ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 532/2014 НА КОМИСИЯТА
от 13 март 2014 година
за допълнение на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица
ЕВРОПЕЙСКАТA КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграфи 8 и 9, член 34, параграфи 7 и 8 и член 55, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент (ЕС) № 223/2014 се дава възможност на Комисията да приема делегирани актове за допълване на несъществени елементи в него по отношение на Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (ФЕПЛ).
(2)
По силата на Регламент (ЕС) № 223/2014 от управляващия орган се изисква да създаде система за записване и съхраняване в електронна форма на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверката и одита, включително - по отношение на оперативните програми за социално приобщаване на най-нуждаещите се лица (ОП II) - на данни за отделните участници. Поради това е необходимо да се състави списък на данните, които трябва да се записват и съхраняват в тази система.
(3)
Някои данни са от значение за определени типове операции или само за един от видове оперативни програми; поради това следва да се уточни приложимостта на изискванията относно данните. С Регламент (ЕС) № 223/2014 се определят специфични изисквания за записване и съхранение на данни за отделните участници в операциите, подпомагани от ОП II, които е необходимо да бъдат взети предвид.
(4)
При съставянето на списъка на данните следва да се вземат предвид изискванията за докладване, установени по силата на Регламент (ЕС) № 223/2014, за да се гарантира, че данните, необходими за финансовото управление и мониторинга, включително данните, необходими за изготвянето на заявления за плащане, финансови отчети и доклади за изпълнението, са налични за всяка операция във форма, която позволява лесно обобщаване и равняване. При съставянето на списъка следва да се вземе предвид, че за ефективното финансово управление на операциите и за изпълнението на изискването за публикуване на основна информация относно операциите са необходими някои основни съхранявани в електронна форма данни за операциите. За ефективното планиране и извършване на проверките и одитната дейност са необходими и някои други данни.
(5)
Списъкът на данните, които трябва да се записват и съхраняват, не трябва да предпоставя техническите характеристики или структурата на компютризираните системи, създадени от управляващите органи, и не предопределя формата на записваните и съхраняваните данни, освен ако това изрично не е посочено в настоящия регламент. Той също така не трябва да предпоставя средствата, чрез които данните се въвеждат или генерират в рамките на системата; в някои случаи по отношение на данните, включени в списъка, може да се окаже необходимо въвеждането на няколко стойности. При все това е необходимо да се установят определени правила относно естеството на тези данни, за да се гарантира, че управляващият орган може да изпълнява отговорностите си във връзка с мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверките и одита, включително когато това изисква обработването на данни за отделните участници.
(6)
За да се осигури възможността за проверяване и одитиране на разходите, извършвани по оперативните програми, е необходимо да се определят критериите, на които следва да отговаря одитната следа, за да бъде счетена за подходяща.
(7)
Във връзка с одитната дейност по реда на Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се предвиди, че Комисията и държавите членки следва да предотвратяват разкриването или получаването на достъп до лични данни без разрешение, и да се определи за какви цели Комисията и държавите членки имат право да обработват такива данни.
(8)
Одитният орган отговаря за одитите на операциите. За да се гарантира, че обхватът и ефективността на тези одити са подходящи, както и че те се извършват по едни и същи стандарти във всички държави членки, е необходимо да се определят изискванията, на които следва да отговарят тези одити.
(9)
Необходимо е подробно да се определят основните правила за формирането на извадки от операциите за одитиране, които одитният орган следва да съблюдава при установяването или одобряването на метода за формиране на извадките, включително определянето на статистическата единица, някои технически критерии, които трябва да се използват за извадката, и - при нужда - факторите, които трябва да бъдат взети под внимание при формиране на допълнителни извадки.
(10)
Одитният орган следва да изготви одитно становище, обхващащо отчетите по Регламент (ЕС) № 223/2014. За да се гарантира, че обхватът и съдържанието на одитите на отчети са подходящи, както и че те се извършват по едни и същи стандарти във всички държави членки, е необходимо да се определят изискванията, на които следва да отговарят тези одити.
(11)
За да се гарантират правната сигурност и еднаквото третиране на всички държави членки при налагането на финансови корекции в съответствие с принципа на пропорционалността, е необходимо да се определят критериите за установяване на сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол, основните видове такива недостатъци, критериите за определяне на размера на приложимата финансова корекция и критериите за налагане на екстраполирани финансови корекции или финансови корекции с единни ставки.
(12)
За да се създадат условия за своевременното прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки, той следва да влезе в сила на следващия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се установяват следните разпоредби за допълнение на Регламент (ЕС) № 223/2014:
а)
правилата за определяне на данните, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма в рамките на системата за мониторинг, създадена от управляващия орган;
б)
подробните минимални изисквания за одитната следа по отношение на счетоводните регистри, които трябва да се водят, и разходооправдателните документи, които трябва да се съхраняват на равнището на сертифициращия орган, управляващия орган, междинните звена и бенефициерите;
в)
обхвата и съдържанието на одитите на операциите и одитите на отчетите, както и методиката за формиране на извадката от операции;
г)
подробните правила за използването на данните, които се събират по време на одитите, извършвани от длъжностни лица на Комисията или от упълномощени представители на Комисията;
д)
подробните правила относно критериите за установяване на сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол, включително основните видове такива недостатъци, критериите за определяне на размера на приложимата финансова корекция и критериите за прилагане на единни ставки или екстраполирани финансови корекции.
ГЛАВА II
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА СИСТЕМИТЕ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ
Член 2
Данни, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма
(член 32, параграф 8 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Данните, които трябва да се записват и съхраняват в електронна форма за всяка операция в рамките на системата за мониторинг, установена по член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, са посочени в приложение I към настоящия регламент.
2. За всяка операция се записват и съхраняват съответните данни, включително - за операции, подпомагани от ОП II - данни за отделните участници, с разпределение по пол, когато това е приложимо, за да се осигури възможност за обобщаване, когато това е необходимо за целите на мониторинга, оценяването, финансовото управление, проверките и одита. Тези данни също така трябва да позволяват обобщаването им чрез натрупване за целия програмен период.
