NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) č. 439/2010
ze dne 19. května 2010
o zřízení Evropského podpůrného úřadu pro otázky azylu
EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 74 a čl. 78 odst. 1 a 2 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise
v souladu s řádným legislativním postupem (1),
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Politika Unie týkající se společného evropského azylového systému má podle haagského programu za cíl zřídit prostřednictvím účinného harmonizovaného řízení společný azylový prostor, a to v souladu s hodnotami a humanitárními tradicemi Evropské unie.
(2)
V posledních letech bylo díky zavedení společných minimálních norem dosaženo velkého pokroku na cestě k vytvoření společného evropského azylového systému. Přesto mezi jednotlivými členskými státy přetrvávají velké rozdíly v poskytování a formách ochrany. Tyto rozdíly jež je třeba zmírnit.
(3)
Komise ve svém plánu politiky pro azyl přijatém v červnu roku 2008 uvedla, že hodlá usilovat o rozvoj společného evropského azylového systému navržením přezkumu stávajících právních nástrojů za účelem většího sladění příslušných předpisů a že zároveň hodlá výrazněji podporovat praktickou spolupráci mezi členskými státy zejména předložením legislativního návrhu na zřízení Evropského podpůrného úřadu pro otázky azylu (dále jen „podpůrný úřad“), aby se zlepšila koordinace operativní spolupráce mezi členskými státy, což přispěje k účinnému uplatňování společných pravidel.
(4)
Evropská rada oficiálně připomněla v Evropském paktu o přistěhovalectví a azylu, přijatém v září 2008, že každý pronásledovaný cizí státní příslušník má právo získat na území Evropské unie pomoc a ochranu v souladu se Ženevskou úmluvou ze dne 28. července 1951 o právním postavení uprchlíků ve znění Newyorského protokolu ze dne 31. ledna 1967 a ostatními souvisejícími smlouvami. Mimo jiné bylo výslovně dohodnuto, že by měl být v roce 2009 zřízen Evropský podpůrný úřad.
(5)
Cílem praktické spolupráce v oblasti azylu je ještě více sblížit v rámci evropského práva rozhodovací procesy členských států v azylových otázkách a zajistit jejich trvalou kvalitu. V posledních letech se již uskutečnila řada opatření praktické spolupráce, především pokud jde o přijetí společného přístupu k informacím o zemích původu a o vypracování společných evropských osnov odborné přípravy v oblasti azylu.
(6)
K posílení a rozvoji těchto opatření spolupráce je třeba zřídit podpůrný úřad. Podpůrný úřad by měl vzít v tato opatření v úvahu a poučit se z nich.
(7)
V případě členských států, jejichž vnitrostátní azylový a přijímací systém je vystaven specifickému a nepřiměřenému tlaku především z důvodu jejich zeměpisné polohy či demografické situace, by měl podpůrný úřad podporovat rozvoj solidarity uvnitř Unie, díky níž se podpoří lepší přemísťování osob požívajících mezinárodní ochrany z těchto členských států do jiných členských států a současně s tím se zajistí, aby nebyly azylové a přijímací systémy zneužívány.
(8)
K optimálnímu provádění mandátu je třeba, aby byl podpůrný úřad po technické stránce nezávislý a aby byl po právní, správní a finanční stránce samostatný. Za tímto účelem by měl být podpůrný úřad subjektem Unie s právní subjektivitou, který bude vykonávat prováděcí pravomoci svěřené mu tímto nařízením.
(9)
Podpůrný úřad by měl pracovat v úzké spolupráci s Komisí a s orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, s vnitrostátními službami působícími v oblasti přistěhovalectví a azylu či jinými službami a využít kapacity a odborné znalosti těchto služeb. Členské státy by měly s podpůrným úřadem spolupracovat, aby bylo zajištěno, že bude podpůrný úřad moci provádět svůj mandát.
(10)
Podpůrný úřad by měl rovněž jednat v úzké spolupráci s Vysokým komisařem OSN pro uprchlíky (UNHCR) a případně i s příslušnými mezinárodními organizacemi, aby mohl využívat jejich odborných znalostí a podpory. Za tímto účelem by měla být role UNHCR i ostatních příslušných mezinárodních organizací plně uznána a tyto organizace by měly být plně zapojeny do činnosti podpůrného úřadu. Žádné finanční zdroje, které bude moci podpůrný úřad v souladu s tímto nařízením uvolnit pro UNHCR, by neměly vést ke dvojímu financování činností UNHCR, tedy i z jiných mezinárodních či vnitrostátních zdrojů.
(11)
Aby mohl podpůrný úřad plnit svoji úlohu v míře nezbytné pro plnění svých úkolů, měl by rovněž spolupracovat s dalšími subjekty Unie, a zejména s Evropskou agenturou pro řízení operativní spolupráce na vnějších hranicích členských států Evropské unie, zřízenou nařízením Rady (ES) č. 2007/2004 (2), a s Agenturou Evropské unie pro základní práva, zřízenou nařízením Rady (ES) č. 168/2007 (3).
(12)
Podpůrný úřad by měl spolupracovat s Evropskou migrační sítí, zřízenou rozhodnutím Rady 2008/381/ES (4), aby se předešlo zdvojení činností. Podpůrný úřad by měl rovněž udržovat úzký dialog s občanskou společností za účelem výměny informací a sdílení poznatků v oblasti azylu.
(13)
Podpůrný úřad by měl být evropským odborným centrem pro otázky azylu a měl by usnadňovat, koordinovat a posilovat praktickou spolupráci mezi členskými státy v mnoha aspektech azylové problematiky, aby tak členské státy mohly lépe poskytovat ochranu osobám, jež na ni mají právo, a případně zároveň spravedlivě a účinně přistupovat k osobám nesplňujícím požadavky na mezinárodní ochranu. Mandát podpůrného úřadu by měl být zaměřen na tři hlavní úkoly, konkrétně by měl přispívat k provádění společného evropského azylového systému, podporovat praktickou spolupráci mezi členskými státy v oblasti azylu a podporovat členské státy vystavené mimořádnému tlaku.
(14)
Podpůrný úřad by neměl mít žádné přímé ani nepřímé pravomoci související s přijímáním rozhodnutí orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, které se týkají žádostí jednotlivých osob o mezinárodní ochranu.
(15)
S cílem poskytnout nebo koordinovat rychlou a účinnou operativní podporu členským státům, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku, by měl podpůrný úřad na žádost dotčených členských států koordinovat opatření na podporu těchto členských států, mimo jiné i tím, že na jejich území vyšle azylové podpůrné týmy, složené z odborníků pro azylovou problematiku. Tyto týmy by měly přispět zejména svými odbornými znalostmi týkajícími se tlumočnických služeb, informacemi o zemích původu a znalostmi při zpracovávání a správě žádostí o azyl. Pravidla týkající se azylových podpůrných týmů by se měla řídit tímto nařízením, aby bylo zajištěno, že vyslání těchto týmů bude účinné.
(16)
Úřad by měl plnit svoji úlohu v podmínkách, jež mu umožní fungovat jako referenční místo díky jeho nezávislosti, vědecké a technické úrovni poskytované pomoci a šířených informací, transparentnosti postupů a pracovních metod a výkonnosti při provádění svěřených úkolů.
(17)
Komise a členské státy by měly být zastoupeny ve správní radě podpůrného úřadu za účelem účinné kontroly fungování podpůrného úřadu. Správní rada by se měla skládat pokud možno z vedoucích operačních pracovníků orgánů členských států příslušných pro oblast azylu nebo z jejich zástupců. Měly by jí být svěřeny pravomoci nezbytné zejména k sestavování rozpočtu, ověřování jeho plnění, přijímání vhodných finančních předpisů, vypracovávání transparentních pracovních postupů pro rozhodování podpůrného úřadu, přijímání výroční zprávy o situaci v oblasti azylu v Unii a technických dokumentů o provádění nástrojů Unie v oblasti azylu a ke jmenování výkonného ředitele a případně výkonného výboru. Vzhledem ke svým odborným znalostem v oblasti azylu by měl být UNHCR ve správní radě zastoupen jedním členem bez hlasovacího práva, aby mohl být do činnosti podpůrného úřadu plně zapojen.
(18)
Vzhledem k povaze úkolů podpůrného úřadu a úloze výkonného ředitele a s ohledem na to, aby se Evropskému parlamentu umožnilo přijmout stanovisko ke zvolenému kandidátovi před jeho jmenováním i před případným prodloužením jeho funkčního období, by měl být výkonný ředitel vyzván, aby učinil prohlášení před příslušným výborem či příslušnými výbory Evropského parlamentu a odpověděl na jejich otázky. Výkonný ředitel by měl rovněž předkládat Evropskému parlamentu výroční zprávu. Evropský parlament by měl mít rovněž možnost vyzvat výkonného ředitele, aby předložil zprávu o plnění svých úkolů.
(19)
K zaručení plné samostatnosti a nezávislosti podpůrného úřadu by mu měl být přidělen samostatný rozpočet, jehož hlavní část by tvořil příspěvek Unie. Financování podpůrného úřadu by mělo podléhat dohodě rozpočtového orgánu, jak je stanoveno v bodě 47 Interinstitucionální dohody ze dne 17. května 2006 mezi Evropským parlamentem, Radou a Komisí o rozpočtové kázni a řádném finančním řízení (5). Na příspěvek Unie a každé další příspěvky ze souhrnného rozpočtu Evropské unie by se měl vztahovat rozpočtový proces Unie. Účetní audit by měl provádět Účetní dvůr.
(20)
Úřad by měl spolupracovat s orgány třetích zemí příslušnými pro oblast azylu, mezinárodními organizacemi příslušnými v záležitostech spadajících do oblasti působnosti tohoto nařízení, a třetími zeměmi v rámci pracovních ujednání uzavřených v souladu s příslušnými ustanoveními Smlouvy o fungování Evropské unie.
(21)
V souladu s článkem 3 Protokolu o postavení Spojeného království a Irska s ohledem na prostor svobody, bezpečnosti a práva, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o fungování Evropské unie, oznámily Spojené království a Irsko dopisy ze dne 18. května 2009 své přání účastnit se přijímání a používání tohoto nařízení.
(22)
V souladu s články 1 a 2 Protokolu o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie, se Dánsko neúčastní přijímání tohoto nařízení a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné.
(23)
Vzhledem k tomu, že Dánsko jakožto členský stát až dosud přispívalo k praktické spolupráci členských států v oblasti azylu, by měl podpůrný úřad usnadnit operativní spolupráci s touto zemí. Za tímto účelem by měl být zástupce Dánska přizván k účasti na všech zasedáních správní rady, která by měla být oprávněna rovněž rozhodnout o případném pozvání dánských pozorovatelů na zasedání pracovních skupin.
(24)
Aby mohl podpůrný úřad plnit svou úlohu, měl by být otevřen účasti zemí, jež s Unií uzavřely dohody, na jejichž základě přijaly a používají právní předpisy Unie v oblasti upravené tímto nařízením, zejména Island, Lichtenštejnsko, Norsko a Švýcarsko. Podpůrný úřad by měl mít také možnost po dohodě s Komisí a v souladu s příslušnými ustanoveními Smlouvy o EU uzavírat pracovní ujednání se zeměmi, které s Unií neuzavřely dohody, na jejichž základě by byly přijaty a používány právní předpisy Unie. Podpůrný úřad by ale v žádném případě neměl vyvíjet nezávislou vnější politiku.
(25)
Na podpůrný úřad by se mělo vztahovat nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (6) (dále jen „finanční nařízení“), a zejména článek 185 uvedeného nařízení.
(26)
Na podpůrný úřad, který by měl přistoupit k interinstitucionální dohodě ze dne 25. května 1999 mezi Evropským parlamentem, Radou Evropské unie a Komisí Evropských společenství o vnitřním vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (7), by se mělo bez omezení vztahovat nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 ze dne 25. května 1999 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) (8).
(27)
Na podpůrný úřad by se mělo vztahovat nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (9).
(28)
Na zpracovávání osobních údajů podpůrným úřadem by se mělo vztahovat nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů institucemi a orgány Společenství a o volném pohybu těchto údajů (10).
(29)
Potřebná ustanovení týkající se umístění podpůrného úřadu v hostitelském členském státě a zvláštní pravidla pro všechny zaměstnance podpůrného úřadu a jejich rodinné příslušníky by měla být stanovena v dohodě o sídle. Hostitelský členský stát by měl dále zajistit co nejlepší podmínky pro řádný chod podpůrného úřadu, což se týká rovněž školní docházky dětí a dopravy, aby byl podpůrný úřad přitažlivý pro vysoce kvalitní lidské zdroje v co nejširším zeměpisném měřítku.
(30)
Jelikož cílů tohoto nařízení, totiž potřeby lepšího provádění společného evropského azylového systému, usnadnění, koordinace a posílení praktické spolupráce mezi členskými státy v oblasti azylu i poskytování nebo koordinace operativní podpory členským státům, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku, nemůže být uspokojivě dosaženo na úrovni členských států, a proto jich může být z důvodu rozsahu a účinků této akce lépe dosaženo na úrovni Unie, může Unie přijmout opatření v souladu se zásadou subsidiarity stanovenou v článku 5 Smlouvy o EU. V souladu se zásadou proporcionality stanovenou v uvedeném článku nepřekračuje toto nařízení rámec toho, co je nezbytné pro dosažení těchto cílů.
(31)
Toto nařízení dodržuje základní práva a ctí zásady uznávané zejména v Listině základních práv Evropské unie a mělo být uplatňováno v souladu s právem na azyl uznaným v článku 18 uvedené listiny,
PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
ZŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PODPŮRNÉHO ÚŘADU PRO OTÁZKY AZYLU A JEHO ÚLOHA
Článek 1
Zřízení Evropského podpůrného úřadu pro otázky azylu
Zřizuje se Evropský podpůrný úřad pro otázky azylu (dále jen „podpůrný úřad“) s cílem pomoci k lepšímu provádění společného evropského azylového systému, posílit praktickou spolupráci mezi členskými státy v oblasti azylu a poskytnout nebo koordinovat operativní podporu členským státům, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku.
Článek 2
Úloha podpůrného úřadu
1. Podpůrný úřad usnadňuje, koordinuje a posiluje praktickou spolupráci mezi členskými státy v mnoha aspektech azylové problematiky a přispívá k lepšímu provádění společného evropského azylového systému. V tomto ohledu je podpůrný úřad plně zapojen do vnějšího rozměru společného evropského azylového systému.
2. Podpůrný úřad poskytuje účinnou operativní podporu členským státům, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku, a využívá k tomu všechny užitečné zdroje, jež má k dispozici a mezi které může patřit koordinace zdrojů poskytovaných členskými státy za podmínek stanovených v tomto nařízení.
3. Podpůrný úřad poskytuje vědeckou a technickou pomoc, pokud jde o politiky a právní předpisy Unie ve všech oblastech, jež mají přímý či nepřímý dopad na oblast azylu, aby tak mohl v plné míře podporovat praktickou spolupráci v oblasti azylu a účinně plnil své úkoly. Je nezávislým zdrojem informací o všech otázkách spadajících do uvedených oblastí.
4. Podpůrný úřad plní svou úlohu v podmínkách, jež mu umožňují fungovat jako referenční místo díky jeho nezávislosti, vědecké a technické úrovni poskytované pomoci a šířených informací, transparentnosti operačních postupů a pracovních metod, výkonnosti při provádění svěřených úkolů a podpoře v oblasti informačních technologií potřebné k provádění svého mandátu.
5. Podpůrný úřad úzce spolupracuje s Komisí a orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, s vnitrostátními službami působícími v oblasti přistěhovalectví a azylu a s jinými službami. Plněním úkolů podpůrným úřadem nejsou dotčeny úkoly jiných příslušných subjektů Unie, přičemž podpůrný úřad úzce spolupracuje s těmito subjekty a s UNHCR.
6. Podpůrný úřad nemá žádné pravomoci, pokud jde o přijímání rozhodnutí orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, které se týkají žádostí jednotlivých osob o mezinárodní ochranu.
KAPITOLA 2
ÚKOLY PODPŮRNÉHO ÚŘADU
ODDÍL 1
Podpora praktické spolupráce v oblasti azylu
Článek 3
Osvědčené postupy
Podpůrný úřad organizuje, podporuje a koordinuje činnosti umožňující výměnu informací a identifikaci a sdílení osvědčených postupů v oblasti azylu mezi členskými státy.
