32001R0438
L 063/21
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (EО) № 438/2001 НА КОМИСИЯТА
oт 2 март 2001 година
за определяне на подробни правила за прилагане на Регламент (EО) № 1260/1999 на Съвета по отношение на системите за управление и контрол на помощта, отпускана по структурните фондове
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Регламент (EО) № 1260/1999 на Съвета от 21 юни 1999 г. за определяне на общи разпоредби за структурните фондове (1), и по-специално член 53, параграф 2 от него,
след консултации с Комитета, създаден съгласно член 147 от Договора,
след консултации с Комитета по селскостопански структури и развитие на селските райони,
след консултации с Комитета по структури в рибарството и аквакултури
като има предвид, че:
(1)
Член 38 от Регламент (EО) № 1260/1999 изисква държавите-членки да предприемат определен брой мерки, които да осигурят ефективно и правилно използване на фондовете на Общността в съответствие с принципите на стабилното финансово управление.
(2)
За тази цел е необходимо държавите-членки да осигурят подходящи насоки относно организирането на съответните функции на управляващите и разплащателни органи, определени в членове 32 и 34 от Регламент (EО) № 1260/1999.
(3)
Член 38 от Регламент (EО) № 1260/1999 изисква държавите-членки да сътрудничат на Комисията, за да ѝ позволят да се увери в съществуването и доброто функциониране на техните системи за управление и контрол и да ѝ окажат цялата необходима помощ при осъществяването на проверки, включително проверки на извадки;
(4)
За да се хармонизират стандартите за удостоверяване на разходите, за които са поискани плащания от фондовете съгласно член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, трябва да бъде определено, както съдържанието на такива документи, така и вида и качеството на информацията, на която те се основават;
(5)
За да дадат възможност на Комисията да извърши проверките, предвидени в член 38, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, държавите-членки трябва да ѝ предоставят при поискване данните, изисквани от управляващите органи, за да изпълняват изискванията за управление, мониторинг и оценка, предвидени в настоящия регламент. Необходимо е да се определи съдържанието на тези данни, както и форматът и методите за предаване на компютърни файлове, когато данните се предоставят в електронна форма, в съответствие с член 18, параграф 3, буква д) от настоящия регламент. Комисията следва да осигури конфиденциалността и сигурността, както на компютърните, така и на останалите данни;
(6)
Регламент (ЕО) № 2064/97 на Комисията от 15 октомври 1997 г. относно установяване на подробни условия за прилагане на Регламент (EИО) № 4253/88 на Съвета по отношение на финансовия контрол, извършван от държавите-членки, на съвместно финансираните от структурните фондове операции (2), изменен с Регламент (ЕО) № 2406/98 (3), следва да бъде заменен. Независимо от това, разпоредбите на Регламент (ЕО) № 2064/97 трябва да продължат да се прилагат към помощта, отпускана за програмния период 1994-1999 г., съгласно Регламент (EИО) № 2052/88 на Съвета (4), последно изменен с Регламент (ЕО) № 3193/94 (5);
(7)
Настоящият регламент следва да се прилага, без да накърнява разпоредбите относно мониторинга на място в областта на държавните помощи, посочени в член 22 от Регламент (ЕО) № 659/1999 на Съвета от 22 март 1999 г., въвеждащ подробни правила за прилагането на член 93 от Договора за ЕО (6);
(8)
Настоящият регламент следва да се прилага, без да накърнява разпоредбите на Регламент (Евратом, EО) № 2185/96 на Съвета oт 11 ноември 1996 г. относно проверките и инспекциите на място, извършвани от Комисията с цел защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измама и други нередности (7);
(9)
Разпоредбите на Регламент (ЕО) № 1681/94 на Комисията от 11 юли 1994 г. относно нередностите и възстановяването на погрешно изплатени суми във връзка с финансирането на структурните политики и организирането на информационна система в тази област (8) се прилагат към помощта, отпускана съгласно Регламент (ЕО) № 1260/1999 съгласно член 54, втория параграф и член 38, параграф 1, буква д) от посочения регламент;
(10)
Настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с принципа на субсидиарността, посочен в член 8, параграф 3 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, без да се накърнява институционалната, правната и финансовата системи на съответната държава-членка, както е предвидено в последния параграф на член 34, параграф 1 oт лосочения регламент;
(11)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за развитие и преобразуване на регионите,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
Приложно поле
Член 1
Настоящият регламент определя подробни правила за прилагането на Регламент (EО) № 1260/1999 по отношение системите за управление и контрол на помощта, отпускана по структурните фондове и управлявана от държавите-членки.
ГЛАВА II
Системи за управление и контрол
Член 2
1. Всяка държава-членка гарантира, че управляващите и разплащателните органи, и междинните органи получават подходящи насоки относно организирането на системи за управление и контрол, необходими за осигуряване на стабилното финансово управление на структурните фондове, в съответствие с общоприетите принципи и стандарти, и по-специално осигурява достатъчна гаранция за точността, редовността и допустимостта на исканията за помощ от Общността.
2. За целите на настоящия регламент, „междинни органи“ означава всички публични или частни органи или служби, за чиито действия носят отговорност управляващите или разплащателните органи или които изпълняват задачи от тяхно име по отношение на крайните бенефициери или по отношение на органите и фирмите, осъществяващи операциите.
Член 3
Системите за управление и контрол на управляващите и разплащателните, и междинните органи, осигуряват с оглед на пропорционалността спрямо обема на управляваната помощ:
a)
ясно определяне, разпределение и, доколкото е необходимо за осигуряване на стабилна финансова практика, съответно разделяне на функциите в рамките на съответната организация;
б)
ефективни системи, които гарантират задоволителното изпълнение на функциите;
в)
в случай на междинни органи, отчитане пред органа, отговарящ за ефективното изпълнение на техните задачи и използваните методи.
