ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 481/2014 НА КОМИСИЯТА
от 4 март 2014 година
за допълнение на Регламент (ЕС) № 1299/2013 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на специалните разпоредби за допустимостта на разходите по програмите за сътрудничество
ЕВРОПЕЙСКАТA КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 1299/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 17 декември 2013 г. относно специални разпоредби за подкрепа от Европейския фонд за регионално развитие по цел „Европейско териториално сътрудничество“ (1), и по-специално член 18, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
По силата на член 18, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1299/2013 е необходимо да се установят специални разпоредби относно допустимостта на разходите по програмите за сътрудничество във връзка с разходите за персонала, разходите за офиси и административните разходи, пътните и квартирните разходи, разходите за външни експертни оценки и разходите за услуги и оборудване (наричани по-долу „категории разходи“).
(2)
За да се осигури гъвкавост при прилагането на разпоредбите за допустимостта по програмите за сътрудничество, на държавите членки, участващи в дадена програма за сътрудничество, следва да се позволи да решават, че дадена категория разходи не се прилага за определена приоритетна ос на дадена програма за сътрудничество.
(3)
Следва да се уточни как специалните разпоредби за допустимостта на разходите по програмите за сътрудничество, установени с настоящия регламент, се вписват в общата нормативна уредба за правилата за допустимост, приложими за всички европейски структурни и инвестиционни фондове (ЕСИФ) по реда на членове 65 - 71 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(4)
За всяка категория разходи следва да се установи списък на различните елементи на разходите.
(5)
Следва да се разясни, че по правило даренията не представляват допустими разходи. Въпреки това разходите, свързани с раздаването на малки предмети в рамките на дейности по популяризиране, комуникация, реклама или осведомяване, следва да бъдат допустими.
(6)
Следва да бъдат определени различните елементи на разходите за персонала заедно с правилата за изчисляването, счетоводното отчитане и възстановяването на разходите за персонала като цяло, както и по-специално на разходите за персонала по договори на непълно работно време или по договори за услуги на почасова основа.
(7)
Следва да се посочат различните елементи на разходите за офиси и административните разходи, както и правилата за изчисляването, счетоводното отчитане и възстановяването им като преки или непреки разходи, по-специално когато са съчетани с единните ставки по Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(8)
Следва да се посочат различните елементи на пътните и квартирните разходи, както и правилата за изчисляването, счетоводното отчитане и възстановяването им, независимо дали тези разходи се плащат от бенефициера или пряко от неговия персонал. Също така следва да се разяснят условията за отчитане на пътните и квартирните разходи, когато са извършени извън частта на програмния район в Съюза по смисъла на член 20 от Регламент (ЕС) № 1299/2013.
(9)
Следва да се посочат различните елементи на разходите за външни експертни оценки и за услуги.
(10)
Следва да се посочат различните елементи на разходите за оборудване, както и разпоредбите за допустимостта на разходите за оборудване втора употреба.
(11)
За да се създадат условия за своевременното прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки, той следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Предмет и обхват
1. Без да се засягат разпоредбите за допустимостта, съдържащи се в членове 65 - 71 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 или установени на основание на тези членове, с настоящия регламент се установяват специални разпоредби за допустимостта на разходите по програмите за сътрудничество по отношение на следните категории разходи:
а)
разходи за персонала;
б)
разходи за офиси и административни разходи;
в)
пътни и квартирни разходи;
г)
разходи за външни експертни оценки и услуги; както и
д)
разходи за оборудване.
2. Участващите държави членки в мониторинговия комитет на дадена програма за сътрудничество могат да се споразумеят, че разходите от една или няколко от категориите по параграф 1 не са допустими по една или няколко приоритетни оси.
Член 2
Общи разпоредби
1. Всички допустими по силата на настоящия регламент разходи, платени от бенефициера или за негова сметка, са разходи за започване или за започване и изпълнение на операция или част от операция.
