ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 1271/2013
av den 30 september 2013
med rambudgetförordning för de organ som avses i artikel 208 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR BESLUTAT FÖLJANDE
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (1), särskilt artikel 208, och
av följande skäl:
(1)
Kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 (2) med rambudgetförordning för de organ som inrättas av gemenskapen grundades på rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (3). Förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 har ersatts av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012. Det är därför nödvändigt att se över förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002. För tydlighetens skull bör förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 ersättas med en ny förordning.
(2)
Det är nödvändigt att ta hänsyn till det gemensamma uttalandet av Europaparlamentet, rådet och Europeiska kommissionen om decentraliserade organ av den 19 juli 2012.
(3)
Vissa bestämmelser i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 måste ses över för att ta hänsyn till de erfarenheter som gjorts vid tillämpningen av dem.
(4)
Den här förordningen bör fastställa breda principer och grundläggande regler för de organ som inrättats enligt EUF-fördraget och Euratomfördraget (nedan kallade unionsorgan) och som får bidrag som belastar unionens budget, utan att det påverkar tillämpningen av den konstituerande akten. På grundval av denna förordning bör unionsorganen anta egna finansiella regler som inte får avvika från den, med undantag för fall då detta är nödvändigt på grund av särdragen i deras verksamhet, och efter att kommissionen gett sitt godkännande.
(5)
Även unionsorgan som är helt självfinansierade och på vilka denna förordning inte är tillämplig bör, för ökad enhetlighet, fastställa liknande bestämmelser när så är lämpligt. I enlighet med det gemensamma uttalandet av Europaparlamentet, rådet och kommissionen av den 19 juli 2012 bör dessa organ förelägga Europaparlamentet, rådet och kommissionen en årlig rapport om genomförandet av sin budget och vederbörligen beakta deras synpunkter och rekommendationer.
(6)
Unionsorganen bör upprätta och genomföra sin budget i enlighet med de fem budgeträttsliga grundprinciperna - enhet, riktighet, universalitet, specificering och ettårighet samt i enlighet med principerna om balans i budgeten, en enda beräkningsenhet, sund ekonomisk förvaltning och öppenhet.
(7)
Det faktum att av unionens bidrag syftar till att åstadkomma balans bör betonas. Den del av unionsorganets positiva budgetutfall som överstiger det bidrag från unionen som betalats ut under året ska återbetalas till unionens budget.
(8)
Om det i den konstituerande akten anges att intäkterna utgörs av avgifter utöver unionens bidrag och att de intäkter som härrör från avgifter ska användas för att finansiera specifika utgifter, bör unionsorganen kunna föra över balansen i form av inkomster avsatta för särskilda ändamål.
(9)
Det är nödvändigt att se till att avgifterna ligger på en lämplig nivå för att täcka kostnaderna för tillhandahållande av tjänster och undvika betydande överskott.
(10)
Delegeringen av uppgifter för genomförande av budgeten till ett unionsorgan måste motiveras av uppgifternas natur och unionsorganets särskilda sakkunskap, samtidigt som en sund ekonomisk förvaltning och kostnadseffektivitet säkerställs. De delegerade uppgifterna bör vara förenliga med den konstituerande akten.
(11)
Unionsorganen bör kunna beviljas ad hoc-bidrag endast om detta uttryckligen föreskrivs i de berörda grundläggande akterna och godkänns i den konstituerande akten.
(12)
I enlighet med artikel 50 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 måste unionsorganet delta i en riktmärkning tillsammans med andra organ och institutioner i unionen.
(13)
Det är nödvändigt att fastställa regler för den handlingsplan som ska följa upp slutsatserna från de övergripande regelbundna utvärderingarna för att garantera att de tillämpas effektivt.
(14)
För att sörja för en konsekvent programplanering bör unionsorganet upprätta ett dokument med en årlig och flerårig programplanering, där hänsyn tas till kommissionens riktlinjer.
(15)
Unionsorganen bör anpassa tidsplanen för den årliga och fleråriga programplaneringen till budgetförfarandet för att garantera att den är effektiv och att alla programplaneringsdokument överensstämmer sinsemellan.
(16)
Det är nödvändigt att tydliggöra internrevisionens och de interna kontrollfunktionernas struktur samt att rationalisera rapporteringskraven. Unionsorganets internrevision bör utföras av kommissionens internrevisor, som bör genomföra revisioner när detta är berättigat på grund av riskerna. Det är nödvändigt att införa regler för inrättande av internrevisionsfunktioner och deras verksamhet.
(17)
Rapporteringskraven bör rationaliseras. Unionsorganen bör lämna en konsoliderad årlig verksamhetsrapport med utförlig information om genomförandet av arbetsprogrammet, budgeten och den personalpolitiska planen samt om organens förvaltning och interna kontrollsystem.
(18)
För att förbättra unionsorganens kostnadseffektivitet är det nödvändigt att göra det möjligt att dela tjänster eller överföra dem till ett annat unionsorgan eller kommissionen. Kostnadseffektiviteten kan särskilt förbättras genom att tillåta att kommissionens räkenskapsförare anförtros samtliga eller vissa uppgifter som åligger unionsorganets räkenskapsförare.
(19)
I enlighet med förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 bör det vara möjligt att dela upp åtaganden som sträcker sig över flera budgetår i årliga delåtaganden endast om detta är tillåtet enligt den konstituerande eller grundläggande akten eller om åtagandena avser administrativa utgifter.
(20)
För att anpassa reglerna för inkomster avsatta för särskilda ändamål till reglerna i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 är det nödvändigt att fastställa regler för differentiering av inkomster avsatta för särskilda ändamål (interna och externa) och för deras överföring.
(21)
För att anpassa reglerna för hur ränta som genereras av unionens bidrag till unionsorganet behandlas till reglerna i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 är det nödvändigt att föreskriva att ränta inte ska betalas till budgeten.
(22)
I förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 föreskrivs en möjlighet att i särskilda fall ingå ett rättsligt åtagande innan ett budgetåtagande. Unionsorgan bör också ha den möjligheten.
(23)
För att säkerställa överensstämmelse mellan förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 och förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 bör särskilda bestämmelser om upphandling och bidrag inte tillåtas. Tillämpningen av en enda uppsättning regler gör att unionsorganets arbete förenklas och att de riktlinjer och modeller som utarbetats av kommissionen kan användas.
(24)
Det bör införas en möjlighet för unionsorganet att dela ut priser till följd av tävlingar för att anpassa bestämmelserna i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 till förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
(25)
För att kartlägga och korrekt hantera risker för faktiska eller upplevda intressekonflikter bör unionsorganen åläggas att anta regler om förebyggande och hantering av intressekonflikter. Sådana bestämmelser bör ta hänsyn till de riktlinjer som kommissionen utarbetat till följd av det gemensamma uttalandet från Europaparlamentet, rådet och kommissionen av den 19 juli 2012.
(26)
Bestämmelserna om fastighetspolitiken, inbegripet införandet av en möjlighet för unionsorganen att ta upp lån och villkor för detta, bör anpassas till förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 för att garantera att de nya bestämmelserna tillämpas enhetligt av unionens alla institutioner och organ.
(27)
Det är nödvändigt att införa övergångsbestämmelser för programplaneringen och rapporteringen eftersom kommissionen behöver tid för att utarbeta lämpliga riktlinjer i samarbete med unionsorganen.
(28)
Denna förordning bör träda i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning så att de reviderade budgetförordningarna för unionsorganen kan antas senast den 1 januari 2014 för att garantera enhetliga regler för nästa fleråriga budgetram.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
AVDELNING I
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 1
Syfte
I denna förordning fastställs de grundläggande finansiella regler enligt vilka unionsorganet ska anta egna finansiella regler. Unionsorganets finansiella regler får endast avvika från denna förordning om särskilda behov föreligger och om kommissionen gett sitt samtycke.
Artikel 2
Definitioner
I denna förordning gäller följande definitioner:
konstituerande akt: det instrument i unionslagstiftningen som reglerar de viktigaste aspekterna av inrättandet av och verksamheten i unionsorganet.
unionsorganets budget: det instrument i vilket samtliga inkomster och utgifter som bedöms bli nödvändiga för unionsorganet införs och godkänns för varje budgetår.
unionsorgan: varje organ som avses i artikel 208 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
styrelse: det viktigaste interna organet inom unionsorganet med ansvar för att fatta beslut i finansiella frågor och budgetfrågor, oavsett vilket exakt begrepp som används för denna instans i den konstituerande akten.
direktör: den person som ansvarar för genomförandet av styrelsens beslut och unionsorganets budget i egenskap av utanordnare, oavsett vilken exakt benämning tjänsten ges i den konstituerande akten.
verkställande organ: internt organ i unionsorganet som bistår styrelsen och vars ansvarsområden och arbetsordning anges i den konstituerande akten.
Artikel 3
Perioder, datum och frister
Om inte något annat anges ska rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1182/71 (4) tillämpas på tidsfrister som fastställs i denna förordning.
Artikel 4
Skydd av personuppgifter
Denna förordning påverkar inte tillämpningen av kraven i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG (5) och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (6).
Artikel 5
Iakttagande av budgetprinciper
Unionsorganets budget ska upprättas och genomföras enligt principerna om enhet, riktighet i budgeten, ettårighet, balans, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering och sund ekonomisk förvaltning, vilket förutsätter effektiv och ändamålsenlig intern kontroll samt öppenhet, på det sätt som avses i denna förordning.
AVDELNING II
BUDGETPRINCIPER
KAPITEL 1
Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten
Artikel 6
Tillämpningsområde för unionsorganets budget
1. Unionsorganets budget ska omfatta följande:
a)
Unionsorganets egna inkomster bestående av de avgifter som det har rätt att uppbära i samband med den verksamhet det anförtrotts att bedriva, samt andra eventuella inkomster.
b)
Eventuella bidrag från den medlemsstat där organet har sitt säte.
c)
Bidrag som beviljats av unionen.
d)
Inkomster avsatta för särskilda ändamål i enlighet med artikel 23.1.
e)
Unionsorganets utgifter, inklusive administrativa utgifter.
2. Inkomster i form av avgifter får endast avsättas i de exceptionella och väl motiverade fall som anges i den konstituerande akten.
3. Om det i en eller flera konstituerande akter föreskrivs att klart definierade uppgifter ska finansieras separat eller om unionsorganet genomför uppgifter som anförtrotts det genom ett delegeringsavtal, ska det ha separat bokföring för inkomster och utgifter. Unionsorganet ska tydligt identifiera varje grupp av uppgifter i den planering av personalresurser som ingår i det årliga och fleråriga programplaneringsdokument som avses i artikel 32.
Artikel 7
Ad hoc-bidrag
1. Unionsorganet får endast motta ad hoc-bidrag från budgeten om detta godkänns i den konstituerande akten och uttryckligen föreskrivs i den grundläggande akten.
2. Om unionsorganet har bemyndigats att motta ad hoc-bidrag ska de uppgifter som finansieras genom dessa bidrag ingå i det årliga arbetsprogram som avses i artikel 32.3.
Artikel 8
Delegeringsavtal
1. Kommissionen får inte anförtro unionsorganet uppgifter för genomförande av budgeten, utom om det är motiverat av åtgärdens särskilda karaktär och unionsorganets särskilda sakkunskap.
2. Vid val av organ ska vederbörlig hänsyn tas till
a)
hur kostnadseffektivt det är att delegera dessa uppgifter,
b)
inverkan på organets styrningsstruktur och dess ekonomiska resurser och personalresurser.
3. Om kommissionen undantagsvis delegerar uppgifter till unionsorganet ska följande gälla:
a)
Artikel 60 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska tillämpas för unionsorganet när det gäller medel som anslås till dessa uppgifter och artiklarna 108 och 109 i denna förordning ska inte tillämpas.
b)
De delegerade uppgifterna bör anges i unionsorganets årliga arbetsprogram, som avses i artikel 32.3, men endast i informationssyfte.
4. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 2 ska utanordnaren samråda med styrelsen innan han eller hon undertecknar delegeringsavtalet.
Artikel 9
Särskilda regler avseende principerna om enhet och riktighet i budgeten
1. Alla inkomster och utgifter ska medföra att en rubrik i unionsorganets budget tillgodogörs eller belastas.
2. Åtagande eller godkännande av utgifter får inte ske utöver de anslag som beviljats i unionsorganets budget.
3. Ett anslag får tas upp i unionsorganets budget endast om det motsvarar en utgift som bedöms vara nödvändig.
4. Ränta på förfinansiering ur unionsorganets budget ska inte föras upp i dess budget.
KAPITEL 2
Principen om ettårighet
Artikel 10
Definition
De anslag som tas upp i unionsorganets budget ska beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december.
Artikel 11
Typer av anslag
1. Anslagen i unionsorganets budget ska som regel vara icke-differentierade; om det finns operativa skäl för detta, får emellertid differentierade anslag användas. Differentierade anslag ska bestå av åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden.
2. Åtagandebemyndiganden ska täcka den totala kostnaden för alla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret.
3. Betalningsbemyndigandena ska täcka de betalningar som krävs för att uppfylla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret eller som ingåtts under tidigare budgetår.
Artikel 12
Redovisning av inkomster och anslag
1. Unionsorganets inkomster enligt artikel 6 ska tas upp i räkenskaperna för ett givet budgetår på grundval av de belopp som tagits emot under det budgetåret.
2. Unionsorganets inkomster ska ge upphov till betalningsbemyndiganden på samma nivå.
3. Anslag som beviljas för ett budgetår ska bara användas för att täcka utgifter för vilka åtaganden ingås och betalningar verkställs under budgetåret i fråga samt för att fullgöra åtaganden som ingåtts under föregående budgetår.
4. Utgiftsåtaganden ska tas upp i räkenskaperna på grundval av de rättsliga åtaganden som skett fram till den 31 december.
5. Betalningarna för ett budgetår ska tas upp i räkenskaperna på grundval av de betalningar som effektuerats av räkenskapsföraren till och med den 31 december det budgetåret.
Artikel 13
Åtaganden mot budgetanslag
Åtaganden får göras för medlen i unionsorganets budget med verkan från den 1 januari, så snart budgeten för organet har antagits slutgiltigt.
Artikel 14
Anslag som förfaller och anslag som överförs
1. Anslag som inte har tagits i anspråk i slutet av det budgetår för vilket de beviljades ska förfalla. De kan emellertid föras över, men endast till påföljande budgetår, efter ett beslut som fattas senast den 15 februari av styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet, i enlighet med punkterna 3 och 4, eller de kan föras över automatiskt i enlighet med punkt 5.
