РЕШЕНИЕ НА СЪВЕТА
от 6 април 2009 година
за създаване на Европейска полицейска служба (Европол)
(2009/371/ПВР)
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за Европейския съюз, и по-специално член 30, параграф 1, буква б), член 30, параграф 2 и член 34, параграф 2, буква в) от него,
като взе предвид предложението на Комисията,
като взе предвид становището на Европейския парламент (1),
като има предвид, че:
(1)
Създаването на Европейска полицейска служба (Европол) е договорено в Договора за Европейския съюз от 7 февруари 1992 г. и регламентирано в Конвенцията, приета на основание член К.3 от Договора за Европейския съюз, за създаването на Европейска полицейска служба („Конвенция за Европол“) (2).
(2)
Конвенцията за Европол беше предмет на множество изменения, включени в три протокола, които влязоха в сила след продължителен процес на ратификация. В резултат на това замяната на конвенцията с решение ще улесни внасянето на евентуални по-нататъшни изменения.
(3)
Опростяването и подобряването на правната рамка на Европол могат да бъдат постигнати отчасти чрез създаването на Европол като образувание на Съюза, финансирано от общия бюджет на Европейския съюз, поради прилаганите вследствие на това общи правила и процедури.
(4)
Някои неотдавнашни правни инструменти за създаване на сходни образувания на Съюза в областите, уредени от дял VI от Договора за Европейския съюз (Решение 2002/187/ПВР на Съвета от 28 февруари 2002 г. за създаване на Евроюст с цел засилване на борбата срещу сериозната престъпност (3) и Решение 2005/681/ПВР на Съвета от 20 септември 2005 г. за създаване на Европейски полицейски колеж (СЕПОЛ) (4), са приети под формата на решения на Съвета, тъй като тези решения се адаптират по-лесно към променящите се обстоятелства и новите политически приоритети.
(5)
Създаването на Европол като образувание на Съюза, финансирано от общия бюджет на Европейския съюз, ще засили ролята на Европейския парламент в контрола върху Европол посредством участието на Европейския парламент в приемането на бюджета, включително на щатното разписание и процедурата за освобождаване от отговорност.
(6)
С въвеждането на общите правила и процедури, приложими за сходни образувания на Съюза, в Европол ще се осигури опростяване на административните дейности, което ще позволи на Европол да посвети по-голяма част от своите ресурси на основните си задачи.
(7)
Допълнителното опростяване и подобряването на функционирането на Европол могат да бъдат постигнати чрез мерки, насочени към разширяване на възможностите на Европол да оказва съдействие и подкрепа на компетентните правоприлагащи органи на държавите-членки, без да се предоставят изпълнителни правомощия на служителите на Европол.
(8)
Целта на едно такова подобрение е да се гарантира, че Европол може да съдейства на компетентните органи в държавите-членки в борбата срещу конкретни тежки форми на престъпност без настоящото ограничение, според което са необходими факти, които показват, че е замесена организирана престъпна структура.
(9)
Следва да се насърчава създаването на съвместни екипи за разследване, като е важно служителите на Европол да имат възможност да участват в тях. За да се осигури възможност за такова участие във всяка от държавите-членки, следва да се гарантира, че служителите на Европол не се ползват от приложимите имунитети, докато участват в качеството на оказващи подкрепа в съвместни екипи за разследване. Това ще стане възможно след приемането на регламент за тази цел въз основа на член 16 от Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейските общности.
(10)
Националните звена на Европол следва да имат пряк достъп до всички данни в информационната система на Европол, за да се избегнат излишни процедури.
(11)
За да постигне своите цели, Европол обработва личните данни чрез автоматизирани средства или в структурирани за ръчна обработка досиета. Следва съответно да бъдат предприети необходимите стъпки, за да се гарантира степен на защита на данните, съответстваща поне на степента, която се получава при прилагането на принципите на Конвенцията на Съвета на Европа за защита на лицата по отношение на автоматичната обработка на лични данни, подписана в Страсбург на 28 януари 1981 г., заедно с последващите ѝ изменения, когато тези изменения са влезли в сила между държавите-членки.
(12)
Рамково решение на Съвета относно защитата на лични данни, обработвани в рамките на полицейското и съдебното сътрудничество по наказателноправни въпроси при обработката на лични данни, ще бъде приложимо за предаването на лични данни от държавите-членки на Европол. Съответният набор от разпоредби на решението, отнасящи се до защитата на данни, няма да бъде засегнат от това рамково решение и настоящото решение следва да съдържа специфични разпоредби относно защитата на лични данни, с които тази материя се регулира по-подробно предвид специфичния характер, функции и компетентност на Европол.
(13)
Необходимо е да се назначи отговорник по защита на данните, който следва да отговаря за гарантирането по независим начин на законосъобразността на обработката на данни и на спазването на разпоредбите на настоящото решение относно обработката на лични данни, включително обработката на лични данни на служителите на Европол, защитени по силата на член 24 от Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (5).
(14)
Следва да бъдат разширени съществуващите възможности на Европол за създаване и управление на други системи за обработка на информация с цел подкрепа на неговите задачи. Такива допълнителни системи за обработка на информация следва да се установят и поддържат в съответствие с общите принципи за защита на данните, заложени в Конвенцията на Съвета на Европа за защита на лицата по отношение на автоматичната обработка на лични данни от 28 януари 1981 г. и в Препоръка № R (87) 15 на Комитета на министрите към Съвета на Европа от 17 септември 1987 г. посредством одобрено от Съвета решение на управителния съвет.
(15)
Настоящото решение позволява съобразяване с принципа за публичен достъп до официални документи.
(16)
За изпълнение на задачите си Европол следва да си сътрудничи с европейските институции, органи, служби и агенции, включително с Евроюст, като се гарантира съответната степен на защита на данните.
(17)
Европол следва да може да сключва споразумения или договорености за работа с институции, органи, служби или агенции на Съюза или Общността, с цел да се увеличи взаимната ефективност в борбата срещу тежките форми на престъпност, които попадат в съответната област на компетентност на двете страни, както и да се избегне дублиране на работата.
(18)
Възможностите на Европол за сътрудничество с трети страни и организации следва да бъдат рационализирани, за да се осигури съгласуваност с общата политика на Съюза в това отношение, и следва да бъдат установени нови разпоредби за начините на осъществяване на това сътрудничество в бъдеще.
(19)
Управлението на Европол следва да бъде подобрено чрез опростени процедури и по-общи описания на задачите на управителния съвет, както и установяване на общо правило за вземане на всички решения с мнозинство от две трети.
(20)
Желателно е също така да се предвидят разпоредби за по-строг контрол върху Европол от страна на Европейския парламент, за да се гарантира, че Европол е напълно подотчетна и прозрачна организация, като надлежно се вземе предвид необходимостта от запазване на поверителността на оперативната информация.
(21)
Съдебният контрол върху Европол ще се осъществява в съответствие с член 35 от Договора за Европейския съюз.
(22)
За да се даде на Европол възможност да продължи да изпълнява задачите си по най-добрия възможен начин, следва внимателно да се определят преходни мерки.
(23)
Тъй като целите на настоящото решение, и по-специално необходимостта от създаване на образувание, отговарящо за сътрудничеството в областта на правоприлагането на равнището на Съюза, не могат да бъдат постигнати в достатъчна степен от държавите-членки и следователно, поради мащаба и последиците от действието, могат да бъдат по-добре постигнати на равнището на Съюза, Съветът може да приеме мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, уреден в член 5 от Договора за създаване на Европейската общност и посочен в член 2 от Договора за Европейския съюз. В съответствие с принципа на пропорционалност, уреден в член 5 от Договора за създаване на Европейската общност, настоящото решение не надхвърля необходимото за постигането на тази цел.
(24)
Настоящото решение зачита основните права и спазва принципите, признати по-специално в Хартата за основните права на Европейския съюз,
РЕШИ:
ГЛАВА I
СЪЗДАВАНЕ И ЗАДАЧИ
Член 1
Създаване
1. Настоящото решение заменя разпоредбите на Конвенцията, приета на основание член К.3 от Договора за Европейския съюз, за създаване на Европейска полицейска служба („Конвенция за Европол“).
Седалището на Европол е в Хага, Нидерландия.
2. Европол, както е посочен в настоящото решение, се счита за законен правоприемник на Европол, създаден с Конвенцията за Европол.
3. Европол осъществява във всяка държава-членка връзка със съответното единно национално звено, което се създава или определя в съответствие с член 8.
Член 2
Юридическа правоспособност
1. Европол има юридическа правосубектност.
2. Във всяка от държавите-членки Европол притежава най-широката законова и договорна правоспособност, предоставяна на юридическите лица съгласно законодателството на тази държава-членка. Европол може по-специално да придобива и да се разпорежда с движимо и недвижимо имущество, както и да бъде страна по съдебни производства.
3. Европол е оправомощен да сключи споразумение с Кралство Нидерландия относно седалището си.
Член 3
Цел
Целта на Европол е да подкрепя и усилва действията на компетентните органи на държавите-членки и взаимното им сътрудничество за предотвратяване и борба с организираната престъпност, тероризма и други тежки форми на престъпност, засягащи две или повече държави-членки.
За целите на настоящото решение „компетентни органи“ означава всички съществуващи в държавите-членки публични органи, които съгласно националното законодателство отговарят за предотвратяването на престъпления и борбата с престъпността.
Член 4
Компетентност
1. Компетентността на Европол обхваща организираната престъпност, тероризма и другите тежки форми на престъпност, посочени в приложение I към настоящото решение, които засягат две или повече държави-членки по начин, изискващ от държавите-членки общ подход поради размера и значимостта на престъпленията и последствията от тях.
2. По препоръка на управителния съвет Съветът определя приоритетите за Европол, по-специално като взема предвид изготвените от Европол стратегически анализи и оценки на заплахите.
3. Компетентността на Европол обхваща също така свързаните престъпления. За свързани престъпления се считат следните деяния:
а)
престъпления, извършени с цел придобиване на средства за извършване на деяния, за които Европол е компетентен;
б)
престъпления, извършени с цел помагане или извършване на деяния, за които Европол е компетентен;
в)
престъпления, извършени с цел да се осигури безнаказаност на деяния, за които Европол е компетентен.
Член 5
Задачи
1. Европол има следните основни задачи:
а)
да събира, съхранява, обработва, анализира и обменя информация и разузнавателни данни;
б)
да съобщава незабавно, чрез посоченото в член 8 национално звено, на компетентните органи на държавите-членки информация, която ги засяга, и да ги уведомява за всички установени връзки между престъпления;
в)
да подпомага разследвания в държавите-членки, по-специално като изпраща цялата значима информация на националните звена;
г)
да изисква от компетентните органи на съответните държави-членки да започват, провеждат или координират разследвания, а в конкретни случаи също така да предлага създаване на съвместен екип за разследване;
д)
да предоставя разузнавателна и аналитична подкрепа на държавите-членки във връзка с големи международни събития;
е)
да изготвя във връзка със своите цели оценки на заплахите, стратегически анализи и общи доклади за обстановката, включително оценка на заплахата от организирана престъпност.
2. Задачите, посочени в параграф 1, включват оказване на помощ на държавите-членки при събиране и анализиране на информация от Интернет, с цел да се съдейства за разкриването на престъпни дейности, които се улесняват или извършват чрез Интернет.
3. Европол има следните допълнителни задачи:
а)
да развива специализирани познания за процедурите за разследване, по които работят компетентните органи в държавите-членки, и да предоставя консултации при разследванията;
б)
да предоставя стратегическа разузнавателна информация с цел съдействие и насърчаване на ефикасното и ефективно използване на наличните ресурси на национално равнище и на равнището на Съюза при оперативните дейности, както и да оказва подкрепа за тези дейности.
4. Освен това в контекста на предвидените в член 3 цели и в съответствие с наличния персонал и бюджетни ресурси, както и в определените от управителния съвет срокове, Европол може да оказва помощ на държавите-членки чрез подкрепа, консултации и проучвания в следните области:
а)
обучение на служителите на техните компетентни органи, когато е подходящо - в сътрудничество с Европейския полицейски колеж;
б)
организация и оборудване на тези органи чрез улесняване на предоставянето на техническа подкрепа между държавите-членки;
в)
методи за предотвратяване на престъпността;
г)
технически и криминалистични методи и анализи, както и процедури за разследване.
5. Европол действа също така като Централно бюро за борба срещу фалшифицирането на еврото в съответствие с Решение 2005/511/ПВР на Съвета от 12 юли 2005 г. относно защитата на еврото срещу фалшифициране чрез определяне на Европол за централно бюро за борба срещу фалшифицирането на еврото (6). Европол може също така да насърчава координирането на мерките, предприемани от компетентните органи на държавите-членки за борба срещу фалшифицирането на еврото или в контекста на съвместните екипи за разследване, при необходимост в сътрудничество с образувания на Съюза и с органи на трети държави. При поискване Европол може да осигури финансова помощ за разследвания срещу фалшифициране на еврото.
Член 6
Участие в съвместни екипи за разследване
1. Служители на Европол могат да участват в качеството на оказващи подкрепа в съвместни екипи за разследване, включително в екипите, създадени съгласно член 1 от Рамково решение 2002/465/ПВР на Съвета от 13 юни 2002 г. относно съвместните екипи за разследване (7), в съответствие с член 13 от Конвенцията от 29 май 2000 г. за взаимна помощ по наказателноправни въпроси между държавите-членки на Европейския съюз (8) или в съответствие с член 24 от Конвенцията от 18 декември 1997 г. за взаимна помощ и сътрудничество между митническите администрации (9), доколкото тези екипи разследват престъпления, за които Европол е компетентен съгласно член 4 от настоящото решение.
В рамките на ограниченията, предвидени в законодателството на държавата-членка, в която работи съвместният екип за разследване, както и в съответствие с договореностите, посочени в параграф 2, служители на Европол могат да участват във всички дейности и да обменят информация с всички членове на съвместния екип за разследване в съответствие с параграф 4. Те обаче не участват в предприемането на принудителни мерки.
2. Административният аспект на участието на служителите на Европол в съвместни екипи за разследване се урежда в споразумение между директора и компетентните органи на държавите-членки, участващи в съответния съвместен екип за разследване, с участието на националните звена. Правилата, регламентиращи тези договорености, се определят от управителния съвет.
3. В правилата, посочени в параграф 2, се определят условията, при които служителите на Европол се поставят на разположение на екипа за съвместно разследване.
