ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1268/2012 НА КОМИСИЯТА
от 29 октомври 2012 година
относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално членове 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 и 209 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2) бе съществено изменен и заменен с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“). Поради това е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (3) да се приведе в съответствие с Финансовия регламент. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 да бъде заменен.
(2)
Съгласно член 290 от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“) законодателен акт може да делегира на Комисията правомощието да приема незаконодателни актове само с цел допълване или изменяне на някои несъществени елементи на законодателния акт. Вследствие на това някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 са включени във Финансовия регламент. Поради това тези разпоредби следва да не бъдат включени в настоящия регламент.
(3)
По време на своята подготвителна работа Комисията проведе подходящи консултации, включително на експертно равнище, и предаде едновременно, своевременно и по подходящ начин съответните документи на Европейския парламент и Съвета.
(4)
Що се отнася до бюджетните принципи, и по-специално до принципа на единство, опростяването на правилата, уреждащи генерирането и събирането на лихви, начислени върху предварителното финансиране, и по-специално отказването от задължението на получателите на безвъзмездни средства да генерират такива лихви, прави неактуални разпоредбите относно обхвата и условията за събиране на лихвите. В случаите, в които такова задължение се налага на субектите, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, правилата, уреждащи посочването, използването и счетоводното отчитане на генерираните лихви, следва да бъдат включвани в споразуменията за делегиране, сключени с тези субекти. В случаите, в които начислените върху предварителното финансиране лихви се дължат на Съюза въз основа на тези споразумения, тези лихви следва да се изплащат на бюджета като целеви приходи.
(5)
По отношение на принципа на ежегодност е важно да се пояснят значението на годишните бюджетни кредити и подготвителните етапи на процедурата по поемане на задължения, която, ако бъде приключена до 31 декември, може да позволи пренасяне на бюджетни кредити за поети задължения.
(6)
Що се отнася до принципа на разчетна единица, следва да бъдат посочени валутните курсове, които следва да се използват за конвертирането на еврото в другите валути за нуждите на управлението на паричния поток и отчетите. Освен това следва да се повиши прозрачността в счетоводното отчитане на резултатите от такива операции по конвертиране на валути. След въвеждането на еврото следва да се премахне задължението на Комисията да предоставя на държавите членки информация за паричните преводи, извършвани между различни валути.
(7)
Що се отнася до дерогациите от принципа на универсалност, следва да бъде уточнено бюджетното третиране на целевите приходи, по-конкретно на вноските от държавите членки или трети държави по определени програми на Съюза, както и ограниченията за нетиране на приходите и разходите. По-конкретно, като се има предвид настоящата практика, по съображения за правна сигурност е необходимо да се поясни, че по правило целевите приходи следва да генерират бюджетни кредити за поети задължения и за плащания автоматично, веднага след като приходите бъдат получени от институцията. Необходимо е също да се уточнят случаите, в които по изключение целевите приходи могат да бъдат предоставяни, преди приходите да са реално получени от институцията.
(8)
Относно принципа на специфичност следва да се даде точно определение за изчисляването на процента на бюджетните кредити, които институциите имат право да прехвърлят по силата на своята независимост. Европейският парламент и Съветът следва да получават пълна информация посредством подробно обяснение на исканията за трансфери, които трябва да им се изпращат.
(9)
Що се отнася до доброто финансово управление, нужно е да се посочат целите на предварителната, междинната и последващата оценка на програмите и дейностите, минималната честота на тяхното извършване и информацията, която трябва да се съдържа в законодателната финансова обосновка.
(10)
По отношение на принципа на прозрачност публикуването на данни с името на съответните получатели на средства и точните суми, получени от тях, повишава прозрачността по отношение на използването на съответните средства. Такава предоставена на гражданите информация засилва публичния контрол на целта, за която средствата са предоставени, и спомага за най-доброто използване на публичните средства. Същевременно, когато получателите са физически лица, при такова публикуване трябва да се спазват правилата за защита на личните данни. Поради това личните данни следва да се публикуват само ако това е необходимо и пропорционално на преследваната основателна цел.
(11)
Информацията относно използването на средства на Съюза следва да се публикува на уебсайт на институциите и да съдържа поне името, местоположението, сумата и предназначението на средствата. Тази информация следва да отчита критериите, залегнали в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент, и по-конкретно вида и размера на отпуснатите средства.
(12)
Името и местоположението на получателите на средства на Съюза следва да се публикуват за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени вследствие на откриването на публична процедура на конкурентна основа, какъвто е случаят по-конкретно с конкурсите, поканите за представяне на предложения и на оферти, при зачитане на принципите на ДФЕС, и по-специално принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация. Освен това такова публикуване следва да допринася за осъществяването на контрол върху процедурите за публичен подбор от страна на отхвърлените кандидати в конкурентната процедура.
(13)
Публикуването на лични данни на физически лица следва да не надхвърля срока, през който средствата се използват от получателя, поради което трябва да се прекратява след изтичане на две години. Същото следва да се отнася и за личните данни на юридическите лица, чието официално наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
(14)
В повечето случаи, попадащи в обхвата на настоящия регламент, публикуването се отнася до юридическите лица.
(15)
Когато става въпрос за физически лица, такова публикуване следва да се предвижда само при съблюдаване на принципа на пропорционалност между размера на отпуснатата сума и необходимостта от контрол на най-добрия начин на използване на средствата. По отношение на физическите лица публикуването на региона от ниво NUTS 2 съответства на целта да се публикуват получателите, гарантира равно третиране на държавите членки с различна големина, като същевременно се зачита правото на получателите на личен живот, и по-специално на защита на личните им данни.
(16)
Информацията за стипендиите и други преки помощи, отпускани на физическите лица в най-голяма нужда, следва да не се публикува.
(17)
За да се гарантира спазването на принципа на равно третиране на получателите на средства, публикуването на информация във връзка с физическите лица следва да бъде осигурено и в съответствие със задължението на държавите членки да осигурят голяма прозрачност на поръчките, чиято стойност надхвърля сумата в Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (4).
(18)
Името и местоположението на получателя, както и сумата и предназначението на средствата следва да не се публикуват, ако това може да застраши неприкосновеността на получателя, защитен от Хартата на основните права на Европейския съюз, или би навредило на законните търговски интереси на получателя.
(19)
Бюджетната номенклатура следва да осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес.
(20)
Следва да бъдат посочени и действията, които има вероятност да породят конфликт на интереси.
(21)
По отношение на непрякото управление е необходимо да се установят рамката за това делегиране на правомощия и съдържанието на споразумението за делегиране. Всеки субект или лице, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, следва да гарантира степен на защита на финансовите интереси на Съюза, еквивалента на изискваната по Финансовия регламент. Следва да бъдат посочени условията, при които Комисията може да приема, че системите, правилата и процедурите на тези субекти или лица са еквивалентни на нейните, за да се обезпечи доброто финансово управление на средствата на Съюза от субектите със задачи по изпълнението на бюджета.
(22)
Изпълнителните агенции, които остават под контрола на Комисията, следва да бъдат признати за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на тази институция за изпълнението на бюджета на Съюза.
(23)
В случай на непряко управление с международни организации следва да бъдат посочени организациите, които отговарят на условията за този вид управление.
(24)
Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга, следва да бъдат определени условията за тяхното посочване.
(25)
За непрякото управление е необходимо да се установят подробни правила за процедурите за разглеждане и приемане на отчетите и за изключване от финансиране от Съюза на разходите, за които са отпуснати средства в нарушение на приложимите правила.
(26)
Частноправните субекти, извършващи подготвителни или помощни задачи от името на Комисията, следва да бъдат избирани в съответствие с процедурите за възлагане на обществени поръчки.
(27)
Що се отнася до ролята на финансовите участници, реформата на финансовото управление, както и премахването на централизираните предварителни проверки, повишава отговорностите на разпоредителите с бюджетни кредити при всички приходни и разходни операции, включително от гледна точка на системите за вътрешен контрол. Европейският парламент и Съветът следва в бъдеще да бъдат уведомявани за възлагането или прекратяването на функциите на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити. Следователно следва да бъдат определени и задачите, отговорностите и принципите на процедурите, които трябва да бъдат спазвани. Интернализирането на предварителните проверки налага по-конкретно да се прави ясно разграничение между задачите, свързани с инициирането на операции в изпълнение на бюджета, и задачите, свързани с проверката на тези операции. Освен това всяка институция следва да приеме кодекс на професионалните стандарти, който се прилага за служителите, отговарящи за предварителните и последващите проверки. Необходимо е също да се предвиди поетите отговорности да бъдат отчитани в годишен доклад до институцията, която отговаря, освен за други неща, за последващите проверки. Следва да се съхранява оправдателната документация във връзка с извършените операции. На последно място, всички различни форми на процедурата на договаряне за възлагане на обществени поръчки следва, тъй като тези поръчки представляват дерогации от обичайните процедури за възлагане на обществени поръчки, да бъдат предмет на специален доклад до институцията и на съобщение до Европейския парламент и Съвета.
(28)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 следва да бъде адаптиран, за да бъде взета предвид двойната роля на ръководителя на делегация като вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“) и що се отнася до оперативните бюджетни кредити, за Комисията.
(29)
С цел поясняване на отговорностите е необходимо да се даде точно определение на задачите и отговорностите на счетоводителя във връзка със счетоводните системи, управлението на касата, управлението на банковите сметки и досиетата на трети страни. Следва да бъдат определени и условията за прекратяване на функциите на счетоводителя.
(30)
Следва да бъдат също определени условията за използване на сметките за авансови средства - система за управление, представляваща изключение от обичайните бюджетни процедури, като следва да бъдат определени и задачите и отговорностите на администраторите на авансови средства, както и тези на разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводителя във връзка с контрола на сметките за авансови средства. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции. По съображения за ефикасност в делегациите следва да се открива само една сметка за авансови средства - за бюджетните кредити от частта на бюджета, предназначена за Комисията, и от частта на бюджета, предназначена за ЕСВД. Оказа се необходимо да се въведе възможността за използване на дебитни карти, свързани със сметките за авансови средства, за да се улеснят плащанията, по-специално в делегациите и представителствата на Съюза, и за да се избегнат рисковете, свързани с работата с пари в брой.
(31)
Когато бъдат определени задачите и отговорностите на всеки финансов участник, последният може да бъде държан отговорен само съгласно условията, съдържащи се в Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Специалният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден във всяка институция, се оказа ефикасен механизъм за определяне на това дали са налице нередности от финансово естество и следователно трябва да се запази. Необходимо е да се установи процедурата, чрез която разпоредителят с бюджетни кредити може да иска потвърждение за инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, и по този начин да се освобождава от всякаква отговорност.
(32)
Що се отнася до приходите, с изключение на специалния случай на собствените ресурси, попадащи в обхвата на Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (5), трябва да се определят задачите и проверките, попадащи в отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити на различните етапи от процедурата: установяване на прогноза за вземанията, нареждане за събиране, изпращане на дебитното известие, с което длъжникът се уведомява, че вземането е установено, изчисляване на евентуална лихва за забава и решението, при необходимост, за отказ от вземане при спазване на критерии, гарантиращи съблюдаване на принципа на добро финансово управление, за да се обезпечи ефикасно събиране на приходите.
(33)
Необходимо е да се уточни ролята на счетоводителя в събирането на приходите и по отношение на удължаването на срока за плащане на разходите. Счетоводителят следва да разполага също с гъвкавост при събирането на плащания, като например възможността директно да прихваща дългове или, при извънредни обстоятелства и при надлежно съблюдаване на принципа на пропорционалност, да отменя изискването за предоставяне на гаранция за изплащане на дълг, когато длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция.
(34)
За да се обезпечи управлението на активите, като същевременно се генерира финансово възнаграждение, е необходимо условно платените суми, като глобите в областта на конкуренцията, които се оспорват, да се инвестират във финансови активи и да се уточни за каква цел ще се използват лихвите, генерирани от тези инвестиции.
(35)
За да се гарантира, че Комисията разполага с цялата необходима информация за приемането на решенията за финансиране, е необходимо да се установят минималните изисквания за съдържанието на решенията за финансиране в областта на безвъзмездните средства, обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти.
(36)
Що се отнася до разходите, следва да бъдат дефинирани връзката между решенията за финансиране, глобалните поети задължения и индивидуалните поети задължения и характеристиките на тези различни етапи, за да се въведе ясна рамка за различните етапи от изпълнението на бюджета.
(37)
Необходимо е да се поясни връзката между утвърждаването, разрешаването и платежните операции и проверките, които трябва да извършва разпоредителят с бюджетни кредити при проверката на разходите с резолюция „прието за плащане“. Следва да бъдат посочени документите, които трябва да бъдат изготвяни в подкрепа на плащанията, както и да бъдат определени правила за изчистването на предварителното финансиране и на междинните плащания.
(38)
Следва да се определят подробни правила за прилагането на сроковете, които важат за операциите по утвърждаване и плащане, като бъде взета под внимание Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. относно борбата със забавяне на плащането по търговски сделки (6), за да се предотврати ненужното забавяне на плащанията в полза на получателите.
(39)
За вътрешния одит е необходимо да се установи процедурата за назначаване на одитора и за гарантиране на неговата независимост в рамките на институцията, която го е назначила и на която той трябва да докладва за дейността си. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции, за да се осигури прозрачност спрямо Европейския парламент и Съвета.
(40)
Правилата относно обществените поръчки следва да се основават на Директива 2004/18/ЕО. Необходимо е да се определят различните видове процедури за възлагане на обществени поръчки, приложимите мерки за оповестяване и публикуване, условията, при които може да се използва конкретен вид процедура, и основните характеристики на съществуващите процедури, посочването на критериите за подбор и възлагане, правилата за достъп до тръжните документи и за комуникация с оферентите или кандидатите и за случаите, при които Комисията възлага поръчки за свои нужди, приложимите прагове и правилата за определяне на стойността на поръчките, които ще бъдат възлагани.
(41)
Целта на процедурите за възлагане на обществени поръчки е задоволяване на нуждите на институцията при възможно най-добрите условия, като същевременно се гарантира равният достъп до обществените поръчки и се съблюдават принципите на прозрачност и недопускане на дискриминация. С цел осигуряване на прозрачност и равно третиране на кандидатите и оферентите, както и пълната отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити при крайния избор, е необходимо да се определи процедурата за отваряне и оценяване на офертите и заявленията за участие, от назначаването на комисия до обоснованото и документирано решение за възлагане, която процедура в крайна сметка попада в рамките на дейността на възложителя.
(42)
Като се вземе предвид опитът от миналото, е необходимо да се установи нова процедура за възлагане на обществени поръчки за поръчките със средна стойност. Нужно е да се позволи използването на „списък на потенциалните оференти“ при същите условия като съществуващите за поканите за изразяване на интерес, тъй като този списък води до по-малка административна тежест за потенциалните оференти.
(43)
За да се защитят финансовите интереси на Съюза по време на изпълнението на поръчките, е необходимо да се допусне възможността да се изисква от субектите, които осигуряват финансовия капацитет в рамките на възлагането на обществените поръчки, да носят солидарна отговорност за изпълнението на съответната поръчка.
(44)
С цел защита на финансовите интереси на Съюза и гарантиране на контрола върху изпълнението на поръчките е необходимо да се допусне възможността да се изисква от изпълнителя самият той да изпълнява пряко определени задачи от критично естество.
(45)
За да се гарантира, че поръчките се изпълняват по най-високи професионални стандарти, е необходимо да се допусне възможността за отхвърляне на оференти, които имат потенциални конфликти на интереси.
(46)
Като се има предвид, че изискването на финансови гаранции вече не се прилага по подразбиране, е нужно да бъдат определени критериите, по които такива гаранции могат да бъдат изисквани.
(47)
Необходимо е да се поясни обхватът на дела за безвъзмездните средства, по-специално по отношение на вида на дейността или на органа от общ европейски интерес, които отговарят на условията за отпускане на безвъзмездни средства, както и по отношение на видовете правни задължения, които могат да се използват за покриване на безвъзмездните средства. За тези правни задължения следва да бъдат уточнени критериите за избор между споразумения и решения, тяхното минимално съдържание и възможността за сключване на индивидуално споразумение или решение за безвъзмездни средства в рамките на рамковите партньорства, за да се гарантира равно третиране и за да се избегне ограничаването на достъпа до средства на Съюза.
(48)
Обхватът на дела за безвъзмездните средства следва да отчита и въвеждането във Финансовия регламент, от една страна, на специфични дялове за наградите и финансовите инструменти и от друга страна, на ключовите правила, приложими за безвъзмездните средства, допустимите разходи, премахването на принципа на постепенно намаляване, използването на опростени форми безвъзмездни средства (еднократни суми, единични разходи и единни ставки) и отпадането на задължителното предоставяне на гаранции за предварителното финансиране.
(49)
Напредъкът към електронен обмен на информация и електронно подаване на документи, които представляват основна мярка за опростяване, следва да бъде съпътстван от ясни условия за приемане на системите, които ще се използват, за да се създаде надеждна от правна гледна точка среда.
(50)
Принципите на недопускане на печалба и съфинансиране следва да бъдат преразгледани съобразно поясненията и мерките за опростяване, включени във Финансовия регламент. По-конкретно, по съображения за яснота, трябва да се определят подробни правила за видовете приходи, които да се задържат, за принципа на недопускане на печалба, както и формите на външно съфинансиране и вноските в натура.
(51)
По отношение на принципа на прозрачност следва да се разрешат приемането и публикуването на многогодишни работни програми, тъй като те носят добавена стойност за заявителите, които могат да предвиждат по-лесно и да се подготвят по-добре за поканите за представяне на предложения. В този контекст следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране. За да се осигури прозрачност, трябва да се публикуват и поканите за представяне на предложения, освен при спешни случаи или когато дейността може да бъде реализирана само от един субект. Нужно е да се уточни минималното съдържание, което ще се публикува.
(52)
Тъй като често се допускат грешки и несъответствия при използването на условията за допустимост за данъка върху добавената стойност (ДДС), плащан от бенефициерите, трябва да се гарантира, че концепциите за невъзстановим ДДС и данъчно незадължени лица по смисъла на член 13, параграф 1 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 г. относно общата система на данъка върху добавената стойност (7) се разбират и прилагат последователно по отношение на дейностите, които попадат в обхвата на тези концепции.
(53)
За да се осигурят прозрачност, равно третиране на заявителите и по-голяма отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити, трябва да се установи процедурата за отпускане - от заявлението за безвъзмездни средства, за което Комисията следва да е предоставила минимална информация на заявителите, до оценката на заявлението в контекста на посочени по-рано критерии за допустимост, подбор и отпускане, преди отговорният разпоредител с бюджетни кредити да вземе окончателно, надлежно документирано решение. Необходимо е да се определят подробни правила относно състава и задачите на комисията, която отговаря за оценяването на предложенията спрямо критериите за подбор и отпускане, както и относно възможностите за контакт със заявителите по време на процедурата по отпускане или за приканването им да коригират своите предложения. Тези възможности следва подобаващо да отразяват нуждите от гледна точка на доброто администриране, въведени във Финансовия регламент, и следва да включват условията, при които предложенията могат да бъдат коригирани преди подписването на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства или уведомяването за решенията за отпускане на безвъзмездни средства, като същевременно се прилага равно третиране на заявителите и се спазва принципът, според който инициативата за действията идва само от заявителите.
(54)
Тъй като съгласно Финансовия регламент използването на еднократни суми, единични разходи и единни ставки се улеснява и разширява, определенията за тези опростени форми безвъзмездни средства следва да бъдат пояснени. Особено нужно е да се поясни, че те имат за цел, както всяка форма безвъзмездни средства, да покриват категории допустими разходи, и да се посочи, че техният размер не трябва непременно да бъде предварително фиксиран, което е особено меродавно в случаите, в които размерът на безвъзмездните средства се определя въз основа на обичайните практики на бенефициера за счетоводно отчитане на разходите. Нужно е също да се осигури стабилност на правилата за финансиране в рамките на конкретна програма. За тази цел следва да се позволи използването на опростените форми безвъзмездни средства за целия срок на програмата. За целите на статистиката, методологията или предотвратяването и разкриването на измами е необходимо да се осигури достъп до общата счетоводна информация на бенефициера, дори когато безвъзмездните средства за под формата на еднократни суми, единични разходи или единни ставки. Тези проверки обаче следва да не се използват за поставяне под въпрос на стойността на вече договорените еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
(55)
Доброто финансово управление налага Комисията да се защитава чрез гаранции: на етапа на заявленията за безвъзмездни средства - чрез организиране на финансови одити за заявленията за по-големи суми; към момента на изплащане на предварителното финансиране, когато разпоредителят е преценил, че рисковете оправдават това - чрез изискване на предварителни финансови гаранции; и на етапа на междинните плащания или на плащането на остатъка - чрез организиране на предоставянето на сертификати, съставени от одитори, за заявките за плащане за най-големите суми и които представляват най-голям риск.
(56)
Следва да бъдат пояснени условията и процедурите за временно спиране и намаляване на безвъзмездните средства, за да се дефинират по-добре основанията за това временно спиране или намаляване, да се предостави подходяща информация на бенефициерите и да се гарантира, че бенефициерите имат възможност да упражняват правото си на защита на всеки етап.
(57)
Доброто управление на средствата на Съюза означава също, че самите бенефициери на безвъзмездни средства използват безвъзмездните средства от Съюза икономично и ефикасно. По-конкретно разходите по договорите, възложени от бенефициерите с цел изпълнение на дейност, следва да бъдат допустими, при условие че тези договори за изпълнение се възлагат на икономически най-изгодната оферта.
(58)
Тъй като ограниченията за използване на финансова помощ за трети страни са отслабени във Финансовия регламент, е необходимо да бъдат установени минималните разпоредби, които да бъдат договорени на равнището на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или да бъдат включени в решението за безвъзмездни средства, за да се направи ясно разграничение между отпускането на финансова помощ на трети страни от бенефициер и изпълнението на бюджетни задачи от лице с делегирани правомощия в рамките на непрякото управление.
(59)
Правомощията за налагане на санкции на бенефициерите на безвъзмездни средства следва да бъдат приведени в съответствие с правомощията, предоставяни в контекста на възлагането на обществени поръчки, като се има предвид, че тези правомощия имат един и същ характер и следва да се подчиняват на едни и същи правила от гледна точка на ефективността и пропорционалността.
(60)
При наградите, също както при безвъзмездните средства, следва да се съблюдават принципите на прозрачност и равно третиране. В този контекст следва също да бъдат установени минималните характеристики на работните програми и на конкурсите, като се вземат под внимание съответните нужди за безвъзмездните средства. По-конкретно следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране, както и минималното съдържание на конкурсните правила, и по-специално условията за изплащане на наградата на победителите в случай на присъждане, и подходящите средства за публикуване.
(61)
Спазването на принципите на прозрачност и равно третиране налага също установяването на ясно определена процедура за присъждане - от внасянето на проекти до информацията за участниците и обявяването на спечелилия участник. Тази процедура следва да включва оценяване на проектите на участниците от комисия от експерти, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, чрез използване на критериите за присъждане, обявени в конкурсните правила, за да се осигури компетентно и неутрално оценяване на проектите на участниците. Въз основа на препоръките на експертите отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да вземе окончателното решение относно присъждането на наградата, тъй като отговорността за изпълнението на бюджета винаги се носи от Комисията.
(62)
За да се осигури хармонизирано прилагане на различните финансови инструменти в рамките на Комисията, общата рамка, включена в дял VIII на Финансовия регламент, следва да бъде допълнена с подробни правила за управлението на финансовите инструменти, включително с разпоредби за избора на субекти с възложени задачи по изпълнението, съдържанието на споразуменията за делегиране, разноските и таксите за управление, и за доверителните сметки.
(63)
Следва да бъдат определени правила за избора на финансови посредници и крайни получатели, особено когато финансовите инструменти се управляват пряко в извънредни случаи или чрез специални инвестиционни механизми, или чрез други механизми за изпълнение, гарантирайки по този начин ефикасно разходване на средствата на Съюза.
(64)
Необходимо е да се определят условията за използване на финансовите инструменти, включително на лостовия ефект, и рамката за мониторинг. Необходимо е също да се предприемат мерки с цел привеждане на финансовите инструменти в действие въз основа на солидна предварителна оценка, която позволява на Комисията да ги проектира така, че да се реагира на пазарната неефективност и на неоптималните инвестиционни ситуации.
(65)
Що се отнася до воденето и представянето на счетоводна отчетност, общоприетите счетоводни принципи, на които трябва да се основават финансовите отчети, са дефинирани в правилата на Съюза за счетоводна отчетност. Тези счетоводни правила посочват също условията за записване на операция в сметките и правилата за оценяване на активите и пасивите и за осигуряване на провизии, за да се гарантира, че информацията се представя правилно, изчерпателно и точно.
(66)
По отношение на въпросите от счетоводно естество следва да се уточни, че счетоводителят на всяка институция трябва да изготвя документи, описващи организацията на сметките и счетоводните процедури на тази институция, и да определя условията, на които трябва да отговарят компютризираните счетоводни системи, по-специално за да се осигурят сигурност на достъпа и одитна следа за всички промени, направени в системата.
(67)
Що се отнася до воденето на сметките, трябва да се посочат принципите, приложими за счетоводните книги, оборотната ведомост, периодичното равнение на общите суми в този баланс и инвентара, и да се посочат елементите на сметкоплана, приет от счетоводителя на Комисията. Следва да се определят правилата, които се прилагат за вписването на операциите, по-конкретно методът на двустранното счетоводство, правилата за конвертиране на операциите, които не са в евро, и оправдателната документация за счетоводните вписвания. Следва също да се уточни съдържанието на счетоводната документация.
(68)
Необходимо е да се установят правилата във връзка с инвентарния опис и да се разяснят съответните отговорности в тази сфера на счетоводителите и разпоредителите с бюджетни кредити, както и правилата, приложими за препродажбата на имущество от инвентарния опис, с цел ефикасно управление на активите.
(69)
По отношение на външните дейности настоящият регламент, в съответствие с Финансовия регламент, следва да предвиди изключенията, които отразяват специфичните оперативни характеристики на този сектор, главно що се отнася до възлагането на обществени поръчки и отпускането на безвъзмездни средства, по-конкретно поради това че тези процедури се изпълняват от органите на трети държави, получаващи финансова подкрепа от Съюза. Що се отнася до възлагането на обществени поръчки, тези разлики следва да са свързани предимно с видовете процедури и праговете, вследствие на които се прилагат. По отношение на безвъзмездните средства в определени случаи следва да е разрешено пълно финансиране, главно за да се вземе под внимание намалената способност за съфинансиране на бенефициерите.
(70)
Трябва да бъдат установени подробни разпоредби относно използването на бюджетна подкрепа, като се посочат условията, при които може да се използва бюджетна подкрепа, и задължението на партньора да предоставя на Комисията своевременна и надеждна информация за оценяване на това дали тези условия се изпълняват.
(71)
По отношение на доверителните фондове на Съюза трябва да се уточнят принципите, приложими за вноската на Съюза в полза на доверителните фондове на Съюза и вноските на другите донори, да се определят счетоводните правила и правилата за докладване за съответния доверителен фонд на Съюза, по-специално за лихвата с настъпил падеж по банковата сметка на доверителния фонд, да се разяснят съответните отговорности на финансовите участници и на управителния съвет на доверителния фонд, както и да се определят задълженията за външен одит. Необходимо е също да се гарантира справедливо представяне на участващите донори в рамките на управителния съвет на доверителния фонд и да се осигури задължителен положителен глас на Комисията за използването на средствата.
(72)
С цел опростяване на процедурите за възлагане на обществени поръчки в рамките на външните дейности, някои прагове са променени, а други прагове и управленски процедури, произтичащи от общите разпоредби, са добавени и адаптирани.
(73)
Що се отнася до безвъзмездните средства, условията за дерогация от принципа на съфинансиране следва да бъдат рационализирани в съответствие с Финансовия регламент.
(74)
За да се гарантира добро финансово управление на бюджетните кредити на Съюза, трябва също да се посочат предварителните условия и правилата, които трябва да бъдат включени в споразуменията при децентрализирано управление на бюджетните кредити или при използване на сметки за авансови средства.
(75)
Целесъобразно е да се даде определение за европейските служби и да се въведат специфични правила за Службата за публикации и разпоредби, с които счетоводителят на Комисията се оправомощава да делегира някои от своите задачи на служители в тези служби. Следва да бъдат определени и оперативни процедури за банковите сметки, които европейските служби могат да бъдат оправомощени да откриват на името на Комисията.
(76)
По аналогия с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза следва да се публикуват списъкът на експерти по член 204 от Финансовия регламент, избрани чрез покана за изразяване на интерес, и предметът на техните задачи. Следва да се публикува и тяхното възнаграждение, когато надвишава 15 000 EUR.
(77)
Новата процедура, въведена в член 203 от Финансовия регламент, следва да бъде допълнена, особено по отношение на вида разходи, които трябва да бъдат включени в определените в този член прагове. Трябва да се определят подробни правила за проектите за недвижими имоти в делегациите на Съюза предвид на специфичните им особености, и по-специално в случай на спешност. Уместно е да се предвиди жилищните сгради, по-специално в делегациите, които трябва да бъдат взети под наем или закупени в кратък срок, да бъдат изключени от процедурата, установена в член 203 от Финансовия регламент. Придобиването на земя безплатно или за символична сума следва да не попада в обхвата на процедурата по член 203 от Финансовия регламент, тъй като само по себе си не обременява допълнително бюджета.
(78)
За да се осигури съгласуваност с разпоредбите на Финансовия регламент, трябва да се предвидят преходни разпоредби. Освен това, за да се осигури съгласуваност със секторното правно основание, е целесъобразно прилагането на разпоредбите относно режимите на управление и финансовите инструменти да се отложи за 1 януари 2014 г.,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ЧАСТ ПЪРВА
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент определя правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“).
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 2
Счетоводно отчитане на лихвите по предварително финансиране
(член 8, параграф 4 от Финансовия регламент)
Когато на бюджета се дължат лихви, споразумението, сключено със субектите или лицата по член 58, параграф 1, буква в), подточки ii)-viii) от Финансовия регламент, постановява, че предварителното финансиране се изплаща в банкови сметки или подсметки, които позволяват идентифициране на средствата и на свързаните с тях лихви. В противен случай счетоводните методи на получателите или посредниците трябва да позволяват идентифициране на средствата, платени от Съюза, и лихвите или други ползи, генерирани от тези средства.
Разпоредбите на настоящия регламент във връзка с лихвите по предварително финансиране не засягат записването на предварителното финансиране в частта за активите на финансовите отчети, съгласно посоченото в правилата за счетоводна отчетност по член 143 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 3
Бюджетни кредити за финансовата година
(член 11, параграф 3 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за поети задължения и за плащания, одобрени за финансовата година, се състоят от:
а)
бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително с коригиращи бюджети;
б)
пренесените бюджетни кредити;
в)
бюджетните кредити, предоставени повторно в съответствие с членове 178 и 182 от Финансовия регламент;
г)
бюджетните кредити в резултат на плащания по предварително финансиране, които са възстановени в съответствие с член 177, параграф 3 от Финансовия регламент;
д)
бюджетните кредити, предоставени вследствие на получаването на приходи, предвидени за определена цел през финансовата година или през предходни финансови години, но неизползвани.
Член 4
Отмяна и пренасяне на бюджетни кредити
(член 13, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент могат да бъдат пренасяни само ако задълженията не са могли да бъдат поети преди 31 декември на финансовата година по причини, които не могат да се припишат на разпоредителя с бюджетни кредити, и ако подготвителните етапи са достатъчно напреднали, за да се допусне с основание, че задълженията ще бъдат поети не по-късно от 31 март на следващата година или 31 декември за проектите за недвижими имоти.
2. Подготвителните етапи по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, които следва да бъдат приключени до 31 декември на финансовата година, за да бъде възможно пренасяне за следващата година, са по-конкретно следните:
а)
за глобалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приемането на решение за финансиране или приключването до тази дата на консултациите със заинтересованите отдели във всяка институция във връзка с приемането на решението;
б)
за индивидуалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приключването на подбора на потенциални изпълнители, бенефициери, спечелили награди или лица, на които са делегирани правомощия.
3. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, за които не са поети задължения до 31 март на следващата финансова година или до 31 декември на следващата година за сумите, свързани с проекти за недвижими имоти, се отменят автоматично.
Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за отменените по този начин бюджетни кредити в срок от един месец от отмяната, извършена съгласно първа алинея.
4. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, могат да бъдат използвани до 31 декември на следващата финансова година.
5. Бюджетните кредити, пренесени в съответствие с параграфи 1-4, се обособяват в сметките.
ГЛАВА 3
Принцип на разчетна единица
Член 5
Обменен курс между еврото и други валути
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, конвертирането от отговорния разпоредител с бюджетни кредити се прави въз основа на обменния курс на еврото за деня, публикуван в Официален вестник на Европейския съюз, серия С.
Когато изпълнителите или бенефициерите трябва да конвертират еврото в друга валута или обратно, се прилагат специфичните договорености във връзка с конвертирането, залегнали в договорите за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или споразуменията за финансиране.
2. За да се избегне същественото отражение на операциите по конвертиране на валута върху равнището на съфинансиране от Съюза или негативното отражение на тези операции върху бюджета на Съюза, специфичните договорености относно конвертирането, посочени в параграф 1, предвиждат, при необходимост, обменен курс между еврото и други валути, който се изчислява въз основа на средната стойност на обменните курсове за деня за определен период.
3. Ако в Официален вестник на Европейския съюз не е публикуван обменен курс на еврото за деня спрямо съответната валута, отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва счетоводния курс по параграф 4.
4. За целите на сметките по членове 151-156 от Финансовия регламент и при спазване на разпоредбите на член 240 от настоящия регламент конвертирането на еврото в друга валута или обратно се извършва с помощта на месечния счетоводен курс на еврото. Този счетоводен обменен курс се определя от счетоводителя на Комисията с помощта на всеки източник на информация, които той счита за надежден, въз основа на обменния курс за предпоследния работен ден на месеца, предхождащ месеца, за който се определя курсът.
5. Резултатите от валутните операции по параграф 4 от настоящия член се посочват в отделна позиция в отчетите на съответната институция.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага mutatis mutandis за органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 6
Курс, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, или от специфичните договори за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или решенията за безвъзмездни средства и споразуменията за финансиране, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, когато конвертирането се извършва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, е курсът за деня, в който службата разпоредител е съставила платежното нареждане или нареждането за събиране на вземания.
2. В случай на сметки за авансови средства в евро датата, на която банката е извършила плащането, определя курса, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно.
3. За отразяването на сметките за авансови средства в национални валути, съгласно посоченото в член 19 от Финансовия регламент, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, е курсът за месеца, в който е извършен разходът от съответната сметка за авансови средства.
4. За възстановяването на разходи с фиксирана ставка или на разходи, възникващи вследствие на Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (наричани по-нататък „Правилникът за персонала“), за които е определен таван и които се изплащат във валута, различна от еврото, курсът, който се използва, е курсът в сила към момента на възникване на вземането.
ГЛАВА 4
Принцип на универсалност
Член 7
Структура за отчитане на целевите приходи и осигуряване на съответните бюджетни кредити
(член 21 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на членове 9 и 10, структурата за отчитане на целевите приходи в бюджета включва:
а)
в приходната част на раздела за всяка институция - бюджетен ред за записване на приходите;
б)
в разходната част - бюджетните забележки, включително общите забележки, посочват в кои редове могат да се записват бюджетните кредити, съответстващи на предоставените целеви приходи.
В случаите по буква а) от първа алинея се прави символичен запис pro memoria, а в забележките за информация се посочва очакваният размер на приходите.
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целеви приходи, се предоставят автоматично както като бюджетни кредити за поети задължения, така и като бюджетни кредити за плащания, когато приходите бъдат получени от институцията, с изключение на който и да е от следните случаи:
а)
в случаите, предвидени в член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент;
б)
в случая, предвиден в член 21, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент за държавите членки, за които споразумението за финансов принос е изразено в евро.
В случая по буква б) от първа алинея бюджетните кредити за поети задължения могат да бъдат предоставяни от момента на подписването от държавата членка на споразумението за финансов принос.
Член 8
Финансов принос на държавите членки за научноизследователските програми
(член 21, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент)
1. Финансовият принос на държавите членки за финансиране на определени допълнителни научноизследователски програми, предвиден в член 5 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 на Съвета (8), се изплаща, както следва:
а)
седем дванадесети от сумата, записана в бюджета, се изплащат не по-късно от 31 януари на текущата финансова година;
б)
останалите пет дванадесети се изплащат не по-късно от 15 юли на текущата финансова година.
2. Когато бюджетът не е приет изцяло преди началото на финансовата година, финансовият принос, предвиден в параграф 1, се основава на сумата, записана в бюджета за предходната финансова година.
3. Всеки финансов принос или допълнително плащане, дължимо от държавите членки в полза на бюджета, се записва в сметката или сметките на Комисията в срок от тридесет календарни дни от датата, на която средствата са изискани.
4. Извършените плащания се записват в сметката, предвидена в Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000, и трябва да са съобразени с условията в този регламент.
Член 9
Целеви приходи вследствие на участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Съюза
(член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент)
1. Устройството на бюджета за отразяване на участието на държавите - членки на Европейската асоциация за свободна търговия (наричани по-нататък „държавите от ЕАСТ“), в определени програми на Съюза е, както следва:
а)
в приходната част се прави символичен запис pro memoria за отразяване на пълния размер на финансовия принос на държавите от ЕАСТ за съответната финансова година;
б)
в разходната част:
i)
забележките за всеки ред, свързан с дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ, показват за информация очаквания размер на финансовия принос;
ii)
в приложение, което е неразделна част от бюджета, се посочват всички редове, отнасящи се до дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ.
За целите на буква а) от първа алинея очакваната сума се посочва в бюджетните забележки.
Приложението по буква б), подточка ii) от първа алинея отразява и е част от структурата за отразяване на бюджетните кредити, които съответстват на това участие съгласно параграф 2, и за изпълняване на разходите.
2. Съгласно член 82 от Споразумението за Европейското икономическо пространство (наричано по-нататък „Споразумението за ЕИП“) средствата за годишното участие на държавите от ЕАСТ, потвърдени на Комисията от Съвместния комитет на Европейското икономическо пространство в съответствие с член 1, параграф 5 от Протокол 32 към Споразумението за ЕИП, водят до осигуряване в началото на финансовата година на пълния размер на съответните бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
3. Ако в хода на финансовата година по бюджетните редове за участието на държавите от ЕАСТ бъдат предоставени допълнителни бюджетни кредити, без държавите от ЕАСТ да могат в хода на тази година да коригират в съответната степен своя финансов принос, за да бъде спазен „факторът пропорционалност“, предвиден в член 82 от Споразумението за ЕИП, Комисията може, като временна мярка и по изключение, да използва паричните си наличности за предварително финансиране на дела на държавите от ЕАСТ. При предоставяне на такива допълнителни бюджетни кредити Комисията отправя във възможно най-кратък срок покана към държавите от ЕАСТ да предоставят съответните средства. Всяка година Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за взетите в тази връзка решения.
Предварителното финансиране се осчетоводява във възможно най-кратък срок в бюджета за следващата финансова година.
4. Съгласно член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент финансовият принос на държавите от ЕАСТ представлява външен целеви приход. Счетоводителят приема съответните мерки, за да гарантира отделното проследяване на използването на приходите от този принос и на съответните бюджетни кредити.
В отчета по член 150, параграф 2 от Финансовия регламент Комисията посочва отделно етапа от изпълнението, който съответства на участието на държавите от ЕАСТ, както от гледна точка на приходите, така и от гледна точка на разходите.
Член 10
Постъпления от санкции, наложени на държави членки, за които е обявено, че имат прекомерен дефицит
(член 21, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Бюджетната структура за отразяване на постъпленията от санкциите по раздел 4 от Регламент (ЕО) № 1467/97 на Съвета (9) е, както следва:
а)
в приходната част се въвежда ред със символичен запис pro memoria за отразяване на лихвите по тези суми;
б)
същевременно и без да се засягат разпоредбите на член 77 от Финансовия регламент, записването на тези суми в приходната част води до осигуряване, в разходната част, на бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
Бюджетните кредити по буква б) от първа алинея се изпълняват в съответствие с член 20 от Финансовия регламент.
Член 11
Разходи вследствие на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза
(член 22 от Финансовия регламент)
За целите на разрешението от Европейския парламент и от Съвета, посочено в член 22, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията изчислява приблизително и надлежно обяснява финансовите тежести, включително разходите, свързани с последващи действия, в резултат на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза.
Член 12
Сметки за възстановими данъци
(член 23, параграф 3 от Финансовия регламент)
Всички данъци, с които е обложен Съюзът съгласно член 23, параграф 2 и член 23, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответните държави.
ГЛАВА 5
Принцип на специфичност
Член 13
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на институции, различни от Комисията
(член 25 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 25 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по бюджетния ред, от който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, която съответства на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от съответната институция без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 14
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на Комисията
(член 26 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 26, параграф 1 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по реда, от който или към който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, съответстваща на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от Комисията без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 15
Административни разходи
(член 26 от Финансовия регламент)
Разходите, посочени в член 26, параграф 1, първа алинея, буква б) от Финансовия регламент, покриват, за всяка област на политика, елементите по член 44, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 16
Основания за искания за трансфер на бюджетни кредити
(членове 25 и 26 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери и цялата информация за Европейския парламент и Съвета във връзка с трансферите, извършвани съгласно членове 25 и 26 от Финансовия регламент, се придружават от подходяща и подробна оправдателна документация, която показва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за редовете, към които трябва да се прехвърлят бюджетните кредити, така и за редовете, от които те трябва да бъдат взети.
Член 17
Основания за искания за трансфери от резерва за спешна помощ
(член 29 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери с цел позволяване на използването на резерва за спешна помощ по член 29 от Финансовия регламент се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, които показват:
а)
за реда, към който се прави трансферът - последната налична информация за изпълнението на бюджетните кредити и прогнозата за нуждите до края на финансовата година;
б)
за всички редове, свързани с външни дейности - изпълнението на бюджетните кредити до края на месеца, предшестващ искането за трансфер, и прогноза за нуждите до края на финансовата година, включително сравнение с първоначалната прогноза;
в)
анализ на възможностите за преразпределяне на бюджетните кредити.
ГЛАВА 6
Принцип на добро финансово управление
Член 18
Оценка
(член 30 от Финансовия регламент)
1. Всички предложения за програми или дейности, които водят до бюджетни разходи, се подлагат на предварителна оценка на следните елементи:
а)
нуждата, която трябва да бъде задоволена в краткосрочен или дългосрочен план;
б)
добавената стойност от участието на Съюза;
в)
целите на политиката и на управлението, които трябва да бъдат постигнати и които включват мерки за защита на финансовите интереси на Съюза в областта на предотвратяването, разкриването и разследването на измами и коригирането и санкциите;
г)
наличните варианти на политиката, включително свързаните с тях рискове;
д)
очакваните резултати и въздействие, по-специално икономическото и социалното въздействие и въздействието върху околната среда, и необходимите за измерването им показатели и механизми за оценка;
е)
най-подходящия метод на изпълнение за предпочитания(те) вариант(и);
ж)
вътрешната съгласуваност на предложената програма или дейност и връзките ѝ с други приложими инструменти;
з)
обема на бюджетните кредити, на човешките ресурси и на другите административни разходи, които следва да бъдат отпуснати при надлежно съблюдаване на принципа на разходна ефективност;
и)
поуките от подобни действия, осъществени в миналото.
2. Предложението съдържа механизмите за проследяване, докладване и оценка, като взема надлежно предвид съответните отговорности на всички ръководни равнища, които ще участват в изпълнението на предложената програма или дейност.
3. Всички програми или дейности, включително пилотните проекти и подготвителните дейности, мобилизираните ресурси за които надхвърлят 5 000 000 EUR, подлежат на междинна оценка и/или последваща оценка на предоставените човешки и финансови ресурси и постигнатите резултати с цел да се провери доколко съответстват на поставените цели, както следва:
а)
резултатите, постигнати при изпълнението на многогодишна програма, се оценяват периодично по график, който позволява констатациите от тази оценка да бъдат взети под внимание при вземането на всяко решение за подновяване, изменение или спиране на програмата;
б)
резултатите от дейностите, които се финансират на годишен принцип, подлежат на оценка поне на всеки шест години.
Букви а) и б) от първа алинея не се прилагат за всеки от проектите или действията, осъществявани в рамките на тези дейности, за които проекти или действия изискването може да бъде изпълнено чрез окончателните доклади, изпращани от органите, които изпълняват действието.
4. Оценките по параграфи 1 и 3 са пропорционални на мобилизираните ресурси за съответната програма и дейност и на въздействието на съответната програма и дейност.
Член 19
Финансова обосновка
(член 31 от Финансовия регламент)
Финансовата обосновка съдържа финансовата и икономическа информация, от която законодателният орган се нуждае, за да оцени необходимостта от действие на Съюза. В нея се включва подходяща информация във връзка със съгласуваността с други дейности на Съюза и евентуалния синергичен ефект.
В случай на многогодишни операции финансовата обосновка съдържа предвидимия график на годишните нужди от гледна точка на бюджетните кредити и длъжностите, включително за външния персонал, както и оценка на финансовото им въздействие в средносрочен план.
ГЛАВА 7
Принцип на прозрачност
Член 20
Предварително публикуване на бюджета
(член 34 от Финансовия регламент)
Във възможно най-кратък срок и не по-късно от четири седмици след окончателното приемане на бюджета окончателните подробни данни от бюджета се публикуват на всички езици на интернет сайта на институциите по инициатива на Комисията в очакване на официалното публикуване в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 21
Публикуване на информация за стойността и получателите на средства на Съюза
(член 35 от Финансовия регламент)
1. Информацията за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на пряко управление, се публикува на интернет сайт на институциите на Съюза не по-късно от 30 юни на годината, следваща финансовата година, през която средствата са предоставени.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по други подходящи начини.
2. Освен ако в настоящия регламент и в разпоредбите, приложими за съответния сектор, е предвидено друго, се публикува следната информация, като се вземат под внимание критериите, посочени в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент:
а)
името на получателя;
б)
местонахождението на получателя;
в)
предоставената сума;
г)
естеството и целта на мярката.
За целите на буква б) думата „местонахождение“ означава:
i)
адреса на получателя, когато последният е юридическо лице;
ii)
региона от ниво NUTS 2, когато получателят е физическо лице.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава две години след края на финансовата година, през която са предоставени средствата. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
3. Информацията по параграф 2 се публикува само за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени или възложени вследствие на конкурси, процедури за предоставяне на безвъзмездни средства или процедури за възлагане на обществени поръчки. Информацията не се публикува за:
а)
стипендиите, изплащани на физически лица, и друга пряка помощ за най-нуждаещи се физически лица съгласно член 125, параграф 4, буква в) от Финансовия регламент;
б)
поръчките под стойността, посочена в член 137, параграф 2 от настоящия регламент.
4. Публикуването се отменя, ако такова оповестяване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на получателите.
Член 22
Връзка с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на непряко управление
(член 35 от Финансовия регламент)
Когато управлението на средства на Съюза е делегирано на органите и структурите, посочени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, споразуменията за делегиране изискват информацията по член 21, параграфи 2 и 3 да се публикува в стандартен формат от тези органи и структури с изпълнителни правомощия на техния уебсайт.
Интернет сайтът на институциите на Съюза съдържа поне адреса на уебсайта, на който информацията може да бъде намерена, ако не е публикувана директно на предназначеното за нея място на интернет сайта на институциите на Съюза.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по всякакви други подходящи начини.
Член 21, параграфи 2-4 се прилагат за публикуването по първа алинея от настоящия член.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Член 23
Финансово програмиране
(член 38 от Финансовия регламент)
Финансовото програмиране по член 38 от Финансовия регламент се структурира по категории разходи, области на политиката и бюджетни редове. Пълното финансово програмиране обхваща всички категории разходи с изключение на разходите в областта на селското стопанство, кохезионната политика и администрацията, за които се предоставят само обобщени данни.
Член 24
Проекти на коригиращи бюджети
(член 41, параграф 1 от Финансовия регламент)
Проектите на коригиращи бюджети се придружават от описание на основанията и от информацията за изпълнението на бюджета за предходната и текущата финансова година, налична към датата на тяхното съставяне.
Член 25
Бюджетна номенклатура
(член 44 от Финансовия регламент)
Номенклатурата на бюджета съблюдава принципите на специфичност, прозрачност и добро финансово управление. Тя осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес, като улеснява посочването на основните цели, отразени в приложимите правни основания, прави възможен избора на политически приоритети и позволява ефикасно и ефективно изпълнение.
Член 26
Реални разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени
(член 49, параграф 1, буква а), подточка v) от Финансовия регламент)
За целите на съставянето на бюджета реалните разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени, се определят, както следва:
а)
като поети задължения: поетите задължения, осчетоводени през финансовата година спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3;
б)
като плащания: плащанията, извършени през финансовата година, т.е. за които на банката е изпратено платежно нареждане, спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3.
Член 27
Бюджетни забележки
(член 49, параграф 1, буква а), подточка vi) от Финансовия регламент)
Бюджетните забележки включват:
а)
основния акт, когато има такъв;
б)
всички подходящи обяснения във връзка с характера и предназначението на бюджетните кредити.
Член 28
Щатно разписание
(член 49, параграф 1, буква в), подточка i) от Финансовия регламент)
Персоналът на Агенцията за снабдяване се представя отделно в щатното разписание на Комисията.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 29
Информация за трансферите на лични данни за целите на одита
(член 53 от Финансовия регламент)
При всяка покана, отправена в контекста на безвъзмездните средства, обществените поръчки или наградите, които се предоставят в рамките на пряко управление, потенциалните бенефициери, кандидатите, оферентите и участниците се уведомяват, в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (10), че с цел защита на финансовите интереси на Съюза техните лични данни могат да бъдат предоставени на службите за вътрешен одит, на Европейската сметна палата, на органа за разглеждане на финансови нередности или на Европейската служба за борба с измамите (наричана по-нататък „OLAF“), както и да бъдат предавани между разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и изпълнителните агенции.
Член 30
Подготвителни мерки в областта на общата външна политика и политика на сигурност
(член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Финансирането на мерки, одобрени от Съвета за подготовката на операции на Съюза за управление на кризи по дял V от Договора за Европейския съюз, покрива пределните разходи, произтичащи пряко от конкретно разполагане на място на мисия или екип, включващи inter alia персонал от институциите на Съюза, включително застраховка за висок риск, пътни разходи, разходи за настаняване и дневни разходи.
Член 31
Специфични правомощия на Комисията съгласно Договорите
(член 54, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент)
1. Членовете от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 154 (социален диалог);
б)
член 156 (проучвания, становища и консултации по социални въпроси);
в)
членове 159 и 161 (специални доклади по социални въпроси);
г)
член 168, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани със здравеопазването);
д)
член 171, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с трансевропейските мрежи);
е)
член 173, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с промишлеността);
ж)
член 175, втора алинея (доклад за напредъка в постигането на икономическо, социално и териториално сближаване);
з)
член 181, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията в областта на научните изследвания и технологичното развитие);
и)
член 190 (доклад за научните изследвания и технологичното развитие);
й)
член 210, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията на политиките за сътрудничество за развитие);
к)
член 214, параграф 6 (инициативи за насърчаване на координацията на мерките за хуманитарна помощ).
2. Членовете от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия (наричан по-нататък „Договорът за ЕОАЕ“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 70 (финансова подкрепа, в рамките на бюджета, за проучвателни програми на територията на държавите членки);
б)
членове 77-85.
3. При представянето на проектобюджета към списъците в параграфи 1 и 2 може да бъде добавена допълнителна информация, като се посочат съответните членове и суми.
Член 32
Действия, които има вероятност да породят конфликт на интереси, и процедура
(член 57 от Финансовия регламент)
1. Действията, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси по смисъла на член 57, параграф 2 от Финансовия регламент, могат, наред с друго, да бъдат в някоя от следните форми, без да се засяга тяхното определяне като незаконни дейности по силата на член 141:
а)
предоставяне на себе си или на други лица на неоснователни преки или косвени ползи;
б)
отказ да се предоставят на даден бенефициер права или ползи, на които той има право;
в)
извършване на неоснователни или неправомерни действия или неизвършване на задължителни действия.
Други действия, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси, са действията, които могат да възпрепятстват безпристрастното и обективно изпълнение на функциите на дадено лице, като например, наред с друго, участието в комисия за оценка в рамките на процедура по възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства, когато лицето може, пряко или непряко, да извлече финансова полза от резултата от тези процедури.
2. Приема се, че е налице конфликт на интереси, ако заявител, кандидат или оферент е служител, който попада в обхвата на Правилника за персонала, освен ако неговият висшестоящ предварително е разрешил участието му в процедурата.
3. В случай на конфликт на интереси оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема необходимите мерки за избягване на каквото и да е неправомерно влияние на съответното лице върху въпросния процес или процедура.
ГЛАВА 2
Методи на изпълнение
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 33
Режим на управление
(член 58 от Финансовия регламент)
Счетоводната система на Комисията посочва режима на управление, а при всеки режим на управление - вида на субекта или на лицето, изброени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент и на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета.
Що се отнася до прякото управление от страна на Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, счетоводната система прави разграничение между следното:
а)
службите на Комисията;
б)
изпълнителните агенции;
в)
ръководителите на делегациите на Съюза;
г)
доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент.
Раздел 2
Пряко управление
Член 34
Пряко управление
(член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент)
Когато Комисията изпълнява бюджета пряко в своите служби, задачите по изпълнението се изпълняват от финансовите участници по смисъла на членове 64-75 от Финансовия регламент и в съответствие условията, определени в настоящия регламент.
Член 35
Упражняване на правомощията, делегирани на изпълнителните агенции
(член 58, параграф 1, буква а) и член 62 от Финансовия регламент)
1. Решенията за делегиране на правомощия на изпълнителните агенции им позволяват, като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, да изпълняват бюджетните кредити, свързани с програмата на Съюза, чието управление им е поверено.
2. Инструментът на Комисията за делегиране съдържа поне разпоредбите, предвидени в член 40, букви а)-г) и з). Той се приема официално в писмена форма от директора от името на изпълнителната агенция.
Член 36
Спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки
(член 63 от Финансовия регламент)
Когато Комисията възлага задачи на частноправни субекти съгласно член 63, параграф 2 от Финансовия регламент, тя сключва договор в съответствие с част първа, дял V и част втора, дял IV, глава III от Финансовия регламент.
Раздел 3
Споделено управление с държавите членки
Член 37
Специфични разпоредби за споделеното управление с държавите членки - мерки за насърчаване на най-добрите практики
(член 59 от Финансовия регламент)
Комисията съставя регистър на органите, отговорни за дейностите по управление, сертифициране и одит съгласно нормативната уредба, приложима за съответния сектор.
С цел насърчаване на най-добрите практики в привеждането в действие на структурните фондове, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони, Европейския фонд за гарантиране на земеделието и Европейския фонд за рибарство Комисията може да предостави за информация на органите, които отговарят за дейностите по управление и контрол, методическо ръководство, което представя нейната стратегия и подход за контрол, включително контролни списъци, и примери за най-добри практики. При необходимост това ръководство се актуализира.
Раздел 4
Непряко управление
Член 38
Еквивалентност на системите, правилата и процедурите при непряко управление
(член 60 от Финансовия регламент)
1. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за възлагане на обществени поръчки са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципа на голяма конкуренция между оферентите, за да се получи най-доброто съотношение качество/разходи, и процедурите на договаряне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават;
б)
гарантират прозрачност с подходящо предварително публикуване, по-конкретно на поканите за представяне на оферти, и подходящо последващо публикуване на изпълнителите;
в)
гарантират равно третиране, пропорционалност и недопускане на дискриминация;
г)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на възлагане на обществена поръчка.
Националното право на държавите членки или на трети държави, с което се транспонира Директива 2004/18/ЕО, се счита за еквивалентно на правилата, прилагани от институциите в съответствие с Финансовия регламент.
2. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за безвъзмездните средства са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципите на пропорционалност, добро финансово управление, равно третиране и недопускане на дискриминация;
б)
гарантират прозрачност с подходящо публикуване на поканите за представяне на предложения, като процедурите за пряко предоставяне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават, и подходящо последващо публикуване на бенефициерите при съблюдаване на принципа на пропорционалност;
в)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на предоставяне на безвъзмездни средства;
г)
постановяват, че безвъзмездните средства не могат да се кумулират или отпускат със задна дата, че по правило трябва да има съфинансиране и че безвъзмездните средства не могат да имат за цел или следствие бенефициерът да получи печалба.
3. Комисията може да приеме, че счетоводните системи и системите за вътрешен контрол, използвани от субектите и лицата, на които ще бъдат възложени задачи по изпълнението на бюджета от името на Комисията, осигуряват еквивалентна степен на защита на финансовите интереси на Съюза и достатъчна увереност в постигането на целите на управлението, ако тези системи съблюдават принципите, залегнали в член 32 от Финансовия регламент.
Член 39
Предварителна оценка на правилата и процедурите на субектите и лицата при непряко управление
(член 61, параграф 1 от Финансовия регламент)
За целите на предварителната оценка по силата на член 61, параграф 1 от Финансовия регламент отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от друг разпоредител с бюджетни кредити, при условие че заключенията се отнасят до специфичните рискове за задачите, които ще бъдат възложени, по-конкретно до тяхното естество и съответните суми.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от други донори, дотолкова, доколкото тази оценка е извършена по отношение на условия, еквивалентни на условията за непряко управление, посочени в член 60 от Финансовия регламент.
Член 40
Съдържание на споразумението за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субекти и лица
(член 61, параграф 3 от Финансовия регламент)
Споразуменията за делегиране включват подробни договорености за осигуряване на защитата на финансовите интереси на Съюза и прозрачността на извършваните операции. Те включват поне следното:
а)
ясно определение на възложените задачи и на техните граници, по-специално що се отнася до изменението на възложените задачи, отказа от дългове и използването на възстановени или неизползвани средства;
б)
условия и подробни договорености във връзка с изпълнението на задачите, отговорностите и организирането на проверките, които трябва да бъдат извършвани, включително оценяването на програмите;
в)
условия за изплащането на финансовите средства, с които участва Съюзът, включително възстановяването на разходите, извършени във връзка с изпълнението, както и възнаграждението на субекта, на който са възложени задачи по изпълнението, и правила, въз основа на които се изискват оправдателни документи за обосноваване на плащанията;
г)
правила за докладване пред Комисията за изпълнението на задачите, очакваните резултати, извършените нередности и предприетите мерки, условията, при които плащанията могат да бъдат спирани или прекъсвани, както и условията, при които извършването на задачите приключва;
д)
датата, до която се сключват отделните договори и споразумения, с които се изпълнява споразумението за делегиране, и която е съобразена с естеството на възложените задачи;
е)
правила за отстраняване, които позволяват на субекта или лицето да отстранява субектите, които са в положение, посочено в член 106, параграф 1, букви а), б) и д) и член 107, букви а) и б) от Финансовия регламент, от участие в процедури по възлагане на обществени поръчки, за предоставяне на безвъзмездни средства или за присъждане на награди или да не допуска на същите тези субекти да бъдат възлагани договори за обществени поръчки, предоставяни безвъзмездни средства или присъждани награди;
ж)
подробни договорености за контрол от страна на Комисията, както и разпоредби, предоставящи на Комисията, на OLAF и на Сметната палата достъп до информацията, която им е необходима, за да изпълняват функциите си, както и правомощието за извършване на одити и провеждане на разследвания, включително проверки на място;
з)
разпоредби, предвиждащи:
i)
ангажимент на субекта с възложени задачи по изпълнението незабавно да уведомява Комисията за всяка измама при управлението на средствата на Съюза и за предприетите мерки;
ii)
определяне на лице за контакт, което разполага с подходящите правомощия да си сътрудничи директно с OLAF, за да се улеснят оперативните дейности на OLAF;
и)
условия, уреждащи използването на банкови сметки и начислените лихви, предвидени в член 8, параграф 4 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби, които гарантират видимостта на действията на Съюза спрямо останалите дейности на органа.
Член 41
Декларация за управлението и декларация за съответствието
(член 60, параграф 5 от Финансовия регламент)
В случай на дейности, които приключват преди края на съответната финансова година, окончателният доклад на субекта или лицето с възложени задачи по изпълнението за такава дейност може да замени декларацията за управлението по член 60, параграф 5, буква б) от Финансовия регламент, при условие че бъде предоставен преди 15 февруари на годината, следваща съответната финансова година.
Когато международни организации и трети държави изпълняват немногогодишни дейности с продължителност до 18 месеца, декларацията за съответствието по член 60, параграф 5 от Финансовия регламент може да бъде включена в окончателния доклад.
Член 42
Процедури за разглеждане и приемане на отчетите и изключване от финансиране от Съюза на разходите, извършени в нарушение на приложимите правила при непряко управление
(член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби в правилата за всеки сектор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент включват:
а)
документни проверки и ако е уместно, проверки на място от Комисията;
б)
определяне от Комисията на размера на признатите за приети разходи след, при необходимост, състезателна процедура с органите и структурите и след като тези органи и структури бъдат уведомени;
в)
ако е уместно, изчисляване от Комисията на финансови корекции;
г)
събиране или изплащане от Комисията на разликата между приетите разходи и вече изплатените на органите или структурите суми;
за целите на първа алинея, буква г) Комисията събира дължимите суми за предпочитане чрез приспадане съгласно член 87.
2. Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на субект, изпълняващ дейност, която се финансира от повече от един донор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент се състоят в проверка на това дали сума, която съответства на сумата, изплатена от Комисията за съответната дейност, е използвана от субекта за дейността и дали разходът е извършен в съответствие със задълженията, залегнали в подписаното със субекта споразумение.
За целите на настоящия регламент дейност, финансирана от повече от един донор, означава всяка дейност, при която средствата на Съюза са обединени с тези на поне един друг донор.
Член 43
Специфични разпоредби за непрякото управление с международни организации
(член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) и член 188 от Финансовия регламент)
1. Международните организации, посочени в член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) от Финансовия регламент, са:
а)
международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени спогодби, и специализирани агенции, създадени от такива организации;
б)
Международният комитет на Червения кръст;
в)
Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец;
г)
други организации с нестопанска цел, приравнени на международни организации с решение на Комисията.
2. Когато Комисията изпълнява бюджета чрез непряко управление с международни организации, се прилагат споразуменията за проверка, сключени с тях.
Член 44
Определяне на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга
(член 58, параграф 1, буква в), подточки v) и vi) от Финансовия регламент)
1. Публичноправните органи или частноправните органи със задължение за обществена услуга попадат в приложното поле на правото на държавата членка или на държавата, в която са учредени.
2. В случаите на управление чрез мрежа, които изискват определяне на поне един орган или субект от съответната държава членка или друга държава, органът или субектът се определят от съответната държава членка или друга държава в съответствие с основния акт.
Във всички останали случаи Комисията определя тези органи или субекти със съгласието на съответните държави членки или други държави.
ГЛАВА 3
Финансови участници
Раздел 1
Права и задължения на финансовите участници
Член 45
Права и задължения на финансовите участници
(член 64 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция осигурява на всеки финансов участник необходимите ресурси за изпълнението на неговите функции и устав, който подробно описва неговите задачи, права и задължения.
2. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на осигурения от Комисията устав за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 46
Подпомагане на оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
(член 65 от Финансовия регламент)
При изпълнение на своите задачи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да бъде подпомаган от служители, на които е възложено да извършват, под негова отговорност, определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и съставянето на финансовата и управленската информация. За да се предотврати какъвто и да е конфликт на интереси, служителите, подпомагащи оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, съблюдават изискванията на член 57 от Финансовия регламент.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, могат да бъдат подпомагани в изпълнението на своите задължения от служители на Комисията.
Член 47
Вътрешни разпоредби, уреждащи делегирането
(член 65 от Финансовия регламент)
В съответствие с Финансовия регламент и настоящия регламент всяка институция определя във вътрешните си правила мерките за управление на бюджетните кредити, които счете за необходими за правилното изпълнение на своя раздел от бюджета.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на вътрешните правила на Комисията за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Член 48
Съхраняване на оправдателната документация от разпоредителите с бюджетни кредити
(член 66, параграф 2 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити създава система на базата на хартиен носител или електронна система за съхранение на оригиналните оправдателни документи, свързани с изпълнението на бюджета и с мерките за изпълнението му и издадени след изпълнението на бюджета и след мерките за изпълнението му. Системите предвиждат:
а)
документите да бъдат номерирани;
б)
документите да бъдат с дата;
в)
водене на регистри, които могат да бъдат компютризирани и които позволяват определяне на точното местоположение на документите;
г)
документите да бъдат съхранявани поне пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите;
д)
съхраняване на документите, свързани с гаранциите по предварително финансиране, изискани в полза на институцията, и водене на регистър, позволяващ подобаващо проследяване на тези гаранции.
Документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в първа алинея, буква г), а именно до края на годината след годината на приключване на операциите.
Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Член 49
Предварителни и последващи проверки
(член 66, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент)
1. „Иницииране на операция“ означава всички операции, които обичайно се извършват от служителите по член 46 и са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. „Предварителна проверка на операция“ означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
3. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите и приходите са редовни и в съответствие с приложимите разпоредби, по-конкретно разпоредбите на бюджета и на съответните регламенти, както и на всички актове, приети в изпълнение на Договорите или регламентите, и при необходимост, с договорните условия;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в дял II, глава 7 на част първа от Финансовия регламент.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
4. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали финансираните от бюджета операции са извършени правилно, и по-специално дали критериите по параграф 3 са спазени.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от оправомощения разпоредител с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за преодоляването на тези проблеми.
Анализът на риска по член 66, параграф 6 от Финансовия регламент се преразглежда с оглед на резултатите от проверките и друга уместна информация.
В случай на многогодишни програми оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
Член 50
Кодекс с професионални стандарти
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Служителите, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити да проверяват финансовите операции, се избират въз основа на техните знания, умения и конкретна квалификация, доказани с дипломи или съответен професионален опит или след подходяща програма за обучение.
2. Всяка институция изготвя кодекс с професионални стандарти, който определя по въпросите на вътрешния контрол:
а)
равнището на техническа и финансова компетентност, което се изисква от служителите по параграф 1;
б)
задължението на тези служители да се обучават непрекъснато;
в)
възложената им мисия, роля и задачи;
г)
правилата на поведение, и по-специално етичните норми и нормите за интегритет, които трябва да съблюдават, както и предоставените им права.
3. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на кодекса с професионални стандарти на Комисията по параграф 2 от настоящия член за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
4. Всяка институция създава подходящи структури за разпределение сред службите разпоредители с бюджетни кредити и за периодично актуализиране на съответната информация относно контролните стандарти и съществуващите за целта методи и способи.
Член 51
Бездействие на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити
(член 66, параграф 8 от Финансовия регламент)
Бездействието на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент означава липса на какъвто и да е отговор в разумен срок предвид на обстоятелствата по случая и във всички случаи, в срок от максимум един месец.
Член 52
Предаване на финансова и управленска информация на счетоводителя
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити изпраща на счетоводителя, съгласно приетите от последния правила, финансовата и управленската информация, необходими за изпълнението на задълженията на счетоводителя.
Разпоредителят с бюджетни кредити съобщава на счетоводителя редовно и поне за приключването на сметките съответните финансови данни за доверителните банкови сметки, за да може използването на средствата на Съюза да бъде отразено в сметките на Съюза.
Член 53
Докладване за процедурите на договаряне
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити отчитат за всяка финансова година договорите, сключени чрез процедурите на договаряне по член 134, параграф 1, букви а)-ж), член 135, параграф 1, букви а)-г) и членове 266, 268 и 270 от настоящия регламент. Ако делът на процедурите на договаряне спрямо броя на договорите, възложени от един и същ оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, значително се увеличава в сравнение с предходни години или ако този дял е значително по-голям от регистрирания среден дял за институцията, отговорният разпоредител с бюджетни кредити докладва на институцията, като посочва всички мерки, предприети за обръщане на тази тенденция. Всяка институция изпраща доклад за процедурите на договаряне на Европейския парламент и на Съвета. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Раздел 3
Счетоводител
Член 54
Назначаване на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава счетоводител измежду длъжностните лица, за които се прилага Правилникът за длъжностните лица на Европейския съюз.
Счетоводителят се избира от институцията въз основа на неговата конкретна компетентност, доказана с дипломи или равностоен професионален опит.
2. Две или повече институции или органи могат да назначат един и същ счетоводител.
В такъв случай те правят необходимото, за да се избегне наличието на какъвто и да е конфликт на интереси.
Член 55
Прекратяване функциите на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. При прекратяване на функциите на счетоводителя незабавно се съставя оборотна ведомост.
2. Оборотната ведомост, придружена от предавателен отчет, се предава от счетоводителя, който прекратява функциите си, или, ако това не е възможно, от служител от неговия отдел на новия счетоводител.
Новият счетоводител подписва оборотната ведомост в израз на това, че я приема, в срок от един месец от датата на предаване и може да изрази резерви.
Предавателният отчет включва също резултата от оборотната ведомост и всички изразени резерви.
3. Всяка институция или орган по член 208 от Финансовия регламент информира Европейския парламент, Съвета и счетоводителя на Комисията в срок от две седмици от назначаването или прекратяването на функциите на своя счетоводител.
Член 56
Утвърждаване на системите за счетоводна отчетност и инвентаризация
(член 68 от Финансовия регламент)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява счетоводителя за всяка разработка или значително изменение на система за финансово управление, система за инвентаризация или система за оценка на активите и пасивите, ако тя предоставя данни за сметките на институцията или се използва за обосноваване на нейните данни, за да може счетоводителят да проверява дали критериите за утвърждаване се спазват.
Във всеки един момент счетоводителят може да преразгледа вече утвърдена система за финансово управление. Когато система за финансово управление, създадена от разпоредителя с бюджетни кредити, не е или вече не е утвърдена от счетоводителя, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изготвя план за действие за своевременно коригиране на слабостите, поради които утвърждаването е отказано.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отговаря за изчерпателността на информацията, предавана на счетоводителя.
Член 57
Управление на касата
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят предприема необходимите мерки неговата институция да разполага с достатъчно средства за покриване на касовите потребности, които възникват при изпълнението на бюджета.
2. За целите на параграф 1 счетоводителят създава системи за управление на касовите наличности, които му дават възможност да съставя прогнози за паричните потоци.
3. Счетоводителят на Комисията разпределя наличните средства в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000.
Член 58
Управление на банкови сметки
(член 68 от Финансовия регламент)
1. С оглед на нуждите, свързани с управлението на касата, счетоводителят може да открива сметки на името на институцията към финансови институции или национални централни банки или да нарежда откриването на такива сметки. При надлежно обосновани обстоятелства счетоводителят може да открива сметки във валути, различни от еврото.
2. Счетоводителят отговаря за закриването на сметките по параграф 1 или за това да направи необходимото тези сметки да бъдат закрити.
3. Счетоводителят определя условията на функциониране на сметките по параграф 1 с финансовите институции в съответствие с принципите на добро финансово управление, ефикасност и конкуренция.
4. Поне на всеки пет години счетоводителят повторно обявява тръжна процедура за финансовите институции, към които могат да бъдат открити сметки в съответствие с параграф 1.
Когато местните банкови условия го позволяват, банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, се подлагат редовно на проучване на конкуренцията. Това проучване се извършва поне на всеки пет години по инициатива на титуляря на сметката за авансови средства, който след това представя на счетоводителя обосновано предложение за избора на банка за срок, ненадвишаващ пет години.
5. Счетоводителят осигурява строго спазване на условията на функциониране на сметките, открити към финансовите институции в съответствие с параграф 1.
За банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, титулярят на сметката за авансови средства поема тази отговорност, като взема под внимание приложимото законодателство в държавата, в която изпълнява своя мандат.
6. Счетоводителят на Комисията уведомява счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент за условията на функциониране на сметките, открити към финансови институции. Счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент хармонизират с тези условия на функциониране условията на функциониране на сметките, които откриват.
Член 59
Подписи върху сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
Условията за откриване, функциониране и използване на сметките предвиждат, в зависимост от изискванията за вътрешен контрол, чековете, нарежданията за банкови преводи и всички останали банкови операции да бъдат подписвани от един или повече надлежно оправомощени служители. Инструкциите, които не са в електронна форма, се подписват от поне двама надлежно оправомощени служители или лично от счетоводителя.
За целите на първа алинея счетоводителят на всяка институция предоставя на всички финансови институции, към които съответната институция е открила сметки, имената и спесимените на оправомощените служители.
Член 60
Управление на наличностите по сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят се уверява, че наличността по банковите сметки, предвидени в член 58, не се отклонява съществено от прогнозите за паричните потоци по член 57, параграф 2 и във всеки случай, че:
а)
нито едно салдо по тези сметки не е дебитно;
б)
наличностите по сметките в други валути периодично се конвертират в евро.
2. Счетоводителят няма право да поддържа наличности в сметки в чуждестранна валута, които могат да причинят прекомерни загуби за институцията поради колебания на валутния курс.
Член 61
Преводи и операции по конвертиране
(член 68 от Финансовия регламент)
Без да се засягат разпоредбите на член 69, счетоводителят извършва преводи между сметките, открити от него на името на институцията към финансови институции, и извършва операции по конвертиране на една валута в друга.
Член 62
Методи на плащане
(член 68 от Финансовия регламент)
Плащанията се извършват чрез банков превод, чрез чек или, от сметките за авансови средства, чрез дебитна карта в съответствие с член 67, параграф 4.
Член 63
Досиета за юридическите лица
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят може да извършва плащания чрез банков превод само ако данните за банковата сметка на бенефициера и данните, потвърждаващи неговата самоличност, или каквато и да е промяна на тези данни, са предварително вписани в общо досие за всяка институцията.
Всяко вписване в това досие на данните с правен и банков характер на бенефициера и всяка промяна на тези данни се извършват въз основа на оправдателен документ, чиято форма се определя от счетоводителя.
2. С оглед на плащанията чрез банков превод разпоредителите с бюджетни кредити могат да поемат задължение към трета страна от името на своята институция само ако тази трета страна е предоставила необходимата документация за вписването ѝ в досието.
Разпоредителите с бюджетни кредити уведомяват счетоводителя за всяка промяна на данните с правен и банков характер, която им е съобщена от бенефициера, и проверяват дали тези данни са валидни, преди да извършат плащане.
Във връзка с предприсъединителната помощ могат да бъдат поемани индивидуални задължения към публичните органи на държавите, подали заявление за членство в Европейския съюз, без предварително вписване в досието на третата страна. В такива случаи разпоредителят с бюджетни кредити полага всички усилия вписването да бъде направено възможно най-бързо. Споразуменията предвиждат съобщаването на Комисията на данните за банковата сметка на бенефициера да представлява предварително условие за извършване на първото плащане.
Член 64
Съхраняване на оправдателната документация от счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
Оправдателните документи за счетоводната система и за изготвянето на отчетите по член 141 от Финансовия регламент се съхраняват най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.
При все това обаче документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг период от време, т.е. до края на годината след годината на приключване на операциите. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Всяка институция взема решение в кой отдел да се съхранява оправдателната документация.
Член 65
Лица, оправомощени да се разпореждат със сметките
(член 69 от Финансовия регламент)
Всяка институция определя условията, според които служителите, които тя определя и оправомощава да се разпореждат със сметките в местните звена по член 72, имат право да предоставят на местните финансови институции имената и спесимените.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 66
Условия за използването на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Когато поради ограничения размер на сумите е практически невъзможно или неефективно да се извършват платежни операции чрез бюджетните процедури, могат да бъдат открити сметки за авансови средства за плащането на такива разходи.
2. Администраторът на авансови средства може временно да утвърждава и плаща разходи, въз основа на подробна рамка, изложена в инструкциите от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези инструкции посочват правилата и условията, при които се извършват временното утвърждаване и плащанията, и при необходимост, условията за подписване на правни задължения по смисъла на член 97, параграф 1, буква д).
3. За откриването на сметка за авансови средства и определянето на администратор на авансови средства трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. В решението се посочват съответните отговорности и задължения на администратора на авансови средства и на разпоредителя с бюджетни кредити.
За промяната на условията на функциониране на сметка за авансови средства също трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
4. В делегациите на Съюза сметки за авансови средства се откриват за плащането на разходи както от частта на бюджета, предназначена за Комисията, така и от частта на бюджета за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“), осигурявайки пълна проследимост на разходите.
Член 67
Условия за откриване и плащане
(член 70 от Финансовия регламент)
1. В решението за откриване на сметка за авансови средства и определяне на администратор на авансови средства и решението за изменение на условията на функциониране на сметка за авансови средства се посочват по-конкретно:
а)
максималният размер на средствата, които могат първоначално да бъдат предоставени като авансови, и тяхното предназначение;
б)
дали на името на институцията трябва да бъде открита банкова сметка или пощенска джиро сметка;
в)
характерът и максималният размер на всеки разход, който може да бъде изплащан от администратора на авансови средства в полза на трети страни или да се събира от тях;
г)
честотата на изготвяне на оправдателната документация, процедурата за изготвянето ѝ и договореностите за предаването ѝ на разпоредителя с бюджетни кредити за осчетоводяване;
д)
процедурата за евентуално попълване на авансовите средства;
е)
обстоятелството, че операциите с авансови средства се осчетоводяват от разпоредителя с бюджетни кредити не по-късно от края на следващия месец, за да може да се направи равнение между счетоводното и банковото салдо;
ж)
срокът на валидност на мандата, предоставен на администратора на авансови средства от счетоводителя;
з)
самоличността на определения администратор на авансови средства.
2. В предложенията за решения за откриване на сметки за авансови средства отговорният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за следното:
а)
да се даде приоритет на използването на бюджетните процедури, когато има достъп до централната компютризирана система за счетоводна отчетност;
б)
сметките за авансови средства да се използват само в обосновани случаи.
Максималният размер на плащането, което може да бъде извършено от администратора на авансови средства, когато е практически невъзможно или неефективно разплащателните операции да бъдат извършени чрез използване на бюджетните процедури, не може да надхвърля 60 000 EUR за всеки разход.
3. Администраторът на авансови средства може да извършва плащания в полза на трети страни въз основа и в рамките на:
а)
предварителните бюджетни и правни задължения, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
б)
положителното остатъчно салдо по сметките за авансови средства в наличност или в банката.
4. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо по член 89 от Финансовия регламент, чрез чек или други платежни средства, включително дебитни карти, в съответствие с инструкциите, определени от счетоводителя.
5. След извършването на плащанията се вземат официални окончателни решения за тяхното утвърждаване и/или се издават платежни нареждания, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 68
Избор на администратор на авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
Администраторите на авансови средства се избират измежду длъжностните лица или, при необходимост и само в надлежно обосновани случаи, измежду другите служители. Администраторите на авансови средства се избират въз основа на техните знания, умения и специфична квалификация, които се доказват с дипломи или подходящ професионален опит, или след подходяща програма за обучение.
Член 69
Захранване на сметките за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят извършва плащания за захранване на сметките за авансови средства и осъществява мониторинг на тези сметки от гледна точка на откриването на банкови сметки и делегирането на подписването, както и на проверките на място и в централизираното счетоводство. Счетоводителят захранва сметките за авансови средства. Авансовите средства се изплащат по откритата за целта банкова сметка.
Сметките за авансови средства могат да бъдат захранвани и пряко от различни местни приходи, като например възникващите от:
а)
продажбата на оборудване;
б)
публикации;
в)
разни възстановени суми;
г)
лихви.
Авансовите средства се осчетоводяват като разходи или разни или целеви приходи съгласно решението за откриване на сметката за авансови средства по член 67 и разпоредбите на Финансовия регламент. Съответните суми се приспадат от разпоредителя с бюджетни кредити при следващото захранване на сметките за авансови средства.
2. За да може по-конкретно да се избегнат загубите от курсови разлики, администраторът на авансови средства може да извършва преводи между различни банкови сметки, свързани със същите авансови средства.
Член 70
Проверки от разпоредителите с бюджетни кредити и счетоводителите
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Администраторът на авансови средства води счетоводство за средствата на негово разположение в наличност и в банката, както и за извършените плащания и получените суми, в съответствие с правилата и дадените от счетоводителя инструкции. Отчетите на това счетоводство са достъпни във всеки един момент за отговорния разпоредител с бюджетни кредити и поне веднъж в месеца се изготвя справка за операциите, която се изпраща през следващия месец заедно с оправдателна документация от администратора на авансови средства на разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за осчетоводяването на операциите с авансови средства.
2. Счетоводителят извършва или нарежда да бъдат извършени от специално оправомощен за целта служител на неговата служба или на службата разпоредител проверки, които по правило следва да бъдат извършвани на място и без предупреждение, с цел да се проверят наличието на средствата, предоставени на администраторите на авансови средства, счетоводството и това дали операциите с авансови средства се осчетоводяват в предвидения срок. Счетоводителят съобщава резултатите от тези проверки на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 71
Процедура за възлагане на обществени поръчки
(член 70 от Финансовия регламент)
Плащанията от сметките за авансови средства могат, в рамките на ограниченията по член 137, параграф 3, да се състоят просто от плащане по фактури, без предварително да е била приета оферта.
Член 72
Откриване на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
За плащането на определени категории разходи могат да се откриват една или повече сметки за авансови средства във всяко местно звено извън Съюза съгласно член 70 от Финансовия регламент. Местно звено е например делегация на Съюза, служба или клон в трета държава.
Решението за откриване на такава сметка за авансови средства определя условията на нейното функциониране съгласно член 70 от Финансовия регламент и въз основа на специфичните нужди на всяко местно звено.
Член 73
Администратори на авансови средства и лица, оправомощени да се разпореждат със сметки в делегациите на Съюза
(член 70 от Финансовия регламент)
При извънредни обстоятелства и за да не се прекъсва дейността, задълженията на администратора на авансови средства на ЕСВД в делегациите на Съюза могат да бъдат изпълнявани от служители на Комисията. При същите условия служителите на ЕСВД могат да бъдат определяни за администратори на авансови средства за Комисията в делегациите на Съюза.
В делегациите на Съюза правилата и условията, определени в първа алинея, се прилагат за определянето на лицата, оправомощени от счетоводителя да извършват банкови операции.
ГЛАВА 4
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 74
Органи, отговорни по въпросите, свързани с измами
(член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент)
Властите и органите по член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент са органите, определени в Правилника за персонала и решенията на институциите на Съюза относно реда и условията за вътрешно разследване във връзка с предотвратяването на измами, корупция и други незаконни дейности в ущърб на интересите на Съюза.
Раздел 2
Правила, приложими за оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
Член 75
Финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
Без да се засягат правомощията на OLAF, органът за разглеждане на финансови нередности по член 29 (наричан по-нататък „органът за финансови нередности“) е компетентен по отношение на всяко нарушение на разпоредба на Финансовия регламент или на разпоредба, свързана с финансовото управление или проверката на операциите, в резултат на действие или бездействие от страна на служител.
Член 76
Орган за разглеждане на финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
1. Органът по назначаването отнася случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент до органа за финансови нередности за становище по член 73, параграф 6, втора алинея от Финансовия регламент.
Когато ръководителите на делегациите на Съюза действат като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се обръща директно към органа за финансови нередности за становище по случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент.
Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити може да отнесе въпрос до органа за финансови нередности, ако счита, че е извършена финансова нередност. Органът за финансови нередности излиза със становище относно това дали са извършени нередности по смисъла на член 75, тяхната тежест и какви биха могли да бъдат последствията от тях. Ако анализът на органа за финансови нередности сочи, че случаят, който му е изпратен за разглеждане, следва да бъде отнесен до OLAF, той незабавно изпраща преписката на органа по назначаването и веднага уведомява OLAF.
Когато органът за финансови нередности пряко получи сигнал от служител съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент, той предава преписката на органа по назначаването и уведомява служителя за това. Органът по назначаването може да поиска становището на органа за финансови нередности по този случай.
2. Институцията или, когато органът за финансови нередности е съвместен - участващите институции, в зависимост от вътрешната си организация, определят реда и условията за дейността на органа за финансови нередности и неговия състав, който включва външен участник с необходимата квалификация и опит.
Член 77
Потвърждаване на инструкциите
(член 73, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който получи задължителна инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, по-конкретно поради това че инструкцията не може да бъде изпълнена с предоставените му ресурси, писмено уведомява за това оправомощилия го или вторично оправомощилия го орган. Ако инструкцията бъде потвърдена писмено и това потвърждение бъде получено своевременно и е достатъчно ясно, в смисъл че се отнася изрично до аспектите, които оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити оспорва, разпоредителят с бюджетни кредити се освобождава от отговорност. Той изпълнява инструкцията, освен ако е очевидно незаконна или е в нарушение на действащите норми за безопасност.
2. Разпоредбите на параграф 1 се прилагат и в случаите, когато разпоредител с бюджетни кредити узнае в хода на действията си по изпълнение на задължителна инструкция, че обстоятелствата по случая могат да доведат до нередност.
Всички потвърдени инструкции при обстоятелствата, описани в член 73, параграф 3 от Финансовия регламент, се записват от отговорния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити и се включват в годишния му отчет за дейността.
ГЛАВА 5
Приходни операции
Раздел 1
Собствени ресурси
Член 78
Правила, които се прилагат за собствените ресурси
(член 76 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя график, който посочва кога ще бъдат предоставени на Комисията собствените ресурси, определени в Решението за системата на собствените ресурси на Съюза.
Собствените ресурси се установяват и събират в съответствие с правилата, приети по силата на решението по първа алинея.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 79
Прогноза за вземанията
(член 77 от Финансовия регламент)
1. Прогнозите за вземанията посочват вида приходи и бюджетната позиция, в която тези приходи трябва да бъдат записани, и доколкото е възможно, данните за длъжника и очакваната сума.
При изготвянето на прогноза за вземанията отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява по-конкретно дали:
а)
приходът е записан в правилната бюджетна позиция;
б)
прогнозата е правилна и в съответствие с приложимите разпоредби и принципа на добро финансово управление.
2. При спазване на разпоредбите на член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент и на член 7, параграф 2 от настоящия регламент прогнозата за вземанията няма като ефект предоставянето на бюджетни кредити за поети задължения. В случаите по член 21 от Финансовия регламент бюджетни кредити могат да бъдат предоставяни само след като Съюзът реално е събрал дължимите суми.
Раздел 3
Установяване на вземания
Член 80
Процедура
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане от отговорния разпоредител с бюджетни кредити представлява признаване на правото на Съюза по отношение на даден длъжник и установяване на правото да се предяви пред длъжника искане за плащане на задължението.
2. Нареждането за събиране е операцията, чрез която отговорният разпоредител с бюджетни кредити нарежда на счетоводителя да събере установената сума.
