РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 13 ноември 2014 година
относно Системата за ранно предупреждение, която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и от изпълнителните агенции
(2014/792/EC)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 56, параграф 1 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 215/2008 на Съвета от 18 февруари 2008 г. относно Финансовия регламент, приложим за 10-ия Европейски фонд за развитие (2), и по-специално член 17 от него,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (3), и по-специално член 7, параграф 6 и член 11 от него,
като има предвид, че:
(1)
Комисията, която отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз и на всички други средства, управлявани от Съюза, при надлежно спазване на принципа на добро финансово управление, посочен в членове 30-33 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, има задължение да се бори с измамите и всички други незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза. За да се гарантира, че разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции са информирани в пълна степен за заплахите за финансовите интереси на Съюза, е необходимо да бъдат определени вътрешни правила в допълнение към Решение C(2014) 2784 на Комисията (4).
(2)
С цел борба с измамите и защита на финансовите интереси на Съюза Комисията използва централната база данни за отстраняванията (ЦБДО), посочена в член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 на Комисията от 17 декември 2008 г. относно централната база данни за отстраняванията (5), и Системата за ранно предупреждение (СРП), посочена в Решение 2008/969/ЕО, Евратом от 16 декември 2008 г. относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции (6). В очакване на приемането от законодателния орган на предложението относно изменението на Финансовия регламент (7) е необходимо да се гарантира, че СРП продължава да бъде ефективна.
(3)
През преходния период целта на СРП следва да се запази по същество. Системата следва да обезпечи в рамките на Комисията и на нейните изпълнителни агенции разпространението на информация с ограничен достъп посредством регистриране на предупреждения в СРП във връзка с лицата, които могат да представляват заплаха за финансовите интереси и репутацията на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза.
(4)
Като се има предвид, че директорите на изпълнителните агенции имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(5)
Като се има предвид, че ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(6)
По силата на член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета и Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета Европейската служба за борба с измамите (OLAF) има задължението да предоставя незабавно на съответните служби на Комисията информация за текущи разследвания, когато те показват, че може да е целесъобразно да бъдат предприети предпазни административни мерки за защита на финансовите интереси на Съюза. По силата на член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 тя има също задължението след приключването на разследване да изготви доклад и да отправи препоръки, в които се посочват, когато това е уместно, всички действия, които трябва да бъдат предприети, и по-специално действията, които трябва да предприемат институциите. За да може отговорният разпоредител с бюджетни кредити да поиска предупреждение, е необходимо да се определи каква информация OLAF трябва да предоставя на Комисията.
(7)
OLAF следва да разполага с достъп до СРП за осъществяването на регулаторните си задачи по разследване и за провеждането на разузнавателните си дейности и на дейностите си по предотвратяване на измами, упражнявани съгласно Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
(8)
Поради съображения за опростяване функционирането на СРП следва да бъде опростено, броят на категориите предупреждения следва да бъде намален, техният обхват следва да бъде разяснен и наименованието на предупрежденията следва да се разбира от само себе си.
(9)
Предупрежденията за проверка, основани на предоставената от OLAF информация, следва да бъдат предлагани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити след консултации с Генерална дирекция „Бюджет“ и с Правната служба в тясно сътрудничество с OLAF.
(10)
Предупрежденията за отстраняване следва да бъдат предлагани на Комисията от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и следва да бъдат оценявани централизирано от Генерална дирекция „Бюджет“ и от Правната служба, когато това е целесъобразно. Когато тези предупреждения за отстраняване са предложени въз основа на информация, предоставена от OLAF, те следва да бъдат оценявани в тясно сътрудничество с OLAF. Същата процедура следва да се прилага, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно върху правата на засегнатото лице.
(11)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да взема решения за последиците, необходими, за да бъдат защитени финансовите интереси на Съюза, в тясно сътрудничество с OLAF и следва да уведомява OLAF за тези решения.
(12)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да отговаря за отправянето на искания за въвеждане, промяна, заличаване или подновяване на предупреждения. За да се запази подходяща степен на контрол, такива искания следва да бъдат отправяни на йерархичното равнище, посочено в Решение C(2014) 2784 на Комисията.
(13)
Счетоводителят следва да осигури подходящи технически мерки за ефективно прилагане на СРП чрез централната счетоводна система на Комисията.
(14)
Подробна информация за нарежданията за събиране на вземания и за запорите ще бъде предоставяна на всички служби на Комисията и на изпълнителните агенции чрез централната счетоводна система на Комисията. Предупрежденията W3a (запор) и W4 (нареждане за събиране на вземания), предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом, следва да бъдат спрени от употреба. Тази информация сама по себе си не оправдава винаги използването на предупреждение. Тя налага извършването на анализ на всички специфични обстоятелства, свързани със случая, от страна на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се реши дали е необходимо предупреждение.
(15)
В Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (8) се предвижда, че при обработката на лични данни от Комисията трябва да се спазват законовите изисквания за обработка и изискванията, свързани с предаването на данни, определени в същия регламент, както и че тази обработка подлежи на предварителна проверка от Европейския надзорен орган по защита на данните след уведомление от длъжностното лице за защита на данните от Комисията.
(16)
Разпоредбите за защита на данните следва да определят правата на лицата, чиито данни са въведени или могат да бъдат въведени в СРП.
(17)
За определени права за защита на данните се прилагат изключенията, посочени в член 20 от Регламент (ЕО) № 45/2001, които трябва да бъдат анализирани за всеки отделен случай и прилагани временно. Службата, която отговаря за исканията за въвеждане, промяна, включително корекция, или заличаване на съответната информация, следва да вземе решение за прилагането на тези изключения.
(18)
На лицето, по отношение на което може да бъде въведено предупреждение за отстраняване, следва да бъде предоставена възможност да изрази своето становище в писмен вид, преди да бъде отправено искането за регистриране в СРП на предупреждението по отношение на това лице. Същата възможност следва да бъде предоставяна, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
(19)
По изключение тази възможност следва да бъде отложена с цел запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, ако са налице необорими законови основания.
(20)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага до 1 юли 2015 г., доколкото е необходимо да се гарантира спазването на регламентите на Съвета относно ограничителните мерки, взети на основание на член 215 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), докато системата за счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване (ABAC) вземе предвид информацията, съдържаща се в съответната база данни на службата, която отговаря за инструментите в областта на външната политика. Това се извършва под формата на регистриране на предупреждение W5b, посочено в Решение 2008/969/ЕО, Евратом.
(21)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага по отношение на предупрежденията W3a и W4 до 1 юли 2015 г., които дотогава следва да бъдат приравнени към предупреждения за проверка за прилагането на раздел 4 от настоящото решение.
(22)
Изпълнението на настоящото решение налага извършването на редовна оценка на функционирането на СРП и на нейния ефективен принос за защитата на финансовите интереси на Съюза,
РЕШИ:
РАЗДЕЛ 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет, обхват и цел
1. С настоящото решение се създава Система за ранно предупреждение (СРП), която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, когато те изпълняват общия бюджет на Европейския съюз и всички други средства, управлявани от Съюза.
2. СРП подпомага защитата на финансовите интереси на Съюза и опазването на имиджа на Съюза, борбата с измамите и доброто финансово управление.
3. СРП има следните цели:
а)
да уведомява чрез регистриране на предупреждения отговорните разпоредители с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, че дадено лице може да представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза; и
б)
да позволи на отговорния разпоредител с бюджетни кредити да прави проверки или да предприема подходящи мерки, включително мерките, посочени в раздел 4, въз основа на предупреждения.
