VERORDNUNG (EG) Nr. 390/2009 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES
vom 23. April 2009
zur Änderung der Gemeinsamen Konsularischen Instruktion an die diplomatischen Missionen und die konsularischen Vertretungen, die von Berufskonsularbeamten geleitet werden, hinsichtlich der Aufnahme biometrischer Identifikatoren einschließlich Bestimmungen über die Organisation der Entgegennahme und Bearbeitung von Visumanträgen
DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT UND DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION -
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft, insbesondere auf Artikel 62 Nummer 2 Buchstabe b Ziffer ii,
auf Vorschlag der Kommission,
nach Stellungnahme des Europäischen Datenschutzbeauftragten (1),
gemäß dem Verfahren des Artikels 251 des Vertrags (2),
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Um sicherzustellen, dass Antragsteller zuverlässig überprüft werden können und ihre Identität zweifelsfrei festgestellt werden kann, ist es erforderlich, in dem mit der Entscheidung 2004/512/EG des Rates (3) eingerichteten Visa-Informationssystem (VIS) biometrische Daten zu verarbeiten und einen Rechtsrahmen für die Erfassung dieser biometrischen Identifikatoren festzulegen. Außerdem setzt die Anwendung des VIS neue Formen der Organisation für die Entgegennahme von Visumanträgen voraus.
(2)
Die Integration biometrischer Identifikatoren in das VIS ist ein wichtiger Schritt zur Verwendung neuer Elemente, die eine verlässlichere Verbindung zwischen dem Visuminhaber und dem Reisepass herstellen, damit keine falschen Identitäten verwendet werden können. Daher sollte das persönliche Erscheinen des Antragstellers - zumindest bei der ersten Beantragung eines Visums - zu den Grundvoraussetzungen für die Erteilung eines Visums gehören, wobei gleichzeitig die biometrischen Identifikatoren im VIS erfasst werden.
(3)
Welche biometrischen Identifikatoren zu erfassen sind, wurde in der Verordnung (EG) Nr. 767/2008 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 9. Juli 2008 über das Visa-Informationssystem (VIS) und den Datenaustausch zwischen Mitgliedstaaten über Visa für einen kurzfristigen Aufenthalt (VIS-Verordnung) (4) geregelt.
(4)
In der vorliegenden Verordnung werden die Normen für die Erfassung dieser biometrischen Identifikatoren unter Verweis auf die entsprechenden Empfehlungen der Internationalen Luftfahrtorganisation (ICAO) festgelegt. Zur Gewährleistung der Interoperabilität bedarf es keiner weiteren technischen Spezifikationen.
(5)
Alle von einem Mitgliedstaat im Rahmen der Beantragung eines Visums entgegengenommenen Dokumente, Daten oder biometrischen Identifikatoren sind als „konsularisches Dokument“ gemäß dem Wiener Übereinkommen über konsularische Beziehungen vom 24. April 1963 anzusehen und werden entsprechend behandelt.
(6)
Um die Registrierung der Antragsteller zu erleichtern und die den Mitgliedstaaten entstehenden Kosten zu verringern, müssen zusätzlich zu der bestehenden Vertretungsregelung neue Organisationsmöglichkeiten erwogen werden. Zunächst sollte die Gemeinsame Konsularische Instruktion an die diplomatischen Missionen und die konsularischen Vertretungen, die von Berufskonsularbeamten geleitet werden (5), um eine besondere Form der Vertretung, die sich auf die Entgegennahme von Anträgen und die Erfassung biometrischer Identifikatoren beschränkt, ergänzt werden.
(7)
Es sollten weitere Optionen wie gemeinsame Unterbringung, gemeinsame Visumantragstellen, Honorarkonsuln und Zusammenarbeit mit externen Dienstleistungserbringern eingeführt werden. Unter Berücksichtigung insbesondere von Datenschutzaspekten sollte ein geeigneter Rechtsrahmen für diese Optionen festgelegt werden. Die Mitgliedstaaten sollten gemäß den in diesem Rechtsrahmen festgelegten Bedingungen die von ihnen in den einzelnen Drittländern zu verwendende Organisationsstruktur wählen können. Die Merkmale dieser Strukturen sollten von der Kommission veröffentlicht werden.
(8)
Bei der Organisation der Zusammenarbeit sollten die Mitgliedstaaten gewährleisten, dass die Antragsteller an den Mitgliedstaat verwiesen werden, der für die Bearbeitung ihrer Anträge zuständig ist.
(9)
Es muss geregelt werden, wie zu verfahren ist, wenn die Mitgliedstaaten beschließen, zur Vereinfachung des Verfahrens bei der Erfassung der Anträge mit einem externen Dienstleistungserbringer zusammenzuarbeiten. Ein solcher Beschluss kann gefasst werden, wenn sich aufgrund besonderer Umstände oder der Gegebenheiten vor Ort eine Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedstaaten in Form einer Vertretung in beschränktem Umfang, einer gemeinsamen Unterbringung oder einer gemeinsamen Visumantragsstelle für den betreffenden Mitgliedstaat als nicht geeignet erweist. Solche Regelungen sollten unter Einhaltung der allgemeinen Grundsätze für die Visumerteilung und unter Beachtung der Datenschutzbestimmungen der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (6) festgelegt werden. Darüber hinaus sollte bei der Aufstellung und Durchführung solcher Regelungen darauf geachtet werden, dass Möglichkeiten zum „Visa-Shopping“ unterbunden werden.
(10)
Die Mitgliedstaaten sollten mit externen Dienstleistungserbringern auf der Grundlage eines Rechtsinstruments zusammenarbeiten, das Bestimmungen über die genauen Aufgaben dieser Dienstleistungserbringer, über den unmittelbaren und uneingeschränkten Zugang zu deren Räumlichkeiten sowie über die Unterrichtung der Antragsteller, die Geheimhaltung und die Umstände, Bedingungen und Verfahren für die Aussetzung oder Beendigung der Zusammenarbeit enthalten muss.
(11)
Diese Verordnung gestattet es den Mitgliedstaaten, bei der Entgegennahme von Anträgen mit externen Dienstleistungserbringern zusammenzuarbeiten, und schreibt gleichzeitig den Grundsatz der „zentralen Anlaufstelle“ für die Einreichung von Anträgen fest; damit weicht sie vom Grundsatz des persönlichen Erscheinens des Antragstellers (wie er in Teil III Nummer 4 der Gemeinsamen Konsularischen Instruktion vorgesehen ist) ab. Unbeschadet davon kann der Antragsteller weiterhin aufgefordert werden, zu einem persönlichen Gespräch zu erscheinen; auch künftigen Rechtsakten zur Regelung dieser Fragen wird hierdurch nicht vorgegriffen.
(12)
Damit die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen gewährleistet ist, ist die durch Artikel 29 der Richtlinie 95/46/EG eingesetzte Datenschutzgruppe konsultiert worden.
(13)
Die Richtlinie 95/46/EG gilt für die Mitgliedstaaten in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten in Anwendung dieser Verordnung.
(14)
Die Mitgliedstaaten sollten weiterhin sämtlichen Antragstellern den unmittelbaren Zugang zu ihren diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen zur Einreichung von Anträgen ermöglichen.
(15)
Um das Verfahren für Folgeanträge zu vereinfachen, sollte es in einem Zeitraum von 59 Monaten möglich sein, die Fingerabdrücke aus dem Ersteintrag in das VIS zu kopieren. Nach Ablauf dieses Zeitraums sollten die Fingerabdrücke erneut abgenommen werden.
(16)
Aufgrund des Erfordernisses der Erfassung biometrischer Identifikatoren sollten gewerbliche Mittlerorganisationen wie Reisebüros nicht mehr Erstanträge, sondern nur noch Folgeanträge bearbeiten.
(17)
Die Gemeinsame Konsularische Instruktion sollte daher entsprechend geändert werden.
(18)
Die Kommission sollte drei Jahre, nachdem der Betrieb des VIS aufgenommen wurde, und danach alle vier Jahre einen Bericht über die Durchführung dieser Verordnung vorlegen.
(19)
Da die Ziele dieser Verordnung, insbesondere die Organisation der Entgegennahme und Bearbeitung von Anträgen im Hinblick auf den Eintrag biometrischer Daten in das VIS, die Einführung gemeinsamer Normen und interoperabler biometrischer Identifikatoren sowie die Festlegung gemeinsamer Vorschriften für alle Mitgliedstaaten, die an der gemeinsamen Visumpolitik der Gemeinschaft teilnehmen, auf Ebene der Mitgliedstaaten nicht ausreichend erreicht werden können und daher besser auf Gemeinschaftsebene zu verwirklichen sind, kann die Gemeinschaft im Einklang mit dem in Artikel 5 des Vertrags niedergelegten Subsidiaritätsprinzip tätig werden. Entsprechend dem in demselben Artikel genannten Grundsatz der Verhältnismäßigkeit geht diese Verordnung nicht über das zur Erreichung dieser Ziele erforderliche Maß hinaus.
(20)
Nach den Artikeln 1 und 2 des dem Vertrag über die Europäische Union und dem Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft beigefügten Protokolls über die Position Dänemarks beteiligt sich Dänemark nicht an der Annahme dieser Verordnung und ist weder durch sie gebunden noch zu ihrer Anwendung verpflichtet. Da diese Verordnung den Schengen-Besitzstand nach den Bestimmungen gemäß Titel IV des Dritten Teils des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft ergänzt, beschließt Dänemark gemäß Artikel 5 des genannten Protokolls innerhalb von sechs Monaten ab dem Zeitpunkt der Annahme dieser Verordnung, ob es sie in einzelstaatliches Recht umsetzt.
(21)
Für Island und Norwegen stellt diese Verordnung eine Weiterentwicklung von Bestimmungen des Schengen-Besitzstands im Sinne des Übereinkommens zwischen dem Rat der Europäischen Union sowie der Republik Island und dem Königreich Norwegen über die Assoziierung der beiden letztgenannten Staaten bei der Umsetzung, Anwendung und Entwicklung des Schengen-Besitzstands (7) dar, die in den in Artikel 1 Buchstabe B des Beschlusses 1999/437/EG des Rates (8) zum Erlass bestimmter Durchführungsvorschriften zu jenem Übereinkommen genannten Bereich fallen.
