РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1244/2014 НА КОМИСИЯТА
от 20 ноември 2014 година
за определяне на правилата за изпълнение на Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (1), и по-специално член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него,
като има предвид, че:
(1)
По силата на Регламент (ЕС) № 375/2014 Комисията следва да установява стандарти и процедури, обхващащи необходимите условия, договорености и изисквания, които трябва да бъдат прилагани от изпращащите и приемащите организации при определянето, подбора, подготовката, управлението и изпращането на терен на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за подпомагане на операциите за оказване на хуманитарна помощ в трети държави. В Регламент (ЕС) № 375/2014 се предвижда, че тези стандарти следва да се приемат чрез делегирани актове, а процедурите - чрез актове за изпълнение.
(2)
Всички заинтересовани страни по отношение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително самите доброволци, както и изпращащите и приемащите организации, следва да се насърчават да споделят чувство за принадлежност към инициативата.
(3)
Важно е кандидатите за доброволци да бъдат определяни и подбирани съгласно честна и прозрачна процедура, изключваща дискриминацията, въз основа на партньорство между изпращащите и приемащите организации, отговарящо на реалните нужди, изразени на местно равнище от приемащите организации.
(4)
Изпращащите и приемащите организации следва да предоставят задълбочени курсове за въвеждане в длъжност с цел избягване на недоразумения по отношение на ролите и очакванията, както и да предоставят на доброволците подходяща практическа подготовка за работата като доброволец. Това ще изгради основи за доверие и за приема в приемащите общности, като бъдат взети предвид всички културни особености.
(5)
Обучението е основна част от подготовката преди изпращането на терен и то следва да бъде предоставяно на всички кандидати за доброволци в рамките на структурирана програма, състояща се от задължителни и незадължителни курсове. Освен това за младшите специалисти следва да се предвиди възможност, когато това е уместно - чрез стажове, да доразвият своите компетентности и да придобият нови конкретни познания и умения, които са от значение за хуманитарния сектор. В частност това следва да е подходящо за дейностите и контекста на изпращащите и приемащите организации.
(6)
Изпращащите и приемащите организации следва да създават подходяща система за надзор и управление. Те следва съвместно да упражняват надзор и да оценяват резултатите и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и да предоставят обратна информация относно възложените им задачи и целите им. Това ще спомогне за подобряване на отчетността на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
(7)
Наставничеството следва да допълва надзора и управлението, както и да предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допълнителна подкрепа преди, по време на и след изпращането им на терен.
(8)
По време на изпращането на терен в трети държави изпращащата организация установява начин за поддържане на постоянна комуникация и предоставяне на допълнителна подкрепа. За всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да се предвидят отчет за мисията и подкрепа след приключване на работата на терен.
(9)
Необходимо е да се осигурят подходящи условия за работа и живот, които да позволят на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да изпълняват своите мисии в сигурна и хигиенична среда, както и безпроблемно да удовлетворят своите основни нужди, водейки скромен и лишен от показност начин на живот на доброволци. Предназначението на плащанията за дневна издръжка и на другите плащания за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ не е да представляват заплата за редовна трудова дейност. Размерът на тези плащания не следва да се определя спрямо професионалния и експертния опит на доброволеца или спрямо резултатите от изпълнението на възложените му задачи: единствената им цел е да покрият разходите за живот по време на изпращането на терен. С цел да се осигури високо и еднакво равнище на защита, всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на изпращането им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
(10)
Задължението за полагане на грижа е от първостепенно значение и представлява споделена отговорност. Доколкото е възможно, изпращащите и приемащите организации се грижат за здравето, безопасността, сигурността и добруването на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и разработват подходящи процедури по отношение на сигурността, здравето и безопасността. По същия начин доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да правят всичко възможно, за да гарантират своето здраве, безопасност и сигурност, както и тези на други лица, на работното място.
(11)
Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да бъдат непрекъснат процес през целия период на мисията. Те следва да се основават на система за надзор и управление на изпълнението на дейностите и да предоставят данни, които да показват до каква степен индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - по отношение на резултатите и въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло.
(12)
Необходим е стабилен механизъм за сертифициране, за да се гарантира, че изпращащите и приемащите организации спазват стандартите, установени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и процедурите, предвидени в настоящия регламент. Този механизъм за сертифициране следва да се основава на принципите на опростяване и избягване на дублирането, диференциация между изпращащите и приемащите организации, разходна ефективност, прозрачност и безпристрастност, като насърчава многообразието и достъпността.
(13)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета, създаден съгласно член 26 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
(14)
С цел гарантиране на своевременното изпълнение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ е необходимо настоящият регламент спешно да влезе в сила, тъй като с него се определят разпоредбите, въз основа на които изпълняващите организации ще изпращат на терен доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правилата за прилагане на Регламент (ЕС) № 375/2014 по отношение на следните въпроси, изброени в член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него:
а)
процедурите, които се следват при намирането, подбора и необходимата подготовка на кандидатите за доброволци преди изпращането на терен, включително стажове, когато е уместно;
б)
условията и реда за програмата за обучение и процедурата за оценяване на подготвеността на кандидатите за доброволци за изпращане на терен;
в)
разпоредбите за изпращане на терен и управление на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави, включително, наред с другото, наблюдение на място, продължаваща подкрепа чрез обучение, наставничество, допълнително обучение, необходими условия на труд, подкрепа след завръщането от терен;
г)
осигуряването на застрахователно покритие и условия на живот на доброволците, включително поемането на дневните разходи, на разходите за жилищно настаняване и за пътуване и на други съответни разходи;
д)
процедурите, които трябва да бъдат следвани преди, по време на и след изпращане на терен, за да се гарантират задължение за полагане на грижа и подходящи мерки за безопасност и сигурност, включително протоколи за евакуация по медицински причини и планове за сигурност, които обхващат спешната евакуация от трети държави, включително необходимите процедури за връзка с националните органи;
е)
процедурите за мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
ж)
механизъм за сертифициране, с който се гарантира спазването от страна на изпращащите организации на стандартите и процедурите, посочени в член 9 от Регламент (ЕС) № 375/2014, както и диференциран механизъм за сертифициране за приемащите организации.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, посочени в член 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определенията, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Прилагат се също така следните определения:
а)
„рамка на компетентностите“ означава рамка по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
б)
„план за учене и развитие“ означава план по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
в)
„инструктор“ означава лице, наето от доставчика на обучението да провежда един или повече модули на обучение или да ръководи симулационни учения, основани на сценарии, и да оценява уменията на кандидатите за доброволци;
г)
„координиращ инструктор“ означава назначен от доставчика на обучението инструктор, който има координационна роля да оцени допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен. Той носи отговорност за група от кандидати за доброволци. Той координира оценяването на компетентностите им въз основа на обратната информация от други инструктори и работи с всеки отделен кандидат за доброволец с цел да се анализират неговата самооценка и оценката на инструкторите;
д)
„наставничество“ означава процес на неформално предаване на знания, социален капитал и психо-социална подкрепа във връзка с работата, кариерата или професионалното развитие. Наставничеството предполага неформална и обикновено директна и продължителна комуникация между, от една страна, лицето, определено от приемащата организация за наставник, за което се счита, че разполага със съответните знания, експертни умения и опит, и от друга страна, доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ;
е)
„отчет за мисията“ означава процес, чрез който на изпращащата и приемащата организация, както и на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се предоставят ясна информация относно резултатите от мисията и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, препоръки или поуки от техния опит, както и възможност за капитализиране, извличане на поуки и положително приключване на професионалните аспекти на работата.
ГЛАВА 2
ПРОЦЕДУРИ ЗА НАМИРАНЕ И ПОДБОР НА КАНДИДАТИ ЗА ДОБРОВОЛЦИ
Член 3
Процедура за намиране и подбор
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно процедура за намиране и подбор. Ролите, отговорностите и процесите се определят така, че да се осигури прозрачен, справедлив и ефективен процес на набиране на доброволци в съответствие със стандартите за равно третиране, равни възможности и недискриминация, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. Процедурата за намиране и подбор се основава на партньорство между изпращащата и приемащата организация и с нея се гарантира навременна и постоянна комуникация. Изпращащата организация осигурява систематичното участие на приемащата организация участва в целия процес по набиране.
3. Договорената процедура за намиране и подбор се прилага на всички етапи от процеса по набиране.
4. Процедурата за намиране и подбор включва най-малкото:
а)
определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ съгласно предвиденото в член 4;
б)
обявление и кандидатстване съгласно предвиденото в член 5;
в)
оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати съгласно предвиденото в член 6;
г)
подбор съгласно предвиденото в член 7.
Член 4
Определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на оценка на потребностите, извършвана в съответствие с делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, приемащата организация предлага, в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение I, възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи, включително елементи, позволяващи гъвкавост, за да се вземат предвид идеите на доброволеца след набирането му.
2. Изпращащата организация извършва преглед на тези задачи, за да съдейства за изменението им, ако е необходимо, с цел да се гарантира подходящо и реалистично съответствие, при което са вземат предвид очакваните компетентности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и капацитетът за усвояване и потребностите на приемащата организация.
3. Въз основа на възложените задачи и на рамката на компетентностите изпращащата и приемащата организация определят профил на компетентностите на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, както и критерии за подбор и минимални изисквания, които да се прилагат в процеса на набиране. В профила на компетентностите се посочва също така дали доброволецът е утвърден, или младши специалист и дали е необходимо да премине стаж.
Член 5
Обявление и кандидатстване
1. Изпращащата организация отговаря за обявлението на работата на доброволеца. С принос от приемащата организация тя изготвя информационен пакет за обявлението с цел да информира за инициативата и да привлече кандидати за доброволци.
2. Обявлението се изготвя най-малкото на английски език, написано е по ясен, конкретен и достъпен начин и предоставя информация за предлаганата на кандидата за доброволец длъжност в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение I.
3. Публикува се за период от най-малко един месец на централната платформа на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като могат да се използват и други възможности за привличането на кандидати към централната платформа. При надлежно обосновани обстоятелства за мисии в отговор на кризи, свързани с хуманитарна помощ, обявлението може да бъде публикувано за период от по-малко от един месец, но за не по-малко от една седмица.
4. Кандидатите представят кандидатурите си, като използват стандартизиран формуляр за кандидатстване, включващ структурирана автобиография. Кандидатите също така попълват стандартизиран въпросник за самооценка с цел да се оценят техните компетентности във връзка с рамката на компетентностите и тяхната приспособимост към възлаганите задачи и условията на живот и труд, посочени в обявлението, за които кандидатите трябва да дадат своето съгласие.
Член 6
Оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати
1. Изпращащата организация оценява кандидатите въз основа на предоставената във формуляра за кандидатстване и във въпросника за самооценка информация, въз основа на писмено изложение на техните мотиви за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ - и в конкретната мисия - и въз основа на оценка, посредством писмен тест, есе или подобни тестове, на тяхната способност да анализират съответен сценарий за предоставяне на хуманитарна помощ.
2. Въз основа на оценката изпращащата организация представя на приемащата организация списък с подходящите кандидати, от който съвместно да определят списък с предварително подбраните кандидати, които да бъдат поканени на събеседване.
3. Предварително подбраните кандидати се поканват на структурирано събеседване въз основа на рамката на компетентностите. Събеседването може да се проведе на живо или чрез телекомуникационни технологии, когато това е възможно, с участието на приемащата организация. Като допълнителни методи за оценка могат да се използват центрове за оценка, групови дейности и симулационни упражнения.
4. Преди окончателния подбор при необходимост изпращащата организация може да извършва проверки на личната и професионалната информация. Кандидатите се информират относно тази проверка в началото на процеса в обявлението.
Член 7
Подбор
1. Приемащата организация взема окончателното решение относно избрания кандидат за доброволец и потвърждава своя избор на изпращащата организация, която отговаря за предлагането на длъжност и за подготовката на фазата за въвеждане в длъжност. За всяка длъжност могат да бъдат избрани заместник доброволци, които да заместят кандидата, в случай че той подаде оставка или вече не е на разположение.
2. Изпращащата и приемащата организация трябва да са в състояние да покажат и да обосноват начина, по който са взели решението за подбор при спазване на принципите на равно третиране, равни възможности и недискриминация в хода на целия процес на намиране и подбор на доброволци.
3. Процедурата за подбор се извършва в рамките на разумен период от време. Изпращащата организация уведомява всички кандидати за решението относно подбора, както и за възможността да получат обратна информация. Тя приканва избрания кандидат за доброволец да потвърди писмено своя интерес за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
4. Изпращащата организация гарантира, че документацията, свързана с процеса на намиране и подбор, може да бъде проследена и се съхранява в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
Член 8
Оценка на нуждите от обучение
1. Въз основа на резултатите от процеса на набиране на доброволци, нуждите на приемащата организация и предвиденото изпращане на терен изпращащата организация прави оценка на нуждите от обучение, като се консултира с приемащата организация и с кандидата за доброволец, и определя модулите на програмата за обучение, в които да участва кандидатът, въз основа на следните критерии:
а)
старшинство, като на утвърдените специалисти се дава възможност да се съсредоточат върху задължителните модули и да изберат съответното ниво от обучението за управление на проекти и незадължителни специализирани модули;
б)
нуждите на приемащата организация от конкретни компетентности, които да бъдат развити чрез участие на кандидата за доброволец в незадължителни модули;
в)
общите компетентности на кандидата за доброволец, които да бъдат развити чрез участие в незадължителни модули.
2. Изпращащата организация попълва плана за обучение и развитие, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определя оценените компетентности на успешно преминалите процеса на подбор кандидати за доброволци и нуждите им от обучение, като уведомява за тях доставчиците на обучение.
ГЛАВА 3
ПРОГРАМА ЗА ОБУЧЕНИЕ НА ИНИЦИАТИВАТА „ДОБРОВОЛЦИ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“
Член 9
Програма за обучение
1. За всички успешно преминали процеса на подбор кандидати за доброволци се прилага програма за обучение, изпълнявана от доставчици на обучение, в която е включен, когато е целесъобразно, и принос на изпращащата и приемащата организация и на бивши доброволци.
2. Програмата за обучение се основава на рамката на компетентностите и е приспособима към нуждите както на младшите, така и на утвърдените специалисти.
3. Програмата за обучение е съставена от комбиниран подход за учене, основан на модули за електронно обучение и на модули за учене в класна стая.
4. Задължителните за всички кандидати за доброволци модули включват:
а)
общо представяне на ЕС, неговите външни отношения и системата му за реакция при кризи,
б)
въведение в хуманитарното дело, политиката на Съюза в областта на хуманитарната помощ и инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
в)
управление на личната безопасност, сигурност и здраве,
г)
управление на проекти,
д)
съзнание за междукултурните различия (и хоризонтални въпроси),
е)
симулационно учение, основано на сценарий, в което кандидатите за доброволци трябва да демонстрират придобитите компетентности.
