ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 110/2014 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно модел на финансов регламент за органите, осъществяващи публично-частно партньорство, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 209 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Въз основа на опита от институционализирането на ПЧП като органи на Съюза съгласно член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (2) Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 въведе допълнителни категории публично-частни партньорства с цел да се увеличи изборът на инструменти и да се включат органи, чиито правила са по-гъвкави и достъпни за частните партньори от правилата, приложими за институциите на Съюза. Сред тези допълнителни категории са органите, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, на които е възложено осъществяването на публично-частно партньорство (наричани по-долу „органи за ПЧП“).
(2)
С цел да се гарантира доброто финансово управление на средствата на Съюза и да се позволи на органите за ПЧП да приемат свои собствени финансови правила, е необходимо да се приеме примерен финансов регламент за тези органи.
(3)
Органите за ПЧП следва да съставят и прилагат своя бюджет в съответствие с бюджетните принципи на единство, точност на бюджета, годишност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол и прозрачност.
(4)
С цел да се осигури цялостното изпълнение на задачите и дейностите на органа за ПЗП, той следва да може да вписва неизползваните бюджетни кредити за дадена година в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години.
(5)
Тъй като средствата на Съюза, предоставени на разположение на органа за ПЧП, следва да бъдат изпълнявани при непряко управление, предвидено в член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, разпоредбите относно финансовото планиране и докладване следва да бъдат съвместими с метода на непряко управление на изпълнението на бюджета. Освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета по отношение на вноската на Съюза за органите за ПЧП следва да бъде част от освобождаването, предоставено от страна на Европейския парламент на Комисията във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза. Следователно адекватното годишно докладване, включително подаването на декларация за управлението, следва да се предоставя в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, което ще позволи на Комисията по-добре да поеме своите отговорности във връзка с освобождаването от отговорност.
(6)
Необходимо е да се определят правомощията и отговорностите на счетоводителя и на разпоредителите с бюджетни кредити, като се отчита публично-частният характер на органите за ПЧП. Разпоредителите с бюджетни кредити носят цялата отговорност за всички приходни и разходни операции, които се извършват под тяхно ръководство, и следва да носят отговорност за своите действия, включително при необходимост чрез дисциплинарни мерки.
(7)
Необходимо е да се изяснят функциите за вътрешен одит и вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органите за ПЧП следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одит, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Следва да се въведат разпоредби за установяването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(8)
За да се гарантира, че всеки орган е отговорен за изпълнението на своя бюджет и се придържа към възложените му цели при неговото създаване, на органите за ПЧП следва да бъде разрешено за изпълнението на възложените им задачи да наемат външни частноправни органи само когато е необходимо, а не за задачи, включващи задача за обществена услуга или всяко друго взимане на решение по собствено усмотрение.
(9)
Принципите, които трябва да се спазват по отношение на приходните и разходните операции на органа за ПЧП, следва да бъдат определени.
(10)
Предвид публично-частния характер на органите за ПЧП, и по-специално на вноските на частния сектор в бюджета на органа за ПЧП, следва да бъдат разрешени гъвкави процедури за възлагане на обществени поръчки. Съответните процедури следва да са съобразени с принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация и отчасти да се отклоняват от съответните разпоредби, установени в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (3). Необходимо е да се осигурят по-добри и по-евтини доставки на стоки и услуги, както и да се избягват прекомерните разходи в управлението на процедурите за възлагане на обществени поръчки чрез засилено сътрудничество между членовете на органите за ПЧП. Затова органите за ПЧП също следва да имат възможност да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
(11)
С цел подобряване на икономическата ефективност следва да бъде предоставена възможността за споделяне на услуги или за прехвърлянето им на друг орган или на Комисията, по-специално като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или за част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП.
(12)
За оценяване на заявленията за безвъзмездни средства, проектите и офертите и за предоставяне на становища и съвети в специфични случаи органите за ПЧП следва да бъдат в състояние да използват външни експерти. Тези експерти следва да бъдат избирани в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
(13)
При отпускането на безвъзмездни средства и награди следва да се прилагат съответните разпоредби на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт на органа за ПЧП или на основния акт на програмата, чието изпълнение е поверено на органа за ПЧП, с цел да гарантира съгласувано прилагане на действията, които се управляват пряко от Комисията.
(14)
Когато сметките на органите за ПЧП трябва да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводните правила, прилагани от органите за ПЧП, следва да позволяват подобно консолидиране.
(15)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите за ПЧП от 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБХВАТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните принципи, въз основа на които органът, осъществяващ публично-частно партньорство (наричан по-долу „орган за ПЧП“), приема свои финансови правила. Финансовите правила на органа за ПЧП не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради неговите специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията в съответствие с член 209, четвърта алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Всеки орган за ПЧП приема подробни разпоредби за прилагането на тези принципи в своите финансови правила.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„управителен съвет“ означава главния вътрешен орган на органа за ПЧП, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа за ПЧП като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„член“ означава член на органа за ПЧП в съответствие с неговия учредителен акт,
-
„учредителен инструмент“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа за ПЧП,
-
„бюджет на органа за ПЧП“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза.
Член 3
Обхват на бюджета
Бюджетът на органа за ПЧП се състои от:
а)
приходите на органа за ПЧП, които включват:
i)
финансовите вноски на неговите членове за административните разходи;
ii)
финансовите вноски на неговите членове за оперативните разходи;
iii)
приходите, заделени за конкретни разходни позиции;
iv)
всякакви приходи, реализирани от органа за ПЧП;
б)
разходите на органа за ПЧП, включително административните разходи.
ГЛАВА 2
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Член 4
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
Член 5
Принципи на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа за ПЧП.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа за ПЧП.
3. В бюджета на органа за ПЧП могат да се записват бюджетни кредити само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа за ПЧП, не се дължат на органа за ПЧП.
Член 6
Принцип на ежегодност
1. Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа за ПЧП, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
4. За административните бюджетни кредити разходите не надвишават приходите, очаквани за година, както е посочено в член 3, буква а), подточка i).
5. Като се имат предвид нуждите на органа за ПЧП, неизползваните бюджетни кредити могат да бъдат вписани в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години. Тези бюджетни кредити трябва да се усвояват първи.
6. Параграфи 1-5 не възпрепятстват бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, да бъдат разделени за няколко години под формата на годишни вноски, когато това е предвидено в учредителния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 7
Принцип на балансираност
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетни кредити за поети задължения не превишават съответната годишна вноска на Съюза, посочена в споразумението за годишния трансфер на средства, сключено с Комисията, плюс годишните вноски от членове, различни от Съюза, всички други приходи, посочени в член 3, и сумата на неизползваните бюджетни кредити, посочени в член 6, параграф 5.
3. Органът за ПЧП не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа за ПЧП.
4. Ако бюджетният резултат е положителен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като приход.
Ако бюджетният резултат е отрицателен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания.
Член 8
Принцип на разчетна единица
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на паричните потоци, счетоводителят има право да извършва операции в други валути, както е установено във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 9
Принцип на универсалност
1. Без да се засяга параграф 2, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции при спазване на специфичните разпоредби във финансовите правила на органа за ПЧП относно случаите, в които някои приспадания може да се направят от заявките за плащане, които след това се предават за плащане на нетната сума.
2. Приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания, се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
3. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа за ПЧП, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
Приемането на дарения, при които може да има значителни финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.
Сумата, над която съответните финансови тежести се считат за значителни, се определя с решение на управителния съвет.
Член 10
Принцип на специфичност
1. Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели поне по дялове и глави.
2. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от една глава в друга без ограничения и от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът.
Над границата, посочена в първа алинея, директорът може да предложи на управителния съвет трансфери на бюджетни кредити от един дял в друг. Управителният съвет има три седмици, за да се противопостави на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички трансфери, извършени съгласно първа алинея.
Член 11
Принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа за ПЧП за осъществяване на неговите дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа за ПЧП, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението по всяка от дейностите и информацията се предоставя на управителния съвет от директора ежегодно и най-късно в документите, придружаващи проектобюджета на органа за ПЧП.
4. Освен ако учредителният не акт предвижда оценките да бъдат извършвани от Комисията, с цел подобряване на процеса на вземане на решения, органът за ПЧП извършва оценките, включително и последващите оценки, на своите програми и дейности, при които има значителни разходи, и резултатите от оценката се изпращат на управителния съвет.
Член 12
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа за ПЧП се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа за ПЧП вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
опазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, вземайки предвид многогодишния характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективен и ефикасен вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално елементите, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, като се вземат предвид структурата и размерът на органа за ПЧП, естеството на възложените му задачи, както и сумите и финансовите и оперативните рискове.
Член 13
Принцип на прозрачност
1. Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Бюджетът на органа за ПЧП, включително щатното разписание и коригиращите бюджети, така както са приети, включително всякакви адаптации, както е предвидено в член 15, параграф 1, се публикуват на интернет сайта на органа за ПЧП в срок четири седмици от датата на тяхното приемане и се предават на Комисията и на Сметната палата.
3. Органът за ПЧП предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за получателите на средства, произлизащи от бюджета, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, вследствие на стандартното представяне.
Публикуваната информация е леснодостъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
4. Експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 34 от настоящия регламент, се публикуват на интернет сайта на Съюза.
ГЛАВА 3
ФИНАНСОВО ПЛАНИРАНЕ
Член 14
Прогнози за приходите и разходите
1. Органът за ПЧП изпраща на Комисията и на останалите членове не по-късно от 31 януари на годината, предхождаща тази, през която бюджетът на органа за ПЧП трябва да бъде изпълнен, прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на прогнозите, заедно с работната проектопрограма, посочена в член 31, параграф 4.
2. Прогнозата за приходите и разходите на органа за ПЧП включва:
а)
прогноза за броя на постоянните и временните длъжности, по функционална група и по степени, както и на договорно наетите служители и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, в границите на бюджетните кредити;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности;
д)
целите, поставени за финансовата година, с която е свързана прогнозата, като се посочват всички специфични бюджетни потребности във връзка с постигането на тези цели;
е)
административните разходи и изпълнения бюджет на органа за ПЧП през предходната финансова година;
ж)
размера на финансовите вноски, направени от членовете, и стойността на вноските в натура, направени от членовете, различни от Съюза;
з)
информация относно неусвоените бюджетни кредити, които се вписват в прогнозата за приходите и разходите за всяка година в съответствие с член 6, параграф 5.
