РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА
от 17 март 2015 година
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взе предвид одобрението на Европейския парламент,
в съответствие със специална законодателна процедура,
като има предвид, че:
(1)
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (1) историческите архиви на Съюза се съхраняват и се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от 30 години.
(2)
Задължението за създаване на исторически архиви и за предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно, се прилага спрямо всяка от институциите, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 („институциите“), съгласно установените в него условия.
(3)
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се предвижда, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото, което тя смята за най-подходящо.
(4)
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция, където те се предоставят на разположение на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор между Европейските общности, представлявани от Комисията, и ЕУИ („договор за депозиране“).
(5)
Впоследствие Европейският икономически и социален комитет и Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на договора за депозиране. Европейската инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в ЕУИ по силата на отделно съглашение с него, което беше подписано на 1 юли 2005 г., и съгласно„Правилата за историческите архиви“, които бяха приети от управителния комитет на банката на 7 октомври 2005 г. (2)
(6)
Правителството на Италия предостави на ЕУИ безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на справки на място.
(7)
С депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ се цели да се осигури достъп до архивите от едно-единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се стимулира изследователската дейност във връзка с историята на европейската интеграция и европейските институции. ЕУИ е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в управлението на историческите архиви на Съюза, осигурява съвременни научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за съхранението на тези архиви и извършването на справки в тях, и е международно признат като център за тези архиви.
(8)
Продължаващото депозиране на историческите архиви на институциите в ЕУИ следва да бъде включено в законодателството на Съюза, с цел да бъде отразена ролята на ЕУИ като партньор на институциите в управлението на техните исторически архиви.
(9)
Настоящият регламент следва да се прилага по отношение на всички институции и не следва да променя нито тяхната отговорност да отворят своите исторически архиви за обществеността, нито факта, че всяка институция остава собственик на историческите си архиви.
(10)
Специфичното естество на дейностите на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ) обаче оправдава освобождаването им от предвиденото в настоящия регламент задължение да депозират историческите си архиви в ЕУИ. Съдът и ЕЦБ могат да депозират историческите си архиви в ЕУИ на доброволни начала.
(11)
Когато е възможно, институциите и ЕУИ следва да предоставят на обществеността достъп до историческите архиви в цифров вид с цел по-лесното извършване на справки по интернет.
(12)
Личните данни, които се съдържат в историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ, следва да бъдат обработвани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(13)
В съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 Комисията проведе консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните във връзка със законодателното предложение за настоящия регламент, като той представи становище на 10 октомври 2012 г. (4)
(14)
Подробните разпоредби за управлението на историческите архиви в ЕУИ, включително тяхното депозиране, достъпът до тях и предоставянето им на разположение на обществеността, както и за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ, следва да бъдат предвидени в рамково споразумение за партньорство.
(15)
Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза от страна на ЕУИ следва да се финансират от общия бюджет на Съюза и тези разходи следва да се поемат от всички депозиращи институции.
(16)
Следователно Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 следва да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се изменя, както следва:
1)
Член 8 се изменя, както следва:
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението.
Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи.“
;
б)
добавят се следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала.
4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ.
5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз.
6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище.
7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област.
8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там.
9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви.
10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (5). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал.
Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години.
11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент.
12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ.
2)
Член 9 се изменя, както следва
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи).“
;
б)
добавя се следният параграф:
„3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността.“
3)
Текстът в приложението се добавя като приложение към Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 17 март 2015 година.
RÅDETS FÖRORDNING (EU) 2015/496
av den 17 mars 2015
om ändring av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 i fråga om deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens
EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artikel 352,
med beaktande av Europeiska kommissionens förslag,
efter översändande av utkastet till lagstiftningsakt till de nationella parlamenten,
med beaktande av Europaparlamentets godkännande,
i enlighet med ett särskilt lagstiftningsförfarande, och
av följande skäl:
(1)
I enlighet med rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 av den 1 februari 1983 om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv (1) ska unionens historiska arkiv bevaras och i möjligaste mån göras tillgängligt för allmänheten när en tidsperiod på 30 år har löpt ut.
(2)
Skyldigheten att inrätta historiska arkiv och i möjligaste mån göra handlingarna tillgängliga för allmänheten gäller för de institutioner som avses i förordning (EEG, Euroatom) nr 354/83 (nedan kallade institutionerna) enligt de villkor som föreskrivs i förordningen.
