BESCHLUSS DES VERWALTUNGSRATES VON EUROPOL
vom 4. Juni 2009
zu den Bedingungen für die Verarbeitung von Daten gemäß Artikel 10 Absatz 4 des Europol-Beschlusses
(2009/1010/JI)
DER VERWALTUNGSRAT VON EUROPOL -
gestützt auf den Beschluss 2009/371/JI des Rates vom 6. April 2009 über die Errichtung des Europäischen Polizeiamtes (Europol) (1) (im Folgenden: der „Europol-Beschluss“), insbesondere Artikel 10 Absatz 4 dieses Beschlusses,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Der Verwaltungsrat legt auf Vorschlag des Direktors und nach Anhörung der gemeinsamen Kontrollinstanz die Bedingungen für die Verarbeitung von Daten fest, um festzustellen, ob diese Daten für seine Aufgaben von Bedeutung sind und in eines seiner Informationssysteme aufgenommen werden kann, insbesondere hinsichtlich des Zugangs zu den Daten und ihrer Verwendung sowie der Fristen für die Speicherung und Löschung der Daten.
(2)
Dieser Beschluss des Verwaltungsrates trägt den Grundsätzen des Übereinkommens des Europarats zum Schutz des Menschen bei der automatischen Verarbeitung personenbezogener Daten vom 28. Januar 1981 Rechnung und steht im Einklang mit der Empfehlung Nr. R (87) 15 des Ministerkomitees des Europarats vom 17. September 1987 über die Verwendung personenbezogener Daten im Bereich der Polizei.
(3)
Der Beschluss des Verwaltungsrates ist dem Rat zur Billigung vorzulegen -
HAT FOLGENDEN BESCHLUSS GEFASST:
Artikel 1
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieses Beschlusses bezeichnet:
a)
„personenbezogene Daten“ jegliche Information, die sich auf eine identifizierte oder eine identifizierbare natürliche Person bezieht: eine identifizierbare Person ist eine Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Zuordnung zu einer Kennnummer oder zu einem oder mehreren spezifischen Elementen, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind;
b)
„Verarbeitung personenbezogener Daten“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Speichern, die Organisation, die Aufbewahrung, die Anpassung oder Veränderung, das Abrufen, das Abfragen, die Benutzung, die Weitergabe durch Übermittlung, Verbreitung oder jede andere Form der Bereitstellung, die Kombination oder die Verknüpfung sowie das Sperren, Löschen oder Vernichten;
c)
„Informationssystem“ das Europol-Informationssystem, die Arbeitsdateien zu Analysezwecken und andere Systeme zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Artikel 10 Absatz 1 des Europol-Beschlusses;
d)
„Europol-Informationssystem“ das System, auf das in Artikel 11 Absatz 1 des Europol-Beschlusses Bezug genommen wird;
e)
„Arbeitsdatei zu Analysezwecken“ eine Datei, die zu Zwecken der Analyse gemäß Artikel 14 Absatz 1 des Europol-Beschlusses errichtet wird;
f)
„EU-Einrichtungen“ Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen, die durch den Vertrag über die Europäische Union und die Verträge zur Gründung der Europäischen Gemeinschaften oder auf deren/dessen Grundlage errichtet wurden gemäß Artikel 22 Absatz 1 des Europol-Beschlusses;
g)
„Dritte“ Drittstaaten und dritte Organisationen im Sinne des Artikels 23 Absatz 1 des Europol-Beschlusses;
h)
„ordnungsgemäß ermächtigtes Europol-Personal“ Personal von Europol, das vom Direktor dazu ermächtigt wurde, personenbezogene Daten im Einklang mit diesem Beschluss zu verarbeiten.
Artikel 2
Anwendungsbereich
Dieser Beschluss betrifft personenbezogene Daten, die Europol zu dem Zweck übermittelt werden, um festzustellen, ob sie für seine Aufgaben von Bedeutung sind und in die Informationsverarbeitungssysteme aufgenommen werden können; davon ausgenommen sind:
a)
personenbezogene Daten, die gemäß Artikel 13 Absatz 1 des Europol-Beschlusses in das Europol-Informationssystem aufgenommen wurden;
b)
personenbezogene Daten, die von einem Mitgliedstaat, einer EU-Einrichtung oder einem Dritten zur Aufnahme in eine bestimmte Arbeitsdatei zu Analysezwecken übermittelt wurden, sowie personenbezogene Daten, die gemäß Artikel 14 des Europol-Beschlusses in eine Arbeitsdatei zu Analysezwecken eingegeben wurden;
c)
personenbezogene Daten, die Europol zur Aufnahme in ein anderes spezifisches System zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 10 Absatz 1 letzter Satz des Europol-Beschlusses übermittelt wurden.
