VERORDNUNG (EG) Nr. 792/2009 DER KOMMISSION
vom 31. August 2009
mit Durchführungsvorschriften zu den von den Mitgliedstaaten an die Kommission zu übermittelnden Informationen und Dokumenten im Zusammenhang mit der gemeinsamen Organisation der Agrarmärkte, den Regeln für Direktzahlungen, der Förderung des Absatzes von Agrarerzeugnissen und den Regelungen für die Regionen in äußerster Randlage und die kleineren Inseln des Ägäischen Meeres
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 247/2006 des Rates vom 30. Januar 2006 über Sondermaßnahmen im Bereich der Landwirtschaft zugunsten der Regionen in äußerster Randlage der Union (1), insbesondere auf Artikel 25,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 1405/2006 des Rates vom 18. September 2006 über Sondermaßnahmen im Bereich der Landwirtschaft zugunsten der kleineren Inseln des Ägäischen Meeres und zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 1782/2003 (2), insbesondere auf Artikel 14,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 1234/2007 des Rates vom 22. Oktober 2007 über eine gemeinsame Organisation der Agrarmärkte und mit Sondervorschriften für bestimmte landwirtschaftliche Erzeugnisse (Verordnung über die einheitliche GMO) (3), insbesondere auf Artikel 192 Absatz 2 in Verbindung mit Artikel 4,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 3/2008 des Rates vom 17. Dezember 2007 über Informations- und Absatzförderungsmaßnahmen für Agrarerzeugnisse im Binnenmarkt und in Drittländern (4), insbesondere auf Artikel 15,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 73/2009 des Rates vom 19. Januar 2009 mit gemeinsamen Regeln für Direktzahlungen im Rahmen der gemeinsamen Agrarpolitik und mit bestimmten Stützungsregelungen für Inhaber landwirtschaftlicher Betriebe und zur Änderung der Verordnungen (EG) Nr. 1290/2005, (EG) Nr. 247/2006, (EG) Nr. 378/2007 sowie zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1782/2003 (5), insbesondere auf Artikel 142 Buchstabe q,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Infolge der allgemeinen Verwendung der neuen Informations- und Kommunikationstechnologien durch die Kommission und die Mitgliedstaaten - insbesondere beim Austausch mit den für die Durchführung der gemeinsamen Agrarpolitik (GAP) zuständigen nationalen Stellen - befinden sich im Besitz der Kommission und der Mitgliedstaaten immer mehr elektronische und digitalisierte Dokumente.
(2)
Die Kommission hat im Rahmen ihrer internen Tätigkeit und der Beziehungen mit den für die GAP zuständigen Stellen die Entwicklung von Informatiksystemen für die elektronische Verwaltung von Dokumenten und elektronische Verfahren verstärkt. Parallel dazu haben die Mitgliedstaaten auf einzelstaatlicher Ebene EDV-Systeme entwickelt, um den Anforderungen einer geteilten Verwaltung der GAP gerecht zu werden.
(3)
Vor diesem Hintergrund und angesichts der Notwendigkeit, eine einheitliche Verwaltung der GAP durch alle Beteiligten sicherzustellen, ist ein Rechtsrahmen mit gemeinsamen Regeln für die Informationssysteme vorzusehen, auf deren Grundlage die Mitgliedstaaten und die von ihnen zum Zwecke der GAP bezeichneten Behörden oder Stellen Informationen und Dokumente an die Kommission übermitteln müssen.
(4)
Im Hinblick auf eine wirksame Umsetzung dieser Ziele ist der Geltungsbereich dieses Rechtsrahmens in Bezug auf die Rechtsvorschriften und die beteiligten Akteure festzulegen.
(5)
Was die Rechtsvorschriften anbelangt, so enthalten die Verordnungen (EG) Nr. 247/2006, (EG) Nr. 1405/2006, (EG) Nr. 1234/2007, (EG) Nr. 3/2008 und (EG) Nr. 73/2009 und ihre Durchführungsbestimmungen (nachstehend „GAP-Verordnungen“) eine breite Palette von Verpflichtungen, wonach die Mitgliedstaaten der Kommission die zur Durchführung dieser Verordnungen erforderlichen Informationen und Dokumente übermitteln müssen. Diese sind daher entsprechend ihren jeweiligen Besonderheiten zu berücksichtigen.