(3)
Enligt förordning (EEG, Euroatom) nr 354/83 får varje institution förlägga sina historiska arkiv till den ort som den anser mest lämplig.
(4)
År 1984 beslutade Europaparlamentet, rådet och kommissionen att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens, där de görs tillgängliga för allmänheten. Den 17 december 1984 undertecknades ett kontrakt mellan Europeiska gemenskaperna, företrädda av kommissionen, och Europeiska universitetsinstitutet (nedan kallat deponeringskontraktet).
(5)
Senare beslutade Europeiska ekonomiska och sociala kommittén och Europeiska revisionsrätten att ansluta sig till deponeringskontraktet. Europeiska investeringsbanken deponerar sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på grundval av en separat överenskommelse med institutet som undertecknades den 1 juli 2005 och på grundval av de regler för historiska arkiv som antogs av bankens direktion den 7 oktober 2005 (2).
(6)
Italiens regering har gjort lämpliga lokaler permanent och kostnadsfritt tillgängliga för Europeiska universitetsinstitutet i syfte att säkerställa att de deponerade arkiven bevaras och skyddas i enlighet med internationellt vedertagna normer och kan studeras på plats.
(7)
Syftet med deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet är att göra arkiven tillgängliga på en och samma plats och främja studier av arkiven och forskning om den europeiska integrationens och de europeiska institutionernas historia. Europeiska universitetsinstitutet är ett ansett centrum för akademisk forskning och studier med inriktning på Europa och europeisk integration. Det har närmare 30 års erfarenhet av att handha unionens historiska arkiv, är utrustat med moderna förvaringsrum och forskningsfaciliteter som inrättats just med tanke på bevarandet av arkiven och studier av dessa arkiv och har ett internationellt anseende som centrum för institutionernas historiska arkiv.
(8)
Den fortsatta deponeringen av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet bör integreras i unionslagstiftningen för att återspegla Europeiska universitetsinstitutets roll som partner till institutionerna i handhavandet av arkiven.
(9)
Denna förordning bör gälla för alla institutioner och bör inte påverka deras skyldighet att göra deras historiska arkiv tillgängliga för allmänheten eller varje institutions äganderätt till sina historiska arkiv.
(10)
Den särskilda karaktär som Europeiska unionens domstols (domstolen) och Europeiska centralbankens (ECB) verksamhet har innebär emellertid att det finns skäl att undanta de båda institutionerna från den skyldighet för institutionerna att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet som föreskrivs i denna förordning. Domstolen och ECB får deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på frivillig basis.
(11)
Institutionerna och Europeiska universitetsinstitutet bör där så är möjligt göra de historiska arkiven tillgängliga i digitaliserad och digital form för att underlätta studier av dem på internet.
(12)
Personuppgifter i unionens historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet bör behandlas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (3).
(13)
Europeiska datatillsynsmannen har hörts av kommissionen om lagförslaget som har lett till den här förordningen, i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001, och avgav ett yttrande om detta den 10 oktober 2012 (4).
(14)
Detaljerade bestämmelser för handhavandet av de historiska arkiven vid Europeiska universitetsinstitutet, inbegripet deras deponering, tillgänglighet och spridning av information, liksom för institutionernas och Europeiska universitetsinstitutets inbördes roller och ansvar, bör fastställas i ett ramavtal om partnerskap.
(15)
Kostnaderna för handhavandet av unionens historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet bör finansieras via unionens allmänna budget och dessa kostnader bör bäras av alla deponerande institutioner.
(16)
Förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 bör därför ändras i enlighet med detta.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
Förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 ska ändras på följande sätt:
1.
Artikel 8 ska ändras på följande sätt:
a)
Punkt 1 ska ersättas med följande:
”1. Varje institution med undantag av Europeiska unionens domstol (domstolen) och Europeiska centralbanken (ECB) ska vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens deponera de handlingar som ingår i dess historiska arkiv och som i enlighet med bestämmelserna i denna förordning har gjorts tillgängliga för allmänheten. Deponeringen ska ske i enlighet med bilagan.
Utan hinder av vad som sägs i första stycket får de deponerande institutionerna av rättsliga eller administrativa skäl undanta vissa originalhandlingar från deponeringen av handlingar vid Europeiska universitetsinstitutet. De ska i så fall deponera en mikroformskopia eller digital kopia av sådana handlingar.”
b)
Följande punkter ska läggas till:
”3. Domstolen och ECB får deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på frivillig basis.
