ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 363/2012 НА КОМИСИЯТА
от 23 февруари 2012 година
относно процедурните правила за признаването и оттеглянето на признаване на мониторингови организации, както е предвидено в Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета от 20 октомври 2010 г. за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал (1), и по-специално член 8, параграф 7 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕС) № 995/2010 има за цел по-специално да сведе до минимум риска от това на вътрешния пазар да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Мониторинговите организации следва да подкрепят операторите при съблюдаването на изискванията на този Регламент. За тази цел те следва да разработят система за дължима грижа (due diligence system), да предоставят на операторите правото да я използват и да следят за правилното ѝ използване.
(2)
Процедурата, по която Комисията признава мониторинговите организации, следва да бъде справедлива, прозрачна и независима. Поради това кандидатите следва да бъдат оценявани след консултации с компетентните органи на държавите-членки и след събиране на достатъчно информация за кандидата. При необходимост събирането на информация следва да включва посещения на помещения на кандидата.
(3)
Необходимо е да се уточнят подходящите експертни знания и капацитет, които мониторинговите организации следва да имат, за да се установи съответствието на дървения материал с приложимото законодателство в държавата, където се добива, и да се предложат мерки за оценяване на риска от това на пазара да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Когато установеният риск не е незначителен, мониторинговата организация следва също да може да предложи подходящи мерки за ефективното му намаляване до минимум.
(4)
Следва да се осигури, че мониторинговите организации изпълняват функциите си по прозрачен и независим начин, като не допускат каквито и да са конфликти на интереси, произтичащи от техните функции, и като предоставят услугите си на операторите по недискриминационен начин.
(5)
При вземане на решение за оттегляне на признаване, Комисията следва са спазва процедура, която е справедлива, прозрачна и независима. Преди да вземе решение, Комисията следва да се консултира със съответните компетентни органи на държавите-членки и да събере достатъчно информация, включително провеждане на посещения на място при необходимост. На заинтересованата мониторингова организация следва да се даде възможност да представи коментари, преди да бъде взето решение.
(6)
В съответствие с принципа на пропорционалност Комисията следва да може да оттегли признаването временно и/или условно, или постоянно, тъй като може да сметне според нивото на установените пропуски, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010.
(7)
Необходимо е да се осигури, че нивото на защита на лицата по отношение на обработката на техните лични данни при дейностите в обхвата на настоящия регламент, по-специално що се отнася до обработката на лични данни в заявките за признаване като мониторингова организация, съответства на изискванията, определени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни и за свободното движение на такива данни (2) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3),
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент освен определенията, установени в член 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, се прилагат следните определения:
1)
„съответни компетентни органи“ означава компетентните органи на държавите-членки, в които мониторинговата организация или кандидатът за признаване като мониторингова организация са законно установени или в които предоставят услуги, или възнамеряват да предоставят услуги по смисъла на Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (4);
2)
„официални документи за професионална квалификация“ означава дипломи, свидетелства и други документи, издадени от органи в отделните държави, определени съгласно законодателните или административните разпоредби на тези държави, с които се удостоверява успешно завършено професионално обучение;
3)
„професионален опит“ означава действително и законно упражняване на съответната професия.
Член 2
Заявка за признаване
1. Всеки публичен или частноправен субект - дружество, корпорация, фирма, предприятие, институция или орган - законово регистриран в държава-членка на ЕС, може да подаде до Комисията заявка да бъде признат като мониторингова организация.
Съответният субект следва да подаде заявката на някой от официалните езици на ЕС, заедно с документите, изброени в приложението.
2. За да бъде признат като мониторингова организация, кандидатът трябва да докаже, че отговаря на всички изисквания, посочени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент.
3. Комисията потвърждава получаването на заявката и в рамките на 10 работни дни от датата на получаване издава на кандидата референтен номер.
Тя посочва на кандидата също ориентировъчен срок, в рамките на който ще вземе решение във връзка със заявката. Комисията информира кандидата всеки път, когато променя ориентировъчния срок поради необходимостта от допълнителна информация или документи за оценката на заявката.
