ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 1271/2013 DA COMISSÃO
de 30 de setembro de 2013
que institui o regulamento financeiro quadro dos organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (1), nomeadamente o artigo 208.o,
Considerando o seguinte:
(1)
O Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão (2), que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos criados pelas Comunidades, teve por base o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho (3). O Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 foi substituído pelo Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012. Por conseguinte, é necessário rever o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão. Por razões de clareza, é necessário substituir o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002.
(2)
É necessário ter em conta a declaração conjunta do Parlamento Europeu, do Conselho da UE e da Comissão Europeia sobre as agências descentralizadas, de 19 de julho de 2012.
(3)
Certas disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 devem ser revistas, a fim de ter em conta a experiência adquirida na sua aplicação.
(4)
O presente regulamento deve estabelecer os grandes princípios e regras de base aplicáveis aos organismos criados ao abrigo do TFUE e do Tratado Euratom (a seguir denominados «organismos da União») que recebam contribuições a cargo do orçamento, sem prejuízo do respetivo ato constitutivo. Os organismos da União adotarão as suas próprias regras financeiras com base no presente regulamento, não podendo afastar-se do aí previsto, exceto se as suas necessidades específicas o impuserem e se obtiverem o acordo prévio da Comissão.
(5)
No entanto, por uma questão de coerência, embora o presente regulamento não se lhes aplique, os organismos da União integralmente autofinanciados devem adotar regras semelhantes, sempre que seja adequado. De acordo com a declaração conjunta do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão de 19 de julho de 2012, estes organismos devem apresentar a estas três instituições um relatório anual sobre a execução do seu orçamento e ter devidamente em conta os seus pedidos e recomendações.
(6)
Os organismos da União devem estabelecer e executar o seu orçamento em conformidade com os cinco princípios fundamentais do direito orçamental (unicidade, verdade, universalidade, especificação e anualidade), bem como os princípios do equilíbrio, unidade de conta, boa gestão financeira e transparência.
(7)
Deve sublinhar-se que a contribuição da União se reveste de uma natureza de «contribuição de equilíbrio». A parte do resultado orçamental positivo do organismo da União que exceda o montante da contribuição da União paga durante esse exercício deve ser devolvida ao orçamento da União.
(8)
Quando o ato constitutivo preveja que, para além da contribuição da União, as receitas incluem taxas e imposições e que estas receitas são afetadas a determinadas rubricas de despesa, os organismos da União devem poder fazer transitar o saldo para o exercício seguinte sob a forma de receitas afetadas.
(9)
É necessário garantir que as taxas são fixadas a um nível adequado, destinado a cobrir os custos do fornecimento dos serviços, evitando excedentes significativos.
(10)
A delegação de tarefas de execução orçamental em organismos da União deve continuar a ser devidamente justificada pelas características dessas tarefas e as competências específicas do organismo da União, assegurando simultaneamente uma boa gestão financeira e uma relação custo/eficácia. As tarefas delegadas devem ser compatíveis com o ato constitutivo.
(11)
Os organismos da União devem ser autorizados a beneficiar de subvenções ad hoc apenas se tal for expressamente previsto nos atos de base relevantes e permitido pelo ato constitutivo.
(12)
Nos termos do artigo 50.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o organismo da União tem de participar numa aferição comparativa em relação a outros organismos ou instituições da União.
(13)
É necessário estabelecer regras sobre o plano de ação para dar seguimento às conclusões das avaliações globais periódicas, a fim de assegurar a sua aplicação eficaz.
(14)
A fim de assegurar a coerência da programação, o organismo da União deve elaborar um documento de programação anual e plurianual, tendo em conta as orientações da Comissão.
(15)
O organismo da União deve alinhar o seu calendário de programação anual e plurianual com o processo orçamental, para garantir a sua eficiência e a coerência entre todos os documentos de programação.
(16)
É necessário clarificar a atual arquitetura das funções de auditoria interna e de controlo interno, racionalizando os requisitos de apresentação de relatórios. A função de auditoria interna do organismo da União deve ser assegurada pelo Auditor Interno da Comissão, que deve realizar auditorias quando tal se justifique em função dos riscos envolvidos. É necessário prever regras em matéria de estabelecimento e funcionamento das estruturas de auditoria interna.
(17)
As obrigações de apresentação de relatórios devem ser racionalizadas. Os organismos da União devem apresentar um relatório anual de atividades consolidado que inclua informações exaustivas sobre a execução do seu programa de trabalho, o orçamento, a política de recursos humanos e os sistemas de gestão e de controlo interno.
(18)
A fim de melhorar a relação custo/eficácia dos organismos da União, é necessário prever a possibilidade de partilhar serviços ou de os transferir para outro organismo da União ou para a Comissão. Em especial, a relação custo-eficácia pode ser melhorada se for confiada ao contabilista da Comissão a totalidade ou parte das funções do contabilista do organismo da União.
(19)
Em conformidade com o previsto no Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, as autorizações orçamentais que se estendem por vários exercícios só podem ser fracionadas em parcelas anuais se o ato constitutivo ou ato de base assim o previrem, ou caso se refiram a despesas administrativas.
(20)
A fim de alinhar as regras sobre as receitas afetadas com o disposto no Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, é necessário prever normas relativas à diferenciação das receitas afetadas (internas e externas) e à sua transição.
(21)
A fim de alinhar as regras sobre o tratamento dos juros gerados pela contribuição da União a favor do organismo da União com as do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, é necessário prever que não são devidos juros ao orçamento.
(22)
O Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 prevê a possibilidade de, em casos específicos, ser assumido um compromisso jurídico antes da autorização orçamental. Os organismos da União também devem beneficiar desta possibilidade.
(23)
A fim de garantir a coerência entre o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 e o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, não devem ser permitidas disposições específicas relativas aos contratos públicos e às subvenções. A aplicação de um conjunto de regras único garante a simplificação do trabalho do organismo da União e permite a utilização das orientações e modelos elaborados pela Comissão.
(24)
Deve ser introduzida a possibilidade de atribuição de prémios pelo organismo da União, a fim de alinhar as disposições do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
(25)
Para identificar e gerir adequadamente o risco de conflitos de interesses reais ou potenciais, os organismos da União devem adotar regras sobre a prevenção e a gestão dos conflitos de interesses. Essas regras devem ter em conta as orientações elaboradas pela Comissão na sequência da declaração conjunta do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão, de 19 de julho de 2012.
(26)
As disposições em matéria de política imobiliária, incluindo a possibilidade de os organismos da União contraírem empréstimos e as respetivas condições, devem ser alinhadas com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, para assegurar uma aplicação coerente das regras recentemente introduzidas por todos os organismos e instituições da União.
(27)
É necessário prever disposições transitórias para a programação e a apresentação de relatórios, dado que a Comissão deve dispor de tempo para elaborar as orientações adequadas em cooperação com os organismos competentes da União Europeia.
(28)
O presente regulamento deve entrar em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia, a fim de permitir a adoção atempada das regras financeiras revistas dos organismos da União a partir de 1 de janeiro de 2014, assegurando a sua coerência no âmbito do próximo quadro financeiro plurianual,
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
TÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.o
Objeto
O presente regulamento estabelece as regras financeiras essenciais em que os organismos da União se devem basear para adotar as suas próprias regras financeiras. As regras financeiras dos organismos da União não podem divergir do disposto no presente regulamento, exceto se as suas necessidades específicas o impuserem e desde que a Comissão dê o seu consentimento prévio.
Artigo 2.o
Definições
Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:
- «ato constitutivo»: o ato jurídico da União que rege os aspetos essenciais da criação e funcionamento do organismo da União,
- «orçamento do organismo da União»: o instrumento que, para cada exercício financeiro, prevê e autoriza o conjunto das receitas e despesas consideradas necessárias para o organismo da União,
- «organismo da União»: qualquer dos organismos referidos no artigo 208.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012,
- «conselho de administração»: o principal órgão interno do organismo da União com competência para tomar decisões em matéria financeira e orçamental, independentemente da sua designação no ato constitutivo,
- «diretor»: a pessoa responsável pela execução das decisões do conselho de administração e que exerce funções de gestor orçamental relativamente ao orçamento do organismo da União, independentemente da sua designação no ato constitutivo,
- «comissão executiva»: o órgão interno do organismo da União que assiste o conselho de administração e cujas responsabilidades e regras de procedimento estão previstas no ato constitutivo.
Artigo 3.o
Prazos, datas e termos
Salvo disposição em contrário, o Regulamento (CEE, Euratom) n.o 1182/71 do Conselho (4) é aplicável ao cálculo dos prazos previstos no presente regulamento.
Artigo 4.o
Proteção de dados pessoais
O presente regulamento aplica-se sem prejuízo da Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (5) e do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho (6).
Artigo 5.o
Respeito dos princípios orçamentais
A elaboração e a execução do orçamento do organismo da União devem respeitar os princípios da unicidade, da verdade orçamental, da anualidade, do equilíbrio, da unidade de conta, da universalidade, da especificação, da boa gestão financeira, que requer um controlo interno eficaz e eficiente, e da transparência, nas condições definidas no presente regulamento.
TÍTULO II
PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS
CAPÍTULO 1
Princípio da unicidade e da verdade orçamental
Artigo 6.o
Âmbito do orçamento do organismo da União
1. O orçamento do organismo da União inclui:
a)
Receitas próprias, que abrangem todas as taxas ou imposições que o organismo da União esteja autorizado a cobrar em virtude das missões que lhe são confiadas, bem como outras receitas eventuais;
b)
Receitas, que incluem as eventuais contribuições financeiras dos Estados-Membros que acolhem o organismo;
c)
Uma contribuição atribuída pela União;
d)
Receitas afetadas com vista a financiar determinadas rubricas de despesas nos termos do artigo 23.o, n.o 1;
e)
As despesas do organismo da União, incluindo as despesas administrativas.
2. A afetação das receitas das taxas e imposições só terá lugar em casos excecionais e devidamente justificados que estejam previstos no ato constitutivo.
3. Quando um ou vários atos constitutivos previrem que certas tarefas claramente definidas são financiadas separadamente, ou quando o organismo da União executar tarefas que lhe sejam confiadas por um acordo de delegação, devem ser criadas contas separadas, quer para as operações de receitas como de despesas. O organismo da União deve identificar claramente cada grupo de funções na sua programação de recursos humanos incluída no documento de programação anual e plurianual a que se refere o artigo 32.o.
Artigo 7.o
Subvenções ad hoc
1. Os organismos da União não podem receber subvenções ad hoc a partir do orçamento, a menos que sejam autorizadas no ato constitutivo e estejam expressamente previstas no ato de base.
2. Sempre que o organismo da União tenha sido autorizado a receber subvenções ad hoc, as tarefas financiadas por estas subvenções devem ser incluídas no programa de trabalho anual referido no artigo 32.o, n.o 3.
Artigo 8.o
Acordos de delegação
1. A Comissão não delega tarefas de execução orçamental no organismo da União, exceto se tal for devidamente justificado pela natureza especial da ação e pelas competências específicas do organismo da União.
2. A escolha do organismo da União deve ter em conta:
a)
A relação custo/eficácia da delegação dessas tarefas;
b)
O impacto na estrutura de governação do organismo e nos seus recursos humanos e financeiros.
3. Sempre que, excecionalmente, a Comissão delegar tarefas no organismo da União:
a)
O artigo 60.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 é aplicável ao organismo da União no que respeita aos fundos afetados a essas tarefas, não sendo aplicáveis os artigos 108.o e 109.o do presente regulamento;
b)
As tarefas delegadas devem ser referidas no programa de trabalho anual do organismo da União a que se refere o artigo 32.o, n.o 3, apenas para efeitos de informação.
4. Sem prejuízo do disposto no n.o 2, o gestor orçamental deve consultar o conselho de administração antes da assinatura do acordo de delegação.
Artigo 9.o
Regras específicas sobre os princípios da unicidade e da verdade orçamental
1. As receitas só podem ser cobradas e as despesas só podem ser efetuadas por imputação a uma rubrica do orçamento do organismo da União.
2. Nenhuma despesa pode ser objeto de autorização, nem de ordem de pagamento, se o montante das dotações aprovadas no orçamento do organismo da União for ultrapassado.
3. Uma dotação só pode ser inscrita no orçamento do organismo da União se corresponder a uma despesa considerada necessária.
4. Os juros gerados pelos pagamentos de pré-financiamentos a partir do orçamento do organismo da União não são devidos ao organismo da União.
CAPÍTULO 2
Princípio da anualidade
Artigo 10.o
Definição
As dotações inscritas no orçamento do organismo da União são aprovadas para um exercício orçamental, que começa em 1 de janeiro e termina em 31 de dezembro.
Artigo 11.o
Tipos de dotações
1. O orçamento do organismo da União contém dotações não diferenciadas e, sempre que justificado por necessidades operacionais, dotações diferenciadas. As dotações diferenciadas consistem em dotações de autorização e dotações de pagamento.
2. As dotações de autorização cobrem o custo total dos compromissos jurídicos assumidos durante o exercício.
3. As dotações de pagamento cobrem os pagamentos decorrentes da execução dos compromissos jurídicos assumidos durante o exercício ou durante os exercícios precedentes.
Artigo 12.o
Regras contabilísticas aplicáveis às receitas e às dotações
1. As receitas do organismo da União referidas no artigo 6.o são inscritas nas contas do exercício financeiro com base nos montantes recebidos no decurso desse exercício.
2. As receitas do organismo da União dão origem a dotações de pagamento do mesmo montante.
3. As dotações autorizadas para um exercício só podem ser utilizadas para cobrir as despesas autorizadas e pagas no decurso desse exercício e para cobrir os montantes devidos por força de autorizações concedidas em exercícios anteriores.
4. As autorizações são contabilizadas com base nos compromissos jurídicos assumidos até 31 de dezembro.
5. Os pagamentos são imputados a um exercício com base nos pagamentos efetuados pelo contabilista até 31 de dezembro desse ano.
Artigo 13.o
Autorização de dotações
As dotações inscritas no orçamento de um organismo da União podem ser autorizadas, com efeitos a partir de 1 de janeiro, a partir do momento em que o respetivo orçamento esteja definitivamente aprovado.
Artigo 14.o
Anulação e transição de dotações
1. As dotações não utilizadas até ao final do exercício para o qual foram inscritas são anuladas. Todavia, podem ser objeto de transição, mas exclusivamente para o exercício seguinte, por decisão tomada até 15 de fevereiro pelo conselho de administração ou, quando o ato constitutivo o permita, pela comissão executiva, nos termos dos n.os 3 e 4, ou ser objeto de transição automática nos termos do n.o 5.
