ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1268/2012 НА КОМИСИЯТА
от 29 октомври 2012 година
относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално членове 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 и 209 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2) бе съществено изменен и заменен с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“). Поради това е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (3) да се приведе в съответствие с Финансовия регламент. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 да бъде заменен.
(2)
Съгласно член 290 от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“) законодателен акт може да делегира на Комисията правомощието да приема незаконодателни актове само с цел допълване или изменяне на някои несъществени елементи на законодателния акт. Вследствие на това някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 са включени във Финансовия регламент. Поради това тези разпоредби следва да не бъдат включени в настоящия регламент.
(3)
По време на своята подготвителна работа Комисията проведе подходящи консултации, включително на експертно равнище, и предаде едновременно, своевременно и по подходящ начин съответните документи на Европейския парламент и Съвета.
(4)
Що се отнася до бюджетните принципи, и по-специално до принципа на единство, опростяването на правилата, уреждащи генерирането и събирането на лихви, начислени върху предварителното финансиране, и по-специално отказването от задължението на получателите на безвъзмездни средства да генерират такива лихви, прави неактуални разпоредбите относно обхвата и условията за събиране на лихвите. В случаите, в които такова задължение се налага на субектите, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, правилата, уреждащи посочването, използването и счетоводното отчитане на генерираните лихви, следва да бъдат включвани в споразуменията за делегиране, сключени с тези субекти. В случаите, в които начислените върху предварителното финансиране лихви се дължат на Съюза въз основа на тези споразумения, тези лихви следва да се изплащат на бюджета като целеви приходи.
(5)
По отношение на принципа на ежегодност е важно да се пояснят значението на годишните бюджетни кредити и подготвителните етапи на процедурата по поемане на задължения, която, ако бъде приключена до 31 декември, може да позволи пренасяне на бюджетни кредити за поети задължения.
(6)
Що се отнася до принципа на разчетна единица, следва да бъдат посочени валутните курсове, които следва да се използват за конвертирането на еврото в другите валути за нуждите на управлението на паричния поток и отчетите. Освен това следва да се повиши прозрачността в счетоводното отчитане на резултатите от такива операции по конвертиране на валути. След въвеждането на еврото следва да се премахне задължението на Комисията да предоставя на държавите членки информация за паричните преводи, извършвани между различни валути.
(7)
Що се отнася до дерогациите от принципа на универсалност, следва да бъде уточнено бюджетното третиране на целевите приходи, по-конкретно на вноските от държавите членки или трети държави по определени програми на Съюза, както и ограниченията за нетиране на приходите и разходите. По-конкретно, като се има предвид настоящата практика, по съображения за правна сигурност е необходимо да се поясни, че по правило целевите приходи следва да генерират бюджетни кредити за поети задължения и за плащания автоматично, веднага след като приходите бъдат получени от институцията. Необходимо е също да се уточнят случаите, в които по изключение целевите приходи могат да бъдат предоставяни, преди приходите да са реално получени от институцията.
(8)
Относно принципа на специфичност следва да се даде точно определение за изчисляването на процента на бюджетните кредити, които институциите имат право да прехвърлят по силата на своята независимост. Европейският парламент и Съветът следва да получават пълна информация посредством подробно обяснение на исканията за трансфери, които трябва да им се изпращат.
(9)
Що се отнася до доброто финансово управление, нужно е да се посочат целите на предварителната, междинната и последващата оценка на програмите и дейностите, минималната честота на тяхното извършване и информацията, която трябва да се съдържа в законодателната финансова обосновка.
(10)
По отношение на принципа на прозрачност публикуването на данни с името на съответните получатели на средства и точните суми, получени от тях, повишава прозрачността по отношение на използването на съответните средства. Такава предоставена на гражданите информация засилва публичния контрол на целта, за която средствата са предоставени, и спомага за най-доброто използване на публичните средства. Същевременно, когато получателите са физически лица, при такова публикуване трябва да се спазват правилата за защита на личните данни. Поради това личните данни следва да се публикуват само ако това е необходимо и пропорционално на преследваната основателна цел.
(11)
Информацията относно използването на средства на Съюза следва да се публикува на уебсайт на институциите и да съдържа поне името, местоположението, сумата и предназначението на средствата. Тази информация следва да отчита критериите, залегнали в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент, и по-конкретно вида и размера на отпуснатите средства.
(12)
Името и местоположението на получателите на средства на Съюза следва да се публикуват за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени вследствие на откриването на публична процедура на конкурентна основа, какъвто е случаят по-конкретно с конкурсите, поканите за представяне на предложения и на оферти, при зачитане на принципите на ДФЕС, и по-специално принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация. Освен това такова публикуване следва да допринася за осъществяването на контрол върху процедурите за публичен подбор от страна на отхвърлените кандидати в конкурентната процедура.
(13)
Публикуването на лични данни на физически лица следва да не надхвърля срока, през който средствата се използват от получателя, поради което трябва да се прекратява след изтичане на две години. Същото следва да се отнася и за личните данни на юридическите лица, чието официално наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
(14)
В повечето случаи, попадащи в обхвата на настоящия регламент, публикуването се отнася до юридическите лица.
(15)
Когато става въпрос за физически лица, такова публикуване следва да се предвижда само при съблюдаване на принципа на пропорционалност между размера на отпуснатата сума и необходимостта от контрол на най-добрия начин на използване на средствата. По отношение на физическите лица публикуването на региона от ниво NUTS 2 съответства на целта да се публикуват получателите, гарантира равно третиране на държавите членки с различна големина, като същевременно се зачита правото на получателите на личен живот, и по-специално на защита на личните им данни.
(16)
Информацията за стипендиите и други преки помощи, отпускани на физическите лица в най-голяма нужда, следва да не се публикува.
(17)
За да се гарантира спазването на принципа на равно третиране на получателите на средства, публикуването на информация във връзка с физическите лица следва да бъде осигурено и в съответствие със задължението на държавите членки да осигурят голяма прозрачност на поръчките, чиято стойност надхвърля сумата в Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (4).
(18)
Името и местоположението на получателя, както и сумата и предназначението на средствата следва да не се публикуват, ако това може да застраши неприкосновеността на получателя, защитен от Хартата на основните права на Европейския съюз, или би навредило на законните търговски интереси на получателя.
(19)
Бюджетната номенклатура следва да осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес.
(20)
Следва да бъдат посочени и действията, които има вероятност да породят конфликт на интереси.
(21)
По отношение на непрякото управление е необходимо да се установят рамката за това делегиране на правомощия и съдържанието на споразумението за делегиране. Всеки субект или лице, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, следва да гарантира степен на защита на финансовите интереси на Съюза, еквивалента на изискваната по Финансовия регламент. Следва да бъдат посочени условията, при които Комисията може да приема, че системите, правилата и процедурите на тези субекти или лица са еквивалентни на нейните, за да се обезпечи доброто финансово управление на средствата на Съюза от субектите със задачи по изпълнението на бюджета.
(22)
Изпълнителните агенции, които остават под контрола на Комисията, следва да бъдат признати за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на тази институция за изпълнението на бюджета на Съюза.
(23)
В случай на непряко управление с международни организации следва да бъдат посочени организациите, които отговарят на условията за този вид управление.
(24)
Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга, следва да бъдат определени условията за тяхното посочване.
(25)
За непрякото управление е необходимо да се установят подробни правила за процедурите за разглеждане и приемане на отчетите и за изключване от финансиране от Съюза на разходите, за които са отпуснати средства в нарушение на приложимите правила.
(26)
Частноправните субекти, извършващи подготвителни или помощни задачи от името на Комисията, следва да бъдат избирани в съответствие с процедурите за възлагане на обществени поръчки.
(27)
Що се отнася до ролята на финансовите участници, реформата на финансовото управление, както и премахването на централизираните предварителни проверки, повишава отговорностите на разпоредителите с бюджетни кредити при всички приходни и разходни операции, включително от гледна точка на системите за вътрешен контрол. Европейският парламент и Съветът следва в бъдеще да бъдат уведомявани за възлагането или прекратяването на функциите на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити. Следователно следва да бъдат определени и задачите, отговорностите и принципите на процедурите, които трябва да бъдат спазвани. Интернализирането на предварителните проверки налага по-конкретно да се прави ясно разграничение между задачите, свързани с инициирането на операции в изпълнение на бюджета, и задачите, свързани с проверката на тези операции. Освен това всяка институция следва да приеме кодекс на професионалните стандарти, който се прилага за служителите, отговарящи за предварителните и последващите проверки. Необходимо е също да се предвиди поетите отговорности да бъдат отчитани в годишен доклад до институцията, която отговаря, освен за други неща, за последващите проверки. Следва да се съхранява оправдателната документация във връзка с извършените операции. На последно място, всички различни форми на процедурата на договаряне за възлагане на обществени поръчки следва, тъй като тези поръчки представляват дерогации от обичайните процедури за възлагане на обществени поръчки, да бъдат предмет на специален доклад до институцията и на съобщение до Европейския парламент и Съвета.
(28)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 следва да бъде адаптиран, за да бъде взета предвид двойната роля на ръководителя на делегация като вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“) и що се отнася до оперативните бюджетни кредити, за Комисията.
(29)
С цел поясняване на отговорностите е необходимо да се даде точно определение на задачите и отговорностите на счетоводителя във връзка със счетоводните системи, управлението на касата, управлението на банковите сметки и досиетата на трети страни. Следва да бъдат определени и условията за прекратяване на функциите на счетоводителя.
(30)
Следва да бъдат също определени условията за използване на сметките за авансови средства - система за управление, представляваща изключение от обичайните бюджетни процедури, като следва да бъдат определени и задачите и отговорностите на администраторите на авансови средства, както и тези на разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводителя във връзка с контрола на сметките за авансови средства. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции. По съображения за ефикасност в делегациите следва да се открива само една сметка за авансови средства - за бюджетните кредити от частта на бюджета, предназначена за Комисията, и от частта на бюджета, предназначена за ЕСВД. Оказа се необходимо да се въведе възможността за използване на дебитни карти, свързани със сметките за авансови средства, за да се улеснят плащанията, по-специално в делегациите и представителствата на Съюза, и за да се избегнат рисковете, свързани с работата с пари в брой.
(31)
Когато бъдат определени задачите и отговорностите на всеки финансов участник, последният може да бъде държан отговорен само съгласно условията, съдържащи се в Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Специалният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден във всяка институция, се оказа ефикасен механизъм за определяне на това дали са налице нередности от финансово естество и следователно трябва да се запази. Необходимо е да се установи процедурата, чрез която разпоредителят с бюджетни кредити може да иска потвърждение за инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, и по този начин да се освобождава от всякаква отговорност.
(32)
Що се отнася до приходите, с изключение на специалния случай на собствените ресурси, попадащи в обхвата на Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (5), трябва да се определят задачите и проверките, попадащи в отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити на различните етапи от процедурата: установяване на прогноза за вземанията, нареждане за събиране, изпращане на дебитното известие, с което длъжникът се уведомява, че вземането е установено, изчисляване на евентуална лихва за забава и решението, при необходимост, за отказ от вземане при спазване на критерии, гарантиращи съблюдаване на принципа на добро финансово управление, за да се обезпечи ефикасно събиране на приходите.
(33)
Необходимо е да се уточни ролята на счетоводителя в събирането на приходите и по отношение на удължаването на срока за плащане на разходите. Счетоводителят следва да разполага също с гъвкавост при събирането на плащания, като например възможността директно да прихваща дългове или, при извънредни обстоятелства и при надлежно съблюдаване на принципа на пропорционалност, да отменя изискването за предоставяне на гаранция за изплащане на дълг, когато длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция.
(34)
За да се обезпечи управлението на активите, като същевременно се генерира финансово възнаграждение, е необходимо условно платените суми, като глобите в областта на конкуренцията, които се оспорват, да се инвестират във финансови активи и да се уточни за каква цел ще се използват лихвите, генерирани от тези инвестиции.
(35)
За да се гарантира, че Комисията разполага с цялата необходима информация за приемането на решенията за финансиране, е необходимо да се установят минималните изисквания за съдържанието на решенията за финансиране в областта на безвъзмездните средства, обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти.
(36)
Що се отнася до разходите, следва да бъдат дефинирани връзката между решенията за финансиране, глобалните поети задължения и индивидуалните поети задължения и характеристиките на тези различни етапи, за да се въведе ясна рамка за различните етапи от изпълнението на бюджета.
(37)
Необходимо е да се поясни връзката между утвърждаването, разрешаването и платежните операции и проверките, които трябва да извършва разпоредителят с бюджетни кредити при проверката на разходите с резолюция „прието за плащане“. Следва да бъдат посочени документите, които трябва да бъдат изготвяни в подкрепа на плащанията, както и да бъдат определени правила за изчистването на предварителното финансиране и на междинните плащания.
(38)
Следва да се определят подробни правила за прилагането на сроковете, които важат за операциите по утвърждаване и плащане, като бъде взета под внимание Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. относно борбата със забавяне на плащането по търговски сделки (6), за да се предотврати ненужното забавяне на плащанията в полза на получателите.
(39)
За вътрешния одит е необходимо да се установи процедурата за назначаване на одитора и за гарантиране на неговата независимост в рамките на институцията, която го е назначила и на която той трябва да докладва за дейността си. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции, за да се осигури прозрачност спрямо Европейския парламент и Съвета.
(40)
Правилата относно обществените поръчки следва да се основават на Директива 2004/18/ЕО. Необходимо е да се определят различните видове процедури за възлагане на обществени поръчки, приложимите мерки за оповестяване и публикуване, условията, при които може да се използва конкретен вид процедура, и основните характеристики на съществуващите процедури, посочването на критериите за подбор и възлагане, правилата за достъп до тръжните документи и за комуникация с оферентите или кандидатите и за случаите, при които Комисията възлага поръчки за свои нужди, приложимите прагове и правилата за определяне на стойността на поръчките, които ще бъдат възлагани.
(41)
Целта на процедурите за възлагане на обществени поръчки е задоволяване на нуждите на институцията при възможно най-добрите условия, като същевременно се гарантира равният достъп до обществените поръчки и се съблюдават принципите на прозрачност и недопускане на дискриминация. С цел осигуряване на прозрачност и равно третиране на кандидатите и оферентите, както и пълната отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити при крайния избор, е необходимо да се определи процедурата за отваряне и оценяване на офертите и заявленията за участие, от назначаването на комисия до обоснованото и документирано решение за възлагане, която процедура в крайна сметка попада в рамките на дейността на възложителя.
(42)
Като се вземе предвид опитът от миналото, е необходимо да се установи нова процедура за възлагане на обществени поръчки за поръчките със средна стойност. Нужно е да се позволи използването на „списък на потенциалните оференти“ при същите условия като съществуващите за поканите за изразяване на интерес, тъй като този списък води до по-малка административна тежест за потенциалните оференти.
(43)
За да се защитят финансовите интереси на Съюза по време на изпълнението на поръчките, е необходимо да се допусне възможността да се изисква от субектите, които осигуряват финансовия капацитет в рамките на възлагането на обществените поръчки, да носят солидарна отговорност за изпълнението на съответната поръчка.
(44)
С цел защита на финансовите интереси на Съюза и гарантиране на контрола върху изпълнението на поръчките е необходимо да се допусне възможността да се изисква от изпълнителя самият той да изпълнява пряко определени задачи от критично естество.
(45)
За да се гарантира, че поръчките се изпълняват по най-високи професионални стандарти, е необходимо да се допусне възможността за отхвърляне на оференти, които имат потенциални конфликти на интереси.
(46)
Като се има предвид, че изискването на финансови гаранции вече не се прилага по подразбиране, е нужно да бъдат определени критериите, по които такива гаранции могат да бъдат изисквани.
(47)
Необходимо е да се поясни обхватът на дела за безвъзмездните средства, по-специално по отношение на вида на дейността или на органа от общ европейски интерес, които отговарят на условията за отпускане на безвъзмездни средства, както и по отношение на видовете правни задължения, които могат да се използват за покриване на безвъзмездните средства. За тези правни задължения следва да бъдат уточнени критериите за избор между споразумения и решения, тяхното минимално съдържание и възможността за сключване на индивидуално споразумение или решение за безвъзмездни средства в рамките на рамковите партньорства, за да се гарантира равно третиране и за да се избегне ограничаването на достъпа до средства на Съюза.
(48)
Обхватът на дела за безвъзмездните средства следва да отчита и въвеждането във Финансовия регламент, от една страна, на специфични дялове за наградите и финансовите инструменти и от друга страна, на ключовите правила, приложими за безвъзмездните средства, допустимите разходи, премахването на принципа на постепенно намаляване, използването на опростени форми безвъзмездни средства (еднократни суми, единични разходи и единни ставки) и отпадането на задължителното предоставяне на гаранции за предварителното финансиране.
(49)
Напредъкът към електронен обмен на информация и електронно подаване на документи, които представляват основна мярка за опростяване, следва да бъде съпътстван от ясни условия за приемане на системите, които ще се използват, за да се създаде надеждна от правна гледна точка среда.
(50)
Принципите на недопускане на печалба и съфинансиране следва да бъдат преразгледани съобразно поясненията и мерките за опростяване, включени във Финансовия регламент. По-конкретно, по съображения за яснота, трябва да се определят подробни правила за видовете приходи, които да се задържат, за принципа на недопускане на печалба, както и формите на външно съфинансиране и вноските в натура.
(51)
По отношение на принципа на прозрачност следва да се разрешат приемането и публикуването на многогодишни работни програми, тъй като те носят добавена стойност за заявителите, които могат да предвиждат по-лесно и да се подготвят по-добре за поканите за представяне на предложения. В този контекст следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране. За да се осигури прозрачност, трябва да се публикуват и поканите за представяне на предложения, освен при спешни случаи или когато дейността може да бъде реализирана само от един субект. Нужно е да се уточни минималното съдържание, което ще се публикува.
(52)
Тъй като често се допускат грешки и несъответствия при използването на условията за допустимост за данъка върху добавената стойност (ДДС), плащан от бенефициерите, трябва да се гарантира, че концепциите за невъзстановим ДДС и данъчно незадължени лица по смисъла на член 13, параграф 1 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 г. относно общата система на данъка върху добавената стойност (7) се разбират и прилагат последователно по отношение на дейностите, които попадат в обхвата на тези концепции.
(53)
За да се осигурят прозрачност, равно третиране на заявителите и по-голяма отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити, трябва да се установи процедурата за отпускане - от заявлението за безвъзмездни средства, за което Комисията следва да е предоставила минимална информация на заявителите, до оценката на заявлението в контекста на посочени по-рано критерии за допустимост, подбор и отпускане, преди отговорният разпоредител с бюджетни кредити да вземе окончателно, надлежно документирано решение. Необходимо е да се определят подробни правила относно състава и задачите на комисията, която отговаря за оценяването на предложенията спрямо критериите за подбор и отпускане, както и относно възможностите за контакт със заявителите по време на процедурата по отпускане или за приканването им да коригират своите предложения. Тези възможности следва подобаващо да отразяват нуждите от гледна точка на доброто администриране, въведени във Финансовия регламент, и следва да включват условията, при които предложенията могат да бъдат коригирани преди подписването на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства или уведомяването за решенията за отпускане на безвъзмездни средства, като същевременно се прилага равно третиране на заявителите и се спазва принципът, според който инициативата за действията идва само от заявителите.
(54)
Тъй като съгласно Финансовия регламент използването на еднократни суми, единични разходи и единни ставки се улеснява и разширява, определенията за тези опростени форми безвъзмездни средства следва да бъдат пояснени. Особено нужно е да се поясни, че те имат за цел, както всяка форма безвъзмездни средства, да покриват категории допустими разходи, и да се посочи, че техният размер не трябва непременно да бъде предварително фиксиран, което е особено меродавно в случаите, в които размерът на безвъзмездните средства се определя въз основа на обичайните практики на бенефициера за счетоводно отчитане на разходите. Нужно е също да се осигури стабилност на правилата за финансиране в рамките на конкретна програма. За тази цел следва да се позволи използването на опростените форми безвъзмездни средства за целия срок на програмата. За целите на статистиката, методологията или предотвратяването и разкриването на измами е необходимо да се осигури достъп до общата счетоводна информация на бенефициера, дори когато безвъзмездните средства за под формата на еднократни суми, единични разходи или единни ставки. Тези проверки обаче следва да не се използват за поставяне под въпрос на стойността на вече договорените еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
(55)
Доброто финансово управление налага Комисията да се защитава чрез гаранции: на етапа на заявленията за безвъзмездни средства - чрез организиране на финансови одити за заявленията за по-големи суми; към момента на изплащане на предварителното финансиране, когато разпоредителят е преценил, че рисковете оправдават това - чрез изискване на предварителни финансови гаранции; и на етапа на междинните плащания или на плащането на остатъка - чрез организиране на предоставянето на сертификати, съставени от одитори, за заявките за плащане за най-големите суми и които представляват най-голям риск.
(56)
Следва да бъдат пояснени условията и процедурите за временно спиране и намаляване на безвъзмездните средства, за да се дефинират по-добре основанията за това временно спиране или намаляване, да се предостави подходяща информация на бенефициерите и да се гарантира, че бенефициерите имат възможност да упражняват правото си на защита на всеки етап.
(57)
Доброто управление на средствата на Съюза означава също, че самите бенефициери на безвъзмездни средства използват безвъзмездните средства от Съюза икономично и ефикасно. По-конкретно разходите по договорите, възложени от бенефициерите с цел изпълнение на дейност, следва да бъдат допустими, при условие че тези договори за изпълнение се възлагат на икономически най-изгодната оферта.
(58)
Тъй като ограниченията за използване на финансова помощ за трети страни са отслабени във Финансовия регламент, е необходимо да бъдат установени минималните разпоредби, които да бъдат договорени на равнището на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или да бъдат включени в решението за безвъзмездни средства, за да се направи ясно разграничение между отпускането на финансова помощ на трети страни от бенефициер и изпълнението на бюджетни задачи от лице с делегирани правомощия в рамките на непрякото управление.
(59)
Правомощията за налагане на санкции на бенефициерите на безвъзмездни средства следва да бъдат приведени в съответствие с правомощията, предоставяни в контекста на възлагането на обществени поръчки, като се има предвид, че тези правомощия имат един и същ характер и следва да се подчиняват на едни и същи правила от гледна точка на ефективността и пропорционалността.
(60)
При наградите, също както при безвъзмездните средства, следва да се съблюдават принципите на прозрачност и равно третиране. В този контекст следва също да бъдат установени минималните характеристики на работните програми и на конкурсите, като се вземат под внимание съответните нужди за безвъзмездните средства. По-конкретно следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране, както и минималното съдържание на конкурсните правила, и по-специално условията за изплащане на наградата на победителите в случай на присъждане, и подходящите средства за публикуване.
(61)
Спазването на принципите на прозрачност и равно третиране налага също установяването на ясно определена процедура за присъждане - от внасянето на проекти до информацията за участниците и обявяването на спечелилия участник. Тази процедура следва да включва оценяване на проектите на участниците от комисия от експерти, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, чрез използване на критериите за присъждане, обявени в конкурсните правила, за да се осигури компетентно и неутрално оценяване на проектите на участниците. Въз основа на препоръките на експертите отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да вземе окончателното решение относно присъждането на наградата, тъй като отговорността за изпълнението на бюджета винаги се носи от Комисията.
(62)
За да се осигури хармонизирано прилагане на различните финансови инструменти в рамките на Комисията, общата рамка, включена в дял VIII на Финансовия регламент, следва да бъде допълнена с подробни правила за управлението на финансовите инструменти, включително с разпоредби за избора на субекти с възложени задачи по изпълнението, съдържанието на споразуменията за делегиране, разноските и таксите за управление, и за доверителните сметки.
(63)
Следва да бъдат определени правила за избора на финансови посредници и крайни получатели, особено когато финансовите инструменти се управляват пряко в извънредни случаи или чрез специални инвестиционни механизми, или чрез други механизми за изпълнение, гарантирайки по този начин ефикасно разходване на средствата на Съюза.
(64)
Необходимо е да се определят условията за използване на финансовите инструменти, включително на лостовия ефект, и рамката за мониторинг. Необходимо е също да се предприемат мерки с цел привеждане на финансовите инструменти в действие въз основа на солидна предварителна оценка, която позволява на Комисията да ги проектира така, че да се реагира на пазарната неефективност и на неоптималните инвестиционни ситуации.
(65)
Що се отнася до воденето и представянето на счетоводна отчетност, общоприетите счетоводни принципи, на които трябва да се основават финансовите отчети, са дефинирани в правилата на Съюза за счетоводна отчетност. Тези счетоводни правила посочват също условията за записване на операция в сметките и правилата за оценяване на активите и пасивите и за осигуряване на провизии, за да се гарантира, че информацията се представя правилно, изчерпателно и точно.
(66)
По отношение на въпросите от счетоводно естество следва да се уточни, че счетоводителят на всяка институция трябва да изготвя документи, описващи организацията на сметките и счетоводните процедури на тази институция, и да определя условията, на които трябва да отговарят компютризираните счетоводни системи, по-специално за да се осигурят сигурност на достъпа и одитна следа за всички промени, направени в системата.
(67)
Що се отнася до воденето на сметките, трябва да се посочат принципите, приложими за счетоводните книги, оборотната ведомост, периодичното равнение на общите суми в този баланс и инвентара, и да се посочат елементите на сметкоплана, приет от счетоводителя на Комисията. Следва да се определят правилата, които се прилагат за вписването на операциите, по-конкретно методът на двустранното счетоводство, правилата за конвертиране на операциите, които не са в евро, и оправдателната документация за счетоводните вписвания. Следва също да се уточни съдържанието на счетоводната документация.
(68)
Необходимо е да се установят правилата във връзка с инвентарния опис и да се разяснят съответните отговорности в тази сфера на счетоводителите и разпоредителите с бюджетни кредити, както и правилата, приложими за препродажбата на имущество от инвентарния опис, с цел ефикасно управление на активите.
(69)
По отношение на външните дейности настоящият регламент, в съответствие с Финансовия регламент, следва да предвиди изключенията, които отразяват специфичните оперативни характеристики на този сектор, главно що се отнася до възлагането на обществени поръчки и отпускането на безвъзмездни средства, по-конкретно поради това че тези процедури се изпълняват от органите на трети държави, получаващи финансова подкрепа от Съюза. Що се отнася до възлагането на обществени поръчки, тези разлики следва да са свързани предимно с видовете процедури и праговете, вследствие на които се прилагат. По отношение на безвъзмездните средства в определени случаи следва да е разрешено пълно финансиране, главно за да се вземе под внимание намалената способност за съфинансиране на бенефициерите.
(70)
Трябва да бъдат установени подробни разпоредби относно използването на бюджетна подкрепа, като се посочат условията, при които може да се използва бюджетна подкрепа, и задължението на партньора да предоставя на Комисията своевременна и надеждна информация за оценяване на това дали тези условия се изпълняват.
(71)
По отношение на доверителните фондове на Съюза трябва да се уточнят принципите, приложими за вноската на Съюза в полза на доверителните фондове на Съюза и вноските на другите донори, да се определят счетоводните правила и правилата за докладване за съответния доверителен фонд на Съюза, по-специално за лихвата с настъпил падеж по банковата сметка на доверителния фонд, да се разяснят съответните отговорности на финансовите участници и на управителния съвет на доверителния фонд, както и да се определят задълженията за външен одит. Необходимо е също да се гарантира справедливо представяне на участващите донори в рамките на управителния съвет на доверителния фонд и да се осигури задължителен положителен глас на Комисията за използването на средствата.
(72)
С цел опростяване на процедурите за възлагане на обществени поръчки в рамките на външните дейности, някои прагове са променени, а други прагове и управленски процедури, произтичащи от общите разпоредби, са добавени и адаптирани.
(73)
Що се отнася до безвъзмездните средства, условията за дерогация от принципа на съфинансиране следва да бъдат рационализирани в съответствие с Финансовия регламент.
(74)
За да се гарантира добро финансово управление на бюджетните кредити на Съюза, трябва също да се посочат предварителните условия и правилата, които трябва да бъдат включени в споразуменията при децентрализирано управление на бюджетните кредити или при използване на сметки за авансови средства.
(75)
Целесъобразно е да се даде определение за европейските служби и да се въведат специфични правила за Службата за публикации и разпоредби, с които счетоводителят на Комисията се оправомощава да делегира някои от своите задачи на служители в тези служби. Следва да бъдат определени и оперативни процедури за банковите сметки, които европейските служби могат да бъдат оправомощени да откриват на името на Комисията.
(76)
По аналогия с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза следва да се публикуват списъкът на експерти по член 204 от Финансовия регламент, избрани чрез покана за изразяване на интерес, и предметът на техните задачи. Следва да се публикува и тяхното възнаграждение, когато надвишава 15 000 EUR.
(77)
Новата процедура, въведена в член 203 от Финансовия регламент, следва да бъде допълнена, особено по отношение на вида разходи, които трябва да бъдат включени в определените в този член прагове. Трябва да се определят подробни правила за проектите за недвижими имоти в делегациите на Съюза предвид на специфичните им особености, и по-специално в случай на спешност. Уместно е да се предвиди жилищните сгради, по-специално в делегациите, които трябва да бъдат взети под наем или закупени в кратък срок, да бъдат изключени от процедурата, установена в член 203 от Финансовия регламент. Придобиването на земя безплатно или за символична сума следва да не попада в обхвата на процедурата по член 203 от Финансовия регламент, тъй като само по себе си не обременява допълнително бюджета.
(78)
За да се осигури съгласуваност с разпоредбите на Финансовия регламент, трябва да се предвидят преходни разпоредби. Освен това, за да се осигури съгласуваност със секторното правно основание, е целесъобразно прилагането на разпоредбите относно режимите на управление и финансовите инструменти да се отложи за 1 януари 2014 г.,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ЧАСТ ПЪРВА
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент определя правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“).
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 2
Счетоводно отчитане на лихвите по предварително финансиране
(член 8, параграф 4 от Финансовия регламент)
Когато на бюджета се дължат лихви, споразумението, сключено със субектите или лицата по член 58, параграф 1, буква в), подточки ii)-viii) от Финансовия регламент, постановява, че предварителното финансиране се изплаща в банкови сметки или подсметки, които позволяват идентифициране на средствата и на свързаните с тях лихви. В противен случай счетоводните методи на получателите или посредниците трябва да позволяват идентифициране на средствата, платени от Съюза, и лихвите или други ползи, генерирани от тези средства.
Разпоредбите на настоящия регламент във връзка с лихвите по предварително финансиране не засягат записването на предварителното финансиране в частта за активите на финансовите отчети, съгласно посоченото в правилата за счетоводна отчетност по член 143 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 3
Бюджетни кредити за финансовата година
(член 11, параграф 3 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за поети задължения и за плащания, одобрени за финансовата година, се състоят от:
а)
бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително с коригиращи бюджети;
б)
пренесените бюджетни кредити;
в)
бюджетните кредити, предоставени повторно в съответствие с членове 178 и 182 от Финансовия регламент;
г)
бюджетните кредити в резултат на плащания по предварително финансиране, които са възстановени в съответствие с член 177, параграф 3 от Финансовия регламент;
д)
бюджетните кредити, предоставени вследствие на получаването на приходи, предвидени за определена цел през финансовата година или през предходни финансови години, но неизползвани.
Член 4
Отмяна и пренасяне на бюджетни кредити
(член 13, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент могат да бъдат пренасяни само ако задълженията не са могли да бъдат поети преди 31 декември на финансовата година по причини, които не могат да се припишат на разпоредителя с бюджетни кредити, и ако подготвителните етапи са достатъчно напреднали, за да се допусне с основание, че задълженията ще бъдат поети не по-късно от 31 март на следващата година или 31 декември за проектите за недвижими имоти.
2. Подготвителните етапи по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, които следва да бъдат приключени до 31 декември на финансовата година, за да бъде възможно пренасяне за следващата година, са по-конкретно следните:
а)
за глобалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приемането на решение за финансиране или приключването до тази дата на консултациите със заинтересованите отдели във всяка институция във връзка с приемането на решението;
б)
за индивидуалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приключването на подбора на потенциални изпълнители, бенефициери, спечелили награди или лица, на които са делегирани правомощия.
3. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, за които не са поети задължения до 31 март на следващата финансова година или до 31 декември на следващата година за сумите, свързани с проекти за недвижими имоти, се отменят автоматично.
Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за отменените по този начин бюджетни кредити в срок от един месец от отмяната, извършена съгласно първа алинея.
4. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, могат да бъдат използвани до 31 декември на следващата финансова година.
5. Бюджетните кредити, пренесени в съответствие с параграфи 1-4, се обособяват в сметките.
ГЛАВА 3
Принцип на разчетна единица
Член 5
Обменен курс между еврото и други валути
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, конвертирането от отговорния разпоредител с бюджетни кредити се прави въз основа на обменния курс на еврото за деня, публикуван в Официален вестник на Европейския съюз, серия С.
Когато изпълнителите или бенефициерите трябва да конвертират еврото в друга валута или обратно, се прилагат специфичните договорености във връзка с конвертирането, залегнали в договорите за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или споразуменията за финансиране.
2. За да се избегне същественото отражение на операциите по конвертиране на валута върху равнището на съфинансиране от Съюза или негативното отражение на тези операции върху бюджета на Съюза, специфичните договорености относно конвертирането, посочени в параграф 1, предвиждат, при необходимост, обменен курс между еврото и други валути, който се изчислява въз основа на средната стойност на обменните курсове за деня за определен период.
3. Ако в Официален вестник на Европейския съюз не е публикуван обменен курс на еврото за деня спрямо съответната валута, отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва счетоводния курс по параграф 4.
4. За целите на сметките по членове 151-156 от Финансовия регламент и при спазване на разпоредбите на член 240 от настоящия регламент конвертирането на еврото в друга валута или обратно се извършва с помощта на месечния счетоводен курс на еврото. Този счетоводен обменен курс се определя от счетоводителя на Комисията с помощта на всеки източник на информация, които той счита за надежден, въз основа на обменния курс за предпоследния работен ден на месеца, предхождащ месеца, за който се определя курсът.
5. Резултатите от валутните операции по параграф 4 от настоящия член се посочват в отделна позиция в отчетите на съответната институция.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага mutatis mutandis за органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 6
Курс, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, или от специфичните договори за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или решенията за безвъзмездни средства и споразуменията за финансиране, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, когато конвертирането се извършва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, е курсът за деня, в който службата разпоредител е съставила платежното нареждане или нареждането за събиране на вземания.
2. В случай на сметки за авансови средства в евро датата, на която банката е извършила плащането, определя курса, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно.
3. За отразяването на сметките за авансови средства в национални валути, съгласно посоченото в член 19 от Финансовия регламент, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, е курсът за месеца, в който е извършен разходът от съответната сметка за авансови средства.
4. За възстановяването на разходи с фиксирана ставка или на разходи, възникващи вследствие на Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (наричани по-нататък „Правилникът за персонала“), за които е определен таван и които се изплащат във валута, различна от еврото, курсът, който се използва, е курсът в сила към момента на възникване на вземането.
ГЛАВА 4
Принцип на универсалност
Член 7
Структура за отчитане на целевите приходи и осигуряване на съответните бюджетни кредити
(член 21 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на членове 9 и 10, структурата за отчитане на целевите приходи в бюджета включва:
а)
в приходната част на раздела за всяка институция - бюджетен ред за записване на приходите;
б)
в разходната част - бюджетните забележки, включително общите забележки, посочват в кои редове могат да се записват бюджетните кредити, съответстващи на предоставените целеви приходи.
В случаите по буква а) от първа алинея се прави символичен запис pro memoria, а в забележките за информация се посочва очакваният размер на приходите.
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целеви приходи, се предоставят автоматично както като бюджетни кредити за поети задължения, така и като бюджетни кредити за плащания, когато приходите бъдат получени от институцията, с изключение на който и да е от следните случаи:
а)
в случаите, предвидени в член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент;
б)
в случая, предвиден в член 21, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент за държавите членки, за които споразумението за финансов принос е изразено в евро.
В случая по буква б) от първа алинея бюджетните кредити за поети задължения могат да бъдат предоставяни от момента на подписването от държавата членка на споразумението за финансов принос.
Член 8
Финансов принос на държавите членки за научноизследователските програми
(член 21, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент)
1. Финансовият принос на държавите членки за финансиране на определени допълнителни научноизследователски програми, предвиден в член 5 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 на Съвета (8), се изплаща, както следва:
а)
седем дванадесети от сумата, записана в бюджета, се изплащат не по-късно от 31 януари на текущата финансова година;
б)
останалите пет дванадесети се изплащат не по-късно от 15 юли на текущата финансова година.
2. Когато бюджетът не е приет изцяло преди началото на финансовата година, финансовият принос, предвиден в параграф 1, се основава на сумата, записана в бюджета за предходната финансова година.
3. Всеки финансов принос или допълнително плащане, дължимо от държавите членки в полза на бюджета, се записва в сметката или сметките на Комисията в срок от тридесет календарни дни от датата, на която средствата са изискани.
4. Извършените плащания се записват в сметката, предвидена в Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000, и трябва да са съобразени с условията в този регламент.
Член 9
Целеви приходи вследствие на участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Съюза
(член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент)
1. Устройството на бюджета за отразяване на участието на държавите - членки на Европейската асоциация за свободна търговия (наричани по-нататък „държавите от ЕАСТ“), в определени програми на Съюза е, както следва:
а)
в приходната част се прави символичен запис pro memoria за отразяване на пълния размер на финансовия принос на държавите от ЕАСТ за съответната финансова година;
б)
в разходната част:
i)
забележките за всеки ред, свързан с дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ, показват за информация очаквания размер на финансовия принос;
ii)
в приложение, което е неразделна част от бюджета, се посочват всички редове, отнасящи се до дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ.
За целите на буква а) от първа алинея очакваната сума се посочва в бюджетните забележки.
Приложението по буква б), подточка ii) от първа алинея отразява и е част от структурата за отразяване на бюджетните кредити, които съответстват на това участие съгласно параграф 2, и за изпълняване на разходите.
2. Съгласно член 82 от Споразумението за Европейското икономическо пространство (наричано по-нататък „Споразумението за ЕИП“) средствата за годишното участие на държавите от ЕАСТ, потвърдени на Комисията от Съвместния комитет на Европейското икономическо пространство в съответствие с член 1, параграф 5 от Протокол 32 към Споразумението за ЕИП, водят до осигуряване в началото на финансовата година на пълния размер на съответните бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
3. Ако в хода на финансовата година по бюджетните редове за участието на държавите от ЕАСТ бъдат предоставени допълнителни бюджетни кредити, без държавите от ЕАСТ да могат в хода на тази година да коригират в съответната степен своя финансов принос, за да бъде спазен „факторът пропорционалност“, предвиден в член 82 от Споразумението за ЕИП, Комисията може, като временна мярка и по изключение, да използва паричните си наличности за предварително финансиране на дела на държавите от ЕАСТ. При предоставяне на такива допълнителни бюджетни кредити Комисията отправя във възможно най-кратък срок покана към държавите от ЕАСТ да предоставят съответните средства. Всяка година Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за взетите в тази връзка решения.
Предварителното финансиране се осчетоводява във възможно най-кратък срок в бюджета за следващата финансова година.
4. Съгласно член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент финансовият принос на държавите от ЕАСТ представлява външен целеви приход. Счетоводителят приема съответните мерки, за да гарантира отделното проследяване на използването на приходите от този принос и на съответните бюджетни кредити.
В отчета по член 150, параграф 2 от Финансовия регламент Комисията посочва отделно етапа от изпълнението, който съответства на участието на държавите от ЕАСТ, както от гледна точка на приходите, така и от гледна точка на разходите.
Член 10
Постъпления от санкции, наложени на държави членки, за които е обявено, че имат прекомерен дефицит
(член 21, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Бюджетната структура за отразяване на постъпленията от санкциите по раздел 4 от Регламент (ЕО) № 1467/97 на Съвета (9) е, както следва:
а)
в приходната част се въвежда ред със символичен запис pro memoria за отразяване на лихвите по тези суми;
б)
същевременно и без да се засягат разпоредбите на член 77 от Финансовия регламент, записването на тези суми в приходната част води до осигуряване, в разходната част, на бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
Бюджетните кредити по буква б) от първа алинея се изпълняват в съответствие с член 20 от Финансовия регламент.
Член 11
Разходи вследствие на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза
(член 22 от Финансовия регламент)
За целите на разрешението от Европейския парламент и от Съвета, посочено в член 22, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията изчислява приблизително и надлежно обяснява финансовите тежести, включително разходите, свързани с последващи действия, в резултат на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза.
Член 12
Сметки за възстановими данъци
(член 23, параграф 3 от Финансовия регламент)
Всички данъци, с които е обложен Съюзът съгласно член 23, параграф 2 и член 23, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответните държави.
ГЛАВА 5
Принцип на специфичност
Член 13
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на институции, различни от Комисията
(член 25 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 25 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по бюджетния ред, от който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, която съответства на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от съответната институция без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 14
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на Комисията
(член 26 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 26, параграф 1 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по реда, от който или към който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, съответстваща на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от Комисията без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 15
Административни разходи
(член 26 от Финансовия регламент)
Разходите, посочени в член 26, параграф 1, първа алинея, буква б) от Финансовия регламент, покриват, за всяка област на политика, елементите по член 44, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 16
Основания за искания за трансфер на бюджетни кредити
(членове 25 и 26 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери и цялата информация за Европейския парламент и Съвета във връзка с трансферите, извършвани съгласно членове 25 и 26 от Финансовия регламент, се придружават от подходяща и подробна оправдателна документация, която показва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за редовете, към които трябва да се прехвърлят бюджетните кредити, така и за редовете, от които те трябва да бъдат взети.
Член 17
Основания за искания за трансфери от резерва за спешна помощ
(член 29 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери с цел позволяване на използването на резерва за спешна помощ по член 29 от Финансовия регламент се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, които показват:
а)
за реда, към който се прави трансферът - последната налична информация за изпълнението на бюджетните кредити и прогнозата за нуждите до края на финансовата година;
б)
за всички редове, свързани с външни дейности - изпълнението на бюджетните кредити до края на месеца, предшестващ искането за трансфер, и прогноза за нуждите до края на финансовата година, включително сравнение с първоначалната прогноза;
в)
анализ на възможностите за преразпределяне на бюджетните кредити.
ГЛАВА 6
Принцип на добро финансово управление
Член 18
Оценка
(член 30 от Финансовия регламент)
1. Всички предложения за програми или дейности, които водят до бюджетни разходи, се подлагат на предварителна оценка на следните елементи:
а)
нуждата, която трябва да бъде задоволена в краткосрочен или дългосрочен план;
б)
добавената стойност от участието на Съюза;
в)
целите на политиката и на управлението, които трябва да бъдат постигнати и които включват мерки за защита на финансовите интереси на Съюза в областта на предотвратяването, разкриването и разследването на измами и коригирането и санкциите;
г)
наличните варианти на политиката, включително свързаните с тях рискове;
д)
очакваните резултати и въздействие, по-специално икономическото и социалното въздействие и въздействието върху околната среда, и необходимите за измерването им показатели и механизми за оценка;
е)
най-подходящия метод на изпълнение за предпочитания(те) вариант(и);
ж)
вътрешната съгласуваност на предложената програма или дейност и връзките ѝ с други приложими инструменти;
з)
обема на бюджетните кредити, на човешките ресурси и на другите административни разходи, които следва да бъдат отпуснати при надлежно съблюдаване на принципа на разходна ефективност;
и)
поуките от подобни действия, осъществени в миналото.
2. Предложението съдържа механизмите за проследяване, докладване и оценка, като взема надлежно предвид съответните отговорности на всички ръководни равнища, които ще участват в изпълнението на предложената програма или дейност.
3. Всички програми или дейности, включително пилотните проекти и подготвителните дейности, мобилизираните ресурси за които надхвърлят 5 000 000 EUR, подлежат на междинна оценка и/или последваща оценка на предоставените човешки и финансови ресурси и постигнатите резултати с цел да се провери доколко съответстват на поставените цели, както следва:
а)
резултатите, постигнати при изпълнението на многогодишна програма, се оценяват периодично по график, който позволява констатациите от тази оценка да бъдат взети под внимание при вземането на всяко решение за подновяване, изменение или спиране на програмата;
б)
резултатите от дейностите, които се финансират на годишен принцип, подлежат на оценка поне на всеки шест години.
Букви а) и б) от първа алинея не се прилагат за всеки от проектите или действията, осъществявани в рамките на тези дейности, за които проекти или действия изискването може да бъде изпълнено чрез окончателните доклади, изпращани от органите, които изпълняват действието.
4. Оценките по параграфи 1 и 3 са пропорционални на мобилизираните ресурси за съответната програма и дейност и на въздействието на съответната програма и дейност.
Член 19
Финансова обосновка
(член 31 от Финансовия регламент)
Финансовата обосновка съдържа финансовата и икономическа информация, от която законодателният орган се нуждае, за да оцени необходимостта от действие на Съюза. В нея се включва подходяща информация във връзка със съгласуваността с други дейности на Съюза и евентуалния синергичен ефект.
В случай на многогодишни операции финансовата обосновка съдържа предвидимия график на годишните нужди от гледна точка на бюджетните кредити и длъжностите, включително за външния персонал, както и оценка на финансовото им въздействие в средносрочен план.
ГЛАВА 7
Принцип на прозрачност
Член 20
Предварително публикуване на бюджета
(член 34 от Финансовия регламент)
Във възможно най-кратък срок и не по-късно от четири седмици след окончателното приемане на бюджета окончателните подробни данни от бюджета се публикуват на всички езици на интернет сайта на институциите по инициатива на Комисията в очакване на официалното публикуване в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 21
Публикуване на информация за стойността и получателите на средства на Съюза
(член 35 от Финансовия регламент)
1. Информацията за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на пряко управление, се публикува на интернет сайт на институциите на Съюза не по-късно от 30 юни на годината, следваща финансовата година, през която средствата са предоставени.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по други подходящи начини.
2. Освен ако в настоящия регламент и в разпоредбите, приложими за съответния сектор, е предвидено друго, се публикува следната информация, като се вземат под внимание критериите, посочени в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент:
а)
името на получателя;
б)
местонахождението на получателя;
в)
предоставената сума;
г)
естеството и целта на мярката.
За целите на буква б) думата „местонахождение“ означава:
i)
адреса на получателя, когато последният е юридическо лице;
ii)
региона от ниво NUTS 2, когато получателят е физическо лице.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава две години след края на финансовата година, през която са предоставени средствата. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
3. Информацията по параграф 2 се публикува само за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени или възложени вследствие на конкурси, процедури за предоставяне на безвъзмездни средства или процедури за възлагане на обществени поръчки. Информацията не се публикува за:
а)
стипендиите, изплащани на физически лица, и друга пряка помощ за най-нуждаещи се физически лица съгласно член 125, параграф 4, буква в) от Финансовия регламент;
б)
поръчките под стойността, посочена в член 137, параграф 2 от настоящия регламент.
4. Публикуването се отменя, ако такова оповестяване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на получателите.
Член 22
Връзка с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на непряко управление
(член 35 от Финансовия регламент)
Когато управлението на средства на Съюза е делегирано на органите и структурите, посочени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, споразуменията за делегиране изискват информацията по член 21, параграфи 2 и 3 да се публикува в стандартен формат от тези органи и структури с изпълнителни правомощия на техния уебсайт.
Интернет сайтът на институциите на Съюза съдържа поне адреса на уебсайта, на който информацията може да бъде намерена, ако не е публикувана директно на предназначеното за нея място на интернет сайта на институциите на Съюза.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по всякакви други подходящи начини.
Член 21, параграфи 2-4 се прилагат за публикуването по първа алинея от настоящия член.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Член 23
Финансово програмиране
(член 38 от Финансовия регламент)
Финансовото програмиране по член 38 от Финансовия регламент се структурира по категории разходи, области на политиката и бюджетни редове. Пълното финансово програмиране обхваща всички категории разходи с изключение на разходите в областта на селското стопанство, кохезионната политика и администрацията, за които се предоставят само обобщени данни.
Член 24
Проекти на коригиращи бюджети
(член 41, параграф 1 от Финансовия регламент)
Проектите на коригиращи бюджети се придружават от описание на основанията и от информацията за изпълнението на бюджета за предходната и текущата финансова година, налична към датата на тяхното съставяне.
Член 25
Бюджетна номенклатура
(член 44 от Финансовия регламент)
Номенклатурата на бюджета съблюдава принципите на специфичност, прозрачност и добро финансово управление. Тя осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес, като улеснява посочването на основните цели, отразени в приложимите правни основания, прави възможен избора на политически приоритети и позволява ефикасно и ефективно изпълнение.
Член 26
Реални разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени
(член 49, параграф 1, буква а), подточка v) от Финансовия регламент)
За целите на съставянето на бюджета реалните разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени, се определят, както следва:
а)
като поети задължения: поетите задължения, осчетоводени през финансовата година спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3;
б)
като плащания: плащанията, извършени през финансовата година, т.е. за които на банката е изпратено платежно нареждане, спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3.
Член 27
Бюджетни забележки
(член 49, параграф 1, буква а), подточка vi) от Финансовия регламент)
Бюджетните забележки включват:
а)
основния акт, когато има такъв;
б)
всички подходящи обяснения във връзка с характера и предназначението на бюджетните кредити.
Член 28
Щатно разписание
(член 49, параграф 1, буква в), подточка i) от Финансовия регламент)
Персоналът на Агенцията за снабдяване се представя отделно в щатното разписание на Комисията.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 29
Информация за трансферите на лични данни за целите на одита
(член 53 от Финансовия регламент)
При всяка покана, отправена в контекста на безвъзмездните средства, обществените поръчки или наградите, които се предоставят в рамките на пряко управление, потенциалните бенефициери, кандидатите, оферентите и участниците се уведомяват, в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (10), че с цел защита на финансовите интереси на Съюза техните лични данни могат да бъдат предоставени на службите за вътрешен одит, на Европейската сметна палата, на органа за разглеждане на финансови нередности или на Европейската служба за борба с измамите (наричана по-нататък „OLAF“), както и да бъдат предавани между разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и изпълнителните агенции.
Член 30
Подготвителни мерки в областта на общата външна политика и политика на сигурност
(член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Финансирането на мерки, одобрени от Съвета за подготовката на операции на Съюза за управление на кризи по дял V от Договора за Европейския съюз, покрива пределните разходи, произтичащи пряко от конкретно разполагане на място на мисия или екип, включващи inter alia персонал от институциите на Съюза, включително застраховка за висок риск, пътни разходи, разходи за настаняване и дневни разходи.
Член 31
Специфични правомощия на Комисията съгласно Договорите
(член 54, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент)
1. Членовете от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 154 (социален диалог);
б)
член 156 (проучвания, становища и консултации по социални въпроси);
в)
членове 159 и 161 (специални доклади по социални въпроси);
г)
член 168, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани със здравеопазването);
д)
член 171, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с трансевропейските мрежи);
е)
член 173, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с промишлеността);
ж)
член 175, втора алинея (доклад за напредъка в постигането на икономическо, социално и териториално сближаване);
з)
член 181, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията в областта на научните изследвания и технологичното развитие);
и)
член 190 (доклад за научните изследвания и технологичното развитие);
й)
член 210, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията на политиките за сътрудничество за развитие);
к)
член 214, параграф 6 (инициативи за насърчаване на координацията на мерките за хуманитарна помощ).
2. Членовете от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия (наричан по-нататък „Договорът за ЕОАЕ“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 70 (финансова подкрепа, в рамките на бюджета, за проучвателни програми на територията на държавите членки);
б)
членове 77-85.
3. При представянето на проектобюджета към списъците в параграфи 1 и 2 може да бъде добавена допълнителна информация, като се посочат съответните членове и суми.
Член 32
Действия, които има вероятност да породят конфликт на интереси, и процедура
(член 57 от Финансовия регламент)
1. Действията, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси по смисъла на член 57, параграф 2 от Финансовия регламент, могат, наред с друго, да бъдат в някоя от следните форми, без да се засяга тяхното определяне като незаконни дейности по силата на член 141:
а)
предоставяне на себе си или на други лица на неоснователни преки или косвени ползи;
б)
отказ да се предоставят на даден бенефициер права или ползи, на които той има право;
в)
извършване на неоснователни или неправомерни действия или неизвършване на задължителни действия.
Други действия, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси, са действията, които могат да възпрепятстват безпристрастното и обективно изпълнение на функциите на дадено лице, като например, наред с друго, участието в комисия за оценка в рамките на процедура по възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства, когато лицето може, пряко или непряко, да извлече финансова полза от резултата от тези процедури.
2. Приема се, че е налице конфликт на интереси, ако заявител, кандидат или оферент е служител, който попада в обхвата на Правилника за персонала, освен ако неговият висшестоящ предварително е разрешил участието му в процедурата.
3. В случай на конфликт на интереси оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема необходимите мерки за избягване на каквото и да е неправомерно влияние на съответното лице върху въпросния процес или процедура.
ГЛАВА 2
Методи на изпълнение
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 33
Режим на управление
(член 58 от Финансовия регламент)
Счетоводната система на Комисията посочва режима на управление, а при всеки режим на управление - вида на субекта или на лицето, изброени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент и на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета.
Що се отнася до прякото управление от страна на Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, счетоводната система прави разграничение между следното:
а)
службите на Комисията;
б)
изпълнителните агенции;
в)
ръководителите на делегациите на Съюза;
г)
доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент.
Раздел 2
Пряко управление
Член 34
Пряко управление
(член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент)
Когато Комисията изпълнява бюджета пряко в своите служби, задачите по изпълнението се изпълняват от финансовите участници по смисъла на членове 64-75 от Финансовия регламент и в съответствие условията, определени в настоящия регламент.
Член 35
Упражняване на правомощията, делегирани на изпълнителните агенции
(член 58, параграф 1, буква а) и член 62 от Финансовия регламент)
1. Решенията за делегиране на правомощия на изпълнителните агенции им позволяват, като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, да изпълняват бюджетните кредити, свързани с програмата на Съюза, чието управление им е поверено.
2. Инструментът на Комисията за делегиране съдържа поне разпоредбите, предвидени в член 40, букви а)-г) и з). Той се приема официално в писмена форма от директора от името на изпълнителната агенция.
Член 36
Спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки
(член 63 от Финансовия регламент)
Когато Комисията възлага задачи на частноправни субекти съгласно член 63, параграф 2 от Финансовия регламент, тя сключва договор в съответствие с част първа, дял V и част втора, дял IV, глава III от Финансовия регламент.
Раздел 3
Споделено управление с държавите членки
Член 37
Специфични разпоредби за споделеното управление с държавите членки - мерки за насърчаване на най-добрите практики
(член 59 от Финансовия регламент)
Комисията съставя регистър на органите, отговорни за дейностите по управление, сертифициране и одит съгласно нормативната уредба, приложима за съответния сектор.
С цел насърчаване на най-добрите практики в привеждането в действие на структурните фондове, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони, Европейския фонд за гарантиране на земеделието и Европейския фонд за рибарство Комисията може да предостави за информация на органите, които отговарят за дейностите по управление и контрол, методическо ръководство, което представя нейната стратегия и подход за контрол, включително контролни списъци, и примери за най-добри практики. При необходимост това ръководство се актуализира.
Раздел 4
Непряко управление
Член 38
Еквивалентност на системите, правилата и процедурите при непряко управление
(член 60 от Финансовия регламент)
1. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за възлагане на обществени поръчки са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципа на голяма конкуренция между оферентите, за да се получи най-доброто съотношение качество/разходи, и процедурите на договаряне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават;
б)
гарантират прозрачност с подходящо предварително публикуване, по-конкретно на поканите за представяне на оферти, и подходящо последващо публикуване на изпълнителите;
в)
гарантират равно третиране, пропорционалност и недопускане на дискриминация;
г)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на възлагане на обществена поръчка.
Националното право на държавите членки или на трети държави, с което се транспонира Директива 2004/18/ЕО, се счита за еквивалентно на правилата, прилагани от институциите в съответствие с Финансовия регламент.
2. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за безвъзмездните средства са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципите на пропорционалност, добро финансово управление, равно третиране и недопускане на дискриминация;
б)
гарантират прозрачност с подходящо публикуване на поканите за представяне на предложения, като процедурите за пряко предоставяне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават, и подходящо последващо публикуване на бенефициерите при съблюдаване на принципа на пропорционалност;
в)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на предоставяне на безвъзмездни средства;
г)
постановяват, че безвъзмездните средства не могат да се кумулират или отпускат със задна дата, че по правило трябва да има съфинансиране и че безвъзмездните средства не могат да имат за цел или следствие бенефициерът да получи печалба.
3. Комисията може да приеме, че счетоводните системи и системите за вътрешен контрол, използвани от субектите и лицата, на които ще бъдат възложени задачи по изпълнението на бюджета от името на Комисията, осигуряват еквивалентна степен на защита на финансовите интереси на Съюза и достатъчна увереност в постигането на целите на управлението, ако тези системи съблюдават принципите, залегнали в член 32 от Финансовия регламент.
Член 39
Предварителна оценка на правилата и процедурите на субектите и лицата при непряко управление
(член 61, параграф 1 от Финансовия регламент)
За целите на предварителната оценка по силата на член 61, параграф 1 от Финансовия регламент отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от друг разпоредител с бюджетни кредити, при условие че заключенията се отнасят до специфичните рискове за задачите, които ще бъдат възложени, по-конкретно до тяхното естество и съответните суми.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от други донори, дотолкова, доколкото тази оценка е извършена по отношение на условия, еквивалентни на условията за непряко управление, посочени в член 60 от Финансовия регламент.
Член 40
Съдържание на споразумението за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субекти и лица
(член 61, параграф 3 от Финансовия регламент)
Споразуменията за делегиране включват подробни договорености за осигуряване на защитата на финансовите интереси на Съюза и прозрачността на извършваните операции. Те включват поне следното:
а)
ясно определение на възложените задачи и на техните граници, по-специално що се отнася до изменението на възложените задачи, отказа от дългове и използването на възстановени или неизползвани средства;
б)
условия и подробни договорености във връзка с изпълнението на задачите, отговорностите и организирането на проверките, които трябва да бъдат извършвани, включително оценяването на програмите;
в)
условия за изплащането на финансовите средства, с които участва Съюзът, включително възстановяването на разходите, извършени във връзка с изпълнението, както и възнаграждението на субекта, на който са възложени задачи по изпълнението, и правила, въз основа на които се изискват оправдателни документи за обосноваване на плащанията;
г)
правила за докладване пред Комисията за изпълнението на задачите, очакваните резултати, извършените нередности и предприетите мерки, условията, при които плащанията могат да бъдат спирани или прекъсвани, както и условията, при които извършването на задачите приключва;
д)
датата, до която се сключват отделните договори и споразумения, с които се изпълнява споразумението за делегиране, и която е съобразена с естеството на възложените задачи;
е)
правила за отстраняване, които позволяват на субекта или лицето да отстранява субектите, които са в положение, посочено в член 106, параграф 1, букви а), б) и д) и член 107, букви а) и б) от Финансовия регламент, от участие в процедури по възлагане на обществени поръчки, за предоставяне на безвъзмездни средства или за присъждане на награди или да не допуска на същите тези субекти да бъдат възлагани договори за обществени поръчки, предоставяни безвъзмездни средства или присъждани награди;
ж)
подробни договорености за контрол от страна на Комисията, както и разпоредби, предоставящи на Комисията, на OLAF и на Сметната палата достъп до информацията, която им е необходима, за да изпълняват функциите си, както и правомощието за извършване на одити и провеждане на разследвания, включително проверки на място;
з)
разпоредби, предвиждащи:
i)
ангажимент на субекта с възложени задачи по изпълнението незабавно да уведомява Комисията за всяка измама при управлението на средствата на Съюза и за предприетите мерки;
ii)
определяне на лице за контакт, което разполага с подходящите правомощия да си сътрудничи директно с OLAF, за да се улеснят оперативните дейности на OLAF;
и)
условия, уреждащи използването на банкови сметки и начислените лихви, предвидени в член 8, параграф 4 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби, които гарантират видимостта на действията на Съюза спрямо останалите дейности на органа.
Член 41
Декларация за управлението и декларация за съответствието
(член 60, параграф 5 от Финансовия регламент)
В случай на дейности, които приключват преди края на съответната финансова година, окончателният доклад на субекта или лицето с възложени задачи по изпълнението за такава дейност може да замени декларацията за управлението по член 60, параграф 5, буква б) от Финансовия регламент, при условие че бъде предоставен преди 15 февруари на годината, следваща съответната финансова година.
Когато международни организации и трети държави изпълняват немногогодишни дейности с продължителност до 18 месеца, декларацията за съответствието по член 60, параграф 5 от Финансовия регламент може да бъде включена в окончателния доклад.
Член 42
Процедури за разглеждане и приемане на отчетите и изключване от финансиране от Съюза на разходите, извършени в нарушение на приложимите правила при непряко управление
(член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби в правилата за всеки сектор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент включват:
а)
документни проверки и ако е уместно, проверки на място от Комисията;
б)
определяне от Комисията на размера на признатите за приети разходи след, при необходимост, състезателна процедура с органите и структурите и след като тези органи и структури бъдат уведомени;
в)
ако е уместно, изчисляване от Комисията на финансови корекции;
г)
събиране или изплащане от Комисията на разликата между приетите разходи и вече изплатените на органите или структурите суми;
за целите на първа алинея, буква г) Комисията събира дължимите суми за предпочитане чрез приспадане съгласно член 87.
2. Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на субект, изпълняващ дейност, която се финансира от повече от един донор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент се състоят в проверка на това дали сума, която съответства на сумата, изплатена от Комисията за съответната дейност, е използвана от субекта за дейността и дали разходът е извършен в съответствие със задълженията, залегнали в подписаното със субекта споразумение.
За целите на настоящия регламент дейност, финансирана от повече от един донор, означава всяка дейност, при която средствата на Съюза са обединени с тези на поне един друг донор.
Член 43
Специфични разпоредби за непрякото управление с международни организации
(член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) и член 188 от Финансовия регламент)
1. Международните организации, посочени в член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) от Финансовия регламент, са:
а)
международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени спогодби, и специализирани агенции, създадени от такива организации;
б)
Международният комитет на Червения кръст;
в)
Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец;
г)
други организации с нестопанска цел, приравнени на международни организации с решение на Комисията.
2. Когато Комисията изпълнява бюджета чрез непряко управление с международни организации, се прилагат споразуменията за проверка, сключени с тях.
Член 44
Определяне на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга
(член 58, параграф 1, буква в), подточки v) и vi) от Финансовия регламент)
1. Публичноправните органи или частноправните органи със задължение за обществена услуга попадат в приложното поле на правото на държавата членка или на държавата, в която са учредени.
2. В случаите на управление чрез мрежа, които изискват определяне на поне един орган или субект от съответната държава членка или друга държава, органът или субектът се определят от съответната държава членка или друга държава в съответствие с основния акт.
Във всички останали случаи Комисията определя тези органи или субекти със съгласието на съответните държави членки или други държави.
ГЛАВА 3
Финансови участници
Раздел 1
Права и задължения на финансовите участници
Член 45
Права и задължения на финансовите участници
(член 64 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция осигурява на всеки финансов участник необходимите ресурси за изпълнението на неговите функции и устав, който подробно описва неговите задачи, права и задължения.
2. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на осигурения от Комисията устав за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 46
Подпомагане на оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
(член 65 от Финансовия регламент)
При изпълнение на своите задачи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да бъде подпомаган от служители, на които е възложено да извършват, под негова отговорност, определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и съставянето на финансовата и управленската информация. За да се предотврати какъвто и да е конфликт на интереси, служителите, подпомагащи оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, съблюдават изискванията на член 57 от Финансовия регламент.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, могат да бъдат подпомагани в изпълнението на своите задължения от служители на Комисията.
Член 47
Вътрешни разпоредби, уреждащи делегирането
(член 65 от Финансовия регламент)
В съответствие с Финансовия регламент и настоящия регламент всяка институция определя във вътрешните си правила мерките за управление на бюджетните кредити, които счете за необходими за правилното изпълнение на своя раздел от бюджета.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на вътрешните правила на Комисията за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Член 48
Съхраняване на оправдателната документация от разпоредителите с бюджетни кредити
(член 66, параграф 2 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити създава система на базата на хартиен носител или електронна система за съхранение на оригиналните оправдателни документи, свързани с изпълнението на бюджета и с мерките за изпълнението му и издадени след изпълнението на бюджета и след мерките за изпълнението му. Системите предвиждат:
а)
документите да бъдат номерирани;
б)
документите да бъдат с дата;
в)
водене на регистри, които могат да бъдат компютризирани и които позволяват определяне на точното местоположение на документите;
г)
документите да бъдат съхранявани поне пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите;
д)
съхраняване на документите, свързани с гаранциите по предварително финансиране, изискани в полза на институцията, и водене на регистър, позволяващ подобаващо проследяване на тези гаранции.
Документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в първа алинея, буква г), а именно до края на годината след годината на приключване на операциите.
Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Член 49
Предварителни и последващи проверки
(член 66, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент)
1. „Иницииране на операция“ означава всички операции, които обичайно се извършват от служителите по член 46 и са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. „Предварителна проверка на операция“ означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
3. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите и приходите са редовни и в съответствие с приложимите разпоредби, по-конкретно разпоредбите на бюджета и на съответните регламенти, както и на всички актове, приети в изпълнение на Договорите или регламентите, и при необходимост, с договорните условия;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в дял II, глава 7 на част първа от Финансовия регламент.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
4. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали финансираните от бюджета операции са извършени правилно, и по-специално дали критериите по параграф 3 са спазени.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от оправомощения разпоредител с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за преодоляването на тези проблеми.
Анализът на риска по член 66, параграф 6 от Финансовия регламент се преразглежда с оглед на резултатите от проверките и друга уместна информация.
В случай на многогодишни програми оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
Член 50
Кодекс с професионални стандарти
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Служителите, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити да проверяват финансовите операции, се избират въз основа на техните знания, умения и конкретна квалификация, доказани с дипломи или съответен професионален опит или след подходяща програма за обучение.
2. Всяка институция изготвя кодекс с професионални стандарти, който определя по въпросите на вътрешния контрол:
а)
равнището на техническа и финансова компетентност, което се изисква от служителите по параграф 1;
б)
задължението на тези служители да се обучават непрекъснато;
в)
възложената им мисия, роля и задачи;
г)
правилата на поведение, и по-специално етичните норми и нормите за интегритет, които трябва да съблюдават, както и предоставените им права.
3. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на кодекса с професионални стандарти на Комисията по параграф 2 от настоящия член за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
4. Всяка институция създава подходящи структури за разпределение сред службите разпоредители с бюджетни кредити и за периодично актуализиране на съответната информация относно контролните стандарти и съществуващите за целта методи и способи.
Член 51
Бездействие на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити
(член 66, параграф 8 от Финансовия регламент)
Бездействието на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент означава липса на какъвто и да е отговор в разумен срок предвид на обстоятелствата по случая и във всички случаи, в срок от максимум един месец.
Член 52
Предаване на финансова и управленска информация на счетоводителя
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити изпраща на счетоводителя, съгласно приетите от последния правила, финансовата и управленската информация, необходими за изпълнението на задълженията на счетоводителя.
Разпоредителят с бюджетни кредити съобщава на счетоводителя редовно и поне за приключването на сметките съответните финансови данни за доверителните банкови сметки, за да може използването на средствата на Съюза да бъде отразено в сметките на Съюза.
Член 53
Докладване за процедурите на договаряне
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити отчитат за всяка финансова година договорите, сключени чрез процедурите на договаряне по член 134, параграф 1, букви а)-ж), член 135, параграф 1, букви а)-г) и членове 266, 268 и 270 от настоящия регламент. Ако делът на процедурите на договаряне спрямо броя на договорите, възложени от един и същ оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, значително се увеличава в сравнение с предходни години или ако този дял е значително по-голям от регистрирания среден дял за институцията, отговорният разпоредител с бюджетни кредити докладва на институцията, като посочва всички мерки, предприети за обръщане на тази тенденция. Всяка институция изпраща доклад за процедурите на договаряне на Европейския парламент и на Съвета. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Раздел 3
Счетоводител
Член 54
Назначаване на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава счетоводител измежду длъжностните лица, за които се прилага Правилникът за длъжностните лица на Европейския съюз.
Счетоводителят се избира от институцията въз основа на неговата конкретна компетентност, доказана с дипломи или равностоен професионален опит.
2. Две или повече институции или органи могат да назначат един и същ счетоводител.
В такъв случай те правят необходимото, за да се избегне наличието на какъвто и да е конфликт на интереси.
Член 55
Прекратяване функциите на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. При прекратяване на функциите на счетоводителя незабавно се съставя оборотна ведомост.
2. Оборотната ведомост, придружена от предавателен отчет, се предава от счетоводителя, който прекратява функциите си, или, ако това не е възможно, от служител от неговия отдел на новия счетоводител.
Новият счетоводител подписва оборотната ведомост в израз на това, че я приема, в срок от един месец от датата на предаване и може да изрази резерви.
Предавателният отчет включва също резултата от оборотната ведомост и всички изразени резерви.
3. Всяка институция или орган по член 208 от Финансовия регламент информира Европейския парламент, Съвета и счетоводителя на Комисията в срок от две седмици от назначаването или прекратяването на функциите на своя счетоводител.
Член 56
Утвърждаване на системите за счетоводна отчетност и инвентаризация
(член 68 от Финансовия регламент)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява счетоводителя за всяка разработка или значително изменение на система за финансово управление, система за инвентаризация или система за оценка на активите и пасивите, ако тя предоставя данни за сметките на институцията или се използва за обосноваване на нейните данни, за да може счетоводителят да проверява дали критериите за утвърждаване се спазват.
Във всеки един момент счетоводителят може да преразгледа вече утвърдена система за финансово управление. Когато система за финансово управление, създадена от разпоредителя с бюджетни кредити, не е или вече не е утвърдена от счетоводителя, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изготвя план за действие за своевременно коригиране на слабостите, поради които утвърждаването е отказано.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отговаря за изчерпателността на информацията, предавана на счетоводителя.
Член 57
Управление на касата
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят предприема необходимите мерки неговата институция да разполага с достатъчно средства за покриване на касовите потребности, които възникват при изпълнението на бюджета.
2. За целите на параграф 1 счетоводителят създава системи за управление на касовите наличности, които му дават възможност да съставя прогнози за паричните потоци.
3. Счетоводителят на Комисията разпределя наличните средства в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000.
Член 58
Управление на банкови сметки
(член 68 от Финансовия регламент)
1. С оглед на нуждите, свързани с управлението на касата, счетоводителят може да открива сметки на името на институцията към финансови институции или национални централни банки или да нарежда откриването на такива сметки. При надлежно обосновани обстоятелства счетоводителят може да открива сметки във валути, различни от еврото.
2. Счетоводителят отговаря за закриването на сметките по параграф 1 или за това да направи необходимото тези сметки да бъдат закрити.
3. Счетоводителят определя условията на функциониране на сметките по параграф 1 с финансовите институции в съответствие с принципите на добро финансово управление, ефикасност и конкуренция.
4. Поне на всеки пет години счетоводителят повторно обявява тръжна процедура за финансовите институции, към които могат да бъдат открити сметки в съответствие с параграф 1.
Когато местните банкови условия го позволяват, банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, се подлагат редовно на проучване на конкуренцията. Това проучване се извършва поне на всеки пет години по инициатива на титуляря на сметката за авансови средства, който след това представя на счетоводителя обосновано предложение за избора на банка за срок, ненадвишаващ пет години.
5. Счетоводителят осигурява строго спазване на условията на функциониране на сметките, открити към финансовите институции в съответствие с параграф 1.
За банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, титулярят на сметката за авансови средства поема тази отговорност, като взема под внимание приложимото законодателство в държавата, в която изпълнява своя мандат.
6. Счетоводителят на Комисията уведомява счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент за условията на функциониране на сметките, открити към финансови институции. Счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент хармонизират с тези условия на функциониране условията на функциониране на сметките, които откриват.
Член 59
Подписи върху сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
Условията за откриване, функциониране и използване на сметките предвиждат, в зависимост от изискванията за вътрешен контрол, чековете, нарежданията за банкови преводи и всички останали банкови операции да бъдат подписвани от един или повече надлежно оправомощени служители. Инструкциите, които не са в електронна форма, се подписват от поне двама надлежно оправомощени служители или лично от счетоводителя.
За целите на първа алинея счетоводителят на всяка институция предоставя на всички финансови институции, към които съответната институция е открила сметки, имената и спесимените на оправомощените служители.
Член 60
Управление на наличностите по сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят се уверява, че наличността по банковите сметки, предвидени в член 58, не се отклонява съществено от прогнозите за паричните потоци по член 57, параграф 2 и във всеки случай, че:
а)
нито едно салдо по тези сметки не е дебитно;
б)
наличностите по сметките в други валути периодично се конвертират в евро.
2. Счетоводителят няма право да поддържа наличности в сметки в чуждестранна валута, които могат да причинят прекомерни загуби за институцията поради колебания на валутния курс.
Член 61
Преводи и операции по конвертиране
(член 68 от Финансовия регламент)
Без да се засягат разпоредбите на член 69, счетоводителят извършва преводи между сметките, открити от него на името на институцията към финансови институции, и извършва операции по конвертиране на една валута в друга.
Член 62
Методи на плащане
(член 68 от Финансовия регламент)
Плащанията се извършват чрез банков превод, чрез чек или, от сметките за авансови средства, чрез дебитна карта в съответствие с член 67, параграф 4.
Член 63
Досиета за юридическите лица
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят може да извършва плащания чрез банков превод само ако данните за банковата сметка на бенефициера и данните, потвърждаващи неговата самоличност, или каквато и да е промяна на тези данни, са предварително вписани в общо досие за всяка институцията.
Всяко вписване в това досие на данните с правен и банков характер на бенефициера и всяка промяна на тези данни се извършват въз основа на оправдателен документ, чиято форма се определя от счетоводителя.
2. С оглед на плащанията чрез банков превод разпоредителите с бюджетни кредити могат да поемат задължение към трета страна от името на своята институция само ако тази трета страна е предоставила необходимата документация за вписването ѝ в досието.
Разпоредителите с бюджетни кредити уведомяват счетоводителя за всяка промяна на данните с правен и банков характер, която им е съобщена от бенефициера, и проверяват дали тези данни са валидни, преди да извършат плащане.
Във връзка с предприсъединителната помощ могат да бъдат поемани индивидуални задължения към публичните органи на държавите, подали заявление за членство в Европейския съюз, без предварително вписване в досието на третата страна. В такива случаи разпоредителят с бюджетни кредити полага всички усилия вписването да бъде направено възможно най-бързо. Споразуменията предвиждат съобщаването на Комисията на данните за банковата сметка на бенефициера да представлява предварително условие за извършване на първото плащане.
Член 64
Съхраняване на оправдателната документация от счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
Оправдателните документи за счетоводната система и за изготвянето на отчетите по член 141 от Финансовия регламент се съхраняват най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.
При все това обаче документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг период от време, т.е. до края на годината след годината на приключване на операциите. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Всяка институция взема решение в кой отдел да се съхранява оправдателната документация.
Член 65
Лица, оправомощени да се разпореждат със сметките
(член 69 от Финансовия регламент)
Всяка институция определя условията, според които служителите, които тя определя и оправомощава да се разпореждат със сметките в местните звена по член 72, имат право да предоставят на местните финансови институции имената и спесимените.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 66
Условия за използването на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Когато поради ограничения размер на сумите е практически невъзможно или неефективно да се извършват платежни операции чрез бюджетните процедури, могат да бъдат открити сметки за авансови средства за плащането на такива разходи.
2. Администраторът на авансови средства може временно да утвърждава и плаща разходи, въз основа на подробна рамка, изложена в инструкциите от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези инструкции посочват правилата и условията, при които се извършват временното утвърждаване и плащанията, и при необходимост, условията за подписване на правни задължения по смисъла на член 97, параграф 1, буква д).
3. За откриването на сметка за авансови средства и определянето на администратор на авансови средства трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. В решението се посочват съответните отговорности и задължения на администратора на авансови средства и на разпоредителя с бюджетни кредити.
За промяната на условията на функциониране на сметка за авансови средства също трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
4. В делегациите на Съюза сметки за авансови средства се откриват за плащането на разходи както от частта на бюджета, предназначена за Комисията, така и от частта на бюджета за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“), осигурявайки пълна проследимост на разходите.
Член 67
Условия за откриване и плащане
(член 70 от Финансовия регламент)
1. В решението за откриване на сметка за авансови средства и определяне на администратор на авансови средства и решението за изменение на условията на функциониране на сметка за авансови средства се посочват по-конкретно:
а)
максималният размер на средствата, които могат първоначално да бъдат предоставени като авансови, и тяхното предназначение;
б)
дали на името на институцията трябва да бъде открита банкова сметка или пощенска джиро сметка;
в)
характерът и максималният размер на всеки разход, който може да бъде изплащан от администратора на авансови средства в полза на трети страни или да се събира от тях;
г)
честотата на изготвяне на оправдателната документация, процедурата за изготвянето ѝ и договореностите за предаването ѝ на разпоредителя с бюджетни кредити за осчетоводяване;
д)
процедурата за евентуално попълване на авансовите средства;
е)
обстоятелството, че операциите с авансови средства се осчетоводяват от разпоредителя с бюджетни кредити не по-късно от края на следващия месец, за да може да се направи равнение между счетоводното и банковото салдо;
ж)
срокът на валидност на мандата, предоставен на администратора на авансови средства от счетоводителя;
з)
самоличността на определения администратор на авансови средства.
2. В предложенията за решения за откриване на сметки за авансови средства отговорният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за следното:
а)
да се даде приоритет на използването на бюджетните процедури, когато има достъп до централната компютризирана система за счетоводна отчетност;
б)
сметките за авансови средства да се използват само в обосновани случаи.
Максималният размер на плащането, което може да бъде извършено от администратора на авансови средства, когато е практически невъзможно или неефективно разплащателните операции да бъдат извършени чрез използване на бюджетните процедури, не може да надхвърля 60 000 EUR за всеки разход.
3. Администраторът на авансови средства може да извършва плащания в полза на трети страни въз основа и в рамките на:
а)
предварителните бюджетни и правни задължения, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
б)
положителното остатъчно салдо по сметките за авансови средства в наличност или в банката.
4. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо по член 89 от Финансовия регламент, чрез чек или други платежни средства, включително дебитни карти, в съответствие с инструкциите, определени от счетоводителя.
5. След извършването на плащанията се вземат официални окончателни решения за тяхното утвърждаване и/или се издават платежни нареждания, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 68
Избор на администратор на авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
Администраторите на авансови средства се избират измежду длъжностните лица или, при необходимост и само в надлежно обосновани случаи, измежду другите служители. Администраторите на авансови средства се избират въз основа на техните знания, умения и специфична квалификация, които се доказват с дипломи или подходящ професионален опит, или след подходяща програма за обучение.
Член 69
Захранване на сметките за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят извършва плащания за захранване на сметките за авансови средства и осъществява мониторинг на тези сметки от гледна точка на откриването на банкови сметки и делегирането на подписването, както и на проверките на място и в централизираното счетоводство. Счетоводителят захранва сметките за авансови средства. Авансовите средства се изплащат по откритата за целта банкова сметка.
Сметките за авансови средства могат да бъдат захранвани и пряко от различни местни приходи, като например възникващите от:
а)
продажбата на оборудване;
б)
публикации;
в)
разни възстановени суми;
г)
лихви.
Авансовите средства се осчетоводяват като разходи или разни или целеви приходи съгласно решението за откриване на сметката за авансови средства по член 67 и разпоредбите на Финансовия регламент. Съответните суми се приспадат от разпоредителя с бюджетни кредити при следващото захранване на сметките за авансови средства.
2. За да може по-конкретно да се избегнат загубите от курсови разлики, администраторът на авансови средства може да извършва преводи между различни банкови сметки, свързани със същите авансови средства.
Член 70
Проверки от разпоредителите с бюджетни кредити и счетоводителите
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Администраторът на авансови средства води счетоводство за средствата на негово разположение в наличност и в банката, както и за извършените плащания и получените суми, в съответствие с правилата и дадените от счетоводителя инструкции. Отчетите на това счетоводство са достъпни във всеки един момент за отговорния разпоредител с бюджетни кредити и поне веднъж в месеца се изготвя справка за операциите, която се изпраща през следващия месец заедно с оправдателна документация от администратора на авансови средства на разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за осчетоводяването на операциите с авансови средства.
2. Счетоводителят извършва или нарежда да бъдат извършени от специално оправомощен за целта служител на неговата служба или на службата разпоредител проверки, които по правило следва да бъдат извършвани на място и без предупреждение, с цел да се проверят наличието на средствата, предоставени на администраторите на авансови средства, счетоводството и това дали операциите с авансови средства се осчетоводяват в предвидения срок. Счетоводителят съобщава резултатите от тези проверки на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 71
Процедура за възлагане на обществени поръчки
(член 70 от Финансовия регламент)
Плащанията от сметките за авансови средства могат, в рамките на ограниченията по член 137, параграф 3, да се състоят просто от плащане по фактури, без предварително да е била приета оферта.
Член 72
Откриване на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
За плащането на определени категории разходи могат да се откриват една или повече сметки за авансови средства във всяко местно звено извън Съюза съгласно член 70 от Финансовия регламент. Местно звено е например делегация на Съюза, служба или клон в трета държава.
Решението за откриване на такава сметка за авансови средства определя условията на нейното функциониране съгласно член 70 от Финансовия регламент и въз основа на специфичните нужди на всяко местно звено.
Член 73
Администратори на авансови средства и лица, оправомощени да се разпореждат със сметки в делегациите на Съюза
(член 70 от Финансовия регламент)
При извънредни обстоятелства и за да не се прекъсва дейността, задълженията на администратора на авансови средства на ЕСВД в делегациите на Съюза могат да бъдат изпълнявани от служители на Комисията. При същите условия служителите на ЕСВД могат да бъдат определяни за администратори на авансови средства за Комисията в делегациите на Съюза.
В делегациите на Съюза правилата и условията, определени в първа алинея, се прилагат за определянето на лицата, оправомощени от счетоводителя да извършват банкови операции.
ГЛАВА 4
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 74
Органи, отговорни по въпросите, свързани с измами
(член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент)
Властите и органите по член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент са органите, определени в Правилника за персонала и решенията на институциите на Съюза относно реда и условията за вътрешно разследване във връзка с предотвратяването на измами, корупция и други незаконни дейности в ущърб на интересите на Съюза.
Раздел 2
Правила, приложими за оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
Член 75
Финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
Без да се засягат правомощията на OLAF, органът за разглеждане на финансови нередности по член 29 (наричан по-нататък „органът за финансови нередности“) е компетентен по отношение на всяко нарушение на разпоредба на Финансовия регламент или на разпоредба, свързана с финансовото управление или проверката на операциите, в резултат на действие или бездействие от страна на служител.
Член 76
Орган за разглеждане на финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
1. Органът по назначаването отнася случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент до органа за финансови нередности за становище по член 73, параграф 6, втора алинея от Финансовия регламент.
Когато ръководителите на делегациите на Съюза действат като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се обръща директно към органа за финансови нередности за становище по случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент.
Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити може да отнесе въпрос до органа за финансови нередности, ако счита, че е извършена финансова нередност. Органът за финансови нередности излиза със становище относно това дали са извършени нередности по смисъла на член 75, тяхната тежест и какви биха могли да бъдат последствията от тях. Ако анализът на органа за финансови нередности сочи, че случаят, който му е изпратен за разглеждане, следва да бъде отнесен до OLAF, той незабавно изпраща преписката на органа по назначаването и веднага уведомява OLAF.
Когато органът за финансови нередности пряко получи сигнал от служител съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент, той предава преписката на органа по назначаването и уведомява служителя за това. Органът по назначаването може да поиска становището на органа за финансови нередности по този случай.
2. Институцията или, когато органът за финансови нередности е съвместен - участващите институции, в зависимост от вътрешната си организация, определят реда и условията за дейността на органа за финансови нередности и неговия състав, който включва външен участник с необходимата квалификация и опит.
Член 77
Потвърждаване на инструкциите
(член 73, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който получи задължителна инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, по-конкретно поради това че инструкцията не може да бъде изпълнена с предоставените му ресурси, писмено уведомява за това оправомощилия го или вторично оправомощилия го орган. Ако инструкцията бъде потвърдена писмено и това потвърждение бъде получено своевременно и е достатъчно ясно, в смисъл че се отнася изрично до аспектите, които оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити оспорва, разпоредителят с бюджетни кредити се освобождава от отговорност. Той изпълнява инструкцията, освен ако е очевидно незаконна или е в нарушение на действащите норми за безопасност.
2. Разпоредбите на параграф 1 се прилагат и в случаите, когато разпоредител с бюджетни кредити узнае в хода на действията си по изпълнение на задължителна инструкция, че обстоятелствата по случая могат да доведат до нередност.
Всички потвърдени инструкции при обстоятелствата, описани в член 73, параграф 3 от Финансовия регламент, се записват от отговорния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити и се включват в годишния му отчет за дейността.
ГЛАВА 5
Приходни операции
Раздел 1
Собствени ресурси
Член 78
Правила, които се прилагат за собствените ресурси
(член 76 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя график, който посочва кога ще бъдат предоставени на Комисията собствените ресурси, определени в Решението за системата на собствените ресурси на Съюза.
Собствените ресурси се установяват и събират в съответствие с правилата, приети по силата на решението по първа алинея.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 79
Прогноза за вземанията
(член 77 от Финансовия регламент)
1. Прогнозите за вземанията посочват вида приходи и бюджетната позиция, в която тези приходи трябва да бъдат записани, и доколкото е възможно, данните за длъжника и очакваната сума.
При изготвянето на прогноза за вземанията отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява по-конкретно дали:
а)
приходът е записан в правилната бюджетна позиция;
б)
прогнозата е правилна и в съответствие с приложимите разпоредби и принципа на добро финансово управление.
2. При спазване на разпоредбите на член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент и на член 7, параграф 2 от настоящия регламент прогнозата за вземанията няма като ефект предоставянето на бюджетни кредити за поети задължения. В случаите по член 21 от Финансовия регламент бюджетни кредити могат да бъдат предоставяни само след като Съюзът реално е събрал дължимите суми.