Článek 4
Informace o zemích původu
Podpůrný úřad organizuje, podporuje a koordinuje činnosti týkající se informací o zemích původu, zejména
a)
transparentní a nestranné shromažďování příslušných, spolehlivých, přesných a aktuálních informací o zemích původu žadatelů o mezinárodní ochranu, přičemž využívá všechny příslušné zdroje informací, včetně informací shromážděných od vládních, nevládních a mezinárodních organizací i orgánů a subjektů Unie;
b)
vypracovávání zpráv o zemích původu na základě informací shromážděných podle písmene a);
c)
řízení a vývoj portálu shromažďujícího informace o zemích původu a jeho správu, mimo jiné i za účelem zajištění transparentnosti a pravidel nezbytných pro přístup k těmto informacím v souladu s článkem 42;
d)
vytvoření společného formátu a společné metody prezentace, ověřování a využívání informací o zemích původu;
e)
transparentní analýzu informací o zemích původu za účelem podpory procesu sbližování hodnotících kritérií, případně s využitím výsledků zasedání jedné či více pracovních skupin. Účelem této analýzy není vydávat pokyny členským státům ohledně přijetí či zamítnutí žádosti o mezinárodní ochranu.
Článek 5
Podpora při přemísťování osob, jimž byla přiznána mezinárodní ochrana, uvnitř Unie
V případě členských států, jejichž vnitrostátní azylový a přijímací systém je vystaven specifickému a nepřiměřenému tlaku, především z důvodu jejich zeměpisné polohy či demografické situace, podpůrný úřad podporuje, usnadňuje a koordinuje výměnu informací a další činnosti spojené s přemísťováním osob uvnitř Unie. Přemísťování uvnitř Unie se provádí pouze na základě dohody, a to mezi členskými státy a se souhlasem osoby, které byla přiznána mezinárodní ochrana, a případně po konzultaci UNHCR.
Článek 6
Podpora odborné přípravy
1. Podpůrný úřad zavede a rozvíjí odbornou přípravu dostupnou členům všech vnitrostátních správních orgánů a soudů, jakož i vnitrostátních služeb, jež jsou příslušné v členských státech pro záležitosti v oblasti azylu. Účastí na odborné přípravě nejsou dotčeny vnitrostátní systémy ani postupy.
Podpůrný úřad tuto odbornou přípravu rozvíjí v úzké spolupráci s orgány členských států příslušnými pro oblast azylu a případně využívá odborných znalostí akademických institucí a dalších příslušných organizací.
2. Podpůrný úřad řídí a vyvíjí evropské osnovy pro vzdělávání odborníků v oblasti azylu, a to s přihlédnutím ke stávající spolupráci Unie v této oblasti.
3. Odborná příprava, kterou podpůrný úřad poskytuje, může být obecného, specializovaného či tematického rázu a může zahrnovat metodiku školení školitelů.
4. Specializované či tematické činnosti odborné přípravy zaměřené na znalosti a dovednosti týkající se otázek azylu zahrnují mimo jiné:
a)
mezinárodní lidská práva a acquis Unie týkající se azylu, včetně zvláštních právních otázek a zvláštních otázek týkajících se judikatury;
b)
otázky spojené se zpracováváním žádostí o azyl podaných nezletilými osobami a zranitelnými osobami se zvláštními potřebami;
c)
techniky pohovoru;
d)
využití lékařských a právních posudků v azylovém řízení;
e)
otázky spojené se získáváním a použitím informací o zemích původu;
f)
podmínky přijímání se zvláštní pozorností zaměřenou na zranitelné skupiny a oběti mučení.
5. Poskytovaná odborná příprava by měla být vysoce kvalitní a měla by definovat hlavní zásady a osvědčené postupy s cílem přispět k většímu sblížení administrativních postupů i rozhodnutí a právních postupů za plného dodržení nezávislosti vnitrostátních soudů.
6. Podpůrný úřad organizuje pro odborníky, kteří jsou součástí azylové rezervy uvedené v článku 15, specializovanou odbornou přípravu týkající se úkolů a funkcí, jež mají plnit, a vede jejich pravidelný výcvik podle plánu specializované odborné přípravy a výcviku uvedeného v ročním pracovním programu podpůrného úřadu.
7. Podpůrný úřad může ve spolupráci s členskými státy organizovat odbornou přípravu na území těchto států.
Článek 7
Podpora vnějšího rozměru společného evropského azylového systému
Podpůrný úřad koordinuje po dohodě s Komisí výměnu informací a další opatření, která se týkají problematiky provádění nástrojů a mechanismů souvisejících s vnějším rozměrem společného evropského azylového systému.
Podpůrný úřad koordinuje výměny informací a další opatření související s přesídlením, která přijaly členské státy za účelem splnění potřeb týkajících se ochrany uprchlíků ve třetích zemích a prokázání solidarity s jejich hostitelskými zeměmi.
Na základě svého mandátu a v souladu s článkem 49 může podpůrný úřad spolupracovat v technických záležitostech s příslušnými orgány třetích zemí, zejména s cílem prosazovat a napomáhat vytváření kapacit azylových a přijímacích systémů třetích zemí a provádět regionální programy ochrany, jakož i další činnosti důležité pro nalezení trvalých řešení.
ODDÍL 2
Podpora členských států vystavených mimořádnému tlaku
Článek 8
Mimořádný tlak, jemuž je vystaven azylový a přijímací systém
Podpůrný úřad koordinuje a podporuje společná opatření na pomoc azylovým a přijímacím systémům členských států, které jsou vystaveny mimořádnému tlaku, v jehož důsledku jsou na jejich zařízení pro přijímání uprchlíků a na jejich azylové systémy kladeny značné a neodkladné nároky. Tento tlak může spočívat v náhlém přílivu velkého počtu státních příslušníků třetích zemí, kteří mohou potřebovat mezinárodní ochranu, a může vyplývat ze zeměpisné polohy či demografické situace daného členského státu.
Článek 9
Shromažďování a analýza informací
1. Aby byl podpůrný úřad schopen zhodnotit potřeby členských států vystavených mimořádnému tlaku, shromažďuje zejména na základě údajů, které mu předložily členské státy, UNHCR a případně další příslušné organizace, informace potřebné k identifikaci, přípravě a vypracování mimořádných opatření uvedených v článku 10, která umožní reagovat na tento tlak.
2. Na základě údajů, které podpůrnému úřadu předložily členské státy vystavené mimořádnému tlaku, podpůrný úřad systematicky určuje, shromažďuje a analyzuje informace o dostupných strukturách a počtech zaměstnanců, zejména pokud jde o překladatelské a tlumočnické služby informace o zemích původu a pomoci při zpracování a řízení azylových spisů, jakož i o přijímacích kapacitách v oblasti azylu v uvedených členských státech s cílem podpořit rychlé a spolehlivé vzájemné předávání informací mezi různými orgány členských států příslušnými pro oblast azylu.
3. Úřad analyzuje údaje o jakémkoli náhlém přílivu velkého počtu státních příslušníků třetích zemí, jež může způsobit mimořádný tlak na vnitrostátní azylové a přijímací systémy, a zajišťuje rychlou výměnu příslušných informací mezi členskými státy a Komisí. Podpůrný úřad využije stávajících systémů a mechanismů včasného varování a v případě potřeby zřídí systém včasného varování určený pro vlastní účely.
Článek 10
Opatření na podporu členských států
Na žádost dotčených členských států koordinuje podpůrný úřad opatření na podporu členských států, jejichž azylový a přijímací systém je vystaven mimořádnému tlaku, které zahrnují koordinaci:
a)
opatření na pomoc členským státům vystaveným mimořádnému tlaku s cílem usnadnit počáteční analýzu žádostí o azyl posuzovaných příslušnými vnitrostátními orgány;
b)
opatření, jimiž se zajistí, aby členské státy vystavené mimořádnému tlaku mohly dát k dispozici vhodná zařízení pro přijímání uprchlíků, a to zejména nouzové ubytování, dopravní prostředky a lékařskou péči;
c)
azylových podpůrných týmů, jejichž pracovní postupy jsou vymezeny v kapitole 3.
ODDÍL 3
Přispění k provádění společného evropského azylového systému
Článek 11
Shromažďování a výměna informací
1. Podpůrný úřad organizuje, koordinuje a podporuje výměnu informací mezi orgány členských států příslušnými pro oblast azylu, jakož i mezi Komisí a těmito orgány, které se týkají provádění všech příslušných nástrojů acquis Unie týkajícího se azylu. K tomuto účelu může podpůrný úřad vytvářet věcné databáze a databáze v oblasti práva a judikatury, které se týkají nástrojů azylové politiky na vnitrostátní, unijní a mezinárodní úrovni, a využívat mimo jiné i stávající systémy. Aniž je dotčena činnost podpůrného úřadu podle článků 15 a 16, neuchovávají se v těchto databázích žádné osobní údaje, pokud je podpůrný úřad nezískal z veřejně dostupných dokumentů.
2. Podpůrný úřad shromažďuje zejména tyto informace:
a)
informace o zpracovávání žádostí o mezinárodní ochranu ve vnitrostátních správních a jiných orgánech;
b)
informace o vnitrostátním právu a jeho vývoji v oblasti azylu, včetně judikatury.
Článek 12
Zprávy a další dokumenty podpůrného úřadu
1. Úřad vypracovává výroční zprávu o situaci v oblasti azylu v Unii, přičemž řádně zohlední informace, které jsou již dostupné z jiných příslušných zdrojů. V rámci této zprávy podpůrný úřad hodnotí zejména výsledky činností uskutečněných na základě tohoto nařízení a provádí jejich komplexní srovnávací analýzu s cílem zlepšit kvalitu a zvýšit soudržnost a účinnost společného evropského azylového systému.
2. V souladu se svým pracovním programem nebo na žádost správní rady či Komise může podpůrný úřad, v úzké spolupráci se svými pracovními skupinami a Komisí a s řádným přihlédnutím ke stanoviskům vyjádřeným členskými státy nebo Evropským parlamentem, přijmout technické dokumenty o provádění nástrojů Unie v oblasti azylu, včetně pokynů či operačních příruček. Pokud tyto technické dokumenty odkazují na otázky mezinárodního uprchlického práva, budou patřičně zohledněny příslušné dokumenty UNHCR. Účelem těchto dokumentů není vydávat pokyny členským státům ohledně přijetí či zamítnutí žádosti o mezinárodní ochranu.
KAPITOLA 3
AZYLOVÉ PODPŮRNÉ TÝMY
Článek 13
Koordinace
1. Členský stát či členské státy vystavené mimořádnému tlaku mohou podpůrný úřad požádat o vyslání azylového podpůrného týmu. Žádající členský stát nebo členské státy poskytnou v souladu s čl. 18 odst. 1 zejména popis situace, uvedou důvody žádosti o vyslání a určí odhadované požadavky na vyslání.
2. V reakci na tuto žádost může podpůrný úřad koordinovat nezbytnou technickou a operativní pomoc pro žádající členský stát či členské státy a časově omezené vyslání azylového podpůrného týmu na území daného členského státu nebo členských států na základě operačního plánu uvedeného v článku 18.
Článek 14
Technická pomoc
Azylové podpůrné týmy přispívají svými odbornými znalostmi podle dohodnutého operačního plánu uvedeného v článku 18, zejména odbornými znalostmi týkajícími se tlumočnických služeb, informacemi o zemích původu a znalostmi ohledně zpracovávání a správy azylových spisů, a to v rámci podpůrných činností, které podpůrný úřad v souladu s článkem 10 vykonává ve prospěch členských států.
Článek 15
Rezervní skupina pro otázky azylu
1. Na návrh výkonného ředitele rozhoduje správní rada tříčtvrtinovou většinou hlasů svých členů, kteří mají hlasovací právo, o profilech a celkovém počtu odborníků, kteří mají být k dispozici pro sestavení azylových podpůrných týmů (rezervní skupina pro otázky azylu). Podpůrný úřad sestaví seznam tlumočníků, kteří budou součástí rezervní skupiny pro otázky azylu. Tentýž postup se použije v případě následných změn v profilech a celkovém počtu odborníků rezervní skupiny pro otázky azylu.
2. Členské státy přispějí do této rezervní skupiny pro otázky azylu tím, že z vnitrostátní rezervy odborníků vytvořené podle různě stanovených profilů navrhnou odborníky odpovídající požadovaným profilům.
Při výběru tlumočníků, kteří mají být uvedeni na seznamu tlumočníků, jsou podpůrnému úřadu nápomocny členské státy.
Členské státy si mohou vybrat, zda tlumočníky vyšlou, nebo je poskytnou k dispozici prostřednictvím videokonference.
Článek 16
Vyslání týmů
1. Nezávislost domovského členského státu v souvislosti s výběrem počtu odborníků (vnitrostátní rezerva) a jejich profilu, jakož i doba jejich vyslání, zůstává nedotčena. Na žádost podpůrného úřadu dají členské státy k dispozici uvedené odborníky, pokud ovšem nedojde k situaci, při níž by bylo výrazně dotčeno plnění vnitrostátních úkolů, například v případě nedostatečného počtu zaměstnanců pro provádění řízení o určování statusu osob, které žádají o mezinárodní ochranu. Na žádost podpůrného úřadu členské státy neodkladně sdělí počet, jména a profily odborníků ze své vnitrostátní rezervy, které mohou co nejdříve dát k dispozici jakožto příslušníky azylového podpůrného týmu.
2. Výkonný ředitel zohlední při určování složení azylového podpůrného týmu za účelem jeho vyslání zvláštní okolnosti, jimž žádající členský stát čelí. Azylový podpůrný tým se sestaví v souladu s operačním plánem uvedeným v článku 18.
Článek 17
Postup přijímání rozhodnutí o vyslání týmu
1. Výkonný ředitel může, je-li to nutné, vyslat odborníky podpůrného úřadu, aby situaci v žádajícím členském státu posoudili.
2. Výkonný ředitel neprodleně uvědomí správní radu o každé žádosti o vyslání azylových podpůrných týmů.
3. Výkonný ředitel rozhodne o žádosti o vyslání azylových podpůrných týmů co nejdříve a v každém případě do pěti pracovních dnů ode dne obdržení této žádosti. Výkonný ředitel o svém rozhodnutí uvědomí písemně souběžně žádající členský stát a správní radu s uvedením hlavních důvodů tohoto rozhodnutí.
4. V případě, že výkonný ředitel rozhodne o vyslání jednoho či více azylových podpůrných týmů, podpůrný úřad a žádající členský stát neprodleně vypracují operační plán podle článku 18.
5. Jakmile je operační plán schválen, uvědomí výkonný ředitel členské státy, z nichž budou odborníci vysláni, o jejich požadovaném počtu a profilech. Tyto informace jsou v písemné formě poskytnuty kontaktním místům uvedeným v článku 19 a obsahují plánované datum vyslání týmů. Poskytnou se jim rovněž kopie operačního plánu.
6. Je-li výkonný ředitel nepřítomen nebo existuje-li překážka výkonu jeho funkce, přijímá rozhodnutí týkající se vyslání azylových podpůrných týmů vedoucí oddělení, který jej zastupuje.
Článek 18
Operační plán
1. Výkonný ředitel a žádající členský stát se společně dohodnou na operačním plánu, v němž jsou podrobně uvedeny podmínky vyslání azylových podpůrných týmů. Operační plán obsahuje tyto údaje:
a)
popis situace, způsob a cíle tohoto vyslání, včetně cíle operačního;
b)
předpokládanou dobu vyslání těchto týmů;
c)
zeměpisnou oblast působnosti vyslaných týmů na území žádajícího členského státu;
d)
popis úkolů a zvláštních pokynů pro členy týmů, včetně popisu databází, které jsou tito příslušníci oprávněni konzultovat, a vybavení, které jsou oprávněni v žádajícím členském státě používat;
e)
složení týmů.
2. Všechny změny nebo úpravy operačního plánu vyžadují souhlas jak výkonného ředitele, tak žádajícího členského státu. Kopii pozměněného nebo upraveného operačního plánu podpůrný úřad okamžitě zašle zúčastněným členským státům.
Článek 19
Vnitrostátní kontaktní místo
Pro potřeby komunikace s podpůrným úřadem ohledně všech záležitostí týkajících se azylových podpůrných týmů určí každý členský stát své vnitrostátní kontaktní místo.
Článek 20
Kontaktní místo Unie
1. Výkonný ředitel jmenuje jednoho nebo více odborníků podpůrného úřadu, kteří budou působit jako koordinační kontaktní místo Unie. Výkonný ředitel o tomto jmenování uvědomí hostitelský členský stát.
2. Kontaktní místo Unie jedná jménem podpůrného úřadu ve všech aspektech týkajících se vyslání azylových podpůrných týmů. Kontaktní místo Unie vykonává zejména tyto funkce:
a)
funguje jako spojovací článek mezi podpůrným úřadem a hostitelským členským státem;
b)
funguje jako spojovací článek mezi podpůrným úřadem a členy azylových podpůrných týmů a napomáhá jménem podpůrného úřadu ve všech otázkách týkajících se podmínek vyslání těchto týmů;
c)
dohlíží na řádné provádění operačního plánu; a
d)
informuje podpůrný úřad o všech aspektech týkajících se vyslání azylových podpůrných týmů.
