РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 926/2011 НА КОМИСИЯТА
от 12 септември 2011 година
за целите на Решение 2009/470/ЕО относно финансова помощ от Съюза за референтните лаборатории на ЕС за фуражи и храни и за ветеринарно-медицинския сектор
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Решение 2009/470/ЕС на Съвета от 25 май 2009 г. относно разходите във ветеринарната област (1), и по-специално член 31, параграф 2 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Решение 2009/470/ЕО се определят процедурите, уреждащи финансовото участие на Съюза в мерки за проверки във ветеринарната област. Съгласно посоченото решение Съюзът допринася за повишаване на ефикасността на ветеринарните проверки чрез отпускане на финансова помощ за координационните и референтни лаборатории на ЕС. То предвижда, че всяка координационна и референтна лаборатория на ЕС, определена като такава в съответствие със съюзното ветеринарно законодателство и изпълняваща определените в него задължения и изисквания, може да получава финансова помощ от Съюза.
(2)
Регламент (ЕО) № 882/2004 на Европейския парламент и на Съвета от 29 април 2004 г. относно официалния контрол, провеждан с цел осигуряване проверката за съответствието със законодателството в областта на фуражите и храните и правилата за опазване здравето на животните и хуманното отношение към животните (2) установява общите задачи, задължения и изисквания към референтните лаборатории на ЕС в областта на фуражите и храните, опазването на здравето на животните и живите животни. Референтните лаборатории на ЕС за храни и фуражи са изброени в част I, а референтните лаборатории на ЕС за опазването на здравето на животните и за живи животни - в част II от приложение VII към посочения регламент.
(3)
Регламент (ЕО) № 1754/2006 на Комисията от 28 ноември 2006 г. за определяне на подробни правила за отпускането на финансова помощ от Общността за референтни лаборатории на Общността за фуражи и храни и за ветеринарно-медицинския сектор (3) определя подробните правила за отпускането на финансова помощ от Съюза за дейността на референтни лаборатории на ЕС, както е предвидено в член 31 от Решение 2009/470/ЕС и член 32 от Регламент (ЕО) № 882/2004, както и за организирането на семинари.
(4)
Съгласно Регламент (ЕО) № 1754/2006 отношенията между Комисията и индивидуалните референтни лаборатории на ЕС следва да бъдат установени в споразумения за партньорство. Споразумението за партньорство е валидно за пет години и е подкрепено от многогодишна работна програма.
(5)
Референтните лаборатории на ЕС са изброени в приложение VII към Регламент (ЕО) № 882/2004. За някои от тях беше определен Съвместният изследователски център. Тъй като той се явява генерална дирекция на Комисията, настоящият регламент не се прилага за него. Правилата, регулиращи финансовата помощ на Съюза за Съвместния изследователски център, са заложени в годишно административно споразумение
(6)
Размерът на годишната финансова помощ на Съюза за дейността на определени референтни лаборатории на ЕС се определя всяка година чрез годишни решения за финансиране, свързани с безопасността на храните и фуражите и здравето на животните и живите животни.
(7)
През 2008 г. Службата за вътрешен одит на Комисията (IAS) извърши одит на управлението на грантовете в областта на безопасността на храните, здравето на животните и хуманното отношение към животните, както и фитосанитарните дейности. IAS заключи, че подробните правила за предоставяне на финансова помощ от Съюза за референтните лаборатории на ЕС за фуражи и храни и за ветеринарно-медицинския сектор трябва да бъдат опростени. С цел опростяване на правилата IAS предложи Комисията да продължи да приема годишни решения за финансиране всяка година, но без да има нужда от споразумения за партньорство между Комисията и всяка отделна референтна лаборатория на ЕС.
(8)
Необходимо е заседанията и дейностите по обучение, провеждани от референтните лаборатории на ЕС, да бъдат редовно организирани. Поради това заседанията и дейностите по обучение следва да бъдат добавени към списъка с допустими разходи от настоящия регламент.
(9)
За целите на финансовия контрол се прилагат членове 9, 36 и 37 от Регламент (ЕО) № 1290/2005 на Съвета от 21 юни 2005 г. относно финансирането на Общата селскостопанска политика (4).
(10)
Тъй като трябва да бъдат направени редица промени в Регламент (ЕО) № 1754/2006, с цел яснота посоченият регламент следва да бъде отменен и заменен с настоящия регламент, като се вземе предвид Регламент (ЕО) № 882/2004.