(6)
Was die beteiligten Akteure betrifft, so erfordern die Rechte und Pflichten, die in den GAP-Verordnungen sowohl für die Kommission als auch für die Mitgliedstaaten und ihre zuständigen Behörden und Stellen festgelegt sind, genaue Angaben zu den für die durchgeführten Aktionen und Maßnahmen verantwortlichen Einzelpersonen und Behörden.
(7)
Die GAP-Verordnungen schreiben in der Regel vor, dass die Informationen auf elektronischem Wege oder mittels eines Informationssystems zu übermitteln sind; sie präzisieren jedoch nicht unbedingt, welche Grundsätze dabei zu beachten sind. Der Kohärenz und der ordnungsgemäßen Verwaltung halber und zur Vereinfachung der Verfahren für die Nutzer und die für die Systeme zuständigen Behörden sollten daher gemeinsame Grundsätze aufgestellt werden, die für alle eingeführten Informationssysteme gelten.
(8)
Damit Dokumente für die Zwecke der Kommission und in den Mitgliedstaaten als gültig anerkannt werden, muss es möglich sein, die langfristige Authentizität, Integrität und Lesbarkeit dieser Dokumente und der begleitenden Metadaten für die gesamte geforderte Aufbewahrungsdauer zu garantieren.
(9)
Um dies zu gewährleisten, müssen die zur Übersendung von Mitteilungen befugten Behörden oder Einzelpersonen in den Informationssystemen stets anhand der ihnen übertragenen Befugnisse identifizierbar sein. Die Verantwortung für das Identifizierungsverfahren müssen die in den einzelnen GAP-Verordnungen jeweils bezeichneten zuständigen Behörden tragen. Im Interesse einer ordnungsgemäßen Verwaltung sollte es jedoch den Mitgliedstaaten und der Kommission belassen sein, die Bedingungen für die Benennung befugter Personen festzulegen und für die Benennung eine zentrale Verbindungsstelle vorzusehen. Darüber hinaus sind die Bedingungen für die Gewährung der Rechte auf Zugang zu den von der Kommission aufgestellten Informationssystemen festzulegen.
(10)
Angesichts der breiten Palette von Meldepflichten, die durch diese Verordnung abgedeckt sind, werden die Informationssysteme den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten schrittweise zur Verfügung gestellt. Die Pflicht zur Übermittlung der Informationen anhand dieser Informationssysteme sollte ab dem Zeitpunkt greifen, ab dem die Anwendung der vorliegenden Verordnung in den entsprechenden Bestimmungen der GAP-Verordnungen vorgesehen ist.
(11)
Die Verwaltung von Dokumenten muss unter Einhaltung der Regeln für den Schutz personenbezogener Daten erfolgen. Zu diesem Zweck sollten die allgemeinen Regeln Anwendung finden, die in den gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften, insbesondere in der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (6), der Richtlinie 2002/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 12. Juli 2002 über die Verarbeitung personenbezogener Daten und den Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation (Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation) (7), der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (8) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (9) festgelegt sind.
(12)
Die in dieser Verordnung vorgesehenen Maßnahmen entsprechen der Stellungnahme des Verwaltungsausschusses für Direktzahlungen und des Verwaltungsausschusses für die gemeinsame Organisation der Agrarmärkte -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
KAPITEL I
GELTUNGSBEREICH UND BEGRIFFSBESTIMMUNGEN
Artikel 1
Gegenstand und Geltungsbereich
Mit dieser Verordnung werden Regeln für die Übermittlung mittels Informationssystemen von Informationen und Dokumenten (nachstehend „Dokumente“) im Rahmen der Mitteilungspflicht der Mitgliedstaaten gegenüber der Kommission aufgrund der folgenden Rechtsakte festgelegt:
-
Verordnung (EG) Nr. 247/2006 und Durchführungsbestimmungen;
-
Verordnung (EG) Nr. 1405/2006 und Durchführungsbestimmungen;
-
Verordnung (EG) Nr. 1234/2007 und Durchführungsbestimmungen;
-
Verordnung (EG) Nr. 3/2008 und Durchführungsbestimmungen;
-
Verordnung (EG) Nr. 73/2009 und Durchführungsbestimmungen.
