РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 5 март 2008 година
за определяне на правилата за изпълнение на Решение № 575/2007/EО на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008-2013 г. като част от oбщата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ относно системите за управление и контрол на държавите-членки, правилата за административно и финансово управление и допустимостта на разходите по проекти, съфинансирани от фонда
(нотифицирано под номер С(2008) 796)
(само текстовете на английски, български, гръцки, естонски, испански, италиански, латвийски, литовски, малтийски, немски, нидерландски, полски, португалски, румънски, словашки, словенски, унгарски, фински, френски, чешки и шведски език са автентични)
(2008/458/ЕО)
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Решение № 575/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 23 май 2007 г. за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008-2013 г. като част от общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ (1), и по-специално член 23, член 31, параграф 5, член 33, параграф 6 и член 35, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Необходимо е да се определят условията, при които държавите-членки изпълняват дейностите в рамките на фонда, и по-специално да се идентифицира при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява пряко проектите. Следва да се изготвят по-нататъшни разпоредби и за упълномощените органи.
(2)
Необходимо е да се определи списък с процедури и/или практически условия, които различните органи, определени да работят за фонда, следва да изготвят и спазват при неговото изпълнение.
(3)
Необходимо е да се определят задълженията, които отговорните органи имат по отношение на крайните бенефициери в етапа, водещ до подбор и одобряване на проектите, подлежащи на финансиране, и по отношение на аспектите, които трябва да се включат в проверките на декларираните разходи от крайния бенефициер и/или от партньорите в проекта, включително административните проверки на исканията за възстановяване на разходите и проверките на място на отделни проекти.
(4)
За да се гарантира правилното одитиране на разходите в рамките на годишните програми, е необходимо да се определят критериите, на които да отговарят одитните пътеки, за да бъдат счетени за достатъчни.
(5)
Одитите на проектите и системите се извършват под отговорността на одитния орган. За да се гарантира, че одитите предлагат подходящ обхват и ефективност и се извършват съобразно с едни и същи стандарти във всички държави-членки, е необходимо да се определят условията, на които одитите следва да отговарят, включително и основата за пробни анализи.
(6)
Заедно с многогодишната си програма държавите-членки трябва да представят на Комисията описание на техните системи за управление и контрол. Тъй като този документ е една от главните основи, на които Комисията разчита в контекста на общото управление на бюджета на Общността, за да определи дали съответната финансова помощ се използва от държавите-членки съгласно приложимите правила и принципи за защита на финансовите интереси на Общността, е необходимо подробно да се определи информацията, която този документ трябва да съдържа.
(7)
С цел хармонизиране на стандартите за програмиране, проследяване на приложението на фонда, одитиране и сертифициране на разходите, е необходимо да се определи ясно съдържанието на многогодишната програма, годишната програма, доклада за напредък, окончателния доклад, исканията за плащания, както и одитната стратегия, годишния одитен доклад, декларацията за утвърждаване и сертифицирането на разходите.
(8)
Тъй като от държавите-членки се изисква да докладват и наблюдават нередностите и да възстановяват неправомерно изплатени суми в рамките на финансирането от фонда, е необходимо да се определят изискванията за данните, изпращани на Комисията.
(9)
Опитът показва, че гражданите на Европейския съюз не осъзнават достатъчно ролята, която играе Общността при финансиране на програми. Следователно е уместно да се определят подробно мерките за информиране и публичност, които се налагат с оглед на запълване на липсата на комуникация и информация.
(10)
С цел да се гарантира широкото разпространение на информацията относно възможностите за финансиране сред заинтересованите страни и в търсенето на прозрачност, би било целесъобразно определянето на минималните мерки за информиране на потенциалните крайни бенефициери относно възможностите за финансиране, предлагани съвместно от Общността и държавите-членки чрез фонда. За да се повиши прозрачността при прилагането на фонда, е целесъобразно да бъдат публикувани списъкът на крайните бенефициери, наименованията на проектите и размерът на публични средства, отредени за финансиране на проекти.
(11)
Във връзка с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на физическите лица при обработването на лични данни (2) и за свободното движение на тези данни и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и относно свободното движение на такива данни (3), е необходимо да се осигури, във връзка с мерките за информиране и публичност и одитната работа в рамките на това решение, предотвратяването от страна на Комисията и държавите-членки на всяко неразрешено оповестяване на или достъп до лични данни, както и уточняване за какви цели Комисията и държавите-членки имат право да обработват такива данни.
(12)
Използването на електронни средства за обмен на информация и финансови данни между държавите-членки и Комисията води до опростяване, по-голяма ефективност, прозрачност и икономия на време. За да се капитализират напълно тези предимства едновременно със запазване на сигурността на обмена, може да бъде създадена една обща компютризирана информационна система на Комисията.
(13)
За да се осигури ефективно прилагане на фонда в държавите-членки в съответствие с принципите на разумното финансово управление, следва да се приеме серия от общи правила за допустимостта на разходите от фонда. С цел намаляване на административната тежест за крайните бенефициери и определените органи, при известни условия следва да е допустимо определянето на единни ставки за непреките разходи.
(14)
В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Обединеното кралство е обвързано с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.
(15)
В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност Ирландия е обвързана с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.
(16)
В съответствие с член 2 от Протокола за позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не е обвързана с това решение и не го прилага.
(17)
Мерките, предвидени в настоящото решение, са в съответствие със становището на Управителния комитет на фонда,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
СЪДЪРЖАНИЕ
Част I
Въведение
Глава I
Предмет и определения
Член 1
Предмет
Член 2
Определения
Част II
Общи разпоредби за четирите фонда
Глава 1
Определени органи
Член 3
Общи органи
Член 4
Упълномощен орган
Член 5
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Глава 2
Системи за управление и контрол
Член 6
Процедурен наръчник
Член 7
Изпълнение на дейностите на фонда от отговорния органи
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
Член 9
Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
Член 10
Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
Член 11
Договори за изпълнение
Член 12
Определяне на окончателния размер на приноса на Общността
Член 13
Техническа помощ
Член 14
Разходи за техническа помощ в случай на общ орган
Член 15
Проверки от отговорния орган
Член 16
Одитна пътека
Член 17
Одити на системи и одити на проекти
Член 18
Проверки от сертифициращия орган
Глава 3
Информация, която трябва да се представи относно използването на фонда
Член 19
Принцип на пропорционалност
Член 20
Описание на системите за управление и контрол
Член 21
Изменение на описанието на системите за управление и контрол
Член 22
Програмни документи
Член 23
Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми
Член 24
Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми
Член 25
Документи, съставяни от одитния орган
Член 26
Документи, съставяни от сертифициращия орган
Глава 4
Докладване на нередности
Член 27
Начално докладване - дерогации
Член 28
Докладване на последващи действия - отказ на възстанoвяване
Член 29
Контакти с държавите-членки
Член 30
Използване на информацията
Глава 5
Информиране и публичност
Член 31
Информация за потенциални крайни бенефициери
Член 32
Информация за крайните бенефициери
Член 33
Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост
Член 34
Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост
Член 35
Технически характеристики на информацията и публичността за действието
Глава 6
Лични данни
Член 36
Защита на личните данни
Глава 7
Електронен обмен на документи
Член 37
Електронен обмен на документи
Член 38
Компютърна система за обмен на документи
Част III
Специфични разпоредби за Европейския фонд за връщане
Глава 1
Правила за допустимост
Член 39
Правила за допустимост
Част IV
Заключителни разпоредби
Член 40
Адресати
ПРИЛОЖЕНИЯ
ЧАСТ I
ВЪВЕДЕНИЕ
ГЛАВА I
Предмет и определения
Член 1
Предмет
1. Настоящото решение определя правила за прилагане на фонда по отношение на:
а)
определените органи;
б)
системите за управление и контрол;
в)
информацията, която следва да се представи от държавите-членки на Комисията относно прилагането на фонда;
г)
докладването на нередности;
д)
информирането и публичността;
е)
личните данни;
ж)
електронния обмен на документи.
2. Разпоредбите, изложени по-долу, се прилагат без да се нарушава Регламент (Eвратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета от 11 ноември 1996 г. относно контрола и проверките на място, извършвани от Комисията за защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измами и други нередности (4).
Член 2
Определения
За целите на това решение се прилагат следните определения:
-
„основен акт“: Решение № 575/2007/EO;
-
„фонд“: Европейският фонд за връщане, както е създаден от основния акт;
-
„четири фонда“: Европейският фонд за бежанците, Фондът за външни граници, Европейският фонд за връщане и Европейският фонд за интеграция на граждани на трети страни, както са създадени от Решение № 573/2007/EО (5), Решение № 574/2007/EО (6), Решение № 575/2007/EО на Европейския парламент и на Съвета и Решение 2007/435/EО (7) като част от Общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“;
-
„отговорен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква а) от основния акт;
-
„сертифициращ орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1 , буква б) от основния акт;
-
„одитен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква в) от основния акт;
-
„упълномощен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква г) от основния акт;
-
„определени органи“: всички органи, посочени от държавата-членка в член 25 от основния акт;
-
„дейност“: дейност в рамките на фонда съгласно посоченото в член 4 от основния акт;
-
„проект“: специфични практически средства, използвани за изпълнение на всички или част от дейностите от крайните бенефициери на помощите;
-
„краен бенефициер“: юридическото лице, отговорно за изпълнение на проекти като НПО, федерални, национални, регионални или местни власти, други нестопански организации, частни или публични компании или международни организации;
-
„партньор в проекта“: всяко юридическо лице, което изпълнява проект в сътрудничество с краен бенефициер като осигурява ресурси за проекта и като получава част от вноската на Общността чрез крайния бенефициер;
-
„стратегически насоки“: рамката за интервенция от страна на фонда съгласно Решение 2007/837/ЕО на Комисията (8);
-
„приоритет“: набор от дейности, определени като приоритет в стратегическите насоки;
-
„специфичен приоритет“: набор от дейности, определени като специфичен приоритет в стратегическите насоки, позволяващи съфинансиране на по-висок процент, в съответствие с член 15, параграф 4 от основния акт;
-
„първоначално разкриване на нередности по административен и съдебен ред“: първата писмена оценка от компетентен орган, независимо дали е административен или съдебен, с която се установява въз основа на конкретни факти, че е допусната нередност, без да се накърнява възможността това заключение да бъде преразгледано или оттеглено впоследствие, в хода на развитието на административното или съдебното производство;
-
„нередност“: всяко нарушение на разпоредба от законодателството на Общността, произтичащо от действие или бездействие на икономически оператор, което има или би имало ефекта на щета върху общия бюджет на Европейския съюз чрез натоварване на общия бюджет с неоправдан разход;
-
„подозрение за измама“: нередност, която води до започване на административно или съдебно производство на национално равнище, с цел да се установи съществуването на умишлено поведение, по-специално измама, така както е посочено в член 1, параграф 1, буква а) от Конвенцията относно защитата на финансовите интереси на Европейските общности, свставена на основание на член К.3 от Договора за Европейския съюз (9);
-
„несъстоятелност“: процедура по обявяване на несъстоятелност по смисъла на член 2, буква a) от Регламент (ЕО) № 1346/2000 на Съвета (10);
-
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“: споразумение или равностойна форма на правен инструмент, въз основа на който държавите-членки осигуряват безвъзмездни средства на крайния бенефициер с цел изпълнение на проекта в рамките на фонда.
ЧАСТ II
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЧЕТИРИТЕ ФОНДА
ГЛАВА 1
Определени органи
Член 3
Общи органи
Държавите-членки могат да определят един и същи отговорен орган, одитен орган или сертифициращ орган за два или повече от четирите фонда.
Член 4
Упълномощен орган
1. Всяко делегиране на задачи е в съответствие с принципа на разумното финансово управление, който изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и осигурява съобразяване с принципа на недискриминация и видимост на финансирането на Общността. Делегирането на изпълнителни задачи не може да поражда конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган и подробните процедури за изпълнение на делегираните задачи се представят официално в писмена форма.
Актът на упълномощаване включва най-малко:
а)
позовавания на съответното законодателство на Общността;
б)
задачата, поверена на упълномощения орган;
в)
правата и задълженията на упълномощения орган и отговорностите, които той поема;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и да поддържа организационна структура и система за управление и контрол, адаптирани към изпълнението на неговите задължения;
д)
осигуряване на гаранции относно разумното финансово управление, законосъобразността и правомерността на делегираните задачи.
3. Поддържането на комуникация с Комисията, посочено в член 25, параграф 1, буква a) на основния акт, не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е държавна администрация или институция, подчинена на частното право на държавата-членка, която изпълнява мисия в служба на обществото, отговорният орган не може да делегира на този орган никакви изпълнителни правомощия, когато те налагат висока степен на преценка, предполагаща политически избор.
5. Делегирането на задачи на упълномощените органи не засяга отговорността на отговорния орган, който остава отговорен за задачите, които е делегирал.
6. В случаи, когато отговорният орган е делегирал задачи на упълномощения орган, всички разпоредби на настоящото решение относно отговорния орган се прилагат mutatis mutandis към упълномощения орган.
Член 5
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Определените органи могат да възлагат някои от задачите на външни изпълнители, но те остават отговорни за тези задачи в съответствие с отговорностите, определени в членове 27, 29 и 30 от основния акт.