(11)
Настоящият регламент се прилага за всички референтни лаборатории на ЕС, чиито рамкови споразумения за партньорство изтичат през 2011 г., и за референтните лаборатории на ЕС, чиито рамкови споразумения за партньорство са приключени по взаимно съгласие. Регламент (ЕО) № 1754/2006 продължава да се прилага за референтни лаборатории на ЕС, чиито рамкови споразумения за партньорство не са приключили.
(12)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Постоянния комитет по хранителната верига и здравето на животните,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правила за прилагане на Регламент (ЕО) № 882/2004 и Решение 2009/470/ЕО относно реда за отпускане на финансова помощ от Съюза, предвидени в член 32, параграф 7 от Регламент (ЕО) № 882/2004 и член 31, параграф 1 от Решение 2009/470/ЕО за дейността на референтните лаборатории на ЕС (лабораториите), с изключение на Съвместния изследователски център, включително за организацията на семинари, както и относно условията за предоставяне на посочената помощ.
Настоящият регламент се прилага за всички референтни лаборатории на ЕС, чиито рамкови споразумения за партньорство изтичат през 2011 г., и за референтните лаборатории на ЕС, чиито рамкови споразумения за партньорство са приключени по взаимно съгласие. Регламент (ЕО) № 1754/2006 продължава да се прилага за лаборатории на ЕС, чиито рамкови споразумения за партньорство не са приключили.
Член 2
Работна програма и изчислен бюджет
1. До 1 септември на всяка календарна година „n“ лабораториите:
а)
определят дейността на Съюза, планирана за календарна година „n + 1“, включително организацията на семинари („работната програма“), в сътрудничество със службите на Комисията;
б)
предават на Комисията:
i)
работната програма;
ii)
изчисления бюджет за всяка от дейностите относно разходите за работната програма („изчисления бюджет“).
2. Лабораториите предоставят изчисления бюджет в компютризирана форма в съответствие с приложения I а) и I б).
Член 3
Обменен курс
За изчислени бюджети във валута, различна от еврото, Комисията прилага първия обменен курс, определен през септември от година „n“, както е публикувано в серия C на Официален вестник на Европейския съюз.
Член 4
Одобрение
Комисията приема годишни решения за финансиране (годишно решение за финансиране), с които одобрява работните програми и съответните бюджети за всички лаборатории.
Всяко изменение на работната програма е предмет на предварително съгласие от Комисията в писмена форма.
Член 5
Предварително финансиране
След приемането от Комисията на годишното решение за финансиране лабораториите могат да поискат предварително финансиране, което да възлиза до 70 % от общия размер на помощта за тяхната работна програма.
Член 6
Изплащане на помощта
Оставащата сума от финансовата помощ на Съюза за работните програми се изплаща на лабораториите след одобрение на финансовите и техническите доклади, упоменати в членове 11 и 16, при условие че лабораториите са:
а)
изпълнили ефективно работната програма;
б)
предали финансовите и техническите доклади в сроковете, предвидени в посочените членове.
Член 7
Подкрепящи документи
1. Лабораториите вписват разходите за работните програми в своята система за отчитане на разходите и пазят всички оригинални документи или техни заверени копия за период от седем години за целите на финансовия контрол.
2. Лабораториите пазят всички оригинални подкрепящи документи или техни заверени копия, свързани с работната програма, за която се получава финансова помощ от Съюза.
3. Подкрепящите документи, които удостоверяват всички разходи, споменати в заявлението за възстановяване на разходите, се изпращат на Комисията при поискване.
Член 8
Контрол
За целите на финансовия контрол се прилагат членове 9, 36 и 37 от Регламент (ЕО) № 1290/2005.
ГЛАВА II
ДЕЙНОСТИ НА ЛАБОРАТОРИИТЕ, С ИЗКЛЮЧЕНИЕ НА ОРГАНИЗАЦИЯТА НА СЕМИНАРИ
Член 9
Определение
Дейностите на лабораториите се определят като задачите, произтичащи от техните отговорности, определени в член 32 от Регламент (ЕО) № 882/2004.
Член 10
Допустимост
1. Разходите, свързани с персонала, зает с дейността на лабораториите, наемането на подизпълнители, разходи за основно оборудване, консумативи, изпращането на проби за сравнителни тестове, командировки, заседания, дейности по обучение и допълнителни разходи, са допустими при функционирането на лабораториите.