Член 4
Системите за управление и контрол включват процедури за проверка на предаването на съвместно финансираните продукти и услуги и действителността на декларираните разходи, както и за осигуряване на спазването на условията от съответното решение на Комисията съгласно член 28 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, като са в сила националните правила и правилата на Общността, отнасящи се по-специално до допустимостта на разходите, които се покриват от структурните фондове в рамките на съответната помощ, обществените поръчки, държавните помощи, (включително правилата за натрупване на помощи), опазването на околната среда и равните възможности.
Процедурите изискват документиране на място на проверките на отделните операции. Документацията представя извършената работа, резултатите от проверката и взетите мерки по отношение на констатираните несъответствия. Ако физическите или административните проверки не са изчерпателни, а са извършени само върху извадки от операциите, в документацията се посочват избраните операции и се описва метода за получаване на извадките.
Член 5
1. Държавите-членки информират Комисията за всяка помощ в срок от три месеца след одобряването на помощта или влизането в сила на настоящия регламент, което настъпи по-късно за създаването на управляващите и разплащателните, и междинните органи на системите за управление и контрол, създадени в тези органи, както и за планираните подобрения в съответствие с насоките, формулирани в член 2, параграф 1.
2. Съобщението съдържа следната информация относно всеки управляващ, разплащателен и междинен орган:
a)
функциите, които са му възложени;
б)
разпределението на функциите между или вътре в неговите отдели, включително между управляващия и разплащателен орган, когато те принадлежат към една и съща инстанция;
в)
процедурите, чрез които се приемат, проверяват и одобряват исканията за възстановяване на разходи, както и чрез които се разрешават, изпълняват и осчетоводяват на плащанията на бенефициерите; и
г)
разпоредбите за одит на системите за управление и контрол.
3. Когато за няколко помощи се използва една обща система, може да бъде представено описание на тази обща система.
Член 6
Със съдействието на държавата-членка Комисията се уверява, че системите за управление и контрол, представени съгласно член 5, отговарят на стандартите, изисквани от Регламент (ЕО) № 1260/1999 и от настоящия регламент, и оповестява всички пречки, които те създават за прозрачността на проверките на работата на фондовете, както и за изпълнението на задълженията на Комисията, съгласно член 274 от Договора. Преразглеждането на работата на тези системи се извършва редовно.
Член 7
1. Системите за управление и контрол на държавите-членки осигуряват достатъчно проследяване на одита.
2. Проследяването на одита се счита за достатъчно, когато позволява:
a)
равнение на заверени обобщени отчети, представени на Комисията, с индивидуалните отчети за разходите и оправдателните документи, държани както на различни административни нива, така и от крайните бенефициери (включително в случаите, когато последните не са крайните получатели на помощта), органите или фирмите, осъществяващи операциите; и
б)
проверка на разпределението и превеждането на суми от наличните фондове на Общността и национални фондове.
Примерно описание на информацията, необходима за достатъчно проследяване на одита, се съдържа в приложение I.
3. Управляващият орган, се уверява в изпълнението на следните точки:
a)
че съществуват процедури, които гарантират, че документите, които се отнасят за извършени определени разходи и плащания, извършени по помощта, и необходими за достатъчно проследяване на одита, се държат в съответствие с изискванията на член 38, параграф 6 от Регламент (ЕО) № 1260/1999 и на приложение I към настоящия регламент;
б)
че са записани наименованието на органът, който ги държи, и неговото местонахождение
в)
че документите са предоставени на разположение за проверка от лицата и органите, които по принцип имат правото да проверяват такива документи.
Tези лица и органи са:
i)
персоналът на управляващия и на органа платец, както и на междинните органи, които обработват исканията за плащане;
ii)
службите, извършващи одита на системите за управление и контрол;
iii)
лицето или отдел от органа платец, които отговарят за заверката на междинните и окончателните искания за плащане съгласно член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, както и лицето или службата, които издават декларацията съгласно член 38, параграф 1, буква е); и
iv)
упълномощените длъжностни лица от националните одиторски институции и тези на Европейската общност.
Те могат да поискат да им бъдат предоставени извлечения или копия от документите или счетоводните записи, посочени в настоящия параграф.
Член 8
Управляващият или разплащателният орган води отчет на сумите, подлежащи на възстановяване чрез вече извършени плащания на помощ, отпусната от Общността, и се уверява, че сумите са възстановени без неоправдано закъснение. След възстановяването разплащателният орган, връща сумите от възстановените неправилни плащания заедно с лихвите, дължими за забава, чрез приспадане на въпросните суми от следващия си отчет за разходите и следващото искане за помощ, отправено до Комисията или, ако това се окаже недостатъчно, чрез връщане на средства на Общността. Разплащателният орган изпраща на Комисията веднъж годишно като приложение към доклада за четвъртото тримесечие относно възстановяванията на суми, извършени съгласно Регламент (ЕО) № 1681/94, отчет за сумите, чакащи възстановяване към тази дата, подредени по годината на започване на процедурите за възстановяване.
ГЛАВА III
Заверка на разходите
Член 9
1. Удостоверенията, отнасящи се до отчетите за междинните и окончателните разходи, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, се изготвят съгласно модела, описан в приложение II, от лице или служба от органа платец, който е функционално независим от всички служби, одобряващи исканията.
