РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) 2015/212 НА КОМИСИЯТА
от 11 февруари 2015 година
за определяне на правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на техническите спецификации на системата за записване и съхранение на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита, включително данни за отделните участници в операциите, съфинансирани от ОП II
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграф 8, втора алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 463/2014 на Комисията (2) се определят разпоредби, необходими за подготовката на програми. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица („FEAD“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014.
(2)
За целите на член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се определят техническите спецификации на системата за записване и съхранение в компютъризирана форма на данни за всяка операция, които са необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(3)
Подробните технически спецификации на системата за записване и съхранение на данни следва да бъдат достатъчно документирани, за да се осигури одитна пътека на съответствието с правните изисквания.
(4)
Системата за записване и съхранение на данни следва също така да включва подходящи инструменти за търсене и функции за докладване, за да може лесно да се извлича и обединява информацията, съхранявана в нея, за целите на мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(5)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета, отговарящ за Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Общи разпоредби
Системата за записване и съхранение на данни за операциите, посочена в член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, е в съответствие с техническите спецификации, определени в членове 2-5.
Член 2
Защита и запазване на данни и документи, както и на тяхната цялост
1. Достъпът до системата се основава на предварително определени права за различните видове ползватели и се прекратява, когато повече не е необходим.
2. Системата регистрира информация за всеки запис, промяна и заличаване на документи и данни.
3. Системата не позволява промяна на съдържанието на документите с електронен подпис. Генерира се и се свързва с документа, носещ електронен подпис, времеви печат, който удостоверява депозирането на документа и който не може да се променя. Заличаването на такъв документ се регистрира съгласно параграф 2.
4. Данните редовно се подсигуряват в резервен обект. Резервният обект с точно копие на цялото съдържание на електронния архив трябва в случай на извънредна ситуация да бъде готов за незабавно използване.
5. Съоръжението за електронно съхранение се защитава срещу всяка опасност от загуба или промяна на неговата цялост. Тази защита включва физическа защита срещу неподходяща температура и нива на влажност, системи за откриване на пожар и на кражба, подходящи защитни системи срещу вирусни атаки, хакери и всякакъв друг неразрешен достъп.
6. Системата трябва да дава възможност за миграция на данни, формат и компютърни среда на интервали от време, достатъчни, за да се гарантира четливостта и достъпността на документи и данни до края на съответния период, посочен в член 51, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 3
Функции за търсене и докладване
Системата включва:
а)
подходящи инструменти за търсене, позволяващи лесно извличане на документи, данни и техните метаданни;
б)
функция за докладване, даваща възможност за генериране на доклади въз основа на предварително определени критерии, по-специално за данните, определени в Делегиран регламент (ЕС) № 532/2014 на Комисията (3);
в)
възможност за запазване, експортиране или отпечатване на докладите, посочени в буква б), или препратка към външно приложение, предлагащо тази възможност.
Член 4
Документация на системата
Управляващият орган предоставя подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, достъпна при поискване от съответните лица, отговорни за управлението на програмата, от Комисията и от Европейската сметна палата.
Документацията, посочена в първата алинея, представя доказателства за изпълнението на Регламент (ЕС) № 223/2014 в засегнатите държави членки.
Член 5
Сигурност на обмена на информация
Използваната система, се защищава чрез адекватни мерки за сигурност по отношение на класификацията на документите, защитата на информационните системи и личните данни. Тези мерки трябва да са в съответствие с международните стандарти и националните законодателни изисквания.
Мерките за сигурност, посочени в първата алинея, защитават мрежите и предавателните съоръжения, когато използваната система взаимодейства с други модули и системи.
Член 6
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 11 февруари 2015 година.
KOMMISSIONENS GENOMFÖRANDEFÖRORDNING (EU) 2015/212
av den 11 februari 2015
om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 223/2014 för fastställandet av tekniska specifikationer för det elektroniska system som ska registrera och lagra sådana uppgifter om varje insats som krävs för övervakning, utvärdering, ekonomisk förvaltning, kontroll och revision, inklusive uppgifter om enskilda deltagare i insatser som medfinansieras av ett operativt program II
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 223/2014 av den 11 mars 2014 om fonden för europeiskt bistånd till dem som har det sämst ställt (1), och särskilt artikel 32.8 andra stycket, och
av följande skäl:
(1)
I kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 463/2014 (2) fastställs de bestämmelser som krävs för att planera programmen. I syfte att säkerställa genomförandet av de program som finansieras av fonden för europeiskt bistånd till dem som har det sämst ställt, måste närmare bestämmelser fastställas om tillämpningen av förordning (EU) nr 223/2014.
