32002R2343
L 357/72
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (ЕО, Евратом) № 2343/2002 НА КОМИСИЯТА
от 23 декември 2002 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Глава 1
Принцип на единство и на точност на бюджета
Глава 2
Принцип на ежегодност на бюджета
Глава 3
Принцип на балансираност на бюджета
Глава 4
Принцип на разчетна единица на бюджета
Глава 5
Принцип на универсалност на бюджета
Глава 6
Принцип на специфичност на разходите
Глава 7
Принцип на добро финансово управление
Глава 8
Принцип на прозрачност
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Глава 1
СЪСТАВЯНЕ НА БЮДЖЕТА
Глава 2
Устройство и представяне на бюджета
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
Глава 1
Общи разпоредби
Глава 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Раздел 3
Счетоводител
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Глава 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Раздел 2
Приложими правила за оправомощени и вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити
Раздел 3
Приложими правила за счетоводители и администратори на авансови средства
Глава 4
Приходни операции
Раздел 1
Общи разпоредби
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Раздел 3
Установяване на вземанията
Раздел 4
Разрешаване на събирането на вземания
Раздел 5
Събиране на вземания
Раздел 6
Конкретни разпоредби във връзка с таксите
Глава 5
Разходни операции
Раздел 1
Поемане на задължение за плащане
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Раздел 3
Разрешаване на разход
Раздел 4
Плащане на разход
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Глава 6
Системи на информационните технологии
Глава 7
Вътрешен одитор
ДЯЛ V
ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА, ОТПУСКАНИ ОТ ОРГАНИТЕ НА ОБЩНОСТИТЕ
ДЯЛ VII
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Глава 1
Представяне на отчетите
Глава 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Общи разпоредби
Раздел 2
Общи сметки
Раздел 3
Бюджетни сметки
Глава 4
Инвентарен опис
ДЯЛ VIII
ВЪНШЕН ОДИТ И ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА
Глава 1
Външен одит
Глава 2
Освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
ДЯЛ IХ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности, и по-специално член 185, параграф 1 от него (1),
като взе предвид становището на Европейския парламент (2),
като взе предвид становището на Съвета (2),
като взе предвид становището на Сметната палата (2),
като има предвид, че:
(1)
Органите на Общностите, създадени да поемат отговорността за извършването на определени дейности на Общностите, са юридически лица и следователно имат собствен бюджет, който е регулиран от специфични финансови правила.
(2)
За да се гарантира определена степен на последователност на тези правила по отношение на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (наричан по-долу „Общият финансов регламент“) и съгласно член 185, параграф 1 от посочения регламент, настоящият рамков Финансов регламент трябва да определи правилата, регулиращи съставянето, изпълнението и контрола на бюджета на посочените органи на Общностите, които понастоящем получават безвъзмездни средства за сметка на бюджета на Общностите (наричани по-долу „органи на Общностите“). Именно на основата на този рамков Финансов регламент всеки от органите на Общностите ще приеме собствени финансови правила, които съгласно горепосочения член 185 могат да се отклоняват от рамковия Финансов регламент в съответствие с конкретните нужди на управлението на тези органи, но само със съгласието на Комисията.
(3)
Също както Общия финансов регламент настоящият рамков Финансов регламент се ограничава до формулирането на общите принципи и основни правила, регулиращи бюджетния сектор като цяло, докато съответните органи могат впоследствие да приемат подробни разпоредби, които да направят по-ясни техните финансови правила.
(4)
За целите на съставянето и изпълнението на бюджета трябва да се потвърдят четирите основни принципа на бюджетното право (единство, универсалност, специфичност на разходите, ежегодност), както и принципите на равновесие, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(5)
Необходимо е да се определят правомощията и отговорностите на счетоводителя, вътрешния одитор и разпоредителите с бюджетни кредити. Последните носят цялата отговорност за всички приходни и разходни операции, които се извършват под тяхно ръководство, включително при необходимост чрез дисциплинарни мерки.
(6)
В съответствие с член 14 от Общия финансов регламент, също както на институциите, на тези органи на Общностите не трябва да бъде позволено да сключват заеми.
(7)
Функцията вътрешен одит в рамките на органите на Общностите трябва да бъде изпълнявана от вътрешния одитор на Комисията, който следователно действа като гарант за цялостната последователност в системата и методите ѝ на работа в съответствие с член 185, параграф 3 от Общия финансов регламент.
(8)
Графикът за съставяне на бюджета, представяне на отчетите и освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета трябва да съответства на разпоредбите на Общия финансов регламент, като органът, който освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Общностите е вече същият, както при общия бюджет (член 185, параграф 2 от Общия финансов регламент).
(9)
Правилата за водене на счетоводна отчетност, които се прилагат от органите на Общностите, трябва да създават условия за консолидиране на сметките на институциите и за тази цел трябва да бъдат приети от счетоводителя на Комисията съгласно член 133 от новия Общ финансов регламент.
(10)
В съответствие с член 46 от общия Финансов регламент щатното разписание трябва вече да се представя на бюджетния орган за одобрение.
(11)
Всеки орган може да има достъп до инстанцията, посочена в член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, създадена от Комисията за проверка на нередности, така че за едни и същи случаи да се стигне до сходна оценка.
(12)
Тъй като получават безвъзмездни средства за сметка на бюджета на Общностите, органите на Общностите трябва строго да съблюдават същите изисквания както институциите при възлагането на обществени поръчки и при отпускането на безвъзмездни средства, доколкото поръчките и средствата се одобряват съгласно учредителните им актове; в тази връзка е достатъчно позоваването на съответните разпоредби на Общия финансов регламент.
(13)
Също както институциите, органите на Общностите могат с оглед на изпълнението на възложените им задачи да наемат външни изпълнители от частния сектор при необходимост и извън задачите, свързани със задължението за обществена услуга или упражняването на оперативна самостоятелност, за да се гарантира, че всеки орган отговаря за изпълнението на собствения си бюджет и се придържа към възложените при създаването му цели.
(14)
В подкрепа на заявките за изплащане на субсидията от Общностите, органите на Общностите трябва да представят прогноза за паричните потоци, като изплатените безвъзмездни средства от Общностите трябва да бъдат лихвоносни в полза на последните.
(15)
Необходими са конкретни разпоредби за организирането на събирането на таксите, които представляват част от ресурсите на тези органи.
(16)
С оглед на правните изисквания, произтичащи от учредителните актове на органите на Общностите, процедурата за представяне на отчетите следва да се адаптира и да се предвиди на управителният съвет да може да дава становище по тях.
(17)
Новото устройство на бюджета, прието с Общия финансов регламент, следва също така да се използва от органите на Общностите, доколкото това е оправдано от характера на тяхната дейност.
(18)
Единствените разпоредби от Общия финансов регламент, които трябва да бъдат включени в настоящия регламент, са разпоредбите, които се отнасят към органите на Общностите.
Следователно настоящият регламент по-конкретно не трябва да включва разпоредби за области на дейност, които нямат връзка с органите на Общностите или касаят различните методи на изпълнение на основата на концепцията за външно представяне и информиране за бюджета Европейския парламент и Съвета. Освен това следва да се вземат предвид само някои категории целеви приходи съгласно Общия финансов регламент. Накрая процедурата за трансфер на бюджетни кредити и за съставяне на бюджета не трябва да бъде толкова подробна и усложнена.
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Настоящият регламент конкретизира съществените правила, от които финансовите правила на всеки орган на Общностите могат да се отклоняват само ако специфичните им потребности за дейността го изискват и с предварителното съгласие на Комисията в съответствие с член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (наричан по-долу „Общият финансов регламент“).
Член 2
По смисъла на настоящия регламент:
1.
„Орган на Общностите“ означава всеки орган, посочен в член 185, параграф 1 от Общия финансов регламент;
2.
„Управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на управление на органа на Общностите, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси независимо от неговото наименование, възприето в учредителния акт на органа на Общностите;
3.
„Директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на Управителния съвет и бюджета на органа на Общностите в качеството си на разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт на органа на Общностите;
4.
„Учредителен акт“ означава правен акт на Общностите, който регулира основните аспекти на създаването и функционирането на съответния орган на Общностите;
5.
„Бюджетен орган“ означава Европейския парламент и Съветът на Европейския съюз.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Член 3
Съставянето и изпълнението на бюджета на съответния орган на Общностите (наричан по-долу „бюджетът“) се извършват в съответствие с принципите на единство и на точност на бюджета, ежегодност, равновесие, разчетна единица, универсалност, специфичност на разходите, добро финансово управление и прозрачност, както е предвидено в настоящия регламент.
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 4
Бюджетът представлява актът, който за всяка финансова година прогнозира и определя приходите и разходите, счетени за необходими за съответния орган на Общностите.
Член 5
Бюджетът включва:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Общностите има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите-членки, които са домакини на съответните органи;
в)
предоставената от Европейските общности субсидия;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 19, параграф 1;
д)
разходите на органа на Общностите включително административните разходи.
Член 6
1. Не може да се събира приход и да се извършва разход, без това да бъде отнесено към определен ред в бюджета.
2. В бюджета не могат да се вписват бюджетни кредити, ако те не са предназначени за разход, счетен за необходим.
3. Не се допуска поемането на задължение за или разрешаването на разходи над утвърдените в бюджета кредити.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност на бюджета
Член 7
Записаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която продължава от 1 януари до 31 декември.
Член 8
1. Бюджетът включва многогодишни и едногодишни бюджетни кредити, които се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения обхващат общия размер на правните задължения, поети през текущата финансова година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията в изпълнение на правните задължения, поети през текущата финансова година и/или предходни финансови години.
4. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни. Административните разходи, възникващи по договори за периоди, които излизат извън финансовата година във връзка с местната практика или с доставката на оборудване, се отнасят към бюджета за финансовата година, през която се извършват.
Член 9
1. Приходите на органите на Общностите, посочени в член 5, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на събраните през финансовата година суми.
2. Приходите на органите на Общностите водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените кредити в бюджета за дадена финансова година могат да се използват единствено за покриване на поетите и изплатени през същата финансова година задължения за разход, както и за покриване на суми по задължения поети предходни финансови години.
4. Поетите задължения се осчетоводяват на основата на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се осчетоводяват към финансовата година на основата на плащанията, извършени от счетоводителя, не по-късно от 31 декември същата година.
Член 10
1. Бюджетните кредити, които остават неусвоени до края на финансовата година, за която се отнасят, се анулират.
Въпреки това те могат да бъдат пренесени единствено за следващата финансова година, в съответствие с параграфи 2-8 по решение на управителния съвет, което се взема не по-късно от 15 февруари.
2. Не могат да се пренасят бюджетни кредити, предвидени за разходи за персонала.
3. Бюджетните кредити за поети задължения от многогодишните бюджетни кредити и едногодишните бюджетни кредити, по които още не са поети задължения до приключването на финансовата година, могат да се пренасят по отношение на сумите, съответстващи на бюджетните кредити за поети задължения, за които по-голямата част от подготвителния етап на процедурата по поемане на задължение, която трябва да бъде определена в правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки отделен орган на Общностите, е вече извършена към 31 декември; по тези суми впоследствие могат да се поемат задължения до 31 март следващата година.
4. Бюджетните кредити за плащания от многогодишните бюджетни кредити могат да се пренасят по отношение на сумите, необходими за покриване на съществуващи задължения или такива във връзка с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити не позволяват покриване на нуждите. Органите на Общностите първо използват разрешените кредити за текущата финансова година и едва след тяхното изчерпване прибягват до пренесените бюджетни кредити.
5. Едногодишните бюджетни кредити, които съответстват на надлежно поети задължения към края на финансовата година, се пренасят автоматично само за следващата финансова година.
6. Пренесени бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират.
Системата на счетоводна отчетност позволява идентифицирането на пренесените по такъв начин бюджетни кредити.
7. Наличните бюджетни кредити към 31 декември в резултат на целеви приходи по член 19 се пренасят автоматично.
Първо трябва да се използват наличните бюджетни кредити, които съответстват на пренесените целеви приходи.
Член 11
При отмяна на бюджетни кредити в резултат на пълно или частично неизпълнение на дейностите, за които те са били предвидени, всяка финансова година, след тази, в която е било поето задължението, съответните кредити по него се анулират.
Член 12
По записаните в бюджета кредити могат да бъдат поемани задължения, считано от 1 януари, след като бюджетът бъде окончателно приет.
Член 13
1. Считано от 15 ноември всяка година, могат авансово да се поемат задължения за обичайни разходи за управление за сметка на предвидените за следващата финансова година средства. Тези задължения обаче не могат да надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не се прилагат за новите разходи от вид, който все още не е одобрен по принцип в последния надлежно приет бюджет.
2. Разходите, които трябва да се платят авансово, например наеми, могат да доведат до плащания от 1 декември нататък, като тези плащания ще бъдат приспадани от предвидените за следващата финансова година бюджетни кредити.
Член 14
1. Ако бюджетът на съответния орган на Общностите не е окончателно приет в началото на финансовата година, към действията по поемане на задължения и тези за плащания, свързани с разход, за който е щяло да бъде възможно отнасянето към определен бюджетен ред като част от изпълнението на последния надлежно приет бюджет, се прилагат следните правила.
2. Задължения могат да бъдат поемани по глави в размер до една четвърт от общия размер на разрешените кредити по съответната глава за предходната финансова година увеличена със увеличени с една дванадесета за всеки изминал месец.
Плащания могат да бъдат извършвани месечно по глави в размер до една дванадесета от разрешените кредити по съответната глава за предходната финансова година.
Не може да се надхвърлят бюджетните кредити, предвидени в прогнозата за приходите и разходите.
3. По искане на директора и при необходимост поради последователността в дейността на органа на Общностите и управленските му нужди, управителният съвет може едновременно да разреши една или повече временни дванадесети части както за действията по поемане на задължения, така и за тези за плащания над автоматично предвидените съгласно параграфи 1 и 2.
Допълнителните дванадесети части се разрешават в цялост и са неделими.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност на бюджета
Член 15
1. Трябва да има баланс между бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити не могат да надхвърлят размера на субсидията от Общностите увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 5.
3. Органът на Общностите няма право да сключва заеми.
4. Изплатените на органите на Общностите средства представляват по отношение на техния бюджет изравнителна субсидия, която се смята за предварително финансиране по смисъла на член 81, параграф 1, буква б), i) от Общия финансов регламент.
Член 16
1. Ако салдото по сметката за стопанския резултат по смисъла на член 81 е положително, то се изплаща обратно на Комисията до размера на платената през годината субсидия от Общностите. Частта от салдото, която надвишава размера на платената през годината субсидия от Общностите се записва в приходната част на бюджета за следващата финансова година.
