ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 1042/2014
av den 25 juli 2014
om komplettering av förordning (EU) nr 514/2014 med avseende på utnämning av ansvariga myndigheter, deras förvaltnings- och kontrollansvar samt revisionsmyndigheternas ställning och skyldigheter
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 av den 16 april 2014 om allmänna bestämmelser för asyl-, migrations- och integrationsfonden och om ett instrument för ekonomiskt stöd till polissamarbete, förebyggande och bekämpande av brottslighet samt krishantering (1), särskilt artiklarna 26.4 och 29.1 och
av följande skäl:
(1)
Förordning (EU) nr 514/2014 har i stort sett utformats efter bestämmelserna för de äldre fonderna, med vederbörlig hänsyn till de förändringar av den delade förvaltningen som gjorts genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (2), för att trygga kontinuiteten i genomförandet av de äldre fonder som omfattas av ramprogrammet för solidaritet och hantering av migrationsströmmar 2007-2013 och de särskilda förordningarna som omfattas av ramprogrammet för perioden 2014-2020.
(2)
Det behövs bestämmelser om utnämning, övervakning av utnämningen och vid behov uppsägning av uppdraget för de organ som genomför nationella program för att säkerställa att de har kapacitet att utföra sina uppgifter effektivt och i enlighet med de mål och prioriteringar som fastställs i de särskilda förordningar som avses i artikel 2 a i förordning (EU) nr 514/2014.
(3)
För att de ansvariga myndigheternas ansvarsområde ska ha en omfattning som gör det möjligt att genomföra det nationella programmet behövs bestämmelser som klargör den ansvariga myndighetens förvaltnings- och kontrollansvar, och i synnerhet på vilka villkor de får delegera vissa av sina uppgifter eller lägga ut dem på entreprenad.
(4)
Urvals- och tilldelningsförfarandet för att bevilja unionens stöd inom ramen för nationella program bör följa principerna om öppenhet, icke-diskriminering och likabehandling. Det är därför nödvändigt att fastställa på vilka villkor medlemsstaterna bör genomföra åtgärder enligt de nationella programmen, i synnerhet under vilka omständigheter den ansvariga myndigheten direkt får genomföra projekt.
(5)
I alla medlemsstater bör revisionen vara effektiv, av lämplig omfattning och utföras i enlighet med internationellt vedertagna revisionsstandarder. Därför bör revisionsmyndighetens ställning och revisionsförfaranden definieras tydligt.
(6)
För att revisionsmyndigheterna ska kunna underbygga sina revisionsyttranden med hjälp av sin revision bör de olika typerna av revisionsverksamhet definieras.
(7)
Det är viktigt att resultaten av revisionsmyndighetens verksamhet rapporteras både till den utnämnande myndigheten och Europeiska kommissionen i tid och på lämpligt sätt. Det är framför allt viktigt att förvaltningsförklaringen och den årliga sammanfattning av revisionsrapporten och utförda kontroller som överlämnas tillsammans med den årliga begäran om utbetalning klart och tydligt återspeglar revisionsmyndighetens arbete och slutsatser. Därför bör revisionsmyndigheten som ett led i sitt arbete se till att information om dess revisionsverksamhet rapporteras på ett lämpligt sätt i dessa dokument.
(8)
För att man snabbt ska kunna genomföra de åtgärder som föreskrivs i denna förordning utan att försena godkännandet och genomförandet av de nationella programmen bör förordningen träda i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
(9)
Förordning (EU) nr 514/2014 är bindande för Förenade kungariket och Irland, varför även den här förordningen är bindande för dem.