2. Разходите, упоменати в параграф 1, са допустими в рамките, установени в съответното годишно решение за финансиране и в съответствие с правилата за допустимост, изложени в приложение II.
3. Лабораториите предават писмено искане до Комисията за нейното предварително одобрение на увеличението на бюджета по една от позициите (персонал, наемане на подизпълнители, разходи за основно оборудване, консумативи, изпращане на проби за сравнителни тестове, командировки, заседания, дейности по обучение) и/или една от дейностите, упоменати в работната програма, с повече от 10 % и без да се надхвърлят общите допустими разходи, установени в годишното решение за финансиране.
Член 11
Предоставяне на докладите относно дейностите на лабораториите
1. Не по-късно от 31 март на календарна година „n + 2“ лабораториите предават на Комисията следните доклади:
а)
финансов доклад, съставен в съответствие с приложения III а) и III б), на хартия и в електронен формат;
б)
технически доклад за своята дейност, заверен от техническия директор на лабораторията.
Финансовият доклад обаче относно заседанията и дейностите по обучение се съставя и предава в съответствие с член 16.
Пощенският печат е доказателство за датата на изпращането на финансовия и техническия доклад.
2. Финансовата помощ от Съюза може да бъде намалена, ако работната програма не е ефективна и/или не е напълно изпълнена.
3. Ако финансовият и техническият доклад не са изпратени в срока, предвиден в параграф 1, финансовата помощ от Съюза се намалява.
Ако крайният срок за предоставяне е надхвърлен с повече от един месец, финансовата помощ от Съюза се намалява с 25 %.
Ако крайният срок за предоставяне е надхвърлен с повече от два месеца, финансовата помощ от Съюза се намалява с 50 %.
Ако крайният срок за предоставяне е надхвърлен с повече от три месеца, финансовата помощ от Съюза се намалява със 75 %.
Ако крайният срок за предоставяне е надхвърлен с повече от четири месеца, финансовата помощ от Съюза се намалява със 100 %.
Член 12
Обменен курс за плащания във валута, различна от еврото
За искания относно изплащането на оставащите суми във валута, различна от еврото, Комисията прилага първия обменен курс, определен през март от година „n“, както е публикувано в серия C на Официален вестник на Европейския съюз.
Обменният курс обаче при искания за плащане на оставащи суми за заседания и дейности по обучение, предадени във валута, различна от еврото, е курсът, предвиден в член 17.
Член 13
Данък добавена стойност
Невъзстановимият данък добавена стойност (ДДС), който се плаща от лабораториите, се разглежда като допустим разход съгласно настоящия регламент, при условие че лабораториите предадат заедно с финансовия доклад, предвиден в член 11, параграф 1, удостоверение от Министерството на финансите на съответната държава-членка или от еквивалентен орган, което потвърждава, че лабораторията не подлежи на облагане с ДДС или се облага частично с ДДС и нейната област на дейност не е обект на този данък.
ГЛАВА III
ОРГАНИЗИРАНЕ НА СЕМИНАРИ
Член 14
Определение
Семинарът е ежегодна среща за информация и координация, на която всички национални референтни лаборатории са поканени от лабораториите.
Член 15
Допустимост
1. При организирането на семинари са допустими разходите, свързани с пътни разходи, разходи за хотел и дневни надбавки за максимум 32 участници в семинари, на които е поканен най-малко един представител от всяка държава-членка.
2. Допълнителни разходи, свързани с пътни разходи, разходи за хотел и дневни надбавки за максимум трима поканени лектори на семинари, са допустими при организирането на семинарите.
3. Допълнителни разходи, свързани с пътни разходи, разходи за хотел и дневни надбавки за максимум десет представители на трети страни на семинари, са допустими при организирането на семинарите.
4. Разходите за семинари, упоменати в параграфи 1, 2 и 3, са допустими в границите, установени в годишните решения за финансиране и в съответствие с правилата за допустимост, установени в приложение IV. Дерогации от параграфи 1, 2 и 3 могат да бъдат предоставяни в надлежно обосновани случаи съгласно годишните решения за финансиране.
Член 16
Предоставяне на доклади за семинарите
1. Не по-късно от два месеца след семинара лабораториите предават на Комисията следното:
а)
своя финансов доклад относно семинарите, съставен в съответствие с приложение V, на хартия и в електронен формат;
б)
технически доклад, подписан от техническия директор на лабораторията.
Пощенският печат е доказателство за датата на изпращането на финансовия и техническия доклад.