4. В съответствие с посоченото в параграф 2 споразумение служителите на Европол могат да осъществяват пряка връзка с членовете на съвместния екип за разследване и в съответствие с настоящото решение да предоставят на членовете и на командированите членове на съвместния екип за разследване информация от всеки компонент на системите за обработка на информацията, посочени в член 10. В случай на пряка връзка Европол информира едновременно както националните звена на държавите-членки, представени в екипа, така и държавите-членки, които са предоставили информацията.
5. Информацията, получена от служител на Европол по време на участието му в съвместен екип за разследване, може да бъде включена - със съгласието и на отговорността на предоставилата информацията държава-членка - във всеки от компонентите на системите за обработка на информация, посочени в член 10, съгласно установените в настоящото решение условия.
6. По време на операциите на съвместния екип за разследване и що се отнася до престъпления, извършени срещу тях или от тях, за служителите на Европол са в сила разпоредбите на националното законодателство на държавата-членка, в която се осъществяват операциите, приложими спрямо лицата със сходни функции.
Член 7
Искания от страна на Европол за започване на наказателни разследвания
1. Държавите-членки обработват всички искания, отправени от Европол за започване, провеждане или координиране на разследвания във връзка с конкретни случаи, като отделят на тези искания необходимото внимание. Държавите-членки информират Европол дали поисканото разследване ще бъде започнато.
2. Преди да отправи искане за започване на наказателно разследване, Европол информира Евроюст за това.
3. Ако компетентните органи на държавата-членка решат да не изпълнят искане на Европол, те го информират за своето решение и основанията за него, освен ако не са в състояние да посочат основанията поради следните причини:
а)
това би навредило на основни интереси на националната сигурност; или
б)
това би застрашило успеха на текущи разследвания или безопасността на отделни лица.
4. Отговорите на искания на Европол за започване, провеждане или координиране на разследвания в конкретни случаи, както и информацията относно резултатите от разследванията, се предоставят на Европол чрез компетентните органи на държавите-членки в съответствие с правилата, определени в настоящото решение и съответното национално законодателство.
Член 8
Национални звена
1. Всяка държава-членка създава или определя национално звено, което да осъществява посочените в настоящия член задачи. Във всяка държава-членка има назначен служител за ръководител на националното звено.
2. Националното звено е единственият орган за връзка между Европол и компетентните органи на държавите-членки. Държавите-членки обаче могат да позволят преки контакти между определените компетентни органи и Европол съобразно условията, определени от съответната държава-членка, които може да включват предварително участие на националното звено.
Същевременно националното звено получава от Европол всяка информация, обменена при преките контакти между Европол и определените компетентни органи. Отношенията между националното звено и компетентните органи се уреждат чрез националното законодателство и по-специално от съответните изисквания на националната конституция.
3. Държавите-членки вземат необходимите мерки, за да гарантират, че националните звена са в състояние да изпълнят своите задачи, и по-специално че имат достъп до съответната национална база данни.
4. Националните звена:
а)
предоставят на Европол по собствена инициатива информация и разузнавателни данни, от които той се нуждае за осъществяване на своите задачи;
б)
отговарят на искания на Европол за информация, разузнавателни данни и консултации;
в)
грижат се за актуализиране на информацията и разузнавателните данни;
г)
извършват оценка на информацията и разузнавателните данни в съответствие с националното законодателство, отнасящо се за компетентните органи, и им предават тези материали;
д)
подават до Европол искания за консултации, информация, разузнавателни данни и анализи;
е)
предоставят на Европол информация, която да се съхранява в неговите бази данни;
ж)
гарантират спазването на законодателството при всеки обмен на информация между тях и Европол.
5. Без да се засяга изпълнението на отговорностите, които държавите-членки имат по отношение на поддържането на закона и реда и защитата на вътрешната сигурност, в определени случаи националното звено не е задължено да предоставя информация и разузнавателни данни, ако това би означавало, че:
а)
се накърняват основни интереси на националната сигурност; или
б)
се застрашава успехът на текущо разследване или безопасността на определени лица; или
в)
се разкрива информация, свързана с организации или специфични разузнавателни дейности в областта на държавната сигурност.
6. Разходите, направени от националните звена за комуникация с Европол, се поемат от държавите-членки и с изключение на разходите за свързване не са за сметка на Европол.
7. Ръководителите на националните звена провеждат редовни срещи с цел оказване на съдействие на Европол по оперативни въпроси, по собствена инициатива или по искане на управителния съвет или на директора, за да:
а)
обсъдят и разработят предложения, които ще подобрят оперативната ефективност на Европол и ще насърчат ангажираността на държавите-членки;
б)
направят оценка на докладите и анализите, изготвени от Европол в съответствие с член 5, параграф 1, буква е), и да разработят мерки, за да спомогнат за осъществяването на направените заключения;
в)
подпомагат създаването на съвместни екипи за разследване, включващи участие на Европол в съответствие с член 5, параграф 1, буква г) и член 6.
Член 9
Служители за връзка
1. Всяко национално звено изпраща в Европол най-малко един служител за връзка. Ако в конкретните разпоредби на настоящото решение не е посочено друго, служителите за връзка се подчиняват на националното законодателство на изпращащата държава-членка.
2. Служителите за връзка съставляват национално бюро за връзка в Европол и приемат указания от националните си звена, с цел да представляват интересите на тези звена в рамките на Европол в съответствие с националното законодателство на изпращащата държава-членка и в съответствие с разпоредбите, приложими за администрацията на Европол.
3. Без да се засяга член 8, параграфи 4 и 5, служителите за връзка:
а)
предоставят на Европол информация от изпращащото национално звено;
б)
изпращат информация от Европол до изпращащото национално звено;
в)
осъществяват сътрудничество със служителите на Европол, като предоставят информация и консултации; и
г)
съдействат за обмена на информация между техните национални звена и служителите за връзка на други държави-членки, на своя отговорност и в съответствие с националното законодателство. Този двустранен обмен може също така да обхваща престъпления извън компетентността на Европол, доколкото това се допуска от националното законодателство.
4. Член 35 се прилага mutatis mutandis за дейността на служителите за връзка.
5. Правата и задълженията на служителите за връзка по отношение на Европол се определят от управителния съвет.
6. Служителите за връзка се ползват с привилегиите и имунитетите, които са необходими за изпълнение на техните задачи, в съответствие с член 51, параграф 2.
7. Европол гарантира, че служителите за връзка са напълно информирани и обвързани с всички негови дейности, доколкото това е съвместимо с тяхната длъжност.
8. Европол безвъзмездно предоставя на държавите-членки необходимите помещения в сградата на Европол и осигурява необходимата подкрепа за извършване на дейността на техните служители за връзка. Всички други разходи, свързани с командироването на служителите за връзка, се поемат от изпращащата държава-членка, включително разходите за оборудване на служителите за връзка, освен ако при изготвянето на бюджета на Европол управителният съвет не е препоръчал друго за конкретния случай.
ГЛАВА II
СИСТЕМИ ЗА ОБРАБОТКА НА ИНФОРМАЦИЯТА
Член 10
Обработка на информацията
1. В съответствие с настоящото решение Европол обработва информация и разузнавателни данни, включително лични данни, доколкото това е необходимо за постигането на неговите цели. Европол създава и поддържа посочената в член 11 информационна система на Европол, както и посочените в член 14 аналитични работни досиета. Европол може да създава и поддържа и други системи за обработка на лични данни, които се установяват в съответствие с параграфи 2 и 3 от настоящия член.
2. Решението за създаване на нова система за обработка на лични данни се взема от управителния съвет по предложение на директора, след като се вземат предвид възможностите, които предлагат съществуващите системи за обработка на информация на Европол, и след консултация със съвместния надзорен орган. Решението на управителния съвет се представя на Съвета за одобрение.
3. В решението на управителния съвет, посочено в параграф 2, се определят условията и ограниченията, при които Европол може да създаде нова система за обработка на лични данни. Решението може да допуска обработката на лични данни, свързани с категориите лица, посочени в член 14, параграф 1, но не и обработката на лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, нито обработка на данни, отнасящи се до здравето или сексуалния живот. Решението на управителния съвет гарантира правилното прилагане на предвидените в членове 18, 19, 20, 27, 29 и 35 мерки и принципи. По-конкретно решението на управителния съвет определя целите на новата система, достъпа до нея и използването на данните, както и сроковете за съхраняване и заличаване на данните.
4. Европол може да обработва данни, за да установи дали те съответстват на неговите задачи и могат да бъдат въведени в предвидената в член 11 информационна система на Европол и в аналитичните работни досиета, посочени в член 14, или в други системи за обработка на лични данни, създадени в съответствие с параграфи 2 и 3 от настоящия член. По предложение на директора и след консултация със съвместния надзорен орган управителният съвет определя условията за обработка на тези данни, по-конкретно що се отнася до достъпа до тях и използването им, както и сроковете за съхраняване и заличаване на данните, които не могат да надвишават шест месеца, като надлежно спазва посочените в член 27 принципи. Решението на управителния съвет се представя на Съвета за одобрение.
Член 11
Информационна система на Европол
1. Европол поддържа информационната система на Европол.
2. Европол гарантира спазването на разпоредбите на настоящото решение, с които се регламентира функционирането на информационната система. Европол отговаря за правилното функциониране на информационната система в техническо и оперативно отношение, като по-специално взема всички необходими мерки, за да гарантира правилното прилагане на мерките, посочени в членове 20, 29, 31 и 35, относно информационната система.
3. Националното звено във всяка държава-членка отговаря за връзката с информационната система на Европол. То отговаря по-специално за мерките за сигурност, посочени в член 35, по отношение на оборудването за обработка на данни, използвано на територията на съответната държава-членка, за предвиденото в член 20 преразглеждане, както и за правилното прилагане на настоящото решение в други отношения, доколкото това се изисква от законовите, подзаконовите и административните разпоредби и процедури на тази държава-членка.
Член 12
Съдържание на информационната система на Европол
1. Информационната система на Европол може да се използва само за обработка на онези данни, които са необходими за изпълнение на задачите на Европол. Въведените данни се отнасят до:
а)
лица, които съгласно националното законодателство на съответната държава-членка са заподозрени в извършване или в участие в престъпление, за което Европол е компетентен, или които са осъдени за такова престъпление;
б)
лица, за които съобразно националното законодателство на съответната държава-членка са налице факти или приемливи основания да се счита, че ще извършат престъпления, за които Европол е компетентен.
2. Данните, свързани с посочените в параграф 1 лица, могат да включват само следните сведения:
а)
фамилно име, моминско име, собствени имена и всякакви псевдоними и приети имена;
б)
дата и място на раждане;
в)
гражданство;
г)
пол;
д)
пребиваване, професия и местонахождение на съответното лице;
е)
номера за социално осигуряване, шофьорски книжки, документи за самоличност и паспортни данни; и
ж)
при необходимост, други отличителни белези, които биха могли да спомогнат за идентификацията, включително всякакви специфични, конкретни и непроменливи физически отличителни белези като дактилоскопни данни и ДНК профил (установен от некодиращата част на ДНК).
3. Освен за данните, посочени в параграф 2, информационната система на Европол може да се използва и за обработка на следните сведения за посочените в параграф 1 лица:
а)
престъпления, предполагаеми престъпления, както и време, място и начин на тяхното (предполагаемо) извършване;
б)
средства, които са били използвани или могат да бъдат използвани за извършване на престъпленията, включително информация за юридически лица;
в)
служби, които се занимават със случая, и съответни регистрационни номера на досиетата;
г)
предполагаемо членство в престъпна организация;
д)
осъждания, когато те са свързани с престъпления, за които Европол е компетентен;
е)
страната, която е въвела данните.
Тези данни може да се въвеждат и когато все още не съдържат информация за конкретни лица. Когато Европол въвежда данните самостоятелно, както и когато предоставя съответните номера на досиета, се посочва също и източникът на данните.
4. Допълнителната информация, с която разполагат Европол или националните звена относно лицата, посочени в параграф 1, може да се предоставя съответно на всяко национално звено или на Европол при поискване. Националните звена предоставят информация в съответствие с националното си законодателство.
Когато допълнителната информация касае едно или повече свързани престъпления съгласно посоченото в член 4, параграф 3, съхранените в информационната система на Европол данни се отбелязват по съответен начин, за да могат националните звена и Европол да обменят информация относно свързаните престъпления.
5. Ако производството срещу въпросното лице е окончателно прекратено или ако това лице е окончателно оправдано, данните относно делото, по което е взето такова решение, се заличават.
Член 13
Използване на информационната система на Европол
1. Националните звена, служителите за връзка, директорът, заместник-директорите или надлежно упълномощените служители на Европол имат право директно да въвеждат данни в информационната система на Европол, както и да извличат данни от нея. Европол може да извлича данни, когато това е необходимо за изпълнение на неговите задачи във връзка с конкретен случай. Извличането на данни от националните звена и от служителите за връзка се осъществява в съответствие със законовите, подзаконовите и административните разпоредби и процедури на имащата достъп страна, като се спазват всички допълнителни разпоредби на настоящото решение.
2. Единствено страната, която е въвела данните, може да ги изменя, поправя или заличава. Когато друга страна има причини да смята, че данните, посочени в член 12, параграф 2, са неточни или желае да ги допълни, тя незабавно уведомява страната, която е въвела данните. Страната, която е въвела данните, незабавно разглежда това уведомление и ако е необходимо, незабавно изменя, допълва, поправя или заличава данните.
3. Когато системата съдържа данни, посочени в член 12, параграф 3, относно дадено лице, всяка страна може да въведе допълнителни данни съобразно тази разпоредба. В случай на явно противоречие между въведените данни съответните страни се консултират помежду си и постигат съгласие.
4. Когато една страна възнамерява изцяло да заличи данните, посочени в член 12, параграф 2, които е въвела за дадено лице, и когато данните по член 12, параграф 3 за същото лице са били въведени от други страни, отговорността по отношение на законодателството за защита на данните в съответствие с член 29, параграф 1 и правото да се изменят, допълват, поправят и заличават тези данни съгласно член 12, параграф 2 се прехвърлят на следващата страна, която е въвела данни за това лице по член 12, параграф 3. Страната, която възнамерява да заличи данни, уведомява за своето намерение страната, на която е прехвърлена отговорността по отношение на защитата на данните.
5. Отговорността за допустимостта на извличането, въвеждането и измененията в информационната система на Европол се носи от извличащата, въвеждащата или изменящата страна. Трябва да е възможно тази страна да бъде идентифицирана. Предоставянето на информация между националните звена и компетентните органи на държавите-членки се урежда от националното законодателство.
6. Освен националните звена и лицата по параграф 1, компетентните органи, определени за тази цел от държавите-членки, могат също да отправят запитвания до информационната система на Европол. В резултатите от търсенето обаче ще се посочва единствено дали търсените данни са налични в информационната система на Европол. Допълнителна информация може да бъде получена след това чрез националното звено.
