ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 532/2014 НА КОМИСИЯТА
от 13 март 2014 година
за допълнение на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица
ЕВРОПЕЙСКАТA КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграфи 8 и 9, член 34, параграфи 7 и 8 и член 55, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент (ЕС) № 223/2014 се дава възможност на Комисията да приема делегирани актове за допълване на несъществени елементи в него по отношение на Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (ФЕПЛ).
(2)
По силата на Регламент (ЕС) № 223/2014 от управляващия орган се изисква да създаде система за записване и съхраняване в електронна форма на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверката и одита, включително - по отношение на оперативните програми за социално приобщаване на най-нуждаещите се лица (ОП II) - на данни за отделните участници. Поради това е необходимо да се състави списък на данните, които трябва да се записват и съхраняват в тази система.
(3)
Някои данни са от значение за определени типове операции или само за един от видове оперативни програми; поради това следва да се уточни приложимостта на изискванията относно данните. С Регламент (ЕС) № 223/2014 се определят специфични изисквания за записване и съхранение на данни за отделните участници в операциите, подпомагани от ОП II, които е необходимо да бъдат взети предвид.
(4)
При съставянето на списъка на данните следва да се вземат предвид изискванията за докладване, установени по силата на Регламент (ЕС) № 223/2014, за да се гарантира, че данните, необходими за финансовото управление и мониторинга, включително данните, необходими за изготвянето на заявления за плащане, финансови отчети и доклади за изпълнението, са налични за всяка операция във форма, която позволява лесно обобщаване и равняване. При съставянето на списъка следва да се вземе предвид, че за ефективното финансово управление на операциите и за изпълнението на изискването за публикуване на основна информация относно операциите са необходими някои основни съхранявани в електронна форма данни за операциите. За ефективното планиране и извършване на проверките и одитната дейност са необходими и някои други данни.
(5)
Списъкът на данните, които трябва да се записват и съхраняват, не трябва да предпоставя техническите характеристики или структурата на компютризираните системи, създадени от управляващите органи, и не предопределя формата на записваните и съхраняваните данни, освен ако това изрично не е посочено в настоящия регламент. Той също така не трябва да предпоставя средствата, чрез които данните се въвеждат или генерират в рамките на системата; в някои случаи по отношение на данните, включени в списъка, може да се окаже необходимо въвеждането на няколко стойности. При все това е необходимо да се установят определени правила относно естеството на тези данни, за да се гарантира, че управляващият орган може да изпълнява отговорностите си във връзка с мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверките и одита, включително когато това изисква обработването на данни за отделните участници.
(6)
За да се осигури възможността за проверяване и одитиране на разходите, извършвани по оперативните програми, е необходимо да се определят критериите, на които следва да отговаря одитната следа, за да бъде счетена за подходяща.
(7)
Във връзка с одитната дейност по реда на Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се предвиди, че Комисията и държавите членки следва да предотвратяват разкриването или получаването на достъп до лични данни без разрешение, и да се определи за какви цели Комисията и държавите членки имат право да обработват такива данни.
(8)
Одитният орган отговаря за одитите на операциите. За да се гарантира, че обхватът и ефективността на тези одити са подходящи, както и че те се извършват по едни и същи стандарти във всички държави членки, е необходимо да се определят изискванията, на които следва да отговарят тези одити.
(9)
Необходимо е подробно да се определят основните правила за формирането на извадки от операциите за одитиране, които одитният орган следва да съблюдава при установяването или одобряването на метода за формиране на извадките, включително определянето на статистическата единица, някои технически критерии, които трябва да се използват за извадката, и - при нужда - факторите, които трябва да бъдат взети под внимание при формиране на допълнителни извадки.
(10)
Одитният орган следва да изготви одитно становище, обхващащо отчетите по Регламент (ЕС) № 223/2014. За да се гарантира, че обхватът и съдържанието на одитите на отчети са подходящи, както и че те се извършват по едни и същи стандарти във всички държави членки, е необходимо да се определят изискванията, на които следва да отговарят тези одити.
(11)
За да се гарантират правната сигурност и еднаквото третиране на всички държави членки при налагането на финансови корекции в съответствие с принципа на пропорционалността, е необходимо да се определят критериите за установяване на сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол, основните видове такива недостатъци, критериите за определяне на размера на приложимата финансова корекция и критериите за налагане на екстраполирани финансови корекции или финансови корекции с единни ставки.
(12)
За да се създадат условия за своевременното прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки, той следва да влезе в сила на следващия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се установяват следните разпоредби за допълнение на Регламент (ЕС) № 223/2014:
а)
правилата за определяне на данните, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма в рамките на системата за мониторинг, създадена от управляващия орган;
б)
подробните минимални изисквания за одитната следа по отношение на счетоводните регистри, които трябва да се водят, и разходооправдателните документи, които трябва да се съхраняват на равнището на сертифициращия орган, управляващия орган, междинните звена и бенефициерите;
в)
обхвата и съдържанието на одитите на операциите и одитите на отчетите, както и методиката за формиране на извадката от операции;
г)
подробните правила за използването на данните, които се събират по време на одитите, извършвани от длъжностни лица на Комисията или от упълномощени представители на Комисията;
д)
подробните правила относно критериите за установяване на сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол, включително основните видове такива недостатъци, критериите за определяне на размера на приложимата финансова корекция и критериите за прилагане на единни ставки или екстраполирани финансови корекции.
ГЛАВА II
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА СИСТЕМИТЕ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ
Член 2
Данни, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма
(член 32, параграф 8 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Данните, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма за всяка операция в рамките на системата за мониторинг, установена по член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, са посочени в приложение I към настоящия регламент.
2. За всяка операция се записват и съхраняват съответните данни, включително - за операции, подпомагани от ОП II - данни за отделните участници, с разпределение по пол, когато това е приложимо, за да се осигури възможност за обобщаване, когато това е необходимо за целите на мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверките и одита. Тези данни също така трябва да позволяват обобщаването им чрез натрупване за целия програмен период.