4. Информацията допринася да се гарантира следното:
а)
предотвратяването на рискове посредством проверка въз основа на ранна информация за лице, за което има съмнение или констатации, свързани с което и да е от следните действия:
-
съществена грешка или нередност;
-
нарушение при упражняване на професионалната дейност;
-
сериозно нарушение на договор; или
-
измама, корупция или всяка незаконна дейност в ущърб на финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (9);
б)
отстраняването на лице по силата на член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (Финансовия регламент).
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат следните определения:
а)
„счетоводител“ означава счетоводителя на Комисията или подчинения служител, на когото счетоводителят е делегирал определени задачи съгласно член 69 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
„отговорен разпоредител с бюджетни кредити“ означава оправомощения разпоредител с бюджетни кредити на Комисията по смисъла на член 65 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, който в съответствие с вътрешните правила отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз (наричан по-нататък „бюджетът“), включително директорите на изпълнителните агенции, вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити по смисъла на член 65 от посочения регламент, изпълняващи функциите на директор, и ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от посочения регламент;
в)
„субект на данни“ означава физическо лице, чиято самоличност може да бъде установена, посочено в Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни;
г)
„констатации“ означава установени факти, открити по време на изпълнението на правно задължение или регистрирани в контекста на одитите или разследванията, проведени от Сметната палата, Европейската служба за борба с измамите (OLAF) и Службата за вътрешен одит (IAS), или всякакъв друг одит или проверка, извършени на отговорност на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
д)
„правно задължение“ означава задължение, поето от Комисията по силата на дялове V-VIII от част 1 и по силата на част 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
е)
„лице“ означава всяко физическо или юридическо лице или всяко сдружение, което няма правосубектност, изброени по-долу:
-
получател съгласно определението в член 2, буква и) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
кандидат или оферент;
-
заявител на безвъзмездни средства;
-
участник в конкурс с награди;
-
платен външен експерт съгласно член 204 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо друго юридическо лице съгласно член 106, параграф 1, букви б) и д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
ж)
„нарушение при упражняване на професионалната дейност“ означава нарушение на законови или подзаконови разпоредби или на етични стандарти на професията, която лицето практикува, както и всяко неправомерно поведение, което оказва влияние върху професионалното доверие в лицето;
з)
„подизпълнител“ означава икономически оператор, предложен от кандидат, оферент или изпълнител с цел да изпълни част от поръчка, като възлагащият орган не поема пряко правно задължение към него;
и)
„съществена грешка или нередност“ означава съществена грешка или нередност съгласно определението в член 166, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
й)
„лице за контакт за предупреждението“ означава лицето в отговорната за искането служба, което отговаря за досието, свързано с предупреждението, до заличаването на предупреждението.
Член 3
Функциониране на СРП
1. Счетоводителят осигурява подходящи технически мерки за ефективното функциониране на СРП и за нейното наблюдение.
Счетоводителят въвежда, променя, подновява или заличава предупреждения в СРП, поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. Счетоводителят приема мерки за изпълнение във връзка с техническите аспекти и определя свързаните с тези мерки процедури, включително в областта на сигурността.
Той уведомява службите на Комисията и изпълнителните агенции за тези мерки.
Член 4
Правомощия и процедура за отправяне на искане, за промяна, за подновяване или за заличаване на предупреждение
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити е единственият, който може да поиска регистриране, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искането за регистрация, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение до счетоводителя. За тази цел отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва формуляра в приложението към настоящото решение.
3. Посоченото в член 8 лице за контакт за предупреждението се уверява, че са изпълнени изискванията по членове 11 и 12, преди да изпрати искането на счетоводителя.
Член 5
Достъп до СРП
Службите на Комисията и изпълнителните агенции разполагат с пряк достъп до информацията, която се съдържа в СРП, посредством централната счетоводна система на Комисията.
Службите на Комисията или изпълнителните агенции, които отговарят за местна система, могат да използват тази централна счетоводна система за достъп до информацията, съхранявана в СРП, ако е гарантирана съвместимостта на данните между местната система и централната счетоводна система.
Член 6
Използване на СРП
Информацията, съхранявана в СРП, може да бъде използвана само с цел изпълнение на бюджета или на които и да е други средства, управлявани от Съюза. Това не засяга информацията, която се съдържа в централната база данни за отстраняванията (ЦБДО) по член 1, параграфи 2 и 3 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 (10).
OLAF може да използва информацията, която се съдържа в СРП и в ЦБДО, за своите разследвания по силата на Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от OLAF, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (Регламентът за OLAF), както и за дейности по предотвратяване на измами, включително за анализ на риска.
Член 7
Кога се прави справка в СРП
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали в СРП има предупреждение за дадено лице на следните етапи:
а)
преди да бъде поето индивидуално бюджетно задължение;
б)
преди да бъде поето глобално бюджетно задължение, ако лицето е известно на този етап;
в)
в случай на временни бюджетни задължения - преди поемането на правното задължение, пораждащо право на последващи плащания, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси;
г)
в случай на възлагане на обществени поръчки или процедури за отпускане на безвъзмездни средства, конкурси с награди и покани за изразяване на интерес - най-късно преди решението за възлагане, за отпускане или за присъждане;
д)
в случай на процедури за възлагане на обществени поръчки, ако възлагащият орган ограничава броя на кандидатите, поканени да представят оферта - преди да приключи подборът на кандидатите;
е)
преди всяко плащане, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси.
Член 8
Лице за контакт за предупреждението
Лицето за контакт за предупреждението:
а)
изготвя искането за регистриране на предупреждение;
б)
изпраща на счетоводителя искането и всяка друга информация, свързана с предупреждението;
в)
предоставя информацията, която позволява на другите отговорни разпоредители с бюджетни кредити да правят проверки или да вземат решение за последиците, посочени в раздел 4.
РАЗДЕЛ 2
ИНФОРМАЦИЯ, КОЯТО СЕ ВЪВЕЖДА В СРП
Член 9
Категории предупреждения
1. Предупрежденията в СРП се разделят на следните две категории:
а)
„предупреждения за проверка“, когато дадено лице е заподозряно или за него са направени констатации за измама, корупция или каквито и да е незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза и посочени в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за съществени грешки или нередност, за нарушение при упражняване на професионалната дейност или за сериозно нарушение на договор;
б)
„предупреждения за отстраняване“, когато дадено лице е отстранено в съответствие с основанията за отстраняване, предвидени в член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. По отношение на дадено лице могат да бъдат въведени различни предупреждения, регистрирани по различни причини.
Член 10
Информация, която се съдържа в предупрежденията в СРП
Предупрежденията в СРП съдържат следната информация:
а)
идентификацията на лицето;
б)
вида на предупреждението;
в)
срока на предупреждението;
г)
основанията, поради които лицето представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза;
д)
информацията във връзка със състезателната процедура;
е)
името на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
ж)
името на лицето за контакт за предупреждението по член 8 от настоящото решение.
Член 11
Предупреждения за проверка
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждение за проверка, когато е изпълнено някое от следните условия:
а)
OLAF е уведомила отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, когато разследванията ѝ показват, че може да е целесъобразно да се предприемат мерки за защита на финансовите интереси на Съюза;
б)
Европейската сметна палата е изпратила на Комисията информация или IAS е изпратила на отговорния разпоредител с бюджетни кредити информация, според която е налице измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, съществени грешки или нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице;
в)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити е извършил проверка, одит или контрол, които сочат наличие на измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, или съществени грешки, нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице, или е получил информация за такава проверка или такъв одит или контрол.
