РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1417/2013 НА СЪВЕТА
от 17 декември 2013 година
за определяне на формата на разрешенията за преминаване, издавани от Европейския съюз
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз, Договора за функционирането на Европейския съюз и Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, и по-специално член 6, първа алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
Член 6, първа алинея от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз („Протоколът“) предвижда, че Съветът определя формата на разрешението за преминаване (laissez-passer), което се признава за документ, валиден за пътуване от органите на държавите-членки.
(2)
За целите на настоящия регламент се припомня, че член 6, първа алинея от Протокола се прилага за членовете на институциите на Съюза и за служителите на Съюза, които подлежат на Правилника за длъжностните лица или на Условията за работа на другите служители на Съюза (1).
(3)
В член 23 от Правилника за длъжностните лица и в членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Съюза се определят условията, при които разрешенията за преминаване се издават на служителите на Съюза.
(4)
В интерес на Съюза и за да се спази задължението за полагане на необходимото старание, ползването на разрешения за преминаване може да се разшири в изключителни и надлежно обосновани случаи, така че да включва специални заявители.
(5)
При всички случаи разрешението за преминаване не дава привилегии и имунитети на неговия притежател.
(6)
Разрешението за преминаване трябва да се признава за валиден документ за пътуване от органите на държавите-членки. Комисията следва да използва възможността, предвидена в член 6, първа алинея от Протокола, за да сключи необходимите споразумения с трети държави с оглед признаването на разрешенията за преминаване за валидни документи за пътуване при пресичането на граници и в рамките на територията на третите държави.
(7)
Промените на равнището на Съюза, и по-конкретно създаването на Европейската служба за външна дейност, допълнително засилиха необходимостта от съгласуван подход на международно равнище и на равнището на Съюза.
(8)
Формата на разрешението за преминаване следва да се усъвършенства с цел подобряване на стандартите за сигурност и принос към осигуряването на подходящо ниво на защита срещу подправяне и фалшифициране. Общите стандарти за сигурност и оперативно съвместимите биометрични идентификатори следва да се интегрират в разрешенията за преминаване, за да се осигури надеждна връзка между законния притежател на разрешението за преминаване и самия документ, като важен принос за осигуряването на защита срещу използването му с цел измама.
(9)
По-конкретно, формата на разрешението за преминаване следва да съответства на стандартите за сигурност и техническите спецификации, приложими към националните документи за пътуване, които държавите-членки издават в съответствие с Регламент (ЕО) № 2252/2004 на Съвета (2). По този начин се осигурява спазването на спецификациите на Международната организация за гражданско въздухоплаване (ИКАО), по-конкретно на посочените в документ 9303 на ИКАО относно машинночетимите документи за пътуване, тъй като те ще допринесат за защитата на разрешението за преминаване срещу използване с цел измама и ще го превърнат в международно признат валиден документ за пътуване. ЕС следва също така да участва в регистъра на публичните ключове на ИКАО, като следва приложимите стандарти и препоръчителни практики на ИКАО, така че да се улесни валидирането в световен план на разрешенията за преминаване.
(10)
За да се гарантира, че уеднаквените условия за бъдещите стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издадени от държавите-членки, се прилагат, когато това е уместно, и по отношение на разрешенията за преминаване на Съюза, на Комисията следва да бъдат предоставени изпълнителни правомощия. Освен това на Комисията следва да се предоставят изпълнителни правомощия за установяването на правила за институциите, агенциите и другите органи на Съюза, както и на Европейската служба за външна дейност (по-нататък „институциите“) в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване. Тези правомощия следва да се упражняват в съответствие с Регламент (ЕС) № 182/2011 на Европейския парламент и на Съвета (3).