Член 3
Подробни минимални изисквания за одитната следа
(член 32, параграф 9 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Подробните минимални изисквания за одитната следа по отношение на счетоводните регистри, които трябва да се водят, и разходооправдателните документи, които трябва да се съхраняват, са следните:
а)
одитната следа следва да дава възможност да се провери прилагането на критериите за подбор, установени в оперативната програма (ОП I) за храни и/или основно материално подпомагане или от мониторинговия комитет за OП II;
б)
по отношение на безвъзмездните средства по член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014 одитната следа осигурява възможност за равняване на сертифицираните пред Комисията обобщени суми с подробните данни от счетоводните регистри и разходооправдателните документи, с които разполагат сертифициращият орган, управляващият орган, междинните звена и бенефициерите по отношение на операциите, съфинансирани по оперативната програма;
в)
по отношение на безвъзмездните средства по член 25, параграф 1, букви б) и в) одитната следа осигурява възможност за равняване на сертифицираните пред Комисията обобщени суми с подробните данни относно крайните продукти или резултатите и с разходооправдателните документи, с които разполагат сертифициращият орган, управляващият орган, междинните звена и бенефициерите, в т.ч. в съответните случаи - документи относно метода за определяне на стандартните таблици на единичните разходи и еднократните суми, по отношение на операциите, съфинансирани по оперативната програма;
г)
по отношение на разходите, определени по реда на член 25, параграф 1, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, чрез одитната следа се показва и обосновава методът на изчисление (в съответните случаи) и базата, въз основа на която са били определени единните ставки и допустимите преки разходи или разходите, декларирани съгласно други избрани категории, за които се прилага единната ставка;
д)
във връзка с разходи, определени по реда на член 26, параграф 2, букви б), в) и д) и на член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитната следа осигурява възможност за обосноваване на допустимите преки разходи или разходите, декларирани съгласно други категории разходи, за които се прилага единната ставка;
е)
одитната следа осигурява възможност за проверка на плащането на публичните средства към бенефициера;
ж)
за всяка операция според случая одитната следа включва техническата спецификация и плана за финансиране, документите, свързани с одобряването на отпускането на безвъзмездните средства, документите, свързани с процедурите за възлагане на обществени поръчки, както и отчетите на бенефициера и докладите относно извършените проверки и одити;
з)
одитната следа включва информация за проверките и одитите на управлението, извършени във връзка с операцията;
и)
одитната следа осигурява възможност за равняването на данните за показателите за крайните продукти по операцията с отчетените данни и резултати и, при възможност, с целите по програмата.
За разходите по букви в) и г) одитната следа осигурява възможност да се провери съответствието на използвания от управляващия орган метод на изчисление с член 25, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
2. Управляващият орган гарантира, че се води регистър, в който се вписват идентификационните данни и адресите на организациите, съхраняващи всички разходооправдателни документи, необходими за осигуряването на одитна следа, отговаряща на всички минимални изисквания по параграф 1.
Член 4
Използване на данните, които се събират по време на одитите, извършвани от длъжностни лица на Комисията или от упълномощени представители на Комисията
(член 34, параграф 8 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Комисията взема всички необходими мерки, за да предотврати разкриването или получаването на достъп без разрешение до лични данни, събирани от нея по време на одитите.
2. Комисията използва данните, които събира по време на одитите си, единствено с цел изпълнение на своите задължения по член 36 от Регламент (ЕС) № 223/2014. Европейската сметна палата и Европейската служба за борба с измамите имат достъп до събираните данни.
3. Събираните данни не се изпращат на други лица освен на лица в държавите членки или в рамките на институциите на Съюза, чиито задължения изискват те да имат достъп до тях в съответствие с приложимите разпоредби без изричното съгласие на държавата членка, която предоставя данните.
Член 5
Одити на операции
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одити на операциите се извършват за всяка счетоводна година въз основа на извадка от операциите, която се формира по метод, установен или одобрен от одитния орган в съответствие с член 6 от настоящия регламент.
2. Одитите на операциите се извършват въз основа на разходооправдателните документи, съставляващи одитната следа, и чрез тях се проверяват законосъобразността и редовността на декларираните пред Комисията разходи, включително следните аспекти:
а)
дали операцията е била избрана съгласно критериите за подбор за оперативната програма, дали не е била физически приключена или изцяло изпълнена, преди бенефициерът да представи заявлението за финансиране по оперативната програма, дали е била изпълнена в съответствие с решението за одобрение и дали са изпълнени приложимите към момента на одита условия по отношение на функционалността, предназначението и преследваните цели;
б)
дали разходите, декларирани пред Комисията, съответстват на счетоводните регистри и дали изискваните разходооправдателни документи показват наличието на подходяща одитна следа съгласно посоченото в член 3 от настоящия регламент;
в)
за декларираните пред Комисията разходи, определени по реда на член 25, параграф 1, букви б) и в) - дали са били постигнати крайните продукти и резултатите, на които се основават плащанията за бенефициера, дали данните за участниците - според случая - или данните от другите регистри, свързани с крайните продукти и резултатите, съответстват на информацията, представена на Комисията, и дали изискваните разходооправдателни документи показват наличието на подходяща одитна следа съгласно посоченото в член 3 от настоящия регламент.
Чрез одитите се проверява също така дали публичните средства са били платени на бенефициера в съответствие с член 42, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
3. Одитите на операциите включват, когато това е приложимо, проверка на място на физическото изпълнение на операцията.
4. Чрез одитите на операциите се проверяват точността и пълнотата на съответните разходи, регистрирани от сертифициращия орган в неговата счетоводна система, и равнението на одитната следа на всички равнища.
5. Когато е видно, че установените проблеми са от системен характер и следователно създават риск за други операции по оперативната програма, одитният орган взема мерки за извършването на допълнителен преглед, включително на допълнителни одити при необходимост, за да установи мащаба на тези проблеми, и отправя препоръки за необходимите коригиращи действия.
6. Само разходите, попадащи в обхвата на извършен по реда на параграф 1 одит, се включват в общия размер на одитираните разходи при докладването пред Комисията за годишното покритие. За тези цели се използва образецът за контролния доклад, изготвен по силата на член 34, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 6
Методика за формиране на извадката от операции
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одитният орган установява метода за формиране на извадката (т.е. метода за подбор на единиците в извадката) в съответствие с посочените в настоящия член изисквания, като взема под внимание международно приетите одитни стандарти - одитните стандарти на Международната организация на върховните одитни институции (INTOSAI), Международната федерация на счетоводителите (IFAC) или Института на вътрешните одитори (IIA).
2. Като допълнение към разясненията, включени в стратегията за одитите, одитният орган води регистър на документацията и извършените професионални преценки, използвани за установяване на методите за формиране на извадките, които обхващат етапите на планиране, подбор, проверка и оценяване, за да се докаже, че установеният метод е подходящ.
3. Извадката трябва да бъде представителна за съвкупността, от която е формирана, за да се осигури възможност за одитния орган да изготви валидно одитно становище в съответствие с член 34, параграф 5, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014. Съвкупността се състои от разходите по дадена оперативна програма, които са включени в заявленията за плащане, подадени до Комисията по реда на член 41 от Регламент (ЕС) № 223/2014 за дадена счетоводна година. Извадката може да бъде формирана през счетоводната година или след изтичането ѝ.