(10)
Förordning (EU) nr 514/2014 är inte bindande för Danmark, som därför inte är bundet av den här förordningen.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL I
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 1
Definitioner
I denna förordning ska definitionerna i förordning (EU) nr 514/2014 gälla. Dessutom gäller följande definitioner:
a) utnämnande myndigheter : sådana ansvariga myndigheter på ministernivå i medlemsstaterna som avses i artikel 26.1 i förordning (EU) nr 514/2014 och som utser de ansvariga myndigheterna.
b) behöriga myndigheter : sådana ansvariga myndigheter, revisionsmyndigheter och i tillämpliga fall delegerade myndigheter som avses i artikel 25.1 i förordning (EU) nr 514/2014.
c) SFC2014 : det elektroniska informationssystem som inrättades genom artikel 2 i kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 802/2014 (3).
d) stödavtal : ett avtal eller därmed jämställt rättsinstrument som ligger till grund för den ansvariga myndighetens beviljande av stöd till mottagare för att de ska kunna genomföra projekt inom ramen för nationella program.
KAPITEL II
ANSVARIG MYNDIGHET
AVSNITT I
Utnämning av ansvariga myndigheter
Artikel 2
Villkor och förfaranden för att utnämna ansvariga myndigheter
1. Det organ som utses till ansvarig myndighet ska ha en förvaltningsorganisation och ett system för intern kontroll som uppfyller villkoren i bilagan till den här förordningen (nedan kallade utnämningsvillkoren). Utnämningsvillkoren avser följande:
a)
Interna förhållanden.
b)
Kontroller.
c)
Intern information och kommunikation.
d)
Intern övervakning och rapportering.
Medlemsstaterna får fastställa ytterligare utnämningsvillkor med hänsyn till de ansvariga myndigheternas storlek, uppgifter och andra särdrag.
2. Den revisionsmyndighet som avses i artikel 26.3 i förordning (EU) nr 514/2014 ska bedöma om den tilltänkta ansvariga myndigheten uppfyller utnämningsvillkoren i bilagan och ska redovisa sina resultat, slutsatser och sitt yttrande i en revisionsrapport som ska ställas till den utnämnande myndigheten.
3. Om den utnämnande myndigheten inte anser det säkerställt att den tilltänka ansvariga myndigheten uppfyller utnämningsvillkoren, ska den utnämnande myndigheten lämna särskilda instruktioner för hur det tilltänkta organet inom en angiven tidsfrist ska avhjälpa bristerna för att kunna utses till ansvarig myndighet.
Innan bristerna avhjälpts får organet interimistiskt utnämnas till ansvarig myndighet i högst 12 månader. Interimsperiodens längd ska stå i proportion till de brister som upptäckts.
4. Så snart den ansvariga myndigheten utnämnts ska medlemsstaten meddela kommissionen via SFC 2014. Tillsammans med meddelandet ska medlemsstaten även överlämna handlingar som beskriver
a)
den huvudsakliga ansvarsfördelningen mellan den ansvariga myndighetens olika organisatoriska delar,
b)
i förekommande fall den ansvariga myndighetens förhållande till delegerade myndigheter, vilken verksamhet som delegeras och vilka förfaranden som huvudsakligen kommer att användas för tillsynen över den delegerade verksamheten, och
c)
en sammanfattning av de vanligaste förfarandena för handläggning av betalningsanspråk från mottagare och för att godkänna och bokföra utgifter.
Artikel 3
Övervakning av ansvariga myndigheter och granskning av utnämningen
1. Den utnämnande myndigheten ska övervaka den anvariga myndigheten, i synnerhet med utgångspunkt i de uppgifter som avses i artikel 14.2 i denna förordning och ska följa upp eventuella brister.
2. Medlemsstaterna ska se till att uppgifter som tyder på att den ansvariga myndigheten inte längre uppfyller utnämningsvillkoren snarast anmäls till den utnämnande myndigheten.
3. Om den ansvariga myndigheten inte längre uppfyller utnämningsvillkoren eller om dess system för internkontroller är så bristfälligt att det undergräver myndighetens möjligheter att fullgöra sina uppgifter ska en prövotid fastställas för den utnämnande myndigheten. I så fall ska den utnämnande myndigheten utarbeta en åtgärdsplan som den ansvariga myndigheten ska genomföra inom en tidsfrist som står i förhållande till hur allvarlig den bristande efterlevnaden eller bristen är. Fristen får inte överskrida 12 månader räknat från prövotidens början.
