ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1398/2014 НА КОМИСИЯТА
от 24 октомври 2014 година
за определяне на стандарти по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 3 април 2014 г. за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (1), и по-специално член 9, параграф 2 от него,
като има предвид, че:
(1)
Съгласно Регламент (ЕС) № 375/2014 Комисията следва да установи стандарти и процедури, обхващащи необходимите условия, договорености и изисквания, които трябва да бъдат прилагани от изпращащите и приемащите организации при идентификацията, подбора, подготовката, управлението и изпращането на терен на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за подпомагане на операции за хуманитарна помощ в трети държави. В Регламент (ЕС) № 375/2014 се предвижда въпросните стандарти да бъдат приети чрез делегирани актове, а процедурите - чрез актове за изпълнение.
(2)
Всички заинтересовани страни във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително самите доброволци и изпращащите и приемащите организации, следва да бъдат насърчени да споделят чувство на идентичност в рамките на инициативата.
(3)
В рамката на компетентности, която следва да бъде използвана за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, трябва да бъдат дефинирани трансверсалните компетентности, които се изискват в много сектори на доброволчеството и трудовата заетост, и също така да бъдат определени специфичните компетентности, които са необходими за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и за работата в областта на хуманитарната помощ. Необходимо е също така в рамката да се предвиди неизчерпателен списък с технически компетентности. По този начин следва да се гарантира, че подборът и подготовката на кандидатите за доброволци са ефективни, изхождат от конкретните потребности и се основават на обща рамка на компетентностите.
(4)
С оглед на документирането и оценяването на компетентностите, потребностите от обучение и резултатите от обучението на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, те следва да прилагат лесен за употреба план за обучение и развитие в целия ход на участието си в инициативата. При изготвянето на този план следва да се използват извлечените поуки от инициативите Youth Pass (2) и Europass (3).
(5)
Участието в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ може да повиши пригодността за заетост на доброволците благодарение на знанията, уменията и компетентностите, които придобиват. To показва също така тяхната солидарност с нуждаещите се и тяхната решимост видимо да насърчават съзнанието за европейско гражданско участие. По тази причина следва да бъдат предвидени конкретни разпоредби, чрез които, доколкото е възможно, да бъде улеснено валидирането на неформалното и самостоятелното учене на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ в съответствие с Препоръката на Съвета от 20 декември 2012 г. относно валидирането на неформалното и самостоятелното учене (4).
(6)
Стандартите, уреждащи партньорството между изпращащите и приемащите организации, са от значение както за сектора на хуманитарната дейност, така и за доброволческите организации. Те способстват за постигането на целта за изграждане на партньорства между организациите, осъществяващи хуманитарна дейност, и отразяват взаимната отговорност на тези организации както за постигането на целите на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, така и за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ като индивиди. Необходимо е да бъдат определени принципите, на които се основава партньорството, а споразумението за партньорство следва да отговаря на минимални изисквания, за да могат партньорите да кандидатстват за проекти, свързани с изпращането на терен на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави, и да управляват тези проекти.
(7)
Принципите, свързани с равните възможности и недискриминацията, са заложени в националното законодателство и в законодателството на Съюза и винаги следва да се зачитат и утвърждават от изпращащите и приемащите организации. Предвидени са обаче и изключения според конкретния контекст, когато е необходимо, свързани с определянето на функциите и профила на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
(8)
От първостепенно значение е спазването на съответното национално законодателство и на правото на Съюза, както и на правото на приемащата държава. Това е отговорност на изпращащите и приемащите организации, които са задължени също така да информират доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за техните права и правни задължения, произтичащи от въпросното законодателство, както и за тяхното право на застрахователно покритие. Ясният правен статут на доброволците е предварително условие за тяхното изпращане на терен и поради това следва да бъде определен в договора за изпращане на доброволец между изпращащите организации и доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. Специално внимание следва да се обърне също така на защитата на личните данни, на необходимостта от почтеност в действията в съответствие с кодекс за поведение, както и на защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица, в това число чрез установяването на принцип на нулева търпимост към сексуалното насилие.
(9)
За да се гарантира своевременното прилагане на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, е необходимо настоящият регламент да влезе в сила без отлагане, тъй като в него са определени разпоредбите, въз основа на които организациите, осъществяващи хуманитарна дейност, следва да изпращат доброволците на ЕС за хуманитарна помощ на терен в трети държави,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят стандарти за кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ по отношение на следните въпроси, посочени в член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014:
а)
рамка на компетентности, използвана за идентификация, подбор и подготовка на доброволците като младши или утвърдени специалисти;
б)
разпоредби за осигуряване на равни възможности и недискриминация в процеса на идентификация и подбор;
в)
разпоредби за гарантиране на спазването от страна на изпращащите и приемащите организации на съответно национално законодателство и на правото на Съюза, както и на правото на приемащата държава;
г)
стандарти, уреждащи партньорствата между изпращащите и приемащите организации; както и
д)
разпоредби за признаване на уменията и компетентностите, придобити от доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, в съответствие със съществуващите съответни инициативи на Съюза.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията от член 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014 и определенията, предвидени в регламента за изпълнение на Комисията, който следва да бъде приет въз основа на член 9, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Прилагат се също така следните определения:
а)
„компетентности“, в съответствие с определението, посочено в Европейската референтна рамка за ключовите умения за обучение през целия живот (5), означава съчетание от подходящи за контекста знания, умения и нагласи, които дават възможност на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да допринесат за предоставянето на хуманитарна помощ, основана на конкретни потребности;
б)
„трансверсални компетентности“ означава компетентности, които се изискват в много сектори на доброволчеството и трудовата заетост и които не са специфични за хуманитарната помощ;
в)
„специфични компетентности“ означава компетентности, които се изискват във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и за хуманитарната помощ в по-общ план;
г)
„технически компетентности“ означава компетентности в резултат на специализирани познания, свързани с контекста на хуманитарната помощ;
д)
„резултати от обучението“, в съответствие с определението, посочено в Европейската квалификационна рамка (6), означава констатации за онова, което учащият знае, разбира и може да направи при завършване на учебния процес. Те се изразяват в знания, умения и компетентности.
ГЛАВА 2
РАМКА НА КОМПЕТЕНТНОСТИ
Член 3
Рамка на компетентности
1. Рамката на компетентности, която следва да се използва за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, има три измерения:
а)
трансверсални компетентности;
б)
специфични компетентности; както и
в)
технически компетентности.
2. Рамката на компетентности се изготвя за:
а)
младши специалисти, по-специално наскоро дипломирали се, които имат по-малко от пет години професионален опит и по-малко от пет години опит в хуманитарни дейности; както и
б)
утвърдени специалисти с професионален опит от пет или повече години на отговорни или експертни длъжности.
3. Посредством рамката на компетентности се насърчава процесът на непрекъснато личностно развитие, през който доброволците на ЕС за хуманитарна помощ преминават по време на различните етапи от участието си в инициативата, и се измерва техният напредък. Нивата на овладяване на всяка компетентност се оценяват в съответствие с подхода на Европейската квалификационна рамка и на база на следната скала:
а)
ниво 4: отлично владеене;
б)
ниво 3: устойчиво владеене;
в)
ниво 2: владеене с нужда от подобрение;
г)
ниво 1: лошо владеене.