4. За прилагането на член 34, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014 даден метод на формиране на извадка е статистически, когато с него се осигурява следното:
i)
случаен подбор на единиците в извадката;
ii)
използване на теорията на вероятностите за оценяване на резултатите от извадката, в т.ч. измерване и контрол на риска от грешка на представителността, както и на планираната и постигнатата точност.
5. Методът за формиране на извадката гарантира случайния подбор на всяка единица от съвкупността чрез използването на случайни числа, генерирани за всяка единица от съвкупността, за да се подберат единиците в извадката, или чрез систематичен подбор, като се използва отправна точка, избрана на случаен принцип, и след това се прилага подборна крачка за избирането на останалите единици.
6. Статистическата единица се определя от одитния орган въз основа на професионална преценка. Статистическата единица може да бъде операция, проект в рамките на дадена операция или искане за плащане от бенефициер. Информацията относно определената статистическа единица и професионалната преценка, използвана за тази цел, се включва в контролния доклад.
7. Когато свързаните с дадена статистическа единица общи разходи за счетоводната година са отрицателна величина, те се изключват от съвкупността по горния параграф 3 и се одитират отделно. Одитният орган може да формира извадка и от тази отделна съвкупност.
8. Когато се прилагат условията за пропорционалния контрол по член 58, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитният орган може да изключи единиците по посочения член от съвкупността, от която се формира извадка. Ако съответната операция вече е била избрана в извадката, одитният орган я заменя чрез подходящ случаен подбор.
9. Одитират се всички декларирани пред Комисията разходи в извадката.
Когато избраните статистически единици са свързани с голям брой искания за плащане или фактури, одитният орган може да ги одитира чрез подизвадки, като подбира свързаните с тях искания за плащане или фактури, използвайки същите параметри за формирането на извадка, използвани за подбора на статистическите единици в основната извадка.
В този случай подходящите обеми на извадките се изчисляват в рамките на всяка статистическа единица, която трябва да бъде одитирана, и във всички случаи за всяка статистическа единица обемът е най-малко 30 искания за плащане или фактури.
10. Одитният орган може да приложи райониране, като раздели генералната съвкупност на подсъвкупности - райони, всеки от които представлява група от статистически единици, които притежават сходни характеристики, по-специално по отношение на риска или очаквания процент на грешките или когато генералната съвкупност включва операции, които са съставени от финансовите средства от дадена оперативна програма за единици с висока стойност.
11. Одитният орган оценява надеждността на системата като висока, средна или ниска, като взема под внимание резултатите от одитите на системите, за да определи техническите параметри за формирането на извадките, така че комбинираното ниво на увереност при одитите на системите и одитите на операциите да е високо. За система, оценена като система с висока надеждност, използваната гаранционна вероятност при формирането на извадка от операциите трябва да бъде най-малко 60 %. За система, оценена като система с ниска надеждност, използваната гаранционна вероятност при формирането на извадка от операциите трябва да бъде най-малко 90 %. Максималният праг на същественост трябва да бъде 2 % от разходите по параграф 3.
12. Когато бъдат открити нередности или риск от нередности, одитният орган решава въз основа на професионална преценка дали е необходимо да одитира чрез допълнителна извадка още операции или части от операции, които не са били одитирани чрез случайната извадка, за да се отчетат установените специфични рискови фактори.
13. Одитният орган анализира резултатите от одитите на допълнителната извадка отделно, изготвя заключения въз основа на тези резултати и ги съобщава на Комисията чрез годишния контролен доклад. Откритите в допълнителната извадка нередности не се включват в изчисляването на прогнозираната стохастична грешка на случайната извадка.
14. Въз основа на резултатите от одитите на операциите за целите на одитното становище и контролния доклад по член 34, параграф 5, букви а) и б) от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитният орган изчислява общия процент на грешките, който е сборът от прогнозираните стохастични грешки и в съответните случаи системните грешки и некоригираните необичайни грешки, разделен на обема на съвкупността.
Член 7
Одити на отчетите
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одитите на отчетите по член 49, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014 се извършват от одитния орган за всяка счетоводна година.
2. Чрез одита на отчетите се осигурява достатъчна увереност относно пълнотата, точността и верността на сумите, декларирани в отчетите.
3. За целите на параграфи 1 и 2 одитният орган по-специално взема под внимание резултатите от одитите на системите, извършени по отношение на сертифициращия орган, и от одитите на операциите.
4. Одитът на системата включва проверка на надеждността на счетоводната система на сертифициращия орган и проверка чрез извадка на точността на разходите по отношение на отменените и възстановените суми, регистрирани в счетоводната система на сертифициращия орган.
5. За целите на одитното становище, за да направи заключение, че отчетите дават вярна и честна представа, по време на извършваната от него одитна дейност одитният орган проверява дали всички данни, изисквани по член 49 от Регламент (ЕС) № 223/2014, са правилно включени в отчетите и съответстват на счетоводните регистри, водени от всички съответни органи или организации или бенефициери. По-конкретно, одитният орган проверява следното въз основа на отчетите, които трябва да му бъдат представени от сертифициращия орган:
а)
дали общият размер на декларираните допустими публични разходи по член 49, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014, се равнява с разходите и съответните публични средства, включени в заявленията за плащане, подадени до Комисията за съответната счетоводна година, и - в случай на разлики - дали в отчетите са включени подходящи разяснения за разликите;
б)
дали отменените и възстановените през счетоводната година суми, сумите, които трябва да бъдат възстановени към края на счетоводната година, и неподлежащите на възстановяване суми, представени в отчетите, съответстват на сумите, регистрирани в счетоводните системи на сертифициращия орган, и се основават на решения от страна на отговорния управляващ орган или сертифициращ орган;
в)
дали определени разходи са били изключени от отчетите в съответните случаи по силата на член 49, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 223/2014 и дали всички изискани корекции са отразени в отчетите за съответната счетоводна година.
Проверките по букви б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
ГЛАВА III
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ФИНАНСОВОТО УПРАВЛЕНИЕ И ФИНАНСОВИТЕ КОРЕКЦИИ
Член 8
Критерии за определяне на сериозните недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол
(член 55, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Комисията извършва оценка на функционирането на системите за управление и контрол въз основа на всички налични резултати от одитите на системите, в т.ч. изпитванията на контролните функции, и от одитите на операциите.
Оценката обхваща условията за вътрешен контрол по програмата, дейностите по управление и контрол на управляващия и сертифициращия орган, мониторинга от страна на управляващия и сертифициращия орган и дейностите по контрол на одитния орган и се основава на проверка за спазването на ключовите изисквания, изложени в таблица 1 от приложение II.
Изпълнението на тези ключови изисквания се оценява въз основа на категориите по таблица 2 от приложение II.