2. As dotações relativas às despesas com o pessoal não podem transitar para o exercício seguinte.
3. No que se refere às dotações de autorização diferenciadas e às dotações não diferenciadas que, à data do encerramento do exercício, não tenham sido autorizadas, a transição pode incidir sobre:
a)
Os montantes correspondentes às dotações de autorização;
b)
Os montantes correspondentes às dotações não diferenciadas referentes a projetos imobiliários relativamente aos quais se encontre concluída em 31 de dezembro a maior parte das etapas preparatórias do procedimento de autorização. A fase preparatória do procedimento de autorização deve ser especificada nas normas de execução do regulamento financeiro de cada organismo da União.
Tais montantes podem ser objeto de autorização até 31 de março do ano seguinte, ou até 31 de dezembro do ano seguinte no caso de montantes relativos a projetos imobiliários.
4. No que se refere às dotações de pagamento, a transição pode incidir sobre os montantes necessários para cobrir autorizações existentes ou ligadas a dotações de autorização transitadas, caso as dotações de pagamento previstas nas rubricas orçamentais relevantes do exercício seguinte não sejam suficientes para cobrir as necessidades.
O organismo da União em causa utiliza prioritariamente as dotações aprovadas para o exercício em curso e só recorre às dotações transitadas após esgotamento das primeiras.
5. As dotações não diferenciadas que correspondam a obrigações contraídas regularmente à data de encerramento do exercício são objeto de transição automática, exclusivamente para o exercício seguinte.
6. As dotações transitadas e que, em 31 de março do exercício N+1, não tenham sido objeto de autorização, são automaticamente anuladas e identificadas nas contas.
Artigo 15.o
Regras de transição das receitas afetadas
A transição das receitas afetadas referidas no artigo 23.o e das dotações não utilizadas e disponíveis em 31 de dezembro a título dessas receitas é efetuada de acordo com as seguintes regras:
a)
As receitas afetadas externas transitam automaticamente e são integralmente utilizadas até ao momento em que estiverem realizadas todas as operações relacionadas com o programa ou a ação a que foram afetadas; as receitas afetadas externas recebidas durante o último ano de execução do programa ou da ação podem ser utilizadas no primeiro ano do programa ou ação subsequente;
b)
As receitas afetadas internas transitam apenas por um ano, com exceção das receitas afetadas internas definidas no artigo 23.o, n.o 3, alínea f), que transitam automaticamente.
Até 1 de junho do ano N+1, o mais tardar, o organismo da União informa a Comissão acerca da execução das receitas afetadas transitadas.
Artigo 16.o
Anulação de dotações
As anulações de autorizações em exercícios posteriores ao exercício em que essas dotações foram inscritas no orçamento do organismo da União, na sequência da não execução total ou parcial das ações às quais as dotações foram afetadas, acarretam a anulação das dotações correspondentes.
Artigo 17.o
Autorizações
1. A partir de 15 de outubro de cada ano, as despesas de gestão corrente podem ser objeto de autorizações antecipadas, imputáveis às dotações previstas para o exercício seguinte. No entanto, estas autorizações não podem exceder um quarto das dotações da rubrica orçamental correspondente do exercício em curso aprovadas pelo conselho de administração. Não podem incidir sobre novas despesas cujo tipo ainda não tenha sido aprovado em princípio no último orçamento do organismo da União devidamente aprovado.
2. As despesas que, por força de disposições legais ou contratuais, são pagas antecipadamente, tais como as rendas, podem ser objeto de pagamento a partir de 1 de dezembro, a imputar às dotações previstas para o exercício seguinte. Nesse caso, o limite referido no n.o 1 não é aplicável.
Artigo 18.o
Regras aplicáveis em caso de atraso na aprovação do orçamento do organismo da União
1. Se o orçamento do organismo da União não tiver sido aprovado definitivamente no início do exercício, aplica-se o disposto nos n.os 2 a 6.
2. Podem ser efetuadas operações de autorização e de pagamento dentro dos limites previstos no n.o 3.
3. As operações de autorização podem ser efetuadas por capítulo, dentro do limite de um quarto do conjunto das dotações aprovadas no capítulo em questão para o exercício anterior, acrescido de um duodécimo por cada mês decorrido.
O limite das dotações previstas no mapa previsional das receitas e despesas não pode ser ultrapassado.
As operações de pagamento podem ser efetuadas mensalmente, por capítulo, dentro do limite de um duodécimo das dotações aprovadas no capítulo em questão para o exercício anterior. No entanto, não podem exceder o duodécimo das dotações previstas no mesmo capítulo do mapa previsional das receitas e despesas.
4. Por dotações aprovadas no capítulo em questão para o exercício anterior, como especificado nos n.os 2 e 3, entendem-se as dotações votadas no orçamento do organismo da União, inclusive através de orçamentos retificativos, após ajustamento efetuado para ter em conta as transferências realizadas durante esse exercício.
5. Se a continuidade da ação do organismo da União e as necessidades de gestão o exigirem, mediante pedido do diretor, o conselho de administração pode autorizar despesas superiores ao duodécimo provisório mas que não excedam o total de quatro duodécimos provisórios, exceto em casos devidamente justificados, tanto para as operações de autorização como para as operações de pagamento, para além dos que ficam automaticamente disponíveis nos termos dos n.os 2 e 3.
Os duodécimos adicionais serão autorizados por inteiro e não podem ser fracionados.
6. Se, para um determinado capítulo, a aprovação de quatro duodécimos provisórios concedida nos termos do n.o 5 não permitir cobrir as despesas necessárias para evitar uma rutura da continuidade da ação do organismo da União no domínio abrangido pelo capítulo em causa, pode ser autorizado, a título excecional, que o montante das dotações inscritas no capítulo correspondente do orçamento do organismo da União do exercício anterior seja excedido. O conselho de administração delibera segundo os procedimentos previstos no n.o 5. Contudo, o montante global das dotações inscritas no orçamento do exercício anterior do organismo da União ou no projeto de orçamento do organismo da União proposto não pode ser excedido em caso algum.
CAPÍTULO 3
Princípio do equilíbrio
Artigo 19.o
Definição e âmbito de aplicação
1. O orçamento respeita o equilíbrio entre as receitas e as dotações de pagamento.
2. As dotações de autorização não podem ultrapassar o montante da contribuição da União, majorado das receitas próprias e de outras eventuais receitas referidas no artigo 6.o.
3. Nos organismos cujas receitas são constituídas por taxas e imposições, para além da contribuição da União, as taxas devem ser fixadas a um nível que permita evitar a criação de excedentes significativos. Quando seja recorrente a existência de resultados orçamentais significativamente positivos ou negativos, na aceção do artigo 97.o, o nível das taxas e imposições deve ser revisto.
4. O organismo da União não pode contrair empréstimos no quadro do respetivo orçamento.
5. A contribuição da União para o organismo da União consiste numa contribuição de equilíbrio para o orçamento do organismo da União e pode ser fracionada em vários pagamentos.
6. O organismo da União aplicará uma rigorosa gestão de tesouraria, tendo devidamente em conta as receitas afetadas, a fim de assegurar que os seus saldos de caixa se limitam às necessidades devidamente justificadas. Nos seus pedidos de pagamento, o organismo da União apresenta previsões pormenorizadas e atualizadas das suas necessidades efetivas de tesouraria ao longo do exercício, incluindo informações sobre as receitas afetadas.
Artigo 20.o
Resultado orçamental do exercício
1. Se o resultado da execução orçamental, na aceção do artigo 97.o, for positivo, este é reembolsado à Comissão até ao montante da contribuição paga no decurso do exercício. A parte do resultado orçamental que exceder o montante da contribuição da União nesse exercício será inscrita como receita no orçamento do organismo da União do exercício seguinte.
O primeiro parágrafo é igualmente aplicável quando as receitas do organismo da União forem constituídas por taxas e imposições, para além da contribuição da União.
A diferença entre a contribuição inscrita no orçamento e a efetivamente paga ao organismo da União é anulada.
O organismo da União deve apresentar, o mais tardar até 31 de janeiro do ano N, uma estimativa do resultado orçamental do ano N-1, que será posteriormente devolvido ao orçamento no decurso do ano N, a fim de completar as informações já disponíveis relativas ao resultado orçamental do ano N-2. Estas informações devem ser devidamente tidas em conta pela Comissão na avaliação das necessidades financeiras do organismo da União para o ano N+1.
2. Em casos excecionais, quando o ato constitutivo preveja que as receitas provenientes de taxas e imposições são afetadas a determinadas despesas, o organismo da União pode fazer transitar o saldo das taxas e imposições como receitas afetadas às atividades relacionadas com a prestação dos serviços pelos quais as taxas são devidas.
3. Se o resultado orçamental, na aceção do artigo 97.o, for negativo, será inscrito como dotações de pagamento no orçamento do organismo da União do exercício seguinte ou, quando adequado, será objeto de compensação em relação aos resultados orçamentais positivos do organismo da União nos exercícios financeiros seguintes.
4. As receitas ou dotações para pagamentos são inscritas no orçamento do organismo da União durante o processo orçamental através do procedimento de carta retificativa previsto no artigo 39.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 ou, estando em curso a execução do orçamento do organismo da União, mediante um orçamento retificativo.
CAPÍTULO 4
Princípio da unidade de conta
Artigo 21.o
Utilização do euro
O orçamento do organismo da União é elaborado, executado e objeto de prestação de contas em euros. No entanto, para as necessidades de tesouraria, o contabilista e, no caso de fundos para adiantamentos, os respetivos gestores, são autorizados a efetuar operações noutras moedas, nas condições especificadas na regulamentação financeira de cada organismo da União.
CAPÍTULO 5
Princípio da universalidade
Artigo 22.o
Definição e âmbito de aplicação
Sem prejuízo do artigo 23.o, a totalidade das receitas deve cobrir a totalidade das dotações de pagamento. Sem prejuízo do artigo 25.o, as receitas e as despesas são inscritas sem qualquer compensação entre si.
Artigo 23.o
Receitas afetadas
1. As receitas afetadas externas e internas são utilizadas para financiar despesas específicas.
2. Constituem receitas afetadas externas:
a)
As contribuições financeiras dos Estados-Membros e de países terceiros, incluindo, em ambos os casos, as suas agências públicas, entidades jurídicas e pessoas singulares, destinadas a certas atividades dos organismos da União, na medida em que tal esteja previsto no acordo celebrado entre o organismo da União e os Estados-Membros, países terceiros ou agências públicas, entidades jurídicas e pessoas singulares em causa;
b)
As receitas afetadas a um fim específico, como os rendimentos de fundações, as subvenções, as doações e os legados;
c)
As contribuições financeiras não abrangidas pela alínea a) para atividades dos organismos da União provenientes de países terceiros ou outros organismos não pertencentes à União;
-
receitas provenientes das subvenções ad hoc referidas no artigo 7.o,
-
receitas provenientes dos acordos de delegação referidos no artigo 8.o;
d)
As receitas internas afetadas referidas no n.o 3, na medida em que sejam subsidiárias de outras receitas referidas nas alíneas a) a c) do presente número;
e)
As receitas provenientes de taxas e imposições referidas no artigo 6.o, n.o 2.
3. Constituem receitas afetadas internas:
a)
As receitas provenientes de terceiros em contrapartida de fornecimentos, serviços prestados ou trabalhos efetuados a seu pedido, com exceção das taxas e imposições referidas no artigo 6.o, n.o 1, alínea a);
b)
O produto da venda de veículos, equipamentos, instalações, materiais e aparelhos para fins científicos e técnicos cedidos por ocasião da sua substituição ou abate ao ativo, quando o valor contabilístico estiver inteiramente amortizado;
c)
As receitas provenientes da restituição, nos termos do artigo 62.o, de montantes pagos indevidamente;
d)
As receitas decorrentes do fornecimento de bens, prestação de serviços e trabalhos efetuados para instituições da União ou outros organismos da União;
e)
O montante das indemnizações de seguros recebidas;
f)
As receitas provenientes de indemnizações locativas;
g)
As receitas provenientes da venda de publicações e filmes, inclusive em suporte eletrónico;
h)
As receitas provenientes do reembolso ulterior dos impostos nos termos do artigo 25.o, n.o 3, alínea b).
4. Sem prejuízo do disposto no artigo 23.o, n.o 2, alínea e), o ato constitutivo em questão pode igualmente afetar as receitas nele previstas a despesas específicas. Salvo disposição em contrário no ato constitutivo em questão, essas receitas constituem receitas afetadas internas.
5. Qualquer receita na aceção das alíneas a) a c) do n.o 2 e das alíneas a) e d) do n.o 3, deve cobrir a totalidade das despesas diretas ou indiretas da ação ou do objetivo em causa.
6. O orçamento do organismo da União deve prever rubricas orçamentais para inscrever as receitas afetadas externas e internas e indicar, na medida do possível, o seu montante.
As receitas afetadas podem ser incluídas no mapa previsional das receitas e despesas apenas quanto aos montantes que são certos na data da elaboração dos mapas.
Artigo 24.o
Liberalidades
1. O diretor pode aceitar todas as liberalidades em benefício do organismo da União, tais como as provenientes de fundações, subvenções, doações e legados.
2. A aceitação de liberalidades suscetíveis de implicar encargos financeiros fica sujeita a autorização prévia do conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, da comissão executiva, que decidem no prazo de dois meses a contar da data da apresentação do pedido. Caso o conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, não deliberarem neste prazo, considera-se que a liberalidade foi aceite.
Artigo 25.o
Regras das deduções e dos ajustamentos das taxas de câmbio
1. Podem ser efetuadas as seguintes deduções dos pedidos de pagamento que são, neste caso, objeto de uma ordem de pagamento pelo seu valor líquido:
a)
Sanções aplicadas às partes em contratos públicos ou aos beneficiários;
b)
Descontos, bónus e abatimentos efetuados sobre o valor das faturas e declarações de custos;
c)
Regularizações de montantes indevidamente pagos.
As regularizações referidas no primeiro parágrafo, alínea c), podem ser efetuadas por meio de dedução direta relativamente a um novo pagamento intermédio ou pagamento do saldo a favor do mesmo beneficiário, no âmbito do capítulo, do artigo e do exercício financeiro que tenham suportado o montante pago em excesso.
As regras contabilísticas da União aplicam-se às deduções referidas no primeiro parágrafo, alínea c).