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieser Verordnung bedeutet:
a) „Mitteilungspflicht“: Pflicht der Mitgliedstaaten, der Kommission Dokumente gemäß den in Artikel 1 genannten gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften zu übermitteln;
b) „zuständige Behörden“: die Behörden oder Einrichtungen, die von den Mitgliedstaaten für die Erfüllung der Mitteilungspflicht bestimmt werden;
c) „für die Informationssysteme zuständige Stelle“: Behörde, Abteilung, Einrichtung oder Person, die in der Kommission für die Validierung und Nutzung des Systems verantwortlich ist und als solche in dem betreffenden System identifiziert ist;
d) „Metadaten“: Daten, die den Zusammenhang, Inhalt und Aufbau der Dokumente sowie ihre Verwaltung langfristig beschreiben.
KAPITEL II
INFORMATIONSSYSTEME DER KOMMISSION, ZUGRIFFSRECHTE UND AUTHENTIZITÄT DER DOKUMENTE
Artikel 3
Informationssysteme der Kommission
Zur Erfüllung der Mitteilungspflicht werden die Dokumente der Kommission anhand der Informationssysteme, die den zuständigen Behörden zur Verfügung gestellt werden (nachstehend „Informationssysteme“), im Einklang mit der vorliegenden Verordnung ab dem Zeitpunkt übermittelt, ab dem die Nutzung dieser Systeme aufgrund der entsprechenden Mitteilungspflicht obligatorisch ist.
Artikel 4
Zugriffsrechte und zentrale Verbindungsstelle
(1) Für die Gewährung der Zugriffsrechte und die Zertifizierung der Identität der Zugriffsberechtigten der Informationssysteme (nachstehend „Nutzer“) sind die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten verantwortlich.
(2) Für den Zugang zu den Systemen trifft jeder Mitgliedstaat folgende Maßnahmen:
a)
Er benennt eine zentrale Verbindungsstelle, die dafür zuständig ist,
i)
für jedes System die von den zuständigen Behörden gewährten und aktualisierten Zugriffsrechte und die zertifizierte Identität der zugangsberechtigten Nutzer zu validieren,
ii)
der Kommission die zuständigen Behörden und die zugangsberechtigten Nutzer zu melden;
b)
er teilt der Kommission die Identität und die Kontaktangaben der von ihm benannten Verbindungsstelle mit.
Nachdem die Zugriffsrechte validiert wurden, werden sie von der für die Informationssysteme zuständigen Stelle aktiviert.
Artikel 5
Erstellung und Übermittlung von Dokumenten
(1) Die Dokumente werden gemäß den mit den Informationssystemen festgelegten Verfahren erstellt und übermittelt, wobei die Muster bzw. Verfahren verwendet werden, die den Nutzern unter der Verantwortung der zuständigen Behörde des Mitgliedstaats gemäß den von dieser Behörde gewährten Zugangsrechten anhand dieser Informationssysteme zur Verfügung gestellt werden. Diese Muster und Verfahren werden nach Unterrichtung der Nutzer des betreffenden Systems angepasst und zur Verfügung gestellt.
(2) Im Falle höherer Gewalt oder außergewöhnlicher Umstände - insbesondere bei einer Störung des Systems oder bei Fehlen einer dauerhaften Verbindung - übermittelt der Mitgliedstaat der Kommission die Unterlagen in Papierform oder in geeigneter anderer elektronischer Form. Diese Form der Übermittlung ist der Kommission rechtzeitig vor Ablauf der Mitteilungsfrist zu melden.
