РЕШЕНИЕ (ЕС, Евратом) 2015/443 НА КОМИСИЯТА
от 13 март 2015 година
относно сигурността в Комисията
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 249 от него,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договорите, и по-специално член 18 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Целта на сигурността в Комисията е да се предостави възможност на Комисията да работи в безопасна и сигурна среда чрез прилагане на последователен, комплексен подход в тази област, като се осигури подходяща степен на защита на лицата, активите и информацията, отговаряща на установените рискове, и се гарантира ефективно и навременно обезпечаване на сигурността.
(2)
Подобно на други международни органи, Комисията е изправена пред сериозни заплахи и предизвикателства в областта на сигурността, особено що се отнася до тероризма, кибератаките и политическия и търговски шпионаж.
(3)
Европейската комисия има сключени споразумения в областта на сигурността за главните си сгради с правителствата на Белгия, Люксембург и Италия (1). Тези споразумения са свидетелство, че Комисията носи отговорност за своята сигурност.
(4)
За да гарантира сигурността на лицата, активите и информацията, е възможно Комисията да трябва да предприеме мерки в области, които се ползват от защита на основните права, залегнали в Хартата на основните права и Европейската конвенция за правата на човека и признати от Съда на Европейския съюз.
(5)
Затова всяка подобна мярка следва да бъде обоснована със значимостта на интереса, който е предназначена да защитава, да бъде пропорционална и да гарантира пълно спазване на основните права, включително по-специално правото на неприкосновеност на личния живот и на защита на данните.
(6)
В рамките на система, основана на принципите на правовата държава и спазването на основните права, Комисията трябва да се стреми към подходящо равнище на сигурност за своя персонал, активи и информация, което да ѝ позволи да извършва своята дейност, без да ограничава основните права повече от строго необходимото.
(7)
Сигурността в Комисията се основава на принципите на законност, прозрачност, пропорционалност и отчетност.
(8)
Членовете на персонала, упълномощени да обезпечават сигурността, не трябва да бъдат поставяни в неблагоприятно положение заради дейността си, освен ако не действат извън обхвата на своите правомощия или в нарушение на закона, и следователно в това отношение настоящото решение следва да се счита за административна инструкция по смисъла на Правилника за длъжностните лица.
(9)
Комисията следва да предприеме необходимите инициативи за подобряване и укрепване на своята култура на сигурност, като осигури по-ефективно обезпечаване на сигурността, подобри нейното управление, активизира допълнително мрежите и сътрудничеството си с компетентните органи на международно, европейско и национално равнище, и подобри наблюдението и контрола на изпълнението на мерките за сигурност.
(10)
Създаването на Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) като функционално независим орган на Съюза оказа значително въздействие върху интересите на Комисията в сферата на сигурността и следователно налага необходимостта от въвеждане на правила и процедури за сътрудничество в областта на безопасността и сигурността между ЕСВД и Комисията, особено що се отнася до изпълнението на задължението на Комисията за бдителност по отношение на персонала на Комисията в делегациите на Съюза.
(11)
Политиката на Комисията в областта на сигурността следва да се прилага по начин, който да съответства на останалите вътрешни процеси и процедури, които биха могли да включват елемент на сигурност. По-конкретно те включват управлението на непрекъснатостта на дейностите, което цели запазване на най-важните функции на Комисията в случай на прекъсване на работата, и процеса ARGUS за многосекторна координация на кризи.
(12)
Независимо от мерките, които вече са въведени към момента на приемане на настоящото решение и са нотифицирани на Европейския надзорен орган по защита на данните (2), всяка мярка в съответствие с настоящото решение, включваща обработка на лични данни, е предмет на правилата за прилагане съгласно член 21, който установява подходящи гаранции за субектите на данни.
(13)
Затова е необходимо Комисията да преразгледа, актуализира и консолидира действащата нормативна база за сигурността в Комисията.
(14)
Поради това Решение (94) 2129 (3) следва да бъде отменено,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат следните определения:
1)
„активи“ означава всяка движима или недвижима собственост и имущество на Комисията;
2)
„отдел на Комисията“ означава генерална дирекция или служба на Комисията, или кабинет на член на Комисията;
3)
„комуникационна и информационна система“, или „КИС“, означава всяка система, даваща възможност за работа с информация в електронна форма, включително всички активи, необходими за нейното функциониране, както и необходимите инфраструктура, организация, персонал и информационни ресурси;
4)
„контрол на рисковете“ означава всяка мярка за сигурност, за която може разумно да се очаква, че ще осъществява ефективен контрол над риска за сигурността чрез неговото предотвратяване, смекчаване, избягване или прехвърляне;
5)
„кризисна ситуация“ означава обстоятелство, събитие, инцидент или извънредна ситуация (или поредица или съчетание от такива), излагащи на сериозна или непосредствена заплаха сигурността в Комисията, независимо от своя произход;
6)
„данни“ означава информация под форма, която позволява да бъде съобщавана, записвана или обработвана;
7)
„член на Комисията, отговарящ за сигурността“ означава член на Комисията, под чието ръководство попада генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“;
8)
„лични данни“ означава лични данни съгласно определението по член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4);
9)
„сгради“ означава всяка недвижима или приравнена на тях собственост и имущество на Комисията;
10)
„предотвратяване на риска“ означава мерки за сигурност, за които разумно може да се очаква, че ще възпрепятстват, забавят или спрат риска за сигурността;
11)
„риск за сигурността“ означава съчетанието от равнището на заплаха, равнището на уязвимост и възможното въздействие на дадено събитие;
12)
„сигурност в Комисията“ означава сигурността на лицата, активите и информацията в Комисията, и по-конкретно физическата неприкосновеност на лицата и активите, неприкосновеността, поверителността и наличността на информацията и комуникационните и информационни системи, както и безпрепятственото протичане на дейностите на Комисията;
13)
„мярка за сигурност“ означава всяка мярка, предприета в съответствие с настоящото решение, за овладяване на рисковете за сигурността;
14)
„Правилник за длъжностните лица“ означава Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз, установен с Регламент (ЕИО, Евратом, ЕОВС) № 259/68 на Съвета (5) и актовете за неговото изменение;
15)
„заплаха за сигурността“ означава събитие или извършител, за които разумно може да се очаква, че ще се отразят негативно на сигурността, ако не получат отговор и не бъдат овладени;
16)
„непосредствена заплаха за сигурността“ означава заплаха за сигурността, която се разгръща без или с изключително кратко предварително предупреждение, и
17)
„сериозна заплаха за сигурността“ означава заплаха за сигурността, за която може разумно да се очаква, че ще доведе до загуба на човешки живот, сериозни наранявания или увреждания, значителни имуществени щети, компрометиране на силно чувствителна информация, смущения в работата на информационните системи или в жизненоважния оперативен капацитет на Комисията;
18)
„уязвимост“ означава слабост от всякакъв характер, за която може разумно да се очаква, че ще се отрази негативно на сигурността в Комисията, ако една или повече заплахи се възползват от нея.
Член 2
Предмет
1. Настоящото решение определя целите, основните принципи, организацията и отговорностите в областта на сигурността в Комисията.
2. Настоящото решение се прилага за всички служби на Комисията и във всички нейни сгради. Персоналът на Комисията, работещ в делегациите на Съюза, подлежи на правилата за сигурност за Европейската служба за външна дейност (6).
3. Независимо от всички специфични разпоредби за конкретни групи персонал, настоящото решение се прилага спрямо членовете на Комисията, персонала на Комисията, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз, националните експерти, командировани в Комисията (КНЕ), доставчиците на услуги и техния персонал, стажантите и всички други лица с достъп до сградите или други активи на Комисията, или с достъп до информация, с която борави Комисията.
4. Разпоредбите на настоящото решение не засягат разпоредбите на Решение 2002/47/ЕО, ЕОВС, Евратом на Комисията (7) и Решение 2004/563/ЕО, Евратом на Комисията (8), Решение C(2006) 1623 на Комисията (9) и Решение C(2006) 3602 на Комисията (10).
ГЛАВА 2
ПРИНЦИПИ
Член 3
Принципи на сигурността в Комисията
1. При изпълнението на настоящото решение Комисията спазва разпоредбите на Договорите и по-конкретно на Хартата на основните права и на Протокол № 7 относно привилегиите и имунитетите на Европейският съюз, инструментите, посочени в съображение 2, всички приложими правила на националното законодателство, както и условията на настоящото решение. При необходимост се издават известия по въпросите на сигурността по смисъла на член 21, параграф 2, в които се предоставят указания в това отношение.
2. Сигурността в Комисията се основава на принципите на законност, прозрачност, пропорционалност и отчетност.
3. Принципът на законност показва необходимостта от стриктно придържане към правната рамка при прилагането на настоящото решение и необходимостта от спазване на законовите изисквания.
4. Всяка мярка за сигурност се предприема открито, освен ако може разумно да се очаква, че това ще отслаби нейното въздействие. Адресатите на мярка за сигурност се информират предварително за причините и последиците от мярката, освен ако може разумно да се очаква, че въздействието на мярката ще бъде отслабено вследствие на предоставянето на такава информация. В такъв случай адресатът на мярката за сигурност се информира след като е преустановен рискът от отслабване на въздействието на мярката за сигурност.
5. Службите на Комисията гарантират, че съображенията за сигурност са взети предвид от началото на разработването и прилагането на политиките, решенията, програмите, проектите и дейностите на Комисията, за които те отговарят. За тази цел те осигуряват участието на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ като цяло и на главния завеждащ сигурността на информацията в Комисията още от най-ранните етапи на подготовката на информационните системи.
6. Когато е целесъобразно, Комисията търси съдействието на компетентните органи на държавата домакин, на другите държави членки и на другите институции, агенции или органи на ЕС, когато това е възможно, като взима предвид предприетите или планирани от тези органи мерки за справяне с конкретния риск за сигурността.
Член 4
Задължение за спазване
1. Спазването на настоящото решение и на правилата за неговото прилагане, както и на мерките за сигурност и инструкциите, предоставени от упълномощените служители, е задължително.
2. Неспазването на правилата за сигурност подлежи на дисциплинарни действия в съответствие с Договорите и Правилника за длъжностните лица, на договорни санкции и/или на съдебно производство в съответствие с националните закони и разпоредби.
