ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 1042/2014 DA COMISSÃO
de 25 de julho de 2014
que completa o Regulamento (UE) n.o 514/2014 no que se refere à designação e às competências de gestão e de controlo das autoridades responsáveis, e no que se refere ao estatuto e obrigações das autoridades de auditoria
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE) n.o 514/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, que estabelece disposições gerais aplicáveis ao Fundo para o Asilo, a Migração e a Integração e ao instrumento de apoio financeiro à cooperação policial, à prevenção e luta contra a criminalidade e à gestão de crises (1), nomeadamente o artigo 26.o, n.o 4, e o artigo 29.o, n.o 1,
Considerando o seguinte:
(1)
Para assegurar a continuidade entre a execução dos anteriores fundos no âmbito do programa geral «Solidariedade e gestão dos fluxos migratórios» do quadro 2007-2013 e a execução dos regulamentos específicos no âmbito do quadro financeiro para 2014-2020, o Regulamento (UE) n.o 514/2014 foi, em grande medida, inspirado na regulamentação em vigor no âmbito dos Fundos anteriores, mas tendo em conta as mudanças introduzidas na gestão partilhada pelo Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho (2).
(2)
Para garantir que os organismos que executam os programas nacionais têm capacidade para cumprir a sua missão de uma forma eficiente e em sintonia com as prioridades e os objetivos definidos nos regulamentos específicos a que se refere o artigo 2.o, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 514/2014, devem ser estabelecidas disposições para a sua designação, supervisão da sua designação e suspensão, caso necessário.
(3)
A fim de assegurar que o âmbito das suas responsabilidades lhes permite executar o programa nacional, é necessário estabelecer regras que definam as responsabilidades de gestão e de controlo das autoridades responsáveis, em especial as condições em que podem delegar ou externalizar algumas das respetivas tarefas.
(4)
O processo de seleção e adjudicação para a concessão da contribuição da União ao abrigo dos programas nacionais deve respeitar os princípios da transparência, não discriminação e igualdade de tratamento. É, por conseguinte, necessário estabelecer as condições para a execução das ações pelos Estados-Membros no âmbito dos programas nacionais, identificando em especial as circunstâncias em que a autoridade responsável pode executar projetos de forma direta.
(5)
Em todos os Estados-Membros, as auditorias devem ser efetivas, ter o âmbito adequado e ser realizadas em conformidade com as normas internacionais em matéria de auditoria. Para o efeito, o estatuto e as normas de auditoria das autoridades de auditoria devem ser claramente definidos.
(6)
Para assegurar que as atividades de auditoria das autoridades de auditoria lhes permitem comprovar os seus pareceres de auditoria, os diferentes tipos de atividades de auditoria devem ser definidos.
(7)
É importante que os resultados da atividade da autoridade de auditoria sejam comunicados de forma adequada e atempada à autoridade responsável pela designação, bem como à Comissão Europeia. Em particular, é importante que a declaração de gestão e a síntese anual dos relatórios finais de auditoria e dos controlos efetuados, transmitidas enquanto parte do pedido de pagamento anual, reflitam bem o resultado do trabalho da autoridade de auditoria e respetivas conclusões. Por conseguinte, a autoridade de auditoria deve, no âmbito dos seus trabalhos de auditoria, assegurar que as informações relacionadas com a sua atividade de auditoria são devidamente comunicadas nesses documentos.
(8)
A fim de permitir a rápida aplicação das medidas previstas no presente regulamento e não atrasar a aprovação e a execução dos programas nacionais, o regulamento deve entrar em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
(9)
O Reino Unido e a Irlanda estão vinculados pelo Regulamento (UE) n.o 514/2014 e, por consequência, vinculados pelo presente regulamento.
(10)
A Dinamarca não está vinculada pelo Regulamento (UE) n.o 514/2014 nem pelo presente regulamento,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.o
Definições
Para efeitos do disposto no presente regulamento, são aplicáveis as definições do Regulamento (UE) n.o 514/2014. As seguintes definições são igualmente aplicáveis:
a)
«Autoridade responsável pela designação», a autoridade ministerial de um Estado-Membro, a que se refere o artigo 26.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 que designa a autoridade responsável;
b)
«Autoridades competentes», a autoridade responsável, a autoridade de auditoria e, se for caso disso, a autoridade delegada referida no artigo 25.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
c)
«SFC 2014», o sistema de informação eletrónico criado pelo artigo 2.o do Regulamento de Execução (UE) n.o 802/2014 da Comissão (3);
d)
«Convenção de subvenção», um acordo, ou uma forma equivalente de instrumento legal, com base no qual a autoridade responsável concede subvenções ao beneficiário para efeitos de execução de um projeto no âmbito do programa nacional.
