РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 908/2014 НА КОМИСИЯТА
от 6 август 2014 година
за определяне на правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на разплащателните агенции и други органи, финансовото управление, уравняването на сметките, правилата за проверките, обезпеченията и прозрачността
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 17 декември 2013 г. относно финансирането, управлението и мониторинга на общата селскостопанска политика и за отмяна на регламенти (ЕИО) № 352/78, (ЕО) № 165/94, (ЕО) № 2799/98, (ЕО) № 814/2000, (ЕО) № 1290/2005 и (ЕО) № 485/2008 на Съвета (1), и по-специално член 8, параграф 2, член 9, параграф 2, член 23, член 36, параграф 6, член 46, параграфи 5 и 6, член 50, параграф 2, член 53, параграф 1, член 57, параграф 2, член 62, параграф 2, член 66, параграф 4, членове 88, 104 и 114 от него,
като има предвид, че:
(1)
В Регламент (ЕС) № 1306/2013 се установяват основни правила относно финансирането, управлението и мониторинга на общата селскостопанска политика, включително по отношение на акредитацията на разплащателните агенции и координиращите органи, финансовото управление и процедурите за уравняване, системите за контрол и санкции, включително проверката на трансакциите, обезпеченията и прозрачността. За да се гарантира, че новата правна рамка, установена с посочения регламент, функционира безпроблемно и се прилага по еднакъв начин, Комисията е упълномощена да приема определени правила в тези области. Новите разпоредби следва да заменят съответните разпоредби на регламенти (ЕО) № 601/94 (2), (ЕО) № 4/2004 (3), (ЕО) № 883/2006 (4), (ЕО) № 884/2006 (5), (ЕО) № 885/2006 (6), (ЕО) № 259/2008 (7) и Регламент за изпълнение (ЕС) № 282/2012 (8) на Комисията. Регламенти (ЕО) № 883/2006, (ЕО) № 884/2006, (ЕО) № 885/2006 и Регламент за изпълнение (ЕС) № 282/2012 се отменят с Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията (9). От съображения за яснота и правна сигурност регламенти (ЕО) № 601/94, (ЕО) № 4/2004 и (ЕО) № 259/2008 следва да бъдат отменени.
(2)
Разплащателните агенции следва да се акредитират от държавите членки само ако отговарят на определени минимални условия, установени на равнището на Съюза, както е посочено в член 1, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014. Тези условия за акредитиране са посочени в приложение I към Регламент (ЕС) № 907/2014. Следва да се установят правила относно процедурите по издаването, преразглеждането и оттеглянето на акредитацията на разплащателните агенции и координиращите органи.
(3)
Държавите членки следва да упражняват постоянен надзор над разплащателните си агенции. Те следва да създадат система за обмен на информация, за да докладват и да уведомяват компетентните органи относно предполагаеми случаи на неспазване. За да се справят с подобен вид случаи, е необходимо държавите членки да въведат процедура, която да включва задължение за изготвянето на план за коригиране на всички установени нередности в определения за целта срок. По отношение на разходи, извършени от разплащателните агенции, чиято акредитация се продължава от съответната държавата членка, въпреки че те не са въвели такъв план в определения срок, Комисията следва да има възможност да реши да отстрани нередностите посредством процедурата за уравняване по съответствие, предвидена в член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
(4)
Съгласно член 7, параграф 3, първа алинея, буква б) от Регламент (ЕС) № 1306/2013, лицата, отговорни за акредитираните разплащателни агенции, са задължени да изготвят декларации за управлението относно изчерпателността, точността и достоверността на отчетите и доброто функциониране на системите за вътрешен контрол въз основа на обективни критерии, както и относно законосъобразността и редовността на съответните трансакции. Следва да бъдат определени правила по отношение на съдържанието и формата на тези декларации за управлението.
(5)
Следва да бъдат определени правилата за функциониране на координиращите органи, посочени в член 7, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, както и задачите на сертифициращите органи в съответствие с член 9 от посочения регламент. Освен това следва да бъде посочено съдържанието на сертификатите и на докладите, които се издават от сертифициращите органи, за да се гарантира, че те са от помощ на Комисията в рамките на процедурата по уравняване на сметки.
(6)
За да се гарантира доброто управление на бюджетните кредити, записани в бюджета на Съюза за Европейския фонд за гарантиране на земеделието (ЕФГЗ) и Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони (ЕЗФРСР) („фондовете“), разплащателните агенции следва да водят отделно счетоводство, отнасящо се изключително към извършените плащания и целевите приходи във всеки фонд. За тази цел счетоводството, водено от разплащателните агенции, следва поотделно да отчита за всеки от фондовете направените разходи и целевите приходи съгласно член 4, параграф 1 и членове 5 и 43 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, като предоставя възможност тези разходи и приходи да бъдат съотнесени към финансовите средства, предоставяни им от бюджета на Съюза.
(7)
Финансирането на общата селскостопанска политика се извършва в евро, като същевременно се дава възможност на държавите членки, които не са приели еврото, да извършват плащания към бенефициерите в тяхната национална валута. С цел консолидиране на общите приходи и разходи е необходимо съответно да се предвиди съответните разплащателни агенции да могат да предоставят данни относно приходите и разходите както в евро, така и във валутата, в която са направили разходи или са получили приходи.
(8)
Разходите, съфинансирани от бюджета на Съюза и от националните бюджети, за подпомагане на развитието на селските райони по линия на ЕЗФРСР се базират на програми, с разбивка по мерки, конкретен процент на участието и области с поставен акцент. В съответствие с принципа на доброто финансово управление тези разходи следва да се проследяват и осчетоводяват на тази база, за да се идентифицира всяка операция по програма, мярка, специфична ставка на вноската и области с поставен акцент. Това ще гарантира, че може да се провери съответствието между направените разходи и целевите финансови ресурси. В този контекст следва да бъдат посочени елементите, които трябва да се вземат предвид от разплащателните агенции. По-специално разплащателните агенции следва ясно да обозначават в сметките произхода на публичните средства и средствата на Съюза във връзка с извършеното финансиране. Освен това сумите, подлежащи на възстановяване от бенефициерите, и сумите, които са били възстановени, следва да бъдат идентифицирани и показани във връзка с първоначалните операции.
(9)
Държавите членки мобилизират ресурси за финансиране на разходите по линия на ЕФГЗ, определени в член 4, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, преди Комисията да финансира тези разходи под формата на ежемесечно възстановяване на направените разходи. Другият вариант е държавите членки да получават авансово плащане за разходите по линия на ЕЗФРСР, което по-късно се уравнява с процедурата, посочена в член 51 от Регламент (ЕС) № 1306/2013. За да се гарантира доброто управление на финансовите потоци, държавите членки следва да събират необходимата информация за доказване на изчерпателността, точността и достоверността на направените разходи във връзка с ежемесечните възстановявания и да я предоставят на разположение на Комисията, както и когато се извършват приходите и разходите, или да я предават редовно на Комисията. Информацията следва да бъде предоставяна на Комисията от държавите членки с честота, съобразена с метода за управление на всеки фонд. Предоставянето на информация с тази честота не следва да влияе на задължението на държавите членки да държат на разположение за проверка от Комисията пълната събрана информация, с цел осъществяване на подходящ мониторинг на разходите.
(10)
Общите задължения на разплащателните агенции по отношение на воденето на сметки обхващат данните, необходими за управлението и контрола на средствата на Съюза. Независимо от това тези задължения не включват изисквания по отношение на възстановяването на разходи и данните, които трябва да се предоставят на Комисията с цел да се получи такова възстановяване. Следователно е необходимо да се уточнят информацията и данните, свързани с финансираните от фондовете разходи, които следва периодично да бъдат предоставяни на Комисията. Предоставянето на информация на Комисията от страна на държавите членки трябва да дава възможност на Комисията да използва пряко и по най-ефективния възможен начин предоставяните данни за управлението на счетоводството на фондовете, както и свързаните с това плащания. За постигането на тази цел е необходимо да се предвиди цялата предоставена информация и съобщаването на данни между държавите членки и Комисията да се извършват по електронен път.
(11)
В член 102, параграф 1, първа алинея, буква в) от Регламент (ЕС) № 1306/2013 се предвижда по отношение на мерките във връзка с финансираните от фондовете операции декларациите за разходите, имащи също така функцията на искания за плащане, да се предават на Комисията, придружени от необходимата информация. Следва да бъдат определени условията, при които тези разходи могат да бъдат взети предвид в съответните бюджети на ЕФГЗ и на ЕЗФРСР, за да се даде възможност на държавите членки и на разплащателните агенции да изготвят тези декларации за разходите в съответствие с хармонизираните правила, а на Комисията - да вземе предвид исканията за плащане. Тези условия следва да определят правилата, които се прилагат за осчетоводяването на разходите и приходите, по-конкретно на целевите приходи и всички корекции, които трябва да бъдат внесени, както и за тяхното действително деклариране.
(12)
Когато на основата на получените от държавите членки декларации за разходите в рамките на ЕФГЗ общата сума на авансово поетите задължения, които могат да бъдат разрешени съгласно член 170, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (10), надхвърля 75 % от всички съответни бюджетни ангажименти за текущата финансова година, Комисията е длъжна да намали тези суми. В съответствие с принципа на доброто финансово управление това намаление следва да се разпредели пропорционално между всички държави членки на основата на декларациите за разходи, получени от тях. С цел справедливото разпределение между държавите членки на наличните бюджетни кредити е необходимо да се предвиди намаляване на месечните плащания в рамките на ЕФГЗ с определен процент, установен по глави, на основата на декларациите за разходи, предоставени от всяка държава членка, а непокритата разлика в рамките на месеца да се пренасочи с решение на Комисията в следващите месечни плащания.
(13)
След като одобри месечните плащания, Комисията предоставя на държавите членки необходимите ресурси за възстановяване на разходите, предвидени за финансиране от фондовете, като следва практическите договорености и условия, които се определят на основата на предоставените на Комисията данни от държавите членки и информационните системи, въведени от Комисията.
(14)
Условие за възстановяване на разходи за публична интервенция, направени от разплащателните агенции, е включването в декларациите им за разходи на стойностите и сумите, осчетоводени през месеца, следващ месеца, към който се отнасят операциите на публично съхранение. С цел да се гарантира, че процедурата по възстановяването протича безпроблемно, е необходимо да се определи как трябва да се съобщава на Комисията информацията, необходима за изчисляване на разноските и разходите.
(15)
В съответствие с член 3, параграф 3 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 счетоводството на публичния интервенционен запас трябва да дава възможност да се установи размерът на изплатеното финансиране от Съюза и на положението с интервенционните запаси. За тази цел от разплащателните агенции следва да се изисква да водят отделни отчети на запасите и финансови отчети, съдържащи необходимите елементи за наблюдение на запасите и осигуряване на финансово управление на разходите и приходите, генерирани от мерките на публична интервенция.
(16)
По отношение на интервенционните мерки на публично съхранение от разплащателните агенции се изисква да осчетоводяват елементите, отнасящи се до количествата, стойностите и някои средни величини. Въпреки това съществуват обстоятелства, при които някои операции и разходи не следва да се осчетоводяват, или пък следва да се осчетоводяват в съответствие със специфични правила. С цел да се гарантират еднакво третиране и защита на финансовите интереси на Съюза, тези обстоятелства следва да бъдат уточнени, включително, където е приложимо, редът на осчетоводяването на операциите и разходите.
(17)
Датата, на която различните елементи на разходи и приходи в резултат на интервенционни мерки за публично съхранение се осчетоводяват, зависи от типа операция, с която те са свързани, и може да се определи съгласно секторното законодателство за селското стопанство. В този контекст е необходимо да се приеме общо правило, което да разпорежда различните елементи да се осчетоводяват на датата, на която се извършва операцията, резултат от интервенционни мерки, и да уточнява специалните случаи, които трябва да се вземат предвид.
(18)
В интерес на доброто финансово управление държавите членки следва да предоставят на Комисията прогнозните суми, които остава да се финансират от ЕЗФРСР за една селскостопанска бюджетна година, както и разчета на заявките за плащане за следващата бюджетна година. Въпросната информация следва да бъде изпратена на Комисията в такъв срок, че тя да разполага с достатъчно време за изпълнение на задълженията си, като при всички случаи това трябва да става два пъти годишно, не по-късно от 31 януари и 31 август на всяка година.
(19)
В съответствие с член 36, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 следва да се определят сроковете за изготвяне на декларациите за разходи за операции, извършени в рамките на ЕЗФРСР. Предвид особеностите на счетоводните норми, прилагани за ЕЗФРСР, използването на предварително финансиране и финансиране на мерки за календарната година, следва да се предвиди разходите да се декларират в срокове, съобразени с тези особености.
(20)
Обменът на информация и документи между държавите членки и Комисията, както и предоставянето и съобщаването на данни от държавите членки на Комисията се извършват по принцип по електронен път. С цел подобряване на информационния обмен във връзка с фондовете и разширяване на неговото използване бяха създадени информационни системи в съответствие с Регламент (ЕО) № 883/2006 на Комисията. Такива системи следва да продължат да се използват и да се внедряват, след като държавите членки бъдат уведомени чрез Комитета по земеделските фондове.
(21)
Условията за обработка на информацията от тези информационни системи, както и формата и съдържанието на документите, които следва да се предават съгласно Регламент (ЕС) № 1306/2013, се нуждаят от често адаптиране поради развитието на прилаганата нормативна уредба или поради управленчески нужди. Следва също така да бъдат определени единни правила за представянето на съответните документи, които се изискват от държавите членки. За да се постигнат целите и да се опростят процедурите и за да стане възможно бързото задействане на съответните информационни системи, формата и съдържанието на документите следва да се определят на основата на образци и протоколи, които да се адаптират и актуализират от Комисията, след като уведоми Комитета по земеделските фондове.
(22)
Съгласно член 58 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 държавите членки чрез своите разплащателни агенции отговарят за управлението и контрола на разходите по линия на фондовете. Поради това данните относно финансовите трансакции следва да се предават и въвеждат в информационните системи и да се актуализират под ръководството на разплащателните агенции, от самите разплащателни агенции или от органа, който е оправомощен за тази функция, при необходимост чрез посредничеството на акредитирания координиращ орган.
(23)
Някои документи или декларации, предвидени в член 102, параграф 1, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1306/2013 или в актове на Комисията, приети за целите на посочения член, изискват подпис на упълномощено лице или одобрението на такова лице на един или повече етапи от съответната процедура. Информационните системи, създадени за предаването на тези документи, следва, в такива случаи, да дават възможност за идентифициране на всяко лице по недвусмислен начин и да дават разумни гаранции, че съдържанието на тези документи, включително на различните етапи от процедурата, няма да може да бъде променяно. Горното следва да се прилага по-специално по отношение на приложените към годишните счетоводни отчети декларации за разходите и декларация за управлението по реда на член 102, параграф 1, първа алинея, буква в), подточка iii) от Регламент (ЕС) № 1306/2013 и документите, предавани в рамките на тези процедури по електронен път.
(24)
Съгласно член 58, параграф 1, буква д) от Регламент (ЕС) № 1306/2013 държавите членки чрез своите разплащателни агенции са отговорни за възстановяване на неправомерните плащания заедно с лихвите. С цел да се гарантира ефективното и правилно прилагане на тези разпоредби, е необходимо да се определят хармонизирани правила по отношение на лихвите, приложими към сумите на възстановените неправомерни плащания. Без да се засяга член 54, параграф 3, първа алинея, букви а) и б) от Регламент (ЕС) № 1306/2013, задължението за държавите членки да възстановяват неправомерно платените суми може да бъде изпълнено по различни начини. Без да се засяга друга правоприлагаща мярка, предвидена в националните законодателства, един разходоефективен начин за събиране на вземания е, след установяването на размера на дълга в съответствие с националното законодателство, дължимите плащания по него да бъдат приспаднати от следващите плащания към длъжника. Поради това следва да бъде задължително за държавите членки да прилагат този метод на събиране на вземания, като следва да се определят общите условия за неговото прилагане.
(25)
Следва да се установят правилата както за процедурата по уравняване на сметки, предвидена в член 51 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, така и за процедурата за уравняване по съответствие, предвидена в член 52 от посочения регламент, и по-специално да се предвиди механизъм, позволяващ получените суми да бъдат, в зависимост от случая, приспадани или добавяни към едно от следващите плащания от Комисията към държавите членки.
(26)
По отношение на процедурата по уравняване на сметки, предвидена в член 51 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, е необходимо да се уточнят данните, които да се съдържат в годишните счетоводни отчети на разплащателните агенции, и да се определи дата на предаване на Комисията на тези счетоводни отчети и други необходими документи. Следва също така да се посочи ясно периодът, в рамките на който разплащателните агенции са длъжни да държат на разположение на Комисията обосновките на всички разходи и целеви приходи. Наред с това е необходимо да се уточни, че Комисията установява формата и съдържанието на счетоводните данни, които следва да се предават от разплащателните агенции.
(27)
С цел да се гарантира, че в нормални случаи процедурата за уравняване по съответствие приключва в рамките на разумен период от време, е целесъобразно да се определят специфични срокове за различните етапи от процедурата, които да се спазват от Комисията и от държавите членки. Същевременно обаче за Комисията следва да е възможно да удължава тези срокове, когато е необходимо, с оглед сложността на разследвания случай. Процедурата за уравняване по съответствие следва да дава на държавите членки правото на състезателно производство и правилно да оценява информацията, необходима за оценката на риска от фондовете.
(28)
В съответствие с член 59, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 от държавите членки се изисква да гарантират минимален брой проверки на място, необходими за ефективно управление на риска. Въпреки това държавите членки имат право, в рамките на своята отговорност, да намалят минималния брой на проверките на място, когато е установено, че системите за управление и контрол функционират добре и процентите на грешка са на приемливо ниво. Въпреки че необходимият минимален брой проверки на място трябва да бъде предвиден в секторното законодателство за селското стопанство, следва да бъдат определени хоризонтални правила по отношение на възможността за намаляване на минималния брой проверки на място, приложими за всички финансирани от фондовете мерки, както и приложимите условия. В допълнение към тези хоризонтални правила в секторното законодателство за селското стопанство могат да се предвидят допълнителни правила.
(29)
Освен това е целесъобразно да се определят правила, отнасящи се до извършването от държавите членки на проверки на трансакциите, посочени в член 80 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, по-специално по отношение на подбора на предприятията, степента и графика за проверка.
(30)
В съответствие с дял V, глава III от Регламент (ЕС) № 1306/2013 относно проверките на трансакциите държавите членки трябва да изпратят на Комисията редица съобщения. Тъй като стандартизирането на формата и съдържанието на такива съобщения улеснява тяхното използване и гарантира единен подход, целесъобразно е да се приемат подробни правила, отнасящи се до формата и съдържанието на тези съобщения. Освен това следва да бъдат определени правилата за съхранението на търговски документи относно съвместните действия, включващи взаимопомощ, посочени в член 83 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, както и за специалните служби по член 85 от посочения регламент.
(31)
В Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 се определят правила, допълващи правната рамка относно обезпеченията, по-специално що се отнася до изискването за внасяне на обезпечение, условията, приложими по отношение на обезпеченията, както и правила за внасяне, освобождаване или задържане на обезпечението. За да се гарантира единно прилагане на тези правила, е целесъобразно да бъдат установени разпоредби относно формата и процедурите за представяне и освобождаване на обезпечение, както и за обмен на информация и съобщения, изисквани в това отношение.
(32)
В съответствие с дял VII, глава IV от Регламент (ЕС) № 1306/2013 относно прозрачността от държавите членки се изисква да публикуват ежегодно бенефициерите на фондовете, както и, inter alia, сумите, получени от всеки бенефициер в рамките на всеки от тези Фондове. За тази цел и в съответствие с член 111 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 следва да бъде определена формата на това публикуване. Публикуването следва да не надхвърля обхвата, необходим за постигане на целите във връзка с прозрачността.
(33)
Публикуването следва да бъде в съответствие с информацията, съхранявана от разплащателните агенции в счетоводните си книги и записи, и да се отнася до плащания, получени през предходната финансова година. Информацията следва да бъде предоставена на обществеността до 31 май в ясен, хармонизиран и позволяващ лесно търсене формат.
(34)
Съгласно член 111, параграф 1, първа алинея, буква в) от Регламент (ЕС) № 1306/2013 трябва да бъдат публикувани сумите за плащане по всяка финансирана от фондовете мярка, получени от бенефициера. При все това, за да се гарантира спазване на задължението, предвидено в член 112 от посочения регламент, необходимо е също така да се определят праговете, под които не се публикува името на бенефициера.
(35)
В съответствие с член 111, параграф 1, първа алинея, буква б) от Регламент (ЕС) № 1306/2013 при публикуването на бенефициерите на фондовете се изисква да се посочи общината, в която пребивава или е регистриран бенефициерът. Тази информация следва също така да се предоставя по отношение на бенефициери, които са физически лица, и чиито имена не трябва да бъдат публикувани в съответствие с член 112 от посочения регламент. Въпреки това, ако поради ограничения брой на бенефициерите, пребиваващи или регистрирани в дадена община, публикуването на името на общината би имало ефекта на идентифициране на бенефициер, който е физическо лице, следва да бъдат установени разпоредби, за да се избегне непропорционално и ненужно нарушаване на правото на личен живот.
(36)
Публикуването на информацията следва да бъде извършено в интернет във формат, който позволява търсене, което ще гарантира, че широката общественост може да го използва за справки. Форматът следва да позволява търсенето да се извършва на базата на определени критерии и получените резултати да бъдат представени в леснодостъпна форма.
(37)
За да бъдат спазени приложимите изисквания за защита на личните данни, бенефициерите на фондовете следва предварително да бъдат уведомени за публикуването на техните данни. Информацията следва да бъде предоставена на бенефициерите чрез формулярите за кандидатстване за помощ или когато се събират данните. По отношение на разходи, направени през финансовите 2014 и 2015 г., ако свързаната с бенефициерите информация не е налична към момента на събиране на личните данни, те все пак следва да бъдат уведомени в рамките на разумни срокове преди действителното публикуване на информацията.
(38)
С цел да се улесни достъпът на обществеността до публикуваните данни, държавите членки следва да създадат уебсайтове, съдържащи информация, свързана с бенефициерите на фондовете и праговете, посочени в член 112 от Регламент (ЕС) № 1306/2013. Поради различните организационни структури в рамките на държавите членки, те следва да определят кой орган ще отговаря за създаването и поддържането на единния уебсайт и публикуването на данните. Комисията следва да създаде уебсайт, който съдържа връзки към уебсайтовете на държавите членки.
(39)
Член 10 от настоящия регламент следва да се прилага към направените разходи и целевите приходи, получени от държавите членки, след 16 октомври 2014 г., за да се гарантира непрекъснатостта на отчетността в рамките на една и съща бюджетна година.
(40)
За да се гарантира последователност на третирането на текущите процедури за уравняване по съответствие, сроковете, предвидени в член 34, параграфи 3 и 4 от настоящия регламент, следва да не се прилагат за онези процедури, за които съобщението по член 11, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 885/2006 е било изпратено преди 1 януари 2015 г.
(41)
Тъй като дял VII, глава IV от Регламент (ЕС) № 1306/2013 относно прозрачността се прилага за плащания, извършени от финансовата 2014 година, съответните разпоредби на посочения регламент се прилагат за тези плащания.
(42)
С оглед на държавите членки да се осигури достатъчно време за прилагане, информацията, изпращана в съответствие с приложение II, колони V1 и V2, следва да започне да се предоставя от 2016 финансова година.
(43)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета по земеделските фондове,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
РАЗПЛАЩАТЕЛНИ АГЕНЦИИ И ДРУГИ ОРГАНИ
Член 1
Процедура за акредитация на разплащателните агенции
1. Държавите членки определят на министерско равнище орган, който отговаря за:
а)
издаването, преразглеждането и оттеглянето на акредитацията на разплащателните агенции;
б)
изпълнението на задачите, възложени на компетентния орган в настоящата глава.
2. Компетентният орган, посредством формален акт, взема решение за издаването, или, след преразглеждане, за оттеглянето на акредитацията на разплащателната агенция на базата на проучване на критериите за акредитация, посочени в член 1, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 („критерии за акредитация“). Компетентният орган незабавно уведомява Комисията за акредитациите и оттеглянето на акредитации.
3. Компетентният орган определя одитен орган, който извършва проучване, преди да се издаде акредитация (преглед преди акредитацията). Одитният орган е одитна институция, или друга публична или частна организация или организационен отдел на институция с необходимата професионална подготовка, умения и капацитет да извършва одити. Одитният орган е независим от разплащателната агенция, която акредитира.
Проучването (прегледът преди акредитация), който се извършва от одитния орган, обхваща по-специално:
а)
въведените процедури и системи за разрешаване и извършване на плащания;
б)
разделението на задълженията и адекватността на вътрешния и външния контрол по отношение на трансакциите, финансирани от Европейския фонд за гарантиране на земеделието (ЕФГЗ) и Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони (ЕЗФРСР), по-долу наричани заедно „фондовете“;
в)
степента, до която наличните процедури и системи са в състояние да предпазват бюджета на Съюза, включително мерки за борба с измамите, основани на риска;
г)
сигурността на информационните системи;
д)
воденето на счетоводството.