2. Преди заверяването на отчет за разходите разплащателният орган се уверява, че са изпълнени следните условия:
a)
управляващият орган и междинните органи са изпълнили изискванията на Регламент (ЕО) № 1260/1999, и по-специално на член 38, параграф 1, букви в) и д), и член 32, параграфи 3 и 4, както и условията на решението на Комисията съгласно член 28 от настоящия регламент;
б)
отчетът за разходите съдържа само разходи:
i)
които са били действително извършени през допустимия период, определен в решението под формата на разходите, извършени от крайните бенефициери, по смисъла на точки 1.2, 1.3 и 2 oт правило № 1 от приложението към Регламент (ЕО) № 1685/2000 на Комисията (9), и които могат да бъдат доказани чрез изплатени фактури или счетоводни документи с еквивалентна доказателствена стойност;
ii)
които са извършени във връзка с операции, избрани за финансиране по конкретната помощ, съгласно критериите и процедурите за за подбор, и които се подчиняват правилата на Общността през целия период, през който са извършени тези разходи; и
iii)
които се отнасят до мерки, за които всяка държавна помощ е официално одобрена от Комисията, когато е целесъобразно.
3. За да може ефективността на системите за контрол и проследяване на одита винаги да бъде взимана предвид преди представянето на отчета за разходи пред Комисията, управляващият орган гарантира, че разплащателният орган е информиран за процедурите, които управляващият орган, и междинните органи прилагат за да:
a)
проверят предаването на съвместно финансираните продукти и услуги и действителността на представените разходи;
б)
осигурят спазване на действащите правила; и
в)
поддържат проследяването на одита.
4. В случаите, когато управляващият орган и разплащателният орган, принадлежат към една и съща институция, тази институция гарантира, че се прилагат процедури, които предлагат стандарти за контрол, еквивалентни на описаните в параграфи 2 и 3.
ГЛАВА IV
Проверка на операциите чрез извадки
Член 10
1. Държавите-членки организират проверки на операциите на основата на подходящи извадки, като тези проверки имат за цел по-специално да:
а)
проверят ефективността на внедрените системи за управление и контрол;
б)
проверят избирателно на основата на анализ на риска декларациите за разходите, извършени на различни нива.
2. Проверките, извършени преди приключването на всяка помощ, обхващат поне 5 % от общите приемливи разходи и се основават на представителна извадка от одобрените операции, като вземат предвид разпоредбите на параграф 3. Държавите-членки се стараят да разпределят равномерно осъществяването на проверките за cъответния период. Tе осигуряват подходящо разделяне на задачите между тези проверки и процедурите за изпълнение и плащане, свързани с операциите.
3. При избора на извадка от операциите, които се проверяват, се взема предвид:
а)
необходимостта от проверка на операции от достатъчно разнообразни видове и големини;
б)
всички рискови фактори, установени при национални проверки или проверки на Общността;
в)
съсредоточаването на операциите в някои междинни органи или някои крайни бенефициери, така че основните междинни органи и крайни бенефициери да бъдат проверени поне веднъж преди приключването на всяка помощ.
Член 11
Чрез проверките държавите-членки се стремят да проверят следното:
a)
практическото прилагане и ефективността на системите за управление и контрол;
б)
по отношение на достатъчен брой счетоводни документи, съответствието между тези документи и оправдателните документи, съхранявани от междинните органи, крайните бенефициери и органите или фирмите, осъществяващи операциите;
в)
наличието на достатъчно проследяване на одита;
г)
за подходящ брой пера на разходи, че видът и датата на извършване на съответния разход съответства на разпоредбите на Общността и е в съответствие с одобрените за операцията спецификации и действително извършените дейности;
д)
че действителното или предвиденото предназначение на операцията съответства на целите, описани в заявлението до Общността за съвместно финансиране;
е)
че финансовото участие на Общността е в границите, определени в член 29 от Регламент (ЕО) № 1260/1999 или в други приложими разпоредби на Общността, и се изплаща действително на крайните бенефициери без удръжки или неоправдано закъснение;
ж)
че съответното национално участие в съвместното финансиране действително е било осъществено; и
з)
съвместно финансираните операции са били осъществени в съответствие с правилата и политиката на Общността, съгласно член 12 от Регламент (ЕО) № 1260/1999.
Член 12
Проверките установяват дали проблемите, които са срещани евентуално, са системни и създават риск за други операции, осъществявани от същия краен бенефициер, или управлявани от същия спомагателен орган. Tе определят също причините за такива ситуации, както и вида на евентуално необходимите допълнителни анализи, коригиращите и превантивни мерки.
Член 13
До 30 юни 2001 г.през първата година и не по-късно от 30 юни всяка година държавите-членки информират Комисията за прилагането на членове 10, 11 и 12 през предходната календарна година, като освен това допълват или актуализират описанието на своите системи за управление и контрол, съобщени съгласно член 5.
Член 14
Разпоредбите на настоящата глава се прилагат, mutatis mutandis, за подлежащите на възстановяване суми, посочени в член 8.
ГЛАВА V
Декларация при приключване на помощта
Член 15
Лицето или службата, определени да издават декларации за приключването на помощта съгласно член 38, параграф 1, буква е) от Регламент (ЕО) № 1260/1999, са независими при изпълнение на служебните си задължения от:
a)
определения управляващ орган;
б)
лицето или отделът на управляващият орган, които отговарят за съставянето на документите по член 9, параграф 1;
в)
междинните органи.
Лицето или определената служба провежда своята проверка съгласно международно приетите стандарти за одит. Управляващият и органа платеци, както и междинните органи, им предоставят всяка необходима информация и им осигуряват достъп до счетоводните данни и оправдателните документи, необходими за съставянето на декларацията.
Член 16
Декларациите се основават на разглеждане на системите за управление и контрол, на заключенията на вече извършените проверки и, ако е необходимо, на допълнителна проверка на извадки от сделките. Лицето или службата, които подават декларацията, правят всички необходими справки, за да се убедят, че завереният отчет за разходите е правилен и че основните транзакции са законни и редовни.