CAPÍTULO II
AUTORIDADE RESPONSÁVEL
SECÇÃO I
Designação da autoridade responsável
Artigo 2.o
Critérios e procedimento de designação da autoridade responsável
1. O organismo designado como autoridade responsável deve dispor de uma organização administrativa e de um sistema de controlo interno que satisfaçam os critérios estabelecidos no anexo do presente regulamento («os critérios de designação»). Os critérios de designação dizem respeito:
a)
Ao ambiente interno;
b)
Às atividades de controlo;
c)
Às informações e comunicações internas;
d)
Ao acompanhamento e apresentação de relatórios internos.
Os Estados-Membros podem definir outros critérios de designação para ter em conta a dimensão, as responsabilidades e outras características da autoridade responsável.
2. O organismo de auditoria a que se refere o artigo 26.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 deve avaliar se a futura autoridade responsável respeita os critérios de designação previstos no anexo e deve documentar as suas constatações de auditoria, conclusões e parecer num relatório de auditoria dirigido à autoridade responsável pela designação.
3. Se a autoridade responsável pela designação não estiver persuadida de que a futura autoridade responsável respeita os critérios de designação, a autoridade responsável pela designação deve dar à autoridade responsável instruções específicas e um prazo para corrigir o seu incumprimento antes de poder ser designada como autoridade responsável.
Na pendência da conformidade, pode ser concedida ao organismo a designação provisória como autoridade responsável por um período não superior a 12 meses. A duração desse período transitório deve ser proporcional aos incumprimentos identificados.
4. Após a designação da autoridade responsável, o Estado-Membro deve notificar sem demora a Comissão via SFC 2014. Com a referida notificação, o Estado-Membro deve transmitir documentação que indique:
a)
A principal divisão de responsabilidades entre as unidades organizacionais da autoridade responsável;
b)
Se for caso disso, a sua relação com as autoridades delegadas, as atividades a delegar e os principais procedimentos de supervisão destas atividades delegadas; e
c)
Um resumo dos principais procedimentos para o tratamento de pedidos de financiamento dos beneficiários e para a autorização e registo das despesas.
Artigo 3.o
Supervisão da autoridade responsável e revisão da designação
1. A autoridade responsável pela designação deve supervisionar a autoridade responsável, em particular com base nas informações a que se refere o artigo 14.o, n.o 2, do presente regulamento, devendo acompanhar quaisquer deficiências detetadas.
2. Os Estados-Membros devem assegurar que as informações que indiquem que a autoridade responsável deixou de satisfazer os critérios de designação são comunicadas sem demora à autoridade responsável pela designação.
3. Nos casos em que a autoridade responsável deixar de satisfazer plenamente os critérios de designação, ou em que o seu sistema de controlo interno for tão deficiente que ponha em causa a sua capacidade para cumprir as suas funções, a autoridade responsável pela designação deve submeter a autoridade responsável a um período probatório. Em tais casos, a autoridade responsável pela designação deve elaborar um plano de medidas corretivas que a autoridade responsável deve executar dentro de um prazo proporcional à gravidade do incumprimento ou da deficiência. Este prazo não pode ser superior a 12 meses a contar do início do período probatório.
4. A autoridade responsável pela designação deve informar o mais rapidamente possível a Comissão de qualquer plano de medidas corretivas elaborado nos termos do n.o 3 e manter a Comissão informada acerca dos seus progressos.
5. Se tiver sido suspensa a designação da autoridade responsável, a autoridade responsável pela designação deve, no mais curto prazo, designar outra autoridade responsável, em conformidade com o artigo 26.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e o artigo 2.o do presente regulamento, para garantir que os pagamentos aos beneficiários não sofrem interrupções.
6. Sempre que a Comissão verifique que um Estado-Membro não cumpriu a obrigação de elaborar um plano de medidas corretivas nos termos do n.o 3 ou que a autoridade responsável mantém a sua designação apesar de não ter executado esse plano de medidas corretivas no prazo fixado, a Comissão resolve quaisquer deficiências que subsistam através do apuramento da conformidade previsto no artigo 47.o do Regulamento (CE) n.o 514/2014.