Член 3
Подробни минимални изисквания за одитната следа
(член 32, параграф 9 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Подробните минимални изисквания за одитната следа по отношение на счетоводните регистри, които трябва да се водят, и разходооправдателните документи, които трябва да се съхраняват, са следните:
а)
одитната следа следва да дава възможност да се провери прилагането на критериите за подбор, установени в оперативната програма (ОП I) за храни и/или основно материално подпомагане или от мониторинговия комитет за OП II;
б)
по отношение на безвъзмездните средства по член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014 одитната следа осигурява възможност за равняване на сертифицираните пред Комисията обобщени суми с подробните данни от счетоводните регистри и разходооправдателните документи, с които разполагат сертифициращият орган, управляващият орган, междинните звена и бенефициерите по отношение на операциите, съфинансирани по оперативната програма;
в)
по отношение на безвъзмездните средства по член 25, параграф 1, букви б) и в) одитната следа осигурява възможност за равняване на сертифицираните пред Комисията обобщени суми с подробните данни относно крайните продукти или резултатите и с разходооправдателните документи, с които разполагат сертифициращият орган, управляващият орган, междинните звена и бенефициерите, в т.ч. в съответните случаи - документи относно метода за определяне на стандартните таблици на единичните разходи и еднократните суми, по отношение на операциите, съфинансирани по оперативната програма;
г)
по отношение на разходите, определени по реда на член 25, параграф 1, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, чрез одитната следа се показва и обосновава методът на изчисление (в съответните случаи) и базата, въз основа на която са били определени единните ставки и допустимите преки разходи или разходите, декларирани съгласно други избрани категории, за които се прилага единната ставка;
д)
във връзка с разходи, определени по реда на член 26, параграф 2, букви б), в) и д) и на член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитната следа осигурява възможност за обосноваване на допустимите преки разходи или разходите, декларирани съгласно други категории разходи, за които се прилага единната ставка;
е)
одитната следа осигурява възможност за проверка на плащането на публичните средства към бенефициера;
ж)
за всяка операция според случая одитната следа включва техническата спецификация и плана за финансиране, документите, свързани с одобряването на отпускането на безвъзмездните средства, документите, свързани с процедурите за възлагане на обществени поръчки, както и отчетите на бенефициера и докладите относно извършените проверки и одити;
з)
одитната следа включва информация за проверките и одитите на управлението, извършени във връзка с операцията;
и)
одитната следа осигурява възможност за равняването на данните за показателите за крайните продукти по операцията с отчетените данни и резултати и, при възможност, с целите по програмата.
За разходите по букви в) и г) одитната следа осигурява възможност да се провери съответствието на използвания от управляващия орган метод на изчисление с член 25, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
2. Управляващият орган гарантира, че се води регистър, в който се вписват идентификационните данни и адресите на организациите, съхраняващи всички разходооправдателни документи, необходими за осигуряването на одитна следа, отговаряща на всички минимални изисквания по параграф 1.
Член 4
Използване на данните, които се събират по време на одитите, извършвани от длъжностни лица на Комисията или от упълномощени представители на Комисията
(член 34, параграф 8 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Комисията взема всички необходими мерки, за да предотврати разкриването или получаването на достъп без разрешение до лични данни, събирани от нея по време на одитите.
2. Комисията използва данните, които събира по време на одитите си, единствено с цел изпълнение на своите задължения по член 36 от Регламент (ЕС) № 223/2014. Европейската сметна палата и Европейската служба за борба с измамите имат достъп до събираните данни.
3. Събираните данни не се изпращат на други лица освен на лица в държавите членки или в рамките на институциите на Съюза, чиито задължения изискват те да имат достъп до тях в съответствие с приложимите разпоредби без изричното съгласие на държавата членка, която предоставя данните.
Член 5
Одити на операции
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одити на операциите се извършват за всяка счетоводна година въз основа на извадка от операциите, която се формира по метод, установен или одобрен от одитния орган в съответствие с член 6 от настоящия регламент.
2. Одитите на операциите се извършват въз основа на разходооправдателните документи, съставляващи одитната следа, и чрез тях се проверяват законосъобразността и редовността на декларираните пред Комисията разходи, включително следните аспекти:
а)
дали операцията е била избрана съгласно критериите за подбор за оперативната програма, дали не е била физически приключена или изцяло изпълнена, преди бенефициерът да представи заявлението за финансиране по оперативната програма, дали е била изпълнена в съответствие с решението за одобрение и дали са изпълнени приложимите към момента на одита условия по отношение на функционалността, предназначението и преследваните цели;
б)
дали разходите, декларирани пред Комисията, съответстват на счетоводните регистри и дали изискваните разходооправдателни документи показват наличието на подходяща одитна следа съгласно посоченото в член 3 от настоящия регламент;
в)
за декларираните пред Комисията разходи, определени по реда на член 25, параграф 1, букви б) и в) - дали са били постигнати крайните продукти и резултатите, на които се основават плащанията за бенефициера, дали данните за участниците - според случая - или данните от другите регистри, свързани с крайните продукти и резултатите, съответстват на информацията, представена на Комисията, и дали изискваните разходооправдателни документи показват наличието на подходяща одитна следа съгласно посоченото в член 3 от настоящия регламент.
Чрез одитите се проверява също така дали публичните средства са били платени на бенефициера в съответствие с член 42, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
3. Одитите на операциите включват, когато това е приложимо, проверка на място на физическото изпълнение на операцията.
4. Чрез одитите на операциите се проверяват точността и пълнотата на съответните разходи, регистрирани от сертифициращия орган в неговата счетоводна система, и равнението на одитната следа на всички равнища.
5. Когато е видно, че установените проблеми са от системен характер и следователно създават риск за други операции по оперативната програма, одитният орган взема мерки за извършването на допълнителен преглед, включително на допълнителни одити при необходимост, за да установи мащаба на тези проблеми, и отправя препоръки за необходимите коригиращи действия.
6. Само разходите, попадащи в обхвата на извършен по реда на параграф 1 одит, се включват в общия размер на одитираните разходи при докладването пред Комисията за годишното покритие. За тези цели се използва образецът за контролния доклад, изготвен по силата на член 34, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 6
Методика за формиране на извадката от операции
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одитният орган установява метода за формиране на извадката (т.е. метода за подбор на единиците в извадката) в съответствие с посочените в настоящия член изисквания, като взема под внимание международно приетите одитни стандарти - одитните стандарти на Международната организация на върховните одитни институции (INTOSAI), Международната федерация на счетоводителите (IFAC) или Института на вътрешните одитори (IIA).