Декларациите се съставят на изготвят в съответствие с примерния модел, представен в приложение III, и се придружават от доклад, включващ цялата отнасяща се към въпроса информация, която доказва верността на декларацията, включително обобщение на заключенията на всички проверки, извършени от национални органи и органите на Общността, до които деклараторът е получил достъп.
Член 17
Ако наличието на съществени слабости в управлението и контрола или честото повтаряне на откритите нередности не позволяват изразяването нa изцяло категорична увереност за обосноваността на искането за изплащане на крайното салдо и на окончателното удостоверение за разходи, декларацията се позовава на тези обстоятелства и прави оценка на значимостта на проблема и неговото финансово въздействие.
В този случай Комисията може да поиска извършването на допълнителна проверка, целяща определянето и коригирането на нередностите в рамките на определен срок.
ГЛАВА VI
Форма и съдържание на счетоводната информация, която държавите-членки трябва да поддържат и предоставят на Комисията при поискване
Член 18
1. Счетоводните документи по операциите, посочени в приложение I, трябва, доколкото е възможно, да се съхраняват в електронен вид. Такива документи се предоставят на Комисията при конкретно поискване, за да осъществи документални проверки на място, без да се засягат изискванията за уведомяване на актуализациите на финансовите планове, предвидено в член 18, параграф 3, буква в) oт Регламент (ЕО) № 1260/1999, и на финансовата информация съгласно член 32 от настоящия регламент.
2. Комисията се споразумява с всяка държава-членка относно съдържанието на електронните записи, които трябва да ѝ бъдат предоставени съгласно параграф 1, начините за предаването им и продължителността на периода, необходим за разработването на всички компютърни системи, като взема предвид споразумението, посочено в член 18, параграф 3, буква д) от Регламент (ЕО) № 1260/1999. Обхватът на информацията, която може да бъде поискана, и предпочитаните технически спецификации за предаването на компютърните файлове на Комисията, са посочени в приложения IV и V.
3. При писмено искане от страна на Комисията държавите-членки ѝ предават записите, посочени в параграф 1, в срок от 10 работни дни от получаването на искането. Комисията и държавата-членка могат да се споразумеят за различен срок, по-специално в случаите, когато информацията не се съхранява в електронен вид.
4. Комисията гарантира конфиденциалността и сигурността на информацията, предадена от държавите-членки или събрана от нея по време на проверките на място, в съответствие с член 287 от Договора и правилата на Комисията относно използването и достъпа до информация.
5. При спазване на действащото национално законодателство, служителите на Комисията имат достъп до всички документи, изготвени във връзка с проверки, осъществявани съгласно настоящия регламент, или вследствие на такива проверки, както и до съхраняваните данни, включително тези, които се съхраняват в компютърните системи.
ГЛАВА VII
Общи и заключителни разпоредби
Член 19
В случай на форми на помощ, при които бенефициерите се намират в повече от една държава-членка, съответните държави-членки съгласуват помежду си необходимите общи мерки за осигуряване на стабилно финансово управление, като вземат предвид националните законодателства, и информират Комисията за съгласуваните мерки. Комисията и съответните държави-членки си оказват взаимно необходимата административна помощ.
Член 20
Разпоредбите на настоящия регламент не накърняват задължението на държавите-членки съгласно Регламент (ЕО) № 1260/1999 да предоставят на Комисията информация, достатъчна за оценяване на планове включително информация за мерките, предприети за прилагане на член 34, параграф 1 oт настоящия регламент, нито правото на Комисията да изисква допълнителна информация, преди да вземе своето решение съгласно член 28 oт настоящия регламент.
Член 21
Разпоредбите на настоящия регламент не препятстват държавите-членки да прилагат по-строги правила от предвидените в настоящия регламент.
Член 22
Регламент (EО) № 2064/97 се отменя.
Въпреки това неговите разпоредби продължават да се прилагат към помощта, отпускана за програмния период 1994-1999 г. съгласно Регламент (EИО) № 2052/88.
Член 23
Tози регламент влиза в сила на седмия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.
Tози регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 2 март 2001 година.
Regolamento (CE) n. 438/2001 della Commissione
del 2 marzo 2001
recante modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio per quanto riguarda i sistemi di gestione e di controllo dei contributi concessi nell'ambito dei fondi strutturali
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,
visto il regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio, del 21 giugno 1999, recante disposizioni generali sui fondi strutturali(1), in particolare l'articolo 53, paragrafo 2,
sentito il comitato di cui all'articolo 147 del trattato,
sentito il comitato per le strutture agrarie e lo sviluppo rurale,
sentito il comitato per le strutture del settore della pesca e dell'acquacoltura,
considerando quanto segue:
(1) A norma dell'articolo 38 del regolamento (CE) n. 1260/1999, gli Stati membri adottano una serie di misure intese a garantire che i fondi comunitari siano utilizzati in modo efficiente, regolare e conforme ai principi di sana gestione finanziaria.
(2) A tale scopo, gli Stati membri forniscono orientamenti appropriati sull'organizzazione delle pertinenti funzioni delle autorità di gestione e di pagamento di cui agli articoli 32 e 34 del regolamento (CE) n. 1260/1999.
(3) L'articolo 38 del regolamento (CE) n. 1260/1999 dispone che gli Stati membri collaborino con la Commissione per garantire la disponibilità di sistemi di gestione e di controllo che funzionino correttamente e che forniscano l'aiuto necessario per l'esecuzione dei controlli, anche a campione.