SECÇÃO II
Competências de gestão e de controlo da autoridade responsável
Artigo 4.o
Funções da autoridade responsável
A autoridade responsável deve gerir e executar o programa nacional em conformidade com os princípios da boa gestão financeira. Para tal:
a)
Consulta os parceiros, em conformidade com o artigo 12.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
b)
Assegura o bom funcionamento do comité de acompanhamento a que se refere o artigo 12.o, n.o 4.o, Regulamento (UE) n.o 514/2014;
c)
Apresenta à Comissão uma proposta para o programa nacional referido no artigo 14.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014, bem como quaisquer outras revisões posteriores mediante a utilização do SFC 2014;
d)
Define e estabelece as regras de elegibilidade para os projetos e custos dos projetos para todas as atividades, assegurando a igualdade de tratamento e evitando os conflitos de interesse, em conformidade com os princípios da boa gestão financeira;
e)
Organiza e publica os concursos e convites à apresentação de propostas, bem como organiza e anuncia a posterior seleção e adjudicação de projetos para financiamento ao abrigo do programa nacional, em conformidade com o âmbito e os objetivos dos regulamentos específicos a que se refere o artigo 2.o, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e com os critérios definidos no artigo 9.o do presente regulamento;
f)
Assegura que existem sistemas para recolher os dados necessários para comunicar os indicadores comuns e específicos dos programas à Comissão, juntamente com outros dados sobre a execução do programa e dos projetos;
g)
Recebe os pagamentos efetuados pela Comissão e procede aos pagamentos aos beneficiários;
h)
Assegura a coerência e a complementaridade entre os cofinanciamentos no âmbito dos regulamentos específicos e de outros instrumentos nacionais e da União pertinentes;
i)
Acompanha os projetos e assegura que as despesas declaradas para os projetos foram realmente efetuadas, em conformidade com as regras da União e as regras nacionais aplicáveis;
j)
Assegura que existe um sistema informatizado de registo e de manutenção da contabilidade para cada projeto no âmbito dos programas nacionais e que é efetuada a recolha de dados sobre a execução para efeitos da gestão financeira, do acompanhamento, do controlo e da avaliação;
k)
Sem prejuízo das normas contabilísticas nacionais, assegura que os beneficiários e outros organismos envolvidos na execução dos projetos financiados ao abrigo do programa nacional mantêm um sistema de contabilidade separado ou uma codificação contabilística adequada de todas as transações relacionadas com o projeto;
l)
Assegura que as avaliações do programa nacional referidas no artigo 56.o e no artigo 57.o, n.o 1.o, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 são realizadas dentro dos prazos estabelecidos;
m)
Garante que os auditores independentes recebem, para efeitos da realização da avaliação a que se refere o artigo 56.o e o artigo 57.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e da formulação do parecer de avaliação, todas as informações necessárias sobre a gestão do programa nacional;
n)
Estabelece procedimentos para garantir que todos os documentos relativos a despesas, decisões e atividades de controlo têm uma pista de auditoria adequada e são realizados em conformidade com os regulamentos de execução da Comissão adotados com base no artigo 27.o, n.o 5, do Regulamento (UE) n.o 514/2014.
o)
Assegura que a autoridade de auditoria recebe, para efeitos da realização das auditorias a que se refere o artigo 29.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e da formulação do parecer de auditoria, todas as informações necessárias sobre os procedimentos de gestão e de controlo aplicados e as despesas financiadas ao abrigo dos regulamentos específicos;
p)
Elabora os relatórios de execução referidos no artigo 54.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e os relatórios de avaliação a que se refere o artigo 57.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e apresenta-os à Comissão através do sistema SFC 2014;
q)
Elabora o pedido de pagamento em conformidade com o artigo 44.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014, e apresenta-o à Comissão através do sistema SFC 2014;
r)
Realiza atividades de informação e publicidade e divulga os resultados do programa, em conformidade com o artigo 53.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
s)
Efetua controlos administrativos e controlos locais, em conformidade com o artigo 27.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
t)
Coopera com a Comissão e as autoridades responsáveis dos outros Estados-Membros; e
u)
Responde às conclusões da autoridade de auditoria, quer aceitando as mesmas ou, se as conclusões da autoridade de auditoria não forem aceites, fornecendo uma justificação pormenorizada.