2. Срокът на предупреждението за проверка е максимум една година. Предупреждението за проверка се заличава, когато бъде поискано предупреждение за отстраняване или когато вече няма необходимост от извършването на проверка.
3. В края на срока по параграф 2 предупреждението за проверка се заличава автоматично.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждението за проверка да бъде подновено, когато OLAF го уведоми, че заключенията от разследванията по параграф 1 все още не са изготвени, но че разследванията оправдават запазването на предупреждението за проверка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да поиска подновяване на предупреждението за проверка, когато продължават да са изпълнени условията, посочени в параграф 1, букви б) и в).
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити посочва причините, поради които подновяването е необходимо за защитата на финансовите интереси и имиджа на Съюза.
6. Подновяването се разглежда като ново искане за предупреждение за проверка.
Член 12
Предупреждения за отстраняване
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1 или член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Предупреждението за отстраняване се заличава в края на срока на отстраняването.
3. Предупреждението за отстраняване се въвежда автоматично в ЦБДО от СРП.
Член 13
Информация, изпращана от OLAF
Когато OLAF изпрати информация в съответствие с член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, за да окаже съдействие на отговорния разпоредител с бюджетни кредити при вземането на решение за предприемане на предпазни мерки за защита на финансовите интереси на Европейския съюз, или в съответствие с член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, тази информация трябва да съдържа:
а)
самоличността на лицето, за което се отнася информацията;
б)
обобщение на съответните факти и на установените по време на разследването рискове. Обобщението трябва да бъде достатъчно, за да може лицето да бъде изслушано ефективно съгласно член 16 от настоящото решение;
в)
всички препоръчани специални мерки за поверителност, по-специално в случаите, водещи до използване на мерки за разследване, които са от компетентността на национален съдебен орган или - в случая на външно разследване - от компетентността на национален орган в съответствие с националните разпоредби, приложими към разследванията.
РАЗДЕЛ 3
ПРОЦЕДУРНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА РЕГИСТРИРАНЕТО НА ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
Член 14
Предварителни консултации с централните служби във връзка с предупрежденията за проверка
Преди да вземе решение да поиска регистриране на предупреждение за проверка въз основа на информацията, предоставена от OLAF в съответствие с член 7, параграф 6 и член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се консултира с Генерална дирекция „Бюджет“ (централната финансова служба) и когато е уместно, с Правната служба, в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
Член 15
Оценка на предупрежденията за отстраняване, извършвана от централните служби
Преди да бъде поискано предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1, букви б), в) и д) и член 109, параграф 1 по предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и да бъде поискан подходящият срок за това предупреждение, Генерална дирекция „Бюджет“ и Правната служба извършват централизирана оценка. Когато предупреждението за отстраняване, предложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, се основава на информация, предоставена от OLAF, тази оценка се прави в тясно сътрудничество с OLAF.
Член 16
Право на изслушване
1. При регистрирането на предупреждения се съблюдават следните правила:
а)
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да поиска регистрирането на предупреждение за отстраняване или да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, той първо предоставя на засегнатото лице възможност да изрази своето становище в писмен вид. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето поне 14 календарни дни да направи това. Същевременно отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето, че ако не изпрати отговор, предупреждението ще бъде регистрирано.
Когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето възможност да изрази своето становище въз основа на информацията, предоставена от OLAF.
б)
Ако лицето представи коментари, които не променят преценката на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, последният отправя искане до счетоводителя да задейства предупреждението.
Ако лицето представи коментари, които по мнението на отговорния разпоредител с бюджетни кредити правят предупреждението непропорционално или ненужно, предупреждението не се задейства и лицето се уведомява за това.
Счетоводителят изпраща на отговорния разпоредител с бюджетни кредити потвърждение за регистрацията на предупреждението в СРП, ако това е целесъобразно.
в)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за задействането на предупреждението и за неговия срок. При все това уведомяването не е необходимо, ако лицето не е отговорило на поканата да представи в писмен вид своите коментари.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, в очакване на решението за срока на отстраняването, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава възможност на лицето да представи становището си за срока на отстраняването.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище, ако разпоредителят разполага с официален документ, удостоверяващ положението. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за регистрирането на предупреждението за отстраняване.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може по изключение да отложи предоставянето на лицето на възможност да изрази писмено своето становище преди искането за регистриране на предупреждение за отстраняване или преди да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, при условие че са налице необорими законови основания за запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, като при все това пристъпи към регистрирането на предупреждението.
5. Когато OLAF уведомява отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 13, тя посочва дали трябва да бъде запазена поверителността на разследването или на националното съдебно производство и дали е необходимо да бъде отложено предоставянето на лицето на възможност да изрази своето становище.
6. На лицето се предоставя възможност да изрази становището си веднага след като основанията за защита на разследване или на национално съдебно производство престанат да съществуват.
Член 17
Защита на данните и права на субектите на данни
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява субектите на данни, че данните, които се отнасят до тях, могат да бъдат включени в СРП, и за това на кого могат да бъдат съобщени тези данни. Тази обща информация се съобщава в писмен вид, по-специално в поканите за участие в търг, в поканите за представяне на предложения и в конкурсите с награди, а при липса на покани - преди възлагането на поръчки или отпускането на безвъзмездни средства.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити, който отправя искане за регистриране на предупреждение, отговаря за отношенията с лицето, чиито данни са въведени в СРП. Той отговаря на исканията на засегнато лице за поправяне на неточни или непълни лични данни и на всички други искания или въпроси на това лице.
3. Всяко лице може също да поиска писмено от счетоводителя информация за това дали е регистрирано в СРП.
Счетоводителят предоставя тази информация, освен ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост със съгласието на OLAF, реши, че се прилагат ограниченията, предвидени в член 20, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Заличените предупреждения са достъпни само за целите на одитите и на разследванията и не са видими за потребителите на СРП.
При все това личните данни, които се съдържат в предупрежденията по отношение на физическите лица, остават достъпни за тези цели само за срок от пет години след заличаването на предупреждението.
Член 18
Преглед на предупреждението
Ако лицето, за което е регистрирано предупреждение в СРП, представи нови елементи, доказващи, че основанията за регистриране вече не съществуват, отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за заличаване на предупреждението.
Лице, за което е регистрирано предупреждение за отстраняване в СРП, може да подаде жалба до омбудсмана и да поиска да бъде извършен съдебен контрол.
РАЗДЕЛ 4
ПОСЛЕДИЦИ ОТ ПРЕДУПРЕЖДЕНИЯТА
Член 19
Общи правила, уреждащи последиците
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква необходимата информация от лицето за контакт за предупреждението, за да може да прецени какви да бъдат последиците, посочени в настоящия раздел.
2. Когато въз основа на предоставената от OLAF информация отговорният разпоредител с бюджетни кредити поиска да бъде регистрирано предупреждение за проверка съгласно член 11, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва процедурата, предвидена в членове 14 и 15 от настоящото решение, и определя последиците в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
3. При определянето на последиците отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема под внимание следните критерии за всички предупреждения:
а)
рисковете за финансовите интереси и имиджа на Съюза;
б)
размера и срока на правното задължение;
в)
неотложността на изпълнението на правното задължение;
г)
естеството на фактите;
д)
сериозността на фактите; и
е)
възможните последици за изпълнението на правното задължение.