(4) Al fine di armonizzare i requisiti relativi alla certificazione delle spese imputabili a pagamenti effettuati a titolo dei fondi di cui all'articolo 32, paragrafi 3 e 4 del regolamento (CE) n. 1260/1999, è necessario stabilire il contenuto di tale certificazione e specificare la natura e la qualità delle informazioni su cui essa si fonda.
(5) Al fine di consentire alla Commissione di effettuare i controlli di cui all'articolo 38, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1260/1999, gli Stati membri devono fornirle, a domanda, i dati che le autorità di gestione richiedono per l'esecuzione dei compiti di gestione, di sorveglianza e di valutazione di cui al regolamento (CE) n. 1260/1999. È necessario definire il contenuto di tali dati, nonché il formato e i mezzi di trasmissione dei documenti in formato elettronico, quando i dati sono trasmessi in detto formato ai sensi dell'articolo 18, paragrafo 3, lettera e), del regolamento. La Commissione deve garantire la riservatezza e la sicurezza sia dei dati informatizzati, sia di quelli in altro formato.
(6) Occorre sostituire il regolamento (CE) n. 2064/97 della Commissione, del 15 ottobre 1997, recante modalità di applicazione del regolamento (CEE) n. 4253/88 del Consiglio riguardo ai controlli finanziari effettuati dagli Stati membri sulle operazioni cofinanziate dai fondi strutturali(2), modificato dal regolamento (CE) n. 2406/98(3). Le disposizioni del regolamento (CE) n. 2064/97 devono tuttavia continuare ad applicarsi ai contributi concessi nel periodo di programmazione 1994-1999 a norma del regolamento (CEE) n. 2052/88 del Consiglio(4), modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 3193/94(5).
(7) Il presente regolamento deve applicarsi fatte salve le disposizioni relative ai controlli in loco nel settore degli aiuti di Stato di cui all'articolo 22 del regolamento (CE) n. 659/1999 del Consiglio, del 22 marzo 1999, recante modalità di applicazione dell'articolo 93 del trattato CE(6).
(8) Il presente regolamento deve altresì applicarsi fatte salve le disposizioni del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio, dell'11 novembre 1996, relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità(7).
(9) Le disposizioni del regolamento (CE) n. 1681/94 della Commissione, dell'11 luglio 1994, relativo alle irregolarità e al recupero delle somme indebitamente pagate nell'ambito del finanziamento delle politiche strutturali nonché all'organizzazione di un sistema di informazione in questo settore(8), si applicano ai contributi concessi nell'ambito del regolamento (CE) n. 1260/1999, in forza dell'articolo 54, paragrafo 2, nonché nel rispetto dell'articolo 38, paragrafo 1, lettera e), dello stesso regolamento.
(10) Il presente regolamento deve applicarsi nel rispetto del principio di sussidiarietà, ai sensi dell'articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1260/1999, nonché nel rispetto dei sistemi istituzionali, giuridici e finanziari degli Stati membri interessati, ai sensi dell'articolo 34, paragrafo 1, secondo comma dello stesso regolamento.
(11) Le disposizioni del presente regolamento sono conformi al parere del comitato per lo sviluppo e la riconversione delle regioni,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
Campo d'applicazione
Articolo 1
Il presente regolamento stabilisce le modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1260/1999 relative ai sistemi di gestione e di controllo dei contributi concessi nell'ambito dei fondi strutturali che sono gestiti dagli Stati membri.
CAPO II
Sistemi di gestione e di controllo
Articolo 2
1. Gli Stati membri garantiscono che le autorità di gestione e di pagamento e gli organismi intermedi ricevano orientamenti appropriati riguardo ai sistemi di gestione e di controllo necessari per garantire una sana gestione finanziaria dei fondi comunitari, in conformità dei principi e delle norme generalmente riconosciute ed in particolare al fine di garantire adeguatamente la correttezza, la regolarità e l'ammissibilità delle domande di contributi comunitari.
2. Ai fini del presente regolamento, per "organismo intermedio" si intende qualsiasi organismo o servizio pubblico o privato che agisce sotto la responsabilità dell'autorità di gestione o di pagamento o che espleta funzioni per conto di tali autorità, nei confronti dei beneficiari finali, degli enti o delle imprese che eseguono le operazioni.
Articolo 3
I sistemi di gestione e di controllo delle autorità di gestione e di pagamento e degli organismi intermedi, in proporzione al volume dei contributi amministrati, garantiscono:
a) una chiara definizione e assegnazione delle funzioni, nonché un'adeguata separazione delle stesse, necessaria per garantire sane procedure finanziarie, all'interno dell'organizzazione interessata;
b) sistemi efficaci per garantire che le funzioni vengano espletate in maniera soddisfacente;
c) l'informazione dell'autorità responsabile, in merito all'esecuzione dei compiti e ai mezzi impiegati dagli organismi intermedi.
Articolo 4
I sistemi di gestione e di controllo prevedono procedure per la verifica della fornitura dei beni e dei servizi cofinanziati e della veridicità della spesa dichiarata e per garantire il rispetto della relativa decisione della Commissione di cui all'articolo 28 del regolamento (CE) n. 1260/1999 e delle disposizioni nazionali e comunitarie, in particolare di quelle applicabili in materia di ammissibilità delle spese al contributo dei fondi strutturali, nell'ambito dell'intervento interessato, nonché in materia di appalti pubblici, di aiuti di Stato (comprese le norme sul cumulo degli aiuti), di protezione dell'ambiente e di pari opportunità.
Le procedure prevedono la registrazione delle verifiche in loco effettuate per le singole operazioni. Le registrazioni indicano le attività svolte, i risultati delle verifiche e le misure prese in ordine a discrepanze rilevate. Nel caso in cui le verifiche fisiche o amministrative non riguardino tutte le operazioni ma soltanto un campione di operazioni selezionate, le registrazioni forniscono l'identificazione di tali operazioni e la descrizione del metodo di campionamento.