(11)
Процедурата по консултиране следва да се използва за приемането на актове за изпълнение, осигуряващи, когато това е уместно, съответствие с бъдещите минимални стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, които могат да останат секретни, за да се предотврати рискът от подправяне и фалшифициране. Процедурата по консултиране следва да се използва и за приемането на актове за изпълнение относно третирането на случаите на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване от страна на институциите. Съгласно процедурата по консултиране Комисията следва да бъде подпомагана от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95 на Съвета (4).
(12)
Следва да се направи необходимото в електронния носител на разрешение за преминаване да не се съхранява информация, различна от предвидената в настоящия регламент и приложенията към него.
(13)
Всяка институция, която отговаря за обработването на лични данни на своя персонал или на други служители, поотделно или заедно въз основата на споразумения за нивото на обслужване, както и Комисията в качеството си на централно звено за целите на обработването, следва да осигурят съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001на Европейския парламент и на Съвета (5).
(14)
За да се гарантира, че личните данни не се предоставят на по-голям брой лица, отколкото е необходимо, важно е Комисията да координира прилагането на настоящия регламент и да определи едно-единствено образувание, което да отговаря за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване. Комисията следва да обърне особено внимание на осигуряването на сигурен достъп до личните данни, съдържащи се в разрешенията за преминаване, за целите на отпечатването и персонализирането от страна на оправомощеното образувание, като се гарантира адекватно ниво на защита на данните.
(15)
Личните данни следва да се съхраняват в регистър или от образуванието само за времето, което е необходимо за постигане на целите, за които са събрани, и за да се гарантира, че субектите на данните имат достъп до своите лични данни, за да упражнят своите права. Личните данни следва да се заличават автоматично в рамките на определен период след приключването на процедурата. Този период следва да е обоснован и мотивиран.
(16)
За да се предотврати фалшифицирането и използването с цел измама на разрешенията за преминаване, образуванието, което Комисията е определила за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване, следва да се подбере в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (6), при надлежно отчитане на чувствителният характер на документите, които трябва да се отпечатат.
(17)
В съответствие с принципа на пропорционалност настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигане на целите, поставени в съответствие с член 5, параграф 4, втора алинея от Договора за Европейския съюз.
(18)
Настоящият регламент следва да замени Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 на Съвета (7). Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 следва да се отмени считано от 25 ноември 2015 г. след преходен период.
(19)
Необходимо е да се предвиди преходен период след влизането в сила на настоящия регламент до 24 ноември 2015 г., през който все още да е възможно издаването и използването на разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69. Този преходен период обаче следва да се прилага така, че от момента, в който започне издаването на разрешения за преминаване съгласно настоящия регламент, да не се издават повече разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, като разрешенията за преминаване, които все още са в обращение, да се заменят системно до 24 ноември 2015 г. Този подход ще ограничи в максимално възможна степен периода, през който двете форми на разрешения за преминаване се използват едновременно,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Обхват
1. Разрешението за преминаване са предоставя единствено в интерес на Съюза на членове на институциите на Съюза, посочени в параграф 2, и на неговите служители. То се издава на служители в съответствие с условията, посочени в член 23 от Правилника за длъжностните лица, както и с членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Разрешението за преминаване може да се издаде единствено в интерес на Съюза, в изключителни и надлежно обосновани случаи, на специални заявители, съгласно приложение II.
2. Настоящият регламент се прилага за институциите, агенциите и другите органи на Европейския съюз, както и за Европейската служба за външна дейност (наричани по-нататък „институциите“).
Член 2
Процедура
1. За целите на настоящия регламент всяка институция може да сключва споразумения с други институции с оглед създаване на взаимодействия и намаляване на разходите. Тези институции са отговорни за обработването на лични данни на персонала или специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. Тези данни включват биографичните и биометричните данни, които се използват за недвусмислено идентифициране на заявителя за разрешение за преминаване, както и изображението на лицето и двата пръстови отпечатъка като биометрични идентификатори.
2. За целите на настоящия регламент Комисията действа като централно звено за целите на предаването на личните данни, обработени от институциите, на образуванието, посочено в параграф 3.