Artikel 6
Authentizität von Dokumenten
Die Authentizität eines anhand eines Informationssystems gemäß dieser Verordnung übermittelten oder in Besitz befindlichen Dokuments ist dann gegeben, wenn die Person, die das Dokument abgesandt hat, hinreichend identifiziert ist und das Dokument im Einklang mit dieser Verordnung erstellt und übermittelt wurde.
KAPITEL III
LANGFRISTIGE INTEGRITÄT UND LESBARKEIT UND SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN
Artikel 7
Langfristige Integrität und Lesbarkeit
Die Informationssysteme gewährleisten, dass die Integrität der übermittelten und in Besitz befindlichen Dokumente geschützt ist.
Sie bieten insbesondere folgende Garantien:
a)
Sie ermöglichen es, jeden Nutzer eindeutig zu identifizieren, und umfassen wirksame Maßnahmen zur Kontrolle der Zugriffsrechte zum Schutz vor illegaler, böswilliger oder unbefugter Einsichtnahme, Vernichtung, Veränderung oder Verschiebung von Dokumenten, Dateien, Metadaten und Verfahrensschritten;
b)
sie sind mit physischen Sicherheitssystemen zum Schutz vor Eingriffen und Umwelteinflüssen sowie mit Softwaresystemen zum Schutz gegen Cyberangriffe ausgestattet;
c)
sie verhindern mit verschiedenen Mitteln unbefugte Änderungen und umfassen Verfahren zur Sicherstellung der Integrität, mit denen sich feststellen lässt, ob ein Dokument verändert wurde;
d)
sie geben für jeden wichtigen Verfahrensschritt einen Prüfpfad an;
e)
sie bewahren die gespeicherten Daten unter sicheren Hardware- und Softwarebedingungen im Einklang mit Buchstabe b auf;
f)
sie bieten zuverlässige Verfahren für Formatkonvertierung und Migration, um zu gewährleisten, dass die Dokumente während der gesamten geforderten Aufbewahrungsdauer lesbar und zugänglich sind;
g)
sie umfassen eine ausreichend genaue und dem neuesten Stand entsprechende funktionelle und technische Dokumentation über den Betrieb und die Merkmale des Systems, die den organisatorischen Einheiten für leistungsbezogene und/oder technische Spezifikationen jederzeit zugänglich sein muss.
Artikel 8
Schutz personenbezogener Daten
Diese Verordnung gilt unbeschadet der Verordnungen (EG) Nr. 45/2001 und (EG) Nr. 1049/2001 und der Richtlinien 95/46/EG und 2002/58/EG sowie der in Anwendung dieser Rechtsvorschriften erlassenen Bestimmungen.
KAPITEL IV
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 9
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am siebten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 31. August 2009
REGULAMENTUL (CE) NR. 792/2009 AL COMISIEI
din 31 august 2009
de stabilire a normelor detaliate pentru comunicarea Comisiei de către statele membre a informațiilor și documentelor cu privire la implementarea organizării comune a piețelor, la sistemul de plăți directe, la promovarea produselor agricole și la regimul aplicabil regiunilor ultraperiferice și insulelor mici din Marea Egee
COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene,
având în vedere Regulamentul (CE) nr. 247/2006 al Consiliului din 30 ianuarie 2006 privind măsurile specifice din domeniul agriculturii în favoarea regiunilor ultraperiferice ale Uniunii (1), în special articolul 25,
având în vedere Regulamentul (CE) nr. 1405/2006 al Consiliului din 18 septembrie 2006 de stabilire a măsurilor specifice în domeniul agriculturii în favoarea insulelor mici din Marea Egee și de modificare a Regulamentului (CE) nr. 1782/2003 (2), în special articolul 14,
având în vedere Regulamentul (CE) nr. 1234/2007 al Consiliului din 22 octombrie 2007 de instituire a unei organizări comune a piețelor agricole și privind dispoziții specifice referitoare la anumite produse agricole („Regulamentul unic OCP”) (3), în special articolul 192 alineatul (2) coroborat cu articolul 4,
având în vedere Regulamentul (CE) nr. 3/2008 al Consiliului din 17 decembrie 2007 privind acțiunile de informare și promovare pentru produsele agricole pe piața internă și în țările terțe (4), în special articolul 15,
având în vedere Regulamentul (CE) nr. 73/2009 al Consiliului din 19 ianuarie 2009 de stabilire a unor norme comune pentru sistemele de ajutor direct pentru agricultori în cadrul politicii agricole comune și de instituire a anumitor sisteme de ajutor pentru agricultori, de modificare a Regulamentelor (CE) nr. 1290/2005, (CE) nr. 247/2006, (CE) nr. 378/2007 și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1782/2003 (5), în special articolul 142 litera (q),
întrucât:
(1)
Utilizarea generalizată de către Comisie și statele membre a noilor tehnologii ale informației și comunicațiilor - în special în relația cu autoritățile naționale competente responsabile de aplicarea politicii agricole comune (PAC) - a dus la creșterea numărului de documente în formă electronică sau digitalizată deținute de Comisie și statele membre.