Одитният орган изготвя доклад, в който се описват извършената работа по одита, резултатите от тази работа и оценка дали разплащателната агенция изпълнява критериите за акредитация. Докладът се предоставя на компетентния орган, който след това издава акт за акредитиране, когато се е уверил, че разплащателната агенция изпълнява критериите за акредитация.
4. Когато компетентният орган прецени, че разплащателната агенция не изпълнява критериите за акредитация, той уведомява разплащателната агенция за конкретните условия, които трябва да изпълни, за да ѝ бъде издадена акредитация.
В очакване на въвеждането на необходимите промени с цел изпълнение на конкретните условия, акредитацията може да бъде разрешена временно за срок, чиято продължителност се определя в зависимост от сериозността на установените проблеми, но не по-дълъг от 12 месеца. В някои надлежно обосновани случаи Комисията може по изрично искане на съответната държава членка да разреши удължаване на срока.
5. Информацията, предвидена в член 102, параграф 1, първа алинея, буква а) от Регламент (ЕС) № 1306/2013, се съобщава незабавно след първото акредитиране на разплащателната агенция и във всеки случай преди направените от нея разходи да бъдат финансирани от фондовете. Посочената информация се придружава от декларации и документи относно:
а)
отговорностите, поверени на разплащателната агенция;
б)
разпределението на отговорностите между отделите на РА;
в)
взаимоотношенията на разплащателната агенция с други органи, публични или частни, които отговарят за изпълнението на мерките, чието финансиране от разплащателната агенция е за сметка на фондовете;
г)
процедурите, с които исканията на бенефициерите се приемат, проверяват и потвърждават, и чрез които разходите се разрешават, изплащат и осчетоводяват;
д)
разпоредбите относно сигурността на информационните системи;
е)
доклада за прегледа преди акредитация, извършен от одитния орган, посочен в параграф 3.
6. Комисията уведомява Комитета по земеделските фондове за акредитираните разплащателни агенции във всяка държава членка.
Член 2
Преразглеждане на акредитацията
1. Компетентният орган осигурява постоянен надзор над разплащателните агенции, за които отговаря, по-специално въз основа на сертификатите и докладите, изготвени от сертифициращия орган, посочен в член 9 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, и проследява установените нередности.
На всеки три години компетентният орган докладва писмено на Комисията относно надзора над разплащателните агенции и мониторинга на дейностите им. Докладът съдържа преглед на продължаващото изпълнение от страна на РА на критериите за акредитация, придружен от обобщение на предприетите действия за отстраняване на нередностите. Компетентният орган потвърждава дали разплащателната агенция, за която отговаря, продължава да изпълнява критериите за акредитация.
2. Държавите членки създават система, която да гарантира, че всички данни, че дадена РА не изпълнява критериите за акредитация, се съобщават незабавно на компетентния орган.
3. Когато компетентният орган реши, че дадена акредитирана разплащателна агенция вече не изпълнява един или повече от критериите за акредитация по начин, който вероятно ще попречи на изпълнението на задачите, посочени в член 1, параграф 1 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014, компетентният орган незабавно поставя акредитацията на РА на изпитателен срок. Той изготвя план, съдържащ действия и срокове за отстраняване на установените нередности в период, който се определя в зависимост от сериозността на проблема, който не може да надхвърля 12 месеца от датата, на която акредитацията е поставена на изпитателен срок. В някои надлежно обосновани случаи Комисията може по изрично искане на съответната държава членка да разреши удължаване на срока.
4. Компетентният орган уведомява Комисията за решението си да постави акредитацията на разплащателната агенция на изпитателен срок, за изготвения съгласно параграф 3 план и впоследствие за напредъка по изпълнението на този план.
5. Ако акредитацията бъде оттеглена, компетентният орган незабавно акредитира друга разплащателна агенция, която изпълнява условията, посочени в член 7, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, за да гарантира непрекъснатост на плащанията към бенефициерите.
6. Когато Комисията установи, че компетентният орган не е изпълнил задължението си да изготви корективен план съгласно параграф 3, или че разплащателна агенция продължава да бъде акредитирана, без напълно да е изпълнила този план в определения срок, тя нарежда на компетентния орган да оттегли акредитацията на тази разплащателна агенция, освен ако не се направят необходимите промени в определен от Комисията срок в зависимост от сериозността на проблема. В такъв случай Комисията може да реши да отстрани нередностите чрез процедурата за уравняване по съответствие по реда на член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
Член 3
Декларация за управлението
1. Декларацията за управлението по член 7, параграф 3, първа алинея, буква б) от Регламент (ЕС) № 1306/2013 се изготвя своевременно, за да може сертифициращият орган да представи становище по член 9, параграф 1 от посочения регламент.
Декларацията за управлението е във формат, установен в приложение I към същия регламент, и може да съдържа резерви, които дават количествено изражение на потенциалното финансово въздействие. В случай, че има изразени резерви, декларацията съдържа корективен план за действие и точни срокове за изпълнението му.
2. Декларацията за управление се основава на ефективното наблюдение на системата за управление и контрол през цялата година.
Член 4
Координиращ орган
1. Координиращият орган по член 7, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 действа като единствен събеседник от името на съответната държава членка по всички въпроси, свързани с фондовете, във връзка със следното:
а)
разпространението на информация и насоки, свързани с функциите и операциите на разплащателните агенции, към тези разплащателни агенции и към органите, отговарящи за изпълнението на тези насоки, както и насърчаването на хармонизираното им прилагане;
б)
съобщаването на Комисията на информацията по членове 7 и 102 от Регламент (ЕС) № 1306/2013;
в)
предоставянето на Комисията на пълен набор от счетоводни документи за целите на статистиката и контрола.
2. Разплащателната агенция може да изпълнява ролята на координиращ орган, стига тези две функции да се поддържат отделени.
3. В рамките на своята мисия координиращият орган има право, в съответствие с националните процедури, да се обръща и към други административни органи или служби, а именно такива със счетоводна или техническа насоченост.
4. Поверителността, целостта и наличността на всички компютърни данни, съхранявани от координиращия орган, се гарантират от мерки, адаптирани към административната структура, персонала и технологичната среда на всеки координиращ орган. Финансовите и технологичните усилия са пропорционални на действително поетите рискове.
5. Съобщенията, предвидени в член 102, параграф 1, първа алинея, буква а) от Регламент (ЕС) № 1306/2013, се предават незабавно след първото акредитиране на координиращия орган и във всеки случай преди финансирането от фондовете на разходи, за които той отговаря. Те се придружават от документ за акредитиране на органа и от информация за свързаните с дейността му административни и счетоводни условия, както и условията за вътрешен контрол.
Член 5
Сертифициране
1. Компетентният орган определя сертифициращия орган, предвиден в член 9 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
2. Сертифициращият орган организира дейността си по ефективен и ефикасен начин и извършва проверките си в подходящ срок, като взема предвид естеството и времето на извършване на трансакциите за съответната финансова година.
3. Становището, предоставяно от сертифициращия орган в съответствие с член 9, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, се изготвя ежегодно.
Становището се основава на одитната дейност, която се извършва съгласно членове 6 и 7 от настоящия регламент.
4. Сертифициращият орган изготвя доклад със своите констатации. Докладът обхваща функциите, за които е оправомощен. Докладът съдържа следните данни за обхванатия от доклада период:
а)
дали разплащателната агенция изпълнява критериите за акредитация;
б)
дали процедурите на разплащателната агенция са давали възможност за разумна гаранция, че разходите, финансирани от фондовете, са направени при спазване на правилата на Съюза, което гарантира, че съответните трансакции са законни и редовни и че препоръките за подобряване, ако има такива, са изпълнени;
в)
дали годишните счетоводни отчети, посочени в член 29, са в съответствие с водените от разплащателната агенция счетоводни книги и регистри;
г)
дали декларациите, свързани с разходите и интервенционните операции, представляват материално вярно, пълно и точно отражение на операциите, финансирани за сметка на фондовете;
д)
дали финансовите интереси на Съюза са надлежно защитени по отношение на платените аванси, получените гаранции, интервенционните резерви, както и сумите за получаване.
Докладът съдържа информация за броя на лицата в одиторския екип и тяхната квалификация, за извършената работа, за броя проверени трансакции, за степента на същественост и увереност при проверката, за установените евентуални слабости и направените препоръки за подобряване, за операциите както на сертифициращия орган, така и на други одитни органи, вътрешни или външни за разплащателната агенция, на които почива изцяло или частично увереността на сертифициращия орган по въпросите, разглеждани в доклада.
Член 6
Принципи на одита
1. Сертифициращият одит се извършва в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
2. Сертифициращият орган изготвя одитна стратегия, която установява обхвата, сроковете и насоката на сертифициращия одит, методите за одит и методологията за формиране на извадка. За всяка финансова година се изготвя одитен план, основан на изчисления одитен риск. При поискване сертифициращият орган предоставя на Комисията одитната стратегия и одитния план.
3. Чрез оценка на системите за контрол, в това число проверка за съответствие и съществени проверки на разходите, съставени от детайлна проверка и аналитични процедури, се постига приемливо ниво на одитна увереност при одитната проверка.
4. Комисията изготвя насоки, които съдържат, по-специално:
а)
допълнителни пояснения и насоки по отношение на извършването на сертифициращия одит;
б)
определяне на приемливото ниво на одитна увереност, която да се постигне при одитната проверка.
Член 7
Методи на одита
1. Свързаните със сертифицирането одитни методи се определят в одитната стратегия, посочена в член 6, параграф 2.
2. За да се постигнат целите на одита и да се предостави становището, посочено в член 9, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, етапите на одита включват одити на системите, съществени проверки и потвърждаване на равнението на финансовите декларации и декларациите за управлението.
3. Съществените проверки на разходите обхващат потвърждаване на законността и редовността на съответните трансакции на равнище окончателни бенефициери. За тази цел сертифициращият орган може да присъства на проверките на място на второ ниво, извършвани от разплащателната агенция. Сертифициращият орган не може да присъства на първоначалните проверки на място, извършвани от разплащателната агенция, с изключение на ситуации, в които е физически невъзможно да се потвърди отново първоначалната проверка, извършена от разплащателната агенция. По отношение на съществените проверки сертифициращите органи могат да използват интегриран подход за формиране на извадка.
4. В насоките, посочени в член 6, параграф 4, Комисията установява допълнителни условия и насоки за изготвянето на одитните процедури, интегрирането на извадките, планирането и извършването на повторното потвърждаване на трансакциите на място.
ГЛАВА II
ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ НА ФОНДОВЕТЕ
РАЗДЕЛ 1
Общи разпоредби
Член 8
Счетоводство на разплащателните агенции
1. Всяка разплащателна агенция води счетоводство, което обхваща единствено разходите и приходите, посочени в член 4, параграф 1, членове 5 и 43 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, както и усвояването на отпуснатите средства за покриване на съответните разходи. Това счетоводство позволява разграничаването и предоставянето поотделно на финансовите данни за ЕФГЗ и ЕЗФРСР.
2. Разплащателните агенции на държавите членки, които не са приели еврото, водят счетоводство за сумите във валутата, в която са направени разходите и са получени приходите. С цел обаче да се даде възможност за консолидиране на всички направени разходи и постъпили приходи, те трябва да могат да предоставят съответните данни в националната им валута и в евро.
3. По отношение на ЕЗФРСР всяка разплащателна агенция, определена за програма за развитие на селските райони, води счетоводство, което дава възможност за идентифициране на операциите за всяка програма и всяка мярка. Това счетоводство включва по-конкретно:
а)
размер на публичните разходи и размер на участието на Съюза във всяка операция;
б)
сумите за възстановяване от бенефициерите при установяване на нередности или небрежност;
в)
възстановените суми с посочване на началната операция.
РАЗДЕЛ 2
Счетоводство на ЕФГЗ
Член 9
Предоставяне на информация от държавите членки
Държавите членки събират и държат на разположение на Комисията информацията относно общия размер на ежеседмично направените разходи и на целевите приходи, при следните условия:
а)
най-късно на третия работен ден от седмицата, информацията относно общия размер на направените разходи и целевите приходи, получени от началото на месеца до края на предходната седмица;
б)
най-късно на третия работен ден от месеца, когато седмицата е в два последователни месеца, информацията относно общия размер на направените разходи и целеви приходи през предходния месец.
Член 10
Съобщаване на информация от държавите членки
1. Съгласно член 102, параграф 1, първа алинея, букви в), подточки i) и ii) от Регламент (ЕС) № 1306/2013 държавите членки предават на Комисията по електронен път следните данни и документи при условията, определени с членове 11 и 12 от настоящия регламент:
а)
най-късно до третия работен ден на всеки месец данните относно общия размер на направените разходи и целевите приходи, постъпили през предходния месец, по образеца, предоставен на държавите членки от Комисията посредством информационните системи, както и всяка информация, която обяснява значителни разлики между изготвените прогнози съгласно параграф 2, буква а), подточка iii) от настоящия член и направените разходи или получените целеви приходи;
б)
най-късно до дванадесетия ден от всеки месец декларацията за разходите, посочена в член 18, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1306/2013. Въпреки това съобщаването на информация относно направените разходи и получените целеви приходи между 1 и 15 октомври се предава най-късно на 27 октомври.
2. Декларацията за разходите, посочена в параграф 1, буква б) се състои от:
а)
отчет, изготвен от всяка разплащателна агенция по образеца, предоставен на държавите членки от Комисията посредством информационните системи, с разбивка съгласно номенклатурата на бюджета на Съюза и по вид разходи и приходи, въз основа на подробната номенклатура, предоставена на държавите членки, която обхваща:
i)
направените разходи и получени целеви приходи през предходния месец;
ii)
общите направени разходи и получени целеви приходи от началото на бюджетната година до края на предходния месец;
iii)
прогнозите за разходи и целеви приходи, отнасящи се според случая:
-
само до текущия месец и двата следващи месеца,
-
до текущия месец, двата следващи месеца и до края на бюджетната година;
iv)
ако е необходимо, допълнителни данни;
б)
обобщение на данните, посочени в буква а), от съответната държава членка по образеца, предоставен на държавите членки от Комисията посредством информационните системи, за всички разплащателни агенции на посочената държава членка;
в)
счетоводните документи, доказващи разходи и приходи, свързани с публична интервенция, както е посочено в член 19, параграф 2.
3. Всички финансови данни, които се изискват по настоящия член, се съобщават в евро.
Член 11
Общи правила за декларациите за разходи и целевите приходи
1. Без да се засягат специфичните разпоредби относно декларациите за разходи и приходи, свързани с публичното съхранение, посочени в член 12, декларираните от разплащателните агенции разходи и целеви приходи за месеца съответстват на плащанията и постъпленията, действително извършени през този месец.
Тези разходи и приходи се осчетоводяват в бюджета на ЕФГЗ за бюджетната година N.
При все това:
а)
разходите, които са направени преди влизането в сила на разпоредбата, предвиждаща пълното или частично поемане на разходите от ЕФГЗ, могат да се декларират единствено:
-
за месеца, през който посочената разпоредба е влязла в сила,
или
-
за месеца, следващ влизането в сила на настоящата разпоредба;
б)
целевите приходи, които са дължими от държавата членка на Комисията, се декларират за месеца, през който изтича срока за внасяне на съответните суми съгласно законодателството на Съюза;
в)
решените от Комисията корекции в рамките на уравняването на сметките и уравняването по съответствие се приспадат или прибавят директно от Комисията към месечните плащания, посочени, в зависимост от случая, в член 33, параграф 2 или член 34, параграф 8. Държавите членки включват обаче сумите, съответстващи на тези корекции, в декларацията, изготвена за месеца, за който се отнасят корекциите.
2. Разходите и целевите приходи се отчитат към датата, на която е заверена или задължена сметката на разплащателната агенция. Въпреки това, за плащанията, датата, която следва да се вземе предвид, може да е тази, на която заинтересованата агенция е издала и изпратила на финансовата институция или на бенефициера платежното нареждане. Всяка разплащателна агенция използва един и същи метод за цялата бюджетна година.
3. Декларираните съгласно параграф 1 разходи и целеви приходи могат да съдържат корекции на декларираните данни към предходния месец на същата бюджетна година.
Когато корекциите на целевите приходи на равнище разплащателна агенция водят до деклариране на негативни целеви приходи по определена бюджетна позиция, допълнителните корекции се пренасят към следващия месец. При необходимост те се регулират при уравняването на сметките за съответната година.
4. Неизпълнените платежни нареждания, както и плащанията, дебитирани по сметката, които впоследствие отново се отнасят към кредитната част, се осчетоводяват като приспадане от разходите към месеца, през който разплащателната агенция оповестява неизпълнението или анулирането.
5. Ако дължимите плащания от ЕФГЗ са обременени със задължения, те се считат за реализирани в своята цялост за целите на прилагането на параграф 1:
а)
към датата на плащане на дължимата сума на бенефициера, ако задължението е по-малко от разпоредения разход;
б)
към датата на прихващане, ако разходът е по-малък или равен на задължението.
6. Събраните данни, отнасящи се за разходите и целевите приходи, отнесени към съответната бюджетна година, които подлежат на предаване на Комисията не по-късно от 27 октомври, могат да се коригират единствено в рамките на годишния счетоводен отчет, който следва да се предаде на Комисията съгласно член 102, параграф 1, първа алинея, буква в) подточка iii) от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
Член 12
Специфични правила, приложими спрямо декларациите за разходи, свързани с публичното съхранение
1. Операциите, които следва да се вземат предвид при изготвяне на декларации за разходи, свързани с публичното съхранение, са осчетоводените в края на месеца от разплащателната агенция, а извършени в периода от началото на счетоводната година по смисъла на член 3, параграф 3, първа алинея, буква а) от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 до края на съответния месец.
2. Тези декларации за разходите съдържат стойностите и сумите, определени в съответствие с членове 17 и 18 от настоящия регламент и с член 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 906/2014 на Комисията (11), осчетоводени от разплащателните агенции през месеца, следващ месеца, за който се отнасят операциите.
При все това:
а)
за операции, извършени през месец септември, стойностите и сумите се осчетоводяват от разплащателните агенции не по-късно от 15 октомври;
б)
в случай на обща амортизация сумите, посочени в член 3, параграф 1, буква д) от Делегиран регламент (ЕС) № 906/2014, се осчетоводяват на датата, установена в решението, отнасящо се до тях.
Член 13
Решение на Комисията за извършване на плащане
1. Въз основа на данните, изпратени в съответствие с член 10, параграф 1, буква б) от настоящия регламент, Комисията взема решение да извършва месечните плащания, посочени в член 18, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, без да се засягат корекциите, които могат да се направят в последващи решения съгласно членове 51 и 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, като се вземат предвид решенията за намаляване и спиране съгласно член 41 на същия регламент.
2. Ако общите разходи, декларирани от държавите членки за следващата финансова година, надхвърлят три четвърти от общите бюджетни кредити за текущата финансова година, авансовото поемане на задължения, посочено в член 170, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и съответстващите месечни плащания се отпускат пропорционално на декларациите за разходи, максимум до 75 % от бюджетните кредити за текущата финансова година. При вземане на решения за последващи възстановявания Комисията взема предвид салдото, което не е възстановено на държавите членки.
Член 14
Предоставяне на ресурси на държавите членки
1. С решението за извършване на месечни плащания Комисията предоставя на държавите членки, в рамките на бюджетните кредити, необходимите ресурси за покриване на финансираните от ЕФГЗ разходи, минус съответната сума на целевите приходи, в сметка, открита от всяка държава членка.
Когато плащанията, извършвани от Комисията, минус целевите приходи, доведат до отрицателна сума за дадена държава членка, допълнителните приспадания се пренасят към следващите месеци.
2. Името и номера на банковата сметка, посочена в параграф 1, се съобщават от държавите членки на Комисията във формата, предоставен им от Комисията.
Член 15
Съобщаване при публична интервенция
1. Разплащателните агенции предават на Комисията:
а)
по нейно искане документите и информацията, посочени в член 3, параграф 7 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014, и допълнителните национални административни разпоредби, приети за прилагане и управление на интервенционните мерки;
б)
до датата, посочена в член 10, параграф 1, буква б) от настоящия регламент, информацията за публичното съхранение по образците, предоставени на държавите членки от Комисията посредством информационните системи.
2. Съответните информационни системи, посочени в член 24, се използват за уведомяване и обмен на информация, както и за изготвяне на документи, свързани с разходи за публична интервенция.
Член 16
Съдържание на счетоводните документи за публичното съхранение, изготвяни от разплащателните агенции
1. Складовите счетоводни документи, посочени в член 3, параграф 3, първа алинея, буква а) от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014, съдържат следните категории елементи, показани отделно:
а)
количествата продукти, документирани при влизане и излизане от склада, със или без физическо придвижване;
б)
използваните количества за безплатно разпространение на най-нуждаещи се лица по линия на Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица, осчетоводени съгласно член 4, параграф 3 от Делегиран регламент (ЕС) № 906/2014, като се разграничават тези, които подлежат на трансфер в друга държава членка;
в)
количествата, взети като проби, като се разграничават взети от купувачи проби;
г)
количествата, които след проверка чрез визуален оглед при годишната инвентаризация или по време на инспекция след приемане за интервенция, не могат вече да се препакетират и подлежат на директни продажби;
д)
липсващите количества по обясними или необясними причини, в това число съответстващите на законовите граници на отклонение;
е)
количествата, които са с влошено качество;
ж)
количествата в излишък;
з)
липсващите количества, превишаващи границите на отклонение;
и)
количествата, влезли за съхранение и за които е установено, че не отговарят на изискванията и за които е отказано приемане;
й)
нето количествата на съхранение в края на всеки месец или отчетна година, пренесени в следващия месец или отчетна година.
2. Счетоводните финансови документи, посочени в член 3, параграф 3, първа алинея, буква а) от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014, съдържат следното:
а)
стойността на количествата, посочени в параграф 1, буква а) от настоящия член, като показват отделно стойността на закупените количества и на продадените количества;
б)
счетоводната стойност на количествата, използвани или осчетоводени съгласно договореностите за безплатно разпространение, посочени в параграф 1, буква б) от настоящия член;
в)
разходите за финансиране, посочени в член 3, параграф 1, буква а) от Делегиран регламент (ЕС) № 906/2014;
г)
разходите за физически операции, посочени в член 3, параграф 1, букви б) и в) от Делегиран регламент (ЕС) № 906/2014;
д)
суми от амортизация, посочени в член 3, параграф 1, буква д) от Делегиран регламент (ЕС) № 906/2014;
е)
сумите, събрани или възстановени от продавачи, купувачи и оператори на складове, различни от посочените в член 20, параграф 2 от настоящия регламент;
ж)
сумата от директни продажби, извършени след годишната инвентаризация или след проверки след приемането на продукти на интервенционно съхранение;
з)
загуби и печалби от изнасяне на продукти, като се вземе предвид амортизацията, посочена в буква д) от настоящия параграф;
и)
други дебити и кредити, по-специално съответстващите на количествата, посочени в параграф 1, букви в)-ж) от настоящия член;
й)
средната счетоводна стойност, изразена на тон или хектолитър, в зависимост от случая.
Член 17
Счетоводно отчитане на публичната интервенция
1. Елементите, посочени в член 16, се осчетоводяват за количествата, стойностите, сумите и средните величини, действително осчетоводени от разплащателните агенции, или стойностите и сумите, изчислени на базата на стандартните суми, установени от Комисията.
2. Документите и калкулациите, посочени в параграф 1, са обект на прилагането на следните правила:
а)
разходите за изнасяне, свързани с количествата, за които са осчетоводени количествени загуби или влошаване, в съответствие с правилата, установени в приложения VI и VII към Делегиран регламент (ЕС) № 906/2014, се осчетоводяват единствено за действително продадените и изнесени от склада количества;
б)
количества, осчетоводени като липсващи при трансфер между държави членки, не се считат за влезли на съхранение в държавата членка по местоназначение и не се покриват от стандартните разходи за влизане;
в)
стандартните разходи за влизане и изнасяне, определени за транспорта и трансфера, се осчетоводяват, ако тези разходи не се считат за неделима част от транспортните разходи съгласно правилата на Съюза;
г)
освен ако конкретни правила на Съюза предвиждат друго, натрупаните суми от продажба на влошени продукти, както и всички други суми, получени в този контекст, не се осчетоводяват по линия на ЕФГЗ;
д)
всички документирани излишни количества се осчетоводяват като отрицателна сума в липсващите количества в статуса и движенията на запасите. Тези количества се включват, когато се определят превишаващите границата на отклонение количества;
е)
пробите, различни от тези, взети от купувачите, се осчетоводяват в съответствие с точка 2, буква а) от приложение VII към Делегиран регламент (ЕС) № 906/2014.
3. Корекциите, направени от Комисията във връзка с елементите, посочени в член 16 за текущата счетоводна година, се съобщават на Комитета по земеделските фондове. Те могат да се съобщят на държавите членки при вземане на решение за месечно плащане или, ако това не се осъществи, когато се взема решението за уравняване на сметките. Те се осчетоводяват от разплащателните агенции по реда и условията на посоченото решение.
Член 18
Дати за осчетоводяване на разходи, приходи и движение на продукти при публична интервенция
1. Различните елементи на разходите и приходите се осчетоводяват на датата, на която се извършва физическата операция по мярката за публична интервенция, като се използва обменният курс, посочен в член 3, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 906/2014.
