ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 363/2012 НА КОМИСИЯТА
от 23 февруари 2012 година
относно процедурните правила за признаването и оттеглянето на признаване на мониторингови организации, както е предвидено в Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета от 20 октомври 2010 г. за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал (1), и по-специално член 8, параграф 7 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕС) № 995/2010 има за цел по-специално да сведе до минимум риска от това на вътрешния пазар да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Мониторинговите организации следва да подкрепят операторите при съблюдаването на изискванията на този Регламент. За тази цел те следва да разработят система за дължима грижа (due diligence system), да предоставят на операторите правото да я използват и да следят за правилното ѝ използване.
(2)
Процедурата, по която Комисията признава мониторинговите организации, следва да бъде справедлива, прозрачна и независима. Поради това кандидатите следва да бъдат оценявани след консултации с компетентните органи на държавите-членки и след събиране на достатъчно информация за кандидата. При необходимост събирането на информация следва да включва посещения на помещения на кандидата.
(3)
Необходимо е да се уточнят подходящите експертни знания и капацитет, които мониторинговите организации следва да имат, за да се установи съответствието на дървения материал с приложимото законодателство в държавата, където се добива, и да се предложат мерки за оценяване на риска от това на пазара да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Когато установеният риск не е незначителен, мониторинговата организация следва също да може да предложи подходящи мерки за ефективното му намаляване до минимум.
(4)
Следва да се осигури, че мониторинговите организации изпълняват функциите си по прозрачен и независим начин, като не допускат каквито и да са конфликти на интереси, произтичащи от техните функции, и като предоставят услугите си на операторите по недискриминационен начин.
(5)
При вземане на решение за оттегляне на признаване, Комисията следва са спазва процедура, която е справедлива, прозрачна и независима. Преди да вземе решение, Комисията следва да се консултира със съответните компетентни органи на държавите-членки и да събере достатъчно информация, включително провеждане на посещения на място при необходимост. На заинтересованата мониторингова организация следва да се даде възможност да представи коментари, преди да бъде взето решение.
(6)
В съответствие с принципа на пропорционалност Комисията следва да може да оттегли признаването временно и/или условно, или постоянно, тъй като може да сметне според нивото на установените пропуски, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010.
(7)
Необходимо е да се осигури, че нивото на защита на лицата по отношение на обработката на техните лични данни при дейностите в обхвата на настоящия регламент, по-специално що се отнася до обработката на лични данни в заявките за признаване като мониторингова организация, съответства на изискванията, определени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни и за свободното движение на такива данни (2) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3),
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент освен определенията, установени в член 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, се прилагат следните определения:
1)
„съответни компетентни органи“ означава компетентните органи на държавите-членки, в които мониторинговата организация или кандидатът за признаване като мониторингова организация са законно установени или в които предоставят услуги, или възнамеряват да предоставят услуги по смисъла на Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (4);
2)
„официални документи за професионална квалификация“ означава дипломи, свидетелства и други документи, издадени от органи в отделните държави, определени съгласно законодателните или административните разпоредби на тези държави, с които се удостоверява успешно завършено професионално обучение;
3)
„професионален опит“ означава действително и законно упражняване на съответната професия.
Член 2
Заявка за признаване
1. Всеки публичен или частноправен субект - дружество, корпорация, фирма, предприятие, институция или орган - законово регистриран в държава-членка на ЕС, може да подаде до Комисията заявка да бъде признат като мониторингова организация.
Съответният субект следва да подаде заявката на някой от официалните езици на ЕС, заедно с документите, изброени в приложението.
2. За да бъде признат като мониторингова организация, кандидатът трябва да докаже, че отговаря на всички изисквания, посочени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент.
3. Комисията потвърждава получаването на заявката и в рамките на 10 работни дни от датата на получаване издава на кандидата референтен номер.
Тя посочва на кандидата също ориентировъчен срок, в рамките на който ще вземе решение във връзка със заявката. Комисията информира кандидата всеки път, когато променя ориентировъчния срок поради необходимостта от допълнителна информация или документи за оценката на заявката.