Член 15
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът на органа за ПЧП и щатното разписание на служителите, включително броят на постоянните и временните длъжности по функционални групи и по степени, допълнени с броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, се приемат от управителния съвет в съответствие с учредителния акт на органа за ПЧП. Подробни разпоредби могат да бъдат установени във финансовите правила на органа за ПЧП. Всяко изменение в бюджета на органа за ПЧП, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет на органа за ПЧП, приет съгласно същата процедура, както и първоначалния бюджет на органа за ПЧП. Бюджетът на органа за ПЧП и, когато е подходящо, коригиращите бюджети на органа за ПЧП се адаптират с цел да се вземе предвид размерът на финансовата вноска на Съюза, предвидена в бюджета на Съюза.
2. Бюджетът на органа за ПЧП се състои от приходна и разходна част.
3. Бюджетът на органа за ПЧП съдържа:
a)
в приходната част:
i)
прогнозните приходи на органа за ПЧП за съответната финансова година („година n“);
ii)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година n-2;
iii)
съответни бележки към всеки ред приходи;
б)
в разходната част:
i)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината n;
ii)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година n-2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа за ПЧП за годината n;
iii)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
iv)
съответни бележки към всеки подраздел.
4. В щатното разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Същата информация се посочва за договорно наетия персонал и командированите национални експерти.
ГЛАВА 4
ФИНАНСОВИ УЧАСТНИЦИ
Член 16
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Директорът изпълнява приходите и разходите на бюджета на органа за ПЧП в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити. Директорът отговаря за гарантиране на спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът за ПЧП участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) по предотвратяване на измамите.
2. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа за ПЧП, подчинени на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 17
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа за ПЧП се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
3. Директорът, в съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет, и като взема надлежно предвид рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на задълженията на директора. Създаването на тази структура и на тези системи се основава на анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Директорът може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
4. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършените дейности в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване на Комисията от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза за съответната година. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 18
Предварителни проверки
1. Всяка операция се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
Инициирането и проверката на дадена операция са отделни функции.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 11.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
Член 19
Последващи проверки
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
2. Последващият контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за предварителния контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, притежават необходимите професионални умения.
Член 20
Годишно докладване
Разпоредителят с бюджетни кредити докладва ежегодно на управителния съвет за резултатите от изпълнението на своите задължения. За тази цел не по-късно от 15 февруари на следващата финансова година разпоредителят с бюджетни кредити представя на управителния съвет и до Комисията:
а)
отчет за изпълнението на годишната работна програма на органа за ПЧП, бюджета на органа за ПЧП и човешките ресурси;
б)
предварителните сметки на органа за ПЧП, включително доклада за бюджетното и финансово управление, посочен в член 39;
в)
декларация за управлението, в която се посочва, че освен ако не е посочено друго в резервите, разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчно ниво на увереност, че:
i)
информацията е подходящо представена, пълна и точна (вярна и точна представа);
ii)
разходите са били усвоени за планираната цел;
iii)
въведените системи за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции;
г)
обобщение на окончателните одиторски доклади и на осъществения контрол, включително анализ на естеството и размера на установените грешки и слабости в системите, както и коригиращите действия, които са предприети или планирани.
Отчетът, който е пропорционален на естеството на възложените задачи и съответните суми, посочва резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол.
Всяка година най-късно до 1 юли документите, посочени в букви в) и г) от първата алинея, както и тяхната оценка от управителния съвет, одобреният годишен отчет за дейността и окончателните сметки заедно с тяхното одобрение от управителния съвет в съответствие с член 43, параграф 2 се изпращат от директора на Комисията. Комисията изпраща тези документи на Европейския парламент и на Съвета.
Член 21
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 23, параграф 3. Комисията, посочена в член 23, параграф 3, незабавно информира управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа за ПЧП, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове.
Член 22
Счетоводител
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилагат по отношение на персонала на органа за ПЧП, който е напълно независим при изпълнението на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа за ПЧП за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
воденето, подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с глава 8;
в)
прилагането в съответствие с глава 8 на счетоводните правила и сметкоплана;
г)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
д)
управлението на касата.
2. Два или повече органа за ПЧП могат да назначат един и същ счетоводител.
Органите за ПЧП могат също да се уговорят с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа за ПЧП.
Те могат също да възложат на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП, като отчитат съотношението между разходите и ползите.
В случаите, посочени в този параграф, трябва да се направят необходимите договорености с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 38, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
При условията на параграф 5 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
5. Счетоводителят може при изпълнение на своите задължения да делегира определени задачи на членовете на персонала, към които се прилага Правилникът за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, когато това е необходимо за изпълнението на неговите задължения в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП.
6. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
Член 23
Отговорност на финансовите участници
1. Членове 16-25 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити и счетоводител носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за длъжностните лица. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП или неговите членове, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на OLAF.
3. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа за ПЧП, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа за ПЧП. За случаите, подадени от органите за ПЧП, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа за ПЧП.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя отчет съгласно член 20 и посочва предприетите мерки.
4. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа за ПЧП вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в приложимото законодателство по отношение на дисциплинарните мерки.
Член 24
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на членове 16-25 и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа за ПЧП.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до директора, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Въпросното лице информира също така своя пряк ръководител. Ако участник е директорът, той трябва да отнесе въпроса до управителния съвет.
Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Директорът или управителният съвет, ако лицето е директорът, предприемат по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
Член 25
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
ГЛАВА 5
ВЪТРЕШЕН ОДИТ
Член 26
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът за ПЧП въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити, нито като счетоводител.
3. Вътрешният одитор консултира органа за ПЧП по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценяване на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа за ПЧП. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид отчета на разпоредителя с бюджетни кредити по член 20 и всяка друга налична информация.
6. Вътрешният одитор докладва на управителния съвет и на директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове и препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет проучва информацията, посочена в член 20, и проверява дали препоръките са били изцяло и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа за ПЧП на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 27
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да сезира Съда на Европейския съюз се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 28
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет може да създаде, като вземе предвид икономическата ефективност и добавената стойност, капацитет за вътрешен одит, който изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на капациета за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет.
Годишният одитен план на капацитета за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на капацитета за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора в органа за ПЧП.
Той се преглежда и одобрява от управителния съвет.
Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Ако капацитетът за вътрешен одит на един орган за ПЧП не е икономически изгоден или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът за ПЧП може да реши да използва общ капацитет за вътрешен одит с други органи за ПЧП, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети на съответните органи за ПЧП се договарят относно практическите условия на общия капацитет за вътрешен одит.
Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
2. Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на капацитета за вътрешен одит.
ГЛАВА 6
ПРИХОДНИ И РАЗХОДНИ ОПЕРАЦИИ
Член 29
Изпълнение на приходите
1. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и събиране на недължимите суми. То включва също възможността за отказ от установени вземания, ако е целесъобразно.
2. Недължимо платените суми се събират.
Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. В решението за отказ се посочва, че са били предприети действия, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа за ПЧП се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа за ПЧП за бюджетното и финансовото управление.
3. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
4. Вземанията на органа за ПЧП по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа за ПЧП подлежат на давностен срок от пет години.
Член 30
Вноски на членовете
1. Органът за ПЧП представя на членовете си искания за плащане на целите или част от техните вноски при условия и на интервали, посочени в учредителния акт или съгласувани с тях.
2. Средствата, изплатени на органа за ПЧП от неговите членове чрез вноска, носят лихва в полза на бюджета на органа за ПЧП.
Член 31
Изпълнение на разходите
1. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни задължения и правни задължения, утвърждава разходите и разрешава плащанията, както и извършва подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
2. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава дадена финансова операция.
Разрешаване на разход представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя да плати утвърдените разходи.
3. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа за ПЧП, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
4. В годишната работна програма на органа за ПЧП се предвижда разрешение от управителния съвет за оперативните разходи на органа за ПЧП относно обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, установени в настоящия параграф, са ясно идентифицирани.
Годишната работна програма включва подробни цели и очаквани резултати, включително и показатели за изпълнението. Тя съдържа също така описание на действията, които ще се финансират, и размера на сумата, разпределена за всяка дейност.
Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния инструмент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в работната програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа за ПЧП.
Член 32
Срокове
Плащането на разходите трябва да се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 7
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА ОТ ОРГАНА ЗА ПЧП
Член 33
Възлагане на обществени поръчки
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграфи 3-6 от настоящия член.
2. Органът за ПЧП взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от общия Финансов регламент.
3. За поръчки на стойност от 60 000 EUR до праговете, предвидени в член 118 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, може да се използва процедурата, определена в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 за поръчки с ниска стойност, които не надвишават 60 000 EUR.
4. Органът за ПЧП може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи за ПЧП.
5. Органът за ПЧП може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби, с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (5) и с други органи за ПЧП за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
Органите за ПЧП могат да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
Стоките, услугите или работите, предвидени в първа и втора алинея, не се считат като част от вноската на членовете към бюджета на органа за ПЧП.
6. Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възлагащите органи на приемащата държава членка за покриване на административните си нужди или с възлагащите органи на държавите членки, на държавите от Европейската асоциация за свободна търговия или страните кандидатки за членство в Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с частните членове или с възлагащите органи на страни, участващи в програми на Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133, първа алинея от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Член 34
Експерти
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis за подбора на експерти чрез всяка процедура, предвидена в основния акт на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества.
Органът за ПЧП може да използва списъците, съставени от Комисията или от други органи на Съюза или органи за ПЧП.
Органът за ПЧП може, ако това се счита за уместно в надлежно обосновани случаи, да избере всяко лице с подходящи умения, извън лицата от списъците.
Външните експерти се избират въз основа на уменията, опита и знанията, необходими за изпълнението на възложените им задачи и в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
Член 35
Безвъзмездни средства
Що се отнася до безвъзмездните средства, дял VI от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт.
Член 36
Награди
1. По отношение на наградите дял VII от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграф 2 от настоящия член.