3. Дебитното известие уведомява длъжника, че:
а)
Съюзът е установил вземането;
б)
ако плащането на задължението бъде извършено преди крайния срок, не се дължи лихва за забава;
в)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), по задължението се дължи лихва, чийто размер е посочен в член 83, без да се засягат приложимите специфични разпоредби;
г)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), институцията събира средствата или чрез прихващане, или чрез задействане на предварително предоставена гаранция;
д)
счетоводителят може да събира средствата чрез прихващане преди крайния срок по буква б) в случаите, в които това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза, когато има основания да счита, че дължимата на Комисията сума ще бъде загубена, след като длъжникът бъде уведомен за мотивите и датата на събирането на средствата чрез прихващане;
е)
ако след предприемането на всички мерки, посочени в букви а)-д) от настоящия параграф, сумата не е събрана изцяло, институцията извърша събирането чрез прилагане на решение, осигурено или по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент, или чрез съдебно дело.
Разпоредителят с бюджетни кредити разпечатва дебитното известие и го изпраща на длъжника. Счетоводителят се уведомява за това изпращане чрез финансовата информационна система.
Член 81
Установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
За да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали:
а)
вземането е безспорно, в смисъл че е безусловно;
б)
вземането е ликвидно, в точно парично изражение;
в)
вземането е изискуемо и не е обвързано със срок за плащане;
г)
данните за длъжника са верни;
д)
вземането е записано в правилната бюджетна позиция;
е)
оправдателните документи са редовни; и
ж)
принципът на добро финансово управление е спазен, по-специално по отношение на критериите по член 91, параграф 1, буква а).
Член 82
Оправдателна документация за установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане се основава на оправдателна документация, която доказва правото на Съюза.
2. Преди да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че това е направено.
3. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Член 83
Лихва за забава
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, върху всяко вземане, което не е изплатено на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), се начислява лихва съгласно параграфи 2 и 3 от настоящия член.
2. Лихвата за вземанията, неизплатени на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата, прилагана от Европейската централна банка за нейните основни операции по рефинансиране, публикувана в Официален вестник на Европейския съюз, серия С, в сила на първия календарен ден на месеца, в който попада крайната дата, увеличена със:
а)
осем процентни пункта, когато дългът е по договор за обществена поръчка за доставки и услуги по дял V;
б)
три и половина процентни пункта във всички останали случаи.
3. Размерът на лихвите се изчислява от календарния ден, следващ крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) и посочен в дебитното известие, до календарния ден, на който дългът е издължен в пълен размер.
Нареждането за събиране, съответстващо на размера на лихвите за забава, се издава, когато тези лихви бъдат реално получени.
4. В случай на глоби, когато длъжникът предостави финансова гаранция, приета от счетоводителя вместо плащане, дължимата лихва, считано от крайния срок, посочен в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата по параграф 2 от настоящия член, която е в сила на първия ден на месеца, през който е прието решението за налагане на глоба, увеличена само с един и половина процентни пункта.
Раздел 4
Разпореждане за събиране
Член 84
Изготвяне на нареждането за събиране
(член 79 от Финансовия регламент)
1. Нареждането за събиране посочва:
а)
финансовата година, за която трябва да бъде осчетоводен приходът;
б)
акта или правното задължение, който или което е източник на задължението и поражда правото на събиране;
в)
приложимата бюджетна статия и всяко друго подразделение, включително, при необходимост, съответното бюджетно задължение;
г)
сумата, която подлежи на събиране, изразена в евро;
д)
името и адреса на длъжника;
е)
крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
ж)
възможния метод на събиране, включително по-специално събиране чрез прихващане или задействане на предоставена гаранция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата на нареждането за събиране и го подписва, след което то се изпраща на счетоводителя.
3. Счетоводителят на всяка институция съхранява списък на несъбраните дължими суми. Вземанията на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Той предава този списък на счетоводителя на Комисията.
Счетоводителят на Комисията изготвя консолидиран списък на дължимите суми за всяка институция по дата на издаване на нареждането за събиране. Списъкът се добавя към доклада на Комисията за бюджетното и финансовото управление.
4. За да подсили защитата на финансовите интереси на Съюза, Комисията съставя списък на вземанията на Съюза, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да възстанови средствата, които дължи, чрез съдебно решение със сила на пресъдено нещо и ако една година след неговото произнасяне не е възстановена никаква сума или е възстановена незначителна по размер сума. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 85
Решение, което представлява изпълнително основание, в полза на други институции
(член 79, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Извънредните обстоятелства по член 79, параграф 2 от Финансовия регламент са налице, когато съответната институция е изчерпала възможността за доброволно плащане и за събиране на дълга чрез прихващане, съгласно предвиденото в член 80, параграф 1 от Финансовия регламент, и дългът е значителен по размер.
2. В случая по параграф 1 съответните институции, различни от посочените в член 299 от ДФЕС, могат да поискат от Комисията да приеме решение, което представлява изпълнително основание.
3. Във всички случаи в решението, което представлява изпълнително основание, се посочва, че събраните суми се записват в частта на бюджета, предназначена за съответната институция, която действа като разпоредител с бюджетни кредити. Приходите се записват като общи приходи, освен когато попадат в обхвата на специфичните случаи на целевите приходи съгласно предвиденото в член 21, параграф 3 от Финансовия регламент.
4. Отправилата искането институция уведомява Комисията за всяко събитие, което има вероятност да повлияе на събирането на средствата, и се намесва в подкрепа на Комисията в случай на обжалване на решение, което представлява изпълнително основание.
5. Комисията и съответната институция се договарят относно практическите начини за изпълнение на настоящия член.
Раздел 5
Събиране
Член 86
Формалности по събирането
(член 80 от Финансовия регламент)
1. След като бъде събрано вземане, счетоводителят прави запис в сметките и уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой, извършени пред счетоводителя или администратора на авансови средства, се издава разписка.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране на вземания, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 87
Събиране чрез прихващане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Когато длъжникът има вземане по отношение на Съюза, което е безспорно, съгласно определението в член 81, буква а), ликвидно и изискуемо и се отнася до сума, установена с платежно нареждане, след изтичане на крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) счетоводителят събира установените вземания чрез прихващане.
В изключителни случаи, когато това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза и счетоводителят има основания да счита, че дължимата на Съюза сума ще бъде загубена, счетоводителят събира вземането чрез приспадане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б).
Счетоводителят извършва събирането и чрез прихващане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), когато длъжникът даде своето съгласие за това.
2. Преди да пристъпи към каквото и да е събиране съгласно параграф 1, счетоводителят се консултира с отговорния разпоредител с бюджетни кредити и уведомява съответните длъжници.
Когато длъжникът е национален орган или една от неговите административни единици, счетоводителят уведомява също съответната държава членка поне десет работни дни предварително за намерението си да пристъпи към събиране чрез прихващане. При все това със съгласието на държавата членка или съответната административна единица счетоводителят може да пристъпи към събирането чрез прихващане, преди да е изтекъл крайният срок.
3. Прихващането по параграф 1 има ефекта на плащане и освобождава Съюза от съответния дълг и ако е уместно, от дължимите лихви.
Член 88
Процедура за събиране при неизвършване на доброволно плащане
(членове 79 и 80 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на член 87, ако сумата не бъде събрана в пълен размер до крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), посочен в дебитното известие, счетоводителят уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно открива процедурата за събиране по всички предвидени в закона начини, включително, ако е уместно, чрез задействане на предварително предоставена гаранция.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 87, когато методът на събиране по параграф 1 от настоящия член не може да бъде използван и длъжникът не плати въпреки официалното уведомително писмо, изпратено от счетоводителя, счетоводителят пристъпва към изпълнение на решение за събиране, осигурено по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент или чрез съдебно дело.
Член 89
Удължаване на срока за плащане
(член 80 от Финансовия регламент)
В сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и при условие че са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плати лихвата, посочена в член 83, за целия допълнителен период от време, считано от крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
б)
за да се защитят правата на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на институцията.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на институцията.
При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по буква б) от първа алинея, когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 90
Събиране на глоби или други санкции
(членове 80 и 83 от Финансовия регламент)
1. Когато пред Съда на Европейския съюз бъде заведено дело срещу решение на Комисията за налагане на глоба или други санкции съгласно ДФЕС или Договора за Евратом и докато не бъдат изчерпани всички правни средства за защита, длъжникът или плаща условно съответните суми по банковата сметка, посочена от счетоводителя, или предоставя финансова гаранция, приемлива за счетоводителя. Гаранцията е независима от задължението за плащане на глобата, имуществената санкция или други санкции и е изпълнима при първо поискване. Тя покрива главницата и лихвите, дължими съгласно член 83, параграф 4.
2. Комисията обезпечава условно платените суми, като ги инвестира във финансови активи и по този начин гарантира сигурността и ликвидността на средствата, като същевременно се стреми да получи и финансов приход.
3. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е потвърдена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
условно събраните суми и лихвите и другите суми, които те са генерирали, се записват в бюджета в съответствие с член 83 от Финансовия регламент най-късно през финансовата година, следваща годината, през която са изчерпани всички правни средства за защита;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя се привежда в действие и съответните суми се записват в бюджета.
Когато размерът на глобата или на санкцията е увеличен от Съда, букви а) и б) от първа алинея се прилагат до сумите в решението на Комисията и счетоводителят събира съответстващата на увеличението сума, която се записва в бюджета.
4. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е отменена или намалена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
недължимо събраните суми заедно с начислените лихви се връщат на съответната трета страна. В случаите, в които цялостният генериран приход за съответния период е отрицателен, се възстановява номиналната стойност на недължимо събраните суми;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя съответно се освобождава.
Член 91
Отказ от събиране на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се откаже от цялостното или частично събиране на установено вземане само в следните случаи:
а)
когато предвидимите разходи по събирането ще надхвърлят дължимата сума и отказът от събиране няма да навреди на престижа на Съюза;
б)
когато вземането не може да бъде събрано поради изтеклото време или несъстоятелност на длъжника;
в)
когато събирането противоречи на принципа на пропорционалност.
2. В случаите по параграф 1, буква в) отговорният разпоредител с бюджетни кредити действа съгласно предварително установените в рамките на всяка институция процедури и прилага следните критерии, които са задължителни и приложими при всички обстоятелства:
а)
фактите, имащи отношение към сериозността на нередността, поради която е установено вземането (измама, повторно нарушение, умисъл, грижа, добросъвестност, явна грешка);
б)
отражението, което отказът от събиране ще има върху функционирането на Съюза и неговите финансови интереси (размер на сумата, риск от създаване на прецедент, уронване на авторитета на закона).
В зависимост от обстоятелствата по случая на отговорния разпоредител с бюджетни кредити може също да се наложи да вземе предвид следните допълнителни критерии:
а)
всяко нарушение на конкуренцията, което ще бъде причинено от отказа от събиране;
б)
икономическите и социалните щети, които ще бъдат причинени от събирането на вземането в пълен размер.
3. Решението за отказ от събиране по член 80, параграф 2 от Финансовия регламент се мотивира и упоменава положената грижа за обезпечаване на събирането и правните и фактическите основания за отказа. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити се отказва от събирането на вземане в съответствие с член 84.
4. Институцията не може да делегира правомощия за отказ от събиране на установено вземане в никой от следните случаи:
а)
когато сумата, предмет на отказването, е 1 000 000 EUR или повече;
б)
когато сумата, предмет на отказването, е 100 000 EUR или повече в случаите, в които това представлява 25 % или повече от установеното вземане.
Под праговете, посочени в първа алинея, всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отказ от събиране на установено вземане.
5. Всяка институция ежегодно изпраща на Европейския парламент и на Съвета доклад за отказите по параграфи 1-4 от настоящия член, отнасящи се до суми в размер на 100 000 EUR или повече. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Член 92
Отмяна на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. В случай на грешка отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя изцяло или частично установеното вземане в съответствие с членове 82 и 84 и посочва подходящи мотиви.
2. Всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отмяна на установено вземане.
Член 93
Правила относно давностните срокове
(член 81 от Финансовия регламент)
1. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни започва да тече при изтичане на крайния срок, съобщен на длъжника в дебитното известие съгласно член 80, параграф 3, буква б).
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза започва да тече от датата, на която плащането на вземането на третата страна стане дължимо съгласно съответното правно задължение.
2. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни се прекъсва от всяко действие на институция или на държава членка, действаща по искане на институция, за което третата страна е уведомена и което има за цел събирането на дълга.
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза се прекъсва от всяко действие, за което Съюзът е уведомен от своите кредитори или от името на своите кредитори и което има за цел събирането на дълга.
3. Нов давностен срок от пет години започва да тече в деня след прекъсването по параграф 2.
4. Всяко съдебно дело във връзка с вземане по параграф 1, включително делата пред съд, който по-късно се самообявява за некомпетентен по делото, прекъсва давностния срок. Новият давностен срок от пет години не започва, докато не бъде постановено съдебно решение със сила на пресъдено нещо или не бъде постигнато извънсъдебно споразумение между същите страни по същото дело.
5. Когато счетоводителят предостави на длъжника допълнително време за плащане съгласно член 89, това се счита за прекъсване на давностния срок. Новият давностен срок от пет години започва да тече от деня след този на изтичане на удължения срок за плащане.
6. Вземания не се събират след изтичане на давностния срок, установен в параграфи 1-5.
ГЛАВА 6
Разходни операции
Член 94
Решение за финансиране
(член 84 от Финансовия регламент)
1. Решението за финансиране съдържа съществените елементи на действие, при което се извършва разход от бюджета.
2. По-конкретно решението за финансиране излага следното:
а)
за безвъзмездните средства:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
приоритетите за годината, целите за изпълнение и предвидените резултати с разрешените бюджетни кредити за финансовата година;
iii)
съществените критерии за допустимост, подбор и отпускане, които ще бъдат използвани за подбор на предложения;
iv)
максималния възможен процент на съфинансиране и ако се предвиждат различни проценти, критериите, които следва да се спазват за всеки от тях;
v)
графика и индикативната стойност на поканите за представяне на предложения;
б)
за обществените поръчки:
i)
цялостния бюджетен пакет, предназначен за възлагането на обществени поръчки през годината;
ii)
индикативния брой и вида на предвидените обществени поръчки и ако е възможно, общо описание на техния предмет;
iii)
индикативния календар за започването на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
в)
за доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
бюджетните кредити, заделени за доверителния фонд за годината, и сумите, предвидени за целия му срок на действие;
iii)
целите на доверителния фонд и неговия срок на действие;
iv)
правилата за управление на доверителния фонд;
v)
възможността за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субектите и лицата по член 187, параграф 2 от Финансовия регламент;
г)
за наградите:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
съществените условия за участие и критериите за присъждане;
iv)
графика на конкурса и размера на наградата или наградите;
д)
за финансовите инструменти:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
сумата, отпусната за финансовия инструмент;
iv)
индикативния график на изпълнението.
3. Когато работната програма по член 128 от Финансовия регламент съдържа информацията по буква а) от параграф 2 от настоящия член за безвъзмездните средства, финансирани от разрешените за финансовата година бюджетни кредити, решението за приемането ѝ се счита за решение за финансиране за тези безвъзмездни средства.
Що се отнася до обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти, когато изпълнението на съответните бюджетни кредити, разрешени за финансовата година, е предвидено в работна програма, съдържаща информацията по букви б), в), г) и д) от параграф 2 от настоящия член, решението за приемане на тази работна програма също се счита за решение за финансиране за съответните обществени поръчки, доверителни фондове, награди и финансови инструменти.
Ако работната програма не съдържа тази информация за една или повече дейности, тя трябва да претърпи съответните изменения или за съответната дейност да бъде прието индивидуално решение за финансиране.
4. Без да се засяга която и да е специфична разпоредба на основен акт, всяко съществено изменение на вече прието решение за финансиране следва същата процедура като първоначалното решение.
Раздел 1
Поемане на задължение за разход
Член 95
Глобални и временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобалното бюджетно задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, което само по себе си предвижда последващо поемане на едно или повече правни задължения, или чрез поемане на едно или повече правни задължения.
Споразуменията за финансиране в сферата на пряката финансова помощ за трети държави, включително бюджетната подкрепа, които представляват правни задължения, могат да пораждат плащания без поемане на други правни задължения.
2. Временното бюджетно задължение се изпълнява чрез поемане на едно или повече правни задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, в случай на разходи за управление на персонала или комуникационни разходи на институциите за отразяване на събития на Съюза, пряко чрез плащания.
Член 96
Приемане на глобално задължение
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобално задължение се поема въз основа на решение за финансиране.
Глобалното задължение се поема най-късно преди приемането на решението за подбор на получатели, а когато изпълнението на съответните бюджетни кредити включва приемане на работна програма по смисъла на член 188 - в най-кратки срокове след приемането на програмата.
2. Когато глобалното поето задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, втората алинея от параграф 1 не се прилага.
Член 97
Един подпис
(член 85 от Финансовия регламент)
1. От правилото, че бюджетното задължение и съответстващото му правно задължение се подписват от едно и също лице, се допускат изключения само в следните случаи:
а)
когато задълженията са временни;
б)
когато глобалните задължения се отнасят до споразумения за финансиране с трети държави;
в)
когато решението на институцията представлява правно задължение;
г)
когато глобалното задължение се изпълнява чрез няколко правни задължения, за които са отговорни различни разпоредители с бюджетни кредити;
д)
когато във връзка със сметки за авансови средства, предназначени за външните дейности, правните задължения трябва да бъдат подписани от служители на местните звена по член 72 по инструкция на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който обаче остава изцяло отговорен за съответните операции;
е)
когато институция е делегирала правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на междуинституционална европейска служба съгласно член 199, параграф 1 от Финансовия регламент.
2. Ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, подписал бюджетното задължение, отсъства и продължава да отсъства за период, несъвместим със сроковете за поемане на правното задължение, последното се поема от лицето, определено по приетите от всяка институция правила за заместване, при условие че това лице притежава статута на разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 65, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 98
Административни разходи, покривани с временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
Позициите, разглеждани като обичайни административни разходи, които могат да породят временни задължения, включват следното:
а)
разходи за персонал, независимо от това дали този персонал попада в обхвата на Правилника за персонала, или не, за други човешки ресурси и пенсии и за възнаграждение на експерти;
б)
разходи, отнасящи се до членовете на институцията;
в)
разходи за обучение;
г)
разходи за конкурси, подбор и назначаване;
д)
командировъчни;
е)
представителни разходи;
ж)
разходи за срещи;
з)
устни и писмени преводачи;
и)
обмен на длъжностни лица;
й)
редовен наем на движимо и недвижимо имущество или рутинни плащания по договори за недвижими имоти по смисъла на член 121 от настоящия регламент или вноски по заеми съгласно член 203, параграф 8 от Финансовия регламент;
к)
разни застраховки;
л)
почистване, поддръжка и сигурност;
м)
социални и медицински разходи;
н)
използване на далекосъобщителни услуги;
о)
финансови такси;
п)
правни разноски;
р)
обезщетения, включително лихви;
с)
работно оборудване;
т)
вода, газ и електроенергия;
у)
публикации на хартиен носител или в електронен формат;
ф)
комуникационни дейности, в които институциите участват с цел отразяване на събития на Съюза.
Член 99
Вписване на индивидуални правни задължения
(член 86 от Финансовия регламент)
В случай на глобално бюджетно задължение, последвано от едно или няколко индивидуални правни задължения, отговорният разпоредител с бюджетни кредити регистрира в централното счетоводство сумите по това или тези последователни индивидуални правни задължения.
При вписването в сметките се посочва съответното глобално задължение, към което се отнасят индивидуалните задължения.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва сумите по сметките, преди да подпише съответното индивидуално правно задължение, освен в случаите по член 86, параграф 4, четвърта алинея от Финансовия регламент.
Във всички случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали съвкупната сума не надхвърля размера на глобалното задължение, което ги обхваща.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 100
Утвърждаване и приемане за плащане
(член 88 от Финансовия регламент)
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи по смисъла на член 110, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително рутинните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен с официално решение на разпоредителя с бюджетни кредити и на негова отговорност в съответствие с член 65, параграф 5 от Финансовия регламент. Тези решения за оправомощаване се съхраняват за бъдещи справки.
Член 101
Резолюция „удостоверено вярно“ за плащанията по предварително финансиране
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията по предварително финансиране отговорният разпоредител с бюджетни кредити или технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява с резолюция „удостоверено вярно“, че условията, които се изискват в правното задължение за изплащане на предварителното финансиране, са изпълнени.
Член 102
Приемане за плащане на договори за възлагане на обществени поръчки за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до договори за възлагане на обществени поръчки, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвена от изпълнителя фактура;
б)
на самата фактура, или на вътрешен документ, придружаващ получената фактура, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на фактурата са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
Посочената в буква б) от първа алинея резолюция „удостоверено вярно“ удостоверява, че предвидените по договора услуги, доставки или строителни работи са надлежно извършени. За доставките и строителните работи длъжностното лице или друг технически компетентен служител съставят предварителен приемо-предавателен протокол и впоследствие окончателен такъв при изтичането на гаранционния срок, посочен в договора. Тези два протокола се считат за резолюция „удостоверено вярно“.
За рутинните плащания, включително плащанията за абонаменти или за курсове за обучение, резолюцията „удостоверено вярно“ удостоверява, че правото на кредитора е в съответствие с документите, оправдаващи плащането.
Член 103
Приемане за плащане на безвъзмездни средства за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до безвъзмездни средства, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвената от бенефициера заявка за плащане;
б)
на самата заявка за плащане, или на вътрешен документ, придружаващ получения отчет за разходи, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на заявката за плащане са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
с резолюцията по буква б) от първа алинея длъжностното лице или другият технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява, че дейността или работната програма, изпълнена от бенефициера, е в пълно съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, включително, ако е приложимо, че декларираните от бенефициера разходи са допустими.
Член 104
Приемане за плащане на разходи за персонал
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията, които съответстват на разходи за персонала, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че са налични следните оправдателни документи:
а)
по отношение на месечната заплата:
i)
пълен списък на персонала с всички елементи на възнаграждението;
ii)
формуляр (личен информационен фиш) въз основа на взетите във всеки отделен случай решения, показващ при настъпване на промяна всяка промяна във всеки елемент на възнаграждението;
iii)
при назначаване на работа или на длъжност - заверено копие на решението за назначаване на работа или на длъжност, придружаващо утвърждаването на изплащането на първата заплата;
б)
по отношение на другите възнаграждения, като тези на служителите, на които се заплаща на час или на ден: справка, подписана от оправомощения служител, за отработените дни и часове;
в)
по отношение на извънредния труд: справка, подписана от оправомощения служител, за количеството извънреден труд;
г)
по отношение на командировъчните:
i)
заповедта за командироване, подписана от компетентния орган;
ii)
отчет за командировъчните, подписан от командирования и от по-висшестоящия служител, оправомощен за целта, в случай че командировъчните се различават от заповедта за командироване.
д)
по отношение на някои други административни разходи, свързани с персонала, включително абонаментите или курсовете за обучение, които според договора трябва да се платят предварително: оправдателната документация във връзка с решението, на което се основават разходите, съдържаща всички елементи за изчисляването им.
в отчета за командировъчните по буква г), подточка ii) от първа алинея се посочват мястото на командировката, датата и часът на заминаване и пристигане на мястото на командировката, пътните и дневните разходи и други надлежно разрешени разходи, при условие че бъдат представени оправдателни документи.
Член 105
Материална форма на резолюцията „прието за плащане“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 100. При компютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 106
Материална форма на резолюцията „удостоверено вярно“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 101. При компютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ може да бъде под формата на утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от технически компетентния служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на плащане
Член 107
Проверки на плащанията от разпоредителя с бюджетни кредити
(член 89 от Финансовия регламент)
При съставянето на платежното нареждане отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
платежното нареждане е надлежно издадено, което означава, че предварително е взето решение за утвърждаване под формата на резолюция „прието за плащане“, данните на бенефициера са верни и сумата е изискуема;
б)
платежното нареждане съответства на бюджетното задължение, към което е отнесено;
в)
разходът е отнесен към правилната бюджетна позиция;
г)
има налични бюджетни кредити.
Член 108
Задължителни реквизити на платежните нареждания и предаването им на счетоводителя
(член 89 от Финансовия регламент)
1. Платежното нареждане съдържа:
а)
финансовата година, за която трябва да се осчетоводи разходът;
б)
бюджетната статия и всяко друго евентуално подразделение;
в)
правното задължение, пораждащо право на плащане;
г)
бюджетното задължение, към което трябва да бъде отнесено;
д)
сумата, която подлежи на плащане, изразена в евро;
е)
името, адреса и данните на банковата сметка на бенефициера;
ж)
предмета на разхода;
з)
начина на извършване на плащането;
и)
инвентаризиране на активите в съответствие с член 248.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 109
Видове плащане
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
2. Междинно плащане, което може да се извършва неколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
3. Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
Член 110
Оправдателна документация
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране, включително когато се разделя на няколко плащания, се изплаща въз основа на договора, решението, споразумението или основния акт или въз основа на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали условията на въпросния договор, решение или споразумение са спазени. Ако датата на плащане на предварителното финансиране е определена в тези инструменти, изплащането на дължимата сума не подлежи на допълнително искане.
2. Междинните плащания и плащанията на остатъка се основават на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали финансираната дейност е извършена в съответствие с основния акт или решението или в съответствие с условията на договора или споразумението.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя, при съблюдаване на принципа на добро финансово управление, характера на оправдателната документация по настоящия член в съответствие с основния акт, решенията, договорите и споразуменията. Междинните и окончателните доклади за техническото и финансовото изпълнение представляват оправдателни документи за целите на параграф 2.
4. Оправдателните документи се съхраняват от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 111
Срокове за плащане и лихва за забава
(член 92 от Финансовия регламент)
1. Под срок, предвиден за извършване на плащанията, се разбира срокът за утвърждаване, разрешаване и плащане на разходите.
Той започва да тече от датата на получаване на заявка за плащане.
Заявката за плащане се регистрира от оправомощената служба на отговорния разпоредител с бюджетни кредити във възможно най-кратък срок и се счита за получена на датата на своето регистриране.
Под дата на плащане се разбира датата, на която се дебитира сметката на институцията.
2. Заявката за плащане съдържа следните съществени елементи:
а)
име на кредитора;
б)
сума;
в)
валута;
г)
дата;
При липса на поне един съществен елемент заявката се отхвърля.
Кредиторът се уведомява писмено за отхвърлянето и за мотивите за него във възможно най-кратък срок и при всички случаи в срок от 30 календарни дни от датата на получаване на заявката за плащане.
3. В случай на спиране по член 92, параграф 2 от Финансовия регламент оставащият срок за плащане започва да тече отново от датата на получаване на изисканата информация или преработените документи или на датата на извършване на необходимата допълнителна проверка, включително проверки на място.
4. При изтичане на сроковете, определени в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, кредиторът има право на лихва в съответствие със следните условия:
а)
лихвените проценти са тези, посочени в член 83, параграф 2 от настоящия регламент;
б)
лихвата се дължи за периода от календарния ден, следващ датата на изтичане на срока за плащане, определен в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, до датата на плащането.
При все това, когато лихвата, изчислена в съответствие с разпоредбите на първа алинея, е по-ниска от 200 EUR или равна на 200 EUR, тя се изплаща на кредитора само при поискване, подадено в срок от два месеца от получаване на закъснялото плащане.
5. Всяка институция представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно спазването на сроковете и спирането на сроковете по член 92 от Финансовия регламент. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 7
Информационни системи
Член 112
Описание на информационните системи
(член 93 от Финансовия регламент)
Когато за обработка на операциите по изпълнението на бюджета се използват компютърни системи и подсистеми, се изисква изчерпателно и актуално описание на всяка система или подсистема.
Всяко описание определя съдържанието на всички полета за данни и описва как системата обработва всяка отделна операция. То показва подробно как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция.
Член 113
Периодично запаметяване
(член 93 от Финансовия регламент)
Данните в компютърните системи и подсистеми се запаметяват периодично и се съхраняват на сигурно място.
ГЛАВА 8
Вътрешен одитор
Член 114
Назначаване на вътрешния одитор
(член 98 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава своя вътрешен одитор съгласно правила, съобразени със специфичните ѝ особености и нужди. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета за назначаването на вътрешния одитор.
2. Всяка институция определя в зависимост от специфичните си особености и нужди обхвата на мисията на вътрешния одитор и подробно определя целите и процедурите за упражняването на функцията вътрешен одит при надлежно съблюдаване на международните стандарти за вътрешен одит.
3. Институцията може да назначава за вътрешен одитор на основание на конкретната му компетентност длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала и гражданин на някоя от държавите членки.
4. Ако две или повече институции назначат един и същ вътрешен одитор, те определят необходимите условия за търсенето на отговорност от него съгласно член 119.
5. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета при прекратяване на задълженията на вътрешния одитор.
Член 115
Ресурси за вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
Институцията осигурява на вътрешния одитор ресурсите, от които той се нуждае за правилно изпълнение на одиторската си функция, и устав за мисията, в който се посочват подробно неговите задачи, функции и задължения.
Член 116
Работна програма
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор приема работната си програма и я представя на институцията.
2. Институцията може да поиска от вътрешния одитор да извършва одити, които не са включени в работната програма по параграф 1.
Член 117
Докладване от вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор представя на институцията годишния отчет за вътрешния одит, предвиден в член 99, параграф 3 от Финансовия регламент, в който се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити, основните отправени препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
В годишния отчет се посочват и всички системни проблеми, открити от специалния орган, създаден по силата на член 73, параграф 6 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция преценява дали отправените в отчетите на вътрешния ѝ одитор препоръки са подходящи за обмен на най-добри практики с останалите институции.
3. По време на изготвяне на своя отчет вътрешният одитор обръща особено внимание на цялостното спазване на принципа на добро финансово управление и се уверява, че са предприети подходящи мерки за постоянно подобряване и засилване на неговото прилагане.
Член 118
Независимост
(член 100 от Финансовия регламент)
Вътрешният одитор е изцяло независим при извършване на своите одити. Той не може да получава никакви указания, нито да бъде ограничаван по какъвто и да е начин по отношение на изпълнението на своите функции, които по силата на неговото назначаване му се възлагат съгласно Финансовия регламент.
Член 119
Отговорност на вътрешния одитор
(член 100 от Финансовия регламент)
Само институцията, действайки в съответствие с разпоредбите на настоящия член, може да търси отговорност от вътрешния одитор за неговите действия като длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала.
Институцията взема мотивирано решение за започване на разследване. Решението се съобщава на заинтересованата страна. Институцията може да възложи разследването, под своята пряка отговорност, на едно или повече длъжностни лица със степен, равна на степента на съответния служител или по-висока от нея. В хода на разследването се изслушва мнението на заинтересованата страна.
Докладът за разследването се предоставя на заинтересованата страна, която след това се изслушва от институцията по предмета на доклада.
Въз основа на доклада и изслушването институцията приема мотивирано решение за приключване на производството или мотивирано решение съгласно членове 22 и 86 от Правилника за персонала и приложение IХ към него. Решенията за налагане на дисциплинарни или финансови санкции се съобщават на заинтересованата страна и за информация - на другите институции и Сметната палата.
Заинтересованата страна има право да обжалва тези решения пред Съда на Европейския съюз съгласно предвиденото в Правилника за персонала.
Член 120
Обжалване пред Съда на Европейския съюз
(член 100 от Финансовия регламент)
Без да се засягат начините за обжалване, предвидени в Правилника за персонала, вътрешният одитор има право да обжалва пряко пред Съда на Европейския съюз всеки акт във връзка с изпълнението на неговите задължения като вътрешен одитор. Жалбата се подава в тримесечен срок от календарната дата, на която той е уведомен за съответния акт.
По такива жалби се провеждат разследване и изслушване съгласно предвиденото в член 91, параграф 5 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Раздел 1
Обхват и принципи на възлагането
Член 121
Определения и обхват
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Договорите за недвижими имоти обхващат закупуването, дългосрочното наемане, плодоползването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на земя, съществуващи сгради или други недвижими имоти.
2. Договорите за доставки обхващат закупуването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на стоки. Договор за доставка на стоки и евентуално за монтаж и инсталиране се счита за договор за доставка.
3. Договорите за строителство обхващат изпълнението или проектирането и изпълнението на строителни работи или на строеж, свързани с една от дейностите, посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО, или изпълнението, по какъвто и да е начин, на строеж, съответстващ на посочените от възложителя изисквания. Понятието „строеж“ означава резултатът от строителство или от граждански инженеринг, взети като цяло, който е достатъчен сам по себе си за изпълнение на икономическа или техническа функция.
4. Договорите за услуги обхващат всички интелектуални и неинтелектуални услуги, различни от тези в обхвата на договорите за доставки, договорите за строителство и договорите за недвижими имоти.
Договор, който обхваща два или повече вида обществени поръчки (за строителство, услуги или доставки), се възлага в съответствие с разпоредбите, които се прилагат за вида обществена поръчка, характеризираща основния предмет на този договор.
В случай на смесени договори, състоящи се от услуги и доставки, основният предмет се определя чрез сравняване на стойностите на съответните услуги или доставки.
Всяко позоваване на номенклатурите в контекста на обществените поръчки се прави, като се използва Общият терминологичен речник, свързан с обществените поръчки (CPV), изложен в Регламент (ЕО) № 2195/2002 на Европейския парламент и на Съвета (11).
5. Понятията „изпълнител на строителни работи“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до всяко физическо или юридическо лице, публичноправен субект или обединение на такива лица и/или органи, които предлагат да извършат строителни работи, да доставят стоки и да предоставят услуги. Понятието „икономически оператор“ включва изпълнителите на строителни работи, доставчиците и доставчиците на услуги. „Оференти“ означава икономическите оператори, подали оферта. „Кандидати“ означава лицата, поискали да бъдат допуснати до участие в ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне. „Потенциални оференти“ означава икономическите оператори, включени в списък на потенциалните оференти съгласно член 136, параграф 1, буква б).
Обединенията на икономически оператори имат право да представят оферти или да кандидатстват. Възложителите не могат да изискват от обединенията да имат определена правна форма, за да бъдат допуснати да представят оферта или заявление за участие, но от избраното обединение може да бъде изискано да приеме определена правна форма, след като му бъде възложена поръчката, ако тази промяна е необходима за доброто изпълнение на поръчката.
6. Службите на институциите на Съюза се считат за възложители освен в случаите, в които сключват помежду си административни споразумения за предоставяне на услуги, доставка на стоки, извършване на строителни работи или изпълняване на договори за недвижими имоти.
7. „Техническа помощ“ означава дейностите за оказване на подкрепа и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, по-конкретно подготвителните, управленските, мониторинговите, оценъчните, одитните и контролните дейности.
8. Всички контакти с изпълнителите, включително сключването на договори и техните изменения, могат да бъдат извършвани посредством системи за електронен обмен, осигурени от възложителя.
9. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, които се предават чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат да подписват електронно или да предават документ чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да се идентифицират чрез системата по установен начин;
г)
трябва да бъдат точно определени часът и датата на електронната операция;
д)
трябва да се запазва целостта на документите;
е)
документите трябва да продължат да бъдат налични;
ж)
при необходимост, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
гарантират защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
10. За изпратените или получените чрез такава система данни важи правната презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, който е изпратен или за който е изпратено уведомление чрез такава система, се счита за еквивалентен на документ на хартиен носител, допустим е като доказателство в правни производства, счита се за оригинален и се ползва с правната презумпция за автентичност и цялост, при условие че не притежава никакви динамични характеристики, които могат да доведат до автоматичната му промяна.
Електронните подписи по буква б) от параграф 9 имат равностойно правно действие на писмено положени подписи.
Член 122
Рамкови споразумения и отделни договори
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Срокът на действие на рамково споразумение не може да превишава четири години освен в изключителни случаи, надлежно обосновани по-специално от предмета на рамковото споразумение.
Отделните договори, които се основават на рамковите споразумения, се възлагат в съответствие с условията на рамковото споразумение само между възложителите и изпълнителите по рамковото споразумение.
При възлагането на отделни договори страните не могат да внасят съществени изменения в рамковото споразумение.
2. Когато рамково споразумение се сключва с един икономически оператор, отделните договори се възлагат в рамките на условията, установени в рамковото споразумение.
При надлежно обосновани обстоятелства възложителите могат да се консултират писмено с изпълнителя, като поискат от него при необходимост да допълни своята оферта.
3. Когато рамково споразумение трябва да бъде сключено с няколко икономически оператори, то се сключва с поне трима оператори, при условие че има достатъчен брой икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор, или достатъчен брой допустими оферти, които отговарят на критериите за възлагане.
Рамково споразумение с няколко икономически оператори може да приеме формата на отделни договори, съдържащи еднакви условия.
Отделните договори, основаващи се на рамковите споразумения, сключени с няколко икономически оператори, се възлагат при спазване на следните условия:
а)
при рамкови споразумения без повторно провеждане на конкурс - чрез прилагане на условията, установени в рамковото споразумение;
б)
при рамкови споразумения с повторно провеждане на конкурс - след като страните отново са се конкурирали въз основа на същите и ако е необходимо, на по-точно формулирани условия, както и когато е уместно, въз основа на други условия, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
За всеки отделен договор, който трябва да бъде възложен в съответствие с условията на трета алинея, буква б), възложителите се консултират писмено с изпълнителите по рамковото споразумение, като определят срок, който е достатъчно дълъг за представяне на офертите. Офертите се представят в писмена форма. Възложителите възлагат всеки отделен договор на оферента, представил най-добрата оферта въз основа на критериите за възлагане, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
4. В секторите, характеризиращи се с бързи промени на цените и бързо технологично развитие, рамковите споразумения без повторно провеждане на конкурс съдържат клауза или за преразглеждане в средата на периода, или за система за сравнителен анализ. След преразглеждането в средата на периода, ако първоначално определените условия вече не са адаптирани към изменението на цените или към развитието на технологиите, възложителят може да не използва въпросното рамково споразумение и предприема необходимите мерки за неговото прекратяване.
5. Само отделните договори, които се основават на рамкови споразумения, се предшестват от поемане на бюджетно задължение.
Раздел 2
Публикуване
Член 123
Обявяване на поръчките, попадащи в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Публикуването на поръчки на стойност, равна на праговете, установени в член 170, параграф 1, или по-голяма тях, се извършва под формата на обявление за обществена поръчка, без да се засягат разпоредбите на член 134, и под формата на обявление за възлагане. Обявлението за предварителна информация е задължително само когато възложителят възнамерява да използва възможността за съкращаване на сроковете за получаване на оферти съгласно член 152, параграф 4.
2. Обявлението за предварителна информация е обявлението, чрез което възложителите оповестяват индикативно прогнозите за общата стойност и предмета на поръчките и рамковите споразумения, които възнамеряват да възложат през дадена финансова година, с изключение на поръчките по процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
Обявлението за предварителна информация се публикува или от Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-нататък „Службата за публикации“), или от самите възложители в своя профил на купувач.
Задължителното обявление за предварителна информация се изпраща на Службата за публикации или се публикува в профила на купувач във възможно най-кратък срок и във всички случаи не по-късно от 31 март на всяка финансова година.
Възложителите, които публикуват обявлението за предварителна информация в своя профил на купувач, изпращат на Службата за публикации, по електронен път и като използват формата и процедурите за изпращане, посочени в точка 3 от приложение VIII към Директива 2004/18/ЕО, обявление, в което се съобщава публикуването на обявление за предварителна информация в профил на купувач.
3. Обявлението за обществена поръчка е начинът, по който възложителите обявяват намерението си да започнат процедура за възлагане на обществена поръчка, сключване на рамково споразумение или създаване на динамична система за покупки в съответствие с член 131. Без да се засягат договорите, сключени след процедура на договаряне съгласно член 134, обявлението за поръчка е задължително за договорите с прогнозна стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1.
То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
При открита процедура в обявлението за поръчка се посочват датата, часът, а когато е уместно, и мястото на заседанието на комисията за отваряне на офертите, на което могат да присъстват оферентите.
Възложителите съобщават дали допускат варианти и посочват минималните нива на капацитет, които изискват, ако използват възможността, предвидена в член 146, параграф 2, втора алинея. Те определят критериите за подбор по член 146, които възнамеряват да използват, минималния брой кандидати, които планират да поканят като оференти, и когато е уместно, максималния брой на тези кандидати, както и обективните и недискриминационни критерии, които възнамеряват да прилагат, за да ограничат броя, в съответствие с член 128, параграф 1, втора алинея.
При неограничен, пряк и пълен достъп до процедурата за възлагане на поръчка по електронен път, и по-специално в динамичните системи за покупки по член 131, в обявлението за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който могат да бъдат разгледани тези документи.
Възложителите, които желаят да организират конкурс, оповестяват намерението си чрез обявление.
Когато е уместно, възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, че процедурата за възлагане на обществена поръчка е междуинституционална процедура за възлагане на обществена поръчка. В тези случаи в обявлението за обществена поръчка се посочват институциите, изпълнителните агенции или органите по член 208 от Финансовия регламент, които участват в процедурата за обществена поръчка, институцията, отговаряща за процедурата за обществена поръчка, и общият обем на договорите за всички тези институции, изпълнителни агенции или органи.
4. Обявлението за възлагане съдържа резултатите от процедурата за възлагане на поръчки, за сключване на рамкови споразумения или за възлагане на поръчки, основани на динамична система за покупки. При поръчките, чиято стойност е равна на праговете или превишава праговете, определени в член 170, параграф 1, обявлението за възлагане е задължително. То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
Обявлението за възлагане се изпраща на Службата за публикации не по-късно от 48 календарни дни от датата на подписване на договора или рамковото споразумение. При все това обявленията, които се отнасят до поръчки, основани на динамична система за покупки, могат да се групират по тримесечия. В тези случаи те се изпращат на Службата за публикации не по-късно от 48 дни след края на всяко тримесечие.
Възложителите, които са провели конкурс за проект, изпращат на Службата за публикации обявление за резултатите от него.
В случай на междуинституционални процедури обявлението за възлагане се изпраща от отговорния за процедурата възложител.
Обявлението за възлагане се изпраща и на Службата за публикации в случай на договор или рамково споразумение на стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1, и възложени съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, достатъчно рано, за да може публикуването да се направи преди подписване на договора, в съответствие с реда и условията, предвидени в член 171, параграф 1.
Без да се засягат разпоредбите на член 21, информацията относно стойността и изпълнителите на отделните договори, основани на рамково споразумение, през дадена финансова година се публикува на интернет сайта на възложителя не по-късно от 30 юни след края на тази финансова година, ако в резултат на сключването на отделен договор или на съвкупния обем на отделните договори праговете по член 170, параграф 1 бъдат надвишени.
5. Обявленията се съставят в съответствие със стандартните формуляри, приети от Комисията по силата на Директива 2004/18/ЕО.
Член 124
Обявяване на поръчките, които не попадат в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Поръчките на стойност под праговете, посочени в член 170, параграф 1, се обявяват по подходящ начин, за да се гарантират конкурентна процедура и безпристрастност на процедурата за възлагане на обществена поръчка. Обявяването включва:
а)
обявление за обществена поръчка съгласно член 123, параграф 3 или обявление за покана за изразяване на интерес за поръчките със сходен предмет, чиято стойност е по-голяма от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
подходящо предварително оповестяване по интернет за поръчките на стойност, по-голяма от сумата, посочена в член 137, параграф 2.
2. Списък на изпълнителите, на които са възложени поръчки за недвижими имоти и поръчки, обявени за секретни в съответствие с член 134, параграф 1, буква й) от настоящия регламент, се публикува само веднъж годишно, като в него се посочват предметът и стойността на възложените поръчки. Този списък се изпраща на Европейския парламент и на Съвета. Когато става дума за Комисията, той се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността съгласно член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
3. Информацията за поръчките на стойност, по-голяма от посочената в член 137, параграф 1, които не са били предмет на отделно обявление за възлагане, се изпраща на Службата за публикации. Годишните списъци на изпълнителите се изпращат не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
4. Информацията във връзка с поръчките на стойност, по-голяма от сумата по параграф 137, параграф 2, се публикува на интернет сайта на институцията не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
Член 125
Публикуване на обявленията
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Службата за публикации публикува обявленията по членове 123 и 124 в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от дванадесет календарни дни след тяхното изпращане.
Посоченият в първа алинея срок се съкращава на пет календарни дни за ускорените процедури по член 154.
2. Възложителите трябва да могат да представят доказателство за датата на изпращане.
Член 126
Други форми на обявяване
(член 103 от Финансовия регламент)
Освен обявяването, предвидено в членове 123, 124 и 125, поръчките могат да бъдат обявявани и по всякакъв друг начин, и по-специално в електронна форма. Всяко обявяване упоменава обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейския съюз съгласно член 125, ако е публикувано обявление, и не може да предшества публикуването на това обявление, което е единственото действително.
Това обявяване не може да въвежда никаква дискриминация между кандидатите или оферентите, нито да съдържа данни, различни от данните, които се съдържат в обявлението за обществена поръчка, ако такова е публикувано.
Раздел 3
Процедури за възлагане на обществени поръчки
Член 127
Видове процедури за възлагане на обществени поръчки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Поръчките се възлагат чрез процедура за възлагане, като се използва откритата процедура, ограничената процедура или процедурата на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, или чрез процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е уместно след провеждане на конкурс.
2. Процедурите за възлагане на обществени поръчки са открити, когато всички заинтересовани икономически оператори имат право да подадат оферта. Това важи и за динамичните системи за покупки по член 131.
Процедурите за възлагане на обществени поръчки са ограничени, когато всички икономически оператори могат да поискат да участват, но да представят оферта или решение съгласно процедурата на състезателен диалог, посочена в член 132, имат право само кандидатите, които отговарят на критериите за подбор по член 146 и са поканени едновременно и в писмена форма от възложителите.
Етапът на подбор може да бъде повтарян за всяка отделна поръчка, също и при състезателен диалог, или може да включва съставянето на списък на потенциални кандидати в рамките на процедурата по член 136, параграф 1, буква а).
3. При процедурата на договаряне възложителите се обръщат към избрани от тях оференти, които отговарят на критериите за подбор по член 146, и договарят условията на техните оферти с един или повече от тях.
При процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка по член 135 възложителите едновременно и писмено отправят покана към избраните кандидати за участие в договаряне.
4. Конкурсите са процедури, които дават възможност на възложителите да получат, главно в областта на архитектурата и гражданския инженеринг или обработката на данни, план или проект, предложени от тръжна комисия след тръжна процедура със или без присъждане на награди.
Член 128
Брой на кандидатите при ограничените процедури или процедурите на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
1. При ограничената процедура и процедурите по член 136, параграф 1, букви а) и б) броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, не може да бъде по-малък от петима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Възложителят може също да предвиди максимален брой кандидати в зависимост от предмета на поръчката и въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор. В такива случаи максималният брой кандидати и критериите се посочват в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес по членове 123 и 124.
Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. При процедурите на договаряне и след състезателен диалог броят на кандидатите, поканени за участие в преговори или да подадат оферта, не може да бъде по-малък от трима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
Първа и втора алинея не се прилагат за следното:
а)
поръчките с много ниска стойност съгласно член 137, параграф 2;
б)
поръчките за правни услуги съгласно номенклатурата CPV;
в)
поръчките, които са обявени за секретни съгласно член 134, параграф 1, буква й).
3. Когато броят на кандидатите, които отговарят на критериите за подбор и на минималните изисквания, е под минималния брой, определен в параграфи 1 и 2, възложителят може да продължи процедурата, като покани кандидата или кандидатите с необходимия капацитет. При все това възложителят не може да включва други икономически оператори, които не са били първоначално поканени да участват в процедурата, или кандидати, които не разполагат с нужния капацитет.
Член 129
Протичане на процедурата на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
Възложителите се договарят с оферентите по подадените от тях оферти, за да ги приспособят към изискванията, изложени в обявлението за обществена поръчка по член 123 или в спецификациите и във всички допълнителни документи, и за да преценят коя е икономически най-изгодната оферта.
По време на преговорите възложителите гарантират равно третиране на всички оференти.
Когато възложителите могат, в съответствие с член 135, да възлагат поръчки чрез процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, те могат да организират процедурата на договаряне да се проведе на етапи, за да се намали броят на офертите, по които ще се водят преговори, като същевременно прилагат критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка или спецификациите. В обявлението за обществена поръчка или спецификациите се посочва, че тази възможност ще бъде използвана.
Член 130
Конкурси
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Заинтересованите от участие в конкурса се уведомяват за правилата за неговото организиране.
Броят на поканените да участват кандидати трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава тръжна комисия. В нея участват изключително физически лица, които са независими от участниците в конкурса. Когато за участие в конкурс се изисква конкретна професионална квалификация, минимум една трета от членовете на тръжната комисия трябва да притежават същата или равностойна квалификация.
Тръжната комисия изразява становищата си независимо. Нейните становища се приемат въз основа на проекти, внесени от кандидатите анонимно, и единствено с оглед на критериите, посочени в обявлението за конкурс.
3. Предложенията на тръжната комисия въз основа на качествата на всеки проект и нейните бележки се отразяват в протокол, подписан от нейните членове.
Кандидатите запазват своята анонимност, докато тръжната комисия изрази становище.
Тръжната комисия може да поиска от кандидатите да отговорят на въпросите, записани в протокола, за да разяснят даден проект. За последвалия диалог се съставя пълен протокол.
4. След това възложителят взема решение, в което се посочват името и адресът на избрания кандидат и мотивите за избора съобразно критериите, посочени в обявлението за конкурс, особено ако изборът се отклонява от предложенията в становището на тръжната комисия.
Член 131
Динамична система за покупки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Динамичната система за покупки е изцяло електронен процес за обичайни покупки, която е отворена по време на функционирането си за всички икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор и са представили примерна оферта, която съответства на спецификацията, както и на всички допълнителни документи. Примерните оферти могат да бъдат усъвършенствани във всеки един момент, при условие че продължават да отговарят на спецификацията.
2. За целите на създаването на динамичната система за покупки възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което се посочва, че се използва динамична система за покупки, и което съдържа интернет адреса за неограничен, пряк и пълен достъп до спецификацията и всички допълнителни документи от момента на публикуване на обявлението до преустановяване на функционирането на системата.
Те посочват в спецификацията, наред с другите въпроси, естеството на планираните покупки съгласно тази система, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
3. По време на функционирането на динамичната система за покупки възложителите предоставят на всеки икономически оператор възможност да представи примерна оферта с цел да бъде приет в системата съгласно условията, посочени в параграф 1. Те завършват оценката в максимален срок от 15 дни от датата на представянето на примерната оферта. Въпреки това те могат да удължат периода за оценка, при условие че междувременно не бъде обявена покана за представяне на оферти.
При първа възможност възложителят уведомява оферентите, че са приети в динамичната система за покупки или че офертата им е отхвърлена.
4. Всяка отделна поръчка подлежи на покана за представяне на оферти. Преди издаването на тази покана възложителите публикуват опростено обявление за обществена поръчка, с което всички заинтересовани икономически оператори се поканват да представят примерна оферта в рамките на срок, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено опростеното обявление. Възложителите не могат да продължат тръжната процедура, преди да са завършили оценяването на всички примерни оферти, получени преди този краен срок.
Възложителите поканват всички приети в системата оференти да представят оферта в рамките на разумен срок. Те възлагат поръчката на оферента, който е представил икономически най-изгодната оферта на базата на критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка за създаване на динамична система за покупки. Тези критерии, ако е уместно, могат да бъдат формулирани по-прецизно в поканата за представяне на оферти.
5. Динамичната система за покупки не може да функционира повече от четири години, освен в надлежно оправдани извънредни случаи.
Възложителите не могат да използват тази система, за да предотвратяват, ограничават или нарушават конкуренцията.
Не се начисляват такси на заинтересованите икономически оператори или на страните по системата.
Член 132
Състезателен диалог
(член 104 от Финансовия регламент)
1. В случай на особено сложни поръчки, при които възложителят счита, че директното използване на откритата процедура или до съществуващите условия, уреждащи ограничената процедура, няма да позволи поръчката да бъде възложена на оферента, чиято оферта е икономически най-изгодна, възложителят може да използва състезателния диалог, посочен в член 29 от Директива 2004/18/ЕО.
За „особено сложна“ се счита поръчка, при която възложителят не може по обективен начин да определи техническите средства за удовлетворяване на своите нужди или цели или да установи правната или финансовата рамка на проекта.
2. Възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което излагат своите нужди и изисквания, дефинирани в това обявление и/или в описателен документ.
3. Възложителите започват диалог с кандидатите, които отговарят на критериите за подбор, установени в член 146, с цел да установят и определят средствата, които са най-подходящи за удовлетворяването на техните нужди.
По време на диалога възложителите гарантират равно третиране на всички оференти, както и поверителност на предложените решения или на предадената друга информация от кандидат, който участва в диалога, освен ако кандидатът се съгласи с тяхното оповестяване.
Възложителите могат да предвидят процедурата да се осъществи на последователни етапи с цел да се намали броят на решенията, които ще бъдат обсъдени по време на диалога, чрез прилагането на посочените в обявлението за обществена поръчка или описателния документ критерии за възлагане, ако възможността за това е предвидена в обявлението за обществена поръчка или в описателния документ.
4. След като информират участниците, че диалогът е приключил, възложителите ги канят да представят окончателните си оферти на базата на решението или решенията, изложени и определени по време на диалога. Тези оферти съдържат всички елементи, изисквани и необходими за изпълнението на проекта.
По искане на възложителя тези оферти могат да бъдат изяснявани, уточнявани и усъвършенствани, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или поканата за представяне на оферти, чиито промени биха могли да нарушат конкуренцията или да имат дискриминиращ ефект.
По искане на възложителя оферентът, за който е установено, че е представил икономически най-изгодната оферта, може да бъде приканен да изясни аспекти на офертата или да потвърди съдържащите се в офертата ангажименти, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или на поканата за представяне на оферти, както и че няма риск от нарушаване на конкуренцията или причиняване на дискриминация.
5. Възложителите могат да определят цените или плащанията за участниците в диалога.
Член 133
Съвместна процедура за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
В случай на съвместна процедура за обществена поръчка между една институция и възложителя от една или повече държави членки, държави от ЕАСТ или страни, кандидатки за членство в ЕС, се прилагат процедурните разпоредби, приложими за институцията.
Когато принадлежащият на възложителя от държава членка или управляван от него дял от общата прогнозна стойност на поръчката е 50 % или повече, или в други надлежно обосновани случаи, институцията може да реши да прилага процедурните правила, приложими за възложителя от държавата членка, при условие че те могат да се приемат за еквивалентни на правилата на институцията.
Институцията и възложителят от държавите членки, държавите от ЕАСТ или страните, кандидатки за членство в ЕС, засегнати от съвместната процедура за обществена поръчка, се споразумяват по-специално за практическите правила за оценката на заявленията за участие или на офертите, за възлагането на обществената поръчка, за приложимото към договора право и за компетентния съд за разрешаване на спорове.
Член 134
Прилагане на процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато не са подадени оферти или подходящи оферти, или заявления за участие в отговор на открита или ограничена процедура след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, изложени в тръжните документи, посочени в член 138, не са съществено променени;
б)
когато по технически или художествени причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен икономически оператор;
в)
доколкото това е наложително, когато поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възложителя, е невъзможно да се спазят сроковете за другите процедури, посочени в членове 152, 153 и 154;
г)
когато след проведен конкурс следва да се възложи поръчка за услуги и в съответствие с приложимите правила тя следва да се възложи на успелия кандидат или на някой от успелите кандидати; във втория случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
д)
за допълнителни услуги и строителни работи, които не са включени в първоначално планирания проект, нито в първоначалната поръчка, но които поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за предоставянето на услугите или извършването на работите в съответствие с условията по параграф 2;
е)
за нови услуги или строителни работи, които представляват повторение на сходни услуги или работи, възложени на икономическия оператор, изпълняващ първоначалната поръчка, от същия възложител, при условие че тези услуги или работи съответстват на основния проект и че този проект е бил предмет на първоначална поръчка, възложена при условията на открита или ограничена процедура съгласно посочените в параграф 3 условия;
ж)
при поръчки за доставки:
i)
за допълнителни доставки, чиято цел е или частична подмяна на обичайни доставки или монтажи, или разширяване на съществуващи доставки или монтажи, когато евентуалната смяна на доставчика би задължила възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, водещо до несъвместимост или непропорционални технически трудности при експлоатацията и поддръжката; срокът на такива поръчки не може да надхвърля три години;
ii)
когато стоките се произвеждат единствено за целите на научни изследвания, експерименти, проучвания или развойна дейност, с изключение на тестовете за търговска жизнеспособност и широкомащабното производство с цел възстановяване на разходите за научна и развойна дейност;
iii)
по отношение на доставки, които се котират и купуват на стокова борса;
iv)
по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
при поръчки за недвижими имоти след проучване на местния пазар;
и)
за поръчки за правни услуги съгласно номенклатурата CPV, при условие че тези поръчки са оповестени по подходящ начин;
й)
за поръчки, обявени като секретни от институцията или от органите, оправомощени от тази институция, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде придружавано от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите административни разпоредби или когато се налага за защита на основни интереси на Съюза.
2. За допълнителните услуги и строителни работи по параграф 1, буква д) възложителят може да приложи процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, при условие че поръчката се възлага на изпълнителя, който изпълнява поръчката в следните случаи:
а)
когато допълнителните поръчки не могат да бъдат технически или икономически отделени от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства на възложителя;
б)
когато услугите или строителните работи, макар и отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване.
Съвкупната стойност на допълнителните поръчки не може да надхвърля 50 % от стойността на първоначалната поръчка.
3. В случаите, посочени в параграф 1, буква е) от настоящия член, възможността за прилагане на процедура на договаряне се посочва незабавно след обявяването на тръжната процедура за първата поръчка, а оценката на общата стойност на последващите услуги или работи се взема предвид при изчисляването на праговете по член 170, параграф 1. Тази процедура може да се прилага само по време на изпълнението на първоначалната поръчка и най-късно в срок от три години след подписването на договора.
Член 135
Прилагане на процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато са подадени нередовни или неприемливи оферти, по-конкретно по отношение на критериите за подбор и възлагане, в отговор на открита или ограничена процедура или състезателен диалог, които са приключили, при условие че първоначалните условия на поръчката, посочени в поканата за представяне на оферти по член 138, не са съществено променени, без да се засяга прилагането на параграф 2 от настоящия член;
б)
в изключителни случаи, включващи строителни работи, доставки или услуги, когато техният характер или рискове не позволяват предварително общо ценообразуване от оферента;
в)
когато характерът на услугата, която ще бъде възложена, особено в случаите на финансови и интелектуални услуги, не позволява условията на поръчката да бъдат определени с достатъчна точност, за да може да бъде възложена след избор на най-добрата оферта в съответствие с правилата за провеждане на открита или ограничена процедура;
г)
при поръчките за строителни работи, когато работите се извършват единствено за целите на научни изследвания, изпитвания или развойна дейност, а не с цел осигуряване на печалба или възстановяване на разходи за научни изследвания и развойна дейност;
д)
при поръчките за услуги, посочени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО, при условията на член 134, параграф 1, букви и) и й) от настоящия регламент, както и на параграф 2 от него;
е)
за научноизследователски и развойни услуги, различни от тези, при които ползите остават изключително на възложителя за негова употреба при упражняване на собствената му дейност, при условие че предоставената услуга е изцяло платена от възложителя;
ж)
за поръчки за услуги за придобиване, разработване, производство или съвместно производство на програмен материал, предназначен за излъчване от радио- и телевизионни оператори, и поръчки за програмно време.
2. В случаите по параграф 1, буква а) възложителите могат да се въздържат от публикуване на обявление за обществена поръчка, ако в процедурата на договаряне са включени всички оференти и само оферентите, отговарящи на критериите за подбор, които при предишната процедура са подали оферти в съответствие с формалните изисквания на процедурата за обществени поръчки.
Член 136
Процедура с покана за изразяване на интерес
(член 104 от Финансовия регламент)
1. За поръчките на стойност, непревишаваща сумата, посочена в член 170, параграф 1, и без да се засягат разпоредбите на членове 134 и 135, възложителите могат да използват покана за изразяване на интерес за следното:
а)
да направят предварителен подбор на кандидатите, които ще бъдат поканени да изпратят оферти в отговор на предстоящи покани за участие в ограничени тръжни процедури;
б)
да изготвят списък с потенциални оференти, които ще бъдат поканени да подадат заявления за участие или оферти.
2. Списъкът, който се съставя след покана за изразяване на интерес, е валиден за следния период:
а)
не повече от три години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая, посочен в параграф 1, буква а) от настоящия член;
б)
не повече от пет години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая на списък с потенциални оференти, посочен в параграф 1, буква б) от настоящия член.
Списъкът, посочен в първа алинея, може да включва подсписъци.
Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период.
3. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички кандидати или потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да предприемат едно от следните действия:
а)
да подадат оферта в случая по параграф 1, буква а);
б)
в случая на списък по параграф 1, буква б) да подадат едно от следните:
i)
оферти, съдържащи документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор;
ii)
документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор и на втори етап, оферти - за тези, които изпълняват тези критерии.
Член 137
Поръчки с ниска стойност
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка с консултация с най-малко трима кандидати може да се използва за поръчки с ниска стойност, която не надвишава 60 000 EUR.
Ако след консултация с кандидатите възложителят получи само една оферта, която е технически и административно приемлива, поръчката може да се възложи, при условие че са изпълнени критериите за възлагане.
2. Поръчки с много ниска стойност, която не надвишава 15 000 EUR, могат да бъдат възложени въз основа на една оферта след процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
3. Плащанията на разходи, които не надвишават 1 000 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Член 138
Тръжна документация
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация включва най-малко:
а)
поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога съгласно процедурата, посочена в член 132;
б)
приложената спецификация или, в случай на състезателен диалог по член 132, документ, който описва нуждите и изискванията на възложителя, или интернет адреса, на който са публикувани спецификацията или документът;
в)
проектодоговора, базиран на образеца на договор.
Буква в) от първа алинея не се прилага за случаите, в които поради извънредни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да бъде използван.
В тръжната документация се посочват мерките за оповестяване, предприети съгласно членове 123-126.
2. В поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога се съдържа поне следното:
а)
правилата за подаване и представяне на офертите, и по-специално крайната дата и час за подаване, евентуалното изискване за използване на стандартен формуляр за отговор, документацията, която трябва да бъде приложена, включително документите за доказване на финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности съгласно член 146, ако не са посочени в обявлението за обществена поръчка, както и адреса, на който трябва да бъдат изпратени;
б)
декларация, че изпращането на оферта предполага приемане на спецификацията по параграф 1, за която се отнася офертата, и че изпращането на оферта обвързва изпълнителя, на когото се възлага поръчката, за целия срок на нейното изпълнение;
в)
срока, за който офертата е валидна и не може да бъде променяна по никакъв начин;
г)
забрана на контактите между възложителя и оферента по време на процедурата, освен по изключение в случаите по член 160 и когато се предвижда посещение на място, като се определят условията за извършване на посещението;
д)
при състезателен диалог - датата и адреса, определени за започване на етапа на консултации.
3. В спецификациите се определят най-малко:
а)
критериите за отстраняване и подбор, които се прилагат към поръчката, освен при състезателен диалог, ограничена процедура и процедура на договаряне след публикуване на обявление съгласно член 135; в такива случаи критериите се посочват единствено в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес;
б)
критериите за възлагане и относителната им тежест или, когато е уместно, тяхната подредба по значимост в низходящ ред, ако това не е посочено в обявлението за обществена поръчка;
в)
техническите спецификации, посочени в член 139;
г)
минималните изисквания, чиито варианти трябва да бъдат изпълнени в процедурите по член 149, параграф 2, съгласно които поръчката се възлага на участника, предложил икономически най-изгодната оферта, когато възложителят е посочил в обявлението за обществена поръчка, че подобни варианти се допускат;
д)
указание, че се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз или, при необходимост, Виенската конвенция за дипломатическите отношения или Виенската конвенция за консулските отношения;
е)
доказателствата, позволяващи участие в процедура за обществена поръчка съгласно член 172;
ж)
в динамичната система за покупки, посочена в член 131, уточняване на естеството на планираните покупки, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Образецът на договор определя по-конкретно:
а)
обезщетенията за загуби и пропуснати ползи за неизпълнение на клаузите на договора;
б)
подробностите, които трябва да се съдържат във фактурите или съответните оправдателни документи съгласно член 102;
в)
когато институциите са възложители, правото на Съюза е приложимото към договора право, допълнено при необходимост от националното право, посочено в договора.
г)
компетентния съд за разрешаване на спорове.
За целите на буква в) от първа алинея от настоящия параграф в случай на договори по член 121, параграф 1 проектодоговорът може да препраща изключително към националното право.
5. Възложителите могат да поискат информация от оферента за всяка част от поръчката, която оферентът възнамерява да възложи на трети страни като подизпълнители, както и за самоличността на подизпълнителите. В допълнение към информацията, посочена в член 143, възложителят може да поиска още от кандидата или оферента да предостави сведения за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на планирания подизпълнител съгласно членове 146, 147 и 148, по-специално когато значителна част от поръчката се изпълнява от подизпълнители.
Член 139
Технически спецификации
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Техническите спецификации трябва да осигуряват равен достъп на кандидатите и оферентите и да не създават неоправдани препятствия за конкурентната тръжна процедура.
Те определят изискваните характеристики на стоките, услугите, материалите или строителните работи според определеното от възложителя предназначение.
2. Характеристиките по параграф 1 включват:
а)
нивата на качество;
б)
екологичните характеристики;
в)
когато е възможно, критериите за достъпност за хора с увреждания или проектирането за всички ползватели;
г)
равнищата и процедурите за оценка на съответствието;
д)
годността за употреба;
е)
безопасността или размерите, включително за доставките, търговското наименование и указанията за употреба, както и за всички поръчки - терминологията, символите, тестовете и методите за тестване, опаковката, маркировката и етикетирането, производствените процедури и методи;
ж)
при поръчките за строителни работи - процедурите във връзка с гарантирането на качеството и правилата във връзка с проектирането и остойностяването, условията за тестване, проверка и приемане на извършените работи и строителните методи или способи, както и всички останали технически условия, които възложителят може да наложи в съответствие с общи или специални разпоредби във връзка със завършените работи и вложените материали или части.
3. Техническите спецификации се формулират по един от следните начини:
а)
чрез позоваване на европейските стандарти, на европейските технически одобрения или на общите технически спецификации, когато има такива, на международните стандарти, на други технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, или, ако няма такива, на техните национални еквиваленти; всяко позоваване е последвано от израза „или равностоен“;
б)
от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, които могат да включват екологични характеристики и които следва да бъдат достатъчно подробни, за да могат оферентите да определят предмета на поръчката, а възложителите да я възложат;
в)
чрез съчетаване на горепосочените два метода на формулиране.
4. Когато възложителите използват възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква а), те нямат право да отхвърлят оферта на основание, че не отговаря на спецификациите, ако оферентът или кандидатът докаже удовлетворително за възложителя чрез подходящи средства, че офертата изпълнява определените условия по равностоен начин.
За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
5. Когато възложителите използват възможността, предоставена в параграф 3, буква б), да определят спецификациите от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, те нямат право да отхвърлят оферта, която отговаря на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, на европейско техническо одобрение или общи технически спецификации, на международен стандарт или технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, ако тези спецификации се отнасят до изискваното изпълнение или функционалните изисквания.
Оферентът трябва да докаже по удовлетворителен начин за възложителя и с всички подходящи средства, че офертата отговаря на условията за изпълнение или функционалните изисквания, определени от възложителя. За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
6. Когато възложителите установяват екологични характеристики по отношение на изпълнението или функционалните изисквания, те могат да използват подробните спецификации или, ако е необходимо, части от тях, както са определени от европейските, мултинационалните или националните екоетикети или от всякакъв друг екоетикет, при условие че са изпълнени следните условия:
а)
използваните спецификации са подходящи за определяне на характеристиките на доставките или услугите, които са предмет на поръчката;
б)
изискванията за етикета са изготвени на базата на научна информация;
в)
екоетикетите са приети при използването на процедура, в която могат да участват всички заинтересовани страни, като държавни органи, потребители, производители, дистрибутори и екологични организации;
г)
всички заинтересовани страни имат достъп до екоетикетите.
7. Възложителите могат да посочат, че за продуктите или услугите, които носят екоетикет, се предполага, че отговарят на техническите спецификации, установени в документите за поръчката. Те приемат всички други подходящи доказателства, като техническо досие на производителя или доклад от тестването, представен от признат орган. Признатият орган за целите на параграфи 4, 5 и 6 е лаборатория за тестване и калибриране или орган за сертифициране и инспекции, който отговаря на приложимите европейски стандарти.
8. Освен в изключителни случаи поради предмета на поръчката, спецификациите не могат да се позовават на конкретен модел или източник, определен процес, търговска марка, патент, тип, определен произход или производство, които биха облагодетелствали или изключили определени продукти или икономически оператори.
Когато не е възможно да се представи достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на поръчката, позоваването е последвано от израза „или равностоен“.
Член 140
Преразглеждане на цената
(член 105 от Финансовия регламент)
1. В тръжната документация ясно се посочва дали трябва да се определи твърда цена, която не подлежи на преразглеждане.
2. В противен случай в тръжната документация се посочват условията и/или формулите за преразглеждане на цените по време на действието на договора. В такива случаи възложителят взема предвид по-специално:
а)
предмета на процедурата за обществена поръчка и икономическата ситуация, в която тя се извършва;
б)
вида задачи и договор и техните срокове;
в)
финансовите си интереси.
Член 141
Незаконни действия, водещи до отстраняване
(член 106 от Финансовия регламент)
Случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, включват всички незаконни дейности в ущърб на финансовите интереси на Съюза, и по-специално следните:
а)
случаи на измама по член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, изготвена с акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (12);
б)
случаи на корупция по член 3 от Конвенция за борбата с корупцията, в която участват длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на държавите - членки на Европейския съюз, изготвена с акт на Съвета от 26 май 1997 г. (13);
в)
случаи на участие в престъпни организации съгласно член 2 от Рамково решение 2008/841/ПВР на Съвета (14);
г)
случаи на изпиране на пари, определени в член 1 от Директива 2005/60/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (15);
д)
случаи на терористични престъпления, престъпления, свързани с терористични дейности, както и подбудителство, помагачество, съучастие или опит за извършване на такива престъпления, определени в членове 1, 3 и 4 от Рамково решение 2002/475/ПВР на Съвета (16).
Член 142
Прилагане на критериите за отстраняване и продължителност на отстраняването
(членове 106, 107, 108 и 109 от Финансовия регламент)
1. За да се определи продължителността на отстраняването и да се гарантира спазване на принципа на пропорционалност, отговорната институция отчита по-специално сериозността на фактите, включително тяхното въздействие върху финансовите интереси и репутацията на Съюза, изминалото време, продължителността и повторяемостта на нарушението, наличието на умисъл или степента на небрежност на въпросния субект и предприетите от субекта мерки за поправяне на положението.
При определяне на срока на отстраняване отговорната институция дава възможност на съответния кандидат или оферент да изрази своето становище.
Когато срокът на отстраняването е определен съгласно приложимото право от органите или организациите по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, Комисията прилага този срок в рамките на максималната продължителност, посочена в член 106, параграф 4 от Финансовия регламент. Срокът по член 106, параграф 4 от Финансовия регламент се определя на най-много пет години, считано от следните дати:
а)
от датата на съдебното решение със сила на пресъдено нещо - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент;
б)
от датата на извършване на нарушението или, в случаи на продължаващи или повтарящи се нарушения, от датата на прекратяване на нарушението - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, когато нарушението е свързано с договори със съответната институция.
За целите на буква б) от трета алинея ако тежкото професионално нарушение е установено с решение на публичен орган или международна организация, се прилага датата на решението.
Срокът на отстраняване може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в букви а) и б) от трета алинея, при спазване разпоредбите на параграф 1.
2. Кандидатите или оферентите се отстраняват от участие в процедури за обществени поръчки и безвъзмездни средства, докато се намират в едно от положенията, посочени в член 106, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент.
Член 143
Доказателства
(членове 106 и 107 от Финансовия регламент)
1. Кандидатите и оферентите подават декларация с дата и подпис, в която заявяват, че не попадат в никое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
Въпреки това в случай на ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато възложителят ограничава броя на кандидатите, които ще покани да преговарят или да изпратят оферта, всички кандидати представят сертификатите, посочени в параграф 3.
В зависимост от своята оценка на риска възложителят може да не поиска декларацията по първа алинея за поръчките, посочени в член 137, параграф 2. Въпреки това за поръчките, посочени в член 265, параграф 1, член 267, параграф 1 и член 269, параграф 1, възложителят може да не поиска тази декларация за поръчки на стойност от 20 000 EUR или по-малко.
2. Оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, представя в срок, указан от възложителя и предхождащ подписването на договора, доказателството, посочено в параграф 3 от настоящия член, за потвърждение на декларацията по параграф 1 от настоящия член в следните случаи:
а)
за обществените поръчки, възложени от институциите за техни нужди, на стойност, равна на посочените в член 170, параграф 1 прагове или по-голяма от тях;
б)
за обществените поръчки в областта на външните дейности, чиято стойност е равна на праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а), или по-голяма от тях.
За обществените поръчки на стойност, по-ниска от праговете, посочени в букви а) и б) от първа алинея от настоящия параграф, възложителят, ако има съмнения, че оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, попада в някое от положенията на отстраняване, може да изиска от него да предостави доказателството, посочено в параграф 3.
3. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, букви а), б) или д) от Финансовия регламент, наскоро издадено свидетелство за съдимост или, при липса на такова, еквивалентен документ, издаден наскоро от съдебен или административен орган на страната по произход, доказващ, че тези изисквания са изпълнени. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, буква а) или г) от Финансовия регламент, наскоро издаден сертификат от компетентния орган на съответната държава.
Когато документът или сертификатът, посочен в параграф 1 от настоящия член, не е издаден в съответната държава, и за останалите случаи на отстраняване, посочени в член 106 от Финансовия регламент, той може да бъде заместен от клетвена декларация или при невъзможност от официална декларация на заинтересованото лице пред съдебен или административен орган, нотариус или квалифицирана професионална организация в страната му по произход.
4. Съгласно националното законодателство на страната, където е установен кандидатът или оферентът, документите, посочени в параграфи 1 и 3, се отнасят за физическите и юридическите лица, включително когато възложителят прецени, че е необходимо, директорите на предприятия и всяко друго лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо кандидата или оферента.
5. Когато имат съмнения дали кандидатите или оферентите попадат в някое от положенията на отстраняване, възложителите могат да се обърнат към компетентните органи, посочени в параграф 3, за да получат информацията, която счетат за необходима за тази ситуация.
6. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документното доказателство, посочено в параграф 3, ако това доказателство вече му е било представено за целите на друга процедура за обществена поръчка и ако документите не са издадени преди повече от една година и още са валидни.
В този случай кандидатът или оферентът декларира, че документното доказателство вече е било предоставено при предишна процедура за обществена поръчка и че няма промяна в неговото положение.
7. При поискване от възложителя кандидатът или оферентът представят декларация от планирания подизпълнител, удостоверяваща, че той не е в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
При съмнение относно декларацията възложителят поисква доказателството, посочено в параграфи 3 и 4. Параграф 5 се прилага, когато е подходящо.
Член 144
Централна база данни
(член 108 от Финансовия регламент)
1. Институциите, изпълнителните агенции и органите, посочени в член 108, параграф 1 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, причините и срока на отстраняване.
Те предоставят още информация относно лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, когато тези лица се намират в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент.
Органите и структурите, посочени в член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, когато тяхното поведение е навредило на финансовите интереси на Съюза, както и лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, като:
а)
вида на тяхната присъда;
б)
продължителността на отстраняването от процедури за обществена поръчка, когато е приложимо.
2. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 определят лицата, упълномощени да съобщават на Комисията и да получават от нея информацията, съдържаща се в базата данни.
В случая на институциите, агенциите, органите и структурите по член 108, параграф 1 от Финансовия регламент определените лица предоставят възможно най-бързо информацията на счетоводителя на Комисията и при необходимост правят заявка за въвеждане, промяна или заличаване на данни в базата.
В случая на органите и структурите по член 108, параграф 2 от Финансовия регламент определените лица предоставят исканата информация на разпоредителя с бюджетни кредити на Комисията, отговорен за съответната програма или действие, в срок от три месеца след постановяване на присъдата.
Счетоводителят на Комисията въвежда, променя или заличава данни в базата. Посредством защитен протокол той предоставя всеки месец на определените лица утвърдени данни, съдържащи се в базата.
3. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 удостоверяват пред Комисията, че съобщената от тях информация е изготвена и предадена в съответствие с принципите, определени в Регламент (ЕО) № 45/2001 и в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (17) относно защитата на личните данни.
По-специално те уведомяват предварително всички трети страни или лица, посочени в параграф 1, че техните данни могат да бъдат включени в база данни и съобщавани от Комисията на определените лица по параграф 2. При необходимост те актуализират предадената информация след поправка, заличаване или промяна на данните.
Всяко лице, включено в базата данни, има право да получи информация за данните, които се съхраняват за него, като отправи искане до счетоводителя на Комисията.
4. Държавите членки предприемат необходимите мерки за подпомагане на Комисията за ефикасното управление на базата данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
В споразуменията с органите на трети държави и всички структури по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент се предвиждат съответните правила за гарантиране на спазването на тези разпоредби и на принципите относно защитата на личните данни.
Член 145
Административни и финансови санкции
(членове 109 и 131 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на предвидените в договора санкции, кандидатите или оферентите и изпълнителите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама или тежко са нарушили договорните си задължения, могат да бъдат отстранени от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Съюза, за максимум пет години от датата на потвърждаване на нарушението, след състезателна процедура с участието на кандидата, оферента и изпълнителя.
Този период може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата по първа алинея.
2. На оферентите или кандидатите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама, може също така да се налага финансова санкция в размер от 2 % до 10 % от общата предвидена стойност на възлаганата поръчка.
На изпълнителите, които тежко са нарушили договорните си задължения, могат да се налагат финансови санкции в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на въпросния договор.
Размерът на санкцията може да се увеличи на 4 % до 20 % при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в параграф 1, първа алинея.
3. Институцията определя административните или финансовите санкции, отчитайки по-специално елементите по член 142, параграф 1.
Член 146
Критерии за подбор
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят ясни и недискриминационни критерии за подбор.
2. Критериите за подбор се прилагат за всяка процедура за обществена поръчка, за да се оценят финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите.
Възложителят може да определи минимални нива на възможностите, под които кандидатите не могат да бъдат избрани.
3. От всеки оферент или кандидат могат да се поискат доказателства за неговата правоспособност според националното законодателство да изпълни поръчката, като вписване в търговски или професионален регистър, клетвена декларация или удостоверение, членство в определена организация, изрично пълномощно или вписване в регистъра по данъка върху добавената стойност (наричан по-нататък „ДДС“).
4. В обявлението за обществена поръчка, в поканата за изразяване на интерес или в поканата за представяне на оферта възложителите посочват избраните документи за проверка на статута и правния капацитет на оферентите или кандидатите.
5. Информацията, поискана от възложителя като доказателство за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, както и минималните изисквани нива на възможностите съгласно параграф 2, не могат да излизат извън предмета на поръчката и отчитат законните интереси на икономическите оператори, по-конкретно по отношение на защитата на техническите и търговските тайни на дружеството.
6. Възложителят може, според своята преценка на риска, да реши да не изисква доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите при следните поръчки:
а)
поръчки, възлагани от институциите за техни нужди, на стойност, не по-висока от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
поръчки, възлагани в областта на външните дейности, на стойност, по-ниска от праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а).
Когато възложителят реши да не изиска доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, не се извършва предварително финансиране, освен ако се предостави финансова гаранция в размер на съответната сума.
Член 147
Икономически и финансови възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Доказателство за икономическите и финансовите възможности може по-специално да се представи чрез един или повече от следните документи:
а)
подходящи декларации от банки или, ако е необходимо, доказателство за подходяща застраховка за обезщетение при професионален риск;
б)
финансови отчети за не повече от последните три години, за които сметките са били приключени;
в)
справка за общия оборот и оборота във връзка със строителните работи, доставките или услугите, до които се отнася поръчката, за период от не повече от последните налични три финансови години.
2. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документните доказателства, посочени в параграф 1, ако тези доказателства вече са му били представени за целите на друга процедура за обществена поръчка и все още отговарят на изискванията по параграф 1.
Ако по изключителни причини, които възложителят сметне за основателни, оферентът или кандидатът не е в състояние да представи поисканите от възложителя справки, той може да докаже икономическите и финансовите си възможности чрез други средства, които възложителят приеме за подходящи.
3. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
Възложителят може да изиска от икономическия оператор и субектите, посочени в първа алинея, да бъдат солидарно отговорни за изпълнението на поръчката.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на възможностите на членовете на обединението или на други субекти.
Член 148
Технически и професионални възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Техническите и професионалните възможности на икономическите оператори се оценяват и проверяват в съответствие с параграфи 2 и 3. При процедури за обществени поръчки за доставки, изискващи монтаж и инсталиране, услуги и/или строителни работи, възможностите се оценяват по-специално по отношение на тяхното ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.
2. В зависимост от характера, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или строителните работи, които следва да бъдат извършени, доказателство за техническите и професионалните възможности на икономическите оператори може да се представи въз основа на един или повече от следните документи:
а)
образователната и професионалната квалификация на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи и/или на ръководния екип на фирмата, и по-конкретно на лицето/лицата, което/които отговаря(т) за предоставянето на услугите или извършването на работите;
б)
списък:
i)
на най-важните предоставени услуги и извършени доставки през последните три години с посочване на сумите, датите и обществените или частните бенефициери;
ii)
на извършените строителни работи през последните пет години с посочване на сумите, датите и мястото;
в)
описание на техническото оборудване, инструментите и материалната база, които фирмата ще използва за изпълнение на поръчката за услуги или за строителни работи;
г)
описание на техническото оборудване и мерките за осигуряване на качеството на доставките и услугите, както и описание на базата на фирмата за проучвания и изследвания;
д)
посочване на участващите технически лица или органи, независимо дали пряко принадлежат към фирмата, особено на отговарящите за контрола на качеството;
е)
по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или удостоверения от признати официални институти или служби за контрол на качеството, които удостоверяват съответствието на стоките с действащите спецификации или стандарти;
ж)
справка за средногодишния брой служители и броя ръководни кадри на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи за последните три години;
з)
посочване на дела от поръчката, която доставчикът на услуги възнамерява да възложи на подизпълнители;
и)
при поръчки за строителни работи и услуги и само в подходящи случаи, посочване на мерките за екологично управление, които икономическият оператор ще може да приложи при изпълнението на поръчката.
Когато услугите или доставките по буква б), подточка i) от първа алинея се доставят на възложителя, доказателството за изпълнение е под формата на удостоверения, издадени или заверени от компетентния орган.
За целите на буква б), подточка ii) от първа алинея към списъка на най-важните извършени строителни работи се прилагат удостоверения за удовлетворително изпълнение, в които се посочва дали строителните работи са извършени професионално и изцяло.
3. Когато услугите или стоките, които ще бъдат доставени, са сложни или по изключение се изискват за специфична цел, доказателството за техническите и професионалните възможности може да се осигури чрез проверка от страна на възложителя или от негово име от компетентен официален орган на страната на установяване на доставчика на услуги или стоки със съгласието на този орган. Проверките се отнасят до техническите възможности на доставчика и неговите производствени мощности, както и, при необходимост, до базата му за проучвания и изследвания и мерките за контрол на качеството.
4. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски серии стандарти, сертифицирани от акредитирани организации. Въпреки това възложителите приемат и други доказателства за еквивалентни мерки за гарантиране на качеството от икономическите оператори, които нямат достъп до такива сертификати или нямат възможност да ги получат в съответните срокове.
5. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор съблюдава определени схеми или стандарти за екологично управление, те се позовават на Схемата на Европейския съюз за екологично управление и одит или на други схеми за екологично управление, признати съгласно член 45 от Регламент (ЕО) № 1221/2009 на Европейския парламент и на Съвета (18), или на други стандарти за екологично управление, основани на съответните европейски или международни стандарти от акредитирани организации. Възложителите признават еквивалентни сертификати от организации, установени в други държави членки. Те приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за екологично управление.
6. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на капацитета на членовете на обединението или на други субекти.
7. В случай на поръчка за строителни работи, за услуги, както и при монтаж и инсталиране в контекста на поръчка за доставки, възложителят може да изиска определени задачи от ключово значение да бъдат изпълнени пряко от самия оферент или, ако офертата е подадена от обединение на икономически оператори, посочено в член 121, параграф 6, от даден участник в обединението.
8. Възложителите могат да заключат, че икономическите оператори няма да изпълнят поръчката съобразно подходящия стандарт за качество, ако установят, че те имат конфликт на интереси, който може да засегне по негативен начин изпълнението на поръчката.
Член 149
Условия и критерии за възлагане
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга член 107 от Финансовия регламент, поръчките се възлагат по един от следните два начина:
а)
чрез процедурата за автоматично възлагане, като в този случай поръчката се възлага на оферента, чиято оферта предлага най-ниската цена при редовност и изпълнение на определените условия;
б)
чрез процедурата за възлагане на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта.
2. За да определи коя е икономически най-изгодната оферта, възложителят взема предвид посочената цена и други качествени критерии, оправдани от предмета на поръчката, като например технически предимства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, оперативни разходи, рентабилност, срокове на изпълнение, следпродажбено обслужване и техническа помощ. Възложителят може да определи минимални равнища на качеството. Офертите под тези равнища на качеството се отхвърлят.
3. Възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, в спецификацията или в описателния документ тежестта, която придава на всеки от критериите за определяне на икономически най-изгодната оферта. Тази тежест може да бъде изразена като интервал с подходящ максимален диапазон.
Тежестта, която се дава на цената спрямо другите критерии, не трябва да има за резултат неутрализирането на критерия цена при избора на изпълнител, без да се засягат рамките, определени от институцията за заплащането на определени услуги, като експертните услуги за извършване на оценка.
Ако по изключение претеглянето е технически невъзможно, особено с оглед на предмета на поръчката, възложителят само подрежда приложимите критерии в низходящ ред по важност.
Член 150
Използване на електронни търгове
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да използват електронни търгове, в които се представят новите цени, преразгледани в посока понижаване, и/или новите стойности, засягащи някои елементи от офертата.
За целите на първа алинея възложителите използват повтарящ се електронен процес (електронен търг), който се извършва след първоначално цялостно оценяване на офертите, позволяващо тяхното класиране чрез методи на автоматичното оценяване.
2. При открити процедури, ограничени процедури или процедури на договаряне в посочения в член 135, параграф 1, буква а) случай възложителите могат да решат, че възлагането на обществена поръчка ще бъде предшествано от електронен търг, когато тръжните спецификации могат да бъдат прецизно описани.
При същите обстоятелства електронен търг може да бъде проведен при повторното откриване на конкурс между страните по рамков договор, както е посочено в член 122, параграф 3, буква б), както и при откриване на конкурс за поръчки, които ще бъдат възложени съгласно динамичната система за покупки, посочена в член 131.
Електронният търг се базира или единствено на цените, като в този случай поръчката се възлага по най-ниската цена, или на цените и/или стойностите на компонентите на офертите, посочени в спецификацията, като тогава поръчката се възлага на оферента с най-изгодната оферта.