Разликата между вписаната в общия бюджет субсидия от Общностите и фактически платената субсидия на съответната организация се анулира.
2. Ако салдото по сметката за стопанския резултат, предвидено в член 81 е отрицателно, то се записва в бюджета за следващата финансова година.
3. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета в хода на бюджетната процедура посредством писмо за внасяне на корекции, внесено по съответния ред, или, когато изпълнението на бюджета е в ход - чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица на бюджета
Член 17
Бюджетът се изготвя, изпълнява и е предмет на представяне на отчети в еуро.
Въпреки това,за целите на касата счетоводителят или администраторът на авансови средства има право да извършва операции в национална парична единица, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Общностите.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност на бюджета
Член 18
Общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания съгласно член 19. Всички приходи и разходи се вписват изцяло и без взаимни корекции съгласно условията на член 21.
Член 19
1. За финансиране на специфични разходи се използват следните приходи:
а)
целевите приходи като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
б)
вноските за дейността на съответния орган на Общностите от държави-членки, от други държави или от различни организации, доколкото това е предвидено в споразумението между органа на Общностите и съответните държави-членки, други държави или въпросните организации.
2. Всеки приход по смисъла на параграф 1 покрива всички преки и косвени разходи за съответната дейност или цел.
3. В бюджета се обособяват позиции, които отразяват категориите на посочените в параграф 1 приходи и по възможност посочват и размера им.
Член 20
1. Директорът може да приема всякакви дарения в полза на съответния орган на Общностите като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има известни финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.
Член 21
1. Финансовият регламент на всеки орган на Общностите определя случаите, когато суми могат да бъдат приспадани от заявките за плащания, фактурите или отчетите за ликвидното състояние, които впоследствие се приемат за плащане на нетната сума.
Отстъпките, възстановените суми и намеленията, приспадани от фактури и заявки за плащания не се записват като приходи на съответния орган на Общностите.
2. Стойността на предоставените на съответния орган на Общностите стоки и услуги се отразява в бюджета в пълен брутен размер , когато се включват възстановени данъчни тежести:
а)
или от държавите-членки съгласно Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейските общности, при условие че той се прилага за съответния орган на Общностите; или
б)
от държава-членка или от друга държава на основата на други съответни договорености.
Всички национални данъчни тежести, поети временно от органа на Общностите съгласно първа алинея, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
3. Отрицателното салдо се записва в бюджета като разход.
4. По време на изпълнението на бюджета могат да се правят корекции по отношение на курсовите разлики. Окончателната печалба или загуба се включва в годишното салдо.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност на разходите
Член 22
Бюджетните кредити в пълния им размер се разпределят за конкретните цели по дялове и глави, като главите се подразделят на статии и позиции.
Член 23
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от една статия към друга в рамките на една и съща глава.
Той информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за трансферите, осъществени съгласно параграф 1.
2. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от един дял в друг и от една глава в друга в рамките на общ лимит от 10 % от отпуснатите за финансовата година кредити. Над посочената граница той може да предложи на управителния съвет трансфер на кредити от един дял в друг и от една глава в друга в рамките на един и същ дял. Управителният съвет разполага с един месец да направи възражения срещу предложения трансфер; след изтичането на посочения срок трансферът се смята за приет.
3. Предложенията за трансфер и трансферите, извършени съгласно настоящия член, се придружават от надлежна и подробна документация, която посочва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за бюджетния ред, който ще бъде кредитиран, така и за бюджетния ред, която ще бъде дебитиран.
Член 24
1. Бюджетните кредити могат да се прехвърлят само към редове в бюджета, за които бюджетът е разрешил кредити или чрез символичен запис (p.m.).
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целевите приходи, могат да се прехвърлят, само ако се използват за целите, за които са отпуснати.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 25
1. Бюджетните кредити се усвояват в съответствие с принципа на добро финансово управление, което означава в съответствие с принципа на икономия, ефективност и ефикасност.
2. Принципът на икономия изисква ресурсите, използвани от съответния орган на Общностите за извършване на неговата дейност, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и на най-добрата цена.
Принципът на ефективността се отнася до оптималното съотношение между използваните средства и постигнатите резултати.
Принципът на ефикасността се отнася до постигането на конкретните цели и реализацията на планираните резултати.
3. За всички финансирани от бюджета дейности се определят конкретни, измерими, постижими, уместни и определени във времето цели. Постигането на целите се следи по показатели за резултатите по всяка дейност и директорът представя съответната информация на управителния съвет. Настоящата информация се представя годишно и най-късно в документацията към предварителния проектобюджет.
4. За подобряване на процеса на вземане на решение органите на Общностите редовно извършват предварителна и последваща оценка на програмите или дейностите. Оценката се прилага за всички програми и дейности, при които има изразходване на значителни средства, като резултатите от оценката се представят на управителния съвет.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 26
1. Бюджетът се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Бюджетът и коригиращите бюджети след окончателното им приемане се обнародват в Официален вестник на Европейските общности в срок от два месеца след тяхното приемане.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета
Член 27
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт на съответния орган на Общностите.
2. В съответствие с учредителния акт органът на Общностите представя пред Комисията прогнози за своите приходи и разходи, както и залегналите в основата им общи насоки за работа заедно с работната програма не по-късно от 31 март всяка година.
3. Прогнозите за приходите и разходите на органа на Общностите включват:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочни длъжности в рамките на отпуснатите бюджетни кредити по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за постигнатото по всички предварително определени цели за различните дейности, както и по новите цели, измерено чрез показатели; резултатите от оценката се съгласуват и посочват като доказателство за евентуалните предимства на предложеното изменение на бюджета.
4. Като част от процедурата за приемане на общия бюджет, Комисията представя тези прогнози на органа на Общностите пред бюджетния орган и предлага размера на субсидията за съответния орган на Общностите, както и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа.
5. Бюджетният орган приема щатното разписание на органа на Общностите и всички последващи изменения в съответствие с член 32, параграф 1.
6. Бюджетът и щатното разписание се приемат от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на общия бюджет, който определя размера на субсидията и щатното разписание, като при необходимост бюджетът и щатното разписание съответно се коригират.
Член 28
Всяко изменение в бюджета, включително щатното разписание, се отразяват в коригиращия бюджет, който се приема по същата процедура, както първоначалния, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 27.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета
Член 29
Бюджетът включва приходна и разходна част.
Член 30
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на агенцията, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Общностите и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 31
Бюджетът съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозите за приходите на органа на Общностите за въпросната финансова година;
б)
прогнозираните приходи за предходната финансова година и приходите за година n - 2;
в)
съответните бележки по всеки ред от приходната част;
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити по задължения и за плащания за съответната финансова година;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година, както и поетите задължения за извършване на разход и платените разходи за година n - 2;
в)
обобщен разчет за плащанията с падеж през следващите финансови години в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответните бележки по всеки подраздел.
Член 32
1. Посоченото в член 27 щатно разписание посочва заедно с утвърдените за финансовата година щатни бройки утвърдените за предходната година щатни бройки и реално запълнените щатни бройки.
То представлява абсолютен лимит за съответния орган на Общностите; не могат да се извършват назначения над определения лимит.
Въпреки това с изключение на степени А1, А2 и А3 управителният съвет може да изменя щатното разписание с до 10 % от утвърдените щатни бройки при две условия:
а)
промяната не се отразява на размера на бюджетните кредити за разходи за персонал за цялата финансова година;
б)
не се надхвърля лимитът за щатните бройки по утвърденото щатно разписание.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея последствията от работата на непълен щат, утвърдена от назначаващия орган в съответствие с Правилника за персонала, може да се неутрализира с други назначения.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 33
Директорът изпълнява функциите на счетоводител. Той изпълнява приходната и разходната част на бюджета в съответствие с финансовите правила на съответния орган на Общностите на собствена отговорност и в рамките на отпуснатите бюджетни кредити.
Член 34
1. Директорът може да делегира своите правомощия по изпълнението на бюджета на служители на съответния орган на Общностите, до които се отнасят регламентите и правилата за длъжностните лица и останалите служители на Европейските общности (наричани по-долу „Правилник за персонала“) в съответствие с посочените във финансовата регламентация условия по смисъла на член 185 от Общия финансов регламент, които се приемат от управителния съвет. Оправомощените лица могат да действат само в рамките на изрично делегираните им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред да пределегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 99. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 35
1. Забранява се на всички финансови участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял да предприемат всякакви мерки за изпълнение на бюджета, които могат да поставят собствените им интереси в конфликт с интересите на съответния орган на Общностите. При възникване на подобен случай съответният субект следва да се въздържи от такива мерки и да отнесе случая до компетентния орган.
2. Конфликт на интереси възниква, когато безпристрастното и обективното изпълнение на функциите на участник в изпълнението на бюджета или на вътрешен одитор се компрометира поради семейни причини, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономическите интереси или други общи интереси с бенефициера.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния член на персонала. Ако членът на персонала е самият директор, компетентният орган е управителният съвет.
Член 36
1. Бюджетът се изпълнява от директора в отделите под негово/нейно ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват по договор на лица или организации от частния сектор, когато това е неизбежно.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 37
Функциите на финансов ръководител и счетоводител са разграничени и несъвместими една с друга.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 38
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципите на доброто финансово управление и за гарантираното спазване на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За изпълнението на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни и правни задължения, утвърждава разходи, разрешава плащания и извършва предварителните действия за това изпълнение на бюджетните кредити.
3. Изпълнението на приходите включва изготвянето на прогнози за вземанията, установяването на вземанията , и издаването на нареждания за тяхното събиране. В него при необходимост се включва и отказът от събиране на установените вземания.
4. В съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет на основата на равностойните стандарти, които Комисията определя за собствените си отдели, и с оглед на рисковете във връзка с управленската среда и характера на финансираните дейности разпоредителят с бюджетни кредити създава организационната структура, както и вътрешните системи и процедури за управление и контрол, които са най-подходящи за изпълнението на неговите задължения, включително при необходимост последващи проверки.
Разпоредителят с бюджетни кредити създава в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата/нейната дейност.
5. Преди одобряването на дадена операция оперативните и финансовите аспекти се проверяват от служители, различни от служителя, инициирал съответната операция. Инициирането, предварителната проверка и последващата проверка са отделни функции.
6. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва разходно-оправдателната документация във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
Член 39
1. Посоченото в член 38, параграф 5 иницииране на дадена операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
2. Предварителната проверка на операцията, както е посочена в член 38, параграф 5, означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредителят с бюджетни кредити с оглед на проверката на оперативните и финансовите аспекти.
3. Всяка операция подлежи на поне една проверка ex ante. Целта на настоящата проверка е да установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие със съответните разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 25.
4. Целта на предварителната проверка на документите и, когато е необходимо - на място, е да се провери дали финансираните от бюджета операции са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в параграф 3. Проверките могат да бъдат извършени на извадкова основа чрез анализ на риска.
5. Длъжностните лица или останалите служители, които отговарят за проверките, посочени в параграфи 2 и 4, са различни от онези, които изпълняват задачите, посочени в параграф 1, и не са техни подчинени.
6. Всички служители, които отговарят за контрола върху управлението на финансовите операции, трябва да притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Общностите, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 40
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва пред управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на годишен отчет за дейността (наричан по-долу „отчет на разпоредителя с бюджетни кредити“) заедно с финансовата и управленската информация. Този отчет посочва резултатите от дейността с оглед поставените цели, свързаните с дейността рискове, усвояването на наличните ресурси и начина на функциониране на системата за вътрешен контрол. Вътрешният одитор по смисъла на член 71 се запознава с годишния отчет за дейността и останалите определени информационни компоненти.
2. Управителният съвет представя на бюджетните органи и на Сметната палата анализ и оценка на годишния отчет на разпоредителя с бюджетни кредити за предходната финансова година не по-късно от 15 юни всяка година. Настоящият анализ и оценка се включват в годишния отчет на съответния орган на Общностите в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
Член 41
Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола върху сделките, смята, че дадено решение, което прекият му ръководител изисква да изпълни или да даде съгласието си, е нередно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на задължителните за служителя професионални правила, той е длъжен да информира директора в писмена форма и ако последният не предприеме действия в разумен срок, служителят уведомява инстанцията, посочена в член 47, параграф 4 и управителния съвет. При незаконна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интересите на Общностите, служителят информира посочените в приложимото законодателство власти и органи.
Член 42
При делегиране и пределегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 34 към вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 38, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 43
1. Управителният съвет назначава счетоводител съгласно Правилника за персонала, който отговаря в съответния орган на Общностите за:
а)
правилното извършване на плащанията, събиране на приходите и възстановяване на установените вземания;
б)
подготовката и представянето на отчетите в съответствие с дял VII;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял VII
г)
изпълнението в съответствие с дял VII на счетоводните правила и методи, както и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и, когато е необходимо - на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация;
е)
управлението на касата.
2. Счетоводителят получава от разпоредителя с бюджетни кредити , който гарантира достоверността, цялата необходима информация за съставянето на сметките, които дават вярна представа за активите на съответния орган на Общностите и изпълнението на неговия бюджет.
3. При условията на параграф 4 от настоящия член и член 44, счетоводителят е единственият служител , упълномощен да се разпорежда с паричните средства и останалите активи. Той отговаря за тяхното съхранение.
4. Счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени съобразно Правилника за персонала, когато това е наложително, с оглед изпълнението на своите задължения.
5. Актът за оправомощаване установява възложените на оправомощения служител функции, както и неговите права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 44
Когато изплащането на малки суми и събирането на другите приходи, посочени в член 5, се окажат наложителни, могат да бъдат открити сметки за авансови средства, захранвани от счетоводителя, като отговорни за тях са определените от счетоводителя администратори на авансови средства.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не може да надхвърля сума, която се определя от съответния орган на Общностите за всеки разход или приход.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 45
1. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни мерки, правомощията на оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттеглени временно или окончателно от оправомощилия ги орган.
Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. Управителният съвет назначава изпълняващ длъжността счетоводител.
3. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни мерки, счетоводителят може по всяко време да отстрани временно или окончателно администраторите на финансови средства от техните задължения.
Член 46
1. Разпоредбите на настоящата глава не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от разпоредителите с бюджетни кредити или лицата, посочени в член 45, съгласно приложимото национално законодателство и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Общностите и за противодействие на корупцията сред длъжностните лица на Общностите или на длъжностните лица на държавите-членки.