2. Конкурсите за награди с единична стойност 1 000 000 EUR или повече може да се публикуват само ако са предвидени в проекта на работна програма, посочен в член 14, параграф 1.
Член 37
Посочване на средствата за обжалване
1. Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
2. По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
3. Параграфи 1 и 2 са обект на всяка специфична процедура, заложена в основните актове на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП.
ГЛАВА 8
СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Член 38
Правила относно отчетите
Органът за ПЧП въвежда счетоводна система, предоставяща своевременно точна, пълна и надеждна информация.
Счетоводството на органа за ПЧП съответства на счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 39
Устройство на отчетите
Отчетите на органа за ПЧП се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа за ПЧП;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП (отчет относно бюджетното и финансово управление).
Всеки орган за ПЧП изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година. Този доклад отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП изпраща доклада за бюджетното и финансовото управление на Европейския парламент, на Съвета и на Сметната палата до 31 март на следващата финансова година.
Член 40
Счетоводни принципи
Финансовите отчети представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с международните счетоводни стандарти за публичния сектор на базата на текущо начисляване (наричани по-долу „IPSAS“).
Член 41
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с IPSAS на базата на текущо начисляване;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа за ПЧП.
Член 42
Отчети за изпълнението на бюджета
Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
Отчетите за изпълнението на бюджета имат същото устройство като това на самия бюджет.
Член 43
Междинни отчети и одобрение на окончателните отчети
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща междинните отчети на Сметната палата до 15 февруари на следващата година.
В случая, посочен в първа алинея, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща също така до 15 февруари на следващата година пакет от отчети в стандартен формат на счетоводителя на Комисията, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането.
2. Счетоводителят съставя окончателните отчети на органа за ПЧП. Директорът ги изпраща до 15 март, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, на управителния съвет за одобрение.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят изпраща окончателните отчети, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, и одобрението на управителния съвет, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година. В този случай счетоводителят на органа за ПЧП изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП също така изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията на същата дата, на която предава окончателните отчети, представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящата глава и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните одобрени отчети на органа за ПЧП се публикуват на неговия интернет сайт в срок от един месец след одобрението им.
Член 44
Счетоводна система
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, хармонизираният сметкоплан, който ще се прилага от органа за ПЧП, се приема от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа за ПЧП.
4. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа за ПЧП. В тях се отчитат всички бюджетни приходни и разходни операции.
Член 45
Инвентарен опис
Органът за ПЧП съхранява инвентарен опис, съдържащ количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват негова собственост или собственост на Съюза. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП съхранява този инвентарен опис в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията. Органът за ПЧП проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
ГЛАВА 9
ВЪНШЕН ОДИТ И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 46
Външен одит
Органът за ПЧП подлежи на независим външен одит, извършван в съответствие с международно приетите одитни стандарти от независим одиторски орган. Становището на независимият одитор определя дали отчетите дават вярна и точна представа, дали въведените системи за контрол функционират правилно и дали свързаните с отчетите операции са законосъобразни и редовни. В становището се заявява също така дали опитната дейност поставя под съмнение твърденията в декларацията за управлението, посочена в член 20. Становището се представя на управителния съвет. То се предава на Комисията заедно с окончателните финансови отчети на органа за ПЧП най-късно до 15 март.
Член 47
Проверка на отчетите от Сметната палата
1. Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт на органа за ПЧП, Сметната палата проверява отчетите на органа за ПЧП в съответствие с член 287 от Договора за функционирането на Европейския съюз. При проверката Сметната палата може да вземе предвид одита на независимия външен одитор, посочен в член 46 от настоящия регламент, и мерките, които са предприети в отговор на неговите констатации.
2. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 48
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Без да се засягат разпоредбите на член 47, параграф 1, органът за ПЧП предоставя на служителите на Комисията и други лица, упълномощени от нея, както и на Сметната палата достъп до обектите и помещенията, както и до цялата информация, включително информация в електронен формат, необходима за извършването на техните одити.
2. OLAF може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (6) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (7), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, финансирани от органа за ПЧП.
3. Без да се засягат параграфи 1 и 2, договорите, споразуменията и решенията на органа за ПЧП съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ГЛАВА 10
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 49
Искания за информация
Комисията и членовете на органа за ПЧП, различни от Съюза, могат да изискват всякаква необходима информация или пояснения от органа за ПЧП по въпросите на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 50
Приемане на финансовите правила на органа за ПЧП
Всеки орган, посочен в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нови финансови правила с оглед на тяхното влизане в сила на 1 януари 2014 г., или във всички случаи в рамките на девет месеца от датата, на която органът за ПЧП попада в обхвата на член 209 от този регламент.
Член 51
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 110/2014
av den 30 september 2013
om den modellbudgetförordning för offentlig-privata partnerskap som avses i artikel 209 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (1), särskilt artikel 209, och
av följande skäl:
(1)
Genom förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, som bygger på erfarenheten av att inrätta offentlig-privata partnerskap som unionsorgan enligt artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (2), har ytterligare kategorier av offentlig-privata partnerskap införts för att öka urvalet av instrument och för att inbegripa partnerskapsorgan, vars regler är mer flexibla och lättillgängliga för privata partner än de som gäller unionens institutioner. Bland dessa ytterligare kategorier återfinns de partnerskapsorgan som avses i artikel 209 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och som anförtrotts genomförandet av ett offentlig-privat partnerskap (nedan kallade partnerskapsorganen).
(2)
För att säkerställa en sund ekonomisk förvaltning av unionens medel samt för att göra det möjligt för partnerskapsorganen att anta egna finansiella regler, är det nödvändigt att anta en modellbudgetförordning för dessa partnerskapsorgan.
(3)
Ett partnerskapsorgan bör upprätta och genomföra sin budget enligt principerna om enhet, riktighet i budgeten, ettårighet, jämvikt, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering, sund ekonomisk förvaltning samt öppenhet.
(4)
För att säkerställa det övergripande genomförandet av partnerskapsorganets uppgifter och verksamhet, bör det kunna föra upp de outnyttjade anslagen för ett visst år i beräkningen av inkomster och utgifter på upp till de följande tre budgetåren.
(5)
Eftersom de unionsmedel som ställts till partnerskapsorganets förfogande ska genomföras inom ramen för den indirekta förvaltning som föreskrivs i artikel 60 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, bör bestämmelserna om finansiell planering och rapportering överensstämma med den indirekta förvaltningsmetoden för budgetgenomförandet. Ansvarsfrihet för budgetgenomförandet med avseende på unionens bidrag till partnerskapsorganen ska ingå i den ansvarsfrihet som Europaparlamentet ger kommissionen för genomförandet av Europeiska unionens budget. Därför bör en tillfredsställande årlig rapportering, inklusive en förvaltningsförklaring, tillhandahållas i enlighet med förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, för att kommissionen på ett bättre sätt ska kunna ta sitt ansvar med avseende på ansvarsfriheten.
(6)
Det är nödvändigt att fastställa räkenskapsförarnas och utanordnarnas befogenheter och ansvarsområden, samtidigt som partnerskapsorganens offentlig-privata natur beaktas. Utanordnarna bör ha hela ansvaret för samtliga inkomst- och utgiftstransaktioner som faller inom deras behörighet och kunna ställas till svars för dessa transaktioner, vid behov även genom disciplinförfaranden.
(7)
Det är nödvändigt att tydliggöra funktionerna inom internrevisionen och internkontrollen samt att rationalisera rapporteringskraven. Partnerskapsorganens internrevision bör utföras av kommissionens internrevisor som bör genomföra revisioner när riskerna så motiverar. Regler för inrättande av internrevisionsfunktioner och deras verksamhet bör införas.
(8)
För att garantera att varje partnerskapsorgan ansvarar för genomförandet av sin egen budget och arbetar för de mål som ställdes upp för det vid inrättandet, bör partnerskapsorganen, för att utföra de uppgifter som anförtrotts dem, ha rätt att engagera externa privaträttsliga partnerskapsorgan, dock endast i nödvändiga fall och inte för uppgifter som inbegriper offentliga uppdrag eller ger utrymme åt skönsmässiga bedömningar.
(9)
Det bör fastställas vilka principer som ska gälla partnerskapsorganets inkomster och utgifter.
(10)
Med tanke på partnerskapsorganens offentlig-privata natur och särskilt den privata sektorns bidrag till deras budget bör flexibla förfaranden för tilldelning av upphandlingskontrakt tillåtas. De berörda förfarandena bör styras av principerna om öppenhet och insyn, proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminering samt delvis kunna avvika från de relevanta bestämmelserna i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 (3). Det är nödvändigt att förstärka samarbetet mellan partnerskapsorganens medlemmar för att säkerställa ett bättre och billigare sätt att tillhandahålla varor och tjänster, samt undvika alltför höga förvaltningskostnader i upphandlingsförfarandena. Därför bör partnerskapsorganen också utan att genomföra upphandlingsförfaranden kunna sluta avtal med sina medlemmar, förutom unionen, om att leverera varor, tillhandahålla tjänster eller utföra arbete som dessa medlemmar tillhandahåller direkt utan att anlita tredje part.
(11)
För att förbättra kostnadseffektiviteten, bör det finnas en möjlighet att dela tjänster eller överföra dem till ett annat partnerskapsorgan eller kommissionen, särskilt genom att tillåta att kommissionens räkenskapsförare anförtros samtliga eller vissa uppgifter som åligger partnerskapsorganets räkenskapsförare.
(12)
Organen bör kunna anlita utomstående sakkunskap för att bedöma bidragsansökningar, projekt och anbud samt för att få rådgivning i specifika fall. Dessa experter bör göras i enlighet med principerna om icke-diskriminering, likabehandling och uteslutande av intressekonflikt.
(13)
Vid tilldelningen av bidrag och priser till följd av tävlingar bör de relevanta bestämmelserna i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 tillämpas, med förbehåll för eventuella särbestämmelser i partnerskapsorganets grundrättsakt eller i den grundläggande akten för det program vars genomförande partnerskapsorganet sköter för att därigenom garantera en tillämpning som är enhetlig med de åtgärder som kommissionen ansvarar för.