4. Den utnämnande myndigheten ska snarast informera kommissionen om alla åtgärdsplaner som utarbetas i enlighet med punkt 3 och hålla kommissionen informerad om framstegen.
5. Om utnämningen av den ansvariga myndigheten upphör ska den utnämnande myndigheten snarast utse en annan ansvarig myndighet i enlighet med artikel 26 i förordning (EU) nr 514/2014 och artikel 2 i den här förordningen för att utbetalningarna till mottagarna ska kunna fortsätta utan uppehåll.
6. Om kommissionen finner att en medlemsstat inte har fullgjort sin skyldighet att utarbeta en åtgärdsplan enligt punkt 3 eller att den ansvariga myndigheten behåller sin ställning utan att ha genomfört åtgärdsplanen inom utsatt tid, ska kommissionen hantera kvarvarande brister genom förfarandet för kontroll av överensstämmelse enligt artikel 47 i förordning (EU) nr 514/2014.
AVSNITT II
Den ansvariga myndighetens ansvar för förvaltning och kontroll
Artikel 4
Den ansvariga myndighetens uppgifter
Den ansvariga myndigheten ska förvalta och genomföra det nationella programmet i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning. Den ska göra följande:
a)
Samråda med samarbetsparter i enlighet med artikel 12.1 i förordning (EU) nr 514/2014.
b)
Se till att den övervakningskommitté som avses i artikel 12.4 i förordning (EU) nr 514/2014 fungerar som tänkt.
c)
Lämna ett förslag till kommissionen för sådana nationella program som avses i artikel 14 i förordning (EU) nr 514/2014 och eventuella senare ändringar med hjälp av SFC2014.
d)
Utarbeta och fastställa bestämmelser om projektens och projektutgifternas stödberättigande med avseende på all verksamhet, med beaktande av likabehandlingsprincipen och med undvikande av intressekonflikter i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning.
e)
Anordna och utlysa anbuds- och förslagsinfordringar samt anordna och utlysa det därpåföljande urvalet och tilldelningen av finansiering till projekt inom ramen för de nationella programmen, inom tillämpningsområdet och syftet för de särskilda förordningar som avses i artikel 2 a i förordning (EU) nr 514/2014 och de krav som fastställs i artikel 9 i den här förordningen.
f)
Se till att det finns system för att samla in de uppgifter som krävs för att avrapportera de gemensamma och programspecifika indikatorerna till kommissionen, samt övriga uppgifter om hur programmet och projekten genomförts.
g)
Ta emot betalningar från kommissionen och göra utbetalningar till de slutliga mottagarna.
h)
Garantera samstämmighet och komplementaritet mellan medfinansiering som lämnas enligt de särskilda förordningarna och enligt andra berörda finansiella instrument på nationell nivå och på unionsnivå.
i)
Övervaka projekten och kontrollera att de redovisade utgifterna för projekten faktiskt har uppstått och att de överensstämmer med unionens bestämmelser och nationell lagstiftning.
j)
Se till att det finns ett system för att elektroniskt registrera och spara räkenskapshandlingar för varje projekt i de nationella programmen och att de uppgifter om genomförandet som krävs för ekonomisk förvaltning, övervakning, kontroll och utvärdering samlas in.
k)
Utan att det hindrar tillämpningen av nationella redovisningsregler se till att mottagare och andra organ som deltar i genomförandet av projekt som finansieras via de nationella programmen antingen har separata redovisningssystem eller lämpliga redovisningskoder för alla transaktioner som avser projektet.
l)
Se till att den utvärdering av de nationella programmen som avses i artiklarna 56 och 57.1 i förordning (EU) nr 514/2014 görs inom utsatt tid.
m)
Se till att de oberoende utvärderare som ska göra den utvärdering som avses i artiklarna 56 och 57.1 i förordning (EU) nr 514/2014 och yttra sig om utvärderingen får alla uppgifter de behöver om det nationella programmets förvaltning.