3. Комисията определя образувание, което да отговаря за проектирането, отпечатването и персонализирането на разрешението за преминаване, с оглед на чувствителния характер на документите, които трябва да бъдат отпечатани. Тя извършва това в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно предвидените в Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012. Прехвърлянето на лични данни в хода на процедурата следва да се прави в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Всяко разрешение за преминаване е собственост на Съюза.
Член 3
Езиков режим
Разрешението за преминаване се издава на всички официални езици на институциите на Съюза, посочени в приложение I. Представянето на биографични данни се извършва в съответствие с препоръките на ИКАО.
Член 4
Валидност
1. Без да се засяга член 5, параграф 2, разрешението за преминаване се издава за максимален срок от шест години и за не по-малко от дванадесет месеца, като се прилагат условията за връщане, посочени в актовете за изпълнение, приети в съответствие с член 6, параграф 4. Срокът на валидност се адаптира към продължителността на мандата на члена на дадена институция, продължителността на престоя или на командировката на длъжностното лице или продължителността на договора на срочно наетия или договорно наетия служител.
2. Всички разрешения за преминаване, които са изтекли или нямат празна страница за поставянето на виза, трябва да бъдат върнати на издаващия орган с цел официалното им анулиране или подновяване. Разрешението за преминаване се връща и когато неговият притежател напусне длъжността или службата. Настоящият параграф се прилагат и по отношение на специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. В случай когато първоначалният притежател върне своето разрешение за преминаване, зависим член на семейството също връща своето разрешение за преминаване.
Член 5
Лични данни - Права на лицата
1. Лицата, на които е издадено разрешение за преминаване, имат право да проверят вписаните в него лични данни съгласно разпоредбите на Регламент (ЕО) № 45/2001 и, когато това е уместно, да поискат тяхното коригиране или заличаване.
2. Лицата с физическа невъзможност за снемане на пръстови отпечатъци са освободени от задължението да ги предоставят. Когато снемането на отпечатъци от определените за това пръсти е временно невъзможно, се разрешава снемане на отпечатъци от други пръсти. Когато временно е невъзможно да бъдат снети отпечатъци от който и да било от другите пръсти, може да се издаде временно разрешение за преминаване, чийто срок на валидност е 12 месеца или по-малко.
3. Разрешението за преминаване не включва никаква информация във форма за машинно четене освен предвидената в настоящия регламент.
4. За целите на настоящия регламент биометричните идентификатори в разрешенията за преминаване се използват само за потвърждаване на:
-
автентичността на документа;
-
самоличността на притежателя с помощта на налични в момента, сравними отличителни знаци.
5. Личните данни се защитават, по-конкретно по отношение на неразрешен достъп, и тяхната цялост, автентичност и поверителност се гарантират.
6. Комисията предоставя на трети държави достъп до пръстови отпечатъци върху носителя на информация в разрешението за преминаване само при спазване на условията по член 9 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 6
Технически спецификации и стандарти за сигурност
1. За да се гарантира еквивалентно равнище на сигурност, разрешението за преминаване спазва основните стандарти за сигурност, предвидени в Регламент (ЕО) № 2252/2004 и в Решение C(2005) 409 на Комисията от 28 февруари 2005 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2006) 2909 на Комисията от 28 юни 2006 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2008) 8657 на Комисията от 22 декември 2008 г. за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, и за актуализиране на референтните нормативни документи, Решение C(2009) 7476 на Комисията от 5 октомври 2009 г. за изменение на Решение (C( 2008) 8657 окончателен) за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2011) 5499 на Комисията от 4 август 2011 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки и Решение за изпълнение C(2013) 6181 на Комисията от 30 септември 2013 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки.