(14)
När partnerskapsorganens räkenskaper behöver konsolideras enligt unionens redovisningsregler i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, bör partnerskapsorganens räkenskapsregler möjliggöra en sådan konsolidering.
(15)
Denna förordning bör träda i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning i syfte att möjliggöra ett snabbt antagande av de reviderade ekonomiska bestämmelserna för offentlig-privata partnerskapsorgan från och med den 1 januari 2014, för att säkerställa enhetliga regler för nästa fleråriga budgetram.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL 1
TILLÄMPNINGSOMRÅDE
Artikel 1
Syfte
I denna förordning fastställs de grundläggande principer enligt vilka det offentlig-privata partnerskapsorganet (nedan kallat partnerskapsorganet) ska anta egna finansiella regler. partnerskapsorganets finansiella regler får inte avvika från förordningen, förutom när särskilda behov föreligger och kommissionen gett sitt samtycke i enlighet med artikel 209 fjärde stycket i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Varje partnerskapsorgan ska anta utförliga föreskrifter om införandet av dessa principer i sina finansiella regler.
Artikel 2
Definitioner
I denna förordning gäller följande definitioner:
- styrelse: partnerskapsorganets viktigaste interna beslutsfattande instans i finansiella frågor och budgetfrågor, oavsett vilket exakt begrepp som används för denna instans i partnerskapsorganets grundrättsakt.
- direktör: den person som ansvarar för genomförandet av styrelsens beslut samt för partnerskapsorganets budget i egenskap av utanordnare, oavsett vilken exakt benämning tjänsten ges i partnerskapsorganets grundrättsakt.
- medlem: en medlem i partnerskapsorganet enlighet definitionen i dess grundrättsakt.
- grundrättsakt: instrument inom unionsrätten som reglerar de viktigaste aspekterna av inrättandet och av verksamheten i partnerskapsorganet.
- organets budget: dokument med prognoser för och godkännanden av de inkomster och utgifter som bedöms bli nödvändiga för varje budgetår inom respektive partnerskapsorgan.
Artikel 3
Budgetens tillämpningsområde
Organets budget ska bestå av följande:
a)
Organets inkomster bestående av
i)
medlemmarnas finansiella bidrag till de administrativa kostnaderna,
ii)
medlemmarnas finansiella bidrag till driftskostnaderna,
iii)
inkomster som avsatts för särskilda ändamål,
iv)
alla intäkter som genererats av partnerskapsorganet.
b)
Organets utgifter, också administrativa utgifter.
KAPITEL 2
BUDGETPRINCIPER
Artikel 4
Iakttagande av budgetprinciper
Budgeten ska upprättas och genomföras enligt principerna om enhet, riktighet i budgeten, ettårighet, jämvikt, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering, sund ekonomisk förvaltning, vilket förutsätter effektiv och ändamålsenlig intern kontroll samt öppenhet, på det sätt som avses i denna förordning.
Artikel 5
Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten
1. Alla inkomster och utgifter ska medföra att en rubrik i partnerskapsorganets budget tillgodogörs eller belastas.
2. Åtagande eller godkännande av utgifter får inte ske utöver de anslag som beviljats i partnerskapsorganets budget.
3. Ett anslag får föras in i partnerskapsorganets budget endast om det motsvarar en utgift som bedöms vara nödvändig.
4. Upplupen ränta på förskottsfinansiering ur partnerskapsorganets budget ska inte föras upp i dess budget.
Artikel 6
Principen om ettårighet
1. De anslag som tas upp i partnerskapsorganets budget ska beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december.
2. Åtagandebemyndiganden ska täcka den totala kostnaden för alla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret i fråga.
3. Betalningsbemyndigandena ska täcka de betalningar som krävs för att uppfylla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret eller som ingåtts under tidigare budgetår.
4. Vad gäller de administrativa anslagen, får utgifterna inte överstiga de förväntade intäkterna för år som avses i artikel 3 a i.
5. Vad gäller partnerskapsorganets behov, får de outnyttjade anslagen föras upp i inkomst- och utgiftsberäkningarna upp till de följande tre budgetåren. Dessa anslag ska användas först.
6. Bestämmelserna i punkterna 1-5 får inte förhindra att budgetmässiga åtaganden som sträcker sig över fler än ett budgetår delas upp i årliga delåtaganden, om detta är tillåtet enligt grundrättsakten eller om det gäller de administrativa utgifterna.
Artikel 7
Principen om balans i budgeten
1. Det ska råda balans mellan inkomster och betalningsbemyndiganden.
2. Åtagandebemyndiganden får inte överstiga det relevanta årliga bidraget från unionen enligt avtalet med kommissionen om den årliga överföringen av medel, plus årliga bidrag från andra medlemmar än unionen, eventuella andra inkomster som avses i artikel 3 och de outnyttjade anslag som avses i artikel 6.5.
3. Organet får inte ta upp lån inom ramen för sin egen budget.
4. Om budgetresultatet är positivt, ska det föras upp som inkomst i budgeten för nästföljande budgetår.
Om budgetresultatet är negativt, ska det föras upp som betalningsbemyndigande i budgeten för nästföljande budgetår.
Artikel 8
Principen om en enda beräkningsenhet
Organets budget ska upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna ska redovisas i euro. För behov som avser förvaltning av likvida medel behåller räkenskapsföraren emellertid sina befogenheter att genomföra transaktioner i annan valuta enligt partnerskapsorganets finansiella regler.
Artikel 9
Universalitetsprincipen
1. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 2 ska de totala inkomsterna täcka de totala betalningsbemyndigandena. Alla inkomster och utgifter ska tas upp som bruttobelopp i budgeten utan att justeras mot varandra, med förbehåll för eventuella specifika bestämmelser bland partnerskapsorganets finansiella regler för de fall där vissa avdrag får göras från ansökningar om utbetalningar som sedan ska godkännas som nettobelopp.
2. Inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål, t.ex. inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat, ska användas till att finansiera specifika utgifter.
3. Direktören har rätt att ta emot alla sorters donationer till partnerskapsorganet, t.ex. inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.
Donationer som kan leda till betydande kostnader får endast tas emot efter förhandsgodkännande från styrelsen, som ska fatta beslut inom två månader efter mottagandet av begäran. Om styrelsen inte fattar något beslut inom denna tidsfrist ska donationen betraktas som godkänd.
Styrelsen ska besluta hur stort beloppet måste vara för att kostnaden ska betraktas som betydande.
Artikel 10
Principen om specificering
1. Anslag ska delas in efter specifika ändamål i avdelningar och kapitel.
2. Direktören har rätt att utan begränsningar flytta anslag mellan olika kapitel och högst 10 procent av anslagen från en titel till en annan för det år som avser den post från vilken överföringen görs.
Vad gäller överföringar mellan avdelningar där beloppet överstiger gränsen i punkt 1, ska direktören lägga fram ett förslag om överföring till styrelsen. Styrelsen ska ha tre veckor på sig att invända mot sådana överföringar. Efter denna frist ska anslagsöverföringarna anses godkända.
Direktören ska med det snaraste upplysa styrelsen om alla överföringar som skett i enlighet med första stycket.
Artikel 11
Principen om sund ekonomisk förvaltning
1. Anslagen ska användas enligt principen om sund ekonomisk förvaltning, det vill säga i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.
2. Principen om sparsamhet kräver att de resurser som partnerskapsorganet använder för att bedriva sin verksamhet ska göras tillgängliga i god tid och vara av den kvantitet och kvalitet som krävs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad.
Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås.
Principen om ändamålsenlighet avser hur väl specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat uppnås.
3. Specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna mål ska fastställas för alla verksamhetsområden som partnerskapsorganets budget omfattar. Förverkligandet av dessa mål ska kontrolleras med hjälp av resultatindikatorer för varje verksamhetsfält, och direktören ska varje år överlämna uppgifterna till styrelsen och senast i de dokument som åtföljer förslaget till partnerskapsorganets budget.
4. Även om inte grundrättsakten innehåller bestämmelser om utvärderingar som genomförts av kommissionen, ska partnerskapsorganet, för att höja kvaliteten i beslutsfattandet, genomföra utvärderingar, också utvärderingar i efterhand, av sina program och all verksamhet som ger upphov till betydande utgifter och resultaten av dessa utvärderingar ska överlämnas till styrelsen.
Artikel 12
Intern kontroll av budgetgenomförandet
1. Genomförandet av partnerskapsorganets budget ska omfattas av ändamålsenlig och effektiv intern kontroll.
2. När det gäller genomförandet av partnerskapsorganets budget avses med intern kontroll en process som tillämpas på alla förvaltningsnivåer och som är utformad för att ge rimliga garantier för att följande mål har uppnåtts:
a)
Att verksamheten präglas av effektivitet, ändamålsenlighet och sparsamhet.
b)
Att redovisningen är tillförlitlig.
c)
Att tillgångar och information skyddas.
d)
Att bedrägerier och oriktigheter förebyggs, upptäcks, korrigeras och följs upp.
e)
Att risker kopplade till de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet hanteras på lämpligt sätt, med hänsyn tagen till betalningarnas natur och programmens flerårighet.
3. En effektiv och ändamålsenlig intern kontroll ska bygga på bästa internationella praxis, och i synnerhet innefatta de delar som fastställs i artikel 32.3 och 32.4 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, med hänsyn till partnerskapsorganets struktur och storlek, typen av genomförandeuppgifter som anförtrotts partnerskapsorganet och de kostnader och finansiella och operativa risker som ingår.
Artikel 13
Principen om öppenhet
1. Organets medel ska fastställas och genomföras och räkenskaperna ska läggas fram enligt principen om öppenhet.
2. Organets budget, inklusive tjänsteförteckningen och ändringsbudgetar, såsom den antas, inbegripet eventuella anpassningar enligt artikel 15.1, ska offentliggöras på partnerskapsorganets webbplats inom fyra veckor från och med antagandet och översändas till kommissionen och revisionsrätten.
3. Organet ska på sin webbplats senast den 30 juni påföljande budgetår lägga ut uppgifter om mottagarna av medel ur dess budget, i enlighet med artikel 21.2, 21.3 och 21.4 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 efter en standardiserad presentation.