3. Výkonný ředitel může kontaktní místo Unie zmocnit k tomu, aby bylo nápomocno při řešení sporů týkajících se provádění operačního plánu a vysílání azylových podpůrných týmů.
4. Kontaktní místo Unie se při plnění svých úkolů řídí pouze pokyny vydávanými podpůrným úřadem.
Článek 21
Občanskoprávní odpovědnost
1. Působí-li členové azylového podpůrného týmu v hostitelském členském státě, nese tento členský stát v souladu se svým vnitrostátním právem odpovědnost za jakoukoli škodu, kterou tyto osoby způsobí po dobu trvání operací.
2. Vznikne-li škoda v důsledku hrubé nedbalosti nebo úmyslného nesprávného jednání, může hostitelský členský stát požádat domovský členský stát, aby mu uhradil částku, kterou hostitelský členský stát zaplatil jako odškodnění obětem nebo osobám oprávněným jménem obětí k náhradě škody.
3. Aniž je dotčeno uplatňování práv vůči třetím osobám, zdrží se každý členský stát uplatňování nároků vůči hostitelskému členskému státu nebo jakémukoli jinému členskému státu za škodu, již utrpěl, ledaže vznikla v důsledku hrubé nedbalosti nebo úmyslného nesprávného jednání.
4. Veškeré spory mezi členskými státy týkající se odstavců 2 a 3 tohoto článku, jež nelze vyřešit dohodou mezi nimi, tyto státy předloží Soudnímu dvoru v souladu s článkem 273 Smlouvy o fungování EU.
5. Aniž je dotčeno uplatňování práv vůči třetím osobám, nese náklady související se škodou na vybavení podpůrného úřadu během vyslání podpůrný úřad, ledaže vznikla v důsledku hrubé nedbalosti nebo úmyslného nesprávného jednání.
Článek 22
Trestní odpovědnost
Po dobu vyslání azylového podpůrného týmu se na členy azylového podpůrného týmu, pokud jde o jakékoliv trestné činy, které spáchali nebo které byly proti nim spáchány, pohlíží stejně jako na úředníky hostitelského členského státu.
Článek 23
Náklady
Pokud členské státy poskytly své odborníky k vyslání v rámci azylových podpůrných týmů, hradí podpůrný úřad v plné výši náklady na:
a)
dopravu z domovského členského státu do hostitelského členského státu a z hostitelského členského státu do domovského členského státu;
b)
očkování;
c)
zvláštní požadovaná pojištění;
d)
zdravotní péči;
e)
denní cestovní náhrady, včetně nákladů na ubytování;
f)
technické vybavení podpůrného úřadu; a
g)
odměny odborníků.
KAPITOLA 4
ORGANIZACE PODPŮRNÉHO ÚŘADU
Článek 24
Správní a řídící struktura podpůrného úřadu
Správní a řídící struktura podpůrného úřadu zahrnuje:
a)
správní radu;
b)
výkonného ředitele a zaměstnance podpůrného úřadu.
Součástí správní a řídící struktury podpůrného úřadu může být výkonný výbor, pokud byl zřízen v souladu s čl. 29 odst. 2.
Článek 25
Složení správní rady
1. Každý členský stát, pro nějž je toto nařízení závazné, jmenuje jednoho člena správní rady a Komise jmenuje členy dva.
2. Každý člen správní rady může být zastupován nebo doprovázen náhradníkem; doprovází-li náhradník kteréhokoli člena, účastní se zasedání bez hlasovacího práva.
3. Členové správní rady jsou jmenováni na základě zkušeností, profesní odpovědnosti a vysoké odbornosti v oblasti azylu.
4. Zástupce UNHCR je členem správní rady bez hlasovacího práva.
5. Členové správní rady jsou jmenováni na tři roky. Mohou být jmenováni opakovaně. Po uplynutí funkčního období nebo v případě odstoupení zůstávají členové ve funkci, dokud nejsou znovu jmenováni nebo nahrazeni.
Článek 26
Předseda správní rady
1. Správní rada volí předsedu a místopředsedu z řad svých členů, kteří mají hlasovací právo. Nemůže-li předseda plnit své povinnosti, jeho místo automaticky zaujme místopředseda.
2. Předseda a místopředseda jsou voleni na dobu tří let a mohou být znovuzvoleni pouze jednou. Pokud ovšem kdykoli během svého funkčního období přestane být předseda či místopředseda členem správní rady, skončí jeho funkční období ke stejnému dni.
Článek 27
Zasedání správní rady
1. Zasedání správní rady svolává její předseda. Zasedání se účastní výkonný ředitel. Zástupce UNHCR se zasedání neúčastní, jestliže správní rada vykonává funkce stanovené v čl. 29 odst. 1 písm. b), h), i), j) a m) a v čl. 29 odst. 2 a pokud správní rada rozhoduje o uvolnění finančních zdrojů na financování činností, jež podpůrnému úřadu umožní využít odborných znalostí UNHCR v oblasti azylu, jak je uvedeno v článku 50.
2. Řádná zasedání správní rady se konají alespoň dvakrát za rok. Mimořádná zasedání správní rady se svolávají z podnětu jejího předsedy nebo na žádost třetiny svých členů.
3. Správní rada může k účasti na jednání přizvat jako pozorovatele jakoukoli osobu, jejíž názor může být relevantní.
Dánsko bude zváno k účasti na zasedáních správní rady.
4. Členům správní rady mohou být v souladu s příslušnými ustanoveními jednacího řádu nápomocni poradci nebo odborníci.
5. Podpůrný úřad zajišťuje pro správní radu služby sekretariátu.
Článek 28
Hlasování
1. Není-li stanoveno jinak, přijímá správní rada rozhodnutí nadpoloviční většinou hlasů svých členů, kteří mají hlasovací právo. Každý člen s hlasovacím právem má jeden hlas. V nepřítomnosti člena je k výkonu hlasovacího práva oprávněn jeho náhradník.
2. Výkonný ředitel nehlasuje.
3. Předseda se hlasování účastní.
4. Členské státy, které se v plné míře neúčastní acquis Unie týkajícího se azylu, nehlasují v případě, kdy správní rada přijímá rozhodnutí podle čl. 29 odst. 1 písm. e)a dotčený technický dokument se týká výlučně nástroje Unie v oblasti azylu, jenž pro tyto státy není závazný.
5. Jednací řád správní rady stanoví podrobná pravidla hlasování, zejména podmínky pro jednání člena v zastoupení jiného člena, a případně i pravidla týkající se usnášeníschopnosti.
Článek 29
Funkce správní rady
1. Správní rada zajišťuje, že podpůrný úřad provádí úkoly, jež mu jsou svěřeny. Je plánovacím a kontrolním orgánem podpůrného úřadu. Plní zejména tyto úkoly:
a)
v návaznosti na stanovisko Komise přijímá tříčtvrtinovou většinou všech svých členů, kteří mají hlasovací právo, svůj jednací řád;
b)
jmenuje výkonného ředitele podle článku 30, vykonává disciplinární pravomoc vůči výkonnému řediteli a případně pozastavuje jeho činnost nebo ho odvolává;
c)
přijímá souhrnnou výroční zprávu o činnosti podpůrného úřadu a do 15. června následujícího roku ji předkládá Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru. Souhrnná výroční zpráva se zveřejňuje;
d)
přijímá výroční zprávu o situaci v oblasti azylu v Unii podle čl. 12 odst. 1. Tato zpráva se předkládá Evropskému parlamentu. Rada a Komise mohou požádat, aby jim byla zpráva rovněž předložena;
e)
přijímá technické dokumenty uvedené v čl. 12 odst. 2;
f)
do 30. září každého roku, na základě návrhu předloženého výkonným ředitelem a po obdržení stanoviska Komise, přijme tříčtvrtinovou většinou hlasů svých členů, kteří mají hlasovací právo, pracovní program podpůrného úřadu na příští rok a předá jej Evropskému parlamentu, Radě a Komisi. Tento pracovní program se přijímá v souladu s ročním rozpočtovým procesem Unie a legislativním pracovním programem Unie v oblasti azylu;
g)
vykonává své povinnosti vztahující se k rozpočtu podpůrného úřadu podle kapitoly 5;
h)
v souladu s článkem 42 tohoto nařízení přijímá prováděcí pravidla k nařízení (ES) č. 1049/2001;
i)
přijímá zaměstnaneckou politiku podpůrného úřadu v souladu s článkem 38;
j)
poté, co požádá Komisi o předložení stanoviska, přijme víceletý plán v oblasti personální politiky;
k)
přijímá veškerá rozhodnutí v souvislosti s prováděním mandátu podpůrného úřadu podle tohoto nařízení;
l)
přijímá veškerá rozhodnutí týkající se vytváření a případně i rozvoje informačních systémů uvedených v tomto nařízení, včetně informačního portálu podle čl. 4 písm. c); a
m)
přijímá veškerá rozhodnutí týkající se zřizování a případně i změn vnitřní struktury podpůrného úřadu.
2. Správní rada může zřídit výkonný výbor, který je nápomocen jí a výkonnému řediteli při přípravě rozhodnutí, pracovních programů a činností, které má správní rada přijmout či schválit, a který v nezbytných případech z důvodu naléhavosti přijímá některá prozatímní rozhodnutí jménem správní rady.
Tento výkonný výbor sestává z osmi členů jmenovaných z řad členů správní rady, přičemž jedním z nich je jeden ze členů Komise zasedajících ve správní radě. Funkční období členů výkonného výboru je stejné jako funkční období členů správní rady.
Na žádost výkonného výboru se mohou zasedání tohoto výboru účastnit bez hlasovacího práva zástupci UNHCR nebo jakákoli jiná osoba, jejíž názor by mohl být relevantní.
Podpůrný úřad stanoví pracovní postupy výkonného výboru ve svém jednacím řádu a tyto postupy zveřejní.
Článek 30
Jmenování výkonného ředitele
1. Výkonného ředitele jmenuje správní rada na období pěti let z vhodných kandidátů na základě otevřeného výběrového řízení pořádaného Komisí. V rámci tohoto výběrového řízení bude stanoveno, že se v Úředním věstníku Evropské unie i jinde zveřejní výzva k vyjádření zájmu. Správní rada může požadovat nové řízení, jestliže na prvním seznamu není žádný vhodný kandidát. Výkonný ředitel je jmenován na základě osobních zásluh, zkušeností v oblasti azylu a správních a řídicích schopností. Před jmenováním je kandidát vybraný správní radou požádán, aby učinil prohlášení před příslušným výborem nebo příslušnými výbory Evropského parlamentu a zodpověděl otázky členů tohoto výboru nebo výborů.
Po jeho prohlášení může Evropský parlament přijmout stanovisko, v němž uvede svůj názor na vybraného kandidáta. Správní rada informuje Evropský parlament o způsobu zohlednění tohoto stanoviska. Se stanoviskem je až do jmenování kandidáta nakládáno jako s důvěrným dokumentem obsahujícím osobní údaje.
V průběhu posledních devíti měsíců pětiletého funkčního období výkonného ředitele provede Komise hodnocení, v němž se zaměří na:
-
výsledky činnosti výkonného ředitele a
-
na úkoly a potřeby podpůrného úřadu v následujících letech.
2. Správní rada může funkční období výkonného ředitele s ohledem na výsledky hodnocení jednou prodloužit nejvýše o další tři roky, avšak pouze je-li toto prodloužení odůvodněno úlohou a potřebami podpůrného úřadu.
3. Správní rada uvědomí Evropský parlament o svém záměru prodloužit funkční období výkonného ředitele. Během měsíce předcházejícího tomuto prodloužení funkčního období je výkonný ředitel požádán, aby učinil prohlášení před příslušným výborem nebo výbory Evropského parlamentu a zodpověděl otázky členů tohoto výboru nebo výborů.
Článek 31
Úkoly výkonného ředitele
1. Podpůrný úřad řídí výkonný ředitel, který jedná při plnění svých úkolů nezávisle. Výkonný ředitel odpovídá za svou činnost správní radě.
2. Aniž jsou dotčeny pravomoci Komise, správní rady nebo výkonného výboru, pokud byl zřízen, výkonný ředitel nevyžaduje ani nepřijímá pokyny od žádné vlády ani jiného subjektu.
3. Výkonný ředitel podává Evropskému parlamentu zprávy o plnění svých úkolů, je-li o to požádán. Rada může vyzvat výkonného ředitele, aby předložil zprávu o plnění svých úkolů.
4. Výkonný ředitel je statutárním zástupcem podpůrného úřadu.
5. Výkonnému řediteli může být nápomocen jeden nebo více vedoucích oddělení. Je-li výkonný ředitel nepřítomen, nebo bráni-li mu ve výkonu jeho funkce jiná překážka, zastoupí jej některý z vedoucích oddělení.
6. Výkonný ředitel je odpovědný za správu podpůrného úřadu a za plnění svých úkolů, které mu byly svěřeny tímto nařízením. Výkonný ředitel odpovídá zejména za:
a)
běžnou správu podpůrného úřadu;
b)
vypracování pracovních programů podpůrného úřadu po obdržení stanoviska Komise;
c)
provádění pracovních programů a rozhodnutí přijatých správní radou;
d)
vypracování zpráv o zemích původu, jak je stanoveno v čl. 4 písm. b);
e)
vypracování návrhu finančních předpisů podpůrného úřadu za účelem jejich přijetí správní radou podle článku 37, jakož i prováděcích pravidel k nim;
f)
vypracování návrhu výkazu odhadovaných příjmů a výdajů podpůrného úřadu a plnění jeho rozpočtu;
g)
výkon pravomocí stanovených v článku 38 ve vztahu k zaměstnancům podpůrného úřadu;
h)
přijímání veškerých rozhodnutí týkající se řízení informačních systémů stanovených v tomto nařízení, včetně informačního portálu podle čl. 4 písm. c);
i)
přijímání veškerých rozhodnutí o řízení vnitřních struktur podpůrného úřadu; a
j)
koordinaci a fungování poradního fóra uvedeného v článku 51. Za tímto účelem výkonný ředitel po konzultaci příslušných organizací občanské společnosti nejprve přijme plán pro ustavení poradního fóra. Jakmile bude fórum formálně ustaveno, výkonný ředitel po konzultaci poradního fóra přijme provozní plán, jehož součástí budou pravidla týkající se četnosti a povahy konzultací a organizační mechanismy pro provádění článku 51. Rovněž se dohodnou transparentní kritéria pro trvalé zapojení poradního fóra.
Článek 32
Pracovní skupiny
1. V rámci svého mandátu stanoveného v tomto nařízení může podpůrný úřad sestavovat pracovní skupiny složené z odborníků z příslušných orgánů členských států působících v oblasti azylu, včetně soudců. Podpůrný úřad sestavuje pracovní skupiny pro účely čl. 4 písm. e) a čl. 12 odst. 2. Místo odborníků mohou být povoláni náhradníci, kteří jsou jmenováni ve stejnou dobu.
2. Komise je oprávněna účastnit se jednání pracovních skupin. Zástupci UNHCR se mohou účastnit všech jednání pracovních skupin podpůrného úřadu nebo jejich části v závislosti na projednávaných otázkách.
3. Pracovní skupiny mohou k účasti na jednáních přizvat jakoukoli osobu, jejíž názor může být relevantní, včetně zástupců občanské společnosti působících v oblasti azylu.
KAPITOLA 5
FINANČNÍ USTANOVENÍ
Článek 33
Rozpočet
1. Pro každý rozpočtový rok, který odpovídá kalendářnímu roku, se vypracují odhady všech příjmů a výdajů podpůrného úřadu a zanesou se do jeho rozpočtu.
2. Rozpočet podpůrného úřadu musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů.
3. Aniž jsou dotčeny jiné zdroje, příjmy podpůrného úřadu zahrnují:
a)
příspěvek Unie zapsaný v souhrnném rozpočtu Evropské unie;
b)
jakékoli dobrovolné příspěvky od členských států;
c)
poplatky za publikace a veškeré služby poskytované podpůrným úřadem;
d)
příspěvky přidružených zemí.
4. Výdaje podpůrného úřadu zahrnují odměny zaměstnanců, správní náklady, náklady na infrastrukturu a provozní náklady.
Článek 34
Sestavení rozpočtu
1. Výkonný ředitel vypracuje každoročně návrh odhadu příjmů a výdajů podpůrného úřadu pro následující rozpočtový rok, včetně plánu pracovních míst, a předá jej správní radě.
