ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 110/2014 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно модел на финансов регламент за органите, осъществяващи публично-частно партньорство, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 209 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Въз основа на опита от институционализирането на ПЧП като органи на Съюза съгласно член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (2) Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 въведе допълнителни категории публично-частни партньорства с цел да се увеличи изборът на инструменти и да се включат органи, чиито правила са по-гъвкави и достъпни за частните партньори от правилата, приложими за институциите на Съюза. Сред тези допълнителни категории са органите, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, на които е възложено осъществяването на публично-частно партньорство (наричани по-долу „органи за ПЧП“).
(2)
С цел да се гарантира доброто финансово управление на средствата на Съюза и да се позволи на органите за ПЧП да приемат свои собствени финансови правила, е необходимо да се приеме примерен финансов регламент за тези органи.
(3)
Органите за ПЧП следва да съставят и прилагат своя бюджет в съответствие с бюджетните принципи на единство, точност на бюджета, годишност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол и прозрачност.
(4)
С цел да се осигури цялостното изпълнение на задачите и дейностите на органа за ПЗП, той следва да може да вписва неизползваните бюджетни кредити за дадена година в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години.
(5)
Тъй като средствата на Съюза, предоставени на разположение на органа за ПЧП, следва да бъдат изпълнявани при непряко управление, предвидено в член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, разпоредбите относно финансовото планиране и докладване следва да бъдат съвместими с метода на непряко управление на изпълнението на бюджета. Освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета по отношение на вноската на Съюза за органите за ПЧП следва да бъде част от освобождаването, предоставено от страна на Европейския парламент на Комисията във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза. Следователно адекватното годишно докладване, включително подаването на декларация за управлението, следва да се предоставя в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, което ще позволи на Комисията по-добре да поеме своите отговорности във връзка с освобождаването от отговорност.
(6)
Необходимо е да се определят правомощията и отговорностите на счетоводителя и на разпоредителите с бюджетни кредити, като се отчита публично-частният характер на органите за ПЧП. Разпоредителите с бюджетни кредити носят цялата отговорност за всички приходни и разходни операции, които се извършват под тяхно ръководство, и следва да носят отговорност за своите действия, включително при необходимост чрез дисциплинарни мерки.
(7)
Необходимо е да се изяснят функциите за вътрешен одит и вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органите за ПЧП следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одит, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Следва да се въведат разпоредби за установяването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(8)
За да се гарантира, че всеки орган е отговорен за изпълнението на своя бюджет и се придържа към възложените му цели при неговото създаване, на органите за ПЧП следва да бъде разрешено за изпълнението на възложените им задачи да наемат външни частноправни органи само когато е необходимо, а не за задачи, включващи задача за обществена услуга или всяко друго взимане на решение по собствено усмотрение.
(9)
Принципите, които трябва да се спазват по отношение на приходните и разходните операции на органа за ПЧП, следва да бъдат определени.
(10)
Предвид публично-частния характер на органите за ПЧП, и по-специално на вноските на частния сектор в бюджета на органа за ПЧП, следва да бъдат разрешени гъвкави процедури за възлагане на обществени поръчки. Съответните процедури следва да са съобразени с принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация и отчасти да се отклоняват от съответните разпоредби, установени в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (3). Необходимо е да се осигурят по-добри и по-евтини доставки на стоки и услуги, както и да се избягват прекомерните разходи в управлението на процедурите за възлагане на обществени поръчки чрез засилено сътрудничество между членовете на органите за ПЧП. Затова органите за ПЧП също следва да имат възможност да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
(11)
С цел подобряване на икономическата ефективност следва да бъде предоставена възможността за споделяне на услуги или за прехвърлянето им на друг орган или на Комисията, по-специално като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или за част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП.
(12)
За оценяване на заявленията за безвъзмездни средства, проектите и офертите и за предоставяне на становища и съвети в специфични случаи органите за ПЧП следва да бъдат в състояние да използват външни експерти. Тези експерти следва да бъдат избирани в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
(13)
При отпускането на безвъзмездни средства и награди следва да се прилагат съответните разпоредби на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт на органа за ПЧП или на основния акт на програмата, чието изпълнение е поверено на органа за ПЧП, с цел да гарантира съгласувано прилагане на действията, които се управляват пряко от Комисията.
(14)
Когато сметките на органите за ПЧП трябва да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводните правила, прилагани от органите за ПЧП, следва да позволяват подобно консолидиране.
(15)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите за ПЧП от 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБХВАТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните принципи, въз основа на които органът, осъществяващ публично-частно партньорство (наричан по-долу „орган за ПЧП“), приема свои финансови правила. Финансовите правила на органа за ПЧП не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради неговите специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията в съответствие с член 209, четвърта алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Всеки орган за ПЧП приема подробни разпоредби за прилагането на тези принципи в своите финансови правила.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„управителен съвет“ означава главния вътрешен орган на органа за ПЧП, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа за ПЧП като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„член“ означава член на органа за ПЧП в съответствие с неговия учредителен акт,
-
„учредителен инструмент“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа за ПЧП,
-
„бюджет на органа за ПЧП“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза.
Член 3
Обхват на бюджета
Бюджетът на органа за ПЧП се състои от:
а)
приходите на органа за ПЧП, които включват:
i)
финансовите вноски на неговите членове за административните разходи;
ii)
финансовите вноски на неговите членове за оперативните разходи;
iii)
приходите, заделени за конкретни разходни позиции;
iv)
всякакви приходи, реализирани от органа за ПЧП;
б)
разходите на органа за ПЧП, включително административните разходи.
ГЛАВА 2
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Член 4
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
Член 5
Принципи на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа за ПЧП.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа за ПЧП.
3. В бюджета на органа за ПЧП могат да се записват бюджетни кредити само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа за ПЧП, не се дължат на органа за ПЧП.
Член 6
Принцип на ежегодност
1. Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа за ПЧП, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
4. За административните бюджетни кредити разходите не надвишават приходите, очаквани за година, както е посочено в член 3, буква а), подточка i).
5. Като се имат предвид нуждите на органа за ПЧП, неизползваните бюджетни кредити могат да бъдат вписани в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години. Тези бюджетни кредити трябва да се усвояват първи.
6. Параграфи 1-5 не възпрепятстват бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, да бъдат разделени за няколко години под формата на годишни вноски, когато това е предвидено в учредителния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 7
Принцип на балансираност
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетни кредити за поети задължения не превишават съответната годишна вноска на Съюза, посочена в споразумението за годишния трансфер на средства, сключено с Комисията, плюс годишните вноски от членове, различни от Съюза, всички други приходи, посочени в член 3, и сумата на неизползваните бюджетни кредити, посочени в член 6, параграф 5.
3. Органът за ПЧП не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа за ПЧП.
4. Ако бюджетният резултат е положителен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като приход.
Ако бюджетният резултат е отрицателен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания.
Член 8
Принцип на разчетна единица
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на паричните потоци, счетоводителят има право да извършва операции в други валути, както е установено във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 9
Принцип на универсалност
1. Без да се засяга параграф 2, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции при спазване на специфичните разпоредби във финансовите правила на органа за ПЧП относно случаите, в които някои приспадания може да се направят от заявките за плащане, които след това се предават за плащане на нетната сума.
2. Приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания, се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
3. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа за ПЧП, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
Приемането на дарения, при които може да има значителни финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.
Сумата, над която съответните финансови тежести се считат за значителни, се определя с решение на управителния съвет.
Член 10
Принцип на специфичност
1. Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели поне по дялове и глави.
2. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от една глава в друга без ограничения и от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът.
Над границата, посочена в първа алинея, директорът може да предложи на управителния съвет трансфери на бюджетни кредити от един дял в друг. Управителният съвет има три седмици, за да се противопостави на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички трансфери, извършени съгласно първа алинея.
Член 11
Принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа за ПЧП за осъществяване на неговите дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа за ПЧП, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението по всяка от дейностите и информацията се предоставя на управителния съвет от директора ежегодно и най-късно в документите, придружаващи проектобюджета на органа за ПЧП.
4. Освен ако учредителният не акт предвижда оценките да бъдат извършвани от Комисията, с цел подобряване на процеса на вземане на решения, органът за ПЧП извършва оценките, включително и последващите оценки, на своите програми и дейности, при които има значителни разходи, и резултатите от оценката се изпращат на управителния съвет.
Член 12
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа за ПЧП се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа за ПЧП вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
опазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, вземайки предвид многогодишния характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективен и ефикасен вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално елементите, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, като се вземат предвид структурата и размерът на органа за ПЧП, естеството на възложените му задачи, както и сумите и финансовите и оперативните рискове.
Член 13
Принцип на прозрачност
1. Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Бюджетът на органа за ПЧП, включително щатното разписание и коригиращите бюджети, така както са приети, включително всякакви адаптации, както е предвидено в член 15, параграф 1, се публикуват на интернет сайта на органа за ПЧП в срок четири седмици от датата на тяхното приемане и се предават на Комисията и на Сметната палата.
3. Органът за ПЧП предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за получателите на средства, произлизащи от бюджета, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, вследствие на стандартното представяне.
Публикуваната информация е леснодостъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
4. Експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 34 от настоящия регламент, се публикуват на интернет сайта на Съюза.
ГЛАВА 3
ФИНАНСОВО ПЛАНИРАНЕ
Член 14
Прогнози за приходите и разходите
1. Органът за ПЧП изпраща на Комисията и на останалите членове не по-късно от 31 януари на годината, предхождаща тази, през която бюджетът на органа за ПЧП трябва да бъде изпълнен, прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на прогнозите, заедно с работната проектопрограма, посочена в член 31, параграф 4.
2. Прогнозата за приходите и разходите на органа за ПЧП включва:
а)
прогноза за броя на постоянните и временните длъжности, по функционална група и по степени, както и на договорно наетите служители и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, в границите на бюджетните кредити;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности;
д)
целите, поставени за финансовата година, с която е свързана прогнозата, като се посочват всички специфични бюджетни потребности във връзка с постигането на тези цели;
е)
административните разходи и изпълнения бюджет на органа за ПЧП през предходната финансова година;
ж)
размера на финансовите вноски, направени от членовете, и стойността на вноските в натура, направени от членовете, различни от Съюза;
з)
информация относно неусвоените бюджетни кредити, които се вписват в прогнозата за приходите и разходите за всяка година в съответствие с член 6, параграф 5.