2. За да се осигури, когато е уместно, съответствие на разрешението за преминаване с бъдещите минимални стандарти за сигурност, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, Комисията решава да установи, посредством актове за изпълнение, допълнителни технически спецификации в съответствие с международните стандарти, включително по-конкретно стандартите и препоръчителните практики на ИКАО за разрешенията за преминаване, по отношение на следното:
a)
допълнителни елементи за сигурност и изисквания, включващи завишени стандарти срещу подправяне и фалшифициране;
б)
технически спецификации, свързани с носителя на информация за биометричните идентификатори и тяхната сигурност, включително предотвратяване на неразрешен достъп и улесняване на валидирането;
в)
изисквания за качество и общи технически стандарти за портретната снимка и пръстовите отпечатъци.
Тези актове за изпълнение се приемат в съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
3. В съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2, може да бъде решено спецификациите, посочени в параграф 2 от настоящия член, да бъдат секретни и да не се публикуват. В този случай те се предоставят само на образуванието, определено от Комисията, в съответствие с член 2, параграф 3, и при условие че образуванието гарантира адекватно равнище на защита.
4. Комисията установява чрез актове за изпълнение правила за институциите в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат и връщане на разрешение за преминаване. Тези актове за изпълнение се прилагат за всички разрешения за преминаване. Те се приемат в съответствие процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
Член 7
Процедура на комитет
1. Комисията се подпомага от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95. Този комитет е комитет по смисъла на Регламент (ЕС) № 182/2011.
2. Когато се прави позоваване на настоящия параграф се прилага член 4 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
Член 8
Отмяна и преходни разпоредби
1. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 се отменя, считано от 25 ноември 2015 г. През периода от 1 януари 2014 г. до 24 ноември 2015 г. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 продължава да се прилага.
2. Всички разрешения за преминаване, издадени съгласни Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, престават да са валидни, считано от 25 ноември 2015 г.
Член 9
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на четвъртия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 17 декември 2013 година.
RÅDETS FÖRORDNING (EU) nr 1417/2013
av den 17 december 2013
om fastställande av utformningen av de laissez-passer-handlingar som utfärdas av Europeiska unionen
EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av protokoll nr 7 om Europeiska unionens immunitet och privilegier, som är fogat till fördraget om Europeiska unionen, fördraget om Europeiska unionens funktionssätt och fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen, särskilt artikel 6 första stycket och
av följande skäl:
(1)
I artikel 6 första stycket i protokoll nr 7 om Europeiska unionens immunitet och privilegier (nedan kallat protokollet) föreskrivs att rådet ska fastställa formen på den identitetshandling som ska godtas som giltig resehandling av medlemsstaternas myndigheter (nedan kallad laissez-passer eller laissez-passer-handling).
(2)
Det erinras om att artikel 6 första stycket i protokollet är tillämpligt på de ledamöter, medlemmar och anställda i unionens institutioner som omfattas av antingen tjänsteföreskrifterna för tjänstemän eller anställningsvillkoren för övriga anställda vid unionen (1).
(3)
I artikel 23 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och i artiklarna 11 och 81 i anställningsvillkoren för övriga anställda vid Europeiska unionen anges under vilka förutsättningar en laissez-passer utfärdas till anställda i unionen.
(4)
I unionens intresse får, i vederbörligen motiverade undantagsfall, den förmån som en laissez-passer utgör erbjudas särskilda sökande för att aktsamhetsplikten ska fullgöras.
(5)
En laissez-passer ger under inga omständigheter innehavaren privilegier och immunitet.
(6)
En laissez-passer godtas som giltig resehandling av medlemsstaternas myndigheter. Kommissionen bör göra bruk av den möjlighet som föreskrivs i artikel 6 andra stycket i protokollet för att med tredjeländer sluta nödvändiga avtal för att en laissez-passer ska gälla som giltig resehandling för passerande av gräns och inom tredjeländers territorium.
