ΚΑΤ’ ΕΞΟΥΣΙΟΔΌΤΗΣΗ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) αριθ. 363/2012 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 23ης Φεβρουαρίου 2012
σχετικά με τους διαδικαστικούς κανόνες για την αναγνώριση και την ανάκληση της αναγνώρισης των οργανισμών παρακολούθησης που προβλέπονται στον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 995/2010 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για τη θέσπιση των υποχρεώσεων των φορέων εκμετάλλευσης που διαθέτουν ξυλεία και προϊόντα ξυλείας στην αγορά
(Κείμενο που παρουσιάζει ενδιαφέρον για τον ΕΟΧ)
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 995/2010 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 20ής Οκτωβρίου 2010, για τη θέσπιση των υποχρεώσεων των φορέων εκμετάλλευσης που διαθέτουν ξυλεία και προϊόντα ξυλείας στην αγορά (1), και ιδίως το άρθρο 8 παράγραφος 7,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Ο κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 995/2010 αποβλέπει, συγκεκριμένα, στην ελαχιστοποίηση της διάθεσης παράνομης ξυλείας και προϊόντων που παράγονται από τέτοια ξυλεία στην εσωτερική αγορά. Οι οργανισμοί παρακολούθησης θα πρέπει να επικουρούν τους φορείς εκμετάλλευσης στην τήρηση των απαιτήσεων του εν λόγω κανονισμού. Για τον σκοπό αυτό, θα πρέπει να αναπτύξουν ένα σύστημα δέουσας επιμέλειας, να χορηγούν στους φορείς εκμετάλλευσης το δικαίωμα να το χρησιμοποιούν και να επαληθεύουν την ορθή χρήση του.
(2)
Η διαδικασία με την οποία η Επιτροπή αναγνωρίζει τους οργανισμούς παρακολούθησης θα πρέπει να είναι δίκαιη, διαφανής και αμερόληπτη. Συνεπώς, οι υποψήφιοι θα πρέπει να αξιολογούνται αφού ζητηθεί η γνώμη των αρμόδιων αρχών των κρατών μελών και αφού συγκεντρωθούν επαρκείς πληροφορίες γι’ αυτούς. Όπου χρειάζεται, στη συλλογή στοιχείων θα πρέπει να περιλαμβάνονται επισκέψεις στους χώρους του υποψηφίου.
(3)
Είναι ανάγκη να διευκρινιστούν η εμπειρογνωμοσύνη και η ικανότητα που θα πρέπει να έχουν οι οργανισμοί παρακολούθησης προκειμένου να διαπιστώνουν τη συμμόρφωση της ξυλείας με τη σχετική νομοθεσία της χώρας συγκομιδής της και να προτείνουν μέτρα για την εκτίμηση του κινδύνου διάθεσης παράνομης ξυλείας και των προϊόντων που προέρχονται από παράνομη ξυλεία στην αγορά. Εάν ο προσδιοριζόμενος κίνδυνος δεν είναι αμελητέος, ο οργανισμός παρακολούθησης θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να προτείνει κατάλληλα μέτρα για την αποτελεσματική ελαχιστοποίησή του.
(4)
Θα πρέπει να εξασφαλιστεί ότι οι οργανισμοί παρακολούθησης ασκούν τα καθήκοντά τους με διαφάνεια και αμεροληψία, αποφεύγουν κάθε σύγκρουση συμφερόντων που προκύπτει από τα καθήκοντά τους και παρέχουν τις υπηρεσίες τους σε φορείς εκμετάλλευσης χωρίς διακρίσεις.
(5)
Η Επιτροπή θα πρέπει να αποφασίζει αν θα ανακαλέσει την αναγνώριση οργανισμού βάσει δίκαιης, διαφανούς και αμερόληπτης διαδικασίας. Προτού λάβει απόφαση, η Επιτροπή θα πρέπει να ζητεί τη γνώμη των οικείων αρμόδιων αρχών των κρατών μελών και να συγκεντρώνει επαρκείς πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων επιτόπιων επισκέψεων όπου χρειάζεται. Θα πρέπει να δίνεται στον ενδιαφερόμενο οργανισμό παρακολούθησης η δυνατότητα να υποβάλει σχόλια προτού ληφθεί η απόφαση.
(6)
Σύμφωνα με την αρχή της αναλογικότητας, όταν ένας οργανισμός παρακολούθησης δεν ανταποκρίνεται πλέον στα καθήκοντά του ή στις απαιτήσεις του άρθρου 8 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010, η Επιτροπή θα πρέπει να είναι σε θέση να ανακαλεί την αναγνώριση είτε προσωρινά και/ή υπό όρους, είτε μόνιμα, ανάλογα με το επίπεδο των ελλείψεων που θα διαπιστώνει.