2. Os preços dos produtos fornecidos ou dos serviços prestados ao organismo da União, que incorporem impostos objeto de reembolso pelos Estados-Membros por força do Protocolo relativo aos Privilégios e Imunidades da União Europeia são imputados ao orçamento do organismo da União pelo seu valor líquido de impostos, caso o Protocolo lhe seja aplicável.
3. Os preços dos produtos fornecidos ou dos serviços prestados ao organismo da União, que incorporem impostos objeto de reembolso por países terceiros com base nas convenções relevantes, podem ser imputados ao orçamento do organismo da União:
a)
Pelo seu valor líquido de impostos; ou
b)
Pelo seu valor incluindo impostos. Neste caso, os impostos reembolsados ulteriormente são tratados como receitas afetadas internas.
4. Os impostos nacionais eventualmente suportados pelo organismo da União nos termos dos n.os 2 e 3 são inscritos numa conta provisória até ao seu reembolso pelo Estado em causa.
5. Os resultados orçamentais negativos são inscritos no orçamento do organismo da União como despesas.
6. As diferenças cambiais registadas durante a execução orçamental do organismo da União podem ser compensadas. O resultado final, positivo ou negativo, é incluído no saldo do exercício.
CAPÍTULO 6
Princípio da especificação
Artigo 26.o
Disposições gerais
As dotações são especificadas por títulos e capítulos. Os capítulos subdividem-se em artigos e números.
Artigo 27.o
Transferências
1. O diretor pode transferir dotações:
a)
Entre títulos, até 10 % no máximo das dotações do exercício inscritas na rubrica a partir da qual se procede à transferência;
b)
Entre capítulos e entre artigos, sem limite.
2. Para além do limite referido no n.o 1, o diretor pode propor ao conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, à comissão executiva, a realização de transferências de dotações entre títulos. O conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, dispõem de um prazo de três semanas para se opor a estas transferências. Decorrido esse prazo, consideram-se aprovadas.
3. As propostas de transferência e as transferências efetuadas em conformidade com os n.os 1 e 2 serão acompanhadas das justificações adequadas e pormenorizadas que demonstrem a execução das dotações, bem como das previsões das necessidades até ao termo do exercício, quer no que diz respeito às rubricas a reforçar, quer às rubricas a partir das quais são transferidas as dotações.
4. O diretor informa o conselho de administração logo que possível das transferências efetuadas. O diretor informa o Parlamento Europeu e o Conselho de todas as transferências realizadas ao abrigo do n.o 2.
Artigo 28.o
Regras específicas relativas às transferências
1. Só podem ser transferidas dotações para as rubricas do orçamento do organismo da União em que estejam inscritas dotações ou que contenham a menção «pro memoria».
2. As dotações correspondentes a receitas afetadas só podem ser transferidas se essas receitas mantiverem a sua afetação.
CAPÍTULO 7
Princípio da boa gestão financeira
Artigo 29.o
Princípios da economia, da eficiência e da eficácia/Princípio da boa gestão financeira
1. As dotações devem ser utilizadas em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, nomeadamente em conformidade com os princípios da economia, da eficiência e da eficácia.
2. O princípio da economia determina que os meios utilizados pelo organismo da União no exercício das suas atividades devem ser disponibilizados em tempo útil, nas quantidades e qualidades adequadas e ao melhor preço.
O princípio da eficiência visa a melhor relação entre os meios utilizados e os resultados obtidos.
O princípio da eficácia visa a consecução dos objetivos específicos fixados e a obtenção dos resultados esperados.
3. O organismo da União deve realizar um exercício de aferição comparativa a que se refere o artigo 50.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
O exercício de aferição comparativa deve incluir:
-
uma avaliação da eficiência dos serviços horizontais do organismo da União,
-
uma análise de custos/benefícios da partilha de serviços ou da sua transferência integral para outro organismo da União ou para a Comissão.
Na realização do exercício de aferição comparativa referido no primeiro e segundo parágrafos, o organismo da União deve tomar as medidas necessárias para evitar eventuais conflitos de interesses.
4. Devem ser fixados objetivos específicos, mensuráveis, realizáveis, relevantes e calendarizados para todos os setores de atividade abrangidos pelo orçamento do organismo da União. A realização destes objetivos será controlada por indicadores de desempenho estabelecidos por atividade, devendo o diretor informar o conselho de administração. Essas informações são fornecidas anualmente e constam, o mais tardar, dos documentos que acompanham o projeto de orçamento do organismo da União.
5. A fim de melhorar a tomada de decisões, o organismo da União procede a avaliações ex ante e ex post, em conformidade com as orientações definidas pela Comissão. Estas avaliações incidem sobre todos os programas e atividades que originem despesas significativas, sendo os seus resultados comunicados ao conselho de administração.
6. O diretor deve preparar um plano de ação para dar sequência às conclusões das avaliações referidas no n.o 5 e apresentar, duas vezes por ano, relatórios sobre os progressos obtidos à Comissão e regularmente ao conselho de administração.
7. O conselho de administração examina a execução do plano de ação referido no n.o 6.
Artigo 30.o
Controlo interno da execução do orçamento
1. O orçamento do organismo da União deve ser executado com base num controlo interno eficaz e eficiente.
2. Para efeitos da execução do orçamento do organismo da União, o controlo interno é definido como um processo aplicável a todos os níveis da cadeia de gestão, concebido para proporcionar uma garantia razoável quanto à realização dos seguintes objetivos:
a)
Eficácia, eficiência e economia das operações;
b)
Fiabilidade das informações financeiras;
c)
Preservação dos ativos e da informação;
d)
Prevenção, deteção, correção e seguimento de fraudes e irregularidades;
e)
Gestão adequada dos riscos relativos à legalidade e regularidade das operações subjacentes, tendo em conta o caráter plurianual dos programas e a natureza dos pagamentos em causa.
3. A eficácia do controlo interno baseia-se nas melhores práticas internacionais e inclui, em especial:
a)
A separação de funções;
b)
Uma estratégia adequada de gestão e controlo dos riscos, incluindo controlos a nível dos destinatários;
c)
A prevenção dos conflitos de interesses;
d)
Pistas de auditoria adequadas e integridade da informação nos sistemas de dados;
e)
Procedimentos de controlo do desempenho e de acompanhamento das deficiências e exceções identificadas pelo controlo interno;
f)
A avaliação periódica do bom funcionamento do sistema de controlo interno.
4. A eficiência do controlo interno baseia-se nos seguintes elementos:
a)
A aplicação de uma estratégia adequada de gestão e controlo do risco, coordenada entre os intervenientes implicados na cadeia de controlo;
b)
O acesso de todos os intervenientes competentes na cadeia de controlo aos resultados dos controlos;
c)
A confiança depositada nos pareceres de auditoria independentes, sendo o caso, desde que a qualidade dos trabalhos subjacentes seja adequada e aceitável e que esses trabalhos tenham sido realizados em conformidade com as normas acordadas;
d)
A aplicação atempada de medidas corretivas, incluindo, se for caso disso, sanções dissuasivas;
e)
A eliminação de controlos múltiplos;
f)
A melhoria da relação custo/benefício dos controlos.
CAPÍTULO 8
Princípio da transparência
Artigo 31.o
Publicação das contas, orçamentos e relatórios
1. O orçamento do organismo da União é elaborado e executado e as contas são apresentadas em conformidade com o princípio da transparência.
2. Um resumo do orçamento do organismo da União e dos eventuais orçamentos retificativos, tal como definitivamente aprovados, são publicados no Jornal Oficial da União Europeia no prazo de três meses após a sua adoção.
O resumo apresenta as cinco principais rubricas orçamentais de receitas, as cinco principais rubricas orçamentais de despesas do orçamento administrativo e operacional do organismo da União, o quadro do pessoal e uma estimativa do número de agentes contratuais expressa em equivalentes a tempo inteiro para a qual estão orçamentadas dotações, bem como dos peritos nacionais destacados. Deve igualmente indicar os dados do exercício anterior.
3. O orçamento do organismo da União, incluindo o quadro do pessoal e os orçamentos retificativos, tal como definitivamente aprovados, bem como uma indicação do número de agentes contratuais expresso em equivalentes a tempo inteiro para os quais estão inscritas dotações, bem como dos peritos nacionais destacados, são transmitidos para informação ao Parlamento Europeu e ao Conselho, ao Tribunal de Contas e à Comissão, sendo publicados no sítio web do organismo da União em questão no prazo de quatro semanas a contar da sua adoção.
4. O organismo da União disponibiliza no seu sítio web, o mais tardar em 30 de junho do exercício seguinte, informações sobre os beneficiários de fundos provenientes do orçamento do organismo da União, incluindo os peritos contratados nos termos do artigo 89.o, em conformidade com os n.os 2, 3 e 4 do artigo 21.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 da Comissão (7), segundo uma apresentação normalizada. As informações publicadas são facilmente acessíveis, transparentes e exaustivas. Essas informações são disponibilizadas no respeito dos requisitos de confidencialidade e segurança, nomeadamente da proteção dos dados pessoais nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
TÍTULO III
ELABORAÇÃO E ESTRUTURA DO ORÇAMENTO
CAPÍTULO 1
Elaboração do orçamento do organismo da União
Artigo 32.o
Programação anual e plurianual
1. O organismo da União deve elaborar um documento de programação, que inclua a programação plurianual e anual, tendo em conta as orientações estabelecidas pela Comissão.
2. O programa plurianual deve definir:
-
a programação estratégica global incluindo os objetivos, os resultados previstos e os indicadores de desempenho,
-
a programação plurianual dos recursos orçamentais e do pessoal.
A programação dos recursos deve incluir informação qualitativa e quantitativa sobre os recursos humanos e questões orçamentais para efeitos de informação, em especial:
-
relativamente aos anos N-1 e N, informações sobre o número de funcionários, agentes temporários e agentes contratuais tal como definidos no Estatuto dos Funcionários, bem como de peritos nacionais destacados,
-
relativamente ao ano N-1 uma estimativa das operações orçamentais, na aceção do artigo 97.o, e informações sobre as contribuições em espécie concedidas pelo Estado-Membro de acolhimento ao organismo da União,
-
relativamente ao ano N+1, uma estimativa do número de funcionários, agentes temporários e agentes contratuais, tal como definidos no Estatuto dos Funcionários,
-
relativamente aos anos seguintes, a programação indicativa dos recursos orçamentais e do pessoal.
A Comissão transmite ao organismo da União o parecer dos seus serviços sobre o projeto de programação dos recursos humanos.
Se o organismo da União não tiver plenamente em conta a posição dos serviços da Comissão, deve fornecer à Comissão as explicações adequadas.
A programação dos recursos deve ser atualizada anualmente. A programação estratégica será atualizada sempre que necessário, nomeadamente para ter em conta os resultados das avaliações globais previstas no ato constitutivo.
3. O programa de trabalho anual do organismo da União deve conter os objetivos pormenorizados e os resultados esperados, incluindo os indicadores de desempenho. Deve conter igualmente uma descrição das ações a financiar e o montante indicativo dos recursos financeiros e humanos afetados a cada ação. O programa de trabalho anual deve ser coerente com o programa plurianual referido no n.o 1.
Deve indicar claramente as tarefas do organismo da União que tenham sido acrescentadas, modificadas ou suprimidas em comparação com o exercício anterior.
4. Qualquer alteração substancial do programa de trabalho anual deve ser adotada segundo o mesmo procedimento do programa de trabalho inicial, em conformidade com o ato constitutivo e o artigo 33.o do presente regulamento.
O conselho de administração pode delegar no gestor orçamental os poderes para adotar alterações não substanciais ao programa de trabalho anual do organismo da União.
Artigo 33.o
Elaboração do orçamento
1. O orçamento será elaborado em conformidade com as disposições do ato constitutivo.
2. O organismo da União transmite anualmente à Comissão, até 31 de janeiro, um projeto de mapa previsional das suas despesas e receitas, bem como as orientações gerais subjacentes a esse mapa.
3. Em conformidade com o artigo 37.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o organismo da União envia anualmente à Comissão, ao Parlamento Europeu e ao Conselho um mapa previsional das suas despesas e receitas, tal como especificado no ato constitutivo.
4. O mapa previsional das receitas e despesas do organismo da União deve incluir:
a)
Um quadro de pessoal que estabelece o número de lugares permanentes e temporários, por grau e por categoria, autorizados dentro do limite das dotações orçamentais;
b)
Em caso de alteração do número de lugares, um documento justificativo dos pedidos de novos lugares;
c)
Uma previsão trimestral dos fluxos de tesouraria em termos de pagamentos e recebimentos;
d)
Informações sobre a realização de todos os objetivos fixados anteriormente para as diferentes atividades. Os resultados das avaliações serão analisados e utilizados para demonstrar as vantagens de um eventual reforço ou diminuição do orçamento proposto pelo organismo da União em comparação com o seu orçamento do ano N.
5. O organismo da União transmite anualmente à Comissão, ao Parlamento Europeu e ao Conselho, até 31 de janeiro, o projeto de documento de programação referido no artigo 32.o, bem como as eventuais versões atualizadas posteriores desse documento.
6. No âmbito do procedimento de adoção do orçamento, a Comissão transmite o mapa previsional do organismo da União ao Parlamento Europeu e ao Conselho, e propõe o montante da contribuição para o organismo da União, bem como o número de efetivos que considera necessário para o mesmo. A Comissão apresenta o projeto de quadro do pessoal dos organismos da União e uma estimativa do número de agentes contratuais e de peritos nacionais destacados, expresso em equivalentes a tempo inteiro, para que são propostas dotações, assim que a Comissão tenha elaborado o projeto de orçamento.
7. O Parlamento Europeu e o Conselho adotam o quadro do pessoal do organismo da União, bem como qualquer alteração posterior, de acordo com o disposto no artigo 38.o, n.o 1. O quadro do pessoal será publicado em anexo à Secção III - Comissão - do orçamento.
8. O orçamento do organismo da União e o quadro do pessoal, juntamente com o documento de programação referido no artigo 32.o, são adotados pelo conselho de administração. Tornam-se definitivos após a aprovação final do orçamento que estabelece o montante da contribuição e o quadro do pessoal, devendo, se necessário, o orçamento do organismo da União e o quadro do pessoal ser adaptados em conformidade.