2. Správní rada na základě tohoto návrhu vypracuje odhad příjmů a výdajů podpůrného úřadu pro následující rozpočtový rok.
3. Návrh odhadu příjmů a výdajů podpůrného úřadu se předkládá každoročně Komisi do 10. února. Konečnou verzi tohoto odhadu, jehož součástí je návrh plánu pracovních míst, předloží správní rada Komisi do 31. března.
4. Komise předkládá odhad příjmů a výdajů Evropskému parlamentu a Radě (dále jen „rozpočtový orgán“) společně s návrhem souhrnného rozpočtu Evropské unie.
5. Na základě předložených odhadů Komise zapracuje ty odhady, které považuje za nezbytné pro plán pracovních míst, a výši dotace, která má být poskytnuta ze souhrnného rozpočtu Evropské unie, do návrhu tohoto souhrnného rozpočtu, který předloží rozpočtovému orgánu v souladu s články 313 a 314 Smlouvy o fungování EU.
6. Rozpočtový orgán schvaluje prostředky na dotaci pro podpůrný úřad.
7. Rozpočtový orgán přijímá plán pracovních míst podpůrného úřadu.
8. Rozpočet podpůrného úřadu přijímá správní rada. Rozpočet je konečný po konečném přijetí souhrnného rozpočtu Evropské unie. V případě potřeby se odpovídajícím způsobem upraví.
9. Správní rada co nejdříve oznámí rozpočtovému orgánu svůj záměr provést jakýkoli projekt, jenž může mít významné finanční dopady na rozpočet, zejména veškeré projekty související s nemovitostmi, jako je nájem či koupě budov. Uvědomí o tom Komisi.
10. Pokud některá složka rozpočtového orgánu oznámí svůj záměr vydat stanovisko, předá toto stanovisko správní radě do šesti týdnů ode dne oznámení tohoto záměru.
Článek 35
Plnění rozpočtu
1. Rozpočet podpůrného úřadu plní výkonný ředitel.
2. Výkonný ředitel předkládá každoročně rozpočtovému orgánu veškeré informace týkající se výsledku hodnotících postupů.
Článek 36
Předkládání účtů a absolutorium
1. Do 1. března následujícího rozpočtového roku předloží účetní podpůrného úřadu účetnímu Komise předběžnou účetní závěrku se zprávou o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok. Účetní Komise konsoliduje předběžné účetní závěrky orgánů a decentralizovaných subjektů v souladu s článkem 128 finančního nařízení.
2. Do 31. března následujícího rozpočtového roku předá účetní Komise předběžnou účetní závěrku podpůrného úřadu Účetnímu dvoru spolu se zprávou o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok. Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok se rovněž předává Evropskému parlamentu a Radě.
3. Po obdržení vyjádření Účetního dvora k předběžné účetní závěrce podpůrného úřadu podle článku 129 finančního nařízení vypracuje výkonný ředitel na vlastní odpovědnost konečnou účetní závěrku podpůrného úřadu a předloží ji správní radě k vyjádření.
4. Správní rada vydá stanovisko ke konečné účetní závěrce podpůrného úřadu.
5. Do 1. července následujícího rozpočtového roku předloží výkonný ředitel konečnou účetní závěrku se stanoviskem správní rady Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru.
6. Konečná účetní závěrka se zveřejní.
7. Výkonný ředitel odpoví Účetnímu dvoru na jeho vyjádření do 30. září. Svou odpověď zašle rovněž správní radě.
8. Výkonný ředitel poskytne Evropskému parlamentu na jeho žádost veškeré informace nezbytné pro řádný průběh udělení absolutoria za daný rozpočtový rok v souladu s čl. 146 odst. 3 finančního nařízení.
9. Na základě doporučení Rady přijatého kvalifikovanou většinou udělí Evropský parlament do 15. května roku N + 2 výkonnému řediteli absolutorium za plnění rozpočtu za rozpočtový rok N.
Článek 37
Finanční předpisy
Správní rada přijme po konzultaci s Komisí finanční předpisy vztahující se na podpůrný úřad. Tyto předpisy se mohou odchýlit od nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 ze dne 19. listopadu 2002 o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (11), pouze tehdy, pokud to vyžadují zvláštní potřeby fungování podpůrného úřadu, a s předchozím souhlasem Komise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ZAMĚSTNANCŮ
Článek 38
Zaměstnanci
1. Na zaměstnance podpůrného úřadu, včetně výkonného ředitele, se vztahují služební řád úředníků Evropských společenství a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropských společenství stanovený nařízením (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (12) (dále jen „služební řád“) a pravidla přijatá společně orgány Unie za účelem uplatňování tohoto služebního a pracovního řádu.
2. Správní rada přijme po dohodě s Komisí nezbytná prováděcí opatření uvedená v článku 110 služebního řádu.
3. Podpůrný úřad vykonává ve vztahu ke svým zaměstnancům pravomoci, které orgánu oprávněnému ke jmenování svěřuje služební řád a orgánu oprávněnému uzavírat smlouvy pracovní řád ostatních zaměstnanců.
4. Správní rada přijme předpisy umožňující zaměstnávat v podpůrnému úřadu dočasně přidělené odborníky z členských států.
Článek 39
Výsady a imunity
Na podpůrný úřad se vztahuje Protokol o výsadách a imunitách Evropské unie.
KAPITOLA 7
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 40
Právní postavení
1. Podpůrný úřad je subjektem Unie. Má právní subjektivitu.
2. Podpůrný úřad má ve všech členských státech nejširší způsobilost k právům a právním úkonům, kterou jejich vnitrostátní právo přiznává právnickým osobám. Zejména může nabývat a zcizovat movitý i nemovitý majetek a vystupovat před soudem.
3. Za podpůrný úřad jedná jeho výkonný ředitel.
Článek 41
Jazykový režim
1. Na podpůrný úřad se vztahuje nařízení č. 1 ze dne 15. dubna 1958 o užívání jazyků v Evropském hospodářském společenství (13).
2. Aniž jsou dotčena rozhodnutí přijatá na základě článku 342 Smlouvy o fungování EU, vypracovávají se výroční souhrnná zpráva o činnosti podpůrného úřadu a jeho roční pracovní program, které jsou uvedeny v čl. 29 odst. 1 písm. c) a f), ve všech úředních jazycích orgánů Evropské unie.
3. Překlady nezbytné pro činnost podpůrného úřadu zajišťuje Překladatelské středisko pro instituce Evropské unie.
Článek 42
Přístup k dokumentům
1. Na dokumenty, které má podpůrný úřad k dispozici, se vztahuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001.
2. Do šesti měsíců ode dne prvního zasedání přijme správní rada prováděcí pravidla k nařízení (ES) č. 1049/2001.
3. Proti rozhodnutím přijatým podpůrným úřadem podle článku 8 nařízení (ES) č. 1049/2001 lze podat stížnost k veřejnému ochránci práv nebo žalobu k Soudnímu dvoru Evropské unie, za podmínek stanovených v článcích 228 a 263 Smlouvy o fungování EU.
4. Na zpracování osobních údajů podpůrným úřadem se vztahuje nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 43
Bezpečnostní předpisy týkající se ochrany utajovaných skutečností a citlivých neutajovaných skutečností
1. Podpůrný úřad uplatňuje bezpečnostní zásady obsažené v rozhodnutí Komise 2001/844/ES, ESUO, Euratom ze dne 29. listopadu 2001, kterým se mění její jednací řád (14), mimo jiné ustanovení týkající se výměny, zpracování a uchovávání utajovaných informací.
2. Podpůrný úřad rovněž uplatňuje bezpečnostní zásady, jež v oblasti zpracovávání neutajovaných citlivých informací přijala a provádí Komise.
Článek 44
Boj proti podvodům
1. V zájmu boje proti podvodům, úplatkářství a jakýmkoli jiným nedovoleným činnostem se na podpůrný úřad vztahuje bez omezení nařízení (ES) č. 1073/1999.
2. Podpůrný úřad přistoupí k interinstitucionální dohodě ze dne 25. května 1999 a neprodleně vydá vhodné předpisy vztahující se na všechny zaměstnance podpůrného úřadu.
3. Rozhodnutí o financování a prováděcí dohody a nástroje z nich vyplývající výslovně stanoví, že Účetní dvůr a OLAF mohou v případě potřeby provádět kontroly na místě u příjemců finančních prostředků poskytnutých úřadem a činitelů odpovědných za přidělování těchto prostředků.
Článek 45
Odpovědnost
1. Smluvní odpovědnost podpůrného úřadu se řídí právem rozhodným pro dotčenou smlouvu.
2. Soudní dvůr Evropské unie má pravomoc rozhodovat na základě rozhodčí doložky obsažené ve smlouvě uzavřené podpůrným úřadem.
3. V případě mimosmluvní odpovědnosti nahradí podpůrný úřad v souladu s obecnými zásadami, které jsou společné právním řádům členských států, škodu způsobenou jeho útvary nebo jeho zaměstnanci při plnění svých úkolů.
4. Soudní dvůr Evropské unie je příslušný pro spory o náhradu škody uvedené v odstavci 3.
5. Osobní odpovědnost zaměstnanců vůči podpůrnému úřadu se řídí příslušnými ustanoveními služebního řádu.
Článek 46
Hodnocení a přezkum
1. Do 19. června 2014 zadá podpůrný úřad podle pokynů vydaných správní radou po dohodě s Komisí nezávislé externí hodnocení výsledků své činnosti. Toto hodnocení posoudí vliv podpůrného úřadu na praktickou spolupráci v oblasti azylu a na společný evropský azylový systém. Při hodnocení se patřičně zohlední pokrok, jehož bylo dosaženo v rámci mandátu podpůrného úřadu, a mimo jiné se posoudí, zda je pro zajištění účinné solidarity a sdílení odpovědnosti se členskými státy, které jsou vystaveny mimořádnému tlaku, potřeba dodatečných opatření. Hodnocení se zejména zabývá případnou potřebou upravit úkoly podpůrného úřadu, včetně finančních dopadů jakýchkoli úprav, a posuzuje rovněž vhodnost řídící struktury pro plnění úkolů podpůrného úřadu. Hodnocení bere v úvahu hlediska zúčastněných subjektů jak na úrovni Unie, tak na úrovni jednotlivých členských států.
2. Správní rada po dohodě s Komisí rozhodne o harmonogramu příštích hodnocení, přičemž vezme v úvahu výsledky hodnocení uvedeného v odstavci 1.
Článek 47
Správní kontroly
Činnost podpůrného úřadu podléhá kontrole veřejného ochránce práv v souladu s článkem 228 Smlouvy o fungování EU.
Článek 48
Spolupráce s Dánskem
Podpůrný úřad usnadní operativní spolupráci s Dánskem, včetně výměny informací a osvědčených postupů v oblastech, jimiž se zabývá.
Článek 49
Spolupráce se třetími a přidruženými zeměmi
1. Činnosti podpůrného úřadu se mohou jako pozorovatelé účastnit Island, Lichtenštejnsko, Norsko a Švýcarsko. Budou přijata ujednání upřesňující zejména povahu, rozsah a způsob účasti těchto zemí na činnosti podpůrného úřadu. Součástí těchto ujednání jsou ustanovení týkající se účasti na iniciativách podpůrného úřadu, finančních příspěvků a zaměstnanců. Pokud jde o personální záležitosti, musí být tato ujednání v každém případě v souladu se služebním řádem.
2. V rámci politiky vnějších vztahů Unie usnadňuje podpůrný úřad po dohodě s Komisí a v rozsahu svého mandátu operativní spolupráci mezi členskými státy a třetími zeměmi, které nejsou uvedeny v odstavci 1, v oblastech své činnosti a v míře nezbytné pro plnění svých úkolů, přičemž může rovněž spolupracovat s orgány třetích zemí příslušnými pro technické aspekty oblastí upravených tímto nařízením v rámci pracovních ujednání uzavřených s těmito orgány v souladu s příslušnými ustanoveními Smlouvy o fungování EU.
Článek 50
Spolupráce podpůrného úřadu s UNHCR
Podpůrný úřad spolupracuje s UNHCR v oblastech, které upravuje toto nařízení, v rámci pracovních ujednání uzavřených s UNHCR. Pokud jde o podpůrný úřad, rozhoduje o pracovních ujednáních, včetně jejich dopadu na rozpočet, správní rada.
Správní rada může dále rozhodnout o tom, že podpůrný úřad může uvolnit finanční zdroje na pokrytí výdajů UNHCR souvisejících s činnostmi, jež nejsou stanoveny v pracovních ujednáních. Tyto činnosti tvoří součást vztahů založených na úzké spolupráci mezi podpůrným úřadem a UNHCR v souladu s tímto článkem a čl. 2 odst. 5, článkem 5 čl. 9 odst. 1, čl. 25 odst. 4 a čl. 32 odst. 2. V souladu s článkem 75 nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 se použijí příslušná ustanovení finančního nařízení a prováděcích pravidel k němu.
Článek 51
Poradní fórum
1. Podpůrný úřad vede intenzivní dialog s příslušnými organizacemi občanské společnosti a příslušnými orgány působícími v oblasti azylové politiky na místní, regionální, státní, evropské nebo mezinárodní úrovni a za tímto účelem zřídí poradní fórum.
2. Poradní fórum je mechanismem k výměně informací a sdílení poznatků. Zajišťuje, že podpůrný úřad s příslušnými zúčastněnými subjekty vede intenzivní dialog.
3. Do činností poradního fóra se mohou zapojit příslušné zúčastněné subjekty v souladu s odstavcem 1. Podpůrný úřad se obrací na členy poradního fóra podle konkrétních potřeb, které se týkají prioritních oblastí činnosti podpůrného úřadu.
UNHCR je členem poradního fóra z titulu své funkce.
4. Podpůrný úřad vyzve poradní fórum zejména k tomu, aby:
a)
předkládalo správní radě připomínky k ročnímu pracovnímu programu, který má být přijat podle čl. 29 odst. 1 písm. f);
b)
zajišťovalo správní radě zpětnou vazbu a navrhovalo jí následná opatření týkající se výroční zprávy uvedené v čl. 29 odst. 1 písm. c) i výroční zprávy o situaci v oblasti azylu v Unii uvedené v čl. 12 odst. 1 a
c)
sdělovalo výkonnému řediteli a správní radě závěry a doporučení z konferencí, seminářů a zasedání, které jsou pro práci podpůrného úřadu důležité.
5. Poradní fórum se schází nejméně jednou ročně.
Článek 52
Spolupráce s Agenturou pro řízení operativní spolupráce na vnějších hranicích členských států Evropské unie, Agenturou pro základní práva a dalšími subjekty Unie a mezinárodními organizacemi
Podpůrný úřad spolupracuje se subjekty Unie, jejichž činnost souvisí s jeho oblastí působnosti, zejména Agenturou pro řízení operativní spolupráce na vnějších hranicích členských států Evropské unie, s Agenturou Evropské unie pro základní práva a s mezinárodními organizacemi působícími v oblastech, na které se vztahuje toto nařízení, a to v rámci pracovních ujednání uzavřených s těmito subjekty v souladu se Smlouvou o fungování EU a ustanoveními, jež se týkají jejich pravomocí.
Touto spoluprací vznikne součinnost mezi dotčenými subjekty a zamezí se zdvojování činnosti při plnění úkolů podle mandátů těchto subjektů.
Článek 53
Dohoda o sídle a provozní podmínky
V dohodě o sídle, kterou po schválení správní radou uzavře podpůrný úřad s hostitelským členským státem, se stanoví nezbytná opatření související s umístěním podpůrného úřadu v hostitelském členském státě a s prostory, které dá tento členský stát k dispozici, spolu se zvláštními pravidly, která se v hostitelském členském státě podpůrného úřadu vztahují na výkonného ředitele, členy správní rady, zaměstnance podpůrného úřadu a jejich rodinné příslušníky. Hostitelský členský stát, poskytne co nejlepší podmínky pro zajištění řádného fungování podpůrného úřadu, včetně vícejazyčné evropsky zaměřené školní výuky a vhodných dopravních spojení.
Článek 54
Zahájení činnosti podpůrného úřadu
Podpůrný úřad zahájí svou činnost v plném rozsahu do 19. června 2011.
Komise je odpovědná za zřízení a počáteční provoz podpůrného úřadu do doby, než bude mít podpůrný úřad provozní kapacitu k plnění vlastního rozpočtu.
Za tímto účelem:
-
může jako prozatímní ředitel působit úředník Komise, který bude plnit úkoly svěřené výkonnému řediteli podpůrného úřadu, dokud nepřevezme funkci výkonný ředitel po svém jmenování správní radou v souladu s článkem 30;
-
mohou úředníci Komise plnit úkoly svěřené podpůrnému úřadu pod vedením prozatímního ředitele nebo výkonného ředitele.