n)
Inrätta förfaranden för att se till att alla handlingar som avser utgifter, beslut och kontroller har en tillräcklig verifikationskedja och sparas i enlighet med kommissionens genomförandeförordningar som antas enligt artikel 27.5 i förordning (EU) nr 514/2014.
o)
Se till att den revisionsmyndighet som ska göra den revision som avses i artikel 29 i förordning (EU) nr 514/2014 och lämna sitt yttrande om revisionen får alla uppgifter som behövs om förvaltning, kontrollförfaranden och utgifter som finansierats via de särskilda förordningarna.
p)
Upprätta de genomföranderapporter som avses i artikel 54 i förordning (EU) nr 514/2014 och de utvärderingsrapporter som avses i artikel 57.1 i förordning (EU) nr 514/2014 och överlämna dem till kommissionen via SFC2014.
q)
Utarbeta betalningsansökan i enlighet med artikel 44 i förordning (EU) nr 514/2014 och överlämna den till kommissionen via SFC2014.
r)
Genomföra informations- och kommunikationsåtgärder som belyser resultaten och effekterna av programmen i enlighet med artikel 53 i förordning (EU) nr 514/2014.
s)
Genomföra administrativa kontroller och kontroller på plats i enlighet med artikel 27 i förordning (EU) nr 514/2014.
t)
Samarbeta med kommissionen och de ansvariga myndigheterna i övriga medlemsstater.
u)
Reagera på revisionsmyndighetens resultat genom att antingen avhjälpa brister eller, om revisionsmyndighetens yttrande inte godtas, lämna en uttömmande förklaring.
Artikel 5
Delegerad myndighet
1. Den ansvariga myndigheten får delegera alla eller vissa av sina uppgifter till en delegerad myndighet i enlighet med artikel 25.1 c i förordning (EU) nr 514/2014. Delegeringen av uppgifter ska stämma överens med principen om sund ekonomisk förvaltning, principen om icke-diskriminering och unionsfinansieringens synlighet. De uppgifter som delegeras får inte ge upphov till intressekonflikter.
2. Omfattningen på de uppgifter som den ansvariga myndigheten delegerar och närmare förfaranden för att fullgöra dem ska beskrivas i en handling som ska undertecknas av den ansvariga myndigheten och den delegerade myndigheten. Denna fullmakt ska åtminstone innehålla
a)
en hänvisning till aktuell särskild förordning,
b)
uppgifter om vilken/vilka uppgift(er) som anförtrotts den delegerade myndigheten,
c)
uppgifter om att den delegerade myndigheten är skyldig att kontrollera att mottagarna efterlever unionens bestämmelser och nationella bestämmelser,
d)
uppgifter om att den delegerade myndighetens är skyldig att införa och upprätthålla en organisationsstruktur och ett förvaltnings- och kontrollsystem som är lämpligt för dess uppgifter,
e)
uppgifter om vilken information och vilka stödjande handlingar som den delegerade myndigheten ska lämna till den ansvariga myndigheten och vilka frister som gäller, och
f)
en beskrivning av den ansvariga myndighetens metod för att övervaka den delegerade myndigheten.
3. I enlighet med artikel 25.1 a i förordning (EU) nr 514/2014 får kommunikationen med kommissionen inte delegeras. Den delegerade myndigheten ska kommunicera med kommissionen via den ansvariga myndigheten.
4. Om den delegerade myndigheten inte är en offentlig förvaltning eller ett privaträttsligt organ med uppdrag att tillhandahålla allmännyttiga tjänster enligt nationell lag, får den ansvariga myndigheten inte till den myndigheten delegera verkställande befogenheter som omfattar ett betydande skönsmässigt handlingsutrymme och politiska överväganden.
5. Den ansvariga myndigheten förblir ansvarig för de uppgifter som har delegerats. Den ansvariga myndigheten ska regelbundet se över de uppgifter som har delegerats för att kontrollera att det utförda arbetet är tillfredsställande och följer unionens bestämmelser och nationella bestämmelser.