2. Ако финансовият и техническият доклад не са изпратени в срока, установен в параграф 1, финансовата помощ от Съюза се намалява.
Ако крайният срок за предоставяне е превишен с повече от един месец, финансовата помощ от Съюза се намалява с 25 %.
Ако крайният срок за предоставяне е превишен с повече от два месеца, финансовата помощ от Съюза се намалява с 50 %.
Ако крайният срок за предоставяне е превишен с повече от три месеца, финансовата помощ от Съюза се намалява със 75 %.
Ако крайният срок за предоставяне е превишен с повече от четири месеца, финансовата помощ от Съюза се намалява със 100 %.
Член 17
Обменен курс за плащания във валута, различна от еврото
За искания относно изплащането на оставащите суми във валута, различна от еврото, Комисията прилага първия обменен курс, определен през месеца, през който е бил проведен семинарът, публикуван в серия C на Официален вестник на Европейския съюз.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 18
Отмяна
Регламент (ЕО) № 1754/2006 се отменя.
Позоваванията на Регламент (ЕО) № 1754/2006 се считат за позовавания на настоящия регламент.
Член 19
Влизане в сила и прилагане
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Той се прилага спрямо финансовата помощ от Съюза, отпускана на лабораториите от 2012 г. нататък.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 12 септември 2011 година.
COMMISSION IMPLEMENTING REGULATION (EU) No 926/2011
of 12 September 2011
for the purposes of Council Decision 2009/470/EC as regards Union financial aid to the EU reference laboratories for feed and food and the animal health sector
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Council Decision 2009/470/EC of 25 May 2009 on expenditure in the veterinary field (1), and in particular Article 31(2) thereof,
Whereas:
(1)
Decision 2009/470/EC lays down the procedures governing the Union’s financial contribution towards inspection measures in the veterinary field. Pursuant to that Decision, the Union is to contribute towards improving the efficiency of veterinary inspections by granting financial aid to EU liaison and EU reference laboratories. It provides that any EU liaison or EU reference laboratory designated as such in accordance with Union veterinary legislation and fulfilling the duties and requirements laid down therein, may receive Union aid.
(2)
Regulation (EC) No 882/2004 of the European Parliament and of the Council of 29 April 2004 on official controls performed to ensure the verification of compliance with feed and food law, animal health and animal welfare rules (2) lays down the general tasks, duties and requirements for EU reference laboratories for food and feed and for animal health and live animals. EU reference laboratories for food and feed are listed in Part I while EU reference laboratories for animal health and live animals are listed in Part II of Annex VII to that Regulation.
(3)
Commission Regulation (EC) No 1754/2006 of 28 November 2006 laying down detailed rules for the granting of Community financial assistance to Community reference laboratories for feed and food and the animal health sector (3) lays down the detailed rules for the granting of Union financial aid for the operation of EU reference laboratories, as provided for in Article 31 of Decision 2009/470/EC and Article 32 of Regulation (EC) No 882/2004, and for the organisation of workshops.
(4)
Under Regulation (EC) No 1754/2006, the relationship between the Commission and individual EU reference laboratories is to be laid down in partnership agreements. Partnership agreements are to run for 5 years and be supported by a multiannual work programme.
(5)
EU reference laboratories are listed in Annex VII to Regulation (EC) No 882/2004. The Joint Research Centre was designated for some of them. As it is a directorate-general of the Commission, this Regulation does not apply. Rules governing the Union financial aid for the Joint Research Centre are laid down in an annual administrative arrangement.
(6)
The level of the annual Union financial aid for the activity of certain EU reference laboratories is decided on a yearly basis by annual financing decisions relating to feed and food safety and animal health and live animals.
(7)
In 2008, the Commission’s Internal Audit Service (IAS) performed an audit on grant management in food safety, animal health and welfare and plant health activity. The IAS concluded that the detailed rules for the granting of Union financial aid to EU reference laboratories for feed and food and the animal health sector should be simplified. To simplify the rules, the IAS suggested that the Commission continue adopting annual financing decisions on a yearly basis but without the need for partnership agreements between the Commission and each individual EU reference laboratory.
(8)
Meetings and training activities held by EU reference laboratories need to be regularly organised. Therefore, meetings and training activities should be added to the list of eligible expenditure of this Regulation.
(9)
For financial control purposes, Articles 9, 36 and 37 of Council Regulation (EC) No 1290/2005 of 21 June 2005 on the financing of the common agricultural policy (4) are applicable.
