РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1244/2014 НА КОМИСИЯТА
от 20 ноември 2014 година
за определяне на правилата за изпълнение на Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (1), и по-специално член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него,
като има предвид, че:
(1)
По силата на Регламент (ЕС) № 375/2014 Комисията следва да установява стандарти и процедури, обхващащи необходимите условия, договорености и изисквания, които трябва да бъдат прилагани от изпращащите и приемащите организации при определянето, подбора, подготовката, управлението и изпращането на терен на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за подпомагане на операциите за оказване на хуманитарна помощ в трети държави. В Регламент (ЕС) № 375/2014 се предвижда, че тези стандарти следва да се приемат чрез делегирани актове, а процедурите - чрез актове за изпълнение.
(2)
Всички заинтересовани страни по отношение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително самите доброволци, както и изпращащите и приемащите организации, следва да се насърчават да споделят чувство за принадлежност към инициативата.
(3)
Важно е кандидатите за доброволци да бъдат определяни и подбирани съгласно честна и прозрачна процедура, изключваща дискриминацията, въз основа на партньорство между изпращащите и приемащите организации, отговарящо на реалните нужди, изразени на местно равнище от приемащите организации.
(4)
Изпращащите и приемащите организации следва да предоставят задълбочени курсове за въвеждане в длъжност с цел избягване на недоразумения по отношение на ролите и очакванията, както и да предоставят на доброволците подходяща практическа подготовка за работата като доброволец. Това ще изгради основи за доверие и за приема в приемащите общности, като бъдат взети предвид всички културни особености.
(5)
Обучението е основна част от подготовката преди изпращането на терен и то следва да бъде предоставяно на всички кандидати за доброволци в рамките на структурирана програма, състояща се от задължителни и незадължителни курсове. Освен това за младшите специалисти следва да се предвиди възможност, когато това е уместно - чрез стажове, да доразвият своите компетентности и да придобият нови конкретни познания и умения, които са от значение за хуманитарния сектор. В частност това следва да е подходящо за дейностите и контекста на изпращащите и приемащите организации.
(6)
Изпращащите и приемащите организации следва да създават подходяща система за надзор и управление. Те следва съвместно да упражняват надзор и да оценяват резултатите и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и да предоставят обратна информация относно възложените им задачи и целите им. Това ще спомогне за подобряване на отчетността на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
(7)
Наставничеството следва да допълва надзора и управлението, както и да предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допълнителна подкрепа преди, по време на и след изпращането им на терен.
(8)
По време на изпращането на терен в трети държави изпращащата организация установява начин за поддържане на постоянна комуникация и предоставяне на допълнителна подкрепа. За всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да се предвидят отчет за мисията и подкрепа след приключване на работата на терен.
(9)
Необходимо е да се осигурят подходящи условия за работа и живот, които да позволят на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да изпълняват своите мисии в сигурна и хигиенична среда, както и безпроблемно да удовлетворят своите основни нужди, водейки скромен и лишен от показност начин на живот на доброволци. Предназначението на плащанията за дневна издръжка и на другите плащания за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ не е да представляват заплата за редовна трудова дейност. Размерът на тези плащания не следва да се определя спрямо професионалния и експертния опит на доброволеца или спрямо резултатите от изпълнението на възложените му задачи: единствената им цел е да покрият разходите за живот по време на изпращането на терен. С цел да се осигури високо и еднакво равнище на защита, всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на изпращането им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
(10)
Задължението за полагане на грижа е от първостепенно значение и представлява споделена отговорност. Доколкото е възможно, изпращащите и приемащите организации се грижат за здравето, безопасността, сигурността и добруването на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и разработват подходящи процедури по отношение на сигурността, здравето и безопасността. По същия начин доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да правят всичко възможно, за да гарантират своето здраве, безопасност и сигурност, както и тези на други лица, на работното място.
(11)
Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да бъдат непрекъснат процес през целия период на мисията. Те следва да се основават на система за надзор и управление на изпълнението на дейностите и да предоставят данни, които да показват до каква степен индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - по отношение на резултатите и въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло.
(12)
Необходим е стабилен механизъм за сертифициране, за да се гарантира, че изпращащите и приемащите организации спазват стандартите, установени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и процедурите, предвидени в настоящия регламент. Този механизъм за сертифициране следва да се основава на принципите на опростяване и избягване на дублирането, диференциация между изпращащите и приемащите организации, разходна ефективност, прозрачност и безпристрастност, като насърчава многообразието и достъпността.
(13)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета, създаден съгласно член 26 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
(14)
С цел гарантиране на своевременното изпълнение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ е необходимо настоящият регламент спешно да влезе в сила, тъй като с него се определят разпоредбите, въз основа на които изпълняващите организации ще изпращат на терен доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правилата за прилагане на Регламент (ЕС) № 375/2014 по отношение на следните въпроси, изброени в член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него:
а)
процедурите, които се следват при намирането, подбора и необходимата подготовка на кандидатите за доброволци преди изпращането на терен, включително стажове, когато е уместно;
б)
условията и реда за програмата за обучение и процедурата за оценяване на подготвеността на кандидатите за доброволци за изпращане на терен;
в)
разпоредбите за изпращане на терен и управление на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави, включително, наред с другото, наблюдение на място, продължаваща подкрепа чрез обучение, наставничество, допълнително обучение, необходими условия на труд, подкрепа след завръщането от терен;
г)
осигуряването на застрахователно покритие и условия на живот на доброволците, включително поемането на дневните разходи, на разходите за жилищно настаняване и за пътуване и на други съответни разходи;
д)
процедурите, които трябва да бъдат следвани преди, по време на и след изпращане на терен, за да се гарантират задължение за полагане на грижа и подходящи мерки за безопасност и сигурност, включително протоколи за евакуация по медицински причини и планове за сигурност, които обхващат спешната евакуация от трети държави, включително необходимите процедури за връзка с националните органи;
е)
процедурите за мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
ж)
механизъм за сертифициране, с който се гарантира спазването от страна на изпращащите организации на стандартите и процедурите, посочени в член 9 от Регламент (ЕС) № 375/2014, както и диференциран механизъм за сертифициране за приемащите организации.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, посочени в член 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определенията, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Прилагат се също така следните определения:
а)
„рамка на компетентностите“ означава рамка по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
б)
„план за учене и развитие“ означава план по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
в)
„инструктор“ означава лице, наето от доставчика на обучението да провежда един или повече модули на обучение или да ръководи симулационни учения, основани на сценарии, и да оценява уменията на кандидатите за доброволци;
г)
„координиращ инструктор“ означава назначен от доставчика на обучението инструктор, който има координационна роля да оцени допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен. Той носи отговорност за група от кандидати за доброволци. Той координира оценяването на компетентностите им въз основа на обратната информация от други инструктори и работи с всеки отделен кандидат за доброволец с цел да се анализират неговата самооценка и оценката на инструкторите;
д)
„наставничество“ означава процес на неформално предаване на знания, социален капитал и психо-социална подкрепа във връзка с работата, кариерата или професионалното развитие. Наставничеството предполага неформална и обикновено директна и продължителна комуникация между, от една страна, лицето, определено от приемащата организация за наставник, за което се счита, че разполага със съответните знания, експертни умения и опит, и от друга страна, доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ;
е)
„отчет за мисията“ означава процес, чрез който на изпращащата и приемащата организация, както и на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се предоставят ясна информация относно резултатите от мисията и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, препоръки или поуки от техния опит, както и възможност за капитализиране, извличане на поуки и положително приключване на професионалните аспекти на работата.
ГЛАВА 2
ПРОЦЕДУРИ ЗА НАМИРАНЕ И ПОДБОР НА КАНДИДАТИ ЗА ДОБРОВОЛЦИ
Член 3
Процедура за намиране и подбор
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно процедура за намиране и подбор. Ролите, отговорностите и процесите се определят така, че да се осигури прозрачен, справедлив и ефективен процес на набиране на доброволци в съответствие със стандартите за равно третиране, равни възможности и недискриминация, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. Процедурата за намиране и подбор се основава на партньорство между изпращащата и приемащата организация и с нея се гарантира навременна и постоянна комуникация. Изпращащата организация осигурява систематичното участие на приемащата организация участва в целия процес по набиране.
3. Договорената процедура за намиране и подбор се прилага на всички етапи от процеса по набиране.
4. Процедурата за намиране и подбор включва най-малкото:
а)
определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ съгласно предвиденото в член 4;
б)
обявление и кандидатстване съгласно предвиденото в член 5;
в)
оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати съгласно предвиденото в член 6;
г)
подбор съгласно предвиденото в член 7.
Член 4
Определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на оценка на потребностите, извършвана в съответствие с делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, приемащата организация предлага, в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение I, възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи, включително елементи, позволяващи гъвкавост, за да се вземат предвид идеите на доброволеца след набирането му.
2. Изпращащата организация извършва преглед на тези задачи, за да съдейства за изменението им, ако е необходимо, с цел да се гарантира подходящо и реалистично съответствие, при което са вземат предвид очакваните компетентности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и капацитетът за усвояване и потребностите на приемащата организация.
3. Въз основа на възложените задачи и на рамката на компетентностите изпращащата и приемащата организация определят профил на компетентностите на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, както и критерии за подбор и минимални изисквания, които да се прилагат в процеса на набиране. В профила на компетентностите се посочва също така дали доброволецът е утвърден, или младши специалист и дали е необходимо да премине стаж.
Член 5
Обявление и кандидатстване
1. Изпращащата организация отговаря за обявлението на работата на доброволеца. С принос от приемащата организация тя изготвя информационен пакет за обявлението с цел да информира за инициативата и да привлече кандидати за доброволци.
2. Обявлението се изготвя най-малкото на английски език, написано е по ясен, конкретен и достъпен начин и предоставя информация за предлаганата на кандидата за доброволец длъжност в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение I.
3. Публикува се за период от най-малко един месец на централната платформа на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като могат да се използват и други възможности за привличането на кандидати към централната платформа. При надлежно обосновани обстоятелства за мисии в отговор на кризи, свързани с хуманитарна помощ, обявлението може да бъде публикувано за период от по-малко от един месец, но за не по-малко от една седмица.
4. Кандидатите представят кандидатурите си, като използват стандартизиран формуляр за кандидатстване, включващ структурирана автобиография. Кандидатите също така попълват стандартизиран въпросник за самооценка с цел да се оценят техните компетентности във връзка с рамката на компетентностите и тяхната приспособимост към възлаганите задачи и условията на живот и труд, посочени в обявлението, за които кандидатите трябва да дадат своето съгласие.
Член 6
Оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати
1. Изпращащата организация оценява кандидатите въз основа на предоставената във формуляра за кандидатстване и във въпросника за самооценка информация, въз основа на писмено изложение на техните мотиви за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ - и в конкретната мисия - и въз основа на оценка, посредством писмен тест, есе или подобни тестове, на тяхната способност да анализират съответен сценарий за предоставяне на хуманитарна помощ.
2. Въз основа на оценката изпращащата организация представя на приемащата организация списък с подходящите кандидати, от който съвместно да определят списък с предварително подбраните кандидати, които да бъдат поканени на събеседване.
3. Предварително подбраните кандидати се поканват на структурирано събеседване въз основа на рамката на компетентностите. Събеседването може да се проведе на живо или чрез телекомуникационни технологии, когато това е възможно, с участието на приемащата организация. Като допълнителни методи за оценка могат да се използват центрове за оценка, групови дейности и симулационни упражнения.
4. Преди окончателния подбор при необходимост изпращащата организация може да извършва проверки на личната и професионалната информация. Кандидатите се информират относно тази проверка в началото на процеса в обявлението.
Член 7
Подбор
1. Приемащата организация взема окончателното решение относно избрания кандидат за доброволец и потвърждава своя избор на изпращащата организация, която отговаря за предлагането на длъжност и за подготовката на фазата за въвеждане в длъжност. За всяка длъжност могат да бъдат избрани заместник доброволци, които да заместят кандидата, в случай че той подаде оставка или вече не е на разположение.
2. Изпращащата и приемащата организация трябва да са в състояние да покажат и да обосноват начина, по който са взели решението за подбор при спазване на принципите на равно третиране, равни възможности и недискриминация в хода на целия процес на намиране и подбор на доброволци.
3. Процедурата за подбор се извършва в рамките на разумен период от време. Изпращащата организация уведомява всички кандидати за решението относно подбора, както и за възможността да получат обратна информация. Тя приканва избрания кандидат за доброволец да потвърди писмено своя интерес за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
4. Изпращащата организация гарантира, че документацията, свързана с процеса на намиране и подбор, може да бъде проследена и се съхранява в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
Член 8
Оценка на нуждите от обучение
1. Въз основа на резултатите от процеса на набиране на доброволци, нуждите на приемащата организация и предвиденото изпращане на терен изпращащата организация прави оценка на нуждите от обучение, като се консултира с приемащата организация и с кандидата за доброволец, и определя модулите на програмата за обучение, в които да участва кандидатът, въз основа на следните критерии:
а)
старшинство, като на утвърдените специалисти се дава възможност да се съсредоточат върху задължителните модули и да изберат съответното ниво от обучението за управление на проекти и незадължителни специализирани модули;
б)
нуждите на приемащата организация от конкретни компетентности, които да бъдат развити чрез участие на кандидата за доброволец в незадължителни модули;
в)
общите компетентности на кандидата за доброволец, които да бъдат развити чрез участие в незадължителни модули.
2. Изпращащата организация попълва плана за обучение и развитие, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определя оценените компетентности на успешно преминалите процеса на подбор кандидати за доброволци и нуждите им от обучение, като уведомява за тях доставчиците на обучение.
ГЛАВА 3
ПРОГРАМА ЗА ОБУЧЕНИЕ НА ИНИЦИАТИВАТА „ДОБРОВОЛЦИ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“
Член 9
Програма за обучение
1. За всички успешно преминали процеса на подбор кандидати за доброволци се прилага програма за обучение, изпълнявана от доставчици на обучение, в която е включен, когато е целесъобразно, и принос на изпращащата и приемащата организация и на бивши доброволци.
2. Програмата за обучение се основава на рамката на компетентностите и е приспособима към нуждите както на младшите, така и на утвърдените специалисти.
3. Програмата за обучение е съставена от комбиниран подход за учене, основан на модули за електронно обучение и на модули за учене в класна стая.
4. Задължителните за всички кандидати за доброволци модули включват:
а)
общо представяне на ЕС, неговите външни отношения и системата му за реакция при кризи,
б)
въведение в хуманитарното дело, политиката на Съюза в областта на хуманитарната помощ и инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
в)
управление на личната безопасност, сигурност и здраве,
г)
управление на проекти,
д)
съзнание за междукултурните различия (и хоризонтални въпроси),
е)
симулационно учение, основано на сценарий, в което кандидатите за доброволци трябва да демонстрират придобитите компетентности.
