РЕШЕНИЕ (ОВППС) 2015/528 НА СЪВЕТА
от 27 март 2015 година
за създаване на механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите на Европейския съюз с военни последици или последици в областта на отбраната (Athena) и за отмяна на Решение 2011/871/ОВППС
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за Европейския съюз, и по-специално член 26, параграф 2 и член 41, параграф 2 от него,
като има предвид, че:
(1)
На заседанието си в Хелзинки от 10 и 11 декември 1999 г. Европейският съвет постигна специална договореност, че „в доброволното сътрудничество при операциите, водени от Съюза, държавите-членки трябва да бъдат готови до 2003 г. да разположат в срок от 60 дни и да поддържат поне една година военни сили до 50 000-60 000 души, които да могат да извършват целия обем задачи от Питърсбърг“.
(2)
На 17 юни 2002 г. Съветът одобри условията и реда за финансиране на ръководените от Съюза операции по управлението на кризи, които имат военни последици или последици в областта на отбраната.
(3)
В заключенията си от 14 май 2003 г. Съветът потвърди необходимостта от способност за бързо реагиране, особено за хуманитарни и спасителни задачи.
(4)
На заседанието си в Солун от 19 и 20 юни 2003 г. Европейският съвет приветства заключенията от заседанието на Съвета от 19 май 2003 г., които по-специално потвърдиха необходимостта от военна способност за бързо реагиране от страна на Съюза.
(5)
На 22 септември 2003 г. Съветът реши, че Съюзът следва да проявява гъвкавост при администрирането на финансирането на общите разходи за военни операции от всякакъв мащаб, сложност или неотложност, по-специално като създаде най-късно до 1 март 2004 г. постоянен финансов механизъм, който да поеме финансирането на общите разходи за всяка бъдеща военна операция на Съюза.
(6)
На 23 февруари 2004 г. Съветът прие Решение 2004/197/ОВППС (1) за създаване на механизъм за администриране на общите разходи на операциите на Съюза с военни и отбранителни последици. Впоследствие това решение беше изменяно и заменяно неколкократно, като последния път това стана с Решение 2011/871/ОВППС (2).
(7)
Съюзът е в състояние да провежда военни операции за бързо реагиране в съответствие с концепцията, определена от Военния комитет на ЕС. Съюзът е в състояние и да разполага бойни групи в съответствие със съответните концепции, определени от Военния комитет на ЕС.
(8)
Схемата за авансово финансиране е насочена преди всичко към операциите за бързо реагиране.
(9)
Одобрените от Комитета по политика и сигурност (КПС) учения на политическо и военностратегическо равнище на командването, както и структурите за контрол и процедурите относно военните операции на Съюза посредством ученията на Генералния щаб на Съюза допринасят за засилване на цялостната оперативна готовност на Съюза.
(10)
Съветът решава за всеки отделен случай дали дадена операция има военни последици или последици в областта на отбраната по смисъла на член 41, параграф 2 от Договора за Европейския съюз (ДЕС).
(11)
Съгласно член 41, параграф 2, втора алинея от ДЕС държавите-членки, чиито представители в Съвета са направили официална декларация съгласно член 31, параграф 1, втора алинея от него, не се задължават да участват във финансирането на съответните операции с военни последици или последици в областта на отбраната.
(12)
В съответствие с член 5 от Протокол № 22 относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), Дания не участва в изготвянето и изпълнението на решения и действия на Съюза, свързани с въпросите на отбраната. Дания не участва в настоящото решение и поради това не участва във финансирането на механизма.
(13)
Следва да се приемат разпоредби с които да се гарантира, че Athena защитава лицата по отношение на обработката на техните лични данни.
(14)
Съгласно член 43 от Решение 2011/871/ОВППС Съветът преразгледа това решение и постигна съгласие по неговото изменение.
(15)
С цел постигане на яснота Решение 2011/871/ОВППС следва да бъде отменено и заменено с ново решение,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
За целите на настоящото решение:
а)
„участващи държави-членки“ означава държавите - членки на Съюза, с изключение на Дания;
б)
„допринасящи държави“ означава държавите-членки, които допринасят за финансирането на съответната военна операция в съответствие с член 41, параграф 2 от ДЕС, както и трети държави, допринасящи за финансирането на общите разходи по тази операция съгласно споразумения между тях и Съюза;
в)
„операции“ означава операции на Съюза с военни последици или последици в областта на отбраната;
г)
„военни поддържащи операции“ означава операции на Съюза или части от тях, за които е взето решение от Съвета в подкрепа на трета държава или трета организация и които имат военни последици или последици в областта на отбраната, но не са под командването на Генералния щаб на Съюза;
д)
„ден“ означава календарен, а не работен, ден, освен ако не е посочено друго.
ГЛАВА 1
МЕХАНИЗЪМ
Член 2
Създаване на механизма
1. С настоящото се създава механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите.
2. Този механизъм се нарича Athena.
3. Athena действа от името на участващите държави-членки или, по отношение на конкретните операции, от името на допринасящите държави.
Член 3
Юридическа правоспособност
Athena има необходимата юридическа правоспособност да осъществява административно управление на финансирането на операциите на Съюза с военни последици или последици в областта на отбраната, по-специално да притежава банкови сметки, да придобива, притежава или да се разпорежда със собственост, да встъпва в договори или административни договорености и да бъде страна по съдебни производства. Athena е с нестопанска цел.
Член 4
Координиране с трети страни
В степента, необходима за постигане на нейните задачите, и в съответствие с целите и политиките на Съюза Athena координира дейностите си с държавите-членки, с институциите и органите на Съюза и с международни организации.
ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИОННА СТРУКТУРА
Член 5
Управленски органи и персонал
1. Athena се управлява, под ръководството на специален комитет, от:
а)
администратор;
б)
командващ операцията, по отношение на операцията, която командва (наричан по-нататък „командващ операцията“);
в)
счетоводител.
2. Athena използва във възможно най-голяма степен съществуващите административни структури на Съюза. Athena използва персонал, осигурен, при необходимост, от институциите на Съюза или командирован от държавите-членки.
3. Генералният секретар на Съвета може да предостави на администратора и на счетоводителя персонал, необходим за изпълняване на техните функции, като може да направи това въз основа на предложение от участваща държава-членка.
4. Органите и персоналът на Athena се мобилизират според оперативните нужди.
Член 6
Специален комитет
1. Създава се специален комитет, състоящ се от по един представител от всяка участваща държава-членка.
Представители на Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) и Комисията се канят да присъстват на заседанията на специалния комитет, без да участват в гласуването.
2. Athena се ръководи от специалния комитет.
3. Когато специалният комитет обсъжда финансирането на общите разходи по дадена операция:
а)
специалният комитет е съставен от по един представител от всяка допринасяща държава-членка;
б)
представителите на допринасящите трети държави участват в работата на специалния комитет. Те нито участват, нито присъстват при гласуването;
в)
командващият операцията или негов представител участва в работата на специалния комитет, без да участва в гласуването.
4. Председателството на Съвета свиква и председателства заседанията на специалния комитет. Администраторът осигурява секретариата на специалния комитет. Той съставя протокол с резултатите от обсъжданията в комитета. Той не взема участие в гласуването.
5. Счетоводителят участва в работата на специалния комитет при необходимост, без да участва в гласуването.
6. Председателството свиква специалния комитет в рамките най-много на 15 дни по искане на участваща държава-членка, на администратора или на командващия операцията.
7. Администраторът уведомява по подходящ начин специалния комитет относно всяка претенция или спор, засягащ Athena.
8. Специалният комитет приема решения с единодушие на членовете си, като се отчита съставът му, определен в параграфи 1 и 3. Неговите решения са задължителни.
9. Специалният комитет одобрява всички бюджети, като взема предвид съответните референтни суми, и като цяло упражнява правомощията по настоящото решение.
10. Администраторът, командващият операцията и счетоводителят предоставят на специалния комитет информация, както е предвидено в настоящото решение.
11. Текстът на актовете, одобрени от специалния комитет съгласно настоящото решение, се подписва в момента на одобряването им от председателя на специалния комитет и от администратора.
Член 7
Администратор
1. След като уведоми специалния комитет, генералният секретар на Съвета назначава администратор и поне един заместник-администратор за срок от три години.
2. Администраторът изпълнява своите функции от името на Athena.
3. Администраторът:
а)
съставя и представя на специалния комитет всички проектобюджети. Разходната част за всяка операция от проектобюджета се съставя въз основа на предложение от командващия операцията;
б)
приема бюджетите след тяхното одобряване от специалния комитет;
в)
е разпоредител с бюджетните кредити по отношение на приходите, общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, и общите оперативни разходи, направени извън активната фаза на операцията;
г)
по отношение на приходите, изпълнява финансовите споразумения, постигнати с трети лица във връзка с финансирането на общите разходи на военните операции на Съюза;
д)
открива една или повече банкови сметки от името на Athena.
4. Администраторът осигурява спазването на правилата, установени с настоящото решение, и изпълнението на решенията на специалния комитет.
5. На администратора се предоставят правомощия да предприема мерките, които счита за необходими за изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena. Той информира за това специалния комитет.
6. Администраторът координира работата по финансовите въпроси, свързани с военните операции на Съюза. По тези въпроси той е лицето за контакт с националните администрации, а при нужда и с международните организации.
7. Администраторът се отчита пред специалния комитет.
Член 8
Командващ операцията
1. Командващият операцията изпълнява от името на Athena функциите си по финансирането на общите разходи на операцията, която командва.
2. За операцията, която командва, командващият операцията:
а)
изпраща на администратора предложенията си за раздел „Разходи - общи оперативни разходи“ от проектобюджетите;
б)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с общите оперативни разходи и разходите съгласно член 28; упражнява ръководство върху всяко лице, участващо в усвояването на тези бюджетни кредити, включително по отношение на предварителното финансиране; може да възлага договори и да встъпва в договори от името на Athena; открива банкова сметка от името на Athena за операцията, която командва;
в)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с разходите по член 30; упражнява ръководство върху всяко лице, участващо в усвояването на тези бюджетни кредити въз основа на съответните разпоредби от ad hoc административната договореност с трета страна. Той може да възлага и сключва договори от името на третата страна и открива по една банкова сметка за вноската на всяка трета страна.
3. За операцията, която командва, командващият операцията е упълномощен да предприема всички мерки, които счита за нужни за изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
4. Командващият операцията използва счетоводната система и системата за управление на активите, осигурени от Athena, освен в надлежно обосновани случаи, одобрени от специалния комитет по предложение на администратора. Администраторът предварително уведомява специалния комитет, когато смята, че са налице такива случаи.
Член 9
Счетоводител
1. Генералният секретар на Съвета назначава счетоводител и поне един заместник-счетоводител за срок от три години.
2. Счетоводителят изпълнява функциите си от името на Athena.
3. Счетоводителят отговаря за:
а)
правилното извършване на плащанията, събирането на приходите и на установените вземания;
б)
изготвянето на финансовите отчети за Athena за всяка година, а след завършване на всяка операция - на отчетите за нея;
в)
подпомагането на администратора, когато той представя на специалния комитет за одобрение годишните счетоводни отчети или счетоводните отчети за дадена операция;
г)
воденето на счетоводната отчетност на Athena;
д)
определянето на правилата и методите за водене на счетоводството и на сметкоплана;
е)
създаването и утвърждаването на счетоводните системи за приходите и, когато е необходимо, утвърждаването на системите, създадени от разпоредителя с бюджетни кредити, за предоставяне или обосноваване на счетоводна информация;
ж)
съхраняването на оправдателните документи;
з)
управлението на средствата съвместно с администратора.
4. Администраторът и командващият операцията предоставят на счетоводителя цялата информация, необходима за изготвянето на отчетите, които дават точна представа за финансовите активи на Athena и изпълнението на администрирания от Athena бюджет. Те гарантират нейната надеждност.
5. Счетоводителят се отчита пред специалния комитет.
Член 10
Общи разпоредби, приложими за администратора, счетоводителя и персонала на Athena
1. Функциите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна, са взаимно несъвместими.
2. Всеки заместник-администратор действа под ръководството на администратора. Всеки заместник-счетоводител действа под ръководството на счетоводителя.
3. Заместник-администраторът замества администратора при отсъствие на последния. Заместник-счетоводителят замества счетоводителя при отсъствие на последния.
4. При изпълнение на функциите си от името на Athena длъжностните лица и останалите служители на Съюза остават подчинени на приложимите за тях правила и разпоредби.
5. Персоналът, предоставен на Athena от държавите-членки, се подчинява на същите правила като правилата, посочени в решението на Съвета относно правилата, приложими към командированите национални експерти, и на разпоредбите, договорени между техните национални администрации и съответната институция на Съюза или Athena.
6. Преди назначаването си членовете на персонала на Athena трябва да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE/EU SECRET“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка.
7. Администраторът може да преговаря и да встъпва в договорености с държавите-членки или с институциите на Съюза за предварително определяне на онази част от персонала, която при нужда би могла да бъде незабавно предоставена на Athena.
ГЛАВА 3
АДМИНИСТРАТИВНИ ДОГОВОРЕНОСТИ И РАМКОВИ ДОГОВОРИ
Член 11
Административни договорености и рамкови договори
1. С държави-членки, институции и органи на Съюза, трети държави и международни организации могат да бъдат постигани административни договорености с цел да се улесни възлагането на обществени поръчки и/или финансовата страна на взаимното подпомагане при провеждането на операции по икономически най-целесъобразен начин.
2. Тези договорености:
а)
са предмет на консултация със специалния комитет, когато се сключват с държави-членки, институции или органи на Съюза;
б)
се представят за одобрение от специалния комитет, когато се сключват с трети държави или международни организации.
3. Тези договорености се подписват от администратора или, когато е необходимо, от съответния командващ операцията, действащи от името на Athena, и от компетентните административни органи на другите страни, посочени в параграф 1.
4. С цел да се улесни възлагането на обществени поръчки по икономически най-целесъобразен начин могат да се сключват рамкови договори. Преди да бъдат подписани от администратора, тези договори се представят за одобрение на специалния комитет и се предоставят на държавите-членки и на командващите операциите, в случай че поискат да ги използват. Тази разпоредба не налага на държавите-членки задължение да използват или предоставят стоки или услуги въз основа на рамков договор.
Член 12
Постоянни и ad hoc административни договорености относно реда и условията за заплащане на вноските на трети държави
1. В рамките на споразуменията, сключени между Съюза и трети държави, посочени от Съвета като потенциални участници в операциите на Съюза или като участници в определена операция на Съюза, администраторът договаря с тези трети държави съответно постоянни или ad hoc административни договорености. Тези договорености са под формата на размяна на писма между Athena и компетентните административни служби на съответните трети държави, в които се определят условията, необходими за улесняване на бързото заплащане на вноските.
2. До сключване на договореностите по параграф 1 администраторът може да вземе необходимите мерки за улесняване на плащанията от допринасящите трети държави.
3. Администраторът уведомява предварително специалния комитет за предвижданите договорености, посочени в параграф 1, преди подписването им от името на Athena.
4. При предприемането на дадена военна операция от Съюза администраторът изпълнява, за стойността на определените от Съвета вноски, договореностите с третите държави, допринасящи към операцията.
ГЛАВА 4
БАНКОВИ СМЕТКИ
Член 13
Откриване и цел
1. Банковите сметки се откриват в първокласна финансова институция, чието главно управление се намира на територията на държава-членка, под формата на текуща или краткосрочна сметка в евро. В надлежно обосновани случаи и след одобрението на администратора могат да се откриват сметки във финансови институции, чието главно управление е извън територията на държавите-членки.
2. В надлежно обосновани случаи могат да се откриват сметки във валута, различна от евро.