3. Възложителите, които вземат решение да проведат електронен търг, посочват този факт в обявлението за обществена поръчка.
Спецификацията включва следните подробности:
а)
компонентите, чиито стойности ще бъдат предмет на електронния търг, при условие че тези компоненти са количествено измерими и могат да бъдат изразени в цифри или проценти;
б)
всички ограничения на стойностите, които могат да бъдат представени, както произтичат от спецификациите, свързани с предмета на поръчката;
в)
информацията, която ще бъде предоставена на оферентите в хода на електронния търг, и когато е уместно, момента на предоставянето ѝ;
г)
съответната информация за хода на електронния търг;
д)
условията, при които оферентите ще могат да правят оферта, по-специално минималните разлики, които ще бъдат изисквани при предлагането на оферти, когато е уместно;
е)
съответната информация относно използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Преди стартирането на електронния търг възложителите извършват цялостна първоначална оценка на офертите в съответствие с определените критерии за възлагане и тяхната тежест.
Всички оференти, които са представили приемливи оферти, биват поканени едновременно по електронен път да представят нови цени и/или нови стойности; поканата съдържа всякаква необходима информация относно индивидуалната връзка с използваното електронно оборудване, като в нея се посочват датата и часът на стартиране на електронния търг. Електронният търг може да се проведе на няколко последователни етапа. Електронният търг не може да стартира по-рано от два работни дни след датата, на която са изпратени поканите.
5. Когато поръчката ще бъде възложена на базата на икономически най-изгодната оферта, поканата се придружава от резултатите от цялостната оценка на съответната оферта, извършена в съответствие с тежестта на всеки от критериите, предвидена в член 149, параграф 3, първа алинея.
В поканата се посочва и математическата формула, която трябва да се използва в електронния търг за определяне на автоматичните нови класирания на базата на представените нови цени и/или нови стойности. Тази формула включва тежестта на всички критерии, които са определени с цел идентифициране на икономически най-изгодната оферта, както е посочено в обявлението за обществената поръчка или в спецификацията. За тази цел обаче всички интервали се намаляват предварително до определена стойност.
Когато са разрешени варианти, за всеки вариант се предвижда отделна формула.
6. На всеки етап от електронния търг възложителите незабавно съобщават на всички оференти поне достатъчна информация, която да им позволи да определят относителното си класиране във всеки един момент. Те могат да съобщават и друга информация, свързана с другите предложени цени или стойности, при условие че това е посочено в спецификацията. Също така възложителите могат по всяко време да съобщават броя на участниците на съответния етап на търга. Те не могат обаче да разкриват самоличността на оферентите на който и да е етап от електронния търг.
7. Възложителите закриват електронния търг по един или повече от следните начини:
а)
като посочват в поканата за участие в търга предварително определената дата и час;
б)
когато не получават повече нови цени или нови стойности, които отговарят на изискванията относно минималните разлики;
в)
когато завършат всички етапи от търга, чийто брой е определен в поканата за участие.
За целите на буква б) от първа алинея възложителите посочват в поканата за участие в търга срока, който ще спазят след получаването на последната оферта, преди да приключат електронния търг.
Когато възложителите са взели решение да закрият електронния търг в съответствие с буква в) от първа алинея, евентуално в съчетание с условията по буква б) от първа алинея, в поканата за участие в търга следва да се посочи времевият график за всеки етап на търга.
8. След приключването на електронния търг възложителите възлагат поръчката в съответствие с член 149 на базата на резултатите от електронния търг.
Възложителите не могат да използват по некоректен начин електронните търгове, както и не могат да ги използват по начин, който възпрепятства, ограничава или нарушава конкуренцията или променя предмета на поръчката, описан в публикуваното обявление за обществената поръчка и дефиниран в спецификацията.
Член 151
Оферти с необичайно ниска стойност
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Ако за дадена поръчка офертите изглеждат с необичайно ниска стойност, възложителят, преди да ги отхвърли единствено на това основание, отправя искане в писмена форма за подробности относно съставните елементи на офертата, които смята за значими, и проверява тези съставни елементи след надлежно изслушване на страните, като взема предвид представените обяснения. Тези подробности могат да се отнасят по-специално до изпълнението на разпоредбите относно защитата на заетостта и условията на труд, които са в сила на мястото, където ще се извършат строителните работи, услугата или доставката.
Възложителят може по-конкретно да вземе предвид обясненията във връзка с:
а)
икономическите аспекти на производствения процес, на предоставянето на услугите или строителния метод;
б)
избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на оферента;
в)
оригиналността на офертата.
2. Когато установи, че офертата е с необичайно ниска стойност в резултат на предоставена държавна помощ, възложителят може да отхвърли офертата единствено на това основание само ако оферентът не е в състояние да докаже в разумен срок, определен от възложителя, че съответната помощ е предоставена окончателно и в съответствие с процедурите и решенията, посочени в правилата на Съюза относно държавните помощи.
Член 152
Срок за получаване на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят в календарни дни задължителен срок за получаване на офертите и заявленията за участие. Срокът е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и подходящ период за подготовка и подаване на офертите, като отчита по-конкретно сложността на поръчката или необходимостта от посещение на мястото или справка на място с документите, приложени към спецификациите.
2. При открити процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 52 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществената поръчка.
3. При ограничените процедури при случаи, в които се използва състезателният диалог съгласно член 132, и при процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на заявленията за участие е не по-кратък от 37 дни от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка.
При ограничените процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 40 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти.
Въпреки това след изпращането на посочената в член 136, параграф 1 покана за изразяване на интерес при процедурите срокът е:
а)
не по-кратък от 21 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти, за получаване на оферти по процедурата, посочена в член 136, параграф 1, буква а) и член 136, параграф 3, буква б), подточка i);
б)
не по-кратък от 10 дни за получаване на заявления за участие и не по-кратък от 21 дни за получаване на оферти в случая на двуетапната процедура, посочена в член 136, параграф 3, буква б), подточка ii).
4. Когато в съответствие с член 123, параграф 2 възложителите са изпратили за публикуване обявление за предварителна информация или самите те са публикували обявление за предварителна информация в профила си на купувач за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на оферти може да бъде принципно съкратен на 36 дни, но при никакви обстоятелства не е по-кратък от 22 дни от датата на изпращане на обявлението за обществената поръчка или поканата за представяне на оферти.
Съкратените срокове, посочени в първа алинея, са разрешени само ако обявлението за предварителна информация отговаря на следните условия:
а)
то съдържа цялата необходима информация за обявлението за обществена поръчка, доколкото тази информация е налична към момента на публикуване на обявлението;
б)
то е било изпратено за публикуване между 52 дни и 12 месеца преди датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка.
5. Сроковете за получаване на оферти могат да бъдат съкратени с пет дни, ако от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка или поканата за изразяване на интерес е налице неограничен и директен достъп по електронен път до всички документи, които съставляват поканата за представяне на оферти.
Член 153
Срокове за достъп до тръжната документация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, спецификацията или описателните документи в посочената в член 132 процедура, както и допълнителните документи, се изпращат в рамките на пет календарни дни от получаването на искането на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти, при спазване на разпоредбите на параграф 4. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за документи, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представянето на офертите.
2. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, допълнителна информация относно спецификацията, или описателните или допълнителните документи се предоставя едновременно на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти възможно най-бързо и не по-късно от шест календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите или, в случай на искания за информация, получени по-малко от осем календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите, възможно най-бързо след получаване на искането. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за допълнителна информация, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представяне на офертите.
3. Ако по някакви причини спецификациите и допълнителните документи или информация не могат да бъдат предоставени в сроковете по параграфи 1 и 2 от настоящия член или когато офертите могат да бъдат направени само след посещение на място или справка на място с приложените към спецификациите документи, срокът за получаване на оферти по член 152 се удължава, за да се даде възможност на всички икономически оператори да се запознаят с необходимата информация за изготвяне на офертите. Удължаването се обявява по подходящ начин в съответствие с разпоредбите на членове 123-126.
4. Параграф 1 от настоящия член не се прилага при откритата процедура, включително при посочената в член 131 динамична система за покупки, ако е налице неограничен и пълен директен достъп по електронен път до цялата покана за представяне на оферти, както и до всички допълнителни документи. В посоченото в член 123, параграф 3 обявление за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който може да бъде направена справка с тези документи.
Член 154
Срокове при спешни случаи
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Когато поради обоснована неотложност е невъзможно спазването на минималните срокове, установени в член 152, параграф 3 за ограничените процедури и процедурите на договаряне, при които е публикувано обявление за обществена поръчка, възложителите могат да определят следните срокове в календарни дни:
а)
срок за получаване на заявленията за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка, или 10 дни, ако обявлението е изпратено по електронен път на Службата за публикации;
б)
срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращане на поканата за представяне на оферти.
2. При ограничените процедури и ускорените процедури на договаряне, при условие че е поискана навреме, на всички кандидати или оференти се предава допълнителна информация за спецификациите не по-късно от четири календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите.
Член 155
Методи на комуникация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Условията за подаване на офертите и заявленията за участие се определят от възложителя, който може да избере един-единствен метод за подаване. Офертите и заявленията за участие могат да бъдат подавани с писмо или по електронен път. Заявленията за участие могат да бъдат подавани и по факс.
Избраните начини за комуникация са общодостъпни и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на офертите и заявленията за участие е запазена и възложителите проверяват съдържанието на офертите и заявленията за участие само след като е изтекъл определеният за тяхното подаване срок;
г)
осигурена е защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Когато е необходимо, за целите на доказателствата с правна сила възложителите могат да вземат решение, съгласно което представените по факс заявления за участие трябва да бъдат потвърдени с писмо или по електронен път възможно най-бързо и при всички случаи преди определената в член 152 крайна дата.
2. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, използваните инструменти и техническите им характеристики са недискриминиращи по естеството си, общодостъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии, както и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
3. С изключение на поръчките под прага по член 170, параграф 1, устройствата за електронното получаване на оферти и заявления за участие гарантират чрез технически средства и подходящи процедури, че:
а)
икономическият оператор може да бъде идентифициран със сигурност;
б)
точният час и дата на получаване на офертите и заявленията за участие може да се определи точно;
в)
може в разумна степен да се гарантира, че никой няма достъп до данните, предавани съгласно тези изисквания, преди посочения краен срок;
г)
ако тази забрана за достъп бъде нарушена, може в разумна степен да се гарантира, че нарушението може да бъде недвусмислено установено;
д)
само упълномощени лица могат да определят или променят датите за отварянето на получените данни;
е)
по време на различните етапи на процедурата за обществена поръчка достъпът до цялата предоставена информация или до част от нея трябва да бъде възможен единствено чрез едновременни действия на упълномощените лица;
ж)
едновременните действия на упълномощените лица трябва да дават достъп до предадените данни само след определената дата;
з)
данните, получени и отворени в съответствие с тези изисквания, трябва да останат достъпни само за лицата, упълномощени да се запознаят с тях.
4. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, електронните документи, изпратени чрез такива системи, се приемат за оригинали и се смята, че са подписани от упълномощен представител на икономическия оператор.
5. Когато представянето се извършва с писмо, оферентите или кандидатите могат да изберат да представят оферти или заявления за участие:
а)
по пощата или по куриер, при което в поканата за представяне на оферти се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата на разписката за предаване;
б)
с доставка на ръка до помещенията на институцията, лично от оферента или кандидата или чрез посредник; за тази цел в поканата за представяне на оферти в допълнение към посочената в член 138, параграф 2, буква а) информация се посочва отделът, на който трябва да бъдат предоставени офертите или заявленията за участие срещу подписана и датирана разписка.
6. С цел запазване на тайната и избягване на затрудненията при изпращането на офертите с писмо поканата за представяне на оферти трябва да съдържа следната разпоредба:
Офертите се подават в запечатан плик, който на свой ред е поставен в друг запечатан плик. На вътрешния плик се отбелязват наименованието на отдела, до когото е адресиран пликът съгласно поканата за подаване на оферти, както и думите „Покана за представяне на оферти - да не се отваря от пощенските служби“. Ако се използват самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат запечатани със залепваща се лента и подателят трябва да се подпише върху нея.
Член 156
Тръжни гаранции
(член 111, параграф 3 от Финансовия регламент)
Възложителят може да поиска тръжна гаранция, която се предоставя съгласно член 163 и представлява от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката.
Тръжната гаранция се освобождава, когато обществената поръчка бъде възложена. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.
Член 157
Отваряне на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Отварят се всички заявления за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 155.
2. За поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за отваряне на офертите.
Комисията за отваряне на офертите се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на засегнатата институция и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент. В представителствата или местните звена, посочени в член 72 от настоящия регламент или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията по отварянето се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията по отварянето трябва, доколкото това е възможно, да отразява междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Когато офертите се представят по пощата, един или повече от членовете на комисията за отваряне на офертите парафират документите, като удостоверяват датата и часа на изпращане на всяка оферта.
Те също така парафират едно от следните:
а)
всяка страница от всяка оферта;
б)
заглавната страница и страниците, които съдържат финансова информация, във всяка оферта, като целостта на първоначалната оферта се гарантира чрез съответните средства, използвани от отдел, който е независим от службата на разпоредителя с бюджетни кредити, с изключение на случаите, посочени във втора алинея от параграф 2.
При автоматично възлагане на обществената поръчка съгласно разпоредбите на член 149, параграф 1, буква а), посочените в офертите цени, които отговарят на изискванията, се обявяват публично.
Членовете на комисията подписват протокол за отварянето на получените оферти, в който се посочва кои оферти отговарят на изискванията на член 155 и кои не, както и се излагат основанията, на които офертите са отхвърлени поради несъответствие с изискванията във връзка с методите за представяне на оферти по член 155. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Член 158
Комисия за оценка на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за отговарящи на изискванията на член 155, се оценяват и класират от комисия за оценка, която се сформира за всеки от двата етапа, въз основа, съответно, на предварително съобщените критерии за отстраняване и подбор и на критериите за възлагане.
Тази комисия се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да изготви консултативно становище за поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1.
Независимо от това отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да реши, че комисията за оценка следва да оцени и класира офертите на базата само на критериите за възлагане, а критериите за отстраняване и за подбор трябва да се оценят по друг подходящ начин, който да гарантира отсъствието на конфликти на интереси.
2. Комисията за оценка се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент, и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези лица изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата или местните звена, посочени в член 72 или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
Комисията за оценка може да има същия състав както комисията за отваряне на офертите.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията за оценка се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията за оценка отразява, доколкото това е възможно, междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Заявленията за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят могат да поискат от кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване и подбор, в рамките на определен от нея/него срок.
Заявленията за участие и офертите, които не са отхвърлени и които отговарят на критериите за подбор, се считат за приемливи.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.
Член 159
Резултати от оценката
(член 112 от Финансовия регламент)
1. За оценката и класирането на заявленията за участие и офертите, които са обявени за отговарящи на изискванията, се съставя писмен протокол с дата на съставяне.
Той се подписва от всички членове на комисията за оценка. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Ако комисията за оценка не носи отговорност да проверява офертите на базата на критериите за отстраняване и подбор, писменият протокол се подписва и от лицата, на които това е възложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Писменият протокол се съхранява за бъдещи справки.
2. Писменият протокол, посочен в параграф 1, съдържа най-малко следното:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката, рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на предложените кандидати или изпълнители и основанията за избора, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен.
3. След това възложителят взема решение, което има следното минимално съдържание:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката или предмета и максималната стойност на рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на избраните кандидати или изпълнители и основанията за избора чрез позоваване на предварително обявените критерии за подбор и възлагане, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен;
е)
в случай на процедури на договаряне и състезателен диалог, обстоятелствата, посочени в членове 132, 134, 135, 266, 268, 270 и 271, които оправдават тяхното използване;
ж)
при необходимост, причините, поради които възложителят взема решение да не възложи обществена поръчка.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, решението по първа алинея се взема от възложителя, отговорен за процедурата.
Член 160
Контакти между възложителите и оферентите
(член 112 от Финансовия регламент)
1. Между възложителите и оферентите могат да се осъществяват контакти по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка по изключение при условията, посочени в параграфи 2 и 3.
2. Преди крайния срок за подаване на оферти по отношение на допълнителната документация и информация по член 153 възложителят може:
а)
по инициатива на оферентите да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички оференти, които са поискали спецификациите;
б)
по собствена инициатива, при откриване на грешка, неточност, пропуск или друг технически недостатък в текста на обявлението за обществена поръчка, поканата за представяне на оферти или спецификациите, да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин, идентичен на този, използван по отношение на първоначалната покана за представяне на оферти.
3. Ако след отварянето на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, възложителят може да установи контакт с оферента, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.
4. Във всеки случай, когато е бил осъществен контакт, както и в надлежно обоснованите случаи, когато не е бил осъществен контакт, както е посочено в член 96 от Финансовия регламент, това се записва в досието за обществената поръчка.
Член 161
Информация за кандидатите и оферентите
(членове 113, 114 и 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителите информират възможно най-бързо кандидатите и оферентите за взетите решения относно възлагането на поръчката или рамковото споразумение или приемането в динамичната система за покупки, включително за мотивите за всяко решение да не се възлага поръчката или рамковото споразумение или да не се създава динамична система за поръчки, за които е проведен конкурентен търг, или за решението да се започне нова процедура.
2. В срок от не повече от 15 календарни дни след датата на получаване на писмено искане, възложителят съобщава информацията по член 113, параграф 2 от Финансовия регламент.
3. В случай на поръчки, възложени от институциите на Съюза за техни нужди, на стойност, равна на праговете по член 170, параграф 1 или по-висока от тях, и които не са изключени от обхвата на Директива 2004/18/ЕО, възложителят уведомява отпадналите оференти или кандидати, едновременно и индивидуално, по електронен път, че тяхното заявление или оферта не са били приети, на един от следните етапи:
а)
в кратък срок след вземане на решенията на базата на критериите за отстраняване и подбор и преди решението за възлагане в случай на процедура за обществена поръчка, организирана на два етапа;
б)
по отношение на решенията за възлагане и решенията за отхвърляне на оферти, възможно най-скоро след решението за възлагане и най-късно до една седмица след него.
Във всеки случай възложителят посочва причините, поради които офертата или заявлението не са били приети, и съществуващите правни средства за обжалване.
Неуспелите оференти или кандидати могат да поискат допълнителна информация относно мотивите за отхвърлянето им в писмена форма по пощата, по факс или по електронна поща; всички избрани оференти, чиито оферти не са елиминирани, могат да получат информация за характеристиките и относителните предимства на приетата оферта, както и за името на успелия оферент, без да се засяга член 113, параграф 2, втора алинея от Финансовия регламент. Възложителят отговаря в рамките на не повече от петнадесет календарни дни от получаване на искането.
Член 162
Подписване на договора
(членове 113 и 118 от Финансовия регламент)
Изпълнението на договора не може да започне, преди договорът да бъде подписан.
Раздел 4
Гаранции и корективни мерки
Член 163
Гаранции
(член 115 от Финансовия регламент)
1. Когато от изпълнителите се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя трябва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното активиране.
2. Гаранцията се предоставя от банка или упълномощена финансова институция. Тя може да се замени от солидарна гаранция от трета страна, при съгласието на възложителя.
Гаранцията се предоставя в евро.
С нея банката или финансовата институция, или третата страна осигурява неотменимо обезпечение или действа като пръв гарант за задълженията на изпълнителя.
Член 164
Гаранция за изпълнението
(член 115 от Финансовия регламент)
1. За да се гарантира, че строителните работи, доставките или услугите са напълно извършени, и когато окончателно приемане в съответствие с условията на договора не може да се извърши при окончателното плащане, разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението за всеки отделен случай и въз основа на предварителен анализ на риска.
2. Гаранция в размер на 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване.
Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или строителните работи. Сумата се определя от разпоредителя с бюджетни кредити и е пропорционална на установените рискове във връзка с изпълнението на договора, като се вземе предвид неговият предмет, както и обичайните търговски условия, приложими за сектора.
Условията за такава гаранция се обявяват в тръжните документи.
3. След окончателното приемане на строителните работи, услугите или доставките гаранциите се освобождават в съответствие с условията на договора.
Член 165
Гаранция за предварително финансиране
(член 115 от Финансовия регламент)
1. След като възложителят е установил необходимостта от предварително финансиране, той прави оценка на рисковете, свързани с плащанията по предварителното финансиране, преди стартирането на процедурата за обществена поръчка, като взема предвид по-специално следните критерии:
а)
прогнозната стойност на поръчката;
б)
нейния предмет;
в)
нейната продължителност и ритъм на извършване;
г)
структурата на пазара.
2. Изисква се гаранция в замяна на плащането по предварителното финансиране в случая, посочен в член 146, параграф 6, втора алинея, или когато разпоредителят с бюджетни кредити реши да поиска гаранция съгласно параграф 1.
Не се изисква гаранция за поръчки с ниска стойност съгласно член 137, параграф 1.
Гаранцията се освобождава, когато предварителното финансиране се приспадне от междинните плащания или плащанията на остатъка в полза на изпълнителя в съответствие с условията на договора.
Член 166
Временно спиране при допуснати грешки или нередности
(член 116 от Финансовия регламент)
1. Поръчките могат да бъдат временно спрени съгласно член 116 от Финансовия регламент с цел да се провери дали наистина са допуснати съществени грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок.
2. Съществена грешка или нередност означава всяко нарушение на клауза в договора или нормативна разпоредба в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини загуби за бюджета на Съюза.
ГЛАВА 2
Разпоредби, приложими за поръчките, възлагани от институциите на Съюза за техни нужди
Член 167
Определяне на подходящото ниво за изчисляване на праговете
(членове 117 и 118 от Финансовия регламент)
Всеки оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити в съответната институция преценява дали са достигнати праговете по член 118 от Финансовия регламент.
Член 168
Отделни поръчки и поръчки с лотове
(членове 104 и 118 от Финансовия регламент)
1. Прогнозната стойност на дадена поръчка не може да се определя с цел избягване на изискванията по настоящия регламент, нито поръчка може да бъде разделяна със същата цел.
Когато е подходящо, технически осъществимо и рентабилно, поръчките на стойност, равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, се възлагат едновременно под формата на отделни лотове.
2. Когато предметът на поръчка за доставка, услуга или строителни работи е разделен на няколко лота, всеки един от които е предмет на индивидуална поръчка, общата стойност на всички лотове се взема предвид за общата оценка на приложимия праг.
Когато общата стойност на всички лотове е равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, то за всеки един от лотовете се прилагат член 97, параграф 1 и член 104, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент.
3. Когато поръчката се възлага на отделни лотове, офертите се оценяват поотделно за всеки лот. Ако на един оферент се възлагат няколко лота, може да се подпише един договор, който да обхваща тези лотове.
Член 169
Условия за определяне на стойността на някои поръчки
(член 118 от Финансовия регламент)
1. За изчисляване на прогнозната стойност на поръчката възложителят включва прогнозното общо възнаграждение на изпълнителите.
Когато поръчката предвижда опции или възможно подновяване, основата за изчисляването е допустимата максимална сума, включително използването на клаузите за опциите и подновяването.
Тази оценка се прави, когато е изпратено обявлението за обществената поръчка или, в случай че няма такава публичност, когато възложителят започне процедурата по възлагането.
2. За рамковите споразумения и динамичните системи за покупки стойността, която трябва да се вземе предвид, е максималната стойност на всички планирани поръчки по време на действието на рамковото споразумение или динамичната система за покупки.
3. При поръчките за услуги се вземат предвид:
а)
в случай на застрахователни услуги, платимата премия и другите форми на възнаграждение;
б)
при банкови или финансови услуги, таксите, комисионните, лихвите и останалите видове възнаграждения;
в)
в случай на поръчки за проектиране, платимите такси и комисионни и другите форми на възнаграждение.
4. При поръчките за услуги, в които не се посочва общата цена, или при поръчките за доставки за лизинг, вземане под наем или покупка на изплащане на стоки стойността, която се взема като основа за изчисляване на прогнозната стойност, представлява:
а)
при поръчки с фиксиран срок:
i)
когато срокът е 48 месеца или по-малко при поръчките за услуги или 12 месеца или по-малко при поръчките за доставки - общата договорна стойност за целия срок;
ii)
когато срокът е над 12 месеца при поръчките за доставки - общата стойност, включително прогнозната остатъчна стойност;
б)
при поръчки за неопределен срок или, при поръчките за услуги, за срок над 48 месеца - месечната стойност, умножена по 48.
5. При поръчки за услуги или доставки, които се възлагат периодично или се подновяват на определен период, стойността на поръчката се определя въз основа на:
а)
или реалните съвкупни разходи за сходни поръчки за същите видове услуги или стоки, възложени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор;
б)
или прогнозните съвкупни разходи за последващи поръчки, възложени през 12-те месеца след извършването на първата услуга или първата доставка или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.
6. При поръчките за строителни работи се взема предвид не само стойността на строителните работи, но и прогнозната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които изпълнителят получава от възложителя.
Член 170
Прагове за прилагане на процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Праговете, посочени в член 118 на Финансовия регламент, са тези по Директива 2004/18/ЕО съответно за поръчките за доставки, услуги и строителни работи.
2. Сроковете по член 118 от Финансовия регламент са посочените в членове 152, 153 и 154.
Член 171
Период на изчакване преди подписването на договора
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителят не подписва договора или рамковото споразумение, обхванати от Директива 2004/18/ЕО, с успелия оферент, преди да изтекат 14 календарни дни.
Този срок започва да тече от една от следните дати:
а)
деня след едновременното изпращане на уведомленията на успелите и неуспелите оференти;
б)
ако договорът или рамковото споразумение се възлага съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, деня след публикуването на обявлението за възлагане по член 123 в Официален вестник на Европейския съюз.
Ако за изпращането се използват факс или електронни средства съгласно втора алинея, буква а), периодът на изчакване е 10 календарни дни.
При необходимост възложителят може да преустанови подписването на договора за допълнително разглеждане, ако това е оправдано поради искания или коментари, изпратени от отпаднали или недоволни оференти или кандидати, или поради всяка друга получена информация от значение. Исканията, коментарите или информацията трябва да бъдат получени в срока, посочен в първа алинея. В случай на преустановяване всички кандидати или оференти се уведомяват в рамките на три работни дни от решението за преустановяване.
Освен в случаите по параграф 2, всеки договор, подписан преди изтичане на срока, посочен в първа алинея, е нищожен.
Когато договорът или рамковото споразумение не може да бъде възложен(о) на успелия оферент, възложителят може да го възложи на следващия в класирането оферент.
2. Срокът, посочен в параграф 1, не се прилага в следните случаи:
а)
открити процедури, ограничени процедури или процедури по договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е подадена само една оферта;
б)
отделни договори, основани на рамково споразумение;
в)
процедури на договаряне, посочени в член 134, параграф 1, буква в), член 134, параграф 1, буква ж), подточка iii), член 134, параграф 1, буква з) и член 134, параграф 1, буква й).
Член 172
Доказателства, позволяващи участие в процедури за обществени поръчки
(член 119 от Финансовия регламент)
В спецификациите се изисква от оферентите да посочат в коя държава се намира тяхното седалище или място на установяване и да представят съответните доказателства, които са обичайно приемливи съгласно националното им законодателство.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА
ГЛАВА 1
Обхват и форма на безвъзмездните средства
Член 173
Вноски
(член 121 от Финансовия регламент)
Вноските по член 121, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент са суми, изплащани на органи, в които членува Съюзът, в съответствие с бюджетните решения и условията за плащане, определени от съответния орган.
Член 174
Споразумение и решение за безвъзмездни средства
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства се регламентират с решение или с писмено споразумение.
2. За определяне на приложимия инструмент се отчитат следните елементи:
а)
местоположение на бенефициера, в рамките на Съюза или извън него;
б)
сложност и стандартизация на съдържанието на финансираните дейности или работни програми.
Член 175
Разходи за членовете на институциите
(член 121 от Финансовия регламент)
Разходите за членовете на институциите, посочени в член 121, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, включват вноските за асоциации на настоящи и бивши депутати от Европейския парламент. Тези вноски се правят в съответствие с вътрешните административни правила на Европейския парламент.
Член 176
Дейности, за които могат да се получават безвъзмездни средства
(член 121 от Финансовия регламент)
Дейностите, за които могат да се получават безвъзмездни средства по смисъла на член 121 от Финансовия регламент, трябва да бъдат ясно определени.
Не се допуска разделяне на дейност на различни дейности с цел заобикаляне на правилата за финансиране, посочени в настоящия регламент.
Член 177
Органи, преследващи цел от общ интерес на Съюза
(член 121 от Финансовия регламент)
Орган, който преследва цел от общ интерес на Съюза, е:
а)
орган, занимаващ се с образование, обучение, информация, иновации или научноизследователска дейност и изследване на европейските политики, всякакви дейности, които допринасят за развитие на гражданското общество или правата на човека, или европейски орган по стандартизация;
б)
субект, който представлява органи с нестопанска цел в държавите членки, страните кандидатки или потенциални кандидатки и отстоява принципи и политики, съответстващи на целите на Договорите.
Член 178
Партньорства
(член 121 от Финансовия регламент)
1. Специфични безвъзмездни средства за дейности и оперативни безвъзмездни средства могат да бъдат част от рамково партньорство.
2. Рамково партньорство може да се установи като механизъм за дългосрочно сътрудничество между Комисията и бенефициерите на безвъзмездните средства. То може да бъде под формата на споразумение за рамково партньорство или решение за рамково партньорство.
В споразумението или решението за рамково партньорство се посочват общите цели, естеството на планираните дейности - еднократни или като част от одобрена годишна работна програма, процедурата за отпускане на специфични безвъзмездни средства, в съответствие с принципите и процедурните правила от настоящия дял, както и общите права и задължения на всяка от страните по специфичните споразумения или решения.
Продължителността на партньорството не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи, обосновани по-специално от предмета на рамковото партньорство.
Разпоредителите с бюджетни кредити не могат да използват неоснователно споразуменията или решенията за рамково партньорство, нито да ги използват по начин, чиято цел или резултат противоречи на принципите на прозрачност или равно третиране на заявителите.
3. Рамковите партньорства се разглеждат като безвъзмездни средства, що се отнася до програмирането, предварителното публикуване и отпускането.
4. Специфични безвъзмездни средства, основани на споразумения или решения за рамково партньорство, се отпускат в съответствие с процедурите, определени в тези споразумения или решения, и съгласно настоящия дял.
Те подлежат на процедурите на последващо публикуване по член 191.
Член 179
Електронни системи за обмен
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Всички контакти с бенефициерите, включително сключването на споразумения за безвъзмездни средства, уведомяването за решения за безвъзмездни средства и всички изменения към тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от Комисията.
2. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
3. Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните,.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени в параграф 2, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
Член 180
Съдържание на споразуменията и решенията за безвъзмездни средства
(член 122 от Финансовия регламент)
1. Споразумението за безвъзмездни средства съдържа най-малко следното:
а)
предмета;
б)
бенефициера;
в)
продължителността, а именно:
i)
датата на неговото влизане в сила;
ii)
началната дата и продължителността на дейността или финансовата година, които се финансират;
г)
максималната сума на финансирането от страна на Съюза, изразена в евро, и формата на безвъзмездните средства, евентуално допълнени от:
i)
общия размер на прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма и процента на финансиране на допустимите разходи;
ii)
единичните разходи, еднократната сума или единната ставка по член 123, букви б), в) и г) от Финансовия регламент, когато са определени;
iii)
комбинация от елементите, посочени подточки i) и ii) от настоящата буква;
д)
описание на дейността или при оперативните безвъзмездни средства - на работната програма, одобрена от разпоредителя с бюджетни кредити за тази финансова година, заедно с описание на очакваните резултати от изпълнението на дейността или на работната програма;
е)
общия ред и условия, приложими към всички споразумения от този вид, като приемането от страна на бенефициера на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата;
ж)
прогнозния общ бюджет за дейността или работната програма;
з)
когато изпълнението на дейността включва обществена поръчка, принципите по член 209 или правилата за възлагане на обществени поръчки, които бенефициерът е длъжен да спазва;
и)
отговорностите на бенефициера, по-специално:
i)
по отношение на доброто финансово управление и представянето на отчети за дейността и финансови отчети; при необходимост се определят междинни цели, при постигането на които тези отчети стават изискуеми;
ii)
в случай на споразумение между Комисията и няколко бенефициери, специфичните задължения на координатора, ако има такъв, както и задълженията на другите бенефициери към координатора, както и финансовата отговорност на бенефициерите за сумите, дължими на Комисията;
й)
условията и сроковете за одобряване на отчетите и за извършване на плащане от страна на Комисията;
к)
при необходимост, подробности във връзка с допустимите разходи за дейността или одобрената работна програма или единичните разходи, еднократните суми или единните ставки по член 123 от Финансовия регламент;
л)
разпоредби относно видимостта на финансовата помощ от Съюза, освен в надлежно обосновани случаи, когато публичното оповестяване не е възможно или подходящо.
Общият ред и условията, посочени в буква е) от първа алинея, определят най-малко:
i)
че правото на ЕС е приложимото право по отношение на споразумението за безвъзмездни средства, допълнено при необходимост от национално право, посочено в споразумението за безвъзмездни средства. Дерогация може да се направи в споразуменията, сключени с международни организации;
ii)
компетентния съд или арбитражния съд за решаване на спорове.
2. В споразумението за безвъзмездни средства могат да се предвидят условията и сроковете за преустановяване или прекратяване в съответствие с член 135 от Финансовия регламент.
3. В случаите по член 178 решението или споразумението за рамково партньорство определя информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) и б), буква в), подточка i), буква е), букви з)-й) и буква л) от настоящия член.
Конкретното решение или споразумение за безвъзмездни средства съдържа информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) -д), букви ж) и к) и при необходимост буква и).
4. Изменения към споразуменията за безвъзмездни средства се правят само в писмена форма. Такива изменения, включително тези, с които се добавя или премахва бенефициер, не могат по замисъл или резултат да променят споразуменията по такъв начин, че да поставят под въпрос решението за отпускане на безвъзмездни средства или да противоречат на равното третиране на заявителите.
5. Параграфи от 1, 2, 3 и 4 се прилагат mutatis mutandis към решенията за безвъзмездни средства.
Част от сведенията по параграф 1 могат да се предоставят в поканата за предложения или в друг подобен документ вместо в решението за безвъзмездни средства.
Член 181
Форми на безвъзмездните средства
(член 123 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, се изчисляват въз основа на допустимите разходи, действително направени от бенефициера, и са предмет на предварителна прогноза за бюджета, представена заедно с предложението и включена в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
2. Единичните разходи, посочени в член 123, параграф 1, буква б) от Финансовия регламент, обхващат всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на сума за единица.
3. Еднократните суми, посочени в член 123, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, обхващат като цяло всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително.
4. Финансирането с единни ставки, посочено в член 123, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент, обхваща специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на процент.
Член 182
Еднократни суми, единични разходи и финансиране с единни ставки
(член 124 от Финансовия регламент)
1. Разрешението за използване на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, посочени в член 124, параграф 1 от Финансовия регламент, се прилага за продължителността на програмата. Това разрешение може да бъде преразгледано, ако са необходими съществени промени. Данните и сумите се оценяват периодично и ако е необходимо, еднократните суми, единичните разходи или финансирането с единни ставки се коригират.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери максималните стойности, посочени в член 124, параграф 1, втора алинея от Финансовия регламент, се прилагат към всеки бенефициер.
2. Споразумението или решението за безвъзмездни средства съдържа всички необходими разпоредби за проверка, че са изпълнени условията за изплащане на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
3. Плащането на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки не засяга правото на достъп до задължителните записи за бенефициерите за целите, предвидени в първа алинея от параграф 1 и член 137, параграф 2 от Финансовия регламент.
4. Когато последваща проверка покаже, че правопораждащото събитие не е настъпило и на бенефициера е направено недължимо плащане на безвъзмездни средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, Комисията има правото да си възстанови сумата на безвъзмездните средства, без да се засягат санкциите, посочени в член 109 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принципи
Член 183
Принцип на съфинансиране
(член 125, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Според принципа на съфинансиране ресурсите, необходими за изпълнение на дейността или работната програма, не се предоставят изцяло чрез вноска от Съюза.
Съфинансирането може да бъде под формата на собствени ресурси на бенефициера, приходи, получени от дейността или работната програма, или финансови вноски или вноски в натура от трети страни.
2. Вноските в натура представляват нефинансови ресурси, предоставени безвъзмездно от трети страни на бенефициера.
Член 184
Принцип на недопускане на печалба
(член 125, параграф 5 от Финансовия регламент)
Финансовите вноски от трети страни, които могат да бъдат използвани от бенефициера за покриване на разходи, различни от допустимите разходи за безвъзмездни средства от Съюза, или които не са дължими на третата страна, когато не се използват в края на дейността или работната програма, не могат да бъдат разглеждани като целеви финансови вноски от донорите за финансиране на допустимите разходи по смисъла на член 125, параграф 5 от Финансовия регламент.
Член 185
Безвъзмездни средства с ниска стойност
(член 125, параграф 4 от Финансовия регламент)
За безвъзмездни средства с ниска стойност се считат безвъзмездните средства, които не надвишават 60 000 EUR.
Член 186
Техническа помощ
(членове 101 и 125 от Финансовия регламент)
„Техническа помощ“ означава дейности по поддръжка и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, в частност дейностите по подготовка, управление, наблюдение, оценка, одит и контрол.
Член 187
Допустими разходи
(член 126, параграф 3, буква в) от Финансовия регламент)
ДДС се разглежда като неподлежащ на възстановяване съгласно приложимото национално законодателство за ДДС, ако в съответствие с националното законодателство данъкът се дължи за някоя от следните дейности:
а)
освободени дейности без право на приспадане;
б)
дейности, които попадат извън обхвата на ДДС;
в)
дейности, посочени в буква а) или б), по отношение на който ДДС не подлежи на приспадане, а се възстановява чрез специфични схеми за възстановяване или компенсационни фондове, които не са предвидени в Директива 2006/112/ЕО, дори ако тази схема или фонд са установени с националното законодателство за ДДС.
ДДС, свързан с дейностите, изброени в член 13, параграф 2 от Директива 2006/112/ЕО, се счита за платен от бенефициер, различен от данъчно незадължено лице, определено в член 13, параграф 1, първа алинея от тази директива, независимо дали тези дейности се разглеждат от съответната държава членка като дейности, извършвани от публичноправни органи, действащи в качеството си на публични органи.
Член 188
Програмиране
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за безвъзмездни средства. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта за безвъзмездните средства на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на поканите за предложения с примерните суми и максималният процент на съфинансиране.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране за безвъзмездните средства през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 189
Съдържание на поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Поканите за предложения съдържат:
а)
поставените цели;
б)
критериите за допустимост, отстраняване, подбор и отпускане по членове 131 и 132 от Финансовия регламент и съответните оправдателни документи;
в)
условията за финансиране от Съюза;
г)
условията и крайния срок за подаване на предложения, както и планираната дата, до която всички заявители трябва да бъдат информирани за резултатите от оценката на тяхното заявление, и ориентировъчната дата за подписване на споразуменията за безвъзмездни средства или за уведомяване относно решенията за безвъзмездни средства.
2. Поканите за предложения се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза, както и чрез всякакви други подходящи средства, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходимо да се осигури допълнителна публичност сред потенциалните бенефициери. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на поканите за предложения подлежат на публикуване при същите условия като тези за поканите за предложения.
Член 190
Изключения от поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за предложения само в следните случаи:
а)
за целите на операции по хуманитарна помощ и гражданска защита или за помощ за управление на кризи по смисъла на параграф 2;
б)
в други изключителни и надлежно обосновани извънредни ситуации;
в)
в полза на органи, които имат монопол de jure или de facto, с подходяща обосновка в решението за отпускане;
г)
в полза на органи, определени в основен акт по смисъла на член 54 от Финансовия регламент като бенефициери на безвъзмездни средства, или на органи, определени от държавите членки, под тяхна отговорност, когато тези държави членки са определени с основен акт като бенефициери на безвъзмездни средства;
д)
в случай на научни изследвания и технологично развитие, на органи, определени в работната програма по член 128 от Финансовия регламент, когато основният акт изрично предвижда тази възможност и при условие че проектът не попада в обхвата на покана за предложения;
е)
за дейности със специфични характеристики, които изискват определен вид орган поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия, при условие че тези дейности не попадат в обхвата на покана за предложения.
Случаите, посочени в буква е) от първа алинея, се обосновават надлежно в решението за отпускане.
2. „Кризисни ситуации в трети държави“ означава ситуации на непосредствена или предстояща опасност, застрашаваща да ескалира във въоръжен конфликт или да дестабилизира страната. „Кризисни ситуации“ означава също ситуации, предизвикани от природни бедствия, причинени от човека кризи, като войни и други конфликти, или извънредни обстоятелства, имащи подобни отражения, свързани inter alia с изменение на климата, влошаване на околната среда, лишаване от достъп до енергия и природни ресурси или крайна бедност.
Член 191
Последващо публикуване
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до безвъзмездни средства, отпуснати в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на заявителите през изминалата година;
б)
броя и дела на успешните заявления за всяка покана за предложения;
в)
средната продължителност на процедурата от датата на приключване на поканата за предложения до отпускането на безвъзмездните средства;
г)
броя и размера на безвъзмездните средства, при които задължението за последващо публикуване е било отменено през изминалата година в съответствие с член 21, параграф 4.
Член 192
Информация за заявителите
(член 128 от Финансовия регламент)
Комисията предоставя информация и съвети на заявителите чрез следните средства:
а)
определяне на съвместни стандарти за формулярите за заявление за сходни безвъзмездни средства и контрол на дължината и яснотата на формулярите;
б)
предоставяне на информация на потенциалните заявители, по-конкретно чрез провеждане на семинари и разпространяване на справочници;
в)
поддържане на постоянни данни за бенефициерите в досиетата на юридическите лица по член 63.
Член 193
Финансиране от отделни бюджетни редове
(член 129 от Финансовия регламент)
Дейностите могат да се финансират съвместно от отделни бюджетни редове от различни отговорни разпоредители с бюджетни кредити.
Член 194
Ретроактивно действие на финансирането в случаи на изключителна спешност и предотвратяване на конфликти
(член 130 от Финансовия регламент)
В рамките на член 130, параграф 1 от Финансовия регламент разходите на бенефициера преди датата на подаване на заявлението са допустими за финансиране от Съюза при следните условия:
а)
причините за такава дерогация са подходящо обяснени в решението за финансиране;
б)
решението за финансиране и споразумението или решението за безвъзмездни средства изрично предвиждат начална дата за признаване на разходите преди датата на подаване на заявленията.
Член 195
Подаване на заявления за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Правилата за подаване на заявления за безвъзмездни средства се определят от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който може да избере метода на подаване. Заявленията за безвъзмездни средства могат да се подават с писмо или по електронен път.
Избраното средство за комуникация е недискриминиращо по своето естество и не води до ограничаване на достъпа на заявителите до процедурата за отпускане на средства.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
трябва да се запази целостта на данните;
в)
трябва да се запази поверителността на предложенията;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
За целите на буква в) от трета алинея отговорният разпоредител с бюджетни кредити разглежда съдържанието на заявленията само след изтичане на срока за тяхното подаване.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска електронните заявления да бъдат придружавани от усъвършенстван електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (19).
2. Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити разреши подаване на заявления по електронен път, използваните средства и техните технически характеристики са недискриминиращи по своето естество, всеобщо достъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии. Информацията относно техническите изисквания за формата на заявленията, включително криптирането, се предоставя на заявителите.
Освен това устройствата за електронно приемане на заявленията гарантират сигурност и поверителност. Те гарантират също, че могат да се определят точно часът и датата на получаване на заявленията.
3. Когато заявленията се подават с писмо, заявителите могат да избират един от следните начини:
а)
да изпратят заявлението по пощата или с куриерска служба, като в този случай в поканата за предложения се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата върху разписката за предаване;
б)
да занесат заявлението лично или чрез пълномощник в сградата на институцията, като в този в случай поканата за предложения се посочва отделът, в който заявленията трябва да бъдат доставени срещу разписка с дата и подпис.
ГЛАВА 3
Процедура за отпускане на безвъзмездни средства
Член 196
Съдържание на заявленията за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Заявления се подават чрез формуляра, установен в съответствие с общите стандарти по член 192, буква а) и предоставян от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, и в съответствие с критериите, посочени в основния акт и в поканата за предложения.
Оправдателните документи, посочени в член 131, параграф 3, втора алинея от Финансовия регламент, могат да бъдат по-специално отчетът за приходите и разходите и счетоводният баланс за последната финансова година, за която сметките са приключени.
2. В прогнозния бюджет за дейността или работната програма, приложен към заявлението, приходите са равни на разходите, при условие че са заделени провизии за непредвидени разходи или евентуални колебания на валутните курсове, което може да е разрешено в надлежно обосновани случаи, и се посочват прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма.
3. Когато заявлението е за безвъзмездни средства за дейност, чиято стойност надхвърля 750 000 EUR, или за оперативни безвъзмездни средства над 100 000 EUR, се представя одитен доклад, изготвен от одобрен външен одитор. Този доклад удостоверява отчетите за последната налична финансова година.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага само към първото заявление, подадено от даден бенефициер до отговорен разпоредител с бюджетни кредити в рамките на една бюджетна година.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери праговете, посочени в първа алинея, се прилагат за всеки бенефициер.
В случаите на партньорства, посочени в член 178, одитният доклад по първа алинея от настоящия параграф, който обхваща последните две налични финансови години, трябва да бъде представен преди подписването на споразумението за рамково партньорство или уведомяването за решението за рамково партньорство.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от оценка на риска, да отмени изискването за одитен доклад, посочено в първа алинея, за учебни заведения и в случай на споразумение с няколко бенефициери, за бенефициерите, поели солидарна отговорност или които не носят финансова отговорност.
Първа алинея от настоящия параграф не се прилага по отношение на публичните органи и международните организации, посочени в член 43.
4. Заявителят посочва източниците и размерите на финансирането от Съюза, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност или част от дейност или за неговото функциониране по време на същата финансова година, както и всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност.
Член 197
Доказателства за отсъствие на основания за отстраняване
(член 131 от Финансовия регламент)
Заявителите декларират, че не се намират в някое от положенията, изброени в член 106, параграф 1 и член 107 от Финансовия регламент, с изключение на случаите, посочени в член 131, параграф 4, букви а) и б) от Финансовия регламент. В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от успелите заявители да представят доказателствата по член 143. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити успелите заявители представят тези доказателства, освен ако е налице физическа невъзможност, призната от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, или ако тези доказателства вече са били представени за целите на друга процедура за безвъзмездни средства или за обществена поръчка, при условие че документите са издадени преди не повече от една година и все още са валидни.
Член 198
Заявители, които не са юридически лица
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато заявление за безвъзмездни средства е подадено от заявител, който не е юридическо лице, в съответствие с член 131, параграф 2 от Финансовия регламент, представителите на този заявител трябва да докажат, че имат способност да поемат правни задължения от името на заявителя и че заявителят има финансова и оперативна способност, еквивалентна на способността на юридическите лица.
Член 199
Субекти, които формират един заявител
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато няколко субекти отговарят на критериите за кандидатстване за безвъзмездни средства и заедно формират един субект, този субект може да се третира от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като единствен кандидат, при условие че в заявлението лицата, участващи в предложената дейност или работна програма, се посочват като част от заявителя.
Член 200
Финансови и административни санкции
(член 131 от Финансовия регламент)
Финансови и/или административни санкции могат да се налагат на заявители, които са направили декларации с невярно съдържание или съществени грешки или са извършили нарушения или измама, в съответствие с условията на член 145.
Такива финансови и/или административни санкции могат да се налагат и на бенефициери, за които е установено, че са извършили тежко нарушение на договорните си задължения.
Член 201
Критерии за допустимост
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Критериите за допустимост се публикуват в поканата за предложения.
2. Критериите за допустимост определят условията за участие в покана за предложения. Тези критерии се изготвят при надлежно отчитане на целите на дейността и отговарят на принципите на прозрачност и недискриминация.
Член 202
Критерии за подбор
(член 132, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Критериите за подбор се публикуват в поканата за предложения и са такива, че позволяват оценка на финансовия и оперативния капацитет на заявителя за изпълнение на предложената дейност или работна програма.
2. Заявителят трябва да разполага със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на дейността или през годината, за която се отпускат безвъзмездните средства, и за участие в нейното финансиране. Заявителят трябва да притежава необходимата професионална компетентност и квалификация за извършване на предложената дейност или работна програма, освен ако в основния акт изрично е предвидено друго.
3. Финансовият и оперативният капацитет се проверяват по-специално въз основа на анализ на всички оправдателни документи, посочени в член 196 и поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в поканата за предложения.
Ако в поканата за предложения не се изискват оправдателни документи и ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити има съмнения относно финансовия или оперативния капацитет на заявителите, той може да поиска от тях да представят съответните документи.
В случаите на партньорства по член 178 проверката се извършва преди подписване на споразумението за рамково партньорство или уведомяване за решението за рамково партньорство.
Член 203
Критерии за отпускане на безвъзмездни средства
(член 132, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се публикуват в поканата да предложения.
2. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства следва да позволяват отпускането на безвъзмездни средства за дейностите, които осигуряват максимална обща ефективност на програмата на Съюза, която те изпълняват, или на органите, чиито работни програми са разработени за постигане на същия резултат. Критериите се определят по такъв начин, че да осигуряват и правилно управление на средствата на Съюза.
Критериите се прилагат по такъв начин, че да позволят подбор на планирани дейности или работни програми, за които Комисията може да бъде уверена, че съответстват на целите и приоритетите и гарантират видимостта на финансирането от Съюза.
3. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се определят по такъв начин, че да позволяват последваща оценка.
Член 204
Оценка на заявленията и отпускане на безвъзмездни средства
(член 133 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за оценка на предложенията, освен ако Комисията реши друго в рамките на конкретна секторна програма.
Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка помежду им. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата и местните звена по член 72 от настоящия регламент и в органите, на които са делегирани правомощия, по членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни единици без йерархична връзка помежду им.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити при необходимост разделя процеса на няколко процедурни етапа. Правилата, регламентиращи процеса, се съобщават в поканата за предложения.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за подаване на заявленията, само заявителите, чиито предложения отговарят на критериите за оценка на първия етап, се поканват да изпратят пълно предложение на втория етап.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за оценка, само предложенията, които преминат успешно първия етап, състоящ се в оценка спрямо ограничен брой критерии, продължават към по-нататъшна оценка.
Заявителите, чиито предложения са отхвърлени на някой от етапите, се уведомяват в съответствие с член 133, параграф 3 от Финансовия регламент.
Всеки следващ етап на процедурата трябва да бъде ясно разграничен от предходния.
Едни и същи документи и информация не се изискват повече от веднъж по време на една и съща процедура.
3. Комисията за оценка на предложенията или, когато е приложимо, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявителя да предостави допълнителна информация или да поясни приложената към заявлението документация, при условие че тази информация или пояснение не изменя съществено предложението. В съответствие с член 96 от Финансовия регламент в случай на очевидни технически грешки комисията за оценка или отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да не поиска такава информация или пояснение само в надлежно обосновани случаи. Разпоредителят с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
4. След като приключат своята работа, членовете на комисията за оценка на предложенията подписват протокол с всички проверени предложения и с оценка на тяхното качество, както и с посочване на предложенията, които могат да получат финансиране. Тези протоколи могат да бъдат подписани в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
При необходимост в протокола се извършва класиране на оценените предложения и се правят препоръки за максималната сума, която да бъде предоставена, и за евентуални несъществени корекции по заявлението за безвъзмездни средства.
Протоколът се съхранява за справки в бъдеще.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявител да коригира заявлението си с оглед на препоръките на комисията за оценка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
След оценката отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема решение, което съдържа най-малко:
а)
предмета и общата сума на решението;
б)
имената на успелите заявители, наименованието на дейностите, приетите суми и мотивите за избора, включително когато той не съвпада със становището на комисията за оценка;
в)
имената на отхвърлените заявители и мотивите за тяхното отхвърляне.
6. Параграфи 1, 2 и 4 от настоящия член не са задължителни за отпускането на безвъзмездни средства съгласно член 190 от настоящия регламент и член 125, параграф 7 от Финансовия регламент.
Член 205
Информация за заявителите
(член 133 от Финансовия регламент)
Отхвърлените заявители се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните заявления и при всички случаи в срок от 15 календарни дни след уведомяването на успелите заявители.
ГЛАВА 4
Плащане и контрол
Член 206
Гаранция за предварителното финансиране
(член 134 от Финансовия регламент)
1. За ограничаване на финансовите рискове, свързани с плащането на предварително финансиране, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, по преценка на риска, да изиска от бенефициера предварителна гаранция в размер до този на предварителното финансиране, освен за безвъзмездните средства с ниска стойност, или да раздели плащането на няколко вноски.
2. Когато се изисква гаранция, тя се оценява и одобрява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията е валидна за достатъчно дълъг период, за да може да бъде активирана.
3. Гаранцията се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите членки. Когато бенефициерът е установен в трета държава, отговорният разпоредител с бюджетни средства може да се съгласи установена в тази трета държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако счете, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава членка.
По искане на бенефициера гаранцията, посочена в първа алинея, може да бъде заменена от солидарна гаранция от трета страна или от неотменимата и безусловна съвместна гаранция от бенефициерите по дейност, които са страни по същото споразумение или решение за безвъзмездни средства, след съгласието на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията се предоставя в евро.
С гаранцията банката или финансовата институция, третата страна или останалите бенефициери осигуряват неотменимо обезпечение или действат като пръв гарант за изпълнението на задълженията на бенефициера на безвъзмездните средства.
4. Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или плащанията на остатъка за бенефициера в съответствие с условията в споразумението или решението за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 207
Оправдателни документи при заявки за плащания
(член 135 от Финансовия регламент)
1. За всяко предоставяне на безвъзмездни средства предварителното финансиране може да се раздели на няколко плащания в съответствие с доброто финансово управление.
Новото плащане по предварителното финансиране се извършва в пълен размер само ако са усвоени поне 70 % от общата стойност на предишното.
Когато са усвоени по-малко от 70 % от предишното плащане по предварителното финансиране, размерът на новото плащане се намалява с неусвоената част на предишното плащане по предварителното финансиране.
Отчетът за разходите на бенефициера се представя в подкрепа на всяка заявка за ново плащане.
2. Без да се засяга член 110, бенефициерът удостоверява от свое име, че съдържащата се в заявките за плащания информация е пълна, надеждна и вярна. Той удостоверява също така, че извършените разходи могат да бъдат разглеждани като допустими в съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, както и че заявките за плащания са мотивирани с подходящи оправдателни документи, които могат да бъдат проверени.
3. Въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител на бюджетни кредити може да поиска в подкрепа на всяко плащане сертификат за финансовите отчети и съответните сметки за дейността или работната програма, издаден от одобрен външен одитор или в случай на публични органи - от квалифициран и независим обществен служител. Сертификатът се прилага към заявката за плащане. Сертификатът удостоверява съгласно методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и въз основа на договорени процедури в съответствие с международните стандарти, че разходите, обявени от бенефициера във финансовите отчети, на които се основава заявката за плащане, са действителни, точно осчетоводени и допустими съгласно разпоредбите на споразумението или решението за безвъзмездни средства.
В специфични и надлежно обосновани случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска сертификат под формата на становище или под друга форма в съответствие с международните стандарти.
Сертификатът за финансовите отчети и съответните сметки е задължителен за междинните плащания и за плащанията на остатъка в следните случаи:
а)
безвъзмездни средства за дейност, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 750 000 EUR или по-висока, когато съвкупните суми на заявките за плащане под тази форма са най-малко 325 000 EUR;
б)
оперативни безвъзмездни средства, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 100 000 EUR или по-висока.
В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може освен това да отмени задължението да се представи такъв сертификат за финансовите отчети и съответните сметки в случай на:
а)
публични органи и международни организации, посочени в член 43;
б)
бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, спешни операции по гражданска защита и управление на кризисни ситуации, с изключение на плащанията на остатъка;
в)
плащания на остатъка за бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, които са подписали споразумение за рамково партньорство или са били уведомени за решение за рамково партньорство, съгласно посоченото в член 178, и които имат система за контрол, предоставяща еквивалентни гаранции за такива плащания;
г)
бенефициери на многократни безвъзмездни средства, които са представили независими сертификати с еквивалентни гаранции за системите за контрол и методиката, използвани за определяне на техните вземания.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да отмени задължението за предоставяне на сертификат за финансовите отчети и съответните сметки, когато е бил или ще бъде направен одит пряко от персонала на Комисията или от орган, упълномощен да извърши такъв одит от нейно име, който одит предоставя еквивалентни гаранции относно декларираните разходи.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери посочените прагове по букви а) и б) от трета алинея се прилагат за всеки бенефициер.
4. В подкрепа на плащане и въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска доклад от оперативна проверка, издаден от независима трета страна и одобрен от отговорния разпоредител,. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити докладът от проверката се прилага към заявката за плащане и съответните разходи се смятат за допустими при същите условия като тези за разходите, свързани с одитните сертификати, както е предвидено в член 126 от Финансовия регламент. В доклада от проверката се посочва, че оперативната проверка е извършена според методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, както и дали дейността или работната програма са реално изпълнени съгласно условията, посочени в споразумението или решението за безвъзмездни средства.
Член 208
Преустановяване и намаляване на безвъзмездни средства
(член 135 от Финансовия регламент)
1. Изпълнението на споразумението или решението за безвъзмездни средства, участието на бенефициер в тяхното изпълнение или плащанията могат да бъдат преустановени с цел да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности, измами или нарушения на задължения, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението се възобновява възможно най-бързо.
2. Когато договорената дейност или работна програма не са изпълнени или не са изпълнени правилно, изцяло или навреме, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при условие че на бенефициера е била дадена възможност да представи своите коментари, намалява или си възстановява безвъзмездните средства пропорционално в зависимост от етапа на процедурата.
ГЛАВА 5
Изпълнение
Член 209
Договори за изпълнение
(член 137 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на Директива 2004/18/ЕО, когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка, бенефициерът възлага поръчката на икономически най-изгодната оферта или, ако е подходящо, на офертата с най-ниската цена, като следи за избягването на конфликт на интереси.
2. Когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка на стойност над 60 000 EUR, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да наложи на бенефициера специални правила в допълнение към тези по параграф 1.
Тези специални правила се основават на правилата от Финансовия регламент и се определят, като се отчитат стойността на съответните поръчки, относителният размер на вноската на Съюза спрямо общите разходи за дейността и рискът. Такива специални правила се включват в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
Член 210
Финансова подкрепа за трети страни
(член 137 от Финансовия регламент)
При условие че целите или резултатите, които следва да бъдат постигнати, са достатъчно подробно описани в условията по член 137, параграф 1 от Финансовия регламент, може да се счита, че не съществува свобода на преценка само ако решението или споразумението за безвъзмездни средства посочва следното:
а)
максималния размер на финансовата подкрепа, която може да бъде платена на трета страна, като тя не може да надвишава 60 000 EUR, освен в случаите, когато финансовата подкрепа е основната цел на дейността, както и критериите за определяне на точната сума;
б)
различните видове дейности, които могат да получат такава финансова подкрепа, въз основа на определен списък;
в)
определението на лицата или категориите лица, които могат да получават такава финансова подкрепа, и критериите за отпускането ѝ.
ДЯЛ VII
НАГРАДИ
Член 211
Програмиране
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за награди. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на конкурсите с примерния размер на наградите.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране на наградите през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 212
Правила на конкурсите
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. В правилата на конкурсите се посочва следното:
а)
условията за участие, в които се посочват поне:
i)
критериите за допустимост;
ii)
условията и крайният срок за регистрация на участниците, ако е необходимо, както и за подаване на проекти от участниците при условията, посочени в параграф 2;
iii)
условията за отстраняване на участници, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент;
iv)
еднолична отговорност на участниците в случай на иск, свързан с дейностите, извършвани в рамките на конкурса;
v)
приемане от страна на победителите на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата, както и на задълженията за публичност, както е посочено в правилата на конкурса;
vi)
че правото на Съюза е приложимото право по отношение на конкурса, допълнено при необходимост от национално право, посочено в правилата на конкурса;
vii)
компетентният съд или арбитражният съд за решаване на спорове;
viii)
че на заявителите, които са направили декларации с невярно съдържание или са извършили нарушения или измама, могат да се налагат финансови и/или административни санкции в съответствие с условията на член 145 и пропорционално на стойността на съответните награди;
б)
критериите за присъждане, които трябва да бъдат такива, че да може да се оцени качеството на проектите на участниците спрямо преследваните цели и очакваните резултати, както и да се определи обективно дали проектите заслужават да спечелят конкурса;
в)
размерът на наградата или наградите;
г)
условията на плащане на наградите на победителите след тяхното присъждане.
За целите на буква а), подточка i) от първа алинея бенефициерите на безвъзмездни средства на Съюза са допустими, освен ако изрично е посочено друго в правилата на конкурса.
За целите на буква а), подточка vi) от първа алинея може да се направи дерогация в случай на участие на международни организации.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити избира начини за комуникация, които са с недискриминационен характер за подаване на проекти от участниците и които не ограничават достъпа на участниците до конкурса.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всеки проект на участник съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на проектите на участниците е запазена;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
3. В правила на конкурсите могат да се определят условията за анулиране на конкурса, по-специално когато неговите цели не могат да бъдат изпълнени или когато юридическо или физическо лице, което не отговаря на условията за участие, следва да бъде наградено като победител.
4. Правилата на конкурсите се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза. Освен на интернет сайта правилата на конкурсите могат да бъдат публикувани и чрез всякакви други подходящи начини, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходима допълнителна публичност сред потенциалните участници. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на правилата на конкурсите също подлежат на публикуване при същите условия.
Член 213
Последващо публикуване
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до наградите, присъдени в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на участниците през изминалата година;
б)
броя на участниците и процента на успешните проекти на участници за всеки конкурс;
в)
списък с експертите, взели участие в конкурсните комисии през изминалата година, заедно със справка за процедурата за техния подбор.
Член 214
Оценка
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. За целите на оценката на проектите на участниците отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия от най-малко трима експерти, които могат да бъдат външни експерти или лица, представляващи най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка между тях, с изключение на представителствата или местните органи, посочени в член 72 от настоящия регламент, и органите, на които са делегирани правомощия, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма отделни структури.
Експертите, посочени в първа алинея, подлежат на изискванията относно конфликтите на интереси, посочени в член 57 от Финансовия регламент.
Външните експерти декларират, че не са в ситуация на конфликт на интереси към момента на назначаването и че се задължават да информират разпоредителя с бюджетни кредити, ако възникне такъв конфликт на интереси в хода на процедурата по оценяване.
2. След като приключат своята работа, членовете на комисията подписват протокол с всички проучени проекти на участници, който съдържа оценка на тяхното качество, като се определят проектите, на които могат да бъдат присъдени награди. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Протоколът, посочен в първа алинея, се съхранява за справки в бъдеще.
3. След това отговорният разпоредител с бюджетни кредити решава дали да присъди наградите. В това решение се посочва също следното:
а)
предметът и общият размер на присъдените награди, ако има такива;
б)
имената на спечелилите участници, ако има такива, размерът на наградите, присъдени на всеки спечелил участник, както и причините за избора;
в)
имената на отхвърлените участници и мотивите за тяхното отхвърляне.
Член 215
Информация и уведомяване
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Участниците се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните проекти и при всички случаи в срок от 15 календарни дни, след като разпоредителят с бюджетни кредити вземе решение за присъждане на наградата.
2. Решението за присъждане на наградата се съобщава на спечелилия участник и служи като правно задължение по смисъла на член 86 от Финансовия регламент.
ДЯЛ VIII
ФИНАНСОВИ ИНСТРУМЕНТИ
Член 216
Подбор на субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. За изпълнението на финансовите инструменти в условията на непряко управление Комисията получава доказателства, че упълномощеният субект отговаря на изискванията на член 60, параграф 2 от Финансовия регламент. След получаването на тези доказателства те са валидни за всяко бъдещо изпълнение на финансови инструменти от съответния субект, освен ако са внесени съществени промени в системите, правилата и процедурите на тези упълномощени субекти, обхванати от тези изисквания.
2. При подбора на субектите, натоварени с изпълнението на финансовите инструменти съгласно член 61, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията публикува покана за потенциалните упълномощени субекти. Тази покана включва критериите за подбор и за възлагане.
В поканата по първа алинея се посочва също дали упълномощеният субект трябва да задели собствени финансови ресурси за определения финансов инструмент или да сподели риска. Когато се направи такова обозначение и когато е необходимо да се намали възможен конфликт на интереси, в поканата се посочва също така, че от упълномощения субект се изисква да предложи мерки за хармонизиране на интересите, както е посочено в член 140, параграф 2 от Финансовия регламент. Мерките за хармонизиране на интересите трябва да бъдат включени в споразумението за конкретния финансов инструмент.
Комисията започва диалог със субектите, които отговарят на критериите за подбор, по прозрачен и обективен начин и без това да води до конфликт на интереси. След диалога Комисията подписва споразумения за делегиране със субекта или субектите, които са представили икономически най-изгодните предложения, включително, ако е приложимо, заделяне на собствени финансови ресурси или споделяне на риска.
3. Комисията може да проведе директни преговори с потенциалните упълномощени субекти, преди да подпише споразуменията за делегиране, когато упълномощеният субект е определен в съответния основен акт или е посочен в член 58, параграф 1, буква в), подточка iii) от Финансовия регламент или в надлежно обосновани и подходящо документирани изключителни случаи, по-специално когато:
а)
не са представени подходящи предложения след покана за потенциални упълномощени субекти;
б)
финансовите инструменти със специфични характеристики изискват определен вид упълномощен субект поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия;
в)
поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на Съюза, е невъзможно да се спази процедурата, посочена в параграф 2.
Член 217
Съдържание на споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
В допълнение към изискванията, изброени в член 40, споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, включва подходящи мерки за осигуряване на съответствие с принципите и условията, посочени в член 140 от Финансовия регламент. По-специално споразуменията за делегиране съдържат:
а)
описание на финансовия инструмент, включително инвестиционната му стратегия или политика, вида на предоставената подкрепа, критериите за допустимост на финансови посредници и крайни получатели, както и допълнителни оперативни изисквания за транспониране на целите на политиката на инструмента;
б)
изискванията за целеви обхват на стойностите за ефекта на лоста;
в)
определение на недопустимите дейности и критериите за отстраняване;
г)
разпоредби, гарантиращи хармонизиране на интересите и преодоляване на възможните конфликти на интереси;
д)
разпоредби за подбор на финансовите посредници съгласно член 139, параграф 4, втора алинея от Финансовия регламент и за създаването на специализирани инвестиционни средства, ако е приложимо;
е)
разпоредби относно отговорността на упълномощените субекти и на други субекти, участващи в изпълнението на финансовия инструмент;
ж)
разпоредби за уреждане на спорове;
з)
разпоредби за управление на финансовия инструмент;
и)
разпоредби относно използването и повторното използване на вноската на Съюза в съответствие с член 140, параграф 6 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби за управлението на вноските на Съюза и на доверителни сметки, включително рисковете за контрагента, приемливи касови операции, отговорностите на съответните страни, коригиращи действия в случай на прекалено големи салда по доверителните сметки, водене на документация и докладване;
к)
разпоредби относно възнаграждението на упълномощения субект, включително таксите за управление, както и относно изчисляването и плащането на разходи и такси за управление на упълномощения субект в съответствие с член 218;
л)
когато е целесъобразно, разпоредби относно рамка на условията за вноските от фондовете, посочени в член 175 от Финансовия регламент, по-специално Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и бъдещия Фонд за морско дело и рибарство (наричани по-долу „фондовете по ОСР“);
м)
разпоредби относно срока, възможността за удължаване и прекратяване на финансовия инструмент, включително условията за предсрочно прекратяване и когато е уместно, стратегии за излизане;
н)
разпоредби относно мониторинга на изпълнението на подкрепата за финансовите посредници и крайните получатели, включително докладване от страна на финансовите посредници;
о)
когато е приложимо, вида и характера на операциите по хеджиране, посочени в член 219.
Член 218
Разходи и такси за управление на упълномощените субекти
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Комисията заплаща възнаграждение на упълномощените субекти за изпълнението на финансови инструменти, което се изразява в такси, основани на резултатите, възстановяване на извънредни разноски, както и такси за управление на касовите средства, когато упълномощеният субект управлява касовите средства на финансовия инструмент.
2. Таксите, основани на резултатите, включват административни такси за упълномощените субекти като възнаграждение за работата, извършена при изпълнението на даден финансов инструмент. Когато е уместно, те могат да включват също така и стимули, свързани с политиката, за насърчаване на постигането на целите на политиката или за стимулиране на финансовите постижения на финансовия инструмент.
Член 219
Специфични правила за доверителните сметки при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, могат да откриват доверителни сметки по смисъла на член 68, параграф 7 от Финансовия регламент на свое име и изключително от името на Комисията. Тези упълномощени субекти изпращат съответните извлечения от сметките на отговорната служба на Комисията.
2. По доверителните сметки се поддържа подходяща ликвидност и активите, държани по тези доверителни сметки, се управляват в съответствие с принципите на доброто финансово управление, като се спазват подходящи пруденциални правила в съответствие с член 140, параграф 7 от Финансовия регламент.
3. За изпълнението на финансовите инструменти упълномощените субекти не извършват хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията за делегиране, посочени в член 217.
Член 220
Финансови инструменти, изпълнявани пряко
(член 139 от Финансовия регламент)
1. В изключителни случаи финансовите инструменти могат да се изпълняват пряко в съответствие с член 139, параграф 4 от Финансовия регламент чрез следните средства:
а)
специален инвестиционен механизъм, в който Комисията участва заедно с други публични или частни инвеститори с цел увеличаване на ефекта на лоста на финансовото участие на Съюза;
б)
заеми, гаранции, капиталови участия и други инструменти за споделяне на риска, различни от инвестиции в специализирани инвестиционни механизми, предоставяни пряко на крайните получатели или чрез финансови посредници.
2. За изпълнението на финансовите инструменти Комисията не извършва хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията със субектите, изпълняващи финансовия инструмент.
Член 221
Подбор на финансови посредници, ръководители на специални инвестиционни механизми и крайни получатели
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Когато Комисията изпълнява финансови инструменти пряко или непряко чрез специални инвестиционни механизми, тези механизми се създават в съответствие със законите на държава членка. Те могат също така да бъдат създадени в съответствие със законите на държава, различна от държава членка, в областта на външната дейност. Ръководителите на такива механизми са задължени от закона или чрез договор да действат добросъвестно като професионални ръководители.
2. Ръководителите на специалните инвестиционни механизми, посочени в параграф 1, и финансовите посредници или крайните получатели на финансовите инструменти се подбират, като се отчитат естеството на финансовия инструмент, който трябва да се изпълни, опитът и оперативният и финансовият капацитет на съответните субекти и/или икономическата жизнеспособност на проектите на крайните получатели. Изборът трябва да бъде прозрачен, обоснован от обективни причини и не трябва да поражда конфликт на интереси.
3. Не се предоставя финансова подкрепа за ръководители на специални инвестиционни механизми, на финансови посредници и на крайни получатели, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент.
Член 222
Условия за използване на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към преодоляване на пазарни несъвършенства или неефективности или неоптимални инвестиционни ситуации, както и към предоставяне на подкрепа само за крайните получатели, които се считат за потенциално икономически жизнеспособни в момента на предоставяне на подкрепата от Съюза чрез финансов инструмент.
2. Финансовите инструменти осигуряват подкрепа на крайните получатели по пропорционален начин. По-специално, преференциалното третиране на инвеститорите, предоставящи съвместни инвестиции или споделяне на риска, трябва да бъде обосновано и пропорционално на рисковете, поети от инвеститорите по даден финансов инструмент, и да бъде ограничено до необходимия минимум, за да се гарантира тяхната инвестиция или споделяне на риска.
Член 223
Ефект на лоста
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към постигане на ефект на лоста от финансовия принос на Съюза чрез мобилизиране на глобални инвестиции, надхвърлящи размера на финансовия принос на Съюза.
Ефектът на лоста от средствата на Съюза е равен на сумата за финансиране на допустимите крайни получатели, разделена на размера на финансовия принос на Съюза.
2. Целевият обхват на стойностите за ефекта на лоста се основава на предварителна оценка за съответния финансов инструмент.
Член 224
Предварителна оценка на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти се основават на предварителни оценки, които определят пазарните несъвършенства или неефективности или неоптималните инвестиционни ситуации, както и нуждите от инвестиции с оглед на целите на политиката.
2. Предварителната оценка доказва, че идентифицираните пазарни нужди не могат да бъдат посрещнати подходящо и своевременно чрез ръководени от пазара дейности или чрез интервенции на Съюза, различни от финансирането с финансов инструмент, като например регулиране, либерализация, реформа или други действия на политиката. Чрез нея се оценява вероятността финансовите инструменти да доведат до пазарни нарушения и изключване на частното финансиране, както и свързаните с това евентуални разходи,, и се определят средства за свеждане до минимум на отрицателните ефекти от такива нарушения.
3. В съответствие с принципа на субсидиарност предварителната оценка доказва, че даден финансов инструмент на ниво ЕС е по-подходящ за преодоляване на установените пазарни нужди от подобни финансови инструменти на национално или регионално ниво, включително тези, финансирани по линия на фондовете по ОСР. Когато се оценява добавената стойност от участието на Съюза, трябва да бъдат взети под внимание фактори като трудният достъп до финансиране на национално равнище, по-специално за трансгранични проекти, икономиите от мащаба или силният демонстрационен ефект, свързан с разпространението на най-добрите практики в държавите членки.
4. Предварителната оценка определя най-ефективния начин за изпълнение на финансовия инструмент.
5. Предварителната оценка доказва също, че планираният финансов инструмент е в съответствие с:
а)
новите и съществуващите финансови инструменти, за да се избегнат нежелани припокривания и да се постигнат синергии и икономии от мащаба;
б)
финансовите инструменти и другите форми на публична интервенция, насочени към същата пазарна среда, за да се избегнат несъответствия и да се проучат потенциалните синергии.
6. С предварителната оценка се оценяват пропорционалността на предвидената намеса по отношение на размера на установения недостиг на финансиране, очакваният ефект на лоста на планирания финансов инструмент и допълнителното качествено въздействие, като разпространението на най-добри практики, ефективното насърчаване на целите на политиката на Съюза по веригата на изпълнение или достъпът до специфични експертни познания на участниците във веригата на изпълнение.
7. Предварителната оценка установява набор от подходящи показатели за изпълнението за предложените финансови инструменти и показва очаквания продукт, резултати и въздействие.
8. Отделна предварителна оценка на финансовите инструменти се извършва само когато такава оценка, напълно съобразена с критериите в параграфи 1-7, не е включена в предварителната оценка или оценка на въздействието на програмата или дейността, обхваната от основен акт.
Член 225
Мониторинг на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. С цел да се осигури хармонизиран мониторинг на финансовите инструменти, посочени в член 140, параграф 12 от Финансовия регламент, се въвежда система за мониторинг от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се допринесе за осигуряването на достатъчна увереност, че средствата на Съюза се използват в съответствие с член 32, параграф 2 от Финансовия регламент.
2. Системата за мониторинг се използва за оценяване на напредъка на изпълнението по отношение на постигането на целите на политиката, отразени в съответните показатели за осъществените дейности и резултатите, установени съгласно предварителната оценка, за анализ на съответствието на изпълнението с определените изисквания съгласно член 140, параграф 2 от Финансовия регламент и за осигуряване на основа за докладването от Комисията, както се изисква съгласно член 38, параграф 5 и член 140, параграф 8 от Финансовия регламент.
3. В случай на непряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, представени от упълномощените субекти, и на наличните одити и проверки, извършени от упълномощените субекти, като се вземат предвид декларацията за управлението на упълномощените субекти и становището на независимия одитен орган, посочен в член 60, параграф 5 от Финансовия регламент. Комисията преглежда информацията, предоставена от упълномощените субекти, и може да извърши проверки, включително на извадков принцип, на подходящо равнище на изпълнение до крайните получатели.
Мониторингът от упълномощения субект се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници, и на наличните одити и проверки, извършени от финансовия посредник, като се вземат предвид декларацията за управлението на финансовия посредник и становището на независими одитори.
Когато не съществуват финансови посредници, упълномощеният субект пряко наблюдава използването на финансовия инструмент въз основа на докладите и отчетите, представени от крайните получатели.
Упълномощеният субект преразглежда, когато е уместно на базата на извадка, информацията, предоставена от финансовите посредници или от крайните получатели, и извършва проверки, както е определено в споразумението, посочено в член 217.
4. В случай на пряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници и от крайните получатели, подлежащи на съответните проверки. Разпоредбите на параграф 3 се прилагат за прякото управление mutatis mutandis.
5. Споразуменията за изпълнение на финансов инструмент съдържат необходимите разпоредби за прилагането на параграфи 1-4.
Член 226
Обработка на вноските от фондовете по ОСР
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Водят се отделни записи за вноските от фондовете по ОСР за финансовите инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент и подкрепяни от фондовете по ОСР съгласно специфичните за сектора правила.
2. Вноските от фондовете по ОСР се записват в отделни сметки и се използват в съответствие с целите на съответните фондове по ОСР за действия и крайни получатели, които са в съответствие с програмата или програмите, от които се правят вноските.
3. По отношение на вноските от фондовете по ОСР за финансови инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент, се прилагат специфичните за сектора правила.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 227
Доклад за бюджетното и финансовото управление през годината
(член 142 от Финансовия регламент)
Докладът за бюджетното и финансовото управление през годината съдържа точно описание на:
а)
постигането на целите за годината в съответствие с принципа на доброто финансово управление;
б)
финансовото състояние и събитията със съществено влияние върху дейностите през годината.
Докладът за бюджетното и финансовото управление е отделен от докладите за изпълнението на бюджета.
Член 228
Изключения от счетоводните принципи
(член 144 от Финансовия регламент)
Когато в конкретен случай счетоводителите смятат, че следва да бъде направено изключение от съдържанието на някой от счетоводните принципи, определени в счетоводните правила на Съюза, изключението надлежно се мотивира и докладва в бележките към финансовите отчети, посочени в член 232.
Член 229
Оправдателни документи
(член 144 от Финансовия регламент)
1. Всяко вписване се основава на оправдателни документи с дата и номер на хартиен носител или на носител, който гарантира надеждността и запазването на съдържанието им за сроковете, посочени в член 48.
2. Операциите от един и същ вид, извършени на едно и също място и на една и съща дата, могат да се обобщят в единен оправдателен документ.
Член 230
Отчет за финансовия резултат
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за финансовия резултат отразява приходите и разходите за годината, класифицирани по тяхното естество.
Член 231
Отчет за паричните потоци
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за паричните потоци представя паричните потоци през периода, като показва движението между откриването и закриването на касови наличности.
Касата е съставена от:
а)
касова наличност;
б)
банкови сметки и депозити, платими при поискване;
в)
други разполагаеми активи, които са високоликвидни и чиято стойност е стабилна.
Член 232
Бележки към финансовите отчети
(член 145 от Финансовия регламент)
Бележките съгласно член 145 от Финансовия регламент са неразделна част от финансовите отчети. Те съдържат най-малко следните данни:
а)
счетоводни принципи, правила и методи;
б)
обяснителни записки с допълнителна информация, която не се съдържа в основния текст на финансовите отчети, но е необходима за съставяне на вярна и точна представа.
Член 233
Отчети за изпълнението на бюджета
(член 146 от Финансовия регламент)
1. Отчетите за изпълнението на бюджета съдържат:
а)
данни за приходите, включително:
i)
промените в прогнозните бюджетни приходи;
ii)
изпълнението на приходите;
iii)
установените вземания;
б)
данни за промените в общия размер на наличните бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
в)
данни за усвояването на общите налични бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
г)
данни за неизпълнените поети задължения, за пренесените от предходната година и за поетите през текущата година задължения.
2. По отношение на данните за приходите се прилага справка с разбивка по държави членки за размера на вноските в системата на собствените ресурси, които подлежат на събиране към края на финансовата година и за които е издадено нареждане за събиране.
Член 234
Условия за предаване на отчетите
(член 148 от Финансовия регламент)
Междинните и окончателните отчети, посочени в членове 147 и 148 от Финансовия регламент, могат да се изпращат по електронен път.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Счетоводна система
Член 235
Счетоводна система
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят на всяка институция и орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставя и съхранява актуализирани документи, които описват счетоводната система и счетоводните процедури в неговата институция и орган.
2. Бюджетните приходи и разходи се регистрират в компютризираната система по член 236 според икономическия характер на операцията като текущи приходи и разходи или като капитал.
Член 236
Компютризирани системи
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Сметките се водят с помощта на интегрирана компютризирана система.
2. Когато сметките се водят с компютризирани системи и подсистеми, всяка система и подсистема се описва подробно.
Описанието определя съдържанието на всички полета с данни и посочва как системата обработва отделните операции. В него се посочва как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция и за всяка промяна в компютризираните системи и подсистеми, така че по всяко време да е възможно определяне на характера на промените и лицето, което ги е внесло.
Описанието на компютризираните счетоводни системи и подсистеми посочва връзките между тези системи и централната счетоводна система, по-специално по отношение на преноса на данни и равняването на салдата.
3. Достъп до компютризираните системи и подсистеми имат единствено лицата, включени в списък на упълномощените потребители, който всяка институция съставя и актуализира.
Раздел 2
Счетоводни книги
Член 237
Счетоводни книги
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент води регистър, главна книга и поне подглавни книги за длъжниците, кредиторите и дълготрайните активи, освен ако това е икономически неоправдано.
Счетоводните книги се състоят от електронни документи, които се идентифицират от счетоводителя и осигуряват пълни гаранции за доказателствената си сила.
Записванията в регистъра се прехвърлят в главната книга, структурирана според сметкоплана по член 212.
Регистърът и главната книга могат да се разделят на толкова специални регистри и специални книги, колкото е необходимо, за да се изпълнят изискванията.
Вписванията в специалните регистри и специалните книги се централизират поне веднъж месечно в регистъра и в главната книга.
Член 238
Оборотна ведомост
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставят оборотна ведомост, която обхваща всички сметки от общата счетоводна отчетност, включително уравнените през годината, като във всички случаи посочва:
а)
номер на сметката;
б)
описание;
в)
общо дебит;
г)
общо кредит;
д)
салдо.
Член 239
Счетоводно равняване
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Данните от главната счетоводна книга се съхраняват и организират така, че да отговарят на съдържанието на всяка сметка, включена в оборотната ведомост.
2. По отношение на инвентарния опис на дълготрайните активи се прилагат разпоредбите на членове 246-253.
Раздел 3
Записване
Член 240
Записи по сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записите се извършват по метода на двустранното счетоводно записване, при който всяко движение или изменение по сметките се отразява със запис, осигуряващ равностойност между дебитираната и кредитираната сума по различните сметки, до които се отнася записът.
2. За операция във валута, различна от еврото, се изчислява равностойността в евро и се записва в сметките.
Операциите в чуждестранна валута по сметки, които могат да се преоценят, подлежат на преоценка най-малко всеки път, когато сметките се приключват.
Преоценката се извършва по курсовете, посочени в член 6.
Обменният курс на еврото спрямо друга валута, който се използва за изготвяне на баланса към 31 декември от година N, е курсът за последния работен ден на година N.
3. Счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент, уточняват правилата за обмен и преоценка, необходими за целите на счетоводната отчетност с текущо начисляване.
Член 241
Счетоводни записи
(член 154 от Финансовия регламент)
При всички счетоводни записи се посочват произходът, съдържанието и счетоводните референции на всички данни, както и съответните оправдателни документи.
Член 242
Записване в регистъра
(член 154 от Финансовия регламент)
Счетоводните операции се записват в регистъра по един от следните методи, които не са взаимно изключващи се:
а)
по дни и по операции;
б)
под формата на месечно обобщение на общите суми по операциите, при условие че се съхранява цялата документация, която позволява проверка на отделните операции по дни.
Член 243
Утвърждаване на записванията
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записванията в регистъра и в подглавните книги стават окончателни чрез процедура на утвърждаване, която забранява промени или изтриване на записванията.
2. Най-късно преди представянето на окончателните финансови отчети се прилага процедура за приключване, чиято цел е да замрази хронологията на регистрираните данни и да гарантира тяхната ненарушимост.
Раздел 4
Равняване и проверка
Член 244
Равняване на сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Салдото по сметките в оборотната ведомост се равнява периодично и най-малко при годишното приключване с данните от управленските системи, използвани от разпоредителите с бюджетни кредити за управление на активите и пасивите и за ежедневното регистриране на данни в счетоводната система.
2. Периодично и най-малко винаги когато сметките се приключват, счетоводителят проверява дали банковите салда съответстват на реалната ситуация, по-специално по отношение на:
а)
парични средства в банки чрез равняване с предоставените от финансовите институции извлечения от сметките;
б)
касовите наличности чрез равняване с данните от касовата книга.
Сметките за дълготрайните активи подлежат на преглед съгласно член 250.
3. Междуинституционалните свързващи сметки се равняват ежемесечно.
4. Временните сметки се откриват и преглеждат ежегодно от счетоводителя. Тези сметки са под отговорността на разпоредителя с бюджетни кредити и той ги изчиства възможно най-скоро.
Раздел 5
Бюджетни сметки
Член 245
Съдържание и водене на бюджетните сметки
(член 156 от Финансовия регламент)
1. За всяко подразделение на бюджета бюджетните сметки отразяват:
а)
по отношение на разходите:
i)
разрешените в първоначалния бюджет бюджетни кредити, включените в коригиращите бюджети бюджетни кредити, пренесените бюджетни кредити, наличните бюджетни кредити след събирането на целеви приходи, трансферите на бюджетни кредити, както и общия размер на наличните бюджетни кредити;
ii)
поетите задължения и плащанията за финансовата година;
б)
по отношение на приходите:
i)
прогнозите в първоначалния бюджет, прогнозите в коригиращите бюджети, целевите приходи и установения по този начин общ размер на прогнозните приходи;
ii)
установените вземания и събраните суми за съответната финансова година;
в)
неизплатените поети задължения и несъбраните приходи, които са пренесени от предходни финансови години.
Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания по буква а) от първа алинея се записват и отразяват отделно.
Глобалните временни поети задължения във връзка с Европейския фонд за гарантиране на земеделието (наричан по-нататък „ЕФГЗ“) и съответните плащания по тях също се записват в бюджетните сметки.
Тези задължения се представят спрямо общия размер на бюджетните кредити за ЕФГЗ.
2. Бюджетните сметки отразяват отделно:
а)
усвояването на бюджетните кредити, които са пренесени, и бюджетните кредити за годината;
б)
изчистването на неизплатени задължения.
В приходната част подлежащите на събиране приходи от предходни финансови години се представят отделно.
3. Бюджетните сметки могат да бъдат организирани по такъв начин, че да се изгради система на разходно осчетоводяване.