5. Незадължителните модули включват:
а)
застъпничество и комуникация,
б)
психологическа първа помощ,
в)
обучение на разпространители на умения,
г)
управление на доброволци,
д)
организационно развитие,
е)
при необходимост специфични модули, по-специално във връзка с адаптирането на техническите компетентности на кандидатите за доброволци към контекста на операциите за предоставяне на хуманитарна помощ.
6. Кандидатите за доброволци присъстват на всички задължителни модули и могат да присъстват на един или повече незадължителни модули, които избират в съответствие с член 8.
7. Програмата за обучение, съдържаща подробна информация за всеки модул, включително неговия статут, целева група, график, разгледаните в него компетентности и свързаните с тях учебни резултати, е посочена в приложение II.
Член 10
Оценка на кандидатите за доброволци по време на и след обучението
1. По време на обучението и след приключването му кандидатите за доброволци се оценяват относно готовността им за изпращане на терен въз основа на рамката на компетентностите.
2. Оценяването се организира съвместно от инструкторите, като координиращият инструктор на кандидата за доброволец има ключова координационна роля.
3. Оценката на компетентностите се основава на оценката от инструкторите на познанията, уменията и нагласите на кандидата за доброволец, включително:
а)
самооценката, която кандидатът за доброволец попълва след симулационното учение, основано на сценарий,
б)
бележките от наблюдението, предоставени от инструкторите след приключване на всеки модул и след симулационното учение, основано на сценарий,
в)
оценката от координиращия инструктор, в която се прави критичен преглед на самооценката, и бележките от индивидуална наставническа сесия между координиращия инструктор и кандидата за доброволец въз основа на обратната информация от инструкторите.
4. Оценката на всички компетентности се включва в плана за обучение и развитие на кандидата за доброволец, който се актуализира след приключване на обучението и в който се посочват посещаваните курсове и постигнатите резултати.
5. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения по някоя от тези хоризонтални или специфични компетентности, се изключват от по-нататъшно участие. Инструкторите и координиращият инструктор трябва да могат да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
ГЛАВА 4
ПРОЦЕДУРИ ЗА ПОДГОТОВКА НА КАНДИДАТА ЗА ДОБРОВОЛЕЦ ПРЕДИ ИЗПРАЩАНЕТО МУ НА ТЕРЕН
Член 11
Програма за въвеждане в длъжност
1. Целта на процеса на въвеждане в длъжност е запознаването на кандидата или на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с културата, политиките и практиките на изпращащата и приемащата организация, както и с очакванията спрямо възложените задачи.
2. Изпращащата и приемащата организация изготвят съвместно програма за въвеждане в длъжност. В програмата се определят техните роли и отговорности, когато е възможно - въз основа на приноса, получен от завърнали се от мисия доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, с цел възползване от техния непосредствен опит и учене. Програмата се състои от:
а)
въвеждане в длъжност преди изпращането на терен, което въвеждане се предоставя от изпращащата организация съгласно предвиденото в член 12,
б)
въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, което въвеждане се предоставя от приемащата организация съгласно предвиденото в член 18.
3. Изпращащата и приемащата организация организират, когато е целесъобразно, съвместни сесии, в които участват всички кандидати или доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
Член 12
Въвеждане в длъжност преди изпращането на терен
1. Изпращащите организации гарантират, че всички кандидати за доброволци получават пълно и подходящо пряко въвеждане в длъжност преди изпращането си на терен. То включва най-малкото следната информация:
а)
структурата и процесите на организация и управление, екипите, участващи в проекта (включително ръководителя на проекта, служителя по управлението на кризи, човешките ресурси), организационната мисия и целите във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
подробна информация относно контекста на проекта, в който кандидатът за доброволец ще работи, възложените задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите и предвидените условия на живот и труд съгласно предвиденото в членове 22 и 24-27,
в)
съответната правна рамка, която се прилага за доброволеца, посочена в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
г)
стандартите и процедурите, които се отнасят за доброволеца, включително дисциплинарната политика и оплакванията, въпросите, свързани с измамите и корупцията, защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица и кодекса за поведение, съгласно предвиденото в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
д)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността (включително медицински преглед преди заминаването)съгласно предвиденото в членове 28 и 30,
е)
системата и процедурата за надзор и за управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
ж)
плана за обучение и развитие,
з)
информация за мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и начина, по който тя подкрепя доброволците преди, по време на и след изпращането им на терен,
и)
информация относно комуникацията и видимостта на дейностите, предвидени в проекта, въз основа на плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014, включително информацията за контакт със служителя на Комисията, отговорен по въпросите на информацията.
й)
процеса, свързан с отчета за мисията, съгласно предвиденото в член 23.
2. В контекста на въвеждането в длъжност изпращащата организация предоставя също така информация относно местното бюро за хуманитарна помощ на Комисията, което отговаря за държавата, в която се изпращат доброволците, и информира това бюро относно предстоящото изпращане на терен на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Изпращащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност, е прочетена и разбрана от кандидатите за доброволци и че е лесно достъпна през целия период на тяхното участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 13
Стаж за младши специалисти
1. От кандидатите за доброволци, които са младши специалисти, може да се изисква, в допълнение към обучението, да преминат през стаж в изпращащата организация, за да се запознаят чрез опит с процедурите, етиката и контекста на хуманитарната дейност и да се подготвят допълнително за планираното им изпращане на терен като доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Продължителността на стажа е максимум шест месеца с възможност за ограничено удължаване при надлежно обосновани извънредни обстоятелства.
2. Изпращащата организация, в консултация с приемащата организация и стажанта доброволец, преразглежда и актуализира учебните нужди в плана за обучение и развитие въз основа на нуждите на стажа. В плана за обучение и развитие се определят по-специално:
а)
резултатите от обучението, които се очаква да постигне стажантът доброволец през периода на стажа,
б)
задачите, които стажантът доброволец ще извършва като част от процеса на учене, и необходимите ресурси,
в)
целите и резултатите, които се очаква да постигне стажантът доброволец след приключване на периода на стажа.
3. Следните членове от настоящия регламент се прилагат mutatis mutandis към стажовете и налагат задължения за изпращащите организации, които приемат стажантите доброволци:
а)
член 19, параграфи 4, 5, 6 и 9 и членове 21 и 22;
б)
член 24, с изключение на параграф 5. Кандидатите за доброволци от държави от ЕС или от трети държави, посочени в член 23, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 375/2014, при условията, посочени в същия член, които кандидати са обхванати от своята национална схема за социална сигурност или за застраховане в държавата на своето пребиваване и които предприемат стажове в горепосочените държави, получават само допълнително покритие. Това означава, че тяхното застрахователно покритие се ограничава до разходите над покритието на националната схема за социална сигурност или за застраховане. По изключение в надлежно обосновани случаи, когато националната схема за социална сигурност или за застраховане покрива само частично или изобщо не покрива разходите, предвидени в член 24, параграф 5, направените разходи се покриват изцяло;
в)
член 25, с изключение на параграф 6, член 26 и член 27, параграф 1, когато е приложимо;
г)
член 28, параграфи 1, 8 и 14 и член 30, параграфи 1, 4, 5, 6 и 7.
Член 14
Оценка на кандидатите за доброволци след стажа
1. В края на стажа стажантът доброволец извършва самооценка въз основа на рамката на компетентностите и плана за обучение и развитие.
2. Прекият ръководител от изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, прави преглед на самооценката и оценява стажанта доброволец, като по-специално:
а)
оценява постиженията на стажанта доброволец спрямо целите му,
б)
прави преглед на това дали договорените резултати са били постигнати,
в)
установява резултатите от обучението.
3. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения в някоя от хоризонталните или специфичните компетентности, се изключват от по-нататъшно участие и не се допускат да станат доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Прекият ръководител от изпращащата организация трябва да е в състояние да обясни и да обоснове, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
Член 15
Допълнително обучение преди изпращането на терен
Без да се засяга участието на кандидата за доброволец в програмата за обучение или в стажа, изпращащата организация може да предостави допълнително подходящо обучение преди изпращането на терен, като например обучение, свързано с адаптирането на техническите компетенции на кандидатите за доброволци към нуждите на приемащата организация, езиково обучение, необходимо за държавата на изпращане, и т.н.
Член 16
Договор с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на резултатите от въвеждането в длъжност преди изпращането на терен и когато е целесъобразно, от стажа и друго обучение преди изпращането на терен, посочени в членове 13-15, изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, потвърждава окончателната оценка за допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен като доброволец на EС за хуманитарна помощ.
2. Изпращащата организация и доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, преминал успешно оценяването, подписват договор за изпращане, както е посочено в член 14, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
3. В договора, който се определя в тясна консултация с приемащите организации, се определят конкретният ред и условия за изпращане и правата и задълженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. В него се посочва също законодателството, приложимо към юрисдикцията на договора по силата на делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и се включват минимум следните елементи:
а)
ролята и длъжността на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, продължителността и мястото на работа и задачите, които трябва да бъдат извършени, както са определени във възложените задачи, включително елементите, произтичащи от плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
б)
продължителността на договора, включително началната и крайната дата,
в)
управлението на изпълнението на дейностите, включително:
-
договореностите за управление, включително отговорния пряк ръководител от приемащата организация и звеното за контакт за постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация,
-
договореностите за наставничество,
г)
условията на труд, включително работното време и отпуските,
д)
финансовите права и задължения на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, включително реда и условията, необходими за тяхното изпълнение:
-
дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване,
-
информация за приложимите данъчни правила и правила за социална сигурност,
-
застрахователно покритие,
-
жилищно настаняване,
-
пътувания,
е)
практическите договорености:
-
медицински прегледи,
-
виза и разрешения за работа,
ж)
поверителността,
з)
към договора се прилагат разпоредби относно очакваното поведение от страна на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, в т.ч. морал и кодекс за поведение, и защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица, включително нулева търпимост по отношение на сексуалното насилие,
и)
дисциплинарната политика и прекратяването на статута на доброволец,
й)
механизмът за медиация за решаване на проблеми, оплаквания и решаване на спорове,
к)
отговорностите и политиките по отношение на управлението на сигурността и по отношение на здравето и безопасността,
л)
ученето и развитието:
-
обучение и въвеждане в длъжност,
-
отчет за мисията.
4. В случай на спор между приемащата или изпращащата организация и доброволец на ЕС за хуманитарна помощ той има право на ефективни правни средства за защита, в съответствие с националните разпоредби, приложими за изпращащата организация.
Член 17
Въвеждане в базата данни
След получаване на изричното съгласие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация въвежда данните за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ в базата данни, посочена в член 13 от Регламент (ЕС) № 375/2014 („базата данни“). Всяко обработване на лични данни във връзка с тази база данни трябва да се извършва в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. За всяко обработване на лични данни, извършвано от Комисията във връзка с тази база данни, се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 (2).
ГЛАВА 5
ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗПРАЩАНЕ НА ТЕРЕН И УПРАВЛЕНИЕ НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 18
Въвеждане в длъжност в държавата на изпращане
1. Приемащите организации гарантират, че всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ получават изчерпателно и подходящо въвеждане в длъжност в държавата на изпращане при пристигането си, което въвеждане обхваща най-малко следното:
а)
структурата и процесите на организация и управление, участващите в проекта екипи (включително служителя за управление на проекти, оперативния и техническия екип, служителя за управление на кризи, подкрепящите екипи, като например човешките ресурси и финансовия отдел), мястото/местата на провеждане на проекта и организационната мисия и цели във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
изчерпателна информация относно мисията, компетенциите и проектите на приемащата организация, участващите общности, оперативния контекст и очакванията относно крайните продукти и резултатите от възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите,
в)
съответната местна правна рамка, приложима за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
г)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността, както е предвидено в членове 28 и 30,
д)
системата и процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
е)
информация относно културата в държавата, региона и населеното място на изпращане, включително насоки за подходящото поведение,
ж)
процеса на извършване на отчет за мисията в държавата на изпращане съгласно предвиденото в член 23.
2. Приемащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, е прочетена и разбрана от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и че е лесно достъпна през целия период на неговото участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 19
Надзор и управление на изпълнението на дейностите
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно система за управление на изпълнението на дейностите, основана на целите за ефективност, очакваните крайни продукти и резултати, с цел измерване на напредъка и на качеството на работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо възложените му задачи.
2. В процедурата за управление на изпълнението на дейностите се определят съответните роли и отговорности на изпращащата и приемащата организация във връзка с надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
3. По време на въвеждането в длъжност изпращащата и приемащата организация определят, заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, неговите цели във връзка с изпълнението и му предоставят възможност да коментира елементите във възложените задачи, които позволяват гъвкавост.
4. Приемащата организация определя прекия ръководител, отговарящ за надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с когото той провежда срещи за надзор с разумна и практична честота.
5. Когато е целесъобразно, в зависимост от продължителността на мисията, изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършват заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ съвместен междинен преглед на изпълнението на дейностите, за да оценят официално процеса на интеграция и напредъка по отношение на целите и да внесат корекции в целите, възложените задачи и плана за обучение и развитие.
6. Когато при междинния преглед се установи, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ показва слаби резултати по отношение на някоя от общите или специфичните компетентности, приемащата организация, със съгласието на изпращащата организация, може да вземе решение да преустанови преждевременно работата на доброволеца в държавата на изпращане. Те трябва да са в състояние да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
7. Изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършат заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ окончателен преглед на изпълнението на дейностите с цел в края на мисията да се оценят постиженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо целите, предвидени във възложените задачи и плана за обучение и развитие.
8. Резултатите от прегледа на изпълнението се включват в плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
9. Изпращащата организация съхранява записи от прегледа на изпълнението на дейностите в съответствие със стандартите за защита на данните, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и изпраща в базата данни потвърждение за успешното приключване на мисията, а ако тя не е приключила успешно - причините за това.
Член 20
Постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация
1. Преди изпращането на терен изпращащата организация определя лице за контакт, което е на разположение през цялото изпращане на терен и което има редовни контакти с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с цел:
а)
подкрепа при настаняването и прехода на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
б)
предоставяне на необходимата допълнителна подкрепа за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и приемащата организация,
в)
участие в междинния и окончателния преглед и в други срещи, ако е необходимо, както и
г)
осигуряване на подкрепа за посредничество в случай на несъгласие между приемащата организация и доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
2. Ако определеното лице за контакт вече не е в състояние да изпълнява тази роля по време на работата на терен на доброволеца, възможно най-бързо се предвижда заместник с цел осигуряване на непрекъснатост на подкрепата.
Член 21
Наставничество
1. Приемащата организация определя един или повече наставници за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които да предоставят подкрепа в области, като:
а)
развитието на професионалните умения и подобряването на ефективността и знанията,
б)
културната интеграция и аклиматизацията,
в)
даването на напътствия във връзка с възложените задачи, както и
г)
справянето с психо-социалните въпроси.