(7)
Είναι ανάγκη να εξασφαλιστεί ότι το επίπεδο προστασίας των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εντός του πεδίου εφαρμογής του παρόντος κανονισμού, ιδίως όσον αφορά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται στις αιτήσεις αναγνώρισης οργανισμού παρακολούθησης, πληροί τις απαιτήσεις της οδηγίας 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 24ης Οκτωβρίου 1995, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (2) και είναι σύμφωνο με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (3),
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
Άρθρο 1
Ορισμοί
Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού, πέραν των ορισμών του άρθρου 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 995/2010, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:
1) «οικείες αρμόδιες αρχές»: οι αρμόδιες αρχές του κράτους μέλους στο οποίο είναι νόμιμα εγκατεστημένος ένας οργανισμός παρακολούθησης ή υποψήφιος για αναγνώριση οργανισμός παρακολούθησης ή στο οποίο παρέχει υπηρεσίες ή προτίθεται να παρέχει υπηρεσίες με την έννοια της οδηγίας 2006/123/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4)·
2) «επίσημοι τίτλοι σπουδών»: πτυχία, πιστοποιητικά και άλλα αποδεικτικά τα οποία εκδίδονται από αρχή κράτους, καθορίζονται από τις νομοθετικές ή διοικητικές διατάξεις του εν λόγω κράτους και πιστοποιούν επιτυχή ολοκλήρωση επαγγελματικής κατάρτισης·
3) «επαγγελματική πείρα»: η πραγματική και νόμιμη άσκηση του συγκεκριμένου επαγγέλματος.
Άρθρο 2
Αίτηση αναγνώρισης
1. Οποιαδήποτε νόμιμα εγκατεστημένη στην Ένωση οντότητα του δημόσιου ή του ιδιωτικού τομέα -εταιρεία, νομικό πρόσωπο, επιχείρηση κάθε είδους, ίδρυμα ή αρχή- μπορεί να υποβάλει στην Επιτροπή αίτηση για να αναγνωριστεί ως οργανισμός παρακολούθησης.
Η οντότητα υποβάλλει την αίτηση σε μία από τις επίσημες γλώσσες της Ένωσης, συνοδευόμενη από τα έγγραφα που απαριθμούνται στο παράρτημα.
2. Για να αναγνωριστεί ως οργανισμός παρακολούθησης, ένας υποψήφιος αποδεικνύει ότι πληροί όλες τις απαιτήσεις του άρθρου 8 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 και των άρθρων 5 έως 8 του παρόντος κανονισμού.
3. Η Επιτροπή γνωστοποιεί την παραλαβή της αίτησης και χορηγεί στον υποψήφιο αριθμό πρωτοκόλλου εντός 10 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία παραλαβής.
Παρέχει επίσης στον υποψήφιο ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα εντός του οποίου θα λάβει απόφαση για την αίτηση. Η Επιτροπή ενημερώνει τον υποψήφιο σε περίπτωση που αναθεωρήσει το ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα προκειμένου να συγκεντρώσει πρόσθετες πληροφορίες ή έγγραφα για την αξιολόγηση της αίτησης.
4. Αν μετά την παρέλευση τριών μηνών από την παραλαβή της αίτησης ή της τελευταίας έγγραφης ανακοίνωσης προς υποψήφιο, ανάλογα με το ποια από τις δύο ημερομηνίες είναι μεταγενέστερη, η Επιτροπή δεν έχει εκδώσει απόφαση αναγνώρισης ή έχει απορρίψει την αίτηση, ενημερώνει εγγράφως τον υποψήφιο για την πρόοδο της αξιολόγησης της αίτησης.
Το πρώτο εδάφιο μπορεί να εφαρμοστεί περισσότερες από μία φορές στη διεκπεραίωση μιας αίτησης.
5. Η Επιτροπή διαβιβάζει αντίγραφο της αίτησης και των δικαιολογητικών στις οικείες αρμόδιες αρχές, οι οποίες μπορούν να υποβάλουν παρατηρήσεις σχετικά με την αίτηση εντός μηνός από την ημερομηνία διαβίβασης.
Άρθρο 3
Πρόσθετα έγγραφα και πρόσβαση στους χώρους
1. Κατόπιν αιτήματος της Επιτροπής, ένας υποψήφιος ή οι οικείες αρμόδιες αρχές διαβιβάζουν τυχόν πρόσθετα στοιχεία ή έγγραφα που απαιτούνται από την Επιτροπή εντός συγκεκριμένης προθεσμίας.