De uppgifter som offentliggörs ska vara lätt tillgängliga, klara och uttömmande. Uppgifterna ska läggas fram med vederbörlig hänsyn till säkerhetskrav samt krav på konfidentialitet, särskilt skydd av personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (4).
4. De experter man slutit kontrakt med enligt artikel 34 i denna förordning ska offentliggöras på någon av unionens webbsidor.
KAPITEL 3
FINANSIELL PLAN
Artikel 14
Beräkning av inkomster och utgifter
1. Senast den 31 januari det år som föregår det år då partnerskapsorganets budget ska genomföras ska partnerskapsorganet förse kommissionen och övriga medlemmar med en beräkning av sina inkomster och utgifter tillsammans med en allmän motivering, samt med utkastet till det arbetsprogram som avses i artikel 31.4.
2. Organets preliminära inkomst- och utgiftsberäkningar ska innehålla följande:
a)
En beräkning av antalet fasta och tillfälliga tjänster, per tjänstegrupp och lönegrad, liksom av de kontraktsanställda och de utsända nationella experterna, uttryckt i heltidsekvivalenter, inom ramarna för budgetanslagen.
b)
En motivering för de ytterligare tjänster som begärs, om någon sådan förändring i personalresurserna är aktuell.
c)
En kvartalsberäkning över förväntade in- och utbetalningar.
d)
Uppgifter om förverkligandet av alla mål som tidigare fastställts för de olika verksamheterna.
e)
De fastställda målen för det budgetår som budgetförslaget hänför sig till, med angivande av alla särskilda budgetbehov som fastställts för att uppnå dessa mål.
f)
Organets administrativa kostnader och genomförda budget under föregående budgetår.
g)
Storleken på de finansiella bidrag som lämnats av medlemmarna och värdet av bidragen in natura från andra medlemmar än unionen.
h)
Uppgifter om de outnyttjade anslag som ska föras in i beräkningen av inkomster och utgifter per år i enlighet med artikel 6.5.
Artikel 15
Upprättandet av budgeten
1. Organets budget och tjänsteförteckning, inklusive antalet fasta och tillfälliga tjänster per tjänstegrupp och lönegrad kompletterad med antalet kontraktsanställda och utsända nationella experter, uttryckt i heltidsekvivalenter, ska antas av styrelsen i enlighet med partnerskapsorganets grundrättsakt. Närmare bestämmelser får fastställas i partnerskapsorganets finansiella regler. Alla ändringar i partnerskapsorganets budget, även i tjänsteförteckningen, ska ske genom en ändringsbudget för partnerskapsorganet, som ska antas enligt samma förfarande som för partnerskapsorganets ursprungliga budget. partnerskapsorganets budget och, i förekommande fall, partnerskapsorganets ändringsbudgetar ska anpassas för att beakta unionens bidrag enligt unionens budget.
2. Organets budget ska bestå av en sammanställning över inkomster och utgifter.
3. I partnerskapsorganets budget ska följande anges:
a)
I sammanställningen över inkomster:
i)
Organets beräknade inkomster för budgetåret i fråga (år n).
ii)
De beräknade inkomsterna för föregående budgetår samt inkomsterna för budgetåret n-2.
iii)
Lämpliga anmärkningar vid varje budgetrubrik.
b)
I sammanställningen över utgifter:
i)
Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden för år n.
ii)
Åtagandebemyndigandena och betalningsbemyndigandena för föregående budgetår samt uppgifter om de åtaganden som gjorts och de utgifter som betalats under budgetåret n-2, de senare även angivna som en procentandel av partnerskapsorganets budget för år n.
iii)
En sammanfattande förfalloplan över de betalningar som ska utföras under de följande budgetåren med anledning av budgetmässiga åtaganden som ingåtts under de föregående budgetåren.
iv)
Lämpliga anmärkningar vid varje underindelning.
4. I tjänsteförteckningen ska, intill uppgiften om antalet godkända tjänster för det berörda budgetåret, anges motsvarande uppgifter för föregående budgetår samt antalet tjänster som i praktiken tillsatts. Samma uppgifter ska anges för kontraktsanställda och nationella experter.
KAPITEL 4
AKTÖRER I BUDGETFÖRVALTNINGEN
Artikel 16
Genomförande av budgeten enligt principen om sund ekonomisk förvaltning
1. Direktören ska fungera som utanordnare. Direktören ska på eget ansvar genomföra partnerskapsorganets budget med avseende på både inkomster och utgifter i enlighet med partnerskapsorganets finansiella regler och principen om sund ekonomisk förvaltning inom ramen för de tilldelade anslagen. Direktören ska ansvara för att säkerställa överensstämmelse med kraven på laglighet och korrekthet.
Utan att detta påverkar utanordnarens ansvar för att bedrägerier och oriktigheter förebyggs och upptäcks, ska partnerskapsorganet delta i de förebyggande åtgärder mot bedrägeri som vidtas av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning.
2. Direktören får delegera sin behörighet att genomföra budgeten till andra tjänstemän vid partnerskapsorganet som omfattas av tjänsteföreskrifterna, i den mån som dessa gäller personal vid partnerskapsorganet, i enlighet med de villkor som fastställs i partnerskapsorganets finansiella regler. De personer till vilka ansvar delegeras får endast agera inom ramarna för de befogenheter som uttryckligen har tilldelats dem.
Artikel 17
Utanordnarens befogenheter och ansvar
1. Organets budget ska genomföras av direktören inom de avdelningar som är underställda honom eller henne.
2. Om det visar sig oundvikligt får uppgifter av teknisk, administrativ, förberedande eller underordnad natur som varken innebär myndighetsutövning eller ger utrymme för skönsmässiga bedömningar överlåtas åt externa privaträttsliga enheter eller partnerskapsorgan genom kontrakt.
3. I enlighet med de miniminormer som fastställs av styrelsen och med beaktande av de risker som är förenade med förvaltningsmiljön och de finansierade åtgärdernas art ska direktören inrätta en partnerskapsorganisatorisk struktur samt interna kontrollsystem som är anpassade till de uppgifter han eller hon ska utföra. Strukturen och systemen ska utformas på grundval av en ingående riskanalys som beaktar deras kostnadseffektivitet.
Direktören kan inom sin avdelning inrätta en särskild funktion för rådgivning och expertis med inriktning på hantering av risker som är knutna till verksamheten.
4. Utanordnaren ska bevara de styrkande handlingarna till de transaktioner som verkställts i fem år räknat från dagen för beslutet om beviljande av ansvarsfrihet för kommissionen för genomförandet av Europeiska unionens budget under det berörda året. Personuppgifter i de styrkande handlingarna ska, om möjligt, strykas om dessa uppgifter inte är nödvändiga för kontroll och revision. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 avseende lagring av trafikdata är i alla händelser tillämplig.
Artikel 18
Förhandskontroller
1. Varje transaktion ska vara föremål för åtminstone en förhandskontroll av dokument och en genomgång av tillgängliga resultat av tidigare kontroller som har samband med de operativa och ekonomiska aspekterna av transaktionen.
Förhandskontrollen ska gälla både initiativet till och utförandet av transaktionen.
Initiativet till transaktionen och kontrollen av densamma ska vara åtskilda funktioner.
2. Med initiativ till en transaktion avses samtliga förberedande steg som normalt vidtas för att den behöriga utanordnaren ska anta en akt som utgör ett led i genomförandet av partnerskapsorganets budget.
3. Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av den behöriga utanordnaren för att kontrollera transaktionernas operativa och ekonomiska aspekter.
4. Vid en förhandskontroll ska samstämmigheten mellan de styrkande handlingar som begärts in och annan tillgänglig information kontrolleras.
Förhandskontrollernas omfattning vad gäller frekvens och intensitet ska fastställas av den behöriga utanordnaren utifrån en bedömning av risker och kostnadseffektivitet. I tveksamma fall ska den utanordnare som ansvarar för kontrollen av utgiften begära in ytterligare information eller utföra en kontroll på plats, i syfte att nå rimlig säkerhet som ett led i förhandskontrollen.
Syftet med förhandskontrollen är att kontrollera bland annat följande:
a)
Att utgifterna är korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser.
b)
Att transaktionen är förenlig med den princip om sund ekonomisk förvaltning som anges i artikel 11.
Vid förhandskontroller får den behöriga utanordnaren beakta en serie likartade enskilda transaktioner som gäller rutinutgifter för löner, pensioner, reseersättningar samt ersättning för sjukvårdsutgifter som en enda transaktion.
Artikel 19
Efterhandskontroller
1. Den delegerade utanordnaren får införa kontroller i efterhand i syfte att granska transaktioner som redan godkänts genom förhandskontroll. Sådana kontroller kan ske i form av stickprovskontroller på grundval av en riskanalys.
Efterhandskontrollerna får grunda sig på dokument, och kan där så krävs innefatta kontroller på platsen.
2. Efterhandskontrollerna ska utföras av andra anställda än de som ansvarar för förhandskontrollerna. De anställda som ansvarar för efterhandskontrollerna får inte vara underordnade de som ansvarar för förhandskontrollerna.
Anställda som ansvarar för att kontrollera förvaltningen av finansiella transaktioner ska ha den yrkeskompetens som krävs för uppgiften.
Artikel 20
Årsredovisning
Varje år ska utanordnaren för styrelsen redovisa hur förvaltningsuppgifterna utförts. För detta ändamål ska utanordnaren senast den 15 februari påföljande budgetår överlämna följande till styrelsen och kommissionen:
a)
En rapport om genomförandet av partnerskapsorganets årliga arbetsprogram, dess budget och personalresurser.
b)
Organets preliminära räkenskaper, inbegripet den rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen som avses i artikel 39.
c)
En förvaltningsförklaring om att utanordnaren, såvida inte annat anges i reservationer, har rimlig säkerhet för att
i)
uppgifterna är rättvisande, fullständiga och korrekta (rättvisande bild),
ii)
utgifterna användes för avsett ändamål, och
iii)
de kontrollsystem som införts ger tillräckliga garantier för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.
d)
En sammanfattning av de slutliga revisionsrapporterna och av genomförda kontroller, bl.a. en analys av typerna och omfattningen av fel och svagheter identifierade i systemen, samt åtgärder som vidtagits eller planeras för att avhjälpa dem.