ГЛАВА 3
ОБЕЗПЕЧАВАНЕ НА СИГУРНОСТТА
Член 5
Упълномощени служители
1. Единствено на служители, упълномощени с поименно пълномощие от генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“, с оглед на текущите им задължения, могат да бъдат възложени правомощия за предприемане на една или няколко от следните мерки:
(1)
да носят лично оръжие;
(2)
да провеждат разследвания на сигурността в съответствие с член 13;
(3)
да предприемат мерки за сигурност в съответствие с член 12, както са описани в пълномощието.
2. Посочените в параграф 1 пълномощия се възлагат за период, който не трябва да надвишава периода, през който съответното лице заема поста или функцията, за която е било възложено пълномощието. Те се възлагат в съответствие с приложимите разпоредби, установени в член 3, параграф 1.
3. По отношение на упълномощените служители настоящото решение представлява административна инструкция по смисъла на член 21 от Правилника за длъжностните лица.
Член 6
Общи разпоредби относно мерките за сигурност
1. Когато предприема мерки за сигурност, Комисията по-конкретно гарантира, доколкото е практически възможно, че:
а)
търси подкрепа или съдействие от съответната държава само ако тази държава е членка на Европейския съюз или, в противен случай, е страна по Европейската конвенция за правата на човека, или гарантира права, които са най-малкото равностойни на правата, гарантирани в тази конвенция.
б)
предоставя информация за дадено лице на получатели, различни от институциите и органите на ЕС, само ако те не са предмет на национален законодателен акт, приет в съответствие с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (11), съгласно член 9 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
в)
когато дадено лице представлява заплаха за сигурността, всяка мярка за сигурност е насочена срещу това лице и то може да бъде задължено да поеме възникналите вследствие на това разходи. Тези мерки за сигурност могат да бъдат насочени срещу други лица само ако трябва да се овладее непосредствена или сериозна заплаха за сигурността и ако са налице следните условия:
а)
предвидените мерки срещу лицето, представляващо заплаха за сигурността, не могат да бъдат предприети или вероятно няма да бъдат ефективни;
б)
Комисията не може да овладее заплахата за сигурността със самостоятелни действия или не може да го направи своевременно;
в)
мерките не представляват непропорционална опасност за другото лице и неговите права.
2. Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ прави преглед на мерките за сигурност, които могат да изискват съдебна заповед съгласно законите и разпоредбите на държавите членки, в които се намират сградите на Комисията.
3. Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ може да се обърне към подизпълнител, който да изпълнява задачи в областта на сигурността под ръководството и надзора на Дирекцията по сигурността.
Член 7
Мерки за гарантиране на сигурността на лицата
1. На лицата в сградите на Комисията се осигурява подходящо равнище на защита, като се вземат предвид изискванията по отношение на сигурността и безопасността.
2. В случай на сериозен риск за сигурността генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ осигурява непосредствена охрана на членовете на Комисията или другите служители тогава, когато оценката на заплахата е показала, че тази охрана е необходима за гарантиране на тяхната безопасност и сигурност.
3. В случай на сериозен риск за сигурността Комисията може да разпореди евакуация на своите сгради.
4. На жертвите на инциденти или нападения в сградите на Комисията се оказва необходимата помощ.
5. За да предотвратяват и овладяват рисковете за сигурността, упълномощените служители могат да извършват цялостни проверки на лицата, попадащи в обхвата на настоящото решение, с цел да установят дали предоставянето на достъп до сградите на Комисията или информация на тези лица представлява заплаха за сигурността. За тази цел и в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 и с разпоредбите, посочени в член 3, параграф 1, съответните упълномощени служители могат:
а)
да използват всеки източник на информация, който е на разположение на Комисията, като вземат предвид неговата надеждност;
б)
да получат достъп до личните досиета или данните, които Комисията съхранява за лицата, които е наела или възнамерява да наеме на работа, или за персонала на подизпълнителите, когато това е надлежно обосновано.
Член 8
Мерки за гарантиране на физическата сигурност и сигурността на активите
1. Сигурността на активите се гарантира, като се прилагат подходящите мерки за физическа и техническа защита и съответните процедури, наричани по-долу „физическа защита“, които изграждат една многопластова система.
2. В съответствие с настоящия член могат да бъдат приети мерки за защита на лицата или информацията в Комисията, както и за защита на активите.
3. Физическата сигурност има следните цели:
-
да предотвратява актове на насилие, насочени срещу членовете на Комисията или лицата, попадащи в обхвата на настоящото решение;
-
да предотвратява шпионаж и подслушване на чувствителна или класифицирана информация;
-
да предотвратява кражба, актове на вандализъм, саботаж и други актове на насилие, имащи за цел да нанесат щети или да унищожат сградите и активите на Комисията;
-
да позволява разследване и проверка на инциденти, свързани със сигурността, включително чрез справки с регистрационните файлове за контрол при влизане и излизане, системата за видеонаблюдение, записите на телефонните разговори и други сходни данни, посочени в член 22, параграф 2 по-долу, както и с други източници на информация.
4. Физическата сигурност включва:
-
политика по отношение на достъпа, приложима за всички лица или превозни средства, искащи достъп до сградите на Комисията, в това число и паркингите;
-
система за контрол на достъпа, включваща охранители, техническо оборудване и мерки, информационни системи или съчетание от всички тези елементи.
5. За да се гарантира физическата сигурност, могат да се предприемат следните действия:
-
да се записва влизането и излизането от сградите на Комисията на лица, превозни средства, стоки и оборудване;
-
да се извършва проверка на самоличността вътре в сградите;
-
да се извършва визуална или техническа проверка на превозните средства, стоките и оборудването;
-
да се предотвратява влизането в сградите на Комисията на неоторизирани лица, превозни средства и стоки.
Член 9
Мерки за гарантиране на сигурността на информацията
1. Сигурността на информацията обхваща цялата информация, с която работи Комисията.
2. Сигурността на информацията, независимо от нейната форма, поддържа баланс между прозрачността, пропорционалността, отчетността и ефективността, от една страна, и необходимостта от защита на информацията от нерегламентиран достъп, използване, разкриване, изменение или унищожаване, от друга.
3. Сигурността на информацията има за цел опазване на нейната поверителност, неприкосновеност и наличност.
4. С оглед на това се прилагат процедури за управление на риска, за да се класифицират информационните активи и да се разработят пропорционални мерки, процедури и стандарти за сигурност, включително смекчаващи мерки.
5. Тези общи принципи, които са в основата на сигурността на информацията, се прилагат по-специално по отношение на:
а)
„класифицирана информация на ЕС“ (по-долу „КИЕС“), т.е. всяка информация или материал, носещи гриф за сигурност на ЕС, неразрешеното разкриване на които би могло да увреди в различна степен интересите на Европейския съюз или на една или повече от държавите членки;
б)
„чувствителна некласифицирана информация“, т.е. информация или материал, които Комисията трябва да защитава по силата на законовите си задължения, залегнали в Договорите или в актовете, приети в тяхно изпълнение, и/или заради чувствителния им характер. Чувствителната некласифицирана информация включва, но не се изчерпва с: информацията или материалите, обхванати от задължението за професионална тайна съгласно член 339 от ДФЕС, информацията, обхваната от интересите, чиято защита е предвидена в член 4 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета (12), разглеждан в съчетание със съответната съдебна практика на Съда на Европейския съюз, или личните данни, попадащи в обхвата на Регламент (ЕО) № 45/2001.
6. Чувствителната некласифицирана информация е подчинена на правилата за нейната обработка и съхранение. Тя се предоставя само на лица, които „имат нужда да знаят“. Когато бъде счетено за необходимо с оглед на ефективната защита на нейната поверителност, информацията се идентифицира с помощта на обозначение за класификация и съгласно съответните инструкции за обработка, одобрени от генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“. Когато този вид информация се обработва или съхранява в комуникационни и информационни системи, защитата ѝ се осигурява и в съответствие с Решение (2006) 3602, правилата за неговото прилагане и съответните стандарти.
7. Всяко лице, което носи отговорност за компрометиране или загуба на КИЕС или чувствителна некласифицирана информация, която е идентифицирана като такава в правилата за нейната обработка и съхранение, може да подлежи на дисциплинарни действия в съответствие с Правилника за длъжностните лица. Тези дисциплинарни действия не засягат евентуалните съдебни или наказателни производства от страна на компетентните национални органи на държавите членки в съответствие с тяхното законодателство и разпоредби, както и договорните корективни мерки.
Член 10
Мерки за гарантиране на сигурността на комуникационните и информационни системи
1. Всички използвани от Комисията комуникационни и информационни системи („КИС“) са в съответствие с политиката на Комисията за гарантиране на сигурността на информационните системи, изложена в Решение C(2006) 3602, правилата за неговото прилагане и съответните стандарти за сигурност.
2. Службите на Комисията, които притежават, управляват или работят с КИС, позволяват на други институции, агенции и органи на Съюза или на други организации да получат достъп до тези системи само ако тези институции, агенции и органи на Съюза или други организации могат да предоставят задоволителни гаранции, че степента на защита на техните информационни системи е равносилна на гарантираната от политиката на Комисията за сигурността на информационните системи съгласно Решение C(2006) 3602, правилата за неговото прилагане и съответните стандарти за сигурност. Комисията наблюдава спазването на това условие и в случай на сериозно нарушение или продължително неспазване има правото да ограничи достъпа.
Член 11
Криминалистични анализи във връзка с киберсигурността
Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря конкретно за провеждането на криминалистични технически анализи в сътрудничество с компетентните служби на Комисията в помощ на посочените в член 13 разследвания на сигурността, свързани с контраразузнаване, изтичане на данни, кибератаки и сигурността на информационните системи.
Член 12
Мерки за сигурност по отношение на лицата и предметите
1. За да гарантират сигурността в Комисията и да предотвратяват и овладяват рисковете, служителите, упълномощени в съответствие с член 5, могат, съгласно принципите, посочени в член 3, да предприемат, наред с останалото, една или повече от следните мерки за сигурност:
а)
подсигуряване на сцената на действие и доказателствата, включително регистрационните файлове за контрол при влизане и излизане и кадрите от системата за видеонаблюдение, в случай на инциденти или поведение, което може да доведе до административни, дисциплинарни, граждански или наказателни процедури;
б)
ограничени мерки спрямо лица, които представляват заплаха за сигурността, включително издаване на нареждане на лицата на напуснат сградите на Комисията, извеждане на лицата извън сградите на Комисията, налагане на забрана на лицата да влизат в сградите на Комисията за определен период от време, като последната мярка се определя в съответствие с критерии, които ще бъдат формулирани в правилата за прилагане;
в)
ограничени мерки спрямо предмети, които представляват риск за сигурността, включително тяхното преместване, конфискуване и отстраняване;
г)
претърсване на сградите на Комисията, включително на офисите, разположени в тези сгради;
д)
търсене на данни от комуникационната и информационна система и оборудване, телефонния и телекомуникационния трафик, регистрационните файлове, потребителските профили и т.н.;
е)
други специфични мерки за сигурност с подобно въздействие с цел предотвратяване или овладяване на рисковете за сигурността, по-конкретно в контекста на правата на Комисията в качеството ѝ на собственик или на работодател в съответствие с приложимите национални закони.
