РЕШЕНИЕ (ОВППС) 2015/528 НА СЪВЕТА
от 27 март 2015 година
за създаване на механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите на Европейския съюз с военни последици или последици в областта на отбраната (Athena) и за отмяна на Решение 2011/871/ОВППС
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за Европейския съюз, и по-специално член 26, параграф 2 и член 41, параграф 2 от него,
като има предвид, че:
(1)
На заседанието си в Хелзинки от 10 и 11 декември 1999 г. Европейският съвет постигна специална договореност, че „в доброволното сътрудничество при операциите, водени от Съюза, държавите-членки трябва да бъдат готови до 2003 г. да разположат в срок от 60 дни и да поддържат поне една година военни сили до 50 000-60 000 души, които да могат да извършват целия обем задачи от Питърсбърг“.
(2)
На 17 юни 2002 г. Съветът одобри условията и реда за финансиране на ръководените от Съюза операции по управлението на кризи, които имат военни последици или последици в областта на отбраната.
(3)
В заключенията си от 14 май 2003 г. Съветът потвърди необходимостта от способност за бързо реагиране, особено за хуманитарни и спасителни задачи.
(4)
На заседанието си в Солун от 19 и 20 юни 2003 г. Европейският съвет приветства заключенията от заседанието на Съвета от 19 май 2003 г., които по-специално потвърдиха необходимостта от военна способност за бързо реагиране от страна на Съюза.
(5)
На 22 септември 2003 г. Съветът реши, че Съюзът следва да проявява гъвкавост при администрирането на финансирането на общите разходи за военни операции от всякакъв мащаб, сложност или неотложност, по-специално като създаде най-късно до 1 март 2004 г. постоянен финансов механизъм, който да поеме финансирането на общите разходи за всяка бъдеща военна операция на Съюза.
(6)
На 23 февруари 2004 г. Съветът прие Решение 2004/197/ОВППС (1) за създаване на механизъм за администриране на общите разходи на операциите на Съюза с военни и отбранителни последици. Впоследствие това решение беше изменяно и заменяно неколкократно, като последния път това стана с Решение 2011/871/ОВППС (2).
(7)
Съюзът е в състояние да провежда военни операции за бързо реагиране в съответствие с концепцията, определена от Военния комитет на ЕС. Съюзът е в състояние и да разполага бойни групи в съответствие със съответните концепции, определени от Военния комитет на ЕС.
(8)
Схемата за авансово финансиране е насочена преди всичко към операциите за бързо реагиране.
(9)
Одобрените от Комитета по политика и сигурност (КПС) учения на политическо и военностратегическо равнище на командването, както и структурите за контрол и процедурите относно военните операции на Съюза посредством ученията на Генералния щаб на Съюза допринасят за засилване на цялостната оперативна готовност на Съюза.
(10)
Съветът решава за всеки отделен случай дали дадена операция има военни последици или последици в областта на отбраната по смисъла на член 41, параграф 2 от Договора за Европейския съюз (ДЕС).
(11)
Съгласно член 41, параграф 2, втора алинея от ДЕС държавите-членки, чиито представители в Съвета са направили официална декларация съгласно член 31, параграф 1, втора алинея от него, не се задължават да участват във финансирането на съответните операции с военни последици или последици в областта на отбраната.
(12)
В съответствие с член 5 от Протокол № 22 относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), Дания не участва в изготвянето и изпълнението на решения и действия на Съюза, свързани с въпросите на отбраната. Дания не участва в настоящото решение и поради това не участва във финансирането на механизма.
(13)
Следва да се приемат разпоредби с които да се гарантира, че Athena защитава лицата по отношение на обработката на техните лични данни.
(14)
Съгласно член 43 от Решение 2011/871/ОВППС Съветът преразгледа това решение и постигна съгласие по неговото изменение.
(15)
С цел постигане на яснота Решение 2011/871/ОВППС следва да бъде отменено и заменено с ново решение,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
За целите на настоящото решение:
а)
„участващи държави-членки“ означава държавите - членки на Съюза, с изключение на Дания;
б)
„допринасящи държави“ означава държавите-членки, които допринасят за финансирането на съответната военна операция в съответствие с член 41, параграф 2 от ДЕС, както и трети държави, допринасящи за финансирането на общите разходи по тази операция съгласно споразумения между тях и Съюза;
в)
„операции“ означава операции на Съюза с военни последици или последици в областта на отбраната;
г)
„военни поддържащи операции“ означава операции на Съюза или части от тях, за които е взето решение от Съвета в подкрепа на трета държава или трета организация и които имат военни последици или последици в областта на отбраната, но не са под командването на Генералния щаб на Съюза;
д)
„ден“ означава календарен, а не работен, ден, освен ако не е посочено друго.
ГЛАВА 1
МЕХАНИЗЪМ
Член 2
Създаване на механизма
1. С настоящото се създава механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите.
2. Този механизъм се нарича Athena.
3. Athena действа от името на участващите държави-членки или, по отношение на конкретните операции, от името на допринасящите държави.
Член 3
Юридическа правоспособност
Athena има необходимата юридическа правоспособност да осъществява административно управление на финансирането на операциите на Съюза с военни последици или последици в областта на отбраната, по-специално да притежава банкови сметки, да придобива, притежава или да се разпорежда със собственост, да встъпва в договори или административни договорености и да бъде страна по съдебни производства. Athena е с нестопанска цел.
Член 4
Координиране с трети страни
В степента, необходима за постигане на нейните задачите, и в съответствие с целите и политиките на Съюза Athena координира дейностите си с държавите-членки, с институциите и органите на Съюза и с международни организации.
ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИОННА СТРУКТУРА
Член 5
Управленски органи и персонал
1. Athena се управлява, под ръководството на специален комитет, от:
а)
администратор;
б)
командващ операцията, по отношение на операцията, която командва (наричан по-нататък „командващ операцията“);
в)
счетоводител.
2. Athena използва във възможно най-голяма степен съществуващите административни структури на Съюза. Athena използва персонал, осигурен, при необходимост, от институциите на Съюза или командирован от държавите-членки.
3. Генералният секретар на Съвета може да предостави на администратора и на счетоводителя персонал, необходим за изпълняване на техните функции, като може да направи това въз основа на предложение от участваща държава-членка.
4. Органите и персоналът на Athena се мобилизират според оперативните нужди.
Член 6
Специален комитет
1. Създава се специален комитет, състоящ се от по един представител от всяка участваща държава-членка.
Представители на Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) и Комисията се канят да присъстват на заседанията на специалния комитет, без да участват в гласуването.
2. Athena се ръководи от специалния комитет.
3. Когато специалният комитет обсъжда финансирането на общите разходи по дадена операция:
а)
специалният комитет е съставен от по един представител от всяка допринасяща държава-членка;
б)
представителите на допринасящите трети държави участват в работата на специалния комитет. Те нито участват, нито присъстват при гласуването;
в)
командващият операцията или негов представител участва в работата на специалния комитет, без да участва в гласуването.
4. Председателството на Съвета свиква и председателства заседанията на специалния комитет. Администраторът осигурява секретариата на специалния комитет. Той съставя протокол с резултатите от обсъжданията в комитета. Той не взема участие в гласуването.
5. Счетоводителят участва в работата на специалния комитет при необходимост, без да участва в гласуването.
6. Председателството свиква специалния комитет в рамките най-много на 15 дни по искане на участваща държава-членка, на администратора или на командващия операцията.
7. Администраторът уведомява по подходящ начин специалния комитет относно всяка претенция или спор, засягащ Athena.
8. Специалният комитет приема решения с единодушие на членовете си, като се отчита съставът му, определен в параграфи 1 и 3. Неговите решения са задължителни.
9. Специалният комитет одобрява всички бюджети, като взема предвид съответните референтни суми, и като цяло упражнява правомощията по настоящото решение.
10. Администраторът, командващият операцията и счетоводителят предоставят на специалния комитет информация, както е предвидено в настоящото решение.
11. Текстът на актовете, одобрени от специалния комитет съгласно настоящото решение, се подписва в момента на одобряването им от председателя на специалния комитет и от администратора.
Член 7
Администратор
1. След като уведоми специалния комитет, генералният секретар на Съвета назначава администратор и поне един заместник-администратор за срок от три години.
2. Администраторът изпълнява своите функции от името на Athena.
3. Администраторът:
а)
съставя и представя на специалния комитет всички проектобюджети. Разходната част за всяка операция от проектобюджета се съставя въз основа на предложение от командващия операцията;
б)
приема бюджетите след тяхното одобряване от специалния комитет;
в)
е разпоредител с бюджетните кредити по отношение на приходите, общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, и общите оперативни разходи, направени извън активната фаза на операцията;
г)
по отношение на приходите, изпълнява финансовите споразумения, постигнати с трети лица във връзка с финансирането на общите разходи на военните операции на Съюза;
д)
открива една или повече банкови сметки от името на Athena.
4. Администраторът осигурява спазването на правилата, установени с настоящото решение, и изпълнението на решенията на специалния комитет.
5. На администратора се предоставят правомощия да предприема мерките, които счита за необходими за изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena. Той информира за това специалния комитет.
6. Администраторът координира работата по финансовите въпроси, свързани с военните операции на Съюза. По тези въпроси той е лицето за контакт с националните администрации, а при нужда и с международните организации.
7. Администраторът се отчита пред специалния комитет.
Член 8
Командващ операцията
1. Командващият операцията изпълнява от името на Athena функциите си по финансирането на общите разходи на операцията, която командва.
2. За операцията, която командва, командващият операцията:
а)
изпраща на администратора предложенията си за раздел „Разходи - общи оперативни разходи“ от проектобюджетите;
б)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с общите оперативни разходи и разходите съгласно член 28; упражнява ръководство върху всяко лице, участващо в усвояването на тези бюджетни кредити, включително по отношение на предварителното финансиране; може да възлага договори и да встъпва в договори от името на Athena; открива банкова сметка от името на Athena за операцията, която командва;
в)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с разходите по член 30; упражнява ръководство върху всяко лице, участващо в усвояването на тези бюджетни кредити въз основа на съответните разпоредби от ad hoc административната договореност с трета страна. Той може да възлага и сключва договори от името на третата страна и открива по една банкова сметка за вноската на всяка трета страна.
3. За операцията, която командва, командващият операцията е упълномощен да предприема всички мерки, които счита за нужни за изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
4. Командващият операцията използва счетоводната система и системата за управление на активите, осигурени от Athena, освен в надлежно обосновани случаи, одобрени от специалния комитет по предложение на администратора. Администраторът предварително уведомява специалния комитет, когато смята, че са налице такива случаи.
Член 9
Счетоводител
1. Генералният секретар на Съвета назначава счетоводител и поне един заместник-счетоводител за срок от три години.
2. Счетоводителят изпълнява функциите си от името на Athena.
3. Счетоводителят отговаря за:
а)
правилното извършване на плащанията, събирането на приходите и на установените вземания;
б)
изготвянето на финансовите отчети за Athena за всяка година, а след завършване на всяка операция - на отчетите за нея;
в)
подпомагането на администратора, когато той представя на специалния комитет за одобрение годишните счетоводни отчети или счетоводните отчети за дадена операция;
г)
воденето на счетоводната отчетност на Athena;
д)
определянето на правилата и методите за водене на счетоводството и на сметкоплана;
е)
създаването и утвърждаването на счетоводните системи за приходите и, когато е необходимо, утвърждаването на системите, създадени от разпоредителя с бюджетни кредити, за предоставяне или обосноваване на счетоводна информация;
ж)
съхраняването на оправдателните документи;
з)
управлението на средствата съвместно с администратора.
4. Администраторът и командващият операцията предоставят на счетоводителя цялата информация, необходима за изготвянето на отчетите, които дават точна представа за финансовите активи на Athena и изпълнението на администрирания от Athena бюджет. Те гарантират нейната надеждност.
5. Счетоводителят се отчита пред специалния комитет.
Член 10
Общи разпоредби, приложими за администратора, счетоводителя и персонала на Athena
1. Функциите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна, са взаимно несъвместими.
2. Всеки заместник-администратор действа под ръководството на администратора. Всеки заместник-счетоводител действа под ръководството на счетоводителя.
3. Заместник-администраторът замества администратора при отсъствие на последния. Заместник-счетоводителят замества счетоводителя при отсъствие на последния.
4. При изпълнение на функциите си от името на Athena длъжностните лица и останалите служители на Съюза остават подчинени на приложимите за тях правила и разпоредби.
5. Персоналът, предоставен на Athena от държавите-членки, се подчинява на същите правила като правилата, посочени в решението на Съвета относно правилата, приложими към командированите национални експерти, и на разпоредбите, договорени между техните национални администрации и съответната институция на Съюза или Athena.
6. Преди назначаването си членовете на персонала на Athena трябва да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE/EU SECRET“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка.
7. Администраторът може да преговаря и да встъпва в договорености с държавите-членки или с институциите на Съюза за предварително определяне на онази част от персонала, която при нужда би могла да бъде незабавно предоставена на Athena.
ГЛАВА 3
АДМИНИСТРАТИВНИ ДОГОВОРЕНОСТИ И РАМКОВИ ДОГОВОРИ
Член 11
Административни договорености и рамкови договори
1. С държави-членки, институции и органи на Съюза, трети държави и международни организации могат да бъдат постигани административни договорености с цел да се улесни възлагането на обществени поръчки и/или финансовата страна на взаимното подпомагане при провеждането на операции по икономически най-целесъобразен начин.
2. Тези договорености:
а)
са предмет на консултация със специалния комитет, когато се сключват с държави-членки, институции или органи на Съюза;
б)
се представят за одобрение от специалния комитет, когато се сключват с трети държави или международни организации.
3. Тези договорености се подписват от администратора или, когато е необходимо, от съответния командващ операцията, действащи от името на Athena, и от компетентните административни органи на другите страни, посочени в параграф 1.
4. С цел да се улесни възлагането на обществени поръчки по икономически най-целесъобразен начин могат да се сключват рамкови договори. Преди да бъдат подписани от администратора, тези договори се представят за одобрение на специалния комитет и се предоставят на държавите-членки и на командващите операциите, в случай че поискат да ги използват. Тази разпоредба не налага на държавите-членки задължение да използват или предоставят стоки или услуги въз основа на рамков договор.
Член 12
Постоянни и ad hoc административни договорености относно реда и условията за заплащане на вноските на трети държави
1. В рамките на споразуменията, сключени между Съюза и трети държави, посочени от Съвета като потенциални участници в операциите на Съюза или като участници в определена операция на Съюза, администраторът договаря с тези трети държави съответно постоянни или ad hoc административни договорености. Тези договорености са под формата на размяна на писма между Athena и компетентните административни служби на съответните трети държави, в които се определят условията, необходими за улесняване на бързото заплащане на вноските.