Все пак в изложените по-долу случаи са валидни следните дати:
а)
датата на квитанцията, в случаи на получени или възстановени суми, както е посочено в член 16, параграф 2, букви е) и ж) от настоящия регламент;
б)
датата на реалното плащане на разходи за физически операции, когато тези разходи не са покрити от стандартни суми.
2. Различните елементи, свързани с физическото движение на продукти и управлението на запаси, се вписват в отчетите на датата, на която се извършва физическата операция по интервенционната мярка.
Все пак в изложените по-долу случаи са валидни следните дати:
а)
датата на приемането на продуктите от разплащателната агенция в съответствие с член 31, параграф 2 и член 33 от Регламент (ЕС) № 1272/2009 на Комисията (12) за количества, влизащи за публично съхранение без промяна на мястото на съхранение;
б)
относно количества, които са липсващи, с влошено качество или излишни - датата на установяването на фактите в случая на липсващи, с влошено качество или излишни количества;
в)
датата на действителното изнасяне от склада, в случай на преки продажби на продукти, оставащи на съхранение, които не могат повече да бъдат препакетирани след визуалния оглед в контекста на годишната инвентаризация или по време на инспекцията след интервенцията;
г)
последния ден от счетоводната година - за всички загуби, превишаващи границата на отклонение, посочена в член 4, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014.
Член 19
Финансирана сума при публична интервенция
1. Сумата за финансиране при интервенционните мерки, посочени в член 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 906/2014 се определя въз основа на счетоводните отчети, изготвени и поддържани от разплащателните агенции в съответствие с член 3, параграф 3, първа алинея, буква а) от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014, и към която се дебитират или кредитират съответно различните приходни и разходни позиции, посочени в член 16 от настоящия регламент, като се вземат предвид, когато е целесъобразно, сумите за разходите по секторното законодателство за селското стопанство.
2. Всеки месец и всяка година разплащателните агенции или съответно координиращите органи предават на Комисията по електронен път, по образците, предоставени на държавите членки от Комисията посредством информационните системи, необходимата информация за финансирането на разходите за публично съхранение, както и отчетите, доказващи разходите и приходите, свързани с публичното съхранение, под формата на таблици (P-STO) до деня, предвиден в член 10, параграф 1, буква б) и до датата, предвидена в член 30, параграф 2.
Член 20
Декларации за разходи и приходи, свързани с публична интервенция
1. Финансирането от ЕФГЗ по интервенционните мерки, посочени в член 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 906/2014 е равно на разходите, пресметнати на базата на информацията, съобщена от разплащателната агенция след приспадането на натрупани от интервенционните мерки приходи, валидирани от изградената от Комисията информационна система и включени от разплащателната агенция в декларацията ѝ за разходи, съставена в съответствие с член 12 настоящия регламент.
2. Възстановени суми в съответствие с член 54 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, и суми, получени или възстановени от продавачи, купувачи и оператори на складове, отговарящи на критериите, изложени в член 43 от същия регламент, се декларират в бюджета на ЕФГЗ при условията, посочени в член 10, параграф 2, буква а) от настоящия регламент.
РАЗДЕЛ 3
Счетоводство на ЕЗФРСР
Член 21
Прогнозни нужди от финансиране
За всяка програма за развитие на селските райони, посочена в член 6 от Регламент (ЕС) № 1305/2013 на Европейския парламент и на Съвета (13) и в съответствие с член 102, параграф 1, първа алинея, буква в), подточка ii) от Регламент (ЕС) № 1306/2013, държавите членки изпращат на Комисията два пъти годишно, най-късно до 31 януари и до 31 август, своите прогнози за сумите, които да се финансират от ЕЗФРСР за финансовата година. Освен това държавите членки изпращат актуализиран разчет на заявките си за финансиране за следващата финансова година.
Тези прогнози и актуализираният разчет се предават посредством структурирани данни, като се използва информационната система SFC2014, предвидена в глава I от Регламент за изпълнение (ЕС) № 184/2014 на Комисията (14).
Член 22
Декларации за разходите
1. Разплащателните агенции декларират разходите за всяка програма за развитие на селските райони, както е посочено в член 6 от Регламент (ЕС) №°1305/2013.
За всяка мярка за развитие на селските райони разплащателните агенции посочват в декларацията за разходите:
а)
размер на допустимите публични разходи, за които агенцията действително е изплатила съответстващото участие на ЕЗФРСР по време на всеки референтен период, посочен в параграф 2 от настоящия член;
б)
допълнителната информация относно финансовите инструменти, както е посочена в дял IV от част II от Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета (15);
в)
допълнителната информация за авансовите плащания към бенефициерите, както е посочена в член 75, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013;
г)
сумата, възстановена през текущия период, както е посочено в параграф 2 от настоящия член.
2. След като Комисията одобри програмата за развитие на селските райони, държавите членки изпращат на Комисията, в съответствие с член 102, параграф 1, първа алинея, буква в), подточки i) и ii) от Регламент (ЕС) № 1306/2013 своите декларации за разходите в следните срокове:
а)
не по-късно от 30 април за разходите за периода от 1 януари до 31 март;
б)
не по-късно от 31 юли за разходите за периода от 1 април до 30 юни;
в)
не по-късно от 10 ноември за разходите за периода от 1 юли до 15 октомври;
г)
не по-късно от 31 януари за разходите за периода от 16 октомври до 31 декември;
Всички разходи обаче, изплатени на бенефициерите от разплащателните агенции в съответствие с член 65, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 преди одобрението на програма за развитие на селските райони, както е посочено в член 6 от Регламент (ЕС) № 1305/2013, се изплащат на отговорност на държавите членки и се декларират на Комисията в първата декларация за разходи след приемането на тази програма. Същото правило се прилага mutatis mutandis в случай на изменение на програмата за развитие на селските райони, както е посочено в член 11 от Регламент (ЕС) № 1305/2013.
3. Декларациите за разходите се изготвят от разплащателните агенции под формата на структурирани данни за програмите за развитие на селските райони в информационната система SFC2014, предвидена в глава I от Регламент за изпълнение (ЕС) № 184/2014.
4. Когато на Комисията са необходими допълнителни потвърждения поради предоставена непълна или неясна информация или поради несъгласия, различия в тълкуването или друго несъответствие в декларацията за разход за даден референтен период, произтичащи по-специално от липса на съобщаване на информацията, изисквана в Регламент (ЕС) № 1305/2013 и актовете на Комисията, приети във връзка със същия регламент, или при наличие на сериозни признаци, че разходите, включени в декларацията за разходи, може да са засегнати от нередност, или че може да има недостатъци във функционирането на системата за управление и контрол за развитие на селските райони, съответната държава членка, по искане на Комисията, предоставя допълнителна информация в срок, определен в посоченото искане, в зависимост от сериозността на проблема.
Срокът за междинните плащания, определен в член 36, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, може да бъде прекъснат за цялата или част от сумата, за която се заявява плащане, от датата, на която е изпратено искането за информация, до получаването на исканата информация, но не по-късно от максималния срок, посочен в член 83, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
Когато държавата членка не отговори на искането за допълнителна информация в срока, посочен в искането, или ако отговорът бъде счетен за незадоволителен или показва, че не са спазени приложимите правила, или че средствата на Съюза са неправилно усвоени, Комисията може да спре или да намали плащанията в съответствие с член 41 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
5. Декларираните разходи за даден период могат да съдържат корекции на данните, декларирани за предходен период на деклариране от същата финансова година.
Корекциите на разходите и целевите приходи, отнесени към финансовата година, които не са въведени в декларациите по параграф 2, букви а), б) и в), могат да се правят единствено в рамките на годишния счетоводен отчет, който следва да се предаде на Комисията съгласно член 102, параграф 1, първа алинея, буква в), подточка iii) от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
Член 23
Изчисляване на сумата за изплащане
1. Участието на Съюза в допустимите публични разходи се изчислява за всяка отделна мярка и за всеки референтен период въз основа на плана за финансиране, както е посочен в член 8, параграф 1, буква з) от Регламент (ЕС) № 1305/2013, в сила от първия ден на посочения период. Изчислението взема предвид корекциите в участието на Съюза, както са посочени в декларацията за разходи за същия период.
2. Без да се засяга разпоредбата за тавана в член 34, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, когато общата сума на участието на Съюза, изплатено на програмата за развитие на селските райони, надвиши общата сума, предвидена за мярката за развитие на селските райони, сумата за изплащане се намалява до сумата, предвидена за съответната мярка. Изключеното в резултат на това участие на Съюза може да се изплати по-късно, при условие че държавата членка представи коригиран план за финансиране, който се приеме от Комисията.
3. Участието на Съюза се изплаща от Комисията, при наличие на ресурси, по сметката/ите, открити от всяка държава членка.
Името и номерата на сметката се съобщават от държавите членки на Комисията във формата, предоставен им от Комисията.
РАЗДЕЛ 4
Общи разпоредби за ЕФГЗ и ЕЗФРСР
Член 24
Електронен обмен на информация и документи
1. Комисията определя информационните системи, позволяващи електронен обмен на документи и информация между нея и държавите членки за съобщения и справка с информация, предвидени в член 102 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, както и необходимите действия за тяхното прилагане. Тя информира държавите членки за общите правила за внедряването на тези системи чрез Комитета по земеделските фондове.
2. Информационните системи, посочени в параграф 1, са в състояние да обработват по-специално:
а)
необходимите за финансовите трансакции данни, по-специално свързаните с месечните и годишните счетоводни отчети на разплащателните агенции, декларациите за разходи и приходи, както и предаването на информация и документи, посочени в член 3 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 и членове 10, 11, 14, 15, 19, 20, 23 и 29 от настоящия регламент;
б)
документи от общ интерес, позволяващи наблюдение на месечните и годишните счетоводни отчети, както и информация и документи, които разплащателните агенции трябва да представят за справка на Комисията;
в)
текстове на Съюза и насоки на Комисията относно финансирането на общата селскостопанска политика от акредитирани и определени органи съгласно Регламент (ЕС) № 1306/2013 и насоките за хармонизирано прилагане на съответното законодателство.
3. Формата и съдържанието на документите по членове 10, 19, 20, 23 и член 30, параграф 1, букви а), б) и г) се предоставят на държавите членки от Комисията посредством образци чрез информационните системи.
Тези образци биват адаптирани и актуализирани от Комисията след като постъпи информация от Комитета по земеделските фондове.
4. Информационните системи, посочени в параграф 1, могат да съдържат необходимите инструменти за съхраняване на данни и за управление на сметките на фондовете от Комисията, както и такива за изчисляване на разходи с фиксирана ставка, или разходи, изискващи използване на единни методи, по-специално по отношение на финансовите разходи и амортизацията.
5. Данните за финансовите трансакции се предават, въвеждат и актуализират в информационните системи, посочени в параграф 1, под ръководството на разплащателните агенции, от самите разплащателни агенции или от органите, които са оправомощени за тази функция, при необходимост чрез посредничеството на акредитираните координиращи органи в съответствие с член 7, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
6. Когато документ или процедура, предвидена в Регламент (ЕС) № 1306/2013 или в актове на Комисията, приети за целите на посочения регламент, изискват подпис на упълномощено лице или одобрението на такова лице на един или повече етапи от съответната процедура, информационните системи, създадени за предаването на такива документи трябва да дават възможност за идентифициране на всяко лице по недвусмислен начин и да дават разумни гаранции, че съдържанието на тези документи, включително през различните етапи на процедурата, няма да може да бъде променяно, в съответствие със законодателството на Съюза. По отношение на приложените към годишните счетоводни отчети декларации за разходи и декларация за управлението по реда на член 102, параграф 1, първа алинея, буква в), подточки i) и iii) от Регламент (ЕС) № 1306/2013, документите, предоставяни по електронен път, също се съхраняват в оригиналния си вид от разплащателните агенции или, когато е приложимо, от координиращите органи, акредитирани по член 7, параграфи 2 и 4 от същия регламент.
7. Електронните и цифровизираните документи се съхраняват за целия период, предвиден в член 32.
8. Когато е налице неизправност в дадена информационна система или липсва стабилна връзка, държавата членка има право, с предварителното одобрение на Комисията, да изпраща документите под друга форма, при определени от Комисията условия.
Член 25
Спиране на плащане в случай на закъсняло подаване
Актовете за изпълнение, които определят месечните плащания, посочени в член 18, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, или междинните плащания по член 36 от същия регламент, вземат предвид спирането на плащания, решено в съответствие с член 42 от посочения регламент.
Член 26
Придобиване на сателитни изображения
1. За целите на член 21 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 всяка държава членка уведомява Комисията най-късно до 1 ноември всяка година относно:
а)
дали желае Комисията да придобие сателитните изображения, необходими за програмата за проверките и/или за оценката на качеството на системата за идентификация на земеделските парцели;
б)
площта, която подлежи на проверка, и броя на планираните зони за контрол.
2. Държавите членки, които искат да получат сателитни изображения от Комисията, в сътрудничество с нея и преди 15 януари след предаването на информацията по параграф 1, финализират зоните, които ще бъдат обхванати, както и графика за получаване на тези изображения.
3. Комисията предоставя безвъзмездно придобитите сателитни изображения на упълномощените представители на държавите членки. Тези представители трябва да спазват разпоредбите за авторско право от договорите с доставчиците и да върнат изображенията след приключване на работата.
4. Ако общите искания, получени от държавите членки, надвишават бюджета за прилагане на член 21 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, Комисията взема решение за ограничение на предоставянето на сателитни изображения, като се стреми наличните ресурси да бъдат използвани най-ефикасно.
ГЛАВА III
УРАВНЯВАНЕ НА СМЕТКИ
РАЗДЕЛ 1
Възстановяване на задължения
Член 27
Лихви по възстановяването на неправомерни плащания
1. Освен ако в секторното законодателство за селското стопанство е предвидено друго, лихвата по възстановяването на неправомерни плащания вследствие на нередовност или небрежност се изчислява за периода между изтичането на срока за плащане от бенефициера, посочен в разпореждането за възстановяване, и датата на погасяване или приспадане. Срокът за плащането не надхвърля 60 дни след разпореждането за възстановяване.
2. Прилаганият лихвен процент не е по-нисък от процента, предвиден в националното законодателство за възстановяване на сравними неправомерни разходи или за събиране на вземания.
Член 28
Възстановяване чрез прихващане
Без да се засягат други правоприлагащи действия, предвидени в националното законодателство, държавите членки прихващат неизплатените задължения на бенефициера, установени в съответствие с националното законодателство, от бъдещите плащания към бенефициера от разплащателната агенция, отговаряща за възстановяването на дълга.
РАЗДЕЛ 2
Уравняване на сметките
Член 29
Съдържание на годишните счетоводни отчети
Годишните счетоводни отчети, посочени в член 102, параграф 1, първа алинея, буква в), подточка iii) от Регламент (ЕС) № 1306/2013, съдържат следното:
а)
целевите приходи, посочени в член 43 от посочения регламент;
б)
разходите на ЕФГЗ след приспадане на неправомерни плащания, които не са възстановени към края на финансовата година, различни от посочените в буква е) от настоящия член, включително лихвите по тях, обобщени по позиции и подпозиции от бюджета на Съюза;
в)
разходите на ЕЗФРСР по програми, мерки и специфичен процент на участието. Годишният отчет за разходите включва също информация за възстановените суми. След приключването на дадена програма неправомерните плащания, различни от посочените в буква е) от настоящия член, които не са възстановени, включително и лихвите по тях, се приспадат от разходите за въпросната финансова година;
г)
таблица с разликите по позиции и подпозиции, или в случая на ЕЗФРСР, по програми, мерки, специфичен процент на участието и приоритетна област, между разходите и целевите приходи, декларирани в годишните счетоводни отчети, и тези декларирани за същия период в документите, посочени в член 10, параграф 1, буква б) от настоящия регламент, що се отнася до ЕФГЗ, и член 22, параграф 2 от настоящия регламент, що се отнася до ЕЗФРСР, придружени от обяснение за всяка разлика;
д)
поотделно сумите, които ще бъдат поети съответно от засегнатата държава членка и от Съюза в съответствие с член 54, параграфи 2 и 3 от Регламент (ЕС) № 1306/2013;
е)
таблицата с неправомерните плащания, които още не са възстановени към края на финансовата година като следствие от нередности по смисъла на член 1, параграф 2 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2988/95 (16), включително санкциите, предвидени в приложимите секторни правила на Съюза и лихвата по тях, изготвена по образеца, установен в приложение II към настоящия регламент;
ж)
извадка от регистъра на длъжниците на сумите, които подлежат на възстановяване и изплащане на ЕФГЗ или ЕЗФРС, различни от посочените в букви б), в) и е) от настоящия член, включително санкции и лихви, по образеца, установен в приложение III към настоящия регламент;
з)
обобщение на интервенционните операции и справка за количеството и местоположението на запасите към края на финансовата година;
и)
потвърждение, че разходите, целевите приходи и детайлите за всяко движение на интервенционното съхранение се отразяват в документацията и счетоводството на разплащателната агенция;
й)
крайното салдо в края на финансовата година на натрупаните неусвоени/неуравнени аванси, изплатени от държавите членки на бенефициерите, разбити по мярка за ЕФГЗ и по програма за ЕЗФРСР, като за втория фонд се включват и финансовите инструменти. По отношение на финансовите инструменти крайното салдо се отнася за сумите, изплатени от Комисията, които не са използвани от държавите членки за плащания към крайни получатели, нито за тях са поети задължения по договори за гаранции съгласно член 42, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
Член 30
Предаване на информация
1. За целите на уравняването на сметките съгласно член 51 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 всяка държава членка изпраща на Комисията:
а)
позициите, включени в годишните счетоводни отчети, както са посочени в член 29 от настоящия регламент;
б)
становището и докладите, изготвени от сертифициращия орган или органи, както е посочено в член 5, параграфи 3 и 4 от настоящия регламент;
в)
пълен набор от счетоводни документи за целите на статистиката и контрола;
г)
декларацията за управлението, посочена в член 3 от настоящия регламент;
2. Документите и счетоводната информация, посочени в параграф 1, се изпращат на Комисията най-късно до 15 февруари на годината, следваща края на финансовата година, за които се отнасят. Документите по букви а), б) и г) от същия параграф се изпращат в един екземпляр, придружени от електронно копие в съответствие с формата и при условията, установени от Комисията в член 24.
3. По искане на Комисията или по инициатива на държава членка, на Комисията може да се предостави допълнителна информация за уравняването на сметки в срок, определен от Комисията, като се вземе предвид количеството работа, необходимо за предоставянето на тази информация. При липса на такава информация Комисията може да извърши уравняването на сметките въз основа на данните, с които разполага.
4. В надлежно обосновани случаи Комисията може да приеме искане за закъснение на подаването на информация, ако това искане се изпрати преди крайния срок за подаване.
Член 31
Форма и съдържание на счетоводната информация
1. Формата и съдържанието на счетоводната информация, посочена в член 30, параграф 1, буква в), както и начинът на изпращането ѝ до Комисията са предвидените в съответствие с Регламент за изпълнение (ЕС) № 991/2013 на Комисията (17).
2. Счетоводната информация се използва от Комисията единствено за целите на:
а)
изпълняване на задълженията ѝ в контекста на уравняването на сметки съгласно Регламент (ЕС) № 1306/2013.
б)
осигуряването на мониторинг върху развитието на процесите и изготвянето на прогнози в земеделския сектор.
Европейската сметна палата и Европейското бюро за борба с измамите (ОЛАФ) получават достъп до информацията за целите на изпълнение на техните задължения.
3. Всички лични данни, включени в събраната счетоводна информация, се обработват единствено за целите, посочени в параграф 2. По-специално, ако счетоводната информация се използва от Комисията за целта, посочена в параграф 2, първа алинея, буква б), Комисията осигурява анонимност на тези данни и ги обработва единствено в обобщена форма.
4. Всички запитвания относно обработването на личните данни се отправят от засегнатите лица до Комисията, както е предвидено в приложение IV.
5. Комисията отговаря, счетоводната информация да се съхранява при спазване на пълна поверителност и сигурност.
Член 32
Съхранение на счетоводната информация
1. Разходооправдателните документи относно финансираните разходи и целевите приходи, събирани от ЕФГЗ, се съхраняват на разположение на Комисията най-малко три години след годината, в която Комисията уравнява сметките за съответната финансова година съгласно член 51 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
2. Разходооправдателните документи относно финансираните разходи и целевите приходи, събирани от ЕЗФРСР, се съхраняват на разположение на Комисията най-малко три години след годината, в която се е извършило окончателното плащане от разплащателната агенция.
3. В случай на нередности или небрежност разходооправдателните документи, посочени в параграфи 1 и 2, са на разположение на Комисията най-малко три години след годината, в която сумите са изцяло възстановени от бенефициера и изплатени на фондовете, или в която са определени финансовите последици от невъзстановяването съгласно член 54, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
4. В случай на процедура на уравняване по съответствие, предвидена в член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, разходооправдателните документи, посочени в параграфи 1 и 2 от настоящия член, се съхраняват на разположение на Комисията най-малко една година след годината, в която е приключила процедурата, или ако решението за съответствие е предмет на съдебно производство пред Съда на Европейския съюз, най-малко една година след годината, в която производството приключи.
5. Разходооправдателните документи, посочени в параграфи 1-4, се съхраняват на разположение на Комисията или на хартиен носител, или в електронен вид, или и по двата начина.
Документите могат да бъдат съхранявани единствено в електронен вид само ако националното право на съответната държава членка позволява използването на електронни документи като доказателство за свързаните с тях операции при съдебни производства пред националните съдилища.
Ако документите се съхраняват само в електронен вид, системата за съхранението им отговаря на Раздел 3, буква Б от приложение I към Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014.
Член 33
Финансово уравняване
1. С решение за уравняване на сметките на Комисията, посочено в член 51 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, се определят сумите на направените разходи във всяка държава членка през съответната финансова година, които ще бъдат признати за финансиране от фондовете въз основа на счетоводните отчети по член 29 от настоящия регламент и намаленията и спиранията по член 41 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
С решението също така се определят сумите, които ще се финансират от Съюза и от съответната държава членка съгласно член 54, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
По отношение на ЕЗФРСР сумата, определена с решението за уравняването на сметките, включва средствата, които могат да се използват повторно чрез пренасочване от съответната държава членка съгласно член 56, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
2. По отношение на ЕФГЗ сумата, посочена в решение за уравняване на сметки, която подлежи на възстановяване от всяка държава членка или е платима на нея, се определя като месечните плащания за съответната финансова година се приспадат от признатите разходи за същата година в съответствие с параграф 1. Комисията приспада или добавя тази сума към месечното плащане, свързано с направените разходи, през втория месец след решението за уравняване на сметките.
По отношение на ЕЗФРСР сумата, посочена в решение за уравняване на сметки, която подлежи на възстановяване от всяка държава членка или е платима на нея, се определя като междинните плащания за съответната финансова година се приспадат от признатите разходи за същата година в съответствие с параграф 1.
Комисията приспада тази сума или я добавя към първото плащане, за което държавата членка е подала декларация за разходите след приемането на решението съгласно член 51 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
3. Комисията съобщава на съответната държава членка резултатите от проверката на предоставената информация, заедно с предлаганите от нея изменения, най-късно до 30 април след края на финансовата година.
4. Ако по причини, отнасящи се до съответната държава членка, Комисията не е в състояние да уравни сметките на държавата членка преди 31 май следващата година, Комисията уведомява държавата членка за допълнителните проучвания, които възнамерява да предприеме съгласно член 47 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
5. Параграфи 1-4 се прилагат, mutatis mutandis, към целевите приходи по смисъла на член 43 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
Член 34
Уравняване по съответствие
1. За да се определи какви суми да се изключат от финансирането от Съюза, когато финансирането на тези разходи не е извършено в съответствие с правилата на Съюза, Комисията използва собствените си констатации и взема предвид информацията, предоставена от държавите членки, при условие че последната е предоставена в срока, определен от Комисията в рамките на процедурата на уравняване по съответствие, извършена съгласно член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, и е в съответствие с настоящия член.
2. Когато в резултат на дадено проучване Комисията счита, че разходите не са направени в съответствие с правилата на Съюза, тя съобщава констатациите си на съответната държава членка, като посочва необходимите корективни мерки за гарантиране на бъдещото спазване на тези правила и определената към момента степен на финансова корекция, която счита, че отговаря на нейните констатации на този етап от процедурата. В съобщението също така се предвижда насрочване на двустранна среща в срок от четири месеца след изтичането на срока за отговор от държавата членка. Съобщението се позовава на настоящия член.
Държавата членка отговаря в срок от два месеца от получаването на съобщението. В своя отговор държавата членка има възможност, по-специално:
а)
да демонстрира пред Комисията, че действителната степен на несъответствие или рискът за фондовете са по-незначителни, отколкото е посочила Комисията;
б)
да уведоми Комисията за корективните мерки, които е предприела, за да гарантира спазване на правилата на Съюза и за датата на тяхното действително прилагане.
В обосновани случаи Комисията може, при аргументирано искане от страна на държавата членка, да разреши удължаване на двумесечния срок с максимум два месеца. Искането се отправя към Комисията преди изтичането на този срок.
Ако държавата членка счита, че не е необходима двустранна среща, тя уведомява Комисията за това в отговора си на гореупоменатото съобщение.