ГЛАВА 2
Системи за управление и контрол
Член 6
Процедурен наръчник
В съответствие с член 31, параграф 2 от основния акт и като се има предвид принципът за пропорционалност, държавите-членки изготвят наръчник, определящ процедури и практически условия относно:
а)
функционирането на определените органи;
б)
условията и реда, гарантиращи подходящо разделение на функциите;
в)
където е уместно, мониторинга на упълномощените органи и на задачите, възложени на външни изпълнители;
г)
създаването на многогодишни и годишни програми;
д)
създаването на одитна стратегия и на годишни одитни планове;
е)
подбора на проекти, отпускането на безвъзмездни средства, мониторинга и финансовото управление на проектите;
ж)
управлението на нередностите, финансовите корекции и възстановяването на суми;
з)
подготовката и изпълнението на одитни мисии;
и)
съставянето на одитни доклади и декларации;
й)
сертифицирането на разходи;
к)
оценката на програмата;
л)
отчитането пред Комисията;
м)
одитната пътека.
Член 7
Изпълнение на дейностите на фонда от отговорния орган
1. За изпълнение на дейностите на фонда отговорният орган може да действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, и/или като изпълнителен орган.
2. Отговорният орган действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, в случаите, когато изпълнява проектите като правило въз основа на открити годишни покани за подаване на предложения.
Нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган могат да кандидатстват в отговор на тези покани за набиране на предложения.
В надлежно обосновани случаи, включващи продължение на многогодишни проекти в съответствие с член 15, параграф 6 от основния акт, които са били избрани след предишна покана за подаване на предложения или в спешни ситуации, безвъзмездните средства могат да се отпускат без покана за подаване на предложения.
3. Отговорният орган действа като изпълнителен орган в случаи, в които решава пряко да изпълни проектите, защото техните характеристики не предоставят избор по отношение на изпълнението им, като в случаите на de jure монополни ситуации или по причини на сигурност. В тези случаи правилата относно крайния бенефициер се прилагат mutatis mutandis към отговорния орган.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Причините, довели до това отговорният орган да действа като изпълнителен орган за осъществяване на проектите, се определят и съобщават на Комисията в рамките на съответната годишна програма.
2. При изпълнение на проектите отговорният орган гарантира прилагането на принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликти на интереси.
3. Отговорният орган може да изпълнява проектите, определени в съответствие с член 7, параграф 3, пряко и/или в съдружие с който и да е национален орган, който е компетентен предвид техническия си опит, високата степен на специализация или административните си пълномощия. Главните национални органи, участващи в изпълнението, също се идентифицират в съответната годишна програма.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на фонда съдържа необходимата информация за мониторинг на съфинансираните продукти или услуги и за проверка на извършените разходи. Всички съответни разпоредби, посочени в член 10, параграф 2 за споразумение за отпускане на безвъзмездни средства, се уточняват в еквивалентна форма на правен инструмент.
5. Окончателният доклад за изпълнението на годишната програма включва информация за приложените процедури и практики за гарантиране на адекватно разделение на функциите, ефективен контрол и задоволителна защита на финансовите интереси на Европейските общности и дава обяснения как са били избегнати конфликтите на интереси.
6. Когато се очаква отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда:
а)
одитният орган не следва да е част от същия орган като отговорният орган, освен когато неговата одитна независимост е гарантирана и той се отчита и на друг орган извън органа, от който той и отговорният орган са част;
б)
задачите на отговорния орган съгласно посоченото в член 27 на основния акт не се променят когато отговорният орган също е пряк изпълнител на проекти.
7. Когато се очаква упълномощеният орган да бъде изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда, този упълномощен орган не може да бъде единственият краен бенефициер на бюджетните кредити, които той е бил упълномощен да управлява.
Член 9
Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за подаване на предложения, определени в член 7, параграф 2, се публикуват по начин, който гарантира максимална публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка промяна в съдържанието на поканите за подаване на предложения също се публикува при същите условия.
В поканите за подаване на предложения се определят:
а)
целите;
б)
критериите за подбор, които са в съответствие с член 15, параграф 5 на основния акт, и съответните подкрепящи документи;
в)
условията и реда за финансирането от Общността и, ако е приложимо, за националното финансиране;
г)
условията и реда и крайната дата за представяне на предложения.
2. За целите на подбора на проекти и отпускане на безвъзмездни средства отговорният орган осигурява информирането на потенциалните бенефициери за следните специфични условия, отнасящи се до проектите за изпълнение:
а)
правилата за допустимост на разходите;
б)
крайният срок за изпълнение; както и
в)
финансовата и друга информация, която следва да се съхранява и предава.
Преди да се вземе решение за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че крайният бенефициер и/или партньорите по проекта имат капацитета да изпълнят тези условия.
3. Отговорният орган гарантира, че проектите, на които са отпуснати безвъзмездни средства, са били подложени на официален, технически и бюджетен анализ и качествена оценка като се прилагат критериите, описани в поканата за подаване на предложения. Причините за отхвърляне на останалите проекти трябва да се документират.
4. Държавите-членки определят кой има пълномощия за възлагане на проекти и гарантират, че конфликтите на интереси са избегнати във всички случаи, и по-специално когато кандидатите са национални органи.
5. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва най-малко името на крайния бенефициер и/или на партньорите по проекта, съществените данни за проекта и неговите оперативни цели, максималният размер на съфинансиране от фонда и максималният процент на съфинансиране от общите допустими разходи.
6. На всеки кандидат се изпраща писмена информация за резултатите от процеса на подбор, съдържаща обяснение на решенията при подбора. Отбелязва се съответната процедура за преразглеждане, в случай че е предвидена в националното законодателство.
Член 10
Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Отговорният орган определя подробни процедури за управление на проекта, включващи, inter alia:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с избраните крайни бенефициери;
б)
проследяване на споразуменията и всяка промяна към тях чрез създаване на система за административен мониторинг на проекти (обмен на кореспонденция, съставяне и мониторинг на промени и писма за напомняне, получаване и обработка на отчети и т.н.).
2. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства посочват, inter alia:
а)
максималната сума на безвъзмездните средства;
б)
максималния процент на приноса на Общността в съответствие с член 15, параграф 4 от основния акт;
в)
подробно описание и график на дейностите на подкрепяния проект;
г)
ако е приложимо, частта от задачите и свързаните с тях разходи, които крайният бенефициер възнамерява да възложи за подизпълнение на трети страни;
д)
съгласувания предварителен бюджет и финансов план за проекта, включително фиксирания процент на непреки разходи, съгласно посоченото в приложение ХI относно правилата за допустимост на разходите;
е)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението (задължения за отчитане, промени и приключване);
ж)
оперативните цели на проекта и показателите, които следва да се използват;
з)
определението на допустимите разходи;
и)
условията, отнасящи се до изплащането на безвъзмездните средства и счетоводните изисквания;
й)
условията, отнасящи се до одитната пътека;
к)
съответните разпоредби, отнасящи се до защитата на данните;
л)
съответните разпоредби, отнасящи се до публичността.
3. Ако е уместно, крайните бенефициери гарантират, че всички партньори по проекта имат същите задължения като тях. Партньорите ангажират своята отговорност чрез крайния бенефициер, който в крайна сметка остава отговорен за спазването на договорните условия от самия него и от всички партньори по проекта.
Крайните бенефициери съхраняват заверени копия на счетоводните документи, оправдаващи приходите и разходите, извършени от партньорите във връзка със съответния проект.
4. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства предвиждат изрично Комисията и Сметната палата да упражнят своите контролни правомощия, въз основа на документи и на място, върху всички крайни бенефициери, партньори по проекта и подизпълнители.
Член 11
Договори за изпълнение
Без да накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, в споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства се посочва, че при изпълнение на проектите крайните бенефициери и/или партньорите по проекта възлагат договори за поръчка в резултат на тръжна процедура, на офертата, предлагаща най-добра стойност за вложените средства, и че следва да се вземат мерки за избягване на конфликти на интереси. Все пак без да се накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, договори на стойност по-малка от 5 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на единствена оферта без покана за търг.
Член 12
Определяне на окончателния размер на приноса на Общността
За изчисляване на окончателното плащане на крайния бенефициер общият размер на приноса на Общността за всеки проект е най-ниската от следните три суми:
а)
максималната сума, посочена в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства;
б)
максималното съфинансиране, което се получава от умножаване на общия размер на допустимите разходи за съответния проект по процента, посочен в член 15, параграф 4 от основния акт (т.е. 50 % или 75 %); както и
в)
сумата, която се получава от прилагане на принципа за недопускане на печалба съгласно посоченото в точка I.3.3 от приложение ХI.
Член 13
Техническа помощ
1. Техническата помощ по инициатива на Комисията съгласно посоченото в член 16 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.
2. Техническата помощ по инициатива на държавите-членки съгласно посоченото в член 17 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.
3. Техническата помощ по инициатива на Комисията или държавите-членки може да приеме формата на договори за обществена поръчка, хонорари за експерти и/или всякакви административни разходи предмет на правилата за допустимост, посочени в част III, глава 1.
Член 14
Разходи за техническа помощ в случай на общ орган
1. Когато един или повече от определените органи са общи за два или повече от четирите фонда, бюджетните кредити за разходите за техническа помощ за всяка от съответните годишни програми могат да се слеят частично или цялостно.
2. Разходите за техническа помощ се разпределят между съответните фондове, за предпочитане въз основа на прости формули за представителна пропорционалност. Приложението на формулите не води до никакво увеличение на максималната сума на разходите за техническа помощ за всяка годишна програма.
Член 15
Проверки от отговорния орган
1. Проверките, които трябва да се извършат от или под ръководството на отговорния орган по член 27, параграф 1, буква ж) от основния акт, включват съответно административни, финансови, технически и физически аспекти на проектите.
Проверките гарантират, че декларираните разходи са реални и оправдани за целта на проекта, че одобрените проекти са изпълнени в съответствие със споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, че приносът на Общността е в съответствие с правилата, и по-специално тези относно финансовата структура, посочена в член 15 от основния акт, че исканията за възстановяване на средства от крайния бенефициер са точни и проектите и разходите са в съответствие с правилата на Общността и националните правила и избягват дублиране на финансирането на разходите с други национални схеми или такива на Общността, както и през други програмни периоди.
Освен това проверките включват:
а)
административни и финансови проверки на всяко искане за възстановяване на разходи, изпратена от крайните бенефициери;
б)
проверки, най-малко на представителна извадка от оправдателните документи, покриващи всички линии на бюджета, приложен към споразумението за безвъзмездни средства, на уместността, точността и допустимостта на разходите, приходите и разходите, покрити от прехвърлени приходи, декларирани от крайните бенефициери;
в)
проверки на място на отделни проекти, базиращи се най-малко на извадка, представляваща подходяща комбинация от типове и размери проекти, която взема предвид всички вече идентифицирани рискови фактори, за да се постигне обоснована гаранция за законосъобразността и правомерността на подчинените им транзакции, свързани с нивото на риск, идентифицирано от отговорния орган.
Проверките, посочени в букви а) и б), не трябва да се извършват, ако на крайния бенефициер е наложено задължение да представи одитен сертификат от независим одитор, който включва всички аспекти, отбелязани в букви а) и б).
2. От всяка проверка се пазят писмени документи, указващи извършената работа, датата, резултатите и взетите мерки в отговор на констатираните грешки. Отговорният орган гарантира всички оправдателни документи, отнасящи се до извършените проверки, да се съхраняват на разположение за Комисията и Сметната палата за период от пет години след приключване на проекта. Този период се прекъсва в случай на съдебно производство или при надлежно обосновано искане на Комисията.
3. В случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган в рамките на годишната програма, съгласно посоченото в член 7, параграф 3, проверките, указани в параграф 1, се изпълняват в съответствие с принципа на адекватното разделение на функциите.
Член 16
Одитна пътека
1. По смисъла на член 27, параграф 1, буква к) от основния акт одитната пътека се счита за подходяща, ако отговаря на следните критерии:
а)
дава възможност за съгласуване на сертифицираните от Комисията суми с подробните счетоводни отчети и оправдателни документи, с които разполагат сертифициращият орган, отговорният орган, упълномощените органи и крайните бенефициери на проекти, съфинансирани в рамките на фонда;
б)
дава възможност да се провери изплащането на публичния принос на крайния бенефициер, разпределението и трансфера на финансирането от Общността, предоставено в рамките на фонда, и източниците на съфинансиране на проекта;
в)
позволява да се провери приложението на критериите за подбор, установени за годишната програма;
г)
съдържа по отношение на всеки проект, когато е уместно, техническите спецификации и плана за финансиране, документи, свързани с одобряването на безвъзмездните средства, документи, свързани с процедурите за обществени поръчки, и доклади за проведените проверки и одити.
2. Отговорният орган гарантира съхранението на информацията относно местонахождението на всички документи, свързани с конкретните плащания, извършени в рамките на фонда.
Член 17
Одити на системи и одити на проекти
1. Одитите, споменати в член 30, параграф 1, букви а) и б) от основния акт се извършват върху системите за управление и контрол, създадени от държавите-членки и върху извадка от проекти, подбрани чрез метод, одобрен от одитния орган.