2. Не са допустими следните разходи:
а)
глоби, финансови санкции и разходи за правни спорове и съдебни дела;
б)
разходи за дарения, с изключение на даренията с единична стойност до 50 евро, които са свързани с дейности по популяризиране, комуникация, реклама или осведомяване;
в)
разходи, свързани с колебанията на валутния курс.
Член 3
Разходи за персонала
1. Разходите за персонала представляват брутните разходи за труд за персонала, нает от бенефициера по един от следните начини:
а)
на пълно работно време;
б)
на непълно работно време с постоянен процент работни часове на месец;
в)
на непълно работно време с променлив брой работни часове на месец; или
г)
почасово.
2. Разходите за персонала се ограничават до:
а)
определените в трудов договор, решение за назначение (двете заедно наричани по-нататък „акт за наемане на работа“) или закон трудови възнаграждения, отнасящи се за дейностите, които организацията не би извършила, ако съответната операция не бе предприета, и свързани с отговорностите, посочени в длъжностната характеристика на съответния член на персонала;
б)
други разходи, пряко свързани с трудовите възнаграждения, възникнали за сметка на работодателя и платени от него, например данъците върху труда и разходите за социалноосигурителни вноски, включително за пенсии, по смисъла на Регламент (ЕО) № 883/2004 на Европейския парламент и на Съвета (3), при условие че тези разходи:
i)
са установени в акта за наемане на работа или закон;
ii)
съответстват на законодателните актове, посочени в акта за наемане на работа, и на обичайната практика в държавата и/или организацията, където съответният член на персонала действително работи; и
iii)
не се възстановяват от работодателя.
Във връзка с буква а) плащанията в полза на физически лица, работещи за бенефициера по договор, който не е трудов договор, може да бъдат приравнени към трудовите възнаграждения и такъв договор да се смята за трудов договор.
3. Разходите за персонала може да бъдат възстановени по един от следните начини:
i)
въз основа на действителните разходи (удостоверени с акта за наемане на работа и фишовете за заплатата); или
ii)
по вариантите за опростени разходи съгласно член 67, параграф 1, букви б) - г) от Регламент (ЕС) № 1303/2013; или
iii)
по единна ставка по силата на член 19 от Регламент (ЕС) № 1299/2013.
4. Разходите за персонала, свързани с лица, които работят на непълно работно време по операцията, се изчисляват по един от следните начини:
а)
като постоянен процент от брутните разходи за труд в съответствие с определен постоянен процент часове работа по операцията, без задължение за създаване на отделна система за отчитане на работното време; или
б)
като променлив процент от брутните разходи за труд в съответствие с броя на отработените часове по операцията, който е различен за различните месеци, въз основа на система за отчитане на работното време, обхващаща 100 % от работното време на служителя.
5. За служителите на непълно работно време по параграф 4, буква а) работодателят издава документ за всеки служител, в който се посочва процентът от времето за отработване по операцията.
6. За служителите на непълно работно време по параграф 4, буква б) възстановяването на разходите за персонала се изчислява по почасова ставка, която се определя по един от следните начини:
i)
чрез разделяне на брутните месечни разходи за труд на месечното време за отработване, определено в акта за наемане на работа; или
ii)
чрез разделяне на последните документирани годишни брутни разходи за труд на 1 720 часа по реда на член 68, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
Почасовата ставка се умножава по броя на действително отработените часове по операцията.
7. Що се отнася до разходите за персонала, свързани с лица, които по силата на акта за наемане на работа се трудят почасово, тези разходи са допустими, като броят на действително отработените часове по операцията се приложи към предвидената в акта за наемане на работа почасова ставка въз основа на система за регистриране на работното време.