Articolo 5
1. Gli Stati membri informano la Commissione, entro tre mesi dalla data di approvazione dell'intervento, o dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, se successiva, in merito all'organizzazione delle autorità di gestione e di pagamento e degli organismi intermedi, ai sistemi di gestione e di controllo istituiti presso tali autorità e organismi, nonché ai miglioramenti previsti in conformità agli orientamenti di cui all'articolo 2, paragrafo 1.
2. L'informazione, per ciascuna autorità di gestione e di pagamento e per ciascun organismo intermedio, riguarda i seguenti aspetti:
a) le funzioni affidate;
b) la ripartizione delle funzioni tra gli uffici o all'interno degli stessi, nonché tra l'autorità di gestione e l'autorità di pagamento, qualora costituiscano un unico organismo;
c) le procedure relative al ricevimento, alla verifica e all'approvazione delle domande di rimborso delle spese, nonché all'autorizzazione, all'esecuzione e alla registrazione dei pagamenti ai beneficiari e
d) le disposizioni in materia di verifica ispettiva dei sistemi di gestione e di controllo.
3. Ove un sistema comune sia applicato a più di un intervento può essere fornita una descrizione di tale sistema.
Articolo 6
La Commissione, in collaborazione con lo Stato membro, accerta che i sistemi di gestione e di controllo di cui all'articolo 5 soddisfino i criteri di cui al regolamento (CE) n. 1260/1999 e al presente regolamento e rileva ogni ostacolo che tali sistemi comportino per la trasparenza dei controlli sul funzionamento dei fondi e per il discarico della responsabilità che le incombe a norma dell'articolo 274 del trattato. A scadenze regolari sono effettuate revisioni sul funzionamento dei sistemi.
Articolo 7
1. I sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri prevedono un'adeguata pista di controllo.
2. Una pista di controllo è adeguata se consente:
a) di verificare la corrispondenza, dei dati riepilogativi certificati alla Commissione, alle singole registrazioni di spesa e alla relativa documentazione giustificativa, conservate ai vari livelli dell'amministrazione e presso i beneficiari finali, nonché, nel caso in cui questi ultimi non siano i percettori finali del contributo, presso gli organismi o le imprese che eseguono le operazioni e
b) di verificare l'assegnazione e i trasferimenti delle risorse comunitarie e nazionali disponibili.
Una descrizione indicativa delle informazioni richieste per una pista di controllo adeguata figura nell'allegato I.
3. L'autorità di gestione verifica la sussistenza degli elementi seguenti:
a) disponibilità di procedure volte ad assicurare che tutti i documenti pertinenti a spese e pagamenti specifici, effettuati nell'ambito dell'intervento e necessari per una pista di controllo adeguata, siano conservati in conformità dell'articolo 38, paragrafo 6, del regolamento (CE) n. 1260/1999 e dell'allegato I del presente regolamento;
b) registrazione del nome e dell'ubicazione dell'organismo che detiene i documenti;
c) possibilità di accesso ai documenti, a fini di controllo, da parte delle persone e degli organismi che di norma hanno il diritto di controllarli.
Dette persone e organismi sono:
i) il personale dell'autorità di gestione, dell'autorità di pagamento e degli organismi intermedi che tratta le domande di pagamento;
ii) gli uffici che effettuano verifiche dei sistemi di gestione e di controllo;
iii) l'ufficio dell'autorità di pagamento responsabile della certificazione delle domande di pagamento intermedie e finale, di cui all'articolo 32, paragrafi 3 e 4, del regolamento (CE) n. 1260/1999 e la persona addetta o l'ufficio che rilascia la dichiarazione di cui all'articolo 38, paragrafo 1, lettera f), nonché
iv) i funzionari designati da organismi nazionali di controllo e dalla Comunità europea.
Il personale e gli organismi autorizzati possono richiedere estratti o copie dei documenti o dei registri contabili di cui al presente paragrafo.
Articolo 8
L'autorità di gestione o di pagamento tiene la contabilità degli importi da recuperare, relativi a pagamenti già effettuati nell'ambito dell'intervento comunitario e garantisce il tempestivo recupero di tali importi. Dopo il recupero, l'autorità di pagamento restituisce gli importi relativi ai pagamenti irregolari recuperati, maggiorati degli interessi di mora, deducendo l'importo in questione dalla successiva dichiarazione delle spese e domanda di pagamento presentate alla Commissione ovvero, se l'importo dedotto è insufficiente, rimborsa la differenza alla Comunità. L'autorità di pagamento trasmette alla Commissione, una volta all'anno, in allegato alla quarta relazione trimestrale sui recuperi effettuati a norma del regolamento (CE) n. 1681/94, una dichiarazione degli importi in attesa di recupero a tale data, ripartiti per anno di avvio delle procedure di recupero.
CAPO III
Certificazione delle spese
Articolo 9
1. Le certificazioni delle dichiarazioni di spesa intermedie e finale di cui all'articolo 32, paragrafi 3 e 4, del regolamento (CE) n. 1260/1999 sono redatte, secondo il modello di cui all'allegato II, da un addetto o da un ufficio dell'autorità di pagamento funzionalmente indipendenti da qualunque ufficio che autorizza i pagamenti.