4. Бюджетните сметки се водят чрез компютърни системи, в книги или в картотеки.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 246
Инвентарен опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Системата на инвентарен опис се изгражда от разпоредителя с бюджетни кредити с техническото съдействие на счетоводителя. Тази система трябва да съдържа цялата информация, която се изисква за водене на счетоводството и опазване на активите.
Член 247
Опазване на имуществото
(член 157 от Финансовия регламент)
Всяка институция и орган, посочени в член 141 от Финансовия регламент, приемат разпоредби за опазване на активите, отразени в съответните им счетоводни баланси, и вземат решение кои административни отдели отговарят за системата на инвентарен опис.
Член 248
Вписване в инвентарния опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Подлежат на вписване в инвентарния опис и в счетоводните сметки за дълготрайните активи всички придобити активи, чийто срок на употреба е над една година, които не са консумативи и чиято покупна цена или производствена цена е по-висока от указаната в счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент.
Член 249
Съдържание на описа по елементи
(член 157 от Финансовия регламент)
Инвентарният опис съдържа подходящо описание на всеки елемент и посочва неговото местонахождение или за движимите вещи - отговорната служба или лице, датата на придобиване и единичната цена.
Член 250
Инвентаризация на движимо имущество
(член 157 от Финансовия регламент)
Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, извършват инвентаризация по такъв начин, че да се провери физическото наличие на всяка вещ и нейното съответствие със записа в инвентарния опис. Проверките се извършват в рамките на годишна програма за проверки, с изключение на дълготрайните материални и нематериални активи, които се проверяват най-малко веднъж на три години.
Член 251
Препродажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Членовете, длъжностните лица и останалите служители на институциите и органите по член 141 от Финансовия регламент нямат право да придобиват вещи, които институциите и органите препродават, с изключение на продадените чрез публичен търг.
Член 252
Процедура за продажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
1. Продажбата на материални активи се обявява на местно равнище по подходящ начин, ако единичната покупна цена е 8 100 EUR или над тази стойност. Между публикуването на последната обява и сключването на договора за продажба следва да изминат най-малко 14 календарни дни.
Продажбите, посочени в първа алинея, се извършват чрез обяви за продажба, които се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз, ако единичната покупна цена е 391 100 EUR или над тази стойност. Подходящи обяви могат да се публикуват и в печатните издания на държавите членки. Между датата на публикуване в Официален вестник на Европейския съюз и сключването на договора за продажба трябва да измине най-малко един месец.
2. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, могат да се откажат от обяви, ако разходите за тях надхвърлят очакваните постъпления от операцията.
3. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, във всички случаи се стремят да постигнат най-добрата цена при продажбата на материални активи.
4. Параграфи 1, 2 и 3 не се прилагат за продажби между институциите на Съюза и неговите органи, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 253
Процедура за освобождаване от материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя декларация или протокол във всички случаи, когато елемент от инвентарния опис, включително сградите, се продава, предоставя безплатно, бракува, отдава под наем или липсва поради загуба, кражба или по друга причина.
В декларацията или протокола се посочва по-конкретно дали вещта следва да се подмени за сметка на длъжностно лице или друг служител на Съюза или друго лице.
Когато недвижимо имущество или големи съоръжения се предоставят безплатно, трябва да се състави договор и случаят да се опише в годишен доклад, който се изпраща на Европейския парламент и Съвета при представянето на проектобюджета.
Членовете, длъжностните лица или другите служители на институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, не могат да бъдат получатели на собствеността от инвентарния опис, която е предоставена безплатно или бракувана.
Член 254
Инвентарен опис и обявяване на продажби в делегациите на Съюза
(член 157 от Финансовия регламент)
1. В случая на делегациите на Съюза постоянните инвентарни описи на движимото имущество, принадлежащо на Съюза, се съхраняват по места. Те се изпращат редовно на централните отдели в съответствие с приетите от всяка институция правила.
Движимото имущество, което е в транзит до делегациите на Съюза, се вписва във временен опис, преди да бъде заведено в постоянния опис.
2. Обявяването на продажбите на движимо имущество на делегациите на Съюза се извършва съгласно местните обичаи.
ЧАСТ ВТОРА
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
НАУЧНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ
Член 255
Видове дейности
(член 181 от Финансовия регламент)
1. Преките дейности се изпълняват от структурите на Съвместния изследователски център (наричан по-нататък „JRC“) и по принцип се финансират изцяло от бюджета. Те включват:
а)
научноизследователски програми;
б)
проучвателни изследователски дейности;
в)
дейности за научно-техническа подкрепа от институционален характер.
2. JRC може да участва в непреки дейности при условията, посочени в член 183 от Финансовия регламент.
3. Прогнозите за вземанията по член 181, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
Член 256
Допълнителни правила, приложими към JRC
(член 183 от Финансовия регламент)
1. Дейностите на конкурентна основа, реализирани от JRC, включват:
а)
дейности, извършвани след процедури за безвъзмездни средства или за обществени поръчки;
б)
дейности от името на трети страни;
в)
дейности, предприети съгласно административно споразумение с други институции или други служби на Комисията за предоставяне на научно-технически услуги.
2. Когато провежданите от JRC дейности за трети страни включват обществени поръчки, процедурата за възлагане на обществените поръчки е съобразена с принципите на прозрачност и равно третиране.
3. Прогнозите за вземанията по член 183, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
ДЯЛ II
ВЪНШНИ ДЕЙНОСТИ
ГЛАВА I
Общи разпоредби
Член 257
Дейности, които могат да бъдат финансирани
(член 184 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за дейностите, посочени в част 2, дял IV, глава 1 от Финансовия регламент, могат по-конкретно да финансират обществени поръчки, безвъзмездни средства, включително лихвени субсидии, специални заеми, гаранции по заеми, финансова помощ, бюджетна подкрепа и други специфични форми на бюджетно подпомагане.
ГЛАВА II
Бюджетна подкрепа и доверителни фондове с няколко донори
Член 258
Използване на бюджетната подкрепа
(член 186 от Финансовия регламент)
1. Когато е предвидено в съответните основни актове, Комисията може да използва секторна или обща бюджетна подкрепа в рамките на трета държава, ако са изпълнени следните условия:
а)
управлението на публичните финанси на държавата партньор е достатъчно прозрачно, надеждно и ефективно;
б)
държавата партньор е въвела достатъчно надеждни и подходящи секторни или национални политики и;
в)
държавата партньор е въвела макроикономически политики, ориентирани към стабилността.
2. Споразуменията, сключени с държавата партньор, трябва да съдържат задължение тази държава да предостави на Комисията надеждна и своевременна информация, която позволява на Комисията да направи оценка на изпълнението на условията, посочени в параграф 1.
Член 259
Доверителни фондове на Съюза за външни дейности
(член 187 от Финансовия регламент)
Вноските на другите донори се вземат предвид при постъпването им в специфичната банкова сметка на доверителния фонд и в размера в евро, получен при валутния обмен в момента на получаването им по специфичната банкова сметка.
Вноската на Съюза се прехвърля своевременно за покриване на правните задължения на доверителния фонд, като се вземат предвид наличните средства, предоставени от други донори.
Лихвите, натрупани по специфичната банкова сметка на доверителния фонд, се инвестират в доверителния фонд, освен ако е предвидено друго в учредителния акт на доверителния фонд.
Всички трансакции, направени през годината по банковата сметка, посочена в третата алинея, се записват съответно в сметките на доверителния фонд.
Финансовото отчитане на операциите, извършени от всеки доверителен фонд, се извършва два пъти годишно от разпоредителя с бюджетни кредити.
Доверителните фондове подлежат всяка година на независим външен одит.
Съветът на доверителния фонд одобрява годишния доклад на доверителния фонд, изготвен от разпоредителя с бюджетни кредити, заедно с годишните отчети, изготвени от счетоводителя. Тези доклади се прилагат към годишния доклад на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити и се представят на Европейския парламент и Съвета в рамките на процедурата за освобождаване от отговорност на Комисията.
Правилата за съставяне на съвета и неговият вътрешен правилник се определят в учредителния акт на доверителния фонд, приет от Комисията и спазван от донорите. Тези правила гарантират справедливо представяне на донорите и включват изискването за положителен вот от Комисията за окончателното решение за използването на средствата.
ГЛАВА III
Обществени поръчки
Член 260
Ползване на сгради под наем
(член 190 от Финансовия регламент)
Единствените поръчки за недвижими имоти, които могат да бъдат финансирани от оперативните бюджетни кредити за външни дейности, са тези за ползване под наем на сгради, които вече са били построени към датата на сключване на договора за наем. Поръчките се публикуват съгласно член 124.
Член 261
Определения
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за услуги включват поръчки за проучвания и техническа помощ.
Поръчката за проучване е договор за услуга, сключен между доставчик и възложител, който включва проучвания за определяне и подготовка на проекти, проучвания за приложимост, икономически и пазарни проучвания, технически проучвания и одити.
Поръчката за техническа помощ е поръчка, при която от доставчика се изисква да има консултантска роля, да управлява или да надзирава проект или да осигури посочените в условията на поръчката консултанти.
2. Когато трета държава разполага с квалифициран управленски персонал в своите отдели или структури с публично участие, поръчките могат да се изпълняват пряко от тези отдели или структури чрез пряко влагане на труд.
Член 262
Специални разпоредби във връзка с праговете и условията за възлагане на външни обществени поръчки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Членове 123-126, с изключение на определенията, член 127, параграфи 3 и 4, членове 128, 134-137, член 139, параграфи 3-6, член 148, параграф 4, член 151, параграф 2 и членове 152-158, 160 и 164 от настоящия регламент не се прилагат към договорите за обществени поръчки, сключени от възложителите по член 190, параграф 2 от Финансовия регламент или от тяхно име.
Решението за изпълнение на разпоредбите във връзка с обществените поръчки по тази глава се взема от Комисията, включително за подходящите проверки, извършвани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, когато Комисията не е възложител.
2. При неспазване на процедурите по параграф 1 разходите за съответните операции не могат да се финансират от Съюза.
3. Настоящата глава не се прилага за възложителите по член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, когато след проверките съгласно член 61 от Финансовия регламент Комисията им е разрешила да прилагат собствени процедури за обществени поръчки.
Член 263
Обявяване и недопускане на дискриминация
(членове 190 и 191 от Финансовия регламент)
1. Комисията предприема необходимите мерки за гарантиране на максимално широко участие при равни условия в конкурентните процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани от Съюза. За целта по-конкретно се полагат грижи за:
а)
осигуряване на адекватно публикуване в разумен срок на предварителните обявления, обявленията за обществена поръчка и обявленията за възлагане;
б)
премахване на всички дискриминационни практики или технически спецификации, които биха могли да затруднят широкото участие при равни условия на всички физически и юридически лица, посочени в член 182 от Финансовия регламент.
2. Член 265, параграф 5, член 267, параграф 3 и член 269, параграф 4 не засягат използването на електронни обществени поръчки.
Член 264
Обявяване
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Обявлението за предварителна информация за международни покани за представяне на оферти се изпраща на Службата за публикации във възможно най-кратки срокове при поръчките за доставки и услуги и възможно най-бързо след решението за одобряване на програмата при договорите за строителни работи.
2. За целите на тази глава обявлението за обществена поръчка се публикува:
а)
най-малко в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет за международните покани за представяне на оферти;
б)
най-малко в държавния вестник на държавата получател или в равностойно издание за местните покани за представяне на оферти.
Когато обявлението за обществена поръчка се публикува и на местно равнище, то трябва да е идентично на публикуваното в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет и да се публикува едновременно с него. Комисията отговаря за публикуването в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет. Ако обявлението се публикува на местно равнище, това може да се извърши от структурите, посочени в член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент.
3. Обявлението за възлагане се изпраща при подписването на договора, освен когато, ако все още е необходимо, поръчката е обявена за тайна или когато изпълнението на поръчката трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност с цел защита на основните интереси на Европейския съюз или на държавата бенефициер, както и когато публикуването на обявлението за възлагане се счита за неподходящо.
Член 265
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за услуги са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече:
i)
международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
ii)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 3 от настоящия член или рамково споразумение.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
Плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
2. При международната ограничена процедура по параграф 1, буква а) в обявлението за обществена поръчка се посочва броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти. За поръчки за услуги се канят най-малко четирима кандидати. Броят на кандидатите, допуснати да подадат оферти, трябва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
Списъкът на избраните кандидати се публикува на интернет сайта на Комисията.
Ако броят на кандидатите, отговарящи на критериите за подбор или на минималните нива на капацитет, е по-нисък от минималния брой, възложителят може да покани да представят оферти само кандидатите, отговарящи на критериите за представяне на оферта.
3. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), възложителят съставя списък на най-малко трима оференти по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Оферентите при състезателната процедура на договаряне могат да бъдат избрани от подходящо обявен списък на потенциални оференти, посочен в член 136, параграф 1, буква б). Този списък се изготвя след покана за изразяване на интерес и е валиден за не повече от пет години от датата на обявлението. Списъкът може да включва подсписъци. Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да представят оферта.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с оферентите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
4. За правни услуги съгласно номенклатурата CPV възложителите могат да използват състезателна процедура на договаряне, независимо от прогнозната стойност на поръчката.
5. Офертите се изпращат в пакет или във външен плик, съдържащ два отделни запечатани плика - един с надпис „Плик А - Техническа оферта“ и друг с надпис „Плик Б - Финансова оферта“. На външния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Ако тръжната документация предвижда събеседвания, комисията за оценка може да ги проведе с главните членове на екипа от експерти, предложен в технически приемливите оферти, след като изготви писмени междинни заключения и преди да приключи окончателно оценката на техническите оферти. В такива случаи събеседването с експертите се провежда от комисията за оценка, за предпочитане колективно, ако те образуват екип, и на достатъчно близки времеви интервали, за да може да се направи сравнение. Събеседванията се провеждат в съответствие с образец, одобрен предварително от тръжната комисия и прилаган към всички поканени за събеседване експерти или екипи. Датата и часът на събеседването се съобщават на оферентите най-малко десет календарни дни предварително. В случаи на непреодолима сила, при които оферентът е възпрепятстван да се яви на събеседването, следва да му се изпратят нова дата и час.
6. Критериите за възлагане на поръчка служат за определяне на икономически най-изгодната оферта.
Икономически най-изгодната оферта се избира чрез претегляне в съотношение 80/20 на техническите качества и цената. За тази цел:
а)
полученият резултат за техническата оферта се умножава по 0,80;
б)
полученият резултат за ценовата оферта се умножава по 0,20.
Член 266
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. За поръчките за услуги възложителят може да използва процедура на договаряне въз основа само на една оферта в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 104, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато услугите се възлагат на организации от публичния сектор или институции или сдружения с нестопанска цел и се отнасят до дейности от институционален характер или целят да предоставят помощ на хора в социалната сфера;
в)
за услуги, които представляват продължение на вече започнали услуги, при условията, изброени в параграф 2;
г)
когато тръжната процедура или опитът за използване на рамково споразумение до момента са неуспешни, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено;
д)
когато съответната поръчка следва конкурс и съгласно приложимите правила трябва да бъде възложена на успелия кандидат или на един от успелите кандидати, като в такъв случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
е)
когато по технически причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен доставчик на услуги;
ж)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Дейностите от институционален характер, посочени в буква б) от първа алинея, включват услуги, които са пряко свързани със законоустановената мисия на публичните органи.
2. Услугите, които са продължение на вече започнали услуги по параграф 1, буква в), са следните:
а)
допълнителни услуги, които не са обхванати от основната поръчка, но в резултат на непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на поръчката, при условие че допълнителната услуга не може технически и икономически да се отдели от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя, и че съвкупната стойност на допълнителните услуги не надхвърля 50 % от стойността на основната поръчка;
б)
допълнителни услуги, представляващи повторение на подобни услуги, възложени на изпълнителя на първоначална поръчка, при условие че:
i)
за първата услуга е било публикувано обявление за обществена поръчка и възможността да се използва процедура на договаряне за нови услуги за проекта, както и прогнозната цена са били ясно посочени в обявлението за обществена поръчка, публикувано за първата услуга;
ii)
продължението на поръчката е само за стойност и за продължителност, които не надхвърлят стойността и продължителността на първоначалната поръчка.
Член 267
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за доставки са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече: международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: рамково споразумение или:
i)
за поръчки на стойност от 100 000 EUR или повече, но по-малка от 300 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
ii)
за поръчки на стойност под 100 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2.
в)
плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), подточка ii) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима доставчици по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с доставчиците възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
4. При поръчки за доставки без предвидено следпродажбено обслужване единственият критерий за възлагане на поръчката е цената.
Когато предложенията за следпродажбено обслужване или за обучение имат особено значение, се избира офертата с най-ниската цена или икономически най-изгодната оферта, като се отчита техническото качество на предложеното обслужване и цената.
Член 268
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за доставки могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на едно предложение при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато това се определя от характера или особените характеристики на доставките, например когато изпълнението на поръчката е запазено изключително за притежатели на патенти или лицензи за ползване на патенти;
в)
за допълнителни доставки от първоначалния доставчик с цел частично да се заменят обичайните доставки или монтажи или да се разширят съществуващите доставки или монтажи, когато евентуална промяна на доставчика би задължила възложителя да придобие съоръжения с различни технически характеристики и това би довело до несъвместимост или прекомерни технически трудности при експлоатацията и поддръжката;
г)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
д)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
е)
за поръчки относно котирани доставки и покупки на стоковата борса;
ж)
за поръчки по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
В случаите, посочени в буква г) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. За целите на параграф 1, буква а) от настоящия член операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Член 269
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за строителни работи са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 5 000 000 EUR или повече:
i)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
ii)
с оглед на характеристиките на някои строителни работи, международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече, но по-малка от 5 000 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
в)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2 от настоящия член;
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква в) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима изпълнители по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с изпълнителите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Критериите за подбор обхващат капацитета на оферента да изпълнява подобни поръчки, по-специално с оглед на извършени строителни работи през последните години. След извършване на подбора и след отхвърляне на недопустимите оферти единственият критерий за възлагане на обществената поръчка е цената.
4. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
Член 270
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за строителни работи могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на една оферта при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
за допълнителни строителни работи, които не са включени в първоначалната поръчка, но поради непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на описаните в нея работи, при условията по параграф 2;
в)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
г)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
д)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
В случаите, посочени в буква в) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. Допълнителните строителни работи по параграф 1, буква б) се възлагат на изпълнителя на строителни работи, който вече извършва работите:
а)
когато тези работи не могат технически и икономически да се отделят от главната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя;
б)
когато тези работи, макар отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване;
в)
когато съвкупната стойност на поръчката за допълнителни работи не надхвърля 50 % от стойността на главната поръчка.
Член 271
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за недвижими имоти
(член 190 от Финансовия регламент)
Поръчките за недвижими имоти по член 260 могат да се възлагат чрез процедура на договаряне, след като е проучен местният пазар.
Член 272
Избор на процедура за възлагане на обществени поръчки при смесени договори
(член 190 от Финансовия регламент)
При поръчки както за доставка на услуги, така и за доставка на стоки или за извършване на строителни работи, възложителят със съгласието на Комисията, ако тя самата не е възложител, определя приложимите прагове и процедури с оглед на преобладаващия аспект, който се оценява въз основа на относителната стойност и оперативното значение на различните елементи на поръчката.
Член 273
Тръжна документация
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация по член 138 се изготвя въз основа на най-добрите международни практики и в съответствие с разпоредбите на настоящата глава по отношение на обявяването и контактите между възложителя и оферентите.
2. При поръчките за услуги тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
вида поръчка;
ii)
критериите за възлагане и тяхната тежест;
iii)
възможността за събеседвания и графика за тяхното провеждане;
iv)
информация дали се допускат варианти;
v)
разрешения дял, който може да се възлага на подизпълнители;
vi)
максималния бюджет, наличен за поръчката;
vii)
валутата на офертите;
б)
списък на избраните кандидати (с посочване на забраната за сдружаване);
в)
общите условия на поръчките за услуги;
г)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
д)
заданието с планирания график за проекта и датите, от които според плана главните експерти трябва да бъдат на разположение;
е)
ценовата таблица (за попълване от оферента);
ж)
образец на офертата;
з)
образец на договора;
и)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за плащане на предварителното финансиране.
Буква з) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
3. При поръчките за доставки тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за доставки;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
техническо приложение с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
4. При поръчките за строителни работи тръжната документация съдържа следните документи:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за строителни работи;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
технически приложения с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
5. Ако възникнат противоречия между специфичните условия, посочени в параграф 2, буква г), параграф 3, буква в) и параграф 4, буква в), и общите условия, се прилагат тези специфични условия.
6. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски стандарти или, ако е подходящо, международни стандарти, които са сертифицирани от организациите, отговарящи на европейските или международните стандарти относно сертифицирането. Възложителите приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за осигуряване на качеството.
Член 274
Гаранции
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Чрез дерогация от член 163 предварителните гаранции са в евро или във валутата на договора, за който се отнасят.
2. Възложителят може да поиска тръжна гаранция по смисъла на настоящата глава в размер от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката за доставки или строителни работи. Тя трябва да бъде в съответствие с член 163. Гаранцията се освобождава при подписване на договора. Тя се задържа, ако офертата, представена преди крайния срок за представяне на офертите, впоследствие бъде оттеглена.
3. При поръчки за доставки и строителни работи възложителят може да изиска гаранция за изпълнението на стойност, определена в тръжните документи, между 5 % и 10 % от общата стойност на поръчката. Тази гаранция се определя въз основа на обективни критерии като вида и стойността на поръчката.
Независимо от това се изисква гаранция за изпълнението, когато са надхвърлени следните прагове:
а)
345 000 EUR за поръчки за строителни работи;
б)
150 000 EUR за поръчки за доставки.
Тази гаранция остава валидна поне до окончателното приемане на доставките или строителните работи. В случай на лошо изпълнение на поръчката се задържа целият размер на гаранцията.
Член 275
Срокове за процедурите
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Офертите трябва да бъдат получени от възложителя на адреса и преди крайния срок, посочени в поканата за представяне на оферти. Определеният от възложителя срок за получаване на оферти и заявки за участие е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и достатъчен период за подготовка и представяне на офертите.
При поръчките за услуги минималният срок между датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти и крайната дата за получаване на офертите е 50 дни. При неотложни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
2. Оферентите могат да задават въпроси в писмена форма преди крайната дата за получаване на офертите. Възложителят предоставя отговорите на въпросите преди крайната дата за получаване на офертите.
3. При международните ограничени процедури срокът за получаване на заявления за участие е най-малко 30 дни от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка. Периодът между датата на изпращане на писмото с поканата и крайния срок за получаване на офертите е най-малко 50 дни. При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
4. При международните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
90 дни за поръчки за строителни работи;
б)
60 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
5. При местните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
60 дни за поръчки за строителни работи;
б)
30 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
6. При състезателните процедури на договаряне, посочени в член 265, параграф 1, буква б), член 267, параграф 1, буква в) и член 269, параграф 1, буква в), на кандидатите се дава срок от най-малко 30 дни от датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти, в който те могат да представят оферти.
7. Сроковете по параграфи 1-6 се изразяват в календарни дни.
Член 276
Комисия за оценка
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за изпълняващи изискванията, се оценяват и класират от комисия за оценка въз основа на предварително обявените критерии за отстраняване, подбор и възлагане. Тази комисия се състои от нечетен брой членове, най-малко трима, с необходимите технически и административни експертни познания за оценка на офертите.
2. Ако Комисията не е възложител, тя може да поиска копие от тръжните документи, офертите, оценката на офертите и подписаните договори. Тя също може да участва като наблюдател при отварянето и оценката на офертите.
3. Офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, или на посочените в нея специфични изисквания, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят може да покани кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване, подбор и възлагане, в определен от нея/него срок и при зачитане на принципа за равно третиране.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за необходимите пояснения във връзка със съдържанието на офертата.
5. Задължението за съставяне на комисия за оценка може да бъде отменено за процедури на стойност, ненадвишаваща 20 000 EUR.
ГЛАВА IV
Безвъзмездни средства
Член 277
Финансиране в пълен размер
(член 192 от Финансовия регламент)
В случай на дерогация от изискването за съфинансиране в решението за отпускане се излагат мотивите.
ДЯЛ III
ЕВРОПЕЙСКИ СЛУЖБИ
Член 278
Европейските служби и създаване на допълнителни служби
(член 195 от Финансовия регламент)
Посочените в член 195 от Финансовия регламент европейски служби са следните:
а)
Службата за публикации;
б)
Европейската служба за борба с измамите;
в)
Европейската служба за подбор на персонал и Европейското училище по администрация, което е административно прикрепено към нея;
г)
Службата за управление и плащане по индивидуални права;
д)
Службата за инфраструктура и логистика в Брюксел и Службата за инфраструктура и логистика в Люксембург.
Една или повече институции могат да създават допълнителни служби, при условие че това се оправдава от анализа на разходите и ползите и се гарантира видимостта на действията на Съюза.
Член 279
Делегиране от институциите на европейските междуинституционални служби
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
Всяка институция е отговорна за бюджетните задължения. Институциите могат да делегират на директора на съответната междуинституционална европейска служба всяко последващо действие, по-специално правните задължения, утвърждаването на разходи, разрешаването на плащания и изпълнението на приходи, като определят границите и условията на делегираните правомощия.
Член 280
Специални правила за Службата за публикации
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
По отношение на Службата за публикации всяка институция взема решение относно своята политика на публикуване. В съответствие с член 21 от Финансовия регламент нетните приходи от продажбата на публикации се използват като целеви приходи от институцията, която е автор на публикациите.
Член 281
Делегиране на определени функции от счетоводителя
(член 196 от Финансовия регламент)
Счетоводителят на Комисията, по предложение на управителния комитет на съответната служба, може да делегира на служител на службата някои от функциите си във връзка със събирането на приходите и плащането на разходите, които се извършват пряко от съответната служба.
Член 282
Каса - банкови сметки
(член 196 от Финансовия регламент)
За да се покрият касовите потребности на дадена междуинституционална служба, Комисията може да открива банкови сметки или пощенски джиро сметки на името на службата по предложение на управителния комитет на службата. Крайното салдо на касата за всяка година се равнява и коригира между съответната служба и Комисията в края на финансовата година.
ДЯЛ IV
БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 283
Общи разпоредби
(член 201 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за административни разходи, обхванати от настоящия дял, са тези, посочени в член 41 от Финансовия регламент.
Поетите бюджетни задължения, съответстващи на бюджетните кредити за административни разходи, чието естество е общо за няколко дяла и които се управляват общо, могат да бъдат записани общо в бюджетното счетоводство съгласно обобщената класификация по видове, посочена в член 25.
Съответните разходи се вписват по бюджетните редове на всеки дял съгласно същото разпределение като за бюджетните кредити.
Член 284
Гаранции по договори за наем
(член 201 от Финансовия регламент)
Предоставените от институциите гаранции по договори за наем са под формата на банкови гаранции или депозит в блокирана банкова сметка на името на институцията или на наемодателя, изразени в евро, освен в надлежно мотивирани случаи.
Въпреки това, когато за трансакции в трети държави не е възможно да се използва никоя от тези форми на гаранции, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме други форми, при условие че те гарантират еквивалентна защита на финансовите интереси на Съюза.
Член 285
Аванси за служители и членове на институциите
(член 201 от Финансовия регламент)
На служителите и членовете на институциите могат да се изплащат аванси в съответствие с условията на Правилника за персонала.
Член 286
Сгради
(член 203 от Финансовия регламент)
1. Разходите, посочени в член 203, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудване на сгради. В тях не се включват допълнителни разходи.
2. Процедурата за ранно информиране, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент, и процедурата за предварително одобрение, посочена в член 203, параграф 5 от Финансовия регламент, не се прилагат по отношение на придобиването на земя безвъзмездно или срещу символична сума.
3. Процедурата за ранно информиране и процедурата за предварително одобрение, определени в член 203, параграфи 3-7 от Финансовия регламент, не се прилагат за жилищни сгради. Европейският парламент и Съветът могат да поискат от компетентната институция всякаква информация, свързана с жилищни сгради.
4. При извънредни или спешни политически обстоятелства ранната информация, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент относно проектите за недвижими имоти, свързани с делегациите на Съюза или службите му в трети държави, може да бъде представена заедно с проекта за недвижими имоти в съответствие с член 203, параграф 5 от Финансовия регламент. В такива случаи процедурите за ранно информиране и за предварително одобрение се провеждат при първа възможност.
5. Процедурата за предварително одобрение, предвидена в член 203, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент, не се прилага за подготвителни договори или проучвания, необходими за оценка на подробните разходи и финансиране на проекта за недвижими имоти.
6. Праговете от 750 000 EUR или 3 000 000 EUR, посочени в член 203, параграф 7, подточки ii), iii) и iv) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудването на сградата. За договори за наеми и плодоползване в тези прагове се вземат предвид разходите за оборудването на сградата, но не и допълнителните разходи.
7. Една година след датата на влизане в сила на Финансовия регламент Комисията изготвя доклад за прилагането на процедурите, посочени в член 203, параграфи 3-8 от Финансовия регламент.
ДЯЛ V
ЕКСПЕРТИ
Член 287
Външни експерти, които получават възнаграждение
(член 204 от Финансовия регламент)
1. За стойности под праговете по член 170, параграф 1 могат да бъдат избрани външни експерти, които получават възнаграждение, въз основа на процедурата, посочена в параграф 2.
2. Публикува се покана за изразяване на интерес в Официален вестник на Европейския съюз или на интернет сайта на съответната институция, ако е необходимо да се осигури публичност сред потенциалните кандидати.
Поканата за изразяване на интерес включва описание на задачите, тяхната продължителност и условията за възнаграждението. Тези условия могат да се основават на единични цени.
Изготвя се списък с експерти в резултат на поканата за изразяване на интерес. Той е валиден за срок, не по-дълъг от пет години от неговото публикуване, или за срока на многогодишна програма, свързана със задачите.
3. Всяко заинтересовано физическо лице може да представи заявление за участие по всяко време през периода му на валидност, с изключение на последните три месеца от този период. Външните експерти, които получават възнаграждение, не се избират да изпълняват задачите, посочени в член 204 от Финансовия регламент, ако са в някое от положенията на изключване, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
4. Всички контакти с подбраните експерти, включително сключването на договори и измененията в тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от институцията.
Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени във втора алинея, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
5. Списъкът с експерти и предметът на задачите се публикуват ежегодно. Възнаграждението се публикува, когато надвишава 15 000 EUR за изпълняваната задача.
6. Параграф 5 не се прилага, ако такова публикуване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, гарантирани по силата на Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на експертите.
ТРЕТА ЧАСТ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 288
Преходни разпоредби
Членове 35-43 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 продължават да се прилагат за задълженията, поети до 31 декември 2013 г. Членове 33-44 от настоящия регламент се прилагат само за задълженията, поети от 1 януари 2014 г.
Дял VI на първа част от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 може да продължи да се прилага за подписаните до 31 декември 2013 г. споразумения за безвъзмездни средства и решенията за безвъзмездни средства, за които е изпратено уведомление до 31 декември 2013 г., в рамките на глобалните поети задължения по бюджета за 2012 г. или за предходни години, ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити реши това, като се вземат надлежно предвид принципите на равно третиране и прозрачност.
Член 289
Отмяна
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 се отменя.
Позоваванията на отменения регламент се считат за позовавания на настоящия регламент и се четат в съответствие с таблицата на съответствията в приложението.
Член 290
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Той се прилага от 1 януари 2013 г.
Въпреки това членове 216-226 се прилагат от 1 януари 2014 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 29 октомври 2012 година.
REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 1268/2012 DA COMISSÃO
de 29 de outubro de 2012
sobre as normas de execução do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho de, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União (1), nomeadamente os artigos 8.o, 11.o, 13.o, 19.o, 21.o, 22.o, 23.o, 25.o, 26.o, 29.o, 30.o, 31.o, 34.o, 35.o, 38.o, 41.o, 44.o, 49.o, 53.o, 54.o, 57.o, 58.o, 59.o, 60.o, 61.o, 62.o, 63.o, 64.o, 65.o, 66.o, 68.o, 69.o, 70.o, 72.o, 73.o, 74.o, 75.o, 76.o, 77.o, 78.o, 79.o, 80.o, 81.o, 83.o, 84.o, 85.o, 86.o, 87.o, 88.o, 89.o, 90.o, 92.o, 93.o, 98.o, 99.o, 100.o, 101.o, 103.o, 104.o, 105.o, 106.o, 107.o, 108.o, 109.o, 110.o, 111.o, 112.o, 113.o, 114.o, 115.o, 116.o, 117.o, 118.o, 119.o, 121.o, 122.o, 123.o, 124.o, 125.o, 126.o, 128.o, 129.o, 130.o, 131.o, 132.o, 133.o, 134.o, 135.o, 137.o, 138.o, 139.o, 140.o, 142.o, 144.o, 145.o, 146.o, 148.o, 151.o, 154.o, 156.o, 157.o, 181.o, 183.o, 184.o, 186.o, 187.o, 188.o, 190.o, 191.o, 192.o, 195.o, 196.o, 199.o, 201.o, 203.o, 204.o, 205.o, 208.o e 209.o,
Considerando o seguinte:
(1)
O Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (2), foi substancialmente alterado e substituído pelo Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 (a seguir designado «Regulamento Financeiro»). Torna-se assim necessário alinhar o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 da Comissão, de 23 de dezembro de 2002, que estabelece as normas de execução do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (3), com o disposto no Regulamento Financeiro. Por razões de clareza, é necessário substituir o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002.
(2)
Nos termos do artigo 290.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (a seguir designado «TFUE»), um ato legislativo pode delegar na Comissão o poder de adotar atos não legislativos unicamente para completar ou alterar certos elementos não essenciais desse ato legislativo. Por conseguinte, certas disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 foram integradas no Regulamento Financeiro, não devendo assim ser incluídas no presente regulamento.
(3)
Durante os trabalhos preparatórios, a Comissão procedeu às consultas adequadas, nomeadamente a nível dos peritos, e assegurou a transmissão simultânea, atempada e adequada dos documentos pertinentes ao Parlamento Europeu e ao Conselho.
(4)
Quanto aos princípios orçamentais, nomeadamente o princípio da unicidade, a simplificação das regras que regem os juros gerados pelos pagamentos de pré-financiamentos e a sua cobrança e, em especial, o facto de os beneficiários de subvenções serem eximidos da obrigação de gerarem tais juros, é de referir que estes princípios tornam obsoletas as disposições relativas ao âmbito e às condições aplicáveis à cobrança dos juros. No caso de essa obrigação continuar a ser imposta às entidades encarregadas da execução orçamental, as regras que regem a identificação, a utilização e a contabilização dos juros gerados devem constar dos acordos de delegação com essas entidades. Quando os juros gerados pelos pagamentos de pré-financiamentos forem devidos à União com base nesses acordos, tais juros devem ser inscritos no orçamento a título de receitas afetadas.
(5)
Em relação ao princípio da anualidade, é importante clarificar o significado das dotações anuais, bem como das etapas preparatórias do procedimento de autorização que, caso sejam concluídas até 31 de dezembro, podem permitir a transição das dotações de autorização.
(6)
Relativamente ao princípio da unidade de conta, convém precisar as taxas e cotações a utilizar na conversão entre o euro e as outras moedas, no âmbito das necessidades da tesouraria e da contabilidade. Além disso, impõe-se reforçar em maior grau a transparência da contabilidade relativa aos resultados dessas operações de conversão de divisas. Na sequência da introdução do euro, a obrigação da Comissão de prestar informações aos Estados-Membros sobre as transferências monetárias efetuadas entre as diferentes moedas deve ser suprimida.
(7)
No que se refere às derrogações ao princípio da universalidade, importa precisar, por um lado, o tratamento orçamental reservado às receitas afetadas e, em especial, às contribuições dos Estados-Membros ou de países terceiros para certos programas da União e, por outro, os limites existentes em matéria de compensação entre despesas e receitas. Em especial, à luz da prática atual, e por razões de segurança jurídica, é necessário esclarecer que, regra geral, as receitas afetadas devem automaticamente gerar dotações de autorização e dotações de pagamento, a partir do momento em que as receitas tenham sido recebidas pela instituição. É também necessário especificar os casos em que as receitas afetadas possam, a título excecional, ser disponibilizadas antes de as receitas terem sido efetivamente recebidas pela instituição.
(8)
Em relação ao princípio da especificação, deve ser estabelecida uma definição precisa do cálculo da percentagem de dotações que as instituições estão autorizadas a transferir, por força da sua autonomia. O Parlamento Europeu e o Conselho devem receber informações completas mediante uma explicação pormenorizada dos pedidos de transferências que lhes devem ser apresentados.
(9)
Em relação ao princípio da boa gestão financeira, é necessário identificar os objetivos e a periodicidade mínima das avaliações ex ante, intercalares e ex post dos programas e atividades, bem como as informações que devem ser incluídas na ficha financeira legislativa.
(10)
Quanto ao princípio da transparência, a publicação de dados respeitantes aos beneficiários em causa e aos montantes exatos por eles recebidos reforça a transparência no que respeita à utilização desses fundos. A disponibilização de tais informações aos cidadãos reforça o controlo público sobre a utilização dos montantes em causa e contribui para uma otimização da utilização dos fundos públicos. Simultaneamente, no caso de os beneficiários serem pessoas singulares, esta publicação está sujeita às regras em matéria de proteção de dados pessoais. Por conseguinte, os dados pessoais apenas serão publicados se forem necessários e proporcionados em relação ao objetivo legítimo visado.
(11)
A informação sobre a utilização dos fundos da União deve ser publicada num sítio Internet das instituições e incluir pelo menos o nome do beneficiário, a sua localização, o montante e a finalidade dos fundos. Esta informação deve ter em conta os critérios estabelecidos no artigo 35.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro, nomeadamente o tipo e a importância dos fundos.
(12)
O nome e o local dos beneficiários de fundos da União devem ser publicados no que se refere aos prémios e às subvenções atribuídos, bem como aos contratos adjudicados na sequência do lançamento de um concurso público, como sucede nomeadamente no caso dos concursos para a conceção de trabalhos, dos convites à apresentação de propostas e dos concursos públicos, no respeito dos princípios consignados no TFUE e, em especial, dos princípios da transparência, da proporcionalidade, da igualdade de tratamento e da não-discriminação. Além disso, essa publicação deve contribuir para o controlo dos procedimentos de concurso público pelos candidatos cujas propostas são rejeitadas no âmbito de tais concursos.
(13)
A publicação de dados pessoais relativos a pessoas singulares não deve exceder o prazo de utilização dos fundos pelo beneficiário, devendo assim ser suprimidos decorridos dois anos. O mesmo é válido no que se refere aos dados pessoais relativos a pessoas coletivas cuja designação oficial identifica uma ou mais pessoas singulares.
(14)
Na maioria dos casos abrangidos pelo presente regulamento, a publicação incide sobre pessoas coletivas.
(15)
Sempre que sejam visadas pessoas singulares, essa publicação só deve ser prevista no respeito do princípio da proporcionalidade entre a importância do montante concedido e a necessidade de controlar a otimização dos fundos utilizados. No que respeita a pessoas singulares, a publicação do nome da região de nível NUTS 2 coaduna-se com o objetivo de publicação da identidade dos beneficiários e garante a igualdade de tratamento entre os Estados-Membros de dimensões diferentes, respeitando simultaneamente o direito dos beneficiários à vida privada e, nomeadamente, a proteção dos seus dados pessoais.
(16)
A informação relativa a bolsas de estudo e a qualquer outro tipo de apoio direto pago às pessoas mais necessitadas deve continuar a ser isenta da obrigação de publicação.
(17)
A fim de assegurar o respeito do princípio da igualdade de tratamento entre os beneficiários, a publicação das informações relativas às pessoas singulares deve ser igualmente assegurada em consonância com a obrigação de os Estados-Membros garantirem uma grande transparência dos contratos que excedam o montante previsto na Diretiva 2004/18/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de março de 2004, relativa à coordenação dos processos de adjudicação dos contratos de empreitada de obras públicas, dos contratos públicos de fornecimento e dos contratos públicos de serviços (4).
(18)
O nome e o local do beneficiário, bem como o montante e o fim a que se destinam os fundos não devem ser publicados se tal puder comprometer a integridade do beneficiário, cujos direitos são protegidos pela Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, ou se tal for prejudicial aos seus interesses comerciais legítimos.
(19)
A nomenclatura orçamental deve garantir a clareza e a transparência necessárias ao processo orçamental.
(20)
Os atos suscetíveis de serem fonte de conflitos de interesses devem igualmente ser definidos.
(21)
Em matéria de gestão indireta, é necessário definir o quadro da referida delegação de poderes e o conteúdo do acordo de delegação. Qualquer entidade ou pessoa à qual sejam confiadas tarefas de execução orçamental deve garantir um nível de proteção dos interesses financeiros da União equivalente à exigida nos termos do Regulamento Financeiro. Devem ser definidas as condições em que a Comissão pode reconhecer a equivalência dos sistemas, regras e procedimentos dessas entidades ou pessoas, a fim de assegurar uma boa gestão financeira dos fundos da União pelas referidas entidades.
(22)
Deve ser reconhecido às agências de execução, que se mantêm sob o controlo da Comissão, o estatuto de gestor orçamental delegado desta instituição para efeitos da execução do orçamento da União.
(23)
Em caso de gestão indireta com organizações internacionais, devem ser identificadas as organizações elegíveis para este tipo de gestão.
(24)
Quando as tarefas de execução orçamental são confiadas a organismos de direito público ou a organismos de direito privado investidos de uma missão de serviço público, as condições da sua designação devem ser definidas.
(25)
No que respeita à gestão indireta, é necessário definir as regras pormenorizadas aplicáveis aos procedimentos para a fiscalização e aceitação das contas e à exclusão do financiamento da União das despesas relativamente às quais foram efetuados desembolsos em violação das regras aplicáveis.
(26)
No que se refere às entidades privadas que efetuam trabalhos preparatórios ou acessórios por conta da Comissão, estas devem ser selecionadas em conformidade com os procedimentos em matéria de contratos públicos.
(27)
No que se refere ao papel dos intervenientes financeiros, a reforma da gestão financeira, conjugada com a supressão dos controlos ex ante centralizados, reforça as responsabilidades dos gestores orçamentais a nível de todas as operações associadas às receitas e despesas, nomeadamente em termos de sistemas de controlo interno. O Parlamento Europeu e o Conselho passarão doravante a ser informados da nomeação ou cessação de funções dos gestores orçamentais delegados. Consequentemente, as funções, as responsabilidades e os princípios processuais a respeitar devem igualmente ser definidos. A internalização dos controlos ex ante exige, em especial, que seja estabelecida uma distinção clara entre atividades de início e atividades de verificação das operações de execução orçamental. Além disso, cada instituição deve adotar um código de normas profissionais aplicável aos agentes responsáveis pelas verificações ex ante e ex post. É igualmente necessário prever que sejam prestadas contas das responsabilidades assumidas, mediante um relatório anual à instituição incumbida, entre outros, das verificações ex post. Os documentos comprovativos relacionados com as operações realizadas devem ser conservados. Por último, dado o seu caráter derrogatório, todos os tipos de procedimentos por negociação em matéria de adjudicação de contratos públicos devem ser objeto de um relatório específico dirigido à instituição e transmitido ao Parlamento Europeu e ao Conselho.
(28)
O Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 deve ser adaptado, por forma a ter em conta o duplo papel dos chefes das delegações que atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados por conta do Serviço Europeu para a Ação Externa (a seguir designado «SEAE») e, em relação às dotações operacionais, por conta da Comissão.
(29)
No intuito de clarificar as responsabilidades, importa ainda definir de forma precisa as funções e responsabilidades do contabilista relativamente aos sistemas contabilísticos, gestão de tesouraria e de contas bancárias e ainda ficheiros de terceiros. As modalidades de cessação de funções do contabilista devem também ser definidas.
(30)
As condições de recurso a fundos para adiantamentos, um sistema de gestão derrogatório face aos procedimentos orçamentais normais, devem igualmente ser estabelecidas e as funções e responsabilidades dos gestores de fundos para adiantamentos, dos gestores orçamentais e dos contabilistas no que se refere ao controlo desses fundos, devem ser precisadas. O Parlamento Europeu e o Conselho devem ser informados de qualquer nomeação ou cessação de funções. Por razões de eficiência, só deve ser criado um único fundo para adiantamentos nas delegações, tanto para as dotações da Comissão, como para as dotações da secção orçamental do SEAE. Revelou-se necessário introduzir a possibilidade de utilizar cartões de débito ligados a fundos para adiantamentos, a fim de facilitar os pagamentos, em especial nas representações e delegações da União, e evitar os riscos associados à manipulação de numerário.
(31)
Uma vez definidas as funções e as responsabilidades de cada interveniente financeiro, a sua responsabilização só pode ocorrer nas condições previstas no Estatuto aplicável aos funcionários da União Europeia e no regime aplicável aos outros agentes da União Europeia. A instância especializada em matéria de irregularidades financeiras, instituída em cada instituição, revelou-se um mecanismo eficaz para identificar a ocorrência de irregularidades de caráter financeiro, devendo assim ser mantida. É necessário estabelecer as modalidades segundo as quais o gestor orçamental pode solicitar a confirmação de uma instrução que considere irregular ou contrária ao princípio da boa gestão financeira, por forma a ser eximido de qualquer responsabilidade.
(32)
Em matéria de receitas, salvo no caso concreto dos recursos próprios previstos na Decisão 2007/436/CE, Euratom do Conselho, de 7 de junho de 2007, relativa ao sistema de recursos próprios das Comunidades (5), convém precisar as tarefas e os controlos da responsabilidade dos gestores orçamentais nas diferentes etapas do procedimento: elaboração das previsões de crédito, emissão da ordem de cobrança, envio da nota de débito informando o devedor do apuramento dos créditos, cálculo de eventuais juros de mora e decisão de renúncia ao crédito, se for caso disso, no respeito dos critérios que garantem a observância do princípio da boa gestão financeira, a fim de garantir uma cobrança eficiente das receitas.
(33)
É necessário especificar o papel do contabilista na cobrança das receitas e na eventual prorrogação dos prazos de pagamento de despesas. O contabilista deve igualmente dispor de flexibilidade na cobrança de pagamentos, tal como a possibilidade de compensação direta das dívidas ou, em circunstâncias excecionais, de renunciar à obrigação de constituição de uma garantia relativa ao reembolso de uma dívida, quando o devedor está disposto e em condições de proceder ao pagamento no prazo prorrogado, mas não pode prestar essa garantia, tomando em devida consideração o princípio da proporcionalidade.
(34)
A fim de garantir a gestão de ativos, ao mesmo tempo que é auferida uma remuneração financeira, é necessário que os montantes recebidos provisoriamente, tais como as coimas no domínio da concorrência objeto de recurso, sejam investidos em ativos financeiros e ainda determinada a afetação dos juros gerados por esses investimentos.
(35)
No intuito de assegurar que a Comissão disponha de todas as informações necessárias para a adoção das decisões de financiamento, cabe estabelecer os requisitos mínimos quanto ao teor das decisões de financiamento sobre subvenções, adjudicação de contratos, fundos fiduciários, prémios e instrumentos financeiros.
(36)
Em matéria de despesas, importa definir a articulação entre decisões de financiamento, autorizações globais e autorizações individuais, bem como as características destas diferentes etapas, a fim estabelecer um enquadramento claro para as diferentes fases da execução orçamental.
(37)
É necessário clarificar a articulação entre as operações de liquidação, de emissão de ordens de pagamento e de pagamento e os controlos a efetuar pelo gestor orçamental aquando da liquidação de despesas, mediante a inscrição da menção «Visto; a pagar». Cabe indicar os documentos comprovativos a apresentar em apoio dos pagamentos e definir as regras de apuramento de pré-financiamentos e de pagamentos intercalares.
(38)
Devem ser definidas regras pormenorizadas quanto à aplicação dos prazos relativos às operações de liquidação e de pagamento, à luz do disposto na Diretiva 2011/7/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de fevereiro de 2011, que estabelece medidas de luta contra os atrasos de pagamento nas transações comerciais (6), no intuito de garantir a ausência de qualquer demora desnecessária nos pagamentos aos beneficiários.
(39)
Em matéria de auditoria interna, convém definir as modalidades de nomeação do auditor e garantir a sua independência dentro da instituição que o nomeou e à qual deve prestar contas do seu trabalho. O Parlamento Europeu e o Conselho devem ser informados de qualquer nomeação ou cessação de funções, a fim a garantir a transparência perante o Parlamento Europeu e o Conselho.
(40)
As regras em matéria de contratos públicos devem basear-se no disposto na Diretiva 2004/18/CE. Tal pressupõe a definição dos diferentes tipos de procedimentos de adjudicação de contratos, das medidas de publicidade aplicáveis, das condições de aplicação de um determinado tipo de procedimento e das principais características dos procedimentos existentes, a especificação dos critérios de seleção e de adjudicação, das regras de acesso à documentação do concurso e de comunicação com os proponentes ou candidatos, bem como, nos casos em que a Comissão adjudica contratos por sua própria conta, dos diferentes limiares aplicáveis e das regras de estimativa do valor dos contratos a adjudicar.
(41)
Os procedimentos em matéria de adjudicação de contratos têm por finalidade satisfazer nas melhores condições possíveis as necessidades das instituições, no respeito da igualdade de acesso aos contratos públicos, bem como dos princípios da transparência e da não-discriminação. A fim de garantir a transparência e a igualdade de tratamento dos candidatos e proponentes, bem como a plena responsabilidade dos gestores orçamentais na escolha final, é necessário estabelecer o procedimento para a abertura e, em seguida, a avaliação dos pedidos de participação e das propostas, desde a nomeação de uma comissão até à adoção de uma decisão de adjudicação, fundamentada e documentada, que incumbirá, em última análise, à entidade adjudicante.
(42)
Com base na experiência adquirida, impõe-se estabelecer um novo procedimento de adjudicação dos contratos de valor intermédio. É necessário permitir a utilização da «lista de fornecedores» nas mesmas condições que o atual «convite à manifestação de interesse», uma vez que essa lista estabelece menos encargos administrativos para os proponentes potenciais.
(43)
A fim de proteger os interesses financeiros da União durante a execução do contrato, importa prever a possibilidade de exigir às entidades que demonstrem capacidade financeira em matéria de contratos públicos que sejam solidariamente responsáveis pela execução do contrato em causa.
(44)
No intuito de proteger os interesses financeiros da União e garantir o controlo sobre a execução do contrato, importa prever a possibilidade de exigir que determinadas tarefas críticas sejam diretamente executadas pelo próprio contratante.
(45)
Para garantir a execução de um contrato em conformidade com as mais elevadas normas profissionais, importa prever a possibilidade de rejeitar os proponentes que denotem potenciais conflitos de interesses.
(46)
Uma vez que o pedido de constituição de garantias financeiras deixou de ser automaticamente aplicável, é necessário definir os critérios segundo os quais estas garantias podem ser exigidas.
(47)
É necessário clarificar o âmbito de aplicação do Título relativo às subvenções, nomeadamente no que se refere ao tipo de ação ou organismo de interesse geral europeu suscetível de beneficiar de uma subvenção, bem como no que respeita aos tipos de compromissos jurídicos que podem ser utilizados para abranger as subvenções. Em relação a esses compromissos jurídicos, importa especificar os critérios quanto à escolha entre acordos e decisões, ao seu conteúdo mínimo e à possibilidade de celebrar acordos ou decisões de subvenção específicos no âmbito de parcerias, por forma a assegurar a igualdade de tratamento e evitar limitar o acesso ao financiamento da União.
(48)
O âmbito de aplicação do Título relativo às subvenções deve igualmente tomar em consideração a introdução no Regulamento Financeiro de títulos específicos sobre prémios e instrumentos financeiros, por um lado, e de regras fundamentais aplicáveis às subvenções, aos custos elegíveis, à supressão do princípio da degressividade, à utilização de formas simplificadas de subvenção (montantes fixos, custos unitários e taxas fixas) e eliminação da obrigatoriedade de apresentação de garantias de pré-financiamento, por outro.
(49)
Os progressos em direção ao intercâmbio eletrónico de informações e da apresentação de documentos por via eletrónica, que constituem uma importante medida de simplificação, devem ser acompanhados de condições claras quanto à aceitação dos sistemas a utilizar, de modo a criar um quadro juridicamente sólido.
(50)
Os princípios da ausência de fins lucrativos e de cofinanciamento devem ser revistos em consonância com as clarificações e as medidas de simplificação introduzidas no Regulamento Financeiro. Em especial, por motivos de clareza, é necessário estabelecer regras pormenorizadas sobre os tipos de receitas a reconhecer para efeitos do princípio de ausência de fins lucrativos, bem como as formas de cofinanciamento externo e as contribuições em espécie.
(51)
No que respeita ao princípio da transparência, a adoção e a publicação de programas de trabalho plurianuais devem ser autorizadas, desde que representem um valor acrescentado para os candidatos, que passarão a estar em condições de antecipar mais facilmente e de preparar-se melhor para os convites à apresentação de propostas. Neste contexto, devem ser especificadas as condições em que os programas de trabalho podem ser considerados como decisões de financiamento. A fim de assegurar a transparência, é igualmente necessário publicar convites à apresentação de propostas, salvo em casos de urgência ou se a ação apenas puder ser executada por uma única entidade. Cabe especificar o conteúdo mínimo dessa publicação.
(52)
Dado que as condições de elegibilidade para efeitos do imposto sobre o valor acrescentado (IVA) pago pelos beneficiários são particularmente propensas a erros e discrepâncias, é necessário garantir que os conceitos de IVA não recuperável e de pessoas que não sejam consideradas sujeitos passivos, na aceção do artigo 13.o, n.o 1, da Diretiva 2006/112/CE, de 28 de novembro de 2006, relativa ao sistema comum do imposto sobre o valor acrescentado (7) sejam compreendidos e aplicados de forma coerente, mediante referência às atividades abrangidas por esses conceitos.
(53)
A fim de assegurar a transparência, a igualdade de tratamento entre os requerentes e uma maior responsabilização dos gestores orçamentais, cabe definir o procedimento de adjudicação de contratos, desde o pedido de subvenção, em relação ao qual a Comissão deve ter prestado informações mínimas aos requerentes, até à sua avaliação à luz de critérios de elegibilidade, seleção e adjudicação anteriormente especificados, antes de o gestor orçamental competente tomar a sua decisão final, devidamente documentada. É necessário estabelecer regras pormenorizadas sobre a composição e as funções da comissão responsável pela avaliação das propostas com base nos critérios de seleção e adjudicação, bem como a possibilidade de contactar os requerentes durante o procedimento de adjudicação de contratos ou de convidá-los a ajustar as suas propostas. Tais possibilidades devem refletir de forma adequada os requisitos em termos de boa administração, introduzidos no Regulamento Financeiro, e incluir as condições sob as quais as propostas podem ser ajustadas antes da assinatura das convenções de subvenção ou da notificação das decisões de concessão da subvenção, garantindo simultaneamente a igualdade de tratamento dos requerentes e o respeito do princípio segundo o qual a iniciativa em matéria de ações incumbe unicamente a estes últimos.
(54)
Uma vez que a utilização de montantes fixos, custos unitários e taxas fixas é facilitada e alargada ao abrigo do Regulamento Financeiro, as definições dessas formas simplificadas de subvenções devem ser clarificadas. É nomeadamente necessário esclarecer que estas se destinam, tal como qualquer forma de subvenção, a abranger as categorias de custos elegíveis e indicar que os seus montantes não devem ser forçosamente fixados ex ante, o que é particularmente pertinente quando são calculadas com base nas práticas habituais de contabilidade analítica do beneficiário. Importa igualmente assegurar a estabilidade das regras de financiamento ao abrigo de um programa específico. Para o efeito, deve ser autorizada a utilização de formas simplificadas de subvenções ao longo de toda a sua duração. Para fins estatísticos, metodológicos ou de prevenção e deteção de fraude, é necessário ter acesso a informações gerais de contabilidade junto dos beneficiários, mesmo quando estes são financiados através de montantes fixos, custos unitários ou taxas fixas. Tais verificações não devem ser utilizadas, contudo, para questionar os valores unitários dos montantes fixos, custos unitários ou taxas fixas já acordados.
(55)
O princípio da boa gestão financeira exige que a Comissão disponha de garantias. Na fase dos pedidos de subvenção, mediante a realização de auditorias financeiras relativamente aos pedidos de montante mais avultado, aquando do pagamento de pré-financiamentos, e quando os riscos tal como avaliados pelo gestor orçamental assim o justificarem, mediante a exigência de garantias financeiras prévias e na fase de pagamento intercalar ou de pagamento do saldo, mediante a apresentação de certificados emitidos pelos auditores para os pedidos de pagamento dos montantes mais avultados e que denotam um maior grau de risco.
(56)
As condições e os procedimentos para a suspensão e a redução das subvenções devem ser clarificados, de modo a definir melhor as razões que justificam essa suspensão ou redução, prestar informações adequadas aos beneficiários e garantir que estes últimos disponham da possibilidade de exercer o seu direito de defesa a qualquer momento.
(57)
A boa gestão dos fundos da União pressupõe também que os próprios beneficiários das subvenções da União as utilizem de modo rentável e eficiente. Em especial, devem ser elegíveis os custos dos contratos adjudicados pelos beneficiários para a execução da ação, desde que tais contratos sejam adjudicados à proposta economicamente mais vantajosa.
(58)
Uma vez que as restrições quanto à concessão de apoio financeiro a favor de terceiros são atenuadas no Regulamento Financeiro, é necessário estabelecer as disposições mínimas a acordar a nível do acordo de subvenção ou a inserir na decisão de subvenção para diferenciar claramente a concessão por um beneficiário de apoio financeiro a terceiros da execução de funções orçamentais por um organismo delegado no âmbito da gestão indireta.
(59)
As competências em matéria de imposição de sanções aos beneficiários de subvenções devem ser alinhadas com as previstas no domínio dos contratos públicos, dado assumirem uma natureza idêntica e estarem sujeitos às mesmas regras, em termos de eficácia e proporcionalidade.
(60)
Os prémios devem estar subordinados aos princípios da transparência e da igualdade de tratamento da mesma forma que as subvenções. Nesse contexto, as características mínimas dos programas de trabalho e dos concursos para trabalhos de conceção devem igualmente ser definidas, tendo em conta os requisitos correspondentes aplicáveis às subvenções. Em especial, devem ser especificadas as condições em que os programas de trabalho podem ser equiparados a decisões de financiamento, bem como o teor mínimo das regras do concurso para trabalhos de conceção, nomeadamente as condições relativas ao pagamento de prémios aos vencedores em caso de adjudicação e os meios de publicação adequados.
(61)
A conformidade com os princípios da transparência e da igualdade de tratamento exige igualmente o estabelecimento de um procedimento de adjudicação de contratos claramente definido, desde a apresentação de realizações até à informação dos candidatos e notificação do participante vencedor. Esse procedimento deve incluir a avaliação das realizações por um painel de peritos nomeados pelo gestor orçamental competente, com base nos critérios de adjudicação divulgados nas regras do concurso para trabalhos de conceção, a fim de garantir a sua competência e neutralidade na avaliação dessas realizações. Com base nas suas recomendações, o gestor orçamental competente deve tomar a decisão final sobre a atribuição do prémio, uma vez que a responsabilidade pela execução do orçamento incumbe sempre à Comissão.
(62)
A fim de assegurar a aplicação harmonizada dos diversos instrumentos financeiros no âmbito da Comissão, o enquadramento geral previsto no Título VIII do Regulamento Financeiro deve ser complementado por regras pormenorizadas relativas à gestão dos instrumentos financeiros, incluindo disposições sobre a seleção das entidades mandatadas, o conteúdo dos acordos de delegação, os custos e as comissões de gestão e as contas fiduciárias.
(63)
Devem ser definidas, em especial, regras relativas à seleção dos intermediários financeiros e dos beneficiários finais, sempre que os instrumentos financeiros sejam geridos diretamente em casos excecionais, através de estruturas de investimento especializadas ou outros mecanismos de execução, garantindo assim o desembolso eficiente dos fundos da União.
(64)
Cabe determinar as condições de utilização dos instrumentos financeiros, incluindo o efeito de alavanca, bem como o enquadramento de controlo. É igualmente necessário garantir que os instrumentos financeiros sejam aplicados com base numa sólida avaliação ex ante, que permita à Comissão concebê-los especificamente para dar resposta às deficiências do mercado e a situações de investimento insuficiente.
(65)
Em matéria de contabilidade e prestação de contas, os princípios contabilísticos geralmente aceites, com base nos quais devem ser elaboradas as demonstrações financeiras, são definidos nas regras contabilísticas da União. Estas regras contabilísticas especificam igualmente as condições necessárias para que uma transação seja contabilizada, bem como as regras de avaliação dos elementos do ativo e do passivo e de constituição de provisões, no intuito de assegurar que tais informações sejam apresentadas de forma correta, completa e exata.
(66)
Em matéria de contabilidade, convém precisar que o contabilista de cada instituição deve documentar a organização e os procedimentos contabilísticos dessa instituição e definir as condições que os sistemas informáticos de escrituração da contabilidade devem respeitar, nomeadamente para garantir a segurança de acesso e a pista de auditoria em relação às alterações introduzidas nos sistemas.
(67)
A nível da contabilidade, importa precisar os princípios aplicáveis em matéria de livros contabilísticos, do balancete das contas, da conciliação periódica dos saldos desse balancete e do inventário, bem como definir os elementos do plano de contabilidade estabelecido pelo contabilista da Comissão. As regras em matéria de registo das operações, em especial, o método das partidas dobradas, as regras de conversão das operações não efetuadas em euros e dos documentos comprovativos dos registos contabilísticos devem ser estabelecidas. O teor dos registos da contabilidade orçamental deve também ser precisado.
(68)
É necessário definir as regras relativas ao inventário do imobilizado e clarificar as responsabilidades respetivas dos contabilistas e gestores orçamentais neste domínio, tal como as disposições aplicáveis à venda de imóveis inscritos no inventário, com vista a uma gestão eficiente dos ativos.
(69)
No que respeita às ações externas, o presente regulamento, em conformidade com o Regulamento Financeiro, deve prever derrogações que tomem em consideração as especificidades operacionais desse setor, sobretudo em matéria de adjudicação de contratos e de concessão de subvenções, devido nomeadamente ao facto desses procedimentos serem realizados pelas autoridades de países terceiros que beneficiam de apoio financeiro da União. No que se refere à adjudicação de contratos, essas medidas derrogatórias devem essencialmente prender-se com os tipos de procedimentos e os limiares a partir dos quais são aplicáveis. Quanto às subvenções, o financiamento integral deve ser autorizado em determinados casos, sobretudo a fim de ter em conta a diminuta capacidade de cofinanciamento dos beneficiários.
(70)
Importa estabelecer disposições pormenorizadas no que se refere ao recurso ao apoio orçamental, que especifiquem as condições em que o apoio orçamental pode ser utilizado, bem como a obrigação de o parceiro fornecer à Comissão informações atempadas e fiáveis destinadas a o cumprimento dessas condições.
(71)
No que respeita aos fundos fiduciários da União, importa precisar os princípios aplicáveis à contribuição da União para os fundos fiduciários da União, bem como às contribuições dos outros doadores, definir as regras do fundo fiduciário da União em matéria de contabilidade e de apresentação de informações, nomeadamente no que se refere aos juros vencidos na conta bancária do fundo fiduciário, clarificar as responsabilidades respetivas dos intervenientes financeiros e do conselho de administração do fundo fiduciário, bem como definir as obrigações da auditoria externa. É igualmente necessário garantir uma representação equitativa dos doadores participantes no conselho de administração do fundo fiduciário e assegurar um mecanismo obrigatório de voto positivo por parte da Comissão relativamente à utilização dos fundos.
(72)
A fim de simplificar os procedimentos de adjudicação dos contratos no âmbito das ações externas, alguns limiares foram alterados, tendo outros limiares e modalidades de gestão resultantes das disposições comuns sido aditados e adaptados.
(73)
No domínio das subvenções, as condições de derrogação ao princípio de cofinanciamento devem ser simplificadas em conformidade com o Regulamento Financeiro.
(74)
Para garantir a boa gestão das dotações da União, importa ainda precisar as condições prévias e as regras a inserir nos acordos sempre que a gestão das dotações seja descentralizada ou utilizados fundos para adiantamentos.
(75)
Cabe definir os serviços e organismos europeus e estabelecer regras específicas para o Serviço das Publicações, bem como disposições que autorizem o contabilista da Comissão a delegar algumas das suas funções nos agentes destes serviços e organismos. Convém também precisar as modalidades de movimentação das contas bancárias que os serviços e organismos europeus podem ser autorizados a abrir em nome da Comissão.
(76)
Por analogia com a publicação de informações sobre os beneficiários de fundos da União, a lista de peritos indicada no artigo 204.o do Regulamento Financeiro, os quais são selecionados através de um convite à apresentação de manifestações de interesse, bem como o objetivo das suas funções, devem ser publicados. A sua remuneração deve igualmente ser publicada quando for igual ou superior a 15 000 EUR.
(77)
O novo procedimento introduzido no artigo 203.o do Regulamento Financeiro deve ser completado, nomeadamente no que se refere ao tipo de custos a serem incluídos nos limiares nele estabelecidos. É necessário definir regras pormenorizadas sobre os projetos de construção nas delegações da União, atendendo às suas especificidades, nomeadamente em casos de urgência. Importa providenciar para que os imóveis destinados a fins residenciais, designadamente nas delegações, a ser objeto de locação ou aquisição a curto prazo, sejam excluídos do procedimento previsto no artigo 203.o do Regulamento Financeiro. A aquisição de terrenos a título gratuito ou por um montante simbólico não deve ser abrangida pelo procedimento previsto no artigo 203.o do Regulamento Financeiro, uma vez que não impõe, em si, um encargo adicional ao orçamento.
(78)
A fim de garantir a coerência com as disposições do Regulamento Financeiro, importa estabelecer disposições transitórias. Além disso, a fim de garantir a sua coerência com a base jurídica setorial, convém adiar a aplicação das disposições sobre as modalidades de gestão e os instrumentos financeiros até 1 de janeiro de 2014,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
PARTE I
DISPOSIÇÕES COMUNS
TÍTULO I
OBJETO
Artigo 1.o
Objeto
O presente regulamento estabelece as normas de execução do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 (a seguir designado «Regulamento Financeiro»).
TÍTULO II
PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS
CAPÍTULO 1
Princípios da unicidade e verdade orçamental
Artigo 2.o
Contabilização dos juros gerados por pagamentos de pré-financiamentos
(Artigo 8.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro)
Quando são devidos juros ao orçamento, o acordo celebrado com as entidades ou pessoas enumeradas no artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalíneas ii) a viii), do Regulamento Financeiro deve prever que o pré-financiamento seja transferido para contas ou subcontas bancárias, por forma a permitir que os fundos e respetivos juros sejam identificados. Caso contrário, os sistemas de contabilidade dos beneficiários ou intermediários devem possibilitar a identificação dos fundos pagos pela União e dos juros ou outros benefícios gerados por esses fundos.
As disposições do presente regulamento relativas aos juros sobre pré-financiamentos não prejudicam a inscrição do pré-financiamento no ativo das demonstrações financeiras, em conformidade com as regras contabilísticas a que se refere o artigo 143.o do Regulamento Financeiro.
CAPÍTULO 2
Princípio da anualidade
Artigo 3.o
Dotações do exercício
(Artigo 11.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
As dotações de autorização e de pagamento autorizadas para o exercício são constituídas pelo seguinte:
a)
As dotações inscritas no orçamento, incluindo as inscritas através de orçamento retificativo;
b)
As dotações transitadas;
c)
As dotações reconstituídas em conformidade com o disposto nos artigos 178.o e 182.o do Regulamento Financeiro;
d)
As dotações a título de reembolsos de pagamentos de pré-financiamento, em conformidade com o artigo 177.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro;
e)
As dotações disponibilizadas na sequência da cobrança de receitas afetadas durante o exercício ou durante os exercícios anteriores e que não tenham sido utilizadas.
Artigo 4.o
Anulação e transição de dotações
(Artigo 13.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. As dotações de autorização e as dotações não diferenciadas relativas a projetos imobiliários referidas no artigo 13.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro só podem transitar para o exercício seguinte se não tiver sido possível conceder a autorização até 31 de dezembro do exercício, por razões alheias ao gestor orçamental e desde que as etapas preparatórias estejam suficientemente avançadas para que seja razoável estimar que a autorização pode ser concedida até 31 de março do ano seguinte ou até 31 de dezembro no que se refere a projetos imobiliários.
2. As etapas preparatórias referidas no artigo 13.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro, que devem ser concluídas até 31 de dezembro do exercício para que seja possível a transição para o ano seguinte, são nomeadamente as seguintes:
a)
No que diz respeito às autorizações globais na aceção do artigo 85.o do Regulamento Financeiro, a adoção de uma decisão de financiamento ou, antes desta data, o encerramento da consulta aos serviços interessados de cada instituição com vista à adoção desta decisão;
b)
No que diz respeito às autorizações individuais na aceção do artigo 85.o do Regulamento Financeiro, a conclusão do processo de seleção dos potenciais contratantes, beneficiários, vencedores de prémios ou delegados.
3. As dotações transitadas em conformidade com o artigo 13.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro, que não tenham sido objeto de autorização até 31 de março do exercício seguinte, ou até 31 de dezembro do ano seguinte, relativamente a montantes associados a projetos imobiliários, serão automaticamente anuladas.
A Comissão informará o Parlamento Europeu e o Conselho das dotações assim anuladas, no prazo de um mês a contar da respetiva data de anulação, em conformidade com o primeiro parágrafo.
4. As dotações transitadas nos termos do artigo 13.o, n.o 2, alínea b), do Regulamento Financeiro podem ser utilizadas até 31 de dezembro do exercício seguinte.
5. A contabilidade deve permitir distinguir as dotações transitadas em conformidade com os n.os 1 a 4.
CAPÍTULO 3
Princípio da unidade de conta
Artigo 5.o
Taxa de conversão entre o euro e as outras moedas
(Artigo 19.o do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo das disposições específicas que decorrem da aplicação de regulamentações de âmbito setorial, a conversão será efetuada pelo gestor orçamental competente com recurso à taxa de câmbio diária do euro publicada na série C do Jornal Oficial da União Europeia.
Quando a conversão entre o euro e outra moeda for feita pelos contratantes ou beneficiários, aplicam-se as disposições específicas relativas à conversão, constantes dos contratos, das convenções de subvenção ou dos acordos de financiamento.
2. Para evitar que as conversões de moeda tenham um impacto significativo a nível do cofinanciamento da União ou um impacto negativo no orçamento da União, as disposições específicas sobre a conversão referidas no n.o 1 devem prever, quando se afigure adequado, uma taxa de conversão entre o euro e as outras moedas, que será calculada utilizando a média da taxa de câmbio diária de um dado período.
3. Na falta de publicação no Jornal Oficial da União Europeia da taxa de câmbio diária do euro relativamente à moeda em causa, o gestor orçamental competente utilizará a taxa contabilística referida no n.o 4.
4. Para efeitos da contabilidade prevista nos artigos 151.o a 156.o do Regulamento Financeiro e sob reserva do disposto no artigo 240.o do presente regulamento, a conversão entre o euro e qualquer outra moeda será efetuada com recurso à taxa de conversão contabilística mensal do euro. Esta taxa será fixada pelo contabilista da Comissão com base em qualquer fonte de informação que considere fiável e partindo da taxa de câmbio do penúltimo dia útil do mês que precede aquele relativamente ao qual a taxa é fixada.
5. Os resultados das operações de divisas a que se refere o n.o 4 do presente artigo devem ser indicados numa rubrica separada nas contas da instituição respetiva.
O disposto no primeiro parágrafo do presente número aplica-se mutatis mutandis aos organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 6.o
Taxa a utilizar para efeitos de conversão entre o euro e outras moedas
(Artigo 19.o do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo das disposições específicas decorrentes da aplicação de regulamentações de âmbito setorial ou de contratos públicos específicos, convenções ou decisões de subvenção e convenções de financiamento, a taxa a utilizar para efeitos de conversão entre o euro e outras moedas é, nos casos em que a conversão for efetuada pelo gestor orçamental competente, a aplicável no dia da emissão, pelo serviço emitente, da ordem de pagamento ou de cobrança.
2. No caso dos fundos para adiantamentos em euros, a data de pagamento pelo banco determina a taxa de câmbio a utilizar para a conversão entre o euro e as outras moedas.
3. Para efeitos de regularização de fundos para adiantamentos em moedas nacionais, a que se refere o artigo 19.o do Regulamento Financeiro, a taxa de câmbio a utilizar para a conversão entre o euro e as outras moedas será a do mês da despesa efetuada pelo fundo para adiantamentos em questão.
4. Para o reembolso de despesas com uma base fixa, ou de despesas que decorrem do Estatuto dos funcionários e do regime aplicável aos outros agentes da União Europeia (a seguir designado «Estatuto dos funcionários»), cujo montante está sujeito a um limite máximo e pagas numa moeda que não o euro, a taxa a utilizar é aquela que estiver em vigor no momento em que o direito nascer.
CAPÍTULO 4
Princípio da universalidade
Artigo 7.o
Estrutura de acolhimento das receitas afetadas e abertura das dotações correspondentes
(Artigo 21.o do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo do disposto nos artigos 9.o e 10.o, a estrutura de acolhimento orçamental das receitas afetadas inclui:
a)
No mapa das receitas da secção de cada instituição, uma rubrica orçamental destinada a acolher o montante destas receitas;
b)
No mapa das despesas, as observações orçamentais, incluindo as observações gerais, indicam quais as rubricas suscetíveis de acolher as dotações correspondentes às receitas afetadas disponibilizadas.
No caso referido na alínea a) do primeiro parágrafo, é criada uma rubrica dotada de uma menção «pro memoria» e as receitas estimadas são mencionadas nas observações a título informativo.
2. As dotações correspondentes a receitas afetadas são disponibilizadas automaticamente a título de dotações de pagamento e de dotações de autorização, sempre que a receita tenha sido recebida pela instituição, salvo nos casos a seguir referidos:
a)
Nos casos previstos no artigo 181.o, n.o 2, e no artigo 183.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro;
b)
No caso previsto no artigo 21.o, n.o 2, alínea b), do Regulamento Financeiro no que respeita aos Estados-Membros, sempre que o acordo de contribuição seja expresso em euros.
No caso referido no primeiro parágrafo, alínea b), as dotações de autorização podem ser disponibilizadas mediante assinatura pelo Estado-Membro do acordo de contribuição.
Artigo 8.o
Contribuições dos Estados-Membros para programas de investigação
(Artigo 21.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro)
1. As contribuições dos Estados-Membros para o financiamento de certos programas complementares de investigação, previstas no artigo 5.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1150/2000 do Conselho (8), são pagas:
a)
Até um máximo de sete duodécimos do montante inscrito no orçamento, impreterivelmente até 31 de janeiro do exercício em curso;
b)
Até ao máximo dos cinco duodécimos restantes, impreterivelmente até 15 de julho do exercício em curso.
2. Se o orçamento não for adotado definitivamente antes do início do exercício, as contribuições previstas no n.o 1 têm lugar com base no montante inscrito no orçamento do exercício precedente.
3. Qualquer contribuição ou pagamento suplementar devido pelos Estados-Membros a título do orçamento deve ser inscrito na conta ou contas da Comissão, no prazo de trinta dias de calendário subsequentes à mobilização de fundos.
4. Os pagamentos efetuados são inscritos na conta prevista no Regulamento (CE, Euratom) n.o 1150/2000, encontrando-se sujeitos às condições enunciadas por esse mesmo regulamento.
Artigo 9.o
Receitas afetadas que resultam da participação dos países da EFTA em certos programas da União
(Artigo 21.o, n.o 2, alínea e), do Regulamento Financeiro)
1. A estrutura de acolhimento orçamental das participações dos Estados-Membros da Associação Europeia de Comércio Livre (a seguir designados «Estados da EFTA») em determinados programas da União é a seguinte:
a)
É aberta, no mapa das receitas, uma rubrica «pro memoria» destinada à inscrição do montante global, para o exercício em causa, da contribuição dos Estados da EFTA;
b)
No mapa das despesas:
i)
nas observações sobre cada rubrica relativa às atividades da União em que participam os Estados da EFTA, o montante previsto da participação será acompanhado da indicação «para informação»,
ii)
um anexo, que constitui parte integrante do orçamento, integra todas as rubricas relativas às atividades da União em que participam os Estados da EFTA.
Para efeitos do primeiro parágrafo, alínea a), o montante previsto será indicado nas observações orçamentais.
O anexo referido no primeiro parágrafo, alínea b), subalínea ii), reflete e integra a estrutura de acolhimento das dotações correspondentes a estas participações, nos termos do n.o 2, bem como da execução das despesas.
2. Por força do artigo 82.o do Acordo sobre o Espaço Económico Europeu (a seguir designado «Acordo EEE»), os montantes relativos à participação anual dos Estados da EFTA, como confirmados à Comissão pelo Comité Misto do Espaço Económico Europeu nos termos do artigo 1.o, n.o 5, do Protocolo 32 anexo ao acordo EEE, dão lugar à abertura integral, desde o início do exercício, tanto das dotações de autorização, como das dotações de pagamento correspondentes.
3. Se, durante o exercício, as dotações orçamentais de rubricas em que participam os Estados da EFTA forem reforçadas sem que os Estados da EFTA possam, durante o exercício em questão, adaptar, em consequência, a sua contribuição a fim de respeitar o «fator de proporcionalidade» previsto no artigo 82.o do Acordo EEE, a Comissão pode assegurar, provisória e excecionalmente, com base em fundos da sua tesouraria, o pré-financiamento da quota-parte dos Estados da EFTA. Na sequência de tal reforço, a Comissão mobilizará, o mais rapidamente possível, as contribuições correspondentes dos Estados da EFTA. A Comissão informará o Parlamento Europeu e o Conselho anualmente das decisões adotadas neste contexto.
O pré-financiamento será regularizado o mais rapidamente possível no âmbito do orçamento do exercício seguinte.
4. Nos termos do artigo 21.o, n.o 2, alínea e), do Regulamento Financeiro, as contribuições financeiras dos Estados da EFTA constituem receitas afetadas externas. O contabilista adota as medidas adequadas, a fim de assegurar o acompanhamento separado da utilização, tanto das receitas provenientes destas contribuições, como das dotações correspondentes.
A Comissão, no âmbito do relatório previsto no artigo 150.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, apresenta especificamente a execução correspondente à participação dos Estados da EFTA, tanto no que se refere às receitas, como às despesas.
Artigo 10.o
Produto das sanções aplicadas aos Estados-Membros declarados em situação de défice excessivo
(Artigo 21.o, n.o 2, alínea c), do Regulamento Financeiro)
A estrutura de acolhimento orçamental para o produto das sanções referidas na secção 4 do Regulamento (CE) n.o 1467/97 do Conselho (9) é a seguinte:
a)
É aberta, no mapa de receitas, uma rubrica orçamental «pro memoria» destinada à inscrição dos juros referentes a estes montantes;
b)
Paralelamente, e sem prejuízo do disposto no artigo 77.o do Regulamento Financeiro, a inscrição desses montantes no mapa de receitas dá lugar à abertura, no mapa de despesas, de dotações de autorização e de pagamento.
As dotações referidas no primeiro parágrafo, alínea b), são executadas em conformidade com o artigo 20.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 11.o
Encargos resultantes da aceitação de liberalidades em benefício da União
(Artigo 22.o do Regulamento Financeiro)
Para efeitos da autorização do Parlamento Europeu e do Conselho a que se refere o artigo 22.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, a Comissão calcula e explica devidamente os encargos financeiros decorrentes da aceitação de liberalidades em benefício da União, incluindo os custos de acompanhamento.
Artigo 12.o
Contas «Encargos fiscais a recuperar»
(Artigo 23.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
Os encargos fiscais eventualmente suportados pela União, em aplicação do artigo 23.o, n.o 2, e do artigo 23.o, n.o 3, alínea a), do Regulamento Financeiro, são inscritos numa conta provisória até ao seu reembolso pelos Estados em causa.
CAPÍTULO 5
Princípio da especificação
Artigo 13.o
Regras relativas ao cálculo das percentagens de transferências das instituições, com exceção da Comissão
(Artigo 25.o do Regulamento Financeiro)
1. O cálculo das percentagens referidas no artigo 25.o do Regulamento Financeiro é efetuado no momento do pedido de transferência e tem em conta as dotações inscritas no orçamento, incluindo os orçamentos retificativos.
2. É tido em consideração o montante total das transferências a efetuar na rubrica a partir da qual têm lugar as transferências, corrigido das transferências anteriores.
Não é tomado em consideração o montante correspondente às transferências que podem ser efetuadas de forma autónoma pela Comissão sem uma decisão do Parlamento Europeu e do Conselho.
Artigo 14.o
Regras relativas ao cálculo das percentagens de transferências da Comissão
(Artigo 26.o do Regulamento Financeiro)
1. O cálculo das percentagens referidas no artigo 26.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro é efetuado no momento do pedido de transferência e tem em conta as dotações inscritas no orçamento, incluindo os orçamentos retificativos.
2. É tido em consideração o montante total das transferências a efetuar na rubrica a partir da qual têm lugar as transferências, corrigido das transferências anteriores.
Não é tomado em consideração o montante correspondente às transferências que podem ser efetuadas de forma autónoma pela Comissão sem uma decisão do Parlamento Europeu e do Conselho.
Artigo 15.o
Despesas administrativas
(Artigo 26.o do Regulamento Financeiro)
As despesas referidas no artigo 26.o, n.o 1, alínea b), primeiro parágrafo, do Regulamento Financeiro incluem, relativamente a cada domínio de intervenção, as rubricas referidas no artigo 44.o, n.o 3.
Artigo 16.o
Justificação dos pedidos de transferências de dotações
(Artigos 25.o e 26.o Regulamento Financeiro)
As propostas de transferências e quaisquer informações destinadas ao Parlamento Europeu e ao Conselho, relativas às transferências efetuadas em conformidade com os artigos 25.o e 26.o do Regulamento Financeiro, devem ser acompanhadas de justificações adequadas e pormenorizadas, que evidenciem a execução das dotações, bem como as previsões das necessidades até ao final do exercício, tanto para as rubricas a reforçar, como para as rubricas das quais serão retiradas dotações.
Artigo 17.o
Justificação dos pedidos de transferências a partir da Reserva para Ajudas de Emergência
(Artigo 29.o do Regulamento Financeiro)
As propostas de transferências destinadas a permitir a utilização da Reserva para Ajudas de Emergência, a que se refere o artigo 29.o do Regulamento Financeiro, são acompanhadas das justificações adequadas e pormenorizadas, das quais constam:
a)
Em relação à rubrica a beneficiar da transferência, informações o mais atualizadas possível sobre a execução das dotações, bem como as previsões em relação às necessidades até ao final do exercício;
b)
Em relação ao conjunto das rubricas relativas a ações externas, a execução das dotações até ao fim do mês precedente ao pedido de transferência, bem como as previsões das necessidades até ao fim do exercício, acompanhadas de uma comparação com as previsões iniciais;
c)
A análise das possibilidades de reafetação de dotações.
CAPÍTULO 6
Princípio da boa gestão financeira
Artigo 18.o
Avaliação
(Artigo 30.o do Regulamento Financeiro)
1. Qualquer proposta de programa ou de atividade da qual decorram despesas orçamentais será objeto de uma avaliação ex ante que abordará:
a)
As necessidades a satisfazer a curto ou longo prazo;
b)
O valor acrescentado da intervenção da União;
c)
Os objetivos políticos e de gestão a alcançar, que incluem medidas necessárias para proteger os interesses financeiros da União no domínio da prevenção da fraude, deteção, investigação, reparação e sanções;
d)
As opções políticas disponíveis, incluindo os riscos que lhes estão associados;
e)
Os resultados e impactos previstos, em especial económicos, sociais e ambientais, bem como os indicadores e as modalidades de avaliação necessários para os medir;
f)
O método mais adequado de execução da opção ou opções escolhidas;
g)
A coerência interna do programa ou atividade propostos e as suas relações com outros instrumentos pertinentes;
h)
O montante das dotações, recursos humanos e outras despesas administrativas a afetar em função do princípio da relação custo/eficácia;
i)
Os ensinamentos retirados da experiência com ações similares já realizadas.
2. A proposta estabelece os mecanismos de acompanhamento, elaboração de relatórios e avaliação, tendo em devida conta as respetivas responsabilidades de todos os níveis de gestão que estejam envolvidos na execução do programa ou atividade propostos.
3. Todos os programas ou atividades, incluindo os projetos-piloto e as ações preparatórias que movimentem recursos superiores a 5 000 000 EUR são objeto de uma avaliação intercalar e/ou ex post em termos dos recursos humanos e financeiros afetados e dos resultados obtidos, a fim de verificar a sua conformidade com os objetivos fixados, que se pautará pelas seguintes condições:
a)
Procede-se a uma avaliação periódica dos resultados obtidos a nível da execução de um programa plurianual, segundo um calendário que permita ter em conta as conclusões dessas avaliações para qualquer decisão relativa à prorrogação, alteração ou suspensão do programa;
b)
As atividades financiadas anualmente são objeto de uma avaliação dos resultados obtidos, pelo menos de seis em seis anos.
As obrigações previstas no n.o 1, alíneas a) e b), não são aplicáveis aos diferentes projetos ou ações realizados no quadro dessas atividades, relativamente aos quais estas obrigações podem ser cumpridas mediante relatórios finais transmitidos pelos organismos que executaram a ação.
4. As avaliações referidas nos n.os 1 e 3 serão proporcionais aos recursos mobilizados e ao impacto do programa e da atividade em questão.
Artigo 19.o
Ficha financeira
(Artigo 31.o do Regulamento Financeiro)
A ficha financeira inclui os elementos financeiros e económicos, com o propósito de permitir ao legislador apreciar a necessidade de uma intervenção da União. A ficha financeira deve incluir informações úteis relativas à coerência e à eventual sinergia com outras atividades da União.
No caso de ações plurianuais, a ficha financeira inclui o calendário previsível das necessidades anuais, em dotações e efetivos, inclusivamente para o pessoal externo, assim como uma avaliação da sua incidência financeira a médio prazo.
CAPÍTULO 7
Princípio da transparência
Artigo 20.o
Publicação provisória do orçamento
(Artigo 34.o do Regulamento Financeiro)
Logo que possível e, o mais tardar, no prazo de quatro semanas após a adoção definitiva do orçamento, são publicados por iniciativa da Comissão em todas as línguas no sítio Internet das instituições, os dados pormenorizados e definitivos do orçamento, enquanto se aguarda a sua publicação oficial no Jornal Oficial da União Europeia.
Artigo 21.o
Publicação de informações relativas aos montantes e aos beneficiários dos fundos da União concedidos
(Artigo 35.o do Regulamento Financeiro)
1. As informações sobre os beneficiários dos fundos da União concedidos no âmbito da gestão direta são publicadas num sítio Internet das instituições da União, até 30 de junho do ano seguinte ao exercício no qual os fundos foram atribuídos.