Член 4
Разходи за офиси и административни разходи
Разходите за офиси и административните разходи се ограничават до следните елементи:
а)
наеми за офиси;
б)
застраховки и данъци, свързани със сградите, в които се помещава персоналът, и с офисното оборудване (напр. застраховки срещу пожар и кражба);
в)
комунални услуги (напр. за електроенергия, отопление, вода);
г)
канцеларски материали;
д)
общо счетоводство в рамките на организацията бенефициер;
е)
архиви;
ж)
поддръжка, чистене и ремонти;
з)
сигурност;
и)
информационнотехнологични системи;
й)
комуникации (напр. телефон, факс, интернет, пощенски услуги, визитни картички);
к)
банкови такси за откриване и поддържане на сметката или сметките, когато изпълнението на дадена операция изисква откриването на отделна сметка;
л)
такси за транснационални финансови трансакции.
Член 5
Пътни и квартирни разходи
1. Пътните и квартирните разходи се ограничават до следните елементи:
а)
пътни разходи (напр. за билети, застраховки на пътници и автомобили, гориво, разходи за изминато разстояние, такси за изминато разстояние, такси за паркиране);
б)
разходи за храна;
в)
квартирни разходи;
г)
разходи за визи;
д)
дневни разходи.
2. Разходите по параграф 1, букви а) - г), които са покрити чрез дневни пари, не се възстановяват като допълнение към тези дневни пари.
3. Пътните и квартирните разходи за външни експерти и доставчици на услуги попадат в категорията разходи за външни експертни оценки и услуги по член 6.
4. Прякото плащане на разходи съгласно настоящия член, направени от служител на бенефициера, се потвърждава с доказателства за тяхното възстановяване на служителя от бенефициера.
5. За операциите, свързани с техническа помощ или дейности за популяризиране и изграждане на капацитет, разходите, извършени извън частта на програмния район в Съюза, са допустими, ако са извършени в съответствие с член 20, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1299/2013.
6. Управляващият орган може да приеме за допустими квартирните разходи и разходите за храна, които са извършени в заведения, разположени извън частта на програмния район в Съюза, ако са извършени в съответствие с член 20, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1299/2013. Това важи също за местните пътни разходи на мястото на събитие или операция извън частта на програмния район в Съюза.
7. За персонала на бенефициерите, намиращ се извън частта на програмния район в Съюза, управляващият орган може да приеме за допустими разходите по параграф 1, в т.ч. разходите за пътя до и от мястото на дадено събитие или операция във или извън частта на програмния район в Съюза, ако са извършени в съответствие с член 20, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1299/2013.
8. За персонала на бенефициерите, намиращ се в частта на програмния район в Съюза, разходите по параграф 1, в т.ч. разходите за пътя до и от мястото на дадено събитие или операция във или извън частта на програмния район в Съюза, се смятат за допустими по силата на член 20, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1299/2013.
Член 6
Разходи за външни експертни оценки и услуги
Разходите за външни експертни оценки и услуги се ограничават до разходи за следните професионални услуги и експертни оценки, предоставени от публичноправна или частноправна организация или от физическо лице, различно от бенефициера по операцията:
а)
изследвания или проучвания (например оценки, стратегии, концептуални бележки, проектни планове, наръчници);
б)
обучение;
в)
писмени преводи;
г)
разработване на информационнотехнологични системи и интернет сайтове и тяхното изменение и актуализиране;
д)
дейности за популяризиране, комуникация, реклама или осведомяване, свързани с дадена операция или със самата програма за сътрудничество;
е)
финансово управление;
ж)
услуги, свързани с организирането и провеждането на събития или срещи (включително за наеми, кетъринг или устен превод);
з)
участие в събития (т.е. регистрационни такси);
и)
правни консултации и нотариални услуги, технически и финансови експертни оценки, други консултантски услуги, счетоводни услуги;
й)
права върху интелектуална собственост;
к)
проверки по член 125, параграф 4, буква а) от Регламент (ЕС) № 1303/2013 и член 23, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1299/2013;
л)
сертифициране и одитиране на равнище програма по членове 126 и 127 от Регламент (ЕС) № 1303/2013;
м)
гаранции, предоставени от банка или друга финансова институция, когато това се изисква от законодателството на Съюза или националното законодателство, или в програмен документ, приет от мониторинговия комитет;
н)
пътни и квартирни разходи за външни експерти, лектори, председатели на заседания и доставчици на услуги;
о)
други специални експертни оценки и услуги, необходими за операциите.