(7)
Händelseutvecklingen på unionsnivå, i synnerhet inrättandet av Europeiska utrikestjänsten, har skapat ett ännu större behov av samstämmighet i hållningen på internationell nivå och unionsnivå.
(8)
Utformningen av en laissez-passer bör uppgraderas så att den uppfyller strängare säkerhetsnormer och bidrar till att ett vederbörligt skydd mot hel- och delförfalskningar garanteras. Gemensamma säkerhetsstandarder och interoperabla biometriska kännetecken bör införas i en laissez-passer för att skapa en tillförlitlig koppling mellan den rättmätiga innehavaren och handlingen, vilket påtagligt skulle bidra till att förhindra en bedräglig användning av denna.
(9)
I synnerhet bör utformningen av en laissez-passer uppfylla de säkerhetsstandarder och tekniska specifikationer som gäller för de nationella resehandlingar som medlemsstaterna utfärdar i enlighet med rådets förordning (EG) nr 2252/2004 (2). Detta möjliggör överensstämmelse med specifikationerna från Internationella civila luftfartsorganisationen (Icao), i synnerhet de som återfinns i Icao-dokument 9303 om maskinläsbara resehandlingar, eftersom de kommer att bidra till att skydda en laissez-passer mot bedräglig användning och göra den internationellt erkänd som giltig resehandling. Unionen bör likaledes ansluta sig till Icaos infrastruktur för kryptering av öppna nycklar (Public Key Directory) och följa tillämpliga Icao-standarder och av Icao rekommenderad praxis, i syfte att kunna underlätta att laissez-passer-handlingar förklaras giltiga i hela världen.
(10)
För att säkerställa att enhetliga villkor för framtida säkerhetsstandarder och tekniska specifikationer för pass och resehandlingar som utfärdas av medlemsstater också, i lämpliga fall, gäller för unionens laissez-passer-handlingar bör kommissionen tilldelas genomförandebefogenheter. Kommissionen bör dessutom tilldelas genomförandebefogenheter med avseende på fastställande av bestämmelser för unionens institutioner, byråer eller andra organ samt på Europeiska utrikestjänsten (nedan kallade institutioner) i händelse av förlust, stöld, utfärdande av duplikat och återlämnande av laissez-passer-handlingar. Dessa befogenheter bör utövas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 182/2011 (3).
(11)
Det rådgivande förfarandet bör användas vid antagandet av genomförandeakter som, där det är lämpligt, säkerställer överensstämmelse med framtida minimisäkerhetsstandarder och tekniska specifikationer vilka avser pass och resehandlingar som i enlighet med rådets förordning (EG) nr 2252/2004 utfärdas av medlemsstater och vilka får förbli sekretessbelagda för att förebygga risken för hel- och delförfalskning. Det rådgivande förfarande bör också användas vid antagandet av genomförandeakter med avseende på institutionernas handläggning av fall av förlust, stöld, utfärdande av duplikat och återlämnande av laissez-passer-handlingar. Kommissionen bör under det rådgivande förfarandet biträdas av den kommitté som inrättats genom artikel 6 i rådets förordning (EG) nr 1683/95 (4).
(12)
Det bör säkerställas att inga andra uppgifter lagras i det elektroniska lagringsmediet för en laissez-passer än vad som föreskrivs i denna förordning och dess bilagor.
(13)
Varje institution som, var för sig eller gemensamt utifrån servicenivåavtal, ansvarar för behandling av den egna personalens eller andra anställdas personuppgifter bör, liksom kommissionen i dess egenskap av central punkt för behandlingsändamål, säkerställa överensstämmelse med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (5).
(14)
För att kunna garantera att personuppgifter inte görs tillgängliga för fler personer än nödvändigt är det av stor vikt att kommissionen samordnar genomförandet av denna förordning och utser en enda enhet som ansvarig för tillverkningen och individanpassningen av en laissez-passer. Kommissionen bör ägna särskild uppmärksamhet åt att se till att den bemyndigade enda enheten för tillverknings- och personaliseringsändamål kan få säker åtkomst till de personuppgifter som en laissez-passer innehåller, varvid personuppgifterna skyddas på lämplig nivå.