(2)
Vid tillämpningen av artikel 32.2 d i förordning (EU) nr 223/2014 måste tekniska krav fastställas för det elektroniska systemet för registrering och lagring av uppgifter om varje insats som krävs för övervakning, utvärdering, ekonomisk förvaltning, kontroll och revision.
(3)
De detaljerade tekniska kraven för det elektroniska systemet för registrering och lagring av uppgifter bör vara tillräckligt väl dokumenterade för att säkerställa en verifikationskedja för överensstämmelsen med de rättsliga kraven.
(4)
I det elektroniska systemet för registrering och lagring av uppgifter bör det även ingå lämpliga sökverktyg och rapporteringsfunktioner för att på ett enkelt sätt kunna ta fram och sammanställa uppgifter från systemet för övervakning, utvärdering, ekonomisk förvaltning, kontroll och revision.
(5)
De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från kommittén för fonden för europeiskt bistånd till dem som har det sämst ställt.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
Allmänna bestämmelser
Det elektroniska systemet för registrering och lagring av uppgifter om verksamheter som avses i artikel 32.2 d i förordning (EU) nr 223/2014 ska vara förenligt med de tekniska kraven i artiklarna 2-5.
Artikel 2
Skydd och bevarande av uppgifter och dokument och deras integritet
1. Åtkomst till systemet ska grunda sig på rättigheter som fastställts på förhand för olika typer av användare och ska upphöra då den inte längre är nödvändig.
2. Systemet ska föra logg över alla registreringar, ändringar och raderingar av dokument och uppgifter.
3. Systemet ska inte tillåta ändring av innehållet i dokument med elektronisk signatur. En tidsstämpel som bekräftar när dokumentet med elektronisk signatur sparades ska genereras och kopplas till dokumentet, och det ska inte vara möjligt att ändra den. Radering av sådana dokument ska loggas in i enlighet med punkt 2.
4. Uppgifterna ska säkerhetskopieras med jämna mellanrum. Säkerhetskopian av hela innehållet i datakatalogen med de elektroniska filerna ska kunna tas i bruk i en nödsituation.
5. Den elektroniska lagringsenheten ska skyddas så att ingen information kan gå förlorad eller ändras. Skyddet ska omfatta fysiskt skydd mot olämpliga temperaturer eller fuktnivåer, brand- eller stöldvarningssystem samt lämpligt skydd mot virusattacker, hackare eller annat otillåtet dataintrång.
6. Systemet ska stödja migrering av data, format och datormiljöer med tillräckligt täta intervall för att läsbarhet och tillgång till dokument och uppgifter ska kunna garanteras fram till den relevanta periodens slut i enlighet med artikel 51.1 i förordning (EU) nr 223/2014.
Artikel 3
Söknings- och rapporteringsfunktioner
I systemet ska följande ingå:
a)
lämpliga sökverktyg för att underlätta sökning av dokument, uppgifter och deras metadata,
b)
en rapporteringsfunktion som gör det möjligt att ta fram rapporter på grundval av på förhand fastställda kriterier, särskilt om de uppgifter som fastställts i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 532/2014 (3),
c)
en möjlighet att spara, exportera eller skriva ut de rapporter som avses i punkt b, eller en länk till en yttre tillämpning som tillhandahåller denna möjlighet.
Artikel 4
Dokumentering av systemet
Den förvaltande myndigheten ska tillhandahålla detaljerad och uppdaterad funktionsdokumentation och teknisk dokumentation om systemets drift och egenskaper på begäran av relevanta enheter som ansvarar för förvaltningen av programmet, kommissionen och Europeiska revisionsrätten.
Den dokumentation som avses i det första stycket ska visa att förordning (EU) nr 223/2014 genomförts i den berörda medlemsstaten.
Artikel 5
Säkerheten för informationsutbytet
Det system som används ska skyddas genom lämpliga säkerhetsåtgärder för klassificering av dokument samt skydd av informationssystem och personuppgifter. Dessa åtgärder ska vara förenliga med internationella normer och nationella rättskrav.
De säkerhetsåtgärder som avses i första stycket ska skydda nätverk och överföringsenheter där det system som används samverkar med andra moduler och system.
Artikel 6
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft den tjugonde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 11 februari 2015.