2. Определените наставници имат достъп до плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и до възложените му задачи и основават своята подкрепа на този план и тези задачи. Наставниците се срещат редовно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, за да обсъдят неговия напредък и да съдействат за решаването на всички въпроси, свързани с мисията, и лични въпроси.
3. При наставничеството се вземат предвид местните реалности и когато е възможно, то е подходящо и за местните доброволци.
4. Изпращащата организация улеснява предоставянето на наставничество, като работи в партньорство с приемащата организация за предоставяне на подкрепа за анализ, подкрепа за обучение и друга подкрепа за изграждане на капацитет и като установява в собствените си структури и мрежи определените лица, които притежават подходящи и допълнителни умения, в случай че на място липсват подходящи умения.
5. Когато е целесъобразно, може да се предвиди наставничество от разстояние, по-конкретно като се използва мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 22
Условия на труд
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ разполагат с подходящи условия на труд, за да могат да изпълняват добре работата си на място и за да се гарантират тяхното благополучие, мотивация, здраве и безопасност. Тези условия трябва да отговарят на съответните разпоредби от Директива 89/391/ЕО (3) и Директива 2003/88/ЕО (4).
2. Изпращащата и приемащата организация работят съвместно за определянето на подходящи условия на труд въз основа на местните и националните оперативни условия.
3. Приемащата организация осигурява необходимата информация и предлага условия на труд, чиято пригодност и целесъобразност се оценяват от изпращащата организация, за да се осигури съгласуваност със задължението за полагане на грижа и с общите политики и практики на изпращащата организация.
4. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложените условия на труд са в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че отговарят на изискванията за работното време, отпуските, минималните дневни и седмични периоди за почивка и работното пространство, посочени в точка 3 от приложение I.
Член 23
Подкрепа след приключването на мисията и подкрепа след завръщането
1. Изпращащата и приемащата организация вземат съвместно решение относно съдържанието и процеса във връзка с отчета за мисията, който е предвиден за всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, включително за тези, които се завръщат преждевременно.
2. Приемащата организация провежда с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, включително окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, параграф 7, и когато е уместно, предаване на проекта на екипа и на партньорите, които ще продължат дейностите, извършвани от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с цел да се осигурят трайност и последователност.
3. Изпращащата организация своевременно провежда със завърналия се доброволец на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, както и срещи за отчети за мисията по оперативни въпроси или по проекта въз основа на обратната информация от приемащата организация и приключването на плана за учене и развитие.
4. Изпращащата организация съдейства за извършването на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси и съвети, в които доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ може да участва по желание.
5. Изпращащата и приемащата организация насочват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ към възможности да остане ангажиран с въпроси, свързани с хуманитарната помощ и активното европейско гражданство, включително популяризирането на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и участието в нея.
6. Изпращащата организация приканва завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ да предоставят конструктивна обратна информация относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително като обяснят как техният принос може да спомогне за бъдещи мисии.
ГЛАВА 6
РАЗПОРЕДБИ ЗА ЗАСТРАХОВАНЕТО И УСЛОВИЯТА НА ЖИВОТ
Член 24
Застрахователно покритие
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на работата им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
2. Застрахователното покритие е за целия свят и 24 часа в денонощието. То започва от деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне дома си, за да замине за третата държава, в която е изпратен, до деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне третата държава, в която е изпратен, за да се завърне, и пристигне у дома си (първи период на покритие).
3. Застрахователното покритие за повече от 12 седмици се удължава с още 8 седмици, след като доброволецът се е завърнал в родната си страна, с цел покриване на последващо медицинско лечение за заболявания и увреждания, настъпили по време на първия период на покритие.
4. Покритието се прилага за всички дейности, свързани с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, както и за частните дейности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ през първия период на покритие.
5. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ се ползват от 100 % покритие (цялостно покритие) за следното:
а)
медицински и зъболекарски грижи,
б)
бременност и раждане,
в)
злополука,
г)
репатриране,
д)
животозастраховане,
е)
постоянни и временни увреждания или нетрудоспособност,
ж)
отговорност за щети, нанесени на трети страни,
з)
загуба или кражба на документи, билети за пътуване и лични вещи,
и)
допълнително съдействие.
6. С цел да се гарантират равното третиране и включването на всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да сключва договори с един или няколко доставчици на застрахователни услуги посредством процедура за възлагане на обществена поръчка.
Член 25
Дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване
1. Изпращащата организация предоставя дневна издръжка на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ в качеството им на незаети лица под формата на еднократни плащания, които се извършват в подходящо време и на редовни вноски.
2. Еднократните плащания за дневна издръжка се основават на потребителска кошница, обхващаща редовните разходи на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ за следните стоки:
а)
храна,
б)
лични принадлежности и стоки за бита,
в)
дрехи,
г)
обществен транспорт и транспорт в страната,
д)
други разходи, считани за необходими, за да се гарантират подходящ стандарт на живот и участие в местното общество (могат да се добавят максимум 20 % от общата сума за стоките, изброени в букви от а) до г), за да се включат и други разходи, като например развлекателни дейности, фризьорски услуги, вестници и канцеларски материали).
е)
допълнителна сума за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, пребиваващи в райони с индекс над средния за страната (максимум 10 % за стоките, изброени в букви а) до г).
3. Разходите за жилищно настаняване не следва да са част от еднократните суми за дневна издръжка.
4. Комисията публикува информация относно еднократните суми за дневна издръжка за страните, в които заминават да работят доброволците, на базата на индекси за страните. Разходите за специалните нужди, свързани с увреждане или с други надлежно обосновани извънредни обстоятелства, могат да се възстановяват в допълнение към плащанията за дневна издръжка.
5. Доброволците на ЕС за хуманитарна помощ се информират своевременно за евентуалните промени на индексите и ставките за дневна издръжка, които ги засягат по време на мисията, по-специално в страните с високи проценти на инфлация или на дефлация.
6. След успешното приключване на изпращането на терен изпращащата организация предоставя на завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ редовно индексирана финансова помощ за пренастаняване в размер на 100 EUR месечно, в зависимост от продължителността на изпращането им на терен.
Член 26
Жилищно настаняване
1. Изпращащата организация гарантира, че приемащата организация предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ подходящо жилищно настаняване на разумна цена в местния контекст.
2. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и за здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложеното жилище е в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че изпълнява изискванията, посочени в точка 4 от приложение I.
3. Разходите за жилищно настаняване, отопление и други пряко свързани разходи се поемат пряко от приемащата организация, когато това е възможно. Приемащата организация поема договорните отношения със собствениците на жилището и предприема всички необходими стъпки за информиране на домакините и наемодателите относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 27
Пътни разходи и други свързани разходи
1. Изпращащата организация организира пътуването на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ до и от мястото на изпращане на терен, включително в случаите на преждевременно завръщане, и поема пътните разходи.
2. По искане на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация организира и поема разходите за допълнителни пътувания за връщане в следните случаи:
а)
домашен отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, чийто период на изпращане на терен надхвърля 18 месеца,
б)
родителски отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които имат едно или повече зависими деца под 12-годишна възраст, ако периодът на изпращане на терен надхвърля 6 месеца,
в)
специален отпуск в случай на погребение или медицински удостоверено сериозно заболяване на възходящ или низходящ пряк роднина, съпруг(а) или регистриран партньор, брат или сестра.
3. Пътните разходи могат да се основават на действителните разходи за икономична или втора класа или да се възстановяват под формата на еднократни суми, определени въз основа на разумна методика за изчисляване на разстоянието.
4. Изпращащата организация осигурява информация и логистична подкрепа за получаването на виза за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, а приемащата организация помага в процеса на получаване на виза, ако е необходимо. Изпращащата организация покрива разходите, свързани с получаването на виза, включително необходимите пътни разноски.
ГЛАВА 7
ПРОЦЕДУРИ ЗА ГАРАНТИРАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ПОЛАГАНЕ НА ГРИЖА, БЕЗОПАСНОСТ И СИГУРНОСТ
Член 28
Управление на сигурността и оценка на риска
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за сигурността и с процедури за оценка на риска, които са подходящи и приложими за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и, когато е необходимо, се адаптират.
2. Въз основа на организационната политика за сигурността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно план за управление на сигурността и за евакуация за дейностите по инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“. Като минимум тези планове съответстват на изискванията, посочени в точка 5 от приложение I.
3. Изпращащата и приемащата организация разработват съвместно писмена оценка на рисковете по отношение на сигурността, пътуването и здравето в държавата на изпращане. Като минимум тези оценки съответстват на изискванията, посочени в точка 6 от приложение I.
4. Оценката на риска, посочена в параграф 3, се преразглежда и актуализира толкова често, колкото го изисква контекстът и поне преди изпращането на терен на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. Когато оценката на риска води до заключението, че изпращането на терен ще се проведе в условията на международен или местен въоръжен конфликт или при заплаха от такъв конфликт, изпращането на терен не се предвижда или се отменя, в случай че вече е бил избран доброволец на ЕС за хуманитарна помощ.
5. Изискванията във връзка с осведомеността относно сигурността и подходящото поведение във връзка с управлението на риска и сигурността се включват в описанието на възложените задачи и в процеса на набиране на доброволци.
6. Изпращащата организация уведомява съответните национални органи на държавите членки и на другите участващи държави в съответствие с член 23 от Регламент (ЕС) № 375/2014, преди някой от техните граждани да бъде изпратен на терен като доброволец на ЕС за хуманитарна помощ. Преди изпращането на терен изпращащата организация, която изпраща доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, които не са граждани на Съюза, проверява правилата за консулска закрила, предоставяна от държавата, чийто гражданин е доброволецът, или друга държава.
7. Изпращащата и приемащата организация гарантират, че цялата информация за процедурите за сигурността и безопасността се предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и се разбира от него. По време на въвеждането в длъжност преди заминаването и в рамките на 24 часа след пристигането в държавата на изпращане се предоставя съобразена с контекста информация, свързана със сигурността. Тя трябва да включва резултатите от оценката на риска, плана за евакуация и за управление на сигурността, включително докладването за инциденти, свързани със сигурността, процедурите за евакуация и за репатриране, йерархията на комуникацията, служителят(ите) за връзка относно управлението на кризи и данните за посолствата, полицейските и противопожарните служби и болниците.
8. Изпращащата организация гарантира, че доброволците на ЕС за хуманитарна помощ са покрити, като минимум, от застраховката, предвидена в член 24.
9. В допълнение към задължителното обучение по сигурност в контекста на програмата за обучение, изпращащата организация предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ всякакво друго подходящо обучение, свързано със сигурността, което предоставя и на своя международен персонал.
10. При подписването на договора, посочен в член 16, параграф 2, доброволците на ЕС за хуманитарна помощ потвърждават, че са осведомени за процедурите за управление на сигурността и че ще ги спазват, включително задължението да се информират за актуалната ситуация, свързана със сигурността, да носят лична отговорност по отношение на управлението на собствената си сигурност и на сигурността на други лица и на организацията, както и да се въздържат от поемането на рискове. Изпращащата и приемащата организация осведомяват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно последствията от всяко нарушение на процедурите за сигурност, особено тези, водещи до преждевременно принудително прекратяване на работата му.
11. Изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да се регистрират в посолството или консулството на държавата, на която са граждани, при пристигането си в държавата на изпращане и ги информира за възможността да отправят искане за консулска помощ. Ако държавата, на която е гражданин доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, няма консулско представителство в държавата на изпращане, изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които са граждани на Съюза, да се регистрират в консулство или посолство на друга държава членка и ги информира за възможността да отправят искане за консулско съдействие от него.
12. Въз основа на актуализирана информация от приемащата организация, изпращащата и приемащата организация редовно актуализират плана за евакуация, за да се гарантира, че той съответства на оперативната среда по всяко време. Резултатът от оценката на риска дава информация относно честотата, с която се преразглежда планът, и приемащата организация използва предходни данни и текущи актуализации, за да го коригира, ако е необходимо. Планът за евакуация се съхранява на място, което е лесно достъпно за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
13. Приемащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ получава актуализирана информация за всяка промяна в оперативната среда и произтичащата от това промяна на която и да е от процедурите и протоколите за сигурността.
14. Приемащата организация е осведомена за местоположението на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и за телефонния номер за връзка с него по всяко време, включително когато е в отпуск.
Член 29
Процедури в случай на произшествие или евакуация
1. В случай на нарушаване на сигурността доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ се информира възможно най-бързо. В зависимост от сериозността на инцидента и действащите процедури в изпращащата и приемащата организация тази информация може да се предоставя от прекия ръководител или от наставника от приемащата организация, или от служителя, отговарящ за управлението на кризи в изпращащата организация, и може да включва професионална психологическа подкрепа.
2. В случай на евакуация се следва планът за евакуация и за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се полагат грижи през цялото време, като се следват, когато е целесъобразно, процедурите, въведени в консулствата и посолствата, където доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е регистриран в съответствие с член 28, параграф 11.
3. След завръщането на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация се свързва с тях и гарантира, че те са обект на подходящи последващи действия, включително отчет за мисията и психологическа и медицинска подкрепа.
4. Сигурността се включва в рамката за мониторинг и оценка на изпращащата и приемащата организация и изводите от инцидентите, свързани със сигурността, се използват при прегледа на проекта и мерките за подобряване.
Член 30
Здраве и безопасност
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за здравето и безопасността, която е подходяща и приложима за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и когато е необходимо, се адаптира, включително с насоки за:
а)
личното здраве, като физическото здраве (предотвратяване на болести, съвети, свързани с храненето и съня, осведоменост за рисковете по отношение на опасностите, свързани с климата и географското местоположение, достъп до лечение);
б)
психичното здраве (съвети за баланс между професионалния и личния живот, управление на стреса, механизми за справяне и методи за релаксация, лица за контакт за психо-социална подкрепа).
2. Въз основа на организационната политика за здравето и безопасността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно всеобхватен набор от политики и насоки за здравето и безопасността, за да изпълнят задълженията си за полагане на грижа и за да гарантират физическото и психическото здраве на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Като част от оценката на риска, посочена в член 28, параграф 3, и преди определянето на възложените задачи изпращащата и приемащата организация съвместно оценяват дали работата гарантира безопасни и сигурни условия на труд и живот за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ въз основа на показателите, посочени в точка 7 от приложение I.
4. Изпращащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е покрит, като минимум, от пълна медицинска застраховка и застраховка за пътуване съгласно член 24.
5. По време на въвеждането в длъжност изпращащата организация информира доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно политиките и насоките за здравето и безопасността, посочени в параграфи 1 и 2, включително за болестите, първата помощ, поддръжката за всички места на провеждане на мисията, поддръжката на превозните средства и оборудването, работните места, съвместяването на професионалния и личния живот, инцидентите, свързани със здравето и сигурността, процедурата за медицинска евакуация.
6. Изпращащата организация гарантира, че преди заминаването доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ преминава през пълен медицински преглед, и предоставя препоръчваните лекарствени средства и ваксини срещу рисковете в страната на изпращане, както и оборудване, като например комплекти за оказване на първа помощ и против ухапвания от комари.