3. На двустранната среща двете страни се стараят да постигнат съгласие относно мерките, които трябва да се предприемат, и относно оценката на сериозността на нарушението и финансовите вреди за бюджета на Съюза.
В срок от 30 работни дни от двустранната среща Комисията изготвя протокол и го изпраща на държавата членка. Държавата членка може да изпрати забележки на Комисията в срок от 15 работни дни след получаването на протокола от срещата.
В срок от шест месеца след изпращането на протокола от двустранната среща Комисията официално съобщава заключенията си на държавата членка въз основа на информацията, получена в рамките на процедурата за уравняване по съответствие. В това съобщение се оценяват разходите, които се изключват от финансирането от Съюза, съгласно член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 и член 12 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014. Съобщението се позовава на член 40, параграф 1 от настоящия регламент.
4. Когато държавата членка се е възползвала от помирителната процедура по член 40, Комисията съобщава заключенията си на държавата членка не по-късно от шест месеца след:
а)
получаването на доклада на помирителния орган; или
б)
получаването на допълнителна информация от държавата членка в срока, посочен в член 40, параграф 3, втора алинея, при условие че са изпълнени условията на параграф 6 от настоящия член.
5. За да приложи параграфи 3 и 4 в съответните срокове, Комисията има на разположение цялата информация, необходима на този конкретен етап от процедурата. Когато Комисията прецени, че липсва информация, тя може по всяко време в рамките на срока, установен в параграфи 3 и 4:
а)
да поиска допълнителна информация от държавата членка, като последната отговаря в срок от два месеца от получаването на това искане; и/или
б)
да уведоми държавата членка за намерението си да проведе допълнителна одитна мисия, за да извърши необходимите проверки.
В такъв случай сроковете, посочени в параграфи 3 и 4, започват да текат отново или при получаването от Комисията на поисканата допълнителна информация, или от последния ден на допълнителна одитна мисия.
6. При оценката на разходите, които да бъдат изключени от финансирането от Съюза, предоставената от държавата членка информация след официалното съобщение от Комисията, посочено в параграф 3, втора алинея, може да бъде взета предвид само:
а)
когато е необходимо да се избегне значително надценяване на финансовите вреди за бюджета на Съюза; и
б)
ако закъснялото подаване на информацията е надлежно обосновано поради външни обстоятелства и не застрашава своевременното приемане на решение на Комисията съгласно член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
7. След като съобщи заключенията си на държавите членки в съответствие с член 34, параграф 3 или 4 от настоящия регламент, Комисията приема, когато е целесъобразно, едно или повече решения по член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, за да изключи от финансирането от Съюза разходите, направени при неспазване на правилата на Съюза. Комисията може да предприеме процедури за уравняване по съответствие до действителното прилагане на корективни мерки от страна на държавата членка.
8. По отношение на ЕФГЗ приспадането от финансирането от Съюза се извършва от Комисията от месечните плащания, свързани с разходите, направени през втория месец след решението съгласно член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
По отношение на ЕЗФРСР приспадането от финансирането от Съюза се извършва от Комисията от плащането, за което държавата членка е подала декларация за разходите след приемането на решението съгласно член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
При все това, по искане на държавата членка и след консултация с Комитета по земеделските фондове, Комисията може да приеме решение, в което се определя различна дата за приспадането, или се разрешава неговото възстановяване на вноски, когато това се налага от съществения размер на приспадането, включено в акта за изпълнение, приет въз основа на член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
9. В надлежно обосновани случаи, за които се уведомява съответната държава членка, Комисията може да удължи сроковете, посочени в параграфи 3 и 4.
10. Параграфи 1-9 се прилагат, mutatis mutandis, за целевите приходи по смисъла на член 43 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
Член 35
Решение да не се започва или продължава проучване във връзка с уравняването по съответствие
1. Комисията може да реши да не започва или продължава проучване във връзка с уравняването по съответствие съгласно член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, когато очаква, че евентуалната финансова корекция за установеното в резултат на проучването несъответствие, посочено в член 34, параграф 2, няма да надхвърля 50 000 EUR и 2 % от съответните разходи или суми за възстановяване.
2. Когато Комисията намали месечните плащания съгласно член 41, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, тя може да реши да не започва или продължава проучване във връзка с уравняването по съответствие съгласно член 52 от посочения регламент, при условие че съответната държава членка не е изразила възражение срещу прилагането на настоящия параграф в рамките на процедурата, предвидена в член 41, параграф 1 от същия регламент.
Член 36
Помирителен орган
За целите на процедурата за уравняване по съответствие, предвидена в член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, се създава помирителен орган. Той изпълнява следните задачи:
а)
проучва всички въпроси, зададени му от държавата членка, получила официално съобщение от Комисията съгласно член 34, параграф 3, втора алинея от посочения регламент, включително и извършва оценка на разходите, които Комисията възнамерява да изключи от финансирането от Съюза;
б)
стреми се да сближи разминаващите се позиции на Комисията и на съответната държава членка;
в)
в края на своята проверка изготвя доклад относно резултатите от положените от него усилия за помирение, придружен с всички забележки, които счете за необходими в случаите, когато всички или част от спорните точки останат нерешени.
Член 37
Състав на помирителния орган
1. Помирителният орган се състои от най-малко петима членове, подбрани сред изтъкнати личности, които притежават гаранция за независимост и са висококвалифицирани по въпросите, свързани с финансирането на общата селскостопанска политика, включително развитието на селските райони, или практиката на финансовия одит.
Те трябва да са граждани на различни държави членки.
2. Председателят, членовете и заместниците им се назначават от Комисията за първоначален мандат от три години, след консултации с Комитета по земеделските фондове.
Този мандат може да се подновява, но само за период от една година, като за всяко подновяване се уведомява Комитетът по земеделските фондове. Въпреки това, ако се реши за председател да се назначи лице, което вече е член на помирителния орган, продължителността на първоначалния мандат на председателя е три години.
Имената на председателя, членовете и заместниците им се публикуват в серия С от Официален вестник на Европейския съюз.
3. Членовете на помирителния орган получават възнаграждение в зависимост от времето, което отделят за мисията си. Разноските се покриват в съответствие с действащите правила за служители на Комисията.
4. След изтичането на мандата, председателят и членовете остават на служба, докато бъде взето решението за тяхното заместване или за подновяването на мандата им.
5. След консултации с Комитета по земеделските фондове Комисията може да прекрати мандата на членовете, които вече не отговарят на изискванията за упражняване на техните функции в помирителния орган, или които по независимо каква причина не са на разположение за неопределен срок.
В този случай съответният член бива заместен за остатъка от периода, за който е назначен, от заместник член, като Комитетът по земеделските фондове бива информиран за това.
Ако се прекрати мандатът на председателя, членът, който упражнява председателските функции за останалата част от мандата, се назначава от Комисията след консултации с Комитета по земеделските фондове.
Член 38
Независимост на помирителния орган
1. Членовете на помирителния орган изпълняват задълженията си независимо, като не търсят и не приемат указания от Комисията, правителствата или органите.
Членовете не могат да участват в работата на помирителния орган или да подписват доклад, ако на предишна длъжност са били лично ангажирани с разглеждания казус.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 287 от Договора, членовете не оповестяват никаква информация, придобита от тях в хода на работата им за помирителния орган. Тази информация е поверителна и се обхваща от задължението за служебна тайна.
Член 39
Правила за работа
1. Срещите на помирителния орган се състоят в седалището на Комисията. Председателят осигурява подготовката и организацията на работата. При отсъствие на председателя и без да се засягат разпоредбите на член 37, параграф 5, първа алинея, следващият по старшинство член поема функциите на председател.
Секретариатът на помирителния орган се осигурява от Комисията.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 38, параграф 1, втора алинея, докладите се приемат с пълно мнозинство от присъстващите членове, като кворумът за разисквания е трима души.
Докладите се подписват от председателя и членовете, които са участвали в разискванията. Те се подписват също и от секретариата.
Член 40
Помирителна процедура
1. Държавите членки могат да отнесат въпрос към помирителния орган в срок от 30 работни дни след получаването на официалното съобщение от Комисията, посочено в член 34, параграф 3, втора алинея, като изпратят обосновано искане за помирение до секретариата на помирителния орган.
Процедурата и адресът на секретариата се нотифицират на държавите членки чрез Комитета по земеделските фондове.
2. Искането за помирение е допустимо само когато сумата, предвидена за изключване от финансирането от Съюза, съгласно съобщението от Комисията:
а)
надхвърля 1 млн. евро;
или
б)
представлява най-малко 25 % от общия годишен разход на държавата членка по съответните бюджетни позиции.
Освен това, ако по време на предишни обсъждания, държавата членка е заявила и демонстрирала, че въпросът е принципен във връзка с прилагането на правилата на Съюза, председателят на помирителния орган може да обяви искането за помирение за допустимо. Въпреки това такова искане се счита за недопустимо, когато се отнася изключително до въпрос на правно тълкуване.
3. Помирителният орган провежда разследванията си възможно най-неформално и своевременно, като се опира единствено на доказателствата, с които разполага Комисията към момента на съобщаване на официалните заключения в съответствие с член 34, параграф 3 и дава на Комисията и съответните национални органи право на справедлив процес.
При все това, ако съответната държава членка сметне за необходимо да представи в искането си за помирение информация, която още не е съобщавана на Комисията, помирителният орган може да прикани Комисията да оцени новата информация само ако са изпълнени условията по член 34, параграф 6. Информацията се съобщава на Комисията най-късно два месеца след изпращането на доклада, посочен в член 36, буква в).
4. Когато помирителният орган не е в състояние, в срок от четири месеца след отнасянето на случай до него, да сближи позициите на Комисията и на държавата членка, помирителната процедура се обявява за неуспешна.
В доклада по член 36, буква в) се изброяват причините, поради които позициите не са могли да бъдат сближени. В него се посочва и дали по време на процедурата е постигнато частично съгласие и дали помирителният орган приканва Комисията да оцени нова информация в съответствие с параграф 3, втора алинея.
Докладът се предава:
а)
на съответната държава членка;
б)
на Комисията, за разглеждане преди да съобщи заключенията си на държавата членка;
в)
на другите държави членки в рамките на Комитета по земеделските фондове.
ГЛАВА IV
ПРАВИЛА ЗА ПРОВЕРКИТЕ
РАЗДЕЛ 1
Общи правила
Член 41
Намаляване на нивото на проверките на място
1. Държавите членки могат да решат да намалят минималното ниво на проверки на място в съответствие с член 59, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, ако са изпълнени следните условия:
а)
в съответствие с член 9 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 сертифициращият орган е представил становище, което потвърждава доброто функциониране на системата за вътрешен контрол и че процентът на грешки за съответната популация е бил под прага на същественост от 2,0 % най-малко през двете последователни финансови години, предхождащи годината, в която ще се прилага намаляването на проверките;
б)
Комисията не е уведомила съответната държава членка, че не може да приеме становището, посочено в буква а) от настоящия параграф, представено от сертифициращия орган в контекста на член 9 от Регламент (ЕС) № 1306/2013; и
в)
Комисията:
i)
не е уведомила съответната държава членка в съответствие с член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 за слабости в системата за контрол на отделна схема за подпомагане или мярка; или
ii)
при прилагането на член 34 от настоящия регламент е удовлетворена от коригиращите действия, предприети от съответната държавата членка, когато последната е уведомена съгласно член 52 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 за слабости в системата за контрол на отделна схема за подпомагане или мярка и е уведомила държавата членка за това.
2. Държавите членки могат да решат да намалят минималното ниво на проверките на място в съответствие с нивата и, когато е целесъобразно, с допълнителните условия, предвидени в специфичното за сектора законодателство.
Държавите членки уведомяват Комисията за решението си да намалят минималното ниво на проверките незабавно след приемането му. Уведомлението съдържа:
а)
съответната схема за подпомагане или мярка;
б)
срока на прилагане на намалено минимално ниво на проверки на място;
в)
намаленото минимално ниво на проверки на място, който ще се прилага.
3. Когато не е изпълнено което и да е от общите условия, посочени в параграф 1, или допълнително условие, предвидено в специфичното за сектора законодателство, държавите членки незабавно отменят решението си да намалят минималното ниво на проверките на място и от следващата година за заявление прилагат минималното ниво на проверки на място, установено в секторното законодателство за селското стопанство.
РАЗДЕЛ 2
Проверка на трансакциите
Член 42
Проверка от държавите членки
1. Систематичните проверки на търговските документи на предприятията съгласно член 80, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, се прилагат за всеки период на проверки, посочен в параграф 4 от настоящия член, към редица предприятия, които не могат да бъдат по-малко от половината от предприятията, чиито постъпления или плащания, или сумата от двете, по линия на финансиране от ЕФГЗ надхвърлят 150 000 EUR за финансовата година на ЕФГЗ, предхождаща началото на въпросния период на проверки.
2. Във връзка с всеки период на проверки държавите членки, без да засягат задълженията си по член 80, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, подбират предприятия за проверка въз основа на анализ на риска за всички мерки, когато е целесъобразно да се постъпи така. Държавите членки предават на Комисията своите предложения за използването на анализ на риска най-малко 6 месеца преди началото на периода на проверки. Предложенията съдържат цялата необходима за този подход информация, методите и използваните данни за анализа, както и критериите и очаквания метод на извършване на проверките. Предложението се изготвя в съответствие с приложение V от настоящия регламент. Всяка държава членка взема предвид коментарите на Комисията относно предложението за анализ на риска, които се представят в срок от осем седмици след получаването му.
3. По отношение на мерките, за които държавата членка счита, че използването на анализ на риска не е целесъобразно, е задължителна проверката на предприятия, при които сумата от постъпленията или плащанията, или сумата от двете по линия на финансиране от ЕФГЗ, надвишава 350 000 EUR и които не са проверявани в съответствие с настоящия регламент и дял V, глава III от Регламент (ЕС) № 1306/2013 през двата предходни периода на проверка.
4. Периодът на проверка продължава между 1 юли и 30 юни на следващата година. Проверките обхващат период от най-малко дванадесет месеца, приключващ по време на предишния период на проверка; по усмотрение на държавата членка той може да бъде разширен и за периоди, предшестващи или следващи този едногодишен период.
Член 43
Достъп до търговски документи
Предприятията съхраняват търговските документи най-малко три години смятано от края на годината на тяхното съставяне. Държавите членки могат да предвидят по-дълъг период на съхранение на посочените документи.
Член 44
Съвместни действия
По своя инициатива или въз основа на предложение от държава членка и със съгласието на съответните държави членки Комисията може да реши да координира съвместни действия, включващи взаимопомощ между две или повече държави членки, както е предвидено в член 83, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
Член 45
Взаимопомощ
1. По време на първите три месеца след финансовата година на изплащане от ЕФГЗ държавите членки изпращат списък на предприятията, посочени в член 83, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 на всяка държава членка, където е установено такова предприятие. Списъкът включва всички необходими подробности, позволяващи на държавата членка, за която е предназначен, да идентифицира предприятията и да осъществи задълженията си за проверка. Държавата членка по местоназначение отговаря за проверката на такива предприятия в съответствие с член 80 от Регламент (ЕС) № 1306/2013. Копие от всеки списък се изпраща на Комисията.
Държавата членка, която получава или извършва плащането може да поиска от държавата членка, в която е установено предприятието, да провери някои от предприятията от списъка в съответствие с член 80 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, като посочва защо е необходимо това искане и по-специално рисковете, свързани с предприятието.
Държавата членка, към която е отправено искането, отчита надлежно свързаните с предприятието рискове, съобщени от държавата членка, подала искането.
Получилата искането държава членка уведомява подалата искането държава членка за последващите действия, предприети във връзка с него. Когато се извършва проверка на предприятие от този списък, получилата искането държава членка, която е извършила проверката, уведомява подалата искането държава членка за резултатите от проверката най-късно три месеца след края на периода на проверки.
Преглед на тези молби се изпраща на Комисията за всяко тримесечие в рамките на един месец след края на всяко тримесечие. Комисията може да изиска да бъде предоставено копие от отделните молби.
Списъкът с предприятия, посочен в първа алинея, се изготвя в съответствие с образеца на формуляр в приложение VI.
2. Списъкът с предприятия, посочен в член 83, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, се изготвя в съответствие с образеца на формуляр в приложение VII към настоящия регламент.
3. Искането от държава членка за проверка на предприятие в друга държава членка, както е посочено в параграф 1, втора алинея и в член 83, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, се изготвя в съответствие с образеца на формуляр в приложение VIII към настоящия регламент.
4. Информацията за резултатите от проверките, посочени в параграф 1, втора алинея и в член 83, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, се изготвя в съответствие с образеца на формуляр в приложение IХ към настоящия регламент.
5. Прегледът на молбите, посочени в параграф 1, пета алинея и в член 83, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, се изготвя в съответствие с образеца на формуляр в приложение Х към настоящия регламент.
6. Предоставената информация по параграф 1 се съобщава в електронен вид във формата, предвиден в раздел 2 от приложение II към Регламент за изпълнение (ЕС) № 991/2013.
Член 46
Годишни програми и доклади
1. Годишната програма за проверки, посочена в член 84 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, се изготвя в съответствие с образеца на формуляр в приложение ХI към настоящия регламент.
2. В годишния доклад, посочен в член 86, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, се изброяват срещнатите трудности и предприетите мерки за отстраняването им, а когато е целесъобразно и предложения за подобрения.
В него се включва подробна информация за всеки аспект от прилагането на дял V, глава III от Регламент (ЕС) № 1306/2013, посочен в приложение ХII към настоящия регламент, подредена в ясно обозначени раздели под заглавията, изброени в същото приложение.
3. Информацията, която се подава по настоящия член и по член 45, може да се предава на хартиен носител или в електронен вид и във формат, който се съгласува между изпращача и получателя.
4. Комисията оценява годишно постигнатия напредък в своя годишен финансов отчет относно управлението на фондовете, посочен в член 109 от Регламент (ЕС) № 1306/2013.
Член 47
Специални служби
1. Специалните служби, посочени в член 85 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, освен за задълженията по този член, отговарят и за следното:
а)
обучение на националните служители, отговарящи за извършването на проверките, посочени в настоящия раздел, за да придобият достатъчно познания за изпълнението на задълженията си;
б)
администриране на докладите от проверките и друга документация, свързана с извършването на проверките, предвидена в дял V, глава III от Регламент (ЕС) № 1306/2013;
в)
изготвяне и съобщаване на програмите, посочени в член 84 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, както и докладите по член 86, параграф 1 от същия регламент.
2. Държавите членки предоставят на специалните служби всички правомощия, необходими за изпълнение на задачите, посочени в параграф 1.
Те разполагат с достатъчно на брой служители, които са подходящо обучени да изпълняват тези задачи.
3. Държави членки, в които минималният брой предприятия за проверяване е по-малко от 10, не са задължени да създават специална служба.
ГЛАВА V
ОБЕЗПЕЧЕНИЯ
РАЗДЕЛ 1
Обхват, информационни технологии, непреодолима сила
Член 48
Обхват
Настоящата глава се прилага във всички случаи, когато секторното законодателство за селското стопанство предвижда обезпечения, независимо дали е използван конкретният термин „обезпечение“.
Настоящата глава не се прилага за обезпечения, с които се гарантира плащането на вносните и износните мита, посочени в Регламент (ЕИО) № 2913/92 на Съвета (18).
Член 49
Електронна администрация
Съобщенията, документите и обезпеченията могат да бъдат изготвяни, обработвани и управлявани с използване на информационни технологии (ИТ), при условие че приложимите системи се управляват посредством официално одобрени протоколи за качество и сигурност, подходящи за тези системи.
Ако компетентните органи нямат достъп до необходимите документи за проверка поради разлики в ИТ системите, тези документи се разпечатват и автентичността им се удостоверява от органа, компетентен за управлението на ИТ системите („издаващия орган“), или от органа, компетентен за удостоверяването на документи като верни с оригинала.
Тези разпечатки могат да бъдат заменени с електронно съобщение между издаващия орган и бенефициера или компетентния орган, при условие че издаващият орган осигури официално одобрен протокол за сертифициране, който гарантира автентичността на съобщението.
Член 50
Срокове за непреодолима сила
1. Настоящият член се прилага, когато на него се позове специален регламент.
2. Искането за признаване на случай на непреодолима сила не е допустимо, ако е получено от компетентния орган повече от 30 календарни дни след:
а)
датата, на която операторът е уведомен от компетентния орган за установено неизпълнение на съответно задължение по смисъла на член 23, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014, изтичането на срока за изпълнение на съответното задължени по член 23, параграф 3 от същия регламент, или изтичането на срока за представяне на доказателство за изпълнение на съответното задължение по член 23, параграф 4 от същия регламент;
б)
крайния срок за представяне на оферти в трета държава, когато офертата е свързана със сертификат за предварително фиксиране за възстановявания при износ;
3. Операторите представят пред компетентния орган задоволително доказателство за обстоятелствата, които те считат, че представляват непреодолима сила, в срок от 181 календарни дни от изтичането на срока, в който задължението е трябвало да бъде изцяло изпълнено. На операторите може да се отпусне допълнителен срок, ако не са в състояние да представят доказателство в посочения срок, въпреки че са действали с цялата дължима грижа да го получат и изпратят.
4. Държавите членки уведомяват Комисията за признатите от тях случаи на непреодолима сила, като предоставят необходимата информация за всеки случай.
РАЗДЕЛ 2
Форма на обезпеченията
Член 51
Форма
1. Обезпечение може да се предостави:
а)
под формата на паричен депозит, както е посочено в член 19, параграфи 2 и 3 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014; и/или
б)
като се осигури гарант в съответствие с член 21 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014.
2. По преценка на компетентния орган обезпечението може да се предостави чрез:
а)
залог на паричен депозит в банка;
б)
залог на признати вземания от публичен орган или публични средства, които са дължими и платими и по отношение на които няма привилегировано вземане; и/или
в)
залог на прехвърляеми обезпечения в съответната държава членка, при условие че са издадени или гарантирани от същата държава членка.
3. Компетентният орган може да наложи допълнителни условия за приемането на гаранциите, изброени в параграф 2.
Член 52
Прехвърляемо обезпечение
1. Обезпечение, заложено в съответствие с член 51, параграф 2, буква в) има, към момента на залагане на обезпечението, пазарна стойност най-малко 115 % от стойността на изискваното обезпечение.
2. Компетентният орган може да приеме обезпечение по член 51, параграф 2, буква в) само ако страната, която го предлага, поеме писмен ангажимент да даде допълнително обезпечение, или да замени първоначалното обезпечение, ако пазарната стойност на въпросното обезпечение е била под 105 % от стойността на изискваното обезпечение в продължение на три месеца. Писмено поет ангажимент не се изисква в случаите, когато националното законодателство вече предвижда подобно условие. Компетентният орган редовно преразглежда стойността на такива обезпечения.
3. Пазарната стойност на дадено обезпечение по член 51, параграф 2, буква в) се оценява от компетентния орган, като се вземат предвид разходите за разпореждане.
4. Пазарната стойност на обезпеченията се оценява, като се използва последната налична котировка.
5. По искане на компетентния орган страната, предоставяща обезпечението, представя доказателство за неговата пазарна стойност.
Член 53
Замяна и прехвърляне
1. Всеки вид обезпечение може да бъде заменен с друго.
При все това съгласието на компетентния орган е необходимо в следните случаи:
а)
когато първоначалното обезпечение е задържано, но още не е осребрено; или
б)
когато заменящото обезпечение е от вида, посочен в член 51, параграф 2.
2. Блоково обезпечение може да се замени с друго блоково обезпечение, при условие че новото блоково обезпечение покрива най-малко тази част от първоначалното блоково обезпечение, прехвърлена към момента на замяната, за да се гарантира изпълнение на едно или повече от неизпълнените задължения.
3. Остатъкът по блоковото обезпечение се отчита веднага след прехвърлянето на част от него за покриване на дадено задължение.
РАЗДЕЛ 3
Освобождаване и задържане
Член 54
Частично освобождаване
Когато конкретните правила на Съюза не посочват минимално количество, компетентният орган може сам да ограничи броя на частичните освобождавания на дадено обезпечение и да посочи минимална сума за всяко такова освобождаване.
Преди да освободи цялото обезпечение или част от него, компетентният орган може да поиска писмена молба за освобождаване.
В случай на обезпечения, които покриват повече от 100 % от обезпечаваната сума, частта от обезпечението, надвишаваща 100 %, се освобождава, когато остатъкът от сумата е окончателно освободен или задържан.
Член 55
Задържане
1. След като на компетентния орган са станали известни обстоятелства, водещи до задържане на обезпечението, изцяло или частично, той незабавно изисква от страната, която трябва да изпълни задължението, да плати задържаната сума, в срок до не повече от 30 дни от датата на получаване на искането за плащане.
Когато в края на този срок плащането не е извършено, компетентният орган:
а)
незабавно прехвърля всяко обезпечение от вида, посочен в член 51, параграф 1, буква а), в съответната сметка;
б)
незабавно иска от гаранта, посочен в член 51, параграф 1, буква б), да плати, като му дава срок до 30 дни от деня на получаване на искането за плащане;
в)
незабавно предприема необходимите мерки, за да:
i)
превърне обезпеченията по член 51, параграф 2, букви б) и в) в парични средства, достатъчни да възстановят дължимата сума;
ii)
прехвърли заложените парични депозити по член 51, параграф 2, буква а) в собствената си сметка.
