РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1011/2014 НА КОМИСИЯТА
от 22 септември 2014 година
за определяне на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на образците за предоставяне на определена информация на Комисията и подробни правила за обмен на информация между бенефициерите и управляващите органи, сертифициращите органи, одитните органи и междинните звена
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 17 декември 2013 г. за определяне на общоприложими разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и Европейския фонд за морско дело и рибарство и за определяне на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд и Европейския фонд за морско дело и рибарство, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1083/2006 на Съвета (1), и по-специално член 41, параграф 4, член 102, параграф 1, член 112, параграф 5, член 122, параграф 3, член 124, параграф 7, член 131, параграф 6 и член 137, параграф 3 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 184/2014 на Комисията (2) се определят разпоредбите, необходими за подготовката на програмите. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове („ЕСИ фондовете“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби във връзка с прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013. За да се даде възможност за един цялостен поглед и да се улесни достъпът до тези разпоредби, въпросните разпоредби следва да бъдат определени в един акт за изпълнение.
(2)
С цел да се гарантират съгласуваността и качеството на информацията, предоставяна от управляващия орган на Комисията, включително ясни изявления относно осъществимостта на инвестицията и икономическата жизнеспособност на големия проект, следва да бъде установен стандартен формат, с който да се определят единни изисквания към структурата и съдържанието на предоставяната информация във връзка с нотифицирането на Комисията за избраните големи проекти.
(3)
С цел да се гарантират по-голяма ефикасност и прозрачност при изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове, следва да бъдат установени образецът за предаване на финансови данни, образецът на заявления за плащане и, в съответствие с член 41, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, образецът, който да бъде използван при предоставянето на допълнителна информация за финансовите инструменти заедно със заявленията за плащане до Комисията, както и образецът за отчетите за оперативните програми.
(4)
За същата цел следва да бъдат установени образецът за описание на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и, в зависимост от случая, със сертифициращия орган, и образецът за доклад и становище на независимата одитна структура. С тези образци следва да се определят техническите характеристики на всяко поле в електронната система за обмен на данни. Тъй като тези образци ще послужат за основа при разработването на електронната система за обмен на данни, предвидена в член 74, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, с тях също така следва да се определи по какъв начин данните за допустимите разходи ще бъдат въвеждани в тази система за електронен обмен на информация.
(5)
Следва да бъдат установени подробни правила относно обхвата и характеристиките на системите, поддържащи електронния обмен на информация между бенефициерите и управляващия орган, сертифициращия орган, одитния орган и междинните звена, така че на държавите членки да се предостави правна сигурност по отношение на задълженията, които те трябва да изпълнят в нормативно установения срок, посочен в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(6)
За да се намали административната тежест за бенефициерите по ефективен, ефикасен и задоволителен за тях начин, като същевременно се гарантира ефикасният, ефективен и сигурен електронен обмен на информация, следва да бъдат уточнени някои основни изисквания и технически характеристики за системите, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(7)
Следва да бъдат определени принципите и приложимите правила по отношение на предаването на документи и данни чрез системите, свързани с идентифицирането на страната, отговаряща за качването на документите и всяка тяхна актуализация, включително алтернативно решение, в случай че непреодолима сила попречи на използването на системите.
(8)
С настоящия регламент следва да се зачитат основните права и принципите, заложени в Хартата на основните права на Европейския съюз, и по-специално правото на защита на личните данни. Поради това настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с тези права и принципи. По отношение на личните данни, обработвани от държавите членки, се прилага Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (3). По отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Съюза и свободното движение на тези данни се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
(9)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за координация на европейските структурни и инвестиционни фондове,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБРАЗЦИ И ФОРМАТ ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ ПРИ ПРЕДОСТАВЯНЕТО НА ОПРЕДЕЛЕНА ИНФОРМАЦИЯ НА КОМИСИЯТА
Член 1
Формат на нотификацията за избран голям проект
Нотификацията за избран голям проект от управляващия орган до Комисията в съответствие с член 102, параграф 1, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с формата, установен в приложение I към настоящия регламент.
Член 2
Образец за предаване на финансови данни
При подаването на финансови данни до Комисията за целите на мониторинга в съответствие с член 112 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 държавите членки използват образеца, установен в приложение II към настоящия регламент.