4. В случай че са изминали три месеца от получаването на заявка или от последното писмено съобщение на Комисията до кандидата, в зависимост от това кое събитие настъпи по-късно, а Комисията не е приела решение за признаване или отхвърляне на заявката, Комисията информира кандидата писмено за напредъка в оценяването на заявката.
Първа алинея може да се приложи повече от веднъж при разглеждането на една заявка.
5. Комисията предава копие на заявката и на удостоверителните документи на съответните компетентни органи, които могат да представят коментари по заявката в рамките на един месец от датата на предаване.
Член 3
Допълнителни документи и достъп до помещения
1. При поискване от страна на Комисията, кандидатът или съответните компетентни органи следва да предоставят всякаква допълнителна информация или документи, изискани от Комисията, в рамките на определен срок.
2. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на Комисията за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8. Комисията следва да информира предварително кандидата за посещението. Съответните компетентни органи могат да вземат участие в посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
Член 4
Решение за признаване
Когато Комисията приеме решение за признаване съгласно член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010, тя уведомява съответния кандидат в рамките на 10 работни дни от датата на приемане на това решение.
Комисията незабавно предоставя на кандидата сертификат за признаване и съобщава решението си на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с втора алинея от член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010 в рамките на срока, посочен в първата алинея.
Член 5
Правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС
1. Когато кандидатът е законно установен в повече от една държава-членка, той следва да предостави информация за своето седалище, централна администрация или основно място на стопанска дейност в рамките на ЕС, както и за всички свои агенции, клонове или филиали, създадени на територията на която и да е държава-членка. Кандидатът следва също да декларира в кои държави-членки възнамерява да предоставя услуги.
2. От кандидат, който е орган или част от орган на държава-членка, не се изисква да доказва своята правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС.
Член 6
Подходящи експертни умения
1. С цел да се осигури правилното изпълнение на функциите на мониторинговата организация съгласно изискванията на член 8, параграф 2, буква б) от Регламент (ЕС) № 995/2010, технически компетентният персонал на кандидата трябва да отговаря на следните минимално допустими критерии, удостоверени посредством официални документи за професионални квалификации и професионален опит:
а)
официално професионално обучение в областта на дисциплина, съответстваща на функциите на мониторинговата организация;
б)
за старши технически позиции, най-малко пет години професионален опит с функции, близки до тези в мониторингова организация.
За целите на буква а) от първа алинея, дисциплините, свързани с горско стопанство, околна среда, право, бизнес управление, управление на риска, търговия, одит, финансов контрол или управление на веригата за доставки, се считат за съответстващи дисциплини.
2. Кандидатът следва да поддържа архив, в който да документира задълженията и отговорностите на своя персонал. Кандидатът следва да разполага с процедури за мониторинг на изпълнението и на техническата компетентност на своя персонал.
Член 7
Капацитет за изпълнение на функции като мониторингова организация
1. Кандидатът трябва да докаже, че разполага с всяко едно от следните неща:
а)
организационна структура, която осигурява правилно изпълнение на функциите на мониторинговата организация;
б)
система за дължима грижа (due diligence system), която да бъде на разположение на операторите и да се използва от тях;
в)
правила и процедури, които позволяват оценяването и усъвършенстването на системата за дължима грижа;
г)
процедури и процеси за проверка на правилното използване от страна на операторите на тяхната система за дължима грижа;
д)
процедури за коригиращи действия, които да бъдат предприети в случай на невъзможност от страна на оператора да използва правилно своята система за дължима грижа.
2. В допълнение към изискванията на параграф 1, кандидатът трябва да докаже, че разполага с финансов и технически капацитет да изпълнява функциите на мониторингова организация.
Член 8
Отсъствие на конфликт на интереси
1. Кандидатът трябва да бъде организиран по начин, осигуряващ запазване на обективността и безпристрастността на неговата дейност.