Além da publicação a que se refere o primeiro parágrafo, estas informações podem igualmente ser publicadas, segundo uma apresentação normalizada, em qualquer outro suporte adequado.
2. São publicadas as seguintes informações, salvo disposição em contrário prevista no presente regulamento e nas regras setoriais específicas, à luz dos critérios estabelecidos no artigo 35.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro:
a)
O nome do beneficiário;
b)
A localização do beneficiário;
c)
O montante concedido;
d)
A natureza e a finalidade da medida.
Para efeitos da alínea b), pelo termo «localização» deve entender-se:
i)
o endereço do destinatário, quando este último for uma pessoa coletiva,
ii)
a região de nível NUTS 2, quando o beneficiário for uma pessoa singular.
No que diz respeito aos dados pessoais relativos a pessoas singulares, as informações publicadas devem ser suprimidas decorridos dois anos após o final do exercício em que os fundos foram atribuídos. O mesmo é válido no que se refere aos dados pessoais relativos a pessoas coletivas cuja designação oficial identifica uma ou mais pessoas singulares.
3. As informações referidas no n.o 2 só devem ser publicadas no que respeita a prémios e subvenções concedidos, bem como contratos adjudicados na sequência de concursos para conceção de trabalhos ou procedimentos de concessão de subvenções ou contratos públicos. Não devem ser publicadas informações relativas a:
a)
Bolsas de estudo concedidas a pessoas singulares e outros tipos de apoio direto concedidos às pessoas singulares mais necessitadas, referidas no artigo 125.o, n.o 4, alínea c), do Regulamento Financeiro;
b)
Contratos de valor inferior aos montantes referidos no artigo 137.o, n.o 2, do presente regulamento.
4. A publicação não é exigida se essa divulgação ameaçar comprometer os direitos e as liberdades das pessoas em causa, conforme consagrados na Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, ou prejudicar os interesses comerciais dos beneficiários.
Artigo 22.o
Articulação com a publicação de informações sobre os beneficiários de fundos da União concedidos no âmbito da gestão indireta
(Artigo 35.o do Regulamento Financeiro)
Sempre que a gestão dos fundos da União seja delegada nas autoridades e organismos referidos no artigo 58.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento Financeiro, os acordos de delegação devem exigir que as informações referidas no artigo 21.o, n.os 2 e 3, sejam publicadas, segundo uma apresentação normalizada, por essas autoridades e organismos no seu sítio web.
O sítio Internet das instituições da União deve conter, pelo menos, uma referência relativa ao endereço do sítio web onde essas informações podem ser obtidas, se não forem diretamente publicadas num local específico do sítio Internet das instituições da União.
Além da publicação a que se refere o primeiro parágrafo, estas informações podem igualmente ser publicadas, segundo uma apresentação normalizada, em qualquer outro suporte adequado.
O disposto no artigo 21°, n.os 2 a 4, é aplicável à publicação a que se refere o primeiro parágrafo do presente artigo.
TÍTULO III
ELABORAÇÃO E ESTRUTURA DO ORÇAMENTO
Artigo 23.o
Programação financeira
(Artigo 38.o do Regulamento Financeiro)
A programação financeira a que se refere o artigo 38.o do Regulamento Financeiro é estruturada por categoria de despesas, domínio de intervenção e rubrica orçamental. A programação financeira completa abrange todas as categorias de despesas, com exceção da agricultura, da política de coesão e da administração, para as quais só se apresentam dados sintéticos.
Artigo 24.o
Projetos de orçamento retificativo
(Artigo 41.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
Os projetos de orçamentos retificativos são acompanhados das justificações e informações relativas à execução orçamental do exercício precedente e do exercício em curso, que estejam disponíveis aquando da sua elaboração.
Artigo 25.o
Nomenclatura orçamental
(Artigo 44.o do Regulamento Financeiro)
A nomenclatura orçamental deve respeitar os princípios da especificação, transparência e boa gestão financeira. Deve garantir a clareza e a transparência necessárias para o processo orçamental, facilitando a identificação dos principais objetivos, tal como refletidos nas bases jurídicas pertinentes, tornando possível efetuar escolhas quanto às prioridades políticas, para além de permitir uma execução eficiente e eficaz.
Artigo 26.o
Despesas efetivas do último exercício encerrado
(Artigo 49.o, n.o 1, alínea a), subalínea v), do Regulamento Financeiro)
Para efeitos da elaboração do orçamento, as despesas efetivas do último exercício encerrado são determinadas da seguinte forma:
a)
Em autorizações: autorizações contabilizadas durante o exercício, com base nas dotações do exercício como definidas no artigo 3.o;
b)
Em pagamentos: pagamentos efetuados durante o exercício, isto é, cuja ordem de pagamento foi transmitida ao banco, com base nas dotações do exercício, como definidas no artigo 3.o.
Artigo 27.o
Observações orçamentais
(Artigo 49.o, n.o 1, alínea a), subalínea vi), do Regulamento Financeiro)
As observações orçamentais incluem, nomeadamente, os seguintes elementos:
a)
As referências do ato de base, quando existente;
b)
Todas as explicações adequadas sobre a natureza e o destino das dotações.
Artigo 28.o
Quadro do pessoal
(Artigo 49.o, n.o 1, alínea c), subalínea i), do Regulamento Financeiro)
O pessoal da Agência de Aprovisionamento constará de forma distinta do quadro de pessoal da Comissão.
TÍTULO IV
EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO
CAPÍTULO 1
Disposições gerais
Artigo 29.o
Informações sobre a transferência de dados pessoais para fins de auditoria
(Artigo 53.o do Regulamento Financeiro)
Em qualquer convite realizado no âmbito de procedimentos relativos a subvenções, contratos públicos ou prémios executados em gestão direta, os beneficiários, candidatos, proponentes ou participantes potenciais são informados, nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (10), de que, para efeitos de salvaguardar os interesses financeiros da União, os seus dados pessoais podem ser transferidos para os serviços de auditoria interna, para o Tribunal de Contas Europeu, para a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras ou para o Organismo Europeu de Luta Antifraude (a seguir designado «OLAF») e entre os gestores orçamentais da Comissão e as agências de execução.
Artigo 30.o
Medidas preparatórias no domínio da Política Externa e de Segurança Comum
(Artigo 54.o, n.o 2, alínea c), do Regulamento Financeiro)
O financiamento de medidas aprovadas pelo Conselho para preparação de operações de gestão de crises da União ao abrigo do título V do Tratado da União Europeia abrange os custos adicionais diretamente decorrentes do lançamento efetivo no local de uma missão ou da deslocação de uma equipa que envolva, nomeadamente, pessoal das instituições (incluindo despesas com seguros de alto risco, viagens e alojamento ou ajudas de custo).
Artigo 31.o
Competências específicas da Comissão em conformidade com os Tratados
(Artigo 54.o, n.o 2, alínea d), do Regulamento Financeiro)
1. Os artigos do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (a seguir designado «TFUE»), que conferem diretamente à Comissão competências específicas são os seguintes:
a)
Artigo 154.o (diálogo social);
b)
Artigo 156.o (estudos, pareceres e consultas no domínio social);
c)
Artigos 159.o e 161.o (relatórios especiais no domínio social);
d)
Artigo 168.o, n.o 2 (iniciativas com vista a promover a coordenação em matéria de proteção da saúde);
e)
Artigo 171.o, n.o 2 (iniciativas destinadas a promover a coordenação em matéria de redes transeuropeias);
f)
Artigo 173.o, n.o 2 (iniciativas destinadas a promover a coordenação no domínio industrial);
g)
Artigo 175.o, segundo parágrafo (relatório sobre os progressos alcançados na realização da coesão económica e social);
h)
Artigo 181.o, n.o 2 (iniciativas destinadas a promover a coordenação em matéria de investigação e desenvolvimento tecnológico);
i)
Artigo 190.o (relatório em matéria de investigação e desenvolvimento tecnológico);
j)
Artigo 210.o, n.o 2 (iniciativas destinadas a promover a coordenação das políticas em matéria de cooperação para o desenvolvimento);
k)
Artigo 214.o, n.o 6 (iniciativas para promover a coordenação em matéria de mecanismos de ajuda humanitária).
2. Os artigos do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica (a seguir designado «Tratado Euratom»), que conferem diretamente à Comissão competências específicas são os seguintes:
a)
Artigo 70.o (intervenções financeiras, dentro dos limites previstos no orçamento, no quadro das campanhas de prospeção nos territórios dos Estados-Membros);
b)
Artigos 77.o a 85.o.
3. As listas dos n.os 1 e 2 podem eventualmente ser completadas aquando da apresentação do projeto de orçamento, com indicação dos artigos em causa e dos montantes respetivos.
Artigo 32.o
Atos suscetíveis de constituir um conflito de interesses e procedimento a seguir
(Artigo 57.o do Regulamento Financeiro)
1. Os atos suscetíveis de serem afetados por um conflito de interesses, na aceção do artigo 57.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, podem nomeadamente assumir uma das seguintes formas, sem prejuízo da sua classificação enquanto atividades ilegais nos termos do artigo 141.o:
a)
Concessão a si próprio ou a outrem de vantagens diretas ou indiretas indevidas;
b)
Recusa em conceder a um beneficiário os direitos ou vantagens a que tem direito;
c)
Exercício de atos indevidos ou abusivos, ou a omissão de realizar os atos necessários.
Outros atos suscetíveis de serem afetados por um conflito de interesses são aqueles que podem comprometer o exercício imparcial e objetivo das funções de uma pessoa como, por exemplo, a participação numa comissão de avaliação no âmbito de um procedimento de adjudicação de contratos públicos ou de concessão de subvenções, se essa pessoa puder, direta ou indiretamente, beneficiar em termos financeiros do resultado desses procedimentos.
2. Presume-se que existe um conflito de interesses quando o requerente, candidato ou proponente for um elemento do pessoal abrangido pelo Estatuto, a menos que a sua participação no procedimento tenha sido previamente autorizada pelo seu superior hierárquico.
3. Na eventualidade de um conflito de interesses, o gestor orçamental delegado tomará as medidas adequadas a fim de evitar que a pessoa em causa exerça qualquer influência indevida no processo ou procedimento em questão.
CAPÍTULO 2
Modalidades de execução
Secção 1
Disposições gerais
Artigo 33.o
Modalidades de gestão
(Artigo 58.o do Regulamento Financeiro)
O sistema contabilístico da Comissão identifica as modalidades de gestão e, no âmbito de cada uma delas, o tipo de entidade ou pessoas referidos no artigo 58.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento Financeiro, a quem são confiadas tarefas de execução orçamental.
No que diz respeito à gestão direta pela Comissão nos termos do artigo 58.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento Financeiro, o sistema de contabilidade distingue a gestão exercida com base no seguinte:
a)
Serviços da Comissão;
b)
Agências de execução;
c)
Chefes das delegações da União;
d)
Fundos fiduciários previstos no artigo 187.o do Regulamento Financeiro.
Secção 2
Gestão direta
Artigo 34.o
Gestão direta
(Artigo 58.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento Financeiro)
A Comissão, quando executa o orçamento diretamente nos seus serviços, confia as tarefas de execução aos intervenientes financeiros na aceção dos artigos 64.o a 75.o do Regulamento Financeiro e nas condições previstas no presente regulamento.
Artigo 35.o
Exercício da delegação a favor de agências de execução
(Artigo 58.o, n.o 1, alínea a), e artigo 62.o do Regulamento Financeiro)
1. As decisões de delegação a favor de agências de execução autorizam-nas, na qualidade de gestor orçamental delegado, a executar dotações associadas ao programa da União cuja gestão lhes foi confiada.
2. O ato de delegação da Comissão inclui, pelo menos, as disposições previstas no artigo 40.o, alíneas a) a d) e h). Este ato é objeto de uma aceitação formal por escrito por parte do diretor, em nome da agência de execução.
Artigo 36.o
Respeito das regras em matéria de adjudicação de contratos
(Artigo 63.o do Regulamento Financeiro)
Quando a Comissão confia tarefas a organismos privados na aceção do artigo 63.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, deve celebrar um contrato em conformidade com as disposições da Parte I, Título V, e da Parte II, Título IV, capítulo III do Regulamento Financeiro.
Secção 3
Gestão partilhada com os Estados-Membros
Artigo 37.o
Disposições específicas em matéria de gestão partilhada com os Estados-Membros - medidas para promover as melhores práticas
(artigo 59.o do Regulamento Financeiro)
A Comissão elabora um registo dos organismos responsáveis por atividades de gestão, certificação e auditoria no âmbito da regulamentação setorial específica.
A fim de promover as melhores práticas na execução dos fundos estruturais, do Fundo de Coesão, do Fundo Europeu Agrícola de Desenvolvimento Rural, do Fundo Europeu de Garantia Agrícola e do Fundo Europeu das Pescas, a Comissão pode, para efeitos de informação, disponibilizar aos organismos responsáveis pelas atividades de gestão e controlo um guia metodológico, em que define a sua própria estratégia e abordagem em matéria de controlo, incluindo listas de verificação, e exemplos das melhores práticas. Este guia é necessário consoante necessário.
Secção 4
Gestão Indireta
Artigo 38.o
Equivalência de sistemas, regras e procedimentos no âmbito da gestão indireta
(Artigo 60.o do Regulamento Financeiro)
1. A Comissão pode aceitar que as regras e os procedimentos em matéria de contratos públicos sejam equivalentes aos seus, se estiverem preenchidas as seguintes condições:
a)
Respeito do princípio de uma ampla concorrência de proponentes, a fim de obter a melhor relação qualidade-preço, estando os procedimentos por negociação limitados a montantes razoáveis ou devidamente justificados;
b)
Garantia da transparência com a publicação adequada ex ante, em especial dos convites à apresentação de propostas, e publicação ex post adequada dos contratantes;
c)
Garantia da igualdade de tratamento, da proporcionalidade e da não-discriminação;
d)
Prevenção de conflitos de interesses ao longo de todo o procedimento de adjudicação de contratos.
As disposições do direito nacional dos Estados-Membros ou de países terceiros em matéria de transposição da Diretiva 2004/18/CE devem ser consideradas equivalentes às regras aplicadas pelas instituições em conformidade com o Regulamento Financeiro.
2. A Comissão pode aceitar que as regras e os procedimentos em matéria de subvenções sejam equivalentes aos seus, se estiverem preenchidas as seguintes condições:
a)
Respeito dos princípios da proporcionalidade, da boa gestão financeira, da igualdade de tratamento e da não-discriminação;
b)
Garantia da transparência com a publicação adequada dos convites à apresentação de propostas, estando os processos por ajuste direto limitados a montantes razoáveis ou devidamente justificados, e a publicação ex post adequada dos beneficiários, tendo em conta o princípio da proporcionalidade;
c)
Prevenção de conflitos de interesses ao longo de todo o procedimento de adjudicação de contratos;
d)
As subvenções não podem ser cumulativas nem concedidas retroativamente, devendo, em princípio, prever o cofinanciamento e não podendo ter por objetivo ou efeito a geração de um lucro para o beneficiário.
3. A Comissão pode aceitar que os sistemas contabilísticos e os sistemas de controlo interno utilizados pelas entidades e pessoas às quais são confiadas tarefas de execução orçamental em nome da Comissão asseguram um nível equivalente de proteção dos interesses financeiros da União e uma segurança razoável quanto à realização dos objetivos de gestão, se estiverem em conformidade com os princípios enunciados no artigo 32.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 39.o
Avaliação ex ante das regras e procedimentos das entidades e pessoas no âmbito da gestão indireta
(Artigo 61.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
Para efeitos da avaliação ex ante, nos termos do artigo 61.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro, o gestor orçamental competente pode basear-se numa avaliação ex ante efetuada por outro gestor orçamental, desde que as suas conclusões sejam pertinentes para os riscos específicos das tarefas a confiar, nomeadamente a sua natureza e os montantes envolvidos.
O gestor orçamental competente pode basear-se numa avaliação ex ante efetuada por outros doadores, na medida em que esta avaliação tenha sido elaborada à luz de condições equivalentes às aplicáveis à gestão indireta previstas no artigo 60.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 40.o
Conteúdo do acordo que confia tarefas de execução orçamental a entidades e pessoas
(Artigo 61.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
Os acordos de delegação devem incluir disposições pormenorizadas que garantam a proteção dos interesses financeiros da União e a transparência das operações efetuadas. Devem conter, pelo menos, o seguinte:
a)
Uma definição clara das tarefas confiadas e os respetivos limites, nomeadamente no que se refere à modificação das tarefas confiadas, à remissão de dívidas e à utilização dos fundos reembolsados ou não utilizados;
b)
As condições e as modalidades de execução das tarefas, as responsabilidades e a organização dos controlos a efetuar, incluindo a avaliação dos programas;
c)
As condições aplicáveis ao pagamento da contribuição da União, incluindo o reembolso dos custos incorridos no âmbito da execução e da remuneração da entidade responsável, bem como as regras segundo as quais os documentos comprovativos devem justificar os pagamentos;
d)
As disposições em matéria de prestação de contas à Comissão sobre a execução das tarefas, os resultados esperados, as irregularidades ocorridas e as medidas tomadas, as condições em que os pagamentos podem ser suspensos ou interrompidos, bem como as condições em que cessa a execução das tarefas;
e)
A data até à qual devem ser assinados os diferentes contratos e acordos de delegação, que deve ser compatível com a natureza das tarefas confiadas;
f)
As regras de exclusão que permitem à entidade ou pessoa excluir as entidades que se encontram numa das situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, alíneas a), b) e e), e no artigo 107.o, alíneas a) e b), do Regulamento Financeiro, de participar em procedimentos de adjudicação de contratos, de concessão de subvenções ou prémios ou de beneficiar da adjudicação de contratos ou da concessão de subvenções ou prémios;
g)
As modalidades dos controlos por parte da Comissão, bem como as disposições que conferem à Comissão, ao OLAF e ao Tribunal de Contas o acesso às informações necessárias para o exercício das suas funções, bem como competências para realizar auditorias e inquéritos, incluindo controlos no local;
h)
Disposições que prevejam:
i)
o compromisso de a entidade responsável pela execução informar de imediato a Comissão de qualquer caso de fraude registado na gestão dos fundos da União e as medidas tomadas,
ii)
a designação de um ponto de contacto com as competências necessárias para cooperar diretamente com o OLAF, a fim de facilitar as atividades operacionais deste;
i)
As condições de utilização de contas bancárias e dos juros gerados, conforme previsto no artigo 8.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro;
j)
As disposições que garantam a visibilidade da ação da União, em particular face às demais atividades do organismo.
Artigo 41.o
Declaração de gestão e declaração de conformidade
(Artigo 60.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro)
No caso de ações que cessam antes do final do exercício financeiro em causa, o relatório final da entidade ou pessoa responsável por essa ação pode substituir a declaração de gestão referida no artigo 60.o, n.o 5, alínea b) do Regulamento Financeiro, desde que seja apresentado até 15 de fevereiro do ano seguinte ao exercício financeiro em causa.
Quando as organizações internacionais e países terceiros executam ações não plurianuais limitadas a 18 meses, a declaração de conformidade referida no artigo 60.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro pode ser incluída no relatório final.
Artigo 42.o
Procedimentos para a fiscalização e aceitação das contas e a exclusão do financiamento da União dos desembolsos efetuados em infração do direito aplicável no âmbito da gestão indireta
(Artigo 60.o, n.o 6, alíneas b) e c), do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo das disposições específicas consagradas em regulamentos setoriais, os procedimentos referidos no artigo 60.o, n.o 6, alíneas b) e c), do Regulamento Financeiro devem incluir:
a)
Controlos documentais e, se for caso disso, controlos no local efetuados pela Comissão;
b)
Determinação pela Comissão do montante das despesas reconhecidas, se for caso disso, na sequência de um procedimento contraditório com as autoridades e os organismos, uma vez informados estes últimos;
c)
Caso necessário, cálculo pela Comissão das correções financeiras;
d)
Cobrança ou pagamento pela Comissão do saldo resultante da diferença entre despesas reconhecidas e os montantes já pagos às autoridades ou organismos.
Para efeitos do n.o 1, alínea d), a Comissão cobra os montantes devidos, preferencialmente mediante compensação nas condições fixadas no artigo 87.°.
2. Quando as tarefas de execução orçamental são confiadas a uma entidade, que executa uma ação com vários doadores, os procedimentos referidos no artigo 60.o, n.o 6, alíneas b) e c), do Regulamento Financeiro consistem em verificar se a entidade utilizou, a favor da ação, um montante equivalente ao pago pela Comissão relativamente à ação em causa e se as despesas foram efetuadas em conformidade com as obrigações decorrentes do acordo celebrado com a entidade.
Para efeitos do presente regulamento, deve entender-se por ação com vários doadores, qualquer ação em que os fundos da União são conjugados com pelo menos outro doador.
Artigo 43.o
Disposições específicas aplicáveis à gestão indireta com organizações internacionais
(Artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalínea ii), e artigo 188.o do Regulamento Financeiro)
1. As organizações internacionais a que se refere o artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalínea ii), do Regulamento Financeiro, são as seguintes:
a)
As organizações de direito internacional público instituídas por acordos intergovernamentais e agências especializadas criadas por essas organizações;
b)
O Comité Internacional da Cruz Vermelha;
c)
A Federação Internacional das Sociedades Nacionais da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho;
d)
Outras organizações sem fins lucrativos equiparadas a organizações internacionais, com base numa decisão da Comissão.
2. Sempre que a Comissão executa o orçamento no âmbito da gestão indireta com organizações internacionais, aplicam-se os acordos de verificação concluídos com as mesmas.
Artigo 44.o
Organismos de direito público ou organismos de direito privado investidos de uma missão de serviço público
(Artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalíneas v) e vi), do Regulamento Financeiro)
1. Os organismos de direito público ou os organismos de direito privado investidos de uma missão de serviço público estão sujeitos à legislação do Estado-Membro ou do país em que tiverem sido constituídos.
2. No caso de uma gestão através de uma rede que implique a designação de, pelo menos, um organismo ou entidade por Estado-Membro ou país interessado, esta designação será da competência do Estado-Membro ou país interessado, em conformidade com os atos de base.
Nos restantes casos, a Comissão designa estes organismos ou entidades com o acordo dos Estados-Membros ou países interessados.
CAPÍTULO 3
Intervenientes financeiros
Secção 1
Direitos e obrigações dos intervenientes financeiros
Artigo 45.o
Direitos e obrigações dos intervenientes financeiros
(Artigo 64.o do Regulamento Financeiro)
1. Cada instituição coloca à disposição de cada interveniente financeiro os recursos necessários ao cumprimento da sua missão, bem como uma carta de missão na qual são descritas pormenorizadamente as suas funções, direitos e obrigações.
2. Os chefes das delegações da União que atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados, em conformidade com o artigo 56.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, estão sujeitos ao disposto na carta estabelecida pela Comissão para a execução das tarefas de gestão financeira que lhes foram subdelegadas.
Secção 2
Gestor orçamental
Artigo 46.o
Assistência aos gestores orçamentais delegados e subdelegados
(Artigo 65.o do Regulamento Financeiro)
O gestor orçamental competente pode ser coadjuvado nas suas tarefas pelos agentes incumbidos de efetuar, sob a sua responsabilidade, certas tarefas necessárias à execução do orçamento e à apresentação de informações financeiras e de gestão. Por forma a prevenir potenciais conflitos de interesses, os agentes que assistem os gestores orçamentais delegados ou subdelegados estão sujeitos às obrigações referidas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro.
Os chefes das delegações da União que atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados, em conformidade com o artigo 56.o, n.o 2, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro podem ser coadjuvados nas suas funções por funcionários ou agentes da Comissão.
Artigo 47.o
Disposições internas em termos de delegações
(Artigo 65.o do Regulamento Financeiro)
Em conformidade com o disposto no Regulamento Financeiro e no presente regulamento, as instituições adotam no seu regulamento interno as medidas de gestão das dotações que se lhes afiguram necessárias para a boa execução da sua secção do orçamento.
Os chefes das delegações da União que atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados, em conformidade com o artigo 56.o, n.o 2, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro, estão sujeitos ao disposto na Carta estabelecida pela Comissão para a execução das tarefas de gestão financeira que lhes foram subdelegadas.
Artigo 48.o
Conservação dos documentos comprovativos pelos gestores orçamentais
(Artigo 66.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
O gestor orçamental cria sistemas em suporte de papel ou eletrónicos para a conservação dos documentos comprovativos originais relativos e decorrentes da execução orçamental ou das medidas de execução orçamental. Estes sistemas devem prever o seguinte:
a)
A sua numeração;
b)
A aposição de datas;
c)
A manutenção de registos, eventualmente informatizados, que permitam determinar a sua localização precisa;
d)
A conservação destes documentos, pelo menos durante os cinco anos subsequentes à data da quitação do Parlamento Europeu para o exercício orçamental a que se referem;
e)
A conservação dos documentos relativos às garantias associadas aos pré-financiamentos das instituições e de um calendário que permita o acompanhamento adequado das referidas garantias.
Os documentos relativos a operações não definitivamente encerradas serão conservados para além do período previsto no primeiro parágrafo, alínea d), ou seja, até ao final do ano seguinte ao do encerramento das referidas operações.
Os dados pessoais contidos em documentos justificativos devem ser suprimidos sempre que possível, quando esses dados não sejam necessários para efeitos de quitação orçamental, controlo e auditoria. Aplica-se o artigo 37.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 45/2001 no que se refere à conservação dos dados relativos ao tráfego.
Artigo 49.o
Controlos ex ante e ex post
(Artigo 66.o, n.os 5 e 6, do Regulamento Financeiro)
1. Por início de uma operação, deve entender-se o conjunto das operações que são normalmente efetuadas pelos agentes referidos no artigo 46.o e que assumem uma natureza preparatória para a adoção dos atos de execução orçamental por parte dos gestores orçamentais competentes.
2. Por verificação ex ante de uma operação, deve entender-se o conjunto dos controlos ex ante, instituídos pelo gestor orçamental competente, destinados a verificar os aspetos operacionais e financeiros dessa operação.
3. Os controlos ex ante permitem verificar a coerência entre os documentos comprovativos requeridos e quaisquer outras informações disponíveis.
A dimensão, em termos da frequência e da intensidade dos controlos ex ante, é definida pelo gestor orçamental competente, em função dos riscos e atendendo a considerações de custo-eficácia. Em caso de dúvida, o gestor orçamental responsável pela liquidação do pagamento correspondente solicita informações complementares ou procede a um controlo no local, a fim de obter uma garantia razoável no âmbito de um controlo ex ante.
O objetivo dos controlos ex ante consiste em verificar o seguinte:
a)
A regularidade e conformidade das despesas e das receitas à luz das disposições aplicáveis, nomeadamente do orçamento e de outras regulamentações pertinentes, bem como de qualquer ato adotado em execução dos Tratados e regulamentos e, se necessário, das condições contratuais;
b)
A aplicação do princípio da boa gestão financeira referido na Primeira Parte, Título II, Capítulo 7 do Regulamento Financeiro.
Para efeitos de controlos, o gestor orçamental competente pode considerar como constituindo uma única operação toda uma série de transações individuais semelhantes relativas a despesas recorrentes em matéria de salários, pensões, reembolso de deslocações em serviço e despesas médicas.
4. Os controlos ex post podem ser realizados com base em documentos e, se necessário, no local.
Tais controlos permitem verificar se as operações financiadas pelo orçamento são executadas corretamente e, em especial, se os critérios referidos no n.o 3 são respeitados.
Os resultados dos controlos ex post são revistos pelo gestor orçamental delegado pelo menos uma vez por ano, a fim de identificar eventuais questões sistémicas. O gestor orçamental delegado deve tomar medidas para suprir essas questões.
A análise de risco referida no artigo 66.o, n.o 6, do Regulamento Financeiro é revista, tendo em conta os resultados dos controlos realizados e outras informações pertinentes.
Em caso de programas plurianuais, o gestor orçamental delegado estabelece uma estratégia plurianual de controlo, que especifica a natureza e a extensão dos controlos a realizar durante o período e o modo como os resultados devem ser aferidos numa base anual no quadro do processo de declaração de fiabilidade anual.
Artigo 50.o
Código de normas profissionais
(Artigo 66.o, n.o 7, e artigo 73.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro)
1. Os agentes designados pelo gestor orçamental competente com vista a verificar as operações financeiras devem ser escolhidos em função dos seus conhecimentos, aptidões e competências específicos, sancionados por títulos ou por uma experiência profissional adequada ou na sequência de um programa de formação apropriado.
2. Cada instituição adota um código de normas profissionais que determina, nomeadamente em matéria de controlo interno:
a)
O nível de competência técnica e financeira exigida da parte dos agentes referidos no n.o 1;
b)
A obrigação de seguirem cursos de formação contínua;
c)
As missões, funções e tarefas que lhes são confiadas;
d)
As regras de conduta e, em especial, de deontologia e de integridade, que devem respeitar, assim como os direitos que lhes assistem.
3. Os chefes das delegações da União que atuarem na qualidade de gestores orçamentais subdelegados, em conformidade com o artigo 56.o, n.o 2, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro, estão sujeitos ao disposto no código de normas profissionais da Comissão a que se refere o n.o 2 do presente artigo para a execução das tarefas de gestão financeira que lhes foram subdelegadas.
4. Cada instituição cria estruturas adequadas para divulgar aos serviços dos gestores orçamentais e atualizar periodicamente as informações adequadas relativas às normas de controlo, bem como os métodos e técnicas disponíveis para o efeito.
Artigo 51.o
Não atuação por parte do gestor orçamental delegado
(Artigo 66.o, n.o 8, do Regulamento Financeiro)
Por não atuação do gestor orçamental delegado, a que se refere o artigo 66.o, n.o 8, do Regulamento Financeiro, entende-se a ausência de qualquer resposta num prazo razoável em função das circunstâncias concretas e, em todo o caso, num prazo superior a um mês.
Artigo 52.o
Transmissão ao contabilista de informações financeiras e de gestão
(Artigo 66.o do Regulamento Financeiro)
O gestor orçamental delegado transmite ao contabilista, no respeito das regras adotadas por este último, as informações financeiras e de gestão necessárias ao cumprimento das suas funções.
O contabilista é informado regularmente pelo gestor orçamental, pelo menos aquando do encerramento das contas, acerca dos dados financeiros relevantes das contas bancárias fiduciárias, para que a utilização dos fundos da União possa ser refletida nas suas contas.
Artigo 53.o
Relatórios sobre procedimentos por negociação
(Artigo 66.o do Regulamento Financeiro)
Os gestores orçamentais delegados farão, para cada exercício, um inventário dos contratos objeto de procedimentos por negociação na aceção do artigo 134.o, n.o 1, alíneas a) a g), do artigo 135.o, n.o 1, alíneas a) a d), e dos artigos 266.o, 268.o e 270.o do presente regulamento. Se a proporção de procedimentos por negociação face ao número de contratos adjudicados pelo mesmo gestor orçamental delegado aumentar sensivelmente face aos exercícios anteriores, ou se esta proporção for consideravelmente superior à média registada a nível da sua instituição, o gestor orçamental competente apresenta à referida instituição um relatório, expondo as eventuais medidas tomadas para inverter esta tendência. Cada instituição transmitirá um relatório sobre os procedimentos por negociação ao Parlamento Europeu e ao Conselho. No caso da Comissão, este relatório é anexado ao resumo dos relatórios anuais de atividades referido no artigo 66.o, n.o 9, do Regulamento Financeiro.
Secção 3
Contabilista
Artigo 54.o
Nomeação do contabilista
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista é nomeado por cada instituição de entre os funcionários sujeitos ao Estatuto dos Funcionários da União Europeia.
O contabilista é escolhido pela instituição, em virtude da sua competência específica, sancionada por diplomas ou por uma experiência profissional equivalente.
2. Duas ou mais instituições ou organismos podem designar o mesmo contabilista.
Nesse caso, tomam as medidas necessárias para evitar quaisquer conflitos de interesses.
Artigo 55.o
Cessação de funções do contabilista
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
1. No caso de cessação das funções do contabilista, é elaborado um balancete das contas, com a maior brevidade possível.
2. O balancete das contas, acompanhado de um relatório de passagem de funções será transmitido pelo contabilista cessante ou, em caso de impossibilidade, por um funcionário dos seus serviços, ao novo contabilista.
O novo contabilista assinará o balancete das contas para aceitação, no prazo máximo de um mês a contar desta transmissão, podendo emitir reservas.
O relatório de passagem de funções conterá igualmente o resultado do balancete e as reservas eventualmente emitidas.
3. Cada instituição ou organismo referido no artigo 208.o do Regulamento Financeiro informa o Parlamento Europeu, o Conselho e o contabilista da Comissão no prazo de duas semanas a contar da nomeação ou cessação de funções do seu contabilista.
Artigo 56.o
Validação dos sistemas contabilísticos e de inventários
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
O gestor orçamental competente informa o contabilista de todas as evoluções ou alterações importantes dos sistemas de gestão financeira, dos sistemas de inventário ou dos sistemas de avaliação dos elementos do ativo e do passivo, na condição de tais sistemas fornecerem dados à contabilidade da instituição ou quando tiver de justificar os dados desta, de modo que o contabilista possa verificar a conformidade com os critérios de validação.
O contabilista pode reexaminar, em qualquer momento, um sistema de gestão financeira já validado. No caso de um sistema de gestão financeira criado pelo gestor orçamental não ser ou deixar de ser validado pelo contabilista, o gestor orçamental competente elabora um plano de ação para corrigir atempadamente as deficiências subjacentes à recusa da validação.
O gestor orçamental competente é responsável pelo caráter exaustivo das informações transmitidas ao contabilista.
Artigo 57.o
Gestão da tesouraria
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista vela por que a sua instituição disponha de fundos suficientes para cobrir as necessidades de tesouraria decorrentes da execução orçamental.
2. Para efeitos do n.o 1, o contabilista institui sistemas de gestão das disponibilidades que lhe permita efetuar previsões de tesouraria.
3. O contabilista da Comissão afetará os fundos disponíveis em conformidade com as disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1150/2000.
Artigo 58.o
Gestão das contas bancárias
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista pode, para as necessidades da gestão de tesouraria, abrir ou fazer abrir contas em nome da instituição junto dos organismos financeiros ou bancos centrais nacionais. Em casos devidamente justificados, pode abrir contas em outras divisas que não o euro.
2. O contabilista é responsável pelo encerramento das contas referidas no n.o 1 ou por garantir que essas contas sejam encerradas.
3. O contabilista estabelece as condições aplicáveis às contas referidas no n.o 1 abertas junto das instituições financeiras, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, da eficiência e da concorrência.
4. Pelo menos quinquenalmente, o contabilista lança concursos públicos destinados a promover a concorrência entre as instituições financeiras junto das quais podem ser abertas contas, em conformidade com o disposto no n.o 1.
Nos casos em que as condições bancárias locais o permitam, as contas bancárias relativas a fundos para adiantamentos abertas junto de instituições financeiras estabelecidas fora da União são regularmente objeto de um estudo no domínio da concorrência. Tal estudo é realizado, pelo menos, de cinco em cinco anos, por iniciativa do gestor dos fundos para adiantamentos, que depois apresenta ao gestor orçamental uma proposta fundamentada para a seleção de um banco por um período que não pode exceder cinco anos.
5. O contabilista vela pelo respeito estrito das condições de funcionamento das contas abertas junto dos organismos financeiros, em conformidade com o n.o 1.
No que diz respeito às contas bancárias relativas a fundos para adiantamentos abertas junto de instituições financeiras estabelecidas fora da União, o gestor dos fundos para adiantamentos assume essa responsabilidade, tendo em conta a legislação aplicável no país em que esse gestor exerce o seu mandato.
6. O contabilista da Comissão informa os contabilistas das outras instituições e dos organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento Financeiro sobre as condições de funcionamento das contas abertas junto das instituições financeiras. Os contabilistas das outras instituições e dos organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento Financeiro harmonizam, com base nessas condições de funcionamento, as condições de funcionamento das contas por si abertas.
Artigo 59.o
Assinatura das contas
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
As condições de abertura, funcionamento e utilização das contas devem prever, em função das necessidades de controlo interno, no caso de cheques, ordens de transferência ou qualquer outra operação bancária, a assinatura de um ou mais agentes devidamente habilitados. As instruções manuais devem ser assinadas por pelo menos dois agentes devidamente habilitados ou pelo contabilista em pessoa.
Para efeitos do primeiro parágrafo, o contabilista de cada instituição comunicará a todas as instituições financeiras, junto das quais a instituição em questão abriu contas, os nomes e os espécimes das assinaturas dos agentes habilitados.
Artigo 60.o
Gestão dos saldos das contas
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista assegura-se de que o saldo das contas bancárias a que se refere o artigo 58.o não se afaste sensivelmente das previsões de tesouraria mencionadas no artigo 57.o, n.o 2, e, de qualquer modo, que:
a)
Nenhuma destas contas tenha um saldo devedor;
b)
No caso de contas noutras moedas, o saldo seja periodicamente convertido em euros.
2. O contabilista não pode manter saldos em contas de divisas que possam causar à instituição perdas excessivas devidas à flutuação das taxas de câmbio.
Artigo 61.o
Transferências bancárias e operações de conversão
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
Sem prejuízo do artigo 69.o, o contabilista efetua as transferências entre contas por si abertas em nome da instituição junto dos organismos financeiros e as operações de conversão de divisas.
Artigo 62.o
Modalidades de pagamento
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
Os pagamentos são efetuados por transferência bancária, por cheque ou, no âmbito dos fundos para adiantamentos, por cartão de débito em conformidade com o artigo 67.o, n.o 4.
Artigo 63.o
Ficheiros de entidades jurídicas
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista só pode efetuar pagamentos por transferência se as referências bancárias do beneficiário do pagamento e as informações que confirmam a sua identidade, ou quaisquer alterações das mesmas, tiverem sido previamente inscritas num ficheiro comum por instituição.
A inscrição no ficheiro das referências bancárias do beneficiário ou a alteração destas referências efetua-se com base num documento cuja forma é definida pelo contabilista.
2. Para a realização de pagamentos por transferência bancária, os gestores orçamentais só podem assumir um compromisso em nome da instituição em relação a terceiros se estes últimos fornecerem a documentação necessária para a sua inscrição no ficheiro.
Os gestores orçamentais informam o contabilista de quaisquer alterações das referências legais e bancárias que lhe tenham sido comunicadas pelo beneficiário do pagamento e verificam se essas referências permanecem válidas antes de efetuarem um pagamento.
No âmbito das ajudas de pré-adesão, podem ser acordados compromissos individuais com as autoridades públicas dos países candidatos à adesão à União Europeia, sem inscrição prévia no ficheiro relativo a terceiros. Neste caso, o gestor orçamental tomará as providências necessárias para que a inscrição seja feita o mais rapidamente possível. O contrato deve prever que a comunicação das referências bancárias do beneficiário à Comissão é condição sine qua non para o primeiro pagamento.
Artigo 64.o
Conservação dos documentos comprovativos pelo contabilista
(Artigo 68.o do Regulamento Financeiro)
Os documentos comprovativos relativos à contabilidade e à elaboração das contas referidas no artigo 141.o do Regulamento Financeiro devem ser conservados durante um período de cinco anos a contar da data de quitação do Parlamento Europeu relativamente ao exercício orçamental a que se referem.
Todavia, os documentos relativos a operações não definitivamente encerradas serão conservados para além desse período e até ao final do ano seguinte ao do encerramento das referidas operações. Aplica-se o artigo 37.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 45/2001 no que se refere à conservação dos dados relativos ao tráfego.
Cada instituição determina o serviço junto do qual os documentos comprovativos são conservados.
Artigo 65.o
Pessoas habilitadas para movimentar as contas
(Artigo 69.o do Regulamento Financeiro)
Cada instituição determina as condições em que os agentes, por si designados e habilitados a movimentar as contas abertas nas unidades locais referidas no artigo 72.o, estão autorizados a comunicar os nomes e os espécimes de assinaturas aos organismos financeiros locais.
Secção 4
Gestor de fundos para adiantamentos
Artigo 66.o
Condições de recurso aos fundos para adiantamentos
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
1. Quando as operações de pagamento por via orçamental forem materialmente impossíveis ou pouco eficientes em razão, nomeadamente, do reduzido valor dos montantes a pagar, podem ser criados fundos para adiamentos para assegurar o pagamento destas despesas.
2. O gestor de fundos para adiantamentos está autorizado a efetuar, com base num quadro pormenorizado estabelecido pelas instruções do gestor orçamental competente, a liquidação provisória e o pagamento das despesas. Estas instruções especificam as regras e as condições segundo as quais as decisões provisórias de liquidação e os pagamentos são efetuados e, caso necessário, as condições para a assinatura de compromissos jurídicos na aceção do artigo 97.o, n.o 1, alínea e).
3. A criação de um fundo para adiantamentos e a designação de um gestor de um fundo para adiantamentos são objeto de uma decisão do contabilista, sob proposta devidamente fundamentada do gestor orçamental competente. Esta decisão explicita as responsabilidades e obrigações do gestor do fundo para adiantamentos e do gestor orçamental.
A alteração das condições de funcionamento de um fundo para adiantamentos é igualmente objeto de uma decisão do contabilista, sob proposta devidamente fundamentada do gestor orçamental competente.
4. Nas delegações da União, devem ser estabelecidos fundos para adiantamentos para o pagamento das despesas da secção do orçamento relativa à Comissão e ao Serviço Europeu para a Ação Externa (a seguir designado «SEAE»), que assegurem a plena identificação das despesas.
Artigo 67.o
Condições que regem a criação de fundos e os pagamentos
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
1. A decisão de criação de um fundo para adiantamentos e de designação de um gestor de um fundo para adiantamentos, assim como a decisão de alteração das condições de funcionamento de um fundo para adiantamentos, estabelecem nomeadamente:
a)
O objetivo e o montante máximo do adiantamento inicial admissível;
b)
A abertura, se for caso disso, de uma conta bancária ou de uma conta postal em nome da instituição em causa;
c)
A natureza e o montante máximo de cada despesa que o gestor do fundo para adiantamentos pode pagar ou receber de terceiros;
d)
A periodicidade e as modalidades de apresentação de documentos comprovativos e transmissão destes documentos ao gestor orçamental para regularização;
e)
As modalidades da eventual reconstituição do adiantamento;
f)
Que o gestor orçamental regulariza as operações de fundos para adiantamentos, até ao final do mês seguinte, por forma a assegurar a conciliação dos saldos contabilístico e bancário;
g)
O prazo de validade da autorização dada pelo contabilista ao gestor de fundos para adiamentos;
h)
A identidade do gestor do fundo para adiantamentos designado.
2. Nas propostas de decisão respeitantes à criação de um fundo para adiantamentos, o gestor orçamental competente deve tomar as medidas adequadas para que:
a)
Seja prioritariamente utilizada a via orçamental, sempre que esteja disponível o acesso ao sistema informático de contabilidade central;
b)
Apenas se recorra a fundos para adiantamentos nos casos em que tal se justifique.
O montante máximo que pode ser pago pelo gestor de fundos para adiantamentos não pode ultrapassar 60 000 EUR para cada rubrica de despesas, quando os pagamentos segundo os procedimentos orçamentais forem materialmente impossíveis ou ineficientes.
3. O gestor de fundos para adiantamentos pode proceder a pagamentos a terceiros com base e no respeito dos limites:
a)
Das autorizações orçamentais e compromissos jurídicos prévios, assinados pelo gestor orçamental competente;
b)
Do saldo positivo residual do fundo existente em caixa ou em depósitos bancários.
4. Os pagamentos de fundos para adiantamentos podem ser efetuados por transferência bancária, incluindo o sistema de débito direto referido no artigo 89.o do Regulamento Financeiro, por cheque ou por outros meios de pagamento, incluindo cartões de débito, nos termos das instruções emitidas pelo contabilista.
5. Os pagamentos devem ser seguidos de decisões formais de liquidação final e/ou de ordens de pagamento de regularização assinadas pelo gestor orçamental competente.
Artigo 68.o
Seleção dos gestores de fundos para adiantamentos
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
Os gestores de fundos para adiantamentos são selecionados de entre os funcionários ou, em caso de necessidade e perante circunstâncias devidamente justificadas, de entre outros membros do pessoal. Os gestores de fundos para adiantamentos são escolhidos em função dos seus conhecimentos, aptidões e competências específicos, sancionados por diplomas ou por uma experiência profissional adequada ou obtidos na sequência de um programa de formação apropriado.
Artigo 69.o
Alimentação dos fundos para adiantamentos
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista realiza os pagamentos destinados a provisionar os fundos para adiantamentos e assegura o seu acompanhamento financeiro, tanto a nível da abertura de contas bancárias e da delegação de assinaturas, como dos controlos in loco e na contabilidade centralizada. O contabilista provisiona os fundos para adiantamentos. Os adiantamentos são depositados na conta bancária aberta em nome do fundo para adiantamentos.
Os fundos para adiantamentos em causa podem ser provisionados diretamente por receitas locais diversas, como, por exemplo, receitas resultantes de:
a)
Vendas de material;
b)
Publicações;
c)
Reembolsos diversos;
d)
Juros vencidos.
A regularização em termos de despesas ou receitas, diversas ou afetadas, realiza-se em conformidade com a decisão de criação do fundo para adiantamentos a que se refere o artigo 67.o e ainda com as disposições do Regulamento Financeiro. Os montantes em causa serão deduzidos pelo gestor orçamental, aquando da reconstituição ulterior dos mesmos fundos para adiantamentos.
2. No intuito de evitar, nomeadamente, perdas cambiais, o gestor de fundos para adiantamentos pode proceder a transferências entre as diferentes contas bancárias associadas a um mesmo fundo para adiantamentos.
Artigo 70.o
Controlos dos gestores orçamentais e contabilistas
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
1. O gestor de fundos para adiantamentos mantém uma contabilidade dos fundos de que dispõe, em caixa e nos bancos, dos pagamentos efetuados e das receitas cobradas, segundo as regras e as instruções estabelecidas pelo contabilista. O gestor orçamental competente deve ter acesso, em qualquer momento, aos mapas desta contabilidade, devendo o gestor de fundos para adiantamentos efetuar pelo menos uma vez por mês uma lista das operações a enviar ao gestor orçamental competente, no mês seguinte, acompanhado dos documentos comprovativos, para efeitos de regularização das operações do fundo para adiantamentos.
2. O contabilista, ou por sua instrução, um membro do pessoal dos seus serviços ou dos serviços do gestor orçamental, especificamente mandatado para o efeito, procede, em geral no local e sem aviso prévio, à verificação da existência dos fundos confiados aos gestores de fundos para adiantamentos, da contabilidade e da regularização das operações dos fundos para adiantamentos, dentro dos prazos previstos para o efeito. O contabilista transmite ao gestor orçamental competente os resultados das suas verificações.
Artigo 71.o
Procedimentos de adjudicação de contratos
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
Os pagamentos efetuados no âmbito de fundos para adiantamentos podem, sem prejuízo dos limites fixados no artigo 137.o, n.o 3, ter lugar meramente a título de reembolso de fatura, sem que seja necessária a aceitação prévia de uma proposta.
Artigo 72.o
Criação de fundos para adiantamentos
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
Podem ser criados, em conformidade com o disposto no artigo 70.o do Regulamento Financeiro, com vista ao pagamento de certas categorias de despesas, um ou mais fundos para adiantamentos junto de cada unidade local fora da União. A unidade local pode ser, nomeadamente, uma delegação, um serviço ou uma antena da União num país terceiro.
A decisão de criação destes fundos para adiantamentos determina as condições do seu funcionamento, em função das necessidades específicas de cada unidade local, em conformidade com o disposto no artigo 70.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 73.o
Gestores de fundos para adiantamentos e pessoas habilitadas para movimentar as contas abertas nas delegações da União
(Artigo 70.o do Regulamento Financeiro)
Em circunstâncias excecionais e no intuito de assegurar a continuidade do serviço, as funções de gestor de fundos para adiantamentos do SEAE nas delegações da União podem ser desempenhadas por membros do pessoal da Comissão. Em condições equivalentes, os membros de pessoal do SEAE podem ser designados gestores de fundos para adiantamentos para a Comissão nas delegações da União.
Nas delegações da União, as regras e condições estabelecidas no primeiro parágrafo são aplicáveis à nomeação das pessoas autorizadas pelo contabilista a realizar operações bancárias.
CAPÍTULO 4
Responsabilidade dos intervenientes financeiros
Secção 1
Regras gerais
Artigo 74.o
Instâncias competentes em matéria de fraude
(Artigo 66.o, n.o 8, e artigo 72.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
As autoridades e instâncias a que se referem o artigo 66.o, n.o 8, e o artigo 72.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro são as instâncias designadas pelo Estatuto e pelas decisões das instituições da União relativas às condições e modalidades dos inquéritos internos em matéria de luta contra a fraude, a corrupção e qualquer outra atividade ilícita que lese os interesses da União.
Secção 2
Regras aplicáveis aos gestores orçamentais delegados e subdelegados
Artigo 75.o
Irregularidades financeiras
(Artigo 66.o, n.o 7, e artigo 73.o, n.o 6, do Regulamento Financeiro)
Sem prejuízo da competência do OLAF, a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras referida no artigo 29.o (a seguir designada «instância») é competente em relação a qualquer violação de uma disposição do Regulamento Financeiro ou de qualquer outra disposição relativa à gestão financeira e ao controlo das operações e resultante de um ato ou omissão por parte de um funcionário ou agente.
Artigo 76.o
Instância especializada em matéria de irregularidades financeiras
(Artigo 66.o, n.o 7, e artigo 73.o, n.o 6, do Regulamento Financeiro)
1. Os casos de irregularidades financeiras referidos no artigo 75.o do presente regulamento são remetidos pela autoridade investida do poder de nomeação à instância, para emissão do parecer referido no artigo 73.o, n.o 6, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro.
Sempre que os chefes das delegações da União atuam na qualidade de gestores orçamentais subdelegados em conformidade com o artigo 56.°, n.o 2, do Regulamento Financeiro, o gestor orçamental competente pode remeter diretamente à instância os casos de irregularidades financeiras enumerados no artigo 75.o do presente regulamento, tendo em vista o seu parecer.
Os gestores orçamentais delegados podem remeter uma questão para a instância se considerarem que ocorreu uma irregularidade financeira. A instância emite um parecer em que avalia se as irregularidades, na aceção do artigo 75.o, tiveram lugar e qual a sua gravidade e possíveis consequências. Se a análise da instância permitir concluir que os casos que lhe foram apresentados são da competência do OLAF, esta remete sem demora o processo à autoridade investida do poder de nomeação, informando imediatamente o OLAF desse facto.
Quando for informada de um caso diretamente por um agente, nos termos do artigo 66.o, n.o 8, do Regulamento Financeiro, a instância transmitirá o processo à autoridade investida do poder de nomeação e informará o agente em questão desse facto. A autoridade investida do poder de nomeação pode solicitar o parecer da instância sobre o caso.
2. A instituição ou, no caso de uma instância conjunta, as instituições participantes especificam, em função da sua estrutura interna, as modalidades de funcionamento e a composição da instância, que inclui um participante externo com as qualificações e competência necessárias para o efeito.
Artigo 77.o
Confirmação das instruções
(Artigo 73.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
1. Sempre que um gestor orçamental considere que uma instrução que lhe foi dirigida está ferida de irregularidade ou infringe os princípios da boa gestão financeira, nomeadamente pelo facto de a sua execução ser incompatível com o nível dos recursos que lhe foram atribuídos, deve expor por escrito tal situação à autoridade que lhe conferiu a delegação ou subdelegação. Se a instrução for confirmada por escrito em tempo útil e a confirmação for suficientemente precisa, na medida em que refira explicitamente os aspetos considerados contestáveis pelo gestor orçamental delegado ou subdelegado, o gestor orçamental fica eximido da sua responsabilidade. Deve, contudo, executar a instrução, salvo se a mesma for manifestamente ilegal ou contrária às regras de segurança aplicáveis.
2. As disposições do n.o 1 são igualmente aplicáveis nos casos em que um gestor orçamental toma conhecimento, no âmbito da execução de uma instrução que lhe foi dirigida, de que as circunstâncias do processo conduzem a uma situação ferida de irregularidade.
Qualquer instrução confirmada, nas condições descritas no artigo 73.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro, deve ser registada pelo gestor orçamental delegado competente e mencionada no seu relatório de atividades anual.
CAPÍTULO 5
Operações associadas a receitas
Secção 1
Recursos próprios
Artigo 78.o
Regime aplicável aos recursos próprios
(Artigo 76.o do Regulamento Financeiro)
O gestor orçamental estabelece um calendário previsional da colocação à disposição da Comissão dos recursos próprios definidos na decisão relativa ao sistema de recursos próprios da União.
O apuramento e a cobrança de recursos próprios efetua-se em conformidade com a regulamentação adotada em aplicação da decisão referida no primeiro parágrafo.
Secção 2
Previsão de créditos
Artigo 79.o
Previsão de créditos
(Artigo 77.o do Regulamento Financeiro)
1. As previsões de créditos mencionam a natureza e a imputação orçamental da receita bem como, na medida do possível, a designação do devedor e a estimativa do seu montante.
Aquando do estabelecimento das previsões dos créditos, o gestor orçamental competente deve verificar, em especial:
a)
A exatidão da imputação orçamental;
b)
A regularidade e a conformidade da previsão, à luz das disposições aplicáveis e dos princípios da boa gestão financeira.
2. Sob reserva do disposto no artigo 181.o, n.o 2, e no artigo 183.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, bem como no artigo 7.o, n.o 2, do presente regulamento, a previsão de créditos não pode dar origem a dotações de autorização. Nos casos previstos no artigo 21.o do Regulamento Financeiro, as dotações só podem ser aprovadas na sequência da cobrança efetiva pela União dos montantes devidos.
Secção 3
Apuramento de créditos
Artigo 80.o
Procedimento
(Artigo 78.o do Regulamento Financeiro)
1. O apuramento de um crédito pelo gestor orçamental é o reconhecimento de um direito da União relativamente a um devedor e o estabelecimento de um título que exige ao mesmo o pagamento da sua dívida.
2. A ordem de cobrança é a operação pela qual o gestor orçamental competente dá ao contabilista instruções para cobrar o crédito apurado.
3. A nota de débito é um documento pelo qual se informa o devedor de que:
a)
A União apurou esse crédito;
b)
Se a dívida for paga antes do prazo, não haverá lugar a juros de mora;
c)
Na ausência de reembolso no prazo referido na alínea b), a dívida vence juros à taxa referida no artigo 83.o, sem prejuízo das disposições regulamentares específicas aplicáveis;
d)
Na ausência de reembolso no prazo referido na alínea b), a instituição procede à cobrança por compensação ou por execução das garantias prévias;
e)
O contabilista pode proceder à compensação antes do prazo referido na alínea b), caso tal seja necessário para proteger os interesses financeiros da União e quando tenha motivos válidos para considerar que o montante devido à Comissão seria perdido, depois de ter informado o devedor dos motivos e da data em que será efetuada a compensação;
f)
Caso, na sequência das fases descritas nas alíneas a) a e) do presente número, não tenha sido possível efetuar a cobrança integral, a instituição procede à cobrança por execução forçada do título obtido, quer em conformidade com o artigo 79.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, quer por via contenciosa.
A nota de débito é impressa e enviada ao devedor pelo gestor orçamental. O contabilista é informado desse envio através do sistema de informação financeira.
Artigo 81.o
Apuramento de créditos
(Artigo 78.o do Regulamento Financeiro)
Para efeitos de apuramento de um crédito, o gestor orçamental assegura-se:
a)
Do caráter certo do crédito, no sentido de que não está sujeito a qualquer condição;
b)
Do caráter líquido do crédito, cujo montante deve ser determinado em numerário e com exatidão;
c)
Do caráter exigível do crédito, que não deve estar sujeito a um termo;
d)
Da exatidão da designação do devedor;
e)
Da exatidão da imputação orçamental dos montantes a cobrar;
f)
Da regularidade dos documentos comprovativos; e ainda
g)
Da conformidade com o princípio da boa gestão financeira, nomeadamente nos termos dos critérios referidos no artigo 91.o, n.o 1, alínea a).
Artigo 82.o
Documentos comprovativos associados ao apuramento de um crédito
(Artigo 78.o do Regulamento Financeiro)
1. Qualquer apuramento de créditos deve basear-se em documentos comprovativos que atestem os direitos da União.
2. O gestor orçamental competente procede pessoalmente ao exame dos documentos comprovativos ou assegura-se, sob a sua responsabilidade, de que este exame foi efetuado, antes de tomar a decisão de apuramento de créditos.
3. Os documentos comprovativos serão conservados pelo gestor orçamental, em conformidade com o artigo 48.°.
Artigo 83.o
Juros de mora
(Artigo 78.o do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo das disposições específicas decorrentes da aplicação da legislação setorial, qualquer crédito não reembolsado no prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), produz juros calculados em conformidade com os n.os 2 e 3 do presente artigo.
2. A taxa de juro a aplicar a créditos não reembolsados no prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), é a taxa aplicada pelo Banco Central Europeu às suas principais operações de refinanciamento, tal como publicada na série C do Jornal Oficial da União Europeia, em vigor no primeiro dia de calendário do mês de vencimento, majorada de:
a)
Oito pontos percentuais quando o facto gerador do crédito for um contrato público de fornecimento ou de serviços, a que se refere o Título V;
b)
Três pontos e meio de percentagem, em todos os restantes casos.
3. O montante dos juros é calculado a contar do dia de calendário seguinte ao final do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), especificado na nota de débito, até ao dia de calendário do reembolso integral da dívida.
A ordem de cobrança correspondente ao montante dos juros de mora é emitida quando estes forem efetivamente recebidos.
4. No caso de multas e desde que o devedor constitua uma garantia financeira aceite pelo contabilista em vez do pagamento, a taxa de juro aplicável a partir do final do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), é a taxa referida no n.o 2 do presente artigo, que esteja em vigor no primeiro dia do mês em que a decisão que impôs a multa foi adotada, sendo majorada de apenas um ponto e meio percentual.
Secção 4
Emissão de ordens de cobrança
Artigo 84.o
Emissão das ordens de cobrança
(Artigo 79.o do Regulamento Financeiro)
1. A ordem de cobrança deve mencionar:
a)
O exercício de imputação;
b)
As referências do ato ou compromisso jurídico que constituem o facto gerador do crédito e que conferem direito à cobrança;
c)
O artigo do orçamento e, eventualmente, qualquer outra subdivisão necessária, incluindo, se for caso disso, as referências da autorização orçamental correspondente;
d)
O montante a cobrar, em euros;
e)
O nome e o endereço do devedor;
f)
O prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b);
g)
O modo de cobrança possível, nomeadamente, por compensação ou execução de qualquer garantia prévia.
2. A ordem de cobrança será datada e assinada pelo gestor orçamental competente e seguidamente transmitida ao contabilista.
3. O contabilista de cada instituição mantém um registo dos montantes em dívida a cobrar, agrupando os créditos da União em função da data de emissão da ordem de cobrança. Procede à transmissão desta lista ao contabilista da Comissão.
O contabilista da Comissão elabora uma lista consolidada de que consta o montante devido por instituição e por data de emissão da ordem de cobrança. Esta lista é incluída no relatório da Comissão sobre a gestão orçamental e financeira.
4. No intuito de reforçar a proteção dos interesses financeiros da União, a Comissão elabora uma lista dos créditos da União com a indicação dos nomes dos devedores e do montante em dívida, sempre que o devedor tenha sido condenado a reembolsar por decisão judicial com força de caso julgado e não tenha sido efetuado qualquer reembolso significativo no prazo de um ano a contar da data em que essa decisão tiver sido proferida. A lista é publicada, tomando em devida consideração a proteção dos dados pessoais, em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
No que respeita aos dados pessoais relativos a pessoas singulares, as informações publicadas devem ser suprimidas, uma vez integralmente reembolsado o montante em dívida. O mesmo é válido no que se refere aos dados pessoais relativos a pessoas coletivas cuja designação oficial identifica uma ou mais pessoas singulares.
A decisão de incluir o devedor na lista dos créditos da União deve/pode ser tomada em conformidade com o princípio da proporcionalidade e tomará nomeadamente em consideração a importância do montante.
Artigo 85.o
Decisão executória em benefício de outras instituições
(Artigo 79.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. As circunstâncias excecionais a que se refere o artigo 79.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro encontram-se reunidas quando a instituição em causa tiver esgotado a possibilidade de ser efetuado um pagamento voluntário e de se proceder à cobrança por compensação do montante em dívida nos termos previstos no artigo 80.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro, representando o montante em dívida um valor avultado.
2. No caso previsto no n.o 1, as instituições em causa, que não as enumeradas ao abrigo do artigo 299.o do TFUE, podem solicitar à Comissão que adote uma decisão executória.
3. Em todos os casos, a decisão executória deve precisar que os montantes reclamados devem ser inscritos na secção do orçamento correspondente à instituição em causa, que atuará na qualidade de gestor orçamental. As receitas serão inscritas a título de receitas gerais, salvo se estas se enquadrarem nos casos específicos de receitas afetadas nos termos do artigo 21.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro.
4. A instituição requerente deve informar a Comissão de qualquer evento suscetível de alterar o processo de cobrança e intervir em apoio da Comissão em caso de recurso contra a decisão executória.
5. A Comissão e a instituição em causa devem acordar entre si as modalidades práticas para a execução do presente artigo.
Secção 5
Cobrança
Artigo 86.o
Formalidades da cobrança
(Artigo 80.o do Regulamento Financeiro)
1. A cobrança dos créditos implica o registo, pelo contabilista, na contabilidade e a informação desse facto ao gestor orçamental competente.
2. Qualquer pagamento em numerário realizado à caixa do contabilista ou do gestor de fundos para adiantamentos dá lugar à emissão de um recibo.
3. O reembolso parcial pelo devedor sujeito a várias ordens de cobrança é primeiramente imputado ao crédito mais antigo, salvo especificação em contrário por parte do devedor.
Qualquer pagamento parcial cobre em primeiro lugar os juros.
Artigo 87.o
Cobrança por compensação
(Artigo 80.o do Regulamento Financeiro)
1. Se o devedor for titular, face à União, de um crédito certo, tal como definido no artigo 81.o, alínea a), líquido e exigível e que tenha por objeto um montante apurado por uma ordem de pagamento, o contabilista procede, decorrido o prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), à cobrança por compensação do crédito apurado.
Contudo, em circunstâncias excecionais, o contabilista procede à cobrança por compensação antes do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), caso tal seja necessário para proteger os interesses financeiros da União, em virtude de ter motivos válidos para acreditar que o montante devido à Comissão seria perdido.
O contabilista procede igualmente à cobrança por compensação antes do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), no caso de o devedor dar o seu acordo.
2. Antes de proceder à cobrança nos termos do n.o 1, o contabilista consulta o gestor orçamental competente e informa os devedores em causa.
Quando o devedor for uma autoridade nacional ou uma das suas entidades administrativas, o contabilista informa também o Estado-Membro em causa, com pelo menos 10 dias úteis de antecedência, da sua intenção de recorrer à cobrança por compensação. Contudo, de comum acordo com o Estado-Membro ou com a entidade administrativa em causa, o contabilista pode proceder à cobrança por compensação antes do final deste prazo.
3. A compensação referida no n.o 1 tem os mesmos efeitos de um pagamento liberatório para a União relativamente ao montante da dívida e aos juros eventualmente devidos.
Artigo 88.o
Procedimento de cobrança na ausência de pagamento voluntário
(Artigos 79.o e 80.o Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo do disposto no artigo 87.o, se, no final do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), e especificado na nota de débito, a cobrança integral não tiver tido lugar, o contabilista informa deste facto o gestor orçamental competente e inicia de imediato o processo de cobrança, por qualquer via de direito, incluindo, se necessário, através de execução de qualquer garantia constituída previamente.
2. Sem prejuízo do artigo 87.o, sempre que o modo de cobrança referido no n.o 1 do presente artigo não for viável e o devedor não tenha procedido ao pagamento solicitado na carta de notificação formal enviada pelo contabilista, este recorre à execução forçada do título, em conformidade com o artigo 79.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro ou com base num título obtido por via contenciosa.
Artigo 89.o
Prorrogação do prazo de pagamento
(Artigo 80.o do Regulamento Financeiro)
O contabilista, em articulação com o gestor orçamental competente, só pode conceder prazos suplementares de pagamento mediante pedido por escrito devidamente fundamentado do devedor e na dupla condição de:
a)
O devedor se comprometer ao pagamento de juros à taxa prevista no artigo 83.o, relativamente à totalidade do prazo adicional concedido e a contar do final do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b);
b)
O devedor constituir, no intuito de proteger os direitos da União, uma garantia financeira aceite pelo contabilista da instituição, que cubra o montante ainda em dívida, tanto em termos de capital como dos respetivos juros.
A garantia referida no primeiro parágrafo, alínea b), pode ser substituída por um aval pessoal e solidário de um terceiro aprovado pelo contabilista da instituição.
Em circunstâncias excecionais, na sequência de um pedido apresentado pelo devedor, o contabilista pode não exigir a garantia referida no primeiro parágrafo, alínea b) se, em função da sua análise, o devedor estiver disposto e em condições de proceder ao pagamento num prazo suplementar, mas não puder prestar essa garantia e se encontrar em dificuldades.
Artigo 90.o
Cobrança de multas ou outras sanções
(Artigos 80.o e 83.o do Regulamento Financeiro)
1. Sempre que for instaurada uma ação junto do Tribunal de Justiça da União Europeia contra uma decisão da Comissão que aplique uma multa ou outra sanção nos termos do TFUE ou do Tratado Euratom e até ao momento em que tenham sido esgotados todos os recursos legais, o devedor deposita provisoriamente os montantes em questão na conta bancária designada pelo contabilista ou presta uma garantia financeira aceitável para o contabilista. A garantia solicitada é independente da obrigação de pagamento da multa, sanção pecuniária ou outra sanção e é executória à primeira interpelação. Essa garantia cobre o crédito, tanto no que diz respeito ao capital como aos juros devidos nos termos do artigo 83.o, n.o 4.
2. A Comissão salvaguarda os montantes recebidos provisoriamente, investindo-os em ativos financeiros de modo a garantir a segurança e a liquidez das verbas, ao mesmo tempo que visa auferir uma remuneração.
3. Uma vez esgotadas todas as vias de recurso e confirmada a multa ou sanção, é tomada uma das medidas a seguir referidas:
a)
Os montantes cobrados provisoriamente e os juros e outros montantes gerados são inscritos no orçamento, em conformidade com o artigo 83.o do Regulamento Financeiro, o mais tardar durante o exercício seguinte àquele em que tenham sido esgotadas todas as vias de recurso;
b)
Quando tiver sido constituída uma garantia financeira, esta será executada e os montantes correspondentes inscritos no orçamento;
Se o montante da multa ou da sanção tiver sido agravado pelo Tribunal, o disposto no primeiro parágrafo, alíneas a) e b), é aplicável até aos montantes previstos na decisão da Comissão e o contabilista procede à cobrança do montante correspondente ao agravamento, que será inscrito no orçamento.
4. Uma vez esgotadas todas as vias de recurso e anulada ou reduzida a multa ou sanção, é tomada uma das medidas a seguir referidas:
a)
Os montantes indevidamente recebidos, bem como os juros vencidos, são reembolsados ao terceiro em causa. Quando a remuneração global gerada para o período em causa tiver sido negativa, é reembolsado o valor nominal dos montantes indevidamente cobrados;
b)
Quando tiver sido constituída uma garantia financeira, esta será liberada em conformidade.
Artigo 91.o
Renúncia à cobrança de créditos apurados
(Artigo 80.o do Regulamento Financeiro)
1. O gestor orçamental competente só pode renunciar à cobrança, total ou parcial, de um crédito apurado nos casos seguintes:
a)
Quando o custo previsível da cobrança exceder o montante do crédito a cobrar e se a renúncia ao mesmo não prejudicar a imagem da União;
b)
Quando for impossível cobrar os créditos em causa, dada a sua antiguidade ou a insolvência do devedor;
c)
Quando uma tal cobrança for incompatível com o princípio de proporcionalidade.
2. No caso previsto no n.o 1, alínea c), o gestor orçamental competente respeita os procedimentos estabelecidos em cada instituição e aplica os seguintes critérios obrigatórios em todas as circunstâncias:
a)
A natureza dos factos, tendo em conta a gravidade da irregularidade que suscitou o apuramento do crédito (fraude, reincidência, intencionalidade, diligência, boa-fé, erro manifesto);
b)
As repercussões da renúncia à cobrança do crédito sobre o funcionamento da União e seus interesses financeiros (montantes em causa, risco de criar um precedente, atentado à autoridade da lei).
O gestor orçamental pode igualmente ter de tomar em consideração os seguintes critérios adicionais, em função das circunstâncias específicas do caso:
a)
Eventuais distorções da concorrência provocadas pela renúncia à cobrança do crédito;
b)
Prejuízos económicos e sociais eventualmente decorrentes da cobrança integral do crédito.
3. A decisão de renunciar à cobrança de um crédito a que se refere o artigo 80.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro deve ser fundamentada e indicar as diligências efetuadas para a cobrança e os elementos de direito e de facto sobre os quais se baseia. O gestor orçamental competente renuncia à cobrança nos termos do artigo 84.o.
4. A instituição não pode delegar a renúncia à cobrança de um crédito apurado em qualquer dos casos a seguir referidos:
a)
Quando o montante em causa for igual ou superior a 1 000 000 EUR;
b)
Quando se trate de um montante igual ou superior a 100 000 EUR, na medida em que o mesmo represente 25 % ou mais do crédito apurado.
Relativamente a montantes inferiores aos limiares referidos no primeiro parágrafo, cada instituição fixa nas suas regras internas as condições e modalidades de delegação das competências em matéria de renúncia à cobrança de um crédito apurado.
5. Cada instituição deve enviar anualmente ao Parlamento Europeu e ao Conselho um relatório sobre as decisões de renúncia à cobrança de créditos a que se referem os n.os 1 a 4 do presente artigo, num montante igual ou superior a 100 000 EUR. No caso da Comissão, este relatório é anexado ao resumo dos relatórios anuais de atividades referido no artigo 66.o, n.o 9, do Regulamento Financeiro.
Artigo 92.o
Anulação de um crédito apurado
(Artigo 80.o do Regulamento Financeiro)
1. Em caso de erro, o gestor orçamental competente anula total ou parcialmente o crédito apurado em conformidade com os artigos 82.o e 84.o e inclui uma justificação adequada.
2. Cada instituição fixará nas suas regras internas as condições e modalidades de delegação das competências em matéria de anulação de um crédito apurado.
Artigo 93.o
Regras aplicáveis aos prazos de prescrição
(Artigo 81.o do Regulamento Financeiro)
1. O prazo de prescrição dos créditos da União sobre terceiros começa a correr na data em que termina o prazo comunicado ao devedor na nota de débito, conforme previsto no artigo 80.o, n.o 3, alínea b).
O prazo de prescrição dos créditos de terceiros sobre a União começa a correr na data em que se tornam exigíveis nos termos do respetivo compromisso jurídico.
2. A contagem do prazo de prescrição dos créditos da União sobre terceiros é interrompida por qualquer ato de uma instituição, ou de um Estado-Membro agindo a pedido de uma instituição, que seja notificado aos terceiros e que vise a cobrança da dívida.
A contagem do prazo de prescrição dos créditos de terceiros sobre a União é interrompida por qualquer ato notificado à União pelos seus credores, ou em seu nome, e que vise a cobrança da dívida.
3. Um novo prazo de prescrição de 5 anos começa a correr no dia seguinte ao das interrupções referidas no n.o 2.
4. Qualquer ação judicial relativa a um crédito referido no n.o 1, incluindo as ações instauradas perante um tribunal que venha, mais tarde, a declarar-se incompetente, interrompe a contagem do prazo de prescrição. A contagem do novo prazo de prescrição de 5 anos não começa a correr enquanto não for proferida decisão com força de caso julgado, ou não houver acordo extrajudicial entre as partes da mesma ação.
5. Sempre que, nos termos do artigo 89.o, o contabilista conceder ao devedor um prazo adicional para proceder ao pagamento, considera-se que o prazo de prescrição foi interrompido. O novo prazo de prescrição de 5 anos começará a correr a partir do dia seguinte ao termo do prazo adicional para pagamento.
6. Uma vez decorrido o prazo de prescrição, conforme fixado nos n.os 1 a 5, os créditos não são cobrados.
CAPÍTULO 6
Operações associadas a despesas
Artigo 94.o
Decisão de financiamento
(Artigo 84.o do Regulamento Financeiro)
1. A decisão de financiamento determina os elementos essenciais de uma ação que implique uma despesa a cargo do orçamento.
2. A decisão de financiamento deve, nomeadamente, indicar o seguinte:
a)
No caso das subvenções:
i)
a referência ao ato de base e à rubrica orçamental,
ii)
as prioridades do ano, os objetivos a preencher e os resultados previstos com as dotações autorizadas para o exercício,
iii)
os critérios essenciais de elegibilidade, seleção e concessão a utilizar para a seleção das propostas,
iv)
a taxa máxima possível de cofinanciamento e, se forem previstas diferentes taxas, os critérios a seguir para cada taxa,
v)
o calendário e o montante indicativo do convite à apresentação de propostas;
b)
No caso dos contratos públicos:
i)
a dotação orçamental global reservada para os contratos públicos durante o ano,
ii)
o número indicativo e o tipo de contratos previstos e, se possível, o respetivo objeto em termos genéricos,
iii)
o calendário indicativo para o lançamento dos procedimentos de adjudicação dos contratos;
c)
No caso dos fundos fiduciários a que se refere o artigo 187.o do Regulamento Financeiro:
i)
a referência ao ato de base e à rubrica orçamental,
ii)
as dotações reservadas para o fundo fiduciário para o ano em causa, juntamente com os montantes programados em relação ao seu período de vigência,
iii)
os objetivos do fundo fiduciário e a sua duração,
iv)
as regras de governação do fundo fiduciário,
v)
a possibilidade de confiar tarefas de execução orçamental às entidades ou pessoas referidas no artigo 187.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro;
d)
No caso dos prémios:
i)
a referência ao ato de base e à rubrica orçamental,
ii)
os objetivos a preencher e os resultados previstos,
iii)
as condições essenciais em matéria de participação e critérios de concessão,
iv)
o calendário do concurso e o montante do prémio ou prémios;
e)
No caso dos instrumentos financeiros:
i)
a referência ao ato de base e à rubrica orçamental,
ii)
os objetivos a preencher e os resultados previstos,
iii)
o montante atribuído ao instrumento financeiro,
iv)
o calendário indicativo da sua execução.
3. Quando o programa de trabalho previsto no artigo 128.o do Regulamento Financeiro contém as informações previstas no n.o 2, alínea a), do presente artigo no que respeita às subvenções financiadas por dotações autorizadas para o exercício financeiro, a decisão que adota o programa é considerada a decisão de financiamento das referidas subvenções.
No que respeita a contratos públicos, fundos fiduciários, prémios e instrumentos financeiros, quando a execução das dotações correspondentes autorizadas para o exercício financeiro é prevista num programa de trabalho que contenha as informações referidas no n.o 2, alíneas b), c), d) e e), do presente artigo, a decisão que adota o programa de trabalho é igualmente considerada a decisão de financiamento relativamente aos contratos públicos, fundos fiduciários, prémios e instrumentos financeiros em causa.
Se o programa de trabalho não contiver essas informações no que se refere a uma ou mais ações, deve ser alterado em consequência ou adotada uma decisão de financiamento específica para as ações em causa.
4. Sem prejuízo de qualquer outra disposição específica do ato de base, qualquer alteração substancial de uma decisão de financiamento já adotada segue o mesmo procedimento que a decisão inicial.
Secção 1
Autorização das despesas
Artigo 95.o
Autorizações globais e provisionais
(Artigo 85.o do Regulamento Financeiro)
1. A autorização orçamental global será acionada quer através da celebração de uma convenção de financiamento - a qual, ela própria, deve prever a conclusão ulterior de um ou vários compromissos jurídicos - quer através da assunção de um ou vários compromissos jurídicos.
As convenções de financiamento no domínio da assistência financeira direta a países terceiros, incluindo o apoio orçamental, que constituem compromissos jurídicos podem ser fonte de pagamentos, sem a assunção de outros compromissos jurídicos.
2. A autorização orçamental provisional será acionada quer pela assunção de um ou vários compromissos jurídicos que conferem direito a pagamentos ulteriores quer, em casos associados às despesas de gestão do pessoal ou às despesas de comunicação destinadas à cobertura da atualidade da União pelas instituições, diretamente por pagamentos.
Artigo 96.o
Adoção da autorização global
(Artigo 85.o do Regulamento Financeiro)
1. A autorização global é adotada com base numa decisão de financiamento.
Esta autorização deve ocorrer o mais tardar antes da decisão de seleção dos beneficiários e, sempre que a utilização das dotações a que se refere implique a adoção de um programa de trabalho na aceção do artigo 188.o, não antes da adoção do mesmo.
2. No caso de a autorização global ser acionada mediante a conclusão de uma convenção de financiamento, não se aplica o disposto no n.o 1, segundo parágrafo.
Artigo 97.o
Unicidade das assinaturas
(Artigo 85.o do Regulamento Financeiro)
1. A regra da unicidade do signatário da autorização orçamental e do compromisso jurídico que lhe corresponde pode não ser aplicada unicamente nos seguintes casos:
a)
Quando se trate de autorizações provisionais;
b)
Quando as autorizações globais estiverem associadas a convenções de financiamento com países terceiros;
c)
Quando a decisão da instituição constitui o compromisso jurídico;
d)
Quando a autorização orçamental global é acionada através de vários compromissos jurídicos, cuja gestão é confiada a diferentes gestores orçamentais;
e)
Quando, no âmbito de fundos para adiantamentos criados no domínio das ações externas, os compromissos jurídicos tiverem de ser assinados por membros do pessoal ligados às unidades locais referidas no artigo 72.o mediante ordem do gestor orçamental competente, que permanece, no entanto, totalmente responsável pela transação subjacente;
f)
Sempre que uma instituição tiver delegado os poderes de gestor orçamental no diretor de um serviço interinstitucional europeu, nos termos do artigo 199.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro.
2. Em caso de impedimento do gestor orçamental competente que assinou a autorização orçamental e sempre que esse impedimento se prolongue por um prazo incompatível com os prazos da celebração do compromisso jurídico, este é assumido pelo agente designado como suplente, ao abrigo das regras adotadas por cada instituição para o efeito, desde que esse agente tenha a qualidade de gestor orçamental, nos termos do artigo 65.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro.
Artigo 98.o
Despesas administrativas cobertas por autorizações provisionais
(Artigo 85.o do Regulamento Financeiro)
Consideram-se despesas correntes de natureza administrativa, suscetíveis de darem origem a autorizações provisionais, nomeadamente:
a)
As despesas com o pessoal estatutário e não estatutário, bem como as despesas relativas a outros recursos humanos e a pensões e a remuneração de peritos;
b)
As despesas ligadas aos membros da instituição;
c)
As despesas de formação;
d)
As despesas com concursos, seleção e recrutamento;
e)
As despesas de deslocações em serviço;
f)
As despesas de representação;
g)
As despesas de reuniões;
h)
As despesas com intérpretes e tradutores freelance;
i)
As despesas com intercâmbios de funcionários;
j)
As despesas de locação de bens móveis e imóveis de caráter repetitivo, os pagamentos repetitivos relativos a contratos imobiliários, na aceção do artigo 121.o do presente regulamento, ou os pagamentos a título de empréstimos, nos termos do artigo 203.o, n.o 8, do Regulamento Financeiro;
k)
As despesas com seguros diversos;
l)
As despesas com limpeza, manutenção e segurança;
m)
As despesas no domínio social e médico;
n)
As despesas com serviços de telecomunicações;
o)
Os encargos financeiros;
p)
As despesas de contencioso;
q)
Os danos e perdas, incluindo juros;
r)
As despesas relacionadas com equipamento de trabalho;
s)
As despesas com água, gás e eletricidade;
t)
As despesas com publicações, em suporte de papel ou informático;
u)
As despesas com as atividades de comunicação destinadas à cobertura da atualidade da União pelas instituições.
Artigo 99.o
Registo dos compromissos jurídicos individuais
(Artigo 86.o do Regulamento Financeiro)
No caso de uma autorização orçamental global seguida de um ou vários compromissos jurídicos individuais, o gestor orçamental competente regista na contabilidade central os montantes deste ou destes compromissos jurídicos individuais sucessivos.
Estes registos contabilísticos devem indicar as referências da autorização global à qual são imputáveis.
O gestor orçamental competente procede a este registo contabilístico antes de assinar o compromisso jurídico individual correspondente, exceto nos casos referidos no artigo 86.o, n.o 4, quarto parágrafo, do Regulamento Financeiro.
O gestor orçamental competente verifica em todos os casos se o montante cumulado não excede o montante da autorização global correspondente.
Secção 2
Liquidação das despesas
Artigo 100.o
Liquidação e «Visto; a pagar»
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
1. Qualquer liquidação de uma despesa deve assentar em documentos comprovativos, na aceção do artigo 110.o, que atestem os direitos do credor, com base na constatação de serviços efetivamente prestados, de fornecimentos efetivamente entregues ou de obras efetivamente realizadas, ou com base noutros documentos que justifiquem o pagamento, incluindo os pagamentos repetitivos de assinaturas ou de cursos de formação.
2. O gestor orçamental competente procede pessoalmente ao exame dos documentos comprovativos ou verifica, sob a sua responsabilidade, se este exame foi efetuado, antes de tomar a decisão de liquidar a despesa.
3. A decisão de liquidação traduz-se na assinatura de «Visto; a pagar», aposta pelo gestor orçamental competente ou por um membro do pessoal tecnicamente competente, habilitado para o efeito por decisão formal do gestor orçamental competente e sob a sua responsabilidade, em conformidade com o artigo 65.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro. Estas decisões de habilitação serão conservadas para efeitos de referência posterior.
Artigo 101.o
Menção «conforme com os factos» para os pagamentos de pré-financiamentos
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
Em relação aos pagamentos de pré-financiamentos, o gestor orçamental competente ou um membro do pessoal tecnicamente competente, habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente, deve certificar com a menção «conforme com os factos» que as condições exigidas no compromisso jurídico para o pagamento do pré-financiamento estão preenchidas.
Artigo 102.o
Menção «Visto; a pagar» no âmbito de contratos públicos, em matéria de pagamentos intermédios e de saldos
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
No que se refere aos pagamentos intermédios e de saldos correspondentes a contratos públicos, a menção «Visto; a pagar» certifica que:
a)
A instituição recebeu uma fatura emitida pelo contratante, tendo esta receção sido objeto de registo formal;
b)
A menção «conforme com os factos» foi aposta de forma válida na própria fatura, ou num documento interno que a acompanha, e assinada por um funcionário ou outro agente tecnicamente competente e devidamente habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente;
c)
Todos os aspetos da fatura foram verificados pelo gestor orçamental competente, ou por outra pessoa sob a sua responsabilidade, por forma a determinar, nomeadamente, o montante a pagar e o caráter liberatório do pagamento a efetuar.
A menção «conforme com os factos» referida no primeiro parágrafo, alínea b), certifica que os serviços previstos no contrato foram efetivamente prestados, ou os fornecimentos efetivamente entregues, ou as obras efetivamente realizadas. No que se refere aos fornecimentos e obras, o funcionário ou outro agente tecnicamente competente emite um certificado de receção provisória, seguido de um certificado de receção definitiva no termo do período de garantia previsto no contrato. Estes dois certificados equivalem à menção «conforme com os factos».
Para pagamentos repetitivos, incluindo o pagamento de assinaturas ou de cursos de formação, a menção «conforme com os factos» certifica que o direito do credor está em conformidade com os documentos relevantes que justificam o pagamento.
Artigo 103.o
Menção «Visto; a pagar» no âmbito de subvenções, em matéria de pagamentos intermédios e de saldos
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
No que se refere aos pagamentos intermédios e de saldos correspondentes a subvenções, a menção «Visto; a pagar» certifica que:
a)
A instituição recebeu um pedido de pagamento apresentado pelo beneficiário, tendo esta receção sido objeto de um registo formal;
b)
A menção «conforme com os factos» foi aposta de forma válida no próprio pedido de pagamento, ou num documento interno que o acompanha, e assinada por um funcionário ou outro agente tecnicamente competente e habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente;
c)
Todos os aspetos do pedido de pagamento foram verificados pelo gestor orçamental competente, ou por outra pessoa sob a sua responsabilidade, por forma a determinar, nomeadamente, o montante a pagar e o caráter liberatório do pagamento a efetuar.
Com a menção referida no primeiro parágrafo, alínea b), o funcionário ou outro agente tecnicamente competente e devidamente habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente, certifica que a ação ou o programa de trabalho realizado pelo beneficiário é, em todos os seus aspetos, consentâneo com a convenção ou decisão de subvenção e, nomeadamente, que os custos declarados pelo beneficiário são elegíveis, se for caso disso.
Artigo 104.o
Menção «Visto; a pagar» no âmbito de despesas de pessoal
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
No que se refere aos pagamentos correspondentes a despesas com pessoal, a menção «Visto; a pagar» certifica a existência dos seguintes documentos comprovativos:
a)
No que se refere ao vencimento mensal:
i)
a lista completa do pessoal, discriminando todos os elementos da remuneração,
ii)
um formulário (ficha pessoal), elaborado com base em decisões adotadas no âmbito de cada caso concreto, que indique, sempre que justificado, qualquer alteração de um dos elementos da remuneração,
iii)
no caso de recrutamento ou nomeações, a liquidação do primeiro vencimento deve ser acompanhada de uma cópia autenticada da decisão de recrutamento ou de nomeação;
b)
No que se refere a outros tipos de remuneração como as do pessoal remunerado à hora ou ao dia: um mapa, assinado pelo membro do pessoal habilitado, indicando os dias e as horas de presença;
c)
No que se refere a horas extraordinárias: um mapa, assinado pelo membro do pessoal habilitado, certificando as horas extraordinárias trabalhadas;
d)
No que se refere a despesas de deslocação em serviço:
i)
a ordem de deslocação em serviço assinada pela autoridade competente,
ii)
a discriminação das despesas de deslocação em serviço, assinada pelo membro do pessoal em deslocação em serviço e pela autoridade hierárquica delegada, se as despesas de deslocação em serviço diferirem da ordem de missão;
e)
No que se refere a algumas outras despesas administrativas relacionadas com o pessoal, incluindo as assinaturas e os cursos de formação que, nos termos do contrato, devam ser pagos antecipadamente: os documentos comprovativos que refiram a decisão na qual se baseia a despesa, assim como todos os elementos de cálculo.
A declaração das despesas de deslocação em serviço, a que se refere o primeiro parágrafo, alínea d), subalínea ii), indica o lugar, data e hora de partida e chegada ao lugar da deslocação, despesas de transporte, despesas de estadia e outras despesas devidamente autorizadas, mediante apresentação de documentos comprovativos.