2. Prima di certificare una dichiarazione di spesa, l'autorità di pagamento deve verificare quanto segue:
a) che l'autorità di gestione e gli organismi intermedi abbiano rispettato le disposizioni del regolamento (CE) n. 1260/1999, in particolare gli articoli 38, paragrafo 1, lettere c) ed e), e 32, paragrafi 3 e 4, nonché della decisione della Commissione di cui all'articolo 28 dello stesso regolamento;
b) che la dichiarazione di spesa riguardi esclusivamente spese:
i) che siano state effettivamente realizzate durante il periodo di ammissibilità stabilito nella decisione, corrispondenti alle spese effettuate dai beneficiari finali, ai sensi dei paragrafi 1.2, 1.3 e 2 della norma n. 1 dell'allegato al regolamento (CE) n. 1685/2000 della Commissione(9), documentate mediante fatture quietanzate o documenti contabili di valore probatorio equivalente;
ii) che siano state sostenute per operazioni selezionate per il finanziamento nell'ambito di un intervento specifico, in base ai pertinenti criteri e procedure di selezione, nonché sottoposte alla disciplina comunitaria per tutto il periodo in cui tali spese sono state sostenute; e
iii) che siano relative a misure per le quali tutti gli aiuti di Stato siano stati, se del caso, formalmente approvati dalla Commissione.
3. Affinché sia sempre possibile valutare l'adeguatezza dei sistemi di controllo e della pista di controllo, prima che una dichiarazione di spesa sia presentata alla Commissione, l'autorità di gestione deve assicurarsi che l'autorità di pagamento sia informata in merito alle procedure applicate dall'autorità di gestione stessa e dagli organismi intermedi, allo scopo di:
a) verificare la fornitura dei beni e dei servizi cofinanziati e la veridicità delle spese dichiarate;
b) la conformità alle norme applicabili, e
c) il mantenimento della pista di controllo.
4. Nei casi in cui l'autorità di gestione e l'autorità di pagamento costituiscano un medesimo organismo o parti di uno stesso organismo, quest'ultimo garantisce che siano applicate procedure che prevedono norme di controllo equivalenti a quelle di cui ai paragrafi 2 e 3.
CAPO IV
Controlli a campione delle operazioni
Articolo 10
1. Gli Stati membri organizzano i controlli sulle operazioni sulla base di un campione adeguato. I controlli sono in particolare volti a verificare:
a) l'efficacia dei sistemi di gestione e controllo istituiti;
b) le dichiarazioni di spese presentate ai vari livelli interessati, con criteri selettivi e sulla base di un'analisi dei rischi.
2. I controlli effettuati prima della conclusione di ciascun intervento riguardano almeno il 5 % della spesa totale ammissibile e si basano su un campione rappresentativo delle operazioni approvate, sulla base dei criteri di cui al paragrafo 3. Gli Stati membri si adoperano per ripartire uniformemente l'esecuzione dei controlli su tutto il periodo interessato. Essi garantiscono un'adeguata separazione dei compiti tra l'esecuzione di tali controlli e le procedure di esecuzione o pagamento delle operazioni.
3. La selezione del campione di operazioni da sottoporre ai controlli, tiene conto dei seguenti aspetti:
a) l'esigenza di controllare operazioni di vario tipo e di varie dimensioni;
b) gli eventuali fattori di rischio identificati dai controlli nazionali o comunitari;
c) la concentrazione delle operazioni in capo a determinati organismi intermedi ovvero a determinati beneficiari finali, in modo che i principali organismi intermedi ed i principali beneficiari finali siano sottoposti almeno ad un controllo prima della conclusione di ciascun intervento.
Articolo 11
Mediante i controlli gli Stati membri si adoperano per verificare i seguenti aspetti:
a) la concreta applicazione e l'efficacia dei sistemi di gestione e di controllo;
b) per un adeguato numero di registrazioni contabili, la relativa concordanza con i pertinenti documenti giustificativi, detenuti dagli organismi intermedi, dai beneficiari finali e dagli organismi o imprese che eseguono le operazioni;
c) l'esistenza di un'adeguata pista di controllo;
d) per un adeguato numero di voci di spesa, la conformità della loro natura e dei relativi tempi di esecuzione alle disposizioni comunitarie, al capitolato approvato per l'operazione ed ai lavori effettivamente eseguiti;
e) la conformità della destinazione o della prevista destinazione dell'operazione a quella indicata nella richiesta di cofinanziamento comunitario;
f) il rispetto dei limiti di cui all'articolo 29 del regolamento (CE) n. 1260/1999 e di ogni altro limite imposto dalle disposizioni comunitarie applicabili ai contributi finanziari della Comunità, che devono essere corrisposti ai beneficiari finali senza decurtazioni o ritardi ingiustificati;
g) l'effettiva disponibilità del pertinente cofinanziamento nazionale;
h) la conformità delle operazioni cofinanziate alle norme e alle politiche comunitarie, ai sensi dell'articolo 12 del regolamento (CE) n. 1260/1999.
Articolo 12
I controlli determinano se gli eventuali problemi riscontrati abbiano carattere sistematico, comportando quindi un fattore di rischio per altre operazioni che fanno capo allo stesso beneficiario finale o sono gestiti dallo stesso organismo intermedio. Essi identificano altresì le cause dei problemi riscontrati, ogni ulteriore esame ritenuto necessario e le opportune misure correttive e preventive.
Articolo 13
Entro il 30 giugno di ogni anno e per la prima volta entro il 30 giugno 2001, gli Stati membri informano la Commissione in merito all'applicazione, nel corso dell'anno precedente, degli articoli 10, 11 e 12, indicando anche eventuali integrazioni o aggiornamenti da apportare ai propri sistemi di gestione e controllo, comunicati a norma dell'articolo 5.
Articolo 14
Le disposizioni del presente capo si applicano, per analogia, agli importi da recuperare di cui all'articolo 8.