2. Основните видове сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол са случаите, в които се преценява, че някое от ключовите изисквания по таблица 1, точки 2, 4, 5, 13, 15, 16 и 18 от приложение II или две или повече други ключови изисквания от таблица 1 от приложение II попадат в категория 3 или 4 от таблица 2 от приложение II.
Член 9
Критерии за прилагане на единни ставки или екстраполирани финансови корекции и критерии за определяне на размера на финансовата корекция
(член 55, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Финансови корекции се налагат за цяла оперативна програма или за част от нея, когато Комисията установи един или повече сериозни недостатъци във функционирането на системата за управление и контрол.
Независимо от първата алинея екстраполирани финансови корекции се налагат за цяла оперативна програма или за част от нея, когато Комисията установи системни нередности в представителна извадка от операции, като по този начин се осигурява възможност за по-точно количествено измерване на риска за бюджета на Съюза. В такъв случаи резултатите от проучването на представителната извадка се екстраполират върху останалата част от съвкупността, от която е била формирана извадката, с цел определяне на финансовата корекция.
2. Размерът на корекцията с единна ставка се определя чрез отчитане на следните елементи:
а)
относителното значение на сериозния недостатък или сериозните недостатъци в рамките на системата за управление и контрол като цяло;
б)
честотата и обхвата на сериозния недостатък или сериозните недостатъци;
в)
размера на риска от загуба за бюджета на Съюза.
3. Като се отчитат тези елементи, размерът на финансовата корекция се определя по следния начин:
а)
единна ставка на корекцията от 100 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол са толкова съществени, чести или широкоразпространени, че водят до пълна неизправност на системата, която излага на риск законосъобразността и редовността на всички съответни разходи;
б)
единна ставка на корекцията от 25 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол са толкова чести и широкоразпространени, че водят до изключително сериозна неизправност на системата, която излага на риск законосъобразността и редовността на много голям дял от съответните разходи;
в)
единна ставка на корекцията от 10 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол се дължат на непълно, неефективно или нередовно функциониране на системата, което излага на риск законосъобразността и редовността на голям дял от съответните разходи;
г)
единна ставка на корекцията от 5 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол се дължат на непоследователно функциониране на системата, което излага на риск законосъобразността и редовността на значителен дял от съответните разходи.
4. Когато налагането на корекция с единна ставка, определена по реда на параграф 3, би било непропорционално, размерът на корекцията се намалява.
5. Когато поради факта, че отговорните органи не са предприели подходящи корективни мерки след налагането на финансова корекция през дадена счетоводна година, същият сериозен недостатък или същите сериозни недостатъци бъдат установени в следваща счетоводна година, въз основа на продължаващото наличие на този недостатък или тези недостатъци корекцията може да бъде увеличена до размер, който не надвишава следващия предвиден по-висок размер.
Член 10
Настоящият регламент влиза в сила на следващия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 3 се прилага от 1 декември 2014 г., що се отнася до информацията относно регистрираните и съхранени данни, посочени в приложение I.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 13 март 2014 година.
GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) Nr. 532/2014 VAN DE COMMISSIE
van 13 maart 2014
tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2014 betreffende het Fonds voor de Europese hulp aan de meest behoeftigen, en met name artikel 32, leden 8 en 9, artikel 34, leden 7 en 8, en artikel 55, lid 4,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Verordening (EU) nr. 223/2014 (1) verleent de Commissie de bevoegdheid om gedelegeerde handelingen vast te stellen ter aanvulling van niet-essentiële onderdelen ten aanzien van het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen (FEAD)
(2)
Verordening (EU) nr. 223/2014 vereist van de beheersautoriteit dat deze een systeem opzet voor de vastlegging en opslag in geautomatiseerde vorm van de voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, verificatie en audit vereiste gegevens over elke concrete actie, waaronder, ten aanzien van operationele programma's voor de sociale integratie van de meest behoeftigen (OP II), gegevens over individuele deelnemers. Het is daarom noodzakelijk dat er een lijst wordt opgesteld van gegevens die in dat systeem moeten worden geregistreerd en opgeslagen.
(3)
Bepaalde gegevens zijn alleen van belang voor specifieke typen concrete acties of voor slechts één type operationeel programma; de toepasselijkheid van gegevensvereisten moet daarom worden gespecificeerd. Verordening (EU) nr. 223/2014 geeft specifieke voorschriften aan voor de registratie en opslag van gegevens over individuele deelnemers aan concrete acties ondersteund door OP II, waarmee rekening moet worden gehouden.
(4)
In de lijst met gegevens moet rekening worden gehouden met de rapportagevereisten zoals vastgesteld in Verordening (EU) nr. 223/2014 om ervoor te zorgen dat de benodigde gegevens voor het financiële beheer en toezicht - met inbegrip van de gegevens die nodig zijn om betalingsaanvragen, rekeningen en een verslag over de uitvoering op te stellen - voor elke concrete actie bestaan in een vorm waardoor deze eenvoudig te verzamelen en samen te voegen zijn. Om een effectief financieel beheer van acties te waarborgen en aan de eisen voor publicatie van basisgegevens over concrete acties te voldoen, is het noodzakelijk dat bepaalde gegevens in de lijst in geautomatiseerde vorm worden opgenomen. Er zijn nog bepaalde andere gegevens nodig voor de doeltreffende planning en uitvoering van verificaties en audits.
(5)
De lijst met gegevens die moeten worden geregistreerd en opgeslagen mag niet vooruitlopen op de technische kenmerken of structuur van de geautomatiseerde systemen die door beheersautoriteiten zijn ontwikkeld, of vooraf het formaat van de geregistreerde en opgeslagen gegevens bepalen, tenzij die uitdrukkelijk vastgelegd zijn in deze verordening. Evenmin mag de lijst vooruitlopen op de wijze waarop gegevens worden ingevoerd of verzameld binnen het systeem; in sommige gevallen kunnen de gegevens in de lijst vereisen dat er meerdere waarden worden ingevoerd. Niettemin is het noodzakelijk dat er bepaalde regels inzake de aard van deze gegevens worden vastgesteld, om ervoor te zorgen dat de beheersautoriteit haar verantwoordelijkheden op het gebied van toezicht, evaluatie, financieel beheer, controles en audits, ook als dit de verwerking van gegevens van individuele deelnemers vereist, kan nakomen.
(6)
Om te waarborgen dat uitgaven onder operationele programma's gecontroleerd en aan een audit onderworpen kunnen worden, is het noodzakelijk dat er criteria worden vastgesteld waaraan een audittraject (controlespoor) moet voldoen om als toereikend te worden beschouwd.