2. Всеки оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност съгласно Правилника за персонала, без да се засягат разпоредбите на членове 47, 48 и 49. При незаконна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интересите на Общностите, въпросът се отнася до определените в приложимото законодателство власти и органи.
Раздел 2
Приложими правила за оправомощени и вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити
Член 47
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно Правилника за персонала. Съответно от него/нея може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от Общностите щети в резултат на сериозно нарушение от негова страна в изпълнение на служебните си задължения или във връзка с тях, и по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити установи вземания, издаде нареждане за събиране на вземания, поеме задължение за разход или подпише платежно нареждане, без да се съобразява с настоящия Финансов регламент или правилата за неговото прилагане.
Същото се прилага в случаите, когато поради сериозно нарушение разпоредителят с бюджетни кредити не състави документ за установяване на вземане, не издаде нареждане за събиране на вземания или неоснователно го забави, не издаде платежно нареждане или неоснователно го забави, като по такъв начин изложи ведомството на риск от търсене на гражданска отговорност по исков ред от трети страни.
2. Ако смята, че дадено решение в кръга на неговите отговорности е нередно или противоречи на принципите на добро финансово управление, оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити писмено информира оправомощилия го орган. Ако в резултат на това оправомощилият го орган даде мотивирани писмени указания оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредитида изпълни съответното решение, той е длъжен да го изпълни и не може да му бъде търсена отговорност за това.
3. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора наоправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
4. Инстанцията, съставена от Комисията за проверка на финансови нередности и техните последствия, ако има такива, в съответствие с член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, следва да може да упражнява същите правомощия по отношение на органа на Общностите, каквито има по отношение на отделите на Комисията, ако управителният съвет вземе такова решение.
Ако не вземе такова решение, управителният съвет създава функционално независима инстанция, която е специализирана в тази област.
На основата на становището на инстанцията директорът взема решение, дали да започне дисциплинарно или имуществено производство. Ако инстанцията установи наличието на проблеми в системата, тя представя доклад с препоръки пред разпоредителя с бюджетни кредити и пред вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, инстанцията го представя пред управителния съвет и вътрешния одитор на Комисията.
5. От всеки член на персонала може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от Общностите щети в резултат на сериозно нарушение от негова страна в хода на изпълнението на служебните му задължения или във връзка с тях.
Назначаващият орган взема обосновано решение след изпълнение на формалностите, установени в Правилника за персонала, във връзка с дисциплинарните въпроси.
Раздел 3
Приложими правила за счетоводители и администратори на авансови средства
Член 48
Счетоводителят може да носи дисциплинарна или имуществена отговорност , както е установено в Правилника за персонала, и по-специално, когато:
а)
губи или поврежда поверените му парични средства, активи и документи или причинява загуба или повреда по небрежност;
б)
променя банкови сметки или пощенски джиро сметки, без да е уведомил предварително разпоредителя с бюджетни;
в)
събира вземания или изплаща суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране на вземания или платежни нареждания;
г)
не събира дължимите приходи.
Член 49
Администраторът на авансови средства може да носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за персонала, по-специално, когато:
а)
губи или поврежда поверените му парични средства, активи и документи или причинява загуба или повреда по небрежност;
б)
не е в състояние да представи разходно-оправдателни документи за извършените от него плащания;
в)
изплаща суми на лица, които нямат право да ги получат;
г)
не събира дължимите приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 50
Органите на Общностите представят на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на субсидията от Общностите заедно с прогноза за паричните потоци при условия и периодичност, договорени с Комисията.
Член 51
Изплатените на органите на Общностите средства от Комисията във формата на субсидия са лихвоносни в полза на общия бюджет.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 52
Всяка мярка или ситуация, която би могла да породи или промени дължима на съответния орган на Общностите сума е обект на първоначална прогноза за вземанията, извършена от разпоредителя с бюджетни кредити.
Раздел 3
Установяване на вземанията
Член 53
1. Установяването на вземанията е актът, чрез който разпоредителят с бюджетни кредити или оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити:
а)
проверява дали задължението съществува;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, при които сумата е дължима.
2. Всяко вземане, определено като безспорно, ликвидно и изискуемо, трябва да бъде установено чрез нареждане за събиране, дадено на счетоводителя за изпълнение заедно с дебитно известие, което се изпраща на длъжника. Двата документа се съставят и изпращат от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Без да се засягат разпоредбите на приложимите правила, договори или споразумения, всяко посочено в дебитното известие просрочено задължение е лихвоносно в съответствие с подробни правила за изпълнение на Общия финансов регламент.
4. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да бъдат предмет на временен разчет.
Временният разчет обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно.
Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временните разчети, за да ги приведе в съответствие с фактически установените вземания.
Раздел 4
Разрешаване на събирането на вземания
Член 54
Разрешаване на събирането на вземания е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава указания на счетоводителя чрез нареждане за събиране на вземания да събере вземането, което е установил.
Раздел 5
Събиране на вземания
Член 55
1. Неправилно изплатените суми се възстановяват.
2. Счетоводителят предприема мерки за изпълнение на нарежданията за събиране на надлежно установените от разпоредителя с бюджетни кредити или от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.вземания. Той добросъвестно проверява дали съответният орган на Общностите получава приходите си и се грижи за запазването на неговите права.
3. Когато възнамерява да се откаже от събирането на установено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че отказът е правомерен и съответства на принципа на добро финансово управление.
Отказът се основава на мотивирано решение на разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити няма право да делегира вземането на това решение.
Решението за отказ посочва какви действия са предприети за осигуряване на събирането и правните и фактическите си основания.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя установено вземане, когато разкриването на грешка във връзка с правните и фактическите основания посочва, че сумата не е установена правилно. Отмяната се основава на решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити със съответните мотиви.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити коригира размера на установеното вземане в посока увеличение или намаление, когато откриването на фактическа грешка води до промяна в размера на задължението, при условие че корекцията не води до загуба на правото на вземане в полза на органа на Общностите. Такава корекция се основава на решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити със съответните мотиви.
Член 56
1. При фактическото събиране на вземане счетоводителят прави запис в сметките и информира отговорният разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой до счетоводителя се издава разписка.
Член 57
1. Ако не е извършено възстановяване на задължение в срока, посочен в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за събиране чрез всички законни средства включително при необходимост чрез прихващане или, ако това не е възможно, чрез принудително изпълнение.
2. Счетоводителят събира чрез прихващане и в точно установения размер вземанията на органа на Общностите спрямо даден длъжник, когато последният има сигурно, ликвидно и изискуемо вземане спрямо органа на Общностите, при условие че прихващането е правомерно.
Член 58
Счетоводителят в сътрудничество с отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да удължи срока за плащане само по писмена надлежно мотивирана молба от длъжника при следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плаща лихва в размера, предвиден в подробните правила за изпълнението на Общия финансов регламент за целия период на удължаването, считано от датата на първоначалния падеж;
б)
за да се гарантират правата на съответния орган на Общностите, длъжникът предоставя финансова гаранция, която включва както главницата, така и лихвите.
Раздел 6
Конкретни разпоредби във връзка с таксите
Член 59
1. Когато даден орган на Общностите събира таксите, посочени в член 5, буква а), в началото на всяка финансова година се правят общи предварителни прогнози за постъпленията от такива такси.
2. Като общо правило органът на Общностите предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след заплащане на дължимите такси в пълен размер.
3. Когато по изключение е предоставена услуги без предварително заплащане на дължимите такси, се прилагат разпоредбите на раздели 3, 4 и 5 от настоящата глава.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 60
1. За всеки разход се поема задължение, той се, утвърждава, разрешава и плаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Работната програма на съответния орган на Общностите е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че те са ясно формулирани и са точно посочени приложените критерии.
4. Административните кредити могат да бъдат усвоени без предварително решение за финансиране.
Раздел 1
Поемане на задължение за плащане
Член 61
1. Бюджетно задължение е операцията, чрез която се заделят необходимите кредити за покриване на последващи плащания в изпълнение на правно задължение.
2. Правно задължение е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити поема или установява задължение, което води до дебитиране на бюджета.
3. Бюджетно задължение е индивидуално, когато бенефициерът и размерът на разхода са известни.
4. Бюджетно задължение е глобално, когато поне един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, все още не е известен.
5. Бюджетно задължение е временно, когато цели да покрие обичайни административни разходи и размерът или крайните бенефициери все още не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се реализира или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
Член 62
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може първо да поеме бюджетно задължение преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Индивидуалните правни задължения във връзка с индивидуални или временни бюджетни задължения се поемат до 31 декември на година n.
В края на периодите, посочени в първа алинея, за салдото, непокрито от правно задължение от тези бюджетни задължения, се отменя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Поетите правни задължения за дейности с продължителност над една финансова година и съответните бюджетни задължения, освен при разходи за персонала, имат крайна дата за изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички неизпълнени части на тези задължения в срок от шест месеца след посочената крайна дата, се отменят в съответствие с член 11.
Член 63
При поемането на бюджетно задължение отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
разходът е отнесен правилно към съответния бюджетен ред;
б)
има налични бюджетни кредити;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовата регламентация на всеки орган на Общностите и всички приети на тяхната основа актове;
г)
принципът на добро финансово управление е спазен.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 64
Утвърждаване на разход е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити:
а)
проверява съществуването на право на кредитора;
б)
проверява условията, при които плащането е дължимо;
в)
определя или проверява действителността и размера на задължението.
Член 65
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателната документация, която удостоверява правото на кредитора на основата на установяването на фактически извършени услуги, доставки или работи или на основата на други документи, които обосновават плащането.
2. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Ако системата не е компютъризирана, резолюцията „прието за плащане“ е във формата на печат с подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Ако системата е компютъризирана, резолюцията „прието за плащане“ е под формата на проверка с личната парола на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на разход
Член 66
1. Разрешаване на разход е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити чрез издаването на платежно нареждане дава указания на счетоводителя да плати разход, който той е утвърдил.
2. Платежното нареждане е с дата и подпис на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и се изпраща на счетоводителя. Оправдателната документация се съхранява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 38, параграф 6.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 90, параграф 1.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 67
1. Плащането се извършва при представяне на доказателства, че съответното действие е извършено в съответствие с разпоредбите на основния акт по смисъла на член 49 от Общия финансов регламент, на договора или на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, като обхваща някоя от следните операции:
а)
плащане на цялото задължение;
б)
плащане на задължението по някой от следните начини:
i)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко вноски;
ii)
едно или повече междинни плащания;
iii)
окончателно плащане на задължението.
Предварителното финансиране се приспада при извършването на междинните плащания.
Цялото предварително финансиране и междинните плащания се приспадат при окончателното плащане.
2. Счетоводната отчетност разграничава различните видове плащания, посочени в параграф 1, към датата на тяхното извършване.
Член 68
Плащането на разходите се извършва от счетоводител в рамките на наличните средства.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 69
Утвърждаването, разрешаването и плащането на разходите трябва да се реализират в сроковете, посочени в подробни правила за прилагането на Общия финансов регламент и съобразени с неговите разпоредби.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 70
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите могат да се подписват чрез компютъризирана или електронна процедура.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 71
1. Органите на Общностите разполагат с функция за вътрешен одит, който трябва да се провежда в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Без да се засяга член 38, параграф 4, вътрешният одитор на Общностите упражнява същите правомощия по отношение на органите на Общностите, както и по отношение на отделите на Комисията.
Член 72
1. Вътрешният одитор консултира органите на Общностите по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
Той преценява:
а)
целесъобразността и ефективността на вътрешните системи за управление и работата на отделите по изпълнение на програми и действия във връзка със съответните рискове; и
б)
целесъобразността и качеството на системите за вътрешен контрол, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.
2. Вътрешният одитор изпълнява задълженията си по отношение на всички дейности и отдели на органите на Общностите. Той има пълен и безпрепятствен достъп до цялата информация, необходима за изпълнението на неговите задължения.
3. Вътрешният одитор докладва на управителния съвет и на директора за своите изводи и препоръки. Те гарантират, че са предприети действия по препоръките, направени в резултат на одита.
4. Вътрешният одитор представя на органите на Общностите годишен доклад за вътрешния одит, в който се посочват, по-конкретно, броят и видът на извършените вътрешни одити, направените препоръки и предприетите по тези препоръки действия. В годишния доклад се посочват също така и евентуалните системни проблеми, разкрити от специализираната инстанция, създадена съгласно член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент.
5. Всяка година органът на Общностите изпраща на органа, който отговаря за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета и на Комисията, доклад от директора, който обобщава броя и вида на извършените от вътрешния одитор проверки, направените препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
Член 73
Отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети при изпълнението на неговите задължения, се определя съгласно член 87 от Общия финансов регламент.
ДЯЛ V
ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 74
По отношение на обществените поръчки се прилагат разпоредбите на Общия финансов регламент и подробните правила за неговото прилагане.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА, ОТПУСКАНИ ОТ ОРГАНИТЕ НА ОБЩНОСТИТЕ
Член 75
Когато даден орган на Общностите има право да отпуска безвъзмездни средства в съответствие със своя учредителен акт, се прилагат разпоредбите на Общия финансов регламент и подробните правила за неговото прилагане.
ДЯЛ VII
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 76
Годишните отчети на органа на Общностите включват:
а)
финансов отчет на съответния орган на Общностите;
б)
отчет за изпълнението на бюджета на съответния орган на Общностите.
Отчетите на органа на Общностите се придружават от доклад за бюджетното и финансовото управление през годината.
Член 77
Отчетите трябва да бъдат редовни, добросъвестни и пълни и да дават вярна и обективна представа:
а)
по отношение на финансовите отчети, за активите и пасивите, тежестите и приходите, вземанията и задълженията, които не са представени като активи или пасиви, и паричните потоци;
б)
по отношение на докладите за изпълнението на бюджета, за приходните и разходните операции.
Член 78
Финансовият отчет се съставя в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, посочени в подробните правила за изпълнение на Общия финансов регламент, а именно:
а)
действащо предприятие;
б)
предпазливост;
в)
последователност на счетоводните методи;
г)
съпоставимост на информацията;
д)
същественост;
е)
компенсиране;
ж)
предимство на съдържанието пред формата;
з)
текущо начисляване.
Член 79
1. В съответствие с принципа на текущо начисляване финансовият отчет отразява разходите и приходите за финансовата година независимо от датата на плащане или събиране.
2. Стойността на активите и пасивите се определя съгласно правилата за оценка, определени в счетоводните методи съгласно член 132 от Общия финансов регламент.