7. Приемащата организация гарантира, че задължението за полагане на грижа е включено в ежедневното управление на доброволците, и по време на въвеждането в длъжност предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ:
а)
актуална информация за местните ресурси, свързани със здравето и безопасността, като например данните за контакт на лекари, болници, парамедицински услуги;
б)
насоки за местните обичаи и норми, като част от предоставяната на място информация с цел ограничаване на рисковете по отношение на безопасността и улесняване на интеграцията.
8. Изпращащата организация улеснява организирането на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси или съвети като част от процеса, свързан с отчета за мисията. Изпращащата и приемащата организация насърчават използването на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ като алтернативен механизъм за подкрепа преди, по време на и след изпращането на терен.
ГЛАВА 8
ПРОЦЕДУРИ ЗА МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА НА ИНДИВИДУАЛНИТЕ РЕЗУЛТАТИ ОТ ДЕЙНОСТТА НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 31
Мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, посочена в член 19, изпращащата и приемащата организация извършват мониторинг и оценка на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, като измерват напредъка, постиженията и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
2. Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ е непрекъснат процес по време на целия период на работа, като се провеждат специфични прегледи най-малкото на следните етапи:
а)
в края на стажа, посочен в член 14, ако се провежда такъв стаж,
б)
по време на окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, и когато се счита, че е необходимо извършването на междинен преглед,
в)
по време на представянето на отчета за мисията, посочен в член 23.
3. Изпращащата и приемащата организация предоставят данни, които показват до каква степен индивидуалните резултати на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - на равнището на крайните резултати и на въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло, като се вземат под внимание показателите, посочени в член 7 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Данните съдържат записи за качеството на крайните продукти и резултатите от работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които следва да бъдат анонимни и да са на разположение за извършването на оценка. Тези данни се обработват в съответствие със стандартите за защита на личните данни, посочени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
4. Изпращащите организации предоставят подкрепа за изграждане на капацитет на приемащите организации за измерване на напредъка, крайните продукти и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
ГЛАВА 9
МЕХАНИЗЪМ ЗА СЕРТИФИЦИРАНЕ НА ИЗПРАЩАЩИ И ПРИЕМАЩИ ОРГАНИЗАЦИИ
Член 32
Механизъм за сертифициране на приемащи организации
1. Приемащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията, свързани със стандартите и процедурите по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, посочени в настоящия регламент и в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. В самооценката приемащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужно да се изгради капацитет, за да се постигне на пълно съответствие.
3. Заедно със самооценката приемащата организация предоставя три референции в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, с цел предоставяне на изчерпателна информация относно всички изисквания във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ. Референциите са от най-малко две от следните групи заинтересовани страни:
а)
сертифицирана изпращаща или приемаща организация, с която кандидатстващата приемаща организация вече е имала или предвижда да създаде партньорство за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
партньор на Комисията в областта на хуманитарната помощ, за когото е в сила рамково (партньорско) споразумение и с когото кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
в)
съответна международна организация или организация с нестопанска цел или публичноправен орган с граждански характер, с които кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
г)
организация за акредитиране или одит, която е сертифицирала кандидатстващата приемаща организация в области от значение за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като в този случай се предоставят съответните документи за акредитацията или одита.
4. Попълнената самооценка се подписва от лицето, упълномощено да представлява приемащата организация и правно обвързвано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с документите, посочени в параграф 3.
5. Въз основа на самооценката и на референциите Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите,
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
6. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата приемаща организация относно резултата от сертифицирането, като посочва също така възможности за подкрепа за изграждане на капацитет, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за изграждане на капацитет, която да бъде представена от кандидатстващата приемаща организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на подкрепа за изграждане на капацитет.
Член 33
Механизъм за сертифициране на изпращащи организации
1. Изпращащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
2. В самооценката, основана на доказателства, изпращащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужна техническа подкрепа, за да се постигне пълно съответствие. Тя включва също така извадка от доказателства и начини за проверка на това, че се изпълняват политиките и практиките, посочени във всяко от изискванията във връзка с стандартите и процедурите, особено що се отнася до доброволците.
3. Попълнената основана на доказателства самооценка се подписва от лицето, което е упълномощено да представлява изпращащата организация и е правно обвързано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с придружаващите документи, посочени в параграф 2.
4. На база на основаната на доказателства самооценка и на предоставените придружаващи документи Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите;
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
5. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата изпращаща организация относно резултатите от сертифицирането, като посочва също така възможности за техническа подкрепа, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за техническа подкрепа, която да бъде предоставена от изпращащата организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на техническа подкрепа.
Член 34
Средства за правна защита
1. В решенията на Комисията да не предостави сертификация и да отхвърли кандидатурата се посочва, че кандидатстващата организация, чиято кандидатура е отхвърлена, може да кандидатства отново едва след изтичането на дванадесетмесечен период, започващ от датата на получаване от кандидата на решението за отхвърляне. В решенията се уточняват също така наличните средства за правна защита срещу тези решения.
2. По силата на членове 256 и 263 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) Общият съд е компетентен да се произнася по актовете на Европейската комисия, предназначени да произведат правно действие по отношение на трети страни. В съответствие с членове 256, 268 и 340 от ДФЕС Общият съд е компетентен също така по споровете, свързани с обезщетения за вреди, причинени от Европейската комисия в случай на извъндоговорна отговорност.
Член 35
Финансова жизненоспособност и организационен капацитет на организациите
Оценката на финансовата жизнеспособност и организационния капацитет на сертифицираните изпращащи и приемащи организации е извън обхвата на процедурата по сертифициране. Като предварително условие за получаване на финансова помощ от Съюза тази жизнеспособност и този капацитет се оценяват на етапа на процеса на подаване на кандидатури в резултат на покана за представяне на предложения.
Член 36
Валидност на сертификацията и редовни проверки
1. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации преминават през повторно сертифициране три години след получаването на решението на Комисията за предоставяне на сертификация или по всяко време в случай на съществени изменения в стандартите или процедурите, свързани със съответните въпроси.
2. В рамките на срока на валидност на сертификацията може да се изиска, когато е необходимо, сертифицираните изпращащи и приемащи организации да преминат редовни проверки, които се извършват от Комисията.
3. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации информират незабавно Комисията за всяка промяна в своето правно, финансово, техническо или организационно състояние, която може да постави под въпрос спазването от тяхна страна на стандартите и процедурите или може да породи конфликт на интереси. Те също така уведомяват Комисията за всяка промяна в своето име, адрес или правен представител.
Член 37
Спиране или прекратяване на сертификацията
1. Въз основа на информацията, получена от сертифицираните изпращащи или приемащи организации, включително от редовните проверки, посочени в член 36, параграф 2, или на информацията, получена чрез други средства, Комисията може да прецени, че сертифицираната изпращаща или приемаща организация вече не изпълнява един или повече от изброените стандарти или процедури. В такива случаи Комисията може да предприеме подходящи действия, включително спирането или прекратяването на сертификацията, в съответствие с процедурата, посочена в точка 3 от приложение III.
2. Изпращащата или приемаща организация, чиято сертификация е спряна или прекратена, не може да изпраща на терен или да приема доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, считано от датата на спирането или прекратяването, и не отговаря на условията за получаване на финансово подпомагане от Съюза за тази цел.
3. С оглед на причините за спирането или прекратяването на сертификацията, по-специално безопасността и сигурността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да поиска репатриране на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, изпратени на терен в момента на спирането или прекратяването.
4. Изпращащата или приемаща организация няма право да предявява искане за компенсация поради спиране или прекратяване на сертификацията.
Член 38
Отговорност за вреди
Комисията не носи отговорност за загуби или вреди, причинени или претърпени от изпращащата или приемаща организация, или от трети страни, вследствие на сертифицирания статут на изпращащата или приемаща организация.
ГЛАВА 10
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 39
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 20 ноември 2014 година.
REGULAMENTO DE EXECUÇÃO (UE) N.o 1244/2014 DA COMISSÃO
de 20 de novembro de 2014
que estabelece as normas de execução do Regulamento (UE) n.o 375/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho que cria o Corpo Voluntário Europeu para a Ajuda Humanitária («iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE»)
(Texto relevante para efeitos do EEE)
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE) n.o 375/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho que cria o Corpo Voluntário Europeu para a Ajuda Humanitária («iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE») (1), nomeadamente o artigo 9.o, n.o 3, o artigo 10.o, n.o 1 e o artigo 12.o, n.o 6,
Considerando o seguinte:
(1)
Nos termos do Regulamento (UE) n.o 375/2014, a Comissão deve estabelecer normas e procedimentos que abranjam as condições, disposições e requisitos necessários a aplicar pelas organizações de envio e de acolhimento aquando da identificação, seleção, preparação, gestão e destacamento dos candidatos a voluntários e dos Voluntários para a Ajuda da UE para apoiar operações de ajuda humanitária em países terceiros. O Regulamento (UE) n.o 375/2014 determina que estas normas sejam adotadas através de atos delegados e que os procedimentos sejam adotados através de atos de execução.
(2)
Todas as partes interessadas na iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE, incluindo os voluntários e as organizações de envio e de acolhimento, devem ser incentivadas a partilhar um espírito de identidade comum em relação à iniciativa.
(3)
É importante que os candidatos a voluntários sejam identificados e selecionados no âmbito de um procedimento não discriminatório, justo e transparente, com base numa parceria entre as organizações de envio e de acolhimento, que corresponda às necessidades reais expressas a nível local pelas organizações de acolhimento.
(4)
Tanto as organizações de envio como as organizações de acolhimento deverão assegurar uma introdução aprofundada, a fim de evitar mal-entendidos sobre as funções e as expectativas e dar aos voluntários uma preparação prática adequada tendo em vista o destacamento. Deste modo, será possível criar as bases para a instauração de um clima de confiança e aceitação nas comunidades de acolhimento, tendo plenamente em conta as sensibilidades culturais locais.
(5)
A formação é uma parte essencial da preparação para o destacamento e deve ser facultada a todos os candidatos a voluntários no âmbito de um programa estruturado de módulos obrigatórios e opcionais. Além disso, os profissionais juniores devem ter a possibilidade, se necessário através de estágios, de desenvolver as suas competências e adquirir novas aptidões e conhecimentos específicos pertinentes para o setor humanitário. Esses estágios devem ser adequados às atividades e ao contexto das organizações de envio e de acolhimento.
(6)
As organizações de envio e de acolhimento devem criar um sistema adequado de supervisão e de gestão. Devem controlar e avaliar conjuntamente o desempenho e os resultados dos Voluntários para a Ajuda da UE e transmitir feedback sobre as suas atribuições de tarefas e objetivos, contribuindo assim para melhorar a responsabilização no âmbito da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE.
(7)
O aconselhamento deverá complementar a supervisão e a gestão e prestar aos Voluntários para a Ajuda da UE um apoio adicional antes, durante e depois do destacamento.
(8)
Durante o destacamento em países terceiros, importa estabelecer um canal para comunicação permanente e apoio adicional por parte da organização de envio. Todos os Voluntários para a Ajuda da UE deverão participar na reunião de debriefing e beneficiar de apoio no final do destacamento.
(9)
Há que assegurar condições adequadas de trabalho e de vida que permitam aos Voluntários para a Ajuda da UE realizar a sua missão em condições de segurança e de higiene, bem como satisfazer as suas necessidades básicas sem sofrer dificuldades pessoais, respeitando simultaneamente o princípio de um estilo de vida modesto e não ostensivo enquanto voluntários. As ajudas de custo e outros pagamentos atribuídos aos Voluntários para a Ajuda da UE não têm por objetivo representar um salário recebido por um emprego normal. Os montantes desses pagamentos não devem ser estabelecidos com base na experiência profissional, nos conhecimentos específicos ou nos resultados das tarefas atribuídas ao voluntário; o seu único objetivo é cobrir o custo de vida durante o destacamento. A fim de garantir um nível de proteção elevado e equitativo, todos os Voluntários para a Ajuda da UE devem estar cobertos por um seguro completo, especificamente concebido para os proteger durante todo o período do destacamento em países terceiros, bem como nos períodos que antecedem e se seguem à missão.
(10)
O dever de diligência tem uma importância capital e constitui uma responsabilidade partilhada. As organizações de envio e de acolhimento devem, tanto quanto possível, velar pela saúde, segurança e bem-estar dos Voluntários para a Ajuda da UE e desenvolver procedimentos adequados de segurança e de saúde. Os Voluntários para a Ajuda da UE devem igualmente envidar todos os esforços para garantir a sua própria saúde e segurança, bem como a dos outros, no local de trabalho.
(11)
O acompanhamento e a avaliação do desempenho individual dos Voluntários para a Ajuda da UE devem fazer parte de um processo contínuo durante todo o destacamento. Deverão basear-se num sistema de supervisão e de gestão do desempenho e fornecer dados que demonstrem em que medida o desempenho individual dos Voluntários para a Ajuda da UE contribui, a nível dos resultados e do impacto, para os objetivos do projeto e para a iniciativa na sua globalidade.
(12)
É necessário um mecanismo de certificação sólido que garanta que as organizações de envio e de acolhimento cumprem as normas previstas no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014 e os procedimentos estabelecidos no presente regulamento. Tal mecanismo de certificação deverá basear-se nos princípios de simplificação e de não duplicação, diferenciação entre organizações de envio e de acolhimento, relação custo/eficácia, transparência e imparcialidade, incentivando a diversidade e a acessibilidade.
(13)
As medidas previstas no presente regulamento estão em conformidade com o parecer do comité instituído pelo artigo 26.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014.
(14)
A fim de assegurar a rápida implementação da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE, é necessário que o presente regulamento entre em vigor urgentemente, uma vez que estabelece as disposições com base nas quais as organizações de execução destacam os Voluntários para a Ajuda da UE para países terceiros,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
CAPÍTULO 1
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.o
Objeto
O presente regulamento estabelece as normas de execução do Regulamento (UE) n.o 375/2014 no que diz respeito aos seguintes domínios enumerados no artigo 9.o, n.o 3, no artigo 10.o, n.o 1 e no artigo 12.o, n.o 6:
a)
Procedimentos a observar para a identificação, seleção e preparação necessária antes do destacamento dos candidatos a voluntários, incluindo estágios, quando relevante;
b)
Modalidades do programa de formação e do procedimento de avaliação do grau de preparação do candidato a voluntário para o destacamento;
c)
Disposições para o destacamento e a gestão dos Voluntários para a Ajuda da UE em países terceiros incluindo, nomeadamente, supervisão no terreno, apoio contínuo sob forma de orientação, mentoria e formação suplementar, condições de trabalho necessárias e apoio após o destacamento;
d)
Cobertura de seguro e condições de vida dos voluntários, incluindo a cobertura das despesas de subsistência, alojamento, viagens e outras despesas pertinentes;
e)
Procedimentos a observar antes, durante e depois do destacamento para garantir o cumprimento do dever de diligência e as medidas de segurança e proteção adequadas, incluindo protocolos de evacuação médica e planos de segurança que abranjam a evacuação de emergência de países terceiros, incluindo os procedimentos necessários para a ligação com as autoridades nacionais;
f)
Procedimentos de acompanhamento e avaliação do desempenho individual dos Voluntários para a Ajuda da UE;
g)
Um mecanismo de certificação que assegure que as organizações de envio respeitam as normas e procedimentos referidos no artigo 9.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014, bem como um mecanismo de certificação diferenciado para as organizações de acolhimento.