Член 15
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът на органа за ПЧП и щатното разписание на служителите, включително броят на постоянните и временните длъжности по функционални групи и по степени, допълнени с броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, се приемат от управителния съвет в съответствие с учредителния акт на органа за ПЧП. Подробни разпоредби могат да бъдат установени във финансовите правила на органа за ПЧП. Всяко изменение в бюджета на органа за ПЧП, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет на органа за ПЧП, приет съгласно същата процедура, както и първоначалния бюджет на органа за ПЧП. Бюджетът на органа за ПЧП и, когато е подходящо, коригиращите бюджети на органа за ПЧП се адаптират с цел да се вземе предвид размерът на финансовата вноска на Съюза, предвидена в бюджета на Съюза.
2. Бюджетът на органа за ПЧП се състои от приходна и разходна част.
3. Бюджетът на органа за ПЧП съдържа:
a)
в приходната част:
i)
прогнозните приходи на органа за ПЧП за съответната финансова година („година n“);
ii)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година n-2;
iii)
съответни бележки към всеки ред приходи;
б)
в разходната част:
i)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината n;
ii)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година n-2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа за ПЧП за годината n;
iii)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
iv)
съответни бележки към всеки подраздел.
4. В щатното разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Същата информация се посочва за договорно наетия персонал и командированите национални експерти.
ГЛАВА 4
ФИНАНСОВИ УЧАСТНИЦИ
Член 16
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Директорът изпълнява приходите и разходите на бюджета на органа за ПЧП в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити. Директорът отговаря за гарантиране на спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът за ПЧП участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) по предотвратяване на измамите.
2. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа за ПЧП, подчинени на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 17
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа за ПЧП се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
3. Директорът, в съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет, и като взема надлежно предвид рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на задълженията на директора. Създаването на тази структура и на тези системи се основава на анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Директорът може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
4. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършените дейности в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване на Комисията от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза за съответната година. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 18
Предварителни проверки
1. Всяка операция се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
Инициирането и проверката на дадена операция са отделни функции.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 11.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
Член 19
Последващи проверки
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
2. Последващият контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за предварителния контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, притежават необходимите професионални умения.
Член 20
Годишно докладване
Разпоредителят с бюджетни кредити докладва ежегодно на управителния съвет за резултатите от изпълнението на своите задължения. За тази цел не по-късно от 15 февруари на следващата финансова година разпоредителят с бюджетни кредити представя на управителния съвет и до Комисията:
а)
отчет за изпълнението на годишната работна програма на органа за ПЧП, бюджета на органа за ПЧП и човешките ресурси;
б)
предварителните сметки на органа за ПЧП, включително доклада за бюджетното и финансово управление, посочен в член 39;
в)
декларация за управлението, в която се посочва, че освен ако не е посочено друго в резервите, разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчно ниво на увереност, че:
i)
информацията е подходящо представена, пълна и точна (вярна и точна представа);
ii)
разходите са били усвоени за планираната цел;
iii)
въведените системи за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции;
г)
обобщение на окончателните одиторски доклади и на осъществения контрол, включително анализ на естеството и размера на установените грешки и слабости в системите, както и коригиращите действия, които са предприети или планирани.
Отчетът, който е пропорционален на естеството на възложените задачи и съответните суми, посочва резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол.
Всяка година най-късно до 1 юли документите, посочени в букви в) и г) от първата алинея, както и тяхната оценка от управителния съвет, одобреният годишен отчет за дейността и окончателните сметки заедно с тяхното одобрение от управителния съвет в съответствие с член 43, параграф 2 се изпращат от директора на Комисията. Комисията изпраща тези документи на Европейския парламент и на Съвета.
Член 21
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 23, параграф 3. Комисията, посочена в член 23, параграф 3, незабавно информира управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа за ПЧП, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове.
Член 22
Счетоводител
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилагат по отношение на персонала на органа за ПЧП, който е напълно независим при изпълнението на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа за ПЧП за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
воденето, подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с глава 8;
в)
прилагането в съответствие с глава 8 на счетоводните правила и сметкоплана;
г)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
д)
управлението на касата.
2. Два или повече органа за ПЧП могат да назначат един и същ счетоводител.
Органите за ПЧП могат също да се уговорят с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа за ПЧП.
Те могат също да възложат на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП, като отчитат съотношението между разходите и ползите.
В случаите, посочени в този параграф, трябва да се направят необходимите договорености с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 38, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
При условията на параграф 5 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
5. Счетоводителят може при изпълнение на своите задължения да делегира определени задачи на членовете на персонала, към които се прилага Правилникът за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, когато това е необходимо за изпълнението на неговите задължения в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП.
6. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
Член 23
Отговорност на финансовите участници
1. Членове 16-25 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити и счетоводител носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за длъжностните лица. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП или неговите членове, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на OLAF.
3. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа за ПЧП, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа за ПЧП. За случаите, подадени от органите за ПЧП, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа за ПЧП.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя отчет съгласно член 20 и посочва предприетите мерки.
4. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа за ПЧП вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в приложимото законодателство по отношение на дисциплинарните мерки.
Член 24
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на членове 16-25 и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа за ПЧП.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до директора, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Въпросното лице информира също така своя пряк ръководител. Ако участник е директорът, той трябва да отнесе въпроса до управителния съвет.
Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Директорът или управителният съвет, ако лицето е директорът, предприемат по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
Член 25
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
ГЛАВА 5
ВЪТРЕШЕН ОДИТ
Член 26
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът за ПЧП въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити, нито като счетоводител.
3. Вътрешният одитор консултира органа за ПЧП по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценяване на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа за ПЧП. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид отчета на разпоредителя с бюджетни кредити по член 20 и всяка друга налична информация.
6. Вътрешният одитор докладва на управителния съвет и на директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове и препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет проучва информацията, посочена в член 20, и проверява дали препоръките са били изцяло и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа за ПЧП на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 27
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да сезира Съда на Европейския съюз се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 28
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет може да създаде, като вземе предвид икономическата ефективност и добавената стойност, капацитет за вътрешен одит, който изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на капациета за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет.
Годишният одитен план на капацитета за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на капацитета за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора в органа за ПЧП.
Той се преглежда и одобрява от управителния съвет.
Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Ако капацитетът за вътрешен одит на един орган за ПЧП не е икономически изгоден или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът за ПЧП може да реши да използва общ капацитет за вътрешен одит с други органи за ПЧП, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети на съответните органи за ПЧП се договарят относно практическите условия на общия капацитет за вътрешен одит.
Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
2. Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на капацитета за вътрешен одит.
ГЛАВА 6
ПРИХОДНИ И РАЗХОДНИ ОПЕРАЦИИ
Член 29
Изпълнение на приходите
1. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и събиране на недължимите суми. То включва също възможността за отказ от установени вземания, ако е целесъобразно.
2. Недължимо платените суми се събират.
Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. В решението за отказ се посочва, че са били предприети действия, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа за ПЧП се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа за ПЧП за бюджетното и финансовото управление.
3. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
4. Вземанията на органа за ПЧП по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа за ПЧП подлежат на давностен срок от пет години.
Член 30
Вноски на членовете
1. Органът за ПЧП представя на членовете си искания за плащане на целите или част от техните вноски при условия и на интервали, посочени в учредителния акт или съгласувани с тях.
2. Средствата, изплатени на органа за ПЧП от неговите членове чрез вноска, носят лихва в полза на бюджета на органа за ПЧП.
Член 31
Изпълнение на разходите
1. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни задължения и правни задължения, утвърждава разходите и разрешава плащанията, както и извършва подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
2. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава дадена финансова операция.
Разрешаване на разход представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя да плати утвърдените разходи.
3. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа за ПЧП, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
4. В годишната работна програма на органа за ПЧП се предвижда разрешение от управителния съвет за оперативните разходи на органа за ПЧП относно обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, установени в настоящия параграф, са ясно идентифицирани.
Годишната работна програма включва подробни цели и очаквани резултати, включително и показатели за изпълнението. Тя съдържа също така описание на действията, които ще се финансират, и размера на сумата, разпределена за всяка дейност.
Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния инструмент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в работната програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа за ПЧП.
Член 32
Срокове
Плащането на разходите трябва да се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 7
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА ОТ ОРГАНА ЗА ПЧП
Член 33
Възлагане на обществени поръчки
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграфи 3-6 от настоящия член.
2. Органът за ПЧП взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от общия Финансов регламент.
3. За поръчки на стойност от 60 000 EUR до праговете, предвидени в член 118 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, може да се използва процедурата, определена в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 за поръчки с ниска стойност, които не надвишават 60 000 EUR.
4. Органът за ПЧП може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи за ПЧП.
5. Органът за ПЧП може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби, с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (5) и с други органи за ПЧП за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
Органите за ПЧП могат да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
Стоките, услугите или работите, предвидени в първа и втора алинея, не се считат като част от вноската на членовете към бюджета на органа за ПЧП.
6. Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възлагащите органи на приемащата държава членка за покриване на административните си нужди или с възлагащите органи на държавите членки, на държавите от Европейската асоциация за свободна търговия или страните кандидатки за членство в Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с частните членове или с възлагащите органи на страни, участващи в програми на Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133, първа алинея от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Член 34
Експерти
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis за подбора на експерти чрез всяка процедура, предвидена в основния акт на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества.
Органът за ПЧП може да използва списъците, съставени от Комисията или от други органи на Съюза или органи за ПЧП.
Органът за ПЧП може, ако това се счита за уместно в надлежно обосновани случаи, да избере всяко лице с подходящи умения, извън лицата от списъците.
Външните експерти се избират въз основа на уменията, опита и знанията, необходими за изпълнението на възложените им задачи и в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
Член 35
Безвъзмездни средства
Що се отнася до безвъзмездните средства, дял VI от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт.
Член 36
Награди
1. По отношение на наградите дял VII от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграф 2 от настоящия член.