Prozatímní ředitel může schvalovat všechny platby kryté rozpočtovými prostředky podpůrného úřadu po schválení správní radou a může uzavírat smlouvy, včetně pracovních smluv se zaměstnanci, po přijetí plánu pracovních míst podpůrného úřadu.
Článek 55
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné v členských státech v souladu se Smlouvami.
Ve Štrasburku dne 19. května 2010.
RÈGLEMENT (UE) No 439/2010 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL
du 19 mai 2010
portant création d'un Bureau européen d'appui en matière d'asile
LE PARLEMENT EUROPÉEN ET LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, et notamment son article 74 et son article 78, paragraphes 1 et 2,
vu la proposition de la Commission européenne,
statuant conformément à la procédure législative ordinaire (1),
considérant ce qui suit:
(1)
En vertu du programme de La Haye, la politique de l'Union relative au régime d'asile européen commun (RAEC) vise à mettre en place un espace d'asile commun, au moyen d'une procédure harmonisée effective, compatible avec les valeurs et la tradition humanitaire de l'Union européenne.
(2)
De nombreux progrès ont été accomplis ces dernières années, grâce à l'application de normes minimales communes, sur la voie de la création du RAEC. Toutefois, de grandes disparités subsistent entre les États membres en ce qui concerne l'octroi de la protection internationale et les formes que celle-ci revêt. Ces disparités devraient être réduites.
(3)
Dans son plan d'action en matière d'asile, adopté en juin 2008, la Commission a annoncé son intention de travailler au développement du RAEC en proposant une révision des instruments juridiques existants afin de parvenir à une harmonisation plus poussée des normes applicables et en renforçant l'appui à la coopération pratique entre les États membres, notamment par une proposition législative visant à créer un Bureau européen d'appui en matière d'asile (ci-après dénommé le «Bureau d'appui») en vue de coordonner davantage la coopération opérationnelle entre les États membres pour que les règles communes soient efficacement mises en œuvre.
(4)
Dans le pacte européen sur l'immigration et l'asile, adopté en septembre 2008, le Conseil européen a rappelé solennellement que tout étranger persécuté a le droit d'obtenir aide et protection sur le territoire de l'Union européenne en application de la convention de Genève du 28 juillet 1951 relative au statut des réfugiés, modifiée par le protocole de New York du 31 janvier 1967, et des autres traités applicables. Il a également été expressément convenu de créer un bureau européen d'appui en 2009.
(5)
La coopération pratique dans le secteur de l'asile vise à accroître la convergence et à assurer la qualité constante des processus décisionnels des États membres en la matière, à l'intérieur d'un cadre législatif européen. De nombreuses mesures de coopération pratique ont déjà été prises ces dernières années, notamment l'adoption d'une approche commune pour les informations sur les pays d'origine et l'établissement d'un programme de formation européen commun en matière d'asile.
(6)
Le Bureau d'appui devrait être créé afin de renforcer et de développer ces mesures de coopération. Le Bureau d'appui devrait tenir dûment compte des mesures de coopération, ainsi que des enseignements qui en ont été tirés.
(7)
Pour les États membres dont les régimes d'asile et d'accueil sont soumis à des pressions particulières et disproportionnées, en raison notamment de leur situation géographique ou démographique, le Bureau d'appui devrait favoriser le développement d'une solidarité au sein de l'Union pour promouvoir une meilleure répartition, entre États membres, des bénéficiaires d'une protection internationale, tout en veillant à ce que les régimes d'asile et d'accueil ne fassent pas l'objet d'abus.
(8)
Afin de remplir son mandat de façon optimale, le Bureau d'appui devrait être indépendant dans les domaines techniques et jouir d'une autonomie juridique, administrative et financière. À cette fin, le Bureau d'appui devrait être un organisme de l'Union doté de la personnalité juridique et exerçant les compétences d'exécution qui lui sont conférées par le présent règlement.
(9)
Le Bureau d'appui devrait agir en étroite coopération avec les instances des États membres compétentes pour les questions d'asile, avec les services nationaux chargés de l'immigration et de l'asile et avec d'autres services, et utiliser les capacités et l'expertise de ces services, ainsi qu'avec la Commission. Les États membres devraient coopérer avec le Bureau d'appui pour garantir sa capacité à accomplir son mandat.
(10)
Le Bureau d'appui devrait également agir en étroite coopération avec le Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés (ci-après dénommé le «HCR») et, le cas échéant, avec les organisations internationales compétentes, afin de bénéficier de leur expertise et de leur soutien. À cette fin, le rôle du HCR, ainsi que celui des autres organisations internationales compétentes, devrait être pleinement reconnu et ces organisations devraient être pleinement associées aux travaux du Bureau d'appui. Les ressources financières mises à la disposition du HCR par le Bureau d'appui conformément au présent règlement ne devraient pas faire double emploi avec le financement d'activités du HCR par d'autres sources internationales ou nationales.
(11)
Par ailleurs, pour mener à bien sa mission, et dans la mesure nécessaire à l'exécution de ses tâches, le Bureau d'appui devrait coopérer avec d'autres organismes de l'Union, notamment avec l'Agence européenne pour la gestion de la coopération opérationnelle aux frontières extérieures des États membres de l'Union européenne (Frontex), instituée par le règlement (CE) no 2007/2004 du Conseil (2), et l'Agence des droits fondamentaux de l'Union européenne, instituée par le règlement (CE) no 168/2007 du Conseil (3).
(12)
Le Bureau d'appui devrait coopérer avec le réseau européen des migrations, institué par la décision 2008/381/CE du Conseil (4), afin d'éviter les doubles emplois.Le Bureau d'appui devrait également entretenir un dialogue étroit avec la société civile en vue d'échanger des informations et de mettre en commun les connaissances dans le domaine de l'asile.
(13)
Le Bureau d'appui devrait être un centre européen d'expertise en matière d'asile et être chargé de faciliter, coordonner et renforcer la coopération pratique entre les États membres sur les multiples aspects de l'asile, afin que les États membres soient mieux en mesure de fournir une protection internationale à ceux qui y ont droit, tout en traitant correctement et efficacement les personnes qui n'entrent pas dans les critères pour bénéficier d'une protection internationale, le cas échéant. Le mandat du Bureau d'appui devrait être axé sur trois tâches principales, à savoir contribuer à la mise en œuvre du RAEC, appuyer la coopération pratique entre les États membres en matière d'asile et soutenir les États membres soumis à des pressions particulières.
(14)
Le Bureau d'appui ne devrait disposer d'aucune compétence directe ou indirecte en ce qui concerne la prise de décisions par les autorités des États membres compétentes en matière d'asile concernant les demandes individuelles de protection internationale.
(15)
Afin d'apporter un appui opérationnel rapide et efficace aux États membres dont les régimes d'asile et d'accueil sont soumis à des pressions particulières et/ou de coordonner la fourniture de cet appui, le Bureau d'appui devrait, à la demande des États membres concernés, coordonner les actions menées pour soutenir ces États membres, notamment par le déploiement, sur leurs territoires, d'équipes d'appui «asile» composées d'experts en la matière. Ces équipes devraient, en particulier, offrir leurs compétences en termes de services d'interprétation, fournir des informations sur les pays d'origine et mettre à profit leur maîtrise du traitement et de la gestion des dossiers d'asile. L'organisation des équipes d'appui «asile» devrait être régie par le présent règlement afin d'assurer l'efficacité de leur déploiement.
(16)
Le Bureau d'appui devrait exécuter sa mission dans des conditions qui lui permettent d'assurer un rôle de référence en raison de son indépendance, de la qualité scientifique et technique de l'assistance qu'il fournit et des informations qu'il diffuse, de la transparence de ses procédures et méthodes de fonctionnement, et de sa diligence à s'acquitter des tâches qui lui sont confiées.
(17)
Afin de contrôler efficacement le fonctionnement du Bureau d'appui, la Commission et les États membres devraient être représentés dans son conseil d'administration. Dans la mesure du possible, ce conseil d'administration devrait être composé des directeurs opérationnels des administrations des États membres compétentes en matière d'asile ou de leurs représentants. Il devrait être doté des compétences nécessaires, en particulier pour établir le budget, vérifier son exécution, adopter les règles financières appropriées, mettre en place des procédures de travail transparentes pour les décisions du Bureau d'appui, adopter le rapport annuel sur la situation en matière d'asile dans l'Union et les documents techniques sur la mise en œuvre des instruments de l'Union en matière d'asile, nommer un directeur exécutif et, le cas échéant, un comité exécutif. Compte tenu de son expertise en matière d'asile, le HCR devrait avoir un représentant sans droit de vote au conseil d'administration, de manière à être pleinement associé aux travaux du Bureau d'appui.
(18)
Vu la nature des tâches du Bureau d'appui et le rôle du directeur exécutif, et en vue de permettre au Parlement européen d'adopter un avis sur le candidat retenu, avant sa nomination ainsi qu'avant le renouvellement éventuel de son mandat, le directeur exécutif devrait être invité à faire une déclaration devant la ou les commissions compétentes du Parlement européen et à répondre aux questions qui lui seraient posées par les membres de cette ou de ces commissions. Le directeur exécutif devrait également présenter un rapport annuel au Parlement européen. Par ailleurs, le Parlement européen devrait avoir la possibilité d'inviter le directeur exécutif à faire rapport sur l'exécution de ses tâches.
(19)
Pour assurer la pleine autonomie et indépendance du Bureau d'appui, il y a lieu de le doter d'un budget propre, financé pour l'essentiel par une contribution de l'Union. Le financement du Bureau d'appui devrait faire l'objet d'un accord de l'autorité budgétaire, comme prévu au point 47 de l'accord interinstitutionnel du 17 mai 2006 entre le Parlement européen, le Conseil et la Commission sur la discipline budgétaire et la bonne gestion financière (5). La procédure budgétaire de l'Union devrait être applicable à la contribution de l'Union et aux subventions imputables sur le budget général de l'Union européenne. La vérification des comptes devrait être assurée par la Cour des comptes.
(20)
Le Bureau d'appui devrait coopérer avec les autorités des pays tiers et avec les organisations internationales compétentes dans les domaines relevant du champ d'application du présent règlement ainsi qu'avec des pays tiers dans le cadre d'arrangements de travail conclus conformément aux dispositions pertinentes du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne.
(21)
Conformément à l'article 3 du protocole sur la position du Royaume-Uni et de l'Irlande à l'égard de l'espace de liberté, de sécurité et de justice, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, le Royaume-Uni et l'Irlande ont notifié, par des lettres datées du 18 mai 2009, leur souhait de participer à l'adoption et à l'application du présent règlement.
(22)
Conformément aux articles 1er et 2 du protocole sur la position du Danemark annexé au traité sur l'Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, le Danemark ne prend pas part à l'adoption du présent règlement et n'est pas lié par celui-ci ni soumis à son application.
(23)
Étant donné que le Danemark, en tant qu'État membre, a contribué jusqu'ici à la coopération pratique entre les États membres dans le domaine de l'asile, le Bureau d'appui devrait faciliter la coopération opérationnelle avec ce pays. À cette fin, un représentant danois devrait être invité à assister à toutes les réunions du conseil d'administration, qui devrait aussi pouvoir décider, le cas échéant, d'inviter des observateurs danois aux réunions des groupes de travail.
(24)
Pour mener à bien sa mission, le Bureau d'appui devrait être ouvert à la participation des pays qui ont conclu avec l'Union européenne des accords en vertu desquels ils ont adopté et appliquent le droit de l'Union dans le domaine régi par le présent règlement, en particulier l'Islande, le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse. Le Bureau devrait également, en accord avec la Commission, être habilité à conclure des arrangements de travail conformes au traité sur le fonctionnement de l'Union européenne avec des pays autres que ceux qui ont conclu avec l'Union européenne des accords en vertu desquels ils ont adopté et appliquent le droit de l'Union. Cependant, le Bureau ne devrait en aucun cas développer une politique extérieure autonome.
(25)
Le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (6) (ci-après dénommé le «règlement financier»), et notamment son article 185, devrait s'appliquer au Bureau d'appui.
(26)
Le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) (7) devrait s'appliquer sans restriction au Bureau d'appui, qui devrait adhérer à l'accord interinstitutionnel du 25 mai 1999 entre le Parlement européen, le Conseil de l'Union européenne et la Commission des Communautés européennes relatif aux enquêtes internes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (8).
(27)
Le règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (9) devrait s'appliquer au Bureau d'appui.
(28)
Le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (10) devrait s'appliquer au traitement par le Bureau d'appui de données à caractère personnel.
(29)
Les dispositions relatives à l'implantation du Bureau d'appui dans l'État membre dans lequel il aura son siège et les règles particulières applicables à tous les membres du personnel du Bureau d'appui et aux membres de leur famille devraient être arrêtées dans un accord de siège. Par ailleurs, l'État membre d'accueil devrait assurer les meilleures conditions possibles pour le bon fonctionnement du Bureau d'appui, y compris en termes de scolarisation des enfants et de transports, afin que celui-ci puisse attirer des ressources humaines de haute qualité sur une base géographique aussi large que possible.
(30)
Étant donné que les objectifs du présent règlement, à savoir la nécessité d'améliorer la mise en œuvre du RAEC, de faciliter, de coordonner et de renforcer la coopération pratique entre les États membres en matière d'asile, d'apporter un appui opérationnel aux États membres dont les régimes d'asile et d'accueil sont soumis à des pressions particulières et/ou de coordonner la fourniture de cet appui, ne peuvent pas être réalisés de manière suffisante par les États membres et peuvent donc, en raison des dimensions et des effets de l'action, être mieux réalisés au niveau de l'Union, l'Union peut prendre des mesures, conformément au principe de subsidiarité consacré à l'article 5 du traité sur l'Union européenne. Conformément au principe de proportionnalité tel qu'énoncé audit article, le présent règlement n'excède pas ce qui est nécessaire pour atteindre ces objectifs.
(31)
Le présent règlement respecte les droits fondamentaux et observe les principes reconnus notamment par la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne et devrait être appliqué en conformité avec le droit d'asile reconnu à l'article 18 de ladite charte,
ONT ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
CHAPITRE 1
CRÉATION ET MISSION DU BUREAU EUROPÉEN D'APPUI EN MATIÈRE D'ASILE
Article premier
Création du Bureau européen d'appui en matière d'asile
Il est institué un Bureau européen d'appui en matière d'asile (ci-après dénommé le «Bureau d'appui»), afin de contribuer à améliorer la mise en œuvre du régime d'asile européen commun (RAEC), de renforcer la coopération pratique en matière d'asile entre les États membres et d'apporter un appui opérationnel aux États membres dont les régimes d'asile et d'accueil sont soumis à des pressions particulières et/ou de coordonner la fourniture de cet appui.
Article 2
Mission du Bureau d'appui
1. Le Bureau d'appui facilite, coordonne et renforce la coopération pratique entre les États membres sur les multiples aspects de l'asile et contribue à améliorer la mise en œuvre du RAEC. À cet égard, le Bureau d'appui est pleinement associé à la dimension extérieure du RAEC.
2. Le Bureau d'appui apporte un appui opérationnel effectif aux États membres dont les régimes d'asile et d'accueil sont soumis à des pressions particulières, en exploitant toutes les ressources utiles à sa disposition, ce qui peut comprendre la coordination des ressources fournies par les États membres dans les conditions fixées par le présent règlement.
3. Le Bureau d'appui fournit une assistance scientifique et technique en ce qui concerne les politiques et la législation de l'Union dans tous les domaines ayant une incidence directe ou indirecte sur l'asile, afin d'être en mesure d'apporter son plein appui à la coopération pratique en matière d'asile et d'accomplir efficacement ses tâches. Il constitue une source indépendante d'informations sur toutes les questions relevant de ces domaines.
4. Le Bureau d'appui exécute sa mission dans des conditions qui lui permettent d'assurer un rôle de référence en raison de son indépendance, de la qualité scientifique et technique de l'assistance qu'il fournit et des informations qu'il diffuse, de la transparence de ses procédures et méthodes de fonctionnement, de sa diligence à s'acquitter des tâches qui lui sont confiées et du support informatique nécessaire à l'accomplissement de son mandat.
5. Le Bureau d'appui agit en étroite coopération avec les autorités des États membres compétentes en matière d'asile, avec les services nationaux chargés de l'immigration et de l'asile et avec d'autres services nationaux, ainsi qu'avec la Commission. Le Bureau d'appui accomplit ses tâches sans préjudice de celles qui sont attribuées à d'autres instances compétentes de l'Union et travaille en étroite coopération avec ces instances, ainsi qu'avec le HCR.