Artigo 2.o
Definições
Para efeitos do presente regulamento, aplicam-se as definições constantes do artigo 3.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014 e as definições previstas no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014. São igualmente aplicáveis as seguintes definições:
a)
«Quadro de competências», um quadro na aceção do regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014;
b)
«Plano de aprendizagem e de desenvolvimento», um plano na aceção do regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014;
c)
«Formador», uma pessoa recrutada pelo organismo de formação para ministrar um ou mais módulos de formação ou exercícios de simulação com base em cenários e para avaliar as competências dos candidatos a voluntários;
d)
«Mentor para a formação», um formador, recrutado pelo organismo de formação, com um papel de coordenação para avaliar a elegibilidade do candidato a voluntário para destacamento. É responsável por um grupo de candidatos a voluntários, coordenando a avaliação das respetivas competências, com base nas informações transmitidas pelos outros formadores, devendo igualmente estabelecer um diálogo com cada candidato a voluntário, a fim de refletir sobre a respetiva autoavaliação e a avaliação dos formadores;
e)
«Mentoria», um processo de transmissão informal de conhecimentos, capital social e apoio psicossocial pertinente para o trabalho, a carreira ou o desenvolvimento profissional. A mentoria implica uma comunicação informal, geralmente presencial e durante um período razoável, entre uma pessoa identificada pela organização de acolhimento enquanto mentor que se considera possuir conhecimentos, competências e experiência pertinentes, por um lado, e o Voluntário para a Ajuda da UE, por outro;
f)
«Debriefing», um processo que permite facultar às organizações de envio e de acolhimento e ao Voluntário para a Ajuda da UE informações claras sobre os resultados da missão, as realizações dos Voluntários para a Ajuda da UE, recomendações ou ensinamentos retirados da sua experiência, bem como capitalização, ensinamentos retirados e um encerramento positivo do destacamento.
CAPÍTULO 2
PROCEDIMENTOS PARA IDENTIFICAÇÃO E SELEÇÃO DOS CANDIDATOS A VOLUNTÁRIOS
Artigo 3.o
Procedimento de identificação e de seleção
1. As organizações de envio e de acolhimento estabelecem em conjunto um procedimento de identificação e de seleção. Devem definir as funções, responsabilidades e processos que permitam garantir um processo de recrutamento transparente, justo e eficaz, que respeite os princípios de igualdade de tratamento, igualdade de oportunidades e não discriminação, tal como previsto no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014.
2. O procedimento de identificação e de seleção deve basear-se numa parceria entre as organizações de envio e de acolhimento e garantir uma comunicação regular e contínua. A organização de envio deve assegurar-se que a organização de acolhimento participa sistematicamente em todo o processo de recrutamento.
3. O procedimento de identificação e de seleção acordado é aplicável a todas as fases do recrutamento.
4. O procedimento de identificação e de seleção deve incluir, no mínimo:
a)
A definição das tarefas atribuídas, o perfil de competências e os critérios de seleção dos Voluntários para a Ajuda da UE, em conformidade com o artigo 4.o;
b)
O anúncio e a candidatura, em conformidade com o artigo 5.o;
c)
A avaliação, a primeira seleção e a elaboração de uma lista exaustiva e a lista restrita dos candidatos, em conformidade com o artigo 6.o;
d)
A seleção, em conformidade com o artigo 7.o.
Artigo 4.o
Definição das tarefas atribuídas, do perfil de competências e dos critérios de seleção de Voluntários para a Ajuda da UE
1. Com base numa avaliação das necessidades, a efetuar em conformidade com o regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014, a organização de acolhimento deve propor, em conformidade com os requisitos estabelecidos no anexo I, ponto 1, uma atribuição de tarefas ao Voluntário para a Ajuda da UE que inclua elementos flexíveis para ter em conta a contribuição do voluntário, uma vez recrutado.
2. A organização de envio deve analisar a atribuição de tarefas e alterá-las, se necessário, de forma a assegurar uma correspondência adequada e realista que tenha em conta as competências que se espera dos Voluntários para a Ajuda da UE, bem como a capacidade de absorção e as necessidades da organização de acolhimento.
3. Com base na atribuição de tarefas e no quadro de competências, as organizações de envio e de acolhimento definem um perfil de competências do Voluntário para a Ajuda da UE e os critérios de seleção, acompanhados dos requisitos mínimos a aplicar durante o processo de recrutamento. O perfil de competências deve igualmente indicar se o voluntário é um profissional sénior ou um profissional júnior, bem como se é necessário prever eventuais estágios.
Artigo 5.o
Anúncio e candidatura
1. A organização de envio é responsável pelo anúncio do destacamento. Com a contribuição da organização de acolhimento, elabora e anexa ao anúncio um pacote informativo a fim de dar a conhecer a iniciativa e atrair candidatos a voluntários.
2. O anúncio deve ser redigido pelo menos em inglês, numa linguagem clara, concreta e acessível, e dar informações sobre o lugar oferecido ao candidato a voluntário em conformidade com os requisitos estabelecidos no anexo I, ponto 2.
3. O anúncio deve ser publicado durante um período mínimo de um mês na plataforma central da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE, com a possibilidade de recorrer a outros meios de promoção a fim de atrair candidatos para a plataforma central. Em circunstâncias devidamente justificadas para mobilizações em resposta a crises humanitárias, o anúncio pode ser publicado por um período inferior a um mês mas não inferior a uma semana.
4. Os interessados devem enviar as suas candidaturas utilizando um formulário de candidatura normalizado, incluindo um CV estruturado. Os candidatos devem também preencher um questionário de autoavaliação normalizado para avaliação das suas competências, tal como exigido no quadro de competências, e da sua capacidade de adaptação às tarefas e às condições de vida e de trabalho mencionadas no anúncio, relativamente às quais devem dar o seu consentimento.
Artigo 6.o
Avaliação, primeira seleção e elaboração da lista restrita
1. A organização de envio avalia os candidatos com base nas informações constantes do formulário de candidatura e do questionário de autoavaliação, na declaração sobre a motivação do candidato para participar na iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE - e no destacamento específico - e na avaliação da sua capacidade para analisar um cenário pertinente para a ajuda humanitária mediante uma prova escrita, uma composição ou provas semelhantes.
2. Com base na avaliação, a organização de envio envia à organização de acolhimento uma primeira lista de candidatos a fim de aprovarem em conjunto uma lista restrita de candidatos a entrevistar.
3. Os candidatos incluídos na lista restrita serão convidados para uma entrevista estruturada com base no quadro de competências. A entrevista pode ser presencial ou mediante recurso às tecnologias de telecomunicações, se possível com a participação da organização de acolhimento. Os métodos de avaliação adicionais podem incluir centros de avaliação, atividades de grupo e exercícios de simulação.
4. A organização de envio pode, se necessário, proceder a controlos das referências pessoais e profissionais antes da seleção final. Os candidatos serão informados, no anúncio, sobre o processo de seleção inicial.
Artigo 7.o
Seleção
1. A organização de acolhimento toma a decisão final sobre o candidato a voluntário selecionado e confirma a sua seleção à organização de envio, que será responsável por oferecer o lugar e organizar a fase de preparação. Para cada lugar, podem ser escolhidos voluntários suplentes para substituir o candidato no caso de desistência ou de indisponibilidade.
2. As organizações de envio e de acolhimento devem poder demonstrar e justificar a sua decisão de seleção em conformidade com os princípios da igualdade de tratamento, igualdade de oportunidades e não discriminação ao longo de todo o processo de identificação e seleção.
3. O procedimento de seleção deve ser concluído num prazo razoável. A organização de envio informa todos os candidatos da decisão de seleção e da possibilidade de receber feedback. Convida o candidato selecionado a confirmar por escrito o seu interesse em participar na iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE.
4. A organização de envio deve garantir a rastreabilidade da documentação relacionada com o processo de seleção e identificação, bem como a sua conservação em conformidade com as normas de proteção de dados previstas no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014.
Artigo 8.o
Avaliação das necessidades de aprendizagem
1. Com base nos resultados do processo de recrutamento, nas necessidades da organização de acolhimento e no destacamento previsto, a organização de envio avalia, em consulta com a organização de acolhimento e com o candidato, as necessidades de aprendizagem e define os módulos do programa de formação em que o candidato deve participar, com base nos seguintes critérios:
a)
Antiguidade, com a possibilidade de os profissionais seniores se centrarem nos módulos obrigatórios e escolherem o nível adequado de formação em gestão de projetos e os módulos especializados opcionais;
b)
Necessidades da organização de acolhimento em matéria de competências específicas, a satisfazer mediante participação do candidato em módulos opcionais;
c)
Competências gerais do candidato, a satisfazer mediante a participação em módulos opcionais.
2. A organização de envio deve preencher o plano de aprendizagem e de desenvolvimento previsto no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014 e identificar as competências avaliadas dos candidatos selecionados e as suas necessidades de aprendizagem, que transmitirá aos organismos de formação.
CAPÍTULO 3
PROGRAMA DE FORMAÇÃO DA INICIATIVA VOLUNTÁRIOS PARA A AJUDA DA UE
Artigo 9.o
Programa de formação
1. O organismo de formação organiza um programa de formação destinado a todos os candidatos a voluntários selecionados, recorrendo, se for o caso, ao contributo das organizações de envio e de acolhimento e de antigos voluntários.
2. O programa de formação deve basear-se no quadro de competências e ser adaptável às necessidades tanto dos profissionais juniores como dos seniores.
3. O programa de formação consiste num método de aprendizagem que combina módulos de aprendizagem em linha e em sala de aula.
4. Os módulos obrigatórios para todos os candidatos incluem:
a)
Introdução geral à União, às suas relações externas e ao sistema de resposta a situações de crise;
b)
Introdução à ação humanitária, à política de ajuda humanitária da União e à iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE;
c)
Gestão da proteção, da segurança e da saúde pessoais;
d)
Gestão de projetos;
e)
Sensibilização para a dimensão intercultural (e questões transversais);
f)
Um exercício de simulação com base em cenário, no qual os candidatos a voluntários devem demonstrar as competências adquiridas.
5. Os módulos opcionais incluem:
a)
Ações de sensibilização e de comunicação;
b)
«Primeiros socorros» psicológicos;
c)
Formação de agentes multiplicadores;
d)
Gestão de voluntários;
e)
Desenvolvimento organizacional;
f)
Módulos «por medida», quando necessário, sobretudo destinados a adaptar as competências técnicas dos candidatos a voluntários a um contexto de ajuda humanitária.
6. Os candidatos a voluntários devem assistir à totalidade dos módulos obrigatórios e a um ou mais módulos opcionais a selecionar de acordo com o artigo 8.o.
7. O programa de formação, com dados pormenorizados sobre cada módulo, incluindo o seu estatuto, grupo-alvo, calendário, competências tratadas e resultados de aprendizagem será elaborado em conformidade com o anexo II.
Artigo 10.o
Avaliação dos candidatos a voluntários durante e após a formação
1. Durante a formação e após a conclusão da mesma, os candidatos serão avaliados, com base no quadro de competências, no que respeita à sua preparação para o destacamento.
2. A avaliação será organizada conjuntamente pelos formadores, cabendo ao mentor de formação do candidato a voluntário um importante papel de coordenação.
3. A avaliação das competências deve basear-se nas avaliações dos formadores sobre os conhecimentos, aptidões e atitudes do candidato, incluindo:
a)
Autoavaliação a efetuar pelo candidato após o exercício de simulação com base em cenário;
b)
Notas de observação, a disponibilizar pelos formadores após cada módulo e após o exercício de simulação com base em cenário;
c)
Avaliação do mentor para a formação, com uma análise crítica da autoavaliação e das notas de observação, aquando de uma sessão de mentoria individual entre o mentor para a formação e o candidato a voluntário, com base no feedback dos formadores.
4. A avaliação de todas as competências deve ser incluída no plano de aprendizagem e de desenvolvimento do candidato a voluntário e atualizada após a conclusão da formação, com indicação dos cursos frequentados e dos resultados obtidos.
5. Os candidatos que demonstrem um nível insuficiente em qualquer uma das competências transversais ou específicas devem ser excluídos. O formador e o mentor para a formação devem poder explicar e justificar, se necessário, essa avaliação e decisão.
CAPÍTULO 4
PROCEDIMENTOS PARA A PREPARAÇÃO DOS CANDIDATOS A VOLUNTÁRIOS ANTES DO DESTACAMENTO
Artigo 11.o
Programa de integração
1. O processo de integração destina-se a familiarizar o candidato ou o Voluntário para a Ajuda da UE com a cultura, as políticas e as práticas das organizações de envio e de acolhimento, bem como com as expectativas associadas à atribuição das tarefas.
2. As organizações de envio e de acolhimento elaboram conjuntamente um programa de integração. O programa define os respetivos papéis e responsabilidades, com base nos contributos dos voluntários para a Ajuda da UE que já regressaram, sempre que tal seja possível, a fim de tirar partido das experiências e da aprendizagem direta desses voluntários. O programa incluirá:
a)
A integração antes do destacamento, organizada pela organização de envio, prevista no artigo 12.o;
b)
A integração no país, organizada pela organização de acolhimento, prevista no artigo 18.o.
3. As organizações de envio e de acolhimento organizarão, se necessário, reuniões conjuntas em que participem todos os candidatos a voluntários ou Voluntários para a Ajuda da UE.