Компетентният орган може незабавно да прехвърли всяко обезпечение от вида, посочен в член 51, параграф 1, буква а), в съответната сметка, без първо да иска от съответното лице да извърши плащане.
2. Без да се засягат разпоредбите на параграф 1:
а)
когато решението за задържане на обезпечение е взето, но след обжалване впоследствие е отложено съгласно националното законодателство, съответната страна плаща лихва по действително задържаната сума в срок, който започва да тече 30 дни от деня на получаване на искането за плащане по параграф 1 и завършва на деня преди плащането на действително задържаната сума;
б)
когато в резултат от процедурата по обжалване от съответната страна се иска да плати задържаната сума в срок от 30 дни, за целите на изчисляването на лихвата държавата членка може да извърши плащането на 20-ия ден след датата на това искане;
в)
приложимият лихвен процент се изчислява в съответствие с националното законодателство, но в никакъв случай не е по-нисък от приложимия лихвен процент при възстановяване на суми на национално равнище;
г)
разплащателните агенции приспадат изплатената лихва от разходите на ЕФГЗ и ЕЗФРСР в съответствие с Регламент (ЕС) № 1306/2013;
д)
държавите членки могат периодично да искат увеличение на обезпечението спрямо съответната лихва.
3. Когато гаранцията е задържана, а сумата вече е кредитирана на фондовете и в резултат от процедурата по обжалването изцяло или отчасти задържаната сума, включително лихвата в размер, съответстващ на националното законодателство, подлежи на връщане, сумата за връщане се поема от фондовете, освен ако изплащането на гаранцията се дължи на небрежност или груба грешка на административните органи или на други органи на държавата членка.
РАЗДЕЛ 4
Информация
Член 56
Информация за задържане на обезпеченията, видове обезпечения и гаранти
1. Държавите членки предоставят на Комисията за всяка година общия брой и сумата на задържаните обезпечения, независимо от достигнатия етап на процедурата, установена в член 55, като и в двата случая правят разграничение между сумите, кредитирани към националните бюджети, и тези, кредитирани към бюджета на Съюза. Тази информация се съхранява по отношение на всички задържани обезпечения за суми, надхвърлящи 1 000 EUR, както и за всяка разпоредба на Съюза, която изисква предоставяне на обезпечение. Информацията обхваща както суми, пряко изплатени от заинтересованата страна, така и суми, възстановени чрез осребряване на обезпечение.
2. Държавите членки предоставят на Комисията списък на:
а)
видовете институции, оправомощени да действат като гарант, и установените изисквания в този смисъл;
б)
видовете обезпечение съгласно член 51, параграф 2, както и установените изисквания в този смисъл.
ГЛАВА VI
ПРОЗРАЧНОСТ
Член 57
Съдържание на публикацията
1. Информацията, посочена в член 111, параграф 1, букви в) и г) от Регламент (ЕС) № 1306/2013, включва:
а)
разбивка на сумите на плащанията по буква в) от посочения член за всяка отделна мярка, изброена в приложение ХIII към настоящия регламент, както и общата сума, получена от всеки бенефициер през съответната финансова година;
б)
описание на мерките, финансирани от фондовете, както е посочено в буква г) от посочения член, и изброени в приложение ХIII от настоящия регламент, включително естеството и целта на всяка мярка.
2. Сумите по параграф 1 са изразени в EUR за държавите членки, приели еврото, и в национална валута за другите държави членки.
3. Държавите членки могат да публикуват и по-подробна информация от предвидената в параграфи 1 и 2 без да се засягат разпоредбите за необходимата защита на личните данни.
Член 58
Публикуване на общината
Когато публикуваната информация съгласно член 112, трета алинея от Регламент (ЕС) № 1306/2013 би позволила идентифициране на физическо лице като бенефициер поради ограничения брой бенефициери, пребиваващи или регистрирани в дадена община, съответната държава членка публикува следващата по големина административна единица, от която общината е част, за целите на член 111, параграф 1, първа алинея, буква б).
Член 59
Формат и дата на публикацията
1. Информацията, която се публикува на единен уебсайт съгласно член 111, параграф 1, втора алинея от Регламент (ЕС) № 1306/2013 е достъпна чрез търсачка, което позволява на потребителите да търсят бенефициери или по име, или по община, както е посочено в член 58 от настоящия регламент, или по получени суми, по мярка, или по комбинация от последните, и да извличат цялата съответна информация като единен набор от данни. Тази информация се предоставя на официалния език или езици на държавата членка и/или на един от трите работни езика на Комисията.
2. Информацията по параграф 1 се публикува до 31 май всяка година за предходната финансова година.
3. В съответствие с посочения член информацията остава на разположение на уебсайта за срок от две години след датата на първоначалното публикуване.
Член 60
Информация за бенефициерите
Информацията за бенефициерите по член 113 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 се предоставя на бенефициерите, като се включва във формулярите за кандидатстване за средства от фондовете, или по друг начин в момента на събиране на данните.
Чрез дерогация от първия параграф по отношение на данни, свързани с плащания, получени за финансовите 2014 и 2015 години, информация за бенефициерите се предоставя най-малко два месеца преди датата на публикуване.
Член 61
Публикуване на праговете, свързани със схемата за дребните земеделски стопани
Сумите, нотифицирани от държавите членки в съответствие с член 112, алинея втора от Регламент (ЕС) № 1306/2013, се публикуват на уебсайта на Съюза, посочен в член 62, параграф 1 от настоящия регламент.
Член 62
Сътрудничество между Комисията и държавите членки
1. Комисията създава и поддържа уебсайт на Съюза в рамките на централния си интернет адрес, който съдържа връзки към уебсайтовете на държавите членки. Комисията актуализира интернет връзките в зависимост от информацията, изпратена от държавите членки.
2. Държавите членки изпращат на Комисията интернет адресите на своите уебсайтове веднага след като бъдат създадени, както и последващи промени, като по този начин от тях зависи достъпът до техните уебсайтове от уебсайта на Съюза.
3. Държавите членки определят орган, отговорен за създаването и поддържането на единния уебсайт, посочен в член 59, параграф 1. Те съобщават на Комисията наименованието и адреса на този орган.
ГЛАВА VII
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 63
Отмяна
Регламенти (ЕО) № 601/94, (ЕО) № 4/2004 и (ЕО) № 259/2008 на Комисията се отменят.
Въпреки това Регламент (ЕО) № 259/2008 продължава да се прилага към плащанията, извършени за финансовата 2013 година. Чрез дерогация от член 3, параграф 3 от посочения регламент, информацията по посочения член остава на разположение на уебсайта в продължение на една година от датата на първоначалната ѝ публикация.
Член 64
Влизане в сила и прилагане
Настоящият регламент влиза в сила на седмия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
При все това:
а)
член 10 се прилага за направените разходи и целевите приходи, получени от държавите членки, от 16 октомври 2014 г.;
б)
членове 34 - 40 се прилагат, считано от 1 януари 2015 г. Сроковете, предвидени в член 34, параграфи 3 и 4, обаче не се прилагат за проучвания във връзка с уравняването по съответствие, за които съобщението по член 11, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 885/2006 е било изпратено преди 1 януари 2015 г.;
в)
глава VI се прилага за плащания, извършвани от финансовата 2014 година нататък;
г)
информацията, изпращана от държавите членки в съответствие с приложение II, колони V1 и V2, започва да се предоставя от 2016 финансова година
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 6 август 2014 година.
COMMISSION IMPLEMENTING REGULATION (EU) No 908/2014
of 6 August 2014
laying down rules for the application of Regulation (EU) No 1306/2013 of the European Parliament and of the Council with regard to paying agencies and other bodies, financial management, clearance of accounts, rules on checks, securities and transparency
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU) No 1306/2013 of the European Parliament and of the Council of 17 December 2013 on the financing, management and monitoring of the common agricultural policy and repealing Council Regulations (EEC) No 352/78, (EC) No 165/94, (EC) No 2799/98, (EC) No 814/2000, (EC) No 1290/2005 and (EC) No 485/2008 (1), and in particular Articles 8(2), 9(2), 23, 36(6), 46(5) and (6), 50(2), 53(1), 57(2), 62(2), 66(4), 88, 104, 114 thereof,
Whereas:
(1)
Regulation (EU) No 1306/2013 lays down the basic rules on the financing, management and monitoring of the Common Agricultural Policy, including on the accreditation of paying agencies and coordinating bodies, financial management and clearance procedures, control systems and penalties including scrutiny of transaction, securities and transparency. In order to ensure that the new legal framework established by that Regulation functions smoothly and applies uniformly, the Commission has been empowered to adopt certain rules in those areas. The new rules should replace the relevant provisions of Commission Regulations (EC) No 601/94 (2), (EC) No 4/2004 (3), (EC) No 883/2006 (4), (EC) No 884/2006 (5), (EC) No 885/2006 (6), (EC) No 259/2008 (7) and Implementing Regulation (EU) No 282/2012 (8). Regulations (EC) No 883/2006, (EC) No 884/2006, (EC) No 885/2006 and Implementing Regulation (EU) No 282/2012 were repealed by Commission Delegated Regulation (EU) No 907/2014 (9). For the sake of clarity and legal certainty, Regulations (EC) No 601/94, (EC) No 4/2004 and (EC) No 259/2008 should be repealed by this Regulation.
(2)
Paying agencies should only be accredited by Member States if they comply with certain minimum criteria established at Union level as referred to in Article 1(2) of Delegated Regulation (EU) No 907/2014. Those accreditation criteria are set out in Annex I to Delegated Regulation (EU) No 907/2014. Rules should be laid down regarding the procedures for issuing, reviewing and withdrawing the accreditation of paying agencies and coordination bodies.
(3)
Member States should keep their paying agencies under constant supervision. They should establish a system for the exchange of information to report and keep the competent authorities informed on suspected cases of non-compliance. A procedure should be put in place by which Member States are to deal with such cases, which should include the obligation to draw up a plan to remedy any identified deficiencies within a set time limit. In respect of expenditure effected by paying agencies whose accreditation is maintained by their Member State even though they have failed to implement such a plan within the set time limit the Commission should have the possibility to decide to pursue the deficiencies through the conformity clearance procedure provided for in Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013.
(4)
Pursuant to point (b) of the first subparagraph of Article 7(3) of Regulation (EU) No 1306/2013, the persons in charge of accredited paying agencies are required to draw up management declarations as to the completeness, accuracy and veracity of the accounts and the proper functioning of the internal control systems, as well as to the legality and regularity of the underlying transactions. Rules should be laid down as regards the content and format of such management declarations.
(5)
The rules for the functioning of the coordinating bodies referred to in Article 7(4) of Regulation (EU) No 1306/2013, as well as the tasks of the certification bodies referred to in Article 9 of that Regulation should be laid down. In addition, the content of the certificates and reports to be drawn up by the certification bodies should be specified in order to ensure that they are of assistance to the Commission in the clearance of accounts procedure.
(6)
In order to ensure the proper management of the appropriations entered in the budget of the Union for the European Agricultural Guarantee Fund (EAGF) and the European Agricultural Fund for Rural Development (EAFRD) (‘the Funds’), paying agencies should keep separate accounts relating exclusively to payments made and revenues assigned from and to each Fund. To this end, the accounts kept by paying agencies should clearly show, for each of the Funds, the expenditure effected and revenue assigned under Article 4(1), Article 5 and Article 43 of Regulation (EU) No 1306/2013, and allow this expenditure and revenue to be linked to the resources made available to them under the Union budget.
(7)
The common agricultural policy is financed in euro, while allowing Member States which have not adopted the euro to make payments to beneficiaries in their national currency. To enable all the expenditure and revenue to be consolidated, it is therefore necessary to provide that relevant paying agencies must be able to provide data relating to the expenditure and revenue in both euro and the currency in which the expenditure was incurred and the revenue received.
(8)
The expenditure co-financed by the Union budget and the national budgets as support for rural development under the EAFRD is based on programmes broken down into measures, specific contribution rate and focus area. In accordance with the principle of sound financial management, that expenditure should be monitored and entered into the accounts on this basis so that all operations can be identified by programme, measure, specific contribution rates and focus areas. Doing so will ensure, that correspondence between the expenditure effected and the financial resources assigned can be verified. In that context the elements to be taken into account by the paying agencies should be specified. In particular, paying agencies should clearly show the origin of public and Union Funds in the accounts in relation to the financing effected. In addition, the amounts to be recovered from beneficiaries and the amounts which have been recovered should be identified and shown in relation to the original operations.
(9)
Member States mobilise the resources needed to finance EAGF expenditure referred to in Article 4(1) of Regulation (EU) No 1306/2013 before the Commission finances that expenditure in the form of monthly reimbursements of the expenditure effected. Alternatively, Member States receive an advance payment for EAFRD expenditure to be later cleared with the annual financial clearance pursuant to Article 51 of Regulation (EU) No 1306/2013. To ensure sound management of financial flows Member States should gather the information necessary to demonstrate the completeness, accuracy and veracity of the expenditure effected for these monthly reimbursements and keep it at the Commission’s disposal as and when expenditure and revenue are effected or transmit it to the Commission at regular intervals. The information should be provided to the Commission by Member States at intervals adapted to the management method of each Fund. Providing information at such intervals should not affect the obligation of the Member States to keep the complete information gathered for the proper monitoring of expenditure at the Commission’s disposal for verification.
(10)
The general obligations on paying agencies regarding the keeping of accounts cover the data required for the management and control of Union Funds. However, those obligations do not cover requirements as regards the reimbursement of expenditure and the details that must be provided to the Commission in order to obtain such reimbursement. The information and details relating to expenditure to be financed by the Funds which must be sent to the Commission at regular intervals should therefore be specified. Notifications of information by Member States to the Commission must enable it to use the information sent directly and as effectively as possible for the management of the Funds accounts and the relevant payments. To achieve this objective, all information to be made available or to be communicated between the Member States and the Commission should be sent electronically.
(11)
Under point (c) of the first subparagraph of Article 102(1) of Regulation (EU) No 1306/2013, for measures relating to operations financed by the Funds, declarations of expenditure, which also act as payment requests, must also be sent to the Commission accompanied by the requisite information. To allow Member States and the paying agencies to draw up those declarations of expenditure in accordance with harmonised rules, and to allow the Commission to take payment requests into consideration, the conditions under which that expenditure may be taken into account under the respective EAGF and EAFRD budgets should be laid down. Such conditions should specify the rules that apply to the recording of expenditure and revenue, in particular the assigned revenue and any corrections to be made, and to their actual declaration.
(12)
Where, on the basis of the declarations of expenditure received from the Member States under the EAGF, the total advance commitments which could be authorised under Article 170(3) of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council (10) exceeds 75 % of the appropriations for the current financial year, the Commission is required to reduce those amounts. In accordance with the principle of sound financial management, that reduction must be shared among all Member States proportionally, on the basis of the declarations of expenditure received from them. To allocate the available appropriations fairly among the Member States, provision should be made for monthly payments under the EAGF to be reduced by a percentage, laid down for each chapter, of the declarations of expenditure submitted by each Member State and for the balance not used in a given month to be reallocated by Commission decisions in subsequent monthly payments.
(13)
After approving the monthly payments, the Commission should place at the Member States’ disposal the resources necessary to cover expenditure to be financed by the Funds, in accordance with practical arrangements and conditions to be laid down on the basis of information communicated to the Commission by Member States and the information systems set up by the Commission.
(14)
A condition for the reimbursement of public intervention expenditure incurred by paying agencies is the inclusion in their declarations of expenditure, of the values and amounts booked during the month following the month to which the public storage operations relate. In order to ensure that the reimbursement procedure runs smoothly, it is necessary to specify how such information, which is necessary to calculate costs and expenditure, is to be notified to the Commission.
(15)
In accordance with Article 3(3) of Delegated Regulation (EU) No 907/2014, public intervention stock accounting must make it possible to ascertain both the amount of Union financing paid out and the situation of intervention stocks. To that end, paying agencies should be required to keep separate stock accounts and financial accounts, containing the elements necessary to monitor stocks and ensure the financial management of expenditure and revenue generated by public intervention measures.
(16)
With respect to public intervention storage measures, paying agencies are required to record in their accounts elements relating to quantities, values and certain averages. However, there exist circumstances in which certain operations and expenditure should not be entered in the accounts, or should be booked in accordance with specific rules. In order to ensure equal treatment and protect the Union’s financial interests, such circumstances should be specified, including where applicable the arrangements for entering the operations and expenditure in the accounts.
(17)
The date on which the different elements of expenditure and revenue resulting from public intervention storage measures are to be entered in the accounts depends on the type of operation to which they relate and can be determined under the applicable sectoral agricultural legislation. In this context, it is necessary to adopt a general rule specifying the different elements that are to be entered in the accounts on the date on which the physical operation resulting from the intervention measure takes place, and specifying the special cases to be taken into consideration.
(18)
In the interest of sound financial management, Member States should provide the Commission with forecasts of the amounts still to be funded by the EAFRD for an agricultural financial year and estimates of funding requests for the following financial year. That information should be sent to the Commission in sufficient time to enable it to meet its obligations, and in any event twice a year, not later than 31 January and 31 August each year.
(19)
In accordance with Article 36(6) of Regulation (EU) No 1306/2013, the deadlines for drawing up the declarations of expenditure on operations under the EAFRD must be set. In view of the specific characteristics of the accounting rules which apply to the EAFRD, the use of prefinancing and the financing of the measures by calendar year, provision should be made for that expenditure to be declared at intervals adapted to these specific conditions.
(20)
Exchanges of information and documents between Member States and the Commission, and the provision and notification of information from the Member States to the Commission are generally carried out electronically. In order to improve the way such exchanges of information relating to the Funds are dealt with and to extend their use, information systems were set up in accordance with Regulation (EC) No 883/2006. Such systems should continue to be used and further implemented after informing the Member States via the Committee on the Agricultural Funds.
(21)
The conditions under which information is processed by those information systems and the form and content of documents which have to be communicated under Regulation (EU) No 1306/2013 have to be adjusted frequently in line with changes to the applicable rules or management requirements. Uniform rules for the presentation of the relevant documents to be sent in by Member States should also be laid down. To achieve those objectives and to simplify procedures and ensure that the information systems concerned can be made operational rapidly, the form and content of the documents should be laid down on the basis of standardised models and protocols, which should be adapted and updated by the Commission after informing the Committee on the Agricultural Funds.
(22)
Pursuant to Article 58 of Regulation (EU) No 1306/2013, Member States through their paying agencies are responsible for the management and control of the Funds’ expenditure. The data on financial operations should therefore be communicated or entered in the information systems and updated under the responsibility of the paying agencies, by the paying agencies themselves or the bodies to which that function has been delegated, where applicable via the accredited coordinating body.
(23)
Certain documents or declarations provided for in the first subparagraph of Article 102(1) of Regulation (EU) No 1306/2013 or the Commission acts adopted for the purposes of that Article require the signature of an authorised person or the approval of a person at one or more of the stages of the procedure in question. In such cases, the information systems set up for the communication of those documents should make it possible to identify each person unambiguously and provide reasonable assurance that the contents of the documents, including as regards the stages of the procedure, cannot be altered. That should apply, in particular, as regards the declarations of expenditure and the management declaration attached to the annual accounts referred to in point (c)(iii) of the first subparagraph of Article 102(1) of Regulation (EU) No 1306/2013 and the documents communicated by electronic means under these procedures.
(24)
Pursuant to point (e) of Article 58(1) of Regulation (EU) No 1306/2013, Member States through their paying agencies are responsible for recovering undue payments plus interest. In order to ensure an effective and proper application of those provisions, it is appropriate to lay down harmonised rules as regards the interest applicable to the recovery of undue payments. Without prejudice to points (a) and (b) of the first subparagraph of Article 54(3) of Regulation (EU) No 1306/2013, the obligation for the Member States to recover undue amounts can be executed in different ways. Without prejudice to any other enforcement action provided for in national law, an effective and cost-efficient means of debt recovery is to deduct any outstanding amounts from future payments to the debtor, once the debt has been established in accordance with national legislation. It should therefore be compulsory for Member States to apply that debt recovery method and common conditions for its application should be laid down.
(25)
Detailed provisions should be laid down for both the procedure for the clearance of accounts provided for in Article 51 of Regulation (EU) No 1306/2013 and the conformity clearance procedure provided for in Article 52 of that Regulation, including a mechanism whereby the resulting amounts are, as the case may be, deducted from or added to one of the subsequent payments made to Member States by the Commission.
(26)
With respect to the clearance of accounts procedure provided for in Article 51 of Regulation (EU) No 1306/2013, it is necessary to specify the content of the paying agencies’ annual accounts and to establish a date for the transmission of those accounts and other relevant documents to the Commission. The period during which paying agencies must keep the supporting documents regarding all expenditure and assigned revenues at the disposal of the Commission should also be clarified. Moreover, it should be specified that the Commission establishes the form and content of the accounting information to be forwarded by paying agencies.
(27)
In order to ensure that in normal cases the conformity clearance procedure is concluded within a reasonable period of time, it is appropriate to lay down specific time periods for the different stages of the procedure to be respected by the Commission and Member States. At the same time, however, it should be possible for the Commission to extend those time periods where necessary in view of the complexity of a case under investigation. The conformity clearance procedure should give Member States the right to adversarial proceedings and properly assess the information necessary for the Funds’ risk evaluation.
(28)
In accordance with Article 59(5) of Regulation (EU) No 1306/2013, Member States are required to ensure a minimum level of on-the-spot checks needed for an effective management of the risk. However, Member States are allowed, under their responsibility, to reduce the minimum level of those on-the-spot checks when the management and control systems have been found to function properly and the error rates remain at an acceptable level. While the necessary minimum levels of on-the-spot checks are to be provided for in the sectoral agricultural legislation, horizontal rules regarding the possibility of reducing the minimum level of on-the-spot checks, applicable to all measures financed by the Funds, and the applicable conditions, should be laid down. In addition to these horizontal rules, the sectoral agricultural legislation may provide for additional rules.
(29)
It is further appropriate to lay down rules concerning the performance by Member States of the scrutiny of transactions referred to in Article 80 of Regulation (EU) No 1306/2013, in particular the selection of undertakings, rate and the calendar for the scrutiny.
(30)
In accordance with Chapter III of Title V of Regulation (EU) No 1306/2013 on the scrutiny of transactions, Member States have to send to the Commission a number of communications. As the standardisation of the form and content of such communications facilitates their use and ensures a uniform approach, it is appropriate to adopt detailed rules as to their form and content. Furthermore, rules on the conservation of commercial documents, on the joint actions involving mutual assistance referred to in Article 83 of Regulation (EU) No 1306/2013, as well as on the special departments referred to in Article 85 of that Regulation should be laid down.
(31)
Delegated Regulation (EU) No 907/2014 lays down rules supplementing the legal framework on securities, in particular as regards the requirement to lodge a security, the conditions applying to securities, as well as rules on lodging, releasing and forfeiting a security. To ensure a uniform application of those rules, provisions should be laid down on the form and the procedures for lodging and releasing a security, as well as on the exchange of information and the communications required in that respect.
(32)
In accordance with Chapter IV of Title VII of Regulation (EU) No 1306/2013 on transparency, Member States are required to publish annually the beneficiaries of the Funds, and, inter alia, the amounts received by each beneficiary under each of those Funds. To that end, and in accordance with Article 111 of Regulation (EU) No 1306/2013, the form of that publication should be laid down. That publication should not go further than what is necessary in order to reach the transparency objectives pursued.
(33)
The publication should be in accordance with the information held by paying agencies in their books and records and should concern payments received in the preceding financial year. The information should be presented to the public in a clear, harmonised and searchable manner by 31 May.
(34)
Pursuant to point (c) of the first subparagraph of Article 111(1) of Regulation (EU) No 1306/2013, the amounts of payment corresponding to each measure financed by the Funds received by a beneficiary are to be published. However, to ensure the respect of the obligation laid down in Article 112 of that Regulation, it is also necessary to set the thresholds below which the name of beneficiaries will not be published.
(35)
In accordance with point (b) of the first subparagraph of Article 111(1) of Regulation (EU) No 1306/2013 the publication of the beneficiaries of the Funds is required to identify the municipality in which a beneficiary is resident or is registered. This information should also be made available in respect of beneficiaries that are natural persons and whose names are not to be published in accordance with Article 112 of that Regulation. However, if, due to the limited number of beneficiaries residing or registered in a given municipality, the publication of the municipality would have the effect of identifying a beneficiary that is a natural person provisions should be laid down to avoid disproportionate and unnecessary violations of privacy.
(36)
Publication of the information should be implemented via the internet in the form of a search tool which ensures that the public at large is in the position to consult it. The search tool should permit to search on the basis of certain criteria and the results of the search should be presented in an easily accessible form.
(37)
To comply with applicable data protection requirements, beneficiaries of the Funds should be informed of the publication of their data before the publication takes place. The information should be provided to the beneficiaries through the application forms for aid or when the data are collected. As regards expenditure incurred in the financial years 2014 and 2015, in so far as information relating to beneficiaries is not available at the time the personal data is collected, beneficiaries should still be informed within a reasonable period of time before publication actually takes place.