6. Le Bureau d'appui ne dispose d'aucune compétence en ce qui concerne la prise de décisions par les autorités des États membres compétentes en matière d'asile concernant les demandes individuelles de protection internationale.
CHAPITRE 2
TÂCHES DU BUREAU D'APPUI
SECTION 1
Appui à la coopération pratique en matière d'asile
Article 3
Bonnes pratiques
Le Bureau d'appui organise, favorise et coordonne des activités permettant l'échange d'informations, ainsi que l'identification et la mise en commun des bonnes pratiques entre les États membres en matière d'asile.
Article 4
Informations sur les pays d'origine
Le Bureau d'appui organise, favorise et coordonne les activités relatives aux informations sur les pays d'origine, et en particulier:
a)
la collecte d'informations utiles, fiables, exactes et actualisées sur les pays d'origine des demandeurs d'une protection internationale, d'une manière transparente et impartiale, en utilisant toutes les sources pertinentes d'informations, notamment les informations recueillies auprès d'organisations gouvernementales, non gouvernementales et internationales et des institutions et organes de l'Union;
b)
l'établissement de rapports sur les pays d'origine, sur la base des informations collectées conformément au point a);
c)
la gestion et le développement d'un portail rassemblant des informations sur les pays d'origine et la maintenance de ce portail pour assurer la transparence conformément aux modalités devant régir l'accès à ces informations en vertu de l'article 42;
d)
l'élaboration d'un format commun et d'une méthodologie commune pour la présentation, la vérification et l'utilisation des informations sur les pays d'origine;
e)
l'analyse des informations sur les pays d'origine, d'une manière transparente, en vue de favoriser la convergence des critères d'appréciation et, s'il y a lieu, en se fondant sur les résultats des réunions d'un ou de plusieurs groupes de travail. Cette analyse ne vise pas à donner des instructions aux États membres concernant l'octroi ou le refus de demandes de protection internationale.
Article 5
Appui à la répartition au sein de l'Union des bénéficiaires d'une protection internationale
Pour les États membres dont les régimes d'asile et d'accueil sont soumis à des pressions particulières et disproportionnées, en raison notamment de leur situation géographique ou démographique, le Bureau d'appui favorise, facilite et coordonne les échanges d'informations et d'autres activités liés à la répartition au sein de l'Union. La répartition au sein de l'Union n'est effectuée que sur la base d'un accord entre les États membres et avec le consentement du bénéficiaire de la protection internationale concerné et, le cas échéant, en concertation avec le HCR.
Article 6
Appui à la formation
1. Le Bureau d'appui organise et développe des formations destinées aux membres de l'ensemble des administrations et juridictions nationales, ainsi qu'aux services nationaux compétents en matière d'asile dans les États membres. La participation aux formations n'affecte en rien les systèmes et procédures nationaux.
Le Bureau d'appui développe ces formations en étroite coopération avec les autorités des États membres compétentes en matière d'asile et, le cas échéant, met à profit l'expertise des établissements d'enseignement et d'autres organisations concernées.
2. Le Bureau d'appui gère et développe un programme européen de formation en matière d'asile, en tenant compte de la coopération qui existe à l'échelle de l'Union en la matière.
3. Les formations proposées par le Bureau d'appui peuvent être générales, spécifiques ou thématiques et peuvent comprendre des cours de «formation des formateurs».
4. Les formations spécifiques ou thématiques relatives aux connaissances et compétences en matière d'asile portent sur les sujets ci-après, sans que cette liste soit limitative:
a)
le droit international relatif aux droits de l'homme et l'acquis de l'Union en matière d'asile, y compris des questions juridiques et jurisprudentielles particulières;
b)
les questions liées au traitement des demandes d'asile des mineurs et des personnes vulnérables ayant des besoins spécifiques;
c)
les techniques d'entretien;
d)
l'utilisation de rapports d'expertise médicale et juridique dans le cadre des procédures d'asile;
e)
les questions liées à la production et à l'utilisation des informations sur les pays d'origine;
f)
les conditions d'accueil, notamment l'attention particulière accordée aux groupes vulnérables et aux victimes de torture.
5. Les formations proposées sont de haut niveau et elles mettent en évidence les principes-clés et les bonnes pratiques qui permettront de renforcer la convergence des méthodes et décisions administratives et des pratiques juridiques, dans le plein respect de l'indépendance des juridictions nationales.
6. Pour les experts qui font partie de la réserve d'intervention «asile» visée à l'article 15, le Bureau d'appui organise des formations spécialisées en rapport avec leurs tâches et fonctions, et mène à intervalles réguliers des exercices avec ces experts, selon le calendrier de formations spécialisées et d'exercices indiqué dans son programme de travail annuel.
7. Le Bureau d'appui peut organiser des activités de formation en coopération avec les États membres sur le territoire de ces derniers.
Article 7
Appui aux aspects extérieurs du RAEC
En accord avec la Commission, le Bureau d'appui coordonne les échanges d'informations et les autres actions entreprises concernant les questions liées à la mise en œuvre des instruments et mécanismes relatifs à la dimension extérieure du RAEC.
Le Bureau d'appui coordonne les échanges d'informations et les autres actions entreprises par les États membres dans le cadre de la réinstallation, en vue de répondre aux besoins de protection internationale des réfugiés dans les pays tiers et de faire preuve de solidarité avec les pays d'accueil.
En vertu de son mandat et conformément à l'article 49, le Bureau d'appui peut coopérer avec les autorités compétentes de pays tiers sur des aspects techniques, notamment en vue d'inciter et d'aider les pays tiers à renforcer les capacités de leurs propres régimes d'asile et d'accueil et de mettre en œuvre des programmes de protection régionale ainsi que d'autres actions pertinentes pour apporter des solutions durables.
SECTION 2
Appui aux états membres soumis à des pressions particulières
Article 8
Pressions particulières sur les régimes d'asile et d'accueil
Le Bureau d'appui coordonne et soutient les actions communes visant à aider les régimes d'asile et d'accueil des États membres soumis à des pressions particulières qui sollicitent de manière exceptionnellement forte et urgente leurs installations d'accueil et leurs régimes d'asile. Ces pressions peuvent se caractériser par l'arrivée soudaine d'un grand nombre de ressortissants de pays tiers susceptibles de nécessiter une protection internationale et peuvent résulter de la situation géographique ou démographique de l'État membre.
Article 9
Collecte et analyse des informations
1. Afin de pouvoir évaluer les besoins des États membres soumis à des pressions particulières, le Bureau d'appui collecte, notamment sur la base des informations fournies par les États membres, le HCR et, s'il y a lieu, d'autres organisations concernées, les informations utiles pour identifier, préparer et concevoir les mesures d'urgence visées à l'article 10 pour faire face à ces pressions.
2. Le Bureau d'appui répertorie, collecte et analyse de façon systématique, sur la base des données fournies par les États membres soumis à des pressions particulières, les informations sur les structures et le personnel disponible, notamment pour la traduction et l'interprétation, les informations sur les pays d'origine et l'assistance dans le traitement et la gestion des dossiers d'asile et les capacités d'accueil en matière d'asile dans ces États membres soumis à des pressions particulières, en vue de favoriser une information mutuelle rapide et fiable des différentes autorités des États membres compétentes en matière d'asile.
3. Le Bureau d'appui analyse les données sur toute arrivée soudaine d'un grand nombre de ressortissants de pays tiers susceptible de soumettre les régimes d'asile et d'accueil à des pressions particulières et veille à ce que les informations utiles soient échangées rapidement entre les États membres et la Commission. Le Bureau d'appui recourt aux systèmes et mécanismes d'alerte précoce qui existent déjà et, si nécessaire, met en place un système d'alerte précoce pour ses propres besoins.
Article 10
Actions d'appui aux États membres
À la demande des États membres concernés, le Bureau d'appui coordonne les actions d'appui aux États membres dont les régimes d'asile et d'accueil sont soumis à des pressions particulières et il coordonne notamment:
a)
les actions à mener en faveur des États membres soumis à des pressions particulières afin de faciliter une première analyse des demandes d'asile examinées par les autorités nationales compétentes;
b)
les actions destinées à assurer la mise à disposition d'installations d'accueil appropriées par les États membres soumis à des pressions particulières, en particulier des logements d'urgence, des moyens de transport et une assistance médicale;
c)
les équipes d'appui «asile», dont les modalités de fonctionnement sont fixées au chapitre 3.
SECTION 3
Contribution à la mise en œuvre du raec
Article 11
Collecte et échanges d'informations
1. Le Bureau d'appui organise, coordonne et favorise les échanges d'informations entre les autorités des États membres compétentes en matière d'asile, ainsi qu'entre la Commission et lesdites autorités concernant la mise en œuvre de tous les instruments pertinents de l'acquis de l'Union en matière d'asile. À cette fin, le Bureau d'appui peut créer des bases de données factuelles, juridiques et jurisprudentielles concernant les instruments nationaux, de l'Union et internationaux en matière d'asile en recourant notamment aux dispositifs existants. Sans préjudice des activités du Bureau d'appui au titre des articles 15 et 16, aucune donnée à caractère personnel n'est stockée dans ces bases de données, à moins qu'elle n'ait été obtenue par le Bureau d'appui à partir de documents accessibles au public.
2. En particulier, le Bureau d'appui réunit des informations sur les points suivants:
a)
le traitement des demandes de protection internationale par les administrations et autorités nationales;
b)
le droit national et les évolutions juridiques en matière d'asile, y compris en ce qui concerne la jurisprudence.
Article 12
Rapports et autres documents du Bureau d'appui
1. Le Bureau d'appui établit tous les ans un rapport sur la situation en matière d'asile dans l'Union, en tenant dûment compte des informations qui peuvent déjà être obtenues auprès d'autres sources utiles. Dans le cadre de ce rapport, le Bureau d'appui évalue les résultats des activités menées au titre du présent règlement et en fait une analyse comparative globale afin d'améliorer la qualité, la cohérence et l'efficacité du RAEC.
2. Le Bureau d'appui peut adopter, conformément à son programme de travail ou à la demande du conseil d'administration ou de la Commission, en tenant dûment compte des avis exprimés par les États membres ou le Parlement européen et en étroite concertation avec ses groupes de travail et la Commission, des documents techniques relatifs à la mise en œuvre des instruments de l'Union en matière d'asile, tels que les lignes directrices ou les manuels opérationnels. Chaque fois que ces documents techniques font référence à des éléments du droit international des réfugiés, il est dûment tenu compte des orientations du HCR en la matière. Ces documents ne visent pas à donner des instructions aux États membres concernant l'octroi ou le rejet de demandes de protection internationale.
CHAPITRE 3
ÉQUIPES D'APPUI «ASILE»
Article 13
Coordination
1. Un ou plusieurs États membres soumis à des pressions particulières peuvent demander au Bureau d'appui le déploiement d'une équipe d'appui «asile». L'État membre ou les États membres demandeurs fournissent en particulier une description de la situation, indiquent les objectifs de la demande de déploiement et précisent les besoins estimés du déploiement, conformément à l'article 18, paragraphe 1.
2. En réponse à une telle demande, le Bureau d'appui peut coordonner l'assistance opérationnelle et technique nécessaire pour l'État membre ou les États membres demandeurs et le déploiement, sur son ou sur leur territoire, pour une durée limitée, d'une équipe d'appui «asile», sur la base d'un plan opérationnel visé à l'article 18.
Article 14
Assistance technique
Les équipes d'appui «asile» apportent l'expertise prévue dans le plan opérationnel visé à l'article 18, en particulier en ce qui concerne les services d'interprétation, les informations sur les pays d'origine et la maîtrise du traitement et de la gestion des dossiers d'asile, dans le cadre des actions d'appui aux États membres visées à l'article 10.
Article 15
Réserve d'intervention «asile»
1. Sur proposition du directeur exécutif, le conseil d'administration décide, à la majorité des trois quarts de ses membres disposant d'un droit de vote, des profils et du nombre total des experts qui doivent être mis à disposition en vue de la constitution des équipes d'appui «asile» (réserve d'intervention «asile»). Le Bureau d'appui dresse une liste d'interprètes dans le cadre de la réserve d'intervention «asile». La même procédure est appliquée pour toute modification ultérieure du profil et du nombre total des experts de la réserve d'intervention «asile».
2. Les États membres contribuent à la réserve d'intervention «asile» par le biais d'une réserve d'experts nationaux constituée sur la base de profils définis et ils proposent des experts correspondant aux profils requis.
Les États membres assistent le Bureau d'appui pour désigner les interprètes qui figureront sur la liste des interprètes.
Les États membres peuvent choisir de déployer des interprètes sur le terrain ou de les faire intervenir par vidéoconférences.
Article 16
Déploiement
1. L'État membre d'origine conserve son autonomie en ce qui concerne le choix du nombre d'experts et de leurs profils (réserve nationale), ainsi que la durée de leur déploiement. À la demande du Bureau d'appui, les États membres mettent ces experts à disposition en vue de leur déploiement, sauf s'ils sont confrontés à une situation affectant substantiellement l'exécution des tâches nationales, résultant par exemple d'un manque de personnel pour mener à bien les procédures de détermination du statut des personnes demandant une protection internationale. Les États membres communiquent dans les meilleurs délais, sur demande du Bureau d'appui, le nombre, les noms et les profils des experts figurant dans leur réserve nationale qui peuvent être mis, le plus rapidement possible, à la disposition d'une équipe d'appui «asile».
2. Lorsqu'il arrête la composition d'une équipe d'appui «asile», le directeur exécutif tient compte des circonstances particulières auxquelles l'État membre demandeur est confronté. L'équipe d'appui «asile» est constituée conformément au plan opérationnel visé à l'article 18.
Article 17
Procédure régissant les décisions de déploiement
1. Si nécessaire, le directeur exécutif peut dépêcher des experts du Bureau d'appui afin d'évaluer la situation dans l'État membre demandeur.
2. Le directeur exécutif informe immédiatement le conseil d'administration de toute demande de déploiement d'une équipe d'appui «asile».
3. Le directeur exécutif statue sur la demande de déploiement d'une équipe d'appui «asile» dans les meilleurs délais et au plus tard cinq jours ouvrables à compter de la réception de la demande. Le directeur exécutif notifie sa décision simultanément et par écrit à l'État membre demandeur et au conseil d'administration en indiquant les motifs principaux de sa décision.
4. Si le directeur exécutif décide de déployer une ou plusieurs équipes d'appui «asile», un plan opérationnel est immédiatement établi par le Bureau d'appui et l'État membre demandeur, conformément à l'article 18.
5. Dès l'approbation de ce plan, le directeur exécutif informe les États membres dont des experts seront déployés du nombre d'experts et des profils requis. Ces informations sont communiquées par écrit aux points de contact nationaux visés à l'article 19 et elles mentionnent la date prévue pour le déploiement. Une copie du plan opérationnel leur est également transmise.
6. En cas d'absence ou d'empêchement du directeur exécutif, les décisions relatives au déploiement des équipes d'appui «asile» sont prises par le chef d'unité qui le remplace.
Article 18
Plan opérationnel
1. Le directeur exécutif et l'État membre demandeur conviennent d'un plan opérationnel fixant de manière précise les conditions du déploiement des équipes d'appui «asile». Le plan opérationnel comporte les éléments suivants:
a)
une description de la situation avec le modus operandi et les objectifs du déploiement, y compris l'objectif opérationnel;
b)
la durée prévisible du déploiement des équipes;
c)
la zone géographique de responsabilité, dans l'État membre demandeur, où seront déployées les équipes;
d)
une description des tâches des membres des équipes et des instructions particulières à leur intention, y compris les bases de données qu'ils sont autorisés à consulter et les équipements qu'ils sont autorisés à transporter dans l'État membre demandeur; et
e)
la composition des équipes.
2. Toute modification ou adaptation du plan opérationnel suppose l'accord du directeur exécutif et de l'État membre demandeur. Le Bureau d'appui transmet sans délai une copie du plan opérationnel modifié ou adapté aux États membres participants.
Article 19
Point de contact national
Chaque État membre désigne un point de contact national chargé de la communication avec le Bureau d'appui concernant toutes les questions relatives aux équipes d'appui «asile».
Article 20
Point de contact de l'Union
1. Le directeur exécutif désigne un ou plusieurs experts du Bureau d'appui pour servir de point de contact de l'Union chargé de la coordination. Le directeur exécutif informe l'État membre d'accueil de ces désignations.