Член 7
Разходи за оборудване
1. Разходите за закупуване, наемане или вземане на лизинг на оборудване от бенефициера по операцията, различни от разходите по член 4, се ограничават до следното:
а)
офисно оборудване;
б)
хардуер и софтуер за информационнотехнологични системи;
в)
мебели и обзавеждане;
г)
лабораторно оборудване;
д)
машини и инструменти;
е)
прибори или уреди;
ж)
превозни средства;
з)
друго специално оборудване, необходимо за операциите.
2. Разходите за закупуване на употребявано оборудване са допустими при следните условия:
а)
за него не е получена друга подкрепа от ЕСИФ;
б)
цената му не превишава общоприетата цена на съответния пазар;
в)
то притежава техническите характеристики, които са необходими за операцията, и отговаря на приложимите норми и стандарти.
Член 8
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 4 март 2014 година.
COMMISSION DELEGATED REGULATION (EU) No 481/2014
of 4 March 2014
supplementing Regulation (EU) No 1299/2013 of the European Parliament and of the Council with regard to specific rules on eligibility of expenditure for cooperation programmes
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU) No 1299/2013 of the European Parliament and of the Council of 17 December 2013 on specific provisions for the support from the European Regional Development Fund to the European territorial cooperation goal (1), and in particular Article 18(1) thereof,
Whereas:
(1)
Pursuant to Article 18(1) of Regulation (EU) No 1299/2013, it is necessary to lay down specific rules on eligibility of expenditure for cooperation programmes with regard to staff costs, office and administrative expenditure, travel and accommodation costs, external expertise and services costs and equipment expenditure (hereinafter ‘expenditure categories’).
(2)
To allow flexibility in the application of the eligibility rules to cooperation programmes Member States participating in a given cooperation programme should be allowed to decide that a given expenditure category does not apply to a specific priority axis of a given cooperation programme.
(3)
It should be specified how the specific rules on eligibility of expenditure for cooperation programmes laid down in this Regulation fit into the general legal framework on eligibility rules applicable to all ESI Funds as set out in Articles 65 to 71 of Regulation (EU) No 1303/2013 of the European Parliament and of the Council (2).
(4)
For each expenditure category, a list of different expenditure elements should be set out.
(5)
It should be clarified that, as a general rule, gifts are ineligible. However, the distribution of small items related to promotion, communication, publicity or information should be eligible.
(6)
The different elements of staff costs should be determined, together with rules on the calculation, accounting and reimbursement of staff costs in general and of part-time assignment or service contracts on an hourly basis in particular.
(7)
The different elements of office and administrative expenditure should be listed, together with rules on the calculation, accounting and reimbursement of such cost elements either as direct or indirect costs, in particular where combined with flat rates under Regulation (EU) No 1303/2013.
(8)
The different elements of travel and accommodation costs should be listed, together with rules on the calculation, accounting and reimbursement regardless of whether such expenditure is incurred by the beneficiary or directly by its staff. The conditions under which travel and accommodation costs should be accounted for if spent outside the Union part of the programme area as referred to in Article 20 of Regulation (EU) No 1299/2013 should also be clarified.
(9)
The different elements of external expertise and service costs should be listed.
(10)
The different elements of equipment expenditure should be listed, together with rules on the eligibility of second-hand equipment.
(11)
In order to allow for the prompt application of the measures provided for in this Regulation, this Regulation should enter into force on the day following that of its publication in the Official Journal of the European Union,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
Article 1
Subject matter and scope
1. Without prejudice to the eligibility rules laid down in or on the basis of Articles 65 to 71 of Regulation (EU) No 1303/2013, this Regulation sets out specific rules on eligibility of expenditure for cooperation programmes with regard to the following expenditure categories:
(a)
staff costs;
(b)
office and administrative expenditure;
(c)
travel and accommodation costs;
(d)
external expertise and services costs; and
(e)
equipment expenditure.