Методът на извадката:
а)
включва подходяща комбинация от видове и размери на проекти;
б)
взема предвид всички рискови фактори, които са определят от националните контролните органи или тези на Общността и аспектите разходи-ползи на проверките.
Извадката включва също проекти, изпълнявани от отговорния орган, действащ като изпълнителен орган, най-малко на пропорционална основа.
Методът, използван за избор на извадка, се документира.
2. Одитът на системите за управление и контрол включва всеки от следните процеси най-малко веднъж преди 2013 година: програмиране, делегиране на задачи, подбор и отпускане на безвъзмездните средства, наблюдение на проектите, изплащане, сертифициране на разходите, отчитане пред Комисията, откриване и коригиране на потенциални нередности и оценка на програмите.
3. Одитите на проекти се извършват на място въз основа на документация и отчети, представени от крайния бенефициер и/или партньорите на проекта. Одитите проверяват дали:
а)
проектът отговаря на критериите за подбор за годишната програма, дали е изпълнен в съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и изпълнява всички приложими условия относно неговата функционалност и използване или целите, които трябва да се достигнат;
б)
декларираните разходи съответстват на счетоводните отчети и оправдателните документи, представени от крайния бенефициер и/или от партньорите по проекта, и тези отчети съответстват на оправдателните документи, пазени от отговорния орган или който и да е упълномощен орган;
в)
разходните пера съответстват на изискванията за допустимост съгласно приложение ХI, на изискванията, определени по време на националната процедура за подбор, на условията на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и на действително извършените дейности, както и, когато е уместно, на други национални правила или такива на Общността;
г)
ползването или предвиденото ползване на проекта е в съгласие с целите, действията или мерките съгласно членове 2, 3, 4, 5 и 17 от основния акт и, където е приложимо, включва целевото население;
д)
общественият или частен принос е бил изплатен на крайния бенефициер в съответствие с член 15, параграф 2 от основния акт;
е)
има надеждна одитна пътека;
ж)
няма конфликти на интереси и е постигната оптимална стойност за вложените средства, по-специално в частност в случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган на проекта.
4. За целите на член 30, параграф 1, буква б) от основния акт единствено разходите, попадащи в обсега на одита съгласно параграф 3, се отчитат в сумата на одитираните разходи. Ако одитът се извършва преди приключването на проекта, единствено действително одитираните разходи се вземат предвид за изчисляване на процента на включване.
5. Когато има вероятност установените проблеми да са от системен характер и следователно могат да доведат до рискове за други проекти, одитният орган следи за провеждането на допълнителен преглед, включително допълнителни одити, когато е необходимо, с цел да се установи мащабът на такива проблеми. Съответните органи предприемат необходимите превантивни и коригиращи мерки.
6. Одитният орган прави заключения на основата на резултатите от одитите, отнасящи се до декларираните пред Комисията разходи, и ги предоставя на Комисията в годишния одиторски доклад. За годишни програми, за които процентът на грешки надхвърля значимия праг от 2 % от приноса на Общността, одитният орган анализира значимостта на тази грешка и предприема необходимите мерки, включително формулира подходящи препоръки, които се съобщават в годишния одиторски доклад.
Член 18
Проверки от сертифициращия орган
1. Когато одитният орган дава становище с резерви или отрицателно одиторско становище за функционирането на системите за управление и контрол, сертифициращият орган проверява дали тази информация е изпратена до Комисията. Той следи също и за осъществяването на надежден план за действие от отговорния орган за възстановяване на ефективно функциониращи системи за управление и контрол и за оценка на въздействието на неправилното функциониране върху декларирането на разходите.
2. Ако искането за плащане или заявлението за възстановяване на средства не се завери от одитния орган за окончателния доклад относно изпълнението на годишната програма, сертифициращият орган следи за незабавно съставяне на правилно искане за плащане или заявление за възстановяване на средствата.
ГЛАВА 3
Информация, която трябва да се представи относно използването на фонда
Член 19
Принцип на пропорционалност
1. Съгласно член 10, параграф 2 от основния акт степента, до която наличната информация за използването на фонда в държава-членка се предава на Комисията в документите, посочени в тази глава, може да е пропорционална на размера от приноса на Общността, предназначен за съответната държава-членка, и при необходимост тази информация може да се предостави в обобщена форма.
2. Въпреки това по искане на Комисията държавата-членка все пак предоставя по- подробна информация. Ако е необходимо, Комисията може да изиска тази информация, за да може Комисията да изпълни ефективно своите задължения съгласно основния акт и Финансовия регламент.
Член 20
Описание на системите за управление и контрол
1. Описанието на системите за управление и контрол, посочени в член 31, параграф 4 и член 32, параграф 2 от основния акт, се представя в съответствие с образеца в приложение I.
2. Отговорният орган утвърждава описанието на системите, прилагани от всеки упълномощен орган. Всеки от определените органи потвърждава точността на описанието на системите за управление и контрол, която е в неговата компетентност. Освен това одитния орган също потвърждава пълнотата на описанието.
3. При разглеждане на описанието Комисията може да изиска разяснения и да предложи мерки за привеждане в съответствие с разпоредбите, определени в основния акт. Ако е необходимо, могат да бъдат проведени посещения на място от служители на Комисията или упълномощени нейни представители
4. Ако отговорният орган е един и същ за два или повече от четирите фонда или когато за два или повече от фондовете се прилагат общи системи, може да се представи описание на общите системи за управление и контрол, разясняващо, където е приложимо, всички специфични характеристики.
Член 21
Изменение на описанието на системите за управление и контрол
1. Отговорният орган:
а)
докладва дали са направени промени в системите за управление и контрол при представяне на проекта за годишна програма;
б)
уведомява Комисията за всяка съществена промяна най-късно веднага след като такава промяна е извършена;
в)
по искане на Комисията осигурява преразгледано описание в случай на многобройни съществени промени.
2. Съществени промени са промени, които вероятно могат да окажат въздействие върху разделението на функциите, върху ефективността на механизмите на подбор, отпускане, контрол и плащане и върху комуникацията с Комисията. Те включват по-специално промени в един от определените органи, в счетоводната система и в процесите на плащане и сертифициране.
3. Изменението на системите за управление и контрол следва същата процедура, установена в член 20.
Член 22
Програмни документи
1. Държавите-членки представят на Комисията многогодишна програма, посочена в член 19 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение II.
2. Държавите-членки представят на Комисията годишните програми, посочени в член 21 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение III.
3. Финансовите планове, свързани с многогодишната програма, представят разпределение на бюджетните суми по приоритети, както са определени в стратегическите насоки.
Финансовите планове, свързани с годишните програми, представят разпределение на бюджетните суми по категории и дейности, както са посочени в член 4 от основния акт, с позоваване на приоритетите.
Член 23
Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми
1. За да се преразгледа годишната програма, одобрена от Комисията съгласно член 21, параграф 5 от основния акт, съответната държава-членка представя на Комисията променен проект за годишна програма преди 1 май на годината, следваща референтната година. Комисията разглежда и възможно най-скоро одобрява променената програма в съответствие с процедурата, посочена в член 21, параграф 5 от основния акт.
2. Промените на финансовото разпределение без преразглеждане на годишната програма съгласно параграф 1 не трябва да превишават 10 % от общия принос на фонда и са позволени единствено при обстоятелства, оправдани от причини извън контрола на отговорния орган. Подходящо обяснение на всички такива промени се предоставя в доклада за напредък и/или окончателния доклад за изпълнението на годишната програма.
Член 24
Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми
1. Държавите-членки представят на Комисията докладите за напредък на изпълнението на годишната програма и искания за плащане, съгласно посоченото в член 39, параграф 4 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение IV.
2. Държавите-членки представят на Комисията окончателните доклади за изпълнението на годишната програма и исканията за плащане, съгласно посоченото в член 40, параграф 1, буква б) от основния акт, в съответствие с образеца в приложение V.
3. Финансовите таблици, свързани с докладите за напредък, и окончателните доклади представляват разпределение на сумите както по приоритети, съгласно посоченото в стратегическите насоки, така и по проекти за всяка категория дейности, съгласно посоченото в член 4 от основния акт.
Член 25
Документи, съставяни от одитния орган
1. Одитната стратегия, посочена в член 30, параграф 1, буква в) от основния акт, се съставя в съответствие с образеца, даден в приложение VI.
2. Освен когато всяка от последните две годишни програми, приети от Комисията, съответства на годишен принос на Общността под 1 милион евро, одитният орган представя годишен одитен план преди 15 февруари всяка година, считано от 2009 г. Одитният план се съставя като приложение към одитната стратегия в съответствие с образеца, даден в приложение VI. В случай на комбинирана одитна стратегия, така както е предвидено в член 30, параграф 2 от основния акт, може да се представи комбиниран годишен одитен план.
3. Одитният доклад и становищата, посочени в член 30, параграф 3, буква a) и член 30, параграф 3, буква б) от основния акт, се основават върху одитите на системите и одитите на проектите, извършени в съответствие с одитната стратегия, и се изготвят в съответствие с образците, дадени в приложения 7.A и 7.Б.
4. Декларацията за оценка, посочена в член 30, параграф 3, буква в) от основния акт, се основава на цялостната одитна дейност, проведена от одитния орган, и на допълнителните проверки, ако е необходимо. Декларацията за оценка се съставя в съответствие с образеца в приложение VII.В.
5. Ако има някакво ограничение на обхвата на прегледа или ако нивото на откритите нередовни разходи не позволява предоставянето на неквалифицирано мнение за годишното становище, посочено в член 30, параграф 3, буква б) от основния акт или в декларацията, посочена в буква в) на същия член, одитният орган излага причините и оценява мащаба на проблема и неговото финансово въздействие.
Член 26
Документи, съставяни от сертифициращия орган
1. Заверената декларация за разходи относно молбата за второ авансово плащане, посочено в член 39, параграф 4 от основния акт, се изготвя и предава на Комисията по образеца от приложение VIII.
2. Заверената декларация за разходи относно молбата за заключително плащане, посочена в член 40, параграф 1, буква а) от основния акт, се съставя и предава на Комисията по образеца от приложение IХ.
ГЛАВА 4
Докладване за нередности
Член 27
Начално докладване - дерогации
1. В съответствие с образците в приложения IV и V държавите-членки докладват на Комисията за всяка нередност, която е била обект на първоначално разкриване на нередности по административен или съдебен ред в доклада за напредък или в окончателния доклади за изпълнението на годишните програми.
Докладът включва:
а)
фонда, годишната програма и съответния проект;
б)
разпоредбата, която е нарушена;
в)
датата и източника на първоначалната информация, водеща до съмнението, че е допусната нередност;
г)
използваните практики при допускане на нередностите;
д)
където е целесъобразно, дали практиката дава основания за съмнения за измама;
е)
начина, по който са открити нередностите;
ж)
размера на вноската на Общността, за която се отнася.
Не е необходимо обаче да се докладват следните случаи, с изключение на такива със съмнение за измама:
а)
случаи, в които нередностите се отнасят до суми, по-малки от 10 000 EUR, за сметка на общия бюджет на Европейските общности;
б)
случаи, в които нередностите се състоят единствено от неизпълнение, изцяло или отчасти, на проект, включен в годишната програма поради несъстоятелност на крайния бенефициер;
в)
случаи, представени доброволно на вниманието на отговорния орган от крайния бенефициер преди откриването им от отговорния орган, било то преди или след изплащане на публичната вноска;
г)
случаи, констатирани и коригирани от отговорния орган преди изплащане на публичната вноска на крайния бенефициер и преди включването на съответните разходи в декларация за разходите, представена на Комисията.
2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:
а)
където е целесъобразно, другите участващи държави-членки и трети държави;
б)
периода, през който, или момента, в който са извършени нередностите;
в)
националните органи или служби, съставили официалния доклад относно нередността, и органите, отговорни за административния или съдебен последващ контрол;
г)
датата, на която е съставено първоначалното разкриване на нередности по административен или съдебен ред ;
д)
самоличността на участващите физически или юридически лица или на всички други участващи организации, с изключение на случаи, в които тази информация не е необходима за целите на борбата с нередностите, като се има предвид естеството на съответната нередност;
е)
общия бюджет и публичната вноска, одобрени за проекта, и разпределението на неговото съфинансиране между националната вноска и вноската на Общността;
ж)
размера на публичната вноска, засегната от нередността, и съответната вноска на Общността, поставена на риск;
з)
в случаи, когато не е извършено плащане на публична вноска, посочена в точка ж), на лицата или други идентифицирани организации, сумите, които биха били неправомерно платени, ако нередността не беше открита;
и)
временно преустановяване на плащанията, където е приложимо, и възможностите за възстановяване на сумите;
й)
естеството на нередовните разходи.
3. Когато част от информацията, посочена в параграф 2, по-специално относно използваните практики при допускане на нередността и относно начина, по който тя е открита, не е налична, държавите-членки осигуряват липсващата информация, доколкото това е възможно, при изпращане на последващите доклади относно нередностите на Комисията.
