РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 13 ноември 2014 година
относно Системата за ранно предупреждение, която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и от изпълнителните агенции
(2014/792/EC)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 56, параграф 1 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 215/2008 на Съвета от 18 февруари 2008 г. относно Финансовия регламент, приложим за 10-ия Европейски фонд за развитие (2), и по-специално член 17 от него,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (3), и по-специално член 7, параграф 6 и член 11 от него,
като има предвид, че:
(1)
Комисията, която отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз и на всички други средства, управлявани от Съюза, при надлежно спазване на принципа на добро финансово управление, посочен в членове 30-33 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, има задължение да се бори с измамите и всички други незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза. За да се гарантира, че разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции са информирани в пълна степен за заплахите за финансовите интереси на Съюза, е необходимо да бъдат определени вътрешни правила в допълнение към Решение C(2014) 2784 на Комисията (4).
(2)
С цел борба с измамите и защита на финансовите интереси на Съюза Комисията използва централната база данни за отстраняванията (ЦБДО), посочена в член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 на Комисията от 17 декември 2008 г. относно централната база данни за отстраняванията (5), и Системата за ранно предупреждение (СРП), посочена в Решение 2008/969/ЕО, Евратом от 16 декември 2008 г. относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции (6). В очакване на приемането от законодателния орган на предложението относно изменението на Финансовия регламент (7) е необходимо да се гарантира, че СРП продължава да бъде ефективна.
(3)
През преходния период целта на СРП следва да се запази по същество. Системата следва да обезпечи в рамките на Комисията и на нейните изпълнителни агенции разпространението на информация с ограничен достъп посредством регистриране на предупреждения в СРП във връзка с лицата, които могат да представляват заплаха за финансовите интереси и репутацията на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза.
(4)
Като се има предвид, че директорите на изпълнителните агенции имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(5)
Като се има предвид, че ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(6)
По силата на член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета и Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета Европейската служба за борба с измамите (OLAF) има задължението да предоставя незабавно на съответните служби на Комисията информация за текущи разследвания, когато те показват, че може да е целесъобразно да бъдат предприети предпазни административни мерки за защита на финансовите интереси на Съюза. По силата на член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 тя има също задължението след приключването на разследване да изготви доклад и да отправи препоръки, в които се посочват, когато това е уместно, всички действия, които трябва да бъдат предприети, и по-специално действията, които трябва да предприемат институциите. За да може отговорният разпоредител с бюджетни кредити да поиска предупреждение, е необходимо да се определи каква информация OLAF трябва да предоставя на Комисията.
(7)
OLAF следва да разполага с достъп до СРП за осъществяването на регулаторните си задачи по разследване и за провеждането на разузнавателните си дейности и на дейностите си по предотвратяване на измами, упражнявани съгласно Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
(8)
Поради съображения за опростяване функционирането на СРП следва да бъде опростено, броят на категориите предупреждения следва да бъде намален, техният обхват следва да бъде разяснен и наименованието на предупрежденията следва да се разбира от само себе си.
(9)
Предупрежденията за проверка, основани на предоставената от OLAF информация, следва да бъдат предлагани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити след консултации с Генерална дирекция „Бюджет“ и с Правната служба в тясно сътрудничество с OLAF.
(10)
Предупрежденията за отстраняване следва да бъдат предлагани на Комисията от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и следва да бъдат оценявани централизирано от Генерална дирекция „Бюджет“ и от Правната служба, когато това е целесъобразно. Когато тези предупреждения за отстраняване са предложени въз основа на информация, предоставена от OLAF, те следва да бъдат оценявани в тясно сътрудничество с OLAF. Същата процедура следва да се прилага, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно върху правата на засегнатото лице.
(11)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да взема решения за последиците, необходими, за да бъдат защитени финансовите интереси на Съюза, в тясно сътрудничество с OLAF и следва да уведомява OLAF за тези решения.
(12)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да отговаря за отправянето на искания за въвеждане, промяна, заличаване или подновяване на предупреждения. За да се запази подходяща степен на контрол, такива искания следва да бъдат отправяни на йерархичното равнище, посочено в Решение C(2014) 2784 на Комисията.
(13)
Счетоводителят следва да осигури подходящи технически мерки за ефективно прилагане на СРП чрез централната счетоводна система на Комисията.
(14)
Подробна информация за нарежданията за събиране на вземания и за запорите ще бъде предоставяна на всички служби на Комисията и на изпълнителните агенции чрез централната счетоводна система на Комисията. Предупрежденията W3a (запор) и W4 (нареждане за събиране на вземания), предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом, следва да бъдат спрени от употреба. Тази информация сама по себе си не оправдава винаги използването на предупреждение. Тя налага извършването на анализ на всички специфични обстоятелства, свързани със случая, от страна на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се реши дали е необходимо предупреждение.
(15)
В Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (8) се предвижда, че при обработката на лични данни от Комисията трябва да се спазват законовите изисквания за обработка и изискванията, свързани с предаването на данни, определени в същия регламент, както и че тази обработка подлежи на предварителна проверка от Европейския надзорен орган по защита на данните след уведомление от длъжностното лице за защита на данните от Комисията.
(16)
Разпоредбите за защита на данните следва да определят правата на лицата, чиито данни са въведени или могат да бъдат въведени в СРП.
(17)
За определени права за защита на данните се прилагат изключенията, посочени в член 20 от Регламент (ЕО) № 45/2001, които трябва да бъдат анализирани за всеки отделен случай и прилагани временно. Службата, която отговаря за исканията за въвеждане, промяна, включително корекция, или заличаване на съответната информация, следва да вземе решение за прилагането на тези изключения.
(18)
На лицето, по отношение на което може да бъде въведено предупреждение за отстраняване, следва да бъде предоставена възможност да изрази своето становище в писмен вид, преди да бъде отправено искането за регистриране в СРП на предупреждението по отношение на това лице. Същата възможност следва да бъде предоставяна, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
(19)
По изключение тази възможност следва да бъде отложена с цел запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, ако са налице необорими законови основания.
(20)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага до 1 юли 2015 г., доколкото е необходимо да се гарантира спазването на регламентите на Съвета относно ограничителните мерки, взети на основание на член 215 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), докато системата за счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване (ABAC) вземе предвид информацията, съдържаща се в съответната база данни на службата, която отговаря за инструментите в областта на външната политика. Това се извършва под формата на регистриране на предупреждение W5b, посочено в Решение 2008/969/ЕО, Евратом.
(21)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага по отношение на предупрежденията W3a и W4 до 1 юли 2015 г., които дотогава следва да бъдат приравнени към предупреждения за проверка за прилагането на раздел 4 от настоящото решение.
(22)
Изпълнението на настоящото решение налага извършването на редовна оценка на функционирането на СРП и на нейния ефективен принос за защитата на финансовите интереси на Съюза,
РЕШИ:
РАЗДЕЛ 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет, обхват и цел
1. С настоящото решение се създава Система за ранно предупреждение (СРП), която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, когато те изпълняват общия бюджет на Европейския съюз и всички други средства, управлявани от Съюза.
2. СРП подпомага защитата на финансовите интереси на Съюза и опазването на имиджа на Съюза, борбата с измамите и доброто финансово управление.