Artigo 5.o
Autoridade delegada
1. A autoridade responsável pode delegar todas ou algumas das suas funções a uma autoridade delegada, em conformidade com o artigo 25.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento (UE) n.o 514/2014. Qualquer delegação de funções deve respeitar os princípios da boa gestão financeira e assegurar a observância do princípio da não discriminação, bem como a visibilidade do financiamento da União. As funções delegadas não podem dar origem a conflitos de interesses.
2. O âmbito das funções delegadas pela autoridade responsável à autoridade delegada e a especificação dos procedimentos de execução das mesmas devem ser inscritos num documento assinado pela autoridade responsável e pela autoridade delegada. O ato de delegação deve mencionar, pelo menos:
a)
O regulamento específico pertinente;
b)
As funções confiadas à autoridade delegada;
c)
A obrigação de a autoridade delegada verificar se os beneficiários cumprem as regras nacionais e da União;
d)
A obrigação de a autoridade delegada criar e manter uma estrutura organizativa e um sistema de gestão e controlo adaptados às suas funções;
e)
As informações e os documentos justificativos que a autoridade delegada deve apresentar à autoridade responsável e os prazos a observar; e
f)
O mecanismo da autoridade responsável para supervisionar a autoridade delegada.
3. Nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 514/2014, a comunicação com a Comissão não pode ser delegada. A autoridade delegada deve comunicar com a Comissão através da autoridade responsável.
4. Se a autoridade delegada não fizer parte da administração pública ou não for um organismo de direito privado com uma missão de serviço público, regido pelo direito nacional, a autoridade responsável não pode delegar-lhe poderes executivos que impliquem uma ampla margem de discricionariedade envolvendo escolhas políticas.
5. A autoridade responsável deve continuar a ser responsável pelas funções que tiver delegado. A autoridade responsável deve proceder regularmente a uma análise das funções delegadas para confirmar que o trabalho é realizado satisfatoriamente e em conformidade com as regras nacionais e da União.
6. No que se refere a funções delegadas, o presente regulamento é aplicável à autoridade delegada por analogia.
Artigo 6.o
Externalização de funções
A autoridade responsável pode externalizar algumas das suas funções. Deve, no entanto, permanecer responsável por elas.
A autoridade responsável deve proceder regularmente a uma análise das funções externalizadas para confirmar que o trabalho é realizado satisfatoriamente e em conformidade com as regras nacionais e da União.
SECÇÃO III
Obrigações da autoridade responsável no que respeita à intervenção pública
Artigo 7.o
Papel da autoridade responsável como entidade adjudicante
1. A autoridade responsável deve conceder em regra geral subvenções para projetos ao abrigo do programa nacional com base em convites públicos à apresentação de propostas.
2. A autoridade responsável pode conceder subvenções para projetos, com base num convite limitado à apresentação de propostas.
Os convites limitados à apresentação de propostas só estão abertos a organizações selecionadas devido à natureza específica do projeto ou à competência técnica ou administrativa dos organismos convidados a apresentar propostas.
Os motivos que justificam o recurso a um convite limitado à apresentação de propostas são indicados no convite à apresentação de propostas.
3. A autoridade responsável pode conceder subvenções diretamente quando a natureza específica do projeto ou a competência técnica ou administrativa dos organismos em questão não permitir outra opção, como no caso dos monopólios de jure ou de facto.
Os motivos que justificam a utilização de um ajuste direto são indicados na decisão de adjudicação.
4. Em casos devidamente justificados, incluindo a prossecução de projetos plurianuais que tenham sido selecionados no âmbito de um convite à apresentação de propostas anterior ou em situações de emergência, as subvenções podem ser atribuídas sem convite à apresentação de propostas.
Os motivos que justificam que a subvenção foi concedida sem convite à apresentação de propostas são indicados na decisão de adjudicação.
5. Nos casos em que a autoridade responsável atua como entidade adjudicante, nem a autoridade responsável nem qualquer autoridade delegada podem ser beneficiários de uma subvenção concedida em conformidade com o presente artigo.
6. A autoridade responsável deve determinar quem concede subvenções e garantir que os conflitos de interesses são evitados, em especial, se os candidatos forem organismos nacionais.