Член 3
Образец за описанието на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и сертифициращия орган
1. Описанието на функциите и процедурите, свързани с управляващия орган и - в зависимост от случая - сертифициращия орган, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение III към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно описание на функциите и процедурите, посочени в параграф 1.
Член 4
Образец на доклад на независимата одитна структура
1. Одитният доклад на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение IV към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единен одитен доклад в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 5
Образец на становище на независимата одитна структура
1. Становището на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение V към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно становище в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 6
Образец на заявлението за плащане, включващ допълнителна информация за финансовите инструменти
Заявлението за плащане, посочено в член 41, параграф 4 и член 131, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение VI към настоящия регламент, и включва, ако е приложимо, допълнителна информация за финансовите инструменти.
Член 7
Образец за отчетите
Отчетите по член 137, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се представят на Комисията в съответствие с образеца, установен в приложение VII към настоящия регламент.
ГЛАВА II
ПОДРОБНИ ПРАВИЛА ОТНОСНО ОБМЕНА НА ИНФОРМАЦИЯ МЕЖДУ БЕНЕФИЦИЕРИТЕ И УПРАВЛЯВАЩИТЕ ОРГАНИ, СЕРТИФИЦИРАЩИТЕ ОРГАНИ, ОДИТНИТЕ ОРГАНИ И МЕЖДИННИТЕ ЗВЕНА
Член 8
Определение и обхват на електронните системи за обмен на данни
1. Терминът „електронни системи за обмен на данни“, позоваване на който се съдържа в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, означава механизми и инструменти, позволяващи електронен обмен на документи и данни, включително аудио-визуални медийни носители, сканирани документи и електронни файлове.
Обменът на документи и данни включва информацията за постигнатия напредък, исканията за плащания и обмена на информация във връзка с проверките на управлението и одитите.
2. Електронните системи за обмен на данни дават възможност да се извършват административни проверки по отношение на всяко заявление за възстановяване, подадено от бенефициерите по силата на член 125, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и одитите да се основават на информацията и документите, достъпни чрез електронните системи за обмен на данни, когато такава информация и документи се обменят в електронен вид в съответствие с член 122, параграф 3 от посочения регламент. Документи на хартиен носител могат да бъдат изисквани от компетентните органи само в изключителни случаи, след извършен анализ на риска и само ако документите на хартиен носител са истинският източник на сканираните документи, качени в електронните системи за обмен на данни.
Член 9
Характеристики на електронните системи за обмен на данни
1. Електронните системи за обмен на данни гарантират сигурността, неприкосновеността и поверителността на данните, както и автентификацията на изпращача в съответствие с член 122, параграф 3, член 125, параграф 4, буква г) и параграф 8 и член 140 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
Електронните системи за обмен на данни са достъпни и функционират по време на и извън стандартното работно време, с изключение на дейностите по техническа поддръжка.
2. Ако по своя собствена инициатива отделна държава членка наложи на бенефициерите задължителното използване на електронни системи за обмен на данни, тя гарантира, че техническите характеристики на тези системи няма да попречат на нормалното усвояване на фондовете, нито ще ограничат достъпа на отделни бенефициери.
Това изискване не се прилага за електронните системи за обмен на данни за бенефициерите, чието използване е било направено задължително от държава членка по време на предходния програмен период и които отговарят на другите изисквания, предвидени в настоящия регламент.
3. Електронните системи за обмен на данни притежават като минимум следните функционални характеристики:
а)
интерактивни и/или предварително попълнени от системата формуляри въз основа на данните, които се съхраняват по време на последователните етапи от процедурите;
б)
автоматични изчисления, ако е приложимо;
в)
вградени автоматични средства за контрол, които намаляват в рамките на възможното повторния обмен на документи или информация;
г)
генерирани от системата сигнали с цел уведомяване на бенефициера за това, че могат да бъдат изпълнени определени дейности;
д)
онлайн проследяване на статуса, позволяващо на бенефициера да следи текущото състояние на проекта;
е)
достъпност на всички предходни данни и документи, обработени чрез системата за електронен обмен на данни.