3. СРП има следните цели:
а)
да уведомява чрез регистриране на предупреждения отговорните разпоредители с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, че дадено лице може да представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза; и
б)
да позволи на отговорния разпоредител с бюджетни кредити да прави проверки или да предприема подходящи мерки, включително мерките, посочени в раздел 4, въз основа на предупреждения.
4. Информацията допринася да се гарантира следното:
а)
предотвратяването на рискове посредством проверка въз основа на ранна информация за лице, за което има съмнение или констатации, свързани с което и да е от следните действия:
-
съществена грешка или нередност;
-
нарушение при упражняване на професионалната дейност;
-
сериозно нарушение на договор; или
-
измама, корупция или всяка незаконна дейност в ущърб на финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (9);
б)
отстраняването на лице по силата на член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (Финансовия регламент).
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат следните определения:
а)
„счетоводител“ означава счетоводителя на Комисията или подчинения служител, на когото счетоводителят е делегирал определени задачи съгласно член 69 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
„отговорен разпоредител с бюджетни кредити“ означава оправомощения разпоредител с бюджетни кредити на Комисията по смисъла на член 65 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, който в съответствие с вътрешните правила отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз (наричан по-нататък „бюджетът“), включително директорите на изпълнителните агенции, вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити по смисъла на член 65 от посочения регламент, изпълняващи функциите на директор, и ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от посочения регламент;
в)
„субект на данни“ означава физическо лице, чиято самоличност може да бъде установена, посочено в Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни;
г)
„констатации“ означава установени факти, открити по време на изпълнението на правно задължение или регистрирани в контекста на одитите или разследванията, проведени от Сметната палата, Европейската служба за борба с измамите (OLAF) и Службата за вътрешен одит (IAS), или всякакъв друг одит или проверка, извършени на отговорност на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
д)
„правно задължение“ означава задължение, поето от Комисията по силата на дялове V-VIII от част 1 и по силата на част 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
е)
„лице“ означава всяко физическо или юридическо лице или всяко сдружение, което няма правосубектност, изброени по-долу:
-
получател съгласно определението в член 2, буква и) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
кандидат или оферент;
-
заявител на безвъзмездни средства;
-
участник в конкурс с награди;
-
платен външен експерт съгласно член 204 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо друго юридическо лице съгласно член 106, параграф 1, букви б) и д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
ж)
„нарушение при упражняване на професионалната дейност“ означава нарушение на законови или подзаконови разпоредби или на етични стандарти на професията, която лицето практикува, както и всяко неправомерно поведение, което оказва влияние върху професионалното доверие в лицето;
з)
„подизпълнител“ означава икономически оператор, предложен от кандидат, оферент или изпълнител с цел да изпълни част от поръчка, като възлагащият орган не поема пряко правно задължение към него;
и)
„съществена грешка или нередност“ означава съществена грешка или нередност съгласно определението в член 166, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
й)
„лице за контакт за предупреждението“ означава лицето в отговорната за искането служба, което отговаря за досието, свързано с предупреждението, до заличаването на предупреждението.
Член 3
Функциониране на СРП
1. Счетоводителят осигурява подходящи технически мерки за ефективното функциониране на СРП и за нейното наблюдение.
Счетоводителят въвежда, променя, подновява или заличава предупреждения в СРП, поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. Счетоводителят приема мерки за изпълнение във връзка с техническите аспекти и определя свързаните с тези мерки процедури, включително в областта на сигурността.
Той уведомява службите на Комисията и изпълнителните агенции за тези мерки.
Член 4
Правомощия и процедура за отправяне на искане, за промяна, за подновяване или за заличаване на предупреждение
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити е единственият, който може да поиска регистриране, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искането за регистрация, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение до счетоводителя. За тази цел отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва формуляра в приложението към настоящото решение.
3. Посоченото в член 8 лице за контакт за предупреждението се уверява, че са изпълнени изискванията по членове 11 и 12, преди да изпрати искането на счетоводителя.
Член 5
Достъп до СРП
Службите на Комисията и изпълнителните агенции разполагат с пряк достъп до информацията, която се съдържа в СРП, посредством централната счетоводна система на Комисията.
Службите на Комисията или изпълнителните агенции, които отговарят за местна система, могат да използват тази централна счетоводна система за достъп до информацията, съхранявана в СРП, ако е гарантирана съвместимостта на данните между местната система и централната счетоводна система.
Член 6
Използване на СРП
Информацията, съхранявана в СРП, може да бъде използвана само с цел изпълнение на бюджета или на които и да е други средства, управлявани от Съюза. Това не засяга информацията, която се съдържа в централната база данни за отстраняванията (ЦБДО) по член 1, параграфи 2 и 3 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 (10).
OLAF може да използва информацията, която се съдържа в СРП и в ЦБДО, за своите разследвания по силата на Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от OLAF, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (Регламентът за OLAF), както и за дейности по предотвратяване на измами, включително за анализ на риска.
Член 7
Кога се прави справка в СРП
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали в СРП има предупреждение за дадено лице на следните етапи:
а)
преди да бъде поето индивидуално бюджетно задължение;
б)
преди да бъде поето глобално бюджетно задължение, ако лицето е известно на този етап;
в)
в случай на временни бюджетни задължения - преди поемането на правното задължение, пораждащо право на последващи плащания, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси;
г)
в случай на възлагане на обществени поръчки или процедури за отпускане на безвъзмездни средства, конкурси с награди и покани за изразяване на интерес - най-късно преди решението за възлагане, за отпускане или за присъждане;
д)
в случай на процедури за възлагане на обществени поръчки, ако възлагащият орган ограничава броя на кандидатите, поканени да представят оферта - преди да приключи подборът на кандидатите;
е)
преди всяко плащане, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси.
Член 8
Лице за контакт за предупреждението
Лицето за контакт за предупреждението:
а)
изготвя искането за регистриране на предупреждение;
б)
изпраща на счетоводителя искането и всяка друга информация, свързана с предупреждението;
в)
предоставя информацията, която позволява на другите отговорни разпоредители с бюджетни кредити да правят проверки или да вземат решение за последиците, посочени в раздел 4.
РАЗДЕЛ 2
ИНФОРМАЦИЯ, КОЯТО СЕ ВЪВЕЖДА В СРП
Член 9
Категории предупреждения
1. Предупрежденията в СРП се разделят на следните две категории:
а)
„предупреждения за проверка“, когато дадено лице е заподозряно или за него са направени констатации за измама, корупция или каквито и да е незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза и посочени в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за съществени грешки или нередност, за нарушение при упражняване на професионалната дейност или за сериозно нарушение на договор;
б)
„предупреждения за отстраняване“, когато дадено лице е отстранено в съответствие с основанията за отстраняване, предвидени в член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. По отношение на дадено лице могат да бъдат въведени различни предупреждения, регистрирани по различни причини.
Член 10
Информация, която се съдържа в предупрежденията в СРП
Предупрежденията в СРП съдържат следната информация:
а)
идентификацията на лицето;
б)
вида на предупреждението;
в)
срока на предупреждението;
г)
основанията, поради които лицето представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза;
д)
информацията във връзка със състезателната процедура;
е)
името на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
ж)
името на лицето за контакт за предупреждението по член 8 от настоящото решение.