7. Информацията относно определените в съответствие с параграф 6 компетентни органи, включително последващите изменения, се предава на генералния секретариат на Съвета, който я публикува в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 14
Аналитични работни досиета
1. Когато е необходимо за изпълнението на задачите му, Европол може да съхранява, изменя и използва в аналитичните работни досиета данни за престъпления, за които е компетентен, включително данни за свързаните престъпления, посочени в член 4, параграф 3. Аналитичните работни досиета може да съдържат данни за следните категории лица:
а)
лицата, посочени в член 12, параграф 1;
б)
лица, които биха могли да бъдат призовани да свидетелстват при разследвания във връзка с разглежданите престъпления или в последващи наказателни производства;
в)
лица, които са били жертва на някое от разглежданите престъпления, или по отношение на които някои факти дават основание да се смята, че те биха могли да са жертва на такова престъпление;
г)
лица за контакт и съучастници; и
д)
лица, които могат да предоставят информация за разглежданите престъпления.
Обработката на лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, както и обработката на данни, касаещи здравето или сексуалния живот, не се разрешава, освен ако не са безусловно необходими за целите на въпросното досие и ако тези данни не допълват други лични данни, които вече са въведени в същото досие. Забранява се подбирането на дадена група лица единствено въз основа на изброените по-горе данни в нарушение на вече посочените правила по отношение на целите.
С квалифицирано мнозинство и след консултация с Европейския парламент Съветът приема правила за прилагане по отношение на аналитичните работни досиета, които се изготвят от управителния съвет след получаване на становището на съвместния надзорен орган и съдържат допълнителни подробности, по-специално по отношение на категориите лични данни, посочени в настоящия член, и на разпоредбите относно сигурността на съответните данни и вътрешния надзор върху тяхното използване.
2. Аналитичните работни досиета се отварят за целите на анализа, който се определя като събиране, обработка или използване на данните с цел да се помогне на наказателно разследване. Всеки аналитичен проект води до създаването на група за анализ, в която тясно си сътрудничат следните участници:
а)
анализатори и други служители на Европол, посочени от директора на Европол;
б)
служителите за връзка и/или експертите от държавите-членки, които предоставят информация или са заинтересовани от анализа по смисъла на параграф 4.
Единствено анализаторите са упълномощени да въвеждат данни в съответното досие и да ги изменят. Всички участници в групата за анализ могат да извличат данни от досието.
3. По искане на Европол или по своя собствена инициатива националните звена съобщават на Европол цялата информация, от която може да се нуждае за целите на определено аналитично работно досие, при спазване на член 8, параграф 5. Държавите-членки предоставят тези данни само когато в тяхното национално законодателство също се разрешава те да бъдат обработвани за целите на предотвратяването, анализирането или борбата с престъпленията. В зависимост от степента на спешност посочените компетентни органи могат да насочват данни директно към аналитичните работни досиета в съответствие с член 8, параграф 2.
4. Ако анализът е от общ характер и стратегическо естество, всички държави-членки получават пълна информация за констатираните резултати посредством служителите за връзка и/или експертите, по-специално като им се изпращат съставените от Европол доклади.
Ако анализът се отнася до конкретни случаи, които не засягат всички държави-членки, и има пряка оперативна цел, в него участват представители на следните държави-членки:
а)
държавите-членки, които са източник на информацията, довела до вземането на решението за отваряне на аналитичното работно досие, или държавите-членки, които са пряко заинтересовани от тази информация, както и държавите-членки, които са поканени след това от групата за анализ да вземат участие в анализа, защото те също стават заинтересовани;
б)
държавите-членки, които са узнали за необходимостта да бъдат информирани чрез консултиране на посочената в член 15 индексна функция и държат на необходимостта да знаят съгласно условията, определени в параграф 5 от настоящия член.
5. Необходимостта за получаване на информация може да бъде предявена от упълномощените служители за връзка. Всяка държава-членка назначава и упълномощава ограничен брой служители за връзка.
Необходимостта за получаване на информация, определена в параграф 4, втора алинея, буква б), се предявява от служителя за връзка чрез писмено обосновано заявление, което е одобрено от органа, на който той е подчинен в своята държава-членка, и което се изпраща до всички участници в анализа. След това той автоматично се включва в извършвания анализ.
Ако в групата за анализ бъде повдигнато възражение, автоматичното участие се отлага до приключването на помирителната процедура, която се състои от следните три етапа:
а)
участниците в анализа се стремят да постигнат съгласие със служителя за връзка, който предявява необходимостта за получаване на информация; за тази цел те разполагат с не повече от осем дни;
б)
ако не бъде постигнато споразумение, ръководителите на заинтересованите национални звена и ръководството на Европол се срещат в срок от три дни и се стремят да постигнат съгласие;
в)
ако не бъде постигнато съгласие, представителите на заинтересованите страни в управителния съвет се срещат в срок от осем дни. Ако заинтересованата държава-членка не се откаже от необходимостта за получаване на информация, участието на тази държава-членка се решава с консенсус.
6. Държавата-членка, която предоставя определени данни на Европол, сама преценява степента на чувствителност и нейното вариране, и има право да определи условията за боравене с данните. Всяко разпространяване или оперативно използване на предоставени данни се решава от държавата-членка, която ги е предоставила на Европол. Ако не може да се определи коя държава-членка е предоставила данните на Европол, решението за разпространяване или оперативно използване на данните се взема от участниците в анализа. Държавата-членка или експертът, който се присъединява към анализ в процеса на извършването му, по-специално нямат право да разпространяват или използват данните без предварителното съгласие на първоначално заинтересованите държави-членки.
7. Чрез дерогация от параграф 6 когато след включването на данни в аналитичното работно досие Европол установи, че тези данни са свързани с лице или предмет, за което/който в досието вече са включени данни, предоставени от друга държава-членка или трета страна, държавата-членка или съответната трета страна следва да бъде уведомена незабавно за установената връзка в съответствие с член 17.
8. Европол може да покани експерти на организациите, посочени в член 22, параграф 1 или член 23, параграф 1, за участие в дейностите на групата за анализ, когато:
а)
между Европол и заинтересованата организация е в сила споразумение или договореност за работа, посочени в член 22, параграф 1 или член 23, параграф 1, в което се съдържат подходящи разпоредби относно обмена на информация, включително предаването на лични данни, както и относно поверителността на обменяната информация;
б)
участието на експерти от организацията е в интерес на държавите-членки;
в)
организацията е пряко заинтересована от анализа; и
г)
всички участници са изразили съгласието си за включването на експерти от организацията в дейностите на групата за анализ.
Съгласно посочените в първа алинея, букви б), в) и г) условия Европол кани експерти от Европейската служба за борба с измамите да се включат в дейностите на групата за анализ, ако аналитичният проект е свързан с измама или други незаконни дейности, които засягат финансовите интереси на Европейските общности.
Участието на експерти от дадена организация в дейностите на групата за анализ е предмет на договореност между Европол и съответната организация. Правилата, регламентиращи тези договорености, се определят от управителния съвет.
Подробностите на договореностите между Европол и организациите се изпращат на съвместния надзорен орган, който може да отправя до управителния съвет всякакви коментари, които счита за необходими.
Член 15
Индексна функция
1. Европол създава индексна функция за данните, които се съхраняват в аналитичните работни досиета.
2. Директорът, заместник-директорите, надлежно оправомощените служители на Европол, както и служителите за връзка и надлежно оправомощените служители на националните звена имат право на достъп до индексната функция. Индексната функция е такава, че лицето, което я използва, ясно разбира от консултираните данни дали определено аналитично работно досие съдържа данни, които представляват интерес за изпълнението на задачите на лицето, което използва индексната функция.
3. Достъпът до индексната функция се определя по такъв начин, че да е възможно да се определи дали дадена информация се съхранява в аналитичното работно досие, но да не е възможно да се правят връзки или допълнителни заключения относно съдържанието му.
4. Подробните процедури за оформянето на индексната функция, включително условията за достъп до нея, се определят от управителния съвет след консултация със съвместния надзорен орган.
Член 16
Заповед за отваряне на аналитично работно досие
1. Във всяка заповед за отваряне на аналитично работно досие директорът на Европол посочва:
а)
името на досието;
б)
целите на досието;
в)
групите лица, за които се съхраняват данни;
г)
естеството на съхраняваните данни, както и задължително необходимите личните данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, и данни, отнасящи се до здравето или сексуалния живот;
д)
общия контекст, довел до решението за отваряне на досието;
е)
участниците в групата за анализ към момента на отваряне на досието;
ж)
условията, при които съхраняваните в досието лични данни могат да бъдат предоставяни, както и възможните получатели и използваната процедура;
з)
сроковете за проучване на данните, както и продължителността на съхранение;
и)
метода за регистриране за целите на проверката (audit log).
2. Директорът уведомява незабавно управителния съвет и съвместния надзорен орган относно заповедта за отваряне на досието, както и относно всички последващи изменения на посочените в параграф 1 елементи, като им предоставя и самото досие. Съвместният надзорен орган може да отправи към управителния съвет всички коментари, които смята за необходими. Директорът на Европол може да поиска от съвместния надзорен орган да се занимае с това в рамките на определен период от време.
3. Аналитичното работно досие се съхранява за срок не по-дълъг от три години. Преди да изтече тригодишният период Европол преценява дали е необходимо да се продължи това досие. Когато е крайно необходимо за целите на досието, директорът може да нареди продължаване на досието за нов тригодишен период. Директорът незабавно уведомява управителния съвет и съвместния надзорен орган относно онези елементи в досието, които обуславят крайната необходимост от продължаването му. Съвместният надзорен орган отправя към управителния съвет всякакви бележки, които смята за необходими. Директорът на Европол може да поиска от съвместния надзорен орган да се занимае с това в рамките на определен период от време.
4. Управителният съвет може по всяко време да нареди на директора да измени заповедта за отваряне или да затвори аналитичното работно досие. Управителният съвет решава на коя дата да се извърши това изменение или затваряне.
ГЛАВА III
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО ОБРАБОТКАТА НА ИНФОРМАЦИЯ
Член 17
Задължение за уведомяване
Без да се засяга член 14, параграфи 6 и 7, Европол своевременно уведомява националните звена и по искане от националните звена, техните служители за връзка, за всяка информация, която представлява интерес за тяхната държава-членка, както и за установени връзки между престъпления, за които Европол е компетентен съгласно член 4. Може да се съобщават също така информация и разузнавателни данни относно други тежки престъпления, за които Европол научава при изпълнението на своите задачи.
Член 18
Разпоредби за контрол върху извличането на данни
Европол установява в сътрудничество с държавите-членки подходящи механизми за контрол с оглед проверката на законосъобразността на извличането на данни от всяко автоматизирано досие с данни, използвано за обработката на лични данни, и предоставя на държавите-членки достъп до регистрите за целите на проверката (audit logs) по тяхно искане. Събраните по този начин данни се използват от Европол и от надзорните органи, предвидени в членове 33 и 34, единствено за целите на проверката и се заличават след осемнадесет месеца, освен ако тези данни не са необходими за целите на текущия контрол. Тези механизми за контрол се определят по-подробно от управителния съвет след консултация със съвместния надзорен орган.
Член 19
Правила за използването на данни
1. Личните данни, които са извлечени от досиета на Европол за обработка на данни или предоставени по друг подходящ начин, се изпращат и се използват само от компетентните органи на държавите-членки за предотвратяване и борба с престъпленията, за които Европол е компетентен, както и за предотвратяване и борба с други тежки форми на престъпност. Европол използва данните само за изпълнението на своите задачи.
2. Ако във връзка с някои данни съобщаващата държава-членка или съобщаващата трета държава или трети орган постави по-специални ограничения върху използването на тези данни в тази държава-членка, трета страна или трети орган, тези ограничения се спазват също така от ползвателя на данните, освен в специални случаи, когато националното законодателство постановява, че ограниченията върху използването не се прилагат за съдебни и законодателни органи или за други законоустановени независими органи, които отговарят за надзора върху националните компетентни органи. В тези случаи данните се използват само след предварителна консултация със съобщаващата държава-членка, чиито интереси и становища се вземат предвид в рамките на възможното.
3. Използването на данните за други цели или от органи, различни от националните компетентни органи, е възможно само след консултация с държавата-членка, която е предала данните, доколкото националното законодателство на тази държава-членка позволява това.
Член 20
Срокове за съхраняване и заличаване на досиета с данни
1. Европол съхранява данните в досиетата с данни само докато това е необходимо за изпълнението на неговите задачи. Необходимостта от продължаване на съхраняването се преразглежда не по-късно от три години след въвеждането на данните. Преразглеждането на данните, които се съхраняват в информационната система на Европол, и тяхното заличаване се извършват от звеното, което е въвело данните. Преразглеждането на данните, съхранявани в други досиета с данни на Европол, и тяхното заличаване се извършват от Европол. Европол автоматично уведомява държавите-членки, с тримесечно предизвестие, за изтичането на сроковете за преразглеждане на съхраняването на данните.
2. По време на преразглеждането звената, посочени в третото и четвъртото изречение от параграф 1, могат да решат да продължат съхраняването на данните до следващото преразглеждане, което ще се извърши след нов тригодишен период, ако това все още е необходимо за изпълнението на задачите на Европол. Ако не се вземе решение за продължаване на съхраняването на данните, последните се заличават автоматично.
3. Когато държава-членка заличи от своите национални досиета данни, предоставени на Европол, която ги съхранява в други досиета с данни, тя информира Европол за това. В такива случаи Европол заличава данните, освен ако към тях няма продължаващ интерес, основаващ се на разузнавателни данни, които са по-обширни от притежаваните от съобщаващата държава-членка. Европол информира заинтересованата държава-членка за продълженото съхраняване на тези данни.
4. Тези данни не се заличават, ако това би навредило на интересите на субекта на данните, който трябва да бъде защитен. В тези случаи данните се използват само със съгласието на субекта на данните.
Член 21
Достъп до данни от други информационни системи
Доколкото Европол е упълномощен съгласно международни или национални правни инструменти или правни инструменти на Съюза да получи компютърен достъп до данни от други информационни системи с национален или международен характер, Европол може да извлича лични данни с такива средства, ако това е необходимо за изпълнението на задачите му. Достъпът до тези данни и използването им от Европол се уреждат от приложимите разпоредби на такива международни или национални правни инструменти или правни инструменти на Съюза, доколкото те предвиждат по-строги правила за достъп и използване, отколкото тези по настоящото решение.