Av verksamhetsrapporten ska det framgå vilka resultat som uppnåtts genom åtgärderna i förhållande till de mål som ställts upp, vilka risker som är förenade med åtgärderna, vilka resurser som utnyttjas och effektiviteten och ändamålsenligheten hos systemen för intern kontroll som ska stå i proportion till de uppgifter som anförtrotts partnerskapsorganet och de belopp som berörs.
Enligt artikel 43.2 ska direktören senast den 1 juli varje år till kommissionen översända de handlingar som anges i punkterna c) och d) i första stycket tillsammans med styrelsens bedömning, den godkända årliga verksamhetsrapporten och den slutliga redovisningen tillsammans med ett godkännande från styrelsen. Kommissionen ska till Europaparlamentet och rådet översända följande:
Artikel 21
Skyddet av unionens ekonomiska intressen
1. Om en anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen och kontrollen av transaktioner bedömer att ett beslut, som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta, utgör en oriktighet eller ett brott mot principen om sund ekonomisk förvaltning eller de yrkesregler som denne anställde är skyldig att följa, ska han eller hon underrätta sin närmaste överordnade som ska lämna ett skriftligt svar. Om direktören underlåter att vidta åtgärder eller bekräftar det ursprungliga beslutet eller anvisningen och den anställde anser att en sådan bekräftelse inte utgör ett rimligt svar på hans eller hennes fråga, ska den anställde skriftligen meddela den instans som avses i artikel 23.3. Den instans som avses i artikel 23.3 ska omedelbart underrätta styrelsen.
2. I händelse av olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada partnerskapsorganets intressen eller medlemmar, ska den anställde informera de myndigheter och partnerskapsorgan som anges i tillämplig lagstiftning. Avtal med externa revisorer som genomför revisioner av partnerskapsorganets ekonomiska förvaltning ska föreskriva att den externa revisorn informerar utanordnaren om varje misstänkt fall av olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som skadar partnerskapsorganets intressen.
Artikel 22
Räkenskapsföraren
1. Styrelsen ska utse en räkenskapsförare som ska omfattas av tjänsteföreskrifterna, i den mån som dessa gäller partnerskapsorganets personal, och denne ska vara fullständigt oberoende i sin tjänsteutövning. Räkenskapsföraren ska vara partnerskapsorganets ansvarige för att
a)
betalningar effektueras korrekt samt att inkomster och fastställda fordringar betalas in,
b)
räkenskaperna sammanställs och läggs fram i enlighet med artikel 8,
c)
redovisningsregler och en kontoplan genomförs i enlighet med kapitel 8,
d)
utforma och godkänna redovisningssystemen och i förekommande fall godkänna de system som utanordnarna utformar för att leverera eller styrka bokföringsuppgifter, och i detta avseende ha befogenhet att när som helst kontrollera efterlevnaden av kontrollkriterierna, samt
e)
förvalta likvida medel.
2. Två eller flera partnerskapsorgan får utse samma räkenskapsförare.
Organen kan också enas med kommissionen om att kommissionens räkenskapsförare också ska fungera som partnerskapsorganets räkenskapsförare.
De får också anförtro kommissionens räkenskapsförare en del av de uppgifter som åligger partnerskapsorganets räkenskapsförare utifrån beräkningar av kostnad och nytta.
I de fall som avses i denna punkt ska de vidta nödvändiga åtgärder för att undvika intressekonflikt.
3. Utanordnaren ska förse räkenskapsföraren med de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande bild av partnerskapsorganets ekonomiska situation samt av budgetgenomförandet. Utanordnaren ska garantera uppgifternas tillförlitlighet.
4. Innan direktören antar räkenskaperna ska räkenskapsföraren underteckna dem och därigenom intyga att det finns rimliga garantier för att de ger en rättvisande bild av partnerskapsorganets ekonomiska situation.
Räkenskapsföraren ska, i det syfte som avses i första stycket, därför kontrollera att räkenskaperna har utarbetats i överensstämmelse med de räkenskapsregler som avses i artikel 38 och att alla inkomster och utgifter förts upp i räkenskaperna.
Räkenskapsföraren ska ha befogenhet att kontrollera inkomna uppgifter samt att utföra de ytterligare kontroller som han eller hon anser nödvändiga för att kunna godkänna räkenskaperna.
Räkenskapsföraren ska, om nödvändigt, meddela reservationer och exakt förklara karaktären och omfattningen på dessa reservationer.
Om inte annat följer av punkt 5 ska endast räkenskapsföraren ha befogenhet att praktiskt handlägga likvida medel och motsvarigheter till likvida medel. Räkenskapsföraren ska ansvar för förvaringen av dessa.
5. Räkenskapsföraren får, vid fullgörandet av sina arbetsuppgifter, delegera vissa uppgifter till anställda som omfattas av tjänsteföreskrifterna, i den mån som de gäller partnerskapsorganets personal, när så är nödvändigt för att räkenskapsföraren ska kunna fullgöra sina uppgifter i enlighet med partnerskapsorganets finansiella regler.
6. Styrelsen får när som helst, tillfälligt eller permanent, frånta räkenskapsföraren dennes befogenheter, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder. I sådana fall ska styrelsen utse en tillförordnad räkenskapsförare.
Artikel 23
Ansvar som åligger aktörerna i budgetförvaltningen
1. Artiklarna 16-25 ska inte påverka möjligheten att ställa de aktörer som medverkar i budgetförvaltningen till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av unionens ekonomiska intressen och kampen mot korruption som tjänstemän vid unionen eller i medlemsstaterna är delaktiga i.
2. Alla utanordnare och räkenskapsförare kan ställas till disciplinärt och ekonomiskt ansvar enligt tjänsteföreskrifterna. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada partnerskapsorganets intressen, ska sådana ärenden hänskjutas till de myndigheter och partnerskapsorgan som anges i gällande lagstiftning, särskilt till Olaf.
3. Den särskilda instans för undersökning av finansiella oriktigheter som utsetts av kommissionen enligt artikel 73.6 i den allmänna budgetförordningen ska ha samma befogenheter gentemot partnerskapsorganet som gentemot kommissionens egna avdelningar, såvida inte styrelsen för ett partnerskapsorgan beslutar att inrätta en funktionellt oberoende instans för ändamålet, eller att dela en gemensam sådan instans som inrättas av flera partnerskapsorgan tillsammans. När ett ärende läggs fram av ett partnerskapsorgan ska en anställd vid något av partnerskapsorganen delta i den instans för finansiella oegentligheter som inrättats av kommissionen.
Direktören ska på grundval av ett yttrande från denna instans fatta beslut om huruvida ett förfarande för disciplinåtgärder eller krav på ekonomisk kompensation ska inledas. Om instansen upptäcker systemrelaterade fel, ska den överlämna en rapport med sina rekommendationer till utanordnaren. Om instansen genom sitt yttrande ifrågasätter direktörens tjänsteutövning, ska den överlämna yttrandet till styrelsen och till kommissionens internrevisor. Direktören ska, utan angivande av namn, hänvisa till instansens synpunkter i sin årliga verksamhetsrapport enligt artikel 20 och ange vilka åtgärder som kommer att vidtas som uppföljning.
4. Varje anställd kan åläggas att helt eller delvis ersätta den skada som partnerskapsorganet lidit på grund av ett allvarligt fel som han eller hon begått i eller i samband med tjänstutövningen. Ett motiverat beslut ska fattas av tillsättningsmyndigheten, efter det att de formaliteter som ingår i ett disciplinförfarande enligt tjänsteföreskrifterna är fullgjorda.
Artikel 24
Intressekonflikter
1. Aktörerna i budgetförvaltningen i den mening som avses i artiklarna 16-25 och andra personer som medverkar vid genomförande och förvaltning av budgeten, inbegripet förberedande åtgärder, revision eller kontroll av budgetmedel får inte utföra handlingar som kan leda till en konflikt mellan ett egenintresse och partnerskapsorganets intresse.
Om en sådan situation uppstår, ska personen i fråga avstå ifrån att utföra handlingen och underrätta den delegerade utanordnaren som skriftligen ska bekräfta huruvida en intressekonflikt föreligger. Personen i fråga ska också underrätta sin närmaste överordnade. Om aktören är direktören, måste han eller hon hänskjuta frågan till styrelsen.
Om en intressekonflikt konstateras, ska personen i fråga upphöra med all verksamhet på detta område. Direktören eller styrelsen, om det gäller direktören, ska vidta alla vidare lämpliga åtgärder.
2. Vid tillämpning av punkt 1 föreligger en intressekonflikt om en aktör i budgetförvaltningen eller annan person, i enlighet med vad som avses i punkt 1, av familjeskäl, känslomässiga skäl, politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller varje annat gemensamt intresse med mottagaren sätter en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel.
Artikel 25
Åtskillnad mellan funktioner
Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner ska vara åtskilda och ömsesidigt uteslutande.
KAPITEL 5
INTERNREVISION
Artikel 26
Utnämning av internrevisorn, dennes befogenheter och ansvar
1. Varje partnerskapsorgan ska förfoga över en funktion för internrevision som ska skötas enligt relevanta internationella normer.
2. Kommissionens internrevisor bör utöva de funktioner som är kopplade till den interna revisionen. Internrevisorn får inte samtidigt utöva befogenheter som utanordnare eller räkenskapsförare.
3. Internrevisorn ska ge partnerskapsorganet i fråga råd om riskförebyggande genom att på oberoende basis avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer för att förbättra villkoren för att genomföra transaktioner och för att främja principen om sund ekonomisk förvaltning.
Internrevisorn ska särskilt ansvara för att
a)
bedöma om interna förvaltningssystem är lämpligt utformade och tillräckligt effektiva, samt bedöma hur program och åtgärder genomförs med hänsyn tagen till de risker som är förenade med dem, samt
b)
bedöma om de system för intern kontroll och internrevision som används vid varje transaktion för budgetens genomförande är ändamålsenliga och effektiva.
4. Internrevisorns befogenheter ska omfatta hela partnerskapsorganets verksamhet och alla dess avdelningar. Internrevisorn ska ha fullständig och obegränsad tillgång till de uppgifter han eller hon behöver för sin tjänsteutövning.