Член 11
Предупреждения за проверка
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждение за проверка, когато е изпълнено някое от следните условия:
а)
OLAF е уведомила отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, когато разследванията ѝ показват, че може да е целесъобразно да се предприемат мерки за защита на финансовите интереси на Съюза;
б)
Европейската сметна палата е изпратила на Комисията информация или IAS е изпратила на отговорния разпоредител с бюджетни кредити информация, според която е налице измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, съществени грешки или нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице;
в)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити е извършил проверка, одит или контрол, които сочат наличие на измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, или съществени грешки, нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице, или е получил информация за такава проверка или такъв одит или контрол.
2. Срокът на предупреждението за проверка е максимум една година. Предупреждението за проверка се заличава, когато бъде поискано предупреждение за отстраняване или когато вече няма необходимост от извършването на проверка.
3. В края на срока по параграф 2 предупреждението за проверка се заличава автоматично.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждението за проверка да бъде подновено, когато OLAF го уведоми, че заключенията от разследванията по параграф 1 все още не са изготвени, но че разследванията оправдават запазването на предупреждението за проверка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да поиска подновяване на предупреждението за проверка, когато продължават да са изпълнени условията, посочени в параграф 1, букви б) и в).
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити посочва причините, поради които подновяването е необходимо за защитата на финансовите интереси и имиджа на Съюза.
6. Подновяването се разглежда като ново искане за предупреждение за проверка.
Член 12
Предупреждения за отстраняване
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1 или член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Предупреждението за отстраняване се заличава в края на срока на отстраняването.
3. Предупреждението за отстраняване се въвежда автоматично в ЦБДО от СРП.
Член 13
Информация, изпращана от OLAF
Когато OLAF изпрати информация в съответствие с член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, за да окаже съдействие на отговорния разпоредител с бюджетни кредити при вземането на решение за предприемане на предпазни мерки за защита на финансовите интереси на Европейския съюз, или в съответствие с член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, тази информация трябва да съдържа:
а)
самоличността на лицето, за което се отнася информацията;
б)
обобщение на съответните факти и на установените по време на разследването рискове. Обобщението трябва да бъде достатъчно, за да може лицето да бъде изслушано ефективно съгласно член 16 от настоящото решение;
в)
всички препоръчани специални мерки за поверителност, по-специално в случаите, водещи до използване на мерки за разследване, които са от компетентността на национален съдебен орган или - в случая на външно разследване - от компетентността на национален орган в съответствие с националните разпоредби, приложими към разследванията.
РАЗДЕЛ 3
ПРОЦЕДУРНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА РЕГИСТРИРАНЕТО НА ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
Член 14
Предварителни консултации с централните служби във връзка с предупрежденията за проверка
Преди да вземе решение да поиска регистриране на предупреждение за проверка въз основа на информацията, предоставена от OLAF в съответствие с член 7, параграф 6 и член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се консултира с Генерална дирекция „Бюджет“ (централната финансова служба) и когато е уместно, с Правната служба, в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
Член 15
Оценка на предупрежденията за отстраняване, извършвана от централните служби
Преди да бъде поискано предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1, букви б), в) и д) и член 109, параграф 1 по предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и да бъде поискан подходящият срок за това предупреждение, Генерална дирекция „Бюджет“ и Правната служба извършват централизирана оценка. Когато предупреждението за отстраняване, предложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, се основава на информация, предоставена от OLAF, тази оценка се прави в тясно сътрудничество с OLAF.
Член 16
Право на изслушване
1. При регистрирането на предупреждения се съблюдават следните правила:
а)
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да поиска регистрирането на предупреждение за отстраняване или да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, той първо предоставя на засегнатото лице възможност да изрази своето становище в писмен вид. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето поне 14 календарни дни да направи това. Същевременно отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето, че ако не изпрати отговор, предупреждението ще бъде регистрирано.
Когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето възможност да изрази своето становище въз основа на информацията, предоставена от OLAF.
б)
Ако лицето представи коментари, които не променят преценката на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, последният отправя искане до счетоводителя да задейства предупреждението.
Ако лицето представи коментари, които по мнението на отговорния разпоредител с бюджетни кредити правят предупреждението непропорционално или ненужно, предупреждението не се задейства и лицето се уведомява за това.
Счетоводителят изпраща на отговорния разпоредител с бюджетни кредити потвърждение за регистрацията на предупреждението в СРП, ако това е целесъобразно.
в)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за задействането на предупреждението и за неговия срок. При все това уведомяването не е необходимо, ако лицето не е отговорило на поканата да представи в писмен вид своите коментари.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, в очакване на решението за срока на отстраняването, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава възможност на лицето да представи становището си за срока на отстраняването.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище, ако разпоредителят разполага с официален документ, удостоверяващ положението. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за регистрирането на предупреждението за отстраняване.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може по изключение да отложи предоставянето на лицето на възможност да изрази писмено своето становище преди искането за регистриране на предупреждение за отстраняване или преди да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, при условие че са налице необорими законови основания за запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, като при все това пристъпи към регистрирането на предупреждението.
5. Когато OLAF уведомява отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 13, тя посочва дали трябва да бъде запазена поверителността на разследването или на националното съдебно производство и дали е необходимо да бъде отложено предоставянето на лицето на възможност да изрази своето становище.
6. На лицето се предоставя възможност да изрази становището си веднага след като основанията за защита на разследване или на национално съдебно производство престанат да съществуват.
Член 17
Защита на данните и права на субектите на данни
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява субектите на данни, че данните, които се отнасят до тях, могат да бъдат включени в СРП, и за това на кого могат да бъдат съобщени тези данни. Тази обща информация се съобщава в писмен вид, по-специално в поканите за участие в търг, в поканите за представяне на предложения и в конкурсите с награди, а при липса на покани - преди възлагането на поръчки или отпускането на безвъзмездни средства.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити, който отправя искане за регистриране на предупреждение, отговаря за отношенията с лицето, чиито данни са въведени в СРП. Той отговаря на исканията на засегнато лице за поправяне на неточни или непълни лични данни и на всички други искания или въпроси на това лице.
3. Всяко лице може също да поиска писмено от счетоводителя информация за това дали е регистрирано в СРП.
Счетоводителят предоставя тази информация, освен ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост със съгласието на OLAF, реши, че се прилагат ограниченията, предвидени в член 20, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Заличените предупреждения са достъпни само за целите на одитите и на разследванията и не са видими за потребителите на СРП.
При все това личните данни, които се съдържат в предупрежденията по отношение на физическите лица, остават достъпни за тези цели само за срок от пет години след заличаването на предупреждението.
Член 18
Преглед на предупреждението
Ако лицето, за което е регистрирано предупреждение в СРП, представи нови елементи, доказващи, че основанията за регистриране вече не съществуват, отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за заличаване на предупреждението.
Лице, за което е регистрирано предупреждение за отстраняване в СРП, може да подаде жалба до омбудсмана и да поиска да бъде извършен съдебен контрол.
РАЗДЕЛ 4
ПОСЛЕДИЦИ ОТ ПРЕДУПРЕЖДЕНИЯТА
Член 19
Общи правила, уреждащи последиците
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква необходимата информация от лицето за контакт за предупреждението, за да може да прецени какви да бъдат последиците, посочени в настоящия раздел.