По отношение на предупрежденията за отстраняване отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема също под внимание естеството и сериозността на основанията за отстраняване и необходимостта да се осигури непрекъснатост на услугата.
4. Във всеки случай отговорният разпоредител с бюджетни кредити обосновава писмено своето решение за последиците.
Член 20
Последица от предупрежденията за проверка
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди проверката може да бъде, както следва:
а)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска допълнителни подкрепящи документи, посочени в процедурата за възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства или в конкурса с награди;
б)
при процедура за отпускане на безвъзмездни средства - анализ на риска, свързан с предварителното финансиране.
2. В случай на правно задължение проверката може да бъде, както следва:
а)
проверка дали дейността съответства на правното задължение, включително дали са спазени сроковете и съдържанието на предоставените услуги или продукти;
б)
за съществуващите безвъзмездни средства - проверка на допустимостта на разходите преди извършване на плащане или извършване на одит или на проверки на място.
Член 21
Право на изслушване след предупреждение за проверка
Процедурата, предвидена в член 15 от настоящото решение, и правото на изслушване по член 16 от настоящото решение се прилагат също, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява, след предупреждение за проверка, да предприеме действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
Член 22
Последици от предупрежденията за отстраняване за процедурите и правните задължения
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди отговорният разпоредител с бюджетни кредити не позволява на лице, по отношение на което е въведено предупреждение за отстраняване, да участва в процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства, освен ако са изпълнени условията, посочени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, когато лицето се намира в монополно положение.
2. В случай на съществуващи правни задължения отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя последиците, включително която и да е от следните последици:
а)
да продължи изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства и да бъдат извършени всички необходими проверки;
б)
да бъде спрян срокът за плащане в съответствие с член 92, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
в)
да бъдат спрени плащанията в съответствие с член 208 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
г)
да бъде спряно изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства в съответствие с член 116 и член 135, параграф 5 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
д)
да бъде прекратено правното задължение, ако разпоредбата за правното задължение предвижда прекратяване въз основа на информацията, поради която е регистрирано предупреждението.
3. Ако лицето е подизпълнител, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква от оферента, кандидата или изпълнителя да смени подизпълнителя.
Член 23
Последици от предупрежденията за отстраняване за бюджетните операции
1. В случай на предупреждение за отстраняване, когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава в счетоводната система, че плащането следва да бъде извършено въпреки наличието на предупреждение.
2. Когато бъде регистрирано предупреждение за отстраняване, не се поема индивидуално бюджетно задължение, не се регистрира индивидуално правно задължение в бюджетните сметки въз основа на глобално задължение и не се поема правно задължение въз основа на временно задължение, с изключение на случаите, в които лицето е в монополно положение при условията, предвидени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
РАЗДЕЛ 5
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 24
Отмяна
Решение 2008/969/ЕО, Евратом относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции се отменя.
Член 25
Преходни разпоредби
1. Предупрежденията за отстраняване, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, остават активни до края на своя срок в съответствие с посоченото решение.
2. Предупрежденията W1, W2 и W3b, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение.
3. Предупрежденията W3a и W4 продължават да бъдат регистрирани до 1 юли 2015 г. при условията, предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом. За целите на прилагането на раздел 4 от настоящото решение предупрежденията W3a и W4 се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение. Решение 2008/969/ЕО, Евратом продължава да се прилага за предупрежденията W5b до 1 юли 2015 г.
Член 26
Публикуване
Настоящото решение се публикува в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 13 ноември 2014 година.
DECISÃO DA COMISSÃO
de 13 de novembro de 2014
relativa ao sistema de alerta rápido a utilizar pelos gestores orçamentais da Comissão e das agências de execução
(2014/792/UE)
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica,
Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (1), nomeadamente o artigo 56.o, n.o 1,
Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 215/2008 do Conselho, de 18 de fevereiro de 2008, relativo ao Regulamento Financeiro aplicável ao décimo Fundo Europeu de Desenvolvimento (2), nomeadamente o artigo 17.o,
Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de setembro de 2013, relativo aos inquéritos efetuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) e que revoga o Regulamento (CE) n.o 1073/1999 (3), nomeadamente o artigo 7.o, n.o 6, e o artigo 11.o,
Considerando o seguinte:
(1)
A Comissão, sendo responsável pela execução do orçamento geral da União Europeia e de quaisquer outros fundos geridos pela União no respeito do princípio da boa gestão financeira estabelecido nos artigos 30.o a 33.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, tem a obrigação de combater a fraude e quaisquer outras atividades ilegais que afetem os interesses financeiros da União. A fim de assegurar que os gestores orçamentais da Comissão e das agências de execução estão plenamente informados das ameaças para os interesses financeiros da União, é necessário estabelecer regras internas para além da Decisão C(2014) 2784 da Comissão (4).
(2)
A fim de combater a fraude e proteger os interesses financeiros da União, a Comissão utiliza a base de dados central sobre as exclusões (CED) a que se refere o artigo 108.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1302/2008 da Comissão, de 17 de dezembro de 2008, relativo à base de dados central sobre as exclusões (5), bem como o sistema de alerta rápido (SAR) estabelecido pela Decisão 2008/969/CE, Euratom, de 16 de dezembro de 2008, relativa ao sistema de alerta rápido para uso por parte dos gestores orçamentais da Comissão e das agências de execução (6). Na pendência da adoção pela autoridade legislativa da proposta sobre a alteração do Regulamento Financeiro (7), é necessário garantir que o sistema de alerta rápido continua a ser eficaz.
(3)
No período intercalar, o objetivo do SAR deve, no essencial, permanecer inalterado. Deve garantir, no âmbito da Comissão e das respetivas agências de execução, a circulação de informação reservada através do registo de alertas no SAR sobre as pessoas que possam representar uma ameaça para os interesses financeiros e a reputação da União ou de qualquer outro fundo gerido pela União.
(4)
Dado que os diretores das agências de execução têm o estatuto de gestor orçamental delegado da Comissão para a execução das dotações operacionais, devem ter acesso ao SAR da mesma forma que os serviços da Comissão para a gestão das dotações administrativas e operacionais.
(5)
Dado que os chefes das delegações da União, quando atuam como gestores orçamentais subdelegados da Comissão nos termos do artigo 56.o, n.o 2, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, têm o estatuto de gestor orçamental delegado da Comissão para a execução das dotações operacionais, devem ter acesso ao SAR da mesma forma que os serviços da Comissão para a gestão das dotações administrativas e operacionais.
(6)
O Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF), nos termos do artigo 7.o, n.o 6, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de setembro de 2013, relativo aos inquéritos efetuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) e que revoga o Regulamento (CE) n.o 1073/1999 do Parlamento Europeu e do Conselho e o Regulamento (Euratom) n.o 1074/1999, tem a obrigação de fornecer sem demora aos serviços da Comissão informações sobre os inquéritos em curso que revelem que possa ser oportuno tomar medidas administrativas cautelares destinadas a proteger os interesses financeiros da União. Tem igualmente a obrigação, nos termos do artigo 11.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013, de elaborar um relatório sobre a conclusão dos inquéritos e de apresentar, se for caso disso, recomendações que indiquem as medidas a tomar, em especial pelas instituições. A fim de permitir que o gestor orçamental competente solicite o registo de um alerta, é necessário definir quais as informações que o OLAF deve enviar à Comissão.