2. До сключване на договореностите по параграф 1 администраторът може да вземе необходимите мерки за улесняване на плащанията от допринасящите трети държави.
3. Администраторът уведомява предварително специалния комитет за предвижданите договорености, посочени в параграф 1, преди подписването им от името на Athena.
4. При предприемането на дадена военна операция от Съюза администраторът изпълнява, за стойността на определените от Съвета вноски, договореностите с третите държави, допринасящи към операцията.
ГЛАВА 4
БАНКОВИ СМЕТКИ
Член 13
Откриване и цел
1. Банковите сметки се откриват в първокласна финансова институция, чието главно управление се намира на територията на държава-членка, под формата на текуща или краткосрочна сметка в евро. В надлежно обосновани случаи и след одобрението на администратора могат да се откриват сметки във финансови институции, чието главно управление е извън територията на държавите-членки.
2. В надлежно обосновани случаи могат да се откриват сметки във валута, различна от евро.
3. Вноските на допринасящите държави се плащат по тези банкови сметки. Тези сметки се използват за плащане на необходимия аванс на командващия операцията за изпълнение на разходите, свързани с общите разноски на военната операция.
4. Вноските по член 28 и член 30 се превеждат съответно в отделни банкови сметки. Те се използват за изпълнение на разходите, чието администриране е възложено на Athena съгласно посоченото в съответните членове.
Член 14
Управление на средствата
1. За всяко плащане от сметката на Athena са необходими едновременно подписите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна.
2. Не се разрешава овърдрафт по тези банкови сметки.
ГЛАВА 5
ОБЩИ РАЗХОДИ
Член 15
Определение за общи разходи и срокове за допускане
1. Общите разходи, изброени в приложение I, са за сметка на Athena, независимо кога са направени. При вписването им в статия от бюджета относно операцията, с която са най-тясно свързани, те се разглеждат като оперативни разходи за съответната операция. В противен случай те се разглеждат като общи разходи, направени във връзка с подготовката на операциите или след тяхното провеждане.
2. Освен това Athena поема общите оперативни разходи, изброени в приложение II, за периода от одобряването на концепцията за управление на кризи за съответната операция до назначаването на командващия операцията. При особени обстоятелства специалният комитет може да промени периода, през който тези разходи се поемат от Athena, след консултация с КПС.
3. По време на активната фаза на дадена операция, която тече от датата на назначаване на командващия операцията до датата, на която щабът на операцията прекрати дейността си, Athena поема следните общи оперативни разходи:
а)
общите разходи, посочени в част А от приложение III;
б)
общите разходи, посочени в част Б от приложение III, ако Съветът вземе решение за това;
в)
общите разходи, посочени в част В от приложение III, по искане на командващия операцията и с одобрение от специалния комитет.
4. По време на активната фаза на дадена военна поддържаща акция, съгласно определеното на Съвета, Athena поема като общи оперативни разходи общите разходи, определени от Съвета за всеки отделен случай съгласно приложение III.
5. Общите оперативни разходи по дадена операция включват и разходите, необходими за нейното окончателно приключване, изброени в приложение IV.
Операцията е окончателно приключена, когато оборудването и инфраструктурата, съвместно финансирани за операцията, са достигнали крайното си местоназначение и средствата от сметките за операцията са били одобрени.
6. Не могат да се считат за общи разходи разноски, направени за покриването на разходи, които във всички случаи биха били поети от една или повече от допринасящите държави, от институция на Съюза или от международна организация, независимо от организирането на дадена операция.
7. Специалният комитет може да вземе решение във всеки отделен случай да признае, с оглед на конкретните обстоятелства, за общи разходи по дадена операция по време на активната фаза определени допълнителни разходи извън посочените в част Б от приложение III.
8. Ако в рамките на специалния комитет не може да се постигне единодушие, той, по инициатива на председателството, може да отнесе този въпрос за разглеждане от Съвета.
Член 16
Учения
1. Общите разходи за ученията на Съюза се финансират чрез Athena, съобразно правила и процедури, подобни на прилагащите се за операциите, за които допринасят всички участващи държави-членки.
2. Тези общи разходи се състоят, първо, от допълнителните разходи за разгърнатите или постоянни щабове и, второ, от допълнителните разходи, направени във връзка с ползването от страна на Съюза на общите активи и възможности на НАТО, предоставени за дадено учение.
3. Общите разходи за ученията не включват разходите, свързани със:
а)
придобиване на трайни материални активи, включително свързаните със сгради, инфраструктура и оборудване;
б)
планирането и подготвителната фаза на ученията, освен ако не са били одобрени от специалния комитет;
в)
транспорта, казармите и настаняването на въоръжените сили.
Член 17
Референтна сума
Всяко решение на Съвета, с което Съветът решава да създаде или да удължи срока на военна операция на Съюза, съдържа референтна сума за общите разходи на тази операция. Администраторът, с подкрепата, по-специално, на военния личен състав на Съюза и, в случай че е встъпил в длъжност - на командващия операцията, преценява сумата, считана за необходима за покриване на общите разходи на операцията за планирания период. Чрез председателството администраторът предлага тази сума на органа на Съвета, отговарящ за разглеждането на проекта за решение. Членовете на специалния комитет се канят на обсъжданията на този орган във връзка с референтната сума.
ГЛАВА 6
БЮДЖЕТ
Член 18
Бюджетни принципи
1. Бюджетът, изготвен в евро, е актът, с който за всяка финансова година се предвиждат и разрешават приходите и разходите, свързани с общите разходи, администрирани от Athena.
2. Всички разходи се свързват с определена операция с изключение, където това е целесъобразно, на разходите, изброени в приложение I.
3. Вписаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която започва да тече на 1 януари и приключва на 31 декември същата година.
4. Бюджетните приходи и разходи трябва да бъдат балансирани.
5. Приходите и разходите, свързани с общите разходи, може да бъдат изпълнени само чрез вписване в съответния бюджетен ред и в рамките на бюджетните кредити, определени в него, освен в случаите съгласно член 34, параграф 5.
Член 19
Годишен бюджет
1. Всяка година администраторът съставя проектобюджет за следващата финансова година с помощта на всеки командващ операция за съответната операция.
2. Проектът включва:
а)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите;
б)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите оперативни разходи за продължаващите или планираните операции, включително, когато е необходимо, за възстановяване на общите разходи, които са били предварително финансирани от дадена държава-членка или трета страна;
в)
временните бюджетни кредити, посочени в член 26;
г)
разчет на приходите, необходими за покриване на разходите.
3. Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания се класифицират в дялове и глави, като разходите се обединяват по вид или цел и, ако е необходимо, се подразделят в статии. В проектобюджета се включват подробни коментари към отделните глави или статии. За всяка операция има отделен дял. Един от дяловете е за общата част на бюджета и включва общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите.
4. Всеки дял може да включва глава, озаглавена „Временни бюджетни кредити“. Тези бюджетни кредити се вписват в тази глава при несигурност, за която има сериозни основания, относно размера на необходимите бюджетни кредити или възможността на изпълнение на вписаните кредити.
5. Приходите се състоят от:
а)
вноски, платими от участващите и допринасящите държави-членки и, когато е целесъобразно, от трети допринасящи държави;
б)
други приходи, подразделени по дялове, включително получените лихви, приходите от продажби и бюджетния излишък от предходната финансова година, след като е бил определен от специалния комитет.
6. Администраторът предлага проектобюджета на специалния комитет най-късно до 31 октомври. Специалният комитет одобрява проектобюджета в срок до 31 декември. Администраторът приема одобрения бюджет и уведомява участващите държави-членки и допринасящите трети държави.
Член 20
Коригиращи бюджети
1. В случай на непреодолими, изключителни или непредвидими обстоятелства, включително когато дадена операция започне в хода на финансовата година, администраторът предлага проект за коригиращ бюджет. Проектът за коригиращ бюджет се изготвя, предлага, одобрява и приема и уведомяването се извършва съгласно процедурата, приложима към годишния бюджет. Специалният комитет го обсъжда, като взема предвид неговата неотложност.
2. Когато този проект за коригиращ бюджет е в резултат на започването на нова операция или на промени в бюджета на текуща операция, администраторът уведомява специалния комитет за общата сума на разходите, предвидени за тази операция. Ако тези разходи съществено надвишават съответната референтна сума, специалният комитет може да поиска от одобрението на Съвета.
3. Проектът за коригиращ бюджет в резултат на започването на нова операция се представя на специалния комитет в срок от 4 месеца след одобряването на референтната сума, освен ако специалният комитет не вземе решение за по-дълъг срок.
Член 21
Трансфери
1. Администраторът, когато е целесъобразно - по предложение на командващия операцията, може да прави трансфери на бюджетни кредити. Доколкото неотложността на ситуацията позволява това, администраторът уведомява специалния комитет за своето намерение най-малко една седмица предварително. Въпреки това предварителното одобрение на специалния комитет е необходимо, когато:
а)
планираният трансфер ще измени общия размер на бюджетните кредити, предвидени за дадена операция;
или
б)
планираните трансфери между главите през съответната финансова година надхвърлят 10 % от бюджетните кредити, вписани в главата, от която се теглят кредитите, според указаното в приетия бюджет за съответната финансова година, на датата, на която е направено предложението за трансфер.
2. Когато командващият операцията счете това за необходимо за правилното протичане на операцията, в трите месеца след датата на започване на операцията той може да прави трансфери на бюджетни кредити, предназначени за операцията, между статиите и между главите от раздела „Общи оперативни разходи“ на бюджета. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
Член 22
Пренасяне на бюджетни кредити
1. По принцип бюджетните кредити, предназначени за покриване на общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не са усвоени, се отменят в края на финансовата година, освен ако в параграф 2 не е предвидено друго.
2. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на разходите за съхраняване на материалите и оборудването, администрирани от Athena, могат да бъдат пренесени веднъж към следващата финансова година, ако до 31 декември на текущата финансова година е бил поет ангажимент в този смисъл. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи, могат да бъдат пренесени, ако са необходими за операция, която не е напълно приключена.
3. До 15 февруари администраторът представя на специалния комитет предложения за пренасяне на бюджетни кредити, за които не са поети задължения от предходната финансова година. Тези предложения се смятат за одобрени, освен ако специалният комитет не реши друго до 15 март.
4. Бюджетните кредити за поети задължения от предишната финансова година се пренасят, а администраторът уведомява специалния комитет за това до 15 февруари.
Член 23
Предварително изпълнение
След приемане на годишния бюджет бюджетните кредити могат да се използват за покриване на задълженията и плащанията, доколкото това е оперативно необходимо.
ГЛАВА 7
ВНОСКИ И ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА СУМИ
Член 24
Определяне на вноските
1. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не се покриват от различните приходи, се финансират от вноски на участващите държави-членки.
2. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се покриват от вноски на допринасящите държави.
3. Вноските, платими от допринасящите държави-членки за дадена операция, са равни на сумата на бюджетните кредити за плащания, вписани в бюджета и предназначени за покриване на общите оперативни разходи за съответната операция, след приспадане на вноските, платими за същата операция от допринасящите трети държави съгласно член 12.
4. Разбивката на вноските между държавите-членки, от които се изисква участие под формата на вноски, се определя съгласно размера на брутния национален продукт, определен в член 41, параграф 2 ДЕС, и в съответствие с Решение 2014/335/ЕС, Евратом на Съвета (3), или всяко друго решение на Съвета, което го заменя.
5. Данните за изчисляване на вноските са данните, вписани в колоната „собствени ресурси на база БНД“ от таблицата „Резюме на финансирането от общия бюджет по вид на собствените ресурси и по държава-членка“, приложена към последния общ бюджет, приет от Съюза. Вноската на всяка държава-членка, която дължи такава, е пропорционална на дела на брутния национален доход (БНД) на тази държава-членка в общия сбор от БНД на държавите-членки, които дължат вноски.
Член 25
График за плащане на вноските
1. Когато Съветът е приел референтна сума за военна операция на Съюза, допринасящите държави-членки плащат своите вноски в размер на 30 % от референтната сума, освен ако Съветът не вземе решение за друг размер. Администраторът отправя покани за вноски в зависимост от оперативните нужди за операцията до договореното равнище.
2. По предложение на администратора специалният комитет може да реши, че преди приемането на коригиращ бюджет за операцията ще бъдат поискани допълнителни вноски. Специалният комитет може да реши да отнесе въпроса до компетентните подготвителни органи на Съвета.
3. Когато за определена операция е приет коригиращ бюджет, държавите-членки заплащат остатъка от вноските, които дължат за тази операция съгласно член 24. Въпреки това, когато се предвижда операцията да продължи повече от шест месеца в рамките на една финансова година, остатъкът от дължимите суми се изплаща на два транша. В този случай първият транш се плаща в срок от 60 дни след началото на операцията; вторият транш се плаща в срок, определен от специалния комитет по предложение на администратора, като се отчитат оперативните нужди. Специалният комитет може да се отклони от разпоредбите на настоящия параграф.
4. Администраторът отправя съответните покани за вноски с писмо до националните администрации, чиито данни са му били съобщени, при:
а)
одобрението на проектобюджета за финансовата година от специалния комитет съгласно член 19. Първата покана за вноски покрива оперативните нужди за осем месеца. Втората покана за вноски покрива салдото от вноските, като се взема предвид салдото на бюджетния излишък от предходната година, ако специалният комитет е взел решение това салдо да бъде включено в бюджета за текущата година, след като е било получено одитното становище;
б)
приемането на референтната сума съгласно предвиденото в член 25, параграф 1, или
в)
одобрението на коригиращ бюджет съгласно предвиденото в член 20.
5. Без да се засягат останалите разпоредби на настоящото решение, вноските се плащат в 30-дневен срок след отправянето на съответната покана за вноски, с изключение на първата покана за вноски в бюджета за нова финансова година, когато срокът за плащане е 40 дни след отправянето на съответната покана за вноски.
6. След като проектът на общия бюджет бъде представен на специалния комитет за държавите-членки с бюджетни и финансови процедури, които не позволяват плащане на вноските им в установения срок, администраторът може да издаде на съответната държава предварителна покана за вноски преди края на текущата финансова година като предварително плащане по поканата за вноски в бюджета за следващата финансова година.
7. Всяка допринасяща държава заплаща банковите такси, свързани с плащането на нейната вноска.
8. Администраторът потвърждава получаването на вноските.
Член 26
Авансово финансиране
1. При военна операция на Съюза за бързо реагиране допринасящите държави-членки дължат вноски на нивото на референтната сума. Без да се засяга член 25, параграф 3, плащанията се извършват съгласно предвиденото по-долу.