Член 28
Докладване на последващи действия - отказ на възстановяване
1. Държавите-членки информират Комисията, с позоваване на всички предишни доклади, съставени според член 27, относно въведените процедури по отношение на всички нередности, съобщени преди това, както и за значими промени, произтичащи от тях. Тази информация се дава в докладите за напредък или окончателните доклади относно изпълнението на годишните програми в съответствие с образците, дадени в приложения IV и V.
Докладът посочва сумите, които са, или се очаква да бъдат възстановени.
2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:
а)
всички временни мерки, взети от държавите-членки за опазване възстановяването на суми, платени неправомерно;
б)
всички съдебни или административни процедури, въведени с цел възстановяване на неправомерно изплатени суми и налагане на санкции;
в)
причините за евентуално прекратени производства за възстановяване на средства;
г)
причините за прекратяване на съдебно преследване.
Държавите-членки докладват на Комисията всички административни или съдебни решения, приключващи такива процедури, или главните точки от тях и излагат, по-специално, дали или не констатациите са такива, че съществува съмнение за измама.
Член 29
Контакти с държавите-членки
1. Комисията поддържа подходящи контакти със съответните държави-членки с цел допълване на предоставената информация относно нередностите, посочени в член 27, и относно процедурите, посочени в член 28, за възможностите за възстановяване.
2. Независимо от контактите, споменати в параграф 1, Комисията информира държавите-членки в случаи, когато естеството на нередността е такова, че подсказва, че идентични или подобни практики биха могли да се появят в други държави-членки.
Член 30
Използване на информация
1. Комисията може да използва всякаква информация от общ или оперативен характер, съобщена от държавите-членки в рамките на настоящото решение, за да провежда анализи на риска и може въз основа на получената информация да съставя доклади и разработва системи за ранно предупреждение, служещи за по-ефективно определяне на рисковете.
2. Комисията редовно информира съответните държави-членки за използването на информацията по параграф 1.
ГЛАВА 5
Информация и публичност
Член 31
Информация за потенциални крайни бенефициери
1. Отговорният орган гарантира, че ключовите показатели относно многогодишните и годишни програми са широко разпространени, с подробности относно съответните финансови вноски, и са представени на всички заинтересовани страни.
Въпреки това отговорният орган може да реши да запази поверителни условията за вътрешно управление, установени в многонационалната програма или в годишните програми, и всякаква друга информация относно изпълнение дейностите на Фонда с цел обществена сигурност.
2. Отговорният орган предоставя на потенциалните крайни бенефициери най-малко следната информация:
а)
условията за допустимост, които трябва да се изпълнят, за да бъдат избираеми за финансиране в рамките на годишната програма;
б)
описание на процедурите за разглеждане на заявленията за финансиране и на включените периоди от време;
в)
критериите за подбор на проектите за финансиране;
г)
лицата за контакти, които могат да предоставят информация относно годишните програми.
Освен това отговорният орган информира потенциалните крайни бенефициери за публикациите, предвидена в член 33, параграф 2, буква б).
Член 32
Информация за крайните бенефициери
Отговорният орган информира крайните бенефициери, че приемането на финансирането предполага също приемане на тяхното включване в списъка на крайните бенефициери, публикуван в съответствие с член 33, параграф 2, буква б).
Член 33
Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост
1. Отговорният орган следи дали мерките за информиране и публичност се изпълняват с цел най-широко покритие от медиите с използване на разнообразни форми и методи на комуникация на съответното териториално ниво.
2. Отговорният орган предприема следните минимални мерки за информиране и публичност:
а)
най-малко една информационна дейност на година, представяща към 2008 г. стартирането на многогодишната програма или постиженията на годишната/годишните програма/и;
б)
годишна публикация, най-малко на интернет страница, на списъка на крайните бенефициери, имената на проектите и размера на публичната вноска и на вноската на Общността, които са им предоставени. Лица, които принадлежат към целевите групи, посочени в член 7 от основния акт, не се назовават. Адресът на интернет страницата се съобщава на Комисията.
Член 34
Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост
1. Крайният бенефициер е отговорен за информиране на обществеността посредством мерки, установени в параграфи 2, 3 и 4 относно помощта, получена от фонда.
2. Крайният бенефициер поставя на видимо място значително по размери пано, не по-късно от три месеца след приключване на всеки проект, който отговаря на следните условия:
а)
общия принос на Общността за проекта надвишава 100 000 EUR; както и
б)
операцията се състои в закупуване на материален предмет или във финансиране на инфраструктура или строителни проекти.
На паното се изписват видът и наименованието на проекта. Освен това информацията, посочена в член 35, заема най-малко 25 % от паното.
3. Когато проектът получава финансиране в рамките на годишна програма, съфинансирана от фонда, крайният бенефициер гарантира тези, които участват в проекта, да бъдат информирани за това финансиране.
4. Всеки документ, включително сертификат за посещение или от друг вид, относно такива проекти включва информация, показваща, че проектът е съфинансиран от фонда.
Член 35
Технически характеристики на информацията и публичността за действието
Всички мерки за информиране и публичност, насочени към крайните бенефициери, потенциалните крайни бенефициери и широката общественост включват:
1.
Емблемата на Европейския съюз в съответствие с графичните стандарти, посочени в приложение Х, и позоваване на Европейския съюз.
2.
Позоваване на фонда.
3.
Изявление, избрано от отговорния орган, което подчертава добавената стойност на приноса на Общността.
За малки рекламни предмети или за рекламни предмети, свързани с два или повече от четирите фонда, точки 1 и 3 не се прилагат.
ГЛАВА 6
Лични данни
Член 36
Защита на личните данни
1. Държавите-членки и Комисията вземат всички необходими мерки за предотвратяване на всяко неразрешено оповестяване на, или на незаконен достъп до информацията, посочена в член 27, параграф 1, буква з) от основния акт, информацията, събрана от Комисията по време на нейните проверки на място, и информацията, посочена в глава 4.
2. Информацията, посочена в глава 4, не може да се изпраща до други лица, освен тези в държавите-членки или вътре в институциите на Общността, чиито задължения изискват те да имат достъп до нея, освен ако държавата-членка, предоставяща такава информация, не се е съгласила изрично за това.
ГЛАВА 7
Електронен обмен на документи
Член 37
Електронен обмен на документи
Освен надлежно подписаните хартиени версии на документите, посочени в глава 3, информацията се изпраща също, винаги когато това е възможно, чрез електронни носители.
Член 38
Компютърна система за обмен на документи
1. Ако Комисията разработи компютърна система за сигурен обмен на данни между Комисията и всяка държава-членка за изпълнение дейностите на фонда, държавите-членки се информират и по тяхно искане се включват в развитието на всяка такава компютърна система.
2. Комисията и определените органи заедно с органите, на които са били делегирани задачите, въвеждат документите, посочени в глава 3, в компютърната система, спомената в параграф 1.
3. Освен това държавите-членки могат да бъдат приканени доброволно да предоставят информацията, посочена в членове 27 и 28, като използват съществуващата специална система, управлявана от Комисията, за отчитане на нередностите, открити в рамките на структурните фондове.
4. Всички разходи за интерфейс между общата компютърна система и националните, регионалните и локални компютърни системи, и всички разходи за адаптиране на националните, регионалните и локални системи към техническите изисквания на общата система са допустими според член 17 на основния акт.
ЧАСТ III
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЕВРОПЕЙСКИЯ ФОНД ЗА ВРЪЩАНЕ
ГЛАВА 1
Правила за допустимост
Член 39
Правила за допустимост
1. Правилата съгласно приложение ХI се използват за определяне на допустимостта на разходите за дейности, финансирани в рамките на годишните програми, посочени в член 35, параграф 4 от основния акт.
2. Правилата са приложими за разходите, извършени от крайните бенефициери, и се прилагат mutatis mutandis за разходите, извършени от партньорите по проекта.
3. Държавите-членки могат да приложат национални правила за допустимост, които са по-строги от тези, изложени в настоящото решение.
Комисията е тази, която преценява дали приложимите национални правила за допустимост са в съответствие с това условие.
ЧАСТ IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 40
Адресати
Адресати на настоящото решение са Кралство Белгия, Република България, Чешката република, Федерална република Германия, Република Естония, Република Гърция, Кралство Испания, Френската република, Ирландия, Италианската република, Република Кипър, Република Латвия, Република Литва, Великото херцогство Люксембург, Република Унгария, Република Малта, Кралство Нидерландия, Република Австрия, Република Полша, Португалската република, Румъния, Република Словения, Словашката република, Република Финландия, Кралство Швеция и Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия.
Съставено в Брюксел на 5 март 2008 година.
DECISIONE DELLA COMMISSIONE
del 5 marzo 2008
recante modalità di applicazione della decisione n. 575/2007/CE del Parlamento europeo e del Consiglio che istituisce il Fondo europeo per i rimpatri per il periodo 2008-2013 nell’ambito del programma generale «Solidarietà e gestione dei flussi migratori», relative ai sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri, alle norme di gestione amministrativa e finanziaria e all'ammissibilità delle spese per i progetti cofinanziati dal Fondo
[notificata con il numero C(2008) 796]
(I testi in lingua bulgara, ceca, estone, finlandese, francese, greca, inglese, italiana, lettone, lituana, maltese, olandese, polacca, portoghese, rumena, slovena, slovacca, spagnola, svedese, tedesca e ungherese sono i soli facenti fede)
(2008/458/CE)
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,
vista la decisione n. 575/2007/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 maggio 2007, che istituisce il Fondo europeo per i rimpatri per il periodo 2008-2013 nell’ambito del programma generale «Solidarietà e gestione dei flussi migratori» (1), in particolare l'articolo 23, l'articolo 31, paragrafo 5, l'articolo 33, paragrafo 6 e l'articolo 35, paragrafo 4,
considerando quanto segue:
(1)
È necessario stabilire a quali condizioni gli Stati membri devono attuare le azioni a titolo del Fondo, precisando in particolare le circostanze in cui l'autorità responsabile può attuare i progetti direttamente. È inoltre opportuno stabilire ulteriori disposizioni per le autorità delegate.
(2)
È necessario redigere un elenco di procedure o di modalità pratiche che spetterà alle varie autorità designate stabilire e applicare per attuare il Fondo.
(3)
È necessario definire gli obblighi delle autorità responsabili nei confronti dei beneficiari finali nella fase di selezione e approvazione dei progetti da finanziare e in relazione agli aspetti di cui si devono verificare le spese dichiarate dal beneficiario finale oppure dai partner del progetto, comprese le verifiche amministrative delle domande di rimborso e le verifiche in loco di singoli progetti.
(4)
Per consentire un audit adeguato delle spese effettuate nell'ambito dei programmi annuali, è necessario stabilire i criteri cui attenersi in modo da garantire un'adeguata tracciabilità dei dati.
(5)
L'audit dei progetti e dei sistemi è svolto sotto la responsabilità dell'autorità di audit. Per assicurare che gli audit siano di portata e di efficacia adeguate e siano eseguiti secondo gli stessi standard in tutti gli Stati membri, è necessario stabilire le condizioni da rispettare, inclusa la base del campionamento.
(6)
Gli Stati membri sono tenuti a trasmettere alla Commissione, unitamente al programma pluriennale, la descrizione dei sistemi di gestione e di controllo. Poiché questo documento è uno degli elementi principali di cui la Commissione si avvale, nell'ambito della gestione concorrente del bilancio comunitario, per accertare se gli Stati membri facciano uso di un dato contributo finanziario in conformità alle norme e ai principi applicabili per tutelare gli interessi finanziari delle Comunità, è necessario precisare quali informazioni tale documento deve contenere.
(7)
Per armonizzare le norme che disciplinano la programmazione, il follow-up dell'attuazione del Fondo, l'audit e la certificazione delle spese, bisogna definire chiaramente i contenuti del programma pluriennale, del programma annuale, delle relazioni intermedie e della relazione finale, delle domande di pagamento e della strategia di audit, della relazione annuale di audit, della dichiarazione di validità e della certificazione delle spese.
(8)
Poiché spetta agli Stati membri notificare e sorvegliare le irregolarità e recuperare gli importi indebitamente versati in relazione ai contributi del Fondo, è necessario definire le disposizioni relative ai dati da trasmettere alla Commissione.
(9)
L'esperienza insegna che i cittadini dell'Unione europea non sono sufficientemente consapevoli del ruolo che la Comunità ricopre nel finanziamento dei programmi. È quindi opportuno indicare con precisione le misure di informazione e pubblicità occorrenti per colmare questa lacuna in termini di comunicazione e informazione.
(10)
Al fine di garantire un'ampia diffusione delle informazioni sulle possibilità di finanziamento a tutte le parti interessate, e ai fini della trasparenza, occorre definire misure minime di informazione che rendano note ai potenziali beneficiari finali le possibilità di finanziamento offerte congiuntamente dalla Comunità e dagli Stati membri tramite il Fondo. Per migliorare la trasparenza riguardo all'intervento del Fondo è opportuno che siano pubblicati l'elenco dei beneficiari finali, la denominazione dei progetti e l'importo del finanziamento pubblico assegnato ai progetti.
(11)
A norma della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (2), e del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (3), è necessario prevedere, riguardo alle misure di informazione e pubblicità e alle operazioni di audit di cui nella presente decisione, che la Commissione e gli Stati membri vietino la diffusione illecita o l'accesso non autorizzato ai dati personali e si deve precisare per quali finalità la Commissione e gli Stati membri possano trattare tali dati.