2. При изключителни обстоятелства служителите на Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, упълномощени в съответствие с член 5, могат да предприемат необходимите извънредни мерки, при стриктно спазване на принципите, посочени в член 3. Възможно най-скоро след предприемането на тези мерки те информират директора на Дирекцията по сигурността, който иска от генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ съответното пълномощие, потвърждаващо предприетите мерки и разрешаващо евентуални допълнителни мерки, и, когато е целесъобразно, осъществява връзка с компетентните национални органи.
3. Мерките за сигурност в съответствие с настоящия член се документират в момента, в който са предприети, или, в случай на непосредствен риск или кризисна ситуация, в разумен срок след тяхното предприемане. Във втория случай документирането трябва да включва и елементите, на които се основава преценката за наличието на непосредствен риск или кризисна ситуация. Документирането може да бъде кратко, но следва да е структурирано по такъв начин, че да позволява на лицето - предмет на мярката, да упражнява правото си на защита и правото си на защита на личните данни в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001, и да позволява проверка на законността на мярката. Никаква информация относно специфични мерки за сигурност, предприети спрямо член на персонала, не може да бъде включвана в личното досие на въпросното лице.
4. Когато се предприемат мерки за сигурност съгласно буква б), Комисията допълнително гарантира, че съответното лице е получило възможност да се свърже с адвокат или с доверено лице и е било уведомено за правото си да се обърне към Европейския надзорен орган по защита на данните.
Член 13
Разследвания
1. Без да се засягат член 86 и приложение IX към Правилника за длъжностните лица и специалните споразумения между Комисията и ЕСВД, като специалното споразумение, подписано на 28 май 2014 г. между генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ на Европейската комисия и Европейската служба за външна дейност относно задължението за грижа спрямо персонала на Комисията на служба в делегациите на Съюза, разследвания на сигурността могат да се провеждат:
а)
в случай на инциденти, засягащи сигурността в Комисията, включително при подозрение за извършено престъпление;
б)
в случай на възможно изтичане, неправилно третиране или компрометиране на чувствителна некласифицирана информация, КИЕС или класифицирана информация на Евратом;
в)
в контекста на контраразузнаването и борбата с тероризма;
г)
в случай на сериозни киберинциденти.
2. Решение за провеждане на разследване на сигурността се взема от генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“, който също така получава доклада от разследването.
3. Разследвания на сигурността се провеждат само от компетентните членове на персонала на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, надлежно упълномощени в съответствие с член 5.
4. Упълномощените служители упражняват правомощията си за провеждане на разследване на сигурността независимо, съгласно посоченото в пълномощието, и имат правомощията, изброени в член 12.
5. Упълномощените служители, компетентни да провеждат разследвания на сигурността, могат да събират информация от всички налични източници, свързани с евентуални административни нарушения или престъпления, които са извършени в сградите на Комисията или в които са замесени лица по член 2, параграф 3, било то като жертви или като извършители на деянията.
6. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ информира компетентните органи на държавата членка домакин или на всяка друга заинтересована държава членка, когато е целесъобразно и по-конкретно ако при разследването са открити улики за извършено престъпно деяние. В този контекст генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ може, когато е целесъобразно или необходимо, да окаже подкрепа на органите на държавата членка домакин или на всяка друга заинтересована държава членка.
7. В случай на сериозни киберинциденти генерална дирекция „Информатика“ поддържа тясно сътрудничество с генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, оказвайки подкрепа по всички технически въпроси. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ решава, след консултация с генерална дирекция „Информатика“, кога е целесъобразно да се информират компетентните органи на държавата домакин или на всяка друга заинтересована държава членка. Службите за координация при инциденти на екипа за незабавно реагиране при компютърни инциденти на ЕС (CERT-EU) ще бъдат използвани за оказване на подкрепа на други евентуално засегнати институции и агенции на ЕС.
8. Разследванията на сигурността се документират.
Член 14
Разграничаване на правомощията във връзка с разследвания на сигурността и други видове разследвания
1. Когато Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ извършва разследвания на сигурността, както е посочено в член 13, и ако тези разследвания са от компетентността на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) или на Службата за разследвания и дисциплинарни въпроси на Комисията (IDOC), тя незабавно осъществява връзка с тези органи с цел по-конкретно да не компрометира по-нататъшните действия от страна на OLAF или IDOC. Когато е целесъобразно, Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отправя покана към OLAF или IDOC да участват в разследването.
2. Разследванията на сигурността, посочени в член 13, се провеждат без да се засягат правомощията на OLAF и IDOC, залегнали в правилата за дейността на тези органи. От Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ може да бъде поискано да окаже техническа помощ за разследвания, започнати от OLAF или IDOC.
3. От Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ може да бъде поискано да съдейства на служителите на OLAF при престоя им в сградите на Комисията в съответствие с член 3, параграф 5 и член 4, параграф 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (13), с цел да улеснят изпълнението на техните задължения. Дирекцията по сигурността информира генералния секретар и генералния директор на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ за подобни искания за съдействие, или в случай че такова разследване се провежда в сградите на Комисията, в които се помещават нейните членове или генералният секретар, председателят на Комисията и членът на Комисията, отговарящ за човешките ресурси.
4. Без да се засяга член 22, буква а) от Правилника за длъжностните лица, тогава, когато даден случай би могъл да бъде от компетентността както на Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, така и на IDOC, Дирекцията по сигурността, когато докладва на генералния директор на ГД „Човешки ресурси“ в съответствие с член 13, на възможно най-ранен етап дава становището си за това дали са налице основания за сезиране на IDOC във връзка със случая. По-конкретно този етап се счита за достигнат тогава, когато е приключила непосредствената заплаха за сигурността. Генералният директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ взима решение по този въпрос.
5. Когато даден случай би могъл да бъде от компетентността както на Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, така и на OLAF, Дирекцията по сигурността незабавно докладва на генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ и информира генералния директор на OLAF на възможно най-ранен етап. По-конкретно този етап се счита за достигнат тогава, когато е приключила непосредствената заплаха за сигурността.
Член 15
Проверки на сигурността
1. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ извършва проверки на сигурността, за да се увери, че службите на Комисията и лицата спазват настоящото решение и правилата за неговото прилагане, и за да формулира препоръки, когато това бъде счетено за необходимо.
2. Когато е целесъобразно, генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ извършва проверки на сигурността, или наблюдение на сигурността, или посещения за оценка на сигурността, за да се увери, че сигурността на персонала, активите и информацията на Комисията, попадащи под отговорността на други институции, агенции или органи на Съюза, държави членки, трети държави или международни организации, е подходящо гарантирана в съответствие с правила, разпоредби и стандарти за сигурност, които са най-малкото равностойни на тези на Комисията. Когато е целесъобразно и в духа на доброто сътрудничество между администрациите, тези проверки на сигурността включват и инспекциите, провеждани в контекста на обмена на класифицирана информация с други институции, органи и агенции на Съюза, държави членки, трети държави или международни организации.
3. Настоящият член се прилага, mutatis mutandis, за персонала на Комисията в делегациите на Съюза, без да се засягат специалните споразумения между Комисията и ЕСВД, като специалното споразумение, подписано на 28 май 2014 г. между генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ на Европейската комисия и Европейската служба за външна дейност относно задължението за грижа спрямо персонала на Комисията на служба в делегациите на Съюза.
Член 16
Състояние на тревога и управление на кризисни ситуации
1. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря за прилагането на подходящи мерки за състояние на тревога в очакване или в отговор на заплахи и инциденти, засягащи сигурността в Комисията, както и на необходимите мерки за управление на кризисни ситуации.
2. Посочените в параграф 1 мерки за състояние на тревога съответстват на нивото на заплаха за сигурността. Степените на тревога се определят в тясно сътрудничество с компетентните служби на другите институции, агенции и органи на Съюза, и на държавата членка или държавите членки, в които се намират сградите на Комисията.
3. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ е звеното за контакт относно степените на тревога и управлението на кризисни ситуации.
ГЛАВА 4
ОРГАНИЗАЦИЯ
Член 17
Общи отговорности на службите на Комисията
1. Изложените в настоящото решение задължения на Комисията се изпълняват от генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ под ръководството и отговорността на члена на Комисията, отговарящ за сигурността.
2. Специфичните разпоредби относно киберсигурността са определени в Решение (2006) 3602.
3. Отговорността за изпълнението на настоящото решение и на правилата за неговото прилагане, както и на ежедневното им спазване, може да бъде възложена на други служби на Комисията тогава, когато децентрализираното обезпечаване на сигурността предлага висока ефективност и спестява ресурси или време, например поради географското разположение на въпросните служби.
4. Когато се прилага параграф 3, генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ и, когато е целесъобразно, генерална дирекция „Информатика“, постигат договорка с отделните служби на Комисията за ясно определяне на ролите и отговорностите за изпълнението и наблюдението на политиките в областта на сигурността.
Член 18
Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“
1. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря по-конкретно за:
(1)
изготвянето на политиката на Комисията в областта на сигурността, правилата за нейното прилагане и известията по въпросите на сигурността;
(2)
събирането на информация за целите на оценката на заплахите и рисковете за сигурността и по всички въпроси, които могат да се отразят на сигурността в Комисията;
(3)
осигуряването на електронно контранаблюдение и защита на всички сайтове на Комисията въз основа на оценките на заплахите и наличните доказателства за неоторизирани действия против интересите на Комисията;
(4)
осигуряването на 24-часови услуги за спешно реагиране за службите и персонала на Комисията по всички въпроси, свързани с безопасността и сигурността;
(5)
прилагането на мерки за сигурност, имащи за цел смекчаване на рисковете за сигурността и разработване и поддържане на подходяща КИС, която да покрива оперативните ѝ нужди, по-специално в областта на контрола на физическия достъп, администрирането на разрешенията за достъп и обработката на чувствителна информация и класифицирана информация на ЕС;
(6)
повишаването на осведомеността, организирането на учения и тренировки, и предоставянето на обучения и консултации по всички въпроси, свързани със сигурността в Комисията, с цел да се насърчи развитието на култура на сигурност и да се създаде резерв от служители, които да са подходящо обучени по въпросите на сигурността.
2. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ поддържа, без да засяга компетентността и отговорностите на другите служби на Комисията, външните връзки:
(1)
със службите за сигурност на другите институции, агенции и органи на Съюза по въпроси, свързани със сигурността на лицата, активите и информацията в Комисията;
(2)
със службите за сигурност, разузнаване и оценка на заплахите, включително националните органи за сигурност на държавите членки или на трети държави, международните организации и органи по въпроси, засягащи сигурността на лицата, активите и информацията в Комисията;
(3)
с полицията и други служби за спешно реагиране по всички рутинни и извънредни въпроси, засягащи сигурността в Комисията;
(4)
с органите за сигурност на другите институции, агенции и органи на Съюза, на държавите членки и на трети държави в областта на реагирането на кибератаки с потенциално въздействие върху сигурността в Комисията;
(5)
във връзка с получаването, оценката и разпространението на разузнавателна информация относно заплахи, произтичащи от терористична дейност и шпионаж, засягащи сигурността в Комисията;
(6)
по въпроси, свързани с класифицираната информацията, както е посочено по-нататък в Решение (ЕС, Евратом) 2015/444 на Комисията (14).
3. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря за сигурния пренос на информация, извършван съгласно настоящия член, включително за преноса на лични данни.
Член 19
Експертна група за сигурността в Комисията (ComSEG)
Създава се експертна група за сигурността в Комисията, натоварена със задачата да съветва Комисията, когато е целесъобразно, по въпроси, свързани с нейната политика за вътрешна сигурност и по-конкретно със защитата на класифицирана информация на ЕС.
Член 20
Местни служители по сигурността (LSO)
1. Всеки отдел или кабинет на Комисията назначава местен служител по сигурността (LSO), който изпълнява ролята на основно звено за контакт между своята служба и генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ по всички въпроси, свързани със сигурността в Комисията. Когато е целесъобразно, могат да се назначат един или повече заместници на LSO. LSO е длъжностно лице или срочно нает служител.
2. Като основно звено за контакт по въпросите на сигурността в своя отдел или кабинет на Комисията, LSO докладва редовно на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ и на своите началници за въпроси, свързани със сигурността в неговия отдел на Комисията, и докладва незабавно за всякакви инциденти, свързани със сигурността, включително когато може да е била компрометирана КИЕС или чувствителна некласифицирана информация.
3. По въпроси, свързани със сигурността на комуникационните и информационни системи, LSO осъществява връзка със завеждащия сигурността на информацията на местно ниво (LISO) в своя отдел на Комисията, чиято роля и отговорности са определени в Решение C(2006) 3602.
4. Той допринася към дейностите за обучение и повишаване на осведомеността по въпросите на сигурността, насочени към специфичните нужди на персонала, подизпълнителите и други лица, работещи под ръководството на неговия отдел на Комисията.
5. По искане на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ на LSO могат да бъдат възложени специфични задачи в случай на сериозни или непосредствени рискове за сигурността или на извънредни ситуации. Генералният директор или директорът, отговарящ за човешките ресурси, на местната генерална дирекция на LSO бива информиран за тези специфични задачи от генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“.
6. Отговорностите на LSO не засягат ролята и отговорностите, възложени на завеждащите сигурността на информацията на местно ниво (LISO), служителите, отговарящи за здравословните и безопасни условия на труд, служителите за надзор на регистъра (RCO) или на всеки друг служител, чиито функции са в областта на сигурността или са свързани с нея. LSO осъществява връзка с тях, за да гарантира последователен и съгласуван подход към сигурността и ефективен поток на информацията по въпроси, свързани със сигурността в Комисията.
7. LSO има пряк достъп до генералния директор или ръководителя на отдела си, когато трябва да информира преките си началници. Той има разрешение за достъп до КИЕС на ниво най-малко SECRET UE/EU SECRET.
8. С цел да насърчи обмена на информация и най-добрите практики, генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ организира поне два пъти годишно конференция на LSO. Присъствието на LSO на тези конференции е задължително.
ГЛАВА 5
ИЗПЪЛНЕНИЕ
Член 21
Правила за прилагане и известия по въпросите на сигурността
1. Както е необходимо, приемането на правилата за прилагане на настоящото решение ще е предмет на отделно решение на Комисията за оправомощаване на члена на Комисията, отговарящ за сигурността, в пълно съответствие с вътрешния процедурен правилник.
2. След като бъде оправомощен по силата на гореспоменатото решение на Комисията, членът на Комисията, отговарящ за сигурността, може да изготвя известия по въпросите на сигурността, съдържащи насоки и най-добри практики в тази сфера, в обхвата на настоящото решение и правилата за неговото прилагане.
3. Комисията може да възложи задачите, посочени в първия и втория параграф на настоящия член, на генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ чрез отделно решение за възлагане, в пълно съответствие с вътрешния процедурен правилник.
ГЛАВА 6
РАЗНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 22
Обработка на лични данни
1. Комисията обработва личните данни, необходими за изпълнението на настоящото решение в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
2. Независимо от мерките, които вече са въведени към момента на приемане на настоящото решение и са нотифицирани на Европейския надзорен орган по защита на данните (15), всяка мярка в съответствие с настоящото решение, включваща обработка на лични данни, като например данни от регистрационните файлове за контрол при влизане и излизане, записите от системата за видеонаблюдение, записите на телефонните обаждания до дежурните звена или диспечерските центрове, и други подобни данни, изисквани от съображения за сигурност или за реакция при кризи, е предмет на правилата за прилагане съгласно член 21, който установява подходящи гаранции за субектите на данни.
3. Генералният директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря за сигурността на всяка обработка на лични данни, извършена в контекста на настоящото решение.
4. Тези правила и процедури за прилагане се приемат след консултация с длъжностното лице за защита на данните и Европейския надзорен орган по защита на данните в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 23
Прозрачност
Настоящото решение и правилата за неговото прилагане се свеждат до знанието на персонала на Комисията и на всички лица, спрямо които се прилагат.
Член 24
Отмяна на предходни решения
Решение (94) 2129 се отменя.
Член 25
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 13 март 2015 година.
BESLUIT (EU, Euratom) 2015/443 VAN DE COMMISSIE
van 13 maart 2015
betreffende veiligheid binnen de Commissie
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 249,
Gezien het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie,
Gezien Protocol nr. 7 bij de Verdragen betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie, en met name artikel 18,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Het doel van veiligheid binnen de Commissie is om de Commissie in staat te stellen haar werkzaamheden in een veilige en zekere omgeving te verrichten, door een coherente geïntegreerde aanpak inzake beveiliging, met passende beschermingsniveaus voor personen, goederen en informatie, die in passende verhouding staat tot de geïdentificeerde risico's en waarmee de veiligheid op efficiënte en passende wijze wordt gewaarborgd.
(2)
Zoals andere internationale organen wordt de Commissie geconfronteerd met aanzienlijke gevaren en problemen op veiligheidsgebied, meer bepaald wat betreft terrorisme, cyberaanvallen en politieke en economische spionage.
(3)
De Europese Commissie heeft met de regeringen van België, Luxemburg en Italië akkoorden gesloten inzake veiligheidskwesties voor haar voornaamste vestigingen (1). Daarin wordt bevestigd dat de Commissie verantwoordelijk is voor haar eigen beveiliging.
(4)
Teneinde de veiligheid van personen, goederen en informatie te garanderen is het mogelijk dat de Commissie maatregelen moet treffen op gebieden die worden beschermd door grondrechten als geformuleerd in het Handvest van de grondrechten en in het Europees Verdrag voor de rechten van de mens, zoals erkend door het Europees Hof van Justitie.
(5)
Dergelijke maatregelen dienen daarom steeds te worden gerechtvaardigd door het belang dat zij geacht worden te beschermen, zij dienen proportioneel te zijn en de grondrechten ten volle te eerbiedigen, met name de rechten op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en de gegevensbescherming.
(6)
Binnen een systeem dat zich ertoe verbindt de rechtsstaat en de grondrechten te eerbiedigen, moet de Commissie streven naar een passend beveiligingsniveau voor haar personeel, goederen en informatie, dat haar in staat stelt haar werkzaamheden te verrichten zonder de grondrechten meer dan strikt noodzakelijk te beknotten.
(7)
De veiligheid binnen de Commissie moet worden gegrondvest op de beginselen van wettelijkheid, transparantie, evenredigheid en verantwoordingsplicht.
(8)
Personeelsleden die de opdracht krijgen om beveiligingsmaatregelen te treffen, mogen daarvan generlei nadeel ondervinden, tenzij zij buiten het kader van hun mandaat of op onwettige wijze zouden handelen; bijgevolg moet dit besluit worden opgevat als een dienstvoorschrift binnen het kader van het Statuut.
(9)
De Commissie moet aangepaste initiatieven opzetten om de veiligheidscultuur te bevorderen en te versterken, de waarborging van de veiligheid doeltreffender te maken, goed bestuur inzake beveiliging te verbeteren, netwerken en samenwerking met relevante autoriteiten op internationaal, Europees en nationaal niveau verder te intensiveren en toezicht en controle op de uitvoering van beveiligingsmaatregelen te verbeteren.
(10)
De oprichting van de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) als een autonoom functionerend orgaan van de Unie heeft een significant effect gehad op de veiligheidsbelangen van de Commissie; bijgevolg moeten regels en procedures worden vastgesteld voor samenwerking inzake veiligheid tussen de EDEO en de Commissie, meer bepaald met betrekking tot de vervulling van de zorgverplichting van de Commissie ten aanzien van het personeel van de Commissie in de delegaties van de Unie.
(11)
Het veiligheidsbeleid van de Commissie moet worden uitgevoerd op een manier die consistent is met andere interne processen en procedures die een beveiligingscomponent kunnen hebben. Dit omvat onder meer bedrijfscontinuïteitsbeheer om kritiek geachte functies van de Commissie operationeel te houden in geval van operationele verstoringen, alsook het ARGUS-proces voor multisectorale crisiscoördinatie.
(12)
Ondanks de maatregelen die reeds van kracht waren op het ogenblik dat het besluit werd vastgesteld, en die ter kennis werden gebracht van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (2), is elke maatregel krachtens dit besluit waarvoor de verwerking van persoonsgegevens nodig is, onderworpen aan de uitvoeringsbepalingen overeenkomstig artikel 21, waarin passende garanties voor de betrokkenen (geregistreerde personen) worden vastgesteld.