5. Internrevisorn ska ta del av utanordnarens årliga verksamhetsrapport enligt artikel 20 liksom av andra uppgifter som fastställts.
6. Internrevisorn ska rapportera till styrelsen och direktören om sina konstateranden och rekommendationer.
Internrevisorn ska också rapportera i följande fall:
-
När stora risker och rekommendationer inte har åtgärdats.
-
När det förekommit betydande förseningar i genomförandet av rekommendationerna under det närmast föregående året.
Styrelsen och direktören ska regelbundet övervaka genomförandet av revisionsrekommendationerna. Styrelsen ska granska den information som avses i artikel 20 och huruvida rekommendationerna till fullo har genomförts inom utsatt tid.
7. Kontaktuppgifterna till internrevisorn ska göras tillgängliga av partnerskapsorganet för alla fysiska och juridiska personer som arbetar med ärenden knutna till kostnader så att de kan kontakta internrevisorn konfidentiellt.
8. Internrevisorns rapport och granskningsresultat ska bli tillgängliga för allmänheten först efter det att internrevisorn godkänt de åtgärder som ska vidtas för deras genomförande.
Artikel 27
Internrevisorns oberoende
Internrevisorns oberoende och dennes ansvar för åtgärder som vidtas vid fullgörandet av uppgifterna samt dennes rätt att väcka talan vid Europeiska unionens domstol, ska avgöras i enlighet med artikel 100 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 28
Införandet av en internrevisionsfunktion
1. Styrelsen får, med vederbörlig hänsyn till kostnadseffektivitet och mervärde, inrätta en internrevisionsfunktion som ska fullgöra sina uppgifter enligt relevanta internationella normer.
Syftet med internrevisionsfunktionen samt dess befogenheter och ansvar ska anges i internrevisionens stadga och godkännas av styrelsen.
Internrevisionsfunktionens årliga revisionsplan ska utarbetas av chefen för internrevisionsfunktionen och bland annat bygga på direktörens bedömning av riskerna i partnerskapsorganet.
Den ska granskas och godkännas av styrelsen.
Internrevisionsfunktionen ska rapportera till styrelsen och direktören om sina konstateranden och rekommendationer.
Om internrevisionsfunktionen i ett enskilt partnerskapsorgan inte är kostnadseffektiv eller inte uppfyller internationella normer, kan partnerskapsorganet besluta att dela internrevisionsfunktion med andra partnerskapsorgan som verkar inom samma politikområde.
I sådana fall ska de berörda partnerskapsorganens styrelser komma överens om de praktiska arrangemang som gäller de gemensamma internrevisionsfunktionerna.
Internrevisionsaktörerna ska samarbeta effektivt genom informationsutbyte och revisionsrapporter och, i tillämpliga fall, utarbeta gemensamma riskbedömningar och genomföra gemensamma revisioner.
2. Styrelsen och direktören ska säkerställa regelbunden övervakning av genomförandet av internrevisionsfunktionens rekommendationer.
KAPITEL 6
FÖRVALTNING AV INKOMSTER OCH UTGIFTER
Artikel 29
Handläggningen av inkomsterna
1. Handläggningen av inkomsterna ska innefatta beräkningar av utestående fordringar, fastställa betalningskrav och återvinna felaktigt utbetalda belopp. Den kan också innefatta möjligheten att i tillämpliga fall fastställda fordringar skrivs av.
2. Betalningar som skett på felaktiga grunder ska återkrävas.
Om inbetalningen inte ägt rum när den tidsfrist som angetts i debetnotan gått ut ska räkenskapsföraren informera den behörige utanordnaren om detta, och utan dröjsmål inleda ett förfarande för att driva in beloppet via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom avräkning eller, om det inte är möjligt, genom indrivning.
Om den behörige utanordnaren överväger att helt eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran ska han eller hon säkerställa att detta beslut är formellt korrekt, i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning och proportionalitet. Beslutet att avstå från att kräva in en fordran ska vara motiverat. I beslutet ska anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på.
Räkenskapsföraren ska föra en förteckning över de belopp som ska inkasseras. partnerskapsorganets fordringar ska i förteckningen ordnas efter den dag betalningskravet upprättats. Räkenskapsföraren ska också ange beslut om att avstå eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran. Förteckningen ska fogas till partnerskapsorganets rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen.
3. För varje skuld som inte återbetalats senast på förfallodagen ska ränta påläggas enligt den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012.
4. Organens fordringar på tredje man och tredje mans fordringar på partnerskapsorganen ska preskriberas efter fem år.
Artikel 30
Bidrag från medlemmarna
1. Organets ska för sina medlemmar lägga fram betalningskrav med avseende på hela eller delar av deras bidrag enligt de villkor och de intervall som framgår av grundrättsakten eller som avtalats med dem.
2. De medel som medlemmarna betalar partnerskapsorganet genom ett bidrag ska beläggas med ränta som ska tillfalla partnerskapsorganets budget.
Artikel 31
Handläggningen av utgifterna
1. För att kunna göra utbetalningar måste utanordnarna göra budgetmässiga och rättsliga åtaganden, kontrollera och godkänna utgifter samt göra de förberedelser som krävs för användning av anslagen.
2. Varje utgift ska vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning.
Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken den behöriga räkenskapsföraren godkänner en transaktion.
Godkännande av utgifter är den handling genom vilken den behöriga utanordnaren, efter att ha kontrollerat att anslagen är tillgängliga, uppmanar utanordnaren att betala den godkända utgiften.
3. För varje åtgärd som kan ge upphov till utgifter som belastar partnerskapsorganets budget ska den behöriga utanordnaren först ingå ett budgetåtagande innan han eller hon ingår något rättsligt åtagande gentemot tredje man.
4. Organets årliga arbetsprogram ska innehålla styrelsens godkännande av partnerskapsorganets driftsutgifter för den verksamhet som det bedriver, förutsatt att kriterierna i denna punkt är entydigt uppfyllda.
Det årliga arbetsprogrammet ska omfatta detaljerade målsättningar och förväntade resultat, inklusive resultatindikatorer. Det ska också innehålla en beskrivning av de åtgärder som ska finansieras samt en indikation om det belopp som avdelas för varje åtgärd.
Varje betydande ändring av det årliga arbetsprogrammet ska, i enlighet med bestämmelserna i grundrättsakten, antas på grundval av samma förfarande som det ursprungliga årliga arbetsprogrammet.
Styrelsen har rätt att delegera befogenheten att göra mindre ändringar av arbetsprogrammet till partnerskapsorganets utanordnare.
Artikel 32
Tidsfrister
Betalningen av utgifterna ska genomföras inom den tidsfrist som anges i enlighet med förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012.
KAPITEL 7
GENOMFÖRANDE AV PARTNERSKAPSORGANETS BUDGET
Artikel 33
Offentlig upphandling
1. Vad gäller offentlig upphandling, ska avdelning V i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 tillämpas om inte annat följer av punkterna 3-6 i denna artikel.
2. Organet ska delta i den gemensamma centrala databas som inrättats och numera sköts av kommissionen enligt artikel 108 i den allmänna budgetförordningen.
3. För kontrakt som är värda mellan 60 000 euro och de trösklar som är faststställda i artikel 118 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 får det förfarande tillämpas som anges i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 för kontrakt med lågt värde som inte överstiger 60 000 euro.
4. Ett partnerskapsorgan kan begära att få delta som upphandlande myndighet i upphandlingsförfaranden som genomförs av kommissionen eller interinstitutionellt och vid tilldelning av kontrakt som sköts av andra unionsorgan eller partnerskapsorgan.
5. Ett partnerskapsorgan får ingå kontrakt om leverans av varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten utan att genomföra något offentligt upphandlingsförfarande, om den andra kontraktsparten är kommissionen, någon av de interinstitutionella byråerna, Översättningscentrum för Europeiska unionens partnerskapsorgan som inrättades genom rådets förordning (EG) nr 2965/94 (5) eller andra partnerskapsorgan.
Organen får också, utan att genomföra något offentligt upphandlingsförfarande, sluta avtal med sina medlemmar, förutom unionen, om att leverera varor, tillhandahålla tjänster eller utföra arbete som dessa medlemmar tillhandahåller direkt utan att anlita tredje part.
De varor, tjänster eller arbetsinsatser som tillhandahålls enligt första och andra stycket ska inte betraktas som en del av medlemmarnas bidrag till partnerskapsorganets budget.
6. För att täcka sina administrativa behov kan partnerskapsorganet utnyttja gemensamma upphandlingsförfaranden med värdmedlemsstaters kontraktsslutande myndigheter eller med kontraktsslutande myndigheter i medlemsstaterna, Efta-staterna eller kandidatländer som ingår som medlemmar i partnerskapsorganet. I dessa fall ska artikel 133 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 gälla i tillämpliga delar.
Organet får utnyttja gemensamma upphandlingsförfaranden tillsammans med medlemmar från det privata näringslivet eller med kontraktsslutande myndigheter i länder som deltar i EU-program som deltar i partnerskapsorganet som medlemmar. I dessa fall ska artikel 133.1 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 gälla i tillämpliga delar.
Artikel 34
Experter
Artikel 287 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 gäller i tillämpliga delar för urval av experter enligt de förfaranden som är fastställda i den grundläggande akten för det program som partnerskapsorganet ska genomföra. Sådana experter ska betalas med ett fast belopp som meddelats i förväg och väljas ut på grundval av sitt yrkeskunnande.
Organet kan använda de förteckningar som utarbetats av kommissionen eller av andra unions- eller partnerskapsorgan.
Organet får, om det anses lämpligt och i vederbörligen motiverade fall, välja vem som helst utanför förteckningen bara vederbörande besitter rätt kompetens.
Externa experter ska väljas ut på grundval av kompetens, erfarenhet och kunskaper, och i enlighet med principerna om icke-diskriminering, likabehandling och frånvaro av intressekonflikt.
Artikel 35
Bidrag
Vad gäller bidrag, ska avdelning VI i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 tillämpas enligt de särskilda bestämmelserna i grundrättsakten.
Artikel 36
Priser till följd av tävlingar
1. Vad gäller priser, ska avdelning VII i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 tillämpas om inte annat följer av punkt 2 i denna artikel.