(10)
Since a number of changes are to be made to Regulation (EC) No 1754/2006, that Regulation should be repealed and replaced by this Regulation in the interests of clarity, while taking into account Regulation (EC) No 882/2004.
(11)
This Regulation is to apply to all EU reference laboratories whose framework partnership agreements come to an end in 2011 and for EU reference laboratories whose framework partnership agreements are terminated by mutual agreement. For EU reference laboratories whose framework partnership agreements are not terminated, Regulation (EC) No 1754/2006 remains applicable.
(12)
The measures provided for in this Regulation are in accordance with the opinion of the Standing Committee on the Food Chain and Animal Health,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Subject matter
This Regulation lays down rules for the implementation of Regulation (EC) No 882/2004 and Decision 2009/470/EC as regards the arrangements for the granting of Union financial aid provided for in Article 32(7) of Regulation (EC) No 882/2004 and Article 31(1) of Decision 2009/470/EC for the activities of EU reference laboratories (‘laboratories’) other than the Joint Research Centre, including for the organisation of workshops, and the conditions according to which that aid is granted.
This Regulation shall apply to all EU reference laboratories whose framework partnership agreements come to an end in 2011 and for EU reference laboratories whose framework partnership agreements are terminated by mutual agreement. For EU laboratories whose framework partnership agreements are not terminated, Regulation (EC) No 1754/2006 remains applicable.
Article 2
Work programme and estimated budget
1. The laboratories shall, by 1 September of each calendar year ‘n’:
(a)
set out the Union activities planned during calendar year ‘n + 1’, including the organisation of workshops, (‘the work programme’) in collaboration with the Commission’s services;
(b)
submit to the Commission:
(i)
the work programme;
(ii)
the estimated budget per activity concerning the work programme’s expenditure (‘the estimated budget’).
2. Laboratories shall provide the estimated budget in computerised form in accordance with Annexes I(a) and I(b).
Article 3
Exchange rate
For estimated budgets in a currency other than the euro, the Commission shall apply the first exchange rate fixed in September of year ‘n’, as published in the C series of the Official Journal of the European Union.
Article 4
Approval
The Commission shall adopt an annual financing decision (‘the annual financing decision’) approving the work programmes and the corresponding budgets for all laboratories.
Any amendment to work programmes shall be subject to the Commission’s prior written agreement.
Article 5
Pre-financing
Following the adoption by the Commission of the annual financing decision, laboratories may request pre-financing amounting to 70 % of the total aid for their work programme.
Article 6
Payment of the aid
The balance of Union financial aid for work programmes shall be paid to laboratories following the approval of the financial and technical reports referred to in Articles 11 and 16 provided that laboratories have:
(a)
implemented the work programme effectively;
(b)
submitted the financial and technical reports within the time limits provided for in those Articles.
Article 7
Supporting documents
1. Laboratories shall record the work programme’s expenditure in their cost accounting system and keep all original documents or certified copies for 7 years for financial control purposes.
2. Laboratories shall keep all original supporting documents or certified copies of the supporting documents relating to the work programme receiving Union financial aid.
3. The supporting documents, evidencing all the expenditure referred to in the application for reimbursement, shall be sent to the Commission on request.
Article 8
Checks
For financial control purposes, Articles 9, 36 and 37 of Regulation (EC) No 1290/2005 shall apply.
CHAPTER II
ACTIVITIES OF THE LABORATORIES, EXCLUDING THE ORGANISATION OF WORKSHOPS
Article 9
Definition
The activities of the laboratories are defined as being the tasks deriving from their responsibilities laid down in Article 32 of Regulation (EC) No 882/2004.
Article 10
Eligibility
1. Expenditure relating to staff dedicated to the activities of the laboratories, subcontracting, capital equipment, consumables, the shipment of samples for comparative tests, missions, meetings, training activities and overheads shall be eligible under the laboratories’ activities.
2. The expenditure referred to in paragraph 1 shall be eligible within the limits set out in the relevant annual financing decision and in accordance with the eligibility rules set out in Annex II.
3. Laboratories shall submit a written request to the Commission for its prior approval to increase the budget of one of the items (staff, subcontracting, capital equipment, consumables, the shipment of samples for comparative tests, missions, meetings or training activities) and/or one of the activities mentioned in the work programme by more than 10 % and without exceeding the total eligible costs stipulated in the annual financing decision.