(22)
Diese Verordnung stellt eine Weiterentwicklung der Bestimmungen des Schengen-Besitzstands dar, an denen sich das Vereinigte Königreich gemäß dem Beschluss 2000/365/EG des Rates vom 29. Mai 2000 zum Antrag des Vereinigten Königreichs Großbritannien und Nordirland, einzelne Bestimmungen des Schengen-Besitzstands auf es anzuwenden (9), nicht beteiligt. Das Vereinigte Königreich beteiligt sich daher nicht an der Annahme dieser Verordnung und ist weder durch diese Verordnung gebunden noch zu ihrer Anwendung verpflichtet.
(23)
Diese Verordnung stellt eine Weiterentwicklung der Bestimmungen des Schengen-Besitzstands dar, an denen sich Irland entsprechend dem Beschluss 2002/192/EG des Rates vom 28. Februar 2002 zum Antrag Irlands auf Anwendung einzelner Bestimmungen des Schengen-Besitzstands auf Irland (10) nicht beteiligt. Irland beteiligt sich daher nicht an der Annahme dieser Verordnung und ist weder durch diese Verordnung gebunden noch zu ihrer Anwendung verpflichtet.
(24)
Für die Schweiz stellt diese Verordnung eine Weiterentwicklung von Bestimmungen des Schengen-Besitzstands im Sinne des Abkommens zwischen der Europäischen Union, der Europäischen Gemeinschaft und der Schweizerischen Eidgenossenschaft über die Assoziierung der Schweizerischen Eidgenossenschaft bei der Umsetzung, Anwendung und Entwicklung des Schengen-Besitzstands (11) dar, die in den in Artikel 1 Buchstabe B des Beschlusses 1999/437/EG in Verbindung mit Artikel 3 des Beschlusses 2008/146/EG des Rates (12) genannten Bereich fallen.
(25)
Für Liechtenstein stellt diese Verordnung eine Weiterentwicklung der Bestimmungen des Schengen-Besitzstands im Sinne des Protokolls zwischen der Europäischen Union, der Europäischen Gemeinschaft, der Schweizerischen Eidgenossenschaft und dem Fürstentum Liechtenstein über den Beitritt des Fürstentums Liechtenstein zu dem Abkommen zwischen der Europäischen Union, der Europäischen Gemeinschaft und der Schweizerischen Eidgenossenschaft über die Assoziierung der Schweizerischen Eidgenossenschaft bei der Umsetzung, Anwendung und Entwicklung des Schengen-Besitzstands dar, die in den in Artikel 1 Buchstabe B des Beschlusses 1999/437/EG in Verbindung mit Artikel 3 des Beschlusses 2008/261/EG des Rates (13) genannten Bereich fallen.
(26)
Für Zypern stellt diese Verordnung einen auf dem Schengen-Besitzstand aufbauenden oder anderweitig damit zusammenhängenden Rechtsakt im Sinne des Artikels 3 Absatz 2 der Beitrittsakte von 2003 dar.
(27)
Diese Verordnung stellt einen auf dem Schengen-Besitzstand aufbauenden oder anderweitig damit zusammenhängenden Rechtsakt im Sinne des Artikels 4 Absatz 2 der Beitrittsakte von 2005 dar -
HABEN FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
Änderungen der Gemeinsamen Konsularischen Instruktion
Die Gemeinsame Konsularische Instruktion an die diplomatischen Missionen und die konsularischen Vertretungen, die von Berufskonsularbeamten geleitet werden, wird wie folgt geändert:
1.
Teil II wird wie folgt geändert:
a)
Der Nummer 1.2 Buchstabe b werden folgende Absätze angefügt:
„Ein Mitgliedstaat kann auch einen oder mehrere andere Mitgliedstaaten in beschränktem Umfang ausschließlich bei der Entgegennahme der Anträge und der Erfassung der biometrischen Identifikatoren vertreten. Die einschlägigen Bestimmungen von Nummer 1.2 Buchstaben c und e finden Anwendung. Bei der Entgegennahme von Unterlagen und Daten und deren Übermittlung an den vertretenen Mitgliedstaat sind die einschlägigen Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften zu beachten.
Der (die) vertretene(n) Mitgliedstaat(en) stellt (stellen) sicher, dass die Daten vollständig verschlüsselt werden, wenn sie von den Behörden des vertretenden Mitgliedstaats an die Behörden des vertretenen Mitgliedstaats elektronisch oder auf einem elektronischen Datenträger übermittelt werden.
Wenn in Drittländern die von den Behörden des vertretenden Mitgliedstaats an die Behörden des (der) vertretenen Mitgliedstaats (Mitgliedstaaten) elektronisch zu übermittelnden Daten nicht verschlüsselt werden dürfen, ermächtigt (ermächtigen) der (die) vertretene(n) Mitgliedstaat(en) den vertretenden Mitgliedstaat nicht zu einer elektronischen Datenübermittlung.
In diesem Fall stellt (stellen) der (die) betreffende(n) vertretene(n) Mitgliedstaat(en) sicher, dass die Behörden des vertretenden Mitgliedstaats die elektronischen Daten den Behörden des (der) vertretenen Mitgliedstaats (Mitgliedstaaten) in vollständig verschlüsselter Form auf einem elektronischen Datenträger übermitteln; diese Übermittlung erfolgt durch einen konsularischen Beamten eines Mitgliedstaats, oder - wenn sie unverhältnismäßige oder unangemessene Maßnahmen erfordern würde - auf andere sichere Weise, zum Beispiel durch einen ansässigen Unternehmer mit Erfahrung im Bereich der Beförderung sensibler Dokumente und Daten in dem betreffenden Drittland.
Die Sicherheitsstufe für die Übermittlung entspricht in allen Fällen der Sensibilität der Daten.
Die Mitgliedstaaten oder die Gemeinschaft bemühen sich um eine Einigung mit den betreffenden Drittländern über die Aufhebung des Verbots der elektronischen Übermittlung verschlüsselter Daten zwischen den Behörden der betreffenden Mitgliedstaaten.“
b)
Buchstabe d erhält folgende Fassung:
„d)
Die Vertretung und die Vertretung in beschränktem Umfang für die Erteilung eines einheitlichen Visums nach den Buchstaben a und b ist in der Übersicht über die Vertretung bei der Erteilung von einheitlichen Visa in Anlage 18 wiedergegeben.“
2.
Teil III wird wie folgt geändert:
a)
Punkt 1 erhält folgende Fassung:
„1. Visumanträge
1.1. Vordruck für den Visumantrag - Anzahl der Vordrucke
Die Antragsteller müssen auch den Vordruck für die Beantragung eines einheitlichen Visums ausfüllen. Für die Beantragung eines einheitlichen Visums ist der harmonisierte Vordruck nach Anlage 16 zu benutzen.
Der Vordruck für den Visumantrag ist mindestens in einfacher Ausfertigung auszufüllen, damit er für die Konsultation der zentralen Behörden verwendet werden kann. Soweit es die innerstaatlichen Vorschriften vorsehen, können die Mitgliedstaaten auch mehrere Ausfertigungen verlangen.
1.2. Biometrische Identifikatoren
a) Die Mitgliedstaaten erfassen im Einklang mit den in der Europäischen Konvention zum Schutze der Menschenrechte und Grundfreiheiten, in der Charta der Grundrechte der Europäischen Union und im VN-Übereinkommen über die Rechte des Kindes verankerten Garantien biometrische Identifikatoren des Antragstellers, nämlich das Gesichtsbild und zehn Fingerabdrücke.
Bei der ersten Beantragung eines Visums muss der Antragsteller persönlich vorstellig werden. Bei der Einreichung des Antrags werden folgende biometrische Daten erhoben:
-
ein Lichtbild, das zum Zeitpunkt der Antragstellung eingescannt oder aufgenommen wird, und
-
zehn Fingerabdrücke, die bei flach aufgelegten Fingern abgenommen und digital erfasst werden.
Wurden von einem Antragsteller Fingerabdrücke für einen früheren Antrag abgenommen, so werden diese in den Folgeantrag kopiert, sofern sie weniger als 59 Monate vor dem Datum des neuen Antrags erstmals in das Visa-Informationssystem (VIS) eingegeben wurden.
Bei berechtigten Zweifeln an der Identität des Antragstellers nehmen die diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen jedoch Fingerabdrücke innerhalb des genannten Zeitraums ab.
Außerdem kann der Antragsteller, wenn bei Antragseinreichung nicht unmittelbar bestätigt werden kann, dass die Fingerabdrücke innerhalb der vorgenannten zeitlichen Vorgaben abgenommen wurden, um deren Abnahme ersuchen.
Gemäß Artikel 9 Nummer 5 der VIS-Verordnung wird das jedem Antrag beigefügte Lichtbild in das VIS eingegeben. Der Antragsteller muss zu diesem Zweck nicht persönlich erscheinen.
Die technischen Spezifikationen für das Lichtbild müssen den internationalen Standards entsprechen, die im ICAO-Dokument 9303 Teil 1, 6. Fassung, festgelegt sind.
Fingerabdrücke werden gemäß den ICAO-Standards und der Entscheidung 2006/648/EG der Kommission vom 22. September 2006 über die technischen Standards für biometrische Merkmale im Hinblick auf die Einrichtung des Visa-Informationssystems (14) abgenommen.
Die biometrischen Identifikatoren werden von qualifizierten und dazu ermächtigten Bediensteten der diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen und der Behörden, die für die Ausstellung von Visa an der Grenze zuständig sind, erfasst. Unter der Aufsicht der diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen können die biometrischen Identifikatoren auch von qualifizierten und dazu ermächtigten Bediensteten eines Honorarkonsuls oder eines externen Dienstleistungserbringers nach Teil VII Nummern 1.3 und 1.4 erfasst werden.
Gemäß Artikel 6 Absatz 1, Artikel 7 und Artikel 9 Absätze 5 und 6 der VIS-Verordnung werden die Daten ausschließlich von dazu ermächtigten Konsularbediensteten in das VIS eingegeben.
Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass alle Suchkriterien gemäß Artikel 15 der VIS-Verordnung voll und ganz verwendet werden, um falsche Ablehnungen und Identifizierungen zu vermeiden.
b) Ausnahmen
Folgende Antragsteller sind von der Pflicht zur Abgabe von Fingerabdrücken befreit:
-
Kinder unter zwölf Jahren;
-
Personen, bei denen eine Abnahme von Fingerabdrücken physisch unmöglich ist. Ist die Abnahme von weniger als zehn Fingerabdrücken möglich, so ist die entsprechende Zahl von Fingerabdrücken zu erfassen. Ist der Hinderungsgrund jedoch nur vorübergehender Art, so ist der Antragsteller verpflichtet, seine Fingerabdrücke beim folgenden Antrag abnehmen zu lassen. Die diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen und die für die Ausstellung von Visa an der Grenze zuständigen Behörden sind befugt, nähere Angaben zu der vorübergehenden Unmöglichkeit zu erfragen. Die Mitgliedstaaten gewährleisten angemessene Verfahren zur Wahrung der Würde des Antragstellers, wenn bei der Erfassung Schwierigkeiten auftreten. Die Tatsache, dass die Abnahme von Fingerabdrücken physisch unmöglich ist, darf keinen Einfluss auf die Erteilung oder Verweigerung eines Visums haben;
-
Staats- und Regierungschefs und Mitglieder der nationalen Regierung mit mitreisenden Ehepartnern und die Mitglieder ihrer offiziellen Delegation, wenn sie von Regierungen der Mitgliedstaaten oder von internationalen Organisationen zu einem offiziellen Anlass eingeladen werden;
-
Monarchen und andere hochrangige Mitglieder einer königlichen Familie, wenn sie von Regierungen der Mitgliedstaaten oder von internationalen Organisationen zu einem offiziellen Anlass eingeladen werden.
In jedem dieser Fälle ist der Eintrag ‚unzutreffend‘ in das VIS einzugeben.
b)
Es wird folgende Nummer angefügt:
„5. Verhalten der Bediensteten
Die diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen der Mitgliedstaaten stellen sicher, dass Antragsteller höflich behandelt werden.
Bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben achten die Konsularbediensteten die Menschenwürde uneingeschränkt. Getroffene Maßnahmen müssen in einem angemessenen Verhältnis zu den angestrebten Zielen stehen.
Bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben dürfen die Konsularbediensteten niemanden aus Gründen des Geschlechts, der Rasse, der ethnischen Herkunft, der Religion oder der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Orientierung diskriminieren.“
3.
Teil VII Nummer 1 wird wie folgt geändert:
„1. Organisation der Visumstelle
1.1. Organisation der Entgegennahme und Bearbeitung von Visumanträgen
Für die Organisation der Entgegennahme und Bearbeitung von Anträgen sind die einzelnen Mitgliedstaaten zuständig. Grundsätzlich werden Anträge bei einer diplomatischen Mission oder konsularischen Vertretung des jeweiligen Mitgliedstaats eingereicht.
Die Mitgliedstaaten
-
statten ihre diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen und ihre Behörden, die für die Ausstellung von Visa an der Grenze zuständig sind, sowie die Büros ihrer Honorarkonsuln, wenn diese zur Erfassung von biometrischen Identifikatoren nach Nummer 1.3 herangezogen werden, mit der erforderlichen Ausrüstung für die Erfassung biometrischer Identifikatoren aus und/oder
-
arbeiten mit einem oder mehreren anderen Mitgliedstaaten im Rahmen der konsularischen Zusammenarbeit vor Ort oder mittels anderer angemessener Kontakte in Form von Vertretung in beschränktem Umfang, gemeinsamer Unterbringung oder einer gemeinsamen Antragsbearbeitungsstelle gemäß Nummer 1.2 zusammen.
Aufgrund besonderer Umstände oder der Gegebenheiten vor Ort, etwa
-
wenn es aufgrund der hohen Zahl von Anträgen nicht möglich ist, die fristgerechte Entgegennahme von Anträgen und Erfassung von Daten unter angemessenen Bedingungen zu organisieren, oder
-
wenn eine gute geografische Abdeckung des betreffenden Drittstaats auf keine andere Weise gewährleistet werden kann,
und wenn die oben genannten Formen der Zusammenarbeit sich für den betreffenden Mitgliedstaat als ungeeignet erweisen, kann ein Mitgliedstaat als letztes Mittel mit einem externen Dienstleister gemäß Nummer 1.4 zusammenarbeiten.
Unbeschadet des Rechts, den Antragsteller nach Teil III Nummer 4 zu einem persönlichen Gespräch aufzufordern, darf die Wahl der Organisationsform nicht dazu führen, dass der Antragsteller zur Einreichung des Antrags bei mehr als einer Stelle persönlich erscheinen muss.
1.2. Formen der Zusammenarbeit zwischen Mitgliedstaaten
a)
Im Falle der ‚gemeinsamen Unterbringung‘ bearbeiten die Bediensteten der diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen eines oder mehrerer Mitgliedstaaten die in der diplomatischen Mission oder Vertretung eines anderen Mitgliedstaats an sie gerichteten Anträge (einschließlich der biometrischen Identifikatoren), wobei sie die Ausrüstung dieses Mitgliedstaats mitbenutzen. Die betreffenden Mitgliedstaaten vereinbaren die Dauer der gemeinsamen Unterbringung und die Bedingungen für deren Beendigung sowie den Anteil der Visumgebühren, den der Mitgliedstaat erhält, dessen diplomatische Mission oder konsularische Vertretung genutzt wird.
b)
Im Falle der Einrichtung ‚gemeinsamer Antragsbearbeitungsstellen‘ werden Bedienstete der diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen von zwei oder mehr Mitgliedstaaten in einem Gebäude untergebracht, um die an sie gerichteten Anträge (einschließlich der biometrischen Identifikatoren) entgegenzunehmen. Der Antragsteller wird an den Mitgliedstaat verwiesen, der für die Bearbeitung seines Antrags zuständig ist. Die Mitgliedstaaten vereinbaren die Dauer dieser Zusammenarbeit und die Bedingungen für deren Beendigung sowie die Aufteilung der Kosten auf die beteiligten Mitgliedstaaten. Ein Mitgliedstaat ist für Logistikverträge und die diplomatischen Beziehungen zum Gastland zuständig.
1.3. Inanspruchnahme von Honorarkonsuln
Honorarkonsuln können ebenfalls ermächtigt werden, einige oder alle unter Nummer 1.5 genannten Aufgaben auszuführen. Es werden geeignete Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit und des Datenschutzes getroffen.
Ist der betreffende Honorarkonsul kein Berufsbeamter eines Mitgliedstaats, erfolgt die Ausführung dieser Aufgaben entsprechend den in Anlage 19 festgelegten Anforderungen mit Ausnahme der Bestimmungen unter Teil C Buchstabe c jener Anlage.
Ist der betreffende Honorarkonsul ein Berufsbeamter eines Mitgliedstaats, so stellt der betreffende Mitgliedstaat sicher, dass Anforderungen gelten, die denen entsprechen, die für die Ausführung der Aufgaben durch seine diplomatische Mission oder konsularische Vertretung gelten würden.
1.4. Zusammenarbeit mit externen Dienstleistungserbringern
Die Mitgliedstaaten bemühen sich, gemeinsam mit einem oder mehreren Mitgliedstaaten mit einem externen Dienstleistungserbringer unbeschadet der öffentlichen Auftragsvergabe und Wettbewerbsvorschriften zusammenzuarbeiten.
Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistungserbringern beruht auf einer Rechtsvereinbarung, die den in der Anlage 19 festgelegten Anforderungen entspricht.
Die Mitgliedstaaten tauschen im Rahmen der konsularischen Zusammenarbeit vor Ort Informationen über die Wahl der externen Dienstleistungserbringer und die Festlegung der Modalitäten und Bedingungen ihrer jeweiligen Rechtsvereinbarungen aus.
1.5. Arten der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistungserbringern
Einem externen Dienstleistungserbringer kann die Erfüllung einer oder mehrerer der folgenden Aufgaben anvertraut werden:
a)
Erteilung allgemeiner Informationen über die Voraussetzungen für die Visumbeantragung und die Vordrucke;
b)
Unterrichtung des Antragstellers über die beizubringenden Unterlagen anhand einer Checkliste;
c)
Erfassung der Daten und Anträge (einschließlich der biometrischen Identifikatoren) und Weiterleitung des Antrags an die diplomatische Mission oder konsularische Vertretung;
d)
Einzug der zu erhebenden Gebühr;
e)
Terminvereinbarungen zum persönlichen Erscheinen bei der diplomatischen Mission oder konsularischen Vertretung oder dem externen Dienstleistungserbringer;
f)
Entgegennahme der Reisedokumente (einschließlich gegebenenfalls des Ablehnungsbescheids) von der diplomatischen Mission oder konsularischen Vertretung und Rückgabe an den Antragsteller.
1.6. Verpflichtungen der Mitgliedstaaten
Bei der Auswahl eines externen Dienstleistungserbringers prüft der betreffende Mitgliedstaat bzw. prüfen die betreffenden Mitgliedstaaten genau die Solvenz und Zuverlässigkeit des Unternehmens (einschließlich der erforderlichen Lizenzen, des Handelsregistereintrags, der Unternehmenssatzung und der Verträge mit Banken) und stellen sicher, dass kein Interessenkonflikt vorliegt.
Der (die) betreffende(n) Mitgliedstaat(en) stellt (stellen) sicher, dass der ausgewählte externe Dienstleistungserbringer die ihm in der unter Nummer 1.4 genannten Rechtsvereinbarung auferlegten Bedingungen erfüllt.
Der (die) betreffende(n) Mitgliedstaat(en) ist (sind) weiterhin für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen für die Verarbeitung der Daten verantwortlich und wird (werden) gemäß Artikel 28 der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (15) überwacht.
Die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleistungserbringer befreit nicht von der Haftung nach dem einzelstaatlichen Recht des betreffenden Mitgliedstaats bzw. der betreffenden Mitgliedstaaten bei Verstößen gegen Verpflichtungen im Hinblick auf die persönlichen Daten von Antragstellern und die Bearbeitung von Visa oder schränkt diese Haftung ein. Diese Bestimmung gilt unbeschadet von Maßnahmen, die nach einzelstaatlichem Recht des betreffenden Drittlands unmittelbar gegen den externen Dienstleistungserbringer eingeleitet werden können.
Der (die) betreffende(n) Mitgliedstaat(en) stellt (stellen) sicher, dass die Daten vollständig verschlüsselt werden, wenn sie vom externen Dienstleistungserbringer an die Behörden des betreffenden Mitgliedstaats bzw. der betreffenden Mitgliedstaaten elektronisch oder auf einem elektronischen Datenträger übermittelt werden.
Wenn in Drittländern die von dem externen Dienstleister an die Behörden des (der) betreffenden Mitgliedstaats (en) elektronisch zu übermittelnden Daten nicht verschlüsselt werden dürfen, ermächtigt (ermächtigen) der (die) betreffende(n) Mitgliedstaat(en) den externen Dienstleistungserbringer nicht zu einer elektronischen Datenübermittlung.