Artigo 105.o
Materialização da menção «Visto; a pagar»
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
Num sistema não informatizado, a menção «Visto; a pagar» traduz-se por um carimbo com a assinatura do gestor orçamental competente ou de um membro do pessoal tecnicamente competente, habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente, em conformidade com o disposto no artigo 100.o. Num sistema informatizado, a menção «Visto; a pagar» traduz-se por uma validação garantida eletronicamente pelo gestor orçamental competente ou por um membro do pessoal tecnicamente competente, habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente.
Artigo 106.o
Materialização da menção «conforme com os factos»
(Artigo 88.o do Regulamento Financeiro)
Num sistema não informatizado, a menção «conforme com os factos» traduz-se por um carimbo com a assinatura do gestor orçamental competente ou de um membro do pessoal tecnicamente competente, habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente, em conformidade com o disposto no artigo 101.o. Num sistema informatizado, a menção «conforme com os factos» pode assumir a forma de uma validação garantida eletronicamente por um agente tecnicamente competente, habilitado para o efeito pelo gestor orçamental competente.
Secção 3
Emissão das ordens de pagamento
Artigo 107.o
Controlo dos pagamentos por parte do gestor orçamental
(Artigo 89.o do Regulamento Financeiro)
Aquando da emissão da ordem de pagamento, o gestor orçamental competente assegura-se do seguinte:
a)
Regularidade da emissão da ordem de pagamento, o que implica a existência prévia de uma decisão de liquidação correspondente, traduzida na menção «Visto; a pagar», a exatidão da designação do beneficiário e a exigibilidade desse pagamento;
b)
Concordância da ordem de pagamento com a autorização orçamental correspondente;
c)
Exatidão da imputação orçamental;
d)
Disponibilidade das dotações.
Artigo 108.o
Menções obrigatórias e transmissão das ordens de pagamento ao contabilista
(Artigo 89.o do Regulamento Financeiro)
1. A ordem de pagamento deve mencionar:
a)
O exercício de imputação;
b)
O artigo do orçamento e, eventualmente, qualquer outra subdivisão necessária;
c)
As referências do compromisso jurídico que confere direito ao pagamento;
d)
As referências da autorização orçamental à qual é imputável;
e)
O montante a pagar, em euros;
f)
O nome, endereço e referências bancárias do beneficiário;
g)
O objeto da despesa;
h)
O modo de pagamento;
i)
A inscrição dos bens no inventário em conformidade com o artigo 248.o.
2. A ordem de pagamento será datada e assinada pelo gestor orçamental competente e seguidamente transmitida ao contabilista.
Secção 4
Pagamento das despesas
Artigo 109.o
Tipos de pagamento
(Artigo 90.o do Regulamento Financeiro)
1. O pré-financiamento constitui um fundo de tesouraria, podendo ser fracionado em vários pagamentos, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira.
2. O pagamento intermédio, que pode ser renovado, pode englobar as despesas incorridas com a execução da decisão ou convenção ou o pagamento de serviços, fornecimentos ou obras que tenham sido concluídos e/ou entregues em fases intermédias de execução do contrato. Poderá ainda compensar, no todo ou em parte, o pré-financiamento, sem prejuízo das disposições previstas no ato de base.
3. O encerramento da despesa assume a forma de um pagamento do saldo, pagamento esse que pode não ser múltiplo e que compensa todas as despesas anteriores, ou de uma ordem de cobrança.
Artigo 110.o
Documentos comprovativos
(Artigo 90.o do Regulamento Financeiro)
1. Os pré-financiamentos, incluindo os casos de pagamentos fracionados, serão desembolsados, quer com base no contrato, decisão, convenção ou ato de base, quer com base em documentos comprovativos que permitam verificar o cumprimento das condições enunciadas no contrato, decisão ou convenção em causa. Se for determinada uma data de pagamento de pré-financiamento nos instrumentos atrás mencionados, o pagamento do montante devido não depende de um pedido complementar do beneficiário.
2. Os pagamentos intermédios e pagamentos dos saldos basear-se-ão em documentos comprovativos que permitam verificar a realização da ação financiada em conformidade com o ato de base ou a decisão ou em conformidade com as condições enunciadas no contrato ou convenção.
3. O gestor orçamental competente precisará, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, a natureza dos documentos comprovativos referidos no presente artigo, nos termos do ato de base, decisões, contratos e convenções. Os relatórios de execução, técnicos e financeiros, intermédios e finais, são documentos comprovativos para efeitos do disposto no n.o 2.
4. Os documentos comprovativos serão conservados pelo gestor orçamental competente, em conformidade com o artigo 48.°.
Secção 5
Prazos das operações relativas às despesas
Artigo 111.o
Prazos de pagamento e juros de mora
(Artigo 92.o do Regulamento Financeiro)
1. O prazo para efetuar pagamentos deve ser entendido como incluindo operações de liquidação, de emissão de ordens de pagamento e de pagamento das despesas.
Começará a correr a partir da data em que o pedido de pagamento é recebido.
Um pedido de pagamento deve ser registado o mais rapidamente possível pelo serviço habilitado do gestor orçamental competente e considera-se que a data de receção é a data de registo.
Por data de pagamento, entende-se a data em que o montante é debitado na conta da instituição.
2. Um pedido de pagamento incluirá os seguintes elementos essenciais:
a)
Identificação do credor;
b)
Montante;
c)
Moeda;
d)
Data.
Quando faltar pelo menos um elemento essencial, o pedido de pagamento é rejeitado.
Os credores são informados por escrito dessa rejeição e das razões respetivas o mais rapidamente possível e, em todo o caso, no prazo de 30 dias de calendário a contar da data de receção do pedido de pagamento.
3. Em caso de suspensão do prazo de pagamento a que se refere o artigo 92.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, o prazo de pagamento remanescente começará a correr de novo a partir da data em que as informações solicitadas ou os documentos revistos sejam recebidos ou realizadas as verificações complementares necessárias, incluindo as verificações no local.
4. No termo do prazo previsto no artigo 92.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro, o credor tem direito a reclamar juros nas seguintes condições:
a)
A taxa de juro é a referida no artigo 83.o, n.o 2, do presente regulamento;
b)
Vencerão juros relativamente ao período decorrido entre o dia de calendário que se segue ao termo do prazo de pagamento previsto no artigo 92.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro e a data de pagamento.
No entanto, quando os juros calculados em conformidade com o primeiro parágrafo forem iguais ou inferiores a 200 EUR, só serão pagos ao credor mediante pedido a apresentar no prazo de dois meses a contar da receção do pagamento em atraso.
5. Cada instituição apresentará ao Parlamento Europeu e ao Conselho um relatório sobre o cumprimento e a suspensão dos prazos previstos no artigo 92.o do Regulamento Financeiro. O relatório da Comissão é anexado à síntese dos relatórios anuais de atividade a que se refere o artigo 66.o, n.o 9, do Regulamento Financeiro.
CAPÍTULO 7
Sistemas informáticos
Artigo 112.o
Descrição dos sistemas informáticos
(Artigo 93.o do Regulamento Financeiro)
Sempre que, para o tratamento de operações de execução orçamental, forem utilizados sistemas e subsistemas informáticos, é necessária uma descrição exaustiva e atualizada de cada sistema ou subsistema.
Estas descrições devem definir o conteúdo dos campos de dados e precisar a forma como o sistema processa cada operação individual. Devem ainda especificar a forma como o sistema assegura a existência de uma pista de auditoria completa para cada operação.
Artigo 113.o
Cópias de segurança periódicas
(Artigo 93.o do Regulamento Financeiro)
Os dados contidos nos sistemas e subsistemas informáticos são periodicamente objeto de cópias de segurança, conservadas em lugar seguro.
CAPÍTULO 8
Auditor interno
Artigo 114.o
Nomeação do auditor interno
(Artigo 98.o do Regulamento Financeiro)
1. Cada instituição nomeia o seu auditor interno segundo modalidades adaptadas às suas características e necessidades próprias. A instituição informa o Parlamento Europeu e Conselho da nomeação do auditor interno.
2. Cada instituição define, em função das suas características e necessidades próprias, o âmbito das funções de auditor interno e determina, em pormenor, os objetivos e procedimentos subjacentes ao exercício da função de auditoria interna, no respeito das normas internacionais em vigor na matéria.
3. A instituição pode nomear como auditor interno, em razão das suas competências específicas, um funcionário ou outro agente sujeito ao Estatuto escolhido entre os cidadãos dos Estados-Membros.
4. No caso de várias instituições designarem um mesmo auditor interno, adotam as disposições necessárias para que a responsabilidade do mesmo possa ser invocada nas condições referidas no artigo 119.o.
5. Logo que cessem as funções do auditor interno, a instituição informa desse facto o Parlamento Europeu e o Conselho.
Artigo 115.o
Recursos do auditor interno
(Artigo 99.o do Regulamento Financeiro)
Cada instituição coloca à disposição do auditor interno os recursos necessários ao cumprimento das suas funções de auditoria, bem como uma carta de missão na qual são descritas pormenorizadamente as suas funções, direitos e obrigações.
Artigo 116.o
Programa de trabalho
(Artigo 99.o do Regulamento Financeiro)
1. O auditor interno adota o seu programa de trabalho e submete-o à instituição.
2. A instituição pode solicitar ao auditor interno a realização de auditorias que não figurem no programa de trabalho referido no n.o 1.
Artigo 117.o
Relatórios do auditor interno
(Artigo 99.o do Regulamento Financeiro)
1. O auditor interno submete à instituição o relatório anual de auditoria previsto no artigo 99.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro, indicando o número e o tipo de auditorias internas efetuadas, as principais recomendações formuladas e o seguimento dado a essas recomendações.
Este relatório anual menciona igualmente os problemas sistémicos identificados pela instância especializada, criada em conformidade com o artigo 73.o, n.o 6, do Regulamento Financeiro.
2. Cada instituição aprecia se as recomendações formuladas nos relatórios do seu auditor interno podem ser objeto de uma troca de boas práticas com as outras instituições.
3. Na elaboração do seu relatório, o auditor interno concentra-se em particular na observância global do princípio da boa gestão financeira e assegura a adoção das medidas adequadas para melhorar e reforçar de forma contínua a sua aplicação.
Artigo 118.o
Independência
(Artigo 100.o do Regulamento Financeiro)
O auditor interno goza de plena independência na condução das auditorias. Não pode receber qualquer instrução nem ser limitado de qualquer forma no que diz respeito ao exercício das funções que, pela sua nomeação, lhe são confiadas por força das disposições do Regulamento Financeiro.
Artigo 119.o
Responsabilidade do auditor interno
(Artigo 100.o do Regulamento Financeiro)
A responsabilidade do auditor interno, enquanto funcionário ou agente sujeito ao Estatuto, só pode ser posta em causa pela própria instituição e nas condições estabelecidas no presente artigo.
A instituição toma uma decisão fundamentada de início de um inquérito. Esta decisão será notificada ao interessado. A instituição pode encarregar do inquérito, sob a sua responsabilidade direta, um ou vários funcionários de grau igual ou superior ao do agente em causa. Durante o inquérito, o interessado será obrigatoriamente ouvido.
O relatório do inquérito é comunicado ao interessado, o qual é em seguida ouvido pela instituição a seu respeito.
Com base no relatório e na audição, a instituição adotará uma decisão fundamentada de encerramento do procedimento ou uma decisão fundamentada em conformidade com o disposto nos artigos 22.o e 86.o e no Anexo IX do Estatuto do Pessoal. As decisões que aplicam sanções disciplinares ou pecuniárias serão notificadas ao interessado e comunicadas, a título informativo, às outras instituições e ao Tribunal de Contas.
O interessado pode recorrer destas decisões para o Tribunal de Justiça da União Europeia nas condições previstas no Estatuto.
Artigo 120.o
Recurso para o Tribunal de Justiça da União Europeia
(Artigo 100.o do Regulamento Financeiro)
Sem prejuízo das vias de recurso estabelecidas no Estatuto, o auditor interno pode interpor recurso direto para o Tribunal de Justiça da União Europeia no que se refere a qualquer ato relativo ao exercício da sua função de auditor interno. Este recurso deve ser interposto no prazo de três meses, a contar do dia da notificação do ato em causa.
O recurso será instruído e julgado nas condições previstas no artigo 91.o, n.o 5, do Estatuto dos Funcionários da União Europeia.
TÍTULO V
ADJUDICAÇÃO DE CONTRATOS PÚBLICOS
CAPÍTULO 1
Disposições gerais
Secção 1
Âmbito de aplicação e princípios de adjudicação
Artigo 121.o
Definições e âmbito de aplicação
(Artigo 101.o do Regulamento Financeiro)
1. Os contratos relativos a imóveis têm por objeto a compra, enfiteuse, usufruto, locação financeira, arrendamento ou locação-venda, com ou sem opção de compra, de terrenos, de edifícios existentes ou de outros bens imóveis.
2. Os contratos de fornecimento têm por objeto a compra, locação financeira, locação ou locação-venda, com ou sem opção de compra de produtos. Um contrato que tenha por objeto o fornecimento de produtos e, a título acessório, trabalhos de colocação e instalação é considerado um contrato de fornecimento.
3. Os contratos de obras têm por objeto quer a execução, quer conjuntamente a conceção e execução de trabalhos ou de obras relativos a uma das atividades mencionadas no anexo I da Diretiva 2004/18/CE, ou a realização, por qualquer meio, de uma obra que responda às necessidades especificadas pela entidade adjudicante. Por «obra», deve entender-se o resultado de um conjunto de trabalhos de construção ou de engenharia civil destinado a desempenhar, por si só, uma função económica ou técnica.
4. Os contratos de serviços têm por objeto todas as prestações intelectuais e não intelectuais, que não sejam contratos de fornecimento, de obras ou contratos relativos a imóveis.
Um contrato que englobe dois ou mais tipos de aquisições (obras, serviços ou produtos) é adjudicado em conformidade com as disposições aplicáveis ao tipo de aquisição que caracteriza o objeto principal do contrato em causa.
No caso de contratos mistos constituídos por serviços e produtos, o objeto principal é determinado pela comparação dos valores dos respetivos serviços ou produtos.
Qualquer referência à nomenclatura no contexto dos contratos públicos será feita com base no «Vocabulário Comum para os Contratos Públicos (CPV)», conforme estabelecido no Regulamento (CE) n.o 2195/2002 do Parlamento Europeu e do Conselho (11).
5. Os termos «empreiteiro», «fornecedor» e «prestador de serviços» abrangem qualquer pessoa singular ou coletiva, entidade pública ou agrupamento das referidas pessoas e/ou organismos que realize empreitadas e/ou obras, forneça produtos ou preste serviços no mercado. Pelo termo «agente económico», deve entender-se «empreiteiros», «fornecedores» e «prestadores de serviços». Por «proponentes», deve entender-se os operadores económicos que tenham apresentado uma proposta. Por «candidatos», deve entender-se aqueles que tenham solicitado a participação num concurso limitado, num diálogo concorrencial ou num procedimento por negociação. Por «fornecedores», deve entender-se os operadores económicos que estejam inscritos numa lista de fornecedores, em conformidade com o artigo 136.o, n.o 1, alínea b).
Os agrupamentos de operadores económicos podem apresentar propostas ou constituir-se candidatos. Para efeitos de apresentação da proposta ou do pedido de participação, as entidades adjudicantes não podem exigir que os agrupamentos de operadores económicos adotem uma forma jurídica determinada, mas o agrupamento selecionado pode ser obrigado a adotar uma forma jurídica determinada uma vez que lhe seja adjudicado o contrato, na medida em que tal seja necessário para a boa execução do mesmo.
6. Consideram-se entidades adjudicantes os serviços das instituições da União, salvo quando celebram entre eles acordos administrativos destinados à prestação de serviços, ao fornecimento de produtos, à realização de obras ou à execução de contratos imobiliários.
7. Por assistência técnica, deve entender-se as atividades de apoio e desenvolvimento das capacidades necessárias à execução de um programa ou uma ação, nomeadamente as atividades de preparação, gestão, acompanhamento, avaliação, auditoria e controlo.
8. Todos os intercâmbios com os contratantes, incluindo a celebração de contratos e respetivas alterações, podem ser assegurados através de sistemas de intercâmbio eletrónico criados pela entidade adjudicante.
9. Estes sistemas devem cumprir os seguintes requisitos:
a)
O acesso ao sistema e aos documentos por ele transmitidos só deve ser facultado às pessoas autorizadas;
b)
A assinatura ou a transmissão eletrónica de um documento através do sistema só pode ser efetuada por pessoas autorizadas;
c)
As pessoas autorizadas devem ser identificadas no âmbito do sistema por vias estabelecidas;
d)
O momento e a data da transação eletrónica devem ser determinados de forma precisa;
e)
Deve ser assegurada a integridade dos documentos;
f)
Deve ser assegurada a disponibilidade dos documentos;
g)
Deve ser mantida a confidencialidade dos documentos, caso necessário;
h)
Deve ser garantida a proteção dos dados pessoais em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
10. Os dados enviados ou recebidos através desse sistema beneficiam de uma presunção jurídica quanto à integridade dos dados e à exatidão da data e hora de transmissão ou receção dos dados, conforme indicado pelo sistema.
Um documento enviado ou notificado através desse sistema deve ser considerado equiparável a um documento em suporte papel, admissível como elemento de prova em processos judiciais, equiparado a um documento original e beneficia de presunção jurídica quanto à sua autenticidade e integridade, desde que não contenha quaisquer características dinâmicas suscetíveis de nele introduzir automaticamente alterações.
As assinaturas eletrónicas a que se refere o n.o 9, alínea b), têm um efeito legal equivalente ao de uma assinatura manuscrita.
Artigo 122.o
Contratos-quadro e contratos específicos
(Artigo 101.o do Regulamento Financeiro)
1. A duração dos contratos-quadro não pode ser superior a quatro anos, salvo em casos excecionais devidamente justificados, nomeadamente pelo objeto do contrato-quadro.
Os contratos específicos baseados nos contratos-quadro são adjudicados em conformidade com as condições do contrato-quadro, unicamente entre as entidades adjudicantes e os adjudicatários do contrato-quadro.
Aquando da adjudicação de contratos específicos, as partes não podem introduzir alterações substanciais no contrato-quadro.
2. Quando um contrato-quadro for celebrado com um único agente económico, os contratos específicos serão adjudicados dentro dos limites das condições fixadas no contrato-quadro.
Em circunstâncias devidamente justificadas, as entidades adjudicantes podem consultar por escrito o adjudicatário, pedindo-lhe para completar, se for necessário, a respetiva proposta.
3. Quando um contrato-quadro for celebrado com vários operadores económicos, o número destes últimos deve ser de, pelo menos, três, na medida em que exista um número suficiente de operadores económicos que preencham os critérios de seleção ou de propostas admissíveis que satisfaçam os critérios de adjudicação.
Um contrato-quadro celebrado com vários operadores económicos pode assumir a forma de contratos separados que contenham cláusulas idênticas.
A adjudicação dos contratos específicos baseados nos contratos-quadro celebrados com vários operadores económicos será efetuada segundo as seguintes modalidades:
a)
No caso de contratos-quadro sem relançamento de procedimento, mediante aplicação das condições fixadas no contrato-quadro;
b)
No caso de contratos-quadro com relançamento do procedimento na sequência de um convite à apresentação de propostas dirigido às partes com base nas mesmas condições, se necessário especificando-as, e, se for caso disso, com base noutras condições indicadas no caderno de encargos do contrato-quadro.
Para cada contrato específico a adjudicar segundo as modalidades previstas no n.o 3, alínea b), as entidades adjudicantes consultam por escrito os adjudicatários do contrato-quadro, fixando-lhes um prazo suficiente para apresentar as propostas. As propostas serão apresentadas por escrito. As entidades adjudicantes atribuirão cada contrato específico ao proponente que tenha apresentado a melhor proposta com base nos critérios de adjudicação enunciados no caderno de encargos do contrato-quadro.
4. Nos setores sujeitos a uma rápida evolução dos preços e das tecnologias, os contratos-quadro sem relançamento de procedimento devem prever uma cláusula relativa a uma avaliação intercalar ou um sistema de avaliação com base em padrões de referência. Se, após a avaliação intercalar, se concluir que as condições inicialmente estabelecidas deixaram de se coadunar com a evolução dos preços ou da tecnologia, a entidade adjudicante pode renunciar à utilização do contrato-quadro em questão e toma as medidas adequadas para o rescindir.
5. Somente os contratos específicos baseados em contratos-quadro serão precedidos de autorização orçamental.
Secção 2
Publicação
Artigo 123.o
Disposições em matéria de publicidade dos contratos abrangidos pela Diretiva 2004/18/CE
(Artigo 103.o do Regulamento Financeiro)
1. A publicação no que respeita aos contratos cujo valor seja igual ou superior aos limiares estabelecidos no artigo 170.o, n.o 1, consiste num anúncio de concurso, sem prejuízo do disposto no artigo 134.o, e num anúncio de adjudicação. O anúncio de informação prévia só é obrigatório quando a entidade adjudicante tenciona recorrer à possibilidade de reduzir os prazos de receção das propostas, nos termos do artigo 152.o, n.o 4.
2. O anúncio de informação prévia consiste num anúncio, através do qual as entidades adjudicantes dão a conhecer, a título indicativo, o montante total previsto e o objeto dos contratos e contratos-quadro que tencionam adjudicar durante um exercício, com exclusão dos contratos que seguem o procedimento por negociação sem publicação prévia de anúncio de concurso.
O anúncio de informação prévia é publicado quer pelo Serviço das Publicações da União Europeia (a seguir designado «Serviço das Publicações»), quer pelas próprias entidades adjudicantes no respetivo perfil de adquirente.
O anúncio de informação prévia obrigatório é enviado ao Serviço de Publicações ou publicado no perfil de adquirente logo que possível e, em todo o caso, o mais tardar até 31 de março de cada exercício financeiro.
As entidades adjudicantes que publiquem o anúncio de informação prévia no seu perfil de adquirente enviam ao Serviço das Publicações, por via eletrónica em conformidade com o formato e as modalidades de transmissão indicadas no anexo VIII, ponto 3, da Diretiva 2004/18/CE, um anúncio que refira a publicação daquele anúncio de informação prévia no referido perfil de adquirente.
3. O anúncio de concurso permite às entidades adjudicantes comunicar a sua intenção de lançar um procedimento de adjudicação de um contrato ou de um contrato-quadro ou de introdução de um sistema de aquisição dinâmico, em conformidade com o artigo 131.o. Sem prejuízo dos contratos celebrados após um procedimento por negociação, conforme referido no artigo 134.o, o anúncio de concurso é obrigatório para os contratos cujo valor estimado seja igual ou superior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1.
Não é obrigatório para os contratos específicos baseados em contratos-quadro.
Em caso de concurso público, o anúncio de concurso especifica a data, hora e, caso necessário, local da reunião da comissão de abertura, que será aberta aos proponentes.
As entidades adjudicantes especificam se autorizam ou não as variantes e indicam os níveis mínimos de capacidade exigidos se recorrerem à possibilidade prevista no artigo 146.o, n.o 2, segundo parágrafo. Indicam os critérios de seleção referidos no artigo 146.o que entendem utilizar, o número mínimo de candidatos que preveem convidar e, se for caso disso, o número máximo, bem como os critérios objetivos e não discriminatórios que entendem utilizar para restringir esse número, nos termos do artigo 128.o, n.o 1, segundo parágrafo.
Em caso de acesso livre, direto e completo, por via eletrónica, aos convites à apresentação de propostas, em especial no caso dos sistemas de aquisição dinâmicos a que se refere o artigo 131.o, deve figurar no anúncio de concurso o endereço Internet em que esses documentos podem ser consultados.
As entidades adjudicantes que pretendam organizar um concurso para trabalhos de conceção dão a conhecer a sua intenção mediante um anúncio.
Sempre que adequado, as entidades adjudicantes especificam igualmente no anúncio de concurso que o procedimento de adjudicação de contratos é um procedimento interinstitucional. Nesses casos, o anúncio de concurso indica as instituições, agências de execução ou organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento Financeiro que estão envolvidos no procedimento, a instituição responsável pelo procedimento e o volume global dos contratos para todas essas instituições, agências de execução ou organismos.
4. O anúncio de adjudicação dá a conhecer os resultados do procedimento de adjudicação de contratos, de contratos-quadro ou de contratos com base num sistema de aquisição dinâmico. No caso de contratos cujo valor seja igual ou superior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1, o anúncio de adjudicação é obrigatório. Não é obrigatório para os contratos específicos baseados em contratos-quadro.
O anúncio de adjudicação é enviado ao Serviço das Publicações, o mais tardar quarenta e oito dias de calendário a contar da data de assinatura do contrato ou do contrato-quadro. No entanto, os anúncios relativos aos contratos com base num sistema de aquisição dinâmico podem ser agrupados numa base trimestral. Nesse caso, serão enviados ao Serviço de Publicações, o mais tardar, quarenta e oito dias a contar do final de cada trimestre.
As entidades adjudicantes que organizaram um concurso para trabalhos de conceção enviam ao Serviço das Publicações um anúncio relativo aos resultados.
No caso dos procedimentos interinstitucionais, o anúncio de adjudicação é enviado pela entidade adjudicante responsável pelo procedimento.
O anúncio de adjudicação é igualmente enviado ao Serviço de Publicações no caso de contratos ou contratos-quadro cujo valor seja igual ou superior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1, e que tenham sido adjudicados através de um procedimento por negociação, sem publicação prévia de um anúncio de concurso, com a antecedência suficiente para que a publicação tenha lugar antes da assinatura do contrato, nos termos e condições previstas no artigo 171.o, n.o 1.
Sem prejuízo do artigo 21.o, as informações relativas ao valor e aos adjudicatários de contratos específicos baseados em contratos-quadro durante um exercício financeiro são publicadas no sítio Internet da entidade adjudicante, o mais tardar até 30 de junho seguinte a esse exercício, se em resultado da celebração do contrato específico ou por força do volume agregado dos contratos específicos, os limiares previstos no artigo 170.o, n.o 1, forem excedidos.
5. Os anúncios são redigidos em conformidade com os formulários-tipo adotados pela Comissão em aplicação da Diretiva 2004/18/CE.
Artigo 124.o
Disposições em matéria de publicidade dos contratos não abrangidos pela Diretiva 2004/18/CE
(Artigo 103.o do Regulamento Financeiro)
1. Os contratos com valor inferior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1, são objeto de publicidade adequada por forma a garantir a realização de concursos públicos e a imparcialidade dos procedimentos de adjudicação de contratos. Essa publicidade inclui:
a)
Um anúncio de concurso, tal como referido no artigo 123.o, n.o 3, ou um convite à manifestação de interesse, no caso de contratos com objeto semelhante de valor superior ao montante referido no artigo 137.o, n.o 1;
b)
Medidas adequadas de publicidade ex ante na Internet para os contratos de valor superior ao montante referido no artigo 137.o, n.o 2.
2. A lista dos contratantes a quem foram adjudicados contratos relativos a imóveis e contratos declarados secretos nos termos do artigo 134.o, n.o 1, alínea j), do presente regulamento é unicamente objeto de uma publicação anual, e indicará o objeto e o montante do contrato adjudicado. Essa lista é transmitida ao Parlamento Europeu e ao Conselho. Em relação à Comissão, será junta em anexo ao resumo dos relatórios anuais de atividade a que se refere o artigo 66.o, n.o 9, do Regulamento Financeiro.
3. As informações relativas aos contratos de valor superior ao montante referido no artigo 137.o, n.o 1, que não tenham sido objeto de um anúncio de adjudicação específico, são transmitidas ao Serviço das Publicações. As listas anuais de adjudicatários são transmitidas até ao dia 30 de junho do exercício seguinte, o mais tardar.
4. As informações relativas aos contratos de valor superior ao montante referido no n.o 137, n.o 2, são publicadas no sítio Internet da instituição, o mais tardar até 30 de junho do exercício seguinte.
Artigo 125.o
Publicação dos anúncios
(Artigo 103.o do Regulamento Financeiro)
1. O Serviço das Publicações publica no Jornal Oficial da União Europeia os anúncios referidos nos artigos 123.o e 124.o, o mais tardar doze dias de calendário após o seu envio.
O prazo referido no primeiro parágrafo é reduzido para cinco dias de calendário nos procedimentos acelerados referidos no artigo 154.o.
2. As entidades adjudicantes devem poder provar a data de envio.
Artigo 126.o
Outras formas de publicidade
(Artigo 103.o do Regulamento Financeiro)
Para além das medidas de publicidade previstas nos artigos 123.o, 124.o e 125°, os contratos podem também ser objeto de qualquer outra forma de publicidade, nomeadamente eletrónica. Esta publicidade faz referência, caso exista, ao anúncio publicado no Jornal Oficial da União Europeia referido no artigo 125.o, em relação ao qual não pode ser anterior e que é o único que faz fé.
Esta publicidade não pode introduzir discriminações entre os candidatos ou os proponentes, nem conter outras informações que não as contempladas no anúncio de concurso acima referido, caso exista.
Secção 3
Procedimentos de adjudicação de contratos
Artigo 127.o
Tipologia dos procedimentos de adjudicação
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. A adjudicação de um contrato tem lugar quer mediante concurso público ou limitado, quer por procedimento por negociação, após publicação de um anúncio de concurso, quer por procedimento por negociação, sem publicação prévia de anúncio de concurso, eventualmente na sequência de um concurso para trabalhos de conceção.
2. Os procedimentos de adjudicação de contratos são públicos quando todos os operadores económicos interessados puderem apresentar uma proposta. Tal é igualmente válido no caso dos sistemas de aquisição dinâmicos a que se refere o artigo 131.o.
Os procedimentos de adjudicação de contratos são limitados quando todos os operadores económicos podem solicitar participar, mas só podem apresentar uma proposta ou uma solução no âmbito do procedimento de diálogo concorrencial referido no artigo 132.o os candidatos que satisfaçam os critérios de seleção estabelecidos no artigo 146.o, e que a tal sejam convidados simultaneamente por escrito, pelas entidades adjudicantes.
A fase de seleção pode ter lugar contrato a contrato, igualmente no âmbito de um diálogo concorrencial, ou para efeitos de elaboração de uma lista de potenciais candidatos no âmbito do procedimento referido no artigo 136.o, n.o 1, alínea a).
3. No procedimento por negociação, as entidades adjudicantes consultam os proponentes da sua escolha que satisfaçam os critérios de seleção mencionados no artigo 146.o e negoceiam as condições das suas propostas com um ou mais proponentes.
Nos procedimentos por negociação e após o anúncio de concurso referido no artigo 135.o, as entidades adjudicantes convidam por escrito simultaneamente os candidatos selecionados para negociar.
4. Os concursos para conceção de trabalhos são procedimentos que permitem à entidade adjudicante adquirir, principalmente nos domínios da arquitetura e engenharia ou do processamento de dados, um plano ou projeto proposto por um júri do concurso, com ou sem atribuição de prémios.
Artigo 128.o
Número de candidatos em concursos limitados ou procedimentos por negociação
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. Nos concursos limitados e nos procedimentos referidos no artigo 136.o, n.o 1, alíneas a) e b), o número de candidatos convidados a apresentar uma proposta não pode ser inferior a cinco, desde que exista um número suficiente de candidatos que satisfaçam os critérios de seleção.
A entidade adjudicante pode, além disso, prever um número máximo de candidatos, em função do objeto do contrato e com base em critérios de seleção objetivos e não discriminatórios. Neste caso, os intervalos a respeitar e os critérios são indicados no anúncio de concurso ou no convite à manifestação de interesse referidos nos artigos 123.o e 124.o.
Em todo o caso, o número de candidatos convidados a apresentar uma proposta deve ser suficiente para assegurar uma concorrência efetiva.
2. Nos procedimentos por negociação e após um diálogo concorrencial, o número de candidatos convidados a negociar ou a apresentar uma proposta não pode ser inferior a três, desde que exista um número suficiente de candidatos que satisfaça os critérios de seleção.
O número de candidatos convidados a apresentar uma proposta deve ser suficiente para assegurar uma concorrência efetiva.
O disposto no primeiro e segundo parágrafos não é aplicável aos:
a)
Contratos de valor muito reduzido, referidos no artigo 137.o, n.o 2;
b)
Contratos de serviços jurídicos, em conformidade com a nomenclatura CPV;
c)
Contratos declarados secretos, referidos no artigo 134.o, n.o 1, alínea j).
3. Quando o número de candidatos que preenchem os critérios de seleção e os níveis mínimos for inferior ao número mínimo previsto nos n.os 1 e 2, a entidade adjudicante pode continuar o procedimento mediante convite dirigido ao ou aos candidatos com as capacidades necessárias. A referida entidade não pode, em contrapartida, incluir outros operadores económicos que não foram inicialmente convidados a participar no procedimento ou candidatos que não disponham das capacidades necessárias.
Artigo 129.o
Desenrolar do procedimento por negociação
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
As entidades adjudicantes negoceiam com os proponentes as propostas por eles apresentadas, a fim de as adaptar às exigências indicadas no anúncio de concurso referido no artigo 123.o ou no caderno de encargos e nos eventuais documentos complementares, por forma a identificar a proposta mais vantajosa.
No decurso da negociação, as entidades adjudicantes assegurarão a igualdade de tratamento de todos os proponentes.
Sempre que as entidades adjudicantes celebrem os seus contratos públicos recorrendo a um procedimento por negociação, com publicação prévia de um anúncio de concurso, nos termos do artigo 135.o, podem prever que o procedimento por negociação se desenrole em fases sucessivas por forma a reduzir o número de propostas a negociar, aplicando os critérios de adjudicação indicados no anúncio de concurso ou no caderno de encargos. O recurso a esta faculdade deve ser indicado no anúncio de concurso ou no caderno de encargos.
Artigo 130.o
Concurso para trabalhos de conceção
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. As disposições em matéria de organização de um concurso para trabalhos de conceção devem ser colocadas à disposição dos interessados.
O número de candidatos convidados a participar deve permitir assegurar uma concorrência efetiva.
2. O júri será nomeado pelo gestor orçamental competente, sendo exclusivamente composto de pessoas singulares independentes em relação aos participantes no concurso. Quando, para participar num concurso de trabalhos de conceção, for exigida uma qualificação profissional específica, pelo menos um terço dos membros deve ter a mesma qualificação ou uma qualificação equivalente.
O júri dispõe de autonomia de parecer. Os seus pareceres são adotados com base em projetos que lhe são apresentados de forma anónima pelos candidatos e baseia-se exclusivamente nos critérios indicados no anúncio de concurso.
3. O júri consigna, num ata assinada pelos seus membros, as propostas por ele selecionadas, em função dos méritos de cada projeto, e as suas observações.
O anonimato dos candidatos é preservado até à formulação de parecer por parte do júri.
Os candidatos podem ser convidados pelo júri a responder às perguntas consignadas na ata a fim de clarificar um projeto. É elaborada uma ata completa do diálogo daí resultante.
4. A entidade adjudicante indica em seguida, numa decisão, o nome e endereço do candidato selecionado e os motivos dessa seleção à luz dos critérios previamente especificados no anúncio de concurso, em especial se se afastar das propostas formuladas no parecer do júri.
Artigo 131.o
Sistema de aquisição dinâmico
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. O sistema de aquisição dinâmico é um processo de aquisição inteiramente eletrónico para compras de uso corrente, aberto durante toda a sua duração a qualquer agente económico que preencha os critérios de seleção e tenha apresentado uma proposta indicativa conforme com o caderno de encargos e os eventuais documentos complementares. As propostas indicativas podem ser melhoradas a qualquer momento, desde que se mantenham em conformidade com os cadernos de encargos.
2. Para efeitos da introdução do sistema de aquisição dinâmico, as entidades adjudicantes publicam um anúncio de concurso que incluirá uma referência ao endereço Internet no qual podem ser consultados o caderno de encargos e quaisquer documentos complementares, de forma livre, direta e completa, desde a publicação do anúncio até ao termo do sistema.
As entidades adjudicantes especificam no caderno de encargos, nomeadamente, a natureza das compras previstas no âmbito desse sistema, bem como todas as informações necessárias sobre o sistema de aquisição, o equipamento eletrónico utilizado e as modalidades e especificações técnicas de conexão.
3. As entidades adjudicantes devem conceder aos operadores económicos, ao longo da duração total do sistema de aquisição dinâmico, a possibilidade de apresentarem uma proposta indicativa a fim de serem admitidos no sistema nas condições previstas no n.o 1. Estas entidades concluem a avaliação no prazo máximo de quinze dias a contar da data da apresentação da proposta indicativa. Contudo, podem prorrogar o período de avaliação se, entretanto, não tiver sido lançado um convite à apresentação de propostas.
As entidades adjudicantes informam o mais rapidamente possível os proponentes da sua admissão no sistema de aquisição dinâmico ou da exclusão da sua proposta.
4. Cada contrato específico deve ser objeto de um convite à apresentação de propostas. Previamente ao lançamento deste convite, as entidades adjudicantes publicam um anúncio de concurso simplificado, convidando todos os operadores económicos interessados a apresentar uma proposta indicativa num prazo que não será nunca inferior a quinze dias a contar da data de envio do anúncio de concurso simplificado. As entidades adjudicantes não podem prosseguir com o concurso até terem concluído a avaliação de todas as propostas indicativas recebidas dentro desse prazo.
As entidades adjudicantes convidam seguidamente todos os proponentes admitidos no sistema a apresentarem uma proposta num prazo razoável. Adjudicam o contrato ao proponente que tiver apresentado a proposta economicamente mais vantajosa com base nos critérios de adjudicação previstos no anúncio de concurso utilizado para a realização do sistema de aquisição dinâmico. Estes critérios podem, caso necessário, ser precisados em maior pormenor no convite à apresentação de propostas.
5. A duração de um sistema de aquisição dinâmico não pode ser superior a quatro anos, salvo em casos excecionais devidamente justificados.
As entidades adjudicantes não podem recorrer a estes sistemas por forma a impedir, restringir ou falsear a concorrência.
Não podem ser cobrados encargos aos operadores económicos interessados ou às partes no sistema.
Artigo 132.o
Diálogo concorrencial
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. Quando um contrato for particularmente complexo, a entidade adjudicante, na medida em que considerar que o recurso direto ao concurso público ou às modalidades existentes que regem o concurso limitado não permite adjudicar o contrato à proposta economicamente mais vantajosa, pode recorrer ao diálogo concorrencial referido no artigo 29.o da Diretiva 2004/18/CE.
Considera-se que um contrato é «particularmente complexo» quando a entidade adjudicante não estiver objetivamente em condições, nem de definir os meios técnicos capazes de responder às necessidades ou objetivos, nem de precisar a estrutura jurídica ou financeira do projeto.
2. As entidades adjudicantes publicam um anúncio de concurso no qual comunicam as suas necessidades e exigências, que definem nesse mesmo anúncio e/ou numa memória descritiva.
3. As entidades adjudicantes darão início, com os candidatos que preencham os critérios de seleção referidos no artigo 146.o, a um diálogo a fim de identificar e definir os meios que melhor permitam satisfazer as suas necessidades.
No decurso do diálogo, as entidades adjudicantes asseguram a igualdade de tratamento de todos os proponentes e a confidencialidade das soluções propostas ou de outras informações comunicadas por um candidato que participe no diálogo, salvo em caso de acordo deste último sobre a respetiva divulgação.
As entidades adjudicantes podem prever que o procedimento se desenrole em fases sucessivas de maneira a reduzir o número de soluções a discutir durante a fase do diálogo mediante a aplicação dos critérios de adjudicação indicados no anúncio de concurso ou na memória descritiva, se essa possibilidade for prevista no anúncio de concurso ou na memória descritiva.
4. Após ter informado os participantes da conclusão do diálogo, as entidades adjudicantes convidá-los-ão a apresentar a sua proposta final com base na ou nas soluções apresentadas e especificadas no decurso do diálogo. As propostas devem incluir todos os elementos exigidos e necessários para a realização do projeto.
A pedido da entidade adjudicante, as referidas propostas podem ser explicadas, precisadas e aperfeiçoadas, na condição de tal não ter por efeito alterar elementos fundamentais da proposta ou do convite à apresentação de propostas, que possam vir a falsear a concorrência ou a ter um efeito discriminatório.
A pedido da entidade adjudicante, o proponente que tiver apresentado a proposta economicamente mais vantajosa pode ser convidado a esclarecer aspetos da sua proposta ou a confirmar os compromissos dela constantes, na condição de tal não ter por efeito alterar elementos substanciais da proposta ou do anúncio de concurso e não apresentar o risco de falsear a concorrência ou de ser fonte de discriminação.
5. As entidades adjudicantes podem prever prémios ou pagamentos aos participantes no diálogo.
Artigo 133.o
Procedimento de adjudicação conjunto
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
No caso de um procedimento de adjudicação conjunto entre uma instituição e uma entidade adjudicante de um ou mais Estados-Membros, Estados da EFTA ou países candidatos à União, aplicam-se as disposições processuais aplicáveis à instituição.
Sempre que a parte do valor total estimado do contrato que diga respeito ou seja gerida pela entidade adjudicante de um Estado-Membro for igual ou superior a 50 %, ou em casos devidamente justificados, a instituição pode decidir pela aplicação das disposições processuais aplicáveis à entidade adjudicante do Estado-Membro, desde que essas disposições possam ser consideradas equivalentes às da instituição.
A instituição e a entidade adjudicante dos Estados-Membros, Estados da EFTA ou países candidatos à União envolvidas num procedimento de adjudicação conjunto convencionam, em especial, as modalidades práticas da avaliação das candidaturas ou propostas, da adjudicação do contrato, a lei aplicável ao contrato e a jurisdição competente em caso de contencioso.
Artigo 134.o
Recurso ao procedimento por negociação sem publicação prévia de um anúncio de concurso
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. As entidades adjudicantes podem recorrer a um procedimento por negociação, sem publicação prévia de anúncio de concurso, independentemente do montante estimado do contrato, nos seguintes casos:
a)
Quando não tiver sido apresentado qualquer proposta, qualquer proposta adequada ou qualquer pedido de participação em resposta a um concurso público ou limitado, após encerramento do procedimento inicial, desde que as condições iniciais do contrato, tal como fixadas na documentação do concurso a que se refere o artigo 138.o, não sejam substancialmente alteradas;
b)
Quando por motivos técnicos, artísticos ou atinentes à proteção de direitos de exclusividade, o contrato apenas possa ser executado por um determinado operador económico;
c)
Na medida do estritamente necessário, quando por força de urgência imperiosa, decorrente de acontecimentos imprevisíveis e não imputáveis à entidade adjudicante, não for compatível com os prazos exigidos pelos outros procedimentos e previstos nos artigos 152.o, 153.o e 154.o;
d)
Quando um contrato de serviços venha na sequência de um concurso para trabalhos de conceção e deva, de acordo com as regras aplicáveis, ser adjudicado ao vencedor ou a um dos vencedores desse concurso; neste último caso, todos os vencedores deverão ser convidados a participar nas negociações;
e)
Relativamente a serviços ou obras complementares, que não constem do projeto inicialmente adjudicado nem do contrato inicial e que se tenham tornado necessários, na sequência de circunstâncias imprevistas, para a execução do serviço ou da obra, sem prejuízos das condições referidas no n.o 2;
f)
Relativamente a obras ou serviços novos que consistam na repetição de obras ou serviços similares confiados ao adjudicatário do primeiro contrato celebrado pela mesma entidade adjudicante, desde que essas obras ou esses serviços estejam em conformidade com um projeto de base e que esse projeto tenha sido objeto de um primeiro contrato, adjudicado no quadro de um concurso público ou limitado, sem prejuízo das condições referidas no n.o 3;
g)
No caso de contratos de fornecimento:
i)
quando se trate de entregas complementares destinadas quer à renovação parcial de fornecimentos ou de instalações de uso corrente, quer à ampliação de fornecimentos ou instalações existentes, desde que a mudança de fornecedor obrigasse a entidade adjudicante a adquirir equipamento com características técnicas diferentes, originando uma incompatibilidade ou dificuldades técnicas desproporcionadas de utilização e manutenção; a vigência desses contratos não pode exceder três anos,
ii)
quando se trate de produtos fabricados apenas para fins de investigação, experimentação, estudo ou desenvolvimento, com exclusão dos testes de viabilidade comercial e produção em grande escala, destinada a amortizar os custos de investigação e desenvolvimento,
iii)
relativamente a fornecimentos cotados e adquiridos num mercado de matérias-primas,
iv)
relativamente a compras em condições especialmente vantajosas, quer junto de um fornecedor que cesse definitivamente as suas atividades comerciais, quer junto de liquidatários de uma falência, de uma concordata judicial ou de um processo da mesma natureza segundo o direito nacional;
h)
No caso de contratos relativos a imóveis, após prospeção do mercado local;
i)
No caso de contratos de serviços jurídicos segundo a nomenclatura CPV, desde que estes contratos sejam objeto de uma publicidade adequada;
j)
Relativamente aos contratos declarados secretos pela instituição ou pelas autoridades por ela delegadas ou relativamente aos contratos cuja execução deve ser acompanhada de medidas especiais de segurança, nos termos das disposições administrativas em vigor, ou quando o exigir a proteção dos interesses essenciais da União.
2. No caso dos serviços e obras complementares a que se refere o n.o 1, alínea e), as entidades adjudicantes podem recorrer ao processo por negociação sem publicação prévia de um anúncio de concurso, na condição de o contrato ser adjudicado ao contratante que o executa num dos casos a seguir referidos:
a)
Quando esses contratos complementares não possam ser técnica ou economicamente separados do objeto do contrato principal, sem importantes inconvenientes para a entidade adjudicante;
b)
Quando esses serviços ou obras, embora possam ser separados da execução do contrato inicial, sejam absolutamente necessários à sua conclusão.
O valor cumulado dos contratos complementares não deve exceder 50 % do montante do contrato inicial.
3. Nos casos referidos no presente artigo, n.o 1, alínea f), a possibilidade de recurso a um procedimento por negociação deve ser indicada aquando do procedimento relativo à primeira operação, devendo o montante total estimado para a prossecução dos serviços ou obras ser tomado em consideração para efeitos do cálculo dos limiares referidos no artigo 170.o, n.o 1. O recurso a esse procedimento apenas será possível durante a execução do primeiro contrato e, no máximo, durante o triénio subsequente à sua assinatura.
Artigo 135.o
Recurso ao procedimento por negociação com publicação prévia de um anúncio de concurso
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. As entidades adjudicantes podem recorrer a um procedimento por negociação, após publicação de um anúncio de concurso, independentemente do montante estimado do contrato, nos seguintes casos:
a)
Em presença de propostas irregulares ou inaceitáveis, designadamente face aos critérios de seleção ou de adjudicação, apresentadas no âmbito de um concurso público ou limitado ou de um diálogo concorrencial anteriormente encerrado, desde que as condições iniciais do contrato, tal como fixadas no convite à apresentação de propostas a que se refere o artigo 138.o, não sejam substancialmente alteradas, sem prejuízo da aplicação do n.o 2 do presente artigo;
b)
A título excecional, quando se trate de obras, produtos ou serviços que, pela sua natureza ou condicionalismos, não permitam a fixação prévia e global dos preços por parte do proponente;
c)
Nos casos em que a natureza dos serviços a prestar, nomeadamente na área dos serviços financeiros ou de prestações intelectuais, seja de molde a impossibilitar a definição do caderno de encargos de forma suficientemente precisa para permitir a adjudicação do contrato com base na melhor proposta, em conformidade com as disposições que regem os concursos públicos ou limitados;
d)
No que se refere a contratos de empreitada de obras, quando as obras realizadas têm apenas como finalidade a investigação, a experimentação ou o desenvolvimento e não o objetivo de assegurar a rendibilidade ou a recuperação dos custos de investigação e de desenvolvimento;
e)
No que se refere aos contratos de serviços inventariados no anexo II B da Diretiva 2004/18/CE, sem prejuízo do disposto no artigo 134.o, n.o 1, alíneas i) e j), do presente regulamento e no n.o 2;
f)
No que se refere a serviços de investigação e desenvolvimento, com exceção daqueles cujos resultados se destinem exclusivamente à entidade adjudicante para utilização no exercício da sua própria atividade, desde que a prestação do serviço seja inteiramente remunerada pela referida entidade;
g)
No que se refere a contratos de serviços que tenham por objeto a aquisição, desenvolvimento, produção ou coprodução de programas destinados a emissão por parte de organismos de radiodifusão e contratos de tempos de antena.
2. Nos casos referidos no n.o 1, alínea a), as entidades adjudicantes podem não publicar um anúncio de concurso se incluírem no procedimento por negociação todos os proponentes e apenas os proponentes que satisfaçam os critérios de seleção que, no procedimento anterior, tenham apresentado propostas que correspondam aos requisitos formais do procedimento de adjudicação de contratos.
Artigo 136.o
Procedimento com convite à manifestação de interesse
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. Relativamente aos contratos cujo valor não ultrapasse o referido no artigo 170.o, n.o 1, e sem prejuízo do disposto nos artigos 134.o e 135.o, as entidades adjudicantes podem recorrer a um convite à manifestação de interesse com vista a:
a)
Pré-selecionar os candidatos que serão convidados a apresentar uma proposta aquando de futuros concursos limitados;
b)
Constituir uma lista de fornecedores que serão convidados a apresentar pedidos de participação ou propostas.
2. A lista elaborada na sequência de um convite à manifestação de interesse é válida durante o prazo a seguir referido:
a)
No máximo, três anos a contar da data de envio ao Serviço das Publicações do anúncio a que se refere o artigo 124.o, n.o 1, alínea a), no caso referido no n.o 1, alínea a);
b)
No máximo, cinco anos a contar da data de envio ao Serviço das Publicações do anúncio a que se refere o artigo 124.o, n.o 1, alínea a), no caso da lista de fornecedores referido no n.o 1, alínea b).
A lista a que se refere o primeiro parágrafo pode incluir sublistas.
Qualquer interessado pode apresentar a sua candidatura em qualquer momento do prazo de validade da lista, com exceção dos três últimos meses desse período.
3. Aquando da adjudicação de um contrato, a entidade adjudicante convidará todos os candidatos ou fornecedores inscritos na lista ou sublista pertinente a:
a)
Apresentar uma proposta no caso referido no n.o 1, alínea a);
b)
Apresentar, no caso da lista a que se refere o n.o 1, alínea b), o seguinte:
i)
propostas, incluindo documentos relativos aos critérios de exclusão e de seleção, ou
ii)
documentos relativos aos critérios de exclusão e de seleção e, numa segunda etapa, propostas que preencham os referidos critérios.
Artigo 137.o
Contratos de reduzido valor
(Artigo 104.o do Regulamento Financeiro)
1. Os contratos de valor reduzido e inferior a 60 000 EUR podem ser objeto de um procedimento por negociação, sem publicação prévia de um anúncio de concurso, com consulta de três candidatos, no mínimo.
Se, após consulta dos candidatos, a entidade adjudicante receber apenas uma proposta que seja administrativa e tecnicamente válida, o contrato pode ser adjudicado desde que os critérios de adjudicação sejam preenchidos.
2. Os contratos de valor muito reduzido e inferior a 15 000 EUR podem ser adjudicados com base numa só proposta, na sequência de um procedimento por negociação sem publicação prévia de um anúncio de concurso.
3. Os pagamentos efetuados relativamente a despesas que não excedam 1 000 EUR podem ter lugar mediante simples reembolso de fatura, sem que seja necessária a aceitação prévia de uma proposta.
Artigo 138.o
Documentos dos convites à apresentação de propostas
(Artigo 105.o do Regulamento Financeiro)
1. Os documentos dos convites à apresentação de propostas devem incluir, no mínimo:
a)
O convite à apresentação de propostas ou à negociação ou à participação num diálogo no âmbito do procedimento referido no artigo 132.o;
b)
O caderno de encargos ou, no caso do diálogo concorrencial referido no artigo 132.o, um documento descritivo das necessidades e exigências da entidade adjudicante, ou ainda a menção do endereço Internet em que esse caderno de encargos ou documento possam ser consultados;
c)
O projeto de contrato baseado no modelo de contrato.
O disposto no primeiro parágrafo, alínea c), não é aplicável aos casos em que, devido a circunstâncias excecionais e devidamente justificadas, o modelo de contrato não pode ser utilizado.
Os documentos do convite à apresentação de propostas incluirão uma referência às medidas em matéria de publicidade adotadas em conformidade com os artigos 123.o a 126.o.
2. O convite à apresentação de propostas ou à negociação ou à participação num diálogo deve pelo menos:
a)
Precisar as modalidades de entrega e apresentação das propostas, nomeadamente a data e hora limites, o eventual requisito de preencher um formulário-tipo de resposta, os documentos a incluir, incluindo os elementos comprovativos da capacidade financeira, económica, técnica e profissional referidos no artigo 146.o se não forem especificados no anúncio de concurso, bem como o endereço para o qual devem ser enviadas as propostas;
b)
Indicar que a apresentação de uma proposta pressupõe a aceitação do correspondente caderno de encargos referido no n.o 1 e que esta proposta vincula o proponente durante a execução do contrato, caso o mesmo lhe venha a ser adjudicado;
c)
Precisar o prazo de validade das propostas durante o qual o proponente está vinculado a todas as condições da sua proposta;
d)
Proibir quaisquer contactos entre a entidade adjudicante e o candidato durante o procedimento, salvo a título excecional, nas condições previstas no artigo 160.o, e precisar as condições de visita, sempre que seja prevista uma visita no local;
e)
No caso do diálogo concorrencial, indicar a data fixada e o endereço para o início da fase de consulta.
3. O caderno de encargos deve, no mínimo:
a)
Especificar os critérios de seleção e exclusão aplicáveis ao contrato, salvo no quadro de um diálogo concorrencial, de um concurso limitado ou de um procedimento por negociação com publicação prévia de um anúncio, tal como referido no artigo 135.o; nestes casos, os critérios são indicados exclusivamente no anúncio de concurso ou no convite à manifestação de interesse;
b)
Precisar os critérios de adjudicação de um contrato e a sua ponderação relativa ou, se for caso disso, a ordem decrescente de importância destes critérios se não constar do anúncio de concurso;
c)
As especificações técnicas a que se refere o artigo 139.o;
d)
Indicar as exigências mínimas que as variantes devem respeitar, no âmbito dos procedimentos de adjudicação à proposta economicamente mais vantajosa, a que se refere o artigo 149.o, n.o 2, se a entidade adjudicante tiver precisado no anúncio de concurso que as variantes são autorizadas;
e)
Indicar que é aplicável o Protocolo relativo aos Privilégios e Imunidades da União Europeia ou, caso pertinente, a Convenção de Viena sobre Relações Diplomáticas ou a Convenção de Viena sobre Relações Consulares;
f)
Precisar as modalidades de prova de acesso aos contratos, nas condições previstas no artigo 172.o;
g)
Indicar, no âmbito dos sistemas de aquisição dinâmicos referidos no artigo 131.o, a natureza das compras previstas, bem como todas as informações necessárias sobre o sistema de aquisição, o equipamento eletrónico utilizado e as modalidades e especificações técnicas de conexão.
4. O modelo do contrato deve nomeadamente:
a)
Especificar a indemnização contratual em caso de não-cumprimento das suas cláusulas;
b)
Especificar as indicações que devem constar das faturas ou dos respetivos documentos comprovativos, em conformidade com o disposto no artigo 102.o;
c)
Indicar que, quando as instituições são a entidade adjudicante, o direito da União é a lei aplicável ao contrato, completado, caso necessário, pelo direito nacional especificado no contrato;
d)
Especificar a jurisdição competente em caso de contencioso.
Para efeitos do presente número, primeiro parágrafo, alínea c), no caso dos contratos referidos no artigo 121.o, n.o 1, o projeto de contrato pode remeter exclusivamente para o direito nacional.
5. As entidades adjudicantes podem exigir informações sobre a parte do contrato que o proponente tenciona subcontratar a terceiros, bem como sobre a identidade dos subcontratantes. Para além das informações referidas no artigo 143.o, a entidade adjudicante pode igualmente solicitar ao candidato ou proponente quaisquer informações sobre a capacidade financeira, económica, técnica e profissional do subcontratante previsto, conforme o disposto nos artigos 146.o, 147.o e 148.o, em especial quando a subcontratação representar uma parte significativa do contrato.
Artigo 139.o
Especificações técnicas
(Artigo 105.o do Regulamento Financeiro)
1. As especificações técnicas devem assegurar um acesso equitativo dos candidatos e proponentes e não podem ter por efeito criar obstáculos injustificados à apresentação de propostas concorrenciais.
As especificações técnicas definem as características exigidas a um produto, serviço, equipamento ou obra, à luz da finalidade a que se destinam pela entidade adjudicante.
2. As características referidas no n.o 1 incluem:
a)
Os níveis de qualidade;
b)
O impacto ambiental;
c)
Sempre que possível, os critérios de acesso para as pessoas deficientes ou a conceção para todos os utilizadores;
d)
Os níveis e procedimentos de avaliação da conformidade;
e)
A adequação da utilização;
f)
A segurança ou dimensões, incluindo as normas aplicáveis aos fornecimentos no que se refere à denominação de venda e às instruções de utilização e, relativamente a todos os contratos, a terminologia, símbolos, ensaios e métodos de ensaio, embalagem, marcação e rotulagem, procedimentos e métodos de produção;
g)
No caso de contratos de obras, os procedimentos relativos à garantia de qualidade e as normas de conceção e de cálculo das obras, as condições de ensaio, controlo e receção das obras e as técnicas ou métodos de construção, bem como qualquer outra condição de caráter técnico que a entidade adjudicante possa exigir, ao abrigo da regulamentação geral ou específica, no atinente às obras concluídas e aos materiais ou elementos constitutivos.
3. As especificações técnicas são definidas da seguinte forma:
a)
Quer por referência a normas europeias, a acordos técnicos europeus, a especificações técnicas comuns, quando existentes, a normas internacionais ou a outros referenciais técnicos estabelecidos pelos organismos europeus de normalização ou, na sua ausência, às respetivas normas equivalentes nacionais; cada referência deve ser acompanhada da menção «ou equivalente»;
b)
Quer em termos de requisitos em matéria de desempenho ou funcionalidade, que podem incluir características ambientais e devem ser suficientemente precisas para que os proponentes possam determinar o objeto do contrato e para que as entidades adjudicantes possam proceder à sua adjudicação;
c)
Quer através da conjugação de ambos os métodos.
4. Nos casos em que as entidades adjudicantes recorrem à possibilidade de se referir às especificações contempladas no n.o 3, alínea a), não podem rejeitar uma proposta com base na falta de conformidade com essas especificações, se o proponente ou candidato provar, com plena satisfação da entidade adjudicante, por qualquer meio adequado, que a sua proposta satisfaz de modo equivalente aos requisitos previstos.
Um meio adequado pode assumir a forma de um processo técnico do fabricante ou um relatório de ensaio de um organismo aprovado.
5. Nos casos em que as entidades adjudicantes recorrem à possibilidade referida no n.o 3, alínea b), de definir especificações em termos de desempenho ou exigências funcionais, não podem rejeitar uma proposta conforme a uma norma nacional de transposição de uma norma europeia, a um acordo técnico europeu, a uma especificação técnica comum, a uma norma internacional ou a um referencial técnico elaborado por um organismo europeu de normalização, se essas especificações incidirem sobre os requisitos necessários em matéria de desempenho ou funcionalidade.
O proponente deve provar, com plena satisfação da entidade adjudicante, por qualquer meio adequado, que a sua proposta responde aos requisitos em matéria de desempenho ou funcionalidade fixados por essa entidade. Um meio adequado pode assumir a forma de um processo técnico do fabricante ou um relatório de ensaio de um organismo aprovado.
6. Quando as entidades adjudicantes definem as características ambientais em termos de requisitos em matéria de desempenho ou funcionalidade, podem utilizar as especificações pormenorizadas ou, se for necessário, partes das mesmas, tal como definidas pelos rótulos ecológicos europeus, plurinacionais, nacionais ou por qualquer outro rótulo ecológico, desde que sejam preenchidas as seguintes condições:
a)
As especificações utilizadas são adequadas para definir as características dos fornecimentos ou prestações a que se refere o contrato;
b)
Os requisitos do rótulo são elaborados com base numa informação científica;
c)
Os rótulos ecológicos são adotados por um processo em que podem participar todas as partes interessadas, como os organismos governamentais, os consumidores, os fabricantes, os distribuidores e as organizações ambientais;
d)
Os rótulos ecológicos são acessíveis a todas as partes interessadas.
7. As entidades adjudicantes podem indicar que se presume que os produtos ou serviços munidos do rótulo ecológico satisfazem as especificações técnicas definidas no caderno de encargos. Aceitam qualquer outro meio de prova adequado, como um processo técnico do fabricante ou um relatório de ensaio de um organismo aprovado. Os organismos aprovados para efeitos dos n.os 4, 5 e 6 são os laboratórios de ensaio ou de calibragem e os organismos de inspeção e de certificação conformes com as normas europeias aplicáveis.
8. Salvo em casos excecionais devidamente justificados pelo objeto do contrato, estas especificações não podem mencionar um fabrico ou proveniência determinados, nem métodos específicos, nem referir uma marca, patente, tipo, origem ou produção determinados, que tenham por efeito favorecer ou eliminar certos produtos ou operadores económicos.
Nos casos em que seja impossível definir com suficiente precisão ou inteligibilidade o objeto do contrato, uma tal menção ou referência será acompanhada da menção «ou equivalente».
Artigo 140.o
Revisão dos preços
(Artigo 105.o do Regulamento Financeiro)
1. Os documentos dos convites à apresentação de propostas devem indicar claramente se a proposta deve ser apresentada com base em preços firmes e não suscetíveis de revisão.
2. Caso contrário, devem estabelecer quais são as condições e/ou as fórmulas segundo as quais os preços podem ser revistos durante a vigência do contrato. Nesse caso, a entidade adjudicante tem designadamente em conta:
a)
O objeto do procedimento de adjudicação de contratos e a conjuntura económica em que é realizado;
b)
A natureza e a duração das funções e do contrato;
c)
Os seus interesses financeiros.
Artigo 141.o
Atividades ilegais que implicam a exclusão
(Artigo 106.o do Regulamento Financeiro)
Os casos referidos no artigo 106.o, n.o 1, alínea e), do Regulamento Financeiro incluem todas as atividades ilegais lesivas dos interesses financeiros da União, nomeadamente:
a)
Casos de fraude referidos no artigo 1.o da Convenção relativa à proteção dos interesses financeiros das Comunidades Europeias estabelecida pelo Ato do Conselho, de 26 de julho de 1995 (12);
b)
Casos de corrupção referidos no artigo 3.o da Convenção relativa à luta contra a corrupção em que estejam implicados funcionários das Comunidades Europeias ou dos Estados-Membros da União Europeia, estabelecida pelo Ato do Conselho de 26 de maio de 1997 (13);
c)
Casos de participação numa organização criminosa, conforme definida no artigo 2.o da Decisão-Quadro 2008/841/JAI do Conselho (14);
d)
Casos de branqueamento de capitais, conforme definidos no artigo 1.o da Diretiva 2005/60/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (15);
e)
Casos de infrações terroristas, infrações relacionadas com atividades terroristas, e a instigação, a cumplicidade ou a tentativa de cometer tais infrações, tal como definidas nos artigos 1.o, 3.o e 4.o da Decisão-Quadro 2002/475/JAI do Conselho (16).
Artigo 142.o
Aplicação dos critérios de exclusão e duração das exclusões
(Artigos 106.o, 107.o, 108.o e 109.o do Regulamento Financeiro)
1. A fim de determinar a duração da exclusão e assegurar o respeito do princípio da proporcionalidade, a instituição responsável tem especialmente em conta a gravidade dos factos, incluindo o seu impacto nos interesses financeiros e na imagem da União e o tempo decorrido, a duração e a recorrência do delito, o dolo ou grau de negligência da entidade implicada e as medidas por esta adotadas para remediar a situação.
Ao determinar o período de exclusão, a instituição responsável dá ao candidato ou proponente em questão a oportunidade de manifestar a sua posição.
Quando a duração do período de exclusão for determinada, em conformidade com o direito aplicável, pelas autoridades ou organismos referidos no artigo 108.o, n.os 2 e 3, do Regulamento Financeiro, a Comissão aplica esta duração até à vigência máxima prevista no artigo 106.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro. O período referido no artigo 106.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro é fixado num prazo máximo de 5 anos, calculado a partir das seguintes datas:
a)
Data da decisão com força de caso julgado, nos casos referidos no artigo 106.o, n.o 1, alíneas b) e e), do Regulamento Financeiro;
b)
Data em que a infração tiver sido cometida ou, tratando-se de infrações continuadas ou repetidas, data em que estas tiverem cessado, nos casos referidos no artigo 106.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento Financeiro, sempre que a falta se relacionar com contratos com a instituição em causa.
Para efeitos do terceiro parágrafo, alínea b), se a falta profissional grave tiver sido estabelecida por decisão de uma autoridade pública ou de uma organização internacional, prevalece a data da decisão.
Esse período de exclusão pode ser alargado até dez anos em caso de reincidência no prazo de cinco anos, a contar da data referida no terceiro parágrafo, alíneas a) e b), sem prejuízo do disposto no n.o 1.
2. Os candidatos e proponentes são excluídos pela instituição em causa dos procedimentos de adjudicação de contratos e de concessão de subvenções sempre que se encontrem numa das situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, alíneas a) e d), do Regulamento Financeiro.
Artigo 143.o
Meios de prova
(Artigos 106.o e 107.o do Regulamento Financeiro)
1. Os candidatos e proponentes apresentam uma declaração solene, devidamente assinada e datada, indicando que não se encontram numa das situações referidas nos artigos 106.o e 107.o do Regulamento Financeiro.
Contudo, em caso de procedimento de concurso limitado, num diálogo concorrencial ou num procedimento por negociação com publicação prévia de um anúncio de concurso, em que a entidade adjudicante limita o número de candidatos convidados a negociar ou a apresentar uma proposta, todos os candidatos devem fornecer os certificados referidos no n.o 3.
A entidade adjudicante pode, consoante a sua análise dos riscos, abster-se de exigir a declaração prevista no primeiro parágrafo relativamente aos contratos referidos no artigo 137.o, n.o 2. Todavia, relativamente aos contratos referidos no artigo 265.o, n.o 1, no artigo 267.o, n.o 1, e no artigo 269.o, n.o 1, a entidade adjudicante pode abster-se de exigir a referida declaração no que respeita a contratos com um valor inferior ou igual a 20 000 EUR.
2. O proponente a quem o contrato será adjudicado deve fornecer, dentro do prazo definido pela entidade adjudicante e antes da assinatura do contrato, a prova referida no n.o 3 do presente artigo, que confirme a declaração prevista no n.o 1, nos seguintes casos:
a)
Contratos adjudicados pelas instituições por sua própria conta, com um valor igual ou superior aos limiares referidos no artigo 170.o, n.o 1;
b)
Contratos adjudicados no domínio das ações externas com um valor igual ou superior aos limiares referidos no artigo 265.o, n.o 1, alínea a), no artigo 267.o, n.o 1, alínea a), ou no artigo 269.o, n.o 1, alínea a).
Relativamente a contratos com um valor inferior aos limiares referidos no presente número, primeiro parágrafo, alíneas a) e b), a entidade adjudicante pode, se tiver dúvidas quando ao facto de o proponente a quem o contrato será adjudicado se encontrar numa situação de exclusão, exigir que este forneça a prova referida no n.o 3.
3. A entidade adjudicante considera como prova suficiente de que o candidato ou proponente a quem o contrato será adjudicado não se encontra em nenhuma das situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, alíneas a), b) ou e), do Regulamento Financeiro, a apresentação de uma certidão recente de registo criminal ou, na sua falta, de um documento recente e equivalente, emitido por uma autoridade judiciária ou administrativa do país de origem ou de proveniência, que permita inferir que estas exigências se encontram satisfeitas. A entidade adjudicante considera prova suficiente de que o candidato ou proponente não se encontra na situação referida no artigo 106.o, n.o 1, alíneas a) ou d), do Regulamento Financeiro a apresentação de um certificado recente, emitido pela autoridade competente do Estado em causa.
Quando o documento ou o certificado referido no presente artigo, n.o 1, não é emitido pelo país em causa e nos outros casos de exclusão referidos no artigo 106.o do Regulamento Financeiro, tal pode ser substituído por uma declaração sob juramento ou, na sua falta, por uma declaração solene do interessado perante uma autoridade judiciária ou administrativa, um notário ou um organismo profissional qualificado do país de origem ou de proveniência.
4. Nos termos da legislação nacional do país de estabelecimento do candidato ou proponente, os documentos referidos nos n.os 1 e 3 dizem respeito às pessoas coletivas e singulares, incluindo, se a entidade adjudicante o considerar necessário, os dirigentes da empresa ou qualquer pessoa que tenha poderes de representação, de decisão ou de controlo relativamente ao candidato ou proponente.
5. Quando tiverem dúvidas quanto ao facto de os candidatos ou proponentes se encontrarem numa situação de exclusão, as entidades adjudicantes podem dirigir-se diretamente às autoridades competentes referidas no n.o 3 para obter as informações que julguem necessárias sobre a referida situação.
6. A entidade adjudicante pode dispensar um candidato ou proponente da obrigação de apresentar as provas documentais referidas no n.o 3 se as referidas provas já lhe tiverem sido apresentadas noutro procedimento de adjudicação de contratos e desde que a data de emissão dos documentos não exceda um ano e estes se mantenham válidos.
Nesse caso, o candidato ou proponente declara por sua honra que as provas documentais já foram apresentadas num procedimento anterior de adjudicação e confirma que não ocorreram alterações na sua situação.
7. A pedido da entidade adjudicante, o candidato ou proponente apresenta uma declaração solene do subcontratante previsto em que este certifica que não se encontra numa das situações referidas nos artigos 106.o e 107.o do Regulamento Financeiro.
Em caso de dúvida sobre esta declaração solene, a entidade adjudicante pode solicitar as provas referidas nos n.os 3 e 4. Quando necessário, aplica-se o disposto no n.o 5.
Artigo 144.o
Base de dados central
(Artigo 108.o do Regulamento Financeiro)
1. As instituições, agências de execução, autoridades e organismos referidos no artigo 108.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro transmitem à Comissão, de acordo com o formato por esta definido, as informações relativas aos operadores económicos que se encontram numa das situações referidas nos artigos 106.o, 107.o, 109.o, n.o 1, alínea b), e n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro, os fundamentos desta exclusão e a respetiva duração.
Transmitem igualmente informações relativas às pessoas que exercem poderes de representação, de decisão ou de controlo sobre terceiros com o estatuto de pessoa coletiva, quando estas pessoas se encontram numa das situações referidas nos artigos 106.o, 107.o, 109.o, n.o 1, alínea b), e n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro.
As autoridades e os organismos referidos no artigo 108.o, n.os 2 e 3, do Regulamento Financeiro transmitem à Comissão, de acordo com o formato por esta definido, as informações relativas a terceiros que se encontram numa das situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, alínea e), do Regulamento Financeiro, quando a sua conduta tiver lesado os interesses financeiros da União e as pessoas com poderes de representação, de decisão ou de controlo sobre terceiros que sejam pessoas coletivas, tais como:
a)
O tipo de condenação;
b)
A duração do período de exclusão dos procedimentos de adjudicação, quando aplicável.
2. As instituições, agências de execução, autoridades e organismos referidos no n.o 1 designam as pessoas autorizadas a comunicar e a receber da Comissão a informação contida na base de dados.
No caso das instituições, agências de execução, autoridades e organismos referidos no artigo 108.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro, as pessoas designadas enviam a informação o mais rapidamente possível ao contabilista da Comissão e solicitam, consoante o caso, a inscrição, a alteração ou a eliminação dos dados na base de dados.
No caso das autoridades e organismos referidos no artigo 108.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, as pessoas designadas enviam a informação necessária ao gestor orçamental da Comissão responsável pelo programa ou ação em causa, no prazo de três meses a contar da data em que tiver sido proferida a decisão judicial relevante.
O contabilista da Comissão procede à inscrição, alteração ou eliminação dos dados na base de dados. Através de protocolo seguro, fornece mensalmente os dados validados constantes da base de dados às pessoas designadas.
3. As instituições, agências, autoridades e organismos referidos no n.o 1 certificam perante a Comissão que a informação foi obtida e transmitida de acordo com os princípios consignados no Regulamento (CE) n.o 45/2001 e na Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (17) relativa à proteção dos dados pessoais.
Em especial, informam antecipadamente todos os terceiros ou pessoas referidas no n.o 1 de que os seus dados podem ser incluídos na base de dados e comunicados pela Comissão às pessoas designadas referidas no n.o 2. Sempre que necessário, atualizam a informação transmitida, na sequência de retificação ou supressão ou qualquer alteração dos dados.
Quem constar da base de dados tem o direito a ser informado dos dados registados que se lhe referem, mediante pedido enviado ao contabilista da Comissão.
4. Os Estados-Membros adotam as medidas adequadas para assistir a Comissão, a fim de gerirem a base de dados de forma eficiente, em conformidade com a Diretiva 95/46/CE.
São incluídas disposições adequadas nos acordos com as autoridades dos países terceiros e com todos os organismos referidos no artigo 108.o, n.os 2 e 3, do Regulamento Financeiro, a fim de assegurar o cumprimento destas disposições e dos princípios relativos à proteção dos dados pessoais.
Artigo 145.o
Sanções administrativas e financeiras
(Artigos 109.o e 131.o do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo da aplicação de sanções contratuais, os candidatos ou proponentes e os contratantes que prestem falsas declarações ou cometam erros substanciais, irregularidades, fraudes ou faltas graves de execução, em razão do não respeito das suas obrigações contratuais, podem ser excluídos de todos os contratos e subvenções financiados pelo orçamento da União por um período máximo de cinco anos a contar da data em que o incumprimento for confirmado, no seguimento de um procedimento contraditório com o candidato, proponente ou contratante.
Este período pode ser aumentado para dez anos em caso de reincidência no decurso do período de cinco anos a contar da data referida no parágrafo anterior.
2. Aos proponentes ou candidatos que tenham prestado falsas declarações ou cometido erros substanciais, irregularidades ou fraudes podem, além disso, ser aplicadas sanções financeiras que representem entre 2 % a 10 % do valor total estimado do contrato adjudicado.
Os contratantes declarados culpados de falta grave na execução das suas obrigações contratuais podem, ainda, ser objeto de sanções financeiras num montante que represente 2 % a 10 % do valor total do contrato em causa.
Esta percentagem pode ser majorada para 4 % a 20 % em caso de reincidência no decurso do período de cinco anos a contar da data referida no n.o 1, primeiro parágrafo.
3. A instituição determina as sanções administrativas ou financeiras atendendo nomeadamente aos elementos referidos no artigo 142.o, n.o 1.
Artigo 146.o
Critérios de seleção
(Artigo 110.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. As entidades adjudicantes estabelecem critérios de seleção claros e não discriminatórios.
2. Os critérios de seleção aplicam-se em todos os procedimentos de adjudicação de contratos para efeitos de avaliação da capacidade financeira, económica, técnica e profissional do candidato ou proponente.
A entidade adjudicante pode fixar níveis mínimos de capacidade abaixo dos quais pode não selecionar qualquer candidato.
3. Qualquer proponente ou candidato pode ser convidado a comprovar, de acordo com o direito nacional, que está autorizado a cumprir o contrato, apresentando a inscrição no registo comercial ou profissional ou uma declaração sob juramento ou certificado, a prova de que é membro de uma organização específica, uma autorização expressa ou registo para efeitos do Imposto sobre o Valor Acrescentado (a seguir designado «IVA»).
4. As entidades adjudicantes especificam, no anúncio de concurso, convite à manifestação de interesse ou no convite à apresentação de uma proposta, as referências escolhidas para dar prova do estatuto e da capacidade dos proponentes ou dos candidatos.
5. As informações solicitadas pela entidade adjudicante, para efeitos de prova da capacidade financeira, económica, técnica e profissional do candidato ou proponente e os níveis mínimos de capacidade exigidos nos termos do n.o 2, devem cingir-se estritamente ao objeto do contrato e preservar os interesses legítimos dos operadores económicos, especialmente no que se refere à proteção dos segredos técnicos e comerciais da empresa.
6. A entidade adjudicante pode, em função da sua análise dos riscos, decidir não exigir provas da capacidade financeira, económica, técnica e profissional dos candidatos ou proponentes no caso de um dos contratos a seguir indicados:
a)
Contratos adjudicados pelas instituições por sua própria conta, cujo valor não exceda o referido no artigo 137.o, n.o 1;
b)
Contratos adjudicados no domínio das ações externas, cujo valor seja inferior aos limiares referidos no artigo 265.o, n.o 1, alínea a), no artigo 267.o, n.o 1, alínea a), ou no artigo 269.o, n.o 1, alínea a).
Caso a entidade adjudicante decida não exigir provas da capacidade financeira, económica, técnica e profissional dos candidatos ou proponentes, não pode ser efetuado qualquer pré-financiamento se não for apresentada uma garantia financeira de valor equivalente.
Artigo 147.o
Capacidade económica e financeira
(Artigo 110.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. A capacidade financeira e económica pode, nomeadamente, ser comprovada por um ou mais dos seguintes documentos:
a)
Declarações bancárias adequadas ou, caso necessário, prova da subscrição de um seguro de riscos profissionais;
b)
Demonstrações financeiras dos três últimos exercícios encerrados, no máximo;
c)
Uma declaração relativa ao volume de negócios global e volume de negócios relativo às obras, fornecimentos ou serviços a que se refere o contrato, realizado durante os três últimos exercícios disponíveis, no máximo.
2. A entidade adjudicante pode dispensar os candidatos ou proponentes da obrigação de apresentar as provas documentais referidas no n.o 1, se as referidas provas já lhe tiverem sido apresentadas no âmbito de outro procedimento de adjudicação de contratos e continuarem a cumprir o disposto no n.o 1.
Se, por uma razão excecional que a entidade adjudicante considere justificada, o proponente ou candidato não puder apresentar as referências por ela solicitadas, pode provar a sua capacidade económica e financeira por qualquer outro meio que a entidade adjudicante considere adequado.
3. Qualquer operador económico pode, caso necessário e no que se refere a um contrato específico, recorrer a competências de outras entidades, independentemente da natureza jurídica do vínculo que tenham entre si. Neste caso, deve provar à entidade adjudicante que dispõe dos meios necessários para a execução do contrato, apresentando, por exemplo, um compromisso dessas entidades quanto à disponibilização desses meios.
A entidade adjudicante pode exigir que o operador económico e as entidades referidas no primeiro parágrafo sejam solidariamente responsáveis pela execução do contrato.
Nas mesmas condições, um agrupamento de operadores económicos, a que se refere o artigo 121.o, n.o 5, pode recorrer às capacidades dos participantes no agrupamento ou de outras entidades.
Artigo 148.o
Capacidade técnica e profissional
(Artigo 110.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. A capacidade técnica e profissional dos operadores económicos é avaliada e verificada em conformidade com o disposto nos n.os 2 e 3. No caso de procedimentos de adjudicação de contratos públicos que incidam sobre fornecimentos que exigem trabalhos de colocação ou instalação, a prestação de serviços e/ou a execução de obras, esta capacidade será avaliada em função, nomeadamente, do saber-fazer, eficácia, experiência e fiabilidade.
2. A capacidade técnica e profissional dos operadores económicos pode ser comprovada, consoante a natureza, quantidade ou importância e finalidade dos fornecimentos, serviços ou obras a realizar, com base num ou mais dos seguintes documentos:
a)
Indicação das habilitações académicas e profissionais do prestador de serviços ou do empreiteiro e/ou quadros da empresa e, em especial, do responsável ou dos responsáveis pela prestação dos serviços ou execução das obras;
b)
Uma lista do seguinte:
i)
principais serviços prestados e fornecimentos de bens efetuados nos últimos três anos, com indicação do montante, data e destinatário, público ou privado,
ii)
obras executadas nos últimos cinco anos, com indicação do montante, data e local;
c)
Uma descrição do equipamento técnico, ferramentas, equipamento e material utilizado pela empresa com vista à execução do contrato de prestação de serviços ou de execução de obras;
d)
Uma descrição do equipamento técnico e das medidas adotadas para garantir a qualidade dos fornecimentos e serviços, bem como dos meios de estudo e investigação da empresa;
e)
Uma indicação dos técnicos ou dos organismos técnicos, diretamente integrados ou não na empresa, em especial dos responsáveis pelo controlo de qualidade;
f)
No que diz respeito aos fornecimentos: as amostras, descrições e/ou fotografias autênticas e/ou os certificados emitidos por institutos ou serviços oficiais responsáveis pelo controlo de qualidade, de competência reconhecida, e que atestem a conformidade dos produtos com as especificações ou normas em vigor;
g)
Uma declaração sobre o número médio anual de trabalhadores, bem como a importância dos quadros do prestador de serviços ou do empreiteiro durante os últimos três anos;
h)
Uma indicação da parte do contrato que o prestador de serviços tenciona eventualmente subcontratar;
i)
Relativamente aos contratos públicos de obras e de serviços e unicamente quando tal se justifique, a indicação das medidas de gestão ambiental que o operador económico pode vir a aplicar no âmbito da execução do contrato.
Sempre que o destinatário dos serviços e fornecimentos referidos no parágrafo anterior, alínea b), subalínea i), tenha sido uma entidade adjudicante, a comprovação deve consistir na apresentação de certificados emitidos ou autenticados pela autoridade competente.
Para efeitos do primeiro parágrafo, alínea b), subalínea ii), a lista das obras mais importantes é acompanhada de certificados de boa execução, que devem indicar se foram realizadas de forma profissional e integralmente concluídas.
3. Se os serviços a prestar ou os produtos a fornecer forem complexos ou se, a título excecional, se destinarem a um fim específico, a capacidade técnica e profissional pode ser comprovada por um controlo efetuado pela entidade adjudicante ou, em seu nome, por um organismo oficial competente do país em que o fornecedor ou o prestador esteja estabelecido, sob reserva do acordo desse organismo. Este controlo incide sobre a capacidade técnica e a capacidade de produção dos fornecedores e, caso necessário, sobre os meios de estudo e de investigação de que dispõem, bem como sobre as medidas que adotaram para controlar a qualidade.
4. Caso exijam a apresentação de certificados emitidos por organismos independentes, que atestem que o operador económico respeita determinadas normas de garantia de qualidade, as entidades adjudicantes reportam-se aos sistemas de garantia de qualidade baseados no conjunto de normas europeias pertinentes na matéria, certificados pelos organismos acreditados. Todavia, as entidades adjudicantes podem igualmente aceitar outras provas de medidas de garantia da qualidade equivalentes apresentadas pelos operadores económicos que não tenham acesso aos referidos certificados nem qualquer possibilidade de os obter dentro dos prazos estabelecidos.
5. Caso as entidades adjudicantes exijam a apresentação de certificados emitidos por organismos independentes que atestem que o operador económico respeita determinados sistemas ou normas de gestão ambiental, devem reportar-se ao sistema de ecogestão e auditoria da União Europeia (EMAS), ou a outros sistemas reconhecidos em conformidade com o artigo 45.o do Regulamento (CE) n.o 1221/2009 do Parlamento Europeu e do Conselho (18) ou a outras normas de gestão ambiental baseadas em normas europeias ou internacionais pertinentes de organismos acreditados. As entidades adjudicantes devem reconhecer certificados equivalentes emitidos por organismos estabelecidos noutros Estados-Membros. Aceitam igualmente outras provas de medidas de gestão ambiental equivalentes, apresentadas pelos operadores económicos.
6. Qualquer operador económico pode, caso necessário e no que se refere a um contrato específico, recorrer a competências de outras entidades, independentemente da natureza jurídica do vínculo que tenham entre si. Neste caso, deve provar à entidade adjudicante que dispõe dos meios necessários para a execução do contrato, apresentando, por exemplo, um compromisso destas entidades quanto à disponibilização desses meios.
Nas mesmas condições, um agrupamento de operadores económicos, a que se refere o artigo 121.o, n.o 5, pode recorrer às capacidades dos participantes no agrupamento ou de outras entidades.
7. No caso dos contratos de obras, dos contratos de serviços e de operações de montagem e instalação no quadro de um contrato de fornecimento, as entidades adjudicantes podem exigir que determinadas tarefas críticas sejam executadas pelo próprio proponente ou, se a proposta for apresentada por um agrupamento de operadores económicos na aceção do artigo 121.o, n.o 6, por um participante no agrupamento.
8. As entidades adjudicantes podem concluir que os operadores económicos não asseguram um nível de qualidade adequado na execução do contrato, quando determinam que os operadores económicos se encontram numa situação de conflito de interesses que pode afetar negativamente essa execução.
Artigo 149.o
Modalidades e critérios de adjudicação
(Artigo 110.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo do artigo 107.o do Regulamento Financeiro, os contratos podem ser adjudicados de acordo com as duas modalidades seguintes:
a)
No âmbito do procedimento automático, o contrato é adjudicado ao proponente que apresentar a proposta de preço mais baixo entre as propostas regulares e conformes;
b)
Adjudicação à proposta economicamente mais vantajosa.
2. Para determinar a proposta economicamente mais vantajosa, a entidade adjudicante deve ter em conta o preço proposto e outros critérios de qualidade à luz do objeto do contrato como a valia técnica, as características estéticas e funcionais, as características ambientais, o custo de utilização, a rendibilidade, o prazo de execução ou entrega, o serviço pós-venda e a assistência técnica. A entidade adjudicante pode fixar níveis mínimos de qualidade. As propostas cujos níveis de qualidade sejam inferiores a esses níveis mínimos são rejeitadas.
3. A entidade adjudicante precisa, no anúncio de concurso, no caderno de encargos ou na memória descritiva, a ponderação relativa que atribui a cada critério escolhido para determinar a proposta economicamente mais vantajosa. A referida ponderação pode ser expressa por meio de um intervalo cujo desvio máximo deve ser adequado.
A ponderação relativa do critério preço relativamente aos restantes critérios não deve neutralizar o critério preço na seleção do adjudicatário do contrato, sem prejuízo das tabelas fixadas pela instituição para a remuneração de determinados serviços, tais como os prestados por peritos avaliadores.
Se, em casos excecionais, a ponderação não for tecnicamente possível, nomeadamente devido à natureza do objeto do contrato, a entidade adjudicante precisa apenas, por ordem decrescente, a importância relativa dos critérios.
Artigo 150.o
Utilização de leilões eletrónicos
(Artigo 110.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. As autoridades adjudicantes podem recorrer a leilões eletrónicos com novos preços, preços mais baixos, e/ou novos valores relativamente a determinados elementos das propostas.
Para efeitos do primeiro parágrafo, as entidades adjudicantes recorrem a um processo eletrónico recorrente (leilão eletrónico), que será realizado após uma primeira avaliação completa das propostas e que permite a sua classificação por ordem decrescente com base num tratamento automático.
2. Nos concursos públicos e limitados e nos procedimentos por negociação, no caso referido no artigo 135.o, n.o 1, alínea a), as entidades adjudicantes podem decidir que a adjudicação de um contrato público é precedida de um leilão eletrónico quando o caderno de encargos pode ser definido de forma precisa.