5. Незадължителните модули включват:
а)
застъпничество и комуникация,
б)
психологическа първа помощ,
в)
обучение на разпространители на умения,
г)
управление на доброволци,
д)
организационно развитие,
е)
при необходимост специфични модули, по-специално във връзка с адаптирането на техническите компетентности на кандидатите за доброволци към контекста на операциите за предоставяне на хуманитарна помощ.
6. Кандидатите за доброволци присъстват на всички задължителни модули и могат да присъстват на един или повече незадължителни модули, които избират в съответствие с член 8.
7. Програмата за обучение, съдържаща подробна информация за всеки модул, включително неговия статут, целева група, график, разгледаните в него компетентности и свързаните с тях учебни резултати, е посочена в приложение II.
Член 10
Оценка на кандидатите за доброволци по време на и след обучението
1. По време на обучението и след приключването му кандидатите за доброволци се оценяват относно готовността им за изпращане на терен въз основа на рамката на компетентностите.
2. Оценяването се организира съвместно от инструкторите, като координиращият инструктор на кандидата за доброволец има ключова координационна роля.
3. Оценката на компетентностите се основава на оценката от инструкторите на познанията, уменията и нагласите на кандидата за доброволец, включително:
а)
самооценката, която кандидатът за доброволец попълва след симулационното учение, основано на сценарий,
б)
бележките от наблюдението, предоставени от инструкторите след приключване на всеки модул и след симулационното учение, основано на сценарий,
в)
оценката от координиращия инструктор, в която се прави критичен преглед на самооценката, и бележките от индивидуална наставническа сесия между координиращия инструктор и кандидата за доброволец въз основа на обратната информация от инструкторите.
4. Оценката на всички компетентности се включва в плана за обучение и развитие на кандидата за доброволец, който се актуализира след приключване на обучението и в който се посочват посещаваните курсове и постигнатите резултати.
5. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения по някоя от тези хоризонтални или специфични компетентности, се изключват от по-нататъшно участие. Инструкторите и координиращият инструктор трябва да могат да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
ГЛАВА 4
ПРОЦЕДУРИ ЗА ПОДГОТОВКА НА КАНДИДАТА ЗА ДОБРОВОЛЕЦ ПРЕДИ ИЗПРАЩАНЕТО МУ НА ТЕРЕН
Член 11
Програма за въвеждане в длъжност
1. Целта на процеса на въвеждане в длъжност е запознаването на кандидата или на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с културата, политиките и практиките на изпращащата и приемащата организация, както и с очакванията спрямо възложените задачи.
2. Изпращащата и приемащата организация изготвят съвместно програма за въвеждане в длъжност. В програмата се определят техните роли и отговорности, когато е възможно - въз основа на приноса, получен от завърнали се от мисия доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, с цел възползване от техния непосредствен опит и учене. Програмата се състои от:
а)
въвеждане в длъжност преди изпращането на терен, което въвеждане се предоставя от изпращащата организация съгласно предвиденото в член 12,
б)
въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, което въвеждане се предоставя от приемащата организация съгласно предвиденото в член 18.
3. Изпращащата и приемащата организация организират, когато е целесъобразно, съвместни сесии, в които участват всички кандидати или доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
Член 12
Въвеждане в длъжност преди изпращането на терен
1. Изпращащите организации гарантират, че всички кандидати за доброволци получават пълно и подходящо пряко въвеждане в длъжност преди изпращането си на терен. То включва най-малкото следната информация:
а)
структурата и процесите на организация и управление, екипите, участващи в проекта (включително ръководителя на проекта, служителя по управлението на кризи, човешките ресурси), организационната мисия и целите във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
подробна информация относно контекста на проекта, в който кандидатът за доброволец ще работи, възложените задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите и предвидените условия на живот и труд съгласно предвиденото в членове 22 и 24-27,
в)
съответната правна рамка, която се прилага за доброволеца, посочена в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
г)
стандартите и процедурите, които се отнасят за доброволеца, включително дисциплинарната политика и оплакванията, въпросите, свързани с измамите и корупцията, защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица и кодекса за поведение, съгласно предвиденото в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
д)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността (включително медицински преглед преди заминаването)съгласно предвиденото в членове 28 и 30,
е)
системата и процедурата за надзор и за управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
ж)
плана за обучение и развитие,
з)
информация за мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и начина, по който тя подкрепя доброволците преди, по време на и след изпращането им на терен,
и)
информация относно комуникацията и видимостта на дейностите, предвидени в проекта, въз основа на плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014, включително информацията за контакт със служителя на Комисията, отговорен по въпросите на информацията.
й)
процеса, свързан с отчета за мисията, съгласно предвиденото в член 23.
2. В контекста на въвеждането в длъжност изпращащата организация предоставя също така информация относно местното бюро за хуманитарна помощ на Комисията, което отговаря за държавата, в която се изпращат доброволците, и информира това бюро относно предстоящото изпращане на терен на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Изпращащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност, е прочетена и разбрана от кандидатите за доброволци и че е лесно достъпна през целия период на тяхното участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 13
Стаж за младши специалисти
1. От кандидатите за доброволци, които са младши специалисти, може да се изисква, в допълнение към обучението, да преминат през стаж в изпращащата организация, за да се запознаят чрез опит с процедурите, етиката и контекста на хуманитарната дейност и да се подготвят допълнително за планираното им изпращане на терен като доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Продължителността на стажа е максимум шест месеца с възможност за ограничено удължаване при надлежно обосновани извънредни обстоятелства.
2. Изпращащата организация, в консултация с приемащата организация и стажанта доброволец, преразглежда и актуализира учебните нужди в плана за обучение и развитие въз основа на нуждите на стажа. В плана за обучение и развитие се определят по-специално:
а)
резултатите от обучението, които се очаква да постигне стажантът доброволец през периода на стажа,
б)
задачите, които стажантът доброволец ще извършва като част от процеса на учене, и необходимите ресурси,
в)
целите и резултатите, които се очаква да постигне стажантът доброволец след приключване на периода на стажа.
3. Следните членове от настоящия регламент се прилагат mutatis mutandis към стажовете и налагат задължения за изпращащите организации, които приемат стажантите доброволци:
а)
член 19, параграфи 4, 5, 6 и 9 и членове 21 и 22;
б)
член 24, с изключение на параграф 5. Кандидатите за доброволци от държави от ЕС или от трети държави, посочени в член 23, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 375/2014, при условията, посочени в същия член, които кандидати са обхванати от своята национална схема за социална сигурност или за застраховане в държавата на своето пребиваване и които предприемат стажове в горепосочените държави, получават само допълнително покритие. Това означава, че тяхното застрахователно покритие се ограничава до разходите над покритието на националната схема за социална сигурност или за застраховане. По изключение в надлежно обосновани случаи, когато националната схема за социална сигурност или за застраховане покрива само частично или изобщо не покрива разходите, предвидени в член 24, параграф 5, направените разходи се покриват изцяло;
в)
член 25, с изключение на параграф 6, член 26 и член 27, параграф 1, когато е приложимо;
г)
член 28, параграфи 1, 8 и 14 и член 30, параграфи 1, 4, 5, 6 и 7.
Член 14
Оценка на кандидатите за доброволци след стажа
1. В края на стажа стажантът доброволец извършва самооценка въз основа на рамката на компетентностите и плана за обучение и развитие.
2. Прекият ръководител от изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, прави преглед на самооценката и оценява стажанта доброволец, като по-специално:
а)
оценява постиженията на стажанта доброволец спрямо целите му,
б)
прави преглед на това дали договорените резултати са били постигнати,
в)
установява резултатите от обучението.
3. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения в някоя от хоризонталните или специфичните компетентности, се изключват от по-нататъшно участие и не се допускат да станат доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Прекият ръководител от изпращащата организация трябва да е в състояние да обясни и да обоснове, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
Член 15
Допълнително обучение преди изпращането на терен
Без да се засяга участието на кандидата за доброволец в програмата за обучение или в стажа, изпращащата организация може да предостави допълнително подходящо обучение преди изпращането на терен, като например обучение, свързано с адаптирането на техническите компетенции на кандидатите за доброволци към нуждите на приемащата организация, езиково обучение, необходимо за държавата на изпращане, и т.н.
Член 16
Договор с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на резултатите от въвеждането в длъжност преди изпращането на терен и когато е целесъобразно, от стажа и друго обучение преди изпращането на терен, посочени в членове 13-15, изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, потвърждава окончателната оценка за допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен като доброволец на EС за хуманитарна помощ.
2. Изпращащата организация и доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, преминал успешно оценяването, подписват договор за изпращане, както е посочено в член 14, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
3. В договора, който се определя в тясна консултация с приемащите организации, се определят конкретният ред и условия за изпращане и правата и задълженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. В него се посочва също законодателството, приложимо към юрисдикцията на договора по силата на делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и се включват минимум следните елементи:
а)
ролята и длъжността на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, продължителността и мястото на работа и задачите, които трябва да бъдат извършени, както са определени във възложените задачи, включително елементите, произтичащи от плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
б)
продължителността на договора, включително началната и крайната дата,
в)
управлението на изпълнението на дейностите, включително:
-
договореностите за управление, включително отговорния пряк ръководител от приемащата организация и звеното за контакт за постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация,
-
договореностите за наставничество,
г)
условията на труд, включително работното време и отпуските,
д)
финансовите права и задължения на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, включително реда и условията, необходими за тяхното изпълнение:
-
дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване,
-
информация за приложимите данъчни правила и правила за социална сигурност,
-
застрахователно покритие,
-
жилищно настаняване,
-
пътувания,
е)
практическите договорености:
-
медицински прегледи,
-
виза и разрешения за работа,
ж)
поверителността,
з)
към договора се прилагат разпоредби относно очакваното поведение от страна на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, в т.ч. морал и кодекс за поведение, и защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица, включително нулева търпимост по отношение на сексуалното насилие,
и)
дисциплинарната политика и прекратяването на статута на доброволец,
й)
механизмът за медиация за решаване на проблеми, оплаквания и решаване на спорове,
к)
отговорностите и политиките по отношение на управлението на сигурността и по отношение на здравето и безопасността,
л)
ученето и развитието:
-
обучение и въвеждане в длъжност,
-
отчет за мисията.
4. В случай на спор между приемащата или изпращащата организация и доброволец на ЕС за хуманитарна помощ той има право на ефективни правни средства за защита, в съответствие с националните разпоредби, приложими за изпращащата организация.
Член 17
Въвеждане в базата данни
След получаване на изричното съгласие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация въвежда данните за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ в базата данни, посочена в член 13 от Регламент (ЕС) № 375/2014 („базата данни“). Всяко обработване на лични данни във връзка с тази база данни трябва да се извършва в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. За всяко обработване на лични данни, извършвано от Комисията във връзка с тази база данни, се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 (2).
ГЛАВА 5
ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗПРАЩАНЕ НА ТЕРЕН И УПРАВЛЕНИЕ НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 18
Въвеждане в длъжност в държавата на изпращане
1. Приемащите организации гарантират, че всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ получават изчерпателно и подходящо въвеждане в длъжност в държавата на изпращане при пристигането си, което въвеждане обхваща най-малко следното:
а)
структурата и процесите на организация и управление, участващите в проекта екипи (включително служителя за управление на проекти, оперативния и техническия екип, служителя за управление на кризи, подкрепящите екипи, като например човешките ресурси и финансовия отдел), мястото/местата на провеждане на проекта и организационната мисия и цели във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
изчерпателна информация относно мисията, компетенциите и проектите на приемащата организация, участващите общности, оперативния контекст и очакванията относно крайните продукти и резултатите от възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите,
в)
съответната местна правна рамка, приложима за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
г)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността, както е предвидено в членове 28 и 30,
д)
системата и процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
е)
информация относно културата в държавата, региона и населеното място на изпращане, включително насоки за подходящото поведение,
ж)
процеса на извършване на отчет за мисията в държавата на изпращане съгласно предвиденото в член 23.
2. Приемащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, е прочетена и разбрана от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и че е лесно достъпна през целия период на неговото участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 19
Надзор и управление на изпълнението на дейностите
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно система за управление на изпълнението на дейностите, основана на целите за ефективност, очакваните крайни продукти и резултати, с цел измерване на напредъка и на качеството на работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо възложените му задачи.
2. В процедурата за управление на изпълнението на дейностите се определят съответните роли и отговорности на изпращащата и приемащата организация във връзка с надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
3. По време на въвеждането в длъжност изпращащата и приемащата организация определят, заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, неговите цели във връзка с изпълнението и му предоставят възможност да коментира елементите във възложените задачи, които позволяват гъвкавост.
4. Приемащата организация определя прекия ръководител, отговарящ за надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с когото той провежда срещи за надзор с разумна и практична честота.
5. Когато е целесъобразно, в зависимост от продължителността на мисията, изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършват заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ съвместен междинен преглед на изпълнението на дейностите, за да оценят официално процеса на интеграция и напредъка по отношение на целите и да внесат корекции в целите, възложените задачи и плана за обучение и развитие.
6. Когато при междинния преглед се установи, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ показва слаби резултати по отношение на някоя от общите или специфичните компетентности, приемащата организация, със съгласието на изпращащата организация, може да вземе решение да преустанови преждевременно работата на доброволеца в държавата на изпращане. Те трябва да са в състояние да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
7. Изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършат заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ окончателен преглед на изпълнението на дейностите с цел в края на мисията да се оценят постиженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо целите, предвидени във възложените задачи и плана за обучение и развитие.
8. Резултатите от прегледа на изпълнението се включват в плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
9. Изпращащата организация съхранява записи от прегледа на изпълнението на дейностите в съответствие със стандартите за защита на данните, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и изпраща в базата данни потвърждение за успешното приключване на мисията, а ако тя не е приключила успешно - причините за това.
Член 20
Постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация
1. Преди изпращането на терен изпращащата организация определя лице за контакт, което е на разположение през цялото изпращане на терен и което има редовни контакти с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с цел:
а)
подкрепа при настаняването и прехода на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
б)
предоставяне на необходимата допълнителна подкрепа за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и приемащата организация,
в)
участие в междинния и окончателния преглед и в други срещи, ако е необходимо, както и
г)
осигуряване на подкрепа за посредничество в случай на несъгласие между приемащата организация и доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
2. Ако определеното лице за контакт вече не е в състояние да изпълнява тази роля по време на работата на терен на доброволеца, възможно най-бързо се предвижда заместник с цел осигуряване на непрекъснатост на подкрепата.