2. Когато въз основа на предоставената от OLAF информация отговорният разпоредител с бюджетни кредити поиска да бъде регистрирано предупреждение за проверка съгласно член 11, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва процедурата, предвидена в членове 14 и 15 от настоящото решение, и определя последиците в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
3. При определянето на последиците отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема под внимание следните критерии за всички предупреждения:
а)
рисковете за финансовите интереси и имиджа на Съюза;
б)
размера и срока на правното задължение;
в)
неотложността на изпълнението на правното задължение;
г)
естеството на фактите;
д)
сериозността на фактите; и
е)
възможните последици за изпълнението на правното задължение.
По отношение на предупрежденията за отстраняване отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема също под внимание естеството и сериозността на основанията за отстраняване и необходимостта да се осигури непрекъснатост на услугата.
4. Във всеки случай отговорният разпоредител с бюджетни кредити обосновава писмено своето решение за последиците.
Член 20
Последица от предупрежденията за проверка
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди проверката може да бъде, както следва:
а)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска допълнителни подкрепящи документи, посочени в процедурата за възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства или в конкурса с награди;
б)
при процедура за отпускане на безвъзмездни средства - анализ на риска, свързан с предварителното финансиране.
2. В случай на правно задължение проверката може да бъде, както следва:
а)
проверка дали дейността съответства на правното задължение, включително дали са спазени сроковете и съдържанието на предоставените услуги или продукти;
б)
за съществуващите безвъзмездни средства - проверка на допустимостта на разходите преди извършване на плащане или извършване на одит или на проверки на място.
Член 21
Право на изслушване след предупреждение за проверка
Процедурата, предвидена в член 15 от настоящото решение, и правото на изслушване по член 16 от настоящото решение се прилагат също, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява, след предупреждение за проверка, да предприеме действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
Член 22
Последици от предупрежденията за отстраняване за процедурите и правните задължения
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди отговорният разпоредител с бюджетни кредити не позволява на лице, по отношение на което е въведено предупреждение за отстраняване, да участва в процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства, освен ако са изпълнени условията, посочени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, когато лицето се намира в монополно положение.
2. В случай на съществуващи правни задължения отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя последиците, включително която и да е от следните последици:
а)
да продължи изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства и да бъдат извършени всички необходими проверки;
б)
да бъде спрян срокът за плащане в съответствие с член 92, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
в)
да бъдат спрени плащанията в съответствие с член 208 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
г)
да бъде спряно изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства в съответствие с член 116 и член 135, параграф 5 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
д)
да бъде прекратено правното задължение, ако разпоредбата за правното задължение предвижда прекратяване въз основа на информацията, поради която е регистрирано предупреждението.
3. Ако лицето е подизпълнител, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква от оферента, кандидата или изпълнителя да смени подизпълнителя.
Член 23
Последици от предупрежденията за отстраняване за бюджетните операции
1. В случай на предупреждение за отстраняване, когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава в счетоводната система, че плащането следва да бъде извършено въпреки наличието на предупреждение.
2. Когато бъде регистрирано предупреждение за отстраняване, не се поема индивидуално бюджетно задължение, не се регистрира индивидуално правно задължение в бюджетните сметки въз основа на глобално задължение и не се поема правно задължение въз основа на временно задължение, с изключение на случаите, в които лицето е в монополно положение при условията, предвидени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
РАЗДЕЛ 5
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 24
Отмяна
Решение 2008/969/ЕО, Евратом относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции се отменя.
Член 25
Преходни разпоредби
1. Предупрежденията за отстраняване, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, остават активни до края на своя срок в съответствие с посоченото решение.
2. Предупрежденията W1, W2 и W3b, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение.
3. Предупрежденията W3a и W4 продължават да бъдат регистрирани до 1 юли 2015 г. при условията, предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом. За целите на прилагането на раздел 4 от настоящото решение предупрежденията W3a и W4 се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение. Решение 2008/969/ЕО, Евратом продължава да се прилага за предупрежденията W5b до 1 юли 2015 г.
Член 26
Публикуване
Настоящото решение се публикува в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 13 ноември 2014 година.
KOMMISSIONENS BESLUT
av den 13 november 2014
om systemet för tidig varning som ska tillämpas av kommissionen och dess genomförandeorgan
(2014/792/EU)
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR BESLUTAT FÖLJANDE
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (1), särskilt artikel 56.1, och
med beaktande av rådets förordning (EG) nr 215/2008 av den 18 februari 2008 med budgetförordning för tionde Europeiska utvecklingsfonden (2), särskilt artikel 17,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av rådets förordning (EG) nr 1073/1999 (3), särskilt artiklarna 7.6 och 11, och
av följande skäl:
(1)
Kommissionen, som är ansvarig för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget och andra medel som förvaltas av unionen med vederbörlig hänsyn tagen till principen om en sund ekonomisk förvaltning som fastställs i artiklarna 30-33 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, är skyldig att bekämpa bedrägerier och annan olaglig verksamhet som påverkar unionens ekonomiska intressen. För att säkerställa att kommissionens utanordnare och genomförandeorgan får fullständig information om hot mot unionens ekonomiska intressen, är det nödvändigt att fastställa interna bestämmelser utöver kommissionens beslut C(2014) 2784 (4).
(2)
I syfte att bekämpa bedrägeri och skydda unionens ekonomiska intressen använder kommissionen den centrala databas över uteslutna som avses i artikel 108 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 av den 17 december 2008 om den centrala databasen över uteslutna (5) och systemet för tidig varning i beslut 2008/969/EG, Euratom, av den 16 december 2008 om systemet för tidig varning som ska användas av kommissionens utanordnare och genomförandeorgan (6). I avvaktan på den lagstiftande myndighetens antagande av förslaget om ändring av budgetförordningen (7) är det nödvändigt att säkerställa att systemet för tidig varning (nedan kallat systemet) förblir effektivt.
(3)
I mellantiden kommer syftet med systemet att förbli oförändrat. Systemet bör säkerställa att spridningen, inom kommissionen och dess genomförandeorgan, av information med begränsad spridning sker genom att man i systemet registrerar varningar om personer som skulle kunna utgöra ett hot mot gemenskapernas ekonomiska intressen och rykte, eller mot eventuella andra medel som förvaltas av unionen.
(4)
Mot bakgrund av att direktörerna för genomförandeorganen har ställning som utanordnare, en befogenhet som delegerats av kommissionen för genomförandet av driftsanslag, bör de ges tillgång till systemet på samma sätt som kommissionens generaldirektorat för förvaltningen av administrativa anslag och driftsanslag.
(5)
Eftersom de chefer för unionens delegationer som fungerar som kommissionens utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 har ställning som utanordnare, vilket är en befogenhet som delegerats av kommissionen för genomförandet av driftsanslag, bör de ges tillgång till systemet på samma sätt som kommissionens generaldirektorat för förvaltningen av administrativa anslag och driftsanslag.
(6)
Enligt artikel 7.6 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av förordning (EG) nr 1073/1999 och rådets förordning (Euratom) nr 1074/1999 har byrån skyldighet att utan dröjsmål förse berörda avdelningar vid kommissionen med uppgifter om pågående utredningar, för att visa när det kan vara lämpligt att vidta administrativa säkerhetsåtgärder till skydd för unionens ekonomiska intressen. Enligt artikel 11 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 har den också skyldighet att upprätta en rapport efter avslutad utredning som ska åtföljas av rekommendationer från generaldirektören om huruvida åtgärder bör vidtas eller inte, särskilt av institutionerna. För att den behöriga utanordnaren ska kunna begära en varning är det nödvändigt att fastställa vilka uppgifter som Olaf ska överlämna till kommissionen.