2. Anslag som avser personalutgifter får överföras till följande budgetår.
3. I fråga om åtagandebemyndiganden och icke-differentierade anslag som inte har tagits i anspråk vid budgetårets utgång kan överföringen avse
a)
belopp som motsvarar åtagandebemyndiganden,
b)
belopp som motsvarar icke-differentierade anslag med anknytning till byggnadsprojekt, för vilka de flesta förberedelser för ett åtagande är fullbordade den 31 december. Den förberedande fasen för ett åtagande ska anges i tillämpningsbestämmelserna till varje unionsorgans budgetförordning.
Dessa belopp får anslås fram till och med den 31 mars följande år, eller fram till och med den 31 december följande år för belopp som avser byggnadsprojekt.
4. Betalningsbemyndiganden får föras över om beloppen är nödvändiga för att uppfylla redan gjorda åtaganden eller hänför sig till åtagandebemyndiganden som överförts, när de anslagsutbetalningar som avsatts under de berörda rubrikerna i budgeten för påföljande budgetår är otillräckliga för att täcka behoven.
Det berörda unionsorganet ska i första hand använda de anslag som beviljats för det innevarande budgetåret och inte använda de överförda anslagen förrän de förstnämnda är uttömda.
5. Icke-differentierade anslag som motsvarar åtaganden som normalt görs vid budgetårets utgång ska överföras automatiskt endast till påföljande budgetår.
6. Överförda anslag för vilka inga åtaganden ingåtts den 31 mars år N + 1 ska automatiskt förfalla och ska särskiljas i räkenskaperna.
Artikel 15
Regler för överföring till påföljande budgetår av inkomster som avsatts för särskilda ändamål
Vid överföring till påföljande budgetår av inkomster som avsatts för särskilda ändamål enligt artikel 23 och av anslag som är disponibla den 31 december och som härrör från sådana inkomster gäller följande regler:
a)
Externa inkomster som avsatts för särskilda ändamål ska överföras automatiskt och ska användas i sin helhet innan alla insatser inom det program eller den åtgärd de avsatts för har avslutats. Externa inkomster avsatta för särskilda ändamål som kommit in under det sista året för programmet eller åtgärden får användas under det första året av det påföljande programmet eller den påföljande åtgärden.
b)
Interna inkomster som avsatts för särskilda ändamål får bara överföras till påföljande budgetår, med undantag för sådana interna inkomster avsatta för särskilda ändamål som avses i artikel 23.3 f, vilka ska överföras automatiskt.
När en inkomst som avsatts för särskilda ändamål överförs mellan budgetår ska unionsorganet senast den 1 juni år N + 1 informera kommissionen om utnyttjandet beloppet i fråga.
Artikel 16
Tillbakadragande av anslag
Om anslag dras tillbaka under något av de budgetår som följer på det år då anslagen fördes in i unionsorganets budget på grund av att de åtgärder för vilka anslagen avsatts inte genomförts helt eller delvis, ska motsvarande anslag förfalla.
Artikel 17
Åtaganden
1. Löpande administrativa utgifter får från och med den 15 oktober varje år belasta anslagen för det påföljande budgetåret i form av förhandsåtaganden. Sådana åtaganden ska emellertid inte överstiga en fjärdedel av de motsvarande totala anslag som styrelsen beslutat om under motsvarande budgetrubrik för det innevarande budgetåret. Sådana åtaganden får inte gälla nya utgifter av ett slag som ännu inte principiellt godkänts i unionsorganets senast vederbörligen antagna budget.
2. Utgifter som ska betalas i förskott, t.ex. hyror och liknande, ska vad avser betalningar från och med den 1 december belasta anslagen för det närmast följande budgetåret. I så fall ska den gräns som tillämpas i punkt 1 inte gälla.
Artikel 18
Regler som ska tillämpas om antagandet av unionsorganets budget försenas
1. Om unionsorganets budget inte har antagits slutgiltigt vid budgetårets början ska reglerna i artiklarna 2-6 gälla.
2. Åtaganden och betalningar får göras inom de gränser som fastställs i punkt 3.
3. Åtaganden får göras per kapitel för upp till högst en fjärdedel av de totala anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret med en ökning av en tolftedel för varje avslutad månad.
Summan av inkomsterna enligt den preliminära inkomst- och utgiftsberäkningen ska inte överskridas.
Betalningarna får göras månadsvis per kapitel för upp till högst en tolftedel av de anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret. Beloppet får dock inte överstiga en tolftedel av de anslag som angetts i detta kapitel i beräkningen av inkomster och utgifter.
4. De anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret, i enlighet med i punkterna 2 och 3, ska anses avse de anslag som beviljats i unionsorganets budget, inbegripet genom ändringsbudgetar, efter justering för överföringar som genomförts under det budgetåret.
5. På direktörens begäran och om kontinuiteten i unionsorganets verksamhet och förvaltningsbehoven så kräver, kan rådet genom beslut med kvalificerad majoritet på förslag från kommissionen bevilja utgifter som är större än en tillfällig tolftedel, men som inte överstiger summan av fyra tillfälliga tolftedelar, utom i vederbörligen motiverade fall, för såväl åtaganden som betalningar utöver dem som automatiskt gjorts tillgängliga i enlighet med punkterna 2 och 3.
Ytterligare tolftedelar får beviljas som hela tolftedelar men kan inte delas upp i bråkdelar.
6. Om, för ett visst kapitel, beviljandet av fyra tillfälliga tolftedelar i enlighet med punkt 5 inte gör det möjligt att täcka de utgifter som krävs för att undvika ett avbrott i unionsorganets verksamhet på det område som täcks av ifrågavarande kapitel, kan i undantagsfall ett överskridande beviljas av det anslagsbelopp som tagits upp i motsvarande kapitel i unionsorganets budget för det föregående räkenskapsåret. Styrelsen ska följa de förfaranden som föreskrivs i punkt 5. Emellertid får den totala summan av de anslag som beviljades i unionsorganets budget för det föregående räkenskapsåret eller i det framlagda budgetförslaget inte i något fall överskridas.
KAPITEL 3
Principen om balans i budgeten
Artikel 19
Definition och tillämpningsområde
1. Det ska råda balans mellan inkomster och betalningsbemyndiganden.
2. Åtagandebemyndiganden får inte överstiga summan av bidraget från unionen samt de egna inkomster och eventuella andra inkomster som avses i artikel 6.
3. För organ vars inkomster består av avgifter utöver unionens bidrag bör avgifterna fastställas till en sådan nivå att en betydande ackumulering av överskott undviks. Om budgetutfallet, i den mening som avses i artikel 97, upprepade gånger uppvisar stora över- eller underskott ska nivån på avgifterna ses över.
4. Unionsorganet får inte ta upp lån inom ramen för sin budget.
5. Unionens bidrag till organet ska i organets budget utgöra ett utjämningsbidrag och får delas upp i flera utbetalningar.
6. För att undvika omotiverat stora likvida tillgångar ska unionsorganet noggrant förvalta sina likvida medel och ta vederbörlig hänsyn till inkomster avsatta för särskilda ändamål. Unionsorganet ska i sina ansökningar om utbetalning redovisa detaljerade och uppdaterade prognoser över sina faktiska behov av likvida medel under året, och där även redogöra för inkomster avsatta för särskilda ändamål.
Artikel 20
Budgetutfall från budgetåret
1. Om budgetutfallet i den mening som avses i artikel 97 uppvisar överskott ska det återbetalas till kommissionen, dock endast upp till det bidrag som erlagts under året. Den del av budgetutfallet som överstiger det belopp med vilket unionen bidragit under året ska tas upp i unionsorganets budget för nästföljande budgetår som inkomst.
Första stycket ska också tillämpas om unionsorganets inkomster utgörs av avgifter utöver unionens bidrag.
Skillnaden mellan det bidrag som tagits upp i budgeten och det som faktiskt betalas till unionsorganet ska förfalla.
I syfte att komplettera den information som redan redovisats avseende budgetresultatet från år N-2 ska unionsorganet senast den 31 januari år N lägga fram en beräkning över sitt budgetresultat från år N-1, vilket ska återbetalas till budgeten senare under år N. Kommissionen ska ta vederbörlig hänsyn till dessa uppgifter när den beräknar unionsorganets finansiella behov för år N + 1.
2. I undantagsfall och om det i den konstituerande akten föreskrivs att de inkomster som härrör från avgifter ska användas för att finansiera specifika utgifter, får unionsorganet överföra resterande avgifter som inkomster avsatta för den verksamhet som är förknippad med de tjänster för vilka avgifterna ska betalas.
3. Om budgetutfallet, i den mening som avses i artikel 97, uppvisar underskott ska det tas upp i unionsorganets budget för påföljande budgetår som betalningsbemyndiganden, eller, i förekommande fall, kvittas mot unionsorganets positiva budgetutfall under påföljande budgetår.
4. Inkomsterna eller betalningsbemyndigandena ska under budgetförfarandet tas upp i unionsorganets budget genom en ändringsskrivelse i enlighet med artikel 39 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 eller, om genomförandet av unionsorganets budget redan inletts, genom en ändringsbudget.
KAPITEL 4
Principen om en enda beräkningsenhet
Artikel 21
Användning av euro
Unionsorganets budget ska upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna ska redovisas i euro. Om likviditetsförvaltningen så kräver får dock räkenskapsföraren genomföra transaktioner i andra valutor enligt de finansiella bestämmelserna för det berörda unionsorganet, vilket också ska gälla förskottsförvaltarna med avseende på förskottskontona.
KAPITEL 5
Universalitetsprincipen
Artikel 22
Definition och tillämpningsområde
Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 23 ska de totala inkomsterna täcka de totala betalningsbemyndigandena. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 25 ska alla inkomster och utgifter tas upp som bruttobelopp i budgeten utan att justeras mot varandra.
Artikel 23
Inkomster avsatta för särskilda ändamål
1. Externa och interna inkomster avsatta för särskilda ändamål ska användas för att finansiera specifika utgiftsposter.
2. Följande ska utgöra externa inkomster avsatta för särskilda ändamål:
a)
Finansiella bidrag från medlemsstater och tredjeländer, i båda fallen inbegripet deras offentliga organ, enheter eller fysiska personer, till vissa verksamheter som unionsorganet bedriver i den mån som detta föreskrivs i det avtal som ingåtts mellan unionsorganet och de berörda medlemsstaterna, tredjeländerna eller offentliga organen, enheterna eller fysiska personerna.
b)
Inkomster för ett särskilt ändamål, t.ex. inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.
c)
Finansiella bidrag, som inte omfattas av led a, från tredjeländer eller olika EU-externa organ för deltagande i unionsorganens verksamhet.
-
Inkomster från ad hoc-bidrag i enlighet med artikel 7.
-
Inkomster från delegeringsavtal i enlighet med artikel 8.
d)
Sådana interna inkomster avsatta för särskilda ändamål som avses i punkt 3, i den mån som dessa kompletterar de andra inkomster som avses i leden a-c i den här punkten.
e)
Inkomster från avgifter som avses i artikel 6.2.
3. Följande ska utgöra interna inkomster avsatta för särskilda ändamål:
a)
Inkomster från tredje man i samband med varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som levererats på tredje mans begäran, med undantag för de avgifter som avses i artikel 6.1 a.
b)
Förtjänster från avyttring av fordon, utrustning och installationer samt vetenskaplig och teknisk apparatur som ersätts eller utrangeras när det bokförda värdet är helt och hållet avskrivet.
c)
Inkomster från återbetalningar, i enlighet med artikel 62, av belopp som betalats ut på felaktiga grunder.
d)
Inkomster från leverans av varor, tjänster och bygg- och anläggningsarbeten till unionens institutioner eller andra unionsorgan.
e)
Försäkringsersättningar.
f)
Hyresinkomster.
g)
Inkomster från försäljning av publikationer och filmer, inklusive material som lagras elektroniskt.
h)
Inkomster som uppstår genom skatteåterbäring enligt artikel 25.3 b.
4. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 23.2 e får det i den relevanta konstituerande akten också föreskrivas att de inkomster som omfattas av denna ska avsättas för att täcka vissa specifika utgifter. Om inget annat anges i den relevanta konstituerande akten ska sådana belopp betraktas som interna inkomster avsatta för särskilda ändamål.
5. Alla inkomster som avses i punkt 2 a-c och punkt 3 a och d ska täcka alla direkta eller indirekta utgifter som uppstår på grund av verksamheten eller ändamålet i fråga.
6. Unionsorganets budget ska innehålla rubriker för externa och interna inkomster avsatta för särskilda ändamål och beloppen ska om möjligt anges.
Inkomster avsatta för särskilda ändamål får bara införas i beräkningen av inkomster och utgifter till belopp som är säkra i det skede då budgetförslaget upprättas.
Artikel 24
Donationer
1. Direktören får ta emot alla donationer till unionsorganet, såsom inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.
2. Donationer som kan föra med sig kostnader får bara tas emot efter förhandsgodkännande från styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, från det verkställande organet, som ska fatta beslut inom två månader efter mottagandet av begäran. Om styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet inte fattar något beslut inom denna tidsfrist ska donationen anses godkänd.
Artikel 25
Regler för avdrag och för växelkursskillnader
1. Följande avdrag får göras från ansökningar om utbetalningar för vilka utgifterna sedan godkänns som nettobelopp:
a)
Straffavgifter som förelagts en part i ett upphandlingskontrakt eller en bidragsmottagare.
b)
Kassarabatter, panter och rabatter som dragits av från enskilda fakturor och kostnadsredovisningar.
c)
Justeringar av felaktigt utbetalda belopp.
De justeringar som avses i första stycket led c får göras genom en direkt avräkning mot en ny mellanliggande betalning eller restlikvid till samma betalningsmottagare under det kapitel, den artikel och det budgetår som den felaktiga betalningen belastade.
Unionens redovisningsregler ska tillämpas på de avdrag som avses i första stycket c.
2. Priser på varor och tjänster som levereras till unionsorganet ska, om de innefattar skatter som betalas tillbaka av medlemsstaterna enligt protokollet om Europeiska unionens immunitet och privilegier, tas upp i unionsorganets budget netto exklusive dessa skatter förutsatt att protokollet gäller för unionsorganet.