Член 21
Наставничество
1. Приемащата организация определя един или повече наставници за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които да предоставят подкрепа в области, като:
а)
развитието на професионалните умения и подобряването на ефективността и знанията,
б)
културната интеграция и аклиматизацията,
в)
даването на напътствия във връзка с възложените задачи, както и
г)
справянето с психо-социалните въпроси.
2. Определените наставници имат достъп до плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и до възложените му задачи и основават своята подкрепа на този план и тези задачи. Наставниците се срещат редовно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, за да обсъдят неговия напредък и да съдействат за решаването на всички въпроси, свързани с мисията, и лични въпроси.
3. При наставничеството се вземат предвид местните реалности и когато е възможно, то е подходящо и за местните доброволци.
4. Изпращащата организация улеснява предоставянето на наставничество, като работи в партньорство с приемащата организация за предоставяне на подкрепа за анализ, подкрепа за обучение и друга подкрепа за изграждане на капацитет и като установява в собствените си структури и мрежи определените лица, които притежават подходящи и допълнителни умения, в случай че на място липсват подходящи умения.
5. Когато е целесъобразно, може да се предвиди наставничество от разстояние, по-конкретно като се използва мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 22
Условия на труд
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ разполагат с подходящи условия на труд, за да могат да изпълняват добре работата си на място и за да се гарантират тяхното благополучие, мотивация, здраве и безопасност. Тези условия трябва да отговарят на съответните разпоредби от Директива 89/391/ЕО (3) и Директива 2003/88/ЕО (4).
2. Изпращащата и приемащата организация работят съвместно за определянето на подходящи условия на труд въз основа на местните и националните оперативни условия.
3. Приемащата организация осигурява необходимата информация и предлага условия на труд, чиято пригодност и целесъобразност се оценяват от изпращащата организация, за да се осигури съгласуваност със задължението за полагане на грижа и с общите политики и практики на изпращащата организация.
4. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложените условия на труд са в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че отговарят на изискванията за работното време, отпуските, минималните дневни и седмични периоди за почивка и работното пространство, посочени в точка 3 от приложение I.
Член 23
Подкрепа след приключването на мисията и подкрепа след завръщането
1. Изпращащата и приемащата организация вземат съвместно решение относно съдържанието и процеса във връзка с отчета за мисията, който е предвиден за всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, включително за тези, които се завръщат преждевременно.
2. Приемащата организация провежда с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, включително окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, параграф 7, и когато е уместно, предаване на проекта на екипа и на партньорите, които ще продължат дейностите, извършвани от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с цел да се осигурят трайност и последователност.
3. Изпращащата организация своевременно провежда със завърналия се доброволец на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, както и срещи за отчети за мисията по оперативни въпроси или по проекта въз основа на обратната информация от приемащата организация и приключването на плана за учене и развитие.
4. Изпращащата организация съдейства за извършването на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси и съвети, в които доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ може да участва по желание.
5. Изпращащата и приемащата организация насочват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ към възможности да остане ангажиран с въпроси, свързани с хуманитарната помощ и активното европейско гражданство, включително популяризирането на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и участието в нея.
6. Изпращащата организация приканва завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ да предоставят конструктивна обратна информация относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително като обяснят как техният принос може да спомогне за бъдещи мисии.
ГЛАВА 6
РАЗПОРЕДБИ ЗА ЗАСТРАХОВАНЕТО И УСЛОВИЯТА НА ЖИВОТ
Член 24
Застрахователно покритие
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на работата им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
2. Застрахователното покритие е за целия свят и 24 часа в денонощието. То започва от деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне дома си, за да замине за третата държава, в която е изпратен, до деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне третата държава, в която е изпратен, за да се завърне, и пристигне у дома си (първи период на покритие).
3. Застрахователното покритие за повече от 12 седмици се удължава с още 8 седмици, след като доброволецът се е завърнал в родната си страна, с цел покриване на последващо медицинско лечение за заболявания и увреждания, настъпили по време на първия период на покритие.
4. Покритието се прилага за всички дейности, свързани с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, както и за частните дейности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ през първия период на покритие.
5. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ се ползват от 100 % покритие (цялостно покритие) за следното:
а)
медицински и зъболекарски грижи,
б)
бременност и раждане,
в)
злополука,
г)
репатриране,
д)
животозастраховане,
е)
постоянни и временни увреждания или нетрудоспособност,
ж)
отговорност за щети, нанесени на трети страни,
з)
загуба или кражба на документи, билети за пътуване и лични вещи,
и)
допълнително съдействие.
6. С цел да се гарантират равното третиране и включването на всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да сключва договори с един или няколко доставчици на застрахователни услуги посредством процедура за възлагане на обществена поръчка.
Член 25
Дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване
1. Изпращащата организация предоставя дневна издръжка на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ в качеството им на незаети лица под формата на еднократни плащания, които се извършват в подходящо време и на редовни вноски.
2. Еднократните плащания за дневна издръжка се основават на потребителска кошница, обхващаща редовните разходи на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ за следните стоки:
а)
храна,
б)
лични принадлежности и стоки за бита,
в)
дрехи,
г)
обществен транспорт и транспорт в страната,
д)
други разходи, считани за необходими, за да се гарантират подходящ стандарт на живот и участие в местното общество (могат да се добавят максимум 20 % от общата сума за стоките, изброени в букви от а) до г), за да се включат и други разходи, като например развлекателни дейности, фризьорски услуги, вестници и канцеларски материали).
е)
допълнителна сума за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, пребиваващи в райони с индекс над средния за страната (максимум 10 % за стоките, изброени в букви а) до г).
3. Разходите за жилищно настаняване не следва да са част от еднократните суми за дневна издръжка.
4. Комисията публикува информация относно еднократните суми за дневна издръжка за страните, в които заминават да работят доброволците, на базата на индекси за страните. Разходите за специалните нужди, свързани с увреждане или с други надлежно обосновани извънредни обстоятелства, могат да се възстановяват в допълнение към плащанията за дневна издръжка.
5. Доброволците на ЕС за хуманитарна помощ се информират своевременно за евентуалните промени на индексите и ставките за дневна издръжка, които ги засягат по време на мисията, по-специално в страните с високи проценти на инфлация или на дефлация.
6. След успешното приключване на изпращането на терен изпращащата организация предоставя на завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ редовно индексирана финансова помощ за пренастаняване в размер на 100 EUR месечно, в зависимост от продължителността на изпращането им на терен.
Член 26
Жилищно настаняване
1. Изпращащата организация гарантира, че приемащата организация предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ подходящо жилищно настаняване на разумна цена в местния контекст.
2. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и за здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложеното жилище е в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че изпълнява изискванията, посочени в точка 4 от приложение I.
3. Разходите за жилищно настаняване, отопление и други пряко свързани разходи се поемат пряко от приемащата организация, когато това е възможно. Приемащата организация поема договорните отношения със собствениците на жилището и предприема всички необходими стъпки за информиране на домакините и наемодателите относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 27
Пътни разходи и други свързани разходи
1. Изпращащата организация организира пътуването на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ до и от мястото на изпращане на терен, включително в случаите на преждевременно завръщане, и поема пътните разходи.
2. По искане на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация организира и поема разходите за допълнителни пътувания за връщане в следните случаи:
а)
домашен отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, чийто период на изпращане на терен надхвърля 18 месеца,
б)
родителски отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които имат едно или повече зависими деца под 12-годишна възраст, ако периодът на изпращане на терен надхвърля 6 месеца,
в)
специален отпуск в случай на погребение или медицински удостоверено сериозно заболяване на възходящ или низходящ пряк роднина, съпруг(а) или регистриран партньор, брат или сестра.
3. Пътните разходи могат да се основават на действителните разходи за икономична или втора класа или да се възстановяват под формата на еднократни суми, определени въз основа на разумна методика за изчисляване на разстоянието.
4. Изпращащата организация осигурява информация и логистична подкрепа за получаването на виза за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, а приемащата организация помага в процеса на получаване на виза, ако е необходимо. Изпращащата организация покрива разходите, свързани с получаването на виза, включително необходимите пътни разноски.
ГЛАВА 7
ПРОЦЕДУРИ ЗА ГАРАНТИРАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ПОЛАГАНЕ НА ГРИЖА, БЕЗОПАСНОСТ И СИГУРНОСТ
Член 28
Управление на сигурността и оценка на риска
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за сигурността и с процедури за оценка на риска, които са подходящи и приложими за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и, когато е необходимо, се адаптират.
2. Въз основа на организационната политика за сигурността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно план за управление на сигурността и за евакуация за дейностите по инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“. Като минимум тези планове съответстват на изискванията, посочени в точка 5 от приложение I.
3. Изпращащата и приемащата организация разработват съвместно писмена оценка на рисковете по отношение на сигурността, пътуването и здравето в държавата на изпращане. Като минимум тези оценки съответстват на изискванията, посочени в точка 6 от приложение I.
4. Оценката на риска, посочена в параграф 3, се преразглежда и актуализира толкова често, колкото го изисква контекстът и поне преди изпращането на терен на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. Когато оценката на риска води до заключението, че изпращането на терен ще се проведе в условията на международен или местен въоръжен конфликт или при заплаха от такъв конфликт, изпращането на терен не се предвижда или се отменя, в случай че вече е бил избран доброволец на ЕС за хуманитарна помощ.
5. Изискванията във връзка с осведомеността относно сигурността и подходящото поведение във връзка с управлението на риска и сигурността се включват в описанието на възложените задачи и в процеса на набиране на доброволци.
6. Изпращащата организация уведомява съответните национални органи на държавите членки и на другите участващи държави в съответствие с член 23 от Регламент (ЕС) № 375/2014, преди някой от техните граждани да бъде изпратен на терен като доброволец на ЕС за хуманитарна помощ. Преди изпращането на терен изпращащата организация, която изпраща доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, които не са граждани на Съюза, проверява правилата за консулска закрила, предоставяна от държавата, чийто гражданин е доброволецът, или друга държава.
7. Изпращащата и приемащата организация гарантират, че цялата информация за процедурите за сигурността и безопасността се предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и се разбира от него. По време на въвеждането в длъжност преди заминаването и в рамките на 24 часа след пристигането в държавата на изпращане се предоставя съобразена с контекста информация, свързана със сигурността. Тя трябва да включва резултатите от оценката на риска, плана за евакуация и за управление на сигурността, включително докладването за инциденти, свързани със сигурността, процедурите за евакуация и за репатриране, йерархията на комуникацията, служителят(ите) за връзка относно управлението на кризи и данните за посолствата, полицейските и противопожарните служби и болниците.
8. Изпращащата организация гарантира, че доброволците на ЕС за хуманитарна помощ са покрити, като минимум, от застраховката, предвидена в член 24.
9. В допълнение към задължителното обучение по сигурност в контекста на програмата за обучение, изпращащата организация предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ всякакво друго подходящо обучение, свързано със сигурността, което предоставя и на своя международен персонал.
10. При подписването на договора, посочен в член 16, параграф 2, доброволците на ЕС за хуманитарна помощ потвърждават, че са осведомени за процедурите за управление на сигурността и че ще ги спазват, включително задължението да се информират за актуалната ситуация, свързана със сигурността, да носят лична отговорност по отношение на управлението на собствената си сигурност и на сигурността на други лица и на организацията, както и да се въздържат от поемането на рискове. Изпращащата и приемащата организация осведомяват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно последствията от всяко нарушение на процедурите за сигурност, особено тези, водещи до преждевременно принудително прекратяване на работата му.
11. Изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да се регистрират в посолството или консулството на държавата, на която са граждани, при пристигането си в държавата на изпращане и ги информира за възможността да отправят искане за консулска помощ. Ако държавата, на която е гражданин доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, няма консулско представителство в държавата на изпращане, изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които са граждани на Съюза, да се регистрират в консулство или посолство на друга държава членка и ги информира за възможността да отправят искане за консулско съдействие от него.
12. Въз основа на актуализирана информация от приемащата организация, изпращащата и приемащата организация редовно актуализират плана за евакуация, за да се гарантира, че той съответства на оперативната среда по всяко време. Резултатът от оценката на риска дава информация относно честотата, с която се преразглежда планът, и приемащата организация използва предходни данни и текущи актуализации, за да го коригира, ако е необходимо. Планът за евакуация се съхранява на място, което е лесно достъпно за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
13. Приемащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ получава актуализирана информация за всяка промяна в оперативната среда и произтичащата от това промяна на която и да е от процедурите и протоколите за сигурността.
14. Приемащата организация е осведомена за местоположението на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и за телефонния номер за връзка с него по всяко време, включително когато е в отпуск.
Член 29
Процедури в случай на произшествие или евакуация
1. В случай на нарушаване на сигурността доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ се информира възможно най-бързо. В зависимост от сериозността на инцидента и действащите процедури в изпращащата и приемащата организация тази информация може да се предоставя от прекия ръководител или от наставника от приемащата организация, или от служителя, отговарящ за управлението на кризи в изпращащата организация, и може да включва професионална психологическа подкрепа.
2. В случай на евакуация се следва планът за евакуация и за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се полагат грижи през цялото време, като се следват, когато е целесъобразно, процедурите, въведени в консулствата и посолствата, където доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е регистриран в съответствие с член 28, параграф 11.
3. След завръщането на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация се свързва с тях и гарантира, че те са обект на подходящи последващи действия, включително отчет за мисията и психологическа и медицинска подкрепа.
4. Сигурността се включва в рамката за мониторинг и оценка на изпращащата и приемащата организация и изводите от инцидентите, свързани със сигурността, се използват при прегледа на проекта и мерките за подобряване.
Член 30
Здраве и безопасност
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за здравето и безопасността, която е подходяща и приложима за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и когато е необходимо, се адаптира, включително с насоки за:
а)
личното здраве, като физическото здраве (предотвратяване на болести, съвети, свързани с храненето и съня, осведоменост за рисковете по отношение на опасностите, свързани с климата и географското местоположение, достъп до лечение);
б)
психичното здраве (съвети за баланс между професионалния и личния живот, управление на стреса, механизми за справяне и методи за релаксация, лица за контакт за психо-социална подкрепа).
2. Въз основа на организационната политика за здравето и безопасността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно всеобхватен набор от политики и насоки за здравето и безопасността, за да изпълнят задълженията си за полагане на грижа и за да гарантират физическото и психическото здраве на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Като част от оценката на риска, посочена в член 28, параграф 3, и преди определянето на възложените задачи изпращащата и приемащата организация съвместно оценяват дали работата гарантира безопасни и сигурни условия на труд и живот за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ въз основа на показателите, посочени в точка 7 от приложение I.
4. Изпращащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е покрит, като минимум, от пълна медицинска застраховка и застраховка за пътуване съгласно член 24.