Artigo 8.o
Condições de atuação da autoridade responsável como organismo de execução
1. A autoridade responsável pode decidir executar projetos de forma direta, sozinha ou em associação com qualquer outra autoridade nacional, em virtude de as competências administrativas, a especialização técnica, ou as características do projeto não permitirem outra escolha para a execução, tais como um monopólio de jure ou exigências em matéria de segurança. Em tais casos, a autoridade responsável é o beneficiário da subvenção.
2. Os motivos que levaram a autoridade responsável a atuar como organismo de execução e eventualmente associar-se a autoridades nacionais como indicado no n.o 1 devem ser comunicados à Comissão no relatório anual de execução a que se refere o artigo 54.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014.
3. Aquando da execução de projetos na qualidade de organismo de execução, a autoridade responsável deve respeitar o princípio da relação qualidade-preço e prevenir conflitos de interesses.
4. A decisão administrativa de cofinanciar um projeto no âmbito do programa nacional deve incluir todas as informações necessárias para verificar a realização dos produtos e serviços cofinanciados e confirmar as despesas efetuadas.
5. Se a autoridade responsável for suscetível de atuar regularmente como organismo de execução:
a)
A autoridade responsável e a autoridade de auditoria não devem fazer parte do mesmo organismo, exceto se a autoridade de auditoria depender de um organismo externo e a sua independência de auditoria for garantida; e
b)
As funções da autoridade responsável, previstas no artigo 4.o, não devem ser afetadas.
Artigo 9.o
Procedimento de seleção e adjudicação
1. Os convites à apresentação de propostas referidos no artigo 7.o, n.o 1, devem ser publicados de modo a assegurar o caráter aberto do procedimento e a publicidade adequada junto dos potenciais beneficiários. Qualquer alteração substancial dos convites à apresentação de propostas deve ser publicada nas mesmas condições.
Os convites à apresentação de propostas referidos no artigo 7.o, n.os 1 e 2, devem especificar, pelo menos, o seguinte:
a)
Os objetivos;
b)
Os critérios de seleção e de adjudicação;
c)
As modalidades de financiamento da União, bem como, se aplicável, de financiamento nacional, incluindo, se for caso disso, a possibilidade de aplicar uma taxa de cofinanciamento mais elevada, em conformidade com o artigo 16.o, n.o 5.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
d)
As modalidades e o prazo de apresentação de propostas;
e)
As regras de elegibilidade das despesas;
f)
A duração do projeto; e
g)
As informações financeiras e outras informações a conservar e comunicar.
2. Antes de tomar a decisão de adjudicação, a autoridade responsável deve certificar-se de que os beneficiários do projeto têm capacidade para satisfazer os critérios de seleção e de adjudicação.
3. A autoridade responsável deve definir os procedimentos para a receção de propostas. As propostas devem ser objeto de uma análise formal, técnica e orçamental e de uma avaliação qualitativa segundo os critérios indicados no convite à apresentação de propostas, de uma forma transparente e não discriminatória. A autoridade responsável deve registar por escrito as razões para a rejeição das outras propostas.
4. A decisão de atribuição deve indicar, pelo menos, o nome dos beneficiários, os elementos essenciais do projeto e os seus objetivos operacionais, o montante máximo da contribuição da União e a taxa máxima de cofinanciamento dos custos elegíveis totais.
5. A autoridade responsável deve informar por escrito todos os candidatos da sua decisão. Deve comunicar aos candidatos preteridos as razões da sua recusa, com referência aos critérios de seleção e de adjudicação.
Artigo 10.o
Documentos que formalizam as subvenções nos casos em que a autoridade responsável atua como entidade adjudicante
1. Nos casos em que a autoridade responsável atua como entidade adjudicante, deve estabelecer procedimentos de gestão de projetos que exigem, pelo menos:
a)
Assinar as convenções de subvenção com os beneficiários; e
b)
Acompanhar as convenções de subvenção, incluindo quaisquer alterações às mesmas, por via administrativa, tais como trocas de correspondência ou relatórios escritos.