2. Кандидатът трябва да идентифицира, анализира и поддържа архивни записи, в които да документира рисковете от конфликти на интереси, произтичащи като резултат от изпълняването на функциите като мониторингова организация, включително всякакви конфликти, произтичащи от негови взаимоотношения със свързани органи или подизпълнители.
3. При установяването на риск от конфликт на интереси, кандидатът трябва да разполага с писмени правила и процедури за недопускане на конфликти на интереси на организационно и индивидуално равнище. Писмените правила и процедури следва да се поддържат и прилагат. Тези правила и процедури могат да включват одиторски проверки от трета страна.
Член 9
Информация за последващи промени
1. Мониторинговата организация трябва незабавно да информира Комисията за всяка от следните ситуации, възникнали след нейното признаване:
а)
промяна, която може да засегне способността на тази мониторингова организация да спазва изискванията в членове 5-8 и която е възникнала след нейното признаване;
б)
създаване от страна на мониторинговата организация на агенции, клонове или филиали в рамките на ЕС, различни от тези, които е декларирала в своята заявка;
в)
решение от страна на мониторинговата организация да предоставя услуги в държава-членка, различна от тази, която е декларирала в своята заявка, или в държава-членка, за която е декларирала, че е спряла да предоставя своите услуги в съответствие с буква г);
г)
прекратяване от страна на мониторинговата организация на предоставянето на услуги в която и да е държава-членка.
2. Комисията следва да съобщава цялата информация, получена съгласно параграф 1, на съответните компетентни органи.
Член 10
Преразглеждане на решението за признаване
1. Комисията може да преразгледа решение за признаване на мониторингова организация по всяко време.
Комисията следва да извършва такова преразглеждане във всяка от следните ситуации:
а)
съответният компетентен орган информира Комисията, че е установил, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите, определени в член 8, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 995/2010, или че вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, както е определено в членове 5-8 от настоящия регламент;
б)
Комисията разполага със съответната информация, включително при изразена основателна загриженост на трети лица, че мониторинговата организация вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграфи 1 и 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент;
в)
мониторинговата организация е информирала Комисията за промените, посочени в член 9, параграф 1, буква а) от настоящия регламент.
2. Когато бъде предприето преразглеждане, Комисията се подпомага от проверяващ екип, за да проведе преразглеждането и да извърши проверките.
3. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на проверяващия екип за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент. Съответните компетентни органи могат да вземат участие при посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
4. Проверяващият екип следва да изготви доклад, в който да формулира своето заключение. Доказателствата в подкрепа на заключението се прилагат към доклада за преразглеждане.
Докладът за преразглеждане следва да включва препоръка относно това дали признаването на мониторинговата организация да бъде оттеглено.
Проверяващият екип следва да изпрати доклада за преразглеждане на съответните компетентни органи. Тези органи могат да представят коментари в рамките на три седмици от датата на предаване на доклада.
Проверяващият екип следва да предостави на съответната мониторингова организация обобщение на изводите и заключенията от доклада. Организацията може да представи коментари на проверяващия екип в рамките на три седмици от датата на предаване на обобщението.
5. Ако установи, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010, проверяващият екип следва в своя доклад за преразглеждане да препоръча оттегляне на признаването - временно и/или условно, или постоянно - в зависимост от нивото на установените пропуски.
Проверяващият екип може да препоръча вместо това Комисията да издаде искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, или Комисията да не предприема по-нататъшни действия.
Член 11
Решение за оттегляне на признаване
1. Комисията решава дали да оттегли признаването на мониторингова организация временно и/или условно, или постоянно, като взема предвид доклада за преразглеждане, посочен в член 10.
2. В съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, Комисията може да отправи искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, когато нивото на установените пропуски не води до заключение, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от цитирания регламент.
3. За решение за оттегляне на признаване на мониторингова организация и искане, или предупреждение съгласно параграф 2 се уведомява съответната мониторингова организация и се съобщава на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, в рамките на 10 работни дни от приемането им.