5. По време на въвеждането в длъжност изпращащата организация информира доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно политиките и насоките за здравето и безопасността, посочени в параграфи 1 и 2, включително за болестите, първата помощ, поддръжката за всички места на провеждане на мисията, поддръжката на превозните средства и оборудването, работните места, съвместяването на професионалния и личния живот, инцидентите, свързани със здравето и сигурността, процедурата за медицинска евакуация.
6. Изпращащата организация гарантира, че преди заминаването доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ преминава през пълен медицински преглед, и предоставя препоръчваните лекарствени средства и ваксини срещу рисковете в страната на изпращане, както и оборудване, като например комплекти за оказване на първа помощ и против ухапвания от комари.
7. Приемащата организация гарантира, че задължението за полагане на грижа е включено в ежедневното управление на доброволците, и по време на въвеждането в длъжност предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ:
а)
актуална информация за местните ресурси, свързани със здравето и безопасността, като например данните за контакт на лекари, болници, парамедицински услуги;
б)
насоки за местните обичаи и норми, като част от предоставяната на място информация с цел ограничаване на рисковете по отношение на безопасността и улесняване на интеграцията.
8. Изпращащата организация улеснява организирането на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси или съвети като част от процеса, свързан с отчета за мисията. Изпращащата и приемащата организация насърчават използването на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ като алтернативен механизъм за подкрепа преди, по време на и след изпращането на терен.
ГЛАВА 8
ПРОЦЕДУРИ ЗА МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА НА ИНДИВИДУАЛНИТЕ РЕЗУЛТАТИ ОТ ДЕЙНОСТТА НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 31
Мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, посочена в член 19, изпращащата и приемащата организация извършват мониторинг и оценка на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, като измерват напредъка, постиженията и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
2. Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ е непрекъснат процес по време на целия период на работа, като се провеждат специфични прегледи най-малкото на следните етапи:
а)
в края на стажа, посочен в член 14, ако се провежда такъв стаж,
б)
по време на окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, и когато се счита, че е необходимо извършването на междинен преглед,
в)
по време на представянето на отчета за мисията, посочен в член 23.
3. Изпращащата и приемащата организация предоставят данни, които показват до каква степен индивидуалните резултати на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - на равнището на крайните резултати и на въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло, като се вземат под внимание показателите, посочени в член 7 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Данните съдържат записи за качеството на крайните продукти и резултатите от работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които следва да бъдат анонимни и да са на разположение за извършването на оценка. Тези данни се обработват в съответствие със стандартите за защита на личните данни, посочени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
4. Изпращащите организации предоставят подкрепа за изграждане на капацитет на приемащите организации за измерване на напредъка, крайните продукти и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
ГЛАВА 9
МЕХАНИЗЪМ ЗА СЕРТИФИЦИРАНЕ НА ИЗПРАЩАЩИ И ПРИЕМАЩИ ОРГАНИЗАЦИИ
Член 32
Механизъм за сертифициране на приемащи организации
1. Приемащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията, свързани със стандартите и процедурите по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, посочени в настоящия регламент и в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. В самооценката приемащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужно да се изгради капацитет, за да се постигне на пълно съответствие.
3. Заедно със самооценката приемащата организация предоставя три референции в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, с цел предоставяне на изчерпателна информация относно всички изисквания във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ. Референциите са от най-малко две от следните групи заинтересовани страни:
а)
сертифицирана изпращаща или приемаща организация, с която кандидатстващата приемаща организация вече е имала или предвижда да създаде партньорство за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
партньор на Комисията в областта на хуманитарната помощ, за когото е в сила рамково (партньорско) споразумение и с когото кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
в)
съответна международна организация или организация с нестопанска цел или публичноправен орган с граждански характер, с които кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
г)
организация за акредитиране или одит, която е сертифицирала кандидатстващата приемаща организация в области от значение за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като в този случай се предоставят съответните документи за акредитацията или одита.
4. Попълнената самооценка се подписва от лицето, упълномощено да представлява приемащата организация и правно обвързвано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с документите, посочени в параграф 3.
5. Въз основа на самооценката и на референциите Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите,
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
6. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата приемаща организация относно резултата от сертифицирането, като посочва също така възможности за подкрепа за изграждане на капацитет, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за изграждане на капацитет, която да бъде представена от кандидатстващата приемаща организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на подкрепа за изграждане на капацитет.
Член 33
Механизъм за сертифициране на изпращащи организации
1. Изпращащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
2. В самооценката, основана на доказателства, изпращащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужна техническа подкрепа, за да се постигне пълно съответствие. Тя включва също така извадка от доказателства и начини за проверка на това, че се изпълняват политиките и практиките, посочени във всяко от изискванията във връзка с стандартите и процедурите, особено що се отнася до доброволците.
3. Попълнената основана на доказателства самооценка се подписва от лицето, което е упълномощено да представлява изпращащата организация и е правно обвързано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с придружаващите документи, посочени в параграф 2.
4. На база на основаната на доказателства самооценка и на предоставените придружаващи документи Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите;
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
5. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата изпращаща организация относно резултатите от сертифицирането, като посочва също така възможности за техническа подкрепа, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за техническа подкрепа, която да бъде предоставена от изпращащата организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на техническа подкрепа.
Член 34
Средства за правна защита
1. В решенията на Комисията да не предостави сертификация и да отхвърли кандидатурата се посочва, че кандидатстващата организация, чиято кандидатура е отхвърлена, може да кандидатства отново едва след изтичането на дванадесетмесечен период, започващ от датата на получаване от кандидата на решението за отхвърляне. В решенията се уточняват също така наличните средства за правна защита срещу тези решения.
2. По силата на членове 256 и 263 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) Общият съд е компетентен да се произнася по актовете на Европейската комисия, предназначени да произведат правно действие по отношение на трети страни. В съответствие с членове 256, 268 и 340 от ДФЕС Общият съд е компетентен също така по споровете, свързани с обезщетения за вреди, причинени от Европейската комисия в случай на извъндоговорна отговорност.
Член 35
Финансова жизненоспособност и организационен капацитет на организациите
Оценката на финансовата жизнеспособност и организационния капацитет на сертифицираните изпращащи и приемащи организации е извън обхвата на процедурата по сертифициране. Като предварително условие за получаване на финансова помощ от Съюза тази жизнеспособност и този капацитет се оценяват на етапа на процеса на подаване на кандидатури в резултат на покана за представяне на предложения.
Член 36
Валидност на сертификацията и редовни проверки
1. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации преминават през повторно сертифициране три години след получаването на решението на Комисията за предоставяне на сертификация или по всяко време в случай на съществени изменения в стандартите или процедурите, свързани със съответните въпроси.
2. В рамките на срока на валидност на сертификацията може да се изиска, когато е необходимо, сертифицираните изпращащи и приемащи организации да преминат редовни проверки, които се извършват от Комисията.
3. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации информират незабавно Комисията за всяка промяна в своето правно, финансово, техническо или организационно състояние, която може да постави под въпрос спазването от тяхна страна на стандартите и процедурите или може да породи конфликт на интереси. Те също така уведомяват Комисията за всяка промяна в своето име, адрес или правен представител.
Член 37
Спиране или прекратяване на сертификацията
1. Въз основа на информацията, получена от сертифицираните изпращащи или приемащи организации, включително от редовните проверки, посочени в член 36, параграф 2, или на информацията, получена чрез други средства, Комисията може да прецени, че сертифицираната изпращаща или приемаща организация вече не изпълнява един или повече от изброените стандарти или процедури. В такива случаи Комисията може да предприеме подходящи действия, включително спирането или прекратяването на сертификацията, в съответствие с процедурата, посочена в точка 3 от приложение III.
2. Изпращащата или приемаща организация, чиято сертификация е спряна или прекратена, не може да изпраща на терен или да приема доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, считано от датата на спирането или прекратяването, и не отговаря на условията за получаване на финансово подпомагане от Съюза за тази цел.
3. С оглед на причините за спирането или прекратяването на сертификацията, по-специално безопасността и сигурността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да поиска репатриране на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, изпратени на терен в момента на спирането или прекратяването.
4. Изпращащата или приемаща организация няма право да предявява искане за компенсация поради спиране или прекратяване на сертификацията.
Член 38
Отговорност за вреди
Комисията не носи отговорност за загуби или вреди, причинени или претърпени от изпращащата или приемаща организация, или от трети страни, вследствие на сертифицирания статут на изпращащата или приемаща организация.
ГЛАВА 10
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 39
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 20 ноември 2014 година.
KOMMISSIONENS GENOMFÖRANDEFÖRORDNING (EU) nr 1244/2014
av den 20 november 2014
om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 375/2014 om inrättande av en europeisk frivilligkår för humanitärt bistånd (initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete)
(Text av betydelse för EES)
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 375/2014 om inrättande av en europeisk frivilligkår för humanitärt bistånd (initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete) (1), särskilt artiklarna 9.3, 10.1 och 12.6, och
av följande skäl:
(1)
Enligt förordning (EU) nr 375/2014 ska kommissionen upprätta normer och förfaranden som omfattar de villkor, arrangemang och krav som ska tillämpas av utsändar- och värdorganisationer när de identifierar, väljer ut, förbereder, administrerar och utplacerar frivilligkandidater och EU-frivilliga för humanitärt arbete till stöd för humanitärt bistånd i tredjeland. Enligt förordning (EU) nr 375/2014 ska dessa normer antas genom delegerade rättsakter och förfarandena ska antas genom genomförandeakter.
(2)
Alla aktörer i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete, däribland de frivilliga själva samt utsändar- och värdorganisationerna bör uppmuntras att känna delaktighet med initiativet.
(3)
Det är viktigt att frivilligkandidater identifieras och väljs ut i ett icke diskriminerande, rättvist och öppet förfarande i samverkan mellan utsändar- och värdorganisationer, vilket möter de faktiska lokala behoven hos värdorganisationerna.
(4)
Både utsändar- och värdorganisationerna bör ge en grundlig introduktion för att förebygga missförstånd när det gäller roller eller förväntningar och för att på ett lämpligt och praktiskt sätt förbereda de frivilliga före utplaceringen. Detta kan ligga till grund för förtroende och acceptans i mottagarområden, med full hänsyn till relevanta kulturellt känsliga frågor.
(5)
Utbildning är en central del i förberedelserna inför utplacering som bör erbjudas alla frivilligkandidater i ett strukturerat program som omfattar såväl obligatoriska som frivilliga kurser. Yrkesverksamma med kortare erfarenhet (junior professionals) bör dessutom ges tillfälle att vidareutveckla sin kompetens och inhämta nya särskilda kunskaper och färdigheter av relevans för det humanitära arbetet, i relevanta fall genom praktiktjänstgöring. Detta bör framför allt vara lämpligt för utsändar- och värdorganisationernas verksamhet och situation.
(6)
Utsändar- och värdorganisationerna bör inrätta ett lämpligt övervaknings- och förvaltningssystem. De bör gemensamt övervaka och bedöma de EU-frivilligas prestationer och resultat och ge återkoppling på deras arbetsuppgifter och mål. Detta kommer att bidra till att förbättra ansvaret inom initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
(7)
Mentorskap bör komplettera övervakning och förvaltning och ge EU-frivilliga ytterligare stöd före, under och efter utplaceringen.
(8)
Kanaler för kontinuerlig kommunikation med och ytterligare stöd från utsändarorganisationen bör inrättas vid utplacering i tredjeland. Avrapportering och stöd efter slutfört uppdrag bör erbjudas alla EU-frivilliga.
(9)
Det är nödvändigt att erbjuda lämpliga arbets- och levnadsförhållanden för att de EU-frivilliga ska kunna utföra sina uppdrag i en säker och ren miljö och för att de ska kunna fylla sina grundläggande behov utan personliga svårigheter, samtidigt som de respekterar den blygsamma och diskreta livsstil som bör vara utmärkande för frivilligarbetare. Traktamente och övriga betalningar som beviljas EU-frivilliga är inte avsedda att utgöra lön för ordinarie anställning. Betalningarnas storlek bör inte fastställas med utgångspunkt i tidigare yrkeserfarenheter, kunskaper eller resultaten av frivilligarbetet, utan är enbart avsedda att täcka omkostnader för uppehället under utplaceringen. För att åstadkomma en god och likvärdig skyddsnivå bör alla EU-frivilliga omfattas av ett brett försäkringsskydd som särskilt utformats för att skydda dem under hela utplaceringstiden i tredjeland samt eventuella relevanta perioder före och efter.
(10)
Aktsamhetskravet är av yttersta vikt och är ett gemensamt ansvar. Utsändar- och värdorganisationer bör så långt som möjligt se efter EU-frivilligas hälsa, säkerhet och skydd samt deras allmänna välbefinnande och bör utarbeta lämpliga rutiner för säkerhet, skydd och hälsa. De EU-frivilliga bör å sin sida också göra allt de kan för att tillvarata sin egen och andras säkerhet, skydd och hälsa på arbetsplatsen.
(11)
Övervakning och bedömning av EU-frivilligas individuella prestationer bör göras kontinuerligt under hela utplaceringsperioden. Detta bör bygga på ett övervaknings- och prestationsstyrningssystem och ge uppgifter som visar i vilken utsträckning den enskilda EU-frivilliga bidragit till att uppnå målen med projektet och hela initiativet, både i fråga om resultat och effekter.
(12)
Ett bra system för certifiering är nödvändigt för att se till att utsändar- och värdorganisationer följer normerna i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014 och de förfaranden som fastställs i den här förordningen. Ett sådant system för certifiering bör bygga på principerna om förenkling, undvikande av dubbelarbete, åtskillnad mellan utsändar- och värdorganisationer, kostnadseffektivitet, öppenhet och opartiskhet samt främjande av mångfald och tillgänglighet.
(13)
De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från den kommitté som inrättats i enlighet med artikel 26 i förordning (EU) nr 375/2014.