(7)
Olaf bör ges tillgång till systemet för att fullfölja sina utredningsuppgifter, sin underrättelseverksamhet och sin bedrägeriförebyggande verksamhet som utövas enligt förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.
(8)
För att underlätta situationen bör tillämpningen av systemet förenklas, antalet varningskategorier minskas, deras tillämpningsområde förtydligas och varningarnas benämningar göras självförklarande.
(9)
Varningar om kontroller på grundval av uppgifter från Olaf bör föreslås av den behörige utanordnaren efter samråd med GD Budget och rättstjänsten, i nära samarbete med Olaf.
(10)
Den behörige utanordnaren bör föreslå kommissionen varningar om uteslutning som bör bedömas på ett centraliserat sätt av generaldirektoratet för budget och rättstjänsten när så är lämpligt. När dessa varningar om uteslutning föreslås på grundval av de uppgifter som lämnas av Olaf bör de bedömas i nära samarbete med Olaf. Samma förfarande bör tillämpas när den behörige utanordnaren har för avsikt att vidta någon åtgärd som kan påverka de berörda personernas rättigheter.
(11)
Den ansvarige utanordnaren bör, i nära samarbete med Olaf, besluta om vilka följder som krävs för att skydda unionens ekonomiska intressen och bör dessutom underrätta Olaf om dessa beslut.
(12)
Den ansvarige utanordnaren bör vara ansvarig för att begära att varningar förs in, ändras, tas bort eller förnyas. För att behålla en tillräcklig kontrollnivå bör en sådan begäran göras på den nivå som fastställs i kommissionens beslut C(2014) 2784.
(13)
Räkenskapsföraren bör säkerställa att lämpliga tekniska arrangemang finns för att systemet effektivt ska kunna tillämpas inom kommissionens centrala redovisningssystem.
(14)
Ingående uppgifter om betalningskraven och kvarstad kommer genom kommissionens centrala redovisningssystem att göras tillgängliga för alla kommissionens avdelningar och genomförandeorgan. Varningarna W3a (kvarstad) och W4 (betalningskrav) enligt beslut 2008/969/EG, Euratom bör upphöra. Enbart dessa uppgifter motiverar inte automatiskt en varning. Det krävs att den behörige utanordnarenen gör en bedömning av samtliga omständigheter i målet för att avgöra om en varning är nödvändig eller inte.
(15)
Enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (8) ska kommissionens behandling av personuppgifter ske i överensstämmelse med de lagenliga behandlingskraven och kraven avseende överföring av uppgifter som anges i förordningen, och att denna behandling omfattas av förhandskontroll av Europeiska datatillsynsmannen efter anmälan från kommissionens uppgiftsskyddsombud.
(16)
Enligt bestämmelserna om uppgiftsskydd ska rätten för de personer vars uppgifter har eller kan komma att föras in i systemet fastställas.
(17)
Vissa rättigheter till uppgiftsskydd omfattas av undantag som anges i artikel 20 i förordning (EG) nr 45/2001, vilka ska bedömas från fall till fall och tillämpas temporärt. Avdelningen med ansvar för att begära att relevanta uppgifter ändras, rättas eller tas bort bör besluta om tillämpningen av dessa undantag.
(18)
Den person som är föremål för en eventuell varning om uteslutning bör beredas möjlighet att uttrycka sina synpunkter skriftligen, innan en begäran om registrering av varningen avseende denna person görs i systemet. Samma möjlighet bör ges när den behöriga utanordnaren har för avsikt att vidta en åtgärd som kan påverka den berörda personens rättigheter.
(19)
Om det föreligger vägande legitima skäl, bör denna möjlighet i undantagsfall ställas på framtiden för att skydda sekretessen i samband med utredningen eller det nationella rättsliga förfarandet.
(20)
Tillämpningen av beslut 2008/969/EG, Euratom, bör fortsätta till och med den 1 juli 2015 i den utsträckning som detta är nödvändigt för att säkerställa efterlevnaden av rådets förordningar om restriktiva åtgärder, som antagits på grundval av artikel 215 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (även kallat EUF-fördraget), intill dess att systemet för periodiserad redovisning kan bearbeta de uppgifter som finns i den relevanta databasen inom avdelningen med ansvar för de utrikespolitiska instrumenten. Detta sker i form av en registrering av en W5b-varning enligt beslut 2008/969/EG, Euratom.
(21)
Beslut 2008/969/EG, Euratom bör fortsätta att gälla för W3a- och W4-varningar till den 1 juli 2015, vilka då bör ha omformats till kontrollbaserade varningar med avseende på tillämpningen av avsnitt 4 i detta beslut.
(22)
Genomförandet av detta beslut kräver en regelbunden utvärdering av systemets funktion samt av dess reella bidrag till skyddet av unionens ekonomiska intressen.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
AVSNITT 1
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 1
Syfte, mål och tillämpningsområde
1. Genom detta beslut inrättas det system för tidig varning (nedan kallat systemet) som ska användas av kommissionens utanordnare och genomförandeorgan när de genomför Europeiska unionens allmänna budget och förvaltar eventuella andra medel som förvaltas av unionen.
2. Systemet bidrar till att skydda unionens ekonomiska intressen och unionens anseende, samt till kampen mot bedrägeri och en sund ekonomisk förvaltning.
3. Syftet med systemet är att
a)
genom registrering av varningar informera kommissionens ansvariga utanordnare och genomförandeorganen om att en person skulle kunna utgöra ett hot mot unionens ekonomiska intressen och anseende eller mot eventuella andra medel som förvaltas av unionen, och
b)
utifrån dessa varningar göra det möjligt för den behöriga utanordnaren att göra kontroller eller vidta lämpliga åtgärder, också de som avses i avsnitt 4.
4. Informationen bidrar till att säkerställa
a)
förebyggande av risker genom kontroll på grundval av information i ett tidigt skede om en misstänkt person eller iakttagelser som rör
-
väsentliga fel eller oriktigheter,
-
allvarligt fel i yrkesutövningen,
-
allvarliga kontraktsbrott, eller
-
bedrägeri, korruption eller varje annan olaglig verksamhet som skadar unionens ekonomiska intressen i enlighet med artikel 141 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 (9).
b)
Uteslutande av en person i enlighet med artiklarna 106.1 och 109.1 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.