6. Denna förordning ska tillämpas analogt på den delegerade myndigheten med avseende på delegerade uppgifter.
Artikel 6
Uppgifter som läggs ut på entreprenad
Den ansvariga myndigheten får lägga ut vissa av sina uppgifter på externa uppdragstagare. Men den förblir ansvarig för de uppgifter som har lagts ut på entreprenad.
Den ansvariga myndigheten ska regelbundet se över de uppgifter som har lagts ut på entreprenad för att kontrollera att det utförda arbetet är tillfredsställande och följer unionens bestämmelser och nationella bestämmelser.
AVSNITT III
Den ansvariga myndighetens skyldigheter i fråga om offentligt stöd
Artikel 7
Den ansvariga myndighetens uppgifter i egenskap av tilldelande myndighet
1. I regel ska den ansvariga myndigheten bevilja stöd till projekt som omfattas av nationella program efter öppen förslagsinfordran.
2. Den ansvariga myndigheten får tilldela projekt stöd efter en begränsad förslagsinfordran.
Begränsad förslagsinfordran är öppen endast för utvalda organisationer på grund av projektets särskilda karaktär eller därför att de organ som uppmanas att delta i förslagsinfordran har specifik teknisk eller administrativ kompetens.
Skälen för begränsning ska anges i förslagsinfordran.
3. Den ansvariga myndigheten får bevilja direkttilldelning av stöd när projektets särskilda karaktär eller de relevanta organens specifika tekniska eller administrativa kompetens inte ger några andra möjligheter, till exempel vid rättsliga eller faktiska monopol.
Skälen för direkttilldelning av stöd ska anges i tilldelningsbeslutet.
4. I vederbörligen motiverade fall, bland annat vid förlängning av sådana fleråriga projekt som har valts ut efter en tidigare förslagsinfordran eller i nödsituationer, kan stöd beviljas utan föregående förslagsinfordran.
Skälen för att bevilja stöd utan föregående förslagsinfordran ska anges i tilldelningsbeslutet.
5. När den ansvariga myndigheten agerar som tilldelande myndighet får varken den ansvariga myndigheten eller någon delegerad myndighet ta emot stöd som beviljats i enlighet med den här artikeln.
6. Den ansvariga myndigheten ska avgöra vem som ska tilldela stöd och ska se till att intressekonflikter undviks, i synerhet när de sökande är nationella organ.
Artikel 8
Villkor när den ansvariga myndigheten fungerar som verkställande organ
1. Den ansvariga myndigheten får besluta att genomföra projekt direkt, antingen själva eller tillsammans med någon annan nationell myndighet, därför att den specifika administrativa kompetensen, det tekniska kunnandet eller projektets särskilda karaktär inte ger några andra möjligheter, till exempel vid rättsliga eller faktiska monopol eller med hänvisning till säkerhetskrav. I dessa fall ska den ansvariga myndigheten vara mottagare av stödet.
2. Den ansvariga myndighetens skäl för att fungera som verkställande organ och välja någon nationell myndighet för samarbete på det sätt som beskrivs i första stycket ska meddelas kommissionen i den årliga genomföranderapport som avses i artikel 54 i förordning (EU) nr 514/2014.
3. När den ansvariga myndigheten genomför projekten i egenskap av verkställande organ ska den slå vakt om principen om prisvärdhet och förebygga intressekonflikter.
4. Det administrativa beslutet att medfinansiera ett projekt inom ramen för det nationella programmet ska innehålla den information som behövs för att övervaka genomförandet av de medfinansierade varorna och tjänsterna och kontrollera de utgifter som uppstått.
5. Om den ansvariga myndigheten regelbundet kommer att fungera som verkställande organ gäller följande:
a)
Den ansvariga myndigheten och revisionsmyndigheten får inte vara en del av samma organ, om inte revisionsmyndigheten också rapporterar till en extern instans och dess oberoende i revisionshänseende kan garanteras.
b)
Den ansvariga myndighetens uppgifter enligt artikel 4 får inte påverkas.