3. Priser på varor och tjänster som levereras till unionsorganet får, om de innefattar skatter som betalas tillbaka av tredjeland på grundval av gällande överenskommelser, tas upp i unionsorganets budget
a)
netto exklusive dessa skatter, eller
b)
inklusive dessa skatter. I ett sådant fall ska skatteåterbäringen betraktas som interna inkomster avsatta för särskilda ändamål.
4. De nationella skatter som eventuellt betalas av unionsorganet på tillfällig basis enligt punkterna 2 och 3 ska uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka de berörda beloppen.
5. Eventuella underskott i budgetutfallet ska tas upp i organets budget som utgifter.
6. Justeringar får göras för växelkursskillnader som uppstår vid genomförandet av unionsorganets budget. Den slutliga vinsten eller förlusten ska redovisas i budgetutfallet.
KAPITEL 6
Principen om specificering
Artikel 26
Allmänna bestämmelser
Anslag ska delas in efter ändamål i avdelningar och kapitel. Kapitlen ska delas in ytterligare i artiklar och punkter.
Artikel 27
Överföringar
1. Direktören får överföra anslag
a)
mellan olika avdelningar upp till högst 10 % av anslagen för det år som anges på den budgetpost från vilken överföringen görs, och
b)
från ett kapitel till ett annat och från en artikel till en annan utan begränsning.
2. Om beloppet överstiger gränsen i punkt 1 får direktören för styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet föreslå överföringar av anslag från en avdelning till en annan. Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet ska ha tre veckor på sig att invända mot överföringarna. Efter denna frist ska anslagsöverföringarna anses godkända.
3. De överföringar och förslag till överföringar som sker på grundval av punkterna 1 och 2 ska åtföljas av detaljerade motiveringar, som ska innehålla uppgifter om hur anslag utnyttjats och om förväntade behov fram till slutet av budgetåret; dessa uppgifter ska lämnas både för den budgetrubrik som belastas och för den som förstärks genom överföringen.
4. Direktören ska snarast möjligt informera styrelsen om alla anslagsöverföringar som gjorts. Direktören ska informera Europaparlamentet och rådet om alla överföringar som skett enligt punkt 2.
Artikel 28
Särskilda regler för överföringar
1. Anslag får endast föras över till sådana rubriker i unionsorganets budget som fått anslag beviljade eller där ett symboliskt anslag (promemoria) har införts.
2. Anslag som motsvarar inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål får överföras endast om de verkligen används till detta ändamål.
KAPITEL 7
Principen om sund ekonomisk förvaltning
Artikel 29
Principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet/Principen om sund ekonomisk förvaltning
1. Anslagen ska användas enligt principen om sund ekonomisk förvaltning, det vill säga i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.
2. Principen om sparsamhet kräver att de resurser som unionsorganet använder för att genomföra sin verksamhet ska göras tillgängliga i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som behövs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad.
Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås.
Principen om ändamålsenlighet avser hur väl de specifika målen med en åtgärd och de förväntade resultaten uppnås.
3. Unionsorganet ska utföra en riktmärkning i enlighet med artikel 50 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Riktmärkningen ska omfatta
-
en översyn av effektiviteten i unionsorganets övergripande tjänster,
-
en kostnadsnyttoanalys avseende att dela tjänster eller helt flytta dem till andra unionsorgan eller kommissionen.
När organet utför den riktmärkning som avses i första och andra stycket ska organet företa nödvändiga åtgärder för att undvika intressekonflikter.
4. Specifika, mätbara, nåbara, relevanta och tidsbestämda mål ska fastställas för alla verksamhetsområden som omfattas av unionsorganets budget. Målen ska följas upp med hjälp av resultatindikatorer som ska utformas särskilt för varje verksamhet och direktören ska förse styrelsen med all nödvändig information i detta avseende. Dessa uppgifter ska lämnas varje år och senast i de dokument som åtföljer unionsorganets budgetförslag.
5. För att förbättra möjligheterna att fatta beslut ska unionsorganet göra utvärderingar både i förväg och i efterhand enligt de riktlinjer som kommissionen fastställt. Detta ska gälla alla program och verksamheter som medför betydande utgifter, och resultaten av utvärderingarna ska meddelas styrelsen.
6. Direktören ska utarbeta en handlingsplan för att följa upp de utvärderingar som avses i punkt 5 och rapportera om sina framsteg två gånger om året till kommissionen och regelbundet till styrelsen.
7. Styrelsen ska granska genomförandet av den handlingsplan som avses i punkt 6.
Artikel 30
Intern kontroll av budgetgenomförandet
1. Unionsorganets budget ska genomföras med en ändamålsenlig och effektiv intern kontroll.
2. När det gäller genomförandet av unionsorganets budget avses med intern kontroll en process som tillämpas på alla förvaltningsnivåer och som är utformad för att ge rimliga garantier för att följande mål har uppnåtts:
a)
Att verksamheten präglas av effektivitet, ändamålsenlighet och sparsamhet.
b)
Att redovisningen är tillförlitlig.
c)
Att tillgångar och information skyddas.
d)
Att bedrägerier och oriktigheter förebyggs, upptäcks, korrigeras och följs upp.
e)
Att det finns lämplig riskhantering med avseende på lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna, med beaktande av programmens fleråriga karaktär samt de berörda utbetalningarnas typ.
3. En ändamålsenlig intern kontroll ska bygga på bästa internationella praxis, och i synnerhet innefatta
a)
åtskillnad av uppgifter,
b)
lämplig riskhanterings- och kontrollstrategi, vari ingår kontroller på mottagarnivå,
c)
undvikande av intressekonflikter,
d)
tillräckliga verifieringskedjor och dataintegritet i datasystemen,
e)
förfaranden för övervakning av prestandan samt uppföljning av de upptäckta svagheterna och undantagen i den interna kontrollen,
f)
periodiskt återkommande utvärderingar av huruvida det interna kontrollsystemet fungerar på ett fullgott sätt.
4. En effektiv intern kontroll ska grundas på följande:
a)
Införande av strategier för hantering och kontroll av risker genom samordning mellan tillämpliga aktörer som ingår i kontrollkedjan.
b)
Tillgång till kontrollresultaten för alla tillämpliga aktörer som ingår i kontrollkedjan.
c)
Vid behov utnyttjande av oberoende revisionsutlåtanden, förutsatt att kvaliteten på det arbete dessa bygger på är korrekt och acceptabel och att arbetet utfördes i enlighet med överenskomna standarder.
d)
Tillämpning av korrigerande åtgärder i ett lämpligt skede samt avskräckande sanktioner, när så krävs.
e)
Avskaffande av flerfaldiga kontroller.
f)
Kostnadseffektivare kontroller.
KAPITEL 8
Principen om öppenhet
Artikel 31
Offentliggörande av redovisning, budget och rapporter
1. Unionsorganets budget ska upprättas och genomföras och räkenskaperna ska läggas fram i enlighet med principen om öppenhet.
2. En sammanfattning av unionsorganets budget och eventuella ändringsbudgetar ska, i deras slutligt antagna lydelse, offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning inom tre månader från det att de antagits.
Sammanfattningen ska innehålla uppgifter om de fem huvudsakliga budgetrubrikerna för inkomster samt de fem huvudsakliga rubrikerna för unionsorganets administrativa utgifter respektive driftsutgifter, en tjänsteförteckning, en uppskattning av antalet kontraktsanställda som finansieras genom budgetanslag, uttryckt i heltidsekvivalenter, samt uppgifter om utsända nationella experter. Uppgifter för föregående år ska också redovisas.
3. Unionsorganets budget, inklusive tjänsteförteckningen, och eventuella ändringsbudgetar ska - jämte uppgifter om antalet kontraktsanställda som ska finansieras via budgetanslag, uttryckt i heltidsekvivalenter, samt uppgifter om utsända nationella experter - sändas i slutligt antagen form till Europaparlamentet och rådet, revisionsrätten och kommissionen för kännedom, och ska offentliggöras på unionsorganets webbplats inom fyra veckor efter det att de antagits.
4. Unionsorganet ska senast den 30 juni påföljande budgetår på sin webbplats tillhandahålla uppgifter om mottagarna av medel ur unionsorganets budget, inbegripet de experter med vilka kontrakt ingåtts enligt artikel 89, i enlighet med artikel 21.2, 21.3 och 21.4 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 (7) med en standardiserad presentation. De offentliggjorda uppgifterna ska vara lätt tillgängliga, klara och uttömmande. Uppgifterna ska tillhandahållas med vederbörligt iakttagande av de sekretess- och säkerhetskrav, särskilt när det gäller skydd av personuppgifter, som anges i förordning (EG) nr 45/2001.
AVDELNING III
UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR
KAPITEL 1
Upprättande av unionsorganets budget
Artikel 32
Årlig och flerårig programplanering
1. Unionsorganet ska utarbeta ett programplaneringsdokument som innehåller den fleråriga och årliga planeringen och som tar hänsyn till de riktlinjer som fastställs av kommissionen.
2. Det fleråriga programmet ska innehålla
-
den övergripande strategiska programplaneringen inbegripet mål, förväntade resultat och resultatindikatorer,
-
resursplanering inbegripet en flerårig budget och personal.
Resursplaneringen ska i rapporteringssyfte innehålla kvalitativa och kvantitativa uppgifter om personal- och budgetfrågor, i synnerhet följande:
-
För år N - 1 och N, uppgifter om antalet fast anställda tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda enligt definitionerna i tjänsteföreskrifterna, samt om antalet utsända nationella experter.
-
För år N - 1, en uppskattning av budgettransaktionerna enligt artikel 97 och uppgifter om bidrag in natura som unionsorganet beviljats av värdmedlemsstaten.
-
För år N + 1, en uppskattning av antalet fast anställda tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda enligt definitionerna i tjänsteföreskrifterna.
-
För de följande åren, en preliminär budget och planering av personalresurser.
Kommissionen ska tillsända unionsorganet yttrandet från sina berörda avdelningar om utkastet till planering av personalresurser.
Om unionsorganet inte tar full hänsyn till kommissionens yttrande ska det ge kommissionen tillfredsställande förklaringar.
Resursplaneringen ska uppdateras årligen. Den strategiska programplaneringen ska uppdateras vid behov, särskilt med anledning av resultatet av de övergripande utvärderingar som avses i den konstituerande akten.
3. Unionsorganets årliga arbetsprogram ska inbegripa detaljerade målsättningar och förväntade resultat, inbegripet resultatindikatorer. Det ska också innehålla en beskrivning av den eller de åtgärder som ska finansieras och en indikation på hur stora finansiella resurser och personalresurser som anslås till varje åtgärd. Det årliga arbetsprogrammet ska överensstämma med det fleråriga program som avses i punkt 1.
I programmet ska klart anges vilka av unionsorganets uppgifter som lagts till, ändrats eller strukits jämfört med föregående budgetår.
4. Varje betydande ändring av det årliga arbetsprogrammet ska antas enligt samma förfarande som det ursprungliga arbetsprogrammet, i enlighet med bestämmelserna i den konstituerande akten och artikel 33 i denna förordning.
Styrelsen får delegera befogenheten att göra icke-väsentliga ändringar av det årliga arbetsprogrammet till unionsorganets utanordnare.
Artikel 33
Upprättandet av budgeten
1. Budgeten ska upprättas i överensstämmelse med principen om en sund ekonomisk förvaltning.
2. Unionsorganet ska senast den 31 januari varje år till kommissionen överlämna en preliminär beräkning av sina inkomster och utgifter, tillsammans med en allmän motivering.
3. I överensstämmelse med artikel 37 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska unionsorganet varje år till kommissionen, Europaparlamentet och rådet överlämna en preliminär beräkning av sina inkomster och utgifter i enlighet med i den konstituerande akten.
4. Unionsorganets preliminära inkomst- och utgiftsberäkningar ska innehålla följande:
a)
En tjänsteförteckning där det framgår hur många fasta och tillfälliga tjänster som begärs, vilka sedan får beviljas inom gränserna för de disponibla budgetanslagen för varje kategori och grad.
b)
En motivering för de ytterligare tjänster som begärs, om någon sådan förändring i personalresurserna är aktuell.
c)
En kvartalsberäkning över förväntade in- och utbetalningar.
d)
Uppgifter om uppnåendet av alla mål som tidigare fastställts för de olika verksamheterna. Argument för att öka eller minska den föreslagna budgeten för unionsorganet i förhållande till dess budget år N ska underbyggas med hänvisning till utvärderingsresultat.
5. Unionsorganet ska senast den 31 januari varje år till kommissionen, Europaparlamentet och rådet överlämna det utkast till programplaneringsdokument som avses i artikel 32, tillsammans med eventuella uppdaterade versioner av detta.
6. Kommissionen ska i samband med förfarandet för antagandet av budgeten förelägga Europaparlamentet och rådet organets preliminära beräkningar och lägga fram ett förslag om bidraget till unionsorganet jämte sin bedömning av dess personalbehov. Kommissionen ska lägga fram utkastet till tjänsteförteckning för alla unionsorgan och en uppskattning av det antal kontraktsanställda och utsända nationella experter uttryckt i heltidsekvivalenter för vilka anslag föreslås så snart den har utarbetat budgetförslaget.
7. Europaparlamentet och rådet ska anta tjänsteförteckningen för unionsorganet och eventuella ändringar av denna i enlighet med artikel 38.1. Tjänsteförteckningen ska offentliggöras i en bilaga till avsnitt III - kommissionen - i budgeten.
8. Unionsorganets budget och tjänsteförteckning, tillsammans med det programplaneringsdokument som avses i artikel 32, ska antas av styrelsen. De ska anses som slutliga efter det att budgeten, inklusive bidraget till unionsorganet samt tjänsteförteckningen, har antagits och unionsorganets budget och tjänsteförteckningen vid behov har justerats i enlighet därmed.
9. När kommissionen anförtror ett unionsorgan nya uppgifter ska den, utan att det inverkar på lagstiftningsförfarandet för ändring av den konstituerande akten, förelägga Europaparlamentet och rådet den information som krävs för att bedöma de nya uppgifternas konsekvenser för unionsorganets resurser så att organets finansiering vid behov kan ses över.
Artikel 34
Ändringsbudgetar
Alla ändringar av unionsorganets budget, inbegripet tjänsteförteckningen, ska ske genom en ändringsbudget som ska antas enligt samma förfarande som unionsorganets ursprungliga budget, i enlighet med bestämmelserna i den konstituerande akten och artikel 33 i denna förordning.