Раздел 3
Установяване на вземания
Член 80
Процедура
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане от отговорния разпоредител с бюджетни кредити представлява признаване на правото на Съюза по отношение на даден длъжник и установяване на правото да се предяви пред длъжника искане за плащане на задължението.
2. Нареждането за събиране е операцията, чрез която отговорният разпоредител с бюджетни кредити нарежда на счетоводителя да събере установената сума.
3. Дебитното известие уведомява длъжника, че:
а)
Съюзът е установил вземането;
б)
ако плащането на задължението бъде извършено преди крайния срок, не се дължи лихва за забава;
в)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), по задължението се дължи лихва, чийто размер е посочен в член 83, без да се засягат приложимите специфични разпоредби;
г)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), институцията събира средствата или чрез прихващане, или чрез задействане на предварително предоставена гаранция;
д)
счетоводителят може да събира средствата чрез прихващане преди крайния срок по буква б) в случаите, в които това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза, когато има основания да счита, че дължимата на Комисията сума ще бъде загубена, след като длъжникът бъде уведомен за мотивите и датата на събирането на средствата чрез прихващане;
е)
ако след предприемането на всички мерки, посочени в букви а)-д) от настоящия параграф, сумата не е събрана изцяло, институцията извърша събирането чрез прилагане на решение, осигурено или по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент, или чрез съдебно дело.
Разпоредителят с бюджетни кредити разпечатва дебитното известие и го изпраща на длъжника. Счетоводителят се уведомява за това изпращане чрез финансовата информационна система.
Член 81
Установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
За да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали:
а)
вземането е безспорно, в смисъл че е безусловно;
б)
вземането е ликвидно, в точно парично изражение;
в)
вземането е изискуемо и не е обвързано със срок за плащане;
г)
данните за длъжника са верни;
д)
вземането е записано в правилната бюджетна позиция;
е)
оправдателните документи са редовни; и
ж)
принципът на добро финансово управление е спазен, по-специално по отношение на критериите по член 91, параграф 1, буква а).
Член 82
Оправдателна документация за установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане се основава на оправдателна документация, която доказва правото на Съюза.
2. Преди да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че това е направено.
3. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Член 83
Лихва за забава
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, върху всяко вземане, което не е изплатено на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), се начислява лихва съгласно параграфи 2 и 3 от настоящия член.
2. Лихвата за вземанията, неизплатени на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата, прилагана от Европейската централна банка за нейните основни операции по рефинансиране, публикувана в Официален вестник на Европейския съюз, серия С, в сила на първия календарен ден на месеца, в който попада крайната дата, увеличена със:
а)
осем процентни пункта, когато дългът е по договор за обществена поръчка за доставки и услуги по дял V;
б)
три и половина процентни пункта във всички останали случаи.
3. Размерът на лихвите се изчислява от календарния ден, следващ крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) и посочен в дебитното известие, до календарния ден, на който дългът е издължен в пълен размер.
Нареждането за събиране, съответстващо на размера на лихвите за забава, се издава, когато тези лихви бъдат реално получени.
4. В случай на глоби, когато длъжникът предостави финансова гаранция, приета от счетоводителя вместо плащане, дължимата лихва, считано от крайния срок, посочен в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата по параграф 2 от настоящия член, която е в сила на първия ден на месеца, през който е прието решението за налагане на глоба, увеличена само с един и половина процентни пункта.
Раздел 4
Разпореждане за събиране
Член 84
Изготвяне на нареждането за събиране
(член 79 от Финансовия регламент)
1. Нареждането за събиране посочва:
а)
финансовата година, за която трябва да бъде осчетоводен приходът;
б)
акта или правното задължение, който или което е източник на задължението и поражда правото на събиране;
в)
приложимата бюджетна статия и всяко друго подразделение, включително, при необходимост, съответното бюджетно задължение;
г)
сумата, която подлежи на събиране, изразена в евро;
д)
името и адреса на длъжника;
е)
крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
ж)
възможния метод на събиране, включително по-специално събиране чрез прихващане или задействане на предоставена гаранция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата на нареждането за събиране и го подписва, след което то се изпраща на счетоводителя.
3. Счетоводителят на всяка институция съхранява списък на несъбраните дължими суми. Вземанията на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Той предава този списък на счетоводителя на Комисията.
Счетоводителят на Комисията изготвя консолидиран списък на дължимите суми за всяка институция по дата на издаване на нареждането за събиране. Списъкът се добавя към доклада на Комисията за бюджетното и финансовото управление.
4. За да подсили защитата на финансовите интереси на Съюза, Комисията съставя списък на вземанията на Съюза, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да възстанови средствата, които дължи, чрез съдебно решение със сила на пресъдено нещо и ако една година след неговото произнасяне не е възстановена никаква сума или е възстановена незначителна по размер сума. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 85
Решение, което представлява изпълнително основание, в полза на други институции
(член 79, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Извънредните обстоятелства по член 79, параграф 2 от Финансовия регламент са налице, когато съответната институция е изчерпала възможността за доброволно плащане и за събиране на дълга чрез прихващане, съгласно предвиденото в член 80, параграф 1 от Финансовия регламент, и дългът е значителен по размер.
2. В случая по параграф 1 съответните институции, различни от посочените в член 299 от ДФЕС, могат да поискат от Комисията да приеме решение, което представлява изпълнително основание.
3. Във всички случаи в решението, което представлява изпълнително основание, се посочва, че събраните суми се записват в частта на бюджета, предназначена за съответната институция, която действа като разпоредител с бюджетни кредити. Приходите се записват като общи приходи, освен когато попадат в обхвата на специфичните случаи на целевите приходи съгласно предвиденото в член 21, параграф 3 от Финансовия регламент.
4. Отправилата искането институция уведомява Комисията за всяко събитие, което има вероятност да повлияе на събирането на средствата, и се намесва в подкрепа на Комисията в случай на обжалване на решение, което представлява изпълнително основание.
5. Комисията и съответната институция се договарят относно практическите начини за изпълнение на настоящия член.
Раздел 5
Събиране
Член 86
Формалности по събирането
(член 80 от Финансовия регламент)
1. След като бъде събрано вземане, счетоводителят прави запис в сметките и уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой, извършени пред счетоводителя или администратора на авансови средства, се издава разписка.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране на вземания, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 87
Събиране чрез прихващане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Когато длъжникът има вземане по отношение на Съюза, което е безспорно, съгласно определението в член 81, буква а), ликвидно и изискуемо и се отнася до сума, установена с платежно нареждане, след изтичане на крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) счетоводителят събира установените вземания чрез прихващане.
В изключителни случаи, когато това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза и счетоводителят има основания да счита, че дължимата на Съюза сума ще бъде загубена, счетоводителят събира вземането чрез приспадане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б).
Счетоводителят извършва събирането и чрез прихващане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), когато длъжникът даде своето съгласие за това.
2. Преди да пристъпи към каквото и да е събиране съгласно параграф 1, счетоводителят се консултира с отговорния разпоредител с бюджетни кредити и уведомява съответните длъжници.
Когато длъжникът е национален орган или една от неговите административни единици, счетоводителят уведомява също съответната държава членка поне десет работни дни предварително за намерението си да пристъпи към събиране чрез прихващане. При все това със съгласието на държавата членка или съответната административна единица счетоводителят може да пристъпи към събирането чрез прихващане, преди да е изтекъл крайният срок.
3. Прихващането по параграф 1 има ефекта на плащане и освобождава Съюза от съответния дълг и ако е уместно, от дължимите лихви.
Член 88
Процедура за събиране при неизвършване на доброволно плащане
(членове 79 и 80 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на член 87, ако сумата не бъде събрана в пълен размер до крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), посочен в дебитното известие, счетоводителят уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно открива процедурата за събиране по всички предвидени в закона начини, включително, ако е уместно, чрез задействане на предварително предоставена гаранция.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 87, когато методът на събиране по параграф 1 от настоящия член не може да бъде използван и длъжникът не плати въпреки официалното уведомително писмо, изпратено от счетоводителя, счетоводителят пристъпва към изпълнение на решение за събиране, осигурено по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент или чрез съдебно дело.
Член 89
Удължаване на срока за плащане
(член 80 от Финансовия регламент)
В сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и при условие че са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плати лихвата, посочена в член 83, за целия допълнителен период от време, считано от крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
б)
за да се защитят правата на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на институцията.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на институцията.
При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по буква б) от първа алинея, когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 90
Събиране на глоби или други санкции
(членове 80 и 83 от Финансовия регламент)
1. Когато пред Съда на Европейския съюз бъде заведено дело срещу решение на Комисията за налагане на глоба или други санкции съгласно ДФЕС или Договора за Евратом и докато не бъдат изчерпани всички правни средства за защита, длъжникът или плаща условно съответните суми по банковата сметка, посочена от счетоводителя, или предоставя финансова гаранция, приемлива за счетоводителя. Гаранцията е независима от задължението за плащане на глобата, имуществената санкция или други санкции и е изпълнима при първо поискване. Тя покрива главницата и лихвите, дължими съгласно член 83, параграф 4.
2. Комисията обезпечава условно платените суми, като ги инвестира във финансови активи и по този начин гарантира сигурността и ликвидността на средствата, като същевременно се стреми да получи и финансов приход.
3. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е потвърдена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
условно събраните суми и лихвите и другите суми, които те са генерирали, се записват в бюджета в съответствие с член 83 от Финансовия регламент най-късно през финансовата година, следваща годината, през която са изчерпани всички правни средства за защита;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя се привежда в действие и съответните суми се записват в бюджета.
Когато размерът на глобата или на санкцията е увеличен от Съда, букви а) и б) от първа алинея се прилагат до сумите в решението на Комисията и счетоводителят събира съответстващата на увеличението сума, която се записва в бюджета.
4. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е отменена или намалена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
недължимо събраните суми заедно с начислените лихви се връщат на съответната трета страна. В случаите, в които цялостният генериран приход за съответния период е отрицателен, се възстановява номиналната стойност на недължимо събраните суми;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя съответно се освобождава.
Член 91
Отказ от събиране на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се откаже от цялостното или частично събиране на установено вземане само в следните случаи:
а)
когато предвидимите разходи по събирането ще надхвърлят дължимата сума и отказът от събиране няма да навреди на престижа на Съюза;
б)
когато вземането не може да бъде събрано поради изтеклото време или несъстоятелност на длъжника;
в)
когато събирането противоречи на принципа на пропорционалност.
2. В случаите по параграф 1, буква в) отговорният разпоредител с бюджетни кредити действа съгласно предварително установените в рамките на всяка институция процедури и прилага следните критерии, които са задължителни и приложими при всички обстоятелства:
а)
фактите, имащи отношение към сериозността на нередността, поради която е установено вземането (измама, повторно нарушение, умисъл, грижа, добросъвестност, явна грешка);
б)
отражението, което отказът от събиране ще има върху функционирането на Съюза и неговите финансови интереси (размер на сумата, риск от създаване на прецедент, уронване на авторитета на закона).
В зависимост от обстоятелствата по случая на отговорния разпоредител с бюджетни кредити може също да се наложи да вземе предвид следните допълнителни критерии:
а)
всяко нарушение на конкуренцията, което ще бъде причинено от отказа от събиране;
б)
икономическите и социалните щети, които ще бъдат причинени от събирането на вземането в пълен размер.
3. Решението за отказ от събиране по член 80, параграф 2 от Финансовия регламент се мотивира и упоменава положената грижа за обезпечаване на събирането и правните и фактическите основания за отказа. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити се отказва от събирането на вземане в съответствие с член 84.
4. Институцията не може да делегира правомощия за отказ от събиране на установено вземане в никой от следните случаи:
а)
когато сумата, предмет на отказването, е 1 000 000 EUR или повече;
б)
когато сумата, предмет на отказването, е 100 000 EUR или повече в случаите, в които това представлява 25 % или повече от установеното вземане.
Под праговете, посочени в първа алинея, всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отказ от събиране на установено вземане.
5. Всяка институция ежегодно изпраща на Европейския парламент и на Съвета доклад за отказите по параграфи 1-4 от настоящия член, отнасящи се до суми в размер на 100 000 EUR или повече. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Член 92
Отмяна на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. В случай на грешка отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя изцяло или частично установеното вземане в съответствие с членове 82 и 84 и посочва подходящи мотиви.
2. Всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отмяна на установено вземане.
Член 93
Правила относно давностните срокове
(член 81 от Финансовия регламент)
1. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни започва да тече при изтичане на крайния срок, съобщен на длъжника в дебитното известие съгласно член 80, параграф 3, буква б).
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза започва да тече от датата, на която плащането на вземането на третата страна стане дължимо съгласно съответното правно задължение.
2. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни се прекъсва от всяко действие на институция или на държава членка, действаща по искане на институция, за което третата страна е уведомена и което има за цел събирането на дълга.
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза се прекъсва от всяко действие, за което Съюзът е уведомен от своите кредитори или от името на своите кредитори и което има за цел събирането на дълга.
3. Нов давностен срок от пет години започва да тече в деня след прекъсването по параграф 2.
4. Всяко съдебно дело във връзка с вземане по параграф 1, включително делата пред съд, който по-късно се самообявява за некомпетентен по делото, прекъсва давностния срок. Новият давностен срок от пет години не започва, докато не бъде постановено съдебно решение със сила на пресъдено нещо или не бъде постигнато извънсъдебно споразумение между същите страни по същото дело.
5. Когато счетоводителят предостави на длъжника допълнително време за плащане съгласно член 89, това се счита за прекъсване на давностния срок. Новият давностен срок от пет години започва да тече от деня след този на изтичане на удължения срок за плащане.
6. Вземания не се събират след изтичане на давностния срок, установен в параграфи 1-5.
ГЛАВА 6
Разходни операции
Член 94
Решение за финансиране
(член 84 от Финансовия регламент)
1. Решението за финансиране съдържа съществените елементи на действие, при което се извършва разход от бюджета.
2. По-конкретно решението за финансиране излага следното:
а)
за безвъзмездните средства:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
приоритетите за годината, целите за изпълнение и предвидените резултати с разрешените бюджетни кредити за финансовата година;
iii)
съществените критерии за допустимост, подбор и отпускане, които ще бъдат използвани за подбор на предложения;
iv)
максималния възможен процент на съфинансиране и ако се предвиждат различни проценти, критериите, които следва да се спазват за всеки от тях;
v)
графика и индикативната стойност на поканите за представяне на предложения;
б)
за обществените поръчки:
i)
цялостния бюджетен пакет, предназначен за възлагането на обществени поръчки през годината;
ii)
индикативния брой и вида на предвидените обществени поръчки и ако е възможно, общо описание на техния предмет;
iii)
индикативния календар за започването на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
в)
за доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
бюджетните кредити, заделени за доверителния фонд за годината, и сумите, предвидени за целия му срок на действие;
iii)
целите на доверителния фонд и неговия срок на действие;
iv)
правилата за управление на доверителния фонд;
v)
възможността за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субектите и лицата по член 187, параграф 2 от Финансовия регламент;
г)
за наградите:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
съществените условия за участие и критериите за присъждане;
iv)
графика на конкурса и размера на наградата или наградите;
д)
за финансовите инструменти:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
сумата, отпусната за финансовия инструмент;
iv)
индикативния график на изпълнението.
3. Когато работната програма по член 128 от Финансовия регламент съдържа информацията по буква а) от параграф 2 от настоящия член за безвъзмездните средства, финансирани от разрешените за финансовата година бюджетни кредити, решението за приемането ѝ се счита за решение за финансиране за тези безвъзмездни средства.
Що се отнася до обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти, когато изпълнението на съответните бюджетни кредити, разрешени за финансовата година, е предвидено в работна програма, съдържаща информацията по букви б), в), г) и д) от параграф 2 от настоящия член, решението за приемане на тази работна програма също се счита за решение за финансиране за съответните обществени поръчки, доверителни фондове, награди и финансови инструменти.
Ако работната програма не съдържа тази информация за една или повече дейности, тя трябва да претърпи съответните изменения или за съответната дейност да бъде прието индивидуално решение за финансиране.
4. Без да се засяга която и да е специфична разпоредба на основен акт, всяко съществено изменение на вече прието решение за финансиране следва същата процедура като първоначалното решение.
Раздел 1
Поемане на задължение за разход
Член 95
Глобални и временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобалното бюджетно задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, което само по себе си предвижда последващо поемане на едно или повече правни задължения, или чрез поемане на едно или повече правни задължения.
Споразуменията за финансиране в сферата на пряката финансова помощ за трети държави, включително бюджетната подкрепа, които представляват правни задължения, могат да пораждат плащания без поемане на други правни задължения.
2. Временното бюджетно задължение се изпълнява чрез поемане на едно или повече правни задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, в случай на разходи за управление на персонала или комуникационни разходи на институциите за отразяване на събития на Съюза, пряко чрез плащания.
Член 96
Приемане на глобално задължение
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобално задължение се поема въз основа на решение за финансиране.
Глобалното задължение се поема най-късно преди приемането на решението за подбор на получатели, а когато изпълнението на съответните бюджетни кредити включва приемане на работна програма по смисъла на член 188 - в най-кратки срокове след приемането на програмата.
2. Когато глобалното поето задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, втората алинея от параграф 1 не се прилага.
Член 97
Един подпис
(член 85 от Финансовия регламент)
1. От правилото, че бюджетното задължение и съответстващото му правно задължение се подписват от едно и също лице, се допускат изключения само в следните случаи:
а)
когато задълженията са временни;
б)
когато глобалните задължения се отнасят до споразумения за финансиране с трети държави;
в)
когато решението на институцията представлява правно задължение;
г)
когато глобалното задължение се изпълнява чрез няколко правни задължения, за които са отговорни различни разпоредители с бюджетни кредити;
д)
когато във връзка със сметки за авансови средства, предназначени за външните дейности, правните задължения трябва да бъдат подписани от служители на местните звена по член 72 по инструкция на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който обаче остава изцяло отговорен за съответните операции;
е)
когато институция е делегирала правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на междуинституционална европейска служба съгласно член 199, параграф 1 от Финансовия регламент.
2. Ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, подписал бюджетното задължение, отсъства и продължава да отсъства за период, несъвместим със сроковете за поемане на правното задължение, последното се поема от лицето, определено по приетите от всяка институция правила за заместване, при условие че това лице притежава статута на разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 65, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 98
Административни разходи, покривани с временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
Позициите, разглеждани като обичайни административни разходи, които могат да породят временни задължения, включват следното:
а)
разходи за персонал, независимо от това дали този персонал попада в обхвата на Правилника за персонала, или не, за други човешки ресурси и пенсии и за възнаграждение на експерти;
б)
разходи, отнасящи се до членовете на институцията;
в)
разходи за обучение;
г)
разходи за конкурси, подбор и назначаване;
д)
командировъчни;
е)
представителни разходи;
ж)
разходи за срещи;
з)
устни и писмени преводачи;
и)
обмен на длъжностни лица;
й)
редовен наем на движимо и недвижимо имущество или рутинни плащания по договори за недвижими имоти по смисъла на член 121 от настоящия регламент или вноски по заеми съгласно член 203, параграф 8 от Финансовия регламент;
к)
разни застраховки;
л)
почистване, поддръжка и сигурност;
м)
социални и медицински разходи;
н)
използване на далекосъобщителни услуги;
о)
финансови такси;
п)
правни разноски;
р)
обезщетения, включително лихви;
с)
работно оборудване;
т)
вода, газ и електроенергия;
у)
публикации на хартиен носител или в електронен формат;
ф)
комуникационни дейности, в които институциите участват с цел отразяване на събития на Съюза.
Член 99
Вписване на индивидуални правни задължения
(член 86 от Финансовия регламент)
В случай на глобално бюджетно задължение, последвано от едно или няколко индивидуални правни задължения, отговорният разпоредител с бюджетни кредити регистрира в централното счетоводство сумите по това или тези последователни индивидуални правни задължения.
При вписването в сметките се посочва съответното глобално задължение, към което се отнасят индивидуалните задължения.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва сумите по сметките, преди да подпише съответното индивидуално правно задължение, освен в случаите по член 86, параграф 4, четвърта алинея от Финансовия регламент.
Във всички случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали съвкупната сума не надхвърля размера на глобалното задължение, което ги обхваща.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 100
Утвърждаване и приемане за плащане
(член 88 от Финансовия регламент)
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи по смисъла на член 110, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително рутинните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен с официално решение на разпоредителя с бюджетни кредити и на негова отговорност в съответствие с член 65, параграф 5 от Финансовия регламент. Тези решения за оправомощаване се съхраняват за бъдещи справки.
Член 101
Резолюция „удостоверено вярно“ за плащанията по предварително финансиране
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията по предварително финансиране отговорният разпоредител с бюджетни кредити или технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява с резолюция „удостоверено вярно“, че условията, които се изискват в правното задължение за изплащане на предварителното финансиране, са изпълнени.
Член 102
Приемане за плащане на договори за възлагане на обществени поръчки за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до договори за възлагане на обществени поръчки, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвена от изпълнителя фактура;
б)
на самата фактура, или на вътрешен документ, придружаващ получената фактура, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на фактурата са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
Посочената в буква б) от първа алинея резолюция „удостоверено вярно“ удостоверява, че предвидените по договора услуги, доставки или строителни работи са надлежно извършени. За доставките и строителните работи длъжностното лице или друг технически компетентен служител съставят предварителен приемо-предавателен протокол и впоследствие окончателен такъв при изтичането на гаранционния срок, посочен в договора. Тези два протокола се считат за резолюция „удостоверено вярно“.
За рутинните плащания, включително плащанията за абонаменти или за курсове за обучение, резолюцията „удостоверено вярно“ удостоверява, че правото на кредитора е в съответствие с документите, оправдаващи плащането.
Член 103
Приемане за плащане на безвъзмездни средства за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до безвъзмездни средства, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвената от бенефициера заявка за плащане;
б)
на самата заявка за плащане, или на вътрешен документ, придружаващ получения отчет за разходи, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на заявката за плащане са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
с резолюцията по буква б) от първа алинея длъжностното лице или другият технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява, че дейността или работната програма, изпълнена от бенефициера, е в пълно съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, включително, ако е приложимо, че декларираните от бенефициера разходи са допустими.
Член 104
Приемане за плащане на разходи за персонал
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията, които съответстват на разходи за персонала, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че са налични следните оправдателни документи:
а)
по отношение на месечната заплата:
i)
пълен списък на персонала с всички елементи на възнаграждението;
ii)
формуляр (личен информационен фиш) въз основа на взетите във всеки отделен случай решения, показващ при настъпване на промяна всяка промяна във всеки елемент на възнаграждението;
iii)
при назначаване на работа или на длъжност - заверено копие на решението за назначаване на работа или на длъжност, придружаващо утвърждаването на изплащането на първата заплата;
б)
по отношение на другите възнаграждения, като тези на служителите, на които се заплаща на час или на ден: справка, подписана от оправомощения служител, за отработените дни и часове;
в)
по отношение на извънредния труд: справка, подписана от оправомощения служител, за количеството извънреден труд;
г)
по отношение на командировъчните:
i)
заповедта за командироване, подписана от компетентния орган;
ii)
отчет за командировъчните, подписан от командирования и от по-висшестоящия служител, оправомощен за целта, в случай че командировъчните се различават от заповедта за командироване.
д)
по отношение на някои други административни разходи, свързани с персонала, включително абонаментите или курсовете за обучение, които според договора трябва да се платят предварително: оправдателната документация във връзка с решението, на което се основават разходите, съдържаща всички елементи за изчисляването им.
в отчета за командировъчните по буква г), подточка ii) от първа алинея се посочват мястото на командировката, датата и часът на заминаване и пристигане на мястото на командировката, пътните и дневните разходи и други надлежно разрешени разходи, при условие че бъдат представени оправдателни документи.
Член 105
Материална форма на резолюцията „прието за плащане“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 100. При компютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 106
Материална форма на резолюцията „удостоверено вярно“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 101. При компютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ може да бъде под формата на утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от технически компетентния служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на плащане
Член 107
Проверки на плащанията от разпоредителя с бюджетни кредити
(член 89 от Финансовия регламент)
При съставянето на платежното нареждане отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
платежното нареждане е надлежно издадено, което означава, че предварително е взето решение за утвърждаване под формата на резолюция „прието за плащане“, данните на бенефициера са верни и сумата е изискуема;
б)
платежното нареждане съответства на бюджетното задължение, към което е отнесено;
в)
разходът е отнесен към правилната бюджетна позиция;
г)
има налични бюджетни кредити.
Член 108
Задължителни реквизити на платежните нареждания и предаването им на счетоводителя
(член 89 от Финансовия регламент)
1. Платежното нареждане съдържа:
а)
финансовата година, за която трябва да се осчетоводи разходът;
б)
бюджетната статия и всяко друго евентуално подразделение;
в)
правното задължение, пораждащо право на плащане;
г)
бюджетното задължение, към което трябва да бъде отнесено;
д)
сумата, която подлежи на плащане, изразена в евро;
е)
името, адреса и данните на банковата сметка на бенефициера;
ж)
предмета на разхода;
з)
начина на извършване на плащането;
и)
инвентаризиране на активите в съответствие с член 248.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 109
Видове плащане
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
2. Междинно плащане, което може да се извършва неколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
3. Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
Член 110
Оправдателна документация
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране, включително когато се разделя на няколко плащания, се изплаща въз основа на договора, решението, споразумението или основния акт или въз основа на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали условията на въпросния договор, решение или споразумение са спазени. Ако датата на плащане на предварителното финансиране е определена в тези инструменти, изплащането на дължимата сума не подлежи на допълнително искане.
2. Междинните плащания и плащанията на остатъка се основават на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали финансираната дейност е извършена в съответствие с основния акт или решението или в съответствие с условията на договора или споразумението.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя, при съблюдаване на принципа на добро финансово управление, характера на оправдателната документация по настоящия член в съответствие с основния акт, решенията, договорите и споразуменията. Междинните и окончателните доклади за техническото и финансовото изпълнение представляват оправдателни документи за целите на параграф 2.
4. Оправдателните документи се съхраняват от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 111
Срокове за плащане и лихва за забава
(член 92 от Финансовия регламент)
1. Под срок, предвиден за извършване на плащанията, се разбира срокът за утвърждаване, разрешаване и плащане на разходите.
Той започва да тече от датата на получаване на заявка за плащане.
Заявката за плащане се регистрира от оправомощената служба на отговорния разпоредител с бюджетни кредити във възможно най-кратък срок и се счита за получена на датата на своето регистриране.
Под дата на плащане се разбира датата, на която се дебитира сметката на институцията.
2. Заявката за плащане съдържа следните съществени елементи:
а)
име на кредитора;
б)
сума;
в)
валута;
г)
дата;
При липса на поне един съществен елемент заявката се отхвърля.
Кредиторът се уведомява писмено за отхвърлянето и за мотивите за него във възможно най-кратък срок и при всички случаи в срок от 30 календарни дни от датата на получаване на заявката за плащане.
3. В случай на спиране по член 92, параграф 2 от Финансовия регламент оставащият срок за плащане започва да тече отново от датата на получаване на изисканата информация или преработените документи или на датата на извършване на необходимата допълнителна проверка, включително проверки на място.
4. При изтичане на сроковете, определени в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, кредиторът има право на лихва в съответствие със следните условия:
а)
лихвените проценти са тези, посочени в член 83, параграф 2 от настоящия регламент;
б)
лихвата се дължи за периода от календарния ден, следващ датата на изтичане на срока за плащане, определен в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, до датата на плащането.
При все това, когато лихвата, изчислена в съответствие с разпоредбите на първа алинея, е по-ниска от 200 EUR или равна на 200 EUR, тя се изплаща на кредитора само при поискване, подадено в срок от два месеца от получаване на закъснялото плащане.
5. Всяка институция представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно спазването на сроковете и спирането на сроковете по член 92 от Финансовия регламент. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 7
Информационни системи
Член 112
Описание на информационните системи
(член 93 от Финансовия регламент)
Когато за обработка на операциите по изпълнението на бюджета се използват компютърни системи и подсистеми, се изисква изчерпателно и актуално описание на всяка система или подсистема.
Всяко описание определя съдържанието на всички полета за данни и описва как системата обработва всяка отделна операция. То показва подробно как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция.
Член 113
Периодично запаметяване
(член 93 от Финансовия регламент)
Данните в компютърните системи и подсистеми се запаметяват периодично и се съхраняват на сигурно място.
ГЛАВА 8
Вътрешен одитор
Член 114
Назначаване на вътрешния одитор
(член 98 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава своя вътрешен одитор съгласно правила, съобразени със специфичните ѝ особености и нужди. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета за назначаването на вътрешния одитор.
2. Всяка институция определя в зависимост от специфичните си особености и нужди обхвата на мисията на вътрешния одитор и подробно определя целите и процедурите за упражняването на функцията вътрешен одит при надлежно съблюдаване на международните стандарти за вътрешен одит.
3. Институцията може да назначава за вътрешен одитор на основание на конкретната му компетентност длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала и гражданин на някоя от държавите членки.
4. Ако две или повече институции назначат един и същ вътрешен одитор, те определят необходимите условия за търсенето на отговорност от него съгласно член 119.
5. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета при прекратяване на задълженията на вътрешния одитор.
Член 115
Ресурси за вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
Институцията осигурява на вътрешния одитор ресурсите, от които той се нуждае за правилно изпълнение на одиторската си функция, и устав за мисията, в който се посочват подробно неговите задачи, функции и задължения.
Член 116
Работна програма
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор приема работната си програма и я представя на институцията.
2. Институцията може да поиска от вътрешния одитор да извършва одити, които не са включени в работната програма по параграф 1.
Член 117
Докладване от вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор представя на институцията годишния отчет за вътрешния одит, предвиден в член 99, параграф 3 от Финансовия регламент, в който се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити, основните отправени препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
В годишния отчет се посочват и всички системни проблеми, открити от специалния орган, създаден по силата на член 73, параграф 6 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция преценява дали отправените в отчетите на вътрешния ѝ одитор препоръки са подходящи за обмен на най-добри практики с останалите институции.
3. По време на изготвяне на своя отчет вътрешният одитор обръща особено внимание на цялостното спазване на принципа на добро финансово управление и се уверява, че са предприети подходящи мерки за постоянно подобряване и засилване на неговото прилагане.
Член 118
Независимост
(член 100 от Финансовия регламент)
Вътрешният одитор е изцяло независим при извършване на своите одити. Той не може да получава никакви указания, нито да бъде ограничаван по какъвто и да е начин по отношение на изпълнението на своите функции, които по силата на неговото назначаване му се възлагат съгласно Финансовия регламент.
Член 119
Отговорност на вътрешния одитор
(член 100 от Финансовия регламент)
Само институцията, действайки в съответствие с разпоредбите на настоящия член, може да търси отговорност от вътрешния одитор за неговите действия като длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала.
Институцията взема мотивирано решение за започване на разследване. Решението се съобщава на заинтересованата страна. Институцията може да възложи разследването, под своята пряка отговорност, на едно или повече длъжностни лица със степен, равна на степента на съответния служител или по-висока от нея. В хода на разследването се изслушва мнението на заинтересованата страна.
Докладът за разследването се предоставя на заинтересованата страна, която след това се изслушва от институцията по предмета на доклада.
Въз основа на доклада и изслушването институцията приема мотивирано решение за приключване на производството или мотивирано решение съгласно членове 22 и 86 от Правилника за персонала и приложение IХ към него. Решенията за налагане на дисциплинарни или финансови санкции се съобщават на заинтересованата страна и за информация - на другите институции и Сметната палата.
Заинтересованата страна има право да обжалва тези решения пред Съда на Европейския съюз съгласно предвиденото в Правилника за персонала.
Член 120
Обжалване пред Съда на Европейския съюз
(член 100 от Финансовия регламент)
Без да се засягат начините за обжалване, предвидени в Правилника за персонала, вътрешният одитор има право да обжалва пряко пред Съда на Европейския съюз всеки акт във връзка с изпълнението на неговите задължения като вътрешен одитор. Жалбата се подава в тримесечен срок от календарната дата, на която той е уведомен за съответния акт.
По такива жалби се провеждат разследване и изслушване съгласно предвиденото в член 91, параграф 5 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Раздел 1
Обхват и принципи на възлагането
Член 121
Определения и обхват
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Договорите за недвижими имоти обхващат закупуването, дългосрочното наемане, плодоползването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на земя, съществуващи сгради или други недвижими имоти.
2. Договорите за доставки обхващат закупуването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на стоки. Договор за доставка на стоки и евентуално за монтаж и инсталиране се счита за договор за доставка.
3. Договорите за строителство обхващат изпълнението или проектирането и изпълнението на строителни работи или на строеж, свързани с една от дейностите, посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО, или изпълнението, по какъвто и да е начин, на строеж, съответстващ на посочените от възложителя изисквания. Понятието „строеж“ означава резултатът от строителство или от граждански инженеринг, взети като цяло, който е достатъчен сам по себе си за изпълнение на икономическа или техническа функция.
4. Договорите за услуги обхващат всички интелектуални и неинтелектуални услуги, различни от тези в обхвата на договорите за доставки, договорите за строителство и договорите за недвижими имоти.
Договор, който обхваща два или повече вида обществени поръчки (за строителство, услуги или доставки), се възлага в съответствие с разпоредбите, които се прилагат за вида обществена поръчка, характеризираща основния предмет на този договор.
В случай на смесени договори, състоящи се от услуги и доставки, основният предмет се определя чрез сравняване на стойностите на съответните услуги или доставки.
Всяко позоваване на номенклатурите в контекста на обществените поръчки се прави, като се използва Общият терминологичен речник, свързан с обществените поръчки (CPV), изложен в Регламент (ЕО) № 2195/2002 на Европейския парламент и на Съвета (11).
5. Понятията „изпълнител на строителни работи“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до всяко физическо или юридическо лице, публичноправен субект или обединение на такива лица и/или органи, които предлагат да извършат строителни работи, да доставят стоки и да предоставят услуги. Понятието „икономически оператор“ включва изпълнителите на строителни работи, доставчиците и доставчиците на услуги. „Оференти“ означава икономическите оператори, подали оферта. „Кандидати“ означава лицата, поискали да бъдат допуснати до участие в ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне. „Потенциални оференти“ означава икономическите оператори, включени в списък на потенциалните оференти съгласно член 136, параграф 1, буква б).
Обединенията на икономически оператори имат право да представят оферти или да кандидатстват. Възложителите не могат да изискват от обединенията да имат определена правна форма, за да бъдат допуснати да представят оферта или заявление за участие, но от избраното обединение може да бъде изискано да приеме определена правна форма, след като му бъде възложена поръчката, ако тази промяна е необходима за доброто изпълнение на поръчката.
6. Службите на институциите на Съюза се считат за възложители освен в случаите, в които сключват помежду си административни споразумения за предоставяне на услуги, доставка на стоки, извършване на строителни работи или изпълняване на договори за недвижими имоти.
7. „Техническа помощ“ означава дейностите за оказване на подкрепа и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, по-конкретно подготвителните, управленските, мониторинговите, оценъчните, одитните и контролните дейности.
8. Всички контакти с изпълнителите, включително сключването на договори и техните изменения, могат да бъдат извършвани посредством системи за електронен обмен, осигурени от възложителя.
9. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, които се предават чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат да подписват електронно или да предават документ чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да се идентифицират чрез системата по установен начин;
г)
трябва да бъдат точно определени часът и датата на електронната операция;
д)
трябва да се запазва целостта на документите;
е)
документите трябва да продължат да бъдат налични;
ж)
при необходимост, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
гарантират защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
10. За изпратените или получените чрез такава система данни важи правната презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, който е изпратен или за който е изпратено уведомление чрез такава система, се счита за еквивалентен на документ на хартиен носител, допустим е като доказателство в правни производства, счита се за оригинален и се ползва с правната презумпция за автентичност и цялост, при условие че не притежава никакви динамични характеристики, които могат да доведат до автоматичната му промяна.
Електронните подписи по буква б) от параграф 9 имат равностойно правно действие на писмено положени подписи.
Член 122
Рамкови споразумения и отделни договори
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Срокът на действие на рамково споразумение не може да превишава четири години освен в изключителни случаи, надлежно обосновани по-специално от предмета на рамковото споразумение.
Отделните договори, които се основават на рамковите споразумения, се възлагат в съответствие с условията на рамковото споразумение само между възложителите и изпълнителите по рамковото споразумение.
При възлагането на отделни договори страните не могат да внасят съществени изменения в рамковото споразумение.
2. Когато рамково споразумение се сключва с един икономически оператор, отделните договори се възлагат в рамките на условията, установени в рамковото споразумение.
При надлежно обосновани обстоятелства възложителите могат да се консултират писмено с изпълнителя, като поискат от него при необходимост да допълни своята оферта.
3. Когато рамково споразумение трябва да бъде сключено с няколко икономически оператори, то се сключва с поне трима оператори, при условие че има достатъчен брой икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор, или достатъчен брой допустими оферти, които отговарят на критериите за възлагане.
Рамково споразумение с няколко икономически оператори може да приеме формата на отделни договори, съдържащи еднакви условия.
Отделните договори, основаващи се на рамковите споразумения, сключени с няколко икономически оператори, се възлагат при спазване на следните условия:
а)
при рамкови споразумения без повторно провеждане на конкурс - чрез прилагане на условията, установени в рамковото споразумение;
б)
при рамкови споразумения с повторно провеждане на конкурс - след като страните отново са се конкурирали въз основа на същите и ако е необходимо, на по-точно формулирани условия, както и когато е уместно, въз основа на други условия, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
За всеки отделен договор, който трябва да бъде възложен в съответствие с условията на трета алинея, буква б), възложителите се консултират писмено с изпълнителите по рамковото споразумение, като определят срок, който е достатъчно дълъг за представяне на офертите. Офертите се представят в писмена форма. Възложителите възлагат всеки отделен договор на оферента, представил най-добрата оферта въз основа на критериите за възлагане, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
4. В секторите, характеризиращи се с бързи промени на цените и бързо технологично развитие, рамковите споразумения без повторно провеждане на конкурс съдържат клауза или за преразглеждане в средата на периода, или за система за сравнителен анализ. След преразглеждането в средата на периода, ако първоначално определените условия вече не са адаптирани към изменението на цените или към развитието на технологиите, възложителят може да не използва въпросното рамково споразумение и предприема необходимите мерки за неговото прекратяване.
5. Само отделните договори, които се основават на рамкови споразумения, се предшестват от поемане на бюджетно задължение.
Раздел 2
Публикуване
Член 123
Обявяване на поръчките, попадащи в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Публикуването на поръчки на стойност, равна на праговете, установени в член 170, параграф 1, или по-голяма тях, се извършва под формата на обявление за обществена поръчка, без да се засягат разпоредбите на член 134, и под формата на обявление за възлагане. Обявлението за предварителна информация е задължително само когато възложителят възнамерява да използва възможността за съкращаване на сроковете за получаване на оферти съгласно член 152, параграф 4.
2. Обявлението за предварителна информация е обявлението, чрез което възложителите оповестяват индикативно прогнозите за общата стойност и предмета на поръчките и рамковите споразумения, които възнамеряват да възложат през дадена финансова година, с изключение на поръчките по процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
Обявлението за предварителна информация се публикува или от Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-нататък „Службата за публикации“), или от самите възложители в своя профил на купувач.
Задължителното обявление за предварителна информация се изпраща на Службата за публикации или се публикува в профила на купувач във възможно най-кратък срок и във всички случаи не по-късно от 31 март на всяка финансова година.
Възложителите, които публикуват обявлението за предварителна информация в своя профил на купувач, изпращат на Службата за публикации, по електронен път и като използват формата и процедурите за изпращане, посочени в точка 3 от приложение VIII към Директива 2004/18/ЕО, обявление, в което се съобщава публикуването на обявление за предварителна информация в профил на купувач.
3. Обявлението за обществена поръчка е начинът, по който възложителите обявяват намерението си да започнат процедура за възлагане на обществена поръчка, сключване на рамково споразумение или създаване на динамична система за покупки в съответствие с член 131. Без да се засягат договорите, сключени след процедура на договаряне съгласно член 134, обявлението за поръчка е задължително за договорите с прогнозна стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1.
То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
При открита процедура в обявлението за поръчка се посочват датата, часът, а когато е уместно, и мястото на заседанието на комисията за отваряне на офертите, на което могат да присъстват оферентите.
Възложителите съобщават дали допускат варианти и посочват минималните нива на капацитет, които изискват, ако използват възможността, предвидена в член 146, параграф 2, втора алинея. Те определят критериите за подбор по член 146, които възнамеряват да използват, минималния брой кандидати, които планират да поканят като оференти, и когато е уместно, максималния брой на тези кандидати, както и обективните и недискриминационни критерии, които възнамеряват да прилагат, за да ограничат броя, в съответствие с член 128, параграф 1, втора алинея.
При неограничен, пряк и пълен достъп до процедурата за възлагане на поръчка по електронен път, и по-специално в динамичните системи за покупки по член 131, в обявлението за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който могат да бъдат разгледани тези документи.
Възложителите, които желаят да организират конкурс, оповестяват намерението си чрез обявление.
Когато е уместно, възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, че процедурата за възлагане на обществена поръчка е междуинституционална процедура за възлагане на обществена поръчка. В тези случаи в обявлението за обществена поръчка се посочват институциите, изпълнителните агенции или органите по член 208 от Финансовия регламент, които участват в процедурата за обществена поръчка, институцията, отговаряща за процедурата за обществена поръчка, и общият обем на договорите за всички тези институции, изпълнителни агенции или органи.
4. Обявлението за възлагане съдържа резултатите от процедурата за възлагане на поръчки, за сключване на рамкови споразумения или за възлагане на поръчки, основани на динамична система за покупки. При поръчките, чиято стойност е равна на праговете или превишава праговете, определени в член 170, параграф 1, обявлението за възлагане е задължително. То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
Обявлението за възлагане се изпраща на Службата за публикации не по-късно от 48 календарни дни от датата на подписване на договора или рамковото споразумение. При все това обявленията, които се отнасят до поръчки, основани на динамична система за покупки, могат да се групират по тримесечия. В тези случаи те се изпращат на Службата за публикации не по-късно от 48 дни след края на всяко тримесечие.
Възложителите, които са провели конкурс за проект, изпращат на Службата за публикации обявление за резултатите от него.
В случай на междуинституционални процедури обявлението за възлагане се изпраща от отговорния за процедурата възложител.
Обявлението за възлагане се изпраща и на Службата за публикации в случай на договор или рамково споразумение на стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1, и възложени съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, достатъчно рано, за да може публикуването да се направи преди подписване на договора, в съответствие с реда и условията, предвидени в член 171, параграф 1.
Без да се засягат разпоредбите на член 21, информацията относно стойността и изпълнителите на отделните договори, основани на рамково споразумение, през дадена финансова година се публикува на интернет сайта на възложителя не по-късно от 30 юни след края на тази финансова година, ако в резултат на сключването на отделен договор или на съвкупния обем на отделните договори праговете по член 170, параграф 1 бъдат надвишени.
5. Обявленията се съставят в съответствие със стандартните формуляри, приети от Комисията по силата на Директива 2004/18/ЕО.
Член 124
Обявяване на поръчките, които не попадат в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Поръчките на стойност под праговете, посочени в член 170, параграф 1, се обявяват по подходящ начин, за да се гарантират конкурентна процедура и безпристрастност на процедурата за възлагане на обществена поръчка. Обявяването включва:
а)
обявление за обществена поръчка съгласно член 123, параграф 3 или обявление за покана за изразяване на интерес за поръчките със сходен предмет, чиято стойност е по-голяма от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
подходящо предварително оповестяване по интернет за поръчките на стойност, по-голяма от сумата, посочена в член 137, параграф 2.
2. Списък на изпълнителите, на които са възложени поръчки за недвижими имоти и поръчки, обявени за секретни в съответствие с член 134, параграф 1, буква й) от настоящия регламент, се публикува само веднъж годишно, като в него се посочват предметът и стойността на възложените поръчки. Този списък се изпраща на Европейския парламент и на Съвета. Когато става дума за Комисията, той се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността съгласно член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
3. Информацията за поръчките на стойност, по-голяма от посочената в член 137, параграф 1, които не са били предмет на отделно обявление за възлагане, се изпраща на Службата за публикации. Годишните списъци на изпълнителите се изпращат не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
4. Информацията във връзка с поръчките на стойност, по-голяма от сумата по параграф 137, параграф 2, се публикува на интернет сайта на институцията не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
Член 125
Публикуване на обявленията
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Службата за публикации публикува обявленията по членове 123 и 124 в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от дванадесет календарни дни след тяхното изпращане.
Посоченият в първа алинея срок се съкращава на пет календарни дни за ускорените процедури по член 154.
2. Възложителите трябва да могат да представят доказателство за датата на изпращане.
Член 126
Други форми на обявяване
(член 103 от Финансовия регламент)
Освен обявяването, предвидено в членове 123, 124 и 125, поръчките могат да бъдат обявявани и по всякакъв друг начин, и по-специално в електронна форма. Всяко обявяване упоменава обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейския съюз съгласно член 125, ако е публикувано обявление, и не може да предшества публикуването на това обявление, което е единственото действително.
Това обявяване не може да въвежда никаква дискриминация между кандидатите или оферентите, нито да съдържа данни, различни от данните, които се съдържат в обявлението за обществена поръчка, ако такова е публикувано.
Раздел 3
Процедури за възлагане на обществени поръчки
Член 127
Видове процедури за възлагане на обществени поръчки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Поръчките се възлагат чрез процедура за възлагане, като се използва откритата процедура, ограничената процедура или процедурата на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, или чрез процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е уместно след провеждане на конкурс.
2. Процедурите за възлагане на обществени поръчки са открити, когато всички заинтересовани икономически оператори имат право да подадат оферта. Това важи и за динамичните системи за покупки по член 131.
Процедурите за възлагане на обществени поръчки са ограничени, когато всички икономически оператори могат да поискат да участват, но да представят оферта или решение съгласно процедурата на състезателен диалог, посочена в член 132, имат право само кандидатите, които отговарят на критериите за подбор по член 146 и са поканени едновременно и в писмена форма от възложителите.
Етапът на подбор може да бъде повтарян за всяка отделна поръчка, също и при състезателен диалог, или може да включва съставянето на списък на потенциални кандидати в рамките на процедурата по член 136, параграф 1, буква а).
3. При процедурата на договаряне възложителите се обръщат към избрани от тях оференти, които отговарят на критериите за подбор по член 146, и договарят условията на техните оферти с един или повече от тях.
При процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка по член 135 възложителите едновременно и писмено отправят покана към избраните кандидати за участие в договаряне.
4. Конкурсите са процедури, които дават възможност на възложителите да получат, главно в областта на архитектурата и гражданския инженеринг или обработката на данни, план или проект, предложени от тръжна комисия след тръжна процедура със или без присъждане на награди.
Член 128
Брой на кандидатите при ограничените процедури или процедурите на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
1. При ограничената процедура и процедурите по член 136, параграф 1, букви а) и б) броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, не може да бъде по-малък от петима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Възложителят може също да предвиди максимален брой кандидати в зависимост от предмета на поръчката и въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор. В такива случаи максималният брой кандидати и критериите се посочват в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес по членове 123 и 124.
Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. При процедурите на договаряне и след състезателен диалог броят на кандидатите, поканени за участие в преговори или да подадат оферта, не може да бъде по-малък от трима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
Първа и втора алинея не се прилагат за следното:
а)
поръчките с много ниска стойност съгласно член 137, параграф 2;
б)
поръчките за правни услуги съгласно номенклатурата CPV;
в)
поръчките, които са обявени за секретни съгласно член 134, параграф 1, буква й).
3. Когато броят на кандидатите, които отговарят на критериите за подбор и на минималните изисквания, е под минималния брой, определен в параграфи 1 и 2, възложителят може да продължи процедурата, като покани кандидата или кандидатите с необходимия капацитет. При все това възложителят не може да включва други икономически оператори, които не са били първоначално поканени да участват в процедурата, или кандидати, които не разполагат с нужния капацитет.
Член 129
Протичане на процедурата на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
Възложителите се договарят с оферентите по подадените от тях оферти, за да ги приспособят към изискванията, изложени в обявлението за обществена поръчка по член 123 или в спецификациите и във всички допълнителни документи, и за да преценят коя е икономически най-изгодната оферта.
По време на преговорите възложителите гарантират равно третиране на всички оференти.
Когато възложителите могат, в съответствие с член 135, да възлагат поръчки чрез процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, те могат да организират процедурата на договаряне да се проведе на етапи, за да се намали броят на офертите, по които ще се водят преговори, като същевременно прилагат критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка или спецификациите. В обявлението за обществена поръчка или спецификациите се посочва, че тази възможност ще бъде използвана.
Член 130
Конкурси
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Заинтересованите от участие в конкурса се уведомяват за правилата за неговото организиране.
Броят на поканените да участват кандидати трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава тръжна комисия. В нея участват изключително физически лица, които са независими от участниците в конкурса. Когато за участие в конкурс се изисква конкретна професионална квалификация, минимум една трета от членовете на тръжната комисия трябва да притежават същата или равностойна квалификация.
Тръжната комисия изразява становищата си независимо. Нейните становища се приемат въз основа на проекти, внесени от кандидатите анонимно, и единствено с оглед на критериите, посочени в обявлението за конкурс.
3. Предложенията на тръжната комисия въз основа на качествата на всеки проект и нейните бележки се отразяват в протокол, подписан от нейните членове.
Кандидатите запазват своята анонимност, докато тръжната комисия изрази становище.
Тръжната комисия може да поиска от кандидатите да отговорят на въпросите, записани в протокола, за да разяснят даден проект. За последвалия диалог се съставя пълен протокол.
4. След това възложителят взема решение, в което се посочват името и адресът на избрания кандидат и мотивите за избора съобразно критериите, посочени в обявлението за конкурс, особено ако изборът се отклонява от предложенията в становището на тръжната комисия.
Член 131
Динамична система за покупки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Динамичната система за покупки е изцяло електронен процес за обичайни покупки, която е отворена по време на функционирането си за всички икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор и са представили примерна оферта, която съответства на спецификацията, както и на всички допълнителни документи. Примерните оферти могат да бъдат усъвършенствани във всеки един момент, при условие че продължават да отговарят на спецификацията.
2. За целите на създаването на динамичната система за покупки възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което се посочва, че се използва динамична система за покупки, и което съдържа интернет адреса за неограничен, пряк и пълен достъп до спецификацията и всички допълнителни документи от момента на публикуване на обявлението до преустановяване на функционирането на системата.
Те посочват в спецификацията, наред с другите въпроси, естеството на планираните покупки съгласно тази система, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
3. По време на функционирането на динамичната система за покупки възложителите предоставят на всеки икономически оператор възможност да представи примерна оферта с цел да бъде приет в системата съгласно условията, посочени в параграф 1. Те завършват оценката в максимален срок от 15 дни от датата на представянето на примерната оферта. Въпреки това те могат да удължат периода за оценка, при условие че междувременно не бъде обявена покана за представяне на оферти.
При първа възможност възложителят уведомява оферентите, че са приети в динамичната система за покупки или че офертата им е отхвърлена.
4. Всяка отделна поръчка подлежи на покана за представяне на оферти. Преди издаването на тази покана възложителите публикуват опростено обявление за обществена поръчка, с което всички заинтересовани икономически оператори се поканват да представят примерна оферта в рамките на срок, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено опростеното обявление. Възложителите не могат да продължат тръжната процедура, преди да са завършили оценяването на всички примерни оферти, получени преди този краен срок.
Възложителите поканват всички приети в системата оференти да представят оферта в рамките на разумен срок. Те възлагат поръчката на оферента, който е представил икономически най-изгодната оферта на базата на критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка за създаване на динамична система за покупки. Тези критерии, ако е уместно, могат да бъдат формулирани по-прецизно в поканата за представяне на оферти.
5. Динамичната система за покупки не може да функционира повече от четири години, освен в надлежно оправдани извънредни случаи.
Възложителите не могат да използват тази система, за да предотвратяват, ограничават или нарушават конкуренцията.
Не се начисляват такси на заинтересованите икономически оператори или на страните по системата.
Член 132
Състезателен диалог
(член 104 от Финансовия регламент)
1. В случай на особено сложни поръчки, при които възложителят счита, че директното използване на откритата процедура или до съществуващите условия, уреждащи ограничената процедура, няма да позволи поръчката да бъде възложена на оферента, чиято оферта е икономически най-изгодна, възложителят може да използва състезателния диалог, посочен в член 29 от Директива 2004/18/ЕО.
За „особено сложна“ се счита поръчка, при която възложителят не може по обективен начин да определи техническите средства за удовлетворяване на своите нужди или цели или да установи правната или финансовата рамка на проекта.
2. Възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което излагат своите нужди и изисквания, дефинирани в това обявление и/или в описателен документ.
3. Възложителите започват диалог с кандидатите, които отговарят на критериите за подбор, установени в член 146, с цел да установят и определят средствата, които са най-подходящи за удовлетворяването на техните нужди.
По време на диалога възложителите гарантират равно третиране на всички оференти, както и поверителност на предложените решения или на предадената друга информация от кандидат, който участва в диалога, освен ако кандидатът се съгласи с тяхното оповестяване.
Възложителите могат да предвидят процедурата да се осъществи на последователни етапи с цел да се намали броят на решенията, които ще бъдат обсъдени по време на диалога, чрез прилагането на посочените в обявлението за обществена поръчка или описателния документ критерии за възлагане, ако възможността за това е предвидена в обявлението за обществена поръчка или в описателния документ.
4. След като информират участниците, че диалогът е приключил, възложителите ги канят да представят окончателните си оферти на базата на решението или решенията, изложени и определени по време на диалога. Тези оферти съдържат всички елементи, изисквани и необходими за изпълнението на проекта.
По искане на възложителя тези оферти могат да бъдат изяснявани, уточнявани и усъвършенствани, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или поканата за представяне на оферти, чиито промени биха могли да нарушат конкуренцията или да имат дискриминиращ ефект.
По искане на възложителя оферентът, за който е установено, че е представил икономически най-изгодната оферта, може да бъде приканен да изясни аспекти на офертата или да потвърди съдържащите се в офертата ангажименти, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или на поканата за представяне на оферти, както и че няма риск от нарушаване на конкуренцията или причиняване на дискриминация.
5. Възложителите могат да определят цените или плащанията за участниците в диалога.
Член 133
Съвместна процедура за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
В случай на съвместна процедура за обществена поръчка между една институция и възложителя от една или повече държави членки, държави от ЕАСТ или страни, кандидатки за членство в ЕС, се прилагат процедурните разпоредби, приложими за институцията.
Когато принадлежащият на възложителя от държава членка или управляван от него дял от общата прогнозна стойност на поръчката е 50 % или повече, или в други надлежно обосновани случаи, институцията може да реши да прилага процедурните правила, приложими за възложителя от държавата членка, при условие че те могат да се приемат за еквивалентни на правилата на институцията.
Институцията и възложителят от държавите членки, държавите от ЕАСТ или страните, кандидатки за членство в ЕС, засегнати от съвместната процедура за обществена поръчка, се споразумяват по-специално за практическите правила за оценката на заявленията за участие или на офертите, за възлагането на обществената поръчка, за приложимото към договора право и за компетентния съд за разрешаване на спорове.
Член 134
Прилагане на процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато не са подадени оферти или подходящи оферти, или заявления за участие в отговор на открита или ограничена процедура след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, изложени в тръжните документи, посочени в член 138, не са съществено променени;
б)
когато по технически или художествени причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен икономически оператор;
в)
доколкото това е наложително, когато поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възложителя, е невъзможно да се спазят сроковете за другите процедури, посочени в членове 152, 153 и 154;
г)
когато след проведен конкурс следва да се възложи поръчка за услуги и в съответствие с приложимите правила тя следва да се възложи на успелия кандидат или на някой от успелите кандидати; във втория случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
д)
за допълнителни услуги и строителни работи, които не са включени в първоначално планирания проект, нито в първоначалната поръчка, но които поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за предоставянето на услугите или извършването на работите в съответствие с условията по параграф 2;
е)
за нови услуги или строителни работи, които представляват повторение на сходни услуги или работи, възложени на икономическия оператор, изпълняващ първоначалната поръчка, от същия възложител, при условие че тези услуги или работи съответстват на основния проект и че този проект е бил предмет на първоначална поръчка, възложена при условията на открита или ограничена процедура съгласно посочените в параграф 3 условия;
ж)
при поръчки за доставки:
i)
за допълнителни доставки, чиято цел е или частична подмяна на обичайни доставки или монтажи, или разширяване на съществуващи доставки или монтажи, когато евентуалната смяна на доставчика би задължила възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, водещо до несъвместимост или непропорционални технически трудности при експлоатацията и поддръжката; срокът на такива поръчки не може да надхвърля три години;
ii)
когато стоките се произвеждат единствено за целите на научни изследвания, експерименти, проучвания или развойна дейност, с изключение на тестовете за търговска жизнеспособност и широкомащабното производство с цел възстановяване на разходите за научна и развойна дейност;
iii)
по отношение на доставки, които се котират и купуват на стокова борса;
iv)
по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
при поръчки за недвижими имоти след проучване на местния пазар;
и)
за поръчки за правни услуги съгласно номенклатурата CPV, при условие че тези поръчки са оповестени по подходящ начин;
й)
за поръчки, обявени като секретни от институцията или от органите, оправомощени от тази институция, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде придружавано от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите административни разпоредби или когато се налага за защита на основни интереси на Съюза.
2. За допълнителните услуги и строителни работи по параграф 1, буква д) възложителят може да приложи процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, при условие че поръчката се възлага на изпълнителя, който изпълнява поръчката в следните случаи:
а)
когато допълнителните поръчки не могат да бъдат технически или икономически отделени от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства на възложителя;
б)
когато услугите или строителните работи, макар и отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване.
Съвкупната стойност на допълнителните поръчки не може да надхвърля 50 % от стойността на първоначалната поръчка.
3. В случаите, посочени в параграф 1, буква е) от настоящия член, възможността за прилагане на процедура на договаряне се посочва незабавно след обявяването на тръжната процедура за първата поръчка, а оценката на общата стойност на последващите услуги или работи се взема предвид при изчисляването на праговете по член 170, параграф 1. Тази процедура може да се прилага само по време на изпълнението на първоначалната поръчка и най-късно в срок от три години след подписването на договора.
Член 135
Прилагане на процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато са подадени нередовни или неприемливи оферти, по-конкретно по отношение на критериите за подбор и възлагане, в отговор на открита или ограничена процедура или състезателен диалог, които са приключили, при условие че първоначалните условия на поръчката, посочени в поканата за представяне на оферти по член 138, не са съществено променени, без да се засяга прилагането на параграф 2 от настоящия член;
б)
в изключителни случаи, включващи строителни работи, доставки или услуги, когато техният характер или рискове не позволяват предварително общо ценообразуване от оферента;
в)
когато характерът на услугата, която ще бъде възложена, особено в случаите на финансови и интелектуални услуги, не позволява условията на поръчката да бъдат определени с достатъчна точност, за да може да бъде възложена след избор на най-добрата оферта в съответствие с правилата за провеждане на открита или ограничена процедура;
г)
при поръчките за строителни работи, когато работите се извършват единствено за целите на научни изследвания, изпитвания или развойна дейност, а не с цел осигуряване на печалба или възстановяване на разходи за научни изследвания и развойна дейност;
д)
при поръчките за услуги, посочени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО, при условията на член 134, параграф 1, букви и) и й) от настоящия регламент, както и на параграф 2 от него;
е)
за научноизследователски и развойни услуги, различни от тези, при които ползите остават изключително на възложителя за негова употреба при упражняване на собствената му дейност, при условие че предоставената услуга е изцяло платена от възложителя;
ж)
за поръчки за услуги за придобиване, разработване, производство или съвместно производство на програмен материал, предназначен за излъчване от радио- и телевизионни оператори, и поръчки за програмно време.
2. В случаите по параграф 1, буква а) възложителите могат да се въздържат от публикуване на обявление за обществена поръчка, ако в процедурата на договаряне са включени всички оференти и само оферентите, отговарящи на критериите за подбор, които при предишната процедура са подали оферти в съответствие с формалните изисквания на процедурата за обществени поръчки.
Член 136
Процедура с покана за изразяване на интерес
(член 104 от Финансовия регламент)
1. За поръчките на стойност, непревишаваща сумата, посочена в член 170, параграф 1, и без да се засягат разпоредбите на членове 134 и 135, възложителите могат да използват покана за изразяване на интерес за следното:
а)
да направят предварителен подбор на кандидатите, които ще бъдат поканени да изпратят оферти в отговор на предстоящи покани за участие в ограничени тръжни процедури;
б)
да изготвят списък с потенциални оференти, които ще бъдат поканени да подадат заявления за участие или оферти.
2. Списъкът, който се съставя след покана за изразяване на интерес, е валиден за следния период:
а)
не повече от три години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая, посочен в параграф 1, буква а) от настоящия член;
б)
не повече от пет години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая на списък с потенциални оференти, посочен в параграф 1, буква б) от настоящия член.
Списъкът, посочен в първа алинея, може да включва подсписъци.
Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период.
3. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички кандидати или потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да предприемат едно от следните действия:
а)
да подадат оферта в случая по параграф 1, буква а);
б)
в случая на списък по параграф 1, буква б) да подадат едно от следните:
i)
оферти, съдържащи документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор;
ii)
документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор и на втори етап, оферти - за тези, които изпълняват тези критерии.
Член 137
Поръчки с ниска стойност
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка с консултация с най-малко трима кандидати може да се използва за поръчки с ниска стойност, която не надвишава 60 000 EUR.
Ако след консултация с кандидатите възложителят получи само една оферта, която е технически и административно приемлива, поръчката може да се възложи, при условие че са изпълнени критериите за възлагане.
2. Поръчки с много ниска стойност, която не надвишава 15 000 EUR, могат да бъдат възложени въз основа на една оферта след процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
3. Плащанията на разходи, които не надвишават 1 000 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Член 138
Тръжна документация
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация включва най-малко:
а)
поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога съгласно процедурата, посочена в член 132;
б)
приложената спецификация или, в случай на състезателен диалог по член 132, документ, който описва нуждите и изискванията на възложителя, или интернет адреса, на който са публикувани спецификацията или документът;
в)
проектодоговора, базиран на образеца на договор.
Буква в) от първа алинея не се прилага за случаите, в които поради извънредни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да бъде използван.
В тръжната документация се посочват мерките за оповестяване, предприети съгласно членове 123-126.
2. В поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога се съдържа поне следното:
а)
правилата за подаване и представяне на офертите, и по-специално крайната дата и час за подаване, евентуалното изискване за използване на стандартен формуляр за отговор, документацията, която трябва да бъде приложена, включително документите за доказване на финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности съгласно член 146, ако не са посочени в обявлението за обществена поръчка, както и адреса, на който трябва да бъдат изпратени;
б)
декларация, че изпращането на оферта предполага приемане на спецификацията по параграф 1, за която се отнася офертата, и че изпращането на оферта обвързва изпълнителя, на когото се възлага поръчката, за целия срок на нейното изпълнение;
в)
срока, за който офертата е валидна и не може да бъде променяна по никакъв начин;
г)
забрана на контактите между възложителя и оферента по време на процедурата, освен по изключение в случаите по член 160 и когато се предвижда посещение на място, като се определят условията за извършване на посещението;
д)
при състезателен диалог - датата и адреса, определени за започване на етапа на консултации.
3. В спецификациите се определят най-малко:
а)
критериите за отстраняване и подбор, които се прилагат към поръчката, освен при състезателен диалог, ограничена процедура и процедура на договаряне след публикуване на обявление съгласно член 135; в такива случаи критериите се посочват единствено в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес;
б)
критериите за възлагане и относителната им тежест или, когато е уместно, тяхната подредба по значимост в низходящ ред, ако това не е посочено в обявлението за обществена поръчка;
в)
техническите спецификации, посочени в член 139;
г)
минималните изисквания, чиито варианти трябва да бъдат изпълнени в процедурите по член 149, параграф 2, съгласно които поръчката се възлага на участника, предложил икономически най-изгодната оферта, когато възложителят е посочил в обявлението за обществена поръчка, че подобни варианти се допускат;
д)
указание, че се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз или, при необходимост, Виенската конвенция за дипломатическите отношения или Виенската конвенция за консулските отношения;
е)
доказателствата, позволяващи участие в процедура за обществена поръчка съгласно член 172;
ж)
в динамичната система за покупки, посочена в член 131, уточняване на естеството на планираните покупки, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Образецът на договор определя по-конкретно:
а)
обезщетенията за загуби и пропуснати ползи за неизпълнение на клаузите на договора;
б)
подробностите, които трябва да се съдържат във фактурите или съответните оправдателни документи съгласно член 102;
в)
когато институциите са възложители, правото на Съюза е приложимото към договора право, допълнено при необходимост от националното право, посочено в договора.
г)
компетентния съд за разрешаване на спорове.
За целите на буква в) от първа алинея от настоящия параграф в случай на договори по член 121, параграф 1 проектодоговорът може да препраща изключително към националното право.
5. Възложителите могат да поискат информация от оферента за всяка част от поръчката, която оферентът възнамерява да възложи на трети страни като подизпълнители, както и за самоличността на подизпълнителите. В допълнение към информацията, посочена в член 143, възложителят може да поиска още от кандидата или оферента да предостави сведения за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на планирания подизпълнител съгласно членове 146, 147 и 148, по-специално когато значителна част от поръчката се изпълнява от подизпълнители.
Член 139
Технически спецификации
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Техническите спецификации трябва да осигуряват равен достъп на кандидатите и оферентите и да не създават неоправдани препятствия за конкурентната тръжна процедура.
Те определят изискваните характеристики на стоките, услугите, материалите или строителните работи според определеното от възложителя предназначение.
2. Характеристиките по параграф 1 включват:
а)
нивата на качество;
б)
екологичните характеристики;
в)
когато е възможно, критериите за достъпност за хора с увреждания или проектирането за всички ползватели;
г)
равнищата и процедурите за оценка на съответствието;
д)
годността за употреба;
е)
безопасността или размерите, включително за доставките, търговското наименование и указанията за употреба, както и за всички поръчки - терминологията, символите, тестовете и методите за тестване, опаковката, маркировката и етикетирането, производствените процедури и методи;
ж)
при поръчките за строителни работи - процедурите във връзка с гарантирането на качеството и правилата във връзка с проектирането и остойностяването, условията за тестване, проверка и приемане на извършените работи и строителните методи или способи, както и всички останали технически условия, които възложителят може да наложи в съответствие с общи или специални разпоредби във връзка със завършените работи и вложените материали или части.
3. Техническите спецификации се формулират по един от следните начини:
а)
чрез позоваване на европейските стандарти, на европейските технически одобрения или на общите технически спецификации, когато има такива, на международните стандарти, на други технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, или, ако няма такива, на техните национални еквиваленти; всяко позоваване е последвано от израза „или равностоен“;
б)
от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, които могат да включват екологични характеристики и които следва да бъдат достатъчно подробни, за да могат оферентите да определят предмета на поръчката, а възложителите да я възложат;
в)
чрез съчетаване на горепосочените два метода на формулиране.
4. Когато възложителите използват възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква а), те нямат право да отхвърлят оферта на основание, че не отговаря на спецификациите, ако оферентът или кандидатът докаже удовлетворително за възложителя чрез подходящи средства, че офертата изпълнява определените условия по равностоен начин.
За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
5. Когато възложителите използват възможността, предоставена в параграф 3, буква б), да определят спецификациите от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, те нямат право да отхвърлят оферта, която отговаря на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, на европейско техническо одобрение или общи технически спецификации, на международен стандарт или технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, ако тези спецификации се отнасят до изискваното изпълнение или функционалните изисквания.
Оферентът трябва да докаже по удовлетворителен начин за възложителя и с всички подходящи средства, че офертата отговаря на условията за изпълнение или функционалните изисквания, определени от възложителя. За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
6. Когато възложителите установяват екологични характеристики по отношение на изпълнението или функционалните изисквания, те могат да използват подробните спецификации или, ако е необходимо, части от тях, както са определени от европейските, мултинационалните или националните екоетикети или от всякакъв друг екоетикет, при условие че са изпълнени следните условия:
а)
използваните спецификации са подходящи за определяне на характеристиките на доставките или услугите, които са предмет на поръчката;
б)
изискванията за етикета са изготвени на базата на научна информация;
в)
екоетикетите са приети при използването на процедура, в която могат да участват всички заинтересовани страни, като държавни органи, потребители, производители, дистрибутори и екологични организации;
г)
всички заинтересовани страни имат достъп до екоетикетите.
7. Възложителите могат да посочат, че за продуктите или услугите, които носят екоетикет, се предполага, че отговарят на техническите спецификации, установени в документите за поръчката. Те приемат всички други подходящи доказателства, като техническо досие на производителя или доклад от тестването, представен от признат орган. Признатият орган за целите на параграфи 4, 5 и 6 е лаборатория за тестване и калибриране или орган за сертифициране и инспекции, който отговаря на приложимите европейски стандарти.
8. Освен в изключителни случаи поради предмета на поръчката, спецификациите не могат да се позовават на конкретен модел или източник, определен процес, търговска марка, патент, тип, определен произход или производство, които биха облагодетелствали или изключили определени продукти или икономически оператори.
Когато не е възможно да се представи достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на поръчката, позоваването е последвано от израза „или равностоен“.
Член 140
Преразглеждане на цената
(член 105 от Финансовия регламент)
1. В тръжната документация ясно се посочва дали трябва да се определи твърда цена, която не подлежи на преразглеждане.
2. В противен случай в тръжната документация се посочват условията и/или формулите за преразглеждане на цените по време на действието на договора. В такива случаи възложителят взема предвид по-специално:
а)
предмета на процедурата за обществена поръчка и икономическата ситуация, в която тя се извършва;
б)
вида задачи и договор и техните срокове;
в)
финансовите си интереси.
Член 141
Незаконни действия, водещи до отстраняване
(член 106 от Финансовия регламент)
Случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, включват всички незаконни дейности в ущърб на финансовите интереси на Съюза, и по-специално следните:
а)
случаи на измама по член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, изготвена с акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (12);
б)
случаи на корупция по член 3 от Конвенция за борбата с корупцията, в която участват длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на държавите - членки на Европейския съюз, изготвена с акт на Съвета от 26 май 1997 г. (13);
в)
случаи на участие в престъпни организации съгласно член 2 от Рамково решение 2008/841/ПВР на Съвета (14);
г)
случаи на изпиране на пари, определени в член 1 от Директива 2005/60/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (15);
д)
случаи на терористични престъпления, престъпления, свързани с терористични дейности, както и подбудителство, помагачество, съучастие или опит за извършване на такива престъпления, определени в членове 1, 3 и 4 от Рамково решение 2002/475/ПВР на Съвета (16).
Член 142
Прилагане на критериите за отстраняване и продължителност на отстраняването
(членове 106, 107, 108 и 109 от Финансовия регламент)
1. За да се определи продължителността на отстраняването и да се гарантира спазване на принципа на пропорционалност, отговорната институция отчита по-специално сериозността на фактите, включително тяхното въздействие върху финансовите интереси и репутацията на Съюза, изминалото време, продължителността и повторяемостта на нарушението, наличието на умисъл или степента на небрежност на въпросния субект и предприетите от субекта мерки за поправяне на положението.
При определяне на срока на отстраняване отговорната институция дава възможност на съответния кандидат или оферент да изрази своето становище.
Когато срокът на отстраняването е определен съгласно приложимото право от органите или организациите по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, Комисията прилага този срок в рамките на максималната продължителност, посочена в член 106, параграф 4 от Финансовия регламент. Срокът по член 106, параграф 4 от Финансовия регламент се определя на най-много пет години, считано от следните дати:
а)
от датата на съдебното решение със сила на пресъдено нещо - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент;
б)
от датата на извършване на нарушението или, в случаи на продължаващи или повтарящи се нарушения, от датата на прекратяване на нарушението - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, когато нарушението е свързано с договори със съответната институция.
За целите на буква б) от трета алинея ако тежкото професионално нарушение е установено с решение на публичен орган или международна организация, се прилага датата на решението.
Срокът на отстраняване може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в букви а) и б) от трета алинея, при спазване разпоредбите на параграф 1.
2. Кандидатите или оферентите се отстраняват от участие в процедури за обществени поръчки и безвъзмездни средства, докато се намират в едно от положенията, посочени в член 106, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент.
Член 143
Доказателства
(членове 106 и 107 от Финансовия регламент)
1. Кандидатите и оферентите подават декларация с дата и подпис, в която заявяват, че не попадат в никое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
Въпреки това в случай на ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато възложителят ограничава броя на кандидатите, които ще покани да преговарят или да изпратят оферта, всички кандидати представят сертификатите, посочени в параграф 3.
В зависимост от своята оценка на риска възложителят може да не поиска декларацията по първа алинея за поръчките, посочени в член 137, параграф 2. Въпреки това за поръчките, посочени в член 265, параграф 1, член 267, параграф 1 и член 269, параграф 1, възложителят може да не поиска тази декларация за поръчки на стойност от 20 000 EUR или по-малко.
2. Оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, представя в срок, указан от възложителя и предхождащ подписването на договора, доказателството, посочено в параграф 3 от настоящия член, за потвърждение на декларацията по параграф 1 от настоящия член в следните случаи:
а)
за обществените поръчки, възложени от институциите за техни нужди, на стойност, равна на посочените в член 170, параграф 1 прагове или по-голяма от тях;
б)
за обществените поръчки в областта на външните дейности, чиято стойност е равна на праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а), или по-голяма от тях.
За обществените поръчки на стойност, по-ниска от праговете, посочени в букви а) и б) от първа алинея от настоящия параграф, възложителят, ако има съмнения, че оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, попада в някое от положенията на отстраняване, може да изиска от него да предостави доказателството, посочено в параграф 3.
3. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, букви а), б) или д) от Финансовия регламент, наскоро издадено свидетелство за съдимост или, при липса на такова, еквивалентен документ, издаден наскоро от съдебен или административен орган на страната по произход, доказващ, че тези изисквания са изпълнени. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, буква а) или г) от Финансовия регламент, наскоро издаден сертификат от компетентния орган на съответната държава.
Когато документът или сертификатът, посочен в параграф 1 от настоящия член, не е издаден в съответната държава, и за останалите случаи на отстраняване, посочени в член 106 от Финансовия регламент, той може да бъде заместен от клетвена декларация или при невъзможност от официална декларация на заинтересованото лице пред съдебен или административен орган, нотариус или квалифицирана професионална организация в страната му по произход.
4. Съгласно националното законодателство на страната, където е установен кандидатът или оферентът, документите, посочени в параграфи 1 и 3, се отнасят за физическите и юридическите лица, включително когато възложителят прецени, че е необходимо, директорите на предприятия и всяко друго лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо кандидата или оферента.
5. Когато имат съмнения дали кандидатите или оферентите попадат в някое от положенията на отстраняване, възложителите могат да се обърнат към компетентните органи, посочени в параграф 3, за да получат информацията, която счетат за необходима за тази ситуация.
6. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документното доказателство, посочено в параграф 3, ако това доказателство вече му е било представено за целите на друга процедура за обществена поръчка и ако документите не са издадени преди повече от една година и още са валидни.
В този случай кандидатът или оферентът декларира, че документното доказателство вече е било предоставено при предишна процедура за обществена поръчка и че няма промяна в неговото положение.
7. При поискване от възложителя кандидатът или оферентът представят декларация от планирания подизпълнител, удостоверяваща, че той не е в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
При съмнение относно декларацията възложителят поисква доказателството, посочено в параграфи 3 и 4. Параграф 5 се прилага, когато е подходящо.
Член 144
Централна база данни
(член 108 от Финансовия регламент)
1. Институциите, изпълнителните агенции и органите, посочени в член 108, параграф 1 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, причините и срока на отстраняване.
Те предоставят още информация относно лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, когато тези лица се намират в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент.
Органите и структурите, посочени в член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, когато тяхното поведение е навредило на финансовите интереси на Съюза, както и лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, като:
а)
вида на тяхната присъда;
б)
продължителността на отстраняването от процедури за обществена поръчка, когато е приложимо.
2. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 определят лицата, упълномощени да съобщават на Комисията и да получават от нея информацията, съдържаща се в базата данни.
В случая на институциите, агенциите, органите и структурите по член 108, параграф 1 от Финансовия регламент определените лица предоставят възможно най-бързо информацията на счетоводителя на Комисията и при необходимост правят заявка за въвеждане, промяна или заличаване на данни в базата.
В случая на органите и структурите по член 108, параграф 2 от Финансовия регламент определените лица предоставят исканата информация на разпоредителя с бюджетни кредити на Комисията, отговорен за съответната програма или действие, в срок от три месеца след постановяване на присъдата.
Счетоводителят на Комисията въвежда, променя или заличава данни в базата. Посредством защитен протокол той предоставя всеки месец на определените лица утвърдени данни, съдържащи се в базата.
3. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 удостоверяват пред Комисията, че съобщената от тях информация е изготвена и предадена в съответствие с принципите, определени в Регламент (ЕО) № 45/2001 и в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (17) относно защитата на личните данни.
По-специално те уведомяват предварително всички трети страни или лица, посочени в параграф 1, че техните данни могат да бъдат включени в база данни и съобщавани от Комисията на определените лица по параграф 2. При необходимост те актуализират предадената информация след поправка, заличаване или промяна на данните.
Всяко лице, включено в базата данни, има право да получи информация за данните, които се съхраняват за него, като отправи искане до счетоводителя на Комисията.
4. Държавите членки предприемат необходимите мерки за подпомагане на Комисията за ефикасното управление на базата данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
В споразуменията с органите на трети държави и всички структури по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент се предвиждат съответните правила за гарантиране на спазването на тези разпоредби и на принципите относно защитата на личните данни.
Член 145
Административни и финансови санкции
(членове 109 и 131 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на предвидените в договора санкции, кандидатите или оферентите и изпълнителите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама или тежко са нарушили договорните си задължения, могат да бъдат отстранени от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Съюза, за максимум пет години от датата на потвърждаване на нарушението, след състезателна процедура с участието на кандидата, оферента и изпълнителя.
Този период може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата по първа алинея.
2. На оферентите или кандидатите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама, може също така да се налага финансова санкция в размер от 2 % до 10 % от общата предвидена стойност на възлаганата поръчка.
На изпълнителите, които тежко са нарушили договорните си задължения, могат да се налагат финансови санкции в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на въпросния договор.
Размерът на санкцията може да се увеличи на 4 % до 20 % при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в параграф 1, първа алинея.
3. Институцията определя административните или финансовите санкции, отчитайки по-специално елементите по член 142, параграф 1.
Член 146
Критерии за подбор
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят ясни и недискриминационни критерии за подбор.
2. Критериите за подбор се прилагат за всяка процедура за обществена поръчка, за да се оценят финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите.
Възложителят може да определи минимални нива на възможностите, под които кандидатите не могат да бъдат избрани.
3. От всеки оферент или кандидат могат да се поискат доказателства за неговата правоспособност според националното законодателство да изпълни поръчката, като вписване в търговски или професионален регистър, клетвена декларация или удостоверение, членство в определена организация, изрично пълномощно или вписване в регистъра по данъка върху добавената стойност (наричан по-нататък „ДДС“).
4. В обявлението за обществена поръчка, в поканата за изразяване на интерес или в поканата за представяне на оферта възложителите посочват избраните документи за проверка на статута и правния капацитет на оферентите или кандидатите.
5. Информацията, поискана от възложителя като доказателство за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, както и минималните изисквани нива на възможностите съгласно параграф 2, не могат да излизат извън предмета на поръчката и отчитат законните интереси на икономическите оператори, по-конкретно по отношение на защитата на техническите и търговските тайни на дружеството.
6. Възложителят може, според своята преценка на риска, да реши да не изисква доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите при следните поръчки:
а)
поръчки, възлагани от институциите за техни нужди, на стойност, не по-висока от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
поръчки, възлагани в областта на външните дейности, на стойност, по-ниска от праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а).
Когато възложителят реши да не изиска доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, не се извършва предварително финансиране, освен ако се предостави финансова гаранция в размер на съответната сума.
Член 147
Икономически и финансови възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Доказателство за икономическите и финансовите възможности може по-специално да се представи чрез един или повече от следните документи:
а)
подходящи декларации от банки или, ако е необходимо, доказателство за подходяща застраховка за обезщетение при професионален риск;
б)
финансови отчети за не повече от последните три години, за които сметките са били приключени;
в)
справка за общия оборот и оборота във връзка със строителните работи, доставките или услугите, до които се отнася поръчката, за период от не повече от последните налични три финансови години.
2. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документните доказателства, посочени в параграф 1, ако тези доказателства вече са му били представени за целите на друга процедура за обществена поръчка и все още отговарят на изискванията по параграф 1.
Ако по изключителни причини, които възложителят сметне за основателни, оферентът или кандидатът не е в състояние да представи поисканите от възложителя справки, той може да докаже икономическите и финансовите си възможности чрез други средства, които възложителят приеме за подходящи.
3. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
Възложителят може да изиска от икономическия оператор и субектите, посочени в първа алинея, да бъдат солидарно отговорни за изпълнението на поръчката.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на възможностите на членовете на обединението или на други субекти.
Член 148
Технически и професионални възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Техническите и професионалните възможности на икономическите оператори се оценяват и проверяват в съответствие с параграфи 2 и 3. При процедури за обществени поръчки за доставки, изискващи монтаж и инсталиране, услуги и/или строителни работи, възможностите се оценяват по-специално по отношение на тяхното ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.
2. В зависимост от характера, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или строителните работи, които следва да бъдат извършени, доказателство за техническите и професионалните възможности на икономическите оператори може да се представи въз основа на един или повече от следните документи:
а)
образователната и професионалната квалификация на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи и/или на ръководния екип на фирмата, и по-конкретно на лицето/лицата, което/които отговаря(т) за предоставянето на услугите или извършването на работите;
б)
списък:
i)
на най-важните предоставени услуги и извършени доставки през последните три години с посочване на сумите, датите и обществените или частните бенефициери;
ii)
на извършените строителни работи през последните пет години с посочване на сумите, датите и мястото;
в)
описание на техническото оборудване, инструментите и материалната база, които фирмата ще използва за изпълнение на поръчката за услуги или за строителни работи;
г)
описание на техническото оборудване и мерките за осигуряване на качеството на доставките и услугите, както и описание на базата на фирмата за проучвания и изследвания;
д)
посочване на участващите технически лица или органи, независимо дали пряко принадлежат към фирмата, особено на отговарящите за контрола на качеството;
е)
по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или удостоверения от признати официални институти или служби за контрол на качеството, които удостоверяват съответствието на стоките с действащите спецификации или стандарти;
ж)
справка за средногодишния брой служители и броя ръководни кадри на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи за последните три години;
з)
посочване на дела от поръчката, която доставчикът на услуги възнамерява да възложи на подизпълнители;
и)
при поръчки за строителни работи и услуги и само в подходящи случаи, посочване на мерките за екологично управление, които икономическият оператор ще може да приложи при изпълнението на поръчката.
Когато услугите или доставките по буква б), подточка i) от първа алинея се доставят на възложителя, доказателството за изпълнение е под формата на удостоверения, издадени или заверени от компетентния орган.
За целите на буква б), подточка ii) от първа алинея към списъка на най-важните извършени строителни работи се прилагат удостоверения за удовлетворително изпълнение, в които се посочва дали строителните работи са извършени професионално и изцяло.
3. Когато услугите или стоките, които ще бъдат доставени, са сложни или по изключение се изискват за специфична цел, доказателството за техническите и професионалните възможности може да се осигури чрез проверка от страна на възложителя или от негово име от компетентен официален орган на страната на установяване на доставчика на услуги или стоки със съгласието на този орган. Проверките се отнасят до техническите възможности на доставчика и неговите производствени мощности, както и, при необходимост, до базата му за проучвания и изследвания и мерките за контрол на качеството.
4. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски серии стандарти, сертифицирани от акредитирани организации. Въпреки това възложителите приемат и други доказателства за еквивалентни мерки за гарантиране на качеството от икономическите оператори, които нямат достъп до такива сертификати или нямат възможност да ги получат в съответните срокове.
5. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор съблюдава определени схеми или стандарти за екологично управление, те се позовават на Схемата на Европейския съюз за екологично управление и одит или на други схеми за екологично управление, признати съгласно член 45 от Регламент (ЕО) № 1221/2009 на Европейския парламент и на Съвета (18), или на други стандарти за екологично управление, основани на съответните европейски или международни стандарти от акредитирани организации. Възложителите признават еквивалентни сертификати от организации, установени в други държави членки. Те приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за екологично управление.
6. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на капацитета на членовете на обединението или на други субекти.
7. В случай на поръчка за строителни работи, за услуги, както и при монтаж и инсталиране в контекста на поръчка за доставки, възложителят може да изиска определени задачи от ключово значение да бъдат изпълнени пряко от самия оферент или, ако офертата е подадена от обединение на икономически оператори, посочено в член 121, параграф 6, от даден участник в обединението.
8. Възложителите могат да заключат, че икономическите оператори няма да изпълнят поръчката съобразно подходящия стандарт за качество, ако установят, че те имат конфликт на интереси, който може да засегне по негативен начин изпълнението на поръчката.
Член 149
Условия и критерии за възлагане
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга член 107 от Финансовия регламент, поръчките се възлагат по един от следните два начина:
а)
чрез процедурата за автоматично възлагане, като в този случай поръчката се възлага на оферента, чиято оферта предлага най-ниската цена при редовност и изпълнение на определените условия;
б)
чрез процедурата за възлагане на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта.
2. За да определи коя е икономически най-изгодната оферта, възложителят взема предвид посочената цена и други качествени критерии, оправдани от предмета на поръчката, като например технически предимства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, оперативни разходи, рентабилност, срокове на изпълнение, следпродажбено обслужване и техническа помощ. Възложителят може да определи минимални равнища на качеството. Офертите под тези равнища на качеството се отхвърлят.
3. Възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, в спецификацията или в описателния документ тежестта, която придава на всеки от критериите за определяне на икономически най-изгодната оферта. Тази тежест може да бъде изразена като интервал с подходящ максимален диапазон.
Тежестта, която се дава на цената спрямо другите критерии, не трябва да има за резултат неутрализирането на критерия цена при избора на изпълнител, без да се засягат рамките, определени от институцията за заплащането на определени услуги, като експертните услуги за извършване на оценка.