9. Quando confiar novas tarefas a um organismo da União, sem prejuízo dos processos legislativos para a alteração do ato constitutivo, a Comissão deve apresentar ao Parlamento Europeu e ao Conselho as informações necessárias para avaliar o impacto das novas funções nos recursos do organismo da União, tendo em vista a eventual revisão do seu financiamento, se necessário.
Artigo 34.o
Orçamentos retificativos
Qualquer alteração do orçamento do organismo da União, incluindo do quadro do pessoal, será objeto de um orçamento retificativo adotado segundo o mesmo procedimento do orçamento inicial do organismo da União, em conformidade com o disposto no ato constitutivo e no artigo 33.o do presente regulamento.
CAPÍTULO 2
Estrutura e apresentação do orçamento do organismo da União
Artigo 35.o
Estrutura do orçamento do organismo da União
O orçamento do organismo da União é constituído por um mapa das receitas e um mapa das despesas.
Artigo 36.o
Nomenclatura orçamental
Na medida em que a natureza das atividades do organismo da União o justifique, o mapa das despesas deve ser apresentado segundo uma nomenclatura com uma classificação por destino. Esta nomenclatura será definida pelo organismo da União e deve permitir distinguir claramente as dotações administrativas e operacionais.
Artigo 37.o
Apresentação do orçamento do organismo da União
O orçamento do organismo da União inclui:
1)
No mapa das receitas:
a)
As previsões de receitas do organismo da União para o exercício em causa («exercício N»);
b)
A previsão das receitas do exercício anterior e as receitas do exercício N-2,
c)
As observações adequadas para cada rubrica de receitas.
2)
No mapa das despesas:
a)
As dotações de autorização e de pagamento para o exercício N;
b)
As dotações de autorização e de pagamento do exercício precedente, bem como as despesas autorizadas e as despesas pagas no exercício N-2, sendo estas últimas igualmente expressas em percentagem do orçamento do organismo da União do exercício N;
c)
Um mapa recapitulativo dos calendários de pagamentos a efetuar no decurso de exercícios posteriores, por força de autorizações orçamentais concedidas em exercícios anteriores;
d)
As observações adequadas para cada subdivisão.
Artigo 38.o
Regras relativas aos quadros do pessoal
1. O quadro do pessoal referido no artigo 33.o inclui, junto ao número de lugares autorizados para o exercício, o número de lugares autorizados no exercício precedente, bem como o número de lugares efetivamente ocupados. O quadro do pessoal constitui um limite imperativo para o organismo da União, não podendo ser efetuadas quaisquer nomeações para além desse limite.
No entanto, o conselho de administração poderá alterar o quadro de pessoal até, no máximo, 10 % dos lugares autorizados, exceto no que se refere aos graus AD 16, AD 15, AD 14 e AD 13, e na dupla condição de essa alteração respeitar as seguintes condições:
a)
Não afetar o volume das dotações de pessoal correspondente a um exercício completo;
b)
Não exceder o número total de lugares autorizados pelo quadro do pessoal;
c)
O organismo da União ter realizado uma aferição comparativa em relação a outros organismos da União, a exemplo do estudo analítico do pessoal da Comissão.
2. Em derrogação do disposto no segundo parágrafo do n.o 1, os casos de atividade a tempo parcial autorizados pela autoridade investida do poder de nomeação nos termos do Estatuto podem ser compensados com outras nomeações. Sempre que um agente solicite a retirada da autorização antes do fim do período acordado, o organismo da União tomará as medidas adequadas para respeitar, logo que possível, o limite previsto no n.o 1, alínea b), segundo parágrafo.
TÍTULO IV
EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO ORGANISMO DA UNIÃO
CAPÍTULO 1
Disposições gerais
Artigo 39.o
Execução do orçamento de acordo com o princípio da boa gestão financeira
1. O diretor exerce as funções de gestor orçamental. Deve executar as receitas e despesas do orçamento em conformidade com as regras financeiras do organismo da União e com o princípio da boa gestão financeira, sob a sua própria responsabilidade e no limite das dotações autorizadas.
2. Sem prejuízo das responsabilidades do gestor orçamental em matéria de prevenção e deteção da fraude e irregularidades, o organismo da União participa nas atividades de prevenção da fraude do Organismo Europeu de Luta Antifraude.
Artigo 40.o
Delegação dos poderes de execução do orçamento
1. O diretor pode delegar os poderes de execução do orçamento no pessoal do organismo da União abrangido pelo Estatuto, em conformidade com as condições definidas nas regras financeiras do organismo da União adotadas pelo conselho de administração. Os agentes delegados só podem agir dentro do limite dos poderes que lhes sejam expressamente conferidos.
2. O agente delegado pode subdelegar as competências que lhe tenham sido conferidas, de acordo com as normas de execução do presente regulamento mencionadas no artigo 114.o. Cada ato de subdelegação exige o acordo expresso do diretor.
Artigo 41.o
Conflito de interesses
1. Os intervenientes financeiros, na aceção do capítulo 2 do presente título, e as outras pessoas envolvidas na execução e gestão do orçamento, incluindo os respetivos atos preparatórios, ou na auditoria e controlo do orçamento, não podem realizar qualquer ato em que os seus próprios interesses possam estar em conflito com os do organismo da União.
Se tal risco existir, a pessoa em causa deve abster-se de realizar esse ato e informar de tal facto a autoridade competente, que deve confirmar por escrito a existência ou não de um conflito de interesses. Caso se verifique a existência de um conflito de interesses, a pessoa em causa deve cessar todas as suas atividades nesse âmbito. A autoridade competente deve tomar as medidas eventualmente adequadas.
2. Para efeitos do n.o 1, existe conflito de interesses sempre que o exercício imparcial e objetivo das funções de um interveniente financeiro, ou de outra pessoa referida no n.o 1, se encontre comprometido por motivos familiares, afetivos, de afinidade política ou nacional, de interesse económico, ou por qualquer outro motivo de comunhão de interesses com o destinatário.
3. A autoridade competente a que se refere o n.o 1 é o superior hierárquico do agente em causa. Tratando-se do diretor, a autoridade competente é o conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva.
4. O organismo da União deve adotar regras sobre a prevenção e gestão dos conflitos de interesses.
Artigo 42.o
Modalidade de execução do orçamento do organismo da União
1. O orçamento do organismo da União é executado pelo diretor através dos serviços sob a sua autoridade.
2. Na medida em que tal se revelar indispensável, podem ser contratualmente confiadas, a entidades ou organismos externos de direito privado, tarefas de peritagem técnica e administrativas, preparatórias ou acessórias que não impliquem nem uma missão de poder público nem o exercício de um poder discricionário de apreciação.
CAPÍTULO 2
Intervenientes financeiros
Secção 1
Princípio da separação de funções
Artigo 43.o
Separação de funções
As funções de gestor orçamental e de contabilista são separadas e incompatíveis entre si.
Secção 2
Gestor orçamental
Artigo 44.o
Poderes e funções do gestor orçamental
1. O gestor orçamental é responsável pela execução das operações relativas às receitas e despesas em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, bem como por assegurar a respetiva legalidade e regularidade.
2. Para efeitos do n.o 1, em conformidade com as normas mínimas adotadas pelo conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, pela comissão executiva, com base em regras equivalentes às estabelecidas pela Comissão para os seus próprios serviços e tendo em conta os riscos associados ao contexto de gestão e à natureza das ações financiadas, o gestor orçamental deve estabelecer a estrutura organizativa e os sistemas de controlo interno necessários à execução das funções de gestor orçamental.
A criação dessa estrutura e desses sistemas baseia-se numa análise de risco exaustiva, que deve ter em conta a sua relação custo-eficácia.
O gestor orçamental pode criar nos seus serviços uma base de conhecimentos especializados e de aconselhamento para o assistir no controlo dos riscos associados às suas atividades.
3. A fim de executar as operações associadas às despesas, o gestor orçamental procede a autorizações orçamentais, assume compromissos jurídicos, liquida as despesas, emite ordens de pagamento e toma as medidas preliminares necessárias para a execução das dotações.
4. A execução das operações associadas às receitas inclui a elaboração de previsões de créditos, o apuramento dos direitos a cobrar e a emissão das ordens de cobrança. Inclui ainda, se for caso disso, a renúncia a créditos apurados.
5. O gestor orçamental conserva os documentos justificativos das operações realizadas durante os cinco anos subsequentes à data da decisão de quitação da execução do orçamento do organismo da União. Os dados pessoais contidos em documentos justificativos devem ser suprimidos sempre que possível, quando esses dados não sejam necessários para efeitos de quitação orçamental, controlo e auditoria. Em qualquer caso, o artigo 37.o, n.o 2, do Regulamento (CE) n.o 45/2001 aplica-se à conservação dos dados relativos ao tráfego.
Artigo 45.o
Controlos ex ante
1. Cada operação referida no artigo 44.o deve ser objeto de pelo menos um controlo ex ante baseado numa análise documental e nos resultados disponíveis dos controlos já efetuados, relativo aos aspetos operacionais e financeiros da operação.
Os controlos ex ante incluem o lançamento e a verificação das operações.
2. Por «lançamento» de uma operação deve entender-se o conjunto das operações preparatórias para a adoção dos atos de execução do orçamento do organismo da União pelos gestores orçamentais, referidos nos artigos 33.o e 34.o.
3. Por «verificação ex ante» de uma operação deve entender-se o conjunto dos controlos ex ante instituídos pelo gestor orçamental, destinados a verificar os aspetos operacionais e financeiros dessa operação.
4. Os controlos ex ante devem verificar a coerência entre os documentos comprovativos necessários e quaisquer outras informações disponíveis. A frequência e intensidade dos controlos ex ante é definida pelo gestor orçamental competente, em função dos riscos e tendo em conta a sua relação custo-eficácia. Em caso de dúvida, o gestor orçamental competente para a liquidação do pagamento correspondente solicita informações complementares ou procede a um controlo no local, a fim de obter uma garantia razoável no âmbito do controlo ex ante.
O objetivo dos controlos ex ante consiste em verificar o seguinte:
a)
A regularidade e conformidade das despesas à luz das disposições aplicáveis;
b)
A aplicação do princípio de boa gestão financeira previsto no artigo 29.o.
Para efeitos de controlo, o gestor orçamental pode considerar uma série de operações individuais semelhantes relativas a despesas recorrentes com salários, pensões, reembolso de deslocações em serviço e despesas médicas como constituindo uma única operação.
5. Numa dada operação, a verificação deve ser efetuada por agentes diferentes dos que procederam ao seu lançamento. Os agentes que efetuam a verificação não podem estar subordinados aos que iniciaram a operação.
Artigo 46.o
Controlos ex post
1. O gestor orçamental pode instituir controlos ex post para verificar operações já aprovadas na sequência de controlos ex ante. Esses controlos podem ser efetuados por amostragem em função do risco.
2. Os controlos ex post podem ser realizados com base em documentos e, se necessário, no local.
Os controlos ex post devem verificar se as operações financiadas pelo orçamento do organismo da União foram executadas corretamente e, em especial, se respeitam os critérios referidos no artigo 45.o, n.o 4.
Os resultados dos controlos ex post são analisados pelo gestor orçamental pelo menos uma vez por ano, a fim de identificar eventuais questões sistémicas. O gestor orçamental deve tomar medidas para solucionar essas questões.
A análise dos riscos referida no n.o 1 deve ser efetuada tendo em conta os resultados dos controlos realizados e outras informações relevantes.
No caso dos programas plurianuais, o gestor orçamental estabelece uma estratégia plurianual de controlo, que especifica a natureza e a extensão dos controlos a realizar durante o período e o modo como os resultados devem ser aferidos numa base anual no quadro do processo de declaração de fiabilidade anual.
3. Os controlos ex ante e os controlos ex post não podem ser realizados pelos mesmos agentes. Os agentes responsáveis pelos controlos ex post não podem estar subordinados aos que realizaram os controlos ex ante.
Caso o gestor orçamental realize auditorias financeiras a beneficiários a título de controlos ex post, as regras de auditoria associadas devem ser claras, coerentes e transparentes e devem respeitar os direitos do organismo da União e das entidades auditadas.
4. Os agentes responsáveis pelo controlo da gestão das operações financeiras a que se refere o n.o 3 devem ter as competências profissionais necessárias para o efeito. Devem respeitar um código específico de normas profissionais aprovado pelo organismo da União e baseado nas normas aprovadas pela Comissão para os seus próprios serviços.
Artigo 47.o
Relatório anual de atividades consolidado
1. O gestor orçamental presta contas do exercício das suas funções ao conselho de administração, sob a forma de um relatório anual de atividades consolidado, que deve incluir:
a)
Informações sobre:
-
a execução pelo organismo do programa de trabalho anual, do orçamento e do quadro de pessoal a que se refere o artigo 38.o,
-
os sistemas de gestão e de controlo interno, incluindo um resumo com o número e tipo de auditorias internas efetuadas pelo auditor interno, as estruturas de auditoria interna, as recomendações formuladas e o seguimento que lhes foi dado, bem como às recomendações dos anos anteriores, a que se referem os artigos 82.o e 83.o,
-
as observações do Tribunal de Contas e as ações empreendidas com base nessas observações,
-
as contas e o relatório sobre a gestão orçamental e financeira, sem prejuízo do disposto nos artigos 92.o, 96.o e 97.o;
b)
Uma declaração do gestor orçamental indicando se, salvo especificação em contrário em eventuais reservas relativas a áreas específicas de receitas e despesas, tem uma garantia razoável relativamente aos seguintes aspetos:
-
as informações contidas no relatório apresentam uma imagem verdadeira e fiel da situação,
-
os recursos afetados às atividades descritas no relatório foram utilizados para os fins previstos e de acordo com o princípio da boa gestão financeira,
-
os procedimentos de controlo aplicados oferecem as garantias necessárias quanto à legalidade e à regularidade das operações subjacentes.
O relatório anual de atividades consolidado descreve os resultados das operações relativamente aos objetivos fixados, os riscos associados a essas operações, a utilização dos recursos disponíveis e a eficiência e eficácia dos sistemas de controlo interno, incluindo uma avaliação global dos custos e benefícios dos controlos.
O relatório anual consolidado é apresentado ao conselho de administração para avaliação.
2. O mais tardar até 1 de julho de cada ano, o relatório anual de atividades consolidado, juntamente com a respetiva avaliação, são transmitidos pelo conselho de administração ao Tribunal de Contas, à Comissão, ao Parlamento Europeu e ao Conselho.
3. O ato constitutivo pode prever requisitos adicionais de comunicação de informações em casos devidamente justificados, em especial quando tal seja exigido pela natureza do domínio de ação do organismo.