In diesem Fall stellt (stellen) der (die) betreffende(n) Mitgliedstaat(en) sicher, dass der externe Dienstleistungserbringer die elektronischen Daten den Behörden des (der) betreffenden Mitgliedstaats (Mitgliedstaaten) in vollständig verschlüsselter Form auf einem elektronischen Datenträger übermittelt; diese Übermittlung erfolgt durch einen konsularischen Beamten eines Mitgliedstaats, oder - wenn sie unverhältnismäßige oder unangemessene Maßnahmen erfordern würde - auf andere sichere Weise, zum Beispiel durch einen ansässigen Unternehmer mit Erfahrung im Bereich der Beförderung sensibler Dokumente und Daten in dem betreffenden Drittland.
Die Sicherheitsstufe für die Übermittlung entspricht in allen Fällen der Sensibilität der Daten.
Die Mitgliedstaaten oder die Gemeinschaft bemühen sich um eine Einigung mit den betreffenden Drittländern über die Aufhebung des Verbots der elektronischen Übermittlung verschlüsselter Daten vom externen Dienstleistungserbringer an die Behörden des (der) betreffenden Mitgliedstaats (Mitgliedstaaten).
Die betreffenden Mitgliedstaaten weisen den externen Dienstleistungserbringer ein und vermitteln ihm die Kenntnisse, die er benötigt, um den Antragstellern eine angemessene Dienstleistung anbieten und hinlängliche Informationen erteilen zu können.
Der (die) betreffende(n) Mitgliedstaat(en) sieht (sehen) die Möglichkeit vor, die Fingerabdrücke, falls Zweifel bestehen, in den diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen zu überprüfen, wenn die Fingerabdrücke durch den externen Dienstleistungserbringer abgenommen wurden.
Die Prüfung der Anträge, die gegebenenfalls zu führenden Gespräche, das Genehmigungsverfahren sowie das Drucken und Aufbringen der Visummarken wird ausschließlich von den diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen erledigt.
Externen Dienstleistungserbringern wird keinesfalls Zugang zum VIS gewährt. Zugang zum VIS haben ausschließlich die dazu ermächtigten Bediensteten der diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen.
Der (die) betreffende(n) Mitgliedstaat(en) überwacht (überwachen) die Durchführung der Rechtsvereinbarung gemäß Nummer 1.4 mit besonderer Aufmerksamkeit, einschließlich
a)
der allgemeinen Informationen über die Voraussetzungen für die Visumbeantragung und die Antragsvordrucke, die der externe Dienstleistungserbringer den Antragstellern erteilt;
b)
aller technischer und organisatorischer Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz personenbezogener Daten gegen die zufällige oder unrechtmäßige Vernichtung, den zufälligen Verlust, die Änderung, die unberechtigte Weitergabe oder den unberechtigten Zugang - insbesondere wenn im Rahmen der Zusammenarbeit Unterlagen und Daten an die diplomatische Mission oder konsularische Vertretung des betreffenden Mitgliedstaats bzw. der betreffenden Mitgliedstaaten übermittelt werden - und gegen jede andere Form der unrechtmäßigen Verarbeitung personenbezogener Daten;
c)
der Erfassung und Übermittlung biometrischer Identifikatoren;
d)
der Maßnahmen zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
Zu diesem Zweck führt die diplomatische Mission oder konsularische Vertretung des betreffenden Mitgliedstaats bzw. der betreffenden Mitgliedstaaten regelmäßig unangemeldete Kontrollen in den Räumlichkeiten des externen Dienstleistungserbringers durch.
1.7. Dienstleistungsgebühr
Externe Dienstleistungserbringer können zusätzlich zu der nach Anlage 12 zu erhebenden Gebühr eine Dienstleistungsgebühr erheben. Die Dienstleistungsgebühr steht in einem angemessenen Verhältnis zu den Kosten, die dem externen Dienstleistungserbringer bei der Ausführung einer oder mehrerer der unter Nummer 1.5 genannten Aufgaben entstanden sind.
Diese Dienstleistungsgebühr wird in der Rechtsvereinbarung nach Nummer 1.4 festgelegt.
Die Mitgliedstaaten gewährleisten im Rahmen der konsularischen Zusammenarbeit vor Ort, dass die gegenüber einem Antragsteller erhobene Dienstleistungsgebühr in einem angemessenen Verhältnis zu den vom externen Dienstleistungserbringer gebotenen Dienstleistungen steht und an die örtlichen Gegebenheiten vor Ort angepasst ist. Ferner streben sie eine Harmonisierung der erhobenen Dienstleistungsgebühr an.
Die Dienstleistungsgebühr beträgt höchstens die Hälfte der Gebühren, die für Visa nach Anlage 12 erhoben werden, ungeachtet eventueller Befreiungen von der Visumsgebühr nach Anlage 12.
Die betreffenden Mitgliedstaaten ermöglichen auch weiterhin sämtlichen Antragstellern den unmittelbaren Zugang zu ihren diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen zur Einreichung von Anträgen.
1.8. Informationen
Die diplomatischen Missionen und konsularischen Vertretungen der Mitgliedstaaten informieren die Öffentlichkeit eingehend über die Möglichkeiten zur Vereinbarung eines Termins und zur Einreichung eines Antrags.
1.9. Dienstleistungskontinuität
Die Mitgliedstaaten gewährleisten im Falle der Beendigung der Zusammenarbeit mit einem anderen Mitgliedstaat oder jeder Art von externem Dienstleistungserbringer die Fortführung eines uneingeschränkten Dienstes.
1.10. Entscheidung und Veröffentlichung
Die Mitgliedstaaten setzen die Kommission davon in Kenntnis, wie sie bei der Entgegennahme und Bearbeitung von Anträgen in den einzelnen Auslandsvertretungen verfahren wollen. Die Kommission gewährleistet die entsprechende Veröffentlichung.
Die Mitgliedstaaten übermitteln der Kommission ein Exemplar der unter Nummer 1.4 genannten Rechtsvereinbarung.
4.
Teil VIII Nummer 5.2 wird wie folgt geändert:
a)
Die Überschrift erhält folgende Fassung:
b)
Zwischen der Überschrift und Nummer 5.2 Buchstabe a wird folgender Satz eingefügt:
„Bei Folgeanträgen gemäß Teil III Nummer 1.2 können die Mitgliedstaaten ihren diplomatischen Missionen oder konsularischen Vertretungen gestatten, mit gewerblichen Mittlerorganisationen (d. h. Beratungsstellen für Verwaltungsangelegenheiten und Vermittlern von Beförderungsdiensten oder Reisebüros, wie Reiseveranstaltern und Endverkäufern) zusammenzuarbeiten.“
5.
Es wird folgende Anlage angefügt:
„ANLAGE 19
Liste der Mindestanforderungen, die im Falle einer Zusammenarbeit mit externen Dienstleistungserbringern in die Rechtsvereinbarung aufzunehmen sind
A.
Der externe Dienstleistungserbringer beachtet bei der Ausführung seiner Tätigkeiten in Bezug auf den Datenschutz Folgendes:
a)
Er verhindert zu allen Zeiten das unbefugte Lesen, Kopieren, Ändern oder Löschen von Daten, insbesondere während ihrer Übermittlung an die diplomatische Mission oder konsularische Vertretung des (der) für die Bearbeitung eines Antrags zuständigen Mitgliedstaats (Mitgliedstaaten);
b)
entsprechend den Weisungen des betreffenden Mitgliedstaats bzw. der betreffenden Mitgliedstaaten übermittelt er die Daten
-
in verschlüsselter Form elektronisch oder
-
auf einem elektronischen Datenträger auf sichere Weise;
c)
er übermittelt die Daten so bald wie möglich
-
mindestens einmal pro Woche, wenn es sich um elektronische Datenträger handelt,
-
spätestens am Ende des Erfassungstages, wenn es sich um die elektronische Übermittlung verschlüsselter Daten handelt;
d)
er löscht die Daten unmittelbar nach ihrer Übermittlung und stellt sicher, dass als einzige Daten, die zwecks Terminvereinbarung aufbewahrt werden können, nur der Name und die Kontaktadresse des Antragstellers bleiben, sowie gegebenenfalls die Passnummer, bis der Pass dem Antragsteller zurückgegeben wurde;
e)
er trifft alle technischen und organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz personenbezogener Daten gegen die zufällige oder unrechtmäßige Vernichtung, den zufälligen Verlust, die Änderung, die unberechtigte Weitergabe oder den unberechtigten Zugang - insbesondere wenn im Rahmen der Zusammenarbeit Unterlagen und Daten an die diplomatische Mission oder Auslandsvertretung des betreffenden Mitgliedstaats bzw. der betreffenden Mitgliedstaaten übermittelt werden - und gegen jede andere Form der unrechtmäßigen Verarbeitung personenbezogener Daten;
f)
er verarbeitet die Daten nur zum Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten der Antragsteller im Namen des betreffenden Mitgliedstaats bzw. der betreffenden Mitgliedstaaten;
g)
er wendet Datenschutzstandards an, die mindestens den Standards der Richtlinie 95/46/EG entsprechen;
h)
er stellt den Antragstellern die nach Artikel 37 der VIS-Verordnung erforderlichen Informationen bereit.
B.
Der externe Dienstleistungserbringer beachtet bei der Ausführung seiner Tätigkeiten in Bezug auf das Verhalten der Bediensteten Folgendes
a)
Er stellt sicher, dass seine Bediensteten angemessen ausgebildet werden;
b)
er gewährleistet, dass seine Bediensteten in Erfüllung ihrer Aufgaben
-
die Antragsteller höflich empfangen,
-
die menschliche Würde und die Unversehrtheit der Antragsteller achten,
-
Personen nicht aufgrund ihres Geschlechts, ihrer Rasse, ethnischen Herkunft, Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, ihres Alters oder ihrer sexuellen Ausrichtung diskriminieren und
-
die Geheimhaltungsregeln beachten, die auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses der Bediensteten oder bei Aussetzung oder Beendigung der Rechtsvereinbarung gelten;
c)
er sogt dafür, dass das für das Unternehmen arbeitende Personal jederzeit identifiziert werden kann;
d)
er weist nach, dass seine Beschäftigten keine Einträge im Strafregister haben und dass sie über das nötige Sachwissen verfügen.
C.