3. Вноските на допринасящите държави се плащат по тези банкови сметки. Тези сметки се използват за плащане на необходимия аванс на командващия операцията за изпълнение на разходите, свързани с общите разноски на военната операция.
4. Вноските по член 28 и член 30 се превеждат съответно в отделни банкови сметки. Те се използват за изпълнение на разходите, чието администриране е възложено на Athena съгласно посоченото в съответните членове.
Член 14
Управление на средствата
1. За всяко плащане от сметката на Athena са необходими едновременно подписите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна.
2. Не се разрешава овърдрафт по тези банкови сметки.
ГЛАВА 5
ОБЩИ РАЗХОДИ
Член 15
Определение за общи разходи и срокове за допускане
1. Общите разходи, изброени в приложение I, са за сметка на Athena, независимо кога са направени. При вписването им в статия от бюджета относно операцията, с която са най-тясно свързани, те се разглеждат като оперативни разходи за съответната операция. В противен случай те се разглеждат като общи разходи, направени във връзка с подготовката на операциите или след тяхното провеждане.
2. Освен това Athena поема общите оперативни разходи, изброени в приложение II, за периода от одобряването на концепцията за управление на кризи за съответната операция до назначаването на командващия операцията. При особени обстоятелства специалният комитет може да промени периода, през който тези разходи се поемат от Athena, след консултация с КПС.
3. По време на активната фаза на дадена операция, която тече от датата на назначаване на командващия операцията до датата, на която щабът на операцията прекрати дейността си, Athena поема следните общи оперативни разходи:
а)
общите разходи, посочени в част А от приложение III;
б)
общите разходи, посочени в част Б от приложение III, ако Съветът вземе решение за това;
в)
общите разходи, посочени в част В от приложение III, по искане на командващия операцията и с одобрение от специалния комитет.
4. По време на активната фаза на дадена военна поддържаща акция, съгласно определеното на Съвета, Athena поема като общи оперативни разходи общите разходи, определени от Съвета за всеки отделен случай съгласно приложение III.
5. Общите оперативни разходи по дадена операция включват и разходите, необходими за нейното окончателно приключване, изброени в приложение IV.
Операцията е окончателно приключена, когато оборудването и инфраструктурата, съвместно финансирани за операцията, са достигнали крайното си местоназначение и средствата от сметките за операцията са били одобрени.
6. Не могат да се считат за общи разходи разноски, направени за покриването на разходи, които във всички случаи биха били поети от една или повече от допринасящите държави, от институция на Съюза или от международна организация, независимо от организирането на дадена операция.
7. Специалният комитет може да вземе решение във всеки отделен случай да признае, с оглед на конкретните обстоятелства, за общи разходи по дадена операция по време на активната фаза определени допълнителни разходи извън посочените в част Б от приложение III.
8. Ако в рамките на специалния комитет не може да се постигне единодушие, той, по инициатива на председателството, може да отнесе този въпрос за разглеждане от Съвета.
Член 16
Учения
1. Общите разходи за ученията на Съюза се финансират чрез Athena, съобразно правила и процедури, подобни на прилагащите се за операциите, за които допринасят всички участващи държави-членки.
2. Тези общи разходи се състоят, първо, от допълнителните разходи за разгърнатите или постоянни щабове и, второ, от допълнителните разходи, направени във връзка с ползването от страна на Съюза на общите активи и възможности на НАТО, предоставени за дадено учение.
3. Общите разходи за ученията не включват разходите, свързани със:
а)
придобиване на трайни материални активи, включително свързаните със сгради, инфраструктура и оборудване;
б)
планирането и подготвителната фаза на ученията, освен ако не са били одобрени от специалния комитет;
в)
транспорта, казармите и настаняването на въоръжените сили.
Член 17
Референтна сума
Всяко решение на Съвета, с което Съветът решава да създаде или да удължи срока на военна операция на Съюза, съдържа референтна сума за общите разходи на тази операция. Администраторът, с подкрепата, по-специално, на военния личен състав на Съюза и, в случай че е встъпил в длъжност - на командващия операцията, преценява сумата, считана за необходима за покриване на общите разходи на операцията за планирания период. Чрез председателството администраторът предлага тази сума на органа на Съвета, отговарящ за разглеждането на проекта за решение. Членовете на специалния комитет се канят на обсъжданията на този орган във връзка с референтната сума.
ГЛАВА 6
БЮДЖЕТ
Член 18
Бюджетни принципи
1. Бюджетът, изготвен в евро, е актът, с който за всяка финансова година се предвиждат и разрешават приходите и разходите, свързани с общите разходи, администрирани от Athena.
2. Всички разходи се свързват с определена операция с изключение, където това е целесъобразно, на разходите, изброени в приложение I.
3. Вписаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която започва да тече на 1 януари и приключва на 31 декември същата година.
4. Бюджетните приходи и разходи трябва да бъдат балансирани.
5. Приходите и разходите, свързани с общите разходи, може да бъдат изпълнени само чрез вписване в съответния бюджетен ред и в рамките на бюджетните кредити, определени в него, освен в случаите съгласно член 34, параграф 5.
Член 19
Годишен бюджет
1. Всяка година администраторът съставя проектобюджет за следващата финансова година с помощта на всеки командващ операция за съответната операция.
2. Проектът включва:
а)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите;
б)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите оперативни разходи за продължаващите или планираните операции, включително, когато е необходимо, за възстановяване на общите разходи, които са били предварително финансирани от дадена държава-членка или трета страна;
в)
временните бюджетни кредити, посочени в член 26;
г)
разчет на приходите, необходими за покриване на разходите.
3. Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания се класифицират в дялове и глави, като разходите се обединяват по вид или цел и, ако е необходимо, се подразделят в статии. В проектобюджета се включват подробни коментари към отделните глави или статии. За всяка операция има отделен дял. Един от дяловете е за общата част на бюджета и включва общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите.
4. Всеки дял може да включва глава, озаглавена „Временни бюджетни кредити“. Тези бюджетни кредити се вписват в тази глава при несигурност, за която има сериозни основания, относно размера на необходимите бюджетни кредити или възможността на изпълнение на вписаните кредити.
5. Приходите се състоят от:
а)
вноски, платими от участващите и допринасящите държави-членки и, когато е целесъобразно, от трети допринасящи държави;
б)
други приходи, подразделени по дялове, включително получените лихви, приходите от продажби и бюджетния излишък от предходната финансова година, след като е бил определен от специалния комитет.
6. Администраторът предлага проектобюджета на специалния комитет най-късно до 31 октомври. Специалният комитет одобрява проектобюджета в срок до 31 декември. Администраторът приема одобрения бюджет и уведомява участващите държави-членки и допринасящите трети държави.
Член 20
Коригиращи бюджети
1. В случай на непреодолими, изключителни или непредвидими обстоятелства, включително когато дадена операция започне в хода на финансовата година, администраторът предлага проект за коригиращ бюджет. Проектът за коригиращ бюджет се изготвя, предлага, одобрява и приема и уведомяването се извършва съгласно процедурата, приложима към годишния бюджет. Специалният комитет го обсъжда, като взема предвид неговата неотложност.
2. Когато този проект за коригиращ бюджет е в резултат на започването на нова операция или на промени в бюджета на текуща операция, администраторът уведомява специалния комитет за общата сума на разходите, предвидени за тази операция. Ако тези разходи съществено надвишават съответната референтна сума, специалният комитет може да поиска от одобрението на Съвета.
3. Проектът за коригиращ бюджет в резултат на започването на нова операция се представя на специалния комитет в срок от 4 месеца след одобряването на референтната сума, освен ако специалният комитет не вземе решение за по-дълъг срок.
Член 21
Трансфери
1. Администраторът, когато е целесъобразно - по предложение на командващия операцията, може да прави трансфери на бюджетни кредити. Доколкото неотложността на ситуацията позволява това, администраторът уведомява специалния комитет за своето намерение най-малко една седмица предварително. Въпреки това предварителното одобрение на специалния комитет е необходимо, когато:
а)
планираният трансфер ще измени общия размер на бюджетните кредити, предвидени за дадена операция;
или
б)
планираните трансфери между главите през съответната финансова година надхвърлят 10 % от бюджетните кредити, вписани в главата, от която се теглят кредитите, според указаното в приетия бюджет за съответната финансова година, на датата, на която е направено предложението за трансфер.
2. Когато командващият операцията счете това за необходимо за правилното протичане на операцията, в трите месеца след датата на започване на операцията той може да прави трансфери на бюджетни кредити, предназначени за операцията, между статиите и между главите от раздела „Общи оперативни разходи“ на бюджета. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
Член 22
Пренасяне на бюджетни кредити
1. По принцип бюджетните кредити, предназначени за покриване на общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не са усвоени, се отменят в края на финансовата година, освен ако в параграф 2 не е предвидено друго.
2. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на разходите за съхраняване на материалите и оборудването, администрирани от Athena, могат да бъдат пренесени веднъж към следващата финансова година, ако до 31 декември на текущата финансова година е бил поет ангажимент в този смисъл. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи, могат да бъдат пренесени, ако са необходими за операция, която не е напълно приключена.
3. До 15 февруари администраторът представя на специалния комитет предложения за пренасяне на бюджетни кредити, за които не са поети задължения от предходната финансова година. Тези предложения се смятат за одобрени, освен ако специалният комитет не реши друго до 15 март.
4. Бюджетните кредити за поети задължения от предишната финансова година се пренасят, а администраторът уведомява специалния комитет за това до 15 февруари.
Член 23
Предварително изпълнение
След приемане на годишния бюджет бюджетните кредити могат да се използват за покриване на задълженията и плащанията, доколкото това е оперативно необходимо.
ГЛАВА 7
ВНОСКИ И ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА СУМИ
Член 24
Определяне на вноските
1. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не се покриват от различните приходи, се финансират от вноски на участващите държави-членки.
2. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се покриват от вноски на допринасящите държави.
3. Вноските, платими от допринасящите държави-членки за дадена операция, са равни на сумата на бюджетните кредити за плащания, вписани в бюджета и предназначени за покриване на общите оперативни разходи за съответната операция, след приспадане на вноските, платими за същата операция от допринасящите трети държави съгласно член 12.
4. Разбивката на вноските между държавите-членки, от които се изисква участие под формата на вноски, се определя съгласно размера на брутния национален продукт, определен в член 41, параграф 2 ДЕС, и в съответствие с Решение 2014/335/ЕС, Евратом на Съвета (3), или всяко друго решение на Съвета, което го заменя.
5. Данните за изчисляване на вноските са данните, вписани в колоната „собствени ресурси на база БНД“ от таблицата „Резюме на финансирането от общия бюджет по вид на собствените ресурси и по държава-членка“, приложена към последния общ бюджет, приет от Съюза. Вноската на всяка държава-членка, която дължи такава, е пропорционална на дела на брутния национален доход (БНД) на тази държава-членка в общия сбор от БНД на държавите-членки, които дължат вноски.
Член 25
График за плащане на вноските
1. Когато Съветът е приел референтна сума за военна операция на Съюза, допринасящите държави-членки плащат своите вноски в размер на 30 % от референтната сума, освен ако Съветът не вземе решение за друг размер. Администраторът отправя покани за вноски в зависимост от оперативните нужди за операцията до договореното равнище.
2. По предложение на администратора специалният комитет може да реши, че преди приемането на коригиращ бюджет за операцията ще бъдат поискани допълнителни вноски. Специалният комитет може да реши да отнесе въпроса до компетентните подготвителни органи на Съвета.
3. Когато за определена операция е приет коригиращ бюджет, държавите-членки заплащат остатъка от вноските, които дължат за тази операция съгласно член 24. Въпреки това, когато се предвижда операцията да продължи повече от шест месеца в рамките на една финансова година, остатъкът от дължимите суми се изплаща на два транша. В този случай първият транш се плаща в срок от 60 дни след началото на операцията; вторият транш се плаща в срок, определен от специалния комитет по предложение на администратора, като се отчитат оперативните нужди. Специалният комитет може да се отклони от разпоредбите на настоящия параграф.
4. Администраторът отправя съответните покани за вноски с писмо до националните администрации, чиито данни са му били съобщени, при:
а)
одобрението на проектобюджета за финансовата година от специалния комитет съгласно член 19. Първата покана за вноски покрива оперативните нужди за осем месеца. Втората покана за вноски покрива салдото от вноските, като се взема предвид салдото на бюджетния излишък от предходната година, ако специалният комитет е взел решение това салдо да бъде включено в бюджета за текущата година, след като е било получено одитното становище;
б)
приемането на референтната сума съгласно предвиденото в член 25, параграф 1, или
в)
одобрението на коригиращ бюджет съгласно предвиденото в член 20.
5. Без да се засягат останалите разпоредби на настоящото решение, вноските се плащат в 30-дневен срок след отправянето на съответната покана за вноски, с изключение на първата покана за вноски в бюджета за нова финансова година, когато срокът за плащане е 40 дни след отправянето на съответната покана за вноски.
6. След като проектът на общия бюджет бъде представен на специалния комитет за държавите-членки с бюджетни и финансови процедури, които не позволяват плащане на вноските им в установения срок, администраторът може да издаде на съответната държава предварителна покана за вноски преди края на текущата финансова година като предварително плащане по поканата за вноски в бюджета за следващата финансова година.
7. Всяка допринасяща държава заплаща банковите такси, свързани с плащането на нейната вноска.
8. Администраторът потвърждава получаването на вноските.
Член 26
Авансово финансиране
1. При военна операция на Съюза за бързо реагиране допринасящите държави-членки дължат вноски на нивото на референтната сума. Без да се засяга член 25, параграф 3, плащанията се извършват съгласно предвиденото по-долу.
2. За целите на авансовото финансиране на военни операции на Съюза за бързо реагиране участващите държави-членки:
а)
изплащат предсрочно вноските за Athena; или
б)
когато Съветът вземе решение за провеждане на военна операция на Съюза за бързо реагиране, за чието финансиране те допринасят, в петдневен срок след отправянето на поканата плащат вноската си за общите разходи за операцията на равнището на референтната сума, освен ако Съветът не реши друго.
3. За посочените в параграф 2 цели специалният комитет, съставен от по един представител на всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, въвежда временни бюджетни кредити в определен дял от бюджета. Тези временни бюджетни кредити се покриват от вноски, платими от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата за тези вноски.
4. Всички временни бюджетни кредити, посочени в параграф 3 и използвани за определена операция, се попълват в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
5. Без да се засягат разпоредбите на параграф 1, всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, може при определени обстоятелства да упълномощи администратора да използва предсрочно платената от нея вноска за операция, в която тя участва, различна от операция за бързо реагиране. Предсрочно платената вноска се възстановява от съответната държава-членка в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
6. Когато за дадена операция, различна от операция за бързо реагиране, са необходими средства, преди да са получени достатъчно вноски за тази операция:
а)
за покриване на вноските, дължими за дадената операция, могат да се използват до 75 % от предсрочно платените вноски от държавите-членки, които допринасят за финансирането на тази операция, след одобрение от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно. Предсрочно платените вноски се възстановяват от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата;
б)
в случая по буква а) от настоящия параграф вноските, дължими за операцията съгласно член 25, параграф 1 от държавите-членки, които не са платили вноската си предсрочно, се изплащат, след одобрение от съответните държави-членки, в срок от пет дни след отправянето на поканата от администратора.
7. Командващият операцията може да поеме задължение и да изплати предоставените му парични средства, включително съгласно член 34, параграф 3.
8. Всяка държава-членка може да промени избора си като уведоми администратора най-малко три месеца предварително.
9. Лихвите, получени в резултат на авансовото финансиране, се разпределят на годишна база между държавите-членки, които са платили вноската си предсрочно, и се добавят към техните временни бюджетни кредити. Сумите се съобщават на тези държави-членки в рамките на ежегодната процедура по одобрение на бюджета.