2. Конкурсите за награди с единична стойност 1 000 000 EUR или повече може да се публикуват само ако са предвидени в проекта на работна програма, посочен в член 14, параграф 1.
Член 37
Посочване на средствата за обжалване
1. Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
2. По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
3. Параграфи 1 и 2 са обект на всяка специфична процедура, заложена в основните актове на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП.
ГЛАВА 8
СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Член 38
Правила относно отчетите
Органът за ПЧП въвежда счетоводна система, предоставяща своевременно точна, пълна и надеждна информация.
Счетоводството на органа за ПЧП съответства на счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 39
Устройство на отчетите
Отчетите на органа за ПЧП се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа за ПЧП;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП (отчет относно бюджетното и финансово управление).
Всеки орган за ПЧП изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година. Този доклад отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП изпраща доклада за бюджетното и финансовото управление на Европейския парламент, на Съвета и на Сметната палата до 31 март на следващата финансова година.
Член 40
Счетоводни принципи
Финансовите отчети представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с международните счетоводни стандарти за публичния сектор на базата на текущо начисляване (наричани по-долу „IPSAS“).
Член 41
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с IPSAS на базата на текущо начисляване;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа за ПЧП.
Член 42
Отчети за изпълнението на бюджета
Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
Отчетите за изпълнението на бюджета имат същото устройство като това на самия бюджет.
Член 43
Междинни отчети и одобрение на окончателните отчети
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща междинните отчети на Сметната палата до 15 февруари на следващата година.
В случая, посочен в първа алинея, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща също така до 15 февруари на следващата година пакет от отчети в стандартен формат на счетоводителя на Комисията, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането.
2. Счетоводителят съставя окончателните отчети на органа за ПЧП. Директорът ги изпраща до 15 март, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, на управителния съвет за одобрение.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят изпраща окончателните отчети, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, и одобрението на управителния съвет, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година. В този случай счетоводителят на органа за ПЧП изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП също така изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията на същата дата, на която предава окончателните отчети, представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящата глава и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните одобрени отчети на органа за ПЧП се публикуват на неговия интернет сайт в срок от един месец след одобрението им.
Член 44
Счетоводна система
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, хармонизираният сметкоплан, който ще се прилага от органа за ПЧП, се приема от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа за ПЧП.
4. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа за ПЧП. В тях се отчитат всички бюджетни приходни и разходни операции.
Член 45
Инвентарен опис
Органът за ПЧП съхранява инвентарен опис, съдържащ количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват негова собственост или собственост на Съюза. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП съхранява този инвентарен опис в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията. Органът за ПЧП проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
ГЛАВА 9
ВЪНШЕН ОДИТ И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 46
Външен одит
Органът за ПЧП подлежи на независим външен одит, извършван в съответствие с международно приетите одитни стандарти от независим одиторски орган. Становището на независимият одитор определя дали отчетите дават вярна и точна представа, дали въведените системи за контрол функционират правилно и дали свързаните с отчетите операции са законосъобразни и редовни. В становището се заявява също така дали опитната дейност поставя под съмнение твърденията в декларацията за управлението, посочена в член 20. Становището се представя на управителния съвет. То се предава на Комисията заедно с окончателните финансови отчети на органа за ПЧП най-късно до 15 март.
Член 47
Проверка на отчетите от Сметната палата
1. Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт на органа за ПЧП, Сметната палата проверява отчетите на органа за ПЧП в съответствие с член 287 от Договора за функционирането на Европейския съюз. При проверката Сметната палата може да вземе предвид одита на независимия външен одитор, посочен в член 46 от настоящия регламент, и мерките, които са предприети в отговор на неговите констатации.
2. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 48
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Без да се засягат разпоредбите на член 47, параграф 1, органът за ПЧП предоставя на служителите на Комисията и други лица, упълномощени от нея, както и на Сметната палата достъп до обектите и помещенията, както и до цялата информация, включително информация в електронен формат, необходима за извършването на техните одити.
2. OLAF може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (6) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (7), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, финансирани от органа за ПЧП.
3. Без да се засягат параграфи 1 и 2, договорите, споразуменията и решенията на органа за ПЧП съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ГЛАВА 10
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 49
Искания за информация
Комисията и членовете на органа за ПЧП, различни от Съюза, могат да изискват всякаква необходима информация или пояснения от органа за ПЧП по въпросите на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 50
Приемане на финансовите правила на органа за ПЧП
Всеки орган, посочен в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нови финансови правила с оглед на тяхното влизане в сила на 1 януари 2014 г., или във всички случаи в рамките на девет месеца от датата, на която органът за ПЧП попада в обхвата на член 209 от този регламент.
Член 51
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 110/2014 DA COMISSÃO
de 30 de setembro de 2013
relativo ao regulamento financeiro-tipo para os organismos resultantes de parcerias público-privadas referidos no artigo 209.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (1), nomeadamente o artigo 209.o,
Considerando o seguinte:
(1)
Com base na experiência em matéria de institucionalização das PPP enquanto organismos da União, em conformidade com o artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho (2), o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 introduziu categorias adicionais de PPP para alargar o leque de instrumentos disponíveis e incluir organismos cujas regras sejam mais flexíveis e acessíveis aos parceiros do setor privado do que as aplicáveis às instituições da União. Entre essas categorias adicionais contam-se os organismos referidos no artigo 209.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 incumbidos de executar uma parceria público-privada (a seguir designados «organismos PPP»).
(2)
A fim de assegurar uma boa gestão financeira dos fundos da União e permitir aos organismos PPP adotar as suas próprias regras financeiras, é necessário adotar um regulamento financeiro-tipo para esses organismos.
(3)
Os organismos PPP devem elaborar e executar o respetivo orçamento no respeito dos princípios da unicidade, da verdade orçamental, da anualidade, do equilíbrio, da unidade de conta, da universalidade, da especificação, da boa gestão financeira, que requer um controlo interno eficaz e eficiente, e da transparência.
(4)
A fim de assegurar a execução global das missões e atividades do organismo PPP, este deve ter a possibilidade de inscrever as dotações não utilizadas durante um determinado exercício no mapa previsional das receitas e despesas dos três exercícios seguintes.
(5)
Uma vez que os fundos da União colocados à disposição dos organismos PPP devem ser executados no âmbito da gestão indireta prevista no artigo 60.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, as disposições em matéria de planeamento financeiro e de elaboração de relatórios devem ser coerentes com o método de gestão indireta da execução orçamental. A quitação da execução orçamental no que diz respeito à contribuição da União para os organismos PPP deve fazer parte da quitação dada pelo Parlamento Europeu à Comissão relativamente à execução do orçamento da União. Por conseguinte, deve estar prevista a apresentação de um relatório anual adequado, incluindo uma declaração de gestão, em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, permitindo à Comissão assumir melhor as suas responsabilidades relativamente à quitação.
(6)
É necessário definir as competências e as responsabilidades do contabilista e dos gestores orçamentais, tendo em conta o caráter público-privado dos organismos PPP. Os gestores orçamentais são plenamente responsáveis pelo conjunto das operações associadas às receitas e despesas efetuadas sob a sua autoridade e em relação às quais devem prestar contas, podendo essa responsabilidade, se for caso disso, ser apurada no âmbito de processos disciplinares.
(7)
É necessário clarificar as funções da auditoria interna e do controlo interno, bem como simplificar os requisitos em matéria de comunicação de informações. A função de auditoria interna dos organismos PPP deve ser assegurada pelo Auditor Interno da Comissão, que deve realizar auditorias sempre que os riscos envolvidos o justifiquem. Devem ser introduzidas disposições relativas à criação e ao funcionamento das estruturas de auditoria interna.
(8)
A fim de garantir a responsabilização de cada organismo pela execução do seu orçamento e no respeito dos objetivos que lhe foram conferidos aquando da sua criação, os organismos PPP devem ser autorizados, no âmbito da execução das tarefas que lhes são confiadas, a só recorrer aos organismos externos de direito privado em caso de necessidade e exclusivamente para tarefas que não impliquem missão de serviço público nem poder discricionário de apreciação.
(9)
Devem ser estabelecidos os princípios a seguir no âmbito das operações relativas às receitas e despesas dos organismos PPP.
(10)
Tendo em conta o caráter público-privado dos organismos PPP e, em especial, a contribuição do setor privado para o orçamento destes organismos, devem ser autorizados procedimentos flexíveis para a adjudicação de contratos. Os procedimentos na matéria devem respeitar os princípios da transparência, da proporcionalidade, da igualdade de tratamento e da não discriminação e afastar-se parcialmente das disposições pertinentes estabelecidas no Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 da Comissão (3). É necessário melhorar o fornecimento de bens e a prestação de serviços e torná-los menos onerosos, bem como evitar os custos excessivos na gestão dos procedimentos de adjudicação de contratos através de uma cooperação reforçada entre os membros dos organismos PPP. Por conseguinte, estes organismos devem também ter a possibilidade de celebrar contratos sem recorrerem a um procedimento de concurso com os seus membros que não sejam a União para o fornecimento de bens, a prestação de serviços ou a realização de obras que esses membros executem diretamente, sem recurso a terceiros.
(11)
A fim de melhorar a relação custo-eficácia, deve ser prevista a possibilidade de partilhar serviços ou de os transferir para outro organismo ou para a Comissão, em especial permitindo que o contabilista da Comissão seja encarregado de parte ou da totalidade das tarefas do contabilista do organismo PPP.
(12)
Os organismos PPP devem ter a possibilidade de recorrer a peritos externos para avaliar os pedidos de subvenção, os projetos e as propostas, bem como para prestar assessoria e aconselhamento em casos específicos. Esses peritos devem ser selecionados respeitando os princípios da não discriminação, da igualdade de tratamento e da inexistência de conflitos de interesses.
(13)
Nos processos de atribuição de subvenções e prémios, devem aplicar-se as disposições pertinentes do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sem prejuízo de qualquer outra disposição específica do ato constitutivo do organismo PPP ou do ato de base do programa cuja execução é confiada ao organismo PPP, a fim de assegurar a coerência com as ações geridas diretamente pela Comissão.
(14)
Sempre que as contas dos organismos PPP precisem de ser consolidadas em conformidade com as regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, as regras contabilísticas aplicadas pelos organismos PPP devem permitir tal consolidação.