Der externe Dienstleistungserbringer beachtet bei der Überprüfung der Ausführung seiner Tätigkeiten Folgendes:
a)
Er gewährt dem von den betreffenden Mitgliedstaaten ermächtigten Personal jederzeit und ohne Vorankündigung Zugang zu seinen Räumlichkeiten, insbesondere zu Kontrollzwecken;
b)
er stellt die Möglichkeit einer Fernabfrage seines Terminvergabesystems zu Kontrollzwecken sicher;
c)
er gewährleistet die Anwendung einschlägiger Überwachungsverfahren (z. B. Testantragsteller, Webcam);
d)
er gewährleistet den Zugang zur Prüfung der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, einschließlich Berichterstattungspflichten, externe Prüfungen und regelmäßige Kontrollen vor Ort;
e)
er erstattet dem (den) betreffenden Mitgliedstaat(en) unverzüglich Bericht über alle Sicherheitsverstöße oder Beschwerden von Antragstellern bezüglich eines Datenmissbrauchs oder unberechtigten Zugangs zu Daten und setzt sich mit dem (den) betreffenden Mitgliedstaat(en) ins Benehmen, um eine Lösung zu finden und dem beschwerdeführenden Antragsteller umgehend eine Erläuterung zur Antwort zu geben.
D.
Der externe Dienstleistungserbringer beachtet folgende allgemeine Anforderungen:
a)
Er handelt gemäß den Anweisungen des (der) für die Bearbeitung des Antrags zuständigen Mitgliedstaats (Mitgliedstaaten);
b)
er ergreift geeignete Maßnahmen gegen Korruption (z. B. Bestimmungen zu den Dienstbezügen, Zusammenarbeit bei der Auswahl der entsprechend eingesetzten Mitarbeiter, Zwei-Personen-Regel, Rotationsprinzip);
c)
er beachtet uneingeschränkt die Bestimmungen der Rechtsvereinbarung, die eine Aussetzungs- oder Kündigungsklausel insbesondere für den Fall, dass eine Verletzung der Vorschriften festgestellt wird, und eine Überprüfungsklausel enthält, so dass sichergestellt ist, dass die Rechtsvereinbarung stets die besten Verfahren widerspiegelt.“
Artikel 2
Berichterstattung
Die Kommission legt drei Jahre, nachdem der Betrieb des VIS aufgenommen wurde, und danach alle vier Jahre einen Bericht an das Europäische Parlament und den Rat über die Durchführung der Verordnung vor, der auch auf folgende Themen eingeht: Umsetzung der Erfassung und Verwendung biometrischer Identifikatoren, Zweckmäßigkeit des gewählten ICAO-Standards, Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, Erfahrungen mit externen Dienstleistungserbringern unter spezifischer Bezugnahme auf die Erfassung biometrischer Daten, Umsetzung der Regelung zum Kopieren von Fingerabdrücken innerhalb von 59 Monaten und Organisation der Entgegennahme und Bearbeitung von Anträgen. In dem Bericht werden zudem auf der Grundlage von Artikel 17 Absätze 12, 13 und 14 und von Artikel 50 Absatz 4 der VIS-Verordnung die Fälle, in denen Fingerabdrücke faktisch nicht bereitgestellt werden konnten oder aus rechtlichen Gründen nicht bereitgestellt werden mussten, mit der Zahl der Fälle verglichen, in denen Fingerabdrücke abgenommen wurden. Der Bericht enthält auch Angaben zu Fällen, in denen Personen, deren Fingerabdrücke faktisch nicht bereitgestellt werden konnten, ein Visum verweigert wurde. Gegebenenfalls fügt die Kommission dem Bericht geeignete Vorschläge für eine Änderung dieser Verordnung bei.
In dem ersten Bericht wird anhand der Ergebnisse einer unter Verantwortung der Kommission durchgeführten Studie auch die Frage behandelt, ob die Abnahme von Fingerabdrücken von Kindern unter 12 Jahren zu Identifizierungs- und Überprüfungszwecken eine hinreichende Zuverlässigkeit aufweist und insbesondere wie sich die Fingerabdrücke mit zunehmendem Alter verändern.
Artikel 3
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt gemäß dem Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Geschehen zu Straßburg am 23. April 2009.
REGULAMENTUL (CE) NR. 390/2009 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI
din 23 aprilie 2009
de modificare a Instrucțiunilor consulare comune privind vizele adresate misiunilor diplomatice și oficiilor consulare în legătură cu introducerea biometriei, inclusiv a dispozițiilor privind organizarea primirii și prelucrării cererilor de viză
PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene, în special articolul 62 alineatul (2) litera (b) punctul (ii),
având în vedere propunerea Comisiei,
având în vedere avizul Autorității Europene pentru Protecția Datelor (1),
hotărând în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 251 din tratat (2),
întrucât:
(1)
Pentru asigurarea unei verificări și identificări fiabile a solicitanților, este necesară prelucrarea datelor biometrice în Sistemul de Informații privind Vizele (VIS) instituit prin Decizia 2004/512/CE a Consiliului (3) și crearea unui cadru legal pentru colectarea acestor elemente biometrice de identificare. În plus, punerea în aplicare a VIS necesită noi forme de organizare a primirii cererilor de viză.
(2)
Introducerea elementelor biometrice de identificare în VIS reprezintă un pas important către utilizarea de noi elemente care stabilesc o legătură mai sigură între titularul de viză și pașaport, în vederea evitării utilizării identităților false. În consecință, prezentarea în persoană a solicitantului - cel puțin la depunerea primei cereri - ar trebui să fie una dintre cerințele de bază pentru eliberarea unei vize cu înregistrarea elementelor biometrice de identificare în VIS.
(3)
Alegerea elementelor biometrice de identificare este făcută în Regulamentul (CE) nr. 767/2008 al Parlamentului European și al Consiliului din 9 iulie 2008 privind Sistemul de Informații privind Vizele (VIS) și schimbul de date între statele membre cu privire la vizele de scurtă ședere („Regulamentul VIS”) (4).
(4)
Prezentul regulament definește standardele de colectare a acestor elemente biometrice de identificare făcând referire la dispozițiile relevante prevăzute de Organizația Aviației Civile Internaționale (OACI). Nu sunt necesare specificații tehnice suplimentare pentru asigurarea interoperabilității.
(5)
Orice document, dată sau element biometric de identificare primit de către un stat membru în cadrul unei cereri de viză este considerat document consular, în conformitate cu Convenția de la Viena privind relațiile consulare din 24 aprilie 1963, și sunt tratate în mod corespunzător.
(6)
În vederea facilitării înregistrării solicitanților și a reducerii costurilor pentru statele membre, este necesar să se prevadă noi posibilități organizaționale, pe lângă cadrul de reprezentare existent. În primul rând, ar trebui să se adauge la Instrucțiunile consulare comune privind vizele pentru misiunile diplomatice și oficiile consulare (5) un tip specific de reprezentare, limitat la colectarea cererilor și la înregistrarea elementelor biometrice de identificare.
(7)
Ar trebui introduse alte opțiuni, cum ar fi oficiile consulare comune, centrele comune de primire a cererilor de viză, consulii onorifici și cooperarea cu prestatorii externi de servicii. Pentru aceste opțiuni ar trebui stabilit un cadru legal corespunzător, ținând seama în special de aspectele legat de protecția datelor. Statele membre ar trebui să determine, în conformitate cu condițiile stabilite în acest cadru legal, tipul de structură organizatorică pe care o vor folosi în fiecare țară terță. Detaliile referitoare la structurile respective ar trebui publicate de către Comisie.
(8)
Atunci când organizează cooperarea, statele membre ar trebui să se asigure că solicitanții sunt îndrumați către statul membru responsabil cu prelucrarea cererilor lor.
(9)
Sunt necesare dispoziții pentru situațiile în care statele membre decid să coopereze cu un prestator extern de servicii în vederea colectării cererilor, pentru a facilita procedura. Se poate lua o astfel de decizie în cazul în care, în situații speciale sau din motive legate de situația locală, cooperarea cu alte state membre sub forma reprezentării limitate, a oficiilor consulare comune sau a centrelor comune de primire a cererilor se dovedește a fi inadecvată pentru statul membru în cauză. Astfel de măsuri ar trebui stabilite în conformitate cu principiile generale de eliberare a vizelor, cu respectarea cerințelor de protecție a datelor stabilite prin Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (6). În plus, în momentul stabilirii și al punerii în aplicare a unor astfel de măsuri, ar trebui luată în considerare necesitatea evitării fenomenului de „visa-shopping”.
(10)
Statele membre ar trebui să coopereze cu prestatori externi de servicii, pe baza unui instrument juridic care ar trebui să cuprindă dispoziții privind responsabilitățile exacte ale acestora, accesul direct și complet la sediile lor, informațiile destinate solicitanților, confidențialitatea, precum și circumstanțele, condițiile și procedurile pentru suspendarea sau încetarea cooperării.
(11)
Prezentul regulament creează o derogare de la regula generală a prezenței solicitantului, astfel cum este prevăzut în partea III punctul 4 din Instrucțiunile consulare comune, permițând statelor membre să coopereze cu un prestator extern de servicii în vederea colectării cererilor, stabilind totodată principiul ghișeului unic la prezentarea cererilor. Aceasta nu aduce atingere posibilității de a invita solicitantul la un interviu în persoană și, de asemenea, nu aduce atingere instrumentelor juridice ulterioare de reglementare a acestor aspecte.
(12)
Pentru a garanta respectarea cerințelor privind protecția datelor, a fost consultat grupul de lucru înființat prin articolul 29 din Directiva 95/46/CE.
(13)
Directiva 95/46/CE se aplică statelor membre în ceea ce privește procesarea datelor cu caracter personal în temeiul prezentului regulament.
(14)
Statele membre ar trebui să mențină posibilitatea pentru toți solicitanții de a depune cereri direct la misiunile lor diplomatice sau la oficiile lor consulare.
(15)
În scopul facilitării procedurii la depunerea cererilor ulterioare, ar trebui să fie posibilă copierea amprentelor digitale din prima introducere în VIS în interiorul unui termen de 59 de luni. După acest termen, amprentele digitale ar trebui colectate din nou.
(16)
Datorită cerinței de a colecta elemente biometrice de identificare, intermediarii comerciali, precum agențiile de turism, nu ar mai trebui utilizați pentru prima cerere, ci numai pentru cererile ulterioare.
(17)
Instrucțiunile consulare comune ar trebui, prin urmare, modificate în consecință.
(18)
Comisia ar trebui să prezinte un raport referitor la punerea în aplicare a prezentului regulament, în termen de trei ani de la începerea activității VIS și, ulterior, la fiecare patru ani.