2. Ο υποψήφιος παρέχει στην Επιτροπή πρόσβαση στους χώρους του για να επαληθεύσει η τελευταία αν πληρούνται όλες οι απαιτήσεις του άρθρου 8 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 και των άρθρων 5 έως 8. Η Επιτροπή ενημερώνει εκ των προτέρων τον υποψήφιο για την επίσκεψη. Οι οικείες αρμόδιες αρχές μπορούν να συμμετάσχουν στην επίσκεψη.
Ο υποψήφιος προσφέρει την αναγκαία βοήθεια για να διευκολύνει τις επισκέψεις αυτές.
Άρθρο 4
Απόφαση αναγνώρισης
Όταν η Επιτροπή εκδίδει απόφαση αναγνώρισης δυνάμει του άρθρου 8 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010, κοινοποιεί την απόφαση στον υποψήφιο εντός 10 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία έκδοσής της.
Η Επιτροπή χορηγεί αμελλητί στον υποψήφιο πιστοποιητικό αναγνώρισης και ανακοινώνει την απόφασή της στις αρμόδιες αρχές όλων των κρατών μελών σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 3 δεύτερο εδάφιο του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 εντός της προθεσμίας που αναφέρεται στο πρώτο εδάφιο.
Άρθρο 5
Νομική προσωπικότητα και νόμιμη εγκατάσταση εντός της Ένωσης
1. Όταν ο υποψήφιος είναι νόμιμα εγκατεστημένος σε περισσότερα του ενός κράτη μέλη, παρέχει πληροφορίες για την έδρα του, την κεντρική διοίκηση ή τον κύριο τόπο της επιχειρηματικής του δραστηριότητας εντός της Ένωσης, καθώς και για όλα τα υποκαταστήματα, παραρτήματα ή θυγατρικές που διαθέτει στην επικράτεια κράτους μέλους. Ο υποψήφιος δηλώνει επίσης σε ποιο κράτος μέλος προτίθεται να παρέχει υπηρεσίες.
2. Ο υποψήφιος που είναι αρχή κράτους μέλους ή αποτελεί μέρος της δεν απαιτείται να αποδείξει τη νομική του προσωπικότητα ή τη νόμιμη εγκατάστασή του εντός της Ένωσης.
Άρθρο 6
Κατάλληλη εμπειρογνωμοσύνη
1. Για τη διασφάλιση της ορθής άσκησης των καθηκόντων του, όπως απαιτείται βάσει του άρθρου 8 παράγραφος 2 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010, ο υποψήφιος οργανισμός παρακολούθησης πρέπει να διαθέτει τεχνικά ικανό προσωπικό που πληροί τα ακόλουθα ελάχιστα κριτήρια και το αποδεικνύει με επίσημους τίτλους σπουδών και βεβαιώσεις επαγγελματικής πείρας:
α)
επίσημη επαγγελματική κατάρτιση σε επιστημονικό κλάδο σχετικό με τα καθήκοντα του οργανισμού παρακολούθησης·
β)
για τις ανώτερες θέσεις τεχνικού προσωπικού, τουλάχιστον πενταετή επαγγελματική πείρα σε θέση σχετική με τα καθήκοντα του οργανισμού παρακολούθησης.
Για τους σκοπούς του στοιχείου α) του πρώτου εδαφίου, επιστημονικοί κλάδοι σχετικοί με τα καθήκοντα του οργανισμού παρακολούθησης θεωρούνται η δασοκομία, το περιβάλλον, το δίκαιο, η διοίκηση επιχειρήσεων, η διαχείριση κινδύνων, το εμπόριο, η ελεγκτική, ο χρηματοοικονομικός έλεγχος και η διαχείριση αλυσίδας προμηθειών.
2. Ο υποψήφιος τηρεί αρχεία που τεκμηριώνουν τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες του προσωπικού του. Εφαρμόζει διαδικασίες για την παρακολούθηση των επιδόσεων και της τεχνικής ικανότητας του προσωπικού του.