4. В случай че са изминали три месеца от получаването на заявка или от последното писмено съобщение на Комисията до кандидата, в зависимост от това кое събитие настъпи по-късно, а Комисията не е приела решение за признаване или отхвърляне на заявката, Комисията информира кандидата писмено за напредъка в оценяването на заявката.
Първа алинея може да се приложи повече от веднъж при разглеждането на една заявка.
5. Комисията предава копие на заявката и на удостоверителните документи на съответните компетентни органи, които могат да представят коментари по заявката в рамките на един месец от датата на предаване.
Член 3
Допълнителни документи и достъп до помещения
1. При поискване от страна на Комисията, кандидатът или съответните компетентни органи следва да предоставят всякаква допълнителна информация или документи, изискани от Комисията, в рамките на определен срок.
2. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на Комисията за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8. Комисията следва да информира предварително кандидата за посещението. Съответните компетентни органи могат да вземат участие в посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
Член 4
Решение за признаване
Когато Комисията приеме решение за признаване съгласно член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010, тя уведомява съответния кандидат в рамките на 10 работни дни от датата на приемане на това решение.
Комисията незабавно предоставя на кандидата сертификат за признаване и съобщава решението си на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с втора алинея от член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010 в рамките на срока, посочен в първата алинея.
Член 5
Правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС
1. Когато кандидатът е законно установен в повече от една държава-членка, той следва да предостави информация за своето седалище, централна администрация или основно място на стопанска дейност в рамките на ЕС, както и за всички свои агенции, клонове или филиали, създадени на територията на която и да е държава-членка. Кандидатът следва също да декларира в кои държави-членки възнамерява да предоставя услуги.
2. От кандидат, който е орган или част от орган на държава-членка, не се изисква да доказва своята правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС.
Член 6
Подходящи експертни умения
1. С цел да се осигури правилното изпълнение на функциите на мониторинговата организация съгласно изискванията на член 8, параграф 2, буква б) от Регламент (ЕС) № 995/2010, технически компетентният персонал на кандидата трябва да отговаря на следните минимално допустими критерии, удостоверени посредством официални документи за професионални квалификации и професионален опит:
а)
официално професионално обучение в областта на дисциплина, съответстваща на функциите на мониторинговата организация;
б)
за старши технически позиции, най-малко пет години професионален опит с функции, близки до тези в мониторингова организация.
За целите на буква а) от първа алинея, дисциплините, свързани с горско стопанство, околна среда, право, бизнес управление, управление на риска, търговия, одит, финансов контрол или управление на веригата за доставки, се считат за съответстващи дисциплини.
2. Кандидатът следва да поддържа архив, в който да документира задълженията и отговорностите на своя персонал. Кандидатът следва да разполага с процедури за мониторинг на изпълнението и на техническата компетентност на своя персонал.
Член 7
Капацитет за изпълнение на функции като мониторингова организация
1. Кандидатът трябва да докаже, че разполага с всяко едно от следните неща:
а)
организационна структура, която осигурява правилно изпълнение на функциите на мониторинговата организация;
б)
система за дължима грижа (due diligence system), която да бъде на разположение на операторите и да се използва от тях;
в)
правила и процедури, които позволяват оценяването и усъвършенстването на системата за дължима грижа;
г)
процедури и процеси за проверка на правилното използване от страна на операторите на тяхната система за дължима грижа;
д)
процедури за коригиращи действия, които да бъдат предприети в случай на невъзможност от страна на оператора да използва правилно своята система за дължима грижа.
2. В допълнение към изискванията на параграф 1, кандидатът трябва да докаже, че разполага с финансов и технически капацитет да изпълнява функциите на мониторингова организация.
Член 8
Отсъствие на конфликт на интереси
1. Кандидатът трябва да бъде организиран по начин, осигуряващ запазване на обективността и безпристрастността на неговата дейност.
2. Кандидатът трябва да идентифицира, анализира и поддържа архивни записи, в които да документира рисковете от конфликти на интереси, произтичащи като резултат от изпълняването на функциите като мониторингова организация, включително всякакви конфликти, произтичащи от негови взаимоотношения със свързани органи или подизпълнители.
