РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА
от 17 март 2015 година
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взе предвид одобрението на Европейския парламент,
в съответствие със специална законодателна процедура,
като има предвид, че:
(1)
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (1) историческите архиви на Съюза се съхраняват и се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от 30 години.
(2)
Задължението за създаване на исторически архиви и за предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно, се прилага спрямо всяка от институциите, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 („институциите“), съгласно установените в него условия.
(3)
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се предвижда, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото, което тя смята за най-подходящо.
(4)
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция, където те се предоставят на разположение на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор между Европейските общности, представлявани от Комисията, и ЕУИ („договор за депозиране“).
(5)
Впоследствие Европейският икономически и социален комитет и Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на договора за депозиране. Европейската инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в ЕУИ по силата на отделно съглашение с него, което беше подписано на 1 юли 2005 г., и съгласно„Правилата за историческите архиви“, които бяха приети от управителния комитет на банката на 7 октомври 2005 г. (2)
(6)
Правителството на Италия предостави на ЕУИ безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на справки на място.
(7)
С депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ се цели да се осигури достъп до архивите от едно-единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се стимулира изследователската дейност във връзка с историята на европейската интеграция и европейските институции. ЕУИ е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в управлението на историческите архиви на Съюза, осигурява съвременни научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за съхранението на тези архиви и извършването на справки в тях, и е международно признат като център за тези архиви.
(8)
Продължаващото депозиране на историческите архиви на институциите в ЕУИ следва да бъде включено в законодателството на Съюза, с цел да бъде отразена ролята на ЕУИ като партньор на институциите в управлението на техните исторически архиви.
(9)
Настоящият регламент следва да се прилага по отношение на всички институции и не следва да променя нито тяхната отговорност да отворят своите исторически архиви за обществеността, нито факта, че всяка институция остава собственик на историческите си архиви.
(10)
Специфичното естество на дейностите на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ) обаче оправдава освобождаването им от предвиденото в настоящия регламент задължение да депозират историческите си архиви в ЕУИ. Съдът и ЕЦБ могат да депозират историческите си архиви в ЕУИ на доброволни начала.
(11)
Когато е възможно, институциите и ЕУИ следва да предоставят на обществеността достъп до историческите архиви в цифров вид с цел по-лесното извършване на справки по интернет.
(12)
Личните данни, които се съдържат в историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ, следва да бъдат обработвани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(13)
В съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 Комисията проведе консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните във връзка със законодателното предложение за настоящия регламент, като той представи становище на 10 октомври 2012 г. (4)
(14)
Подробните разпоредби за управлението на историческите архиви в ЕУИ, включително тяхното депозиране, достъпът до тях и предоставянето им на разположение на обществеността, както и за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ, следва да бъдат предвидени в рамково споразумение за партньорство.
(15)
Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза от страна на ЕУИ следва да се финансират от общия бюджет на Съюза и тези разходи следва да се поемат от всички депозиращи институции.
(16)
Следователно Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 следва да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се изменя, както следва:
1)
Член 8 се изменя, както следва:
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението.
Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи.“
;
б)
добавят се следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала.
4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ.
5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз.
6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище.
7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област.
8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там.
9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви.
10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (5). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал.
Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години.
11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент.
12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ.
2)
Член 9 се изменя, както следва
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи).“
;
б)
добавя се следният параграф:
„3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността.“
3)
Текстът в приложението се добавя като приложение към Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 17 март 2015 година.
REGULAMENTO (UE) 2015/496 DO CONSELHO
de 17 de março de 2015
que altera o Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 no que respeita ao depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto Universitário Europeu de Florença
O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, nomeadamente o artigo 352.o,
Tendo em conta a proposta da Comissão Europeia,
Após transmissão do projeto de ato legislativo aos parlamentos nacionais,
Tendo em conta a aprovação do Parlamento Europeu,
Deliberando de acordo com um processo legislativo especial,
Considerando o seguinte:
(1)
O Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 do Conselho, de 1 de fevereiro de 1983, relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica (1), estabelece que os arquivos históricos da União devem ser conservados e tornados acessíveis ao público, sempre que possível, após um período de 30 anos.