4. В приложението са посочени определенията на основните използвани компетентности.
Член 4
План за обучение и развитие
1. В план за обучение и развитие се посочват резултатите от обучението, които се очаква да постигнат доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, и се предоставя информация за очакваните компетентности, потребности от обучение и постижения на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ на различните етапи от участието им в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
2. В плана за обучение и развитие се включва следната информация:
а)
основна информация за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ;
б)
основна информация за мисията на доброволеца и описание на задачите, които ще изпълнява;
в)
компетентностите, предвидени в рамката на компетентности, и оценка на изпълнението и на резултатите от обучението на доброволеца в съответствие с тях;
г)
потребности от обучение и планирани дейности за развитие, когато е уместно;
д)
преминати курсове по време на обучението или мисията; както и
е)
всякаква друга свързана информация.
3. Използването на различните елементи на плана за обучение и развитие зависи от индивидуалните потребности и стремежи на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, като този план се актуализира редовно, в това число на следните етапи:
а)
подбор;
б)
обучение, включително стаж, когато е уместно;
в)
изпращане на терен; както и
г)
докладване след завръщането от терен, когато е уместно.
ГЛАВА 3
ПРИЗНАВАНЕ НА УМЕНИЯТА И КОМПЕТЕНТНОСТИТЕ, ПРИДОБИТИ ОТ ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 5
Процес на оценяване и документиране
1. Оценяването и документирането на компетентностите, придобити от доброволците на ЕС за хуманитарна помощ по време на участието им в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, подпомагат:
а)
професионалното признаване на придобитите компетентности, които може да се използват в професионален контекст и да подобрят пригодността за заетост на доброволеца; както и
б)
общественото признание за приноса на доброволците за изразяване на ценностите на Съюза за солидарност с нуждаещите се и видимо насърчаване на съзнанието за европейско гражданско участие.
2. Обхватът и процесът на оценяване и документиране се адаптират по такъв начин, че да са подходящи за младши и за утвърдени специалисти, и зависят от индивидуалните потребности и стремежи на дадения доброволец на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Оценяването и документирането на натрупаните знания отразяват процеса на непрекъснато развитие, през който преминават доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, като чрез тях се признават и подпомагат обучението и развитието през различните етапи от участието на доброволеца в инициативата. Оценяването и документирането се извършват въз основа на плана за обучение и развитие, посочен в член 4.
4. Изпращащите и приемащите организации демонстрират постоянния си ангажимент към оценяването и документирането на натрупаните от доброволците на ЕС за хуманитарна помощ знания с цел да се улесни професионалното им признаване и общественото признание за тях.
5. Комисията и държавите - членки на ЕС, предоставят на компетентните национални органи, отговарящи за валидирането на неформалното и самостоятелното учене, съответната информация за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и за процеса на оценяване и документиране, за да се улеснят официалните процедури за валидиране на натрупаните от доброволците на ЕС за хуманитарна помощ знания в техните държави по произход, когато е уместно.
Член 6
Професионално признаване
1. При поискване доброволците на ЕС за хуманитарна помощ получават сертификат за завършване на участието в инициативата. Той се издава от Комисията и като минимум включва следната информация:
а)
дати на мисията;
б)
наименование и данни на изпращащите и приемащите организации;
в)
имена и данни за контакт с наставника и прекия ръководител на доброволеца;
г)
имена и данни на лицата от изпращащите и приемащите организации, които биха желали да дадат препоръки за доброволеца;
д)
основните задачи и отговорности на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ;
е)
описание на основните постижения на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ по време на мисията;
ж)
описание на резултатите от обучението, които са постигнати от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ по време на различните етапи от неговото участие в инициативата, оценени в съответствие с член 3, параграф 3 от настоящия регламент.
2. При поискване от доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, към сертификата може да бъде приложено копие на плана за обучение и развитие.
Член 7
Обществено признание
1. За постигането на обществено признание се способства чрез дейностите, посочени в плана за комуникация, предвиден в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Доброволците на ЕС за хуманитарна помощ имат възможност да участват във външни комуникационни действия, целящи популяризирането на инициативата и на поетия от доброволците ангажимент.
2. Когато е уместно, Комисията организира мероприятия на високо равнище за повишаване на обществената осведоменост и на видимостта на инициативата.
3. Изпращащите организации разпространяват информация за мрежата на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и популяризират ангажирането с нея, като подчертават възможностите, които тя предоставя на доброволците да продължат и след своето завръщане от терен да се занимават с въпроси, свързани с хуманитарната помощ и активното европейско гражданско участие.
4. Изпращащите и приемащите организации осведомяват доброволците на ЕС за хуманитарна помощ относно възможностите да продължат да се занимават с въпроси, свързани с хуманитарната помощ и активното европейско гражданско участие. По-специално те насърчават доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да участват в конференции и семинари, организирани на равнището на ЕС и на национално равнище, за да споделят своя опит със съответните заинтересовани страни.
ГЛАВА 4
СТАНДАРТИ, УРЕЖДАЩИ ПАРТНЬОРСТВАТА МЕЖДУ ИЗПРАЩАЩИТЕ И ПРИЕМАЩИТЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Член 8
Цел и членове на партньорството
1. Партньорството между изпращащите и приемащите организации съдържа договореностите между партньори, които кандидатстват за и управляват проекти, свързани с изпращането на терен на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави, които могат да включват също така дейности, свързани с изграждането на капацитет и/или техническа помощ.
2. Членовете на партньорството са изпращащите организации, които отговарят на условията на член 10, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и приемащите организации, които отговарят на условията на член 10, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
3. При сформирането на партньорството изпращащите и приемащите организации могат да включат като партньори и други организации, които са специализирани в области, свързани с целите или дейностите по посочените в параграф 1 по-горе проекти, за да допринесат със специфичните си експертни познания.
4. Когато проектите включват дейности, свързани с изграждането на капацитет и/или техническа помощ, изпращащите и приемащите организации, които вече са преминали през процедура на сертифициране в съответствие с регламента за изпълнение на Комисията, който следва да бъде приет въз основа на член 10, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 375/2014, но не са получили сертифициране, също отговарят на условията за допустими партньори, при условие че разполагат с основана на конкретни потребности стратегия за изграждане на капацитет и/или техническа помощ.
5. Когато проектите са за подкрепа на операции за реагиране при извънредни ситуации, партньорството може да бъде сформирано само от изпращащи организации.
Член 9
Принципи на партньорство
С дейностите по инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ се насърчават транснационални партньорства между изпращащите и приемащите организации, основани на принципите на:
а)
равенство;
б)
общи ценности и обща визия;
в)
прозрачност;
г)
отговорност, отчетност и надеждност;
д)
взаимно доверие и зачитане;
е)
допълване, основано на многообразието в рамките на хуманитарната и доброволческата общност, със силен акцент върху изграждането на капацитет на местно равнище;
ж)
гъвкавост и адаптивност; както и
з)
взаимност при разпределянето на ресурсите и определянето на целите.