Άρθρο 7
Ικανότητα άσκησης των καθηκόντων του οργανισμού παρακολούθησης
1. Ο υποψήφιος αποδεικνύει ότι διαθέτει όλα τα ακόλουθα:
α)
οργανωτική δομή που εγγυάται την ορθή άσκηση των καθηκόντων του οργανισμού παρακολούθησης·
β)
σύστημα δέουσας επιμέλειας προς διάθεση στους φορείς εκμετάλλευσης και χρήση από αυτούς·
γ)
πολιτικές και διαδικασίες που επιτρέπουν την αξιολόγηση και τη βελτίωση του συστήματος δέουσας επιμέλειας·
δ)
διαδικασίες και διεργασίες με τις οποίες θα επαληθεύεται η σωστή χρήση του οικείου συστήματος δέουσας επιμέλειας από τους φορείς εκμετάλλευσης·
ε)
διαδικασίες για τη λήψη διορθωτικών μέτρων σε περίπτωση αδυναμίας ενός φορέα εκμετάλλευσης να χρησιμοποιήσει σωστά το οικείο σύστημα δέουσας επιμέλειας.
2. Επιπλέον των απαιτήσεων της παραγράφου 1, ο υποψήφιος αποδεικνύει ότι έχει την οικονομική και τεχνική ικανότητα να ασκεί τα καθήκοντα του οργανισμού παρακολούθησης.
Άρθρο 8
Απουσία σύγκρουσης συμφερόντων
1. Ο υποψήφιος οργανώνεται κατά τρόπον ώστε να διασφαλίζει την αντικειμενικότητα και την αμεροληψία των δραστηριοτήτων του.
2. Ο υποψήφιος προσδιορίζει, αναλύει και τηρεί αρχεία που τεκμηριώνουν τους κινδύνους σύγκρουσης συμφερόντων οι οποίοι προκύπτουν από την άσκηση των καθηκόντων του οργανισμού παρακολούθησης, συμπεριλαμβανομένων τυχόν συγκρούσεων που απορρέουν από τις σχέσεις του υποψηφίου με συναφείς φορείς ή υπεργολάβους.
3. Όταν εντοπίζεται κίνδυνος σύγκρουσης συμφερόντων, ο υποψήφιος εφαρμόζει έγγραφες πολιτικές και διαδικασίες για να αποφύγει τη σύγκρουση συμφερόντων σε επίπεδο οργανισμού και ατομικό. Οι έγγραφες πολιτικές και διαδικασίες διατηρούνται και εφαρμόζονται, μπορούν δε να περιλαμβάνουν ελέγχους από τρίτους.
Άρθρο 9
Πληροφορίες για μετέπειτα αλλαγές
1. Ο οργανισμός παρακολούθησης ενημερώνει αμελλητί την Επιτροπή, εάν μετά την αναγνώρισή του προκύψει οποιαδήποτε από τις ακόλουθες καταστάσεις:
α)
αλλαγή που μπορεί να επηρεάσει την ικανότητά του να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις των άρθρων 5 έως 8 και η οποία επήλθε μετά την αναγνώρισή του·
β)
ίδρυση υποκαταστημάτων, παραρτημάτων ή θυγατρικών εταιρειών από τον οργανισμό παρακολούθησης εντός της Ένωσης, πλην αυτών που είχε δηλώσει στην αίτησή του·
γ)
ο οργανισμός παρακολούθησης αποφασίζει να παρέχει υπηρεσίες σε άλλα κράτη μέλη πλην αυτών που είχε δηλώσει στην αίτησή του ή σε κράτος μέλος στο οποίο είχε παύσει να παρέχει υπηρεσίες, όπως έχει δηλώσει σύμφωνα με το στοιχείο δ)·
δ)
ο οργανισμός παρακολούθησης παύει να παρέχει υπηρεσίες σε κάποιο κράτος μέλος.
2. Η Επιτροπή ανακοινώνει όλες τις πληροφορίες που λαμβάνει δυνάμει της παραγράφου 1 στις οικείες αρμόδιες αρχές.
Άρθρο 10
Επανεξέταση της απόφασης αναγνώρισης
1. Η Επιτροπή μπορεί να επανεξετάζει οποτεδήποτε μια απόφαση αναγνώρισης οργανισμού παρακολούθησης.