Член 80
1. Финансовият отчет се деноминира в еуро и включва:
а)
счетоводния баланс и отчета за стопанския резултат, които представят активите и пасивите, финансовото състояние и стопанския резултат към 31 декември предходната година; те се представят в съответствие със структурата, установена в директивата на Съвета относно годишните отчети на някои видове дружества, като същевременно се отчитат особеностите на дейността на органите на Общностите;
б)
таблица за паричните потоци, в която се представят събраните и изплатените суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчет за промените в собствения капитал, в който подробно се представя увеличението или намалението по всяка капиталова сметка през годината.
2. Приложението към финансовия отчет допълва и изяснява данните, представени в отчетите, посочени в параграф 1, като предоставя цялата допълнителна информация, която се изисква според международно приетата счетоводна практика, когато тя се отнася до дейността на органите на Общностите.
Член 81
Отчетът за изпълнението на бюджета се деноминира в еуро. Той включва:
а)
отчет за резултата от изпълнението на бюджета, който представя всички бюджетни операции през годината от гледна точка на приходите и разходите; структурата на тяхното представяне е същата както в самия бюджет;
б)
приложението към отчета за резултата от изпълнението на бюджета, което допълва и изяснява представените в отчета данни.
Член 82
Счетоводителят представя на счетоводителя на Комисията до 1 март на следващата година временните отчети заедно с доклада за бюджетното и финансовото управление през годината съгласно член 76, параграф 7 от настоящия регламент, така че счетоводителят на Комисията да може да консолидира сметките, както е предвидено в член 128 от Общия финансов регламент.
Член 83
1. Съгласно член 129, параграф 1 от Общия финансов регламент Сметната палата не по-късно от 15 юни представя своите съображения върху временните отчети на всяка институция и всеки орган, посочени в член 185 от Общия финансов регламент.
2. След като получи съображенията на Сметната палата по временните отчети на съответния орган на Общностите, директорът изготвя окончателните отчети на органа на Общностите, за което той носи отговорност, и ги представя на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Директорът изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета най-късно до 1 юли на следващата година.
4. Окончателните отчети на органите на Общностите се обнародват в Официален вестник на Европейските общности на 31 октомври на следващата финансова година.
5. Директорът предоставя на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 84
1. Системата на счетоводна отчетност на органите на Общностите е системата, която служи за организиране на бюджетната и финансовата информация по такъв начин, че числовите данни да бъдат отнесени, класифицирани и записани.
2. Сметките биват общи и бюджетни. Тези сметки се водят в еуро на основа на календарна година.
3. Числовите данни в общите и бюджетните сметки се приемат в края на бюджетната година, така че да се съставят отчетите, посочени в глава 1.
4. Независимо от параграфи 2 и 3, разпоредителят с бюджетни кредити може да води аналитични сметки.
Член 85
Счетоводните правила и методи и хармонизираният сметкоплан, които се прилагат от органите на Общностите, се приемат от счетоводителя на Комисията съгласно член 133 от Общия финансов регламент.
Раздел 2
Общи сметки
Член 86
Общите сметки се отразяват в хронологичен ред според метода на двустранното счетоводно записване на всички събития и операции, които имат влияние върху икономическото и финансовото състояние, активите и пасивите на органите на Общностите.
Член 87
1. оборотите по сметките, както и салдата се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания включително счетоводните корекции се основават на оправдателни документи, на които те се позовават.
3. Системата на счетоводна отчетност трябва да осигурява проследяване нат всички счетоводни записвания.
Член 88
След приключване на бюджетната година и до датата на представяне на окончателните отчети, счетоводителят на съответния орган на Общностите извършва корекции, които, без да бъдат свързани с плащане или инкасиране, отнесени към финансовата година, са необходими за съставяне на достоверна и точна представа за тези отчети.
Раздел 3
Бюджетни сметки
Член 89
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета.
2. По смисъла на параграф 1 бюджетните сметки отразяват всички бюджетни приходни и разходни операции, посочени в дял IV от настоящия регламент.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 90
1. Органите на Общностите съхраняват инвентарен опис, който отразява количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват имуществото на Общностите, в съответствие с модела, съставен от счетоводителя на Комисията.
Органите на Общностите проверяват, дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на движимо имущество се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ VIII
ВЪНШЕН ОДИТ И ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Външен одит
Член 91
Сметната палата проверява отчетите на органите на Общностите съгласно член 248 от Договора за създаване на Европейската общност.
Член 92
1. Органите на Общностите изпращат на Сметната палата бюджета, приет в окончателния му вид. Те информират Сметната палата във възможно най-кратък срок за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
2. Органите на Общностите изпращат на Сметната палата приетите от тях вътрешни финансови правила.
3. Сметната палата се информира за назначаването на разпоредители с бюджетни кредити, счетоводители и администратори на авансови средства, както и за решенията за оправомощаване съгласно член 34, член 43, параграфи 1 и 4 и член 44.
Член 93
Проверката от Сметната палата се извършва съгласно членове 139-144 от Общия финансов регламент.
ГЛАВА 2
Освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
Член 94
1. Европейският парламент по препоръка на Съвета до 30 април на година n + 2 освобождават директора от отгворност във връзка с изпълнението на бюджета за година n.
2. Ако не може да бъде спазен срокът по параграф 1, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. Ако Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът полага всички усилия да предприеме мерки в най-кратки срокове, за да премахне или да улесни премахването на пречките за вземане на това решение.
Член 95
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на съответния орган на Общностите, полученото салдо, както и активите и пасивите на органа на Общностите според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, Европейският парламент, след Съвета, също проверява счетоводната отчетност, отчетите и финансовия отчет на органите на Общностите. Той проверява освен това годишния доклад на Сметната палата заедно с отговорите на директора на съответния орган на Общностите, евентуалните специални доклади от Сметната палата по отношение на съответната финансова година и декларацията на Сметната палата за достоверността и точността на отчетите и законосъобразността и правилността на извършените операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент по искане на последния по същия начин, който е предвиден в член 146, параграф 3 от Общия финансов регламент, цялата необходима информация за безпрепятственото протичане на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за съответната година.
Член 96
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по приложените към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета бележки.
2. По молба на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези съображения и бележки. Той изпраща препис от доклада на Комисията и на Сметната палата.
ДЯЛ IХ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 97
Сроковете, посочени в член 83, се прилагат за пръв път по отношение на бюджетната 2005 година.
За предходните години сроковете са:
а)
15 септември за член 83, параграф 3;
б)
30 ноември за член 83, параграф 4;
в)
31 октомври за член 83, параграф 5.
Член 98
Европейският парламент, Съветът и Комисията са оправомощени да получат необходимата информация или обяснения във връзка с бюджетните въпроси в съответната си област на компетентност.
Член 99
Доколкото е необходимо, управителният съвет по предложение на директора приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на съответния орган на Общностите.
Член 100
След влизането в сила на настоящия регламент всички органи, посочени в член 185 от Общия финансов регламент, приемат нов финансов регламент с оглед на влизането му в сила на 1 януари 2003 г. или във всички случаи в рамките на шест месеца след датата, на която попадат в обхвата на посочения член 185 след получаването на субсидията за сметка на общия бюджет.
Член 101
Настоящият регламент влиза в сила в деня след обнародването му в Официален вестник на Европейските общности.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 декември 2002 година.
Regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione
del 23 dicembre 2002
che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee
INDICE
SPAZIO PER TABELLA
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che reca regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee(1) e in particolare l'articolo 185, paragrafo 1,
visto il parere del Parlamento europeo(2), [da pubblicare]
visto il parere del Consiglio(3), [idem]
visto il parere della Corte dei conti(4), [idem]
considerando quanto segue:
(1) Alcuni organismi comunitari istituiti per svolgere determinati interventi comunitari sono stati dotati di personalità giuridica e, di conseguenza, di un bilancio specifico nel quadro di una regolamentazione finanziaria specifica.
(2) Al fine di garantire una certa omogeneità di tale regolamentazione rispetto al regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (qui di seguito: "regolamento finanziario generale") e in applicazione delle disposizioni dell'articolo 185, paragrafo 1, di tale regolamento, il presente regolamento finanziario deve fissare le norme che disciplinano la formazione, l'esecuzione e il controllo del bilancio di detti organismi comunitari che ricevono effettivamente una sovvenzione a carico del bilancio comunitario (qui di seguito: "organismi comunitari"). Sulla base di tale regolamento finanziario quadro gli organismi in oggetto adotteranno ciascuno il proprio regolamento finanziario, che, come previsto dall'articolo 185 di cui sopra, potrà discostarsi dal regolamento finanziario quadro in funzione delle specificità di gestione di tali organismi, ma previo accordo della Commissione.
(3) Come il regolamento finanziario generale, il presente regolamento finanziario quadro si limita ad enunciare principi generali e norme di base che disciplinano tutto il settore di bilancio in oggetto, mentre le disposizioni di applicazione potranno in seguito essere adottate dagli organismi interessati al fine di migliorare la comprensibilità del rispettivo regolamento finanziario.
(4) Ai fini della formazione e dell'esecuzione del bilancio, è opportuno ribadire la necessità di rispettare i quattro principi fondamentali dell'unità, dell'universalità, della specializzazione e dell'annualità, nonché i principi della verità di bilancio, del pareggio, dell'unità di conto, di una sana gestione finanziaria e della trasparenza.
(5) È necessario definire le competenze e le responsabilità del contabile, del revisore interno e degli ordinatori. Questi ultimi devono essere pienamente responsabili per tutte le operazioni di entrata e di spesa eseguite sotto la loro autorità e devono rispondere di tali operazioni anche, se del caso, mediante procedura disciplinare.
(6) Come le istituzioni, questi organismi non devono avere la facoltà di sottoscrivere prestiti, in conformità dell'articolo 14 del regolamento finanziario generale.
(7) La funzione di revisione interna nell'ambito degli organismi comunitari deve essere garantita dal revisore interno della Commissione, reso così garante della coerenza d'insieme del dispositivo e dei metodi di lavoro, ai sensi dell'articolo 185, paragrafo 3, del regolamento finanziario generale.
(8) Il calendario di formazione del bilancio, di rendiconto e di discarico deve allinearsi alle disposizioni equivalenti del regolamento finanziario generale, e l'autorità di discarico degli organismi comunitari è ora la stessa che per il bilancio generale (articolo 185, paragrafo 2, del regolamento finanziario generale).
(9) Le norme contabili applicate dagli organismi comunitari devono consentire un consolidamento con i conti delle istituzioni e a tal fine essere adottate dal contabile della Commissione conformemente all'articolo 133 del nuovo regolamento finanziario generale.
(10) Ai sensi dell'articolo 46 del regolamento finanziario generale, la tabella dell'organico deve essere oggetto dell'approvazione dell'autorità di bilancio.
(11) È opportuno che ogni organismo possa avere accesso all'istanza di cui all'articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario generale, istituita dalla Commissione per valutare le irregolarità, affinché comportamenti identici siano valutati nello stesso modo.
(12) Gli organismi comunitari, in particolare perché ricevono una sovvenzione a titolo del bilancio comunitario, devono rispettare rigorosamente le stesse disposizioni che si applicano alle istituzioni in materia di appalti pubblici e di sovvenzioni concesse, a condizione che essi siano autorizzati dagli atti costitutivi di tali organismi; è sufficiente a questo proposito rimandare alle disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale.
(13) Come le istituzioni, gli organismi comunitari non possono, per l'esecuzione dei compiti loro affidati, ricorrere a organismi esterni di diritto privato se non in caso di necessità ed esclusivamente per compiti che non implicano né attribuzioni proprie dell'autorità pubblica né l'esercizio di un potere di apprezzamento discrezionale, al fine di garantire la responsabilità di ogni organismo nell'esecuzione del suo bilancio e il rispetto degli obiettivi ad esso assegnati al momento della sua istituzione.
(14) Gli organismi comunitari devono sostenere le richieste di versamento della sovvenzione comunitaria con una previsione di tesoreria e i fondi versati dalle Comunità a titolo di tale sovvenzione devono portare benefici alle Comunità.
(15) La riscossione dei canoni e delle tasse, che costituiscono una delle risorse di questi organismi, deve essere organizzata sulla base di disposizioni specifiche.
(16) Tenuto conto delle esigenze regolamentari derivanti dagli atti costitutivi degli organismi comunitari, è opportuno adeguare la procedura di rendiconto e prevedere il parere del consiglio di amministrazione in merito ai conti.
(17) La nuova struttura di bilancio adottata nel regolamento finanziario generale deve essere utilizzata anche dagli organismi comunitari, nella misura in cui ciò sia giustificato dalla natura delle loro attività.
(18) Le uniche disposizioni del regolamento finanziario generale che devono figurare nel presente regolamento sono quelle pertinenti per gli organismi comunitari.
In particolare, il presente regolamento non deve comprendere dunque le disposizioni relative ai settori di azione che non riguardano gli organismi comunitari, né i vari metodi di esecuzione che applicano il concetto di esternalizzazione e le informazioni di bilancio destinate al Parlamento europeo e al Consiglio. Inoltre devono essere prese in considerazione solo alcune entrate con destinazione specifica previste dal regolamento finanziario generale, e infine la procedura per gli storni di stanziamenti e per la formazione del bilancio deve essere meno complessa e dettagliata,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
TITOLO I
OGGETTO
Articolo 1
Il presente regolamento specifica le norme essenziali da cui la normativa finanziaria di ogni organismo comunitario può discostarsi soltanto se lo impongano esigenze specifiche di funzionamento e previo accordo della Commissione, conformemente all'articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (qui di seguito "regolamento finanziario generale").
Articolo 2
Ai fini del presente regolamento si intende per:
1) "organismo comunitario": qualsiasi organismo di cui all'articolo 185, paragrafo 1, del regolamento finanziario generale;
2) "consiglio di amministrazione": l'organo decisionale principale a livello interno in materie finanziarie e di bilancio dell'organismo comunitario, indipendentemente dalla sua denominazione nell'atto costitutivo che istituisce l'organismo comunitario;
3) "direttore": la persona incaricata di eseguire le decisioni del consiglio di amministrazione nonché il bilancio dell'organismo comunitario in qualità di ordinatore, indipendentemente dalla sua denominazione nell'atto costitutivo dell'organismo comunitario;
4) "atto costitutivo": l'atto di diritto comunitario che disciplina gli aspetti essenziali relativi alla creazione e al funzionamento dell'organismo comunitario;
5) "autorità di bilancio": il Parlamento europeo e il Consiglio dell'Unione europea.
TITOLO II
PRINCIPI DI BILANCIO
Articolo 3
Alle condizioni di cui al presente regolamento, la formazione e l'esecuzione del bilancio dell'organismo comunitario (qui di seguito: "il bilancio") rispettano i principi dell'unità e della verità di bilancio, dell'annualità, del pareggio, dell'unità di conto, dell'universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria e della trasparenza.