Член 10
Споразумение за партньорство и стандарти за партньорство
1. Преди изпращащите и приемащите организации да установят партньорство приемащите организации извършват оценка на потребностите, когато е уместно в сътрудничество с изпращащите организации, като се взема предвид извършената от Комисията оценка на потребностите от хуманитарна помощ.
2. Оценката на потребностите включва като минимум:
а)
оценка на уязвимостта и риска, свързани с държавата, в която се изпращат доброволците, в това число оценка на рисковете за сигурността, пътуването и здравето, които са от значение за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
б)
анализ на текущия капацитет на приемащата организация за приемане на доброволец на ЕС за хуманитарна помощ;
в)
анализ на компетентностите и капацитета, които понастоящем липсват в приемащата организация и местната общност, в който се идентифицират потребностите и се разглеждат най-подходящите начини за задоволяването им;
г)
анализ на очакваната добавена стойност от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и, когато е уместно, от планираната подкрепа за изграждане на капацитет за приемащата организация и за местната общност.
3. Споразумението за партньорство се подписва от всички партньори, за да се гарантира спазването на следните минимални стандарти за партньорство:
а)
партньорствата се основават на съгласие относно общи ценности и обща визия, по-специално по отношение на доброволчеството и хуманитарната помощ;
б)
добавената стойност, която се осигурява от всеки от партньорите, и съответните им функции, са ясно определени;
в)
всички партньори постигат съгласие относно общите цели на партньорството и начините, по които ще се управлява партньорството, по-специално:
i)
процедурите за вземане на решения и работните практики;
ii)
финансовите договорености и финансовото управление;
iii)
каналите за комуникация между всички заинтересовани страни; честотата на срещите и на посещенията на място от изпращащите организации;
iv)
работния план и дейностите, включително сроковете;
v)
разпределението на задачите в съответствие с плана за комуникация на инициативата;
vi)
мониторинга и оценяването на партньорството;
vii)
счетоводството и документацията;
viii)
прецизирането и приключването на оценката на потребностите, предвидена в параграф 1;
ix)
съвместното формулиране и оценяване на задачите, възложени на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
х)
функциите и отговорностите по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ на различните етапи от тяхното участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“;
xi)
процедурите за обработка на жалби (както подадените в рамките на партньорството, така и подадените от външни страни във връзка с неговата дейност) и за решаване на конфликти между партньорите;
xii)
политиките и процедурите за напускане на партньор;
xiii)
финансовите последици; както и
xiv)
договорните последици (включително по отношение на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и съответните общности);
г)
когато е уместно, между партньорите се разработва основана на конкретни потребности стратегия за изграждане на капацитет и/или техническа помощ и за въпросната стратегия се определя специален бюджет;
д)
партньорите допринасят за осъществяването на учебните дейности и се ангажират да извършват действия, свързани с комуникацията и видимостта, в съответствие с плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
ГЛАВА 5
РАВНИ ВЪЗМОЖНОСТИ И НЕДИСКРИМИНАЦИЯ
Член 11
Общ принцип
1. Инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ е отворена за всички кандидати, които отговарят на условията, независимо от тяхната националност, пол, раса, етнически произход, възраст, социален произход, религия или вярвания, семейно положение или сексуална ориентация и от евентуални увреждания.
2. Изпращащите и приемащите организации се ангажират да съблюдават принципите на равно третиране, равни възможности и недискриминация. Тези принципи се интегрират в пълна степен в процедурата за идентификация, подбор и набиране, в подготовката на доброволците и в политиките и практиките за управление на резултатите.
Член 12
Равно третиране, равни възможности и недискриминация
1. Изпращащата организация разполага с декларация за принципите и политика, с които да се гарантира, че практиките на работното място отразяват принципите на равно третиране, равни възможности и недискриминация и способстват за приобщаваща организационна култура.
2. Политиката на равно третиране, равни възможности и недискриминация, посочена в параграф 1, като минимум:
а)
отговаря на съответното законодателство на Съюза и национално законодателство и се стреми да избягва или да решава и отстранява дискриминационни политики и практики, в това число всякакви пречки пред трудовата заетост за всички групи, които са определени във въпросното законодателство и/или за които се знае, че могат да се сблъскат с предразсъдъци при търсене на работа и по такъв начин да бъдат изложени на риск от недостатъчно представителство;
б)
обхваща, без да се ограничава с тях, всички аспекти на доброволческия опит, включително индивидуални стандарти за поведение, рекламиране на мисията, набиране и подбор, обучение и развитие, управление на резултатите, условия на работа, в това число процедури за плащане и освобождаване;
в)
определя ясно функциите и отговорностите на целия персонал и на доброволците, на висшето ръководство и лидерските екипи, отделите за човешки ресурси и всички други заинтересовани страни, определени от организацията;
г)
се следи и преразглежда редовно, за да се гарантира, че тя продължава да отговаря на съответното законодателство и че се прилага правилно и ефективно.
3. Приемащата организация предоставя на изпращащата организация писмено потвърждение на принципите и политиката за равно третиране, равни възможности и недискриминация и уведомява изпращащата организация за изключенията, които следва да бъдат направени при определянето на функцията и профила на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, наложени от конкретния контекст на нейната работа.
4. Изпращащата организация подкрепя приемащата организация при осъществяването на политиката за равно третиране, равни възможности и недискриминация и по изключение подпомага приемащите организации при адаптирането на тези принципи в зависимост от конкретния контекст, когато това е необходимо.
5. Когато е възможно, изпращащата организация редовно осигурява на целия персонал подходящо обучение и инструктаж относно политиката и залегналите в нея принципи, за да се гарантира, че всички заинтересовани страни разбират, подкрепят и прилагат тази политика.
ГЛАВА 6
СПАЗВАНЕ НА НАЦИОНАЛНОТО ПРАВО, НА ПРАВОТО НА СЪЮЗА И НА ПРАВОТО НА ПРИЕМАЩАТА ДЪРЖАВА
Член 13
Общи разпоредби
1. Изпращащите и приемащите организации гарантират спазването на съответното национално законодателство и на правото на Съюза и на приемащата държава, включително:
а)
Регламент (ЕС) № 375/2014, в това число съблюдаване на общите принципи, посочени в член 5;
б)
законодателството, приложимо по отношение на правния статут на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
в)
приложимото законодателство за условията на труд, здравето, безопасността и сигурността на доброволците;
г)
законодателството за равно третиране и недискриминация; както и
д)
законодателството за защита на личните данни.
2. Изпращащите и приемащите организации уведомяват доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за техните права и правни задължения, произтичащи от законодателството, посочено в параграф 1, и за техните права на застрахователно покритие, предвидени в регламента за изпълнение на Комисията, който следва да бъде приет въз основа на член 9, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
Член 14
Правен статут на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ
1. Изпращащата организация спазва приложимото законодателство по отношение на правния статут на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. Следователно тя подготвя договор за изпращане на доброволец, както е предвидено в член 14, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Договорът се подписва от изпращащата организация и от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. В договора се посочват приложимото към него право и компетентният да се произнесе по него съд.
2. Изпращащата организация гарантира спазването на договора от приемащата организация и носи отговорност за нарушения от страна на приемащата организация на разпоредбите на договора за изпращане на доброволец.