ГЛАВА IV
ОТНОШЕНИЯ С ПАРТНЬОРИ
Член 22
Отношения с други институции, органи, служби и агенции на Съюза или Общността
1. Доколкото това е свързано с изпълнението на неговите задачи, Европол може да установява и поддържа отношения на сътрудничество с институции, органи, служби и агенции, създадени от или въз основа на Договора за Европейския съюз и на договорите за създаване на Европейските общности, по-специално със:
а)
Евроюст,
б)
Европейската служба за борба с измамите (OLAF) (10);
в)
Европейската агенция за управление на оперативното сътрудничество по външните граници на държавите-членки на Европейския съюз (Frontex) (11);
г)
Европейския полицейски колеж (СЕПОЛ);
д)
Европейската централна банка;
е)
Европейския център за мониторинг на наркотиците и наркоманиите (ЕЦМНН) (12).
2. Европол сключва споразумения или договорености за работа с посочените в параграф 1 образувания. Подобни споразумения или договорености за работа могат да засягат обмена на оперативна, стратегическа или техническа информация, включително лични данни и класифицирана информация. Подобни споразумения или договорености за работа могат да се сключват само след одобрение от управителния съвет, който, доколкото се отнася до обмена на лични данни, предварително е получил становището на съвместния надзорен орган.
3. Преди влизането в сила на посочените в параграф 2 споразумения или договорености за работа Европол може директно да получава и използва информация, включително лични данни, от посочените в параграф 1 образувания, когато това е необходимо за законното изпълнение на неговите задачи, и може при условията, предвидени в член 24, параграф 1, директно да предава информация, включително лични данни, на такива образувания, когато това е необходимо за законното изпълнение на задачите на получателите.
4. Предаването на класифицирана информация от Европол на посочените в параграф 1 образувания се разрешава само когато между Европол и получателя съществува споразумение за поверителност.
Член 23
Отношения с трети държави и организации
1. Когато това се изисква за изпълнението на неговите задачи, Европол може също така да установява и поддържа отношения на сътрудничество със:
а)
трети държави;
б)
организации като следните:
i)
международни организации и техни подчинени органи, регламентирани от публичното право;
ii)
други органи, регламентирани от публичното право, създадени от или въз основа на споразумение между две или повече държави; и
iii)
Международната организация на криминалната полиция (Интерпол).
2. Европол сключва споразумения с посочените в параграф 1 образувания, които са включени в списъка по член 26, параграф 1, буква а). Подобни споразумения могат да се сключват във връзка с обмена на оперативна, стратегическа или техническа информация, включително лични данни и класифицирана информация, ако същият се осъществява посредством определена точка за контакт, посочена в споразумението, упоменато в параграф 6, буква б) от настоящия член. Подобни споразумения могат да бъдат сключени само след одобрение от Съвета, след консултация с управителния съвет и що се отнася до обмена на лични данни - след получаване на становището на съвместния надзорен орган, съобщено чрез управителния съвет.
3. Преди влизането в сила на посочените в параграф 2 споразумения Европол може директно да получава и използва информация, включително лични данни и класифицирана информация, когато това е необходимо за законното изпълнение на неговите задачи.
4. Преди влизането в сила на посочените в параграф 2 споразумения Европол може, съгласно условията, определени в член 24, параграф 1, да предава директно информация, с изключение на лични данни и класифицирана информация, на образуванията, посочени в параграф 1 от настоящия член, когато това е необходимо за законното изпълнение на задачите на получателя.
5. Европол може съгласно условията, посочени в член 24, параграф 1, директно да предава информация, с изключение на лични данни и класифицирана информация, на посочените в параграф 1 от настоящия член образувания, които не са включени в списъка, посочен в член 26, параграф 1, буква а), когато това е абсолютно необходимо в отделни случаи за целите на предотвратяването или противодействието на престъпления, за които Европол е компетентен.
6. Европол може съгласно условията, посочени в член 24, параграф 1, да предава на образуванията, посочени в параграф 1 от настоящия член:
а)
лични данни и класифицирана информация, когато това е необходимо в отделни случаи за целите на предотвратяването и противодействието на престъпления, за които Европол е компетентен; и
б)
лични данни, когато Европол е сключил споразумение със съответното образувание съгласно параграф 2 от настоящия член, с което се позволява предаването на такива данни въз основа на оценката за наличие на достатъчна степен на защита на данните, осигурена от това образувание.
7. Предаването на класифицирана информация от Европол на посочените в параграф 1 образувания се разрешава само когато между Европол и получателя съществува споразумение за поверителност.
8. Чрез дерогация от параграфи 6 и 7 и без да се засяга член 24, параграф 1, Европол може да предава лични данни и класифицирана информация, с които разполага, на посочените в параграф 1 от настоящия член образувания, когато директорът смята, че предаването на данните е абсолютно необходимо за защита на основните интереси на съответните държави-членки, попадащи в обхвата на целите на Европол, или е в интерес на предотвратяването на непосредствена опасност, свързана с престъпление или терористичен акт. При всички обстоятелства директорът проучва степента на защита на данните, която се прилага към съответния орган, с оглед уравновесяване на тази степен на защита на данните с посочените по-горе интереси. Директорът информира възможно най-бързо управителния съвет и съвместния надзорен орган относно решението си и основанията за оценката на съответствието на степента на защита на данните, която е налице в съответните образувания.
9. Преди да се пристъпи към предаване на лични данни съгласно параграф 8, директорът преценява съответствието на равнището на защита на данните, която е налице в съответните образувания, като взема предвид всички обстоятелства, които са релевантни при предаването на лични данни, и по-специално:
а)
естеството на данните;
б)
целта, за която са предназначени данните;
в)
продължителността на предвидената обработка;
г)
общите или специфични разпоредби за защита на данните, приложими към образуванието;
д)
дали образуванието приема специфичните условия, изисквани от Европол относно данните.
Член 24
Предаване на данни
1. Ако съответните данни са предадени на Европол от държава-членка, Европол ги предава на образуванията, посочени в член 22, параграф 1 и член 23, параграф 1, само със съгласието на тази държава-членка. Съответната държава-членка може да даде своето предварително съгласие за такова предаване, като това съгласие може да е общо или да подлежи на определени условия. Това съгласие може да бъде оттеглено по всяко време.
Ако данните не са били предадени от държава-членка, Европол се уверява, че предаването на тези данни няма да е причина за:
а)
възпрепятстване на правилното изпълнение на задачите, които попадат в областта на компетентност на държавата-членка;
б)
застрашаване на сигурността и обществения ред в държава-членка или засягане на нейното общо благосъстояние.
2. Европол отговаря за законосъобразността на предаването на данни. Европол води отчет на всяко предаване на данни съгласно настоящия член и на основанията за предаването. Данни се предават само ако получателят поеме задължението данните да се използват само за целта, за която са предадени.
Член 25
Информация, предадена от частноправни субекти и частни лица
1. За целите на настоящото решение,
а)
„частноправни субекти“ означават образувания и лица, установени съгласно законодателството на държава-членка или трета държава, по-специално дружества и фирми, стопански сдружения, нестопански организации и други юридически лица, субекти на частното право, които не са уредени от член 23, параграф 1;
б)
„частни лица“ означава всички физически лица.
2. Когато това е необходимо за законното изпълнение на неговите задачи, Европол може да обработва информация, включително лични данни, предадена от частноправни субекти съгласно посочените в параграф 3 условия.
3. Личните данни, предадени от частноправни субекти, могат да се обработват от Европол при следните условия:
а)
Лични данни от частноправни субекти, установени съгласно законодателството на държава-членка, могат да се обработват от Европол само ако са предадени чрез националното звено на тази държава-членка в съответствие с националното законодателство. Европол не може директно да се свързва с частноправни субекти в държавите-членки с цел извличане на информация.
б)
Личните данни от частноправни субекти, установени съгласно законодателството на трета държава, с която Европол има сключено споразумение за сътрудничество в съответствие с член 23, позволяващо обмена на лични данни, могат да бъдат предавани на Европол само чрез точката за контакт на тази държава, определена в действащото споразумение за сътрудничество и съответстваща на неговите условия.
в)
Личните данни, предадени от частноправни субекти, установени съгласно законодателството на трета държава, с която Европол няма сключено споразумение за сътрудничество, позволяващо обмена на лични данни, могат да бъдат обработвани от Европол само ако:
i)
съответният частноправен субект е включен в списъка, посочен в член 26, параграф 2; и
ii)
Европол и съответният частноправен субект са сключили меморандум за разбирателство относно предаването на информация, включително лични данни, потвърждаващ законността на събирането и предаването на лична информация от частноправен субект и указващ, че предадените лични данни могат да бъдат използвани само за законното изпълнение на задачите на Европол. Подобен меморандум за разбирателство може да се сключи само след одобрение от управителния съвет, който предварително е получил становището на съвместния надзорен орган.
Ако предадените данни засягат интересите на държава-членка, Европол незабавно уведомява националното звено на съответната държава-членка.
4. В допълнение към обработката на данни от частноправни субекти съгласно параграф 3 Европол може директно да извлича и обработва данни, включително лични данни, от общественодостъпни източници, като медиите и публични данни, както и от доставчици на данни от търговския сектор, съгласно разпоредбите от настоящото решение за защита на данните. В съответствие с член 17 Европол препраща на националните звена всяка информация, която ги засяга.
5. Информация, включително лични данни, от частни лица, може да бъде обработвана от Европол само ако е получена чрез националното звено съгласно националното законодателство или чрез точката за контакт на трета държава, с която Европол има сключено споразумение за сътрудничество съгласно член 23. Ако Европол получи информация, включително лични данни, от частно лице, пребиваващо в трета държава, с която Европол няма сключено споразумение за сътрудничество, Европол може само я препрати до заинтересованата държава-членка или трета държава, с която Европол има сключено споразумение за сътрудничество в съответствие с член 23. Европол не може да се свързва пряко с частни лица с цел извличане на информация.
6. Личните данни, предадени или извлечени от Европол съгласно параграф 3, буква в) от настоящия член, могат да бъдат обработвани само с цел включването им в информационната система на Европол, посочена в член 11, и аналитичните работни досиета, посочени в член 14, или други системи за обработка на лични данни, създадени в съответствие с член 10, параграфи 2 и 3, при условие че тези данни са свързани с други данни, вече въведени в една от горепосочените системи, или тези данни са свързани с предишно търсене на национално звено в една от горепосочените системи.
Отговорността за обработени от Европол данни, които са били предадени съгласно условията, предвидени в параграф 3, букви б) и в) и параграф 4 от настоящия член, както и за информацията, предадена чрез точката за контакт на трета държава, с която Европол има сключено споразумение за сътрудничество съгласно член 23, се носи от Европол в съответствие с член 29, параграф 1, буква б).
7. Директорът представя на управителния съвет пълен доклад за прилагането на настоящия член две години след датата, от която се прилага настоящото решение. По съвет от страна на съвместния надзорен орган или по собствена инициатива управителният съвет може да приеме всяка подходяща според него мярка съгласно член 37, параграф 9, буква б).
Член 26
Правила за прилагане, регламентиращи отношенията на Европол
1. Съветът, като действа с квалифицирано мнозинство, след консултация с Европейския парламент:
а)
определя списък на третите държави и организации, посочени в член 23, параграф 1, с които Европол сключва споразумения. Този списък се изготвя от управителния съвет и се преразглежда при необходимост; и
б)
приема правилата за прилагане, определящи отношенията на Европол с образуванията, посочени в член 22, параграф 1 и член 23, параграф 1, включително обмена на лични данни и класифицирана информация. Правилата за прилагане се изготвят от управителния съвет, който предварително е получил становището на съвместния надзорен орган.
2. Управителният съвет определя и преразглежда, когато е необходимо, списък на частноправните субекти, с които Европол може да сключва меморандуми за разбирателство съгласно член 25, параграф 3, буква в), подточка ii), както и да приема правила, определящи съдържанието и процедурата при сключване на такива меморандуми за разбирателство, след получаване на становището на съвместния надзорен орган.
ГЛАВА V
ЗАЩИТА И СИГУРНОСТ НА ДАННИТЕ
Член 27
Стандарт за защита на данните
Без да се засягат конкретни разпоредби на настоящото решение, Европол взема предвид принципите на Конвенцията на Съвета на Европа от 28 януари 1981 г. за защита на лицата при автоматизираната обработка на лични данни и Препоръка № R (87) 15 на Комитета на министрите на Съвета на Европа от 17 септември 1987 г. Европол съблюдава тези принципи при обработката на лични данни, включително по отношение на автоматизираните и неавтоматизираните данни, съхранявани под формата на досиета с данни, особено всеки структуриран комплект лични данни, достъпни в съответствие със специфични критерии.
Член 28
Отговорник по защита на данните
1. По предложение на директора управителният съвет назначава за отговорник по защита на данните лице, което е служител на Европол. Този служител действа независимо при изпълнение на своите задължения.
2. Отговорникът по защита на данните има по-специално следните задачи:
а)
да гарантира по независим начин законосъобразността и спазването на разпоредбите на настоящото решение относно обработката на лични данни, включително обработката на лични данни на служителите на Европол;
б)
да гарантира, че в съответствие с настоящото решение за предаването и получаването на лични данни се държи писмен отчет;
в)
да направи необходимото субектите на данните да бъдат информирани по тяхно искане за правата си съгласно настоящото решение;
г)
да сътрудничи със служителите на Европол, отговарящи за процедурите, обучението и консултациите относно обработката на данни;
д)
да сътрудничи със съвместния надзорен орган;
е)
да подготвя годишен доклад и да го представя на управителния съвет и съвместния надзорен орган.
3. При изпълнението на своите задачи отговорникът по защита на данните има достъп до всички данни, обработвани от Европол, и до всички помещения на Европол.
4. Ако отговорникът по защита на данните сметне, че не са спазени разпоредбите на настоящото решение, засягащи обработката на лични данни, той информира директора, като изисква от него да поправи това неспазване в определен срок.
Ако директорът не поправи неспазването на обработката в определения срок, отговорникът по защита на данните информира управителния съвет и договаря с него определен срок за отговор.
Ако управителният съвет не поправи неспазването на изискванията за обработката в определения срок, отговорникът по защита на данните отнася въпроса към съвместния надзорен орган.
5. Управителният съвет приема допълнителни правила за прилагане по отношение на отговорника по защита на данните. Тези правила за прилагане се отнасят по-специално до подбора и освобождаването от длъжност, задачите, задълженията, правомощията и гаранциите за независимост на отговорника по защита на данните.