(15)
Personuppgifter bör inte lagras i registret eller av enheten under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlades in och för att de registrerade ska kunna få tillgång till sina personuppgifter för att kunna utöva sina rättigheter. Personuppgifter bör raderas automatiskt efter en viss tidsperiod efter att ärendet avslutats. Denna tidsperiod bör vara berättigad och motiverad.
(16)
För att förhindra förfalskningar och bedrägligt användande av en laissez-passer bör den enda enhet som kommissionen utsett för tillverkning och personalisering av laissez-passer-handlingar väljas ut i enlighet med bestämmelserna för offentlig upphandling, särskilt de i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (6), och med vederbörlig hänsyn tagen till att de handlingar som ska tillverkas är av känslig natur.
(17)
I enlighet med proportionalitetsprincipen går denna förordning inte utöver vad som är nödvändigt för att uppnå de eftersträvade målen i enlighet med artikel 5.4 andra stycket i fördraget om Europeiska unionen.
(18)
Denna förordning bör ersätta förordning (EKSG, EEG, Euratom) nr 1826/69 (7). Därför bör den senare, efter en övergångsperiod, upphöra att gälla med verkan den 25 november 2015.
(19)
Det är nödvändigt att föreskriva en övergångsperiod från och med ikraftträdandet av denna förordning till och med den 24 november 2015, under vilken det fortfarande kommer att vara möjligt att utfärda och använda laissez-passer-handlingar i enlighet med förordning (EKSG, EEG, Euratom) nr 1826/69. Denna möjlighet av övergående slag bör dock tillämpas på sådant sätt att inga fler laissez-passer-handlingar utfärdas i enlighet med förordning (EKSG, EEG, Euratom) nr 1826/69 från och med den tidpunkt då laissez-passer-handlingar börjar utfärdas i enlighet med den här förordningen, och att sådana laissez-passer-handlingar som fortfarande är i omlopp systematiskt ersätts fram till och med den 24 november 2015. Den period under vilken de båda formerna av en laissez-passer är i omlopp samtidigt kommer i med detta att begränsas så mycket som möjligt.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
Tillämpningsområde
1. En laissez-passer ska uteslutande i unionens intresse beviljas ledamöter, medlemmar och anställda vid de av unionens institutioner som avses i punkt 2. Den ska utfärda till anställda i enlighet med de villkor som anges i artikel 23 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän och i artiklarna 11 och 81 i anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska unionen. En laissez-passer får, uteslutande i unionens intresse i vederbörligen motiverade undantagsfall, utfärdas till särskilda sökande i enlighet med bilaga II.
2. Denna förordning är tillämplig på Europeiska unionens institutioner, byråer och andra organ samt på Europeiska utrikestjänsten (nedan kallade institutioner).
Artikel 2
Förfarande
1. Varje institution får vid tillämpning av denna förordning ingå avtal med andra institutioner med siktet inställt på att skapa synergieffekter och minska kostnaderna. Dessa institutioner ska ansvara för behandlingen av personuppgifter tillhörande personal eller särskilda sökande som avses i artikel 1.1. Sådana uppgifter ska inbegripa de personuppgifter och biometriska uppgifter som används för entydig identifiering av den som ansöker om en laissez-passer, inbegripet ansiktsbilden och två digitala fingeravtryck som biometriska kännetecken.
2. Vid tillämpning av denna förordning ska kommissionen fungera som central punkt för att överföra de personuppgifter som behandlas av institutioner till den enhet som avses i punkt 3.
3. Kommissionen ska utse en enhet med ansvar för att utforma, tillverka och personalisera laissez-passer-handlingarna, med hänsyn tagen till att de handlingar som ska framställas är känsliga. Den ska göra detta i enlighet med bestämmelserna för offentlig upphandling, särskilt de i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012. All eventuell överföring av personuppgifter under förfarandets gång ska ske i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001.