KAPITEL 2
Unionsorganets budget - struktur och utformning
Artikel 35
Strukturen på unionsorganets budget
Unionsorganets budget ska innehålla en sammanställning över inkomster och utgifter.
Artikel 36
Kontoplanen
Utgifterna ska tas upp i budgeten enligt en kontoplan som är indelad efter ändamål, förutsatt att detta är berättigat på grundval av unionsorganets verksamhet. Unionsorganet ska själv fastställa sin kontoplan, varvid det ska göras tydlig åtskillnad mellan administrativa anslag och driftsanslag.
Artikel 37
Utformningen av unionsorganets budget
I unionsorganets budget ska följande anges:
1.
I sammanställningen över inkomster:
a)
Unionsorganets beräknade inkomster för budgetåret i fråga (år N).
b)
De beräknade inkomsterna för föregående budgetår samt inkomsterna för år N - 2.
c)
Lämpliga anmärkningar vid varje budgetrubrik.
2.
I sammanställningen över utgifter:
a)
Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden för år N.
b)
Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden för föregående budgetår liksom utgiftsåtaganden som ingåtts och betalningar av utgifter som skett under år N - 2; det sistnämnda ska också anges som procentandel av unionsorganets budget för år N.
c)
En sammanfattande förfalloplan över de betalningar som ska verkställas under de följande budgetåren med anledning av budgetmässiga åtaganden som ingåtts under de föregående budgetåren.
d)
Lämpliga anmärkningar vid varje underindelning.
Artikel 38
Regler om tjänsteförteckningar
1. I den tjänsteförteckning som avses i artikel 33 ska, intill uppgiften om antalet beviljade tjänster för det berörda budgetåret, anges motsvarande uppgifter för föregående budgetår samt antalet tjänster som i praktiken tillsatts. Tjänsteförteckningen ska utgöra en absolut övre gräns för unionsorganet. Inga tillsättningar får ske utöver den fastställda gränsen.
Styrelsen får emellertid göra ändringar i tjänsteförteckningen med upp till 10 % av antalet godkända tjänster, utom vad gäller tjänster i lönegraderna AD 16, AD 15, AD 14 och AD 13, samt på följande villkor:
a)
Volymen av de personalanslag som motsvarar ett helt budgetår får inte påverkas.
b)
Det totala antalet tjänster som godkänts i tjänsteförteckningen får inte överskridas.
c)
Unionsorganet ska ha deltagit i en riktmärkning tillsammans med andra organ i unionen, vilken inletts i samband med kartläggningen av kommissionens personalresurser.
2. Trots vad som sägs i punkt 1 andra stycket får dock verkningarna av deltidstjänster som godkänts av tillsättningsmyndigheten i enlighet med tjänsteföreskrifterna kompenseras. Om en anställd begär att godkännandet dras tillbaka innan den beviljade perioden löpt ut, ska unionsorganet i fråga snarast vidta nödvändiga åtgärder för att anpassa sig efter kravet i punkt 1 andra stycket b.
AVDELNING IV
GENOMFÖRANDE AV UNIONSORGANETS BUDGET
KAPITEL 1
Allmänna bestämmelser
Artikel 39
Genomförande av budgeten enligt principen om sund ekonomisk förvaltning
1. Direktören ska fungera som utanordnare. Han eller hon ska genomföra budgeten med avseende både på inkomster och utgifter i enlighet med unionsorganets budgetförordning och med principen om sund ekonomisk förvaltning på eget ansvar och inom ramarna för de tilldelade anslagen.
2. Utan att detta påverkar utanordnarens ansvar för att bedrägerier och oriktigheter förebyggs och upptäcks ska unionsorganet delta i de förebyggande åtgärder mot bedrägeri som vidtas av Europeiska unionens byrå för bedrägeribekämpning.
Artikel 40
Delegering av befogenheter vad gäller budgetens genomförande
1. Direktören får delegera sina genomförandebefogenheter till anställda inom unionsorganet som omfattas av tjänsteföreskrifterna, enligt villkoren i unionsorganets budgetförordning som antas av styrelsen. De personer till vilka ansvar delegeras får endast agera inom ramarna för de befogenheter som uttryckligen har tilldelats dem.
2. Den som delegerats befogenheter får delegera dem vidare enligt villkoren i de tillämpningsbestämmelser till denna förordning som avses i artikel 114. Direktören ska uttryckligen godkänna varje vidaredelegering.
Artikel 41
Intressekonflikter
1. Aktörer i budgetförvaltningen i den mening som avses i kapitel 2 i denna avdelning och andra personer som medverkar vid genomförande och förvaltning av budgeten, inbegripet förberedande åtgärder, revision eller kontroll av budgetmedel, får inte agera på ett sätt som kan leda till en konflikt mellan ett egenintresse och unionsorganets intresse.
Om en sådan situation uppstår, ska personen i fråga avstå från att utföra handlingen och underrätta den behöriga myndigheten som skriftligen ska bekräfta huruvida en intressekonflikt existerar. Om en intressekonflikt konstateras, ska personen i fråga upphöra med all verksamhet på detta område. Den behöriga myndigheten ska vidta lämpliga åtgärder.
2. Vid tillämpning av punkt 1 föreligger en intressekonflikt om en aktör i budgetförvaltningen eller annan person, i enlighet med vad som avses i punkt 1, av familjeskäl, känslomässiga skäl, politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller varje annat gemensamt intresse med mottagaren sätter en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel.
3. Den behöriga myndighet som avses i punkt 1 ska anses vara den anställdes överordnade. Om den anställde är direktören ska den behöriga myndigheten vara styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet.
4. Unionsorganet ska anta regler för förebyggande och hantering av intressekonflikter.
Artikel 42
Metod för genomförande av unionsorganets budget
1. Unionsorganets budget ska genomföras av direktören inom de avdelningar som är underställda honom eller henne.
2. Om detta är oundvikligt får uppgifter av teknisk, administrativ, förberedande eller underordnad natur som varken innebär myndighetsutövning eller ger utrymme för skönsmässiga bedömningar överlåtas åt externa privaträttsliga enheter eller organ genom kontrakt.
KAPITEL 2
Aktörer i budgetförvaltningen
Avsnitt 1
Principen om åtskillnad mellan funktioner
Artikel 43
Åtskillnad mellan funktioner
Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner ska vara åtskilda och ömsesidigt uteslutande.
Avsnitt 2
Utanordnaren
Artikel 44
Utanordnarens befogenheter och ansvar
1. Utanordnarna ska ansvara för verkställigheten av inkomster och utgifter i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning och säkerställa överensstämmelse med kraven på laglighet och korrekthet.
2. Vid tillämpning av punkt 1 ska utanordnaren inrätta en organisation och interna kontrollsystem som är anpassade till uppdraget som utanordnare, i enlighet med de minimistandarder som antas av styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet på grundval av likvärdiga standarder som kommissionen fastställt för sina egna avdelningar och med vederbörlig hänsyn till de risker som är förenade med förvaltningsmiljön och typen av åtgärd som finansieras.
Strukturen och systemen ska utformas på grundval av en ingående riskanalys som ska beakta deras kostnadseffektivitet.
Utanordnaren får inom sina avdelningar inrätta en särskild funktion för rådgivning och expertis i fråga om hantering av risker som är knutna till verksamheten.
3. Utnyttjandet av anslag ska innefatta att utanordnaren gör budgetmässiga och rättsliga åtaganden, kontrollerar och godkänner utgifter samt vidtar de förberedelser som krävs för att anslag ska kunna utnyttjas.
4. Handläggningen av inkomster ska innefatta att beräknade och utestående fordringar fastställs och att betalningskrav upprättas. Den ska innefatta att fastställda fordringar skrivs av, där så är lämpligt.
5. Utanordnaren ska bevara de styrkande handlingarna för de transaktioner som verkställts i fem år räknat från det datum då beslutet om ansvarsfrihet fattats för genomförandet av unionsorganets budget. Personuppgifter som ingår i styrkande handlingar men som inte är relevanta för beviljande av ansvarsfrihet, kontroll- eller revisionsändamål ska om möjligt tas bort. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 avseende lagring av trafikdata ska i alla händelser följas.
Artikel 45
Förhandskontroll
1. Varje transaktion som avses i artikel 44 ska åtminstone vara föremål för en förhandskontroll av dokument och en genomgång av tillgängliga resultat av tidigare kontroller som har samband med de operativa och ekonomiska aspekterna av transaktionen.
Förhandskontrollen ska gälla både initiativet till och utförandet av transaktionen.
2. Med initiativ till en transaktion avses samtliga förberedelser som görs innan utanordnarna antar akter som genomför unionsorganets budget i enlighet med artiklarna 33 och 34.
3. Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av utanordnaren för att kontrollera de operativa och ekonomiska aspekterna.
4. Vid en förhandskontroll ska samstämmigheten mellan de styrkande handlingar som begärts in och annan tillgänglig information kontrolleras. Förhandskontrollernas omfattning vad gäller frekvens och intensitet ska fastställas av den behöriga utanordnaren utifrån en bedömning av risker och kostnadseffektivitet. I tveksamma fall ska den utanordnare som ansvarar för kontrollen av utgiften begära in ytterligare information eller utföra en kontroll på plats, i syfte att nå rimlig säkerhet som ett led i förhandskontrollen.
Syftet med förhandskontrollen är att kontrollera att
a)
utgiften är formellt korrekt och överensstämmer med gällande bestämmelser,
b)
transaktionen är förenlig med den princip om sund ekonomisk förvaltning som anges i artikel 29.
Vid förhandskontroller får utanordnaren betrakta en serie likartade enskilda transaktioner som gäller rutinmässiga utgifter för löner, pensioner, reseersättningar samt ersättning för sjukvårdsutgifter som en enda transaktion.
5. För en given transaktion ska kontrollen utföras av andra anställda än de som tagit initiativet till transaktionen. De anställda som utför kontrollen får inte vara underordnade de anställda som tagit initiativ till transaktionen.
Artikel 46
Efterhandskontroll
1. Utanordnaren får införa kontroller i efterhand med syftet att granska transaktioner som redan godkänts genom förhandskontroll. Sådana kontroller kan ske i form av stickprovskontroller på grundval av en riskanalys.
2. Efterhandskontrollerna får grunda sig på dokument, och kan där så krävs innefatta kontroller på platsen.
Genom efterhandskontrollerna ska det verifieras att de åtgärder som finansieras genom unionsorganets budget genomförs korrekt, och särskilt att kriterierna i artikel 45.4 är uppfyllda.
Utanordnaren ska minst en gång om året gå igenom resultaten av efterhandskontrollerna, för att spåra eventuella systemrelaterade problem. Utanordnaren ska vidta åtgärder för att lösa dessa problem.
Den riskanalys som avses i punkt 1 ska ses över på grundval av kontrollresultat och annan relevant information.
Vid fleråriga program ska utanordnaren lägga upp en flerårig kontrollstrategi, där det framgår vilken typ av kontroller som ska ske under perioden och i vilken omfattning, samt hur, resultaten ska mätas år för år som underlag för den årliga förklaringen om förvaltningen.
3. Förhandskontrollerna ska utföras av andra anställda än de som ansvarar för efterhandskontrollerna. De anställda som ansvarar för efterhandskontrollerna får inte vara underordnade de som ansvarar för förhandskontrollerna.
När utanordnaren genomför finansiell revision av betalningsmottagare såsom efterhandskontroller ska revisionsreglerna vara klara, konsekventa och öppna och ska respektera både unionsorganets och revisionsobjektens rättigheter.
4. Anställda som ansvarar för att kontrollera förvaltningen av finansiella transaktioner i enlighet med punkt 3 ska ha den yrkeskompetens som krävs för uppgiften. De ska följa de yrkesmässiga regler som fastställts av unionsorganet, vilka i sin tur ska bygga på de normer som kommissionen fastställt för sina egna avdelningar.
Artikel 47
Konsoliderad årlig verksamhetsrapport
1. Utanordnaren ska underrätta styrelsen om utförandet av sina uppgifter genom en konsoliderad årlig verksamhetsrapport som innehåller följande:
a)
Uppgifter om
-
genomförandet av organets årliga arbetsprogram, budget och personalresurser i enlighet med artikel 38,
-
systemen för förvaltning och intern kontroll, inbegripet en sammanfattning av antalet internrevisioner som utförts av internrevisorn och deras typ, internrevisionsfunktionerna, de rekommendationer som gjorts samt de åtgärder som vidtagits för att följa upp dessa rekommendationer och tidigare års rekommendationer, i enlighet med artiklarna 82 och 83,
-
alla iakttagelser från revisionsrätten och de åtgärder som vidtagits till följd av dessa iakttagelser,
-
årsredovisningen och rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen utan att det påverkar tillämpningen av artiklarna 92, 96 och 97.
b)
En förklaring från utanordnaren om att han eller hon har rimlig visshet om att, såvida inte annat anges i eventuella reservationer avseende vissa inkomst- och utgiftsområden,
-
uppgifterna i rapporten ger en sann och rättvisande bild,
-
de medel som avsatts för den verksamhet som beskrivs i rapporten har använts för de tilltänkta ändamålen och i enligt principen om sund ekonomisk förvaltning,
-
de kontrollförfaranden som införts ger tillräckliga garantier för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.
Av den konsoliderade årliga verksamhetsrapporten ska det framgå vilka resultat som uppnåtts genom åtgärderna i förhållande till de mål som ställts upp, vilka risker som är förenade med åtgärderna, vilka resurser som utnyttjas och effektiviteten och ändamålsenligheten hos systemen för intern kontroll, inbegripet en helhetsbedömning av kontrollernas kostnader och fördelar.
Den konsoliderade årliga rapporten ska lämnas till styrelsen för bedömning.
2. Senast den 1 juli varje år ska styrelsen överlämna den konsoliderade årliga verksamhetsrapporten tillsammans med bedömningen av denna till revisionsrätten, kommissionen, Europaparlamentet och rådet.
3. Ytterligare rapporteringskrav kan föreskrivas i den konstituerande akten i vederbörligen motiverade fall, särskilt när det krävs på grund av karaktären på det område där organet verkar.