(7)
In verband met de auditwerkzaamheden uit hoofde van Verordening (EU) nr. 223/2014 dient te worden bepaald dat de Commissie en de lidstaten elke vorm van ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot persoonlijke gegevens moeten voorkomen, en dient te worden gespecificeerd voor welke doeleinden de Commissie en de lidstaten dergelijke gegevens kunnen verwerken.
(8)
De auditautoriteit is verantwoordelijk voor de audits van concrete acties. Om ervoor te zorgen dat de reikwijdte en de inhoud van audits van de boekhouding toereikend zijn en dat ze in alle lidstaten volgens dezelfde normen worden uitgevoerd, is het noodzakelijk om de voorwaarden uiteen te zetten waaraan die audits moeten voldoen.
(9)
Het is noodzakelijk de grondslag voor de steekproeven op de te controleren acties, waaraan de auditautoriteit zich moet houden bij het vastleggen of goedkeuren van de steekproefmethoden, in detail vast te stellen, waaronder de bepaling van de steekproefeenheid, bepaalde technische criteria voor de steekproef en waar nodig factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij aanvullende steekproeven.
(10)
De auditautoriteit moet een controleverslag opstellen met daarin de boekhoudgegevens zoals beschreven in Verordening (EU) nr. 223/2014. Om ervoor te zorgen dat de reikwijdte en de inhoud van audits op de boekhouding toereikend zijn en dat die in alle lidstaten volgens dezelfde normen worden uitgevoerd, is het noodzakelijk om de voorwaarden uiteen te zetten waaraan die audits moeten voldoen.
(11)
Om rechtszekerheid en gelijke behandeling van alle lidstaten bij het toepassen van financiële correcties te waarborgen, in overeenstemming met het evenredigheidsbeginsel, is het noodzakelijk criteria vast te stellen om te bepalen of er ernstige tekortkomingen in de werking van de beheers- en controlesystemen zijn, de belangrijkste vormen van tekortkomingen te definiëren, en criteria vast te stellen voor het bepalen van de hoogte van de financiële correctie die aan de hand van geëxtrapoleerde of vaste percentages moet worden toegepast.
(12)
Om snelle toepassing van de in deze Verordening vastgestelde maatregelen mogelijk te maken, dient deze verordening van kracht te worden op de dag volgende op die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK I
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
Onderwerp
Deze verordening bevat de volgende bepalingen tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 223/2014:
a)
nadere bepalingen over de informatie met betrekking tot de gegevens die in geautomatiseerde vorm geregistreerd en opgeslagen moeten worden binnen het door de beheersautoriteit ontwikkelde bewakingssysteem;
b)
nadere minimumeisen voor het audittraject met betrekking tot de boekhouding die moet worden bijgehouden en de bewijsstukken die op het niveau van de certificeringsautoriteit, de beheersautoriteit, de intermediaire instanties en de begunstigden moeten worden bewaard;
c)
de reikwijdte en de inhoud van audits van concrete acties en controles van de jaarrekeningen en de methode voor de selectie van de steekproef van de concrete acties;
d)
nadere bepalingen voor het gebruik van gegevens die tijdens door ambtenaren of gemachtigde vertegenwoordigers van de Commissie uitgevoerde audits zijn verkregen;
e)
nadere bepalingen betreffende de criteria voor het vaststellen van ernstige tekortkomingen in de werking van beheers- en controlesystemen, met inbegrip van de belangrijkste vormen van dergelijke tekortkomingen, de criteria voor het vaststellen van de hoogte van de toe te passen financiële correctie en de criteria voor het toepassen van vaste percentages of geëxtrapoleerde financiële correcties.
HOOFDSTUK II
SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN
Artikel 2
Gegevens die in geautomatiseerde vorm geregistreerd en opgeslagen moeten worden
(artikel 32, lid 8, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. De informatie over gegevens die voor elke concrete actie in geautomatiseerde vorm geregistreerd en opgeslagen moeten worden in het bewakingssysteem overeenkomstig artikel 32, lid 2, onder d), van Verordening (EU) nr. 223/2014, wordt in bijlage I bij deze verordening aangegeven.
2. Voor elke concrete actie worden gegevens geregistreerd en opgeslagen, bij door OP II ondersteunde acties met inbegrip van gegevens over individuele deelnemers, opgesplitst naar geslacht indien die gegevens beschikbaar zijn, zodat de gegevens eventueel kunnen worden samengevoegd wanneer dat noodzakelijk is voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, controle en audit. Ook moet een cumulatieve samenvoeging van gegevens voor de gehele programmeringsperiode mogelijk zijn.
Artikel 3
Gedetailleerde minimumeisen voor het audittraject
(artikel 32, lid 9, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. De gedetailleerde minimumeisen voor het audittraject (controlespoor) met betrekking tot de boekhouding die moet worden bijgehouden en de bewijsstukken die moeten worden bewaard, zijn de volgende:
a)
het audittraject maakt het mogelijk de toepassing van de selectiecriteria die voor het operationele programma (OP I) voor voedselhulp of andere fundamentele materiële bijstand, of door het toezichtcomité voor het OP II, zijn vastgesteld, te verifiëren;
b)
met betrekking tot subsidies op grond van artikel 25, lid 1, onder a), van Verordening (EU) nr. 223/2014 maakt het audittraject het mogelijk om de aan de Commissie medegedeelde gecertificeerde totaalbedragen in overeenstemming te brengen met de gedetailleerde boekhoudkundige gegevens en bewijsstukken van de certificeringsautoriteit, de beheersautoriteit, de intermediaire instanties en de begunstigden met betrekking tot in het kader van het operationele programma medegefinancierde concrete acties;
c)
met betrekking tot subsidies op grond van artikel 25, lid 1, onder b) en c), maakt het audittraject het mogelijk om de aan de Commissie medegedeelde gecertificeerde totaalbedragen in overeenstemming te brengen met gedetailleerde prestatie- of resultaatgegevens en bewijsstukken die in het bezit zijn van de certificeringsautoriteit, de beheersautoriteit, de intermediaire instanties en de begunstigden en, indien van toepassing, met inbegrip van de documenten over de methode om standaardschalen voor eenheidskosten en forfaitaire bedragen vast te stellen, met betrekking tot in het kader van het operationele programma medegefinancierde concrete acties;
d)
met betrekking tot kosten vastgesteld in overeenstemming met artikel 25, lid 1, onder d), van Verordening (EU) nr. 223/2014 moet het audittraject het mogelijk maken om de berekeningsmethode aan te tonen en te rechtvaardigen, alsmede, indien van toepassing, de basis waarop de vaste percentages, en de subsidiabele directe kosten of kosten die onder de andere gekozen categorieën gedeclareerd zijn en waarop het vaste percentage van toepassing is, zijn vastgesteld;
e)
met betrekking tot kosten vastgesteld in overeenstemming met artikel 26, lid 2, onder b), c) en d), en lid 3, tweede deel, van Verordening (EU) nr. 223/2014, moet het audittraject het mogelijk maken de subsidiabele directe kosten of onder andere kostencategorieën gedeclareerde kosten waarop het vaste percentage van toepassing is, te staven;
f)
het audittraject moet het mogelijk maken om de betaling van de overheidsbijdrage aan de begunstigde te verifiëren;
g)
het audittraject moet voor elke concrete actie, voor zover van toepassing, de technische specificaties en het financieringsplan, documenten betreffende de goedkeuring van de subsidie, documenten betreffende de procedures voor overheidsopdrachten, verslagen van de begunstigden en verslagen over de uitgevoerde verificaties en audits omvatten;
h)
het audittraject moet informatie bevatten over het beheer van de controles en uitgevoerde audits van de concrete actie;
i)
het audittraject moet het mogelijk maken de gegevens in verband met outputindicatoren voor de concrete actie in overeenstemming te brengen met de gerapporteerde gegevens en resultaten en, in voorkomend geval, met de doelen van het programma.