CAPO 1
Principio dell'unità e verità di bilancio
Articolo 4
Il bilancio è l'atto che prevede e autorizza, per ogni esercizio, le entrate e le spese stimate necessarie dell'organismo comunitario.
Articolo 5
Il bilancio comprende:
a) entrate proprie in cui rientrano tutti i canoni e le tasse che l'organismo comunitario è autorizzato a percepire in virtù dei compiti ad esso affidati, nonché altre eventuali entrate;
b) entrate in cui rientrano eventuali contributi finanziari degli Stati membri che accolgono l'organismo;
c) una sovvenzione accordata dalle Comunità europee;
d) entrate con destinazione specifica volte a finanziare spese specifiche secondo l'articolo 19, paragrafo 1;
e) le spese dell'organismo comunitario, comprese le spese amministrative.
Articolo 6
1. La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo mediante imputazione ad una linea del bilancio.
2. Nessuno stanziamento può essere iscritto nel bilancio se non corrisponde ad una spesa stimata necessaria.
3. Nessuna spesa può essere impegnata né liquidata in eccedenza agli stanziamenti autorizzati dal bilancio.
CAPO 2
Principio dell'annualità
Articolo 7
Gli stanziamenti iscritti nel bilancio sono autorizzati per la durata di un esercizio finanziario, che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.
Articolo 8
1. Il bilancio comporta stanziamenti dissociati e stanziamenti non dissociati che danno luogo a stanziamenti d'impegno e a stanziamenti di pagamento.
2. Gli stanziamenti d'impegno coprono il costo totale degli impegni giuridici sottoscritti durante l'esercizio in corso.
3. Gli stanziamenti di pagamento coprono i pagamenti derivanti dall'esecuzione degli impegni giuridici sottoscritti durante l'esercizio in corso e/o durante gli esercizi precedenti.
4. Gli stanziamenti amministrativi sono stanziamenti non dissociati. Le spese di funzionamento risultanti da contratti conclusi per periodi superiori alla durata dell'esercizio, sia in conformità degli usi locali sia perché relativi alla fornitura di materiale d'attrezzatura, sono imputate al bilancio dell'esercizio nel corso del quale sono effettuate.
Articolo 9
1. Le entrate dell'organismo comunitario di cui all'articolo 5 sono imputate ad un esercizio sulla base degli importi riscossi nel corso dell'esercizio stesso.
2. Le entrate dell'organismo comunitario danno luogo a un importo equivalente di stanziamenti di pagamento.
3. Gli stanziamenti assegnati al bilancio a titolo di un esercizio possono essere utilizzati solo per coprire le spese impegnate e pagate nel corso di tale esercizio, e per coprire gli importi dovuti a titolo di impegni relativi a esercizi precedenti.
4. Gli impegni di stanziamenti sono contabilizzati sulla base degli impegni giuridici effettuati fino al 31 dicembre.
5. I pagamenti sono contabilizzati a titolo di un esercizio sulla base dei pagamenti effettuati dal contabile al più tardi il 31 dicembre dell'esercizio stesso.
Articolo 10
1. Gli stanziamenti non utilizzati entro la fine dell'esercizio per il quale sono stati iscritti vengono annullati.
Tuttavia, possono essere oggetto di una decisione di riporto limitato unicamente all'esercizio successivo, adottata dal consiglio di amministrazione entro il 15 febbraio conformemente alle disposizioni dei paragrafi 2-8.
2. Gli stanziamenti relativi alle spese per il personale non possono essere oggetto di riporto.
3. Per gli stanziamenti di impegno degli stanziamenti dissociati e gli stanziamenti non dissociati non ancora impegnati alla fine dell'esercizio, il riporto può riguardare gli importi corrispondenti agli stanziamenti di impegno per cui è stata portata a termine entro il 31 dicembre la maggior parte delle fasi preparatorie all'atto di impegno, da definire nelle modalità di esecuzione di ogni organismo comunitario; tali importi possono essere impegnati fino al 31 marzo dell'anno successivo.
4. Per gli stanziamenti di pagamento degli stanziamenti dissociati, il riporto può riguardare gli importi necessari per coprire impegni anteriori o impegni riguardanti stanziamenti d'impegno riportati, quando gli stanziamenti previsti alle rispettive linee del bilancio dell'esercizio successivo non permettono di coprire il fabbisogno. L'organismo comunitario impiega in via prioritaria gli stanziamenti autorizzati per l'esercizio in corso e ricorre agli stanziamenti riportati soltanto quando i primi siano esauriti.
5. Gli stanziamenti non dissociati, corrispondenti a obblighi regolarmente assunti alla fine dell'esercizio, sono riportati di diritto solo all'esercizio successivo.
6. Gli stanziamenti riportati non impegnati al 31 marzo dell'esercizio N+1 sono automaticamente annullati.
La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti così riportati.
7. Gli stanziamenti disponibili al 31 dicembre a titolo delle entrate con destinazione specifica di cui all'articolo 19 sono oggetto di un riporto di diritto.
Gli stanziamenti disponibili corrispondenti alle entrate con destinazione specifica riportate devono essere utilizzati in via prioritaria.
Articolo 11
I disimpegni conseguenti alla mancata esecuzione totale o parziale delle azioni alle quali gli stanziamenti sono stati destinati, che intervengono nel corso degli esercizi successivi all'esercizio per il quale gli stanziamenti sono stati impegnati, danno luogo all'annullamento degli stanziamenti corrispondenti.
Articolo 12
Gli stanziamenti che figurano in bilancio possono essere impegnati con effetto dal 1o gennaio, non appena il bilancio diventa definitivo.
Articolo 13
1. Le spese di gestione corrente possono, a decorrere dal 15 novembre di ogni anno, essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo. Tali impegni non possono tuttavia superare un quarto degli stanziamenti che figurano sulla corrispondente linea di bilancio per l'esercizio in corso. Tali impegni non possono riguardare spese nuove il cui principio non sia stato ancora ammesso nell'ultimo bilancio regolarmente adottato.
2. Le spese che, come gli affitti, devono essere effettuate in anticipo, possono dar luogo a decorrere dal 1o dicembre ad un pagamento a valere sugli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo.
Articolo 14
1. Se il bilancio non è adottato all'inizio dell'esercizio, alle operazioni d'impegno e di pagamento relative a spese la cui imputazione su una linea di bilancio specifica sarebbe stata possibile a titolo dell'esecuzione dell'ultimo bilancio regolarmente adottato si applicano le norme qui di seguito.
2. Le operazioni d'impegno possono essere effettuate per capitolo entro il limite di un quarto degli stanziamenti complessivamente autorizzati per il capitolo in oggetto nell'esercizio precedente, aumentato di un dodicesimo per ciascun mese trascorso.
Le operazioni di pagamento possono essere effettuate mensilmente per capitolo entro il limite di un dodicesimo degli stanziamenti autorizzati per il capitolo in oggetto nell'esercizio precedente.
Il limite degli stanziamenti previsti nello stato previsionale delle entrate e delle spese non può essere superato.
3. Su richiesta del direttore, se la continuità dell'azione dell'organismo comunitario e le esigenze di gestione lo rendono necessario, il consiglio di amministrazione può autorizzare, sia per le operazioni d'impegno che per le operazioni di pagamento, simultaneamente due o più dodicesimi provvisori oltre a quelli automaticamente disponibili a norma delle disposizioni dei paragrafi 1 e 2.
I dodicesimi supplementari sono autorizzati per intero e non sono frazionati.
CAPO 3
Principio del pareggio
Articolo 15
1. Nel bilancio entrate e stanziamenti di pagamento devono risultare in pareggio.
2. Gli stanziamenti di impegno non possono superare l'importo della sovvenzione comunitaria, più le entrate proprie e le altre eventuali entrate di cui all'articolo 5.
3. L'organismo comunitario non può sottoscrivere prestiti.
4. I fondi versati all'organismo comunitario costituiscono, rispetto al bilancio di quest'ultimo, una sovvenzione per il pareggio del bilancio che ha il carattere di prefinanziamento ai sensi dell'articolo 81, paragrafo 1, lettera b), punto i) del regolamento finanziario generale.
Articolo 16
1. Se il saldo derivante dal conto profitti e perdite ai sensi dell'articolo 81 è positivo, esso viene rimborsato alla Commissione a concorrenza della sovvenzione comunitaria versata nel corso dell'esercizio. La parte del saldo che supera l'importo della sovvenzione comunitaria versata nel corso dell'esercizio è iscritta nel bilancio dell'esercizio successivo fra le entrate.
La differenza fra la sovvenzione comunitaria iscritta nel bilancio generale delle Comunità europee (qui di seguito: "il bilancio generale") e quella effettivamente versata è oggetto di un annullamento.
2. Se il saldo derivante dal conto profitti e perdite ai sensi dell'articolo 81 è negativo, esso viene iscritto nel bilancio dell'esercizio successivo.
3. Le entrate o gli stanziamenti di pagamento sono iscritti in bilancio nel corso della procedura di bilancio mediante ricorso alla procedura della lettera rettificativa e, in corso di esecuzione del bilancio, mediante bilancio rettificativo.
CAPO 4
Principio dell'unità di conto
Articolo 17
Il bilancio è formato, è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro.
Per le esigenze di tesoreria, tuttavia, il contabile e, nel caso delle casse di anticipi, l'amministratore degli anticipi sono autorizzati a effettuare operazioni nelle monete nazionali alle condizioni precisate nel regolamento finanziario di ogni organismo comunitario.
CAPO 5
Principio dell'universalità
Articolo 18
L'insieme delle entrate copre l'insieme degli stanziamenti di pagamento, salvo il disposto dell'articolo 19. Le entrate e le spese sono iscritte senza contrazione fra di esse, fatto salvo il disposto dell'articolo 21.
Articolo 19
1. Hanno destinazione specifica le entrate che finanziano spese determinate, nella fattispecie:
a) le entrate con una destinazione specifica, quali redditi da fondazioni, sovvenzioni, donazioni e legati;
b) le partecipazioni degli Stati membri, dei paesi terzi o di organismi diversi ad azioni dell'organismo comunitario, a condizione che ciò sia previsto dall'accordo concluso fra l'organismo comunitario e gli Stati membri, i paesi terzi o gli organismi in questione.
2. Qualsiasi entrata ai sensi del paragrafo 1 deve coprire la totalità delle spese dirette o indirette sostenute nel quadro dell'azione o della destinazione in oggetto.
3. Il bilancio prevede per le entrate con destinazione specifica di cui al paragrafo 1 una struttura d'accoglienza e, per quanto possibile, il loro importo.
Articolo 20
1. Il direttore può accettare qualsiasi atto di liberalità a favore dell'organismo comunitario, in particolare fondazioni, sovvenzioni, donazioni e legati.
2. L'accettazione di liberalità che potrebbero comportare oneri di qualsiasi specie è soggetta all'autorizzazione del consiglio di amministrazione, il quale si pronuncia entro due mesi a decorrere dalla data in cui la domanda gli è stata presentata. Se il consiglio di amministrazione non delibera entro tale termine, la liberalità si considera accettata.
Articolo 21
1. Gli importi che possono essere detratti dall'importo delle domande di pagamento, delle fatture o degli estratti, che, in questo caso, sono oggetto di un ordine di pagamento al netto, sono definiti nel regolamento finanziario di ciascun organismo comunitario.
Non sono iscritti nelle entrate dell'organismo comunitario gli sconti, i ristorni e ribassi dedotti da fatture e richieste di pagamento.
2. I prezzi di prodotti o prestazioni forniti all'organismo comunitario, sono iscritti in bilancio per il loro importo integrale esentasse quando comprendono oneri fiscali che sono oggetto di rimborso:
a) da parte degli Stati membri in virtù del protocollo sui privilegi e le immunità delle Comunità europee, a condizione che esso si applichi all'organismo comunitario;
b) oppure da parte di uno Stato membro o dei paesi terzi sulla base di altre convenzioni pertinenti.
Gli oneri fiscali nazionali eventualmente sostenuti dall'organismo comunitario a titolo temporaneo in applicazione del primo trattino, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati.
3. Un eventuale saldo negativo viene iscritto in quanto spesa nel bilancio.
4. Le differenze di cambio registrate nel corso dell'esecuzione di bilancio possono essere compensate. Il risultato finale, positivo o negativo, è ripreso nel saldo dell'esercizio.
CAPO 6
Principio della specializzazione
Articolo 22
Gli stanziamenti nella loro totalità sono specificati per titolo e per capitolo; i capitoli sono suddivisi in articoli e in voci.
Articolo 23
1. Il direttore può procedere a storni da articolo ad articolo all'interno di ciascun capitolo.
Egli informa al più presto il consiglio di amministrazione degli storni effettuati in virtù del primo comma.
2. Il direttore può procedere a storni da titolo a titolo e da capitolo a capitolo entro un limite globale del 10 % degli stanziamenti dell'esercizio. Al di là di tale limite, può proporre al consiglio di amministrazione storni di stanziamenti da titolo a titolo oppure da capitolo a capitolo all'interno di un titolo. Il consiglio di amministrazione dispone di un termine di un mese per opporsi a tali storni, trascorso il quale gli storni sono considerati adottati.
3. Le proposte di storni e gli storni effettuati conformemente al presente articolo sono accompagnati da giustificazioni adeguate e dettagliate da cui emerge l'esecuzione degli stanziamenti nonché le previsioni del fabbisogno fino a fine esercizio, tanto per le linee da rafforzare quanto per quelle da cui sono prelevati gli stanziamenti.
Articolo 24
1. Possono essere dotate di stanziamenti mediante storno solo le linee di bilancio per le quali il bilancio autorizza uno stanziamento o reca la menzione "per memoria" (p.m.).
2. Gli stanziamenti corrispondenti ad entrare con destinazione specifica possono essere oggetto di storno solo a condizione che esse mantengano la loro destinazione.
CAPO 7
Principio della sana gestione finanziaria
Articolo 25
1. Gli stanziamenti del bilancio sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.
2. Secondo il principio dell'economia, i mezzi impiegati dall'organismo comunitario per la realizzazione delle proprie attività sono resi disponibili in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.
Secondo il principio dell'efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.
Secondo il principio dell'efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi.
3. Per tutti i settori di attività coperti dal bilancio sono stabiliti obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e datati. La realizzazione di tali obiettivi viene controllata mediante indicatori di prestazione definiti per ciascuna attività e le informazioni relative sono trasmesse al consiglio d'amministrazione dal direttore. Tali informazioni vengono trasmesse ogni anno entro i più brevi termini e figurano al più tardi nei documenti che accompagnano il progetto preliminare di bilancio.