Artikel 48
Skydd av unionens ekonomiska intressen
1. Om en anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen och kontrollen av transaktioner bedömer att ett beslut, som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta, är oriktigt eller bryter mot principerna för en sund ekonomisk förvaltning eller de yrkesregler som den anställda är skyldig att följa, ska han eller hon skriftligen underrätta direktören som ska lämna ett skriftligt svar. Om direktören underlåter att vidta åtgärder eller bekräftar det ursprungliga beslutet eller den ursprungliga instruktionen och den anställda anser att en sådan bekräftelse inte utgör ett rimligt svar på hans eller hennes fråga ska den anställda skriftligen meddela den relevanta instans som avses i artikel 54.5 och styrelsen.
2. I händelse av olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada unionens intressen ska den anställda informera de myndigheter och organ som anges i tillämplig lagstiftning. I avtal med externa revisorer som genomför revisioner av unionsorganets ekonomiska förvaltning ska det föreskrivas att den externa revisorn informerar utanordnaren om varje misstänkt fall av olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som skadar unionens intressen.
Artikel 49
Delegering av budgetens genomförande
Om utanordnarens befogenheter delegerats eller vidaredelegerats enligt artikel 40 ska artikel 44.1, 44.2 och 44.3 i tillämpliga delar gälla för dessa delegerade eller vidaredelegerade utanordnare.
Avsnitt 3
Räkenskapsföraren
Artikel 50
Räkenskapsförarens befogenheter och ansvar
1. Styrelsen ska utse en räkenskapsförare som ska omfattas av tjänsteföreskrifterna och vara helt oberoende i fullgörandet av sina uppgifter. Räkenskapsföraren ska inom unionsorganet ansvara för att
a)
betalningar verkställs korrekt samt att inkomster och fastställda fordringar betalas in,
b)
utarbeta och redovisa räkenskaperna i enlighet med avdelning IX,
c)
föra räkenskaper i enlighet med avdelning IX,
d)
i enlighet med avdelning IX, ansvara för tillämpningen av redovisningsregler, samt sammanställa kontoplanen enligt de bestämmelser som fastställts av kommissionens räkenskapsförare,
e)
utforma och godkänna redovisningssystemen och i förekommande fall godkänna de system som utanordnarna utformar för att leverera eller styrka bokföringsuppgifter; i detta avseende ska räkenskapsföraren ha befogenhet att när som helst kontrollera efterlevnaden av kontrollkriterierna,
f)
förvalta likvida medel.
2. Två eller fler unionsorgan får utse samma räkenskapsförare.
Unionsorgan får också komma överens med kommissionen om att kommissionens räkenskapsförare även ska fungera som unionsorganets räkenskapsförare.
Unionsorganet får också anförtro kommissionens räkenskapsförare en del av de uppgifter som åligger en räkenskapsförare vid unionsorganet, med beaktande av den kostnadsnyttoanalys som avses i artikel 29.
I det fall som avses i detta stycke ska organen vidta de åtgärder som krävs för att undvika intressekonflikter.
3. Räkenskapsföraren ska från utanordnaren få de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en sann och rättvisande bild av unionsorganets ekonomiska ställning samt av budgetgenomförandet. Utanordnaren ska garantera uppgifternas tillförlitlighet.
4. Innan direktören antar räkenskaperna ska räkenskapsföraren attestera dem och därigenom intyga att han eller hon har uppnått rimlig säkerhet om att de ger en sann och rättvisande bild av unionsorganets ekonomiska ställning.
Vid tillämpning av det första stycket ska räkenskapsföraren kontrollera att räkenskaperna har utarbetats i överensstämmelse med de redovisningsregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, och att alla inkomster och utgifter förts in i räkenskaperna.
Utanordnaren ska till räkenskapsföraren överlämna alla uppgifter som han eller hon behöver för att fullgöra sina uppgifter.
Utanordnarna ska fortsatt vara helt ansvariga för att de medel som de förvaltar används på avsett sätt och även för lagligheten och korrektheten avseende utgifter som de kontrollerar, samt för att de uppgifter de överlämnar till räkenskapsföraren är fullständiga och korrekta.
5. Räkenskapsföraren ska ha befogenhet att kontrollera inkommen information samt att utföra de ytterligare kontroller som han eller hon anser vara nödvändiga för att kunna godkänna räkenskaperna.
Räkenskapsföraren ska, om så är nödvändigt, meddela reservationer och exakt förklara karaktären och omfattningen på dessa reservationer.
6. Om inget annat följer av artikel 50.7 eller av artikel 51 ska endast räkenskapsföraren ha befogenhet att praktiskt handlägga likvida medel och motsvarande. Räkenskapsföraren ska ansvara för förvaringen av dessa.
7. Räkenskapsföraren får, där tjänsten så kräver, delegera vissa av sina uppgifter till anställda för vilka han eller hon är formellt överordnad i organisationsstrukturen och som omfattas av tjänsteföreskrifterna.
8. De uppgifter som överlåts ska anges i den handling genom vilken delegeringen sker.
Avsnitt 4
Förskottsförvaltaren
Artikel 51
Förskottskonton
Förskottskonton får upprättas om detta visar sig nödvändigt för betalning av mindre utgifter och för inkassering av andra inkomster enligt artikel 6. Förskottskontona ska krediteras med nödvändiga medel av räkenskapsföraren och skötas av en förskottsförvaltare som utses av honom eller henne.
Maxbeloppet för varje enskild utgifts- eller inkomsttransaktion som får handläggas via förskottskonto gentemot tredje man får inte överstiga 60 000 euro och ska fastställas av varje unionsorgan. Utbetalningar från förskottskonton får göras med hjälp av banköverföring, vilket inkluderar autogirering enligt artikel 74.1, check eller andra betalningsmedel, i enlighet med de anvisningar som fastställts av räkenskapsföraren.
KAPITEL 3
Budgetaktörernas ansvar
Avsnitt 1
Allmänna regler
Artikel 52
Indragning av delegering och upphävande av befogenheter för budgetaktörerna
1. Delegerade och vidaredelegerade utanordnare kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas sina delegeringsbefogenheter av tillsättningsmyndigheten. Utanordnaren får när som helst dra tillbaka sitt godkännande av en vidaredelegering.
2. Räkenskapsföraren eller förskottsförvaltaren, eller båda två, kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas sina befogenheter av styrelsen. I sådana fall ska styrelsen utse en räkenskapsförare på interimsbasis.
3. Punkterna 1 och 2 ska inte påverka möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder på de ovannämnda aktörerna i budgetförvaltningen.
Artikel 53
Budgetaktörernas ansvar vid olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption
1. Artiklarna 52-56 ska inte påverka möjligheten att ställa de budgetaktörer som avses i artikel 52 till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av unionens ekonomiska intressen och kampen mot korruption som tjänstemän vid unionen eller i medlemsstaterna är delaktiga i.
2. Utan att detta påverkar tillämpningen av artiklarna 54, 55 och 56 ska alla utanordnare, räkenskapsförare och förskottsförvaltare kunna bli föremål för disciplinåtgärder och krav på ekonomisk kompensation enligt tjänsteföreskrifterna. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada unionens intressen, ska sådana ärenden hänskjutas till de myndigheter och organ som anges i gällande lagstiftning, särskilt till Europeiska unionens byrå för bedrägeribekämpning.
Avsnitt 2
Regler för utanordnare
Artikel 54
Regler för utanordnare
1. Utanordnaren kan åläggas ekonomiskt ansvar enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.
2. Ersättningsskyldigheten ska särskilt vara tillämplig om utanordnaren, vare sig det sker avsiktligen eller på grund av dennes grova vårdslöshet,
a)
fastställer utestående fordringar eller upprättar betalningskrav, ingår utgiftsåtaganden eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta denna förordning eller, i förekommande fall, tillämpningsbestämmelserna till budgetförordningen för unionsorganet,
b)
försummar att upprätta ett dokument som fastställer en fordran, underlåter eller dröjer med att utfärda ett betalningskrav, eller dröjer med att utfärda en betalningsorder och detta leder till att unionsorganet ådrar sig en civilrättslig skyldighet gentemot tredje man.
3. Om en delegerad eller vidaredelegerad utanordnare anser att ett beslut som det åvilar denne att fatta strider mot gällande bestämmelser eller mot principen om sund ekonomisk förvaltning, ska denne skriftligen underrätta den myndighet som delegerat befogenheten om detta. Om den myndighet som delegerat befogenheten ger den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren skriftlig och motiverad instruktion om att fatta det beslut som avses ovan, ska den utanordnaren befrias från ansvar.
4. Om utanordnaren delegerar sin befogenhet vidare ska han eller hon fortfarande ansvara för att systemen för förvaltning och internkontroll är effektiva och ändamålsenliga, samt för sitt val av delegerad utanordnare.
5. Den specialiserade instans för finansiella oriktigheter som inrättats av kommissionen eller i vilka kommissionen deltar i enlighet med artikel 73.6 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska ha samma befogenheter gentemot unionsorganet som gentemot kommissionens avdelningar, såvida inte styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet beslutar att inrätta en funktionellt oberoende instans, eller att delta i en gemensam instans som inrättas av flera institutioner. När ett ärende läggs fram av ett unionsorgan ska en anställd vid något av unionsorganen delta i den instans för finansiella oriktigheter som inrättats av kommissionen eller där kommissionen deltar.
På grundval av ett yttrande från den instans som det hänvisas till i första stycket ska direktören fatta beslut om huruvida ett förfarande för disciplinåtgärder eller krav på ekonomisk kompensation ska inledas. Om instansen upptäcker systematiska fel ska den överlämna en rapport med sina rekommendationer till kommissionens utanordnare och internrevisor. Om instansen genom sitt yttrande ifrågasätter direktörens tjänsteutövning ska den överlämna yttrandet till styrelsen och till kommissionens internrevisor. Direktören ska, utan angivelse av namn, hänvisa till instansens synpunkter i sin årliga verksamhetsrapport och ange vilka åtgärder som kommer att vidtas som uppföljning.
6. Varje anställd kan åläggas att helt eller delvis ersätta den skada som unionsorganet lidit på grund av ett allvarligt fel som han eller hon begått i eller i samband med tjänsten. Ett motiverat beslut ska därvidlag fattas av tillsättningsmyndigheten, efter det att de formaliteter som ingår i ett disciplinförfarande enligt tjänsteföreskrifterna är fullbordade.
Avsnitt 3
Regler för räkenskapsförare och förskottsförvaltare
Artikel 55
Regler för räkenskapsförare
Räkenskapsförare kan åläggas disciplinärt ansvar eller betalningsansvar på de villkor och enligt de förfaranden som föreskrivs i tjänsteföreskrifterna. Särskilt följande utgör allvarliga fel som räkenskapsförare kan ställas till ansvar för:
a)
Att förlora eller skada de medel, tillgångar eller dokument som han eller hon ansvarar för eller genom vårdslöshet orsaka att de går förlorade eller skadas.
b)
Att göra otillbörliga ändringar i bankkonton eller postgirokonton.
c)
Att göra inkasseringar eller utbetalningar som inte stämmer överens med motsvarande betalningskrav eller betalningsorder.
d)
Att inte kräva in inkomstbelopp som förfallit.
Artikel 56
Regler för förskottsförvaltare
Förskottsförvaltare kan åläggas disciplinärt ansvar eller betalningsansvar på de villkor och enligt de förfaranden som föreskrivs i tjänsteföreskrifterna. Särskilt följande utgör allvarliga fel som en förskottsförvaltare kan ställas till ansvar för:
a)
Att förlora eller skada de medel, tillgångar och dokument som han eller hon ansvarar för eller genom vårdslöshet orsaka att de går förlorade eller skadas.
b)
Att inte med korrekta dokument kunna styrka betalningar de gjort.
c)
Att betala till andra parter än berättigade betalningsmottagare.
d)
Att inte kräva in inkomstbelopp som förfallit.
KAPITEL 4
Handläggning av inkomster
Artikel 57
Ansökan om utbetalning
Unionsorganet ska förelägga kommissionen ansökningar om utbetalning av hela eller delar av bidraget enligt artikel 19.6, på villkor och med intervall som ska beslutas genom överenskommelse mellan unionsorganet och kommissionen.
Artikel 58
Ränta
Ränta som genereras av de medel som kommissionen betalar till unionsorganet i form av bidrag ska inte betalas till budgeten.
Artikel 59
Beräkning av en fordran
1. När utanordnaren förfogar över tillräcklig och tillförlitlig information om en åtgärd eller situation som kan leda till en fordran för unionsorganet ska utanordnaren upprätta en beräkning av fordran.
2. Utanordnaren ska justera beräkningen av fordran så snart som han eller hon får uppgift om en händelse som förändrar den åtgärd eller situation som gett upphov till beräkningen.
När ett betalningskrav upprättas för en åtgärd eller situation som tidigare gett upphov till en beräkning av en fordran ska utanordnaren justera beräkningen.
Om betalningskravet uppgår till samma belopp som i den ursprungliga beräkningen av fordringen ska denna beräkning reduceras till noll.
Artikel 60
Fastställande av en fordran
1. Fastställandet av en fordran är den handling genom vilken utanordnaren ska
a)
kontrollera att skulden existerar,
b)
bestämma eller kontrollera att beloppet är riktigt, och dess storlek,
c)
kontrollera fordrans förfallovillkor.
2. Varje fordran som är säker, likvid och förfallen till betalning ska fastställas genom ett betalningskrav som lämnas över till räkenskapsföraren, åtföljt av en debetnota som tillsänds gäldenären, och båda dokumenten ska upprättas av utanordnaren.
3. Betalningar som skett på felaktiga grunder ska återkrävas.
4. Alla fordringar som inte betalats inom det datum som anges på debetnotan ger upphov till ränta i enlighet med delegerad förordning (EU) nr 1268/2012.
5. I vederbörligen motiverade fall får vissa löpande inkomster fastställas på preliminär basis. Ett preliminärt fastställande får täcka flera enskilda fordringar som således inte behöver fastställas separat. Utanordnaren ska före budgetårets slut justera preliminärt fastställda fordringar så att de uppgår till samma belopp som de fordringar som faktiskt fastställts.
Artikel 61
Godkännande av inkassering
Ett godkännande av en inkassering innebär att utanordnaren genom att utfärda ett betalningskrav ger räkenskapsföraren instruktion att inkassera den fordran som utanordnaren har fastställt.