3. При установяването на риск от конфликт на интереси, кандидатът трябва да разполага с писмени правила и процедури за недопускане на конфликти на интереси на организационно и индивидуално равнище. Писмените правила и процедури следва да се поддържат и прилагат. Тези правила и процедури могат да включват одиторски проверки от трета страна.
Член 9
Информация за последващи промени
1. Мониторинговата организация трябва незабавно да информира Комисията за всяка от следните ситуации, възникнали след нейното признаване:
а)
промяна, която може да засегне способността на тази мониторингова организация да спазва изискванията в членове 5-8 и която е възникнала след нейното признаване;
б)
създаване от страна на мониторинговата организация на агенции, клонове или филиали в рамките на ЕС, различни от тези, които е декларирала в своята заявка;
в)
решение от страна на мониторинговата организация да предоставя услуги в държава-членка, различна от тази, която е декларирала в своята заявка, или в държава-членка, за която е декларирала, че е спряла да предоставя своите услуги в съответствие с буква г);
г)
прекратяване от страна на мониторинговата организация на предоставянето на услуги в която и да е държава-членка.
2. Комисията следва да съобщава цялата информация, получена съгласно параграф 1, на съответните компетентни органи.
Член 10
Преразглеждане на решението за признаване
1. Комисията може да преразгледа решение за признаване на мониторингова организация по всяко време.
Комисията следва да извършва такова преразглеждане във всяка от следните ситуации:
а)
съответният компетентен орган информира Комисията, че е установил, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите, определени в член 8, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 995/2010, или че вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, както е определено в членове 5-8 от настоящия регламент;
б)
Комисията разполага със съответната информация, включително при изразена основателна загриженост на трети лица, че мониторинговата организация вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграфи 1 и 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент;
в)
мониторинговата организация е информирала Комисията за промените, посочени в член 9, параграф 1, буква а) от настоящия регламент.
2. Когато бъде предприето преразглеждане, Комисията се подпомага от проверяващ екип, за да проведе преразглеждането и да извърши проверките.
3. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на проверяващия екип за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент. Съответните компетентни органи могат да вземат участие при посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
4. Проверяващият екип следва да изготви доклад, в който да формулира своето заключение. Доказателствата в подкрепа на заключението се прилагат към доклада за преразглеждане.
Докладът за преразглеждане следва да включва препоръка относно това дали признаването на мониторинговата организация да бъде оттеглено.
Проверяващият екип следва да изпрати доклада за преразглеждане на съответните компетентни органи. Тези органи могат да представят коментари в рамките на три седмици от датата на предаване на доклада.
Проверяващият екип следва да предостави на съответната мониторингова организация обобщение на изводите и заключенията от доклада. Организацията може да представи коментари на проверяващия екип в рамките на три седмици от датата на предаване на обобщението.
5. Ако установи, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010, проверяващият екип следва в своя доклад за преразглеждане да препоръча оттегляне на признаването - временно и/или условно, или постоянно - в зависимост от нивото на установените пропуски.
Проверяващият екип може да препоръча вместо това Комисията да издаде искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, или Комисията да не предприема по-нататъшни действия.
Член 11
Решение за оттегляне на признаване
1. Комисията решава дали да оттегли признаването на мониторингова организация временно и/или условно, или постоянно, като взема предвид доклада за преразглеждане, посочен в член 10.
2. В съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, Комисията може да отправи искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, когато нивото на установените пропуски не води до заключение, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от цитирания регламент.
3. За решение за оттегляне на признаване на мониторингова организация и искане, или предупреждение съгласно параграф 2 се уведомява съответната мониторингова организация и се съобщава на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, в рамките на 10 работни дни от приемането им.
Член 12
Защита на данните
Настоящият регламент не засяга правилата относно обработката на лични данни, определени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 13
Заключителни разпоредби
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 февруари 2012 година.