Член 15
Задължение за информиране на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно данъчните разпоредби
1. Преди изпращането на терен на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация го информира относно всички данъчни разпоредби, които се прилагат по отношение на плащанията на дневни разходи в държавата на установяване на изпращащата организация и, когато е уместно, в държавата, в която доброволецът се изпраща на терен.
2. Когато доброволец на ЕС за хуманитарна помощ не пребивава в държавата на установяване на изпращащата организация, последната го информира за задължението му да се запознае с данъчните разпоредби на държавата, в която пребивава, приложими в конкретната му ситуация.
Член 16
Защита на данните
1. Обработването на лични данни от изпращащите и приемащите организации се извършва в съответствие с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7) и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (8), когато това е приложимо.
2. Изпращащите и приемащите организации гарантират предотвратяването на злоупотреба с лични данни и неправилната им употреба по време на всяко обработване, в това число събиране, използване, оповестяване и изтриване, на всички лични данни за кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ. Това се отнася до всички дейности, свързани с кандидатите за доброволци и с доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, по-специално:
а)
набирането и подбора (включително формуляри за кандидатстване, бележки от интервюта и въпросници за самооценка); както и
б)
подготовката и управлението на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ (включително планове за обучение и развитие, прегледи на изпълнението и документация за подкрепата от наставниците, медицински прегледи или дисциплинарни въпроси).
3. Изпращащите и приемащите организации гарантират, че се обработват единствено релевантни данни и че всички лични данни, като име, възраст, адрес и дата на раждане, в това число чувствителни данни, информация относно набирането, трудовата заетост и резултатите:
а)
се събират законосъобразно и надлежно за законни цели;
б)
се обработват добросъвестно и законосъобразно;
в)
се коригират или актуализират, когато това е необходимо;
г)
са достъпни само за упълномощен персонал;
д)
при поискване се предоставят на разположение на въпросния кандидат за доброволец или доброволец на ЕС за хуманитарна помощ;
е)
подлежат на сигурно съхранение; и
ж)
не се съхраняват за период, по-дълъг от необходимото.
4. За обработването на данните, посочени в параграф 3, изпращащите и приемащите организации искат изричното съгласие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
5. Изпращащите и приемащите организации уведомяват кандидата за доброволец или доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ за неговото право на защита на личните данни, за неговото право на подаване на жалба и на използване и достъп до неговите собствени данни, както и за неговото право да знае кои са субектите, които ще имат достъп до неговите лични данни, и да знае до какъв вид данни ще има достъп всеки такъв субект.
Член 17
Почтеност и кодекс за поведение
1. Изпращащите и приемащите организации постигат съгласие относно политика на етично поведение, имаща за цел предотвратяването на корупцията и подкупите, и относно кодекс за поведение, основан на управленската политика на изпращащата организация, който е подходящ и се прилага за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и включва насоки за очаквано поведение, приличие и почтеност, които се изискват от доброволците в целия ход на участието им в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
2. Кодексът за поведение е обвързващ за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и включва най-малко следните изисквания:
а)
ангажимент за изграждане на чувство за идентичност с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и за принос за постигането на нейните цели;
б)
зачитане на другите хора и на тяхното достойнство и спазване на принципа на недискриминация;
в)
спазване на принципите на хуманитарната помощ, посочени в член 5, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
г)
ангажимент за защита на децата и на уязвимите пълнолетни лица, включително чрез нулева търпимост към сексуалното насилие;
д)
нулева търпимост към употребата на наркотици, които са незаконни в държавата, в която се изпраща доброволецът;
е)
спазване на местните закони;
ж)
почтеност, борба с измамите и корупцията;
з)
поддържане на високи стандарти на лично и професионално поведение;
и)
спазване на процедурите за сигурност и за здраве и безопасност;
й)
задължение за докладване на нарушения и разпоредби за подаването на сигнали за нарушения;
к)
правила за контакти с медиите и управление на информацията; както и
л)
правила срещу неправомерното използване на оборудването на организацията.
3. Всяко нарушение на кодекса за поведение от страна на доброволец на ЕС за хуманитарна помощ се разглежда в съответствие с управленската политика на изпращащата организация.
4. Ако се счита, че нарушението представлява грубо нарушение, то води до преждевременното връщане на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и, ако е необходимо, неговото поведение се докладва на съответните професионални или правни организации или органи.
Член 18
Защита на деца и уязвими пълнолетни лица, включително нулева търпимост към сексуалното насилие
1. Изпращащите и приемащите организации се ангажират с политика на нулева търпимост към каквото и да било насилие над деца и/или уязвими пълнолетни лица, в това число сексуално насилие. Те могат да докладват за случаи на насилие, да предприемат своевременни и надлежни мерки за справяне с инциденти, да подкрепят жертвите и да предотвратяват виктимизацията на лицата, подаващи сигнали за нарушения, както и да търсят налагането на отговорност на извършителите.
2. Изпращащите и приемащите организации предотвратяват насилието посредством процеса, който се използва за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, както и въвеждането им в длъжност и обучението им, като създават култура на откритост и осведоменост по този въпрос и възлагат ясни отговорности по отношение на управлението и надзора.
3. Изпращащата организация извършва всички законоустановени проверки, за да получи разрешение кандидатите за доброволци да работят с тези целеви групи.
4. Изпращащите и приемащите организации информират кандидатите за доброволци или доброволците на ЕС за хуманитарна помощ относно рисковете и препоръчаните превантивни мерки, за да се гарантира, че няма да бъде упражнено насилие.
ГЛАВА 7
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 19
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 24 октомври 2014 година.
KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 1398/2014
av den 24 oktober 2014
om fastställande av normer för frivilligkandidater och EU-frivilliga för humanitärt arbete
(Text av betydelse för EES)
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 375/2014 av den 3 april 2014 om inrättande av en europeisk frivilligkår för humanitärt bistånd (initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete) (1), särskilt artikel 9.2, och
av följande skäl:
(1)
Förordning (EU) nr 375/2014 föreskriver att kommissionen ska upprätta normer och förfaranden som omfattar de villkor, arrangemang och krav som ska tillämpas av utsändar- och värdorganisationer när de identifierar, väljer ut, förbereder, administrerar och utplacerar frivilligkandidater och EU-frivilliga för humanitärt arbete till stöd för humanitära biståndsinsatser i tredjeländer. Enligt förordning (EU) nr 375/2014 ska normerna antas genom delegerade akter och förfarandena genom genomförandeakter.
(2)
Alla intressenter inom initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete, inbegripet frivilligarbetarna själva och utsändar- och värdorganisationerna, bör uppmuntras att utveckla en känsla av delaktighet med initiativet.
(3)
Den kompetensram som ska användas för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete måste inbegripa en definition av den övergripande kompetens som krävs för många typer av frivilligarbete och yrkesområden, och även ange den särskilda kompetens som krävs för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete och för att arbeta med humanitärt bistånd. Den bör också innehålla en icke-uttömmande förteckning över teknisk kompetens. Detta bör kunna bidra till ett effektivt och behovsbaserat urval och förberedande av frivilligkandidater, på grundval av en gemensam kompetensram.