Член 27
Възстановяване на предварителното финансиране
1. Всяка държава-членка, трета държава или, в зависимост от случая, международна организация, оправомощена от Съвета да финансира предварително част от общите разходи по дадена операция, може да получи тази сума обратно от Athena, като подаде за целта искане, придружено с необходимите документи и адресирано до администратора, най-късно два месеца след датата на завършване на съответната операция.
2. Искането за възстановяване не може да бъде уважено, ако не е одобрено от командващия операцията, при условие че той все още изпълнява тази длъжност, и от администратора.
3. При одобряване на искането за възстановяване, представено от допринасяща държава, сумата може да се приспадне при следващата покана за вноски, отправена към тази държава от администратора.
4. Ако при одобряването на искането не се планира отправяне на покана за вноски или ако одобреното искане за възстановяване на сума би надхвърлило очаквания размер на вноската, администраторът изплаща подлежащата на възстановяване сума в рамките на 30 дни, като взема предвид паричния поток на Athena и необходимата сума за финансиране на общите разходи по съответната операция.
5. Възстановяването се дължи в съответствие с настоящото решение, дори и операцията да бъде отменена.
6. Възстановяването включва лихвата, получена в резултат на предварителното финансиране.
Член 28
Управление от Athena на разходите, които не се включват в общите разходи
1. По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може да реши да повери на Athena административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция („разходи, поети на национално равнище“), макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка.
2. В решението си специалният комитет може да упълномощи командващия операцията да сключи от името на държавите-членки, участващи в операцията, и когато е необходимо - от името на трети страни, договори за получаването на услугите и стоките, които се финансират чрез разходи, поети на национално равнище.
3. В решението на специалния комитет се определят начините за предварително финансиране на разходите, поети на национално равнище.
4. Athena води счетоводство за поверените ѝ разходи, поети на национално равнище и направени от всяка държава-членка и, когато е целесъобразно - от трети страни. Ежемесечно Athena изпраща на всяка държава-членка и, когато е необходимо - на посочените трети страни, отчет на разходите, поети или направени от нея или от нейния персонал през предходния месец, и отправя покана за осигуряване на необходимите средства за заплащане на тези разходи. Държавите-членки и, когато е необходимо - третите страни, заплащат на Athena поисканите суми в срок от 30 дни след отправяне на поканата за осигуряване на средствата.
Член 29
Управление от Athena на предварителното финансиране и на разходите, които не са включени в общите разходи, за улесняване на първоначалното разгръщане на силите за дадена операция
По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може, ако особени оперативни обстоятелства го изискват, да реши да повери на Athena предварителното финансиране и административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция, макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка, с цел да се улесни първоначалното разгръщане на силите за дадена операция, преди да са потвърдени участващите държави-членки. Управлението на тези разходи се осигурява в рамките на наличните средства и ресурси, като първоначално изразходваните средства не надхвърлят 20 % от референтната сума. В този случай специалният комитет посочва в своето решение условията за предварително финансиране и възстановяване на предварително финансираните разходи от бъдещите участващи държави-членки и трети страни.
Член 30
Управление от Athena на финансовата вноска на трета страна
1. В съответствие с приложимите разпоредби от правната рамка на операцията и след като КПС вземе решение, с което приема изпълнението или управлението на проект от операцията или финансовата вноска на трета страна или държава-членка към разходите, които възникват във връзка с операцията, специалният комитет може да разреши административното управление на финансирането за този проект или на тази финансова вноска да бъде поверено на Athena в рамките на наличните средства и ресурси. Това може да включва проекти, финансирани от Съюза.
2. Разходите, свързани с управлението на вноската, следва да се покриват от самата вноска. Съобразно случая специалният комитет може да реши, че определени разходи, свързани с вноската и с активната фаза на операцията, са допустими като общи разходи.
3. За целите на управлението на вноска от трета страна, Съюза или държава-членка администраторът, след одобрение от специалния комитет, договаря и подписва ad hoc административни договорености с третата страна, Съюза или държавата-членка, в които се определят целта, разходите, които следва да бъдат покрити от вноската, и условията за управлението на вноската, в т.ч. отчетността на командващия операцията пред специалния комитет. Администраторът прави необходимото при управлението на вноската да се спазват ad hoc договореностите и предоставя на съответната страна, направила вноската, цялата информация относно управлението на вноската, като прави това пряко или чрез командващия операцията.
Член 31
Лихви за забава
1. Ако някоя държава не изпълни финансовите си задължения, по аналогия се прилагат правилата на Съюза за лихвите за забава, определени в член 78 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (4) на Европейския парламент и на Съвета, или всеки друг регламент, който може да го замени във връзка с плащането на вноските в бюджета на Съюза.
2. Когато плащането закъснее с не повече от 20 дни, не се начислява лихва. Когато плащането закъснее с повече от 20 дни, лихвите се начисляват за целия период на забавата.
ГЛАВА 8
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА РАЗХОДИТЕ
Член 32
Принципи
1. Предоставените на Athena бюджетни кредити се използват в съответствие с принципите на добро финансово управление, т.е. на икономичност, ефективност и ефикасност.
2. Разпоредителите с бюджетни кредити отговарят за изпълнение на приходите и разходите на Athena в съответствие с принципите на добро финансово управление и за да се гарантира спазването на изискванията за законност и правомерност. За изпълнението на разходите разпоредителите с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходи и разрешават плащания и извършват предварителните действия за изпълнението на бюджетните кредити. Всеки разпоредител с бюджетни кредити може да делегира изпълнението на задълженията си с решение, в което се определя:
а)
персонал, който е на подходящо ниво за подобно делегиране;
б)
обхвата на предоставените правомощия;
в)
възможността оправомощените лица за вторично делегиране на правомощията.
3. Изпълнението на бюджетните кредити се осигурява на принципа на разделяне на функциите на разпоредителя с бюджетни кредити от тези на счетоводителя. Функциите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя са несъвместими помежду си. За всяко плащане от средствата, управлявани от Athena, са необходими едновременно подписите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя.
4. Без да се засяга настоящото решение, когато изпълнението на общите разходи е възложено на държава-членка, институция на Съюза или, ако е необходимо - на международна организация, то тази държава, институция или организация прилага правилата, приложими към изпълнението на нейните собствени разходи. Когато администраторът изпълнява пряко разходите, той спазва правилата, приложими към изпълнението на раздел „Съвет“ от общия бюджет на Съюза.
5. Въпреки това администраторът може да представи на председателството основа за предложение до Съвета или до специалния комитет относно правилата за изпълнение на общите разходи.
6. Специалният комитет може да одобри правила за изпълнение на общите разходи, които се отклоняват от параграф 4.
Член 33
Общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или които не са свързани пряко с конкретна операция
Администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и на общите разходи, които не могат да бъдат свързани пряко с конкретна операция.
Член 34
Общи оперативни разходи
1. Командващият операцията изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи по операцията, която командва. Независимо от това администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи, направени по време на подготвителната фаза на дадена операция, които се изпълняват пряко чрез Athena или са свързани с операцията след края на нейната активна фаза.
2. Сумите, необходими за изпълнение на разходите по дадена операция, се прехвърлят от администратора от банковата сметка на Athena към командващия операцията, по негово искане, в банкова сметка, открита от името на Athena, чиито данни са предоставени от командващия операцията.
3. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, приемането на референтна сума дава правото на администратора и на командващия операцията, всеки в собствената си област на компетентност, да поеме и заплати разходите за съответната операция в размер до дела от референтната сума, одобрен съгласно член 25, параграф 1, освен ако Съветът не вземе решение за по-голям размер на задълженията.
Специалният комитет, въз основа на предложение на администратора или на командващия операцията и като вземе предвид оперативната необходимост и неотложност, може да разреши поемането и - по целесъобразност - плащането на допълнителни разходи. Специалният комитет може да реши да препрати въпроса чрез председателството на компетентните подготвителни органи на Съвета, освен ако оперативните обстоятелства не наложат друго. Настоящата дерогация не се прилага, считано от датата на приемане на бюджета за съответната операция.
4. За периода до приемането на бюджета за дадена операция администраторът и командващият операцията или негов представител докладват на специалния комитет всеки месец, като всеки докладва по засягащите го въпроси във връзка с разходите, които са допустими като общи разходи по тази операция. Специалният комитет, по предложение на администратора, на командващия операцията или на държава-членка, може да дава насоки за изпълнение на разходите през този период.
5. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, в случай на непосредствена опасност за живота на персонала, участващ във военна операция на Съюза, командващият операцията може да изпълни разходите, необходими за запазване живота на членовете на този персонал, които надвишават вписаните в бюджета кредити. Той уведомява за това администратора и специалния комитет възможно най-скоро. В тези случаи администраторът, в тясна връзка с командващия операцията, предлага необходимите прехвърляния за финансиране на непредвидените разходи. Ако не е възможно да се осигури достатъчно финансиране за тези разходи посредством прехвърляне, администраторът предлага коригиращ бюджет.
ГЛАВА 9
КРАЙНО МЕСТОНАЗНАЧЕНИЕ НА СЪВМЕСТНО ФИНАНСИРАНИТЕ ОБОРУДВАНЕ И ИНФРАСТРУКТУРА
Член 35
Оборудване и инфраструктура
1. Администраторът предлага на специалния комитет норма на амортизация за оборудването и останалите активи на всички операции. Командващият операцията може да приложи различна норма на амортизация, ако оперативната обстановка налага това и след като получи одобрение от специалния комитет.
2. С оглед на окончателното приключване на операцията, която е командвал, командващият операцията предлага на специалния комитет крайно местоназначение за оборудването и инфраструктурата, финансирани съвместно за целите на тази операция.
3. Администраторът управлява оборудването и инфраструктурата, оставащи след края на активната фаза на операцията, с оглед, ако е необходимо, за тях да се намери крайно местоназначение.
4. Крайното местоназначение на съвместно финансираните оборудване и инфраструктура се одобрява от специалния комитет, като се вземат предвид оперативните нужди и финансови критерии. Крайното местоназначение може да бъде, както следва:
а)
за инфраструктура - продажба или прехвърляне чрез Athena на приемащата държава, на държава-членка или на трета страна;
б)
за оборудване - продажба чрез Athena на държава-членка, на приемащата държава или на трета страна, или неговото съхранение и поддръжка от Athena, от държава-членка или от съответната трета страна с цел използване в следваща операция.
5. При продажба оборудването и инфраструктурата се продават на пазарната им цена или, ако пазарната цена не може да бъде определена, на справедлива и разумна цена, като се вземат предвид конкретните условия на място.
6. Продажбата или прехвърлянето на приемащата или на трета страна се осъществява съобразно съответните действащи правила за сигурност.
7. Когато се вземе решение Athena да запази оборудването, финансирано съвместно за целите на дадена операция, допринасящите държави-членки могат да поискат финансова компенсация от другите участващи държави-членки. Специалният комитет, съставен от представители на всички участващи държави-членки, взема съответните решения по предложение на администратора.
ГЛАВА 10
СЧЕТОВОДСТВО И ИНВЕНТАРИ
Член 36
Осчетоводяване на общите оперативни разходи
Командващият операцията води счетоводството на трансферите, получени от Athena, на разходите, за които е поел задължение, и на направените плащания и получените приходи, както и инвентарна книга на движимата собственост, финансирана от бюджета на Athena и използвана за операцията, която той командва.
Член 37
Консолидирано счетоводство
1. Счетоводителят води счетоводство за поисканите вноски и направените прехвърляния. Той също така съставя счетоводен отчет за общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и за оперативните разходи и приходи, за които администраторът носи пряка отговорност.
2. Счетоводителят съставя консолидирания счетоводен отчет за приходите и разходите на Athena. Всеки командващ операция му изпраща счетоводен отчет за разходите, за които е поел задължение, за направените плащания и за получените приходи.
ГЛАВА 11
ОДИТ И ПРЕДСТАВЯНЕ НА СЧЕТОВОДНИТЕ ОТЧЕТИ
Член 38
Редовни отчети до специалния комитет
На всеки три месеца администраторът представя на специалния комитет отчет за изпълнението на приходите и разходите от началото на финансовата година. За тази цел всеки командващ операция представя на администратора отчет за общите оперативни разходи за операцията, която командва.
Член 39
Условия за извършване на проверки
1. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на Athena, трябва преди изпълнението на задачата си да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE/EU SECRET“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка или от НАТО, в зависимост от случая. Тези лица гарантират, че ще спазват поверителността на информацията и ще пазят в тайна данните, които са узнали по време на одита, в съответствие с правилата, приложими към тази информация или данни.
2. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на Athena, получават, незабавно и без да отправят предварително предупреждение, достъп до документите и съдържанието на всички материални носители на данни, свързани с приходите и разходите, както и до помещенията, където се съхраняват тези документи и материални носители. Те могат да правят копия. Лицата, участвали в изпълнението на приходите и разходите на Athena, оказват на администратора и на лицата, отговарящи за одита на тези приходи и разходи, необходимата помощ за изпълнение на тяхната задача.
Член 40
Външен одит на счетоводните отчети
1. Когато изпълнението на разходите на Athena е възложено на държава-членка, на институция на Съюза или на международна организация, то тази държава, институция или организация спазва правилата, които са приложими към извършването на одит на собствените ѝ разходи.
2. Независимо от това, администраторът или лицата, определени от него, могат по всяко време да направят одит на общите разходи на Athena, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или на общите оперативни разходи по дадена операция. Освен това специалният комитет, по предложение на администратора или на държава-членка, може по всяко време да назначи външни одитори, чиито задачи и условия за наемане се определят от него.
3. За целите на външните одити се създава шестчленна колегия от одитори. Специалният комитет назначава членовете за мандат от три години, който може да се поднови веднъж, измежду кандидатите, предложени от държавите-членки. Специалният комитет може да удължи мандата на даден член с не повече от 6 месеца.
Кандидатите трябва да са членове на най-висшия национален одитен орган в държава-членка или да са препоръчани от този орган и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Те трябва да са на разположение за изпълнение на задачи от името на Athena, когато това е необходимо. При изпълнението на тези задачи:
а)
членовете на колегията на одиторите продължават да получават възнаграждение от органа за одит, от който идват; Athena поема разходите по мисията в съответствие с правилата, приложими за длъжностните лица на Съюза от същата степен;
б)
членовете не искат, нито получават указания от друг, освен от специалния комитет; в рамките на мандата за одит колегията от одитори и нейните членове са напълно независими и единствено отговорни за провеждането на външния одит;
в)
членовете докладват за изпълнението на задачата си единствено на специалния комитет;
г)
членовете проверяват по време на финансовата година, както и ex post, чрез проверки на място и проверки на оправдателните документи, дали разходите, финансирани или предварително финансирани чрез Athena, се изпълняват в съответствие с приложимото законодателство и с принципите на добро финансово управление, т.е. икономичност, ефективност и ефикасност, както и дали вътрешният контрол е подходящ.
Всяка година колегията от одитори решава дали да смени своя председател, като избере един от своите членове, или да поднови мандата му. Тя приема правилата, приложими към одитите, извършвани от нейните членове, в съответствие с най-високите международни стандарти. Колегията от одитори одобрява одитните доклади, съставени от нейните членове, преди тяхното предаване на администратора и на специалния комитет.
4. Специалният комитет може да реши за всеки отделен случай и при наличието на конкретни основания да ползва други външни органи.
5. Разходите за одита, извършван от одиторите, действащи от името на Athena, се считат за общи разходи, които се поемат от Athena.