REGOLAMENT TA’ DELEGA TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 363/2012
tat-23 ta’ Frar 2012
dwar ir-regoli proċedurali għar-rikonoxximent u l-irtirar tar-rikonoxximent ta’ organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ kif previst fir-Regolament (UE) Nru 995/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi l-obbligi tal-operaturi li jqiegħdu fis-suq injam u prodotti tal-injam
(Test b’relevanza għaż-ŻEE)
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE) Nru 995/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-20 ta’ Ottubru 2010 li jistabbilixxi l-obbligi tal-operaturi li jqiegħdu fis-suq injam u prodotti tal-injam (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 8(7) tiegħu,
Billi:
(1)
Ir-Regolament (UE) Nru 995/2010 għandu l-għan, b’mod partikolari, li jimminimizza r-riskju ta’ tqegħid ta’ njam illegali u prodotti ġejjin minn injam bħal dan fis-suq intern. Organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ għandhom jassistu lil operaturi biex jissodisfaw ir-rekwiżiti ta’ dak ir-Regolament. Għal dik il-fini, huma għandhom jiżviluppaw sistema ta’ diliġenza, jagħtu lill-operaturi d-dritt li jużawha, u jivverifkaw l-użu sewwa tagħha.
(2)
Il-proċedura li biha l-Kummissjoni tirrikonoxxi organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ għandha tkun ġusta, trasparenti u indipendenti. Għalhekk, applikanti għandhom ikunu vvalutati wara li jkunu kkonsultati l-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri u wara li tkun inġabret informazzjoni suffiċjenti dwar applikant. Fejn ikun meħtieġ, il-ġbir ta’ informazzjoni għandu jinkludi żjajjar fil-post tan-negozju tal-applikant.
(3)
Jeħtieġ li tkun speċifikata l-kompetenza u l-kapaċità xierqa li organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ għandu jkollhom biex jiddeterminaw il-konformità tal-injam ma’ leġiżlazzjoni rilevanti fil-pajjiż ta’ ħsad tiegħu u li jipproponu miżuri għall-valutazzjoni tar-riskju ta’ tqegħid ta’ njam illegali u ta’ prodotti li ġejjin minn injam bħal dan fis-suq. Fejn ir-riskju identifikat ma jkunx negliġibbli, organizzazzjoni ta’ monitoraġġ għandhom ukoll ikunu jistgħu jipproponu miżuri adegwati biex jimminimizzawh b’mod effikaċi.
(4)
Għandu jkun żgurat li organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ jeżerċitaw il-funzjonijiet tagħhom b’mod trasparenti u indipendenti, jevitaw kull konflitt ta’ interess li joħroġ mill-funzjonijiet tagħhom u li jagħtu s-servizzi tagħhom lil operaturi b’mod mhux diskriminatorju.
(5)
Il-Kummissjoni għandha tiddeċiedi dwar irtirar ta’ rikonoxximent wara proċedura, li tkun ġusta, trasparenti u indipendenti. Qabel ma tieħu deċiżjoni, il-Kummissjoni għandha tikkonsulta mal-awtoritajiet kompetenti konċernati tal-Istati Membri u għandha tiġbor informazzjoni suffiċjenti, inklużi żjajjar fuq il-post fejn ikun meħtieġ. L-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ konċernata għandha tingħata l-opportunità li tissottometti kummenti qabel ma tittieħed deċiżjoni.
(6)
B’konformità mal-prinċipju tal-proporzjonalità, il-Kummissjoni għandha tkun tista’ tirtira rikonoxximent jew fuq bażi temporanja u/jew kundizzjonali, jew b’mod permanenti, skont kif jidhrilha li jkun meħtieġ mil-livell ta’ nuqqasijiet misjuba, fejn organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx għadha twettaq aktar il-funzjonijiet jew tissodisfa r-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010.