(2)
A obrigação de criar arquivos históricos e de os tornar acessíveis ao público, sempre que possível, é aplicável às instituições referidas no Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83, («instituições») nas condições nele previstas.
(3)
O Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 dispõe que cada instituição pode depositar os seus arquivos históricos no lugar que considerar mais apropriado.
(4)
Em 1984, o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão decidiram depositar os seus arquivos históricos no Instituto Universitário Europeu (IUE) de Florença, onde o público lhes tem acesso. Para o efeito, em 17 de dezembro de 1984, foi assinado um contrato entre as Comunidades Europeias, representadas pela Comissão, e o IUE («contrato de depósito»).
(5)
Ulteriormente, o Comité Económico e Social Europeu e o Tribunal de Contas Europeu concordaram em aderir aos termos do contrato de depósito. O Banco Europeu de Investimento (BEI) deposita os seus arquivos históricos no IUE ao abrigo de uma convenção distinta com o IUE, assinada em 1 de julho de 2005, e ao abrigo das «Normas relativas aos arquivos históricos», adotadas pelo Comité Executivo do BEI em 7 de outubro de 2005 (2).
(6)
O Governo italiano colocou à disposição do IUE, de modo permanente e gratuito, instalações adequadas a fim de assegurar que os arquivos depositados são conservados e protegidos de acordo com os padrões internacionalmente aceites e de possibilitar a sua consulta no local.
(7)
O depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE visa possibilitar o acesso aos arquivos num único local, promover a sua consulta e incentivar a investigação sobre a história da integração europeia e das instituições europeias. O IUE é um reputado centro de investigação e ensino académico, com atividades centradas na temática da Europa e da integração europeia. Tem quase 30 anos de experiência na gestão dos arquivos históricos da União, dispõe de instalações modernas de repositório e investigação, construídas expressamente para a conservação e consulta desses arquivos, e granjeou reputação internacional enquanto centro de depósito desses arquivos.
(8)
A continuação do depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE deverá ser incorporada na legislação da União, a fim de refletir o papel do IUE como parceiro das instituições na gestão dos seus arquivos históricos.
(9)
O presente regulamento deverá aplicar-se a todas as instituições, não devendo alterar a sua responsabilidade pela abertura dos seus arquivos históricos ao público, nem a respetiva propriedade, que continua a pertencer às instituições.
(10)
No entanto, a natureza específica das atividades do Tribunal de Justiça da União Europeia (TJUE) e do Banco Central Europeu (BCE) justifica a sua isenção da obrigação, estabelecida no presente regulamento, de depositar os seus arquivos históricos no IUE. O TJUE e o BCE podem depositar os seus arquivos históricos no IUE, a título voluntário.
(11)
As instituições e o IUE deverão, sempre que possível, tornar os arquivos históricos acessíveis ao público em formas digitalizada e digital, a fim de facilitar a sua consulta na Internet.
(12)
Os dados pessoais contidos nos arquivos históricos da União depositados no IUE deverão ser tratados nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, 18 de dezembro de 2000, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (3).
(13)
A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados foi consultada pela Comissão em relação à proposta de legislação que levou ao presente regulamento, nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001, e deu parecer sobre a mesma em 10 de outubro de 2012 (4).
(14)
As regras de execução para a gestão dos arquivos históricos no IUE, incluindo o respetivo depósito, o acesso e a consulta pública, bem como as atribuições e responsabilidades recíprocas das instituições e do IUE, deverão ser estabelecidas num contrato-quadro de parceria.
(15)
As despesas de gestão pelo IUE dos arquivos históricos da União deverão ser financiadas a partir do orçamento geral da União e deverão ser suportadas por todas as instituições depositantes.
(16)
Por conseguinte, o Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 deverá ser alterado em conformidade,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
Artigo 1.o
O Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 é alterado do seguinte modo:
1)
No artigo 8.o é alterado do seguinte modo:
a)
O n.o 1 passa a ter a seguinte redação:
«1. Cada instituição, com exceção do Tribunal de Justiça da União Europeia (TJUE) e do Banco Central Europeu (BCE), deposita no Instituto Universitário Europeu (IUE) de Florença, os documentos que fazem parte dos seus arquivos históricos e que ela própria tenha aberto ao público nos termos do presente regulamento. O depósito deve ser efetuado de acordo com o previsto no anexo.