(7)
O OLAF deve ter acesso ao SAR para poder exercer as suas funções estatutárias de inquérito e de informação e prevenção da fraude, nos termos do Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013.
(8)
Para efeitos de simplificação, o funcionamento do SAR deve ser simplificado, o número de categorias de alerta deve ser reduzido, o seu âmbito de aplicação clarificado e a designação dos alertas deve ser evidente.
(9)
Os alertas para verificação baseados nas informações transmitidas pelo OLAF devem ser propostos pelo gestor orçamental competente, após consulta da Direção-Geral do Orçamento e do Serviço Jurídico, em estreita cooperação com o OLAF.
(10)
Os alertas de exclusão devem ser propostos pelo gestor orçamental competente à Comissão e devem ser avaliados de forma centralizada pela Direção-Geral do Orçamento e pelo Serviço Jurídico, quando adequado. Quando esses alertas de exclusão são propostos com base nas informações transmitidas pelo OLAF, devem ser apreciados em estreita cooperação com o OLAF. O mesmo procedimento deve aplicar-se quando o gestor orçamental competente tencione adotar qualquer ato que possa afetar negativamente os direitos da pessoa em causa.
(11)
O gestor orçamental competente deve decidir sobre as consequências necessárias para proteger os interesses financeiros da União, em estreita cooperação com o OLAF, devendo informá-lo da sua decisão.
(12)
O gestor orçamental competente deve ser responsável por solicitar o registo, alteração, supressão ou renovação dos alertas. A fim de garantir um nível adequado de controlo, esses pedidos devem ser efetuados ao nível hierárquico definido na Decisão C(2014) 2784 da Comissão.
(13)
O contabilista deve adotar as disposições técnicas adequadas com vista à aplicação eficaz do SAR através do sistema contabilístico central da Comissão.
(14)
Devem ser disponibilizadas, através do sistema contabilístico central da Comissão, a todos os serviços da Comissão e às agências de execução, informações pormenorizadas sobre ordens de recuperação e ordens de penhora. Os alertas W3a (ordem de penhora) e W4 (ordem de recuperação) previstos na Decisão 2008/969/CE, Euratom devem ser suprimidos. Por si só, essas informações não justificam o registo sistemático de um alerta. É preciso que o gestor orçamental competente analise todas as circunstâncias concretas do processo antes de decidir se é necessário ou não registar um alerta.
(15)
O Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de dezembro de 2000, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (8), prevê que o tratamento de dados pessoais por parte da Comissão deve respeitar os requisitos relativos à licitude do tratamento e à transferência dos dados aí previstos, e que esse tratamento está sujeito a controlo prévio por parte da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados após notificação do encarregado da proteção de dados da Comissão.
(16)
As disposições referentes à proteção de dados devem indicar os direitos das pessoas cujos dados foram ou poderão ser introduzidos no SAR.
(17)
Alguns direitos de proteção de dados são objeto das exceções indicadas no artigo 20.o do Regulamento (CE) n.o 45/2001, que têm de ser analisadas caso a caso e aplicadas com caráter temporário. O serviço responsável pelos pedidos de registo, alteração, incluindo a retificação ou supressão das informações em questão, deve decidir sobre a aplicação destas exceções.
(18)
A pessoa objeto de um eventual alerta de exclusão deve ter a possibilidade de expressar o seu ponto de vista por escrito, antes de se efetuar o pedido de registo no SAR do alerta relativo a essa pessoa. Deve ser dada a mesma possibilidade quando o gestor orçamental competente tencione adotar qualquer ato que possa afetar negativamente os direitos da pessoa em causa.
(19)
Esta possibilidade deve ser excecionalmente adiada para preservar a confidencialidade do inquérito ou do processo judicial nacional, se existirem razões imperiosas e legítimas para tal.
(20)
A Decisão 2008/969/CE, Euratom deve continuar a aplicar-se até 1 de julho de 2015, na medida em que tal seja necessário para assegurar o respeito dos regulamentos do Conselho relativos a medidas restritivas adotadas com base no artigo 215.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE), até que o sistema contabilidade de exercício (ABAC) tenha em conta as informações contidas na base de dados relevante do Serviço dos Instrumentos de Política Externa. Tal assume a forma de registo de um alerta W5b, referido na Decisão 2008/969/CE, Euratom.
(21)
A Decisão 2008/969/CE, Euratom deve continuar a aplicar-se até 1 de julho de 2015 aos alertas W3a e W4, que, até essa data, devem ser equiparados a alertas para verificação para efeitos da aplicação da secção 4 da presente decisão.
(22)
A aplicação da presente decisão exige uma avaliação periódica do funcionamento do SAR e do seu contributo eficaz para a proteção dos interesses financeiros da União,
DECIDE:
SECÇÃO 1
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.o
Objeto, âmbito de aplicação e objetivo
1. A presente decisão estabelece o sistema de alerta rápido (a seguir designado por «SAR») a utilizar pelos gestores orçamentais da Comissão e das agências de execução quando executam o orçamento geral da União Europeia e qualquer outro fundo gerido pela União.
2. O SAR contribui para a proteção dos interesses financeiros da União e a salvaguarda da boa imagem da União, para a luta contra a fraude e para a boa gestão financeira.
3. O objetivo do SAR consiste em:
a)
Informar, através do registo de alertas, os gestores orçamentais competentes da Comissão e das agências de execução, de que uma pessoa pode representar uma ameaça para os interesses financeiros e a boa imagem da União ou para qualquer outro fundo gerido pela União;
b)
Permitir que o gestor orçamental competente efetue verificações e, com base nos alertas, tome as medidas adequadas, incluindo as referidas na secção 4.
4. As informações contribuem para assegurar:
a)
A prevenção dos riscos através da verificação, com base na prestação numa fase precoce de informações sobre uma pessoa objeto de suspeitas ou constatações relacionadas com qualquer um dos seguintes atos:
-
erro substancial ou irregularidade,
-
falta grave em matéria profissional,
-
violação grave do contrato, ou
-
fraude, corrupção ou qualquer outra atividade ilegal lesiva dos interesses financeiros da União, na aceção do artigo 141.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 (9);
b)
A exclusão de uma pessoa por força do artigo 106.o, n.o 1, e do artigo 109.o, n.o 1, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (a seguir designado por «RF»).