(7)
Jeħtieġ li jkun żgurat li l-livell ta’ protezzjoni ta’ individwi fir-rigward tal-ipproċessar tad-dejta personali tagħhom fil-kamp ta’ applikazzjoni ta’ dan ir-Regolament, b’mod partikolari fir-rigward ta’ pproċessar ta’ dejta personali fl-applikazzjonijiet għal rikonoxximent bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ, ikun konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fid-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-24 ta’ Ottubru 1995 dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data [dejta] personali u dwar il-moviment liberu ta’ dik id-data [dejta] (2) u mar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta’ individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data [dejta] personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-movement liberu ta’ dik id-data [dejta] (3),
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
Artikolu 1
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta’ dan ir-Regolament, flimkien mad-definizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 2 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010, għandhom japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
(1)
“awtoritajiet kompetenti konċernati” tfisser awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri li fihom organizzazzjoni ta’ monitoraġġ jew applikant għal rikonoxximent bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ikunu stabbiliti legalment jew li fihom jipprovdu servizzi jew ikunu biħsiebhom jipprovdu servizzi skont it-tifsira tad-Direttiva 2006/123/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4);
(2)
“evidenza ta’ kwalifiki formali” tfisser diplomi, ċertifikati u evidenza oħra maħruġa minn awtorità fi Stat, maħtura skont dispożizzjonijiet leġiżlattivi jew amministrattivi ta’ dak l-Istat u li tiċċertifika li jkun tlesta b’suċċess taħriġ professjonali;
(3)
“esperjenza professjonali” tfisser li wieħed ikun qed jeżerċita fil-fatt u b’mod leċitu l-professjoni konċernata.
Artikolu 2
Applikazzjoni għal rikonoxximent
1. Kwalunkwe entità, pubblika jew privata, kemm jekk kumpannija, korporazzjoni, ditta, impriża, istituzzjoni jew awtorità, stabbilita legalment fl-Unjoni, tista’ tissottometti lill-Kummissjoni applikazzjoni biex tkun rikonoxxuta bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ.
L-entità għandha tissottometti l-applikazzjoni fi kwalunkwe lingwa uffiċjali tal-Unjoni flimkien mad-dokumenti elenkati fl-Anness.
2. Biex ikun rikonoxxut bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ, applikant għandu juri li jissodisfa r-rekwiżiti kollha msemmijin fl-Artikolu 8(2) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 u fl-Artikoli 5 sa 8 ta’ dan ir-Regolament.
3. Il-Kummissjoni għandha tikkonferma l-wasla ta’ applikazzjoni u tipprovdi lill-applikant b’numru ta’ referenza fi żmien 10 ijiem tax-xogħol mid-data tal-wasla.
Hija għandha tipprovdi wkoll lill-applikant b’terminu ta’ żmien indikattiv li matulu hija tiddeċiedi dwar l-applikazzjoni. Il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-applikant kull darba li hija tirrevedi t-terminu ta’ żmien indikattiv minħabba l-ħtieġa li tikseb informazzjoni jew dokumenti addizzjonali għall-valutazzjoni tal-applikazzjoni.
4. Fejn ikunu għaddew tliet xhur mill-wasla ta’ applikazzjoni jew mill-aħħar komunikazzjoni bil-miktub mill-Kummissjoni lil applikant, skont liema minnhom tkun l-aħħar, u l-Kummissjoni ma tkunx adottat deċiżjoni ta’ rikonoxximent jew ċaħdet l-applikazzjoni, il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-applikant bil-miktub dwar il-progress fil-valutazzjoni tal-applikazzjoni.
L-ewwel subparagrafu jista’ japplika aktar minn darba għat-trattament ta’ applikazzjoni waħda.
5. Il-Kummissjoni għandha tibgħat kopja tal-applikazzjoni u ta’ dokumenti ta’ prova lill-awtoritajiet kompetenti konċernati, li jistgħu jipprovdu kummenti dwar l-applikazzjoni fi żmien xahar mid-data ta’ trażmissjoni.
Artikolu 3
Dokumenti addizzjonali u aċċess għall-post tan-negozju
1. Fuq talba tal-Kummissjoni, applikant jew l-awtoritajiet kompetenti konċernati għandhom jissottomettu kwalunkwe informazzjoni jew dokumenti addizzjonali meħtieġa mill-Kummissjoni f’terminu ta’ żmien speċifikat.