(4)
För att de EU-frivilligas kompetens, utbildningsbehov och resultat ska kunna dokumenteras och bedömas bör de följa en lättanvänd plan för lärande och utveckling under hela den tid de deltar i initiativet. Utformningen av denna plan kommer att bygga på erfarenheterna från initiativen Youthpass (2) (ungdomspass) och Europass (3).
(5)
Deltagande i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete kan förbättra frivilligarbetarnas anställbarhet tack vare de kunskaper och färdigheter och den kompetens de förvärvat. Dessutom är det ett bevis för deras solidaritet med behövande människor och för deras åtagande att på ett tydligt sätt främja känslan av ett europeisk medborgarskap. Specifika bestämmelser bör därför i möjligaste mån underlätta valideringen av de EU-frivillas icke-formella och informella lärande, i enlighet med rådets rekommendation av den 20 december 2012 om validering av icke-formellt och informellt lärande (4).
(6)
De normer som reglerar partnerskapen mellan utsändar- och värdorganisationer är av betydelse både för den humanitära sektorn och för frivilligorganisationer. De stöder målet att upprätta partnerskap mellan genomförandeorganisationer och återspeglar dessa organisationers ömsesidiga ansvar både för att uppnå målen för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete och för de EU-frivilliga som individer. För att partnerna i ett partnerskap ska kunna ansöka om och förvalta projekt som inbegriper utplacering av EU-frivilliga i tredjeländer måste grundprinciperna för partnerskapet fastställas och partnerskapsavtalet uppfylla minimikraven.
(7)
Principerna om lika möjligheter och icke-diskriminering fastställs i nationell lagstiftning och unionslagstiftning och bör alltid respekteras och främjas av utsändar- och värdorganisationerna. Vid behov bör dock undantag som föranleds av det specifika sammanhanget vara möjliga när det gäller definitionen av de EU-frivilligas roll och profil.
(8)
Det är av största vikt att relevant nationell lagstiftning och unionslagstiftning samt lagstiftningen i värdlandet iakttas. Ansvaret för detta ligger hos utsändar- och värdorganisationerna, som också är skyldiga att informera de EU-frivilliga om deras rättigheter och rättsliga skyldigheter på grundval av nämnda lagstiftning samt om deras rätt till försäkringsskydd. En tydlig rättslig ställning för frivilligarbetare är en förutsättning för deras utplacering och bör därför fastställas i ett utplaceringskontrakt mellan utsändarorganisationen och den EU-frivilliga. Särskild uppmärksamhet bör också ägnas skyddet av personuppgifter, behovet av att handla med integritet och i enlighet med en uppförandekod samt skyddet av barn och sårbara vuxna, bland annat genom fastställande av principen om nolltolerans för sexuella övergrepp.
(9)
För att säkerställa snabbt genomförande av initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete behöver denna förordning träda i kraft i brådskande ordning, eftersom den fastställer de bestämmelser som genomförandeorganisationer ska följa vid utplacerandet av EU-frivilliga i tredjeländer.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL 1
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 1
Syfte
I denna förordning fastställs normer för frivilligkandidater och EU-frivilliga för humanitärt arbete med avseende på följande aspekter, som anges i artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014:
a)
En kompetensram som ska användas för identifiering, urval och förberedelse av frivilliga till lägre och högre poster.
b)
Bestämmelser som säkerställer lika möjligheter och icke-diskriminering vid identifierings- och urvalsprocessen.
c)
Bestämmelser som säkerställer att utsändar- och värdorganisationerna följer relevant nationell rätt och unionsrätt såväl som lagstiftningen i värdlandet.
d)
Normer som reglerar partnerskapen mellan utsändar- och värdorganisationerna.
e)
Bestämmelser för erkännande av den förmåga och kompetens som EU-frivilliga för humanitärt arbete har fått i enlighet med befintliga relevanta unionsinitiativ.
Artikel 2
Definitioner
I denna förordning ska definitionerna i artikel 3 i förordning (EU) nr 375/2014 och definitionerna i den genomförandeförordning (EU) från kommissionen som ska antas på grundval av artikel 9.3 i förordning (EU) nr 375/2014 gälla. Dessutom gäller följande definitioner:
a) kompetens : enligt den definition som anges i den europeiska referensramen för nyckelkompetenser för livslångt lärande (5) en kombination av kunskaper, färdigheter och attityder som är anpassade till det aktuella området och som gör det möjligt för EU-frivilliga för humanitärt arbete att bidra till tillhandahållandet av behovsbaserat humanitärt bistånd.
b) övergripande kompetens : kompetens som krävs för många typer av frivilligarbete och yrkesområden och som inte är specifik för humanitärt biståndsarbete.
c) särskild kompetens : kompetens som krävs för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete och för att arbeta med humanitärt bistånd i vidare bemärkelse.
d) teknisk kompetens : kompetens till följd av specialiserade kunskaper som är relevanta inom ramen för humanitärt biståndsarbete.
e) resultat av lärande : enligt den definition som anges i den europeiska referensramen för kvalifikationer (6) vad en inlärare vet, förstår och kan göra när en lärandeprocess är avslutad. Det uttrycks i kunskaper, färdigheter och kompetens.
KAPITEL 2
KOMPETENSRAM
Artikel 3
Kompetensram
1. Den kompetensram som ska användas för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete ska ha följande tre dimensioner:
a)
Övergripande kompetens.
b)
Särskild kompetens.
c)
Teknisk kompetens.
2. Kompetensramen ska utformas för
a)
lägre poster, särskilt för nyutexaminerade med mindre än fem års yrkeserfarenhet och mindre än fem års erfarenhet av humanitära insatser, och
b)
högre poster för personer med minst fem års yrkeserfarenhet i ansvarsställning eller som expert.
3. Kompetensramen ska dels främja den fortlöpande personliga utvecklingsprocess som EU-frivilliga för humanitärt arbete genomgår under de olika etapperna av sitt deltagande i initiativet, dels mäta deras framsteg. Kunskapsnivåerna inom varje enskild kompetens ska bedömas i enlighet med tillvägagångssättet i den europeiska referensramen för kvalifikationer och enligt följande skala:
a)
Nivå 4: Mycket goda kunskaper.
b)
Nivå 3: Goda kunskaper.
c)
Nivå 2: Kunskaper med utvecklingsbehov.
d)
Nivå 1: Svaga kunskaper.
4. Definitioner av de viktigaste kompetenser som används återfinns i bilagan.
Artikel 4
Plan för lärande och utveckling
1. De resultat av lärande som de EU-frivilliga för humanitärt arbete förväntas uppnå ska anges i en plan för lärande och utveckling, som också ska innehålla information om de EU-frivilligas förväntade kompetens, utbildningsbehov och resultat under de olika etapperna av deras deltagande i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
2. Följande uppgifter ska ingå i planen för lärande och utveckling:
a)
Grundläggande information om den EU-frivilliga.
b)
Grundläggande information om utplaceringen och en beskrivning av de uppgifter som ska utföras.
c)
De kompetenser som anges i kompetensramen och en bedömning av den EU-frivilligas prestationer och resultat av lärande i enlighet med dessa.
d)
Utbildningsbehov och planerade utvecklingsåtgärder, när så är relevant.
e)
Kurser som den EU-frivilliga gått under utbildningen eller utplaceringen.
f)
Annan relevant information.