(14)
För att i tid kunna genomföra initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete bör denna förordning träda i kraft snarast eftersom den innehåller de bestämmelser som ligger till grund för att organisationerna ska kunna utplacera EU-frivilliga i tredjeland.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL 1
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 1
Syfte
Denna förordning innehåller tillämpningsföreskrifter för genomförandet av förordning (EU) nr 375/2014 med avseende på följande aspekter som anges i artiklarna 9.3, 10.1 och 12.6 i denna:
a)
Förfaranden för identifiering, urval och nödvändig förberedande utbildning för frivilligkandidater, inklusive praktikplatser i relevanta fall.
b)
Arrangemang för utbildningsprogrammet och förfarandet för bedömning av om frivilligkandidaten är redo för en utplacering.
c)
Bestämmelser för utplacering och administration av EU-frivilliga för humanitärt arbete i tredjeländer, däribland övervakning på fältet, fortsatt stöd genom handledning, mentorskap, ytterligare utbildning, nödvändiga arbetsförhållanden och stöd efter utplaceringen,
d)
Tillhandahållande av försäkringsskydd och täckning av de frivilligas levnadskostnader, inklusive traktamente, bostad, resor och andra relevanta utgifter.
e)
Förfaranden som ska följas före, under och efter utplaceringen för att säkerställa att aktsamhetskravet iakttas och att lämpliga säkerhets- och skyddsåtgärder vidtas, inklusive evakueringsplaner av medicinska skäl och säkerhetsplaner som omfattar nödevakuering från tredjeländer, däribland nödvändiga förfaranden för kontakt med nationella myndigheter.
f)
Förfaranden för övervakning och bedömning av de enskilda insatserna från EU-frivilliga för humanitärt arbete.
g)
Ett certifieringssystem för att utsändarorganisationerna ska följa de normer och förfaranden som avses i artikel 9 i förordning (EU) nr 375/2014 samt en differentierad certifieringsmekanism för värdorganisationerna.
Artikel 2
Definitioner
I denna förordning gäller definitionerna i artikel 3 i förordning (EU) nr 375/2014 och definitionerna i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014. Dessutom gäller följande definitioner:
a) kompetensram : en sådan ram eller plan som avses i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
b) plan för lärande och utveckling : en sådan plan som avses i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
c) utbildare : en person som rekryterats av den som tillhandhåller utbildning för att genomföra en eller flera utbildningsmoduler eller underlätta scenariogrundade simuleringsövningar samt bedöma frivilligkandidaternas kompetens.
d) utbildningsmentor : en utbildare som rekryterats av den som tillhandahåller utbildningen och som har en samordnande roll i arbetet med att bedöma frivilligkandidaternas förutsättningar för utplacering. Han eller hon har ansvar för en grupp frivilligkandidater. Han eller hon ska samordna bedömningen av deras kompetens med utgångspunkt i återkoppling från andra utbildare, och ska interagera med frivilligkandidaterna individuellt för att fundera över deras självbedömning och utbildarnas bedömningar.
e) mentorskap : en process för informell överföring av kunskap, socialt kapital och psykosocialt stöd som är viktigt för arbetet, karriären eller yrkesutvecklingen. Mentorskap innebär informell som vanligen är personlig och pågår över längre tid mellan den EU-frivilliga och en person som utsetts till mentor av värdorganisationen och som bedömts ha relevanta kunskaper, expertis och erfarenhet.
f) avrapportering efter slutfört uppdrag : ett förfarande som ger utsändar- och värdorganisationerna samt de EU-frivilliga klara uppgifter om uppdragets resultat, den EU-frivilligas insatser samt sådana rekommendationer eller slutsatser som dragits av uppdraget, bearbetning av erfarenheter, erfarenhetsåterföring och en positiv yrkesmässig avslutning på uppdraget.
KAPITEL 2
IDENTIFIERING OCH URVAL AV FRIVILLIGKANDIDATER
Artikel 3
Identifierings- och urvalsförfarande
1. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt inrätta ett identifierings- och urvalsförfarande. Roller, ansvarsområden och förfaranden ska fastställas för att garantera en öppen, rättvis och effektiv rekryteringsprocess som följer normerna för likabehandling, lika möjligheter och diskrimineringsförbudet i enlighet med artiklarna 11 och 12 i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
2. Identifierings- och urvalsförfarandet ska ske i samverkan mellan utsändar- och värdorganisationerna och säkra kontinuerlig kommunikation i tid. Utsändarorganisationen ska se till att värdorganisationen kontinuerligt deltar i hela rekryteringsprocessen.
3. Det överenskomna identifierings- och urvalsförfarandet ska användas i alla skeden av rekryteringsprocessen.
4. Identifierings- och urvalsförfarandet ska åtminstone omfatta följande:
a)
Fastställande av arbetsuppgifter, nödvändig kompetens och urvalskriterier för EU-frivilliga i enlighet med artikel 4.
b)
Utannonsering och ansökan i enlighet med artikel 5.
c)
Bedömning samt fastställande av en första urvalslista och en slutlista över de sökande i enlighet med artikel 6.
d)
Urval i enlighet med artikel 7.
Artikel 4
Fastställande av arbetsuppgifter, nödvändig kompetens och urvalskriterier för EU-frivilliga
1. Med utgångspunkt i en behovsbedömning, som ska utföras i enlighet med artikel 10 i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014, ska värdorganisationen i enlighet med punkt 1 i bilaga I föreslå arbetsuppgifter för den EU-frivilliga, däribland flexibla inslag för att ta hänsyn till den rekryterade frivilligarbetarens synpunkter.
2. Utsändarorganisationen ska se över arbetsuppgifterna för att vid behov bidra till ändring av dem för att garantera en lämplig och realistisk matchning som tar hänsyn till de EU-frivilligas förväntade kompetens samt värdorganisationens absorptionsförmåga och behov.
3. Med utgångspunkt i arbetsuppgifterna och kompetensramen ska utsändar- och värdorganisationerna fastställa nödvändig kompetens för EU-frivilliga, urvalskriterier samt vilka minimikrav som ska användas i rekryteringsprocessen. Beskrivningen av nödvändig kompetens ska även ange om den frivilliga har lång eller kort erfarenhet (senior professional eller junior professional) samt eventuellt behov av praktikplats.
Artikel 5
Utannonsering och ansökan
1. Utsändarorganisationen ska ansvara för att utplaceringen blir utannonserad. Med hjälp av uppgifter från värdorganisationen ska utsändarorgansationen framställa ett informationspaket för att informera om initiativet och locka till sig frivilligkandidater.
2. Utannonsering ska åtminstone ske på engelska och ska vara klart, tydligt och lättfattligt formulerad. Annonsen ska lämna information om vilken typ av ställning som erbjuds frivilligkandidaterna i enlighet med kraven i punkt 2 i bilaga I.
3. Annonsen ska ligga ute minst en månad på den centrala plattformen för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete, och ytterligare kommunikationsverktyg kan användas för att locka sökande att konsultera den centrala plattformen. I vederbörligen motiverade fall för att täcka utplaceringsbehov i samband med humanitära biståndskriser får annonsen ligga ute kortare tid än en månad, dock minst en vecka.
4. De sökande ska lämna in sina ansökningar på ett standardiserat ansökningsformulär och använda en förformaterad meritförteckning. De ska också fylla i en standardiserad självbedömning för att göra det möjligt att bedöma deras kompetens i enlighet med kompetensramen och deras anpassningsförmåga till arbetsuppgifterna samt de arbets- och levnadsförhållanden som angivits i annonsen. De ska få lämna sitt samtycke till dessa.
Artikel 6
Bedömning, första urvalslista och slutlista
1. Utsändarorganisationen ska bedöma de sökande med utgångspunkt i uppgifterna i ansökningsformuläret och självbedömningen, motivationsbrevet till varför de vill delta i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete - på den angivna platsen - samt en bedömning av deras möjligheter att analysera relevanta humanitära biståndsscenarier genom ett skriftligt prov, en uppsats eller ett liknande prov.
2. Med utgångspunkt i bedömningen ska utsändarorganisationen förse värdorganisationen med en första urvalslista över sökande så att de gemensamt kan ta fram en slutlista över sökande som ska kallas till intervju.
3. Sökande på slutlistan ska kallas till en strukturerad intervju med grund i kompetensramen. Intervjun kan ske personligen eller med ikt-utrustning och om möjligt med deltagande av värdorganisationen. Ytterligare bedömningsmetoder kan omfatta utvärderingscentrum, gruppverksamhet och övningar som simulerar arbetssituationer.
4. Utsändarorganisationen får vid behov göra kontroller av personen och dennes yrkeserfarenheter innan det slutliga urvalet görs. De sökande ska upplysas om kontrollprocessen när processen enligt annonsen inleds.
Artikel 7
Urval
1. Värdorganisationen ska fatta det slutliga beslutet om urval av frivilligkandidater och ska bekräfta sitt val till utsändarorganisationen, som i sin tur ska ansvara för att erbjuda en tjänst och förbereda introduktionsfasen. För varje tjänst får frivilligsuppleanter utses för att ersätta den sökande om han eller hon drar sig ur eller inte längre kan åka.
2. Utsändar- och värdorganisationerna måste kunna motivera och visa på vilket sätt de fattat sina beslut med avseende på principerna om likabehandling, lika möjligheter och icke-diskriminering under hela identifierings- och urvalsförfarandet.
3. Urvalsförfarandet ska avslutas inom rimlig tid. Utsändarorganisationen ska informera alla sökande om urvalsbeslutet och om deras möjlighet att begära återkoppling. Utsändarorganisationen ska uppmana alla utvalda frivilligkandidater att skriftligen bekräfta sitt intresse av att delta i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
4. Utsändarorganisationen ska se till att handlingar som avser identifierings- och urvalsförfarandet går att hitta och att de sparas på ett sätt som följer de normer för uppgiftsskydd som avses i artikel 16 i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
Artikel 8
Bedömning av utbildningsbehov
1. Mot bakgrund av rekryteringsprocessens resultat, värdorganisationens behov och den planerade utplaceringen ska utsändarorganisationen i samråd med värdorgansationen och frivlilligkandidaten bedöma utbildningsbehoven och vilka moduler i utbildningsprogrammet kandidaten bör delta i, med utgångspunkt i följande kriterier:
a)
Erfarenhet, där yrkesverksamma med längre erfarenhet (senior professionals) får möjlighet att särskilt inrikta sig på obligatoriska moduler och välja en lämplig nivå på utbildningen i projektförvaltning och specialiserade valfria moduler.
b)
Värdorganisationens behov av särskild kompetens, som bör täckas genom att frivilligkandidaterna deltar i valfria moduler.
c)
Frivilligkandidatens allmänna kompetenser, som bör täckas genom deltagande i valfria moduler.
2. Utsändarorganisationen ska utarbeta en sådan plan för lärande och utveckling som avses i artikel 4 i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014, och ska även kartlägga kompetensen hos de frivilligkandidater som valts ut för att bedöma deras utbildningsbehov och kunna överlämna dessa upplysningar till dem som ska tillhandahålla utbildningen.
KAPITEL 3
UTBILDNINGSPROGRAM FÖR EU-FRIVILLIGA FÖR HUMANITÄRT ARBETE
Artikel 9
Utbildningsprogram
1. Ett utbildningsprogram för alla utvalda frivilligkandidater ska genomföras av de som tillhandahåller utbildning, vid behov med återkoppling från utsändar- och värdorganisationer och före detta frivilliga.
2. Utbildningsprogrammet ska bygga på kompetensramen och ska anpassas till behoven hos både personer med kort respektive lång erfarenhet.
3. Utbildningsprogrammet ska bestå av en kombinerad inlärningsmetod som bygger både på e-lärande och undervisning i klass.
4. Följande moduler ska vara obligatoriska för alla frivilligkandidater:
a)
Allmän introduktion till EU:s yttre förbindelser och system för krishantering.
b)
Introduktion till det humanitära arbetet, EU:s politik för humanitärt bistånd och initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
c)
Hantering av personlig säkerhet, skydd och hälsa.
d)
Projektförvaltning.
e)
Medvetenhet om interkulturella frågor (och övergripande frågor).
f)
Scenariogrundad simulation som ger frivilligkandidaterna möjlighet att uppvisa förvärvade kompetenser.
5. Följande moduler ska vara frivilliga:
a)
Argumentation och kommunikation.
b)
Akut psykologisk hjälp.
c)
Utbildning av informationsförmedlare.
d)
Administration av frivilligarbetare.
e)
Organisationsutveckling.
f)
Skräddarsydda moduler vid behov, i synnerhet för att anpassa frivilligkandidaternas tekniska kompetenser till humanitärt biståndsarbete.
6. Frivilligkandidaterna ska följa alla obligatoriska moduler och får följa en eller flera frivilliga moduler som ska väljas ut i enlighet med artikel 8.
7. Läroplan med ingående upplysningar om varje modul, däribland dess status, målgrupp, tidsplan, kompetenser och inlärningsresultat ska fastställas i enlighet med bilaga II.
Artikel 10
Bedömning av frivilligkandidater under och efter utbildningen
1. Under och efter utbildningen ska frivilligkandidaterna bedömas enligt kompetensramen för att se om de är redo för utplacering.
2. Bedömningen ska göras gemensamt av utbildarna, och frivilligkandidatens utbildningsmentor har en central samordningsroll.
3. Bedömingen av kompetenser ska bygga på utbildarens bedömning av frivilligkandidatens kunskaper, färdigheter och attityd och bland annat omfatta följande:
a)
En självbedömning som ska fyllas i av frivilligkandidaten efter den scenariogrundade simuleringsövningen.
b)
Skriftliga observationer som utbildarna ska lämna efter varje utbildningsmodul och efter den scenariogrundade simuleringsövningen.
c)
Utbildningsmentorns bedömning och kritiska granskning av självbedömningen och observationer från ett personligt mentormöte mellan utbildningsmentorn och frivilligkandidaten med utgångspunkt i återkopplingen från utbildarna.
4. Bedömningen av alla kompetenser ska tas med i frivilligkandidatens plan för lärande och utveckling som ska uppdateras när utbildningen avslutats och i vilken ska anges vilka kurser som följts och vilka resultat som erhållits.
5. Frivilligkandidater som uppvisar svaga kunskaper i fråga om övergripande eller specifika kompetenser ska uteslutas. Utbildarna och utbildningsmentorn måste vid behov kunna förklara och motivera alla bedömningar och beslut.
KAPITEL 4
FÖRBEREDELSE AV FRIVILLIGKANDIDATER INFÖR UTPLACERING
Artikel 11
Introduktionsprogram
1. Introduktionen ska bekanta frivilligkandidater och EU-frivilliga med utsändar- och värdorganisationernas kultur, politik och praxis samt de förväntningar som är knutna till arbetsuppgifterna.
2. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt ta fram ett introduktionsprogram. Programmet ska ange deras roller och ansvarsområden med utgångspunkt i uppgifter från återvändande EU-frivilliga när så är möjligt för att dra nytta av deras direkta erfarenheter och lärdomar. Programmet ska innehålla följande:
a)
Introduktionskurser inför utplaceringen som ska anordnas av utsändarorganisationen i enlighet med artikel 12.
b)
Introduktionskurser på plats som ska anordnas av värdorganisationen i enlighet med artikel 18.
3. Utsändar- och värdorganisationerna ska vid behov anordna gemensamma sessioner för alla frivilligkandidater eller EU-frivilliga.
