РЕШЕНИЕ НА УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ
от 4 юни 2009 година
относно условията, свързани с обработката на данни въз основа на член 10, параграф 4 от Решението за Европол
(2009/1010/ПВР)
УПРАВИТЕЛНИЯТ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ,
като взе предвид Решението на Съвета за създаване на Европейска полицейска служба (Европол) от 6 април 2009 г. (1) (наричано по-нататък „Решението за Европол“), и по-специално член 10, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Задача на Управителния съвет, действайки по предложение на директора и след консултация със съвместния надзорен орган, е да определя условията за обработка на данните, за да определи дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в една от неговите системи за обработка на информация, по-конкретно що се отнася до достъпа до данните и използването им, както и до сроковете за съхранението и заличаването им.
(2)
Като приема настоящото решение Управителният съвет трябва да вземе предвид принципите на Конвенцията на Съвета на Европа за защита на лицата по отношение на автоматичната обработка на лични данни от 28 януари 1981 г. и Препоръка № R(87)15 на Комитета на министрите на Съвета на Европа от 17 септември 1987 г., уреждаща използването на лични данни в полицейския сектор.
(3)
Решението на Управителния съвет се представя на Съвета за одобрение,
ПРИЕ СЛЕДНОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
По смисъла на настоящото решение:
а)
„лични данни“ означава всяка информация за идентифицирано или подлежащо на идентифициране физическо лице: подлежащо на идентифициране физическо лице е лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко, по-специално чрез идентификационен номер или един или повече специфични признаци, отнасящи се до неговата физическа, физиологическа, психологическа, умствена, икономическа, културна или социална самоличност;
б)
„обработка на лични данни“ означава всяка операция или набор от операции, извършвани със или без автоматични средства по отношение на лични данни, като събиране, запис, организиране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друга форма на предоставяне на данните, актуализиране или комбиниране, блокиране, изтриване или унищожаване;
в)
„системи за обработка на информацията“ означава информационната система на Европол, аналитичните работни досиета и други системи за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1 от Решението за Европол;
г)
„информационна система на Европол“ означава системата, посочена в член 11, параграф 1 от Решението за Европол;
д)
„аналитично работно досие“ означава досие, открито за целите на анализа, както е посочено в член 14 от Решението за Европол;
е)
„органи на ЕС“ означава институции, органи, служби и агенции, създадени от или въз основа на Договора за Европейския съюз и договорите за създаване на Европейските общности, както е посочено в член 22, параграф 1 от Решението за Европол;
ж)
„трети страни“ означава трети държави и организации, както е посочено в член 23, параграф 1 от Решението за Европол;
з)
„надлежно упълномощени служители на Европол“ означава служителите на Европол, определени от директора да обработват лични данни в съответствие с настоящото решение.
Член 2
Обхват
Настоящото решение се прилага към личните данни, съобщени на Европол за целите на определяне дали тези данни са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация, с изключение на:
а)
личните данни, въведени в информационната система на Европол съгласно член 13, параграф 1 от Решението за Европол;
б)
личните данни, предложени от държава-членка, орган на ЕС или трета страна за включване в конкретно аналитично работно досие, както и личните данни, въведени в аналитично работно досие съгласно член 14 от Решението за Европол;
в)
личните данни, предоставени на Европол за включване в друга конкретна система за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1, последно изречение от Решението за Европол.
Член 3
Достъп и използване
1. Достъпът до лични данни, обработвани от Европол в съответствие с настоящото решение, се ограничава до надлежно упълномощените служители на Европол.
2. Без да се засяга член 17 от Решението за Европол, личните данни, обработвани от Европол съгласно настоящото решение, се използват само за целите на определяне дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация.
3. Когато Европол определи, че данните са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в информационната система на Европол, Европол предлага на държавата-членка, предоставила данните, да въведе данните в информационната система на Европол в съответствие с член 13, параграф 1 от Решението за Европол. Ако държавата-членка не изпълни предложението на Европол, се прилага член 5 от настоящото решение.
Член 4
Правила за защита на личните данни и сигурност на данните
1. При обработката на лични данни съгласно настоящото решение Европол трябва да прилага правилата за защита на личните данни и сигурност на данните, изложени в Решението за Европол, по-специално членове 18, 27 и 35, както и правилата, приети при тяхното прилагане.
2. В случай че Европол реши да включи такива данни в системите за обработка на информация или да ги заличи или унищожи, той информира предоставилата ги държава-членка, органа на ЕС или съответната трета страна.
Член 5
Срок за съхранение на лични данни
1. Решението за използване на личните данни в съответствие с член 3, параграф 2 се взема възможно най-скоро и във всички случаи не по-късно от шест месеца след като тези данни са били получени от Европол.
2. При липса на такова решение след изтичане на шестмесечния срок въпросните лични данни се заличават или унищожават, като предоставящата държава-членка, орган на ЕС или трета страна се уведомяват за това.
Член 6
Отговорност
Европол е отговорен за осигуряване на спазването на членове 3, 4 и 5 от настоящото решение.
Член 7
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в същия ден, в който е датата за прилагане на Решението за Европол.
Хага, 4 юни 2009 година.
Одобрено от Съвета на 30 ноември 2009 година.
DECISIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DI EUROPOL
del 4 giugno 2009
sulle condizioni relative al trattamento dei dati sulla base dell’articolo 10, paragrafo 4, della decisione Europol
(2009/1010/GAI)
IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DI EUROPOL,
vista la decisione del Consiglio che istituisce l’Ufficio europeo di polizia (Europol) del 6 aprile 2009 (1) (di seguito denominata «decisione Europol»), in particolare, l’articolo 10, paragrafo 4,
considerando quanto segue:
(1)
Spetta al consiglio di amministrazione, su proposta del direttore e previa consultazione dell’autorità di controllo comune, definire le condizioni relative al trattamento dei dati per stabilire se tali dati sono rilevanti per i compiti dell’Europol e possono essere inclusi in uno dei suoi sistemi di trattamento delle informazioni, in particolare riguardo all’accesso ai dati, al loro uso e ai termini per la loro conservazione e cancellazione.