(13)
De Commissie dient bijgevolg het bestaande regelgevende kader voor de veiligheid binnen de Commissie te herzien, te actualiseren en te consolideren.
(14)
Besluit C(94) 2129 van de Commissie (3) dient bijgevolg te worden ingetrokken,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
HOOFDSTUK 1
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
Definities
In dit besluit zijn de volgende definities van toepassing:
1. „goederen”: alle roerende en onroerende eigendommen en bezittingen van de Commissie;
2. „afdeling van de Commissie”: een directoraat-generaal of dienst van de Commissie, of een kabinet van een lid van de Commissie;
3. „communicatie- en informatiesysteem” of „CIS”: elk systeem dat de verwerking van informatie in elektronische vorm mogelijk maakt, met inbegrip van alle daarvoor vereiste goederen, infrastructuur, organisatie, personeel en informatiebronnen;
4. „risicocontrole”: elke veiligheidsmaatregel waarvan redelijkerwijze kan worden verwacht dat hij een veiligheidsrisico doeltreffend beheerst, door preventie, verzachting, vermijding of overdracht;
5. „crisissituatie”: een omstandigheid, gebeurtenis, incident of noodsituatie (of een opeenvolging of combinatie daarvan) die een aanzienlijk of onmiddellijk gevaar betekenen voor de veiligheid binnen de Commissie, ongeacht de oorsprong ervan;
6. „gegevens”: informatie in een vorm die communicatie, opslag of verwerking ervan mogelijk maakt;
7. „lid van de Commissie dat bevoegd is voor veiligheidszaken”: een lid van de Commissie onder wiens bevoegdheid het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid valt;
8. „persoonsgegevens”: persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, onder a), van Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (4);
9. „gebouwen”: alle onroerende of daaraan gelijkgestelde eigendommen en bezittingen van de Commissie;
10. „risicopreventie”: veiligheidsmaatregelen waarvan redelijkerwijze kan worden verwacht dat zij een veiligheidsrisico verhinderen, vertragen of doen ophouden;
11. „veiligheidsrisico”: de combinatie van dreigingsniveau, mate van kwetsbaarheid en mogelijke gevolgen van een gebeurtenis;
12. „veiligheid binnen de Commissie”: de veiligheid van personen, goederen en informatie in de Commissie, en meer specifiek de fysieke integriteit van personen en goederen, de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van informatie en communicatie- en informatiesystemen, alsook het onbelemmerde functioneren van de werkzaamheden van de Commissie;
13. „veiligheidsmaatregel”: elke maatregel die wordt getroffen overeenkomstig dit besluit met het oog op de controle van veiligheidsrisico's;
14. „Statuut”: het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie, als vastgesteld bij Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad (5) en de wijzigingen daarvan;
15. „gevaar voor de veiligheid”: een gebeurtenis of factor die redelijkerwijze een negatief effect op de veiligheid heeft indien er niet op wordt geantwoord en controle uitgeoefend;
16. „onmiddellijk gevaar voor de veiligheid”: een gevaar voor de veiligheid waarvoor niet of pas zeer kort van tevoren wordt gewaarschuwd;
17. „aanzienlijk gevaar voor de veiligheid”: een gevaar voor de veiligheid dat naar redelijke verwachting kan leiden tot het verlies van mensenlevens, ernstige verwondingen of schade, aanzienlijke schade aan eigendommen, het in gevaar brengen van hoogst gevoelige informatie, de verstoring van IT-systemen of van essentiële operationele capaciteiten van de Commissie;
18. „kwetsbaarheid”: een zwak punt van enige aard dat redelijkerwijze een negatief effect op de veiligheid binnen de Commissie kan hebben als het wordt getroffen door een of meer gevaren.
Artikel 2
Onderwerp
1. In dit besluit worden de doelstellingen, basisbeginselen, organisatie en verantwoordelijkheden inzake de veiligheid binnen de Commissie uiteengezet.
2. Dit besluit is van toepassing op alle afdelingen van de Commissie en in alle gebouwen van de Commissie. Het personeel van de Commissie dat werkzaam is in de delegaties van de Unie, is onderworpen aan de beveiligingsvoorschriften van de Europese Dienst voor extern optreden (6).
3. Ongeacht mogelijke specifieke aanwijzingen met betrekking tot bijzondere categorieën personeel, is dit besluit van toepassing op de leden van de Commissie, op het personeel van de Commissie als bedoeld in het Statuut en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie, op de nationale deskundigen die zijn afgevaardigd naar de Commissie, op de verstrekkers van diensten en hun personeel, op stagiairs en op alle andere personen die toegang hebben tot de gebouwen van de Commissie of andere goederen, of tot informatie die door de Commissie wordt verwerkt.
4. De bepalingen van dit besluit laten Besluit 2002/47/EG, EGKS, Euratom van de Commissie (7), Besluit 2004/563/EG, Euratom van de Commissie (8), Besluit C(2006) 1623 van de Commissie (9) en Besluit C(2006) 3602 van de Commissie (10) onverlet.
HOOFDSTUK 2
BEGINSELEN
Artikel 3
Beginselen voor de veiligheid binnen de Commissie
1. Bij de uitvoering van dit besluit laat zich de Commissie leiden door de verdragen en meer bepaald het Handvest van de grondrechten en Protocol nr. 7 betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie, de instrumenten die in overweging 2 worden genoemd, alsmede alle nationale wetgeving voor zover toepasselijk, en de bepalingen van dit besluit. Indien noodzakelijk wordt een veiligheidsmededeling in de zin van artikel 21, lid 2, uitgegeven met nadere instructies.
2. De veiligheid binnen de Commissie dient te worden gegrondvest op de beginselen van wettelijkheid, transparantie, evenredigheid en verantwoordingsplicht.
3. Wettelijkheid houdt in dat de uitvoering van dit besluit strikt binnen het geldende rechtskader dient te blijven en dat de regelgeving dient te worden nageleefd.
4. Veiligheidsmaatregelen worden openlijk genomen, tenzij redelijkerwijs kan worden aangenomen dat de doeltreffendheid hierdoor wordt belemmerd. De geadresseerden van een veiligheidsmaatregel worden vooraf ingelicht over de redenen en de gevolgen van de maatregel, tenzij redelijkerwijs kan worden aangenomen dat het effect van de maatregel wordt belemmerd door het verstrekken van dergelijke informatie. In dit geval wordt de geadresseerde in kennis gesteld van de veiligheidsmaatregel zodra het risico van een negatief effect op de veiligheidsmaatregel niet langer bestaat.
5. De afdelingen van de Commissie garanderen binnen hun bevoegdheidsterrein dat vanaf het begin van de opzet en de tenuitvoerlegging van beleid, besluiten, programma's, projecten en activiteiten van de Commissie rekening wordt gehouden met veiligheidsaspecten. Hiertoe wordt het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid in het algemeen en de senior gegevensbeveiligingsfunctionaris van de Commissie specifiek voor wat de IT-systemen betreft, van het eerste stadium af bij de voorbereiding betrokken.
6. Zo nodig werkt de Commissie samen met de bevoegde autoriteiten van het gastland, van andere lidstaten en van andere EU-instellingen, agentschappen of organen, en houdt zij waar mogelijk rekening met de maatregelen die door deze autoriteiten zijn gepland of getroffen om het betrokken veiligheidsrisico aan te pakken.
Artikel 4
Verplichting tot naleving
1. De naleving van dit besluit en de uitvoeringsbesluiten ervan, alsook van de veiligheidsmaatregelen en instructies die door gemandateerd personeel worden gegeven, is verplicht.
2. Niet-naleving van de veiligheidsvoorschriften kan disciplinaire maatregelen tot gevolg hebben overeenkomstig de verdragen en het Statuut, alsook contractuele sancties en/of gerechtelijke stappen overeenkomstig de nationale wet- en regelgeving.
HOOFDSTUK 3
VEILIGHEID BEWERKSTELLIGEN
Artikel 5
Gemandateerd personeel
1. Alleen personeelsleden die in het kader van hun huidige taken persoonlijk zijn gemandateerd door de directeur-generaal Personele Middelen en Veiligheid, kunnen de bevoegdheid krijgen een of meer van de volgende maatregelen te treffen:
(1)
het dragen van handwapens;
(2)
het verrichten van veiligheidsonderzoeken als bedoeld in artikel 13;
(3)
het treffen van veiligheidsmaatregelen als bedoeld in artikel 12, zoals gespecificeerd in het mandaat.
2. De mandaten als bedoeld in lid 1 worden voor een bepaalde periode toegekend, die maximaal de duur omvat waarbinnen de betrokkene de post of functie bekleedt waarvoor het mandaat is toegekend. De mandaten worden toegekend overeenkomstig de toepasselijke bepalingen als bedoeld in artikel 3, lid 1.
3. Wat betreft gemandateerd personeel moet dit besluit worden opgevat als een dienstvoorschrift binnen het kader van artikel 21 van het Statuut.
Artikel 6
Algemene bepalingen inzake veiligheidsmaatregelen
1. Bij het nemen van veiligheidsmaatregelen garandeert de Commissie voor zover mogelijk met name het volgende:
a)
er wordt alleen dan een beroep op steun of bijstand van een bepaalde staat gedaan als die staat ofwel een lidstaat van de Europese Unie is, ofwel hetzij partij is bij het Europees Verdrag voor de rechten van de mens, hetzij garant staat voor rechten die minstens gelijkwaardig zijn aan de in dat verdrag gegarandeerde rechten;
b)
er worden alleen dan persoonsgegevens over een bepaalde natuurlijke persoon doorgegeven aan ontvangers die geen instellingen en organen van de Gemeenschap zijn als deze niet onder nationale wetgeving vallen die is goedgekeurd krachtens Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad (11), overeenkomstig artikel 9 van Verordening (EG) nr. 45/2001;
c)
indien een natuurlijke persoon een gevaar betekent voor de veiligheid, worden eventuele veiligheidsmaatregelen tegen die natuurlijke persoon gericht, en kunnen de kosten daarvan worden doorberekend aan de betrokken natuurlijke persoon. Dergelijke veiligheidsmaatregelen kunnen alleen tegen andere natuurlijke personen worden gericht indien een onmiddellijk of aanzienlijk gevaar voor de veiligheid moet worden aangepakt en aan de volgende voorwaarden is voldaan:
a)
de geplande maatregelen tegen de natuurlijke persoon die een gevaar voor de veiligheid vormt, kunnen niet worden genomen of zullen naar verwachting ondoeltreffend zijn;
b)
de Commissie kan het gevaar voor de veiligheid niet door eigen actie aanpakken of zij kan dit niet op een tijdige manier doen;
c)
de maatregel vormt geen onevenredig gevaar voor de andere natuurlijke persoon en zijn rechten.