Artikel 12
Introduktion inför utplacering
1. Utsändarorganisationerna ska se till att alla frivilligkandidater får en grundlig och lämplig personlig introduktion inför utplaceringen. Den ska omfatta åtminstone följande:
a)
Organisations- och förvaltningsstrukturer och processer, grupper som deltar i projektet (däribland projektledare, krishanteringsansvarig och personalansvarig), det organisatoriska uppdraget och målen för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
b)
Uttömmande information om bakgrunden till det projekt där frivilligkandidaten ska delta, arbetsuppgifterna och den behovsbedömning som ligger till grund för arbetet samt de förväntade arbets- och levnadsförhållandena i enlighet med artikel 22 och artiklarna 24-27.
c)
Den relevanta rättsliga ram som är tillämplig på de frivilliga i enlighet med kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
d)
Normer och förfaranden som gäller för de frivilliga, även avseende disciplinära åtgärder och klagomål, insatser mot bedrägeri och korruption, skydd av barn och särskilt utsatta vuxna samt en uppförandekod enligt kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
e)
Obligatorisk situationsspecifik säkerhetsinformation samt hälso- och skyddsinformation (däribland hälsoundersökning före avresan) i enlighet med artiklarna 28 och 30.
f)
System och förfaranden för övervakning och prestationshantering, samt befintliga stödsystem, däribland mentorskap och övrigt stöd i enlighet med artiklarna 19, 20 och 21.
g)
Plan för lärande och utveckling.
h)
Information om nätverket för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete och hur det stöttar frivilliga före, under och efter utplaceringen.
i)
Information om de kommunikations- och synlighetsinsatser som planeras för projektet, enligt den kommunikationsplan som avses i artikel 17 i förordning (EU) nr 375/2014, däribland kontaktuppgifter till kommissionens regionalt informationsansvariga.
j)
Avrapportering efter slutfört uppdrag i enlighet med artikel 23.
2. I samband med introduktionen ska utsändarorganisationen även informera om kommissionens lokalkontor för humanitärt bistånd i utplaceringslandet och informera lokalkontoret om att EU-frivilliga snart kommer att utplaceras.
3. Utsändarorganisationen ska se till att frivilligkandidaterna läst och förstått alla upplysningar som lämnats under introduktionen och att dessa upplysningar fortsätter vara lätt tillgängliga under hela den tid de deltar i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
Artikel 13
Praktiktjänstgöring för yrkesverksamma med kortare erfarenhet (junior professionals)
1. Frivilligkandidater med kortare erfarenhet (junior professionals) kan utöver utbildningen uppmanas att delta i praktiktjänstgöring vid en utsändarorganisation för att skaffa sig erfarenhet om förfaranden, etik och bakgrunden till det humanitära arbetet och på så vis förbereda sig ytterligare för den planerade utplaceringen som EU-frivillig. Praktiktjänstgöringen ska vara i högst sex månader och får förlängas under begränsad tid i vissa vederbörligen motiverade fall.
2. Utsändarorganisationen ska i samråd med värdorganisationen och frivilligpraktikanten se över och aktualisera de utbildningsbehov som anges i planen för lärande och utveckling utifrån de behov som uppstår med anledning av praktikplatsen. Planen för lärande och utveckling ska i synnerhet ta upp följande:
a)
De inlärningsresultat som frivilligpraktikanten väntas nå under praktiktjänstgöringen.
b)
De uppgifter som frivilligpraktikanten ska utföra som ett led i inlärningsprocessen och de resurser som behövs.
c)
De mål och resultat som frivilligpraktikanten väntas ha uppnått efter avslutad praktiktjänstgöring.
3. Följande artiklar i denna förordning ska gälla i tillämpliga delar på utplacering för praktiktjänstgöring och skyldigheterna för den utsändarorganisation som tar emot frivilligpraktikanten:
a)
Artikel 19.4, 19.5, 19.6 och 19.9 samt artiklarna 21 och 22.
b)
Artikel 24, utom punkt 5. Frivilligkandidater från sådana EU-länder eller tredjeländer som avses i artikel 23.1 b i förordning (EU) nr 375/2014 som omfattas av villkoren i den artikeln och som täcks av sina nationella socialförsäkringssystem eller andra försäkringar i det land där de är bosatta ska när de får praktikplats i något av dessa länder enbart ha rätt till kompletterande försäkringsskydd. Detta innebär att deras försäkringsskydd ska begränsas till kostnader som överstiger det som täcks av den nationella socialförsäkringen eller övriga nationella försäkringssystem. I särskilt motiverade undantagsfall där den nationella socialförsäkringen eller övriga nationella försäkringssystem enbart täcker delar av eller inga av de kostnader som avses i artikel 24.5 ska 100 % av de uppkomna kostnaderna omfattas.
c)
Artikel 25, med undantag för punkt 6, samt artiklarna 26 och 27.1 i förekommande fall.
d)
Artikel 28.1, 28.8 och 28.14 samt artikel 30.1, 30.4, 30.5, 30.6 och 30.7.
Artikel 14
Bedömning av frivilligkandidater efter praktiktjänstgöring
1. Vid slutet av praktiktjänstgöringen ska frivilligpraktikanten utarbeta en självbedömning utifrån kompetensramen samt planen för lärande och utveckling.
2. Den närmast överordnade vid utsändarorganisationen ska i samråd med värdorganisationen se över självbedömningen och bedöma frivilligpraktikanten, i synnerhet för att
a)
bedöma frivilligpraktikanternas prestationer i förhållande till de mål som fastställts,
b)
kontrollera om de överenskomna resultaten har uppnåtts, och
c)
kartlägga inlärningsresultaten.
3. Frivilligkandidater som uppvisar svaga kunskaper om övergripande eller specifika kompetenser ska uteslutas och är inte berättigade att delta som EU-frivilliga. Den närmast överordnade från utsändarorganisationen måste vid behov kunna förklara och motivera alla bedömningar och beslut.
Artikel 15
Ytterligare utbildning före utplacering
Utan att det hindrar att frivilligkandidaten deltar i utbildningsprogrammet eller i egenskap av frivilligpraktikant får utsändarorganisationen tillhandhålla ytterligare lämplig utbildning inför utplaceringen, till exempel utbildning som ska anpassa frivilligkandidaternas tekniska kompetens till värdorganisationens behov, språkutbildning som behövs för utplaceringslandet osv.
Artikel 16
Avtal med EU-frivilliga
1. Med utgångspunkt i utfallet av introduktionen inför utplaceringen och vid behov av praktiktjänstgöringen och den ytterligare utbildning inför utplacering som avses i artiklarna 13-15 ska utsändarorganisationen, i samråd med värdorganisationen, bekräfta den slutliga bedömningen av frivilligkandidatens förutsättningar att klara av en utplacering som EU-frivillig.
2. Utsändarorganisationen och positivt bedömda EU-frivilliga ska underteckna ett utplaceringsavtal i enlighet med artikel 14.5 i förordning (EU) nr 375/2014.
3. Avtalet ska upprättas i nära samarbete med värdorganisationerna och ska ange de särskilda villkoren för utplaceringen samt den EU-frivilligas rättigheter och skyldigheter. I avtalet ska även anges vilken lagstiftning som är tillämplig på det och den jurisdiktion som det omfattas av i enlighet med kommissionens delegerade förordning (EU) som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014. Avtalet ska åtminstone omfatta följande:
a)
Beskrivning av den EU-frivilligas roll, titel, utplaceringens längd och belägenhet, arbetsuppgifter som närmare förklaras i arbetsbeskrivningen, däribland de inslag som följer av den kommunikationsplan som avses i artikel 17 i förordning (EU) nr 375/2014.
b)
Avtalets varaktighet, inklusive start- och slutdatum.
c)
Prestationshantering, som även omfattar
-
administrativa arrangemang, med uppgift om närmast överordnad ansvarig vid värdorganisationen och kontaktpunkter för fortlöpande stöd från utsändarorganisationen, och
-
mentorskap.
d)
Arbetsvillkor, såsom arbetstid och ledigheter.
e)
De EU-frivilligas ekonomiska rättigheter och skyldigheter, däribland förfaranden för tillhandahållande av
-
traktamente och flyttbidrag,
-
information om tillämpliga skatte- och socialförsäkringsbestämmelser,
-
försäkringar,
-
bostad, och
-
resor.
f)
Praktiska arrangemang såsom
-
hälsoundersökning,
-
visering och arbetstillstånd.
g)
Konfidentialitet.
h)
I en bilaga till avtalet ska det beskrivas vilket uppträdande som förväntas från EU-frivilliga, även med avseende på integritet och uppförandekodex, skydd av barn och särskilt utsatta vuxna samt nolltolerans mot sexuellt utnyttjande.
i)
Policy för disciplinära åtgärder och återkallande av ställning som frivilligarbetare.
j)
Förlikningssystem för att lösa problem, klagomål och tvister.
k)
Ansvar och policy för säkerhetshantering samt hälso- och skyddsfrågor.
l)
Lärande och utveckling, däribland
-
utbildning och introduktionskurser, och
-
avrapportering efter slutfört uppdrag.
4. Vid tvist mellan utsändar- eller värdorganisationen och den EU-frivilliga ska den EU-frivilliga ha rätt till ett verkningsfullt rättsmedel i enlighet med de nationella bestämmelser som är tillämpliga på utsändarorganisationen.
Artikel 17
Registrering i databasen
Efter motagande av uttryckligt medgivande från den EU-frivilliga ska utsändarorganisationen föra in uppgifterna om den EU-frivilliga i den databas som avses i artikel 13 i förordning (EU) nr 375/2014 (nedan kallad databasen). All behandling av personuppgifter i databasen ska ske i enlighet med de normer för uppgiftsskydd som avses i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014. All behandling av personuppgifter i databasen som utförs av kommissionen omfattas av förordning (EG) nr 45/2001. (2)
KAPITEL 5
UTPLACERING OCH ADMINISTRATION AV EU-FRIVILLIGA FÖR HUMANITÄRT ARBETE
Artikel 18
Introduktion på plats
1. Värdorganisationerna ska se till att alla EU-frivilliga får en grundlig och lämplig introduktion på plats vid ankomsten till utplaceringslandet, vilken åtminstone ska omfatta följande:
a)
Organisations- och förvaltningsstrukturer och processer, grupper som deltar i projektet (däribland projektledare, operativa och tekniska grupper, krishanteringsansvarig, och grupper med stödjande uppgifter såsom personal- och ekonomiansvariga) projektplast(ser), det organisatoriska uppdraget och målen för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
b)
Uttömmande information om värdorganisationens uppdrag, uppgifter och projekt, berörda grupper, operativt innehåll samt förväntningar på utfall och resultat av den EU-frivilligas arbetsuppgifter och den behovsbedömning som ligger till grund för arbetet.
c)
Relevanta rättsliga bestämmelser som gäller lokalt för EU-frivilliga.
d)
Obligatorisk situationsspecifik säkerhetsinformation samt hälso- och skyddsinformation (däribland hälsoundersökning före avresan) i enlighet med artiklarna 28 och 30.
e)
System och förfaranden för övervakning och prestationshantering, samt befintliga stödsystem, däribland mentorskap och övrigt stöd i enlighet med artiklarna 19, 20 och 21.
f)
Kulturell introduktion till landet, regionen och utplaceringsorten, däribland vägledning om lämpliga beteenden,
g)
Sådan avrapportering på plats efter slutfört uppdrag som avses i artikel 23.
2. Värdorganisationen ska se till att de EU-frivilliga läst och förstått alla upplysningar som lämnats under introduktionen på plats och att dessa upplysningar fortsätter vara lätt tillgängliga under hela den tid de deltar i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
Artikel 19
Övervakning och prestationshantering
1. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt utveckla ett system för prestationshantering som ska bygga på prestationsmål samt förväntat utfall och resultat för att mäta framstegen och kvaliteten på de EU-frivilligas arbete med avseende på arbetsuppgifterna.
2. Systemet för prestationshantering ska ange utsändar- och värdorganisationernas respektive roller och ansvar i fråga om övervakning av EU-frivilliga.
3. I samband med introduktionen ska utsändar- och värdorganisationerna tillsammans med de EU-frivilliga fastställa mål och ge dem möjlighet att kommentera de flexibla inslagen i arbetsbeskrivningen.
4. Värdorganisationen ska utse en närmast överordnad som ska ha ansvar för att övervaka den EU-frivilliga och för att hålla övervakningsmöten med denne med rimliga och görliga intervaller.
5. Vid behov, beroende på utplaceringens längd ska utsändarorganisationen och den närmast överordnade vid värdorganisationen tillsammans med den EU-frivilliga göra en gemensam halvtidsutvärdering för prestationsgranskning för att formellt utvärdera integrationsprocessen, framstegen med målen samt justera målsättningarna, arbetsuppgifterna och planen för lärande och utveckling.
6. Om halvtidsutvärderingen visar att den EU-frivilliga uppvisar svaga kunskaper om övergripande eller specifika kompetenser får värdorganisationen i samråd med utsändarorganisationen besluta att avsluta utplaceringen i förtid. De måste vid behov kunna förklara och motivera alla sådana bedömningar och beslut.
7. Utsändarorganisationen och den närmast överordnade vid värdorganisationen ska tillsammans med den EU-frivilliga utföra en slutlig prestationsgranskning för att vid uppdragets slut bedöma den EU-frivilligas resultat mot målen för arbetet samt planen för lärande och utveckling.
8. Resultaten av prestationsgranskningen ska inkorporeras i planen för lärande och utveckling för EU-frivilliga.
9. Utsändarorganisationen ska spara underlagen från prestationsgranskningen i enlighet med de bestämmelser om uppgiftsskydd som avses i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014 och ska i databasen bekräfta om utplaceringen fullgjorts och om så inte är fallet ange varför.
Artikel 20
Kontinuerligt stöd från utsändarorganisationer
1. Före utplacering ska utsändarorganisationen utse en kontaktperson som ska vara tillgänglig under hela utplaceringsperioden och hålla regelbunden kontakt med EU-frivilliga för att
a)
stödja den EU-frivilligas flytt och anpassning,
b)
tillhandahålla ytterligare nödvändigt stöd till den EU-frivilliga och värdorganisationen,
c)
delta i halvtidsutvärderingar och slutliga utvärderingar samt övriga möten vid behov, och
d)
erbjuda förlikning vid meningsskiljaktigheter mellan värdorganisationen och den EU-frivilliga.
2. Om den utsedda kontaktpersonen inte längre kan fylla sin roll under utplaceringsperioden ska en ersättare utses så snart som möjligt för att behålla kontinuiteten i stödet.
Artikel 21
Mentorskap
1. Värdorganisationen ska utse en eller flera mentorer för den EU-frivilliga för att tillhandahålla stöd bland annat för
a)
utveckling av yrkeskunskaper och förbättring av prestationer och kunskaper,
b)
kulturell integration och acklimatisering,
c)
handledning med avseende på arbetsuppgifterna, och
d)
hantering av psykologiska frågor.