(15)
O presente regulamento deve entrar em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia, a fim de permitir a adoção atempada dos regulamentos financeiros revistos dos organismos PPP a partir de 1 de janeiro de 2014, de forma a assegurar a coerência das regras aplicáveis ao próximo quadro financeiro plurianual,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
CAPÍTULO 1
ÂMBITO DE APLICAÇÃO
Artigo 1.o
Objeto
O presente regulamento estabelece os princípios essenciais com base nos quais o organismo resultante de uma parceria público-privada (a seguir designado «organismo PPP») adota as suas próprias regras financeiras. As regras financeiras aplicáveis ao organismo PPP só podem divergir do previsto no presente regulamento se as suas necessidades específicas o exigirem e desde que a Comissão dê o seu consentimento prévio, em conformidade com o quarto parágrafo do artigo 209.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Cada organismo PPP deve adotar disposições pormenorizadas para a aplicação destes princípios nas suas regras financeiras.
Artigo 2.o
Definições
Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:
-
«Conselho de Direção», o principal órgão interno do organismo PPP responsável pelas decisões em matéria financeira e orçamental, independentemente da sua designação no ato constitutivo;
-
«Diretor», a pessoa responsável pela execução das decisões do Conselho de Direção e pelo orçamento do organismo PPP, na qualidade de gestor orçamental, independentemente da sua designação no ato constitutivo do organismo PPP;
-
«Membro», um membro do organismo PPP em conformidade com o seu ato constitutivo;
-
«Ato constitutivo», o ato do direito da União que regula os principais aspetos relativos à criação e ao funcionamento do organismo PPP;
-
«Orçamento do organismo PPP», o instrumento que, para cada exercício, prevê e autoriza as receitas e as despesas consideradas necessárias para o organismo PPP.
Artigo 3.o
Âmbito do orçamento
O orçamento do organismo PPP é constituído pelos seguintes elementos:
a)
As receitas do organismo PPP, incluindo:
i)
As contribuições financeiras dos seus membros para as despesas administrativas,
ii)
As contribuições financeiras dos seus membros para as despesas operacionais,
iii)
As receitas afetadas ao financiamento de despesas específicas,
iv)
Todas as receitas geradas pelo organismo PPP;
b)
As despesas do organismo PPP, incluindo as despesas administrativas.
CAPÍTULO 2
PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS
Artigo 4.o
Respeito dos princípios orçamentais
A elaboração e a execução do orçamento do organismo PPP pautam-se pelos princípios da unicidade, da verdade orçamental, da anualidade, do equilíbrio, da unidade de conta, da universalidade, da especificação, da boa gestão financeira, que requer um controlo interno eficaz e eficiente, e da transparência, nas condições definidas no presente regulamento.
Artigo 5.o
Princípios da unicidade e da verdade orçamental
1. Nenhuma receita pode ser cobrada e nenhuma despesa efetuada, exceto por imputação a uma rubrica do orçamento do organismo PPP.
2. Nenhuma despesa pode ser objeto de autorização ou de uma ordem de pagamento para além das dotações autorizadas pelo orçamento do organismo PPP.
3. Nenhuma dotação pode ser inscrita no orçamento do organismo PPP se não corresponder a uma despesa considerada necessária.
4. Os juros resultantes dos pagamentos de pré-financiamentos efetuados a partir do orçamento do organismo PPP não são devidos a este último.
Artigo 6.o
Princípio da anualidade
1. As dotações inscritas no orçamento do organismo PPP são autorizadas para um exercício orçamental, que começa em 1 de janeiro e termina em 31 de dezembro.
2. As dotações de autorização cobrem o custo total dos compromissos jurídicos assumidos durante o exercício.
3. As dotações de pagamento cobrem os pagamentos decorrentes da execução dos compromissos jurídicos assumidos durante o exercício ou durante os exercícios anteriores.
4. No que se refere às dotações administrativas, as despesas não devem exceder as receitas esperadas para o exercício, referidas no artigo 3.o, alínea a), subalínea i).
5. Tendo em conta as necessidades do organismo PPP, as dotações não utilizadas podem ser inscritas no mapa previsional das receitas e despesas dos três exercícios seguintes. Estas dotações devem ser utilizadas em primeiro lugar.
6. Os n.os 1 a 5 não impedem a possibilidade de as autorizações orçamentais para ações cuja realização se estenda por mais de um exercício serem fracionadas por vários exercícios em parcelas anuais caso o ato constitutivo o preveja ou caso estejam ligadas a despesas administrativas.
Artigo 7.o
Princípio do equilíbrio
1. O orçamento deve respeitar o equilíbrio entre receitas e dotações de pagamento.
2. As dotações de autorização não devem exceder a contribuição anual correspondente da União, como prevista no acordo anual de transferência de fundos concluído com a Comissão, acrescida das contribuições anuais dos membros que não a União, das outras receitas eventuais referidas no artigo 3.o e do montante das dotações não utilizadas referidas no artigo 6.o, n.o 5.
3. O organismo PPP não pode contrair empréstimos no quadro do seu orçamento.
4. Se os resultados orçamentais forem positivos, devem ser inscritos no orçamento do exercício seguinte enquanto receitas.
Se os resultados orçamentais forem negativos, devem ser inscritos no orçamento do exercício seguinte enquanto dotações de pagamento.
Artigo 8.o
Princípio da unidade de conta
O orçamento do organismo PPP é elaborado e executado em euros, sendo as contas apresentadas em euros. Todavia, para as necessidades de tesouraria, o contabilista é autorizado a efetuar operações noutras divisas, nas condições previstas nas regras financeiras do organismo PPP.
Artigo 9.o
Princípio da universalidade
1. Sem prejuízo do n.o 2, a totalidade das receitas cobre a totalidade das dotações de pagamento. As receitas e as despesas são inscritas sem qualquer compensação entre si, sob reserva de eventuais disposições específicas previstas nas regras financeiras do organismo PPP nos casos em que podem ser efetuadas determinadas deduções dos pedidos de pagamento, que, neste caso, são objeto de uma ordem de pagamento pelo seu valor líquido.
2. As receitas afetadas a fins específicos, como os rendimentos de fundações, as subvenções, os donativos e os legados, são afetadas com vista a financiar despesas específicas.
3. O diretor pode aceitar todas as liberalidades em benefício do organismo PPP, tais como as provenientes de fundações, subvenções, doações e legados.
A aceitação de liberalidades suscetíveis de acarretar encargos significativos é sujeita à autorização prévia do Conselho de Direção, que se pronuncia no prazo de dois meses a contar da data em que lhe for apresentado o pedido. Caso o Conselho de Direção não delibere neste prazo, considera-se que a liberalidade foi aceite.
O montante acima do qual os encargos financeiros em causa são considerados significativos é estabelecido por uma decisão do Conselho de Direção.
Artigo 10.o
Princípio da especificação
1. As dotações são especificadas, pelo menos por título e capítulo.
2. O diretor pode transferir dotações entre capítulos, sem limite, e entre títulos, até ao limite total de 10 % das dotações do exercício inscritas na rubrica a partir da qual se procede à transferência.
Para além do limite referido no primeiro parágrafo, o diretor pode propor ao Conselho de Direção transferências de dotações entre títulos. O Conselho de Direção dispõe de um prazo de três semanas para se opor a essas transferências. Passado esse prazo, consideram-se aprovadas.
O diretor informa o Conselho de Direção, logo que possível, de todas as transferências efetuadas em conformidade com o primeiro parágrafo.
Artigo 11.o
Princípio da boa gestão financeira
1. As dotações devem ser utilizadas em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, a saber, em conformidade com os princípios da economia, da eficiência e da eficácia.
2. O princípio da economia determina que os meios utilizados pelo organismo PPP no exercício das suas atividades devem ser disponibilizados em tempo útil, nas quantidades e qualidades adequadas e ao melhor preço.
O princípio da eficiência visa a melhor relação entre os meios utilizados e os resultados obtidos.
O princípio da eficácia visa a consecução dos objetivos específicos fixados e a obtenção dos resultados esperados.
3. Devem ser fixados objetivos específicos, mensuráveis, realizáveis, pertinentes e calendarizados para todos os setores de atividade abrangidos pelo orçamento do organismo PPP. A realização destes objetivos deve ser controlada por indicadores de desempenho estabelecidos por atividade, devendo a informação ser facultada ao Conselho de Direção pelo diretor anualmente e, o mais tardar, nos documentos que acompanham o projeto de orçamento do organismo PPP.
4. A menos que o ato constitutivo preveja que as avaliações sejam efetuadas pela Comissão, o organismo PPP, a fim de melhorar a tomada de decisões, realiza avaliações, incluindo avaliações ex post, dos seus programas e atividades que ocasionem despesas significativas, sendo os resultados das mesmas comunicados ao Conselho de Direção.
Artigo 12.o
Controlo interno da execução do orçamento
1. O orçamento do organismo PPP deve ser executado em conformidade com o princípio de um controlo interno eficaz e eficiente.
2. Para efeitos da execução do orçamento do organismo PPP, o controlo interno é definido como um processo aplicável a todos os níveis da cadeia de gestão, concebido para proporcionar uma garantia razoável quanto à realização dos seguintes objetivos:
a)
Eficácia, eficiência e economia das operações;
b)
Fiabilidade das informações;
c)
Preservação dos ativos e da informação;
d)
Prevenção, deteção, correção e seguimento de fraudes e irregularidades;
e)
Gestão adequada dos riscos relativos à legalidade e à regularidade das operações subjacentes, tendo em conta o carácter plurianual dos programas, bem como a natureza dos pagamentos em causa.
3. Um controlo interno eficaz e eficiente baseia-se nas melhores práticas internacionais e inclui, em especial, os elementos previstos no artigo 32.o, n.os 3 e 4, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, tendo em conta a estrutura e a dimensão do organismo PPP, a natureza das tarefas que lhe forem confiadas, bem como os montantes e os riscos financeiros e operacionais em causa.
Artigo 13.o
Princípio da transparência
1. O orçamento do organismo PPP deve ser estabelecido e executado e as contas apresentadas em conformidade com o princípio da transparência.