(19)
Deoarece obiectivele prezentului regulament, și anume organizarea primirii și a prelucrării cererilor în ceea ce privește introducerea datelor biometrice în VIS și introducerea de standarde comune și elemente biometrice de identificare interoperabile și de norme comune pentru toate statele membre care participă la politica comună a Comunității în materie de vize, nu pot fi realizate în mod satisfăcător de către statele membre și, în consecință, pot fi realizate mai bine la nivelul Comunității, aceasta poate adopta măsuri, în conformitate cu principiul subsidiarității astfel cum este prevăzut la articolul 5 din tratat. În conformitate cu principiul proporționalității, astfel cum este enunțat în respectivul articol, prezentul regulament nu depășește ceea ce este necesar în vederea atingerii acestor obiective.
(20)
În conformitate cu articolele 1 și 2 din Protocolul privind poziția Danemarcei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene, Danemarca nu participă la adoptarea prezentului regulament, care nu este obligatoriu pentru aceasta și nu i se aplică. Ținând seama de faptul că prezentul regulament dezvoltă acquis-ul Schengen, în temeiul dispozițiilor părții a treia titlul IV din Tratatul de instituire a Comunității Europene, Danemarca, în conformitate cu articolul 5 din respectivul protocol, decide, în termen de șase luni de la data adoptării prezentului regulament, dacă îl pune în aplicare în legislația sa națională.
(21)
În ceea ce privește Islanda și Norvegia, prezentul regulament constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în sensul acordului încheiat între Consiliul Uniunii Europene și Republica Islanda și Regatul Norvegiei în ceea ce privește asocierea acestor două state în vederea punerii în aplicare, a asigurării respectării și dezvoltării acquis-ului Schengen (7), incluse în domeniul de aplicare menționat la articolul 1 litera B din Decizia 1999/437/CE a Consiliului (8) privind anumite modalități de aplicare a acestui acord.
(22)
Prezentul regulament reprezintă o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen la care Regatul Unit nu participă, în conformitate cu Decizia 2000/365/CE a Consiliului din 29 mai 2000 privind solicitarea Regatului Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord de a participa la unele dintre dispozițiile acquis-ului Schengen (9). În consecință, Regatul Unit nu participă la adoptarea prezentului regulament, care nu este obligatoriu pentru acesta și nu i se aplică.
(23)
Prezentul regulament reprezintă o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen la care Irlanda nu participă, în conformitate cu Decizia 2002/192/CE a Consiliului din 28 februarie 2002 privind solicitarea Irlandei de a participa la punerea în aplicare a unora dintre dispozițiile acquis-ului Schengen (10). În consecință, Irlanda nu participă la adoptarea prezentului regulament, care nu este obligatoriu pentru aceasta și nu i se aplică.
(24)
În ceea ce privește Elveția, prezentul regulament reprezintă o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în înțelesul Acordului între Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană și Confederația Elvețiană privind asocierea Confederației Elvețiene la punerea în aplicare, respectarea și dezvoltarea acquis-ului Schengen (11), care intră sub incidența domeniului menționat la articolul 1 litera B din Decizia 1999/437/CE coroborat cu articolul 3 din Decizia 2008/146/CE a Consiliului (12).
(25)
În ceea ce privește Liechtensteinul, prezentul regulament reprezintă o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în sensul Protocolului semnat între Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană, Confederația Elvețiană și Principatul Liechtenstein cu privire la aderarea Principatului Liechtenstein la Acordul între Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană și Confederația Elvețiană privind asocierea Confederației Elvețiene la punerea în aplicare, respectarea și dezvoltarea acquis-ului Schengen, care intră sub incidența domeniului menționat la articolul 1 litera B din Decizia 1999/437/CE, coroborat cu articolul 3 din Decizia 2008/261/CE a Consiliului (13).
(26)
În ceea ce privește Ciprul, prezentul regulament reprezintă un act bazat pe acquis-ul Schengen sau care se raportează la acesta în înțelesul articolului 3 alineatul (2) din Actul de aderare din 2003.
(27)
Prezentul regulament reprezintă un act bazat pe acquis-ul Schengen sau care se raportează la acesta în înțelesul articolului 4 alineatul (2) din Actul de aderare din 2005,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
Modificări ale Instrucțiunilor consulare comune
Instrucțiunile consulare comune privind vizele adresate misiunilor diplomatice și oficiilor consulare se modifică după cum urmează:
1.
Partea II se modifică după cum urmează:
(a)
la punctul 1.2 litera (b) se adaugă următoarele paragrafe:
„Un stat membru poate, de asemenea, reprezenta, în anumite limite, unul sau mai multe state membre numai pentru colectarea cererilor și înregistrarea elementelor biometrice de identificare. Se aplică dispozițiile relevante de la punctul 1.2 literele (c) și (e). Colectarea și transmiterea dosarelor și a datelor către statul membru reprezentat se efectuează cu respectarea normelor relevante de protecție a datelor și de securitate.
Statul membru (statele membre) reprezentat(e) se asigură că datele sunt complet criptate când sunt transferate fie pe cale electronică, fie fizic pe un suport electronic de stocare, de la autoritățile din statul membru care reprezintă către autoritățile din statul membru reprezentat.
În țările terțe care interzic criptarea datelor care urmează a fi transferate pe cale electronică de la autoritățile din statul membru care reprezintă către autoritățile din statul membru (statele membre) reprezentat(e), statul membru (statele membre) reprezentat(e) nu permit statului membru care reprezintă să transfere date pe cale electronică.
În acest caz, statul membru (statele membre) reprezentat(e) se asigură că datele electronice sunt transferate fizic în formă complet criptată pe un suport electronic de stocare de la autoritățile din statul membru care reprezintă către autoritățile din statul membru (statele membre) reprezentat(e) de către un funcționar consular al unui stat membru sau, în cazul în care un astfel de transfer ar presupune adoptarea unor măsuri disproporționate sau nerezonabile, într-un alt mod sigur și securizat, de exemplu prin intermediul operatorilor de transport recunoscuți, cu experiență în transportarea documentelor și a datelor sensibile în țara terță în cauză.
Nivelul de securitate pentru transfer este adaptat în fiecare caz la natura sensibilă a datelor.
Statele membre sau Comunitatea depun eforturi pentru a ajunge la un acord cu țările terțe în cauză, cu scopul de a ridica interdicția de criptare a datelor care urmează a fi transferate pe cale electronică între autoritățile din statele membre în cauză.”;
(b)
litera (d) se înlocuiește cu următorul text:
„(d)
Atunci când vizele uniforme se eliberează în conformitate cu literele (a) și (b), reprezentarea și reprezentarea limitată se reflectă în tabelul de reprezentare pentru eliberarea vizelor uniforme prevăzut în anexa 18.”
2.
Partea III se modifică după cum urmează:
(a)
punctul 1 se înlocuiește cu următorul text:
„1. Cereri de viză
1.1. Formulare pentru cerere de viză - numărul formularelor de cerere
Solicitanții trebuie, de asemenea, să completeze formularul de cerere de viză uniformă. Depunerea cererilor de viză uniformă trebuie efectuată prin intermediul unui formular armonizat, în conformitate cu modelul prezentat în anexa 16.
Se completează cel puțin un exemplar al formularului de cerere astfel încât să poată fi utilizat în timpul consultării cu autoritățile centrale. În măsura în care procedurile administrative naționale impun acest lucru, statele membre pot solicita cererea în mai multe exemplare.
1.2. Elemente biometrice de identificare
(a) Statele membre culeg elementele biometrice de identificare, care includ imaginea feței și amprentele celor zece degete ale solicitantului, în conformitate cu garanțiile stipulate în Convenția europeană pentru apărarea drepturilor omului și a libertăților fundamentale, în Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene și în Convenția Organizației Națiunilor Unite privind drepturile copilului.
La depunerea primei cereri, fiecărui solicitant i se cere să se prezinte personal. Cu această ocazie sunt colectate următoarele elemente biometrice de identificare:
-
o fotografie, scanată sau făcută în momentul depunerii cererii; și
-
zece amprente digitale luate în plan și digitalizate.
În cazul în care amprentele digitale colectate de la solicitant pentru o cerere anterioară au fost introduse pentru prima dată în Sistemul de Informații privind Vizele (VIS) cu mai puțin de 59 de luni înaintea depunerii unei noi cereri, acestea se copiază în cererea ulterioară.
Cu toate acestea, în cazul existenței unor îndoieli rezonabile privind identitatea solicitanților, misiunea diplomatică sau oficiul consular colectează amprentele digitale în interiorul termenului menționat anterior.
Mai mult, în cazul în care, în momentul depunerii cererii, nu se poate confirma imediat faptul că amprentele au fost colectate în interiorul termenului menționat anterior, solicitantul poate cere colectarea amprentelor sale digitale.
În conformitate cu articolul 9 alineatul (5) din Regulamentul VIS, fotografia anexată fiecărei cereri este introdusă în VIS. Solicitanții nu trebuie să se prezinte personal pentru aceasta.
Condițiile tehnice pe care trebuie să le satisfacă fotografiile sunt conforme cu normele internaționale specificate în documentul OACI nr. 9303 partea I ediția a 6-a.
Amprentele digitale se iau în conformitate cu normele OACI și Decizia 2006/648/CE a Comisiei din 22 septembrie 2006 de stabilire a specificațiilor tehnice ale normelor privind identificatorii biometrici pentru Sistemul de Informații privind Vizele (14).
Elementele biometrice de identificare sunt colectate de personalul calificat și autorizat în mod corespunzător al misiunii diplomatice sau al oficiului consular și de autoritățile care răspund de eliberarea vizelor la frontiere. Sub supravegherea misiunilor diplomatice sau a oficiilor consulare, elementele biometrice de identificare pot fi, de asemenea, colectate de personalul calificat și autorizat în mod corespunzător al unui consul onorific sau al unui prestator extern de servicii menționat în partea VII punctele 1.3 și 1.4.
Datele se introduc în VIS exclusiv de către personalul consular autorizat, în conformitate cu articolul 6 alineatul (1), articolul 7 și articolul 9 alineatele (5) și (6) din Regulamentul VIS.
Statele membre garantează utilizarea integrală a tuturor criteriilor de căutare menționate la articolul 15 din Regulamentul VIS, pentru evitarea refuzurilor nefondate și a identificărilor eronate.