Член 10
Предаване на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни
1. Бенефициерите и органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, добавят документите и данните, за които отговарят, и всички техни актуализации в електронната система за обмен на данни в електронен формат, определен от държавата членка.
Държавата членка определя подробните условия за електронния обмен на данни в документа, в който се определят условията за предоставяне на подкрепа за всяка операция, посочена в член 125, параграф 3, буква в) от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
2. Обменът на данни и трансакциите са придружени от електронен подпис, съвместим с един от трите вида електронни подписи, определени от Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5).
3. За дата на предаване на документите и данните от бенефициера на органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и обратно се счита датата на подаване по електронен път на информацията, която се съхранява в електронната система за обмен на данни.
4. Предоставянето на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни става само чрез еднократно предаване, както е посочено в член 122, параграф 3, втора алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, по отношение на същата операция за всички органи, изпълняващи една и съща програма.
Тези органи си сътрудничат на правно, организационно, семантично и техническо равнище, което гарантира ефикасната комуникация помежду им, както и обмена и повторната употреба на съответната информация и знания.
Тези разпоредби се прилагат, без да се засягат процедурите, които позволяват на бенефициера да актуализира грешни или остарели данни или нечетливи документи.
5. Електронните системи за обмен на данни са достъпни било пряко чрез интерактивен потребителски интерфейс (уеб приложение), било чрез технически интерфейс, който позволява автоматичното синхронизиране и предаване на данни между системите на бенефициерите и на държавите членки.
6. По време на обработката на информацията електронните системи за обработка на данни гарантират защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни за физическите лица и опазването на търговската тайна за юридическите лица в съответствие с Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (6), Директива 2009/136/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7) и Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (8).
7. В случай на непреодолима сила, и по-специално в случай на неизправност на системата за електронен обмен на данни или липса на стабилна връзка за данни, съответният бенефициер може да предостави изискуемата информация на компетентните органи под формата и при използване на средствата, определени от държавата членка за подобни случаи. Веднага след като отпадне причината за непреодолимата сила, държавата членка гарантира, че съответните документи са включени в базата данни, свързана с електронната система за обмен на данни.
Чрез дерогация от параграф 3, за дата на предоставяне на изискуемата информация се счита датата на изпращане на документите в изискуемата форма.
8. Държавите членки гарантират, че всички бенефициери могат да използват електронните системи за обмен на данни, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, включително бенефициерите по текущи операции към датата, на която се въвеждат в редовна експлоатация електронните системи за обмен на данни, за които се прилага електронният обмен на данни.
Член 11
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 22 септември 2014 година.
REGULAMENTO DE EXECUÇÃO (UE) N.o 1011/2014 DA COMISSÃO
de 22 de setembro de 2014
que estabelece regras pormenorizadas para a execução do Regulamento (UE) n.o 1303/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, no que diz respeito aos modelos de apresentação de certas informações à Comissão, e regras pormenorizadas para o intercâmbio de informações entre os beneficiários e as autoridades de gestão, as autoridades de certificação, as autoridades de auditoria e os organismos intermediários
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE) n.o 1303/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 17 de dezembro de 2013, que estabelece disposições comuns relativas ao Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional, ao Fundo Social Europeu, ao Fundo de Coesão, ao Fundo Europeu Agrícola de Desenvolvimento Rural e ao Fundo Europeu dos Assuntos Marítimos e das Pescas, que estabelece disposições gerais relativas ao Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional, ao Fundo Social Europeu, ao Fundo de Coesão e ao Fundo Europeu dos Assuntos Marítimos e das Pescas, e que revoga o Regulamento (CE) n.o 1083/2006 do Conselho (1), nomeadamente o artigo 41.o, n.o 4, o artigo 102.o, n.o 1, o artigo 112.o, n.o 5, o artigo 122.o, n.o 3, o artigo 124, n.o 7, o artigo 131, n.o 6, e o artigo 137.o, n.o 3,
Considerando o seguinte:
(1)
O Regulamento de Execução (UE) n.o 184/2014 (2) da Comissão estabelece as disposições necessárias para a preparação dos programas. A fim de assegurar a execução dos programas financiados pelos Fundos Europeus Estruturais e de Investimento (a seguir, designados por «FEEI»), é necessário instituir novas disposições para a aplicação do Regulamento (UE) n.o 1303/2013. Com o propósito de permitir uma visão global e o acesso a tais disposições, estas últimas deverão ser definidas num ato de execução.