2. O orçamento do organismo PPP, incluindo o quadro de pessoal e os orçamentos retificativos, tal como adotados, bem como quaisquer adaptações, tal como previstas no artigo 15.o, n.o 1, é publicado no sítio web do organismo PPP no prazo de quatro semanas a contar da sua adoção e transmitido à Comissão e ao Tribunal de Contas.
3. O organismo PPP disponibiliza no seu sítio web, o mais tardar em 30 de junho do exercício seguinte, informações sobre os beneficiários de fundos provenientes do seu orçamento, em conformidade com o artigo 21.o, n.os 2, 3 e 4, do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, seguindo uma apresentação normalizada.
As informações publicadas devem ser facilmente acessíveis, transparentes e exaustivas. Essas informações são disponibilizadas no respeito dos requisitos de confidencialidade e de segurança, em especial de proteção dos dados pessoais, estabelecidos no Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (4).
4. A lista dos peritos contratados em conformidade com o artigo 34.o do presente regulamento deve ser publicada num sítio web da União.
CAPÍTULO 3
PLANEAMENTO FINANCEIRO
Artigo 14.o
Mapas previsionais das receitas e despesas
1. O organismo PPP transmite anualmente à Comissão e aos demais membros, até 31 de janeiro do exercício anterior àquele em que o orçamento do organismo PPP deve ser executado, um mapa previsional das suas receitas e despesas, bem como as orientações gerais que a ele presidiram, juntamente com o seu projeto de programa de trabalho referido no artigo 31.o, n.o 4.
2. O mapa previsional das receitas e despesas do organismo PPP inclui:
a)
Uma estimativa do número de lugares permanentes e temporários, por grupo de funções e por grau, bem como dos agentes contratuais e dos peritos nacionais destacados, expresso em equivalentes a tempo inteiro, no limite das dotações orçamentais;
b)
No caso de alteração dos efetivos, um documento justificativo dos pedidos de novos lugares;
c)
Uma previsão trimestral dos fluxos de tesouraria em termos de pagamentos e recebimentos;
d)
Informações sobre a realização de todos os objetivos fixados anteriormente para as várias atividades;
e)
Os objetivos fixados para o exercício a que se refere o mapa previsional, indicando as necessidades orçamentais específicas afetadas à realização desses objetivos;
f)
Os custos administrativos e o orçamento do organismo PPP executado no exercício anterior;
g)
O montante das contribuições financeiras dos membros e o valor das contribuições em espécie efetuadas pelos membros, com exceção da União;
h)
Informações sobre as dotações não utilizadas que estejam inscritas no mapa previsional das receitas e despesas, por exercício, em conformidade com o artigo 6.o, n.o 5.
Artigo 15.o
Elaboração do orçamento
1. O orçamento do organismo PPP e o quadro de pessoal, incluindo o número de lugares permanentes e temporários, por grupo de funções e por grau, complementado com o número de agentes contratuais e de peritos nacionais destacados, expresso em equivalentes a tempo inteiro, são adotados pelo Conselho de Direção em conformidade com o ato constitutivo do organismo PPP. Podem ser estabelecidas disposições pormenorizadas nas regras financeiras do organismo PPP. Qualquer alteração do orçamento do organismo PPP, bem como do quadro de pessoal, é objeto de um orçamento retificativo do organismo PPP adotado segundo o mesmo procedimento que o orçamento inicial do organismo PPP. O orçamento do organismo PPP e, se for caso disso, os orçamentos retificativos deste organismo são adaptados a fim de ter em conta o montante da contribuição da União, tal como inscrito no orçamento da União.
2. O orçamento do organismo PPP é constituído por um mapa das receitas e um mapa das despesas.
3. O orçamento do organismo PPP indica:
a)
No mapa das receitas:
i)
as previsões de receitas do organismo PPP para o exercício em causa («exercício n»),
ii)
as previsões de receitas para o exercício anterior e as receitas do exercício n-2;
iii)
observações adequadas para cada rubrica de receitas;
b)
No mapa das despesas:
i)
as dotações de autorização e de pagamento para o exercício n,
ii)
as dotações de autorização e de pagamento para o exercício anterior, bem como as despesas autorizadas e as despesas pagas durante o exercício n-2; estas últimas são igualmente expressas em percentagem do orçamento do organismo PPP do exercício n,
iii)
um mapa recapitulativo dos calendários de pagamentos a efetuar no decurso de exercícios posteriores, por força de autorizações orçamentais concedidas em exercícios anteriores,
iv)
observações adequadas sobre cada subdivisão.
4. O quadro de pessoal inclui, face ao número de lugares autorizados para o exercício, o número de lugares autorizados no exercício anterior, bem como o número de lugares efetivamente ocupados. São dadas as mesmas informações relativamente aos agentes contratuais e aos peritos nacionais destacados.
CAPÍTULO 4
INTERVENIENTES FINANCEIROS
Artigo 16.o
Execução do orçamento em conformidade com o princípio da boa gestão financeira
1. O diretor exerce as funções de gestor orçamental. Executa as receitas e as despesas do orçamento do organismo PPP em conformidade com as regras financeiras do referido organismo e com o princípio da boa gestão financeira, sob a sua própria responsabilidade e no limite das dotações autorizadas. O diretor é encarregado de assegurar a legalidade e a regularidade.
Sem prejuízo das competências do gestor orçamental no que diz respeito à prevenção e à deteção de fraudes e irregularidades, o organismo PPP participa nas atividades de prevenção da fraude do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF).
2. O diretor pode delegar as suas competências de execução do orçamento em agentes do organismo PPP abrangidos pelo Estatuto, caso este seja aplicável aos agentes do referido organismo, em conformidade com as condições estabelecidas nas regras financeiras do organismo PPP. Os agentes delegados só podem agir dentro dos limites dos poderes que lhes são expressamente conferidos.
Artigo 17.o
Poderes e funções do gestor orçamental
1. O orçamento do organismo PPP é executado pelo diretor nos serviços sob a sua autoridade.
2. Se tal for indispensável, as tarefas de peritagem técnica e as tarefas administrativas, preparatórias ou acessórias que não impliquem o exercício de autoridade pública nem o exercício de um poder discricionário de apreciação podem ser confiadas por via contratual a entidades ou organismos externos de direito privado.
3. O diretor instaura, em conformidade com as normas mínimas adotadas pelo Conselho de Direção e tendo em conta os riscos associados ao enquadramento da gestão e à natureza das ações financiadas, uma estrutura organizativa e sistemas de controlo interno adaptados à execução das suas tarefas. A criação desta estrutura e destes sistemas assenta numa análise dos riscos que deve ter em conta a relação custo/eficácia.
O diretor pode instituir nos seus serviços uma função de peritagem e de consultoria destinada a ajudá-lo a controlar os riscos associados às suas atividades.
4. O gestor orçamental conserva os documentos justificativos das operações realizadas durante um período de cinco anos a contar da data da decisão de concessão de quitação à Comissão para a execução do orçamento da União relativo ao exercício em causa. Os dados pessoais contidos nos documentos comprovativos são, se possível, suprimidos quando não forem necessários para efeitos de controlo e auditoria. Em qualquer circunstância, no que diz respeito à conservação dos dados relativos ao tráfego, aplica-se o disposto no artigo 37.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
Artigo 18.o
Controlos ex ante
1. Cada operação é objeto de, pelo menos, um controlo ex ante baseado numa análise documental e nos resultados disponíveis dos controlos já efetuados, relacionados com os aspetos operacionais e financeiros da operação.
Os controlos ex ante incluem o início e a verificação de uma operação.
O início e a verificação de uma operação constituem funções distintas.
2. Por «início de uma operação», entende-se o conjunto das operações preparatórias à adoção dos atos de execução do orçamento do organismo PPP pelo gestor orçamental competente.
3. Por «verificação ex ante de uma operação», entende-se o conjunto dos controlos ex ante instituídos pelo gestor orçamental competente para verificar os aspetos operacionais e financeiros dessa operação.
4. Os controlos ex ante visam verificar a coerência entre os documentos comprovativos solicitados e quaisquer outras informações disponíveis.
A extensão dos controlos ex ante em termos de frequência e de intensidade é determinada pelo gestor orçamental competente com base em considerações assentes na análise dos riscos e na relação custo-eficácia. Em caso de dúvida, o gestor orçamental responsável pela liquidação do pagamento correspondente solicita informações complementares ou procede a um controlo no local, a fim de obter uma garantia razoável no âmbito de um controlo ex ante.
O objetivo dos controlos ex ante consiste em verificar o seguinte:
a)
A regularidade e a conformidade da despesa em relação às disposições aplicáveis;
b)
A aplicação do princípio da boa gestão financeira referido no artigo 11.o.
Para efeitos dos controlos, o gestor orçamental competente pode considerar como uma operação única uma série de operações individuais semelhantes relativas a despesas correntes em matéria de remunerações, pensões, reembolso de deslocações em serviço e despesas médicas.
Artigo 19.o
Controlos ex post
1. O gestor orçamental competente pode instaurar controlos ex post para verificar as operações já aprovadas na sequência de controlos ex ante. Esses controlos podem ser efetuados por amostragem em função do risco.
Os controlos ex post podem ser realizados com base em documentos e, se necessário, no local.
2. Os controlos ex ante e os controlos ex post não podem ser realizados pelos mesmos agentes. Os agentes encarregados dos controlos ex post não estão subordinados aos agentes encarregados dos controlos ex ante.
Os agentes responsáveis pelo controlo da gestão das operações financeiras devem ter as competências profissionais necessárias.
Artigo 20.o
Relatórios anuais
O gestor orçamental presta informações anualmente ao Conselho de Direção sobre o exercício das suas funções. Para o efeito, transmite ao Conselho de Direção e à Comissão, o mais tardar até 15 de fevereiro do exercício seguinte:
a)
Um relatório sobre a aplicação do programa de trabalho anual e sobre a execução do orçamento do organismo PPP, bem como sobre os seus recursos humanos;
b)
As contas provisórias do organismo PPP, incluindo o relatório sobre a gestão orçamental e financeira referido no artigo 39.o;
c)
Uma declaração de gestão que ateste que, salvo indicação em contrário formulada numa reserva, o gestor orçamental tem uma garantia razoável de que:
i)
as informações são apresentadas de modo adequado e são completas e exatas (imagem fiel),
ii)
as despesas foram utilizadas para os fins previstos,
iii)
os sistemas de controlo estabelecidos oferecem as garantias necessárias quanto à legalidade e regularidade das operações subjacentes;
d)
Um resumo dos relatórios finais de auditoria e dos controlos realizados, incluindo uma análise da natureza e da extensão dos erros e deficiências identificados nos sistemas, bem como das medidas corretivas adotadas ou previstas.