2. Le point de contact de l'Union intervient au nom du Bureau d'appui pour tous les aspects du déploiement des équipes d'appui «asile». Le point de contact de l'Union doit notamment:
a)
assurer la liaison entre le Bureau d'appui et l'État membre d'accueil;
b)
assurer la liaison entre le Bureau d'appui et les membres des équipes d'appui «asile» en fournissant une assistance, au nom du Bureau d'appui, pour toutes les questions liées aux conditions de déploiement desdites équipes;
c)
contrôler la mise en œuvre correcte du plan opérationnel; et
d)
rendre compte au Bureau d'appui de tous les aspects du déploiement des équipes d'appui «asile».
3. Le directeur exécutif peut autoriser le point de contact de l'Union à contribuer au règlement des différends relatifs à l'exécution du plan opérationnel et au déploiement des équipes d'appui «asile».
4. Dans l'exécution de ses tâches, le point de contact de l'Union ne reçoit d'instructions que du Bureau d'appui.
Article 21
Responsabilité civile
1. Lorsque les membres d'une équipe d'appui «asile» opèrent dans un État membre d'accueil, cet État membre est responsable, conformément à son droit national, de tout dommage causé par eux au cours de leurs opérations.
2. Lorsque ces dommages résultent d'une négligence grave ou d'une faute intentionnelle, l'État membre d'accueil peut s'adresser à l'État membre d'origine pour que celui-ci rembourse les sommes versées par l'État membre d'accueil aux victimes ou à leurs ayants droit.
3. Sans préjudice de l'exercice de ses droits à l'égard de tiers, chaque État membre renonce à tout recours contre l'État membre d'accueil ou tout autre État membre pour tout dommage qu'il a subi, excepté en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle.
4. Tout différend entre États membres concernant l'application des paragraphes 2 et 3 du présent article ne pouvant être réglé par voie de négociation est soumis par lesdits États membres à la Cour de justice conformément à l'article 273 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne.
5. Sans préjudice de l'exercice de ses droits à l'égard de tiers, les coûts liés aux dégâts causés aux équipements du Bureau d'appui durant le déploiement sont pris en charge par le Bureau d'appui, excepté en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle.
Article 22
Responsabilité pénale
Au cours du déploiement d'une équipe d'appui «asile», les membres de l'équipe sont traités de la même manière que les agents de l'État membre d'accueil en ce qui concerne les infractions pénales dont ils pourraient être victimes ou qu'ils pourraient commettre.
Article 23
Coûts
Lorsque les États membres mettent leurs experts à disposition aux fins de leur déploiement dans une équipe d'appui «asile», le Bureau d'appui prend en charge les coûts relatifs:
a)
au déplacement de l'État membre d'origine vers l'État membre d'accueil et de l'État membre d'accueil vers l'État membre d'origine;
b)
aux vaccinations;
c)
aux couvertures d'assurances spéciales requises;
d)
aux soins de santé;
e)
aux indemnités de séjour journalières, y compris le logement;
f)
à l'équipement technique du Bureau d'appui; et
g)
aux honoraires des experts.
CHAPITRE 4
ORGANISATION DU BUREAU D'APPUI
Article 24
Structure administrative et de gestion du Bureau d'appui
La structure administrative et de gestion du Bureau d'appui comprend:
a)
un conseil d'administration;
b)
un directeur exécutif et le personnel du Bureau d'appui.
La structure administrative et de gestion du Bureau d'appui peut comprendre un comité exécutif, si celui-ci est constitué conformément à l'article 29, paragraphe 2.
Article 25
Composition du conseil d'administration
1. Chaque État membre lié par le présent règlement nomme un membre au conseil d'administration et la Commission en nomme deux.
2. Chaque membre du conseil d'administration peut être représenté ou accompagné par un membre suppléant; lorsqu'il accompagne un membre, le membre suppléant assiste à la réunion sans droit de vote.
3. Les membres du conseil d'administration sont nommés sur la base de leur expérience, de leur niveau de responsabilité professionnelle et de leurs compétences de haut niveau dans le domaine de l'asile.
4. Un représentant du HCR est membre du conseil d'administration, sans droit de vote.
5. La durée du mandat des membres du conseil d'administration est de trois ans. Ledit mandat est renouvelable. À l'expiration de leur mandat ou en cas de démission, les membres restent en fonction jusqu'à ce qu'il soit pourvu au renouvellement de leur mandat ou à leur remplacement.
Article 26
Président du conseil d'administration
1. Le conseil d'administration élit un président et un vice-président parmi ses membres disposant du droit de vote. Le vice-président remplace d'office le président lorsque celui-ci n'est pas en mesure d'assumer ses fonctions.
2. Le mandat du président et celui du vice-président ont une durée de trois ans et ne sont renouvelables qu'une seule fois. Toutefois, s'ils perdent leur qualité de membre du conseil d'administration à un moment quelconque au cours de leur mandat de président ou de vice-président, ledit mandat expire automatiquement à la même date.
Article 27
Réunions du conseil d'administration
1. Les réunions du conseil d'administration sont convoquées par le président. Le directeur exécutif participe aux réunions. Le représentant du HCR ne participe pas aux réunions lorsque le conseil d'administration exerce les fonctions visées à l'article 29, paragraphe 1, points b), h), i), j) et m), et paragraphe 2, et lorsque le conseil d'administration décide de libérer des moyens financiers pour financer des activités permettant au Bureau d'appui de bénéficier de l'expertise du HCR en matière d'asile, comme prévu à l'article 50.
2. Le conseil d'administration se réunit au moins deux fois par an en session ordinaire. En outre, il se réunit sur l'initiative de son président ou à la demande d'un tiers de ses membres.
3. Le conseil d'administration peut inviter à ses réunions, en qualité d'observateur, toute personne dont l'avis peut présenter de l'intérêt.
Le Danemark est invité à assister aux réunions du conseil d'administration.
4. Les membres du conseil d'administration peuvent, sous réserve des dispositions du règlement intérieur de celui-ci, être assistés par des conseillers ou des experts.
5. Le secrétariat du conseil d'administration est assuré par le Bureau d'appui.
Article 28
Modalités de vote
1. Sauf disposition contraire, le conseil d'administration arrête ses décisions à la majorité absolue de ses membres disposant du droit de vote. Chaque membre disposant du droit de vote bénéficie d'une voix. En l'absence d'un membre, son suppléant peut exercer son droit de vote.
2. Le directeur exécutif ne prend pas part au vote.
3. Le président prend part au vote.
4. Les États membres qui ne participent pas pleinement à l'acquis de l'Union dans le domaine de l'asile ne prennent pas part au vote lorsque le conseil d'administration est appelé à prendre des décisions relevant de l'article 29, paragraphe 1, point e), et que le document technique visé traite exclusivement d'un instrument de l'Union en matière d'asile qui ne les lie pas.
5. Le règlement intérieur du conseil d'administration fixe les modalités détaillées du vote, notamment les conditions dans lesquelles un membre peut agir au nom d'un autre membre, ainsi que les exigences en matière de quorum, le cas échéant.
Article 29
Fonctions du conseil d'administration
1. Le conseil d'administration veille à ce que le Bureau d'appui s'acquitte des tâches qui lui ont été confiées. Il est l'organe de programmation et de surveillance du Bureau d'appui. Il doit notamment:
a)
établir son règlement intérieur à la majorité des trois quarts de ses membres disposant du droit de vote et après avis de la Commission;
b)
nommer le directeur exécutif conformément à l'article 30, exercer l'autorité disciplinaire sur le directeur exécutif et, si nécessaire, le suspendre ou le révoquer;
c)
adopter le rapport général annuel sur les activités du Bureau d'appui et le transmettre au plus tard le 15 juin de l'année suivante au Parlement européen, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes. Le rapport général est rendu public;
d)
adopter un rapport annuel sur la situation en matière d'asile dans l'Union conformément à l'article 12, paragraphe 1. Ce rapport est présenté au Parlement européen. Le Conseil et la Commission peuvent demander que ledit rapport leur soit également présenté;
e)
adopter les documents techniques visés à l'article 12, paragraphe 2;
f)
adopter, à la majorité des trois quarts de ses membres disposant du droit de vote, au plus tard le 30 septembre de chaque année, sur la base d'un projet présenté par le directeur exécutif et après avoir recueilli l'avis de la Commission, le programme de travail du Bureau d'appui pour l'année suivante et le transmettre au Parlement européen, au Conseil et à la Commission. Ledit programme de travail est adopté conformément à la procédure budgétaire annuelle de l'Union et au programme de travail législatif de l'Union dans le domaine de l'asile;
g)
exercer ses responsabilités en ce qui concerne le budget du Bureau d'appui, comme prévu au chapitre 5;
h)
arrêter des modalités détaillées pour l'application du règlement (CE) no 1049/2001, conformément à l'article 42 du présent règlement;
i)
arrêter la politique du personnel du Bureau d'appui conformément à l'article 38;
j)
adopter, après avoir sollicité l'avis de la Commission, le plan pluriannuel en matière de politique du personnel;
k)
prendre toutes décisions en vue de la mise en œuvre du mandat du Bureau d'appui tel que défini dans le présent règlement;
l)
prendre toutes décisions relatives à la mise en place et, si nécessaire, à l'évolution des systèmes d'information prévus par le présent règlement, et notamment le portail d'information visé à l'article 4, point c); et
m)
prendre toutes décisions relatives à la mise en place et, si nécessaire, à la modification des structures internes du Bureau d'appui.
2. Le conseil d'administration peut instituer un comité exécutif chargé de l'assister, ainsi que le directeur exécutif, dans l'élaboration des décisions et des programmes de travail qu'il doit adopter et des activités qu'il doit approuver et, lorsque l'urgence l'exige, afin de prendre certaines décisions provisoires en son nom.
Ce comité exécutif est composé de huit membres désignés parmi les membres du conseil d'administration, dont un des représentants de la Commission au sein du conseil d'administration. Le mandat des membres du comité exécutif coïncide avec celui des membres du conseil d'administration.
À la demande du comité exécutif, les représentants du HCR ou toute autre personne dont l'avis peut présenter de l'intérêt peuvent assister aux réunions du comité exécutif sans y disposer du droit de vote.
Le Bureau d'appui fixe les procédures de fonctionnement du comité exécutif dans le règlement intérieur du Bureau d'appui et en assure la publication.
Article 30
Nomination du directeur exécutif
1. Le directeur exécutif est nommé par le conseil d'administration pour un mandat de cinq ans, parmi les candidats qualifiés retenus au terme d'une procédure ouverte de sélection organisée par la Commission. Cette procédure de sélection prévoit qu'un appel à manifestations d'intérêt est publié, entre autres, au Journal officiel de l'Union européenne. Le conseil d'administration peut exiger l'organisation d'une nouvelle procédure s'il estime qu'aucun des candidats retenus dans la première liste ne convient pour le poste. Le directeur exécutif est nommé sur la base de ses mérites personnels, de son expérience dans le domaine de l'asile et de ses aptitudes en matière administrative et de gestion. Avant d'être nommé, le candidat retenu par le conseil d'administration est invité à faire une déclaration devant la commission compétente ou les commissions compétentes du Parlement européen et à répondre aux questions posées par les membres de ladite commission ou desdites commissions.
Après cette déclaration, le Parlement européen peut adopter un avis énonçant son appréciation sur le candidat retenu. Le conseil d'administration informe le Parlement européen de la manière dont il est tenu compte de cet avis. L'avis est traité de manière personnelle et confidentielle jusqu'à la nomination du candidat.
Au cours des neuf derniers moisdu mandat de cinq ans du directeur exécutif, la Commission procède à une évaluation qui porte en particulier sur:
-
les résultats obtenus par le directeur exécutif, et
-
les tâches et les besoins du Bureau d'appui pour les années suivantes.
2. Le conseil d'administration, compte tenu de cette évaluation et uniquement lorsque les missions et les besoins du Bureau d'appui le justifient, peut prolonger une fois le mandat du directeur exécutif, pour une durée maximale de trois ans.
3. Le conseil d'administration informe le Parlement européen de son intention de prolonger le mandat du directeur exécutif. Dans le mois qui précède cette prolongation de son mandat, le directeur exécutif est invité à faire une déclaration devant la commission compétente ou les commissions compétentes du Parlement européen et à répondre aux questions posées par les membres de ladite commission ou desdites commissions.
Article 31
Tâches du directeur exécutif
1. Le Bureau d'appui est géré par son directeur exécutif, qui exerce ses tâches en toute indépendance. Le directeur exécutif rend compte de ses activités au conseil d'administration.
2. Sans préjudice des compétences de la Commission, du conseil d'administration ou, s'il est institué, du comité exécutif, le directeur exécutif ne sollicite ni n'accepte aucune instruction d'aucun gouvernement ni d'aucun autre organe.
3. Le directeur exécutif fait rapport au Parlement européen sur l'exécution de ses tâches, lorsqu'il y est invité. Le Conseil peut inviter le directeur exécutif à lui faire rapport sur l'exécution de ses tâches.
4. Le directeur exécutif est le représentant légal du Bureau d'appui.
5. Le directeur exécutif peut être assisté d'un ou de plusieurs chefs d'unité. S'il est absent ou empêché, un chef d'unité le remplace.
6. Le directeur exécutif est chargé de la gestion administrative du Bureau d'appui et de l'exécution des tâches qui sont confiées au Bureau d'appui en vertu du présent règlement. Il est notamment chargé:
a)
de l'administration courante du Bureau d'appui;
b)
d'établir les programmes de travail du Bureau d'appui, après avoir recueilli l'avis de la Commission;
c)
de mettre en œuvre les programmes de travail et les décisions adoptés par le conseil d'administration;
d)
d'établir les rapports sur les pays d'origine prévus à l'article 4, point b);
e)
de préparer le projet de règlement financier du Bureau d'appui en vue de son adoption par le conseil d'administration en vertu de l'article 37, ainsi que ses mesures d'exécution;
f)
de préparer le projet d'état prévisionnel des recettes et des dépenses du Bureau d'appui ainsi que l'exécution de son budget;
g)
d'exercer à l'égard du personnel du Bureau d'appui les compétences énoncées à l'article 38;
h)
de prendre toutes décisions relatives à la gestion des systèmes d'information prévus par le présent règlement, y compris du portail d'information visé à l'article 4, point c);
i)
de prendre toutes décisions relatives à la gestion des structures internes du Bureau d'appui; et
j)
de la coordination et du fonctionnement du forum consultatif visé à l'article 51. À cet effet, le directeur exécutif, en concertation avec les organisations concernées représentant la société civile, commence par adopter un plan d'installation du forum consultatif. Une fois ce dernier officiellement installé, le directeur exécutif, en concertation avec ce forum, adopte un plan opérationnel qui comporte des règles sur la fréquence et la nature des consultations ainsi que les mécanismes organisationnels pour mettre en œuvre l'article 51. Des critères transparents applicables à la participation permanente au forum consultatif sont également convenus.
Article 32
Groupes de travail
1. Dans le cadre de son mandat tel que défini dans le présent règlement, le Bureau d'appui peut créer des groupes de travail composés d'experts délégués par les autorités des États membres compétentes dans le domaine de l'asile, y compris des juges. Le Bureau d'appui crée des groupes de travail aux fins de l'article 4, point e), et de l'article 12, paragraphe 2. Les experts peuvent être remplacés par des suppléants qui sont nommés en même temps qu'eux.
2. La Commission participe de plein droit aux groupes de travail. Les représentants du HCR peuvent assister aux réunions des groupes de travail du Bureau d'appui, en tout ou partie, en fonction de la nature des questions abordées.
3. Les groupes de travail peuvent inviter à leurs réunions toute personne dont l'avis peut présenter de l'intérêt, y compris des représentants de la société civile qui travaillent dans le domaine de l'asile.
CHAPITRE 5
DISPOSITIONS FINANCIÈRES
Article 33
Budget
1. Toutes les recettes et dépenses du Bureau d'appui font l'objet de prévisions pour chaque exercice, celui-ci coïncidant avec l'année civile, et sont inscrites au budget du Bureau d'appui.
2. Le budget du Bureau d'appui est équilibré en recettes et en dépenses.
3. Sans préjudice d'autres ressources, les recettes du Bureau d'appui comprennent:
a)
une contribution de l'Union inscrite au budget général de l'Union européenne;
b)
toute contribution volontaire des États membres;
c)
les droits perçus pour les publications et toute prestation assurée par le Bureau d'appui;
d)
une contribution des pays associés.
4. Les dépenses du Bureau d'appui comprennent la rémunération du personnel, les dépenses administratives et d'infrastructure et les frais de fonctionnement.
Article 34
Établissement du budget
1. Chaque année, le directeur exécutif établit un projet d'état prévisionnel des recettes et dépenses du Bureau d'appui pour l'exercice suivant, comprenant le tableau des effectifs, et le transmet au conseil d'administration.