Член 29
Отговорност в работата по защита на данните
1. Отговорността за данните, които се обработват в Европол, по-специално по отношение на законосъобразността на тяхното събиране, предаването им на Европол и въвеждането им, както и на тяхната точност и актуалност и проверката на сроковете за съхранение, се носи от:
а)
държавата-членка, която е въвела или по друг начин е съобщила данните;
б)
Европол по отношение на данните, съобщени на Европол от трети страни, включително данните, съобщени от частни лица в съответствие с член 25, параграф 3, букви б) и в) и параграф 4, както и данните, съобщени чрез точката за контакт на трета държава, с която Европол има подписано споразумение за сътрудничество съгласно член 23, или които произтичат от анализи, извършени от Европол.
2. Отговорността за защита на данните, които са предадени на Европол, но още не са въведени в досиетата с данни на Европол, продължава да се носи от страната, предала данните. Въпреки това Европол носи отговорност за гарантиране на сигурността на данните в съответствие с член 35, параграф 2 дотолкова, че до въвеждането на тези данни в досие с данни те могат да бъдат достъпни единствено за упълномощени служители на Европол с цел да се определи дали могат да бъдат обработвани в Европол или от упълномощени служители на страната, предоставила данните. Ако след извършване на оценка Европол има основание да смята, че предоставените данни са неточни или вече не са актуални, той информира за това страната, която е предоставила данните.
3. Освен това съгласно други разпоредби на настоящото решение Европол отговаря за всички обработвани от него данни.
4. Ако Европол има доказателства, че данни, въведени в някоя от неговите системи, посочени в глава II, са фактически неточни или се съхраняват незаконно, той съответно информира за това държавата-членка или друга имаща отношение страна.
5. Европол съхранява данните по такъв начин, че да може да се установи коя държава-членка или трета страна е предала данните и дали те са резултат от анализ на Европол.
Член 30
Право на достъп на физически лица
1. Всяко лице има право през разумни интервали от време да получава информация, дали Европол обработва свързани с него лични данни, да получава съобщения за такива данни в разбираема форма или да иска проверка на такива данни във всички случаи съгласно изложените в настоящия член условия.
2. Всяко лице, желаещо да упражни правата си съгласно настоящия член, може за тази цел да отправи искане, което не налага прекомерни разходи, в държава-членка по свой избор към определения за тази цел орган в същата държава-членка. Органът препраща искането до Европол незабавно и при всички случаи в рамките на един месец от получаването му.
3. Европол дава отговор на искането, без да го бави неоснователно и при всички случаи в рамките на три месеца от получаването му от Европол в съответствие с настоящия член.
4. Европол се консултира с компетентните органи на заинтересованите държави-членки, преди да вземе решение относно своя отговор на искане по параграф 1. Решението за достъп до данни зависи от тясното сътрудничество между Европол и държавите-членки, пряко засегнати от съобщаването на тези данни. В случай че държава-членка възразява срещу предложения отговор на Европол, тя уведомява Европол за основанията си.
5. Предоставянето на информация в отговор на искане по параграф 1 се отказва, ако този отказ е необходим поради следните причини:
а)
да се даде възможност на Европол да изпълни надлежно задълженията си;
б)
да се защитят сигурността и общественият ред в държавите-членки или да се предотврати престъпление;
в)
да се гарантира, че няма да бъде застрашено някое национално разследване;
г)
да се защитят правата и свободите на трети страни.
Когато се прави оценка на приложимостта на дадено изключение, се вземат предвид интересите на засегнатото лице.
6. Ако предоставянето на информация в отговор на искане по параграф 1 бъде отказано, Европол уведомява засегнатото лице, че е извършил проверки, без да дава информация, която би могла да разкрие на лицето дали отнасящи се до него лични данни се обработват от Европол.
7. Всяко лице има право през разумни интервали от време да иска от съвместния надзорен орган да провери дали начинът на събиране, съхраняване, обработка и използване на неговите лични данни от страна на Европол е в съответствие с разпоредбите на настоящото решение относно обработката на лични данни. Съвместният надзорен орган уведомява засегнатото лице, че е извършил проверки, без да дава информация, която би могла да разкрие на лицето дали отнасящи се до него лични данни се обработват от Европол.
Член 31
Право на субекта на данните на поправяне и заличаване на данни
1. Всяко лице има право да поиска Европол да поправи или заличи неточни данни, които го засягат. Ако се окаже, въз основа на упражняването на това право или по друг начин, че данни, с които Европол разполага и които са му съобщени от трети страни или са резултат от негови собствени анализи, са неточни или че тяхното въвеждане или съхраняване е в нарушение на настоящото решение, Европол поправя или заличава тези данни.
2. Ако данните, които са неточни или са обработени в нарушение на настоящото решение, са предадени на Европол пряко от държави-членки, съответните държави-членки поправят или заличават тези данни в сътрудничество с Европол.
3. Ако неточните данни са предадени чрез друго подходящо средство или ако грешките в данните, които са предоставени от държави-членки, се дължат на грешно предаване или са били предадени в нарушение на разпоредбите на настоящото решение, или са в резултат на тяхното неправилно въвеждане, завеждане или съхраняване или на нарушение на разпоредбите на настоящото решение от Европол, Европол поправя или заличава данните в сътрудничество със заинтересованите държави-членки.
4. В случаите, посочени в параграфи 1, 2 и 3, държавите-членки или третите страни, които са получили данните, се уведомяват незабавно. Държавите-членки, които са получатели, и третите страни също поправят или заличават тези данни. Когато заличаването е невъзможно, данните се блокират, за да се предотврати бъдеща обработка.
5. Европол информира субекта на данни, отправил искането, в писмен вид и без необосновано забавяне и при всички случаи в тримесечен срок, че отнасящите се до него данни са поправени или заличени.
Член 32
Обжалване
1. В своя отговор на искане за проверка, на искане за достъп до данни или на искане за поправяне и заличаване на данни Европол информира субекта на данни, отправил искането, че той може да обжалва решението пред съвместния надзорен орган, ако не е удовлетворен от това решение. Субектът на данни може също така да отнесе въпроса до съвместния надзорен орган и ако не е получил отговор на искането си в сроковете, определени в членове 30 или 31.
2. Ако субектът на данни, отправил искането, подаде жалба пред съвместния надзорен орган, жалбата се разглежда от този орган.
3. Когато жалбата се отнася до решение съгласно член 30 или 31, съвместният надзорен орган се консултира с националните надзорни органи или с компетентния съдебен орган в държавата-членка, която е източник на данните, или с пряко заинтересованата държава-членка. Решението на съвместния надзорен орган, което може да включва отказ за съобщаване на всякаква информация, се взема в тясно сътрудничество с националния надзорен орган или с компетентния съдебен орган.
4. Когато обжалването е свързано с достъп до данни, въведени от Европол в информационната система на Европол, с достъп до данни, съхранявани в аналитичните работни досиета, или с достъп до друга система, създадена от Европол за обработка на лични данни съгласно член 10, и при настоятелни възражения от Европол, съвместният надзорен орган може да отхвърли тези възражения само с мнозинство от две трети от своите членове, след като е изслушал Европол и държавата-членка или държавите-членки, както е посочено в член 30, параграф 4. Ако няма такова мнозинство, съвместният надзорен орган уведомява за отказа субекта на данни, отправил искането, без да дава информация, която би могла да разкрие съществуването на лични данни за този субект.
5. Когато обжалването е свързано с проверката на данни, въведени в информационната система на Европол от държава-членка, или на данни, съхранявани в аналитичните работни досиета или в друга система, създадена от Европол за обработката на лични данни в съответствие с член 10, съвместният надзорен орган гарантира правилното извършване на необходимите проверки в тясно сътрудничество с националния надзорен орган на държавата-членка, която е въвела данните. Съвместният надзорен орган уведомява субекта на данни, отправил искането, че е извършил проверките, без да дава информация, която би могла да разкрие съществуването на лични данни за този субект.
6. Когато обжалването е свързано с проверката на данни, въведени от Европол в информационната система на Европол, или на данни, съхранявани в аналитичните работни досиета или в друга система, създадена от Европол за обработката на лични данни в съответствие с член 10, съвместният надзорен орган гарантира правилното извършване на необходимите проверки от Европол. Съвместният надзорен орган уведомява субекта на данни, отправил искането, че е извършил проверките, без да дава информация, която би могла да разкрие съществуването на лични данни за този субект.
Член 33
Национален надзорен орган
1. Всяка държава-членка определя национален надзорен орган, чиято задача е да извършва независим контрол съгласно съответното национално право върху допустимостта на въвеждането, извличането и съобщаването на Европол на лични данни от съответната държава-членка, както и да преценява дали това въвеждане, извличане или съобщаване не нарушава правата на субекта на данните. За тази цел надзорният орган има достъп в работните помещения на националното звено и на служителите за връзка до данните, които са въведени от държавата-членка в информационната система на Европол или в друга система, създадена от Европол за обработка на лични данни съгласно член 10, съгласно съответните национални процедури.
За целите на упражняването на своята надзорна функция националните надзорни органи имат достъп до служебните помещения и документите на съответните им служители за връзка в Европол.
Освен това националните надзорни органи следят съгласно съответните национални процедури дейностите на националните звена и на служителите за връзка, доколкото тези дейности имат отношение към защитата на личните данни. Те постоянно информират съвместния надзорен орган за всички действия, които предприемат по отношение на Европол.
2. Всяко лице има правото да изиска от националния надзорен орган да гарантира, че въвеждането или съобщаването на Европол на данни, които го засягат под каквато и да е форма, и консултирането с данните от заинтересованата държава-членка са законосъобразни.
Това право се упражнява в съответствие с националното право на държавата-членка, в която е отправено искането.
Член 34
Съвместен надзорен орган
1. Създава се независим съвместен надзорен орган, който да извършва в съответствие с настоящото решение преглед на дейностите на Европол, за да гарантира, че правата на лицата не се нарушават при съхраняването, обработката и използването на данните, с които разполага Европол. Освен това съвместният надзорен орган извършва контрол върху допустимостта на предаване на данните, постъпващи от Европол. Съвместният надзорен орган се състои от най-много двама членове или представители на всеки от независимите национални надзорни органи, когато е уместно, подпомагани от заместници, които притежават необходимите способности и се назначават от всяка държава-членка за срок от пет години. Всяка делегация има право на един глас.
Съвместният надзорен орган избира председател измежду своите членове.
При изпълнението на своите задължения членовете на съвместния надзорен орган не получават указания от друг орган.
2. Европол подпомага съвместния надзорен орган при изпълнението на неговите задачи. В това си качество Европол по-специално:
а)
предоставя исканата от съвместния надзорен орган информация, предоставя му достъп до всички документи и досиета на хартиен носител, както и достъп до данните, съхранявани в неговите досиета с данни;
б)
предоставя на съвместния надзорен орган свободен достъп до всички свои помещения по всяко време;
в)
изпълнява решенията на съвместния надзорен орган, взети по повод на направени обжалвания.
3. Съвместният надзорен орган е компетентен да разглежда въпроси, свързани с прилагането и тълкуването на дейността на Европол по отношение на обработката и използването на лични данни, да разглежда въпроси, свързани с независимо извършени проверки от националните надзорни органи на държавите-членки или с упражняване на правото на достъп, както и да изготвя хармонизирани предложения за общи решения на съществуващи въпроси.
4. Ако съвместният надзорен орган установи нарушения на разпоредбите на настоящото решение при съхраняването, обработката или използването на лични данни, той подава всички жалби, които сметне за необходими, до директора, и иска от него отговор в определен срок. Директорът редовно информира управителния съвет за цялата процедура. Ако съвместният надзорен орган не е удовлетворен от отговора, даден от директора на неговото искане, той отнася въпроса до управителния съвет.
5. За изпълнението на своите задачи и за да допринесе за подобряване на съгласуваността при прилагане на правилата и процедурите за обработка на данни, съвместният надзорен орган си сътрудничи при необходимост с други надзорни органи.
6. Съвместният надзорен орган изготвя редовно отчети за дейността си. Тези отчети се изпращат на Европейския парламент и на Съвета. Управителният съвет има възможност да прави бележки, които се прилагат към отчетите.
Съвместният надзорен орган решава дали да публикува отчета за дейността си и ако реши да направи това, определя как да бъде публикуван.
7. Съвместният надзорен орган приема процедурния си правилник с мнозинство от две трети от членовете си и го представя на Съвета за одобрение. Съветът действа с квалифицирано мнозинство.
8. Съвместният надзорен орган създава вътрешен комтет, състоящ се от по един квалифициран представител с право на глас от всяка държава-членка. Комитетът има за задача да разглежда жалбите, предвидени в член 32, с всички подходящи средства. Ако страните поискат, те могат да бъдат изслушани от комитета, включително в присъствието на техни съветници. Решенията, взети в този контекст, са окончателни по отношение на всички заинтересовани страни.
9. Съвместният надзорен орган може също така да създаде един или повече други комитети, освен посочения в параграф 8.
10. Със съвместния надзорен орган се провежда консултация относно частта от бюджета на Европол, която го засяга. Неговото становище се прилага към съответния проект за бюджет.
11. Съвместният надзорен орган се подпомага от секретариат, чиито задачи са определени в процедурния правилник.
Член 35
Сигурност на данните
1. Европол взема необходимите технически и организационни мерки за гарантиране на изпълнението на настоящото решение. Мерките се смятат за необходими, когато необходимото усилие е пропорционално на преследваната от тях цел по отношение на защитата.
2. По отношение на автоматизираната обработка на данни в Европол всяка държава-членка и Европол прилагат мерки, които имат за цел:
а)
да отказват достъп на неупълномощени лица до оборудването за обработка на данни, което се използва за обработка на лични данни (контрол върху достъпа до оборудване);
б)
да предотвратяват неупълномощено четене, копиране, променяне или отстраняване на носители на данни (контрол върху носителите на данни);
в)
да предотвратяват неупълномощено въвеждане на данни и неупълномощена проверка, промяна или заличаване на съхраняваните лични данни (контрол върху съхраняването);
г)
да предотвратяват използването на автоматизирани системи за обработка на данни от неупълномощени лица, които използват оборудване за предаване на данни (контрол върху ползвателите);
д)
да гарантират, че лицата, упълномощени да използват автоматизирана система за обработка на данни, имат достъп само до данните, обхванати от разрешението им за достъп (контрол върху достъпа до данни);
е)
да гарантират, че е възможно да се провери и установи на кои органи може да се изпращат или да са били изпратени лични данни чрез използване на оборудване за предаване на данни (контрол върху комуникацията);
ж)
да гарантират, че е възможно да се провери и установи какви лични данни са въведени в автоматизираните системи за данни или за обработка и кога и от кого са въведени (контрол върху въвеждането на данни);
з)
да предотвратяват неупълномощено четене, копиране, променяне или заличаване на лични данни при предаване на лични данни или при транспортиране на носители на данни (контрол върху транспортирането);
и)
да гарантират, че в случай на прекъсване инсталираните системи могат да бъдат възстановени незабавно (възстановяване);
й)
да гарантират, че системата функционира без грешки, че за поява на грешки във функционирането веднага се докладва (надеждност) и че съхраняваните данни не могат да бъдат повредени заради неправилно функциониране на системата (ненарушимост).