Ако по изключение претеглянето е технически невъзможно, особено с оглед на предмета на поръчката, възложителят само подрежда приложимите критерии в низходящ ред по важност.
Член 150
Използване на електронни търгове
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да използват електронни търгове, в които се представят новите цени, преразгледани в посока понижаване, и/или новите стойности, засягащи някои елементи от офертата.
За целите на първа алинея възложителите използват повтарящ се електронен процес (електронен търг), който се извършва след първоначално цялостно оценяване на офертите, позволяващо тяхното класиране чрез методи на автоматичното оценяване.
2. При открити процедури, ограничени процедури или процедури на договаряне в посочения в член 135, параграф 1, буква а) случай възложителите могат да решат, че възлагането на обществена поръчка ще бъде предшествано от електронен търг, когато тръжните спецификации могат да бъдат прецизно описани.
При същите обстоятелства електронен търг може да бъде проведен при повторното откриване на конкурс между страните по рамков договор, както е посочено в член 122, параграф 3, буква б), както и при откриване на конкурс за поръчки, които ще бъдат възложени съгласно динамичната система за покупки, посочена в член 131.
Електронният търг се базира или единствено на цените, като в този случай поръчката се възлага по най-ниската цена, или на цените и/или стойностите на компонентите на офертите, посочени в спецификацията, като тогава поръчката се възлага на оферента с най-изгодната оферта.
3. Възложителите, които вземат решение да проведат електронен търг, посочват този факт в обявлението за обществена поръчка.
Спецификацията включва следните подробности:
а)
компонентите, чиито стойности ще бъдат предмет на електронния търг, при условие че тези компоненти са количествено измерими и могат да бъдат изразени в цифри или проценти;
б)
всички ограничения на стойностите, които могат да бъдат представени, както произтичат от спецификациите, свързани с предмета на поръчката;
в)
информацията, която ще бъде предоставена на оферентите в хода на електронния търг, и когато е уместно, момента на предоставянето ѝ;
г)
съответната информация за хода на електронния търг;
д)
условията, при които оферентите ще могат да правят оферта, по-специално минималните разлики, които ще бъдат изисквани при предлагането на оферти, когато е уместно;
е)
съответната информация относно използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Преди стартирането на електронния търг възложителите извършват цялостна първоначална оценка на офертите в съответствие с определените критерии за възлагане и тяхната тежест.
Всички оференти, които са представили приемливи оферти, биват поканени едновременно по електронен път да представят нови цени и/или нови стойности; поканата съдържа всякаква необходима информация относно индивидуалната връзка с използваното електронно оборудване, като в нея се посочват датата и часът на стартиране на електронния търг. Електронният търг може да се проведе на няколко последователни етапа. Електронният търг не може да стартира по-рано от два работни дни след датата, на която са изпратени поканите.
5. Когато поръчката ще бъде възложена на базата на икономически най-изгодната оферта, поканата се придружава от резултатите от цялостната оценка на съответната оферта, извършена в съответствие с тежестта на всеки от критериите, предвидена в член 149, параграф 3, първа алинея.
В поканата се посочва и математическата формула, която трябва да се използва в електронния търг за определяне на автоматичните нови класирания на базата на представените нови цени и/или нови стойности. Тази формула включва тежестта на всички критерии, които са определени с цел идентифициране на икономически най-изгодната оферта, както е посочено в обявлението за обществената поръчка или в спецификацията. За тази цел обаче всички интервали се намаляват предварително до определена стойност.
Когато са разрешени варианти, за всеки вариант се предвижда отделна формула.
6. На всеки етап от електронния търг възложителите незабавно съобщават на всички оференти поне достатъчна информация, която да им позволи да определят относителното си класиране във всеки един момент. Те могат да съобщават и друга информация, свързана с другите предложени цени или стойности, при условие че това е посочено в спецификацията. Също така възложителите могат по всяко време да съобщават броя на участниците на съответния етап на търга. Те не могат обаче да разкриват самоличността на оферентите на който и да е етап от електронния търг.
7. Възложителите закриват електронния търг по един или повече от следните начини:
а)
като посочват в поканата за участие в търга предварително определената дата и час;
б)
когато не получават повече нови цени или нови стойности, които отговарят на изискванията относно минималните разлики;
в)
когато завършат всички етапи от търга, чийто брой е определен в поканата за участие.
За целите на буква б) от първа алинея възложителите посочват в поканата за участие в търга срока, който ще спазят след получаването на последната оферта, преди да приключат електронния търг.
Когато възложителите са взели решение да закрият електронния търг в съответствие с буква в) от първа алинея, евентуално в съчетание с условията по буква б) от първа алинея, в поканата за участие в търга следва да се посочи времевият график за всеки етап на търга.
8. След приключването на електронния търг възложителите възлагат поръчката в съответствие с член 149 на базата на резултатите от електронния търг.
Възложителите не могат да използват по некоректен начин електронните търгове, както и не могат да ги използват по начин, който възпрепятства, ограничава или нарушава конкуренцията или променя предмета на поръчката, описан в публикуваното обявление за обществената поръчка и дефиниран в спецификацията.
Член 151
Оферти с необичайно ниска стойност
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Ако за дадена поръчка офертите изглеждат с необичайно ниска стойност, възложителят, преди да ги отхвърли единствено на това основание, отправя искане в писмена форма за подробности относно съставните елементи на офертата, които смята за значими, и проверява тези съставни елементи след надлежно изслушване на страните, като взема предвид представените обяснения. Тези подробности могат да се отнасят по-специално до изпълнението на разпоредбите относно защитата на заетостта и условията на труд, които са в сила на мястото, където ще се извършат строителните работи, услугата или доставката.
Възложителят може по-конкретно да вземе предвид обясненията във връзка с:
а)
икономическите аспекти на производствения процес, на предоставянето на услугите или строителния метод;
б)
избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на оферента;
в)
оригиналността на офертата.
2. Когато установи, че офертата е с необичайно ниска стойност в резултат на предоставена държавна помощ, възложителят може да отхвърли офертата единствено на това основание само ако оферентът не е в състояние да докаже в разумен срок, определен от възложителя, че съответната помощ е предоставена окончателно и в съответствие с процедурите и решенията, посочени в правилата на Съюза относно държавните помощи.
Член 152
Срок за получаване на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят в календарни дни задължителен срок за получаване на офертите и заявленията за участие. Срокът е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и подходящ период за подготовка и подаване на офертите, като отчита по-конкретно сложността на поръчката или необходимостта от посещение на мястото или справка на място с документите, приложени към спецификациите.
2. При открити процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 52 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществената поръчка.
3. При ограничените процедури при случаи, в които се използва състезателният диалог съгласно член 132, и при процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на заявленията за участие е не по-кратък от 37 дни от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка.
При ограничените процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 40 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти.
Въпреки това след изпращането на посочената в член 136, параграф 1 покана за изразяване на интерес при процедурите срокът е:
а)
не по-кратък от 21 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти, за получаване на оферти по процедурата, посочена в член 136, параграф 1, буква а) и член 136, параграф 3, буква б), подточка i);
б)
не по-кратък от 10 дни за получаване на заявления за участие и не по-кратък от 21 дни за получаване на оферти в случая на двуетапната процедура, посочена в член 136, параграф 3, буква б), подточка ii).
4. Когато в съответствие с член 123, параграф 2 възложителите са изпратили за публикуване обявление за предварителна информация или самите те са публикували обявление за предварителна информация в профила си на купувач за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на оферти може да бъде принципно съкратен на 36 дни, но при никакви обстоятелства не е по-кратък от 22 дни от датата на изпращане на обявлението за обществената поръчка или поканата за представяне на оферти.
Съкратените срокове, посочени в първа алинея, са разрешени само ако обявлението за предварителна информация отговаря на следните условия:
а)
то съдържа цялата необходима информация за обявлението за обществена поръчка, доколкото тази информация е налична към момента на публикуване на обявлението;
б)
то е било изпратено за публикуване между 52 дни и 12 месеца преди датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка.
5. Сроковете за получаване на оферти могат да бъдат съкратени с пет дни, ако от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка или поканата за изразяване на интерес е налице неограничен и директен достъп по електронен път до всички документи, които съставляват поканата за представяне на оферти.
Член 153
Срокове за достъп до тръжната документация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, спецификацията или описателните документи в посочената в член 132 процедура, както и допълнителните документи, се изпращат в рамките на пет календарни дни от получаването на искането на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти, при спазване на разпоредбите на параграф 4. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за документи, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представянето на офертите.
2. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, допълнителна информация относно спецификацията, или описателните или допълнителните документи се предоставя едновременно на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти възможно най-бързо и не по-късно от шест календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите или, в случай на искания за информация, получени по-малко от осем календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите, възможно най-бързо след получаване на искането. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за допълнителна информация, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представяне на офертите.
3. Ако по някакви причини спецификациите и допълнителните документи или информация не могат да бъдат предоставени в сроковете по параграфи 1 и 2 от настоящия член или когато офертите могат да бъдат направени само след посещение на място или справка на място с приложените към спецификациите документи, срокът за получаване на оферти по член 152 се удължава, за да се даде възможност на всички икономически оператори да се запознаят с необходимата информация за изготвяне на офертите. Удължаването се обявява по подходящ начин в съответствие с разпоредбите на членове 123-126.
4. Параграф 1 от настоящия член не се прилага при откритата процедура, включително при посочената в член 131 динамична система за покупки, ако е налице неограничен и пълен директен достъп по електронен път до цялата покана за представяне на оферти, както и до всички допълнителни документи. В посоченото в член 123, параграф 3 обявление за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който може да бъде направена справка с тези документи.
Член 154
Срокове при спешни случаи
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Когато поради обоснована неотложност е невъзможно спазването на минималните срокове, установени в член 152, параграф 3 за ограничените процедури и процедурите на договаряне, при които е публикувано обявление за обществена поръчка, възложителите могат да определят следните срокове в календарни дни:
а)
срок за получаване на заявленията за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка, или 10 дни, ако обявлението е изпратено по електронен път на Службата за публикации;
б)
срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращане на поканата за представяне на оферти.
2. При ограничените процедури и ускорените процедури на договаряне, при условие че е поискана навреме, на всички кандидати или оференти се предава допълнителна информация за спецификациите не по-късно от четири календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите.
Член 155
Методи на комуникация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Условията за подаване на офертите и заявленията за участие се определят от възложителя, който може да избере един-единствен метод за подаване. Офертите и заявленията за участие могат да бъдат подавани с писмо или по електронен път. Заявленията за участие могат да бъдат подавани и по факс.
Избраните начини за комуникация са общодостъпни и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на офертите и заявленията за участие е запазена и възложителите проверяват съдържанието на офертите и заявленията за участие само след като е изтекъл определеният за тяхното подаване срок;
г)
осигурена е защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Когато е необходимо, за целите на доказателствата с правна сила възложителите могат да вземат решение, съгласно което представените по факс заявления за участие трябва да бъдат потвърдени с писмо или по електронен път възможно най-бързо и при всички случаи преди определената в член 152 крайна дата.
2. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, използваните инструменти и техническите им характеристики са недискриминиращи по естеството си, общодостъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии, както и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
3. С изключение на поръчките под прага по член 170, параграф 1, устройствата за електронното получаване на оферти и заявления за участие гарантират чрез технически средства и подходящи процедури, че:
а)
икономическият оператор може да бъде идентифициран със сигурност;
б)
точният час и дата на получаване на офертите и заявленията за участие може да се определи точно;
в)
може в разумна степен да се гарантира, че никой няма достъп до данните, предавани съгласно тези изисквания, преди посочения краен срок;
г)
ако тази забрана за достъп бъде нарушена, може в разумна степен да се гарантира, че нарушението може да бъде недвусмислено установено;
д)
само упълномощени лица могат да определят или променят датите за отварянето на получените данни;
е)
по време на различните етапи на процедурата за обществена поръчка достъпът до цялата предоставена информация или до част от нея трябва да бъде възможен единствено чрез едновременни действия на упълномощените лица;
ж)
едновременните действия на упълномощените лица трябва да дават достъп до предадените данни само след определената дата;
з)
данните, получени и отворени в съответствие с тези изисквания, трябва да останат достъпни само за лицата, упълномощени да се запознаят с тях.
4. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, електронните документи, изпратени чрез такива системи, се приемат за оригинали и се смята, че са подписани от упълномощен представител на икономическия оператор.
5. Когато представянето се извършва с писмо, оферентите или кандидатите могат да изберат да представят оферти или заявления за участие:
а)
по пощата или по куриер, при което в поканата за представяне на оферти се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата на разписката за предаване;
б)
с доставка на ръка до помещенията на институцията, лично от оферента или кандидата или чрез посредник; за тази цел в поканата за представяне на оферти в допълнение към посочената в член 138, параграф 2, буква а) информация се посочва отделът, на който трябва да бъдат предоставени офертите или заявленията за участие срещу подписана и датирана разписка.
6. С цел запазване на тайната и избягване на затрудненията при изпращането на офертите с писмо поканата за представяне на оферти трябва да съдържа следната разпоредба:
Офертите се подават в запечатан плик, който на свой ред е поставен в друг запечатан плик. На вътрешния плик се отбелязват наименованието на отдела, до когото е адресиран пликът съгласно поканата за подаване на оферти, както и думите „Покана за представяне на оферти - да не се отваря от пощенските служби“. Ако се използват самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат запечатани със залепваща се лента и подателят трябва да се подпише върху нея.
Член 156
Тръжни гаранции
(член 111, параграф 3 от Финансовия регламент)
Възложителят може да поиска тръжна гаранция, която се предоставя съгласно член 163 и представлява от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката.
Тръжната гаранция се освобождава, когато обществената поръчка бъде възложена. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.
Член 157
Отваряне на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Отварят се всички заявления за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 155.
2. За поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за отваряне на офертите.
Комисията за отваряне на офертите се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на засегнатата институция и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент. В представителствата или местните звена, посочени в член 72 от настоящия регламент или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията по отварянето се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията по отварянето трябва, доколкото това е възможно, да отразява междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Когато офертите се представят по пощата, един или повече от членовете на комисията за отваряне на офертите парафират документите, като удостоверяват датата и часа на изпращане на всяка оферта.
Те също така парафират едно от следните:
а)
всяка страница от всяка оферта;
б)
заглавната страница и страниците, които съдържат финансова информация, във всяка оферта, като целостта на първоначалната оферта се гарантира чрез съответните средства, използвани от отдел, който е независим от службата на разпоредителя с бюджетни кредити, с изключение на случаите, посочени във втора алинея от параграф 2.
При автоматично възлагане на обществената поръчка съгласно разпоредбите на член 149, параграф 1, буква а), посочените в офертите цени, които отговарят на изискванията, се обявяват публично.
Членовете на комисията подписват протокол за отварянето на получените оферти, в който се посочва кои оферти отговарят на изискванията на член 155 и кои не, както и се излагат основанията, на които офертите са отхвърлени поради несъответствие с изискванията във връзка с методите за представяне на оферти по член 155. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Член 158
Комисия за оценка на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за отговарящи на изискванията на член 155, се оценяват и класират от комисия за оценка, която се сформира за всеки от двата етапа, въз основа, съответно, на предварително съобщените критерии за отстраняване и подбор и на критериите за възлагане.
Тази комисия се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да изготви консултативно становище за поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1.
Независимо от това отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да реши, че комисията за оценка следва да оцени и класира офертите на базата само на критериите за възлагане, а критериите за отстраняване и за подбор трябва да се оценят по друг подходящ начин, който да гарантира отсъствието на конфликти на интереси.
2. Комисията за оценка се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент, и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези лица изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата или местните звена, посочени в член 72 или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
Комисията за оценка може да има същия състав както комисията за отваряне на офертите.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията за оценка се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията за оценка отразява, доколкото това е възможно, междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Заявленията за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят могат да поискат от кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване и подбор, в рамките на определен от нея/него срок.
Заявленията за участие и офертите, които не са отхвърлени и които отговарят на критериите за подбор, се считат за приемливи.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.
Член 159
Резултати от оценката
(член 112 от Финансовия регламент)
1. За оценката и класирането на заявленията за участие и офертите, които са обявени за отговарящи на изискванията, се съставя писмен протокол с дата на съставяне.
Той се подписва от всички членове на комисията за оценка. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Ако комисията за оценка не носи отговорност да проверява офертите на базата на критериите за отстраняване и подбор, писменият протокол се подписва и от лицата, на които това е възложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Писменият протокол се съхранява за бъдещи справки.
2. Писменият протокол, посочен в параграф 1, съдържа най-малко следното:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката, рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на предложените кандидати или изпълнители и основанията за избора, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен.
3. След това възложителят взема решение, което има следното минимално съдържание:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката или предмета и максималната стойност на рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на избраните кандидати или изпълнители и основанията за избора чрез позоваване на предварително обявените критерии за подбор и възлагане, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен;
е)
в случай на процедури на договаряне и състезателен диалог, обстоятелствата, посочени в членове 132, 134, 135, 266, 268, 270 и 271, които оправдават тяхното използване;
ж)
при необходимост, причините, поради които възложителят взема решение да не възложи обществена поръчка.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, решението по първа алинея се взема от възложителя, отговорен за процедурата.
Член 160
Контакти между възложителите и оферентите
(член 112 от Финансовия регламент)
1. Между възложителите и оферентите могат да се осъществяват контакти по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка по изключение при условията, посочени в параграфи 2 и 3.
2. Преди крайния срок за подаване на оферти по отношение на допълнителната документация и информация по член 153 възложителят може:
а)
по инициатива на оферентите да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички оференти, които са поискали спецификациите;
б)
по собствена инициатива, при откриване на грешка, неточност, пропуск или друг технически недостатък в текста на обявлението за обществена поръчка, поканата за представяне на оферти или спецификациите, да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин, идентичен на този, използван по отношение на първоначалната покана за представяне на оферти.
3. Ако след отварянето на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, възложителят може да установи контакт с оферента, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.
4. Във всеки случай, когато е бил осъществен контакт, както и в надлежно обоснованите случаи, когато не е бил осъществен контакт, както е посочено в член 96 от Финансовия регламент, това се записва в досието за обществената поръчка.
Член 161
Информация за кандидатите и оферентите
(членове 113, 114 и 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителите информират възможно най-бързо кандидатите и оферентите за взетите решения относно възлагането на поръчката или рамковото споразумение или приемането в динамичната система за покупки, включително за мотивите за всяко решение да не се възлага поръчката или рамковото споразумение или да не се създава динамична система за поръчки, за които е проведен конкурентен търг, или за решението да се започне нова процедура.
2. В срок от не повече от 15 календарни дни след датата на получаване на писмено искане, възложителят съобщава информацията по член 113, параграф 2 от Финансовия регламент.
3. В случай на поръчки, възложени от институциите на Съюза за техни нужди, на стойност, равна на праговете по член 170, параграф 1 или по-висока от тях, и които не са изключени от обхвата на Директива 2004/18/ЕО, възложителят уведомява отпадналите оференти или кандидати, едновременно и индивидуално, по електронен път, че тяхното заявление или оферта не са били приети, на един от следните етапи:
а)
в кратък срок след вземане на решенията на базата на критериите за отстраняване и подбор и преди решението за възлагане в случай на процедура за обществена поръчка, организирана на два етапа;
б)
по отношение на решенията за възлагане и решенията за отхвърляне на оферти, възможно най-скоро след решението за възлагане и най-късно до една седмица след него.
Във всеки случай възложителят посочва причините, поради които офертата или заявлението не са били приети, и съществуващите правни средства за обжалване.
Неуспелите оференти или кандидати могат да поискат допълнителна информация относно мотивите за отхвърлянето им в писмена форма по пощата, по факс или по електронна поща; всички избрани оференти, чиито оферти не са елиминирани, могат да получат информация за характеристиките и относителните предимства на приетата оферта, както и за името на успелия оферент, без да се засяга член 113, параграф 2, втора алинея от Финансовия регламент. Възложителят отговаря в рамките на не повече от петнадесет календарни дни от получаване на искането.
Член 162
Подписване на договора
(членове 113 и 118 от Финансовия регламент)
Изпълнението на договора не може да започне, преди договорът да бъде подписан.
Раздел 4
Гаранции и корективни мерки
Член 163
Гаранции
(член 115 от Финансовия регламент)
1. Когато от изпълнителите се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя трябва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното активиране.
2. Гаранцията се предоставя от банка или упълномощена финансова институция. Тя може да се замени от солидарна гаранция от трета страна, при съгласието на възложителя.
Гаранцията се предоставя в евро.
С нея банката или финансовата институция, или третата страна осигурява неотменимо обезпечение или действа като пръв гарант за задълженията на изпълнителя.
Член 164
Гаранция за изпълнението
(член 115 от Финансовия регламент)
1. За да се гарантира, че строителните работи, доставките или услугите са напълно извършени, и когато окончателно приемане в съответствие с условията на договора не може да се извърши при окончателното плащане, разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението за всеки отделен случай и въз основа на предварителен анализ на риска.
2. Гаранция в размер на 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване.
Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или строителните работи. Сумата се определя от разпоредителя с бюджетни кредити и е пропорционална на установените рискове във връзка с изпълнението на договора, като се вземе предвид неговият предмет, както и обичайните търговски условия, приложими за сектора.
Условията за такава гаранция се обявяват в тръжните документи.
3. След окончателното приемане на строителните работи, услугите или доставките гаранциите се освобождават в съответствие с условията на договора.
Член 165
Гаранция за предварително финансиране
(член 115 от Финансовия регламент)
1. След като възложителят е установил необходимостта от предварително финансиране, той прави оценка на рисковете, свързани с плащанията по предварителното финансиране, преди стартирането на процедурата за обществена поръчка, като взема предвид по-специално следните критерии:
а)
прогнозната стойност на поръчката;
б)
нейния предмет;
в)
нейната продължителност и ритъм на извършване;
г)
структурата на пазара.
2. Изисква се гаранция в замяна на плащането по предварителното финансиране в случая, посочен в член 146, параграф 6, втора алинея, или когато разпоредителят с бюджетни кредити реши да поиска гаранция съгласно параграф 1.
Не се изисква гаранция за поръчки с ниска стойност съгласно член 137, параграф 1.
Гаранцията се освобождава, когато предварителното финансиране се приспадне от междинните плащания или плащанията на остатъка в полза на изпълнителя в съответствие с условията на договора.
Член 166
Временно спиране при допуснати грешки или нередности
(член 116 от Финансовия регламент)
1. Поръчките могат да бъдат временно спрени съгласно член 116 от Финансовия регламент с цел да се провери дали наистина са допуснати съществени грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок.
2. Съществена грешка или нередност означава всяко нарушение на клауза в договора или нормативна разпоредба в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини загуби за бюджета на Съюза.
ГЛАВА 2
Разпоредби, приложими за поръчките, възлагани от институциите на Съюза за техни нужди
Член 167
Определяне на подходящото ниво за изчисляване на праговете
(членове 117 и 118 от Финансовия регламент)
Всеки оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити в съответната институция преценява дали са достигнати праговете по член 118 от Финансовия регламент.
Член 168
Отделни поръчки и поръчки с лотове
(членове 104 и 118 от Финансовия регламент)
1. Прогнозната стойност на дадена поръчка не може да се определя с цел избягване на изискванията по настоящия регламент, нито поръчка може да бъде разделяна със същата цел.
Когато е подходящо, технически осъществимо и рентабилно, поръчките на стойност, равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, се възлагат едновременно под формата на отделни лотове.
2. Когато предметът на поръчка за доставка, услуга или строителни работи е разделен на няколко лота, всеки един от които е предмет на индивидуална поръчка, общата стойност на всички лотове се взема предвид за общата оценка на приложимия праг.
Когато общата стойност на всички лотове е равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, то за всеки един от лотовете се прилагат член 97, параграф 1 и член 104, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент.
3. Когато поръчката се възлага на отделни лотове, офертите се оценяват поотделно за всеки лот. Ако на един оферент се възлагат няколко лота, може да се подпише един договор, който да обхваща тези лотове.
Член 169
Условия за определяне на стойността на някои поръчки
(член 118 от Финансовия регламент)
1. За изчисляване на прогнозната стойност на поръчката възложителят включва прогнозното общо възнаграждение на изпълнителите.
Когато поръчката предвижда опции или възможно подновяване, основата за изчисляването е допустимата максимална сума, включително използването на клаузите за опциите и подновяването.
Тази оценка се прави, когато е изпратено обявлението за обществената поръчка или, в случай че няма такава публичност, когато възложителят започне процедурата по възлагането.
2. За рамковите споразумения и динамичните системи за покупки стойността, която трябва да се вземе предвид, е максималната стойност на всички планирани поръчки по време на действието на рамковото споразумение или динамичната система за покупки.
3. При поръчките за услуги се вземат предвид:
а)
в случай на застрахователни услуги, платимата премия и другите форми на възнаграждение;
б)
при банкови или финансови услуги, таксите, комисионните, лихвите и останалите видове възнаграждения;
в)
в случай на поръчки за проектиране, платимите такси и комисионни и другите форми на възнаграждение.
4. При поръчките за услуги, в които не се посочва общата цена, или при поръчките за доставки за лизинг, вземане под наем или покупка на изплащане на стоки стойността, която се взема като основа за изчисляване на прогнозната стойност, представлява:
а)
при поръчки с фиксиран срок:
i)
когато срокът е 48 месеца или по-малко при поръчките за услуги или 12 месеца или по-малко при поръчките за доставки - общата договорна стойност за целия срок;
ii)
когато срокът е над 12 месеца при поръчките за доставки - общата стойност, включително прогнозната остатъчна стойност;
б)
при поръчки за неопределен срок или, при поръчките за услуги, за срок над 48 месеца - месечната стойност, умножена по 48.
5. При поръчки за услуги или доставки, които се възлагат периодично или се подновяват на определен период, стойността на поръчката се определя въз основа на:
а)
или реалните съвкупни разходи за сходни поръчки за същите видове услуги или стоки, възложени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор;
б)
или прогнозните съвкупни разходи за последващи поръчки, възложени през 12-те месеца след извършването на първата услуга или първата доставка или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.
6. При поръчките за строителни работи се взема предвид не само стойността на строителните работи, но и прогнозната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които изпълнителят получава от възложителя.
Член 170
Прагове за прилагане на процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Праговете, посочени в член 118 на Финансовия регламент, са тези по Директива 2004/18/ЕО съответно за поръчките за доставки, услуги и строителни работи.
2. Сроковете по член 118 от Финансовия регламент са посочените в членове 152, 153 и 154.
Член 171
Период на изчакване преди подписването на договора
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителят не подписва договора или рамковото споразумение, обхванати от Директива 2004/18/ЕО, с успелия оферент, преди да изтекат 14 календарни дни.
Този срок започва да тече от една от следните дати:
а)
деня след едновременното изпращане на уведомленията на успелите и неуспелите оференти;
б)
ако договорът или рамковото споразумение се възлага съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, деня след публикуването на обявлението за възлагане по член 123 в Официален вестник на Европейския съюз.
Ако за изпращането се използват факс или електронни средства съгласно втора алинея, буква а), периодът на изчакване е 10 календарни дни.
При необходимост възложителят може да преустанови подписването на договора за допълнително разглеждане, ако това е оправдано поради искания или коментари, изпратени от отпаднали или недоволни оференти или кандидати, или поради всяка друга получена информация от значение. Исканията, коментарите или информацията трябва да бъдат получени в срока, посочен в първа алинея. В случай на преустановяване всички кандидати или оференти се уведомяват в рамките на три работни дни от решението за преустановяване.
Освен в случаите по параграф 2, всеки договор, подписан преди изтичане на срока, посочен в първа алинея, е нищожен.
Когато договорът или рамковото споразумение не може да бъде възложен(о) на успелия оферент, възложителят може да го възложи на следващия в класирането оферент.
2. Срокът, посочен в параграф 1, не се прилага в следните случаи:
а)
открити процедури, ограничени процедури или процедури по договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е подадена само една оферта;
б)
отделни договори, основани на рамково споразумение;
в)
процедури на договаряне, посочени в член 134, параграф 1, буква в), член 134, параграф 1, буква ж), подточка iii), член 134, параграф 1, буква з) и член 134, параграф 1, буква й).
Член 172
Доказателства, позволяващи участие в процедури за обществени поръчки
(член 119 от Финансовия регламент)
В спецификациите се изисква от оферентите да посочат в коя държава се намира тяхното седалище или място на установяване и да представят съответните доказателства, които са обичайно приемливи съгласно националното им законодателство.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА
ГЛАВА 1
Обхват и форма на безвъзмездните средства
Член 173
Вноски
(член 121 от Финансовия регламент)
Вноските по член 121, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент са суми, изплащани на органи, в които членува Съюзът, в съответствие с бюджетните решения и условията за плащане, определени от съответния орган.
Член 174
Споразумение и решение за безвъзмездни средства
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства се регламентират с решение или с писмено споразумение.
2. За определяне на приложимия инструмент се отчитат следните елементи:
а)
местоположение на бенефициера, в рамките на Съюза или извън него;
б)
сложност и стандартизация на съдържанието на финансираните дейности или работни програми.
Член 175
Разходи за членовете на институциите
(член 121 от Финансовия регламент)
Разходите за членовете на институциите, посочени в член 121, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, включват вноските за асоциации на настоящи и бивши депутати от Европейския парламент. Тези вноски се правят в съответствие с вътрешните административни правила на Европейския парламент.
Член 176
Дейности, за които могат да се получават безвъзмездни средства
(член 121 от Финансовия регламент)
Дейностите, за които могат да се получават безвъзмездни средства по смисъла на член 121 от Финансовия регламент, трябва да бъдат ясно определени.
Не се допуска разделяне на дейност на различни дейности с цел заобикаляне на правилата за финансиране, посочени в настоящия регламент.
Член 177
Органи, преследващи цел от общ интерес на Съюза
(член 121 от Финансовия регламент)
Орган, който преследва цел от общ интерес на Съюза, е:
а)
орган, занимаващ се с образование, обучение, информация, иновации или научноизследователска дейност и изследване на европейските политики, всякакви дейности, които допринасят за развитие на гражданското общество или правата на човека, или европейски орган по стандартизация;
б)
субект, който представлява органи с нестопанска цел в държавите членки, страните кандидатки или потенциални кандидатки и отстоява принципи и политики, съответстващи на целите на Договорите.
Член 178
Партньорства
(член 121 от Финансовия регламент)
1. Специфични безвъзмездни средства за дейности и оперативни безвъзмездни средства могат да бъдат част от рамково партньорство.
2. Рамково партньорство може да се установи като механизъм за дългосрочно сътрудничество между Комисията и бенефициерите на безвъзмездните средства. То може да бъде под формата на споразумение за рамково партньорство или решение за рамково партньорство.
В споразумението или решението за рамково партньорство се посочват общите цели, естеството на планираните дейности - еднократни или като част от одобрена годишна работна програма, процедурата за отпускане на специфични безвъзмездни средства, в съответствие с принципите и процедурните правила от настоящия дял, както и общите права и задължения на всяка от страните по специфичните споразумения или решения.
Продължителността на партньорството не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи, обосновани по-специално от предмета на рамковото партньорство.
Разпоредителите с бюджетни кредити не могат да използват неоснователно споразуменията или решенията за рамково партньорство, нито да ги използват по начин, чиято цел или резултат противоречи на принципите на прозрачност или равно третиране на заявителите.
3. Рамковите партньорства се разглеждат като безвъзмездни средства, що се отнася до програмирането, предварителното публикуване и отпускането.
4. Специфични безвъзмездни средства, основани на споразумения или решения за рамково партньорство, се отпускат в съответствие с процедурите, определени в тези споразумения или решения, и съгласно настоящия дял.
Те подлежат на процедурите на последващо публикуване по член 191.
Член 179
Електронни системи за обмен
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Всички контакти с бенефициерите, включително сключването на споразумения за безвъзмездни средства, уведомяването за решения за безвъзмездни средства и всички изменения към тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от Комисията.
2. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
3. Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните,.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени в параграф 2, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
Член 180
Съдържание на споразуменията и решенията за безвъзмездни средства
(член 122 от Финансовия регламент)
1. Споразумението за безвъзмездни средства съдържа най-малко следното:
а)
предмета;
б)
бенефициера;
в)
продължителността, а именно:
i)
датата на неговото влизане в сила;
ii)
началната дата и продължителността на дейността или финансовата година, които се финансират;
г)
максималната сума на финансирането от страна на Съюза, изразена в евро, и формата на безвъзмездните средства, евентуално допълнени от:
i)
общия размер на прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма и процента на финансиране на допустимите разходи;
ii)
единичните разходи, еднократната сума или единната ставка по член 123, букви б), в) и г) от Финансовия регламент, когато са определени;
iii)
комбинация от елементите, посочени подточки i) и ii) от настоящата буква;
д)
описание на дейността или при оперативните безвъзмездни средства - на работната програма, одобрена от разпоредителя с бюджетни кредити за тази финансова година, заедно с описание на очакваните резултати от изпълнението на дейността или на работната програма;
е)
общия ред и условия, приложими към всички споразумения от този вид, като приемането от страна на бенефициера на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата;
ж)
прогнозния общ бюджет за дейността или работната програма;
з)
когато изпълнението на дейността включва обществена поръчка, принципите по член 209 или правилата за възлагане на обществени поръчки, които бенефициерът е длъжен да спазва;
и)
отговорностите на бенефициера, по-специално:
i)
по отношение на доброто финансово управление и представянето на отчети за дейността и финансови отчети; при необходимост се определят междинни цели, при постигането на които тези отчети стават изискуеми;
ii)
в случай на споразумение между Комисията и няколко бенефициери, специфичните задължения на координатора, ако има такъв, както и задълженията на другите бенефициери към координатора, както и финансовата отговорност на бенефициерите за сумите, дължими на Комисията;
й)
условията и сроковете за одобряване на отчетите и за извършване на плащане от страна на Комисията;
к)
при необходимост, подробности във връзка с допустимите разходи за дейността или одобрената работна програма или единичните разходи, еднократните суми или единните ставки по член 123 от Финансовия регламент;
л)
разпоредби относно видимостта на финансовата помощ от Съюза, освен в надлежно обосновани случаи, когато публичното оповестяване не е възможно или подходящо.
Общият ред и условията, посочени в буква е) от първа алинея, определят най-малко:
i)
че правото на ЕС е приложимото право по отношение на споразумението за безвъзмездни средства, допълнено при необходимост от национално право, посочено в споразумението за безвъзмездни средства. Дерогация може да се направи в споразуменията, сключени с международни организации;
ii)
компетентния съд или арбитражния съд за решаване на спорове.
2. В споразумението за безвъзмездни средства могат да се предвидят условията и сроковете за преустановяване или прекратяване в съответствие с член 135 от Финансовия регламент.
3. В случаите по член 178 решението или споразумението за рамково партньорство определя информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) и б), буква в), подточка i), буква е), букви з)-й) и буква л) от настоящия член.
Конкретното решение или споразумение за безвъзмездни средства съдържа информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) -д), букви ж) и к) и при необходимост буква и).
4. Изменения към споразуменията за безвъзмездни средства се правят само в писмена форма. Такива изменения, включително тези, с които се добавя или премахва бенефициер, не могат по замисъл или резултат да променят споразуменията по такъв начин, че да поставят под въпрос решението за отпускане на безвъзмездни средства или да противоречат на равното третиране на заявителите.
5. Параграфи от 1, 2, 3 и 4 се прилагат mutatis mutandis към решенията за безвъзмездни средства.
Част от сведенията по параграф 1 могат да се предоставят в поканата за предложения или в друг подобен документ вместо в решението за безвъзмездни средства.
Член 181
Форми на безвъзмездните средства
(член 123 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, се изчисляват въз основа на допустимите разходи, действително направени от бенефициера, и са предмет на предварителна прогноза за бюджета, представена заедно с предложението и включена в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
2. Единичните разходи, посочени в член 123, параграф 1, буква б) от Финансовия регламент, обхващат всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на сума за единица.
3. Еднократните суми, посочени в член 123, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, обхващат като цяло всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително.
4. Финансирането с единни ставки, посочено в член 123, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент, обхваща специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на процент.
Член 182
Еднократни суми, единични разходи и финансиране с единни ставки
(член 124 от Финансовия регламент)
1. Разрешението за използване на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, посочени в член 124, параграф 1 от Финансовия регламент, се прилага за продължителността на програмата. Това разрешение може да бъде преразгледано, ако са необходими съществени промени. Данните и сумите се оценяват периодично и ако е необходимо, еднократните суми, единичните разходи или финансирането с единни ставки се коригират.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери максималните стойности, посочени в член 124, параграф 1, втора алинея от Финансовия регламент, се прилагат към всеки бенефициер.
2. Споразумението или решението за безвъзмездни средства съдържа всички необходими разпоредби за проверка, че са изпълнени условията за изплащане на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
3. Плащането на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки не засяга правото на достъп до задължителните записи за бенефициерите за целите, предвидени в първа алинея от параграф 1 и член 137, параграф 2 от Финансовия регламент.
4. Когато последваща проверка покаже, че правопораждащото събитие не е настъпило и на бенефициера е направено недължимо плащане на безвъзмездни средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, Комисията има правото да си възстанови сумата на безвъзмездните средства, без да се засягат санкциите, посочени в член 109 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принципи
Член 183
Принцип на съфинансиране
(член 125, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Според принципа на съфинансиране ресурсите, необходими за изпълнение на дейността или работната програма, не се предоставят изцяло чрез вноска от Съюза.
Съфинансирането може да бъде под формата на собствени ресурси на бенефициера, приходи, получени от дейността или работната програма, или финансови вноски или вноски в натура от трети страни.
2. Вноските в натура представляват нефинансови ресурси, предоставени безвъзмездно от трети страни на бенефициера.
Член 184
Принцип на недопускане на печалба
(член 125, параграф 5 от Финансовия регламент)
Финансовите вноски от трети страни, които могат да бъдат използвани от бенефициера за покриване на разходи, различни от допустимите разходи за безвъзмездни средства от Съюза, или които не са дължими на третата страна, когато не се използват в края на дейността или работната програма, не могат да бъдат разглеждани като целеви финансови вноски от донорите за финансиране на допустимите разходи по смисъла на член 125, параграф 5 от Финансовия регламент.
Член 185
Безвъзмездни средства с ниска стойност
(член 125, параграф 4 от Финансовия регламент)
За безвъзмездни средства с ниска стойност се считат безвъзмездните средства, които не надвишават 60 000 EUR.
Член 186
Техническа помощ
(членове 101 и 125 от Финансовия регламент)
„Техническа помощ“ означава дейности по поддръжка и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, в частност дейностите по подготовка, управление, наблюдение, оценка, одит и контрол.
Член 187
Допустими разходи
(член 126, параграф 3, буква в) от Финансовия регламент)
ДДС се разглежда като неподлежащ на възстановяване съгласно приложимото национално законодателство за ДДС, ако в съответствие с националното законодателство данъкът се дължи за някоя от следните дейности:
а)
освободени дейности без право на приспадане;
б)
дейности, които попадат извън обхвата на ДДС;
в)
дейности, посочени в буква а) или б), по отношение на който ДДС не подлежи на приспадане, а се възстановява чрез специфични схеми за възстановяване или компенсационни фондове, които не са предвидени в Директива 2006/112/ЕО, дори ако тази схема или фонд са установени с националното законодателство за ДДС.
ДДС, свързан с дейностите, изброени в член 13, параграф 2 от Директива 2006/112/ЕО, се счита за платен от бенефициер, различен от данъчно незадължено лице, определено в член 13, параграф 1, първа алинея от тази директива, независимо дали тези дейности се разглеждат от съответната държава членка като дейности, извършвани от публичноправни органи, действащи в качеството си на публични органи.
Член 188
Програмиране
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за безвъзмездни средства. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта за безвъзмездните средства на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на поканите за предложения с примерните суми и максималният процент на съфинансиране.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране за безвъзмездните средства през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 189
Съдържание на поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Поканите за предложения съдържат:
а)
поставените цели;
б)
критериите за допустимост, отстраняване, подбор и отпускане по членове 131 и 132 от Финансовия регламент и съответните оправдателни документи;
в)
условията за финансиране от Съюза;
г)
условията и крайния срок за подаване на предложения, както и планираната дата, до която всички заявители трябва да бъдат информирани за резултатите от оценката на тяхното заявление, и ориентировъчната дата за подписване на споразуменията за безвъзмездни средства или за уведомяване относно решенията за безвъзмездни средства.
2. Поканите за предложения се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза, както и чрез всякакви други подходящи средства, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходимо да се осигури допълнителна публичност сред потенциалните бенефициери. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на поканите за предложения подлежат на публикуване при същите условия като тези за поканите за предложения.
Член 190
Изключения от поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за предложения само в следните случаи:
а)
за целите на операции по хуманитарна помощ и гражданска защита или за помощ за управление на кризи по смисъла на параграф 2;
б)
в други изключителни и надлежно обосновани извънредни ситуации;
в)
в полза на органи, които имат монопол de jure или de facto, с подходяща обосновка в решението за отпускане;
г)
в полза на органи, определени в основен акт по смисъла на член 54 от Финансовия регламент като бенефициери на безвъзмездни средства, или на органи, определени от държавите членки, под тяхна отговорност, когато тези държави членки са определени с основен акт като бенефициери на безвъзмездни средства;
д)
в случай на научни изследвания и технологично развитие, на органи, определени в работната програма по член 128 от Финансовия регламент, когато основният акт изрично предвижда тази възможност и при условие че проектът не попада в обхвата на покана за предложения;
е)
за дейности със специфични характеристики, които изискват определен вид орган поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия, при условие че тези дейности не попадат в обхвата на покана за предложения.
Случаите, посочени в буква е) от първа алинея, се обосновават надлежно в решението за отпускане.
2. „Кризисни ситуации в трети държави“ означава ситуации на непосредствена или предстояща опасност, застрашаваща да ескалира във въоръжен конфликт или да дестабилизира страната. „Кризисни ситуации“ означава също ситуации, предизвикани от природни бедствия, причинени от човека кризи, като войни и други конфликти, или извънредни обстоятелства, имащи подобни отражения, свързани inter alia с изменение на климата, влошаване на околната среда, лишаване от достъп до енергия и природни ресурси или крайна бедност.
Член 191
Последващо публикуване
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до безвъзмездни средства, отпуснати в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на заявителите през изминалата година;
б)
броя и дела на успешните заявления за всяка покана за предложения;
в)
средната продължителност на процедурата от датата на приключване на поканата за предложения до отпускането на безвъзмездните средства;
г)
броя и размера на безвъзмездните средства, при които задължението за последващо публикуване е било отменено през изминалата година в съответствие с член 21, параграф 4.
Член 192
Информация за заявителите
(член 128 от Финансовия регламент)
Комисията предоставя информация и съвети на заявителите чрез следните средства:
а)
определяне на съвместни стандарти за формулярите за заявление за сходни безвъзмездни средства и контрол на дължината и яснотата на формулярите;
б)
предоставяне на информация на потенциалните заявители, по-конкретно чрез провеждане на семинари и разпространяване на справочници;
в)
поддържане на постоянни данни за бенефициерите в досиетата на юридическите лица по член 63.
Член 193
Финансиране от отделни бюджетни редове
(член 129 от Финансовия регламент)
Дейностите могат да се финансират съвместно от отделни бюджетни редове от различни отговорни разпоредители с бюджетни кредити.
Член 194
Ретроактивно действие на финансирането в случаи на изключителна спешност и предотвратяване на конфликти
(член 130 от Финансовия регламент)
В рамките на член 130, параграф 1 от Финансовия регламент разходите на бенефициера преди датата на подаване на заявлението са допустими за финансиране от Съюза при следните условия:
а)
причините за такава дерогация са подходящо обяснени в решението за финансиране;
б)
решението за финансиране и споразумението или решението за безвъзмездни средства изрично предвиждат начална дата за признаване на разходите преди датата на подаване на заявленията.
Член 195
Подаване на заявления за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Правилата за подаване на заявления за безвъзмездни средства се определят от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който може да избере метода на подаване. Заявленията за безвъзмездни средства могат да се подават с писмо или по електронен път.
Избраното средство за комуникация е недискриминиращо по своето естество и не води до ограничаване на достъпа на заявителите до процедурата за отпускане на средства.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
трябва да се запази целостта на данните;
в)
трябва да се запази поверителността на предложенията;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
За целите на буква в) от трета алинея отговорният разпоредител с бюджетни кредити разглежда съдържанието на заявленията само след изтичане на срока за тяхното подаване.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска електронните заявления да бъдат придружавани от усъвършенстван електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (19).
2. Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити разреши подаване на заявления по електронен път, използваните средства и техните технически характеристики са недискриминиращи по своето естество, всеобщо достъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии. Информацията относно техническите изисквания за формата на заявленията, включително криптирането, се предоставя на заявителите.
Освен това устройствата за електронно приемане на заявленията гарантират сигурност и поверителност. Те гарантират също, че могат да се определят точно часът и датата на получаване на заявленията.
3. Когато заявленията се подават с писмо, заявителите могат да избират един от следните начини:
а)
да изпратят заявлението по пощата или с куриерска служба, като в този случай в поканата за предложения се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата върху разписката за предаване;
б)
да занесат заявлението лично или чрез пълномощник в сградата на институцията, като в този в случай поканата за предложения се посочва отделът, в който заявленията трябва да бъдат доставени срещу разписка с дата и подпис.
ГЛАВА 3
Процедура за отпускане на безвъзмездни средства
Член 196
Съдържание на заявленията за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Заявления се подават чрез формуляра, установен в съответствие с общите стандарти по член 192, буква а) и предоставян от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, и в съответствие с критериите, посочени в основния акт и в поканата за предложения.
Оправдателните документи, посочени в член 131, параграф 3, втора алинея от Финансовия регламент, могат да бъдат по-специално отчетът за приходите и разходите и счетоводният баланс за последната финансова година, за която сметките са приключени.
2. В прогнозния бюджет за дейността или работната програма, приложен към заявлението, приходите са равни на разходите, при условие че са заделени провизии за непредвидени разходи или евентуални колебания на валутните курсове, което може да е разрешено в надлежно обосновани случаи, и се посочват прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма.
3. Когато заявлението е за безвъзмездни средства за дейност, чиято стойност надхвърля 750 000 EUR, или за оперативни безвъзмездни средства над 100 000 EUR, се представя одитен доклад, изготвен от одобрен външен одитор. Този доклад удостоверява отчетите за последната налична финансова година.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага само към първото заявление, подадено от даден бенефициер до отговорен разпоредител с бюджетни кредити в рамките на една бюджетна година.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери праговете, посочени в първа алинея, се прилагат за всеки бенефициер.
В случаите на партньорства, посочени в член 178, одитният доклад по първа алинея от настоящия параграф, който обхваща последните две налични финансови години, трябва да бъде представен преди подписването на споразумението за рамково партньорство или уведомяването за решението за рамково партньорство.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от оценка на риска, да отмени изискването за одитен доклад, посочено в първа алинея, за учебни заведения и в случай на споразумение с няколко бенефициери, за бенефициерите, поели солидарна отговорност или които не носят финансова отговорност.
Първа алинея от настоящия параграф не се прилага по отношение на публичните органи и международните организации, посочени в член 43.
4. Заявителят посочва източниците и размерите на финансирането от Съюза, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност или част от дейност или за неговото функциониране по време на същата финансова година, както и всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност.
Член 197
Доказателства за отсъствие на основания за отстраняване
(член 131 от Финансовия регламент)
Заявителите декларират, че не се намират в някое от положенията, изброени в член 106, параграф 1 и член 107 от Финансовия регламент, с изключение на случаите, посочени в член 131, параграф 4, букви а) и б) от Финансовия регламент. В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от успелите заявители да представят доказателствата по член 143. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити успелите заявители представят тези доказателства, освен ако е налице физическа невъзможност, призната от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, или ако тези доказателства вече са били представени за целите на друга процедура за безвъзмездни средства или за обществена поръчка, при условие че документите са издадени преди не повече от една година и все още са валидни.
Член 198
Заявители, които не са юридически лица
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато заявление за безвъзмездни средства е подадено от заявител, който не е юридическо лице, в съответствие с член 131, параграф 2 от Финансовия регламент, представителите на този заявител трябва да докажат, че имат способност да поемат правни задължения от името на заявителя и че заявителят има финансова и оперативна способност, еквивалентна на способността на юридическите лица.
Член 199
Субекти, които формират един заявител
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато няколко субекти отговарят на критериите за кандидатстване за безвъзмездни средства и заедно формират един субект, този субект може да се третира от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като единствен кандидат, при условие че в заявлението лицата, участващи в предложената дейност или работна програма, се посочват като част от заявителя.
Член 200
Финансови и административни санкции
(член 131 от Финансовия регламент)
Финансови и/или административни санкции могат да се налагат на заявители, които са направили декларации с невярно съдържание или съществени грешки или са извършили нарушения или измама, в съответствие с условията на член 145.
Такива финансови и/или административни санкции могат да се налагат и на бенефициери, за които е установено, че са извършили тежко нарушение на договорните си задължения.
Член 201
Критерии за допустимост
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Критериите за допустимост се публикуват в поканата за предложения.
2. Критериите за допустимост определят условията за участие в покана за предложения. Тези критерии се изготвят при надлежно отчитане на целите на дейността и отговарят на принципите на прозрачност и недискриминация.
Член 202
Критерии за подбор
(член 132, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Критериите за подбор се публикуват в поканата за предложения и са такива, че позволяват оценка на финансовия и оперативния капацитет на заявителя за изпълнение на предложената дейност или работна програма.
2. Заявителят трябва да разполага със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на дейността или през годината, за която се отпускат безвъзмездните средства, и за участие в нейното финансиране. Заявителят трябва да притежава необходимата професионална компетентност и квалификация за извършване на предложената дейност или работна програма, освен ако в основния акт изрично е предвидено друго.
3. Финансовият и оперативният капацитет се проверяват по-специално въз основа на анализ на всички оправдателни документи, посочени в член 196 и поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в поканата за предложения.
Ако в поканата за предложения не се изискват оправдателни документи и ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити има съмнения относно финансовия или оперативния капацитет на заявителите, той може да поиска от тях да представят съответните документи.
В случаите на партньорства по член 178 проверката се извършва преди подписване на споразумението за рамково партньорство или уведомяване за решението за рамково партньорство.
Член 203
Критерии за отпускане на безвъзмездни средства
(член 132, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се публикуват в поканата да предложения.
2. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства следва да позволяват отпускането на безвъзмездни средства за дейностите, които осигуряват максимална обща ефективност на програмата на Съюза, която те изпълняват, или на органите, чиито работни програми са разработени за постигане на същия резултат. Критериите се определят по такъв начин, че да осигуряват и правилно управление на средствата на Съюза.
Критериите се прилагат по такъв начин, че да позволят подбор на планирани дейности или работни програми, за които Комисията може да бъде уверена, че съответстват на целите и приоритетите и гарантират видимостта на финансирането от Съюза.
3. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се определят по такъв начин, че да позволяват последваща оценка.
Член 204
Оценка на заявленията и отпускане на безвъзмездни средства
(член 133 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за оценка на предложенията, освен ако Комисията реши друго в рамките на конкретна секторна програма.
Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка помежду им. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата и местните звена по член 72 от настоящия регламент и в органите, на които са делегирани правомощия, по членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни единици без йерархична връзка помежду им.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити при необходимост разделя процеса на няколко процедурни етапа. Правилата, регламентиращи процеса, се съобщават в поканата за предложения.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за подаване на заявленията, само заявителите, чиито предложения отговарят на критериите за оценка на първия етап, се поканват да изпратят пълно предложение на втория етап.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за оценка, само предложенията, които преминат успешно първия етап, състоящ се в оценка спрямо ограничен брой критерии, продължават към по-нататъшна оценка.
Заявителите, чиито предложения са отхвърлени на някой от етапите, се уведомяват в съответствие с член 133, параграф 3 от Финансовия регламент.
Всеки следващ етап на процедурата трябва да бъде ясно разграничен от предходния.
Едни и същи документи и информация не се изискват повече от веднъж по време на една и съща процедура.
3. Комисията за оценка на предложенията или, когато е приложимо, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявителя да предостави допълнителна информация или да поясни приложената към заявлението документация, при условие че тази информация или пояснение не изменя съществено предложението. В съответствие с член 96 от Финансовия регламент в случай на очевидни технически грешки комисията за оценка или отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да не поиска такава информация или пояснение само в надлежно обосновани случаи. Разпоредителят с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
4. След като приключат своята работа, членовете на комисията за оценка на предложенията подписват протокол с всички проверени предложения и с оценка на тяхното качество, както и с посочване на предложенията, които могат да получат финансиране. Тези протоколи могат да бъдат подписани в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
При необходимост в протокола се извършва класиране на оценените предложения и се правят препоръки за максималната сума, която да бъде предоставена, и за евентуални несъществени корекции по заявлението за безвъзмездни средства.
Протоколът се съхранява за справки в бъдеще.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявител да коригира заявлението си с оглед на препоръките на комисията за оценка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
След оценката отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема решение, което съдържа най-малко:
а)
предмета и общата сума на решението;
б)
имената на успелите заявители, наименованието на дейностите, приетите суми и мотивите за избора, включително когато той не съвпада със становището на комисията за оценка;
в)
имената на отхвърлените заявители и мотивите за тяхното отхвърляне.
6. Параграфи 1, 2 и 4 от настоящия член не са задължителни за отпускането на безвъзмездни средства съгласно член 190 от настоящия регламент и член 125, параграф 7 от Финансовия регламент.
Член 205
Информация за заявителите
(член 133 от Финансовия регламент)
Отхвърлените заявители се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните заявления и при всички случаи в срок от 15 календарни дни след уведомяването на успелите заявители.
ГЛАВА 4
Плащане и контрол
Член 206
Гаранция за предварителното финансиране
(член 134 от Финансовия регламент)
1. За ограничаване на финансовите рискове, свързани с плащането на предварително финансиране, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, по преценка на риска, да изиска от бенефициера предварителна гаранция в размер до този на предварителното финансиране, освен за безвъзмездните средства с ниска стойност, или да раздели плащането на няколко вноски.
2. Когато се изисква гаранция, тя се оценява и одобрява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията е валидна за достатъчно дълъг период, за да може да бъде активирана.
3. Гаранцията се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите членки. Когато бенефициерът е установен в трета държава, отговорният разпоредител с бюджетни средства може да се съгласи установена в тази трета държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако счете, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава членка.
По искане на бенефициера гаранцията, посочена в първа алинея, може да бъде заменена от солидарна гаранция от трета страна или от неотменимата и безусловна съвместна гаранция от бенефициерите по дейност, които са страни по същото споразумение или решение за безвъзмездни средства, след съгласието на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията се предоставя в евро.
С гаранцията банката или финансовата институция, третата страна или останалите бенефициери осигуряват неотменимо обезпечение или действат като пръв гарант за изпълнението на задълженията на бенефициера на безвъзмездните средства.
4. Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или плащанията на остатъка за бенефициера в съответствие с условията в споразумението или решението за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 207
Оправдателни документи при заявки за плащания
(член 135 от Финансовия регламент)
1. За всяко предоставяне на безвъзмездни средства предварителното финансиране може да се раздели на няколко плащания в съответствие с доброто финансово управление.
Новото плащане по предварителното финансиране се извършва в пълен размер само ако са усвоени поне 70 % от общата стойност на предишното.
Когато са усвоени по-малко от 70 % от предишното плащане по предварителното финансиране, размерът на новото плащане се намалява с неусвоената част на предишното плащане по предварителното финансиране.
Отчетът за разходите на бенефициера се представя в подкрепа на всяка заявка за ново плащане.
2. Без да се засяга член 110, бенефициерът удостоверява от свое име, че съдържащата се в заявките за плащания информация е пълна, надеждна и вярна. Той удостоверява също така, че извършените разходи могат да бъдат разглеждани като допустими в съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, както и че заявките за плащания са мотивирани с подходящи оправдателни документи, които могат да бъдат проверени.
3. Въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител на бюджетни кредити може да поиска в подкрепа на всяко плащане сертификат за финансовите отчети и съответните сметки за дейността или работната програма, издаден от одобрен външен одитор или в случай на публични органи - от квалифициран и независим обществен служител. Сертификатът се прилага към заявката за плащане. Сертификатът удостоверява съгласно методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и въз основа на договорени процедури в съответствие с международните стандарти, че разходите, обявени от бенефициера във финансовите отчети, на които се основава заявката за плащане, са действителни, точно осчетоводени и допустими съгласно разпоредбите на споразумението или решението за безвъзмездни средства.
В специфични и надлежно обосновани случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска сертификат под формата на становище или под друга форма в съответствие с международните стандарти.
Сертификатът за финансовите отчети и съответните сметки е задължителен за междинните плащания и за плащанията на остатъка в следните случаи:
а)
безвъзмездни средства за дейност, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 750 000 EUR или по-висока, когато съвкупните суми на заявките за плащане под тази форма са най-малко 325 000 EUR;
б)
оперативни безвъзмездни средства, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 100 000 EUR или по-висока.
В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може освен това да отмени задължението да се представи такъв сертификат за финансовите отчети и съответните сметки в случай на:
а)
публични органи и международни организации, посочени в член 43;
б)
бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, спешни операции по гражданска защита и управление на кризисни ситуации, с изключение на плащанията на остатъка;
в)
плащания на остатъка за бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, които са подписали споразумение за рамково партньорство или са били уведомени за решение за рамково партньорство, съгласно посоченото в член 178, и които имат система за контрол, предоставяща еквивалентни гаранции за такива плащания;
г)
бенефициери на многократни безвъзмездни средства, които са представили независими сертификати с еквивалентни гаранции за системите за контрол и методиката, използвани за определяне на техните вземания.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да отмени задължението за предоставяне на сертификат за финансовите отчети и съответните сметки, когато е бил или ще бъде направен одит пряко от персонала на Комисията или от орган, упълномощен да извърши такъв одит от нейно име, който одит предоставя еквивалентни гаранции относно декларираните разходи.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери посочените прагове по букви а) и б) от трета алинея се прилагат за всеки бенефициер.
4. В подкрепа на плащане и въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска доклад от оперативна проверка, издаден от независима трета страна и одобрен от отговорния разпоредител,. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити докладът от проверката се прилага към заявката за плащане и съответните разходи се смятат за допустими при същите условия като тези за разходите, свързани с одитните сертификати, както е предвидено в член 126 от Финансовия регламент. В доклада от проверката се посочва, че оперативната проверка е извършена според методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, както и дали дейността или работната програма са реално изпълнени съгласно условията, посочени в споразумението или решението за безвъзмездни средства.
Член 208
Преустановяване и намаляване на безвъзмездни средства
(член 135 от Финансовия регламент)
1. Изпълнението на споразумението или решението за безвъзмездни средства, участието на бенефициер в тяхното изпълнение или плащанията могат да бъдат преустановени с цел да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности, измами или нарушения на задължения, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението се възобновява възможно най-бързо.
2. Когато договорената дейност или работна програма не са изпълнени или не са изпълнени правилно, изцяло или навреме, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при условие че на бенефициера е била дадена възможност да представи своите коментари, намалява или си възстановява безвъзмездните средства пропорционално в зависимост от етапа на процедурата.
ГЛАВА 5
Изпълнение
Член 209
Договори за изпълнение
(член 137 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на Директива 2004/18/ЕО, когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка, бенефициерът възлага поръчката на икономически най-изгодната оферта или, ако е подходящо, на офертата с най-ниската цена, като следи за избягването на конфликт на интереси.
2. Когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка на стойност над 60 000 EUR, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да наложи на бенефициера специални правила в допълнение към тези по параграф 1.
Тези специални правила се основават на правилата от Финансовия регламент и се определят, като се отчитат стойността на съответните поръчки, относителният размер на вноската на Съюза спрямо общите разходи за дейността и рискът. Такива специални правила се включват в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
Член 210
Финансова подкрепа за трети страни
(член 137 от Финансовия регламент)
При условие че целите или резултатите, които следва да бъдат постигнати, са достатъчно подробно описани в условията по член 137, параграф 1 от Финансовия регламент, може да се счита, че не съществува свобода на преценка само ако решението или споразумението за безвъзмездни средства посочва следното:
а)
максималния размер на финансовата подкрепа, която може да бъде платена на трета страна, като тя не може да надвишава 60 000 EUR, освен в случаите, когато финансовата подкрепа е основната цел на дейността, както и критериите за определяне на точната сума;
б)
различните видове дейности, които могат да получат такава финансова подкрепа, въз основа на определен списък;
в)
определението на лицата или категориите лица, които могат да получават такава финансова подкрепа, и критериите за отпускането ѝ.
ДЯЛ VII
НАГРАДИ
Член 211
Програмиране
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за награди. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на конкурсите с примерния размер на наградите.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране на наградите през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 212
Правила на конкурсите
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. В правилата на конкурсите се посочва следното:
а)
условията за участие, в които се посочват поне:
i)
критериите за допустимост;
ii)
условията и крайният срок за регистрация на участниците, ако е необходимо, както и за подаване на проекти от участниците при условията, посочени в параграф 2;
iii)
условията за отстраняване на участници, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент;
iv)
еднолична отговорност на участниците в случай на иск, свързан с дейностите, извършвани в рамките на конкурса;
v)
приемане от страна на победителите на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата, както и на задълженията за публичност, както е посочено в правилата на конкурса;
vi)
че правото на Съюза е приложимото право по отношение на конкурса, допълнено при необходимост от национално право, посочено в правилата на конкурса;
vii)
компетентният съд или арбитражният съд за решаване на спорове;
viii)
че на заявителите, които са направили декларации с невярно съдържание или са извършили нарушения или измама, могат да се налагат финансови и/или административни санкции в съответствие с условията на член 145 и пропорционално на стойността на съответните награди;
б)
критериите за присъждане, които трябва да бъдат такива, че да може да се оцени качеството на проектите на участниците спрямо преследваните цели и очакваните резултати, както и да се определи обективно дали проектите заслужават да спечелят конкурса;
в)
размерът на наградата или наградите;
г)
условията на плащане на наградите на победителите след тяхното присъждане.
За целите на буква а), подточка i) от първа алинея бенефициерите на безвъзмездни средства на Съюза са допустими, освен ако изрично е посочено друго в правилата на конкурса.
За целите на буква а), подточка vi) от първа алинея може да се направи дерогация в случай на участие на международни организации.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити избира начини за комуникация, които са с недискриминационен характер за подаване на проекти от участниците и които не ограничават достъпа на участниците до конкурса.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всеки проект на участник съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на проектите на участниците е запазена;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
3. В правила на конкурсите могат да се определят условията за анулиране на конкурса, по-специално когато неговите цели не могат да бъдат изпълнени или когато юридическо или физическо лице, което не отговаря на условията за участие, следва да бъде наградено като победител.
4. Правилата на конкурсите се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза. Освен на интернет сайта правилата на конкурсите могат да бъдат публикувани и чрез всякакви други подходящи начини, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходима допълнителна публичност сред потенциалните участници. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на правилата на конкурсите също подлежат на публикуване при същите условия.
Член 213
Последващо публикуване
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до наградите, присъдени в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на участниците през изминалата година;
б)
броя на участниците и процента на успешните проекти на участници за всеки конкурс;
в)
списък с експертите, взели участие в конкурсните комисии през изминалата година, заедно със справка за процедурата за техния подбор.
Член 214
Оценка
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. За целите на оценката на проектите на участниците отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия от най-малко трима експерти, които могат да бъдат външни експерти или лица, представляващи най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка между тях, с изключение на представителствата или местните органи, посочени в член 72 от настоящия регламент, и органите, на които са делегирани правомощия, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма отделни структури.
Експертите, посочени в първа алинея, подлежат на изискванията относно конфликтите на интереси, посочени в член 57 от Финансовия регламент.
Външните експерти декларират, че не са в ситуация на конфликт на интереси към момента на назначаването и че се задължават да информират разпоредителя с бюджетни кредити, ако възникне такъв конфликт на интереси в хода на процедурата по оценяване.
2. След като приключат своята работа, членовете на комисията подписват протокол с всички проучени проекти на участници, който съдържа оценка на тяхното качество, като се определят проектите, на които могат да бъдат присъдени награди. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Протоколът, посочен в първа алинея, се съхранява за справки в бъдеще.
3. След това отговорният разпоредител с бюджетни кредити решава дали да присъди наградите. В това решение се посочва също следното:
а)
предметът и общият размер на присъдените награди, ако има такива;
б)
имената на спечелилите участници, ако има такива, размерът на наградите, присъдени на всеки спечелил участник, както и причините за избора;
в)
имената на отхвърлените участници и мотивите за тяхното отхвърляне.
Член 215
Информация и уведомяване
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Участниците се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните проекти и при всички случаи в срок от 15 календарни дни, след като разпоредителят с бюджетни кредити вземе решение за присъждане на наградата.
2. Решението за присъждане на наградата се съобщава на спечелилия участник и служи като правно задължение по смисъла на член 86 от Финансовия регламент.
ДЯЛ VIII
ФИНАНСОВИ ИНСТРУМЕНТИ
Член 216
Подбор на субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. За изпълнението на финансовите инструменти в условията на непряко управление Комисията получава доказателства, че упълномощеният субект отговаря на изискванията на член 60, параграф 2 от Финансовия регламент. След получаването на тези доказателства те са валидни за всяко бъдещо изпълнение на финансови инструменти от съответния субект, освен ако са внесени съществени промени в системите, правилата и процедурите на тези упълномощени субекти, обхванати от тези изисквания.
2. При подбора на субектите, натоварени с изпълнението на финансовите инструменти съгласно член 61, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията публикува покана за потенциалните упълномощени субекти. Тази покана включва критериите за подбор и за възлагане.
В поканата по първа алинея се посочва също дали упълномощеният субект трябва да задели собствени финансови ресурси за определения финансов инструмент или да сподели риска. Когато се направи такова обозначение и когато е необходимо да се намали възможен конфликт на интереси, в поканата се посочва също така, че от упълномощения субект се изисква да предложи мерки за хармонизиране на интересите, както е посочено в член 140, параграф 2 от Финансовия регламент. Мерките за хармонизиране на интересите трябва да бъдат включени в споразумението за конкретния финансов инструмент.
Комисията започва диалог със субектите, които отговарят на критериите за подбор, по прозрачен и обективен начин и без това да води до конфликт на интереси. След диалога Комисията подписва споразумения за делегиране със субекта или субектите, които са представили икономически най-изгодните предложения, включително, ако е приложимо, заделяне на собствени финансови ресурси или споделяне на риска.
3. Комисията може да проведе директни преговори с потенциалните упълномощени субекти, преди да подпише споразуменията за делегиране, когато упълномощеният субект е определен в съответния основен акт или е посочен в член 58, параграф 1, буква в), подточка iii) от Финансовия регламент или в надлежно обосновани и подходящо документирани изключителни случаи, по-специално когато:
а)
не са представени подходящи предложения след покана за потенциални упълномощени субекти;
б)
финансовите инструменти със специфични характеристики изискват определен вид упълномощен субект поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия;
в)
поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на Съюза, е невъзможно да се спази процедурата, посочена в параграф 2.
Член 217
Съдържание на споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
В допълнение към изискванията, изброени в член 40, споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, включва подходящи мерки за осигуряване на съответствие с принципите и условията, посочени в член 140 от Финансовия регламент. По-специално споразуменията за делегиране съдържат:
а)
описание на финансовия инструмент, включително инвестиционната му стратегия или политика, вида на предоставената подкрепа, критериите за допустимост на финансови посредници и крайни получатели, както и допълнителни оперативни изисквания за транспониране на целите на политиката на инструмента;
б)
изискванията за целеви обхват на стойностите за ефекта на лоста;
в)
определение на недопустимите дейности и критериите за отстраняване;
г)
разпоредби, гарантиращи хармонизиране на интересите и преодоляване на възможните конфликти на интереси;
д)
разпоредби за подбор на финансовите посредници съгласно член 139, параграф 4, втора алинея от Финансовия регламент и за създаването на специализирани инвестиционни средства, ако е приложимо;
е)
разпоредби относно отговорността на упълномощените субекти и на други субекти, участващи в изпълнението на финансовия инструмент;
ж)
разпоредби за уреждане на спорове;
з)
разпоредби за управление на финансовия инструмент;
и)
разпоредби относно използването и повторното използване на вноската на Съюза в съответствие с член 140, параграф 6 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби за управлението на вноските на Съюза и на доверителни сметки, включително рисковете за контрагента, приемливи касови операции, отговорностите на съответните страни, коригиращи действия в случай на прекалено големи салда по доверителните сметки, водене на документация и докладване;
к)
разпоредби относно възнаграждението на упълномощения субект, включително таксите за управление, както и относно изчисляването и плащането на разходи и такси за управление на упълномощения субект в съответствие с член 218;
л)
когато е целесъобразно, разпоредби относно рамка на условията за вноските от фондовете, посочени в член 175 от Финансовия регламент, по-специално Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и бъдещия Фонд за морско дело и рибарство (наричани по-долу „фондовете по ОСР“);
м)
разпоредби относно срока, възможността за удължаване и прекратяване на финансовия инструмент, включително условията за предсрочно прекратяване и когато е уместно, стратегии за излизане;
н)
разпоредби относно мониторинга на изпълнението на подкрепата за финансовите посредници и крайните получатели, включително докладване от страна на финансовите посредници;
о)
когато е приложимо, вида и характера на операциите по хеджиране, посочени в член 219.
Член 218
Разходи и такси за управление на упълномощените субекти
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Комисията заплаща възнаграждение на упълномощените субекти за изпълнението на финансови инструменти, което се изразява в такси, основани на резултатите, възстановяване на извънредни разноски, както и такси за управление на касовите средства, когато упълномощеният субект управлява касовите средства на финансовия инструмент.
2. Таксите, основани на резултатите, включват административни такси за упълномощените субекти като възнаграждение за работата, извършена при изпълнението на даден финансов инструмент. Когато е уместно, те могат да включват също така и стимули, свързани с политиката, за насърчаване на постигането на целите на политиката или за стимулиране на финансовите постижения на финансовия инструмент.
Член 219
Специфични правила за доверителните сметки при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, могат да откриват доверителни сметки по смисъла на член 68, параграф 7 от Финансовия регламент на свое име и изключително от името на Комисията. Тези упълномощени субекти изпращат съответните извлечения от сметките на отговорната служба на Комисията.
2. По доверителните сметки се поддържа подходяща ликвидност и активите, държани по тези доверителни сметки, се управляват в съответствие с принципите на доброто финансово управление, като се спазват подходящи пруденциални правила в съответствие с член 140, параграф 7 от Финансовия регламент.
3. За изпълнението на финансовите инструменти упълномощените субекти не извършват хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията за делегиране, посочени в член 217.
Член 220
Финансови инструменти, изпълнявани пряко
(член 139 от Финансовия регламент)
1. В изключителни случаи финансовите инструменти могат да се изпълняват пряко в съответствие с член 139, параграф 4 от Финансовия регламент чрез следните средства:
а)
специален инвестиционен механизъм, в който Комисията участва заедно с други публични или частни инвеститори с цел увеличаване на ефекта на лоста на финансовото участие на Съюза;
б)
заеми, гаранции, капиталови участия и други инструменти за споделяне на риска, различни от инвестиции в специализирани инвестиционни механизми, предоставяни пряко на крайните получатели или чрез финансови посредници.
2. За изпълнението на финансовите инструменти Комисията не извършва хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията със субектите, изпълняващи финансовия инструмент.
Член 221
Подбор на финансови посредници, ръководители на специални инвестиционни механизми и крайни получатели
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Когато Комисията изпълнява финансови инструменти пряко или непряко чрез специални инвестиционни механизми, тези механизми се създават в съответствие със законите на държава членка. Те могат също така да бъдат създадени в съответствие със законите на държава, различна от държава членка, в областта на външната дейност. Ръководителите на такива механизми са задължени от закона или чрез договор да действат добросъвестно като професионални ръководители.
2. Ръководителите на специалните инвестиционни механизми, посочени в параграф 1, и финансовите посредници или крайните получатели на финансовите инструменти се подбират, като се отчитат естеството на финансовия инструмент, който трябва да се изпълни, опитът и оперативният и финансовият капацитет на съответните субекти и/или икономическата жизнеспособност на проектите на крайните получатели. Изборът трябва да бъде прозрачен, обоснован от обективни причини и не трябва да поражда конфликт на интереси.
3. Не се предоставя финансова подкрепа за ръководители на специални инвестиционни механизми, на финансови посредници и на крайни получатели, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент.
Член 222
Условия за използване на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към преодоляване на пазарни несъвършенства или неефективности или неоптимални инвестиционни ситуации, както и към предоставяне на подкрепа само за крайните получатели, които се считат за потенциално икономически жизнеспособни в момента на предоставяне на подкрепата от Съюза чрез финансов инструмент.
2. Финансовите инструменти осигуряват подкрепа на крайните получатели по пропорционален начин. По-специално, преференциалното третиране на инвеститорите, предоставящи съвместни инвестиции или споделяне на риска, трябва да бъде обосновано и пропорционално на рисковете, поети от инвеститорите по даден финансов инструмент, и да бъде ограничено до необходимия минимум, за да се гарантира тяхната инвестиция или споделяне на риска.
Член 223
Ефект на лоста
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към постигане на ефект на лоста от финансовия принос на Съюза чрез мобилизиране на глобални инвестиции, надхвърлящи размера на финансовия принос на Съюза.
Ефектът на лоста от средствата на Съюза е равен на сумата за финансиране на допустимите крайни получатели, разделена на размера на финансовия принос на Съюза.
2. Целевият обхват на стойностите за ефекта на лоста се основава на предварителна оценка за съответния финансов инструмент.
Член 224
Предварителна оценка на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти се основават на предварителни оценки, които определят пазарните несъвършенства или неефективности или неоптималните инвестиционни ситуации, както и нуждите от инвестиции с оглед на целите на политиката.
2. Предварителната оценка доказва, че идентифицираните пазарни нужди не могат да бъдат посрещнати подходящо и своевременно чрез ръководени от пазара дейности или чрез интервенции на Съюза, различни от финансирането с финансов инструмент, като например регулиране, либерализация, реформа или други действия на политиката. Чрез нея се оценява вероятността финансовите инструменти да доведат до пазарни нарушения и изключване на частното финансиране, както и свързаните с това евентуални разходи,, и се определят средства за свеждане до минимум на отрицателните ефекти от такива нарушения.
3. В съответствие с принципа на субсидиарност предварителната оценка доказва, че даден финансов инструмент на ниво ЕС е по-подходящ за преодоляване на установените пазарни нужди от подобни финансови инструменти на национално или регионално ниво, включително тези, финансирани по линия на фондовете по ОСР. Когато се оценява добавената стойност от участието на Съюза, трябва да бъдат взети под внимание фактори като трудният достъп до финансиране на национално равнище, по-специално за трансгранични проекти, икономиите от мащаба или силният демонстрационен ефект, свързан с разпространението на най-добрите практики в държавите членки.
4. Предварителната оценка определя най-ефективния начин за изпълнение на финансовия инструмент.
5. Предварителната оценка доказва също, че планираният финансов инструмент е в съответствие с:
а)
новите и съществуващите финансови инструменти, за да се избегнат нежелани припокривания и да се постигнат синергии и икономии от мащаба;
б)
финансовите инструменти и другите форми на публична интервенция, насочени към същата пазарна среда, за да се избегнат несъответствия и да се проучат потенциалните синергии.
6. С предварителната оценка се оценяват пропорционалността на предвидената намеса по отношение на размера на установения недостиг на финансиране, очакваният ефект на лоста на планирания финансов инструмент и допълнителното качествено въздействие, като разпространението на най-добри практики, ефективното насърчаване на целите на политиката на Съюза по веригата на изпълнение или достъпът до специфични експертни познания на участниците във веригата на изпълнение.
7. Предварителната оценка установява набор от подходящи показатели за изпълнението за предложените финансови инструменти и показва очаквания продукт, резултати и въздействие.
8. Отделна предварителна оценка на финансовите инструменти се извършва само когато такава оценка, напълно съобразена с критериите в параграфи 1-7, не е включена в предварителната оценка или оценка на въздействието на програмата или дейността, обхваната от основен акт.
Член 225
Мониторинг на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. С цел да се осигури хармонизиран мониторинг на финансовите инструменти, посочени в член 140, параграф 12 от Финансовия регламент, се въвежда система за мониторинг от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се допринесе за осигуряването на достатъчна увереност, че средствата на Съюза се използват в съответствие с член 32, параграф 2 от Финансовия регламент.
2. Системата за мониторинг се използва за оценяване на напредъка на изпълнението по отношение на постигането на целите на политиката, отразени в съответните показатели за осъществените дейности и резултатите, установени съгласно предварителната оценка, за анализ на съответствието на изпълнението с определените изисквания съгласно член 140, параграф 2 от Финансовия регламент и за осигуряване на основа за докладването от Комисията, както се изисква съгласно член 38, параграф 5 и член 140, параграф 8 от Финансовия регламент.
3. В случай на непряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, представени от упълномощените субекти, и на наличните одити и проверки, извършени от упълномощените субекти, като се вземат предвид декларацията за управлението на упълномощените субекти и становището на независимия одитен орган, посочен в член 60, параграф 5 от Финансовия регламент. Комисията преглежда информацията, предоставена от упълномощените субекти, и може да извърши проверки, включително на извадков принцип, на подходящо равнище на изпълнение до крайните получатели.
Мониторингът от упълномощения субект се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници, и на наличните одити и проверки, извършени от финансовия посредник, като се вземат предвид декларацията за управлението на финансовия посредник и становището на независими одитори.
Когато не съществуват финансови посредници, упълномощеният субект пряко наблюдава използването на финансовия инструмент въз основа на докладите и отчетите, представени от крайните получатели.
Упълномощеният субект преразглежда, когато е уместно на базата на извадка, информацията, предоставена от финансовите посредници или от крайните получатели, и извършва проверки, както е определено в споразумението, посочено в член 217.
4. В случай на пряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници и от крайните получатели, подлежащи на съответните проверки. Разпоредбите на параграф 3 се прилагат за прякото управление mutatis mutandis.
5. Споразуменията за изпълнение на финансов инструмент съдържат необходимите разпоредби за прилагането на параграфи 1-4.
Член 226
Обработка на вноските от фондовете по ОСР
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Водят се отделни записи за вноските от фондовете по ОСР за финансовите инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент и подкрепяни от фондовете по ОСР съгласно специфичните за сектора правила.
2. Вноските от фондовете по ОСР се записват в отделни сметки и се използват в съответствие с целите на съответните фондове по ОСР за действия и крайни получатели, които са в съответствие с програмата или програмите, от които се правят вноските.
3. По отношение на вноските от фондовете по ОСР за финансови инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент, се прилагат специфичните за сектора правила.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 227
Доклад за бюджетното и финансовото управление през годината
(член 142 от Финансовия регламент)
Докладът за бюджетното и финансовото управление през годината съдържа точно описание на:
а)
постигането на целите за годината в съответствие с принципа на доброто финансово управление;
б)
финансовото състояние и събитията със съществено влияние върху дейностите през годината.
Докладът за бюджетното и финансовото управление е отделен от докладите за изпълнението на бюджета.
Член 228
Изключения от счетоводните принципи
(член 144 от Финансовия регламент)
Когато в конкретен случай счетоводителите смятат, че следва да бъде направено изключение от съдържанието на някой от счетоводните принципи, определени в счетоводните правила на Съюза, изключението надлежно се мотивира и докладва в бележките към финансовите отчети, посочени в член 232.
Член 229
Оправдателни документи
(член 144 от Финансовия регламент)
1. Всяко вписване се основава на оправдателни документи с дата и номер на хартиен носител или на носител, който гарантира надеждността и запазването на съдържанието им за сроковете, посочени в член 48.
2. Операциите от един и същ вид, извършени на едно и също място и на една и съща дата, могат да се обобщят в единен оправдателен документ.
Член 230
Отчет за финансовия резултат
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за финансовия резултат отразява приходите и разходите за годината, класифицирани по тяхното естество.
Член 231
Отчет за паричните потоци
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за паричните потоци представя паричните потоци през периода, като показва движението между откриването и закриването на касови наличности.
Касата е съставена от:
а)
касова наличност;
б)
банкови сметки и депозити, платими при поискване;
в)
други разполагаеми активи, които са високоликвидни и чиято стойност е стабилна.
Член 232
Бележки към финансовите отчети
(член 145 от Финансовия регламент)
Бележките съгласно член 145 от Финансовия регламент са неразделна част от финансовите отчети. Те съдържат най-малко следните данни:
а)
счетоводни принципи, правила и методи;
б)
обяснителни записки с допълнителна информация, която не се съдържа в основния текст на финансовите отчети, но е необходима за съставяне на вярна и точна представа.
Член 233
Отчети за изпълнението на бюджета
(член 146 от Финансовия регламент)
1. Отчетите за изпълнението на бюджета съдържат:
а)
данни за приходите, включително:
i)
промените в прогнозните бюджетни приходи;
ii)
изпълнението на приходите;
iii)
установените вземания;
б)
данни за промените в общия размер на наличните бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
в)
данни за усвояването на общите налични бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
г)
данни за неизпълнените поети задължения, за пренесените от предходната година и за поетите през текущата година задължения.
2. По отношение на данните за приходите се прилага справка с разбивка по държави членки за размера на вноските в системата на собствените ресурси, които подлежат на събиране към края на финансовата година и за които е издадено нареждане за събиране.
Член 234
Условия за предаване на отчетите
(член 148 от Финансовия регламент)
Междинните и окончателните отчети, посочени в членове 147 и 148 от Финансовия регламент, могат да се изпращат по електронен път.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Счетоводна система
Член 235
Счетоводна система
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят на всяка институция и орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставя и съхранява актуализирани документи, които описват счетоводната система и счетоводните процедури в неговата институция и орган.
2. Бюджетните приходи и разходи се регистрират в компютризираната система по член 236 според икономическия характер на операцията като текущи приходи и разходи или като капитал.
Член 236
Компютризирани системи
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Сметките се водят с помощта на интегрирана компютризирана система.
2. Когато сметките се водят с компютризирани системи и подсистеми, всяка система и подсистема се описва подробно.
Описанието определя съдържанието на всички полета с данни и посочва как системата обработва отделните операции. В него се посочва как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция и за всяка промяна в компютризираните системи и подсистеми, така че по всяко време да е възможно определяне на характера на промените и лицето, което ги е внесло.
Описанието на компютризираните счетоводни системи и подсистеми посочва връзките между тези системи и централната счетоводна система, по-специално по отношение на преноса на данни и равняването на салдата.
3. Достъп до компютризираните системи и подсистеми имат единствено лицата, включени в списък на упълномощените потребители, който всяка институция съставя и актуализира.
Раздел 2
Счетоводни книги
Член 237
Счетоводни книги
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент води регистър, главна книга и поне подглавни книги за длъжниците, кредиторите и дълготрайните активи, освен ако това е икономически неоправдано.
Счетоводните книги се състоят от електронни документи, които се идентифицират от счетоводителя и осигуряват пълни гаранции за доказателствената си сила.
Записванията в регистъра се прехвърлят в главната книга, структурирана според сметкоплана по член 212.
Регистърът и главната книга могат да се разделят на толкова специални регистри и специални книги, колкото е необходимо, за да се изпълнят изискванията.
Вписванията в специалните регистри и специалните книги се централизират поне веднъж месечно в регистъра и в главната книга.
Член 238
Оборотна ведомост
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставят оборотна ведомост, която обхваща всички сметки от общата счетоводна отчетност, включително уравнените през годината, като във всички случаи посочва:
а)
номер на сметката;
б)
описание;
в)
общо дебит;
г)
общо кредит;
д)
салдо.
Член 239
Счетоводно равняване
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Данните от главната счетоводна книга се съхраняват и организират така, че да отговарят на съдържанието на всяка сметка, включена в оборотната ведомост.
2. По отношение на инвентарния опис на дълготрайните активи се прилагат разпоредбите на членове 246-253.
Раздел 3
Записване
Член 240
Записи по сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записите се извършват по метода на двустранното счетоводно записване, при който всяко движение или изменение по сметките се отразява със запис, осигуряващ равностойност между дебитираната и кредитираната сума по различните сметки, до които се отнася записът.
2. За операция във валута, различна от еврото, се изчислява равностойността в евро и се записва в сметките.
Операциите в чуждестранна валута по сметки, които могат да се преоценят, подлежат на преоценка най-малко всеки път, когато сметките се приключват.
Преоценката се извършва по курсовете, посочени в член 6.
Обменният курс на еврото спрямо друга валута, който се използва за изготвяне на баланса към 31 декември от година N, е курсът за последния работен ден на година N.
3. Счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент, уточняват правилата за обмен и преоценка, необходими за целите на счетоводната отчетност с текущо начисляване.
Член 241
Счетоводни записи
(член 154 от Финансовия регламент)
При всички счетоводни записи се посочват произходът, съдържанието и счетоводните референции на всички данни, както и съответните оправдателни документи.
Член 242
Записване в регистъра
(член 154 от Финансовия регламент)
Счетоводните операции се записват в регистъра по един от следните методи, които не са взаимно изключващи се:
а)
по дни и по операции;
б)
под формата на месечно обобщение на общите суми по операциите, при условие че се съхранява цялата документация, която позволява проверка на отделните операции по дни.
Член 243
Утвърждаване на записванията
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записванията в регистъра и в подглавните книги стават окончателни чрез процедура на утвърждаване, която забранява промени или изтриване на записванията.
2. Най-късно преди представянето на окончателните финансови отчети се прилага процедура за приключване, чиято цел е да замрази хронологията на регистрираните данни и да гарантира тяхната ненарушимост.
Раздел 4
Равняване и проверка
Член 244
Равняване на сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Салдото по сметките в оборотната ведомост се равнява периодично и най-малко при годишното приключване с данните от управленските системи, използвани от разпоредителите с бюджетни кредити за управление на активите и пасивите и за ежедневното регистриране на данни в счетоводната система.
2. Периодично и най-малко винаги когато сметките се приключват, счетоводителят проверява дали банковите салда съответстват на реалната ситуация, по-специално по отношение на:
а)
парични средства в банки чрез равняване с предоставените от финансовите институции извлечения от сметките;
б)
касовите наличности чрез равняване с данните от касовата книга.