Член 41
Вътрешен одит на счетоводните отчети
1. По предложение на администратора и след като уведоми специалния комитет генералният секретар на Съвета назначава вътрешен одитор на Athena и поне един заместник вътрешен одитор, за срок от четири години, който срок може да бъде подновен, но общата му продължителност не може да превишава 8 години; вътрешните одитори трябва да имат необходимата професионална квалификация и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Вътрешният одитор не може да бъде нито разпоредител с бюджетни кредити, нито счетоводител; той не може да участва в изготвянето на финансовите отчети.
2. Вътрешният одитор докладва на администратора относно справянето с рисковете, като изготвя независими становища за качеството на системите за управление и контрол и като отправя препоръки за подобряване на вътрешния контрол на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление. Той отговаря по-конкретно за това да се прецени доколко са подходящи и ефективни вътрешните системи за управление и резултатите от работата на отделите при изпълнението на политиките и целите спрямо свързаните с тях рискове.
3. Вътрешният одитор изпълнява функциите си по отношение на всички отдели, които участват в събирането на приходите от Athena или изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena.
4. В зависимост от необходимостта вътрешният одитор извършва един или няколко одита през финансовата година. Той докладва на администратора и уведомява командващия операцията относно заключенията и препоръките си. Командващият операцията и администраторът осигуряват предприемането на препоръчаните от одита действия.
5. Всяка година администраторът представя на специалния комитет доклад за вътрешен одит, посочващ броя и вида на осъществените вътрешни одити, направените констатации, оценки и препоръки и предприетите действия по тези препоръки.
6. Освен това всеки командващ операция предоставя на вътрешния одитор пълен достъп до операцията под негово командване. Вътрешният одитор прави проверка на доброто функциониране на финансовите и бюджетните системи и процедури и осигурява функционирането на надеждни и ефикасни системи за вътрешен контрол.
7. Действията и докладите на вътрешния одитор се представят на колегията от одитори заедно с всички необходими оправдателни документи.
Член 42
Годишно представяне и приключване на счетоводните отчети
1. Всеки командващ операция предоставя на счетоводителя на Athena най-късно до по-ранната от следните две дати - 31 март след приключване на финансовата година или до четири месеца след края на операцията, която ръководи необходимата информация за съставяне на годишните счетоводни отчети за общите разходи, годишните счетоводни отчети за разходите, съгласно член 28, и годишния доклад за дейността.
2. До 15 май след приключване на финансовата година, със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции, администраторът съставя и представя на специалния комитет и на колегията от одитори финансовите отчети и годишния доклад за дейността.
3. До осем седмици от предаването на финансовите отчети специалният комитет получава одитно становище от колегията от одитори и одитираните финансови отчети на Athena от администратора, действащ със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции.
4. До 30 септември след приключване на финансовата година специалният комитет получава от колегията от одитори одитния доклад и го разглежда наред с одитното становище и финансовите отчети, за да освободи от финансова отговорност администратора, счетоводителя и командващите на отделните операции.
5. Всички отчети, инвентари и свързаните с тях документи се съхраняват, на съответните им нива, от счетоводителя, командващите отделните операции и - когато е приложимо - администратора, за срок от пет години от датата, на която е направено съответното освобождаване от финансова отговорност, като при това се спазва Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или всеки друг регламент, който може да го замени. След края на дадена операция командващият операцията осигурява предаването на всички счетоводни отчети и инвентари на счетоводителя.
6. Специалният комитет решава да впише салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, за която са одобрени счетоводните отчети, в бюджета за следващата финансова година като приход или разход в зависимост от обстоятелствата, посредством коригиращ бюджет. Специалният комитет може обаче да реши да включи салдото от посоченото по-горе изпълнение на бюджета след получаване на одитното становище на колегията от одитори.
7. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която е резултат от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, се вписва срещу следващите вноски на участващите държави-членки.
8. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която произтича от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се вписва срещу следващите вноски на държавите-членки, които са допринесли за тази операция.
9. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на Athena, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
10. Всяка държава-членка, участваща в дадена операция, може да предоставя на администратора ежегодно до 31 март, ако е целесъобразно - чрез командващия операцията, информация относно допълнителните разходи, които е направила по операцията през предходната финансова година. Тази информация се представя в разбивка по основни разходни позиции. Администраторът обобщава информацията, за да представи на специалния комитет общ преглед на допълнителните разходи по операцията.
Член 43
Приключване на счетоводните отчети за дадена операция
1. След завършването на дадена операция специалният комитет може да реши, по предложение на администратора или на държава-членка, администраторът, със съдействието на счетоводителя и на командващия операцията, да представи на специалния комитет финансовите отчети за тази операция поне до датата, на която тя е завършила, и ако е възможно - до датата, на която тя е приключена окончателно. Определеният за администратора срок не може да бъде по-малък от четири месеца от датата на завършване на операцията.
2. Ако в рамките на определения срок във финансовите отчети не могат да бъдат включени приходите и разходите, свързани с окончателното приключване на операцията, тези приходи и разходи се отразяват във финансовите отчети на Athena и се преглеждат от специалния комитет в рамките на процедурата, предвидена в член 42.
3. Въз основа на становището на колегията от одитори специалният комитет одобрява представените му финансови отчети за операцията. Той освобождава от отговорност за съответната операция администратора, счетоводителя и командващия операцията.
4. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на Athena, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
ГЛАВА 12
ДРУГИ РАЗПОРЕДБИ
Член 44
Отговорност
1. Условията, уреждащи дисциплинарната или наказателната отговорност на командващия операцията, администратора и останалите членове на персонала, предоставени по-специално от институциите на Съюза или от държавите-членки, в случай на нарушение или небрежност при изпълнението на бюджета, се определят от правилника за персонала или правилата, приложими за тях. Наред с това Athena може по собствена инициатива или по искане на допринасяща държава или трета страна да заведе граждански иск срещу горепосочените членове на персонала.
2. Съюзът или генералният секретар на Съвета в никакъв случай не могат да носят отговорност пред допринасяща държава в резултат на изпълнението на задълженията на администратора, счетоводителя или членовете на персонала, назначени за работа при тях.
3. Договорната отговорност, произтичаща от договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, се покрива чрез Athena от допринасящите държави или трети страни. Тя се урежда от правото, приложимо към съответните договори.
4. В случай на извъндоговорна отговорност всяка вреда, причинена от щаба на операцията, щаба на въоръжените сили и щабното подразделение на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнение на задълженията им, се покрива чрез Athena от допринасящите държави или от трети страни в съответствие с основните принципи, общи за правото на държавите-членки и правилниците за персонала на въоръжените сили, приложими на мястото на провеждане на операцията.
5. Съюзът или държавите-членки в никакъв случай не могат да бъдат привличани под отговорност от допринасяща държава за договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, или за вредите, причинени от звена или служби на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнението на неговите задължения.
Член 45
Сигурност
По отношение на класифицираната информация относно процедурите на Athena се прилага Решение 2013/488/ЕС (5) на Съвета или всяко друго решение, което може да го замени.
Член 46
Защита на личните данни
Athena защитава лицата по отношение на обработката на техни лични данни в съответствие с принципите на Регламент (ЕО) № 45/2001 (6) на Европейския парламент и на Съвета.За тази цел специалният комитет приема необходимите правила за изпълнение по предложение на администратора.
Член 47
Преглед и преразглеждане
Настоящото решение, включително неговите приложения, подлежи изцяло или частично на преглед, ако това е необходимо, по искане на държава-членка или след всяка операция. То се преразглежда най-малко на всеки три години. При прегледа или преразглеждането могат да се използват всички експерти, които могат да допринесат към тази дейност, включително в управленските органи на Athena.
Член 48
Отмяна
Решение 2011/871/ОВППС се отменя.
Член 49
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.
Съставено в Брюксел на 27 март 2015 година.
BESLUIT (GBVB) 2015/528 VAN DE RAAD
van 27 maart 2015
tot instelling van een mechanisme voor het beheer van de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de operaties van de Europese Unie die gevolgen hebben op militair of defensiegebied (Athena) en tot intrekking van Besluit 2011/871/GBVB
DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gezien het Verdrag betreffende de Europese Unie, en met name artikel 26, lid 2, en artikel 41, lid 2,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
De Europese Raad, te Helsinki bijeen op 10 en 11 december 1999, heeft met name besloten dat de lidstaten, in het kader van vrijwillige samenwerking, bij door de Unie geleide operaties, in 2003 in staat moeten zijn binnen 60 dagen strijdkrachten van 50 000 tot 60 000 manschappen die alle Petersbergtaken kunnen uitvoeren, in te zetten en gedurende ten minste één jaar operationeel te houden.
(2)
De Raad heeft op 17 juni 2002 zijn goedkeuring gehecht aan de regelingen voor de financiering van door de Unie geleide crisisbeheersingsoperaties die gevolgen hebben op militair of defensiegebied.
(3)
In zijn conclusies van 14 mei 2003 heeft de Raad bevestigd dat een snellereactievermogen nodig is, in het bijzonder voor humanitaire en reddingstaken.
(4)
De Europese Raad, te Thessaloniki bijeen op 19 en 20 juni 2003, was ingenomen met de conclusies van de Raad van 19 mei 2003, waarin met name de noodzaak van een militair snellereactievermogen van de Unie wordt bevestigd.
(5)
De Raad heeft op 22 september 2003 besloten dat de Unie de beschikking moet krijgen over een flexibele capaciteit voor het beheer van de financiering van gemeenschappelijke kosten van militaire operaties van elke mogelijke omvang, complexiteit en urgentie, met name door de instelling, uiterlijk op 1 maart 2004, van een permanent financieringsmechanisme belast met de financiering van de gemeenschappelijke kosten van alle toekomstige militaire operaties van de Unie.
(6)
De Raad heeft op 23 februari 2004 Besluit 2004/197/GBVB (1) aangenomen tot instelling van een mechanisme voor het beheer van de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de operaties van de Unie die gevolgen hebben op militair of defensiegebied. Dat besluit is vervolgens herhaaldelijk gewijzigd en vervangen, meest recentelijk door Besluit 2011/871/GBVB (2).
(7)
De Unie is in staat militaire snellereactieoperaties uit te voeren in overeenstemming met het door het Militair Comité van de EU gedefinieerde concept. De Unie is in staat gevechtsgroepen in te zetten in overeenstemming met het door het Militair Comité van de EU gedefinieerde concept.
(8)
Het systeem voor de voorfinanciering is in de eerste plaats bedoeld voor snellereactieoperaties.
(9)
Oefenoperaties op het politieke en militaire strategische niveau van de bevelvoerings- en controlestructuren en procedures voor militaire operaties van de Unie, via Unie-hoofdkwartieroefenoperaties, zoals goedgekeurd door het Politiek en Veiligheidscomité (PVC), dragen bij aan een hogere algehele operationele paraatheid van de Unie.
(10)
De Raad besluit per geval of een operatie gevolgen heeft op militair of defensiegebied in de zin van artikel 41, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU).
(11)
In artikel 41, lid 2, tweede alinea, VEU is bepaald dat lidstaten waarvan de vertegenwoordiger in de Raad een formele verklaring krachtens artikel 31, lid 1, tweede alinea, van dat Verdrag heeft afgelegd, niet verplicht zijn bij te dragen in de financiering van de betrokken operatie die gevolgen heeft op militair of defensiegebied.
(12)
Overeenkomstig artikel 5 van het aan het VEU en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie gehechte Protocol (nr. 22) betreffende de positie van Denemarken, neemt Denemarken niet deel aan de uitwerking en de uitvoering van besluiten en acties van de Unie die gevolgen hebben op defensiegebied. Denemarken neemt niet deel aan dit besluit en derhalve ook niet aan de financiering van het mechanisme.
(13)
Er moeten bepalingen komen die waarborgen dat Athena personen beschermt met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens.
(14)
Op grond van artikel 43 van Besluit 2011/871/GBVB heeft de Raad het besluit opnieuw bezien, en is hij overeengekomen er wijzigingen in aan te brengen.
(15)
Ter wille van de duidelijkheid dient Besluit 2011/871/GBVB te worden ingetrokken en door een nieuw besluit te worden vervangen,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Artikel 1
Definities
Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
a) „deelnemende lidstaten”: de lidstaten van de Unie, met uitzondering van Denemarken;
b) „bijdragende staat”: een lidstaat die bijdraagt in de financiering van de betrokken militaire operatie krachtens artikel 41, lid 2, VEU, en de derde staten die bijdragen in de financiering van de gemeenschappelijke kosten van deze operatie krachtens overeenkomsten tussen hen en de Unie;
c) „operaties”: operaties van de Unie met gevolgen op militair of defensiegebied;
d) „militaire ondersteuningsacties”: operaties van de Unie, of delen daarvan, waartoe de Raad ter ondersteuning van een derde staat of een derde organisatie heeft besloten en die gevolgen heeft op militair of defensiegebied, maar die niet onder het gezag van het hoofdkwartier van de Unie vallen;
e) „dag”: kalenderdag, en niet een werkdag, tenzij anders wordt aangegeven.
HOOFDSTUK 1
MECHANISME
Artikel 2
Instelling van het mechanisme
1. Er wordt een mechanisme voor het beheer van de financiering van de gemeenschappelijke kosten van operaties ingesteld.
2. Het mechanisme wordt Athena genoemd.
3. Athena treedt op namens de deelnemende lidstaten of, wat betreft de specifieke operaties, de bijdragende staten.
Artikel 3
Handelingsbevoegdheid
Met het oog op het administratieve beheer van de financiering van de operaties van de Unie die gevolgen hebben op militair of defensiegebied beschikt Athena over de nodige rechtsbevoegdheid, met name om bankrekeningen te bezitten, goederen te verkrijgen, te bezitten of te vervreemden, contracten of administratieve regelingen af te sluiten en in rechte op te treden. Athena heeft geen winstoogmerk.
Artikel 4
Coördinatie met derden
Voor zover nodig voor de uitvoering van zijn missies en met inachtneming van de doelstellingen en het beleid van de Unie, coördineert Athena zijn activiteiten met de lidstaten, instellingen en organen van de Unie, en internationale organisaties.
HOOFDSTUK 2
ORGANISATIESTRUCTUUR
Artikel 5
Beheersorganen en personeel
1. Athena wordt onder het gezag van het speciaal comité beheerd door:
a)
de beheerder;
b)
de commandant van elke operatie voor wat betreft de operatie waarover hij het bevel voert (operationeel commandant);
c)
de rekenplichtige.
2. Athena maakt zo veel mogelijk gebruik van de bestaande administratieve structuren van de Unie. Athena doet een beroep op personeel dat, voor zover nodig, door de instellingen van de Unie ter beschikking wordt gesteld of door lidstaten wordt gedetacheerd.
3. De secretaris-generaal van de Raad kan aan de beheerder en aan de rekenplichtige het personeel ter beschikking stellen dat voor de uitoefening van hun functie noodzakelijk is, zulks eventueel op voorstel van een deelnemende lidstaat.
4. De organen en het personeel van Athena worden ingezet op basis van de operationele behoeften.
Artikel 6
Speciaal comité
1. Er wordt een speciaal comité opgericht dat is samengesteld uit één vertegenwoordiger van elke deelnemende lidstaat.
Vertegenwoordigers van de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) en van de Commissie worden uitgenodigd om de vergaderingen van het speciaal comité bij te wonen, zonder aan de stemmingen deel te nemen.
2. Athena wordt onder het gezag van het speciaal comité beheerd.
3. Wanneer het speciaal comité beraadslaagt over de financiering van de gemeenschappelijke kosten van een bepaalde operatie:
a)
bestaat het speciaal comité uit één vertegenwoordiger van elke bijdragende lidstaat;
b)
nemen de vertegenwoordigers van de bijdragende derde staten deel aan de werkzaamheden van het speciaal comité. Zij nemen niet deel aan de stemmingen, en zijn er evenmin bij aanwezig;
c)
nemen de operationeel commandant of zijn vertegenwoordiger deel aan de werkzaamheden van het speciaal comité, zonder dat zij aan de stemmingen deelnemen.