(2)
Comisia își intensifică eforturile de a dezvolta sisteme computerizate prin care documentele și procedurile să poată fi gestionate electronic în cadrul propriilor proceduri de lucru interne și în relațiile cu autoritățile implicate în PAC. În paralel, pentru a satisface cerințele gestionării în comun a PAC, statele membre dezvoltă sisteme computerizate la nivel național.
(3)
În acest context și având în vedere necesitatea de a asigura gestionarea uniformă și armonizată a PAC de către toate părțile implicate, trebuie instituit un cadru juridic și trebuie prevăzute norme comune aplicabile sistemelor informatizate create pentru ca statele membre și autoritățile sau organismele autorizate de către acestea în cadrul PAC să comunice Comisiei informații și documente.
(4)
Pentru ca aceste obiective să fie îndeplinite eficient, trebuie definit domeniul de aplicare a acestui cadru juridic atât în ceea ce privește legislația, cât și factorii implicați.
(5)
În ceea ce privește legislația, Regulamentele (CE) nr. 247/2006, (CE) nr. 1405/2006, (CE) nr. 1234/2007, (CE) nr. 3/2008 și (CE) nr. 73/2009, precum și dispozițiile de aplicare a acestora (denumite în continuare „regulamente PAC”) stabilesc o serie de obligații pentru statele membre care trebuie să comunice Comisiei informațiile și documentele necesare pentru aplicarea regulamentelor respective. Prin urmare, acestea trebuie luate în considerare conform propriilor elemente specifice.
(6)
În ceea ce privește factorii implicați, drepturile și obligațiile stabilite de regulamentele PAC atât pentru Comisie, cât și pentru statele membre și autoritățile sau organismele competente ale acestora necesită identificarea cu precizie a persoanelor și a autorităților responsabile de acțiunile întreprinse și de măsurile luate.
(7)
Regulamentele PAC prevăd, în general, că informațiile trebuie transmise electronic sau prin intermediul oricărui alt sistem informatizat, dar nu specifică principiile aplicabile. Pentru a asigura coerența și buna gestionare și pentru a simplifica procedurile în cazul utilizatorilor și al autorităților naționale responsabile de sistemele respective, este de dorit, prin urmare, să se stabilească principii comune aplicabile tuturor sistemelor informatizate instituite.
(8)
Pentru recunoașterea valabilității documentelor pentru Comisie și în statele membre, trebuie să fie posibilă garantarea, pe toată perioada pentru care este necesar să fie păstrate documentele, a autenticității, a integrității și lizibilității în timp a acestora și a metadatelor care le însoțesc.
(9)
Pentru a oferi această garanție, este necesar ca autoritățile sau persoanele autorizate să trimită comunicări să fie întotdeauna identificate în sistemele informatizate instituite, pe baza competențelor care le-au fost atribuite. În mod obligatoriu, procesul de identificare se desfășoară sub responsabilitatea autorităților competente menționate în fiecare regulament PAC. Pentru o bună gestionare, este însă necesar ca stabilirea condițiilor conform cărora sunt desemnate persoanele autorizate să fie lăsată în grija statelor membre și a Comisiei, prevăzându-se desemnarea prin intermediul unui organism unic de legătură. Pe lângă aceasta, trebuie stabilite condițiile de acordare a drepturilor de acces la sistemele informatizate instituite de Comisie.
