РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 607/2012 НА КОМИСИЯТА
от 6 юли 2012 година
за подробните правила относно системата за надлежна проверка, както и честотата и характера на проверките на организациите за мониторинг съгласно Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета от 20 октомври 2010 г. за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал (1), и по-специално член 6, параграф 2 и член 8, параграф 8 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент (ЕС) № 995/2010 операторите се задължават да използват рамка от процедури и мерки (наричана по-долу „система за надлежна проверка“), за да бъде намален до минимум рискът от пускане на вътрешния пазар на незаконно добит дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал.
(2)
Необходимо е да се изяснят случаите, при които трябва да бъде предоставена информация за пълното научно наименование на дървесния вид, поднационалния регион, в който е добит дървеният материал, и концесията за дърводобив.
(3)
Необходимо е да се уточнят честотата и характерът на проверките, които компетентните органи трябва да извършват по отношение на организациите за мониторинг.
(4)
По отношение на защитата на физическите лица във връзка с обработването на личните им данни в рамките на настоящия регламент, в частност по отношение на обработването на лични данни, получени в контекста на проверките, се прилагат изискванията, определени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (2), както и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(5)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за прилагане на законодателството в областта на горите, управлението и търговията,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят подробни правила относно системата за надлежна проверка и честотата и характера на проверките на организациите за мониторинг.
Член 2
Прилагане на системата за надлежна проверка
1. Операторите прилагат системата за надлежна проверка по отношение на всеки конкретен вид дървен материал или изделие от дървен материал, доставени от даден доставчик в рамките на не повече от 12 месеца, при условие че дървесният вид, страната или страните на добив и, когато е приложимо, поднационалният/те регион/и и концесията/ите за дърводобив са останали непроменени.
2. Параграф 1 не засяга задължението на оператора да прилага мерки и процедури, осигуряващи достъп до информацията, посочена в член 6, параграф 1, буква a) от Регламент (ЕС) № 995/2010, по отношение на всяка пусната от него на пазара партида дървен материал и изделия от дървен материал.
Член 3
Информация относно доставките от оператора
1. Информацията относно доставките от оператора на дървен материал или изделия от дървен материал, посочена в член 6, параграф 1, буква a) от Регламент (ЕС) № 995/2010, се предоставя в съответствие с параграфи 2, 3 и 4.
2. Пълното научно наименование на дървесния вид, посочено в член 6, параграф 1, буква a), първо тире от Регламент (ЕС) № 995/2010, се предоставя, когато използването на общоприетото наименование може да се разбере по различни начини.
3. Информацията за поднационалния регион, посочена в член 6, параграф 1, буква a), второ тире от Регламент (ЕС) № 995/2010, се предоставя, когато рискът от незаконния дърводобив варира в различните поднационални региони.
4. Информацията за концесията за дърводобив, посочена в член 6, параграф 1, буква a), второ тире от Регламент (ЕС) № 995/2010, се предоставя, когато рискът от незаконния дърводобив варира при различните концесии в една държава или един поднационален регион.
За целите на първа алинея всяка договореност, предоставяща право на добив на дървен материал в определен район, се счита за концесия за дърводобив.
Член 4
Оценка и намаляване на риска
При процедурите за оценка и намаляване на риска могат да се вземат предвид системи за сертифициране или други верифицирани системи на трети лица, посочени в член 6, параграф 1, буква б), втора алинея, първо тире и в член 6, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 995/2010, когато отговарят на следните критерии:
а)
те предвиждат публичнодостъпна система от изисквания, която включва най-малкото всички съответни изисквания, съдържащи се в приложимото законодателство, и я предоставят за използване от трети страни;
б)
в тях се определя, че трета страна извършва подходящи проверки, включително посещения на място, на редовни интервали, но най-малко веднъж на 12 месеца, за да провери спазването на приложимото законодателство;
в)
те включват проверени от трета страна способи за проследяване на дървения материал, добит в съответствие с приложимото законодателство, и изделия от такъв дървен материал на всеки етап от веригата на доставки, преди съответният дървен материал или изделията от него да бъдат пуснати на пазара;
г)
те включват проверени от трета страна проверки, за да се гарантира, че във веригата на доставки не могат да попаднат дървен материал или изделия от дървен материал с неизвестен произход, или дървен материал или изделия от дървен материал, които не са добити в съответствие с приложимото законодателство.
Член 5
Съхраняване на документация от операторите
1. Информацията относно доставките от оператора съгласно член 6, параграф 1, буква a) от Регламент (ЕС) № 995/2010, както и относно прилагането на процедури за намаляване на риска, се документира чрез подходящи записи, които се съхраняват в продължение на 5 години и се предоставят на разположение на компетентния орган за проверки.