2. The participating Member States in the monitoring committee of a cooperation programme may agree that, expenditure falling under one or more of the categories referred to in paragraph 1 shall not be eligible under one or more priority axes.
Article 2
General provisions
1. Any expenditure eligible in accordance with this Regulation, paid by or on behalf of the beneficiary, shall relate to the costs of initiating or initiating and implementing an operation or part of an operation
2. The following costs are not eligible:
(a)
fines, financial penalties and expenditure on legal disputes and litigation;
(b)
costs of gifts, except those not exceeding EUR 50 per gift where related to promotion, communication, publicity or information;
(c)
costs related to fluctuation of foreign exchange rate.
Article 3
Staff costs
1. Expenditure on staff costs shall consist of gross employment costs of staff employed by the beneficiary in one of the following ways:
(a)
full time;
(b)
part-time with a fixed percentage of time worked per month;
(c)
part-time with a flexible number of hours worked per month; or
(d)
on an hourly basis.
2. Expenditure on staff costs shall be limited to the following:
(a)
salary payments related to the activities which the entity would not carry out if the operation concerned was not undertaken, fixed in an employment/work contract, an appointment decision (both hereinafter referred to as ‘employment document’) or by law, relating to responsibilities specified in the job description of the staff member concerned;
(b)
any other costs directly linked to salary payments incurred and paid by the employer, such as employment taxes and social security including pensions as covered by Regulation (EC) No 883/2004 of the European Parliament and of the Council (3) provided that they are:
(i)
fixed in an employment document or by law;
(ii)
in accordance with the legislation referred to in the employment document and with standard practices in the country and/or organisation where the individual staff member is actually working; and
(iii)
not recoverable by the employer.
With regard to point (a), payments to natural persons working for the beneficiary under a contract other than an employment/work contract may be assimilated to salary payments and such a contract considered as an employment document.
3. Staff costs may be reimbursed either:
(i)
on a real cost basis (proven by the employment document and payslips); or
(ii)
under simplified cost options as set out in Article 67(1)(b) to (d) of Regulation (EU) No 1303/2013; or
(iii)
as a flat rate in accordance with Article 19 of Regulation (EU) No 1299/2013.
4. Staff costs related to individuals who work on part-time assignment on the operation, shall be calculated as either:
(a)
a fixed percentage of the gross employment cost, in line with a fixed percentage of time worked on the operation, with no obligation to establish a separate working time registration system; or
(b)
a flexible share of the gross employment cost, in line with a number of hours varying from one month to the other worked on the operation, based on a time registration system covering 100 % of the working time of the employee.
5. For part-time assignments under point (a) of paragraph 4, the employer shall issue a document for each employee setting out the percentage of time to be worked on the operation.
6. For part-time assignments under point (b) of paragraph 4, the reimbursement of staff costs shall be calculated on an hourly rate basis determined either by:
(i)
dividing the monthly gross employment cost by the monthly working time fixed in the employment document expressed in hours; or
(ii)
dividing the latest documented annual gross employment cost by 1 720 hours in accordance with Article 68(2) of Regulation (EU) No 1303/2013.
The hourly rate shall be multiplied by the number of hours actually worked on the operation.
7. As regards staff costs related to individuals who, according to the employment document, work on an hourly basis, such costs shall be eligible applying the number of hours actually worked on the operation to the hourly rate agreed in the employment document based on a working time registration system.
Article 4
Office and administrative expenditure
Office and administrative expenditure shall be limited to the following elements:
(a)
office rent;
(b)
insurance and taxes related to the buildings where the staff is located and to the equipment of the office (e.g. fire, theft insurances);
(c)
utilities (e.g. electricity, heating, water);
(d)
office supplies;
(e)
general accounting provided inside the beneficiary organisation;
(f)
archives;
(g)
maintenance, cleaning and repairs;
(h)
security;
(i)
IT systems;
(j)
communication (e.g. telephone, fax, internet, postal services, business cards);
(k)
bank charges for opening and administering the account or accounts where the implementation of an operation requires a separate account to be opened;
(l)
charges for transnational financial transactions.