2. L-applikant għandu jagħti lill-Kummissjoni aċċess għall-post tan-negozju tiegħu biex tivverifika li r-rekwiżiti kollha msemmija fl-Artikolu 8 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 u fl-Artikoli 5 sa 8 jkunu ssodisfati. Il-Kummissjoni għandha tgħarraf bil-quddiem lill-applikant dwar żjara. L-awtoritajiet kompetenti konċernati jistgħu jipparteċipaw fiż-żjara.
L-applikant għandu joffri l-assistenza kollha meħtieġa biex żjajjar bħal dawn ikunu ffaċilitati.
Artikolu 4
Deċiżjoni ta’ rikonoxximent
Fejn il-Kummissjoni tkun adottat deċiżjoni ta’ rikonoxximent skont l-Artikolu 8(3) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010, għandha tinnotifika lill-applikant konċernat fi żmien 10 ijiem tax-xogħol mid-data tal-adozzjoni ta’ dik id-deċiżjoni.
Il-Kummissjoni għandha tipprovdi wkoll lill-applikant b’ċertifikat ta’ rikonoxximent mingħajr dewmien u għandha tikkomunika d-deċiżjoni tagħha lill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri kollha skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 8(3) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 fit-terminu ta’ żmien imsemmi fl-ewwel paragrafu.
Artikolu 5
Personalità ġuridika u stabbiliment legali fl-Unjoni
1. Fejn applikant ikun stabbilit legalment f’aktar minn Stat Membru wieħed, huwa għandu jipprovdi informazzjoni dwar l-uffiċċju reġistrat, l-amministrazzjoni ċentrali jew il-post prinċipali tan-negozju tiegħu fl-Unjoni, kif ukoll dwar l-aġenziji, fergħat jew sussidjarji kollha tiegħu stabbiliti fit-territorju ta’ kwalunkwe Stat Membru. L-applikant għandu jiddikjara wkoll f’liema Stati Membri huwa jkun biħsiebu jipprovdi servizzi.
2. Applikant li jkun, jew li jifforma parti minn awtorità ta’ Stat Membru ma jkunx meħtieġ li jġib prova tal-personalità ġuridika jew tal-istabbiliment legali tiegħu fl-Unjoni.
Artikolu 6
Kompetenza xierqa
1. Għall-fini li jkun żgurat eżerċitar xieraq tal-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ kif previst mill-Artikolu 8(2)(b) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010, il-persunal teknikament kompetenti ta’ applikant għandu jissodisfa l-kriterji minimi li ġejjin, ikkonfermati minn evidenza ta’ kwalifiki formali u esperjenza professjonali:
(a)
taħriġ professjonali formali f’dixxiplina rilevanti għall-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ;
(b)
għal pożizzjonijiet tekniċi ogħla, mill-inqas ħames snin ta’ esperjenza professjonali f’funzjoni relatata mal-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ.
Għall-finijiet tal-punt (a) tal-ewwel subparagrafu, dixxiplini relatati ma’ forestrija, ambjent, liġi, ġestjoni ta’ negozju, ġestjoni ta’ riskju, kummerċ, awditjar, kontroll finanzjarju jew ġestjoni ta’ katina ta’ provvista għandhom jitqiesu dixxiplini relatati.
2. Applikant għandu jżomm rekords li jiddokumentaw id-dmirijiet u r-responsabbiltajiet tal-persunal tiegħu. L-applikant għandu jkollu lesti proċeduri għall-monitoraġġ tal-prestazzjoni u l-kompetenza teknika tal-persunal tiegħu.
Artikolu 7
Kapaċità ta’ eżerċitar ta’ funzjonijiet bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ
1. Applikant għandu juri li jkollu stabbilit dan kollu li ġej:
(a)
struttura organizzattiva li tiżgura eżerċitar xieraq tal-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ;
(b)
sistema ta’ diliġenza li għandha tkun disponibbli għall-operaturi u użata minnhom;
(c)
politiki u proċeduri li jippermettu l-evalwazzjoni u t-titjib tas-sistema ta’ diliġenza;
(d)
proċeduri u proċessi għall-verifika tal-użu xieraq tas-sistema ta’ diliġenza tiegħu minn operaturi;
(e)
proċeduri għal azzjonijiet korrettivi li jkollhom jittieħdu f’każ ta’ nuqqas minn operatur li juża b’mod xieraq is-sistema ta’ diliġenza tiegħu.
