РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1011/2014 НА КОМИСИЯТА
от 22 септември 2014 година
за определяне на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на образците за предоставяне на определена информация на Комисията и подробни правила за обмен на информация между бенефициерите и управляващите органи, сертифициращите органи, одитните органи и междинните звена
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 17 декември 2013 г. за определяне на общоприложими разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и Европейския фонд за морско дело и рибарство и за определяне на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд и Европейския фонд за морско дело и рибарство, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1083/2006 на Съвета (1), и по-специално член 41, параграф 4, член 102, параграф 1, член 112, параграф 5, член 122, параграф 3, член 124, параграф 7, член 131, параграф 6 и член 137, параграф 3 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 184/2014 на Комисията (2) се определят разпоредбите, необходими за подготовката на програмите. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове („ЕСИ фондовете“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби във връзка с прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013. За да се даде възможност за един цялостен поглед и да се улесни достъпът до тези разпоредби, въпросните разпоредби следва да бъдат определени в един акт за изпълнение.
(2)
С цел да се гарантират съгласуваността и качеството на информацията, предоставяна от управляващия орган на Комисията, включително ясни изявления относно осъществимостта на инвестицията и икономическата жизнеспособност на големия проект, следва да бъде установен стандартен формат, с който да се определят единни изисквания към структурата и съдържанието на предоставяната информация във връзка с нотифицирането на Комисията за избраните големи проекти.
(3)
С цел да се гарантират по-голяма ефикасност и прозрачност при изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове, следва да бъдат установени образецът за предаване на финансови данни, образецът на заявления за плащане и, в съответствие с член 41, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, образецът, който да бъде използван при предоставянето на допълнителна информация за финансовите инструменти заедно със заявленията за плащане до Комисията, както и образецът за отчетите за оперативните програми.
(4)
За същата цел следва да бъдат установени образецът за описание на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и, в зависимост от случая, със сертифициращия орган, и образецът за доклад и становище на независимата одитна структура. С тези образци следва да се определят техническите характеристики на всяко поле в електронната система за обмен на данни. Тъй като тези образци ще послужат за основа при разработването на електронната система за обмен на данни, предвидена в член 74, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, с тях също така следва да се определи по какъв начин данните за допустимите разходи ще бъдат въвеждани в тази система за електронен обмен на информация.
(5)
Следва да бъдат установени подробни правила относно обхвата и характеристиките на системите, поддържащи електронния обмен на информация между бенефициерите и управляващия орган, сертифициращия орган, одитния орган и междинните звена, така че на държавите членки да се предостави правна сигурност по отношение на задълженията, които те трябва да изпълнят в нормативно установения срок, посочен в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(6)
За да се намали административната тежест за бенефициерите по ефективен, ефикасен и задоволителен за тях начин, като същевременно се гарантира ефикасният, ефективен и сигурен електронен обмен на информация, следва да бъдат уточнени някои основни изисквания и технически характеристики за системите, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(7)
Следва да бъдат определени принципите и приложимите правила по отношение на предаването на документи и данни чрез системите, свързани с идентифицирането на страната, отговаряща за качването на документите и всяка тяхна актуализация, включително алтернативно решение, в случай че непреодолима сила попречи на използването на системите.
(8)
С настоящия регламент следва да се зачитат основните права и принципите, заложени в Хартата на основните права на Европейския съюз, и по-специално правото на защита на личните данни. Поради това настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с тези права и принципи. По отношение на личните данни, обработвани от държавите членки, се прилага Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (3). По отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Съюза и свободното движение на тези данни се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
(9)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за координация на европейските структурни и инвестиционни фондове,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБРАЗЦИ И ФОРМАТ ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ ПРИ ПРЕДОСТАВЯНЕТО НА ОПРЕДЕЛЕНА ИНФОРМАЦИЯ НА КОМИСИЯТА
Член 1
Формат на нотификацията за избран голям проект
Нотификацията за избран голям проект от управляващия орган до Комисията в съответствие с член 102, параграф 1, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с формата, установен в приложение I към настоящия регламент.
Член 2
Образец за предаване на финансови данни
При подаването на финансови данни до Комисията за целите на мониторинга в съответствие с член 112 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 държавите членки използват образеца, установен в приложение II към настоящия регламент.