Член 12
Защита на данните
Настоящият регламент не засяга правилата относно обработката на лични данни, определени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 13
Заключителни разпоредби
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 февруари 2012 година.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 363/2012
z dne 23. februarja 2012
o postopkovnih pravilih za priznanje nadzornih organizacij in njihov preklic iz Uredbe (EU) št. 995/2010 Evropskega parlamenta in Sveta o določitvi obveznosti gospodarskih subjektov, ki dajejo na trg les in lesne proizvode
(Besedilo velja za EGP)
EVROPSKA KOMISIJA JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,
ob upoštevanju Uredbe (EU) št. 995/2010 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 20. oktobra 2010 o določitvi obveznosti gospodarskih subjektov, ki dajejo na trg les in lesne proizvode (1), ter zlasti člena 8(7) Uredbe,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Cilj Uredbe (EU) št. 995/2010 je zlasti zmanjšanje tveganja dajanja na notranji trg nezakonito pridobljenega lesa in lesnih proizvodov, pridobljenih iz tega lesa. Nadzorne organizacije morajo gospodarskim subjektom pomagati pri izpolnjevanju zahtev te uredbe. Zato morajo razviti sistem potrebne skrbnosti, gospodarskim subjektom dodeliti pravico do njegove uporabe in preverjati njegovo pravilno uporabo.
(2)
Postopek, s katerim Komisija priznava nadzorne organizacije, mora biti pošten, pregleden in neodvisen. Zato je treba prosilce oceniti po posvetovanju s pristojnimi organi držav članic in po zbiranju zadostnih informacij o prosilcu. Zbiranje informacij mora po potrebi zajemati obiske v prostorih prosilca.
(3)
Navesti je treba ustrezno strokovno znanje in zmožnosti, ki jih morajo imeti nadzorne organizacije za določanje skladnosti lesa z ustrezno zakonodajo v državi, kjer je bil les pridobljen, ter za predlaganje ukrepov za oceno tveganja dajanja nezakonito pridobljenega lesa in proizvodov, pridobljenih iz tega lesa, na trg. Kadar ugotovljeno tveganje ni zanemarljivo, morajo imeti poleg tega nadzorne organizacije možnost, da predlagajo ustrezne ukrepe za učinkovito zmanjšanje tveganj.
(4)
Zagotoviti je treba, da nadzorne organizacije svoje dejavnosti opravljajo pregledno in neodvisno, pri čemer preprečijo navzkrižje interesov, ki bi lahko nastalo zaradi opravljanja njihovih dejavnosti, in zagotavljajo storitve gospodarskim subjektom na nediskriminacijski način.
(5)
Komisija mora odločitev o preklicu priznanja sprejeti v skladu s poštenim, preglednim in neodvisnim postopkom. Pred sprejetjem odločitve se mora Komisija posvetovati z zadevnimi pristojnimi organi držav članic ter zbrati zadostne informacije, po potrebi vključno z obiski na kraju samem. Pred sprejetjem odločitve mora imeti nadzorna organizacija možnost za predložitev pripomb.
(6)
V skladu z načelom sorazmernosti mora imeti Komisija možnost, da glede na raven ugotovljenih nepravilnosti začasno in/ali pogojno ali trajno prekliče priznanje, če nadzorna organizacija ne opravlja več dejavnosti ali ne izpolnjuje zahtev iz člena 8 Uredbe (EU) št. 995/2010.
(7)
Zagotoviti je treba, da je raven zaščite posameznikov pri obdelavi njihovih osebnih podatkov na področju uporabe te uredbe, zlasti pri obdelavi osebnih podatkov iz prošenj za priznanje nadzornih organizacij, skladna z zahtevami iz Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (2) in Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (3) -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
Člen 1
Opredelitev pojmov
V tej uredbi se poleg opredelitev iz člena 2 Uredbe (EU) št. 995/2010 uporabljajo naslednje opredelitve:
1.