4. Het voorzitterschap van de Raad roept de vergaderingen van het speciaal comité bijeen en zit deze voor. De beheerder neemt het secretariaat van het speciaal comité waar. Hij stelt de notulen met het resultaat van de beraadslagingen van het speciaal comité op. Hij neemt niet deel aan de stemmingen.
5. De rekenplichtige neemt, voor zover nodig, deel aan de werkzaamheden van het speciaal comité zonder dat hij deelneemt aan de stemmingen.
6. Indien een deelnemende lidstaat, de beheerder of de operationeel commandant hierom verzoekt, roept het voorzitterschap het speciaal comité binnen ten hoogste vijftien dagen samen.
7. De beheerder stelt het speciaal comité naar behoren in kennis van elke vordering of betwisting waarbij Athena betrokken is.
8. Het speciaal comité beslist met eenparigheid van stemmen van de leden waaruit het bestaat, met inachtneming van zijn samenstelling zoals omschreven in de leden 1 en 3. De beslissingen van het comité zijn bindend.
9. Het speciaal comité keurt alle begrotingen goed, met inachtneming van de toepasselijke referentiebedragen, en oefent in het algemeen de bevoegdheden krachtens dit besluit uit.
10. Het speciaal comité wordt geïnformeerd door de beheerder, de operationeel commandant en de rekenplichtige zoals in dit besluit is bepaald.
11. De tekst van de handelingen die krachtens dit besluit door het speciaal comité worden goedgekeurd, worden bij hun goedkeuring ondertekend door de voorzitter van het speciaal comité en door de beheerder.
Artikel 7
Beheerder
1. De secretaris-generaal van de Raad benoemt, na het speciaal comité te hebben ingelicht, de beheerder en ten minste één adjunct-beheerder voor een periode van drie jaar.
2. De beheerder oefent zijn bevoegdheden uit namens Athena.
3. De beheerder:
a)
stelt alle ontwerpbegrotingen op en legt deze voor aan het speciaal comité. In elke ontwerpbegroting wordt het gedeelte „uitgaven” voor een operatie opgesteld op voorstel van de operationeel commandant;
b)
stelt de begrotingen vast nadat deze zijn goedgekeurd door het speciaal comité;
c)
is de ordonnateur voor de inkomsten, de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties, en de operationele gemeenschappelijke kosten die worden gemaakt buiten de actieve fase van de operatie;
d)
geeft uitvoering, voor wat betreft de inkomsten, aan de financiële regelingen die met derden zijn gesloten inzake de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de militaire operaties van de Unie;
e)
opent namens Athena een of meer bankrekeningen.
4. De beheerder ziet erop toe dat de in dit besluit vastgestelde regels worden geëerbiedigd en dat de besluiten van het speciaal comité worden uitgevoerd.
5. De beheerder is gemachtigd de maatregelen tot uitvoering van de middels Athena gefinancierde uitgaven te nemen die hij nuttig acht. Hij stelt het speciaal comité daarvan in kennis.
6. De beheerder coördineert de werkzaamheden betreffende financiële aangelegenheden in het kader van de militaire operaties van de Unie. De beheerder is voor deze aangelegenheden het contactpunt met nationale overheden en, voor zover nodig, internationale organisaties.
7. De beheerder legt verantwoording af aan het speciaal comité.
Artikel 8
Operationeel commandant
1. De operationeel commandant voert namens Athena zijn taken uit met betrekking tot de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de operatie waarover hij het bevel voert.
2. De operationeel commandant verricht voor de operatie waarover hij het bevel voert, de volgende taken:
a)
hij zendt zijn voorstellen voor het gedeelte „uitgaven - operationele gemeenschappelijke kosten” van de ontwerpbegrotingen toe aan de beheerder;
b)
hij besteedt in de hoedanigheid van ordonnateur de kredieten betreffende de operationele gemeenschappelijke kosten alsmede de uitgaven krachtens artikel 28; hij oefent gezag uit over eenieder die deelneemt aan de besteding van deze kredieten, ook uit hoofde van voorfinanciering; hij kan namens Athena opdrachten plaatsen en contracten sluiten; hij opent namens Athena een bankrekening voor de operatie waarover hij het bevel voert;
c)
hij besteedt in de hoedanigheid van ordonnateur de kredieten betreffende de uitgaven krachtens artikel 30; hij oefent gezag uit over eenieder die deelneemt aan de besteding van deze kredieten, op basis van de bepalingen ter zake in de ad hoc administratieve regeling met de derde partij. Hij kan namens de derde partij opdrachten plaatsen en contracten sluiten; hij opent een bankrekening voor de bijdrage van iedere derde partij.
3. De operationeel commandant is gemachtigd om voor de operatie waarover hij het bevel voert, de maatregelen tot uitvoering van de middels Athena gefinancierde uitgaven te nemen die hij nuttig acht. Hij stelt de beheerder en het speciaal comité daarvan in kennis.
4. Behoudens in naar behoren gemotiveerde omstandigheden die door het speciaal comité op voorstel van de beheerder zijn goedgekeurd, gebruikt de operationeel commandant het boekhoud- en vermogensbeheersysteem van Athena. De beheerder deelt het speciaal comité vooraf mee dat hij van oordeel is dat dergelijke omstandigheden bestaan.
Artikel 9
Rekenplichtige
1. De secretaris-generaal van de Raad benoemt de rekenplichtige en ten minste één adjunct-rekenplichtige voor een periode van drie jaar.
2. De rekenplichtige oefent zijn bevoegdheden uit namens Athena.
3. De rekenplichtige is belast met:
a)
de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;
b)
de jaarlijkse opstelling van de rekeningen van Athena en, na de voltooiing van elke operatie, van de rekeningen van de operatie;
c)
het verlenen van ondersteuning aan de beheerder wanneer deze de jaarrekeningen of de rekeningen van een operatie ter goedkeuring voorlegt aan het speciaal comité;
d)
het voeren van de boekhouding van Athena;
e)
het vaststellen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel;
f)
het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen voor de ontvangsten, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren;
g)
het bewaren van bewijsstukken;
h)
het beheer van de kasmiddelen, samen met de beheerder.
4. De beheerder en de operationeel commandant verstrekken de rekenplichtige alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het financiële vermogen van Athena en van de door Athena beheerde uitvoering van de begroting. Zij garanderen de betrouwbaarheid ervan.
5. De rekenplichtige legt verantwoording af aan het speciaal comité.
Artikel 10
Algemene bepalingen die van toepassing zijn op de beheerder, de rekenplichtige en het personeel van Athena
1. De functie van beheerder of adjunct-beheerder is onverenigbaar met die van rekenplichtige of adjunct-rekenplichtige.
2. De adjunct-beheerder handelt onder het gezag van de beheerder. De adjunct-rekenplichtige handelt onder het gezag van de rekenplichtige.
3. Wanneer de beheerder afwezig is, wordt hij vervangen door een adjunct-beheerder. Wanneer de rekenplichtige afwezig is, wordt hij vervangen door een adjunct-rekenplichtige.
4. Bij de uitoefening van taken namens Athena blijven de ambtenaren en andere personeelsleden van de Unie onderworpen aan de op hen toepasselijke regels en voorschriften.
5. Het personeel dat door de lidstaten aan Athena ter beschikking is gesteld, is onderworpen aan dezelfde voorschriften als die welke zijn vervat in het besluit van de Raad betreffende de regeling die van toepassing is op nationale gedetacheerde deskundigen, en aan de voorschriften die zijn overeengekomen door hun nationale overheid en de instelling van de Unie of Athena.
6. De personeelsleden van Athena moeten vóór hun aanstelling gemachtigd zijn om toegang te krijgen tot gerubriceerde gegevens van de Raad van ten minste het niveau SECRET UE/EU SECRET, of zij moeten in het bezit zijn van een soortgelijke machtiging van een lidstaat.
7. De beheerder kan met de lidstaten of instellingen van de Unie onderhandelen en regelingen sluiten teneinde op voorhand de personeelsleden aan te wijzen die indien nodig onverwijld ter beschikking van Athena kunnen worden gesteld.
HOOFDSTUK 3
ADMINISTRATIEVE REGELINGEN EN RAAMOVEREENKOMSTEN
Artikel 11
Administratieve regelingen en raamovereenkomsten
1. Met lidstaten, instellingen en organen van de Unie, derde staten en internationale organisaties kan worden onderhandeld over administratieve regelingen, teneinde op de meest kosteneffectieve wijze aankopen en/of de financiële aspecten van de wederzijdse ondersteuning tijdens operaties te faciliteren.
2. Die regelingen:
a)
worden voor advies voorgelegd aan het speciaal comité, wanneer het regelingen betreft die met lidstaten of instellingen en organen van de Unie worden gesloten;
b)
worden ter goedkeuring voorgelegd aan het speciaal comité wanneer het regelingen betreft die met derde staten of internationale organisaties worden gesloten.
3. Die regelingen worden ondertekend door de beheerder, of waar passend, door de respectieve operationeel commandant, die namens Athena handelt, en door de bevoegde administratieve diensten van de andere in lid 1 bedoelde partijen.
4. Er kunnen raamovereenkomsten worden gesloten teneinde op de meest kosteneffectieve wijze aankopen te faciliteren. Die overeenkomsten worden ter goedkeuring voorgelegd aan het speciaal comité voordat zij door de beheerder worden ondertekend, en worden desgewenst ter beschikking gesteld van de lidstaten en de operationele commandanten. Deze bepaling verplicht de lidstaten niet om op basis van een raamovereenkomst goederen of diensten te benutten of te verwerven.
Artikel 12
Permanente en ad hoc administratieve regelingen betreffende de praktische voorwaarden voor de betaling van de bijdragen van derde staten
1. In het kader van de overeenkomsten die zijn gesloten tussen de Unie en derde staten die door de Raad zijn aangewezen als potentiële contribuanten aan operaties van de Unie dan wel als contribuanten aan een specifieke operatie van de Unie, onderhandelt de beheerder met deze derde staten over permanente of ad hoc administratieve regelingen. Die regelingen nemen de vorm aan van een briefwisseling tussen Athena en de bevoegde administratieve diensten van de betrokken derde staten en voorzien in de praktische voorwaarden die nodig zijn om de vlotte betaling van bijdragen te faciliteren.
2. In afwachting van de sluiting van de in lid 1 bedoelde overeenkomsten, kan de beheerder de nodige maatregelen nemen om betalingen door de bijdragende derde staten te faciliteren.
3. De beheerder stelt het speciaal comité in kennis van de in lid 1 bedoelde voorgenomen regelingen voordat hij die namens Athena ondertekent.
4. Wanneer de Unie een militaire operatie opzet, past de beheerder voor de door de Raad vastgestelde bijdragen de regelingen toe met de aan die operatie bijdragende derde staten.
HOOFDSTUK 4
BANKREKENINGEN
Artikel 13
Opening en bestemming
1. Bankrekeningen worden geopend in een eersteklas kredietinstelling die in een lidstaat gevestigd is, en zijn rekeningen-courant of kortlopende depositorekeningen in euro. In naar behoren gemotiveerde gevallen kunnen rekeningen, na goedkeuring door de beheerder, worden geopend in kredietinstellingen die hun zetel buiten de lidstaten hebben.
2. In naar behoren gemotiveerde gevallen kunnen rekeningen in andere valuta's dan de euro worden geopend.
3. Op die bankrekeningen worden de bijdragen van de bijdragende staten overgemaakt. Met die rekeningen worden aan de operationeel commandant de kasvoorschotten verstrekt die nodig zijn voor uitgaven in het kader van de gemeenschappelijke kosten van een militaire operatie.
4. De bijdragen uit hoofde van de artikelen 28 en 30 worden op afzonderlijke bankrekeningen overgemaakt. Zij worden gebruikt voor de uitvoering van de uitgaven waarvan het beheer aan Athena is toevertrouwd volgens de specificatie in de respectieve artikelen.
Artikel 14
Beheer van de middelen
1. Voor elke betaling vanaf een rekening van Athena zijn zowel de handtekening van de beheerder of van een adjunct-beheerder als die van de rekenplichtige of van een adjunct-rekenplichtige vereist.
2. Geen enkele bankrekening mag een nadelig saldo vertonen.
HOOFDSTUK 5
GEMEENSCHAPPELIJKE KOSTEN
Artikel 15
Omschrijving van de gemeenschappelijke kosten en de perioden die in aanmerking worden genomen
1. De in bijlage I opgesomde gemeenschappelijke kosten komen systematisch voor rekening van Athena. Wanneer zij worden opgenomen in een begrotingsartikel dat de operatie aangeeft waarop deze kosten het meest betrekking hebben, worden zij beschouwd als operationele kosten van die operatie. In andere gevallen worden deze kosten beschouwd als gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop.
2. Athena draagt ook de in bijlage II opgesomde operationele gemeenschappelijke kosten vanaf het ogenblik waarop het crisisbeheersingsconcept voor de operatie wordt goedgekeurd tot de datum waarop de operationeel commandant wordt benoemd. In bijzondere omstandigheden kan het speciaal comité, na raadpleging van het PVC, de periode gedurende welke de genoemde kosten door Athena zullen worden gedragen, wijzigen.
3. Tijdens de actieve fase van een operatie, die loopt vanaf de datum waarop de operationeel commandant benoemd wordt tot de dag waarop het operationeel hoofdkwartier zijn activiteiten staakt, draagt Athena de volgende kosten als operationele gemeenschappelijke kosten:
a)
de in deel A van bijlage III opgesomde gemeenschappelijke kosten;
b)
de in deel B van bijlage III opgesomde gemeenschappelijke kosten, wanneer de Raad daartoe besluit;
c)
de in deel C van bijlage III opgesomde gemeenschappelijke kosten, indien de operationeel commandant hierom verzoekt en het speciaal comité deze goedkeurt.
4. Tijdens de actieve fase van een militaire ondersteuningsactie, zoals bepaald door de Raad, neemt Athena de door de Raad per geval onder verwijzing naar bijlage III bepaalde gemeenschappelijke kosten als operationele gemeenschappelijke kosten voor zijn rekening.
5. De operationele gemeenschappelijke kosten van een operatie omvatten tevens de uitgaven die nodig zijn om deze operatie af te wikkelen, zoals opgesomd in bijlage IV.
Een operatie is afgewikkeld wanneer de uitrusting en de infrastructuur die gemeenschappelijk zijn gefinancierd ten behoeve van de operatie, hun eindbestemming hebben gekregen en de rekeningen voor de operatie zijn goedgekeurd.
6. Uitgaven ter dekking van kosten die één of meer bijdragende staten, een instelling van de Unie of een internationale organisatie ook zonder de organisatie van de operatie voor hun rekening zouden hebben genomen, kunnen niet als gemeenschappelijke kosten worden aangemerkt.
7. Het speciaal comité kan in bijzondere omstandigheden per geval beslissen dat bepaalde bijkomende kosten die niet zijn opgenomen in deel B van bijlage III, als gemeenschappelijke kosten worden beschouwd tijdens de actieve fase van een bepaalde operatie.
8. Indien in het speciaal comité geen eenparigheid kan worden bereikt, kan het comité de kwestie op initiatief van het voorzitterschap voorleggen aan de Raad.
Artikel 16
Oefenoperaties
1. De gemeenschappelijke kosten van oefenoperaties van de Unie worden door Athena gefinancierd volgens soortgelijke voorschriften en procedures als die welke gelden voor operaties waaraan alle deelnemende lidstaten bijdragen.
2. Die gemeenschappelijke kosten van oefenoperaties bestaan uit, in de eerste plaats, bijkomende kosten voor mobiele of vaste hoofdkwartieren, en, in de tweede plaats, bijkomende kosten voor de gebruikmaking, door de Unie, van gemeenschappelijke middelen en vermogens van de NAVO die ter beschikking worden gesteld voor een oefenoperatie.