3. Användningen av de olika inslagen i planen för lärande och utveckling ska bero på den EU-frivilligas individuella behov och ambitioner och ska uppdateras regelbundet, bland annat i samband med följande etapper:
a)
Urval.
b)
Utbildning, däribland praktiktjänstgöring, när så är relevant.
c)
Utplacering.
d)
Avrapportering efter utplaceringen, när så är relevant.
KAPITEL 3
ERKÄNNANDE AV DE FÄRDIGHETER OCH DEN KOMPETENS SOM DE EU-FRIVILLIGA HAR FÖRVÄRVAT
Artikel 5
Bedömnings- och dokumentationsprocessen
1. Bedömningen och dokumentationen av den kompetens som EU-frivilliga har förvärvat i samband med sitt deltagande i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete ska stödja
a)
yrkesmässigt erkännande av sådan förvärvad kompetens som skulle kunna användas i arbetslivet och som skulle förbättra en frivilligarbetares anställbarhet, och
b)
socialt erkännande av frivilligarbetarnas bidrag till att uttrycka unionens solidaritet med behövande människor och till att på ett tydligt sätt främja känslan av ett europeiskt medborgarskap.
2. Omfattningen av och processen för bedömning och dokumentation ska anpassas så att de lämpar sig för både lägre och högre poster och ska utgå från den EU-frivilligas individuella behov och ambitioner.
3. Bedömningen och dokumentationen av lärande ska avspegla den fortlöpande utvecklingsprocess som de EU-frivilliga genomgår och ska därigenom erkänna och stödja lärande och utveckling under de olika etapperna av en frivilligarbetares deltagande i initiativet. Bedömning och dokumentation ska utföras på grundval av den plan för lärande och utveckling som avses i artikel 4.
4. Utsändar- och värdorganisationerna ska visa ett fortlöpande engagemang för bedömningen och dokumentation av EU-frivilligas lärande i syfte att underlätta yrkesmässigt och socialt erkännande.
5. Kommissionen och EU:s medlemsstater ska när så är lämpligt ge de behöriga nationella myndigheter som ansvarar för validering av icke-formellt och informellt lärande relevant information om initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete och om bedömnings- och dokumentationsprocessen i syfte att underlätta den formella valideringen av EU-frivilligas lärande i deras hemländer.
Artikel 6
Yrkesmässigt erkännande
1. EU-frivilliga för humanitärt arbete ska på begäran erhålla ett intyg över avslutat deltagande i initiativet. Detta ska utfärdas av kommissionen och innehålla åtminstone följande uppgifter:
a)
Datum för påbörjande och avslutande av uppdraget.
b)
Namn på och kontaktuppgifter för utsändar- och värdorganisationerna.
c)
Namn på och kontaktuppgifter för den EU-frivilligas mentor och närmaste överordnade.
d)
Namn på och kontaktuppgifter för personer i utsändar- och värdorganisationer som är villiga att lämna referenser för den EU-frivilliga.
e)
Den EU-frivilligas viktigaste uppgifter och ansvarsområden.
f)
En beskrivning av den EU-frivilligas viktigaste resultat under utplaceringen.
g)
En beskrivning av de resultat av lärande som den EU-frivilliga uppnått under de olika etapperna av deltagandet i initiativet, bedömda i enlighet med artikel 3.3 i denna förordning.
2. På begäran av den EU-frivilliga för humanitärt arbete kan en kopia av planen för lärande och utveckling bifogas intyget.
Artikel 7
Socialt erkännande
1. Socialt erkännande ska främjas genom de åtgärder som beskrivs i den kommunikationsplan som avses i artikel 17 i förordning (EU) nr 375/2014. EU-frivilliga för humanitärt arbete ska ha möjlighet att delta i externt kommunikationsarbete som syftar till att ge publicitet åt initiativet och frivilligarbetarnas engagemang.
2. När så är lämpligt ska kommissionen organisera evenemang på hög nivå för att öka allmänhetens medvetenhet och förbättra synligheten för initiativet.
3. Utsändarorganisationerna ska sprida information om och främja engagemang i nätverket för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete och härvid lyfta fram de möjligheter det ger frivilligarbetare att efter utplaceringen fortsätta att engagera sig i frågor som rör humanitärt bistånd och ett aktivt europeiskt medborgarskap.
4. Utsändar- och värdorganisationerna ska informera de EU-frivilliga om möjligheter till fortsatt engagemang i frågor som rör humanitärt bistånd och ett aktivt europeiskt medborgarskap. De ska i synnerhet uppmuntra EU-frivilliga att delta i konferenser och seminarier som anordnas på EU-nivå och nationell nivå för att dela med sig av sin erfarenhet till relevanta intressenter.
KAPITEL 4
NORMER SOM REGLERAR PARTNERSKAPEN MELLAN UTSÄNDAR- OCH VÄRDORGANISATIONERNA
Artikel 8
Ett partnerskaps mål och medlemmar
1. Partnerskapet mellan utsändar- och värdorganisationerna ska fastställa arrangemangen mellan partner som ansöker om och förvaltar projekt som inbegriper utplacering av EU-frivilliga för humanitärt arbete i tredjeländer; arrangemangen kan även omfatta verksamhet för kapacitetsuppbyggnad eller tekniskt bistånd.
2. Partnerskapets medlemmar ska vara utsändarorganisationer som överensstämmer med artikel 10.3 i förordning (EU) nr 375/2014 och värdorganisationer som överensstämmer med artikel 10.4 i förordning (EU) nr 375/2014.
3. När ett partnerskap ingås kan utsändar- och värdorganisationerna inkludera andra organisationer, som är specialiserade inom något område som är relevant för målen eller åtgärderna för de projekt som avses i punkt 1, som partner för att bidra med sin sakkunskap.
4. När projekten omfattar verksamhet som avser kapacitetsuppbyggnad eller tekniskt bistånd kan sådana utsändar- och värdorganisationer som har genomgått en certifieringsprocess i enlighet med den genomförandeförordning (EU) från kommissionen som ska antas på grundval av artikel 10.1 i förordning (EU) nr 375/2014, men som inte har tilldelats certifiering också räknas som stödberättigande partner, förutsatt att de har en behovsbaserad strategi för kapacitetsuppbyggnad eller tekniskt stöd.
5. I de fall då syftet med projekten är att ge stöd till katastrofinsatser får partnerskapet ingås enbart mellan utsändarorganisationer.
Artikel 9
Principer för partnerskapen
Verksamheten inom initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete ska främja gränsöverskridande partnerskap mellan utsändar- och värdorganisationer som grundar sig på följande principer:
a)
Jämställdhet.
b)
Gemensamma värden och en gemensam vision.
c)
Öppenhet.
d)
Ansvar, redovisningsskyldigheten och tillförlitlighet.
e)
Ömsesidigt förtroende och respekt.
f)
Komplementaritet, baserad på mångfalden inom det humanitära samfundet och frivilligsektorn, med en stark fokusering på lokal kapacitetsuppbyggnad.
g)
Flexibilitet och anpassningsförmåga.
h)
Ömsesidighet vid fördelningen av medel och fastställandet av mål.