Η Επιτροπή διενεργεί την επανεξέταση αυτή σε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες περιπτώσεις:
α)
μια οικεία αρμόδια αρχή πληροφορεί την Επιτροπή ότι έχει διαπιστώσει ότι ένας οργανισμός παρακολούθησης δεν εκτελεί πλέον τα καθήκοντα που προβλέπει το άρθρο 8 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 ή δεν συμμορφώνεται πλέον με τις απαιτήσεις του άρθρου 8 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010, όπως εξειδικεύονται στα άρθρα 5 έως 8 του παρόντος κανονισμού·
β)
η Επιτροπή διαθέτει ουσιαστικές πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων βάσιμων ανησυχιών που έχουν εκφράσει τρίτα μέρη, σύμφωνα με τις οποίες ένας οργανισμός παρακολούθησης δεν συμμορφώνεται πλέον με τις απαιτήσεις του άρθρου 8 παράγραφοι 1 και 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 και των άρθρων 5 έως 8 του παρόντος κανονισμού·
γ)
ένας οργανισμός παρακολούθησης έχει ενημερώσει την Επιτροπή σχετικά με αλλαγές που αναφέρονται στο άρθρο 9 παράγραφος 1 στοιχείο α) του παρόντος κανονισμού.
2. Όταν η Επιτροπή κινεί διαδικασία επανεξέτασης, επικουρείται από ομάδα επανεξέτασης για τη διεξαγωγή της επανεξέτασης, καθώς και ελέγχων.
3. Ο υποψήφιος παρέχει στην ομάδα επανεξέτασης πρόσβαση στους χώρους του προκειμένου να επαληθεύσει η ομάδα αν πληρούνται όλες οι απαιτήσεις του άρθρου 8 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 και των άρθρων 5 έως 8 του παρόντος κανονισμού. Οι οικείες αρμόδιες αρχές μπορούν να συμμετάσχουν στην επίσκεψη.
Ο υποψήφιος προσφέρει την αναγκαία βοήθεια για να διευκολύνει τις επισκέψεις αυτές.
4. Η ομάδα επανεξέτασης συντάσσει έκθεση με τις διαπιστώσεις της. Στην έκθεση επανεξέτασης επισυνάπτονται δικαιολογητικά στοιχεία.
Η έκθεση επανεξέτασης περιλαμβάνει σύσταση σχετικά με το αν πρέπει να ανακληθεί ή όχι η αναγνώριση οργανισμού παρακολούθησης.
Η ομάδα επανεξέτασης διαβιβάζει την έκθεση επανεξέτασης στις οικείες αρμόδιες αρχές. Οι εν λόγω αρχές μπορούν να υποβάλλουν παρατηρήσεις εντός τριών εβδομάδων από την ημερομηνία διαβίβασης της έκθεσης.
Η ομάδα επανεξέτασης παρέχει στον ενδιαφερόμενο οργανισμό παρακολούθησης σύνοψη των διαπιστώσεων και των συμπερασμάτων της έκθεσης. Ο οργανισμός μπορεί να υποβάλλει παρατηρήσεις εντός τριών εβδομάδων από την ημερομηνία διαβίβασης της σύνοψης.
5. Εφόσον η ομάδα επανεξέτασης καταλήξει στο συμπέρασμα ότι ο οργανισμός παρακολούθησης δεν ανταποκρίνεται πλέον στα καθήκοντά του ή στις απαιτήσεις του άρθρου 8 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010, συνιστά στην έκθεση επανεξέτασης την ανάκληση της αναγνώρισης είτε προσωρινά και/ή υπό όρους, είτε μόνιμα, ανάλογα με το επίπεδο των ελλείψεων που έχει διαπιστώσει.
Η ομάδα επανεξέτασης μπορεί, αντ’ αυτού, να συστήσει στην Επιτροπή να εκδώσει ανακοίνωση διορθωτικών μέτρων ή να απευθύνει επίσημη προειδοποίηση ή να μην προβεί σε άλλη ενέργεια.
Άρθρο 11
Απόφαση για την ανάκληση αναγνώρισης
1. Η Επιτροπή αποφασίζει να ανακαλέσει την αναγνώριση οργανισμού παρακολούθησης είτε προσωρινά και/ή υπό όρους είτε μόνιμα, λαμβάνοντας υπόψη την έκθεση επανεξέτασης που αναφέρεται στο άρθρο 10.
2. Όταν από το επίπεδο των ελλείψεων που έχουν διαπιστωθεί δεν συνάγεται, σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010, ότι ο οργανισμός παρακολούθησης δεν ανταποκρίνεται πλέον στα καθήκοντά του ή στις απαιτήσεις του άρθρου 8 παράγραφος 2 του εν λόγω κανονισμού, η Επιτροπή μπορεί να εκδώσει ανακοίνωση διορθωτικών μέτρων ή να απευθύνει επίσημη προειδοποίηση.
3. Η απόφαση για την ανάκληση της αναγνώρισης οργανισμού παρακολούθησης, καθώς και η ανακοίνωση ή επίσημη προειδοποίηση δυνάμει της παραγράφου 2 κοινοποιούνται στον ενδιαφερόμενο οργανισμό παρακολούθησης και ανακοινώνονται στις αρμόδιες αρχές όλων των κρατών μελών σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 εντός 10 εργάσιμων ημερών από την έκδοσή τους.