(b) Excepții
Următorii solicitanți sunt scutiți de obligativitatea amprentării:
-
copiii sub 12 ani;
-
persoanele pentru care amprentarea este fizic imposibilă. Dacă este posibilă luarea a mai puțin de zece amprente digitale, se procedează la amprentările respective. Cu toate acestea, dacă imposibilitatea este temporară, solicitantului i se va cere să se supună amprentării la cererea următoare. Misiunile diplomatice sau oficiile consulare și autoritățile care răspund de eliberarea vizelor la frontiere au dreptul să solicite clarificări suplimentare cu privire la motivele imposibilității temporare. Statele membre garantează instituirea unor proceduri corespunzătoare, prin care să se garanteze demnitatea solicitantului, în caz de dificultăți de înregistrare. Faptul că amprentarea este fizic imposibilă nu afectează eliberarea sau refuzul unei vize;
-
șefii de stat sau de guvern și membrii guvernelor naționale însoțiți de soțiile/soții lor, precum și membrii delegațiilor oficiale ale acestora, atunci când sunt invitați de guvernele statelor membre sau de organizații internaționale în scopuri oficiale;
-
suveranii și alți membri de rang înalt ai unei familii regale, atunci când sunt invitați de guvernele statelor membre sau de organizații internaționale în scopuri oficiale.
În fiecare dintre aceste cazuri, în VIS se introduce mențiunea «nu se aplică».
(b)
se adaugă următorul punct:
„5. Conduita personalului
Misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale statelor membre asigură întâmpinarea cu amabilitate a solicitanților.
În exercitarea îndatoririlor sale, personalul consular respectă pe deplin demnitatea umană. Măsurile luate sunt proporționale cu obiectivele pe care le urmăresc.
În exercitarea atribuțiilor sale, personalul consular nu discriminează persoanele pe motive legate de sex, rasă sau origine etnică, religie sau credință, handicap, vârstă sau orientare sexuală.”
3.
Punctul 1 din partea VII se modifică după cum urmează:
„1. Organizarea departamentelor de vize
1.1. Organizarea primirii și a prelucrării cererilor de viză
Fiecare stat membru este responsabil de organizarea primirii și a prelucrării cererilor. În principiu, cererile se depun la o misiune diplomatică sau un oficiu consular dintr-un stat membru.
Statele membre:
-
își dotează misiunile diplomatice sau oficiile consulare și autoritățile care răspund de eliberarea vizelor la frontiere cu echipamentul necesar pentru colectarea elementelor biometrice de identificare, precum și birourile consulilor onorifici ori de câte ori le utilizează în scopul colectării elementelor biometrice de identificare, în conformitate cu punctul 1.3; și/sau
-
cooperează cu unul sau mai multe alte state membre, în cadrul cooperării consulare locale sau prin intermediul altor contacte corespunzătoare, sub forma reprezentării limitate, a oficiilor consulare comune sau a centrelor comune de primire a cererilor, în conformitate cu punctul 1.2.
În situații speciale sau din motive legate de situația locală, de exemplu atunci când:
-
numărul mare de solicitanți nu permite organizarea colectării cererilor și a datelor în timp util și în condiții decente; sau
-
asigurarea unei acoperiri teritoriale bune a țării terțe respective nu este posibilă în niciun alt mod,
și în cazul în care formele de cooperare sus-menționate se dovedesc inadecvate pentru statul membru în cauză, un stat membru poate coopera, în ultimă instanță, cu un prestator extern de servicii, în conformitate cu punctul 1.4.
Fără a aduce atingere dreptului de a-l invita pe solicitant la un interviu în persoană, astfel cum se prevede în partea III punctul 4, alegerea unei forme de organizare nu trebuie să aibă ca rezultat invitarea solicitantului de a se prezenta în persoană în mai multe locații pentru depunerea unei cereri.
1.2. Forme de cooperare între statele membre
(a)
Atunci când se optează pentru «oficii consulare comune», personalul misiunilor diplomatice sau al oficiilor consulare ale unuia sau mai multor state membre prelucrează cererile care îi sunt adresate (inclusiv elementele biometrice de identificare) la sediul misiunii diplomatice sau al oficiului consular al altui stat membru, utilizând în comun echipamentul respectivului stat membru. Statele membre implicate convin asupra duratei și condițiilor de încetare ale unui oficiu consular comun, precum și asupra părții din suma taxei pentru viză pe care urmează să o primească statul membru ale cărui misiune diplomatică sau oficiu consular sunt utilizate.
(b)
Atunci când se înființează «centre comune de primire a cererilor», personalul misiunilor diplomatice sau al oficiilor consulare a două sau mai multe state membre se comasează într-o singură clădire în vederea primirii cererilor (inclusiv a elementelor biometrice de identificare) care le sunt adresate. Solicitanții sunt îndrumați către statul membru responsabil de prelucrarea cererii. Statele membre convin asupra duratei și condițiilor de încetare a cooperării, precum și asupra repartizării costurilor între statele membre participante. Unul dintre statele membre este desemnat drept unic responsabil în ceea ce privește logistica și relațiile diplomatice cu țara-gazdă.
1.3. Implicarea consulilor onorifici
Consulii onorifici pot fi, de asemenea, autorizați să îndeplinească anumite sarcini menționate la punctul 1.5 sau totalitatea acestora. Se iau măsuri corespunzătoare în vederea garantării securității și protecției datelor.
În cazul în care consulul onorific nu este funcționar public al unui stat membru, îndeplinirea acestor sarcini este conformă cerințelor prevăzute în anexa 19, cu excepția dispozițiilor de la punctul C litera (c) din respectiva anexă.
În cazul în care consulul onorific este funcționar public al unui stat membru, respectivul stat membru garantează aplicarea unor cerințe comparabile celor care s-ar aplica dacă sarcinile ar fi îndeplinite de către misiunea diplomatică sau de către oficiul consular al acestuia.
1.4. Cooperarea cu prestatorii externi de servicii
Statele membre depun eforturi în vederea cooperării cu un prestator extern de servicii împreună cu unul sau mai multe state membre, fără a aduce atingere normelor privind achizițiile publice și concurența.
Cooperarea cu un prestator extern de servicii are la bază un instrument juridic conform cu cerințele prevăzute în anexa 19.
În cadrul cooperării consulare locale, statele membre efectuează schimburi de informații cu privire la selecția prestatorilor externi de servicii și la stabilirea termenilor și a condițiilor respectivelor instrumente juridice.
1.5. Tipuri de cooperare cu prestatorii externi de servicii
Prestatorului extern de servicii i se poate încredința îndeplinirea a una sau mai multe dintre următoarele sarcini:
(a)
furnizarea de informații generale privind condițiile de obținere a vizelor și formularele pentru cererile de viză;
(b)
informarea solicitantului cu privire la documentele solicitate, pe baza unei liste de control;
(c)
colectarea datelor și a cererilor (inclusiv colectarea elementelor biometrice de identificare) și transmiterea cererii către misiunea diplomatică sau oficiul consular;
(d)
colectarea taxei care trebuie percepută;
(e)
gestionarea programărilor pentru prezentarea în persoană la misiunea diplomatică sau la oficiul consular sau la prestatorul extern de servicii;
(f)
colectarea documentelor de călătorie (inclusiv a notificării refuzului, dacă este cazul) de la misiunea diplomatică sau de la oficiul consular și returnarea acestora solicitantului.
1.6. Obligațiile statelor membre
Pentru alegerea prestatorilor externi de servicii, statul membru (statele membre) în cauză verifică solvabilitatea și reputația societății (inclusiv licențele necesare, înregistrarea la registrul comerțului, actul constitutiv și statutul, contractele bancare), asigurându-se că nu există niciun conflict de interese.
Statul membru (statele membre) în cauză se asigură că prestatorul extern de servicii selecționat respectă termenii și condițiile prevăzute în instrumentul juridic menționat la punctul 1.4.
Statul membru (statele membre) în cauză este (sunt) răspunzător (răspunzătoare) de respectarea normelor de protecție a datelor în cadrul procesului de prelucrare a acestora, în conformitate cu articolul 28 din Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (15).
Cooperarea cu un prestator extern de servicii nu limitează sau exclude niciun fel de răspundere prevăzută de legislația națională a statului membru (statelor membre) în cauză pentru încălcări ale obligațiilor privind datele cu caracter personal ale solicitanților și prelucrarea vizelor. Această dispoziție nu aduce atingere niciunei acțiuni care poate fi introdusă direct împotriva prestatorului extern de servicii conform legislației naționale a țării terțe în cauză.
Statul membru (statele membre) în cauză se asigură că datele sunt complet criptate atunci când sunt transferate fie pe cale electronică, fie fizic pe un suport electronic de stocare, de la prestatorul extern de servicii către autoritățile din statul membru (statele membre) în cauză.
În țările terțe care interzic criptarea datelor care urmează a fi transferate pe cale electronică de la prestatorul extern de servicii către autoritățile din statul membru (statele membre) în cauză, statul membru (statele membre) respectiv(e) nu permite (permit) prestatorului extern de servicii să transfere date pe cale electronică.
Într-un astfel de caz, statul membru (statele membre) în cauză se asigură că datele electronice sunt transferate fizic în formă complet criptată pe un suport electronic de stocare de la prestatorul extern de servicii către autoritățile din statul membru (statele membre) în cauză, de către un funcționar consular al unui stat membru, sau, în cazul în care un astfel de transfer ar presupune adoptarea unor măsuri disproporționate sau nerezonabile, într-un alt mod sigur și securizat, de exemplu prin intermediul operatorilor de transport recunoscuți, cu experiență în transportarea documentelor și a datelor sensibile în țara terță în cauză.
Nivelul de securitate pentru transfer este adaptat în fiecare caz la natura sensibilă a datelor.
Statele membre sau Comunitatea depun eforturi pentru a ajunge la un acord cu țările terțe în cauză, cu scopul de a ridica interdicția de criptare a datelor care urmează a fi transferate pe cale electronică de la prestatorul extern de servicii către autoritățile din statul membru (statele membre) în cauză.
Statul membru (statele membre) în cauză asigură formarea prestatorului extern de servicii în raport cu volumul de cunoștințe necesar pentru a oferi solicitanților servicii corespunzătoare și informații suficiente.
Statul membru (statele membre) în cauză prevede (prevăd) posibilitatea verificării amprentelor digitale la misiunea diplomatică sau la oficiul consular, în cazul în care există îndoieli, atunci când amprentele digitale au fost colectate la prestatorul extern de servicii.