2. Het directoraat Veiligheid van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid maakt een overzicht van de veiligheidsmaatregelen waarvoor volgens de wet- en regelgeving van de lidstaat die gebouwen van de Commissie huisvest, een rechterlijk bevel noodzakelijk is.
3. Het directoraat Veiligheid van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid kan een beroep doen op een contractant voor de uitvoering van veiligheidstaken, onder de leiding en supervisie van het directoraat Veiligheid.
Artikel 7
Veiligheidsmaatregelen met betrekking tot personen
1. Er wordt een passend niveau van bescherming gegarandeerd voor personen in de gebouwen van de Commissie, waarbij rekening wordt gehouden met de veiligheidsvereisten.
2. Bij een aanzienlijk veiligheidsrisico verschaft het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid persoonsbeveiliging voor leden van de Commissie en andere personeelsleden voor wie een risico-evaluatie heeft uitgewezen dat dergelijke bescherming noodzakelijk is om veiligheid en beveiliging te garanderen.
3. Bij een aanzienlijk veiligheidsrisico kan de Commissie de ontruiming van haar gebouwen bevelen.
4. Slachtoffers van ongevallen of aanvallen binnen de gebouwen van de Commissie krijgen bijstand.
5. Om veiligheidsrisico's te voorkomen en te controleren kan gemandateerd personeel antecedentenonderzoek verrichten naar personen die binnen de werkingssfeer van dit besluit vallen, om te bepalen of de verlening aan deze personen van toegang tot gebouwen van de Commissie of tot informatie een gevaar vormt voor de veiligheid. Daartoe hebben gemandateerde personeelsleden, overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 en de bepalingen als bedoeld in artikel 3, lid 1, toegang tot:
a)
alle informatiebronnen die ter beschikking staan van de Commissie, rekening houdend met de betrouwbaarheid van de informatiebron;
b)
de persoonlijke dossiers en de persoonsgegevens die de Commissie bijhoudt van haar personeelsleden of toekomstige personeelsleden, of van contractanten in naar behoren gemotiveerde gevallen.
Artikel 8
Veiligheidsmaatregelen met betrekking tot fysieke beveiliging en goederen
1. De veiligheid van goederen wordt gewaarborgd door passende fysieke en technische veiligheidsmaatregelen en daarmee overeenstemmende procedures, hierna „fysieke beveiliging” genoemd, door middel van een gelaagd systeem.
2. Krachtens dit artikel kunnen maatregelen worden genomen voor de bescherming van personen of informatie in de Commissie, alsook voor de bescherming van goederen.
3. Fysieke beveiliging heeft de volgende doelstellingen:
-
het voorkomen van gewelddaden tegen leden van de Commissie of personen die binnen de werkingssfeer van dit besluit vallen;
-
het voorkomen van spionage en afluisterpraktijken met betrekking tot gevoelige of gerubriceerde informatie;
-
het voorkomen van diefstal, vandalisme, sabotage en andere gewelddaden die gericht zijn op het beschadigen of vernielen van gebouwen en goederen van de Commissie;
-
het mogelijk maken van onderzoek van veiligheidsincidenten, met inbegrip van de controle van logbestanden van binnenkomst en vertrek, videobewakingsbeelden (van gesloten televisiecircuits), het opnemen van telefoongesprekken en vergelijkbare gegevens als bedoeld in artikel 22, lid 2, en andere informatiebronnen.
4. Fysieke beveiliging omvat:
-
een toegangsbeleid dat wordt toegepast op elke persoon die, en elk voertuig dat toegang wenst tot de gebouwen van de Commissie, met inbegrip van de parkeergarages;
-
een systeem voor toegangscontrole met bewakers, technische uitrusting en maatregelen, informatiesystemen of een combinatie van al deze elementen.
5. Voor het garanderen van de fysieke beveiliging kunnen de volgende maatregelen worden getroffen:
-
het registreren van binnenkomst en vertrek van personen, voertuigen, goederen en uitrusting uit de gebouwen van de Commissie;
-
identiteitscontroles in de gebouwen van de Commissie;
-
de inspectie van voertuigen, goederen en uitrusting door visuele of technische maatregelen;
-
het verhinderen van toegang tot de gebouwen van de Commissie voor niet-geautoriseerde personen, voertuigen en goederen.
Artikel 9
Veiligheidsmaatregelen met betrekking tot informatie
1. De beveiliging van informatie betreft alle informatie die door de Commissie wordt verwerkt.
2. Bij de beveiliging van informatie wordt, ongeacht de vorm ervan, rekening gehouden met transparantie, evenredigheid, verantwoordingsplicht en doeltreffendheid, enerzijds, en de noodzaak om informatie te beschermen tegen niet-geautoriseerde toegang, gebruik, bekendmaking, wijziging of vernietiging, anderzijds.
3. De beveiliging van informatie beoogt de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid ervan te beschermen.
4. Daartoe wordt gebruikgemaakt van risicobeheersprocessen voor de classificatie van de informatie en voor de ontwikkeling van evenredige veiligheidsmaatregelen, -procedures en -normen, met inbegrip van verzachtingsmaatregelen.
5. Deze algemene beginselen voor de beveiliging van informatie worden concreet toegepast in verband met:
a)
„gerubriceerde EU-informatie” (hierna „EUCI” genoemd), dat wil zeggen informatie of materiaal met een bepaalde EU-rubricering, waarvan ongeoorloofde openbaarmaking de belangen van de Europese Unie of van een of meer van haar lidstaten in meerdere of mindere mate kan schaden;
b)
„gevoelige niet-gerubriceerde informatie”, dat wil zeggen informatie of materiaal dat of die de Commissie moet beschermen vanwege wettelijke verplichtingen op grond van de Verdragen of op grond van rechtshandelingen ter uitvoering van de Verdragen, en/of vanwege hun gevoelig karakter. Gevoelige niet-gerubriceerde informatie omvat, maar is niet beperkt tot, informatie of materiaal waarop de geheimhoudingsplicht van toepassing is, als bedoeld in artikel 339 VWEU, informatie die wordt gedekt door de belangen die worden beschermd bij artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (12), in samenhang met de relevante jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Unie, of persoonsgegevens als bedoeld in Verordening (EG) nr. 45/2001.
6. Voor gevoelige niet-gerubriceerde informatie gelden specifieke regels voor verwerking en opslag. Deze informatie wordt alleen vrijgegeven aan personen die een „noodzaak tot kennisname” hebben. Indien dit noodzakelijk wordt geacht voor de doeltreffende bescherming van de vertrouwelijkheid, wordt deze informatie voorzien van een beveiligingsmarkering en van overeenstemmende verwerkingsinstructies die zijn goedgekeurd door de directeur-generaal Personele Middelen en Veiligheid. Indien dergelijke informatie wordt verwerkt of opgeslagen in communicatie- en informatiesystemen, wordt zij ook beschermd uit hoofde van Besluit C(2006) 3602, de uitvoeringsbepalingen daarbij en de overeenstemmende normen.
7. Eenieder die verantwoordelijk is voor het in gevaar brengen of verloren gaan van EUCI of van gevoelige niet-gerubriceerde informatie, die als zodanig is aangemerkt in de voorschriften voor verwerking en opslag, kan het voorwerp worden van disciplinaire maatregelen overeenkomstig het Statuut. Deze disciplinaire maatregelen laten verdere wettelijke of strafrechtelijke procedures door de bevoegde nationale autoriteiten of de lidstaten overeenkomstig hun wet- en regelgeving, alsook contractuele verweermiddelen, onverlet.
Artikel 10
Veiligheidsmaatregelen met betrekking tot CIS
1. Alle door de Commissie gebruikte CIS moeten beantwoorden aan het veiligheidsbeleid van de Commissie inzake CIS, als uiteengezet in Besluit C(2006) 3602, de uitvoeringsbepalingen daarbij en de overeenstemmende veiligheidsnormen.
2. De diensten van de Commissie die CIS bezitten, beheren of gebruiken, verlenen alleen dan andere instellingen, agentschappen en organen van de Unie of andere organisaties toegang tot deze systemen, indien deze instellingen, agentschappen en organen van de Unie of andere organisaties voldoende kunnen waarborgen dat hun eigen IT-systemen zijn beschermd op een niveau dat gelijkwaardig is aan het veiligheidsbeleid van de Commissie inzake CIS, als uiteengezet in Besluit C(2006) 3602, de uitvoeringsbepalingen daarbij en de overeenstemmende veiligheidsnormen. De Commissie houdt toezicht op de naleving hiervan, en in geval van ernstige niet-naleving of herhaalde niet-naleving, kan zij de toegang weigeren.
Artikel 11
Forensische analyse met betrekking tot cyberbeveiliging
Het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid is met name verantwoordelijk voor het uitvoeren van forensische technische analysen in samenwerking met de bevoegde afdelingen van de Commissie, ter ondersteuning van de veiligheidsonderzoeken als bedoeld in artikel 13, met betrekking tot contraspionage, het lekken van gegevens, cyberaanvallen en de veiligheid van informatiesystemen.
Artikel 12
Veiligheidsmaatregelen met betrekking tot personen en objecten
1. Om de veiligheid binnen de Commissie te garanderen en risico's te voorkomen en te beheersen, kan personeel dat overeenkomstig artikel 5 is gemandateerd, overeenkomstig de beginselen als uiteengezet in artikel 3, onder meer een of meer van de volgende veiligheidsmaatregelen nemen:
a)
het beveiligen van locaties en bewijsmateriaal, met inbegrip van logbestanden van de controle op binnenkomst en vertrek en videobewakingsbeelden (van gesloten televisiecircuits), in het geval van incidenten of gedragingen die kunnen leiden tot administratieve, disciplinaire, civiele of strafrechtelijke procedures;
b)
beperkte maatregelen ten aanzien van personen die een bedreiging vormen voor de veiligheid, onder meer: hun het bevel geven de gebouwen van de Commissie te verlaten, hen escorteren tot buiten de gebouwen van de Commissie, hun de toegang tot de gebouwen van de Commissie voor een bepaalde periode ontzeggen, dit laatste overeenkomstig de criteria van de uitvoeringsbepalingen;
c)
beperkte maatregelen betreffende objecten die een bedreiging vormen voor de veiligheid, met inbegrip van het weghalen, in beslag nemen en vernietigen ervan;
d)
het doorzoeken van de gebouwen van de Commissie, met inbegrip van kantoren;
e)
het doorzoeken van CIS en apparatuur, van telefoon- en telecommunicatieverkeersgegevens, logbestanden, gebruikersaccounts, enz.;
f)
andere specifieke veiligheidsmaatregelen met vergelijkbaar effect ter voorkoming of ter beheersing van veiligheidsrisico's, meer bepaald in de context van de rechten van de Commissie als beheerder van het gebouw of als werkgever overeenkomstig de toepasselijke nationale wetgeving.