(38)
In order to facilitate public access to the data published, Member States should establish websites containing information relating to beneficiaries of Funds and the thresholds referred to in Article 112 of Regulation (EU) No 1306/2013. In view of the different organisational structures within Member States, they should determine which body is responsible for setting up and maintaining the single website and publishing the data. The Commission should set up a website that contains links to the Member States’ websites.
(39)
Article 10 of this Regulation should apply to expenditure incurred and assigned revenue received by Member States as from 16 October 2014 in order to provide for the continuity of reporting within the same financial year.
(40)
In order to ensure consistency in the treatment of ongoing conformity clearance procedures, the time periods provided for in Article 34(3) and 34(4) of this Regulation, should not apply to those procedures, for which the communication in accordance with Article 11(1) of Regulation (EC) No 885/2006 is sent before 1 January 2015.
(41)
Since Chapter IV of Title VII of Regulation (EU) No 1306/2013 on transparency applies to payments made from the financial year 2014 onwards, the relevant provisions of this Regulation should apply to those payments.
(42)
With a view to allowing Member States sufficient time for implementation, the information transmitted in accordance with Annex II, columns V1 and V2, should be provided starting with financial year 2016.
(43)
The measures provided for in this Regulation are in accordance with the opinion of the Committee on the Agricultural Funds,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER I
PAYING AGENCIES AND OTHER BODIES
Article 1
Procedure for the accreditation of paying agencies
1. Member States shall designate an authority at ministerial level responsible for:
(a)
the issuing, reviewing and withdrawing of accreditation of paying agencies;
(b)
carrying out the tasks assigned to the competent authority under this Chapter.
2. The competent authority shall, by way of a formal act, decide on the issuing or, after review, the withdrawal of the accreditation of the paying agency on the basis of an examination of the accreditation criteria referred to in Article 1(2) of Delegated Regulation (EU) No 907/2014 (‘the accreditation criteria’). The competent authority shall inform the Commission of accreditations and withdrawals of accreditations without delay.
3. The competent authority shall appoint an audit body to carry out an examination before any accreditation is granted (pre-accreditation review). The audit body shall be an audit authority, or other public or private organisation or organisational unit of an authority with the requisite proficiency, skills and capacity to carry out audits. The audit body shall be independent from the paying agency to be accredited.
The examination (pre-accreditation review) to be carried out by the audit body shall cover, in particular:
(a)
the procedures and systems in place for the authorisation and execution of payments;
(b)
the division of duties and the adequacy of internal and external control in respect of transactions financed by the European Agricultural Guarantee Fund (EAGF) and the European Agricultural Fund for Rural Development (EAFRD), hereinafter together referred to as ‘the Funds’;
(c)
the extent to which the procedures and systems put in place are apt to safeguard the Union budget including risk-based anti-fraud measures;
(d)
the security of information systems;
(e)
the maintenance of accounting records.
The audit body shall prepare a report detailing the audit work carried out, the results of that work and its assessment as to whether the paying agency complies with the accreditation criteria. The report shall be provided to the competent authority which shall then issue the accreditation act where it is satisfied that the paying agency complies with the accreditation criteria.
4. Where the competent authority considers that the paying agency does not comply with the accreditation criteria, it shall inform the paying agency of the specific conditions it is required to fulfil before accreditation may be granted.
Pending the implementation of any necessary changes in order to fulfil such specific conditions, accreditation may be granted provisionally for a period to be determined taking into account the severity of the problems identified, which shall not exceed 12 months. In duly justified cases, the Commission may, upon request of the Member State concerned, grant an extension of that period.
5. The information provided for in point (a) of the first subparagraph of Article 102(1) of Regulation (EU) No 1306/2013 shall be communicated immediately after the paying agency is first accredited and in any case before any expenditure effected by it is charged to the Funds. That information shall be accompanied by declarations and documents concerning:
(a)
the responsibilities vested in the paying agency;
(b)
the allocation of responsibilities between the departments of the paying agency;
(c)
the relationship of the paying agency with other bodies, public or private, which are responsible for implementing any measures under which the paying agency charges expenditure to the Funds;
(d)
the procedures by which claims by beneficiaries are received, verified, and validated, and by which expenditure is authorised, paid and accounted for;
(e)
the provisions concerning the security of information systems;
(f)
the report of the pre-accreditation review carried out by the audit body referred to in paragraph 3.
6. The Commission shall inform the Committee on the Agricultural Funds of paying agencies accredited in each Member State.
Article 2
Review of accreditation
1. The competent authority shall keep the paying agencies for which it is responsible under constant supervision, on the basis of, in particular, the certificates and reports drawn up by the certification body referred to in Article 9 of Regulation (EU) No 1306/2013, and shall follow-up on any deficiencies identified.
Every three years, the competent authority shall report in writing to the Commission on its supervision of paying agencies and monitoring of their activities. The report shall include a review of the paying agencies’ continuous compliance with the accreditation criteria, together with a summary of the actions taken to remedy the deficiencies. The competent authority shall confirm whether a paying agency for which it is responsible continues to comply with the accreditation criteria.
2. Member States shall establish a system that ensures that any information suggesting that a paying agency does not comply with the accreditation criteria is communicated to the competent authority without delay.
3. Where the competent authority has determined that an accredited paying agency no longer respects one or more of the accreditation criteria in a manner that is liable to hinder the fulfilment of the tasks set out in Article 1(1) of Delegated Regulation (EU) No 907/2014, the competent authority shall put the paying agency’s accreditation under probation without delay. It shall draw up a plan including actions and deadlines to remedy the deficiencies found within a period to be determined according to the severity of the problem, which shall not exceed 12 months from the date on which the accreditation is put under probation. In duly justified cases, the Commission may, upon request of the Member State concerned, grant an extension of that period.
4. The competent authority shall inform the Commission of its decision to place a paying agency’s accreditation under probation, of the plan drawn up pursuant to paragraph 3 and, subsequently, of the progress in the implementation of such plans.
5. If the accreditation is withdrawn, the competent authority shall without delay accredit another paying agency which fulfils the conditions laid down in Article 7(2) of Regulation (EU) No 1306/2013 to ensure that payments to beneficiaries are not interrupted.
6. Where the Commission finds that the competent authority has not complied with its obligation to draw up a remedial plan pursuant to paragraph 3 or that the paying agency continues to be accredited without having fully implemented such a plan within the determined period, it shall request the competent authority to withdraw the accreditation of that paying agency unless the necessary changes are made within a period to be determined by the Commission according to the severity of the problem. In such a situation, the Commission may decide to pursue the deficiencies through the conformity clearance procedure in accordance with Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013.
Article 3
Management declaration
1. The management declaration referred to in point (b) of the first subparagraph of Article 7(3) of Regulation (EU) No 1306/2013 shall be drawn up in due time for the certification body to issue the opinion referred to in Article 9(1) of that Regulation.
The management declaration shall be in the form set out in Annex I to this Regulation and may be qualified by reservations quantifying the potential financial impact. In the event that reservations are expressed, the declaration shall include a remedial action plan and a precise a time frame for its implementation.
2. The management declaration shall be based on an effective supervision of the management and control system in place throughout the year.
Article 4
Coordinating body
1. The coordinating body referred to in Article 7(4) of Regulation (EU) No 1306/2013 shall act as the Commission’s sole interlocutor for the Member State concerned for all questions relating to the Funds as regards:
(a)
the dissemination of information and guidelines relating to the functions and operations of the paying agencies to those paying agencies and to bodies responsible for the implementation of such guidelines, as well as the promotion of their harmonised application;
(b)
the communication to the Commission of the information referred to in Articles 7 and 102 of Regulation (EU) No 1306/2013;
(c)
the availability to the Commission of a full record of all accounting information required for statistical and control purposes.
2. A paying agency may act as a coordinating body provided that the two functions are kept separate.
3. In performing its tasks, the coordinating body may, in accordance with national procedures, call on other administrative bodies or departments, particularly on those with accounting or technical expertise.
4. The confidentiality, integrity and availability of all computer data held by the coordinating body shall be ensured by measures adapted to the administrative structure, staffing and technological environment of each coordinating body. The financial and technological effort shall be proportionate to the actual risks incurred.
5. The communications provided for in point (a) of the first subparagraph of Article 102(1) of Regulation (EU) No 1306/2013 shall be made immediately after the coordinating body is first accredited and, in any case, before any expenditure for which it is responsible is charged to the Funds. It shall be accompanied by the accreditation document of the body as well as information on the administrative, accounting and internal control conditions relating to its operation.
Article 5
Certification
1. The competent authority shall designate the certification body provided for in Article 9 of Regulation (EU) No 1306/2013.
2. The certification body shall organise its work in an effective and efficient manner, and carry out its checks within an appropriate time frame, taking into account the nature and the timing of the transactions for the financial year concerned.
3. The opinion to be provided by the certification body in accordance with Article 9(1) of Regulation (EU) No 1306/2013 shall be drawn up annually.
That opinion shall be based on the audit work to be carried out in accordance with Articles 6 and 7 of this Regulation.
4. The certification body shall draw up a report of its findings. The report shall cover the functions delegated. The report shall state whether, for the period covered by the report:
(a)
the paying agency complied with the accreditation criteria;
(b)
the paying agency’s procedures were such as to give reasonable assurance that the expenditure charged to the Funds was effected in compliance with Union rules, thus ensuring that the underlying transactions were legal and regular, and that recommendations for improvements, if any, have been followed up;
(c)
the annual accounts referred to in Article 29 of this Regulation were kept in accordance with the books and records of the paying agency;
(d)
the statements of expenditure and of intervention operations were a materially true, complete and accurate record of the operations charged to the Funds;
(e)
the financial interests of the Union were properly protected as regards advances paid, guarantees obtained, intervention stocks and amounts to be collected.
The report shall include information on the number and qualifications of staff conducting the audit, the work done, the number of transactions examined, the level of materiality and confidence obtained, any weaknesses found and recommendations made for improvement and the operations of both the certification body and other audit bodies, internal and external to the paying agency, from which all or part of the certification body’s assurance on the matters reported was gained.
Article 6
Audit principles
1. The certification audit shall be carried out in accordance with internationally accepted auditing standards.
2. The certification body shall prepare an audit strategy that sets the scope, timing and direction of the certification audit, the audit methods and the sampling methodology. An audit plan shall be developed in respect of each financial year audited based on the estimated audit risk. Upon request, the certification body shall provide the Commission with the audit strategy and the audit plan.
3. The reasonable level of audit assurance to be achieved from audit testing shall be obtained through assessing the control system, including compliance testing and substantive testing of expenditure, made up of test of details and analytical procedures.
4. The Commission shall establish guidelines which contain, in particular:
(a)
further clarification and guidance in respect of the certification audit to be performed;
(b)
the determination of the reasonable level of audit assurance to be achieved from audit testing.
Article 7
Audit methods
1. The audit methods relevant to the certification audit shall be defined in the audit strategy provided for in Article 6(2).
2. To achieve the audit objectives and to provide the opinion as set out in Article 9(1) of Regulation (EU) No 1306/2013, the audit steps shall include systems audits, substantive testing, and the verification of reconciliations on financial and management declarations.
3. Substantive testing of expenditure shall cover the verification of legality and regularity of the underlying transactions at the level of the final beneficiaries. For those purposes, the certification body may accompany the paying agency when it carries out secondary level on-the-spot checks. The certification body may not accompany the paying agency when it carries out initial on-the-spot checks, with the exception of those situations, where it would be physically impossible to re-verify the initial check carried out by the paying agency. As regards substantive testing, the certification bodies may use an integrated sampling approach.
4. The Commission shall provide further conditions and guidance on designing the audit procedures, sampling integration, planning and carrying out the on-the-spot re-verification of transactions through the guidelines as referred to in Article 6(4).
CHAPTER II
FINANCIAL MANAGEMENT OF THE FUNDS
SECTION 1
General provisions
Article 8
Paying agencies’ accounts
1. Each paying agency shall keep a set of accounts covering only the expenditure and revenue referred to in Article 4(1), Article 5 and Article 43 of Regulation (EU) No 1306/2013 and the use of the funds made available to it to defray the corresponding expenditure. Those accounts shall enable the financial data for the EAGF and the EAFRD to be distinguished and provided separately.
2. The paying agencies of the Member States which have not adopted the euro shall keep accounts covering the amounts expressed in the currency in which the expenditure was incurred and the revenue received. However, to enable all their expenditure and revenue to be consolidated, they must be able to provide the corresponding data in national currency and in euro.
3. As regards the EAFRD, each paying agency designated for a rural development programme shall keep accounts enabling all the operations for each programme and each measure to be identified. Such accounts shall include in particular:
(a)
the amount of public expenditure and the amount of the Union contribution paid for each operation;
(b)
the amounts to be recovered from beneficiaries for irregularities or negligence found;
(c)
the amounts recovered, with an indication of the original operation.
SECTION 2
EAGF accounts
Article 9
Provision of information by Member States
Member States shall collect and keep available for the Commission information on total expenditure effected and assigned revenue received each week as follows:
(a)
by the third working day of each week at the latest, information on total expenditure effected and assigned revenue received from the beginning of the month until the end of the preceding week;
(b)
by the third working day of the month at the latest, where the week runs over two months, information on total expenditure effected and assigned revenue received during the preceding month.
Article 10
Communication of information by Member States
1. In accordance with points (c)(i) and (ii) of the first subparagraph of Article 102(1) of Regulation (EU) No 1306/2013, Member States shall send to the Commission, electronically, the following information and documents, subject to Articles 11 and 12 of this Regulation:
(a)
by the third working day of each month at the latest, information on total expenditure effected and assigned revenue received during the preceding month, on the basis of the model made available by the Commission to Member States through information systems, and any information explaining any substantial difference between the estimates drawn up in accordance with paragraph 2(a)(iii) of this Article and expenditure effected and assigned revenue received;
(b)
by the 12th day of each month at the latest, the declaration of expenditure referred to in Article 18(3) of Regulation (EU) No 1306/2013. However, the communication on expenditure effected and assigned revenue received between 1 and 15 October shall be sent by 27 October.
2. The declaration of expenditure referred to in paragraph 1(b) shall consist of:
(a)
a statement, drawn up by each paying agency on the basis of the model made available by the Commission to Member States through information systems, broken down according to the nomenclature of the Union budget and by type of expenditure and revenue, based on a detailed nomenclature made available to the Member States covering:
(i)
the expenditure effected and assigned revenue received during the preceding month;
(ii)
total expenditure effected and assigned revenue received from the beginning of the financial year until the end of the preceding month;
(iii)
estimates of expenditure and assigned revenue, covering, as appropriate:
-
the current month and the following two months only,
-
the current month, the following two months and to the end of the financial year;
(iv)
additional data, if needed;
(b)
a summary, made by the Member State concerned on the basis of the model made available by the Commission to Member States through information systems, of the data referred to in point (a), for all that Member State’s paying agencies;
(c)
the accounts evidencing expenditure and revenue relating to public intervention, as referred to in Article 19(2).
3. All the financial information required under this Article shall be communicated in euro.
Article 11
General rules on the declaration of expenditure and on assigned revenue
1. Without prejudice to the special provisions on declarations of expenditure and revenue relating to public storage referred to in Article 12, expenditure and assigned revenue declared by paying agencies in respect of a given month shall correspond to payments and receipts actually effected during that month.
That expenditure and revenue shall be entered in the accounts of the EAGF budget in respect of financial year N.
However:
(a)
expenditure which may be paid prior to the implementation of the provision permitting it to be wholly or partially borne by the EAGF may be declared only:
-
in respect of the month during which the provision in question was implemented,
or
-
in respect of the month following implementation of that provision;
(b)
assigned revenue which the Member State owes the Commission shall be declared in respect of the month during which the time limit for payment of the corresponding amounts, laid down in Union legislation, expires;
(c)
corrections decided by the Commission under the clearance of accounts and the conformity clearance shall be deducted from or added to the monthly payments referred to, as appropriate, in Article 33(2) or Article 34(8) directly by the Commission. However, Member States shall include the amounts corresponding to those corrections in the declaration drawn up for the month for which the corrections are made.
2. Expenditure and assigned revenue shall be taken into consideration on the date on which the account of the paying agency was debited or credited. However, for payments, the date to be taken into consideration may be the date on which the agency concerned issued the payment document and sent it to a financial institution or to the beneficiary. Each paying agency shall use the same method throughout the financial year.
3. Expenditure and assigned revenue declared in accordance with paragraph 1 may incorporate corrections to the amounts declared for previous months in the same financial year.
Where corrections to assigned revenue lead, at paying agency level, to the declaration of negative revenue assigned for a budget line, surplus corrections shall be carried over to the following month. They shall, where appropriate, be settled when the accounts for the year concerned are cleared.
4. Payment orders which are not executed and payments debited to the account, then re-credited, shall be shown in the accounts as deductions from expenditure in respect of the month during which the failure to execute or the cancellation is reported to the paying agency.
5. Where payments due under the EAGF are encumbered by claims, they shall be deemed to have been effected in their entirety for the purpose of applying paragraph 1:
(a)
on the date of the payment of the sum due to the beneficiary, if the claim is less than the expenditure settled;
(b)
on the date of set-off, if the expenditure is less than or equal to the claim.
6. Cumulative data relating to expenditure and assigned revenue that can be charged to a specific financial year, to be submitted to the Commission by 27 October at the latest, may be corrected only in the annual accounts to be sent to the Commission in accordance with point (c)(iii) of the first subparagraph of Article 102(1) of Regulation (EU) No 1306/2013.
Article 12
Special rules on declarations of expenditure relating to public storage
1. The operations to be taken into consideration for drawing up declarations of expenditure relating to public storage shall be those entered at the end of a given month in the accounts of the paying agency which have taken place from the beginning of the accounting year within the meaning of point (a) of the first subparagraph of Article 3(3) of Delegated Regulation (EU) No 907/2014 up to the end of that month.
2. Such declarations of expenditure shall comprise the values and amounts determined in accordance with Articles 17 and 18 of this Regulation and Article 4 of Commission Delegated Regulation (EU) No 906/2014 (11) entered in the accounts by paying agencies during the month following that to which the operations relate.
However:
(a)
in the case of operations carried out in the course of September, the values and amounts shall be entered in the accounts by paying agencies by 15 October at the latest;
(b)
in the case of the overall depreciation amounts referred to in point (e) of Article 3(1) of Delegated Regulation (EU) No 906/2014, the amounts shall be entered in the accounts on the date laid down in the decision providing for them.
Article 13
Payment decision by the Commission
1. On the basis of the data sent in accordance with point (b) of Article 10(1) of this Regulation, the Commission shall decide to make the monthly payments pursuant to Article 18(3) of Regulation (EU) No 1306/2013, without prejudice to the corrections which may be made by means of subsequent decisions in accordance with Articles 51 and 52 of Regulation (EU) No 1306/2013, and taking into account the reductions and suspensions decided in accordance with Article 41 of that Regulation.
2. If the total expenditure declared by Member States for the following financial year exceeds three quarters of the total appropriations for the current financial year, the advance commitments referred to in Article 170(3) of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 and the corresponding monthly payments shall be granted in proportion to the declarations of expenditure, up to a maximum of 75 % of the appropriations for the current financial year. The Commission shall take the balance of amounts not reimbursed to Member States into account in decisions on subsequent reimbursements.
Article 14
Making resources available to Member States
1. By deciding to make the monthly payments, the Commission shall place at the disposal of the Member States, within the framework of the budget appropriations, the resources needed to cover expenditure to be financed by the EAGF, less the corresponding amount of assigned revenue, in the account opened by each Member State.
When the payments to be made by the Commission, minus the assigned revenue, lead to a negative amount for a Member State, the surplus deductions shall be carried over to the following months.
2. Each Member State shall notify the Commission of the name and number of the account referred to in paragraph 1 in accordance with the format made available to it by the Commission.
Article 15
Communication under public intervention
1. Paying agencies shall transmit to the Commission:
(a)
at the Commission’s request, the documents and information referred to in Article 3(7) of Delegated Regulation (EU) No 907/2014 and the additional national administrative provisions adopted for the application and management of intervention measures;
(b)
by the day provided for in point (b) of Article 10(1) of this Regulation, the information on public storage, on the basis of the models made available by the Commission to Member States through information systems.
2. The relevant information systems referred to in Article 24 shall be used to perform the notifications and information exchanges and to draw up the documents relating to public intervention expenditure.
Article 16
Content of the public storage accounts to be kept by paying agencies
1. The stock accounts provided for in point (a) of the first subparagraph of Article 3(3) of Delegated Regulation (EU) No 907/2014 shall contain the following categories of elements, shown separately:
(a)
the quantities of products recorded on entry into and removal from storage, with or without physical movement;
(b)
the quantities used for free distribution to the most deprived persons under the Fund for European Aid to the Most Deprived, and accounted for under Article 4(3) of Delegated Regulation (EU) No 906/2014, distinguishing those which are the subject of a transfer to another Member State;
(c)
quantities taken as samples, distinguishing samples taken by purchasers;
(d)
the quantities which, after checking by visual examination in the context of the annual stock-taking or during the inspection after taking into intervention, may no longer be repackaged and are the subject of direct sales;
(e)
quantities missing, for identifiable or unidentifiable reasons, including those corresponding to the legal tolerance limits;
(f)
quantities which have deteriorated;
(g)
surplus quantities;
(h)
missing quantities exceeding the tolerance limits;
(i)
quantities which have entered into storage and been found not to meet the requirements and for which taking-over has therefore been refused;
(j)
net quantities in storage at the end of each month or accounting year, which are carried forward to the next month or accounting year.
2. The financial accounts provided for in point (a) of the first subparagraph of Article 3(3) of Delegated Regulation (EU) No 907/2014 shall contain:
(a)
the value of the quantities referred to in point (a) of paragraph 1 of this Article, showing separately the value of the quantities bought in and of the quantities sold;
(b)
the book value of the quantities used or taken into account under the free distribution arrangements referred to in point (b) of paragraph 1 of this Article;
(c)
the financing costs referred to in point (a) of Article 3(1) of Delegated Regulation (EU) No 906/2014;
(d)
expenditure on physical operations as referred to in points (b) and (c) of Article 3(1) of Delegated Regulation (EU) No 906/2014;
(e)
amounts resulting from depreciation as referred to in point (e) of Article 3(1) of Delegated Regulation (EU) No 906/2014;
(f)
the amounts collected or recovered from sellers, purchasers and storers, other than those referred to in Article 20(2) of this Regulation;
(g)
the amount from direct sales carried out after the annual stock-taking or following checks after products are taken into intervention storage;
(h)
losses and gains on removals of products, taking account of depreciation as referred to in point (e) of this paragraph;
(i)
other debits and credits, in particular those corresponding to the quantities referred to in points (c) to (g) of paragraph 1 of this Article;
(j)
the average book value, expressed per tonne or per hectolitre, as the case may be.
Article 17
Accounting related to public intervention
1. The elements referred to in Article 16 shall be booked for the quantities, values, amounts and averages actually recorded by paying agencies or for the values and amounts calculated on the basis of the standard amounts established by the Commission.
2. The records and calculations referred to in paragraph 1 shall be made subject to the application of the following rules:
(a)
the removal costs relating to quantities for which quantitative losses or deterioration have been recorded, in accordance with the rules laid down in Annexes VI and VII to Delegated Regulation (EU) No 906/2014, shall be entered in the accounts only for the quantities actually sold and removed from storage;
(b)
quantities recorded as missing on transfer between Member States shall not be deemed to have entered storage in the Member State of destination and shall not be covered by standard entry costs;
(c)
the standard entry and removal costs fixed for transport and transfer shall be entered in the accounts if those costs are not considered, under the Union rules, to be an integral part of the transport costs;
(d)
unless specific Union rules provide otherwise, amounts accruing from sales of products which have deteriorated and any other amounts received in this context shall not be entered in the EAGF account records;
(e)
any surplus quantities recorded shall be entered in the accounts as a negative amount, in the missing quantities in the stock situation and movements. Those quantities shall be included when determining the quantities exceeding the tolerance limit;
(f)
samples other than those taken by purchasers shall be entered in the accounts in accordance with point 2(a) of Annex VII to Delegated Regulation (EU) No 906/2014.
3. Corrections made by the Commission, as regards the elements referred to in Article 16 for the current accounting year, shall be notified to the Committee on the Agricultural Funds. They may be notified to the Member States on the occasion of a monthly payment decision or, failing that, at the time of the decision on the clearance of accounts. They shall be entered in the accounts by paying agencies under the terms of that decision.
Article 18
Dates for entering expenditure and revenue and product movements in the accounts for public intervention
1. The various items of expenditure and revenue shall be entered in the accounts on the date on which the physical operation under the public intervention measure takes place and by using the exchange rate as referred to in Article 3(2) of Delegated Regulation (EU) No 906/2014.
However, the following dates shall apply in the cases set out below:
(a)
the date of receipt, in the case of amounts received or recovered, as referred to in points (f) and (g) of Article 16(2) of this Regulation;
(b)
the date of actual payment of costs relating to physical operations, where such costs are not covered by standard amounts.
2. The various elements relating to the physical movement of products and the management of stocks shall be entered in the accounts on the date on which the physical operation under the intervention measure takes place.