2. Tävlingar med priser till ett värde av 1 000 000 euro eller mer får bara offentliggöras om de förekommer i de handlingar eller andra relevanta dokument som avses i artikel 14.1.
Artikel 37
Angivande av möjligheter till omprövning
1. Om en utanordnares procedurbeslut får negativa konsekvenser för en sökandes eller anbudsgivares, mottagares eller kontraktsparts rättigheter, ska i detta beslut anges vilka administrativa och/eller juridiska möjligheter till omprövning som är tillgängliga för att bestrida detta beslut.
2. I synnerhet ska omprövningens karaktär anges, det eller de partnerskapsorgan som handlägger ärendet samt vilka tidsfrister som gäller.
3. Punkterna 1 och 2 ska omfattas av de särskilda förfaranden som är fastställda i de grundläggande akterna för det program som ska genomföras av partnerskapsorganet.
KAPITEL 8
REDOVISNING
Artikel 38
Redovisningsregler
Organet ska inrätta ett räkenskapssystem som ger exakta, heltäckande och tillförlitliga uppgifter i god tid.
Organets räkenskaper ska följa de redovisningsregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 39
Årsredovisningens struktur
Partnerskapsorganets årsredovisning ska bestå av följande:
a)
Partnerskapsorganets redovisningar.
b)
Rapporterna om genomförandet av partenrskapsorganets budget (rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen).
Partnerskapsorganet ska utarbeta en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen för budgetåret. Rapporten ska, både i absoluta tal och uttryckt som en procentandel, åtminstone redogöra för i vilken utsträckning anslagen genomförts, tillsammans med sammanfattande information om överföringar av anslag mellan olika budgetposter.
När partnerskapsorganets räkenskaper måste konsolideras i enlighet med de redovisningsgregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska partnerskapsorganet översända rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen till Europaparlamentet, rådet och revisionsrätten senast den 31 mars närmast påföljande budgetår.
Artikel 40
Redovisningsprinciper
Redovisningarna ska innehålla relevanta, tillförlitliga och jämförbara uppgifter, inklusive uppgifter om tillämpade redovisningsprinciper, som ska presenteras på ett begripligt sätt. Redovisningarna ska upprättas i enlighet med allmänt erkända redovisningsprinciper på det sätt som beskrivs i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 eller de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (nedan kallade IPSA) som bygger på periodiserad redovisning.
Artikel 41
Redovisningar
1. Redovisningarna ska uttryckas i euro och innehålla följande:
a)
Balansräkningen och resultaträkningen som visar situationen när det gäller samtliga tillgångar och skulder, den finansiella ställningen samt det ekonomiska resultatet per den 31 december det föregående budgetåret; de ska läggas fram i enlighet med de redovisningsregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 eller IPSA med periodiserad redovisning.
b)
En kassaflödesanalys, som visar vilka in- och utbetalningar som gjorts under budgetåret liksom behållningen av likvida medel vid budgetårets slut.
c)
En redogörelse för ändringar i nettotillgångarna som ger en översikt över årets kontorörelser i fråga om reserver och ackumulerade resultat.
2. Noterna till redovisningarna ska innehålla kompletteringar och kommentarer till uppgifterna i de redovisningar som avses i punkt 1 samt alla de kompletteringar som föreskrivs i internationellt erkänd redovisningspraxis när dessa uppgifter är väsentliga för partnerskapsorganets verksamhet.
Artikel 42
Rapporter om partnerskapsorganets budgetförvaltning
Rapporterna om genomförandet av budgeten ska uttryckas i euro. De ska innehålla
a)
rapportering som utgör en sammanställning i siffror av budgetårets inkomst- och utgiftstransaktioner, och
b)
förklarande anmärkningar som syftar till att komplettera och kommentera rapporterna om genomförandet av budgeten.
En rapport om genomförandet av budgeten ska vara indelad på samma sätt som budgeten.
Artikel 43
Preliminära redovisningar och godkännande av de slutliga redovisningarna
1. När partnerskapsorganets räkenskaper måste konsolideras i enlighet med de redovisninsgregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska partnerskapsorganets räkenskapsförare översända de preliminära redovisningarna till revisionsrätten senast den 15 mars närmast påföljande budgetår.
I de fall som avses i första stycket ska partnerskapsorganets räkenskapsförarer senast den 15 februari påföljande år även förse kommissionens räkenskapsförare med ett redovisningspaket, som ska tjäna som underlag för konsolideringen och som ska vara utformat enligt ett standardformat som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.
2. Räkenskapsföraren ska utarbeta partnerskapsorganets slutliga redovisning. Direktören ska senast den 15 mars översända den till styrelsen för godkännande tillsammans med det yttrande från den externa revisorn som avses i artikel 46.
När partnerskapsorganets räkenskaper måste konsolideras i enlighet med de redovisninsgregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska räkenskapsföraren översända de slutliga redovisningarna tillsammans med det yttrande från den externa revisorn som avses i artikel 46 och styrelsens godkännande till revisionsrätten, Europaparlamentet och rådet senast den 1 juli närmast påföljande budgetår. Partnerskapsorganets räkenskapsförare ska senast den 1 juli påföljande år även förse kommissionens räkenskapsförare med ett redovisningspaket, som ska tjäna som underlag för konsolideringen och som ska vara utformat enligt ett standardformat som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.
När partnerskapsorganets räkenskaper måste konsolideras i enlighet med de redovisninsgregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska räkenskapsföraren samma dag som översändandet av den slutliga redovisningen också översända ett skriftligt uttalande om de slutliga redovisningarna till revisionsrätten, tillsammans med en kopia till kommissionens räkenskapsförare.
De slutliga redovisningarna ska åtföljas av en not där räkenskapsföraren försäkrar att de slutliga redovisningarna upprättats i enlighet med denna avdelning och enligt tillämpliga principer, regler och metoder.
Organets slutliga godkända redovisning ska offentliggöras på dess webbsida inom en månad efter det att de godkänts.
Artikel 44
Redovisningssystem
1. När partnerskapsorganets räkenskaper måste konsolideras med de redovisninsgregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska kommissionens räkenskapsförare anta den harmoniserade kontoplan som ska tillämpas av partnerskapsorganet i enlighet med artikel 152 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
2. Räkenskapssystemet ska delas in i allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper. Räkenskaperna ska upprättas i euro och löpa över ett kalenderår.
3. I de allmänna räkenskaperna ska alla konteringshändelser och transaktioner som påverkar den ekonomiska och finansiella ställningen samt ställningen på tillgångssidan för partnerskapsorganen registreras i kronologisk ordning enligt metoden för dubbel bokföring.
4. Budgeträkenskaperna ska göra det möjligt att i detalj följa genomförandet av partnerskapsorganets budget. De ska innehålla alla inkomst- och utgiftstransaktioner i budgeten.
Artikel 45
Inventarieförteckningar
Organen ska hålla förteckningar avseende all materiell, immateriell och finansiell egendom som utgör partnerskapsorganets förmögenhet. När partnerskapsorganets räkenskaper måste konsolideras med de redovisningsgregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska partnerskapsorganet hålla förteckningarna i enlighet med en modell som fastställs av kommissionens räkenskapsförare. Partnerskapsorganen ska kontrollera att inventarieförteckningen stämmer överens med verkligheten.
KAPITEL 9
EXTERN REVISION OCH BEDRÄGERIBEKÄMPNING
Artikel 46
Extern revision
Organet ska bli föremål för en oberoende extern revision av ett oberoende revisionsorgan i enlighet med internationellt erkänd redovisningspraxis. Det externa revisionsorganets yttrande ska fastställa huruvida räkenskaperna ger en sann och rättvisande bild, om kontrollsystemen som inrättats fungerar riktigt och om de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. Av yttrandet ska också framgå om revisionsarbetet föranleder tvivel på vad som sägs i den förvaltningsförklaring som avses i artikel 20. Yttrandet ska överlämnas till styrelsen. Det ska översändas till kommissionen tillsammans med partnerskapsorganets slutliga redovisning senast den 15 mars.
Artikel 47
Revisionsrättens genomgång av räkenskaperna
1. Om inget annat framgår av partnerskapsorganets grundläggande akt, ska revisionsrätten granska partnerskapsorganets räkenskaper i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt. I sin granskning kan revisionsrätten ta upp det revisionsarbete som utförts av det oberoende externa revisionsorgan som avses i artikel 46 i förordningen och de åtgärder som vidtagits till följd av dessa resultat.
2. Revisionsrättens granskningar ska ske enligt artiklarna 158-163 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 48
Undersökningar på plats som genomförs av kommissionen, revisionsrätten och Olaf
1. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 47.1 ska partnerskapsorganet bevilja kommissionens personal och andra personer som kommissionen bemyndigat, samt revisionsrätten, tillträde till sina lokaler och all information, även i elektronisk form, som behövs för att genomföra revisionen.
2. Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) får göra utredningar, däribland kontroller på platsen och inspektioner, i enlighet med bestämmelserna och förfarandena i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (6) och rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 (7) i syfte att fastställa om det har förekommit bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som påverkar unionens ekonomiska intressen i samband med bidrag eller kontrakt som finansierats av partnerskapsorganet.
3. Utan att det påverkar tillämpningen av punkterna 1 och 2, ska partnerskapsorganets kontrakt, överenskommelser och beslut innehålla bestämmelser som uttryckligen ger revisionsrätten och Olaf rätt att genomföra revisioner och undersökningar enligt deras respektive befogenheter.
KAPITEL 10
SLUTBESTÄMMELSER OCH ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER
Artikel 49
Begäran om upplysningar
Kommissionen och andra medlemmar av partnerskapsorganet än unionen får inom sina egna befogenhetsområden begära att partnerskapsorganet lämnar ut alla nödvändiga upplysningar eller förklaringar om sin budget.
Artikel 50
Antagande av partnerskapsorganets finansiella regler
Varje partnerskapsorgan som avses i artikel 209 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska anta nya finansiella regler som ska träda i kraft den 1 januari 2014, eller åtminstone inom nio månader efter den dag som ett partnerskapsorgan omfattas av artikel 209 i samma förordning.
Artikel 51
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 30 september 2013.