(12)
Il ricorso a mezzi elettronici per lo scambio delle informazioni e dei dati finanziari fra gli Stati membri e la Commissione consente di semplificare le procedure, di potenziare l'efficienza e la trasparenza e di risparmiare tempo. Per trarre il massimo profitto da questi vantaggi senza compromettere la sicurezza degli scambi, la Commissione potrebbe realizzare un sistema informatico comune.
(13)
Perché l'attuazione del Fondo negli Stati membri sia efficiente e risponda al principio della sana gestione finanziaria, è opportuno adottare una serie di norme comuni di ammissibilità delle spese a titolo del Fondo. Nell'intento di ridurre l'onere amministrativo a carico dei beneficiari finali e delle autorità designate, a determinate condizioni, i costi indiretti potrebbero essere ammessi ad un tasso forfetario.
(14)
A norma dell'articolo 3 del protocollo sulla posizione del Regno Unito e dell'Irlanda allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea, l'atto di base, e di conseguenza la presente decisione, sono vincolanti per il Regno Unito.
(15)
A norma dell'articolo 3 del protocollo sulla posizione del Regno Unito e dell'Irlanda allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea, l'atto di base, e di conseguenza la presente decisione, sono vincolanti per l'Irlanda.
(16)
A norma dell'articolo 2 del protocollo sulla posizione della Danimarca allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea, la presente decisione non è vincolante per la Danimarca né ad essa applicabile.
(17)
Le misure di cui nella presente decisione sono conformi al parere del comitato di gestione del Fondo,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
INDICE
Parte I
Introduzione
Capo I
Oggetto e definizioni
Articolo 1
Oggetto
Articolo 2
Definizioni
Parte II
Disposizioni comuni ai quattro fondi
Capo 1
Autorità designate
Articolo 3
Autorità comuni
Articolo 4
Autorità delegata
Articolo 5
Esternalizzazione di compiti
Capo 2
Sistemi di gestione e di controllo
Articolo 6
Manuale di procedure
Articolo 7
Attuazione del Fondo da parte dell'autorità responsabile
Articolo 8
Condizioni in cui l'autorità responsabile agisce in veste di organo esecutivo
Articolo 9
Procedura di selezione e attribuzione quando l'autorità responsabile agisce in veste di autorità preposta all'attribuzione
Articolo 10
Convenzione di sovvenzione con il beneficiario finale quando l'autorità responsabile agisce in veste di autorità preposta all'attribuzione
Articolo 11
Appalti di esecuzione
Articolo 12
Determinazione del contributo comunitario finale
Articolo 13
Assistenza tecnica
Articolo 14
Spese di assistenza tecnica nel caso di un'autorità comune
Articolo 15
Verifiche a cura dell'autorità responsabile
Articolo 16
Tracciabilità dei dati
Articolo 17
Audit dei sistemi e audit dei progetti
Articolo 18
Verifiche a cura dell'autorità di certificazione
Capo 3
Informazioni obbligatorie sull'utilizzo del Fondo
Articolo 19
Principio di proporzionalità
Articolo 20
Descrizione dei sistemi di gestione e di controllo
Articolo 21
Revisione della descrizione dei sistemi di gestione e di controllo
Articolo 22
Documenti di programmazione
Articolo 23
Revisione della ripartizione finanziaria nei programmi annuali
Articolo 24
Relazione intermedia e relazione finale sull'attuazione dei programmi annuali
Articolo 25
Documenti redatti dall'autorità di audit
Articolo 26
Documenti redatti dall'autorità di certificazione
Capo 4
Notifica di irregolarità
Articolo 27
Prima notifica - Deroghe
Articolo 28
Comunicazione dei provvedimenti successivi - Casi di non recupero
Articolo 29
Contatti con gli Stati membri
Articolo 30
Utilizzo delle informazioni
Capo 5
Informazione e pubblicità
Articolo 31
Informazione dei potenziali beneficiari finali
Articolo 32
Informazione dei beneficiari finali
Articolo 33
Compiti dell'autorità responsabile in relazione all'informazione e alla pubblicità
Articolo 34
Compiti dei beneficiari finali in relazione all'informazione e alla pubblicità
Articolo 35
Caratteristiche tecniche dell'informazione e della pubblicità relative all'operazione
Capo 6
Dati personali
Articolo 36
Protezione dei dati personali
Capo 7
Scambio elettronico di documenti
Articolo 37
Scambio elettronico di documenti
Articolo 38
Sistema informatico per lo scambio di documenti
Parte III
Disposizioni specifiche del fondo europeo per i rimpatri
Capo 1
Regole di ammissibilità
Articolo 39
Regole di ammissibilità
Parte IV
Disposizioni finali
Articolo 40
Destinatari
ALLEGATI
PARTE I
INTRODUZIONE
CAPO 1
Oggetto e definizioni
Articolo 1
Oggetto
1. La presente decisione reca le modalità di attuazione del Fondo per quanto riguarda:
a)
le autorità designate;
b)
i sistemi di gestione e di controllo;
c)
le informazioni sull'utilizzo del Fondo trasmesse dagli Stati membri alla Commissione;
d)
la notifica delle irregolarità;
e)
l'informazione e la pubblicità;
f)
i dati personali;
g)
lo scambio elettronico di documenti.
2. La presente decisione si applica fatto salvo il regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio, dell'11 novembre 1996, relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità (4).
Articolo 2
Definizioni
Ai fini della presente decisione, valgono le seguenti definizioni:
-
«atto di base»: la decisione n. 575/2007/CE,
-
«Fondo»: il Fondo europeo per i rimpatri come istituito dall'atto di base,
-
«quattro Fondi»: il Fondo europeo per i rifugiati, il Fondo per le frontiere esterne, il Fondo europeo per i rimpatri e il Fondo europeo per l'integrazione di cittadini di paesi terzi, rispettivamente istituiti con decisione n. 573/2007/CE (5), decisione n. 574/2007/CE (6), decisione n. 575/2007/CE del Parlamento europeo e del Consiglio e con decisione n. 2007/435/CE del Consiglio (7) nell'ambito del programma generale «Solidarietà e gestione dei flussi migratori»,
-
«autorità responsabile»: l'organo designato da uno Stato membro a norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera a), dell'atto di base,
-
«autorità di certificazione»: l'organo designato da uno Stato membro a norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera b), dell'atto di base,
-
«autorità di audit»: l'organo designato da uno Stato membro a norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera c), dell'atto di base,
-
«autorità delegata»: l'organo designato da uno Stato membro a norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera d), dell'atto di base,
-
«autorità designate»: tutte le autorità designate da uno Stato membro a norma dell'articolo 25 dell'atto di base,
-
«azione»: l'azione a titolo del Fondo come definita all’articolo 4 dell'atto di base,
-
«progetto»: gli specifici mezzi pratici impiegati dal beneficiario finale delle sovvenzioni per attuare un'azione in tutto o in parte,
-
«beneficiario finale»: il soggetto giuridico responsabile dell'attuazione dei progetti, per esempio ONG, autorità federali, nazionali, regionali o locali, altre organizzazioni senza scopo di lucro, imprese di diritto pubblico o privato o organizzazioni internazionali,
-
«partner del progetto»: il soggetto giuridico che attua il progetto in cooperazione con il beneficiario finale apportando risorse e ricevendo parte del contributo comunitario tramite il beneficiario finale,
-
«orientamenti strategici»: il quadro delle condizioni generali per l'intervento del Fondo, adottato con decisione 2007/837/CE della Commissione (8),
-
«priorità»: le azioni definite prioritarie dagli orientamenti strategici,
-
«priorità specifica»: le azioni definite come priorità specifiche dagli orientamenti strategici e cofinanziabili a un tasso più elevato a norma dell'articolo 15, paragrafo 4, dell'atto di base,
-
«primo accertamento amministrativo o giudiziario»: la prima valutazione scritta effettuata da un'autorità competente, amministrativa o giudiziaria, che in base a fatti specifici accerta l'esistenza di un'irregolarità, anche quando tale valutazione possa essere successivamente modificata o revocata in seguito agli sviluppi del procedimento amministrativo o giudiziario,
-
«irregolarità»: ogni violazione di una disposizione del diritto comunitario, derivante dall'azione o dall'omissione di un operatore economico, che ha o avrebbe l'effetto di arrecare un pregiudizio al bilancio generale dell'Unione europea in seguito all'imputazione al bilancio comunitario di una spesa indebita,
-
«frode presunta»: irregolarità che a livello nazionale determina l'inizio di un procedimento amministrativo o giudiziario volto a stabilire l'esistenza di un comportamento doloso, in particolare di una frode ai sensi dell'articolo 1, paragrafo 1, lettera a), della convenzione elaborata in base all'articolo K.3 del trattato sull'Unione europea relativa alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee (9),
-
«fallimento»: il procedimento in caso d'insolvenza di cui all'articolo 2, lettera a), del regolamento (CE) n. 1346/2000 del Consiglio (10),
-
«convenzione di sovvenzione»: una convenzione o atto giuridico equivalente sulla cui base gli Stati membri erogano sovvenzioni al beneficiario finale affinché attui il progetto a titolo del Fondo.
PARTE II
DISPOSIZIONI COMUNI AI QUATTRO FONDI
CAPO 1
Autorità designate
Articolo 3
Autorità comuni
Gli Stati membri possono designare una medesima autorità responsabile, di audit o di certificazione per due o più dei quattro Fondi.
Articolo 4
Autorità delegata
1. La delega di funzioni deve rispondere alle esigenze della sana gestione finanziaria e di un controllo interno efficace ed efficiente, e garantire il rispetto del principio di non discriminazione e la visibilità del finanziamento comunitario. I compiti di esecuzione così delegati non devono generare conflitti d'interessi.
2. La portata delle funzioni delegate dall'autorità responsabile all'autorità delegata e le procedure dettagliate per la loro esecuzione sono formalmente registrate per iscritto.
L'atto di delega precisa almeno quanto segue:
a)
i riferimenti della legislazione comunitaria pertinente;
b)
le funzioni affidate all'autorità delegata;
c)
i diritti e gli obblighi dell'autorità delegata e le responsabilità da questa assunte;
d)
l'obbligo per l'autorità delegata di predisporre e mantenere una struttura organizzativa e un sistema di gestione e di controllo adeguati allo svolgimento dei suoi compiti;
e)
le garanzie da offrire quanto a una sana gestione finanziaria e alla legittimità e regolarità delle funzioni delegate.
3. Le funzioni di interlocutore della Commissione di cui all'articolo 25, paragrafo 1, lettera a), dell'atto di base non sono delegabili. L'autorità delegata comunica con la Commissione tramite l'autorità responsabile.
4. Se l'autorità delegata non è un'amministrazione pubblica né un organismo disciplinato dal diritto privato dello Stato membro che svolge funzioni di servizio pubblico, l'autorità responsabile non può delegarle poteri esecutivi assortiti da un ampio margine di discrezionalità che implichi scelte politiche.
5. La delega di funzioni alle autorità delegate non pregiudica la responsabilità dell'autorità responsabile, che continua a rispondere delle funzioni delegate.
6. Nei casi in cui l'autorità responsabile delega funzioni all'autorità delegata, tutte le disposizioni della presente decisione relative alla prima si applicano, mutatis mutandis, alla seconda.
Articolo 5
Esternalizzazione di compiti
Le autorità designate possono affidare a terzi alcune delle loro funzioni ma continuano a rispondere per le funzioni esternalizzate, nell'ambito delle loro responsabilità definite agli articoli 27, 29 e 30 dell'atto di base.
CAPO 2
Sistemi di gestione e di controllo
Articolo 6
Manuale di procedure
A norma dell'articolo 31, paragrafo 2, dell'atto di base e visto il principio di proporzionalità, gli Stati membri stabiliscono un manuale di procedure e modalità pratiche riguardanti:
a)
il funzionamento delle autorità designate;
b)
disposizioni per garantire l'adeguata separazione delle funzioni;
c)
se pertinente, il monitoraggio delle autorità delegate e di altre funzioni esternalizzate;
d)
la stesura del programma pluriennale e dei programmi annuali;
e)
l'elaborazione della strategia di audit e dei piani annuali di audit;
f)
la selezione dei progetti, l'attribuzione delle sovvenzioni e il monitoraggio e la gestione finanziaria dei progetti;
g)
la gestione delle irregolarità, le correzioni finanziarie e i recuperi;
h)
la preparazione e l'esecuzione delle missioni di audit;
i)
la stesura delle relazioni di audit e delle dichiarazioni;
j)
la certificazione delle spese;
k)
la valutazione del programma;
l)
le relazioni da trasmettere alla Commissione;
m)
la tracciabilità dei dati.
Articolo 7
Attuazione del Fondo da parte dell'autorità responsabile
1. Ai fini dell'attuazione del Fondo l'autorità responsabile può agire in veste di autorità preposta all'attribuzione e/o di organo esecutivo.
2. L'autorità responsabile agisce in veste di autorità preposta all'attribuzione quando attua i progetti, in generale, tramite inviti annuali aperti a presentare proposte.