2. Den mentor eller de mentorer som utses ska ha tillgång till och grunda sitt stöd på den EU-frivilligas plan för lärande och utveckling samt arbetsuppgifterna. Mentorn eller mentorerna ska regelbundet träffa de EU-frivilliga för att överväga deras framsteg och hjälpa till med att lösa eventuella personliga problem eller problem som sammanhänger med utplaceringen.
3. Mentorskapet ska skötas med hänsyn till de lokala förhållandena och ska vid behov även anpassas till lokala frivilligarbetare.
4. Utsändarorganisationen ska underlätta mentorskapet genom att arbeta tillsammans med värdorganisationen för att tillhandahålla analytiskt stöd, utbildning och annan kapacitetsuppbyggnad och genom att i sin egen struktur och nätverk utse lämpliga personer med kompletterande kunskaper om tillgången till kunskaper brister lokalt.
5. Om det är lämpligt kan mentorskap på distans övervägas, i synnerhet med hjälp av nätverket för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
Artikel 22
Arbetsförhållanden
1. Alla EU-frivilliga ska ha lämpliga arbetsförhållanden som gör det möjligt att prestera väl och som säkerställer deras välbefinnande, motivation, hälsa och säkerhet. De ska uppfylla kraven i relevanta bestämmelser i direktiv 89/391/EG (3) och direktiv 2003/88/EG (4).
2. Utsändar- och värdorganisationer ska gemensamt fastställa lämpliga arbetsförhållanden med hänsyn till den lokala och nationella situationen.
3. Värdorganisationen ska lämna de uppgifter som krävs och föreslå arbetsvillkor vars lämplighet och ändamålsenlighet ska bedömas av utsändarorganisationen för att se till att de uppfyller aktsamhetskravet och utsändarorganisationens allmänna politik och praxis.
4. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt se till att man förebygger, hanterar och minskar säkerhets-, hälso- och skyddsrisker och att de föreslagna arbetsvillkoren uppfyller de överenskomna förfaranden för säkerhet, hälsa och skydd som avses i artiklarna 28, 29 och 30, och är förenliga med kraven på arbetstid, ledighet, minimikrav på dygns- och veckovila samt arbetsplats i enlighet med punkt 3 i bilaga I.
Artikel 23
Utplaceringens upphörande och stöd efter återvändandet
1. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt besluta om innehållet och förfarandet för den avrapportering efter slutfört uppdrag som ska användas på EU-frivilliga, även frivilliga som återvänder i förtid.
2. Värdorganisationen ska erbjuda den EU-frivilliga individuell avrapportering eller avrapportering i grupp efter slutfört uppdrag, samt en sådan slutlig prestationsgranskning som avses i artikel 19.7, samt vid behov överlämning av projektet till gruppen och medarbetare som ska driva den EU-frivilligas verksamheter vidare, för att få hållbarhet och kontinuitet.
3. Utsändarorganisationen ska på ett tidigt stadium erbjuda den återvändande EU-frivilliga individuell avrapportering eller avrapportering i grupp efter slutfört uppdrag, med utgångspunkt i den återkoppling som lämnats av värdorganisationen, samt avsluta planen för lärande och utveckling.
4. Utsändarorganisationen ska efter utplacering underlätta hälsoundersökning av återvändande EU-frivilliga samt erbjuda frivillig psykosocial debriefing, rådgivning och stöd för EU-frivilliga.
5. Utsändar- och värdorganisationerna ska informera de EU-frivilliga om möjligheter till fortsatt engagemang i frågor som rör humanitärt bistånd och ett aktivt europeiskt medborgarskap, däribland genom att främja och engagera sig i nätverket för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
6. Utsändarorganisationerna ska uppmana återvändande EU-frivilliga att lämna konstruktiv återkoppling på initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete, bland annat genom att förklara hur deras bidrag kan användas som underlag vid framtida utplaceringar.
KAPITEL 6
FÖRSÄKRING OCH LEVNADSFÖRHÅLLANDEN
Artikel 24
Försäkring
1. Alla EU-frivilliga ska omfattas av en full försäkring som särskilt utformats för att skydda dem under hela utplaceringstiden i tredjeland samt relevanta perioder före och efter.
2. Försäkringsskyddet ska gälla i hela världen, dygnet runt. Försäkringen ska träda i kraft den dag den EU-frivilliga lämnar sitt hem på väg till utplaceringsorten i tredjeland och gälla fram till den dag den EU-frivilliga lämnar utplaceringslandet och anländer hem (nedan kallad den första försäkringsperioden).
3. Om försäkringen löpt längre än 12 veckor ska den förlängas med ytterligare 8 veckor i den försäkrades hemland för att täcka medicinsk uppföljningsbehandling för sjukdomar eller skador som uppkommit under den första försäkringsperioden.
4. Försäkringsskyddet ska omfatta all verksamhet som har samband med initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete samt de EU-frivilligas privata aktiviteter under den första försäkringsperioden.
5. Alla EU-frivilliga ska vara försäkrade till 100 % (heltäckande försäkring) för följande:
a)
Läkarvård och tandvård.
b)
Graviditet och förlossning.
c)
Olycksfall.
d)
Hemtransport.
e)
Livförsäkring.
f)
Permanenta eller tillfälliga funktionshinder eller sjukdomar.
g)
Ansvarsförsäkring.
h)
Förlust eller stöld av handlingar, resehandlingar och personliga tillhörigheter.
i)
Ytterligare hjälp.
6. För att ge alla EU-frivilliga likabehandling och ett likvärdigt försäkringsskydd får kommissionen ingå avtal med ett eller flera försäkringsbolag efter upphandling.
Artikel 25
Traktamente och flyttbidrag
1. Utsändarorganisationen ska betala traktamente till de EU-frivilliga, som inte är att betrakta som anställda, genom schablonbelopp som ska betalas ut i god tid och med jämna mellanrum.
2. Schablonbelopp för traktamentet ska baseras på en varukorg som omfattar EU-frivilligas regelbundna utgifter för följande:
a)
Livsmedel.
b)
Hygien- och hushållsartiklar.
c)
Kläder.
d)
Lokaltrafik och resor i utplaceringslandet.
e)
Diverse utgifter som anses vara nödvändiga för en lämplig levnadsstandard och för deltagande i det lokala samhället (högst 20 % av det sammanlagda beloppet för de artiklar som anges i led a-d får läggas till för att täcka andra omkostnader såsom fritidsverksamhet, hårklippning, tidningar och kontorsartiklar).
f)
Reserv för oförutsedda utgifter för EU-frivilliga som bor i områden vars index ligger över genomsnittet i landet (högst 10 % för de artiklar som anges i led a-d).
3. Kostnader för bostad ska inte ingå i schablonbeloppet för traktamente.
4. Kommissionen ska offentliggöra information om schablonbelopp för traktamente för utplaceringsländer med utgångspunkt i länderindex. Utöver traktamente kan även ersättning lämnas för särskilda behov kopplade till funktionshinder eller övriga vederbörligen motiverade särskilda omständigheter.
5. EU-frivilliga ska i god tid informeras om förändringar i index och traktamente som berör dem under en utplacering, i synnerhet i länder med hög inflation eller deflation.
6. Efter det att utplaceringen slutförts som planerat ska utsändarorganisationen ge återvändande EU-frivilliga ett återkommande flyttbidrag på 100 euro per månad som regelbundet ska indexeras i förhållande till utplaceringstidens längd.
Artikel 26
Bostad
1. Utsändarorganisationen ska se till att värdorganisationen erbjuder de EU-frivilliga lämplig bostad till rimlig kostnad med tanke på lokala förhållanden.
2. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt se till att man förebygger, hanterar och minskar säkerhets-, hälso- och skyddsrisker och att den föreslagna bostaden uppfyller de överenskomna förfaranden för säkerhet, hälsa och skydd som avses i artiklarna 28, 29 och 30 och att den uppfyller kraven i punkt 4 i bilaga I.
3. Kostnader för bostad, värme och andra kostnader som direkt hänger samman med dessa ska om möjligt bäras direkt av värdorganisationen. Värdorganisationen ska sköta avtalsförbindelserna med hyrersvärdar och vidta alla nödvändiga åtgärder för att upplysa värdar och hyresvärdar om initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
Artikel 27
Resekostnader och därmed sammanhängande kostnader
1. Utsändarorganisationen ska ordna den EU-frivilligas resa till och från utplaceringsorten, även vid återvändande i förtid, och ska stå för resekostnaderna.
2. På den EU-frivilligas begäran ska utsändarorganisationen även ordna resan och stå kostnaderna för ytterligare återresor i följande situationer:
a)
Ledighet för hemresa för EU-frivilliga som varit utstationerade över 18 månader.
b)
Föräldraledighet för EU-frivilliga som försörjer ett eller flera barn under 12 år om den frivilliga är utstationerad i över 6 månader.
c)
Särskild ledighet vid begravning av eller allvarlig sjukdom, bestyrkt med läkarintyg, som drabbat en familjemedlem i rakt upp- eller nedstigande led, make/maka eller registrerad partner, syster eller bror.
3. Ersättning för resekostnader får beräknas antingen på den faktiska kostnaden för biljetter i ekonomi eller andra klass eller ersättas med schablonbelopp som bygger på en rimlig metod för avståndsberäkning.
4. Utsändarorganisationen ska lämna information och logistiskt stöd för införskaffande av visering åt den EU-frivilliga och värdorganisationen ska stödja viseringsförfarandet vid behov. Utsändarorganisationen ska stå kostnaderna för införskaffande av visering, däribland nödvändiga resekostnader.
KAPITEL 7
AKTSAMHETSKRAV, SKYDD OCH SÄKERHET
Artikel 28
Säkerhethantering och riskbedömning
1. Utsändarorganisationen ska inrätta en säkerhetspolicy och riskbedömningsrutiner i organisationen som ska vara lämpliga och tillämpas på EU-frivilliga och som ska anpassas vid behov.
2. Med utgångspunkt i utsändarorganisationens säkerhetspolicy ska utsändar- och värdorganisationerna gemensamt utarbeta en plan för säkerhetshantering och en evakueringsplan som tillämpas på åtgärder inom ramen för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete. Dessa planer ska åtminstone uppfylla de krav som anges i punkt 5 i bilaga I.
3. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt utarbeta en skriftlig bedömning av säkerhets-, rese- och hälsorisker som är relevanta för utplaceringslandet. Bedömningen ska åtminstone uppfylla de krav som anges i punkt 6 i bilaga I.
4. Den riskbedömning som avses i punkt 3 ska ses över och aktualiseras så regelbundet som situationen kräver och åtminstone innan de EU-frivilliga utstationeras. Om riskbedömningen leder till slutsatsen att utplaceringen skulle ske på en plats där internationell eller nationell väpnad konflikt, eller hot om väpnad konflikt, förekommer ska utplaceringen inte genomföras, och om en EU-frivillig redan valts ut ska utplaceringen annulleras.
5. Krav på säkerhetstänkande och lämpliga beteenden när det gäller riskhantering och säkerhetshantering ska tas upp i arbetsbeskrivningen och rekryteringsprocessen.
6. Utsändarorganisationer ska informera relevanta nationella myndigheter i medlemsstaterna och andra deltagande länder i enlighet med artikel 23 i förordning (EU) nr 375/2014, innan en av deras medborgare utplaceras som EU-frivillig. Före utplaceringen ska utsändarorganisationen när det gäller EU-frivilliga som inte är unionsmedborgare kontrollera reglerna för konsultärt skydd som lämnas av det land där den frivilliga är medborgare eller av något annat land.
7. Utsändar- och värdorganisationer ska se till att de EU-frivilliga får tillgång till och har förstått alla upplysningar om säkerhet och skydd. Under introduktionen ska en situationsspecifik säkerhetsbriefing ges före avresan och inom 24 timmar efter ankomsten till utplaceringslandet. Briefingen ska omfatta resultaten från riskbedömningen, evakuations- och säkerhetsplanerna, rapportering om säkerhetsincidenter, rutiner för evakuering och hemstransport, kommunikationsled, kontaktperson(er) med ansvar för krishantering och uppgifter om ambassader, polisstationer, brandkår och sjukhus.
8. Utsändarorganisationen ska se till att de EU-frivilliga åtminstone täcks av den försäkring som lämnas enligt artikel 24.
9. Utöver den obligatoriska säkerhetsutbildningen inom ramen för utbildningsprogrammet ska utsändarorganisationen ge de EU-frivilliga annan relevant säkerhetsutbildning som den ger sin egen internationella personal.
10. När det avtal som avses i artikel 16.2 undertecknas ska de EU-frivilliga intyga att han eller hon känner till och har för avsikt att följa säkerhetsrutinerna, däribland skyldigheten att hålla sig informerad och uppdaterad om den aktuella säkerhetssituationen, det personliga ansvaret för den egna säkerheten, andras säkerhet och organisationens säkerhet samt skyldigheten att avstå från riskabla beteenden. Utsändar- och värdorganisationerna ska uppmärksamma EU-frivilliga på vilka följder överträdelser av säkerhetsbestämmelserna kan få, i synnerhet att utplaceringen måste avslutas i förtid.
11. Utsändarorganisationen ska rekommendera EU-frivilliga att skriva in sig hos sitt lands ambassad eller konsulat i utplaceringslandet och ska informera de frivilliga om möjligheten att begära konsulärt bistånd från dessa beskickningar. Om det land där de EU-frivilliga är medborgare inte har någon konsulär beskickning i utplaceringslandet ska utsändarorganisationen rekommendera EU-frivilliga som är unionsmedborgare att skriva in sig hos ett konsulat eller en ambassad som tillhör någon annan av EU:s medlemsstater och ska informera de frivilliga om möjligheten att begära konsulärt bistånd från dessa beskickningar.
12. Med utgångspunkt i uppdateringar från värdorganisationen ska utsändar- och värdorganisationerna regelbundet aktualisera evakueringsplanen för att se till att den hela tiden är anpassad till den operativa situationen. I riskbedömningen ska anges med vilka intervaller planen ska ses över och värdorganisationen ska använda både äldre och aktualiserade uppgifter för att ändra planen vid behov. Evakueringsplanen ska finnas på ett ställe som är lätt tillgängligt för de EU-frivilliga.
13. Värdorganisationen ska se till att de EU-frivilliga informeras om alla ändringar i den operativa situationen och därav följande ändringar i säkerhetsrutiner eller förfaranden.
14. Värdorganisationen ska känna till var de EU-frivilliga befinner sig och var de kan nås per telefon alla tider på dygnet, oavsett om de är i tjänst.