4. Alla laissez-passer-handlingar ska förbli unionens egendom.
Artikel 3
Språkregler
Laissez-passer-handlingarna ska utfärdas på samtliga officiella språk i unionens institutioner i enlighet med vad som anges i bilaga I. Personuppgifterna ska presenteras på ett sätt som beaktar rekommendationer från Icao.
Artikel 4
Giltighet
1. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 5.2 ska en laissez-passer utfärdas för en period på som lägst tolv månader och som högst sex år och på de villkor för återlämnande som anges i de genomförandeakter som antagits i enlighet med artikel 6.4. Giltighetstiden ska anpassas efter längden på mandatperioden för en medlem eller ledamot i en institution, efter vistelsetiden eller tjänstgöringstiden för en tjänsteman eller efter avtalsperioden för en tillfälligt anställd eller en kontraktsanställd.
2. Alla laissez-passer-handlingar vars giltighetstid har gått ut eller som saknar tomma sidor för påförda viseringsstämplar måste återlämnas till den utfärdande myndigheten för formell annullering eller förnyelse. En laissez-passer ska också återlämnas när dess innehavare lämnar sin befattning eller tjänst. Denna punkt gäller också för sådana särskilda sökande som avses i artikel 1.1. Under alla omständigheter, när en ursprungsinnehavare återlämnar sin laissez-passer, ska en underhållsberättigad familjemedlem också återlämna sin laissez-passer.
Artikel 5
Personuppgifter - enskildas rättigheter
1. I enlighet med förordning (EG) nr 45/2001 har de personer till vilka en laissez-passer utfärdats rätt att kontrollera de personuppgifter som finns i den och i förekommande fall begära att få dem rättade eller strukna.
2. Personer som rent fysiskt inte kan lämna fingeravtryck är befriade från skyldigheten att lämna sådana. Om det tillfälligt är omöjligt att ta fingeravtryck av de avsedda fingrarna ska fingeravtryck få tas av de andra fingrarna. Om det också tillfälligt är omöjligt att ta fingeravtryck av några av de andra fingrarna får en provisorisk laissez-passer utfärdas med en giltighetstid på högst tolv månader.
3. En laissez-passer får inte innehålla några andra maskinläsbara uppgifter än de som föreskrivs i denna förordning.
4. Vid tillämpning av denna förordning får de biometriska kännetecknen i en laissez-passer bara användas för att
-
kontrollera att handlingen är äkta och
-
kontrollera innehavarens identitet med hjälp av direkt tillgängliga jämförbara element.
5. Personuppgifterna ska skyddas, särskilt mot otillåten åtkomst, och uppgifternas integritet, äkthet och konfidentialitet ska garanteras.
6. Kommissionen ska endast bevilja åtkomst för tredjeländer till fingeravtryck på lagringsmediet i en laissez-passer på de villkor som anges i artikel 9 i förordning (EG) nr 45/2001.