Άρθρο 12
Προστασία των δεδομένων
Ο παρών κανονισμός δεν θίγει τους κανόνες για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που καθορίζονται στην οδηγία 95/46/ΕΚ και στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
Άρθρο 13
Τελικές διατάξεις
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 23 Φεβρουαρίου 2012.
NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 363/2012
ze dne 23. února 2012
o procedurálních pravidlech pro uznávání kontrolních organizací a odejímání takových uznání stanovených v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010 ze dne 20. října 2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky (1), a zejména na čl. 8 odst. 7 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Cílem nařízení (EU) č. 995/2010 je zejména minimalizovat riziko, že bude na vnitřní trh uvedeno nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva. Kontrolní organizace by měly hospodářským subjektům pomáhat plnit požadavky uvedeného nařízení. Za tímto účelem by měly vyvinout systém náležité péče, udělovat hospodářským subjektům právo jej používat a měly by ověřovat jeho řádné používání.
(2)
Postup, jímž Komise uznává kontrolní organizace, by měl být spravedlivý, transparentní a nezávislý. Žadatelé by tudíž měli být posuzováni poté, co byly konzultovány příslušné orgány členských států a o žadateli byly shromážděny dostatečné informace. Je-li to nezbytné, měly by být součástí shromažďování informací návštěvy v prostorách žadatele.
(3)
Je nezbytné upřesnit odpovídající odborné znalosti a kapacitu, jimiž by kontrolní organizace měly disponovat, aby dokázaly určit, zda dřevo splňuje příslušné právní předpisy v zemi těžby, a navrhnout opatření k posouzení rizika, že nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva budou uvedeny na trh. Není-li zjištěné riziko zanedbatelné, kontrolní organizace by rovněž měla být schopna navrhnout odpovídající opatření k jeho účinné minimalizaci.
(4)
Mělo by být zaručeno, že kontrolní organizace vykonávají své funkce transparentně a nezávisle, že se vyhýbají střetu zájmů při výkonu svých funkcí a že své služby poskytují hospodářským subjektům nediskriminačně.
(5)
O odejmutí uznání by Komise měla rozhodnout postupem, který je spravedlivý, transparentní a nezávislý. Před přijetím rozhodnutí by Komise měla konzultovat dotčené příslušné orgány členských států a měla by shromáždit dostatečné informace a v nezbytných případech provést návštěvy na místě. Dotčeným kontrolním organizacím by mělo být umožněno, aby před přijetím rozhodnutí předložily připomínky.
(6)
Jestliže kontrolní organizace přestane vykonávat funkce nebo plnit požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010, Komise by měla být v souladu se zásadou proporcionality schopna odejmout uznání buď dočasně a/nebo podmínečně, nebo trvale, a to podle toho, jak to vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků.
(7)
Je třeba zaručit, že úroveň ochrany jednotlivců v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů v rámci oblasti působnosti tohoto nařízení, zejména zpracováním osobních údajů v žádostech o uznání jako kontrolní organizace, splňuje požadavky stanovené směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (2) a nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3),
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se kromě definic stanovených v článku 2 nařízení (EU) č. 995/2010 použijí tyto definice:
1)
„dotčenými příslušnými orgány“ se rozumějí příslušné orgány členských států, v nichž jsou kontrolní organizace nebo žadatel o uznání jako kontrolní organizace zákonně usazeni nebo v nichž poskytují služby nebo hodlají poskytovat služby ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES (4);
2)
„doklady o dosažené kvalifikaci“ se rozumějí diplomy, osvědčení a jiné doklady vydané orgánem státu určeným podle právních nebo správních předpisů tohoto státu a osvědčující úspěšné dokončení odborné přípravy;
3)
„odbornou zkušeností“ se rozumí skutečný a zákonný výkon dotčeného povolání.
Článek 2
Žádost o uznání
1. Žádost o uznání jako kontrolní organizace může Komisi podat jakýkoli subjekt, ať veřejný či soukromý, ať se jedná o společnost, korporaci, firmu, podnik, instituci nebo orgán, který je zákonně usazen v Unii.
Subjekt podá žádost v kterémkoli z úředních jazyků Unie společně s dokumenty uvedenými v příloze.
2. Aby byl žadatel uznán jako kontrolní organizace, prokáže, že splňuje všechny požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení.