4. De deponerande institutionerna behåller äganderätten till sina arkiv och är ensamma ansvariga för sammanställningen av de handlingar och filer som deponeras vid eller på annat sätt görs tillgängliga för Europeiska universitetsinstitutet.
5. Deponeringen av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet ska inte påverka arkivens okränkbarhet enligt artikel 2 i protokollet nr 7 om Europeiska unionens immunitet och privilegier, som är fogat till fördraget om Europeiska unionen och fördraget om Europeiska unionens funktionssätt.
6. Europeiska universitetsinstitutet ska sörja för att de deponerade arkiven bevaras och skyddas. Bevarandet och skyddet ska stå i överensstämmelse med internationellt vedertagna normer för fysiskt skydd av arkiv och ska åtminstone uppfylla de tekniska regler och säkerhetsregler som gäller för bevarande och handhavande av offentliga arkiv i Italien. Med tanke på detta ska de deponerade handlingarna bevaras i specialbyggda förvaringsrum.
7. Europeiska universitetsinstitutet ska ensamt ansvara för personalen som handhar unionens historiska arkiv deponerade vid Europeiska universitetsinstitutet. Europeiska universitetsinstitutet ska se till att personal som har avdelats för att handha de historiska arkiven uppfyller kraven på yrkeskvalifikationer inom detta område.
8. Varje deponerande institution har rätt att erhålla information från Europeiska universitetsinstitutet om hur institutet handhar dess arkiv och att utföra inspektioner av sina arkiv.
9. Europeiska universitetsinstitutet ska göra de historiska arkiv som deponeras vid institutet enligt punkterna 1 och 3 tillgängliga för allmänheten. Institutionerna får också göra en kopia av sina historiska arkiv tillgänglig för allmänheten.
10. Kostnaderna för handhavandet av unionens historiska arkiv ska finansieras med bidrag från alla deponerande institutioner till den berörda budgetposten, inom gränserna för de årliga anslagen som gjorts tillgängliga av budgetmyndigheten i överensstämmelse med Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget (5). Sådana finansiella bidrag ska inte täcka kostnader som hänför sig till tillhandahållandet och anpassningen av de byggnader och förvaringsrum som hyser arkiven respektive personalen.
Storleken på de bidrag som avses i första stycket ska vara proportionerliga till storleken på de deponerande institutionernas respektive tjänsteförteckning. Varje bidrag ska räknas om när nya institutioner börjar deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet eller åtminstone vart femte år.
11. Institutet ska agera som registerförare i den mening som avses i artikel 2 i förordning (EG) nr 45/2001, på instruktioner från de deponerande institutionerna. Europeiska universitetsinstitutet ska behandla personuppgifter i institutionernas historiska arkiv i enlighet med skyddsåtgärderna i den förordningen.
12. Europeiska datatillsynsmannen ska fortsatt ha befogenhet att övervaka institutionernas behandling av personuppgifter i de historiska arkiv som deponerats vid Europeiska universitetsinstitutet.
2.
Artikel 9 ska ändras på följande sätt:
a)
Punkt 1 ska ersättas med följande:
”1. Varje institution ska anta interna regler om tillämpningen av denna förordning. Dessa regler ska omfatta regler om bevarande och offentliggörande av historiska arkiv och om skydd av personuppgifter i dem. Institutionerna ska i möjligaste mån göra sina arkiv tillgängliga för allmänheten med hjälp av elektroniska medel, inbegripet digitaliserade arkiv och ursprungsdigitala arkiv, och underlätta studier av arkiven på internet. De ska bevara handlingar som föreligger i format som tillgodoser särskilda behov (såsom blindskrift, stor text eller ljudupptagningar).”
b)
Följande punkt ska läggas till:
”3. Kommissionen ska för de deponerande institutionernas räkning ingå ett ramavtal om partnerskap med Europeiska universitetsinstitutet. Det ramavtalet om partnerskap ska inbegripa detaljerade bestämmelser om Europeiska universitetsinstitutet och institutionernas inbördes roller och ansvar för handhavandet av unionens historiska arkiv, inbegripet deras deponering, bevarande, tillgänglighet och spridning av information.”
3.
Texten i bilagan ska läggas till som en bilaga till förordning (EEG, Euratom) nr 354/83.
Artikel 2
Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 17 mars 2015.