Artigo 2.o
Definições
Para efeitos da presente decisão, entende-se por:
a)
«Contabilista», o contabilista da Comissão ou o agente colocado sob a sua responsabilidade hierárquica em quem o contabilista tenha delegado determinadas tarefas em conformidade com o artigo 69.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012;
b)
«Gestor orçamental competente», os gestores orçamentais delegados da Comissão, na aceção do artigo 65.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, responsáveis por força das regras internas pela execução do orçamento geral da União Europeia (a seguir designado por «orçamento»), incluindo os diretores das agências de execução, os gestores orçamentais subdelegados na aceção do artigo 65.o do referido regulamento que exerçam a função de diretor e os chefes das delegações da União quando atuam como gestores orçamentais subdelegados da Comissão, nos termos do artigo 56.o, n.o 2, do referido regulamento;
c)
«Pessoa em causa», uma pessoa identificável, referida no Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de dezembro de 2000, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados;
d)
«Constatações», os factos apurados durante a execução de um compromisso jurídico ou registados no contexto das auditorias ou inquéritos efetuados pelo Tribunal de Contas, pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF), pelo Serviço de Auditoria Interna (SAI) ou por qualquer outra auditoria ou controlo efetuado sob a responsabilidade do gestor orçamental competente;
e)
«Compromisso jurídico», o compromisso assumido pela Comissão ao abrigo dos títulos V a VIII da parte 1 e da parte 2 do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012;
f)
«Pessoa», qualquer pessoa singular ou coletiva ou qualquer associação sem personalidade jurídica, numa das situações a seguir indicadas:
-
destinatário, definido no artigo 2.o, alínea i), do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012,
-
candidato ou proponente,
-
requerente de uma subvenção,
-
participante num concurso que atribui um prémio,
-
perito externo remunerado, definido no artigo 204.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012,
-
pessoa com poderes de representação, de decisão ou de controlo sobre outra pessoa coletiva, tal como refere o artigo 106.o, n.o 1, alíneas b) e e), do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012;
g)
«Falta em matéria profissional», uma violação das disposições legislativas ou regulamentares ou das regras deontológicas da profissão à qual pertence essa pessoa, bem como qualquer comportamento culposo que tenha um impacto sobre a sua credibilidade profissional;
h)
«Subcontratante», um operador económico que é proposto por um candidato, proponente ou contratante para realizar parte de um contrato, não tendo a entidade adjudicante qualquer compromisso jurídico direto com o mesmo;
i)
«Erro substancial ou irregularidade», um erro substancial ou irregularidade, tal como definido no artigo 166.o, n.o 2, do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012;
j)
«Pessoa de contacto para o alerta», a pessoa que, no âmbito do serviço responsável pelo pedido, está encarregada do processo relativo ao alerta até à sua supressão.
Artigo 3.o
Funcionamento do SAR
1. O contabilista adota as disposições técnicas adequadas com vista ao funcionamento eficaz do SAR e ao seu acompanhamento.
O contabilista deve introduzir, alterar, renovar ou suprimir os alertas do SAR solicitados pelo gestor orçamental competente.
2. O contabilista deve adotar medidas de execução relativas a aspetos técnicos e definir os procedimentos associados, nomeadamente no domínio da segurança.
O contabilista deve proceder à notificação dessas medidas aos serviços da Comissão e às agências de execução.
Artigo 4.o
Competência e procedimento para solicitar o registo, alteração, renovação ou supressão de um alerta
1. Só o gestor orçamental competente pode solicitar o registo, alteração, renovação ou supressão dos alertas.
2. O gestor orçamental competente deve enviar os pedidos de registo, alteração, renovação ou supressão de alertas ao contabilista. O gestor orçamental competente deve utilizar o formulário constante do anexo da presente decisão.
3. A pessoa de contacto para o alerta referida no artigo 8.o verifica se as condições previstas nos artigos 11.o ou 12.o estão preenchidas antes de enviar o pedido ao contabilista.
Artigo 5.o
Acesso ao SAR
Os serviços da Comissão e as agências de execução dispõem de acesso direto às informações contidas no SAR através do sistema contabilístico central da Comissão.
Os serviços da Comissão ou as agências de execução responsáveis por um sistema local podem utilizar esse sistema contabilístico central para aceder às informações contidas no SAR, se estiver garantida a coerência das informações entre o sistema local e o sistema contabilístico central.
Artigo 6.o
Utilização do SAR
As informações contidas no SAR só podem ser utilizadas para fins de execução do orçamento ou de qualquer outro fundo gerido pela União. Tal não prejudica as informações contidas na base de dados central sobre as exclusões (a seguir designada por «CDE») a que se refere o artigo 1.o, n.os 2 e 3, do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1302/2008 (10).
O OLAF pode utilizar as informações contidas no SAR e na CED para os seus inquéritos nos termos do Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de setembro de 2013, relativo aos inquéritos efetuados pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) e que revoga o Regulamento (CE) n.o 1073/1999 (a seguir designado por «Regulamento OLAF»), bem como para atividades de prevenção da fraude, incluindo a análise de risco.
Artigo 7.o
Fases de consulta do SAR
O gestor orçamental competente deve verificar se existe um alerta no SAR relativo a uma pessoa nas seguintes fases:
a)
Antes de uma autorização orçamental individual ser concedida;
b)
Antes de uma autorização orçamental global ser concedida, se a pessoa for conhecida nessa fase;
c)
No caso de autorizações orçamentais provisórias, antes da conclusão de compromissos jurídicos que impliquem um direito a pagamentos subsequentes, a menos que se trate de remunerações do pessoal ou do reembolso de despesas de viagem relacionadas com a participação em reuniões e concursos;
d)
No caso de procedimentos de adjudicação de contratos públicos ou de concessão de subvenções, de concursos que atribuem prémios e de convites à manifestação de interesse, o mais tardar antes da decisão de adjudicação ou concessão;
e)
No caso de adjudicação de contratos públicos em que a entidade adjudicante limita o número de candidatos convidados a apresentar uma proposta, antes de ter sido concluída a seleção dos candidatos;
f)
Antes de qualquer pagamento, a menos que se trate de remunerações do pessoal ou do reembolso de despesas de viagem relacionadas com a participação em reuniões e concursos.
Artigo 8.o
Pessoa de contacto para o alerta
A pessoa de contacto para o alerta deve:
a)
Preparar o pedido de registo de um alerta;
b)
Enviar o pedido e quaisquer outras informações relacionadas com o alerta ao contabilista;
c)
Fornecer as informações que permitam aos outros gestores orçamentais competentes efetuar as verificações ou decidir sobre as consequências referidas na secção 4.
SECÇÃO 2
INFORMAÇÕES INTRODUZIDAS NO SAR
Artigo 9.o
Categorias de alertas
1. Os alertas do SAR dividem-se nas seguintes duas categorias:
a)
«Alertas para verificação», em que uma pessoa é suspeita ou objeto de constatações de fraude, corrupção ou quaisquer atividades ilegais lesivas dos interesses financeiros da União na aceção do artigo 141.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, de erros substanciais ou irregularidades, de falta grave em matéria profissional ou de violação grave do contrato;
b)
«Alertas de exclusão», em que uma pessoa é excluída com base nos critérios de exclusão previstos no artigo 106.o, n.o 1, e no artigo 109.o, n.o 1, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
2. Uma pessoa pode ser objeto de alertas distintos, registados por diferentes motivos.
Artigo 10.o
Informações contidas nos alertas do SAR
Os alertas do SAR devem conter as seguintes informações:
a)
A identificação da pessoa;
b)
O tipo de alerta;
c)
A duração do alerta;
d)
Os motivos pelos quais uma pessoa representa uma ameaça para os interesses financeiros e a boa imagem da União ou de qualquer outro fundo gerido pela União;
e)
As informações relacionadas com o procedimento contraditório;
f)
O nome do gestor orçamental competente;
g)
O nome da pessoa de contacto para o alerta referida no artigo 8.o da presente decisão.