2. Като допълнение към разясненията, включени в стратегията за одитите, одитният орган води регистър на документацията и извършените професионални преценки, използвани за установяване на методите за формиране на извадките, които обхващат етапите на планиране, подбор, проверка и оценяване, за да се докаже, че установеният метод е подходящ.
3. Извадката трябва да бъде представителна за съвкупността, от която е формирана, за да се осигури възможност за одитния орган да изготви валидно одитно становище в съответствие с член 34, параграф 5, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014. Съвкупността се състои от разходите по дадена оперативна програма, които са включени в заявленията за плащане, подадени до Комисията по реда на член 41 от Регламент (ЕС) № 223/2014 за дадена счетоводна година. Извадката може да бъде формирана през счетоводната година или след изтичането ѝ.
4. За прилагането на член 34, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014 даден метод на формиране на извадка е статистически, когато с него се осигурява следното:
i)
случаен подбор на единиците в извадката;
ii)
използване на теорията на вероятностите за оценяване на резултатите от извадката, в т.ч. измерване и контрол на риска от грешка на представителността, както и на планираната и постигнатата точност.
5. Методът за формиране на извадката гарантира случайния подбор на всяка единица от съвкупността чрез използването на случайни числа, генерирани за всяка единица от съвкупността, за да се подберат единиците в извадката, или чрез систематичен подбор, като се използва отправна точка, избрана на случаен принцип, и след това се прилага подборна крачка за избирането на останалите единици.
6. Статистическата единица се определя от одитния орган въз основа на професионална преценка. Статистическата единица може да бъде операция, проект в рамките на дадена операция или искане за плащане от бенефициер. Информацията относно определената статистическа единица и професионалната преценка, използвана за тази цел, се включва в контролния доклад.
7. Когато свързаните с дадена статистическа единица общи разходи за счетоводната година са отрицателна величина, те се изключват от съвкупността по горния параграф 3 и се одитират отделно. Одитният орган може да формира извадка и от тази отделна съвкупност.
8. Когато се прилагат условията за пропорционалния контрол по член 58, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитният орган може да изключи единиците по посочения член от съвкупността, от която се формира извадка. Ако съответната операция вече е била избрана в извадката, одитният орган я заменя чрез подходящ случаен подбор.
9. Одитират се всички декларирани пред Комисията разходи в извадката.
Когато избраните статистически единици са свързани с голям брой искания за плащане или фактури, одитният орган може да ги одитира чрез подизвадки, като подбира свързаните с тях искания за плащане или фактури, използвайки същите параметри за формирането на извадка, използвани за подбора на статистическите единици в основната извадка.
В този случай подходящите обеми на извадките се изчисляват в рамките на всяка статистическа единица, която трябва да бъде одитирана, и във всички случаи за всяка статистическа единица обемът е най-малко 30 искания за плащане или фактури.
10. Одитният орган може да приложи райониране, като раздели генералната съвкупност на подсъвкупности - райони, всеки от които представлява група от статистически единици, които притежават сходни характеристики, по-специално по отношение на риска или очаквания процент на грешките или когато генералната съвкупност включва операции, които са съставени от финансовите средства от дадена оперативна програма за единици с висока стойност.
11. Одитният орган оценява надеждността на системата като висока, средна или ниска, като взема под внимание резултатите от одитите на системите, за да определи техническите параметри за формирането на извадките, така че комбинираното ниво на увереност при одитите на системите и одитите на операциите да е високо. За система, оценена като система с висока надеждност, използваната гаранционна вероятност при формирането на извадка от операциите трябва да бъде най-малко 60 %. За система, оценена като система с ниска надеждност, използваната гаранционна вероятност при формирането на извадка от операциите трябва да бъде най-малко 90 %. Максималният праг на същественост трябва да бъде 2 % от разходите по параграф 3.
12. Когато бъдат открити нередности или риск от нередности, одитният орган решава въз основа на професионална преценка дали е необходимо да одитира чрез допълнителна извадка още операции или части от операции, които не са били одитирани чрез случайната извадка, за да се отчетат установените специфични рискови фактори.
13. Одитният орган анализира резултатите от одитите на допълнителната извадка отделно, изготвя заключения въз основа на тези резултати и ги съобщава на Комисията чрез годишния контролен доклад. Откритите в допълнителната извадка нередности не се включват в изчисляването на прогнозираната стохастична грешка на случайната извадка.
14. Въз основа на резултатите от одитите на операциите за целите на одитното становище и контролния доклад по член 34, параграф 5, букви а) и б) от Регламент (ЕС) № 223/2014, одитният орган изчислява общия процент на грешките, който е сборът от прогнозираните стохастични грешки и в съответните случаи системните грешки и некоригираните необичайни грешки, разделен на обема на съвкупността.
Член 7
Одити на отчетите
(член 34, параграф 7 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Одитите на отчетите по член 49, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014 се извършват от одитния орган за всяка счетоводна година.
2. Чрез одита на отчетите се осигурява достатъчна увереност относно пълнотата, точността и верността на сумите, декларирани в отчетите.
3. За целите на параграфи 1 и 2 одитният орган по-специално взема под внимание резултатите от одитите на системите, извършени по отношение на сертифициращия орган, и от одитите на операциите.
4. Одитът на системата включва проверка на надеждността на счетоводната система на сертифициращия орган и проверка чрез извадка на точността на разходите по отношение на отменените и възстановените суми, регистрирани в счетоводната система на сертифициращия орган.