Член 3
Образец за описанието на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и сертифициращия орган
1. Описанието на функциите и процедурите, свързани с управляващия орган и - в зависимост от случая - сертифициращия орган, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение III към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно описание на функциите и процедурите, посочени в параграф 1.
Член 4
Образец на доклад на независимата одитна структура
1. Одитният доклад на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение IV към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единен одитен доклад в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 5
Образец на становище на независимата одитна структура
1. Становището на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение V към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно становище в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 6
Образец на заявлението за плащане, включващ допълнителна информация за финансовите инструменти
Заявлението за плащане, посочено в член 41, параграф 4 и член 131, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение VI към настоящия регламент, и включва, ако е приложимо, допълнителна информация за финансовите инструменти.
Член 7
Образец за отчетите
Отчетите по член 137, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се представят на Комисията в съответствие с образеца, установен в приложение VII към настоящия регламент.
ГЛАВА II
ПОДРОБНИ ПРАВИЛА ОТНОСНО ОБМЕНА НА ИНФОРМАЦИЯ МЕЖДУ БЕНЕФИЦИЕРИТЕ И УПРАВЛЯВАЩИТЕ ОРГАНИ, СЕРТИФИЦИРАЩИТЕ ОРГАНИ, ОДИТНИТЕ ОРГАНИ И МЕЖДИННИТЕ ЗВЕНА
Член 8
Определение и обхват на електронните системи за обмен на данни
1. Терминът „електронни системи за обмен на данни“, позоваване на който се съдържа в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, означава механизми и инструменти, позволяващи електронен обмен на документи и данни, включително аудио-визуални медийни носители, сканирани документи и електронни файлове.
Обменът на документи и данни включва информацията за постигнатия напредък, исканията за плащания и обмена на информация във връзка с проверките на управлението и одитите.
2. Електронните системи за обмен на данни дават възможност да се извършват административни проверки по отношение на всяко заявление за възстановяване, подадено от бенефициерите по силата на член 125, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и одитите да се основават на информацията и документите, достъпни чрез електронните системи за обмен на данни, когато такава информация и документи се обменят в електронен вид в съответствие с член 122, параграф 3 от посочения регламент. Документи на хартиен носител могат да бъдат изисквани от компетентните органи само в изключителни случаи, след извършен анализ на риска и само ако документите на хартиен носител са истинският източник на сканираните документи, качени в електронните системи за обмен на данни.
Член 9
Характеристики на електронните системи за обмен на данни
1. Електронните системи за обмен на данни гарантират сигурността, неприкосновеността и поверителността на данните, както и автентификацията на изпращача в съответствие с член 122, параграф 3, член 125, параграф 4, буква г) и параграф 8 и член 140 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
Електронните системи за обмен на данни са достъпни и функционират по време на и извън стандартното работно време, с изключение на дейностите по техническа поддръжка.
2. Ако по своя собствена инициатива отделна държава членка наложи на бенефициерите задължителното използване на електронни системи за обмен на данни, тя гарантира, че техническите характеристики на тези системи няма да попречат на нормалното усвояване на фондовете, нито ще ограничат достъпа на отделни бенефициери.
Това изискване не се прилага за електронните системи за обмен на данни за бенефициерите, чието използване е било направено задължително от държава членка по време на предходния програмен период и които отговарят на другите изисквания, предвидени в настоящия регламент.
3. Електронните системи за обмен на данни притежават като минимум следните функционални характеристики:
а)
интерактивни и/или предварително попълнени от системата формуляри въз основа на данните, които се съхраняват по време на последователните етапи от процедурите;
б)
автоматични изчисления, ако е приложимо;
в)
вградени автоматични средства за контрол, които намаляват в рамките на възможното повторния обмен на документи или информация;
г)
генерирани от системата сигнали с цел уведомяване на бенефициера за това, че могат да бъдат изпълнени определени дейности;
д)
онлайн проследяване на статуса, позволяващо на бенефициера да следи текущото състояние на проекта;
е)
достъпност на всички предходни данни и документи, обработени чрез системата за електронен обмен на данни.
Член 10
Предаване на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни
1. Бенефициерите и органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, добавят документите и данните, за които отговарят, и всички техни актуализации в електронната система за обмен на данни в електронен формат, определен от държавата членка.