Artikel 62
Regler om inkassering
1. Räkenskapsföraren ska ansvara för betalningskraven för fordringar som utanordnaren fastställt på vederbörligt sätt. Räkenskapsföraren ska utöva tillbörlig aktsamhet för att säkerställa att unionsorganets fordringar betalas samt att dess rättigheter tillvaratas.
2. Om inbetalningen inte ägt rum när den tidsfrist som angetts i debetnotan gått ut ska räkenskapsföraren informera utanordnaren om detta, och utan dröjsmål inleda ett förfarande för att driva in beloppet via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom avräkning eller, om det inte är möjligt, genom indrivning.
3. Räkenskapsföraren ska kräva in medel genom avräkning i de fall samma gäldenär har en fordran på unionsorganet. Sådana fordringar ska vara säkra, likvida och förfallna till betalning.
4. Om utanordnaren överväger att helt eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran ska han eller hon säkerställa att detta beslut är formellt korrekt, i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning och proportionalitet. Beslutet att avstå från att kräva in en fordran ska vara motiverat. Utanordnaren får bara delegera beslutet att avstå från att kräva in en fordran om denna avser belopp under 5 000 euro.
I beslutet ska anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på.
5. Utanordnaren ska helt eller delvis annullera en fastställd fordran om det upptäcks en felaktighet som visar att fordran fastställts på felaktiga grunder. Detta ska ske genom vederbörligen motiverat beslut av utanordnaren.
Artikel 63
Formaliteter vid inkasseringen
1. När räkenskapsföraren inkasserat en fordran ska han eller hon registrera beloppet i räkenskaperna och underrätta utanordnaren.
2. Vid kontanta inbetalningar till räkenskapsförarens kassa ska kvitto lämnas.
3. En delåterbetalning som görs av en gäldenär mot vilken det finns flera betalningskrav ska först anses avse den äldsta fordringen, såvida inte gäldenären anger något annat.
Alla delbetalningar ska först täcka räntan.
Artikel 64
Ytterligare tidsfrister för betalningen
1. Ytterligare tidsfrister för betalningen kan endast beviljas av räkenskapsföraren tillsammans med utanordnaren efter en vederbörligen motiverad skriftlig förfrågan från gäldenären och på följande villkor:
a)
Gäldenären ska betala den ränta som anges i artikel 83 i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 för hela den ytterligare tidsfrist som beviljats, från och med den förfallodag som avses i artikel 80.3 b i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012.
b)
För att skydda unionsorganets rättigheter ska gäldenären vidare ställa en finansiell säkerhet som godtas av unionsorganets räkenskapsförare och som täcker hela det ännu ej inbetalda beloppet i såväl grundbelopp som ränta.
Den säkerhet som avses i första stycket b kan ersättas med en proprieborgen som ställs av tredje man och godkänns av unionsorganets räkenskapsförare.
2. I undantagsfall får räkenskapsföraren på gäldenärens begäran frångå kravet på säkerhet enligt punkt 1 första stycket b om, enligt hans eller hennes bedömning, gäldenären är villig och i stånd att verkställa betalningen inom den extra tidsfristen men befinner sig i en svår situation och inte kan ställa någon sådan säkerhet.
Artikel 65
Förteckning över fodringar
1. Räkenskapsföraren ska föra en förteckning över de belopp som ska inkasseras. I den ska unionsorganets fordringar ordnas efter den dag betalningskravet upprättats. Beslut om att helt eller delvis avstå från att kräva in fastställda fordringar ska också anges. Förteckningen ska fogas till unionsorganets rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen.
2. Unionsorganet ska upprätta en förteckning över sina fordringar, med angivelse av belopp och namn på gäldenären om domstol i lagakraftvunnen dom ålagt gäldenären att betala och inget betydande belopp återbetats inom ett år efter det att domen meddelats. Förteckningen ska offentliggöras, med vederbörlig hänsyn tagen till skyddet av personuppgifter enligt kravet i förordning (EG) nr 45/2001.
När det gäller personuppgifter om fysiska personer ska de uppgifter som offentliggjorts tas bort så snart fordran har betalats tillbaka i sin helhet. Det samma ska gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.
Beslutet om att föra upp en gäldenär på förteckningen över unionsorganets fordringar ska fattas utifrån proportionalitetsprincipen, med särskild hänsyn tagen till beloppets storlek.
Artikel 66
Preskriptionstid
Unionsorganets fordringar på tredje man och tredje mans fordringar på unionsorganet ska preskriberas efter fem år.
Artikel 67
Särskilda bestämmelser om avgifter
Om ett unionsorgan uppbär avgifter enligt artikel 6.1 a ska det i början av varje budgetår upprättas en preliminär, övergripande beräkning av dessa inkomster.
Om avgifterna i fråga regleras helt och hållet genom lagstiftning eller genom beslut av styrelsen får utanordnaren avstå från att utfärda betalningskrav och i stället utfärda en debetnota direkt efter att ha fastställt en fordran. I dessa fall ska alla närmare uppgifter om unionsorganets fordran registreras. Räkenskapsföraren ska föra en förteckning över alla debetnotor och ange antalet debetnotor och deras sammanlagda belopp i unionsorganets rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen.
Om unionsorganet använder sig av ett separat faktureringssystem ska räkenskapsföraren regelbundet, och minst en gång per månad, föra in det ackumulerade beloppet av inbetalda avgiftsbelopp i räkenskaperna.
Unionsorganet ska inte tillhandahålla tjänster som ingår i dess uppdrag förrän hela den motsvarande avgiften betalats in. I undantagsfall kan emellertid en tjänst tillhandahållas innan motsvarande avgiftsbelopp betalats in. Om tjänsten tillhandahållits innan motsvarande avgiftsbelopp betalats in ska artiklarna 60-66 tillämpas.
KAPITEL 5
Handläggning av utgifter
Artikel 68
Finansieringsbeslut
1. Varje utgift ska vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning.
2. Inga utgiftsåtaganden får göras innan det fattats ett finansieringsbeslut.
3. Unionsorganets årliga arbetsprogram ska gälla som finansieringsbeslut för de åtgärder som det omfattar, förutsatt att de uppgifter som anges i artikel 32.3 klart framgår.
4. Administrativa anslag får utnyttjas utan att ett motsvarande finansieringsbeslut är fattat.
Artikel 69
Typer av åtaganden
1. Ett budgetmässigt åtagande innebär att man avdelar de anslag som är nödvändiga för att verkställa senare betalningar för att uppfylla rättsliga åtaganden.
2. Ett rättsligt åtagande är den handling genom vilken utanordnaren ingår eller konstaterar en förpliktelse som ger upphov till en utgift.
3. Budgetmässiga åtaganden ska delas in i följande tre kategorier:
a)
Enskilt: Ett budgetmässigt åtagande ska benämnas enskilt om mottagaren och utgiftsbeloppet är fastställt.
b)
Övergripande: Ett budgetmässigt åtagande ska benämnas övergripande om minst en av de uppgifter som krävs för att identifiera ett enskilt åtagande fortfarande är obestämd.
c)
Preliminärt: Ett budgetmässigt åtagande ska benämnas preliminärt om det är avsett att täcka löpande utgifter av administrativ natur där varken beloppet eller slutmottagarna har fastställts slutgiltigt.
Ett preliminärt åtagande ska genomföras antingen genom att ett eller flera enskilda rättsliga åtaganden ingås och därmed möjliggör betalningar i ett senare skede eller, i vissa undantagsfall rörande förvaltnings- och personalutgifter, genom betalningar direkt.
4. Om den åtgärd som ett budgetmässigt åtagande ska täcka sträcker sig över mer än ett budgetår får åtagandet delas upp i årliga delåtaganden endast om detta är tillåtet enligt den konstituerande akten eller grundläggande akten eller om det gäller de administrativa utgifterna.
Artikel 70
Regler för åtaganden
1. För varje åtgärd som kan ge upphov till utgifter som belastar unionsorganets budget ska utanordnaren ingå ett budgetåtagande innan han eller hon ingår ett rättsligt åtagande gentemot tredje man.
2. Kravet i punkt 1 att ett rättsligt åtagande måste föregås av ett budgetmässigt ska inte gälla rättsliga åtaganden som sker efter det att en krissituation har förklarats råda inom ramen för kontinuitetsplanen, enligt de förfaranden som unionsorganet antagit som en del av sitt administrativa oberoende.
3. Övergripande budgetåtaganden ska täcka hela den sammanlagda kostnaden för motsvarande enskilda rättsliga åtaganden som ingås till och med den 31 december år N + 1.
Med förbehåll för bestämmelserna i artiklarna 69.4 och 87.2 ska de enskilda rättsliga åtaganden som har avseende på enskilda eller preliminära budgetmässiga åtaganden ingås senast den 31 december år N.
Vid utgången av de perioder som anges i första och andra stycket ska utanordnaren frigöra den outnyttjade delen av sådana budgetmässiga åtaganden.
När ett enskilt rättsligt åtagande ingås som en följd av ett övergripande budgetmässigt åtagande ska utanordnaren, innan denne skriver under åtagandet, föra in beloppet i budgeträkenskaperna och räkna av beloppet mot det övergripande budgetmässiga åtagandet.
4. För budgetmässiga och rättsliga åtaganden som ingåtts för projekt som sträcker sig över en längre period än ett budgetår ska det - med undantag för personalutgifter - fastställas en tidsfrist inom vilken åtagandena ska vara uppfyllda; tidsfristen ska fastställas i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning.
De delar av dessa åtaganden som inte har uppfyllts sex månader efter det datum som avses i det första stycket i denna punkt ska dras tillbaka i enlighet med artikel 16.
Om inga betalningar i den mening som avses i artikel 75 har skett för ett givet rättsligt åtagande inom två år efter det att det undertecknats ska det motsvarande budgetmässiga åtagandet dras tillbaka, förutom där detta belopp avser ett fall som är föremål för tvistlösning i domstol eller skiljedomsorgan eller då särskilda bestämmelser fastställts i grundläggande akter.
Artikel 71
Kontroller i samband med åtaganden
1. När ett budgetmässigt åtagande ingås, ska utanordnaren försäkra sig om
a)
att rätt rubrik i unionsorganets budget belastas,
b)
att det finns disponibla anslag,
c)
att utgiften är förenlig med gällande bestämmelser, i synnerhet den konstituerande akten, respektive unionsorgans budgetförordning samt övriga akter som antas som ett led i tillämpningen av de föregående,
d)
att principen för en sund ekonomisk förvaltning följs.
2. När ett rättsligt åtagande registreras genom fysisk eller elektronisk underskrift ska utanordnaren försäkra sig om
a)
att det finns täckning för åtagandet i form av motsvarande budgetmässiga åtagande,
b)
att utgiften är laglig och formellt korrekt samt förenlig med gällande bestämmelser, i synnerhet den konstituerande akten, respektive unionsorgans budgetförordning samt övriga akter som antas som ett led i tillämpningen av de föregående,
c)
att principen för en sund ekonomisk förvaltning följs.
Artikel 72
Kontroll av utgifter
Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken utanordnaren ska
a)
kontrollera att borgenärens anspråk existerar,
b)
bestämma eller kontrollera att skuldbeloppet är riktigt, och dess storlek,
c)
kontrollera fordrans förfallovillkor.
Artikel 73
Kontroll av påskriften ”kan betalas”
1. Alla kontroller av utgifter ska stödjas av styrkande handlingar i vilka borgenärens anspråk intygas på grundval av fastställandet av de tjänster som faktiskt utförts, leveranser som faktiskt skett eller bygg- och anläggningsarbeten som faktiskt utförts eller på grundval av andra dokument som berättigar till betalning, bl.a. löpande betalningar av prenumerationer eller kurser.
2. Utanordnaren ska personligen granska de styrkande handlingarna eller på eget ansvar se till att granskningen har utförts innan han eller hon fattar beslut om att attestera utgiften för utbetalning.
3. Attesteringen ska uttryckas i form av påskriften ”kan betalas” av utanordnaren.
4. Beslutet om att en utgift ”kan betalas” ska i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med utanordnarens namnteckning.
I ett datoriserat system ska utanordnaren föra in påskriften ”kan betalas” med hjälp av sitt personliga lösenord.
Artikel 74
Godkännande av utgifter
1. Godkännandet av en utgift innebär att utanordnaren, efter att ha bekräftat att det finns disponibla anslag, genom att utfärda en betalningsorder ger räkenskapsföraren instruktion att betala en utgift som utanordnaren har kontrollerat.
Om periodiska utbetalningar görs för tjänster, inklusive hyrestjänster eller varuleveranser får utanordnare på grundval av sin riskanalys besluta om betalning med autogirering.
2. Betalningsordern ska dateras och undertecknas av utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren. De styrkande handlingarna ska bevaras av utanordnaren enligt artikel 44.5.
3. Den betalningsorder som överlämnas till räkenskapsföraren ska i förekommande fall åtföljas av ett intyg om att en tillgång förts in i de inventarieförteckningar som avses i artikel 106.1
Artikel 75
Typer av betalningar
1. En betalning får endast ske under förutsättning att det dokumenteras att den insats den är avsedd för har utförts, i enlighet med den grundläggande akten eller kontraktet eller bidragsöverenskommelsen; betalningen kan ta följande former:
a)
En betalning av hela det utestående beloppet.
b)
En betalning av utestående belopp på något av följande sätt:
1.
En förfinansiering, eventuellt uppdelad i flera utbetalningar, som får ske efter det att kontraktet eller bidragsöverenskommelsen har undertecknats eller efter delgivning av bidragsbeslutet.
2.
En eller flera mellanliggande betalningar, som ska motsvaras av ett delvis genomförande av åtgärden.
3.
Slutbetalning av utestående belopp, som får ske när åtgärden är helt genomförd.
Förfinansiering är avsedd att ställa nödvändiga likvida medel till förfogande. Den får indelas i flera delutbetalningar inom ramen för principerna om sund ekonomisk förvaltning.
Mellanliggande betalningar, som också får ske i flera delbelopp, får omfatta utgifter för genomförandet av ett beslut eller ett avtal eller för att betala för tjänster, varor eller bygg- och anläggningsarbeten som slutförts under avtalets löptid. Utan att detta påverkar bestämmelserna i den grundläggande akten kan dessa betalningar räknas av helt eller delvis mot förfinansieringen.
Slutavräkningen ska regleras i form av antingen en slutbetalning eller ett betalningskrav; om det behövs en slutbetalning ska denna utgöra en avräkning av samtliga föregående betalningar, och den får inte delas upp i omgångar.