2. При прилагането на системата си за надлежна проверка операторите трябва да са в състояние да демонстрират как събраната информация е проверена въз основа на критериите за риска, предвидени в член 6, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 995/2010, как е взето решение относно мерките за намаляване на риска и как операторът е определил степента на риска.
Член 6
Честота и характер на проверките на организациите за мониторинг
1. Компетентните органи осигуряват извършването на редовните проверки, посочени в член 8, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 995/2010, поне веднъж на всеки две години.
2. Проверките, посочени в член 8, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 995/2010, се извършват по-специално в следните случаи:
а)
когато в рамките на проверки на оператори компетентният орган установи недостатъци в ефективността или прилагането от страна на операторите на системата за надлежна проверка, създадена от организацията за мониторинг;
б)
когато Комисията уведоми компетентните органи, че в дадена организация за мониторинг впоследствие са извършени промени съгласно член 9, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 363/2012 на Комисията от 23 февруари 2012 г. относно процедурните правила за признаването и оттеглянето на признаване на мониторингови организации, както е предвидено в Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал (4).
3. Проверките се извършват без предварително предупреждение, освен ако е необходимо предварително уведомление на организацията за мониторинг, за да се осигури ефикасност на проверките.
4. Компетентните органи извършват проверките в съответствие с документирани процедури.
5. Проверките, с които компетентните органи осигуряват спазването на Регламент (ЕС) № 995/2010, включват по-специално и при необходимост следните дейности:
а)
проверки на място, включително одити на място;
б)
преглед на документацията и записите на организациите за мониторинг;
в)
събеседвания с ръководството и персонала на организацията за мониторинг;
г)
събеседвания с оператори и търговци или други лица, свързани със случая;
д)
преглед на документацията и записите на операторите;
е)
изследване на проби от доставките на операторите, които прилагат системата за надлежна проверка на съответната организация за мониторинг.
Член 7
Доклади за проверките на организациите за мониторинг
1. Компетентните органи изготвят доклади за извършените от тях индивидуални проверки, които включват описание на прилаганата процедура и техники, както и направените констатации и заключения.
2. Компетентните органи предоставят на организацията за мониторинг, която е подложена на проверка, констатациите и заключенията от проекта за доклад. Организацията за мониторинг може да представи коментари на компетентните органи в рамките на определения от компетентните органи срок.
3. Въз основа на докладите за индивидуални проверки компетентните органи изготвят доклади в съответствие с член 8, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 995/2010.
Член 8
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 6 юли 2012 година.
COMMISSION IMPLEMENTING REGULATION (EU) No 607/2012
of 6 July 2012
on the detailed rules concerning the due diligence system and the frequency and nature of the checks on monitoring organisations as provided for in Regulation (EU) No 995/2010 of the European Parliament and of the Council laying down the obligations of operators who place timber and timber products on the market
(Text with EEA relevance)
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU) No 995/2010 of the European Parliament and of the Council of 20 October 2010 laying down the obligations of operators who place timber and timber products on the market (1), and in particular Articles 6(2) and 8(8) thereof,
Whereas:
(1)
Regulation (EU) No 995/2010 obliges operators to use a framework of procedures and measures (hereinafter referred to as a due diligence system) in order to minimise the risk of placing illegally harvested timber or products derived from illegally harvested timber on the internal market.
(2)
It is necessary to clarify cases in which information on the full scientific name of tree species, the sub-national region where the timber was harvested and the concession of harvest needs to be provided.
(3)
It is necessary to specify the frequency and nature of checks that the competent authorities need to carry out on monitoring organisations.
(4)
Protection of individuals with regard to the processing of their personal data within the scope of this Regulation, in particular as regards the processing of personal data obtained in the context of checks is subject to the requirements laid down in Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council of 24 October 1995 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (2) and to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (3).
(5)
The measures provided for in this Regulation are in accordance with the opinion of the Forest Law Enforcement Governance and Trade Committee,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
Article 1
Subject matter
This Regulation lays down detailed rules concerning the due diligence system and the frequency and the nature of the checks on monitoring organisations.
Article 2
Application of the due diligence system
1. Operators shall apply the due diligence system to each specific type of timber or timber product supplied by a particular supplier within a period not exceeding 12 months, provided that the tree species, the country or countries of harvest or, where applicable, the sub-national region(s) and concession(s) of harvest remain unchanged.
2. The first paragraph is without prejudice to operator’s obligation to maintain measures and procedures providing access to the information referred to in Article 6(1)(a) of Regulation (EU) No 995/2010 concerning each consignment of timber and timber products placed on the market by the operator.