Artigo 12.o
Integração antes do destacamento
1. Incumbe às organizações de envio assegurar que todos os candidatos a voluntários participam num programa de integração presencial, abrangente e adequado antes do seu destacamento; essa integração deve cobrir, no mínimo, os seguintes elementos:
a)
Estrutura e processos de organização e de gestão, equipas envolvidas no projeto (incluindo o gestor do projeto, o responsável pela gestão de crises, recursos humanos), missão e objetivos da organização relacionados com a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE;
b)
Informações pormenorizadas sobre o contexto do projeto em que o candidato a voluntário irá participar, atribuição de tarefas e avaliação das necessidades subjacentes; condições de vida e de trabalho, tal como previstas nos artigos 22.o e 24.o a 27.o;
c)
Quadro jurídico de referência aplicável ao voluntário, previsto no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014;
d)
Normas e procedimentos aplicáveis ao voluntário, nomeadamente em matéria disciplinar e de reclamações, luta contra a fraude e a corrupção, proteção das crianças e dos adultos vulneráveis, código de conduta, em conformidade com o regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014;
e)
Sessões de informação obrigatórias sobre segurança adaptada ao contexto, bem como sobre saúde e segurança (incluindo controlo médico antes da partida), em conformidade com os artigos 28.o e 30.o;
f)
Supervisão, sistema e procedimento de supervisão e de gestão do desempenho, mecanismos de apoio existentes, incluindo mentoria e outras formas de apoio, em conformidade com os artigos 19.o, 20.o e 21.o;
g)
Plano de aprendizagem e de desenvolvimento;
h)
Informações sobre a rede da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE e sobre a forma com presta apoio aos voluntários antes, durante e depois do destacamento;
i)
Informações sobre as atividades de comunicação e de visibilidade previstas no projeto, com base no plano de comunicação referido no artigo 17.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014, incluindo os dados de contacto do responsável regional de informação da Comissão;
j)
Processo de debriefing previsto no artigo 23.o.
2. No contexto da integração, a organização de envio deve igualmente facultar informações sobre o gabinete local de ajuda humanitária da Comissão responsável pelo país de destacamento e informar esse gabinete do destacamento iminente de Voluntários para a Ajuda da UE.
3. A organização de envio deve garantir que todas as informações prestadas durante o processo de integração são lidas e entendidas pelos candidatos a voluntários e que continuam facilmente acessíveis durante toda a sua participação na iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE.
Artigo 13.o
Estágios de aprendizagem para profissionais juniores
1. Pode ser solicitado aos candidatos a voluntários que são profissionais juniores que realizem, para além da formação, um estágio junto de uma organização de envio com o objetivo de aprenderem, através da experiência, os procedimentos, a ética e o contexto do trabalho humanitário e de melhor se prepararem para o destacamento como Voluntários para a Ajuda da UE. A duração do estágio deverá ser no máximo de seis meses, com possibilidade de prorrogação limitada em casos excecionais devidamente justificados.
2. A organização de envio, em consulta com a organização de acolhimento e com o voluntário estagiário, procederá à revisão e atualização das necessidades de aprendizagem no plano de aprendizagem e de desenvolvimento em função das necessidades dos estágios. O plano de aprendizagem e de desenvolvimento define em especial:
a)
Os resultados da aprendizagem que o voluntário estagiário deverá alcançar durante o seu período de estágio;
b)
As tarefas que deverá realizar como parte do processo de aprendizagem e os recursos a disponibilizar;
c)
Os objetivos e os resultados que deverá alcançar no termo do período de estágio.
3. Os seguintes artigos do presente regulamento aplicam-se, mutatis mutandis, aos estágios de aprendizagem, com as obrigações correspondentes para as organizações de envio que acolhem voluntários estagiários:
a)
Artigo 19.o, n.os 4, 5, 6 e 9, artigo 21.o e artigo 22.o;
b)
Artigo 24.o, com exceção do n.o 5. Os candidatos a voluntários provenientes de países da UE ou dos países terceiros referidos no artigo 23.o, n.o 1, alínea b), do Regulamento (UE) n.o 375/2014, nas condições previstas no mesmo artigo, que estão abrangidos pelo regime nacional de segurança social ou pelo regime de seguro no país da sua residência e que estão a realizar estágios nos países acima referidos, receberão somente cobertura complementar. Isto significa que a sua cobertura de seguro fica limitada aos custos que ultrapassem a cobertura proporcionada pelo regime nacional de segurança social ou pelo regime de seguro. Em casos excecionais devidamente justificados em que o regime nacional de segurança social ou de seguro cubra apenas uma parte ou nenhum dos custos previstos no artigo 24.o, n.o 5, serão cobertos 100 % dos custos incorridos;
c)
Artigo 25.o, com exceção do n.o 6, artigo 26.o e artigo 27.o, n.o 1, se for o caso;
d)
Artigo 28.o, n.os 1, 8 e 14 e artigo 30.o, n.os 1, 4, 5, 6 e 7.
Artigo 14.o
Avaliação dos candidatos a voluntários após o estágio
1. No fim do estágio, o voluntário estagiário procede à sua autoavaliação com base no quadro de competências e no plano de aprendizagem e de desenvolvimento.
2. O superior direto da organização de envio, em consulta com a organização de acolhimento, analisa a autoavaliação e avalia o voluntário estagiário, e nomeadamente:
a)
Avalia o desempenho do voluntário estagiário em função dos objetivos;
b)
Verifica se os resultados acordados foram atingidos;
c)
Identifica os resultados da aprendizagem.
3. Os candidatos a voluntários que demonstrem um nível insuficiente em qualquer uma das competências transversais ou específicas são excluídos e não serão elegíveis para Voluntários para a Ajuda da UE. O superior direto da organização de envio deve poder explicar e justificar, se necessário, essa avaliação e a decisão.
Artigo 15.o
Formação suplementar antes do destacamento
Sem prejuízo da participação do candidato a voluntário no programa de formação ou como voluntário estagiário, a organização de envio pode acrescentar uma formação suplementar adequada antes do destacamento, como por exemplo formação relacionada com a adaptação das competências técnicas dos candidatos a voluntários às necessidades da organização de acolhimento, formação linguística necessária para o país do destacamento, etc.
Artigo 16.o
Contrato com o Voluntário para a Ajuda da UE
1. Com base nos resultados da integração antes do destacamento e, se necessário, dos estágios e de outras formações anteriores ao destacamento referidas nos artigos 13.o a 15.o, a organização de envio, em consulta com a organização de acolhimento, confirma a avaliação final e a elegibilidade do candidato a voluntário para ser destacado como Voluntário para a Ajuda da UE.
2. A organização de envio e o Voluntário para a Ajuda da UE avaliado com êxito assinam um contrato de destacamento, tal como previsto no artigo 14.o, n.o 5, do Regulamento (UE) n.o 375/2014.
3. O contrato, a elaborar em estreita consulta com as organizações de acolhimento, define as condições específicas do destacamento e os direitos e obrigações do Voluntário para a Ajuda da UE. Deve também indicar a legislação aplicável e a jurisdição competente, em conformidade com o regulamento delegado (UE) da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014 e incluir, no mínimo, os seguintes elementos:
a)
Especificação do papel do Voluntário para a Ajuda da UE, da sua função, da duração e localização do destacamento, bem como das tarefas a executar de acordo com a atribuição de tarefas, incluindo os elementos decorrentes do plano de comunicação a que se refere o artigo 17.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014;
b)
Duração do contrato, com indicação da data do início e do termo;
c)
Gestão do desempenho, nomeadamente:
-
disposições de gestão, incluindo o superior direto responsável da organização de acolhimento e um ponto de contacto para apoio permanente da organização de envio;
-
disposições em matéria de mentoria;
d)
Condições de trabalho, incluindo horário de trabalho e férias;
e)
Direitos e obrigações financeiras do Voluntário para a Ajuda da UE, incluindo as disposições necessárias para a sua concretização:
-
ajudas de custo e subsídio de reinstalação;
-
informações sobre as disposições aplicáveis em matéria fiscal e de segurança social;
-
cobertura de seguro;
-
alojamento;
-
viagens;
f)
Disposições práticas:
-
exames médicos;
-
vistos e autorizações de trabalho;
g)
Confidencialidade;
h)
Conduta esperada do Voluntário para a Ajuda da UE, incluindo integridade e código de conduta, proteção das crianças e dos adultos vulneráveis, nomeadamente tolerância zero no respeitante a abusos sexuais, a anexar ao contrato;
i)
Política em matéria disciplinar e cessação do estatuto de voluntário;
j)
Mecanismo de mediação para resolução de problemas, reclamações e resolução de litígios;
k)
Responsabilidades e políticas aplicáveis em matéria de gestão da segurança e da saúde;
l)
Aprendizagem e desenvolvimento:
-
formação e integração;
-
debriefing.
4. Em caso de litígio entre a organização de envio ou de acolhimento e um Voluntário para a Ajuda da UE, este tem direito a um recurso efetivo, em conformidade com as disposições nacionais aplicáveis à organização de envio.
Artigo 17.o
Inscrição na base de dados
Uma vez recebido o consentimento explícito do Voluntário para a Ajuda da UE, a organização de envio introduz os dados deste último na base de dados referida no artigo 13.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014 («base de dados»). O tratamento dos dados pessoais constantes desta base de dados deve respeitar as normas de proteção de dados referidas no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014. Para o tratamento dos dados pessoais constantes desta base de dados por parte da Comissão, aplica-se o disposto no Regulamento (CE) n.o 45/2001 (2).
CAPÍTULO 5
PROCEDIMENTOS PARA O DESTACAMENTO E A GESTÃO DOS VOLUNTÁRIOS PARA A AJUDA DA UE
Artigo 18.o
Integração no país
1. As organizações de acolhimento asseguram que todos os Voluntários para a Ajuda da UE recebem uma preparação aprofundada e adequada à chegada ao país de destacamento, que abranja, no mínimo, os seguintes elementos:
a)
Estrutura e processos de organização e de gestão; as equipas que participam no projeto (incluindo o responsável pela gestão do projeto, a equipa operacional e técnica, o responsável pela gestão de crises, as equipas de apoio, nomeadamente em matéria de recursos humanos e serviços financeiros); local/locais do projeto; missão e objetivos organizacionais relacionados com a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE;
b)
Informações pormenorizadas sobre a missão, a competência e os projetos da organização de acolhimento; comunidades participantes; contexto operacional, bem como realizações e resultados esperados das tarefas atribuídas ao Voluntário para a Ajuda da UE e avaliação subjacente das necessidades;
c)
Quadro jurídico local de referência aplicável ao Voluntário para a Ajuda da UE;
d)
Sessões de informação obrigatórias sobre a segurança adaptada ao contexto específico, bem como sobre saúde e segurança, em conformidade com os artigos 28.o e 30.o;
e)
Sistema e procedimento de supervisão e de gestão do desempenho, mecanismos de apoio existentes no terreno, incluindo mentoria e outras formas de apoio, em conformidade com os artigos 19.o, 20.o e 21.o;
f)
Informações culturais sobre o país, a região ou a localidade do destacamento, nomeadamente orientações sobre o comportamento adequado;
g)
Processo de debriefing no país, em conformidade com o artigo 23.o.
2. A organização de acolhimento deve garantir que todas as informações prestadas durante o processo de integração são lidas e entendidas pelo Voluntário para a Ajuda da UE e que continuam facilmente acessíveis durante toda a sua participação na iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE.
Artigo 19.o
Supervisão e gestão do desempenho
1. As organizações de envio e de acolhimento elaboram em conjunto um sistema de gestão do desempenho com base nos objetivos de desempenho, nas realizações e resultados esperados, a fim de medir os progressos e a qualidade do trabalho do Voluntário para a Ajuda da UE à luz da atribuição de tarefas.
2. O procedimento de gestão do desempenho define os papéis e responsabilidades respetivos das organizações de envio e de acolhimento na supervisão do Voluntário para a Ajuda da UE.
3. Durante o período de integração, as organizações de envio e de acolhimento definem, juntamente com o Voluntário para a Ajuda da UE, os objetivos de desempenho deste último, concedendo-lhe a oportunidade de se pronunciar comentários sobre os elementos de flexibilidade incluídos na atribuição de tarefas.
4. A organização de acolhimento designa um superior direto que será responsável pela supervisão do Voluntário para a Ajuda da UE, com o qual se reunirá a intervalos razoáveis e práticos.
5. Se for caso disso, em função da duração do destacamento, a organização de envio e o superior direto da organização de acolhimento, juntamente com o Voluntário para a Ajuda da UE, procedem a uma análise intercalar conjunta do desempenho, a fim de avaliar formalmente o processo de integração e os progressos em matéria de objetivos e reajustar os objetivos e a atribuição de tarefas, bem como o plano de aprendizagem e de desenvolvimento.
6. Se as conclusões da análise intercalar indicarem que o Voluntário para a Ajuda da UE apresenta um nível insuficiente em qualquer uma das competências transversais ou específicas, a organização de acolhimento, com o acordo da organização de envio, pode tomar a decisão de pôr termo ao destacamento de forma prematura. Devem poder explicar e justificar, se necessário, essa avaliação e a decisão.
7. A organização de envio e o superior direto da organização de acolhimento, juntamente com o Voluntário para a Ajuda da UE, procedem a uma análise final do desempenho, a fim de avaliar, no fim do destacamento, os resultados alcançados pelo Voluntário para a Ajuda da UE à luz dos objetivos inerentes à atribuição de tarefas e do plano de aprendizagem e de desenvolvimento.
8. Os resultados da análise de desempenho devem ser integrados no plano de aprendizagem e de desenvolvimento do Voluntário para a Ajuda da UE.
9. A organização de envio deve conservar registos da análise do desempenho, em conformidade com as normas de proteção de dados previstas no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014 e confirmar, na base de dados, a conclusão com êxito do destacamento e, se tal não for o caso, o motivo do insucesso.
Artigo 20.o
Apoio permanente por parte das organizações de envio
1. Antes do destacamento, a organização de envio designa uma pessoa de contacto que estará disponível durante todo o período de duração do destacamento e que manterá contactos regulares com o Voluntário para a Ajuda da UE a fim de:
a)
Apoiar a instalação e a transição do Voluntário para a Ajuda da UE;
b)
Dar o necessário apoio adicional ao Voluntário para a Ajuda da UE e à organização de acolhimento;
c)
Participar nas análises intercalar e final, bem como noutras reuniões, se necessário;
d)
Proporcionar apoio à mediação em caso de desacordo entre a organização de acolhimento e o Voluntário para a Ajuda da UE.
2. Se a pessoa de contacto designada não puder continuar a desempenhar este papel durante o destacamento, deverá ser designado um substituto o mais rapidamente possível, a fim de garantir a continuidade do apoio.
Artigo 21.o
Mentoria
1. A organização de acolhimento designa um ou mais mentores para o Voluntário para a Ajuda da UE a fim de prestar apoio nos seguintes domínios:
a)
Desenvolvimento das capacidades profissionais e melhoria do desempenho e dos conhecimentos;
b)
Adaptação e integração cultural;
c)
Orientação relacionada com a realização das tarefas atribuídas;
d)
Gestão das questões psicossociais.
2. O(s) mentor(es) designado(s) deve(m) ter acesso ao plano de aprendizagem e de desenvolvimento e à atribuição de tarefas do Voluntário para a Ajuda da UE e basear o seu apoio nesses elementos. Reúne(m)-se regularmente com o Voluntário para a Ajuda da UE para analisar os progressos por este realizados e ajudar a resolver quaisquer questões pessoais ou relacionadas com o destacamento.
3. A mentoria deve ter em conta as realidades locais e, sempre que possível, ser igualmente adaptada aos voluntários locais.