2. A convenção de subvenção deve incluir ou indicar o seguinte:
a)
O montante máximo da contribuição da União;
b)
A percentagem máxima da contribuição da União, em conformidade com o regulamento específico em questão;
c)
A descrição pormenorizada e o calendário do projeto;
d)
Se aplicável, qualquer tarefa importante que o beneficiário tenciona subcontratar a terceiros, juntamente com os respetivos custos;
e)
O orçamento previsional e o plano de financiamento do projeto acordados, incluindo despesas e receitas, em conformidade com as regras de elegibilidade estabelecidas;
f)
O método de cálculo do montante da contribuição da União, após o encerramento do projeto;
g)
O calendário e as disposições de execução da convenção, incluindo as disposições relativas às obrigações em matéria de apresentação de relatórios, alterações à convenção e denúncia da convenção;
h)
Os objetivos operacionais do projeto, incluindo os objetivos quantificados e os indicadores a utilizar nos relatórios;
i)
A disposição que exige que o beneficiário recolha, em tempo útil, os dados necessários para os indicadores comuns definidos no regulamento específico e os indicadores específicos dos programas, e comunique esses dados, pelo menos uma vez por ano;
j)
A definição dos custos elegíveis, incluindo, quando aplicável, uma descrição da metodologia utilizada para determinar a tabela de custos unitários, os montantes fixos ou o financiamento a taxa fixa;
k)
Os requisitos de contabilidade e as condições de pagamento da subvenção;
l)
As condições relativas à pista de auditoria;
m)
As disposições relativas à proteção dos dados;
n)
As disposições em matéria de publicidade.
3. A convenção de subvenção é regra geral assinada antes do início de qualquer das atividades do projeto imputada ao programa nacional.
4. As convenções de subvenção devem prever expressamente que a Comissão, ou seus representantes, e o Tribunal de Contas dispõem de poderes de auditoria com base em controlos documentais e no local sobre todos os beneficiários de subvenções, contratantes e subcontratantes que recebam fundos da União ao abrigo do programa nacional.
Artigo 11.o
Documentos que formalizam as subvenções nos casos em que a autoridade responsável atua como organismo de execução
1. Nos casos em que a autoridade responsável atua como organismo de execução, deve estabelecer procedimentos de gestão de projetos que exigem, pelo menos:
a)
A formalização de uma decisão administrativa de cofinanciar projetos;
b)
O acompanhamento da decisão administrativa e quaisquer alterações a essa decisão, por via administrativa, tais como trocas de correspondência ou relatórios escritos.
2. A decisão administrativa deve incluir ou indicar o seguinte:
a)
O montante máximo da contribuição da União;
b)
A percentagem máxima da contribuição da União, em conformidade com o regulamento específico em questão;
c)
A descrição pormenorizada e o calendário do projeto;
d)
Se aplicável, qualquer tarefa importante que o beneficiário tenciona subcontratar a terceiros, juntamente com os respetivos custos;
e)
O orçamento previsional e o plano de financiamento do projeto acordados, incluindo despesas e receitas, em conformidade com as regras de elegibilidade estabelecidas;
f)
O método de cálculo do montante da contribuição da União, após o encerramento do projeto;
g)
Os objetivos operacionais do projeto, incluindo objetivos quantificados e os indicadores que serão utilizados;
h)
A disposição que exige que a autoridade responsável recolha, e comunique, pelo menos uma vez por ano, os dados necessários para os indicadores comuns definidos no regulamento específico e os indicadores específicos dos programas, e comunique esses dados, pelo menos uma vez por ano;
i)
A definição dos custos elegíveis, incluindo, quando aplicável, uma descrição da metodologia utilizada para determinar a tabela de custos unitários, os montantes fixos ou o financiamento a taxa fixa;
j)
Os requisitos de contabilidade e as condições de pagamento da subvenção;
k)
As condições relativas à pista de auditoria;
l)
As disposições relativas à proteção dos dados;
m)
As disposições em matéria de publicidade.
3. A decisão administrativa é regra geral tomada antes do início de qualquer das atividades do projeto imputada ao programa nacional.
4. A decisão administrativa deve prever expressamente que a Comissão, ou seus representantes, e o Tribunal de Contas dispõem de poderes de auditoria com base em controlos documentais e no local sobre todos os beneficiários de subvenções, contratantes e subcontratantes que recebam fundos da União ao abrigo do programa nacional.
CAPÍTULO III
ESTATUTO DA AUTORIDADE DE AUDITORIA E OBRIGAÇÕES NO QUE SE REFERE ÀS AUDITORIAS
Artigo 12.o
Estatuto da autoridade de auditoria
1. Em conformidade com o artigo 59.o, n.o 5, segundo parágrafo, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e com o artigo 25.o, n.o 1, alínea b), do Regulamento (UE) n.o 514/2014, a autoridade de auditoria deve funcionar de modo independente da autoridade responsável. Presume-se uma independência funcional quando não exista uma relação hierárquica direta entre a autoridade de auditoria e a autoridade responsável e a autoridade de auditoria tenha plena autonomia nos seus pareceres e declarações.