Artigo 48.o
Proteção dos interesses financeiros da União
1. Se um agente que participe na gestão financeira e no controlo das operações considerar que uma decisão que o seu superior hierárquico o obrigue a aplicar ou a aceitar é irregular ou contrária ao princípio da boa gestão financeira ou às regras profissionais que está obrigado a respeitar, informa por escrito desse facto o diretor, que deve responder por escrito. Se o diretor não tomar medidas ou confirmar a decisão ou as instruções iniciais, e o agente considerar que essa confirmação não constitui uma resposta razoável à sua questão, o agente informa por escrito a instância competente referida no artigo 54.o, n.o 5, e o conselho de administração.
2. No caso de atividades ilegais, de fraude ou corrupção suscetíveis de prejudicar os interesses da União, o agente informa as autoridades e os organismos designados pela legislação aplicável. Os contratos com auditores externos que efetuem auditorias da gestão financeira do organismo da União devem prever a obrigação de o auditor externo informar o gestor orçamental de qualquer suspeita de atividades ilegais, de fraude de ou corrupção suscetíveis de prejudicar os interesses da União.
Artigo 49.o
Delegação dos poderes de execução do orçamento
Caso as competências de execução do orçamento venham a ser delegadas ou subdelegadas nos termos do artigo 40.o, aplica-se mutatis mutandis aos gestores orçamentais delegados ou subdelegados o artigo 44.o, n.os 1, 2 e 3.
Secção 3
Contabilista
Artigo 50.o
Poderes e funções do contabilista
1. O conselho de administração nomeia um contabilista, sujeito ao Estatuto, que será totalmente independente no exercício das suas funções. O contabilista será responsável, no organismo da União:
a)
Pela boa execução dos pagamentos, pelo recebimento das receitas e pela cobrança dos créditos apurados;
b)
Pela elaboração e apresentação das contas em conformidade com o disposto no título IX;
c)
Pelos registos contabilísticos em conformidade com o disposto no título IX;
d)
Pela aplicação, em conformidade com o disposto no título IX, das regras contabilísticas e do plano de contabilidade em conformidade com as disposições aprovadas pelo contabilista da Comissão;
e)
Pela definição e validação dos sistemas contabilísticos, bem como, se for caso disso, pela validação dos sistemas definidos pelo gestor orçamental e destinados a fornecer ou justificar as informações contabilísticas; a este respeito, o contabilista está habilitado a verificar em qualquer momento o cumprimento dos critérios de validação;
f)
Pela gestão da tesouraria.
2. Dois ou mais organismos da União podem designar o mesmo contabilista.
Os organismos da União podem igualmente acordar com a Comissão que o contabilista da Comissão atue igualmente como contabilista do organismo da União.
Os organismos da União podem igualmente confiar ao contabilista da Comissão parte das funções de contabilista do organismo da União, tendo em conta a análise dos custos-benefícios referida no artigo 29.o.
Nos casos referidos no presente parágrafo, devem ser tomadas as medidas necessárias para evitar quaisquer conflitos de interesses.
3. O contabilista recebe do gestor orçamental todas as informações necessárias à elaboração de contas que apresentem uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira do organismo da União e da execução orçamental. O gestor orçamental deve garantir a fiabilidade dessa informação.
4. Antes da sua aprovação pelo diretor, o contabilista assina as contas, certificando assim que o contabilista tem uma garantia razoável de que as contas apresentam uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira do organismo da União.
Para efeitos de aplicação do primeiro parágrafo, o contabilista verifica se as contas foram elaboradas em conformidade com as regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e se a integralidade das receitas e despesas foram inscritas nas contas.
O gestor orçamental transmite toda a informação de que o contabilista necessita para o exercício das suas funções.
Os gestores orçamentais continuam a ser plenamente responsáveis pela correta utilização dos fundos que gerem, pela legalidade e regularidade das despesas sob o seu controlo e pelo caráter exaustivo e rigoroso das informações transmitidas ao contabilista.
5. O contabilista está habilitado a verificar as informações recebidas e a realizar as verificações suplementares que considere necessárias para assinar as contas.
Se necessário, o contabilista formula reservas, precisando a sua natureza e o seu âmbito.
6. Sem prejuízo do n.o 7 do presente artigo e do artigo 51.o, só o contabilista está habilitado para efetuar a gestão da tesouraria e dos equivalentes de tesouraria. O contabilista é responsável pela sua conservação e segurança.
7. O contabilista pode, no exercício das suas funções, delegar algumas das suas tarefas em agentes do pessoal sujeitos ao Estatuto, se tal se revelar indispensável para o exercício das suas tarefas.
8. O ato de delegação define as tarefas, direitos e obrigações dos agentes delegados.
Secção 4
Gestor de fundos para adiantamentos
Artigo 51.o
Fundos para adiantamentos
Se tal se revelar indispensável para o pagamento de pequenos montantes e para a cobrança de outras receitas referidas no artigo 6.o, podem ser criados fundos para adiantamentos. Os fundos para adiantamentos são provisionados pelo contabilista e ficam sob a responsabilidade de gestores de fundos para adiantamentos por si designados.
O montante máximo de cada despesa ou receita que gestor de fundos para adiantamentos pode liquidar a terceiros não pode ultrapassar 60 000 EUR e deve ser especificado por cada organismo da União relativamente a cada rubrica de despesas ou receitas. Os pagamentos de fundos para adiantamentos podem ser efetuados por transferência bancária, incluindo o sistema de débito direto referido no artigo 74.o, n.o 1, por cheque ou por outro meio de pagamento, em conformidade com as instruções estabelecidas pelo contabilista.
CAPÍTULO 3
Responsabilidade dos intervenientes financeiros
Secção 1
Regras gerais
Artigo 52.o
Revogação da delegação e suspensão das funções dos intervenientes financeiros
1. A delegação ou subdelegação conferida aos gestores orçamentais delegados ou subdelegados pode ser revogada em qualquer momento, temporária ou definitivamente, pela autoridade que os nomeou. O gestor orçamental pode, em qualquer altura, retirar o seu acordo relativamente a uma subdelegação específica.
2. O contabilista ou os gestores de fundos para adiantamentos, ou ambos, podem ser suspensos das suas funções em qualquer momento, temporária ou definitivamente, pelo conselho de administração. Nesse caso, o conselho de administração nomeia um contabilista provisório.
3. Os n.os 1 e 2 não prejudicam a eventual aplicação de medidas disciplinares aos intervenientes financeiros referidos nesses números.
Artigo 53.o
Responsabilidade dos intervenientes financeiros por atividades ilegais, fraude ou corrupção
1. Os artigos 52.o a 56.o não prejudicam a eventual responsabilidade penal em que podem incorrer os intervenientes financeiros referidos no artigo 52.o, nas condições previstas no direito nacional aplicável e nas disposições em vigor em matéria de proteção dos interesses financeiros da União e de luta contra a corrupção que envolva funcionários da União ou dos Estados-Membros.
2. Sem prejuízo do disposto nos artigos 54.o, 55.o e 56.o, os gestores orçamentais, os contabilistas e os gestores de fundos para adiantamentos são responsáveis disciplinar e pecuniariamente nas condições previstas pelo Estatuto. Em caso de atividades ilegais, de fraude ou de corrupção suscetíveis de prejudicar os interesses da União, a questão é submetida às autoridades e organismos designados pela legislação em vigor, nomeadamente ao Organismo Europeu de Luta Antifraude.
Secção 2
Regras aplicáveis aos gestores orçamentais
Artigo 54.o
Regras aplicáveis aos gestores orçamentais
1. O gestor orçamental é responsável pecuniariamente nas condições previstas no Estatuto.
2. A responsabilidade pecuniária do gestor orçamental é aplicável, em especial, quando o gestor orçamental, intencionalmente ou por negligência grave:
a)
Apurar direitos de cobrança ou emitir ordens de cobrança, autorizar uma despesa ou assinar uma ordem de pagamento, sem se conformar com o presente regulamento e, se for caso disso, com as normas de execução do regulamento financeiro do organismo da União;
b)
Omitir a elaboração de um título de crédito, omitir ou retardar a emissão de uma ordem de cobrança ou retardar a emissão de uma ordem de pagamento, implicando assim a responsabilidade civil do organismo da União perante terceiros.
3. Caso um gestor orçamental delegado ou subdelegado considere que uma decisão que lhe incumbe está ferida de irregularidade ou infringe o princípio da boa gestão financeira, assinala o facto por escrito à autoridade delegante. Se a autoridade delegante der por escrito uma instrução fundamentada ao gestor orçamental delegado ou subdelegado para que tome essa decisão, este último fica exonerado da sua responsabilidade.
4. Em caso de delegação, o gestor orçamental continua a ser responsável pela eficiência e eficácia dos sistemas de gestão e controlo interno estabelecidos e pela escolha do gestor orçamental delegado.
5. A instância especializada em matéria de irregularidades financeiras criada pela Comissão ou em que a Comissão participa em conformidade com o artigo 73.o, n.o 6, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, exerce relativamente ao organismo da União os mesmos poderes que lhe são atribuídos em relação aos serviços da Comissão, exceto se o conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, decidirem constituir uma instância funcionalmente independente, ou participar numa instância comum estabelecida por vários organismos. Nos casos apresentados pelos organismos da União, a instância especializada em matéria de irregularidades financeiras, que foi criada pela Comissão ou conta com a participação da Comissão, inclui um agente de um organismo da União.
Com base no parecer da instância a que se refere o primeiro parágrafo, o diretor decide sobre a eventual instauração de um processo para apurar a responsabilidade disciplinar ou pecuniária. Se a instância detetar problemas sistémicos, envia ao gestor orçamental e ao auditor interno da Comissão um relatório acompanhado de recomendações. Se o referido parecer puser o diretor em causa, a instância envia-o ao conselho de administração e ao auditor interno da Comissão. O diretor deve referir, sob forma anónima, os pareceres da instância no seu relatório anual de atividades e indicar as medidas de seguimento tomadas.
6. Qualquer elemento do pessoal pode ser obrigado a reparar, na totalidade ou em parte, o prejuízo sofrido pelo organismo da União em consequência de faltas pessoais graves em que tenha incorrido durante ou em relação com o exercício das suas funções. A autoridade investida do poder de nomeação toma uma decisão fundamentada, uma vez cumpridas as formalidades prescritas pelo Estatuto em matéria disciplinar.
Secção 3
Regras aplicáveis aos contabilistas e aos gestores de fundos para adiantamentos
Artigo 55.o
Regras aplicáveis aos contabilistas
O contabilista é responsável, disciplinar e pecuniariamente, nas condições e segundo os procedimentos previstos no Estatuto. Constituem, em especial, faltas suscetíveis de implicar a sua responsabilidade, os seguintes factos:
a)
Perder ou deteriorar fundos, valores ou documentos à sua guarda, ou provocar essa perda ou deterioração pela sua negligência;
b)
Alterar indevidamente contas bancárias ou contas postais à ordem;
c)
Efetuar cobranças ou pagamentos não conformes com as ordens de cobrança ou de pagamento correspondentes;
d)
Não cobrar receitas devidas.
Artigo 56.o
Regras aplicáveis aos gestores de fundos para adiantamentos
O gestor de fundos para adiantamentos é responsável disciplinar e pecuniariamente nas condições e segundo os procedimentos previstos no Estatuto. Constituem, em especial, faltas suscetíveis de implicar a sua responsabilidade, os seguintes factos:
a)
Perder ou deteriorar fundos, valores ou documentos à sua guarda, ou provocar essa perda ou deterioração pela sua negligência;
b)
Não conseguir justificar, por meio de documentos adequados, os pagamentos por si efetuados;
c)
Efetuar pagamentos a pessoas que a eles não têm direito;
d)
Não cobrar receitas devidas.
CAPÍTULO 4
Operações relativas às receitas
Artigo 57.o
Pedido de pagamento
O organismo da União deve apresentar à Comissão, nas condições e com a periodicidade com ela acordadas, os pedidos de pagamento da totalidade ou parte da contribuição da União, em conformidade com o artigo 19.o, n.o 6.
Artigo 58.o
Tratamento dos juros
Os juros gerados pelos fundos pagos ao organismo da União pela Comissão a título da contribuição não são devidos ao orçamento.
Artigo 59.o
Previsão de créditos
1. Quando o gestor orçamental tiver informações suficientes e fiáveis relativamente a qualquer medida ou situação que possa dar origem a um crédito a favor do organismo da União, deve efetuar uma previsão desse crédito.
2. A previsão do crédito é ajustada pelo gestor orçamental a partir do momento em que tenha conhecimento de um acontecimento que altera a medida ou a situação que esteve na origem da previsão.
Ao estabelecer a ordem de cobrança relativa a uma medida ou situação que tenha dado origem a uma previsão de crédito, essa previsão é ajustada em conformidade pelo gestor orçamental.
Se a ordem de cobrança for emitida pelo mesmo montante que a previsão original de crédito, essa previsão é reduzida a zero.
Artigo 60.o
Apuramento de créditos
1. O apuramento de um crédito é o ato pelo qual o gestor orçamental:
a)
Verifica a existência da dívida;
b)
Determina ou verifica a veracidade e o montante da dívida;
c)
Verifica as condições de exigibilidade da dívida.
2. Qualquer crédito apurado como certo, líquido e exigível, deve ser objeto de uma ordem de cobrança emitida ao contabilista, seguida de uma nota de débito dirigida ao devedor, ambas elaboradas pelo gestor orçamental.
3. Os montantes pagos indevidamente são objeto de recuperação.
4. Qualquer crédito não reembolsado na data de vencimento fixada na nota de débito produz juros nos termos do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
5. Em casos devidamente justificados, algumas receitas correntes podem ser objeto de apuramentos provisórios. O apuramento provisório inclui várias cobranças individuais que, por conseguinte, não devem ser objeto de apuramento individual. Antes do encerramento do exercício, o gestor orçamental deve proceder à alteração dos apuramentos provisórios, para que os mesmos coincidam com os créditos realmente apurados.
Artigo 61.o
Emissão de ordens de cobrança
A emissão de ordens de cobrança é o ato pelo qual o gestor orçamental dá ao contabilista, mediante a emissão de uma ordem de cobrança, a instrução para cobrar um crédito apurado pelo gestor orçamental.
Artigo 62.o
Regras relativas à cobrança
1. O contabilista regista as ordens de cobrança dos créditos devidamente apurados pelo gestor orçamental. O contabilista diligencia para assegurar a cobrança das receitas do organismo da União e vela pela salvaguarda dos respetivos direitos.