Artikel 6
Tekniska specifikationer och säkerhetsstandarder
1. En laissez-passer ska för att garantera en likvärdig säkerhetsnivå uppfylla de minimisäkerhetsstandarder som föreskrivs i förordning (EG) nr 2252/2004 och i kommissionens beslut K(2005) 409 av den 28 februari 2005 om de tekniska specifikationerna för standarder för säkerhetsdetaljer och biometriska kännetecken i pass och resehandlingar som utfärdas av medlemsstaterna, kommissionens beslut K(2006) 2909 av den 28 juni 2006 om de tekniska specifikationerna för standarder för säkerhetsdetaljer och biometriska kännetecken i pass och resehandlingar som utfärdas av medlemsstaterna, kommissionens beslut K(2008) 8657 av den 22 december 2008 om fastställande av en certifieringspolicy i enlighet med de tekniska specifikationerna för standarder för säkerhetsdetaljer och biometriska kännetecken i pass och resehandlingar som utfärdas av medlemsstaterna och om uppdatering av referenshandlingarna, kommissionens beslut K(2009) 7476 av den 5 oktober 2009 om ändring av kommissionens beslut (K(2008) 8657 slutlig) om fastställande av en certifieringspolicy i enlighet med de tekniska specifikationerna för standarder för säkerhetsdetaljer och biometriska kännetecken i pass och resehandlingar som utfärdas av medlemsstaterna, kommissionens beslut K(2011) 5499 av den 4 augusti 2011 om ändring av kommissionens beslut K(2006) 2909 slutlig om fastställande av tekniska specifikationer för standarder för säkerhetsdetaljer och biometriska kännetecken i pass och resehandlingar som utfärdas av medlemsstaterna och kommissionens genomförandebeslut C(2013) 6181 av den 30 september 2013 om ändring av kommissionens beslut K(2006) 2909 slutlig om fastställande av tekniska specifikationer för standarder för säkerhetsdetaljer och biometriska kännetecken i pass och resehandlingar som utfärdas av medlemsstaterna.
2. För att se till att en laissez-passer i förekommande fall uppfyller framtida minimisäkerhetsstandarder som antas i enlighet med förordning (EG) nr 2252/2004 ska kommissionen, genom genomförandeakter, fastställa kompletterande tekniska specifikationer i överensstämmelse med internationella normer, särskilt Icaos standarder och rekommenderade praxis för laissez-passer-handlingar, med avseende på
a)
ytterligare säkerhetsdetaljer och säkerhetskrav, inklusive strängare standarder för att förebygga risken för hel- och delförfalskningar,
b)
tekniska specifikationer för lagringsmediet för de biometriska kännetecknen och deras säkerhet, inklusive förhindrande av obehörig åtkomst,
c)
kvalitetskrav och gemensamma standarder för ansiktsbilden och fingeravtrycken.
Dessa genomförandeakter ska antas i enlighet med det rådgivande förfarande som avses i artikel 7.2.
3. I enlighet med det rådgivande förfarande som avses i artikel 7.2 får det beslutas att de specifikationer som avses i punkt 2 i den här artikeln ska vara hemliga och inte ska offentliggöras. I sådant fall ska de endast göras tillgängliga för den av kommissionen utsedda enda enheten enligt artikel 2.3, på det villkor att denna enda enhet ska garantera en adekvat skyddsnivå.
4. Kommissionen ska, genom genomförandeakter, fastställa regler för institutioner i händelse av förlust, stöld, utfärdande av duplikat och återlämnande av laissez-passer-handlingar. Dessa genomförandeakter ska gälla för samtliga laissez-passer-handlingar. De ska antas i enlighet med det rådgivande förfarande som avses i artikel 7.2.
Artikel 7
Kommittéförfarande
1. Kommissionen ska biträdas av den kommitté som inrättats genom artikel 6 i förordning (EG) nr 1683/95. Denna kommitté ska vara en kommitté i den mening som avses i förordning (EU) nr 182/2011.
2. När det hänvisas till denna punkt ska artikel 4 i förordning (EU) nr 182/2011 tillämpas.
Artikel 8
Upphävande och övergångsbestämmelser
1. Förordning (EKSG, EEG, Euratom) nr 1826/69 ska upphöra att gälla med verkan från och med den 25 november 2015. Under perioden 1 januari 2014-24 november 2015 ska förordning (EKSG, EEG, Euratom) nr 1826/69 fortsätta att gälla.
2. En laissez-passer som utfärdats i enlighet med förordning (EKSG, EEG, Euratom) nr 1826/69 ska upphöra att vara giltig med verkan från och med den 25 november 2015.
Artikel 9
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft den fjärde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 17 december 2013.