Artikel 9
Urvals- och tilldelningsförfaranden
1. De förslagsinfordringar som avses i artikel 7.1 ska offentliggöras på ett sätt som garanterar öppen konkurrens och lämplig spridning bland potentiella mottagare. Alla väsentliga ändringar ska också offentliggöras på samma sätt.
De förslagsinfordringar som avses i artikel 7.1 och 7.2 ska åtminstone innehålla uppgifter om
a)
mål,
b)
urvals- och tilldelningskriterier,
c)
arrangemang för finansiering via unionen och i förekommande fall medlemsstaterna, däribland i förekommande fall möjligheten att ansöka om en högre medfinansieringsgrad i enlighet med artikel 16.5 i förordning (EU) nr 514/2014,
d)
de närmare villkoren och sista dag för inlämnande av förslag,
e)
bestämmelser om stödberättigande utgifter,
f)
projektets löptid, och
g)
ekonomisk och övrig information som ska sparas och avrapporteras.
2. Innan tilldelningsbeslutet fattas ska den ansvariga myndigheten kontrollera att mottagarna i projektet uppfyller urvals- och tilldelningskriterierna.
3. Den ansvariga myndigheten ska fastställa förfarandet för mottagande av förslag. Den ansvariga myndigheten ska göra en formell, teknisk och ekonomisk analys och kvalitetsbedömning med hjälp av kriterierna i förslagsinfordran på ett öppet och icke diskriminerande sätt. Den ansvariga myndigheten ska skriftligen dokumentera skälen till att övriga förslag avvisas.
4. Beslutet om tilldelning ska åtminstone innehålla namnet på stödmottagarna, huvuddragen i projektet och dess operativa mål, det maximala beloppet för unionens bidrag samt den högsta andelen medfinansiering av de totala stödberättigande kostnaderna.
5. Den ansvariga myndigheten ska skriftligen informera alla sökande om sitt beslut. Den ansvariga myndigheten ska för avvisade sökande motivera varför de avvisats med hänvisning till urvals- och tilldelningskriterierna.
Artikel 10
Stödhandlingar som krävs när den ansvariga myndigheten agerar som tilldelande myndighet
1. När den ansvariga myndigheten agerar som tilldelande myndighet ska den fastställa förfaranden för projektförvaltning som åtminstone ska omfatta krav på
a)
undertecknande av stödavtal med mottagarna, och
b)
övervakning av stödavtalen och eventuella ändringar i dessa genom administrativa metoder, såsom korrespondens eller skriftliga rapporter.
2. Stödavtalet ska innehålla eller ange följande:
a)
Maxbeloppet för unionens medfinansiering.
b)
Högsta tillåtna procentandel medfinansiering från unionen enligt de tillämpliga särskilda förordningarna.
c)
En detaljerad beskrivning av och tidsplan för projektet.
d)
I förekommande fall eventuella större uppgifter som mottagaren har för avsikt att lägga ut på entreprenad till tredjeman samt därmed sammanhängande utgifter.
e)
Den avtalade preliminära budgeten och en finansieringsplan för projektet, däribland inkomst- och utgiftsberäkning i enlighet med de fastställda bestämmelserna om stödberättigande.
f)
Beräkningsmetoden för unionens medfinansiering när projektet avslutas.
g)
Tidsplan och tillämpningsbestämmelser för avtalet, däribland bestämmelser om rapporteringskrav, ändringar och uppsägning av avtalet.
h)
Projektets operativa mål, däribland kvantifierade mål och resultatindikatorer för avrapportering.
i)
Krav på att mottagaren i tid ska samla in uppgifter för de gemensamma indikatorer som avses i de särskilda förordningarna och eventuella programspecifika indikatorer och att avrapportera uppgifterna minst en gång om året.
j)
Fastställande av stödberättigande utgifter, däribland i förekommande fall en beskrivning av metoden för att beräkna enhetskostnader, engångsbelopp eller schablonbelopp.
k)
Bokföringskrav och villkor för utbetalning av stöd.
l)
Krav på verifikationskedjan.
m)
Bestämmelser om skydd av personuppgifter.
n)
Bestämmelser om offentliggörande.