O relatório indica os resultados das operações confrontando-os com os objetivos fixados, os riscos associados a estas operações, a utilização dos recursos disponibilizados e a eficiência e eficácia dos sistemas de controlo interno, bem como a sua proporcionalidade à natureza das tarefas confiadas e aos montantes envolvidos.
O mais tardar até 1 de julho de cada ano, são transmitidos pelo diretor à Comissão os documentos mencionados nas alíneas c) e d) do primeiro parágrafo e a sua avaliação pelo Conselho de Direção, o relatório anual de atividades e as contas definitivas aprovados, bem como a sua aprovação pelo Conselho de Direção em conformidade com o artigo 43.o, n.o 2. A Comissão transmite os referidos documentos ao Parlamento Europeu e ao Conselho.
Artigo 21.o
Proteção dos interesses financeiros da União
1. Se um agente que participe na gestão financeira e no controlo das operações considerar que uma decisão, que o seu superior hierárquico o obrigue a aplicar ou aceitar, é irregular ou contrária aos princípios da boa gestão financeira ou às regras profissionais que é obrigado a respeitar, informa desse facto o diretor por escrito, o qual deve responder também por escrito. Se o diretor não tomar medidas ou confirmar a decisão ou as instruções iniciais e o agente considerar que essa confirmação não constitui uma resposta razoável à sua questão, o agente informa por escrito a instância competente referida no artigo 23.o, n.o 3. A instância referida no artigo 23.o, n.o 3, deve imediatamente informar desse facto o Conselho de Direção.
2. No caso de atividades ilegais, de fraude ou de corrupção suscetíveis de prejudicar os interesses do organismo PPP, o agente informa as autoridades e os organismos designados pela legislação aplicável. Os contratos com auditores externos que realizem auditorias da gestão financeira do organismo PPP devem prever a obrigação de o auditor externo informar o gestor orçamental de qualquer suspeita de atividade ilegal, de fraude ou de corrupção suscetível de prejudicar os interesses do organismo PPP ou dos seus membros.
Artigo 22.o
Contabilista
1. O Conselho de Direção nomeia um contabilista, sujeito ao Estatuto sempre que este seja aplicável ao pessoal do organismo PPP, que é totalmente independente no exercício das suas funções. O contabilista é responsável no organismo PPP:
a)
Pela boa execução dos pagamentos, o recebimento das receitas e a cobrança dos créditos apurados;
b)
Pelos registos contabilísticos e pela preparação e apresentação das contas em conformidade com o capítulo 8;
c)
Pela aplicação das regras contabilísticas e do plano de contabilidade, em conformidade com o capítulo 8;
d)
Pela definição e validação dos sistemas contabilísticos, bem como, se for caso disso, pela validação dos sistemas definidos pelo gestor orçamental e destinados a prestar ou justificar as informações contabilísticas; a este respeito, o contabilista está habilitado a verificar em qualquer momento o cumprimento dos critérios de validação;
e)
Pela gestão da tesouraria.
2. Dois ou mais organismos PPP podem designar o mesmo contabilista.
Os organismos PPP podem igualmente acordar com a Comissão que o contabilista desta última é igualmente o seu contabilista.
Podem também confiar ao contabilista da Comissão uma parte das tarefas do contabilista do organismo PPP, tendo em conta a relação custos-benefícios.
No caso referido no presente número, devem tomar as disposições necessárias para evitar qualquer conflito de interesses.
3. O contabilista recebe do gestor orçamental todas as informações necessárias à elaboração de contas que apresentem uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira do organismo PPP e da execução orçamental. O gestor orçamental garante a fiabilidade dessas informações.
4. Antes da aprovação das contas pelo diretor, o contabilista assina-as, certificando assim que tem uma garantia razoável de que estas apresentam uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira do organismo PPP.
Para o efeito, o contabilista verifica se as contas foram elaboradas em conformidade com as regras contabilísticas referidas no artigo 38.o e se a integralidade das receitas e despesas foi inscrita nas contas.
O contabilista está habilitado a verificar as informações recebidas e a realizar as verificações suplementares que considere necessárias para assinar as contas.
Se necessário, o contabilista emite reservas, precisando a sua natureza e o seu âmbito.
Sem prejuízo do n.o 5, só o contabilista está habilitado para a gestão da tesouraria e dos equivalentes de tesouraria. O contabilista é responsável pela sua conservação.
5. No exercício das suas funções, o contabilista pode delegar certas tarefas em agentes aos quais se aplique o Estatuto, caso este se aplique ao pessoal do organismo PPP, se tal se revelar indispensável para o exercício das suas funções em conformidade com as regras financeiras do referido organismo.
6. Sem prejuízo de eventuais medidas disciplinares, o contabilista pode, a qualquer momento ser temporária ou definitivamente suspenso das suas funções pelo Conselho de Direção. Nesse caso, o Conselho de Direção nomeia um contabilista provisório.
Artigo 23.o
Responsabilidade dos intervenientes financeiros
1. Os artigos 16.o a 25.o não prejudicam a eventual responsabilidade penal dos intervenientes financeiros nas condições previstas no direito nacional aplicável e nas disposições em vigor em matéria de proteção dos interesses financeiros da União e de luta contra a corrupção que envolva funcionários da União ou dos Estados-Membros.
2. Cada gestor orçamental e cada contabilista é responsável disciplinar e pecuniariamente, nas condições previstas no Estatuto. Em caso de atividade ilegal, de fraude ou de corrupção suscetível de prejudicar os interesses do organismo PPP, a questão é submetida às autoridades e organismos designados pela legislação em vigor, nomeadamente ao OLAF.
3. A instância especializada em matéria de irregularidades financeiras criada pela Comissão ou na qual a Comissão participa, em conformidade com o artigo 73.o, n.o 6, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, exerce em relação ao organismo PPP as mesmas competências que as que lhe foram conferidas relativamente aos serviços da Comissão, salvo se o Conselho de Direção decidir criar uma instância funcionalmente independente ou participar numa instância comum estabelecida por vários organismos. Relativamente aos processos apresentados pelos organismos PPP, a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras criada pela Comissão ou na qual a Comissão participa deve incluir um agente do organismo PPP.
Com base no parecer da instância referida no primeiro parágrafo, o diretor decide da eventual instauração de um processo para apurar a responsabilidade disciplinar ou pecuniária. Se a instância detetar problemas sistémicos, transmite ao gestor orçamental um relatório acompanhado de recomendações. Se o referido parecer puser em causa o diretor, a instância transmite-o ao Comité de Direção e ao auditor interno da Comissão. O diretor remete, sob forma anónima, para os pareceres da instância no seu relatório elaborado em conformidade com o artigo 20.o e descreve as medidas de acompanhamento adotadas.
4. Os agentes podem ser obrigados a reparar, na totalidade ou em parte, o prejuízo sofrido pelo organismo PPP em razão de uma falta pessoal grave que tenham cometido no exercício das suas funções ou relacionada com elas. A autoridade investida do poder de nomeação toma uma decisão fundamentada, uma vez cumpridas as formalidades previstas na legislação aplicável em matéria disciplinar.
Artigo 24.o
Conflito de interesses
1. Os intervenientes financeiros na aceção dos artigos 16.o a 25.o e as outras pessoas que participam na execução e na gestão do orçamento, incluindo os respetivos atos preparatórios, bem como na auditoria ou no controlo, não realizam qualquer ato suscetível de colocar os seus próprios interesses em conflito com os do organismo PPP.
Se esse risco existir, a pessoa em causa deve abster-se de realizar esse ato e informar do facto o diretor, que deve confirmar por escrito a eventual existência de um conflito de interesses. A pessoa em causa deve também informar o seu superior hierárquico. Se o agente for o diretor, este deve remeter a questão para o Conselho de Direção.
Caso seja estabelecida a existência de um conflito de interesses, a pessoa em causa deve cessar todas as suas atividades relacionadas com essa questão. O diretor, ou o Conselho de Direção se a pessoa em causa for o diretor, toma todas as medidas suplementares adequadas.
2. Para efeitos do n.o 1, existe conflito de interesses sempre que o exercício imparcial e objetivo das funções de um interveniente financeiro ou de outra pessoa, como referidos no n.o 1, se encontre comprometido por motivos familiares, afetivos, de afinidade política ou nacional, de interesse económico, ou por qualquer outro motivo de comunhão de interesses com o destinatário.
Artigo 25.o
Separação de funções
As funções de gestor orçamental e de contabilista são separadas e excluem-se mutuamente.
CAPÍTULO 5
AUDITORIA INTERNA
Artigo 26.o
Nomeação, poderes e funções do auditor interno
1. O organismo PPP dispõe de uma função de auditoria interna, que deve ser exercida em observância das normas internacionais pertinentes.
2. A função de auditoria interna é assegurada pelo auditor interno da Comissão. O auditor interno não pode ser nem gestor orçamental nem contabilista.
3. O auditor interno aconselha o organismo PPP no que diz respeito ao controlo dos riscos, formulando pareceres independentes sobre a qualidade dos sistemas de gestão e de controlo, emitindo recomendações para melhorar as condições de execução das operações e promovendo a boa gestão financeira.
O auditor interno é responsável, nomeadamente, por:
a)
Apreciar a adequação e a eficácia dos sistemas de gestão interna, bem como o desempenho dos serviços na execução dos programas e ações, tendo em conta os riscos a eles associados;
b)
Apreciar a eficiência e eficácia dos sistemas de controlo e de auditoria internos aplicáveis a cada operação de execução do orçamento.
4. O auditor interno exerce as suas funções relativamente a todas as atividades e serviços do organismo PPP. Dispõe de acesso total e ilimitado a todas as informações necessárias ao exercício das suas funções.
5. O auditor interno toma conhecimento do relatório do gestor orçamental elaborado em conformidade com o artigo 20.o e de quaisquer outros elementos de informação identificados.