2. Todos os trabalhos de auditoria devem ser realizados em conformidade com as normas de auditoria internacionalmente aceites.
Artigo 13.o
Externalização do trabalho de auditoria
A autoridade de auditoria pode subcontratar uma parte do seu trabalho de auditoria a um outro organismo de auditoria, desde que este organismo seja funcionalmente independente da autoridade responsável. A autoridade de auditoria deve continuar a ser responsável pelas funções que externalizar.
As auditorias externalizadas são realizadas em conformidade com as normas de auditoria internacionalmente aceites e sob o rigoroso acompanhamento e supervisão da autoridade de auditoria.
Artigo 14.o
Auditorias
1. Para a apresentação do parecer referido no artigo 59.o, n.o 5, segundo parágrafo, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, a autoridade de auditoria deve realizar auditorias financeiras e de sistema.
2. As auditorias de sistemas devem verificar se os sistemas de gestão e de controlo da autoridade responsável têm funcionado de forma eficaz, de modo a dar garantias razoáveis de que as despesas incluídas nas contas anuais são legais e regulares.Com base nessas auditorias, a autoridade de auditoria deve determinar se a autoridade responsável continua a respeitar os critérios de designação estabelecidos no anexo.
3. As auditorias financeiras são efetuadas de modo a fornecer uma garantia razoável de que as contas anuais dão uma imagem verdadeira e fiel das despesas declaradas pela autoridade responsável.
A fim de determinar se as contas dão uma imagem verdadeira e fiel, a autoridade de auditoria deve verificar se todos os elementos das despesas pagas e as contribuições públicas recebidas e lançadas na contabilidade da autoridade responsável no exercício financeiro são corretamente registados no sistema contabilístico e correspondem aos registos contabilísticos comprovativos conservados pela autoridade responsável. A autoridade de auditoria deve, nomeadamente, com base nestas contas:
a)
Verificar que o montante total das despesas elegíveis declaradas no pedido de pagamento do saldo anual apresentado à Comissão concorda com as despesas registadas nas contas da autoridade responsável e, caso existam diferenças, se foram fornecidas nas contas explicações adequadas para a conciliação dos montantes;
b)
Verificar que os montantes retirados e recuperados, os montantes a recuperar e os montantes não recuperáveis no final do exercício correspondem aos montantes registados no sistema contabilístico da autoridade responsável e são comprovados por decisões documentadas da autoridade responsável;
c)
Verificar se a autoridade responsável efetuou os controlos administrativos e no local, em conformidade com o artigo 27.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014.
As verificações referidas nas alíneas a), b) e c) podem ser efetuadas por amostragem.
4. Como parte das auditorias financeiras e de sistemas, a autoridade de auditoria deve repetir alguns dos controlos administrativos ou no local que foram efetuados pela autoridade responsável. A autoridade de auditoria deve determinar o número de trabalhos de auditoria a repetir com base na sua avaliação do risco.
5. Se as auditorias financeiras ou de sistema da autoridade de auditoria identificarem deficiências materiais no funcionamento efetivo dos sistemas de gestão e controlo da autoridade responsável, a autoridade de auditoria deve:
a)
Avaliar o impacto financeiro e operacional destas insuficiências;
b)
Formular recomendações adequadas à autoridade responsável para a adoção de medidas corretivas e preventivas;
c)
Acompanhar a execução destas medidas pela autoridade responsável, bem como avaliar se se encontra em vigor um plano de ação destinado a repor o funcionamento eficaz dos sistemas de gestão e de controlo.
6. Depois de concluir as suas atividades de auditoria referidas nos n.os 1, 2 e 3, a autoridade de auditoria deve comunicar as suas conclusões à autoridade responsável pela designação, nomeadamente se, na sua opinião, a autoridade responsável continua a respeitar os critérios de designação.
7. A autoridade de auditoria deve garantir que todas as informações relacionadas com as suas atividades de auditoria referidas nos n.os 1, 2 e 3 são devidamente comunicadas pela autoridade responsável à Comissão Europeia.
CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÃO FINAL
Artigo 15.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável nos Estados-Membros, em conformidade com os Tratados.
Feito em Bruxelas, em 25 de julho de 2014.