Artikel 10
Partnerskapsavtal och normer
1. Innan utsändar- och värdorganisationer ingår ett partnerskap ska en behovsbedömning göras av värdorganisationerna, när så är lämpligt i samarbete med utsändarorganisationerna, med beaktande av kommissionens bedömning av behoven av humanitärt bistånd.
2. Behovsbedömningen ska åtminstone innehålla följande:
a)
Sårbarhets- och riskbedömning av utplaceringslandet, inklusive bedömning av säkerhets-, rese- och hälsorisker som är relevanta för EU-frivilliga.
b)
Beaktande av den aktuella kapaciteten hos värdorganisationen att ta emot en EU-frivillig.
c)
Analys av den kompetens och kapacitet som för närvarande saknas inom värdorganisationen och det lokala samhället, vilken även ska identifiera behoven och analysera hur de bäst kan åtgärdas.
d)
Analys av det förväntade mervärde som den EU-frivilliga, och när så är relevant det planerade stödet till kapacitetsuppbyggnad hos värdorganisationen och det lokala samhället, kan tillföra.
3. Ett partnerskapsavtal ska undertecknas av alla partner för att säkerställa att följande miniminormer för partnerskapet iakttas:
a)
Partnerskapet ska grundas på en överenskommelse om gemensamma värden och en gemensam vision, särskilt i fråga om frivilligarbete och humanitärt bistånd.
b)
Det mervärde som varje partner tillför samt deras respektive roller ska fastställas på ett tydligt sätt.
c)
Alla parter ska komma överens om de gemensamma målen för partnerskapet och hur partnerskapet ska förvaltas, särskilt
i)
beslutsförfaranden och arbetsrutiner,
ii)
finansiella arrangemang och förvaltning,
iii)
kommunikationskanalerna mellan alla intressenter, mötesfrekvens och besök på platsen av utsändarorganisationerna,
iv)
arbetsplan och verksamheter, inbegripet tidsplan,
v)
uppgiftsfördelning i enlighet med initiativets kommunikationsplan,
vi)
övervakning och utvärdering av partnerskapet,
vii)
bokföring och dokumentation,
viii)
finslipning och slutförande av den behovsbedömning som avses i punkt 1,
ix)
gemensam utformning och utvärdering av de EU-frivilligas arbetsuppgifter,
x)
uppdrag och ansvarsområden för frivilligkandidater och EU-frivilliga för humanitärt arbete under de olika etapperna av deras deltagande i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete,
xi)
förfaranden för hantering av klagomål (både sådana som framförs inom partnerskapet och sådana som framförs av externa parter med avseende på partnerskapets funktion) och för biläggande av tvister mellan partnerna,
xii)
regler och förfaranden för en partner utträde,
xiii)
ekonomiska konsekvenser, och
xiv)
avtalsmässiga konsekvenser (även för de EU-frivilliga och de berörda samhällena).
d)
När så är relevant ska en behovsbaserad strategi för kapacitetsuppbyggnad eller tekniskt bistånd mellan partner utarbetas och specifika medel avsättas för denna strategi.
e)
Partnerna ska bidra till lärande och ska åta sig att genomföra åtgärder som rör kommunikation och synlighet i enlighet med den kommunikationsplan som avses i artikel 17 i förordning (EU) nr 375/2014.
KAPITEL 5
LIKA MÖJLIGHETER OCH ICKE-DISKRIMINERING
Artikel 11
Allmänna bestämmelser
1. Initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete är öppet för alla behöriga kandidater, oavsett nationalitet, kön, ras, etniskt ursprung, ålder, social bakgrund, religion eller övertygelse, civilstånd, sexuell läggning och funktionshinder.
2. Utsändar- och värdorganisationerna ska förbinda sig att följa principerna om likabehandling, lika möjligheter och icke-diskriminering. Dessa principer ska integreras fullständigt i förfarandet för identifiering, urval, rekrytering och förberedelse av frivilligarbetare samt i regler och rutiner för prestationshantering.
Artikel 12
Likabehandling, lika möjligheter och icke-diskriminering
1. Utsändarorganisationen ska ha en principförklaring och en politik för att säkerställa att principerna om lika behandling, lika möjligheter och icke-diskriminering iakttas på arbetsplatsen och för att främja en inkluderande organisationskultur.
2. Den politik för likabehandling, lika möjligheter och icke-diskriminering som avses i punkt 1 ska åtminstone
a)
vara förenlig med relevant unionslagstiftning och nationell lagstiftning och syfta till att undvika, eller att ta itu med och undanröja, diskriminerande politik och praxis, inklusive eventuella hinder för sysselsättning för alla grupper som identifieras i nämnda lagstiftning eller som man vet är utsatta för fördomar när de söker anställning och därför riskerar att bli underrepresenterade,
b)
omfatta, men inte begränsas till, alla aspekter av frivilligarbetarnas erfarenhet, inklusive enskilda uppförandenormer, utannonsering av arbetet, rekrytering och urval, utbildning och utveckling, prestationshantering samt arbetsvillkor, inbegripet lönevillkor och uppsägningsförfaranden,
c)
inbegripa tydligt angivna roller och ansvarsområden för alla anställda och frivilligarbetare, högsta ledningen och ledningsgrupper, personalavdelningar och alla andra intressenter som organisationen har identifierat,
d)
regelbundet övervakas och ses över för att säkerställa att politiken förblir förenlig med relevant lagstiftning och att den genomförs korrekt och effektivt.
3. Värdorganisationen ska skriftligen till utsändarorganisationen bekräfta principen och politiken för likabehandling, lika möjligheter och icke-diskriminering samt meddela utsändarorganisationen alla eventuella undantag när det gäller utformningen av de EU-frivilligas roller och profil som föranleds av det specifika sammanhang i vilket organisationen verkar.
4. Utsändarorganisationen ska stödja värdorganisationen i genomförandet av politiken för likabehandling, lika möjligheter och icke-diskriminering samt vid behov undantagsvis stödja värdorganisationens justeringar av dessa principer som föranleds av sammanhanget.
5. Om möjligt ska utsändarorganisationen regelbundet tillhandahålla lämplig utbildning och information om politiken och dess principer för alla anställda, i syfte att säkerställa att alla intressenter förstår, stöder och genomför denna politik.
KAPITEL 6
EFTERLEVNAD AV NATIONELL LAGSTIFTNING, UNIONSLAGSTIFTNING OCH VÄRDLANDETS LAGSTIFTNING
Artikel 13
Allmänna bestämmelser
1. Utsändar- och värdorganisationerna ska säkerställa efterlevnaden av relevant nationell lagstiftning, unionslagstiftning och lagstiftning i värdlandet, inbegripet
a)
förordning (EU) nr 375/2014, inklusive iakttagande av de allmänna principer som avses i artikel 5,
b)
lagstiftning som är tillämplig på den rättsliga ställningen för de EU-frivilliga,
c)
tillämplig lagstiftning om frivilligarbetares arbetsvillkor, hälsa, säkerhet och skydd,
d)
lagstiftning om likabehandling och icke-diskriminering, och
e)
lagstiftning om skydd av personuppgifter.