Article 3
Information concerning the operator’s supply
1. The information on operator’s supply of timber or timber products referred to in Article (6)(1)(a) of Regulation (EU) No 995/2010 shall be provided in accordance with paragraphs 2, 3 and 4.
2. The full scientific name of the tree species referred to in the first indent of Article 6(1)(a) of Regulation (EU) No 995/2010 shall be provided where ambiguity in the use of the common name exists.
3. Information on the sub-national region referred to in the second indent of Article 6(1)(a) of Regulation (EU) No 995/2010 shall be provided where the risk of illegal harvesting between sub-national regions varies.
4. Information on the concession of harvest referred to in the second indent of Article 6(1)(a) of Regulation (EU) No 995/2010 shall be provided where the risk of illegal harvesting between concessions of harvest in a country or sub-national region varies.
For the purposes of the first subparagraph, any arrangement conferring the right to harvest timber in a defined area shall be considered a concession of harvest.
Article 4
Risk assessment and mitigation
Certification or other third-party verified schemes referred to in the first indent of the second paragraph of Article 6(1)(b) and in Article 6(1)(c) of Regulation (EU) No 995/2010 may be taken into account in the risk assessment and risk mitigation procedures where they meet the following criteria:
(a)
they have established and made available for third-party use a publicly available system of requirements, which system shall at the least include all relevant requirements of the applicable legislation;
(b)
they specify that appropriate checks, including field-visits, are made by a third party at regular intervals no longer than 12 months to verify that the applicable legislation is complied with;
(c)
they include means, verified by a third party, to trace timber harvested in accordance with applicable legislation, and timber products derived from such timber, at any point in the supply chain before such timber or timber products are placed on the market;
(d)
they include controls, verified by a third party, to ensure that timber or timber products of unknown origin, or timber or timber products which have not been harvested in accordance with applicable legislation, do not enter the supply chain.
Article 5
Record keeping by operators
1. Information concerning the operator’s supply as provided for in Article 6(1)(a) of Regulation (EU) No 995/2010 and application of risk mitigation procedures shall be documented through adequate records, which shall be stored for five years and made available for checks by the competent authority.
2. In applying their due diligence system operators shall be able to demonstrate how the information gathered was checked against the risk criteria provided for in Article 6(1)(b) of Regulation (EU) No 995/2010, how a decision on risk mitigation measures was taken and how the operator determined the degree of risk.
Article 6
Frequency and nature of checks on monitoring organisations
1. The competent authorities shall ensure that the checks at regular intervals referred to in Article 8(4) of Regulation (EU) No 995/2010 are carried out at least once every two years.
2. Checks referred to in Article 8(4) of Regulation (EU) No 995/2010 shall be carried out in particular in any of the following cases:
(a)
where a competent authority has, while carrying out checks on operators, detected shortcomings in the effectiveness or implementation by operators of the due diligence system established by a monitoring organisation;
(b)
where the Commission has informed the competent authorities that a monitoring organisation has undergone subsequent changes as provided for in Article 9(2) of Commission Delegated Regulation (EU) No 363/2012 of 23 February 2012 on the procedural rules for the recognition and withdrawal of recognition of monitoring organisations as provided for in Regulation (EU) No 995/2010 of the European Parliament and of the Council laying down the obligations of operators who place timber and timber products on the market (4).
3. Checks shall be carried out without prior warning, except where prior notification of the monitoring organisation is necessary in order to ensure the effectiveness of the checks.
4. The competent authorities shall carry out checks in accordance with documented procedures.
5. Competent authorities shall carry out checks to ensure compliance with Regulation (EU) No 995/2010 that shall include, in particular and as appropriate, the following activities:
(a)
spot checks, including field audits;
(b)
examination of documentation and records of monitoring organisations;
(c)
interviews with the management and staff of the monitoring organisation;
(d)
interviews with operators and traders or any other relevant person;
(e)
examination of documentation and records of operators;
(f)
examination of samples of the supply of operators using the due diligence system of the monitoring organisation concerned.
Article 7
Reports of the checks on monitoring organisations
1. The competent authorities shall draw up reports on individual checks that they have carried out, which shall include a description of the process and techniques applied and their findings and conclusions.
2. The competent authorities shall provide a monitoring organisation that has been subject to a check with the findings and conclusions of the draft report. The monitoring organisation may provide comments to the competent authorities within the time limit specified by the competent authorities.
3. The competent authorities shall draw up reports referred to in Article 8(4) of Regulation (EU) No 995/2010 on the basis of the reports on individual checks.
Article 8
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the twentieth day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 6 July 2012.