Artigo 11.o
Alertas para verificação
1. O gestor orçamental competente pode solicitar o registo de um alerta para verificação sempre que se verifique uma das seguintes condições:
a)
O OLAF informou o gestor orçamental competente em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013, quando os seus inquéritos revelem que pode ser adequado tomar medidas para proteger os interesses financeiros da União;
b)
O Tribunal de Contas Europeu enviou informações à Comissão ou o SAI enviou informações ao gestor orçamental competente que indiciam, em relação a uma pessoa, a existência de fraude, corrupção ou qualquer outra atividade ilegal lesiva dos interesses financeiros da União na aceção do artigo 141.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, ou de erros substanciais ou irregularidades, falta grave em matéria profissional ou violação grave do contrato;
c)
O gestor orçamental competente procedeu a uma verificação, auditoria ou controlo que indiciou, em relação a uma pessoa, a existência de fraude, corrupção ou qualquer outra atividade ilegal lesiva dos interesses financeiros da União na aceção do artigo 141.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, ou de erros substanciais ou irregularidades, falta grave em matéria profissional ou violação grave do contrato, ou recebeu informações sobre uma tal verificação, auditoria ou controlo.
2. Os alertas para verificação têm uma duração máxima de um ano. Devem ser suprimidos quando seja solicitado um alerta de exclusão, ou quando a verificação deixar de ser necessária.
3. No final do período referido no n.o 2, o alerta para verificação é automaticamente suprimido.
4. O gestor orçamental competente pode solicitar a renovação do alerta para verificação quando o OLAF o informar de que as conclusões dos inquéritos a que se refere o n.o 1 ainda não foram extraídas, mas que os inquéritos justificam a manutenção do alerta para verificação. O gestor orçamental competente pode igualmente solicitar a renovação do alerta para verificação caso as condições estabelecidas no n.o 1, alíneas b) e c), continuem a verificar-se.
5. O gestor orçamental competente deve justificar a necessidade da renovação para a proteção dos interesses financeiros e da boa imagem da União.
6. A renovação deve ser considerada um novo pedido de alerta para verificação.
Artigo 12.o
Alertas de exclusão
1. O gestor orçamental competente deve solicitar um alerta de exclusão nos casos referidos no artigo 106.o, n.o 1, ou no artigo 109.o, n.o 1, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
2. Os alertas de exclusão são eliminados no final do período de exclusão.
3. Os alertas de exclusão são automaticamente registados na CED a partir do SAR.
Artigo 13.o
Informações enviadas pelo OLAF
Quando o OLAF envia informações em conformidade com o artigo 7.o, n.o 6, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013, a fim de ajudar o gestor orçamental competente a decidir sobre as medidas cautelares a tomar para proteger os interesses financeiros da União Europeia ou em conformidade com o artigo 11.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013, essas informações devem incluir:
a)
A identificação da pessoa em causa;
b)
Um resumo dos factos em questão e dos riscos identificados pelo inquérito. O resumo deve ser suficientemente pormenorizado para permitir que a pessoa seja efetivamente ouvida nos termos do artigo 16.o da presente decisão;
c)
As medidas de confidencialidade especiais recomendadas, em especial nos casos que impliquem o recurso a medidas de investigação da competência de uma autoridade judiciária nacional ou, no caso de um inquérito externo, da competência de uma autoridade nacional, em conformidade com o direito nacional aplicável aos inquéritos.
SECÇÃO 3
DISPOSIÇÕES PROCESSUAIS PARA REGISTO DOS ALERTAS
Artigo 14.o
Consulta prévia dos serviços centrais para os alertas para verificação
Antes de decidir solicitar o registo de um alerta para verificação com base nas informações enviadas pelo OLAF nos termos do artigo 7.o, n.o 6, e do artigo 11.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013, o gestor orçamental competente deve consultar a Direção-Geral do Orçamento (Serviço Financeiro Central) e, se for caso disso, o Serviço Jurídico, em estreita cooperação com o OLAF, em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013.
Artigo 15.o
Avaliação dos alertas de exclusão pelos serviços centrais
Antes de solicitar um alerta de exclusão para os casos referidos no artigo 106.o, n.o 1, alíneas b), c) e e), e no artigo 109.o, n.o 1, sob proposta do gestor orçamental competente e para uma duração adequada, a Direção-Geral do Orçamento e o Serviço Jurídico devem realizar uma avaliação centralizada. Quando o alerta de exclusão proposto pelo gestor orçamental competente se basear em informações enviadas pelo OLAF, esta avaliação deve ser efetuada em estreita cooperação com o OLAF.
Artigo 16.o
Direito a ser ouvido
1. O registo de alertas está sujeito às seguintes regras:
a)
Sempre que o gestor orçamental competente tencione solicitar o registo de um alerta de exclusão ou preveja adotar qualquer ato que possa afetar negativamente os direitos da pessoa em causa, deve em primeiro lugar permitir que a pessoa em causa tenha a possibilidade de expressar o seu ponto de vista por escrito. O gestor orçamental competente deve conceder à pessoa em causa um prazo mínimo de 14 dias de calendário para o efeito. Ao mesmo tempo, o gestor orçamental competente deve informar a pessoa em causa de que, na falta de resposta, o alerta será registado.
Se for caso disso, o gestor orçamental competente deve conceder à pessoa em causa a possibilidade de expressar o seu ponto de vista com base nas informações fornecidas pelo OLAF.
b)
Se a pessoa em causa apresentar observações que não alteram a apreciação do gestor orçamental responsável, este solicita ao contabilista que acione o alerta.
Se a pessoa em causa apresentar observações que, do ponto de vista do gestor orçamental competente, tornam o alerta desproporcionado ou desnecessário, o alerta não é acionado e a pessoa em causa é notificada em conformidade.
O contabilista deve confirmar o registo do alerta no SAR ao gestor orçamental competente, se for caso disso.
c)
O gestor orçamental competente deve informar a pessoa em causa da ativação do alerta e da sua duração. Contudo, a notificação não é necessária se a pessoa não tiver respondido ao convite para apresentar observações por escrito.
2. O gestor orçamental competente pode solicitar o registo de um alerta de exclusão para os casos referidos no artigo 106.o, n.o 1, alínea e), do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, enquanto se aguarda a decisão sobre a duração da exclusão, mesmo antes de ter concedido à pessoa em causa a possibilidade de expressar o seu ponto de vista. O gestor orçamental competente deve conceder à pessoa em causa a possibilidade de apresentar o seu ponto de vista sobre a duração da exclusão.
3. O gestor orçamental competente pode solicitar o registo de um alerta de exclusão para as situações referidas no artigo 106.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, mesmo antes de ter concedido à pessoa em causa a possibilidade de expressar o seu ponto de vista, se possuir um documento oficial que estabelece a situação. O gestor orçamental competente deve informar a pessoa em causa do registo do alerta de exclusão.
4. O gestor orçamental competente pode adiar excecionalmente a possibilidade dada à pessoa em causa para expressar o seu ponto de vista por escrito antes do pedido de registo de um alerta de exclusão ou antes da adoção de qualquer ato que possa afetar negativamente os seus direitos, desde que existam motivos legítimos imperiosos para preservar a confidencialidade do inquérito ou do processo judicial nacional, enquanto prossegue o registo do alerta.
5. Quando o OLAF informa o gestor orçamental competente em conformidade com o artigo 13.o, deve indicar se a confidencialidade do inquérito ou do processo judicial nacional deve ser preservada e se a possibilidade dada à pessoa em causa para expressar o seu ponto de vista deve ser diferida.
6. A pessoa em causa deve ter a possibilidade de expressar o seu ponto de vista logo que os motivos para proteger o inquérito ou o processo judicial nacional deixarem de se verificar.
Artigo 17.o
Proteção dos dados e direitos das pessoas em causa
1. O gestor orçamental competente deve informar as pessoas em causa de que os dados que lhes dizem respeito podem ser introduzidos no SAR e a quem os dados podem ser comunicados. Estas informações de caráter geral devem ser comunicadas por escrito, em especial no caso de convites à manifestação de interesse, convites à apresentação de propostas, concursos que atribuem prémios e, na ausência de convites, antes da celebração de contratos ou da concessão de subvenções.