(10)
Având în vedere numărul mare de obligații de notificare care intră în domeniul de aplicare al prezentului regulament, sistemele informatizate vor fi puse la dispoziția autorităților competente din statele membre în mod progresiv. Este necesar ca obligația de notificare prin intermediul respectivelor sisteme informatizate să se aplice la data de aplicare a prezentului regulament prevăzută prin dispozițiile corespunzătoare ale regulamentelor PAC.
(11)
Gestionarea documentelor trebuie să respecte normele de protecție a datelor. În acest scop, este necesar să se aplice normele generale prevăzute de legislația comunitară, și anume prin Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (6), Directiva 2002/58/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 12 iulie 2002 privind prelucrarea datelor personale și protejarea confidențialității în sectorul comunicațiilor publice (Directiva asupra confidențialității și comunicațiilor electronice) (7), Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (8) și Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (9).
(12)
Măsurile prevăzute de prezentul regulament sunt conforme cu avizul Comitetului de gestionare a plăților directe și al Comitetului de gestionare pentru organizarea comună a piețelor agricole,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
CAPITOLUL I
DOMENIU DE APLICARE ȘI DEFINIȚII
Articolul 1
Obiect și domeniu de aplicare
Prezentul regulament stabilește normele aplicabile comunicării Comisiei, prin intermediul sistemelor informatizate, a informațiilor și documentelor (denumite în continuare „documente”), în conformitate cu obligațiile impuse statelor membre în acest sens în temeiul:
-
Regulamentului (CE) nr. 247/2006 și al normelor de punere în aplicare referitoare la acesta;
-
Regulamentului (CE) nr. 1405/2006 și al normelor de punere în aplicare referitoare la acesta;
-
Regulamentului (CE) nr. 1234/2007 și al normelor de punere în aplicare referitoare la acesta;
-
Regulamentului (CE) nr. 3/2008 și al normelor de punere în aplicare referitoare la acesta;
-
Regulamentului (CE) nr. 73/2009 și al normelor de punere în aplicare referitoare la acesta.
Articolul 2
Definiții
În sensul prezentului regulament, se înțelege prin:
(a)
„obligație de notificare” obligația statelor membre de a transmite documente Comisiei, în conformitate cu legislația comunitară prevăzută la articolul 1;
(b)
„autorități competente” autoritățile sau organismele desemnate de statele membre pentru a răspunde de îndeplinirea obligației de notificare;
(c)
„autoritate responsabilă de sistemele de notificare” autoritatea, departamentul, organismul sau persoana care răspunde, la Comisie, de validarea și utilizarea sistemului și este identificată ca atare în sistemul respectiv;
(d)
„metadate” datele care descriu contextul, conținutul și structura documentelor, precum și gestionarea acestora în timp.
CAPITOLUL II
SISTEMELE INFORMATIZATE ALE COMISIEI, DREPTURILE DE ACCES ȘI AUTENTICITATEA DOCUMENTELOR
Articolul 3
Sistemele informatizate ale Comisiei
În vederea respectării obligației de notificare, documentele se transmit Comisiei prin intermediul sistemelor informatizate (denumite în continuare „sisteme informatizate”) puse la dispoziția autorităților competente, începând cu data de la care se prevede, prin obligația de notificare, utilizarea obligatorie a sistemelor respective în conformitate cu prezentul regulament.
Articolul 4
Drepturile de acces și organismul unic de legătură
(1) Acordarea drepturilor de acces și certificarea identității celor autorizați să aibă acces la sistemele informatizate (denumiți în continuare „utilizatori”) se efectuează sub responsabilitatea autorităților competente din statele membre.