ГЛАВА VI
ОРГАНИЗАЦИЯ
Член 36
Органи на Европол
Органите на Европол са:
а)
управителен съвет;
б)
директор.
Член 37
Управителен съвет
1. Управителният съвет се състои от по един представител на всяка държава-членка и един представител на Комисията. Всеки член на управителния съвет има право на един глас. Всеки член на управителния съвет може да бъде представляван от заместник; в отсъствието на пълноправния член заместникът може да упражнява неговото право на глас.
2. Председателят и заместник-председателят на управителния съвет се избират от и измежду групата от три държави-членки, които съвместно са изготвили осемнадесетмесечната програма на Съвета. Те действат по време на осемнадесетмесечния период, който съответства на тази програма на Съвета. През този период председателят не действа вече в качеството си на представител на своята държава-членка в управителния съвет. Заместник-председателят замества служебно председателя, в случай че той не е в състояние да изпълнява функциите си.
3. Председателят носи отговорност за ефективното функциониране на управителния съвет в рамките на целите, посочени в параграф 9, като гарантира, че се обръща специално внимание на стратегическите въпроси и принципните задачи на Европол, посочени в член 5, параграф 1.
4. Председателят се подпомага от секретариата на управителния съвет. По-специално секретариатът:
а)
е тясно и постоянно ангажиран с организацията, координацията и осигуряването на съгласуваност в работата на управителния съвет. Под ръководството и насоките на председателя той подпомага последния в намирането на решения;
б)
предоставя на управителния съвет необходимата административна подкрепа за изпълнението на неговите задължения.
5. Директорът участва в заседанията на управителния съвет без право на глас.
6. Членовете на управителния съвет или техните заместници и директорът могат да бъдат придружавани от експерти.
7. Управителният съвет заседава най-малко два пъти годишно.
8. Управителният съвет действа с мнозинство от две трети от членовете си, освен ако в настоящото решение не е предвидено друго.
9. Управителният съвет:
а)
приема стратегия за Европол, която включва критерии за оценка дали заложените цели са постигнати;
б)
наблюдава работата на директора, включително изпълнението на решенията на управителния съвет;
в)
взема всички решения и мерки за изпълнение в съответствие с разпоредбите на настоящото решение;
г)
приема правилата за прилагане, приложими към служителите на Европол, по предложение на директора и след съгласуване с Комисията;
д)
приема финансовия правилник и след консултации с Комисията назначава счетоводител в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 на Комисията от 19 ноември 2002 г. относно Рамковия финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (13);
е)
създава функция за вътрешен одит и назначава изпълнителите ѝ, които са служители на Европол. Управителният съвет приема допълнителни правила за прилагане по отношение на функцията за вътрешен одит. Правилата за прилагане се отнасят по-специално до подбора и освобождаването от длъжност, задачите, задълженията, правомощията и гаранциите за независимост на функцията. Функцията за вътрешен одит се отчита единствено пред управителния съвет и има достъп до цялата документация, необходима за изпълняване на нейните функции;
ж)
приема списък с най-малко трима кандидати за постовете директор и заместник-директори, който се представя на Съвета;
з)
отговаря за всякакви други задачи, възложени му от Съвета, в частност относно разпоредбите за прилагане на настоящото решение;
и)
създава свой процедурен правилник, в който са включени разпоредби, осигуряващи независимостта на секретариата.
10. Управителният съвет ежегодно приема:
а)
проект на разчет за приходите и разходите, включително щатното разписание, който се представя на Комисията, както и окончателен бюджет;
б)
работна програма за бъдещите дейности на Европол, която отчита оперативните изисквания на държавите-членки и последиците за Европол по отношение на бюджета и на щата, след като Комисията представи своето становище;
в)
общ доклад за дейността на Европол през предходната година, включително за постигнатите резултати по определените от Съвета приоритети.
Тези документи се предават на Съвета за одобрение. Съветът ги изпраща на Европейския парламент за информация.
11. В четиригодишен срок от датата на прилагане на настоящото решение и на всеки четири години след това управителният съвет възлага независима външна оценка на прилагането на настоящото решение, както и на дейностите, извършвани от Европол.
За тази цел управителният съвет изготвя специфичен мандат.
Докладът за оценката се изпраща на Европейския парламент, Съвета и Комисията.
12. Управителният съвет може да вземе решение за създаването на работни групи. Правилата за създаването и функционирането на работните групи са посочени в процедурния правилник.
13. Управителният съвет упражнява правомощията по член 39, параграф 3 по отношение на директора, без да се засяга член 38, параграфи 1 и 7.
Член 38
Директор
1. Европол се оглавява от директор, който се назначава с квалифицирано мнозинство от Съвета въз основа на представен от управителния съвет списък с най-малко трима кандидати за срок от четири години. По предложение на управителния съвет, който е направил оценка на работата на директора, Съветът може веднъж да удължи мандата на директора за не повече от четири години.
2. Директорът се подпомага от трима заместник-директори, назначени за период от четири години, който може да бъде подновен веднъж в съответствие с процедурата по параграф 1. Техните задачи се определят по-подробно от директора.
3. Управителният съвет установява правила за подбора на кандидати за постовете директор и заместник-директор, включително за удължаването на мандата им. Преди влизането им в сила тези правила се одобряват от Съвета с квалифицирано мнозинство.
4. Директорът отговаря за:
а)
изпълнението на задачите, които са възложени на Европол;
б)
ежедневното управление;
в)
упражняването на посочените в член 39, параграф 3 правомощия по отношение на служителите и заместник-директорите, без да се засягат параграфи 2 и 7 от настоящия член;
г)
подготовката и изпълнението на решенията на управителния съвет и отговор на отправени от управителния съвет искания;
д)
подпомагането на председателя на управителния съвет при подготовката на заседанията му;
е)
изготвянето на проект на разчет за приходите и разходите, включително щатното разписание, и проект за работна програма;
ж)
изготвянето на доклада, посочен в член 37, параграф 10, буква в);
з)
изпълнението на бюджета на Европол;
и)
редовното информиране на управителния съвет за изпълнението на приоритетите, определени от Съвета, както и за външните отношения на Европол;
й)
създаването и прилагането, в сътрудничество с управителния съвет, на ефективна и ефикасна процедура за контрол и оценка на работата на Европол по отношение на постигането на зададените цели. Директорът докладва редовно пред управителния съвет за резултатите от този контрол;
к)
изпълнението на всички други задачи, които са възложени на директора с настоящото решение.
5. Директорът отчита пред управителния съвет изпълнението на своите задължения.
6. Директорът е законният представител на Европол.
7. Директорът и заместник-директорите могат да бъдат освободени от длъжност с решение на Съвета, който действа с квалифицирано мнозинство, след получаване на становището на управителния съвет. Управителният съвет установява правилата, които се прилагат в такива случаи. Преди влизането им в сила тези правила се одобряват от Съвета, който действа с квалифицирано мнозинство.
Член 39
Служители
1. Правилникът за длъжностните лица на Европейските общности и Условията за работа на другите служители на Европейските общности (наричани по-долу „Правилника за длъжностните лица“ и „Условията за работа“), установени в Регламент (ЕИО, Евратом, ЕОВС) № 259/68 на Съвета (14), и правилата, приети съвместно от институциите на Европейските общности за целите на прилагане на Правилника за длъжностните лица и Условията за работа, се прилагат по отношение на директора, заместник-директорите и служителите на Европол, наети на работа след датата на прилагане на настоящото решение.
2. За целите на прилагането на Правилника за длъжностните лица и Условията за работа Европол е агенция по смисъла на член 1а, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица.
3. Правомощията, предоставени на органа по назначаването съгласно Правилника за длъжностните лица, както и на органа, упълномощен да сключва договори съгласно Условията за работа на другите служители, се упражняват от Европол по отношение на неговите служители и на директора в съответствие с разпоредбите на член 37, параграф 13 и член 38, параграф 4, буква в) от настоящото решение.
4. Персоналът на Европол се състои от временни служители и договорно наети служители. Управителният съвет на Европол одобрява на ежегоден принцип безсрочните договори, които директорът на Европол възнамерява да подпише. Управителният съвет решава кои временни длъжности, предвидени в щатното разписание, могат да бъдат заемани единствено от служители на компетентните органи на държавите-членки. Назначените на такива длъжности служители са временни служители съгласно член 2, буква а) от Условията за работа на другите служители и могат да бъдат наети на срочен договор, подновяем веднъж за определен срок.
5. Държавите-членки могат да командироват в Европол национални експерти. За тази цел управителният съвет приема необходимите договорености за прилагане.
6. Европол прилага принципите на Регламент (ЕО) № 45/2001 при обработката на лични данни, свързани със служители на Европол.
ГЛАВА VII
ПОВЕРИТЕЛНИ ВЪПРОСИ
Член 40
Поверителност
1. Европол и държавите-членки предприемат подходящи мерки за защита на информацията, която е предмет на изискванията за поверителност и която е получена от или обменена с Европол въз основа на настоящото решение. За тази цел Съветът, след консултация с Европейския парламент, приема с квалифицирано мнозинство необходимите правила за поверителност, изготвени от управителния съвет. Тези правила включват разпоредби за случаите, в които Европол може да обменя с трети страни информация, която е предмет на изискванията за поверителност.
2. Когато Европол възнамерява да възложи на лица дейност, която е свързана с поверителна информация, държавите-членки се ангажират да организират, по искане на директора, извършване на проверка за допускане до работа с поверителна информация на техните собствени граждани в съответствие с националните им разпоредби и да си оказват взаимопомощ за тази цел. Съответният орган съгласно националните разпоредби информира Европол само за резултатите от проверката за допускане до работа с поверителна информация. Тези резултати са задължителни за Европол.
3. Всяка държава-членка и Европол могат да възлагат обработката на данни в Европол само на тези лица, които са преминали през специално обучение и през проверка за допускане до работа с поверителна информация. Управителният съвет приема правила за проверка за допускане до работа с поверителна информация на служителите на Европол. Директорът редовно информира управителния съвет за състоянието на проверката за допускане до работа с поверителна информация на служителите на Европол.
Член 41
Задължение за дискретност и поверителност
1. Членовете на управителния съвет, директорът, заместник-директорите, служителите на Европол и служителите за връзка се въздържат от всякакви действия и изразяване на мнения, които могат да навредят на Европол или да засегнат неговите дейности.
2. Членовете на управителния съвет, директорът, заместник-директорите, служителите на Европол и служителите за връзка, както и всички други лица, които имат специално задължение за дискретност или поверителност, се задължават да не разкриват никакви факти или информация, които са им станали известни при изпълнението на техните задължения или при упражняването на тяхната дейност, на неупълномощени лица или на обществеността. Това не се отнася за факти или информация, които са твърде незначителни, за да изискват поверителност. Задължението за дискретност и поверителност е валидно дори след напускане на длъжността или работата, или след прекратяване на дейностите. Европол уведомява за особеното задължение, посочено в първото изречение, като предупреждава за правните последици от всякакви нарушения. За това уведомяване се съставя писмен протокол.
3. Членовете на управителния съвет, директорът, заместник-директорите, служителите на Европол и служителите за връзка, както и други лица, които са поели задължението по параграф 2, не могат да дават показания в съда или извън съда или да правят изявления относно факти или информация, които са им станали известни при изпълнението на техните задължения или при упражняването на техните дейности, без това да бъде съобщено на директора, а когато става въпрос за самия директор - на управителния съвет.
Управителният съвет или директорът, в зависимост от случая, се обръщат към съдебния орган или друг компетентен орган с оглед да се вземат необходимите мерки съгласно националното законодателство, приложимо за органа, към който са се обърнали.
Тези мерки може да предвиждат адаптиране на процедурите за даване на показания, за да се гарантира поверителността на информацията, или, при условие че съответното национално законодателство позволява това - отказ да бъде съобщавана информация за данни, когато това е от първостепенно значение за защита на интересите на Европол или на държава-членка.
Когато законодателството на държава-членка предвижда право на отказ за даване на свидетелски показания, лицата, посочени в параграф 2, от които е поискано да дадат показания, се нуждаят от разрешение за това. Разрешението се предоставя от директора, а що се отнася до показания, давани от директора - от управителния съвет. Когато от служител за връзка се иска да даде показания във връзка с информация, която той получава от Европол, разрешение за това се дава след получаване на съгласие от държавата-членка, която отговаря за този служител. Задължението за искане на разрешение за даване на показания е валидно дори след напускане на длъжността или работата, или след прекратяване на дейностите.
Освен това, ако съществува възможност показанията да обхванат информация и знания, които държава-членка е съобщила на Европол или които ясно се отнасят до нея, преди да бъде дадено разрешение, се иска позицията на тази държава-членка относно показанията.
Разрешение да се дадат показания може да бъде отказано само когато това е необходимо за защита на първостепенните интереси на Европол или на една или повече държави-членки, които се нуждаят от защита.
4. Всяка държава-членка разглежда нарушението на задължението за дискретност или поверителност по параграфи 2 и 3 като нарушение на задълженията, които са наложени от нейното законодателство по отношение на служебните или професионални тайни или от разпоредбите за защита на класифицирани материали.
Тя гарантира, че съответните правила и разпоредби се отнасят също за нейните собствени служители, които имат контакт с Европол в хода на своята работа.
ГЛАВА VIII
РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТА
Член 42
Бюджет
1. Без да се засягат други видове приходи, приходите на Европол се състоят от субсидия от Общността, вписана в общия бюджет на Европейския съюз (раздел „Комисия“), считано от датата на прилагане на настоящото решение. Финансирането на Европол подлежи на одобрение от Европейския парламент и от Съвета (наричани по-долу „бюджетен орган“) съгласно предвиденото в Междуинституционалното споразумение от 17 май 2006 г. между Европейския парламент, Съвета и Комисията относно бюджетната дисциплина и доброто финансово управление (15).
2. Разходите на Европол включват разходи за персонал, административни, инфраструктурни и оперативни разходи.
3. Директорът изготвя проект на разчет за приходите и разходите на Европол за следващата финансова година и го изпраща на управителния съвет заедно с проекта за щатно разписание. Проектът за щатно разписание включва постоянните или временните постове и командированите национални експерти и посочва броя, степента и категорията на служителите, работещи в Европол през съответната финансова година.