Държавата членка определя подробните условия за електронния обмен на данни в документа, в който се определят условията за предоставяне на подкрепа за всяка операция, посочена в член 125, параграф 3, буква в) от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
2. Обменът на данни и трансакциите са придружени от електронен подпис, съвместим с един от трите вида електронни подписи, определени от Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5).
3. За дата на предаване на документите и данните от бенефициера на органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и обратно се счита датата на подаване по електронен път на информацията, която се съхранява в електронната система за обмен на данни.
4. Предоставянето на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни става само чрез еднократно предаване, както е посочено в член 122, параграф 3, втора алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, по отношение на същата операция за всички органи, изпълняващи една и съща програма.
Тези органи си сътрудничат на правно, организационно, семантично и техническо равнище, което гарантира ефикасната комуникация помежду им, както и обмена и повторната употреба на съответната информация и знания.
Тези разпоредби се прилагат, без да се засягат процедурите, които позволяват на бенефициера да актуализира грешни или остарели данни или нечетливи документи.
5. Електронните системи за обмен на данни са достъпни било пряко чрез интерактивен потребителски интерфейс (уеб приложение), било чрез технически интерфейс, който позволява автоматичното синхронизиране и предаване на данни между системите на бенефициерите и на държавите членки.
6. По време на обработката на информацията електронните системи за обработка на данни гарантират защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни за физическите лица и опазването на търговската тайна за юридическите лица в съответствие с Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (6), Директива 2009/136/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7) и Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (8).
7. В случай на непреодолима сила, и по-специално в случай на неизправност на системата за електронен обмен на данни или липса на стабилна връзка за данни, съответният бенефициер може да предостави изискуемата информация на компетентните органи под формата и при използване на средствата, определени от държавата членка за подобни случаи. Веднага след като отпадне причината за непреодолимата сила, държавата членка гарантира, че съответните документи са включени в базата данни, свързана с електронната система за обмен на данни.
Чрез дерогация от параграф 3, за дата на предоставяне на изискуемата информация се счита датата на изпращане на документите в изискуемата форма.
8. Държавите членки гарантират, че всички бенефициери могат да използват електронните системи за обмен на данни, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, включително бенефициерите по текущи операции към датата, на която се въвеждат в редовна експлоатация електронните системи за обмен на данни, за които се прилага електронният обмен на данни.
Член 11
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 22 септември 2014 година.
UITVOERINGSVERORDENING (EU) Nr. 1011/2014 VAN DE COMMISSIE
van 22 september 2014
tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen voor Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad met betrekking tot de modellen voor de indiening van bepaalde informatie bij de Commissie en voorschriften voor de uitwisseling van informatie tussen begunstigden en managementautoriteiten, certificeringsautoriteiten, auditautoriteiten en intermediaire instanties
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU) nr. 1303/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 17 december 2013 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij en algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1083/2006 van de Raad (1), en met name artikel 41, lid 4, artikel 102, lid 1, artikel 112, lid 5, artikel 122, lid 3, artikel 124, lid 7, artikel 131, lid 6, en artikel 137, lid 3,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Uitvoeringsverordening (EU) nr. 184/2014 van de Commissie (2) stelt de nodige bepalingen vast voor het opstellen van programma's. Om de uitvoering te waarborgen van de programma's die door de Europese structuur- en investeringsfondsen (de „ESI-fondsen”) worden gefinancierd, moeten nadere bepalingen ter uitvoering van Verordening (EU) nr. 1303/2013 worden vastgesteld. Om een volledig overzicht van die bepalingen te geven en ze beter toegankelijk te maken, moeten die bepalingen in één uitvoeringshandeling worden opgenomen.
(2)
Teneinde de samenhang en kwaliteit van de door de managementautoriteit aan de Commissie verstrekte informatie te waarborgen, inclusief duidelijke informatie over de haalbaarheid van de investering en de economische levensvatbaarheid van grote projecten, moet een standaardformaat met uniforme voorschriften worden vastgesteld betreffende de structuur en de inhoud van de informatie die gebruikt wordt om de Commissie in kennis te stellen van geselecteerde grote projecten.