6. O auditor interno informa o Conselho de Direção e o diretor das suas conclusões e recomendações.
Além disso, apresenta um relatório nos seguintes casos:
-
não foi dado seguimento aos riscos críticos e às recomendações,
-
registam-se atrasos significativos na execução das recomendações formuladas nos anos anteriores.
O Conselho de Direção e o diretor devem assegurar o acompanhamento regular da execução das recomendações da auditoria. O Conselho de Direção analisa as informações referidas no artigo 20.o e verifica se as recomendações foram executadas na íntegra e em tempo útil.
7. O organismo PPP disponibiliza os contactos do auditor interno a todas as pessoas singulares ou coletivas que intervenham em operações de despesas que desejem contactá-lo de forma confidencial.
8. Os relatórios e as conclusões do auditor interno só são acessíveis ao público após a aprovação pelo auditor interno das medidas adotadas para lhes dar execução.
Artigo 27.o
Independência do auditor interno
A independência do auditor interno, a sua responsabilidade no quadro do exercício das suas funções e o direito de intentar ações junto do Tribunal de Justiça da União Europeia são determinados em conformidade com o artigo 100.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 28.o
Criação de uma estrutura de auditoria interna
1. O Conselho de Direção pode criar, tendo em devida conta a relação custo/eficácia e o valor acrescentado, uma estrutura de auditoria interna que exerce as suas funções no respeito das normas internacionais pertinentes.
A finalidade, os poderes e a responsabilidade da estrutura de auditoria interna são previstos na Carta de auditoria interna e submetidos à aprovação do Conselho de Direção.
O plano de auditoria anual da estrutura de auditoria interna é elaborado pelo responsável da estrutura de auditoria interna tendo em conta, nomeadamente, a avaliação do risco no organismo PPP realizada pelo diretor.
Este plano é examinado e aprovado pelo Conselho de Direção.
A estrutura de auditoria interna informa o Conselho de Direção e o diretor das suas conclusões e recomendações.
Se a estrutura de auditoria interna de um organismo PPP não apresentar uma boa relação custo/eficácia ou não estiver em condições de respeitar as normas internacionais, o organismo PPP pode decidir partilhar uma estrutura de auditoria interna com outros organismos PPP que atuem no mesmo domínio de intervenção.
Nesses casos, os Conselhos de Direção dos organismos PPP em causa devem acordar as modalidades práticas das estruturas de auditoria interna partilhadas.
Os agentes de auditoria interna cooperam eficazmente através do intercâmbio de informações e de relatórios de auditoria e, se for caso disso, da elaboração de avaliações de risco conjuntas e da realização de auditorias conjuntas.
2. O Conselho de Direção e o diretor asseguram o acompanhamento regular da execução da recomendação da estrutura de auditoria interna.
CAPÍTULO 6
OPERAÇÕES ASSOCIADAS A RECEITAS E DESPESAS
Artigo 29.o
Execução das receitas
1. A execução das receitas inclui o estabelecimento de previsões de créditos, o apuramento dos direitos a cobrar e a recuperação dos montantes indevidamente pagos. Inclui também a possibilidade de renunciar a créditos apurados, se for caso disso.
2. Os montantes indevidamente pagos são recuperados.
Se, na data de vencimento prevista na nota de débito, a cobrança efetiva não tiver sido efetuada, o contabilista informa deste facto o gestor orçamental competente e inicia de imediato o processo de cobrança, por qualquer via de direito, incluindo, se necessário, através de compensação ou, se esta não for possível, de execução forçada.
Caso o gestor orçamental competente pretenda renunciar total ou parcialmente à cobrança de um crédito apurado, certifica-se de que a renúncia é regular e conforme com os princípios da boa gestão financeira e da proporcionalidade. A decisão de renúncia deve ser fundamentada. A decisão de renúncia deve referir que foram efetuadas diligências para a cobrança, bem como os elementos de direito e de facto em que se baseia.
O contabilista dispõe de uma lista dos créditos a cobrar. Os créditos do organismo PPP são agrupados na lista em função da data de vencimento da ordem de cobrança. O contabilista indica igualmente as decisões de renúncia total ou parcial à cobrança de créditos apurados. Esta lista é anexada ao relatório do organismo PPP sobre a gestão orçamental e financeira.
3. Qualquer crédito não reembolsado na data de vencimento fixada na nota de débito vence juros, em conformidade com o Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
4. Os créditos do organismo PPP sobre terceiros, bem como os créditos de terceiros sobre o organismo PPP, são sujeitos a um prazo de prescrição de cinco anos.
Artigo 30.o
Contribuição dos membros
1. O organismo PPP apresenta aos seus membros, nas condições e com a periodicidade estabelecidas no ato constitutivo ou com eles acordadas, pedidos de pagamento da totalidade ou de parte da sua contribuição.
2. Os fundos pagos ao organismo PPP pelos seus membros a título de contribuição vencem juros a favor do orçamento do organismo PPP.
Artigo 31.o
Execução das despesas
1. Para executar as despesas, o gestor orçamental procede a autorizações orçamentais e assume compromissos jurídicos, liquida despesas, emite ordens de pagamento e toma as medidas preliminares necessárias para a execução das dotações.
2. Cada despesa é objeto de uma autorização, de uma liquidação, da emissão de uma ordem de pagamento e de um pagamento.
A liquidação de uma despesa é o ato pelo qual o gestor orçamental competente confirma uma operação financeira.
A emissão de uma ordem de pagamento de uma despesa é o ato pelo qual o gestor orçamental competente, depois de verificar a disponibilidade das dotações, dá ao contabilista a instrução para pagar a despesa objeto de uma liquidação.
3. Relativamente às medidas que possam dar origem a uma despesa a cargo do orçamento do organismo PPP, o gestor orçamental competente procede a uma autorização orçamental antes de assumir um compromisso jurídico em relação a terceiros.
4. O programa de trabalho anual do organismo PPP prevê a autorização pelo Conselho de Direção das despesas operacionais do referido organismo relativamente às atividades que cobre, na medida em que os elementos estabelecidos no presente número estejam claramente identificados.
O programa de trabalho anual comporta objetivos pormenorizados e expetativas em matéria de resultados, incluindo indicadores de desempenho. Contém também uma descrição das ações a financiar e uma indicação dos montantes afetados a cada ação.
Qualquer alteração substancial do programa de trabalho anual deve ser adotada segundo o mesmo procedimento que o programa de trabalho inicial, em conformidade com as disposições do ato constitutivo.
O Conselho de Direção pode delegar a competência para efetuar alterações não substanciais do programa de trabalho ao gestor orçamental do organismo PPP.
Artigo 32.o
Prazos
O pagamento das despesas deve ser executado nos prazos estabelecidos e em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e o Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
CAPÍTULO 7
EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO ORGANISMO PPP
Artigo 33.o
Contratos públicos
1. No que diz respeito aos contratos públicos, são aplicáveis as disposições do título V do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sob reserva do disposto nos n.os 3 a 6 do presente artigo.
2. O organismo PPP participa na base de dados central sobre as exclusões, criada e gerida pela Comissão em conformidade com o artigo 108.o do Regulamento Financeiro geral.
3. No que diz respeito aos contratos cujo valor esteja compreendido entre 60 000 EUR e os limiares previstos no artigo 118.o no Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, pode recorrer-se ao procedimento previsto no Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 para os contratos de valor reduzido que não excedam 60 000 EUR.
4. O organismo PPP pode estar associado, a seu pedido, enquanto entidade adjudicante, à adjudicação dos contratos da Comissão ou dos contratos interinstitucionais, bem como à adjudicação dos contratos de outros organismos da União ou PPP.
5. O organismo PPP pode celebrar um contrato, sem recurso a um procedimento de adjudicação de contrato público, com a Comissão, os organismos interinstitucionais ou o Centro de Tradução dos Organismos da União Europeia criado pelo Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho (5) ou outros organismos PPP, para o fornecimento de bens, a prestação de serviços ou a realização de obras que estes últimos assegurem.
O organismo PPP pode celebrar um contrato sem recorrer a um procedimento de adjudicação de contrato público, com os seus membros que não a União para o fornecimento de bens, a prestação de serviços ou a realização de obras que os referidos membros assegurem diretamente, sem recorrerem a terceiros.
Os bens, os serviços ou as obras previstos no primeiro e segundo parágrafos não são considerados como fazendo parte da contribuição dos membros para o orçamento do organismo PPP.
6. O organismo PPP pode recorrer a procedimentos de adjudicação de contratos conjuntos com as entidades adjudicantes do Estado-Membro de acolhimento para cobrir as suas necessidades administrativas ou com as entidades adjudicantes dos Estados-Membros, dos Estados da Associação Europeia de Comércio Livre ou dos países candidatos à adesão à União que participem na qualidade de membros. Nesses casos, aplica-se mutatis mutandis o artigo 133.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
O organismo PPP pode recorrer a procedimentos de adjudicação de contratos conjuntos com os seus membros privados ou com as entidades adjudicantes dos países que participem em programas da União na qualidade de membros. Nestes casos, aplica-se mutatis mutandis o primeiro parágrafo do artigo 133.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
Artigo 34.o
Peritos
O artigo 287.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 aplica-se mutatis mutandis à seleção de peritos sujeitos a um procedimento específico previsto no ato de base do programa cuja execução é confiada ao organismo PPP. Esses peritos recebem uma remuneração fixa anunciada previamente e são escolhidos com base nas suas competências profissionais.
O organismo PPP pode recorrer às listas de peritos elaboradas pela Comissão ou por outros organismos da União ou PPP.
O organismo PPP pode, se o considerar adequado e em casos devidamente justificados, selecionar qualquer pessoa que possua as competências necessárias, mas que não conste das listas.
Os peritos externos são selecionados com base nas competências, experiência e conhecimentos necessários para executar as tarefas que lhes são confiadas e em conformidade com os princípios da não discriminação, igualdade de tratamento e inexistência de conflitos de interesses.
Artigo 35.o
Subvenções
No que diz respeito às subvenções, são aplicáveis as disposições do título VI do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sob reserva de disposições específicas do ato constitutivo.