3. I regel ska stödavtalet undertecknas innan någon projektverksamhet som finansieras via nationella program inleds.
4. Stödavtalet ska uttryckligen ange att kommissionen eller dess företrädare samt revisionsrätten har rätt att utföra revision av alla stödmottagare, uppdragstagare och underleverantörer som får unionsfinansiering via de nationella programmen och att detta kommer att göras genom kontroll av handlingar och kontroller på plats.
Artikel 11
Stödhandlingar som krävs när den ansvariga myndigheten agerar som verkställande organ
1. När den ansvariga myndigheten agerar som verkställande organ ska den fastställa förfaranden för projektförvaltning som åtminstone ska omfatta krav på
a)
ett formellt administrativt beslut om medfinansiering av projekt, och
b)
övervakning av det administrativa beslutet och eventuella ändringar i detta genom administrativa metoder, såsom korrespondens eller skriftliga rapporter.
2. Det administrativa beslutet ska innehålla eller ange följande:
a)
Maxbeloppet för unionens medfinansiering.
b)
Högsta tillåtna procentandel medfinansiering från unionen enligt de tillämpliga särskilda förordningarna.
c)
En detaljerad beskrivning av och tidsplan för projektet.
d)
I förekommande fall eventuella större uppgifter som mottagaren har för avsikt att lägga ut på entreprenad till tredjeman samt därmed sammanhängande utgifter.
e)
Den avtalade preliminära budgeten och en finansieringsplan för projektet, däribland inkomst- och utgiftsberäkning i enlighet med de fastställda bestämmelserna om stödberättigande.
f)
Beräkningsmetoden för unionens medfinansiering när projektet avslutas.
g)
Projektets operativa mål, däribland kvantifierade mål och resultatindikatorer för avrapportering.
h)
Krav på att den ansvariga myndigheten ska samla in uppgifter för de gemensamma indikatorer som avses i de särskilda förordningarna och eventuella programspecifika indikatorer och avrapportera uppgifterna minst en gång om året.
i)
Fastställande av stödberättigande utgifter, däribland i förekommande fall en beskrivning av metoden för att beräkna enhetskostnader, engångsbelopp eller schablonbelopp.
j)
Bokföringskrav och villkor för utbetalning av stöd.
k)
Krav på verifikationskedjan.
l)
Bestämmelser om skydd av personuppgifter.
m)
Bestämmelser om offentliggörande.
3. I regel måste det administrativa beslutet vara fattat innan någon projektverksamhet som finansieras via nationella program inleds.
4. Det administrativa beslutet ska uttryckligen ange att kommissionen eller dess företrädare samt revisionsrätten har rätt att utföra revision av alla stödmottagare, uppdragstagare och underleverantörer som får unionsfinansiering via de nationella programmen och att detta kommer att göras genom kontroll av handlingar och kontroller på plats.
KAPITEL III
REVISIONSMYNDIGHETENS STÄLLNING OCH SKYLDIGHETER I FRÅGA OM REVISION
Artikel 12
Revisionsmyndighetens ställning
1. Revisionsmyndigheten ska vara oberoende av den ansvariga myndigheten i enlighet med artikel 59.5 andra stycket i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och artikel 25.1 b i förordning (EU) nr 514/2014. Funktionellt oberoende ska anses föreligga när det inte finns några direkta hierarkiska förbindelser mellan revisionsmyndigheten och den ansvariga myndigheten och när revisionsmyndigheten har full frihet att lämna yttranden och förklaringar.
2. All revision ska utföras i enlighet med internationellt vedertagna revisionsstandarder.
Artikel 13
Revision som läggs ut på entreprenad
Revisionsmyndigheten får lägga ut delar av revisionsarbetet på andra revisionsorgan, förutsatt att dessa organ är funktionellt oberoende av den ansvariga myndigheten. Revisionsmyndigheten förblir ansvarig för de uppgifter som har delegerats.