Né l'autorità responsabile né l'autorità delegata possono candidarsi in risposta a tali inviti a presentare proposte.
In casi debitamente giustificati, compresa la prosecuzione di progetti pluriennali conformemente all'articolo 15, paragrafo 6, dell'atto di base, selezionati in base a precedenti inviti oppure in situazioni di emergenza, è consentito concedere sovvenzioni senza invito a presentare proposte.
3. L'autorità responsabile agisce in veste di organo esecutivo quando decide di attuare un progetto direttamente in quanto le caratteristiche stesse del progetto non permettono alternative, per esempio nelle situazioni di monopolio legale o per ragioni di sicurezza. In tali casi, le norme relative al beneficiario finale si applicano, mutatis mutandis, all'autorità responsabile.
Articolo 8
Condizioni in cui l'autorità responsabile agisce in veste di organo esecutivo
1. I motivi che hanno indotto l'autorità responsabile ad agire in veste di organo esecutivo per attuare progetti sono precisati e comunicati alla Commissione nel quadro del programma annuale in oggetto.
2. Nell'attuare i progetti, l'autorità responsabile rispetta il principio del rapporto qualità-prezzo e evita i conflitti di interesse.
3. L'autorità responsabile può attuare i progetti individuati a norma dell'articolo 7, paragrafo 3, direttamente o in associazione con un'autorità nazionale competente in ragione della sua perizia tecnica, dell'alto grado di specializzazione o dei poteri amministrativi di cui dispone. Nel programma annuale interessato sono individuate anche le principali autorità nazionali associate all'attuazione.
4. La decisione amministrativa di cofinanziare un progetto a titolo del Fondo contiene le informazioni necessarie per monitorare i prodotti e i servizi cofinanziati e per verificare le spese sostenute. Un atto giuridico equivalente contiene tutte le pertinenti disposizioni prescritte per le convenzioni di sovvenzione all'articolo 10, paragrafo 2.
5. La relazione finale sull'attuazione del programma annuale contiene informazioni relative alle procedure e pratiche applicate per garantire l'adeguata separazione delle funzioni, un controllo efficace e una soddisfacente tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee e spiega come sono stati evitati i conflitti di interesse.
6. Nell'ipotesi che l'autorità responsabile funga regolarmente da organo esecutivo per i progetti cofinanziati dal Fondo:
a)
l'autorità di audit non appartiene allo stesso organismo dell'autorità responsabile, salvo se la sua indipendenza di revisore è garantita e se riferisce anche a un altro organo esterno a quello cui appartengono le due autorità;
b)
i compiti dell'autorità responsabile definiti all'articolo 27 dell'atto di base restano impregiudicati nei casi in cui tale autorità attui progetti anche direttamente.
7. Nell'ipotesi che l'autorità delegata funga da organo esecutivo per progetti cofinanziati dal Fondo, essa non potrà essere l'unico beneficiario finale degli stanziamenti che è stata delegata a gestire.
Articolo 9
Procedura di selezione e attribuzione quando l'autorità responsabile agisce in veste di autorità preposta all'attribuzione
1. Gli inviti a presentare proposte di cui all'articolo 7, paragrafo 2, sono pubblicati in modo da garantire la massima pubblicità presso i potenziali beneficiari. Ogni modifica del testo degli inviti a presentare proposte va pubblicata secondo le stesse modalità.
Gli inviti a presentare proposte precisano quanto segue:
a)
gli obiettivi;
b)
i criteri di selezione, a norma dell'articolo 15, paragrafo 5, dell'atto di base, e i relativi documenti giustificativi;
c)
le modalità del finanziamento comunitario e dell'eventuale finanziamento nazionale;
d)
le modalità e il termine finale per la presentazione delle proposte.
2. Ai fini della selezione di progetti e dell'attribuzione di sovvenzioni, l'autorità responsabile provvede affinché i potenziali beneficiari siano informati delle seguenti condizioni specifiche relative ai progetti da attuare:
a)
le norme di ammissibilità delle spese;
b)
i termini temporali per l'attuazione;
c)
le informazioni finanziarie e di altro tipo da conservare e comunicare.
Prima di adottare la decisione di attribuzione, l'autorità responsabile si assicura che il beneficiario finale e/o i partner del progetto siano in grado di rispettare queste condizioni.
3. L'autorità responsabile provvede affinché i progetti ai quali sia stata attribuita una sovvenzione siano stati sottoposti ad analisi formale, tecnica e finanziaria e a valutazione qualitativa in base ai criteri stabiliti nell'invito a presentare proposte. I motivi del rifiuto degli altri progetti sono messi agli atti.
4. Gli Stati membri stabiliscono chi ha il potere di attribuire le sovvenzioni e provvedono affinché siano evitati conflitti di interesse in ogni caso e specialmente quando i richiedenti sono organismi nazionali.
5. La decisione di attribuzione indica almeno l'identità del beneficiario finale e/o dei partner del progetto, le caratteristiche essenziali e gli obiettivi operativi del progetto, l'importo massimo di cofinanziamento a carico del Fondo e la percentuale massima di cofinanziamento del totale dei costi ammissibili.
6. Ai singoli richiedenti è inviata comunicazione scritta dei risultati del processo di selezione, spiegando la motivazione delle decisioni adottate. Se previsto dalla legislazione nazionale, sarà menzionata la procedura di riesame.
Articolo 10
Convenzione di sovvenzione con il beneficiario finale quando l'autorità responsabile agisce in veste di autorità preposta all'attribuzione
1. L'autorità responsabile stabilisce procedure dettagliate di gestione dei progetti, riguardanti in particolare:
a)
la firma della convenzione di sovvenzione con il beneficiario finale scelto;
b)
il follow-up della convenzione e relative modifiche tramite un sistema di monitoraggio amministrativo dei progetti (scambio di corrispondenza, comunicazione e controllo delle modifiche e lettere di sollecito, ricevimento e analisi delle relazioni, ecc.).
2. La convenzione di sovvenzione comprende in particolare:
a)
l'importo massimo della sovvenzione;
b)
la percentuale massima del contributo comunitario a norma dell'articolo 15, paragrafo 4, dell'atto di base;
c)
la descrizione dettagliata del progetto e relativo calendario;
d)
la parte dei compiti e relativi costi che il beneficiario finale intende affidare a terzi, se pertinente;
e)
il bilancio di previsione approvato e il piano di finanziamento del progetto, inclusa la percentuale fissa di costi indiretti come definiti nell'allegato XI «Regole di ammissibilità delle spese»;
f)
il calendario e le disposizioni per l'attuazione della convenzione (obbligo di presentare relazioni, modifiche e conclusione del progetto);
g)
gli obiettivi operativi del progetto e gli indicatori utilizzati;
h)
la definizione dei costi ammissibili;
i)
le condizioni di versamento della sovvenzione e i requisiti delle registrazioni contabili;
j)
le condizioni per la tracciabilità dei dati;
k)
le pertinenti norme di protezione dei dati;
l)
le regole di pubblicità.
3. Se pertinente, il beneficiario finale provvede perché tutti i partner del progetto siano soggetti ai suoi stessi obblighi. I partner sono responsabili per il tramite del beneficiario finale, il quale risponde in ultima analisi del rispetto delle condizioni contrattuali per se stesso e per tutti i partner del progetto.
Il beneficiario finale conserva copia certificata dei documenti contabili giustificativi delle entrate e delle spese dei partner per il progetto.
4. La convenzione di sovvenzione prevede espressamente il potere di controllo della Commissione e della Corte dei conti, in base a documenti e in loco, di tutti i beneficiari finali, i partner del progetto e i subappaltatori.
Articolo 11
Appalti di esecuzione
Fatte salve le norme comunitarie e nazionali vigenti in materia di pubblici appalti, la convenzione di sovvenzione stabilisce che, nell'attuare i progetti, i beneficiari finali e/o i partner del progetto aggiudicano l'appalto, in seguito a procedura di gara, all'offerta economicamente più vantaggiosa evitando ogni conflitto di interessi. Tuttavia, ferme restando tali norme, gli appalti di valore inferiore a 5 000 EUR possono essere aggiudicati sulla base di un'unica offerta, senza pubblicazione del bando di gara.
Articolo 12
Determinazione del contributo comunitario finale
Ai fini del calcolo del pagamento finale al beneficiario finale, il contributo comunitario totale per ciascun progetto è il minore dei seguenti importi:
a)
l'importo massimo stabilito nella convenzione di sovvenzione;
b)
il cofinanziamento massimo determinato moltiplicando il totale dei costi ammissibili del progetto in questione per la percentuale di cui all'articolo 15, paragrafo 4 dell'atto di base (cioè 50 % o 75 %);
c)
l'importo ottenuto applicando il principio dell'esclusione del profitto definito al punto I.3.3 dell'allegato XI.
Articolo 13
Assistenza tecnica
1. Su iniziativa della Commissione, il Fondo può finanziare fino al 100 % l'assistenza tecnica definita all'articolo 16 dell'atto di base.
2. Su iniziativa degli Stati membri, il Fondo può finanziare fino al 100 % l'assistenza tecnica definita all'articolo 17 dell'atto di base.
3. L'assistenza tecnica su iniziativa della Commissione o degli Stati membri può assumere la forma di pubblico appalto, spese di consulenza e/o spese amministrative secondo le regole di ammissibilità definite nella parte III, capo 1.
Articolo 14
Spese di assistenza tecnica nel caso di un'autorità comune
1. Nell'eventualità che una o più autorità designate siano comuni a due o più dei quattro Fondi, è possibile accorpare, del tutto o in parte, gli stanziamenti per le spese di assistenza tecnica dei singoli programmi annuali interessati.
2. Le spese di assistenza tecnica sono ripartite tra i Fondi interessati, preferibilmente secondo criteri semplici e rappresentativi. L'applicazione di tali criteri non comporta aumenti del massimale delle spese di assistenza tecnica per singolo programma annuale.
Articolo 15
Verifiche a cura dell'autorità responsabile
1. Le verifiche che competono all'autorità responsabile o che sono svolte sotto la sua responsabilità, a norma dell'articolo 27, paragrafo 1, lettera g), dell'atto di base, riguardano a seconda dei casi gli aspetti amministrativi, finanziari, tecnici e materiali del progetto.
Le verifiche hanno lo scopo di garantire che le spese dichiarate sono reali e giustificate dalla finalità del progetto, che i progetti sovvenzionati sono attuati nel rispetto della convenzione di sovvenzione, che il contributo comunitario è conforme alle norme, specialmente per quanto riguarda la struttura del finanziamento di cui all'articolo 15 dell'atto di base, che le domande di rimborso del beneficiario finale sono corrette e che i progetti e le spese sono conformi alle norme comunitarie e nazionali, e evitano il doppio finanziamento delle spese mediante altri programmi nazionali o comunitari o altri periodi di programmazione.
Rientrano inoltre fra queste verifiche:
a)
la verifica amministrativa e finanziaria di ogni domanda di rimborso inviata dal beneficiario finale;
b)
la verifica, almeno su un campione rappresentativo di documenti giustificativi riguardanti tutte le voci del bilancio allegato alla convenzione di sovvenzione, della pertinenza, esattezza e ammissibilità delle spese, delle entrate e dei costi coperti da entrate specifiche dichiarati dal beneficiario finale;
c)
le verifiche in loco di singoli progetti, almeno su un campione di progetti rappresentativo per natura e dimensioni che tenga conto dei fattori di rischio già individuati, in modo da ottenere ragionevoli garanzie circa la legittimità e la regolarità delle corrispondenti operazioni, considerato il grado di rischio determinato dall'autorità responsabile.
Le verifiche di cui alle lettere a) e b) non sono effettuate se il beneficiario finale ha l'obbligo di presentare un certificato di audit rilasciato da un revisore indipendente che copra tutti gli aspetti indicati nelle suddette lettere.
2. Per ciascuna verifica è tenuto un registro in cui figurano il lavoro svolto, la data, gli esiti della verifica e i provvedimenti adottati nei confronti degli errori riscontrati. L'autorità responsabile assicura che tutti i documenti giustificativi relativi alle verifiche svolte siano tenuti a disposizione della Commissione e della Corte dei conti per i cinque anni successivi alla chiusura del progetto. La decorrenza del termine è sospesa in caso di procedimento giudiziario o a richiesta, debitamente motivata, della Commissione.
3. Quando l'autorità responsabile agisce in veste di organo esecutivo nell'ambito del programma annuale, ai sensi dell'articolo 7, paragrafo 3, le verifiche di cui al paragrafo 1 sono effettuate osservando il principio di un'adeguata separazione delle funzioni.
Articolo 16
Tracciabilità dei dati
1. Ai fini dell'articolo 27, paragrafo 1, lettera k), dell'atto di base, la tracciabilità dei dati è adeguata se soddisfa i seguenti criteri:
a)
consente il riscontro esatto degli importi certificati alla Commissione con i registri contabili dettagliati e i documenti giustificativi in possesso dell'autorità di certificazione, dell'autorità responsabile, delle autorità delegate e dei beneficiari finali in relazione ai progetti cofinanziati nell'ambito del Fondo;
b)
consente di verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario finale, l'attribuzione e il trasferimento del finanziamento comunitario a titolo del Fondo e le fonti di cofinanziamento del progetto;
c)
consente di verificare l'applicazione dei criteri di selezione stabiliti per il programma annuale;
d)
per ciascun progetto comprende le eventuali specifiche tecniche e il piano di finanziamento, i documenti relativi all'approvazione della sovvenzione, la documentazione sulle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici e le relazioni delle verifiche e degli audit effettuati.