(2)
A fim de assegurar a coerência e a qualidade da informação apresentada pela autoridade de gestão à Comissão, incluindo indicações claras sobre a viabilidade do investimento e a viabilidade económica dos grandes projetos, deve ser instituído um formato normalizado que estabeleça requisitos uniformes para a estrutura e o conteúdo das informações a notificar à Comissão sobre os grandes projetos selecionados.
(3)
Com vista a assegurar maiores eficiência e transparência na execução de programas financiados pelos FEEI, devem ser estabelecidos o modelo para a apresentação de dados financeiros, o modelo do pedido de pagamento e, em conformidade com o artigo 41.o, n.o 4, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, o modelo a utilizar ao fornecer informações adicionais sobre os instrumentos financeiros juntamente com o pedido de pagamento à Comissão, bem como o modelo para as contas dos programas operacionais.
(4)
Para o mesmo fim, importa estabelecer o modelo para a descrição das funções e dos procedimentos em vigor da autoridade de gestão e, se adequado, da autoridade de certificação, e os modelos de relatório e de parecer a utilizar pelo organismo de auditoria independente. Os modelos devem definir as características técnicas de cada domínio no sistema eletrónico de intercâmbio de dados. Dado que constituirão a base para o desenvolvimento do sistema eletrónico de intercâmbio de dados referido no artigo 74.o, n.o 4, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, estes modelos devem igualmente estabelecer as modalidades de registo dos dados sobre as despesas elegíveis nesse sistema.
(5)
É necessário estabelecer regras detalhadas sobre o âmbito e as características dos sistemas que permitem o intercâmbio eletrónico de informações entre os beneficiários e a autoridade de gestão, a autoridade de certificação, a autoridade de auditoria e os organismos intermediários, para garantir uma maior certeza jurídica aos Estados-Membros no que se refere às obrigações que estes devem preencher no prazo regulamentar fixado no artigo 122.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013.
(6)
Para reduzir os encargos administrativos para os beneficiários de uma forma eficaz, eficiente e satisfatória para os mesmos, assegurando simultaneamente um intercâmbio eletrónico de informações eficiente, eficaz e seguro, devem ser especificados determinados requisitos básicos e características técnicas para os sistemas referidos no artigo 122.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013.
(7)
Devem ser definidos os princípios e regras aplicáveis para o envio de documentos e dados através dos sistemas, no que diz respeito à identificação dos responsáveis pelo carregamento dos documentos e por eventuais atualizações dos mesmos, incluindo uma solução alternativa sempre que um caso de força maior impeça a utilização dos sistemas.
(8)
O presente regulamento deve respeitar os direitos fundamentais e observar os princípios enunciados na Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia, nomeadamente o direito à proteção dos dados pessoais. Por conseguinte, o presente regulamento deve ser aplicado em conformidade com esses direitos e princípios. No que se refere aos dados pessoais tratados pelos Estados-Membros, aplica-se a Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (3). No que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos da União e à livre circulação desses dados, aplica-se o Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (4).
(9)
As medidas previstas no presente regulamento estão em conformidade com o parecer do Comité de Coordenação para os Fundos Europeus Estruturais e de Investimento,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
CAPÍTULO I
MODELOS E FORMATO A UTILIZAR PARA A APRESENTAÇÃO DE CERTAS INFORMAÇÕES À COMISSÃO
Artigo 1.o
Formato para a notificação de um grande projeto selecionado
A notificação de um grande projeto selecionado pela autoridade de gestão à Comissão, em conformidade com o artigo 102.o, n.o 1, primeiro parágrafo, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, deve ser efetuada de acordo com o formato definido no anexo I do presente regulamento.
Artigo 2.o
Modelo para a apresentação de dados financeiros
Ao apresentar os dados financeiros à Comissão para efeitos da monitorização prevista no artigo 112.o do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, os Estados-Membros devem utilizar o modelo estabelecido no anexo II do presente regulamento.