Artikel 2
Definitioner
I detta beslut gäller följande definitioner:
a) räkenskapsföraren : kommissionens räkenskapsförare eller den underordnade medarbetare som räkenskapsföraren har delegerat vissa uppgifter till i enlighet med artikel 69 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
b) den behöriga utanordnaren : utanordnare genom delegering från kommissionen i den mening som avses i artikel 65 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 är ansvariga i enlighet med de interna reglerna för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget (nedan kallad budgeten), inklusive direktörer för genomförandeorgan och utanordnare genom vidaredelegering i den mening som avses i artikel 65 i den förordningen, vilka utövar funktionen som direktör och cheferna för unionens delegationer som fungerar som kommissionens utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i den förordningen.
c) registrerade : en identifierbar person enligt vad som avses i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter.
d) resultat : fakta som upptäckts och kunnat fastställas under genomförandet av ett rättsligt åtagande, eller i samband med revisioner eller undersökningar som utförts av revisionsrätten, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), internrevisionstjänsten (IAS) eller någon annan revision eller kontroll som genomförts under ansvar av den behöriga utanordnaren.
e) rättsligt åtagande : ett åtagande som kommissionen ingått enligt avdelningarna V-VIII i del 1 och del 2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
f) person : en fysisk eller juridisk person eller en sammanslutning som inte är en juridisk person enligt nedan:
-
En mottagare enligt definitionen i artikel 2 i i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
-
En anbudssökande eller anbudsgivare.
-
En bidragssökande.
-
En deltagare i en pristävling.
-
En betald extern expert i enlighet med artikel 204 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
-
En person med rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll över en annan juridisk person enligt vad som avses i artikel 106.1 b och e i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
g) allvarligt fel i yrkesutövningen : överträdelse av lagar, författningar eller etiska normer för det yrke som personen tillhör, samt eventuellt felaktigt agerande som påverkar personens yrkesmässiga trovärdighet.
h) underentreprenör : en ekonomisk aktör som har föreslagits av en anbudssökande, anbudsgivare eller kontraktspart för att utföra delar av ett kontrakt, samtidigt som den upphandlande myndigheten inte har några direkta rättsliga åtaganden gentemot aktören.
i) väsentligt fel eller oriktighet : väsentligt fel eller oriktighet enligt definitionen i artikel 166.2 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012.
j) kontaktperson för varningen : den person inom det generaldirektorat som ansvarar för begäran som är ansvarig för varningen till dess att den tas bort.
Artikel 3
Systemets funktion
1. Räkenskapsföraren ska säkerställa lämpliga tekniska arrangemang för en effektiv drift av systemet och dess övervakning.
Räkenskapsföraren ska föra in, ändra, förnya eller ta bort varningar som begärts av den behöriga utanordnaren.
2. Räkenskapsföraren ska anta genomförandeåtgärder avseende tekniska aspekter och definiera därtill hörande förfaranden, också på säkerhetsområdet.
Räkenskapsföraren ska meddela dessa åtgärder till kommissionens generaldirektorat och till genomförandeorganen.
Artikel 4
Befogenhet och förfarande för att begära, ändra, förnya eller ta bort en varning
1. Bara den behöriga utanordnaren får begära registrering, ändring, förnyelse eller borttagande av en varning.
2. Den behöriga utanordnaren ska rikta begäran om registrering, ändring, förnyelse eller borttagande av varningar till räkenskapsföraren. Den behöriga utanordnaren ska använda formuläret i bilagan till detta beslut.
3. Den kontaktperson för varningar som avses i artikel 8 ska kontrollera att kraven i artiklarna 11 och 12 är uppfyllda innan den överlämnar begäran till räkenskapsföraren.
Artikel 5
Tillgång till systemet
Kommissionens generaldirektorat och genomförandeorganen ska ges direkt tillgång till informationen i systemet via kommissionens centrala redovisningssystem.
Kommissionens generaldirektorat eller genomförandeorgan med ansvar för ett lokalt system kan använda det centrala redovisningssystemet för att få tillgång till informationen i systemet, under förutsättning att samstämmigheten mellan informationen kan garanteras i det lokala systemet och det centrala redovisningssystemet.
Artikel 6
Användningen av systemet
Information som lagras i systemet får bara användas för genomförandet av budgeten eller förvaltningen av andra eventuella medel som förvaltas av unionen. Detta ska inte påverka den information som ingår i den centrala databasen för uteslutning av anbud (nedan kallad databasen) som avses i artikel 1.2 och 1.3 i förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 (10).
Olaf får använda uppgifterna i systemet och databasen för sina undersökningar enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av förordning (EG) nr 1073/1999 (”Olaf-förordningen”), och för att förebygga bedrägerier, bland annat genom riskanalyser.
Artikel 7
Tidpunkt för samråd om systemet
Den ansvariga utanordnaren ska kontrollera om det finns en varning i systemet som gäller en person i följande skeden:
a)
Innan ett enskilt budgetåtagande ingås.
b)
Innan ett övergripande budgetåtagande ingås om personen är känd i det skedet.
c)
Vid preliminära budgetåtaganden, innan det rättsliga åtagandet ingås, vilket ger rätt till kommande betalningar såvida det inte rör sig om personalkostnader och återbetalning av resekostnader för deltaganden i möten och uttagningsprov.
d)
Vid upphandlings- eller bidragsförfaranden, pristävlingar och inbjudningar att anmäla intresse, senast innan tilldelningsbeslutet fattas.
e)
När det gäller upphandling, om den upphandlande myndigheten begränsar antalet anbudssökande som inbjuds att lämna anbud, innan urvalet av anbudssökandena har avslutats.
f)
Innan en eventuell utbetalning såvida det inte rör sig om personalkostnader och återbetalning av resekostnader för deltaganden i möten och tävlingar.
Artikel 8
Kontaktperson för varningen
Kontaktpersonen för varningen ska:
a)
Förbereda begäran om registrering av en varning.
b)
Översända begäran och all annan information om varningen till räkenskapsföraren.
c)
Tillhandahålla den information som gör det möjligt för andra behöriga utanordnare att göra kontroller eller besluta om de konsekvenser som avses i avsnitt 4.
AVSNITT 2
INFORMATION SOM FÖRS IN I SYSTEMET
Artikel 9
Varningskategorier
1. Varningarna i systemet ska delas in i följande två kategorier:
a) Kontrollbaserade varningar: om en person är misstänkt eller föremål för upptäckt av bedrägerier, korruption eller annan olaglig verksamhet som riktar sig mot unionens ekonomiska intressen som avses i artikel 141 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012, som gäller väsentliga fel eller oriktigheter, allvarligt fel i yrkesutövningen eller allvarliga kontraktsbrott.
b) Varningar om uteslutning: om en person utesluts i enlighet med de grunder för uteslutning som anges i artiklarna 106.1 och 109.1 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
2. En person kan bli föremål för olika varningar som registrerats på olika grunder.
Artikel 10
Information i systemets varningar
Varningar inom systemet ska innehålla följande information:
a)
Identifiering av personen.
b)
Typ av varning.
c)
Hur länge varningen ska gälla.
d)
Grunder till att en person utgör ett hot med avseende på unionens ekonomiska intressen och anseende eller eventuella andra medel som förvaltas av unionen.
e)
Informationen om det kontradiktoriska förfarandet.
f)
Namnet på den behöriga utanordnaren.
g)
Namnet på den kontaktperson för varning som avses i artikel 8 i detta beslut.