2. O gestor orçamental competente que solicita o registo de um alerta é responsável pelas relações com a pessoa cujos dados são introduzidos no SAR. Deve dar resposta aos pedidos de retificação de dados pessoais incompletos ou inexatos e a quaisquer outros pedidos ou questões da pessoa em causa.
3. Uma pessoa pode igualmente solicitar por escrito informações ao contabilista sobre se está registada no SAR.
O contabilista deve fornecer estas informações, exceto quando o gestor orçamental competente, se for caso disso em acordo com o OLAF, decidir que se aplicam as restrições previstas no artigo 20.o, n.o 1, do Regulamento n.o 45/2001.
4. Os alertas suprimidos só serão acessíveis para fins de auditoria e de inquérito e não devem ser visíveis para os utilizadores do SAR.
Contudo, os dados pessoais contidos nos alertas relativos a pessoas singulares só devem permanecer acessíveis para tais fins durante cinco anos após a supressão do alerta.
Artigo 18.o
Reanálise dos alertas
Se a pessoa em relação à qual foi registado um alerta no SAR fornecer novos elementos que demonstrem que os motivos do alerta já não se verificam, o gestor orçamental competente deve solicitar a sua supressão.
A pessoa em relação à qual foi registado um alerta de exclusão no SAR pode apresentar queixa ao Provedor de Justiça e interpor recurso judicial.
SECÇÃO 4
CONSEQUÊNCIAS DOS ALERTAS
Artigo 19.o
Regras gerais sobre as consequências
1. O gestor orçamental competente deve solicitar todas as informações relevantes à pessoa de contacto para o alerta, por forma a poder decidir sobre as consequências previstas na presente secção.
2. Sempre que, com base nas informações fornecidas pelo OLAF, o gestor orçamental competente solicita o registo de um alerta para verificação ao abrigo do artigo 11.o, deve seguir o procedimento previsto nos artigos 14.o ou 15.o da presente decisão e decidir sobre as consequências, em estreita cooperação com o OLAF, em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013.
3. Ao decidir sobre as consequências, o gestor orçamental responsável deve ter em conta os seguintes critérios para todos os alertas:
a)
Os riscos para os interesses financeiros e a imagem da União;
b)
O montante e a duração do compromisso jurídico;
c)
A urgência na execução do compromisso jurídico;
d)
A natureza dos factos;
e)
A gravidade dos factos;
f)
As possíveis consequências da execução do compromisso jurídico.
Para os alertas de exclusão, o gestor orçamental competente deve igualmente ter em conta a natureza e a gravidade dos motivos da exclusão e a necessidade da continuidade do serviço.
4. O gestor orçamental competente pode, em qualquer caso, justificar a sua decisão sobre as consequências por escrito.
Artigo 20.o
Consequências dos alertas para verificação
1. No caso de procedimentos de adjudicação de contratos públicos ou de concessão de subvenções ou de concursos que atribuem prémios, as verificações referidas podem ser as seguintes:
a)
O gestor orçamental competente pode solicitar documentos comprovativos suplementares, como indicado no procedimento de adjudicação de contratos ou de concessão de subvenções ou no concurso que atribui prémios;
b)
Num procedimento de concessão de subvenções, uma análise do risco relacionado com o pré-financiamento.
2. No caso de um compromisso jurídico, as verificações referidas podem ser as seguintes:
a)
Verificação de que a ação está em conformidade com o compromisso jurídico, incluindo o respeito dos prazos e o conteúdo das prestações concretas;
b)
Nas subvenções existentes, verificação da elegibilidade dos custos antes do pagamento, da realização de uma auditoria ou de controlos no local.
Artigo 21.o
Direito a ser ouvido após um alerta para verificação
O procedimento previsto no artigo 15.o da presente decisão e o direito a ser ouvido enunciado no artigo 16.o da presente decisão são igualmente aplicáveis nos casos em que, na sequência de um alerta para verificação, o gestor orçamental responsável tenciona adotar qualquer ato que possa afetar negativamente os direitos da pessoa em causa.
Artigo 22.o
Consequências dos alertas de exclusão para os procedimentos e compromissos jurídicos
1. No caso de procedimentos de adjudicação de contratos públicos ou de concessão de subvenções ou de concursos que atribuem prémios, o gestor orçamental competente deve excluir uma pessoa que seja objeto de um alerta de exclusão da participação em procedimentos de adjudicação de contratos públicos ou de concessão de subvenções, a não ser que estejam preenchidas as condições previstas no artigo 106.o, n.o 2, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, quando a pessoa se encontra em situação de monopólio.
2. No caso de compromissos jurídicos existentes, o gestor orçamental competente deve decidir das consequências, incluindo qualquer uma das seguintes:
a)
Prosseguir com a execução do contrato ou da subvenção e proceder às verificações adequadas;
b)
Suspender o prazo de pagamento em conformidade com o artigo 92.o, n.o 2, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012;
c)
Suspender os pagamentos em conformidade com o artigo 208.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012;
d)
Suspender a execução do contrato ou da subvenção em conformidade com o artigo 116.o e o artigo 135.o, n.o 5, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012;
e)
Rescindir o compromisso jurídico, se as suas disposições previrem a rescisão com base nas informações que justificaram o registo do alerta.
3. Se a pessoa em causa for um subcontratante, o gestor orçamental competente pode exigir que o proponente, candidato ou contratante substituam o subcontratante.
Artigo 23.o
Consequências dos alertas de exclusão sobre as operações orçamentais
1. No caso de um alerta de exclusão, quando adequado, o gestor orçamental competente deve confirmar no sistema contabilístico que o pagamento deve ser efetuado apesar da existência do alerta.
2. Sempre que um alerta de exclusão é registado, não pode ser efetuada qualquer autorização orçamental individual, nem qualquer registo de um compromisso jurídico individual na contabilidade orçamental com base numa autorização global, nem qualquer conclusão de um compromisso jurídico com base numa autorização provisória, exceto nos casos em que a pessoa esteja em situação de monopólio de acordo com as condições previstas no artigo 106.o, n.o 2, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
SECÇÃO 5
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 24.o
Revogação
É revogada a Decisão 2008/969/CE, Euratom relativa ao sistema de alerta rápido para uso por parte dos gestores orçamentais da Comissão e das agências de execução.
Artigo 25.o
Disposições transitórias
1. Os alertas de exclusão registados em conformidade com a Decisão 2008/969/CE, Euratom devem permanecer ativos até ao termo da sua vigência, em conformidade com essa decisão.
2. Os alertas W1, W2 e W3b registados por força da Decisão 2008/969/CE, Euratom devem ser considerados alertas para verificação a título da presente decisão.
3. Os alertas W3a e W4 devem continuar a ser registados até 1 de julho de 2015, nas condições estabelecidas na Decisão 2008/969/CE, Euratom. Para a aplicação da secção 4 da presente decisão, os alertas W3a e W4 devem ser considerados alertas para verificação a título da presente decisão. A Decisão 2008/969/CE, Euratom continua a ser aplicável aos alertas W5b até 1 de julho de 2015.
Artigo 26.o
Publicação
A presente decisão é publicada no Jornal Oficial da União Europeia.
Feito em Bruxelas, em 13 de novembro de 2014.