Nas mesmas condições, o leilão eletrónico pode ser utilizado por ocasião da reabertura de concurso às partes num contrato-quadro a que se refere o artigo 122.o, n.o 3, alínea b), e da abertura de concursos relativos aos contratos a adjudicar no quadro do sistema de aquisição dinâmico previsto no artigo 131.o.
O leilão eletrónico refere-se quer unicamente aos preços, quando o contrato é adjudicado ao preço mais baixo, quer aos preços e/ou aos valores dos elementos das propostas indicados no caderno de encargos, quando o contrato é adjudicado à proposta economicamente mais vantajosa.
3. As entidades adjudicantes que decidem recorrer a um leilão eletrónico mencionam esse facto no anúncio de concurso.
O caderno de encargos comporta nomeadamente as seguintes informações:
a)
Os elementos cujos valores são objeto do leilão eletrónico na medida em que esses elementos sejam quantificáveis de maneira a serem expressos em valores absolutos ou em percentagens;
b)
Os eventuais limites dos valores que podem ser apresentados, decorrentes das especificações do objeto do contrato;
c)
As informações que são disponibilizadas aos proponentes no decurso do leilão eletrónico e o momento em que são disponibilizadas, caso necessário;
d)
As informações pertinentes sobre o desenrolar do processo de leilão eletrónico;
e)
As condições em que os proponentes podem licitar e, nomeadamente, as diferenças mínimas que são exigidas para licitar, se for caso disso;
f)
As informações pertinentes sobre o dispositivo eletrónico utilizado e sobre as modalidades e especificações técnicas de conexão.
4. Antes de proceder ao leilão eletrónico, as entidades adjudicantes efetuam uma primeira avaliação completa das propostas segundo os critérios de adjudicação estabelecidos e a respetiva ponderação.
Todos os proponentes que tenham apresentado propostas admissíveis são convidados simultaneamente por meio eletrónico a apresentar novos preços e/ou novos valores; o convite contém todas as informações pertinentes para a conexão individual ao dispositivo eletrónico utilizado e especifica a data e hora de início do leilão eletrónico. O leilão eletrónico pode realizar-se em várias fases sucessivas. Devem decorrer pelo menos dois dias úteis desde a data de envio dos convites até ao início do leilão eletrónico.
5. Quando a adjudicação for feita à proposta economicamente mais vantajosa, o convite é acompanhado do resultado da avaliação completa da proposta do proponente em questão, efetuada em conformidade com a ponderação prevista no artigo 149.o, n.o 3, primeiro parágrafo.
O convite menciona igualmente a fórmula matemática que determina, aquando do leilão eletrónico, as reclassificações automáticas em função dos novos preços e/ou novos valores apresentados. Essa fórmula integra a ponderação de todos os critérios definidos para determinar a proposta economicamente mais vantajosa, tal como indicada no anúncio de concurso ou no caderno de encargos. Para o efeito, as eventuais margens de flutuação devem ser previamente reduzidas para um valor determinado.
Caso sejam autorizadas variantes, deve ser fornecida uma fórmula separada para cada variante.
6. No decurso de cada uma das fases do leilão eletrónico, as entidades adjudicantes comunicam instantaneamente a todos os proponentes pelo menos as informações suficientes para tomar conhecimento, a qualquer momento, da sua classificação relativa. Podem igualmente comunicar outras informações relativas a outros preços ou outros valores apresentados, desde que essa possibilidade seja prevista no caderno de encargos. Pode ainda, a qualquer momento, anunciar o número de participantes na fase do leilão. Contudo, em caso algum podem divulgar a identidade dos proponentes durante as diferentes fases do leilão eletrónico.
7. As entidades adjudicantes encerram o leilão eletrónico segundo uma ou várias das modalidades seguintes:
a)
Indicando, no convite à participação no leilão, a data e a hora previamente fixada;
b)
Quando não receberem novos preços ou novos valores que correspondam às exigências relativas às diferenças mínimas;
c)
Quando tiver sido atingido o número de fases do leilão fixado no convite à participação no mesmo.
Para efeitos do primeiro parágrafo, alínea b), as entidades adjudicantes especificam, no convite à participação no leilão, o prazo que observam a partir da receção da última apresentação de preços antes de encerrarem o leilão eletrónico.
Sempre que as entidades adjudicantes decidam encerrar o leilão eletrónico da forma indicada no primeiro parágrafo, alínea c), eventualmente em articulação com as modalidades previstas na alínea b), o convite à participação no leilão indica o calendário para cada fase do leilão.
8. Uma vez encerrado o leilão eletrónico, a entidade adjudicante adjudica o contrato em conformidade com o artigo 149.o, em função dos resultados do referido leilão.
As entidades adjudicantes não podem recorrer a leilões eletrónicos de forma abusiva, ou de maneira a impedir, restringir ou falsear a concorrência, nem de forma a alterar o objeto do contrato, para o qual foi aberto concurso com publicação de anúncio, objeto esse que se encontra definido no caderno de encargos.
Artigo 151.o
Propostas anormalmente baixas
(Artigo 110.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. Se, em relação a um determinado contrato, houver propostas que se revelem anormalmente baixas, antes de as rejeitar exclusivamente com base neste motivo, a entidade adjudicante solicita por escrito os esclarecimentos que entender necessários sobre os elementos constitutivos da proposta e verifica esses elementos, uma vez devidamente ouvidas as partes, tendo em conta as justificações fornecidas. Estes esclarecimentos podem dizer respeito, nomeadamente, à observância das disposições relativas à proteção e às condições de trabalho em vigor no local em que a prestação deve ser realizada.
A entidade adjudicante pode, nomeadamente, tomar em consideração justificações relacionadas com:
a)
A lógica económica do processo de fabrico dos produtos, da prestação dos serviços ou do processo de construção;
b)
As soluções técnicas escolhidas ou as condições excecionalmente favoráveis de que o proponente dispõe;
c)
A originalidade da proposta do proponente.
2. Se a entidade adjudicante constatar que uma proposta é anormalmente baixa devido à obtenção de um auxílio estatal, só pode rejeitar essa proposta exclusivamente com base neste motivo se o proponente não estiver em condições de demonstrar, dentro de um prazo razoável fixado por essa entidade, que esse auxílio foi concedido de forma definitiva e em conformidade com os procedimentos e decisões estabelecidos na legislação da União em matéria de auxílios estatais.
Artigo 152.o
Prazos de receção das propostas e dos pedidos de participação
(Artigo 111.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. As entidades adjudicantes especificam o número de dias de calendário dos prazos fixos e impreteríveis para a receção das propostas e dos pedidos de participação. Estes prazos devem ser suficientemente longos para que os interessados disponham de um período razoável e adequado para preparar e apresentar as respetivas propostas, tendo em conta, nomeadamente, a complexidade do contrato, a necessidade de visitar o local ou de consultar in loco os documentos em anexo ao caderno de encargos.
2. No caso dos concursos públicos relativos aos contratos de valor igual ou superior aos limiares referidos no artigo 170.o, n.o 1, o prazo mínimo para a receção das propostas é de 52 dias a contar da data de envio do anúncio de concurso.
3. No caso de concursos limitados, quando haja recurso ao diálogo concorrencial referido no artigo 132.o e nos procedimentos por negociação com a publicação prévia de um anúncio para contratos de valor superior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1, o prazo mínimo para a receção dos pedidos de participação é de 37 dias a contar da data de envio do anúncio de concurso.
No caso dos concursos limitados relativos a contratos de valor igual ou superior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1, o prazo mínimo para a receção das propostas é de 40 dias a contar da data de envio do convite.
No entanto, no caso dos concursos com convite à manifestação de interesse a que se refere o artigo 136.o, n.o 1, o prazo mínimo é de:
a)
21 dias a contar da data de envio do convite à apresentação de propostas, para a receção das propostas no caso do procedimento previsto no artigo 136.o, n.o 1, alínea a), e no artigo 136.o, n.o 3, alínea b), subalínea i);
b)
10 dias para a receção dos pedidos de participação e 21 dias para a receção das propostas no caso do procedimento em duas fases a que se refere o artigo 136.o, n.o 3, alínea b), subalínea ii).
4. Sempre que, em conformidade com o artigo 123.o, n.o 2, as entidades adjudicantes tenham enviado para publicação um anúncio de informação prévia ou publicado elas próprias um anúncio de informação prévia sobre o respetivo perfil de adquirente relativamente a contratos de valor superior aos limiares previstos no artigo 170.o, n.o 1, o prazo mínimo para a receção das propostas pode ser, em geral, reduzido para 36 dias, não podendo em caso algum ser inferior a 22 dias a contar da data de envio do anúncio de concurso ou do convite à apresentação de propostas.
A redução do prazo referido no primeiro parágrafo só é possível se o anúncio de informação prévia preencher as seguintes condições:
a)
Incluir todas as informações exigidas no anúncio de concurso, na medida em as referidas informações estejam disponíveis no momento da publicação do anúncio;
b)
Tiver sido enviado para publicação num período compreendido entre 52 dias, no mínimo, e 12 meses, no máximo, antes da data de envio do anúncio de concurso.
5. Os prazos de receção das propostas podem ser reduzidos de cinco dias se for facultado o acesso aberto e direto por via eletrónica a todos os documentos do convite à apresentação de propostas, a partir da data da publicação do anúncio de concurso ou do convite para a manifestação de interesse.
Artigo 153.o
Prazos de acesso aos documentos dos convites à apresentação de propostas
(Artigo 111.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. Na medida em que tiverem sido solicitados em tempo útil, antes do termo do prazo de apresentação das propostas, os cadernos de encargos ou memórias descritivas do procedimento previsto no artigo 132.o e os documentos complementares são enviados a todos os operadores económicos que tiverem solicitado o caderno de encargos ou manifestado interesse em participar no diálogo ou em apresentar uma proposta, nos cinco dias úteis subsequentes à receção do pedido, sem prejuízo do disposto no n.o 4. As entidades adjudicantes não são obrigadas a responder aos pedidos de transmissão apresentados num prazo inferior a cinco dias úteis antes da data-limite de apresentação das propostas.
2. Na medida em que tiverem sido solicitadas em tempo útil, antes da data-limite de apresentação das propostas, as informações complementares sobre os cadernos de encargos ou memórias descritivas ou documentos complementares são comunicadas simultaneamente a todos os operadores económicos que tiverem solicitado o caderno de encargos ou manifestado interesse em participar no diálogo ou em apresentar uma proposta, o mais rapidamente possível e, o mais tardar, até 6 dias de calendário antes do termo do prazo fixado para a receção das propostas ou, relativamente a pedidos de informações recebidos num prazo inferior a oito dias de calendário em relação à data-limite fixada para a receção das propostas, logo que possível após o pedido. As entidades adjudicantes não são obrigadas a responder aos pedidos de informações complementares apresentados num prazo inferior a cinco dias úteis antes da data-limite para a apresentação das propostas.
3. Sempre que, por qualquer razão, os cadernos de encargos, documentos ou informações complementares não possam ser fornecidos nos prazos fixados nos n.os 1 e 2, ou sempre que as propostas só possam ser apresentadas após visita do local ou após consulta in loco dos documentos em anexo ao caderno de encargos, os prazos de receção das propostas previstos no artigo 152.o serão alargados, a fim de permitir a todos os operadores económicos tomar conhecimento de todas as informações necessárias à elaboração das propostas. Este alargamento do prazo será objeto de publicidade adequada segundo as modalidades previstas nos artigos 123.o a 126.o.
4. Não se aplica o disposto no presente artigo, n.o 1 se, no âmbito de um concurso público, incluindo os sistemas de aquisição dinâmicos referidos no artigo 131.o, for facultado o acesso aberto, direto e integral por via eletrónica à totalidade dos documentos dos convites à apresentação de propostas e documentos complementares. O anúncio de concurso referido no artigo 123.o, n.o 3, menciona nesse caso o endereço do sítio Internet no qual podem ser consultados os referidos documentos.
Artigo 154.o
Prazos em caso de urgência
(Artigo 111.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. Caso o caráter de urgência devidamente fundamentado torne impraticáveis os prazos mínimos previstos no artigo 152.o, n.o 3, relativamente aos procedimentos limitados e por negociação com publicação de anúncio de concurso, as entidades adjudicantes podem fixar, em termos de dias de calendário, os prazos seguintes:
a)
Para a receção dos pedidos de participação, no mínimo 15 dias a contar da data de envio do anúncio de concurso ou 10 dias se o anúncio for enviado ao Serviço das Publicações por via eletrónica;
b)
Para a receção das propostas, no mínimo 10 dias a contar da data de envio do convite à apresentação de propostas.
2. No âmbito dos concursos limitados e dos procedimentos por negociação acelerados, as informações complementares sobre os cadernos de encargos devem ser comunicadas a todos os candidatos ou proponentes, o mais tardar quatro dias do calendário antes do termo do prazo fixado para a receção das propostas, sempre que tiverem sido solicitadas em tempo útil.
Artigo 155.o
Modalidades de comunicação
(Artigo 111.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. As modalidades de apresentação das propostas e dos pedidos de participação são determinadas pela entidade adjudicante, que pode optar por um método de apresentação exclusivo. As propostas e os pedidos de participação podem ser apresentados por carta ou por via eletrónica. Além disso, os pedidos de participação podem ser transmitidos por fax.
Os meios de comunicação escolhidos devem estar geralmente disponíveis e não podem restringir o acesso dos operadores económicos ao procedimento de adjudicação de contratos.
Os meios de comunicação escolhidos devem permitir garantir o respeito das seguintes condições:
a)
A apresentação nas propostas de todas as informações necessárias à sua avaliação;
b)
A preservação da integridade dos dados;
c)
A preservação da confidencialidade das propostas e dos pedidos de participação e o exame pela entidade adjudicante do conteúdo das propostas e dos pedidos de participação unicamente findo o prazo previsto para a sua apresentação;
d)
A proteção dos dados pessoais em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
Se necessário, por razões de prova jurídica, as entidades adjudicantes podem exigir que os pedidos de participação transmitidos por fax sejam confirmados o mais brevemente possível por carta ou via eletrónica e de qualquer forma antes da data-limite prevista no artigo 152.o.
2. Quando a entidade adjudicante autoriza a transmissão das propostas e dos pedidos de participação por via eletrónica, os instrumentos utilizados e as suas características técnicas não devem assumir natureza discriminatória, devem estar em geral disponíveis e ser compatíveis com as tecnologias da informação e da comunicação geralmente utilizadas, para além de não restringir o acesso dos operadores económicos ao procedimento de adjudicação de contratos.
3. Salvo no que respeita aos contratos de valor inferior ao limiar estabelecido no artigo 170.o, n.o 1, os dispositivos de receção eletrónica das propostas e dos pedidos de participação asseguram, através de meios técnicos e procedimentos adequados, o seguinte:
a)
Os operadores económicos podem ser autenticados de forma fiável;
b)
A hora e a data exatas da receção dos pedidos de participação e das propostas podem ser determinadas com precisão;
c)
É possível garantir, na medida do razoável, que ninguém pode ter acesso aos dados transmitidos de acordo com os presentes requisitos, antes das datas-limite fixadas para o efeito;
d)
Prevalece uma certeza razoável de que, em caso de violação da proibição de acesso referida na alínea anterior, essa violação é claramente detetável;
e)
As datas para a abertura dos dados recebidos só podem ser fixadas ou alteradas por pessoas autorizadas;
f)
Nas diferentes fases do procedimento de adjudicação do contrato, o acesso à totalidade ou parte dos dados apresentados só é possível mediante a ação simultânea das pessoas autorizadas;
g)
A ação simultânea das pessoas autorizadas dá acesso aos dados enviados unicamente após a data fixada;
h)
Os dados recebidos e abertos de acordo com os presentes requisitos são acessíveis unicamente às pessoas autorizadas a tomar conhecimento dos mesmos.
4. Quando a entidade adjudicante autoriza a transmissão das propostas e dos pedidos de participação por via eletrónica, os documentos eletrónicos apresentados através desses sistemas devem ser equiparados a originais e assinados por um representante autorizado do operador económico.
5. Quando o envio das propostas ou dos pedidos de participação é efetuado por correio, os proponentes ou candidatos podem optar:
a)
Pelo envio por correio ou por serviços de entrega; neste caso, o convite à apresentação de propostas especifica que faz fé a data de envio, o carimbo dos correios ou a data do recibo de entrega;
b)
Pela entrega direta nos serviços da instituição, pessoalmente pelo proponente ou candidato ou por terceiros devidamente mandatados para o efeito; neste caso, o convite à apresentação de propostas precisa, para além das informações a que se refere o artigo 138.o, n.o 2, alínea a), o serviço em que as propostas ou pedidos de participação devem ser entregues contra recibo datado e assinado.
6. No intuito de assegurar o sigilo e evitar qualquer dificuldade no caso dos envios por correio, no convite à apresentação de propostas deve figurar a seguinte menção:
O envio será feito em sobrescrito duplo. Ambos os sobrescritos serão entregues fechados. Do sobrescrito interior deve constar, além da indicação do serviço destinatário conforme especificado no anúncio de concurso, a seguinte menção: concurso público - a não abrir pelo serviço de correio. Se forem utilizados sobrescritos autocolantes, devem ser fechados com fita adesiva, sobre a qual será aposta transversalmente a assinatura do remetente.
Artigo 156.o
Garantias associadas à apresentação de propostas
(Artigo 111.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
A entidade adjudicante pode exigir uma garantia associada à proposta no montante de 1 % a 2 % do valor global do contrato, constituída nos termos do artigo 163.o.
A garantia será liberada com a adjudicação do contrato. É retida na ausência da apresentação de uma proposta no termo do prazo fixado para o efeito ou caso a proposta seja posteriormente retirada.
Artigo 157.o
Abertura das propostas e dos pedidos de participação
(Artigo 111.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro)
1. Todos os pedidos de participação e todas as propostas que respeitem os requisitos enunciados no artigo 155.o são abertos.
2. No caso de contratos de valor superior ao limiar referido no artigo 137.o, n.o 1, o gestor orçamental competente designa, para o efeito, uma comissão de abertura das propostas.
A comissão de abertura será composta, no mínimo, por três pessoas que representem, pelo menos, duas entidades orgânicas da instituição em causa sem qualquer relação hierárquica entre si, das quais pela menos uma não depende do gestor orçamental competente. No intuito de prevenir qualquer conflito de interesses, estas pessoas estão sujeitas às obrigações referidas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro. Nas representações ou unidades locais a que se refere o artigo 72.o do presente regulamento ou isoladas num Estado-Membro, na ausência de entidades distintas, não se aplica a obrigação relativa às entidades orgânicas sem relação hierárquica entre si.
No caso de um procedimento de adjudicação lançado numa base interinstitucional, a comissão de abertura é nomeada pelo gestor orçamental competente da instituição responsável pelo procedimento. A composição da comissão de abertura deve, na medida do possível, refletir o caráter interinstitucional do procedimento de adjudicação de contratos.
3. Em caso de envio das propostas por correio, um ou mais membros da comissão de abertura devem rubricar os documentos comprovativos da data e hora de envio de cada proposta.
Devem igualmente rubricar um dos seguintes elementos:
a)
Cada página de cada proposta;
b)
A página de rosto e as páginas da proposta financeira de cada proposta, estando a integridade da proposta original garantida mediante qualquer outra técnica adequada utilizada por um serviço independente do serviço do gestor orçamental, à exceção dos casos referidos no n.o 2, segundo parágrafo.
Em caso de adjudicação ao mais baixo preço, em conformidade com o artigo 149.o, n.o 1, alínea a), são proclamados os preços indicados nas propostas conformes.
Os membros da comissão assinam a ata de abertura das propostas recebidas, que identifica as propostas conformes e as propostas não conformes com os requisitos do artigo 155.o e fundamenta a rejeição de propostas por não-conformidade à luz das modalidades de apresentação referidas no artigo 155.o. Essa ata pode ser assinada num sistema eletrónico que assegure uma identificação suficiente do signatário.
Artigo 158.o
Comissão de avaliação das propostas e dos pedidos de participação
(Artigo 111.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro)
1. Todos os pedidos de participação e propostas declarados conformes com os requisitos do artigo 155.o são avaliados e classificados por uma comissão de avaliação constituída para cada uma das duas etapas com base, respetivamente, nos critérios de exclusão e de seleção, por um lado, e de adjudicação, por outro lado, previamente enunciados.
Esta comissão é nomeada pelo gestor orçamental competente para efeitos da formulação de um parecer consultivo, no que se refere a contratos de valor superior ao limiar fixado no artigo 137.o, n.o 1.
Contudo, o gestor orçamental competente pode decidir que a comissão de avaliação deve limitar-se a avaliar e a classificar os candidatos segundo os critérios de adjudicação e que os critérios de exclusão e seleção devem ser avaliados por outros meios adequados que garantam a ausência de conflitos de interesses.
2. A comissão de avaliação é composta, no mínimo, por três pessoas que representem, pelo menos, duas entidades orgânicas da instituições ou organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento Financeiro, sem qualquer relação hierárquica entre si, das quais pelo menos uma não depende do gestor orçamental competente. O gestor orçamental competente assegura-se de que estas pessoas respeitam as obrigações estabelecidas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro.
Nas representações e unidades locais a que se refere o artigo 72.o ou isoladas num Estado-Membro, e na ausência de entidades distintas, não se aplica a obrigação relativa às entidades orgânicas sem relação hierárquica entre si.
A composição da comissão de avaliação pode ser idêntica à da comissão de abertura das propostas.
Por decisão do gestor orçamental competente, esta comissão pode ser assistida por peritos externos. O gestor orçamental competente assegura-se de que estes peritos respeitam as obrigações estabelecidas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro.
No caso de um procedimento de adjudicação lançado numa base interinstitucional, a comissão de avaliação é nomeada pelo gestor orçamental competente da instituição responsável pelo procedimento. A composição da comissão de avaliação deve, na medida do possível, refletir o caráter interinstitucional do procedimento de adjudicação de contratos.
3. Os pedidos de participação e as propostas que não preenchem todos os elementos essenciais consignados nos documentos do convite à apresentação de propostas devem ser eliminados.
Contudo, a comissão de avaliação ou a entidade adjudicante podem convidar os candidatos ou os proponentes a completar ou a explicitar os documentos comprovativos apresentados, relativos aos critérios de exclusão e de seleção, num prazo por elas fixado.
São consideradas admissíveis as propostas dos candidatos ou dos proponentes que não correspondem aos casos de exclusão e que preenchem os critérios de seleção.
4. No caso de propostas anormalmente baixas a que se refere o artigo 151.o, a comissão de avaliação solicita os esclarecimentos que considere necessários em matéria de composição da proposta.
Artigo 159.o
Resultado da avaliação
(Artigo 112.o do Regulamento Financeiro)
1. É elaborada uma ata da avaliação e classificação das propostas e pedidos de participação declarados conformes, que é datada e assinada por todos os membros da comissão de avaliação.
Essa ata pode ser assinada num sistema eletrónico que assegure uma identificação suficiente do signatário.
Caso a comissão de avaliação não seja responsável pela verificação dos proponentes com base nos critérios de exclusão e seleção, a ata deve ser igualmente assinada pelas pessoas incumbidas dessa responsabilidade pelo gestor orçamental competente. Esta ata é conservada para efeitos de referência posterior.
2. A ata referida no n.o 1 deve incluir pelo menos:
a)
O nome e o endereço da entidade adjudicante, bem como o objeto e o valor do contrato, do contrato-quadro ou do sistema de aquisição dinâmico;
b)
O nome dos candidatos ou proponentes excluídos e os motivos dessa exclusão;
c)
O nome dos candidatos ou proponentes selecionados para exame e os motivos subjacentes à sua escolha;
d)
Os motivos de rejeição das propostas consideradas anormalmente baixas;
e)
O nome dos candidatos ou do contratante propostos e a justificação desta escolha, bem como, se for conhecida, a parte do contrato ou do contrato-quadro que o adjudicatário tenciona subcontratar a terceiros.
3. A entidade adjudicante toma em seguida a sua decisão, especificando pelo menos:
a)
O nome e o endereço da entidade adjudicante, o objeto e o valor do contrato, ou o objeto e o valor máximo do contrato-quadro ou do sistema de aquisição dinâmico;
b)
O nome dos candidatos ou proponentes excluídos e os motivos dessa exclusão;
c)
O nome dos candidatos ou proponentes selecionados para exame e os motivos subjacentes à sua escolha;
d)
Os motivos de rejeição das propostas consideradas anormalmente baixas;
e)
O nome dos candidatos ou contratante selecionados e a justificação desta escolha à luz dos critérios de seleção e adjudicação previamente anunciados, bem como, se for conhecida, a parte do contrato ou do contrato-quadro que o contratante tenciona subcontratar a terceiros;
f)
No que se refere aos procedimentos por negociação e ao diálogo concorrencial, as circunstâncias referidas nos artigos 132.o, 134.o, 135.o, 266.o, 268.o, 270.o e 271.o que justifiquem o recurso aos mesmos;
g)
Se for caso disso, as razões pelas quais a entidade adjudicante renunciou à celebração de um contrato.
Na eventualidade de um procedimento de adjudicação de um contrato lançado numa base interinstitucional, a decisão referida no primeiro parágrafo é tomada pela entidade adjudicante responsável pelo procedimento de adjudicação.
Artigo 160.o
Contactos entre entidades adjudicantes e proponentes
(Artigo 112.o do Regulamento Financeiro)
1. No decurso de um procedimento de adjudicação de um contrato, são autorizados, a título excecional, contactos entre a entidade adjudicante e os proponentes nas condições previstas nos n.os 2 e 3.
2. Até à data-limite para a apresentação das propostas, no caso dos documentos e informações complementares referidos no artigo 153.o, a entidade adjudicante pode:
a)
Por iniciativa dos proponentes, prestar informações suplementares que tenham estritamente por objetivo esclarecer a natureza do contrato, que são comunicadas na mesma data a todos os proponentes que tenham solicitado o caderno de encargos;
b)
Por sua própria iniciativa, se detetar um erro, imprecisão, omissão ou qualquer outra insuficiência material na redação do anúncio de concurso, do convite à apresentação de propostas ou do caderno de encargos, informar desse facto os interessados, na mesma data e em condições estritamente idênticas às aplicáveis ao convite inicial à apresentação de propostas.
3. Após a abertura das propostas e, caso uma proposta suscite pedidos de esclarecimento ou seja necessário corrigir erros materiais manifestos na redação da proposta, a entidade adjudicante pode tomar a iniciativa de contactar o proponente, não podendo este contacto conduzir, todavia, a uma alteração das condições da proposta.
4. Sempre que tenham sido estabelecidos contactos e, em casos devidamente justificados quando o contacto não tiver sido efetuado conforme referido no artigo 96.o do Regulamento Financeiro, é conservado um registo no processo de concurso.
Artigo 161.o
Informação dos candidatos e proponentes
(Artigos 113.o, 114.o e 118.o do Regulamento Financeiro)
1. As entidades adjudicantes informam o mais rapidamente possível os candidatos e proponentes das decisões tomadas relativamente à adjudicação do contrato ou de um contrato-quadro ou à admissão a um sistema de aquisição dinâmico, incluindo os motivos pelos quais tenham decidido renunciar à adjudicação de um contrato ou de um contrato-quadro ou à instauração de um sistema de aquisição dinâmico que tenha sido objeto de um convite à apresentação de propostas concorrenciais, ou os motivos pelos quais tenham decidido recomeçar o procedimento.
2. No prazo máximo de 15 dias de calendário a contar da data de receção de um pedido por escrito, a entidade adjudicante comunica as informações referidas no artigo 113.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro.
3. Relativamente aos contratos adjudicados pelas instituições da União por sua própria conta e com um valor igual ou superior aos limiares referidos no artigo 170.o, n.o 1, não excluídos do âmbito de aplicação da Diretiva 2004/18/CE, a entidade adjudicante informa, simultânea e individualmente, todos os proponentes ou candidatos excluídos, por via eletrónica, de que a respetiva candidatura ou proposta não foi escolhida, num dos momentos a seguir referidos:
a)
Logo após a tomada das decisões relevantes com base nos critérios de exclusão ou seleção e antes da decisão de adjudicação, no caso dos procedimentos organizados em duas fases separadas;
b)
Relativamente às decisões de adjudicação e de rejeição de propostas, o mais rapidamente possível após a decisão de adjudicação e o mais tardar na semana seguinte.
A entidade adjudicante indica em todos os casos os motivos pelos quais a proposta ou candidatura não foi escolhida e as vias de recurso judicial disponíveis.
Os proponentes ou candidatos rejeitados podem solicitar informações complementares sobre os motivos da sua rejeição, mediante pedido por escrito, formulado por carta, fax ou correio eletrónico e todos os proponentes selecionados cujas propostas não tenham sido eliminadas podem obter informações sobre as características e vantagens relativas da proposta escolhida, bem como o nome do adjudicatário, sem prejuízo do disposto no artigo 113.o, n.o 2, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro. As entidades adjudicantes respondem dentro de um prazo máximo de 15 dias de calendário a contar da receção do pedido.
Artigo 162.o
Assinatura do contrato
(Artigos 113.o e 118.o do Regulamento Financeiro)
A execução do contrato não pode ter início antes da sua assinatura.
Secção 4
Garantias e Medidas corretivas
Artigo 163.o
Garantias
(Artigo 115.o do Regulamento Financeiro)
1. Sempre que for exigido aos contratantes que constituam uma garantia prévia, esta deve cobrir um montante e um período suficientes para permitir a sua execução.
2. A garantia deve ser prestada por um banco ou instituição financeira autorizada a realizar esse tipo de operações. Pode ser substituída por um aval pessoal e solidário de um terceiro, caso aceite pela entidade adjudicante.
Esta garantia é constituída em euros.
A garantia deve ter por efeito tornar o banco, instituição financeira ou terceiro garantes irrevogavelmente solidários, ou garantes face ao primeiro pedido em relação às obrigações do contratante.
Artigo 164.o
Garantia de boa execução
(Artigo 115.o do Regulamento Financeiro)
1. No intuito de assegurar a plena execução das obras, fornecimentos ou serviços e quando a receção definitiva em conformidade com as condições do contrato não puder ter lugar no momento do pagamento final, o gestor orçamental pode exigir uma garantia de boa execução numa base casuística e sob reserva de uma análise de risco preliminar.
2. Uma garantia pode ser constituída progressivamente, por retenção sobre pagamentos efetuados, num montante equivalente a 10 % do valor total do contrato.
Esta garantia pode ser substituída por uma retenção sobre o pagamento final, no intuito de constituir uma garantia até à receção definitiva dos serviços, fornecimentos ou obras. O montante é determinado pelo gestor orçamental e deve ser proporcional aos riscos identificados no quadro da execução do contrato, tendo em conta o seu objeto, bem como as condições comerciais normalmente aplicáveis ao setor.
As condições inerentes a essa garantia são indicadas nos documentos dos convites à apresentação de propostas.
3. Após a receção definitiva das obras, dos serviços ou dos fornecimentos, as garantias serão liberadas nas condições definidas no contrato.
Artigo 165.o
Garantias associadas a pré-financiamentos
(Artigo 115.o do Regulamento Financeiro)
1. Uma vez determinada a necessidade de um pré-financiamento pela entidade adjudicante, esta avalia os riscos associados aos pagamentos de pré-financiamentos, antes de lançar o procedimento de adjudicação do contrato, atendendo nomeadamente aos seguintes critérios:
a)
Valor estimado do contrato;
b)
Objeto prosseguido;
c)
Vigência do contrato e ritmo dos trabalhos;
d)
Estrutura do mercado.
2. É exigida uma garantia a título de contrapartida do pagamento de pré-financiamentos no caso referido no artigo 146.o, n.o 6, segundo parágrafo, ou quando o gestor orçamental a exigir nos termos do n.o 1 do presente artigo.
Não é exigida qualquer garantia no que se refere aos contratos de reduzido montante, referidos no artigo 137.o, n.o 1.
A garantia é liberada progressivamente em paralelo com os apuramentos de pré-financiamento, em dedução dos pagamentos intermédios ou do saldo efetuados a favor do contratante, nas condições definidas no contrato.
Artigo 166.o
Suspensão em razão de erros ou irregularidades
(Artigo 116.o do Regulamento Financeiro)
1. A eventual suspensão do contrato prevista no artigo 116.o do Regulamento Financeiro tem por objeto verificar se foram efetivamente cometidos erros ou irregularidades substanciais ou fraudes presumidas. Caso não se confirmem, a execução do contrato é retomada na sequência desta verificação.
2. Constitui um erro ou irregularidade substancial qualquer violação de uma disposição contratual ou regulamentar resultante de um ato ou uma omissão, que tem ou pode ter por efeito prejudicar o orçamento da União.
CAPÍTULO 2
Disposições aplicáveis aos contratos adjudicados pelas instituições da União por sua própria conta
Artigo 167.o
Identificação do nível adequado para efeito do cálculo dos limiares
(Artigos 117.o e 118.o do Regulamento Financeiro)
Incumbe aos gestores orçamentais delegados ou subdelegados de cada instituição avaliar se os limiares fixados no artigo 118.o do Regulamento Financeiro são atingidos.
Artigo 168.o
Contratos distintos e por lotes
(Artigos 104.o e 118.o do Regulamento Financeiro)
1. O valor estimado de um contrato não pode ser calculado com o intuito de o eximir às obrigações definidas pelo presente regulamento. Nenhum contrato pode ser cindido para o mesmo efeito.
Quando adequado, tecnicamente exequível e justificado em termos de relação custo-eficácia, os contratos com um valor igual ou superior aos limiares estabelecidos no artigo 170.o, n.o 1, são adjudicados simultaneamente sob a forma de lotes separados.
2. Quando o objeto do contrato de fornecimentos, de serviços ou de obras for dividido em vários lotes, sendo cada um objeto de um contrato individual, é tido em conta o valor total do conjunto dos lotes para efeitos da avaliação global do limiar aplicável.
Quando o valor global de todos os lotes for igual ou superior aos limiares fixados no artigo 170.o, n.o 1, é aplicável o disposto no artigo 97.o, n.o 1, e no artigo 104.o, n.os 1 e 2, do Regulamento Financeiro a cada lote.
3. Sempre que um contrato é adjudicado sob a forma de lotes separados, as propostas são avaliadas separadamente para cada lote. Se forem adjudicados vários lotes ao mesmo proponente, pode ser assinado um único contrato que abranja esses lotes.
Artigo 169.o
Métodos de cálculo do valor de determinados contratos
(Artigo 118.o do Regulamento Financeiro)
1. Para efeitos de cálculo do valor estimado de um contrato, a entidade adjudicante deve incluir a remuneração total estimada do contratante.
Sempre que um contrato prevê opções ou a sua eventual renovação, deve ser tomado como base para o cálculo do valor do contrato o montante máximo autorizado, incluindo o relacionado com o recurso às opções e à renovação.
Esta estimativa é efetuada no momento do envio do anúncio de concurso ou, quando não for prevista qualquer publicidade deste tipo, no momento em que a entidade adjudicante iniciar o procedimento de adjudicação.
2. Relativamente aos contratos-quadro e aos sistemas de aquisição dinâmicos, é tido em conta o valor máximo do conjunto dos contratos previstos durante a duração total do contrato-quadro ou do sistema de aquisição dinâmico.
3. Relativamente aos contratos de serviços, são tidos em conta:
a)
Em relação aos seguros, o prémio a pagar e outros tipos de remuneração;
b)
Em relação aos serviços bancários ou outros serviços financeiros, os honorários, comissões, juros e outros tipos de remuneração;
c)
Em relação aos contratos relativos a trabalhos de conceção, os honorários, as comissões a pagar e outros tipos de remuneração.
4. No caso de contratos de serviços que não especificam um preço total ou de contratos de fornecimentos cujo objeto é a locação financeira, a locação ou a locação-venda de produtos, deve ser tomado como base para o cálculo do valor estimado do contrato:
a)
Relativamente a contratos de duração determinada:
i)
quando a sua vigência for igual ou inferior a 48 meses, no caso dos serviços, ou a 12 meses, no caso dos fornecimentos, o valor total do contrato estimado para todo o seu prazo de vigência,
ii)
quando a sua vigência for superior a 12 meses, no caso dos fornecimentos, o valor total incluindo o montante estimado do valor residual;
b)
Nos contratos de duração indeterminada ou, no caso dos serviços, com uma duração superior a 48 meses, o valor mensal multiplicado por quarenta e oito.
5. No caso de contratos de prestação de serviços ou de contratos de fornecimentos de caráter regular ou a renovar no decurso de um determinado período, deve ser tomado como base:
a)
Quer o valor real global dos contratos análogos sucessivos, celebrados relativamente ao mesmo tipo de serviços ou de produtos durante os últimos 12 meses ou no exercício anterior, corrigido, se possível, para atender às alterações de quantidade ou de valor suscetíveis de ocorrerem nos 12 meses seguintes à celebração do contrato inicial;
b)
Quer o valor estimado global dos contratos sucessivos adjudicados durante os 12 meses seguintes à primeira prestação ou entrega ou durante a vigência do contrato, caso esta seja superior a 12 meses.
6. No caso dos contratos de obras, para além do montante relativo às obras, é tomado em consideração o valor total estimado dos fornecimentos necessários à execução das obras e colocados à disposição do empreiteiro pela entidade adjudicante.
Artigo 170.o
Limiares relativos à aplicação dos procedimentos previstos na Diretiva 2004/18/CE
(Artigo 118.o do Regulamento Financeiro)
1. Os limiares referidos no artigo 118.o do Regulamento Financeiro são os fixados na Diretiva 2004/18/CE para os contratos de fornecimentos, serviços e obras, respetivamente.
2. Os prazos referidos no artigo 118.o do Regulamento Financeiro são precisados nos artigos 152.o, 153.o e 154.o.
Artigo 171.o
Período de reflexão anterior à assinatura do contrato
(Artigo 118.o do Regulamento Financeiro)
1. A entidade adjudicante não assina o contrato ou contrato-quadro abrangido pela Diretiva 2004/18/CE com o adjudicatário antes de decorrido um prazo de 14 dias de calendário.
O referido prazo é calculado a partir de qualquer uma das seguintes datas:
a)
Dia seguinte ao envio simultâneo das notificações aos proponentes selecionados e rejeitados;
b)
Quando o contrato ou contrato-quadro for adjudicado através de um procedimento por negociação, sem publicação prévia de um anúncio de concurso, dia seguinte ao da publicação no Jornal Oficial da União Europeia do anúncio de adjudicação do contrato referido no artigo 123.o.
Sempre que é utilizado um fax ou um meio eletrónico para o envio referido no segundo parágrafo, alínea a), o período de reflexão é de 10 dias de calendário.
Se necessário, a autoridade adjudicante pode suspender a assinatura do contrato para exame complementar, se tal for justificado pelos pedidos ou comentários formulados por proponentes ou candidatos rejeitados ou por outras informações relevantes entretanto recebidas. Os pedidos, comentários ou informações devem ser recebidos durante o período fixado no primeiro parágrafo. Neste caso, todos os candidatos ou proponentes são informados no prazo de três dias úteis a contar da decisão de suspensão.
Salvo nos casos previstos no n.o 2, qualquer contrato assinado antes do termo do prazo fixado no primeiro parágrafo é nulo e sem efeito.
Se o contrato ou contrato-quadro não puder ser adjudicado ao proponente previsto, a entidade adjudicante pode adjudicá-lo ao proponente seguinte na classificação.
2. O prazo previsto no n.o 1 não é aplicável nos seguintes casos:
a)
Concursos públicos, concursos limitados ou procedimentos por negociação, após publicação de um anúncio de concurso, em que só tiver sido apresentada uma proposta;
b)
Contratos específicos baseados num contrato-quadro;
c)
Procedimentos por negociação referidos no artigo 134.o, n.o 1, alíneas c), g), subalínea iii), h) e j).
Artigo 172.o
Provas em matéria de acesso aos contratos
(Artigo 119.o do Regulamento Financeiro)
Os cadernos de encargos exigem aos proponentes que indiquem o Estado em que têm a sua sede ou em que se encontram domiciliados e que apresentem para o efeito os elementos de prova normalmente aceitáveis ao abrigo da sua legislação nacional.
TÍTULO VI
SUBVENÇÕES
CAPÍTULO 1
Âmbito e modalidades das subvenções
Artigo 173.o
Quotizações
(Artigo 121.o do Regulamento Financeiro)
As quotizações referidas no artigo 121.o, n.o 2, alínea d), do Regulamento Financeiro são montantes pagos a organismos em que a União participa, nos termos das decisões orçamentais e das condições de pagamento estabelecidas pelo organismo em questão.
Artigo 174.o
Convenção e decisão de concessão de subvenções
(Artigo 121.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. As subvenções são concedidas por uma decisão ou por uma convenção escrita.
2. Para determinar o instrumento a utilizar, são tomados em consideração os seguintes elementos:
a)
Localização do beneficiário, dentro ou fora da União;
b)
Complexidade e normalização do conteúdo das ações ou programas de trabalho financiados.
Artigo 175.o
Despesas com os membros das instituições
(Artigo 121.o do Regulamento Financeiro)
As despesas com os membros das instituições referidas no artigo 121.o, n.o 2, alínea a), do Regulamento Financeiro incluem as contribuições para as associações de atuais e antigos deputados do Parlamento Europeu. Estas contribuições serão realizadas em conformidade com as regras administrativas internas do Parlamento Europeu.
Artigo 176.o
Ações suscetíveis de beneficiar de subvenção
(Artigo 121.o do Regulamento Financeiro)
Uma ação suscetível de ser subvencionada na aceção do artigo 121.o do Regulamento Financeiro deve ser claramente definida.
Nenhuma ação pode ser dividida em ações diferentes no intuito de a subtrair às regras de financiamento definidas no presente regulamento.
Artigo 177.o
Organismos que prosseguem um fim de interesse geral da União
(Artigo 121.o do Regulamento Financeiro)
Um organismo que prossegue um fim de interesse geral da União é:
a)
Quer um organismo vocacionado para a educação, formação, informação, inovação ou investigação e estudo das políticas europeias e de quaisquer atividades que contribuam para a promoção da cidadania ou dos direitos humanos ou um organismo europeu de normalização;
b)
Quer uma entidade jurídica representativa de organismos sem fins lucrativos que exercem a sua atividade nos Estados-Membros, países candidatos ou em potenciais países candidatos e que promovam princípios e políticas consentâneos com os objetivos dos Tratados.
Artigo 178.o
Parcerias
(Artigo 121.o do Regulamento Financeiro)
1. As subvenções para ações e de funcionamento específicas podem inserir-se numa parceria-quadro.
2. Pode ser estabelecida uma parceria-quadro como base para um mecanismo de cooperação a longo prazo entre a Comissão e os beneficiários de subvenções. Tal pode assumir a forma de uma convenção-quadro de parceria ou de uma decisão-quadro de parceria.
As convenções-quadro ou decisões-quadro de parceria especificam os objetivos comuns, a natureza das ações previstas, pontuais ou integradas num programa de trabalho anual aprovado, o procedimento de concessão de subvenções específicas, no respeito dos princípios e regras de procedimento estabelecidos no presente título, bem como os direitos e obrigações gerais de cada parte no âmbito das convenções ou decisões específicas.
A duração das parcerias não pode ser superior a quatro anos, salvo em casos excecionais devidamente justificados, designadamente, pelo objeto da parceria-quadro.
Os gestores orçamentais não podem recorrer de forma abusiva a convenções-quadro ou a decisões-quadro de parceria, nem de molde a que o objetivo ou o efeito seja contrário aos princípios da transparência e da igualdade de tratamento entre os candidatos.
3. As parcerias-quadro são equiparadas a subvenções no que se refere à programação, publicação ex ante e concessão.
4. As subvenções específicas baseadas em convenções-quadro ou decisões-quadro de parceria são concedidas em conformidade com os procedimentos nelas previstos, no respeito do disposto no presente título.
Estas subvenções são objeto da publicidade ex post prevista no artigo 191.o.
Artigo 179.o
Sistemas de intercâmbio eletrónico
(Artigo 121.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. Todos os intercâmbios com os beneficiários, incluindo a celebração de convenções de subvenção, a notificação das decisões de subvenção e quaisquer alterações nela introduzidas, podem ser assegurados através de sistemas de intercâmbio eletrónico criados pela Comissão.
2. Estes sistemas devem cumprir os seguintes requisitos:
a)
O acesso ao sistema e aos documentos por ele transmitidos deve apenas ser facultado às pessoas autorizadas;
b)
A assinatura ou a transmissão eletrónica de um documento através do sistema só pode ser efetuada por pessoas autorizadas;
c)
As pessoas autorizadas devem ser identificadas no âmbito do sistema por vias estabelecidas;
d)
O momento e a data da transação eletrónica devem ser determinados de forma precisa;
e)
Deve ser assegurada a integridade dos documentos;
f)
Deve ser assegurada a disponibilidade dos documentos;
g)
Deve ser mantida a confidencialidade dos documentos, caso necessário;
h)
Deve ser garantida a proteção dos dados pessoais em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
3. Os dados enviados ou recebidos através desse sistema beneficiam de uma presunção jurídica quanto à integridade dos dados e à exatidão da data e hora de transmissão ou receção dos dados, conforme indicado pelo sistema.
Um documento enviado ou notificado através desse sistema deve ser considerado equiparável a um documento em suporte papel, admissível como elemento de prova em processos judiciais, equiparado a um original e beneficia de presunção jurídica quanto à sua autenticidade e integridade, desde que não contenha quaisquer características dinâmicas suscetíveis de nele introduzir alterações automaticamente.
As assinaturas eletrónicas a que se refere o n.o 2, alínea b), têm um efeito legal equivalente ao de uma assinatura manuscrita.
Artigo 180.o
Conteúdo das convenções e decisões de subvenção
(Artigo 122.o do Regulamento Financeiro)
1. A convenção de subvenção determina, nomeadamente:
a)
O seu objeto;
b)
O seu beneficiário;
c)
A sua duração, a saber:
i)
a data da sua entrada em vigor,
ii)
a data de início e a duração da ação ou do exercício objeto da subvenção;
d)
O montante máximo do financiamento da União expresso em euros e a forma assumida pela subvenção, completado, consoante o caso, pelo seguinte:
i)
montante total estimado dos custos elegíveis da ação ou do programa de trabalho e a taxa de financiamento dos custos elegíveis,
ii)
custo unitário, montante único ou taxa fixa referidos no artigo 123.o, alíneas b), c) e d), do Regulamento Financeiro, caso existente,
iii)
conjugação dos elementos previstos na presente alínea, subalíneas i) e ii);
e)
A descrição da ação ou, no caso de uma subvenção ao funcionamento, do programa de trabalho aprovado pelo gestor orçamental para o exercício, juntamente com a descrição dos resultados esperados da realização da ação ou do programa de trabalho;
f)
As condições gerais aplicáveis a todas as convenções deste tipo, tal como a aceitação pelo beneficiário dos controlos e auditorias da Comissão, do OLAF e do Tribunal de Contas;
g)
A estimativa do orçamento global da ação ou programa de trabalho;
h)
Nos casos em que a execução da ação requer a adjudicação de contratos, os princípios enunciados no artigo 209.o ou as regras em matéria de adjudicação de contratos que o beneficiário deve respeitar;
i)
As responsabilidades do beneficiário, nomeadamente:
i)
em matéria de boa gestão financeira e apresentação de relatórios de atividades e financeiros; torna-se igualmente necessária a apresentação dos referidos relatórios no caso da eventual definição de objetivos intermédios,
ii)
no âmbito das convenções entre a Comissão e vários beneficiários, as eventuais obrigações específicas do coordenador e dos demais beneficiários face ao coordenador, bem como a responsabilidade financeira dos beneficiários no que respeita a montantes devidos à Comissão;
j)
As modalidades e os prazos de aprovação destes relatórios e de pagamento pela Comissão;
k)
Se for caso disso, a discriminação dos custos elegíveis da ação ou do programa de trabalho aprovado ou dos custos unitários, montantes únicos ou taxas fixas de financiamento referidos no artigo 123.o do Regulamento Financeiro;
l)
As disposições que regem a visibilidade do apoio financeiro da União, salvo em casos devidamente justificados, quando a afixação pública não for possível nem adequada.
As condições gerais referidas no primeiro parágrafo, alínea f), devem, pelo menos:
i)
Indicar que o direito da União é a legislação aplicável à convenção de subvenção, completado, se for caso disso, pelo direito nacional especificado na convenção de subvenção. Pode proceder-se a uma derrogação no quadro das convenções celebradas com as organizações internacionais;
ii)
Precisar o tribunal competente ou o tribunal arbitral em caso de contencioso.
2. A convenção de subvenção pode fixar as modalidades e os prazos em matéria de suspensão ou rescisão, em conformidade com o artigo 135.o do Regulamento Financeiro.
3. Nos casos a que se refere o artigo 178.o, a decisão-quadro ou a convenção-quadro de parceria deve especificar as informações referidas no presente artigo, n.o 1, primeiro parágrafo, alíneas a), b), c) i), f) e h) a j) e l).
A decisão ou a convenção de subvenção específica deve incluir as informações referidas no n.o 1, primeiro parágrafo, alíneas a) a e), g) e k) e, se for caso disso, no n.o 1, primeiro parágrafo, alínea i).
4. As convenções de subvenção só podem ser alteradas por escrito. Tais alterações, nomeadamente as que visam acrescentar ou retirar um beneficiário, não podem ter por objeto ou efeito introduzir nas convenções alterações suscetíveis de pôr em causa a decisão de concessão da subvenção, nem de infringir a igualdade de tratamento dos requerentes.
5. O disposto nos n.os 1, 2, 3 e 4 é aplicável, mutatis mutandis, às decisões de subvenção.
Parte das informações referidas no n.o 1 podem constar do convite à apresentação de propostas ou de qualquer documento com ela relacionado, em vez da decisão de subvenção.
Artigo 181.o
Modalidades das subvenções
(Artigo 123.o do Regulamento Financeiro)
1. As subvenções que assumem a forma prevista no artigo 123.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento Financeiro são calculadas com base nos custos elegíveis efetivamente incorridos pelo beneficiário, objeto de uma estimativa orçamental prévia a apresentar com a proposta e incluídos na convenção ou decisão de subvenção.
2. Os custos unitários a que se refere o artigo 123.o, n.o 1, alínea b), do Regulamento Financeiro abrangem a totalidade ou certas categorias específicas de custos elegíveis que são clara e antecipadamente identificados mediante referência a um montante por unidade.
3. Os montantes únicos a que se refere o artigo 123.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento Financeiro abrangem, de forma geral, a totalidade ou certas categorias específicas de custos elegíveis que são claramente identificadas de antemão.
4. As taxas fixas de financiamento a que se refere o artigo 123.o, n.o 1, alínea d), do Regulamento Financeiro abrangem categorias específicas de custos elegíveis que são claramente identificadas de antemão, mediante a aplicação de uma percentagem.
Artigo 182.o
Montantes fixos, custos unitários e financiamento a taxa fixa
(Artigo 124.o do Regulamento Financeiro)
1. A autorização relativa à utilização de montantes únicos, custos unitários ou financiamento a taxa fixa prevista no artigo 124.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro é aplicável durante o prazo de vigência do programa. Esta autorização pode ser revista se forem necessárias alterações substanciais. Os dados e montantes são avaliados periodicamente e, sempre que pertinente, os montantes únicos, os custos unitários e o financiamento a taxa fixa são adaptados.
No âmbito de convenções entre a Comissão e vários beneficiários, o limiar referido no artigo 124.o, n.o 1, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro aplica-se a cada beneficiário.
2. A decisão ou convenção de subvenção inclui todas as disposições necessárias para a verificação de que as condições de pagamento da subvenção com base nos montantes únicos, custos unitários ou financiamentos a taxa fixa foram respeitadas.
3. O pagamento da subvenção com base em montantes únicos, custos unitários ou financiamentos a taxa fixa não prejudica o direito de acesso aos registos legais dos beneficiários para os fins previstos no n.o 1, primeiro parágrafo, e no artigo 137.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro.
4. No caso de o controlo ex post revelar que o facto gerador não ocorreu e que foi efetuado um pagamento indevido ao beneficiário de uma subvenção com base em montantes únicos, custos unitários ou financiamentos a taxa fixa, a Comissão tem o direito de o recuperar, até à integralidade da subvenção concedida, sem prejuízo da aplicação das sanções referidas no artigo 109.o do Regulamento Financeiro.
CAPÍTULO 2
Princípios
Artigo 183.o
Princípio do cofinanciamento
(Artigo 125.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
1. Ao abrigo do princípio do cofinanciamento, os recursos necessários para a realização da ação ou do programa de trabalho não são inteiramente fornecidos através da contribuição da União.
O cofinanciamento pode assumir a forma de recursos próprios do beneficiário, receitas geradas pela ação ou pelo programa de trabalho ou as contribuições financeiras ou em espécie, provenientes de terceiros.
2. Por contribuições em espécie, deve entender-se os recursos não financeiros colocados gratuitamente à disposição do beneficiário por terceiros.
Artigo 184.o
Princípio da inexistência de fins lucrativos
(Artigo 125.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro)
As contribuições financeiras provenientes de terceiros que podem ser utilizadas pelo beneficiário para cobrir outros custos que não os elegíveis ao abrigo da subvenção da União ou que não são devidas a esses terceiros se não tiverem sido utilizadas até ao final da ação ou do programa de trabalho, não são consideradas contribuições financeiras especificamente afetadas por doadores ao financiamento dos custos elegíveis, na aceção do artigo 125.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro.
Artigo 185.o
Subvenções de valor reduzido
(Artigo 125.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro)
Por subvenções de valor reduzido, devem entender-se as subvenções de valor igual ou inferior a 60 000 EUR.
Artigo 186.o
Assistência técnica
(Artigos 101.o e 125.o do Regulamento Financeiro)
Por «assistência técnica», deve entender-se as atividades de apoio e desenvolvimento das capacidades necessárias à execução de um programa ou uma ação, nomeadamente as atividades de preparação, gestão, acompanhamento, avaliação, auditoria e controlo.
Artigo 187.o
Custos elegíveis
(Artigo 126.o, n.o 3, alínea c), do Regulamento Financeiro)
O IVA é considerado como não recuperável nos termos da legislação nacional em matéria de IVA, se ao abrigo dessa legislação nacional for imputável a uma das seguintes atividades:
a)
Atividades isentas, sem direito de dedução;
b)
Atividades não abrangidas pelo âmbito de aplicação do IVA;
c)
Atividades, tal como previstas nas alíneas a) ou b), em relação às quais o IVA não é dedutível, mas reembolsado através de regimes de reembolso ou fundos de compensação específicos não previstos pela Diretiva 2006/112/CE, mesmo se esse regime ou fundo for estabelecido pela legislação nacional em matéria de IVA.
Considera-se que o IVA relativo às atividades enumeradas no artigo 13.o, n.o 2, da Diretiva 2006/112/CE é pago por beneficiários que não são sujeitos passivos nos termos do artigo 13.o, n.o 1, primeiro parágrafo, da referida diretiva, independentemente de essas atividades serem consideradas pelo Estado-Membro em causa como atividades que os organismos de direito público exercem na qualidade de autoridades públicas.
Artigo 188.o
Programa de trabalho
(Artigo 128.o do Regulamento Financeiro)
1. Cada gestor orçamental competente elabora um programa de trabalho anual ou plurianual para as subvenções. O programa de trabalho é adotado pela instituição e publicado no sítio Internet consagrado às subvenções desta instituição logo que possível e, o mais tardar, até 31 de março do ano de execução.
O programa de trabalho especifica o período abrangido, o eventual ato de base, os objetivos a alcançar, os resultados esperados, o calendário indicativo dos convites à apresentação de propostas, com o respetivo montante indicativo e a taxa máxima do cofinanciamento.
O programa de trabalho deve, além disso, incluir as informações previstas no artigo 94.o para que a decisão que adota o referido programa seja considerada a decisão de financiamento dessas subvenções no ano em questão.
2. Qualquer alteração substancial do programa de trabalho deve ser adotada e publicada nas condições previstas no n.o 1.
Artigo 189.o
Conteúdo dos convites à apresentação de propostas
(Artigo 128.o do Regulamento Financeiro)
1. Os convites à apresentação de propostas especificam:
a)
Os objetivos prosseguidos;
b)
Os critérios de elegibilidade, exclusão, seleção e adjudicação indicados nos artigos 131.o e 132.o do Regulamento Financeiro, bem como os correspondentes documentos comprovativos;
c)
As modalidades de financiamento da União;
d)
As modalidades e a data-limite para a apresentação das propostas, bem como a data prevista até à qual todos os candidatos devem ser informados dos resultados da avaliação da sua proposta e a data indicativa para a assinatura das convenções de subvenção ou a notificação das decisões de subvenção.
2. Os convites à apresentação de propostas são publicados no sítio Internet das instituições da União e, para além dessa publicação, em qualquer outro suporte adequado, incluindo o Jornal Oficial da União Europeia, sempre que necessário para assegurar maior publicidade entre os beneficiários potenciais. Podem ser publicados a partir da adoção da decisão de financiamento a que se refere o artigo 84.o do Regulamento Financeiro, incluindo durante o ano que precede a execução do orçamento. Qualquer alteração ao conteúdo dos convites à apresentação de propostas é objeto de publicação em condições idênticas às aplicáveis aos convites à apresentação de propostas.
Artigo 190.o
Derrogações em matéria de convites à apresentação de propostas
(Artigo 128.o do Regulamento Financeiro)
1. Podem ser concedidas subvenções sem convite à apresentação de propostas exclusivamente nos seguintes casos:
a)
No âmbito da ajuda humanitária e de operações de proteção civil ou de ajudas à gestão de crises, na aceção do n.o 2;
b)
Noutros casos urgentes excecionais e devidamente justificados;
c)
Em benefício de organismos que se encontrem em situação de monopólio de direito ou de facto, devidamente fundamentada na correspondente decisão de concessão;
d)
Em benefício de organismos identificados no ato de base, nos termos do artigo 54.o do Regulamento Financeiro, enquanto beneficiários de uma subvenção, ou de organismos designados pelos Estados-Membros, sob a sua responsabilidade, se esses Estados-Membros estiverem identificados por um ato de base como beneficiários de uma subvenção;
e)
No domínio da investigação e desenvolvimento tecnológico, em benefício de organismos identificados no programa de trabalho a que se refere o artigo 128.o do Regulamento Financeiro, quando o ato de base preveja expressamente essa possibilidade e na condição de o projeto não decorrer no âmbito de um convite à apresentação de propostas;
f)
Em ações com características específicas que exijam um determinado tipo de organismo em virtude da sua competência técnica, do seu elevado grau de especialização ou do seu poder administrativo e na condição de as ações não decorrerem no âmbito de um convite à apresentação de propostas.
Os casos referidos no primeiro parágrafo, alínea f), são devidamente justificados na decisão de concessão.
2. Por situações de crise em países terceiros, devem entender-se as situações que apresentam o risco imediato ou iminente de se transformarem em conflito armado ou de desestabilizarem o país. Por situações de crise, devem igualmente entender-se as situações que resultam de calamidades naturais, das crises de origem humana tais como guerras e outros conflitos, ou de circunstâncias extraordinárias com consequências equivalentes relacionadas, por exemplo, com as alterações climáticas, a degradação do ambiente, a impossibilidade de acesso aos recursos energéticos e naturais ou a pobreza extrema.
Artigo 191.o
Publicidade ex post
(Artigo 128.o do Regulamento Financeiro)
1. As informações sobre as subvenções concedidas no decurso de um exercício são publicadas, em conformidade com o artigo 21.°.
2. Após a publicação nos termos do n.o 1 e mediante pedido do Parlamento Europeu e do Conselho, a Comissão transmite-lhes um relatório sobre o seguinte:
a)
O número de requerentes no último ano;
b)
O número e a percentagem de candidaturas aceites no âmbito de cada convite à apresentação de propostas;
c)
A duração média do procedimento desde a data de encerramento do convite à apresentação de propostas até à concessão de uma subvenção;
d)
O número e o montante das subvenções que foram dispensadas da obrigação de publicação ex post no ano transato, em conformidade com o artigo 21.o, n.o 4.
Artigo 192.o
Informações aos requerentes
(Artigo 128.o do Regulamento Financeiro)
A Comissão presta informações e conselhos aos requerentes através dos seguintes meios:
a)
Definição de regras comuns para os formulários de candidatura a subvenções idênticas e controlo da sua dimensão e legibilidade;
b)
Fornecimento de informações aos candidatos potenciais, em especial através da realização de seminários e da disponibilização de manuais;
c)
Manutenção no ficheiro das entidades jurídicas, a que se refere o artigo 63.o, dos dados permanentes relativos aos beneficiários.
Artigo 193.o
Financiamento a título de rubricas orçamentais distintas
(Artigo 129.o do Regulamento Financeiro)
Uma ação pode ser objeto de um financiamento conjunto por diversos gestores orçamentais competentes, a título de rubricas orçamentais distintas.
Artigo 194.o
Retroatividade do financiamento em casos de extrema urgência e de prevenção de conflitos
(Artigo 130.o do Regulamento Financeiro)
No quadro da aplicação do artigo 130.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro, as despesas efetuadas por um beneficiário antes da apresentação do seu pedido são elegíveis para financiamento da União nas seguintes condições:
a)
Os motivos dessa derrogação foram devidamente fundamentados na decisão de financiamento;
b)
A decisão de financiamento e a convenção ou decisão de subvenção preveem explicitamente a data de elegibilidade anterior à data de apresentação do pedido.
Artigo 195.o
Apresentação dos pedidos de subvenção
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
1. As disposições relativas à apresentação de pedidos de subvenção são definidas pelo gestor orçamental competente, que pode escolher o método de apresentação. Os pedidos de subvenção podem ser apresentados por escrito ou por via eletrónica.
Os meios de comunicação escolhidos devem assumir uma natureza não discriminatória e não podem ter por efeito restringir o acesso dos requerentes ao processo de concessão.
Os meios de comunicação escolhidos devem permitir garantir o respeito das seguintes condições:
a)
Cada candidatura deve conter todas as informações necessárias à sua avaliação;
b)
Deve ser assegurada a integridade dos dados;
c)
Deve ser assegurada a confidencialidade das propostas.
d)
Garantia da proteção dos dados pessoais em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
Para efeitos do terceiro parágrafo, alínea c), o gestor orçamental competente só examina o conteúdo das candidaturas findo o prazo previsto para a sua apresentação.
O gestor orçamental competente pode exigir que as propostas apresentadas por via eletrónica sejam acompanhadas de uma assinatura eletrónica tecnicamente avançada, na aceção da Diretiva 1999/93/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (19).
2. Sempre que o gestor orçamental competente autoriza a apresentação das candidaturas por via eletrónica, os instrumentos utilizados, bem como as suas especificações técnicas, devem assumir uma natureza não discriminatória, estar disponíveis em geral e ser compatíveis com as tecnologias de informação e comunicação geralmente utilizadas. As informações relativas às especificações necessárias para a apresentação dos pedidos, incluindo a cifragem, são colocadas à disposição dos requerentes.
Além disso, os instrumentos utilizados na receção eletrónica das candidaturas devem garantir a segurança e a confidencialidade. Devem igualmente assegurar que a hora e a data exatas da receção dos pedidos possam ser determinadas com precisão.
3. Sempre que o envio dos pedidos for efetuado por carta, os requerentes podem optar:
a)
Pelo envio por correio ou por serviços de entrega; neste caso, o que faz fé é a data de envio, o carimbo dos correios ou a data do recibo de depósito;
b)
Pela entrega em mão nas instalações da instituição, pelo candidato pessoalmente ou através de um agente; para o efeito, o convite à apresentação de propostas especifica o departamento em que as candidaturas devem ser entregues contra recibo assinado e datado.
CAPÍTULO 3
Procedimento de concessão
Artigo 196.o
Conteúdo dos pedidos de subvenção
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
1. Os pedidos são apresentados com base no formulário elaborado de acordo com as regras comuns previstas no artigo 192.o, alínea a), e disponibilizado para o efeito pelos gestores orçamentais competentes, e em conformidade com os critérios definidos no ato de base e no convite à apresentação de propostas.
Os documentos comprovativos a que se refere o artigo 131.o, n.o 3, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro podem comportar, nomeadamente, a demonstração de resultados e o balanço do último exercício encerrado.
2. O orçamento estimado da ação ou o orçamento operacional apresentado em anexo ao pedido deve ser equilibrado no que respeita às receitas e despesas, sem prejuízo das provisões para riscos ou encargos ou eventuais variações das taxas de câmbio que possam ser autorizados em casos devidamente justificados, e deve indicar claramente os custos elegíveis estimados da ação ou do programa de trabalho.
3. Caso o pedido diga respeito a subvenções para uma ação cujo montante ultrapasse 750 000 EUR ou a subvenções de funcionamento superiores a 100 000 EUR, deve ser apresentado um relatório de auditoria externa elaborado por um revisor oficial de contas. Esse relatório certifica as contas do último exercício disponível.
O disposto no presente número, primeiro parágrafo, é apenas aplicável ao primeiro pedido apresentado ao gestor orçamental competente por um beneficiário, num dado exercício.
No âmbito das convenções entre a Comissão e vários beneficiários, os limiares fixados no primeiro parágrafo aplicam-se a cada beneficiário.
No caso das parcerias a que se refere o artigo 178.o, o relatório de auditoria previsto no presente número, primeiro parágrafo, relativamente aos dois últimos exercícios disponíveis, deve ser apresentado antes da assinatura da convenção-quadro de parceria ou da notificação da decisão-quadro de parceria.
O gestor orçamental competente pode, em função de uma avaliação dos riscos, dispensar os estabelecimentos de ensino e de formação da obrigação de auditoria externa prevista no primeiro parágrafo, bem como, no caso de convenções com mais de um beneficiário, os beneficiários ligados entre si por uma responsabilidade solidária e conjunta ou sem qualquer responsabilidade financeira.
O disposto no presente número, primeiro parágrafo, não se aplica a organismos públicos e às organizações internacionais referidas no artigo 43.o.
4. O requerente deve indicar outras fontes de financiamento da União e respetivos montantes de que beneficie ou tenha solicitado durante o mesmo exercício para a mesma ação ou uma parte da mesma ou ainda para a sua execução, bem como qualquer outro financiamento recebido ou aplicado para efeitos da referida ação.
Artigo 197.o
Prova de inexistência de motivos de exclusão dos requerentes
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
Os requerentes atestam solenemente que não se encontram numa das situações enumeradas no artigo 106.o, n.o 1, e no artigo 107.o do Regulamento Financeiro, salvo nos casos previstos no artigo 131.o, n.o 4, alíneas a) e b), do Regulamento Financeiro. O gestor orçamental competente pode, em função de uma análise do risco, solicitar que os requerentes selecionados apresentem os elementos de prova previstos no artigo 143.o. A pedido do gestor orçamental competente, os candidatos selecionados apresentam esses elementos de prova, salvo impossibilidade material reconhecida pelo gestor orçamental competente ou se estes elementos já tiverem sido apresentados no âmbito de outros procedimentos de concessão de subvenções ou de adjudicação de contratos, desde que a data de emissão dos documentos não exceda um ano e estes se mantenham válidos.
Artigo 198.o
Requerentes sem personalidade jurídica
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
Sempre que um pedido de subvenção for apresentado por um requerente sem personalidade jurídica, nos termos do artigo 131.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, os seus representantes devem demonstrar que dispõem de capacidade para o obrigar juridicamente e que a sua capacidade financeira e operacional é equivalente à das pessoas coletivas.
Artigo 199.o
Entidades jurídicas que constituem um único requerente
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
Quando várias entidades satisfazem os critérios para a apresentação de um pedido de subvenção e formam em conjunto uma única entidade jurídica, esta última pode ser considerada pelo gestor orçamental competente como um único requerente, desde que o pedido identifique as entidades envolvidas na ação ou no programa de trabalho proposto como fazendo parte do requerente.
Artigo 200.o
Sanções financeiras e administrativas
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
Aos requerentes que sejam culpados de falsas declarações ou erros substanciais ou que tenham cometido irregularidades ou fraude, podem ser impostas sanções financeiras ou administrativas ou ambas as sanções nas condições previstas no artigo 145.o.
Tais sanções financeiras ou administrativas podem igualmente ser impostas aos beneficiários que tenham incorrido num incumprimento grave das suas obrigações contratuais.
Artigo 201.o
Critérios de elegibilidade
(Artigo 131.o do Regulamento Financeiro)
1. Os critérios de elegibilidade são publicados no convite à apresentação de propostas.
2. Os critérios de elegibilidade determinam as condições de participação num convite à apresentação de propostas. Tais critérios são estabelecidos, atendendo plenamente aos objetivos da ação e no respeito dos princípios da transparência e não-discriminação.
Artigo 202.o
Critérios de seleção
(Artigo 132.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro)
1. Os critérios de seleção são publicados no convite à apresentação de propostas e devem permitir avaliar a capacidade financeira e operacional do requerente para levar a bom termo a ação ou programa de trabalho proposto.
2. O requerente deve dispor de fontes de financiamento estáveis e suficientes para prosseguir as suas atividades durante todo o período de execução da ação ou do exercício durante o qual beneficia de subvenção e participar no seu financiamento. Além disso, deve possuir as competências e qualificações profissionais necessárias para a concluir a ação ou o programa de trabalho proposto, salvo disposição especial do ato de base.
3. A verificação da capacidade financeira e operacional baseia-se, nomeadamente, na análise dos documentos comprovativos referidos no artigo 196.o e solicitados pelo gestor orçamental competente no convite à apresentação propostas.
Se no convite à apresentação de propostas não for exigida a apresentação de documentos comprovativos e se o gestor orçamental competente tiver dúvidas sobre a capacidade financeira ou operacional dos requerentes, pode solicitar a apresentação de quaisquer documentos adequados.
No caso das parcerias a que se refere o artigo 178.o, esta verificação tem lugar antes da assinatura da convenção-quadro de parceria ou da notificação da decisão-quadro de parceria.
Artigo 203.o
Critérios de atribuição
(Artigo 132.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. Os critérios de atribuição são publicados no convite à apresentação de propostas.
2. Os critérios de atribuição permitem conceder subvenções quer a ações que otimizem a eficácia global do programa da União cuja execução garantem, quer a organismos cujo programa de trabalho vise alcançar os mesmos resultados. Estes critérios são definidos de forma a garantir igualmente a boa gestão dos fundos da União.
Os critérios de atribuição são aplicados de molde a permitir selecionar os projetos de ações ou de programas de trabalho que garantam à Comissão o cumprimento dos seus objetivos e prioridades, bem como a visibilidade do financiamento da União.
3. Os critérios de atribuição são definidos de forma a permitir a sua eventual avaliação posterior.
Artigo 204.o
Avaliação dos pedidos e concessão
(Artigo 133.o do Regulamento Financeiro)
1. O gestor orçamental competente nomeia uma comissão de avaliação das propostas, salvo decisão em contrário da Comissão no âmbito de um programa setorial específico.
Esta comissão é composta, no mínimo, por três pessoas que representem, pelo menos, duas entidades orgânicas das instituições ou organismos referidos nos artigos 62.o e 208.o do Regulamento Financeiro, sem qualquer relação hierárquica entre si. No intuito de prevenir qualquer conflito de interesses, estas pessoas estão sujeitas às obrigações referidas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro.
Nas representações e unidades locais a que se refere o artigo 72.o do presente regulamento, bem como nos organismos a quem foi conferida delegação nos termos dos artigos 62.o e 208.o do Regulamento Financeiro, e na ausência de entidades distintas, não se aplica a obrigação relativa às entidades orgânicas sem relação hierárquica entre si.
Por decisão do gestor orçamental competente, esta comissão pode ser assistida por peritos externos. O gestor orçamental competente assegura-se de que estes peritos respeitam as obrigações estabelecidas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro.
2. Quando necessário, o gestor orçamental competente divide o processo em diversas fases processuais. As regras que regem o processo são anunciadas no convite à apresentação de propostas.
Quando o convite à apresentação de propostas prever um processo de candidaturas em duas fases, só são convidados a apresentar uma proposta completa na segunda fase os requerentes cujas propostas preencham os critérios de avaliação na primeira fase.
Caso um convite à apresentação de propostas estabeleça um procedimento de avaliação em duas fases, só passam à segunda fase de avaliação as propostas selecionadas na primeira fase com base numa avaliação realizada em função de um conjunto limitado de critérios.
Os requerentes cujas propostas forem rejeitadas em qualquer fase são informados nos termos do artigo 133.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro.
Cada fase subsequente do procedimento deve ser claramente distinta da precedente.
Não é novamente solicitada a apresentação dos mesmos documentos e informações ao longo do mesmo procedimento.
3. A comissão de avaliação ou, se for caso disso, o gestor orçamental competente pode convidar um requerente a fornecer informações complementares ou a prestar esclarecimentos sobre os documentos comprovativos apresentados com o pedido, na condição de tais informações ou esclarecimentos não alterarem substancialmente a proposta. Nos termos do artigo 96.o do Regulamento Financeiro, no caso de erros materiais manifestos, a comissão de avaliação ou o gestor orçamental só pode abster-se de o fazer em casos devidamente justificados. O gestor orçamental mantém registos adequados dos contactos estabelecidos com os requerentes durante o procedimento.
4. No final dos trabalhos da comissão de avaliação, os seus membros assinam uma ata que faz referência a todas as propostas examinadas, que inclui a apreciação da sua qualidade e que identifica as propostas suscetíveis de beneficiar de financiamento. Essas atas podem ser assinadas num sistema eletrónico que assegure uma autenticação suficiente do signatário.
Caso necessário, essa ata apresenta uma classificação das propostas examinadas, bem como recomendações sobre o montante máximo a conceder e eventuais adaptações não substanciais do pedido de subvenção.
Esta ata é conservada para efeitos de referência posterior.
5. O gestor orçamental competente pode convidar um requerente a adaptar a sua proposta, tendo em conta as recomendações da comissão de avaliação. O gestor orçamental competente conserva um registo adequado dos contactos estabelecidos com os requerentes durante o procedimento. Após a avaliação, o gestor orçamental competente toma a sua decisão, em que especifica, pelo menos:
a)
O objeto e o montante global da decisão;
b)
O nome dos requerentes escolhidos, o título das ações, os montantes aceites e as razões dessa escolha, designadamente nos casos em que tal se afaste do parecer formulado pela comissão de avaliação;
c)
O nome dos requerentes excluídos e as razões dessa exclusão.
6. O disposto no presente artigo, n.os 1, 2 e 4, não é vinculativo para efeitos da concessão de subvenções, nos termos do artigo 190.o do presente Regulamento e do artigo 125.o, n.o 7, do Regulamento Financeiro.
Artigo 205.o
Informações aos requerentes
(Artigo 133.o do Regulamento Financeiro)
Os requerentes excluídos devem ser informados o mais rapidamente possível dos resultados da avaliação do seu pedido e, em todo o caso, no prazo de 15 dias de calendário a contar do envio de informações aos requerentes selecionados.
CAPÍTULO 4
Pagamento e controlo
Artigo 206.o
Garantia de pré-financiamento
(Artigo 134.o do Regulamento Financeiro)
1. A fim de limitar os riscos financeiros ligados aos pagamentos de pré-financiamentos, o gestor orçamental competente pode, em função de uma análise dos riscos, exigir que o beneficiário apresente previamente uma garantia, até ao montante do pré-financiamento, salvo no caso de subvenções de valor reduzido, ou fracionar o pagamento em várias prestações.
2. Quando é exigida uma garantia, esta fica sujeita à sua avaliação e aceitação por parte do gestor orçamental competente.
Esta garantia deve cobrir um período suficiente para permitir a sua execução.
3. A garantia é prestada por um organismo bancário ou financeiro autorizado e estabelecido num dos Estados-Membros. Quando o beneficiário se encontra estabelecido num país terceiro, o gestor orçamental competente pode aceitar que um organismo bancário ou financeiro estabelecido nesse país terceiro preste a referida garantia, se considerar que este último propõe garantias e características equivalentes às asseguradas por um organismo bancário ou financeiro estabelecido num Estado-Membro.
A pedido do beneficiário, a garantia referida no primeiro parágrafo pode ser substituída por um aval pessoal e solidário de um terceiro ou pela garantia solidária irrevogável e incondicional dos beneficiários de uma ação, que sejam partes na mesma convenção ou decisão de subvenção, após aceitação do gestor orçamental competente.
Esta garantia é constituída em euros.
A garantia deve ter por efeito tornar o banco ou instituição financeira, o terceiro ou os outros beneficiários em causa garantes solidários e irrevogáveis ou garantes face ao primeiro pedido em relação às obrigações do beneficiário da subvenção.
4. A garantia é liberada progressivamente em paralelo com os apuramentos do pré-financiamento, em dedução dos pagamentos intermédios ou do pagamento do saldo a favor do beneficiário, nas condições definidas na convenção ou decisão de financiamento.
Artigo 207.o
Justificação dos pedidos de pagamento
(Artigo 135.o do Regulamento Financeiro)
1. O pré-financiamento de cada subvenção pode ser fracionado em vários pagamentos, de acordo com o princípio da boa gestão financeira.
O pagamento integral de um novo pré-financiamento fica subordinado à utilização de, pelo menos, 70 % do montante total do pré-financiamento precedente.
Se a utilização do pré-financiamento precedente for inferior a 70 %, é deduzida ao novo pagamento de pré-financiamento a parte não utilizada do pagamento precedente.
O beneficiário deve apresentar uma discriminação das despesas incorridas a título de apoio ao seu novo pedido de pagamento.
2. O beneficiário atesta solenemente o caráter exaustivo, fiável e sincero das informações contidas nos seus pedidos de pagamento, sem prejuízo do disposto no artigo 110.o. Também atesta que os custos incorridos podem ser considerados elegíveis, nos termos do disposto na convenção ou decisão de subvenção, e que os pedidos de pagamento se fundamentam em documentos comprovativos adequados, suscetíveis de serem verificados.
3. O gestor orçamental competente pode, com base numa análise dos riscos, pedir a apresentação da certificação das demonstrações financeiras da ação ou do programa de trabalho e das contas subjacentes, por um revisor oficial de contas ou, no caso das entidades públicas, por um agente público competente e independente, a título de apoio a qualquer pagamento. A certificação é anexada ao pedido de pagamento e atesta, de acordo com uma metodologia aprovada pelo gestor orçamental competente e com base em procedimentos acordados conformes com as normas internacionais, que os custos declarados pelo beneficiário nas demonstrações financeiras em que se baseia o pedido de pagamento são reais, foram devidamente contabilizados e são elegíveis nos termos da convenção ou decisão de subvenção.
Em casos específicos e devidamente justificados, o gestor orçamental competente pode solicitar a certificação sob a forma de um parecer ou sob qualquer outro formato, no respeito das normas internacionais.
A certificação das demonstrações financeiras e das contas subjacentes é obrigatória para os pagamentos intermédios e os pagamentos de saldo nos seguintes casos:
a)
Subvenções para uma ação cujo montante concedido no quadro das modalidades previstas no artigo 123.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento Financeiro é igual ou superior a 750 000 EUR, quando o montante cumulativo dos pedidos de pagamento neste âmbito ascende a, pelo menos, 325 000 EUR;
b)
Subvenções ao funcionamento cujo montante concedido no quadro das modalidades previstas no artigo 123.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento Financeiro é igual ou superior a 100 000 EUR.
Em função de uma análise dos riscos, o gestor orçamental competente pode igualmente conceder uma dispensa da obrigação de apresentação da certificação das demonstrações financeiras e das contas subjacentes no caso de:
a)
Organismos públicos e organizações internacionais a que se refere o artigo 43.o;
b)
Beneficiários de subvenções em matéria de ajuda humanitária, de operações de emergência de proteção civil e de gestão de situações de crise, salvo no que respeita a pagamentos de saldo;
c)
No que respeita a pagamentos de saldo, beneficiários de subvenções em matéria de ajuda humanitária que tenham assinado uma convenção-quadro de parceria ou tenham sido notificados de uma decisão-quadro de parceria, conforme previsto no artigo 178.o, e que tenham instituído um sistema de controlo que ofereça garantias equivalentes para os referidos pagamentos;
d)
Beneficiários de subvenções múltiplas que tenham fornecido certificação independente oferecendo garantias equivalentes relativamente aos sistemas de controlo e metodologia utilizada para apurar os seus créditos.
O gestor orçamental competente pode igualmente conceder uma dispensa da obrigação de apresentação da certificação das demonstrações financeiras e das contas subjacentes quando uma auditoria foi ou será diretamente efetuada pelos próprios serviços da Comissão ou por um organismo autorizado a efetuar a mesma em seu nome, que forneça garantias equivalentes no que respeita aos custos declarados.
No âmbito de convenções entre a Comissão e vários beneficiários, os limiares referidos no terceiro parágrafo, alíneas a) e b), aplicam-se a cada beneficiário.
4. O gestor orçamental competente pode solicitar uma verificação operacional por parte de um terceiro independente por ele aprovado, em apoio de qualquer pagamento, em função de uma análise dos riscos. A pedido do gestor orçamental competente, o relatório de verificação é anexado ao pedido de pagamento e os custos correspondentes são elegíveis nas mesmas condições que as aplicáveis aos custos relativos a certificados de auditoria, conforme previsto no artigo 126.o do Regulamento Financeiro. O relatório de verificação deve indicar que a verificação operacional foi levada a cabo de acordo com uma metodologia aprovada pelo gestor orçamental competente e se a ação ou o programa de trabalho foi efetivamente executado em conformidade com as condições estabelecidas na convenção ou decisão de subvenção.
Artigo 208.o
Suspensão e redução do montante de subvenções
(Artigo 135.o do Regulamento Financeiro)
1. A execução da convenção ou decisão de subvenção, a participação de um beneficiário na sua execução ou os pagamentos podem ser suspensos, a fim de verificar se ocorreram efetivamente alegados erros ou irregularidades substanciais, fraudes ou o incumprimento de obrigações. Caso não se confirmem, a execução é retomada logo que possível.
2. No caso de não-execução ou de execução inadequada, não integral ou atempada da ação ou do programa de trabalho aprovado, o gestor orçamental competente, na condição de ter sido concedido ao beneficiário a oportunidade de apresentar as suas observações, reduz ou recupera proporcionalmente a subvenção, consoante a fase em que se encontrar o procedimento.
CAPÍTULO 5
Execução
Artigo 209.o
Contratos de execução
(Artigo 137.o do Regulamento Financeiro)
1. Sem prejuízo da aplicação da Diretiva 2004/18/CE, sempre que a execução da ação ou do programa de trabalho exija a adjudicação de um contrato, o beneficiário adjudicá-lo-á à proposta economicamente mais vantajosa ou, consoante o caso, à proposta de preço mais baixo, evitando simultaneamente qualquer conflito de interesses.
2. Quando a execução das ações ou do programa de trabalho exigir a adjudicação de um contrato de valor superior a 60 000 EUR, o gestor orçamental competente pode exigir que o beneficiário respeite regras especiais adicionais, para além das referidas no n.o 1.
Estas regras especiais baseiam-se nas regras previstas no Regulamento Financeiro e são determinadas tomando devidamente em consideração o valor dos contratos em causa, o valor relativo da contribuição da União em relação ao custo total da ação e o respetivo risco. As referidas regras especiais são incluídas na convenção ou na decisão de subvenção.
Artigo 210.o
Apoio financeiro a terceiros
(Artigo 137.o do Regulamento Financeiro)
Desde que os objetivos ou resultados a atingir sejam definidos de forma suficientemente pormenorizada nas condições enunciadas no artigo 137.o, n.o 1, do Regulamento Financeiro, considera-se que a margem de discricionariedade está apenas esgotada no caso de a decisão ou acordo de subvenção especificar igualmente o seguinte:
a)
O montante máximo de apoio financeiro que pode ser concedido a um terceiro não deve exceder 60 000 EUR, salvo se o apoio financeiro constituir o objetivo principal da ação, bem como os critérios para determinar o montante exato;
b)
Os diferentes tipos de atividades que podem beneficiar desse apoio financeiro, com base numa lista exaustiva;
c)
A definição das pessoas ou categorias de pessoas suscetíveis de beneficiar deste apoio financeiro e os critérios de atribuição.
TÍTULO VII
PRÉMIOS
Artigo 211.o
Programa de trabalho
(Artigo 138.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. Cada gestor orçamental competente elabora um programa de trabalho anual ou plurianual para os prémios. O programa de trabalho é adotado pela instituição e publicado no sítio Internet desta instituição logo que possível e, o mais tardar, até 31 de março do ano de execução.
O programa de trabalho especifica o período abrangido, o eventual ato de base, se os objetivos a alcançar, os resultados esperados, o calendário indicativo dos concursos para trabalhos de conceção, com o montante indicativo dos prémios.
O programa de trabalho deve, além disso, incluir as informações previstas no artigo 94.o para que a decisão que adota o referido programa seja considerada a decisão de financiamento desses prémios no ano em questão.
2. Qualquer alteração substancial do programa de trabalho deve ser adotada e publicada nas condições previstas no n.o 1.
Artigo 212.o
Regras dos concursos para trabalhos de conceção
(Artigo 138.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. As regras dos concursos para trabalhos de conceção estabelecem o seguinte:
a)
As condições de participação, que devem pelo menos:
i)
precisar os critérios de elegibilidade,
ii)
precisar as modalidades e a data-limite para a inscrição dos participantes, caso necessário, e para a apresentação das realizações, nas condições definidas no n.o 2,
iii)
prever a exclusão dos participantes que se encontram numa das situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, e nos artigos 107.o, 108.o e 109.o do Regulamento Financeiro,
iv)
prever a responsabilidade exclusiva dos participantes na eventualidade de quaisquer alegações relativamente às atividades realizadas no âmbito do concurso,
v)
prever a aceitação pelos vencedores de controlos e auditorias pela Comissão, pelo OLAF e pelo Tribunal de Contas, bem como das obrigações em matéria de publicidade previstas nas regras do concurso para trabalhos de conceção,
vi)
indicar que o direito da União é a lei aplicável ao concurso, completado, caso necessário, pelo direito nacional conforme precisado nas regras do concurso para trabalhos de conceção,
vii)
precisar o tribunal competente ou o tribunal arbitral em caso de contencioso,
viii)
indicar que os participantes que sejam culpados de falsas declarações ou que tenham cometido irregularidades ou fraudes podem ser objeto de sanções financeiras e/ou administrativas nas condições previstas no artigo 145.o, proporcionalmente ao montante dos prémios em causa;
b)
Os critérios de atribuição, que devem ser permitir avaliar a qualidade das realizações apresentadas à luz dos objetivos a alcançar e dos resultados esperados, bem como determinar de forma objetiva os eventuais vencedores com base nessas realizações;
c)
O montante do prémio ou prémios;
d)
As modalidades de pagamento dos prémios aos vencedores após a sua atribuição.
Para efeitos do primeiro parágrafo, alínea a), subalínea i), os beneficiários das subvenções da União são elegíveis, salvo indicação em contrário nas regras do concurso para trabalhos de conceção.
Para efeitos do primeiro parágrafo, alínea a), subalínea vi), pode ser prevista uma derrogação em caso de participação de organizações internacionais.
2. O gestor orçamental competente deve escolher meios de comunicação que assumem uma natureza não discriminatória para a apresentação das realizações e que não têm por efeito restringir o acesso dos participantes ao concurso para trabalhos de conceção.