4. Приходите и разходите се изравняват.
5. Управителният съвет приема проект на разчет за приходите и разходите, в това число проекта за щатно разписание и съпътстващата го предварителна работна програма, и ги изпраща на Комисията до 31 март всяка година. Ако Комисията има възражения относно проекта на разчет, тя информира за това управителния съвет в срок от тридесет дни от датата на получаването му.
6. Комисията изпраща разчета на бюджетния орган заедно с предварителния проект на общ бюджет на Европейския съюз.
7. Въз основа на разчета Комисията вписва в предварителния проект на общ бюджет на Европейския съюз, който представя на бюджетния орган в съответствие с член 272 от Договора за създаване на Европейската общност, разчетите, които смята за необходими за щатното разписание и за размера на субсидията и които са за сметка на този бюджет.
8. Бюджетният орган разрешава бюджетните кредити за субсидия за Европол и щатното разписание, когато приема общия бюджет на Европейския съюз.
9. Управителният съвет приема бюджета на Европол и щатното разписание. Те стават окончателни след окончателното приемане на общия бюджет на Европейския съюз. Когато е целесъобразно, те се коригират чрез приемане на преработен бюджет.
10. Всяко изменение на бюджета, включително на щатното разписание, следва процедурата, изложена в параграфи 5-9.
11. Управителният съвет уведомява бюджетния орган във възможно най-кратък срок за намерението си да осъществи проекти, които могат да имат значителни последици за финансирането на неговия бюджет, по-специално проекти, свързани със собственост, например за наемане или закупуване на сгради. Той информира Комисията за това. Когато клон на бюджетния орган е уведомил за намерението си да предостави становище, той изпраща становището си до управителния съвет в срок до шест седмици от датата на уведомяване на бюджетния орган за проекта.
Член 43
Изпълнение и контрол на бюджета
1. Директорът изпълнява бюджета на Европол.
2. Най-късно до 28 февруари след приключване на всяка бюджетна година счетоводителят на Европол предава на счетоводителя на Комисията междинния счетоводен отчет, към който е приложен доклад за бюджетното и финансово управление за тази бюджетна година. Счетоводителят на Комисията консолидира междинните счетоводни отчети на институциите и децентрализираните органи в съответствие с член 128 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (16).
3. Най-късно до 31 март след приключването на всяка бюджетна година счетоводителят на Комисията предава на Сметната палата междинния счетоводен отчет на Европол, към който е приложен доклад за бюджетното и финансово управление за тази бюджетна година. Докладът за бюджетното и финансово управление за тази бюджетна година се изпраща също на Европейския парламент и на Съвета.
4. При получаване на забележките на Сметната палата относно междинния счетоводен отчет на Европол съгласно член 129 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 директорът изготвя окончателния счетоводен отчет на Европол на своя собствена отговорност и го изпраща за становище на управителния съвет.
5. Управителният съвет дава становище по окончателния счетоводен отчет на Европол.
6. Най-късно до 30 юни след приключването на всяка бюджетна година директорът изпраща на Европейския парламент, Съвета, Комисията и Сметната палата, окончателния счетоводен отчет, към който е приложено становището на управителния съвет.
7. Окончателният счетоводен отчет се публикува.
8. Най-късно до 30 септември директорът изпраща на Сметната палата отговор на нейните забележки. Той също така изпраща копие от този отговор на управителния съвет.
9. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, всякаква информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за съответната бюджетна година, както е установено в член 146, параграф 3 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002.
10. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, действащ с квалифицирано мнозинство, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година n преди 30 април на година n + 2.
Член 44
Финансов регламент
Финансовият регламент, приложим за Европол, се приема от управителния съвет след консултация с Комисията. Той не може да нарушава Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002, освен ако това не е специално необходимо за функционирането на Европол. За приемане на правила, които представляват дерогация от Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002, се изисква предварителното съгласие на Комисията. Бюджетният орган се уведомява за тези дерогации.
ГЛАВА IX
ДРУГИ РАЗПОРЕДБИ
Член 45
Правила относно достъпа до документи на Европол
По предложение на директора и не по-късно от шест месеца след датата на прилагане на настоящото решение управителният съвет приема правила относно достъпа до документи на Европол, като взема предвид принципите и ограниченията, посочени в Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (17).
Член 46
Класифицирана информация на ЕС
Европол прилага принципите за сигурност и минималните стандарти, заложени в Решение 2001/264/ЕО на Съвета от 19 март 2001 г. за приемане на разпоредбите относно сигурността на Съвета (18) във връзка с класифицирана информация на ЕС.
Член 47
Езици
1. За Европол се прилага Регламент № 1 от 15 април 1958 г. за определяне на езиковия режим на Европейската икономическа общност (19).
2. Управителният съвет взема единодушно решенията относно вътрешния езиков режим на Европол.
3. Преводите, които са необходими за работата на Европол, се осигуряват от Центъра за преводи за органите на Европейския съюз (20).
Член 48
Уведомяване на Европейския парламент
Председателството на Съвета, председателят на управителния съвет и директорът се явяват в Европейския парламент по негово искане с цел обсъждане на въпроси, свързани с Европол, като се отчитат задълженията за дискретност и поверителност.
Член 49
Борба с измамите
За Европол се прилагат разпоредбите на Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета от 25 май 1999 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF) (21). По предложение на директора и не по-късно от шест месеца след датата на прилагане на настоящото решение управителният съвет приема необходимите мерки за прилагане, които могат да изключат оперативни данни от обхвата на разследванията на OLAF.
Член 50
Споразумение за седалището
Необходимите договорености относно установяването на Европол в държавата, в която ще бъде неговото седалище, и относно улесненията, които ще предоставя тази държава, както и специалните правила в държавата на седалището на Европол, приложими към директора, членовете на управителния съвет, заместник-директорите и служителите на Европол и членовете на техните семейства, се уреждат в споразумение за седалището между Европол и Кралство Нидерландия, което се сключва след одобрение от управителния съвет.
Член 51
Привилегии и имунитети
1. Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейските общности и специален регламент, който предстои да бъде приет съгласно член 16 от Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейските общности, се прилагат по отношение на директора и заместник-директорите на Европол и спрямо служителите на Европол.
2. За Европол се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейските общности.
3. Кралство Нидерландия и другите държави-членки се съгласяват, че служителите за връзка, които са командировани от другите държави-членки, както и членовете на техните семейства, се ползват с тези привилегии и имунитети, които са необходими за правилното изпълнение на задачите на служителите за връзка в Европол.
Член 52
Отговорност за неупълномощена или неправилна обработка на данни
1. Всяка държава-членка отговаря в съответствие с националното си законодателство за щетите, причинени на физическо лице в резултат на правни или фактически грешки в данните, съхранявани или обработвани в Европол. Само държавата-членка, в която е възникнало предизвикалото щета събитие, е обект на действие за получаване на обезщетение от пострадалото лице, което отправя иск към компетентния съд съгласно националното законодателство на съответната държава-членка. Никоя държава-членка не може - за да избегне своята отговорност спрямо пострадалото лице съгласно националното си законодателство - да твърди, че друга държава-членка или Европол са предали неточни данни.
2. Ако правните или фактически грешки, посочени в параграф 1, са станали в резултат на грешно предадени данни или на неспазване на задълженията, определени в настоящото решение, от страна на една или повече държави-членки или в резултат на неупълномощено или неправилно съхраняване или обработка от Европол, Европол или другата държава-членка са задължени при поискване да възстановят на пострадалото лице заплатените като обезщетение суми съгласно параграф 1, освен ако данните са били използвани от държавата-членка, на чиято територия е била причинена щетата, в нарушение на настоящото решение.
3. Всеки спор между държавата-членка, която е изплатила обезщетението съгласно параграф 1, и Европол или друга държава-членка за принципа или за сумата за възстановяване се отнася до управителния съвет, който урежда спора с мнозинство от две трети от членовете си.
Член 53
Друга отговорност
1. Договорната отговорност на Европол се регламентира от приложимото към съответния договор законодателство.
2. При извъндоговорна отговорност Европол има задължението, независимо от отговорността по член 52, да компенсира щетите, които са причинени по вина на неговите органи или на неговите служители при изпълнение на техните задължения, доколкото това може да им бъде вменено и независимо от различните процедури за предявяване на иск за щети, които съществуват съгласно законодателството на държавите-членки.
3. Пострадалото лице има право да поиска Европол да се въздържи или да прекрати всякакво действие.
4. Националните съдилища на държавите-членки, които са компетентни да разглеждат спорове, включващи отговорност на Европол, както е посочено в настоящия член, се определят с позоваване на Регламент (ЕО) № 44/2001 на Съвета от 22 декември 2000 г. относно компетентността, признаването и изпълнението на съдебни решения по граждански и търговски дела (22).
Член 54
Отговорност по отношение на участието на Европол в съвместни екипи за разследване
1. Държавата-членка, на чиято територия е причинена щета от служители на Европол, действащи в тази държава-членка в съответствие с член 6 при оказвано от тях подпомагане при оперативни мерки, компенсира тази щета съгласно условията, приложими към щета, причинена от собствените ѝ служители.
2. Освен ако не е договорено друго от съответната държава-членка, Европол възстановява изцяло сумите, които държава-членка е платила на жертви или упълномощени от тях лица за щети по параграф 1. Всеки спор между тази държава-членка и Европол за принципа или сумата за възстановяване се отнася до управителния съвет, който урежда спора.
ГЛАВА X
ПРЕХОДНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 55
Универсално правоприемство
1. Настоящото решение не засяга правната сила на споразуменията, сключени от Европол, както е установен съгласно Конвенцията за Европол преди датата на прилагане на настоящото решение.
2. Параграф 1 се прилага по-специално към споразумението за седалището, сключено на основание член 37 от Конвенцията за Европол, към споразуменията между Кралство Нидерландия и останалите държави-членки, съставени на основание член 41, параграф 2 от Конвенцията за Европол, както и към всички международни споразумения, включително техните разпоредби за обмен на информация, и към договорите, сключени от Европол, неговите отговорности и собствеността, придобита от него, както е установено в Конвенцията за Европол.
Член 56
Директор и заместник-директори
1. Директорът и заместник-директорите, назначени на основание член 29 от Конвенцията за Европол, продължават да бъдат за оставащия период от своя мандат директор и заместник-директори по смисъла на член 38 от настоящото решение. Ако мандатът им приключва в рамките на една година или по-рано след датата на прилагане на настоящото решение, мандатът им автоматично се продължава до една година след датата на прилагане на настоящото решение.
2. Ако директорът или един или повече от заместник-директорите не желаят или не са в състояние да действат в съответствие с параграф 1, управителният съвет назначава изпълняващ длъжността директор или изпълняващ(и) длъжността заместник-директор(и), както се изисква, за не повече от 18 месеца до назначенията, предвидени в член 38, параграфи 1 и 2.
Член 57
Служители
1. Чрез дерогация от член 39 всички трудови договори, сключени от Европол, създаден съгласно Конвенцията за Европол, които са в сила на датата на прилагане на настоящото решение, се зачитат до датата на изтичането им и не могат да бъдат подновявани на основата на Правилника за персонала на Европол (23) след датата на прилагане на настоящото решение.
2. На всички договорно наети служители, както е посочено в параграф 1, се предлага възможност да сключат договор за срочно наети служители съгласно член 2, буква а) от Условията за работа на съответните различни степени, както е посочено в щатното разписание, или за договорно наети служители съгласно член 3а от Условията за работа.
За тази цел след влизането в сила на настоящото решение и до две години от датата на прилагане на настоящото решение органът, упълномощен да сключва договори, извършва вътрешен подбор, ограничен до служители, които имат сключен договор с Европол към датата на прилагане на настоящото решение, с цел да се провери годността, ефикасността и надеждността на лицата, които ще бъдат наети.
В зависимост от вида и равнището на изпълняваните функции на одобрените кандидати ще бъде предложен договор за срочно нает служител или договор за договорно нает служител за срок, който е равен поне на оставащия срок по договора, сключен преди датата на прилагане на настоящото решение.
3. Ако преди датата на прилагане на настоящото решение с Европол е сключен втори срочен договор и съответният служител е приел договор за срочно нает служител или за договорно нает служител съгласно посочените в параграф 2, трета алинея условия, следващо подновяване е възможно единствено безсрочно, в съответствие с разпоредбите на член 39, параграф 4.
4. Ако преди датата на прилагане на настоящото решение с Европол е сключен безсрочен договор и съответният служител е приел договор за срочно нает служител или за договорно нает служител съгласно условията, посочени в параграф 2, трета алинея, този договор се счита за безсрочен в съответствие с разпоредбите на член 8, първа алинея и на член 85, параграф 1 от Условията за работа.
5. Правилникът за персонала на Европол и други приложими за целта правни инструменти продължават да се прилагат за служители, които не са наети на работа в съответствие с параграф 2. Чрез дерогация от глава 5 от Правилника за персонала на Европол процентът на годишна корекция на възнаграждението, определен от Съвета в съответствие с член 65 от Правилника за длъжностните лица, се прилага за персонала на Европол.
Член 58
Бюджет
1. Процедурата по освобождаване от отговорност за изпълнението на бюджета, установена на основание член 35, параграф 5 от Конвенцията за Европол, се извършва в съответствие с правилата, установени с член 36, параграф 5 от Конвенцията за Европол и финансовия регламент, приет на основание член 35, параграф 9 от Конвенцията за Европол.
2. При изпълнение на процедурата по освобождаване от отговорност, описана в параграф 1, се прилага следното:
а)
за целите на изпълнението на процедурата за освобождаване от отговорност по отношение на годишните отчети за годината, предшестваща датата на прилагането на настоящото решение, съвместният проверителен комитет продължава да работи в съответствие с процедурите, установени на основание член 36 от Конвенцията за Европол. Процедурата за освобождаване от отговорност, установена с Конвенцията за Европол, се прилага в необходимата за тази цел степен;
б)
управителният съвет, посочен в член 36 от настоящото решение, има право да решава относно замяната на функциите, изпълнявани преди това от финансовия контрольор и финансовия комитет на основата на Конвенцията за Европол.
3. Всички разходи, произтичащи от задължения, които са поети от Европол в съответствие с финансовия регламент, приет на основание член 35, параграф 9 от Конвенцията за Европол, преди датата за прилагане на настоящото решение, и които все още не са изплатени, се покриват по начина, описан в параграф 4 от настоящия член.
4. Преди изтичането на дванадесетмесечен срок след датата на прилагане на настоящото решение управителният съвет определя сумата, която да покрие разходите, посочени в параграф 3. Съответстващата сума, финансирана от натрупания излишък в бюджета, одобрен на основание член 35, параграф 5 от Конвенцията за Европол, се прехвърля в първия бюджет, изготвен съгласно настоящото решение, и представлява целеви приход за покриването на този разход.