(3)
Om te zorgen voor grotere doeltreffendheid en transparantie bij de uitvoering van programma's die door de ESI-fondsen worden gefinancierd, moeten de volgende modellen worden vastgesteld: het model voor de indiening van financiële gegevens, het model voor betalingsaanvragen en, krachtens artikel 41, lid 4, van Verordening (EU) nr. 1303/2013, het model om samen met de betalingsaanvragen bijkomende informatie betreffende financieringsinstrumenten bij de Commissie in te dienen, alsook het model voor de rekeningen van de operationele programma's.
(4)
Om dezelfde reden moeten het model voor de beschrijving van de functies van en procedures voor de managementautoriteiten en, in voorkomend geval, de certificeringsautoriteiten, alsook het model voor het verslag en het advies van de onafhankelijke auditinstantie worden vastgesteld. Hierin moeten de technische kenmerken van alle velden in het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling worden vastgesteld. Aangezien deze modellen de basis zullen vormen voor de ontwikkeling van het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling van artikel 74, lid 4, van Verordening (EU) nr. 1303/2013, moet hierin ook de manier worden vastgesteld waarop gegevens over subsidiabele uitgaven in dit systeem voor elektronische gegevensuitwisseling zullen worden ingevoerd.
(5)
Er moeten nauwkeurige regels worden vastgesteld betreffende het bereik en de kenmerken van de systemen die de elektronische uitwisseling van informatie ondersteunen tussen begunstigden en managementautoriteiten, certificeringsautoriteiten, auditautoriteiten en intermediaire instanties, zodat lidstaten juridische zekerheid wordt geboden over de verplichtingen die zij moeten vervullen binnen de wettelijke termijn van artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013.
(6)
Om de administratieve lasten voor begunstigden op een voor hen doeltreffende, doelmatige en bevredigende wijze te verlichten en tegelijkertijd een doelmatige, doeltreffende en veilige elektronische uitwisseling van informatie te waarborgen, moeten bepaalde basisvereisten en technische kenmerken voor de systemen worden vastgesteld zoals bedoeld in artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013.
(7)
Er moeten beginselen en toepasselijke regels worden vastgesteld betreffende de doorgifte van documenten en gegevens met deze systemen, waarin is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het uploaden van de documenten en de eventuele updates daarvan, inclusief alternatieve oplossingen wanneer de systemen als gevolg van overmacht niet kunnen worden gebruikt.
(8)
Deze verordening moet de grondrechten eerbiedigen en de beginselen in acht nemen die zijn erkend in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, met name het recht op bescherming van persoonsgegevens. Deze verordening moet daarom overeenkomstig deze rechten en beginselen worden toegepast. Op door de lidstaten verwerkte persoonsgegevens is Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad (3) van toepassing. Op de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen en organen van de Unie en het vrije verkeer van die gegevens is Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (4) van toepassing.
(9)
De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Coördinatiecomité voor de Europese structuur- en investeringsfondsen,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK I
MODELLEN EN FORMATEN DIE MOETEN WORDEN GEBRUIKT VOOR DE INDIENING VAN BEPAALDE INFORMATIE BIJ DE COMMISSIE
Artikel 1
Formaat voor de kennisgeving van een geselecteerd groot project
De kennisgeving van een geselecteerd groot project door de managementautoriteit aan de Commissie overeenkomstig de eerste alinea van artikel 102, lid 1, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt opgesteld overeenkomstig het formaat in bijlage I bij deze verordening.
Artikel 2
Model voor de indiening van financiële gegevens
Wanneer de lidstaten voor toezichtsdoeleinden financiële gegevens indienen bij de Commissie overeenkomstig artikel 112 van Verordening (EU) nr. 1303/2013, gebruiken zij het model in bijlage II bij deze verordening.
Artikel 3
Model voor de beschrijving van de functies van en procedures voor de managementautoriteit en de certificeringsautoriteit
1. De beschrijving van de functies van en procedures voor de managementautoriteit en, in voorkomend geval, de certificeringsautoriteit wordt verstrekt overeenkomstig het model in bijlage III bij deze verordening.
2. Wanneer voor verschillende operationele programma's een gemeenschappelijk systeem wordt toegepast, kan één enkele beschrijving worden verstrekt van de in lid 1 bedoelde functies en procedures.