2. Se a cobrança não tiver sido efetuada à data de vencimento mencionada na nota de débito, o contabilista deve informar o gestor orçamental e iniciar imediatamente o processo de cobrança por qualquer via de direito, incluindo, se necessário, através de compensação e, se tal não for possível, por cobrança coerciva.
3. O contabilista procede à cobrança por compensação junto de qualquer devedor que seja simultaneamente titular de um crédito equivalente perante o organismo da União. Esse crédito deve ser certo, líquido e exigível.
4. Caso o gestor orçamental pretenda renunciar total ou parcialmente à cobrança de um crédito apurado, deve certificar-se de que a renúncia é regular e conforme com os princípios da boa gestão financeira e da proporcionalidade. A decisão de renúncia deve ser fundamentada. O gestor orçamental pode delegar a decisão de renúncia apenas relativamente a créditos inferiores a 5 000 EUR.
A decisão de renúncia deve referir as diligências efetuadas para a cobrança e os elementos de direito e de facto em que se baseia.
5. O gestor orçamental deve anular um crédito apurado, no todo ou em parte, sempre que a deteção de um erro revelar que esse crédito não foi corretamente apurado. Esta anulação assume a forma de uma decisão do gestor orçamental e deve ser devidamente fundamentada.
Artigo 63.o
Formalidades da cobrança
1. A cobrança dos créditos implica o registo, pelo contabilista, na contabilidade e a informação desse facto ao gestor orçamental.
2. Qualquer pagamento em numerário realizado à caixa do contabilista ou do gestor de fundos para adiantamentos dá lugar à emissão de um recibo.
3. O reembolso parcial pelo devedor sujeito a várias ordens de cobrança é primeiramente imputado ao crédito mais antigo, salvo especificação em contrário por parte do devedor.
Qualquer pagamento parcial cobre em primeiro lugar os juros.
Artigo 64.o
Prorrogação do prazo de pagamento
1. O contabilista, em articulação com o gestor orçamental, só pode conceder prazos suplementares de pagamento mediante pedido por escrito devidamente fundamentado do devedor e na dupla condição de:
a)
O devedor se comprometer ao pagamento de juros à taxa prevista no artigo 83.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, relativamente à totalidade do prazo adicional concedido e a contar do final do prazo referido no artigo 80.o, n.o 3, alínea b), do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012;
b)
O devedor constituir, no intuito de proteger os direitos do organismo da União, uma garantia financeira aceite pelo contabilista do organismo da União, que cubra o montante ainda em dívida, tanto em termos de capital como dos respetivos juros.
A garantia referida na alínea b) do primeiro parágrafo pode ser substituída por um aval pessoal e solidário de um terceiro aprovado pelo contabilista do organismo da União.
2. Em circunstâncias excecionais, na sequência de um pedido apresentado pelo devedor, o contabilista pode não exigir a garantia referida no n.o 1, primeiro parágrafo, alínea b), se, em função da sua análise, o devedor estiver disposto e em condições de proceder ao pagamento num prazo suplementar, mas não puder prestar essa garantia e se encontrar em dificuldades.
Artigo 65.o
Lista dos créditos
1. O contabilista elabora uma lista dos créditos a cobrar. Os créditos do organismo da União devem ser agrupados na lista segundo a data de emissão da ordem de cobrança. O contabilista indica igualmente as decisões de renúncia total ou parcial à cobrança de créditos apurados. Esta lista é incluída no relatório do organismo da União sobre a gestão orçamental e financeira.
2. O organismo da União elabora uma lista dos créditos com a indicação dos nomes dos devedores e do montante em dívida, sempre que o devedor tenha sido condenado a reembolsar por decisão judicial com força de caso julgado e não tenha sido efetuado qualquer reembolso significativo no prazo de um ano a contar da data em que essa decisão tiver sido proferida A lista é publicada, tomando em devida consideração a proteção dos dados pessoais, em conformidade com os requisitos do Regulamento (CE) n.o 45/2001.
No que respeita aos dados pessoais relativos a pessoas singulares, as informações publicadas devem ser suprimidas, uma vez integralmente reembolsado o montante em dívida. O mesmo é válido no que se refere aos dados pessoais relativos a pessoas coletivas cuja designação oficial identifica uma ou mais pessoas singulares.
A decisão de incluir o devedor na lista dos créditos do organismo da União é tomada em conformidade com o princípio da proporcionalidade e tem em conta, em especial, a importância do montante.
Artigo 66.o
Prazo de prescrição
Os créditos do organismo da União sobre terceiros, bem como os créditos de terceiros sobre o organismo da União são sujeitos a um prazo de prescrição de cinco anos.
Artigo 67.o
Disposições específicas aplicáveis às taxas e imposições
Quando o organismo da União proceder à cobrança de taxas e imposições referidas no artigo 6.o, n.o 1, alínea a), deve elaborar uma estimativa global provisória dessas taxas e imposições no início de cada exercício financeiro.
Quando as taxas e imposições forem inteiramente determinadas pela legislação ou pelas decisões do conselho de administração, o gestor orçamental pode abster-se de emitir ordens de cobrança e estabelecer diretamente notas de débito após ter apurado a quantia a receber. Neste caso, serão registadas todas as informações relativas ao crédito do organismo da União. O contabilista mantém uma lista de todas as notas de débito e inclui o respetivo número e montante global no relatório do organismo da União sobre a gestão orçamental e financeira.
Quando o organismo da União utilizar um sistema de faturação distinto, o contabilista regista periodicamente nas contas, e no mínimo numa base mensal, o valor acumulado das taxas e imposições recebidas.
O organismo da União só prestará serviços, por força das funções que lhe foram confiadas, após o pagamento total das taxas ou imposições correspondentes. Contudo, em circunstâncias excecionais, pode ser prestado um serviço sem o pagamento prévio das taxas ou imposições correspondentes. Nos casos em que a prestação de serviços tiver lugar sem o pagamento prévio das taxas ou imposições correspondentes, aplicam-se os artigos 60.o a 66.o.
CAPÍTULO 5
Operações relativas às despesas
Artigo 68.o
Decisões de financiamento
1. As despesas são objeto de uma autorização, de uma liquidação, da emissão de uma ordem de pagamento e de um pagamento.
2. A autorização das despesas é precedida de uma decisão de financiamento.
3. O programa de trabalho anual do organismo da União é equiparado a uma decisão de financiamento relativamente às atividades abrangidas, na medida em que os elementos previstos no artigo 32.o, n.o 3, estejam claramente identificados.
4. As dotações administrativas podem ser executadas sem necessidade de uma decisão de financiamento prévia.
Artigo 69.o
Tipos de autorizações
1. A autorização orçamental é a operação pela qual são reservadas as dotações necessárias para a execução de pagamentos posteriores, com vista ao cumprimento de compromissos jurídicos.
2. O compromisso jurídico é o ato pelo qual o gestor orçamental gera ou apura uma obrigação da qual resulta um encargo.
3. As autorizações orçamentais inserem-se numa das seguintes categorias:
a)
Individual: a autorização orçamental é individual sempre que o destinatário e o montante da despesa estejam determinados;
b)
Global: a autorização orçamental é global sempre que pelo menos um dos elementos necessários para a identificação da autorização individual não esteja determinado;
c)
Provisional: a autorização orçamental é provisional sempre que se destine a cobrir despesas correntes de natureza administrativa, cujos montantes ou destinatários finais não estejam determinados de forma definitiva.
A autorização orçamental provisional é executada quer pela assunção de um ou vários compromissos jurídicos individuais que conferem direito a pagamentos ulteriores quer, em casos excecionais associados às despesas de gestão do pessoal, diretamente por pagamentos.
4. As autorizações orçamentais para ações cuja realização se estenda por mais de um exercício só podem ser fracionadas por diversos exercícios em parcelas anuais caso o ato constitutivo ou o ato de base assim o prevejam ou caso se refiram a despesas administrativas.
Artigo 70.o
Regras aplicáveis às autorizações
1. Relativamente às medidas que possam dar origem a uma despesa a cargo do orçamento do organismo da União, o gestor orçamental procede a uma autorização orçamental antes de assumir um compromisso jurídico perante terceiros.
2. A obrigação de proceder a uma autorização orçamental, antes de assumir um compromisso jurídico, prevista no n.o 1, não se aplica aos compromissos jurídicos assumidos na sequência de uma declaração de situação de crise no quadro do plano de continuidade das atividades, em conformidade com os procedimentos adotados pelo organismo da União.
3. As autorizações orçamentais globais abrangem o custo total dos compromissos jurídicos individuais conexos assumidos até 31 de dezembro do exercício N+1.
Sob reserva do disposto no artigo 69.o, n.o 4, e no artigo 87.o, n.o 2, os compromissos jurídicos individuais respeitantes a autorizações individuais ou provisionais devem ser assumidos até 31 de dezembro do exercício N.
No termo dos prazos referidos no primeiro e segundo parágrafos, o saldo não executado dessas autorizações orçamentais é objeto de anulação pelo gestor orçamental.
O montante de cada compromisso jurídico individual assumido na sequência de uma autorização orçamental global é registado na contabilidade orçamental pelo gestor orçamental previamente à sua assinatura, e imputado à autorização orçamental global.
4. Os compromissos jurídicos e as autorizações orçamentais relativos a ações cuja realização se estenda por mais de um exercício têm, exceto no caso de despesas com pessoal, um prazo de execução fixado de acordo com o princípio da boa gestão financeira.
As parcelas destes compromissos e autorizações não executadas seis meses após o termo desse prazo são objeto de anulação nos termos do artigo 16.o.
O montante de uma autorização orçamental correspondente a um compromisso jurídico que não tenha dado lugar a um pagamento nos termos do artigo 75.o no prazo de dois anos após a assinatura do referido compromisso jurídico é objeto de anulação, salvo se esse montante estiver relacionado com um caso de contencioso perante os tribunais ou instâncias arbitrais ou caso existam disposições específicas previstas nos atos de base.
Artigo 71.o
Verificações aplicáveis às autorizações
1. Ao adotar uma autorização orçamental, o gestor orçamental verifica:
a)
A exatidão da imputação orçamental no orçamento do organismo da União;
b)
A disponibilidade das dotações;
c)
A conformidade da despesa com as disposições aplicáveis na matéria, em especial as do ato constitutivo, da regulamentação financeira de cada organismo da União e de todos os atos adotados em execução dos mesmos;
d)
O respeito do princípio da boa gestão financeira.
2. Ao registar um compromisso jurídico por assinatura física ou eletrónica, o gestor orçamental verifica:
a)
A cobertura do compromisso pela autorização orçamental correspondente;
b)
A regularidade e a conformidade da despesa com as disposições aplicáveis na matéria, em especial as do ato constitutivo, da regulamentação financeira de cada organismo da União e de todos os atos adotados em execução dos mesmos;
c)
O respeito do princípio da boa gestão financeira.
Artigo 72.o
Liquidação das despesas
A liquidação de uma despesa é o ato pelo qual o gestor orçamental:
a)
Verifica a existência dos direitos do credor;
b)
Determina ou verifica a veracidade e o montante do crédito;
c)
Verifica as condições de exigibilidade do crédito.
Artigo 73.o
Validação e materialização da menção «Visto; a pagar»
1. Qualquer liquidação de uma despesa deve assentar em documentos comprovativos que atestem os direitos do credor, com base na constatação de serviços efetivamente prestados, de fornecimentos efetivamente entregues ou de obras efetivamente realizadas, ou com base noutros documentos que justifiquem o pagamento, incluindo os pagamentos repetitivos de assinaturas ou de cursos de formação.
2. O gestor orçamental procede pessoalmente ao exame dos documentos comprovativos ou verifica, sob a sua responsabilidade, se este exame foi efetuado, antes de tomar a decisão de liquidar a despesa.
3. A decisão de liquidação traduz-se na menção «Visto, a pagar», aposta pelo gestor orçamental.
4. Num sistema não informatizado, a menção «Visto; a pagar» traduz-se num carimbo com a assinatura do gestor orçamental.
Num sistema informatizado, a menção «Visto, a pagar» traduz-se numa validação através de senha pessoal do gestor orçamental.
Artigo 74.o
Emissão de ordens de pagamento
1. A emissão de uma ordem de pagamento de uma despesa é o ato pelo qual o gestor orçamental, depois de verificar a disponibilidade das dotações, dá ao contabilista, mediante emissão de uma ordem de pagamento, a instrução para pagar o montante da despesa cuja liquidação foi efetuada pelo gestor orçamental.
Caso sejam efetuados pagamentos periódicos relativamente à prestação de serviços, incluindo serviços de locação, ou à entrega de bens, sem prejuízo da análise de risco do gestor orçamental, este pode ordenar a aplicação de um sistema de débito direto.
2. A ordem de pagamento é datada e assinada pelo gestor orçamental e seguidamente transmitida ao contabilista. Os documentos comprovativos são conservados pelo gestor orçamental, em conformidade com o artigo 44.o, n.o 5.
3. Se for caso disso, a ordem de pagamento transmitida ao contabilista é acompanhada de um certificado confirmando a inscrição dos bens nos inventários referidos no artigo 106.o, n.o 1.
Artigo 75.o
Tipos de pagamentos
1. O pagamento deve apoiar-se na prova de que a ação correspondente foi realizada em conformidade com as disposições do ato de base ou do contrato ou da convenção de subvenção, e abrange uma das seguintes operações:
a)
Pagamento da integralidade dos montantes devidos;
b)
Pagamento dos montantes devidos de acordo com as seguintes modalidades:
(1)
Um pré-financiamento, eventualmente fracionado em vários pagamentos, após a assinatura do contrato ou da convenção de subvenção, ou após a notificação da decisão de subvenção;
(2)
Um ou vários pagamentos intermédios como contrapartida de uma execução parcial da ação;
(3)
Um pagamento do saldo dos montantes devidos quando a ação tiver sido integralmente executada.
O pré-financiamento constitui um fundo de tesouraria. Pode ser fracionado em vários pagamentos, em conformidade com o princípio da boa gestão financeira.
O pagamento intermédio, que pode ser renovado, pode englobar as despesas incorridas com a execução da decisão ou convenção ou o pagamento de serviços, fornecimentos ou obras que tenham sido concluídos e/ou entregues em fases intermédias de execução do contrato. Poderá ainda compensar, no todo ou em parte, o pré-financiamento, sem prejuízo das disposições previstas no ato de base.