4. Per migliorare il processo di adozione delle decisioni, l'organismo comunitario procede a una valutazione regolare ex ante ed ex post dei programmi o delle azioni. Questa valutazione si applica a tutti i programmi e le attività che sono all'origine di spese consistenti; i relativi risultati vengono comunicati al consiglio di amministrazione.
CAPO 8
Principio della trasparenza
Articolo 26
1. Il bilancio è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto nel rispetto del principio della trasparenza.
2. Il bilancio e i bilanci rettificativi, definitivamente adottati, sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee entro un termine di due mesi a decorrere dalla loro adozione.
TITOLO III
FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO
CAPO 1
Formazione del bilancio
Articolo 27
1. Il bilancio è formato conformemente alle disposizioni dell'atto costitutivo dell'organismo comunitario.
2. Entro il 31 marzo di ogni anno l'organismo comunitario trasmette alla Commissione, conformemente al proprio atto costitutivo, uno stato di previsione delle spese e delle entrate, e gli orientamenti generali che le giustificano, nonché il proprio programma di lavoro.
3. Lo stato di previsione delle spese e delle entrate dell'organismo comunitario comprende:
a) una tabella dell'organico che fissa il numero di posti permanenti e temporanei, la cui presa a carico sarà autorizzata entro i limiti degli stanziamenti di bilancio, per grado e per categoria;
b) in caso di variazione dell'organico, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti;
c) una previsione trimestrale di tesoreria dei pagamenti e delle riscossioni;
d) le informazioni sulla realizzazione di tutti gli obiettivi precedentemente fissati per le varie attività, nonché i nuovi obiettivi misurati da indicatori; i risultati delle valutazioni sono esaminati e utilizzati per dimostrare i vantaggi che comporterebbe una modifica di bilancio proposta.
4. Nel quadro delle procedura relativa all'adozione del bilancio generale, la Commissione trasmette detto stato di previsione dell'organismo comunitario all'autorità di bilancio e propone l'importo della sovvenzione destinata all'organismo stesso e l'organico che ritiene necessario per esso.
5. L'autorità di bilancio adotta la tabella dell'organico dell'organismo comunitario, nonché ogni eventuale modifica ad esso, nel rispetto delle disposizioni dell'articolo 32, paragrafo 1.
6. Il bilancio definitivo e la tabella dell'organico vengono adottati dal consiglio di amministrazione. Diventano definitivi dopo l'approvazione definitiva del bilancio generale che fissa l'importo della sovvenzione comunitaria, nonché la tabella dell'organico e vengono eventualmente adeguati di conseguenza.
Articolo 28
Qualsiasi modifica del bilancio, nonché della tabella dell'organico, è oggetto di un bilancio rettificativo adottato conformemente alla procedura utilizzata per il bilancio iniziale, secondo le disposizioni dell'atto costitutivo e dell'articolo 27.
CAPO 2
Struttura e presentazione del bilancio
Articolo 29
Il bilancio comporta uno stato delle entrate e uno stato delle spese.
Articolo 30
Nella misura in cui ciò sia giustificato dalle attività dell'agenzia, lo stato delle spese deve essere presentato secondo una nomenclatura che prevede una classificazione per destinazione. Tale nomenclatura è definita dall'organismo comunitario e distingue chiaramente stanziamenti amministrativi e operativi.
Articolo 31
Il bilancio comporta:
1) nello stato delle entrate:
a) le previsioni di entrate dell'organismo comunitario per l'esercizio interessato;
b) le entrate previste dell'esercizio precedente e le entrate dell'esercizio N - 2;
c) gli opportuni commenti per ogni linea di entrata;
2) nello stato delle spese:
a) gli stanziamenti d'impegno e di pagamento per l'esercizio in oggetto;
b) gli stanziamenti d'impegno e di pagamento per l'esercizio precedente, nonché le spese impegnate e quelle pagate nel corso dell'esercizio N - 2;
c) uno stato riepilogativo delle scadenze dei pagamenti da effettuare nel corso degli esercizi successivi in base agli impegni di bilancio assunti nel corso di esercizi precedenti;
d) gli opportuni commenti per ciascuna suddivisione.
Articolo 32
1. La tabella dell'organico di cui all'articolo 27 comporta, per quanto concerne il numero di posti autorizzati a titolo dell'esercizio, il numero di posti autorizzati nel corso dell'esercizio precedente, nonché il numero di posti realmente messi a disposizione.
Esso costituisce, per l'organismo comunitario, un limite imperativo; nessuna nomina può esser fatta al di là di tale limite.
Il consiglio di amministrazione può tuttavia procedere a modifiche della tabella dell'organico, fino a concorrenza del 10 % dei posti autorizzati, tranne per quanto riguarda i gradi A1, A2 e A 3, e rispettando una doppia condizione:
a) non incidere sul volume degli stanziamenti per il personale corrispondenti a un esercizio completo;
b) restare entro il limite del numero totale di posti autorizzati dalla tabella dell'organico.
2. In deroga al paragrafo 1, secondo comma, possono essere compensati i casi di attività ad orario ridotto autorizzati dall'autorità che ha il potere di nomina, conformemente allo statuto.
TITOLO IV
ESECUZIONE DEL BILANCIO
CAPO 1
Disposizioni generali
Articolo 33
Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore, che esegue il bilancio in entrate e in spese conformemente al regolamento finanziario dell'organismo comunitario, sotto la propria responsabilità ed entro i limiti degli stanziamenti assegnati.
Articolo 34
1. Il direttore può delegare i suoi poteri d'esecuzione del bilancio ad agenti dell'organismo comunitario soggetti ai regolamenti e alle norme applicabili ai funzionari e altri agenti delle Comunità europee (qui di seguito: "lo statuto"), alle condizioni specificate dalla regolamentazione finanziaria, ai sensi dell'articolo 185 del regolamento finanziario generale, adottata dal consiglio di amministrazione. I titolari di delega possono operare soltanto entro i limiti dei poteri loro espressamente conferiti.
2. Il delegatario può sottodelegare i poteri ricevuti alle condizioni precisate nelle modalità di esecuzione del presente regolamento di cui all'articolo 99. Ogni atto di sottodelega richiede l'accordo esplicito del direttore.
Articolo 35
1. Qualsiasi agente finanziario quale definito al capo 2 del presente titolo non può adottare alcun atto d'esecuzione del bilancio in cui i propri interessi e quelli dell'organismo comunitario potrebbero essere in conflitto. Qualora ciò si verificasse, l'agente è tenuto ad astenersi e ad informarne l'autorità competente.
2. Esiste un conflitto d'interessi quando l'esercizio imparziale e oggettivo delle funzioni di una persona incaricata dell'esecuzione del bilancio o di un revisore interno è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d'interesse con il beneficiario.
3. L'autorità competente di cui al paragrafo 1 è il superiore gerarchico dell'agente in oggetto. Se quest'ultimo è il direttore, l'autorità competente è il consiglio di amministrazione.
Articolo 36
1. Il bilancio è eseguito dal direttore nei servizi posti sotto la sua autorità.
2. Nella misura in cui ciò si rivela indispensabile, possono essere affidati mediante contratto, a soggetti o organismi esterni di diritto privato, compiti di perizia tecnica e compiti amministrativi, preparatori o accessori che non implicano né attribuzioni proprie dell'autorità pubblica né l'esercizio di un potere discrezionale di valutazione.
CAPO 2
Agenti finanziari
Sezione I
Principio della separazione delle funzioni
Articolo 37
Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e incompatibili fra di esse.
Sezione 2
L'ordinatore
Articolo 38
1. L'ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo i principi di una sana gestione finanziaria e di garantirne la legittimità e la regolarità.
2. Per eseguire le spese, l'ordinatore procede agli impegni di bilancio e agli impegni giuridici, alla liquidazione delle spese e all'emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari all'esecuzione degli stanziamenti.
3. L'esecuzione delle entrate comporta lo stabilimento delle previsioni di crediti, l'accertamento dei diritti da recuperare e l'emissione degli ordini di riscossione. Comporta anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.
4. L'ordinatore pone in atto, conformemente alle norme minime stabilite dal consiglio di amministrazione sulla base delle norme equivalenti fissate dalla Commissione per i propri servizi e tenendo conto dei rischi inerenti alle caratteristiche della gestione e alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi e le procedure di gestione e di controllo interno adeguati all'esecuzione dei suoi compiti, comprese eventualmente verifiche ex-post.
In particolare l'ordinatore introduce, nell'ambito dei suoi servizi, una funzione di perizia tecnica e di consulenza destinata ad assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.
5. Prima che un'operazione venga autorizzata, i suoi aspetti operativi e finanziari vengono verificati da agenti diversi da quello che ha avviato l'operazione. L'avvio e la verifica ex-ante e ex-post di un'operazione sono funzioni separate.
6. L'ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico sull'esecuzione del bilancio.
Articolo 39
1. Con avvio di un'operazione di cui all'articolo 38 paragrafo 5, si deve intendere l'insieme delle operazioni preparatorie all'adozione degli atti di esecuzione di bilancio da parte degli ordinatori competenti di cui agli articoli 33 e 34.
2. Per verifica ex-ante di un'operazione di cui all'articolo 38 paragrafo 5, si deve intendere l'insieme dei controlli ex-ante eseguiti dall'ordinatore competente al fine di verificarne gli aspetti operativi e finanziari.
3. Ogni operazione è oggetto almeno di una verifica ex-ante, volta in particolare ad accertare quanto segue:
a) la regolarità della spesa e la sua conformità alle disposizioni applicabili;
b) l'applicazione del principio di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 25.
4. Le verifiche ex-post sui documenti e, se necessario, in loco mirano a verificare la corretta esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio e in particolare il rispetto dei criteri di cui al paragrafo 3. Tali verifiche possono essere organizzate a campione sulla base di un'analisi dei rischi.
5. I funzionari o altri agenti incaricati delle verifiche di cui ai paragrafi 2 e 4 sono diversi da quelli che eseguono i compiti di cui al paragrafo 2 e non sono subordinati a questi ultimi.
6. Ogni agente incaricato del controllo della gestione delle operazioni finanziarie deve disporre delle necessarie competenze professionali. Rispetta un codice specifico di deontologia professionale adottato dall'organismo comunitario e basato sulle norme adottate dalla Commissione per i propri servizi.
Articolo 40
1. L'ordinatore rende conto al consiglio di amministrazione dell'esercizio delle sue funzioni sotto forma di una relazione annuale di attività (qui di seguito: "relazione dell'ordinatore"), accompagnata da informazioni finanziarie e di gestione. Tale relazione illustra i risultati delle sue operazioni rispetto agli obiettivi assegnatigli, i rischi associati a tali operazioni, l'utilizzo delle risorse a sua disposizione e il funzionamento del sistema di controllo interno. Il revisore interno ai sensi dell'articolo 71 prende nota della relazione annuale di attività, nonché degli altri elementi di informazione forniti.
2. Ogni anno, al più tardi il 15 giugno, il consiglio di amministrazione trasmette all'autorità di bilancio e alla Corte dei conti un'analisi e una valutazione della relazione annuale dell'ordinatore relativa all'esercizio precedente. Tale analisi e valutazione sono incluse nella relazione annuale dell'organismo comunitario, secondo le disposizioni dell'atto costitutivo.
Articolo 41
Quando un agente impegnato nella gestione e nel controllo finanziari delle operazioni ritiene irregolare o contraria ai principi di una sana gestione finanziaria o alle norme professionali che egli è tenuto a rispettare, una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia imposta dal suo superiore, ne informa per iscritto il direttore e, in caso d'inerzia di quest'ultimo entro un termine ragionevole, l'istanza di cui all'articolo 47, paragrafo 4, nonché il consiglio di amministrazione. In caso di attività illecita, frode o corruzione che potrebbero nuocere agli interessi della Comunità, informa le autorità e istanze designate dalla legislazione in vigore.
Articolo 42
Nel caso in cui si proceda a una delega o sottodelega di poteri di esecuzione del bilancio, conformemente all'articolo 34, si applica agli ordinatori delegati o sottodelegati, mutatis mutandis, l'articolo 38, paragrafi 1, 2 e 3.
Sezione 3
Il contabile
Articolo 43
1. Il consiglio di amministrazione nomina un contabile soggetto allo statuto, che, nell'organismo comunitario, è incaricato di quanto segue:
a) provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all'incasso delle entrate ed al recupero dei crediti accertati;
b) preparare e presentare i conti, conformemente al titolo VII;
c) provvedere alla tenuta della contabilità conformemente al titolo VII;
d) attuare, conformemente al titolo VII, le norme e i metodi contabili, nonché il piano contabile in conformità delle disposizioni adottate dal contabile della Commissione;
e) definire e convalidare i sistemi contabili e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall'ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili;
f) provvedere alla gestione della tesoreria.
2. Il contabile ottiene dall'ordinatore, che ne garantisce l'affidabilità, tutte le informazioni necessarie all'elaborazione di conti che riproducano un'immagine fedele del patrimonio dell'organismo comunitario e dell'esecuzione del bilancio.
3. Fatto salvo il paragrafo 4 del presente articolo, nonché l'articolo 44, solamente il contabile è autorizzato a maneggiare fondi e valori. Egli è responsabile della custodia dei medesimi.
4. Ai fini dell'esercizio dei suoi compiti e se ciò si rivela indispensabile per l'esercizio dei suoi compiti, il contabile può delegare alcune delle proprie funzioni ad agenti soggetti allo statuto, posti sotto la sua responsabilità gerarchica.
5. L'atto di delega definisce i compiti, i diritti e gli obblighi conferiti ai delegatari.
Sezione 4
L'amministratore degli anticipi
Articolo 44
Se ciò si rivela indispensabile in vista del pagamento di spese di importo modesto, nonché della riscossione di altre entrate di cui all'articolo 5, possono essere create casse di anticipi che vengono alimentate dal contabile e che sono sotto la responsabilità di amministratori degli anticipi designati da quest'ultimo.
L'importo massimo di ogni entrata o spesa che può essere versata dall'amministratore degli anticipi nei confronti di terzi non può superare un importo che deve essere precisato da ciascun organismo comunitario per ogni voce di spesa o di entrata.
CAPO 3
Responsabilità degli agenti finanziari
Sezione 1
Disposizioni generali
Articolo 45
1. Fatte salve eventuali misure disciplinari, l'autorità che li ha nominati può ritirare, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, la delega o la sottodelega conferita agli ordinatori delegati o sottodelegati.
L'ordinatore può in qualsiasi momento ritirare il proprio accordo in merito a una sottodelega specifica.