5. За целите на одитното становище, за да направи заключение, че отчетите дават вярна и честна представа, по време на извършваната от него одитна дейност одитният орган проверява дали всички данни, изисквани по член 49 от Регламент (ЕС) № 223/2014, са правилно включени в отчетите и съответстват на счетоводните регистри, водени от всички съответни органи или организации или бенефициери. По-конкретно, одитният орган проверява следното въз основа на отчетите, които трябва да му бъдат представени от сертифициращия орган:
а)
дали общият размер на декларираните допустими публични разходи по член 49, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 223/2014, се равнява с разходите и съответните публични средства, включени в заявленията за плащане, подадени до Комисията за съответната счетоводна година, и - в случай на разлики - дали в отчетите са включени подходящи разяснения за разликите;
б)
дали отменените и възстановените през счетоводната година суми, сумите, които трябва да бъдат възстановени към края на счетоводната година, и неподлежащите на възстановяване суми, представени в отчетите, съответстват на сумите, регистрирани в счетоводните системи на сертифициращия орган, и се основават на решения от страна на отговорния управляващ орган или сертифициращ орган;
в)
дали определени разходи са били изключени от отчетите в съответните случаи по силата на член 49, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 223/2014 и дали всички изискани корекции са отразени в отчетите за съответната счетоводна година.
Проверките по букви б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
ГЛАВА III
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ФИНАНСОВОТО УПРАВЛЕНИЕ И ФИНАНСОВИТЕ КОРЕКЦИИ
Член 8
Критерии за определяне на сериозните недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол
(член 55, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Комисията извършва оценка на функционирането на системите за управление и контрол въз основа на всички налични резултати от одитите на системите, в т.ч. изпитванията на контролните функции, и от одитите на операциите.
Оценката обхваща условията за вътрешен контрол по програмата, дейностите по управление и контрол на управляващия и сертифициращия орган, мониторинга от страна на управляващия и сертифициращия орган и дейностите по контрол на одитния орган и се основава на проверка за спазването на ключовите изисквания, изложени в таблица 1 от приложение II.
Изпълнението на тези ключови изисквания се оценява въз основа на категориите по таблица 2 от приложение II.
2. Основните видове сериозни недостатъци във функционирането на системите за управление и контрол са случаите, в които се преценява, че някое от ключовите изисквания по таблица 1, точки 2, 4, 5, 13, 15, 16 и 18 от приложение II или две или повече други ключови изисквания от таблица 1 от приложение II попадат в категория 3 или 4 от таблица 2 от приложение II.
Член 9
Критерии за прилагане на единни ставки или екстраполирани финансови корекции и критерии за определяне на размера на финансовата корекция
(член 55, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
1. Финансови корекции се налагат за цяла оперативна програма или за част от нея, когато Комисията установи един или повече сериозни недостатъци във функционирането на системата за управление и контрол.
Независимо от първата алинея екстраполирани финансови корекции се налагат за цяла оперативна програма или за част от нея, когато Комисията установи системни нередности в представителна извадка от операции, като по този начин се осигурява възможност за по-точно количествено измерване на риска за бюджета на Съюза. В такъв случаи резултатите от проучването на представителната извадка се екстраполират върху останалата част от съвкупността, от която е била формирана извадката, с цел определяне на финансовата корекция.
2. Размерът на корекцията с единна ставка се определя чрез отчитане на следните елементи:
а)
относителното значение на сериозния недостатък или сериозните недостатъци в рамките на системата за управление и контрол като цяло;
б)
честотата и обхвата на сериозния недостатък или сериозните недостатъци;
в)
размера на риска от загуба за бюджета на Съюза.
3. Като се отчитат тези елементи, размерът на финансовата корекция се определя по следния начин:
а)
единна ставка на корекцията от 100 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол са толкова съществени, чести или широкоразпространени, че водят до пълна неизправност на системата, която излага на риск законосъобразността и редовността на всички съответни разходи;
б)
единна ставка на корекцията от 25 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол са толкова чести и широкоразпространени, че водят до изключително сериозна неизправност на системата, която излага на риск законосъобразността и редовността на много голям дял от съответните разходи;
в)
единна ставка на корекцията от 10 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол се дължат на непълно, неефективно или нередовно функциониране на системата, което излага на риск законосъобразността и редовността на голям дял от съответните разходи;
г)
единна ставка на корекцията от 5 % се прилага, когато сериозният недостатък или сериозните недостатъци в системата за управление и контрол се дължат на непоследователно функциониране на системата, което излага на риск законосъобразността и редовността на значителен дял от съответните разходи.
4. Когато налагането на корекция с единна ставка, определена по реда на параграф 3, би било непропорционално, размерът на корекцията се намалява.
5. Когато поради факта, че отговорните органи не са предприели подходящи корективни мерки след налагането на финансова корекция през дадена счетоводна година, същият сериозен недостатък или същите сериозни недостатъци бъдат установени в следваща счетоводна година, въз основа на продължаващото наличие на този недостатък или тези недостатъци корекцията може да бъде увеличена до размер, който не надвишава следващия предвиден по-висок размер.
Член 10
Настоящият регламент влиза в сила на следващия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 3 се прилага от 1 декември 2014 г., що се отнася до информацията относно регистрираните и съхранени данни, посочени в приложение I.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 13 март 2014 година.
REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 532/2014 DA COMISSÃO
de 13 de março de 2014
que completa o Regulamento (UE) n.o 223/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho sobre o Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 223/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de março de 2014, relativo ao Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas (1), nomeadamente os artigos 32.o, n.os 8 e 9, 34.o, n.os 7 e 8, e 55.o, n.o 4,
Considerando o seguinte:
(1)
O Regulamento (UE) n.o 223/2014 confere poderes à Comissão para adotar atos delegados, que completem os seus elementos não essenciais, no que diz respeito ao Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas (FEAD).
(2)
O Regulamento (UE) n.o 223/2014 exige que a autoridade de gestão estabeleça um sistema de registo e armazenamento informatizado dos dados sobre cada operação, necessários para os exercícios de monitorização, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria, incluindo, no que se refere a programas operacionais para a inclusão social das pessoas mais carenciadas (PO II), dados sobre os participantes individuais. É, pois, necessário estabelecer uma lista dos dados que devem ser registados e armazenados nesse sistema.
(3)
Certos dados são relevantes para determinados tipos de operações ou apenas para um tipo de programa operacional; a aplicabilidade dos requisitos relativos aos dados deve, por conseguinte, ser especificada. O Regulamento (UE) n.o 223/2014 estabelece os requisitos específicos a ter em conta para o registo e o armazenamento de dados sobre os participantes individuais nas operações apoiadas por PO II.