However, the following dates shall apply in the cases set out below:
(a)
the date of taking-over of products by the paying agency, in accordance with Article 31(2) and Article 33 of Commission Regulation (EU) No 1272/2009 (12), for quantities entering public storage without any change in the place of storage;
(b)
regarding missing or deteriorated and surplus quantities, the date of the finding as to the facts in the case of missing or deteriorated and surplus quantities;
(c)
the date of actual removal from storage, in the case of direct sales of products remaining in storage which can no longer be repackaged after visual examination in the context of the annual stock-taking or during the inspection after taking into intervention;
(d)
the last day of the accounting year, for any losses exceeding the tolerance limit referred to in Article 4(2) of Delegated Regulation (EU) No 907/2014.
Article 19
Amount financed under public intervention
1. The amount to be financed under the intervention measures referred to in Article 2 of Delegated Regulation (EU) No 906/2014 shall be determined on the basis of the accounts drawn up and kept by paying agencies in accordance with point (a) of the first subparagraph of Article 3(3) of Delegated Regulation (EU) No 907/2014, and to which the various items of expenditure and revenue referred to in Article 16 of this Regulation are debited and credited, respectively, taking account where necessary of amounts of expenditure fixed under the sectoral agricultural legislation.
2. Paying agencies or coordinating bodies as appropriate shall transmit to the Commission, each month and each year, by electronic means, on the basis of the models made available by the Commission to Member States through information systems, the information needed for the financing of public storage expenditure and the accounts evidencing expenditure and revenue relating to public storage in the form of tables (P-STO tables), by the day provided for in point (b) of Article 10(1) and by the date provided for in Article 30(2).
Article 20
Declarations of public intervention expenditure and revenue
1. Financing by the EAGF under the intervention measures referred to in Article 2 of Delegated Regulation (EU) No 906/2014 shall be equal to the expenditure, calculated on the basis of the information notified by the paying agency, after deduction of any revenue accruing from the intervention measures, validated by the information system set up by the Commission and included by the paying agency in its declaration of expenditure drawn up in accordance with Article 12 of this Regulation.
2. Sums recovered in accordance with Article 54 of Regulation (EU) No 1306/2013 and amounts received or recovered from sellers, purchasers and storers, which meet the criteria laid down in Article 43 of that Regulation shall be declared to the EAGF budget under the conditions laid down in point (a) of Article 10(2) of this Regulation.
SECTION 3
EAFRD accounts
Article 21
Forecast of funding requirements
For each rural development programme as referred to in Article 6 of Regulation (EU) No 1305/2013 of the European Parliament and of the Council (13), and in accordance with point (c)(ii) of the first subparagraph of Article 102(1) of Regulation (EU) No 1306/2013, Member States shall send to the Commission, twice per year, by 31 January and 31 August at the latest, their forecasts of the amounts to be funded by the EAFRD for the financial year. In addition, Member States shall send an updated estimate of their funding requests for the following financial year.
Those forecasts and that updated estimate shall be sent by means of structured data using information system SFC2014, provided for in Chapter I of Commission Implementing Regulation (EU) No 184/2014 (14).
Article 22
Declarations of expenditure
1. Paying agencies shall declare expenditure for each rural development programme as referred to in Article 6 of Regulation (EU) No 1305/2013.
For each rural development measure, paying agencies shall specify in a declaration of expenditure:
(a)
the amount of eligible public expenditure for which the paying agency has actually paid the corresponding EAFRD contribution during each of the reference periods specified in paragraph 2 of this Article;
(b)
the additional information on financial instruments as referred to in Title IV of Part Two of Regulation (EU) No 1303/2013 of the European Parliament and of the Council (15);
(c)
the additional information on advances paid to beneficiaries as referred to in Article 75(1) of Regulation (EU) No 1306/2013;
(d)
the amount recovered during the current period as referred to in paragraph 2 of this Article.
2. Once the Commission has approved a rural development programme, Member States shall send to the Commission, in accordance with point (c)(i) of the first subparagraph of Article 102(1) of Regulation (EU) No 1306/2013, their declarations of expenditure by the following deadlines:
(a)
by 30 April at the latest in the case of expenditure in the period 1 January to 31 March;
(b)
by 31 July at the latest in the case of expenditure in the period 1 April to 30 June;
(c)
by 10 November at the latest in the case of expenditure in the period 1 July to 15 October;
(d)
by 31 January at the latest in the case of expenditure in the period 16 October to 31 December.
However, all expenditure paid by paying agencies to the beneficiaries in accordance with Article 65(2) of Regulation (EU) No 1303/2013 prior to the approval of a rural development programme as referred to in Article 6 of Regulation (EU) No 1305/2013 is made under the Member States’ responsibility and shall be declared to the Commission in the first declaration of expenditure following the adoption of that programme. The same rule shall apply mutatis mutandis in case of amendment of a rural development programme as referred to in Article 11 of Regulation (EU) No 1305/2013.
3. Declarations of expenditure shall be entered in the form of structured data by paying agencies for rural development programmes in information system SFC2014, provided for in Chapter I of Implementing Regulation (EU) No 184/2014.
4. Where the Commission requires further verifications due to incomplete or unclear information provided or disagreements, differences of interpretation or any other inconsistency relating to a declaration of expenditure for a reference period, resulting in particular from the failure to communicate the information required under Regulation (EU) No 1305/2013 and Commission acts adopted under that Regulation, or in view of serious indications that expenditure included in the declaration of expenditure may be affected by an irregularity or that there may be deficiencies in the functioning of the management and control system for rural development, the Member State concerned shall, upon request by the Commission, provide additional information within a period set in that request according to the seriousness of the problem.
The time limit for interim payments laid down in Article 36(5) of Regulation (EU) No 1306/2013 may be interrupted for all or part of the amount for which payment is claimed, from the date on which the request for information is sent until receipt of the information requested, but no later than the maximum period laid down in Article 83(1) of Regulation (EU) No 1303/2013.
Where the Member State concerned fails to respond to the request for additional information within the period set in that request or if the response is considered unsatisfactory or indicates that the applicable rules have not been complied with or that Union funds have been improperly used, the Commission may suspend or reduce payments in accordance with Article 41 of Regulation (EU) No 1306/2013.
5. Expenditure declared in respect of a period may contain corrections to data declared in respect of the preceding declaration periods of the same financial year.
Correction to expenditure and assigned revenue to be charged to the financial year not introduced in the declarations mentioned in the paragraphs 2(a), (b) and (c) may be corrected only in the annual accounts to be sent to the Commission in accordance with point (c)(iii) of the first subparagraph of Article 102(1) of Regulation (EU) No 1306/2013.
Article 23
Calculation of the amount to be paid
1. The Union contribution to be paid in respect of the eligible public expenditure shall be calculated for each measure and for each reference period on the basis of the financing plan as referred to in point (h) of Article 8(1) of Regulation (EU) No 1305/2013 in force on the first day of that period. The calculation shall take account of the corrections to the Union contribution as declared in the declaration of expenditure for that period.
2. Without prejudice to the ceiling provided for in Article 34(2) of Regulation (EU) No 1306/2013, where the combined total of the Union contribution paid to the rural development programme exceeds the total programmed for a rural development measure, the amount to be paid shall be reduced to the amount programmed for that measure. Any Union contribution excluded as a result may be paid later provided that an adjusted financing plan has been submitted by the Member State and accepted by the Commission.
3. The Union contribution shall be paid by the Commission, subject to resource availability, into the account(s) opened by each Member State.
Each Member State shall notify the Commission of the account name or numbers in accordance with the format made available to it by the Commission.
SECTION 4
Common provisions for the EAGF and EAFRD
Article 24
Electronic exchange of information and documents
1. The Commission shall define the information systems enabling electronic exchanges of documents and information between it and the Member States for the communications and consultation of information provided for in Article 102 of Regulation (EU) No 1306/2013 and the necessary arrangements for their application. It shall inform the Member States of the general conditions for implementing those systems via the Committee on the Agricultural Funds.
2. The information systems referred to in paragraph 1 shall be able to process in particular:
(a)
the data required for financial transactions, in particular those relating to the monthly and annual accounts of paying agencies, declarations of expenditure and revenue and the transmission of information and documents referred to in Article 3 of Delegated Regulation (EU) No 907/2014 and Articles 10, 11, 14, 15, 19, 20, 23 and 29 of this Regulation;
(b)
documents of common interest enabling the monthly and annual accounts to be monitored and the information and documents which paying agencies must make available to the Commission to be consulted;
(c)
the Union texts and Commission guidelines on the financing of the Common Agricultural Policy by authorities accredited and designated under Regulation (EU) No 1306/2013, and the guidelines on the harmonised application of the relevant legislation.
3. The form and content of the documents referred to in Articles 10, 19, 20, 23 and points (a), (b) and (d) of 30(1) shall be made available by the Commission to Member States by way of models through information systems.
Those models shall be adapted and updated by the Commission, after having informed the Committee on the Agricultural Funds.
4. The information systems referred to in paragraph 1 may contain the tools required for storing the data and for managing the accounts of the Funds by the Commission, and those required for calculating flat-rate expenditure or expenditure requiring the use of uniform methods, in particular as regards financial costs and depreciation.
5. Data on financial transactions shall be communicated, entered and updated in the information systems referred to in paragraph 1 under the responsibility of paying agencies, by paying agencies themselves or by bodies to which that function has been delegated, where applicable via the coordinating bodies accredited in accordance with Article 7(4) of Regulation (EU) No 1306/2013.
6. Where a document or procedure provided for in Regulation (EU) No 1306/2013 or Commission acts adopted under that Regulation require the signature of an authorised person or the approval of a person at one or more of the stages of that procedure, the information systems set up for the communication of such documents must make it possible to identify each person unambiguously and provide reasonable assurance that the contents of the documents, including as regards the stages of the procedure, cannot be altered, in accordance with Union legislation. As regards the declarations of expenditure and the management declaration annexed to the annual accounts referred to in points (c)(i) and (iii) of the first subparagraph of Article 102(1) of Regulation (EU) No 1306/2013, the documents sent electronically shall also be kept in their original form by the paying agencies or, where applicable, by the coordinating bodies accredited in accordance with Article 7(2) and (4) of that Regulation.
7. The electronic and digitised documents shall be kept for the whole of the period provided for in Article 32.
8. Where there is a malfunction in an information system or no stable connection, the Member State may, with the prior approval of the Commission, send the documents in another form, under the conditions laid down by the Commission.
Article 25
Suspension of payment in case of late submission
The implementing acts determining the monthly payments referred to in Article 18(3) of Regulation (EU) No 1306/2013 or the interim payments referred to in Article 36 of that Regulation shall take account of the suspension of payments decided in accordance with Article 42 of that Regulation.
Article 26
Acquisition of satellite images
1. For the purposes of Article 21 of Regulation (EU) No 1306/2013, each Member State shall inform the Commission by 1 November of each year at the latest, as to:
(a)
whether it wishes the Commission to acquire the satellite images necessary for its programme of checks and/or for its Land Parcel Identification System Quality Assessment;
(b)
the area to be checked and the number of planned control zones.
2. Member States requesting the Commission to obtain the satellite images shall finalise, in cooperation with the latter and before 15 January following the communication of information referred to paragraph 1, the zones to be covered and the timetable for obtaining those images.
3. The Commission shall supply free of charge to the authorised agents of the Member States the satellite images which it has acquired. Those agents must observe the provisions on copyright set out in the contracts with the suppliers and return the images on completion of the work.
4. If the total requests received by Member States exceed the budget available for the application of Article 21 of Regulation (EU) No 1306/2013, the Commission shall decide on a limitation of the satellite images to be provided, aiming at the most efficient use of the available resources.
CHAPTER III
CLEARANCE OF ACCOUNTS
SECTION 1
Recovery of Debts
Article 27
Interest applicable to recovery of undue payments
1. Unless otherwise provided in sectoral agricultural legislation, the interest on undue payments to be recovered as a consequence of irregularity or negligence, shall be calculated for the period elapsing between the expiry of the payment deadline for the beneficiary indicated in the recovery order and the date of the repayment or deduction. The payment deadline shall not be set at more than 60 days after the recovery order.
2. The interest rate to be applied shall in any case not be lower than the interest rate provided for by national law for the recovery of comparable undue expenditures or for the collection of receivables due.
Article 28
Recovery by offsetting
Without prejudice to any other enforcement action provided for by national law, Member States shall off-set any outstanding debt of a beneficiary established in accordance with national law against any future payments to be made by the paying agency responsible for the recovery of the debt to that beneficiary.
SECTION 2
Clearance
Article 29
Content of the annual accounts
The annual accounts referred to in point (c)(iii) of the first subparagraph of Article 102(1) of Regulation (EU) No 1306/2013 shall include:
(a)
the assigned revenues referred to in Article 43 of that Regulation;
(b)
the expenditure of the EAGF after deduction of any undue payments not recovered at the end of the financial year other than those referred to in point (f) of this Article, including any interests thereon, summarised by item and sub-item of the Union budget;
(c)
the expenditure of the EAFRD, by programme, measure and specific contribution rate. The annual statement of expenditure shall also include information on the amounts recovered. Once a programme is closed, any undue payments not recovered other than those referred to in point (f) of this Article, including any interests thereon, shall be deducted from the expenditure of the financial year in question;
(d)
a table of differences by item and sub-item or, in the case of the EAFRD, by programme, measure, specific contribution rate and focus area, between the expenditure and the assigned revenues declared in the annual accounts and that declared for the same period in the documents referred to in point (b) of Article 10(1) of this Regulation, as far as the EAGF is concerned, and Article 22(2) of this Regulation, as far as the EAFRD is concerned, accompanied by an explanation for every difference;
(e)
separately, the amounts to be borne by, respectively, the Member State concerned and the Union in accordance with the first subparagraph of Article 54(2) and Article 54(3) of Regulation (EU) No 1306/2013;
(f)
the table of the undue payments yet to be recovered at the end of the financial year as a consequence of irregularities within the meaning of Article 1(2) of Council Regulation (EC, Euratom) No 2988/95 (16), including any penalties provided for by the applicable sectoral Union rules and the interest thereon, following the model set out in Annex II to this Regulation;
(g)
an extract from the debtors ledger of the amounts to be recovered and credited to either the EAGF or the EAFRD other than those referred to in points (b), (c) and (f) of this Article, including any penalties and interest thereon, following the model set out in Annex III to this Regulation;
(h)
a summary of intervention operations and a statement of the quantity and location of stocks at the end of the financial year;
(i)
confirmation that expenditure, assigned revenues and the details of each movement of intervention storage is held on the paying agency’s files and accounting records;
(j)
the closing balance at the end of the financial year of unused/un-cleared cumulated advances paid by Member States to beneficiaries, detailed for the EAGF by measure and for the EAFRD by programme, and for the latter, including the financial instruments. For the financial instruments, the closing balance concerns amounts paid by the Commission that have neither been used by Member States for payments to final recipients nor have been committed for guarantee contracts according to Article 42(1) of Regulation (EU) No 1303/2013.
Article 30
Transmission of information
1. For the purpose of the clearance of accounts pursuant to Article 51 of Regulation (EU) No 1306/2013, each Member State shall send to the Commission:
(a)
the items included in the annual accounts, as referred to in Article 29 of this Regulation;
(b)
the opinion and reports established by the certification body or bodies, as referred to in Article 5(3) and (4) of this Regulation;
(c)
complete records of all the accounting information required for statistical and control purposes;
(d)
the management declaration as referred to in Article 3 of this Regulation;
2. The documents and the accounting information referred to in paragraph 1 shall be sent to the Commission by 15 February at the latest of the year following the end of the financial year to which they relate. The documents referred to in points (a), (b) and (d) of that paragraph shall be sent in one copy together with an electronic copy in accordance with the format and under the conditions established by the Commission pursuant to Article 24.
3. At the request of the Commission or on the initiative of a Member State, further information concerning the clearance of accounts may be addressed to the Commission within a time period determined by the Commission, taking into account the amount of work required for providing that information. In the absence of such information, the Commission may clear the accounts on the basis of the information in its possession.
4. In duly justified cases, the Commission may accept a request for late submission of information, if that request is addressed to it before the submission deadline.
Article 31
Form and content of the accounting information
1. The form and content of the accounting information referred to in point (c) of Article 30(1) and the way it is to be forwarded to the Commission shall be those provided in accordance with Commission Implementing Regulation (EU) No 991/2013 (17).
2. The accounting information shall be used by the Commission for the sole purposes of:
(a)
carrying out its functions in the context of the clearance of accounts pursuant to Regulation (EU) No 1306/2013;
(b)
monitoring developments and providing forecasts in the agricultural sector.
The European Court of Auditors and the European Anti-fraud Office (OLAF) shall have access to that information for the purpose of carrying out their duties.
3. Any personal data included in the accounting information collected shall only be processed for the purposes specified in paragraph 2. In particular, if accounting information is used by the Commission for the purpose referred to in point (b) of the first subparagraph of paragraph 2, the Commission shall make such data anonymous and process it in aggregated form only.
4. Any queries concerning the processing of their personal data shall be addressed by the persons concerned to the Commission as set out in Annex IV.
5. The Commission shall ensure that the accounting information is kept confidential and secure.
Article 32
Conservation of accounting information
1. The supporting documents regarding the expenditure financed and the assigned revenues to be collected by the EAGF shall be kept at the Commission’s disposal for at least three years following the year in which the Commission clears the accounts of the financial year concerned under Article 51 of Regulation (EU) No 1306/2013.
2. The supporting documents regarding the expenditure financed and the assigned revenues to be collected by the EAFRD shall be kept at the Commission’s disposal for at least three years following the year in which the final payment by the paying agency has taken place.
3. In the case of irregularities or negligence, the supporting documents referred to in paragraphs 1 and 2 shall be kept at the Commission’s disposal for at least three years following the year in which the sums are entirely recovered from the beneficiary and credited to the Funds or in which the financial consequences of non-recovery are determined under Article 54(2) of Regulation (EU) No 1306/2013.
4. In the case of a conformity clearance procedure provided for in Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013, the supporting documents referred to in paragraphs 1 and 2 of this Article shall be kept at the Commission’s disposal for at least one year following the year in which that procedure has been concluded or, if a conformity decision is the subject of legal proceedings before the Court of Justice of the European Union, for at least one year following the year in which those proceedings are concluded.
5. The supporting documents referred to in paragraphs 1 to 4 shall be kept at the Commission’s disposal either in paper form, in electronic form and/or in both forms.
Documents may only be kept exclusively in electronic form if the national law of the Member State concerned permits the use of electronic documents as evidence of the underlying transactions in national court proceedings.
If the documents are kept in electronic form only, the system for doing so shall comply with Section 3(B) of Annex I to Delegated Regulation (EU) No 907/2014.
Article 33
Financial clearance
1. The Commission’s decision on the clearance of accounts referred to in Article 51 of Regulation (EU) No 1306/2013 shall determine the amounts of expenditure effected in each Member State during the financial year concerned which shall be recognised as being chargeable to the Funds on the basis of the accounts referred to in Article 29 of this Regulation and any reductions and suspensions under Articles 41 of Regulation (EU) No 1306/2013.
The decision shall also determine the amounts to be charged to the Union and to the Member State concerned pursuant to Article 54(2) of Regulation (EU) No 1306/2013.
For the EAFRD, the amount determined by the clearance of accounts decision shall include the funds which are re-usable by reallocation by the Member State concerned pursuant to the second paragraph of Article 56 of Regulation (EU) No 1306/2013.
2. As regards the EAGF, the amount which, as a result of the clearance of accounts decision, is recoverable from or payable to each Member State shall be established by deducting the monthly payments in respect of the financial year concerned from the expenditure recognised for the same year in accordance with paragraph 1. The Commission shall deduct that amount from or add it to the monthly payment relating to the expenditure effected in the second month following the clearance of accounts decision.
As regards the EAFRD, the amount which, as a result of the clearance of accounts decision, is recoverable from or payable to each Member State shall be established by deducting the intermediate payments in respect of the financial year concerned from the expenditure recognised for the same year in accordance with paragraph 1.
The Commission shall deduct that amount from or add it to the first payment for which the declaration of expenditure is submitted by the Member State after the decision pursuant to Article 51 of Regulation (EU) No 1306/2013 has been adopted.
3. The Commission shall communicate to the Member State concerned the results of its verification of the information supplied, together with any amendments it proposes, by 30 April following the end of the financial year at the latest.
4. If, for reasons attributable to the Member State concerned, the Commission is unable to clear the accounts of a Member State before 31 May of the following year, the Commission shall notify that Member State of the additional inquiries it proposes to undertake pursuant to Article 47 of Regulation (EU) No 1306/2013.
5. Paragraphs 1 to 4 shall apply, mutatis mutandis, to assigned revenues within the meaning of Article 43 of Regulation (EU) No 1306/2013.
Article 34
Conformity clearance
1. In order to determine what amounts are to be excluded from Union financing, when finding that expenditure has not been incurred in conformity with Union rules, the Commission shall use its own findings and shall take into account the information made available by Member States, provided that the latter information is provided within the time limits set by the Commission in the framework of the conformity clearance procedure carried out in accordance Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013 and in conformity with this Article.
2. When, as a result of any inquiry, the Commission considers that expenditure was not effected in compliance with Union rules, it shall communicate its findings to the Member State concerned, specifying the corrective measures needed to ensure future compliance with those rules, and indicating the provisional level of financial correction which at that stage of the procedure it considers corresponds to its findings. That communication shall also schedule a bilateral meeting within four months after expiry of the period for reply by the Member State. The communication shall make reference to this Article.
The Member State shall reply within two months of receipt of the communication. In its reply the Member State shall have the opportunity, in particular, to:
(a)
demonstrate to the Commission that the actual extent of the non-compliance or the risk for the Funds is less than what was indicated by the Commission;
(b)
inform the Commission of the corrective measures it has undertaken to ensure compliance with Union rules and the effective date of their implementation.
In justified cases, the Commission may, upon reasoned request of the Member State, authorise an extension of the two month period by a maximum of two months. The request shall be addressed to the Commission before the expiry of that period.
If the Member State considers that a bilateral meeting is not required, it shall inform the Commission accordingly in its reply to the communication mentioned above.
3. In the bilateral meeting both parties shall endeavour to come to an agreement as to the measures to be taken as well as to the evaluation of the gravity of the infringement and of the financial damage caused to the Union budget.
The Commission shall within 30 working days of the bilateral meeting draw up the minutes and send them to the Member State. The Member State may send its observations to the Commission within 15 working days after receipt of the minutes.
The Commission shall within six months after sending the minutes of the bilateral meeting formally communicate its conclusions to the Member State on the basis of the information received in the framework of the conformity clearance procedure. That communication shall evaluate the expenditure to be excluded from Union financing under Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013 and Article 12 of Delegated Regulation (EU) No 907/2014. The communication shall make reference to Article 40(1) of this Regulation.
4. Where the Member State has made use of the conciliation procedure referred to in Article 40, the Commission shall communicate its conclusions to the Member State no later than six months after:
(a)
the receipt of the Conciliation Body report; or
(b)
the receipt of additional information from the Member State within the deadline referred to in the second subparagraph of Article 40(3), provided that the conditions set out in paragraph 6 of this Article are met.
5. In order to apply paragraphs 3 and 4 within the respective time periods, the Commission shall have available all information relevant at that particular step of the procedure. Where the Commission deems it lacks information, it may at any time within the time periods set out in paragraphs 3 and 4:
(a)
ask for additional information from the Member State, to which the Member State shall reply within two months of receipt of the communication; and/or
(b)
inform the Member State of its intention to carry out an additional audit mission to conduct the necessary verifications.
In that case, the time periods referred to in paragraphs 3 and 4 shall start again either on the receipt by the Commission of the requested additional information or from the last day of the additional audit mission.
6. When evaluating the expenditure to be excluded from Union financing, the information communicated by the Member State after the Commission’s formal communication referred to in the second subparagraph of paragraph 3 may only be taken into account:
(a)
where it is necessary to avoid the gross overestimation of the financial damage caused to the Union budget; and
(b)
if the late transmission of the information is duly justified by external factors and does not jeopardise the timely adoption by the Commission of the decision pursuant to Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013.
7. The Commission, after having communicated its conclusions to the Member States in accordance with Article 34 paragraph 3 or 4 of this Regulation, shall adopt, where appropriate, one or more decisions under Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013 in order to exclude from Union financing expenditure affected by the non-compliance with Union rules. The Commission may pursue consecutive conformity clearance procedures until the Member State has actually implemented the corrective measures.
8. As regards the EAGF, the deductions from the Union financing shall be made by the Commission from the monthly payments relating to the expenditure effected in the second month following the decision pursuant to Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013.
As regards the EAFRD, the deductions from Union financing shall be made by the Commission from the payment for which the declaration of expenditure is submitted by the Member State after the decision pursuant to Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013 has been adopted.
However, at the Member State’s request and after consultation of the Committee on the Agricultural Funds, the Commission may adopt a decision setting a different date for the deductions or authorising their reimbursement in instalments where this is warranted by the materiality of the deductions included in an implementing act adopted on the basis of Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013.
9. In duly justified cases to be notified to the Member State concerned, the Commission may extend the time periods set out in paragraphs 3 and 4.
10. Paragraphs 1 to 9 shall apply, mutatis mutandis, to assigned revenues within the meaning of Article 43 of Regulation (EU) No 1306/2013.
Article 35
Decision not to start or pursue a conformity clearance inquiry
1. The Commission may decide not to start or pursue a conformity clearance inquiry in accordance with Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013 where it expects that the possible financial correction, for the non-compliance identified as a result of an inquiry referred to in paragraph 2 of Article 34, would not exceed EUR 50 000 and 2 % of the relevant expenditure or the amounts to be recovered.