2. Flimkien mar-rekwiżiti tal-paragrafu 1, applikant għandu juri li jkollu kapaċità finanzjarja u teknika biex jeżerċita l-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ.
Artikolu 8
Nuqqas ta’ konflitt ta’ interess
1. Applikant għandu jkun organizzat biex jissalvagwardja l-oġġettività u l-imparzjalità tal-attivitajiet tiegħu.
2. Applikant għandu jidentifika, janalizza u jżomm rekords li jiddokumentaw riskji ta’ konflitt ta’ interess li jinqalgħu b’riżultat tal-eżerċitar tiegħu ta’ funzjonijiet bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ, inkluż kull konflitt li joħroġ mir-relazzjonijiet tiegħu ma’ korpi jew sottokuntratturi relatati.
3. Fejn riskju ta’ konflitt ta’ interess ikun identifikat l-applikant għandu jkollu lesti politiki u proċeduri miktubin biex jevita konflitti ta’ interess f’livell organizzattiv u individwali. Il-politiki u l-proċeduri miktubin għandhom ikunu miżmuma u jkunu implimentati. Dawk il-politiki u proċeduri jistgħu jinkludu awditjar minn partijiet terzi.
Artikolu 9
Informazzjoni dwar bidliet sussegwenti
1. Organizzazzjoni ta’ monitoraġġ għandha tgħarraf lill-Kummissjoni mingħajr dewmien dwar kwalunkwe waħda minn dawn is-sitwazzjonijiet li ġejjin li jseħħu wara r-rikonoxximent tagħha:
(a)
bidla li tista’ taffettwa l-ħila ta’ dik l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ biex tkun konformi mar-rekwiżiti fl-Artikoli 5 sa 8, li tkun seħħet wara r-rikonoxximent tagħha;
(b)
l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ tistabbilixxi aġenziji, fergħat jew sussidjarji fl-Unjoni, minbarra dawk iddikjarati fl-applikazzjoni tagħha;
(c)
l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ tiddeċiedi li tipprovdi servizzi fi Stat Membru barra minn kif iddikjarat fl-applikazzjoni tagħha jew fi Stat Membru fejn tkun iddikjarat li tkun waqfet tipprovdi s-servizzi tagħha skont il-punt (d);
(d)
l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ tieqaf tipprovdi servizzi f’xi Stat Membru.
2. Il-Kummissjoni għandha tikkomunika l-informazzjoni kollha miksuba skont il-paragrafu 1 lill-awtoritajiet kompetenti konċernati.
Artikolu 10
Reviżjoni tad-deċiżjoni ta’ rikonoxximent
1. Il-Kummissjoni tista’ tirrevedi, fi kwalunkwe ħin, deċiżjoni li tirrikonoxxi organizzazzjoni ta’ monitoraġġ.
Il-Kummissjoni għandha tagħmel reviżjoni bħal din f’kull waħda mis-sitwazzjonijiet li ġejjin:
(a)
awtorità kompetenti konċernata tgħarraf lill-Kummissjoni li hija tkun qieset li organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx għadha twettaq il-funzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 8(1) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 jew li ma tkunx għadha konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8(2) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 kif speċifikat fl-Artikoli 5 sa 8 ta’ dan ir-Regolament;
(b)
il-Kummissjoni jkollha informazzjoni rilevanti, inkluż tħassib sostnut minn partijiet terzi, li organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx għadha konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8(1) u (2) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 u fl-Artikoli 5 sa 8 ta’ dan ir-Regolament;
(c)
organizzazzjoni ta’ monitoraġġ tkun għarrfet lill-Kummissjoni dwar bidliet imsemmija fl-Artikolu 9(1)(a) ta’ dan ir-Regolament.