2. Fatte salve eventuali misure disciplinari, il contabile può, in qualsiasi momento, essere sospeso dalle sue funzioni, temporaneamente o definitivamente, dal consiglio di amministrazione, che nomina un contabile provvisorio.
3. Fatte salve eventuali misure disciplinari, il contabile può sospendere, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, gli amministratori di anticipi dalle loro funzioni.
Articolo 46
1. Le disposizioni del presente capo fanno salva l'eventuale responsabilità penale degli agenti di cui all'articolo 45, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti sulla tutela degli interessi finanziari delle Comunità e sulla lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari delle Comunità o degli Stati membri.
2. Ogni ordinatore, contabile o amministratore di anticipi è responsabile sotto il profilo disciplinare e patrimoniale, conformemente allo statuto, salvo il disposto degli articoli 47, 48 e 49. In caso di attività illecita, frode o corruzione che potrebbero nuocere agli interessi della Comunità, si adiscono le autorità e istanze designate dalla legislazione in vigore.
Sezione 2
Norme applicabili all'ordinatore e agli ordinatori delegati e sottodelegati
Articolo 47
1. L'ordinatore è responsabile sotto il profilo patrimoniale, conformemente allo statuto. A questo titolo egli può essere tenuto a riparare la totalità del danno subito dalle Comunità a causa di colpe personali gravi commesse nell'esercizio o in occasione delle sue funzioni, in particolare quando accerta i diritti da riscuotere o emette gli ordini di riscossione, impegna una spesa o firma un ordine di pagamento, senza osservare il presente regolamento e le relative modalità di esecuzione.
Lo stesso quando, a seguito di una sua colpa personale grave, egli trascura di compilare un atto che dia origine ad un credito o quando trascura o ritarda, senza giustificazione, l'emissione di ordini di riscossione oppure trascura o ritarda, senza giustificato motivo, di emettere ordini di pagamento che possono comportare una responsabilità civile per l'agenzia nei confronti di terzi.
2. Quando un ordinatore delegato o sottodelegato ritiene che una decisione di propria competenza sia inficiata d'irregolarità o contravvenga ai principi di una sana gestione finanziaria, ne informa per iscritto l'autorità delegante. Se l'autorità delegante dà istruzione, per iscritto e indicando la motivazione, all'ordinatore delegato o sottodelegato di eseguire tale decisione, quest'ultimo, che deve eseguirla, è esente da responsabilità.
3. In caso di delega, l'ordinatore resta responsabile dell'efficacia dei sistemi di gestione e di controllo interno istituiti e della scelta dell'ordinatore delegato.
4. L'istanza istituita dalla Commissione conformemente all'articolo 66, paragrafo 4 del regolamento finanziario generale al fine di determinare l'esistenza di una irregolarità finanziaria e le sue eventuali conseguenze, può esercitare nei confronti dell'organismo comunitario le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione, se così decide il consiglio di amministrazione.
In mancanza di tale decisione, il consiglio di amministrazione istituisce un'istanza specializzata, indipendente a livello funzionale, in questo settore.
Sulla base del parere di quest'istanza, il direttore decide l'avvio di una procedura disciplinare o pecuniaria. Se l'istanza ha individuato problemi sistemici, presenta all'ordinatore e al revisore interno della Commissione una relazione accompagnata da raccomandazioni. Se tale parere chiama in causa il direttore, l'istanza lo trasmette al consiglio di amministrazione e al revisore interno della Commissione.
5. Ogni agente può essere tenuto a riparare, in toto o in parte, il danno subito dall'organismo comunitario a causa di errori personale gravi da lui commessi nell'esercizio o in occasione dell'esercizio delle sue funzioni.
La decisione motivata viene prese dall'autorità che ha il potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dallo statuto.
Sezione 3
Disposizioni relative ai contabili e agli amministratori di anticipi
Articolo 48
Il contabile risponde sotto il profilo disciplinare o patrimoniale, conformemente allo statuto, in particolare nelle fattispecie seguenti:
a) la perdita o il deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o la responsabilità di tale perdita o deterioramento per negligenza;
b) la modifica di conti bancari o di conti correnti postali senza preventiva notifica all'ordinatore;
c) recuperi o pagamenti non conformi ai corrispondenti ordini di riscossione o di pagamento;
d) mancato incasso di entrate dovute.
Articolo 49
L'amministratore di anticipi risponde sotto il profilo disciplinare o patrimoniale, conformemente allo statuto, in particolare nelle fattispecie seguenti:
a) la perdita o il deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o la responsabilità di tale perdita o deterioramento per negligenza;
b) l'impossibilità di giustificare con documenti regolari i pagamenti che effettua;
c) il pagamento a favore di un destinatario diverso dagli aventi diritto.
d) mancato incasso di entrate dovute.
CAPO 4
Operazioni di entrate
Sezione 1
Disposizioni generali
Articolo 50
L'organismo comunitario presenta alla Commissione, alle condizioni e alle scadenze con essa convenute, delle richieste di pagamento della totalità o di una parte della sovvenzione comunitaria, corredate da una previsione di tesoreria.
Articolo 51
I fondi versati all'organismo comunitario dalla Commissione a titolo della sovvenzione producono interessi a vantaggio del bilancio generale.
Sezione 2
Previsione di crediti
Articolo 52
Ogni misura o situazione costitutiva di un credito dell'organismo comunitario o di una sua modifica è preventivamente oggetto di una previsione di credito da parte dell'ordinatore competente.
Sezione 3
Accertamento dei crediti
Articolo 53
1. L'accertamento di un credito è l'atto dell'ordinatore o dell'ordinatore delegato avente il seguente oggetto:
a) verifica dell'esistenza dei debiti a carico del debitore;
b) determinazione o verifica dell'esistenza e dell'importo del debito;
c) verifica dell'esigibilità del debito.
2. Ogni credito appurato come certo, liquido ed esigibile deve essere oggetto di accertamento mediante un ordine di riscossione trasmesso al contabile, accompagnato da una nota di addebito inviata al debitore. Questi due atti sono stabiliti e inviati dall'ordinatore competente.
3. Fatte salve le disposizioni regolamentari, contrattuali o convenzionali applicabili, qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito, produce interessi conformemente alle modalità di esecuzione del regolamento finanziario generale.
4. In casi debitamente giustificati, alcune entrate correnti possono essere oggetto di accertamenti provvisori.
Un accertamento provvisorio copre più recuperi singoli che non devono essere pertanto oggetto di un accertamento individuale.
Prima della chiusura dell'esercizio, l'ordinatore è tenuto a effettuare le modifiche degli accertamenti provvisori affinché questi corrispondano ai crediti realmente accertati.
Sezione 4
Emissione degli ordini di riscossione
Articolo 54
L'emissione dell'ordine di riscossione è l'atto con il quale l'ordinatore competente impartisce al contabile l'istruzione di recuperare un credito accertato.
Sezione 5
Recupero
Articolo 55
1. Gli importi indebitamente pagati sono ricuperati.
2. Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione dei crediti debitamente stabiliti dall'ordinatore competente. È tenuto ad assicurare l'afflusso delle entrate dell'organismo comunitario e a vigilare sulla conservazione dei suoi diritti.
3. Quando l'ordinatore competente intende rinunciare a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi di una sana gestione finanziaria.
La rinuncia a recuperare un credito accertato si manifesta mediante una decisione dell'ordinatore, che deve essere motivata. L'ordinatore non può delegare questa decisione.
La decisione di rinuncia specifica le azioni esplicate ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata.
4. L'ordinatore competente annulla un credito accertato quando si constata che un credito non era stato correttamente accertato a causa di un errore di diritto o di fatto. L'annullamento si manifesta mediante una decisione dell'ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata.
5. L'ordinatore competente adegua in aumento o in diminuzione l'importo di un credito accertato quando l'importo del credito debba essere modificato a seguito della scoperta di un errore materiale, sempre che questa correzione non comporti la rinuncia al diritto accertato a favore dell'organismo comunitario. L'adeguamento viene effettuato mediante una decisione dell'ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata.
Articolo 56
1. Il recupero è effettivo quando il contabile effettua la registrazione nei conti e ne informa l'ordinatore competente.
2. Ogni versamento in contanti alla cassa del contabile dà luogo al rilascio di una ricevuta.
Articolo 57
1. Se alla scadenza prevista nella nota di addebito, il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l'ordinatore competente e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi via legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, con l'esecuzione forzata.
2. Il contabile procede al recupero mediante compensazione e a debita concorrenza dei crediti dell'organismo comunitario se il debitore è titolare di un credito certo, liquido e esigibile nei confronti dell'organismo comunitario, a condizione che la compensazione sia giuridicamente possibile.
Articolo 58
Il contabile, in collegamento con l'ordinatore competente, può accordare una dilazione per il pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata del debitore, alle due condizioni che seguono:
a) il debitore si impegna a pagare gli interessi al tasso previsto dalle modalità di esecuzione del regolamento finanziario generale per tutto il periodo della dilazione accordata a partire dalla data di scadenza originaria;
b) costituisce, per tutelare i diritti dell'organismo comunitario, una garanzia finanziaria che copra il debito sia in capitale che in interessi.
Sezione 6
Disposizioni specifiche applicabili alle tasse e ai canoni
Articolo 59
1. Se l'organismo comunitario percepisce tasse e canoni di cui all'articolo 5, lettera a), essi sono oggetto di una stima globale provvisoria all'inizio di ogni esercizio.
2. In linea generale, la prestazione di servizi in virtù di compiti conferiti è effettuata dall'organismo comunitario solo dopo il pagamento integrale dell'importo del canone o della tassa corrispondenti.
3. Se, a titolo eccezionale, a prestazione di servizi viene fornita senza preventivo pagamento della tassa o del canone corrispondenti, si applicano le sezioni 3, 4 e 5 del presente capitolo.
CAPO 5
Operazioni di spesa
Articolo 60
1. Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell'emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.
2. Ogni impegno di spesa deve essere preceduto da una decisione di finanziamento.
3. Il programma di lavoro dell'organismo comunitario vale quale decisione di finanziamento per le attività di cui si occupa, a condizione che esse siano chiaramente individuate e che siano esattamente definiti dei criteri di inquadramento.
4. Gli stanziamenti amministrativi possono essere eseguiti senza che siano preceduti da una decisione di finanziamento.
Sezione 1
Impegno delle spese
Articolo 61
1. L'impegno di bilancio consiste nell'operazione di imputazione degli stanziamenti necessari per procedere all'esecuzione di successivi pagamenti in esecuzione di un impegno giuridico.
2. L'impegno giuridico è l'atto con il quale l'ordinatore competente crea o accerta un'obbligazione dalla quale risulta un onere per il bilancio.
3. L'impegno di bilancio è specifico quando il beneficiario e l'importo della spesa sono determinati.
4. L'impegno di bilancio è globale, quando almeno uno degli elementi necessari a definire l'impegno come specifico rimane indeterminato.
5. L'impegno di bilancio è accantonato quando è destinato a coprire spese correnti di natura amministrativa di cui né l'importo né i beneficiari finali sono determinati in modo definitivo.
L'impegno di bilancio accantonato è attuato o con la conclusione di uno o più impegni giuridici specifici che costituiscono il diritto a pagamenti ulteriori, oppure, in taluni casi eccezionali riguardanti le spese di gestione del personale, direttamente con i pagamenti.
Articolo 62
1. Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio, l'ordinatore competente deve procedere previamente ad un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.
2. Gli impegni giuridici specifici relativi a impegni di bilancio specifici o provvisori vengono conclusi al più tardi il 31 dicembre dell'anno N.
Alla scadenza dei periodi di cui al primo comma, il saldo non coperto da un impegno giuridico di questi impegni di bilancio è disimpegnato dall'ordinatore competente.
3. Gli impegni giuridici contratti per azioni la cui realizzazione si prolunga su più di un esercizio e i corrispondenti impegni di bilancio comportano, tranne quando si tratta di spese di personale, un termine finale d'esecuzione fissato secondo il principio di una sana gestione finanziaria.
Le frazioni di questi impegni non eseguite nei sei mesi successivi a tale data limite per l'esecuzione sono oggetto di disimpegno, a norma dell'articolo 11.
Articolo 63
Quando procede all'adozione di un impegno di bilancio, l'ordinatore competente verifica quanto segue:
a) l'esattezza dell'imputazione di bilancio;
b) la disponibilità degli stanziamenti;
c) la conformità della spesa alle disposizioni applicabili, in particolare quelle dell'atto istitutivo, della regolamentazione finanziaria di ogni organismo comunitario, nonché di qualsiasi atto adottato in esecuzioni di essi.
d) il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.
Sezione 2
Liquidazione delle spese
Articolo 64
La liquidazione di una spesa è l'atto dell'ordinatore competente avente il seguente oggetto:
a) accerta l'esistenza dei diritti del creditore;
b) verifica le condizioni di esigibilità del credito;
c) determina o verifica la realtà e l'importo del credito.
Articolo 65
1. Qualsiasi liquidazione di una spesa si basa su documenti giustificativi che attestino i diritti del creditore sulla base dell'accertamento di servizi effettivamente resi, di forniture effettivamente consegnate o di lavori effettivamente eseguiti o ancora sulla base di altri titoli che giustifichino il pagamento.
2. La decisione di liquidazione avviene con la firma di un "visto per pagamento" da parte dell'ordinatore competente.
3. In un sistema non automatizzato, il "visto per pagamento" è costituito da un timbro con la firma dell'ordinatore competente. In un sistema automatizzato, il "visto per pagamento" è costituito da una convalida coperta da parola d'accesso personale dell'ordinatore competente.
Sezione 3
Ordinazione delle spese
Articolo 66
1. L'ordinazione delle spese è l'atto con il quale l'ordinatore competente dà al contabile, mediante l'emissione di un ordine di pagamento, l'istruzione di pagare una spesa di cui ha effettuato la liquidazione.
2. L'ordine di pagamento è datato e firmato dall'ordinatore competente, quindi trasmesso al contabile. I documenti giustificativi sono conservati dall'ordinatore competente in conformità dell'articolo 38, paragrafo 6.
3. Se necessario, l'ordine di pagamento trasmesso al contabile è accompagnato da un attestato che certifica l'iscrizione dei beni negli inventari di cui all'articolo 90, paragrafo 1.