Artikel 4
Model voor het verslag van de onafhankelijke auditinstantie
1. Het verslag van de onafhankelijke auditinstantie bedoeld in artikel 124, lid 2, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt opgesteld overeenkomstig het model in bijlage IV bij deze verordening.
2. Wanneer voor verschillende operationele programma's een gemeenschappelijk systeem wordt toegepast, kan één enkel in lid 1 bedoeld auditverslag worden opgesteld.
Artikel 5
Model voor het oordeel van de onafhankelijke auditinstantie
1. Het oordeel van de onafhankelijke auditinstantie bedoeld in artikel 124, lid 2, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt opgesteld overeenkomstig het model in bijlage V bij deze verordening.
2. Wanneer voor verschillende operationele programma's een gemeenschappelijk systeem wordt toegepast, kan er één enkel in lid 1 bedoeld oordeel worden opgesteld.
Artikel 6
Model voor betalingsaanvragen, inclusief bijkomende informatie betreffende financieringsinstrumenten
De betalingsaanvraag bedoeld in artikel 41, lid 4, en artikel 131, lid 6, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 wordt opgesteld overeenkomstig het model in bijlage VI bij deze verordening. Hierin wordt in voorkomend geval bijkomende informatie betreffende financieringsinstrumenten opgenomen.
Artikel 7
Model voor de rekeningen
De rekeningen bedoeld in artikel 137, lid 1, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 worden ingediend overeenkomstig het model in bijlage VII bij deze verordening.
HOOFDSTUK II
VOORSCHRIFTEN VOOR DE UITWISSELING VAN INFORMATIE TUSSEN BEGUNSTIGDEN EN MANAGEMENTAUTORITEITEN, CERTIFICERINGSAUTORITEITEN, AUDITAUTORITEITEN EN INTERMEDIAIRE INSTANTIES
Artikel 8
Definitie en toepassingsgebied van systemen voor elektronische gegevensuitwisseling
1. Onder „systemen voor elektronische gegevensuitwisseling”, zoals bedoeld in de eerste alinea van artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013, worden mechanismen en instrumenten verstaan die de elektronische uitwisseling van documenten en gegevens mogelijk maken, inclusief audiovisuele mediadragers, gescande documenten en elektronische bestanden.
De uitwisseling van documenten en gegevens omvat eveneens voortgangsrapportages, betalingsverzoeken en de uitwisseling van informatie met betrekking tot beheersverificaties en audits.
2. De systemen voor elektronische gegevensuitwisseling worden toegepast voor de administratieve verificatie betreffende elk verzoek tot terugbetaling van begunstigden op grond van artikel 125, lid 5, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 en voor audits om gebruik te maken van informatie en documenten die via de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling beschikbaar worden gesteld, indien de betreffende informatie en documenten in elektronische vorm worden uitgewisseld overeenkomstig artikel 122, lid 3, van die verordening. Alleen in uitzonderlijke gevallen na uitvoering van een risicoanalyse mogen de verantwoordelijke autoriteiten om papieren documenten verzoeken, en wel uitsluitend indien de papieren documenten de authentieke bron vormen van de gescande documenten die in de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling zijn geüpload.
Artikel 9
Kenmerken van het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling
1. De systemen voor elektronische gegevensuitwisseling waarborgen de beveiliging, de integriteit en de vertrouwelijkheid van gegevens en de authenticatie van de verzender overeenkomstig artikel 122, lid 3, artikel 125, lid 4, onder d), artikel 125, lid 8, en artikel 140 van Verordening (EU) nr. 1303/2013.
De systemen voor elektronische gegevensuitwisseling zijn tijdens en buiten gebruikelijke kantoortijden beschikbaar en operationeel, behalve in geval van technisch onderhoud.
2. Indien een lidstaat op eigen initiatief begunstigden verplicht tot het gebruik van systemen voor elektronische gegevensuitwisseling, zorgt hij ervoor dat de technische kenmerken van die systemen geen belemmering voor de soepele uitvoering van de fondsen vormen en de toegang voor begunstigden niet beperken.
Dit geldt niet voor de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling voor begunstigden die in een vorige programmeringsperiode verplicht werden gesteld door een lidstaat en die voldoen aan andere in deze verordening gestelde eisen.