Сметките за дълготрайните активи подлежат на преглед съгласно член 250.
3. Междуинституционалните свързващи сметки се равняват ежемесечно.
4. Временните сметки се откриват и преглеждат ежегодно от счетоводителя. Тези сметки са под отговорността на разпоредителя с бюджетни кредити и той ги изчиства възможно най-скоро.
Раздел 5
Бюджетни сметки
Член 245
Съдържание и водене на бюджетните сметки
(член 156 от Финансовия регламент)
1. За всяко подразделение на бюджета бюджетните сметки отразяват:
а)
по отношение на разходите:
i)
разрешените в първоначалния бюджет бюджетни кредити, включените в коригиращите бюджети бюджетни кредити, пренесените бюджетни кредити, наличните бюджетни кредити след събирането на целеви приходи, трансферите на бюджетни кредити, както и общия размер на наличните бюджетни кредити;
ii)
поетите задължения и плащанията за финансовата година;
б)
по отношение на приходите:
i)
прогнозите в първоначалния бюджет, прогнозите в коригиращите бюджети, целевите приходи и установения по този начин общ размер на прогнозните приходи;
ii)
установените вземания и събраните суми за съответната финансова година;
в)
неизплатените поети задължения и несъбраните приходи, които са пренесени от предходни финансови години.
Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания по буква а) от първа алинея се записват и отразяват отделно.
Глобалните временни поети задължения във връзка с Европейския фонд за гарантиране на земеделието (наричан по-нататък „ЕФГЗ“) и съответните плащания по тях също се записват в бюджетните сметки.
Тези задължения се представят спрямо общия размер на бюджетните кредити за ЕФГЗ.
2. Бюджетните сметки отразяват отделно:
а)
усвояването на бюджетните кредити, които са пренесени, и бюджетните кредити за годината;
б)
изчистването на неизплатени задължения.
В приходната част подлежащите на събиране приходи от предходни финансови години се представят отделно.
3. Бюджетните сметки могат да бъдат организирани по такъв начин, че да се изгради система на разходно осчетоводяване.
4. Бюджетните сметки се водят чрез компютърни системи, в книги или в картотеки.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 246
Инвентарен опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Системата на инвентарен опис се изгражда от разпоредителя с бюджетни кредити с техническото съдействие на счетоводителя. Тази система трябва да съдържа цялата информация, която се изисква за водене на счетоводството и опазване на активите.
Член 247
Опазване на имуществото
(член 157 от Финансовия регламент)
Всяка институция и орган, посочени в член 141 от Финансовия регламент, приемат разпоредби за опазване на активите, отразени в съответните им счетоводни баланси, и вземат решение кои административни отдели отговарят за системата на инвентарен опис.
Член 248
Вписване в инвентарния опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Подлежат на вписване в инвентарния опис и в счетоводните сметки за дълготрайните активи всички придобити активи, чийто срок на употреба е над една година, които не са консумативи и чиято покупна цена или производствена цена е по-висока от указаната в счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент.
Член 249
Съдържание на описа по елементи
(член 157 от Финансовия регламент)
Инвентарният опис съдържа подходящо описание на всеки елемент и посочва неговото местонахождение или за движимите вещи - отговорната служба или лице, датата на придобиване и единичната цена.
Член 250
Инвентаризация на движимо имущество
(член 157 от Финансовия регламент)
Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, извършват инвентаризация по такъв начин, че да се провери физическото наличие на всяка вещ и нейното съответствие със записа в инвентарния опис. Проверките се извършват в рамките на годишна програма за проверки, с изключение на дълготрайните материални и нематериални активи, които се проверяват най-малко веднъж на три години.
Член 251
Препродажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Членовете, длъжностните лица и останалите служители на институциите и органите по член 141 от Финансовия регламент нямат право да придобиват вещи, които институциите и органите препродават, с изключение на продадените чрез публичен търг.
Член 252
Процедура за продажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
1. Продажбата на материални активи се обявява на местно равнище по подходящ начин, ако единичната покупна цена е 8 100 EUR или над тази стойност. Между публикуването на последната обява и сключването на договора за продажба следва да изминат най-малко 14 календарни дни.
Продажбите, посочени в първа алинея, се извършват чрез обяви за продажба, които се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз, ако единичната покупна цена е 391 100 EUR или над тази стойност. Подходящи обяви могат да се публикуват и в печатните издания на държавите членки. Между датата на публикуване в Официален вестник на Европейския съюз и сключването на договора за продажба трябва да измине най-малко един месец.
2. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, могат да се откажат от обяви, ако разходите за тях надхвърлят очакваните постъпления от операцията.
3. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, във всички случаи се стремят да постигнат най-добрата цена при продажбата на материални активи.
4. Параграфи 1, 2 и 3 не се прилагат за продажби между институциите на Съюза и неговите органи, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 253
Процедура за освобождаване от материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя декларация или протокол във всички случаи, когато елемент от инвентарния опис, включително сградите, се продава, предоставя безплатно, бракува, отдава под наем или липсва поради загуба, кражба или по друга причина.
В декларацията или протокола се посочва по-конкретно дали вещта следва да се подмени за сметка на длъжностно лице или друг служител на Съюза или друго лице.
Когато недвижимо имущество или големи съоръжения се предоставят безплатно, трябва да се състави договор и случаят да се опише в годишен доклад, който се изпраща на Европейския парламент и Съвета при представянето на проектобюджета.
Членовете, длъжностните лица или другите служители на институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, не могат да бъдат получатели на собствеността от инвентарния опис, която е предоставена безплатно или бракувана.
Член 254
Инвентарен опис и обявяване на продажби в делегациите на Съюза
(член 157 от Финансовия регламент)
1. В случая на делегациите на Съюза постоянните инвентарни описи на движимото имущество, принадлежащо на Съюза, се съхраняват по места. Те се изпращат редовно на централните отдели в съответствие с приетите от всяка институция правила.
Движимото имущество, което е в транзит до делегациите на Съюза, се вписва във временен опис, преди да бъде заведено в постоянния опис.
2. Обявяването на продажбите на движимо имущество на делегациите на Съюза се извършва съгласно местните обичаи.
ЧАСТ ВТОРА
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
НАУЧНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ
Член 255
Видове дейности
(член 181 от Финансовия регламент)
1. Преките дейности се изпълняват от структурите на Съвместния изследователски център (наричан по-нататък „JRC“) и по принцип се финансират изцяло от бюджета. Те включват:
а)
научноизследователски програми;
б)
проучвателни изследователски дейности;
в)
дейности за научно-техническа подкрепа от институционален характер.
2. JRC може да участва в непреки дейности при условията, посочени в член 183 от Финансовия регламент.
3. Прогнозите за вземанията по член 181, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
Член 256
Допълнителни правила, приложими към JRC
(член 183 от Финансовия регламент)
1. Дейностите на конкурентна основа, реализирани от JRC, включват:
а)
дейности, извършвани след процедури за безвъзмездни средства или за обществени поръчки;
б)
дейности от името на трети страни;
в)
дейности, предприети съгласно административно споразумение с други институции или други служби на Комисията за предоставяне на научно-технически услуги.
2. Когато провежданите от JRC дейности за трети страни включват обществени поръчки, процедурата за възлагане на обществените поръчки е съобразена с принципите на прозрачност и равно третиране.
3. Прогнозите за вземанията по член 183, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
ДЯЛ II
ВЪНШНИ ДЕЙНОСТИ
ГЛАВА I
Общи разпоредби
Член 257
Дейности, които могат да бъдат финансирани
(член 184 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за дейностите, посочени в част 2, дял IV, глава 1 от Финансовия регламент, могат по-конкретно да финансират обществени поръчки, безвъзмездни средства, включително лихвени субсидии, специални заеми, гаранции по заеми, финансова помощ, бюджетна подкрепа и други специфични форми на бюджетно подпомагане.
ГЛАВА II
Бюджетна подкрепа и доверителни фондове с няколко донори
Член 258
Използване на бюджетната подкрепа
(член 186 от Финансовия регламент)
1. Когато е предвидено в съответните основни актове, Комисията може да използва секторна или обща бюджетна подкрепа в рамките на трета държава, ако са изпълнени следните условия:
а)
управлението на публичните финанси на държавата партньор е достатъчно прозрачно, надеждно и ефективно;
б)
държавата партньор е въвела достатъчно надеждни и подходящи секторни или национални политики и;
в)
държавата партньор е въвела макроикономически политики, ориентирани към стабилността.
2. Споразуменията, сключени с държавата партньор, трябва да съдържат задължение тази държава да предостави на Комисията надеждна и своевременна информация, която позволява на Комисията да направи оценка на изпълнението на условията, посочени в параграф 1.
Член 259
Доверителни фондове на Съюза за външни дейности
(член 187 от Финансовия регламент)
Вноските на другите донори се вземат предвид при постъпването им в специфичната банкова сметка на доверителния фонд и в размера в евро, получен при валутния обмен в момента на получаването им по специфичната банкова сметка.
Вноската на Съюза се прехвърля своевременно за покриване на правните задължения на доверителния фонд, като се вземат предвид наличните средства, предоставени от други донори.
Лихвите, натрупани по специфичната банкова сметка на доверителния фонд, се инвестират в доверителния фонд, освен ако е предвидено друго в учредителния акт на доверителния фонд.
Всички трансакции, направени през годината по банковата сметка, посочена в третата алинея, се записват съответно в сметките на доверителния фонд.
Финансовото отчитане на операциите, извършени от всеки доверителен фонд, се извършва два пъти годишно от разпоредителя с бюджетни кредити.
Доверителните фондове подлежат всяка година на независим външен одит.
Съветът на доверителния фонд одобрява годишния доклад на доверителния фонд, изготвен от разпоредителя с бюджетни кредити, заедно с годишните отчети, изготвени от счетоводителя. Тези доклади се прилагат към годишния доклад на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити и се представят на Европейския парламент и Съвета в рамките на процедурата за освобождаване от отговорност на Комисията.
Правилата за съставяне на съвета и неговият вътрешен правилник се определят в учредителния акт на доверителния фонд, приет от Комисията и спазван от донорите. Тези правила гарантират справедливо представяне на донорите и включват изискването за положителен вот от Комисията за окончателното решение за използването на средствата.
ГЛАВА III
Обществени поръчки
Член 260
Ползване на сгради под наем
(член 190 от Финансовия регламент)
Единствените поръчки за недвижими имоти, които могат да бъдат финансирани от оперативните бюджетни кредити за външни дейности, са тези за ползване под наем на сгради, които вече са били построени към датата на сключване на договора за наем. Поръчките се публикуват съгласно член 124.
Член 261
Определения
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за услуги включват поръчки за проучвания и техническа помощ.
Поръчката за проучване е договор за услуга, сключен между доставчик и възложител, който включва проучвания за определяне и подготовка на проекти, проучвания за приложимост, икономически и пазарни проучвания, технически проучвания и одити.
Поръчката за техническа помощ е поръчка, при която от доставчика се изисква да има консултантска роля, да управлява или да надзирава проект или да осигури посочените в условията на поръчката консултанти.
2. Когато трета държава разполага с квалифициран управленски персонал в своите отдели или структури с публично участие, поръчките могат да се изпълняват пряко от тези отдели или структури чрез пряко влагане на труд.
Член 262
Специални разпоредби във връзка с праговете и условията за възлагане на външни обществени поръчки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Членове 123-126, с изключение на определенията, член 127, параграфи 3 и 4, членове 128, 134-137, член 139, параграфи 3-6, член 148, параграф 4, член 151, параграф 2 и членове 152-158, 160 и 164 от настоящия регламент не се прилагат към договорите за обществени поръчки, сключени от възложителите по член 190, параграф 2 от Финансовия регламент или от тяхно име.
Решението за изпълнение на разпоредбите във връзка с обществените поръчки по тази глава се взема от Комисията, включително за подходящите проверки, извършвани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, когато Комисията не е възложител.
2. При неспазване на процедурите по параграф 1 разходите за съответните операции не могат да се финансират от Съюза.
3. Настоящата глава не се прилага за възложителите по член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, когато след проверките съгласно член 61 от Финансовия регламент Комисията им е разрешила да прилагат собствени процедури за обществени поръчки.
Член 263
Обявяване и недопускане на дискриминация
(членове 190 и 191 от Финансовия регламент)
1. Комисията предприема необходимите мерки за гарантиране на максимално широко участие при равни условия в конкурентните процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани от Съюза. За целта по-конкретно се полагат грижи за:
а)
осигуряване на адекватно публикуване в разумен срок на предварителните обявления, обявленията за обществена поръчка и обявленията за възлагане;
б)
премахване на всички дискриминационни практики или технически спецификации, които биха могли да затруднят широкото участие при равни условия на всички физически и юридически лица, посочени в член 182 от Финансовия регламент.
2. Член 265, параграф 5, член 267, параграф 3 и член 269, параграф 4 не засягат използването на електронни обществени поръчки.
Член 264
Обявяване
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Обявлението за предварителна информация за международни покани за представяне на оферти се изпраща на Службата за публикации във възможно най-кратки срокове при поръчките за доставки и услуги и възможно най-бързо след решението за одобряване на програмата при договорите за строителни работи.
2. За целите на тази глава обявлението за обществена поръчка се публикува:
а)
най-малко в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет за международните покани за представяне на оферти;
б)
най-малко в държавния вестник на държавата получател или в равностойно издание за местните покани за представяне на оферти.
Когато обявлението за обществена поръчка се публикува и на местно равнище, то трябва да е идентично на публикуваното в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет и да се публикува едновременно с него. Комисията отговаря за публикуването в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет. Ако обявлението се публикува на местно равнище, това може да се извърши от структурите, посочени в член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент.
3. Обявлението за възлагане се изпраща при подписването на договора, освен когато, ако все още е необходимо, поръчката е обявена за тайна или когато изпълнението на поръчката трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност с цел защита на основните интереси на Европейския съюз или на държавата бенефициер, както и когато публикуването на обявлението за възлагане се счита за неподходящо.
Член 265
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за услуги са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече:
i)
международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
ii)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 3 от настоящия член или рамково споразумение.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
Плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
2. При международната ограничена процедура по параграф 1, буква а) в обявлението за обществена поръчка се посочва броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти. За поръчки за услуги се канят най-малко четирима кандидати. Броят на кандидатите, допуснати да подадат оферти, трябва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
Списъкът на избраните кандидати се публикува на интернет сайта на Комисията.
Ако броят на кандидатите, отговарящи на критериите за подбор или на минималните нива на капацитет, е по-нисък от минималния брой, възложителят може да покани да представят оферти само кандидатите, отговарящи на критериите за представяне на оферта.
3. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), възложителят съставя списък на най-малко трима оференти по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Оферентите при състезателната процедура на договаряне могат да бъдат избрани от подходящо обявен списък на потенциални оференти, посочен в член 136, параграф 1, буква б). Този списък се изготвя след покана за изразяване на интерес и е валиден за не повече от пет години от датата на обявлението. Списъкът може да включва подсписъци. Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да представят оферта.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с оферентите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
4. За правни услуги съгласно номенклатурата CPV възложителите могат да използват състезателна процедура на договаряне, независимо от прогнозната стойност на поръчката.
5. Офертите се изпращат в пакет или във външен плик, съдържащ два отделни запечатани плика - един с надпис „Плик А - Техническа оферта“ и друг с надпис „Плик Б - Финансова оферта“. На външния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Ако тръжната документация предвижда събеседвания, комисията за оценка може да ги проведе с главните членове на екипа от експерти, предложен в технически приемливите оферти, след като изготви писмени междинни заключения и преди да приключи окончателно оценката на техническите оферти. В такива случаи събеседването с експертите се провежда от комисията за оценка, за предпочитане колективно, ако те образуват екип, и на достатъчно близки времеви интервали, за да може да се направи сравнение. Събеседванията се провеждат в съответствие с образец, одобрен предварително от тръжната комисия и прилаган към всички поканени за събеседване експерти или екипи. Датата и часът на събеседването се съобщават на оферентите най-малко десет календарни дни предварително. В случаи на непреодолима сила, при които оферентът е възпрепятстван да се яви на събеседването, следва да му се изпратят нова дата и час.
6. Критериите за възлагане на поръчка служат за определяне на икономически най-изгодната оферта.
Икономически най-изгодната оферта се избира чрез претегляне в съотношение 80/20 на техническите качества и цената. За тази цел:
а)
полученият резултат за техническата оферта се умножава по 0,80;
б)
полученият резултат за ценовата оферта се умножава по 0,20.
Член 266
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. За поръчките за услуги възложителят може да използва процедура на договаряне въз основа само на една оферта в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 104, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато услугите се възлагат на организации от публичния сектор или институции или сдружения с нестопанска цел и се отнасят до дейности от институционален характер или целят да предоставят помощ на хора в социалната сфера;
в)
за услуги, които представляват продължение на вече започнали услуги, при условията, изброени в параграф 2;
г)
когато тръжната процедура или опитът за използване на рамково споразумение до момента са неуспешни, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено;
д)
когато съответната поръчка следва конкурс и съгласно приложимите правила трябва да бъде възложена на успелия кандидат или на един от успелите кандидати, като в такъв случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
е)
когато по технически причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен доставчик на услуги;
ж)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Дейностите от институционален характер, посочени в буква б) от първа алинея, включват услуги, които са пряко свързани със законоустановената мисия на публичните органи.
2. Услугите, които са продължение на вече започнали услуги по параграф 1, буква в), са следните:
а)
допълнителни услуги, които не са обхванати от основната поръчка, но в резултат на непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на поръчката, при условие че допълнителната услуга не може технически и икономически да се отдели от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя, и че съвкупната стойност на допълнителните услуги не надхвърля 50 % от стойността на основната поръчка;
б)
допълнителни услуги, представляващи повторение на подобни услуги, възложени на изпълнителя на първоначална поръчка, при условие че:
i)
за първата услуга е било публикувано обявление за обществена поръчка и възможността да се използва процедура на договаряне за нови услуги за проекта, както и прогнозната цена са били ясно посочени в обявлението за обществена поръчка, публикувано за първата услуга;
ii)
продължението на поръчката е само за стойност и за продължителност, които не надхвърлят стойността и продължителността на първоначалната поръчка.
Член 267
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за доставки са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече: международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: рамково споразумение или:
i)
за поръчки на стойност от 100 000 EUR или повече, но по-малка от 300 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
ii)
за поръчки на стойност под 100 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2.
в)
плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), подточка ii) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима доставчици по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с доставчиците възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
4. При поръчки за доставки без предвидено следпродажбено обслужване единственият критерий за възлагане на поръчката е цената.
Когато предложенията за следпродажбено обслужване или за обучение имат особено значение, се избира офертата с най-ниската цена или икономически най-изгодната оферта, като се отчита техническото качество на предложеното обслужване и цената.
Член 268
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за доставки могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на едно предложение при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато това се определя от характера или особените характеристики на доставките, например когато изпълнението на поръчката е запазено изключително за притежатели на патенти или лицензи за ползване на патенти;
в)
за допълнителни доставки от първоначалния доставчик с цел частично да се заменят обичайните доставки или монтажи или да се разширят съществуващите доставки или монтажи, когато евентуална промяна на доставчика би задължила възложителя да придобие съоръжения с различни технически характеристики и това би довело до несъвместимост или прекомерни технически трудности при експлоатацията и поддръжката;
г)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
д)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
е)
за поръчки относно котирани доставки и покупки на стоковата борса;
ж)
за поръчки по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
В случаите, посочени в буква г) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. За целите на параграф 1, буква а) от настоящия член операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Член 269
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за строителни работи са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 5 000 000 EUR или повече:
i)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
ii)
с оглед на характеристиките на някои строителни работи, международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече, но по-малка от 5 000 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
в)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2 от настоящия член;
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква в) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима изпълнители по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с изпълнителите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Критериите за подбор обхващат капацитета на оферента да изпълнява подобни поръчки, по-специално с оглед на извършени строителни работи през последните години. След извършване на подбора и след отхвърляне на недопустимите оферти единственият критерий за възлагане на обществената поръчка е цената.
4. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
Член 270
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за строителни работи могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на една оферта при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
за допълнителни строителни работи, които не са включени в първоначалната поръчка, но поради непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на описаните в нея работи, при условията по параграф 2;
в)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
г)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
д)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
В случаите, посочени в буква в) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. Допълнителните строителни работи по параграф 1, буква б) се възлагат на изпълнителя на строителни работи, който вече извършва работите:
а)
когато тези работи не могат технически и икономически да се отделят от главната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя;
б)
когато тези работи, макар отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване;
в)
когато съвкупната стойност на поръчката за допълнителни работи не надхвърля 50 % от стойността на главната поръчка.
Член 271
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за недвижими имоти
(член 190 от Финансовия регламент)
Поръчките за недвижими имоти по член 260 могат да се възлагат чрез процедура на договаряне, след като е проучен местният пазар.
Член 272
Избор на процедура за възлагане на обществени поръчки при смесени договори
(член 190 от Финансовия регламент)
При поръчки както за доставка на услуги, така и за доставка на стоки или за извършване на строителни работи, възложителят със съгласието на Комисията, ако тя самата не е възложител, определя приложимите прагове и процедури с оглед на преобладаващия аспект, който се оценява въз основа на относителната стойност и оперативното значение на различните елементи на поръчката.
Член 273
Тръжна документация
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация по член 138 се изготвя въз основа на най-добрите международни практики и в съответствие с разпоредбите на настоящата глава по отношение на обявяването и контактите между възложителя и оферентите.
2. При поръчките за услуги тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
вида поръчка;
ii)
критериите за възлагане и тяхната тежест;
iii)
възможността за събеседвания и графика за тяхното провеждане;
iv)
информация дали се допускат варианти;
v)
разрешения дял, който може да се възлага на подизпълнители;
vi)
максималния бюджет, наличен за поръчката;
vii)
валутата на офертите;
б)
списък на избраните кандидати (с посочване на забраната за сдружаване);
в)
общите условия на поръчките за услуги;
г)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
д)
заданието с планирания график за проекта и датите, от които според плана главните експерти трябва да бъдат на разположение;
е)
ценовата таблица (за попълване от оферента);
ж)
образец на офертата;
з)
образец на договора;
и)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за плащане на предварителното финансиране.
Буква з) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
3. При поръчките за доставки тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за доставки;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
техническо приложение с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
4. При поръчките за строителни работи тръжната документация съдържа следните документи:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за строителни работи;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
технически приложения с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
5. Ако възникнат противоречия между специфичните условия, посочени в параграф 2, буква г), параграф 3, буква в) и параграф 4, буква в), и общите условия, се прилагат тези специфични условия.
6. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски стандарти или, ако е подходящо, международни стандарти, които са сертифицирани от организациите, отговарящи на европейските или международните стандарти относно сертифицирането. Възложителите приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за осигуряване на качеството.
Член 274
Гаранции
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Чрез дерогация от член 163 предварителните гаранции са в евро или във валутата на договора, за който се отнасят.
2. Възложителят може да поиска тръжна гаранция по смисъла на настоящата глава в размер от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката за доставки или строителни работи. Тя трябва да бъде в съответствие с член 163. Гаранцията се освобождава при подписване на договора. Тя се задържа, ако офертата, представена преди крайния срок за представяне на офертите, впоследствие бъде оттеглена.
3. При поръчки за доставки и строителни работи възложителят може да изиска гаранция за изпълнението на стойност, определена в тръжните документи, между 5 % и 10 % от общата стойност на поръчката. Тази гаранция се определя въз основа на обективни критерии като вида и стойността на поръчката.
Независимо от това се изисква гаранция за изпълнението, когато са надхвърлени следните прагове:
а)
345 000 EUR за поръчки за строителни работи;
б)
150 000 EUR за поръчки за доставки.
Тази гаранция остава валидна поне до окончателното приемане на доставките или строителните работи. В случай на лошо изпълнение на поръчката се задържа целият размер на гаранцията.
Член 275
Срокове за процедурите
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Офертите трябва да бъдат получени от възложителя на адреса и преди крайния срок, посочени в поканата за представяне на оферти. Определеният от възложителя срок за получаване на оферти и заявки за участие е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и достатъчен период за подготовка и представяне на офертите.
При поръчките за услуги минималният срок между датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти и крайната дата за получаване на офертите е 50 дни. При неотложни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
2. Оферентите могат да задават въпроси в писмена форма преди крайната дата за получаване на офертите. Възложителят предоставя отговорите на въпросите преди крайната дата за получаване на офертите.
3. При международните ограничени процедури срокът за получаване на заявления за участие е най-малко 30 дни от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка. Периодът между датата на изпращане на писмото с поканата и крайния срок за получаване на офертите е най-малко 50 дни. При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
4. При международните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
90 дни за поръчки за строителни работи;
б)
60 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
5. При местните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
60 дни за поръчки за строителни работи;
б)
30 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
6. При състезателните процедури на договаряне, посочени в член 265, параграф 1, буква б), член 267, параграф 1, буква в) и член 269, параграф 1, буква в), на кандидатите се дава срок от най-малко 30 дни от датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти, в който те могат да представят оферти.
7. Сроковете по параграфи 1-6 се изразяват в календарни дни.
Член 276
Комисия за оценка
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за изпълняващи изискванията, се оценяват и класират от комисия за оценка въз основа на предварително обявените критерии за отстраняване, подбор и възлагане. Тази комисия се състои от нечетен брой членове, най-малко трима, с необходимите технически и административни експертни познания за оценка на офертите.
2. Ако Комисията не е възложител, тя може да поиска копие от тръжните документи, офертите, оценката на офертите и подписаните договори. Тя също може да участва като наблюдател при отварянето и оценката на офертите.
3. Офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, или на посочените в нея специфични изисквания, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят може да покани кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване, подбор и възлагане, в определен от нея/него срок и при зачитане на принципа за равно третиране.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за необходимите пояснения във връзка със съдържанието на офертата.
5. Задължението за съставяне на комисия за оценка може да бъде отменено за процедури на стойност, ненадвишаваща 20 000 EUR.
ГЛАВА IV
Безвъзмездни средства
Член 277
Финансиране в пълен размер
(член 192 от Финансовия регламент)
В случай на дерогация от изискването за съфинансиране в решението за отпускане се излагат мотивите.
ДЯЛ III
ЕВРОПЕЙСКИ СЛУЖБИ
Член 278
Европейските служби и създаване на допълнителни служби
(член 195 от Финансовия регламент)
Посочените в член 195 от Финансовия регламент европейски служби са следните:
а)
Службата за публикации;
б)
Европейската служба за борба с измамите;
в)
Европейската служба за подбор на персонал и Европейското училище по администрация, което е административно прикрепено към нея;
г)
Службата за управление и плащане по индивидуални права;
д)
Службата за инфраструктура и логистика в Брюксел и Службата за инфраструктура и логистика в Люксембург.
Една или повече институции могат да създават допълнителни служби, при условие че това се оправдава от анализа на разходите и ползите и се гарантира видимостта на действията на Съюза.
Член 279
Делегиране от институциите на европейските междуинституционални служби
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
Всяка институция е отговорна за бюджетните задължения. Институциите могат да делегират на директора на съответната междуинституционална европейска служба всяко последващо действие, по-специално правните задължения, утвърждаването на разходи, разрешаването на плащания и изпълнението на приходи, като определят границите и условията на делегираните правомощия.
Член 280
Специални правила за Службата за публикации
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
По отношение на Службата за публикации всяка институция взема решение относно своята политика на публикуване. В съответствие с член 21 от Финансовия регламент нетните приходи от продажбата на публикации се използват като целеви приходи от институцията, която е автор на публикациите.
Член 281
Делегиране на определени функции от счетоводителя
(член 196 от Финансовия регламент)
Счетоводителят на Комисията, по предложение на управителния комитет на съответната служба, може да делегира на служител на службата някои от функциите си във връзка със събирането на приходите и плащането на разходите, които се извършват пряко от съответната служба.
Член 282
Каса - банкови сметки
(член 196 от Финансовия регламент)
За да се покрият касовите потребности на дадена междуинституционална служба, Комисията може да открива банкови сметки или пощенски джиро сметки на името на службата по предложение на управителния комитет на службата. Крайното салдо на касата за всяка година се равнява и коригира между съответната служба и Комисията в края на финансовата година.
ДЯЛ IV
БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 283
Общи разпоредби
(член 201 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за административни разходи, обхванати от настоящия дял, са тези, посочени в член 41 от Финансовия регламент.
Поетите бюджетни задължения, съответстващи на бюджетните кредити за административни разходи, чието естество е общо за няколко дяла и които се управляват общо, могат да бъдат записани общо в бюджетното счетоводство съгласно обобщената класификация по видове, посочена в член 25.
Съответните разходи се вписват по бюджетните редове на всеки дял съгласно същото разпределение като за бюджетните кредити.
Член 284
Гаранции по договори за наем
(член 201 от Финансовия регламент)
Предоставените от институциите гаранции по договори за наем са под формата на банкови гаранции или депозит в блокирана банкова сметка на името на институцията или на наемодателя, изразени в евро, освен в надлежно мотивирани случаи.
Въпреки това, когато за трансакции в трети държави не е възможно да се използва никоя от тези форми на гаранции, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме други форми, при условие че те гарантират еквивалентна защита на финансовите интереси на Съюза.
Член 285
Аванси за служители и членове на институциите
(член 201 от Финансовия регламент)
На служителите и членовете на институциите могат да се изплащат аванси в съответствие с условията на Правилника за персонала.
Член 286
Сгради
(член 203 от Финансовия регламент)
1. Разходите, посочени в член 203, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудване на сгради. В тях не се включват допълнителни разходи.
2. Процедурата за ранно информиране, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент, и процедурата за предварително одобрение, посочена в член 203, параграф 5 от Финансовия регламент, не се прилагат по отношение на придобиването на земя безвъзмездно или срещу символична сума.
3. Процедурата за ранно информиране и процедурата за предварително одобрение, определени в член 203, параграфи 3-7 от Финансовия регламент, не се прилагат за жилищни сгради. Европейският парламент и Съветът могат да поискат от компетентната институция всякаква информация, свързана с жилищни сгради.
4. При извънредни или спешни политически обстоятелства ранната информация, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент относно проектите за недвижими имоти, свързани с делегациите на Съюза или службите му в трети държави, може да бъде представена заедно с проекта за недвижими имоти в съответствие с член 203, параграф 5 от Финансовия регламент. В такива случаи процедурите за ранно информиране и за предварително одобрение се провеждат при първа възможност.
5. Процедурата за предварително одобрение, предвидена в член 203, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент, не се прилага за подготвителни договори или проучвания, необходими за оценка на подробните разходи и финансиране на проекта за недвижими имоти.
6. Праговете от 750 000 EUR или 3 000 000 EUR, посочени в член 203, параграф 7, подточки ii), iii) и iv) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудването на сградата. За договори за наеми и плодоползване в тези прагове се вземат предвид разходите за оборудването на сградата, но не и допълнителните разходи.
7. Една година след датата на влизане в сила на Финансовия регламент Комисията изготвя доклад за прилагането на процедурите, посочени в член 203, параграфи 3-8 от Финансовия регламент.
ДЯЛ V
ЕКСПЕРТИ
Член 287
Външни експерти, които получават възнаграждение
(член 204 от Финансовия регламент)
1. За стойности под праговете по член 170, параграф 1 могат да бъдат избрани външни експерти, които получават възнаграждение, въз основа на процедурата, посочена в параграф 2.
2. Публикува се покана за изразяване на интерес в Официален вестник на Европейския съюз или на интернет сайта на съответната институция, ако е необходимо да се осигури публичност сред потенциалните кандидати.
Поканата за изразяване на интерес включва описание на задачите, тяхната продължителност и условията за възнаграждението. Тези условия могат да се основават на единични цени.
Изготвя се списък с експерти в резултат на поканата за изразяване на интерес. Той е валиден за срок, не по-дълъг от пет години от неговото публикуване, или за срока на многогодишна програма, свързана със задачите.
3. Всяко заинтересовано физическо лице може да представи заявление за участие по всяко време през периода му на валидност, с изключение на последните три месеца от този период. Външните експерти, които получават възнаграждение, не се избират да изпълняват задачите, посочени в член 204 от Финансовия регламент, ако са в някое от положенията на изключване, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
4. Всички контакти с подбраните експерти, включително сключването на договори и измененията в тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от институцията.
Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени във втора алинея, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
5. Списъкът с експерти и предметът на задачите се публикуват ежегодно. Възнаграждението се публикува, когато надвишава 15 000 EUR за изпълняваната задача.
6. Параграф 5 не се прилага, ако такова публикуване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, гарантирани по силата на Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на експертите.
ТРЕТА ЧАСТ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 288
Преходни разпоредби
Членове 35-43 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 продължават да се прилагат за задълженията, поети до 31 декември 2013 г. Членове 33-44 от настоящия регламент се прилагат само за задълженията, поети от 1 януари 2014 г.
Дял VI на първа част от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 може да продължи да се прилага за подписаните до 31 декември 2013 г. споразумения за безвъзмездни средства и решенията за безвъзмездни средства, за които е изпратено уведомление до 31 декември 2013 г., в рамките на глобалните поети задължения по бюджета за 2012 г. или за предходни години, ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити реши това, като се вземат надлежно предвид принципите на равно третиране и прозрачност.
Член 289
Отмяна
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 се отменя.
Позоваванията на отменения регламент се считат за позовавания на настоящия регламент и се четат в съответствие с таблицата на съответствията в приложението.
Член 290
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Той се прилага от 1 януари 2013 г.
Въпреки това членове 216-226 се прилагат от 1 януари 2014 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 29 октомври 2012 година.
KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 1268/2012
av den 29 oktober 2012
om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (1), särskilt artiklarna 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 och 209, och
av följande skäl:
(1)
Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (2) har ändrats och ersatts av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (nedan kallad budgetförordningen). Det är därför nödvändigt att anpassa kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (3) till den nya budgetförordningen. För tydlighetens skull bör förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 ersättas med en ny förordning.
(2)
Enligt artikel 290 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (nedan kallat EUF-fördraget) kan det till kommissionen, genom en lagstiftningsakt, delegeras befogenheter att anta akter endast för att komplettera eller ändra vissa icke-väsentliga delar av lagstiftningsakten. På grundval av denna regel har vissa bestämmelser i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 införts i budgetförordningen, och bör därför inte ingå i denna förordning.
(3)
Under det förberedande arbetet har kommissionen organiserat de samråd som behövs, inklusive på expertnivå, och sett till att relevanta handlingar vid lämplig tidpunkt och samtidigt har översänts till Europaparlamentet och rådet.
(4)
När det gäller budgetprinciperna, och närmare bestämt enhetsprincipen, innebär de förenklade reglerna för generering och inkassering av räntor vid förfinansiering - särskilt det faktum att man upphävt stödmottagarnas skyldighet att generera sådan ränta - att bestämmelserna om dessa räntors tillämpningsområde och om inkasseringen av räntorna har blivit föråldrade. I de fall en sådan skyldighet kvarstår för enheter som anförtrotts genomförandeuppgifter bör reglerna om identifiering, användning och redovisning av ränta införas i delegeringsöverenskommelserna med dessa enheter. Om räntan på förfinansieringen ska tillfalla unionen på grundval av dessa överenskommelser bör räntebeloppen föras in i budgeten som inkomster avsatta för särskilda ändamål.
(5)
När det gäller principen om ettårighet finns det anledning att förtydliga dels begreppet budgetårets anslag, dels de förberedelser för ett åtagande som, om de fullbordats senast den 31 december, kan möjliggöra en överföring av åtagandebemyndiganden mellan budgetår.
(6)
När det gäller principen om en enda beräkningsenhet bör man precisera de kurser som ska användas vid omräkningen mellan euro och andra valutor för de behov som uppstår vid förvaltningen av likvida medel och i samband med redovisningen. Dessutom bör man ytterligare förbättra insynen i hur resultaten av dessa valutaomräkningar redovisas. Eftersom euron införts bör man avskaffa kommissionens skyldighet att lämna information till medlemsstaterna om överföringar av likvida medel mellan olika valutor.
(7)
I fråga om undantagen från universalitetsprincipen bör det preciseras dels vilken budgetbehandling som ska tillämpas för de inkomster som avsatts för särskilda ändamål - och särskilt bidragen från medlemsstater eller tredje land till vissa av unionens program - dels vilka begränsningar som ska gälla för avräkning mellan utgifter och inkomster. Med hänsyn tagen till nuvarande praxis, och av rättssäkerhetsskäl, bör man klargöra att inkomster avsatta för särskilda ändamål som regel automatiskt bör ge upphov till åtagande- och betalningsbemyndigandena så snart som de har uppburits av institutionen. Det måste också anges i vilka undantagsfall dessa inkomster avsatta för särskilda ändamål får göras tillgängliga redan innan de har inkasserats av institutionen.
(8)
I fråga om principen om specificering bör det tydligt anges hur man ska beräkna den procentandel av anslagen som institutionerna får överföra i kraft av sitt oberoende. För att garantera tillgången till fullständig information bör varje begäran om överföring som lämnas till Europaparlamentet och rådet förses med en detaljerad motivering.
(9)
När det gäller principen om sund ekonomisk förvaltning bör man identifiera målen med och minsta tidsintervall för förhands- och efterhandsbedömningar av program och verksamheter samt de upplysningar som ska finnas i finansieringsöversikten för rättsakten.
(10)
Till stöd för principen om öppenhet ökas insynen i hur medel används genom att namnen på mottagarna och de exakta beloppen offentliggörs. Det faktum att medborgarna får möjlighet att ta del av dessa uppgifter stärker allmänhetens insyn i hur de offentliga medlen fördelas och bidrar till att medlen används på bästa sätt. Om stödmottagarna är fysiska personer måste emellertid ett sådant offentliggörande uppfylla bestämmelserna om skydd av personuppgifter. Därför bör personuppgifter bara offentliggöras om det är nödvändigt och lämpligt i proportion till det eftersträvade syftet.
(11)
Informationen om hur unionens medel används bör offentliggöras på en av institutionerna kontrollerad webbplats, och bör åtminstone omfatta mottagarens namn och belägenhet samt det aktuella beloppet och ändamålet. Informationen bör utformas med hänsyn till de kriterier som fastställs i artikel 35.3 i budgetförordningen, särskilt tilldelningens typ och omfattning.
(12)
Med tanke på EUF-fördragets principer, i synnerhet principerna om insyn och öppenhet, proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminering bör uppgifter om namn och belägenhet för mottagare av unionsmedel offentliggöras när det gäller priser som tilldelats efter tävling, bidrag som tilldelats efter ansökningsomgång och kontrakt som tilldelats efter anbudsförfarande. Det faktum att uppgifterna offentliggörs bör också underlätta för dem vars ansökningar eller anbud inte har antagits att kontrollera hur den offentliga urvalsprocessen har gått till.
(13)
Personuppgifter om fysiska personer bör inte förbli offentliga under längre tid än medlen används av mottagaren i fråga, och uppgifterna bör därför tas bort efter två år. Detsamma bör gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.
(14)
I de flesta fall som omfattas av denna förordning gäller kravet på offentliggörande juridiska personer.
(15)
När det gäller fysiska personer bör uppgifter bara offentliggöras om detta är förenligt med proportionalitetsprincipen, efter en avvägning mellan beloppets storlek och behovet att kontrollera bästa möjliga användning av medlen. För fysiska personer är ett offentliggörande av personens uppehållsort på Nuts 2-nivå förenligt med målet att uppgifter om stödmottagare bör publiceras, och en sådan regel garanterar också en likabehandling av medlemsstater av olika storlek, samtidigt som mottagarens privatliv respekteras, särskilt med avseende på skydd av personuppgifter.
(16)
Information om stipendier och andra direkta stöd till de fysiska personer som är mest behövande bör även i fortsättningen undantas från offentliggörande.
(17)
För att garantera att principen om likabehandling av mottagare följs bör offentliggörandet av uppgifter om fysiska personer också ske i överensstämmelse med medlemsstaternas skyldighet att garantera stor öppenhet vid upphandling som överstiger beloppsgränserna i Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/18/EG av den 31 mars 2004 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster (4).
(18)
Uppgifter om mottagarens namn och belägenhet samt om belopp och användning av medlen bör inte offentliggöras om det riskerar att äventyra mottagarens integritet, vilken skyddas av stadgan om de grundläggande rättigheterna i Europeiska unionen, eller skulle skada mottagarens berättigade affärsintressen.
(19)
Budgetens kontoplan bör bidra med den klarhet och öppenhet som krävs för budgetprocessen.
(20)
De handlingar som kan leda till intressekonflikt bör definieras.
(21)
Vid indirekt förvaltning bör man fastställa ramarna för delegeringen av befogenheter och för innehållet i delegeringsöverenskommelsen. Alla enheter och personer som anförtros uppgifter som ingår i budgetgenomförandet bör garantera en skyddsnivå för unionens ekonomiska intressen som är likvärdig med den som krävs enligt budgetförordningen. För att garantera en sund ekonomisk förvaltning av Europeiska unionens medel bör man fastställa villkor för när kommissionen får godta att de system, regler och förfaranden som tillämpas av enheter eller personer som anförtrotts genomförandeuppgifter är likvärdiga med dess egna.
(22)
Genomförandeorganen, som kvarstår under kommissionens kontroll, bör erkännas som delegerade utanordnare av denna institution för genomförandet av unionens budget.
(23)
I fråga om indirekt förvaltning tillsammans med internationella organisationer bör de organisationer som kan omfattas av denna typ av förvaltning identifieras.
(24)
I fall där genomförandeuppgifter ska anförtros åt offentligrättsliga eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning bör man fastställa villkor för hur dessa organ ska utses.
(25)
Vid indirekt förvaltning behövs det närmare bestämmelser för förfarandena för granskning och godkännande av räkenskaper, samt för hur utgifter som täckts av betalningar som skett i strid med tillämpliga bestämmelser ska uteslutas från finansiering från unionen.
(26)
När det gäller privaträttsliga organ som utför förberedelse- eller kompletteringsarbete för kommissionens räkning måste dessa väljas ut enligt förfarandena för offentlig upphandling.
(27)
När det gäller de respektive rollerna för de olika aktörerna i budgetförvaltningen, stärker reformen av den ekonomiska förvaltningen tillsammans med avskaffandet av centrala förhandskontroller utanordnarnas ansvar för alla inkomst- och utgiftstransaktioner, också i fråga om interna kontrollsystem. Europaparlamentet och rådet bör hållas underrättade om när delegerade utanordnare tilldelas respektive lämnar sina uppdrag. Uppdragen, ansvarsområdena och principerna för de förfaranden som ska iakttas måste dessutom definieras. Internaliseringen av förhandskontrollerna förutsätter i all synnerhet en tydlig distinktion mellan inledande av budgettransaktioner och kontroller av desamma, och varje institution måste också anta tjänsteutövningsregler som är tillämpliga på de anställda som ansvarar för förhands- och efterhandskontrollerna. Det måste också fastställas att den som tagit ett visst ansvar bör redovisa hur detta fullgjorts genom en årsrapport till den institution som bland annat svarar för efterhandskontrollerna. De styrkande handlingarna för genomförda transaktioner bör bevaras. Inom ramen för offentlig upphandling bör alla förhandlade förfaranden, eftersom de utgör undantag från de gängse upphandlingsförfarandena, redogöras för i en särskild rapport till institutionen och ett meddelande till Europaparlamentet och rådet.
(28)
Förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 bör anpassas för att ta hänsyn till delegationschefens dubbla roll som utanordnare genom vidaredelegering från den europeiska avdelningen för yttre åtgärder (nedan kallad Europeiska utrikestjänsten) och - när det gäller driftsanslag - från kommissionen.
(29)
I syfte att klargöra ansvarsfördelningen är det även viktigt att exakt avgränsa räkenskapsförarens uppdrag och ansvarsområden vad gäller redovisningssystemen, kassaförvaltningen och bankkontona samt registret över betalningsmottagare. Formerna för hur räkenskapsförare lämnar sina uppdrag bör också fastställas.
(30)
Eftersom förskottskonton utgör ett undantag från gängse förvaltningssystem bör det fastställas villkor för användningen av dessa konton och för förskottsförvaltarens arbetsuppgifter och ansvarsområden, liksom även utanordnarnas och räkenskapsförarnas när det gäller kontrollen av kontona. Europaparlamentet och rådet bör underrättas när någon tilldelas eller lämnar ett uppdrag. Av effektivitetsskäl bör endast ett förskottskonto inrättas vid varje delegation, och således användas både för anslag från kommissionens och utrikestjänstens avsnitt i budgeten. Det har visat sig nödvändigt att införa möjligheten att använda bankkort kopplade till förskottskonton, för att underlätta betalningar vid EU:s delegationer och representationskontor, och för att undvika de risker som är förknippade med kontanter.
(31)
När uppdragen och ansvarsområdena för var och en av aktörerna väl har avgränsats kan dessa endast ställas till svars enligt villkoren i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda vid Europeiska unionen. Man bör bibehålla den särskilda instans för finansiella oriktigheter som inrättats vid varje institution, eftersom denna har visat sig vara effektiv när det gäller att avgöra om det har skett oriktigheter av ekonomisk natur. Det behöver fastställas former för hur en utanordnare, för att själv befrias från ansvar, kan begära bekräftelse av ett beslut som han eller hon anser strider mot gällande bestämmelser eller mot principerna för en sund ekonomisk förvaltning.
(32)
När det gäller inkomster, utom i det särskilda fallet med egna medel som regleras genom rådets beslut 2007/436/EG, Euratom av den 7 juni 2007 om systemet för Europeiska gemenskapernas egna medel (5), bör man precisera vilka uppgifter och kontroller som ingår i utanordnarnas ansvar för de olika etapperna i förfarandet: Beräkning av fordran, betalningskrav, debetnota som underrättar gäldenären om att en fordran fastställts, beräkningar av eventuella dröjsmålsräntor samt, i förekommande fall, beslut om en avskrivning av fordran under iakttagande av kriterierna för sund ekonomisk förvaltning, på så sätt att inkomstförvaltningen sköts så effektivt som möjligt.
(33)
Räkenskapsförarens roll vid inkasseringen av inkomster och eventuella förlängningar av betalningsfristerna behöver också preciseras. Räkenskapsföraren bör vidare ges en viss flexibilitet när det gäller att kräva in belopp, t.ex. möjligheten att räkna av skulder direkt, eller i undantagsfall att frångå kravet på ställande av säkerhet för en skuld om gäldenären är villig och i stånd att utföra betalningen inom den extra tidsfristen men inte kan ställa en sådan säkerhet med hänsyn till proportionalitetsprincipen.
(34)
För att säkra en god förvaltning av tillgångar samtidigt som tillgångarna också ger avkastning behöver preliminärt inkasserade belopp - t.ex. överklagade bötesbelopp inom konkurrensområdet - investeras i finansiella tillgångar. Det måste också fastställas hur ränteinkomster som genereras av sådana investeringar ska användas.
(35)
För att se till att kommissionen har all nödvändig information för att anta finansieringsbesluten behöver minimikrav fastställas för innehållet i finansieringsbeslut för bidrag, upphandling, förvaltningsfonder, priser i tävlingar och finansieringsinstrument.
(36)
På utgiftssidan bör man precisera sambandet mellan finansieringsbeslut, övergripande åtaganden och enskilda åtaganden, och man bör också definiera särdragen hos vart och ett av dessa steg, så att budgetgenomförandets förlopp omges av klara och tydliga ramar.
(37)
Förhållandet mellan kontroll, godkännande och betalning av utgifter bör klargöras, liksom vilka kontrollsteg som ska utföras innan utanordnarens kontroll av utgifter fullbordas genom påskriften ”kan betalas”. Det bör preciseras vilka styrkande handlingar som måste läggas fram till stöd för betalningar samt vilka regler som gäller för avräkning av förfinansiering och mellanliggande betalningar.
(38)
Det bör fastställas detaljerade bestämmelser för tillämpningen av tidsfristerna för kontroll och betalning av utgifter, med beaktande av Europaparlamentets och rådets direktiv 2011/7/EU av den 16 februari 2011 om bekämpande av sena betalningar vid handelstransaktioner (6) för att säkerställa att det inte finns några onödiga dröjsmål för betalningar till mottagare.
(39)
När det gäller internrevisionen bör det fastställas hur revisorn ska utses, och hur dennes oberoende ska garanteras inom den institution som utsett honom eller henne och till vilken han eller hon ska redovisa sitt arbete. För att säkerställa öppenhet gentemot Europaparlamentet och rådet bör dessa institutioner underrättas när en internrevisor tilldelas eller lämnar sitt uppdrag.
(40)
Regler för upphandling bör grundas på direktiv 2004/18/EG. Man behöver närmare definiera de olika typerna av upphandlingsförfaranden, tillämpliga former för offentliggörande, villkoren för när varje typ av upphandlingsförfarande ska användas och de grundläggande dragen i varje förfarande, urvals- och tilldelningskriterier, regler för tillgång till upphandlingsdokument och för kontakter med anbudsgivare eller anbudssökande, villkor för när kommissionen tilldelar kontrakt för egen räkning, tillämpliga beloppsgränser och regler för beräkningen av värdet på de kontrakt som ska tilldelas.
(41)
Syftet med förfarandena för tilldelning av kontrakt är att tillgodose institutionernas behov på bästa möjliga villkor samtidigt som man respekterar de ekonomiska aktörernas rätt till lika behandling i tillträdet till anbudsförfaranden, liksom principerna om öppenhet och icke-diskriminering. För att främja insynen i förfarandet och en lika behandling av de anbudssökande och anbudsgivarna, samt för att utanordnarna helt ska ansvara för det slutliga valet, bör förfarandet för att öppna och bedöma anbud och ansökningar att delta med anbud anges, från utnämningen av en kommitté fram till det motiverade och dokumenterade tilldelningsbeslutet som i slutskedet fattas av den upphandlande myndigheten.
(42)
På grundval av tidigare erfarenheter är det nödvändigt att inrätta ett nytt upphandlingsförfarande för kontrakt till medelhögt värde. Det bör därför föreskrivas att en ”förteckning över potentiella leverantörer” bör få användas på samma villkor som det befintliga förfarandet med ”uppmaning till intresseanmälan”, eftersom en sådan förteckning skulle innebära en mindre administrativ börda för potentiella anbudsgivare.
(43)
För att skydda unionens ekonomiska intressen under genomförandet av kontrakt bör det fastställas att de enheter som bidrar med ekonomisk kapacitet i samband med genomförandet ska vara solidariskt ansvariga för att kontraktet fullgörs.
(44)
För att skydda unionens ekonomiska intressen och för att garantera en god kontroll över genomförandet bör det kunna krävas att uppdragstagaren själv direkt ska utföra vissa kritiska uppgifter.
(45)
För att garantera att kontrakt genomförs på ett sätt som är förenligt med högsta yrkesmässiga standard bör det anges att anbudsgivare som medför potentiella intressekonflikter får avvisas.
(46)
Eftersom begäran om finansiell säkerhet inte längre är automatisk bör det fastställas enligt vilka kriterier en säkerhet kan begäras.
(47)
Tillämpningsområdet för avdelningen om bidrag bör förtydligas, särskilt med avseende på typen av åtgärd eller organ av allmänt europeiskt intresse som kan få bidrag samt i fråga om de typer av rättsliga åtaganden som kan användas för bidrag. I samband med dessa rättsliga åtaganden bör man precisera kriterierna för att välja mellan bidragsöverenskommelse och bidragsbeslut, minimikrav för innehållet och möjligheten att sluta särskilda bidragsöverenskommelser eller anta särskilda bidragsbeslut inom rampartnerskap, för att garantera likabehandling och undvika att begränsa tillgången till EU-finansiering.
(48)
Tillämpningsområdet för avdelningen om bidrag bör anpassas dels till det faktum att det i budgetförordningen har införts särskilda avdelningar för priser i tävlingar och för finansieringsinstrument, dels till de centrala reglerna för bidrag, bidragsberättigande kostnader, avskaffande av principen om successiv nedtrappning, användning av förenklade bidragsformer (enhetsbelopp, enhetskostnader, schablonsatser) och avskaffandet av det generella kravet på säkerhet vid förfinansiering.
(49)
Med tanke på utvecklingen mot elektroniskt utbyte av information och elektroniskt framläggande av handlingar, vilken leder till väsentliga förenklingar, bör det införas tydliga villkor för hur system för sådant utbyte ska väljas och godkännas, så att en rättsligt sund miljö kan garanteras.
(50)
Principerna om ickevinst och samfinansiering bör revideras i linje med de åtgärder för förtydligande och förenkling som införts i budgetförordningen. För tydlighetens skull bör det i synnerhet fastställas detaljerade regler om vilka typer av intäkter som ska tas med i beräkningen i fråga om principen om ickevinst, samt för formerna för extern samfinansiering och bidrag in natura.
(51)
När det gäller principen om öppenhet bör det vara tillåtet att anta och offentliggöra fleråriga arbetsprogram, eftersom sådana program bidrar med ett mervärde för de sökande, som lättare kan förutse och förbereda sig för kommande ansökningsomgångar. I detta sammanhang bör villkoren för när arbetsprogram kan anses utgöra finansieringsbeslut preciseras. För öppenhetens skull bör en ansökningsomgång i allmänhet offentliggöras, utom i brådskande fall eller när åtgärden bara kan genomföras av en enhet. Det bör i det sammanhanget preciseras en miniminivå för vilka uppgifter som måste offentliggöras.
(52)
Eftersom det finns risker för fel och diskrepanser när det gäller villkoren för stödberättigande för mervärdesskatt som betalas av stödmottagare bör man försäkra sig om att begreppen icke återvinningsbar mervärdesskatt respektive icke beskattningsbara personer i den mening som avses i artikel 13.1 i rådets direktiv 2006/112/EG av den 28 november 2006 om ett gemensamt system för mervärdesskatt (7) tolkas och tillämpas enhetligt, med hänvisning till den verksamhet som dessa begrepp omfattar.
(53)
För att garantera öppenhet, likabehandling av sökande och ökad ansvarsskyldighet för utanordnare bör man klart definiera alla steg i tilldelningsförfarandet för bidrag, från ansökan om bidrag - för vilket kommissionen bör ha försett de sökande med tillräcklig information - till utvärderingen, vilken ska grunda sig på de tidigare fastställda kriterierna för bidragsberättigande, urval och tilldelning, och vilken bör föregå utanordnarens slutliga och vederbörligen dokumenterade beslut. Det behöver också fastställas detaljerade bestämmelser för hur de kommittéer som ska bedöma förslagen utifrån urvals- och tilldelningskriterierna ska vara sammansatta, samt om möjligheterna att kontakta de sökande under förfarandets gång eller att uppmana dem att justera sina förslag. Dessa möjligheter bör tydligt avspegla de krav på god förvaltning som har införts i budgetförordningen, och bestämmelserna bör också reglera under vilka omständigheter förslag får justeras före undertecknandet av bidragsöverenskommelserna eller meddelandena om bidragsbeslut. Samtidigt behöver det garanteras att alla sökande ges lika behandling och att man håller fast vid principen att initiativet till åtgärderna ligger endast hos den sökande.
(54)
Med tanke på att användningen av enhetsbelopp, enhetskostnader och schablonsatser har underlättats och getts en bredare tillämpning i budgetförordningen bör definitionerna av dessa förenklade former av bidragstilldelning förtydligas. Man bör framför allt klargöra att dessa tilldelningsformer - liksom är fallet med bidrag i allmänhet - är avsedda att täcka olika kategorier av bidragsberättigande kostnader och att beloppen inte nödvändigtvis ska vara fastställda på förhand. Detta är särskilt relevant när bidragen fastställs på grundval av mottagarens normala rutiner för kostnadsredovisning. Det är också viktigt att reglerna för finansiering inom ramen för varje program är stabila. För detta ändamål bör det vara tillåtet att använda de förenklade formerna av bidragstilldelning under hela programmets löptid. I fråga om statistik, metodik och förebyggande och spårning av bedrägerier bör mottagarnas allmänna räkenskapsuppgifter hållas tillgängliga, även om bidragen har tilldelats i form av enhetsbelopp, enhetskostnader eller till schablonsatser. Kontrollerna bör dock inte användas för att ifrågasätta enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser som redan har överenskommits.
(55)
En sund ekonomisk förvaltning kräver att kommissionen begär säkerheter. Detta gäller i bidragsansökningsstadiet, i form av revision i samband med ansökningar som omfattar stora belopp, i samband med betalning av förfinansiering, om utanordnaren bedömer att riskerna motiverar en säkerhet, genom att säkerhet begärs i samband med mellanliggande betalning eller slutbetalning, genom att begära intyg från revisor för de ansökningar om utbetalning som omfattar de största beloppen eller medför de största riskerna.
(56)
Man bör klargöra villkoren och förfarandena för att avbryta utbetalningar eller minska storleken på bidrag, så att avbrottet eller minskningen motiveras på ett bättre sätt, mottagaren får tillräcklig information och i varje skede har möjlighet att försvara sina rättigheter.
(57)
En sund förvaltning av unionens medel innefattar också att stödmottagarna måste utnyttja bidrag från unionen sparsamt och effektivt. Man bör särskilt försäkra sig om att kostnaderna inom ramen för kontrakt som tilldelas av bidragsmottagare i samband med att åtgärden genomförs är stödberättigande och att kontrakten i fråga tilldelas på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
(58)
Eftersom budgetförordningens restriktioner i fråga om ekonomiskt stöd till tredje part har blivit mindre strikta bör det fastställas vilka minimikrav som ska införas i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet, så att det görs tydlig åtskillnad mellan finansiellt stöd som mottagare betalar ut till tredje part och genomförandeuppgifter som sköts av delegerade aktörer inom ramen för indirekt förvaltning.
(59)
Befogenheterna att utdöma påföljder för bidragsmottagare bör anpassas till dem som gäller i fråga om upphandling, eftersom de är av samma slag och bör omfattas av samma regler om ändamålsenlighet och proportionalitet.
(60)
Priser i tävlingar bör tilldelas i enlighet med principerna om öppenhet och likabehandling, på samma sätt som gäller för bidrag. I detta sammanhang bör minimikraven för arbetsprogram respektive tävlingar också fastställas med hänsyn tagen till de motsvarande kraven för bidrag. Man bör i synnerhet fastställa villkoren för när arbetsprogram kan betraktas som finansieringsbeslut, minimiinnehållet i regler för tävlingar - särskilt villkoren för utbetalning av priser till vinnarna om det fattas beslut om att priser ska tilldelas - samt lämpliga medier för offentliggörande.
(61)
För att principerna om öppenhet och likabehandling ska anses uppfyllda krävs det också att det upprättas ett klart definierat tilldelningsförfarande, från inlämnandet av tävlingsbidragen till informationen till deltagarna och meddelandet till vinnaren. Detta förfarande bör omfatta en utvärdering av bidragen, vilken bör skötas av en panel av experter som utnämns av den behöriga utanordnaren och bör grunda sig på de tilldelningskriterier som meddelats som en del av tävlingsreglerna, så att det garanteras att bidragen bedöms på ett kompetent och opartiskt sätt. På grundval av panelens rekommendationer bör den behöriga utanordnaren fatta det slutgiltiga beslutet om tilldelning av priset, eftersom ansvaret för budgetens genomförande alltid ligger hos kommissionen.
(62)
För att garantera att kommissionen förvaltar olika finansieringsinstrument på ett harmoniserat sätt bör de allmänna rambestämmelserna i avdelning VIII i budgetförordningen kompletteras med detaljerade bestämmelser för förvaltningen, där det bland annat anges regler för hur de enheter som ska anförtros genomförandeuppgifter väljs ut, vad delegeringsöverenskommelserna ska innehålla samt om förvaltningskostnader och avgifter för förvaltningskonton.
(63)
Det bör fastställas regler för urvalet av finansiella intermediärer och slutmottagare, särskilt i de undantagsfall då finansieringsinstrument förvaltas direkt, antingen genom särskilt avsedda investeringsverktyg eller andra mekanismer, så att det garanteras att unionens medel används effektivt.
(64)
Det bör också fastställas villkor för användning av finansieringsinstrument, bland annat regler om hävstångseffekter och om övervakning. Det bör vidare garanteras att finansieringsinstrument förvaltas på grundval av en gedigen förhandsbedömning, så att kommissionen kan utforma varje instrument på det sätt som bäst avhjälper marknadsmisslyckanden och suboptimala investeringssituationer.
(65)
När det gäller löpande räkenskaper och årsredovisningar anges de allmänt vedertagna redovisningsprinciper som dokumenten ska grundas på i unionens redovisningsregler. I dessa redovisningsregler anges också villkoren för hur en transaktion ska bokföras, hur tillgångar och skulder ska värderas samt hur avsättningar ska göras, så att det garanteras att informationen presenteras fullständigt och korrekt.
(66)
På bokföringsområdet bör det preciseras att räkenskapsföraren för varje institution ska dokumentera hur institutionens bokföring är organiserad, vilka bokföringsrutiner som används och vilka krav de datoriserade bokföringssystemen måste uppfylla, särskilt säkerhetskrav i fråga om tillträdet till systemen samt kraven på verifieringskedjan när ändringar införts.
(67)
Beträffande räkenskaperna bör man precisera de principer som ska gälla för räkenskapsböckerna, balansomslutningen, den periodiska avstämningen av saldona i balansomslutningen samt inventera och definiera komponenterna i den kontoplan som godkänts av kommissionens räkenskapsförare. Reglerna för bokföring av transaktioner, särskilt regeln om dubbel bokföring, reglerna för att omräkna transaktioner som inte uttrycks i euro och för styrkande handlingar för räkenskaperna bör preciseras. Innehållet i bokföringshandlingarna bör också preciseras.
(68)
Det bör fastställas regler för inventarieförteckningen över anläggningstillgångar och för räkenskapsförarnas och utanordnarnas närmare uppgifter på detta område. Med tanke på behovet av en effektiv förvaltning av tillgångar bör det också klargöras vilka bestämmelser som gäller för de tillgångar som finns upptagna på inventarieförteckningen.
(69)
På området externa åtgärder bör denna förordning, i linje med budgetförordningen, ge utrymme för undantag som är anpassade till politikområdets särdrag, främst i fråga om reglerna för upphandling och tilldelning av bidrag. Detta gäller särskilt eftersom dessa förfaranden ska genomföras av myndigheterna i de tredjeländer som tar emot ekonomiskt stöd från unionen. När det gäller upphandling bör skillnaderna främst avse typen av förfarande och de tröskelvärden från vilka varje förfarande ska tillämpas. I fråga om bidrag från unionen bör fullständig finansiering tillåtas i vissa fall, främst med tanke på vissa mottagares begränsade kapacitet att bidra med samfinansiering.
(70)
Det behöver fastställas närmare bestämmelser om användningen av budgetstöd. Dessa bestämmelser bör bland annat omfatta tydligare villkor för när budgetstöd får användas samt klargöra kravet att partnern måste förse kommissionen med aktuell och tillförlitlig information som tjänar till att utvärdera om dessa villkor är uppfyllda.
(71)
När det gäller unionens förvaltningsfonder bör man precisera principerna för unionens bidrag till dessa fonder samt för bidragen från andra givare. Det bör också preciseras vilka redovisnings- och rapporteringsregler som ska gälla för unionens förvaltningsfonder, särskilt för de räntor som ackumuleras på fondernas bankkonton, så att man klargör ansvarsområdet för varje aktör i budgetförvaltningen och för förvaltningsfondens styrelse, samt kraven på extern revision. Det bör också föreskrivas att givarna ska vara rättvist företrädda i fondens styrelse och att kommissionen måste avge en positiv röst för att medlen från en fond ska kunna utnyttjas.
(72)
För att förenkla upphandlingsförfarandena inom området för externa åtgärder har vissa tröskelvärden ändrats, och andra tröskelvärden och förvaltningsförfaranden med ursprung i de allmänna bestämmelserna har lagts till och anpassats.
(73)
På bidragsområdet bör möjligheterna att avvika från principen om samfinansiering rationaliseras i linje med budgetförordningen.
(74)
För att garantera en sund förvaltning av unionens medel bör man även precisera de villkor och bestämmelser som ska införas i överenskommelserna i de fall förvaltningen av anslag är decentraliserad, eller där förskottskonton används.
(75)
De europeiska administrativa byråerna bör ges en lämplig definition. Man bör också införa särskilda regler för Publikationsbyrån, samt bestämmelser som ger kommissionens räkenskapsförare tillstånd att delegera vissa av sina uppdrag till anställda vid dessa byråer. Man bör också precisera de operativa formerna för de bankkonton som de europeiska interinstitutionella byråerna kan få tillstånd att öppna i kommissionens namn.
(76)
Analogt med kraven på offentliggörande av uppgifter om mottagare av medel från unionen bör man också offentliggöra förteckningarna över sådana experter som avses i artikel 204 i budgetförordningen och som väljs ut genom en uppmaning till intresseanmälan. Även de arbetsuppgifter som varje expert valts ut för bör offentliggöras. Deras ersättning bör offentliggöras om den överstiger 15 000 euro.
(77)
Det nya förfarande som införs genom artikel 203 i budgetförordningen behöver klargöras genom kompletterande bestämmelser, särskilt i fråga om vilka typer av kostnader som ska omfattas av de tröskelvärden som ingår i förfarandet. Det behöver vidare införas närmare bestämmelser om fastighetsprojekt vid unionens delegationer, med tanke på de särskilda omständigheterna kring sådana projekt, inte minst när det gäller brådskande arbeten. Det bör anges att de byggnader vid delegationerna som används som bostäder och som måste hyras eller köpas inom en kort tidsrymd bör uteslutas från förfarandet i artikel 203 i budgetförordningen. Mark som förvärvas utan kostnad eller till ett symboliskt belopp bör inte omfattas av förfarandet i artikel 203 i budgetförordningen, eftersom sådana transaktioner inte medför någon ytterligare belastning på budgeten.
(78)
För att garantera konsekvens i förhållande till bestämmelserna i budgetförordningen behöver övergångsbestämmelser fastställas. För att även garantera konsekvens i förhållande till de grundläggande rättsakter som antas inom olika sektorer, bör bestämmelserna om förvaltningsmetoder och finansieringsinstrument börja tillämpas först den 1 januari 2014.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
DEL ETT
GEMENSAMMA BESTÄMMELSER
AVDELNING I
SYFTE
Artikel 1
Syfte
I denna förordning fastställs tillämpningsföreskrifter för förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (nedan kallad budgetförordningen).
AVDELNING II
BUDGETPRINCIPER
KAPITEL 1
Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten
Artikel 2
Redovisning av ränta som genererats av förfinansiering
(Artikel 8.4 i budgetförordningen)
Om budgeten ska krediteras med räntebelopp ska det fastställas i de överenskommelser som sluts med enheter eller personer som avses i artikel 58.1 c ii-viii i budgetförordningen att förfinansiering ska betalas ut till bankkonton eller underkonton som gör det möjligt att identifiera de aktuella beloppen och därtill hörande räntor. Om detta villkor inte uppfylls ska de redovisningsmetoder som används av direkta mottagare eller mellanhänder på annat sätt göra det möjligt att identifiera medlen från unionen eller de räntor eller andra förmåner de ger upphov till.
Bestämmelserna i denna förordning om ränta på förfinansiering ska inte påverka kravet att belopp som betalas ut i förfinansiering ska föras in på tillgångssidan i balansräkningen, i enlighet med de redovisningsregler som avses i artikel 143 i budgetförordningen.
KAPITEL 2
Principen om ettårighet
Artikel 3
Anslag för budgetåret
(Artikel 11.3 i budgetförordningen)
Med godkända åtagande- och betalningsbemyndiganden för ett givet budgetår avses följande:
a)
Tillgängliga anslag i budgeten, inklusive genom ändringsbudgetar.
b)
Överförda anslag från tidigare budgetår.
c)
Anslag som gjorts tillgängliga på nytt i enlighet med artiklarna 178 och 182 i budgetförordningen.
d)
Anslag som härrör från förfinansiering som har betalats tillbaka i enlighet med artikel 177.3 i budgetförordningen.
e)
Anslag som gjorts tillgängliga genom inkomster som avsatts för särskilda ändamål under budgetåret eller under de föregående budgetåren och som inte utnyttjats.
Artikel 4
Anslag som förfaller och anslag som överförs till påföljande budgetår
(Artikel 13.2 i budgetförordningen)
1. De åtagandebemyndiganden och de icke-differentierade anslag gällande fastighetsprojekt som avses i artikel 13.2 a i budgetförordningen får endast överföras om åtagandena inte har kunnat ingås före den 31 december under budgetåret av skäl som ligger utanför utanordnarens kontroll och om förberedelserna har kommit så långt att man rimligen kan bedöma att åtagandet kan ingås senast den 31 mars närmast påföljande år, eller senast den 31 december i fråga om fastighetsprojekt.
2. De förberedelser som avses i artikel 13.2 a i budgetförordningen och som bör avslutas senast den 31 december under budgetåret i fråga inför en överföring till påföljande budgetår är särskilt följande:
a)
Vad gäller övergripande åtaganden i den mening som avses i artikel 85 i budgetförordningen ska finansieringsbeslutet redan vara fattat eller vara förberett i det avseende att det samråd mellan de berörda avdelningarna inom varje institution som föregår beslutet är avslutat.
b)
Vad gäller enskilda åtaganden i den mening som avses i artikel 85 i budgetförordningen, att urvalet av potentiella uppdragstagare, stödmottagare, prisvinnare eller personer eller enheter till vilka genomförandeuppgifter ska delegeras har slutförts.
3. Anslag som överförts i enlighet med artikel 13.2 a i budgetförordningen och för vilka åtaganden inte ingåtts per den 31 mars påföljande budgetår, eller fram till och med den 31 december följande år för belopp som avser fastighetsprojekt, ska automatiskt förfalla.
Kommissionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet om de anslag som på så sätt förfallit inom en månad efter det att anslagen förfallit i enlighet med första stycket.
4. Anslag som överförts enligt artikel 13.2 b i budgetförordningen får utnyttjas fram till den 31 december påföljande budgetår.
5. Det ska framgå av räkenskaperna vilka anslag som överförts enligt punkterna 1-4.
KAPITEL 3
Principen om en enda beräkningsenhet
Artikel 5
Regler för omräkningskursen mellan euron och andra valutor
(Artikel 19 i budgetförordningen)
1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser ska den behöriga utanordnarens omräkning ske med hjälp av eurons dagskurs som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C-serien.
När omräkning mellan euron och en annan valuta ska göras av kontraktsparter eller bidragsmottagare ska de särskilda regler för omräkning som har fastställts i upphandlingskontrakt, bidragsöverenskommelser eller finansieringsöverenskommelser gälla.
2. För att undvika att valutaomräkningar får en väsentlig inverkan på storleken på unionens medfinansiering eller inverkar negativt på unionens budget ska de särskilda regler för omräkning som avses i punkt 1, om så är lämpligt, tillåta att omräkningskursen mellan euro och andra valutor ska beräknas med hjälp av genomsnittet av den dagliga växelkursen under en bestämd period.
3. När det gäller de valutor vars dagskurs inte offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning ska den behöriga utanordnaren använda den bokföringskurs som avses i punkt 4.
4. När det gäller de räkenskapsmässiga behov som avses i artiklarna 151-156 i budgetförordningen ska omräkningen mellan euron och andra valutor, med förbehåll för artikel 240 i denna förordning, ske till eurons månatliga bokföringskurs. Den kursen ska fastställas av kommissionens räkenskapsförare med hjälp av de informationskällor som denne bedömer vara tillförlitliga och på grundval av växelkursen den näst sista bankdagen i den månad som föregår den för vilken kursen ska beräknas.
5. Resultaten av valutatransaktioner som avses i punkt 4 ska redovisas under en särskild rubrik i respektive institutions räkenskaper.
Första stycket i denna punkt ska i tillämpliga delar även gälla organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen.
Artikel 6
Val av kurs för omräkning mellan euron och andra valutor
(Artikel 19 i budgetförordningen)
1. Utan att det påverkar särskilda bestämmelser som följer av tillämpningen av sektorslagstiftning eller av specifika upphandlingskontrakt, bidragsöverenskommelser, bidragsbeslut eller finansieringsöverenskommelser, ska omräkningen mellan euro och annan valuta, i de fall omräkningen utförs av den behöriga utanordnaren, göras till dagskursen den dag som utanordnarens avdelning upprättar betalningsordern eller betalningskravet.
2. För förskottskonton i euro avgör dagen för bankens betalning vilken omräkningskurs mellan euro och annan valuta som ska användas.
3. Vid reglering av belopp på förskottskonton i nationella valutor enligt artikel 19 i budgetförordningen ska omräkningen mellan euro och annan valuta ske till kursen för den månad då utgiften verkställs genom kontot i fråga.
4. När återbetalning av belopp i en annan valuta än euro avser utgifter till schablonsats eller utgifter som följer av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda vid Europeiska unionen (nedan kallade tjänsteföreskrifterna) och som omfattas av utgiftstak, ska omräkningskursen vara den som gällde när fordran uppstod.
KAPITEL 4
Universalitetsprincipen
Artikel 7
Bokföring i budgeten av inkomster avsatta för särskilda ändamål samt behandling av motsvarande anslag
(Artikel 21 i budgetförordningen)
1. Utan att detta påverkar tillämpningen av artiklarna 9 och 10 ska inkomster avsatta för särskilda ändamål behandlas på följande sätt i budgeten:
a)
I inkomstredovisningen ska varje institutions avsnitt innehålla en budgetrubrik avsedd för dessa inkomster.
b)
I utgiftsredovisningen ska det i budgetanmärkningarna, inklusive anmärkningar av allmän karaktär, anges vilka budgetrubriker som förväntas krediteras med de anslag som motsvarar de inkomster som avsatts för särskilda ändamål.
I det fall som avses i första stycket led a ska ett symboliskt anslag (pro memoria) införas och de uppskattade inkomsterna ska för kännedom tas upp i anmärkningarna.
2. Anslag som motsvarar inkomster avsatta för särskilda ändamål ska automatiskt göras tillgängliga både som åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden så snart som inkomsten uppburits av institutionen, med undantag för följande fall:
a)
I de fall som avses i artiklarna 181.2 och 183.2 i budgetförordningen.
b)
I det fall som avses i artikel 21.2 b i budgetförordningen, för medlemsstater där villkoren i bidragsavtalet anges i euro.
I det fall som avses i första stycket led b i får åtagandebemyndiganden emellertid göras tillgängliga efter det att medlemsstaten har undertecknat överenskommelsen om bidrag.
Artikel 8
Medlemsstaternas bidrag till forskningsprogram
(Artikel 21.2 a i budgetförordningen)
1. Medlemsstaternas bidrag till finansieringen av vissa kompletterande forskningsprogram som avses i artikel 5 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 (8) ska utbetalas enligt följande:
a)
Sju tolftedelar av den summa som finns upptagen i budgeten senast den 31 januari pågående budgetår.
b)
De återstående fem tolftedelarna senast den 15 juli pågående budgetår.
2. Om budgeten inte är definitivt antagen före budgetårets början baseras de bidrag som avses i punkt 1 på summan i föregående års budget.
3. Alla bidrag eller ytterligare betalningar från medlemsstaterna till budgeten ska uppföras på kommissionens konto inom 30 kalenderdagar efter begäran om inbetalning.
4. Verkställda utbetalningar ska krediteras det konto som föreskrivs i förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 och omfattas av villkoren i samma förordning.
Artikel 9
Inkomster som avsätts till följd av Eftastaternas deltagande i vissa av unionens program
(Artikel 21.2 e i budgetförordningen)
1. När medlemsstaterna i Europeiska frihandelssammanslutningen (nedan kallade Eftastaterna) deltar i vissa av unionens program ska detta redovisas enligt följande i budgeten:
a)
I inkomstberäkningen ska det finnas en symbolisk post (pro memoria) för det totala beloppet för Eftastaternas bidrag under budgetåret i fråga.
b)
I sammanställningen över utgifter:
i)
En anmärkning för varje budgetrubrik som gäller unionsverksamhet som Eftastaterna deltar i samt beloppet för det väntade deltagandet ”för kännedom”.
ii)
En bilaga, som integreras i budgeten, med samtliga budgetrubriker som gäller unionsverksamhet som Eftastaterna deltar i.
Vid tillämpningen av första stycket led a ska det beräknade beloppet anges i budgetanmärkningarna.
Bilagan som avses i första stycket led b ii ingår i den budgetstruktur som behövs för att ta upp anslag som följer av det deltagande som avses i punkt 2 samt för att anslagen i fråga ska kunna utnyttjas i form av utgifter.
2. Enligt artikel 82 i avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (nedan kallat EES-avtalet) ska beloppen för Eftastaternas årliga deltagande - såsom de bekräftats till kommissionen av den gemensamma EES-kommittén i enlighet med artikel 1.5 i protokoll 32 till EES-avtalet - leda till att såväl åtagandebemyndiganden som motsvarande betalningsbemyndiganden anslås till fullo i början av budgetåret.
3. Om anslagen för de budgetrubriker som Eftastaterna bidrar till höjs under budgetåret utan att dessa länder, under budgetåret i fråga, kan anpassa sina bidrag för att respektera den proportionalitetsfaktor som föreskrivs i artikel 82 i EES-avtalet får kommissionen tillfälligt och undantagsvis betala ut förfinansiering ur de likvida medlen för att täcka Eftastaternas andel. Efter en sådan ökning ska kommissionen så fort som möjligt begära in motsvarande bidrag från Eftastaterna. Kommissionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet varje år om alla sådana beslut som har fattats.
Förfinansieringen ska återbetalas så fort som möjligt i budgeten för påföljande budgetår.
4. Enligt artikel 21.2 e i budgetförordningen ska Eftastaternas finansiella deltagande utgöra inkomster som avsätts för särskilda ändamål. Räkenskapsföraren ska vidta lämpliga åtgärder för att garantera en särskild kontroll av användningen såväl av de inkomster som härrör från detta deltagande som av de motsvarande anslagen.
Kommissionen ska i den rapport som föreskrivs i artikel 150.2 i budgetförordningen lämna separata uppgifter om budgetens genomförande i fråga om Eftastaternas deltagande, både när det gäller inkomster och utgifter.
Artikel 10
Intäkter från sanktioner för de medlemsstater som uppvisar ett alltför stort underskott
(Artikel 21.2 c i budgetförordningen)
Intäkterna från de sanktioner som avses i avsnitt 4 i rådets förordning (EG) nr 1467/97 (9) ska redovisas i budgeten på följande sätt:
a)
I inkomstberäkningen ska det finnas en rubrik (pro memoria) för räntorna på dessa belopp.
b)
Parallellt, och trots vad som sägs i artikel 77 i budgetförordningen, ska uppförandet av dessa belopp i inkomstberäkningen leda till att åtagande- och betalningsbemyndiganden uppförs under en rubrik i utgiftsberäkningen.
Anslag enligt första stycket led b i ska genomföras enligt artikel 20 i budgetförordningen.
Artikel 11
Kostnader som orsakas av mottagandet av donationer till unionen
(Artikel 22 i budgetförordningen)
När unionen tar emot en donation ska kommissionen överlämna beräkningar och förklaringar av de finansiella kostnader, inklusive uppföljningskostnader, som donationen medför, till Europaparlamentet och rådet för godkännande i enlighet med artikel 22.2 i budgetförordningen.
Artikel 12
Konton för ”Skattefordringar”
(Artikel 23.3 i budgetförordningen)
De skatter som unionen betalar i enlighet med artikel 23.2 och 23.3 a i budgetförordningen ska uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka dem.
KAPITEL 5
Principen om specificering
Artikel 13
Beräkning av procentsatser för anslagsöverföringar vid andra institutioner än kommissionen
(Artikel 25 i budgetförordningen)
1. De procentsatser som avses i artikel 25 i budgetförordningen ska beräknas när begäran om överföring sker, och i förhållande till tillgängliga anslag i budgeten, inklusive ändringsbudgetar.
2. Beräkningen ska baseras på summan av de överföringar som begärs från en given budgetrubrik, efter justering för tidigare överföringar.
Belopp som avser överföringar som den berörda institutionen kan göra självständigt utan beslut från Europaparlamentet och rådet ska inte beaktas.
Artikel 14
Beräkning av procentsatser för anslagsöverföringar vid kommissionen
(Artikel 26 i budgetförordningen)
1. De procentsatser som avses i artikel 26.1 i budgetförordningen ska beräknas när begäran om överföring sker, och i förhållande till tillgängliga anslag i budgeten, inklusive ändringsbudgetar.
2. Beräkningen ska baseras på summan av de överföringar som begärs från en given budgetrubrik, efter justering för tidigare överföringar.
Det belopp som motsvarar de överföringar som kommissionen kan göra självständigt utan beslut från Europaparlamentet och rådet ska inte beaktas.
Artikel 15
Administrativa utgifter
(Artikel 26 i budgetförordningen)
De utgifter som avses i artikel 26.1 första stycket led b i budgetförordningen omfattar, för varje politikområde, rubrikerna i artikel 44.3 i budgetförordningen.
Artikel 16
Motivering av begäran om anslagsöverföringar
(Artiklarna 25 och 26 i budgetförordningen)
Förslagen om överföringar och all information som riktas till Europaparlamentet och rådet angående överföringar som utförs i enlighet med artiklarna 25 och 26 i budgetförordningen ska åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar med en redogörelse för utnyttjandet av anslagen och en prognos över behoven fram till budgetårets slut, både för de poster som tillförs medel och de poster från vilka medel överförs.
Artikel 17
Motivering av begäran om överföringar från reserven för katastrofbistånd
(Artikel 29 i budgetförordningen)
Förslag om överföringar för att möjliggöra användningen av den reserv för katastrofbistånd som avses i artikel 29 i budgetförordningen ska åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar som ska innehålla följande:
a)
För den budgetrubrik till vilken överföringen ska ske: Senast möjliga uppgifter om utnyttjandet av anslag samt beräknade behov fram till budgetårets slut.
b)
För samtliga budgetrubriker som gäller externa åtgärder: Utnyttjandet av anslag fram till slutet av den månad som föregår begäran om överföring samt en beräkning av behoven fram till budgetårets slut jämfört med de ursprungliga beräkningarna.
c)
Undersökning av möjligheterna att omfördela anslagen.
KAPITEL 6
Principen om sund ekonomisk förvaltning
Artikel 18
Utvärdering
(Artikel 30 i budgetförordningen)
1. Alla förslag till program eller verksamheter som medför att budgetmedel tas i anspråk ska utvärderas på förhand, med avseende på följande faktorer:
a)
Det behov som föreligger på kort eller lång sikt.
b)
Det mervärde som en insats från unionens sida tillför.
c)
De politiska och administrativa mål som ska uppnås, inklusive nödvändiga åtgärder för att skydda unionens ekonomiska intressen genom förebyggande, spårning och utredning av bedrägerier samt sanktioner och gottgörelse som följer av bedrägerier.
d)
De alternativa åtgärder som står till buds samt de risker som är förenade med dessa.
e)
Förväntade resultat och effekter, i synnerhet av ekonomisk, social och miljömässig karaktär, samt de indikatorer och utvärderingsförfaranden som krävs för att mäta dessa.
f)
Det lämpligaste sättet att genomföra det eller de alternativ som valts ut.
g)
Den utsträckning i vilken det program eller den verksamhet som föreslås är väl sammanhållen och konsekvent, såväl vad gäller dess olika beståndsdelar som i förhållande till andra berörda åtgärder.
h)
De finansiella medel, personalresurser och andra administrativa resurser som krävs, enligt principen om kostnadseffektivitet.
i)
Erfarenheterna från liknande åtgärder.
2. I förslaget ska det anges hur övervakning, rapportering och utvärdering ska organiseras, med hänsyn tagen till ansvarsområdena för de olika myndigheter på olika nivåer som ska medverka till genomförandet av det föreslagna programmet eller verksamheten.
3. Alla program och åtgärder, inklusive pilotprojekt och förberedande åtgärder, där de resurser som föreslås överskrider 5 000 000 euro ska utvärderas medan de pågår eller i efterhand, för att avgöra vilka personalresurser och finansiella resurser som använts och vilka resultat som uppnåtts, så att det kan fastställas om åtgärden eller programmet uppfyllt de fastställda målen, på följande villkor:
a)
Fleråriga program ska utvärderas löpande med bestämda intervall och enligt ett tidsschema som gör det möjligt att ta hänsyn till resultaten av utvärderingen när beslut ska fattas om huruvida programmet ska förlängas, läggas om eller avbrytas.
b)
Verksamheter som finansieras på årsbasis ska utvärderas minst en gång vart sjätte år.
Första stycket led a och b ska inte gälla för alla de enskilda projekt eller åtgärder som genomförs inom ramen för dessa verksamheter; för dessa enskilda komponenter får förpliktelsen uppfyllas genom att det organ som genomfört projektet eller åtgärden sammanställer en slutrapport.
4. De utvärderingar som avses i punkterna 1 och 3 ska stå i proportion till de resurser som föreslås för programmet eller åtgärden samt den förväntade effekten.
Artikel 19
Finansieringsöversikt
(Artikel 31 i budgetförordningen)
I finansieringsöversikten ska redogöras för de finansiella och ekonomiska faktorer som gör det möjligt för lagstiftaren att bedöma om unionen måste vidta åtgärder. Den ska ge de upplysningar som behövs om eventuell samordning och samverkanseffekter med andra unionsåtgärder.
När det gäller åtgärder som sträcker sig över flera år ska finansieringsöversikten innehålla en beräkning av de uppskattade årliga behoven av anslag och tjänster, inklusive extern personal, samt en bedömning av deras finansiella konsekvenser på medellång sikt.
KAPITEL 7
Principen om klarhet och öppenhet
Artikel 20
Provisoriskt offentliggörande av budgeten
(Artikel 34 i budgetförordningen)
Snarast och senast fyra veckor efter det att budgeten förklarats slutgiltigt antagen ska på kommissionens initiativ de slutliga detaljerade uppgifterna i budgeten publiceras på samtliga språk på institutionernas webbplats på internet, i väntan på det formella offentliggörandet i Europeiska unionens officiella tidning.
Artikel 21
Offentliggörande av uppgifter om belopp och om mottagare av medel från unionen
(Artikel 35 i budgetförordningen)
1. Informationen om mottagare av unionsmedel som tilldelats inom ramen för direkt förvaltning ska offentliggöras på en webbplats hos unionens institutioner senast den 30 juni året efter det budgetår då medlen tilldelats.
Förutom att offentliggöras enligt första stycket kan informationen också offentliggöras i standardiserad form via andra kanaler.