(2) În ceea ce privește accesul la sisteme, fiecare stat membru:
(a)
desemnează un organism unic de legătură pentru:
(i)
validarea, pentru fiecare sistem, a drepturilor de acces acordate și actualizate de către autoritățile competente, precum și a identității certificate pentru utilizatorii autorizați cu drept de acces la sisteme;
(ii)
comunicarea către Comisie a autorităților competente și a utilizatorilor autorizați cu drept de acces la sisteme;
(b)
informează Comisia cu privire la identitatea și la coordonatele de contact ale organismelor de legătură pe care le-a desemnat.
După validare, drepturile de acces sunt activate de către autoritatea care răspunde de sistemele informatizate.
Articolul 5
Elaborarea și comunicarea documentelor
(1) Elaborarea și comunicarea documentelor se efectuează în conformitate cu procedurile stabilite de sistemele informatizate, utilizându-se modele sau metode puse la dispoziția utilizatorilor prin intermediul sistemelor informatizate respective, sub responsabilitatea autorității competente din statul membru și în conformitate cu drepturile de acces acordate de autoritățile în cauză. Modelele și metodele menționate se modifică și devin disponibile după ce utilizatorii sistemului respectiv au fost informați în legătură cu aceasta.
(2) În cazuri de forță majoră sau de împrejurări excepționale și, în special, de funcționare defectuoasă a sistemului informatizat sau de probleme care afectează continuitatea conexiunii, statul membru poate transmite documentele Comisiei pe suport de hârtie sau prin alte mijloace electronice adecvate. În cazul transmiterii de documente pe suport de hârtie sau prin alte mijloace electronice, Comisia este înștiințată în prealabil, în timp util și înainte de expirarea termenului pentru comunicare, printr-o scrisoare de notificare justificativă.
Articolul 6
Autenticitatea documentelor
Autenticitatea unui document comunicat sau deținut prin utilizarea sistemului informatizat în conformitate cu prezentul regulament este recunoscută dacă persoana care a trimis documentul se identifică în mod corespunzător și dacă documentul a fost elaborat și comunicat în conformitate cu dispozițiile prezentului regulament.
CAPITOLUL III
INTEGRITATEA ȘI LIZIBILITATEA ÎN TIMP ȘI PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Articolul 7
Integritatea și lizibilitatea în timp
Sistemele informatizate asigură protecția integrității documentelor comunicate și deținute.
În special, acestea oferă următoarele garanții:
(a)
permit fiecărui utilizator să se identifice fără echivoc și conțin măsuri eficiente de control al drepturilor de acces în vederea asigurării protecției față de accesul, eliminarea, modificarea sau deplasarea ilegale, dăunătoare sau neautorizate ale documentelor, dosarelor, metadatelor și etapelor procedurii;
(b)
sunt echipate cu sisteme de protecție fizică față de intruziuni și față de incidente de mediu și cu software de protecție față de atacurile informatice;
(c)
previn, prin diferite mijloace, orice modificări neautorizate și conțin mecanisme de control al integrității datelor pentru a verifica dacă un document s-a modificat în timp;
(d)
păstrează în memorie o pistă de audit pentru fiecare etapă esențială a procedurii;
(e)
salvează informațiile înmagazinate pe un suport care este sigur atât din punct de vedere fizic, cât și în ceea ce privește software-ul, în conformitate cu litera (b);
(f)
oferă proceduri fiabile de migrare și de conversie a formatelor care permit garantarea lizibilității documentelor și a accesului la acestea pe toată perioada de stocare necesară;
(g)
dispun de documentație funcțională și tehnică suficient de detaliată și actualizată privind funcționarea și caracteristicile sistemului; documentația respectivă este accesibilă oricând pentru entitățile organizaționale responsabile de specificațiile funcționale și/sau tehnice.
Articolul 8
Protecția datelor cu caracter personal
Dispozițiile prezentului regulament se aplică fără a aduce atingere dispozițiilor Regulamentelor (CE) nr. 45/2001 și (CE) nr. 1049/2001 și ale Directivelor 95/46/CE și 2002/58/CE și dispozițiilor adoptate în temeiul acestora.
CAPITOLUL IV
DISPOZIȚIE FINALĂ
Articolul 9
Intrare în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în a șaptea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 31 august 2009.