(4)
A lista de dados deve respeitar os requisitos de notificação estabelecidos nos termos do Regulamento (UE) n.o 223/2014, a fim de assegurar que os dados necessários para efeitos de gestão financeira e monitorização, incluindo para preparar os pedidos de pagamento, as contas e os relatórios de execução, estão disponíveis sobre cada operação, podendo ser facilmente agregados e cotejados. A lista deve ter em conta que são necessários certos dados informatizados básicos sobre as operações para garantir uma gestão financeira eficaz das operações e cumprir a obrigação de publicação das principais informações sobre as operações. São igualmente necessários outros dados para planificar e realizar as verificações e auditorias.
(5)
A lista de dados a registar e armazenar não deve pressupor as características técnicas ou a estrutura dos sistemas informáticos criados pelas autoridades de gestão ou determinar previamente o formato dos dados registados e armazenados, salvo indicação específica no presente regulamento. Também não deve pressupor os meios através dos quais os dados são introduzidos ou gerados no sistema; em alguns casos, os dados incluídos na lista podem exigir a entrada de múltiplos valores. No entanto, é necessário estabelecer certas regras sobre a natureza destes dados, para assegurar que a autoridade de gestão pode cumprir as suas responsabilidades de monitorização, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria, incluindo quando tal implique o tratamento de dados sobre os participantes individuais.
(6)
A fim de permitir os devidos controlos e auditorias das despesas incorridas ao abrigo dos programas operacionais, há que determinar os critérios que o registo de auditoria deve cumprir para ser considerado adequado.
(7)
Relativamente aos trabalhos de auditoria realizados em conformidade com o Regulamento (UE) n.o 223/2014, é necessário estabelecer que a Comissão e os Estados-Membros devem evitar qualquer divulgação ou disponibilização não autorizada de dados pessoais e especificar para que fins a Comissão e os Estados-Membros podem proceder ao seu tratamento.
(8)
A autoridade de auditoria é responsável pelas auditorias às operações. A fim de garantir que as auditorias às operações têm o alcance e a eficácia desejados e são realizadas com critérios uniformes em todos os Estados-Membros, é necessário especificar as condições a respeitar.
(9)
É necessário estabelecer em pormenor a base de amostragem das operações que devem ser objeto de auditoria, e que a autoridade de auditoria deve respeitar para estabelecer ou aprovar o método de amostragem, incluindo a determinação da unidade de amostragem, bem como determinados critérios técnicos a utilizar para a amostra e, se for caso disso, os fatores que devem ser tidos em conta na recolha de amostras adicionais.
(10)
A autoridade de auditoria deve emitir um parecer de auditoria sobre as contas referidas no Regulamento (UE) n.o 223/2014. A fim de garantir que as auditorias às contas têm o alcance e a eficácia desejados e são realizadas com critérios uniformes em todos os Estados-Membros, é necessário especificar que condições devem cumprir.
(11)
No intuito de garantir a segurança jurídica e a igualdade de tratamento de todos os Estados-Membros no processo de correção financeira, em conformidade com o princípio da proporcionalidade, é necessário definir os critérios para determinar a existência de falhas graves no bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo, definir os principais tipos de falhas e estabelecer os critérios para determinar o nível de correção financeira a aplicar e os critérios para a aplicação de correções financeiras de taxa fixa ou extrapoladas.
(12)
A fim de permitir uma rápida aplicação das medidas nele previstas, o presente regulamento deve entrar em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.o
Objeto
O presente regulamento estabelece as seguintes disposições, que completam o Regulamento (UE) n.o 223/2014:
a)
Regras específicas sobre a informação relativa aos dados a registar e a armazenar de forma informatizada, no âmbito do sistema de controlo estabelecido pela autoridade de gestão;
b)
Requisitos mínimos detalhados para o registo de auditoria, relativamente aos registos contabilísticos e aos documentos comprovativos a conservar pela autoridade de certificação, a autoridade de gestão, os organismos intermediários e os beneficiários;
c)
Âmbito e conteúdo das auditorias às operações e das auditorias às contas, bem como a metodologia a adotar para a seleção da amostra de operações;
d)
Regras detalhadas relativas à utilização dos dados recolhidos durante as auditorias realizadas pelos funcionários ou representantes autorizados da Comissão;
e)
Regras detalhadas sobre os critérios de determinação de falhas graves no bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo, incluindo os principais tipos de falhas, os critérios de determinação do nível de correção financeira a aplicar e os critérios para a aplicação de aplicar correções financeiras de taxa fixa ou extrapoladas.
CAPÍTULO II
DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS SOBRE OS SISTEMAS DE GESTÃO E CONTROLO
Artigo 2.o
Dados a registar e armazenar em formato informatizado
[Artigo 32.o, n.o 8, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]
1. As informações sobre os dados a registar e armazenar em formato informatizado sobre cada operação, no sistema de controlo instituído em conformidade com o artigo 32.o, n.o 2, alínea d), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, constam do anexo I do presente regulamento.
2. Os dados devem ser registados e armazenados para cada operação, incluindo, no caso de operações apoiadas por PO II, dados sobre os participantes individuais, repartidos por sexo se possível, de modo a poderem ser agregados se for necessário para os exercícios de monitorização, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria. Deve igualmente ser possível agregar esses dados cumulativamente para todo o período de programação.