Artikel 11
Kontrollbaserade varningar
1. Den behöriga utanordnaren kan begära en kontrollbaserad varning om något av följande villkor är uppfyllt:
a)
Olaf har underrättat den behöriga utanordnaren enligt förordning (EU, Euratom) nr 883/2013, om utredningarna visar att det kan vara lämpligt att vidta åtgärder för att skydda unionens ekonomiska intressen.
b)
Europeiska revisionsrätten har lämnat upplysningar till kommissionen, eller internrevisionstjänsten har lämnat upplysningar till den behöriga utanordnaren som tyder på bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som påverkar unionens ekonomiska intressen i den mening som avses i artikel 141 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012, eller som gäller väsentliga fel eller oriktigheter, allvarliga fel i yrkesutövningen eller allvarliga kontraktsbrott med anknytning till en person.
c)
Den behöriga utanordnaren har utfört en översyn, revision eller en kontroll som tyder på bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som påverkar unionens ekonomiska intressen i den mening som avses i artikel 141 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012, som gäller väsentliga fel, oriktigheter eller allvarligt fel i yrkesutövningen eller allvarligt kontraktsbrott när det gäller en person, eller har fått information om en sådan översyn, revision eller kontroll.
2. En kontrollbaserad varning ska ha en längsta varaktighet på ett år. Kontrollen ska tas bort när en varning om uteslutning begärs, eller när det inte längre föreligger något behov av kontroll.
3. Vid utgången av den period som avses i punkt 2 ska den kontrollbaserade varningen automatiskt tas bort.
4. Den behöriga utanordnaren får begära förnyelse av den kontrollbaserade varningen om Olaf informerar utanordnaren om att slutsatserna om de utredningar som avses i punkt 1 ännu inte har utformats, men att utredningarna motiverar att den kontrollbaserade varningen bibehålls. Den behöriga utanordnaren kan även begära förnyelse av den kontrollbaserade varningen om villkoren som anges i punkt 1 b och c fortfarande är uppfyllda.
5. Den behöriga utanordnaren ska ange orsakerna till varför förnyelsen är nödvändig för att skydda unionens ekonomiska intressen och anseende.
6. En förnyelse ska betraktas som en ny begäran om en kontrollbaserad varning.
Artikel 12
Varningar om uteslutande
1. Den behöriga utanordnaren ska begära en varning om uteslutning i de fall som avses i artiklarna 106.1 eller 109.1 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
2. En varning om uteslutning ska tas bort när uteslutningsperioden löpt ut.
3. En varning om uteslutning ska automatiskt föras in från systemet till databasen.
Artikel 13
Information från Olaf
När Olaf vidarebefordrar information i enlighet med artikel 7.6 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 för att bistå den behöriga utanordnaren när beslut fattas om att vidta förebyggande åtgärder för att skydda Europeiska unionens ekonomiska intressen eller i enlighet med artikel 11 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 ska informationen omfatta följande:
a)
Den berörda personens identitet.
b)
En sammanfattning av de faktiska omständigheterna och de risker som identifierats i utredningen. Sammanfattningen ska vara tillräcklig för att göra det möjligt för personen att höras i enlighet med artikel 16 i detta beslut.
c)
Eventuella rekommendationer om särskild sekretess i fall där utredningsåtgärderna måste vidtas av en nationell rättslig myndighet eller i fråga om externa utredningar som ingår i en nationell myndighets behörighet, i enlighet med de nationella bestämmelser som är tillämpliga på utredningen.
AVSNITT 3
FÖRFARANDEN VID REGISTRERING AV EN VARNING
Artikel 14
De centrala avdelningarnas föregående samråd för kontroll av varningar
Den behöriga utanordnaren ska, innan beslut fattas om att begära registrering av en kontroll på grundval av uppgifter som lämnats in av Olaf i enlighet med artiklarna 7.6 och 11 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013, samråda med generaldirektoratet för budget (den centrala finansenheten) och, där så är lämpligt, med rättstjänsten, i nära samarbete med Olaf i överensstämmelse med förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.
Artikel 15
De centrala avdelningarnas bedömning av varningar om uteslutning
Innan en varning om uteslutning och om lämplig tidsrymd för denna begärs för de fall som avses i artikel 106.1 b, c och e samt i artikel 109.1 på förslag av den behöriga utanordnaren, ska en centraliserad bedömning genomföras av generaldirektoratet för budget och rättstjänsten. Om den varning om uteslutning som föreslås av den behöriga utanordnaren grundas på uppgifter som lämnats av Olaf ska denna bedömning göras i nära samarbete med Olaf.
Artikel 16
Rätt att höras
1. Registrering av varningar omfattas av följande regler:
a)
Om den behöriga utanordnaren har för avsikt att registrera en varning om uteslutning eller att vidta åtgärder som kan påverka den berörda personens rättigheter negativt ska den berörda personen först få tillfälle att yttra sig skriftligen. Den behöriga utanordnaren ska ge den berörda personen minst 14 kalenderdagar att inkomma med ett yttrande. Samtidigt ska den behöriga utanordnaren upplysa den berörda personen om att varningen kommer att registreras om inget yttrande inkommer.
I förekommande fall ska den behöriga utanordnaren ge den berörda personen möjlighet att yttra sig på grundval av de uppgifter som lämnats av Olaf.
b)
Om personen inkommer med yttranden som inte ändrar den behöriga utanordnarens bedömning ska denne uppmana räkenskapsföraren att aktivera varningen.
Om personen inkommer med yttranden som enligt den behöriga utanordnaren leder till att en varning blir oproportionell eller överflödig ska varningen inte aktiveras, och personen ska informeras om detta.
I förekommande fall ska räkenskapsföraren till den behöriga utanordnaren bekräfta registreringen av varningen i databasen för systemet för tidig varning.
c)
Den behöriga utanordnaren ska meddela den berörda personen att varningen aktiverats och för vilken tidsperiod. Ett sådant meddelande krävs emellertid inte om personen inte svarat på uppmaningen att yttra sig skriftligen.
2. Den behöriga utanordnaren kan i väntan på beslut om uteslutningens varaktighet begära registrering av varningar om uteslutning för de fall som avses i artikel 106.1 e i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 redan innan den berörda personen fått tillfälle att yttra sig. Den behöriga utanordnaren ska ge personen möjlighet att yttra sig om uteslutningens varaktighet.
3. Om den behöriga utanordnaren har ett officiellt dokument som redogör för situationen kan denne begära registrering av en varning om uteslutning i de situationer som avses i artikel 106.1 a i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 redan innan den berörda personen fått tillfälle att yttra sig. Den behöriga utanordnaren ska meddela den berörda personen att varningen registrerats.
4. Den behöriga utanordnaren kan i undantagsfall frångå kravet att ge den berörda personen möjlighet att yttra sig skriftligen innan registrering av en varning om uteslutning begärs, eller innan någon åtgärd vidtas som negativt kan påverka den berörda personens rättigheter, förutsatt att det finns avgörande och berättigade skäl att låta utredningen eller de nationella rättsliga förfarandena omfattas av sekretess och samtidigt fortsätta med registrering av varningen.
5. När Olaf informerar den behöriga utanordnaren i enlighet med artikel 13 ska det anges huruvida utredningen eller nationella rättsliga förfaranden behöver omfattas av sekretess och huruvida den berörda personens möjlighet att yttra sig behöver åsidosättas.
6. Personen ska ges möjlighet att yttra sig så snart skälen att skydda en utredning eller nationella rättsliga förfaranden inte längre föreligger.
Artikel 17
Uppgiftsskydd och de registrerades rättigheter
1. Den behöriga utanordnaren ska informera de registrerade om att deras uppgifter kan komma att tas med i databasen för systemet för tidig varning, och upplysa dem om vilka som kan komma att få tillgång till dessa uppgifter. Denna allmänna information ska delges skriftligen, bland annat i meddelanden om upphandling, förslagsinfordringar, pristävlingar och, om inga infordringar görs, innan kontrakt eller bidrag tilldelas.