2. Le conseil d'administration, sur la base de ce projet, dresse un projet d'état prévisionnel des recettes et dépenses du Bureau d'appui pour l'exercice suivant.
3. Le projet d'état prévisionnel des recettes et dépenses du Bureau d'appui est transmis à la Commission au plus tard le 10 février de chaque année. La version définitive de l'état prévisionnel, qui comporte notamment un projet de tableau des effectifs, est transmise par le conseil d'administration à la Commission le 31 mars au plus tard.
4. L'état prévisionnel est transmis par la Commission au Parlement européen et au Conseil (ci-après dénommés «autorité budgétaire») en même temps que le projet de budget général de l'Union européenne.
5. Sur la base de l'état prévisionnel, la Commission inscrit dans le projet de budget général de l'Union européenne les prévisions qu'elle estime nécessaires pour le tableau des effectifs et le montant de la subvention à charge du budget général, et saisit l'autorité budgétaire, conformément aux article 313 et 314 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne.
6. L'autorité budgétaire autorise les crédits au titre de la subvention destinée au Bureau d'appui.
7. L'autorité budgétaire arrête le tableau des effectifs du Bureau d'appui.
8. Le budget du Bureau d'appui est arrêté par le conseil d'administration. Il devient définitif après l'adoption définitive du budget général de l'Union européenne. Il est, le cas échéant, ajusté en conséquence.
9. Le conseil d'administration notifie à l'autorité budgétaire, dans les meilleurs délais, son intention de réaliser tout projet susceptible d'avoir une incidence financière significative sur le financement du budget, notamment les projets de nature immobilière, tels que la location ou l'acquisition d'immeubles. Il en informe la Commission.
10. Lorsqu'une branche de l'autorité budgétaire a fait part de son intention de rendre un avis, elle transmet celui-ci au conseil d'administration dans un délai de six semaines à compter de la notification du projet.
Article 35
Exécution du budget
1. Le directeur exécutif exécute le budget du Bureau d'appui.
2. Le directeur exécutif transmet annuellement à l'autorité budgétaire toute information pertinente au sujet des résultats des procédures d'évaluation.
Article 36
Reddition des comptes et décharge
1. Au plus tard le 1er mars suivant chaque exercice, le comptable du Bureau d'appui communique les comptes provisoires accompagnés du rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice au comptable de la Commission. Celui-ci consolide les comptes provisoires des institutions et des organismes décentralisés, conformément à l'article 128 du règlement financier.
2. Au plus tard le 31 mars suivant chaque exercice, le comptable de la Commission transmet à la Cour des comptes les comptes provisoires du Bureau d'appui, accompagnés du rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice. Le rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice est également transmis au Parlement européen et au Conseil.
3. Dès réception des observations formulées par la Cour des comptes sur les comptes provisoires du Bureau d'appui en vertu de l'article 129 du règlement financier, le directeur exécutif établit les comptes définitifs du Bureau d'appui sous sa propre responsabilité et les transmet pour avis au conseil d'administration.
4. Le conseil d'administration rend un avis sur les comptes définitifs du Bureau d'appui.
5. Le directeur exécutif transmet, au plus tard le 1er juillet suivant chaque exercice, au Parlement européen, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes, les comptes définitifs, accompagnés de l'avis du conseil d'administration.
6. Les comptes définitifs sont publiés.
7. Le directeur exécutif adresse à la Cour des comptes une réponse aux observations de celle-ci le 30 septembre au plus tard. Il adresse également cette réponse au conseil d'administration.
8. Le directeur exécutif soumet au Parlement européen, à la demande de celui-ci, toute information nécessaire au bon déroulement de la procédure de décharge pour l'exercice en cause, comme prévu à l'article 146, paragraphe 3, du règlement financier.
9. Sur recommandation du Conseil qui statue à la majorité qualifiée, le Parlement européen donne, avant le 15 mai de l'année N + 2, décharge au directeur exécutif sur l'exécution du budget de l'exercice N.
Article 37
Règlement financier
Le règlement financier applicable au Bureau d'appui est arrêté par le conseil d'administration, après consultation de la Commission. Il ne s'écarte du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (11) que si les exigences spécifiques du fonctionnement du Bureau d'appui le nécessitent et avec l'accord préalable de la Commission.
CHAPITRE 6
DISPOSITIONS RELATIVES AU PERSONNEL
Article 38
Personnel
1. Le statut des fonctionnaires des Communautés européennes et le régime applicable aux autres agents des Communautés européennes, fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) no 259/68 (12) (ci-après dénommé le «statut») et les règles adoptées conjointement par les institutions de l'Union aux fins de l'application dudit statut et dudit régime s'appliquent au personnel du Bureau d'appui, y compris le directeur exécutif.
2. Le conseil d'administration, en accord avec la Commission, arrête les modalités de mise en œuvre nécessaires visées à l'article 110 du statut.
3. Les compétences conférées à l'autorité investie du pouvoir de nomination par le statut ainsi qu'à l'autorité habilitée à conclure les contrats par le régime applicable aux autres agents sont exercées par le Bureau d'appui en ce qui concerne son propre personnel.
4. Le conseil d'administration arrête des dispositions permettant de recourir à des experts nationaux détachés par les États membres auprès du Bureau d'appui.
Article 39
Privilèges et immunités
Le protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne s'applique au Bureau d'appui.
CHAPITRE 7
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 40
Statut juridique
1. Le Bureau d'appui est un organisme de l'Union. Il a la personnalité juridique.
2. Dans chaque État membre, le Bureau d'appui possède la capacité juridique la plus large reconnue aux personnes morales par la législation nationale. Il peut notamment acquérir et aliéner des biens mobiliers et immobiliers et ester en justice.
3. Le Bureau d'appui est représenté par son directeur exécutif.
Article 41
Régime linguistique
1. Les dispositions prévues par le règlement no 1 du 15 avril 1958 portant fixation du régime linguistique de la Communauté économique européenne (13) s'appliquent en ce qui concerne le Bureau d'appui.
2. Sans préjudice des décisions prises en vertu de l'article 342 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, le rapport général annuel sur les activités du Bureau d'appui et le programme de travail annuel visés à l'article 29, paragraphe 1, points c) et f), sont rédigés dans toutes les langues officielles des institutions de l'Union européenne.
3. Les travaux de traduction requis pour le fonctionnement du Bureau d'appui sont effectués par le centre de traduction des organes de l'Union européenne.
Article 42
Accès aux documents
1. Le règlement (CE) no 1049/2001 s'applique aux documents détenus par le Bureau d'appui.
2. Le conseil d'administration arrête, dans les six mois suivant la date de sa première réunion, les modalités détaillées pour l'application du règlement (CE) no 1049/2001.
3. Les décisions prises par le Bureau d'appui en application de l'article 8 du règlement (CE) no 1049/2001 peuvent faire l'objet d'une plainte auprès du médiateur ou d'un recours devant la Cour de justice de l'Union européenne, dans les conditions prévues respectivement aux articles 228 et 263 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne.
4. Les opérations de traitement de données à caractère personnel effectuées par le Bureau d'appui sont soumises au règlement (CE) no 45/2001.
Article 43
Règles de sécurité en matière de protection des informations classifiées et des informations sensibles non classifiées
1. Le Bureau d'appui applique les principes de sécurité figurant dans la décision 2001/844/CE, CECA, Euratom, de la Commission du 29 novembre 2001 modifiant son règlement intérieur (14), notamment les dispositions relatives à l'échange, au traitement et au stockage des informations classifiées.
2. Le Bureau d'appui applique également les principes de sécurité relatifs au traitement des informations sensibles non classifiées tels qu'adoptés et mis en œuvre par la Commission.
Article 44
Lutte contre la fraude
1. Afin de lutter contre la fraude, la corruption et toute autre activité illégale, le règlement (CE) no 1073/1999 s'applique sans restriction.
2. Le Bureau d'appui adhère à l'accord interinstitutionnel du 25 mai 1999 et arrête immédiatement les dispositions appropriées, lesquelles s'appliquent à tout son personnel.
3. Les décisions de financement et les accords et instruments d'exécution qui en découlent prévoient expressément que la Cour des comptes et l'OLAF peuvent, au besoin, effectuer un contrôle sur place auprès des bénéficiaires des financements du Bureau d'appui, ainsi qu'auprès des agents responsables de l'attribution de ces financements.
Article 45
Régime de responsabilité
1. La responsabilité contractuelle du Bureau d'appui est régie par la législation applicable au contrat en question.
2. La Cour de justice de l'Union européenne est compétente pour se prononcer en vertu de toute clause d'arbitrage contenue dans un contrat conclu par le Bureau d'appui.
3. En cas de responsabilité non contractuelle, le Bureau d'appui, conformément aux principes généraux communs aux législations des États membres, répare tout dommage causé par ses services ou par ses agents dans l'exercice de leurs fonctions.
4. La Cour de justice de l'Union européenne est compétente pour connaître des litiges concernant la réparation des dommages visés au paragraphe 3.
5. La responsabilité personnelle du personnel du Bureau d'appui envers celui-ci est régie par les dispositions du statut qui leur est applicable.
Article 46
Évaluation et révision
1. Au plus tard le 19 juin 2014, le Bureau d'appui commande une évaluation externe et indépendante des résultats obtenus, sur la base d'un mandat délivré par le conseil d'administration en accord avec la Commission. Cette évaluation porte sur l'incidence de l'action du Bureau d'appui sur la coopération pratique en matière d'asile et sur le RAEC. Elle prend dûment en compte les progrès accomplis, dans le cadre de son mandat, et évalue si des mesures supplémentaires sont nécessaires pour assurer une solidarité effective et un partage des responsabilités avec les États membres soumis à des pressions particulières. Elle examine, notamment, la nécessité éventuelle de modifier le mandat du Bureau d'appui, y compris les conséquences financières d'une telle modification, et elle examine également si la structure de gestion est adaptée à l'accomplissement des tâches du Bureau d'appui. L'évaluation prend en compte les avis des parties intéressées, tant au niveau de l'Union qu'au niveau national.
2. Le conseil d'administration, en accord avec la Commission, décide du calendrier des futures évaluations, en tenant compte des résultats de l'évaluation visée au paragraphe 1.
Article 47
Contrôle administratif
Les activités du Bureau d'appui sont soumises au contrôle du médiateur, conformément aux dispositions de l'article 228 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne.
Article 48
Coopération avec le Danemark
Le Bureau d'appui facilite la coopération opérationnelle avec le Danemark, y compris l'échange d'informations et de bonnes pratiques sur les questions couvertes par ses activités.
Article 49
Coopération avec des pays tiers et des pays associés
1. Le Bureau d'appui est ouvert à la participation, en qualité d'observateurs, de l'Islande, du Liechtenstein, de la Norvège et de la Suisse. Des arrangements sont élaborés pour définir notamment la nature, l'étendue et les modalités de la participation de ces pays aux travaux du Bureau d'appui. Ces arrangements comportent des dispositions relatives à la participation aux initiatives prises par le Bureau d'appui, aux contributions financières et au personnel. En ce qui concerne les questions relatives au personnel, lesdits arrangements respectent, en tout état de cause, le statut.
2. Pour les questions qui relèvent de ses activités, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de ses tâches, en accord avec la Commission et dans les limites de son mandat, le Bureau d'appui facilite la coopération opérationnelle entre les États membres et les pays tiers autres que ceux visés au paragraphe 1, dans le cadre de la politique de l'Union en matière de relations extérieures et il peut également coopérer avec les autorités de pays tiers compétentes pour ce qui est des aspects techniques des domaines régis par le présent règlement, dans le cadre d'arrangements de travail conclus avec ces autorités, conformément aux dispositions pertinentes du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne.
Article 50
Coopération avec le HCR
Le Bureau d'appui coopère avec le HCR dans les domaines régis par le présent règlement, dans le cadre d'arrangements de travail conclus avec lui. Pour le Bureau d'appui, c'est le conseil d'administration qui statue sur les arrangements de travail, y compris leurs conséquences budgétaires.
En outre, le conseil d'administration peut décider que le Bureau d'appui peut libérer des moyens financiers pour couvrir les dépenses du HCR pour des activités qui ne sont pas prévues dans les arrangements de travail. Ils s'inscrivent dans le cadre des relations privilégiées de coopération établies entre le Bureau d'appui et le HCR, telles que définies dans le présent article et à l'article 2, paragraphe 5, à l'article 5, à l'article 9, paragraphe 1, à l'article 25, paragraphe 4, et à l'article 32, paragraphe 2. Conformément à l'article 75 du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002, les dispositions pertinentes du règlement financier ainsi que de ses modalités d'exécution s'appliquent.
Article 51
Forum consultatif
1. Le Bureau d'appui entretient un dialogue étroit avec des organisations concernées représentant la société civile et des organismes compétents actifs dans le domaine de la politique en matière d'asile au niveau local, régional, national, européen ou international et crée à cet effet un forum consultatif.
2. Le forum consultatif est un mécanisme d'échange d'informations et de mise en commun des connaissances. Il veille à ce qu'il y ait un dialogue étroit entre le Bureau d'appui et les parties intéressées.
3. Le forum consultatif est ouvert à toutes les parties intéressées conformément au paragraphe 1. Le Bureau d'appui s'adresse aux membres du forum consultatif en fonction de besoins particuliers ayant trait à des domaines qui ont été jugés prioritaires pour l'action du Bureau d'appui.
Le HCR est membre de droit du forum consultatif.
4. Le Bureau d'appui invite le forum consultatif, en particulier:
a)
à adresser des suggestions au conseil d'administration concernant le programme de travail annuel qui doit être adopté conformément à l'article 29, paragraphe 1, point f);
b)
à assurer un retour d'information vers le conseil d'administration et à lui proposer des mesures pour donner suite au rapport annuel visé à l'article 29, paragraphe 1, point c), ainsi qu'au rapport annuel sur la situation en matière d'asile dans l'Union visé à l'article 12, paragraphe 1; et
c)
à communiquer au directeur exécutif et au conseil d'administtration les résultats et les recommandations de conférences, séminaires et réunions présentant un intérêt pour les travaux du Bureau d'appui.
5. Le forum consultatif se réunit au moins une fois par an.
Article 52
Coopération avec Frontex, l'Agence des droits fondamentaux et d'autres organismes de l'Union ainsi qu'avec les organisations internationales
Le Bureau d'appui coopère avec les organismes de l'Union qui sont actifs dans son domaine d'activité et en particulier avec Frontex et l'Agence des droits fondamentaux, ainsi qu'avec les organisations internationales compétentes dans les domaines régis par le présent règlement, dans le cadre d'arrangements de travail conclus avec ces organismes, conformément au traité sur le fonctionnement de l'Union européenne et aux dispositions relatives à la compétence desdits organismes.
La coopération permet de créer des synergies entre les organismes concernés et d'éviter tout double emploi et redondance dans les travaux menés au titre des mandats de ces organismes.
Article 53
Accord de siège et conditions de fonctionnement
Les dispositions relatives à l'implantation du Bureau d'appui dans l'État membre du siège et aux prestations à fournir par ledit État membre, ainsi que les règles particulières applicables dans l'État membre du siège du Bureau d'appui au directeur exécutif, aux membres du conseil d'administration, au personnel du Bureau d'appui et aux membres de leur famille, sont fixées dans un accord de siège conclu, après approbation par le conseil d'administration, entre le Bureau d'appui et l'État membre du siège. L'État membre du siège assure les meilleures conditions possibles pour le bon fonctionnement du Bureau d'appui y compris une scolarisation multilingue et à vocation européenne et des liaisons de transport appropriées.
Article 54
Début des activités du Bureau d'appui
Le Bureau d'appui est pleinement opérationnel au plus tard le 19 juin 2011.
La Commission est chargée de la mise en place et du démarrage du Bureau d'appui jusqu'à que celui-ci dispose de la capacité opérationnelle pour exécuter son propre budget.
À cette fin:
-
jusqu'à ce que le directeur exécutif prenne ses fonctions à la suite de sa nomination par le conseil d'administration conformément à l'article 30, un fonctionnaire de la Commission peut exercer en qualité de directeur intérimaire les tâches attribuées au directeur exécutif,
-
les tâches attribuées au Bureau d'appui peuvent être exercées par des fonctionnaires de la Commission sous la responsabilité du directeur intérimaire ou du directeur exécutif.
Le directeur intérimaire peut autoriser, après approbation par le conseil d'administration, tous les paiements couverts par les crédits inscrits au budget du Bureau d'appui et il peut conclure des contrats, y compris des contrats d'engagement du personnel, lorsque le tableau des effectifs du Bureau d'appui a été adopté.
Article 55
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans les États membres conformément aux traités.
Fait à Strasbourg, le 19 mai 2010.