Article 5
Travel and accommodation costs
1. Expenditure on travel and accommodation costs shall be limited to the following elements:
(a)
travel costs (e.g. tickets, travel and car insurance, fuel, car mileage, toll, and parking fees);
(b)
the costs of meals;
(c)
accommodation costs;
(d)
visa costs;
(e)
daily allowances.
2. Any element listed in points (a) to (d) of paragraph 1 covered by a daily allowance shall not be reimbursed in addition to the daily allowance..
3. The travel and accommodation expenses of external experts and service providers fall under external expertise and services costs listed in Article 6.
4. Direct payment of expenditure under this Article by an employee of the beneficiary shall be supported by a proof of reimbursement by the beneficiary to that employee.
5. For operations concerning technical assistance or promotional activities and capacity-building, expenditure incurred outside the Union part of the programme area shall be eligible, if incurred in accordance with Article 20(3) of Regulation (EU) No 1299/2013.
6. The managing authority may accept the costs of accommodation and meals taken in establishments located outside the Union part of the programme area as eligible, if incurred in accordance with Article 20(2) of Regulation (EU) No 1299/2013. This shall also apply to local travel costs at the location of an event or an action outside the Union part of the programme area.
7. For the staff of beneficiaries located outside the Union part of the programme area, the managing authority may accept costs referred to in paragraph 1, including costs of travel to and from the location of an event or an action inside or outside the Union part of the programme area, as eligible, if incurred in accordance with Article 20(2) of Regulation (EU) No 1299/2013.
8. For the staff of beneficiaries located inside the Union part of the programme area the costs referred to in paragraph 1, including costs of travel to and from location of an event or an action inside or outside the Union part of the programme area, shall be considered eligible in accordance with Article 20(1) of the Regulation (EU) No 1299/2013.
Article 6
External expertise and services costs
Expenditure on external expertise and service costs shall be limited to the following services and expertise provided by a public or private law body or a natural person other than the beneficiary of the operation:
(a)
studies or surveys (e.g. evaluations, strategies, concept notes, design plans, handbooks);
(b)
training;
(c)
translations;
(d)
IT systems and website development, modifications and updates;
(e)
promotion, communication, publicity or information linked to an operation or to a cooperation programme as such;
(f)
financial management;
(g)
services related to the organisation and implementation of events or meetings (including rent, catering or interpretation);
(h)
participation in events (e.g. registration fees);
(i)
legal consultancy and notarial services, technical and financial expertise, other consultancy and accountancy services;
(j)
intellectual property rights;
(k)
verifications under Article 125(4)(a) of Regulation (EU) No 1303/2013 and Article 23(4) of Regulation (EU) No 1299/2013;
(l)
certification and audit costs on programme level under Articles 126 and 127 of Regulation (EU) No 1303/2013;
(m)
the provision of guarantees by a bank or other financial institution where required by Union or national law or in a programming document adopted by the monitoring committee;
(n)
travel and accommodation for external experts, speakers, chairpersons of meetings and service providers;
(o)
other specific expertise and services needed for operations.
Article 7
Equipment expenditure
1. Expenditure for the financing of equipment purchased, rented or leased by the beneficiary of the operation other than those covered by Article 4 shall be limited to the following:
(a)
office equipment;
(b)
IT hardware and software;
(c)
furniture and fittings;
(d)
laboratory equipment;
(e)
machines and instruments,
(f)
tools or devices;
(g)
vehicles;
(h)
other specific equipment needed for operations.
2. Purchase costs of second-hand equipment may be eligible subject to the following conditions:
(a)
no other assistance has been received for it from the ESI Funds;
(b)
its price does not exceed the generally accepted price on the market in question;
(c)
it has the technical characteristics necessary for the operation and complies with applicable norms and standards.
Article 8
This Regulation shall enter into force on the day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 4 March 2014.