O encerramento da despesa assume a forma de um pagamento do saldo, pagamento esse que pode não ser múltiplo e que compensa todas as despesas anteriores, ou de uma ordem de cobrança.
2. É feita uma distinção, na contabilidade orçamental na entre os diferentes tipos de pagamento referidos no n.o 1 no momento da realização de cada pagamento.
Artigo 76.o
Pagamento limitado aos fundos disponíveis
O pagamento das despesas será executado pelo contabilista, dentro do limite dos fundos disponíveis.
Artigo 77.o
Prazos
O pagamento das despesas deve ser efetuado nos prazos fixados e em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e o Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
CAPÍTULO 6
Sistemas informáticos
Artigo 78.o
Gestão eletrónica das operações
Caso a gestão das receitas e das despesas seja efetuada através de sistemas informáticos, os documentos podem ser assinados por via informática ou eletrónica.
Artigo 79.o
Administração em linha
O organismo da União estabelece e aplica normas uniformes para o intercâmbio eletrónico de informações com terceiros que participem em procedimentos para a formação de contratos públicos e de concessão de subvenções. Em particular, e na medida do possível, devem conceber e aplicar soluções para a apresentação, o armazenamento e o tratamento dos dados apresentados durante os procedimentos para a formação de contratos públicos e de concessão de subvenções, e, para esse efeito, estabelecem um espaço de intercâmbio de dados informatizados único para requerentes, candidatos e proponentes.
Artigo 80.o
Boa administração
1. O gestor orçamental dá a conhecer com a maior brevidade possível a necessidade de fornecer provas e/ou documentação, a sua forma e o seu conteúdo obrigatório e, se for caso disso, o calendário indicativo para a conclusão dos processos de adjudicação.
2. Caso, em consequência de erro material manifesto da sua parte, o requerente ou proponente não apresente provas ou declarações, o comité de avaliação ou, se for caso disso, o gestor orçamental solicita ao requerente ou proponente, exceto em casos devidamente justificados, que apresente as informações em falta ou que esclareça os documentos justificativos. Essas informações ou esclarecimentos não podem alterar substancialmente a proposta nem os termos do convite.
Artigo 81.o
Indicação das vias de recurso
Caso um ato processual de um gestor orçamental afete negativamente os direitos de um requerente ou proponente, de um beneficiário ou de um contratante, tal ato deve indicar as vias de recurso administrativo e/ou judicial disponíveis para a sua impugnação.
Em particular, devem ser indicados a natureza do recurso, o organismo ou organismos competentes para o recurso e os prazos aplicáveis ao seu exercício.
CAPÍTULO 7
Auditor interno
Artigo 82.o
Nomeação, poderes e funções do auditor interno
1. O organismo da União deve dispor de uma função de auditoria interna, que é exercida de acordo com as normas internacionais relevantes.
2. As funções de auditoria interna são asseguradas pelo auditor interno da Comissão. O auditor interno não pode ser gestor orçamental nem contabilista, quer do organismo da União, quer da Comissão.
3. O auditor interno aconselha o organismo da União sobre o controlo dos riscos, formulando pareceres independentes sobre a qualidade dos sistemas de gestão e de controlo e emitindo recomendações para melhorar as condições de execução das operações e promover a boa gestão financeira.
O auditor interno é responsável, nomeadamente:
a)
Pela apreciação da adequação e da eficácia dos sistemas de gestão interna e pelo desempenho dos serviços na execução dos programas e ações tendo em conta os riscos que lhes estão associados;
b)
Pela apreciação da eficiência e eficácia dos sistemas de controlo interno e de auditoria aplicáveis a cada operação de execução do orçamento do organismo da União.
4. O auditor interno exerce as suas funções relativamente a todas as atividades e departamentos do organismo da União. O auditor interno tem acesso completo e ilimitado a todas as informações necessárias ao exercício das suas funções.
5. O auditor interno toma conhecimento do relatório anual de atividades consolidado do gestor orçamental, bem como de quaisquer outros elementos de informação identificados.
6. O auditor interno apresenta ao conselho de administração e ao diretor as suas conclusões e recomendações.
Além disso, o auditor interno deve igualmente apresentar um relatório em qualquer dos seguintes casos:
-
riscos críticos e recomendações que não tiveram seguimento,
-
atrasos significativos na aplicação das recomendações formuladas nos anos anteriores.
O conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, bem como o diretor, devem garantir o acompanhamento regular da execução das recomendações de auditoria. O conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, examinam as informações a que se refere o artigo 47.o, n.o 1, alínea a), e se as recomendações foram plena e atempadamente aplicadas.
7. O organismo da União disponibiliza os contactos do auditor interno a todas as pessoas singulares ou coletivas que intervenham em operações de despesas, para que estas o possam contactar confidencialmente.
8. Os relatórios e as conclusões do auditor interno, só são acessíveis ao público após a aprovação pelo auditor interno das medidas adotadas para lhes dar execução.
Artigo 83.o
Independência do auditor interno
A independência do auditor interno, a sua responsabilidade por atos no desempenho das suas funções e o direito de intentar ações perante o Tribunal de Justiça da União Europeia são determinados em conformidade com o artigo 100.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 84.o
Criação da capacidade de auditoria interna
1. O conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, tendo em devida conta a relação custo/eficácia e o valor acrescentado, podem criar uma estrutura de auditoria interna para exercer funções em conformidade com as normas internacionais relevantes.
A finalidade, a autoridade e a responsabilidade da estrutura de auditoria interna devem ser determinadas no regulamento de auditoria interna a aprovar pelo conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, pela comissão executiva.
O plano de auditoria anual da estrutura de auditoria interna é elaborado pelo chefe da estrutura de auditoria interna, tendo em conta, nomeadamente, a sua avaliação dos riscos no organismo da União.
É analisado e aprovado pelo conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, pela comissão executiva.
A estrutura de auditoria interna informa o conselho de administração e o diretor das suas conclusões e recomendações.
2. Se a criação de uma estrutura de auditoria interna para um único organismo da União não for rentável, ou não for capaz de respeitar as normas internacionais, o organismo da União pode decidir a partilha da estrutura de auditoria interna com outros organismos da União do mesmo domínio de intervenção.
Nesse caso, o conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva dos organismos da União em causa devem acordar entre si as modalidades práticas da capacidade de auditoria interna partilhada.
3. Os agentes da auditoria interna devem cooperar eficazmente mediante o intercâmbio de informações e relatórios de auditoria e, se for caso disso, da realização de avaliações de risco conjuntas e de auditorias conjuntas.
O conselho de administração ou, se o ato constitutivo permitir, a comissão executiva, e o diretor devem garantir o acompanhamento regular da execução das recomendações de auditoria interna.
TÍTULO V
CONTRATOS PÚBLICOS
Artigo 85.o
Disposições gerais
1. Em matéria de contratos públicos, são aplicáveis o título V do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012, sem prejuízo do artigo 86.o.
2. O organismo da União pode ser associado, a seu pedido e enquanto entidade adjudicante, à adjudicação de contratos da Comissão ou interinstitucionais ou de outros organismos da União.
3. O organismo da União participa na base de dados central sobre as exclusões criada e operada pela Comissão, nos termos do artigo 108.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 86.o
Procedimentos de adjudicação de contratos
1. O organismo da União pode concluir um contrato, sem recurso a um procedimento de adjudicação de contratos públicos, com a Comissão, os organismos interinstitucionais ou o Centro de Tradução dos organismos da União Europeia criado pelo Regulamento (CE) n.o 2965/94 do Conselho (8), para o fornecimento de bens, a prestação de serviços ou a realização de obras por parte destes últimos.
2. O organismo da União pode recorrer a procedimentos de adjudicação de contratos conjuntos com as entidades adjudicantes do Estado-Membro de acolhimento para cobrir as suas necessidades administrativas. Neste caso, aplica-se mutatis mutandis o artigo 133.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
TÍTULO VI
DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS RELATIVAS ÀS DOTAÇÕES ADMINISTRATIVAS
Artigo 87.o
Dotações administrativas
1. As dotações administrativas são dotações não diferenciadas.
2. As despesas administrativas resultantes de contratos que abranjam períodos superiores à duração do exercício, quer em conformidade com os usos locais, quer relativas ao fornecimento de equipamento, são imputadas ao orçamento do organismo da União no exercício durante o qual forem efetuadas.
3. Cada organismo da União apresenta ao Parlamento Europeu e ao Conselho, até 1 de julho de cada exercício, um documento de trabalho sobre a sua política imobiliária que deve incluir as seguintes informações:
a)
Para cada edifício, a despesa e as áreas abrangidas pelas dotações das rubricas correspondentes no orçamento do organismo da União;
b)
A evolução esperada da programação global das áreas e dos locais nos próximos anos, com uma descrição dos projetos imobiliários já identificados em fase de planeamento;
c)
As condições finais e os custos, bem como informações relevantes sobre a execução de novos projetos imobiliários previamente apresentados ao Parlamento Europeu e ao Conselho nos termos do procedimento estabelecido no artigo 88.o, e não incluídos nos documentos de trabalho do exercício anterior.
Artigo 88.o
Projetos imobiliários
1. Relativamente a cada projeto imobiliário suscetível de ter uma incidência financeira significativa no orçamento do organismo da União, este informa o Parlamento Europeu e o Conselho, o mais cedo possível, sobre a área edificável requerida e o planeamento provisório antes de qualquer prospeção do mercado local, no caso de contratos imobiliários, ou antes da publicação dos concursos, no caso de trabalhos de construção.
2. Relativamente a cada projeto imobiliário suscetível de ter uma incidência financeira significativa no orçamento do organismo da União, este apresenta o projeto imobiliário, incluindo uma estimativa detalhada dos custos e respetivo financiamento, bem como uma lista dos projetos de contratos a utilizar, e solicita a aprovação do Parlamento Europeu e do Conselho antes da celebração dos contratos. A pedido do organismo da União, os documentos apresentados referentes ao projeto imobiliário são objeto de tratamento confidencial.
Salvo em casos de força maior, o Parlamento Europeu e o Conselho deliberam sobre o projeto imobiliário no prazo de quatro semanas a contar da data de receção do projeto por ambas as instituições.
O projeto imobiliário é considerado aprovado no termo do prazo de quatro semanas, a menos que o Parlamento Europeu ou o Conselho tomem uma decisão contrária à proposta dentro desse prazo.
Se o Parlamento Europeu e/ou o Conselho levantarem objeções devidamente fundamentadas no prazo de quatro semanas, este pode ser prorrogado uma vez por mais duas semanas.
Se o Parlamento Europeu ou o Conselho tomarem uma decisão contrária à proposta relativa ao projeto imobiliário do organismo da União, este retira a sua proposta e pode apresentar uma nova.
3. Em casos de força maior, a informação prevista no n.o 4 pode ser apresentada juntamente com o projeto imobiliário. O Parlamento Europeu e o Conselho deliberam sobre o projeto imobiliário no prazo de duas semanas a contar da data de receção do projeto por ambas as instituições. O projeto imobiliário é considerado aprovado no termo do prazo de duas semanas, a menos que o Parlamento Europeu ou o Conselho tomem uma decisão contrária à proposta dentro desse prazo.
4. São considerados projetos imobiliários suscetíveis de ter uma incidência financeira significativa no orçamento do organismo da União:
a)
As aquisições de terrenos;
b)
A aquisição, venda, renovação estrutural, construção de edifícios ou de qualquer projeto que conjugue esses elementos a executar no mesmo quadro temporal de valor superior a 3 000 000 de EUR;
c)
Todos os novos contratos imobiliários (incluindo o usufruto, o arrendamento a longo prazo e a renovação, em condições menos favoráveis, de contratos imobiliários existentes) não abrangidos pela alínea b) que impliquem um encargo anual de, pelo menos, 750 000 EUR;
d)
A prorrogação ou renovação de contratos imobiliários existentes (incluindo o usufruto e o arrendamento a longo prazo) em condições iguais ou mais favoráveis que impliquem um encargo anual de, pelo menos, 3 000 000 de EUR.
5. Sem prejuízo do artigo 19.o, n.o 4, um projeto de aquisição de um imóvel pode ser financiado mediante a contração de um empréstimo sujeito a aprovação prévia do Parlamento Europeu e do Conselho.
Os empréstimos são contraídos e reembolsados de acordo com o princípio da boa gestão financeira e tendo em conta o melhor interesse financeiro da União.
Quando o organismo da União proponha financiar a aquisição mediante a contração de um empréstimo, o plano de financiamento a apresentar, juntamente com o pedido de aprovação prévia do organismo da União, especifica, em particular, o nível máximo, o período, o tipo e as condições de financiamento, e a poupança relativamente a outros tipos de soluções contratuais.
O Parlamento Europeu e o Conselho deliberam sobre o pedido de aprovação prévia no prazo de quatro semanas, prorrogável uma vez por mais duas semanas, a contar da data de receção do pedido por ambas as instituições. A aquisição mediante a contração de um empréstimo é considerada rejeitada se o Parlamento Europeu e o Conselho não a tiverem expressamente aprovado nesse prazo.
TÍTULO VII
PERITOS
Artigo 89.o
Peritos externos remunerados
O artigo 287.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012 aplica-se mutatis mutandis à seleção de peritos. Esses peritos são remunerados com base num montante fixo anunciado antecipadamente e são escolhidos com base na sua capacidade profissional. A seleção é efetuada com base em critérios de seleção que respeitam os princípios da não discriminação, da igualdade de tratamento e da inexistência de conflitos de interesses.
TÍTULO VIII
SUBVENÇÕES E PRÉMIOS ATRIBUÍDOS PELO ORGANISMO DA UNIÃO
Artigo 90.o
Subvenções
Quando o organismo da União possa conceder subvenções ao abrigo do ato constitutivo ou por delegação da Comissão nos termos do artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalínea iv), do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, aplicam-se as disposições relevantes deste regulamento e do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
Artigo 91.o
Prémios
Quando o organismo da União possa atribuir prémios ao abrigo do ato constitutivo ou por delegação da Comissão nos termos do artigo 58.o, n.o 1, alínea c), subalínea iv), do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, aplicam-se as disposições relevantes deste regulamento e do Regulamento Delegado (UE) n.o 1268/2012.
TÍTULO IX
PRESTAÇÃO DE CONTAS E CONTABILIDADE
CAPÍTULO 1
Prestação de contas
Artigo 92.o
Estrutura das contas
O orçamento do organismo da União inclui:
a)
As demonstrações financeiras do organismo da União;
b)
O relatório de execução orçamental do organismo da União.