Voor de kosten bedoeld in de punten c) en d) moet het audittraject het mogelijk maken te verifiëren of de berekeningsmethode die door de beheersautoriteit is gebruikt in overeenstemming is met artikel 25, lid 3, van Verordening (EU) nr. 223/2014.
2. De beheersautoriteit zorgt ervoor dat er een verslag beschikbaar is van de identiteit en locatie van de instanties die alle vereiste bewijsstukken in bezit hebben, die nodig zijn om te zorgen voor een toereikend audittraject dat voldoet aan alle in lid 1 vastgestelde minimumeisen.
Artikel 4
Het gebruik van gegevens die tijdens door ambtenaren of gemachtigde vertegenwoordigers van de Commissie uitgevoerde audits zijn verkregen
(artikel 34, lid 8, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. De Commissie neemt alle nodige maatregelen om ongeoorloofde verspreiding van en toegang tot de door de Commissie in de loop van haar audits verzamelde gegevens te voorkomen.
2. De Commissie gebruikt de in de loop van haar audits verzamelde gegevens uitsluitend om te voldoen aan haar verantwoordelijkheden uit hoofde van artikel 36 van Verordening (EU) nr. 223/2014. De Europese Rekenkamer en het Europees Bureau voor fraudebestrijding hebben toegang tot de verzamelde gegevens.
3. De verzamelde gegevens worden niet doorgegeven aan andere personen dan die welke, in de lidstaten of bij de instellingen van de Unie, er uit hoofde van hun functie toegang toe dienen te hebben, in overeenstemming met de toepasselijke regels, zonder de uitdrukkelijke toestemming van de lidstaat die de gegevens verstrekt.
Artikel 5
Audits van concrete acties
(artikel 34, lid 7, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. Audits van concrete acties worden voor elk boekjaar verricht op een steekproef van concrete acties die is geselecteerd volgens een door de auditautoriteit overeenkomstig artikel 6 van deze verordening vastgestelde of goedgekeurde methode.
2. Audits van concrete acties worden uitgevoerd aan de hand van bewijsstukken die tezamen het audittraject vormen, en moeten de legaliteit en regelmatigheid van de bij de Commissie ingediende uitgaven controleren, waaronder de volgende aspecten:
a)
dat de concrete actie geselecteerd is overeenkomstig de selectiecriteria voor het operationele programma, niet fysiek voltooid of volledig ten uitvoer gelegd was voordat de begunstigde de aanvraag om financiering in het kader van het operationele programma indiende, uitgevoerd is overeenkomstig het goedkeuringsbesluit, en voldoet aan alle ten tijde van de audit geldende voorwaarden betreffende functionaliteit, gebruik en te verwezenlijken doelstellingen;
b)
dat de bij de Commissie gedeclareerde uitgaven overeenstemmen met de boekhoudkundige gegevens, en dat de vereiste bewijsstukken een adequaat audittraject als bedoeld in artikel 3 van deze verordening vormen;
c)
dat voor bij de Commissie ingediende uitgaven zoals bepaald overeenkomstig de artikel 25, lid 1, onder b) en c), prestaties en resultaten geleverd zijn die de betalingen aan de begunstigde onderbouwen, dat gegevens van deelnemers, indien van toepassing, of andere bescheiden in verband met prestaties en resultaten overeenkomen met de bij de Commissie ingediende informatie en dat de vereiste bewijsstukken een adequaat audittraject als bedoeld in artikel 3 van deze verordening vormen.
Bij de audits wordt ook geverifieerd dat de overheidsbijdrage aan de begunstigde betaald is overeenkomstig artikel 42, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014.
3. Audits van concrete acties omvatten, waar van toepassing, controle ter plaatse van de fysieke uitvoering van de operatie.
4. Audits van concrete acties controleren de juistheid en volledigheid van de overeenkomstige uitgaven die de certificeringsautoriteit in zijn boekhoudsysteem registreert en de afstemming van het audittraject op alle niveaus.
5. Indien geconstateerde problemen een systemisch karakter blijken te vertonen en dus een risico voor andere concrete acties in het kader van het operationele programma kunnen inhouden, zorgt de auditautoriteit voor nader onderzoek, zo nodig met aanvullende audits, om de omvang van die problemen vast te stellen, en beveelt de nodige corrigerende maatregelen aan.
6. Met het oog op de jaarlijkse verslaglegging aan de Commissie worden voor het bedrag aan gecontroleerde uitgaven alleen uitgaven meegerekend die binnen het bestek van een overeenkomstig lid 1 verrichte audit vallen. Hiervoor wordt het model voor het controleverslag overeenkomstig artikel 34, lid 6, van Verordening (EU) nr. 223/2014 gebruikt.
Artikel 6
Methode voor de samenstelling van de steekproef op concrete acties
(artikel 34, lid 7, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. De auditautoriteit stelt de methode voor de selectie van de steekproef (de steekproefmethode) vast in overeenstemming met de in dit artikel vermelde vereisten, rekening houdend met de internationaal aanvaarde controlenormen INTOSAI, IFAC of IIA.
2. Naast de toelichtingen in de auditstrategie houdt de auditautoriteit een overzicht bij van de documentatie en deskundige oordelen die hebben geleid tot het opstellen van de steekproefmethoden, waaronder de planning, de selectie, het testen en de evaluatiefasen, om aan te tonen dat de vastgestelde methode geschikt is.