3. De hiernavolgende kosten behoren niet tot de gemeenschappelijke kosten van oefenoperaties:
a)
kosten in verband met de verwerving van kapitaalgoederen, inclusief kosten met betrekking tot gebouwen, infrastructuur en uitrusting;
b)
kosten in verband met de planningfase en de voorbereidende fase van oefenoperaties, tenzij goedgekeurd door het speciaal comité;
c)
kosten voor transport, kazernes en onderdak voor de troepenmacht.
Artikel 17
Referentiebedrag
Voor elk besluit van de Raad waarbij de Raad besluit dat de Unie een militaire operatie uitvoert of deze verlengt, wordt voorzien in een referentiebedrag voor de gemeenschappelijke kosten van die operatie. De beheerder raamt met de medewerking van met name de Militaire Staf van de Unie en de operationeel commandant, indien deze in functie is, het bedrag dat nodig is om de gemeenschappelijke kosten van de operatie tijdens de voorgenomen periode te dekken. De beheerder stelt dit bedrag via het voorzitterschap voor aan de Raadsinstantie waarin dit ontwerp van besluit moet worden besproken. De leden van het speciaal comité worden uitgenodigd om de besprekingen van deze instantie over het referentiebedrag bij te wonen.
HOOFDSTUK 6
BEGROTING
Artikel 18
Begrotingsbeginselen
1. De in euro opgestelde begroting is de handeling waarbij voor elk begrotingsjaar wordt voorzien in en machtiging gegeven tot alle ontvangsten en uitgaven in verband met de gemeenschappelijke kosten die door Athena worden beheerd.
2. Alle uitgaven worden gekoppeld aan een specifieke operatie, uitgezonderd, waar passend, die voor de in bijlage I opgesomde kosten.
3. De in de begroting opgenomen kredieten worden goedgekeurd voor de periode van een begrotingsjaar dat begint op 1 januari en eindigt op 31 december van datzelfde jaar.
4. De ontvangsten en uitgaven van de begroting moeten in evenwicht zijn.
5. Slechts door aanwijzing op een begrotingsonderdeel en binnen de grenzen van de in dat onderdeel opgenomen kredieten kunnen ontvangsten en uitgaven in verband met gemeenschappelijke kosten worden verricht, behoudens artikel 34, lid 5.
Artikel 19
Jaarlijkse begroting
1. Elk jaar stelt de beheerder, in samenwerking met elke operationeel commandant voor wat betreft diens operatie, een ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar op.
2. Dat ontwerp omvat:
a)
de kredieten die noodzakelijk worden geacht ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties;
b)
de kredieten die noodzakelijk worden geacht ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van lopende of geplande operaties, waaronder waar passend, kredieten om de door een staat of derde partij voorgefinancierde gemeenschappelijke kosten terug te betalen;
c)
de in artikel 26 bedoelde voorzieningen;
d)
een raming van de ontvangsten die nodig zijn om de uitgaven te dekken.
3. De vastleggings- en betalingskredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk waarin de uitgaven volgens hun aard of bestemming worden gegroepeerd en voor zover nodig, onderverdeeld in artikelen. Een gedetailleerde toelichting per hoofdstuk of artikel wordt opgenomen in het ontwerp van begroting. Voor elke operatie wordt voorzien in één specifieke titel. Eén specifieke titel is het algemeen gedeelte van de begroting en omvat de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties.
4. Elke titel kan een hoofdstuk „voorzieningen” omvatten. De kredieten worden in dit hoofdstuk opgenomen bij op ernstige gronden berustende onzekerheid over het nodige bedrag van de kredieten of over de mogelijkheid om de opgevoerde kredieten te besteden.
5. De ontvangsten bestaan uit:
a)
bijdragen die verschuldigd zijn door de deelnemende en bijdragende lidstaten en, waar passend, de bijdragende derde staten;
b)
diverse ontvangsten, onderverdeeld per titel, waaronder ontvangen interest, de verkoopopbrengsten en het begrotingsresultaat van het vorige begrotingsjaar na vaststelling door het speciaal comité.
6. De beheerder legt uiterlijk op 31 oktober de ontwerpbegroting aan het speciaal comité voor. Het speciaal comité keurt het ontwerp van begroting uiterlijk op 31 december goed. De beheerder stelt de goedgekeurde begroting vast en stelt de deelnemende lidstaten en de bijdragende derde staten ervan in kennis.
Artikel 20
Gewijzigde begrotingen
1. In geval van niet te vermijden, uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden, onder meer wanneer een operatie in de loop van het begrotingsjaar wordt opgestart, stelt de beheerder een ontwerp van gewijzigde begroting voor. Het ontwerp van gewijzigde begroting wordt opgesteld, voorgelegd, goedgekeurd, vastgesteld en bekendgemaakt volgens dezelfde procedure als voor de jaarlijkse begroting. Het speciaal comité bespreekt het ontwerp en houdt daarbij rekening met de vereiste spoed.
2. Indien dit ontwerp van gewijzigde begroting het gevolg is van het opstarten van een nieuwe operatie of van wijzigingen in de begroting van een lopende operatie, zal de beheerder het speciaal comité in kennis stellen van de totale voor die operatie geplande kosten. Indien deze kosten het betrokken referentiebedrag aanzienlijk overschrijden, kan het speciaal comité de Raad om goedkeuring verzoeken.
3. Het ontwerp van gewijzigde begroting als gevolg van het opstarten van een nieuwe operatie wordt binnen vier maanden na goedkeuring van het referentiebedrag aan het speciaal comité voorgelegd, tenzij het speciaal comité besluit tot een langere termijn.
Artikel 21
Overschrijvingen
1. De beheerder kan, waar passend, op voorstel van de operationeel commandant, kredieten overschrijven. De beheerder stelt het speciaal comité van zijn voornemen in kennis, zulks ten minste één week van tevoren voor zover het dringende karakter dit toelaat. De voorafgaande goedkeuring van het speciaal comité is echter vereist wanneer:
a)
de voorgenomen overschrijving het totaal van de voor een operatie geplande kredieten zal wijzigen;
of
b)
de tijdens het begrotingsjaar voorgenomen overschrijvingen van het ene hoofdstuk naar het andere meer dan 10 % bedragen van de kredieten die zijn opgevoerd in het hoofdstuk waaruit de overgeschreven kredieten afkomstig zijn; dit percentage wordt gebaseerd op de kredieten die zijn opgenomen in de begroting zoals die is vastgesteld op de datum waarop het desbetreffende voorstel voor een overschrijving wordt gedaan.
2. De operationeel commandant kan, indien hij dit voor het goede verloop van de operatie nodig acht, binnen drie maanden na de datum waarop de operatie van start is gegaan, ten behoeve van de operatie toegekende kredieten overschrijven van het ene artikel naar het andere en van het ene hoofdstuk naar het andere binnen het deel „operationele gemeenschappelijke kosten” van de begroting. Hij stelt de beheerder en het speciaal comité daarvan in kennis.
Artikel 22
Overdracht van kredieten
1. Niet vastgelegde kredieten ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop, komen in beginsel aan het einde van het begrotingsjaar te vervallen, behalve als dit anders geregeld is in lid 2.
2. Kredieten ter dekking van de opslagkosten voor door Athena beheerd materieel en beheerde uitrusting kunnen eenmalig naar het volgende begrotingsjaar worden overgedragen indien de vastlegging daartoe vóór 31 december van het lopende begrotingsjaar is geschied. De kredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten kunnen worden overgedragen indien deze noodzakelijk zijn voor een operatie die niet volledig is afgewikkeld.
3. De beheerder legt uiterlijk op 15 februari de voorstellen voor de overdracht van niet vastgelegde kredieten van het vorige begrotingsjaar voor aan het speciaal comité. De voorstellen worden geacht goedgekeurd te zijn tenzij het speciaal comité uiterlijk op 15 maart anders beslist.
4. De vastgelegde kredieten van het vorige begrotingsjaar worden overgedragen en het speciaal comité wordt daarvan door de beheerder uiterlijk op 15 februari in kennis gesteld.
Artikel 23
Vervroegde uitvoering
Zodra de jaarlijkse begroting is goedgekeurd, kunnen kredieten worden gebruikt voor vastleggingen en betalingen voor zover dat operationeel noodzakelijk is.
HOOFDSTUK 7
BIJDRAGEN EN TERUGBETALINGEN
Artikel 24
Vaststelling van de bijdragen
1. Betalingskredieten ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties die niet worden gedekt door de diverse ontvangsten, worden gefinancierd uit de bijdragen van de deelnemende lidstaten.
2. Betalingskredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van een operatie worden gedekt door de bijdragen van de bijdragende staten.
3. De bijdragen voor een operatie die zijn verschuldigd door de bijdragende lidstaten, zijn gelijk aan het bedrag van de in de begroting opgevoerde betalingskredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van deze operatie, verminderd met het bedrag van de bijdragen die uit hoofde van artikel 12 door de bijdragende derde landen zijn verschuldigd voor dezelfde operatie.
4. De verdeling van de bijdragen tussen de lidstaten die moeten bijdragen, wordt bepaald volgens de bruto nationaal product-verdeelsleutel als omschreven in artikel 41, lid 2, VEU en in overeenstemming met Besluit 2014/335/EU, Euratom van de Raad (3), dan wel elk ander besluit van de Raad dat ervoor in de plaats komt.
5. Voor de berekening van de bijdragen worden de gegevens gebruikt die staan in de kolom „eigen middelen bni” van de tabel „Overzicht van de financiering van de algemene begroting per soort eigen middelen en per lidstaat”, die aan de laatste goedgekeurde algemene begroting van de Unie is gehecht. De bijdrage van elke lidstaat die moet bijdragen is proportioneel aan het aandeel van het bruto nationaal inkomen (bni) van die lidstaat in het totale bni van de lidstaten die moeten bijdragen.
Artikel 25
Schema voor de betaling van de bijdragen
1. Wanneer de Raad een referentiebedrag voor een militaire operatie van de Unie heeft vastgesteld, storten de bijdragende lidstaten hun bijdragen ten belope van 30 % van het referentiebedrag, tenzij de Raad een ander percentage vaststelt. De beheerder vraagt bijdragen overeenkomstig de operationele behoeften van de operatie, tot het overeengekomen niveau.
2. Op voorstel van de beheerder kan het speciaal comité besluiten aanvullende bijdragen te vragen voordat een gewijzigde begroting voor de operatie wordt vastgesteld. Het speciaal comité kan besluiten de kwestie te verwijzen naar de bevoegde voorbereidende instanties van de Raad.
3. Wanneer voor een specifieke operatie een gewijzigde begroting is vastgesteld, storten de lidstaten het saldo van de bijdragen die zij voor deze operatie uit hoofde van artikel 24 van dit besluit verschuldigd zijn. Indien de operatie binnen eenzelfde begrotingsjaar echter meer dan zes maanden zal duren, wordt het saldo van de bijdragen in twee termijnen betaald: de eerste termijn binnen 60 dagen na aanvang van de operatie; de tweede termijn uiterlijk op een datum die door het speciaal comité wordt vastgesteld op voorstel van de beheerder en rekening houdend met de operationele behoeften. Het speciaal comité kan van de bepalingen van dit lid afwijken.
4. De beheerder zendt de desbetreffende verzoeken om een bijdrage per brief toe aan de nationale overheidsdiensten waarvan de gegevens hem zijn medegedeeld, wanneer:
a)
een ontwerpbegroting voor een begrotingsjaar is goedgekeurd door het speciaal comité overeenkomstig artikel 19. Het eerste verzoek om een bijdrage dekt de operationele behoeften voor acht maanden. Het tweede verzoek om een bijdrage betreft het saldo van de bijdragen, rekening houdend met het saldo van de uitvoering van het vorige begrotingsjaar, mits het speciaal comité, na ontvangst van de accountantsverklaring, heeft besloten dat dit saldo in de huidige begroting wordt opgenomen;
b)
een referentiebedrag is vastgesteld overeenkomstig artikel 25, lid 1; of
c)
een gewijzigde begroting is goedgekeurd overeenkomstig artikel 20.
5. Onverminderd de andersluidende bepalingen in dit besluit worden de bijdragen binnen 30 dagen na het verzenden van het desbetreffende verzoek betaald, met uitzondering van het eerste verzoek om een bijdrage voor de begroting van een nieuw begrotingsjaar, in welk geval de termijn voor betaling 40 dagen na het verzenden van het desbetreffende verzoek om een bijdrage is.
6. Wat de lidstaten betreft wiens budgettaire en financiële procedures de betaling van hun bijdrage binnen de gestelde termijnen niet toelaten, kan de beheerder, zodra de totale begroting aan het speciaal comité is voorgelegd, aan de betrokken staat een vervroegd verzoek om een bijdrage voor het eind van het lopende begrotingsjaar overmaken als vooruitbetaling op het verzoek om bijdragen voor de begroting van het volgende begrotingsjaar.
7. Iedere bijdragende staat neemt de bankkosten voor de betaling van zijn bijdrage voor zijn rekening.
8. De beheerder bevestigt de ontvangst van de bijdragen.
Artikel 26
Voorfinanciering
1. In geval van een militaire snellereactieoperatie van de Unie zijn bijdragen van de bijdragende lidstaten verschuldigd ten belope van het referentiebedrag. Onverminderd artikel 25, lid 3, worden de bijdragen betaald volgens onderstaande bepalingen.
2. Voor de voorfinanciering van militaire snellereactieoperaties van de Unie betalen de deelnemende lidstaten:
a)
hun bijdragen vooraf aan Athena, of
b)
wanneer de Raad besluit een militaire snellereactieoperatie van de Unie uit te voeren tot de financiering waarvan zij bijdragen, hun bijdragen aan de gemeenschappelijke kosten van die operatie binnen vijf dagen na het verzenden van het verzoek ten belope van het referentiebedrag, tenzij de Raad anders besluit.
3. Voor de toepassing van lid 2 voert het speciaal comité, bestaande uit één vertegenwoordiger van elk van de lidstaten die hun bijdragen vooraf betalen, voorzieningen op in een specifieke titel van de begroting. Deze voorzieningen worden gedekt door bijdragen die de voorafbetalende lidstaten binnen 90 dagen na het verzenden van het verzoek om deze bijdragen betalen.
4. Alle voorzieningen als bedoeld in lid 3 die voor een operatie worden gebruikt, worden binnen 90 dagen na het verzenden van het verzoek aangevuld.
5. Onverminderd lid 1 kan iedere voorafbetalende lidstaat de beheerder in welbepaalde omstandigheden toestaan zijn vooraf betaalde bijdrage te gebruiken ter dekking van zijn bijdrage aan een andere operatie dan een snellereactieoperatie waaraan hij deelneemt. De vooraf betaalde bijdrage wordt door de betrokken lidstaat aangevuld binnen 90 dagen na het verzenden van het verzoek.
6. Wanneer er voor een andere operatie dan een snellereactieoperatie financiële middelen nodig zijn voordat er voldoende bijdragen voor die operatie zijn ontvangen:
a)
mogen bijdragen die vooraf zijn betaald door lidstaten die aan de financiering van die operatie bijdragen, na goedkeuring door de voorafbetalende lidstaten, worden gebruikt voor 75 % van hun waarde ter dekking van voor die operatie verschuldigde bijdragen. De vooraf betaalde bijdragen worden door de voorafbetalende lidstaten aangevuld binnen 90 dagen na het verzenden van het verzoek;
b)
worden in het onder a) van dit lid bedoelde geval de bijdragen die voor de operatie uit hoofde van artikel 25, lid 1, verschuldigd zijn door lidstaten die hun bijdrage niet vooraf hebben betaald, na goedkeuring door de betrokken lidstaten betaald binnen vijf dagen na het verzenden door de beheerder van het verzoek tot betaling.