Revision som lagts ut på entreprenad ska utföras i enlighet med internationellt vedertagna revisionsstandarder under nära överinseende och tillsyn från revisionsmyndigheten.
Artikel 14
Revision
1. För att lämna det yttrande som avses i artikel 59.5 andra stycket i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska revisionsmyndigheten utföra revision av system och redovisning.
2. Revision av system ska göras för att kontrollera om den ansvariga myndighetens förvaltnings- och kontrollsystem är så effektiva att de ger en rimlig garanti för att utgifterna i årsräkenskaperna är lagliga och korrekta. Med hjälp av revisionen ska revisionsmyndigheten avgöra om den ansvariga myndigheten även fortsättningsvis fullgör utnämningsvillkoren i bilagan.
3. Redovisningsrevision ska utföras för att erhålla rimliga garantier för att årsräkenskaperna ger en sann och rättvisande bild av de utgifter som deklarerats av den ansvariga myndigheten.
För att avgöra om räkenskaperna ger en sann och rättvisande bild ska revisionsmyndigheten kontrollera att betalda utgifter och mottaget offentligt stöd som tagits upp i den ansvariga myndighetens räkenskaper under räkenskapsåret har bokförts korrekt och motsvarar stödjande handlingar hos den ansvariga myndigheten. Med utgångspunkt i räkenskaperna ska revisionsmyndigheten i synnerhet göra följande:
a)
Kontrollera att det sammanlagda beloppet för stödberättigande utgifter som tagits upp i den ansökan om utbetalning av det årliga saldot som överlämnas till kommissionen motsvarar utgifterna i den ansvariga myndighetens räkenskaper och att man vid eventuella avvikelser lämnat rimliga förklaringar i räkenskaperna för de belopp som stäms av.
b)
Kontrollera att de återtagna och återkrävda beloppen, belopp som ska återkrävas och belopp som inte kan återkrävas vid räkenskapsårets slut motsvarar de belopp som tagits upp i den ansvariga myndighetens räkenskaper och att de har stöd i officiella beslut från den ansvariga myndigheten.
c)
Säkerställa att den ansvariga myndigheten har utfört administrativa kontroller och kontroller på plats i enlighet med artikel 27 i förordning (EU) nr 514/2014.
De kontroller som avses i led a, b och c får göras med ett stickprov.
4. Som ett led i revisionen av system och redovisning ska revisionsmyndigheten förnya vissa av de administrativa kontroller eller kontroller på plats som den ansvariga myndigheten utfört. Revisionsmyndigheten ska bestämma omfattningen på de förnyade kontrollerna utifrån en riskanalys.
5. Om revisionsmyndighetens revision av system och redovisning påvisar väsentliga brister i hur den ansvariga myndighetens förvaltnings- och kontrollsystem fungerar, ska revisionsmyndigheten
a)
bedöma bristernas ekonomiska och operativa följder,
b)
rekommendera den ansvariga myndigheten lämpliga förebyggande och korrigerande åtgärder,
c)
övervaka den ansvariga myndighetens genomförande av dessa åtgärder och om det finns en handlingsplan för att återställa effektiviteten i förvaltnings- och kontrollsystemen.
6. När revisionsmyndigheten slutfört den revision som avses i punkt 1, 2 och 3 ska resultatet rapporteras till den utnämnande myndigheten tillsammans med ett utlåtande om huruvida den ansvariga myndigheten även fortsättningsvis fullgör utnämningsvillkoren.
7. Revisionsmyndigheten ska se till att alla uppgifter om den revision som avses i punkt 1, 2 och 3 på lämpligt sätt rapporteras av den ansvariga myndigheten till Europeiska kommissionen.
KAPITEL IV
SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 15
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i medlemsstaterna i enlighet med fördragen.
Utfärdad i Bryssel den 25 juli 2014.