2. In uitzonderlijke omstandigheden kunnen personeelsleden van het directoraat Veiligheid van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid, gemandateerd overeenkomstig artikel 5, alle noodzakelijke dringende maatregelen nemen, strikt overeenkomstig de beginselen van artikel 3. Zodra zij deze maatregelen hebben genomen, stellen zij de directeur van het directoraat Veiligheid daarvan in kennis; deze verzoekt vervolgens om het passende mandaat van de directeur-generaal Personele Middelen en Veiligheid, bevestigt de getroffen maatregelen en staat alle verdere noodzakelijke acties toe, waar passend in overleg met de bevoegde nationale autoriteiten.
3. De veiligheidsmaatregelen krachtens dit artikel worden gedocumenteerd op het ogenblik dat zij worden genomen of, in het geval van een onmiddellijk risico of een crisissituatie, binnen een redelijke termijn nadat zij werden genomen. In dit laatste geval moet de documentatie eveneens de elementen omvatten waarop de evaluatie was gebaseerd die leidde tot de vaststelling van een onmiddellijk risico of een crisissituatie. De documentatie kan beknopt zijn, maar zij moet zo zijn opgesteld dat de persoon die het voorwerp is van de maatregel, in staat wordt gesteld zijn recht van verweer en dat van de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 te doen gelden, en een onderzoek naar de wettelijkheid van de maatregel mogelijk is. Informatie over specifieke veiligheidsmaatregelen ten aanzien van een personeelslid mag niet worden opgenomen in het persoonlijke dossier van de betrokkene.
4. Bij het nemen van de veiligheidsmaatregelen uit hoofde van punt b), garandeert de Commissie tevens dat de betrokkene de kans krijgt contact op te nemen met een advocaat of een vertrouwenspersoon en in kennis wordt gesteld van zijn recht om in beroep te gaan bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.
Artikel 13
Onderzoeken
1. Zonder afbreuk te doen aan artikel 86 van en bijlage IX bij het Statuut of aan enige bijzondere regeling tussen de Commissie en de EDEO, zoals de speciale regeling van 28 mei 2014 tussen het directoraat-generaal Personele middelen en veiligheid van de Europese Commissie en de Europese Dienst voor extern optreden inzake de zorgplicht jegens personeel van de Commissie dat werkzaam is in delegaties van de Unie, kunnen veiligheidsonderzoeken worden verricht:
a)
bij incidenten die de veiligheid binnen de Commissie in gevaar brengen, met inbegrip van vermoede strafbare feiten;
b)
bij mogelijk lekken, onjuiste afhandeling of roekeloze behandeling van gevoelige niet-gerubriceerde informatie, EUCI, of gerubriceerde informatie van Euratom;
c)
in de context van contraspionage en terrorismebestrijding;
d)
in het geval van ernstige cyberincidenten.
2. Het besluit tot een veiligheidsonderzoek wordt genomen door de directeur-generaal Personele Middelen en Veiligheid, aan wie ook het onderzoeksverslag wordt gezonden.
3. Veiligheidsonderzoeken worden alleen verricht door gekwalificeerde personeelsleden van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid, naar behoren gemandateerd overeenkomstig artikel 5.
4. Het gemandateerde personeel oefent zijn bevoegdheden tot het verrichten van een veiligheidsonderzoek in alle onafhankelijkheid uit, zoals gespecificeerd in het mandaat en het beschikt over de bevoegdheden als opgesomd in artikel 12.
5. Gemandateerd personeel dat de bevoegdheid heeft tot het verrichten van een veiligheidsonderzoek, kan informatie vergaren uit alle beschikbare bronnen met betrekking tot alle administratieve inbreuken of strafbare feiten die zijn gepleegd binnen de gebouwen van de Commissie of waarbij personen zijn betrokken als bedoeld in artikel 2, lid 3, hetzij als slachtoffer hetzij als dader.
6. Het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid stelt de bevoegde autoriteiten van de huisvestende lidstaat of enige andere betrokken lidstaat, waar van toepassing, daarvan in kennis, en meer bepaald indien het onderzoek uitwijst dat een strafbaar feit werd gepleegd. In deze context kan het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid, waar van toepassing of noodzakelijk, steun verstrekken aan de autoriteiten van de huisvestende lidstaat of enige andere betrokken lidstaat.
7. In het geval van ernstige cyberincidenten werkt het directoraat-generaal Informatica nauw samen met het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid en verleent steun bij alle technische aangelegenheden. Het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid besluit in overleg met het directoraat-generaal Informatica of het passend is de bevoegde autoriteiten van het huisvestende land of enige andere betrokken lidstaat in te lichten. De coördinatiediensten voor incidenten van het computercrisisresponsteam van de Europese instellingen, organen en agentschappen (CERT-EU) worden ingezet voor steunverlening aan eventueel getroffen andere EU-instellingen en agentschappen.
8. De veiligheidsonderzoeken worden gedocumenteerd.
Artikel 14
Afbakening van bevoegdheden met betrekking tot veiligheidsonderzoeken en andere typen onderzoeken
1. Indien het directoraat Veiligheid van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid veiligheidsonderzoeken verricht, als bedoeld in artikel 13, en indien deze onderzoeken binnen de bevoegdheid vallen van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) of het Bureau voor onderzoek en disciplinaire zaken van de Commissie (IDOC), houdt het directoraat van meet af aan contact met deze organen, met name om te vermijden dat latere stappen van OLAF of IDOC in het gedrang komen. Waar passend verzoekt het directoraat Veiligheid van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid OLAF of IDOC aan het onderzoek deel te nemen.
2. De veiligheidsonderzoeken als bedoeld in artikel 13 laten de bevoegdheden van OLAF en IDOC zoals neergelegd in de voorschriften voor deze organen, onverlet. Het directoraat Veiligheid van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid kan worden verzocht technische steun te verstrekken voor onderzoeken die door OLAF of IDOC werden ingeleid.
3. Het directoraat Veiligheid van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid kan worden verzocht de personeelsleden van OLAF bij te staan wanneer zij de gebouwen van de Commissie betreden overeenkomstig artikel 3, lid 5, en artikel 4, lid 4, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (13), teneinde hun taken te vergemakkelijken. Het directoraat Veiligheid stelt de secretaris-generaal en de directeur-generaal Personele Middelen en Veiligheid in kennis van dergelijke verzoeken tot bijstand, of, indien een dergelijk onderzoek wordt verricht binnen de gebouwen van de Commissie die worden gebruikt door de leden van de Commissie of door de secretaris-generaal, de voorzitter van de Commissie en de commissaris die bevoegd is voor Personeelszaken.
4. Indien een zaak onder de bevoegdheid van zowel het directoraat Veiligheid van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid als van IDOC kan vallen, verklaart het directoraat Veiligheid, onverminderd artikel 22 bis van het Statuut, wanneer het bij de directeur-generaal Personele Middelen overeenkomstig artikel 13 verslag uitbrengt, zo spoedig mogelijk of er gronden zijn om de zaak aan IDOC toe te wijzen. Dit is met name het geval zodra een einde is gekomen aan een onmiddellijk gevaar voor de veiligheid. De beslissing ligt bij de directeur-generaal Personele Middelen en Veiligheid.
5. Indien een zaak onder de bevoegdheid van zowel het directoraat Veiligheid van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid als van OLAF kan vallen, brengt het directoraat Veiligheid onverwijld verslag uit bij de directeur-generaal Personele Middelen en Veiligheid en informeert het de directeur-generaal van OLAF zo spoedig mogelijk. Dit is met name het geval zodra een einde is gekomen aan een onmiddellijk gevaar voor de veiligheid.
Artikel 15
Veiligheidsinspecties
1. Het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid voert veiligheidsinspecties uit om de naleving van de bepalingen van dit besluit en de uitvoeringsbepalingen daarbij door de diensten van de Commissie en individuele personen na te gaan en om aanbevelingen te formuleren indien dat noodzakelijk wordt geacht.
2. Waar dat passend is, voert het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid veiligheidsinspecties of bezoeken uit ter evaluatie van of voor toezicht op de veiligheid, om na te gaan of de veiligheid van het personeel, goederen en informatie van de Commissie, die onder de verantwoordelijkheid vallen van andere instellingen, agentschappen of organen van de Unie, de lidstaten, derde landen of internationale organisaties, op passende wijze wordt gegarandeerd overeenkomstig veiligheidsvoorschriften, -regelingen en -normen die ten minste gelijkwaardig zijn aan die van de Commissie. Waar dat passend is en in overeenstemming met de geest van goede samenwerking tussen de overheden, omvatten dergelijke veiligheidsinspecties ook inspecties in de context van de uitwisseling van gerubriceerde informatie met andere instellingen, organen en agentschappen van de Unie, de lidstaten, derde landen of internationale organisaties.
3. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op het personeel van de Commissie in de delegaties van de Unie, onverminderd eventuele bijzondere regelingen, zoals de speciale regeling van 28 mei 2014 tussen het directoraat-generaal Personele middelen en veiligheid van de Europese Commissie en de Europese Dienst voor extern optreden inzake de zorgplicht jegens personeel van de Commissie dat werkzaam is in delegaties van de Unie
Artikel 16
Alarmtoestanden en beheer van crisissituaties
1. Het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid is verantwoordelijk voor het instellen van passende alarmtoestandsmaatregelen uit voorzorg of als reactie op gevaren en incidenten die de veiligheid binnen de Commissie in het gedrang brengen, en voor maatregelen voor het beheer van crisissituaties.
2. De in lid 1 bedoelde alarmtoestandsmaatregelen dienen in passende verhouding te staan tot de mate van het gevaar voor de veiligheid. De alarmtoestandsniveaus worden vastgesteld in nauwe samenwerking met de bevoegde diensten van andere Europese instellingen, agentschappen en organen, en van de lidstaat of lidstaten die de Commissie huisvesten.