2. L'autorità responsabile provvede affinché sia tenuto un registro dell'ubicazione di tutti i documenti relativi ai pagamenti specifici effettuati nell'ambito del Fondo.
Articolo 17
Audit dei sistemi e audit dei progetti
1. Gli audit di cui all'articolo 30, paragrafo 1, lettere a) e b), dell'atto di base sono effettuati sui sistemi di gestione e di controllo stabiliti dagli Stati membri e su un campione di progetti selezionati mediante un metodo approvato dall'autorità di audit.
Il metodo di campionamento:
a)
comprende un mix rappresentativo della natura e delle dimensioni dei progetti;
b)
tiene conto dei fattori di rischio già individuati in occasione di controlli nazionali o comunitari e degli aspetti costo/profitto delle verifiche.
Il campione comprende anche progetti attuati dall'autorità responsabile in veste di organo esecutivo, almeno su base percentuale.
Il metodo utilizzato per selezionare il campione viene documentato.
2. L'audit dei sistemi di gestione e di controllo verte, almeno una volta prima del 2013, su ognuno dei seguenti elementi: programmazione, delega di funzioni, selezione e aggiudicazione/attribuzione, monitoraggio dei progetti, pagamento, certificazione delle spese, relazioni alla Commissione, individuazione e trattamento delle eventuali irregolarità e valutazione dei programmi.
3. Gli audit dei progetti sono effettuati in loco sulla base della documentazione e dei registri conservati dal beneficiario finale e/o dai partner del progetto. Gli audit verificano che:
a)
il progetto risponda ai criteri di selezione del programma annuale, sia stato attuato conformemente alla convenzione di sovvenzione e rispetti tutte le eventuali condizioni di funzionalità e utilizzo o gli obiettivi da raggiungere;
b)
la spesa dichiarata corrisponda ai registri contabili e ai documenti giustificativi in possesso del beneficiario finale e/o dei partner del progetto, e quei registri corrispondano ai documenti giustificativi conservati dall'autorità responsabile o da eventuali organi delegati;
c)
le voci di spesa corrispondano alle regole di ammissibilità di cui all'allegato XI, alle disposizioni precisate nel corso della procedura nazionale di selezione, alle condizioni della convenzione di sovvenzione e ai lavori effettivamente eseguiti e ad altre norme comunitarie e nazionali, se pertinenti;
d)
l'utilizzo effettivo o previsto del progetto sia coerente con gli obiettivi, le azioni o le misure stabilite agli articoli 2, 3, 4, 5 e 17 dell'atto di base e copra, dove opportuno, la popolazione destinataria;
e)
il contributo pubblico o privato sia stato pagato al beneficiario finale a norma dell'articolo 15, paragrafo 2, dell'atto di base;
f)
la tracciabilità dei dati sia adeguata;
g)
non vi siano conflitti d'interesse e sia rispettato il rapporto qualità-prezzo, specialmente nei casi in cui l'autorità responsabile agisce in veste di organo esecutivo del progetto.
4. Solo le spese nell'ambito di un audit effettuato a norma del paragrafo 3 sono comprese nell'importo delle spese verificate ai fini dell'articolo 30, paragrafo 1, lettera b), dell'atto di base. Se l'audit è eseguito prima della chiusura del progetto, per il calcolo del tasso di copertura valgono solo le spese effettivamente verificate.
5. Se i problemi riscontrati sembrano avere carattere sistematico e pertanto tale da comportare un rischio per altri progetti, l'autorità di audit provvede affinché vengano effettuati altri esami, eventualmente anche audit supplementari, per definire l'entità di tali problemi. Le autorità responsabili prendono i necessari provvedimenti preventivi e correttivi.
6. L'autorità di audit trae le proprie conclusioni basandosi sui risultati degli audit delle spese dichiarate alla Commissione, e le comunica alla Commissione nella relazione annuale di audit. Riguardo ai programmi annuali per i quali il margine di errore previsto supera la soglia di tolleranza del 2 % del contributo comunitario, l'autorità di audit analizza le conseguenze dell'errore e prende i provvedimenti necessari, comprese adeguate raccomandazioni, che vengono indicate almeno nella relazione annuale di audit.
Articolo 18
Verifiche a cura dell'autorità di certificazione
1. Nei casi in cui l'autorità di audit esprime un parere con riserva o parere negativo sul funzionamento del sistema di gestione e di controllo, l'autorità di certificazione verifica che l'informazione sia stata trasmessa alla Commissione. Essa verifica anche che l'autorità responsabile abbia predisposto un adeguato piano d'azione per il ripristino di sistemi di gestione e di controllo effettivamente operativi e per valutare l'incidenza del disfunzionamento sulla dichiarazione delle spese.
2. Se l'autorità di audit non convalida la domanda di pagamento o la dichiarazione di rimborso ai fini della relazione finale sull'attuazione del programma annuale, l'autorità di certificazione provvede affinché sia presentata senza indugio una domanda di pagamento o dichiarazione di rimborso corretta.
CAPO 3
Informazioni obbligatorie sull'utilizzo del Fondo
Articolo 19
Principio di proporzionalità
1. A norma dell'articolo 10, paragrafo 2, dell'atto di base, uno Stato membro può trasmettere alla Commissione le informazioni di cui dispone sull'utilizzo del Fondo nei documenti di cui nel presente capo, in misura proporzionale all'entità del contributo comunitario attribuito a quello Stato membro, eventualmente in forma di sintesi.
2. Nondimeno, a richiesta della Commissione lo Stato membro fornisce informazioni più dettagliate. La Commissione può chiedere tali informazioni se sono necessarie per adempiere efficacemente i suoi obblighi a norma dell'atto di base e del regolamento finanziario.
Articolo 20
Descrizione dei sistemi di gestione e di controllo
1. La descrizione dei sistemi di gestione e di controllo di cui all'articolo 31, paragrafo 4 e all'articolo 32, paragrafo 2, dell'atto di base è presentata secondo il modello di cui all'allegato I.
2. L'autorità responsabile convalida la descrizione dei sistemi effettuata da un'autorità delegata. Ogni autorità designata conferma l'esattezza della descrizione dei sistemi di gestione e di controllo che la riguardano. Inoltre, anche l'autorità di audit conferma la completezza della descrizione.
3. Nell'esaminare la descrizione, la Commissione può chiedere chiarimenti e proporre misure per assicurare il rispetto delle disposizioni dell'atto di base. Se necessario, funzionari della Commissione o suoi rappresentanti autorizzati possono effettuare visite in loco.
4. Se l'autorità responsabile è la stessa per due o più dei quattro Fondi, oppure se a due o più di questi Fondi si applicano sistemi comuni, è possibile presentare la descrizione dei sistemi di gestione e di controllo comuni evidenziandone le eventuali caratteristiche specifiche.
Articolo 21
Revisione della descrizione dei sistemi di gestione e di controllo
1. L'autorità responsabile:
a)
nel presentare il progetto di programma annuale comunica se i sistemi di gestione e di controllo abbiano subito modifiche;
b)
notifica alla Commissione ogni modifica sostanziale al più tardi quando questa diventa effettiva;
c)
a richiesta della Commissione presenta una descrizione riveduta se le modifiche sostanziali sono numerose.
2. Per modifica sostanziale s'intende un cambiamento tale da incidere sulla separazione delle funzioni, sull'efficacia dei dispositivi di selezione, aggiudicazione o attribuzione, di controllo e di pagamento e sulla comunicazione con la Commissione. Sono sostanziali, in particolare, le modifiche apportate a una delle autorità designate, ai sistemi contabili e alle procedure di pagamento e di certificazione.
3. La revisione dei sistemi di gestione e di controllo è soggetta alla procedura di cui all'articolo 20.
Articolo 22
Documenti di programmazione
1. Gli Stati membri presentano alla Commissione un programma pluriennale ai sensi dell'articolo 19 dell'atto di base, conforme al modello di cui all'allegato II.
2. Gli Stati membri presentano alla Commissione i programmi annuali ai sensi dell'articolo 21 dell'atto di base, conforme al modello di cui all'allegato III.
3. I piani finanziari relativi al programma pluriennale presentano la ripartizione degli importi iscritti in bilancio per priorità, come definito negli orientamenti strategici.
I piani finanziari relativi ai programmi annuali presentano la ripartizione degli importi iscritti in bilancio per singole categorie d'azione, come definite all'articolo 4 dell'atto di base, con riferimento alle priorità.
Articolo 23
Revisione della ripartizione finanziaria nei programmi annuali
1. Ai fini della revisione del programma annuale approvato dalla Commissione a norma dell'articolo 21, paragrafo 5, dell'atto di base, lo Stato membro interessato presenta alla Commissione il progetto riveduto di programma annuale entro il 1o maggio dell'anno successivo all'anno di riferimento. La Commissione esamina e approva nei tempi più brevi il programma riveduto, secondo la procedura di cui all'articolo 21, paragrafo 5, dell'atto di base.
2. Non comportano la revisione del programma annuale a norma del paragrafo 1 le modifiche della ripartizione finanziaria che non superano il 10 % del contributo totale del Fondo. Tali modifiche sono consentite solo in circostanze dovute a cause estranee alla volontà dell'autorità responsabile. Nella relazione intermedia e/o nella relazione finale sull'attuazione del programma annuale figura un'adeguata spiegazione delle eventuali modifiche.
Articolo 24
Relazione intermedia e relazione finale sull'attuazione dei programmi annuali
1. Gli Stati membri presentano alla Commissione una relazione intermedia, riguardante l'andamento dell'attuazione del programma annuale, e una domanda di pagamento ai sensi dell'articolo 39, paragrafo 4, dell'atto di base, conformi al modello di cui all'allegato IV.
2. Gli Stati membri presentano alla Commissione la relazione finale sull'attuazione del programma annuale e la domanda di pagamento ai sensi dell'articolo 40, paragrafo 1, lettera b), dell'atto di base, conformi al modello di cui all'allegato V.
3. Le tabelle finanziarie figuranti nella relazione intermedia e nella relazione finale presentano la ripartizione degli importi iscritti in bilancio per priorità, come definito negli orientamenti strategici, e per progetto per singole categorie d'azione, come definite all'articolo 4 dell'atto di base.
Articolo 25
Documenti redatti dall'autorità di audit
1. La strategia di audit di cui all'articolo 30, paragrafo 1, lettera c), dell'atto di base è stabilita secondo il modello di cui all'allegato VI.
2. Salvo i casi in cui gli ultimi due programmi annuali adottati dalla Commissione corrispondano ciascuno a un contributo comunitario annuale inferiore a 1 milione di euro, l'autorità di audit presenta il piano annuale di audit entro il 15 febbraio di ogni anno, con decorrenza dal 2009. Il piano di audit conforme al modello di cui all'allegato VI è trasmesso in allegato alla strategia di audit. In caso di strategia di audit combinata, come previsto all'articolo 30, paragrafo 2, dell'atto di base, è possibile presentare un piano annuale di audit combinato.
3. La relazione di audit e il parere di cui all'articolo 30, paragrafo 3, lettere a) e b), dell'atto di base sono fondati sugli audit dei sistemi e sugli audit dei progetti, effettuati in accordo con la strategia di audit, e sono redatti conformemente ai modelli di cui all'allegato VII, parti A e B.
4. La dichiarazione di validità di cui all'articolo 30, paragrafo 3, lettera c), dell'atto di base è fondata su tutta l'attività di audit svolta dall'autorità di audit e, se necessario, su verifiche complementari. La dichiarazione di validità è redatta conformemente al modello di cui all'allegato VII, parte C.
5. Se vi sono limitazioni alla portata dell'esame o se il livello delle spese irregolari rilevate non consente di esprimere un parere senza riserve ai fini del parere annuale di cui all'articolo 30, paragrafo 3, lettera b), dell'atto di base o nell'ambito della dichiarazione di cui alla lettera c) del medesimo articolo, l'autorità di audit ne indica i motivi e valuta l'entità del problema e la sua incidenza finanziaria.
Articolo 26
Documenti redatti dall'autorità di certificazione
1. La dichiarazione certificata di spesa relativa alla domanda di secondo pagamento a titolo di prefinanziamento di cui all'articolo 39, paragrafo 4, dell'atto di base è redatta e trasmessa alla Commissione conformemente al modello di cui all'allegato VIII.
2. La dichiarazione certificata di spesa relativa alla domanda di pagamento del saldo di cui all'articolo 40, paragrafo 1, lettera a), dell'atto di base è redatta e trasmessa alla Commissione conformemente al modello di cui all'allegato IX.
CAPO 4
Notifica di irregolarità
Articolo 27
Prima notifica - Deroghe
1. Gli Stati membri riferiscono alla Commissione, nella relazione intermedia o nella relazione finale sull'attuazione dei programmi annuali, tutte le irregolarità oggetto di un primo accertamento amministrativo o giudiziario, sulla base dei modelli di cui agli allegati IV e V.