Article 11
Submission of reports on the laboratories’ activities
1. Laboratories shall submit, no later than 31 March of calendar year ‘n + 2’, to the Commission the following reports:
(a)
a paper version and an electronic version of their financial report drawn up in accordance with Annexes III(a) and III(b);
(b)
a technical report of their activities, certified by the laboratory’s technical director.
However, for meetings and training activities, the financial report shall be drawn up and submitted in accordance with Article 16.
The postmark shall serve as proof of the date of posting of the financial and technical reports.
2. Union financial aid may be reduced if the work programme is not effectively and/or entirely executed.
3. If the financial and technical reports are not sent within the time limit provided for in paragraph 1, Union financial aid shall be reduced.
If the submission deadline is exceeded by more than 1 month, Union financial aid shall be reduced by 25 %.
If the submission deadline is exceeded by more than 2 months, Union financial aid shall be reduced by 50 %.
If the submission deadline is exceeded by more than 3 months, Union financial aid shall be reduced by 75 %.
If the submission deadline is exceeded by more than 4 months, Union financial aid shall be reduced by 100 %.
Article 12
Exchange rate for payments in a currency other than the euro
For requests regarding the payment of balances submitted in a currency other than the euro, the Commission shall apply the first exchange rate fixed in March of year ‘n’, as published in the C series of the Official Journal of the European Union.
However, the exchange rate for requests for the payment of balances for meetings and training activities submitted in a currency other than the euro shall be the rate provided for in Article 17.
Article 13
Value-added tax
Non-recoverable value-added tax (VAT) paid by laboratories shall be regarded as eligible expenditure pursuant to this Regulation provided that laboratories submit, together with the financial report provided for in Article 11(1), an attestation from the Ministry of Finance of the relevant Member State or from an equivalent authority confirming that the laboratory is not subject or partially subject to VAT and that its area of activity is not subject to this tax.
CHAPTER III
ORGANISATION OF WORKSHOPS
Article 14
Definition
A workshop is an annual date for information and coordination to which all National Reference Laboratories are invited by the laboratories.
Article 15
Eligibility
1. Expenditure relating to travel costs, hotel expenses and daily allowances for a maximum of thirty-two participants in workshops, to which at least one participant per Member State has been invited, shall be eligible under the organisation of workshops.
2. Additional expenditure relating to travel costs, hotel expenses and daily allowances for a maximum of three invited speakers in workshops shall be eligible under the organisation of workshops.
3. Additional expenditure relating to travel costs, hotel expenses and daily allowances for a maximum of ten representatives of third countries in workshops shall be eligible under the organisation of workshops.
4. Workshop expenditure referred to in paragraphs 1, 2 and 3 shall be eligible within the limits set out in the annual financing decisions and in accordance with the eligibility rules set out in Annex IV. Derogations from paragraphs 1, 2 and 3 may be granted in duly justified cases pursuant to the annual financing decisions.
Article 16
Submission of reports on workshops
1. Laboratories shall submit, no later than 2 months following the workshop, to the Commission the following:
(a)
a paper version and an electronic version of their financial report on the workshops drawn up in accordance with Annex V;
(b)
a technical report signed by the laboratory’s technical director.
The postmark shall serve as proof of the date of posting of the financial and technical reports.
2. If the workshops’ financial and technical reports are not sent within the time limit set out in paragraph 1, Union financial aid shall be reduced.
If the submission deadline is exceeded by more than 1 month, Union financial aid shall be reduced by 25 %.
If the submission deadline is exceeded by more than 2 months, Union financial aid shall be reduced by 50 %.
If the submission deadline is exceeded by more than 3 months, Union financial aid shall be reduced by 75 %.
If the submission deadline is exceeded by more than 4 months, Union financial aid shall be reduced by 100 %.
Article 17
Exchange rate for payments in a currency other than the euro
For requests regarding the payment of balances submitted in a currency other than the euro, the Commission shall apply the first exchange rate fixed in the month in which the workshop was held as published in the C series of the Official Journal of the European Union.
CHAPTER IV
FINAL PROVISIONS
Article 18
Repeal
Regulation (EC) No 1754/2006 is repealed.
References to Regulation (EC) No 1754/2006 shall be construed as being made to this Regulation.
Article 19
Entry into force and applicability
This Regulation shall enter into force on the 20th day following its publication in the Official Journal of the European Union.
It shall apply to Union financial aid granted to laboratories from 2012 onwards.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 12 September 2011.