Os meios de comunicação escolhidos devem permitir garantir o respeito das seguintes condições:
a)
A apresentação nas realizações de todas as informações necessárias à sua avaliação;
b)
A preservação da integridade dos dados;
c)
A preservação da confidencialidade das realizações;
d)
A garantia da proteção dos dados pessoais em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
3. As regras dos concursos para trabalhos de conceção podem fixar as condições da respetiva anulação, nomeadamente quando os seus objetivos não podem ser alcançados ou o vencedor é uma pessoa singular ou coletiva que não cumpre as condições de participação.
4. As regras dos concursos para trabalhos de conceção são publicadas no sítio Internet das instituições da União e, para além dessa publicação, em qualquer outro suporte adequado, incluindo o Jornal Oficial da União Europeia, sempre que necessário para assegurar maior publicidade entre os participantes potenciais. Podem ser publicadas a partir da adoção da decisão de financiamento a que se refere o artigo 84.o do Regulamento Financeiro, incluindo durante o ano que precede a execução do orçamento. Qualquer alteração ao conteúdo das regras dos concursos para conceção de trabalhos é igualmente publicada nas mesmas condições.
Artigo 213.o
Publicidade ex post
(Artigo 138.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro)
1. As informações sobre os prémios atribuídos no decurso de um exercício são publicadas, em conformidade com o artigo 21.°.
2. Após a publicação nos termos do n.o 1 e mediante pedido do Parlamento Europeu e do Conselho, a Comissão transmite-lhes um relatório sobre:
a)
O número de participantes no último ano;
b)
O número de participantes e a percentagem de realizações que beneficiam da atribuição de um prémio por concurso;
c)
Uma lista dos peritos que participaram em grupos de avaliação durante o ano transato, juntamente com uma referência ao procedimento da sua seleção.
Artigo 214.o
Avaliação
(Artigo 138.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
1. Para a avaliação das realizações, o gestor orçamental competente deve nomear um grupo composto, no mínimo, por três peritos, que podem ser peritos externos ou pessoas que representam, pelo menos, duas entidades orgânicas das instituições ou organismos referidos nos artigos 62.o e 208.o do Regulamento Financeiro, sem relação hierárquica entre si, salvo nas representações ou nos organismos locais referidos no artigo 72.o do presente regulamento e nos organismos delegados previstos nos artigos 62.o e 208.o do Regulamento Financeiro, na ausência de entidades distintas.
Os peritos referidos no primeiro parágrafo estão sujeitos às obrigações em matéria de conflitos de interesses, previstas no artigo 57.o do Regulamento Financeiro.
Os peritos externos declaram que não se encontram em situação de conflito de interesses à data da sua nomeação e que se comprometem a informar o gestor orçamental de qualquer conflito de interesses que possa vir a surgir no decurso do processo de avaliação.
2. No final dos seus trabalhos, os membros do grupo assinam uma ata que faz referência a todas as realizações examinadas, que inclui a apreciação da sua qualidade e que identifica aquelas suscetíveis de beneficiar da atribuição de um prémio. Essa ata pode ser assinada num sistema eletrónico que assegure uma autenticação suficiente do signatário.
A ata referida no primeiro parágrafo é conservada para efeitos de referência posterior.
3. O gestor orçamental decide em seguida da atribuição ou não de prémios. Essa decisão deve igualmente precisar:
a)
O objeto e o montante total dos eventuais prémios concedidos;
b)
Os nomes dos eventuais vencedores, o montante dos prémios atribuídos a cada vencedor e a justificação dessa escolha;
c)
Os nomes dos eventuais participantes excluídos e as razões dessa exclusão.
Artigo 215.o
Informação e notificação
(Artigo 138.o, n.o 3, do Regulamento Financeiro)
1. Os participantes são informados o mais rapidamente possível dos resultados da avaliação das suas realizações e, em todo o caso, no prazo de 15 dias de calendário a contar da adoção da decisão de atribuição pelo gestor orçamental.
2. A decisão de atribuição do prémio é notificada ao vencedor, constituindo um compromisso jurídico na aceção do artigo 86.o do Regulamento Financeiro.
TÍTULO VIII
INSTRUMENTOS FINANCEIROS
Artigo 216.o
Seleção das entidades incumbidas da execução de instrumentos financeiros no quadro da gestão indireta
(Artigo 139.o do Regulamento Financeiro)
1. Para a execução dos instrumentos financeiros no quadro da gestão indireta, a Comissão obtém a prova de que a entidade encarregada dessa execução preenche as condições enumeradas no artigo 60.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro. Uma vez obtida a prova, esta continua a ser válida para qualquer futura execução de instrumentos financeiros pela entidade competente, salvo se tiverem sido introduzidas alterações substanciais nos sistemas, regras e procedimentos desta entidade que sejam abrangidas pelas referidas condições.
2. Para a seleção das entidades às quais é confiada a execução de instrumentos financeiros, nos termos do artigo 61.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro, a Comissão publica um convite às potenciais entidades interessadas, em são enumerados os critérios de seleção e atribuição.
O convite referido no primeiro parágrafo deve igualmente indicar se a entidade encarregada da execução é obrigada a afetar os seus próprios recursos financeiros ao instrumento financeiro em causa ou a partilhar os riscos. Na eventualidade dessa indicação e quando necessário para atenuar o risco de um eventual conflito de interesses, o convite indica igualmente que a entidade encarregada da execução deve propor medidas relativas à convergência de interesses, conforme previsto no artigo 140.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro. As medidas relativas à convergência de interesses são incluídas na convenção relativa ao instrumento financeiro específico.
A Comissão lança um diálogo com as entidades que satisfazem os critérios de seleção de forma transparente e objetiva e sem dar origem a um conflito de interesses. Após o diálogo, a Comissão assina convenções de delegação com a entidade ou as entidades que apresentaram as propostas economicamente mais vantajosas, incluindo, se for caso disso, a afetação dos seus próprios recursos financeiros ou a partilha de riscos.
3. A Comissão pode encetar negociações diretas com as entidades potencialmente interessadas antes de assinar as convenções de delegação quando a entidade encarregada da execução é identificada no ato de base pertinente ou enumerada no artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalínea iii), do Regulamento Financeiro, ou ainda em casos excecionais devidamente justificados e comprovados de forma adequada, nomeadamente quando:
a)
Não tiverem sido apresentadas quaisquer propostas adequadas na sequência de um convite às entidades potencialmente interessadas;
b)
Os instrumentos financeiros assumem características específicas que exigem, para a sua execução, um determinado tipo de entidade em virtude da sua competência técnica, do seu elevado grau de especialização ou do seu poder administrativo;
c)
Por razões de extrema urgência, resultantes de acontecimentos imprevisíveis e não imputáveis à União, é impossível respeitar o procedimento referido no n.o 2.
Artigo 217.o
Conteúdo do acordo de delegação com as entidades encarregadas da execução de instrumentos financeiros no quadro da gestão indireta
(Artigo 139.o do Regulamento Financeiro)
Para além dos requisitos enumerados no artigo 40.o, um acordo de delegação com as entidades encarregadas da execução dos instrumentos financeiros inclui disposições adequadas para assegurar a observância dos princípios e das condições enunciados no artigo 140.o do Regulamento Financeiro. Os acordos de delegação devem nomeadamente incluir:
a)
A descrição do instrumento financeiro, incluindo a sua estratégia ou política de investimento, o tipo de apoio prestado, os critérios de elegibilidade aplicáveis aos intermediários financeiros e aos beneficiários finais, bem como as necessidades operacionais suplementares para a transposição dos objetivos estratégicos do instrumento;
b)
Os requisitos relativos a um intervalo de valores necessário para o efeito de alavanca;
c)
Uma definição das atividades não elegíveis e dos critérios de exclusão;
d)
As disposições destinadas a assegurar a convergência de interesses e a dirimir eventuais conflitos de interesses;
e)
As disposições que regem a seleção dos intermediários financeiros nos termos do artigo 139.o, n.o 4, segundo parágrafo, do Regulamento Financeiro, bem como a criação de estruturas de investimento especializadas, se for caso disso;
f)
As disposições relativas à responsabilidade da entidade encarregada da execução e de outras entidades envolvidas na execução do instrumento financeiro;
g)
As disposições em matéria de resolução de litígios;
h)
As regras em matéria de governação do instrumento financeiro;
i)
As disposições relativas à utilização e reutilização da contribuição da União, em conformidade com o artigo 140.o, n.o 6, do Regulamento Financeiro;
j)
As disposições relativas à gestão das contribuições da União e das contas fiduciárias, incluindo os riscos de contraparte, as operações de tesouraria aceitáveis, as responsabilidades das partes em causa, as medidas corretivas em caso de saldos excessivos nas contas fiduciárias, a conservação de registos e a apresentação de relatórios;
k)
As disposições relativas à remuneração da entidade encarregada da execução, nomeadamente as taxas das comissões de gestão, bem como o cálculo e pagamento dos custos e das comissões de gestão à entidade encarregada da execução nos termos do artigo 218.o;
l)
Se for caso disso, as disposições que definem o enquadramento aplicável às contribuições dos fundos referidos no artigo 175.o do Regulamento Financeiro, nomeadamente, do Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional, do Fundo Social Europeu, do Fundo de Coesão, do Fundo Europeu Agrícola de Desenvolvimento Rural e do futuro Fundo dos Assuntos marítimos e das Pescas (a seguir designados «Fundos QEC»);
m)
As disposições sobre a duração, a possibilidade de prorrogação e a cessação do instrumento financeiro, nomeadamente as condições de cessação antecipada e, caso necessário, as estratégias de retirada;
n)
As disposições sobre o acompanhamento do apoio prestado aos intermediários financeiros e aos beneficiários finais, incluindo a elaboração de relatórios pelos intermediários financeiros;
o)
Se for caso disso, o tipo e a natureza das eventuais operações de cobertura a que se refere o artigo 219.o.
Artigo 218.o
Custos e comissões de gestão a pagar às entidades encarregadas da execução
(Artigo 139.o do Regulamento Financeiro)
1. A Comissão remunera as entidades encarregadas da execução de um instrumento financeiro através de comissões baseadas nos resultados, do reembolso das despesas excecionais e, quando essas entidades gerem a tesouraria do instrumento financeiro, de comissões de gestão de tesouraria.
2. As comissões baseadas nos resultados devem incluir os encargos administrativos destinados a remunerar a entidade encarregada da execução pelos trabalhos realizados aquando da execução de um instrumento financeiro. Podem igualmente incluir incentivos destinados a promover a consecução dos objetivos estratégicos ou a fomentar o desempenho financeiro do instrumento financeiro, se for caso disso.
Artigo 219.o
Regras específicas aplicáveis às contas fiduciárias no quadro da gestão indireta
(Artigo 139.o do Regulamento Financeiro)
1. As entidades encarregadas da execução dos instrumentos financeiros podem abrir contas fiduciárias, na aceção do artigo 68.o, n.o 7 do Regulamento Financeiro, em seu nome e exclusivamente por conta da Comissão. Essas entidades enviam os mapas contabilísticos correspondentes ao serviço competente da Comissão.
2. As contas fiduciárias pautam-se por uma liquidez adequada e os ativos detidos nestas contas fiduciárias são geridos em conformidade com o princípio da boa gestão financeira e respeitam as regras prudenciais adequadas, nos termos o artigo 140.o, n.o 7, do Regulamento Financeiro.
3. Para a execução dos instrumentos financeiros, as entidades encarregadas da execução não procedem a operações de cobertura com fins especulativos. O tipo e a natureza das eventuais operações de cobertura são aprovados ex ante pela Comissão e incluídos nos acordos de delegação a que se refere o artigo 217.o.
Artigo 220.o
Instrumentos financeiros executados no quadro da gestão direta
(Artigo 139.o do Regulamento Financeiro)
1. Em casos excecionais, os instrumentos financeiros podem ser executados no quadro da gestão direta, nos termos do artigo 139.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro, com base numa das seguintes modalidades:
a)
Estrutura de investimento especializada em que a Comissão participa juntamente com outros investidores públicos ou privados, com o objetivo de incrementar o efeito de alavanca da contribuição da União;
b)
Empréstimos, garantias, participações e outros instrumentos de partilha de riscos, que não investimentos em estruturas de investimento especializadas, fornecidos diretamente aos beneficiários finais ou através de intermediários financeiros.
2. Para a execução dos instrumentos financeiros, a Comissão não procede a operações de cobertura com fins especulativos. O tipo e a natureza das eventuais operações de cobertura devem ser aprovados ex ante pela Comissão e incluídos nas convenções com as entidades que procedem à execução do instrumento financeiro.
Artigo 221.o
Seleção dos intermediários financeiros, dos gestores das estruturas de investimento especializadas e dos beneficiários finais
(Artigo 139.o do Regulamento Financeiro)
1. Quando a Comissão executa instrumentos financeiros no quadro da gestão direta ou indireta através de estruturas de investimento especializadas, estas estruturas são estabelecidas em conformidade com a legislação de um Estado-Membro. Podem igualmente ser estabelecidas ao abrigo da legislação de um país que não um Estado-Membro no domínio das ações externas. Os gestores destas estruturas são obrigados, por lei ou via contratual, a agir com a diligência de um gestor profissional e de boa-fé.
2. Os gestores das estruturas de investimento especializadas referidas no n.o 1 e os intermediários financeiros ou os beneficiário finais dos instrumentos financeiros são selecionados, tomando em devida consideração a natureza do instrumento financeiro a executar, a experiência e a capacidade operacional e financeira das entidades em causa, e/ou a viabilidade económica dos projetos dos beneficiários finais. Esta escolha deve ser transparente, justificada por razões objetivas e não deve dar origem a conflitos de interesses.
3. Não é concedido qualquer apoio financeiro aos gestores de estruturas de investimento especializadas, aos intermediários financeiros nem aos beneficiários finais que se encontram numa das situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, e nos artigos 107.o, 108.o e 109.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 222.o
Condições de utilização dos instrumentos financeiros
(Artigo 140.o do Regulamento Financeiro)
1. Os instrumentos financeiros visam suprir as insuficiências ou as deficiências do mercado ou ainda responder a situações de investimento insatisfatório e apenas prestam apoio aos beneficiários finais considerados potencialmente viáveis do ponto de vista económico no momento em que a União concede apoio através de um instrumento financeiro.
2. Os instrumentos financeiros prestam aos beneficiários finais um apoio proporcionado. O tratamento preferencial dos investidores que asseguram o coinvestimento ou a partilha de riscos deve ser, nomeadamente, justificada e proporcionada face aos riscos incorridos pelos investidores num instrumento financeiro e circunscreve-se ao estritamente necessário para garantir o seu investimento ou a partilha de riscos.
Artigo 223.o
Efeito de alavanca
(Artigo 140.o do Regulamento Financeiro)
1. Os instrumentos financeiros destinam-se a ter um efeito de alavanca em relação à contribuição da União, mediante a mobilização de um investimento global que exceda o montante desta contribuição.
O efeito de alavanca dos fundos da União equivale ao montante do financiamento a favor dos beneficiários finais elegíveis, dividido pelo montante da contribuição da União.
2. O intervalo de valores do efeito de alavanca baseia-se numa avaliação ex ante do instrumento financeiro correspondente.
Artigo 224.o
Avaliação ex ante dos instrumentos financeiros
(Artigo 140.o do Regulamento Financeiro)
1. Os instrumentos financeiros baseiam-se em avaliações ex ante que identificam as insuficiências ou as deficiências do mercado, ou uma situação de investimento insatisfatório, e avaliam as necessidades de investimento, à luz dos objetivos estratégicos prosseguidos.
2. A avaliação ex ante demonstra que as necessidades de mercado por ela identificadas não podem ser supridas de forma adequada e atempada, quer através de atividades orientadas pelo mercado, quer por outras intervenções da União que não o financiamento por um instrumento financeiro, como a regulamentação, a liberalização, a reforma ou outras medidas estratégicas. Avalia a probabilidade e o custo potencial das distorções do mercado e da evicção do financiamento privado suscetíveis de resultar da execução dos instrumentos financeiros e identifica os meios de atenuar tanto quanto possível os efeitos negativos destas distorções.
3. Em conformidade com o princípio da subsidiariedade, a avaliação ex ante demonstra que um instrumento financeiro a nível da União proporciona uma resposta mais adequada às necessidades do mercado identificadas do que outros instrumentos financeiros semelhantes a nível nacional ou regional, incluindo os financiados pelos Fundos QEC. Para apreciar o valor acrescentado da contribuição da União, são tidos em conta fatores tais como a dificuldade de acesso ao financiamento a nível nacional, nomeadamente para os projetos transfronteiras, as economias de escala ou os importantes efeitos de demonstração associados à divulgação das melhores práticas nos Estados-Membros.
4. A avaliação ex ante determina a forma mais eficiente de execução do instrumento financeiro.
5. A avaliação ex ante demonstra igualmente que o instrumento financeiro previsto se coaduna com:
a)
Instrumentos financeiros novos e existentes, para além de evitar sobreposições indesejáveis e assegurar sinergias e economias de escala;
b)
Instrumentos financeiros e outras formas de intervenção pública que incidem sobre o mesmo quadro de mercado, para além de evitar incongruências e tirar partido de potenciais sinergias.
6. A avaliação ex ante avalia a proporcionalidade da intervenção prevista atendendo à dimensão do défice de financiamento identificado, o efeito de alavanca projetado do instrumento financeiro previsto e examina também efeitos qualitativos complementares, como a divulgação das melhores práticas, a promoção efetiva dos objetivos estratégicos da União ao longo de toda a cadeia de execução ou o acesso a conhecimentos especializados específicos provenientes dos intervenientes que participam nesta cadeia de execução.
7. A avaliação ex ante define uma série de indicadores de desempenho adaptados aos instrumentos financeiros propostos e especifica as realizações, os resultados e o impacto esperados.
8. Uma avaliação ex ante distinta dos instrumentos financeiros é apenas realizada se essa avaliação, plenamente consentânea com os critérios previstos nos n.os 1 a 7, não for incluída na avaliação ex ante ou numa avaliação do impacto do programa ou na atividade abrangida por um ato de base.
Artigo 225.o
Acompanhamento dos instrumentos financeiros
(Artigo 140.o do Regulamento Financeiro)
1. No intuito de garantir o acompanhamento harmonizado dos instrumentos financeiros referidos no artigo 140.o, n.o 12, do Regulamento Financeiro, o gestor orçamental competente institui um sistema de acompanhamento a fim de obter uma garantia razoável de que os fundos da União são utilizados em conformidade com o disposto no artigo 32.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro.
2. O sistema de acompanhamento é utilizado para avaliar os progressos obtidos em matéria de execução no sentido da prossecução dos objetivos estratégicos, conforme refletido nos indicadores de realizações e resultados pertinentes, definidos à luz da avaliação ex ante, e examinar a conformidade da execução com as obrigações definidas nos termos do artigo 140.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro e serve de base para os relatórios da Comissão exigidos ao abrigo do artigo 38.o, n.o 5, e do artigo 140.o, n.o 8, do Regulamento Financeiro.
3. No quadro da gestão indireta, o acompanhamento pela Comissão baseia-se nos relatórios e nas contas apresentados pelas entidades encarregadas da execução e nas auditorias disponíveis, bem como nos controlos realizados pela entidade encarregada da execução, tendo devidamente em conta a declaração de gestão da entidade encarregada da execução e o parecer do serviço de auditoria independente referido no artigo 60.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro. A Comissão reexamina as informações fornecidas pelas entidades encarregadas da execução e pode efetuar controlos, incluindo com base em amostragens, aos níveis de execução adequados até aos beneficiários finais.
O acompanhamento pela entidade encarregada da execução baseia-se nos relatórios e nas contas apresentados pelos intermediários financeiros e nas auditorias disponíveis, bem como nos controlos realizados pelo intermediário financeiro, tendo devidamente em conta a declaração de gestão do intermediário financeiro e o parecer de auditores independentes.
Na ausência de intermediário financeiro, a entidade encarregada da execução assegura diretamente o acompanhamento da utilização do instrumento financeiro com base nos relatórios e nas contas apresentados pelos beneficiários finais.
A entidade encarregada da execução reexamina, se for caso disso com base em amostragens, as informações prestadas pelos intermediários financeiros ou pelos beneficiários finais e procede aos controlos referidos na convenção prevista no artigo 217.o.
4. No quadro da gestão direta, o acompanhamento pela Comissão baseia-se nos relatórios e nas contas apresentados pelos intermediários financeiros e pelos beneficiários finais, sem prejuízo dos controlos adequados. O disposto no n.o 3 é aplicável, mutatis mutandis, à gestão indireta.
5. As convenções de execução do instrumento financeiro incluem as disposições necessárias à aplicação dos n.os 1 a 4.
Artigo 226.o
Tratamento das contribuições dos Fundos QEC
(Artigo 140.o do Regulamento Financeiro)
1. São mantidos registos separados para as contribuições dos Fundos QEC a favor dos instrumentos financeiros criados nos termos do Título VIII do Regulamento Financeiro e apoiados pelos Fundos QEC, em aplicação da regulamentação setorial específica.
2. As contribuições dos Fundos QEC são inscritas numa contabilidade separada e utilizadas em conformidade com os objetivos dos respetivos Fundos QEC, a favor de ações e beneficiários finais que se coadunam com o programa ou programas a partir dos quais são efetuadas as contribuições.
3. No que respeita às contribuições dos Fundos QEC a favor dos instrumentos financeiros criados nos termos do Título VIII do Regulamento Financeiro, é aplicável a regulamentação setorial específica.
TÍTULO IX
PRESTAÇÃO DE CONTAS E CONTABILIDADE
CAPÍTULO 1
Prestação de contas
Artigo 227.o
Relatório sobre a gestão orçamental e financeira do exercício
(Artigo 142.o do Regulamento Financeiro)
O relatório sobre a gestão orçamental e financeira do exercício inclui uma exposição fiel sobre a:
a)
Realização dos objetivos do exercício, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira;
b)
Situação financeira e acontecimentos que tiveram uma incidência significativa nas atividades realizadas durante o exercício.
O relatório sobre a gestão orçamental e financeira é um elemento distinto dos mapas sobre a execução do orçamento.
Artigo 228.o
Derrogação aos princípios contabilísticos
(Artigo 144.o do Regulamento Financeiro)
Sempre que, num caso concreto, os contabilistas entendem conveniente derrogar ao conteúdo dos princípios contabilísticos previstos nas regras contabilísticas da União, esta derrogação deve ser assinalada e devidamente fundamentada nas notas às demonstrações financeiras referidas no artigo 232.o.
Artigo 229.o
Documentos comprovativos
(Artigo 144.o do Regulamento Financeiro)
1. Cada lançamento deve basear-se em documentos comprovativos datados e numerados, estabelecidos em suporte papel ou num outro suporte que assegure a fiabilidade e conservação do seu conteúdo, durante os prazos referidos no artigo 48.o.
2. As operações de natureza semelhante, realizadas no mesmo local e no mesmo dia, podem ser sintetizadas num único documento comprovativo.
Artigo 230.o
Demonstração dos resultados financeiros
(Artigo 145.o do Regulamento Financeiro)
A demonstração dos resultados financeiros reflete as receitas e as despesas do exercício, cuja classificação deve ser feita em função da sua natureza.
Artigo 231.o
Demonstração dos fluxos de caixa
(Artigo 145.o do Regulamento Financeiro)
A demonstração dos fluxos de caixa apresenta estes fluxos durante o período em questão, evidenciando a evolução entre os montantes de tesouraria no início e no encerramento.
A tesouraria é composta pelos seguintes elementos:
a)
Numerário;
b)
Contas e depósitos bancários à ordem;
c)
Outros ativos disponíveis suscetíveis de serem rapidamente convertidos em numerário e cujo valor seja estável.
Artigo 232.o
Notas às demonstrações financeiras
(Artigo 145.o do Regulamento Financeiro)
As notas referidas no artigo 145.o do Regulamento Financeiro fazem parte integrante das demonstrações financeiras. Dessas notas devem constar, pelo menos, as seguintes informações:
a)
Os princípios, regras e métodos contabilísticos;
b)
As notas explicativas que fornecem informações adicionais não constantes do corpo das demonstrações financeiras, mas que são necessárias para dar uma imagem fiel.
Artigo 233.o
Contas de resultados da execução orçamental
(Artigo 146.o do Regulamento Financeiro)
1. As contas de resultados da execução orçamental incluem:
a)
Informações sobre as receitas, nomeadamente:
i)
a evolução das previsões do orçamento em termos de receitas,
ii)
a execução do orçamento em termos de receitas,
iii)
a evolução dos créditos apurados;
b)
Informações relativas à evolução da totalidade das dotações de autorização e de pagamento disponíveis;
c)
Informações relativas à utilização da totalidade das dotações de autorização e de pagamento disponíveis;
d)
Informações relativas às autorizações por liquidar, transitadas do exercício precedente ou concedidas durante o exercício.
2. No que se refere às informações em matéria de receitas, é igualmente incluído um mapa que indica, por Estado-Membro, a discriminação dos montantes por cobrar no final do exercício, correspondentes a recursos próprios cobertos por uma ordem de cobrança.
Artigo 234.o
Modalidades de transmissão das contas
(Artigo 148.o do Regulamento Financeiro)
As contas provisórias e as contas definitivas referidas nos artigos 147.o e 148.o do Regulamento Financeiro podem ser transmitidas por via eletrónica.
CAPÍTULO 2
Contabilidade
Secção 1
Organização contabilística
Artigo 235.o
Organização contabilística
(Artigo 151.o do Regulamento Financeiro)
1. O contabilista de cada instituição ou organismo referido no artigo 141.o do Regulamento Financeiro elabora e mantém atualizada a documentação que descreve a organização contabilística e respetivos procedimentos contabilísticos.
2. As receitas e despesas orçamentais são registadas, a título de receita ou despesa, corrente ou de capital, no sistema informático referido no artigo 236.o, em função da natureza económica da operação.
Artigo 236.o
Sistemas informáticos
(Artigo 151.o do Regulamento Financeiro)
1. A contabilidade é elaborada através de uma aplicação informática integrada.
2. A organização da contabilidade através de sistemas e subsistemas informáticos requer a descrição completa desses sistemas e subsistemas.
Esta descrição define o conteúdo de todos os campos de dados e precisa a forma como são tratadas as operações individuais pelo sistema. A descrição indica a forma como o sistema garante a existência de uma pista de auditoria completa, relativamente a cada operação, bem como qualquer alteração introduzida nos sistemas e subsistemas informáticos, de modo a tornar possível identificar, em cada momento, a natureza e o autor das alterações.
As descrições dos sistemas e subsistemas informáticos de contabilidade mencionam, se for caso disso, as relações entre estes últimos e o sistema contabilístico central, nomeadamente em matéria de transferência de dados e conciliação dos saldos.
3. O acesso aos sistemas e subsistemas informáticos é reservado às pessoas de uma lista de utilizadores autorizados, que cada instituição mantém atualizada.
Secção 2
Livros contabilísticos
Artigo 237.o
Livros contabilísticos
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
Cada instituição e cada um dos organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro deve possuir um diário, um razão geral e, pelo menos, razões auxiliares para os devedores, credores e imobilizações, salvo se tal não se justificar por considerações relacionadas com os custos/benefícios.
Os livros contabilísticos consistem em documentos informáticos identificados pelo contabilista e oferecendo todas as garantias em matéria de prova.
Os registos no diário são transferidos para as contas do razão, discriminadas de acordo com o plano de contabilidade a que se refere o artigo 212.o.
O diário e o razão geral podem ser discriminados no número de diários e livros auxiliares que a importância e as necessidades o exigirem.
Os lançamentos registados nos diários e livros auxiliares são centralizados, pelo menos mensalmente, no diário e no razão geral.
Artigo 238.o
Balancete geral das contas
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
Cada instituição ou organismo a que se refere o artigo 141.o do Regulamento Financeiro elabora um balancete das contas refletindo todas as contas da contabilidade geral, incluindo as contas saldadas durante o exercício, com a indicação, relativamente a cada uma, do seguinte:
a)
Número da conta;
b)
Sua denominação;
c)
Total dos débitos;
d)
Total dos créditos;
e)
Saldo.
Artigo 239.o
Conciliações contabilísticas
(Artigo 154° do Regulamento Financeiro)
1. Os dados referidos no razão geral são conservados e organizados de maneira a justificar o conteúdo de cada uma das contas incluídas no balancete geral das contas.
2. No que diz respeito ao inventário das imobilizações, aplicam-se as disposições dos artigos 246.o a 253.o.
Secção 3
Registo
Artigo 240.o
Lançamentos contabilísticos
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
1. Os lançamentos são elaborados segundo o método dito «das partidas dobradas», por força do qual qualquer movimento ou variação registado na contabilidade é representado por um lançamento que estabelece uma equivalência entre o que é levado a débito e o que é levado a crédito das diferentes contas afetadas por este registo.
2. A contrapartida em euros de uma transação expressa numa outra moeda deve ser calculada e contabilizada.
As transações em moedas das contas suscetíveis de reavaliação devem ser objeto de reavaliação monetária, pelo menos aquando de cada encerramento contabilístico.
Esta reavaliação é efetuada com base nas taxas de câmbio estabelecidas em conformidade com o artigo 6.o.
A taxa de câmbio a utilizar para a conversão entre o euro e uma outra moeda, com vista à elaboração do balanço reportado a 31 de dezembro do ano N, é a do último dia útil do ano N.
3. As regras contabilísticas da União adotadas nos termos do artigo 152.o do Regulamento Financeiro especificam as regras de conversão e de reavaliação para efeitos da contabilidade segundo a especialização dos exercícios.
Artigo 241.o
Registos contabilísticos
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
Qualquer registo contabilístico deve precisar a origem, o conteúdo e a imputação de cada elemento, bem como as referências do documento comprovativo correspondente.
Artigo 242.o
Registo no diário
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
As operações contabilísticas são registadas no diário, segundo um dos métodos, não mutuamente exclusivos, em seguida indicados:
a)
Diariamente, operação a operação;
b)
Ou por recapitulação mensal dos totais das operações, na condição de serem conservados todos os documentos que permitem verificar estas operações diariamente e operação a operação.
Artigo 243.o
Validação do registo
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
1. O caráter definitivo dos registos no diário e nos razões auxiliares é assegurado por um procedimento de validação, que proíbe qualquer modificação ou supressão desse registo.
2. O mais tardar antes da apresentação das demonstrações financeiras definitivas, é lançado um procedimento de encerramento destinado a bloquear a cronologia e a garantir a inalterabilidade dos registos.
Secção 4
Conciliação e verificação
Artigo 244.o
Conciliação das contas
(Artigo 154.o do Regulamento Financeiro)
1. Os saldos das contas do balancete geral devem ser conciliados periodicamente e, pelo menos, aquando do encerramento anual, com os dados dos sistemas de gestão utilizados pelos gestores orçamentais para a gestão dos elementos patrimoniais e para a alimentação diária do sistema contabilístico.
2. Periodicamente, e pelo menos aquando de cada encerramento contabilístico, o contabilista verifica se os saldos bancários correspondem à realidade e controla, nomeadamente:
a)
Os ativos nos bancos, mediante conciliação dos extratos de conta transmitidos pelas instituições financeiras;
b)
Os fundos em caixa, mediante conciliação com os dados do livro de caixa.
No que diz respeito às contas de imobilizações, este exame efetua-se em conformidade com o artigo 250.o.
3. As contas de ligação interinstitucionais são conciliadas mensalmente.
4. As contas provisórias são abertas e revistas anualmente pelo contabilista. Essas contas estão sob a responsabilidade do gestor orçamental, o qual deve proceder ao seu apuramento o mais rapidamente possível.
Secção 5
Contabilidade orçamental
Artigo 245.o
Conteúdo e movimentação da contabilidade orçamental
(Artigo 156.o do Regulamento Financeiro)
1. A contabilidade orçamental regista, para cada subdivisão do orçamento:
a)
No que diz respeito às despesas:
i)
as dotações aprovadas no orçamento inicial, as dotações inscritas em orçamentos retificativos, as dotações transitadas, as dotações criadas na sequência do recebimento de receitas afetadas, as dotações resultantes de transferências e o montante total das dotações assim disponibilizadas,
ii)
as autorizações e os pagamentos do exercício;
b)
No que diz respeito às receitas:
i)
as previsões inscritas no orçamento inicial, as previsões inscritas nos orçamentos retificativos, as receitas afetadas e o montante total das previsões assim avaliadas,
ii)
os direitos apurados e as cobranças do exercício;
c)
As autorizações por liquidar e as receitas por cobrar de exercícios anteriores.
As dotações de autorização e as dotações de pagamento referidas no primeiro parágrafo, alínea a), são objeto de um registo e acompanhamento distintos.
As autorizações provisionais globais relativas ao Fundo Europeu Agrícola de Garantia (a seguir designado «FEAGA») e os pagamentos correspondentes são igualmente inscritos na contabilidade orçamental.
Estas autorizações são apresentadas relativamente ao conjunto das dotações do FEAGA.
2. A contabilidade orçamental deve permitir um acompanhamento distinto:
a)
Da utilização das dotações transitadas e das dotações do exercício;
b)
Da liquidação das autorizações por liquidar.
No que diz respeito às receitas, os créditos por cobrar de exercícios anteriores são objeto de acompanhamento separado.
3. A contabilidade orçamental pode ser organizada de forma a ser desenvolvida numa contabilidade analítica.
4. A contabilidade orçamental é mantida com base em sistemas informáticos, em livros ou fichas.
CAPÍTULO 3
Inventário do imobilizado
Artigo 246.o
Inventário do imobilizado
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
O sistema de inventário das imobilizações é estabelecido pelo gestor orçamental com a assistência do contabilista. Este sistema de inventário fornece todas as informações necessárias para as escriturações da contabilidade e para a conservação dos elementos do ativo.
Artigo 247.o
Conservação dos bens
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
Cada uma das instituições e organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro adota disposições relativas à conservação dos bens incluídos nos respetivos balanços e determina os serviços administrativos responsáveis pelo sistema de inventário.
Artigo 248.o
Inscrição dos bens no inventário
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
São objeto de inscrição no inventário e de registo nas contas de imobilizações todas as aquisições de bens cujo preço de aquisição ou custo de produção seja superior ao indicado nas regras contabilísticas da União adotadas ao abrigo do artigo 152.o do Regulamento Financeiro, cuja duração de utilização seja superior a um ano e que não tenham o caráter de bens consumíveis.
Artigo 249.o
Conteúdo do inventário dos bens
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
O inventário contém uma descrição adequada do bem e especifica a sua localização ou, no caso dos bens móveis, o serviço ou a pessoa responsável, a data de aquisição e o custo unitário.
Artigo 250.o
Controlos do inventário dos bens móveis
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
Os controlos de inventário efetuados pelas instituições e pelos organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro são executados de forma a garantir a existência física de cada artigo e a sua conformidade com a inscrição no inventário. Este controlo é efetuado no âmbito de um programa anual de verificação, salvo no que diz respeito às imobilizações tangíveis e intangíveis, cujo controlo é efetuado, no mínimo, numa base trienal.
Artigo 251.o
Revenda de ativos tangíveis
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
Os membros, funcionários ou agentes e restante pessoal das instituições e organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro não podem adquirir os bens revendidos por estas instituições e organismos, exceto se os mesmos forem revendidos no âmbito de uma hasta pública.
Artigo 252.o
Procedimento de venda de ativos tangíveis
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
1. As vendas de ativos tangíveis são objeto de uma publicidade local adequada, quando o seu valor de compra unitário for igual ou superior a 8 100 EUR. O período compreendido entre a data de publicação do último anúncio e a conclusão do contrato de venda deve ser, no mínimo, de 14 dias de calendário.
As vendas a que se refere o primeiro parágrafo são objeto de um anúncio de venda publicado no Jornal Oficial da União Europeia, quando o seu valor de compra unitário for igual ou superior a 391 100 EUR. Além disso, pode ser feita publicidade adequada na imprensa dos Estados-Membros. O período compreendido entre a data de publicação do anúncio no Jornal Oficial da União Europeia e a celebração do contrato de venda deve ser, no mínimo, de um mês.
2. Sempre que os custos da publicidade excederem a receita prevista, esta publicidade pode ser dispensada por parte das instituições e dos organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro.
3. As instituições e os organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro procuram sempre obter os melhores preços para a venda de ativos tangíveis.
4. O disposto nos n.os 1, 2 e 3 não é aplicável às vendas entre as instituições da União e os organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento Financeiro.
Artigo 253.o
Procedimento de cessão de ativos tangíveis
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
A cessão, a título oneroso ou gratuito, o abate, a locação e o desaparecimento por perda, roubo ou qualquer outra causa de ativos inventariados, incluindo edifícios, conduz à elaboração de uma declaração ou auto por parte do gestor orçamental.
Da declaração ou auto deve constar em especial a eventualidade de uma obrigação de substituição a cargo de um funcionário ou agente da União ou de qualquer outra pessoa.
As colocações à disposição a título gratuito de bens imóveis ou de grandes instalações devem ser objeto de um contrato e de uma comunicação anual ao Parlamento Europeu e ao Conselho, por ocasião da apresentação do projeto de orçamento.
Os membros, os funcionários ou agentes e restante pessoal das instituições e organismos referidos no artigo 141.o do Regulamento Financeiro não podem ser beneficiários dos ativos inventariados, cedidos a título gratuito ou abatidos.
Artigo 254.o
Inventário e publicidade das vendas nas delegações da União
(Artigo 157.o do Regulamento Financeiro)
1. Os inventários permanentes dos bens móveis que constituem o património da União são mantidos, no que diz respeito às delegações da União, no local. Estes inventários são comunicados regularmente aos serviços centrais, segundo modalidades fixadas por cada instituição.
Os bens móveis em trânsito para as delegações da União são objeto de inscrição numa lista provisória, até à sua reinscrição nos inventários permanentes.
2. A publicidade relativa a vendas de bens móveis das delegações da União é efetuada em conformidade com os usos locais.
PARTE II
DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS
TÍTULO I
INVESTIGAÇÃO
Artigo 255.o
Tipologia das ações
(Artigo 181.o do Regulamento Financeiro)
1. As ações diretas são executadas nas instalações do Centro Comum de Investigação (a seguir designado «CCI») e, em princípio, integralmente financiadas pelo orçamento. O plano de atividades consiste em:
a)
Programas de investigação;
b)
Atividades de investigação exploratória;
c)
Atividades de apoio científico e técnico de natureza institucional.
2. O CCI pode participar em ações indiretas nas condições previstas no artigo 183.o do Regulamento Financeiro.
3. As previsões de créditos referidas no artigo 181.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro são transmitidas ao contabilista com vista ao seu registo.
Artigo 256.o
Regras adicionais aplicáveis ao CCI
(Artigo 183.o do Regulamento Financeiro)
1. As atividades de natureza concorrencial efetuadas pelo CCI consistem em:
a)
Atividades realizadas na sequência de procedimentos de concessão de subvenções ou de adjudicação de contratos públicos;
b)
Atividades por conta de terceiros;
c)
Atividades realizadas ao abrigo de um acordo administrativo com outras instituições ou outros serviços da Comissão, para a prestação de serviços técnico-científicos.
2. Quando as atividades efetuadas pelo CCI por conta de terceiros implicam a celebração de um contrato, o procedimento de adjudicação deste contrato respeita os princípios de transparência e igualdade de tratamento.
3. As previsões de créditos referidas no artigo 183.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro são transmitidas ao contabilista com vista ao seu registo.
TÍTULO II
AÇÕES EXTERNAS
CAPÍTULO 1
Disposições gerais
Artigo 257.o
Ações suscetíveis de ser financiadas
(Artigo 184.o do Regulamento Financeiro)
As dotações relativas às ações referidas no Título IV, Parte II, Capítulo 1 do Regulamento Financeiro podem destinar-se, nomeadamente, a financiar contratos, subvenções, incluindo bonificações de juros, empréstimos especiais, garantia de empréstimos e ações de assistência financeira, assim como apoio orçamental e outras formas específicas de assistência orçamental.
CAPÍTULO II
Apoio orçamental e fundos fiduciários multidoadores
Artigo 258.o
Recurso ao apoio orçamental
(Artigo 186.o do Regulamento Financeiro)
1. Quando previsto nos atos de base relevantes, a Comissão pode recorrer ao apoio orçamental geral ou setorial num país terceiro se estiverem reunidas as seguintes condições:
a)
A gestão das finanças públicas do país parceiro é suficientemente transparente, fiável e eficaz;
b)
O país parceiro aplica políticas nacionais e setoriais suficientemente credíveis e relevantes; e
c)
O país parceiro aplica políticas macroeconómicas orientadas para a estabilidade.
2. As convenções celebradas com o país parceiro devem incluir uma obrigação no sentido de esse país fornecer à Comissão informações fiáveis e atempadas destinadas a permitir a esta última avaliar o cumprimento das condições enumeradas no n.o 1.
Artigo 259.o
Fundos fiduciários da União para as ações externas
(Artigo 187.o do Regulamento Financeiro)
As contribuições de outros doadores são tidas em conta quando recebidas na conta bancária específica do fundo fiduciário e relativamente ao montante em euros resultante da conversão aquando da sua receção nessa conta.
A contribuição da União é transferida em tempo útil, a fim de cobrir os compromissos jurídicos do fundo fiduciário, tendo devidamente em conta os fundos disponibilizados pelos outros doadores.
Os juros cumulados na conta bancária específica do fundo fiduciário são investidos nesse fundo fiduciário, salvo disposição em contrário no ato constitutivo desse fundo.
Todas as operações realizadas sobre a conta bancária referida no terceiro parágrafo ao longo do exercício devem ser corretamente inscritas nas contas do fundo fiduciário.
Os relatórios financeiros sobre as operações realizadas por cada fundo fiduciário são elaborados semestralmente pelo gestor orçamental.
Os fundos fiduciários são objeto de uma auditoria externa independente uma vez por ano.
O conselho de administração do fundo fiduciário aprova o seu relatório anual elaborado pelo gestor orçamental, juntamente com as contas anuais elaboradas pelo contabilista. Esses relatórios acompanham o relatório anual do gestor orçamental delegado e são apresentados ao Parlamento Europeu e ao Conselho no âmbito do procedimento de quitação da Comissão.
As regras relativas à composição do conselho de administração e o seu regulamento interno são estabelecidos no ato constitutivo do fundo fiduciário, adotado pela Comissão e aplicado pelos doadores. Estas regras garantem uma representação equitativa dos doadores e preveem a necessidade de obter um voto positivo por parte da Comissão relativamente à decisão final sobre a utilização dos fundos.
CAPÍTULO III
Contratos públicos
Artigo 260.o
Arrendamento de imóveis
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
Os contratos de arrendamento de edifícios já construídos aquando da sua assinatura são os únicos contratos imobiliários que podem ser financiados por dotações operacionais destinadas a ações externas. Estes contratos são objeto da publicação prevista no artigo 124.o.
Artigo 261.o
Definições
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. Os contratos de serviços incluem contratos de estudos e de assistência técnica.
Trata-se de um contrato de estudos se o contrato de serviços celebrado entre um prestador de serviços e a entidade adjudicante incidir, entre outros, sobre a identificação e preparação de projetos, estudos de viabilidade, económicos, de mercado e técnicos, bem como avaliações e auditorias.
Trata-se de um contrato de assistência técnica se o prestador do serviço for encarregado de exercer uma função de aconselhamento ou se for chamado a assegurar a direção ou supervisão de um projeto ou a colocar à disposição os peritos especificados no contrato.
2. Sempre que um país terceiro disponha, nos seus serviços ou entidades com participação pública, de pessoal de gestão qualificado, os contratos podem ser executados diretamente por esses serviços ou entidades em administração direta.
Artigo 262.o
Disposições específicas relativas aos limiares e modalidades de adjudicação de contratos externos
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. O disposto nos artigos 123.o a 126.o, à exceção das definições, no artigo 127.o, n.os 3 e 4, nos artigos 128.o, 134.o a 137.o, no artigo 139.o, n.os 3 a 6, no artigo 148.o, n.o 4, no artigo 151.o, n.o 2, nos artigos 152.o a 158.o, 160.o e 164.o do presente regulamento não é aplicável aos contratos celebrados pelas entidades adjudicantes referidas no artigo 190.o, n.o 2, do Regulamento Financeiro ou por sua conta.
A aplicação das disposições relativas aos contratos, abrangidas pelo presente capítulo, é objeto de uma decisão da Comissão, que prevê controlos adequados a aplicar pelo gestor orçamental competente sempre que a Comissão não seja a entidade adjudicante.
2. Em caso de não observância dos procedimentos previstos nas disposições referidas no n.o 1, as despesas relativas às operações em causa não são elegíveis para financiamento da União.
3. O presente capítulo não se aplica às entidades adjudicantes referidas no artigo 190.o, n.o 2, alínea b), do Regulamento Financeiro se, na sequência dos controlos referidos no artigo 61.o do referido regulamento, a Comissão as tiver autorizado a utilizar os seus próprios procedimentos de adjudicação de contratos.
Artigo 263.o
Publicidade e não-discriminação
(Artigos 190.o e 191.o do Regulamento Financeiro)
1. A Comissão toma medidas específicas para assegurar, em igualdade de condições, uma participação tão alargada quanto possível nos concursos para a adjudicação de contratos financiados pela União. Para o efeito, vela nomeadamente por:
a)
Assegurar, de forma adequada, a publicação, dentro de prazos satisfatórios, dos anúncios de informação prévia, de concurso e de adjudicação;
b)
Eliminar qualquer prática discriminatória ou especificação técnica suscetível de entravar uma participação alargada, em igualdade de condições, de todas as pessoas singulares e coletivas referidas no artigo 182.o do Regulamento Financeiro.
2. O disposto no artigo 265.o, n.o 5, no artigo 267.o, n.o 3, e no artigo 269.o, n.o 4, não prejudica o recurso à adjudicação em linha.
Artigo 264.o
Medidas de publicidade
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. O anúncio de informação prévia de concursos internacionais deve ser enviado ao Serviço das Publicações o mais rapidamente possível, no caso dos contratos de fornecimentos e de serviços, e o mais rapidamente possível após a decisão que autoriza o programa, no caso de contratos de obras.
2. Para efeitos do presente capítulo, o anúncio de concurso é publicado:
a)
Pelo menos no Jornal Oficial da União Europeia e na Internet, no que se refere aos concursos internacionais;
b)
Pelo menos no Jornal Oficial do Estado beneficiário ou em qualquer meio de comunicação social equivalente no que se refere aos concursos locais.
No caso de o anúncio de concurso ser também objeto de publicação local, deve ser idêntico ao publicado no Jornal Oficial da União Europeia e na Internet e deve ser publicado simultaneamente. A Comissão assegura a publicação no Jornal Oficial da União Europeia e na Internet. A eventual publicação local é assegurada pelas entidades referidas no artigo 190.o, n.o 2, alínea b), do Regulamento Financeiro.
3. O anúncio de adjudicação é enviado após a assinatura do contrato, exceto quando necessário em relação aos contratos declarados secretos, ou quando a sua execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança, quando a proteção dos interesses essenciais da União Europeia ou do beneficiário assim o exigirem, ou quando a publicação desse anúncio é considerada inadequada.
Artigo 265.o
Limiares e procedimentos de adjudicação no âmbito de contratos de serviços
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. No caso de contratos de serviços, os limiares e procedimentos referidos no artigo 190.o do Regulamento Financeiro são fixados da seguinte forma:
a)
Contratos de valor igual ou superior a 300 000 EUR:
i)
concurso limitado internacional na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea a),
ii)
concurso público internacional na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea a);
b)
Contratos de valor inferior a 300 000 EUR: procedimento por negociação concorrencial na aceção do presente artigo, n.o 3, ou contrato-quadro.
Os contratos com um valor inferior ou igual a 20 000 EUR podem ser adjudicados com base numa só proposta.
Os pagamentos efetuados relativamente a despesas de montante igual ou inferior a 2 500 EUR podem basear-se simplesmente na liquidação de faturas, sem aceitação prévia de uma proposta.
2. No caso de um concurso limitado internacional a que se refere o n.o 1, alínea a), o anúncio de concurso indica o número de candidatos convidados a apresentar uma proposta. Em relação aos contratos de serviços, devem ser convidados pelo menos quatro candidatos. O número de candidatos admitidos a apresentar uma proposta deve ser suficiente para assegurar uma concorrência efetiva.
A lista dos candidatos selecionados é publicada no sítio Internet da Comissão.
Se o número de candidatos que satisfazem os critérios de seleção ou os níveis mínimos de capacidade for inferior ao número mínimo, a entidade adjudicante só pode convidar a apresentar uma proposta os candidatos que satisfazem os critérios para a apresentação de uma proposta.
3. No caso do procedimento por negociação referido no n.o 1, alínea b), a entidade adjudicante elabora uma lista composta, no mínimo, por três proponentes da sua escolha. O procedimento implica um concurso limitado, sem publicação de anúncio, e é designado procedimento por negociação concorrencial, não sendo abrangido pelo artigo 129.o.
Num procedimento por negociação concorrencial, os proponentes podem ser escolhidos entre uma lista de fornecedores, objeto de publicidade adequada, a que se refere o artigo 136.o, n.o 1, alínea b). Essa lista é elaborada na sequência de um convite à manifestação de interesse e não deve ser válida por um período superior a cinco anos a contar da data do anúncio. A lista pode incluir sublistas. Qualquer interessado pode apresentar a sua candidatura a qualquer momento durante o prazo de validade da lista, exceto nos três últimos meses desse período. Aquando da adjudicação de um contrato, a entidade adjudicante convida todos os fornecedores inscritos na lista ou sublista pertinente a apresentar uma proposta.
A abertura e a avaliação das propostas são efetuadas por uma comissão de avaliação dotada das competências técnicas e administrativas necessárias. Os membros da comissão de avaliação devem assinar uma declaração de imparcialidade.
Se, após consulta dos proponentes, a entidade adjudicante receber apenas uma proposta que seja administrativa e tecnicamente válida, o contrato pode ser adjudicado desde que os critérios de adjudicação estejam reunidos.
4. No que respeita aos serviços jurídicos em conformidade com a nomenclatura CPV, as entidades adjudicantes podem recorrer ao procedimento por negociação concorrencial, independentemente do montante estimado do contrato.
5. As propostas devem ser enviadas em sobrescrito duplo, isto é, numa embalagem ou sobrescrito exterior, que contém dois sobrescritos distintos e selados, que contêm as menções: Sobrescrito A «Proposta técnica» e Sobrescrito B «Proposta financeira». No sobrescrito exterior indicar-se-á:
a)
O endereço mencionado para a entrega das propostas nos documentos dos convites à apresentação de propostas;
b)
A referência ao concurso a que o proponente se candidata;
c)
Se relevante, os números dos lotes para os quais é apresentada uma proposta;
d)
A referência «Não abrir antes da sessão de abertura das propostas», na língua dos documentos dos convites à apresentação de propostas.
Caso os documentos dos convites à apresentação de propostas preveja a realização de entrevistas, a comissão de avaliação pode reunir com os principais elementos da equipa de peritos apresentada por cada proponente das propostas tecnicamente aceitáveis, depois de ter elaborado as suas conclusões provisórias escritas e antes de encerrar definitivamente a avaliação das propostas técnicas. Nestes casos, os peritos, de preferência coletivamente, se se tratar de uma equipa, serão entrevistados pela comissão de avaliação, em intervalos de tempo suficientemente próximos para permitir comparações. As entrevistas são realizadas com base num perfil de entrevista previamente acordado pela comissão de seleção e aplicado aos diferentes peritos ou equipas convocadas. O dia e hora da entrevista devem ser comunicados aos proponentes com uma antecedência mínima de dez dias de calendário. Em caso de força maior que impeça o proponente de comparecer à entrevista, é-lhe enviada uma nova convocatória.
6. Os critérios de adjudicação do contrato devem permitir identificar a proposta economicamente mais vantajosa.
A escolha da proposta economicamente mais vantajosa resulta de uma ponderação entre a qualidade técnica e o preço das propostas, segundo uma chave de repartição 80/20. Para o efeito:
a)
Os pontos atribuídos às propostas técnicas são multiplicados por um coeficiente de 0,80;
b)
Os pontos atribuídos às propostas financeiras são multiplicados por um coeficiente de 0,20.
Artigo 266.o
Recurso ao procedimento por negociação no âmbito de contratos de serviços
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. No caso dos contratos de serviços, as entidades adjudicantes podem recorrer a um procedimento por negociação com base numa única proposta, nos seguintes casos:
a)
Quando a urgência imperiosa, resultante de acontecimentos imprevisíveis para as entidades adjudicantes em questão e que a elas não possam de modo algum ser imputados, não for compatível com os prazos exigidos pelos procedimentos referidos no artigo 104.o, n.o 1, alíneas a), b) e c), do Regulamento Financeiro;
b)
Quando as prestações forem confiadas a organismos públicos ou a instituições ou associações sem fins lucrativos e tenham por objeto ações de caráter institucional ou de assistência a populações no domínio social;
c)
No caso das prestações decorrentes de prolongamentos de serviços já iniciados, nas condições previstas no n.o 2;
d)
Nos casos em que um concurso ou a tentativa de recorrer a um contrato-quadro se saldou por um fracasso, ou seja, quando não foi apresentada qualquer proposta suficientemente meritória a nível qualitativo e/ou financeiro para ser aprovada, a entidade abjudicante pode, depois de anular o concurso, encetar negociações com o ou os proponentes da sua escolha, de entre aqueles que participaram no convite à apresentação de propostas, desde que as condições iniciais do contrato não sejam substancialmente alteradas;
e)
Quando o contrato em causa surge na sequência de um concurso para trabalhos de conceção e deve, em conformidade com as regras aplicáveis, ser adjudicado ao vencedor ou vencedores do concurso, todos estes candidatos devem ser convidados a participar nas negociações;
f)
Quando, por razões técnicas ou atinentes à proteção de direitos de exclusividade, o contrato só pode ser adjudicado a um determinado prestador de serviços;
g)
Quando os contratos forem declarados secretos, nos casos em que a sua execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança ou quando a proteção dos interesses essenciais da União ou do país beneficiário assim o exigir;
h)
No caso de dever ser celebrado um novo contrato após a rescisão antecipada de um contrato existente.
Para efeitos do presente número, primeiro parágrafo, alínea a), as intervenções no âmbito das situações de crise referidas no artigo 190.o, n.o 2, são equiparadas a situações de urgência imperiosa. O gestor orçamental delegado, se for caso disso, em concertação com os restantes gestores orçamentais delegados implicados, constata a situação de urgência imperiosa e reexamina regularmente a sua decisão à luz do princípio da boa gestão financeira.
As atividades de natureza institucional referidas no primeiro parágrafo, alínea b), incluem serviços diretamente ligados à missão estatutária dos organismos públicos.
2. As prestações a título de prolongamento dos serviços referidos no n.o 1, alínea c), são as seguintes:
a)
Prestações complementares que não constam do contrato principal mas que, na sequência de circunstâncias imprevistas, se revelam necessárias para a execução do contrato, desde que a prestação complementar não possa ser técnica ou economicamente separada do contrato principal sem causar grandes inconvenientes à entidade adjudicante e que o montante cumulado das prestações complementares não exceda 50 % do valor do contrato principal;
b)
Prestações adicionais que consistem na repetição de serviços similares confiados ao prestador adjudicatário do primeiro contrato, desde que:
i)
a primeira prestação tenha sido objeto de publicação de um anúncio de concurso e a possibilidade de recorrer ao procedimento por negociação no que respeita às novas prestações no âmbito do projeto, assim como o seu custo estimado, tenham sido claramente indicados no anúncio do concurso publicado relativamente à primeira prestação,
ii)
só seja possível uma extensão do contrato por um valor e um período não superiores ao valor e à duração do contrato inicial.
Artigo 267.o
Limiares e procedimentos de adjudicação no âmbito de contratos de fornecimentos
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. No caso de contratos de fornecimentos, os limiares e procedimentos referidos no artigo 190.o do Regulamento Financeiro são fixados da seguinte forma:
a)
Contratos de valor igual ou superior a 300 000 EUR: concurso público internacional na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea a);
b)
Contratos de valor inferior a 300 000 EUR: contrato-quadro ou:
i)
contratos de valor igual ou superior a 100 000 EUR, mas inferior a 300 000 EUR: concurso público local na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea b);
ii)
contratos de valor inferior a 100 000 EUR: procedimento por negociação concorrencial, nos termos do n.o 2;
c)
Os pagamentos efetuados relativamente a despesas de montante igual ou inferior a 2 500 EUR podem basear-se simplesmente na liquidação de faturas, sem aceitação prévia de uma proposta.
Os contratos com um valor inferior ou igual a 20 000 EUR podem ser adjudicados com base numa só proposta.
2. No caso do procedimento por negociação referido no presente artigo, n.o 1, alínea b), subalínea ii), a entidade adjudicante elabora uma lista composta, no mínimo, por três fornecedores da sua escolha. O procedimento implica um concurso limitado, sem publicação de anúncio, e que é designado procedimento por negociação concorrencial, não sendo abrangido pelo artigo 129.o.
A abertura e a avaliação das propostas serão efetuadas por uma comissão de avaliação dotada das competências técnicas e administrativas necessárias. Os membros da comissão de avaliação devem assinar uma declaração de imparcialidade.
Se, após a consulta dos fornecedores, a entidade adjudicante receber apenas uma proposta que seja administrativa e tecnicamente válida, o contrato pode ser adjudicado desde que os critérios de adjudicação estejam reunidos.
3. Cada proposta técnica e financeira deve ser apresentada num sobrescrito único e selado, colocado por sua vez numa embalagem ou sobrescrito exterior, em que é mencionado:
a)
O endereço indicado para a entrega das propostas nos documentos dos convites à apresentação de propostas;
b)
A referência ao concurso a que o proponente se candidata;
c)
Se relevante, os números dos lotes para os quais é apresentada uma proposta;
d)
A referência «Não abrir antes da sessão de abertura das propostas», na língua dos documentos dos convites à apresentação de propostas.
As propostas são abertas em sessão pública pela comissão de avaliação no local e hora fixados nos documentos dos convites à apresentação de propostas. Aquando da abertura pública das propostas, devem ser anunciados os nomes dos proponentes, os preços propostos, a existência da garantia necessária associada à proposta e qualquer outra formalidade que a entidade adjudicante entenda adequada.
4. No caso de um contrato de fornecimentos sem serviço pós-venda, o preço é o único critério de adjudicação.
Caso as propostas relativas a serviços pós-venda ou a formação apresentem uma particular importância, é selecionada quer a proposta de preço mais baixo, quer a proposta economicamente mais vantajosa, tendo em conta a qualidade técnica e o preço do serviço proposto.
Artigo 268.o
Recurso ao procedimento por negociação no âmbito de contratos de fornecimentos
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. Os contratos de fornecimentos podem ser adjudicados mediante procedimento por negociação, com base numa única proposta, nos seguintes casos:
a)
Quando a urgência imperiosa, resultante de acontecimentos imprevisíveis para as entidades adjudicantes em questão e que a elas não possam de modo algum ser imputados, não for compatível com os prazos exigidos pelos procedimentos referidos no artigo 111.o, n.o 1, alíneas a), b) e c), do Regulamento Financeiro;
b)
Quando a natureza ou as características específicas de certos fornecimentos assim o justifiquem, por exemplo, quando a execução do contrato está reservada exclusivamente aos titulares de patentes ou de licenças que regem a sua utilização;
c)
No caso de entregas complementares efetuadas pelo fornecedor inicial e destinadas, quer à renovação parcial de fornecimentos ou instalações de uso corrente, quer à extensão de fornecimentos ou de instalações existentes e quando a mudança de fornecedor obrigaria a entidade abjudicante a adquirir equipamento com características técnicas diferentes, que acarretariam uma incompatibilidade ou dificuldades técnicas de utilização e manutenção desproporcionadas;
d)
Nos casos em que o procedimento de concurso se saldou por um fracasso, ou seja, quando não foi apresentada qualquer proposta suficientemente meritória a nível qualitativo ou financeiro para poder ser aprovada;
e)
Quando os contratos forem declarados secretos, nos casos em que a sua execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança ou quando a proteção dos interesses essenciais da União ou do país beneficiário assim o exigir;
f)
Relativamente a fornecimentos cotados e a compras efetuadas num mercado de matérias-primas;
g)
Relativamente a compras em condições especialmente vantajosas, quer junto de um fornecedor que cesse definitivamente as suas atividades comerciais, quer junto de liquidatários ou administradores de uma falência, de uma concordata de credores ou de um processo da mesma natureza segundo o direito nacional;
h)
No caso de dever ser celebrado um novo contrato após a rescisão antecipada de um contrato existente.
Nos casos referidos no primeiro parágrafo, alínea d), depois de anular o concurso, a entidade adjudicante pode negociar com um ou mais proponentes da sua escolha, de entre aqueles que participaram no convite à apresentação de propostas, desde que as condições iniciais do contrato não sejam substancialmente alteradas.
2. Para efeitos do presente artigo, n.o 1, alínea a), as intervenções no âmbito das situações de crise referidas no artigo 190.o, n.o 2, são equiparadas a situações de urgência imperiosa. O gestor orçamental delegado, se for caso disso, em concertação com os restantes gestores orçamentais delegados implicados, constata a situação de urgência imperiosa e reexamina regularmente a sua decisão à luz do princípio da boa gestão financeira.
Artigo 269.o
Limiares e procedimentos de adjudicação no âmbito de contratos de obras
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. No caso de contratos de obras, os limiares e procedimentos referidos no artigo 190.o do Regulamento Financeiro são fixados da seguinte forma:
a)
Contratos de valor igual ou superior a 5 000 000 EUR:
i)
concurso público internacional na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea a),
ii)
tendo em conta a especificidade de certas obras, concurso limitado internacional na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea a);
b)
Contratos de valor superior a 300 000 EUR, mas inferior a 5 000 000 EUR: concurso público local na aceção do artigo 127.o, n.o 2, e do artigo 264.o, n.o 2, alínea b);
c)
Contratos de valor inferior a 300 000 EUR: procedimento por negociação concorrencial, nos termos do presente artigo, n.o 2.
Os contratos com um valor inferior ou igual a 20 000 EUR podem ser adjudicados com base numa só proposta.
2. No caso do procedimento por negociação referido no presente artigo, n.o 1, alínea c), a entidade adjudicante elabora uma lista composta, no mínimo, por três empreiteiros da sua escolha. O procedimento implica um concurso limitado, sem publicação de anúncio, o que é designado procedimento por negociação concorrencial, não sendo abrangido pelo artigo 129.o.
A abertura e a avaliação das propostas são efetuadas por uma comissão de avaliação dotada das competências técnicas e administrativas necessárias. Os membros da comissão de avaliação devem assinar uma declaração de imparcialidade.
Se, após a consulta dos contratantes, a entidade adjudicante receber apenas uma proposta que seja administrativa e tecnicamente válida, o contrato pode ser adjudicado desde que os critérios de adjudicação estejam reunidos.
3. Os critérios de seleção incidem sobre a capacidade do proponente para executar contratos semelhantes, designadamente por referência a obras executadas nos últimos anos. Uma vez feita a seleção e eliminadas as propostas não conformes, o preço constitui o único critério de adjudicação do contrato.
4. Cada proposta técnica e financeira deve ser apresentada num sobrescrito único e selado, colocado por sua vez numa embalagem ou sobrescrito exterior, em que é mencionado:
a)
O endereço para a entrega das propostas indicado nos documentos do convite à apresentação de propostas;
b)
A referência ao concurso a que o proponente se candidata;
c)
Se relevante, os números dos lotes para os quais é apresentada uma proposta;
d)
A referência «Não abrir antes da sessão de abertura das propostas», na língua dos documentos dos convites à apresentação de propostas.
As propostas são abertas em sessão pública pela comissão de avaliação no local e hora fixados nos documentos dos convites à apresentação de propostas. Aquando da abertura pública das propostas, devem ser anunciados os nomes dos proponentes, os preços propostos, a existência da garantia necessária associada à proposta, e qualquer outra formalidade que a entidade adjudicante entenda adequada.
Artigo 270.o
Recurso ao procedimento por negociação no âmbito de contratos de obras
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. Os contratos de obras podem ser adjudicados mediante o procedimento por negociação, com base numa única proposta, nos seguintes casos:
a)
Quando a urgência imperiosa, resultante de acontecimentos imprevisíveis para as entidades adjudicantes em questão e que a elas não possam de modo algum ser imputados, não for compatível com os prazos exigidos pelos procedimentos referidos no artigo 111.o, n.o 1, alíneas a), b) e c), do Regulamento Financeiro;
b)
Relativamente a obras complementares, que não constem do primeiro contrato celebrado e que se tenham tornado necessárias, na sequência de circunstâncias imprevistas, para a execução da obra, nas condições referidas no n.o 2;
c)
Nos casos em que o procedimento de concurso se saldou por um fracasso, ou seja, quando não foi apresentada qualquer proposta suficientemente meritória a nível qualitativo ou financeiro para poder ser aprovada;
d)
Quando os contratos forem declarados secretos, nos casos em que a sua execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança ou quando a proteção dos interesses essenciais da União ou do país beneficiário assim o exigir;
e)
No caso de dever ser celebrado um novo contrato após a rescisão antecipada de um contrato existente.
Para efeitos do presente número, primeiro parágrafo, alínea a), as intervenções no âmbito das situações de crise referidas no artigo 190.o, n.o 2, são equiparadas a situações de urgência imperiosa. O gestor orçamental delegado, se for caso disso, em concertação com os restantes gestores orçamentais delegados implicados, constata a situação de urgência imperiosa e reexamina regularmente a sua decisão à luz do princípio da boa gestão financeira.
Nos casos referidos no primeiro parágrafo, alínea c), depois de anular o concurso, a entidade adjudicante pode negociar com um ou mais proponentes da sua escolha, de entre aqueles que participaram no convite à apresentação de propostas, desde que as condições iniciais do contrato não sejam substancialmente alteradas.
2. As obras complementares referidas no n.o 1, alínea b), são adjudicadas ao empreiteiro que já executa, desde que:
a)
Essas obras não possam ser técnica ou economicamente dissociadas do contrato principal sem causar grandes inconvenientes à entidade adjudicante;
b)
Essas obras, embora possam ser dissociadas da execução do contrato inicial, sejam estritamente necessárias à sua realização;
c)
O valor total dos contratos adjudicados para a execução de obras complementares não exceda 50 % do valor do contrato principal.
Artigo 271.o
Recurso ao procedimento por negociação no âmbito de contratos sobre imóveis
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
Os contratos sobre imóveis referidos no artigo 260.o podem ser adjudicados mediante procedimento por negociação, na sequência de uma prospeção no mercado local.
Artigo 272.o
Escolha do procedimento de adjudicação no âmbito de contratos mistos
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
No caso de contratos relativos, simultaneamente, a serviços e fornecimentos de bens ou execução de obras, a entidade adjudicante, após acordo prévio da Comissão se esta não for a entidade adjudicante, determina os limiares e procedimentos aplicáveis em função do aspeto predominante, apreciado com base no valor relativo e na importância operacional das diferentes componentes do contrato.
Artigo 273.o
Documentos dos convites à apresentação de propostas
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. Os documentos dos convites à apresentação de propostas referidos no artigo 138.o são elaborados com base nas melhores práticas internacionais e em conformidade com as disposições do presente capítulo, no que se refere às medidas de publicidade e contactos entre a entidade adjudicante e os proponentes.
2. No caso de contratos de serviços, tais documentos incluem:
a)
Instruções aos proponentes, as quais devem estipular, nomeadamente:
i)
o tipo de contrato,
ii)
os critérios de adjudicação e respetiva ponderação,
iii)
a eventualidade de realização de entrevistas, bem como o respetivo calendário,
iv)
eventual autorização de variantes,
v)
a proporção de subcontratação eventualmente autorizada,
vi)
o orçamento máximo disponível para o contrato,
vii)
a moeda em que a proposta deve ser apresentada;
b)
Lista limitada dos candidatos selecionados (indicando a proibição de se associarem entre si);
c)
Condições gerais dos contratos de serviços;
d)
Condições específicas circunstanciando, completando ou derrogando às condições gerais;
e)
Termos de referência, indicando o calendário previsional do projeto e as datas previsionais de disponibilidade dos principais peritos;
f)
Lista de preços (a preencher pelo proponente);
g)
Formulário de apresentação de propostas;
h)
Formulário do contrato;
i)
Formulários de garantias bancárias ou de outras instituições semelhantes, para o pagamento de pré-financiamentos, se for caso disso.
O disposto no primeiro parágrafo, alínea h), não é aplicável aos casos em que, devido a circunstâncias excecionais e devidamente justificadas, o modelo de contrato não possa ser utilizado.
3. No caso de contratos de fornecimentos, tais documentos incluem:
a)
Instruções aos proponentes, as quais devem estipular, nomeadamente:
i)
os critérios de seleção e adjudicação,
ii)
eventual autorização de variantes,
iii)
a moeda em que a proposta deve ser apresentada;
b)
Condições gerais dos contratos de fornecimentos;
c)
Condições específicas circunstanciando, completando ou derrogando às condições gerais;
d)
Anexo técnico, incluindo eventuais planos, especificações técnicas e calendário previsional de execução do contrato;
e)
Lista de preços (a preencher pelo proponente) e ventilação dos preços;
f)
Formulário de apresentação de propostas;
g)
Formulário do contrato;
h)
Se for caso disso, formulários de garantias bancárias ou de outras instituições semelhantes para:
i)
a proposta,
ii)
os pagamentos de pré-financiamentos,
iii)
a boa execução.
O disposto no primeiro parágrafo, alínea g), não é aplicável aos casos em que, devido a circunstâncias excecionais e devidamente justificadas, o modelo de contrato não possa ser utilizado.
4. No caso de contratos de obras, tais documentos incluem:
a)
Instruções aos proponentes, as quais devem estipular, nomeadamente:
i)
os critérios de seleção e adjudicação,
ii)
eventual autorização de variantes
iii)
a moeda em que a proposta deve ser apresentada;
b)
Condições gerais dos contratos de obras;
c)
Condições específicas circunstanciando, completando ou derrogando às condições gerais;
d)
Anexos técnicos, incluindo planos, especificações técnicas e calendário previsional de execução do contrato;
e)
Lista de preços (a preencher pelo proponente) e ventilação dos preços;
f)
Formulário de apresentação de propostas;
g)
Formulário do contrato;
h)
Se for caso disso, formulários de garantias bancárias ou de outras instituições semelhantes para:
i)
a proposta,
ii)
os pagamentos de pré-financiamentos,
iii)
a boa execução.
O disposto no primeiro parágrafo, alínea g), não é aplicável aos casos em que, devido a circunstâncias excecionais e devidamente justificadas, o modelo de contrato não possa ser utilizado.
5. Em caso de contradição entre as condições específicas referidas no n.o 2, alínea d), no n.o 3, alínea c), e no n.o 4, alínea c) e as condições gerais, aplicam-se estas disposições específicas.
6. Caso as entidades adjudicantes exijam a apresentação de certificados emitidos por organismos independentes, que atestem que o operador económico respeita determinadas normas de garantia de qualidade, reportam-se aos sistemas de garantia de qualidade baseados nas normas relevantes europeias ou, se for caso disso, internacionais, certificadas por organismos conformes com as normas internacionais ou europeias em matéria de certificação. As entidades adjudicantes aceitam igualmente outras provas do recurso a medidas equivalentes de garantia da qualidade apresentadas pelos operadores económicos.
Artigo 274.o
Garantias
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. Em derrogação ao artigo 163.o, as garantias prévias são constituídas em euros ou na moeda do contrato a que se referem.
2. A entidade adjudicante pode exigir uma garantia associada à apresentação de propostas, na aceção do presente capítulo, no montante de 1 % a 2 % do valor global do contrato, relativamente a contratos de fornecimentos e obras. Esta garantia coaduna-se com o artigo 163.o. Esta garantia é liberada com a assinatura do contrato. A garantia é retida caso a proposta apresentada até ao prazo fixado para o efeito for posteriormente retirada.
3. A entidade adjudicante pode exigir uma garantia de boa execução, num montante fixado no processo do concurso e que corresponderá a entre 5 % e 10 % do valor total do contrato. Esta garantia é determinada com base em critérios objetivos tais como o tipo e valor de contrato.
Contudo, é exigida uma garantia de boa execução quando são excedidos os seguintes limiares:
a)
345 000 EUR, no caso de contratos de obras;
b)
150 000 EUR no caso de contratos de fornecimentos.
A garantia mantém-se em vigor até à receção definitiva dos fornecimentos e obras. Em caso de execução incorreta do contrato, é retida a totalidade da garantia.
Artigo 275.o
Prazos processuais
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. As propostas devem dar entrada na entidade adjudicante no endereço indicado e o mais tardar na data e hora fixadas no convite à apresentação de propostas. Os prazos de receção das propostas e dos pedidos de participação, fixados pelas entidades adjudicantes, são suficientemente longos para que os interessados disponham de um período razoável e adequado para preparar e entregar as suas propostas.
No caso de contratos de serviços, o prazo mínimo entre a data de envio da carta de convite à apresentação de propostas e a data limite fixada para a receção de propostas é de cinquenta dias. Todavia, em casos urgentes, podem ser autorizados outros prazos.
2. Os proponentes podem apresentar as suas questões por escrito antes da data de receção das propostas. A entidade adjudicante responde às questões dos proponentes antes da data de receção das propostas.
3. Nos concursos limitados internacionais, o prazo mínimo de receção dos pedidos de participação é de trinta dias a contar da data de publicação do anúncio de concurso. O prazo mínimo entre a data de envio da carta de convite à apresentação de propostas e a data-limite fixada para a receção das propostas é de cinquenta dias. Todavia, em certos casos excecionais, podem ser autorizados outros prazos.
4. Nos concursos públicos internacionais, os prazos mínimos de receção das propostas são, a contar da data de envio do anúncio de concurso, respetivamente:
a)
Noventa dias, no caso dos contratos de obras;
b)
Sessenta dias, no caso dos contratos de fornecimentos.
Todavia, em certos casos excecionais, podem ser autorizados outros prazos.
5. Nos concursos públicos locais, os prazos mínimos de receção das propostas são, a contar da data de publicação do anúncio de concurso, respetivamente:
a)
Sessenta dias, no caso dos contratos de obras;
b)
Trinta dias, no caso dos contratos de fornecimentos.
Todavia, em certos casos excecionais, podem ser autorizados outros prazos.
6. Nos procedimentos por negociação concorrencial referidos no artigo 265.o, n.o 1, alínea b), no artigo 267.o, n.o 1, alínea c), e no artigo 269.o, n.o 1, alínea c), deve ser concedido aos candidatos um prazo mínimo de trinta dias a contar da data do envio da carta de convite à apresentação de propostas para a entrega das suas propostas.
7. Os prazos previstos nos n.os 1 a 6 são fixados em dias de calendário.
Artigo 276.o
Comissão de avaliação
(Artigo 190.o do Regulamento Financeiro)
1. Todos os pedidos de participação e propostas declarados conformes são objeto de avaliação e classificados por uma comissão de avaliação, com base nos critérios de exclusão, seleção e adjudicação previamente anunciados. Esta comissão será composta por um número ímpar de membros, no mínimo três, dotados de todos os conhecimentos técnicos e administrativos necessários para se pronunciarem validamente sobre as propostas.
2. Se a Comissão não for a entidade adjudicante, pode solicitar uma cópia dos documentos dos convites à apresentação de propostas, das propostas, da avaliação das propostas e dos contratos assinados. Pode igualmente participar, na qualidade de observador, na abertura e avaliação das propostas.
3. São eliminadas as propostas que não contenham todos os elementos essenciais exigidos nos documentos dos convites à apresentação de propostas ou que não correspondam às exigências específicas neles estabelecidas.
Contudo, a comissão de avaliação ou a entidade adjudicante pode convidar os candidatos ou os proponentes a completar ou a explicitar os documentos comprovativos apresentados, no respeitante aos critérios de exclusão, de seleção e de adjudicação, num prazo por si fixado e com o devido respeito pelo princípio da igualdade de tratamento.
4. No caso de ofertas anormalmente baixas a que se refere o artigo 151.o, a comissão de avaliação solicita as precisões que considere oportunas em matéria de composição da proposta.
5. A obrigação de constituir uma comissão de avaliação pode ser derrogada relativamente aos procedimentos de valor inferior ou igual a 20 000 EUR.
CAPÍTULO IV
Subvenções
Artigo 277.o
Financiamento integral
(Artigo 192.o do Regulamento Financeiro)
No caso de uma derrogação à obrigação de cofinanciamento, é apresentada uma fundamentação no âmbito da decisão de financiamento.
TÍTULO III
SERVIÇOS E ORGANISMOS EUROPEUS
Artigo 278.o
Serviços e organismos europeus e criação de serviços e organismos complementares
(Artigo 195.o do Regulamento Financeiro)
Os serviços ou organismos a que se refere o artigo 195.o do Regulamento Financeiro são os seguintes:
a)
Serviço das Publicações;
b)
Organismo de Luta Antifraude;
c)
O Serviço Europeu de Seleção de Pessoal e a Escola Europeia de Administração, administrativamente dependente desse serviço;
d)
Serviço de Gestão e Liquidação dos Direitos Individuais;
e)
Serviço de Infraestruturas e Logística em Bruxelas e Serviço de Infraestruturas e Logística no Luxemburgo.
Podem ser criados serviços ou organismos suplementares por uma ou mais instituições, na medida em que tal possa ser justificado por uma análise de custos/benefícios e desde que esteja assegurada a visibilidade da ação da União.
Artigo 279.o
Delegações de poderes das instituições nos serviços e organismos europeus interinstitucionais
(Artigos 195.o e 199.o do Regulamento Financeiro)
Cada instituição é responsável pelas suas autorizações orçamentais. As instituições podem delegar no diretor do serviço ou organismo europeu interinstitucional em questão todos os atos subsequentes, nomeadamente a assunção de compromissos jurídicos, a liquidação das despesas, a autorização de pagamentos e a cobrança de receitas, e fixam os limites e condições dessa delegação de poderes.
Artigo 280.o
Disposições específicas do Serviço das Publicações
(Artigos 195.o e 199.o do Regulamento Financeiro)
No que se refere ao Serviço das Publicações, cada instituição decide da sua política de publicações. Em conformidade com o artigo 21.o do Regulamento Financeiro, a receita líquida da venda das publicações é utilizada como receita afetada pela instituição autora dessas publicações.
Artigo 281.o
Delegação de determinadas funções pelo contabilista
(Artigo 196.o do Regulamento Financeiro)
O contabilista da Comissão, sob proposta do comité de direção do serviço ou organismo em questão, pode delegar num agente do referido serviço ou organismo algumas das suas funções relativas à cobrança das receitas e ao pagamento das despesas efetuadas diretamente pelo serviço ou organismo em questão.
Artigo 282.o
Tesouraria - Contas bancárias
(Artigo 196.o do Regulamento Financeiro)
Em razão das necessidades de tesouraria próprias de um serviço ou organismo interinstitucional, a Comissão pode abrir contas bancárias ou contas postais à ordem em seu nome, sob proposta do comité de direção. O saldo anual de tesouraria é conciliado e liquidado no final do exercício, entre o serviço ou organismo em questão e a Comissão.
TÍTULO IV
DOTAÇÕES ADMINISTRATIVAS
Artigo 283.o
Disposições gerais
(Artigo 201.o do Regulamento Financeiro)
As dotações administrativas cobertas pelo presente título são definidas no artigo 41.o do Regulamento Financeiro.
As autorizações orçamentais correspondentes a dotações administrativas de um tipo comum a vários títulos e que são geridas globalmente podem ser registadas globalmente na contabilidade orçamental na sequência da classificação sumária por tipo, tal como definida no artigo 25.o.
As despesas correspondentes são inscritas nas rubricas orçamentais de cada título segundo a mesma distribuição que as dotações.
Artigo 284.o
Garantias locativas
(Artigo 201.o do Regulamento Financeiro)
As garantias locativas oferecidas pelas instituições assumem a forma de uma garantia bancária ou depósito numa conta bancária bloqueada em nome dessas instituições e do senhorio, garantia essa constituída em euros, salvo em casos devidamente justificados.
No entanto, caso não seja possível recorrer a nenhuma dessas formas de garantias locativas em relação a transações em países terceiros, o gestor orçamental competente pode aceitar outras formas, desde que estas assegurem uma proteção equivalente dos interesses financeiros da União.
Artigo 285.o
Adiantamentos ao pessoal e aos membros das instituições
(Artigo 201.o do Regulamento Financeiro)
Podem ser pagos ao pessoal, bem como aos membros das instituições, adiantamentos nas condições previstas no Estatuto.
Artigo 286.o
Operações imobiliárias
(Artigo 203.o do Regulamento Financeiro)
1. As despesas referidas no artigo 203.o, n.o 3, alínea a), do Regulamento Financeiro incluem os custos relacionados com o equipamento do imóvel, mas não englobam os encargos.
2. O procedimento de informação atempada previsto no artigo 203.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro e o procedimento de aprovação prévia, previsto no artigo 203.o, n.o 5, do referido regulamento, não são aplicáveis à aquisição de terrenos a título gracioso ou por um preço simbólico.
3. O procedimento de informação atempada e o procedimento de aprovação prévia estabelecidos no artigo 203.o, n.os 3 a 7, do Regulamento Financeiro não se aplicam a imóveis residenciais. O Parlamento Europeu e o Conselho podem solicitar à instituição competente qualquer informação relativa a imóveis residenciais.
4. Em casos excecionais ou em circunstâncias de urgência política, a informação atempada a que se refere o artigo 203.o, n.o 4, do Regulamento Financeiro sobre os projetos imobiliários relativos às delegações da União ou aos serviços e organismos em países terceiros pode ser apresentada em conjunto com o projeto imobiliário nos termos do artigo 203.o, n.o 5, do Regulamento Financeiro. Nesse caso, os procedimentos de informação atempada e aprovação prévia são realizados logo que possível.
5. O procedimento de aprovação prévia estabelecido no artigo 203.o, n.os 5 e 6, do Regulamento Financeiro não é aplicável aos contratos ou estudos preparatórios necessários para avaliar de forma pormenorizada os custos e o financiamento do projeto imobiliário.
6. Os limiares de 750 000 EUR ou 3 000 000 EUR referidos no artigo 203.o, n.o 7, subalíneas ii), iii) e iv), do Regulamento Financeiro devem incluir os custos de equipamento do imóvel. Em relação aos contratos de arrendamento e usufruto, tais limiares tomam em consideração os custos de equipamento do imóvel, mas não os demais encargos.
7. Um ano após a data de aplicação do Regulamento Financeiro, a Comissão elabora um relatório sobre a aplicação dos procedimentos previstos no artigo 203.o, n.os 3 a 8, do Regulamento Financeiro.
TÍTULO V
PERITOS
Artigo 287.o
Peritos externos remunerados
(Artigo 204.o do Regulamento Financeiro)
1. Quando os valores forem inferiores aos limiares previstos no artigo 170.o, n.o 1, podem ser selecionados peritos externos remunerados, segundo o procedimento estabelecido no n.o 2.
2. Um convite à manifestação de interesse é publicado no Jornal Oficial da União Europeia ou, sempre que for necessário assegurar uma publicidade entre os candidatos potenciais, no sítio Internet da instituição em causa.
O convite à manifestação de interesse deve incluir uma descrição das tarefas, a sua duração e as condições de remuneração estabelecidas. Estas condições podem basear-se em preços unitários.
Uma lista de peritos é elaborada na sequência do convite à manifestação de interesse. É válida por um período máximo de cinco anos a contar da data da sua publicação ou durante a vigência de um programa plurianual relacionado com as tarefas a executar.
3. Qualquer pessoa singular interessada pode apresentar a sua candidatura a qualquer momento durante o prazo de validade desta lista, exceto nos últimos três meses desse período. Os peritos externos remunerados não são selecionados para executar as tarefas referidas no artigo 204.o do Regulamento Financeiro, caso se encontrem numa das situações de exclusão visadas pelos artigos 106.o e 107.o do Regulamento Financeiro.
4. Todos os contactos com os peritos selecionados, incluindo a celebração de contratos e respetivas alterações, podem ser assegurados através de sistemas de contacto eletrónico criados pela instituição.
Estes sistemas devem cumprir os seguintes requisitos:
a)
O acesso ao sistema e aos documentos por ele transmitidos deve apenas ser facultado às pessoas autorizadas;
b)
A assinatura ou a transmissão eletrónica de um documento através do sistema só pode ser efetuada por pessoas autorizadas;
c)
As pessoas autorizadas devem ser identificadas no âmbito do sistema por vias estabelecidas;
d)
O momento e a data da transação eletrónica devem ser determinados de forma precisa;
e)
Deve ser assegurada a integridade dos documentos;
f)
Deve ser assegurada a disponibilidade dos documentos;
g)
Deve ser mantida a confidencialidade dos documentos, caso necessário;
h)
Deve ser garantida a proteção dos dados pessoais em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
Os dados enviados ou recebidos através desse sistema beneficiam de uma presunção jurídica quanto à integridade dos dados e à exatidão da data e hora de transmissão ou receção dos dados, conforme indicado pelo sistema.
Um documento enviado ou notificado através desse sistema deve ser considerado equivalente a um documento em suporte papel, admissível como elemento de prova em processos judiciais, equiparado a um original e beneficia de presunção jurídica quanto à sua autenticidade e integridade, desde que não contenha quaisquer características dinâmicas suscetíveis de nele introduzir alterações automaticamente.
As assinaturas eletrónicas a que se refere o segundo parágrafo, alínea b), têm um efeito legal equivalente ao das assinaturas manuscritas.
5. A lista de peritos e o objeto das tarefas são publicados anualmente. A remuneração é publicada quando excede 15 000 EUR para a tarefa realizada.
6. O disposto no n.o 5 não é aplicável se a publicação dessas informações apresenta o risco de comprometer os direitos e as liberdades das pessoas em causa, conforme consagrados na Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, ou prejudicar os interesses comerciais dos peritos.
PARTE III
DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS
Artigo 288.o
Disposições transitórias
Os artigos 35.o a 43.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 continuam a ser aplicáveis às autorizações concedidas até 31 de dezembro de 2013. Os artigos 33.o a 44.o do presente regulamento apenas são aplicáveis às autorizações concedidas a partir de 1 de janeiro de 2014.
Se o gestor orçamental competente assim o decidir, na estrita observância dos princípios da igualdade de tratamento e da transparência, o Título VI da primeira parte do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 pode continuar a ser aplicável às convenções de subvenção assinadas e às decisões de subvenção notificadas até 31 de dezembro de 2013 no quadro das autorizações globais incluídas no orçamento de 2012 ou de exercícios anteriores.
Artigo 289.o
Revogação
O Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 é revogado.
As referências ao regulamento revogado entendem-se como feitas ao presente regulamento e devem ler-se em conformidade com o quadro de correspondência que figura no anexo.
Artigo 290.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
É aplicável a partir de 1 de janeiro de 2013.
Todavia, os artigos 216.o a 226.o são aplicáveis a partir de 1 de janeiro de 2014.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 29 de outubro de 2012.