4. A organização de envio deve facilitar as ações de mentoria, colaborando com a organização de acolhimento a fim de prestar apoio analítico, apoio à formação e outras formas de apoio ao reforço das capacidades, bem como identificando, no âmbito das suas estruturas e redes, pessoas designadas que possuam competências adequadas e complementares nos casos em que as competências locais não sejam suficientes.
5. Se for caso disso, pode ser considerada a hipótese de mentoria à distância, nomeadamente recorrendo à rede da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE.
Artigo 22.o
Condições de trabalho
1. Todos os Voluntários para a Ajuda da UE devem dispor de condições de trabalho adequadas que lhes permitam apresentar bons resultados durante os destacamentos e que garantam o seu bem-estar, motivação, saúde e segurança. Essas condições devem estar em conformidade com as disposições pertinentes da Diretiva 89/391/CE (3) e da Diretiva 2003/88/CE (4).
2. As organizações de envio e de acolhimento devem trabalhar em conjunto para definir condições de trabalho adequadas com base nos contextos operacionais locais e nacionais.
3. A organização de acolhimento deve facultar as informações necessárias e propor condições de trabalho cuja aptidão e adequação deve ser avaliada pela organização de envio, a fim de garantir a coerência com o seu dever de diligência e as suas políticas e práticas gerais.
4. As organizações de envio e de acolhimento devem garantir, em conjunto, que os riscos para a segurança e a saúde são evitados, geridos e atenuados, e que as condições de trabalho propostas respeitam os procedimentos em matéria de proteção, saúde e segurança referidos nos artigos 28.o, 29.o e 30.o e estão em conformidade com os requisitos em matéria de horário de trabalho, férias, períodos mínimos de descanso diário e semanal e espaço de trabalho referidos no anexo I, ponto 3.
Artigo 23.o
Fim do destacamento e apoio após o destacamento
1. As organizações de envio e de acolhimento decidirão conjuntamente sobre o conteúdo e o processo de prestação de informações que deve ser previsto para todos os Voluntários para a Ajuda da UE, incluindo os que regressam prematuramente.
2. A organização de acolhimento providencia ao Voluntário para a Ajuda da UE reuniões de debriefing individuais ou em grupo, incluindo a análise final do desempenho referida no artigo 19.o, n.o 7, e, se for caso disso, a transmissão do projeto à equipa e aos homólogos que continuarão as atividades realizadas pelo Voluntário para a Ajuda da UE com vista a assegurar a sustentabilidade e a continuidade.
3. A organização de envio deve providenciar ao Voluntário para a Ajuda da UE que regressa do destacamento reuniões de debriefing individuais ou em grupo e reuniões de debriefing operacionais ou relativas a um projeto, com base no feedback da organização de acolhimento e na finalização do plano de aprendizagem e de desenvolvimento.
4. A organização de envio deve facilitar a organização de um exame médico após o regresso do Voluntário para a Ajuda da UE do destacamento e propor uma ou várias sessões de debriefing psicossocial e de aconselhamento, podendo o Voluntário para a Ajuda da UE participar de forma voluntária.
5. As organizações de envio e de acolhimento devem orientar o Voluntário para a Ajuda da UE para as oportunidades de continuar envolvido em questões relacionadas com a ajuda humanitária e a cidadania europeia ativa, nomeadamente através da promoção da rede da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE e da participação nessa rede.
6. A organização de envio convida os Voluntários para a Ajuda da UE de regresso de um destacamento a darem um feedback construtivo sobre a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE e explica-lhes de que forma a sua contribuição pode ajudar futuros destacamentos.
CAPÍTULO 6
DISPOSIÇÕES EM MATÉRIA DE SEGURO E CONDIÇÕES DE VIDA
Artigo 24.o
Cobertura de seguro
1. Todos os Voluntários para a Ajuda da UE devem estar cobertos por um seguro completo, especificamente concebido para os proteger durante todo o período do destacamento em países terceiros, bem como nos períodos que antecedem e se seguem à missão.
2. A cobertura de seguro deve ser universal e válida 24 horas por dia. Deve ter início no dia em que o Voluntário para a Ajuda da UE sai do seu domicílio para o país terceiro do destacamento e vigorar até ao dia em que o Voluntário para a Ajuda da UE sai do país terceiro de destacamento e regressa ao seu domicílio («primeiro período de seguro»).
3. Se a cobertura de seguro for superior a 12 semanas, deve ser prorrogada por um novo período de 8 semanas no país de origem do segurado a fim de cobrir o tratamento médico de acompanhamento em caso de doenças ou lesões ocorridas durante o primeiro período de cobertura.
4. A cobertura aplica-se a todas as atividades relacionadas com a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE, bem como às atividades privadas dos Voluntários para a Ajuda da UE durante o primeiro período de seguro.
5. Todos os Voluntários para a Ajuda da UE estão cobertos a 100 % (cobertura total) nos seguintes domínios:
a)
Cuidados médicos e dentários;
b)
Gravidez e parto;
c)
Acidentes;
d)
Repatriação;
e)
Seguro de vida:
f)
Deficiência ou incapacidade permanente ou temporária;
g)
Responsabilidade civil;
h)
Perda ou roubo de documentos, bilhetes de viagem e objetos pessoais;
i)
Assistência complementar.
6. A fim de garantir a igualdade de tratamento e a cobertura de todos os Voluntários para a Ajuda da UE, a Comissão pode celebrar um contrato com um ou mais prestadores de seguros através de um procedimento de adjudicação de contratos.
Artigo 25.o
Ajudas de custo e subsídio de reinstalação
1. A organização de envio toma a cargo as ajudas de custo dos Voluntários para a Ajuda da UE enquanto pessoas não assalariadas, através de pagamentos de montante fixo que devem ser pagos em tempo útil e a intervalos regulares.
2. As ajudas de custo de montante fixo são calculadas com base num cabaz de consumo que cobre as despesas correntes do Voluntário para a Ajuda da UE com as seguintes rubricas:
a)
Géneros alimentícios;
b)
Produtos de higiene e de uso doméstico;
c)
Vestuário;
d)
Transporte local e dentro do país;
e)
Despesas diversas consideradas necessárias para garantir um nível adequado de vida e participação na sociedade local (pode ser adicionado um montante máximo de 20 % do montante total das rubricas enumeradas nas alíneas a) a d) a fim de incluir outros custos, tais como atividades de lazer, despesas de cabeleireiro, jornais e artigos de papelaria);
f)
Montante para imprevistos para os voluntários para a ajuda da UE que residem em zonas com índices acima da média do país (máximo de 10 % para as rubricas enumeradas nas alíneas a) a d)).
3. As despesas de alojamento não fazem parte das ajudas de custo de montante fixo.
4. A Comissão publica as informações sobre ajudas de custo de montante fixo nos países de destacamento com base nos índices nacionais. As necessidades especiais relacionadas com uma deficiência ou outras circunstâncias excecionais devidamente justificadas podem ser reembolsadas para além das ajudas de custo.
5. Os Voluntários para a Ajuda da UE são informados atempadamente de eventuais alterações dos índices e dos montantes das ajudas de custo que os afetem durante um destacamento, em especial nos países com elevadas taxas de inflação ou de deflação.
6. Após a conclusão com êxito do destacamento, a organização de envio deverá proporcionar aos Voluntários para a Ajuda da UE de retorno do destacamento um subsídio de reinstalação regularmente indexado de 100 euros por mês, em função da duração do respetivo destacamento.
Artigo 26.o
Alojamento
1. A organização de envio deve assegurar-se de que a organização de acolhimento dispõe de alojamento adequado para o Voluntário para a Ajuda da UE a um custo razoável no contexto local.
2. As organizações de envio e de acolhimento devem garantir, em conjunto, que os riscos para a segurança e a saúde são evitados, geridos e atenuados, e que o alojamento proposto está em conformidade com os procedimentos em matéria de proteção, saúde e segurança referidos nos artigos 28.o, 29.o e 30.o e preenche os requisitos referidos no anexo I, ponto 4.
3. Os custos de alojamento, aquecimento e outros custos diretamente relacionados devem ser suportados pela organização de acolhimento, sempre que possível. A organização de acolhimento ocupa-se das relações contratuais com os proprietários e toma todas as medidas necessárias para informar a comunidade de acolhimento e os proprietários sobre a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE.
Artigo 27.o
Despesas de viagem e despesas conexas
1. A organização de envio deve organizar a viagem do Voluntário para a Ajuda da UE e para e a partir do local de destacamento, incluindo em caso de regresso antecipado, devendo também cobrir as despesas de viagem.
2. A pedido do Voluntário para a Ajuda da UE, a organização de envio organiza e suporta os custos de uma viagem de regresso adicional nos seguintes casos:
a)
Férias no país de origem dos Voluntários para a Ajuda da UE cujo período de destacamento seja superior a 18 meses;
b)
Licença parental de Voluntários para a Ajuda da UE que tenham a seu cargo um ou mais filhos com menos de 12 anos de idade, no caso de o período de destacamento ser superior a 6 meses;
c)
Licença especial em caso de funeral ou de doença grave, comprovada por atestado médico, de um ascendente ou descendente em linha direta, do cônjuge ou do parceiro registado, de um irmão ou de uma irmã.
3. As despesas de viagem podem ser calculadas com base nos custos reais de uma viagem em classe económica ou em segunda classe ou reembolsadas sob a forma de montantes fixos, com base num método razoável para o cálculo da distância.
4. A organização de envio faculta informações e presta apoio logístico para obtenção do visto do Voluntário para a Ajuda da UE e a organização de acolhimento presta apoio no processo de emissão do visto, se necessário. A organização de envio deve cobrir as despesas relativas à obtenção do visto, incluindo as despesas de viagem necessárias.
CAPÍTULO 7
PROCEDIMENTOS PARA ASSEGURAR O DEVER DE DILIGÊNCIA, A PROTEÇÃO E A SEGURANÇA
Artigo 28.o
Gestão da segurança e avaliação de riscos
1. A organização de envio deve dispor de uma política de segurança e de procedimentos de avaliação de riscos que devem ser adequados e aplicáveis aos Voluntários para a Ajuda da UE e, se necessário, adaptados.
2. Com base na política de segurança da organização de envio, as organizações de envio e de acolhimento devem elaborar em conjunto um plano de gestão da segurança e de evacuação para as ações ao abrigo da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE. Este plano deve, no mínimo, respeitar os requisitos estabelecidos no anexo I, ponto 5.
3. As organizações de envio e de acolhimento devem preparar em conjunto uma avaliação escrita dos riscos em matéria de segurança, de viagens e de saúde no país de destacamento. Esta avaliação deve, no mínimo, respeitar os requisitos estabelecidos no anexo I, ponto 6.
4. A avaliação dos riscos referida no n.o 3 deve ser revista e atualizada com a frequência que o contexto exige e, no mínimo, antes do destacamento do Voluntário para a Ajuda da UE. Se a avaliação dos riscos levar a concluir que o destacamento terá lugar numa zona que é palco de um conflito armado, internacional ou não, ou onde existe ameaça de conflito, o destacamento não deverá concretizar-se ou deverá ser cancelado se já tiver sido selecionado um Voluntário para a Ajuda da UE.
5. Os requisitos relacionados com a sensibilização para a segurança e com o comportamento a adotar em matéria de gestão de riscos e de segurança devem ser integrados na descrição das tarefas e no processo de seleção.
6. A organização de envio informa as autoridades nacionais competentes dos Estados-Membros e dos outros países participantes, em conformidade com o artigo 23.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014, antes de um dos seus cidadãos ser destacado como Voluntário para a Ajuda da UE. Antes do destacamento, a organização de envio que destaca Voluntários para a Ajuda da UE que não são cidadãos da União deve verificar as regras em matéria de proteção consular prestada pelo país de que o voluntário é nacional ou por outro país.
7. As organizações de envio e de acolhimento devem garantir que o Voluntário para a Ajuda da UE tem acesso a todas as informações sobre segurança e procedimentos de segurança e proteção e as compreende. Durante o período de integração deve ser realizada uma sessão de informação sobre segurança no contexto específico antes da partida e uma outra sessão no prazo de 24 horas após a chegada ao país de destacamento. Essa informação deve incluir os resultados da avaliação dos riscos, o plano de evacuação e de gestão da segurança, incluindo a comunicação de incidentes em matéria de segurança, os procedimentos de evacuação e de repatriamento, a cadeia de comunicação, a pessoa ou as pessoas de contacto para a gestão de crises, bem como informações sobre as embaixadas, polícia, bombeiros e hospitais.
8. A organização de envio deve certificar-se de que o Voluntário para a Ajuda da UE está coberto, no mínimo, pelo seguro previsto no artigo 24.o.
9. Para além da formação de segurança obrigatória no contexto do programa de formação, a organização de envio deverá proporcionar aos Voluntários para a Ajuda da UE qualquer outra formação pertinente em matéria de segurança prestada ao seu próprio pessoal internacional.
10. Ao assinar o contrato referido no artigo 16.o, n.o 2, o Voluntário para a Ajuda da UE reconhece conhecer e compromete-se a cumprir os procedimentos em matéria de gestão da segurança, incluindo o dever de se manter informado e atualizado sobre a situação de segurança, a sua responsabilidade pessoal quanto à gestão da sua própria segurança, da segurança de terceiros e da organização, e a obrigação de se abster de assumir comportamentos de risco. As organizações de envio e de acolhimento devem advertir os Voluntários para a Ajuda da UE das consequências de eventuais infrações aos procedimentos de segurança, nomeadamente aos que tenham como consequência o fim prematuro forçado do destacamento.
11. A organização de envio deve recomendar aos Voluntários para a Ajuda da UE que se registem junto da embaixada ou consulado da sua nacionalidade à chegada ao país do destacamento e informá-los sobre a possibilidade de pedir assistência consular. Se o país da nacionalidade do Voluntário para a Ajuda da UE não tiver representação consular no país de destacamento, a organização de envio deve recomendar aos Voluntários para a Ajuda da UE que são cidadãos da União que se registem num consulado ou embaixada de outro Estado-Membro e informá-los sobre a possibilidade de pedir assistência consular.
12. Com base em informações atualizadas da organização de acolhimento, as organizações de envio e de acolhimento devem atualizar regularmente o plano de evacuação de forma a assegurar que continua adaptado ao contexto operacional em todas as circunstâncias. O resultado da avaliação de riscos determina a frequência de revisão desse plano, devendo a organização de acolhimento utilizar os dados anteriores e as atualizações para adaptar, se necessário. O plano de evacuação deve ser mantido num local a que o Voluntário para a Ajuda da UE tenha fácil acesso.
13. A organização de acolhimento deve assegurar que o Voluntário para a Ajuda da UE é informado de eventuais alterações do ambiente operacional e da consequente alteração dos procedimentos e protocolos de segurança.
14. A organização de acolhimento deve ter conhecimento da localização do Voluntário para a Ajuda da UE, bem como do número de contacto para poder contactá-lo em qualquer momento, incluindo quando está de férias.