„zadevni pristojni organi“ pomenijo pristojne organe države članice, v kateri imata nadzorna organizacija ali prosilec za priznanje nadzorne organizacije sedež ali v kateri opravljata storitve ali nameravata opravljati storitve v smislu Direktive 2006/123/ES Evropskega parlamenta in Sveta (4);
2.
„dokazila o formalni izobrazbi“ pomenijo diplome, spričevala in druga dokazila, ki jih izda organ v državi, imenovan v skladu z zakonskimi ali upravnimi določbami v tej državi, in ki potrjujejo uspešen zaključek strokovnega usposabljanja;
3.
„poklicne izkušnje“ pomenijo dejansko in zakonito opravljanje zadevnega poklica.
Člen 2
Prošnja za priznanje
1. Vsaka pravna oseba, javna ali zasebna, ki je družba, korporacija, obrat, podjetje, institucija ali organ s sedežem v Uniji, lahko Komisijo zaprosi, da jo prizna kot nadzorno organizacijo.
Pravna oseba prošnjo predloži v katerem koli od uradnih jezikov Unije skupaj z dokumenti iz priloge.
2. Da se zagotovi priznanje prosilca kot nadzorne organizacije, mora prosilec dokazati, da izpolnjuje vse zahteve iz člena 8(2) Uredbe (EU) št. 995/2010 in členov 5 do 8 te uredbe.
3. Komisija potrdi prejem prošnje in prosilcu v 10 delovnih dneh od prejema izda referenčno številko.
Prosilcu prav tako sporoči okviren rok, v katerem bo sprejela odločitev glede prošnje. Komisija obvesti prosilca o vsaki spremembi okvirnega roka zaradi potrebe po dodatnih informacijah ali dokumentih za oceno prijave.
4. Če pretečejo trije meseci od prejema prošnje ali od zadnjega pisnega obvestila Komisije prosilcu, kar nastopi pozneje, in Komisija ne sprejme odločitve o priznanju ali zavrnitvi prošnje, Komisija pisno obvesti prosilca o napredovanju presoje prošnje.
Prvi pododstavek se lahko pri obravnavi posamezne prošnje uporabi večkrat.
5. Komisija pošlje izvod prošnje in dokazil zadevnim pristojnim organom, ki lahko v enem mesecu po datumu posredovanja predložijo pripombe v zvezi s prošnjo.
Člen 3
Dodatni dokumenti in dostop do prostorov
1. Na zahtevo Komisije prosilec ali zadevni pristojni organi v določenem roku predložijo dodatne informacije ali dokumente, ki jih zahteva Komisija.
2. Prosilec Komisiji omogoči dostop do svojih prostorov za namene preverjanja, ali so izpolnjene vse zahteve iz člena 8 Uredbe (EU) št. 995/2010 in členov 5 do 8. Komisija prosilca vnaprej obvesti o obisku. Pri obisku lahko sodelujejo zadevni pristojni organi.
Prosilec zagotovi vso potrebno pomoč za lažjo izvedbo obiskov.
Člen 4
Odločitev o priznanju
Ko Komisija sprejme odločitev o priznanju v skladu s členom 8(3) Uredbe (EU) št. 995/2010, zadevnega prosilca o tem obvesti v 10 delovnih dneh od datuma sprejetja odločitve.
Komisija prosilcu prav tako takoj izda potrdilo o priznanju in svojo odločitev sporoči pristojnim organom vseh držav članic v skladu z drugim pododstavkom člena 8(3) Uredbe (EU) št. 995/2010 v roku iz prvega odstavka.
Člen 5
Pravna osebnost in registracija v Uniji
1. Če ima prosilec sedež v več kot eni državi članici, zagotovi informacije o svojem registriranem sedežu, centralni upravi ali glavnem mestu poslovanja v Uniji ter tudi o vseh svojih agencijah, izpostavah ali podružnicah na ozemlju katere koli države članice. Prosilec prav tako izjavi, v kateri državi članici namerava opravljati storitve.