3. Een steekproef moet representatief zijn voor de populatie waaruit het is getrokken, waardoor de auditautoriteit een geldige controleverklaring kan opstellen overeenkomstig artikel 34, lid 5, onder a), van Verordening (EU) nr. 223/2014. Deze populatie omvat de uitgaven van een operationeel programma die zijn opgenomen in de betalingsaanvragen aan de Commissie overeenkomstig artikel 41 van Verordening (EU) nr. 223/2014 voor een bepaald boekjaar. De steekproef kan tijdens of na het boekjaar worden geselecteerd.
4. Voor toepassing van artikel 34, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 is een steekproefmethode statistisch wanneer het volgende is gewaarborgd:
i)
willekeurige selectie van de steekproefeenheden;
ii)
het gebruik van kansrekening om de steekproefresultaten te evalueren, met inbegrip van meting en controle van het steekproefrisico en van de geplande en feitelijk bereikte steekproefprecisie.
5. De steekproefmethode waarborgt een willekeurige selectie van elke steekproefeenheid in de populatie door willekeurige getallen te gebruiken die voor elke populatie-eenheid zijn geselecteerd om de eenheden waaruit de steekproef bestaat te selecteren of door middel van systematische selectie met behulp van een willekeurig beginpunt en toepassing van een systematische regel toe te passen om de aanvullende items te selecteren.
6. De steekproefeenheid wordt door de auditautoriteit op basis van deskundig oordeel vastgesteld. De steekproefeenheid kan een concrete actie, een project binnen een concrete actie of een betalingsaanvraag door een begunstigde zijn. Informatie over de aard van de gekozen steekproefeenheid en het desbetreffende deskundige oordeel wordt in het controleverslag opgenomen.
7. Indien de totale uitgaven voor een steekproefeenheid een negatief bedrag vertonen in een boekjaar, wordt het van de in lid 3 bedoelde populatie uitgesloten en afzonderlijk geëvalueerd. De auditautoriteit kan ook een steekproef van deze aparte populatie nemen.
8. Indien de voorwaarden voor evenredige controle zoals bepaald in artikel 58, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 van toepassing zijn, kan de auditautoriteit de in dar artikel vermelde items uitsluiten van de te bemonsteren populatie. Als de concrete actie reeds is geselecteerd in de steekproef, vervangt de auditautoriteit het door middel van een geschikte willekeurige selectie.
9. Alle bij de Commissie gedeclareerde uitgaven in de steekproef worden onderworpen aan een audit.
Wanneer de geselecteerde steekproefeenheden een groot aantal onderliggende betalingsaanvragen of -facturen bevatten, kan de auditautoriteit die aan de hand van substeekproeven controleren en de onderliggende betalingsaanvragen of -facturen selecteren met behulp van dezelfde steekproefparameters die zijn gebruikt om de steekproefeenheden te selecteren van de belangrijkste steekproef.
In dat geval wordt de juiste steekproefomvang berekend binnen elke te controleren steekproefeenheid en mogen er in ieder geval niet minder dan 30 onderliggende betalingsaanvragen of -facturen voor elke steekproefeenheid zijn.
10. De auditautoriteit kan in een populatie gelaagdheid aanbrengen door een populatie te verdelen in subpopulaties, die elk een groep van steekproefeenheden met vergelijkbare kenmerken vormen, in het bijzonder in termen van risico of een verwacht foutenpercentage of wanneer de populatie concrete acties omvat die bestaan uit financiële bijdragen van een operationeel programma aan acties waarmee grote bedragen gemoeid zijn.
11. De auditautoriteit beoordeelt de betrouwbaarheid van het systeem met hoog, gemiddeld of laag, hierbij rekening houdend met de resultaten van systeemaudits om de technische parameters van de steekproef te bepalen, zodat de gecombineerde mate van zekerheid die met de systeemaudits en de audits op concrete acties wordt verkregen, hoog is. Voor een systeem dat als hoog betrouwbaar is beoordeeld, dient het betrouwbaarheidsniveau dat wordt gehanteerd voor het trekken van een steekproef uit concrete acties niet lager te zijn dan 60 %. Voor een systeem dat als laag betrouwbaar is beoordeeld, dient het betrouwbaarheidsniveau dat wordt gehanteerd voor het trekken van een steekproef uit concrete acties niet lager te zijn dan 90 %. Het maximale materialiteitsniveau bedraagt 2 % van de in lid 3 bedoelde uitgaven.
12. Wanneer er onregelmatigheden of een risico van onregelmatigheden worden vastgesteld, beslist de auditautoriteit op basis van een deskundig oordeel of het noodzakelijk is een aanvullende steekproef te controleren van extra concrete acties of onderdelen van concrete acties die geen deel uitmaakten van de willekeurige steekproef, teneinde rekening te houden met vastgestelde specifieke risicofactoren.
13. De auditautoriteit analyseert de resultaten van de audits van de aanvullende steekproef afzonderlijk, trekt op basis van deze resultaten conclusies en stelt de Commissie hiervan in het jaarlijkse controleverslag op de hoogte. In de aanvullende steekproef aangetroffen onregelmatigheden worden niet in de berekening van het verwachte willekeurige foutenpercentage van de willekeurige steekproef opgenomen.
14. Op basis van de resultaten van audits van concrete acties berekent de auditautoriteit in het kader van het auditoordeel en controleverslag als bedoeld in artikel 34, lid 5, onder a) en b), van Verordening (EU) nr. 223/2014 een totaal foutenpercentage dat het totaal aantal verwachte toevallige fouten omvat en, indien van toepassing, systemische fouten en ongecorrigeerde atypische fouten, gedeeld door de populatie.
Artikel 7
Audits van rekeningen
(artikel 34, lid 7, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. De accountantscontrole als bedoeld in artikel 49, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 wordt voor elk boekjaar uitgevoerd door de auditautoriteit.
2. De accountantscontrole moet een redelijke mate van zekerheid bieden over de volledigheid, de nauwkeurigheid en de waarachtigheid van de gedeclareerde bedragen in de rekeningen.
3. Voor de doelstellingen van de leden 1 en 2 houdt de auditautoriteit in het bijzonder rekening met de resultaten van de systeemaudits die binnen de certificeringsautoriteit zijn verricht en van de audits van concrete acties.
4. De systeemaudit omvat verificatie van de betrouwbaarheid van het boekhoudsysteem van de certificeringsautoriteit en, op steekproefbasis, van de juistheid van de uitgaven, geschrapte bedragen en terugvorderingen, die in het boekhoudsysteem van de certificeringsautoriteit staan geregistreerd.