7. De operationeel commandant mag de te zijner beschikking gestelde bedragen vastleggen en betalen, ook uit hoofde van artikel 34, lid 3.
8. Elke lidstaat kan zijn keuze ongedaan maken door de beheerder daarvan ten minste drie maanden van te voren in kennis te stellen.
9. De rente op de voorfinanciering wordt jaarlijks verdeeld over de voorafbetalende lidstaten, en aan hun voorzieningen toegevoegd. De betrokken lidstaten worden van de bedragen in kennis gesteld als onderdeel van de jaarlijkse procedure voor goedkeuring van de begroting.
Artikel 27
Terugbetaling van voorfinanciering
1. Een lidstaat, een derde staat of, in voorkomend geval, een internationale organisatie die door de Raad gemachtigd is een deel van de gemeenschappelijke kosten van een operatie voor te financieren, kan hiervan terugbetaling door Athena verkrijgen; daartoe wordt uiterlijk twee maanden na de einddatum van de betrokken operatie een van de nodige bewijsstukken vergezeld verzoek aan de beheerder gericht.
2. Op een verzoek om terugbetaling kan uitsluitend worden ingegaan als het is goedgekeurd door de operationeel commandant, indien die nog in functie is, en de beheerder.
3. Als een door een bijdragende staat ingediend verzoek om terugbetaling wordt goedgekeurd, mag het bedrag in mindering worden gebracht op het eerstvolgende verzoek om een bijdrage dat de beheerder aan die staat richt.
4. Indien er op het ogenblik van de goedkeuring van het verzoek om terugbetaling geen verzoek om een bijdrage is gepland, of indien het goedgekeurde verzoek om terugbetaling de geplande bijdrage zou overschrijden, gaat de beheerder binnen 30 dagen over tot terugbetaling van het bedrag, rekening houdend met de kasmiddelen van Athena en de behoeften inzake financiering van de gemeenschappelijke kosten van de betrokken operatie.
5. Terugbetaling is verschuldigd overeenkomstig dit besluit, zelfs als de operatie wordt geannuleerd.
6. De terugbetaling omvat de rente die is verdiend op het via voorfinanciering beschikbaar gestelde bedrag.
Artikel 28
Beheer door Athena van uitgaven die niet in de gemeenschappelijke kosten zijn opgenomen
1. Het speciaal comité kan op voorstel van de beheerder, en met medewerking van de operationeel commandant, of van een lidstaat, besluiten dat het administratieve beheer van bepaalde uitgaven voor een operatie („door de staten gedragen kosten”) wordt toevertrouwd aan Athena, hoewel de desbetreffende lidstaat hiervoor verantwoordelijk blijft.
2. Het speciaal comité kan in zijn besluit de operationeel commandant machtigen namens de aan een operatie deelnemende lidstaten, en in voorkomend geval namens derden, contracten af te sluiten voor het verwerven van de diensten en goederen die moeten worden gefinancierd als door de staten gedragen kosten.
3. Het speciaal comité stelt in zijn besluit de nadere bijzonderheden voor de voorfinanciering van door de staten gedragen kosten vast.
4. Athena houdt een boekhouding bij van de door de staten gedragen kosten die door Athena worden beheerd, en die door de afzonderlijke lidstaten, en in voorkomend geval door derde partijen, zijn gemaakt. Athena stuurt elke lidstaat, en in voorkomend geval die derden, maandelijks een overzicht van uitgaven te zijner laste die door hem of zijn personeel de afgelopen maand zijn verricht, en verzoekt om de nodige middelen om deze uitgaven te dekken. Binnen 30 dagen na het versturen van het verzoek om middelen maken de lidstaten, en in voorkomend geval die derden, de gevraagde middelen over aan Athena.
Artikel 29
Beheer door Athena van niet in de gemeenschappelijke kosten inbegrepen voorfinanciering en uitgaven om de eerste inzet van de troepenmacht in het kader van een operatie te faciliteren
Indien bijzondere omstandigheden van de operatie zulks vereisen kan het speciaal comité op voorstel van de beheerder, bijgestaan door de operationeel commandant, of op voorstel van een lidstaat besluiten dat de voorfinanciering en het administratieve beheer van bepaalde uitgaven voor een operatie aan Athena worden toevertrouwd, met dien verstande dat de betrokken lidstaat hiervoor verantwoordelijk blijft, teneinde in afwachting van bevestiging van de deelnemende lidstaten de eerste inzet van de troepenmacht in het kader van een operatie te faciliteren. Voor het beheer van deze initiële kosten, die ten hoogste 20 % van het referentiebedrag bedragen, worden de bestaande middelen aangewend. Het speciaal comité legt in dit geval in zijn besluit de modaliteiten voor de voorfinanciering en de terugbetaling van de voorgefinancierde bedragen door de toekomstige deelnemende lidstaten en derde partijen vast.
Artikel 30
Beheer door Athena van financiële bijdragen van derde partijen
1. In overeenstemming met de bepalingen ter zake van het juridisch kader van de operatie en op basis van een besluit van het PVC om de implementatie of het beheer van een project in het kader van de operatie of van een financiële bijdrage door een derde partij of een lidstaat aan de uitgaven voor de operatie te aanvaarden, kan het speciaal comité toestemming verlenen om het administratieve beheer van de financiering van dat project of van die financiële bijdrage binnen het kader van de bestaande middelen toe te vertrouwen aan Athena. Dit kan door de Unie gefinancierde projecten omvatten. Dit kan projecten omvatten die door de Unie worden gefinancierd.
2. De kosten van het beheer van de bijdrage moeten door de bijdrage zelf worden gedekt. Het speciaal comité kan per geval besluiten dat bepaalde met de bijdrage verbonden kosten die betrekking hebben op de actieve fase van de operatie, als gemeenschappelijke kosten in aanmerking komen.
3. Met het oog op het beheer van een bijdrage van een derde partij, de Unie of een lidstaat, onderhandelt de beheerder, na goedkeuring door het speciaal comité, met die derde partij, de Unie of de lidstaat over ad hoc administratieve regelingen waarin het doel, de kosten die door de bijdrage moeten worden gedekt, en de modaliteiten inzake het beheer van de bijdrage, met inbegrip van de verantwoordingsplicht van de operationeel commandant ten overstaan van het speciaal comité, worden vastgelegd, en ondertekent hij deze regeling. De beheerder zorgt ervoor dat het beheer van de bijdrage strookt met de ad-hoc regelingen en verstrekt de betrokken bijdragende partij, rechtstreeks of via de operationeel commandant, alle nuttige informatie over het beheer van de bijdrage.
Artikel 31
Achterstandsrente
1. Indien een staat zijn financiële verplichtingen niet nakomt, zijn de regels van de Unie inzake achterstandsrente van artikel 78 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (4) van het Europees Parlement en de Raad of van elke andere verordening die daarvoor in de plaats komt met betrekking tot de betaling van de bijdragen aan de begroting van de Unie, van overeenkomstige toepassing.
2. Wanneer niet meer dan 20 dagen te laat betaald wordt, wordt er geen rente aangerekend. Wanneer meer dan 20 dagen te laat betaald wordt, wordt rente aangerekend voor de volledige duur van de achterstand.
HOOFDSTUK 8
UITVOERING VAN DE UITGAVEN
Artikel 32
Beginselen
1. De kredieten van Athena worden besteed overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer, namelijk zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid.
2. Ordonnateurs zijn belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven van Athena overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer, en staan in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan. Voor het verrichten van uitgaven gaan de ordonnateurs vastleggingen en juridische verbintenissen aan, stellen zij de uitgaven betaalbaar, geven zij betalingsopdrachten en verrichten zij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen. Een ordonnateur kan zijn functies delegeren door middel van een besluit dat voorziet in:
a)
delegatieverkrijgers van het gepaste niveau;
b)
de omvang van de toegekende bevoegdheden;
c)
de mogelijkheid voor de delegatieverkrijgers om hun bevoegdheden te subdelegeren.
3. De besteding van de kredieten geschiedt volgens het beginsel van de scheiding van ordonnateur en rekenplichtige. De ambten van ordonnateur en van rekenplichtige zijn onderling niet verenigbaar. Voor elke betaling die wordt verricht uit de door Athena beheerde middelen zijn zowel de handtekening van een ordonnateur als die van een rekenplichtige vereist.
4. Onverminderd dit besluit passen een lidstaat, een Unie-instelling of, in voorkomend geval, een internationale organisatie bij het verrichten van gemeenschappelijke uitgaven de regels toe die gelden voor het verrichten van de eigen uitgaven. Wanneer de beheerder de uitgaven rechtstreeks verricht, past hij de regels toe die gelden voor de uitvoering van de afdeling „Raad” van de algemene begroting van de Unie.
5. De beheerder kan aan het voorzitterschap echter elementen voorleggen voor een voorstel aan de Raad of het speciaal comité betreffende regels voor het verrichten van gemeenschappelijke uitgaven.
6. Het speciaal comité kan voor de uitvoering van de gemeenschappelijke uitgaven regels goedkeuren die afwijken van lid 4.
Artikel 33
Gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties, of die niet direct met een specifieke operatie verband houden
De beheerder oefent de functie uit van ordonnateur van de uitgaven ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties, en van de gemeenschappelijke kosten die niet direct met een specifieke operatie in verband kunnen worden gebracht.
Artikel 34
Operationele gemeenschappelijke kosten
1. De operationeel commandant oefent de functie uit van ordonnateur van de uitgaven ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van de operatie waarover hij het bevel voert. Het is echter de beheerder die de functie uitoefent van ordonnateur van de uitgaven ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten die tijdens de voorbereidende fase van een specifieke operatie worden gemaakt en rechtstreeks door Athena worden betaald, of betrekking hebben op de operatie nadat de actieve fase ervan is beëindigd.
2. De bedragen die nodig zijn voor het verrichten van de uitgaven van een operatie worden door de beheerder van de bankrekening van Athena overgemaakt aan de operationeel commandant, op diens verzoek, en wel op de namens Athena geopende bankrekening waarvan de gegevens door de operationeel commandant aan de beheerder zijn meegedeeld.
3. In afwijking van artikel 18, lid 5, geeft de aanneming van een referentiebedrag de beheerder en de operationeel commandant het recht om, elk op zijn bevoegdheidsgebied, voor de betrokken operatie uitgaven vast te leggen en te betalen ten belope van het percentage van het referentiebedrag dat krachtens artikel 25, lid 1, is vastgesteld, tenzij de Raad besluit het niveau van de vastleggingen te verhogen.
Het speciaal comité kan op voorstel van de beheerder of van de operationeel commandant en rekening houdend met de operationele noodzaak en urgentie, besluiten dat bijkomende uitgaven kunnen worden vastgelegd en, in voorkomend geval, betaald. Het speciaal comité kan besluiten de zaak via het voorzitterschap te verwijzen naar de bevoegde voorbereidende organen van de Raad, tenzij de omstandigheden van de operatie een ander optreden vereisen. Deze afwijking is niet meer van toepassing vanaf de datum waarop een begroting voor de betrokken operatie is aangenomen.
4. Tijdens de periode voorafgaand aan de aanneming van een begroting voor een operatie, leggen de beheerder en de operationeel commandant of zijn vertegenwoordiger elk voor zich elke maand aan het speciaal comité rekening en verantwoording af over de uitvoering van de uitgaven die in aanmerking komen als gemeenschappelijke kosten voor die operatie. Het speciaal comité kan, op voorstel van de beheerder, de operationeel commandant of een lidstaat, richtsnoeren uitvaardigen over de uitvoering van uitgaven tijdens die periode.
5. In afwijking van artikel 18, lid 5, kan de commandant van een operatie, ingeval van dreigend gevaar voor het leven van personeelsleden die aan een militaire operatie van de Unie deelnemen, boven de in de begroting opgevoerde kredieten de uitgaven verrichten die nodig zijn om het leven van deze personeelsleden te redden. Hij stelt de beheerder en het speciaal comité daarvan zo spoedig mogelijk in kennis. In dergelijk geval stelt de beheerder, in samenspraak met de operationeel commandant, de overschrijvingen voor die nodig zijn voor deze onvoorziene uitgaven. Indien het onmogelijk is om door middel van overschrijvingen te voorzien in voldoende financiering voor deze uitgaven, stelt de beheerder een gewijzigde begroting voor.
HOOFDSTUK 9
EINDBESTEMMING VAN DE GEMEENSCHAPPELIJK GEFINANCIERDE UITRUSTING EN INFRASTRUCTUUR
Artikel 35
Uitrusting en infrastructuur
1. Door de beheerder van het speciaal comité wordt een afschrijvingspercentage voor uitrusting en andere goederen voor alle operaties voorgesteld. Als de operationele omstandigheden zulks vereisen kan de operationeel commandant, mits het speciaal comité dat goedkeurt, een ander afschrijvingspercentage hanteren.
2. Met het oog op de afwikkeling van de operatie onder zijn bevel stelt de operationeel commandant het speciaal comité een eindbestemming voor voor de uitrusting en infrastructuur die voor die operatie gemeenschappelijk zijn gefinancierd.
3. De beheerder beheert de uitrusting en infrastructuur die na de actieve fase van de operatie overblijven, teneinde hieraan eventueel een eindbestemming te geven.
4. De eindbestemming van gemeenschappelijk gefinancierde uitrusting en infrastructuur wordt door het speciaal comité goedgekeurd, met inachtneming van de operationele behoeften en financiële criteria. Wat de eindbestemming betreft:
a)
kan infrastructuur via Athena worden verkocht of afgestaan aan het gastland, een lidstaat of een derde;
b)
kan uitrusting via Athena worden verkocht aan een lidstaat, het gastland of een derde, dan wel door Athena, een lidstaat of deze derde opgeslagen en onderhouden worden voor een volgende operatie.
5. In geval van verkoop worden uitrusting en infrastructuur verkocht tegen verkoopwaarde of, wanneer de verkoopwaarde niet kan worden vastgesteld, tegen een billijke en redelijke prijs, rekening houdend met specifieke lokale omstandigheden.
6. De verkoop of de overdracht aan het gastland of aan een derde geschieden overeenkomstig de geldende veiligheidsvoorschriften ter zake.
7. Wanneer wordt besloten dat Athena de naar aanleiding van een operatie gemeenschappelijk gefinancierde uitrusting behoudt, kunnen de bijdragende lidstaten een financiële compensatie vragen aan de andere deelnemende lidstaten. Het speciaal comité, in zijn samenstelling van de vertegenwoordigers van alle deelnemende lidstaten, neemt de toepasselijke besluiten op voorstel van de beheerder.
HOOFDSTUK 10
BOEKHOUDING EN INVENTARIS
Artikel 36
Boekhouding van de operationele gemeenschappelijke kosten
De operationeel commandant houdt een boekhouding van de stortingen die hij ontvangt van Athena, de uitgaven die hij vastlegt en de betalingen die hij verricht, en de inkomsten die hij ontvangt. De operationeel commandant houdt tevens een inventaris bij van de uit de Athena-begroting gefinancierde roerende goederen die gebruikt worden voor de operatie waarover hij het bevel voert.
Artikel 37
Geconsolideerde boekhouding
1. De rekenplichtige houdt een boekhouding van de opgevraagde bijdragen en de verrichte stortingen. Voorts stelt hij de boekhouding op van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties, alsook van de operationele uitgaven en ontvangsten die zijn uitgevoerd onder de directe verantwoordelijkheid van de beheerder.
2. De rekenplichtige stelt de geconsolideerde boekhouding op van de ontvangsten en uitgaven van Athena. Elke operationeel commandant doet hem daartoe de boekhouding toekomen van de uitgaven die hij heeft vastgelegd, de betalingen die hij heeft verricht en de inkomsten die hij heeft ontvangen.