CAPO V
Dichiarazione a conclusione dell'intervento
Articolo 15
La persona addetta o l'ufficio incaricati di rilasciare le dichiarazioni a conclusione dell'intervento di cui all'articolo 38, paragrafo 1, lettera f), del regolamento (CE) n. 1260/1999 sono funzionalmente indipendenti:
a) dall'autorità di gestione;
b) dall'ufficio o dalla persona addetta dell'autorità di pagamento responsabile delle certificazioni di cui all'articolo 9, paragrafo 1;
c) dagli organismi intermedi.
Essi effettuano l'esame attenendosi a norme sulla revisione dei conti internazionalmente riconosciute. L'addetto o l'ufficio ricevono dalle autorità di gestione e di pagamento e dagli organismi intermedi tutte le informazioni richieste ed hanno accesso alle registrazioni e ai documenti giustificativi necessari ai fini della dichiarazione.
Articolo 16
Le dichiarazioni si basano su un esame dei sistemi di gestione e di controllo, delle risultanze dei controlli già eseguiti e, se necessario, su un ulteriore campione di operazioni. La persona addetta o l'ufficio che rilasciano la dichiarazione procedono a tutti gli accertamenti necessari per ottenere ragionevole assicurazione in ordine alla correttezza della dichiarazione di spesa certificata e alla legittimità e regolarità delle relative operazioni.
Le dichiarazioni sono redatte sulla base del modello indicativo di cui all'allegato III e sono corredate di una relazione contenente tutte le informazioni atte a documentarle, ivi compresa una sintesi dei risultati di tutti i controlli effettuati da organismi nazionali e comunitari dei quali il dichiarante ha avuto conoscenza.
Articolo 17
Se l'esistenza di gravi carenze di gestione o di controllo o la frequente presenza di irregolarità non consentono di garantire con assoluta certezza la validità della domanda di pagamento del saldo finale e della certificazione finale delle spese, la dichiarazione riferisce in merito alla situazione, valuta la portata del problema e le relative conseguenze finanziarie.
In tal caso la Commissione può chiedere l'esecuzione di un ulteriore controllo atto ad individuare e correggere le irregolarità entro un periodo di tempo determinato.
CAPO VI
Forma e contenuto delle informazioni contabili registrate e comunicate a richiesta della Commissione
Articolo 18
1. Le informazioni contabili relative alle operazioni di cui all'allegato I sono, per quanto possibile, registrate su supporto informatico. Su specifica richiesta della Commissione i registri le sono messi a disposizione, unicamente ai fini degli accertamenti documentali e dei controlli in loco, fatto salvo l'obbligo di comunicazione degli aggiornamenti dei piani finanziari di cui all'articolo 18, paragrafo 3, lettera c), del regolamento (CE) n. 1260/1999, nonché dei dati finanziari di cui all'articolo 32 dello stesso regolamento.
2. La Commissione concorda con ogni Stato membro il contenuto dei dati informatizzati di cui al paragrafo 1, i mezzi per la loro comunicazione e la durata dell'eventuale periodo richiesto per sviluppare i necessari sistemi informatici, sulla base di quanto convenuto ai sensi dell'articolo 18, paragrafo 3, lettera e), del regolamento (CE) n. 1260/1999. Il contenuto delle informazioni che possono essere richieste e le specifiche tecniche auspicate per la trasmissione alla Commissione dei documenti su supporto elettronico sono indicati negli allegati IV e V.
3. Gli Stati membri comunicano i dati di cui al paragrafo 1 alla Commissione, su richiesta scritta della stessa ed entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento di tale richiesta. Un termine diverso può essere concordato tra la Commissione e lo Stato membro, in particolare quando non si disponga di dati su supporto elettronico.
4. La Commissione garantisce la riservatezza e la sicurezza delle informazioni trasmesse dagli Stati membri o raccolte dalla Commissione stessa nel corso dei controlli in loco, ai sensi dell'articolo 287 del trattato e delle disposizioni della Commissione sull'uso delle informazioni e sull'accesso alle medesime.
5. Fatte salve le disposizioni legislative nazionali applicabili in materia, i funzionari della Commissione hanno accesso a tutti i documenti elaborati ai fini dei controlli organizzati nel quadro del presente regolamento o a seguito di tali controlli, nonché ai dati raccolti, inclusi quelli memorizzati in sistemi informatici.
CAPO VII
Disposizioni generali e finali
Articolo 19
Per le forme di intervento per le quali vi siano beneficiari in più Stati membri, gli Stati membri interessati concordano disposizioni comuni volte a garantire una sana gestione finanziaria, alla luce delle legislazioni nazionali, e informano la Commissione di tali disposizioni. La Commissione e gli Stati membri interessati si forniscono reciprocamente l'assistenza amministrativa necessaria.
Articolo 20
Le disposizioni del presente regolamento si applicano fatti salvi gli obblighi degli Stati membri di fornire alla Commissione, in forza del regolamento (CE) n. 1260/1999, informazioni sufficienti per la valutazione dei piani di sviluppo, incluse quelle sui provvedimenti adottati in applicazione dell'articolo 34, paragrafo 1, di detto regolamento, nonché fatto salvo il diritto della Commissione di richiedere informazioni supplementari, prima dell'adozione della decisione di cui all'articolo 28 dello stesso regolamento.
Articolo 21
Il presente regolamento si applica fatto salvo il diritto degli Stati membri di applicare disposizioni nazionali più rigorose di quelle previste dal regolamento stesso.
Articolo 22
Il regolamento (CE) n. 2064/97 è abrogato.
Esso resta tuttavia applicabile ai contributi concessi nel periodo di programmazione 1994-1999, a norma del regolamento (CEE) n. 2052/88.
Articolo 23
Il presente regolamento entra in vigore il settimo giorno successivo a quello di pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 2 marzo 2001.