Artigo 3.o
Requisitos mínimos detalhados para o registo da auditoria
[Artigo 32.o, n.o 9, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]
1. Os requisitos mínimos detalhados para o registo da auditoria relativamente aos registos contabilísticos e aos documentos comprovativos a conservar são os seguintes:
a)
O registo da auditoria deve permitir a verificação da aplicação dos critérios de seleção definidos no programa operacional para a distribuição de alimentos e/ou assistência material (PO I) ou pelo comité de acompanhamento para o PO II;
b)
No que diz respeito às subvenções nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, o registo da auditoria deve permitir que os montantes agregados certificados à Comissão sejam reconciliados com os registos contabilísticos pormenorizados e os documentos comprovativos conservados pela autoridade de certificação, a autoridade de gestão, os organismos intermediários e os beneficiários, relativamente a operações cofinanciadas no âmbito do programa operacional;
c)
No que se refere às subvenções nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alíneas b) e c), o registo da auditoria deve permitir que os montantes agregados certificados à Comissão sejam reconciliados com os dados pormenorizados relativos às realizações ou aos resultados e os documentos comprovativos conservados pela autoridade de certificação, a autoridade de gestão, os organismos intermediários e os beneficiários, incluindo, se for caso disso, documentos sobre o método de cálculo das tabelas normalizadas de custos unitários ou montantes fixos, para as operações cofinanciadas no âmbito do programa operacional;
d)
No que se refere aos custos determinados nos termos dos artigos 25.o, n.o 1, alínea d), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, o registo da auditoria deve demonstrar e justificar o método de cálculo, se for caso disso, e a base utilizada para o estabelecimento das taxas fixas, bem como os custos diretos elegíveis ou os custos declarados ao abrigo de outras categorias selecionadas, a que se aplica a taxa fixa;
e)
No que se refere aos custos determinados em conformidade com o artigo 26.o, n.o 2, alíneas b), c) e e), e artigo 26.o, n.o 3, segundo parágrafo, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, o registo da auditoria deve permitir justificar os custos diretos elegíveis ou os custos declarados no âmbito de outras categorias de custos a que a taxa fixa se aplica;
f)
O registo da auditoria deve permitir verificar se a contribuição pública foi paga ao beneficiário;
g)
Para cada operação, o registo da auditoria deve incluir, se for caso disso, as especificações técnicas e o plano de financiamento, os documentos relativos à concessão da subvenção e aos procedimentos de adjudicação de contratos públicos, bem como relatórios do beneficiário e relatórios sobre as verificações e auditorias efetuadas;
h)
O registo da auditoria deve incluir informações sobre as verificações da gestão e auditorias efetuadas à operação;
i)
O registo da auditoria deve permitir reconciliar os dados relativos aos indicadores das realizações com os dados comunicados, os resultados e, se for caso disso, os objetivos do programa.
Para os custos referidos nas alíneas c) e d), o registo da auditoria deve igualmente permitir verificar a conformidade do método de cálculo utilizado pela autoridade de gestão com o artigo 25.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 223/2014.
2. A autoridade de gestão deve assegurar a disponibilização de um registo da identificação e localização dos organismos que conservam todos os documentos comprovativos necessários para garantir um registo de auditoria adequado, cumprindo todos os requisitos mínimos estabelecidos no n.o 1.
Artigo 4.o
Utilização dos dados recolhidos durante as auditorias realizadas pelos funcionários ou representantes autorizados da Comissão
[Artigo 34.o, n.o 8, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]
1. A Comissão deve tomar todas as medidas necessárias para evitar qualquer divulgação ou disponibilização não autorizada dos dados recolhidos pela Comissão no decurso das auditorias por ela realizadas.
2. A Comissão deve utilizar os dados recolhidos no quadro das suas auditorias com a finalidade única de dar cumprimento às responsabilidades que lhe incumbem por força do artigo 36.o do Regulamento (UE) n.o 223/2014. O Tribunal de Contas Europeu e o Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) terão acesso às informações recolhidas.
3. Os dados recolhidos não serão transmitidos a outras pessoas para além das que, nos Estados-Membros ou nas instituições da União, exerçam funções que exijam o acesso às referidas informações em conformidade com as regras aplicáveis, sem o acordo expresso do Estado-Membro que transmitiu os dados.
Artigo 5.o
Auditoria às operações
[Artigo 34.o, n.o 7, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]
1. As auditorias às operações devem ser efetuadas para cada exercício contabilístico com base numa amostra de operações selecionadas por um método estabelecido ou aprovado pela autoridade de auditoria, em conformidade com o artigo 6.o do presente regulamento.
2. As auditorias às operações devem ser efetuadas com base nos documentos comprovativos que constituem o registo da auditoria e devem verificar a legalidade e a regularidade das despesas declaradas à Comissão, incluindo os seguintes aspetos:
a)
A operação foi selecionada em conformidade com os critérios de seleção definidos para o programa operacional, não estava materialmente concluída nem totalmente executada antes de o beneficiário ter apresentado o pedido de financiamento ao abrigo do programa operacional, foi realizada em conformidade com a decisão de aprovação e satisfazia todas as condições aplicáveis no momento da auditoria relativamente à sua funcionalidade, utilização e objetivos a atingir;
b)
As despesas declaradas à Comissão correspondem aos registos contabilísticos e os documentos justificativos comprovam um registo de auditoria adequado, tal como previsto no artigo 3.o do presente regulamento;
c)
Para as despesas declaradas à Comissão determinadas em conformidade com o artigo 25.o, n.o 1, alíneas b) e c), as realizações e os resultados subjacentes aos pagamentos ao beneficiário foram alcançados, os dados sobre os participantes, se for caso disso, ou outros registos relativos às realizações e aos resultados são coerentes com as informações apresentadas à Comissão, e a documentação comprovativa exigida demonstra um registo de auditoria adequado tal como definido no artigo 3.o do presente regulamento.
As auditorias devem igualmente verificar que a contribuição pública foi paga ao beneficiário, em conformidade com o artigo 42.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 223/2014.
3. As auditorias às operações incluirão, se for caso disso, a verificação no local da execução física da operação.
4. As auditorias às operações devem verificar que as despesas correspondentes registadas pela autoridade de certificação no seu sistema de contabilidade são exatas e completas, e proceder à reconciliação do registo de auditoria em todos os níveis.
5. Se os problemas detetados parecerem sistémicos e, por conseguinte, implicarem um risco para outras operações no âmbito do programa operacional, a autoridade de auditoria garantirá uma análise mais aprofundada incluindo, se for necessário, auditorias complementares para determinar a dimensão desses problemas, e recomendará as ações corretivas necessárias.
6. Só as despesas abrangidas pelo âmbito de uma auditoria realizada nos termos do n.o 1 contam para o montante das despesas auditadas, para efeitos de notificação à Comissão sobre a cobertura anual. Para esse efeito, será usado o modelo de relatório de controlo estabelecido com base no artigo 34.o, n.o 6, do Regulamento (UE) n.o 223/2014.