HOOFDSTUK 11
CONTROLE EN AFLEGGEN VAN REKENING EN VERANTWOORDING
Artikel 38
Geregelde verslaglegging aan het speciaal comité
De beheerder legt aan het speciaal comité om de drie maanden een staat voor van de uitvoering van de ontvangsten en uitgaven sedert het begin van het begrotingsjaar. Elke operationeel commandant bezorgt de beheerder daartoe een staat van de uitgaven met betrekking tot de operationele gemeenschappelijke kosten van de operatie waarover hij het bevel voert.
Artikel 39
Voorwaarden inzake de uitoefening van de controles
1. De personen die belast zijn met de controle van de ontvangsten en uitgaven van Athena moeten voorafgaand aan de uitvoering van hun opdracht gemachtigd zijn om toegang te krijgen tot gerubriceerde gegevens van de Raad van ten minste het niveau „SECRET UE/EU SECRET”, of zij moeten, in voorkomend geval, een soortgelijke machtiging van een lidstaat of van de NAVO hebben. Die personen zorgen ervoor dat zij de vertrouwelijkheid van de gegevens eerbiedigen en de gegevens waarvan zij tijdens hun controle-opdracht kennis nemen, beschermen overeenkomstig de op deze gegevens toepasselijke voorschriften.
2. De personen belast met de controle van de ontvangsten en uitgaven van Athena krijgen onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving toegang tot de documenten en de inhoud van elke informatiedrager in verband met deze ontvangsten en uitgaven, alsook tot de ruimten waar deze documenten en informatiedragers worden bewaard. Zij kunnen hiervan kopieën maken. De personen die betrokken zijn bij de uitvoering van de ontvangsten en uitgaven van Athena verlenen de beheerder en de personen belast met de controle van de ontvangsten en uitgaven de medewerking die nodig is voor de uitvoering van hun opdracht.
Artikel 40
Externe controle van de rekeningen
1. Wanneer de uitvoering van de uitgaven van Athena is toevertrouwd aan een lidstaat, een instelling van de Unie of een internationale organisatie, dan past deze staat, instelling of organisatie de regels toe die gelden voor de controle van de eigen uitgaven.
2. De beheerder of de door hem aangewezen personen kunnen echter te allen tijde overgaan tot een controle van de gemeenschappelijke kosten van Athena ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties, of de operationele gemeenschappelijke kosten van een operatie. Voorts kan het speciaal comité, op voorstel van de beheerder of van een lidstaat, op elk tijdstip externe controleurs aanstellen van wie de opdrachten en arbeidsvoorwaarden door het comité worden bepaald.
3. Met het oog op externe controles wordt een accountantscollege van zes leden ingesteld. Het speciaal comité benoemt uit de door de lidstaten voorgestelde kandidaten leden voor een periode van drie jaar, die eenmaal kan worden hernieuwd. Het speciaal comité kan het mandaat van een lid met maximaal zes maanden verlengen.
De kandidaten moeten lid zijn van het hoogste nationale controleorgaan van een lidstaat, of door dat orgaan aanbevolen, en bieden voldoende waarborgen inzake veiligheid en onafhankelijkheid. Zij moeten beschikbaar zijn om in voorkomend geval opdrachten namens Athena uit te voeren. Tijdens de uitoefening van deze opdrachten:
a)
blijven de leden van het accountantscollege bezoldigd door hun controleorgaan van oorsprong; draagt Athena hun dienstreiskosten overeenkomstig de regels die van toepassing zijn op ambtenaren van de Unie met een gelijkwaardige rang;
b)
mogen de leden geen instructies vragen of ontvangen behoudens van het speciaal comité instructies vragen of ontvangen; zijn het accountantscollege en zijn leden binnen het controlemandaat volledig onafhankelijk en als enige verantwoordelijk voor het verloop van de externe controle;
c)
rapporteren de leden over hun opdracht enkel aan het speciaal comité;
d)
gaan de leden, in de loop van het begrotingsjaar evenals erna, door middel van controles ter plaatse alsook op basis van ondersteunende documenten, na of de door Athena gefinancierde of voorgefinancierde uitgaven worden uitgevoerd overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de beginselen van goed financieel beheer, namelijk zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid, en of de interne controles adequaat zijn.
Elk jaar kiest het accountantscollege uit zijn leden zijn voorzitter, of verlengt het diens mandaat. Het neemt voor de door zijn leden uitgevoerde controles regels aan die met de strengste internationale normen overeenstemmen. Het accountantscollege keurt de door zijn leden opgestelde verslagen goed alvorens ze aan de beheerder en het speciaal comité te doen toekomen.
4. Het speciaal comité kan per geval en op specifieke gronden besluiten een beroep te doen op andere externe organen.
5. De kosten voor de controles die de namens Athena handelende accountants maken, worden beschouwd als gemeenschappelijke kosten ten laste van Athena.
Artikel 41
Interne controle van de rekeningen
1. Op voorstel van de beheerder en na het speciaal comité te hebben ingelicht, benoemt de secretaris-generaal van de Raad voor een periode van vier jaar, die tot maximaal acht jaar kan worden verlengd een interne controleur van Athena, en ten minste één plaatsvervangend interne controleur. De interne controleurs moeten de nodige beroepskwalificaties hebben en voldoende waarborgen bieden inzake veiligheid en onafhankelijkheid. De interne controleur kan noch ordonnateur noch rekenplichtige zijn; hij mag niet deelnemen aan de opstelling van de financiële staten.
2. De interne controleur rapporteert aan de beheerder over het beheersen van de risico's door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheer- en controlesystemen aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de interne controle bij de operaties, en een goed financieel beheer te bevorderen. De interne controleur is met name belast met het beoordelen van zowel de toereikendheid en doeltreffendheid van de interne beheersystemen als de prestaties van de diensten bij de uitvoering van de beleidsmaatregelen en doelstellingen in relatie met de ermee verbonden risico's.
3. De werkzaamheden van de interne controleur strekken zich uit tot alle diensten die betrokken zijn bij het innen van de ontvangsten van Athena of de uitvoering van de via Athena gefinancierde uitgaven.
4. De interne controleur verricht naar gelang van de behoefte in de loop van het begrotingsjaar één of meer controles. Hij rapporteert aan de beheerder en deelt zijn bevindingen en aanbevelingen mee aan de operationeel commandant. De operationeel commandant en de beheerder zorgen ervoor dat de uit de controles voortvloeiende aanbevelingen worden opgevolgd.
5. De beheerder brengt jaarlijks verslag uit aan het speciaal comité over de interne controle en vermeldt het aantal en de soorten uitgevoerde interne controles, de bevindingen, de gedane aanbevelingen en het gevolg dat aan die aanbevelingen is gegeven.
6. Voorts garandeert elke operationeel commandant de interne controleur volledige toegang tot de operatie waarover hij het bevel voert. De interne controleur gaat na of de financierings- en begrotingssystemen en -procedures goed functioneren en zorgt voor de goede werking van degelijke, doeltreffende systemen voor interne controle.
7. De bevindingen en de verslagen van de interne controleur worden tezamen met de betrokken bewijsstukken ter beschikking gesteld van het accountantscollege.
Artikel 42
Jaarlijkse rekening en sluiting van de rekeningen
1. Alle operationele commandanten verstrekken de rekenplichtige van Athena uiterlijk op 31 maart die volgt op de afsluiting van het begrotingsjaar, of binnen vier maanden na het einde van de operatie waarover zij het bevel voerden, indien dit eerder is, de informatie die nodig is om de jaarrekeningen voor de gemeenschappelijke kosten, de jaarrekeningen voor de uitgaven uit hoofde van artikel 28, en het jaarlijks activiteitenverslag op te stellen.
2. Uiterlijk op 15 mei die volgt op de afsluiting van het begrotingsjaar stelt de beheerder met medewerking van de rekenplichtige en van alle operationele commandanten de financiële staten en het jaarlijks activiteitenverslag op, en dient hij die bij het speciaal comité en het accountantscollege in.
3. Het speciaal comité ontvangt, binnen acht weken na de toezending van de financiële staten, van het accountantscollege een accountantsadvies en van de beheerder, bijgestaan door de rekenplichtige en alle operationele commandanten, de gecontroleerde financiële staten van Athena.
4. Het speciaal comité ontvangt uiterlijk op 30 september na de afsluiting van het begrotingsjaar het accountantsverslag van het accountantscollege, en bespreekt het accountantsverslag, het accountantsadvies en de financiële staten met het oog op het verlenen van kwijting aan de beheerder, de rekenplichtige en alle operationele commandanten.
5. Op een wijze die strookt met Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 of elke andere verordening die daarvoor in de plaats komt, bewaren de rekenplichtige, elke operationeel commandant en, indien van toepassing, de beheerder, alle rekeningen, inventarissen en ter zake doende documenten, elk op zijn niveau, gedurende een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de datum waarop de desbetreffende kwijting is verleend. Wanneer een operatie is afgerond, zorgt de operationeel commandant ervoor dat alle rekeningen en inventarissen aan de rekenplichtige worden toegezonden.
6. Het speciaal comité besluit om het saldo van de uitvoering van een begrotingsjaar waarvan de rekeningen zijn goedgekeurd, door middel van een gewijzigde begroting in de begroting van het volgende begrotingsjaar op te nemen, naar omstandigheid onder de ontvangsten of onder de uitgaven. Het speciaal comité kan evenwel besluiten om het saldo van bovengenoemde uitvoering van het begrotingsjaar in de begroting van het volgende begrotingsjaar op te nemen, nadat het het accountantsadvies van het accountantscollege heeft ontvangen.
7. Het deel van het saldo van de uitvoering van een begrotingsjaar dat afkomstig is van de besteding van de kredieten ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties wordt toegerekend op de eerstkomende bijdragen van de deelnemende lidstaten.
8. Het deel van het saldo van de uitvoering van een begrotingsjaar dat afkomstig is van de besteding van de kredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van een bepaalde operatie wordt toegerekend op de eerstkomende bijdragen van de lidstaten die aan deze operatie hebben bijgedragen.
9. Indien terugbetaling niet kan geschieden door aftrek van de aan Athena verschuldigde bijdragen, wordt het saldo van de uitvoering van het begrotingsjaar aan de betrokken lidstaten terugbetaald volgens de bni-verdeelsleutel van het jaar van terugbetaling.
10. De aan een operatie deelnemende lidstaten kunnen kan elk jaar uiterlijk op 31 maart aan de beheerder, waar passend via de operationeel commandant, informatie verstrekken over de bijkomende kosten die zij in het vorige begrotingsjaar voor de operatie gemaakt hebben. Die informatie wordt uitgesplitst naar de belangrijkste uitgavenposten. De beheerder brengt deze informatie bijeen zodat het speciaal comité een overzicht heeft van de bijkomende kosten van de operatie.
Artikel 43
Sluiting van de rekeningen van een operatie
1. Wanneer een operatie is afgerond, kan het speciaal comité, op voorstel van de beheerder of een lidstaat, besluiten dat de beheerder met de medewerking van de rekenplichtige en de operationeel commandant bij het speciaal comité de financiële staten voor deze operatie indient tot ten minste de datum van voltooiing en, indien mogelijk, de datum van afwikkeling ervan. De aan de beheerder toegekende termijn mag niet korter zijn dan vier maanden te rekenen vanaf de datum van voltooiing van de operatie.
2. Indien de ontvangsten en uitgaven in verband met de afwikkeling van een operatie niet binnen de toegekende termijn in de financiële staten kunnen worden opgenomen, komen deze te staan in de financiële staten van Athena en worden zij in het kader van de procedure van artikel 42 door het speciaal comité nagezien.
3. Het speciaal comité keurt op basis van een advies van het accountantscollege de bij hem ingediende financiële staten voor de operatie goed. Het geeft kwijting aan de beheerder, de rekenplichtige en aan elke operationeel commandant voor de desbetreffende operatie.
4. Indien terugbetaling niet kan geschieden door aftrek van de aan Athena verschuldigde bijdragen, wordt het saldo van de uitvoering van het begrotingsjaar aan de betrokken lidstaten terugbetaald volgens de bni-verdeelsleutel van het jaar van terugbetaling.
HOOFDSTUK 12
DIVERSE BEPALINGEN
Artikel 44
Aansprakelijkheid
1. De voorwaarden waaronder de operationeel commandant, de beheerder en het andere personeel dat met name door de instellingen van de Unie of de lidstaten ter beschikking is gesteld, tucht- en strafrechtelijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor fouten of nalatigheid bij de uitvoering van de begroting, worden geregeld door het statuut of de regelingen die op hen van toepassing zijn. Bovendien kan Athena op eigen initiatief of op verzoek van een bijdragende staat of een derde tegen het bedoelde personeel een burgerlijke procedure instellen.
2. In geen geval kunnen de Unie of de secretaris-generaal van de Raad door een bijdragende staat aansprakelijk worden gesteld voor de wijze waarop de beheerder, de rekenplichtige of het te hunner beschikking gestelde personeel hun functie vervullen.
3. De contractuele aansprakelijkheid die kan ontstaan naar aanleiding van overeenkomsten die bij de uitvoering van de begroting worden gesloten, wordt via Athena door de bijdragende staten of derden gedragen. Zij wordt geregeld door de wetgeving die op de betrokken overeenkomsten van toepassing is.
4. Wat de niet-contractuele aansprakelijkheid betreft, wordt de schade die is veroorzaakt door de operationele hoofdkwartieren, de hoofdkwartieren van de troepenmacht en de deelhoofdkwartieren van de troepenmacht welke deel uitmaken van de crisisstructuur, waarvan de samenstelling wordt vastgesteld door de operationeel commandant, dan wel door het daaraan toegewezen personeel in de uitoefening van zijn functie, via Athena door de bijdragende staten of derde partijen gedekt, in overeenstemming met de algemene beginselen die de rechtsstelsels van de lidstaten gemeen hebben, en met de bepalingen van het statuut van de troepenmacht die van toepassing zijn op het terrein waar deze wordt ingezet.
5. In geen geval kunnen de Unie of de lidstaten door een bijdragende staat aansprakelijk worden gesteld naar aanleiding van overeenkomsten gesloten in het kader van de uitvoering van de begroting of voor schade veroorzaakt door de eenheden en diensten die deel uitmaken van de crisisstructuur, waarvan de samenstelling wordt vastgesteld door de operationeel commandant, dan wel door het daaraan toegewezen personeel in de uitoefening van zijn functie.
Artikel 45
Veiligheid
Besluit 2013/488/EU van de Raad (5) of ieder ander besluit dat daarvoor in de plaats komt, is van toepassing op gerubriceerde gegevens die betrekking hebben op het werk in het kader van Athena.
Artikel 46
Bescherming van persoonsgegevens
Athena beschermt personen op het vlak van de verwerking van hun persoonsgegevens in overeenstemming met de beginselen en procedures in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (6). Het speciaal comité stelt daartoe op voorstel van de beheerder de noodzakelijke uitvoeringsmaatregelen vast.
Artikel 47
Toetsing en herziening
Dit besluit, met inbegrip van de bijlagen, wordt, indien nodig, op verzoek van een lidstaat of na elke operatie geheel of gedeeltelijk getoetst. Het besluit wordt tenminste elke drie jaar herzien. Bij de toetsing en de herziening van het besluit kan een beroep worden gedaan op alle deskundigen die een nuttige bijdrage tot de werkzaamheden kunnen leveren, en met name op de beheersorganen van Athena.
Artikel 48
Intrekking
Besluit 2011/871/GBVB wordt ingetrokken.
Artikel 49
Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het wordt vastgesteld.
Gedaan te Brussel, 27 maart 2015.