2. Prosilcem, ki so organi države članice ali njihov del, ni treba dokazovati pravne osebnosti in sedeža v Uniji.
Člen 6
Ustrezno strokovno znanje
1. Za zagotavljanje ustreznega izvajanja dejavnosti nadzorne organizacije v skladu z zahtevami člena 8(2)(b) Uredbe (EU) št. 995/2010 mora tehnično usposobljeno osebje prosilca izpolnjevati naslednja minimalna merila ter njihovo izpolnjevanje potrditi z dokazili o formalni izobrazbi in poklicnih izkušnjah:
(a)
formalno strokovno usposabljanje v stroki, ki je povezana z dejavnostmi nadzorne organizacije;
(b)
za vodilne tehnične položaje vsaj pet let poklicnih izkušenj na delovnem mestu, povezanem z dejavnostmi nadzorne organizacije.
Za namene točke (a) prvega pododstavka se kot povezane stroke upoštevajo stroke na področju gozdarstva, okolja, prava, poslovnega upravljanja, upravljanja tveganj, trgovanja, revizije, finančnega nadzora ali upravljanja dobavne verige.
2. Prosilec vodi evidenco nalog in odgovornosti svojega osebja. Prosilec vzpostavi postopke za spremljanje učinkovitosti in strokovne usposobljenosti svojega osebja.
Člen 7
Zmožnost izvajanja dejavnosti nadzorne organizacije
1. Prosilec dokaže, da ima vzpostavljene vse naslednje sisteme:
(a)
organizacijsko strukturo, ki zagotavlja ustrezno izvajanje dejavnosti nadzorne organizacije;
(b)
sistem potrebne skrbnosti, ki je na voljo gospodarskim subjektom in ga gospodarski subjekti uporabljajo;
(c)
politike in postopke, ki omogočajo vrednotenje in izboljšanje sistema potrebne skrbnosti;
(d)
postopke in procese za preverjanje pravilne uporabe sistema potrebne skrbnosti s strani gospodarskih subjektov;
(e)
postopke za popravne ukrepe, ki jih je treba sprejeti v primeru neustrezne uporabe sistema potrebne skrbnosti s strani gospodarskega subjekta.
2. Poleg zahtev iz odstavka 1 prosilec dokaže svojo finančno in tehnično zmožnost izvajanja dejavnosti nadzorne organizacije.
Člen 8
Neobstoj navzkrižja interesov
1. Prosilec je organiziran tako, da zagotavlja objektivnost in nepristranskost svojih dejavnosti.
2. Prosilec določi, analizira in vodi evidenco tveganj v zvezi z navzkrižji interesov, ki bi lahko nastala kot posledica njegovega izvajanja dejavnosti nadzorne organizacije, vključno z navzkrižji, ki izhajajo iz njegovih odnosov s povezanimi organi ali podizvajalci.
3. Kadar je ugotovljeno tveganje za nastanek navzkrižja interesov, ima prosilec vzpostavljene pisne usmeritve in postopke za preprečevanje navzkrižja interesov na ravni podjetja in posameznikov. Pisne usmeritve in postopki se vodijo in izvajajo. Te usmeritve in postopki lahko vključujejo revizije s strani tretjih oseb.
Člen 9
Informacije o naknadnih spremembah
1. Nadzorna organizacija Komisijo takoj obvesti o naslednjih primerih, do katerih pride po njenem priznanju:
(a)
spremembi, ki lahko vpliva na zmožnost nadzorne organizacije za ravnanje v skladu z zahtevami iz členov 5 do 8 in ki se zgodi po priznanju nadzorne organizacije;
(b)
ustanovitvi agencij, izpostav ali podružnic s strani nadzorne organizacije v Uniji, ki niso navedene v prošnji;
(c)
odločitvi nadzorne agencije za opravljanje storitev v državah članicah, ki jih ni navedla v prošnji, ali v državi članici, za katero je navedla prenehanje opravljanja storitev v skladu s točko (d);
(d)
prenehanju opravljanja storitev nadzorne organizacije v kateri koli državi članici.