(2)
Il consiglio di amministrazione, adottando la presente decisione, tiene conto dei principi della convenzione del Consiglio d’Europa sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale del 28 gennaio 1981 e della raccomandazione R(87)15 del comitato dei ministri del Consiglio d’Europa, del 17 settembre 1987, relativa all’utilizzo dei dati personali nel settore della polizia.
(3)
La decisione del consiglio di amministrazione è sottoposta al Consiglio per approvazione,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
Definizioni
Ai fini della presente decisione s’intende per:
a)
«dati personali», qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile; una persona identificabile è una persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare mediante riferimento a un numero di identificazione o a uno o più elementi specifici caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale;
b)
«trattamento di dati personali», qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali, come raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione o modifica, estrazione, consultazione, impiego, comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, raffronto o interconnessione, nonché blocco, cancellazione o distruzione;
c)
«sistemi di trattamento delle informazioni», il sistema di informazione dell’Europol, gli archivi di lavoro per fini di analisi e altri sistemi di trattamento dei dati personali di cui all’articolo 10, paragrafo 1, della decisione Europol;
d)
«sistema di informazione dell’Europol», il sistema di cui all’articolo 11, paragrafo 1, della decisione Europol;
e)
«archivio di lavoro per fini di analisi», l’archivio costituito ai fini dell’analisi di cui all’articolo 14 della decisione Europol;
f)
«organismi dell’Unione europea», istituzioni, organi, uffici e agenzie stabiliti dal trattato sull’Unione europea e dai trattati che istituiscono le Comunità europee, o sulla loro base, di cui all’articolo 22, paragrafo 1, della decisione Europol;
g)
«terzi», Stati terzi o organizzazioni di cui all’articolo 23, paragrafo 1, della decisione Europol;
h)
«personale dell’Europol debitamente autorizzato», personale dell’Europol autorizzato dal direttore a trattare dati personali sulla base della presente decisione.
Articolo 2
Campo di applicazione
La presente decisione si applica ai dati personali comunicati all’Europol al fine di determinare se sono pertinenti per l’espletamento delle sue mansioni e se possano essere inclusi nei sistemi di trattamento delle informazioni, tranne:
a)
i dati personali inseriti nel sistema di informazione dell’Europol ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 1, della decisione Europol;
b)
i dati personali forniti da uno Stato membro, da un organismo dell’Unione europea o da terzi ai fini della loro inclusione in uno specifico archivio di lavoro per fini di analisi nonché i dati personali inseriti in un archivio di lavoro per fini di analisi ai sensi dell’articolo 14 della decisione Europol;
c)
i dati personali forniti all’Europol per l’inclusione in un altro sistema specifico di trattamento dei dati personali di cui all’articolo 10, paragrafo 1, ultima frase, della decisione Europol.
Articolo 3
Accesso e utilizzazione
1. L’accesso ai dati personali trattati dall’Europol ai sensi della presente decisione è riservato al personale dell’Europol debitamente autorizzato.
2. Ferme restando le disposizioni dell’articolo 17 della decisione Europol, i dati personali trattati dall’Europol ai sensi della presente decisione sono utilizzati unicamente al fine di determinare se sono pertinenti per l’espletamento delle funzioni di quest’ultimo e se possano essere inclusi nei sistemi di trattamento delle informazioni dell’Europol.
3. Se stabilisce che i dati sono pertinenti per i suoi compiti e possono essere inclusi nel sistema di informazione, l’Europol propone che lo Stato membro che li ha forniti inserisca i dati nel sistema di informazione dell’Europol, in base all’articolo 13, paragrafo 1, della decisione Europol. Se lo Stato membro non aderisce alla proposta dell’Europol, si applica l’articolo 5 della presente decisione.
Articolo 4
Norme sulla tutela dei dati personali e sulla sicurezza dei dati
1. All’atto del trattamento dei dati personali ai sensi della presente decisione, l’Europol si attiene alle norme sulla tutela dei dati personali e sulla sicurezza dei dati di cui alla decisione Europol, in particolare gli articoli 18, 27 e 35 nonché alle norme adottate ai fini della loro esecuzione.
2. Qualora l’Europol decida di includere tali dati nei sistemi di trattamento delle informazioni, di cancellarli o di distruggerli, ne informa lo Stato membro, l’organismo dell’Unione europea o il terzo che li ha forniti.
Articolo 5
Limiti temporali per la conservazione dei dati
1. Una decisione in merito all’utilizzo di dati personali in conformità dell’articolo 3, paragrafo 2, è presa quanto prima e comunque entro sei mesi a decorrere dal momento in cui tali dati sono pervenuti all’Europol.
2. Qualora alla scadenza del periodo di sei mesi non sia stata presa alcuna decisione, i dati personali in questione sono cancellati o distrutti e lo Stato membro, l’organismo dell’Unione europea o il terzo che li ha forniti ne è informato.
Articolo 6
Responsabilità
L’Europol è responsabile del rispetto degli articoli 3, 4 e 5 della presente decisione.
Articolo 7
Entrata in vigore
La presente decisione entra in vigore a decorrere dalla data di applicazione della decisione Europol.
Fatto a l’Aia, il 4 giugno 2009.
Approvato dal Consiglio il 30 novembre 2009.