2. Fejn tkun inbdiet reviżjoni, il-Kummissjoni għandha tkun assistita minn tim ta’ reviżjoni biex tmexxi reviżjoni u twettaq kontrolli.
3. Applikant għandu jagħti lit-tim ta’ reviżjoni aċċess għall-post tan-negozju tiegħu biex jivverifika li r-rekwiżiti kollha msemmijin fl-Artikolu 8 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 u fl-Artikoli 5 sa 8 ta’ dan ir-Regolament ikunu ssodisfati. L-awtoritajiet kompetenti konċernati jistgħu jipparteċipaw fiż-żjara.
L-applikant għandu joffri l-assistenza kollha meħtieġa biex żjajjar bħal dawn ikunu ffaċilitati.
4. It-tim ta’ reviżjoni għandu jagħmel abbozz ta’ rapport li fih jiddikjara x’ikun sab. Evidenza ta’ prova għandha tinhemeż mar-rapport ta’ reviżjoni.
Ir-rapport ta’ reviżjoni għandu jinkludi rakkomandazzjoni dwar jekk ir-rikonoxximent ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ għandux ikun irtirat.
It-tim ta’ reviżjoni għandu jibgħat ir-rapport ta’ reviżjoni lill-awtoritajiet kompetenti konċernati. Dawk l-awtoritajiet jistgħu jipprovdu kummenti fi żmien tliet ġimgħat mid-data tat-trażmissjoni tar-rapport.
It-tim ta’ reviżjoni għandu jipprovdi lill-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ konċernata b’sommarju tas-sejbiet u tal-konklużjonijiet tar-rapport. L-organizzazzjoni tista’ tipprovdi kummenti lit-tim ta’ reviżjoni fi żmien tliet ġimgħat mid-data tat-trażmissjoni tas-sommarju.
5. It-tim ta’ reviżjoni għandu jirrakkomanda fir-rapport ta’ reviżjoni tiegħu l-irtirar tar-rikonoxximent fuq bażi temporanja u/jew kundizzjonali, jew b’mod permanenti, skont kif jidhirlu li jkun meħtieġ mil-livel ta’ nuqqasijiet misjuba, fejn iqis li organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx għadha qed twettaq il-funzjonijiet jew tħares ir-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010.
It-tim ta’ reviżjoni jista’ minflok jirrakkomanda li l-Kummissjoni toħroġ avviż ta’ azzjonijiet rimedjali jew twissija uffiċjali, jew li l-Kummissjoni ma tieħu ebda azzjoni ulterjuri.
Artikolu 11
Deċiżjoni biex rikonoxximent ikun irtirat
1. Il-Kummissjoni għandha tiddeċiedi jekk tirtirax rikonoxximent ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ fuq bażi temporanja u/jew kundizzjonali, jew b’mod permanenti, wara li tqis ir-rapport ta’ reviżjoni msemmi fl-Artikolu 10.
2. Il-Kummissjoni tista’ toħroġ avviż ta’ azzjonijiet rimedjali jew twissija uffiċjali fejn il-livell ta’ nuqqasijiet misjuba ma jwassalx għal determinazzjoni, skont l-Artikolu 8(6) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010, li l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx aktar qed twettaq il-funzjonijiet jew tissodisfa r-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8(2) ta’ dak ir-Regolament.
3. Deċiżjoni ta’ rtirar ta’ rikonoxximent ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ, kif ukoll avviż jew twissija skont il-paragrafu 2 għandhom ikunu nnotifikati lill-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ konċernata u kkomunikati lill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri kollha skont l-Artikolu 8(6) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 fi żmien 10 ijiem tax-xogħol mill-adozzjoni tagħha.
Artikolu 12
Protezzjoni ta’ dejta
Dan ir-Regolament għandu jkun mingħajr ħsara għar-regoli li jikkonċernaw l-ipproċessar ta’ dejta personali stabbiliti fid-Direttiva 95/46/KE u fir-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Artikolu 13
Dispożizzjonijiet finali
Dan ir-Regolament Delegat għandu jidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, it-23 ta’ Frar 2012.