2. За целите на авансовото финансиране на военни операции на Съюза за бързо реагиране участващите държави-членки:
а)
изплащат предсрочно вноските за Athena; или
б)
когато Съветът вземе решение за провеждане на военна операция на Съюза за бързо реагиране, за чието финансиране те допринасят, в петдневен срок след отправянето на поканата плащат вноската си за общите разходи за операцията на равнището на референтната сума, освен ако Съветът не реши друго.
3. За посочените в параграф 2 цели специалният комитет, съставен от по един представител на всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, въвежда временни бюджетни кредити в определен дял от бюджета. Тези временни бюджетни кредити се покриват от вноски, платими от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата за тези вноски.
4. Всички временни бюджетни кредити, посочени в параграф 3 и използвани за определена операция, се попълват в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
5. Без да се засягат разпоредбите на параграф 1, всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, може при определени обстоятелства да упълномощи администратора да използва предсрочно платената от нея вноска за операция, в която тя участва, различна от операция за бързо реагиране. Предсрочно платената вноска се възстановява от съответната държава-членка в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
6. Когато за дадена операция, различна от операция за бързо реагиране, са необходими средства, преди да са получени достатъчно вноски за тази операция:
а)
за покриване на вноските, дължими за дадената операция, могат да се използват до 75 % от предсрочно платените вноски от държавите-членки, които допринасят за финансирането на тази операция, след одобрение от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно. Предсрочно платените вноски се възстановяват от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата;
б)
в случая по буква а) от настоящия параграф вноските, дължими за операцията съгласно член 25, параграф 1 от държавите-членки, които не са платили вноската си предсрочно, се изплащат, след одобрение от съответните държави-членки, в срок от пет дни след отправянето на поканата от администратора.
7. Командващият операцията може да поеме задължение и да изплати предоставените му парични средства, включително съгласно член 34, параграф 3.
8. Всяка държава-членка може да промени избора си като уведоми администратора най-малко три месеца предварително.
9. Лихвите, получени в резултат на авансовото финансиране, се разпределят на годишна база между държавите-членки, които са платили вноската си предсрочно, и се добавят към техните временни бюджетни кредити. Сумите се съобщават на тези държави-членки в рамките на ежегодната процедура по одобрение на бюджета.
Член 27
Възстановяване на предварителното финансиране
1. Всяка държава-членка, трета държава или, в зависимост от случая, международна организация, оправомощена от Съвета да финансира предварително част от общите разходи по дадена операция, може да получи тази сума обратно от Athena, като подаде за целта искане, придружено с необходимите документи и адресирано до администратора, най-късно два месеца след датата на завършване на съответната операция.
2. Искането за възстановяване не може да бъде уважено, ако не е одобрено от командващия операцията, при условие че той все още изпълнява тази длъжност, и от администратора.
3. При одобряване на искането за възстановяване, представено от допринасяща държава, сумата може да се приспадне при следващата покана за вноски, отправена към тази държава от администратора.
4. Ако при одобряването на искането не се планира отправяне на покана за вноски или ако одобреното искане за възстановяване на сума би надхвърлило очаквания размер на вноската, администраторът изплаща подлежащата на възстановяване сума в рамките на 30 дни, като взема предвид паричния поток на Athena и необходимата сума за финансиране на общите разходи по съответната операция.
5. Възстановяването се дължи в съответствие с настоящото решение, дори и операцията да бъде отменена.
6. Възстановяването включва лихвата, получена в резултат на предварителното финансиране.
Член 28
Управление от Athena на разходите, които не се включват в общите разходи
1. По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може да реши да повери на Athena административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция („разходи, поети на национално равнище“), макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка.
2. В решението си специалният комитет може да упълномощи командващия операцията да сключи от името на държавите-членки, участващи в операцията, и когато е необходимо - от името на трети страни, договори за получаването на услугите и стоките, които се финансират чрез разходи, поети на национално равнище.
3. В решението на специалния комитет се определят начините за предварително финансиране на разходите, поети на национално равнище.
4. Athena води счетоводство за поверените ѝ разходи, поети на национално равнище и направени от всяка държава-членка и, когато е целесъобразно - от трети страни. Ежемесечно Athena изпраща на всяка държава-членка и, когато е необходимо - на посочените трети страни, отчет на разходите, поети или направени от нея или от нейния персонал през предходния месец, и отправя покана за осигуряване на необходимите средства за заплащане на тези разходи. Държавите-членки и, когато е необходимо - третите страни, заплащат на Athena поисканите суми в срок от 30 дни след отправяне на поканата за осигуряване на средствата.
Член 29
Управление от Athena на предварителното финансиране и на разходите, които не са включени в общите разходи, за улесняване на първоначалното разгръщане на силите за дадена операция
По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може, ако особени оперативни обстоятелства го изискват, да реши да повери на Athena предварителното финансиране и административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция, макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка, с цел да се улесни първоначалното разгръщане на силите за дадена операция, преди да са потвърдени участващите държави-членки. Управлението на тези разходи се осигурява в рамките на наличните средства и ресурси, като първоначално изразходваните средства не надхвърлят 20 % от референтната сума. В този случай специалният комитет посочва в своето решение условията за предварително финансиране и възстановяване на предварително финансираните разходи от бъдещите участващи държави-членки и трети страни.
Член 30
Управление от Athena на финансовата вноска на трета страна
1. В съответствие с приложимите разпоредби от правната рамка на операцията и след като КПС вземе решение, с което приема изпълнението или управлението на проект от операцията или финансовата вноска на трета страна или държава-членка към разходите, които възникват във връзка с операцията, специалният комитет може да разреши административното управление на финансирането за този проект или на тази финансова вноска да бъде поверено на Athena в рамките на наличните средства и ресурси. Това може да включва проекти, финансирани от Съюза.
2. Разходите, свързани с управлението на вноската, следва да се покриват от самата вноска. Съобразно случая специалният комитет може да реши, че определени разходи, свързани с вноската и с активната фаза на операцията, са допустими като общи разходи.
3. За целите на управлението на вноска от трета страна, Съюза или държава-членка администраторът, след одобрение от специалния комитет, договаря и подписва ad hoc административни договорености с третата страна, Съюза или държавата-членка, в които се определят целта, разходите, които следва да бъдат покрити от вноската, и условията за управлението на вноската, в т.ч. отчетността на командващия операцията пред специалния комитет. Администраторът прави необходимото при управлението на вноската да се спазват ad hoc договореностите и предоставя на съответната страна, направила вноската, цялата информация относно управлението на вноската, като прави това пряко или чрез командващия операцията.
Член 31
Лихви за забава
1. Ако някоя държава не изпълни финансовите си задължения, по аналогия се прилагат правилата на Съюза за лихвите за забава, определени в член 78 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (4) на Европейския парламент и на Съвета, или всеки друг регламент, който може да го замени във връзка с плащането на вноските в бюджета на Съюза.
2. Когато плащането закъснее с не повече от 20 дни, не се начислява лихва. Когато плащането закъснее с повече от 20 дни, лихвите се начисляват за целия период на забавата.
ГЛАВА 8
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА РАЗХОДИТЕ
Член 32
Принципи
1. Предоставените на Athena бюджетни кредити се използват в съответствие с принципите на добро финансово управление, т.е. на икономичност, ефективност и ефикасност.
2. Разпоредителите с бюджетни кредити отговарят за изпълнение на приходите и разходите на Athena в съответствие с принципите на добро финансово управление и за да се гарантира спазването на изискванията за законност и правомерност. За изпълнението на разходите разпоредителите с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходи и разрешават плащания и извършват предварителните действия за изпълнението на бюджетните кредити. Всеки разпоредител с бюджетни кредити може да делегира изпълнението на задълженията си с решение, в което се определя:
а)
персонал, който е на подходящо ниво за подобно делегиране;
б)
обхвата на предоставените правомощия;
в)
възможността оправомощените лица за вторично делегиране на правомощията.
3. Изпълнението на бюджетните кредити се осигурява на принципа на разделяне на функциите на разпоредителя с бюджетни кредити от тези на счетоводителя. Функциите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя са несъвместими помежду си. За всяко плащане от средствата, управлявани от Athena, са необходими едновременно подписите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя.
4. Без да се засяга настоящото решение, когато изпълнението на общите разходи е възложено на държава-членка, институция на Съюза или, ако е необходимо - на международна организация, то тази държава, институция или организация прилага правилата, приложими към изпълнението на нейните собствени разходи. Когато администраторът изпълнява пряко разходите, той спазва правилата, приложими към изпълнението на раздел „Съвет“ от общия бюджет на Съюза.
5. Въпреки това администраторът може да представи на председателството основа за предложение до Съвета или до специалния комитет относно правилата за изпълнение на общите разходи.
6. Специалният комитет може да одобри правила за изпълнение на общите разходи, които се отклоняват от параграф 4.
Член 33
Общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или които не са свързани пряко с конкретна операция
Администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и на общите разходи, които не могат да бъдат свързани пряко с конкретна операция.
Член 34
Общи оперативни разходи
1. Командващият операцията изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи по операцията, която командва. Независимо от това администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи, направени по време на подготвителната фаза на дадена операция, които се изпълняват пряко чрез Athena или са свързани с операцията след края на нейната активна фаза.
2. Сумите, необходими за изпълнение на разходите по дадена операция, се прехвърлят от администратора от банковата сметка на Athena към командващия операцията, по негово искане, в банкова сметка, открита от името на Athena, чиито данни са предоставени от командващия операцията.
3. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, приемането на референтна сума дава правото на администратора и на командващия операцията, всеки в собствената си област на компетентност, да поеме и заплати разходите за съответната операция в размер до дела от референтната сума, одобрен съгласно член 25, параграф 1, освен ако Съветът не вземе решение за по-голям размер на задълженията.
Специалният комитет, въз основа на предложение на администратора или на командващия операцията и като вземе предвид оперативната необходимост и неотложност, може да разреши поемането и - по целесъобразност - плащането на допълнителни разходи. Специалният комитет може да реши да препрати въпроса чрез председателството на компетентните подготвителни органи на Съвета, освен ако оперативните обстоятелства не наложат друго. Настоящата дерогация не се прилага, считано от датата на приемане на бюджета за съответната операция.
4. За периода до приемането на бюджета за дадена операция администраторът и командващият операцията или негов представител докладват на специалния комитет всеки месец, като всеки докладва по засягащите го въпроси във връзка с разходите, които са допустими като общи разходи по тази операция. Специалният комитет, по предложение на администратора, на командващия операцията или на държава-членка, може да дава насоки за изпълнение на разходите през този период.
5. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, в случай на непосредствена опасност за живота на персонала, участващ във военна операция на Съюза, командващият операцията може да изпълни разходите, необходими за запазване живота на членовете на този персонал, които надвишават вписаните в бюджета кредити. Той уведомява за това администратора и специалния комитет възможно най-скоро. В тези случаи администраторът, в тясна връзка с командващия операцията, предлага необходимите прехвърляния за финансиране на непредвидените разходи. Ако не е възможно да се осигури достатъчно финансиране за тези разходи посредством прехвърляне, администраторът предлага коригиращ бюджет.
ГЛАВА 9
КРАЙНО МЕСТОНАЗНАЧЕНИЕ НА СЪВМЕСТНО ФИНАНСИРАНИТЕ ОБОРУДВАНЕ И ИНФРАСТРУКТУРА
Член 35
Оборудване и инфраструктура
1. Администраторът предлага на специалния комитет норма на амортизация за оборудването и останалите активи на всички операции. Командващият операцията може да приложи различна норма на амортизация, ако оперативната обстановка налага това и след като получи одобрение от специалния комитет.
2. С оглед на окончателното приключване на операцията, която е командвал, командващият операцията предлага на специалния комитет крайно местоназначение за оборудването и инфраструктурата, финансирани съвместно за целите на тази операция.
3. Администраторът управлява оборудването и инфраструктурата, оставащи след края на активната фаза на операцията, с оглед, ако е необходимо, за тях да се намери крайно местоназначение.
4. Крайното местоназначение на съвместно финансираните оборудване и инфраструктура се одобрява от специалния комитет, като се вземат предвид оперативните нужди и финансови критерии. Крайното местоназначение може да бъде, както следва:
а)
за инфраструктура - продажба или прехвърляне чрез Athena на приемащата държава, на държава-членка или на трета страна;
б)
за оборудване - продажба чрез Athena на държава-членка, на приемащата държава или на трета страна, или неговото съхранение и поддръжка от Athena, от държава-членка или от съответната трета страна с цел използване в следваща операция.
5. При продажба оборудването и инфраструктурата се продават на пазарната им цена или, ако пазарната цена не може да бъде определена, на справедлива и разумна цена, като се вземат предвид конкретните условия на място.
6. Продажбата или прехвърлянето на приемащата или на трета страна се осъществява съобразно съответните действащи правила за сигурност.
7. Когато се вземе решение Athena да запази оборудването, финансирано съвместно за целите на дадена операция, допринасящите държави-членки могат да поискат финансова компенсация от другите участващи държави-членки. Специалният комитет, съставен от представители на всички участващи държави-членки, взема съответните решения по предложение на администратора.
ГЛАВА 10
СЧЕТОВОДСТВО И ИНВЕНТАРИ
Член 36
Осчетоводяване на общите оперативни разходи
Командващият операцията води счетоводството на трансферите, получени от Athena, на разходите, за които е поел задължение, и на направените плащания и получените приходи, както и инвентарна книга на движимата собственост, финансирана от бюджета на Athena и използвана за операцията, която той командва.
Член 37
Консолидирано счетоводство
1. Счетоводителят води счетоводство за поисканите вноски и направените прехвърляния. Той също така съставя счетоводен отчет за общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и за оперативните разходи и приходи, за които администраторът носи пряка отговорност.
2. Счетоводителят съставя консолидирания счетоводен отчет за приходите и разходите на Athena. Всеки командващ операция му изпраща счетоводен отчет за разходите, за които е поел задължение, за направените плащания и за получените приходи.
ГЛАВА 11
ОДИТ И ПРЕДСТАВЯНЕ НА СЧЕТОВОДНИТЕ ОТЧЕТИ
Член 38
Редовни отчети до специалния комитет
На всеки три месеца администраторът представя на специалния комитет отчет за изпълнението на приходите и разходите от началото на финансовата година. За тази цел всеки командващ операция представя на администратора отчет за общите оперативни разходи за операцията, която командва.
Член 39
Условия за извършване на проверки
1. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на Athena, трябва преди изпълнението на задачата си да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE/EU SECRET“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка или от НАТО, в зависимост от случая. Тези лица гарантират, че ще спазват поверителността на информацията и ще пазят в тайна данните, които са узнали по време на одита, в съответствие с правилата, приложими към тази информация или данни.
2. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на Athena, получават, незабавно и без да отправят предварително предупреждение, достъп до документите и съдържанието на всички материални носители на данни, свързани с приходите и разходите, както и до помещенията, където се съхраняват тези документи и материални носители. Те могат да правят копия. Лицата, участвали в изпълнението на приходите и разходите на Athena, оказват на администратора и на лицата, отговарящи за одита на тези приходи и разходи, необходимата помощ за изпълнение на тяхната задача.
Член 40
Външен одит на счетоводните отчети
1. Когато изпълнението на разходите на Athena е възложено на държава-членка, на институция на Съюза или на международна организация, то тази държава, институция или организация спазва правилата, които са приложими към извършването на одит на собствените ѝ разходи.
2. Независимо от това, администраторът или лицата, определени от него, могат по всяко време да направят одит на общите разходи на Athena, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или на общите оперативни разходи по дадена операция. Освен това специалният комитет, по предложение на администратора или на държава-членка, може по всяко време да назначи външни одитори, чиито задачи и условия за наемане се определят от него.
3. За целите на външните одити се създава шестчленна колегия от одитори. Специалният комитет назначава членовете за мандат от три години, който може да се поднови веднъж, измежду кандидатите, предложени от държавите-членки. Специалният комитет може да удължи мандата на даден член с не повече от 6 месеца.
Кандидатите трябва да са членове на най-висшия национален одитен орган в държава-членка или да са препоръчани от този орган и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Те трябва да са на разположение за изпълнение на задачи от името на Athena, когато това е необходимо. При изпълнението на тези задачи:
а)
членовете на колегията на одиторите продължават да получават възнаграждение от органа за одит, от който идват; Athena поема разходите по мисията в съответствие с правилата, приложими за длъжностните лица на Съюза от същата степен;
б)
членовете не искат, нито получават указания от друг, освен от специалния комитет; в рамките на мандата за одит колегията от одитори и нейните членове са напълно независими и единствено отговорни за провеждането на външния одит;
в)
членовете докладват за изпълнението на задачата си единствено на специалния комитет;
г)
членовете проверяват по време на финансовата година, както и ex post, чрез проверки на място и проверки на оправдателните документи, дали разходите, финансирани или предварително финансирани чрез Athena, се изпълняват в съответствие с приложимото законодателство и с принципите на добро финансово управление, т.е. икономичност, ефективност и ефикасност, както и дали вътрешният контрол е подходящ.
Всяка година колегията от одитори решава дали да смени своя председател, като избере един от своите членове, или да поднови мандата му. Тя приема правилата, приложими към одитите, извършвани от нейните членове, в съответствие с най-високите международни стандарти. Колегията от одитори одобрява одитните доклади, съставени от нейните членове, преди тяхното предаване на администратора и на специалния комитет.
4. Специалният комитет може да реши за всеки отделен случай и при наличието на конкретни основания да ползва други външни органи.
5. Разходите за одита, извършван от одиторите, действащи от името на Athena, се считат за общи разходи, които се поемат от Athena.
Член 41
Вътрешен одит на счетоводните отчети
1. По предложение на администратора и след като уведоми специалния комитет генералният секретар на Съвета назначава вътрешен одитор на Athena и поне един заместник вътрешен одитор, за срок от четири години, който срок може да бъде подновен, но общата му продължителност не може да превишава 8 години; вътрешните одитори трябва да имат необходимата професионална квалификация и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Вътрешният одитор не може да бъде нито разпоредител с бюджетни кредити, нито счетоводител; той не може да участва в изготвянето на финансовите отчети.
2. Вътрешният одитор докладва на администратора относно справянето с рисковете, като изготвя независими становища за качеството на системите за управление и контрол и като отправя препоръки за подобряване на вътрешния контрол на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление. Той отговаря по-конкретно за това да се прецени доколко са подходящи и ефективни вътрешните системи за управление и резултатите от работата на отделите при изпълнението на политиките и целите спрямо свързаните с тях рискове.
3. Вътрешният одитор изпълнява функциите си по отношение на всички отдели, които участват в събирането на приходите от Athena или изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena.
4. В зависимост от необходимостта вътрешният одитор извършва един или няколко одита през финансовата година. Той докладва на администратора и уведомява командващия операцията относно заключенията и препоръките си. Командващият операцията и администраторът осигуряват предприемането на препоръчаните от одита действия.
5. Всяка година администраторът представя на специалния комитет доклад за вътрешен одит, посочващ броя и вида на осъществените вътрешни одити, направените констатации, оценки и препоръки и предприетите действия по тези препоръки.
6. Освен това всеки командващ операция предоставя на вътрешния одитор пълен достъп до операцията под негово командване. Вътрешният одитор прави проверка на доброто функциониране на финансовите и бюджетните системи и процедури и осигурява функционирането на надеждни и ефикасни системи за вътрешен контрол.
7. Действията и докладите на вътрешния одитор се представят на колегията от одитори заедно с всички необходими оправдателни документи.
Член 42
Годишно представяне и приключване на счетоводните отчети
1. Всеки командващ операция предоставя на счетоводителя на Athena най-късно до по-ранната от следните две дати - 31 март след приключване на финансовата година или до четири месеца след края на операцията, която ръководи необходимата информация за съставяне на годишните счетоводни отчети за общите разходи, годишните счетоводни отчети за разходите, съгласно член 28, и годишния доклад за дейността.
2. До 15 май след приключване на финансовата година, със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции, администраторът съставя и представя на специалния комитет и на колегията от одитори финансовите отчети и годишния доклад за дейността.
3. До осем седмици от предаването на финансовите отчети специалният комитет получава одитно становище от колегията от одитори и одитираните финансови отчети на Athena от администратора, действащ със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции.
4. До 30 септември след приключване на финансовата година специалният комитет получава от колегията от одитори одитния доклад и го разглежда наред с одитното становище и финансовите отчети, за да освободи от финансова отговорност администратора, счетоводителя и командващите на отделните операции.
5. Всички отчети, инвентари и свързаните с тях документи се съхраняват, на съответните им нива, от счетоводителя, командващите отделните операции и - когато е приложимо - администратора, за срок от пет години от датата, на която е направено съответното освобождаване от финансова отговорност, като при това се спазва Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или всеки друг регламент, който може да го замени. След края на дадена операция командващият операцията осигурява предаването на всички счетоводни отчети и инвентари на счетоводителя.
6. Специалният комитет решава да впише салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, за която са одобрени счетоводните отчети, в бюджета за следващата финансова година като приход или разход в зависимост от обстоятелствата, посредством коригиращ бюджет. Специалният комитет може обаче да реши да включи салдото от посоченото по-горе изпълнение на бюджета след получаване на одитното становище на колегията от одитори.
7. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която е резултат от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, се вписва срещу следващите вноски на участващите държави-членки.
8. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която произтича от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се вписва срещу следващите вноски на държавите-членки, които са допринесли за тази операция.
9. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на Athena, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
10. Всяка държава-членка, участваща в дадена операция, може да предоставя на администратора ежегодно до 31 март, ако е целесъобразно - чрез командващия операцията, информация относно допълнителните разходи, които е направила по операцията през предходната финансова година. Тази информация се представя в разбивка по основни разходни позиции. Администраторът обобщава информацията, за да представи на специалния комитет общ преглед на допълнителните разходи по операцията.
Член 43
Приключване на счетоводните отчети за дадена операция
1. След завършването на дадена операция специалният комитет може да реши, по предложение на администратора или на държава-членка, администраторът, със съдействието на счетоводителя и на командващия операцията, да представи на специалния комитет финансовите отчети за тази операция поне до датата, на която тя е завършила, и ако е възможно - до датата, на която тя е приключена окончателно. Определеният за администратора срок не може да бъде по-малък от четири месеца от датата на завършване на операцията.
2. Ако в рамките на определения срок във финансовите отчети не могат да бъдат включени приходите и разходите, свързани с окончателното приключване на операцията, тези приходи и разходи се отразяват във финансовите отчети на Athena и се преглеждат от специалния комитет в рамките на процедурата, предвидена в член 42.
3. Въз основа на становището на колегията от одитори специалният комитет одобрява представените му финансови отчети за операцията. Той освобождава от отговорност за съответната операция администратора, счетоводителя и командващия операцията.
4. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на Athena, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
ГЛАВА 12
ДРУГИ РАЗПОРЕДБИ
Член 44
Отговорност
1. Условията, уреждащи дисциплинарната или наказателната отговорност на командващия операцията, администратора и останалите членове на персонала, предоставени по-специално от институциите на Съюза или от държавите-членки, в случай на нарушение или небрежност при изпълнението на бюджета, се определят от правилника за персонала или правилата, приложими за тях. Наред с това Athena може по собствена инициатива или по искане на допринасяща държава или трета страна да заведе граждански иск срещу горепосочените членове на персонала.
2. Съюзът или генералният секретар на Съвета в никакъв случай не могат да носят отговорност пред допринасяща държава в резултат на изпълнението на задълженията на администратора, счетоводителя или членовете на персонала, назначени за работа при тях.
3. Договорната отговорност, произтичаща от договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, се покрива чрез Athena от допринасящите държави или трети страни. Тя се урежда от правото, приложимо към съответните договори.
4. В случай на извъндоговорна отговорност всяка вреда, причинена от щаба на операцията, щаба на въоръжените сили и щабното подразделение на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнение на задълженията им, се покрива чрез Athena от допринасящите държави или от трети страни в съответствие с основните принципи, общи за правото на държавите-членки и правилниците за персонала на въоръжените сили, приложими на мястото на провеждане на операцията.
5. Съюзът или държавите-членки в никакъв случай не могат да бъдат привличани под отговорност от допринасяща държава за договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, или за вредите, причинени от звена или служби на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнението на неговите задължения.
Член 45
Сигурност
По отношение на класифицираната информация относно процедурите на Athena се прилага Решение 2013/488/ЕС (5) на Съвета или всяко друго решение, което може да го замени.
Член 46
Защита на личните данни
Athena защитава лицата по отношение на обработката на техни лични данни в съответствие с принципите на Регламент (ЕО) № 45/2001 (6) на Европейския парламент и на Съвета.За тази цел специалният комитет приема необходимите правила за изпълнение по предложение на администратора.
Член 47
Преглед и преразглеждане
Настоящото решение, включително неговите приложения, подлежи изцяло или частично на преглед, ако това е необходимо, по искане на държава-членка или след всяка операция. То се преразглежда най-малко на всеки три години. При прегледа или преразглеждането могат да се използват всички експерти, които могат да допринесат към тази дейност, включително в управленските органи на Athena.
Член 48
Отмяна
Решение 2011/871/ОВППС се отменя.
Член 49
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.
Съставено в Брюксел на 27 март 2015 година.
DECISÃO (PESC) 2015/528 DO CONSELHO
de 27 de março de 2015
que institui um mecanismo de administração do financiamento dos custos comuns das operações da União Europeia com implicações militares ou no domínio da defesa (Athena) e que revoga a Decisão 2011/871/PESC
O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado da União Europeia, nomeadamente o artigo 26.o, n.o 2, e o artigo 41.o, n.o 2,
Considerando o seguinte:
(1)
O Conselho Europeu, reunido em Helsínquia a 10 e 11 de dezembro de 1999, decidiu, designadamente, que, em «regime de cooperação voluntária nas operações lideradas pela União, os Estados-Membros deviam até 2003 estar em condições de posicionar no prazo de 60 dias, e de manter pelo menos durante um ano, forças militares até 50 000-60 000 pessoas capazes de desempenhar toda a gama de missões de Petersberg».
(2)
Em 17 de junho de 2002, o Conselho aprovou as modalidades de financiamento das operações de gestão de crises lideradas pela União que tenham implicações no domínio militar ou da defesa.
(3)
Nas suas conclusões de 14 de maio de 2003, o Conselho confirmou a necessidade de se dispor de uma capacidade de reação rápida, em especial no que respeita a missões humanitárias e de salvamento.
(4)
O Conselho Europeu, reunido em Tessalonica a 19 e 20 de junho de 2003, congratulou-se com as conclusões do Conselho de 19 de maio de 2003 que confirmavam, nomeadamente, a necessidade de a União dispor de capacidade de reação rápida no domínio militar.
(5)
Em 22 de setembro de 2003, o Conselho decidiu que a União deveria ser capaz de gerir com flexibilidade o financiamento dos custos comuns das operações militares, independentemente da sua envergadura, complexidade ou urgência, criando, nomeadamente, até 1 de março de 2004, um mecanismo permanente que assumisse o financiamento dos custos comuns de todas as futuras operações militares da União.
(6)
Em 23 de fevereiro de 2004, o Conselho adotou a Decisão 2004/197/PESC (1), que institui um mecanismo de financiamento dos custos comuns das operações da União com implicações militares ou no domínio da defesa. Essa decisão foi posteriormente alterada e substituída por diversas vezes, a última das quais pela Decisão 2011/871/PESC do Conselho (2).
(7)
A União tem capacidade para conduzir operações de resposta militar rápida de acordo com o conceito definido pelo Comité Militar da UE. Tem também capacidade para enviar agrupamentos táticos de acordo com o conceito definido pelo mesmo comité.
(8)
O regime de financiamento prévio destina-se, antes de mais, às operações de resposta rápida.
(9)
Os exercícios ao nível político e militar estratégico das estruturas de comando e controlo e dos procedimentos para as operações militares da União, sob a forma de exercícios dos quartéis-generais da União, conforme aprovados pelo Comité Político e de Segurança (CPS), contribuem para melhorar a preparação operacional global da União.
(10)
O Conselho decide caso a caso se determinada operação tem ou não implicações militares ou no domínio da defesa, na aceção do artigo 41.o, n.o 2, do Tratado da União Europeia (TUE).
(11)
O TUE estabelece, no artigo 41.o, n.o 2, segundo parágrafo, que os Estados-Membros cujos representantes no Conselho tenham feito uma declaração formal nos termos do artigo 31.o, n.o 1, segundo parágrafo, não são obrigados a contribuir para o financiamento de operações com implicações no domínio militar ou da defesa.
(12)
Nos termos do artigo 5.o do Protocolo n.o 22 relativo à posição da Dinamarca, anexo ao TUE e ao Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, a Dinamarca não participa na elaboração nem na execução de decisões e ações da União com implicações em matéria de defesa. A Dinamarca não participa na presente decisão nem, por conseguinte, no financiamento do mecanismo.
(13)
Deverão ser adotadas disposições destinadas a garantir que o mecanismo Athena confere às pessoas proteção no que respeita ao tratamento dos seus dados pessoais.
(14)
Nos termos do artigo 43.o da Decisão 2011/871/PESC, o Conselho procedeu à revisão da referida decisão e decidiu alterá-la.