Artigo 29.o
Procedimentos a seguir em caso de incidente ou de evacuação
1. No caso de um incidente de segurança, o Voluntário para a Ajuda da UE deve ser informado o mais rapidamente possível. Consoante a gravidade do incidente e os procedimentos em vigor nas organizações de envio e de acolhimento, essa informação pode ser comunicada pelo superior direto ou pelo mentor da organização de acolhimento ou ainda pelo responsável de gestão de crises da organização de envio, podendo incluir apoio psicológico por parte de um profissional.
2. Em caso de evacuação, deve ser seguido o plano de evacuação e o Voluntário para a Ajuda da UE deve estar sempre sob proteção, eventualmente segundo os procedimentos em vigor nos consulados ou embaixadas em que o Voluntário para a Ajuda da UE está registado em conformidade com o artigo 28.o, n.o 11.
3. A organização de envio deve entrar em contacto com os Voluntários para a Ajuda da UE, após o seu regresso, e garantir que estes recebem o seguimento adequado, incluindo reuniões de debriefing e apoio psicossocial e médico.
4. A segurança deve fazer parte do quadro de acompanhamento e avaliação das organizações de envio e de acolhimento, devendo os ensinamentos retirados dos incidentes de segurança contribuir para a revisão e a melhoria do projeto.
Artigo 30.o
Saúde e segurança
1. A organização de envio deve ter uma política de saúde e segurança que seja adequada e aplicável aos Voluntários para a Ajuda a UE e, quando for necessário, adaptada, e inclua orientações nos seguintes domínios:
a)
Saúde pessoal, como a saúde física (prevenção de doenças, conselhos sobre a alimentação e o sono, sensibilização para os fenómenos climáticos e geográficos adversos, acesso aos cuidados de saúde);
b)
Saúde mental (aconselhamento sobre a conciliação entre vida profissional e familiar, gestão do stress, mecanismos de adaptação e métodos de relaxação, pontos de contacto para apoio psicossocial).
2. Com base na política de saúde e segurança da organização de envio, as organizações de envio e de acolhimento devem elaborar conjuntamente um pacote completo de políticas e orientações em matéria de segurança e de saúde a fim de cumprir o seu dever de diligência e garantir o bem-estar físico e emocional dos Voluntários para a Ajuda da UE.
3. No âmbito da avaliação dos riscos a que se refere o artigo 28.o, n.o 3, e antes de definir as tarefas a atribuir, as organizações de envio e de acolhimento devem avaliar conjuntamente se o destacamento oferece condições de trabalho e de vida seguras ao Voluntário para a Ajuda da UE com base nos indicadores referidos no anexo I, ponto 7.
4. A organização de envio deve assegurar-se de que o Voluntário para a Ajuda da UE está coberto, no mínimo, por um seguro de saúde e de viagem completo em conformidade com o artigo 24.o.
5. Durante o período de integração, a organização de envio informa o Voluntário para a Ajuda da UE das políticas e orientações em matéria de saúde e segurança referidas nos n.os 1 e 2, nomeadamente no que respeita a doenças, primeiros socorros, manutenção de todos os locais, manutenção de veículos e equipamentos, estações de trabalho, equilíbrio entre vida profissional e vida familiar, incidentes de saúde e segurança, bem como ao procedimento para evacuação médica.
6. A organização de envio deve assegurar-se de que o Voluntário para a Ajuda da UE efetua um exame médico aprofundado antes da partida, fornecendo os medicamentos e vacinas recomendados para prevenir os riscos no país de destacamento, bem como equipamento como estojos de primeiros socorros e antimosquitos, se necessário.
7. A organização de acolhimento deve garantir que o dever de diligência é integrado na gestão diária do voluntário e, durante o período de integração, deve facultar ao Voluntário para a Ajuda da UE:
a)
Informações atualizadas sobre os recursos locais em matéria de saúde e segurança, tais como os contactos de médicos, hospitais e serviços paramédicos;
b)
Orientações sobre normas e costumes locais, enquanto parte das informações sobre o país, com o objetivo de reduzir os riscos em matéria de segurança e facilitar a integração.
8. A organização de envio deve facilitar a organização de um exame médico pós-destacamento aquando do regresso do Voluntário para a Ajuda da UE e propor sessões de debriefing psicossocial ou de aconselhamento no âmbito do processo de debriefing. As organizações de envio e de acolhimento devem promover a rede da iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE enquanto mecanismo de apoio alternativo antes, durante e depois do destacamento.
CAPÍTULO 8
PROCEDIMENTOS DE ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO INDIVIDUAL DOS VOLUNTÁRIOS PARA A AJUDA DA UE.
Artigo 31.o
Acompanhamento e avaliação do desempenho individual dos Voluntários para a Ajuda da UE.
1. Com base no procedimento de supervisão e de gestão do desempenho referido no artigo 19.o, as organizações de envio e de acolhimento devem acompanhar e avaliar o desempenho individual dos Voluntários para a Ajuda da UE, medindo os progressos, as realizações e os resultados alcançados em função da atribuição de tarefas e dos objetivos correspondentes.
2. O acompanhamento e avaliação do desempenho individual dos Voluntários para a Ajuda da UE deve ser um processo contínuo ao longo de todo o período de destacamento, com análises específicas, no mínimo, nas seguintes fases:
a)
No final do estágio de aprendizagem referido no artigo 14.o, se for caso disso;
b)
No decurso da última análise do desempenho referida no artigo 19.o e caso se considere adequado realizar uma análise intercalar;
c)
Durante a reunião referida no artigo 23.o.
3. As organizações de envio e de acolhimento devem apresentar dados que demonstrem em que medida o desempenho individual do Voluntário para a Ajuda da UE contribui, a nível das realizações e do impacto, para os objetivos do projeto e para a iniciativa em geral, tendo em conta os indicadores referidos no artigo 7.o do Regulamento (UE) n.o 375/2014. Os dados devem incluir registos da qualidade das realizações e resultados do trabalho do Voluntário para a Ajuda da UE, os quais serão tornados anónimos e disponibilizados para efeitos de avaliação. Estes dados serão tratados em conformidade com as normas de proteção de dados previstas no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014.
4. As organizações de envio devem proporcionar apoio para o reforço das capacidades das organizações de acolhimento em matéria de medição de progressos, realizações e resultados à luz da atribuição de tarefas e dos objetivos do Voluntário para a Ajuda da UE.
CAPÍTULO 9
MECANISMO DE CERTIFICAÇÃO PARA AS ORGANIZAÇÕES DE ENVIO E DE ACOLHIMENTO
Artigo 32.o
Mecanismo de certificação para as organizações de acolhimento
1. As organizações de acolhimento que pretendam obter certificação devem facultar uma autoavaliação objetiva e fiável, em conformidade com os requisitos estabelecidos no anexo III, ponto 1, em que avaliem as respetivas políticas e práticas à luz dos requisitos das normas e procedimentos relativos aos candidatos a voluntários e aos Voluntários para a Ajuda da UE previstos no presente regulamento e no regulamento delegado da Comissão a adotar com base no disposto no artigo 9.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 375/2014.
2. Na autoavaliação, a organização de acolhimento deve indicar todas as lacunas e aspetos a melhorar que poderão requerer um reforço das capacidades a fim de alcançar o nível de conformidade exigido.
3. A organização de acolhimento deve apresentar, juntamente com a autoavaliação, três referências em conformidade com os requisitos estabelecidos no anexo III, ponto 1, a fim de facultar informações completas sobre todos os requisitos das normas e procedimentos relativos aos candidatos a voluntários e aos Voluntários para a Ajuda da UE. As referências devem provir de, pelo menos, dois dos seguintes grupos de partes interessadas:
a)
Uma organização de envio ou uma organização de acolhimento certificada, com a qual a organização de acolhimento requerente já criou, ou pretende criar, uma parceria para a participação na iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE;
b)
Um parceiro da ajuda humanitária da Comissão, que com ela tenha concluído um acordo-quadro (parceria) em vigor e com o qual a organização de acolhimento requerente tenha trabalhado com êxito num projeto de ajuda humanitária;
c)
Uma organização internacional competente ou uma associação sem fins lucrativos ou um organismo de direito público de natureza civil com o qual a organização de acolhimento requerente tenha trabalhado com êxito num projeto de ajuda humanitária;
d)
Uma organização de acreditação ou de auditoria que tenha certificado a organização de acolhimento requerente em domínios pertinentes relacionados com a iniciativa Voluntários para a Ajuda da UE, devendo neste caso ser igualmente apresentados os necessários documentos de acreditação ou de auditoria.
4. Uma vez completada, a autoavaliação deve ser assinada pela pessoa habilitada a representar e vincular juridicamente a organização de acolhimento e transmitida à Comissão, juntamente com as referências mencionadas no n.o 3.
5. Com base na autoavaliação e nas referências, a Comissão avalia o pedido e pode tomar uma das seguintes decisões:
a)
Conceder a certificação nos casos em que a organização de acolhimento requerente respeita plenamente os requisitos das normas e procedimentos;
b)
Não conceder a certificação nos casos em que a organização de acolhimento requerente não respeita plenamente os requisitos das normas e procedimentos.
6. No prazo de seis meses após a receção do pedido, a Comissão deve informar a organização de acolhimento requerente do resultado da certificação, especificando igualmente as possibilidades de apoio ao reforço das capacidades, se necessário, com vista a um novo pedido. Caso sejam identificadas necessidades a satisfazer com base numa estratégia de reforço das capacidades a apresentar pela organização de acolhimento requerente, esta organização é elegível e tem prioridade para receber apoio ao reforço das capacidades.
Artigo 33.o
Mecanismo de certificação para as organizações de envio
1. As organizações de envio que pretendam obter certificação devem facultar uma autoavaliação objetiva e fiável, devidamente fundamentada, em conformidade com os requisitos estabelecidos no anexo III, ponto 2, em que avaliem as respetivas políticas e práticas à luz dos requisitos das normas e procedimentos relativos aos candidatos a voluntários e aos Voluntários para a Ajuda da UE.
2. Na autoavaliação devidamente fundamentada, a organização de envio deve indicar todas as lacunas e aspetos a melhorar que poderão necessitar de assistência técnica com vista a alcançar o nível de conformidade exigido. Deve igualmente apresentar provas representativas, bem como meios que o permitam verificar, de que as políticas e práticas referidas em cada um dos requisitos das normas e procedimentos são aplicadas, nomeadamente no que se refere aos voluntários.
3. Uma vez completada, a autoavaliação deve ser assinada pela pessoa habilitada a representar e vincular juridicamente a organização de envio e transmitida à Comissão, juntamente com os documentos justificativos mencionados no n.o 2.
4. Com base nessa autoavaliação e nos documentos justificativos apresentados, a Comissão avalia o pedido e pode tomar uma das seguintes decisões:
a)
Conceder a certificação nos casos em que a organização de envio requerente respeita plenamente os requisitos das normas e procedimentos;
b)
Não conceder a certificação nos casos em que a organização de envio requerente não respeita plenamente os requisitos das normas e procedimentos.
5. No prazo de seis meses após a receção do pedido, a Comissão deve informar a organização de envio requerente do resultado da certificação, especificando igualmente as possibilidades de assistência técnica, se necessário, com vista a um novo pedido. Caso sejam identificadas necessidades a satisfazer com base numa estratégia de assistência técnica a apresentar pela organização de envio, esta organização é elegível e tem prioridade para receber assistência técnica.
Artigo 34.o
Vias de recurso
1. Se a Comissão não conceder a certificação e rejeitar o pedido, deve indicar na sua decisão que a organização requerente só pode apresentar um novo pedido após um período de doze meses, a contar da data em que recebeu a decisão de rejeição. A decisão deve igualmente especificar as vias de recurso disponíveis contra a decisão.
2. Nos termos dos artigos 256.o e 263.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE), o Tribunal Geral é competente para fiscalizar a legalidade dos atos da Comissão Europeia destinados a produzir efeitos legais em relação a terceiros. De igual modo, em conformidade com os artigos 256.o, 268.o e 340.o do TFUE, o Tribunal Geral da UE é competente para conhecer dos litígios relativos à reparação dos danos causados pela Comissão Europeia em matéria de responsabilidade não contratual.
Artigo 35.o
Viabilidade financeira e capacidade organizacional das organizações
A avaliação da viabilidade financeira e da capacidade organizacional das organizações de envio e de acolhimento certificadas não se enquadra no âmbito do procedimento de certificação. Dado constituir uma condição prévia para beneficiar de assistência financeira da União, a viabilidade e a capacidade serão avaliadas na fase da apresentação dos pedidos na sequência de um convite à apresentação de propostas.
Artigo 36.o
Validade da certificação e controlos regulares
1. As organizações de envio e de acolhimento certificadas devem ser objeto de nova certificação três anos após a receção da decisão da Comissão que lhes concede a certificação ou a qualquer momento em caso de alterações substanciais das normas ou procedimentos relativos aos elementos em causa.
2. Durante o período de validade da certificação, pode ser solicitado às organizações de envio e de acolhimento certificadas, quando necessário, que se submetam a controlos regulares a realizar pela Comissão.
3. As organizações de envio e de acolhimento certificadas devem informar imediatamente a Comissão de qualquer alteração da sua situação jurídica, financeira, técnica ou organizacional que possa pôr em causa a sua conformidade com as normas e procedimentos ou criar conflitos de interesses. Devem também informar a Comissão de quaisquer alterações do seu nome, endereço ou representante legal.
Artigo 37.o
Suspensão e revogação da certificação
1. Com base nas informações obtidas junto das organizações de envio e de acolhimento certificadas, nomeadamente aquando dos controlos regulares referidos no artigo 36.o, n.o 2, ou em informações obtidas através de qualquer outro meio, a Comissão pode considerar que a organização de envio ou de acolhimento certificada deixou de cumprir uma ou mais normas ou procedimentos. Em tais casos, a Comissão pode tomar as medidas adequadas, incluindo a suspensão ou a revogação da certificação, em conformidade com o procedimento previsto no anexo III, ponto 3.
2. As organizações de envio e de acolhimento cuja certificação seja suspensa ou revogada não podem enviar ou acolher Voluntários para a Ajuda da UE a contar da data da suspensão ou da revogação e não são elegíveis para receber assistência financeira da União para esse efeito.
3. À luz dos motivos da suspensão ou da revogação da certificação, em especial a segurança e a proteção dos Voluntários para a Ajuda da UE, a Comissão pode solicitar o repatriamento dos Voluntários para a Ajuda da UE destacados no momento da suspensão ou da revogação.
4. As organizações de envio e de acolhimento não terão direito a reclamar uma indemnização em caso de suspensão ou revogação da certificação.
Artigo 38.o
Responsabilidade por danos
A Comissão não é responsável por quaisquer perdas ou danos causados ou sofridos pela organização de envio ou de acolhimento, ou por terceiros, em consequência do estatuto certificado da organização de envio ou de acolhimento.
CAPÍTULO 10
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 39.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no terceiro dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 20 de novembro de 2014.