Artigo 93.o
Relatório sobre a gestão orçamental e financeira
1. Cada organismo da União deve elaborar um relatório sobre a gestão orçamental e financeira do exercício.
2. O diretor envia o relatório ao Parlamento Europeu, ao Conselho, à Comissão e ao Tribunal de Contas, até 31 de março do exercício seguinte.
3. O relatório referido no n.o 2 deve indicar, em termos absolutos e em percentagem, pelo menos, a taxa de execução das dotações e fornecer uma informação sintética sobre as transferências de dotações entre as diferentes rubricas orçamentais.
Artigo 94.o
Regras contabilísticas
1. O contabilista do organismo da União deve aplicar as regras adotadas pelo contabilista da Comissão, baseadas nas normas contabilísticas internacionalmente aceites para o setor público.
2. As contas do organismo da União referidas no artigo 92.o devem respeitar os princípios orçamentais estabelecidos nos artigos 5.o a 31.o. Devem apresentar uma imagem verdadeira e fiel das operações orçamentais relativas às receitas e às despesas.
Artigo 95.o
Princípios contabilísticos
As demonstrações financeiras referidas no artigo 92.o devem apresentar as informações, incluindo sobre as políticas contabilísticas, de modo a assegurar que sejam relevantes, fiáveis, comparáveis e compreensíveis. As demonstrações financeiras são elaboradas de acordo com os princípios contabilísticos geralmente aceites, descritos nas regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 96.o
Demonstrações financeiras
1. As demonstrações financeiras são apresentadas em euros e incluem:
a)
O balanço e a demonstração de resultados financeiros, que apresentam a situação patrimonial e financeira global, bem como o resultado económico, reportados a 31 de dezembro do exercício anterior. Estas demonstrações são apresentadas de acordo com as regras contabilísticas referidas no artigo 143.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012;
b)
A demonstração dos fluxos de caixa, evidenciando os recebimentos e pagamentos do exercício, bem como a situação de tesouraria final;
c)
A demonstração da variação da situação líquida, que apresenta uma panorâmica dos movimentos, durante o exercício, das reservas e dos resultados acumulados.
2. As notas às demonstrações financeiras completam e comentam as informações apresentadas nas demonstrações referidas no n.o 1 e prestam todas as informações adicionais prescritas pela prática contabilística internacionalmente aceite, sempre que tais informações sejam relevantes para as atividades do organismo da União.
Artigo 97.o
Relatórios de execução orçamental
1. Os relatórios de execução orçamental são apresentados em euros. Estes relatórios incluem:
a)
Relatórios que agregam a totalidade das operações orçamentais do exercício em termos de receitas e despesas;
b)
Notas explicativas que completam e comentam as informações fornecidas pelos relatórios.
2. O resultado orçamental será constituído pela diferença entre:
-
a totalidade das receitas cobradas a título desse exercício,
-
o montante dos pagamentos efetuados a partir das dotações desse exercício, aumentado do montante das dotações do mesmo exercício transitadas.
A diferença a que se refere o primeiro parágrafo será aumentada ou diminuída, por um lado, pelo montante líquido resultante das dotações transitadas de exercícios anteriores que tenham sido anuladas e, por outro lado, pelos:
-
pagamentos efetuados para além das dotações não diferenciadas transitadas do exercício anterior, devido à variação das taxas do euro,
-
saldo resultante dos ganhos e perdas cambiais registados durante o exercício, tanto os realizados como não.
3. A estrutura dos relatórios de execução orçamental deve ser a mesma do orçamento do organismo da União.
Artigo 98.o
Contas provisórias
1. O contabilista do organismo da União deve enviar as contas provisórias ao contabilista da Comissão e ao Tribunal de Contas, até 1 de março do ano seguinte.
2. O contabilista do organismo da União deve igualmente enviar ao contabilista da Comissão, até 1 de março do ano seguinte, um conjunto de relatórios segundo uma estrutura normalizada, determinada pelo contabilista da Comissão, para efeitos de consolidação.
Artigo 99.o
Aprovação das contas definitivas
1. Em conformidade com o artigo 148.o, n.o 1, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, o Tribunal de Contas formula, até 1 de junho do ano seguinte, as suas observações sobre as contas provisórias do organismo da União.
2. Após a receção das observações do Tribunal de Contas sobre as contas provisórias do organismo da União, o contabilista elabora as contas definitivas do organismo da União em conformidade com o artigo 50.o. O diretor envia as contas definitivas ao conselho de administração para parecer.
3. O contabilista envia as contas definitivas, juntamente com o parecer do conselho de administração, ao contabilista da Comissão, ao Tribunal de Contas, ao Parlamento Europeu e ao Conselho, até 1 de julho do exercício seguinte.
O contabilista do organismo da União deve igualmente enviar ao contabilista da Comissão, até 1 de julho, um conjunto de relatórios segundo uma estrutura normalizada, determinada pelo contabilista da Comissão, para efeitos de consolidação.
4. Na mesma data em que envia as suas contas definitivas, o contabilista do organismo da União envia igualmente ao Tribunal de Contas, com cópia ao contabilista da Comissão, uma carta de representação que abrange essas contas definitivas.
As contas definitivas são acompanhadas de uma nota elaborada pelo contabilista, na qual este declara que as contas definitivas foram elaboradas de acordo com o presente título e com os princípios, regras e métodos contabilísticos aplicáveis.
As contas definitivas do organismo da União devem ser publicadas no Jornal Oficial da União Europeia até 15 de novembro do ano seguinte.
5. O diretor envia ao Tribunal de Contas, o mais tardar até 30 de setembro do ano seguinte, a resposta às observações formuladas no seu relatório anual. As respostas do organismo da União devem ser enviadas, simultaneamente, à Comissão.
CAPÍTULO 2
Contabilidade e inventário do imobilizado
Secção 1
Disposições comuns
Artigo 100.o
Sistema contabilístico
1. O sistema contabilístico do organismo da União permite organizar a informação orçamental e financeira de modo a inscrever, classificar e registar dados quantificados.
2. O sistema contabilístico é constituído por uma contabilidade geral e por uma contabilidade orçamental. As referidas contabilidades são mantidas em euros por ano civil.
3. O gestor orçamental pode igualmente manter uma contabilidade analítica.
Artigo 101.o
Requisitos comuns do sistema contabilístico das instituições
As regras contabilísticas e o plano de contabilidade harmonizado a aplicar pelo organismo da União devem ser adotados pelo contabilista da Comissão, em conformidade com o artigo 152.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Secção 2
Contabilidade geral e contabilidade orçamental
Artigo 102.o
Contabilidade geral
A contabilidade geral permite registar de forma cronológica, segundo o método das partidas dobradas, os acontecimentos e operações que afetam a situação económica, financeira e patrimonial do organismo da União.
Artigo 103.o
Lançamentos na contabilidade geral
1. Os saldos e movimentos da contabilidade geral são inscritos nos livros contabilísticos.
2. Todos os lançamentos contabilísticos, incluindo as correções contabilísticas, devem basear-se em documentos comprovativos, aos quais o lançamento faz referência.
3. O sistema contabilístico deve permitir encontrar uma pista de auditoria clara de todos os lançamentos contabilísticos.
Artigo 104.o
Correções contabilísticas
O contabilista do organismo da União procede, após o encerramento do exercício financeiro e até à data da prestação das contas definitivas, às correções que, sem provocar uma entrada ou uma saída de tesouraria imputável ao referido exercício, sejam necessárias para uma apresentação fidedigna dessas contas. Essas correções são conformes com as regras contabilísticas referidas no artigo 101.o.
Artigo 105.o
Contabilidade orçamental
1. A contabilidade orçamental proporciona um registo pormenorizado da execução do orçamento do organismo da União.
2. Para efeitos do n.o 1, a contabilidade orçamental regista todos os atos da execução orçamental em matéria de receitas e despesas, previstos no título IV.
Artigo 106.o
Inventário do imobilizado
1. O organismo da União elabora inventários, com a indicação de quantidades e valores, de todos os ativos tangíveis, intangíveis e financeiros da União, de acordo com o modelo adotado pelo contabilista da Comissão.
O organismo da União verifica a concordância entre o inventário e a realidade.
2. A venda de ativos tangíveis do organismo da União deve ser objeto de publicidade adequada.
TÍTULO X
AUDITORIA EXTERNA, QUITAÇÃO E LUTA CONTRA A FRAUDE
Artigo 107.o
Auditoria externa
1. Um auditor externo independente verifica se as contas anuais do organismo da União indicam adequadamente as receitas, as despesas e a situação financeira do organismo da União antes da consolidação nas contas definitivas do organismo da União.
Salvo disposição em contrário do ato constitutivo, o Tribunal de Contas elabora um relatório anual específico sobre o organismo da União, nos termos do artigo 287.o, n.o 1, do TFUE.
Na elaboração do relatório referido no segundo parágrafo, o Tribunal de Contas tem em consideração o trabalho de auditoria realizado pelo auditor externo independente referido no primeiro parágrafo, bem como as medidas tomadas em resposta às suas conclusões.
2. O organismo da União envia ao Tribunal de Contas o orçamento do organismo da União, tal como definitivamente aprovado. Deve igualmente informar o Tribunal de Contas, com a maior brevidade possível, de todas as decisões e atos adotados nos termos dos artigos 10.o, 14.o, 19.o e 23.o.
3. O controlo efetuado pelo Tribunal de Contas reger-se-á pelo disposto nos artigos 158.o a 163.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 108.o
Calendário do procedimento de quitação
1. O Parlamento Europeu, sob recomendação do Conselho, e salvo disposição em contrário no ato constitutivo, dá quitação ao diretor quanto à execução do orçamento do exercício N, antes de 15 de maio do ano N+2. O diretor informa o conselho de administração das observações do Parlamento Europeu contidas na resolução que acompanha a decisão de quitação.
2. Caso o prazo previsto no n.o 1 não possa ser respeitado, o Parlamento Europeu ou o Conselho informam o diretor dos motivos do adiamento.
3. Se o Parlamento Europeu adiar a decisão de quitação, o diretor, em cooperação com o conselho de administração, deve, assim que possível, procurar tomar medidas para permitir e facilitar a supressão dos obstáculos a essa decisão.
Artigo 109.o
Procedimento de quitação
1. A decisão de quitação incide sobre as contas da totalidade das receitas e despesas do organismo da União, o resultado orçamental e o ativo e passivo do organismo da União apresentados nas demonstrações financeiras.
2. Para efeitos da quitação, o Parlamento Europeu examina, depois do Conselho, as contas e as demonstrações financeiras do organismo da União. Examina igualmente o relatório anual do Tribunal de Contas, acompanhado das respostas do diretor do organismo da União, quaisquer relatórios especiais do Tribunal de Contas Europeu relativos ao exercício financeiro em causa, bem como a declaração de fiabilidade do Tribunal de Contas que atesta a fiabilidade das contas e a legalidade e regularidade das operações subjacentes.
3. A pedido do Parlamento Europeu, o diretor submete à sua apreciação, todas as informações necessárias para o bom desenrolar do procedimento de quitação relativo ao exercício em causa, segundo o previsto no artigo 165.o, n.o 3, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012.
Artigo 110.o
Medidas de seguimento
1. O diretor toma todas as medidas necessárias para dar seguimento às observações que acompanham a decisão de quitação do Parlamento Europeu, bem como às observações que acompanham a recomendação de quitação adotada pelo Conselho.
2. A pedido do Parlamento Europeu ou do Conselho, o diretor elabora um relatório sobre as medidas tomadas no seguimento dessas observações. O diretor envia uma cópia do relatório à Comissão e ao Tribunal de Contas.
Artigo 111.o
Controlos no local efetuados pela Comissão, o Tribunal de Contas e o OLAF
1. O organismo da União deve facultar ao pessoal da Comissão e às outras pessoas por si autorizadas, bem como ao Tribunal de Contas, o acesso aos seus locais e instalações, bem como a todas as informações e dados, incluindo em formato eletrónico, necessários à realização das suas auditorias.
2. O Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) pode efetuar inquéritos, incluindo verificações e inspeções no local, em conformidade com as disposições e os procedimentos previstos no Regulamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho (9) e no Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 do Conselho (10), com vista a apurar a eventual existência de fraudes, corrupção ou quaisquer outras atividades ilegais lesivas dos interesses financeiros da União relacionadas com a concessão de subvenções ou a adjudicação de contratos ao abrigo do presente regulamento.
3. Sem prejuízo dos n.os 1 e 2, os acordos com países terceiros e organizações internacionais, os contratos, convenções de subvenção e contratos públicos do organismo da UE devem incluir disposições que habilitem expressamente o Tribunal de Contas Europeu e o OLAF a realizar as referidas auditorias e inquéritos, de acordo com as respetivas competências.
TÍTULO XI
DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS
Artigo 112.o
Pedidos de informação do Parlamento Europeu e do Conselho
O Parlamento Europeu e o Conselho têm o direito de obter as informações ou justificações de que necessitem relativamente às questões orçamentais da sua competência.
Artigo 113.o
Adoção do novo regulamento financeiro do organismo da União
Cada organismo referido no artigo 208.o do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 deve adotar um novo regulamento financeiro, com vista à sua entrada em vigor em 1 de janeiro de 2014, ou, em qualquer caso, no prazo de seis meses a contar da data em que o organismo passa a ser abrangido pelo âmbito de aplicação do artigo 208.o do mesmo regulamento em virtude da concessão de uma contribuição a cargo do orçamento.
Artigo 114.o
Normas de execução do regulamento financeiro do organismo da União
O conselho de administração adota, na medida do necessário e com base na autorização prévia da Comissão, as normas de execução do regulamento financeiro do organismo da União, sob proposta do diretor.
Artigo 115.o
Revogação
O Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 é revogado com efeitos a partir de 1 de janeiro de 2014. No entanto, o artigo 40.o continua a aplicar-se até 31 de dezembro de 2014, e os n.os 4 e 7 do artigo 27.o continuam a aplicar-se até 31 de dezembro de 2015.
Artigo 116.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia. O presente regulamento é aplicável a partir de 1 de janeiro de 2014. No entanto, os artigos 47.o e o artigo 82.o, n.o 5, são aplicáveis a partir de 1 de janeiro de 2015 e o artigo 32.o e o artigo 33.o, n.os 5 e 8, são aplicáveis a partir de 1 de janeiro de 2016.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 30 de setembro de 2013.