Artigo 6.o
Metodologia aplicável à seleção da amostra de operações
[Artigo 34.o, n.o 7, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]
1. A autoridade de auditoria deve estabelecer o método para a seleção da amostra («método de amostragem») em conformidade com os requisitos estabelecidos no presente artigo, tendo em conta as normas de auditoria internacionalmente aceites INTOSAI, IFAC ou IIA.
2. Além das explicações fornecidas na estratégia de auditoria, a autoridade de auditoria conservará um registo da documentação e dos critérios profissionais utilizados para estabelecer o método de amostragem, incluindo as fases de planificação, seleção, ensaio e avaliação, a fim de demonstrar que o método estabelecido é adequado.
3. As amostras devem ser representativas da população a partir da qual são selecionadas, para permitir à autoridade de auditoria formular um parecer de auditoria válido em conformidade com o artigo 34.o, n.o 5, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 223/2014. Essa população deve compreender as despesas de um programa operacional incluídas nos pedidos de pagamento apresentados à Comissão, em conformidade com o disposto no artigo 41.o do Regulamento (UE) n.o 223/2014, para um determinado exercício contabilístico. A amostra pode ser selecionada durante ou depois do exercício contabilístico.
4. Para efeitos de aplicação do artigo 34.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, um método de amostragem é estatístico quando assegura:
i)
Uma seleção aleatória dos itens da amostra;
ii)
O uso da teoria das probabilidades para avaliar os resultados da amostra, incluindo a medição e o controlo do risco de amostragem e da precisão prevista e alcançada.
5. O método de amostragem deve assegurar uma seleção aleatória de cada unidade de amostragem na população, utilizando números aleatórios gerados para cada unidade de população, a fim de selecionar as unidades que constituem a amostra, ou através de seleção sistemática utilizando um ponto de partida aleatório e aplicando uma regra sistemática para selecionar os elementos adicionais.
6. A unidade de amostragem será determinada pela autoridade de auditoria, com base em critérios profissionais. A unidade de amostragem pode ser uma operação, um projeto no âmbito de uma operação ou um pedido de pagamento por parte de um beneficiário. As informações sobre o tipo de unidade de amostragem determinada e sobre os critérios profissionais utilizados para esse fim devem ser incluídas no relatório de controlo.
7. Se a despesa total relativa a uma unidade de amostragem para o exercício contabilístico for um montante negativo, será excluída da população referida no supramencionado n.o 3 e auditada em separado. A autoridade de auditoria pode também retirar uma amostra desta população separada.
8. Quando se apliquem as condições de controlo proporcional previstas no artigo 58.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, a autoridade de auditoria pode excluir os elementos referidos no mesmo artigo da população a amostrar. Se a operação em causa já tiver sido selecionada na amostra, a autoridade de auditoria deve substituí-la utilizando uma seleção aleatória adequada.
9. Todas as despesas declaradas à Comissão na amostra são objeto de auditoria.
Quando as unidades de amostragem selecionadas incluam um grande número de faturas ou pedidos de pagamento subjacentes, a autoridade de auditoria pode auditá-los por subamostragem, utilizando para a seleção das faturas ou dos pedidos de pagamento subjacentes os mesmos parâmetros de amostragem que foram utilizados para selecionar as unidades de amostragem da amostra principal.
Nesse caso, serão calculadas amostras de dimensão adequada no interior de cada unidade a auditar, nunca inferiores a 30 faturas ou pedidos de pagamento subjacentes para cada unidade de amostragem.
10. A autoridade de auditoria pode estratificar uma população dividindo-a em subpopulações, correspondendo cada uma a um grupo de unidades de amostragem com características similares, nomeadamente em termos de risco ou margem de erro prevista ou cuja população inclua operações consistindo em contribuições financeiras de um programa operacional para elementos de elevado valor.
11. A autoridade de auditoria deve classificar a fiabilidade do sistema com uma notação elevada, média ou baixa, tendo em conta os resultados das auditorias aos sistemas para determinar os parâmetros técnicos da amostragem, de modo que o nível combinado de garantia obtido das auditorias aos sistemas e das auditorias às operações seja elevado. Quando a notação da fiabilidade de um sistema for elevada, o grau de confiança utilizado para a amostragem das operações não deve ser inferior a 60 %. Quando a notação da fiabilidade de um sistema for baixa, o grau de confiança utilizado para a amostragem das operações não deve ser inferior a 90 %. O nível máximo de materialidade é de 2 % das despesas referidas no n.o 3.
12. Sempre que sejam detetadas irregularidades ou um risco de irregularidades, a autoridade de auditoria decidirá com base em critérios profissionais se é necessário auditar uma amostra complementar de outras operações ou partes de operações que não tenham sido auditadas na amostra aleatória, para ter em conta fatores de risco específicos identificados.
13. A autoridade de auditoria deve analisar os resultados das auditorias à amostra complementar separadamente, retirar conclusões com base nesses resultados e comunicá-las à Comissão no relatório anual de controlo. As irregularidades detetadas na amostra complementar não serão incluídas no cálculo do erro aleatório previsto da amostra aleatória.
14. Com base nos resultados das auditorias às operações, para efeitos do parecer de auditoria e relatório de controlo referidos no artigo 34.o, n.o 5, alíneas a) e b), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, a autoridade de auditoria deve calcular uma taxa de erro total, que é a soma dos erros aleatórios previstos e, se aplicável, dos erros sistémicos e dos erros anómalos não corrigidos, dividida pelo total da população.
Artigo 7.o
Auditorias às contas
[Artigo 34.o, n.o 7, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]
1. As auditorias às contas referidas no artigo 49.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, serão efetuadas pela autoridade de auditoria para cada exercício contabilístico.
2. A auditoria às contas deve fornecer uma garantia razoável quanto à exaustividade, exatidão e veracidade dos montantes declarados nas contas.
3. Para efeitos dos n.os 1 e 2, a autoridade de auditoria deve ter em conta, nomeadamente, os resultados das auditorias aos sistemas da autoridade de certificação e das auditorias às operações.