2. Följande information ska, med hänsyn tagen till de kriterier som anges i artikel 35.3 i budgetförordningen, offentliggöras om inte annat föreskrivs i denna förordning eller i sektorsbestämmelser:
a)
Mottagarens namn.
b)
Mottagarens belägenhet.
c)
Tilldelat belopp.
d)
Åtgärdens innehåll och ändamål.
Vid tillämpningen av led b ska begreppet ”belägenhet” avse
i)
adress, om mottagaren är en juridisk person,
ii)
region på Nuts 2-nivå om mottagaren är en fysisk person.
När det gäller personuppgifter som avser fysiska personer ska de offentliggjorda uppgifterna tas bort två år efter utgången av det budgetår då medlen tilldelats. Detsamma ska gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.
3. Den information som avses i punkt 2 ska bara offentliggöras i fråga om priser som tilldelats efter tävling, bidrag som tilldelats genom bidragsförfaranden och kontrakt som tilldelats genom offentlig upphandling. Informationen ska inte offentliggöras i fråga om
a)
stipendier till fysiska personer och andra direkta stöd som betalas ut till de fysiska personer som är mest behövande enligt artikel 125.4 c i budgetförordningen.
b)
kontrakt vars värde ligger under det belopp som anges i artikel 137.2 i denna förordning.
4. Informationen ska inte offentliggöras om ett sådant offentliggörande skulle utgöra en risk för enskildas fri- och rättigheter som skyddas av stadgan om grundläggande rättigheter i Europeiska unionen eller skada mottagarnas affärsintressen.
Artikel 22
Länkar till information som offentliggörs av de direkta mottagarna av medel från unionen vid indirekt förvaltning
(Artikel 35 i budgetförordningen)
Om förvaltningen av medel från unionen delegeras till myndigheter eller organ som avses i artikel 58.1 c i budgetförordningen ska det anges i delegeringsöverenskommelsen att informationen i artikel 21.2 och 21.3 ska offentliggöras av de myndigheter eller organ åt vilka befogenheterna anförtrotts på deras respektive webbplatser.
Unionsinstitutionernas webbplats ska antingen innehålla själva informationen, vilken ska göras tillgänglig på en särskilt avsedd plats, eller i annat fall åtminstone en hänvisning till den webbplats där informationen kan hämtas.
Förutom att offentliggöras enligt första stycket kan informationen också offentliggöras i standardiserad form via andra kanaler.
Artikel 21.2-21.4 ska vara tillämplig på offentliggörande av information enligt punkt 1 i denna artikel.
AVDELNING III
UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR
Artikel 23
Budgetplanering
(Artikel 38 i budgetförordningen)
Den budgetplanering som avses i artikel 38 i budgetförordningen ska indelas enligt kategori av utgifter, politikområde och budgetrubrik. Den kompletta budgetplaneringen ska innefatta alla kategorier av utgifter utom jordbruk, sammanhållningspolitik och administration, för vilka endast en sammanfattning ska redovisas.
Artikel 24
Förslag till ändringsbudgetar
(Artikel 41.1 i budgetförordningen)
Till förslagen till ändringsbudgetar ska fogas motiveringar samt den information om genomförandet av budgeten från föregående och innevarande budgetår som finns tillgänglig när budgetarna upprättas.
Artikel 25
Kontoplan
(Artikel 44 i budgetförordningen)
Kontoplanen ska upprättas enligt principerna om specificering, öppenhet och sund ekonomisk förvaltning. Den ska bidra med den klarhet och öppenhet som krävs för budgetprocessen, tydligt återspegla huvudmålen för varje rättslig grund, möjliggöra val i fråga om politiska prioriteringar samt ett effektivt och ändamålsenligt genomförande.
Artikel 26
Faktiska utgifter för det senast avslutade budgetåret
(Artikel 49.1 a v i budgetförordningen)
För upprättandet av budgeten ska de faktiska utgifterna för det senaste budgetår för vilket räkenskaperna avslutats fastställas på följande sätt:
a)
Åtaganden: Åtaganden som registrerats under budgetåret i fråga mot samma budgetårs anslag, såsom de definieras i artikel 3.
b)
Betalningar: Betalningar som verkställts under budgetåret, dvs. vars verkställighetsorder sänts till banken, mot anslag för detta budgetår såsom de definierats i artikel 3.
Artikel 27
Budgetanmärkningar
(Artikel 49.1 a vi i budgetförordningen)
Budgetanmärkningarna ska särskilt omfatta följande:
a)
Hänvisningar till den grundläggande rättsakten när det finns en sådan.
b)
Relevanta förklaringar av vilken typ av anslag det rör sig om och vad de ska användas till.
Artikel 28
Tjänsteförteckningar
(Artikel 49.1 c i) i budgetförordningen)
Personalen vid försörjningsbyrån ska redovisas separat inom kommissionens tjänsteförteckning.
AVDELNING IV
GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN
KAPITEL 1
Allmänna bestämmelser
Artikel 29
Information om överföring av personuppgifter för revisionsändamål
(Artikel 53 i budgetförordningen)
I varje meddelande om tilldelning av bidrag, upphandlingskontrakt eller tävlingspriser som handläggs genom direkt förvaltning ska de potentiella mottagarna respektive de anbudssökande eller anbudsgivarna, i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (10), informeras om att personuppgifter om dem kan komma att vidarebefordras till interna revisionsenheter, Europeiska revisionsrätten, instansen för finansiella oriktigheter eller Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (nedan kallad Olaf), i syfte att skydda unionens ekonomiska intressen.
Artikel 30
Förberedande åtgärder inom den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken
(Artikel 54.2 c i budgetförordningen)
Finansieringen av åtgärder som rådet enats om för förberedelse av unionens krishanteringsåtgärder på grundval av avdelning V i fördraget om Europeiska unionen ska täcka de extra kostnader som uppstår vid utstationering av ett uppdrag eller en grupp på platsen, där personal från unionens institutioner ingår, t.ex. försäkringskostnader för ökade risker, kostnader för resor och logi och dagtraktamenten.
Artikel 31
Kommissionens särskilda behörighet enligt fördragen
(Artikel 54.2 d i budgetförordningen)
1. De artiklar i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (nedan kallat EUF-fördraget) som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är följande:
a)
Artikel 154 (dialog mellan arbetsmarknadens parter).
b)
Artikel 156 (utredningar, yttranden och samråd på det sociala området).
c)
Artiklarna 159 och 161 (särskilda rapporter som gäller det sociala området).
d)
Artikel 168.2 (initiativ för att främja samordning av hälsoskyddet).
e)
Artikel 171.2 (initiativ för att främja samordning av de transeuropeiska näten).
f)
Artikel 173.2 (initiativ för att främja samordning inom industrin).
g)
Artikel 175 andra stycket (rapport om de framsteg som har gjorts för att uppnå ekonomisk, social och territoriell sammanhållning).
h)
Artikel 181.2 (initiativ för att främja samordning av forskning och teknisk utveckling).
i)
Artikel 190 (rapport om forskning och teknisk utveckling).
j)
Artikel 210.2 (initiativ för att främja samordning av politiken för utvecklingssamarbete).
k)
Artikel 214.6 (initiativ för att främja samordning av humanitärt bistånd).
2. De artiklar i fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen (nedan kallat Euratomfördraget), som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är följande:
a)
Artikel 70 (finansiell medverkan inom de gränser som anges i budgeten i prospekteringsverksamhet inom medlemsstaternas territorier).
b)
Artiklarna 77-85.
3. Förteckningarna i punkt 1 och 2 får kompletteras i samband med att budgetförslaget läggs fram, med angivande av berörda artiklar och belopp.
Artikel 32
Handlingar som kan medföra intressekonflikter samt förfaranden i dessa fall
(Artikel 57 i budgetförordningen)
1. Utan att detta påverkar möjligheten att samma handlingar också kan vara olagliga i den mening som avses i artikel 141, kan handlingar som kan medföra intressekonflikter i den mening som avses i artikel 57.2 i budgetförordningen bland annat bestå i att
a)
ge sig själv eller andra oberättigade direkta eller indirekta fördelar,
b)
vägra ge en mottagare de rättigheter eller fördelar som vederbörande har rätt till,
c)
utföra oberättigade eller oegentliga handlingar eller att underlåta att utföra nödvändiga handlingar.
Till övriga handlingar som sannolikt kan medföra intressekonflikt hör om en person som deltar i en utvärderingskommitté inom ett upphandlings- eller bidragsförfarande själv, direkt eller indirekt, ekonomiskt kan gynnas av resultatet av förfarandet i fråga och således inte med säkerhet kan förväntas agera opartiskt och objektivt.
2. Om en anställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna utan godkännande i förhand från sin överordnade deltar i ett förfarande som sökande, anbudssökande eller anbudsgivare ska en intressekonflikt anses föreligga.
3. Om en intressekonflikt uppstår ska den delegerade utanordnaren vidta lämpliga åtgärder för att förebygga att den person som befinner sig i sådan intressekonflikt kan påverka processen eller förfarandet i fråga.
KAPITEL 2
Metoder för genomförande av budgeten
Avsnitt 1
Allmänna bestämmelser
Artikel 33
Metoder för förvaltningen
(Artikel 58 i budgetförordningen)
I kommissionens redovisningssystem ska det anges vilken metod för förvaltningen av budgetmedlen som används och, inom ramen för varje metod, vilken kategori av enheter eller personer enligt artikel 58.1 c i budgetförordningen som har anförtrotts uppgifter som ingår i budgetgenomförandet (nedan kallade genomförandeuppgifter).
Vid direkt förvaltning genom kommissionen enligt artikel 58.1 a i budgetförordningen, ska det i redovisningssystemet göras åtskillnad mellan förvaltning genom
a)
kommissionens egna avdelningar,
b)
genomförandeorgan,
c)
cheferna för unionens delegationer,
d)
förvaltningsfonder enligt artikel 187 i budgetförordningen.
Avsnitt 2
Direkt Förvaltning
Artikel 34
Direkt förvaltning
(Artikel 58.1 a i budgetförordningen)
När kommissionen genomför budgeten direkt via sina avdelningar sker detta genom de aktörer i budgetförvaltningen som avses i artiklarna 64-75 i budgetförordningen och i enlighet med villkoren i denna förordning.
Artikel 35
Delegering till genomförandeorganen
(artiklarna 58.1 a och 62 i budgetförordningen)
1. Besluten om delegering till genomförandeorganen ger dessa rätt att som delegerade utanordnare genomföra anslagen för de unionsprogram som de förvaltar.
2. Kommissionens delegeringsakt ska omfatta åtminstone de bestämmelser som avses i artikel 40 a-d och h. Den ska formellt godtas skriftligen av direktören på det aktuella genomförandeorganets vägnar.
Artikel 36
Iakttagande av upphandlingsreglerna
(Artikel 63 i budgetförordningen)
Om kommissionen anförtror uppgifter åt privaträttsliga organ enligt artikel 63.2 i budgetförordningen ska den ingå ett kontrakt enligt del 1 avdelning V och del 2 avdelning IV kapitel III i budgetförordningen.
Avsnitt 3
Delad förvaltning med medlemsstater
Artikel 37
Särskilda bestämmelser för delad förvaltning med medlemsstaterna - åtgärder för att främja bästa praxis
(Artikel 59 i budgetförordningen)
Kommissionen ska föra ett register över de organ som ansvarar för förvaltning, certifiering och revision av de sektorsspecifika programmen.
För att främja bästa praxis vid förvaltning av strukturfonderna, Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling, Europeiska garantifonden för jordbruket och Europeiska fiskerifonden får kommissionen i informationssyfte förse de organ som ansvarar för förvaltning och kontroll med en metodhandledning som beskriver kommissionens egen strategi och metod för kontroller, inklusive checklistor och exempel på väl fungerande rutiner. Denna handledning ska uppdateras så snart det visar sig vara nödvändigt.
Avsnitt 4
Indirekt förvaltning
Artikel 38
Likvärdighet hos system, förfaranden och regler vid indirekt förvaltning
(Artikel 60 i budgetförordningen)
1. Kommissionen får godta att regler och förfaranden för upphandling är likvärdiga med kommissionens egna om dessa regler och förfaranden
a)
är förenliga med principen om omfattande konkurrens mellan anbudsgivare i syfte att få bästa valuta för pengarna, och förhandlade förfaranden begränsas till fall där de är vederbörligen motiverade och kontraktsvärdet är måttligt,
b)
garanterar öppenhet genom bestämmelser om att i synnerhet anbudsinfordringar på lämpligt sätt ska offentliggöras i förväg, samt att uppgifter om dem som valts ut som kontraktsparter på lämpligt sätt ska offentliggöras efter förfarandet,
c)
garanterar likabehandling, proportionalitet och icke-diskriminering, samt
d)
förebygger intressekonflikter i alla skeden av upphandlingsförfarandet.
Nationell lagstiftning i medlemsstater eller tredjeländer som införlivar direktiv 2004/18/EG ska anses vara likvärdiga med de regler som institutionerna tillämpar i enlighet med budgetförordningen.
2. Kommissionen får godta att regler och förfaranden för bidrag är likvärdiga med kommissionens egna om dessa regler och förfaranden
a)
är förenliga med principerna om proportionalitet, sund ekonomisk förvaltning, likabehandling och icke-diskriminering,
b)
garanterar öppenhet genom bestämmelser om att ansökningsomgångar ska offentliggöras på lämpligt sätt, att direkttilldelning ska begränsas till fall där det är vederbörligen motiverat och där det rör sig om måttliga belopp, samt att det ska offentliggöras i efterhand vilka som mottagit medel, med hänsyn tagen till proportionalitetsprincipen,
c)
förebygger intressekonflikter i alla skeden av bidragsförfarandet,
d)
förbjuder ackumulering och retroaktiv tilldelning av bidrag liksom att bidrag syftar eller leder till att det uppkommer en vinst för slutmottagaren, samt kräver att medfinansiering som regel ska vara en förutsättning för bidrag.
3. Kommissionen får godta att de redovisningssystem och interna kontrollsystem som används av de enheter och personer som anförtrotts genomförandeuppgifter för kommissionens räkning erbjuder ett likvärdigt skydd för unionens ekonomiska intressen och att de ger rimliga garantier för att de administrativa målen uppnås, om systemen överensstämmer med principerna i artikel 32 i budgetförordningen.
Artikel 39
Förhandsbedömning av enheter och personer i samband med indirekt förvaltning
(Artikel 61.1 i budgetförordningen)
Vid den förhandsbedömning som avses i artikel 61.1 i budgetförordningen får den behöriga utanordnaren förlita sig på en tidigare förhandsbedömning som utförts av en annan utanordnare, såvida slutsatserna är relevanta för de specifika risker som omgärdar de uppgifter som ska anförtros tredje part, särskilt med avseende på riskernas natur och de belopp som står på spel.
Den behöriga utanordnaren får förlita sig på förhandsbedömningar som utförts av andra givare, förutsatt att bedömningen i fråga har gjorts med avseende på de villkor för indirekt förvaltning som anges i artikel 60 i budgetförordningen.
Artikel 40
Innehåll i den överenskommelse genom vilken genomförandeuppgifter anförtros åt enheter eller personer
(artikel 61.3 i budgetförordningen)
Delegeringsöverenskommelser ska innehålla detaljerade arrangemang som garanterar ett skydd för unionens ekonomiska intressen och öppenhet när det gäller de transaktioner som utförs. De ska minst innehålla följande:
a)
En tydlig definition av vilka uppgifter som ingår i uppdraget och hur uppdraget avgränsas, särskilt i fråga om modifiering av uppgifterna, beslut om att inte kräva in fordringar och användning av återbetalade eller outnyttjade medel.
b)
Villkoren och formerna för deras genomförande, ansvarsfördelning och organisation av kontroller, inklusive utvärdering av programmen.
c)
Villkoren för utbetalning av unionens bidrag, inklusive ersättning för faktiska kostnader för genomförandet och ersättning till den enhet som anförtrotts uppgiften, samt regler om vilka styrkande handlingar som krävs för betalningen.
d)
Regler för hur genomförandet ska rapporteras till kommissionen, vilka resultat som förväntas, oriktigheter som konstaterats och motåtgärder som vidtagits, villkor för när betalningar bör avbrytas på bestämd eller obestämd tid samt för när genomförandet av uppgifterna ska avslutas.
e)
Datum för slutande av enskilda kontrakt eller överenskommelser som rör det praktiska genomförandet av delegeringsöverenskommelsen, vilket ska stå i rimlig proportion till de uppgifter som respektive part har anförtrotts.
f)
Regler för uteslutning som gör det möjligt för enheten eller personen att utesluta enheter som befinner sig i någon av de situationer som anges i artikel 106.1 a, b eller e eller artikel 107 a eller b i budgetförordningen från att tilldelas kontrakt, bidrag eller tävlingspriser eller att delta i förfaranden för dessa ändamål.
g)
Formerna för kommissionens kontroll samt bestämmelser som garanterar kommissionens, Olafs och revisionsrättens tillgång till den information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter samt befogenhet att utföra revision och undersökningar, inklusive i form av kontroller på platsen.
h)
Förfaranden som garanterar
i)
att den enhet som anförtrotts genomförandeuppgifterna åtar sig att utan dröjsmål underrätta kommissionen om alla förekomster av bedrägeri vid förvaltningen av unionens medel samt om vilka motåtgärder som vidtagits,
ii)
att det ska utses en kontaktpunkt med lämpliga befogenheter att samarbeta direkt med Olaf, i syfte att underlätta Olafs operativa verksamhet.
i)
Villkoren för användning av bankkonton samt av den ränta som genereras, i enlighet med artikel 8.4 i budgetförordningen.
j)
Bestämmelser som garanterar att unionens åtgärd tydligt kan särskiljas från organets övriga åtgärder.
Artikel 41
Förvaltningsförklaringar och förenlighetsuttalanden
(Artikel 60.5 i budgetförordningen)
Om en åtgärd avslutas före utgången av det berörda budgetåret kan en slutrapport från den enhet eller person som anförtrotts genomförandet ersätta den förvaltningsförklaring som avses i artikel 60.5 b i budgetförordningen, förutsatt att slutrapporten läggs fram före den 15 februari påföljande budgetår.
Om en internationell organisation eller ett tredjeland genomför en åtgärd som inte är av flerårig natur och som varar högst 18 månader kan det förenlighetsuttalande som avses i artikel 60.5 i budgetförordningen inkluderas i slutrapporten.
Artikel 42
Indirekt förvaltning - förfaranden för granskning och godkännande av räkenskaper samt för uteslutande av utgifter som verkställts i strid med tillämpliga bestämmelser från finansiering från unionen
(Artikel 60.6 b och c i budgetförordningen)
1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser ska de förfaranden som anges i artikel 60.6 b och c i budgetförordningen omfatta följande:
a)
Kommissionen ska genomföra skrivbordskontroller och, där så är lämpligt, kontroller på platsen.
b)
Kommissionen ska fastställa det utgiftsbelopp som godkänts, där så krävs efter ett kontradiktoriskt förfarande med de berörda myndigheterna eller organen och efter att dessa har blivit underrättade.
c)
Kommissionen ska där så krävs beräkna finansiella korrigeringar.
d)
Kommissionen ska återkräva eller betala det restbelopp som utgörs av skillnaden mellan de godkända utgifterna och de belopp som redan har utbetalats till myndigheterna eller organen.
Kommissionen ska vid tillämpningen av första stycket led d återkräva utestående belopp, helst genom avräkning enligt artikel 87.
2. Om genomförandeuppgifter ska anförtros åt en enhet som genomför en åtgärd med flera bidragsgivare ska förfarandena i artikel 60.6 b och c i budgetförordningen bestå i att bekräfta att ett belopp motsvarande det som betalats av kommissionen för åtgärden i fråga också har använts av enheten för den åtgärden och att utgifterna har uppstått inom ramen för de skyldigheter som anges i den överenskommelse som undertecknats med enheten.
Vid tillämpningen av denna förordning ska med en åtgärd med flera bidragsgivare avses en åtgärd då unionens medel slås samman med medel från minst en annan givare.
Artikel 43
Särskilda bestämmelser för indirekt förvaltning med internationella organisationer
(artikel 58.1 c ii och 188 i budgetförordningen)
1. De internationella organisationer som avses i 58.1 c ii i budgetförordningen är följande:
a)
Organisationer som omfattas av internationella offentligrättsliga bestämmelser och som inrättats genom mellanstatliga överenskommelser, samt specialiserade organ som inrättats av dessa.
b)
Internationella rödakorskommittén.
c)
Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen.
d)
Andra organisationer utan vinstsyfte som enligt ett beslut av kommissionen kan likställas med internationella organisationer.
2. Om kommissionen genomför en del av budgeten via indirekt förvaltning med internationella organisationer ska de överenskommelser om kontroller som slutits med dessa organisationer tillämpas.
Artikel 44
Utnämning av offentligrättsliga eller privaträttsliga organ som anförtrotts offentliga förvaltningsuppgifter
(Artikel 58.1 c v och vi i budgetförordningen)
1. De offentligrättsliga eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning ska omfattas av lagstiftningen i den medlemsstat eller i det land där de är etablerade.
2. Då förvaltningen sköts av ett nätverk som kräver att minst ett organ eller en enhet utses per medlemsstat eller berört land ska detta val träffas av de aktuella medlemsstaterna eller länderna i enlighet med den grundläggande rättsakten.
I övriga fall ska kommissionen utse dessa organ eller enheter i samråd med berörda medlemsstater eller andra länder.
KAPITEL 3
Aktörer i budgetförvaltningen
Avsnitt 1
Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen
Artikel 45
Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen
(Artikel 64 i budgetförordningen)
1. Varje institution ska förse alla aktörer i budgetförvaltningen med de resurser som krävs för att de ska kunna utföra uppdraget, samt en detaljerad beskrivning av uppgifter, rättigheter och skyldigheter.
2. Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i budgetförordningen ska när de fullgör det ekonomiska förvaltningsansvar som vidaredelegerats till dem omfattas av den stadga som kommissionen har fastställt.
Avsnitt 2
Utanordnaren
Artikel 46
Bistånd till utanordnare som tilldelats befogenheter genom delegering eller vidaredelegering
(Artikel 65 i budgetförordningen)
Den behöriga utanordnaren kan bistås av anställda med uppgift att under dennes ansvar utföra vissa transaktioner som är nödvändiga för genomförandet av budgeten och framtagandet av information om förvaltning och finansiella frågor. För att undvika alla intressekonflikter ska de anställda som assisterar delegerade eller vidaredelegerade utanordnare omfattas av de skyldigheter som anges i artikel 57 i budgetförordningen.
Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering enligt artikel 56.2 andra stycket i budgetförordningen får biträdas i sina uppgifter av anställda vid kommissionen.
Artikel 47
Interna bestämmelser avseende delegering av befogenheter
(Artikel 65 i budgetförordningen)
Varje institution ska i sina interna regler fastställa de förvaltningsrutiner som den bedömer vara nödvändiga för en sund förvaltning av anslagen i dess respektive budgetavsnitt, i enlighet med bestämmelserna i denna förordning och i budgetförordningen.
Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering enligt artikel 56.2 i budgetförordningen ska när de fullgör det ekonomiska förvaltningsansvar som vidaredelegerats till dem omfattas av de interna regler som kommissionen har fastställt.
Artikel 48
Utanordnarnas förvaring av styrkande handlingar
(Artikel 66.2 i budgetförordningen)
Utanordnaren ska inrätta pappersbaserade eller elektroniska system för bevarande av originalen av de styrkande handlingar som lagts fram under eller efter budgetgenomförandet eller de åtgärder genom vilken budgeten genomförts. Systemen ska omfatta följande:
a)
Numrering av handlingarna.
b)
Datering av handlingarna.
c)
Upprättande av register för att exakt kunna lokalisera handlingarna, eventuellt i elektronisk form.
d)
Förvaring av dessa handlingar under minst fem år från och med datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.
e)
Förvaring av handlingar rörande de säkerheter vid förfinansiering som institutionen kräver samt en tidsplan för lämplig kontroll av dessa säkerheter.
Handlingar gällande transaktioner för vilka bokslut ännu inte upprättats ska bevaras fram till slutet av det år som följer på det år bokslutet gjordes, även om detta blir en längre period än vad som anges i första stycket led d.
Personuppgifter som ingår i styrkande handlingar men som inte är relevanta för beviljande av ansvarsfrihet, kontroll- eller revisionsändamål ska om möjligt tas bort. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 ska tillämpas på bevarande av trafikuppgifter.
Artikel 49
Kontroller på förhand och i efterhand
(Artikel 66.5 och 66.6 i budgetförordningen)
1. Med initiativ till en transaktion avses samtliga steg som normalt vidtas av anställda som avses i artikel 46 och som utgör förberedelser för att den behöriga utanordnaren ska anta en akt som utgör led i budgetgenomförandet.
2. Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av den behöriga utanordnaren för att kontrollera transaktionernas operativa och ekonomiska aspekter.
3. Vid en förhandskontroll ska samstämmigheten mellan de styrkande handlingar som begärts in och annan tillgänglig information kontrolleras.
Förhandskontrollernas omfattning vad gäller frekvens och intensitet ska fastställas av den behöriga utanordnaren utifrån en bedömning av risker och kostnadseffektivitet. I tveksamma fall ska den utanordnare som ansvarar för kontrollen av utgiften begära in ytterligare information eller utföra en kontroll på plats, i syfte att nå rimlig säkerhet som ett led i förhandskontrollen.
Syftet med förhandskontrollen är att kontrollera bland annat följande:
a)
Att utgifterna och inkomsterna är korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i budgeten och i relevanta föreskrifter, samt i alla rättsakter som antagits för att genomföra fördragen och förordningar och i förekommande fall kontraktsvillkor.
b)
Att principen om sund ekonomisk förvaltning som avses i del 1 avdelning II kapitel 7 i budgetförordningen följs.
Vid förhandskontroller får den behöriga utanordnaren betrakta en serie likartade enskilda transaktioner som gäller rutinmässiga utgifter för löner, pensioner, reseersättningar samt ersättning för sjukvårdsutgifter som en enda transaktion.
4. Efterhandskontrollerna får grunda sig på dokument, och kan där så krävs innefatta kontroller på platsen.
Genom efterhandskontrollerna ska det verifieras att de åtgärder som finansieras genom budgeten genomförs korrekt, och särskilt att kriterierna i punkt 3 är uppfyllda.
Den delegerade utanordnaren ska minst en gång om året gå igenom resultaten av efterhandskontrollerna, för att spåra eventuella systemrelaterade problem. Den delegerade utanordnaren ska vidta åtgärder för att lösa dessa problem.
Den riskanalys som avses i artikel 66.6 i budgetförordningen ska ses över på grundval av kontrollresultat och annan relevant information.
Vid fleråriga program ska den delegerade utanordnaren lägga upp en flerårig kontrollstrategi, där det framgår vilken typ av kontroller som ska ske under perioden och i vilken omfattning, samt hur resultaten ska mätas år för år som underlag för den årliga förklaringen om förvaltningen.
Artikel 50
Regler för tjänsteutövning
(Artiklarna 66.7 och 73.5 i budgetförordningen)
1. De anställda som av den behöriga utanordnaren utses att kontrollera finansiella transaktioner ska väljas med hänsyn tagen till deras särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som framgår av utbildningsbevis eller som erhållits genom lämplig yrkeserfarenhet eller genom ett särskilt utbildningsprogram.
2. Varje institution ska fastställa regler för tjänsteutövning som i fråga om intern kontroll ska ange
a)
den tekniska och finansiella kompetens som krävs av de anställda som avses i punkt 1,
b)
dessa anställdas skyldighet att genomgå fortbildning,
c)
deras uppdrag, roll och uppgifter,
d)
de uppföranderegler, särskilt i etik- och integritetshänseende, som de ska följa, liksom de rättigheter som de tillerkänns.
3. Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i budgetförordningen ska omfattas av de regler för tjänsteutövning enligt punkt 2 i denna artikel som kommissionen har fastställt när de fullgör det ekonomiska förvaltningsansvar som vidaredelegerats till dem.
4. Varje institution ska skapa en lämplig struktur för att till de avdelningar som fungerar som utanordnare förmedla och regelbundet uppdatera nödvändig information om kontrollnormerna och om de metoder och tekniker som används för kontrolländamål.
Artikel 51
Fall då den delegerade utanordnaren inte vidtar någon åtgärd
(Artikel 66.8 i budgetförordningen)
Med begreppet att ”den delegerade utanordnaren inte vidtar någon åtgärd” enligt artikel 66.8 i budgetförordningen ska avses att han eller hon inte ger något svar under en med hänsyn tagen till omständigheterna rimlig period, vilken i alla händelser inte får överstiga en månad.
Artikel 52
Information till räkenskapsföraren om förvaltning och finansiella frågor
(Artikel 66 i budgetförordningen)
I enlighet med de regler som antagits av räkenskapsföraren ska den delegerade utanordnaren till räkenskapsföraren överlämna den information om finansiella frågor och förvaltning som behövs för att denne ska kunna utföra sina uppgifter.
Utanordnaren ska regelbundet, och alltid innan kontona ska avlutas, meddela räkenskapsföraren relevanta uppgifter om förvaltningskontona i bank, så att användningen av medel från unionen på dessa konton kan återspeglas i unionens räkenskaper.
Artikel 53
Rapport om förhandlade förfaranden
(Artikel 66 i budgetförordningen)
De delegerade utanordnarna ska för varje budgetår sammanställa uppgifter om de upphandlingar som sker enligt det förhandlade förfarande som avses i artiklarna 134.1 a-d, 135.1, 266, 268 och 270 i denna förordning. Om andelen förhandlade förfaranden i förhållande till det antal upphandlingar som gjorts av en och samma delegerade utanordnare ökar kraftigt jämfört med tidigare budgetår eller om denna andel är betydligt större än det genomsnitt som registrerats inom utanordnarens institution, ska den behöriga utanordnaren i en rapport till denna institution redogöra för de åtgärder som vidtagits för att vända denna utveckling. Varje institution ska överlämna en rapport om förhandlade förfaranden till Europaparlamentet och rådet. I kommissionens fall ska den rapporten bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses artikel 66.9 i budgetförordningen.
Avsnitt 3
Räkenskapsföraren
Artikel 54
Utnämning av räkenskapsföraren
(Artikel 68 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren ska utses av varje institution bland de tjänstemän som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen.
Räkenskapsföraren ska väljas av institutionen på grundval av sina särskilda kvalifikationer som styrks genom utbildningsbevis eller motsvarande yrkeserfarenhet.
2. Två eller fler institutioner eller organ får utse samma räkenskapsförare.
Om så sker ska de anta erforderliga bestämmelser för att undvika intressekonflikt.
Artikel 55
Räkenskapsförarens avgång
(Artikel 68 i budgetförordningen)
1. Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag, ska balansomslutningen beräknas snarast möjligt.
2. Uppgifterna om balansomslutningen ska översändas tillsammans med en överlämnanderapport till den nye räkenskapsföraren av den avgående räkenskapsföraren eller, om detta inte är möjligt, av en tjänsteman i den sistnämndes avdelning.
Den nye räkenskapsföraren ska med underskrift bekräfta sitt godkännande av uppgifterna om balansomslutningen inom en månad efter det att de översänts, och har därvid också rätt att meddela förbehåll.
Överlämnanderapporten ska även innehålla resultatet av balansomslutningen och eventuella reservationer.
3. Varje institution eller organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen ska underrätta Europaparlamentet och rådet samt kommissionens räkenskapsförare inom två veckor när en räkenskapsförare tillsätts eller lämnar sitt uppdrag.
Artikel 56
Godkännande av systemen för redovisning och inventarieförteckningar
(Artikel 68 i budgetförordningen)
Den behöriga utanordnaren ska underrätta räkenskapsföraren om alla händelser eller väsentliga förändringar i system för ekonomisk förvaltning, system för inventarieförteckningar eller system för värdering av poster på tillgångs- och skuldsidan, om dessa förmedlar uppgifter i institutionens räkenskaper eller åberopas för att styrka uppgifter i dessa, så att räkenskapsföraren kan kontrollera efterlevnaden av kontrollkriterierna.
Räkenskapsföraren får när som helst åter granska ett system för ekonomisk förvaltning som redan har godkänts. När ett av utanordnaren inrättat system för ekonomisk förvaltning inte är eller inte längre är godkänt av räkenskapsföraren ska den behöriga utanordnaren utarbeta en handlingsplan för att i vederbörlig tid rätta till de svagheter som lett till att kontrollen utfallit negativt.
Den behöriga utanordnaren ska ansvara för att de uppgifter som skickas till räkenskapsföraren är fullständiga.
Artikel 57
Förvaltning av likvida medel
(Artikel 68 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren ska se till att hans eller hennes institution förfogar över de medel som behövs för att täcka behovet av likvida medel för genomförandet av budgeten.
2. För de ändamål som anges i punkt 1 ska räkenskapsföraren inrätta system för likviditetsförvaltning för att kunna göra förhandsberäkningar av likvida medel.
3. Kommissionens räkenskapsförare ska fördela de disponibla medlen i enlighet med förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000.
Artikel 58
Förvaltning av bankkonton
(Artikel 68 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren får, om det är nödvändigt för förvaltningen av likvida medel, öppna eller låta öppna bankkonton i institutionens namn i finansinstitut eller centralbanker. Räkenskapsföraren får, i vederbörligen motiverade undantagsfall, öppna konton i andra valutor än euro.
2. Räkenskapsföraren ska vara ansvarig för att avsluta de konton som avses i punkt 1 eller för att se till att dessa konton avslutas.
3. Räkenskapsföraren ska fastställa villkoren för de konton i finansinstitut som avses i punkt 1, i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, avkastning och anbudsgivning.
4. Räkenskapsföraren ska, minst vart femte år, organisera ett anbudsförfarande bland de finansinstitut hos vilka konton skulle kunna öppnas i enlighet med punkt 1.
När de lokala betingelserna för bankverksamhet så tillåter ska förskottsrelaterade bankkonton i finansinstitut utanför unionen regelbundet konkurrensundersökas. Sådana undersökningar ska ske minst vart femte år på initiativ av förskottskontots innehavare som därefter till räkenskapsföraren ska överlämna ett underbyggt förslag till val av bank för en period som inte överstiger fem år.
5. Räkenskapsföraren ska se till att villkoren för bankkontona strikt efterlevs i enlighet med punkt 1.
När det gäller förskottsrelaterade bankkonton i finansinstitut utanför unionen ska innehavarna av förskottskonton ta på sig detta ansvar med hänsyn till lagstiftningen i det land där de utövar sitt uppdrag.
6. Kommissionens räkenskapsförare ska informera räkenskapsförarna vid övriga institutioner och vid de organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen om villkoren för konton öppnade i finansinstitut. Räkenskapsförarna för övriga institutioner och de organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen ska harmonisera villkoren för de konton som de öppnar med ovan nämnda villkor.
Artikel 59
Undertecknanden i samband med konton
(Artikel 68 i budgetförordningen)
I villkoren för öppnande, skötsel och användning av konton ingår att - beroende på internkontrollens behov - checker, kreditöverföringar och alla övriga banktransaktioner ska undertecknas av en eller flera behöriga anställda. Manuella instruktioner ska undertecknas av minst två behöriga anställda eller av räkenskapsföraren personligen.
För tillämpningen av första stycket ska varje institutions räkenskapsförare meddela alla finansinstitut hos vilka institutionen har öppnat konton namnen på och underskriftsprover från de anställda som är behöriga.
Artikel 60
Förvaltning av konton
(Artikel 68 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren ska se till att saldot på de bankkonton som avses i artikel 58 inte kraftigt avviker från de beräkningar av likvida medel som avses i artikel 57.2, och i varje fall
a)
att det inte förekommer några debetsaldon på dessa konton, och
b)
att saldot på konton som förs i nationell valuta regelbundet omräknas till euro.
2. Räkenskapsföraren får inte behålla saldon på konton i nationell valuta som kan medföra omfattande förluster för institutionen på grund av variationer i växelkursen.
Artikel 61
Överföringar och omräkningar av valutor
(Artikel 68 i budgetförordningen)
Utan att det påverkar artikel 69 ska räkenskapsföraren göra överföringar mellan konton som han eller hon öppnat i institutionens namn i finansinstitut samt utföra omräkningar av valutor.
Artikel 62
Utbetalning
(Artikel 68 i budgetförordningen)
Betalningarna ska ske genom banköverföring, med check eller från förskottskonton med bankkort i enlighet med artikel 67.4.
Artikel 63
Register över juridiska personer
(Artikel 68 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren får utföra betalningar via överföring endast om institutionen har infört mottagarens kontouppgifter, information som styrker mottagarens identitet samt eventuella ändringar i dessa uppgifter i ett gemensamt register.
Alla sådana registreringar eller ändringar av mottagarens kontouppgifter eller identitetsuppgifter ska baseras på styrkande handlingar, som ska läggas fram i den form som räkenskapsföraren beslutar.
2. När det gäller betalningar via överföring kan utanordnarna endast binda sin institution i förhållande till tredje man om denne lämnat de handlingar som krävs för registreringen.
Utanordnarna ska informera räkenskapsföraren om eventuella ändringar av identitets- och kontouppgifter som mottagaren meddelar, och ska kontrollera att dessa uppgifter är riktiga innan betalning sker.
När det gäller stöd inför anslutningen av nya medlemsstater får enskilda åtaganden ingås gentemot kandidatländernas offentliga myndigheter utan att detta först måste införas i registret över mottagarens uppgifter. I dessa fall ska utanordnaren ansvara för att åtagandet förs in så snart som möjligt därefter. Det ska anges i överenskommelsen att den första betalningen inte får ske förrän mottagaren meddelat kommissionen sina kontouppgifter.
Artikel 64
Räkenskapsförarnas förvaring av styrkande handlingar
(Artikel 68 i budgetförordningen)
Alla styrkande handlingar som ligger till grund för de löpande räkenskaperna och för upprättandet av de konton som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska bevaras i fem år räknat från datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.
Alla handlingar som gäller transaktioner som ännu inte avslutats ska emellertid bevaras under en längre period, nämligen fram till slutet av året efter det år då transaktionerna avslutades. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 ska tillämpas på bevarande av trafikuppgifter.
Varje institution ska själv bestämma vilken avdelning som ska förvara de styrkande handlingarna.
Artikel 65
Personer som ska vara bemyndigade att förvalta kontona
(Artikel 69 i budgetförordningen)
Varje institution ska fastställa hur de anställda som den utser och bemyndigar att administrera de konton som öppnats vid de lokala enheter som avses i artikel 72 ska vara bemyndigade att meddela de lokala bankerna deras namn och namnteckningsprover.
Avsnitt 4
Förskottsförvaltaren
Artikel 66
Villkor för användning av förskottskonton
(Artikel 70 i budgetförordningen)
1. När det är praktiskt omöjligt eller föga effektivt att utföra betalningar via budgeten, särskilt när det rör sig om mindre belopp, kan förskottskonton upprättas för att betala dessa utgifter.
2. Förskottsförvaltaren får tillfälligt kontrollera och betala utgifter på grundval av detaljerade regler som ska ingå i de instruktioner som den behöriga utanordnaren lämnar. I dessa instruktioner ska det anges vilka regler och villkor som gäller för preliminär kontroll och utbetalningar och, i förekommande fall, för att underteckna rättsliga åtaganden enligt artikel 97.1 e.
3. Räkenskapsföraren ska fatta beslut om upprättandet av ett förskottskonto och utnämningen av en förskottsförvaltare, efter ett vederbörligen motiverat förslag från den behöriga utanordnaren. Förskottsförvaltarens och utanordnarens ansvar och skyldigheter ska anges i beslutet.
Räkenskapsföraren ska också besluta om ändringar av villkoren för ett förskottskonto, efter ett vederbörligen motiverat förslag av den behöriga utanordnaren.
4. Vid unionens delegationer ska förskottskonton upprättas för att betala utgifterna från både kommissionens och den europeiska avdelningens för yttre åtgärder (nedan kallad Europeiska utrikestjänsten eller utrikestjänsten) avsnitt i budgeten, vilket garanterar fullständig spårbarhet för utgifterna.
Artikel 67
Villkor för upprättande och betalning
(Artikel 70 i budgetförordningen)
1. I beslutet om upprättande av ett förskottskonto och utnämning av en förskottsförvaltare och i beslutet om ändringar av villkoren för ett förskottskonto, ska särskilt följande fastställas:
a)
Det högsta belopp som inledningsvis kan avsättas som förskott, samt dess ändamål.
b)
Öppnandet, i förekommande fall, av ett bank- eller postgirokonto i institutionens namn.
c)
Utgiftsslaget och det högsta belopp för varje utgift som kan utbetalas av en förskottsförvaltare till en tredje part eller inkasseras från tredje part.
d)
Hur ofta och på vilket sätt de styrkande handlingarna ska inlämnas, samt att dessa styrkande handlingar ska översändas till utanordnaren för reglering.
e)
Det förfarande som ska användas om förskottskontot måste fyllas på.
f)
Att transaktionerna i förskottskontot regleras av utanordnaren senast vid utgången av efterföljande månad för att säkra avstämningen mellan saldoposten och banksaldot.
g)
Giltighetstid för räkenskapsförarens tillstånd till förskottsförvaltaren.
h)
Den utnämnde förskottsförvaltarens identitet.
2. Vid utformningen av förslagen till beslut om att inrätta förskottskonton ska den behöriga utanordnaren se till att
a)
i första hand lyfta medel via budgeten när det finns tillgång till det centrala datoriserade redovisningssystemet,
b)
endast använda sig av förskottskonton när det är motiverat.
Det högsta belopp som får betalas ut av förskottsförvaltaren i de fall när det är praktiskt omöjligt eller föga effektivt att utföra betalningar via budgeten är 60 000 euro per utgift.
3. Förskottsförvaltaren får göra utbetalningar till tredje man på följande villkor:
a)
Betalningen avser tidigare budgetmässiga och rättsliga åtaganden, undertecknade av den behöriga utanordnaren.
b)
Tillgodohavandet på förskottskontot i kassa eller bank får inte överskridas.
4. Utbetalningar från förskottskonton får göras med hjälp av banköverföring, vilket inkluderar autogirering enligt artikel 89 i budgetförordningen, check eller andra betalningsmedel, inklusive bankkort, i enlighet med de anvisningar som fastställts av räkenskapsföraren.
5. Verkställda betalningar ska följas av formella beslut om slutlig kontroll och/eller betalningsorder som ska undertecknas av den behöriga utanordnaren.
Artikel 68
Val av förskottsförvaltare
(Artikel 70 i budgetförordningen)
Förskottsförvaltare ska utses bland fast anställda tjänstemän, men får, om så krävs och endast i vederbörligen motiverade fall, också utses bland övriga kategorier anställda. Förskottsförvaltare ska väljas på grundval av hans eller hennes särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som ska styrkas med utbildningsbevis eller intyg om lämplig yrkeserfarenhet, eller ha förvärvats efter att ha fullgjort ett särskilt utbildningsprogram för ändamålet.
Artikel 69
Överföring till förskottskontona
(Artikel 70 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren ska avsätta medel på förskottskontona och övervaka både öppnandet av bankkonton och delegeringen av undertecknandet, samt kontrollerna på platsen och i de centrala räkenskaperna. Räkenskapsföraren ska föra över medel till förskottskontona. Förskotten ska utbetalas till de bankkonton som öppnats i förskottskontots namn.
De aktuella förskottskontona kan tillföras medel direkt från diverse lokala inkomster, såsom från
a)
försäljning av utrustning,
b)
publikationer,
c)
diverse återbetalningar,
d)
ränta.
Regleringen av utgifter eller inkomster ska, vare sig de tillhör kategorin diverse eller är avsatta för särskilda ändamål, ske enligt det beslut om upprättande av förskottskonton som avses i artikel 67 samt enligt bestämmelserna i budgetförordningen. Utanordnaren ska dra av beloppen i fråga när han senare tillför medel till dessa förskottskonton.
2. Särskilt för att undvika växelkursförluster kan förskottsförvaltaren göra överföringar mellan de olika bankkonton som ingår i samma förskottskonto.
Artikel 70
Utanordnarnas och räkenskapsförarnas kontroller
(Artikel 70 i budgetförordningen)
1. Förskottsförvaltaren ska föra räkenskaper över de medel han eller hon förfogar över i kassa och bank, utförda betalningar och inkasserade intäkter enligt de regler och instruktioner som fastställts av räkenskapsföraren. Redovisningen av dessa räkenskaper ska alltid finnas tillgänglig för den behöriga utanordnaren och förskottsförvaltaren ska göra en sammanställning över transaktionerna minst en gång i månaden och under påföljande månad sända den, tillsammans med styrkande handlingar, till den utanordnare som är ansvarig för reglering av kontots transaktioner.
2. Räkenskapsföraren ska själv eller genom en särskilt befullmäktigad anställd inom samma avdelning eller inom utanordnarnas avdelningar utföra kontroller, i regel på plats och utan förvarning, av de medel som anförtrotts förskottsförvaltarna och av deras räkenskaper, och ska också utföra kontroller av regleringen av kontots transaktioner inom den fastställda tidsfristen. Räkenskapsföraren ska meddela resultaten av sina kontroller till den behöriga utanordnaren.
Artikel 71
Upphandlingsförfarande
(Artikel 70 i budgetförordningen)
Betalningar från förskottskonton får, inom de gränser som anges i artikel 137.3, ske genom en enkel betalning mot faktura, utan föregående godkännande av ett anbud.
Artikel 72
Upprättande av förskottskonton
(Artikel 70 i budgetförordningen)
För betalning av vissa utgiftskategorier får ett eller flera förskottskonton upprättas i varje lokal enhet utanför unionen i enlighet med artikel 70 i budgetförordningen. Till lokala enheter ska räknas unionens representationer och kontor i tredje land.
Besluten om att upprätta förskottskonton ska innehålla regler för kontonas användning med hänsyn tagen till den lokala enhetens särskilda behov och i enlighet med bestämmelserna i artikel 70 i budgetförordningen.
Artikel 73
Förskottsförvaltare och personer med befogenhet att handlägga konton vid unionens delegationer
(Artikel 70 i budgetförordningen)
Vid unionens delegationer kan, i undantagsfall och för att garantera tjänstekontinuitet, de uppgifter som vilar på förskottsförvaltaren för Europeiska utrikestjänstens medel utföras av anställda vid kommissionen. På samma villkor får Europeiska utrikestjänstens personal vid unionens delegationer utses till förskottsförvaltare för kommissionen.
Vid unionens delegationer ska bestämmelserna och villkoren i första stycket tillämpas vid utnämningen av personer som av räkenskapsföraren ska ges befogenhet att utföra banktransaktioner.
KAPITEL 4
Ansvar hos de respektive aktörerna i budgetförvaltningen
Avsnitt 1
Allmänna bestämmelser
Artikel 74
Organ med behörighet i fråga om bedrägeribekämpning
(Artikel 66.8 och 72.2 i budgetförordningen)
De myndigheter och organ som avses i artiklarna 66.8 och 72.2 i budgetförordningen är de som anges i tjänsteföreskrifterna samt i unionsinstitutionernas beslut om villkor och närmare bestämmelser för interna utredningar för att bekämpa bedrägerier, korruption och all annan olaglig verksamhet som kan skada unionens intressen.
Avsnitt 2
Regler för utanordnare som tilldelas befogenheter genom delegering eller vidaredelegering
Artikel 75
Finansiella oriktigheter
(Artiklarna 66.7 och 73.6 i budgetförordningen)
Utan att det påverkar de befogenheter som tilldelats Olaf ska den instans för finansiella oriktigheter som avses i artikel 29 (nedan kallad instansen) vara behörig att ta upp varje överträdelse av en bestämmelse i budgetförordningen eller av bestämmelser rörande den ekonomiska förvaltningen eller kontrollen av transaktionerna som är följden av en handling eller en försummelse av en anställd.
Artikel 76
Instansen för finansiella oriktigheter
(Artiklarna 66.7 och 73.6 i budgetförordningen)
1. De fall av finansiella oriktigheter som avses i artikel 75 i denna förordning ska av tillsättningsmyndigheten hänskjutas till instansen för yttrande enligt artikel 73.6 andra stycket i budgetförordningen.
När chefer för unionens delegationer fungerar som utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i budgetförordningen får den behöriga utanordnaren besluta att vända sig direkt till instansen för yttrande över sådana fall av finansiella oriktigheter som det hänvisas till i artikel 75 i den här förordningen.
En delegerad utanordnare får hänskjuta ett ärende till instansen om han eller hon bedömer att en finansiell oriktighet har begåtts. Instansen ska avge ett yttrande där den bedömer huruvida oriktigheter som det hänvisas till i artikel 75 har förekommit, hur allvarliga de är och vilka konsekvenser de kan få. Om den särskilda instansens undersökning visar att det ärende som hänskjutits till den är ett fall för Olaf, ska den översända ärendet till tillsättningsmyndigheten utan dröjsmål och omedelbart underrätta Olaf om detta.
Om instansen underrättas direkt om en fråga av en anställd i enlighet med artikel 66.8 i budgetförordningen, ska den överlämna ärendet till tillsättningsmyndigheten och underrätta den anställde om detta. Tillsättningsmyndigheten kan begära den särskilda instansens yttrande i ärendet.
2. Institutionen, eller de deltagande institutionerna om det rör sig om en gemensam instans, ska med utgångspunkt i den egna interna organisationen ange hur instansen ska fungera samt sättas samman, vilket ska inkludera en utomstående deltagare som besitter de kvalifikationer och den sakkunskap som krävs.
Artikel 77
Bekräftelse av beslut
(Artikel 73.3 i budgetförordningen)
1. Om en utanordnare anser att ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter strider mot gällande bestämmelser eller mot principen för en sund ekonomisk förvaltning, särskilt därför att det är oförenligt med nivån på de anslagna medlen, ska han eller hon skriftligen underrätta den myndighet som delegerat eller vidaredelegerat befogenheten om detta. Om den delegerande myndigheten inom rimlig tid skriftligen bekräftar beslutet och tydligt anger de aspekter som kritiserats av den som tilldelats befogenheten genom delegering eller vidaredelegering ska utanordnaren befrias från ansvar. Han eller hon ska då verkställa beslutet, utom då det strider mot straffrättsliga bestämmelser eller gällande säkerhetsnormer.
2. Bestämmelserna i punkt 1 ska också gälla om en utanordnare vid genomförandet av ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter upptäcker att omständigheterna kring ärendet kan ge upphov till en situation som strider mot gällande bestämmelser.
Beslut som bekräftats på de villkor som anges i artikel 73.3 i budgetförordningen ska sammanställas av den behöriga delegerade utanordnaren och anges i dennes årliga verksamhetsrapport.
KAPITEL 5
Handläggning av inkomster
Avsnitt 1
Egna medel
Artikel 78
Bestämmelser för egna medel
(Artikel 76 i budgetförordningen)
Utanordnaren ska upprätta en preliminär tidsplan för när de egna medel som avses i rådets beslut om systemet för unionens egna medel ska tillhandahållas kommissionen.
Egna medel ska fastställas och uppbäras enligt bestämmelserna i det beslut som avses i första stycket.
Avsnitt 2
Beräkning av fordringar
Artikel 79
Beräkning av fordringar
(Artikel 77 i budgetförordningen)
1. I beräkningarna av fordringar ska anges typ av inkomst och vilken budgetrubrik som berörs samt, om möjligt, gäldenärens identitet och en uppskattning av beloppet.
Vid upprättandet av beräknade fordringar ska den behöriga utanordnaren särskilt kontrollera följande:
a)
Att rätt budgetrubrik belastas.
b)
Att beräkningarna är korrekta och att de överensstämmer med gällande bestämmelser och principen om sund ekonomisk förvaltning.
2. Om inget annat följer av artiklarna 181.2 och 183.2 i budgetförordningen samt artikel 7.2 i den här förordningen ska beräkningen av fordringarna inte ge upphov till några åtagandebemyndiganden. I de fall som avses i artikel 21 i budgetförordningen får detta endast ske efter det att unionen faktiskt har inkasserat fordringarna.
Avsnitt 3
Fastställande av fordringar
Artikel 80
Förfarande
(Artikel 78 i budgetförordningen)
1. Utanordnarens fastställande av en fordran bekräftar unionens rättigheter gentemot en gäldenär och fastställandet av rätten att kräva att denne betalar sin skuld.
2. Den behöriga utanordnaren ska genom ett betalningskrav instruera räkenskapsföraren att kräva in en fastställd fordran.
3. Genom debetnotan ska gäldenären informeras om att
a)
unionen har fastställt fordran,
b)
ingen dröjsmålsränta kommer att utkrävas om beloppet betalas senast på förfallodagen,
c)
ränta kommer att beräknas på skulden enligt den räntesats som avses i artikel 83 om återbetalningen inte inkommit senast på förfallodagen enligt led b, utan att det påverkar tillämpningen av specifika bestämmelser i gällande förordningar,
d)
institutionen kommer att kräva in beloppet genom avräkning eller från en på förhand ställd säkerhet om återbetalning inte har skett senast innan fristen i led b har löpt ut,
e)
räkenskapsföraren får kräva in medel genom avräkning före förfallodagen enligt led b endast om han eller hon på motiverade grunder bedömer att beloppet riskerar att gå förlorat och en sådan åtgärd därför är nödvändig för att skydda unionens ekonomiska intressen; gäldenären ska i dessa fall underrättas om skälen till och datumet för inkasseringen genom avräkning,
f)
institutionen, om beloppet inte har återbetalats i sin helhet när alla åtgärder som anges i leden a-e i detta stycke har vidtagits, kommer att kräva in skulden genom att antingen verkställa ett beslut enligt artikel 79.2 i budgetförordningen eller genom att vidta rättsliga åtgärder.
Utanordnaren ska skriva ut debetnotan och sända den till gäldenären. Räkenskapsföraren ska underrättas om att så skett genom det finansiella informationssystemet.
Artikel 81
Fastställande av fordringar
(Artikel 78 i budgetförordningen)
Vid fastställandet av fordringar ska den behöriga utanordnaren försäkra sig om följande:
a)
Att fordran är säker, vilket innebär att den inte är underställd några villkor.
b)
Att fordran är likvid och fastställd exakt i form av ett belopp.
c)
Att fordran har förfallit och inte omfattas av någon ytterligare betalningsfrist.
d)
Gäldenärens identitet.
e)
Att de belopp som ska inkasseras tillförs rätt budgetrubrik.
f)
Att verifikationerna är formellt korrekta.
g)
Att principen om en sund ekonomisk förvaltning följs, särskilt i enlighet med de kriterier som avses i artikel 91.1 a.
Artikel 82
Styrkande handlingar som stöder fastställandet av fordringar
(Artikel 78 i budgetförordningen)
1. Fastställandet av en fordran ska bygga på styrkande handlingar där unionens rättigheter intygas.
2. Före fastställandet av fordran ska den behöriga utanordnaren personligen kontrollera de styrkande handlingarna eller på eget ansvar förvissa sig om att detta har gjorts.
3. De styrkande handlingarna ska förvaras av utanordnaren enligt artikel 48.
Artikel 83
Dröjsmålsränta
(Artikel 78 i budgetförordningen)
1. Utan att det påverkar de särskilda bestämmelser som följer av tillämpningen av sektorspecifika förordningar, ska ränta i enlighet med punkterna 2 och 3 beräknas för alla fordringar som inte betalats innan fristen som avses i artikel 80.3 b har löpt ut.
2. Räntesatsen för fordringar som inte återbetalats senast den dag då fristen som avses i artikel 80.3 b löper ut ska vara den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar på sina huvudsakliga refinansieringstransaktioner och som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C-serien; den räntesats som används ska vara den som gäller den första kalenderdagen i den månad då förfallodagen infaller, ökad med
a)
åtta procentenheter när fordran har uppkommit i samband med offentlig upphandling av varor och tjänster enligt avdelning V,
b)
tre och en halv procentenheter i alla andra fall.
3. Ränta ska beräknas från den kalenderdag som följer på den dag då fristen i artikel 80.3 b löper ut och som anges i debetnotan, till den kalenderdag då hela fordran är återbetald.
Det betalningskrav som motsvarar beloppet för dröjsmålsräntan ska utfärdas när räntan faktiskt har mottagits.
4. Om en gäldenär vars skuld utgörs av böter, i stället för att göra en betalning ställer en finansiell säkerhet som godkänns av räkenskapsföraren ska ränta uttas från den dag då fristen som avses i artikel 80.3 b löper ut och beräknas till den räntesats som avses i punkt 2 i denna artikel som gällde den första dagen i den månad då bötesbeslutet fattades, men endast ökad med en och en halv procentenhet.
Avsnitt 4
Godkännande av inkassering
Artikel 84
Utfärdande av betalningskrav
(Artikel 79 i budgetförordningen)
1. I betalningskravet ska följande anges:
a)
Det budgetår som betalningen ska belasta.
b)
Hänvisningar till den akt eller det rättsliga åtagande som utgör grunden för fordran och som ger rätt att kräva betalning.
c)
Den budgetartikel och eventuellt annan underavdelning i budgeten som berörs, inklusive hänvisningar i förekommande fall till motsvarande budgetmässiga åtaganden.
d)
Det belopp som ska inkasseras i euro.
e)
Gäldenärens namn och adress.
f)
Den frist som avses i artikel 80.3 b.
g)
Möjliga former för inkassering, särskilt att medel kan krävas in genom avräkning eller genom att eventuella säkerheter som ställts i förväg tas i anspråk.
2. Betalningskravet ska dateras och undertecknas av den behöriga utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren.
3. Varje institutions räkenskapsförare ska föra en förteckning över de belopp som ska inkasseras. I den ska unionens fordringar ordnas efter den dag betalningskravet upprättats. Förteckningen ska sändas till kommissionens räkenskapsförare.
Kommissionens räkenskapsförare ska ställa samman en konsoliderad förteckning över fordringarna, redovisade per institution och datum för betalningskravet. Förteckningen ska fogas till kommissionens rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen.
4. För att skydda unionens ekonomiska intressen ska kommissionen upprätta en förteckning över unionens fordringar, med angivelse av belopp och namn på gäldenären i de fall gäldenärerna beordrats av domstolen att återbetala i en dom som vunnit laga kraft, och där inget betydande belopp återbetalats inom ett år efter det att domen avkunnats. Förteckningen ska offentliggöras, med vederbörlig hänsyn tagen till skyddet av personuppgifter enligt kravet i förordning (EG) nr 45/2001.
När det gäller personuppgifter om fysiska personer ska de uppgifter som offentliggjorts tas bort så snart som fordran har betalats tillbaka i sin helhet. Det samma ska gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.
Beslutet om att föra upp en gäldenär på förteckningen över unionens fordringar ska fattas utifrån proportionalitetsprincipen, med särskild hänsyn tagen till beloppets storlek.
Artikel 85
Verkställbart beslut på en annan institutions vägnar
(Artikel 79.2 i budgetförordningen)
1. De exceptionella omständigheter som avses i artikel 79.2 i budgetförordningen ska anses uppfyllda då institutionen har uttömt möjligheterna till frivillig inbetalning eller inkassering av fordran genom avräkning enligt artikel 80.1 i budgetförordningen, och den aktuella fordran utgör ett betydande belopp.
2. I fall enligt punkt 1 får institutionerna, förutom de som anges i artikel 299 i EUF-fördraget, begära att kommissionen antar ett verkställbart beslut.
3. I det verkställbara beslutet ska det alltid anges att de belopp som krävs in ska föras upp under den berörda institutionens avsnitt i budgeten, och samma institution ska också fungera som utanordnare. Inkomster ska tas upp under allmänna inkomster utom om de tillhör de särskilda fall av inkomster avsatta för särskilda ändamål som anges i artikel 21.3 i budgetförordningen.
4. Den institution som begär beslutet ska informera kommissionen om varje händelse som kan förändra återkravet och ska bistå kommissionen om det verkställbara beslutet överklagas.
5. Kommissionen och den berörda institutionen ska enas om hur denna artikel ska genomföras i praktiken.
Avsnitt 5
Återkrav
Artikel 86
Formaliteter vid inkasseringen
(Artikel 80 i budgetförordningen)
1. Vid inkasseringen av fordringar ska räkenskapsföraren föra upp beloppet i räkenskaperna och informera den behöriga utanordnaren.
2. Vid kontanta betalningar till räkenskapsförarens eller förskottsförvaltarens kassa ska ett kvitto utfärdas.
3. En delåterbetalning som görs av en gäldenär mot vilken det finns flera betalningskrav ska först anses avse den äldsta fordringen, såvida inte gäldenären anger något annat.
Alla delbetalningar ska först täcka räntan.
Artikel 87
Inkassering genom avräkning
(Artikel 80 i budgetförordningen)
1. Om gäldenären har en fordran på unionen som är säker, i enlighet med definitionen i artikel 81 a, likvid och förfallen till betalning och som avser ett belopp som har fastställts i en betalningsorder, ska räkenskapsföraren, efter att fristen i artikel 80.3 b har löpt ut, kräva in dessa medel genom avräkning.
I undantagsfall ska räkenskapsföraren ha rätt att kräva in medlen genom avräkning före den förfallodag som avses i artikel 80.3 b om han eller hon på motiverade grunder bedömer att beloppet riskerar att gå förlorat och en sådan åtgärd därför är nödvändig för att skydda unionens ekonomiska intressen.
Räkenskapsföraren ska också kräva in medlen genom avräkning innan fristen i artikel 80.3 b löpt ut om gäldenären samtycker till detta.
2. Före all inkassering i enlighet med punkt 1 ska räkenskapsföraren samråda med den behöriga utanordnaren och underrätta berörda gäldenärer.
Om gäldenären är en nationell myndighet eller en av dess administrativa enheter ska räkenskapsföraren informera den berörda medlemsstaten minst tio arbetsdagar i förväg om sin avsikt att reglera fordringar genom avräkning. Räkenskapsföraren kan dock komma överens med den berörda medlemsstaten eller administrativa enheten om att en sådan reglering kan ske före utgången av förfallodagen.
3. Avräkning enligt punkt 1 ska anses likvärdigt med betalning och således frigöra unionen från skyldigheten att betala den eventuella skulden och, i förekommande fall, upplupen ränta.
Artikel 88
Förfarande för inkassering när ingen frivillig betalning sker
(Artiklarna 79 och 80 i budgetförordningen)
1. Såvida inte annat anges i artikel 87 ska räkenskapsföraren, om inkasseringen inte ägt rum innan den frist har löpt ut som avses i artikel 80.3 b och som anges på debetnotan, informera den behöriga utanordnaren om detta och genast inleda ett förfarande för att driva in beloppet, via alla de rättsliga medel som står till buds, inklusive i förekommande fall genom att i förväg ställda säkerheter tas i anspråk.
2. Såvida inte annat anges i artikel 87 ska räkenskapsföraren, när den inkasseringsmetod som anges i punkt 1 i denna artikel inte är möjlig och gäldenären inte har verkställt någon betalning efter den formella underrättelse som sänts av räkenskapsföraren, begära indrivning i enlighet med artikel 79.2 i budgetförordningen eller genom ett domstolsbeslut.
Artikel 89
Beviljande av betalningsfrister
(Artikel 80 i budgetförordningen)
Ytterligare tidsfrister för betalningen kan endast beviljas av räkenskapsföraren tillsammans med den behöriga utanordnaren efter en vederbörligen motiverad skriftlig förfrågan från gäldenären och på följande villkor:
a)
Gäldenären ska betala ränta till den räntesats som anges i artikel 83 för hela den ytterligare tidsfrist som beviljats från den dag då fristen som avses i artikel 80.3 b har löpt ut.
b)
För att skydda unionens rättigheter ska gäldenären vidare ställa en finansiell säkerhet som godtas av institutionens räkenskapsförare och som täcker hela det ännu ej inbetalda beloppet i såväl lånebelopp som ränta.
Säkerheten som avses i första stycket led b kan ersättas med en proprieborgen som ställs av en tredje man godkänd av institutionens räkenskapsförare.
I undantagsfall får räkenskapsföraren på gäldenärens begäran frångå kravet på säkerhet enligt första stycket led b om, enligt hans eller hennes bedömning, gäldenären är villig och i stånd att verkställa betalningen inom den extra tidsfristen men befinner sig i en svår situation och inte kan ställa någon sådan säkerhet.
Artikel 90
Inkassering av böter eller andra påföljder
(Artiklarna 80 och 83 i budgetförordningen)
1. När talan väcks vid Europeiska unionens domstol mot ett beslut om böter eller annan påföljd i enlighet med EUF-fördraget eller Euratomfördraget ska gäldenären, tills alla rättsmedel har uttömts, antingen preliminärt betala de aktuella beloppen till det bankkonto som anges av räkenskapsföraren eller ställa en finansiell säkerhet som godtas av räkenskapsföraren. Säkerheten ska vara oberoende av kravet att betala aktuella böter eller straffavgifter eller andra påföljder, och ska kunna utlösas så snart som detta begärs. Den ska täcka såväl huvudbelopp som ränta enligt artikel 83.4.
2. Kommissionen ska säkra preliminärt inkasserade belopp genom att investera dem i finansiella tillgångar och därigenom se till att de förblir säkra och likvida samtidigt som målet med investeringen ska vara en positiv avkastning.
3. När alla rättsmedel har uttömts och böterna eller straffavgifterna därmed har bekräftats ska någon av följande åtgärder vidtas:
a)
Preliminärt inkasserade belopp och räntan samt övrig avkastning som de gett upphov till ska införas i budgeten i överensstämmelse med artikel 83 i budgetförordningen senast det budgetår som följer på det år då alla rättsmedel har uttömts.
b)
Om en finansiell säkerhet har ställts ska denna tas i anspråk, och motsvarande belopp ska införas i budgeten.
Om bötes- eller straffavgiftsbeloppet har höjts av domstolen ska led a och b vara tillämpliga upp till de belopp som anges i kommissionens beslut, och räkenskapsföraren ska inkassera det belopp som motsvarar höjningen, vilket därefter ska införas i budgeten.
4. När alla rättsmedel har uttömts och böterna eller straffavgiften har upphävts eller sänkts ska någon av följande åtgärder vidtas:
a)
Belopp som redan felaktigt har inkasserats ska återbetalas till den berörda tredje parten, tillsammans med upplupen ränta. I fall där den totala avkastningen för den aktuella perioden har varit negativ ska det nominella värdet av de belopp som har inkasserats felaktigt återbetalas.
b)
Om en finansiell säkerhet har ställts ska denna frigöras.
Artikel 91
Avstående från att kräva in en fastställd fordran
(Artikel 80 i budgetförordningen)
1. Den behöriga utanordnaren kan endast avstå, helt eller delvis, från att kräva in en fastställd fordran i följande fall:
a)
Om den beräknade kostnaden för att kräva in beloppet är högre än det belopp som ska inkasseras och beslutet att avstå inte skadar unionens anseende.
b)
Om det är omöjligt att inkassera fordran på grund av den tid som förflutit sedan den uppstod eller därför att gäldenären är insolvent.
c)
Om inkassering strider mot proportionalitetsprincipen.
2. I det fall som avses i punkt 1 c ska den behöriga utanordnaren följa de tidigare fastställda förfarandena inom varje institution och tillämpa följande obligatoriska kriterier som alltid gäller:
a)
Typ av händelse: svårighetsgraden hos den oriktighet som ledde till att fordran fastställdes (bedrägeri, återfall, uppsåt, kontroll, god tro, uppenbart fel).
b)
Konsekvenserna av ett beslut om att avstå från inkassering på unionens funktion och dess ekonomiska intressen (beloppets storlek, risken att bilda prejudikat, underminering av bestämmelserna).
Beroende på omständigheterna kan utanordnaren behöva beakta även följande kriterier:
a)
Risken för snedvridning av konkurrensen som ett beslut om att avstå från att inkassera fordran skulle kunna medföra.
b)
Den ekonomiska och sociala skada som en fullständig inkassering av fordran skulle kunna medföra.
3. Det beslut om att avstå från inkassering som avses i artikel 80.2 i budgetförordningen ska motiveras och innehålla de åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på. Den behöriga utanordnaren ska fatta detta beslut i enlighet med artikel 84.
4. Beslutet om att avstå från att inkassera en fastställd fordran får inte delegeras av institutionen i något av följande fall:
a)
Om det belopp man skulle avstå från att inkassera uppgår till 1 000 000 euro eller mer.
b)
Om det belopp man skulle avstå från att inkassera uppgår till 100 000 euro eller mer, och utgör 25 % eller mer av den totala fastställda fordran.
Vad avser belopp som inte når upp till beloppsgränserna i första stycket ska varje institution genom sina interna regler fastställa villkoren och formerna för delegeringen av befogenheten att fatta beslut om avskrivning av en fastställd fordran.
5. Varje institution ska en gång per år överlämna en rapport till Europaparlamentet och rådet om de undantag enligt punkterna 1-4 som man beslutat om under året och där beloppen överstiger 100 000 euro. I kommissionens fall ska den rapporten bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses artikel 66.9 i budgetförordningen.
Artikel 92
Annullering av en fastställd fordran
(Artikel 80 i budgetförordningen)
1. Om det förekommit ett fel ska den behöriga utanordnaren helt eller delvis annullera en fastslagen fordran i enlighet med artiklarna 82 och 84 och bifoga tillfredsställande skäl.
2. Varje institution fastställer i sina interna regler villkoren och formerna för delegeringen av befogenheten att annullera en fastställd fordran.
Artikel 93
Regler för preskriptionstider
(Artikel 81 i budgetförordningen)
1. Preskriptionstiden för unionens fordringar på tredje man ska börja löpa i och med utgången av den tidsfrist som meddelats gäldenären i debetnotan i enlighet med artikel 80.3 b.
Preskriptionstiden för tredje mans fordringar på unionen ska börja löpa den dag då dessa fordringar förfaller till betalning med stöd av det motsvarande rättsliga åtagandet.
2. Preskriptionstiden för unionens fordringar på tredje man ska avbrytas om en institution eller en medlemsstat på en institutions begäran vidtar en åtgärd som delges den tredje mannen för att kräva in beloppet.
Preskriptionstiden för tredje mans fordringar på unionen ska avbrytas om gemenskaperna underrättas av borgenären eller på dennes vägnar om en åtgärd för att kräva in beloppet.
3. En ny preskriptionstid på fem år ska börja löpa dagen efter avbrott som avses i punkt 2.
4. Rättsliga åtgärder med anledning av en fordran som avses i punkt 1 ska leda till ett avbrott i preskriptionstiden, vilket även ska gälla talan som väcks vid en domstol som senare förklarar att den inte är behörig i ärendet. Den nya preskriptionstiden på fem år ska inte börja löpa förrän en lagakraftvunnen dom har meddelats eller om samma parter har nått samförstånd om samma ärende genom utomrättslig tvistlösning.
5. Om räkenskapsföraren beviljar gäldenären en förlängning av betalningsfristen i enlighet med artikel 89 ska detta betraktas som ett avbrytande av preskriptionstiden. Den nya preskriptionstiden på fem år ska börja löpa dagen efter det att den förlängda betalningsfristen har löpt ut.
6. Sedan preskriptionstiden enligt punkterna 1-5 har löpt ut ska en fordran inte längre uppbäras.
KAPITEL 6
Handläggning av utgifter
Artikel 94
Finansieringsbeslut
(Artikel 84 i budgetförordningen)
1. Finansieringsbeslutet ska ange de viktigaste inslagen i en åtgärd som innebär en utgift som belastar budgeten.
2. Finansieringsbeslutet ska särskilt innehålla följande:
a)
För bidrag:
i)
En hänvisning till grundrättsakten och budgetrubriken.
ii)
Årets prioriteringar, de mål som ska uppfyllas samt de resultat som förväntas uppnås genom de anslag som beviljats för budgetåret i fråga.
iii)
De viktigaste kriterierna för stödberättigande, urval och tilldelning som ska tillämpas vid valet av ansökningar.
iv)
Den högsta tillåtna medfinansieringssatsen eller, om flera olika satser tillämpas, vilka kriterier som gäller för var och en av dessa.
v)
En tidsplan och en vägledande angivelse av beloppet för planerade ansökningsomgångar.
b)
För upphandling:
i)
Det totala belopp i budgetmedel som avdelats för upphandlingar under året.
ii)
En vägledande uppgift om antal och typer av kontrakt som planeras, samt om möjligt en ungefärlig redogörelse för ändamålen med upphandlingen.
iii)
En vägledande översikt över när de planerade upphandlingarna ska inledas.
c)
För förvaltningsfonder enligt artikel 187 i budgetförordningen.
i)
En hänvisning till grundrättsakten och budgetrubriken.
ii)
De anslag som reserverats för förvaltningsfonden för det året tillsammans med de belopp som planeras under dess löptid.
iii)
Förvaltningsfondens ändamål och löptid.
iv)
Styrelseregler för förvaltningsfonden.
v)
Möjligheten att anförtro genomförandeuppgifter till enheter och personer som avses i artikel 187.2 i budgetförordningen.
d)
För priser i tävlingar:
i)
En hänvisning till grundrättsakten och budgetrubriken.
ii)
De mål som ska uppfyllas samt förväntade resultat.
iii)
De huvudsakliga villkoren för deltagande samt tilldelningskriterierna.
iv)
Tidsplanen för tävlingen och prisbeloppet eller prisbeloppen.
e)
För finansieringsinstrument:
i)
En hänvisning till grundrättsakten och budgetrubriken.
ii)
De mål som ska uppfyllas samt förväntade resultat.
iii)
Det belopp som avsatts för finansieringsinstrumentet.
iv)
En vägledande tidsplan för genomförandet.
3. Om det arbetsprogram som avses i artikel 128 i budgetförordningen innehåller de uppgifter som avses i punkt 2 a i denna artikel i fråga om bidrag som finansieras med anslag som beviljats för budgetåret ska beslutet om att anta arbetsprogrammet anses utgöra finansieringsbeslut för dessa bidrag.
När det gäller upphandling, förvaltningsfonder, priser i tävlingar och finansieringsinstrument ska - om de anslag som har beviljats för budgetåret anges i ett arbetsprogram som innehåller de uppgifter som avses i punkt 2 b, c, d och e i denna artikel - beslutet om att anta arbetsprogrammet också anses utgöra finansieringsbeslut för upphandlingen, förvaltningsfonderna, priserna eller finansieringsinstrumenten i fråga.
Om det i arbetsprogrammet saknas sådana uppgifter för en eller flera åtgärder ska programmet omarbetas för att inkludera dessa uppgifter; i annat fall ska ett separat finansieringsbeslut antas för de berörda åtgärderna.
4. Om ett befintligt finansieringsbeslut ändras på väsentligt sätt ska ändringen antas enligt samma förfarande som det ursprungliga beslutet.
Avsnitt 1
Åtagande av utgifter
Artikel 95
Övergripande och preliminära åtaganden
(Artikel 85 i budgetförordningen)
1. Det övergripande budgetmässiga åtagandet ska antingen genomföras genom att en finansieringsöverenskommelse ingås - i vilken det ska anges att flera rättsliga åtaganden kommer att ingås senare - eller genom att ett eller flera rättsliga åtaganden behöver ingås.
När det gäller direkt ekonomiskt stöd till tredjeländer, däribland budgetstöd, ska finansieringsöverenskommelsen anses utgöra ett rättsligt åtagande och kunna ge upphov till betalningar utan att det krävs något annat rättsligt åtagande.
2. Ett preliminärt budgetmässigt åtagande ska genomföras antingen genom att ett eller flera rättsliga åtaganden som ger rätt till kommande betalningar ingås, eller - för åtaganden som avser personalkostnader eller institutionernas kostnader för kommunikation i samband med unionsangelägenheter - genom direkta betalningar.
Artikel 96
Antagande av övergripande åtaganden
(Artikel 85 i budgetförordningen)
1. Det övergripande åtagandet ska ingås på grundval av ett finansieringsbeslut.
Det ska ingås senast före beslutet om vilka direkta mottagare som valts ut och när ianspråktagandet av anslagen kräver att ett arbetsprogram i den mening som avses i artikel 188 antas, ska åtagandet ingås tidigast efter antagandet.
2. Om det övergripande åtagandet genomförs genom en finansieringsöverenskommelse ska punkt 1 andra stycket inte tillämpas.
Artikel 97
Enhetligt undertecknande
(Artikel 85 i budgetförordningen)
1. Undantag från regeln om att samma aktör ska underteckna det budgetmässiga åtagandet och det motsvarande rättsliga åtagandet ska endast medges i följande fall:
a)
När det gäller preliminära åtaganden.
b)
När det gäller övergripande åtaganden knutna till finansieringsöverenskommelser med tredje land.
c)
När institutionens beslut i sig utgör ett rättsligt åtagande.
d)
När det övergripande åtagandet genomförs i form av flera rättsliga åtaganden för vilka olika personer är behöriga utanordnare.
e)
När det gäller förskottskonton som upprättats inom ramen för gemenskapens externa åtgärder ska de rättsliga åtagandena - enligt instruktion från den behöriga utanordnaren och på dennes fulla ansvar - undertecknas av de anställda vid de lokala enheter som avses i artikel 72.
f)
När en institution har delegerat utanordnarens befogenheter till direktören för en interinstitutionell europeisk byrå i enlighet med artikel 199.1 i budgetförordningen.
2. Om den behöriga utanordnare som undertecknat det budgetmässiga åtagandet är förhindrad under en så lång tid att det rättsliga åtagandet annars inte kan ingås inom tidsfristen, ska det rättsliga åtagandet ingås av den anställde som har i uppgift att ersätta den förstnämnde vid frånvaro enligt den berörda institutionens bestämmelser, och som har utsetts till utanordnare enligt villkoren i artikel 65.3 i budgetförordningen.
Artikel 98
Administrativa utgifter som täcks av preliminära åtaganden
(Artikel 85 i budgetförordningen)
Särskilt följande kostnader ska betraktas som löpande administrativa utgifter som kan leda till preliminära åtaganden:
a)
Kostnader för personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna och personal som inte omfattas, andra personalkostnader inklusive pensioner, samt lön till experter.
b)
Kostnader för institutionens ledamöter.
c)
Utbildningskostnader.
d)
Kostnader för uttagningsprov, urvalsförfaranden och rekrytering.
e)
Tjänsteresor.
f)
Representationskostnader.
g)
Kostnader för möten.
h)
Frilanstolkar och frilansöversättare.
i)
Utbyte av tjänstemän.
j)
Löpande kostnader för hyra av fastigheter och lös egendom eller löpande betalningar som avser upphandling av fast egendom i den mening som avses i artikel 121 i denna förordning eller låneavbetalningar i enlighet med artikel 203.8 i budgetförordningen.
k)
Diverse försäkringar.
l)
Rengöring, underhåll och säkerhet.
m)
Kostnader av social och medicinsk karaktär.
n)
Användning av telekommunikationstjänster.
o)
Finansiella kostnader.
p)
Kostnader för rättsliga tvister.
q)
Skadestånd och räntor.
r)
Arbetsutrustning.
s)
Vatten, gas och elektricitet.
t)
Publikationer i pappersformat eller elektroniskt format.
u)
Information från institutionerna om aktuella unionsangelägenheter.
Artikel 99
Registrering av enskilda rättsliga åtaganden
(Artikel 86 i budgetförordningen)
Om ett övergripande budgetmässigt åtagande följs av ett eller flera enskilda rättsliga åtaganden ska den behöriga utanordnaren föra upp beloppen för detta eller dessa på varandra följande enskilda rättsliga åtaganden i de centrala räkenskaperna.
I räkenskaperna ska det finnas hänvisningar till det övergripande åtagande som beloppet ska bokföras under.
Den behöriga utanordnaren ska bokföra beloppen innan han eller hon undertecknar det motsvarande enskilda rättsliga åtagandet, utom i de fall som avses i artikel 86.4 fjärde stycket i budgetförordningen.
I samtliga fall ska den behöriga utanordnaren kontrollera att det samlade beloppet för åtagandena inte överstiger beloppet för det övergripande åtagande som täcker dem.
Avsnitt 2
Kontroll av utgifter
Artikel 100
Kontroll och påskriften ”kan betalas”
(Artikel 88 i budgetförordningen)
1. Alla kontroller av utgifter ska stödjas av styrkande handlingar i den mening som avses i artikel 110 i vilka borgenärens anspråk intygas på grundval av fastställandet av de tjänster som faktiskt utförts, leveranser som faktiskt skett eller bygg- och anläggningsarbeten som faktiskt utförts eller på grundval av andra dokument som berättigar till betalning, bland annat löpande betalningar av prenumerationer eller kurser.
2. Den behöriga utanordnaren ska personligen granska de styrkande handlingarna eller på eget ansvar se till att granskningen har utförts innan han eller hon fattar beslut om att kontrollera utgiften inför utbetalning.
3. Kontrollbeslutet ska uttryckas i form av påskriften ”kan betalas” av den behöriga utanordnaren eller av en annan tekniskt behörig anställd som tilldelats befogenheten genom ett formellt beslut av den behöriga utanordnaren och under hans eller hennes ansvar i överensstämmelse med artikel 65.5 i budgetförordningen. Dessa beslut ska bevaras så att deras innehåll kan verifieras i ett senare skede.
Artikel 101
Påskriften ”i sin ordning” vid betalningar av förfinansiering
(Artikel 88 i budgetförordningen)
Om det gäller förfinansiering ska den behöriga utanordnaren eller en annan anställd som är tekniskt behörig och har tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren genom påskriften ”i sin ordning” intyga att de villkor som ställs i det rättsliga åtagandet för förfinansieringen är uppfyllda.
Artikel 102
Påskriften ”kan betalas” i samband med offentlig upphandling vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar
(Artikel 88 i budgetförordningen)
Vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar inom området för offentlig upphandling ska påskriften ”kan betalas” innebära följande:
a)
Att en faktura som upprättats av kontraktsparten har mottagits och formellt registrerats av institutionen.
b)
Att själva fakturan eller ett internt bifogat dokument bär den giltiga beteckningen ”i sin ordning” och att den undertecknats av den behöriga utanordnaren eller av en tekniskt behörig anställd som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren.
c)
Att samtliga aspekter av fakturan har verifierats av den behöriga utanordnaren eller på dennes ansvar, särskilt för att fastställa det belopp som ska betalas och att betalningen leder till befrielse från betalningsskyldigheten.
Genom beteckningen ”i sin ordning” enligt första stycket led b ska det intygas att de tjänster, leveranser eller arbeten som ingick i kontraktet har utförts korrekt. När det gäller varuleveranser och bygg- och anläggningsarbeten ska den tekniskt behörige tjänstemannen eller anställde utfärda ett provisoriskt mottagningsbevis och sedan ett slutligt mottagningsbevis när garantiperioden i kontraktet har löpt ut. Dessa två intyg ska ha samma värde som beteckningen ”i sin ordning”.
För löpande betalningar, bland annat för prenumerationer eller kurser, ska beteckningen ”i sin ordning” styrka att borgenärens anspråk överensstämmer med relevanta dokument som berättigar till betalning.
Artikel 103
Påskriften ”kan betalas” i samband med bidrag vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar
(Artikel 88 i budgetförordningen)
Vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar i samband med bidrag ska påskriften ”kan betalas” innebära följande:
a)
Att en begäran om betalning från bidragsmottagaren har mottagits och formellt registrerats av institutionen.
b)
Att begäran om betalning eller ett internt dokument som bifogats kostnadsredovisningen bär beteckningen ”i sin ordning” och att den undertecknats av en tekniskt behörig tjänsteman eller annan anställd som tilldelats sådana befogenheter av den behöriga utanordnaren.
c)
Att begäran om betalning har verifierats av den behöriga utanordnaren på dennes ansvar, för att bland annat fastställa det belopp som ska betalas och att betalningen leder till befrielse från betalningsskyldigheten.
Att en tekniskt behörig tjänsteman eller annan anställd som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren intygar - genom en sådan påskrift som anges i första stycket led b - att den åtgärd eller det arbetsprogram som genomförs av stödmottagaren i alla delar är förenlig med överenskommelsen eller beslutet, inbegripet, i förekommande fall, att de kostnader som mottagaren redovisat är stödberättigande.
Artikel 104
Påskriften ”kan betalas” vid personalkostnader
(Artikel 88 i budgetförordningen)
När det gäller betalningar för personalkostnader ska påskriften ”kan betalas” styrka att följande styrkande handlingar föreligger:
a)
Beträffande månadslön:
i)
Den fullständiga personalförteckningen med angivande av alla delar av ersättningen.
ii)
Ett formulär (blankett för personuppgifter) som upprättas på grundval av de beslut som fattats i varje enskilt fall och som visar varje ändring av ersättningen.
iii)
Om det rör sig om tillsättningar eller utnämningar ska en bestyrkt kopia av beslutet om tillsättningen eller utnämningen åtfölja den första löneutbetalningen.
b)
För övriga ersättningar, såsom till personal med tim- eller dagersättning: en sammanställning av närvarodagar och närvarotimmar undertecknad av en behörig anställd.
c)
En sammanställning av övertid, undertecknad av en behörig anställd, som intygar övertidens omfattning.
d)
Beträffande kostnader för tjänsteresor:
i)
Ordern om tjänsteresa undertecknad av den behöriga myndigheten.
ii)
En sammanställning över utgifter i samband med tjänsteresa, som ska vara undertecknad av den anställde som tilldelats uppdraget samt av den överordnade som delegerats lämplig behörighet om utgifterna för tjänsteresan avviker från tjänsteuppdraget.
e)
Beträffande vissa andra administrativa utgifter kopplade till personal, bland annat prenumerationer eller kurser som enligt kontraktet ska betalas i förväg: de underlag som avser det beslut som utgifterna grundar sig på och som visar alla beståndsdelar i beräkningen.
Av den sammanställning av utgifter vid tjänsteresa som avses i första stycket led d ii ska framgå tjänsteresans mål, dagar och tider för avresa och ankomst till målet, resekostnader, uppehållskostnader och andra kostnader som vederbörligen godkänts på grundval av styrkande handlingar.
Artikel 105
Materiell form för påskriften ”kan betalas”
(Artikel 88 i budgetförordningen)
Beslutet om att en utgift ”kan betalas” ska i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med den behöriga utanordnarens namnteckning eller en namnteckning av den tekniskt behörige anställde som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren enligt bestämmelserna i artikel 100. I ett datoriserat system ska beslutet om att en utgift ”kan betalas” ta formen av ett personligt lösenordsskyddat godkännande från den behöriga utanordnaren eller en annan anställd som är tekniskt behörig och som utsetts för uppgiften av den behöriga utanordnaren.