(15)
Por razões de clareza, a Decisão 2011/871/PESC deverá ser revogada e substituída por nova decisão,
ADOTOU A PRESENTE DECISÃO:
Artigo 1.o
Definições
Para efeitos da presente decisão, entende-se por:
a)
«Estados-Membros participantes», os Estados-Membros da União, com exceção da Dinamarca;
b)
«Estados contribuintes», os Estados-Membros que contribuem para o financiamento da operação militar em questão, nos termos do artigo 41.o, n.o 2, do TUE, e os Estados terceiros que contribuem para o financiamento dos custos comuns dessa operação, em conformidade com os acordos celebrados entre eles e a União;
c)
«Operações», as operações da União com implicações militares ou no domínio da defesa;
d)
«Ações de apoio militar», as operações da União, no seu todo ou em parte, com implicações militares ou no domínio da defesa, determinadas pelo Conselho para apoiar organizações ou Estados terceiros, mas que não se encontrem sob a autoridade do Quartel-General da União;
e)
«Dia», um dia de calendário, e não um dia útil, salvo indicação em contrário.
CAPÍTULO 1
MECANISMO
Artigo 2.o
Criação do mecanismo
1. É instituído um mecanismo de administração do financiamento dos custos comuns das operações.
2. O mecanismo denomina-se Athena.
3. O Athena atua em nome dos Estados-Membros participantes ou, em operações específicas, dos Estados contribuintes.
Artigo 3.o
Capacidade jurídica
Tendo em vista a gestão administrativa do financiamento das operações da União com implicações militares ou no domínio da defesa, o Athena possui a capacidade jurídica necessária, nomeadamente, para ser titular de uma conta bancária, adquirir, deter ou alienar bens, celebrar contratos ou convénios administrativos e estar em juízo. O Athena não tem fins lucrativos.
Artigo 4.o
Coordenação com terceiros
Na medida do necessário ao cumprimento da sua missão e na observância dos objetivos e das políticas da União, o Athena coordena as suas atividades com os Estados-Membros, as instituições e organismos da União e organizações internacionais.
CAPÍTULO 2
ESTRUTURA ORGANIZATIVA
Artigo 5.o
Órgãos de gestão e quadro de pessoal
1. O Athena é gerido, sob a autoridade do Comité Especial, pelo:
a)
Administrador;
b)
Comandante de cada operação, no que se refere à operação por ele comandada («comandante da operação»);
c)
Contabilista.
2. O Athena utiliza, em toda a medida do possível, as estruturas administrativas da União existentes, recorrendo ao pessoal disponibilizado, conforme necessário, pelas instituições da União ou destacado pelos Estados-Membros.
3. O Secretário-Geral do Conselho pode afetar ao administrador e ao contabilista o pessoal necessário ao exercício das suas funções, eventualmente sob proposta de um Estado-Membro participante.
4. Os órgãos e o pessoal do Athena entram em funções com base nas necessidades operacionais.
Artigo 6.o
Comité Especial
1. É criado um Comité Especial composto por um representante de cada Estado-Membro participante.
São convidados a assistir às reuniões do Comité Especial, sem tomarem parte nas votações, representantes do Serviço Europeu para a Ação Externa (SEAE) e da Comissão.
2. O Athena é gerido sob a autoridade do Comité Especial.
3. Na discussão do financiamento dos custos comuns de uma operação concreta:
a)
O Comité Especial é composto por um representante de cada Estado-Membro contribuinte;
b)
Os representantes dos Estados terceiros contribuintes participam nos trabalhos do Comité Especial, sem tomarem parte nem estarem presentes nas votações;
c)
O comandante da operação, ou o seu representante, participa nos trabalhos, sem tomar parte nas votações.
4. A Presidência do Conselho convoca e preside às reuniões do Comité Especial. O administrador assegura o secretariado do Comité e redige a ata com o resultado das suas deliberações, sem tomar parte nas votações.
5. Sempre que necessário, o contabilista participa nos trabalhos do Comité Especial, sem tomar parte nas votações.
6. A pedido de um Estado-Membro participante, do administrador ou do comandante da operação, a Presidência convoca o Comité Especial no prazo máximo de quinze dias.
7. O administrador informa devidamente o Comité Especial de qualquer queixa ou litígio que envolva o Athena.
8. O Comité delibera por unanimidade dos seus membros, tendo em linha de conta a composição definida nos n.os 1 e 3. As suas decisões são vinculativas.
9. Compete ao Comité Especial aprovar todos os orçamentos, tomando em consideração os montantes de referência relevantes e, em geral, exercer as competências decorrentes da presente decisão.
10. O administrador, o comandante da operação e o contabilista mantêm o Comité Especial informado nos termos da presente decisão.
11. O texto dos atos aprovados pelo Comité Especial nos termos da presente decisão é assinado pelo presidente do Comité Especial e pelo administrador aquando da aprovação desses atos.
Artigo 7.o
Administrador
1. O Secretário-Geral do Conselho, após informar o Comité Especial, nomeia o administrador e, pelo menos, um administrador adjunto por um período de três anos.
2. O administrador exerce as suas funções em nome do Athena.
3. O administrador:
a)
Elabora e apresenta ao Comité Especial todos os projetos de orçamento. No projeto de orçamento, a secção «despesas» da operação é elaborada sob proposta do comandante da operação;
b)
Adota os orçamentos após aprovação do Comité Especial;
c)
É o gestor orçamental das receitas, dos custos comuns incorridos na preparação de operações ou na sua sequência e dos custos comuns operacionais incorridos na fase não ativa da operação;
d)
No que diz respeito às receitas, executa os compromissos financeiros assumidos com terceiros relativamente ao financiamento dos custos comuns das operações militares da União;
e)
Abre uma ou mais contas bancárias em nome do Athena.
4. O administrador vela pela observância das regras estabelecidas na presente decisão e pela aplicação das decisões do Comité Especial.
5. O administrador está habilitado a tomar as medidas de execução das despesas financiadas através do Athena que considere úteis, informando do facto o Comité Especial.
6. O administrador coordena os trabalhos sobre as questões financeiras relativas às operações militares da UE, servindo de ponto de contacto com as administrações nacionais e com as organizações internacionais, conforme o caso.
7. O administrador responde perante o Comité Especial.
Artigo 8.o
Comandante da operação
1. O comandante da operação exerce as suas funções em nome do Athena no que respeita ao financiamento dos custos comuns da operação por ele comandada.
2. Relativamente à operação que comanda, o comandante da operação:
a)
Envia ao administrador as suas propostas para a secção «despesas - custos comuns operacionais» dos projetos de orçamento;
b)
Na qualidade de gestor orçamental, executa as dotações relativas aos custos comuns operacionais e às despesas ao abrigo do artigo 28.o; exerce a sua autoridade sobre qualquer pessoa que participe na execução dessas dotações, inclusive a título de pré-financiamento; pode adjudicar e celebrar contratos em nome do Athena; em nome do Athena, procede à abertura de uma conta bancária reservada à operação por ele comandada;
c)
Na qualidade de gestor orçamental, executa as dotações relativas às despesas ao abrigo do artigo 30.o; exerce a sua autoridade sobre qualquer pessoa que participe na execução dessas dotações com base nas disposições relevantes estabelecidas no convénio administrativo ad hoc celebrado com um terceiro. Pode ainda adjudicar e celebrar contratos em nome de um terceiro; procede à abertura de uma conta bancária reservada à contribuição de cada terceiro.
3. O comandante da operação está habilitado a tomar as medidas que considere necessárias para executar as despesas financiadas ao abrigo do Athena relativamente à operação que comanda, informando do facto o administrador e o Comité Especial.
4. Exceto em casos devidamente justificados e aprovados pelo Comité Especial, sob proposta do administrador, o comandante da operação utiliza o sistema de contabilidade e gestão de ativos facultado pelo Athena. O administrador informa antecipadamente o Comité Especial quando considerar que se verifica um caso desta natureza.
Artigo 9.o
Contabilista
1. O Secretário-Geral do Conselho nomeia o contabilista e, pelo menos, um contabilista adjunto por um período de três anos.
2. O contabilista exerce as suas funções em nome do Athena.
3. O contabilista é responsável:
a)
Pela boa execução dos pagamentos, pelo recebimento das receitas e pela cobrança dos créditos apurados;
b)
Pela elaboração anual das demonstrações financeiras do Athena e, após o encerramento de cada operação, pelas contas da operação;
c)
Pelo apoio ao administrador quando este submete à aprovação do Comité Especial as contas anuais ou as contas de uma operação;
d)
Pelos registos contabilísticos do Athena;
e)
Pela definição das regras e métodos contabilísticos, bem como do plano de contabilidade;
f)
Pela definição e validação dos sistemas contabilísticos relativos às receitas, bem como, se for caso disso, pela validação dos sistemas definidos pelo gestor orçamental que se destinem a fornecer ou justificar as informações contabilísticas;
g)
Pela conservação dos documentos comprovativos;
h)
Pela gestão da tesouraria, em conjunto com o administrador.
4. O administrador e o comandante da operação fornecem ao contabilista todas as informações necessárias à elaboração de contas que representem uma imagem fiel do património do Athena e da execução orçamental por este administrada. Eles garantem a sua fiabilidade.
5. O contabilista responde perante o Comité Especial.
Artigo 10.o
Disposições gerais aplicáveis ao administrador, ao contabilista e ao pessoal do Athena
1. As funções de administrador ou de administrador adjunto, por um lado, e as de contabilista ou de contabilista adjunto, por outro, são incompatíveis entre si.
2. O administrador adjunto atuam sob a autoridade do administrador. O contabilista adjunto atuam sob a autoridade do contabilista.
3. Em caso de ausência do administrador, este é substituído por um administrador adjunto. Em caso de ausência do contabilista, este é substituído por um contabilista adjunto.
4. Ao exercerem funções em nome do Athena, os funcionários e outros agentes da União continuam sujeitos à regulamentação que lhes é aplicável.
5. O pessoal que os Estados-Membros colocam à disposição do Athena fica sujeito a regras idênticas às dispostas na decisão do Conselho relativa ao regime aplicável aos peritos nacionais destacados, bem como às disposições acordadas entre a respetiva administração nacional e a instituição da União ou o Athena.
6. Antes da nomeação, o pessoal do Athena deve ser habilitado a aceder às informações classificadas do Conselho, pelo menos até ao nível «SECRET UE/EU SECRET», ou ser dotado de habilitação equivalente por um Estado-Membro.
7. O administrador pode negociar com Estados-Membros ou com instituições comunitárias e com eles assumir compromissos destinados a designar antecipadamente o pessoal que, em caso de necessidade, pode ser destacado de imediato para o Athena.
CAPÍTULO 3
CONVÉNIOS ADMINISTRATIVOS E CONTRATOS-QUADRO
Artigo 11.o
Convénios administrativos e contratos-quadro
1. Podem ser negociados convénios administrativos com Estados-Membros, instituições e organismos da União, Estados terceiros e organizações internacionais, a fim de facilitar a adjudicação de contratos e/ou os aspetos financeiros do apoio mútuo, durante as operações, de acordo com a melhor relação custo-eficácia possível.
2. Os convénios devem ser:
a)
Submetidos ao Comité Especial, para consulta, caso devam ser celebrados com Estados-Membros, instituições ou organismos da União;
b)
Submetidos ao Comité Especial, para aprovação, caso devam ser celebrados com Estados terceiros ou organizações internacionais.
3. Os convénios são assinados, em nome do Athena, pelo administrador ou, sendo o caso, pelo comandante da operação e pelas autoridades administrativas competentes das outras partes a que se refere o n.o 1.
4. Podem ser celebrados contratos-quadro a fim de facilitar a adjudicação com a melhor relação custo-eficácia possível. Antes de serem assinados pelo administrador, os contratos devem ser aprovados pelo Comité Especial e facultados aos Estados-Membros e aos comandantes de operação, para o caso de estes pretenderem utilizá-los. A presente disposição não impõe aos Estados-Membros a obrigação de recorrerem a um contrato-quadro ou de adquirirem bens ou serviços com base num contrato-quadro.
Artigo 12.o
Compromissos administrativos permanentes e ad hoc relativos às modalidades de pagamento das contribuições de Estados terceiros
1. No âmbito dos acordos celebrados entre a União e os Estados terceiros designados pelo Conselho como potenciais contribuintes para as operações da União ou como contribuintes para uma operação específica da União, o administrador negoceia com esses Estados terceiros convénios administrativos permanentes ou ad hoc. Esses convénios devem assumir a forma de troca de cartas entre o Athena e os serviços administrativos competentes dos Estados terceiros interessados, na qual sejam estabelecidas as modalidades necessárias para facilitar o rápido pagamento das contribuições.
2. Enquanto se aguarda a celebração dos acordos a que se refere o n.o 1, o administrador pode tomar as medidas necessárias para facilitar os pagamentos por parte dos Estados terceiros contribuintes.
3. O administrador informa antecipadamente o Comité Especial dos convénios previstos a que se refere o n.o 1 antes de os assinar em nome do Athena.
4. Quando a União inicia uma operação militar, o administrador dá execução aos convénios celebrados com os Estados terceiros que contribuem para a operação, no que respeita aos montantes das contribuições decididas pelo Conselho.
CAPÍTULO 4
CONTAS BANCÁRIAS
Artigo 13.o
Abertura e finalidade
1. As contas bancárias são abertas numa instituição financeira de primeira categoria com sede social num dos Estados-Membros e devem ser contas à ordem ou a curto prazo, em euros. Em casos devidamente justificados, e com a aprovação do administrador, podem ser abertas contas em instituições financeiras com sede social fora dos Estados-Membros.
2. Em casos devidamente justificados, podem ser abertas contas em divisas distintas do euro.
3. As contribuições dos Estados contribuintes são pagas mediante depósito nessas contas bancárias. São utilizadas para facultar ao comandante da operação os adiantamentos de tesouraria necessários à execução das despesas relativas aos custos comuns de uma operação militar.
4. As contribuições previstas nos artigos 28.o e 30.o são depositadas em contas bancárias distintas, sendo utilizadas para executar as operações associadas às despesas cuja administração tenha sido confiada ao Athena conforme especificado nos artigos respetivos.
Artigo 14.o
Gestão dos fundos
1. Qualquer pagamento executado a partir da conta do Athena exige a assinatura conjunta do administrador ou de um administrador adjunto, por um lado, e do contabilista ou de um contabilista adjunto, por outro.
2. Não são permitidos saques a descoberto.
CAPÍTULO 5
CUSTOS COMUNS
Artigo 15.o
Definição dos custos comuns e dos períodos de elegibilidade
1. Os custos comuns enumerados no Anexo I, sempre que incorridos, ficam a cargo do Athena. Quando inscritos num artigo do orçamento que indique qual a operação a que estão mais associados, são considerados custos operacionais dessa operação. Caso contrário, são considerados custos comuns incorridos na preparação de operações ou na sequência destas.