4. A auditoria ao sistema incluirá a verificação da fiabilidade do sistema contabilístico da autoridade de certificação e, com base numa amostragem, da exatidão da despesa dos montantes retirados e dos montantes recuperados, registados no sistema contabilístico da autoridade de certificação.
5. Para efeitos do parecer de auditoria, e para concluir que as contas são verdadeiras e fiéis, a autoridade de auditoria deve verificar que todos os elementos exigidos pelo artigo 49.o do Regulamento (UE) n.o 223/2014 estão corretamente incluídos nas contas e correspondem aos registos contabilísticos de apoio conservados por todas os organismos ou autoridades competentes e beneficiários durante os trabalhos de auditoria realizados pela autoridade de auditoria. A autoridade de auditoria deve, em especial, com base nas contas a ser fornecidas pela autoridade de certificação, verificar se:
a)
O montante total das despesas públicas elegíveis declaradas em conformidade com o artigo 49.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, concorda com a despesa e a contribuição pública correspondente incluídas nos pedidos de pagamento apresentados à Comissão para o exercício relevante e, caso haja diferenças, se foram fornecidas explicações adequadas nas contas para os montantes reconciliados;
b)
Os montantes retirados e recuperados durante o exercício contabilístico, os montantes a recuperar no final do exercício contabilístico e os montantes não recuperáveis apresentados nas contas correspondem aos montantes inscritos nos sistemas contabilísticos da autoridade de certificação e se têm como base decisões da autoridade de gestão competente ou da autoridade de certificação.
c)
As despesas foram excluídas das contas em conformidade com o disposto no artigo 49.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, se for caso disso, e se todas as correções necessárias estão refletidas nas contas para o exercício em causa;
As verificações referidas nas alíneas b) e c) podem ser efetuadas por amostragem.
CAPÍTULO III
DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS SOBRE A GESTÃO FINANCEIRA E AS CORREÇÕES FINANCEIRAS
Artigo 8.o
Critérios para determinar falhas graves no bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo
[Artigo 55.o, n.o 4, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]
1. A Comissão deve basear a sua avaliação do bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo nos resultados de todas as auditorias aos sistemas disponíveis, incluindo os testes de controlos, e das auditorias às operações.
A avaliação abrangerá o ambiente de controlo interno do programa, as atividades de gestão e de controlo das autoridades de gestão e de certificação, o controlo efetuado pelas autoridades de gestão e certificação e as atividades de controlo da autoridade de auditoria, e será baseada na verificação da conformidade com os requisitos-chave estabelecidos no quadro 1 do anexo II.
O cumprimento desses requisitos-chave deve ser avaliado em função das categorias estabelecidas no quadro 2 do anexo II.
2. Os principais tipos de falhas graves no bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo serão os casos em que qualquer dos principais requisitos referidos nos pontos 2, 4, 5, 13, 15, 16 e 18 do quadro 1 do anexo II, ou dois ou mais dos outros requisitos essenciais do quadro 1 do anexo II sejam classificados nas categorias 3 ou 4 do quadro 2 do anexo II.
Artigo 9.o
Critérios para a aplicação de correções financeiras de taxa fixa ou extrapoladas e critérios para determinar o nível de correção financeira
[Artigo 55.o, n.o 4, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]
1. Serão aplicadas correções financeiras à totalidade ou parte de um programa operacional nos casos em que a Comissão identifique uma ou várias falhas graves no bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo.
Em derrogação do primeiro parágrafo, serão aplicadas correções financeiras extrapoladas para a totalidade ou parte de um programa operacional sempre que a Comissão detete irregularidades sistémicas numa amostra representativa de operações que permitam uma quantificação mais exata do risco para o orçamento da União. Nesse caso, os resultados da análise da amostra representativa devem ser extrapolados para o resto da população a partir da qual a amostra foi recolhida para efeitos da determinação da correção financeira.
2. A taxa fixa de correção financeira será determinada tendo em conta os seguintes elementos:
a)
A importância relativa da falha grave ou das falhas graves no conjunto do sistema de gestão e controlo;
b)
A frequência e importância da falha grave ou das falhas graves;
c)
O grau de risco de perda para o orçamento da União.
3. Tendo em conta estes elementos, o nível de correção financeira é fixado do seguinte modo:
a)
Se a falha grave ou as falhas graves no sistema de gestão e controlo forem tão importantes, frequentes ou generalizadas que representem uma falha completa do sistema, que coloque em risco a legalidade e regularidade de todas as despesas abrangidas, é aplicada uma taxa fixa de 100 %;
b)
Se a falha grave ou as falhas graves no sistema de gestão e controlo forem tão frequentes ou generalizadas que representem uma falha extremamente grave do sistema, que coloque em risco a legalidade e regularidade de uma percentagem muito elevada da despesa em causa, é aplicada uma taxa fixa de 25 %;
c)
Se a falha grave ou as falhas graves no sistema de gestão e de controlo forem devidas ao deficiente ou muito deficiente funcionamento do sistema ou a um frequente incumprimento do sistema, que coloque em risco a legalidade e regularidade de uma percentagem elevada da despesa em causa, é aplicada uma taxa fixa de 10 %;
d)
Se a falha grave ou as falhas graves no sistema de gestão e controlo forem devidas a incoerências de funcionamento do sistema, que coloquem em risco a legalidade e regularidade de uma percentagem significativa da despesa em causa, é aplicada uma taxa fixa de 5 %.
4. Quando a aplicação da taxa fixa determinada em conformidade com o n.o 3 for desproporcionada, o montante da correção será reduzido.
5. Sempre que as autoridades competentes não tomem medidas corretivas adequadas, na sequência da aplicação de uma correção financeira num exercício contabilístico e, em consequência dessa ausência de medidas, a mesma falha grave ou as mesmas falhas graves voltarem a ser identificadas num exercício contabilístico subsequente, a taxa de correção pode, devido à persistência da falha grave ou das falhas graves, ser aumentada para um nível que não supere o da categoria imediatamente superior.
Artigo 10.o
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O artigo 3.o é aplicável a partir de 1 de dezembro de 2014, no que diz respeito à informação sobre os dados registados e armazenados referidos no anexo I.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 13 de março de 2014.