Não obstante o disposto no primeiro parágrafo, as instituições depositantes podem, por motivos jurídicos ou administrativos, excluir o depósito de determinados documentos originais no IUE. Nesse caso, devem depositar uma microficha ou uma cópia digital desses documentos.»
;
b)
São aditados os seguintes números:
«3. O TJUE e o BCE podem depositar os seus arquivos históricos no IUE, a título voluntário.
4. As instituições depositantes mantêm a propriedade dos seus arquivos, bem como a responsabilidade exclusiva pela composição dos documentos e ficheiros depositados no IUE ou a este disponibilizados por qualquer outra forma.
5. O depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE não afeta a proteção dos arquivos, como previsto no artigo 2.o do Protocolo n.o 7 relativo aos Privilégios e Imunidades da União Europeia, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia.
6. O IUE assegura a conservação e a proteção dos arquivos depositados. A conservação e a proteção devem cumprir os padrões internacionalmente aceites para a proteção física dos arquivos e devem, no mínimo, respeitar as normas técnicas e de segurança correspondentes às aplicadas na conservação e gestão dos arquivos públicos em Itália. Para tal, os documentos depositados são conservados num repositório criado especificamente para o efeito.
7. O IUE é a única entidade responsável pelo pessoal chamado a gerir os arquivos históricos da União depositados no IUE. O IUE assegura que o pessoal incumbido da gestão dos arquivos históricos possua as qualificações profissionais necessárias para exercer as atividades neste domínio.
8. Cada instituição depositante tem o direito de receber informações sobre a gestão dos seus arquivos pelo IUE e de realizar inspeções aos arquivos que tenha depositado no IUE.
9. O IUE deve tornar acessível ao público os arquivos históricos que receba por força dos n.os 1 e 3. As instituições podem também tornar acessível ao público uma cópia dos mesmos arquivos históricos.
10. As despesas de gestão dos arquivos históricos da União são financiadas através de contribuições de todas as instituições depositantes para a rubrica orçamental correspondente, dentro dos limites das dotações anuais disponibilizadas pela autoridade orçamental em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União (5). As referidas contribuições financeiras não cobrem as despesas relacionadas com a disponibilização e a adaptação dos edifícios e repositórios para os arquivos e o pessoal.
O montante das contribuições a que se refere o primeiro parágrafo é proporcional à dimensão dos respetivos quadros de pessoal das instituições depositantes. Cada contribuição deve ser recalculada sempre que outras instituições comecem a depositar os seus arquivos históricos no IUE, ou de cinco em cinco anos, no mínimo.
11. O IUE age enquanto responsável pelo tratamento, nos termos do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 45/2001, segundo as instruções das instituições depositantes. O IUE deve tratar os dados pessoais contidos nos arquivos históricos das instituições em conformidade com as garantias estabelecidas no referido regulamento.
12. A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados continua a dispor de poderes de supervisão relativamente às instituições no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais contidos nos arquivos históricos depositados no IUE.
.
2)
No artigo 9.o é alterado do seguinte modo:
a)
O n.o 1 passa a ter a seguinte redação:
«1. Cada instituição adota normas internas para a aplicação do presente regulamento. Essas normas incluem regras sobre a conservação dos arquivos históricos e a sua abertura ao público, bem como sobre a proteção dos dados pessoais neles contidos. Sempre que possível, as instituições tornam os seus arquivos acessíveis ao público por meios eletrónicos, nomeadamente arquivos digitalizados e digitais de raiz, e facilitam a respetiva consulta na Internet. Conservam igualmente os documentos existentes sob formas adaptadas a necessidades especiais (como Braille, carateres grandes ou gravações).»
;
b)
É aditado o seguinte número:
«3. A Comissão celebra, em nome das instituições depositantes, um contrato-quadro de parceria com o IUE. Esse contrato-quadro de parceria deve incluir regras de execução sobre as atribuições e responsabilidades recíprocas das instituições e do IUE em matéria de gestão dos arquivos históricos da União, incluindo o depósito, a conservação, o acesso e a consulta pública.»
.
3)
O texto que consta do Anexo é aditado ao Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 como anexo do mesmo.
Artigo 2.o
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 17 de março de 2015.