2. Além disso, os custos comuns operacionais enumerados no Anexo II ficam a cargo do Athena durante o período compreendido entre a aprovação do conceito de gestão de crises e a nomeação do comandante da operação. Em determinadas circunstâncias, após consulta ao CPS, o Comité Especial pode alterar o período durante o qual os custos devem ficar a cargo do Athena.
3. Na fase ativa de uma operação, que vai da data de nomeação do comandante da operação até ao dia em que o quartel-general da operação cessa a sua atividade, o Athena tem a seu cargo, como custos comuns operacionais:
a)
Os custos comuns enumerados no Anexo III, Parte A;
b)
Os custos comuns enumerados no Anexo III, Parte B, se o Conselho assim o determinar;
c)
Os custos comuns enumerados no Anexo III, Parte C, mediante pedido do comandante da operação e aprovação do Comité Especial.
4. Na fase ativa de uma ação de apoio militar, como decidida pelo Conselho, os custos comuns operacionais a cargo do Athena são os custos comuns definidos, caso a caso, pelo Conselho, tendo como referência o Anexo III.
5. Fazem igualmente parte dos custos comuns operacionais de uma operação as despesas necessárias para a liquidar, enumeradas no Anexo IV.
A operação é liquidada quando os equipamentos e infraestruturas financiados em comum com vista à operação tenham servido o seu propósito final e as contas da operação tenham sido aprovadas.
6. Nenhuma despesa pode ser elegível como custo comum quando efetuada para cobrir custos que, para todos os efeitos, teriam sido assumidos por um ou mais Estados contribuintes, uma instituição da União ou organização internacional, independentemente da organização de uma operação.
7. O Comité Especial pode decidir caso a caso que, em determinadas circunstâncias, alguns custos suplementares para além dos enumerados no Anexo III, Parte B, sejam considerados custos comuns de uma dada operação durante a sua fase ativa.
8. Não sendo obtida unanimidade no Comité Especial, este pode, por iniciativa da Presidência, submeter a questão à apreciação do Conselho.
Artigo 16.o
Exercícios
1. Os custos comuns dos exercícios da União são financiados a título do Athena de acordo com regras e procedimentos análogos aos que se aplicam às operações para as quais contribuem todos os Estados-Membros participantes.
2. Estes custos comuns são, em primeiro lugar, os custos suplementares dos quartéis-generais móveis ou fixos e, em segundo lugar, os custos suplementares decorrentes do recurso da União aos meios e capacidades da OTAN disponibilizados para um exercício.
3. Os custos comuns do exercício não incluem custos relativos:
a)
A aquisições de bens de capital, tais como edifícios, infraestruturas e equipamento;
b)
Ao planeamento e à fase preparatória dos exercícios, a não ser que aprovados pelo Comité Especial;
c)
Ao transporte, aquartelamento e alojamento das forças.
Artigo 17.o
Montante de referência
Todas as decisões do Conselho pelas quais este decida instituir ou prolongar uma operação militar da União incluem um montante de referência para os custos comuns da operação. O administrador avalia, nomeadamente com a colaboração do Estado-Maior da União e, caso esteja em funções, do comandante da operação, o montante considerado necessário para cobrir os custos comuns da operação para o período previsto. Por intermédio da Presidência, o administrador propõe esse montante ao organismo do Conselho encarregada de analisar o projeto de decisão. Os membros do Comité Especial são convidados a assistir aos debates desse organismo sobre o montante de referência.
CAPÍTULO 6
ORÇAMENTO
Artigo 18.o
Princípios orçamentais
1. O orçamento, fixado em euros, é o ato que prevê e autoriza, para cada exercício orçamental, o conjunto de receitas e despesas relativas aos custos comuns administradas pelo Athena.
2. Todas as despesas devem estar associadas a uma operação específica, exceto no que se refere aos custos enumerados no Anexo I, quando apropriado.
3. As dotações inscritas no orçamento são autorizadas para a duração de um exercício orçamental, que começa em 1 de janeiro e termina em 31 de dezembro do mesmo ano.
4. O orçamento deve ser equilibrado em termos de receitas e despesas.
5. As receitas e despesas relativas aos custos comuns devem ser executadas por imputação a uma rubrica orçamental e nos limites das dotações nela inscritas; só podem ser executadas por outra via se forem abrangidas pelo artigo 34.o, n.o 5.
Artigo 19.o
Orçamento anual
1. Anualmente, o administrador elabora um projeto de orçamento para o exercício orçamental seguinte, com a colaboração de cada comandante de operação no que respeita à operação respetiva.
2. Esse projeto inclui:
a)
As dotações consideradas necessárias para cobrir os custos comuns incorridos na preparação de operações ou na sequência destas;
b)
As dotações consideradas necessárias para cobrir os custos comuns operacionais das operações em curso ou previstas, inclusive, se necessário, para reembolsar custos comuns pré-financiados por um Estado ou por um terceiro;
c)
As dotações provisionais referidas no artigo 26.o;
d)
Uma previsão das receitas necessárias para cobrir as despesas.
3. As dotações de autorização e de pagamento são especificadas por títulos e capítulos que agrupam as despesas segundo a sua natureza ou destino e se subdividem, na medida do necessário, em artigos. O projeto de orçamento inclui comentários específicos por capítulo ou artigo. É atribuído um título específico a cada operação. A «parte geral» do orçamento consiste num título específico que inclua os custos comuns operacionais incorridos na preparação de operações ou na sequência destas.
4. Cada título pode incluir um capítulo intitulado «dotações provisionais». Essas dotações são inscritas sempre que haja incerteza, devidamente fundamentada, sobre o montante das dotações necessário ou sobre o âmbito de execução das dotações inscritas.
5. As receitas são constituídas por:
a)
Contribuições devidas pelos Estados-Membros participantes e contribuintes e, eventualmente, pelos Estados terceiros contribuintes;
b)
Receitas diversas, subdivididas por título, que compreendem os juros recebidos, o produto das vendas e o saldo da execução do exercício orçamental anterior, uma vez determinado pelo Comité Especial.
6. O administrador propõe o projeto de orçamento ao Comité Especial até 31 de outubro. O Comité Especial aprova o projeto de orçamento até 31 de dezembro. O administrador adota o orçamento aprovado e comunica-o aos Estados-Membros participantes e aos Estados terceiros contribuintes.
Artigo 20.o
Orçamentos retificativos
1. Em circunstâncias inevitáveis, excecionais ou imprevistas, nomeadamente quando uma operação for lançada depois de iniciado o exercício orçamental, o administrador propõe um projeto de orçamento retificativo. O projeto de orçamento retificativo é fixado, proposto, aprovado, adotado e notificado segundo o procedimento utilizado para o orçamento anual. O Comité Especial delibera tendo em conta a urgência.
2. Sempre que o projeto de orçamento retificativo resulte do lançamento de uma nova operação ou de alterações ao orçamento de uma operação em curso, o administrador informa o Comité Especial dos custos totais previstos da operação em causa. Se esses custos excederem substancialmente o montante de referência aplicável, o Comité Especial pode solicitar ao Conselho que os aprove.
3. O projeto de orçamento retificativo resultante do lançamento de uma nova operação é submetido ao Comité Especial no prazo de quatro meses a contar a aprovação do montante de referência, a menos que o Comité Especial decida estabelecer um prazo mais longo.
Artigo 21.o
Transferências
1. O administrador, eventualmente sob proposta do comandante da operação, pode proceder a transferências de dotações. O administrador informa da sua intenção o Comité Especial, pelo menos com uma semana de antecedência, na medida em que a urgência da situação o permita. No entanto, é necessária a aprovação prévia do Comité Especial quando:
a)
A transferência considerada tenda a alterar o total das dotações previstas para uma operação;
ou
b)
As transferências entre capítulos previstas no decurso do exercício orçamental ultrapassem 10 % das dotações inscritas no capítulo de onde são retiradas as dotações, conforme se possa constatar no orçamento adotado para o referido exercício na data em que é feita a proposta de transferência em causa.
2. Quando o considerar necessário ao bom funcionamento da operação, o comandante da operação pode proceder a transferências das dotações afetas à operação entre artigos e entre capítulos da secção «custos comuns operacionais» do orçamento nos três meses seguintes à data de lançamento da operação, disso informando o administrador e o Comité Especial.
Artigo 22.o
Transição de dotações
1. As dotações destinadas a cobrir os custos comuns incorridos na preparação de operações ou na sequência destas que não tenham sido autorizadas são, em princípio, anuladas no termo do exercício orçamental, a não ser que o n.o 2 disponha em contrário.
2. As dotações destinadas a cobrir as despesas de armazenagem dos materiais e equipamentos administrados pelo Athena só podem transitar para o exercício seguinte quando a autorização correspondente tenha sido decidida até 31 de dezembro do exercício em curso. As dotações destinadas a cobrir os custos comuns operacionais podem transitar quando sejam necessárias a uma operação cuja liquidação não esteja terminada.
3. Até 15 de fevereiro, o administrador submete à aprovação do Comité Especial as propostas de transição de dotações não autorizadas do exercício anterior. As propostas são consideradas aprovadas se o Comité Especial não decidir em contrário até 15 de março.
4. As dotações autorizadas do exercício financeiro anterior transitam para o exercício seguinte, devendo o administrador disso informar o Comité Especial até 15 de fevereiro.
Artigo 23.o
Execução antecipada
Logo que o orçamento anual seja aprovado, as dotações podem ser utilizadas para cobrir as autorizações e pagamentos, na medida em que tal seja necessário do ponto de vista operacional.
CAPÍTULO 7
CONTRIBUIÇÕES E REEMBOLSOS
Artigo 24.o
Determinação das contribuições
1. As dotações de pagamento destinadas a cobrir os custos comuns incorridos na preparação de operações ou na sequência destas que não sejam cobertos pelas receitas diversas são financiadas pelas contribuições dos Estados-Membros participantes.
2. As dotações de pagamento destinadas a cobrir os custos comuns operacionais de uma operação são cobertas pelas contribuições dos Estados contribuintes.
3. As contribuições devidas pelos Estados-Membros que contribuem para uma operação devem ser iguais ao montante das dotações de pagamento inscritas no orçamento que se destinem a cobrir os custos comuns operacionais dessa operação, depois de deduzidos os montantes das contribuições devidas para a mesma operação pelos Estados terceiros contribuintes, em aplicação do artigo 12.o.
4. A repartição das contribuições pelos Estados-Membros aos quais é solicitada uma contribuição é determinada segundo a chave do produto nacional bruto definida no artigo 41.o, n.o 2, do TUE e nos termos da Decisão 2014/335/UE, Euratom do Conselho (3), ou de qualquer outra decisão do Conselho que a substitua.
5. Os dados a utilizar para o cálculo das contribuições são os indicados na coluna denominada «recursos próprios baseados no RNB» do quadro «Recapitulação do financiamento do orçamento geral por tipo de recursos próprios e por Estado-Membro» anexo ao último orçamento geral adotado pela União. A contribuição de cada Estado-Membro ao qual seja solicitada uma contribuição é proporcional à parte do rendimento nacional bruto (RNB) desse Estado-Membro no total dos RNB dos Estados-Membros aos quais se solicita uma contribuição.
Artigo 25.o
Calendário de pagamento das contribuições
1. Quando o Conselho aprova um montante de referência para uma operação militar daUnião, as contribuições dos Estados contribuintes devem ser pagas no equivalente a 30 % do montante de referência, a não ser que o Conselho determine uma percentagem diferente. O administrador envia um pedido de contribuição para a operação, em função das necessidades operacionais, até à percentagem estabelecida.
2. Sob proposta do administrador, o Comité Especial pode decidir que sejam solicitadas contribuições suplementares antes da aprovação de um orçamento retificativo para a operação. O Comité Especial pode decidir remeter a questão para as instâncias preparatórias competentes do Conselho.
3. Quando é adotado um orçamento retificativo para uma operação específica, os Estados-Membros efetuam o pagamento do saldo das contribuições por eles devidas para essa operação em aplicação do artigo 24.o. Todavia, quando se trate de uma operação com uma duração prevista superior a seis meses compreendidos num exercício orçamental, o saldo das contribuições é pago em duas frações. Nesse caso, a primeira fração é paga no prazo de 60 dias a contar do lançamento da operação; a segunda fração é paga até uma data a fixar pelo Comité Especial, sob proposta do administrador, tendo em conta as necessidades operacionais. O Comité Especial pode não observar as disposições do presente número.
4. O administrador dirige por carta os pedidos de contribuição às administrações nacionais cujos contactos lhe tenham sido comunicados, no caso de:
a)
O Comité Especial aprovar o projeto de orçamento para um dado exercício, nos termos do artigo 19.o. O primeiro pedido de contribuição cobre as necessidades operacionais por um período de oito meses. O segundo pedido de contribuição cobre o saldo remanescente das contribuições, tendo em conta o saldo da execução do exercício orçamental anterior caso o Comité Especial tenha decidido afetar esse saldo ao orçamento em curso depois de recebido o parecer de auditoria;
b)
Ter sido aprovado um montante de referência, nos termos do n.o 1; ou
c)
Ser aprovado um orçamento retificativo, nos termos do artigo 20.o.
5. Sem prejuízo das restantes disposições da presente decisão, as contribuições são pagas no prazo de 30 dias a contar do envio do pedido correspondente, com exceção do primeiro pedido de contribuição para o orçamento de um novo exercício, sendo neste caso o prazo de pagamento de 40 dias a contar do envio do pedido correspondente.
6. Logo que o projeto de orçamento tiver sido apresentado ao Comité Especial, no caso de Estados-Membros cujos procedimentos orçamentais e financeiros não permitam o pagamento das respetivas contribuições nos prazos fixados, o administrador pode emitir relativamente ao Estado-Membro em questão um pedido antecipado de contribuição antes do fim do exercício corrente, a título de pré-pagamento por conta do pedido de contribuição para o orçamento do exercício seguinte.
7. Cabe aos Estados contribuintes pagar as despesas bancárias correspondentes ao pagamento das respetivas contribuições.
8. O administrador deve acusar a receção das contribuições.
Artigo 26.o
Financiamento prévio
1. Tratando-se de uma operação de resposta militar rápida da União, as contribuições devem ser pagas pelos Estados-Membros contribuintes ao nível do montante de referência. Sem prejuízo do disposto no artigo 25.o, n.o 3, os pagamentos são efetuados segundo as regras que adiante se definem.
2. Para efeitos de financiamento prévio de uma operação de resposta militar rápida da União, os Estados-Membros participantes:
a)
Pagam antecipadamente as suas contribuições para o Athena; ou
b)
Caso o Conselho decida conduzir uma operação de resposta militar rápida da União para cujo financiamento contribuam, pagam as suas contribuições para os custos comuns dessa operação no prazo de cinco dias a contar do envio do pedido, ao nível do montante de referência, salvo decisão em contrário do Conselho.