2. Utsändar- och värdorganisationerna ska informera de EU-frivilliga för humanitärt arbete om deras rättigheter och rättsliga skyldigheter som följer av den lagstiftning som avses i punkt 1 och om deras rätt till försäkringsskydd i enlighet med den genomförandeförordning (EU) från kommissionen som ska antas på grundval av artikel 9.3 i förordning (EU) nr 375/2014.
Artikel 14
Rättslig ställning för EU-frivilliga för humanitärt arbete
1. Utsändarorganisationen ska efterleva den lagstiftning som är tillämplig på den rättsliga ställningen för EU-frivilliga för humanitärt arbete. Den ska i detta syfte utarbeta ett sådant utplaceringskontrakt som avses i artikel 14.5 i förordning (EU) nr 375/2014, vilket ska undertecknas av utsändarorganisationen själv och av den EU-frivilliga för humanitärt arbete. Kontraktet ska ange den lagstiftning som är tillämplig på det och den jurisdiktion som det omfattas av.
2. Utsändarorganisationen ska säkerställa att värdorganisationen iakttar kontraktet och vara ansvarig för värdorganisationens överträdelser av bestämmelserna i utplaceringskontraktet.
Artikel 15
Skyldighet att informera den EU-frivilliga för humanitärt arbete om skatteregler
1. Före utplaceringen ska utsändarorganisationen underrätta den EU-frivilliga för humanitärt arbete om de skatteregler som är tillämpliga på traktamenten i det land där utsändarorganisationen är etablerad och, när så är relevant, i utplaceringslandet.
2. Om en EU-frivillig för humanitärt arbete inte är bosatt i det land där utsändarorganisationen är etablerad ska utsändarorganisationen informera den EU-frivilliga om hans eller hennes skyldighet att bekanta sig med de skatteregler i hans eller hennes hemland som är tillämpliga på hans eller hennes specifika situation.
Artikel 16
Skydd av personuppgifter
1. Utsändar- och värdorganisationernas behandling av personuppgifter ska i tillämpliga fall överensstämma med Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG (7) och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) 45/2001 (8).
2. Utsändar- och värdorganisationerna ska säkerställa att missbruk och felaktig användning av personuppgifter förhindras under all bearbetning, inklusive insamling, användning, utlämnande och radering av personuppgifter om frivilligkandidater och EU-frivilliga för humanitärt arbete. Detta gäller alla åtgärder som avser frivilligkandidater och EU-frivilliga, särskilt
a)
rekrytering och urval (inbegripet ansökningsformulär, intervjuanteckningar och frågeformulär för självbedömning), och
b)
förberedelse och ledning av de EU-frivilliga (inklusive planer för lärande och utveckling, prestationsgranskningar samt register över mentorsstöd, medicinska kontroller eller disciplinära frågor).
3. Utsändar- och värdorganisationerna ska se till att endast relevanta uppgifter behandlas och att alla personuppgifter såsom namn, ålder, adress och födelsedatum, inklusive känsliga uppgifter och uppgifter om rekrytering, anställning och prestationer
a)
insamlas lagligt och på lämpligt sätt för ett legitimt ändamål,
b)
behandlas på ett korrekt och lagligt sätt,
c)
vid behov rättas eller uppdateras,
d)
är tillgängliga endast för godkänd personal,
e)
på begäran görs tillgängliga för den berörda frivilligkandidaten eller EU-frivilliga,
f)
förvaras säkert, och
g)
inte bevaras under en längre tid än vad som är nödvändigt.
4. Vid behandling av uppgifter som avses i punkt 3 ska utsändar- och värdorganisationerna inhämta den EU-frivilligas uttryckliga medgivande.
5. Utsändar- och värdorganisationerna ska informera frivilligkandidaten eller den EU-frivilliga om deras rätt till skydd av personuppgifter, deras rätt att klaga och att använda och få tillgång till sina egna uppgifter samt deras rätt att få veta namnen på de enheter som kommer att ha tillgång till deras personuppgifter och att få veta vilken typ av uppgifter som varje enhet har tillgång till.
Artikel 17
Integritet och uppförandekod
1. Utsändar- och värdorganisationerna ska komma överens om en integritetspolitik som syftar till att förhindra korruption och mutor och om en uppförandekod baserad på utsändarorganisationens ledningsprinciper, vilka ska vara lämpliga för och tillämpliga på de EU-frivilliga samt innehålla vägledning om det uppförande, den anständighet och den integritet som krävs av dem under hela deras deltagande i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
2. Uppförandekoden ska vara bindande för de EU-frivilliga och ska omfatta åtminstone följande krav:
a)
Åtagande att utveckla en känsla av delaktighet i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete och att bidra till dess mål.
b)
Respekt för andra människor och deras värdighet och respekt för principen om icke-diskriminering.
c)
Respekt för de principer för humanitärt arbete som avses i artikel 5.1 i förordning (EU) nr 375/2014.
d)
Engagemang för skydd av barn och utsatta vuxna, bland annat genom nolltolerans för sexuellt utnyttjande.
e)
Nolltolerans för användning av droger som är olagliga i värdlandet.
f)
Respekt för lokala lagar.
g)
Integritet, avståndstagande från bedrägeri och korruption.
h)
Upprätthållande av höga normer för det personliga och yrkesmässiga uppförandet.
i)
Efterlevnad av förfaranden säkerhet, skydd och hälsa.
j)
Skyldighet att anmäla överträdelser samt bestämmelser om meddelarfrihet.
k)
Regler för kontakter med medier och informationshantering.
l)
Regler som förbjuder missbruk av organisationens utrustning.
3. Varje överträdelse av uppförandekoden av en EU-frivillig ska hanteras i enlighet med utsändarorganisationens ledningsprinciper.
4. Om överträdelsen anses utgöra ett allvarligt fel ska den leda till att den EU-frivilliga skickas hem i förtid, och när så är nödvändigt kommer hans eller hennes uppförande att rapporteras till alla relevanta yrkesmässiga eller rättsliga organisationer eller myndigheter.
Artikel 18
Skydd av barn och sårbara vuxna, inbegripet nolltolerans mot sexuella övergrepp
1. Utsändar- och värdorganisationerna ska åta sig att tillämpa nolltolerans när det gäller missbruk av barn eller sårbara vuxna, inklusive sexuella övergrepp. De ska ha förmåga att rapportera missbruk, handlägga incidenter korrekt och utan dröjsmål, stödja offer, förhindra repressalier för personer som slår larm om missförhållanden samt ställa förövare till svars.
2. Utsändar- och värdorganisationerna ska förebygga missbruk genom det förfarande som används för urval av EU-frivilliga och för deras introduktion och utbildning, genom att skapa en kultur av öppenhet och medvetenhet om frågorna och genom ett tydligt lednings- och tillsynsansvar.
3. Utsändarorganisationen ska utföra alla lagstadgade kontroller i syfte att få godkännande för frivilligkandidater att arbeta med dessa målgrupper.
4. Utsändar- och värdorganisationerna ska informera frivilligkandidaterna och de EU-frivilliga om riskerna och rekommenderade förebyggande åtgärder i syfte att säkerställa att missbruk inte sker.
KAPITEL 7
SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 19
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft den tredje dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 24 oktober 2014.