Sezione 4
Pagamento delle spese
Articolo 67
1. Il pagamento deve basarsi sulla prova dell'effettiva realizzazione dell'azione corrispondente, secondo le disposizioni dell'atto di base ai sensi dell'articolo 49 del regolamento finanziario generale e del contratto o della convenzione di sovvenzione, e consiste in uno dei seguenti atti:
a) il pagamento della totalità degli importi dovuti;
b) il pagamento degli importi dovuti, secondo le modalità seguenti:
i) un prefinanziamento, eventualmente frazionato in più versamenti;
ii) uno o più pagamenti intermedi;
iii) un pagamento a saldo degli importi dovuti.
I prefinanziamenti sono imputati in toto o in parte sui pagamenti intermedi.
Il totale del prefinanziamento e dei pagamenti intermedi è imputato sul pagamento dei saldi.
2. Nella contabilità i diversi tipi di pagamenti di cui al paragrafo 1 sono distinti al momento dell'esecuzione.
Articolo 68
Il pagamento delle spese è effettuato dal contabile nei limiti dei fondi disponibili.
Sezione 5
Termini per le operazioni di spesa
Articolo 69
Le operazioni di liquidazione, emissione degli ordini di pagamento, nonché di pagamento delle spese devono essere eseguite entro i termini e ai sensi delle disposizioni delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario generale.
CAPO 6
Sistemi informatici
Articolo 70
Qualora le entrate e le spese siano gestite mediante sistemi informatici, le firme possono essere apposte mediante procedura informatizzata o elettronica.
CAPO 7
Il revisore interno
Articolo 71
1. L'organismo comunitario dispone di una funzione di revisione interna, esercitata nel rispetto delle norme internazionali pertinenti.
2. Fatto salvo il disposto dell'articolo 38, paragrafo 4, il revisore interno della Commissione esercita, nei confronti degli organismi comunitari, le stesse competenze che gli sono attribuite nei confronti dei servizi della Commissione.
Articolo 72
1. Il revisore interno consiglia l'organismo comunitario riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.
È incaricato di:
a) verificare l'adeguatezza e l'efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché delle prestazioni dei servizi nella realizzazione dei programmi e delle azioni in relazione ai rischi ad essi associati;
b) valutare l'adeguatezza e la qualità dei sistemi di controllo interno relativi a tutte le operazioni di esecuzione del bilancio.
2. Il revisore interno esercita le proprie funzioni sull'insieme delle attività e dei servizi dell'organismo comunitario. Può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l'esercizio delle sue funzioni.
3. Il revisore interno presenta una relazione con le sue constatazioni e raccomandazioni al consiglio di amministrazione e al direttore, i quali provvedono a dar seguito alle raccomandazioni risultanti dalle revisioni contabili.
4. Il revisore interno presenta all'organismo comunitario una relazione annuale che indica in particolare il numero e il tipo dei controlli interni effettuati, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a queste raccomandazioni. La relazione annuale illustra inoltre i problemi sistemici individuati dall'istanza specializzata, istituita in applicazione dell'articolo 66, paragrafo 4 del regolamento finanziario generale.
5. L'organismo comunitario trasmette ogni anno all'autorità di discarico e alla Commissione una relazione elaborata dal direttore dell'organismo comunitario che sintetizza il numero e il tipo dei controlli interni effettuati dal revisore interno, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a tali raccomandazioni.
Articolo 73
La responsabilità del revisore interno nell'esercizio delle sue funzioni è determinata conformemente all'articolo 87 del regolamento finanziario generale.
TITOLO V
AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI PUBBLICI
Articolo 74
Per quanto riguarda le procedure d'aggiudicazione degli appalti pubblici, si applicano le disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale, nonché delle sue modalità di esecuzione.
TITOLO VI
SOVVENZIONI CONCESSE DALL'ORGANISMO COMUNITARIO
Articolo 75
Quando l'organismo comunitario può concedere delle sovvenzioni conformemente alle disposizioni del proprio atto istitutivo, si applicano le disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale nonché delle sue modalità di esecuzione.
TITOLO VII
RENDICONTO E CONTABILITÀ
CAPO 1
Rendiconto
Articolo 76
I conti annuali dell'organismo comunitario comprendono:
a) gli stati finanziari dell'organismo comunitario;
b) gli stati sull'esecuzione del bilancio dell'organismo comunitario.
I conti dell'organismo comunitario sono accompagnati da una relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio.
Articolo 77
I conti devono essere regolari, sinceri e completi e devono fornire un'immagine fedele di quanto segue:
a) per gli stati finanziari, degli elementi di attivo, di passivo, degli oneri e proventi, dei diritti e obblighi non ripresi nell'attivo e nel passivo e dei flussi di cassa;
b) per le relazioni sull'esecuzione del bilancio, degli elementi dell'esecuzione del bilancio in entrate e in spese.
Articolo 78
Gli stati finanziari sono stabiliti sulla base dei principi contabili generalmente ammessi, quali precisati nelle modalità di esecuzione del regolamento finanziario generale, vale a dire:
a) la continuità delle attività,
b) la prudenza,
c) la costanza dei metodi contabili,
d) la comparabilità delle informazioni,
e) l'importanza relativa,
f) la non compensazione,
g) la preminenza della realtà sull'apparenza,
h) la contabilità per competenza.
Articolo 79
1. Secondo il principio della contabilità per competenza, gli stati finanziari riprendono oneri e proventi dell'esercizio, indipendentemente dalla data di pagamento o d'incasso.
2. Il valore degli elementi di attivo e di passivo è determinato in funzione delle norme di valutazione fissate dai metodi contabili di cui all'articolo 132 del regolamento finanziario generale.
Articolo 80
1. Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:
a) il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, che rappresentano la situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell'esercizio trascorso; sono presentati secondo la struttura stabilita dalla direttiva del Consiglio sui conti annuali di alcuni tipi di società, tenendo conto tuttavia della natura particolare delle attività dell'organismo comunitario;
b) la tabella dei flussi di cassa che fa apparire gli incassi e gli esborsi dell'esercizio e la situazione finale di tesoreria;
c) la situazione di variazione del patrimonio netto che presenta in modo dettagliato gli aumenti e le diminuzioni, intervenuti nel corso dell'esercizio, di ogni elemento dei conti del capitale.
2. L'allegato agli stati finanziari completa e commenta le informazioni presentate negli stati di cui al paragrafo 1 e fornisce tutte le informazioni complementari previste dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, quando tali informazioni sono pertinenti in relazione alle attività dell'organismo comunitario.
Articolo 81
Le relazioni sull'esecuzione del bilancio sono presentate in euro. Esse comprendono:
a) il conto del risultato dell'esecuzione del bilancio che ricapitola la totalità delle operazioni di bilancio dell'esercizio in entrate e in spese, presentato secondo la stessa struttura del bilancio.
b) l'allegato al conto del risultato dell'esecuzione del bilancio, che ne completa e commenta le informazioni.
Articolo 82
Il contabile comunica, entro il 1o marzo che segue l'esercizio chiuso, i propri conti provvisori accompagnati dalla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio, di cui all'articolo 76 del presente regolamento, al contabile della Commissione affinché quest'ultimo possa procedere al consolidamento contabile, previsto all'articolo 128 del regolamento finanziario generale.
Articolo 83
1. In base alle disposizioni dell'articolo 129, paragrafo 1 del regolamento finanziario generale, la Corte dei conti formula, entro il 15 giugno, le proprie osservazioni in merito ai conti provvisori di ogni istituzione e organismo di cui all'articolo 185 di detto regolamento.
2. Al ricevimento delle osservazioni formulate dalla Corte dei conti sui conti provvisori dell'organismo comunitario, il direttore stabilisce i conti definitivi dell'organismo sotto la sua responsabilità e li trasmette al consiglio di amministrazione, che formula un parere su tali conti.
3. Il direttore trasmette i conti definitivi, accompagnati dal parere del consiglio di amministrazione, entro il 1o luglio che segue l'esercizio chiuso, al contabile della Commissione e alla Corte dei conti, nonché al Parlamento europeo e al Consiglio.
4. I conti definitivi dell'organismo comunitario sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee il 31 ottobre che segue l'esercizio chiuso.
5. Il direttore invia alla Corte dei conti una risposta alle osservazioni da essa formulate nel quadro della sua relazione annuale entro il 30 settembre.
CAPO 2
Contabilità
sezione 1
Disposizioni comuni
Articolo 84
1. La contabilità dell'organismo comunitario è il sistema di organizzazione dell'informazione di bilancio e finanziaria che permette di osservare, classificare e registrare dati in cifre.
2. La contabilità si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute per anno civile in euro.
3. I dati della contabilità generale e di bilancio sono stabiliti alla chiusura dell'esercizio finanziario in vista della formazione dei conti di cui al capo 1.
4. I paragrafi 2 e 3 non ostano alla tenuta di una contabilità analitica da parte dell'ordinatore.
Articolo 85
Le norme e i metodi contabili, nonché il piano contabile armonizzato che deve essere applicato dall'organismo comunitario sono adottati dal contabile della Commissione, conformemente all'articolo 133 del regolamento finanziario generale.
sezione 2
Contabilità generale
Articolo 86
La contabilità generale riproduce in forma cronologica, secondo il metodo della partita doppia, gli eventi e le operazioni che intervengono nella situazione economica, finanziaria e patrimoniale dell'organismo comunitario.
Articolo 87
1. I movimenti di ciascun conto e i relativi saldi sono iscritti nei libri contabili.
2. Ogni scrittura contabile, comprese le correzioni contabili, è basata su documenti giustificativi ai quali fa riferimento.
3. Il sistema contabile deve permettere di riprodurre tutte le scritture contabili.
Articolo 88
Dopo la chiusura dell'esercizio finanziario e fino alla data del rendiconto definitivo, il contabile dell'organismo comunitario procede alle correzioni che, senza comportare esborsi o incassi a carico dell'esercizio, sono necessarie per una presentazione regolare, fedele e sincera dei conti.
sezione 3
Contabilità di bilancio
Articolo 89
1. La contabilità di bilancio permette di seguire in modo dettagliato l'esecuzione del bilancio.
2. A norma del paragrafo 1, la contabilità di bilancio registra tutti gli atti d'esecuzione del bilancio in entrate e in spese previsti al titolo IV del presente regolamento.
CAPO 3
Inventario delle immobilizzazioni
Articolo 90
1. L'organismo comunitario tiene, conformemente al modello stabilito dal contabile della Commissione, inventari in numero e in valore di tutte le immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie che costituiscono il patrimonio delle Comunità.
L'organismo comunitario verifica la concordanza tra le scritture d'inventario e la situazione di fatto.
2. Le vendite di beni mobili sono oggetto di una pubblicità adeguata.
TITOLO VIII
CONTROLLO ESTERNO E DISCARICO
CAPO 1
Controllo esterno
Articolo 91
La Corte dei conti garantisce il controllo dei conti dell'organismo comunitario, ai sensi dell'articolo 248 del trattato CE.
Articolo 92
1. L'organismo comunitario comunica alla Corte dei conti il bilancio definitivamente adottato. Esso informa quest'ultima, al più presto, di tutte le sue decisioni e di tutte le iniziative prese in esecuzione degli articoli 10, 14, 19 e 23.
2. L'organismo comunitario trasmette alla Corte dei conti la normativa finanziaria che esso adotta.
3. La designazione degli ordinatori, dei contabili e degli amministratori di anticipi, nonché le deleghe a norma dell'articolo 34, dell'articolo 43, paragrafi 1 e 4, e dell'articolo 44 sono notificate alla Corte dei conti.
Articolo 93
Il controllo effettuato dalla Corte dei conti è disciplinato dagli articoli da 139 a 144 del regolamento finanziario generale.
CAPO 2
Discarico
Articolo 94
1. Il Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio, dà discarico al direttore, entro il 30 aprile dell'anno N+2, sull'esecuzione del bilancio dell'esercizio N.
2. Se la data prevista al paragrafo 1 non può essere rispettata, il Parlamento europeo o il Consiglio informano il direttore dei motivi per cui la decisione ha dovuto essere differita.
3. Qualora il Parlamento europeo rinvii la decisione di scarico, il direttore si adopera per prendere, al più presto, misure che consentano e facilitino la rimozione degli ostacoli che si frappongono alla decisione.
Articolo 95
1. La decisione di discarico riguarda i conti della totalità delle entrate e delle spese dell'organismo comunitario, nonché il relativo saldo, e l'attivo e il passivo dell'organismo comunitario descritti nel bilancio finanziario.
2. In vista del discarico, il Parlamento europeo esamina, successivamente al Consiglio, i conti, gli stati e il bilancio finanziari dell'organismo comunitario. Esamina anche la relazione annuale della Corte dei conti, accompagnata dalle risposte del direttore dell'organismo comunitario, nonché le sue relazioni speciali pertinenti, riguardo all'esercizio finanziario interessato, e la sua dichiarazione attestante l'affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni.
3. Il direttore presenta al Parlamento europeo, su richiesta di quest'ultimo, come previsto all'articolo 146, paragrafo 3, del regolamento finanziario generale, tutte le informazioni necessarie per il corretto svolgimento della procedura di discarico per l'esercizio in oggetto.
Articolo 96
1. Il direttore adotta ogni misura utile per dar seguito alle osservazioni che accompagnano la decisione di discarico del Parlamento europeo e ai commenti che accompagnano la raccomandazione di discarico adottata dal Consiglio.
2. Su richiesta del Parlamento europeo o del Consiglio, il direttore riferisce in merito alle misure adottate a seguito di tali osservazioni e commenti. Ne trasmette copia alla Commissione e alla Corte dei conti.
TITOLO IX
DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI
Articolo 97
I termini di cui all'articolo 83, si applicano per la prima volta in relazione all'esercizio 2005.
Per gli esercizi precedenti, i termini fissati sono i seguenti:
a) 15 settembre per l'articolo 83, paragrafo 3,
b) 30 novembre per l'articolo 83, paragrafo 4,
c) 31 ottobre per l'articolo 83, paragrafo 5.
Articolo 98
Per le questioni di bilancio di loro rispettiva competenza, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione sono abilitati a farsi comunicare qualsiasi informazione e giustificazione pertinente.
Articolo 99
Il consiglio di amministrazione, su proposta del direttore, adotta, per quanto necessario, le modalità di esecuzione del regolamento finanziario dell'organismo comunitario.
Articolo 100
Dopo l'entrata in vigore del presente regolamento, ogni organismo di cui all'articolo 185 del regolamento finanziario generale, è tenuto ad adottare un nuovo regolamento finanziario in vista dell'entrata in vigore il 1o gennaio 2003 o, in ogni caso, entro sei mesi a decorrere dalla data in cui rientra nel campo di applicazione di detto articolo 185, a seguito della concessione di una sovvenzione iscritta nel bilancio generale.
Articolo 101
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 23 dicembre 2002.