Artigo 3.o
Modelo para a descrição das funções e dos procedimentos em vigor da autoridade de gestão e da autoridade de certificação
1. A descrição das funções e dos procedimentos em vigor para a autoridade de gestão e, se adequado, a autoridade de certificação deve ser efetuada em conformidade com o modelo estabelecido no anexo III do presente regulamento.
2. Sempre que se aplique um sistema comum a vários programas operacionais, pode ser feita uma única descrição das funções e dos procedimentos referidos no n.o 1.
Artigo 4.o
Modelo de relatório do organismo de auditoria independente
1. O relatório de auditoria do organismo de auditoria independente referido no artigo 124.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013 deve ser elaborado de acordo com o modelo fornecido no anexo IV do presente regulamento.
2. Sempre que se aplique um sistema comum a vários programas operacionais, pode ser elaborado um único relatório de auditoria referido no n.o 1.
Artigo 5.o
Modelo de parecer do organismo de auditoria independente
1. O parecer do organismo de auditoria independente referido no artigo 124.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, deve ser elaborado de acordo com o modelo fornecido no anexo V do presente regulamento.
2. Sempre que se aplique um sistema comum a vários programas operacionais, pode ser feito um único parecer referido no n.o 1.
Artigo 6.o
Modelo de pedido de pagamento, incluindo as informações adicionais relativas aos instrumentos financeiros
Os pedidos de pagamento a que se referem os artigos 41.o, n.o 4, e 131.o, n.o 6, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013 devem ser apresentados em conformidade com o modelo fornecido no anexo VI do presente regulamento e incluir, quando aplicável, informações adicionais sobre os instrumentos financeiros.
Artigo 7.o
Modelo para a apresentação de contas
As contas a que se refere o artigo 137.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013 devem ser apresentadas à Comissão de acordo com o modelo fornecido no anexo VII do presente regulamento.
CAPÍTULO II
REGRAS PORMENORIZADAS PARA O INTERCÂMBIO DE INFORMAÇÕES ENTRE OS BENEFICIÁRIOS E AS AUTORIDADES DE GESTÃO, AS AUTORIDADES DE CERTIFICAÇÃO, AS AUTORIDADES DE AUDITORIA E OS ORGANISMOS INTERMEDIÁRIOS
Artigo 8.o
Definição e âmbito dos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados
1. Por «sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados», referidos no artigo 122.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, entende-se os mecanismos e instrumentos que permitem o intercâmbio eletrónico de documentos e dados, incluindo suportes audiovisuais dos meios de comunicação social, documentos digitalizados e ficheiros eletrónicos.
A troca de documentos e de dados deve incluir informações sobre os progressos realizados, os pedidos de pagamento e o intercâmbio de informações relacionadas com as verificações e auditorias à gestão.
2. Os sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados devem permitir que a verificação administrativa de cada pedido de reembolso apresentado pelos beneficiários nos termos do artigo 125.o, n.o 5, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013 e que as auditorias se baseiem nas informações e nos documentos disponibilizados através desses sistemas, quando essas informações e esses documentos sejam trocados em formato eletrónico em conformidade com o artigo 122.o, n.o 3, do referido regulamento. Os documentos em papel só podem ser requeridos por estas autoridades responsáveis em casos excecionais, no seguimento de uma análise de risco, e apenas se os documentos em papel constituírem a verdadeira fonte dos documentos digitalizados carregados nos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados.
Artigo 9.o
Características dos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados
1. Os sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados devem assegurar a segurança, a integridade e a confidencialidade dos dados, bem como a autenticidade do seu remetente, nos termos do artigo 122.o, n.o 3, do artigo 125.o, n.o 4, alínea d), do artigo 125.o, n.o 8, e do artigo 140.o do Regulamento (UE) n.o 1303/2013.
Os sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados devem ficar disponíveis e operacionais durante e fora do horário de trabalho normal, exceto para atividades de manutenção técnica.
2. Sempre que um Estado-Membro, por sua própria iniciativa, imponha a utilização obrigatória dos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados aos beneficiários, deve assegurar que as características técnicas desses sistemas não prejudicarão a boa execução dos fundos, nem restringirão o acesso por parte de nenhum beneficiário.