3. Komise do deseti pracovních dnů od přijetí žádosti potvrdí její přijetí a přidělí žadateli referenční číslo.
Rovněž žadateli poskytne orientační lhůtu, v níž o žádosti rozhodne. Komise informuje žadatele pokaždé, když orientační lhůtu pozmění kvůli potřebě získat dodatečné informace nebo dokumenty pro posouzení žádosti.
4. V případě, že uplynuly tři měsíce od obdržení žádosti nebo od posledního písemného sdělení, které Komise zaslala žadateli, podle toho, které datum nastane později, a Komise dosud nepřijala rozhodnutí o uznání nebo žádost nezamítla, písemně žadatele informuje o pokroku při posuzování žádosti.
První pododstavec se může na vyřízení jedné žádosti použít vícekrát.
5. Komise předá kopii žádosti a podkladů dotčeným příslušným orgánům, které mohou k žádosti podat připomínky do jednoho měsíce od data předání.
Článek 3
Dodatečné dokumenty a přístup do prostor
1. Pokud o to Komise požádá, žadatel nebo dotčené příslušné orgány poskytnou ve stanovené lhůtě veškeré dodatečné informace nebo dokumenty, které Komise požaduje.
2. Žadatel umožní Komisi přístup do svých prostor, aby mohla ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Komise informuje žadatele o návštěvě předem. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
Článek 4
Rozhodnutí o uznání
Pokud Komise přijala rozhodnutí podle čl. 8 odst. 3 nařízení (EU) č. 995/2010, uvědomí o tom dotčeného žadatele do 10 pracovních dnů od data přijetí uvedeného rozhodnutí.
Komise rovněž žadateli neprodleně poskytne osvědčení o uznání a sdělí své rozhodnutí příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 3 druhým pododstavcem nařízení (EU) č. 995/2010, a to ve lhůtě uvedené v prvním odstavci.
Článek 5
Právní subjektivita a zákonné usazení v Unii
1. Je-li žadatel zákonně usazen ve více než jednom členském státě, poskytne informace o svém sídlu, správním ústředí nebo hlavní provozovně v Unii, jakož i o svých agenturách, pobočkách nebo dceřiných společnostech zřízených na území jakéhokoli členského státu. Žadatel rovněž uvede, v kterých členských státech hodlá poskytovat služby.
2. Od žadatele, který je orgánem členského státu nebo součástí tohoto orgánu, se nevyžaduje, aby prokázal svoji právní subjektivitu nebo zákonné usazení v Unii.
Článek 6
Odpovídající odborné znalosti
1. Aby se zaručilo, že kontrolní organizace vykonávající své funkce řádně, jak vyžaduje čl. 8 odst. 2 písm. b) nařízení (EU) č. 995/2010, technicky kvalifikovaní pracovníci žadatele splňují následující minimální kritéria, což je potvrzeno doklady o dosažené kvalifikaci a odborných zkušenostech:
a)
formální odborná příprava v oboru souvisejícím s funkcemi kontrolní organizace;
b)
u vyšších technických pozic, alespoň pětiletá odborná zkušenost ve funkci související s funkcemi kontrolní organizace.
Pro účely písmene a) prvního pododstavce jsou za příslušné obory považovány obory týkající se lesnictví, životního prostředí, práva, řízení podniku, řízení rizik, obchodu, auditu, finanční kontroly nebo řízení zásobovacího řetězce.
2. Žadatel vede záznamy, které dokumentují povinnosti a odpovědnosti jeho pracovníků. Žadatel má zavedeny postupy pro sledování výkonnosti a technické kvalifikace svých pracovníků.
Článek 7
Kapacita umožňující výkon funkcí kontrolní organizace
1. Žadatel prokáže, že disponuje:
a)
organizační strukturou, která zaručuje řádný výkon funkcí kontrolní organizace;
b)
systémem náležité péče, který budou mít hospodářské subjekty k dispozici a budou jej používat;
c)
politikami a postupy, které umožňují hodnotit a zdokonalovat systém náležité péče;
d)
postupy a procesy k ověření, že hospodářské subjekty používají jeho systém náležité péče řádným způsobem;
e)
postupy pro nápravná opatření, která se přijmou v případě, že hospodářský subjekt nepoužívá jeho systém náležité péče řádným způsobem.
2. Kromě požadavků v odstavci 1 žadatel prokáže, že disponuje finanční a technickou kapacitou pro výkon funkcí kontrolní organizace.
Článek 8
Nepřítomnost střetu zájmů
1. Žadatel je organizován tak, aby chránil objektivitu a nestrannost svých činností.