2. Where the Commission reduces the monthly payments in accordance with Article 41(1) of Regulation (EU) No 1306/2013, it may decide not to start or pursue a conformity clearance inquiry in accordance with Article 52 of that Regulation, provided that the Member State concerned has not expressed its objection to the application of this paragraph in the framework of the procedure provided for in Article 41(1) of that Regulation.
Article 36
Conciliation Body
For the purpose of the conformity clearance procedure provided for in Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013, a Conciliation Body shall be established. It shall perform the following tasks:
(a)
to examine any matter referred to it by a Member State which has received a formal communication from the Commission pursuant to the second subparagraph of Article 34(3) of this Regulation, including an evaluation of expenditure which the Commission intends to exclude from Union financing;
(b)
to try to reconcile the divergent positions of the Commission and the Member State concerned;
(c)
at the end of its examination, to draw up a report on the results of its reconciliation efforts, making any remarks it deems useful should all or some of the points of dispute remain unresolved.
Article 37
Composition of the Conciliation Body
1. The Conciliation Body shall be composed of at least five members selected among eminent persons offering every guarantee of independence and who are highly qualified in matters regarding the financing of the common agricultural policy, including rural development, or in the practice of financial audit.
They must be nationals of different Member States.
2. The chairperson, the members and the substitute members shall be appointed by the Commission for an initial term of office of three years after consultation of the Committee on the Agricultural Funds.
The terms of office may be renewed for a year at a time only, the Committee on the Agricultural Funds having been informed. However, if the chairperson to be appointed is already a member of the Conciliation Body, the initial term of office as chairperson shall be three years.
The names of the chairperson, the members and the substitute members shall be published in the ‘C’ series of the Official Journal of the European Union.
3. The members of the Conciliation Body shall be remunerated having regard to the time which they are required to dedicate to the task. Costs shall be compensated in accordance with the rules in force for Commission staff.
4. After expiry of the term of office, the chairperson and the members shall remain in office until they are replaced or their term of office is renewed.
5. The term of office of members who no longer meet the conditions required for the accomplishment of their duties with the Conciliation Body or who, for whatever reason, are unavailable for an indeterminate period may be terminated by the Commission after consultation of the Committee on the Agricultural Funds.
In that case, the member concerned shall be replaced for the remainder of the period for which that member was appointed by a substitute member, the Committee on the Agricultural Funds being informed.
If the chairperson’s term of office is terminated, the member who is to perform the chairperson’s duties for the remainder of the period for which the chairperson was appointed shall be appointed by the Commission after consultation of the Committee on the Agricultural Funds.
Article 38
Independence of the Conciliation Body
1. The members of the Conciliation Body shall carry out their duties independently, neither seeking nor accepting instructions from the Commission, any government or body.
The members shall not take part in the work of the Conciliation Body or sign a report if, in a previous office, they have been personally involved in the matter at issue.
2. Without prejudice to Article 287 of the Treaty, the members shall not disclose any information acquired by them in the course of their work for the Conciliation Body. Such information shall be confidential and covered by the obligation of professional secrecy.
Article 39
Working arrangements
1. The Conciliation Body shall meet at the headquarters of the Commission. The chairperson shall prepare and organise the work. In the chairperson’s absence, and without prejudice to the first subparagraph of Article 37(5), the most senior member shall take the chair.
The secretariat of the Conciliation Body shall be provided by the Commission.
2. Without prejudice to the second subparagraph of Article 38(1), reports shall be adopted by an absolute majority of members present, the quorum for deliberations being three.
The reports shall be signed by the chairperson and members who have taken part in the deliberations. They shall be co-signed by the secretariat.
Article 40
Conciliation procedure
1. A Member State may refer a matter to the Conciliation Body within 30 working days of receipt of the Commission’s formal communication referred to in the second subparagraph of Article 34(3) by sending a reasoned request for conciliation to the secretariat of the Conciliation Body.
The procedure to be followed and the address of the secretariat shall be notified to the Member States through the Committee on the Agricultural Funds.
2. A request for conciliation shall only be admissible where the amount envisaged to be excluded from the Union financing according to the Commission’s communication either:
(a)
exceeds EUR 1 million;
or
(b)
represents at least 25 % of the Member State’s total annual expenditure under the budget items concerned.
In addition, if during the preceding discussions the Member State claimed and demonstrated that the matter is one of principle relating to the application of Union rules, the chairperson of the Conciliation Body may declare a request for conciliation to be admissible. However, such a request shall not be admissible if it relates solely to a matter of legal interpretation.
3. The Conciliation Body shall conduct its investigations as informally and promptly as possible, basing itself solely on the evidence available to the Commission at the time when formal conclusions are communicated in accordance with Article 34(3) and giving the Commission and the national authorities concerned a fair hearing.
However, if the Member State considers it necessary to present in its request for conciliation information which has not yet been communicated to the Commission, the Conciliation Body may invite the Commission to assess that new information only if the conditions set out in Article 34(6) are met. The information shall be communicated to the Commission at the latest two months after the report referred to in point (c) of Article 36 has been sent.
4. Where, within four months of a case being referred to it, the Conciliation Body is not able to reconcile the positions of the Commission and the Member State, the conciliation procedure shall be deemed to have failed.
The report referred to in point (c) of Article 36 shall state the reasons why the positions could not be reconciled. It shall indicate whether any partial agreement was reached during the proceedings and whether the Conciliation Body invites the Commission to assess new information in accordance with the second subparagraph of paragraph 3.
The report shall be sent to:
(a)
the Member State concerned;
(b)
the Commission, for examination before communicating its conclusions to the Member State;
(c)
the other Member States in the framework of the Committee on the Agricultural Funds.
CHAPTER IV
RULES ON CHECKS
SECTION 1
General rules
Article 41
Reduction of on-the-spot checks
1. Member States may decide to reduce the minimum level of on-the-spot checks, in accordance with Article 59(5) of Regulation (EU) No 1306/2013, where all of the following conditions are met:
(a)
the certification body has, in accordance with Article 9 of Regulation (EU) No 1306/2013, delivered an opinion validating both that the internal control system is functioning properly and that the error rate for the population concerned was below the materiality threshold of 2,0 % for at least the two consecutive financial years preceding the year in which the reduced control rate is intended to apply;
(b)
the Commission has not informed the Member State concerned that it cannot accept the opinion referred to in point (a) of this paragraph provided by the certification body in the context of Article 9 of Regulation (EU) No 1306/2013; and
(c)
the Commission:
(i)
has not informed the Member State concerned in accordance with Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013 of weaknesses in the control system of the individual support scheme or measure concerned; or
(ii)
is satisfied, when applying Article 34 of this Regulation, with the corrective measures taken by the Member State concerned where the latter was informed in accordance with Article 52 of Regulation (EU) No 1306/2013 of weaknesses in the control system of the individual support scheme or measure concerned and has informed the Member State accordingly.
2. Member States may decide to reduce the minimum level of on-the-spot checks in accordance with the levels and, where appropriate, the additional conditions laid down in sector-specific legislation.
Member States shall inform the Commission of their decision to reduce the minimum level of on-the-spot checks immediately after its adoption. This information shall indicate:
(a)
the support scheme or measure concerned;
(b)
the period of applying a reduced minimum level of on-the-spot checks;
(c)
the reduced minimum level of on-the-spot checks to be applied.
3. Where any of the cumulative conditions laid down in paragraph 1 or any additional condition provided for in sector-specific legislation is no longer met, Member States shall immediately revoke their decision to reduce the minimum level of on-the-spot checks and apply as of the following claim year the minimum level of on-the-spot checks established by the sectoral agricultural legislation.
SECTION 2
Scrutiny of transactions
Article 42
Scrutiny by Member States
1. The systematic scrutiny of the commercial documents of undertakings referred to in Article 80(1) of Regulation (EU) No 1306/2013 shall apply, for each period of scrutiny referred to in paragraph 4 of this Article, to a number of undertakings which may not be less than half the undertakings whose receipts or payments, or the sum thereof, under the system of financing by the EAGF, exceeded EUR 150 000 for the EAGF financial year preceding the beginning of the period of scrutiny in question.
2. In relation to each scrutiny period, Member States shall, without prejudice to their obligations laid down in Article 80(1) of Regulation (EU) No 1306/2013, select the undertakings to be scrutinised on the basis of a risk analysis for all measures where it is practicable to do so. Member States shall submit to the Commission their proposals for the use of the risk analysis at least six months before the beginning of the scrutiny period. The proposals shall include all relevant information concerning the approach, the techniques and the data used for the analysis, and the criteria and expected method of implementation of the checks to be carried out. The proposal shall be drawn up in accordance with Annex V to this Regulation. Each Member States shall take account of the Commission’s comments on the risk-analysis proposal, which shall be given within eight weeks of receipt.
3. For measures for which a Member State considers the use of a risk analysis not to be practicable, it shall be compulsory for undertakings the sum of whose receipts or payments or the sum of those two amounts within the system of financing by the EAGF exceeded EUR 350 000 and which were not scrutinised in accordance with this Regulation and Chapter III of Title V of Regulation (EU) No 1306/2013 during either of the two preceding scrutiny periods, to be scrutinised.
4. The scrutiny period shall run from 1 July to 30 June of the following year. Scrutiny shall cover a period of at least 12 months ending during the previous scrutiny period; it may be extended for periods, to be determined by the Member State, preceding or following the 12-month period.
Article 43
Access to commercial documents
Undertakings shall keep the commercial documents for at least three years, starting from the end of the year in which they were drawn up. Member States may prescribe a longer period for the retention of these documents.
Article 44
Joint actions
The Commission, acting on its own initiative or on the basis of a proposal by a Member State, and with the agreement of the Member States concerned, may decide to coordinate joint actions involving mutual assistance between two or more Member States, as provided for in Article 83(1) of Regulation (EU) No 1306/2013.
Article 45
Mutual assistance
1. During the first three months following the EAGF financial year of payment, Member States shall send a list of the undertakings referred to in Article 83(1) of Regulation (EU) No 1306/2013 to each Member State in which such an undertaking is established. The list shall contain all the details necessary to enable the Member State of destination to identify the undertakings and to undertake its scrutiny obligations. The Member State of destination shall be responsible for the scrutiny of such undertakings in accordance with Article 80 of Regulation (EU) No 1306/2013. A copy of each list shall be sent to the Commission.
The Member State receiving or making the payment may ask the Member State in which the undertaking is established to scrutinise some of the undertakings on that list in accordance with Article 80 of Regulation (EU) No 1306/2013, indicating why it is necessary to make such a request and in particular the risks associated with it.
The Member State receiving the request shall take due account of the risks associated with the undertaking, which shall be communicated by the requesting Member State.
The requested Member State shall inform the requesting Member State of the follow-up accorded to the request. Where scrutiny of an undertaking on the list takes place, the requested Member State that carried out the scrutiny shall inform the requesting Member State of the results of that scrutiny at the latest three months after the end of the scrutiny period.
An overview of such requests shall be sent to the Commission on a quarterly basis, within one month after the end of each quarter. The Commission may require that a copy of individual requests be provided.
The list of undertakings referred to in the first subparagraph shall be drawn up in accordance with the specimen form shown in Annex VI.
2. The list of undertakings referred to in Article 83(2) of Regulation (EU) No 1306/2013 shall be drawn up in accordance with the specimen form shown in Annex VII to this Regulation.
3. A request by a Member State for a scrutiny concerning an undertaking in another Member State, as referred to in the second subparagraph of paragraph 1 and in Article 83(3) of Regulation (EU) No 1306/2013, shall be drawn up in accordance with the specimen form shown in Annex VIII to this Regulation.
4. The information on the results of the scrutinies referred to in the second subparagraph of paragraph 1 and in Article 83(3) of Regulation (EU) No 1306/2013 shall be drawn up in accordance with the specimen form shown in Annex IX to this Regulation.
5. The overview of the requests referred to in the fifth subparagraph of paragraph 1 and in Article 83(3) of Regulation (EU) No 1306/2013, including the results of the scrutinies, shall be drawn up in accordance with the specimen form shown in Annex X to this Regulation.
6. The information to be provided under paragraph 1 shall be communicated in electronic form in the format provided for in Section 2 of Annex II to Implementing Regulation (EU) No 991/2013.
Article 46
Annual programmes and reports
1. The annual programme of scrutinies referred to in Article 84 of Regulation (EU) No 1306/2013 shall be drawn up in accordance with the specimen form shown in Annex XI to this Regulation.
2. The annual report referred to in Article 86(1) of Regulation (EU) No 1306/2013 shall set out any difficulties encountered and the measures taken to overcome them and put forward, where appropriate, suggestions for improvements.
It shall include detailed information on each of the aspects of the application of Chapter III of Title V of Regulation (EU) No 1306/2013 listed in Annex XII to this Regulation, set out in clearly identified sections under the headings referred to in that Annex.
3. The information to be submitted under this Article and Article 45 may be communicated in paper form or in electronic form, in a format to be agreed between the sender and the recipient.
4. The Commission shall evaluate annually the progress achieved in its annual financial report on the administration of the Funds referred to in Article 109 of Regulation (EU) No 1306/2013.
Article 47
Special departments
1. The special departments referred to in Article 85 of Regulation (EU) No 1306/2013 shall be responsible, in addition to the tasks referred to in that Article, for:
(a)
training the national officials responsible for carrying out the scrutiny referred to in this Section, to enable them to acquire sufficient knowledge to perform their duties;
(b)
administering the scrutiny reports and any other documents relating to the scrutinies carried out and provided for under Chapter III of Title V of Regulation (EU) No 1306/2013
(c)
the preparation and communication of the programmes referred to in Article 84 of Regulation (EU) No 1306/2013 and the reports referred to in Article 86(1) of that Regulation.
2. Special departments shall be entrusted by Member States with all the powers necessary to perform the tasks referred to in paragraph 1.
They shall consist of a sufficient number of officials who are suitably trained to carry out those tasks.
3. Member States where the minimum number of undertakings to control is less than 10 shall not be required to establish a special department.
CHAPTER V
SECURITIES
SECTION 1
Scope, information technology, force majeure
Article 48
Scope
This Chapter shall apply in all cases where the sectoral agricultural legislation provides for a security, whether or not the particular term ‘security’ is used.
This Chapter shall not apply to securities given to ensure payment of import and export duties referred to in Council Regulation (EEC) No 2913/92 (18).
Article 49
e-Administration
Communications, documents and securities may be produced, processed, and managed by using information technology (IT) on condition that the systems applicable are managed under the officially approved quality and security protocols fit for those systems.
If competent authorities cannot access required documents for verification because of differences in IT systems, those documents shall be printed out and certified as genuine by the authority competent for the management of those IT systems (‘the issuing authority’) or by an authority competent for certifying documents as true copy.
Such print-outs may be replaced by an electronic message between the issuing authority and the beneficiary or the competent authority, on condition that the issuing authority provides in an officially approved certification protocol ensuring the genuineness of the message.
Article 50
Force majeure time limits
1. This Article shall apply when a specific Regulation refers to it.
2. A request for recognition of a case of force majeure shall not be admissible if it is received by the competent authority more than 30 calendar days after:
(a)
the date on which the operator was informed by the competent authority of the established non-fulfilment of the relevant obligation within the meaning of Article 23(2) of Delegated Regulation (EU) No 907/2014, the expiry of the time limit for the fulfilment of the relevant obligation as referred to in Article 23(3) of that Regulation or the expiry of the time limit for the presentation of the proof for the fulfilment of the relevant obligation as referred to in Article 23(4) of that Regulation;
(b)
the closing date for submission of tenders in a third country where the tender is linked to an advanced fixing certificate for export refunds;
3. Operators shall, to the competent authority’s satisfaction, provide proof of the circumstances which they consider to constitute force majeure within 181 calendar days of the expiry of the period in which the obligation had to be fulfilled completely. Operators may be granted further time if they are unable to produce proof within that time limit despite having acted with all due diligence to obtain and forward it.
4. Member States shall notify the Commission of the cases of force majeure they have recognised, providing the relevant information of each case.
SECTION 2
Form of securities
Article 51
Form
1. A security may be given:
(a)
as a cash deposit as referred to in Article 19(2) and (3) of Delegated Regulation (EU) No 907/2014; and/or
(b)
by providing a guarantor in accordance with Article 21 of Delegated Regulation (EU) No 907/2014.
2. At the discretion of the competent authority, a security may be given by:
(a)
pledging cash deposits in a bank;
(b)
pledging recognised claims against a public body or public funds, which are due and payable and against which no other claim has precedence; and/or
(c)
pledging collateral negotiable in the Member State concerned provided they are issued or guaranteed by that Member State.
3. The competent authority may impose additional terms for accepting securities of the type listed in paragraph 2.
Article 52
Negotiable collateral
1. Collateral pledged in accordance with point (c) of Article 51(2) shall, at the time the security is given, have a disposable value of at least 115 % of the value of the security required.
2. A competent authority may accept a security as referred to in point (c) of Article 51(2) only if the party offering it undertakes, in writing, either to give an additional security or to replace the original security should the disposable value of the security in question have been for a period of three months below 105 % of the value of the security required. That written undertaking shall not be necessary where national law already so provides. The competent authority shall regularly review the value of such security.
3. The disposable value of a security as referred to in point (c) of Article 51(2) shall be assessed by the competent authority, taking into account any costs of disposal.
4. The disposable value of securities shall be assessed using the last available quotation.
5. The party giving the security shall, at the request of the competent authority, provide proof of its disposable value.
Article 53
Replacement and assignment
1. Any form of security may be replaced by another.
However, the agreement of the competent authority shall be required in the following cases:
(a)
where the original security has been forfeited but not yet realised; or
(b)
where the replacement security is of a type listed in Article 51(2).
2. A block security may be replaced by another block security on condition that the new block security covers at least that part of the original block security assigned at the time of replacement to ensure fulfilment of one or more obligations still outstanding.
3. As soon as part of a block security is assigned to a particular obligation, the balance of the block security remaining shall be noted.
SECTION 3
Release and forfeiture
Article 54
Partial release
Where specific Union rules do not specify a minimum quantity, the competent authority may itself restrict the number of partial releases of any one security and may specify a minimum sum for any such release.
Before releasing all or part of a security the competent authority may require that a written request for release be provided.
In the case of securities covering more than 100 % of the sum required to be secured, that part of the security exceeding 100 % shall be released when the remainder of the sum secured is finally released or forfeited.
Article 55
Forfeiture
1. Once the competent authority is aware of circumstances giving rise to forfeiture of the security, in whole or in part, it shall without delay demand the party required to meet the obligation to pay the sum forfeited, allowing up to 30 days from the day of receipt of demand for payment.
Where payment has not been made at the end of that period, the competent authority shall:
(a)
without delay clear any security of the type described in Article 51(1)(a) to the appropriate account;
(b)
without delay require the guarantor referred to in Article 51(1)(b) to pay, allowing up to 30 days from the day of receipt of demand for payment;
(c)
without delay take steps to:
(i)
convert the securities described in Article 51(2)(b) and (c) into money sufficient to recover the sum due;
(ii)
clear pledged cash deposits referred to in Article 51(2)(a) to its own account.
The competent authority may without delay clear any security of the type described in Article 51(1)(a) to the appropriate account without first requiring the person concerned to effect payment.
2. Without prejudice to paragraph 1,
(a)
where the decision to forfeit a security is taken but on appeal is subsequently postponed in accordance with national law, the party concerned shall pay interest on the sum actually forfeited over the period starting 30 days from the day of receipt of the demand for payment as referred to in paragraph 1 and ending on the day prior to the payment of the sum actually forfeited;
(b)
where following the outcome of the appeal procedure the party concerned is asked to pay within 30 days the sum forfeited, for the purposes of calculating interest the Member State may consider payment to be made on the 20th day following the date of such request;
(c)
the rate of interest applicable is calculated in accordance with national law, but shall in no case be lower than the interest rate applicable in case of recovery of national amounts;
(d)
paying agencies shall deduct the interest paid from EAGF or EAFRD expenditure in accordance with Regulation (EU) No 1306/2013;
(e)
Member States may claim periodically an increase of the security in respect of the interest involved.
3. Where a security has been forfeited and the amount already credited to the Funds and, following the outcome of an appeal procedure, the sum forfeited in whole or in part, including interest at a rate in accordance with national law, is to be repaid, the sum to be repaid shall be borne by the Funds, unless the repayment of the security is attributable to the negligence or serious mistake of administrative authorities or other bodies of the Member State.
SECTION 4
Information
Article 56
Information on securities forfeiture, types of securities and guarantors
1. Member States shall keep available for the Commission, for each year, the total number and sum of securities forfeited, whatever stage of the procedure set out in Article 55 has been reached, distinguishing in either case between those credited to the national budgets and those credited to the budget of the Union. That information shall be kept in relation to all securities forfeited for an amount greater than EUR 1 000 and each Union provision requiring that a security be given. The information shall cover both sums paid directly by the interested party and sums recovered by realising a security.
2. Member States shall keep at the Commission’s disposal a list of:
(a)
the types of institutions authorised to act as guarantors and the requirements laid down in that respect;
(b)
the types of security accepted pursuant to Article 51(2) and the requirements laid down in that respect.
CHAPTER VI
TRANSPARENCY
Article 57
Content of the publication
1. The information referred to in Article 111(1)(c) and (d) of Regulation (EU) No 1306/2013 shall include:
(a)
the breakdown of the amounts of payments referred to in point (c) of that Article for each individual measure listed in Annex XIII of this Regulation, as well as the sum of the those amounts received by each beneficiary in the financial year concerned;
(b)
a description of the measures financed by the Funds, as referred to in point (d) of that Article and listed in Annex XIII of this Regulation, including the nature and the objective of each measure.
2. The amounts referred to in paragraph 1 are expressed in euro in Member States which have adopted the euro and in the national currency in other Member States.
3. Member States may publish more detailed information than that provided for in paragraphs 1 and 2, without prejudice to the necessary protection of privacy.
Article 58
Publication of municipality
Where the information to be published for the purposes of the third paragraph of Article 112 of Regulation (EU) No 1306/2013 would, due to the limited number of beneficiaries residing or registered in a given municipality, allow for the identification of a natural person as a beneficiary, the Member State concerned shall publish as information, for the purposes of point (b) of the first subparagraph of Article 111(1) of that Regulation, the next larger administrative entity of which the municipality in question is part of.
Article 59
Form and date of publication
1. The information to be made available on a single website as referred to in the second subparagraph of Article 111(1) of Regulation (EU) No 1306/2013 shall be accessible through a search tool allowing the users to search for beneficiaries by either name, or municipality as referred to in Article 58 of this Regulation, or amounts received or by measure or by a combination thereof and to extract all the corresponding information as a single set of data. That information shall be provided in the official language or languages of the Member State and/or in one of the three working languages of the Commission.
2. The information referred to in paragraph 1 shall be published by 31 May each year for the preceding financial year.
3. In accordance with that Article, the information shall remain available on the website for two years from the date of their initial publication.
Article 60
Information of the beneficiaries
The information of the beneficiaries referred to in Article 113 of Regulation (EU) No 1306/2013 shall be provided to the beneficiaries by including it in the application forms for receiving funds deriving from the Funds, or otherwise at the time when the data are collected.
By way of derogation from the first paragraph, as regards data related to payments received in the financial years 2014 and 2015, the information of the beneficiaries shall be provided at least two months before the date of publication.
Article 61
Publication of thresholds related to the Small farmers scheme
The amounts notified by Member States in accordance with the second paragraph of Article 112 of Regulation (EU) No 1306/2013 shall be published on the Union website referred to in Article 62(1) of this Regulation.
Article 62
Cooperation between the Commission and Member States
1. The Commission shall set up and maintain a Union website under its central internet address which includes links to the websites of Member States. The Commission shall provide updated internet links according to the information sent by Member States.
2. Member States shall provide the Commission with their websites’ internet addresses as soon as they have been set up as well as any subsequent changes thereof having an influence on the accessibility of their websites from the Union website.
3. Member States shall nominate a body in charge of setting up and maintaining the single website referred to in Article 59(1). They shall inform the Commission of the name and address details of that body.
CHAPTER VII
FINAL PROVISIONS
Article 63
Repeal
Regulations (EC) No 601/94, (EC) No 4/2004 and (EC) No 259/2008 are repealed.
However, Regulation (EC) No 259/2008 shall continue to apply to payments made for the financial year 2013. By way of derogation from Article 3(3) of that Regulation, the information referred to in that Article shall remain available on the website for one year from the date of its initial publication.
Article 64
Entry into force and application
This Regulation shall enter into force on the seventh day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
However:
(a)
Article 10 shall apply for expenditure incurred and assigned revenue received by Member States from 16 October 2014;
(b)
Articles 34 to 40 shall apply as of 1 January 2015. However, the time periods provided for in Article 34(3) and (4) shall not apply to conformity clearance inquiries for which the communication under Article 11(1) of Regulation (EC) No 885/2006 was sent before 1 January 2015;
(c)
Chapter VI shall apply to payments made from the financial year 2014 onwards;
(d)
The information transmitted by Member States in accordance with Annex II, columns V1 and V2, shall be provided starting with financial year 2016.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 6 August 2014.