Examinarea cererilor, interviurile, atunci când sunt necesare, procesul de autorizare, precum și tipărirea și aplicarea autocolantului de viză se efectuează numai de misiunea diplomatică sau de oficiul consular.
Prestatorii externi de servicii nu au, în niciun caz, acces la VIS. Accesul la VIS este rezervat exclusiv personalului autorizat în mod corespunzător al misiunilor diplomatice sau al oficiilor consulare.
Statul membru (statele membre) în cauză monitorizează aplicarea instrumentului juridic menționat la punctul 1.4, inclusiv:
(a)
informațiile generale privind condițiile de obținere a vizelor și formularele de cerere furnizate solicitanților de către prestatorul extern de servicii;
(b)
toate măsurile de securitate tehnice și organizatorice impuse în vederea protejării datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilicite sau a pierderii accidentale, a modificării, a divulgării sau accesului neautorizat, în special în cazul în care cooperarea implică transmiterea dosarelor și a datelor către misiunea diplomatică sau oficiul consular ale statului membru (statelor membre) în cauză, precum și împotriva oricăror alte forme de prelucrare ilicită ale datelor cu caracter personal;
(c)
culegerea și transmiterea elementelor biometrice de identificare;
(d)
măsurile luate pentru a asigura conformitatea cu dispozițiile privind protecția datelor.
În acest scop, misiunea diplomatică sau oficiul consular ale statului membru (statelor membre) în cauză efectuează periodic verificări neanunțate la sediul prestatorului extern de servicii.
1.7. Taxa pentru servicii
Prestatorii externi de servicii pot percepe o taxă pentru servicii suplimentară taxei care trebuie percepută astfel cum se prevede în anexa 12. Taxa pentru servicii este proporțională cu costurile suportate de prestatorul extern de servicii în îndeplinirea uneia sau a mai multor sarcini menționate la punctul 1.5.
Această taxă pentru servicii este prevăzută în instrumentul juridic menționat la punctul 1.4.
În cadrul cooperării consulare locale, statele membre se asigură că taxa pentru servicii aplicată solicitantului reflectă în mod corespunzător serviciile oferite de prestatorii externi de servicii și este adaptată circumstanțelor locale. În plus, statele membre urmăresc armonizarea taxelor aplicate pentru servicii.
Taxa pentru servicii nu depășește jumătate din suma taxei pentru viză prevăzută în anexa 12, indiferent de posibilele scutiri de la taxa pentru viză prevăzute în anexa 12.
Statul membru (statele membre) în cauză menține (mențin) posibilitatea pentru toți solicitanții de a depune cereri direct la misiunile lor diplomatice sau la oficiile lor consulare.
1.8. Informare
Misiunile diplomatice și oficiile consulare ale statelor membre afișează, la dispoziția publicului larg, informații exacte asupra mijloacelor de obținere a unei programări și de depunere a cererilor.
1.9. Continuitatea serviciului
În eventualitatea unei încetări a cooperării cu alte state membre sau cu orice tip de prestator extern de servicii, statele membre asigură continuitatea furnizării de servicii complete.
1.10. Decizia și publicarea
Statele membre informează Comisia despre modul în care intenționează să organizeze primirea și prelucrarea cererilor în fiecare oficiu consular. Comisia asigură publicarea adecvată.
Statele membre furnizează Comisiei un exemplar al instrumentului juridic menționat la punctul 1.4.
4.
Punctul 5.2 din partea VIII se modifică după cum urmează:
(a)
titlul se înlocuiește cu următorul text:
(b)
între titlu și punctul 5.2 litera (a) se introduce următoarea teză:
„Pentru cereri ulterioare în temeiul părții III punctul 1.2, statele membre pot permite misiunilor diplomatice și oficiilor lor consulare să coopereze cu intermediari comerciali (și anume cu agenții administrative particulare și societăți de transport sau agenții de voiaj, cum ar fi operatorii turistici și comercianții cu amănuntul).”
5.
Se adaugă următoarea anexă:
„ANEXA 19
Lista cerințelor minime care trebuie incluse în instrumentul juridic în cazul cooperării cu prestatori externi de servicii
A.
În raport cu îndeplinirea sarcinilor sale, prestatorul de servicii externe are următoarele obligații, în ceea ce privește protecția datelor:
(a)
previne, în orice moment, orice citire, copiere, modificare sau ștergere neautorizată a datelor, în special în timpul transmiterii acestora către misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului membru (statelor membre) responsabile cu prelucrarea unei cereri;
(b)
în conformitate cu instrucțiunile primite de la statul membru (statele membre) în cauză, transmite datele:
-
pe cale electronică, în formă criptată; sau
-
fizic, într-un mod securizat;
(c)
transmite datele în cel mai scurt timp posibil:
-
cel puțin o dată pe săptămână, în cazul datelor transferate fizic;
-
în cazul datelor criptate transferate pe cale electronică, cel târziu la sfârșitul zilei în care s-a realizat colectarea acestora;
(d)
șterge datele imediat după transmiterea acestora și garantează că singurele date care ar putea fi reținute sunt numele și datele de contact ale solicitantului, în vederea demersurilor pentru programare, precum și numărul pașaportului, până în momentul în care i se înapoiază pașaportul solicitantului, dacă este cazul;
(e)
asigură toate măsurile de securitate tehnice și organizatorice impuse în vederea protejării datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilicite sau a pierderii accidentale, a modificării, a divulgării sau accesului neautorizat, în special în cazul în care cooperarea implică transmiterea dosarelor și a datelor către misiunea diplomatică sau oficiul consular ale statului membru (statelor membre) în cauză, precum și împotriva oricăror alte forme de prelucrare ilicită ale datelor cu caracter personal;
(f)
prelucrează datele exclusiv în scopul prelucrării datelor cu caracter personal ale solicitanților în numele statului membru (statelor membre) în cauză;
(g)
aplică standarde de protecție a datelor cel puțin echivalente cu cele prevăzute în Directiva 95/46/CE;
(h)
le furnizează solicitanților informațiile necesare în conformitate cu articolul 37 din Regulamentul VIS.
B.
În raport cu îndeplinirea sarcinilor sale, prestatorul de servicii externe are următoarele obligații în ceea ce privește conduita personalului:
(a)
garantează că personalul său este format în mod corespunzător;
(b)
se asigură că, în îndeplinirea sarcinilor acestuia, personalul său:
-
întâmpină cu amabilitate solicitanții;
-
respectă demnitatea și integritatea umană a solicitanților;
-
nu face discriminări împotriva unor persoane pe motive de sex, rasă sau origine etnică, religie sau convingeri, handicap, vârstă sau orientare sexuală; și
-
respectă normele de confidențialitate care se aplică, de asemenea, și după ce membrii personalului își încetează activitatea sau după suspendarea sau încetarea instrumentului juridic;
(c)
asigură identificarea în orice moment a personalului care își desfășoară activitatea în cadrul companiei;
(d)
dovedește că personalul său nu are antecedente penale și deține competențele necesare.
C.
În ceea ce privește verificarea îndeplinirii sarcinilor sale, prestatorul extern de servicii:
(a)
asigură accesul personalului mandatat de statul membru (statele membre) în cauză la sediul său, în orice moment, fără notificare prealabilă, în special în scopul realizării unor inspecții;
(b)
asigură posibilitatea accesului de la distanță la sistemul său de programare în scopul efectuării unor inspecții;
(c)
asigură utilizarea metodelor de monitorizare relevante (de exemplu, solicitanți de probă; cameră Web);
(d)
asigură accesul la dovezi ale respectării protecției datelor, inclusiv obligații de raportare, audituri externe și controale prin sondaj periodice;
(e)
notifică imediat statului membru (statelor membre) în cauză orice încălcare a securității sau orice reclamație din partea solicitanților cu privire la utilizarea necorespunzătoare a datelor sau la accesul neautorizat și colaborează cu statul membru (statele membre) în cauză, pentru a găsi o soluție și a răspunde prompt reclamațiilor din partea solicitanților.
D.
În ceea ce privește cerințele generale, prestatorul extern de servicii:
(a)
acționează în conformitate cu instrucțiunile statului membru (statelor membre) responsabil(e) cu prelucrarea cererilor;
(b)
adoptă măsuri anticorupție adecvate (de exemplu, dispoziții privind remunerarea personalului; cooperarea în selecționarea membrilor personalului angajat pentru realizarea sarcinii; regula «minimum două persoane»; principiul rotației);
(c)
respectă pe deplin dispozițiile instrumentului juridic, care conține o clauză suspensivă sau de încetare a contractului, în special în cazul încălcării normelor stabilite, precum și o clauză de revizuire menită să asigure că instrumentul juridic reflectă cele mai bune practici.”
Articolul 2
Raportare
Comisia prezintă, în termen de trei ani de la începerea activității VIS și la fiecare patru ani după aceasta, un raport către Parlamentul European și către Consiliu cu privire la punerea în aplicare a prezentului regulament, inclusiv cu privire la punerea în aplicare a colectării și a utilizării elementelor biometrice de identificare, gradul de adecvare al standardelor OACI alese, conformitatea cu normele privind protecția datelor cu caracter personal, experiența cu prestatorii externi de servicii, cu o referire specifică la colectarea datelor biometrice, punerea în aplicare a regulii referitoare la termenul de 59 de luni aplicabil în materie de copiere a amprentelor și organizarea primirii și prelucrării cererilor. Raportul include, de asemenea, în temeiul articolului 17 alineatele (12), (13) și (14) și al articolului 50 alineatul (4) din Regulamentul VIS, cazurile în care amprentele digitale nu au putut fi furnizate din motive de ordin faptic sau cazurile în care nu s-a solicitat să fie furnizate din motive legale, în comparație cu numărul cazurilor în care amprentele digitale au fost luate. Raportul include informații cu privire la cazurile în care unei persoane care nu a putut furniza faptic amprentele digitale i s-a refuzat viza. Raportul este însoțit, dacă este necesar, de propuneri corespunzătoare de modificare a prezentului regulament.
Primul raport abordează, de asemenea, chestiunea fiabilității suficiente în scopul identificării și verificării amprentelor digitale ale copiilor cu vârsta sub 12 ani și, în special, cum evoluează amprentele odată cu vârsta, pe baza rezultatelor unui studiu efectuat sub responsabilitatea Comisiei.
Articolul 3
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în statele membre, în conformitate cu Tratatul de instituire a Comunității Europene.
Adoptat la Strasbourg, 23 aprilie 2009.