Artikel 3
Zugriff und Verwendung
(1) Der Zugriff auf personenbezogene Daten, die gemäß diesem Beschluss von Europol verarbeitet werden, beschränkt sich auf ordnungsgemäß ermächtigte Europol-Bedienstete.
(2) Personenbezogene Daten, die gemäß diesem Beschluss von Europol verarbeitet werden, dürfen unbeschadet des Artikels 17 des Europol-Beschlusses lediglich für den Zweck verwendet werden, festzustellen, ob sie für die Aufgaben von Europol von Bedeutung sind und in die Informationsverarbeitungssysteme aufgenommen werden können.
(3) Stellt Europol fest, dass die Daten zur Erfüllung seiner Aufgaben von Bedeutung sind und in das Europol-Informationssystem aufgenommen werden können, schlägt Europol vor, dass der die Daten übermittelnde Mitgliedstaat die Daten in das Europol-Informationssystem eingibt gemäß Artikel 13 Absatz 1 des Europol-Beschlusses. Folgt der Mitgliedstaat dem Vorschlag von Europol nicht, gilt Artikel 5 dieses Beschlusses.
Artikel 4
Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit
(1) Europol ist gehalten, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesem Beschluss die Bestimmungen des im Europol-Beschluss festgeschriebenen Schutzes personenbezogener Daten und der Datensicherheit, insbesondere Artikel 18, 27 und 35, und die diesbezüglich angenommenen Durchführungsbestimmungen einzuhalten.
(2) Entscheidet sich Europol für die Aufnahme dieser Daten in die Informationsverarbeitungssysteme, deren Löschung oder Vernichtung, ist der übermittelnde Mitgliedstaat, die übermittelnde EU-Einrichtung bzw. Dritte davon in Kenntnis zu setzen.
Artikel 5
Frist betreffend die Speicherung von Daten
(1) Eine Entscheidung über die Verwendung personenbezogener Daten gemäß Artikel 3 Absatz 2 ist so bald wie möglich, jedoch spätestens 6 Monate nach Eingang dieser Daten bei Europol zu treffen.
(2) Ist eine solche Entscheidung nach Ablauf der Frist von 6 Monaten nicht erfolgt, sind die personenbezogenen Daten zu löschen oder zu vernichten und der übermittelnde Mitgliedstaat bzw. Dritte ist hierüber in Kenntnis zu setzen.
Artikel 6
Verantwortung
Es liegt in der Verantwortung von Europol, die Einhaltung der Artikel 3, 4 und 5 dieses Beschlusses sicherzustellen.
Artikel 7
Inkrafttreten
Dieser Beschluss tritt am Tag des Beginns der Anwendung des Europol-Beschlusses in Kraft.
Geschehen zu Den Haag am 4. Juni 2009.
Vom Rat angenommen am 30. November 2009.
DECIZIA CONSILIULUI DE ADMINISTRAȚIE AL EUROPOL
din 4 iunie 2009
privind condițiile de prelucrare a datelor în temeiul articolului 10 alineatul (4) din Decizia Europol
(2009/1010/JAI)
CONSILIUL DE ADMINISTRAȚIE AL EUROPOL,
având în vedere Decizia 2009/371/JAI a Consiliului din 6 aprilie 2009 privind înființarea Oficiului European de Poliție (EUROPOL) (1) (numită în continuare „Decizia Europol”), în special articolul 10 alineatul (4),
întrucât:
(1)
Consiliul de administrație are responsabilitatea, acționând în baza unei propuneri a directorului și în urma consultării cu Organismul comun de supraveghere, de a stabili condițiile aferente prelucrării datelor cu scopul de a determina dacă aceste date sunt relevante pentru sarcinile Europol și pot fi incluse în unul dintre sistemele sale de prelucrare a informațiilor, în special cu privire la accesarea și utilizarea datelor, precum și la termenele limită de stocare și ștergere a datelor.
(2)
Prin adoptarea prezentei decizii, Consiliul de administrație va ține seama de principiile Convenției Consiliului Europei pentru protejarea persoanelor față de prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal din 28 ianuarie 1981 și ale Recomandării nr. R (87) 15 a Comitetului de Miniștri al Consiliului Europei din 17 septembrie 1987 de reglementare a utilizării datelor cu caracter personal în sectorul polițienesc.