2. Žadatel určuje, analyzuje a vede záznamy, které dokumentují rizika střetu zájmů v důsledku výkonu funkcí kontrolní organizace včetně střetů vyplývajících ze vztahů se souvisejícími subjekty nebo subdodavateli.
3. Bylo-li zjištěno riziko střetu zájmů, žadatel má zavedeny písemné politiky a postupy, aby zabránil střetům zájmů na úrovni organizace i jednotlivce. Jsou udržovány a prováděny písemné politiky a postupy. Tyto politiky a postupy mohou zahrnovat audity prováděné třetí stranou.
Článek 9
Informace o následných změnách
1. Kontrolní organizace neprodleně informuje Komisi o kterékoli z následujících situací, k nimž dojde poté, co byla uznána:
a)
změna, která může ovlivnit schopnost této kontrolní organizace plnit požadavky v článcích 5 až 8, k níž došlo poté, co byla organizace uznána;
b)
kontrolní organizace zřídí v Unii jiné agentury, pobočky nebo dceřiné společnosti, než jaké uvedla v žádosti;
c)
kontrolní organizace se rozhodne poskytovat služby v jiných členských státech, než jaké uvedla v žádosti, nebo v členském státě, v němž podle prohlášení přestala své služby poskytovat v souladu s písmenem d);
d)
kontrolní organizace přestane poskytovat služby v členských státech.
2. Komise sdělí všechny informace obdržené podle odstavce 1 dotčeným příslušným orgánům.
Článek 10
Přezkum rozhodnutí o uznání
1. Komise může rozhodnutí, jímž uznává kontrolní organizaci, kdykoli přezkoumat.
Komise provede tento přezkum v kterékoli z těchto situací:
a)
dotčený příslušný orgán informuje Komisi, že zjistil, že kontrolní organizace nevykonává funkce stanovené v čl. 8 odst. 1 nařízení (EU) č. 995/2010 nebo neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010, jak stanoví články 5 až 8 tohoto nařízení;
b)
Komise disponuje příslušnými informacemi včetně opodstatněných obav vyjádřených třetími stranami, že kontrolní organizace neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 1 a 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení;
c)
kontrolní organizace informovala Komisi o změnách uvedených v čl. 9 odst. 1 písm. a) tohoto nařízení.
2. Je-li zahájen přezkum, je při něm Komisi nápomocen přezkumný tým, jehož úkolem je provádět přezkum a kontroly.
3. Žadatel umožní přezkumnému týmu přístup do svých prostor, aby bylo možné ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
4. Přezkumný tým připraví zprávu, v níž popíše svá zjištění. Ke zprávě o přezkumu se přiloží náležité důkazy.
Zpráva o přezkumu obsahuje doporučení, zda by mělo být uznání kontrolní organizaci odejmuto.
Přezkumný tým zašle zprávu o přezkumu dotčeným příslušnými orgánům. Tyto orgány mohou vznést připomínky do tří týdnů od data předání zprávy.
Přezkumný tým poskytne dotčené kontrolní organizaci shrnutí zjištění a závěrů zprávy. Organizace může přezkumnému týmu předložit připomínky do tří týdnů od data předání shrnutí.
5. Přezkumný tým by měl v zprávě o přezkumu doporučit dočasné a/nebo podmínečné nebo trvalé odejmutí uznání podle toho, jak to podle něj vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků, jestliže určí, že kontrolní organizace nevykonává funkce nebo neplní požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010.
Přezkumný tým může místo toho doporučit, aby Komise vydala oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování nebo aby žádná další opatření nepřijímala.
Článek 11
Rozhodnutí o odejmutí uznání
1. Komise s ohledem na zprávu o přezkumu uvedenou v článku 10 rozhodne, zda dočasně a/nebo podmínečně nebo trvale odejme kontrolní organizaci uznání.
2. Komise může vydat oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování, pokud úroveň zjištěných nedostatků nevede ke zjištění podle čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010, že kontrolní organizace již neplní funkce nebo požadavky uvedené v čl. 8 odst. 2 uvedeného nařízení.
3. Rozhodnutí o odejmutí uznání kontrolní organizace, jakož i oznámení nebo varování podle odstavce 2 se do 10 pracovních dnů od data přijetí sdělí dotčené kontrolní organizaci a příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010.
Článek 12
Ochrana údajů
Tímto nařízením nejsou dotčena pravidla týkající se zpracování osobních údajů stanovená ve směrnici 95/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 13
Závěrečná ustanovení
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 23. února 2012.