5. Teneinde te kunnen concluderen dat de rekeningen een getrouw beeld geven, controleert de auditautoriteit voor de accountantsverklaring oft alle in artikel 49 van Verordening (EU) nr. 223/2014 vereiste elementen correct zijn opgenomen in de rekeningen en overeenkomen met de ondersteunende boekhoudstukken die door alle betrokken autoriteiten of instanties en begunstigden zijn bijgehouden tijdens de auditwerkzaamheden van de auditautoriteit. De auditautoriteit controleert in het bijzonder, op basis van de door de certificeringsautoriteit verstrekte rekeningen, of:
a)
het totale bedrag van gedeclareerde subsidiabele overheidsuitgaven overeenkomstig artikel 49, lid 1, onder a), van Verordening (EU) nr. 223/2014 overeenkomt met de uitgaven en met de bijbehorende overheidsbijdrage in de betalingsaanvragen aan de Commissie voor het desbetreffende boekjaar en, als er verschillen zijn, of er adequate toelichtingen zijn verstrekt in de boekhouding voor de afgestemde bedragen;
b)
de geschrapte bedragen en terugvorderingen tijdens het boekjaar, de terug te vorderen bedragen aan het einde van het boekjaar, en de oninbare bedragen die in de rekeningen zijn opgenomen, overeenkomen met de bedragen die in de boekhoudsystemen van de certificeringsautoriteit staan geregistreerd en gebaseerd zijn op beslissingen van de verantwoordelijke beheers- of certificeringsautoriteit;
c)
er uitgaven zijn uitgesloten van de rekeningen overeenkomstig artikel 49, lid 2, van de Verordening (EU) nr. 223/2014, indien van toepassing, en of alle vereiste correcties terug te vinden zijn in de rekeningen van het betreffende boekjaar.
Controles zoals bedoeld in de punten b) en c) kunnen op basis van een steekproef worden uitgevoerd.
HOOFDSTUK III
SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN
Artikel 8
Criteria voor het vaststellen van ernstige tekortkomingen in de effectieve werking van beheers- en controlesystemen
(artikel 55, lid 4, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. De Commissie baseert haar beoordeling van de efficiënte werking van de beheers- en controlesystemen op de resultaten van alle beschikbare systeemaudits, met inbegrip van tests van controles, en van audits van concrete acties.
Deze beoordeling heeft betrekking op de interne controleomgeving van het programma, de beheers- en controleactiviteiten van de beheers- en certificerende instanties, en de controleactiviteiten van de auditautoriteit, en is gebaseerd op verificatie van naleving van de in tabel 1 van bijlage II aangegeven voorschriften.
Of aan deze voorschriften is voldaan, wordt beoordeeld aan de hand van de in tabel 2 van bijlage II aangegeven categorieën.
2. De voornaamste typen ernstige tekortkomingen van de effectieve werking van de beheers- en controlesysteem zijn gevallen waar aan een van de in de punten 2, 4, 5, 13, 15, 16 en 18 van tabel 1 van bijlage II genoemde belangrijkste eisen niet wordt voldaan, of wanneer ten aanzien van twee of meer van de andere belangrijkste eisen van tabel 1 van bijlage II wordt geconstateerd dat deze vallen onder categorie 3 of 4 zoals aangegeven in tabel 2 van bijlage II.
Artikel 9
Criteria voor het toepassen van vaste percentages of geëxtrapoleerde financiële correcties en criteria voor het vaststellen van de hoogte van de financiële correctie
(artikel 55, lid 4, van Verordening (EU) nr. 223/2014)
1. Financiële correcties worden toegepast op een operationeel programma, of een deel daarvan, waarin de Commissie een of meer ernstige tekortkomingen in de werking van het beheers- en controlesysteem vaststelt.
Niettegenstaande de eerste alinea van dit lid worden er geëxtrapoleerde financiële correcties toegepast, voor het gehele operationele programma of een deel daarvan, wanneer de Commissie systemische onregelmatigheden vaststelt in een representatieve steekproef van concrete acties, waardoor een nauwkeuriger kwantificering van het risico voor de begroting van de Unie mogelijk is. In dit geval worden de resultaten van het onderzoek naar de representatieve steekproef geëxtrapoleerd naar de rest van de populatie waaruit de steekproef voor de vaststelling van de financiële correctie werd getrokken.
2. De hoogte van de forfaitaire correctie wordt vastgesteld met inachtneming van de volgende elementen:
a)
het relatieve belang van de ernstige tekortkoming(en) in de context van het beheers- en controlesysteem als geheel;
b)
de frequentie en de omvang van de ernstige tekortkoming(en);
c)
de mate van risico van verlies voor de begroting van de Unie.
3. Rekening houdend met deze elementen wordt de hoogte van de financiële correctie als volgt vastgesteld:
a)
wanneer de ernstige tekortkoming(en) in het beheers -en controlesysteem dusdanig fundamenteel, frequent of wijdverbreid is/zijn dat dit tot volledig falen van het systeem leidt, waardoor de wettigheid en regelmatigheid van alle betrokken uitgaven in gevaar worden gebracht, wordt een vast percentage van 100 % toegepast;
b)
wanneer de ernstige tekortkoming(en) in het beheers -en controlesysteem dusdanig frequent en wijdverbreid is/zijn dat dit tot zeer ernstig falen van het systeem leidt, waardoor de wettigheid en regelmatigheid van een zeer groot deel van de betrokken uitgaven in gevaar worden gebracht, wordt een vast percentage van 25 % toegepast;
c)
wanneer de ernstige tekortkoming(en) in het beheers -en controlesysteem het gevolg is/zijn van een niet volwaardig of slecht of onregelmatig functionerend systeem, waardoor de wettigheid en regelmatigheid van een groot deel van alle betrokken uitgaven in gevaar worden gebracht, wordt een vast percentage van 10 % toegepast;
d)
wanneer de ernstige tekortkoming(en) in het beheers -en controlesysteem het gevolg is/zijn van een niet consistent functionerend systeem, waardoor de wettigheid en regelmatigheid van een aanzienlijk deel van alle betrokken uitgaven in gevaar worden gebracht, wordt een vast percentage van 5 % toegepast.
4. Wanneer de toepassing van een vast percentage overeenkomstig lid 3 onevenredig zou zijn, wordt een lager correctieniveau toegepast.
5. Indien een verantwoordelijke autoriteit nalaat adequate corrigerende maatregelen te treffen naar aanleiding van een financiële correctie tijdens een boekjaar, en dezelfde ernstige tekortkoming(en) in een volgend boekjaar opnieuw vastgesteld worden, wordt het correctiepercentage, vanwege de aanhoudende aard van de tekortkoming(en), verhoogd tot een niveau dat niet hoger is dan dat van de naasthogere categorie.
Artikel 10
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Artikel 3 is van toepassing met ingang van 1 december 2014 ten aanzien van de informatie over geregistreerde en opgeslagen gegevens als bedoeld in bijlage I.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 13 maart 2014.