2. Den behöriga utanordnare som begär registrering av en varning ska vara ansvarig för kontakterna med den person vars personuppgifter införs i databasen för systemet för tidig varning. Utanordnaren ska bemöta begäranden från berörda personer om att korrigera felaktiga eller ofullständiga personuppgifter, liksom även alla andra begäranden och frågor från sådana personer.
3. Berörda personer kan också skriftligen av räkenskapsföraren begära uppgifter om huruvida de är registrerade i databasen för systemet för tidig varning.
Räkenskapsföraren ska tillhandahålla dessa uppgifter såvida inte den behöriga utanordnaren, i överenskommelse med Olaf, där så behövs beslutar att de begränsningar som avses i artikel 20.1 i förordning (EG) nr 45/2001 gäller.
4. Varningar som tagits bort ska vara åtkomliga enbart för revision och utredningar och ska inte längre vara tillgängliga för databasens användare.
Personuppgifter om fysiska personer som uteslutits får dock sparas för ovannämnda syften i högst fem år efter det att varningen har tagits bort.
Artikel 18
Översyn av varningar
Om den person för vilken en varning registrerats i databasen för systemet för tidig varning tillhandahåller nya uppgifter som visar att skälen för registrering inte längre föreligger ska den behöriga utanordnaren begära att varningen tas bort.
Den person för vilken en varning registrerats i databasen kan klaga hos ombudsmannen och begära rättslig prövning.
AVSNITT 4
VARNINGARNAS FÖLJDER
Artikel 19
Allmänna bestämmelser om följder
1. Den behöriga utanordnaren ska av kontaktpersonen för varningen begära alla relevanta uppgifter som behövs för att besluta om de följder som anges i detta avsnitt.
2. Om den behöriga utanordnaren på grundval av uppgifter som lämnas av Olaf begär registrering av en kontrollbaserad varning enligt artikel 11 ska den behöriga utanordnaren följa det förfarande som anges i artikel 14 eller 15 i detta beslut och besluta om följderna i nära samarbete med Olaf, i överensstämmelse med förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.
3. När beslut om följder fattas ska den behöriga utanordnaren för alla varningar beakta följande kriterier:
a)
Riskerna för unionens ekonomiska intressen och anseende.
b)
Det rättsliga åtagandets belopp och varaktighet.
c)
Hur brådskande genomförandet av det rättsliga åtagandet är.
d)
Typen av omständigheter.
e)
Hur allvarliga omständigheterna är.
f)
De eventuella följderna av genomförandet av det rättsliga åtagandet.
För varningar om uteslutning ska den behöriga utanordnaren även beakta av vilken art och hur allvarliga skälen för uteslutningen är, liksom behovet av att undvika avbrott i verksamheten.
4. Den behöriga utanordnaren ska under alla omständigheter skriftligen motivera sitt beslut om följder.
Artikel 20
Följder av kontrollbaserad varning
1. När det gäller upphandling, tilldelningsförfaranden eller pristävlingar kan kontroll omfatta följande:
a)
Den behöriga utanordnaren kan begära ytterligare styrkande handlingar enligt reglerna för upphandlingen, tilldelningsförfarandet eller pristävlingen.
b)
För tilldelningsförfaranden, en analys av riskerna med förfinansiering.
2. När det gäller rättsliga åtaganden kan kontrollen omfatta följande:
a)
kontroll av att åtgärden är förenlig med de rättsliga åtagandena, bland annat i fråga om tidsfrist och resultatens innehåll.
b)
För befintliga bidrag: kontroll av att utgifterna är bidragsberättigande innan utbetalning sker eller revision eller kontroller på plats.
Artikel 21
Rätt att höras efter en kontrollbaserad varning
Det förfarande som beskrivs i artikel 15 i detta beslut och rätten att höras enligt artikel 16 i detta beslut ska även gälla om en behörig utanordnare till följd av en kontrollbaserad varning överväger åtgärder som kan påverka de berörda personernas rättigheter negativt.
Artikel 22
Följder av varningar om uteslutning för förfaranden och rättsliga åtgärder
1. När det gäller upphandling, tilldelningsförfaranden eller pristävlingar ska den behöriga utanordnaren utesluta personer som omfattas av en varning om uteslutning från deltagande i upphandling eller tilldelningsförfaranden, såvida inte dessa personer innehar en ensamrättsposition i den meningen att villkoren som anges i artikel 106.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 är uppfyllda.
2. Om befintliga rättsliga åtaganden föreligger ska den behöriga utanordnaren besluta om följderna, bland annat någon av följande:
a)
Genomförandet av kontraktet eller bidraget fortsätter och lämplig kontroll genomförs.
b)
Tidsfristen för betalningar avbryts i enlighet med artikel 92.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
c)
Betalningarna avbryts i enlighet med artikel 208 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012.
d)
Genomförandet av kontraktet eller bidraget avbryts i enlighet med artiklarna 116 och 135.5 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
e)
Det rättsliga åtagandet sägs upp om det i dess villkor fastställs att det kan avslutas på grundval av den information för vilken varningen har registrerats.
3. Om personen är en underleverantör ska den behöriga utanordnaren kräva att anbudsgivaren, den anbudssökande eller uppdragstagaren ersätter underleverantören.
Artikel 23
Följder av uteslutningsvarningar för budgettransaktioner
1. För uteslutningsvarningar ska den behöriga utanordnaren där så är lämpligt i räkenskapssystemet bekräfta att betalningen ska göras trots att en varning föreligger.
2. Om en uteslutningsvarning registrerats ska inga enskilda budgetåtaganden, ingen registrering av enskilda rättsliga åtaganden i budgeträkenskaperna grundad på ett övergripande åtagande och ingen avslutning av ett rättsligt åtagande grundat på ett preliminärt åtagande göras, utom om den berörda personen befinner sig i en ensamrättssituation i enlighet med villkoren i artikel 106.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
AVSNITT 5
SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 24
Upphävande
Beslut 2008/969/EG, Euratom om systemet för tidig varning som ska användas av kommissionens utanordnare och genomförandeorgan ska upphöra att gälla.
Artikel 25
Övergångsbestämmelser
1. Uteslutningsvarningar som registrerats enligt beslut 2008/969/EG, Euratom ska förbli aktiva fram till slutet av deras varaktighetsperiod i enlighet med det beslutet.
2. Varningar i kategorierna W1, W2 och W3b som registrerats enligt beslut 2008/969/EG, Euratom ska anses vara kontrollbaserade varningar enligt detta beslut.
3. Varningar i kategorierna W3a och W4 ska även fortsättningsvis registreras fram till den 1 juli 2015 på de villkor som anges i beslut 2008/969/EG, Euratom. För tillämpningen av avsnitt 4 i detta beslut ska varningar i kategorierna W3a och W4 anses vara kontrollbaserade varningar enligt detta beslut. Beslut 2008/969/EG, Euratom ska fortsätta att gälla för varningar i kategori W5b fram till den 1 juli 2015.
Artikel 26
Offentliggörande
Detta beslut ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.
Utfärdat i Bryssel den 13 november 2014.