3. Het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid fungeert als contactpunt in verband met de alarmtoestandsmaatregelen en het beheer van crisissituaties.
HOOFDSTUK 4
ORGANISATIE
Artikel 17
Algemene verantwoordelijkheden van de diensten van de Commissie
1. De in dit besluit vermelde verantwoordelijkheden van de Commissie worden uitgeoefend door het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid onder het gezag en de verantwoordelijkheid van het lid van de Commissie dat bevoegd is voor veiligheidszaken.
2. De specifieke regelingen in verband met cyberveiligheid zijn vastgesteld in Besluit C(2006) 3602.
3. De verantwoordelijkheid voor de tenuitvoerlegging van dit besluit en de uitvoeringsbepalingen daarbij en voor de dagelijkse naleving kan worden gedelegeerd aan andere afdelingen van de Commissie, wanneer een gedecentraliseerde aanpak van veiligheidskwesties aanzienlijk meer efficiëntie of een besparing van middelen of tijd oplevert, bijvoorbeeld vanwege de geografische locatie van de betrokken diensten.
4. Waar lid 3 van toepassing is, spreken het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid en waar passend de directeur-generaal Informatica regelingen af met individuele afdelingen van de Commissie, waarbij de rollen en de verantwoordelijkheden voor de tenuitvoerlegging en het toezicht op het veiligheidsbeleid duidelijk worden afgebakend.
Artikel 18
Het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid
1. Het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid is met name verantwoordelijk voor het volgende:
(1)
de ontwikkeling van het veiligheidsbeleid van de Commissie, de uitvoeringsbepalingen en de veiligheidsmededelingen;
(2)
het vergaren van informatie met het oog op de evaluatie van veiligheidsrisico's en alle kwesties die een invloed kunnen hebben op de veiligheid binnen de Commissie;
(3)
het verschaffen van elektronisch toezicht en bescherming ten behoeve van alle locaties van de Commissie, terdege rekening houdend met de dreigingsevaluaties en het bewijsmateriaal voor niet-geautoriseerde activiteiten die indruisen tegen de belangen van de Commissie;
(4)
het verstrekken, 24 uur per dag en 7 dagen per week, van een nooddienst ten behoeve van de diensten en het personeel van de Commissie voor alle kwesties die met veiligheid verband houden;
(5)
de uitvoering van veiligheidsmaatregelen die gericht zijn op het verzachten van veiligheidsrisico's, het in stand houden van degelijke CIS ter dekking van de operationele behoeften, meer bepaald op het gebied van fysieke toegangscontroles, het beheer van veiligheidsmachtigingen en het beheer van gevoelige en gerubriceerde informatie;
(6)
het vergroten van het bewustzijn, het organiseren van oefeningen en simulaties en het verstrekken van opleiding en advies over alle kwesties die verband houden met de veiligheid binnen de Commissie, met het oog op een betere veiligheidscultuur en het creëren van een kern van personeelsleden die degelijk zijn opgeleid op veiligheidsgebied.
2. Het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid verzorgt, zonder afbreuk te doen aan de bevoegdheden en taken van andere diensten van de Commissie, de externe contacten met betrekking tot:
(1)
de veiligheidsafdelingen van andere instellingen, agentschappen en organen van de Unie over kwesties die verband houden met de veiligheid van personen, goederen en informatie binnen de Commissie;
(2)
de veiligheids-, inlichtingen- en dreigingsevaluatie-diensten, met inbegrip van de nationale veiligheidsautoriteiten, van de lidstaten, van derde landen en internationale organisaties en lichamen over kwesties die verband houden met de veiligheid van personen, goederen en informatie binnen de Commissie;
(3)
de politie- en andere nooddiensten met betrekking tot alle routinekwesties en noodsituaties die de veiligheid binnen de Commissie betreffen;
(4)
de veiligheidsautoriteiten van de andere instellingen, agentschappen en organen van de Unie, de lidstaten en derde landen wat betreft de reactie op cyberaanvallen die een mogelijk effect hebben op de veiligheid binnen de Commissie;
(5)
de ontvangst, evaluatie en verspreiding van inlichtingen in verband met bedreigingen door terroristische en spionageactiviteiten die een effect hebben op de veiligheid binnen de Commissie;
(6)
kwesties die verband houden met gerubriceerde informatie, als nader bepaald in Besluit (EU, Euratom) 2015/444 van de Commissie (14).
3. Het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid is verantwoordelijk voor de veilige doorgifte van informatie die onder dit artikel valt, met inbegrip van de doorgifte van persoonsgegevens.
Artikel 19
De deskundigengroep voor de veiligheid binnen de Commissie (ComSEG)
Er wordt een deskundigengroep voor de veiligheid binnen de Commissie opgericht met als taak de Commissie te adviseren, waar dat passend is, over kwesties van intern veiligheidsbeleid en meer speciaal over de bescherming van gerubriceerde informatie van de EU.
Artikel 20
Lokale veiligheidsagenten (LSO's)
1. Elke afdeling en elk kabinet van de Commissie wijst een lokale veiligheidsagent (LSO) aan die als voornaamste contactpunt fungeert tussen de betrokken dienst en het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid over alle kwesties die de veiligheid binnen de Commissie betreffen. Indien dat passend is, kunnen een of meer plaatsvervangende lokale veiligheidsagenten worden aangewezen. De lokale veiligheidsagent moet een ambtenaar of een tijdelijk functionaris zijn.
2. Als voornaamste contactpunt binnen de betrokken afdeling van de Commissie of het betrokken kabinet brengt de lokale veiligheidsagent bij het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid en bij zijn oversten regelmatig verslag uit over veiligheidskwesties binnen zijn afdeling van de Commissie, en onverwijld, indien zich een veiligheidsincident voordoet, met name wanneer EUCI of gevoelige niet-gerubriceerde informatie mogelijk in gevaar is.
3. Voor kwesties die verband houden met de veiligheid van de CIS, onderhoudt de lokale veiligheidsagent contact met de lokale veiligheidsagent voor informatica (LISO) van zijn afdeling van de Commissie, wiens rol en verantwoordelijkheden zijn beschreven in Besluit C(2006) 3602.
4. De lokale veiligheidsagent draagt bij tot de veiligheidsopleiding en tot activiteiten voor meer bewustmaking, specifiek ten behoeve van het personeel, de contractanten en andere personen die onder het gezag van zijn afdeling van de Commissie werkzaam zijn.
5. De lokale veiligheidsagent kan op verzoek van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid specifieke taken toegewezen krijgen bij een aanzienlijk of onmiddellijk veiligheidsrisico of in noodsituaties. De directeur-generaal of de directeur Personele Middelen van het lokale directoraat-generaal van de lokale veiligheidsagent worden door de directeur-generaal Personele Middelen en Veiligheid in kennis gesteld van deze specifieke taken.
6. De verantwoordelijkheden van de lokale veiligheidsagent laten de rol en de verantwoordelijkheden onverlet die zijn toegewezen aan de lokale veiligheidsagenten voor informatica (LISO), de gezondheids- en veiligheidsbeheerders, de registercontrolefunctionarissen (RCO) of enige andere functie met veiligheids- of veiligheidsgerelateerde verantwoordelijkheden. De lokale veiligheidsagent onderhoudt contacten met hen met het oog op een coherente en consistente aanpak van de veiligheid en een efficiënte informatiestroom over kwesties die verband houden met de veiligheid binnen de Commissie.
7. De lokale veiligheidsagent heeft directe toegang tot zijn directeur-generaal of diensthoofd, en informeert tegelijk zijn rechtstreekse overste. De lokale veiligheidsagent is houder van een veiligheidsmachtiging die toegang geeft tot EUCI, ten minste tot het niveau SECRET UE/EU SECRET.
8. Om de uitwisseling van informatie en optimale werkwijzen te bevorderen, organiseert het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid ten minste tweemaal per jaar een conferentie van lokale veiligheidsagenten. Deelname aan deze conferenties is voor de lokale veiligheidsagenten verplicht.
HOOFDSTUK 5
TENUITVOERLEGGING
Artikel 21
Uitvoeringsbepalingen en veiligheidsmededelingen
1. Indien noodzakelijk geschiedt de vaststelling van de uitvoeringsbepalingen voor dit besluit via een machtigingsbesluit van de Commissie ten bate van het lid van de Commissie dat bevoegd is voor veiligheidszaken, geheel in overeenstemming met het reglement van orde.
2. Na te zijn gemachtigd op grond van voornoemd besluit van de Commissie kan het lid van de Commissie dat bevoegd is voor veiligheidszaken, veiligheidsmededelingen opstellen met veiligheidsrichtsnoeren en optimale werkwijzen binnen de reikwijdte van dit besluit en de uitvoeringsbepalingen daarbij.
3. De Commissie kan de taken die zijn genoemd in de leden 1 en 2 van dit artikel, per afzonderlijk delegatiebesluit delegeren aan de directeur-generaal Personele Middelen en Veiligheid, geheel in overeenstemming met het reglement van orde.
HOOFDSTUK 6
DIVERSE EN SLOTBEPALINGEN
Artikel 22
Verwerking van persoonsgegevens
1. De Commissie verwerkt de persoonsgegevens die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van dit besluit overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001.
2. Ondanks de maatregelen die reeds van kracht waren op het ogenblik waarop dit besluit werd vastgesteld, en die ter kennis werden gebracht van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (15), is elke maatregel krachtens dit besluit waarvoor de verwerking van persoonsgegevens nodig is, zoals logbestanden van binnenkomst en vertrek, videobewakingsbeelden (van gesloten televisiecircuits), opnamen van telefoongesprekken naar permanentiediensten of telefooncentrales en vergelijkbare gegevens, onderworpen aan de uitvoeringsbepalingen overeenkomstig artikel 21, waarin passende garanties voor de betrokkenen (geregistreerde personen) worden vastgesteld.
3. De directeur-generaal van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid is verantwoordelijk voor de veiligheid van alle verwerking van persoonsgegevens die in de context van dit besluit wordt ondernomen.
4. Deze uitvoeringsbepalingen en procedures worden vastgesteld na overleg met de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001.
Artikel 23
Transparantie
Dit besluit en de uitvoeringsbepalingen daarbij worden ter kennis gebracht van het personeel van de Commissie en alle personen op wie zij van toepassing zijn.
Artikel 24
Intrekking van eerdere besluiten
Besluit C(94) 2129 wordt ingetrokken.
Artikel 25
Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Gedaan te Brussel, 13 maart 2015.