Artikel 106
Materiell form för påskriften ”i sin ordning”
(Artikel 88 i budgetförordningen)
Beslutet om att en utgift är ”i sin ordning” ska i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med den behöriga utanordnarens namnteckning eller en namnteckning av en anställd som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren enligt bestämmelserna i artikel 101. I ett datoriserat system kan beteckningen ”i sin ordning” ta form av ett elektroniskt säkrat godkännande av den tekniskt behörige anställde som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren.
Avsnitt 3
Godkännande av betalningar
Artikel 107
Utanordnarens kontroll av betalningar
(Artikel 89 i budgetförordningen)
Vid upprättandet av betalningsordern ska den behöriga utanordnaren försäkra sig om följande:
a)
Att utfärdandet av betalningsordern är korrekt, dvs. att det finns ett motsvarande kontrollbeslut om att utgiften ”kan betalas”, att rätt mottagare har utsetts och att fordran har förfallit.
b)
Att det råder överensstämmelse mellan betalningsordern och det budgetmässiga åtagande som belastas.
c)
Att rätt budgetrubrik belastas.
d)
Att anslagen är disponibla.
Artikel 108
Obligatoriska uppgifter och överlämnande av betalningsorder till räkenskapsföraren
(Artikel 89 i budgetförordningen)
1. I betalningsordern ska anges följande:
a)
Det budgetår som betalningen ska belasta.
b)
Artikel och eventuellt annan underindelning i budgeten.
c)
Hänvisning till det rättsliga åtagande som ger rätt till betalning.
d)
Hänvisning till det budgetmässiga åtagande som betalningen hänför sig till.
e)
Det belopp som ska betalas, uttryckt i euro.
f)
Betalningsmottagarens namn, adress och bankuppgifter.
g)
Ändamålet med utgiften.
h)
Betalningssätt.
i)
Införande av tillgångar i de inventarieförteckningar som avses i artikel 248.
2. Betalningsordern ska dateras och undertecknas av den behöriga utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren.
Avsnitt 4
Betalning av utgifter
Artikel 109
Betalningstyper
(Artikel 90 i budgetförordningen)
1. Förfinansiering är avsedd att ställa nödvändiga likvida medel till förfogande. Den får indelas i flera delutbetalningar inom ramen för principerna om sund ekonomisk förvaltning.
2. Mellanliggande betalningar, som också får ske i flera delbelopp, får omfatta utgifter för genomförandet av ett beslut eller en överenskommelse eller för att betala för tjänster, varor eller bygg- och anläggningsarbeten som slutförts under kontraktets löptid. Utan att detta påverkar bestämmelserna i den grundläggande rättsakten kan dessa betalningar räknas av helt eller delvis mot förfinansieringen.
3. Slutavräkningen ska regleras i form av antingen en slutbetalning eller ett betalningskrav; om det behövs en slutbetalning ska denna utgöra en avräkning av samtliga föregående betalningar, och den får inte delas upp i omgångar.
Artikel 110
Styrkande handlingar
(Artikel 90 i budgetförordningen)
1. Belopp som avser förfinansiering ska, även i de fall då utbetalningen är uppdelad i flera delar, betalas ut antingen med kontraktet, beslutet eller grundrättsakten som stöd, eller med stöd av styrkande handlingar genom vilka det kan bekräftas att villkoren i kontraktet, beslutet eller överenskommelsen är uppfyllda. Om ett datum då en viss del av förfinansieringen ska betalas ut är fastställt i någon av de ovan nämnda handlingarna ska det inte krävas någon ytterligare ansökan för att beloppet ska betalas ut.
2. Mellanliggande betalningar och slutbetalningar ska ske på grundval av styrkande handlingar som visar att de finansierade åtgärderna genomförts i enlighet med den grundläggande rättsakten eller beslutet, eller i enlighet med villkoren i kontraktet eller överenskommelsen.
3. Den behöriga utanordnaren ska enligt principen om sund ekonomisk förvaltning fastställa hur de styrkande handlingarna ska vara beskaffade, i enlighet med den grundläggande rättsakten samt relevanta beslut, kontrakt och överenskommelser. Verksamhetsrapporterna, de tekniska och ekonomiska rapporterna samt del- och slutrapporterna utgör styrkande handlingar enligt punkt 2.
4. De styrkande handlingarna ska förvaras av den behöriga utanordnaren enligt artikel 48.
Avsnitt 5
Tidsfrister för betalningar
Artikel 111
Försenade betalningar och dröjsmålsränta
(Artikel 92 i budgetförordningen)
1. Tidsfristen för betalningar ska anses omfatta kontroll, godkännande och betalning av utgifter.
Den ska börja löpa från och med den dag då en begäran om betalning har mottagits.
En ansökan om betalning ska registreras av den behöriga avdelningen hos utanordnaren snarast möjligt och anses ha ankommit den dag den är registrerad.
Utbetalningen ska anses ha skett det datum då institutionens konto debiteras.
2. En ansökan om utbetalning ska innehålla följande uppgifter:
a)
Identifiering av borgenären.
b)
Belopp.
c)
Valuta.
d)
Datum.
Om ett väsentligt element saknas ska ansökan om utbetalning avvisas.
Borgenären ska underrättas skriftligen om avslaget och skälen till det så snart som möjligt och i varje fall inom 30 dagar från den dag då begäran om betalning mottogs.
3. När det gäller avbrytande av tidsfrist enligt artikel 92.2 i budgetförordningen ska återstoden av tidsfristen börja löpa igen från och med det datum då den begärda informationen eller de reviderade handlingarna tas emot eller nödvändiga kompletterande kontroller kan utföras, inklusive kontroller på plats.
4. När de tidsfrister som anges i artikel 92.1 i budgetförordningen har löpt ut ska borgenären ha rätt till ränta enligt följande villkor:
a)
Räntesatserna ska vara de som avses i artikel 83.2 i denna förordning.
b)
Ränta ska beräknas från den kalenderdag som följer på den dag då fristen i artikel 92.1 i budgetförordningen löper ut till den dag betalningen sker.
Om den ränta som beräknats enligt första stycket inte överstiger 200 euro ska den betalas till borgenären endast om denna lämnat in en begäran om detta inom två månader efter det att den försenade betalningen mottagits.
5. Varje institution ska förelägga Europaparlamentet och rådet en rapport om hur de uppfyllt tidsfristerna och i vilken utsträckning tidsfrister avbrutits enligt artikel 92 i budgetförordningen. Kommissionens rapport ska bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses i artikel 66.9 i budgetförordningen.
KAPITEL 7
Datasystem
Artikel 112
Beskrivning av datasystemen
(Artikel 93 i budgetförordningen)
När datasystem eller delar av datasystem används för genomförandet av budgeten krävs en fullständig och uppdaterad beskrivning av varje datasystem eller del av ett sådant system.
I varje beskrivning ska ingå en redogörelse för innehållet i varje datafält samt för hur varje enskild transaktion behandlas i systemet. Det ska också finnas en beskrivning av hur systemet garanterar en komplett verifieringskedja för varje transaktion.
Artikel 113
Regelbunden säkerhetskopiering
(Artikel 93 i budgetförordningen)
Uppgifterna i datasystemen och delarna av datasystemen ska sparas med jämna mellanrum och förvaras på ett säkert ställe.
KAPITEL 8
Internrevisorn
Artikel 114
Utseende av internrevisor
(Artikel 98 i budgetförordningen)
1. Varje institution ska utse en internrevisor enligt ett förfarande som är anpassat till dess särdrag och behov. Institutionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet om att en internrevisor utsetts.
2. Varje institution ska i enlighet med sina respektive särdrag och behov definiera internrevisorns uppdrag och i detalj fastställa internrevisionens mål och förfaranden enligt gällande internationella normer för internrevision.
3. Institutionen får till internrevisor utse en person som är medborgare i någon av medlemsstaterna och som omfattas av tjänsteföreskrifterna eller anställningsvillkoren, på grundval av dennes särskilda kvalifikationer.
4. Om flera institutioner utser samma internrevisor ska de anta de bestämmelser som krävs för att denne ska kunna ställas till ansvar enligt villkoren i artikel 119.
5. Institutionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet när en internrevisor lämnar sitt uppdrag.
Artikel 115
Resurser för internrevisorn
(Artikel 99 i budgetförordningen)
Institutionen ska ge internrevisorn erforderliga resurser så att han eller hon kan fullfölja sina revisionsuppdrag samt en detaljerad beskrivning av internrevisorns uppgifter, rättigheter och skyldigheter.
Artikel 116
Arbetsprogram
(Artikel 99 i budgetförordningen)
1. Internrevisorn ska anta ett arbetsprogram och skicka detta till institutionen.
2. Institutionen kan begära att internrevisorn ska utföra revisioner som inte ingår i det arbetsprogram som anges i punkt 1.
Artikel 117
Internrevisorns rapportering
(Artikel 99 i budgetförordningen)
1. Internrevisorn ska till institutionen överlämna den årliga internrevisionsrapport som anges i artikel 99.3 i budgetförordningen; rapporten ska innehålla uppgifter om antal och typer av utförda internrevisioner, huvudsakliga rekommendationer som givits och åtgärder som vidtagits till följd av rekommendationerna.
Årsrapporten ska även innehålla redogörelser för sådana systemrelaterade fel som konstaterats av den särskilda instans som inrättats i enlighet med artikel 73.6 i budgetförordningen.
2. Varje institution ska undersöka om de rekommendationer som lämnas i internrevisorns rapporter kan bli föremål för ett utbyte av god praxis mellan institutionerna.
3. Internrevisorn ska vid utarbetandet av sin rapport särskilt granska hur väl man generellt sett har följt principen om sund ekonomisk förvaltning, och försäkra sig om att lämpliga åtgärder har vidtagits för att kontinuerligt förbättra efterlevnaden av denna princip.
Artikel 118
Oberoende
(Artikel 100 i budgetförordningen)
Internrevisorn ska vara helt oberoende vid utförandet av sina revisioner. Internrevisorn får inte ta emot instruktioner eller acceptera några begränsningar när det gäller utövandet av de uppdrag som genom förordnandet åläggs honom eller henne i enlighet med budgetförordningen.
Artikel 119
Internrevisorns ansvar
(Artikel 100 i budgetförordningen)
Eftersom internrevisorn ska vara en tjänsteman eller anställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna kan endast institutionen själv agera för att ställa internrevisorn till ansvar för sina handlingar enligt villkoren i denna artikel.
Institutionen ska fatta ett motiverat beslut om att inleda en undersökning. Beslutet ska delges den som berörs. Institutionen kan ge en eller flera tjänstemän med samma grad eller högre grad än den anställde som undersökningen avser i uppdrag att leda undersökningen under institutionens direkta ansvar. Den berörde ska alltid höras under denna undersökning.
Undersökningsrapporten ska lämnas till den berörda parten som sedan ska höras av institutionen angående rapporten.
På grundval av rapporten och utfrågningen ska institutionen fatta ett motiverat beslut om att avsluta förfarandet eller ett motiverat beslut enligt artiklarna 22 och 86 i tjänsteföreskrifterna samt bilaga IX till samma tjänsteföreskrifter. Beslut om disciplinära åtgärder eller ekonomiska påföljder ska delges den berörda parten och meddelas revisionsrätten och övriga institutioner för kännedom.
Den berörda parten kan överklaga dessa beslut hos Europeiska unionens domstol, i enlighet med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.
Artikel 120
Väckande av talan vid Europeiska unionens domstol
(Artikel 100 i budgetförordningen)
Utan att det påverkar de rättsmedel som anges i tjänsteföreskrifterna kan internrevisorn väcka talan direkt vid Europeiska unionens domstol med avseende på alla administrativa beslut som gäller utövandet av uppdraget som internrevisor. Detta ska ske inom tre månader från den kalenderdag då beslutet i fråga delgavs.
Målet ska behandlas och prövas i enlighet med artikel 91.5 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen.
AVDELNING V
OFFENTLIG UPPHANDLING
KAPITEL 1
Allmänna bestämmelser
Avsnitt 1
Tillämpningsområde och principer för tilldelning av kontrakt
Artikel 121
Definitioner och tillämpningsområde
(Artikel 101 i budgetförordningen)
1. Upphandlingar av fast egendom omfattar köp, förvärv av tomträtt, nyttjanderätt, leasing, hyra eller hyrköp - med eller utan köpoption - av tomtmark, befintliga byggnader eller annan fast egendom.
2. Upphandlingar av varor omfattar köp, leasing, hyra eller hyrköp - med eller utan köpoption - av varor. En upphandling som avser leverans av varor och som dessutom som ett underordnat inslag omfattar monterings- och installationsarbeten ska betraktas som en upphandling av varor.
3. Vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten omfattas antingen genomförande eller både projektering och genomförande av ett arbete som omfattar en av de verksamheter som anges i bilaga I till direktiv 2004/18/EG, eller ett bygg- och anläggningsarbete som - på vilket sätt som helst - uppfyller de specifikationer som fastställts av den upphandlande myndigheten. Med bygg- och anläggningsarbete menas ett resultat av bygg- eller anläggningsverksamhet som fyller en självständig teknisk eller ekonomisk funktion.
4. Upphandling av tjänster omfattar all intellektuell och icke-intellektuell verksamhet, dvs. all annan verksamhet än den som faller under kategorierna varor, bygg- och anläggningsarbeten eller fast egendom.
Upphandling som omfattar två eller fler av kategorierna bygg- och anläggningsarbeten, tjänster och varor ska genomföras enligt bestämmelserna för den kategori som utgör huvuddelen av upphandlingen i fråga.
Upphandlingar som omfattar både varor och tjänster betraktas som en upphandling av tjänster om värdet av tjänsterna i fråga överskrider värdet av de produkter som ingår i upphandlingen.
Om det hänvisas till nomenklaturer i samband med offentlig upphandling ska CPV, den gemensamma terminologin vid offentlig upphandling, användas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 2195/2002 (11).
5. Begreppen entreprenör, varuleverantör och tjänsteleverantör avser varje fysisk eller juridisk person, offentligt organ eller grupp av sådana personer och/eller organ som på marknaden erbjuder sig att utföra bygg- och anläggningsarbeten respektive tillhandahålla varor eller tjänster. Termen ekonomisk aktör avser entreprenörer, varuleverantörer eller tjänsteleverantörer. Anbudsgivare avser en ekonomisk aktör som har lämnat ett anbud. Anbudssökande avser dem som svarat på en inbjudan att delta i ett selektivt förfarande, en konkurrenspräglad dialog eller ett förhandlat förfarande. Potentiella leverantörer avser ekonomiska aktörer som tas upp på en förteckning enligt artikel 136.1 b.
Grupper av ekonomiska aktörer får lämna anbud eller anmäla sig som anbudssökande. De upphandlande myndigheterna får inte kräva att sådana grupper ska anta en viss juridisk form för att få lämna ett anbud eller en anbudsansökan, men de får kräva att den utsedda gruppen ska anta en viss juridisk form när den har blivit tilldelad kontraktet, om det krävs för att kontraktet ska kunna fullgöras korrekt.
6. Som upphandlande myndigheter ska anses unionsinstitutionernas avdelningar, såvida de inte mellan sig har vidtagit administrativa åtgärder som avser tillhandahållande av tjänster, leverans av produkter eller utförande av bygg- och anläggningsarbeten eller för genomförandet av upphandlingar av fast egendom.
7. Begreppet tekniskt bistånd ska avse stöd och kapacitetsuppbyggnad som är nödvändiga för genomförandet av ett program eller en åtgärd, särskilt i samband med förberedelser, förvaltning, övervakning, utvärdering, revision och kontroll.
8. Alla utbyten med kontraktsparter, inbegripet ingående av kontrakt och alla ändringar av dem får ske genom elektroniska system som inrättas av den upphandlande myndigheten.
9. Dessa system ska uppfylla följande krav:
a)
Endast behöriga personer ska ha tillträde till systemen och de handlingar som överförs genom dem.
b)
Endast behöriga personer ska ha rätt att skriva under eller överföra handlingar genom systemen.
c)
Det ska finnas väl etablerade rutiner för hur behöriga personer ska identifieras.
d)
Tid och datum för elektroniska överföringar ska anges exakt.
e)
Dokumentens helhet ska bevaras.
f)
Handlingarna ska förbli tillgängliga.
g)
I förekommande fall ska sekretess kring handlingarna bevaras.
h)
Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.
10. Uppgifter som överförs eller tas emot av ett sådant system ska åtnjuta rättslig presumtion i fråga om integriteten och i fråga om de datum och tidpunkter för översändande eller mottagande som anges i systemet.
En handling som sänts eller anmälts via ett sådant system ska anses vara likvärdig med en handling i pappersform, ska godtas som bevis i rättsliga förfaranden, betraktas som ett original och åtnjuta presumtion om äkthet och integritet, förutsatt att den inte innehåller några dynamiska detaljer som automatiskt kan förändra den.
De elektroniska underskrifter som avses i punkt 9 b ska ha samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift.
Artikel 122
Ramavtal och specifika kontrakt
(Artikel 101 i budgetförordningen)
1. Ramavtal får inte löpa längre än fyra år, utom i undantagsfall som vederbörligen kan motiveras med hänsyn till ramavtalets syfte.
Specifika kontrakt som grundar sig på ett ramavtal ska tilldelas enligt villkoren i det senare och får bara ingås mellan de upphandlande myndigheterna och parterna i ramavtalet.
Vid tilldelning av specifika kontrakt får parterna inte göra några väsentliga ändringar av ramavtalet.
2. Om ett ramavtal sluts med en enda ekonomisk aktör, ska de specifika kontrakten tilldelas i enlighet med villkoren i ramavtalet.
I vederbörligen motiverade fall får upphandlande myndigheter skriftligen samråda med kontraktsparten och begära att denne kompletterar sitt anbud om så behövs.
3. Om ett ramavtal sluts med flera ekonomiska aktörer ska detta ske med minst tre aktörer, förutsatt att det finns ett tillräckligt antal ekonomiska aktörer som uppfyller urvalskriterierna eller ett tillräckligt antal godtagbara anbud som uppfyller tilldelningskriterierna.
Ett sådant ramavtal med flera ekonomiska aktörer kan slutas i form av separata kontrakt som innehåller identiska villkor.
Tilldelning av specifika kontrakt som grundar sig på ramavtal som ingåtts med flera ekonomiska aktörer ska ske enligt följande:
a)
Vid ramavtal utan förnyad inbjudan att lämna anbud ska de villkor som fastställts i ramavtalet tillämpas.
b)
Vid ramavtal med förnyad inbjudan att lämna anbud, när parterna på nytt konkurrerat på grundval av samma och, om så krävs mer preciserade villkor, och i förekommande fall på grundval av andra villkor som anges i specifikationerna till ramavtalet.
För varje specifikt kontrakt som ska tilldelas på det sätt som anges i punkt 3 b ska den upphandlande myndigheten skriftligen samråda med parterna i ramavtalet och då fastställa en tidsfrist som är tillräcklig för att lämna in anbud. Anbuden ska lämnas skriftligen. Den upphandlande myndigheten ska tilldela varje specifikt kontrakt till den anbudsgivare som har lämnat det bästa anbudet på grundval av de tilldelningskriterier som anges i specifikationerna till ramavtalet.
4. I sektorer med dynamisk prisutveckling och teknisk utveckling ska ramavtalen innehålla en bestämmelse om halvtidsutvärdering eller ett system med riktmärkning, vilket inte ska innebära att ramavtalen åter öppnas för konkurrens. Om det efter halvtidsutvärderingen konstateras att de villkor som ursprungligen fastställdes inte längre är anpassade efter prisutvecklingen eller den tekniska utvecklingen får den upphandlande myndigheten inte använda det aktuella ramavtalet och ska vidta lämpliga åtgärder för att ändra eller säga upp det.
5. Endast de specifika kontrakt som grundar sig på ett ramavtal ska föregås av ett budgetåtagande.
Avsnitt 2
Offentliggörande
Artikel 123
Offentliggörande av upphandlingar som omfattas av direktiv 2004/18/EG
(Artikel 103 i budgetförordningen)
1. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 134 ska en upphandling vars värde är lika med eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 offentliggöras genom ett meddelande om upphandling och ett meddelande om tilldelning av kontraktet. Förhandsmeddelanden ska endast vara obligatoriska när den upphandlande myndigheten avser att använda sig av möjligheten att förkorta tidsfristerna för mottagandet av anbuden i överensstämmelse med artikel 152.4.
2. I förhandsmeddelandet ska den upphandlande myndigheten ange det ungefärliga beräknade totalbeloppet och föremålet för upphandlingen eller ramavtalet som myndigheten avser att genomföra under ett budgetår, med undantag för upphandlingar genom förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling.
Förhandsmeddelandet ska offentliggöras antingen av Europeiska unionens publikationsbyrå (nedan kallad Publikationsbyrån) eller av den upphandlande myndigheten själv på dess upphandlarprofil.
Det obligatoriska förhandsmeddelandet ska sändas till Publikationsbyrån eller offentliggöras på upphandlarprofilen snarast möjligt och i alla händelser senast den 31 mars varje budgetår.
En upphandlande myndighet som offentliggör ett förhandsmeddelande på sin upphandlarprofil ska på elektronisk väg, i det format och enligt de detaljerade förfaranden som anges i punkt 3 i bilaga VIII till direktiv 2004/18/EG, till Publikationsbyrån översända ett meddelande om att den offentliggör ett förhandsmeddelande på en upphandlarprofil.
3. Genom meddelandet om upphandling kan den upphandlande myndigheten meddela sin avsikt att inleda ett upphandlingsförfarande i syfte att tilldela ett kontrakt eller ett ramavtal eller upprätta ett dynamiskt inköpssystem enligt artikel 131. Utan att det påverkar kontrakt som ingås genom förhandlat förfarande enligt artikel 134 ska meddelande om upphandling vara obligatoriskt för upphandlingar vars värde uppskattas motsvara eller överstiga de tröskelvärden som avses i artikel 170.1.
Det ska inte vara obligatoriskt för specifika kontrakt som tilldelas på grundval av ramavtal.
Vid en öppen anbudsinfordran ska det anges i meddelandet om upphandling vilken dag och tid och eventuellt på vilken plats den kommitté som utsetts för ändamålet ska öppna anbuden och att anbudsgivarna har rätt att närvara när anbuden öppnas.
Den upphandlande myndigheten ska ange om den medger alternativa anbud och vilken minimikapacitet som den kräver om den utnyttjar den möjlighet som anges i artikel 146.2 andra stycket. Den upphandlande myndigheten ska ange vilka urvalskriterier enligt artikel 146 den avser att använda, det minsta antal och i förekommande fall också det högsta antal anbudssökande den tänker inbjuda och de objektiva och icke-diskriminerande kriterier den tänker använda för att begränsa antalet enligt artikel 128.1 andra stycket.
Om det ges oinskränkt, direkt och fullständig tillgång till meddelandet om upphandling med elektroniska medel, särskilt i det dynamiska inköpssystem som avses i artikel 131, ska den internetadress där dessa handlingar finns tillgängliga ingå i meddelandet om upphandling.
Upphandlande myndigheter som avser att arrangera en formgivningstävling ska upplysa om detta genom ett meddelande.
I förekommande fall ska den upphandlande myndigheten ange i meddelandet om upphandling om det rör sig om ett interinstitutionellt upphandlingsförfarande. Det ska då anges i meddelandet om upphandling vilka institutioner, genomförandeorgan eller organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen, som medverkat i upphandlingsförfarandet, vilken institution som ansvarar för själva upphandlingsförfarandet samt den sammanlagda omfattningen av de aktuella kontrakten för samtliga institutioner, genomförandeorgan eller organ.
4. Meddelandet om tilldelning ska innehålla resultatet av upphandlingen, ramavtalsförfarandet eller upphandlingen på grundval av ett dynamiskt inköpssystem. Meddelandet om tilldelning är obligatoriskt för upphandlingar där slutbeloppet är lika med eller högre än de tröskelvärden som avses i artikel 170.1. Det ska inte vara obligatoriskt för specifika kontrakt som tilldelas på grundval av ramavtal.
Meddelandet ska sändas till Publikationsbyrån senast 48 kalenderdagar från undertecknandet av kontraktet eller ramavtalet. Meddelanden om tilldelning av kontrakt på grundval av ett dynamiskt inköpssystem kan dock samlas och offentliggöras kvartalsvis. I så fall ska de sändas till Publikationsbyrån senast 48 dagar efter kvartalets slut.
När en upphandlande myndighet har organiserat en formgivningstävling ska den sända ett meddelande om resultatet till Publikationsbyrån.
Vid interinstitutionella förfaranden ska meddelandet om tilldelning sändas av den upphandlande myndighet som ansvarar för förfarandet.
Om värdet på kontraktet eller ramavtalet är lika med eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 och om kontraktet eller ramavtalet tilldelats genom förhandlat förfarande utan att ett meddelande om upphandling offentliggjorts i förhand ska meddelandet om tilldelning sändas in till Publikationsbyrån i tillräckligt god tid för att det ska hinna offentliggöras innan kontraktet eller ramavtalet undertecknas, i enlighet med villkoren i artikel 171.1.
Utan att detta påverkar artikel 21 ska uppgifter om kontraktsparter och värdet på de specifika kontrakt som ingås inom ett ramavtal och under ett givet budgetår offentliggöras på den upphandlande myndighetens webbplats senast den 30 juni det närmast följande året efter det budgetårets slut om de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 överskrids på grund av att ett sådant specifikt kontrakt ingås eller på grund av det sammanlagda värdet på dessa specifika kontrakt.
5. Meddelandet ska utformas enligt de standardformulär kommissionen har antagit på grundval av direktiv 2004/18/EG.
Artikel 124
Offentliggörande av upphandlingar som inte omfattas av direktiv 2004/18/EG
(Artikel 103 i budgetförordningen)
1. Kontrakt vars värde understiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 ska offentliggöras på ett sätt som öppnar för konkurrens och garanterar ett opartiskt förfarande för tilldelning av kontrakten. Offentliggörandet ska omfatta
a)
ett meddelande om upphandling enligt artikel 123.3 eller en uppmaning till intresseanmälan för upphandlingar som omfattar ett liknande område till ett värde som överskrider beloppet i artikel 137.1,
b)
ett adekvat offentliggörande i förhand på internet om värdet på upphandlingen överskrider beloppet i artikel 137.2.
2. Vid upphandling av fast egendom och upphandlingar som sekretessbelagts enligt artikel 134.1 j ska offentliggörandet ske årligen och endast innefatta en förteckning över kontraktsparterna tillsammans med uppgifter om upphandlingens syfte och belopp. Förteckningen ska sändas till Europaparlamentet och rådet. För kommissionens del ska förteckningen bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses i artikel 66.9 i budgetförordningen.
3. Upplysningarna om upphandlingar vars värde överstiger beloppet i artikel 137.1 och som inte varit föremål för något eget meddelande om tilldelning ska överlämnas till Publikationsbyrån. Årliga förteckningar över kontraktsparterna ska lämnas senast den 30 juni påföljande budgetår.
4. Upplysningarna om upphandlingar vars värde överstiger beloppet i artikel 137.2 ska offentliggöras på institutionens webbplats senast den 30 juni påföljande budgetår.
Artikel 125
Offentliggörande av meddelanden
(Artikel 103 i budgetförordningen)
1. Publikationsbyrån ska offentliggöra de meddelanden som avses i artiklarna 123 och 124 i Europeiska unionens officiella tidning senast tolv kalenderdagar efter det att de sändes.
Den tidsfrist som avses i första stycket ska förkortas till fem kalenderdagar vid de påskyndade förfaranden som avses i artikel 154.
2. Den upphandlande myndigheten ska kunna bevisa vilken dag meddelandet sänts.
Artikel 126
Övriga sätt att offentliggöra upphandlingar
(Artikel 103 i budgetförordningen)
Utöver de former för offentliggörande som anges i artiklarna 123, 124 och 125 kan kontrakt offentliggöras på valfritt sätt, bland annat elektroniskt. Ett sådant offentliggörande ska innehålla en hänvisning till ett eventuellt meddelande i Europeiska unionens officiella tidning, enligt artikel 125, och får inte föregå detta meddelande, som är det enda giltiga.
Vid offentliggörandet får inga anbudssökande eller anbudsgivare diskrimineras, och inga andra upplysningar får lämnas än de som ingår i det ovannämnda eventuella meddelandet om upphandling där ett sådant föreligger.
Avsnitt 3
Upphandlingsförfaranden
Artikel 127
Olika typer av upphandlingsförfaranden
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. Tilldelning av ett kontrakt ska ske antingen efter anbudsinfordran genom ett öppet, selektivt eller förhandlat anbudsförfarande efter offentliggörandet av ett meddelande om upphandling eller efter ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling, i förekommande fall efter en formgivningstävling.
2. Ett upphandlingsförfarande är öppet när alla berörda ekonomiska aktörer kan lämna ett anbud. Detta gäller också de dynamiska inköpssystemen enligt artikel 131.
Ett upphandlingsförfarande är selektivt när alla ekonomiska aktörer kan begära att få delta, men endast de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna i artikel 146 och som samtidigt skriftligen uppmanas av de upphandlande myndigheterna kan inkomma med ett anbud eller en lösning inom ramen för förfarandet med konkurrenspräglad dialog enligt artikel 132.
Urvalsfasen kan genomföras antingen för varje enskild upphandling, vilket också gäller för en konkurrenspräglad dialog, eller i syfte att upprätta en förteckning över potentiella anbudssökande i det förfarande som avses i artikel 136.1 a.
3. Vid ett förhandlat förfarande vänder sig de upphandlande myndigheterna till de anbudsgivare som utvalts och som uppfyller urvalskriterierna i artikel 146 och förhandlar fram villkoren för anbuden med en eller flera av dessa.
Vid förhandlat förfarande med meddelande om upphandling enligt artikel 135 ska en upphandlande myndighet samtidigt och skriftligen kalla alla utvalda anbudssökande till förhandlingar.
4. Formgivningstävlingar är en upphandling på främst sådana områden som arkitektur och byggnadsteknik samt databehandling, där en upphandlande myndighet får en ritning eller en plan som en jury föreslagit efter jämförelse av flera förslag med eller utan utdelning av priser.
Artikel 128
Antalet anbudssökande vid selektivt eller förhandlat förfarande
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. Vid ett selektivt förfarande och vid förfaranden enligt artikel 136.1 a och b, måste minst fem sökande uppmanas att lämna anbud under förutsättning att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna.
Den upphandlande myndigheten kan begränsa det maximala antalet sökande beroende på syftet med upphandlingen och på grundval av objektiva och icke-diskriminerande urvalskriterier. I detta fall ska intervallet och kriterierna anges i meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan enligt artiklarna 123 och 124.
Under alla omständigheter ska antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna förslag vara tillräckligt stort för att garantera en reell konkurrens.
2. Vid ett förhandlat förfarande och efter en konkurrenspräglad dialog ska minst tre sökande inbjudas till förhandlingar eller till att lämna anbud, förutsatt att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna.
Antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna anbud ska vara tillräckligt stort för att skapa en verklig konkurrens.
Bestämmelserna i första och andra stycket gäller inte i följande fall:
a)
För de kontrakt med lågt värde som avses i artikel 137.2.
b)
För upphandlingar av juridiska tjänster enligt CPV-nomenklaturen.
c)
För upphandlingar som är belagda med sekretess enligt artikel 134.1 j.
3. Om antalet anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna och miniminivåerna är lägre än det minimiantal som avses i punkterna 1 och 2, får den upphandlande myndigheten fortsätta förfarandet genom att inbjuda den eller de anbudssökande som har den erforderliga kapaciteten. Inbjudan får dock inte inbegripa ekonomiska aktörer som inte från början har inbjudits att delta i förfarandet eller anbudssökande som inte har den erforderliga kapaciteten.
Artikel 129
Förhandlade förfaranden
(Artikel 104 i budgetförordningen)
Den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna ska tillsammans förhandla om de anbud som lagts fram och anpassa dem till villkoren i det meddelande om upphandling som avses i artikel 123, eller i specifikationerna och i eventuella kompletterande dokument, i syfte att komma fram till vilket anbud som är mest fördelaktigt.
Den upphandlande myndigheten ska under förhandlingarna garantera lika behandling av samtliga anbudsgivare.
En upphandlande myndighet som efter att ha offentliggjort ett meddelande om upphandling har rätt att använda det förhandlade förfarandet enligt artikel 135 får bestämma att det förhandlade förfarandet ska genomföras i etapper så att antalet anbud som ska förhandlas kan minskas genom att man tillämpar de fastställda kriterier för tilldelning som anges i meddelandet om upphandling eller i specifikationerna. Det ska anges i meddelandet om upphandling eller i specifikationerna om denna möjlighet kommer att utnyttjas.
Artikel 130
Formgivningstävlingar
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. Reglerna för formgivningstävlingarna ska göras tillgängliga för dem som är intresserade av att delta i tävlingen.
Antalet sökande som kan delta måste vara tillräckligt för att garantera en verklig konkurrens.
2. Juryn utnämns av den behöriga utanordnaren. Den ska uteslutande bestå av fysiska personer utan anknytning till tävlingsdeltagarna. Om särskilda yrkeskvalifikationer krävs av tävlingsdeltagarna ska minst en tredjedel av juryledamöterna ha samma eller likvärdiga kvalifikationer.
Juryn ska vara självständig i sina yttranden. Bidragen ska läggas fram anonymt och juryns yttranden ska uteslutande bygga på de kriterier som anges i meddelandet om formgivningstävlingen.
3. Juryns förslag, som grundar sig på varje bidrags förtjänster, samt anmärkningar ska lämnas i ett protokoll som undertecknas av ledamöterna.
Kandidaterna ska förbli anonyma fram till dess att juryn lämnat sitt yttrande.
Anbudssökande kan uppmanas av juryn att svara på frågor som juryn har noterat i protokollet i syfte att förtydliga ett projekt. Det ska upprättas ett fullständigt protokoll över dialogen.
4. Den upphandlande myndigheten ska därefter fatta ett beslut där anbudssökandens namn och adress anges liksom skälen till valet med hänsyn till de kriterier som offentliggjorts i meddelandet om formgivningstävlingen, i synnerhet om det skiljer sig från de förslag som lämnats i juryns yttrande.
Artikel 131
Dynamiska inköpssystem
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. Ett dynamiskt inköpssystem är en helt elektronisk process för ofta återkommande inköp, och är under hela sin varaktighet öppet för varje ekonomisk aktör som uppfyller urvalskriterierna och som har lämnat ett preliminärt anbud som överensstämmer med specifikationerna och eventuella kompletterande handlingar. De preliminära anbuden får när som helst förbättras under förutsättning att de fortfarande överensstämmer med specifikationerna.
2. För att införa ett dynamiskt inköpssystem ska den upphandlande myndigheten offentliggöra ett meddelande om upphandling där det anges att det rör sig om ett dynamiskt inköpssystem och där det hänvisas till den internetadress där man har fri, direkt och fullständig tillgång till specifikationerna och alla kompletterande handlingar så snart meddelandet har offentliggjorts och till dess att inköpssystemet avvecklats.
I specifikationerna ska bland annat anges vilken typ av köp som detta system avser, och all nödvändig information ska lämnas om inköpssystemet, den elektroniska utrustning som används och de arrangemang och tekniska specifikationer som är kopplade därtill.
3. Den upphandlande myndigheten ska under hela den tid som det dynamiska inköpssystemet varar ge alla ekonomiska aktörer möjlighet att lämna preliminära anbud för att få delta i systemet på de villkor som anges i punkt 1. Den ska fullfölja utvärderingen av det preliminära anbudet inom 15 dagar från och med dess inlämnande. Den kan dock förlänga utvärderingsperioden om ingen inbjudan att lämna anbud förekommer under tiden.
Den upphandlande myndigheten ska snarast möjligt informera anbudsgivaren om att han tagits med i det dynamiska inköpssystemet eller att hans anbud har förkastats.
4. Varje specifikt kontrakt ska bli föremål för en inbjudan att lämna anbud. Före en sådan inbjudan ska den upphandlande myndigheten offentliggöra ett förenklat meddelande om upphandling och uppmana alla berörda ekonomiska aktörer att lämna ett preliminärt anbud inom en tidsfrist som inte får underskrida 15 dagar räknat från den dag då det förenklade meddelandet om upphandling avsändes. Den upphandlande myndigheten får inte gå ut med inbjudan att lämna anbud förrän samtliga preliminära anbud som lämnats in under denna tid har utvärderats.
Därefter ska den upphandlande myndigheten uppmana alla anbudssökande som godkänts i systemet att lämna ett anbud inom en rimlig tidsfrist. Den upphandlande myndigheten ska tilldela kontraktet till den anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet på grundval av de tilldelningskriterier som angivits i det meddelande om upphandling som använts för att inrätta det dynamiska inköpssystemet. Dessa kriterier får vid behov preciseras i inbjudan att lämna anbud.
5. Ett dynamiskt inköpssystem får inte vara i mer än fyra år, utom i vederbörligen berättigade undantagsfall.
Den upphandlande myndigheten får inte använda detta förfarande så att det hindrar, begränsar eller snedvrider konkurrensen.
Inga administrativa avgifter får tas ut från de berörda ekonomiska aktörerna eller parterna i systemet.
Artikel 132
Konkurrenspräglad dialog
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. Vid särskilt komplicerade kontrakt får den upphandlande myndigheten, om den anser att användningen av öppet förfarande eller selektivt förfarande inte medger tilldelning av kontrakt till det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, använda sig av en sådan konkurrenspräglad dialog som avses i artikel 29 i direktiv 2004/18/EG.
Ett kontrakt ska anses vara särskilt komplicerat om den upphandlande myndigheten inte objektivt kan definiera de tekniska medel som kan tillgodose dess behov eller mål eller inte kan specificera den rättsliga eller finansiella utformningen av projektet.
2. Den upphandlande myndigheten ska offentliggöra ett meddelande om upphandling där den anger sina behov och krav och definierar dessa i meddelandet och/eller i ett beskrivande dokument.
3. Den upphandlande myndigheten ska inleda en dialog med de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna enligt artikel 146, för att identifiera och definiera hur dess behov bäst ska kunna tillgodoses.
Den upphandlande myndigheten ska under dialogen garantera lika behandling av samtliga anbudsgivare och får inte avslöja vilka lösningar en anbudsgivare som deltar i dialogen har föreslagit eller annan information som en anbudsgivare har lämnat utan dennes samtycke.
Om så har angetts i meddelandet om upphandling eller i det beskrivande dokumentet får den upphandlande myndigheten föreskriva att förfarandet ska äga rum i flera steg för att minska det antal lösningar som ska diskuteras under dialogen, på grundval av de tilldelningskriterier som anges i meddelandet om upphandling eller i det beskrivande dokumentet.
4. Efter att ha informerat deltagarna om att dialogen är avslutad ska den upphandlande myndigheten uppmana dem att lämna sitt slutgiltiga anbud på grundval av den eller de lösningar som lagts fram och specificerats under dialogen. Dessa anbud ska innehålla alla de faktorer och villkor som är nödvändiga för projektets genomförande.
På den upphandlande myndighetens begäran kan anbuden klargöras, preciseras eller finjusteras, men detta får inte leda till att grundläggande delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud ändras, eftersom en sådan ändring riskerar att snedvrida konkurrensen eller ha en diskriminerande effekt.
På den upphandlande myndighetens begäran kan den anbudsgivare vars anbud har konstaterats vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anmodas att klargöra vissa aspekter i anbudet eller att bekräfta åtaganden som anges i detta, under förutsättning att det inte leder till ändring av väsentliga delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud, snedvridning av konkurrensen eller diskriminering.
5. Den upphandlande myndigheten får besluta om priser eller betalning till deltagarna i dialogen.
Artikel 133
Gemensam upphandling
(Artikel 104 i budgetförordningen)
Vid ett gemensamt upphandlingsförfarande mellan en institution och upphandlande myndigheter i en eller flera medlemsstater, Eftastater eller kandidatländer till unionsmedlemskap ska de procedurbestämmelser som är tillämpliga på institutionen tillämpas.
Om den andel som hänför sig till eller förvaltas av den upphandlande myndigheten i medlemsstaten uppgår till 50 % av kontraktsvärdet eller mera, samt i andra vederbörligen motiverade fall, får institutionen besluta att de regler som den upphandlande myndigheten i medlemsstaten lyder under ska tillämpas på den aktuella upphandlingen, förutsatt att dessa kan anses motsvara institutionens bestämmelser.
Institutionen och den upphandlande myndighet i en medlemsstat, Eftastat eller kandidatland till unionsmedlemskap som deltar i det gemensamma upphandlingsförfarandet ska särskilt enas om det praktiska tillvägagångssättet för utvärdering av anbud eller ansökningar om att få lämna anbud och för tilldelningen av kontrakt, samt om vilken lagstiftning som ska vara tillämplig på kontraktet och vilken domstol som ska vara behörig att avgöra tvister.
Artikel 134
Fall där förhandlade förfaranden får tillämpas utan föregående offentliggörande av meddelande om upphandling
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. En upphandlande myndighet får i följande fall använda sig av det förhandlade förfarandet utan att ha offentliggjort något meddelande om upphandling och oavsett hur stort det beräknade kontraktsbeloppet är:
a)
Om, efter avslutningen av det inledande förfarandet, inga anbud eller inga godtagbara anbud eller inga ansökningar att få delta har lämnats vid ett öppet eller selektivt förfarande, och under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i de upphandlingsdokument som avses i artikel 138.
b)
Då det uppdrag som kontraktet gäller av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt bara kan utföras av en viss ekonomisk aktör.
c)
Om det är absolut nödvändigt i fall där man inte kan iaktta de tidsfrister som krävs i de andra förfarandena och som föreskrivs i artiklarna 152, 153 och 154, på grund av synnerlig brådska föranledd av oförutsedda omständigheter som inte kan tillskrivas den upphandlande myndigheten.
d)
Om upphandlingen av tjänster genomförs i form av en formgivningstävling och kontraktet enligt gällande regler ska tilldelas vinnaren eller en av vinnarna. I det senare fallet ska samtliga vinnare kallas till förhandlingar.
e)
Om det rör sig om kompletterande tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som inte ingår i det ursprungliga projektförslaget och heller inte omfattas av det ursprungliga kontraktet, men som genom omständigheter som inte kunnat förutses har blivit nödvändiga för att det ska gå att utföra tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena, i enlighet med villkoren i punkt 2.
f)
Om det rör sig om nya bygg- och anläggningsarbeten eller tjänster som är en upprepning av liknande tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som av samma upphandlande myndighet tilldelats samma ekonomiska aktör i ett ursprungligt kontrakt, under förutsättning att de nya bygg- och anläggningsarbetena eller tjänsterna är i överensstämmelse med ett grundläggande projekt och att detta projekt varit föremål för ett öppet eller selektivt förfarande i enlighet med punkt 3.
g)
Vid upphandling av varor:
i)
Om det rör sig om kompletterande leveranser som antingen syftar till att delvis förnya varor eller installationer, eller till att öka redan förekommande leveranser eller installationer, i de fall då ett byte av leverantör skulle tvinga den upphandlande myndigheten att anskaffa materiel med andra tekniska egenskaper med inkompatibilitet eller oproportionerliga tekniska svårigheter vid drift och underhåll som följd; varaktigheten av sådana kontrakt får inte överstiga tre år.
ii)
Om tillverkningen endast har forsknings-, experiment-, studie- eller utvecklingsändamål, med undantag av tester av den kommersiella lönsamheten och kvantitetsproduktion för att täcka forsknings- och utvecklingskostnaderna.
iii)
Om det rör sig om varor som offererats och förvärvats på en varumarknadsplats.
iv)
För inköp av varor på särskilt gynnsamma villkor, antingen hos en varuleverantör som slutgiltigt avslutar sin affärsverksamhet eller hos en god man eller en likvidator vid insolvensförfarande, offentligt ackord eller förfarande av liknande slag som finns i nationella lagar och andra författningar.
h)
Om det rör sig om upphandling av fast egendom, efter det att den lokala marknaden kartlagts.
i)
För upphandlingar av juridiska tjänster enligt CPV-nomenklaturen, förutsatt att upphandlingen i fråga offentliggörs på lämpligt sätt.
j)
För upphandling som omfattas av sekretess enligt beslut av en institution eller de myndigheter till vilka ansvaret för sådana beslut delegerats, eller som inte får genomföras utan särskilda säkerhetsåtgärder enligt gällande lagar och andra författningar, eller av hänsyn till skyddet av gemenskapernas eller unionens vitala intressen.
2. För de kompletterande tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som avses i punkt 1 e kan den upphandlande myndigheten i följande fall använda sig av ett förhandlat förfarande utan att först offentliggöra något meddelande om upphandling under förutsättning att den som redan utför kontrakten anlitas, och förutsatt att
a)
de kompletterande kontrakten av tekniska eller ekonomiska skäl inte kan avskiljas från huvudkontraktet utan stora olägenheter för den upphandlande myndigheten, eller
b)
kontrakten, i de fall då de trots allt går att skilja från det ursprungliga kontraktet, är absolut nödvändiga för att kontraktet ska gå att fullfölja.
Det sammanlagda värdet av de kompletterande kontrakten får inte överstiga 50 % av värdet på det ursprungliga kontraktet.
3. I de fall som avses i punkt 1 f ska möjligheten att tillämpa ett förhandlat förfarande anges redan i samband med den ursprungliga upphandlingen, och det beräknade sammanlagda värdet på de fortsatta tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena ska beaktas för beräkningen av de tröskelvärden som avses i artikel 170.1. Detta förfarande får bara tillämpas under genomförandet av det ursprungliga kontraktet och senast inom de tre år som följer på det att det undertecknats.
Artikel 135
Fall där förhandlat förfarande får tillämpas efter att ett meddelande om upphandling har offentliggjorts
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. En upphandlande myndighet får använda det förhandlade förfarandet efter att ha offentliggjort ett meddelande om upphandling i följande fall, oavsett hur stort det beräknade kontraktsbeloppet är:
a)
Om det efter det att ett öppet eller selektivt förfarande eller en konkurrenspräglad dialog har avslutats konstateras att de anbud som lagts fram är felaktiga eller oacceptabla, i synnerhet med hänsyn till urvals- eller tilldelningskriterierna, under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i det upphandlingsdokument som avses i artikel 138, och utan att det påverkar tillämpningen av punkt 2 i denna artikel.
b)
I undantagsfall om bygg- och anläggningsarbetena, varorna eller tjänsterna är av sådant slag eller är förenade med sådana risker att anbudsgivaren inte kan ange något totalpris i förväg.
c)
Om de tjänster som ska tillhandahållas - särskilt finansiella och intellektuella tjänster - är sådana att det inte går att ange tillräckligt noggranna specifikationer för att välja det bästa anbudet enligt bestämmelserna för öppna eller selektiva förfaranden.
d)
Om bygg- och anläggningsarbetena endast har forsknings-, experiment- eller utvecklingsändamål och inte syftar till att nå lönsamhet eller täcka forsknings- och utvecklingskostnader.
e)
Vid upphandling av de tjänster som avses i bilaga IIB till direktiv 2004/18/EG, med förbehåll för bestämmelserna i artikel 134.1 i och j samt andra stycket i denna förordning.
f)
Vid upphandling av andra forsknings- och utvecklingstjänster än de som uteslutande är till förmån för den upphandlande myndigheten i dess egen verksamhet under förutsättning att dessa tjänster helt finansieras av den upphandlande myndigheten.
g)
Vid tjänstekontrakt omfattande inköp, utveckling, produktion eller samproduktion av programmaterial avsett att sändas av sändningsföretag, samt kontrakt om sändningstid.
2. I de fall som avses i punkt 1 a får den upphandlande myndigheten avstå från att offentliggöra ett meddelande om upphandling om den i ett förhandlat förfarande inbegriper endast alla anbudsgivare som uppfyller urvalskriterierna och som i ett föregående förfarande har lämnat in anbud som uppfyller de formella kraven för upphandlingsförfarandet.
Artikel 136
Förfarande som inbegriper inbjudan att anmäla intresse
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. För kontrakt med ett värde som inte överstiger det som anges i artikel 170.1, och om inte annat följer av artiklarna 134 och 135, kan upphandlande myndigheter använda en inbjudan att anmäla intresse för att göra något av följande:
a)
Att på förhand välja ut anbudssökande som ska uppmanas att lämna in anbud under kommande selektiva anbudsförfaranden.
b)
Att samla en förteckning över potentiella leverantörer som ska uppmanas att lämna anbudsansökningar eller anbud.
2. Den förteckning som upprättas efter en uppmaning till intresseanmälan ska vara giltig för följande perioder:
a)
Högst tre år efter den dag då det meddelande som avses i artikel 124.1 a sändes till Publikationsbyrån i det fall som avses i punkt 1 a i denna artikel.
b)
Högst fem år efter den dag då det meddelande som avses i artikel 124.1 a, sändes till Publikationsbyrån om det gäller en sådan förteckning över potentiella leverantörer som avses i punkt 1 b i denna artikel.
Den förteckning som avses i första stycket får inbegripa delförteckningar.
Alla intresserade kan lämna in sin ansökan när som helst under förteckningens giltighetsperiod, förutom under periodens sista tre månader.
3. Om ett kontrakt ska tilldelas ska den upphandlande myndigheten uppmana samtliga anbudssökande eller potentiella leverantörer i förteckningen eller delförteckningen att göra något av följande:
a)
Lämna in ett anbud i det fall som avses i punkt 1 a.
b)
I fråga om den förteckning som avses i punkt 1 b lämna in någotdera av följande:
i)
Anbud inklusive handlingar som gäller uteslutnings- och urvalskriterierna, eller
ii)
handlingar som gäller uteslutnings- och urvalskriterier och, i ett andra steg för dem som uppfyller dessa kriterier, anbud.
Artikel 137
Upphandlingar för låga belopp
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. Ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling varvid minst tre anbudssökande konsulteras, får användas för kontrakt till ett lågt värde som inte överstiger 60 000 euro.
Om den upphandlande myndigheten efter att ha rådfrågat de anbudssökande endast tar emot ett anbud som uppfyller de administrativa och tekniska kraven får kontraktet tilldelas under förutsättning att tilldelningskriterierna uppfylls.
2. Kontrakt med ett mycket lågt värde som inte överstiger 15 000 euro får tilldelas även om det bara föreligger ett anbud efter ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling.
3. Betalningar för utgifter som inte överstiger 1 000 euro får ske genom en enkel betalning mot faktura utan föregående godkännande av ett anbud.
Artikel 138
Upphandlingsdokument
(Artikel 105 i budgetförordningen)
1. Bland upphandlingsdokumenten ska följande alltid ingå:
a)
Anbudsinfordran eller inbjudan att delta i förhandling eller dialog inom ramen för det förfarande som avses i artikel 132.
b)
De bifogade specifikationerna eller, vid användning av en konkurrenspräglad dialog enligt artikel 132, ett dokument där den upphandlande myndighetens behov och krav beskrivs eller den internetadress där dessa handlingar finns tillgängliga.
c)
Utkastet till kontrakt, grundat på en kontraktsmall.
Punkt 1 c ska inte vara tillämplig på fall då kontraktsmallen inte kan användas på grund av vederbörligen motiverade exceptionella omständigheter.
Upphandlingsdokumenten ska innehålla en hänvisning till de åtgärder för att offentliggöra upphandlingen som vidtas i enlighet med artiklarna 123-126.
2. I anbudsinfordran eller inbjudan att delta i förhandling eller dialog ska alltid följande anges:
a)
Formerna för hur anbuden ska lämnas in och presenteras, särskilt sista inlämningsdatum med klockslag, eventuella krav på att fylla i ett standardiserat svarsformulär, handlingar som ska bifogas, inklusive de handlingar som bestyrker finansiell, ekonomisk och teknisk kapacitet samt yrkeskunnande enligt artikel 146, om dessa uppgifter inte finns i meddelandet om upphandling, samt till vilken adress de ska sändas.
b)
Att inlämnandet av ett anbud innebär att specifikationerna enligt punkt 1 godtas samt att anbudsgivaren är bunden att stå fast vid sitt anbud under hela genomförandeperioden i det fall det antas.
c)
Giltighetstiden för anbuden under vilken anbudsgivaren är bunden av villkoren i sitt anbud.
d)
Förbud mot all kontakt mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivaren under hela förfarandet, utom i undantagsfall enligt villkoren i artikel 160 och de exakta villkoren för besök när ett besök på plats planeras.
e)
Vid konkurrenspräglad dialog, uppgift om vilken dag och på vilken adress som samrådet ska börja.
3. I specifikationerna ska alltid följande anges:
a)
De uteslutnings- och urvalskriterier som är tillämpliga på upphandlingen, utom vid en konkurrenspräglad dialog, ett selektivt förfarande eller ett förhandlat förfarande efter offentliggörande av det meddelande som avses i artikel 135; i sådana fall ska dessa kriterier återges endast i meddelandet om upphandling eller inbjudan att anmäla intresse.
b)
Upphandlingens tilldelningskriterier och viktningen av kriterierna för tilldelning, eller prioritetsordningen för tillämpningen av dem, om detta inte anges i meddelandet om upphandling.
c)
De tekniska specifikationer som avses i artikel 139.
d)
De minimikrav som alternativa anbud måste uppfylla vid tilldelning enligt principen om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt artikel 149.2, i de fall där den upphandlande myndigheten har angett i meddelandet om upphandling att alternativa anbud är tillåtna.
e)
Tillämpningen av protokollet om immunitet och privilegier för Europeiska unionen eller, i förekommande fall, av Wienkonventionen om diplomatiska förbindelser respektive Wienkonventionen om konsulära förbindelser.
f)
Hur rätten att delta i upphandlingen ska styrkas, i enlighet med artikel 172.
g)
I det dynamiska inköpssystem som anges i artikel 131, vilken typ av inköp som detta system avser, samt lämna all nödvändig information om inköpssystemet, den elektroniska utrustning som används och de tekniska specifikationerna och arrangemangen för anslutningen.
4. I kontraktsmallen ska bland annat anges:
a)
Vilka avtalsviten som tillämpas om bestämmelserna inte följs.
b)
De uppgifter som ska framgå av fakturorna eller de styrkande handlingarna i enlighet med artikel 102.
c)
Att kontraktet - då institutionerna är upphandlande myndigheter - regleras genom unionslagstiftningen, där så är nödvändigt kompletterad med nationell rätt, till vilken det i så fall ska hänvisas i kontraktet.
d)
Vilken domstol som är behörig att avgöra tvister.
Vid tillämpning av första stycket led c, i fråga om de kontrakt som avses i artikel 121.1, får kontraktsmallen uteslutande åberopa nationell lagstiftning.
5. En upphandlande myndighet får begära att anbudsgivaren ska uppge hur stor del av kontraktet som kommer att läggas ut på underleverantörer samt vilka underleverantörer som kommer att anlitas. Utöver de uppgifter som avses i artikel 143 får den upphandlande myndigheten också begära att den anbudssökande eller anbudsgivaren ska lägga fram uppgifter om den aktuella underleverantörens ekonomiska och finansiella samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet i enlighet med artiklarna 146, 147 och 148, i synnerhet om underentreprenaden utgör en betydande del av kontraktet.
Artikel 139
Tekniska specifikationer
(Artikel 105 i budgetförordningen)
1. De tekniska specifikationerna ska vara utformade så att anbudssökande och anbudsgivare deltar på lika villkor, och får inte skapa omotiverade hinder mot att upphandlingen öppnas för konkurrens.
De ska också ange de egenskaper som krävs av produkter, tjänster, material eller arbeten med hänsyn till vad den upphandlande myndigheten avser att använda dem till.
2. De egenskaper som avses i punkt 1 innefattar
a)
kvalitetsnivå,
b)
miljöprestanda,
c)
alltid då så är möjligt, tillgänglighetskriterier för funktionshindrade och utformning med tanke på alla användare,
d)
nivåer och förfaranden för bedömning av huruvida kraven är uppfyllda,
e)
ändamålsenlighet,
f)
säkerhet eller dimensioner, inklusive kraven på varan med avseende på varubeteckning och bruksanvisning samt för alla kontrakt, terminologi, symboler, tester och testmetoder, emballage, märkning och etikettering samt produktionsförfaranden och -metoder,
g)
i fråga om upphandling av bygg- och anläggningsarbeten även förfaranden för kvalitetssäkring samt regler med avseende på utformning och kostnadsberäkning, testvillkor, inspektion och godkännande av arbeten, metoder eller konstruktionsteknik, samt andra tekniska villkor, som de upphandlande myndigheterna kan föreskriva i allmänna eller särskilda bestämmelser rörande avslutade arbeten och de material eller delar som ingår i dessa.
3. De tekniska specifikationerna ska vara utformade på något av följande sätt:
a)
Genom hänvisning till europeiska standarder, europeiska tekniska godkännanden, gemensamma tekniska specifikationer när sådana finns, internationella standarder eller andra referenssystem som utarbetats av de europeiska standardiseringsorganen eller om sådana inte finns till deras nationella motsvarigheter; varje sådan hänvisning ska följas av orden ”eller likvärdigt”.
b)
I termer av prestanda eller funktionskrav, vilka kan innefatta miljöegenskaper och ska vara tillräckligt exakt för att anbudsgivarna ska kunna avgöra syftet med upphandlingen och för att de upphandlande myndigheterna ska kunna tilldela kontraktet.
c)
Genom en blandning av de kriterier som anges i de två föregående punkterna.
4. När de upphandlande myndigheterna använder sig av möjligheten att hänvisa till de specifikationer som avses i punkt 3 a får de inte avvisa ett anbud med motiveringen att det inte överensstämmer med nämnda specifikationer under förutsättning att anbudsgivaren eller anbudssökanden på ett sätt som den upphandlande myndigheten anser vara tillfredsställande bevisar att det motsvarar de krav som ställts.
Ett lämpligt sätt kan vara tillhandahållande av teknisk dokumentation från tillverkaren eller en provningsrapport från ett erkänt organ.
5. Om de upphandlande myndigheterna väljer att i enlighet med punkt 3 b ange specifikationer i termer av prestanda eller funktionskrav, får de inte avvisa ett anbud som överensstämmer med en nationell standard som införts i syfte att tillämpa en europeisk standard, med ett europeiskt tekniskt godkännande, med en gemensam teknisk specifikation, med en internationell standard eller ett tekniskt referenssystem som har utarbetats av europeiska standardiseringsorgan, om dessa specifikationer avser de prestanda eller funktionskrav som den har fastställt.
Det åligger anbudsgivaren att på ett lämpligt sätt som den upphandlande myndigheten anser vara tillfredsställande visa att anbudet uppfyller den upphandlande myndighetens prestanda- eller funktionskrav. Ett lämpligt sätt kan vara tillhandahållande av teknisk dokumentation från tillverkaren eller en provningsrapport från ett erkänt organ.
6. Om en upphandlande myndighet föreskriver miljöegenskaper i form av prestanda eller funktionskrav får den använda detaljerade specifikationer, eller vid behov delar av dessa, såsom de fastställts för europeiska, multinationella, nationella eller andra miljömärken, under förutsättning att
a)
de specifikationer som används är lämpliga för att definiera egenskaperna hos de varor eller tjänster som är föremål för upphandling,
b)
kraven för märket har utarbetats på grundval av vetenskapliga rön,
c)
miljömärkena har antagits genom ett förfarande i vilket samtliga berörda parter, såsom statliga organ, konsumenter, tillverkare, distributörer och miljöorganisationer, fått delta,
d)
miljömärkena är tillgängliga för samtliga berörda parter.
7. Den upphandlande myndigheten får ange att de varor eller tjänster som är försedda med miljömärket ska antas uppfylla de tekniska specifikationer som fastställs i specifikationerna. Den ska godkänna alla andra lämpliga bevismedel, såsom teknisk dokumentation från tillverkaren eller en provningsrapport från ett erkänt organ. I punkterna 4, 5 och 6 avses med erkända organ sådana provnings- och kalibreringslaboratorier samt organ för inspektion och certifiering som uppfyller tillämpliga europeiska standarder.
8. Utom i undantagsfall, som är vederbörligen motiverade mot bakgrund av syftet med upphandlingen, får de tekniska specifikationerna inte innehålla uppgifter om viss tillverkare, ursprung eller framställningsförfarande och de får heller inte hänvisa till ett märke, ett patent, en typ, ett ursprung eller viss produktion som skulle kunna gynna eller utesluta vissa produkter eller ekonomiska aktörer.
Om en tillräckligt precis och begriplig definition av föremålet för upphandlingen är omöjlig ska ett sådant omnämnande eller en sådan hänvisning åtföljas av orden ”eller något likvärdigt”.
Artikel 140
Prisjusteringar
(Artikel 105 i budgetförordningen)
1. I upphandlingsdokumenten ska anges om anbudet ska göras till ett fast pris som inte får ändras.
2. I motsatta fallet ska det anges på vilket sätt och på vilka villkor priset får ändras under kontraktets löptid. Den upphandlande myndigheten ska i sådana fall särskilt ta hänsyn till
a)
vad upphandlingen gäller och i vilket konjunkturläge den genomförs,
b)
uppgifternas och kontraktets art och varaktighet,
c)
myndighetens ekonomiska intressen.
Artikel 141
Olagliga handlingar som leder till uteslutning
(Artikel 106 i budgetförordningen)
De fall som avses i artikel 106.1 e i budgetförordningen ska omfatta alla olagliga verksamheter som är skadliga för Europeiska unionens ekonomiska intressen och i synnerhet följande:
a)
Fall av bedrägerier som avses i artikel 1 i konventionen om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, upprättad genom rådets akt av den 26 juli 1995 (12).
b)
Fall av korruption som avses i artikel 3 i konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, upprättad genom rådets akt av den 26 maj 1997 (13).
c)
Deltagande i en kriminell organisation enligt definitionen i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF (14).
d)
Fall av penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i direktiv 2005/60/EG (15).
e)
Fall av terroristbrott och brott med anknytning till terroristverksamhet och anstiftan till, medhjälp till och försök att begå dessa brott enligt definitionen i artiklarna 1, 3 och 4 i rådets rambeslut 2002/475/RIF (16).
Artikel 142
Tillämpningen av kriterierna för uteslutning och uteslutningens varaktighet
(Artiklarna 106, 107, 108 och 109 i budgetförordningen)
1. För att avgöra en uteslutnings varaktighet och för att beakta proportionalitetsprincipen ska den ansvariga institutionen särskilt ta hänsyn till hur allvarliga konstaterade fakta är, inklusive deras inverkan på unionens ekonomiska intressen och anseende samt hur lång tid som förflutit sedan de inträffade, överträdelsens varaktighet och eventuella upprepningar, den berörda enhetens uppsåt eller den grad av försummelse den gjort sig skyldig till samt vilka steg som vidtagits av den för att rätta till situationen.
Inför beslutet om uteslutningens varaktighet ska institutionerna ge den anbudssökande eller anbudsgivaren rätt att yttra sig.
Om beslutet om uteslutningens varaktighet enligt tillämplig lag ska fattas av de myndigheter eller organ som avses i artikel 108.2 och 108.3 i budgetförordningen ska kommissionen tillämpa deras beslut, förutsatt att den längsta tillåtna period för en uteslutning som anges i artikel 106.4 i budgetförordningen inte överskrids. Den period som avses i artikel 106.4 i budgetförordningen ska vara högst fem år, räknat från följande tidpunkt:
a)
I fall som avses i artikel 106.1 b och e i budgetförordningen: från den dag domen vunnit laga kraft.
b)
I fall som avses i artikel 106.1 c i budgetförordningen: från den dag överträdelsen har begåtts eller, om det gäller långvariga eller upprepade överträdelser, den dag då den upphört när felet i yrkesutövningen avser kontrakt med den berörda institutionen.
Vid tillämpning av tredje stycket led b, om det allvarliga felet i yrkesutövningen fastställts genom beslut av en myndighet eller en internationell organisation, ska datumet för detta beslut räknas som utgångspunkt.
Uteslutningsperioden kan förlängas till tio år om överträdelsen upprepas inom fem år efter det datum som avses i led a och b, med vederbörlig hänsyn till punkt 1.
2. Anbudssökande och anbudsgivare ska uteslutas från ett upphandlings- och bidragsförfarande så länge som de befinner sig i en av de situationer som avses i artikel 106.1 a och d i budgetförordningen.
Artikel 143
Bevis
(Artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen)
1. Anbudssökande och anbudsgivare ska avge en vederbörligen daterad och undertecknad förklaring på heder och samvete om att de inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen.
Vid selektiva förfaranden och förhandlade förfaranden med föregående konkurrenspräglad dialog, efter offentliggörande av ett meddelande om upphandling när den upphandlande myndigheten begränsar det antal anbudssökande som ges möjlighet att förhandla eller lämna ett anbud, ska dock alla sökande lämna in de intyg som avses i punkt 3.
Med stöd i sin riskbedömning får den upphandlande myndigheten avstå från att kräva den försäkran som avses i första stycket för kontrakt som avses i artikel 137.2. För kontrakt som avses i artiklarna 265.1, 267.1 och 269.1 får emellertid den upphandlande myndigheten avstå från att kräva denna försäkran för kontrakt vars värde inte överstiger 20 000 euro.
2. Inom den tidsfrist som fastställts av den upphandlande myndigheten och före undertecknandet av kontraktet ska emellertid den anbudsgivare som tilldelas kontraktet lägga fram de bevis som avses i punkt 3 i denna artikel och som styrker den förklaring som avses i punkt 1 i denna artikel, i följande fall:
a)
Om kontraktet tilldelas av en institution för dess egen räkning och värdet är lika med eller överstiger tröskelvärdena i artikel 170.1.
b)
Om kontraktet tilldelas inom området externa åtgärder och dess värde är lika med eller överstiger de beloppsgränser som anges i artikel 265.1 a, 267.1 a eller 269.1 a.
För kontrakt vars värde understiger de beloppsgränser som avses i första stycket led a och b kan den upphandlande myndigheten, om den hyser tvivel om huruvida den anbudsgivare som tilldelas kontraktet befinner sig i en av de situationer som leder till uteslutning, begära att denne lägger fram de bevis som avses i punkt 3.
3. Den upphandlande myndigheten ska godta som bevis för att den anbudssökande eller anbudsgivare som ska tilldelas kontrakt inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artikel 106.1 a, b eller e i budgetförordningen ett aktuellt utdrag ur ett officiellt register eller, om ett sådant inte kan uppbringas, en aktuell handling med samma bevisvärde utfärdad av en rättslig eller administrativ myndighet i ursprungslandet eller det land personen kommer ifrån som visar att kraven i detta avseende är uppfyllda. Den upphandlande myndigheten ska godta som bevis för att anbudssökanden eller anbudsgivaren inte befinner sig i den situation som avses i artikel 106.1 a eller d i budgetförordningen ett aktuellt intyg från den behöriga myndigheten i den berörda staten.
Om landet i fråga inte utfärdar de handlingar eller intyg som avses i punkt 1 i denna artikel och i de övriga fall som medför uteslutning enligt artikel 106 i budgetförordningen, får dessa handlingar eller intyg ersättas med en försäkran under ed, eller åtminstone på heder och samvete, som vederbörande avgett inför en rättslig eller administrativ myndighet, en notarie eller en behörig branschorganisation i ursprungslandet eller i det land personen i fråga kommer från.
4. De handlingar som anges i punkt 1 och 3 ska i enlighet med den nationella lagstiftningen i det land där anbudsgivaren är etablerad gälla juridiska eller fysiska personer, och, om den upphandlande myndigheten så kräver, företagsledare och andra aktörer med rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll vad gäller den anbudssökande eller anbudsgivaren.
5. Om den upphandlande myndigheten misstänker att anbudssökande eller anbudsgivare befinner sig i något av uteslutningsfallen får den själv vända sig till någon av de behöriga myndigheter som avses i punkt 3 för att inhämta alla upplysningar om situationen som den anser nödvändiga.
6. Den upphandlande myndigheten får avstå från att kräva in de styrkande handlingar från de anbudssökande eller anbudsgivarna som avses i punkt 3 om sådana handlingar redan lagts fram i samband med ett tidigare upphandlingsförfarande, och förutsatt att handlingarna inte utfärdats för mer än ett år sedan och att de fortfarande är giltiga.
Anbudssökanden eller anbudsgivaren ska i så fall intyga på heder och samvete att styrkande handlingar redan har lagts fram vid ett tidigare upphandlingsförfarande och bekräfta att inga förändringar i sak har inträffat.
7. Om den upphandlande myndigheten så begär ska anbudssökanden eller anbudsgivaren lämna en försäkran på heder och samvete från den planerade underleverantören om att denne inte befinner sig i en av de situationer som avses i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen.
Om tvivel föreligger i fråga om denna försäkran på heder och samvete får den upphandlande myndigheten begära de bevis som avses i punkterna 3 och 4. Punkt 5 ska där så är relevant också tillämpas.
Artikel 144
Central databas
(Artikel 108 i budgetförordningen)
1. Institutioner, genomförandeorgan och organ som avses i artikel 108.1 i budgetförordningen ska till kommissionen översända uppgifter om de tredje parter som befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106 och 107 samt artikel 109.1 b och 109.2 a i budgetförordningen, samt uppgifter om de skäl som motiverar uteslutningen och om hur länge uteslutningen ska gälla; informationen ska presenteras enligt en mall som fastställs av kommissionen.
De ska också översända information om fysiska personer som befunnit sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106 och 107 och i artikel 109.1 b och 109.2 a i budgetförordningen, om dessa fysiska personer har rätt att representera, fatta beslut eller utöva kontroll över en given tredje part som är juridisk person.
De myndigheter och organ som avses i artikel 108.2 och 108.3 i budgetförordningen ska - enligt en mall som fastställts av kommissionen - förse kommissionen med uppgifter som möjliggör identifiering av tredje parter som befinner sig i någon av de situationer som avses i artikel 106.1 e i budgetförordningen, förutsatt att deras handlande skadat unionens ekonomiska intressen, samt att identifiera personer med befogenhet att representera, fatta beslut eller utöva kontroll över de tredje parter som är juridiska personer; uppgifterna kan till exempel omfatta följande:
a)
Typ av handling tredje parten eller personen fällts för.
b)
I förekommande fall hur länge tredje parten eller personen uteslutits från upphandlingsförfaranden.
2. Institutionerna och de organ och myndigheter som avses i punkt 1 ska utse de personer som har rätt att ta emot uppgifter ur databasen från kommissionen och översända sådana uppgifter till kommissionen.
Vid institutioner, genomförandeorgan och myndigheter och vid de organ som avses i artikel 108.1 i budgetförordningen ska de personer som utsetts så snart som möjligt sända de aktuella uppgifterna till kommissionens räkenskapsförare, och beroende på omständigheterna i det enskilda fallet begära att uppgifter införs i databasen, ändras eller avförs från den.
Vid de myndigheter och organ som avses i artikel 108.2 i budgetförordningen ska de personer som utsetts inom tre månader efter det att en relevant dom meddelats översända de uppgifter som krävs till den utanordnare vid kommissionen som ansvarar för programmet eller åtgärden i fråga.
Kommissionens räkenskapsförare ska ansvara för att föra in och ändra uppgifter i databasen, samt för att avföra uppgifter från densamma. Räkenskapsföraren ska varje månad via ett säkerhetsprotokoll ge de personer som utsetts tillgång till kontrollerade uppgifter från databasen.
3. Institutionerna och de genomförandeorgan, myndigheter och övriga organ som avses i punkt 1 ska intyga för kommissionen att de uppgifter de lagt fram har fastställts och översänts i enlighet med principerna i förordning (EG) nr 45/2001 och i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG (17) om skydd av personuppgifter.
De ska särskilt i förväg informera alla tredje parter och personer som avses i punkt 1 om att uppgifter om dem kan komma att införas i databasen och överföras från kommissionen till de personer som utsetts för ändamålet enligt punkt 2. Om de korrigerar eller ändrar uppgifter i databasen eller avför uppgifter från den ska de om så är lämpligt uppdatera ovan nämnda information.
Varje part om vilken uppgifter finns i databasen ska ha rätt att bli informerad om dessa uppgifter, efter att ha lagt fram en begäran om detta till kommissionens räkenskapsförare.
4. Medlemsstaterna ska vidta lämpliga åtgärder för att hjälpa kommissionen att förvalta databasen, i enlighet med direktiv 95/46/EG.
Lämpliga rutiner för att garantera efterlevnaden av dessa bestämmelser samt reglerna för skydd av personuppgifter ska fastställas genom överenskommelse med myndigheterna i tredjeland samt med de organ som avses i artikel 108.2 och 108.3 i budgetförordningen.
Artikel 145
Administrativa och ekonomiska påföljder
(Artiklarna 109 och 131 i budgetförordningen)
1. Utan att detta påverkar tillämpningen av avtalsenliga påföljder får anbudsgivare, anbudssökande och kontraktsparter som lämnat felaktiga uppgifter, gjort sig skyldiga till väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier, eller har befunnits bryta mot sina kontraktsskyldigheter på ett allvarligt sätt, uteslutas från alla kontrakt och bidrag med finansiering genom unionsbudgeten i upp till fem år räknat från det datum överträdelsen har fastställts, vilket bekräftats efter ett kontradiktoriskt förfarande med kontraktsparten, anbudsgivare eller anbudssökanden i fråga.
Denna period får förlängas till tio år, om en överträdelse upprepas inom fem år räknat från det datum som avses i första stycket.
2. Anbudsgivare eller anbudssökande som lämnat felaktiga uppgifter eller gjort sig skyldiga till bedrägeri, oriktigheter eller väsentliga fel kan också bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 % och 10 % av det sammanlagda kontraktsvärdet.
De kontraktsparter som på ett allvarligt sätt underlåtit att uppfylla sina kontraktsförpliktelser kan bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 % och 10 % av kontraktets sammanlagda värde.
Den ekonomiska påföljden får höjas till mellan 4 % och 20 % om en förseelse upprepas inom fem år räknat från det datum som avses i punkt 1 första stycket.
3. Institutionen ska besluta om administrativa eller ekonomiska påföljder med hänsyn särskilt till de faktorer som avses i artikel 142.1.
Artikel 146
Urvalskriterier
(Artikel 110.1 i budgetförordningen)
1. Den upphandlande myndigheten ska fastställa urvalskriterier som är öppna, tydliga och icke-diskriminerande.
2. Urvalskriterierna ska användas vid varje upphandlingsförfarande för att bedöma de anbudssökandes eller anbudsgivarnas finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande.
Den upphandlande myndigheten har rätt att fastställa en minimikapacitet under vilken anbudssökande inte godkänns.
3. En anbudsgivare eller anbudssökande kan bli ombedd att styrka att han, enligt nationell lagstiftning, har rätt att producera det som upphandlingen gäller: att han är inskriven i ett handels- eller yrkesregister eller avge en försäkran under ed eller i ett intyg eller att han tillhör en specialorganisation, har uttryckligt tillstånd eller är mervärdesskatteregistrerad.
4. Den upphandlande myndigheten ska i meddelandet om upphandling, uppmaningen till intresseanmälan eller anbudsinfordran närmare ange vad som godtas som bevis för anbudsgivarnas eller anbudssökandenas rättsliga ställning och rättskapacitet.
5. För att styrka den anbudssökandes eller anbudsgivarens finansiella, ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet och den minimikapacitet som kan krävas enligt punkt 2 får den upphandlande myndigheten inte begära upplysningar utöver syftet med upphandlingen och ska beakta de ekonomiska aktörernas legitima intressen, särskilt i fråga om skyddet av företagets tekniska hemligheter och affärshemligheter.
6. Den upphandlande myndigheten får utifrån en riskbedömning besluta att inte kräva bevis för anbudssökandes eller anbudsgivares finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande i fråga om följande kontrakt:
a)
Kontrakt som tilldelas av en institution för dess egen räkning och vars värde inte överskrider den beloppsgräns som avses i artikel 137.1.
b)
Kontrakt som tilldelas inom området externa åtgärder, och vars värde understiger de beloppsgränser som anges i artikel 265.1 a, 267.1 a eller 269.1 a.
Om den upphandlande myndigheten beslutar att inte kräva bevis på anbudssökandes eller anbudsgivares finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande ska förfinansiering ske endast om det ställs en finansiell säkerhet på ett motsvarande belopp.
Artikel 147
Ekonomisk och finansiell kapacitet
(Artikel 110.1 i budgetförordningen)
1. Den ekonomiska och finansiella kapaciteten kan styrkas särskilt med hjälp av en eller flera av följande handlingar:
a)
Lämpliga intyg från banker eller, i förekommande fall, bevis på relevant ansvarsförsäkring för verksamheten.
b)
Redovisningar för som mest de senaste tre år för vilka kontona avslutats.
c)
Uppgift om total omsättning och omsättning för de bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster som upphandlingen gäller för en period som högst kan omfatta de tre närmast föregående tillgängliga räkenskapsåren.
2. Den upphandlande myndigheten får avstå från att kräva in de styrkande handlingar som avses i punkt 1 om sådana handlingar redan lagts fram i samband med ett tidigare upphandlingsförfarande och fortsatt uppfyller kraven i punkt 1.
Om en anbudsgivare eller anbudssökande av exceptionella skäl, som den upphandlande myndigheten anser vara berättigade, inte kan lämna de efterfrågade handlingarna får anbudsgivaren eller anbudssökanden bevisa sin ekonomiska och finansiella kapacitet på annat sätt som den upphandlande myndigheten bedömer lämpligt.
3. En ekonomisk aktör får vid behov och när det gäller en viss marknad utnyttja andra enheters kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av förbindelserna mellan aktören och dessa enheter. I detta fall ska den ekonomiske aktören för den upphandlande myndigheten bevisa sin tillgång till nödvändiga resurser, t.ex. genom att redovisa enheternas åtagande att förse den ekonomiske aktören med dessa resurser.
Den upphandlande myndigheten kan kräva att den ekonomiske aktören och de enheter som avses i första stycket är solidariskt ansvariga för fullgörandet av kontraktet.
En grupp av ekonomiska aktörer enligt artikel 121.5 får på samma villkor åberopa resurserna hos medlemmar i gruppen eller hos andra enheter.
Artikel 148
Teknisk och yrkesmässig kapacitet
(Artikel 110.1 i budgetförordningen)
1. Marknadsaktörernas tekniska kapacitet och yrkeskunnande ska bedömas och bekräftas enligt bestämmelserna i punkterna 2 och 3. I samband med upphandlingar av varor som kräver installationsarbeten, tjänster och/eller bygg- och anläggningsarbeten ska förmågan särskilt bedömas på grundval av yrkeskunnande, effektivitet, erfarenhet och tillförlitlighet.
2. De ekonomiska aktörernas tekniska och yrkesmässiga kapacitet kan, beroende på de aktuella varornas, tjänsternas eller bygg- och anläggningsarbetenas art, kvantitet eller omfattning och användningsområde, styrkas genom en eller flera av följande handlingar:
a)
En beskrivning av vad anbudsgivaren eller anbudssökanden har för utbildning och yrkeskvalifikationer och/eller motsvarande uppgifter beträffande personer i ledande ställning, särskilt den eller de personer som ska ansvara för utförandet av tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena.
b)
En förteckning med redogörelse för följande:
i)
De huvudsakliga tjänster och varuleveranser som utförts under de tre senaste åren, med uppgift om belopp, datum och offentliga eller privata mottagare.
ii)
Arbeten som genomförts under loppet av de senaste fem åren, med angivelse av belopp, datum och ort.
c)
En beskrivning av teknisk utrustning, redskap och material som ska användas för att utföra ett tjänste- eller bygg- och anläggningskontrakt.
d)
En beskrivning av den tekniska utrustning som ska användas och de åtgärder som ska vidtas för att kvalitetssäkra varor och tjänster samt av företagets undersöknings- och forskningsresurser.
e)
Namn på de tekniker eller tekniska organ som anlitas, även om de inte är direkt knutna till leverantören, särskilt sådana som ansvarar för kvalitetskontrollen.
f)
När det gäller varor: prover, beskrivningar och/eller autentiska fotografier och/eller intyg från officiella och behöriga institutioner eller organ för kvalitetskontroll, av vilka det ska framgå att varorna uppfyller specifikationerna eller gällande standarder.
g)
Uppgift om årsgenomsnittet för antalet anställda och antalet anställda med ledningsfunktion hos tjänsteleverantören eller entreprenören under de senaste tre åren.
h)
Uppgift om hur stor del av kontraktet tjänsteleverantören eventuellt tänker lägga ut på entreprenad.
i)
Vid offentlig upphandling av bygg- och anläggningsarbeten och tjänster, dock enbart i de fall där det är lämpligt, uppgifter om de miljöledningsåtgärder som den ekonomiska aktören kan komma att tillämpa vid verkställandet av kontraktet.
Då mottagaren av tjänsterna och leveranserna som avses i första stycket b i varit en upphandlande myndighet ska marknadsaktörerna styrka dessa tjänster och leveranser med intyg som utfärdats eller attesterats av behörig myndighet.
Vid tillämpning av första stycket led b ii: förteckningen över de mest omfattande bygg- och anläggningsarbetena ska styrkas av intyg om att de utförts på tillfredsställande sätt, med uppgift om att de utförts enligt gängse branschnormer och slutförts på ett korrekt sätt.
3. Om de tjänster eller varor som ska levereras är komplexa eller, i undantagsfall, är avsedda för ett särskilt ändamål kan den tekniska kapaciteten och yrkeskunnandet kontrolleras av den upphandlande myndigheten själv eller, på dennas vägnar, av ett behörigt organ i leverantörens etableringsland, förutsatt att detta organ ger sitt samtycke. Kontrollen ska ge besked om tjänsteleverantörens tekniska kapacitet och varuleverantörens produktionskapacitet och, vid behov, dennes forsknings- och utvecklingsresurser samt kvalitetskontroll.
4. Om en upphandlande myndighet kräver uppvisande av intyg utfärdat av ett oberoende organ om att den ekonomiske aktören iakttar vissa kvalitetssäkringsstandarder, ska myndigheten hänvisa till kvalitetssäkringssystem som bygger på relevanta europeiska standarder på området och är certifierade av ackrediterade organ. Den upphandlande myndigheten ska emellertid även godta andra bevis om likvärdiga kvalitetssäkringsåtgärder som lämnas av tjänsteleverantörer som inte har möjlighet att få sådana intyg utfärdade eller att erhålla dem inom gällande tidsfrister.
5. Om en upphandlande myndighet kräver uppvisande av intyg utfärdat av ett oberoende organ på att den ekonomiska aktören iakttar vissa miljöledningssystem eller miljöledningsstandarder ska den hänvisa till unionens miljölednings- och miljörevisionsordning (Emas) eller till andra miljöledningssystem som erkänns i enlighet med artikel 45 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1221/2009 (18) eller andra miljöledningsstandarder som grundas på berörda europeiska eller internationella standarder från ackrediterade organ. Den upphandlande myndigheten ska godta likvärdiga intyg från organ i andra medlemsstater. Den ska även godta andra bevis på likvärdiga miljöledningsåtgärder som läggs fram av de ekonomiska aktörerna.
6. En ekonomisk aktör får vid behov och när det gäller en viss marknad utnyttja andra enheters kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av förbindelserna mellan aktören och dessa enheter. I detta fall ska den ekonomiske aktören för den upphandlande myndigheten bevisa sin tillgång till nödvändiga resurser, t.ex. genom att redovisa enheternas åtagande att förse den ekonomiske aktören med dessa resurser.
En grupp av ekonomiska aktörer enligt artikel 121.5 får på samma villkor åberopa resurserna hos medlemmar i gruppen eller hos andra enheter.
7. När det gäller kontrakt avseende byggentreprenader, tjänstekontrakt och monterings- och installationsarbeten inom ramen för ett varukontrakt, får den upphandlande myndigheten kräva att vissa kritiska uppgifter ska utföras direkt av anbudsgivaren eller om anbud lämnas in av ett konsortium av ekonomiska aktörer i enlighet med artikel 121.6, en deltagare i gruppen.
8. Den upphandlande myndigheten får sluta sig till att en ekonomisk aktör inte kommer att kunna utföra kontraktet enligt en lämplig kvalitetsstandard om den upphandlande myndigheten fastställer att den ekonomiska aktören har motstridiga intressen som kan ha en negativ inverkan på utförandet av kontraktet.
Artikel 149
Tilldelningsformer och -kriterier
(Artikel 110.2 i budgetförordningen)
1. Utan att det påverkar artikel 107 i budgetförordningen ska kontrakt tilldelas på något av följande två sätt:
a)
Den anbudsgivare som erbjuder det lägsta priset får kontraktet, förutsatt att anbudet uppfyller angivna villkor och formella krav.
b)
Kontraktet tilldelas den som avgivit det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
2. För att fastställa vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga ska den upphandlande myndigheten ta hänsyn till såväl pris som andra kvalitetskriterier som är motiverade av syftet med upphandlingen, till exempel tekniska förtjänster, estetiska och funktionella egenskaper, miljöhänsyn, driftskostnader, lönsamhet, leverans- eller genomförandedatum samt service efter upphandlingen och tekniskt stöd. Den upphandlande myndigheten har rätt att fastställa miniminivåer för kvalitet. Anbud under dessa kvalitetsnivåer ska avvisas.
3. Den upphandlande myndigheten ska precisera den relativa betydelsen för vart och ett av de kriterier som avgör vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt i meddelandet om upphandling, specifikationerna eller det beskrivande dokumentet. Kriterieviktningen får anges som intervall med en lämplig största tillåtna spridning.
Den relativa betydelsen av priskriteriet i förhållande till övriga kriterier får inte medföra att priskriterier neutraliseras i valet av vem som ska tilldelas kontraktet, vilket dock inte påverkar tillämpningen av de tariffer institutionen kan ha fastställt för arvodering av vissa tjänster, till exempel utvärderingar som utförs av experter.
Om det i undantagsfall inte är tekniskt möjligt att göra en sådan avvägning, t.ex. på grund av syftet med upphandlingen, ska den upphandlande myndigheten endast meddela prioriteringsordning för kriterierna med det viktigaste först.
Artikel 150
Användning av elektroniska auktioner
(Artikel 110.2 i budgetförordningen)
1. En upphandlande myndighet får använda elektroniska auktioner för att presentera nya lägre priser och/eller nya värden för vissa delar av anbuden.
Vid tillämpningen av första stycket ska den upphandlande myndigheten använda en upprepad elektronisk process (elektronisk auktion), vilken ska hållas efter en första fullständig utvärdering av anbuden och möjliggöra en rangordning på grundval av automatiska utvärderingsmetoder.
2. Vid öppna, selektiva eller förhandlade förfaranden får den upphandlande myndigheten i det fall som avses i artikel 135.1 a besluta att tilldelningen av ett offentligt kontrakt ska föregås av en elektronisk auktion i det fall kravspecifikationerna kan fastställas med tillräcklig exakthet.