Este requisito não se aplica aos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados para beneficiários que foram tornados obrigatórios por um Estado-Membro durante um período de programação anterior e que cumprem os outros requisitos estabelecidos no presente regulamento.
3. Os sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados devem estar equipados com, pelo menos, as seguintes funcionalidades:
a)
formulários interativos e/ou formulários pré-preenchidos pelos sistemas com base nos dados que são armazenados nas várias fases dos procedimentos;
b)
cálculos automáticos, se for caso disso;
c)
controlos automáticos integrados, que reduzam tanto quanto possível intercâmbios repetidos de documentos ou informações;
d)
alertas gerados pelos sistemas para informar os beneficiários de que podem ser realizadas certas ações;
e)
função que permita aos beneficiários monitorizar em linha o estado atual do projeto;
f)
acesso a todos os dados e documentos anteriores, processados pelo sistema eletrónico de intercâmbio de dados.
Artigo 10.o
Envio de documentos e dados através dos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados
1. Os beneficiários e as autoridades a que se refere o artigo 122.o, n.o 3, primeiro parágrafo, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013 devem acrescentar os documentos e dados por que sejam responsáveis e quaisquer atualizações ulteriores aos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados, num formato eletrónico a definir pelo Estado-Membro.
O Estado-Membro estabelecerá termos e condições detalhados do intercâmbio eletrónico de dados no documento que estabelece as condições de apoio para cada operação a que se refere o artigo 125.o, n.o 3, alínea c), do Regulamento (UE) n.o 1303/2013.
2. Os intercâmbios de dados e as transações devem incluir uma assinatura eletrónica compatível com um dos três tipos de assinatura eletrónica definidos na Diretiva 1999/93/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (5).
3. A data de envio dos documentos e dados pelo beneficiário às autoridades a que se refere o artigo 122.o, n.o 3, primeiro parágrafo, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, e vice-versa, será considerada a data de envio eletrónico da informação armazenada nos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados.
4. O envio de documentos e dados através dos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados deve ser feito uma única vez, como referido no artigo 122.o, n.o 3, segundo parágrafo, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, quando se trate de uma mesma operação para todas as autoridades que executem o mesmo programa.
Essas autoridades devem colaborar aos níveis jurídico, organizacional, semântico e técnico, de modo a assegurar uma comunicação eficaz, bem como o intercâmbio e a reutilização de informações e conhecimentos.
Esta disposição aplica-se sem prejuízo dos processos que permitem ao beneficiário atualizar dados errados ou obsoletos ou documentos ilegíveis.
5. O acesso aos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados será garantindo seja diretamente através de uma interface de utilização interativa (uma aplicação web), seja através de uma interface técnica que permita a sincronização automática e a transmissão de dados entre os vários beneficiários e sistemas dos Estados-Membros.
6. Ao tratar as informações, os sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados devem garantir a proteção da privacidade dos dados pessoais relativos a pessoas singulares e o sigilo comercial das pessoas coletivas, de acordo com a Diretiva 2002/58/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (6), a Diretiva 2009/136/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (7) e a Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (8).
7. Em casos de força maior e, em particular, de mau funcionamento dos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados ou dificuldades de conexão, o beneficiário em causa pode enviar as informações necessárias às autoridades competentes de acordo com as modalidades e os meios que sejam estabelecidos pelo Estado-Membro para esses casos. Logo que os motivos de força maior deixem de existir, o Estado-Membro deve assegurar que os documentos relevantes são inseridos na base de dados ligada aos sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados.
Em derrogação do n.o 3, a data tida em consideração para o envio das informações solicitadas é considerada como sendo a data de envio dos documentos nas modalidades exigidas.
8. Os Estados-Membros devem assegurar que todos os beneficiários podem utilizar os sistemas eletrónicos de intercâmbio de dados referidos no artigo 122.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 1303/2013, incluindo os beneficiários de operações em curso na data em que esses sistemas se tornem operacionais e às quais se aplique o intercâmbio eletrónico de dados.
Artigo 11.o
O presente regulamento entra em vigor no vigésimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 22 de setembro de 2014.