In tali notifiche sono indicati:
a)
il Fondo, il programma annuale e il progetto in questione;
b)
la disposizione violata;
c)
la data e la fonte della prima informazione che ha determinato una presunzione d'irregolarità;
d)
le pratiche seguite per commettere l'irregolarità;
e)
eventualmente, se tali pratiche determinano una presunzione di frode;
f)
il modo in cui l'irregolarità è stata scoperta;
g)
l'importo del contributo comunitario interessato.
Non sono notificati invece i seguenti casi, salvo se determinano una presunzione di frode:
a)
le irregolarità riguardanti importi inferiori a 10 000 EUR a carico del bilancio generale delle Comunità europee;
b)
un'irregolarità consistente soltanto nella non attuazione, totale o parziale, di un progetto incluso nel programma annuale a causa del fallimento del beneficiario finale;
c)
un'irregolarità segnalata spontaneamente dal beneficiario finale all'autorità responsabile e non ancora scoperta da questa, prima o dopo il versamento del contributo pubblico;
d)
un'irregolarità scoperta e corretta dall'autorità responsabile prima che sia versato al beneficiario finale un contributo pubblico e prima che la spesa in questione sia iscritta in una dichiarazione di spesa presentata alla Commissione.
2. A richiesta della Commissione, gli Stati membri forniscono in ogni caso informazioni complementari sui seguenti punti:
a)
gli altri Stati membri e paesi terzi eventualmente interessati;
b)
il periodo o il momento in cui è stata commessa l'irregolarità;
c)
le autorità o gli organismi nazionali che hanno redatto il rapporto ufficiale sull'irregolarità e le autorità cui spettano i successivi provvedimenti amministrativi o giudiziari;
d)
la data del primo accertamento amministrativo o giudiziario relativo all'irregolarità;
e)
l'identità delle persone fisiche o giuridiche interessate o di altri soggetti partecipanti, tranne se questo dato è inutile ai fini della repressione delle irregolarità, tenuto conto del tipo d'irregolarità accertata;
f)
il bilancio totale di previsione e il contributo pubblico approvati per il progetto e la ripartizione del cofinanziamento tra contributo comunitario e nazionale;
g)
l'importo del contributo pubblico su cui ha inciso l'irregolarità e il corrispondente contributo comunitario a rischio;
h)
se il contributo pubblico non è stato versato né alle persone o altri soggetti di cui alla lettera g), gli importi che sarebbero stati pagati indebitamente se l'irregolarità non fosse stata scoperta;
i)
l'eventuale sospensione dei pagamenti e le possibilità di recupero;
j)
la natura della spesa irregolare.
3. Se non sono disponibili alcune delle informazioni di cui al paragrafo 2, in particolare quelle relative alle pratiche seguite per commettere l'irregolarità e al modo in cui è stata scoperta, gli Stati membri forniscono i dati mancanti, per quanto possibile, quando presentano alla Commissione le successive relazioni sulle irregolarità.
Articolo 28
Comunicazione dei provvedimenti successivi - Casi di non recupero
1. Gli Stati membri informano la Commissione, in riferimento a ogni precedente comunicazione di cui all'articolo 27, dei procedimenti iniziati in seguito a tutte le irregolarità comunicate e dei cambiamenti di rilievo derivati da questi interventi. Tali informazioni sono riportate nella relazione intermedia e nella relazione finale sull'attuazione dei programmi annuali conformemente ai modelli di cui agli allegati IV e V.
In tale comunicazione sono indicati gli importi recuperati o gli importi di cui si prevede il recupero.
2. A richiesta dalla Commissione, gli Stati membri forniscono in ogni caso informazioni complementari sui seguenti punti:
a)
le misure provvisorie adottate dagli Stati membri per salvaguardare il recupero degli importi versati indebitamente;
b)
i procedimenti amministrativi o giudiziari iniziati al fine di recuperare gli importi versati indebitamente e di irrogare sanzioni;
c)
i motivi dell'eventuale rinuncia a procedimenti di recupero;
d)
i motivi dell'eventuale rinuncia a procedimenti penali.
Gli Stati membri comunicano alla Commissione le decisioni amministrative o giudiziarie, o i loro elementi essenziali, che concludono tali procedimenti, indicando in particolare se i fatti accertati sono tali da determinare una presunzione di frode.
Articolo 29
Contatti con gli Stati membri
1. La Commissione mantiene con gli Stati membri interessati i contatti necessari per completare le informazioni ricevute sulle irregolarità di cui all'articolo 27 e sui procedimenti di cui all'articolo 28, in particolare sulla possibilità di recupero.
2. Indipendentemente dai contatti di cui al paragrafo 1, quando la natura dell'irregolarità induca a presumere che pratiche identiche o analoghe possano riscontrarsi anche altrove nella Comunità, la Commissione ne informa gli Stati membri.
Articolo 30
Utilizzo delle informazioni
1. La Commissione può utilizzare le informazioni di carattere generale o operativo comunicate dagli Stati membri a norma della presente decisione per effettuare analisi dei rischi e, sulla base delle informazioni ottenute, può redigere relazioni e predisporre sistemi di allarme precoce ai fini di una più efficace individuazione dei rischi.
2. La Commissione informa regolarmente gli Stati membri interessati su come ha utilizzato le informazioni ai sensi del paragrafo 1.
CAPO 5
Informazione e pubblicità
Articolo 31
Informazione dei potenziali beneficiari finali
1. L'autorità responsabile provvede a dare ampia diffusione alle indicazioni essenziali relative al programma pluriennale e ai programmi annuali, compresa la pertinente partecipazione finanziaria, e a renderle disponibili a tutti i soggetti interessati.
Nondimeno, per motivi di ordine pubblico l'autorità responsabile può decidere di non diffondere le modalità interne di gestione stabilite nel programma pluriennale o nei programmi annuali, né le altre informazioni relative all'attuazione del Fondo.
2. L'autorità responsabile fornisce ai potenziali beneficiari finali le informazioni relative almeno ai seguenti elementi:
a)
le condizioni di ammissibilità da soddisfare per poter ottenere il finanziamento nell'ambito del programma annuale;
b)
la descrizione delle procedure di esame delle domande di finanziamento ed i relativi termini temporali;
c)
i criteri di selezione dei progetti da finanziare;
d)
i referenti che possono fornire informazioni sui programmi annuali.
Inoltre, l'autorità responsabile segnala ai potenziali beneficiari finali la pubblicazione di cui all'articolo 33, paragrafo 2, lettera b).
Articolo 32
Informazione dei beneficiari finali
L'autorità responsabile informa i beneficiari finali che l'accettazione di un finanziamento implica che i loro nomi siano inclusi nell'elenco dei beneficiari finali pubblicato a norma dell'articolo 33, paragrafo 2, lettera b).
Articolo 33
Compiti dell'autorità responsabile in relazione all'informazione e alla pubblicità
1. L'autorità responsabile provvede affinché le misure d'informazione e di pubblicità siano attuate in modo da ottenere la più ampia diffusione mediatica, utilizzando varie forme e metodi di comunicazione al livello territoriale adeguato.
2. L'autorità responsabile organizza almeno le seguenti misure d'informazione e di pubblicità:
a)
almeno un'azione informativa all'anno per presentare, dal 2008, il varo del programma pluriennale o i risultati del o dei programmi annuali;
b)
la pubblicazione annuale, almeno sul sito web, dell'elenco dei beneficiari finali, della denominazione dei progetti e dell'importo del finanziamento pubblico e comunitario attribuito ai progetti. Non viene indicata l'identità delle persone facenti parte dei gruppi destinatari definiti all'articolo 7 dell'atto di base. La Commissione riceve comunicazione dell'indirizzo del sito web.
Articolo 34
Compiti dei beneficiari finali in relazione all'informazione e alla pubblicità
1. È compito del beneficiario informare il pubblico, mediante le misure indicate ai paragrafi 2, 3 e 4, dell'assistenza ricevuta dal Fondo.
2. Il beneficiario finale affigge una targa permanente, ben visibile e di cospicue dimensioni, entro tre mesi dalla data di completamento dei progetti rispondenti ai seguenti criteri:
a)
contributo comunitario totale per il progetto superiore a 100 000 EUR;
b)
operazione consistente nell'acquisto di un oggetto fisico o nel finanziamento di progetto d'infrastrutture o di costruzione.
Nella targa sono indicati il tipo e la denominazione del progetto. Le informazioni di cui all'articolo 35 occupano almeno il 25 % della targa.
3. Per i progetti sovvenzionati nell'ambito di un programma annuale cofinanziato dal Fondo, il beneficiario finale procura che i partecipanti al progetto siano informati del finanziamento.
4. Ogni documento riguardante tali progetti, compresi i certificati di frequenza o di altro tipo, comprende una dichiarazione indicante che il progetto è stato cofinanziato dal Fondo.
Articolo 35
Caratteristiche tecniche dell'informazione e della pubblicità relative all'operazione
Tutte le misure d'informazione e di pubblicità rivolte ai beneficiari finali effettivi, ai beneficiari finali potenziali e al pubblico recano:
1.
l'emblema dell'Unione europea, conforme alle norme grafiche di cui all'allegato X, e il riferimento all'Unione europea;
2.
il riferimento al Fondo;
3.
una frase, scelta dall'autorità responsabile, che evidenzi il valore specifico dell'intervento comunitario.
I punti 1 e 3 non si applicano agli articoli promozionali di dimensioni ridotte né agli articoli promozionali relativi ad almeno due dei quattro Fondi.
CAPO 6
Dati personali
Articolo 36
Protezione dei dati personali
1. Gli Stati membri e la Commissione prendono i provvedimenti necessari per vietare ogni diffusione illecita e ogni accesso non autorizzato alle informazioni di cui all'articolo 27, paragrafo 1, lettera h), dell'atto di base, alle informazioni raccolte dalla Commissione nel corso dei controlli in loco e alle informazioni di cui al capo 4.
2. Le informazioni di cui al capo 4 possono essere inviate unicamente alle persone che, negli Stati membri o all'interno delle istituzioni comunitarie, devono potervi accedere per l'esercizio delle loro funzioni, a meno che lo Stato membro che ha fornito le informazioni non abbia espressamente acconsentito a una diffusione più ampia.
CAPO 7
Scambio elettronico di documenti
Articolo 37
Scambio elettronico di documenti
Oltre che nella versione cartacea debitamente firmata, i documenti di cui al capo 3 sono presentati, se possibile, per via elettronica.
Articolo 38
Sistema informatico per lo scambio di documenti
1. Se la Commissione predispone un sistema informatico per lo scambio sicuro di dati tra la Commissione e i singoli Stati membri per l'attuazione del Fondo, gli Stati membri sono informati e, se lo chiedono, cointeressati nello sviluppo di tale sistema.
2. La Commissione e le autorità designate, e gli organi ai quali è stato delegato il compito, registrano nel sistema informatico per lo scambio sicuro di dati i documenti di cui al capo 3.
3. Inoltre, gli Stati membri possono essere invitati a segnalare spontaneamente le informazioni di cui agli articoli 27 e 28 tramite il sistema specifico predisposto dalla Commissione per la raccolta delle irregolarità rilevate nell'ambito dei fondi strutturali.
4. Gli eventuali costi dell'interfaccia tra il sistema informatico comune e i sistemi informatici a livello nazionale, regionale e locale e gli eventuali costi sostenuti per adattare i sistemi nazionali, regionali e locali alle prescrizioni tecniche del sistema comune sono rimborsabili a norma dell'articolo 17 dell'atto di base.
PARTE III
DISPOSIZIONI SPECIFICHE DEL FONDO EUROPEO PER I RIMPATRI
CAPO 1
Regole di ammissibilità
Articolo 39
Regole di ammissibilità
1. Le regole enunciate nell'allegato XI si applicano per determinare l'ammissibilità delle spese per azioni finanziate nell'ambito dei programmi annuali di cui all'articolo 35, paragrafo 4, dell'atto di base.
2. Queste regole si applicano alle spese sostenute dal beneficiario finale e, mutatis mutandis, alle spese sostenute dai partner del progetto.
3. Gli Stati membri possono applicare regole nazionali più rigorose rispetto a quelle della presente decisione.
La Commissione valuta se le regole nazionali vigenti in materia di ammissibilità rispettano tale condizione.
PARTE IV
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 40
Destinatari
Sono destinatari della presente decisione il Regno del Belgio, la Repubblica di Bulgaria, la Repubblica ceca, la Repubblica federale di Germania, la Repubblica di Estonia, l'Irlanda, la Repubblica ellenica, il Regno di Spagna, la Repubblica francese, la Repubblica italiana, la Repubblica di Cipro, la Repubblica di Lettonia, la Repubblica di Lituania, il Granducato di Lussemburgo, la Repubblica di Ungheria, la Repubblica di Malta, il Regno dei Paesi Bassi, la Repubblica d’Austria, la Repubblica di Polonia, la Repubblica del Portogallo, la Romania, la Repubblica di Slovenia, la Repubblica slovacca, la Repubblica di Finlandia, il Regno di Svezia, il Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord.
Fatto a Bruxelles, il 5 marzo 2008.