3. Para os efeitos referidos no n.o 2, o Comité Especial, composto por um representante de cada um dos Estados-Membros que efetuam contribuições antecipadas, inscreve dotações provisionais num título específico do orçamento. As dotações provisionais são cobertas por contribuições que os Estados-Membros que efetuam contribuições antecipadas devem pagar no prazo de 90 dias a contar do envio do pedido de contribuição.
4. As dotações provisionais referidas no n.o 3 que sejam utilizadas para uma dada operação devem ser reconstituídas no prazo de 90 dias a contar do envio do pedido.
5. Sem prejuízo do disposto no n.o 1, os Estados-Membros que efetuam contribuições antecipadas podem, em determinadas circunstâncias, autorizar o administrador a utilizar as contribuições que tenham pago antecipadamente a fim de cobrir as suas contribuições para uma operação em que participem e que não seja uma operação de resposta rápida. As contribuições pagas antecipadamente devem ser reconstituídas pelos Estados-Membros em causa no prazo de 90 dias a contar do envio do pedido.
6. Se forem necessários fundos para uma operação que não seja uma operação de resposta rápida, antes de terem sido recebidas contribuições suficientes para o efeito:
a)
Sob reserva de aprovação pelos Estados-Membros que efetuam contribuições antecipadas, as contribuições pagas antecipadamente pelos Estados-Membros que contribuem para o financiamento da operação podem ser utilizadas até um máximo de 75 % do seu montante para cobrir as contribuições devidas a essa operação. As contribuições pagas antecipadamente devem ser reconstituídas pelos Estados-Membros em causa no prazo de 90 dias a contar do envio do pedido;
b)
No caso contemplado na alínea a), as contribuições devidas para a operação por força do artigo 25.o, n.o 1, pelos Estados-Membros que não tenham efetuado contribuições antecipadas são pagas, depois de aprovadas pelos Estados-Membros em causa, no prazo de cinco dias a contar do envio do pedido correspondente pelo administrador.
7. Nos termos do artigo 34.o, n.o 3, o comandante da operação pode autorizar e pagar os montantes ao seu dispor.
8. Os Estados-Membros podem modificar a sua opção mediante notificação ao administrador com uma antecedência mínima de três meses.
9. Os juros sobre o financiamento prévio serão repartidos anualmente pelos Estados-Membros que tiverem efetuado contribuições antecipadas, sendo adicionados às suas dotações provisionais. Os montantes são notificados a esses Estados-Membros no âmbito do processo anual de aprovação do orçamento.
Artigo 27.o
Reembolso dos pré-financiamentos
1. O Estado-Membro, o Estado terceiro ou, consoante o caso, a organização internacional que o Conselho tenha autorizado a pré-financiar parte dos custos comuns de uma operação pode obter o respetivo reembolso junto do Athena, por meio de pedido acompanhado dos documentos comprovativos necessários dirigido ao administrador, o mais tardar dois meses após a data de encerramento da operação em causa.
2. Nenhum pedido de reembolso pode ser liquidado se não tiver sido aprovado pelo comandante da operação, caso ainda se encontre em funções, e pelo administrador.
3. Se o pedido de reembolso apresentado por um Estado contribuinte for aprovado, pode ser deduzido do pedido de contribuição seguinte dirigido a esse Estado pelo administrador.
4. Caso não esteja previsto qualquer pedido de contribuição aquando da aprovação do pedido de reembolso, ou caso o pedido de reembolso aprovado exceda a contribuição prevista, o administrador procede ao pagamento do montante a reembolsar no prazo de 30 dias, tendo em conta a tesouraria do Athena e as necessidades de financiamento dos custos comuns da operação em causa.
5. O reembolso é devido nos termos da presente decisão, mesmo que a operação seja anulada.
6. O reembolso inclui os juros sobre o montante disponibilizado por meio de pré-financiamento.
Artigo 28.o
Gestão por parte do Athena de despesas não incluídas nos custos comuns
1. Sob proposta do administrador, coadjuvado pelo comandante da operação, ou de um Estado-Membro, o Comité Especial pode decidir que a gestão administrativa de certas despesas relativas a uma operação («custos suportados pelos países»), embora continuando a cargo do Estado-Membro a que dizem respeito, seja confiada ao Athena.
2. Na sua decisão, o Comité Especial pode autorizar o comandante da operação a celebrar contratos, em nome dos Estados-Membros que participam numa operação e eventualmente em nome de terceiros, tendo em vista a aquisição dos serviços e fornecimentos a financiar a título de custos suportados pelos países.
3. Na sua decisão, o Comité Especial define as modalidades de pré-financiamento dos custos suportados pelos países.
4. O Athena mantém a contabilidade dos custos suportados pelos países cuja gestão lhe seja confiada e que sejam incorridos por cada Estado-Membro e, eventualmente, por terceiros. Envia mensalmente a cada Estado-Membro, e eventualmente aos terceiros em causa, a relação das despesas por ele suportadas e das despesas por ele incorridas ou incorridas pelo respetivo pessoal, no decurso do mês anterior, e solicitando os fundos necessários para liquidar essas despesas. Os Estados-Membros e, eventualmente, os terceiros em causa pagam ao Athena os fundos solicitados no prazo de 30 dias a contar do envio do pedido de fundos.
Artigo 29.o
Gestão por parte do Athena de pré-financiamento e de despesas não incluídas nos custos comuns para facilitar o posicionamento inicial de forças numa operação
Sob proposta do administrador, coadjuvado pelo comandante da operação, ou de um Estado-Membro, o Comité Especial pode decidir, caso os condicionalismos operacionais específicos o exijam, que o pré-financiamento e a gestão administrativa de certas despesas relativas a uma operação, embora continuando a cargo do Estado-Membro a que dizem respeito, sejam confiados ao Athena para facilitar o posicionamento inicial de forças numa operação antes da confirmação dos Estados-Membros participantes. A gestão desses custos é assegurada com os meios e recursos existentes e a despesa inicial é limitada a um máximo de 20 % do montante de referência. Neste caso, o Comité Especial põe em evidência na sua decisão as modalidades de pré-financiamento e de reembolso dos montantes pré-financiados pelos futuros Estados-Membros participantes e pelas futuras partes terceiras.
Artigo 30.o
Gestão por parte do Athena das contribuições financeiras de terceiros
1. De harmonia com as disposições relevantes do quadro jurídico da operação e mediante decisão do CPS de aceitar a execução ou a gestão de um projeto pela operação ou a contribuição financeira de um terceiro ou de um Estado-Membro para fazer face à despesa resultante da operação, o Comité Especial pode autorizar que seja confiada ao Athena a gestão administrativa do financiamento desse projeto ou dessa contribuição financeira, com os meios e recursos existentes. Isso pode incluir projetos financiados pela União.
2. O custo relativo à gestão da contribuição deve ser coberto pela própria contribuição. O Comité Especial pode decidir que certos custos associados com a contribuição e relativos à fase ativa da operação são elegíveis como custos comuns, caso a caso.
3. Para efeitos de gestão da contribuição prestada por um terceiro, pela União ou por um Estado-Membro, o administrador, com a aprovação do Comité Especial, negoceia e assina com esse terceiro, com a União ou com o Estado-Membro um convénio administrativo ad hoc que defina a finalidade, os custos a cobrir pela contribuição e as modalidades de gestão da contribuição, incluindo a responsabilidade do comandante da operação perante o Comité Especial. O administrador vela por que a gestão da contribuição respeite os convénios ad hoc e fornece ao contribuinte em causa, diretamente ou através do comandante da operação, todas as informações relevantes que se prendam com a gestão da contribuição.
Artigo 31.o
Juros de mora
1. Se um Estado não cumprir as suas obrigações financeiras, são-lhe aplicáveis por analogia as regras da União sobre juros de mora estabelecidas no artigo 78.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho (4), ou em qualquer outro regulamento que o substitua, no que respeita ao pagamento das contribuições para o orçamento da União.
2. Se o atraso no pagamento não exceder 20 dias, não são cobrados juros. Se o atraso no pagamento exceder 20 dias, são cobrados juros relativamente à totalidade do atraso.
CAPÍTULO 8
EXECUÇÃO DAS DESPESAS
Artigo 32.o
Princípios
1. As dotações do Athena são utilizadas de acordo com os princípios da boa gestão financeira, a saber, economia, eficácia e eficiência.
2. Cabe aos gestores orçamentais executar as receitas e despesas do Athena, de acordo com os princípios da boa gestão financeira, e garantir a sua legalidade e regularidade. A fim de executar as despesas, os gestores orçamentais procedem a autorizações orçamentais e assumem compromissos jurídicos, validam as despesas, autorizam os pagamentos e procedem aos atos prévios necessários à execução das dotações. O gestor orçamental pode delegar as suas funções por decisão que especifique:
a)
Os delegados de nível apropriado;
b)
O alcance dos poderes conferidos;
c)
A possibilidade de os beneficiários subdelegarem os seus poderes.
3. Deve ser garantida a execução das dotações de acordo com o princípio da separação de poderes do gestor orçamental e do contabilista. As funções de gestor orçamental e de contabilista são incompatíveis entre si. Qualquer pagamento efetuado com base nos fundos administrados pelo Athena exige a assinatura conjunta de um gestor orçamental e de um contabilista.
4. Sem prejuízo do disposto na presente decisão, quando a execução das despesas comuns é confiada a um Estado-Membro, a uma instituição da União ou, consoante o caso, a uma organização internacional, o Estado, a instituição ou a organização aplica as regras que são aplicáveis à execução das suas próprias despesas. Quando lhe couber executar diretamente as despesas, o administrador deve respeitar as regras aplicáveis à execução da secção «Conselho» do orçamento geral da União.
5. O administrador pode, todavia, fornecer à Presidência elementos para a elaboração de uma proposta, a apresentar ao Conselho ou ao Comité Especial, sobre as regras de execução das despesas comuns.
6. O Comité Especial pode aprovar regras de execução das despesas comuns que não observem o disposto no n.o 4.
Artigo 33.o
Custos comuns incorridos na preparação de operações ou na sequência destas, ou não diretamente associados a uma operação específica
O administrador exerce as funções de gestor orçamental das despesas que cobrem os custos comuns incorridos na preparação de operações ou na sequência destas e dos custos comuns que não possam ser diretamente associados a uma operação específica.
Artigo 34.o
Custos comuns operacionais
1. O comandante da operação exerce as funções de gestor orçamental das despesas que cobrem os custos comuns operacionais da operação que comanda. Todavia, cabe ao administrador exercer as funções de gestor orçamental das despesas que cobrem os custos comuns operacionais incorridas durante a fase preparatória de determinada operação, e que são executadas diretamente pelo Athena, ou que estejam relacionadas com a operação após o termo da sua fase ativa.
2. As verbas necessárias à execução das despesas de uma operação são transferidas pelo administrador para o comandante da operação, a pedido deste, a partir da conta bancária do Athena, para a conta bancária aberta em nome do Athena que o comandante da operação tiver indicado.
3. Em derrogação do disposto no artigo 18.o, n.o 5, a aprovação de um montante de referência dá direito a que o administrador e o comandante da operação, cada qual no seu domínio de competência, autorizem e paguem despesas relativas à operação em causa até à percentagem do montante de referência aprovada nos termos do artigo 25.o, n.o 1, a não ser que o Conselho decida fixar uma percentagem superior de despesas autorizadas.
Sob proposta do administrador ou do comandante da operação e tendo em conta a urgência e as necessidades operacionais, o Comité Especial pode decidir que sejam autorizadas e, se necessário, pagas despesas suplementares. O Comité Especial pode decidir remeter a questão para as instâncias preparatórias competentes do Conselho, por intermédio da Presidência, a menos que os condicionalismos operacionais o impeçam. A presente derrogação deixa de se aplicar a partir da data de aprovação do orçamento relativo à operação em causa.
4. Durante o período anterior à aprovação do orçamento de uma operação, o administrador e o comandante da operação ou o seu representante prestam mensalmente contas ao Comité Especial, cada qual no que lhe diz respeito, das despesas elegíveis como custos comuns para essa operação. Sob proposta do administrador, do comandante da operação ou de um Estado-Membro, o Comité Especial pode emitir diretrizes sobre a execução das despesas durante esse período.
5. Em derrogação do disposto no artigo 18.o, n.o 5, em caso de perigo iminente para a vida do pessoal implicado numa operação militar da União, o comandante da operação pode executar as despesas necessárias à preservação da vida do pessoal mesmo que estas excedam as dotações inscritas no orçamento, disso informando logo que possível o administrador e o Comité Especial. Nesse caso, o administrador, em ligação com o comandante da operação, propõe as transferências necessárias para financiar as despesas imprevistas. Caso não seja possível garantir um financiamento suficiente dessas despesas por transferência, o administrador propõe um orçamento retificativo.
CAPÍTULO 9
DESTINO FINAL DOS EQUIPAMENTOS E INFRAESTRUTURAS FINANCIADOS EM COMUM
Artigo 35.o
Equipamentos e infraestruturas
1. O administrador propõe ao Comité Especial uma taxa de depreciação aplicável aos equipamentos e a outros ativos relativamente a todas as operações. Se os condicionalismos operacionais assim o exigirem e se o Comité Especial o aprovar, o comandante da operação pode aplicar uma taxa de depreciação diferente.
2. Com vista à liquidação da operação que comandou, o comandante da operação apresenta ao Comité Especial uma proposta de destino final para os equipamentos e infraestruturas financiados em comum para essa operação.
3. O administrador gere os equipamentos e as infraestruturas remanescentes após o termo da fase ativa da operação, a fim de, se for caso disso, lhes dar um destino final.
4. O destino final dos equipamentos e infraestruturas financiados em comum é aprovado pelo Comité Especial, tendo em conta necessidades operacionais e critérios financeiros. O destino final pode ser o seguinte:
a)
As infraestruturas podem ser vendidas ou cedidas, através do Athena, ao país anfitrião, a um Estado-Membro ou a um terceiro;
b)
Os equipamentos podem ser vendidos, através do Athena, a um Estado-Membro, ao país anfitrião ou a um terceiro, ou armazenados e mantidos pelo Athena, por um Estado-Membro ou por esse terceiro, para serem utilizados numa operação posterior.
5. Em caso de venda, os equipamentos e infraestruturas são vendidos pelo valor de mercado ou, se este não puder ser determinado, por um preço justo e razoável que tenha em conta as condições locais específicas.
6. A venda ou a cessão ao país anfitrião ou a um terceiro é efetuada em conformidade com as regras de segurança aplicáveis em vigor.
7. No caso de se decidir que o Athena conserva os equipamentos financiados em comum para a operação, os Estados-Membros contribuintes podem pedir uma compensação financeira aos demais Estados-Membros participantes. O Comité Especial, composto por representantes de todos os Estados-Membros participantes, toma as decisões apropriadas sob proposta do administrador.