Artigo 36.o
Prémios
1. No que diz respeito aos prémios, são aplicáveis as disposições do título VII do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e o Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sob reserva do disposto no n.o 2 do presente artigo.
2. Os concursos para prémios com um valor unitário igual ou superior a 1 000 000 EUR só podem ser publicados se estiverem previstos no projeto de programa de trabalho referido no artigo 14.o, n.o 1.
Artigo 37.o
Indicação das vias de recurso
1. Caso um ato processual de um gestor orçamental afete negativamente os direitos de um requerente ou proponente, de um beneficiário ou de um contratante, tal ato deve indicar as vias de recurso administrativo e/ou judicial disponíveis para a sua impugnação.
2. Em especial, deve indicar a natureza do recurso, o organismo ou organismos competentes para o recurso e os prazos aplicáveis ao seu exercício.
3. Os n.os 1 e 2 são objeto de um procedimento específico previsto nos atos de base do programa cuja execução é confiada ao organismo PPP.
CAPÍTULO 8
CONTABILIDADE
Artigo 38.o
Regras aplicáveis às contas
O organismo PPP estabelece um sistema contabilístico que fornece informações exatas, completas e fiáveis, em tempo oportuno.
A contabilidade do organismo PPP é conforme com as regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 39.o
Estrutura das contas
As contas do organismo PPP incluem:
a)
As demonstrações financeiras do organismo PPP;
b)
Os relatórios sobre a execução do orçamento do organismo PPP (relatório sobre a gestão orçamental e financeira).
O organismo PPP elabora um relatório sobre a gestão orçamental e financeira do exercício. Este relatório indica, em termos absolutos e em percentagem, pelo menos, a taxa de execução das dotações, e fornece uma informação sintética sobre as transferências de dotações entre as diferentes rubricas orçamentais.
Sempre que a consolidação das contas do organismo PPP seja exigida pelas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o organismo PPP transmite o relatório sobre a gestão orçamental e financeira ao Parlamento Europeu, ao Conselho e ao Tribunal de Contas até 31 de março do exercício seguinte.
Artigo 40.o
Princípios contabilísticos
As demonstrações financeiras apresentam informações, incluindo sobre os métodos contabilísticos, de modo a assegurar que sejam relevantes, fiáveis, comparáveis e compreensíveis. As demonstrações financeiras devem ser elaboradas em conformidade com os princípios contabilísticos geralmente aceites, tal como definidos nas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, ou nas Normas Internacionais de Contabilidade do Setor Público (a seguir designadas «IPSAS») baseadas na contabilidade de exercício.
Artigo 41.o
Demonstrações financeiras
1. As demonstrações financeiras são apresentadas em euros e incluem:
a)
O balanço e a demonstração de resultados financeiros, que representam a situação patrimonial e financeira global, bem como o resultado económico, reportados a 31 de dezembro do exercício anterior; estes são apresentados em conformidade com as regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 ou com as IPSAS baseadas na contabilidade de exercício;
b)
A demonstração dos fluxos de caixa, evidenciando os recebimentos e pagamentos do exercício, bem como a situação de tesouraria final;
c)
A demonstração da variação dos ativos líquidos, que apresenta uma panorâmica dos movimentos, durante o exercício, das reservas e dos resultados cumulados.
2. As notas anexas às demonstrações financeiras completam e comentam as informações apresentadas nas demonstrações referidas no n.o 1 e proporcionam todas as informações complementares prescritas pela prática contabilística aceite a nível internacional, sempre que essas informações sejam pertinentes para as atividades do organismo PPP.
Artigo 42.o
Relatórios de execução orçamental
Os relatórios de execução orçamental são apresentados em euros. Estes relatórios incluem:
a)
Relatórios que apresentam sob forma agregada a totalidade das operações orçamentais do exercício em termos de receitas e despesas;
b)
Notas explicativas que completam e comentam as informações fornecidas pelos relatórios.
Os relatórios de execução orçamental são apresentados segundo a mesma estrutura utilizada para o orçamento.
Artigo 43.o
Contas provisórias e aprovação das contas definitivas
1. Quando a consolidação das contas do organismo PPP é exigida pelas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o contabilista do organismo PPP transmite as contas provisórias ao Tribunal de Contas até 15 de fevereiro do exercício seguinte.
No caso referido no primeiro parágrafo, o contabilista do organismo PPP transmite ao contabilista da Comissão, até 15 de fevereiro do exercício seguinte, um conjunto de informações financeiras em formato normalizado adotado pelo contabilista da Comissão para efeitos de consolidação.
2. O contabilista elabora as contas definitivas do organismo PPP. O mais tardar em 15 de março, o diretor transmite-as, juntamente com o parecer do auditor externo referido no artigo 46.o, ao Conselho de Direção para aprovação.
Quando a consolidação das contas do organismo PPP seja exigida pelas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o contabilista transmite as contas definitivas, acompanhadas do parecer do auditor externo referido no artigo 46.o e da aprovação do Conselho de Direção, ao Tribunal de Contas, ao Parlamento Europeu e ao Conselho, até 1 de julho do exercício seguinte. Neste caso, o contabilista do organismo PPP transmite também ao contabilista da Comissão, até 1 de julho, um conjunto de informações financeiras em formato normalizado, adotado pelo contabilista da Comissão para efeitos de consolidação.
Quando a consolidação das contas do organismo PPP seja exigida pelas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o contabilista do organismo PPP transmite igualmente ao Tribunal de Contas, com cópia ao contabilista da Comissão, na mesma data da transmissão das contas definitivas, uma carta de representação que abrange essas contas definitivas.
As contas definitivas são acompanhadas de uma nota redigida pelo contabilista, na qual declara que as referidas contas foram elaboradas em conformidade com o presente capítulo e com os princípios, regras e métodos contabilísticos aplicáveis.
As contas definitivas aprovadas do organismo PPP são publicadas no respetivo sítio web no prazo de um mês a contar da sua aprovação.
Artigo 44.o
Sistema contabilístico
1. Quando a consolidação das contas do organismo PPP seja exigida pelas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o plano de contabilidade harmonizado a aplicar pelo organismo PPP é adotado pelo contabilista da Comissão, em conformidade com o artigo 152.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
2. O sistema contabilístico é constituído por uma contabilidade geral e por uma contabilidade orçamental. As referidas contabilidades são mantidas em euros, por exercício.
3. A contabilidade geral permite registar de forma cronológica, segundo o método das partidas dobradas, os acontecimentos e operações que afetaram a situação económica, financeira e patrimonial do organismo PPP.
4. A contabilidade orçamental proporciona um registo pormenorizado da execução do orçamento do organismo PPP. Esta contabilidade regista todos os atos da execução orçamental em matéria de receitas e despesas.
Artigo 45.o
Inventários
O organismo PPP mantém inventários, com a indicação de quantidades e valores, de todas as imobilizações corpóreas, incorpóreas e financeiras que constituem o seu património ou da União. Quando a consolidação das contas do organismo PPP seja exigida pelas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o organismo PPP mantém esses inventários em conformidade com o modelo adotado pelo contabilista da Comissão. O organismo PPP verifica a concordância entre o conteúdo do inventário e a realidade.
CAPÍTULO 9
AUDITORIA EXTERNA E LUTA CONTRA A FRAUDE
Artigo 46.o
Auditoria externa
O organismo PPP é objeto de uma auditoria externa independente, realizada por um organismo de auditoria independente no respeito das normas de auditoria aceites internacionalmente. O parecer do auditor externo estabelece se as contas oferecem uma imagem verdadeira e fiel, se os sistemas de controlo estabelecidos funcionam corretamente e se as operações subjacentes são legais e regulares. O parecer indica também se a auditoria põe em causa as afirmações constantes da declaração de gestão referida no artigo 20.o. O parecer é apresentado ao Conselho de Direção. É transmitido à Comissão, juntamente com as contas definitivas do organismo PPP, o mais tardar até 15 de março.
Artigo 47.o
Exame das contas pelo Tribunal de Contas
1. Salvo disposição em contrário prevista no ato constitutivo do organismo PPP, o Tribunal de Contas assegura o controlo das contas do organismo PPP em conformidade com o artigo 287.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia. Aquando do seu exame, o Tribunal de Contas pode ter em conta a auditoria realizada pelo auditor externo independente referido no artigo 46.o do presente regulamento, bem como as medidas tomadas em resposta às suas conclusões.
2. O controlo efetuado pelo Tribunal de Contas é regido pelo disposto nos artigos 158.o a 163.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 48.o
Controlos no local efetuados pela Comissão, o Tribunal de Contas e o OLAF
1. Sem prejuízo do artigo 47.o, n.o 1, o organismo PPP concede ao pessoal da Comissão e a outras pessoas por esta autorizadas, bem como ao Tribunal de Contas, um direito de acesso às suas instalações e a todas as informações, incluindo informações em formato eletrónico, necessárias à realização das suas auditorias.
2. O OLAF pode realizar inquéritos, neles se incluindo verificações e inspeções no local, em conformidade com as disposições e os procedimentos previstos no Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho (6) e no Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 do Conselho (7), com vista a determinar a existência de uma fraude, de um ato de corrupção ou de qualquer outra atividade ilícita lesiva dos interesses financeiros da União no âmbito de uma subvenção ou de um contrato financiado pelo organismo PPP.
3. Sem prejuízo dos n.os 1 e 2, os contratos, acordos e decisões do organismo PPP devem conter disposições que habilitem expressamente o Tribunal de Contas Europeu e o OLAF a realizar as referidas auditorias e inquéritos, de acordo com as respetivas competências.
CAPÍTULO 10
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Artigo 49.o
Pedidos de informação
Relativamente a questões orçamentais do seu domínio de competência, a Comissão e os membros do organismo PPP com exceção da União podem solicitar a comunicação de qualquer informação ou explicação necessária ao organismo PPP.
Artigo 50.o
Adoção da regulamentação financeira do organismo PPP
Cada organismo referido no artigo 209.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 deve adotar novas regras financeiras com vista à sua entrada em vigor em 1 de janeiro de 2014 ou, em qualquer caso, no prazo de nove meses a contar da data em que um organismo PPP seja abrangido pelo âmbito de aplicação do artigo 209.o do referido regulamento.
Artigo 51.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 30 de setembro de 2013.