2. Komisija zadevne pristojne organe obvesti o vseh informacijah, pridobljenih v skladu z odstavkom 1.
Člen 10
Pregled odločitve o priznanju
1. Komisija lahko odločitev o priznanju nadzorne organizacije kadar koli pregleda.
Komisija odločitev pregleda v naslednjih primerih:
(a)
če zadevni pristojni organ Komisijo obvesti o svoji odločitvi, da nadzorna organizacija ne opravlja več dejavnosti iz člena 8(1) Uredbe (EU) št. 995/2010 ali ne izpolnjuje zahtev iz člena 8(2) Uredbe (EU) št. 995/2010, kot je določeno v členih 5 do 8 te uredbe;
(b)
če ima Komisija ustrezne informacije, vključno z utemeljenimi pomisleki tretjih oseb, da nadzorna organizacija ne izpolnjuje več zahtev iz člena 8(1) in (2) Uredbe (EU) št. 995/2010 in členov 5 do 8 te uredbe;
(c)
če nadzorna organizacija Komisijo obvesti o spremembah iz člena 9(1)(a) te uredbe.
2. Ko se pregled začne, Komisiji pri izvajanju pregleda in preverjanj pomaga skupina za pregled.
3. Prosilec skupini za pregled omogoči dostop do svojih prostorov za namen preverjanja, ali so izpolnjene vse zahteve iz člena 8 Uredbe (EU) št. 995/2010 in členov 5 do 8 te uredbe. Pri obisku lahko sodelujejo zadevni pristojni organi.
Prosilec zagotovi vso potrebno pomoč za lažje izvajanje obiskov.
4. Skupina za pregled pripravi poročilo o svojih ugotovitvah. Poročilu o pregledu se priložijo ustrezna dokazila.
Poročilo o pregledu vsebuje priporočilo, ali je treba priznanje nadzorne organizacije preklicati.
Skupina za pregled pošlje poročilo o pregledu zadevnim pristojnim organom. Ti organi lahko predložijo pripombe v treh tednih od datuma posredovanja poročila.
Skupina za pregled zadevni nadzorni organizaciji predloži povzetek ugotovitev in zaključkov poročila. Organizacija lahko predloži pripombe skupini za pregled v treh tednih od datuma posredovanja povzetka.
5. Skupina za pregled v svojem poročilu o pregledu predlaga začasen in/ali pogojen ali trajen preklic priznanja glede na raven ugotovljenih nepravilnosti, če ugotovi, da nadzorna organizacija ne opravlja več dejavnosti ali ne izpolnjuje zahtev iz člena 8 Uredbe (EU) št. 995/2010.
Skupina za pregled lahko namesto tega predlaga, da Komisija izda obvestilo o sanacijskih ukrepih ali uradno opozorilo ali da Komisija ne izvaja nadaljnjih ukrepov.
Člen 11
Odločitev za preklic priznanja
1. Komisija se odloči za začasen in/ali pogojen ali trajen preklic priznanja nadzorne organizacije ob upoštevanju poročila o pregledu iz člena 10.
2. Komisija lahko izda obvestilo o sanacijskih ukrepih ali uradno opozorilo, če na podlagi ravni ugotovljenih pomanjkljivosti v skladu s členom 8(6) Uredbe (EU) št. 995/2010 ne more odločiti, da nadzorna organizacija ne opravlja več dejavnosti ali ne izpolnjuje zahtev iz člena 8(2) navedene uredbe.
3. Odločitev za preklic priznanja nadzorne organizacije ter obvestilo ali opozorilo v skladu z odstavkom 2 se zadevni nadzorni organizaciji in pristojnim organom vseh držav članic sporočita v skladu s členom 8(6) Uredbe (EU) št. 995/2010 v 10 delovnih dneh od sprejetja.
Člen 12
Varstvo podatkov
Ta uredba ne posega v pravila glede obdelave osebnih podatkov iz Direktive 95/46/ES in Uredbe (ES) št. 45/2001.
Člen 13
Končne določbe
Ta delegirana uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 23. februarja 2012