
(f)
seller's tax representative information;
(g)
contract reference;
(h)
delivery details;
(i)
payment instructions;
(j)
allowance or charge information;
(k)
invoice line item information;
(l)
invoice totals;
(m)
VAT breakdown.
Article 7
Receipt and processing of electronic invoices
Member States shall ensure that contracting authorities and contracting entities receive and process electronic invoices which comply with the European standard on electronic invoicing whose reference has been published pursuant to Article 3(2) and with any of the syntaxes on the list published pursuant to Article 3(2).
Article 8
Data protection
1. This Directive is without prejudice to applicable Union and national law on data protection.
2. Subject to any provisions to the contrary in Union or national law and without prejudice to the exemptions and restrictions set out in Article 13 of Directive 95/46/EC, personal data obtained for the purpose of electronic invoicing may be used only for that purpose or for purposes compatible with it.
3. Without prejudice to the exemptions and restrictions set out in Article 13 of Directive 95/46/EC, Member States shall ensure that arrangements for the publication, for transparency and accounting purposes, of personal data gathered in connection with electronic invoicing are consistent with the purpose of such publication and with the principle of the protection of privacy.
Article 9
Use of electronic invoices for VAT purposes
This Directive is without prejudice to the provisions of Directive 2006/112/EC.
Article 10
Committee procedure
1. The Commission shall be assisted by a committee. That committee shall be a committee within the meaning of Regulation (EU) No 182/2011.
2. Where reference is made to this paragraph, Article 5 of Regulation (EU) No 182/2011 shall apply.
Article 11
Transposition
1. Member States shall adopt, publish and apply the laws, regulations and administrative provisions necessary to comply with this Directive at the latest by 27 November 2018. They shall forthwith communicate the text of those measures to the Commission.
2. By way of derogation from paragraph 1, Member States shall, not later than 18 months after the publication of the reference of the European standard on electronic invoicing in the Official Journal of the European Union, adopt, publish and apply the provisions necessary to comply with the obligation contained in Article 7 to receive and process electronic invoices.
Member States may postpone the application referred to in the first subparagraph with regard to their sub-central contracting authorities and contracting entities until 30 months after publication of the reference of the European standard on electronic invoicing in the Official Journal of the European Union at the latest.
Upon publication of the reference to the European standard on electronic invoicing, the Commission shall publish in the Official Journal of the European Union the final date for the bringing into force of the measures referred to in the first subparagraph.
3. Member States shall communicate to the Commission the text of the main provisions of national law which they adopt in the field covered by this Directive.
Article 12
Review
The Commission shall review the effects of this Directive on the internal market and on the uptake of electronic invoicing in public procurement and shall submit a report thereon to the European Parliament and to the Council within three years of the time limit for the maximum postponement set for sub-central authorities in the second subparagraph of Article 11(2). Where appropriate, the report shall be accompanied by an impact assessment relating to the need for further action.
Article 13
Entry into force
This Directive shall enter into force on the twentieth day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
Article 14
Addressees
This Directive is addressed to the Member States.
Done at Strasbourg, 16 April 2014.