(3)
Decizia Consiliului de administrație va fi înaintată Consiliului spre aprobare,
ADOPTĂ URMĂTOAREA DECIZIE:
Articolul 1
Definiții
În înțelesul prezentei decizii:
(a)
„date cu caracter personal” înseamnă orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă: o persoană identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un număr de identificare sau la unul ori mai mulți factori specifici identității sale fizice, fiziologice, mentale, economice, culturale sau sociale;
(b)
„prelucrarea datelor cu caracter personal” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal, indiferent dacă se realizează prin mijloace automate sau nu, precum colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, difuzare sau punere la dispoziție în alt mod, alinierea sau combinarea, blocarea, ștergerea sau distrugerea datelor;
(c)
„sisteme de prelucrare a datelor” înseamnă sistemul informațional Europol, fișierele de lucru pentru analiză și alte sisteme de prelucrare a datelor cu caracter personal, menționate la articolul 10 alineatul (1) din Decizia Europol;
(d)
„sistemul informațional Europol” înseamnă sistemul menționat la articolul 11 alineatul (1) din Decizia Europol;
(e)
„fișier de lucru pentru analiză” înseamnă un fișier deschis în scopul analizei, astfel cum se menționează la articolul 14 din Decizia Europol;
(f)
„organisme UE” înseamnă instituțiile, organismele, birourile și agențiile înființate de sau în temeiul Tratatului privind Uniunea Europeană și al Tratatelor de instituire a Comunităților Europene, menționate la articolul 22 alineatul (1) din Decizia Europol;
(g)
„terțe părți” înseamnă statele și organizațiile terțe menționate la articolul 23 alineatul (1) din Decizia Europol;
(h)
„personal Europol împuternicit corespunzător” înseamnă personalul Europol desemnat de director în vederea prelucrării datelor cu caracter personal în conformitate cu prezenta decizie.
Articolul 2
Sfera de aplicare
Prezenta decizie se aplică datelor cu caracter personal comunicate Europol în scopul determinării dacă aceste date sunt relevante pentru sarcinile sale și pot fi incluse în sistemele sale de prelucrare a informațiilor, cu excepția:
(a)
datelor cu caracter personal introduse în sistemul informațional Europol în temeiul articolului 13 alineatul (1) din Decizia Europol;
(b)
datelor cu caracter personal oferite de un stat membru, un organism UE sau o terță parte în vederea includerii într-un anumit fișier de lucru pentru analiză, precum și datelor cu caracter personal introduse într-un fișier de lucru pentru analiză în temeiul articolului 14 din Decizia Europol;
(c)
datelor cu caracter personal furnizate de Europol în vederea includerii într-un alt sistem specific de prelucrare a datelor cu caracter personal, astfel cum se menționează la articolul 10 alineatul (1) ultima teză din Decizia Europol.
Articolul 3
Acces și utilizare
(1) Accesul la datele cu caracter personal prelucrate de Europol în temeiul prezentei decizii este limitat la personalul Europol împuternicit corespunzător.
(2) Fără a aduce atingere articolului 17 din Decizia Europol, datele cu caracter personal prelucrate de Europol în temeiul prezentei decizii sunt utilizate doar cu scopul de a determina dacă aceste date sunt relevante pentru sarcinile Europol și pot fi incluse în sistemele sale de prelucrare a informațiilor.
(3) În situațiile în care Europol determină că datele sunt relevante pentru sarcinile sale și pot fi incluse în sistemul informațional Europol, Europol propune ca statul membru furnizor să introducă datele în sistemul informațional Europol, în conformitate cu articolul 13 alineatul (1) din Decizia Europol. În cazul în care statul membru nu dă curs propunerii Europol, se aplică articolul 5 din prezenta decizie.
Articolul 4
Norme privind protecția datelor cu caracter personal și securitatea datelor
(1) La prelucrarea datelor cu caracter personal în temeiul prezentei decizii, Europol respectă normele privind protecția datelor cu caracter personal și securitatea datelor prevăzute în Decizia Europol, în special articolele 18, 27 și 35, și normele adoptate pentru punerea în aplicare a acesteia.
(2) În cazul în care Europol decide să includă aceste date în sistemele de prelucrare a informațiilor sau să le șteargă ori să le distrugă, trebuie să informeze în acest sens statul membru, organismul UE sau terța parte care a furnizat datele.
Articolul 5
Termen limită de stocare a datelor
(1) O decizie privind utilizarea datelor cu caracter personal în conformitate cu articolul 3 alineatul (2) trebuie adoptată cât mai curând posibil și, în orice caz, nu mai târziu de șase luni de la primirea acestor date de către Europol.
(2) În absența unei astfel de decizii la expirarea perioadei de șase luni, datele cu caracter personal în cauză sunt șterse sau distruse, iar statul membru, organismul UE sau terța parte care a furnizat datele este informat(ă) în acest sens.
Articolul 6
Responsabilitate
Europol este responsabil să asigure respectarea articolelor 3, 4 și 5 din prezenta decizie.
Articolul 7
Intrarea în vigoare
Prezenta decizie intră în vigoare în aceeași zi cu data de aplicare a Deciziei Europol.
Haga, 4 iunie 2009.
Aprobată de Consiliu la 30 noiembrie 2009.