3. De systemen voor elektronische gegevensuitwisseling worden ten minste voorzien van de volgende functionaliteiten:
a)
interactieve formulieren en/of formulieren die automatisch door het systeem worden ingevuld aan de hand van de gegevens die tijdens de verschillende stappen in procedures worden opgeslagen;
b)
automatische berekeningen waar van toepassing;
c)
automatische ingebedde controles die de herhaaldelijke uitwisseling van documenten of informatie zo veel mogelijk beperken;
d)
door het systeem gegenereerde waarschuwingen om begunstigden te informeren dat bepaalde handelingen kunnen worden uitgevoerd;
e)
onlinetracering van de status, die begunstigden de mogelijkheid biedt de actuele status van het project te volgen;
f)
beschikbaarheid van alle voorgaande gegevens en documenten die door het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling zijn verwerkt.
Artikel 10
Doorgifte van documenten en gegevens via de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling
1. De in de eerste alinea van artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 bedoelde begunstigden en autoriteiten voeren de documenten en gegevens in waarvoor zij verantwoordelijk zijn, alsook eventuele updates daarvan, in de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling in het door de lidstaat vastgestelde elektronische formaat.
De lidstaat legt de gedetailleerde voorwaarden voor elektronische gegevensuitwisseling vast in het document waarin de voorwaarden voor steun voor elke concrete actie worden vermeld, zoals bedoeld in artikel 125, lid 3, onder c), van Verordening (EU) nr. 1303/2013.
2. De uitwisselingen van gegevens en verrichtingen dragen een elektronische handtekening die overeenkomt met een van de drie typen elektronische handtekening die in Richtlijn 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad (5) zijn gedefinieerd.
3. De datum van verzending van de documenten en gegevens aan de autoriteiten door de begunstigde zoals bedoeld in de eerste alinea van artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013, en omgekeerd, wordt beschouwd als de datum van elektronische indiening van de informatie die op de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling wordt opgeslagen.
4. De indiening van documenten en gegevens via de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling vindt, zoals voorzien in de tweede alinea van artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013, met betrekking tot dezelfde concrete actie slechts één keer plaats door alle autoriteiten die hetzelfde programma uitvoeren.
Deze autoriteiten werken op juridisch, organisatorisch, semantisch en technisch gebied samen om een effectieve communicatie, alsook uitwisseling en hergebruik van informatie en kennis te waarborgen.
Dit doet geen afbreuk aan de processen waarmee de begunstigde onjuiste of verouderde gegevens of onleesbare documenten kan bijwerken.
5. De systemen voor elektronische gegevensuitwisseling zijn hetzij rechtstreeks toegankelijk via een interactieve gebruikersinterface (webtoepassing), hetzij via een technische interface die de automatische synchronisatie en doorgifte van gegevens tussen de systemen van begunstigden en lidstaten mogelijk maakt.
6. Bij de verwerking van informatie waarborgen de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling de bescherming van de persoonsgegevens van natuurlijke personen en het handelsgeheim van rechtspersonen overeenkomstig Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en van de Raad (6), Richtlijn 2009/136/EG van het Europees Parlement en van de Raad (7), en Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad (8).
7. In geval van overmacht, en met name wanneer de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling slecht functioneren of er geen stabiele dataverbinding beschikbaar is, kan de betreffende begunstigde de vereiste informatie bij de bevoegde autoriteiten indienen met behulp van de door de lidstaat voor deze gevallen vastgestelde vormen en middelen. Zodra de oorzaak van de overmacht is weggenomen, zorgt de lidstaat ervoor dat de desbetreffende documenten in de databank worden opgenomen die gekoppeld is aan de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling.
In afwijking van lid 3 wordt de datum van indiening van de vereiste informatie geacht de dag te zijn waarop de documenten op de voorgeschreven wijze werden verzonden.
8. De lidstaten zorgen ervoor dat alle begunstigden van de in artikel 122, lid 3, van Verordening (EU) nr. 1303/2013 bedoelde systemen voor elektronische gegevensuitwisseling kunnen gebruikmaken, met inbegrip van de begunstigden van lopende operaties op de datum waarop de systemen voor elektronische gegevensuitwisseling operationeel worden, waarvoor de elektronische gegevensuitwisseling van toepassing is.
Artikel 11
Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 22 september 2014.