2. I budgeträkenskaperna ska det vid varje betalning göras åtskillnad mellan de olika typer av betalning som avses i punkt 1.
Artikel 76
Disponibla medel som gräns för betalningarna
Betalning ska utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.
Artikel 77
Tidsfrister
Betalning av utgifter ska utföras inom de tidsfrister som anges i, och i enlighet med, förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och delegerad förordning (EU) nr 1268/2012.
KAPITEL 6
IT-system
Artikel 78
Elektronisk handläggning av transaktioner
Om inkomster eller utgifter förvaltas med hjälp av datasystem får underskrifter göras elektroniskt.
Artikel 79
e-förvaltning
Unionsorganet ska fastställa och tillämpa enhetliga standarder för elektroniskt informationsutbyte med tredje man som deltar i upphandlings- och bidragsförfaranden. De ska i största möjliga utsträckning utforma och tillämpa enhetliga standarder för överlämnandet, lagringen och bearbetningen av uppgifter som lämnats i samband med bidrags- och upphandlingsförfaranden, och för detta ändamål inrätta ett gemensamt område för utbyte av elektroniska uppgifter för potentiella mottagare, mottagare eller anbudssökande och anbudsgivare.
Artikel 80
God förvaltning
1. Utanordnaren ska utan dröjsmål tillkännage behovet att lägga fram bevismaterial och/eller dokumentation, deras form och nödvändiga innehåll, samt i förekommande fall en preliminär tidsplan för slutförande av tilldelningsförfarandet.
2. Om, på grund av ett uppenbart skrivfel från en sökande eller en anbudsgivare, sökanden eller anbudsgivaren underlåter att lägga fram något bevismaterial eller ge någon förklaring ska utvärderingskommittén eller i förekommande fall utanordnaren, utom i vederbörligen motiverade fall, uppmana sökanden eller anbudsgivaren att tillhandahålla den saknade informationen eller klarlägga stödjande dokument. Sådan information eller sådana klarlägganden får inte väsentligen ändra förslaget eller upphandlingsvillkoren.
Artikel 81
Angivande av möjligheter till omprövning
Om en utanordnares procedurbeslut får negativa konsekvenser för en sökandes eller anbudsgivares, mottagares eller avtalsparts rättigheter, ska i detta beslut anges vilka administrativa och/eller juridiska möjligheter till omprövning som är tillgängliga för att bestrida detta beslut.
Det ska särskilt anges omprövningens karaktär, det eller de organ som handlägger ärendet samt vilka tidsgränser som är tillämpliga.
KAPITEL 7
Internrevisorn
Artikel 82
Utnämning av internrevisorn och dennes befogenheter och ansvar
1. Unionsorganet ska förfoga över en funktion för intern revision som ska skötas enligt relevanta internationella normer.
2. Kommissionens internrevisor ska utföra de funktioner som är kopplade till den interna revisionen vid unionsorganet. Internrevisorn får inte samtidigt utöva befogenheter som utanordnare eller räkenskapsförare varken för unionsorganet eller för kommissionen.
3. Internrevisorn ska ge råd till unionsorganet i fråga om riskförebyggande genom att på oberoende basis avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer för att förbättra villkoren för att genomföra transaktioner och för att främja principen om sund ekonomisk förvaltning.
Internrevisorn ska särskilt ansvara för att
a)
bedöma om interna förvaltningssystem är lämpligt utformade och tillräckligt effektiva, samt bedöma hur program och åtgärder genomförs med hänsyn tagen till de risker som är förenade med dem, samt
b)
bedöma om de system för intern kontroll och internrevision som används vid varje transaktion för genomförande av unionsorganets budget är ändamålsenliga och effektiva.
4. Internrevisorns befogenheter ska omfatta hela unionsorganets verksamhet och alla dess avdelningar. Internrevisorn ska ha fullständig och obegränsad tillgång till alla uppgifter som han eller hon behöver för sin tjänsteutövning.
5. Internrevisorn ska ta del av utanordnarens konsoliderade årliga verksamhetsrapport liksom av andra uppgifter som fastställts.
6. Internrevisorn ska rapportera till styrelsen och direktören om sina konstateranden och rekommendationer.
Internrevisorn ska också rapportera i något av följande fall:
-
Om väsentliga risker och rekommendationer inte har åtgärdats.
-
Om det finns betydande förseningar i genomförandet av de rekommendationer som gjorts under tidigare år.
Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet, och direktören ska sörja för en regelbunden övervakning av genomförandet av revisionsrekommendationerna. Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet ska granska de uppgifter som avses i artikel 47.1 a och huruvida rekommendationerna har genomförts till fullo och i rätt tid.
7. Kontaktuppgifterna till internrevisorn ska göras tillgängliga av unionsorganet för alla fysiska och juridiska personer som arbetar med ärenden knutna till kostnader så att de kan kontakta internrevisorn konfidentiellt.
8. Internrevisorns rapport och granskningsresultat ska bli tillgängliga för allmänheten först efter det att internrevisorn godkänt de åtgärder som ska vidtas för deras genomförande.
Artikel 83
Internrevisorns oberoende
Internrevisorns oberoende, hans eller hennes ansvar för åtgärder som han eller hon vidtar vid utförandet av sina uppgifter samt hans eller hennes rätt att väcka talan i Europeiska unionens domstol ska fastställas i enlighet med artikel 100 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 84
Inrättande av en intern revisionsfunktion
1. Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet får, med vederbörlig hänsyn till kostnadseffektivitet och mervärde, inrätta en internrevisionsfunktion som ska utföra sina uppgifter i enlighet med relevanta internationella standarder.
Internrevisionsfunktionens syfte, befogenheter och ansvar ska framgå av internrevisionsstadgan och ska godkännas av styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, av det verkställande organet.
Den årliga revisionsplanen för internrevisionsfunktionen ska utarbetas av internrevisionsfunktionens chef med hänsyn till bland annat direktörens bedömning av riskerna i unionsorganet.
Planen ska ses över och godkännas av styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, av det verkställande organet.
Internrevisionsfunktionen ska rapportera till styrelsen och direktören om sina konstateranden och rekommendationer.
2. Om internrevisionsfunktionen för ett visst unionsorgan inte är kostnadseffektivt eller inte kan uppfylla internationella standarder får unionsorganet besluta att dela en internrevisionsfunktion med andra unionsorgan som är verksamma inom samma politikområde.
I sådana fall ska de berörda unionsorganens styrelser eller, om den konstituerande akten medger det, verkställande organ gemensamt besluta om de praktiska formerna för en gemensam internrevisionsfunktion.
3. Internrevisionsaktörerna ska samarbeta på ett effektivt sätt genom att utbyta information och revisionsrapporter och, när så är lämpligt, upprätta gemensamma riskbedömningar, samt genomföra gemensamma revisioner.
Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet, och direktören ska sörja för en regelbunden övervakning av genomförandet av internrevisionsfunktionens rekommendationer.
AVDELNING V
OFFENTLIG UPPHANDLING
Artikel 85
Allmänna bestämmelser
1. Vad avser offentlig upphandling ska avdelning V i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 tillämpas om inte annat följer av artikel 86.
2. Unionsorganet kan begära att få delta som upphandlande myndighet i upphandlingsförfaranden som genomförs av kommissionen, interinstitutionellt eller av andra unionsorgan.
3. Unionsorganet ska delta i den centrala databas över uteslutna anbudsgivare som inrättats och sköts av kommissionen i enlighet med artikel 108 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 86
Upphandlingsförfaranden
1. Unionsorganet får ingå kontrakt om leverans av varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten utan att genomföra ett offentligt upphandlingsförfarande om den andra kontraktsparten är kommissionen, någon av de interinstitutionella byråerna eller det översättningscentrum för Europeiska unionens organ som inrättades genom rådets förordning (EG) nr 2965/94 (8).
2. Unionsorganet får i syfte att täcka sina administrativa behov genomföra upphandlingsförfaranden gemensamt med upphandlande myndigheter i värdmedlemsstaten. I dessa fall ska artikel 133 i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 gälla med nödvändiga ändringar.
AVDELNING VI
SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR ADMINISTRATIVA ANSLAG
Artikel 87
Administrativa anslag
1. Administrativa anslag ska vara icke-differentierade anslag.
2. Administrativa utgifter som följer av kontrakt som har en löptid som överstiger ett budgetår, antingen på grund av lokal praxis eller därför att de gäller leverans av utrustning, ska belasta unionsorganets budget för det budgetår under vilket de effektueras.
3. Unionsorganet ska senast den 1 juli varje år tillhandahålla Europaparlamentet och rådet ett arbetsdokument om sin fastighetspolitik där följande uppgifter ska ingå:
a)
För varje fastighet, de utgifter och den yta som täcks av anslagen under de motsvarande posterna i unionsorganets budget.
b)
Förväntad utveckling för den övergripande planeringen av ytor och lokaliseringar under de kommande åren, med en beskrivning av de fastighetsprojekt i planeringsfasen som redan är fastställda.
c)
Slutliga villkor och kostnader liksom relevant information om projektgenomförande av nya fastighetsprojekt som tidigare inlämnats till Europaparlamentet och rådet enligt det förfarande som fastställs i artikel 88 och som inte ingår i föregående års arbetsdokument.
Artikel 88
Fastighetsprojekt
1. För fastighetsprojekt som kan få betydande ekonomiska konsekvenser för unionsorganets budget ska organet informera Europaparlamentet och rådet så tidigt som möjligt om den fastighetsyta som krävs och preliminär planering innan prospektering av den lokala marknaden äger rum i händelse av fastighetsavtal, eller innan anbudsförfarande inleds i händelse av byggnadsarbeten.
2. För fastighetsprojekt som kan få betydande ekonomiska konsekvenser för unionsorganets budget ska organet presentera fastighetsprojektet, inbegripet detaljerade uppskattade kostnader och finansiering, samt en förteckning över utkast till avtal som man avser använda, och begära godkännande från Europaparlamentet och rådet innan avtalen ingås. Om unionsorganet så begär, ska dokument i samband med fastighetsprojekt behandlas konfidentiellt.
Med undantag för force majeure ska Europaparlamentet och rådet överlägga om fastighetsprojektet inom fyra veckor från den dag då de två institutionerna mottog det.
Fastighetsprojektet ska anses vara godkänt vid utgången av denna fyraveckorsperiod, såvida inte Europaparlamentet eller rådet inom denna tidsperiod fattar ett beslut som går emot förslaget.
Om Europaparlamentet och/eller rådet inom denna fyraveckorsperiod framför vederbörligen motiverade tvivel, ska denna period förlängas en enda gång med två veckor.
Om Europaparlamentet eller rådet fattar ett beslut som går emot fastighetsprojektet, ska unionsorganet dra tillbaka förslaget och får då lägga fram ett nytt.
3. I händelse av force majeure får den information som föreskrivs i punkt 4 läggas fram tillsammans med fastighetsprojektet. Europaparlamentet och rådet ska överlägga om fastighetsprojektet inom två veckor från den dag då de två institutionerna mottog det. Fastighetsprojektet ska anses vara godkänt vid utgången av denna tvåveckorsperiod, såvida inte Europaparlamentet eller rådet inom denna tidsperiod fattar ett beslut som går emot förslaget.
4. Följande ska anses vara fastighetsprojekt som kan få betydande ekonomiska konsekvenser för unionsorganets budget:
a)
Förvärv av mark.
b)
Förvärv, försäljning, strukturell renovering eller uppförande av fastigheter eller projekt som kombinerar dessa delar och som ska genomföras inom samma tidsram, vars kostnad uppgår till mer än 3 000 000 euro.
c)
Alla nya fastighetsavtal (inbegripet nyttjanderätt, långtidshyra och förnyelse av befintliga fastighetsavtal under mindre fördelaktiga villkor) som inte täcks av led b, med årliga kostnader på åtminstone 750 000 euro.
d)
Utökning eller förnyelse av befintliga fastighetsavtal (inbegripet nyttjanderätt och långtidshyra) under samma eller mer fördelaktiga villkor, med årliga kostnader på åtminstone 3 000 000 euro.
5. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 19.4 får projekt för fastighetsförvärv finansieras genom lån, förutsatt att de på förhand godkänns av Europaparlamentet och rådet.
Lånen ska ingås och återbetalas i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning och med vederbörligt beaktande av unionens ekonomiska bästa.
När unionsorganet föreslår att ett förvärv ska finansieras genom lån, ska unionsorganet, tillsammans med begäran om förhandsgodkännande, lägga fram en finansieringsplan där det särskilt specificeras maximalt finansieringsbelopp, finansieringsperiod, finansieringstyp, finansieringsvillkor och besparingar jämfört med andra typer av avtal.
Europaparlamentet och rådet ska överlägga om begäran om förhandsgodkännande inom fyra veckor, som kan förlängas en enda gång med två veckor, från den dag då de två institutionerna mottog den. Ett förvärv genom lån ska anses förkastat om Europaparlamentet och rådet inte uttryckligen godkänt det inom denna tidsfrist.
AVDELNING VII
EXPERTER
Artikel 89
Betalda externa experter
Artikel 287 i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 ska i tillämpliga delar gälla för urvalet av experter. Sådana experter ska betalas med ett fast belopp som meddelats i förväg och väljas ut på grundval av sitt yrkeskunnande. Urvalet ska grundas på urvalskriterier som är förenliga med principerna om icke-diskriminering, likabehandling och uteslutande av intressekonflikt.
AVDELNING VIII
BIDRAG OCH PRISER SOM TILLDELAS AV UNIONSORGANET
Artikel 90
Bidrag
Om unionsorganet får bevilja bidrag enligt den konstituerande akten eller genom delegering från kommissionen enligt artikel 58.1 c iv i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska relevanta bestämmelser i den förordningen och delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 gälla.
Artikel 91
Priser till följd av tävlingar
Om unionsorganet får dela ut priser enligt den konstituerande akten eller genom delegering från kommissionen enligt artikel 58.1 c iv i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska relevanta bestämmelser i den förordningen och delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 gälla.
AVDELNING IX
ÅRSREDOVISNING OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER
KAPITEL 1
Årsredovisning
Artikel 92
Årsredovisningens struktur
Unionsorganets årsredovisning ska omfatta följande:
a)
Unionsorganets redovisningar.
b)
Rapporterna om unionsorganets budgetförvaltning.