CAPÍTULO 10
CONTABILIDADE E INVENTÁRIO
Artigo 36.o
Contabilidade dos custos comuns operacionais
O comandante da operação mantém a contabilidade das transferências que recebe do Athena, das despesas que autoriza, dos pagamentos efetuados e das receitas recebidas, bem como o inventário dos bens móveis financiados pelo orçamento do Athena e utilizados na operação por ele comandada.
Artigo 37.o
Contabilidade consolidada
1. O contabilista mantém a contabilidade das contribuições solicitadas e das transferências efetuadas. Além disso, elabora a contabilidade dos custos comuns incorridos na preparação de operações ou na sequência destas, bem como das despesas e receitas operacionais executadas sob responsabilidade direta do administrador.
2. O contabilista elabora a contabilidade consolidada das receitas e das despesas do Athena. Cada comandante de operação deve enviar-lhe, para o efeito, a contabilidade das despesas que autorizou e dos pagamentos que efetuou, bem como das receitas recebidas.
CAPÍTULO 11
AUDITORIA E APRESENTAÇÃO DE CONTAS
Artigo 38.o
Informação periódica do Comité Especial
De três em três meses, o administrador apresenta ao Comité Especial o mapa da execução das receitas e despesas desde o início do exercício orçamental. Para o efeito, cada comandante de operação fornece ao administrador um mapa das despesas relativas aos custos comuns operacionais da operação por ele comandada.
Artigo 39.o
Condições de realização dos controlos
1. Antes de darem cumprimento à sua missão, as pessoas encarregadas da auditoria às receitas e despesas do Athena devem ser habilitadas a aceder às informações classificadas do Conselho, pelo menos até ao nível «SECRET UE/EU SECRET», ou ser dotadas de habilitação equivalente por um Estado-Membro ou pela OTAN, conforme o caso. Essas pessoas devem velar pelo respeito da confidencialidade das informações e pela proteção dos dados de que tomam conhecimento durante a sua missão de auditoria, em conformidade com as regras aplicáveis a essas informações e dados.
2. As pessoas encarregadas da auditoria às receitas e despesas do Athena têm acesso imediato e sem pré-aviso aos documentos e ao conteúdo de qualquer suporte de informação relativos a essas receitas e despesas, bem como aos locais onde são conservados esses documentos e suportes, de que podem efetuar cópias. As pessoas que participam na execução das receitas e despesas do Athena prestam a colaboração necessária ao cumprimento da sua missão ao administrador e às pessoas encarregadas da auditoria.
Artigo 40.o
Auditoria externa das contas
1. Quando a execução das despesas do Athena é confiada a um Estado-Membro, a uma instituição da União ou a uma organização internacional, o Estado, a instituição ou a organização aplica as regras que são também aplicáveis à auditoria das suas próprias despesas.
2. Todavia, o administrador ou as pessoas por ele designadas pode(m), a qualquer momento, proceder à auditoria dos custos comuns do Athena incorridos na preparação de operações ou na sequência destas ou dos custos comuns operacionais de uma operação. Além disso, o Comité Especial, sob proposta do administrador ou de um Estado-Membro, pode a qualquer momento designar auditores externos, cuja missão e condições de emprego determina.
3. É constituído um Colégio de Auditores, com seis membros, para as auditorias externas. De entre os candidatos propostos pelos Estados-Membros, o Comité Especial nomeia os membros por um período de três anos, renovável uma vez. O Comité Especial pode prorrogar o mandato de um membro por um período máximo de seis meses.
Os candidatos têm de ser membros do órgão nacional de auditoria de mais alto nível de um Estado-Membro, ou por ele recomendados, e dar garantias suficientes de segurança e independência, tendo de estar disponíveis para, na medida do necessário, exercer atribuições por conta do Athena. No exercício dessas atribuições, os membros do Colégio de Auditores:
a)
Continuam a ser remunerados pelo órgão de auditoria de origem, tomando o Athena a seu cargo as despesas de missão, em conformidade com as regras aplicáveis aos funcionários da União de grau equivalente;
b)
Só podem solicitar ou receber instruções do Comité Especial; no âmbito do seu mandato de auditoria, o Colégio de Auditores e os seus membros devem ser totalmente independentes, cabendo-lhes responsabilidade exclusiva pela realização da auditoria externa;
c)
Prestam contas da sua missão exclusivamente ao Comité Especial;
d)
Durante o exercício orçamental e a posteriori verificam, através de controlos no local e de provas documentais, se as despesas financiadas ou pré-financiadas por meio do Athena foram executadas em conformidade com a legislação aplicável e com os princípios da boa gestão financeira (ou seja, economia, eficácia e eficiência) e se os controlos internos são adequados.
O Colégio de Auditores elege anualmente um presidente de entre os seus membros ou prorroga o seu mandato. O Colégio de Auditores aprova as regras aplicáveis às auditorias efetuadas pelos seus membros em conformidade com as mais elevadas normas internacionais e aprova os relatórios de auditoria elaborados pelos seus membros antes de estes serem enviados ao administrador e ao Comité Especial.
4. O Comité Especial pode decidir, caso a caso e com base em motivações específicas, recorrer a outros organismos externos.
5. O custo das auditorias realizadas por auditores que atuem em nome do Athena é considerado um custo comum a cargo deste mecanismo.
Artigo 41.o
Auditoria interna das contas
1. Sob proposta do administrador, e depois de informar o Comité Especial, o Secretário-Geral do Conselho nomeia um auditor interno e, pelo menos, um auditor interno adjunto do mecanismo Athena, por um período de quatro anos, renovável por um período total não superior a oito anos; os auditores internos devem possuir as qualificações profissionais necessárias e dar garantias suficientes de segurança e independência. O auditor interno não pode ser gestor orçamental nem contabilista, nem tão-pouco participar na preparação das demonstrações financeiras.
2. O auditor interno apresenta ao administrador um relatório sobre o controlo dos riscos, formulando pareceres independentes relativos à qualidade dos sistemas de gestão e de controlo e emitindo recomendações para melhorar o controlo interno das operações e promover a boa gestão financeira. O auditor interno é responsável, nomeadamente, pela apreciação da adequação e da eficácia dos sistemas de gestão interna, bem como do desempenho dos serviços na realização das políticas e dos objetivos estabelecidos, tendo em conta os riscos a eles associados.
3. O auditor interno exerce as suas funções relativamente a todos os serviços relacionados com a cobrança das receitas do Athena ou com a execução das despesas financiadas por seu intermédio.
4. O auditor interno efetua uma ou mais auditorias durante o exercício, consoante as necessidades. Informa o administrador e o comandante da operação das suas conclusões e recomendações. O comandante da operação e o administrador asseguram o seguimento das recomendações formuladas nas auditorias.
5. O administrador apresenta anualmente ao Comité Especial um relatório sobre os trabalhos de auditoria interna com o número e o tipo de auditorias internas realizadas, as constatações efetuadas, as recomendações formuladas e o seguimento dado a essas recomendações.
6. Além disso, cada comandante de operação garante ao auditor interno pleno acesso à operação cujo comando exerce. O auditor interno verifica o bom funcionamento dos sistemas e procedimentos financeiros e orçamentais e assegura o funcionamento de sistemas de controlo interno sólidos e eficazes.
7. Os trabalhos e relatórios do auditor interno são postos à disposição do Colégio de Auditores juntamente com os documentos comprovativos correspondentes.
Artigo 42.o
Apresentação e encerramento anuais das contas
1. Cada comandante de operação fornece ao contabilista do Athena, até ao dia 31 de março seguinte ao encerramento do exercício orçamental ou dentro dos quatro meses subsequentes ao termo da operação que comanda, consoante a data que for anterior, as informações necessárias ao apuramento das contas anuais dos custos comuns e das contas anuais das despesas nos termos do artigo 28.o, bem como à elaboração do relatório de atividade anual.
2. Até ao dia 15 de maio seguinte ao encerramento do exercício orçamental, o administrador, coadjuvado pelo contabilista e por cada comandante de operação, elabora as demonstrações financeiras e o relatório de atividade anual e apresenta-os ao Comité Especial e ao Colégio de Auditores.
3. No prazo de oito semanas a contar do envio das demonstrações financeiras, o Comité Especial recebe do Colégio de Auditores um parecer de auditoria, e do administrador, coadjuvado pelo contabilista e por cada comandante de operação, as demonstrações financeiras do Athena sujeitas a auditoria.
4. Até ao dia 30 de setembro seguinte ao encerramento do exercício orçamental, o Comité Especial recebe o relatório de auditoria do Colégio de Auditores e examina o parecer de auditoria e as demonstrações financeiras, tendo em vista dar quitação ao administrador, ao contabilista e a cada comandante de operação.
5. De harmonia com o disposto no Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 ou em qualquer outro regulamento que o substitua, o contabilista, cada comandante de operação e, se aplicável, o administrador conservam as respetivas contas, inventários e documentos conexos durante um período de cinco anos a contar da data em que lhes tiver sido dada a quitação correspondente. Quando é posto termo a uma operação, o comandante da operação assegura o envio de todas as contas e inventários ao contabilista.
6. O Comité Especial decide afetar, em receitas ou em despesas, conforme o caso, ao orçamento para o exercício seguinte o saldo da execução do orçamento de um exercício cujas contas tenham sido aprovadas, mediante orçamento retificativo. O Comité Especial pode, contudo, decidir afetar o saldo da execução do orçamento acima mencionado depois de ter recebido o parecer de auditoria do Colégio de Auditores.
7. A componente do saldo de execução do orçamento de um exercício proveniente da execução das dotações destinadas a cobrir os custos comuns incorridos na preparação de operações ou na sequência destas é deduzida das contribuições seguintes dos Estados-Membros participantes.
8. A componente do saldo de execução do orçamento de um exercício proveniente da execução das dotações destinadas a cobrir os custos comuns operacionais de uma dada operação é deduzida das contribuições seguintes dos Estados-Membros que contribuíram para essa operação.
9. Se o reembolso não puder ser efetuado por dedução das contribuições devidas ao Athena, o saldo de execução do orçamento é restituído aos Estados-Membros em causa em função da chave RNB do ano de reembolso.
10. Até 31 de março de cada ano, os Estados-Membros que participem numa operação podem fornecer ao administrador, eventualmente através do comandante da operação, informações sobre os custos suplementares em que incorreram no contexto da operação durante o exercício financeiro anterior. Essas informações são discriminadas de forma a indicar as principais despesas. O administrador colige essas informações a fim de proporcionar ao Comité Especial uma visão global dos custos suplementares da operação.
Artigo 43.o
Encerramento das contas de uma operação
1. Quando uma operação estiver encerrada, o Comité Especial pode determinar, sob proposta do administrador ou de um Estado-Membro, que o administrador, com a colaboração do contabilista e do comandante da operação, apresente ao Comité Especial as demonstrações financeiras dessa operação, pelo menos até à data do seu encerramento e, se possível, até à data de liquidação. O prazo concedido ao administrador não pode ser inferior a quatro meses a contar da data de encerramento da operação.
2. Se, no prazo fixado, as demonstrações financeiras não puderem incluir as receitas e despesas associadas à liquidação da operação, essas receitas e despesas constarão das demonstrações financeiras do Athena e serão analisadas pelo Comité Especial no âmbito do procedimento previsto no artigo 42.o.
3. O Comité Especial, com base num parecer do Colégio de Auditores, aprova as demonstrações financeiras respeitantes à operação que lhe tiverem sido apresentadas O Comité Especial dá quitação ao administrador, ao contabilista e a cada comandante de operação no que respeita à operação em questão.
4. Se o reembolso não puder ser efetuado por dedução das contribuições devidas ao Athena, o saldo de execução do orçamento é restituído aos Estados-Membros em causa em função da chave RNB do ano de reembolso.
CAPÍTULO 12
DISPOSIÇÕES DIVERSAS
Artigo 44.o
Responsabilidade
1. As condições a que estão sujeitas a responsabilidade disciplinar e penal do comandante da operação, do administrador e de outro pessoal disponibilizado, nomeadamente, pelas instituições da União ou pelos Estados-Membros, em caso de falta ou negligência na execução do orçamento, regem-se pelo Estatuto do Pessoal ou pelo regime que lhes for aplicável. Além disso, o Athena pode, por iniciativa própria ou a pedido de um Estado contribuinte ou de um terceiro, interpor uma ação de indemnização civil contra membros do pessoal acima referidos.
2. Em caso algum podem a União ou o Secretário-Geral do Conselho ser responsabilizados por um dos Estados contribuintes pelo modo como são exercidas as funções do administrador, do contabilista ou do pessoal que lhes esteja afetado.
3. A responsabilidade contratual eventualmente decorrente de contratos celebrados no âmbito da execução do orçamento é coberta pelos Estados contribuintes ou por terceiros, através do Athena, e rege-se pela legislação aplicável aos contratos em questão.
4. Em matéria de responsabilidade extracontratual, os danos causados pelos quartéis-generais das operações, da força e da componente da estrutura de crise, cuja composição é decidida pelo comandante da operação, ou pelos membros do respetivo pessoal, no exercício das suas funções, são cobertos pelos Estados contribuintes ou por terceiros, através do Athena, em conformidade com os princípios gerais comuns aos direitos nacionais dos Estados-Membros e com as disposições do Estatuto das Forças em vigor no teatro de operações.
5. Em caso algum podem a União ou os Estados-Membros ser responsabilizados por um Estado contribuinte por contratos celebrados no âmbito da execução do orçamento ou por danos causados pelas unidades e serviços da estrutura de crise, cuja composição é decidida pelo comandante da operação, ou pelos membros do respetivo pessoal, no exercício das suas funções.
Artigo 45.o
Segurança
A Decisão 2013/488/UE do Conselho (5), ou qualquer decisão do Conselho que a substitua, é aplicável às informações classificadas respeitantes à ação do Athena.
Artigo 46.o
Proteção de dados pessoais
No que respeita ao tratamento de dados pessoais, o Athena confere proteção às pessoas singulares, em conformidade com os princípios e procedimentos estabelecidos no Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (6). Para o efeito, o Comité Especial, mediante proposta do administrador, adota as normas de execução necessárias.
Artigo 47.o
Reexame e revisão
A presente decisão, no todo ou em parte, incluindo os anexos, é reexaminada, se necessário, a pedido de um Estado-Membro ou depois de cada operação. É revista, pelo menos, de três em três anos. Aquando do reexame ou da revisão, pode recorrer-se a peritos cujo contributo seja útil para os trabalhos, nomeadamente aos órgãos de gestão do Athena.
Artigo 48.o
Revogação
É revogada a Decisão 2011/871/PESC.
Artigo 49.o
Entrada em vigor
A presente decisão entra em vigor na data da sua adoção.
Feito em Bruxelas, em 27 de março de 2015.