Artikel 29
Rutiner vid incidenter eller evakuering
1. Vid säkerhetsincidenter ska EU-frivilliga avrapportera så snart som möjligt. Beroende på hur allvarlig incidenten är och vilka förfaranden som tillämpas i utsändar- och värdorganisationerna, kan avrapporteringen utföras av den närmast överordnade eller mentorn vid värdorganisationen eller utsändarorganisationens krishanteringsansvariga, och kan även omfatta professionellt psykologiskt stöd.
2. Vid evakueringar ska evakueringsplanen följas och EU-frivilliga ska tas om hand hela tiden, i förekommande fall med hjälp av de förfaranden som tillämpas av konsulat eller ambassader där den EU-frivilliga har registrerat sig i enlighet med artikel 28.11.
3. Utsändarorganisationen ska kontakta EU-frivilliga efter återvändandet och se till att de erbjuda lämplig uppföljning, däribland avrapportering efter slutfört uppdrag samt psykosocialt och medicinskt stöd.
4. Säkerhetsfrågor ska behandlas i utsändar- och värdorganisationernas övervakning- och utvärderingsram och erfarenhetsåterföringen från säkerhetsincidenter ska användas för projektgranskning och förbättring.
Artikel 30
Hälsa och säkerhet
1. Utsändarorganisationen ska inrätta en policy för hälsa och säkerhet i organisationen som ska vara lämplig och tillämpas på EU-frivilliga och som ska anpassas vid behov. Den ska bland annat innehålla riktlinjer om
a)
personligt välbefinnande med avseende på fysisk hälsa (råd om förebyggande av sjukdomar, kost och sömn, klimatologiska risker, geografiska faror och tillgång till vård), samt
b)
mental hälsa (råd om balans mellan arbetsliv och privatliv, stresshantering, försvarsmekanismer och avslappningsövningar, kontaktpunkter för psykosocialt stöd).
2. Med utgångspunkt i utsändarorganisationens policy för hälsa och säkerhet ska utsändar- och värdorganisationerna gemensamt utveckla en uttömmande uppsättning regler för hälsa och säkerhet samt riktlinjer som uppfyller aktsamhetskravet och säkrar de EU-frivilligas fysiska och psykiska hälsa.
3. Som ett led i den riskbedömning som avses i artikel 28.3 ska utsändar- och värdorganisationer innan arbetsbeskrivningen utarbetas gemensamt bedöma om utplaceringsorten erbjuder säkra och trygga arbets- och levnadsförhållanden för EU-frivilliga enligt de indikatorer som anges i punkt 7 i bilaga I.
4. Utsändarorganisationen ska se till att den EU-frivilliga åtminstone täcks av de breda sjuk- och reseförsäkringsbestämmelser som avses i artikel 24.
5. Vid introduktionen ska utsändarorganisationen upplysa EU-frivilliga om de riktlinjer för hälsa och säkerhet som avses i punkterna 1 och 2, däribland uppgifter om sjukdomar, första hjälpen, underhåll på alla platser, underhåll av fordon och utrustning, arbetsplatser, balans mellan arbetsliv och privatliv, incidenter som påverkar hälsan och säkerheten samt förfaranden för medicinsk evakuering.
6. Utsändarorganisationen ska se till att den EU-frivilliga genomgår en grundlig läkarundersökning före avresan och ska tillhandahålla de mediciner och vacciner som rekommenderas för utplaceringslandet samt vid behov sådan utrustning som förstahjälpenlådor och myggnät.
7. Värdorganisationen ska se till att aktsamhetskravet följs i den dagliga administrationen av frivilligarbetet och att de EU-frivilliga under introduktionsperioden förses med följande:
a)
Aktuell information om lokala resurser i fråga om hälsa och säkerhet, till exempel kontaktuppgifter till läkare, sjukhus och andra vårdresurser.
b)
Vägledning om lokala sedvänjor och regler som ett led i informationen vid ankomst för att minska säkerhetsriskerna och underlätta integration.
8. Utsändarorganisationen ska efter utplacering underlätta hälsoundersökning av återvändande EU-frivilliga och i samband med avrapporteringen efter slutfört uppdrag erbjuda psykosocial debriefing eller rådgivning. Utsändar- och värdorganisationerna ska främja nätverket för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete som alternativt stödsystem före, under och efter utplaceringen.
KAPITEL 8
FÖRFARANDEN FÖR ÖVERVAKNING OCH BEDÖMNING AV DE EU-FRIVILLIGAS INDIVIDUELLA PRESTATIONER
Artikel 31
Övervakning och bedömning av de EU-frivilligas individuella prestationer
1. Med utgångspunkt i de förfaranden för övervakning och prestationshantering som avses i artikel 19 ska utsändar- och värdorganisationer övervaka och bedöma EU-frivilligas individuella prestationer för att mäta framsteg, utfall och resultat med avseende på den EU-frivilligas arbetsuppgifter och mål.
2. Övervakning och bedömning av EU-frivilligas individuella prestationer ska göras kontinuerligt under hela utplaceringsperioden med särskilda granskningar åtminstone i följande etapper:
a)
I förekommande fall vid slutet av den praktiktjänstgöring som aves i artikel 14.
b)
Vid den slutliga prestationsgranskning som avses i artikel 19 och om en halvtidsutvärdering anses nödvändig.
c)
Under den avrapportering efter slutfört uppdrag som avses i artikel 23.
3. Utsändar- och värdorganisationerna ska tillhandahålla uppgifter som visar i vilken utsträckning EU-frivilligas individuella prestationer bidragit till att uppnå målen med projektet och hela initiativet, både i fråga om resultat och effekter, med hänsyn till de indikatorer som avses i artikel 7 i förordning (EU) nr 375/2014. Uppgifterna ska omfatta anonymiserad information om utfall och resultat av de EU-frivilligas arbete som ska användas i utvärderingssyfte. Dessa uppgifter ska behandlas i enlighet med de normer för uppgiftsskydd som avses i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
4. Utsändarorganisationerna ska lämna bistånd för att bygga upp värdorganisationernas kapacitet att mäta framsteg, utfall och resultat med avseende på den EU-frivilligas arbetsuppgifter och mål.
KAPITEL 9
CERTIFIERING AV UTSÄNDAR- OCH VÄRDORGANISATIONER
Artikel 32
Certifiering av värdorganisationer
1. Värdorganisationer som vill bli certifierade ska lämna en objektiv och sanningsenlig självbedömning i enlighet med de krav som aves i punkt 1 i bilaga III, där de bedömer hur deras aktuella politik och praxis uppfyller kraven i de normer och förfaranden för frivilligkandidater och EU-frivilliga som anges i den här förordningen och i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
2. I självbedömningen ska värdorganisationen yppa alla tillkortakommanden och områden som behöver förbättras och som kan komma att kräva kapacitetsbyggande för att kraven ska kunna uppfyllas helt.
3. Värdorganisationer ska tillsammans med den evidensbaserade självbedömningen lämna tre referenser i enlighet med de krav som avses i punkt 1 i bilaga III för att lämna uttömmande uppgifter i fråga om alla krav i de normer och förfaranden som gäller för frivilligkandidater och EU-frivilliga. Referenserna ska lämnas av minst två av följande kategorier av aktörer:
a)
Certifierade utsändar- eller värdorganisationer med vilken den sökande värdorganisationen redan haft eller planerar att inrätta ett partnerskap för att delta i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
b)
Kommissionens samarbetsparter i fråga om humanitärt bistånd med ett gällande (partnerskaps) ramavtal, med vilka den sökande värdorganisationen framgångsrikt samarbetat inom ramen för humanitära biståndsprojekt.
c)
Relevanta internationella organisationer eller icke vinstdrivande organisationer eller offentligrättsliga organ av civil karaktär med vilka den sökande värdorganisationen framgångsrikt samarbetat inom ramen för humanitära biståndsprojekt.
d)
Certifierings- eller revisionsorgan som beviljat den sökande värdorganisationen certifiering för frågor som rör initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete, i vilket fall även ackrediterings- eller revisionshandlingarna ska lämnas in.
4. Den ifyllda självbedömningen ska undertecknas av en befullmäktigad företrädare för värdorganisationen som har rätt att ingå rättsligt bindande åtaganden för dess räkning och ska därefter översändas till kommissionen tillsammans med de referenser som anges i punkt 3.
5. Med utgångspunkt i den evidensbaserade självbedömningen och referenserna ska kommissionen bedöma ansökan och fatta något av följande beslut:
a)
Att bevilja certifiering om den sökande värdorganisationen bedöms helt uppfylla kraven i normerna och förfarandena.
b)
Att inte bevilja certifiering om den sökande värdorganisationen inte bedöms helt uppfylla kraven i normerna och förfarandena.
6. Inom sex månader från det att ansökan inkommit ska kommissionen informera den sökande värdorganisationen om resultatet av certifieringsansökan, och även precisera möjligheterna att vid behov få bistånd med kapacitetsbyggande för att kunna lämna in en ny ansökan. Om det finns kartlagda behov av kapacitetsbyggande med grund i en strategi som ska tillhandahållas av den sökande värdorganisationen ska organisationen ha rätt till och prioriteras för bistånd för kapacitetsbyggande.
Artikel 33
Certifiering av utsändarorganisationer
1. Utsändarorganisationer som vill bli certifierade ska lämna en objektiv och sanningsenlig evidensbaserad självbedömning i enlighet med de krav som aves i punkt 2 i bilaga III, där de bedömer hur deras aktuella politik och praxis uppfyller kraven i normer och förfaranden för frivilligkandidater och EU-frivilliga.
2. I den evidensbaserade självbedömningen ska utsändarorganisationen yppa alla tillkortakommanden och områden som behöver förbättras och som kan komma att kräva tekniskt bistånd för att kraven ska kunna uppfyllas helt. Till den ska även bifogas bevis och handlingar som styrker tillämpningen av rutiner och praxis enligt kraven i normerna och förfarandena, i synnerhet med avseende på frivilligarbetare.
3. Den ifyllda evidensbaserade självbedömningen ska undertecknas av en befullmäktigad företrädare för utsändarorganisationen som har rätt att ingå rättsligt bindande åtaganden för dess räkning och ska därefter översändas till kommissionen tillsammans med de åtföljande handlingar som avses i punkt 2.
4. Med utgångspunkt i den evidensbaserade självbedömningen och åtföljande handlingar ska kommissionen bedöma ansökan och fatta något av följande beslut:
a)
Att bevilja certifiering om den sökande utsändarorganisationen bedöms helt uppfylla kraven i normerna och förfarandena.
b)
Att inte bevilja certifiering om den sökande utsändarorganisationen inte bedöms helt uppfylla kraven i normerna och förfarandena.
5. Inom sex månader från det att ansökan inkommit ska kommissionen informera den sökande utsändarorganisationen om resultatet av certifieringsansökan, och även precisera möjligheterna att vid behov få tekniskt bistånd för att kunna lämna in en ny ansökan. Om det finns kartlagda behov av tekniskt bistånd med grund i en strategi som ska tillhandahållas av utsändarorganisationen ska organisationen ha rätt till och prioriteras för tekniskt bistånd.
Artikel 34
Rättsmedel
1. Kommissionen ska i beslut om att inte bevilja certifiering och om att avslå ansökan informera den sökande organisationen om att en ny ansökan får lämnas in först tolv månader efter den dag då sökanden underrättades om avslaget. Beslutet ska även ange vilka rättsmedel som kan åberopas mot beslutet.
2. I enlighet med artiklarna 256 och 263 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget) ska tribunalen vara behörig i fråga om akter som antas av Europeiska kommissionen och som ska ha rättsverkan i förhållande till tredje man. I enlighet med artiklarna 256, 268 och 340 i EUF-fördraget ska tribunalen även vara behörig att avgöra tvister om skadeståndsansvar för Europeiska kommissionen i utomobligatoriska förhållanden.
Artikel 35
Organisationernas ekonomiska bärkraft och organisatoriska kapacitet
Bedömningen av certifierade utsändar- och värdorganisationers ekonomiska bärkraft och organisatoriska kapacitet ligger utanför certifieringsförfarandet. En förutsättning för att få ekonomiskt bistånd från EU är att den ekonomiska bärkraften och organisatoriska kapaciteten har bedömts i samband med ansökan efter förslagsinfordran.
Artikel 36
Certifieringens giltighetstid och regelbundna kontroller
1. Certifierade utsändar- och värdorganisationer ska genomgå förnyad certifiering tre år efter det att de mottagit kommissionens beslut om att bevilja certifiering eller vid någon annan tidpunkt om väsentliga förändringar gjorts i normerna eller förfarandena för de aktuella frågorna.
2. Under certifieringens giltighetstid kan certifierade utsändar- och värdorganisationer vid behov uppmanas att genomgå regelbundna kontroller som utförs av kommissionen.
3. Certifierade utsändar- och värdorganisationer ska omedelbart informera kommissionen om alla förändringar i deras rättsliga, ekonomiska, tekniska eller organisatoriska situation som kan försvåra efterlevnaden av normer och förfaranden eller som kan skapa intressekonflikter. De ska även informera kommissionen om alla förändringar av deras namn, adress eller rättsliga företrädare.
Artikel 37
Tillfälligt upphävande eller återkallande av certifiering
1. Med utgångspunkt i uppgifter från certifierade utsändar- eller värdorganisationer, däribland sådana regelbundna kontroller som aves i artikel 36.2 eller upplysningar som erhållits på något annat sätt, får kommissionen dra slutsatsen att certifierade utsändar- eller värdorganisationer inte längre uppfyller ett eller flera krav i normerna eller förfarandena. I sådana fall får kommissionen vidta lämpliga åtgärder, däribland att tillfälligt upphäva eller återkalla certifieringen i enlighet med förfarandet i punkt 3 i bilaga III.
2. Utsändar- eller värdorganisationer vars certifiering tillfälligt upphävts eller återkallats får från den dag certifieringen tillfälligt upphävts eller återkallats inte längre utplacera eller ta emot EU-frivilliga och har inte heller rätt att få ekonomiskt bistånd från unionen i detta syfte.
3. Beroende på vilka skäl som ligger till grund för det tillfälliga upphävandet eller återkallandet av certifieringen, i synnerhet de EU-frivilligas säkerhet och skydd, kan kommissionen kräva att EU-frivilliga som är utplacerade när certifieringen tillfälligt upphävs eller återkallas ska sändas hem.
4. Utsändar- eller värdorganisationer ska inte ha rätt att begära kompensation därför att en certifiering tillfälligt upphävts eller återkallats.
Artikel 38
Skadeståndsansvar
Kommissionen ska inte hållas ansvarig för eventuella förluster eller skador som åsamkats eller lidits av utsändar- eller värdorganisationer eller tredje man med anledning av certifieringen av utsändar- eller värdorganisationer.
KAPITEL 10
SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 39
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft den tredje dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 20 november 2014.