Under samma omständigheter får elektronisk auktion användas vid förnyad inbjudan att lämna anbud för parter i ett ramavtal som avses i artikel 122.3 b i denna förordning, och vid inbjudan att lämna anbud beträffande kontrakt som ska tilldelas inom ramen för det dynamiska inköpssystem som avses i artikel 131.
Den elektroniska auktionen ska grundas antingen på enbart priser i de fall kontraktet ska tilldelas på grundval av det lägsta priset, eller på priser och/eller värdet av aspekter i anbuden som angetts i specifikationerna, i de fall kontraktet ska tilldelas på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
3. En upphandlande myndighet som beslutar att använda elektronisk auktion ska ange detta i meddelandet om upphandling.
Specifikationerna ska bland annat innehålla följande upplysningar:
a)
De aspekter vilkas värden kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen, under förutsättning att dessa aspekter är kvantifierbara, och kan uttryckas i siffror eller i procent.
b)
De eventuella gränserna för de värden som kan presenteras, baserade på en bedömning av specifikationerna för föremålet för kontraktet.
c)
De uppgifter som kommer att göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska auktionen och när detta i förekommande fall kommer att ske.
d)
Relevanta uppgifter om genomförandet av den elektroniska auktionen.
e)
På vilka villkor anbudsgivarna kan lämna anbud och särskilt vilka minsta skillnader som i förekommande fall krävs mellan anbuden.
f)
Relevanta uppgifter om den elektroniska utrustning som används och om arrangemangen och de tekniska specifikationerna för anslutning.
4. Innan en elektronisk auktion inleds ska den upphandlande myndigheten genomföra en första fullständig utvärdering av anbuden i enlighet med tilldelningskriterierna och den fastställda viktningen för dessa.
Alla anbudsgivare som har lämnat godtagbara anbud ska bjudas in samtidigt på elektronisk väg för att lämna nya priser och/eller nya värden, och denna inbjudan ska innehålla alla relevanta upplysningar om den individuella anslutningen till den elektroniska utrustning som används samt vilken dag och tid den elektroniska auktionen kommer att inledas. Den elektroniska auktionen får ske i flera på varandra följande etapper. Den elektroniska auktionen får inte inledas tidigare än två arbetsdagar efter den dag då inbjudan har skickats ut.
5. Om tilldelningen av kontraktet ska ske på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, ska inbjudan åtföljas av resultatet av en fullständig bedömning av den berörda anbudsgivarens anbud som gjorts enligt den viktning som anges i artikel 149.3 första stycket.
I inbjudan ska även anges den matematiska formel som kommer att användas vid den elektroniska auktionen för att bestämma den nya automatiska rangordningen utifrån de nya priser och/eller värden som lämnas. Denna formel ska innefatta viktningen av alla de kriterier som fastställts för att bestämma det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, i enlighet med meddelandet om upphandling eller specifikationerna. I detta syfte ska emellertid eventuellt förekommande intervall i förväg reduceras till ett bestämt värde.
Om alternativa anbud är tillåtna ska separata formler ges för varje alternativ.
6. Under varje etapp i en elektronisk auktion ska den upphandlande myndigheten omedelbart meddela alla anbudsgivare åtminstone tillräckliga upplysningar för att de vid varje tidpunkt ska ha kännedom om sin plats i rangordningen. Den upphandlande myndigheten får också ge ytterligare upplysningar om andra priser eller värden som har lämnats, under förutsättning att detta anges i specifikationerna. Den får också när som helst meddela antalet deltagare i den aktuella auktionsetappen. Den får emellertid under inga omständigheter röja anbudsgivarnas identitet så länge de olika etapperna i den elektroniska auktionen pågår.
7. Den upphandlande myndigheten ska avsluta den elektroniska auktionen på ett eller flera av följande sätt:
a)
På den dag och tid som fastställts på förhand i inbjudan att delta i auktionen.
b)
När den inte längre erhåller några nya priser eller nya värden som motsvarar kraven på minsta skillnader.
c)
När det antal auktionsetapper som fastställts i inbjudan att delta i auktionen har genomförts.
Vid tillämpning av första stycket led b ska den upphandlande myndigheten i inbjudan att delta i auktionen ange hur lång tid den kommer att låta passera efter det att den har mottagit det sista budet till dess att den stänger den elektroniska auktionen.
Om den upphandlande myndigheten har beslutat att stänga den elektroniska auktionen enligt första stycket led c, eventuellt i kombination med villkoren första stycket led b, ska tidsplanen för varje auktionsetapp anges i inbjudan att delta i auktionen.
8. Efter att ha stängt den elektroniska auktionen ska den upphandlande myndigheten tilldela kontraktet i enlighet med artikel 149 på grundval av resultaten av den elektroniska auktionen.
En upphandlande myndighet får inte utnyttja elektroniska auktioner på otillbörligt sätt eller på ett sätt som hindrar, begränsar eller snedvrider konkurrensen eller så att föremålet för kontraktet ändras i förhållande till hur det utlystes i meddelandet om upphandling och fastställdes i specifikationerna.
Artikel 151
Onormalt låga anbud
(Artikel 110.2 i budgetförordningen)
1. Om det i en viss upphandling förekommer anbud som verkar vara onormalt låga, ska den upphandlande myndigheten, innan den förkastar dessa anbud av endast detta skäl, skriftligen begära sådana förtydliganden om anbudens sammansättning som den anser sig behöva, och sedan parterna fått lämna sina synpunkter granska anbudets innehåll mot bakgrund av dessa förtydliganden. Förtydligandena kan bland annat gälla överensstämmelsen med de bestämmelser om arbetarskydd och arbetsförhållanden som är i kraft på den ort där tillhandahållandet ska ske.
Den upphandlande myndigheten får särskilt beakta förtydliganden som gäller
a)
besparingar avseende tillverkningssättet för varorna, sättet att tillhandahålla tjänsterna eller byggmetoderna,
b)
tekniska lösningar eller ovanligt gynnsamma förhållanden som anbudsgivaren kan räkna med samt
c)
originaliteten i anbudsgivarens erbjudande.
2. En upphandlande myndighet som konstaterar att ett anbud är onormalt lågt på grund av att anbudsgivaren har fått statligt stöd får endast förkasta anbudet av detta skäl om anbudsgivaren är oförmögen att inom en rimlig svarstid bevisa att stödet anmälts till kommissionen och godkänts definitivt och i enlighet med de förfaranden och beslut som anges i unionens regler om statligt stöd.
Artikel 152
Tidsfrister för mottagande av anbud och ansökningar om att få lämna anbud
(Artikel 111.1 i budgetförordningen)
1. Den upphandlande myndigheten ska ange fasta och absoluta tidsfrister i kalenderdagar för mottagande av anbud och ansökningar om att få lämna anbud. Tidsfristerna ska vara långa nog för att ge de intresserade parterna en rimlig och lämplig tidsram för att utarbeta och lämna in anbud och särskild hänsyn ska då tas till hur komplicerad upphandlingen är och behov av att besöka den plats som avses eller behov av att på plats gå igenom de handlingar som bifogas specifikationerna.
2. För öppna förfaranden som gäller upphandlingar där kontraktsvärdet är lika med eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1, ska fristen för mottagande av anbud vara minst 52 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandlingen sändes ut.
3. Vid selektiva förfaranden, konkurrenspräglade dialoger som avses i artikel 132 och i förhandlade förfaranden med offentliggörande av ett meddelande om upphandling och med kontraktsbelopp som överstiger tröskelvärdena i artikel 170.1 ska tidsfristen för ansökan om deltagande med anbud vara minst 37 dagar räknat från dagen då meddelandet om upphandling sändes.
Vid selektiva förfaranden som gäller upphandlingar där kontraktsvärdet är lika med eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1, ska fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 40 dagar från den dag då inbjudan att inkomma med anbud sändes ut.
Vid selektiva förfaranden ska tidsfristen efter inbjudan att anmäla intresse enligt artikel 136.1 vara
a)
minst 21 dagar från och med den dag då inbjudan att inkomma med anbud sändes ut för mottagande av anbud vid den typ av förfarande som avses i artikel 136.1 a och artikel 136.3 b i,
b)
minst 10 dagar för mottagande av ansökningar om att få lämna anbud och minst 21 dagar för mottagande av anbud vid det tvåstegsförfarande som anges i artikel 136.3 b ii.
4. I de fall där den upphandlande myndigheten har sänt ett förhandsmeddelande för offentliggörande enligt artikel 123.2 eller har offentliggjort ett sådant meddelande på sin upphandlarprofil för kontrakt över de tröskelvärden som avses i artikel 170.1, kan fristen för mottagande av anbud i allmänhet vara minst 36 dagar, men den får aldrig vara kortare än 22 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling eller inbjudan att inkomma med anbud sändes ut.
En förkortad frist enligt första stycket får tillämpas bara om förhandsmeddelandet uppfyller följande villkor:
a)
Det innehåller all den information som krävs i meddelandet om upphandling, i den utsträckning denna information är tillgänglig vid offentliggörandet av meddelandet.
b)
Det har avsänts för offentliggörande minst 52 dagar och högst tolv månader före den dag då meddelandet om upphandling avsändes.
5. Tidsfristerna för mottagande av anbud kan förkortas med fem dagar, om samtliga upphandlingsdokument är fritt och direkt tillgängliga elektroniskt från och med den dag då meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan offentliggjordes.
Artikel 153
Tidsfrister gällande tillgång till upphandlingsdokument
(Artikel 111.1 i budgetförordningen)
1. Förutsatt att en begäran om information gjorts före utgången av anbudsfristen ska specifikationerna eller de beskrivande dokumenten i det förfarande som anges i artikel 132 tillsammans med kompletterande handlingar sändas inom fem arbetsdagar efter det att begäran mottagits till alla ekonomiska aktörer som begärt att få specifikationerna eller visat ett intresse för att delta i dialog eller lämna anbud, såvida inte annat anges i punkt 4. Den upphandlande myndigheten är inte skyldig att besvara en sådan begäran om handlingar om den lagts fram mindre än fem arbetsdagar före tidsfristen för inlämnande av anbud.
2. Förutsatt att begäran lämnats in i tillräckligt god tid före tidsfristen för inlämnandet av anbud ska kompletterande information om specifikationerna, de beskrivande dokumenten eller de kompletterande handlingarna samtidigt sändas till alla ekonomiska aktörer som begärt specifikationerna eller visat intresse för att delta i dialog eller lämna anbud senast sex dagar före den dag anbudsfristen löper ut, eller - vad avser begäran om information som inkommer mindre än åtta kalenderdagar före sista dagen för inlämnande av anbud - så snart som möjligt efter det att begäran om uppgifter inkommit. Den upphandlande myndigheten är inte skyldig att besvara en sådan begäran om kompletterande information om den lagts fram mindre än fem arbetsdagar före tidsfristen för inlämnande av anbud.
3. Om specifikationerna och de kompletterande handlingarna eller informationen inte kan tillhandahållas inom de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2 i denna artikel, eller om det inte går att lämna anbud utan ett besök på plats eller en granskning av specifikationsbilagor på plats, ska de anbudsfrister som avses i artikel 152 förlängas så att alla ekonomiska aktörer kan få all den information som behövs för att utforma ett anbud. Denna förlängning ska offentliggöras på lämpligt sätt i enlighet med artiklarna 123-126.
4. Vid ett öppet förfarande, inklusive det dynamiska inköpssystem som avses i artikel 131, ska punkt 1 i denna artikel inte tillämpas om det ges oinskränkt, direkt och fullständig tillgång till meddelandet om upphandling och de eventuella kompletterande handlingarna med elektroniska medel. Det meddelande om upphandling som avses i artikel 123.3 ska då innehålla adressen till den webbplats där dessa dokument finns.
Artikel 154
Tidsfrister i brådskande fall
(Artikel 111.1 i budgetförordningen)
1. Om det vid ett selektivt anbudsförfarande eller ett förhandlat förfarande som föregåtts av ett offentliggjort meddelande om upphandling inte är möjligt att iaktta de kortaste anbudsfristerna enligt artikel 152.3 på grund av vederbörligen motiverad tidsbrist, får den upphandlande myndigheten fastställa följande tidsfrister, som ska räknas i kalenderdagar:
a)
För mottagandet av en ansökan om deltagande med anbud får tidsfristen inte vara kortare än 15 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling sändes ut, eller tio dagar om det sänts på elektronisk väg till Publikationsbyrån.
b)
För mottagande av anbud får tidsfristen inte vara kortare än tio dagar från och med den dag då inbjudan att lämna in anbud sändes ut.
2. Inom selektiva förfaranden och påskyndade förhandlade förfaranden ska kompletterande information om specifikationerna lämnas ut till samtliga anbudsgivare och anbudssökande senast fyra kalenderdagar före den fastställda sista dagen för mottagande av anbud, förutsatt att begäran gjorts i tid.
Artikel 155
Kommunikationsmetoder
(Artikel 111.1 i budgetförordningen)
1. Formerna för att sända in anbud och ansökningar om att få lämna anbud bestäms av den upphandlande myndigheten, som kan besluta att en enda metod ska användas. Anbud och ansökningar om att få lämna anbud kan lämnas in brevledes eller elektroniskt. Ansökningar om att få lämna anbud kan också sändas per fax.
De valda kommunikationsmedlen ska vara allmänt tillgängliga och får inte begränsa de ekonomiska aktörernas tillträde till anbudsförfarandet.
De kommunikationsmetoder som väljs ska garantera att följande villkor iakttas:
a)
Varje anbud ska innehålla alla de uppgifter som är nödvändiga för att det ska kunna bedömas.
b)
Uppgifternas integritet ska bevaras.
c)
Den sekretess som gäller för anbuden och anbudsansökningarna ska bevaras, och den upphandlande myndigheten ska inte ta del av anbuden och anbudsansökningarna förrän den tidsfrist som är fastställd för insändandet av dem har löpt ut.
d)
Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.
Om det är nödvändigt för att erhålla ett juridiskt bindande bevis, får en upphandlande myndighet kräva att en anbudsansökan som görs per fax ska bekräftas per post eller elektroniska medel så snabbt som möjligt och under alla omständigheter före utgången av tidsfristerna i artikel 152.
2. När den upphandlande myndigheten tillåter elektroniskt inlämnande av anbud och anbudsansökningar, ska de verktyg som används, liksom deras tekniska krav, vara icke-diskriminerande, allmänt tillgängliga och kompatibla med informations- och kommunikationsprodukter som är i allmänt bruk, och kraven får inte begränsa de ekonomiska aktörernas tillträde till anbudsförfarandet.
3. Utom för kontrakt vars värde ligger under tröskelvärdet i artikel 170.1 ska systemen för elektronisk mottagning av anbud och anbudsansökningar - såväl genom tekniska funktioner som genom lämpliga rutiner - garantera att
a)
den ekonomiske aktörens identitet kan bekräftas med säkerhet,
b)
exakt tid och dag för mottagande av anbud och anbudsansökningar kan fastställas med exakthet,
c)
det inom rimliga gränser kan säkerställas att ingen har tillträde till de uppgifter som överförts enligt dessa krav före utgången av de fastställda tidsfristerna,
d)
det vid överträdelse av detta förbud mot tillträde finns rimliga garantier för att överträdelsen klart kan spåras,
e)
endast behöriga personer får fastställa eller ändra datum för öppnande av insända uppgifter,
f)
tillträde till samtliga eller en del av de insända uppgifterna i de olika etapperna av upphandlingsförfarandet endast är möjlig om de behöriga personerna agerar samtidigt,
g)
tillträde till de insända uppgifterna genom ett samtidigt agerande av de behöriga personerna kan ske först efter det fastställda datumet,
h)
de uppgifter som mottagits och öppnats enligt dessa krav är tillgängliga endast för de personer som har behörighet att få kännedom om dem.
4. När den upphandlande myndigheten tillåter inlämning av anbud och anbudsansökningar på elektronisk väg ska de elektroniska dokument som lämnas in via sådana system anses vara original, och ska undertecknas av en bemyndigad företrädare för den ekonomiska aktören.
5. Ett anbud eller ansökan om att få delta i skriftlig form kan lämnas av anbudsgivaren eller anbudssökande
a)
antingen per post eller bud, varvid det i upphandlingsdokumenten ska anges att det datum som räknas är avsändningsdagen enligt poststämpel eller mottagningskvitto, eller
b)
direkt till institutionen av anbudsgivaren eller den anbudssökande själv eller deras ombud, varvid det ska anges i upphandlingsdokumenten, förutom de upplysningar som avses i artikel 138.2 a, till vilken avdelning anbuden eller anbudsansökningarna ska avlämnas mot ett daterat och undertecknat mottagningsbevis.
6. För att bibehålla sekretessen och undvika problem om anbuden sänds per brev ska följande text finnas med i meddelandet om upphandling:
Anbudshandlingarna ska läggas i ett inner- och ett ytterkuvert, vilka ska vara tillslutna. Innerkuvertet ska vara ställt till mottagande enhet. Följande ska vara skrivet på kuvertet: Appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier (anbud - får ej öppnas av postpersonalen). Om självhäftande kuvert används måste de förseglas med tejp och avsändaren måste skriva sin namnteckning tvärs över tejpen.
Artikel 156
Säkerhet
(Artikel 111.3 i budgetförordningen)
Den upphandlande myndigheten kan kräva en säkerhet i enlighet med artikel 163, som utgör 1-2 % av kontraktens sammanlagda värde.
Säkerheten ska frisläppas när kontraktet tilldelats någon part. Den tas i anspråk om inget anbud inkommit den dag som fastställts som sista anbudsdag eller om ett anbud sedermera dras tillbaka.
Artikel 157
Öppning av anbud och begäran att få delta med anbud
(Artikel 111.4 i budgetförordningen)
1. Varje begäran att få delta med anbud som uppfyller villkoren i artikel 155 ska öppnas.
2. För upphandlingar vars värde överstiger den beloppsgräns som anges i artikel 137.1 ska den behöriga utanordnaren utse en särskild kommitté som öppnar anbuden.
Den kommitté som öppnar anbuden ska ha minst tre medlemmar som ska företräda minst två organisatoriska enheter inom institutionen i fråga, vilka sinsemellan ska sakna hierarkisk koppling och av vilka minst en inte är underställd den behöriga utanordnaren. För att risken för intressekonflikt ska undvikas, ska kommitténs medlemmar omfattas av villkoren i artikel 57 i budgetförordningen. I sådana representationer och lokala enheter som avses i artikel 72 i denna förordning eller som är isolerade i en medlemsstat och inte har distinkta enheter, är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig.
Om ett upphandlingsförfarande inleds på interinstitutionell basis ska den kommitté som öppnar anbuden utses av den behöriga utanordnaren vid den institution som ansvarar för upphandlingsförfarandet. Kommitténs sammansättning ska så långt som möjligt återspegla förfarandets interinstitutionella karaktär.
3. För de anbud som lämnats in skriftligen via post ska en eller flera medlemmar i den kommitté som öppnar anbuden parafera dokumenten som ett bevis på vilken dag och vilket klockslag anbuden sändes.
Vidare ska de parafera något av följande:
a)
Samtliga sidor i samtliga anbud.
b)
Första sidan och den finansiella översikt som bifogas varje anbud, förutsatt att originalanbudets integritet kan garanteras av en oberoende enhet hos utanordnaren med hjälp av lämplig teknik, utom i de fall som anges i punkt 2 andra stycket.
Vid tilldelning av kontrakt till lägstbjudande i enlighet med artikel 149.1 a ska priserna i alla de formellt godtagbara anbuden offentliggöras.
Medlemmarna i kommittén ska underteckna protokollet från det möte då anbuden öppnades, i vilket ska anges vilka anbud som uppfyller respektive inte uppfyller villkoren i artikel 155 och skälen till att de sistnämnda inte uppfyller villkoren med avseende på formerna för hur anbud ska lämnas enligt artikel 155. Protokollet får undertecknas i ett elektroniskt system som med tillräcklig säkerhet identifierar den som undertecknar.
Artikel 158
Kommittén med ansvar för utvärderingen av anbud och ansökningar att få delta med anbud
(Artikel 111.5 i budgetförordningen)
1. Alla ansökningar om att få delta med anbud och alla anbud som förklarats uppfylla villkoren i artikel 155 ska utvärderas och rangordnas av en utvärderingskommitté för vardera etappen i förfarandet på grundval av de uteslutnings- och urvalskriterier respektive de tilldelningskriterier som tidigare tillkännagivits.
Kommittén ska utses av den behöriga utanordnaren och ska avge ett rådgivande yttrande vid upphandlingar för belopp som överstiger de beloppsgränser som anges i artikel 137.1.
Den behöriga utanordnaren får emellertid besluta att utvärderingskommittén ska utvärdera och rangordna anbuden endast enligt tilldelningskriterierna, medan uteslutnings- och urvalskriterierna bedöms enligt andra lämpliga rutiner som garanterar att inga intressekonflikter föreligger.
2. Utvärderingskommittén ska ha minst tre medlemmar som ska företräda minst två organisatoriska enheter inom de institutioner och organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen; de ska sakna hierarkisk koppling sinsemellan, och minst en av dem ska inte vara underställd den behöriga utanordnaren. Den behöriga utanordnaren ska försäkra sig om att dessa personer uppfyller de skyldigheter som avses i artikel 57 i budgetförordningen.
I sådana representationer och lokala enheter som avses i artikel 72 eller som är isolerade i en medlemsstat och inte har distinkta enheter, är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig.
Kommittén får ha samma sammansättning som den kommitté som ansvarar för att öppna anbuden.
Externa experter kan biträda kommittén efter beslut av den behöriga utanordnaren. Den behöriga utanordnaren ska försäkra sig om att dessa experter uppfyller de skyldigheter som avses i artikel 57 i budgetförordningen.
Om ett upphandlingsförfarande inleds på interinstitutionell basis ska utvärderingskommittén utses av den behöriga utanordnaren vid den institution som ansvarar för upphandlingsförfarandet. Kommitténs sammansättning ska så långt som möjligt återspegla förfarandets interinstitutionella karaktär.
3. Anbudsansökningar och anbud som inte uppfyller alla de väsentliga delar som krävs enligt upphandlingsdokumenten ska inte ingå i utvärderingen.
Utvärderingskommittén eller den upphandlande myndigheten får emellertid uppmana den anbudssökande eller anbudsgivaren att, inom en tidsfrist som kommittén eller myndigheten bestämmer, komplettera eller precisera uppgifterna i de styrkande handlingar denne lagt fram för bedömningen av kriterierna för uteslutning och urval.
Godtagbara anbud är sådana anbud som lämnas av en anbudssökande eller anbudsgivare som inte är utesluten och som uppfyller urvalskriterierna.
4. I de fall av onormalt låga anbud som avses i artikel 151 ska utvärderingskommittén begära lämpliga klargöranden om anbudets sammansättning.
Artikel 159
Utvärderingsresultat
(Artikel 112 i budgetförordningen)
1. Ett utvärderings- och rangordningsprotokoll över alla ansökningar om att få delta med anbud och samtliga anbud som förklarats uppfylla villkoren ska upprättas och dateras.
Protokollet ska undertecknas av alla medlemmar i utvärderingskommittén. Protokollet får undertecknas i ett elektroniskt system som med tillräcklig säkerhet identifierar den som undertecknar.
Om kommittén inte har ansvarat för kontrollen av anbuden mot uteslutnings- och urvalskriterierna ska det också undertecknas av de personer som den behöriga utanordnaren gett ansvaret för dessa uppgifter. Protokollet ska bevaras som referensmaterial.
2. Det protokoll som avses i punkt 1 ska alltid innehålla uppgifter om följande:
a)
Den upphandlande myndighetens namn och adress samt värdet på och föremålet för kontraktet, ramavtalet eller det dynamiska inköpssystemet.
b)
Namnen på de avvisade anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen för att de avvisats.
c)
Namnen på de utvalda anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen till att de valts ut.
d)
Skälen till att anbud som befunnits onormalt låga har förkastats.
e)
Namnet på den föreslagna anbudssökande eller kontraktsparten och skälet till att denne valts ut samt, om det är känt, uppgift om hur stor del av kontraktet eller ramavtalet som kontraktsparten avser att lägga ut på underleverantörer.
3. Den upphandlande myndigheten ska därefter fatta ett beslut, som minst innehåller följande:
a)
Den upphandlande myndighetens namn och adress samt värdet på och föremålet för kontraktet eller det maximala värdet på samt föremålet för ramavtalet eller det dynamiska inköpssystemet.
b)
Namnen på de avvisade anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen för att de avvisats.
c)
Namnen på de utvalda anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen till att de valts ut.
d)
Skälen till att anbud som befunnits onormalt låga har förkastats.
e)
Namnet på utvald anbudssökande eller kontraktspart och skälen till att denne valts ut med hänsyn till de tidigare offentliggjorda urvals- eller tilldelningskriterierna samt, om det är känt, uppgift om hur stor del av kontraktet kontraktsparten avser att lägga ut på underleverantörer.
f)
Vid förhandlat förfarande och konkurrenspräglad dialog, de omständigheter som motiverar att dessa används enligt artiklarna 132, 134, 135, 266, 268, 270 och 271.
g)
I förekommande fall, skälen till att den upphandlande myndigheten har avstått från att fullfölja upphandlingen.
Vid interinstitutionella upphandlingsförfaranden ska det beslut som avses i första stycket fattas av den upphandlande myndighet som ansvarar för förfarandet.
Artikel 160
Kontakter mellan de upphandlande myndigheterna och anbudsgivarna
(Artikel 112 i budgetförordningen)
1. Kontakter mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna under ett upphandlingsförfarande är tillåtna i undantagsfall enligt villkoren i punkterna 2 och 3.
2. Före sista anbudsdagen kan den upphandlande myndigheten vad gäller de kompletterande dokument och upplysningar som avses i artikel 153
a)
på begäran av anbudsgivarna lämna ytterligare upplysningar som endast har till syfte att klargöra kontraktets art; upplysningarna ska sändas samma dag till alla anbudsgivare som begärt specifikationerna,
b)
på eget initiativ om den uppmärksammar ett fel, oklarheter, förbiseenden eller någon annan typ av brister i meddelandet om upphandling, i anbudsinfordran eller i specifikationerna informera berörda parter om detta samma dag och på exakt samma villkor som gäller för upphandlingsdokumentet.
3. Sedan anbuden öppnats får den upphandlande myndigheten kontakta en anbudsgivare om klargöranden krävs i fråga om ett anbud, eller om uppenbara fel i anbudet måste korrigeras; denna kontakt får inte leda till någon ändring av villkoren i anbudet.
4. Om en kontakt har tagits ska detta noteras i de handlingar som dokumenterar upphandlingen; detta ska också gälla om man i ett sådant vederbörligen motiverat fall som avses i artikel 96 i budgetförordningen har avstått från att ta en kontakt.
Artikel 161
Information till anbudssökande och anbudsgivare
(artiklarna 113, 114 och 118 i budgetförordningen)
1. En upphandlande myndighet ska snarast möjligt underrätta anbudssökande och anbudsgivare om de beslut som fattas om tilldelningen av ett kontrakt eller ramavtal eller tillträde till ett dynamiskt inköpssystem, inklusive skälen till beslutet att inte sluta ett kontrakt eller ramavtal eller inrätta ett dynamiskt inköpssystem för vilket det har utgått inbjudan att lämna anbud, eller att börja om förfarandet.
2. Den upphandlande myndigheten ska inom högst 15 kalenderdagar från och med det att en skriftlig begäran mottagits lämna de upplysningar som anges i artikel 113.2 i budgetförordningen.
3. Vid kontrakt som tilldelas av unionsinstitutioner för egen räkning och vars värde är lika med eller överstiger de gränser som avses i artikel 170.1 och som inte faller utanför tillämpningsområdet för direktiv 2004/18/EG, ska den upphandlande myndigheten informera alla ej utvalda anbudsgivare eller anbudssökande, samtidigt men enskilt, på elektronisk väg, att deras ansökan eller anbud inte har godtagits; detta ska ske inom följande tidsgränser:
a)
Vid upphandlingsförfaranden som är indelade i två steg: kort efter det att beslut på grundval av uteslutnings- och urvalskriterier fattats och före beslutet om tilldelning.
b)
Om det gäller beslut om tilldelningen eller beslut om att inte anta ett anbud: så snart som möjligt efter beslutet om tilldelning och i varje fall senast under den påföljande veckan.
I vart och ett av fallen ska den upphandlande myndigheten ange skälen till att anbudet eller ansökan inte har godtagits samt tillgängliga rättsmedel.
Övriga anbudsgivare eller anbudssökande kan erhålla ytterligare upplysningar om motivet till att deras anbud eller ansökan inte valts ut, och de anbudsgivare som ingått i urvalet och vars anbud alltså inte avvisats på formella grunder kan få information om de relativa fördelarna med det anbud som valts ut samt om namnet på den som lämnat detta anbud, utan att detta påverkar tillämpningen av artikel 113.2 andra stycket i budgetförordningen. Den upphandlande myndigheten ska besvara en begäran inom femton kalenderdagar från det att den mottagit den.
Artikel 162
Undertecknande av kontraktet
(Artiklarna 113 och 118 i budgetförordningen)
Innehållet i ett kontrakt får inte börja genomföras förrän kontraktet har undertecknats.
Avsnitt 4
Säkerheter och korrigerande åtgärder
Artikel 163
Säkerheter
(Artikel 115 i budgetförordningen)
1. När det krävs att kontraktsparter ställer en säkerhet i förväg, ska denna säkerhet täcka ett tillräckligt stort belopp och en tillräckligt lång period för att den ska kunna tas i anspråk.
2. Säkerheten ska ställas av en bank eller något annat godkänt finansinstitut. Den kan ersättas med en proprieborgen från en tredje part efter godkännande av den upphandlande myndigheten.
Säkerheten ska ställas i euro.
Den ska innebära att banken, finansinstitutet eller tredje man ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för uppdragstagarens fullgörande av sina förpliktelser.
Artikel 164
Säkerhet som ställs för att garantera att förpliktelserna fullgörs
(Artikel 115 i budgetförordningen)
1. För att garantera att bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster har genomförts eller levererats i sin helhet, och när ett slutligt godkännande enligt villkoren i kontraktet inte kan ges i det skede då slutbetalningen verkställs, får utanordnaren från fall till fall besluta att kräva en fullgörandegaranti, på grundval av en preliminär riskanalys.
2. En säkerhet som motsvarar 10 % av det sammanlagda värdet av upphandlingen kan ställas genom avdrag från betalningarna allt eftersom de görs.
Den kan ersättas av ett avdrag från den slutliga utbetalningen i syfte att ställa en säkerhet fram till det slutgiltiga mottagandet av tjänsterna, varorna eller bygg- och anläggningsarbetena. Beloppet ska bestämmas av utanordnaren och ska stå i proportion till de risker som identifierats i samband med kontraktets fullgörande, med hänsyn tagen till kontraktets innehåll samt de gängse affärsvillkoren i den aktuella sektorn.
Villkoren för säkerheten ska anges i upphandlingsdokumenten.
3. Vid det definitiva godkännandet av bygg- och anläggningsarbetet eller leveransen av varor eller tjänster ska säkerheten frigöras enligt villkoren i kontraktet.
Artikel 165
Säkerheter vid förfinansiering
(Artikel 115 i budgetförordningen)
1. När den upphandlande myndigheten har konstaterat att det finns behov av förfinansiering ska den bedöma de risker som är förknippade med utbetalningen av denna; bedömningen ska ske innan upphandlingsförfarandet inleds, och särskilt grunda sig på följande kriterier:
a)
Kontraktets beräknade värde.
b)
Kontraktets innehåll.
c)
Kontraktets löptid och genomförandetakt.
d)
Marknadens struktur.
2. En säkerhet ska krävas vid utbetalning av förfinansiering i det fall som avses i artikel 146.6 andra stycket, eller när utanordnaren beslutar att kräva säkerhet enligt punkt 1 i denna artikel.
Det ska inte krävas någon säkerhet vid sådana kontrakt till lågt värde som avses i artikel 137.1.
Säkerheten ska frigöras i takt med att förfinansieringen avräknas från de mellanliggande betalningarna eller slutbetalningen till leverantören, i enlighet med villkoren i kontraktet.
Artikel 166
Förfaranden kan avbrytas vid fall av felaktigheter eller oriktigheter
(Artikel 116 i budgetförordningen)
1. Syftet med att avbryta genomförandet av ett kontrakt enligt artikel 116 i budgetförordningen är att kunna kontrollera huruvida väsentliga felaktigheter, oriktigheter eller bedrägerier verkligen förekommit. Om misstankarna inte bekräftas ska genomförandet av kontraktet återupptas så snart kontrollen är slutförd.
2. Som väsentliga fel eller oriktigheter ska räknas kontraktsbrott eller brott mot en bestämmelse som orsakas av en handling eller en försummelse som inverkar eller skulle kunna inverka menligt på unionens budget.
KAPITEL 2
Särskilda bestämmelser för kontrakt som tilldelas av unionens institutioner för egen räkning
Artikel 167
Lämplig nivå för beräkningen av beloppsgränserna
(Artiklarna 117 och 118 i budgetförordningen)
Varje utanordnare som tilldelats befogenheten genom delegering eller vidaredelegering ska bedöma om de beloppsgränser som avses i artikel 118 i budgetförordningen är uppnådda.
Artikel 168
Separata upphandlingar eller upphandlingar uppdelade i poster
(Artiklarna 104 och 118 i budgetförordningen)
1. Det uppskattade värdet på ett kontrakt får inte fastställas i syfte att avsiktligt undanta den från reglerna i denna förordning, och en upphandling får inte heller delas upp i denna avsikt.
När så är lämpligt, tekniskt möjligt och kostnadseffektivt ska kontrakt vars värde motsvarar eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 tilldelas samtidigt i skilda delar.
2. Om en upphandling av varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten delas upp i flera delar, som var och en omfattas av ett kontrakt, ska det sammanlagda värdet av alla delkontrakt beaktas vid den totala beräkningen av den tillämpliga beloppsgränsen.
Om det sammanlagda värdet av alla delkontrakten uppgår till minst de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 i denna förordning ska artikel 97.1 och 104.1 och 104.2 i budgetförordningen tillämpas på varje del.
3. Om ett kontrakt ska tilldelas i skilda delar, ska anbuden bedömas separat för varje del. Om samma anbudsgivare anlitas för flera av delarna får ett gemensamt kontrakt slutas för dessa.
Artikel 169
Hur värdet på vissa upphandlingar ska uppskattas
(Artikel 118 i budgetförordningen)
1. Vid beräkning av det uppskattade värdet på ett kontrakt ska den upphandlande myndigheten inkludera den uppskattade sammanlagda ersättningen till leverantören.
Om en planerad upphandling innehåller optionsrätt eller en möjlighet till förlängning ska kontraktsvärdet baseras på den högsta tillåtna kostnaden med utnyttjande av options- och förlängningsklausulerna.
Beräkningen ska göras vid avsändandet av meddelandet om upphandling eller, om ett sådant inte ska offentliggöras, när den upphandlande myndigheten inleder tilldelningsförfarandet.
2. För ramavtal och dynamiska inköpssystem ska det maximala värdet av samtliga planerade kontrakt under ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets hela varaktighet beräknas.
3. För beräkning av värdet på kontrakt som gäller upphandling av tjänster ska följande beaktas:
a)
I fråga om försäkringstjänster: den premie som ska betalas och andra former av ersättningar.
b)
I fråga om banktjänster och andra finansiella tjänster: avgifter, provision och ränta samt andra ersättningsformer.
c)
Kontrakt som avser projektering: arvoden eller den provision som ska betalas och andra former av ersättning.
4. Om ett tjänstekontrakt inte innehåller något totalpris eller om ett varukontrakt omfattar leasing, hyra eller hyrköp av varor ska det värde som ska tas till utgångspunkt för att beräkna det uppskattade kontraktsvärdet vara följande:
a)
För kontrakt på bestämd tid
i)
med en löptid på högst 48 månader för tjänster, och högst tolv månader för varor: det samlade kontraktsvärdet för hela löptiden,
ii)
med en löptid på minst tolv månader för varor: det samlade kontraktsvärdet inklusive varans uppskattade restvärde.
b)
För kontrakt på obestämd tid eller tjänstekontrakt med över 48 månaders löptid: månadskostnaden multiplicerad med 48.
5. Om upphandlingskontrakten är återkommande eller ska förnyas inom en viss angiven period, ska det uppskattade kontraktsvärdet vara följande:
a)
Antingen det faktiska totala värdet för en serie liknande kontrakt som slutits för samma typer av tjänster eller varor under loppet av tolv månader eller under föregående budgetår, om möjligt jämkat med hänsyn till eventuella ändringar i kvantitet eller värde under de tolv månader som följer efter det första kontraktet, eller
b)
det uppskattade totala värdet för en serie kontrakt som slutits under loppet av de tolv månader som följer efter den första leveransen, alternativt under kontraktstiden, om denna är längre än tolv månader.
6. För bygg- och anläggningsarbeten ska förutom värdet på byggkontraktet det uppskattade värdet på material eller utrustning som den upphandlande myndigheten tillhandahåller entreprenören för att byggkontraktet ska kunna fullföljas tas med i beräkningen.
Artikel 170
Tröskelvärden för tillämpningen av förfarandena i direktiv 2004/18/EG
(Artikel 118 i budgetförordningen)
1. De tröskelvärden som avses i artikel 118 i budgetförordningen ska vara de som föreskrivs i direktiv 2004/18/EG för kontrakt om varor, tjänster och bygg- och anläggningsarbeten.
2. De tidsfrister som avses i artikel 118 i budgetförordningen ska anges närmare i artiklarna 152, 153 och 154.
Artikel 171
Period som ska förflyta före undertecknande av kontrakt
(Artikel 118 i budgetförordningen)
1. Den upphandlande myndigheten får inte underteckna ett kontrakt eller ramavtal som omfattas av direktiv 2004/18/EG med den anbudsgivare som valts ut förrän efter en period av 14 kalenderdagar.
Denna period ska räknas från något av följande datum:
a)
Från den dag då meddelandena om tilldelning samtidigt sänds till de utvalda anbudsgivarna och de icke utvalda anbudsgivarna.
b)
I de fall kontraktet eller ramavtalet tilldelats genom ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling: från den dag meddelandet om tilldelning enligt artikel 123 offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning.
När fax eller elektroniska medel används för meddelandena enligt andra stycket led a ska den period som måste förflyta innan kontraktet får undertecknas vara tio kalenderdagar.
Om så är nödvändigt får den upphandlande myndigheten skjuta upp undertecknandet av kontraktet för ytterligare undersökningar om detta är motiverat på grundval av yrkanden eller anmärkningar från anbudsgivare eller anbudssökande vars anbud eller ansökningar inte antagits och som eventuellt anser sig vara förfördelade, eller på grundval av andra relevanta uppgifter som den upphandlande myndigheten fått del av. Dessa yrkanden, anmärkningar eller andra uppgifter måste inkomma inom den period som anges i första stycket. Om undertecknandet skjuts upp ska samtliga anbudssökande eller anbudsgivare underrättas inom tre dagar räknat från beslutet om att skjuta upp undertecknandet.
Utom i de fall som anges i punkt 2 ska alla kontrakt som undertecknas före utgången av den period som anges i första stycket vara ogiltiga.
Om kontraktet eller ramavtalet inte kan tilldelas den anbudsgivare som valts ut får den upphandlande myndigheten besluta att den anbudsgivare som lagt det näst bästa anbudet ska tilldelas kontraktet.
2. Den period som anges i punkt 1 ska inte tillämpas i följande fall:
a)
Vid öppna, selektiva eller förhandlade förfaranden efter offentliggörande av ett meddelande om upphandling där endast ett anbud lämnats in.
b)
Vid specifika kontrakt som utgör del av ett ramavtal.
c)
Vid förhandlade förfaranden som avses i artikel 134.1 c, 134.1 g iii, 134.1 h och 134.1 j.
Artikel 172
Eventuella bevis för rätten att delta i upphandlingar
(Artikel 119 i budgetförordningen)
I specifikationerna ska anges att anbudsgivare måste uppge i vilken stat de har sitt säte eller hemvist och bestyrka detta på det sätt som normalt krävs enligt deras nationella lagstiftning.
AVDELNING VI
BIDRAG
KAPITEL 1
Tillämpningsområde och form av bidrag
Artikel 173
Medlemsavgifter
(Artikel 121 i budgetförordningen)
De medlemsavgifter som avses i artikel 121.2 d i budgetförordningen ska vara belopp som betalas till organisationer där unionen är medlem, i enlighet med de budgetbeslut och betalningsvillkor som fastställs av organisationen i fråga.
Artikel 174
Överenskommelser och beslut rörande bidrag
(Artikel 121.1 i budgetförordningen)
1. Bidrag ska omfattas av ett beslut eller av en skriftlig överenskommelse.
2. Vid beslutet om vilket instrument som ska användas ska hänsyn tas till följande faktorer:
a)
Var mottagaren finns, inom eller utanför unionen.
b)
Graden av komplexitet respektive standardisering av innehållet i de åtgärder eller arbetsprogram som finansieras.
Artikel 175
Institutionernas utgifter för ledamöter
(Artikel 121 i budgetförordningen)
Institutionernas utgifter för ledamöter enligt artikel 121.2 a i budgetförordningen ska omfatta bidrag till sammanslutningar av nuvarande och före detta ledamöter i Europaparlamentet. Dessa bidrag ska handläggas i enlighet med Europaparlamentets interna administrativa bestämmelser.
Artikel 176
Åtgärder som kan bli föremål för bidrag
(Artikel 121 i budgetförordningen)
En åtgärd som kan bli föremål för bidrag i den mening som avses i artikel 121 i budgetförordningen ska vara klart angiven.
Åtgärder får inte delas upp för att kringgå finansieringsreglerna i denna förordning.
Artikel 177
Organisationer som arbetar för mål av allmänt unionsintresse
(Artikel 121 i budgetförordningen)
En organisation som arbetar för mål av allmänt unionsintresse kan vara
a)
antingen en organisation för utbildning, information, innovation, forskning, studier inom europeisk politik, främjande av medborgarskapet eller mänskliga rättigheter eller ett europeiskt standardiseringsorgan, eller
b)
en juridisk person som företräder organisationer utan vinstsyfte i medlemsstaterna, i kandidatländerna eller i de potentiella kandidatländerna och som arbetar för principer och en politik som omfattas av målen i fördragen.
Artikel 178
Partnerskap
(Artikel 121 i budgetförordningen)
1. Särskilda bidrag för åtgärder och administrativa bidrag kan omfattas av ett rampartnerskap.
2. Ett rampartnerskap kan inrättas som grund för ett långsiktigt samarbete mellan kommissionen och bidragsmottagare. Rampartnerskapet kan inrättas genom en överenskommelse eller ett beslut.
I överenskommelsen eller beslutet om partnerskap anges gemensamma mål, arten av planerade åtgärder antingen i form av punktinsatser eller inom ramen för ett godkänt årsarbetsprogram, hur särskilda bidrag ska beviljas i enlighet med principer och regler för förfaranden i denna avdelning samt allmänna rättigheter och skyldigheter för varje part enligt de särskilda överenskommelserna eller besluten.
Partnerskapet får inte vara längre än fyra år, utom i undantagsfall som är vederbörligen motiverade genom partnerskapets syfte.
Utanordnarna får inte missbruka överenskommelser eller beslut om rampartnerskap eller använda dem på ett sätt som avser att bryta mot principerna om insyn och lika behandling av de sökande eller som medför att dessa principer inte följs.
3. Rampartnerskap ska likställas med bidrag med avseende på programplanering, offentliggörande på förhand och tilldelning.
4. De särskilda bidrag som bygger på överenskommelser eller beslut om rampartnerskap ska beviljas enligt förfarandena i nämnda överenskommelser eller beslut och med iakttagande av principerna i denna avdelning.
De ska publiceras i efterhand enligt artikel 191.
Artikel 179
Elektroniska system för utbyte
(Artikel 121.1 i budgetförordningen)
1. Allt utbyte med bidragsmottagare, inklusive ingående av bidragsöverenskommelser, anmälan av bidragsbeslut och alla ändringar av dem får ske via elektroniska system för utbyte som inrättas av kommissionen.
2. Dessa system ska uppfylla följande krav:
a)
Endast behöriga personer ska ha tillträde till systemen och de handlingar som överförs genom dem.
b)
Endast behöriga personer ska ha rätt att skriva under eller överföra handlingar genom systemen.
c)
Det ska finnas väl etablerade rutiner för hur behöriga personer ska identifieras.
d)
Tid och datum för elektroniska överföringar ska anges exakt.
e)
Handlingarnas integritet ska bevaras.
f)
Handlingarna ska förbli tillgängliga.
g)
I förekommande fall ska sekretess kring handlingarna bevaras.
h)
Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.
3. Uppgifter som överförs eller tas emot av ett sådant system ska åtnjuta rättslig presumtion i fråga om integriteten och i fråga om de datum och tidpunkter för översändande eller mottagande som anges i systemet.
En handling som sänts eller anmälts via ett sådant system ska anses vara likvärdig med en handling i pappersform, ska godtas som bevis i rättsliga förfaranden, betraktas som ett original och åtnjuta presumtion om äkthet och integritet, förutsatt att den inte innehåller några dynamiska detaljer som automatiskt kan förändra den.
Den identifiering som avses i punkt 2 b ska utgöra ett undertecknande av den aktuella handlingen, och ska ha samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift.
Artikel 180
Bidragsöverenskommelsernas och bidragsbeslutens innehåll
(Artikel 122 i budgetförordningen)
1. I bidragsöverenskommelsen ska åtminstone anges följande:
a)
Syftet med överenskommelsen.
b)
Bidragsmottagaren.
c)
Dess löptid, dvs.
i)
startdatum, och
ii)
de subventionerade åtgärdernas startdatum och löptid.
d)
Det högsta beloppet av unionsfinansiering uttryckt i euro och formen av bidrag, där så är lämpligt kompletterade med uppgifter om
i)
de sammanlagda stödberättigande kostnaderna för åtgärden eller arbetsprogrammet och den finansieringssats som ska tillämpas på de stödberättigande kostnaderna,
ii)
hur enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser enligt artikel 123 b, c och d i budgetförordningen har fastställts,
iii)
en kombination av de uppgifter som anges i led i och ii i denna punkt.
e)
En beskrivning av den åtgärd eller, vid administrativt bidrag, det arbetsprogram som godkänts för detta budgetår av utanordnaren tillsammans med en beskrivning av de resultat som förväntas av genomförandet av åtgärden eller arbetsprogrammet.
f)
De allmänna villkor som gäller för alla överenskommelser av samma typ, särskilt uppgift om att mottagaren godtar kontroller och revisioner utförda av kommissionen, Olaf och revisionsrätten.
g)
Den beräknade totala budgeten för åtgärden eller arbetsprogrammet.
h)
Om genomförandet av åtgärden kräver upphandling: de principer som avses i artikel 209 eller de regler som mottagaren måste följa.
i)
Bidragsmottagarens skyldigheter, särskilt följande:
i)
I fråga om sund ekonomisk förvaltning och verksamhetsrapporter och ekonomiska rapporter ska det fastställas delmål för när dessa rapporter ska lämnas in.
ii)
När det gäller överenskommelser mellan kommissionen och flera bidragsmottagare ska det anges vilka särskilda skyldigheter, om sådana finns, som vilar på samordnaren respektive på övriga stödmottagare gentemot samordnaren; mottagarnas ansvar för belopp som de är skyldiga kommissionen ska också anges.
j)
Former och tidsfrister för rapporternas godkännande och utbetalningar från kommissionen.
k)
I förekommande fall, uppgifter om de bidragsberättigande kostnaderna för åtgärden eller det godkända arbetsprogrammet, eller om den finansiering enligt enhetskostnad, enhetsbelopp eller schablonsats som avses i artikel 123 i budgetförordningen.
l)
Bestämmelser om att det ska visas offentligt att unionen har gett ett finansiellt bidrag, utom i de vederbörligen motiverade fall där detta inte är möjligt eller lämpligt.
I de allmänna villkor som avses i första stycket led f ska minst följande anges:
i)
Att bidragsöverenskommelsen regleras av unionslagstiftningen, där så är nödvändigt kompletterad med nationell rätt, vilken det i så fall ska hänvisas till i överenskommelsen. Undantag kan göras i överenskommelser som slutits med internationella organisationer.
ii)
Vilken domstol eller vilket skiljedomsorgan som har behörighet att avgöra tvister.
2. Bidragsöverenskommelsen kan innehålla bestämmelser om formerna och tidsfristerna för att avbryta utbetalningarna eller avsluta bidragsöverenskommelsen i enlighet med artikel 135 i budgetförordningen.
3. I de fall som avses i artikel 178 ska överenskommelsen eller beslutet om rampartnerskap innehålla de upplysningar som avses i punkt 1 a, b, c i, f samt h-j och l i denna artikel.
Den särskilda bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet ska innehålla den information som avses i punkt 1 första stycket led a-e, g och k och, vid behov, led i.
4. Bidragsöverenskommelser får bara ändras skriftligen. Sådana ändringar, inbegripet sådana som syftar till att lägga till eller ta bort en bidragsmottagare, får inte syfta eller leda till att överenskommelserna ändras på ett sätt som kan medföra att beslutet om att bevilja bidraget ifrågasätts eller att bidragsmottagarna behandlas olika.
5. Punkterna 1, 2, 3 och 4 ska i tillämpliga delar gälla även för bidragsbeslut.
Vissa av de uppgifter som avses i punkt 1 får anges i meddelandet om ansökningsomgång eller i därtill hörande handlingar i stället för i bidragsbeslutet.
Artikel 181
Former av bidrag
(Artikel 123 i budgetförordningen)
1. Bidrag i den form som avses i artikel 123.1 a i budgetförordningen ska beräknas på grundval av de stödberättigande kostnader som stödmottagaren faktiskt ådragit sig, med utgångspunkt från en preliminär budget som inlämnats tillsammans med förslaget och som ingår i bidragsbeslutet eller bidragsöverenskommelsen.
2. Enhetskostnader som avses i artikel 123.1 b i budgetförordningen ska omfatta alla eller vissa specifika kategorier av stödberättigande kostnader som på förhand är identifierade genom hänvisning till ett belopp per enhet.
3. Enhetsbelopp som avses i artikel 123.1 c i budgetförordningen ska genom ett övergripande bidrag täcka alla eller vissa specifika kategorier av stödberättigande kostnader som på förhand är identifierade.
4. Finansiering till schablonsats enligt artikel 123.1 d i budgetförordningen ska täcka specifika kategorier av på förhand identifierade stödberättigande kostnader genom tillämpning av en procentsats.
Artikel 182
Enhetsbelopp, enhetskostnader och finansiering till schablonsats
(Artikel 124 i budgetförordningen)
1. Tillståndet att använda enhetsbelopp, enhetskostnader eller den finansiering till schablonsats som avses i artikel 124.1 i budgetförordningen ska gälla under den tid som programmet pågår. Tillståndet kan förnyas om viktiga förändringar behövs. Uppgifter och belopp ska regelbundet bedömas, och där så är lämpligt ska enhetsbeloppen, enhetskostnaderna eller finansieringen till schablonsats justeras.
Om kommissionen sluter en överenskommelse med flera olika mottagare ska det tak som avses i artikel 124.1 andra stycket i budgetförordningen tillämpas per bidragsmottagare.
2. Bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet ska innehålla alla bestämmelser som krävs för att garantera att villkoren för utbetalning av bidrag grundade på schablonsats, enhetskostnader eller enhetsbelopp är uppfyllda.
3. Bidrag grundade på enhetsbelopp, enhetskostnader eller schablonsatser ska inte påverka rätten till tillgång till bidragsmottagarnas lagstadgade bokföring för de ändamål som avses i punkt 1 första stycket samt i artikel 137.2 i budgetförordningen.
4. Om det vid en kontroll i efterhand konstateras att den händelse som skulle berättiga till utbetalningen inte har ägt rum och en felaktig utbetalning således har gjorts till bidragsmottagaren genom enhetsbelopp, enhetskostnader eller finansiering till schablonsats ska kommissionen ha rätt att återkräva hela bidragsbeloppet utan att det påverkar de påföljder som anges i artikel 109 i budgetförordningen.
KAPITEL 2
Principer
Artikel 183
Samfinansieringsprincipen
(Artikel 125.3 i budgetförordningen)
1. Enligt principen om samfinansiering får de medel som behövs för att genomföra åtgärden eller arbetsprogrammet inte täckas helt av unionens bidrag.
Samfinansieringen kan utgöras av bidragsmottagarens egna medel, inkomster från åtgärden eller arbetsprogrammet eller finansiella bidrag eller bidrag in natura från tredje part.
2. Med bidrag in natura ska avses icke-finansiella resurser som ställs till förfogande kostnadsfritt av tredje part till bidragsmottagaren.
Artikel 184
Regeln om icke-vinst
(Artikel 125.5 i budgetförordningen)
Finansiella bidrag från tredje part som kan användas av bidragsmottagaren för att täcka andra kostnader än dem som är bidragsberättigande enligt unionen och som inte behöver återbetalas till tredje part om de inte har använts under åtgärdens eller arbetsprogrammets löptid ska inte betraktas som finansiella bidrag som givaren specifikt tilldelat för finansieringen av de bidragsberättigande kostnaderna enligt artikel 125.5 i budgetförordningen.
Artikel 185
Bidrag till låga belopp
(Artikel 125.4 i budgetförordningen)
Som bidrag till låga belopp ska räknas bidrag som inte överstiger 60 000 euro.
Artikel 186
Tekniskt bistånd
(Artiklarna 101 och 125 i budgetförordningen)
Tekniskt bistånd ska avse stöd och kapacitetsuppbyggnad som är nödvändiga för genomförandet av ett program eller en åtgärd, särskilt i samband med förberedelser, förvaltning, övervakning, utvärdering, revision och kontroll.
Artikel 187
Stödberättigande kostnader
(Artikel 126.3 c i budgetförordningen)
Mervärdesskatt ska betraktas som icke-återvinningsbar enligt tillämplig nationell mervärdesskattelagstiftning om den enligt den nationella lagstiftningen kan hänföras till någon av följande verksamheter:
a)
Verksamhet som är undantagen från mervärdesskatt och där det inte finns någon avdragsrätt.
b)
Verksamhet som faller utanför tillämpningsområdet för mervärdesskatt.
c)
Verksamhet som avses i a eller b för vilka mervärdesskatten inte är avdragsgill men återbetalas genom särskilda ordningar för återbäring eller kompensationsfonder som inte täcks av direktiv 2006/112/EG, även om denna ordning eller fond har inrättats genom nationell mervärdesskattelagstiftning.
Mervärdesskatt som gäller verksamhet som tas upp i artikel 13.2 i direktiv 2006/112/EG ska betraktas som en betalning från en bidragsmottagare som inte hör till de kategorier av icke beskattningsbara personer som definieras i artikel 13.1 första stycket samma direktiv, oavsett om verksamheten av den berörda medlemsstaten betraktas som utförd av ett offentligrättsligt organ i dess egenskap av offentlig myndighet.
Artikel 188
Programplanering
(Artikel 128 i budgetförordningen)
1. Ett årligt arbetsprogram ska på bidragsområdet utarbetas av varje ansvarig utanordnare. Arbetsprogrammet ska antas av den berörda institutionen och offentliggöras på dess bidragswebbplats så snart som möjligt, och inte senare än den 31 mars genomförandeåret.
Arbetsprogrammet ska innehålla uppgifter om den period som täcks, i förekommande fall grundläggande rättsakt, mål som ska uppnås, förväntade resultat, vägledande tidsplan för meddelanden om ansökningsomgångar med ungefärliga belopp, samt högsta tillåtna samfinansieringssats.
För att beslutet om att anta arbetsprogrammet ska betraktas som finansieringsbeslut för bidragen under det berörda året, ska arbetsprogrammet också innehålla de uppgifter som avses i artikel 94.
2. Alla betydande ändringar av arbetsprogrammet ska också antas och offentliggöras på samma sätt enligt villkoren i punkt 1.
Artikel 189
Innehåll i meddelandena om ansökningsomgångar
(Artikel 128 i budgetförordningen)
1. Meddelandena om ansökningsomgångar ska innehålla information om följande:
a)
Målsättning.
b)
Kriterier för stödberättigande, uteslutning, urval och tilldelning enligt vad som anges i artiklarna 131 och 132 i budgetförordningen samt därtill knutna styrkande handlingar.
c)
Bestämmelser för unionsfinansieringen.
d)
Former och sista inlämningsdag för förslag och planerat datum för när alla de sökande kommer att underrättas om resultatet av bedömningen av deras ansökningar, samt vägledande datum för undertecknande av bidragsöverenskommelser eller anmälan av bidragsbeslut.
2. Meddelandena om ansökningsomgångar ska offentliggöras på unionsinstitutionernas webbplats, och utöver offentliggörandet på internet via något annat lämpligt medium, inklusive Europeiska unionens officiella tidning, om detta är nödvändigt för att ge ytterligare spridning bland potentiella stödmottagare. De får offentliggöras från och med antagandet av det finansieringsbeslut som avses i artikel 84 i budgetförordningen, även under det år som föregår utnyttjandet av de aktuella budgetanslagen. Eventuella ändringar av innehållet i ett meddelande om ansökningsomgång ska offentliggöras enligt samma villkor som det ursprungliga meddelandet om ansökningsomgång.
Artikel 190
Bidrag som kan beviljas utan meddelande om ansökningsomgång
(Artikel 128 i budgetförordningen)
1. Bidrag kan endast beviljas utan ansökningsomgång i följande fall:
a)
Vid humanitära hjälpåtgärder och civilskyddsinsatser eller krishanteringsstöd som avses i punkt 2.
b)
I andra fall där det kan styrkas att det föreligger synnerlig brådska.
c)
Till organisationer som rättsligt eller de facto innehar ett monopol, vilket vederbörligen ska motiveras i tilldelningsbeslutet.
d)
Till organ som utsetts till bidragsmottagare enligt en grundläggande rättsakt i den mening som avses i artikel 54 i budgetförordningen eller till organ utsedda av medlemsstaterna som verkar under deras ansvar när dessa medlemsstater i den grundläggande rättsakten anges som mottagare av ett bidrag.
e)
Inom området för forskning och teknisk utveckling, förutsatt att denna möjlighet anges i den grundläggande rättsakten och åtgärden i fråga inte faller inom definitionen för en befintlig ansökningsomgång: till organ som anges i det årliga arbetsprogram som avses i artikel 128 i budgetförordningen.
f)
I fråga om åtgärder som på grund av sin särskilda beskaffenhet måste genomföras av en viss typ av organ därför att de kräver särskild teknisk kompetens, hög grad av specialisering eller administrativa befogenheter, och förutsatt att åtgärderna i fråga inte faller inom ramen för ett meddelande om ansökningsomgång.
Sådana omständigheter som avses i första stycket led f ska klart redovisas i beslutet om tilldelning.
2. Med krissituationer förstås, vad gäller tredje land, situationer som utgör en omedelbar eller överhängande risk att trappas upp till väpnad konflikt eller att destabilisera landet. Krissituationer ska också förstås som situationer som framkallats av naturkatastrofer eller av katastrofer orsakade av människor, exempelvis krig och andra konflikter, eller av extraordinära omständigheter med jämförbara verkningar som kan ha att göra bland annat med klimatförändring, miljöförstöring, bruten tillgång till energi och naturresurser eller extrem fattigdom.
Artikel 191
Efterhandspublicering
(Artikel 128 i budgetförordningen)
1. Information om bidrag som beviljas under ett budgetår ska offentliggöras i enlighet med artikel 21.
2. Efter offentliggörandet enligt punkt 1 ska kommissionen, om Europaparlamentet och rådet begär det, översända dem med en rapport om
a)
antalet sökande under det gångna året,
b)
antal och procentandel godtagna ansökningar per meddelande om ansökningsomgång,
c)
förfarandets genomsnittliga längd från den sista ansökningsdagen till tilldelningen av ett bidrag,
d)
antal bidrag samt belopp för de fall under det gångna året där man gjort undantag från kravet på offentliggörande i efterhand enligt artikel 21.4.
Artikel 192
Information till de sökande
(Artikel 128 i budgetförordningen)
Kommissionen ska lämna information och ge råd till de sökande genom att
a)
fastställa normer för ansökningsblanketter för bidrag av liknande typ samt se till att ansökningsblanketterna inte blir svårbegripliga eller onödigt omfattande,
b)
ge information till potentiella sökande, bland annat genom att anordna seminarier och distribuera handböcker,
c)
permanent bevara uppgifter om mottagarna i det register över juridiska personer som avses i artikel 63.
Artikel 193
Finansiering via skilda budgetrubriker
(Artikel 129 i budgetförordningen)
En åtgärd kan finansieras gemensamt via skilda budgetrubriker av olika behöriga utanordnare.
Artikel 194
Retroaktivitet för finansiering vid synnerlig brådska och krishantering
(Artikel 130 i budgetförordningen)
Inom tillämpningsområdet för artikel 130.1 i budgetförordningen ska utgifter som en bidragsmottagare ådrar sig innan ansökan inlämnats berättiga till stöd från unionen på följande villkor:
a)
Skälen till ett sådant undantag har vederbörligen underbyggts i finansieringsbeslutet.
b)
Finansieringsbeslutet och bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet ska uttryckligen fastställa ett datum för stödberättigande som föregår det datum då bidragsansökan lämnades in.
Artikel 195
Inlämnande av bidragsansökningar
(Artikel 131 i budgetförordningen)
1. Formerna för att sända in bidragsansökningar ska fastställas av den behöriga utanordnaren, som således får besluta om den metod som ska användas. Ansökningar om bidrag får sändas in antingen via post eller i elektroniskt format.
De kommunikationsmetoder som väljs ska vara icke-diskriminerande och får inte leda till att de sökandes tillträde till tilldelningsförfarandet inskränks.
De kommunikationsmetoder som väljs ska garantera att följande villkor iakttas:
a)
Varje ansökan ska innehålla alla de uppgifter som är nödvändiga för att den ska kunna bedömas.
b)
Uppgifternas integritet ska bevaras.
c)
Den sekretess som gäller för ansökningarna ska bevaras.
d)
Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.
För tillämpningen av tredje stycket led c får den behöriga utanordnaren inte ta del av innehållet i ansökningarna förrän den tidsfrist som är fastställd för insändandet av dem har löpt ut.
Den behöriga utanordnaren får kräva att elektroniska ansökningar är försedda med en sådan avancerad elektronisk signatur som avses i Europaparlamentets och rådets direktiv 1999/93/EG (19).
2. Om den behöriga utanordnaren tillåter elektroniskt inlämnande av ansökningar, ska de verktyg som används, liksom de tekniska krav som är kopplade till dessa, vara av icke-diskriminerande natur, allmänt tillgängliga och kompatibla med informations- och kommunikationsprodukter som är i allmänt bruk. Information om de specifikationer som är nödvändiga för överföringen av ansökningarna, inbegripet kryptering, ska finnas tillgänglig för de sökande.
Systemet för mottagning av elektroniska ansökningar ska dessutom vara utformat så att säkerhets- och sekretesskraven alltid uppfylls. De ska också garantera att tid och dag för mottagandet av ansökningarna kan fastställas exakt.
3. En ansökan i skriftlig form kan lämnas på något av följande sätt:
a)
Via post eller budföretag, varvid det i meddelandet om ansökningsomgång ska anges att det datum som räknas ska vara avsändningsdag enligt poststämpel eller inlämningskvitto.
b)
På platsen vid den ansvariga institutionen, antingen av den sökande själv eller genom ett ombud, varvid det i meddelandet om ansökningsomgång ska anges till vilken avdelning ansökan ska lämnas in mot ett undertecknat och daterat mottagningsbevis.
KAPITEL 3
Förfarande för beviljande
Artikel 196
Bidragsansökningarnas innehåll
(Artikel 131 i budgetförordningen)
1. Ansökningarna ska göras på den ansökningsblankett som fastställts enligt gemensamma normer i enlighet med i artikel 192 a, och som tillhandahålls av den behöriga utanordnaren i enlighet med kriterierna i grundrättsakten och i meddelandet om ansökningsomgång.
De styrkande handlingar som avses i artikel 131.3 andra stycket i budgetförordningen får särskilt innehålla inkomst- och utgiftsredovisningen samt balansräkningen för det senaste räkenskapsår för vilket räkenskaperna avslutats.
2. Den beräknade budgeten för åtgärden eller det arbetsprogram som bifogas ansökan ska vara upprättad så att inkomster och utgifter är i jämvikt, med förbehåll för avsättningar för oförutsedda utgifter eller eventuella växelkursvariationer som kan tillåtas i vederbörligen motiverade fall; budgeten ska innehålla uppgift om de beräknade stödberättigande kostnaderna för åtgärden eller arbetsprogrammet.
3. Om en ansökan avser bidrag för en åtgärd där kostnaden överstiger 750 000 euro eller administrativa bidrag som överstiger 100 000 euro ska en extern revisionsrapport som sammanställts av en auktoriserad revisor lämnas in. Rapporten ska bestyrka räkenskaperna för det senaste tillgängliga räkenskapsåret.
Första stycket är endast tillämpligt på den första ansökan som lämnas in av en bidragsmottagare till en behörig utanordnare under ett givet budgetår.
Vid överenskommelser mellan kommissionen och flera bidragsmottagare ska de beloppsgränser som anges i första stycket vara tillämpliga per bidragsmottagare.
Vid partnerskap enligt artikel 178 ska den revisionsrapport som avses i denna punkt första stycket omfatta de två senaste tillgängliga räkenskapsåren, och ska lämnas in innan överenskommelsen om rampartnerskap undertecknas eller beslutet om rampartnerskap anmäls.
Den behöriga utanordnaren får utifrån en riskbedömning besluta att avstå från det krav på revisionsrapport som avses i första stycket när det gäller utbildningsanstalter och - vid överenskommelser med flera mottagare - när det gäller mottagare som har accepterat att vara solidariskt ansvariga eller mottagare som inte bär något ekonomiskt ansvar.
Första stycket ska inte tillämpas på offentliga organ eller på de internationella organisationer som avses i artikel 43.
4. Den sökande ska ange källa och belopp för unionsbidrag som tagits emot eller sökts för samma åtgärd, eller delar av den, eller för adminstrativ drift kopplad till åtgärden under samma budgetår, samt alla andra bidrag som tagits emot eller sökts för samma åtgärd.
Artikel 197
Bevis på att skäl för uteslutning inte föreligger
(Artikel 131 i budgetförordningen)
De sökande ska försäkra på heder och samvete att de inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106.1 och 107 i budgetförordningen, utom i de fall som anges i artikel 131.4 a och b i budgetförordningen. Den behöriga utanordnaren får på grundval av sin riskbedömning också kräva att de valda sökandena lägger fram bevis enligt artikel 143. Om den behöriga utanordnaren begär det ska valda sökande lägga sådana bevis, förutom i fall där den behöriga utanordnaren på objektiva grunder medger att detta är omöjligt eller om sådana bevis redan har inlämnats i samband med ett annat bidrags- eller upphandlingsförfarande, under förutsättning att handlingarna inte är mer än ett år gamla räknat från den dag då de utfärdades och att de fortfarande är giltiga.
Artikel 198
Sökande som inte har någon rättskapacitet
(Artikel 131 i budgetförordningen)
Om den som ansöker om bidrag inte har någon rättskapacitet enligt bestämmelsen i artikel 131.2 i budgetförordningen ska de som företräder den sökande bevisa att de har befogenhet att ingå rättsliga förpliktelser på den sökandes vägnar och att den sökande har en ekonomisk och operativ kapacitet som är likvärdig med en juridisk persons.
Artikel 199
Juridiska personer som utgör en sökande
(Artikel 131 i budgetförordningen)
Om flera juridiska personer uppfyller villkoren för att ansöka om bidrag och tillsammans formar en enda juridisk person, får den behöriga utanordnaren behandla denna juridiska person som en enda sökande, under förutsättning att det i ansökan anges vilka enheter som deltar i den föreslagna åtgärden eller det föreslagna arbetsprogrammet som del av den sökande.
Artikel 200
Ekonomiska och administrativa påföljder
(Artikel 131 i budgetförordningen)
Ekonomiska och administrativa påföljder kan komma att tillämpas på sökande som lämnat felaktiga uppgifter eller begått väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier, i enlighet med artikel 145.
Sådana ekonomiska och administrativa påföljder får också åläggas mottagare som brutit mot sina kontraktsenliga skyldigheter.
Artikel 201
Kriterier för stödberättigande
(Artikel 131 i budgetförordningen)
1. Kriterierna för bidragsberättigande ska offentliggöras i meddelandet om ansökningsomgång.
2. Rätten att delta i en ansökningsomgång ska bygga på kriterierna för stödberättigande. Kriterierna ska utformas med vederbörlig hänsyn till åtgärdens syfte och principerna om insyn, öppenhet och icke-diskriminering.
Artikel 202
Urvalskriterier
(Artikel 132.1 i budgetförordningen)
1. Urvalskriterierna ska offentliggöras i meddelandet om ansökningsomgång och ska möjliggöra en bedömning av den bidragssökandes ekonomiska och operativa förmåga att genomföra den åtgärd eller det arbetsprogram som föreslagits.
2. Den sökande måste ha stabila finansieringskällor i tillräcklig omfattning för att fortsätta sin verksamhet under hela åtgärden eller det subventionerade verksamhetsåret och, om nödvändigt, själv delta i finansieringen av den. Den sökande måste förfoga över den yrkeskompetens och de yrkeskvalifikationer som krävs för att genomföra de föreslagna åtgärderna eller arbetsprogrammen, om inte annat beslutats i grundrättsakten.
3. Bedömningen av den ekonomiska och operativa förmågan ska främst bygga på en analys av de styrkande handlingar som avses i artikel 196 och som begärts av den behöriga utanordnaren i meddelandet om ansökningsomgång.
Om inga styrkande handlingar har krävts i meddelandet om ansökningsomgång och om den behöriga utanordnaren har tvivel om sökandes ekonomiska eller tekniska kapacitet ska han eller hon kräva att de lägger fram lämpliga handlingar för att styrka sådan kapacitet.
Vid fall av sådana partnerskap som avses i artikel 178 ska denna bedömning göras innan överenskommelsen om rampartnerskap undertecknas eller beslutet om rampartnerskap anmäls.
Artikel 203
Tilldelningskriterier
(Artikel 132.2 i budgetförordningen)
1. Tilldelningskriterierna ska offentliggöras i meddelandet om ansökningsomgång.
2. Tilldelningskriterierna ska göra det möjligt att bevilja bidrag antingen till åtgärder som maximerar den sammantagna verkan hos det unionsprogram vars genomförande de ska säkra eller till organ vars arbetsprogram avser att uppnå samma resultat. Kriterierna ska vidare formuleras på ett sätt som säkrar en god förvaltning av unionsmedlen.
De ska tillämpas på ett sådant sätt att de projekt eller arbetsprogram väljs ut som kan garantera kommissionen att målsättningen och prioriteringarna respekteras och att finansieringen från unionen framgår tydligt.
3. Tillämpningskriterierna ska fastställas på ett sådant sätt så att det senare ska vara möjligt att göra en utvärdering.
Artikel 204
Bedömning av ansökningar och tilldelning av bidragen
(Artikel 133 i budgetförordningen)
1. Den behöriga utanordnaren ska utse en kommitté som bedömer förslagen, såvida inte kommissionen beslutar något annat inom ramen för sektorsspecifika program.
Kommittén ska ha minst tre medlemmar som ska företräda minst två organisatoriska enheter inom de institutioner och organ som avses i artiklarna 62 och 208 i budgetförordningen, varvid dessa enheter inbördes ska sakna hierarkisk koppling. För att risken för intressekonflikt ska undvikas, ska kommitténs medlemmar omfattas av villkoren i artikel 57 i budgetförordningen.
I de representationer och lokala enheter som avses i artikel 72 i denna förordning och i de delegerade organ som avses i artiklarna 62 och 208 i budgetförordningen och som inte har distinkta enheter är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig.
Externa experter kan biträda kommittén efter beslut av den behöriga utanordnaren. Den behöriga utanordnaren ska försäkra sig om att dessa experter uppfyller de skyldigheter som avses i artikel 57 i budgetförordningen.
2. Den behöriga utanordnaren ska där så är lämpligt dela upp processen i flera steg. Reglerna för förfarandet ska anges i meddelandet om ansökningsomgång.
Om det anges i meddelandet om en ansökningsomgång att inlämnandet av ansökningar ska ske i två steg, ska endast de vars ansökningar uppfyller urvalskriterierna i det första steget uppmanas att lämna in fullständiga ansökningar i det andra steget.
Om det i ansökningsomgången anges att bedömningen ska ske genom ett förfarande i två steg ska enbart de förslag som godkänns i det första steget, på grundval av en bedömning mot ett begränsat antal kriterier, genomgå fortsatt bedömning.
Sökande vars förslag inte antagits i något av stegen ska informeras om detta i enlighet med artikel 133.3 i budgetförordningen.
Varje steg i utvärderingsprocessen måste vara väl avgränsat från de föregående.
Samma dokument och information får inte krävas från de sökande flera gånger under samma process.
3. Utvärderingskommittén eller, där så är lämpligt, den behöriga utanordnaren får uppmana en sökande att lägga fram ytterligare upplysningar eller att klargöra uppgifter i de styrkande handlingar som lagts fram i samband med ansökan, förutsatt att sådana upplysningar eller förtydliganden inte väsentligt ändrar förslaget. I enlighet med artikel 96 i budgetförordningen får utvärderingskommittén eller den behöriga utanordnaren - i fall av uppenbara skrivfel - avstå från att göra detta endast i vederbörligen motiverade fall. Utanordnaren ska på lämpligt sätt registrera alla kontakter med de sökande under förfarandets gång.
4. När utvärderingskommittén har slutfört sin uppgift ska medlemmarna underteckna ett protokoll över de förslag den gått igenom, bedöma deras kvalitet och peka ut dem som skulle kunna beviljas finansiering. Protokollet får undertecknas i ett elektroniskt system som med tillräcklig säkerhet identifierar den som undertecknar.
Om så krävs ska man i detta protokoll rangordna de bedömda förslagen och lämna rekommendationer om det högsta belopp som får beviljas samt om eventuella icke väsentliga justeringar av bidragsansökan.
Protokollet ska behållas som referensmaterial.
5. Den behöriga utanordnaren kan be en sökande att justera sin ansökan mot bakgrund av utvärderingskommitténs rekommendationer. Den behöriga utanordnaren ska på lämpligt sätt dokumentera kontakterna med de sökande under förfarandet.
Den behöriga utanordnaren ska därefter fatta sitt beslut, vilket minst ska innehålla följande:
a)
Syftet med bidraget och dess totala belopp.
b)
Mottagarnas namn, benämningen på åtgärden, beloppen och skälen till valet, även i de fall detta skiljer sig från utvärderingskommitténs yttrande.
c)
Namnen på sökande som avvisats och skälen till att de avvisats.
6. Punkterna 1, 2 och 4 i denna artikel är inte obligatoriska för bidrag som beviljas enligt artikel 190 i denna förordning eller artikel 125.7 i budgetförordningen.
Artikel 205
Information till de sökande
(Artikel 133 i budgetförordningen)
För de ansökningar som inte valts ut ska de sökande snarast möjligt underrättas om resultatet av bedömningen av deras ansökan; detta ska i alla händelser ske inom 15 dagar efter det att information har skickats till de sökande som valts ut.
KAPITEL 4
Betalning och kontroll
Artikel 206
Säkerheter vid förfinansiering
(Artikel 134 i budgetförordningen)
1. För att begränsa de ekonomiska risker som är förenade med utbetalningar av förfinansiering får den behöriga utanordnaren utifrån en riskbedömning antingen kräva att mottagaren i förväg ställer en säkerhet på upp till samma belopp som förfinansieringen, utom om det gäller bidrag till låga belopp, eller dela upp betalningen i flera delbetalningar.
2. När det ställs krav på en säkerhet ska den bedömas och godkännas av den behöriga utanordnaren.
Säkerheten ska täcka en tillräckligt lång period för att kunna åberopas.
3. Säkerheten ska ställas av en bank eller något annat godkänt finansinstitut som är etablerat i någon av medlemsstaterna. Om mottagaren är etablerad i ett tredjeland kan den behöriga utanordnaren godta att en bank eller ett finansinstitut som är etablerat i samma land ställer motsvarande säkerhet, om han eller hon anser att denna innebär en garanti och har egenskaper likvärdiga med dem hos säkerheter ställda av banker och finansinstitut etablerade i en medlemsstat.
Den säkerhet som avses i första stycket kan på mottagarens begäran ersättas av en proprieborgen av tredje man eller av en oåterkallelig och ovillkorlig solidarisk säkerhet av mottagarna inom en åtgärd som är parter i samma bidragsöverenskommelse, om den behöriga utanordnaren godtar det.
Säkerheten ska ställas i euro.
Den ska innebära att finansinstitutet, tredje man eller övriga bidragsmottagare ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för bidragsmottagarens fullgörande av sina förpliktelser.
4. Säkerheten ska lösgöras i takt med att förfinansieringen regleras, genom att den räknas av från de mellanliggande betalningarna eller slutbetalningen till bidragsmottagaren, i enlighet med villkoren i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet.
Artikel 207
Styrkande handlingar för begäran om utbetalning
(Artikel 135 i budgetförordningen)
1. För varje bidrag kan förfinansieringen delas upp i delbetalningar i överensstämmelse med sund ekonomisk förvaltning.
För att hela den nya förfinansieringen ska kunna betalas ut måste minst 70 % av eventuella tidigare förfinansieringsbelopp ha förbrukats.
Om mindre än 70 % av den tidigare utbetalningen utnyttjats sätts delutbetalningen ned med det belopp som inte utnyttjas vid den tidigare utbetalningen.
En sammanställning av de utgifter mottagaren ådragit sig ska styrka begäran om ny utbetalning.
2. Bidragsmottagaren ska försäkra på heder och samvete att uppgifterna i ansökningarna om utbetalningar är fullständiga, tillförlitliga och rättvisande, utan att det påverkar tillämpningen av artikel 110. Bidragsmottagaren ska också försäkra att de kostnader som uppstår kan anses vara bidragsberättigande enligt bestämmelserna i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet samt att kostnadsredovisningarna har stöd i styrkande handlingar som går att kontrollera.
3. Ett intyg om redovisningarna och de underliggande räkenskaperna för åtgärden eller arbetsprogrammet, utförd av en extern auktoriserad revisor eller en behörig och oberoende tjänsteman om det gäller offentliga organ, får begäras av den behöriga utanordnaren för alla utbetalningar på grundval av hans eller hennes riskbedömning. Intyget ska bifogas begäran om utbetalning. I enlighet med en metod som godkänts av den behöriga utanordnaren och på grundval av överenskomna förfaranden som uppfyller internationella normer ska intyget styrka att de kostnader som uppges i mottagarens redovisning och som begäran om utbetalning grundar sig på är faktiska, korrekt angivna och stödberättigande enligt bestämmelserna i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet.
I specifika och vederbörligen motiverade fall kan den behöriga utanordnaren begära intyget som ett yttrande eller i annan form i överensstämmelse med internationella normer.
Intyget om redovisningarna och de underliggande räkenskaperna ska i följande fall vara obligatoriskt vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar:
a)
Bidrag för en åtgärd där det beviljade beloppet i den form som anges i artikel 123.1 a i budgetförordningen är 750 000 euro eller mera, om de sammanlagda begärandena om utbetalning enligt den formen uppgår till minst 325 000 euro.
b)
Administrativa bidrag för vilka det beviljade beloppet i den form som anges i artikel 123.1 a i budgetförordningen är 100 000 eller mer.
Den behöriga utanordnaren får emellertid efter en riskbedömning undanta följande kategorier från skyldigheten att lämna in ett sådant intyg om redovisningar och underliggande räkenskaper:
a)
Offentliga organ och internationella organisationer som avses i artikel 43.
b)
Mottagare av humanitärt bistånd, av brådskande civilskyddsinsatser och av bidrag för hantering av krissituationer, utom vid slutbetalning.
c)
Vid slutbetalningar, mottagare av humanitärt bistånd som har undertecknat en överenskommelse om rampartnerskap eller anmält ett beslut om rampartnerskap enligt artikel 178, under förutsättning att det finns ett kontrollsystem som ger motsvarande garantier för dessa betalningar.
d)
Mottagare av flera olika bidrag som har framlagt intyg eller motsvarande från oberoende tredje part som ger en motsvarande visshet om de kontrollsystem och metoder som används vid förberedelserna av deras ansökningar.
Den behöriga utanordnaren får även göra undantag från skyldigheten att lämna intyg om redovisningar och underliggande räkenskaper om en revision har utförts eller kommer att utföras direkt av kommissionens egen personal eller av ett organ som har befogenhet att utföra den på kommissionens vägnar, på ett sätt som ger motsvarande garantier angående de deklarerade kostnaderna.
Då det finns en överenskommelse mellan kommissionen och flera bidragsmottagare ska beloppsgränserna i tredje stycket led a och b vara tillämpliga per bidragsmottagare.
4. På grundval av sin riskbedömning får den behöriga utanordnaren för alla utbetalningar begära ett intyg från en operativ kontroll utförd av en oberoende tredje part som den behöriga utanordnaren godkänt. På begäran av den behöriga utanordnaren ska intyget bifogas begäran om utbetalning, och de motsvarande kostnaderna ska vara bidragsberättigande på samma villkor som kostnader för revisionsintyg enligt artikel 126 i budgetförordningen. Av intyget ska framgå att den operativa kontrollen genomförts enligt en metod som den behöriga utanordnaren godkänt, och det ska också framgå om åtgärden eller arbetsprogrammet verkligen genomförts enligt villkoren i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet.
Artikel 208
Beslut om att avbryta och minska bidrag
(Artikel 135 i budgetförordningen)
1. Bidragsöverenskommelsens eller bidragsbeslutets genomförande, utbetalningar eller bidragsmottagares deltagande i genomförandet av dem kan avbrytas för att verifiera huruvida misstänkta väsentliga fel, oriktigheter, bedrägerier eller brott mot skyldigheter faktiskt har ägt rum. Om misstankarna inte bekräftas ska genomförandet återupptas snarast möjligt.
2. Om den överenskomna åtgärden eller arbetsprogrammet inte genomförts korrekt, eller genomförts bristfälligt, endast delvis eller för sent ska den behöriga utanordnaren, förutsatt att bidragsmottagaren getts tillfälle att lämna sina synpunkter, antingen minska eller återkräva bidraget i proportion till hur långt förfarandet har hunnit.
KAPITEL 5
Genomförande
Artikel 209
Upphandling i samband med genomförandet
(Artikel 137 i budgetförordningen)
1. Utan att detta påverkar tillämpningen av direktiv 2004/18/EG ska bidragsmottagarna - i de fall genomförandet av åtgärden eller arbetsprogrammet kräver en upphandling - anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt eller, om så är lämpligt, anlita den anbudsgivare som erbjuder det lägsta priset, och samtidigt se till att intressekonflikter undviks.
2. Om genomförandet av åtgärderna eller arbetsprogrammet kräver en upphandling där kontraktsvärdet överstiger 60 000 euro får utanordnaren kräva att mottagaren följer särskilda regler utöver dem som anges i punkt 1.
Dessa särskilda regler ska baseras på regler i budgetförordningen och anpassas till värdet på kontraktet i fråga, unionsbidragets andel av den totala kostnaden för åtgärden samt de eventuella risker som föreligger. Reglerna i fråga ska ingå i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet.
Artikel 210
Finansiellt stöd till tredje part
(Artikel 137 i budgetförordningen)
Förutsatt att de mål och resultat som ska uppnås anges tillräckligt tydligt i de villkor som avses i artikel 137.1 i budgetförordningen, ska marginalen för skönsmässiga bedömningar endast anses vara eliminerad om man i bidragsbeslutet eller bidragsöverenskommelsen också anger följande aspekter:
a)
Det högsta beloppet i ekonomiskt stöd som får utbetalas till tredje man, vilket inte får överstiga 60 000 euro såvida inte det finansiella stödet är det primära syftet med åtgärden, samt kriterierna för hur det exakta beloppet ska fastställas.
b)
Vilka typer av verksamhet som får omfattas av ett sådant stöd, genom en fastställd förteckning.
c)
En avgränsning med avseende på de personer eller kategorier av personer som får ta emot sådant stöd, och kriterierna för att ge stödet.
AVDELNING VII
PRISER I TÄVLINGAR
Artikel 211
Programplanering
(Artikel 138.2 i budgetförordningen)
1. Ett årligt eller flerårigt arbetsprogram för området priser ska utarbetas av varje ansvarig utanordnare. Arbetsprogrammet ska antas av den berörda institutionen och offentliggöras på dess webbplats så snart som möjligt, och inte senare än den 31 mars genomförandeåret.
Arbetsprogrammet ska innehålla uppgifter om den period som täcks, i förekommande fall grundläggande rättsakt, mål som ska uppnås, förväntade resultat, vägledande tidsplan för tävlingar och vägledande uppgifter om prissummor.
Arbetsprogrammet ska också innehålla de uppgifter som avses i artikel 94, för att beslutet om att anta arbetsprogrammet ska betraktas som finansieringsbeslut för priser under det berörda året.
2. Alla betydande ändringar av arbetsprogrammet ska också antas och offentliggöras på samma sätt enligt villkoren i punkt 1.
Artikel 212
Regler för tävlingar
(Artikel 138.2 i budgetförordningen)
1. I regler för tävlingar ska följande fastställas:
a)
Villkoren för deltagande, i vilka det åtminstone ska fastställas:
i)
Kriterierna för deltagande.
ii)
Formerna och - om så krävs - sista dagen för registrering av deltagare, samt för inlämnande av bidrag på de villkor som anges i punkt 2.
iii)
Regler om uteslutning av deltagare som befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106.1 och 107, 108 och 109 i budgetförordningen.
iv)
Att deltagaren är ensam ansvarig vid klagomål som gäller den verksamhet som bedrivits i samband med tävlingen.
v)
Att vinnarna måste godta att kontroller och revision får utföras av kommissionen, Olaf och revisionsrätten, och att de också måste acceptera de publiceringsskyldigheter som anges i tävlingsreglerna.
vi)
Att unionsrätten är den lagstiftning som gäller för tävlingen, vid behov kompletterad med den nationella lagstiftning som anges i tävlingsreglerna.
vii)
Vilken domstol eller vilket skiljedomsorgan som har behörighet att avgöra tvister.
viii)
Att ekonomiska och administrativa påföljder kan komma att tillämpas på sökande som lämnat felaktiga uppgifter eller begått väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier, i enlighet med artikel 145, och att dessa påföljder ska stå proportion till de aktuella prissummorna.
b)
Kriterierna för tilldelning, vilka ska vara sådana att de gör det möjligt att bedöma kvaliteten på bidragen i förhållande till de mål som eftersträvas och de resultat som förväntas; kriterierna ska göra det möjligt att objektivt fastställa vilka bidrag som är kvalificerade för pris.
c)
Prissumman eller prissummorna.
d)
Förfarandet för utbetalning av priser till vinnarna efter tilldelningen.