Artikel 93
Rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen
1. Varje unionsorgan ska utarbeta en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen för budgetåret.
2. Direktören ska översända denna rapport till Europaparlamentet, rådet, kommissionen och revisionsrätten senast den 31 mars året efter det budgetår som rapporten avser.
3. Den rapport som avses i punkt 2 ska, både i absoluta tal och uttryckt som en procentandel, åtminstone redogöra för i vilken utsträckning anslagen genomförts, tillsammans med sammanfattande information om överföringar av anslag mellan olika budgetposter.
Artikel 94
Regler för redovisningen
1. Unionsorganets räkenskapsförare ska tillämpa de bestämmelser som kommissionens räkenskapsförare antar på grundval av internationellt vedertagna redovisningsstandarder för den offentliga sektorn.
2. Unionsorganets redovisning enligt artikel 92 ska upprättas i enlighet med de principer som fastställs i artiklarna 5-31. De ska ge en rättvisande bild av inkomst- och utgiftstransaktionerna i budgeten.
Artikel 95
Redovisningsprinciper
De redovisningar som avses i artikel 92 ska innehålla relevanta, tillförlitliga och jämförbara uppgifter, inklusive uppgifter om tillämpade redovisningsprinciper, och uppgifterna ska presenteras på ett begripligt sätt. Redovisningarna ska upprättas i enlighet med allmänt godtagna redovisningsprinciper, i överensstämmelse med de redovisningsregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 96
Redovisningar
1. Redovisningarna ska uttryckas i euro och innehålla
a)
balansräkning och resultaträkning som visar situationen när det gäller samtliga tillgångar och skulder, den ekonomiska ställningen samt det ekonomiska resultatet per den 31 december det föregående budgetåret; de ska ställas upp enligt redovisningsreglerna i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012,
b)
en kassaflödesanalys, som visar vilka in- och utbetalningar som skett under budgetåret liksom behållningen av likvida medel vid budgetårets slut,
c)
en redogörelse för ändringar i nettotillgångarna som ger en översikt över årets kontorörelser i fråga om reserver och ackumulerade resultat.
2. Noterna till redovisningarna ska innehålla kompletteringar och kommentarer till de uppgifterna i de redogörelser som avses i punkt 1 samt alla de kompletteringar som föreskrivs i internationellt erkänd redovisningspraxis när dessa uppgifter är väsentliga för gemenskapsorganets verksamhet.
Artikel 97
Rapportering om budgetförvaltningen
1. Rapporterna om budgetförvaltningen ska uttryckas i euro. De ska innehålla
a)
rapportering som utgör en sammanställning i siffror av budgetårets inkomst- och utgiftstransaktioner,
b)
noter som syftar till att komplettera och kommentera rapporterna om genomförandet av budgeten.
2. Budgetutfallet ska bestå av skillnaden mellan
-
alla inkomster som uppburits för det budgetåret,
-
alla betalningar för anslag för det budgetåret, ökade med de anslag för samma budgetår som överförts.
Den skillnad som avses i första stycket ska ökas eller minskas med nettobeloppet av de anslag som överförts från tidigare budgetår och som inte har utnyttjats, samt med
-
överskridanden - i form av betalningar - av sådana icke differentierade anslag som överförts från det föregående budgetåret, om dessa överskridanden beror på förändringar i eurokurserna,
-
saldot från kursvinster och kursförluster under budgetåret, både realiserade och icke realiserade.
3. Rapporten om budgetförvaltningen ska vara indelad på samma sätt som unionsorganets budget.
Artikel 98
Preliminär redovisning
1. Unionsorganets räkenskapsförare ska senast den 1 mars påföljande år överlämna den preliminära redovisningen till kommissionens räkenskapsförare och till revisionsrätten.
2. Unionsorganets räkenskapsförare ska senast den 1 mars påföljande år även förse kommissionens räkenskapsförare med ett redovisningspaket, som ska tjäna som underlag för konsolideringen och som ska vara utformat enligt ett standardformat som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.
Artikel 99
Godkännande av den slutliga redovisningen
1. I enlighet med artikel 148.1 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska revisionsrätten senast den 1 juni meddela sina iakttagelser i fråga om varje gemenskapsorgans preliminära redovisning.
2. Efter att ha mottagit revisionsrättens iakttagelser i fråga om unionsorganets preliminära redovisning ska räkenskapsföraren upprätta unionsorganets slutliga redovisning i enlighet med artikel 50. Direktören ska skicka den till styrelsen för ett yttrande.
3. Senast den 1 juli efter utgången av det berörda budgetåret ska räkenskapsföraren överlämna den slutliga redovisningen, tillsammans med styrelsens yttrande, till kommissionens räkenskapsförare samt till revisionsrätten, Europaparlamentet och rådet.
Unionsorganets räkenskapsförare ska senast den 1 juli även förse kommissionens räkenskapsförare med ett redovisningspaket, som ska tjäna som underlag för konsolideringen och som ska vara utformat enligt ett standardformat som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.
4. Samma dag som unionsorganets räkenskapsförare översänder den slutliga redovisningen, ska han eller hon också sända ett skriftligt uttalande om dessa slutliga räkenskaper till revisionsrätten, med en kopia till kommissionens räkenskapsförare.
Den slutliga redovisningen ska åtföljas av en not där räkenskapsföraren försäkrar att den slutliga redovisningen upprättats i enlighet med denna avdelning och enligt tillämpliga principer, regler och metoder.
Unionsorganets slutliga redovisning ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning den 15 november följande budgetår.
5. Direktören ska senast den 30 september det påföljande året ge revisionsrätten svar på de iakttagelser som den redovisat inom ramen för sin årsrapport. Detta svar ska samtidigt sändas till kommissionen.
KAPITEL 2
Löpande räkenskaper och inventarieförteckning
Avsnitt 1
Gemensamma bestämmelser
Artikel 100
Räkenskapssystemet
1. Unionsorganets räkenskapssystem är ett system för att strukturera och redovisa budgetinformation och finansiell information, på ett sådant sätt att sifferuppgifter kan införas, klassificeras och registreras.
2. Räkenskapssystemet ska delas in i allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper. Räkenskaperna ska upprättas i euro och löpa över ett kalenderår.
3. Utanordnaren kan också hålla en kostnadsbokföring.
Artikel 101
Gemensamma bestämmelser för institutionernas räkenskapssystem
De redovisningsregler samt den harmoniserade kontoplan som unionsorganet ska tillämpa ska fastställas av kommissionens räkenskapsförare i enlighet med artikel 152 i förordning (EG, Euratom) nr 966/2012.
Avsnitt 2
Allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper
Artikel 102
Allmänna räkenskaper
I de allmänna räkenskaperna ska alla konteringshändelser och transaktioner som påverkar den ekonomiska och finansiella ställningen samt ställningen på tillgångssidan för unionsorganet registreras i kronologisk ordning enligt metoden för dubbel bokföring.
Artikel 103
Registrering i de allmänna räkenskaperna
1. Saldon och rörelser i de allmänna räkenskaperna ska föras in i respektive liggare.
2. All registrering i räkenskaperna, inklusive korrigeringar, ska stödja sig på styrkande dokument, och det ska göras hänvisningar till dessa dokument i räkenskaperna.
3. Räkenskapssystemet ska göra det möjligt att tydligt upptäcka verifikationerna för varje enskild transaktion.
Artikel 104
Korrigeringar i räkenskaperna
Efter utgången av budgetåret och fram till dess att de slutliga räkenskaperna avslutas ska unionsorganets räkenskapsförare göra de korrigeringar som behövs för att få till stånd en fullständig och rättvisande redovisning, förutsatt att dessa korrigeringar inte leder till utbetalningar eller inbetalningar som belastar det berörda budgetåret. Dessa korrigeringar ska följa de redovisningsregler som avses i artikel 101.
Artikel 105
Budgeträkenskaper
1. Budgeträkenskaperna ska göra det möjligt att i detalj följa genomförandet av unionsorganets budget.
2. För det ändamål som avses i punkt 1 ska i budgeträkenskaperna registreras alla budgettransaktioner i fråga om inkomster och utgifter som avses i avdelning IV.
Artikel 106
Inventarieförteckning
1. Unionsorganet ska hålla förteckningar avseende alla unionens materiella, immateriella och finansiella tillgångar som utgör unionens förmögenhet, med angivande av både antal och värde, i enlighet med en modell som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.
Unionsorganet ska kontrollera att inventarieförteckningen stämmer överens med verkligheten.
2. Försäljning av unionsorganets materiella egendom ska annonseras på lämpligt sätt.
AVDELNING X
EXTERN REVISION, BEVILJANDE AV ANSVARSFRIHET OCH BEDRÄGERIBEKÄMPNING
Artikel 107
Extern revision
1. En oberoende extern revisor ska kontrollera att unionsorganets årliga räkenskaper på ett korrekt sätt visar unionsorganets inkomster, utgifter och ekonomiska ställning före konsolideringen i unionsorganets slutliga redovisning.
Om inget annat anges i den konstituerande akten ska revisionsrätten utarbeta en särskild årsrapport för unionsorganet i överensstämmelse med kraven i artikel 287.1 i EUF-fördraget.
Vid utarbetandet av den rapport som avses i andra stycket ska revisionsrätten beakta det revisionsarbete som utförts av den oberoende externa revisor som avses i första stycket och de åtgärder som vidtagits som svar på hans eller hennes slutsatser.
2. Unionsorganet ska överlämna sin slutgiltigt antagna budget till revisionsrätten. Organet ska också så snart som möjligt meddela revisionsrätten alla åtgärder det vidtar och beslut det fattar enligt artiklarna 10, 14, 19 och 23.
3. Revisionsrättens granskningar ska ske enligt artiklarna 158-163 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 108
Tidsplan för förfarandet för att bevilja ansvarsfrihet
1. Europaparlamentet ska före den 15 maj år N + 2 på rekommendation av rådet bevilja den verkställande direktören ansvarsfrihet beträffande budgetens genomförande år N, om inget annat anges i den konstituerande akten. Direktören ska underrätta styrelsen om iakttagelserna i den resolution från Europaparlamentet som bifogas beslutet om ansvarsfrihet.
2. Om det datum som anges i punkt 1 inte kan hållas ska Europaparlamentet eller rådet underrätta direktören om varför beslutet måste skjutas upp.
3. Om Europaparlamentet skjuter upp beslutet om beviljande av ansvarsfrihet ska direktören i samarbete med styrelsen så fort som möjligt vidta åtgärder för att underlätta att hindren för detta beslut undanröjs.
Artikel 109
Förfarande för att bevilja ansvarsfrihet
1. Beslutet om ansvarsfrihet ska omfatta redovisningen av unionsorganets samtliga inkomster och utgifter, budgetutfallet samt unionsorganets tillgångar och skulder enligt balansräkningen.
2. För att kunna fatta beslut om ansvarsfrihet ska Europaparlamentet, efter rådet, granska unionsorganets räkenskaper och redovisning. Europaparlamentet ska också granska revisionsrättens årsrapport åtföljd av svaren från unionsorganets direktör, liksom de av revisionsrättens särskilda rapporter som är av betydelse för det berörda budgetåret och dess förklaring om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.
3. Direktören ska för Europaparlamentet, på dess begäran och på samma sätt som föreskrivs i artikel 165.3 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, lägga fram alla uppgifter som krävs för att förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för det berörda budgetåret ska kunna tillämpas på ett smidigt sätt
Artikel 110
Uppföljning
1. Direktören ska vidta alla nödvändiga åtgärder för att rätta sig efter iakttagelserna i Europaparlamentets beslut om ansvarsfrihet samt de kommentarer som är fogade till den rekommendation om ansvarsfrihet som antas av rådet.
2. På Europaparlamentets eller rådets begäran ska direktören rapportera om de åtgärder som vidtagits till följd av dessa iakttagelser och kommentarer. Direktören ska också översända ett exemplar av rapporten till kommissionen och revisionsrätten.
Artikel 111
Kontroller på plats utförda av kommissionen, revisionsrätten och Olaf
1. Unionsorganet ska ge kommissionens tjänstemän och andra personer som bemyndigats av kommissionen, liksom revisionsrätten, tillträde till sina byggnader och lokaler samt tillgång till alla uppgifter, även i elektronisk form, som behövs för att utföra revisionen.
2. Europeiska unionens byrå för bedrägeribekämpning (Olaf) får genomföra utredningar, inbegripet kontroller och inspektioner på plats, i enlighet med bestämmelserna och förfarandena i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (9) och rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 (10) i syfte att fastställa huruvida det har förekommit bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som påverkar unionens ekonomiska intressen i samband med bidrag eller kontrakt som tilldelas inom ramen för denna förordning.
3. Utan att det påverkar tillämpningen av punkterna 1 och 2 ska befogenheten att utföra revision och utredningar uttryckligen tillerkännas revisionsrätten och Olaf enligt deras respektive befogenheter i avtal med tredjeland eller internationella organisationer, kontrakt, bidragsavtal och upphandlingsavtal som ingås av unionsorganet.
AVDELNING XI
ÖVERGÅNGS- OCH SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 112
Information till Europaparlamentet och rådet
Europaparlamentet, rådet och kommissionen ska ha rätt att av unionsorganet förses med alla relevanta upplysningar och förklaringar i budgetfrågor som ingår i deras respektive behörighet.
Artikel 113
Antagande av unionsorganets nya budgetförordning
Varje organ som avses i artikel 208 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska anta en ny budgetförordning som kan träda i kraft den 1 januari 2014 eller, under alla omständigheter, inom sex månader från den dag då ett organ omfattas av artikel 208 i den förordningen, efter det att ett bidrag som belastar budgeten har beviljats.
Artikel 114
Tillämpningsbestämmelser till unionsorganets budgetförordning
Om så krävs, och efter godkännande från kommissionen, ska styrelsen på förslag av direktören anta tillämpningsbestämmelser till unionsorganets budgetförordning.
Artikel 115
Upphävande
Förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 ska upphöra att gälla med verkan den 1 januari 2014. Artikel 40 ska dock fortsätta att tillämpas till och med den 31 december 2014 och artikel 27.4 och 27.7 ska fortsätta att tillämpas till och med den 31 december 2015.
Artikel 116
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning. Den ska tillämpas från och med den 1 januari 2014. Artiklarna 47 och 82.5 ska emellertid tillämpas från och med den 1 januari 2015 och artiklarna 32, 33.5 och 33.8 ska tillämpas från och med den 1 januari 2016.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 30 september 2013.