Vid tillämpningen av första stycket led a i ska mottagare av bidrag från unionen ha rätt att delta, såvida inget annat anges i tävlingsreglerna.
Vid tillämpningen av första stycket led a vi får undantag göras när det gäller internationella organisationers deltagande.
2. För inlämningen av bidragen ska den behöriga utanordnaren välja kommunikationsmetoder som är icke-diskriminerande och som inte begränsar tillträdet för deltagare till tävlingen.
De kommunikationsmetoder som väljs ska garantera att följande villkor iakttas:
a)
Varje bidrag innehåller alla uppgifter som behövs för att det ska kunna bedömas.
b)
Uppgifternas integritet bevaras.
c)
Bidragen förblir konfidentiella.
d)
Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.
3. Reglerna för en tävling får innehålla villkor för att ställa in tävlingen, särskilt om dess mål inte uppfylls eller om en fysisk eller juridisk person som inte uppfyller villkoren för deltagande skulle lämna in det vinnande bidraget.
4. Tävlingsregler ska offentliggöras på webbplatsen för Europeiska unionens institutioner. Utöver offentliggörandet på internet får tävlingsregler också offentliggöras via något annat lämpligt medium, inklusive Europeiska unionens officiella tidning, om det är nödvändigt att ge dem ytterligare spridning bland potentiella deltagare. De får offentliggöras från och med antagandet av det finansieringsbeslut som avses i artikel 84 i budgetförordningen, även under det år som föregår utnyttjandet av de aktuella budgetanslagen. Eventuella ändringar av innehållet i reglerna för en tävling ska också offentliggöras enligt samma villkor.
Artikel 213
Efterhandspublicering
(Artikel 138.2 i budgetförordningen)
1. Information om priser som tilldelas under ett budgetår ska offentliggöras i enlighet med artikel 21.
2. Efter offentliggörandet enligt punkt 1 ska kommissionen, om Europaparlamentet och rådet begär det, översända dem med en rapport om
a)
antalet deltagande under det gångna året,
b)
antalet deltagare och procentandel prisbelönta per tävling,
c)
vilka experter, redovisade i en förteckning, som har deltagit i paneler under det senaste året, jämte uppgifter om vilket förfarande som har använts för att välja ut dem.
Artikel 214
Utvärdering
(Artikel 138.3 i budgetförordningen)
1. För att utvärdera bidragen ska utanordnaren utse en panel bestående av minst tre experter, vilka kan vara externa experter eller företrädare för minst två organisatoriska enheter inom de institutioner och organ som avses i artiklarna 62 och 208 i budgetförordningen; dessa enheter ska sinsemellan sakna hierarkisk koppling, utom om det gäller sådana representationer och lokala enheter som avses i artikel 72 eller delegerade organ som avses i artiklarna 62 och 208 i budgetförordningen, om dessa saknar distinkta enheter.
De experter som avses i första stycket ska omfattas av bestämmelserna om intressekonflikt i artikel 57 i budgetförordningen.
Externa experter ska intyga att de inte befinner sig i någon intressekonflikt vid den tidpunkt då de utnämns och att de åtar sig att underrätta utanordnaren om någon intressekonflikt skulle uppstå under utvärderingsförfarandets lopp.
2. Efter att ha avslutat sitt arbete ska panelens medlemmar underteckna ett protokoll över alla bidrag de gått igenom, bedöma deras kvalitet och identifiera de bidrag som kan belönas med priser. Protokollet får undertecknas i ett elektroniskt system som med tillräcklig säkerhet identifierar den som undertecknar.
Det protokoll som avses i första stycket ska behållas som referensmaterial.
3. Därefter ska utanordnaren besluta huruvida priserna ska delas ut. I detta beslut ska också anges följande:
a)
Föremålet för priserna och det totalbelopp i priser som delas ut, i förekommande fall.
b)
I förekommande fall namnen på de vinnande deltagarna, vilken prissumma som tilldelas varje vinnande deltagare och med vilken motivering.
c)
Namnen på deltagare som inte belönats och skälen till detta.
Artikel 215
Information och meddelande till vinnande deltagare
(Artikel 138.3 i budgetförordningen)
1. Deltagarna ska så snart som möjligt underrättas om resultatet av utvärderingen av deras bidrag och inte i något fall senare än 15 dagar efter det att utanordnaren har fattat beslutet om tilldelning.
2. Beslutet att tilldela ett pris ska meddelas den vinnande deltagaren och ska utgöra ett rättsligt åtagande enligt artikel 86 i budgetförordningen.
AVDELNING VIII
FINANSIERINGSINSTRUMENT
Artikel 216
Utnämnande av de enheter som anförtros genomförandet av finansieringsinstrument vid indirekt förvaltning
(Artikel 139 i budgetförordningen)
1. För genomförande av finansieringsinstrument inom ramen för indirekt förvaltning ska kommissionen inhämta bevis för att den enhet som ska anförtros genomförandeuppgifter (nedan kallad förvaltande enhet) uppfyller kraven i artikel 60.2 i budgetförordningen. När sådana bevis har inhämtats ska de fortsätta vara giltiga för den berörda enhetens framtida förvaltning av finansieringsinstrument, såvida det inte införts avsevärda ändringar i de förvaltande enheternas system, regler och förfaranden i förhållande till dessa krav.
2. Inför urvalet av enheter som ska få i uppgift att förvalta finansieringsinstrument enligt artikel 61.2 i budgetförordningen ska kommissionen offentliggöra en inbjudan till potentiella förvaltande enheter att anmäla intresse. Denna inbjudan ska innehålla kriterierna för urval och för tilldelning av befogenheter.
I den inbjudan som avses i första stycket ska också anges om det finns ett krav på att den förvaltande enheten ska bidra med egna finansiella resurser till det specifika finansieringsinstrumentet eller bidra genom riskdelning. Om det föreligger ett sådant krav, och om det finns behov av att mildra effekten av en eventuell intressekonflikt, ska det i inbjudan också anges att den förvaltande enheten ska föreslå åtgärder för tillnärmning av intressen, i linje med artikel 140.2 i budgetförordningen. Dessa åtgärder för tillnärmning av intressen ska ingå i överenskommelsen om det specifika finansieringsinstrumentet.
Kommissionen ska inleda en dialog med de enheter som uppfyller urvalskriterierna på ett öppet och objektivt sätt och utan att ge upphov till intressekonflikt. Efter denna dialog ska kommissionen underteckna delegeringsöverenskommelser med den eller de enheter vars förslag ger bäst värde för pengarna och som, där så är relevant, bidrar med egna finansiella medel eller riskdelning.
3. Om den förvaltande enheten identifieras i en grundläggande rättsakt eller i artikel 58.1 c iii i budgetförordningen, eller i vederbörligen motiverade och dokumenterade undantagsfall, får kommissionen inleda direkta förhandlingar med en potentiell förvaltande enhet såsom en förberedelse för att underteckna avtal med enheten; detta gäller särskilt om
a)
inga lämpliga förslag kommit in efter en inbjudan till potentiella förvaltande enheter,
b)
det gäller finansieringsinstrument av en specifik karaktär som ställer särskilda krav på den förvaltande enheten med avseende på tekniskt kunnande, hög grad av specialisering eller administrativa befogenheter,
c)
när det, på grund av synnerlig brådska föranledd av oförutsedda omständigheter som inte kan tillskrivas unionen, är omöjligt att följa förfarandet i punkt 2.
Artikel 217
Innehåll i avtalen med de enheter som anförtros genomförandet av finansieringsinstrument vid indirekt förvaltning
(Artikel 139 i budgetförordningen)
Utöver kraven i artikel 40 ska delegeringsöverenskommelserna med de enheter som anförtros förvaltningen av finansieringsinstrument omfatta lämpliga arrangemang för att garantera att principerna och villkoren i artikel 140 i budgetförordningen följs. Överenskommelserna ska särskilt innehålla följande:
a)
En beskrivning av finansieringsinstrumentet, inbegripet dess investeringsstrategi eller policy, typer av stöd som omfattas, kriterierna för urval av finansiella intermediärer och slutmottagare samt ytterligare operativa krav genom vilka de politiska målen för instrumentet omsätts i praktiken.
b)
Krav på ett målintervall för hävstångseffekten.
c)
En definition av icke stödberättigande verksamhet, samt uteslutningskriterier.
d)
Bestämmelser för att tillnärma intressen och förebygga eventuella intressekonflikter.
e)
Bestämmelser för urvalet av finansiella intermediärer enligt artikel 139.4 andra stycket i budgetförordningen, samt i tillämpliga fall bestämmelser om särskilt avsedda investeringsverktyg.
f)
Bestämmelser om ansvarighet för den förvaltande enheten och för andra enheter som deltar i genomförandet av finansieringsinstrumentet.
g)
Bestämmelser om tvistlösning.
h)
Bestämmelser om styrfunktioner för finansieringsinstrumentet.
i)
Bestämmelser om användning och återanvändning av unionens bidrag i enlighet med artikel 140.6 i budgetförordningen.
j)
Bestämmelser om förvaltningen av bidragen från unionen och handläggningen av förvaltningskonton, inklusive bestämmelser om motpartsrisker, godtagbara likvida transaktioner, ansvaret hos olika berörda parter, korrigerande åtgärder vid alltför stora saldon på förvaltningskontona, bokföring och rapportering.
k)
Bestämmelser om ersättning till den förvaltande enheten, inklusive om nivån på förvaltningsavgiften och om beräkningen och betalningen av kostnader och avgifter till den förvaltande enheten enligt artikel 218.
l)
I förekommande fall, ramvillkor för bidrag från de fonder som avses i artikel 175 i budgetförordningen, främst Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling och den kommande fiskerifonden (nedan kallade struktur- och sammanhållningsfonderna).
m)
Bestämmelser om finansieringsinstrumentets varaktighet, möjlighet till förlängning respektive avveckling, inklusive villkor för avveckling i förtid, samt om exitstrategier.
n)
Tillsynsbestämmelser i fråga om stöd till finansiella intermediärer och slutmottagare, inklusive de finansiella intermediärernas egen rapportering.
o)
Om tillämpligt, bestämmelser om typ och egenskaper hos eventuella risksäkringstransaktioner enligt artikel 219.
Artikel 218
Kostnader och avgifter för den förvaltande enhetens arbete
(Artikel 139 i budgetförordningen)
1. Kommissionen ska ersätta de förvaltande enheterna för genomförandet av finansieringsinstrument i form av resultatbaserade avgifter, ersättning för extraordinära utgifter och, om den förvaltande enheten också handlägger finansieringsinstrumentet likvida medel, avgifter för denna handläggning.
2. De resultatbaserade avgifterna ska omfatta administrativa avgifter för att ersätta den förvaltande enheten för det arbete den utfört i samband med genomförandet av finansieringsinstrumentet. Om så är lämpligt får de också omfatta policyrelaterade incitament som främjar uppnåendet av de politiska målen eller incitament kopplade till finansieringsinstrumentets ekonomiska resultat.
Artikel 219
Särskilda regler för förvaltningskonton inom indirekt förvaltning
(Artikel 139 i budgetförordningen)
1. Enheter som fått i uppgift att förvalta finansieringsinstrument kan öppna sådana förvaltningskonton som avses i artikel 68.7 i budgetförordningen, i deras namn och uteslutande på kommissionens vägnar. De ska sända kontoutdrag för kontona i fråga till den ansvariga avdelningen vid kommissionen.
2. Beloppen på förvaltningskontona ska hållas på en lämplig nivå, och tillgångarna på kontona ska förvaltas enligt principerna om sund ekonomisk förvaltning samt lämpliga försiktighetsprinciper, i enlighet med artikel 140.7 i budgetförordningen.
3. Vid förvaltningen av finansieringsinstrumenten får de förvaltande enheterna inte utföra risksäkringstransaktioner i spekulativt syfte. Eventuella risksäkringstransaktioners typ och egenskaper ska godkännas på förhand av kommissionen och ingå i det avtal som avses i artikel 217.
Artikel 220
Finansieringsinstrument under direkt förvaltning
(Artikel 139 i budgetförordningen)
1. I undantagsfall får finansieringsinstrument genomföras genom direkt förvaltning i enlighet med artikel 139.4 i budgetförordningen, på något av följande sätt:
a)
Ett särskilt avsett investeringsverktyg, där kommissionen deltar tillsammans med andra offentliga eller privata investerare i syfte att öka hävstångseffekten av unionens bidrag.
b)
Lån, garantier, kapitalandelar och andra riskdelningsinstrument än investeringar i särskilt avsedda investeringsverktyg; medlen tillhandahålls slutmottagarna antingen direkt eller via finansiella intermediärer.
2. Vid förvaltningen av finansieringsinstrumenten får kommissionen inte utföra risksäkringstransaktioner i spekulativt syfte. Eventuella risksäkringstransaktioners typ och egenskaper ska godkännas på förhand av kommissionen och ingå i avtalen med de enheter som förvaltar finansieringsinstrumentet.
Artikel 221
Urval av finansiella intermediärer, förvaltare av särskilt avsedda investeringsverktyg samt slutmottagare
(Artikel 139 i budgetförordningen)
1. När kommissionen förvaltar finansieringsinstrument direkt eller indirekt genom särskilt avsedda investeringsverktyg ska dessa investeringsverktyg inrättas enligt lagstiftningen i en medlemsstat. De kan också inrättas enligt lagstiftningen i en annan stat än en medlemsstat, när det gäller externa åtgärder. Förvaltarna av sådana verktyg ska genom lag eller kontrakt vara bundna att agera med den omsorg som krävs av en professionell fondförvaltare och i god tro.
2. Förvaltarna av de särskilt avsedda investeringsverktyg som avses i punkt 1 ska liksom de finansiella intermediärerna eller slutmottagarna av medel från finansieringsinstrumenten väljas ut med hänsyn till typen av finansieringsinstrument som ska genomföras, de respektive enheternas erfarenhet och operativa och ekonomiska kapacitet samt den ekonomiska bärkraften i slutmottagarnas projekt. Valet av enhet ska motiveras på ett tydligt, begripligt och objektivt sätt, och får inte ge upphov till intressekonflikt.
3. Inga finansiella stöd ska beviljas förvaltare av särskilt avsedda investeringsverktyg, till finansiella intermediärer eller till slutmottagare som befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106.1, 107, 108 och 109 i budgetförordningen.
Artikel 222
Villkor för användningen av finansieringsinstrument
(Artikel 140 i budgetförordningen)
1. Finansieringsinstrument har till syfte att kompensera för brister på marknaden, marknadsmisslyckanden eller suboptimala investeringssituationer, och ska ge stöd endast till slutmottagare som anses ha ekonomisk bärkraft vid tiden för unionens stöd via finansieringsinstrument.
2. Finansieringsinstrumenten ska ge stöd till slutmottagarna på ett proportionellt sätt. Särskilt förmånlig behandling av investerare som tillhandahåller samfinansiering eller riskdelning kan dock vara motiverad, i proportion till den risk som den aktuelle investeraren tar; den förmånliga behandlingen får inte gå utöver vad som krävs för att trygga investeringen eller riskdelningen.
Artikel 223
Hävstångseffekt
(Artikel 140 i budgetförordningen)
1. Finansieringsinstrument ska ha till syfte att ge unionens bidrag en hävstångseffekt genom att generera en total investering som överstiger storleken på bidraget från unionens budget.
Som hävstångseffekten av unionens medel ska räknas beloppet i finansiering till slutmottagarna dividerat med unionens bidrag.
2. Målintervallet för hävstångseffekten ska baseras på en förhandsbedömning av det aktuella finansieringsinstrumentet.
Artikel 224
Förhandsbedömning av finansieringsinstrument
(Artikel 140 i budgetförordningen)
1. Finansieringsinstrument ska utformas på grundval av förhandsbedömningar där marknadsmisslyckanden, marknadsbrister eller suboptimala investeringssituationer identifieras och där investeringsbehoven bedöms mot bakgrund av de politiska målen.
2. Förhandsbedömningen ska visa att de konstaterade behoven på marknaden inte kan hanteras på lämpligt sätt och tillräckligt snabbt vare sig genom marknadsmekanismer eller genom andra typer av åtgärder från unionens sida än finansieringsinstrument, till exempel genom reglering, liberalisering, reform eller andra åtgärder. Riskerna för att finansieringsinstrumenten snedvrider marknaden och tränger ut privat finansiering ska också ingå i förhandsbedömningen, och åtgärder för att minimera de negativa effekterna av sådana snedvridningar ska identifieras.
3. I enlighet med subsidiaritetsprincipen ska förhandsbedömningen visa att instrument på unionsnivå uppfyller de identifierade behoven på marknaden bättre än likartade finansieringsinstrument på nationell eller regional nivå, inklusive dem som finansieras genom struktur- och sammanhållningsfonderna. Faktorer såsom svårigheten att få finansiering på nationell nivå, särskilt för gränsöverskridande projekt, stordriftsfördelar eller starka demonstrationseffekter i form av spridning av bästa praxis i medlemsstaterna ska beaktas vid bedömningen av mervärdet av EU:s bidrag.
4. I förhandsbedömningen ska det också fastställas hur medel från finansieringsinstrumentet bäst ska distribueras till sina mottagare.
5. Förhandsbedömningen ska även visa att det planerade finansieringsinstrumentet är förenligt med
a)
nya och befintliga finansieringsinstrument, så att man undviker oönskad överlappning och skapar synergier och stordriftsfördelar,
b)
finansieringsinstrument och andra former av offentliga åtgärder som behandlar samma marknad, för att undvika inkonsekvenser och undersöka möjligheten till synergier.
6. Som föremål för förhandsbedömningen ingår också proportionaliteten hos de planerade åtgärderna med avseende på hur stort det konstaterade investeringsunderskottet är och den förväntade hävstångseffekten av medel från finansieringsinstrumentet, samt ytterligare kvalitativa effekter såsom spridning av bästa praxis, effektivt främjande av unionens policymål i de olika stegen i genomförandet samt tillgången till specifik sakkunskap hos de aktörer som deltar i genomförandet.
7. I förhandsbedömningen ska det också fastställas lämpliga resultatindikatorer för det föreslagna finansieringsinstrumentet, och förväntade resultat och effekter ska preciseras.
8. En separat förhandsbedömning av ett finansieringsinstrument ska bara utföras när en bedömning som överensstämmer med kriterierna i punkterna 1-7 inte redan ingår i en förhandsbedömning eller konsekvensbedömning av ett program eller en verksamhet som omfattas av en grundläggande rättsakt.
Artikel 225
Övervakning av finansieringsinstrument
(Artikel 140 i budgetförordningen)
1. För att säkerställa en harmoniserad övervakning av finansieringsinstrumenten så som avses i artikel 140.12 i budgetförordningen ska ett övervakningssystem införas av den behöriga utanordnaren, för att bidra till en rimlig försäkran om att unionens medel används i enlighet med artikel 32.2 i budgetförordningen.
2. Övervakningssystemet ska användas för att mäta framstegen i förhållande till de politiska mål som återspeglas i de utfalls- och resultatindikatorer som upprättats inom ramen för förhandsbedömningen, och för att bevaka att finansieringsinstrumenten genomförs enligt de fastställda kraven i artikel 140.2 i budgetförordningen; de ska också utgöra en del av underlaget för kommissionens rapportering enligt artiklarna 38.5 och 140.8 i budgetförordningen.
3. Vid indirekt förvaltning ska kommissionens övervakning bygga på rapporteringen och räkenskaperna från de förvaltande enheterna, tillgängliga revisionsresultat samt de kontroller som de förvaltande enheterna själva utfört, med vederbörlig hänsyn tagen till den förvaltande enhetens förvaltningsförklaring samt yttrandet från det oberoende revisionsorgan som avses i artikel 60.5 i budgetförordningen. Kommissionen ska granska den information som de förvaltande enheterna lägger fram och får genomföra kontroller, inbegripet stickprovskontroller, för att fastställa om genomförandet varit adekvat genom hela kedjan fram till slutmottagarna.
Den övervakning som företas av den förvaltande enheten själv ska bygga på rapportering och räkenskaper från finansiella intermediärer, tillgängliga revisionsresultat och de kontroller som utförts av de finansiella intermediärerna själva, med vederbörlig hänsyn tagen till den finansiella intermediärens förvaltningsförklaring samt yttrandet från oberoende revisorer.
Om inga finansiella intermediärer deltar ska den förvaltande enheten själv direkt övervaka genomförandet av finansieringsinstrumentet på grundval av rapportering och räkenskaper som ska lämnas in av slutmottagarna.
Den förvaltande enheten ska där så är lämpligt på stickprovsbasis granska de uppgifter som lämnas av de finansiella intermediärerna eller slutmottagarna och utföra kontroller enligt det avtal som avses i artikel 217.
4. Vid direkt förvaltning ska kommissionens övervakning bygga på rapportering och räkenskaper som tillhandahålls av finansiella intermediärer och slutliga stödmottagare, förutsatt att lämpliga kontroller kan ske. Bestämmelserna i punkt 3 ska tillämpas på direkt förvaltning i tillämpliga delar.
5. Avtalen om genomförande av finansieringsinstrument ska innehålla de bestämmelser som krävs för tillämpningen av punkterna 1-4.
Artikel 226
Behandling av bidrag från struktur- och sammanhållningsfonderna
(Artikel 140 i budgetförordningen)
1. Bidrag från struktur- och sammanhållningsfonderna till finansieringsinstrument som inrättats enligt avdelning VIII i budgetförordningen och som stöds av dessa fonder enligt sektorsspecifika regler ska bokföras separat.
2. Bidrag från struktur- och sammanhållningsfonderna ska bokföras i separata räkenskaper och användas i enlighet med målen för respektive fond; de ska kanaliseras till de åtgärder och slutmottagare som omfattas av det eller de program för vilka bidragen har betalats.
3. När det gäller bidrag från struktur- och sammanhållningsfonderna till finansieringsinstrument som inrättas enligt avdelning VIII i budgetförordningen ska sektorsspecifika regler tillämpas.
AVDELNING IX
ÅRSREDOVISNINGAR OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER
KAPITEL 1
Årsredovisningar
Artikel 227
Rapport om budgetårets budgetförvaltning och ekonomiska förvaltning
(Artikel 142 i budgetförordningen)
I rapporten om budgetårets budgetförvaltning och ekonomiska förvaltning ska en tillförlitlig redogörelse lämnas för
a)
hur budgetårets mål har uppfyllts med hänsyn till principen om sund ekonomisk förvaltning,
b)
den ekonomiska ställningen samt de händelser som haft en betydande inverkan på budgetårets verksamhet.
Rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen ska vara fristående från rapporterna om budgetens genomförande.
Artikel 228
Undantag från redovisningsprinciperna
(Artikel 144 i budgetförordningen)
Om räkenskapsförarna i något fall bedömer att det finns skäl att göra avsteg från redovisningsprinciperna i unionens redovisningsregler ska denna avvikelse tas upp och vederbörligen motiveras i de anmärkningar som avses i artikel 232.
Artikel 229
Styrkande handlingar
(Artikel 144 i budgetförordningen)
1. Alla belopp som införs ska grundas på styrkande handlingar som ska vara daterade och numrerade, och som ska upprättas antingen på papper eller i någon annan form som gör det möjligt att fastställa dokumentets tillförlitlighet och arkiveringsbeständighet under de frister som anges i artikel 48.
2. Transaktioner som är av samma slag och genomförs på samma plats under en och samma dag får återges genom en enda styrkande handling.
Artikel 230
Resultaträkning
(Artikel 145 i budgetförordningen)
I resultaträkningen ska årets inkomster och utgifter tas upp och beloppen ska klassificeras efter de respektive inkomsternas och utgifternas slag.
Artikel 231
Redovisning av kassaflöden
(Artikel 145 i budgetförordningen)
Redovisningen av kassaflöden ska utvisa in- och utbetalningar under perioden och visa utvecklingen mellan ingående och utgående kassabelopp.
Likvida medel består av följande:
a)
Kontanter.
b)
Tillgodohavanden på avistakonto i bank.
c)
Andra disponibla tillgångar med stabilt värde som snabbt kan omsättas i kontanter.
Artikel 232
Anmärkningar till redovisningen
(Artikel 145 i budgetförordningen)
De anmärkningar som avses i artikel 145 i budgetförordningen ska utgöra en integrerad del av redovisningen. De ska alltid innehålla följande uppgifter:
a)
Redovisningsprinciper, -regler och -metoder.
b)
Förklarande anmärkningar som ger kompletterande information som inte ingår i huvuddelen av redovisningen, men som är nödvändig för att ge en rättvisande bild.
Artikel 233
Sammanställning av resultatet av budgetgenomförandet
(Artikel 146 i budgetförordningen)
1. Sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet ska innehålla följande:
a)
En uppgift om inkomster med följande innehåll:
i)
Förändringar i beräkningen av inkomstbudgeten.
ii)
Inkomstbudgetens utfall.
iii)
Fordringar som fastställts under budgetåret.
b)
Uppgifter om utvecklingen för samtliga disponibla åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden.
c)
Uppgifter om hur de totala åtagandebemyndigandena och betalningsbemyndigandena har utnyttjats.
d)
Uppgifter om de åtaganden för vilka betalningar ännu ej fullgjorts, de som överförts från föregående budgetår samt de som ingåtts under innevarande budgetår.
2. När det gäller informationen om inkomsterna ska dessutom en översikt bifogas för varje medlemsstat över fördelningen av de belopp som återstår att uppbära vid slutet av budgetåret och som utgör fastställda egna medel för vilka ett betalningskrav utfärdats.
Artikel 234
Former för översändande av redovisningar
(Artikel 148 i budgetförordningen)
De preliminära redovisningar och slutliga redovisningar som avses i artiklarna 147 och 148 i budgetförordningen får sändas in elektroniskt.
KAPITEL 2
Bokföring
Avsnitt 1
Uppläggning av räkenskaperna
Artikel 235
Uppläggning av räkenskaperna
(Artikel 151 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren vid samtliga institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska sammanställa och uppdatera dokumentation över hur räkenskaperna är upplagda och vilka rutiner som tillämpas vid den institution eller det organ som han eller hon arbetar för.
2. Budgetens inkomster och utgifter ska registreras i det datasystem som avses i artikel 236 i enlighet med transaktionens ekonomiska natur, som löpande inkomster eller utgifter eller som kapital.
Artikel 236
Datasystem
(Artikel 151 i budgetförordningen)
1. Räkenskaperna ska föras med hjälp av ett integrerat datorsystem.
2. Om räkenskaperna förs i flera datorstödda system eller underindelningar av dessa ska alla beståndsdelarna i systemen beskrivas på ett uttömmande sätt.
Av dessa beskrivningar ska framgå vilken typ av uppgifter som förs in i varje system eller underindelning, och det ska också anges tydligt hur de enskilda transaktionerna hanteras i systemet. Det ska vidare framgå hur systemet garanterar att en komplett verifieringskedja kan ställas samman för varje transaktion, och för varje ändring i datorsystemet eller i underindelningarna så att det när som helst ska vara möjligt att fastställa såväl ändringarnas natur som upphovsman.
I beskrivningarna av de datorstödda redovisningssystemen samt underindelningarna av dessa ska det i förekommande fall anges hur de är kopplade till det centrala redovisningssystemet (särskilt vad gäller överföring av uppgifter och avstämning av saldon).
3. Tillträdet till systemet och dess underindelningar ska vara begränsat till de personer som tas upp på en förteckning över godkända användare, vilken ska sammanställas och hållas uppdaterad av varje institution.
Avsnitt 2
Räkenskapsböcker
Artikel 237
Räkenskapsböcker
(Artikel 154 i budgetförordningen)
Varje institution och varje organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska föra en dagbok, en huvudbok och åtminstone reskontra för gäldenärer, borgenärer och anläggningstillgångar, såvida detta inte är motiverat utifrån ett kostnads-/nyttoperspektiv.
Dessa räkenskapsböcker ska utgöras av elektroniska dokument över vilka räkenskapsföraren ska ha översikt och vars bevisvärde ska vara säkerställt.
De uppgifter som förs in i dagboken ska överföras till huvudboken, och ska vara indelade enligt den kontoplan som avses i artikel 212.
Dagboken och huvudboken får vara indelade i så många hjälpböcker som krävs med tanke på de bokförda transaktionernas betydelse samt övriga behov.
De uppgifter som förs in i hjälpböckerna ska sammanföras minst en gång per månad till respektive dagbok och huvudbok.
Artikel 238
Balansomslutning
(Artikel 154 i budgetförordningen)
Varje institution och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska upprätta en balansomslutning som upptar de allmänna räkenskaperna, inklusive saldon, med angivelse av följande:
a)
Kontonummer.
b)
Beteckning.
c)
Totalt belopp i debet.
d)
Totalt belopp i kredit.
e)
Saldo.
Artikel 239
Avstämning av konton
(Artikel 154 i budgetförordningen)
1. Uppgifterna i huvudboken ska bevaras och sammanställas på så sätt att de kan styrka uppgifterna på vart och ett av de konton som ingår i balansomslutningen.
2. I fråga om inventarieförteckningen över anläggningstillgångarna är bestämmelserna i artiklarna 246-253 tillämpliga.
Avsnitt 3
Registrering
Artikel 240
Registrering i räkenskaperna
(Artikel 154 i budgetförordningen)
1. Beloppen ska bokföras enligt principen om dubbel bokföring, enligt vilken varje kontorörelse eller förändring i räkenskaperna ska registreras genom att lika stora belopp förs upp i debet på relevant konto som i kredit på relevant konto.
2. Eurobeloppet för en transaktion som uttryckts i en annan valuta än euro ska beräknas och bokföras.
Transaktioner på konton som förs i nationell valuta ska justeras åtminstone varje gång kontona avslutas.
Denna justering ska ske på grundval av de kurser som fastställs i enlighet med artikel 6.
Den växelkurs som ska användas för omräkning mellan euro och andra valutor vid upprättandet av balansräkningen per den 31 december år N ska vara den som gällde den sista arbetsdagen år N.
3. Unionens redovisningsregler, som antas enligt artikel 152 i budgetförordningen, ska innehålla de bestämmelser om omräkning och omvärdering som krävs för den periodiserade redovisningen.
Artikel 241
Bokföringsnoteringar
(Artikel 154 i budgetförordningen)
För varje belopp som registreras i räkenskaperna ska anges dess ursprung, innehåll, på vilka konton det bokförs samt vilka styrkande handlingar det grundar sig på.
Artikel 242
Noteringar i dagboken
(Artikel 154 i budgetförordningen)
Transaktionerna ska bokföras i dagboken enligt någon av följande metoder, vilka inte ska utesluta varandra:
a)
Dagligen och varje transaktion för sig.
b)
Genom att transaktioner införs månatligen, förutsatt att dokumentationen bevaras så att varje enskild transaktion och dess datum kan identifieras.
Artikel 243
Validering av bokförda uppgifter
(Artikel 154 i budgetförordningen)
1. De uppgifter som bokförs i dagboken och i reskontra blir definitiva genom ett valideringsförfarande, varefter inga uppgifter får ändras eller tas bort.
2. För att definitivt fastställa transaktionernas kronologi och säkerställa att inga uppgifter längre kan ändras ska alla konton avslutas innan de slutliga redovisningarna läggs fram.
Avsnitt 4
Avstämning och kontroll
Artikel 244
Kontoavstämning
(Artikel 154 i budgetförordningen)
1. Saldona i balansomslutningen ska stämmas av regelbundet, och alltid i samband med det årliga avslutandet av kontona då de ska stämmas av mot uppgifterna i de förvaltningssystem som utanordnarna använder för bokföringen av tillgångar och skulder samt för den dagliga inmatningen av uppgifter i räkenskaperna.
2. Räkenskapsföraren ska regelbundet och alltid i samband med att kontona avslutas se till att banksaldona stämmer överens med verkligheten, och bland annat kontrollera
a)
banktillgodohavandena, genom avstämning mot kontoutdragen från finansinstituten, och
b)
kassabehållningen, genom avstämning mot uppgifterna i kassaböckerna.
Vad avser kontona för anläggningstillgångar ska motsvarande kontroll göras enligt bestämmelserna i artikel 250.
3. De interinstitutionella gemensamhetskontona ska stämmas av månatligen.
4. Interimskontona ska öppnas och granskas årligen av räkenskapsföraren. Utanordnaren ska vara ansvarig för dessa konton, och han eller hon ska avveckla dem så snart som möjligt.
Avsnitt 5
Budgeträkenskaper
Artikel 245
Innehåll och förande av budgeträkenskaperna
(Artikel 156 i budgetförordningen)
1. Budgeträkenskaperna ska för varje underavdelning i budgeten utvisa följande:
a)
I fråga om utgifter:
i)
De anslag som godkänts i den ursprungliga budgeten, de anslag som tas upp i ändringsbudgetar, de anslag som överförts från tidigare budgetår, de anslag som avdelats som en följd av inkomster avsatta för särskilda ändamål, överföringar av anslag samt summan av de disponibla anslagen.
ii)
Åtaganden som ingåtts och betalningar som utförts under budgetåret.
b)
I fråga om inkomster:
i)
Beräkningar som tas upp i den ursprungliga budgeten, beräkningar som tas upp i ändringsbudgetar, inkomster avsatta för särskilda ändamål och det totala beloppet av de således fastställda beräkningarna.
ii)
Fastställda fordringar och inkasserade belopp under budgetåret i fråga.
c)
En förteckning över obetalda åtaganden och utestående fordringar från tidigare budgetår.
De åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden som avses i första stycket led a ska tas upp var för sig.
De övergripande preliminära åtagandena inom garantisektionen vid Europeiska garantifonden för jordbruket (nedan kallad EGFJ) och de motsvarande betalningarna ska registreras i budgeträkenskaperna.
Dessa åtaganden ska anges i förhållande till de totala anslagen till EGFJ.
2. Genom budgeträkenskaperna ska följande tydligt framgå:
a)
Användningen av överförda anslag och budgetårets anslag.
b)
Slutbetalningen av utestående åtaganden.
På inkomstsidan ska utestående fordringar från tidigare budgetår redovisas separat.
3. Budgeträkenskaperna kan ställas upp i form av en kostnadsredovisning.
4. Budgeträkenskaperna ska föras med datorstöd och vara ordnade antingen i böcker eller elektroniska filer.
KAPITEL 3
Inventarieförteckning över anläggningstillgångar
Artikel 246
Inventarieförteckning över anläggningstillgångar
(Artikel 157 i budgetförordningen)
Systemet för förteckning över anläggningstillgångar ska upprättas av utanordnaren med stöd från räkenskapsföraren. Från inventarieförteckningen hämtas de uppgifter som krävs för redovisningssystemet samt för en effektiv förvaring av tillgångarna.
Artikel 247
Förvaring och skötsel av tillgångar
(Artikel 157 i budgetförordningen)
Varje institution och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska fastställa regler för förvaring och skötsel av de tillgångar som tas upp i deras respektive balansräkningar och utse de avdelningar som ska ansvara för inventarieförteckningen.
Artikel 248
Upptagande av tillgångar i inventarieförteckningen
(Artikel 157 i budgetförordningen)
Förvärv av tillgångar ska tas upp i inventarieförteckningen och bokföras på kontona för anläggningstillgångar om inköpspriset eller tillverkningskostnaden är lika med eller överstiger det värde som anges i de redovisningsregler för unionen som antas i enlighet med artikel 152 i budgetförordningen, förutsatt att tillgångarna i fråga utnyttjas längre än ett år och det inte rör sig om förbrukningsvaror.
Artikel 249
Uppgifter om tillgångar i inventarieförteckningen
(Artikel 157 i budgetförordningen)
I inventarieförteckningen ska varje tillgång förses med en lämplig beskrivning, uppgift om var tillgången förvaras, eller för lös egendom ansvarig avdelning eller person, anskaffningsdag samt pris per enhet.
Artikel 250
Kontroller av inventarieförteckningen gällande lös egendom
(Artikel 157 i budgetförordningen)
När de institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen utför kontroller av inventarieförteckningen ska detta ske på ett sätt som garanterar att all lös egendom existerar i verkligheten och överensstämmer med inventarieförteckningen. Kontrollerna ska genomföras som ett led i ett årligt revisionsprogram, utom vad gäller materiella anläggningstillgångar och immateriella tillgångar, för vilka kontrollerna ska ske minst vart tredje år.
Artikel 251
Vidareförsäljning av tillgångar
(Artikel 157 i budgetförordningen)
När institutionerna och de organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen vidareförsäljer tillgångar får inte dess ledamöter, tjänstemän eller anställda förvärva dessa tillgångar annat än på offentlig auktion.
Artikel 252
Förfarande för försäljning av anläggningstillgångar
(Artikel 157 i budgetförordningen)
1. Försäljning av materiella tillgångar ska föregås av lämplig lokal annonsering om inköpspriset per enhet är lika med eller överstiger 8 100 euro. Minst 14 kalenderdagar måste förflyta mellan den sista annonseringen och försäljningsavtalets ingående.
Sådan försäljning som avses i första stycket ska meddelas genom ett meddelande om försäljning i Europeiska unionens officiella tidning om inköpspriset per enhet är 391 100 euro eller mer. Sådana försäljningar kan även annonseras på lämpligt sätt i medlemsstaternas press. Minst en månad måste förflyta mellan dagen för offentliggörandet av meddelandet i Europeiska unionens officiella tidning och försäljningsavtalets ingående.
2. De institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen får avstå från att annonsera om kostnaderna för sådan annonsering förväntas överstiga den förväntade avkastningen av transaktionen.
3. De institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska alltid sträva efter att erhålla bästa möjliga pris vid försäljning av materiella tillgångar.
4. Punkterna 1, 2 och 3 ska inte vara tillämpliga på försäljning mellan unionsinstitutioner och de unionsorgan som avses i artikel 208 i budgetförordningen.
Artikel 253
Hur materiella tillgångar ska avyttras
(Artikel 157 i budgetförordningen)
Om egendom i inventarieförteckningen, inklusive byggnader, säljs, skänks bort, skrotas, hyrs ut eller saknas på grund av svinn eller stöld eller av någon annan anledning ska en redogörelse eller en rapport utarbetas av utanordnaren.
Det ska särskilt anges i redogörelsen eller rapporten om en tjänsteman eller anställd i unionen eller någon annan person är skyldig att på egen bekostnad ersätta den tillgång som avyttrats.
Om fast egendom eller större anläggningar ställs till förfogande gratis ska ett kontrakt upprättas, och Europaparlamentet och rådet ska få information om detta årligen i samband med budgetförslaget.
Ledamöter, tjänstemän eller andra anställda vid institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen får inte vara mottagare av egendom i inventarieförteckningen som skänks bort eller skrotas.
Artikel 254
Inventarieförteckning över och annonsering av försäljning vid unionens delegationer
(Artikel 157 i budgetförordningen)
1. De löpande förteckningarna över lös egendom som utgör unionens tillgångar ska för unionens delegationers vidkommande föras lokalt. De ska med jämna mellanrum sändas till de centrala avdelningarna i enlighet med de regler som antagits av respektive institution.
Lös egendom i transit till unionens delegationer ska föras upp på en preliminär lista före registrering i de löpande förteckningarna.
2. Annonsering av försäljning av lös egendom vid unionens delegationer ska ske enligt lokal praxis.
DEL TVÅ
SÄRSKILDA BESTÄMMELSER
AVDELNING I
FORSKNING
Artikel 255
Typindelning av åtgärderna
(Artikel 181 i budgetförordningen)
1. Direkta åtgärder ska genomföras av gemensamma forskningscentrumets anläggningar och i princip finansieras i sin helhet genom budgeten. Däribland ingår följande:
a)
Forskningsprogram.
b)
Grundforskning.
c)
Vetenskapliga och tekniska stödåtgärder av institutionell karaktär.
2. Gemensamma forskningscentrumet får delta i indirekta åtgärder enligt villkoren i artikel 183 i budgetförordningen.
3. De beräknade fordringar som avses i artikel 181.2 i budgetförordningen ska översändas till räkenskapsföraren för registrering.
Artikel 256
Ytterligare regler för gemensamma forskningscentrumet
(Artikel 183 i budgetförordningen)
1. Konkurrensutsatt verksamhet som bedrivs av gemensamma forskningscentrumet är följande:
a)
Uppgifter som utförs som ett resultat av bidrags- eller upphandlingsförfaranden.
b)
Verksamhet för tredje mans räkning.
c)
Tjänster av teknisk eller vetenskaplig natur inom ramen för administrativa överenskommelser med andra institutioner eller med kommissionens övriga avdelningar.
2. Om de åtgärder som gemensamma forskningscentrumet utför för tredje mans räkning kräver att ett upphandlingsförfarande genomförs, ska detta ske med hänsyn till principerna om öppenhet och likabehandling.
3. De beräknade fordringar som avses i artikel 183.2 i budgetförordningen ska översändas till räkenskapsföraren för registrering.
AVDELNING II
EXTERNA ÅTGÄRDER
KAPITEL 1
Allmänna bestämmelser
Artikel 257
Typer av åtgärder som får finansieras
(Artikel 184 i budgetförordningen)
Anslag till de åtgärder som avses i del 2 avdelning IV kapitel 1 i budgetförordningen får bl.a. användas för att finansiera upphandlingar och bidrag vari ingår räntesubventioner, särskilda lån, lånegarantier samt ekonomiskt stöd, stöd till ett lands budget samt andra former av understöd finansierade genom gemenskapsbudgeten.
KAPITEL II
Budgetstöd och förvaltningsfonder för flera givare
Artikel 258
Användning av budgetstöd
(Artikel 186 i budgetförordningen)
1. Om denna möjlighet medges i den grundläggande rättsakten får kommissionen bidra med sektorsvisa eller generella budgetstöd inom ett tredjeland, förutsatt att alla de följande villkoren är uppfyllda:
a)
Partnerlandets förvaltning av de offentliga finanserna är tillräckligt öppen, tillförlitlig och ändamålsenlig.
b)
Partnerlandet har infört tillräckligt trovärdiga åtgärder på sektorsnivå eller nationell nivå.
c)
Partnerlandet har infört stabilitetsinriktade makroekonomiska åtgärder.
2. Överenskommelserna med partnerländer ska innehålla en skyldighet för länderna i fråga att förse kommissionen med tillförlitlig och aktuell information som gör det möjligt för kommissionen att bedöma om villkoren i punkt 1 är uppfyllda.
Artikel 259
Unionens förvaltningsfonder för externa åtgärder
(Artikel 187 i budgetförordningen)
Bidragen från andra givare ska bokföras i det skede då de sätts in på förvaltningsfondens särskilda bankkonto; belopp i annan valuta ska bokföras till sitt värde i euro efter omräkning den dag då beloppet tas emot på det särskilda bankkontot.
Unionens bidrag ska överföras i god tid för att täcka förvaltningsfondens rättsliga åtaganden, med vederbörlig hänsyn tagen till de disponibla medel som lämnats av andra givare.
Räntor som genereras på förvaltningsfondens särskilda bankkonto ska investeras i förvaltningsfonden såvida inte något annat föreskrivs i akten om inrättandet av förvaltningsfonden.
Alla transaktioner som under året sker på det bankkonto som avses i tredje stycket ska redovisas korrekt i förvaltningsfondens räkenskaper.
En finansiell redovisning av de transaktioner som genomförts av varje förvaltningsfond ska sammanställas två gånger per år av utanordnaren.
Förvaltningsfonderna ska vara föremål för en oberoende extern revision varje år.
Förvaltningsfondens styrelse ska godkänna den årsrapport för fonden som upprättats av utanordnaren tillsammans med den årsredovisning som räkenskapsföraren upprättat. Dessa rapporter ska bifogas den delegerade utanordnarens årliga verksamhetsrapport och läggas fram för Europaparlamentet och rådet inom förfarandet för att bevilja kommissionen ansvarsfrihet.
Reglerna för styrelsens sammansättning och dess interna regler ska fastställas i akten om förvaltningsfondens inrättande, vilken antas av kommissionen, och givarna ska rätta sig efter dessa regler. Reglerna ska garantera att givarna är rättvist företrädda och innehålla ett krav på att kommissionen ska tillstyrka det slutliga beslutet om användningen av medlen.
KAPITEL III
Upphandling
Artikel 260
Hyra av byggnader
(Artikel 190 i budgetförordningen)
Administrationsanslag får inom området för externa åtgärder inte användas för att finansiera upphandlingskontrakt som avser anläggningstillgångar, med undantag för hyreskontrakt för byggnader som redan är uppförda när kontraktet undertecknas. Sådana upphandlingsförfaranden ska offentliggöras enligt artikel 124.
Artikel 261
Definitioner
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Till upphandling av tjänster räknas upphandling som avser undersökningar och tekniskt stöd.
En upphandling ska anses gälla undersökning om det tjänstekontrakt som sluts mellan leverantören och den upphandlande myndigheten bland annat omfattar studier som syftar till att välja ut och förbereda projekt, genomförbarhetsstudier, ekonomiska undersökningar, marknadsundersökningar, tekniska undersökningar, utvärderingar eller revision.
En upphandling ska anses gälla tekniskt stöd om leverantören ansvarar för rådgivning, ledning eller övervakning av ett projekt eller för att tillhandahålla experter på villkor som anges i kontraktet.
2. Om ett tredje land genom avdelningar eller enheter som är under offentligt delägande eller inflytande förfogar över experter som besitter de nödvändiga kvalifikationerna får dessa avdelningar eller enheter genomföra kontrakten i egen regi.
Artikel 262
Särskilda bestämmelser om beloppsgränser och förfaranden för tilldelning av externa kontrakt
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Artiklarna 123-126, med undantag för definitionerna, samt artiklarna 127.3 och 127.4, 128, 134-137, 139.3-6, 148.4, 151.2, 152-158, 160 och 164 i denna förordning ska inte tillämpas på kontrakt som ingås av upphandlande myndigheter som avses i artikel 190.2 i budgetförordningen eller för deras räkning.
Tillämpningen av upphandlingsbestämmelserna i detta kapitel ska regleras genom ett beslut av kommissionen, och ska innefatta lämpliga kontroller som ska göras av den behöriga utanordnaren när det inte är kommissionen som är upphandlande myndighet.
2. Om inte förfarandena som anges i bestämmelserna i punkt 1 iakttas, berättigar utgifterna för de aktuella transaktionerna inte till finansiering från unionen.
3. Bestämmelserna i detta kapitel ska inte tillämpas på de upphandlande myndigheter som avses i artikel 190.2 b i budgetförordningen i de fall då kommissionen, efter kontroll enligt artikel 61 i budgetförordningen, har gett dessa myndigheter befogenhet att använda sina egna upphandlingsbestämmelser.
Artikel 263
Annonsering och principen om icke-diskriminering
(Artiklarna 190 och 191 i budgetförordningen)
1. Kommissionen ska anta de bestämmelser som behövs för att få till stånd ett så brett deltagande som möjligt i unionens upphandlingsförfaranden under villkor som är lika för alla deltagare. Detta innebär särskilt följande:
a)
Förhandsinformation, meddelande om upphandling och meddelande om tilldelning av kontrakt ska offentliggöras i lämplig form och i tillräckligt god tid.
b)
Det får inte förekomma någon diskriminering eller några tekniska begränsningar som hindrar ett brett deltagande på lika villkor för de fysiska och juridiska personer som avses i artikel 182 i budgetförordningen.
2. Artiklarna 265.5, 267.3 och 269.4 ska inte påverka användningen av e-upphandling.
Artikel 264
Offentliggörande
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Förhandsmeddelande om internationella upphandlingar ska översändas till Publikationsbyrån så tidigt som möjligt när det gäller upphandling av varor och tjänster och snarast möjligt efter ett beslut om godkännande av ett program avseende bygg- och anläggningsarbeten.
2. Vid tillämpningen av detta kapitel ska meddelandena om upphandling offentliggöras i följande former:
a)
Åtminstone i Europeiska unionens officiella tidning och via internet när det gäller internationell upphandling:
b)
Åtminstone i mottagarlandets officiella tidning eller i motsvarande medium om det gäller lokal upphandling.
Om ett meddelande om upphandling även offentliggörs lokalt, ska detta ske samtidigt och med exakt samma lydelse som i Europeiska unionens officiella tidning och på internet. Offentliggörandet i Europeiska unionens officiella tidning och på internet ska ske på kommissionens ansvar. Om meddelandet offentliggörs lokalt får detta skötas av sådana organ som avses i artikel 190.2 b i budgetförordningen.
3. Meddelandet om tilldelning av kontrakt ska sändas när kontraktet undertecknas, utom om kontraktet, när det fortfarande är nödvändigt, belagts med sekretess, om fullgörandet av det måste åtföljas av särskilda säkerhetsåtgärder, om skyddet av Europeiska unionens vitala intressen så fordrar, om mottagarlandet kräver det eller om publiceringen av meddelandet inte bedöms vara lämplig.
Artikel 265
Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av tjänster
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. I fråga om beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 190 i budgetförordningen gäller följande för upphandlingar av tjänster:
a)
Upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 300 000 euro:
i)
Selektiva internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.
ii)
Öppna internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.
b)
För upphandlingar vars värde är lägre än 300 000 euro: Förhandlat förfarande under konkurrens enligt punkt 3 i denna artikel, eller ett ramavtal.
Kontrakt vars värde är lägre än eller lika med 20 000 euro får tilldelas även om bara ett anbud lämnats.
Betalningar för utgifter som understiger eller är lika med 2 500 euro får ske genom en enkel betalning mot faktura utan föregående godkännande av ett anbud.
2. Vid selektivt internationellt anbudsförfarande enligt punkt 1 a ska det anges i meddelandet om upphandling hur många anbudssökande som kommer att uppmanas att lämna anbud. Vid upphandling av tjänster ska minst fyra kandidater uppmanas att lämna anbud. Antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna anbud ska vara tillräckligt stort för att skapa en reell konkurrens.
En förteckning över de anbudssökande som valts ut ska offentliggöras på kommissionens webbplats.
Om antalet anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna eller minimikraven i fråga om kapacitet inte når upp till minimiantalet får den upphandlande myndigheten uppmana endast dem som uppfyller kriterierna att lämna anbud.
3. Vid det förhandlade förfarande som anges i punkt 1 b ska den upphandlande myndigheten göra upp en förteckning över minst tre anbudsgivare som den själv valt ut. Detta förfarande som innefattar en begränsad konkurrens utan offentliggörande benämns förhandlat förfarande under konkurrens och omfattas inte av artikel 129.
Anbudsgivarna i ett förhandlat förfarande under konkurrens kan väljas från en på lämpligt sätt offentliggjord förteckning över potentiella leverantörer enligt artikel 136.1 b. Förteckningen ska upprättas efter en uppmaning till intresseanmälan och ska gälla i högst fem år från den dag då den offentliggjorts. Förteckningen får omfatta delförteckningar. Alla intresserade kan lämna in en ansökan när som helst under förteckningens giltighetsperiod, utom under periodens sista tre månader. Om ett kontrakt ska tilldelas ska den upphandlande myndigheten uppmana samtliga potentiella leverantörer i förteckningen eller delförteckningen att lämna anbud.
Anbuden ska öppnas och bedömas av en utvärderingskommitté med den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Kommitténs medlemmar ska underteckna en försäkran om att de är opartiska.
Om den upphandlande myndigheten efter att ha rådfrågat anbudsgivarna bara tar emot ett anbud som uppfyller de administrativa och tekniska kraven får kontraktet tilldelas under förutsättning att tilldelningskriterierna uppfylls.
4. För juridiska tjänster enligt CPV-nomenklaturen får de upphandlande myndigheterna använda förhandlat förfarande under konkurrens oavsett kontraktets uppskattade värde.
5. Anbuden ska sändas i dubbla kuvert, dvs. i ett ytterkuvert eller paket som ska innehålla två skilda och plomberade innerkuvert med påskriften ”tekniskt anbud” (kuvert A) och ”finansiellt anbud” (kuvert B). På ytterkuvertet ska följande upplysningar anges:
a)
Den adress dit anbuden ska skickas enligt ansökningshandlingarna.
b)
Referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras.
c)
I förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser.
d)
Angivelsen ”Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat”, vilket ska anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling.
Om möten får hållas enligt upphandlingsdokumenten kan utvärderingskommittén arrangera dessa möten med de ledande personerna för de expertgrupper som föreslås av var och en av de anbudsgivare som lämnat in tekniskt godtagbara anbud, efter att först skriftligen ha sammanställt sina preliminära slutsatser men före den slutliga utvärderingen av anbuden ur teknisk synvinkel. I dessa fall ska experterna, i första hand gemensamt om de utgör en sammanhållen arbetsgrupp, utfrågas av utvärderingskommittén och tiden som förflyter mellan de olika mötena ska vara såpass kort att en jämförelse blir möjlig. Mötena ska hållas enligt en av juryn på förhand fastställd modell, som sedan tillämpas på de olika expertgrupperna. Datum och tidpunkt för mötet ska meddelas anbudsgivarna minst tio kalenderdagar i förväg. Vid fall av force majeure som förhindrar anbudsgivaren att närvara vid mötet ska denne få en ny kallelse.
6. Tilldelningskriterierna ska användas för att hitta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Vid urvalet av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska den tekniska kvaliteten vägas mot priset enligt en fördelningsnyckel på 80/20 där, för detta ändamål,
a)
de poäng som ges till tekniska anbud ska multipliceras med en koefficient på 0,80 och
b)
de poäng som ges till finansiella anbud ska multipliceras med en koefficient på 0,20.
Artikel 266
Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av tjänster
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. För kontrakt om leverans av tjänster kan de upphandlande myndigheterna använda sig av ett förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud under följande omständigheter:
a)
Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 104.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten.
b)
Om tjänsterna i fråga ska utföras av offentliga organ, institutioner eller sammanslutningar utan vinstsyfte, och arbetet är av institutionell art eller syftar till att genomföra stödåtgärder av social karaktär till förmån för medborgarna.
c)
Om det gäller fortsatta leveranser av tjänster för vilka åtaganden redan ingåtts, på de villkor som anges i punkt 2.
d)
Om ett anbudsförfarande eller ett försök att använda ett ramavtal genomförts utan godtagbart resultat, dvs. inget anbud har kommit in som hållit den kvalitet i förhållande till pris som eftersökts, i vilket fall den upphandlande myndigheten efter att formellt ha annullerat anbudsförfarandet efter eget val får inleda förhandlingar med en eller flera anbudsgivare som deltagit i anbudsförfarandet, förutsatt att de grundläggande villkoren för upphandlingen inte ändras på ett väsentligt sätt.
e)
Om kontraktet följer på en formgivningstävling, då det enligt bestämmelserna ska tilldelas vinnaren eller en av vinnarna i denna tävling, i vilket fall samtliga vinnare ska kallas till förhandlingar.
f)
Om tjänsterna av tekniska skäl eller på grund av ensamrätt bara kan utföras av en viss tjänsteleverantör.
g)
Om kontraktet belagts med sekretess, om fullgörandet av det måste åtföljas av särskilda säkerhetsåtgärder, om skyddet av unionens vitala intressen så fordrar eller om mottagarlandet kräver det.
h)
När ett nytt kontrakt ska ingås till följd av att ett befintligt kontrakt sagts upp i förtid.
För tillämpningen av första stycket led a i denna punkt ska synnerlig brådska också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 190.2. Den delegerade utanordnaren ska där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnarna som berörs fastställa att en krissituation råder och ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning.
I sådant arbete av institutionell art som avses i första stycket led b ingår tjänster som är direkt kopplade till de offentligrättsliga organens lagstadgade uppdrag.
2. De fortsatta tjänster inom ramen för ett befintligt åtagande som avses i punkt 1 c är följande:
a)
Kompletterande tjänster, som inte ingår i det ursprungliga kontraktet men som till följd av oförutsedda händelser blivit nödvändiga för att kontraktet ska kunna fullföljas, får upphandlas genom förhandlat förfarande, förutsatt att den kompletterande tjänsten varken tekniskt eller ekonomiskt kan separeras från det ursprungliga kontraktet utan att detta orsakar betydande svårigheter för den upphandlande myndigheten och det totala värdet på de kompletterande tjänsterna inte överstiger 50 % av värdet på det ursprungliga kontraktet.
b)
Kompletterande tjänster som utgör en repetition av liknande tjänster som utförts tidigare av en tjänsteleverantör som redan tilldelats ett kontrakt för ändamålet, på villkor att
i)
ett meddelande om upphandling har offentliggjorts för det föregående kontraktet och möjligheten att använda ett förhandlat förfarande för nya tjänster inom ramen för samma projekt samt uppskattade kostnader tydligt angetts i det ursprungliga meddelandet om upphandling,
ii)
det förlängda kontraktet varken har ett större värde eller en längre löptid än det ursprungliga kontraktet.
Artikel 267
Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av varor
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. De beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 190 i budgetförordningen är för varuupphandlingar de följande:
a)
Upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 300 000 euro: öppna internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.
b)
För upphandlingar vars värde är lägre än 300 000 euro: ett ramavtal eller något av följande:
i)
För upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 100 000 euro, men är lägre än 300 000 euro: öppna lokala anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 b.
ii)
För upphandlingar vars värde är lägre än 100 000 euro: förhandlat förfarande under konkurrens i den mening som avses i punkt 2.
c)
Betalningar för utgifter som understiger eller är lika med 2 500 euro får ske genom en enkel betalning mot faktura utan föregående godkännande av ett anbud.
Kontrakt vars värde är lägre än eller lika med 20 000 euro får tilldelas även om bara ett anbud lämnats.
2. Vid det förfarande som avses i punkt 1 b ii i denna artikel ska den upphandlande myndigheten upprätta en förteckning över minst tre leverantörer som den själv valt ut. Detta förfarande som innefattar en begränsad konkurrens utan offentliggörande benämns förhandlat förfarande under konkurrens och omfattas inte av artikel 129.
Anbuden ska öppnas och bedömas av en utvärderingskommitté med den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Kommitténs medlemmar ska underteckna en försäkran om att de är opartiska.
Om den upphandlande myndigheten efter att ha rådfrågat anbudsgivarna bara tar emot ett anbud som uppfyller de administrativa och tekniska kraven får kontraktet tilldelas under förutsättning att tilldelningskriterierna uppfylls.
3. Alla anbud av teknisk och finansiell art ska läggas i ett plomberat innerkuvert som ska placeras i ett yttre kuvert; på det plomberade innerkuvertet ska anges
a)
den adress dit anbuden ska skickas enligt ansökningshandlingarna,
b)
referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras,
c)
i förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser,
d)
angivelsen ”Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat”, vilket ska anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling.
Anbuden ska öppnas offentligt av den kommitté som ska bedöma dem på den dag och tidpunkt som fastställts. Vid det offentliga öppnandet av anbuden ska anbudsgivarnas namn, de föreslagna priserna, förekomsten av en säkerhet i de fall en sådan krävs samt alla andra formella uppgifter som den upphandlande myndigheten anser relevanta tillkännages.
4. När det gäller varuleveranser som inte innefattar service efter upphandlingen ska priset vara det enda tilldelningskriteriet.
Om det föreligger erbjudanden om service efter upphandlingen eller om särskild utbildning om den levererade produkten och dessa erbjudanden tillmäts stor vikt, ska det lägsta priset eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet väljas, med hänsyn tagen till både priset och den tekniska kvaliteten på den tjänst som erbjuds.
Artikel 268
Användning av det förhandlade förfarandet för varuupphandlingar
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Kontrakt om leverans av varor får i följande fall tilldelas efter förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud:
a)
Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 111.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten.
b)
Om detta motiveras av varans natur eller karakteristik, till exempel om kontraktet bara kan uppfyllas av en leverantör som innehar ett patent eller en licens.
c)
Då det gäller ytterligare leveranser från den ursprunglige leverantören, vilka är avsedda antingen som delersättning för normala leveranser eller installationer, eller som utökning av redan förekommande leveranser eller installationer, om ett byte av leverantör skulle tvinga den upphandlande myndigheten att anskaffa materiel med andra tekniska egenskaper, som skulle medföra bristande kompatibilitet eller orimliga tekniska svårigheter vid drift och underhåll.
d)
Om anbudsförfarandet inte har givit något resultat, dvs. då inget tekniskt eller ekonomiskt godtagbart anbud har kommit in.
e)
Om kontraktet belagts med sekretess, om fullgörandet av det måste åtföljas av särskilda säkerhetsåtgärder, om skyddet av unionens vitala intressen så fordrar eller om mottagarlandet kräver det.
f)
Om det rör sig om kontrakt om leverans av varor som offererats och förvärvats på en varumarknadsplats.
g)
Vid kontrakt om inköp av varor på särskilt gynnsamma villkor, antingen hos en varuleverantör som slutgiltigt avslutar sin affärsverksamhet eller hos en god man eller en likvidator vid insolvensförfarande, offentligt ackord eller förfarande av liknande slag som finns i nationell lagstiftning.
h)
När ett nytt kontrakt ska ingås till följd av att ett befintligt kontrakt sagts upp i förtid.
I de fall som avses i första stycket led d får den upphandlande myndigheten, efter att formellt ha annullerat anbudsförfarandet, förhandla enskilt med en eller flera anbudsgivare som den själv väljer bland dem som deltog i anbudsförfarandet, förutsatt att de ursprungliga villkoren för upphandlingen inte väsentligt ändras.
2. För tillämpningen av punkt 1 a ska synnerlig brådska också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 190.2. Den delegerade utanordnaren ska där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnarna som berörs fastställa att en krissituation råder och ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning.
Artikel 269
Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. För beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 190 i budgetförordningen gäller följande för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten:
a)
För upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 5 000 000 euro, något av följande:
i)
Ett öppet internationellt anbudsförfarande i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.
ii)
I fråga om vissa typer av bygg- och anläggningsarbeten: selektiva internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.
b)
För upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 300 000 euro, men är lägre än 5 000 000 euro: ett öppet lokalt anbudsförfarande i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 b.
c)
För upphandlingar vars värde är lägre än 300 000 euro: ett förhandlat förfarande under konkurrens i den mening som avses i punkt 2 i denna artikel.
Kontrakt vars värde är lägre än eller lika med 20 000 euro får tilldelas även om bara ett anbud lämnats.
2. Vid förhandlat förfarande enligt punkt 1 c i denna artikel ska den upphandlande myndigheten göra upp en förteckning över minst tre entreprenörer som den själv valt ut. Detta förfarande som innefattar en begränsad konkurrens utan offentliggörande benämns förhandlat förfarande under konkurrens och omfattas inte av artikel 129.
Anbuden ska öppnas och bedömas av en utvärderingskommitté med den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Kommitténs medlemmar ska underteckna en försäkran om att de är opartiska.
Om den upphandlande myndigheten efter att ha rådfrågat anbudsgivarna bara tar emot ett anbud som uppfyller de administrativa och tekniska kraven får kontraktet tilldelas under förutsättning att tilldelningskriterierna uppfylls.
3. Urvalskriterierna är avsedda att avgöra anbudsgivarens förmåga att genomföra liknande typer av kontrakt, särskilt genom bedömning av liknande arbeten som genomförts under de senaste åren. När urvalet görs och de anbud som inte är formellt korrekta har gallrats ut ska priset vara det enda tilldelningskriteriet.
4. Alla anbud av teknisk och finansiell art ska läggas i ett plomberat innerkuvert som ska placeras i ett yttre kuvert; på det plomberade innerkuvertet ska följande anges:
a)
Den adress dit anbuden ska skickas enligt ansökningshandlingarna.
b)
Referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras.
c)
I förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser.
d)
Angivelsen ”Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat”, vilket ska anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling.
Anbuden ska öppnas offentligt av den kommitté som ska bedöma dem på den dag och tidpunkt som fastställts. Vid det offentliga öppnandet av anbuden ska anbudsgivarnas namn, de föreslagna priserna, förekomsten av en säkerhet i de fall en sådan krävs samt alla andra formella uppgifter som den upphandlande myndigheten anser relevanta tillkännages.
Artikel 270
Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Kontrakt om leverans av bygg- och anläggningsarbeten får i följande fall tilldelas efter förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud:
a)
Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 111.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten.
b)
Om det gäller kompletterande arbeten som inte anges i det ursprungliga kontraktet men som blivit nödvändiga på grund av oförutsedda omständigheter och som krävs för att bygg- och anläggningsarbetet i fråga ska kunna slutföras, på de villkor som anges i punkt 2.
c)
Om anbudsförfarandet inte har givit något resultat, dvs. då inget tekniskt eller ekonomiskt godtagbart anbud har kommit in.
d)
Om kontraktet belagts med sekretess, om fullgörandet av det måste åtföljas av särskilda säkerhetsåtgärder, om skyddet av unionens vitala intressen så fordrar eller om mottagarlandet kräver det.
e)
När ett nytt kontrakt ska ingås till följd av att ett befintligt kontrakt sagts upp i förtid.
För tillämpningen av första stycket led a i denna punkt ska synnerlig brådska också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 190.2. Den delegerade utanordnaren ska där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnarna som berörs fastställa att en krissituation råder och ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning.
I de fall som avses i första stycket led c får den upphandlande myndigheten, efter att formellt ha annullerat anbudsförfarandet, förhandla enskilt med en eller flera anbudsgivare som den själv väljer bland dem som deltog i anbudsförfarandet, förutsatt att de ursprungliga villkoren för upphandlingen inte väsentligt ändras.
2. De kompletterande arbeten som avses i punkt 1 b ska utföras av den entreprenör som redan genomför det ursprungliga bygg- och anläggningsarbetet, förutsatt att
a)
dessa arbeten av tekniska eller finansiella skäl inte kan avskiljas från huvudkontraktet utan stora olägenheter för mottagaren,
b)
dessa arbeten - oavsett om de går att avskilja från huvudkontraktet - är absolut nödvändiga för att arbetet ska kunna slutföras,
c)
det totala värdet av tilldelade kontrakt på tillkommande arbeten inte överstiger 50 % av värdet av det ursprungliga kontraktet.
Artikel 271
Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av fast egendom
(Artikel 190 i budgetförordningen)
Sådan upphandling av fast egendom som avses i artikel 260 får ske genom förhandlat förfarande sedan den lokala marknaden kartlagts.
Artikel 272
Val av upphandlingsförfarande vid blandad upphandling
(Artikel 190 i budgetförordningen)
När det gäller upphandling som omfattar såväl tjänster som varor eller bygg- och anläggningsarbeten ska den upphandlande myndigheten, förutsatt att kommissionen i förväg godkänt detta och inte själv är upphandlande myndighet, själv fastställa beloppsgränserna och förfarandena beroende på vilka som är de tyngst vägande komponenterna i upphandlingen, bland annat ur operativ synvinkel.
Artikel 273
Upphandlingsdokument
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. De upphandlingsdokument som avses i artikel 138 ska upprättas på grundval av bästa internationella praxis och enligt bestämmelser i detta kapitel när det gäller offentliggörande och kontakter mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna.
2. När det gäller upphandling av tjänster ska upphandlingsdokumenten innehålla följande:
a)
En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande ska anges:
i)
Typ av upphandling.
ii)
Tilldelningskriterierna och de olika kriteriernas relativa betydelse.
iii)
Om möten får hållas och i så fall vid vilka tidpunkter.
iv)
Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud.
v)
Om det är tillåtet att lägga ut delar av kontraktet på underentreprenad och i så fall i vilken utsträckning.
vi)
Hur stor budget som totalt sett är disponibel för upphandlingen.
vii)
I vilken valuta anbudet ska uttryckas.
b)
En selektiv förteckning över antagna anbudssökande (där det ska anges att det inte får finnas någon koppling dem emellan).
c)
Allmänna villkor för tjänsteupphandlingar.
d)
Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettera eller ange undantag från de allmänna villkoren.
e)
En kravspecifikation som anger ungefärlig tidsplan för projektet och vid vilken tidpunkt de huvudsakliga experterna behöver vara disponibla.
f)
Ett underlag för prisangivelse, som ska fyllas i av anbudsgivaren.
g)
Formulär för insändandet.
h)
Upphandlingsformulär.
i)
I förekommande fall, formulär avseende säkerhet som ska ställas av en bank eller motsvarande institut för utbetalningar inom ramen för förfinansieringen.
Första stycket led h ska inte vara tillämpligt på fall då kontraktsmallen inte kan användas på grund av vederbörligen motiverade exceptionella omständigheter.
3. När det gäller upphandling av varor ska upphandlingsdokumenten innehålla följande:
a)
En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande ska anges:
i)
Urvals- och tilldelningskriterier.
ii)
Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud.
iii)
I vilken valuta anbudet ska uttryckas.
b)
Allmänna villkor för upphandling av varor.
c)
Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettera eller ange undantag från de allmänna villkoren.
d)
Teknisk bilaga med eventuella planer, tekniska specifikationer och ungefärlig tidsplan för kontraktets genomförande.
e)
Ett underlag för prisangivelse, som ska fyllas i av anbudsgivaren samt detaljerade prisuppgifter.
f)
Formulär för insändandet.
g)
Upphandlingsformulär.
h)
I förekommande fall, formulär avseende säkerhet som ska ställas av en bank eller motsvarande institut för
i)
anbudet,
ii)
förfinansieringen,
iii)
ett korrekt genomförande.
Första stycket led g ska inte vara tillämpligt på fall då kontraktsmallen inte kan användas på grund av vederbörligen motiverade exceptionella omständigheter.
4. När det gäller upphandling av bygg- och anläggningsarbeten ska upphandlingsdokumenten innehålla följande:
a)
En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande ska anges:
i)
Urvals- och tilldelningskriterier.
ii)
Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud.
iii)
I vilken valuta anbudet ska uttryckas.
b)
Allmänna villkor för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.
c)
Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettera eller ange undantag från de allmänna villkoren.
d)
Tekniska bilagor med planer, tekniska specifikationer och ungefärlig tidsplan för kontraktets genomförande.
e)
Ett underlag för prisangivelse, som ska fyllas i av anbudsgivaren samt detaljerade prisuppgifter.
f)
Formulär för insändandet.
g)
Upphandlingsformulär.
h)
I förekommande fall, formulär avseende säkerhet som ska ställas av en bank eller motsvarande institut för
i)
anbudet,
ii)
förfinansieringen,
iii)
ett korrekt genomförande.
Första stycket led g ska inte vara tillämpligt på fall då kontraktsmallen inte kan användas på grund av vederbörligen motiverade exceptionella omständigheter.
5. I händelse av motstridighet mellan de särskilda villkor som avses i punkterna 2 d, 3 c och 4 c och de allmänna villkoren ska de särskilda villkoren ha företräde.
6. Om en upphandlande myndighet kräver uppvisande av intyg utfärdat av ett oberoende organ om att den ekonomiske aktören iakttar vissa kvalitetssäkringsstandarder, ska myndigheten hänvisa till kvalitetssäkringssystem som bygger på relevanta europeiska standarder på området eller, i tillämpliga fall, internationella standarder certifierade av organ som uppfyller europeiska eller internationella standarder för certifiering. Den ska även godta andra bevis på likvärdiga kvalitetssäkringsåtgärder som lämnas av ekonomiska aktörer.
Artikel 274
Säkerheter
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Med undantag från artikel 163 ska säkerheter som ställts i förväg uttryckas i euro eller i den valuta som anges i det kontrakt som de täcker.
2. För bygg- och anläggningsarbeten kan den upphandlande myndigheten kräva en säkerhet enligt detta kapitel som utgör 1-2 % av kontraktens sammanlagda värde. Säkerheten ska uppfylla bestämmelserna i artikel 163. Säkerheten frisläpps när kontraktet har undertecknats. Den tas i anspråk om inget anbud inkommit den dag som fastställts som sista anbudsdag eller om ett anbud sedermera dras tillbaka.
3. Den upphandlande myndigheten får begära en säkerhet för att garantera ett korrekt genomförande av kontraktet, varvid säkerheten ska motsvara ett belopp som fastställs i upphandlingsdokumenten och som motsvarar mellan 5 % och 10 % av det samlade kontraktsvärdet när det gäller kontrakt om varuleveranser eller bygg- och anläggningsarbeten. Säkerheten ska fastställas på grundval av objektiva kriterier som kontraktets typ och värde.
En säkerhet för att förpliktelserna fullgörs ska dock krävas när följande beloppsgränser överstigs:
a)
345 000 euro för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten, och
b)
150 000 euro vid upphandling av varor.
Säkerheten ska minst gälla till dess att varorna har levererats eller bygg- och anläggningsarbetena slutförts. Om kontraktet inte genomförs tillfredsställande ska hela säkerheten tas i anspråk.
Artikel 275
Förfarandefrister
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Anbuden ska inkomma till den upphandlande myndigheten till den adress och före det datum och klockslag som anges i inbjudan att lämna in anbud. Tidsfristerna för mottagande av anbud eller ansökningar om att få lämna anbud ska fastställas av den upphandlande myndigheten, och ska vara så långa att berörda parter ges en rimlig tid för att sammanställa och lägga fram sina anbud.
När det gäller tjänstekontrakt ska anbudsfristen vara minst 50 dagar räknat från dagen då den inledande anbudsinfordran avsändes. I brådskande fall kan andra tidsfrister beviljas.
2. Anbudsgivarna kan ställa frågor skriftligen före sista anbudsdagen. Den upphandlande myndigheten ska besvara anbudsgivarnas frågor före sista anbudsdagen.
3. Vid selektiv internationell anbudsinfordran ska anbudsfristen vara minst 30 dagar räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling. Räknat från dagen då den inledande skrivelsen med uppmaning att lämna anbud avsändes ska tidsfristen för mottagande av anbud vara minst 50 dagar. I vissa undantagsfall kan andra tidsfrister beviljas.
4. Vid öppen internationell anbudsinfordran ska tidsfristerna för mottagande av anbuden minst vara följande, räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling:
a)
90 dagar vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.
b)
60 dagar vid upphandling av varor.
I vissa undantagsfall kan andra tidsfrister beviljas.
5. Vid öppen lokal anbudsinfordran ska tidsfristerna för mottagande av anbuden minst vara följande, räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling:
a)
60 dagar vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.
b)
30 dagar vid upphandling av varor.
I vissa undantagsfall kan andra tidsfrister beviljas.
6. Vid sådant förhandlat förfarande under konkurrens som avses i artiklarna 265.1 b, 267.1 c och 269.1 c ska anbudssökande ges minst 30 dagar att lämna in sina anbud, räknat från dagen för avsändandet av inbjudan att lämna anbud.
7. Tidsfristerna i punkterna 1-6 avser kalenderdagar.
Artikel 276
Utvärderingskommittéer
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Alla ansökningar om att få delta med anbud och alla anbud som förklarats uppfylla villkoren ska utvärderas och rangordnas av en utvärderingskommitté på grundval av tidigare tillkännagivna uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterier. Kommittén ska bestå av ett ojämnt antal medlemmar, minst tre, som besitter den tekniska och administrativa kompetens som krävs för att göra en tillfredsställande bedömning av anbuden.
2. Såvida kommissionen inte är upphandlande myndighet har den rätt att begära en kopia av upphandlingsdokumenten, anbuden, bedömningen av anbuden samt de undertecknade kontrakten. Kommissionen kan delta som observatör vid öppnandet och bedömningen av anbuden.
3. Anbud ska avvisas om de inte innehåller alla de väsentliga delar som krävs enligt upphandlingsdokumenten, eller om de inte uppfyller de särskilda krav för den aktuella upphandlingsomgången som fastställs i dessa dokument.
Utvärderingskommittén eller den upphandlande myndigheten får emellertid uppmana den anbudssökande eller anbudsgivaren att komplettera eller precisera uppgifterna i de styrkande handlingar som ska framläggas för bedömningen av kriterierna för uteslutning, urval och tilldelning inom en tidsfrist som kommittén bestämmer och med respekt för principen om likabehandling.
4. I de fall av onormalt låga anbud som avses i artikel 151 ska kommissionen begära lämpliga klargöranden om anbudets sammansättning.
5. Vid upphandlingar vars värde inte överstiger 20 000 euro får man göra undantag från kravet på att inrätta en utvärderingskommitté.
KAPITEL IV
Bidrag
Artikel 277
Finansiering helt och hållet med unionsmedel
(Artikel 192 i budgetförordningen)
Undantag från kravet på samfinansiering ska motiveras i tilldelningsbeslutet.
AVDELNING III
EUROPEISKA BYRÅER
Artikel 278
Bestämmelser om europeiska byråer och inrättande av ytterligare byråer
(Artikel 195 i budgetförordningen)
De byråer som avses i artikel 195 i budgetförordningen är följande:
a)
Publikationsbyrån.
b)
Europeiska byrån för bedrägeribekämpning.
c)
Europeiska byrån för uttagningsprov för rekrytering av personal samt Europeiska förvaltningsskolan, som är administrativt knuten till den förstnämnda.
d)
Byrån för löneadministration och utbetalningar till personalen.
e)
Infrastruktur- och logistikbyråerna i Bryssel och Luxemburg.
En eller flera institutioner kan inrätta ytterligare byråer om detta motiverats genom en studie av kostnadseffektiviteten och garanterar att unionens insats synliggörs.
Artikel 279
Delegering av befogenheter till europeiska interinstitutionella byråer
(Artiklarna 195 och 199 i budgetförordningen)
Varje institution är själv ansvarig när det gäller att ingå budgetmässiga åtaganden. Institutionerna får dock inom gränser och på villkor som de själva definierar delegera ansvaret för de följande leden i budgetförvaltningen till direktörerna för de europeiska interinstitutionella byråerna, bland annat det rättsliga åtagandet, kontrollen av utgifter, godkännande av utbetalningar och handläggning av inkomsttransaktioner.
Artikel 280
Särskilda regler för Publikationsbyrån
(Artiklarna 195 och 199 i budgetförordningen)
De institutioner som ger uppdrag åt Publikationsbyrån ska själva bestämma om sin policy för offentliggörande av handlingar. Nettoinkomsterna från försäljning av publikationer ska föras in i inkomstredovisningen för den institution som författat dem och betraktas som en inkomst avsatt för särskilt ändamål i enlighet med artikel 21 i budgetförordningen.
Artikel 281
Räkenskapsförarens delegering av vissa uppgifter
(Artikel 196 i budgetförordningen)
På förslag av varje byrås förvaltningskommitté får kommissionens räkenskapsförare till en av den berörda byråns anställda delegera några av sina uppgifter kopplade till de inkomst- och utgiftstransaktioner som ska skötas direkt av byrån.
Artikel 282
Likvida medel - bankkonton
(Artikel 196 i budgetförordningen)
Kommissionen får öppna bankkonton eller postgirokonton i en interinstitutionell byrås namn för att täcka dess behov av likvida medel, på begäran av byråns förvaltningskommitté. Det årliga saldot för varje byrås likvida medel ska stämmas av och regleras mellan byrån och kommissionen vid budgetårets slut.
AVDELNING IV
ADMINISTRATIVA ANSLAG
Artikel 283
Allmänna bestämmelser
(Artikel 201 i budgetförordningen)
De administrativa anslag som omfattas av bestämmelserna i denna avdelning är de som anges i artikel 41 i budgetförordningen.
Budgetmässiga åtaganden som avser administrativa anslag vilka är gemensamma för flera avdelningar i budgeten och förvaltas på ett övergripande plan får också bokföras övergripande i budgeträkenskaperna enligt den samlade redogörelse med en klassificering per typ som anges i artikel 25.
Motsvarande utgifter ska bokföras under de berörda budgetrubrikerna inom varje avdelning enligt samma fördelning som anslagen.
Artikel 284
Hyresgarantier
(Artikel 201 i budgetförordningen)
Institutionernas hyresgarantier ska utgöras av en banksäkerhet eller insättning på ett spärrat bankkonto som ska vara utställt i institutionens och hyresvärdens namn och uttryckt i euro, utom i vederbörligen motiverade fall.
När det gäller transaktioner i tredjeland får emellertid den behöriga utanordnaren, om det inte går att tillämpa någon av dessa former av hyresgarantier, acceptera andra former av garantier såvida dessa ger ett motsvarande skydd av unionens ekonomiska intressen.
Artikel 285
Förskott till institutionernas personal och ledamöter
(Artikel 201 i budgetförordningen)
Förskott får betalas ut till institutionernas personal och ledamöter enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.
Artikel 286
Fastigheter
(Artikel 203 i budgetförordningen)
1. De utgifter som avses i artikel 203.3 a i budgetförordningen ska omfatta kostnader för inredning av byggnader. De ska inte innefatta avgifter.
2. Det förfarande för tidig information som avses i artikel 203.4 i budgetförordningen och det förfarande för förhandsgodkännande som avses i artikel 203.5 i budgetförordningen ska inte tillämpas när mark förvärvas kostnadsfritt eller för ett symboliskt belopp.
3. Det förfarande för tidig information och förhandsgodkännande som avses i artikel 203.3-203.7 i budgetförordningen ska inte tillämpas på fastigheter som används som bostad. Europaparlamentet och rådet får begära att den ansvariga institutionen lägger fram all information om fastigheter som används som bostad.
4. I fråga om fastighetsprojekt med koppling till unionens delegationer och kontor i tredjeland får den tidiga information som avses i artikel 203.4 i budgetförordningen under exceptionella eller brådskande politiska omständigheter presenteras tillsammans med själva fastighetsprojektet enligt artikel 203.5 i budgetförordningen. I sådana fall ska förfarandena för tidig information och förhandsgodkännande genomföras så snart som möjligt.
5. Förfarandet för förhandsgodkännande enligt artikel 203.5 och 203.6 i budgetförordningen ska inte gälla för förberedande kontrakt eller studier som behövs för att utvärdera fastighetsprojektets detaljerade kostnader och finansiering.
6. De tröskelvärden på 750 000 euro eller 3 000 000 euro som avses i artikel 203.7 ii, iii och iv i budgetförordningen ska omfatta kostnader för inredning av byggnaden. I fråga om hyror och nyttjanderättsavtal ska tröskelvärdena omfatta kostnader för inredning av byggnaden men inte andra avgifter.
7. Ett år efter den dag då budgetförordningen börjar tillämpas ska kommissionen rapportera om tillämpningen av förfarandena i artikel 203.3-203.8 i budgetförordningen.
AVDELNING V
EXPERTER
Artikel 287
Betalda experter
(Artikel 204 i budgetförordningen)
1. Till belopp under de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 får betalda externa experter anlitas enligt förfarandet i punkt 2.
2. En uppmaning till intresseanmälan ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning eller, om det är nödvändigt att förbättra spridningen av informationen bland potentiella kandidater, på den berörda institutionens webbplats.
Uppmaningen till intresseanmälan ska innehålla en beskrivning av arbetsuppgifterna och deras varaktighet samt de fasta villkoren för ersättning. Dessa villkor kan bygga på enhetspriser.
En förteckning över experter ska upprättas efter uppmaningen till intresseanmälan. Förteckningen ska vara giltig i högst fem år från och med offentliggörandet eller under löptiden för ett flerårigt program som arbetsuppgifterna är kopplade till.
3. Alla intresserade fysiska personer kan lämna in sin ansökan när som helst under förteckningens giltighetsperiod, förutom under periodens sista tre månader. Betalda externa experter ska inte väljas ut för att utföra uppgifter som avses i artikel 204 i budgetförordningen om de befinner sig i en av de situationer som leder till uteslutning och som anges i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen.
4. Allt utbyte med de utvalda experterna, inklusive ingående av kontrakt och alla ändringar av dessa, får ske via säkra elektroniska system för utbyte som inrättats av kommissionen.
Dessa system ska uppfylla följande krav:
a)
Endast behöriga personer ska ha tillträde till systemen och de handlingar som överförs genom dem.
b)
Endast behöriga personer ska ha rätt att skriva under eller överföra handlingar genom systemen.
c)
Det ska finnas väl etablerade rutiner för hur behöriga personer ska identifieras.
d)
Tid och datum för elektroniska överföringar ska anges exakt.
e)
Handlingarnas helhet ska bevaras.
f)
Handlingarna ska förbli tillgängliga.
g)
I förekommande fall ska sekretess kring handlingarna bevaras.
h)
Skydd av personuppgifter enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001 ska garanteras.
Uppgifter som överförs eller tas emot av ett sådant system ska åtnjuta rättslig presumtion i fråga om integriteten och i fråga om de datum och tidpunkter för översändande eller mottagande som anges i systemet.
En handling som sänts eller anmälts via ett sådant system ska anses vara likvärdig med en handling i pappersform, ska godtas som bevis i rättsliga förfaranden, betraktas som ett original och åtnjuta presumtion om äkthet och integritet, förutsatt att den inte innehåller några dynamiska detaljer som automatiskt kan förändra den.
Den elektroniska underskrift som avses i andra stycket led b ska ha samma rättsliga verkan som handskrivna underskrifter.
5. Förteckningen över experter och föremålet för deras arbetsuppgifter ska offentliggöras årligen. Den ekonomiska ersättningen ska offentliggöras om den överstiger 15 000 euro för det arbete som utförts.
6. Punkt 5 ska inte gälla om ett sådant offentliggörande skulle utgöra en risk för enskildas fri- och rättigheter som skyddas av stadgan om grundläggande rättigheter i Europeiska unionen.
DEL TRE
ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 288
Övergångsbestämmelser
Artiklarna 35-43 i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 ska fortsätta att tillämpas på åtaganden som gjorts till och med den 31 december 2013. Artiklarna 33-44 i denna förordning ska bara tillämpas på åtaganden som ingås från och med den 1 januari 2014.
När det gäller bidragsöverenskommelser som ingåtts och bidragsbeslut som anmälts senast den 31 december 2013 inom ramen för övergripande åtaganden som ingåtts under budgeten för 2012 eller tidigare år får den behöriga utanordnaren, med vederbörlig hänsyn tagen till principerna om öppenhet och likabehandling, fortsätta att tillämpa del I avdelning VI i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002.
Artikel 289
Upphävande
Förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 ska upphöra att gälla.
Hänvisningar till den upphävda förordningen ska anses som hänvisningar till denna förordning och ska läsas i enlighet med jämförelsetabellen i bilagan.
Artikel 290
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Den ska tillämpas från och med den 1 januari 2013.
Artiklarna 216-226 ska dock tillämpas från och med den 1 januari 2014.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 29 oktober 2012.