Ако излишъците не са достатъчни, за да покрият разходите, посочени в параграф 3, държавите-членки осигуряват необходимото финансиране в съответствие с процедурите, установени на основание на Конвенцията за Европол.
5. Остатъкът от излишъците в бюджета, одобрен на основание член 35, параграф 5 от Конвенцията за Европол, се изплаща обратно на държавите-членки. Сумата, която да бъде изплатена на всяка държава-членка, се изчислява въз основа на годишните вноски на държавите-членки в бюджета на Европол, определени на основание член 35, параграф 2 от Конвенцията за Европол.
Плащането се извършва в срок от три месеца след определяне на сумата, покриваща разходите по параграф 3, и след приключване на процедурите по освобождаване от отговорност за изпълнението на бюджета, одобрен на основание член 35, параграф 5 от Конвенцията за Европол.
Член 59
Мерки, които да бъдат подготвени и приети преди датата на прилагане на настоящото решение
1. Управителният съвет, създаден на основание на Конвенцията за Европол, директорът, назначен на основание на същата конвенция, както и съвместният надзорен орган, създаден на основание на тази конвенция, подготвят приемането на следните инструменти:
а)
правилата относно правата и задълженията на служителите за връзка, посочени в член 9, параграф 5;
б)
правилата, приложими към аналитичните работни досиета, посочени в член 14, параграф 1, трета алинея;
в)
правилата за международните отношения на Европол, посочени в член 26, параграф 1, буква б);
г)
правилата за прилагане, приложими спрямо персонала на Европол, посочени в член 37, параграф 9, буква г);
д)
правилата за избиране и освобождаване от длъжност на директора и заместник-директорите, посочени в член 38, параграфи 3 и 7;
е)
правилата за поверителност, посочени в член 40, параграф 1;
ж)
финансовия регламент, посочен в член 44.
з)
всякакви други инструменти, необходими за подготовката на прилагането на настоящото решение.
2. За целите на приемането на мерките, посочени в параграф 1, букви а), г), д), ж) и з), съставът на управителния съвет се определя, както е посочено в член 37, параграф 1. Управителният съвет приема тези мерки в съответствие с процедурата, определена в разпоредбите, посочени в параграф 1, букви а), г), д) и ж) от настоящия член.
Съветът приема мерките, посочени в параграф 1, букви б), в) и е), в съответствие с процедурата, определена в параграф 1, букви б), в) и е).
Член 60
Финансови действия и решения, които да се предприемат преди датата на прилагане на настоящото решение
1. Управителният съвет, в състава си, определен в член 37, параграф 1, предприема всички финансови действия и решения, необходими за прилагането на новата финансова рамка.
2. Действията и решенията, посочени в параграф 1, се предприемат в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и включват, inter alia, следното:
а)
подготовка и приемане на всички действия и решения, посочени в член 42, във връзка с първата бюджетна година след датата на прилагане на настоящото решение;
б)
назначаване на счетоводителя, предвиден съгласно член 37, параграф 9, буква д), най-късно до 15 ноември на годината, предшестваща първата бюджетна година след датата на прилагане на настоящото решение;
в)
установяване на функцията за вътрешен одит, предвидена в член 37, параграф 9, буква е).
3. Разрешаването на операции, които се отнасят до първата бюджетна година след датата на прилагане на настоящото решение, се извършва от директора, назначен съгласно член 29 от Конвенцията за Европол, считано от 15 ноември на годината, предшестваща първата бюджетна година след датата на прилагане на настоящото решение. От тази датата нататък директорът има право също така при необходимост да делегира тази функция на разпоредителя с финансови средства. При изпълнението на функциите на разпоредител с финансови средства се спазват изискванията на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002.
4. Проверката ex-ante на операции, които се отнасят до първата бюджетна година след датата на прилагане на настоящото решение, се извършва от финансовия контрольор, назначен съгласно член 27, параграф 3 от Конвенцията за Европол, в периода от 15 ноември до 31 декември на годината, предшестваща първата бюджетна година след датата на прилагане на настоящото решение. Финансовият контрольор изпълнява тази функция в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002.
5. Част от преходните разходи, направени от Европол за подготовката за новата финансова рамка в годината, предшестваща първата бюджетна година след датата на прилагане на настоящото решение, се поемат от общия бюджет на Европейския съюз. Тези разходи могат да бъдат финансирани с безвъзмездни средства от Общността.
ГЛАВА XI
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 61
Транспониране
Държавите-членки гарантират, че националното им законодателство е в съответствие с настоящото решение до датата на прилагане на настоящото решение.
Член 62
Замяна
Настоящото решение заменя Конвенцията за Европол и Протокола относно привилегиите и имунитетите на Европол, членовете на неговите органи, заместник-директорите и наетите от Европол лица от датата на прилагане на настоящото решение.
Член 63
Отмяна
Освен ако в настоящото решение не е посочено друго, всички мерки за прилагане на Конвенцията за Европол се отменят, считано от датата на прилагане на настоящото решение.
Член 64
Влизане в сила и прилагане
1. Настоящото решение влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
2. То се прилага от 1 януари 2010 г. или от датата на прилагане на регламента, посочен в член 51, параграф 1, като се избира по-късната от двете дати.
Член 57, параграф 2, втора алинея и членове 59, 60 и 61 се прилагат от датата на влизане в сила на настоящото решение.
Съставено в Люксембург на 6 април 2009 година.
DECISIONE DEL CONSIGLIO
del 6 aprile 2009
che istituisce l’Ufficio europeo di polizia (Europol)
(2009/371/GAI)
IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sull’Unione europea, in particolare l’articolo 30, paragrafo 1, lettera b), l’articolo 30, paragrafo 2 e l’articolo 34, paragrafo 2, lettera c),
vista la proposta della Commissione,
visto il parere del Parlamento europeo (1),
considerando quanto segue:
(1)
L’istituzione di un Ufficio europeo di polizia (Europol) è prevista dal trattato sull’Unione europea del 7 febbraio 1992 e disciplinata dalla convenzione basata sull’articolo K.3 del trattato sull’Unione europea che istituisce un Ufficio europeo di polizia (convenzione Europol) (2).
(2)
La convenzione Europol è stata oggetto di una serie di modifiche contenute in tre protocolli che sono entrati in vigore dopo un lungo processo di ratifica. Di conseguenza, la sostituzione della convenzione con una decisione faciliterà le ulteriori modifiche necessarie.
(3)
La semplificazione ed il miglioramento del quadro normativo di Europol possono essere parzialmente raggiunti facendo di Europol un’entità dell’Unione, finanziata dal bilancio generale dell’Unione europea, cui andrebbero ad applicarsi le norme e le procedure generali.
(4)
Gli strumenti giuridici che di recente hanno istituito analoghe entità dell’Unione nei settori contemplati dal titolo VI del trattato sull’Unione europea [decisione 2002/187/GAI del Consiglio, del 28 febbraio 2002, che istituisce l’Eurojust per rafforzare la lotta contro le forme gravi di criminalità (3), e decisione 2005/681/GAI del Consiglio, del 20 settembre 2005, che istituisce l’Accademia europea di polizia (CEPOL) (4)] hanno assunto la forma di decisioni del Consiglio in quanto più facilmente adattabili al mutare delle circostanze e alle nuove priorità politiche.
(5)
L’istituzione di Europol come entità dell’Unione, finanziata dal bilancio generale dell’Unione europea, rafforzerà il ruolo di controllo del Parlamento europeo su Europol, attraverso la partecipazione del Parlamento europeo all’adozione del bilancio, comprese la tabella dell’organico e la procedura di discarico.
(6)
Assoggettando Europol alle norme e alle procedure generali applicabili ad analoghe entità dell’Unione si garantirà una semplificazione amministrativa che consentirà ad Europol di destinare più risorse allo svolgimento dei suoi compiti fondamentali.
(7)
Il funzionamento di Europol può essere ulteriormente semplificato e migliorato attraverso misure dirette ad aumentare le possibilità per Europol di fornire assistenza e sostegno alle autorità di contrasto competenti degli Stati membri, senza conferire poteri esecutivi al personale Europol.
(8)
Uno di tali miglioramenti consiste nel disporre che Europol possa assistere le autorità competenti degli Stati membri nella lotta contro determinate forme gravi di criminalità, senza che debbano sussistere gli indizi concreti di una struttura o di un’organizzazione criminale richiesti attualmente.
(9)
L’istituzione di squadre investigative comuni dovrebbe essere incoraggiata ed è importante che il personale Europol sia in grado di parteciparvi. Per assicurare che tale partecipazione sia possibile in ogni Stato membro, è opportuno garantire che il personale Europol che partecipa, con funzioni di supporto, a squadre investigative comuni non benefici di immunità. Ciò sarà possibile dopo l’adozione di un regolamento a tal fine in base all’articolo 16 del protocollo sui privilegi e le immunità delle Comunità europee.
(10)
Per evitare procedure inutili, è opportuno che le unità nazionali di Europol abbiano accesso diretto a tutti i dati del sistema di informazione Europol.
(11)
Per realizzare i suoi obiettivi Europol tratta dati personali avvalendosi di procedimenti automatizzati o di casellari manuali strutturati. È opportuno pertanto adottare le misure necessarie per garantire un livello di protezione dei dati almeno equivalente a quello risultante dall’applicazione dei principi sanciti dalla convenzione del Consiglio d’Europa sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale, firmata a Strasburgo il 28 gennaio 1981, e successive modifiche, quando tali modifiche saranno in vigore tra gli Stati membri.
(12)
Una decisione quadro sulla protezione dei dati personali trattati nell’ambito della cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale sarà applicabile al trasferimento di dati personali dagli Stati membri a Europol. Tale decisione quadro lascia impregiudicata la pertinente serie di disposizioni sulla protezione dei dati di cui alla presente decisione e la presente decisione dovrebbe contenere disposizioni specifiche sulla protezione dei dati personali che disciplinano più dettagliatamente tali materie a motivo della natura, delle funzioni e delle competenze particolari di Europol.
(13)
È necessario istituire un responsabile della protezione dei dati incaricato di garantire in modo indipendente la legittimità del trattamento dei dati e il rispetto delle disposizioni della presente decisione per quanto riguarda il trattamento dei dati personali, incluso il trattamento dei dati personali relativi al personale Europol, protetti dall’articolo 24 del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (5).
(14)
È opportuno aumentare le attuali possibilità per Europol di creare e gestire sistemi di trattamento delle informazioni a sostegno dei suoi compiti. Tali ulteriori sistemi di trattamento delle informazioni dovrebbero essere istituiti e mantenuti conformemente ai principi generali di protezione dei dati sanciti nella convenzione del Consiglio d’Europa sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale, del 28 gennaio 1981, e nella raccomandazione R(87)15 del comitato dei ministri del Consiglio d’Europa, del 17 settembre 1987, mediante una decisione del consiglio di amministrazione approvata dal Consiglio.
(15)
La presente decisione consente che si tenga conto del principio dell’accesso del pubblico ai documenti ufficiali.
(16)
Per adempiere alla sua missione Europol dovrebbe cooperare con le istituzioni, gli organi, gli uffici e le agenzie europei che garantiscono un livello adeguato di protezione dei dati, compresa Eurojust.
(17)
Europol dovrebbe poter concludere accordi e accordi di lavoro con istituzioni, organi, uffici e agenzie dell’Unione o della Comunità, al fine di aumentare l’efficacia reciproca nella lotta contro forme gravi di criminalità che rientrano nelle rispettive competenze delle parti ed evitare la duplicazione di lavori.
(18)
È opportuno razionalizzare le possibilità per Europol di cooperare con organizzazioni e paesi terzi, per garantire la coerenza con la politica generale dell’Unione in questo settore, prevedendo nuove disposizioni che definiscano le modalità future di tale cooperazione.
(19)
La governance di Europol dovrebbe essere migliorata semplificando le procedure, descrivendo i compiti del consiglio di amministrazione in termini più generali e istituendo una norma comune secondo cui tutte le decisioni devono essere prese a maggioranza di due terzi.
(20)
È inoltre auspicabile prevedere disposizioni per rafforzare il controllo del Parlamento europeo su Europol, affinché Europol resti un’organizzazione trasparente che rende pienamente conto del suo operato, tenendo in debita considerazione l’esigenza di tutelare la riservatezza delle informazioni operative.
(21)
Il controllo giurisdizionale su Europol sarà esercitato a norma dell’articolo 35 del trattato sull’Unione europea.
(22)
Perché Europol continui a svolgere i suoi compiti al meglio è opportuno prevedere misure transitorie ponderate.
(23)
Poiché l’obiettivo della presente decisione, vale a dire l’istituzione di un’entità responsabile della cooperazione delle attività di contrasto a livello dell’Unione, non può essere realizzato in misura sufficiente dagli Stati membri e può dunque, a motivo delle dimensioni e degli effetti dell’azione in questione, essere realizzato meglio a livello dell’Unione, l’Unione può intervenire, in base al principio di sussidiarietà sancito dall’articolo 5 del trattato che istituisce la Comunità europea e di cui all’articolo 2 del trattato sull’Unione europea. La presente decisione si limita a quanto è necessario per conseguire tale obiettivo in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nell’articolo 5 del trattato che istituisce la Comunità europea.
(24)
La presente decisione rispetta i diritti fondamentali e osserva i principi sanciti in particolare dalla carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea,
DECIDE:
CAPO I
ISTITUZIONE E COMPITI
Articolo 1
Istituzione
1. La presente decisione sostituisce le disposizioni della convenzione basata sull’articolo K.3 del trattato sull’Unione europea che istituisce un Ufficio europeo di polizia (convenzione Europol).
Europol ha sede all’Aia, nei Paesi Bassi.
2. Ai fini della presente decisione, Europol succede giuridicamente a Europol, come sancito dalla convenzione Europol.
3. Europol è in contatto in ogni Stato membro con un’unica unità nazionale istituita o designata ai sensi dell’articolo 8.
Articolo 2
Capacità giuridica
1. Europol ha personalità giuridica.
2. In ogni Stato membro Europol ha la più ampia capacità giuridica riconosciuta alle persone giuridiche dalla legislazione nazionale. Europol può in particolare acquistare e alienare beni mobili e immobili e può stare in giudizio.
3. Europol ha facoltà di concludere un accordo sulla sede con il Regno dei Paesi Bassi.
Articolo 3
Obiettivo
Obiettivo di Europol è sostenere e rafforzare l’azione delle autorità competenti degli Stati membri e la loro cooperazione reciproca, per prevenire e combattere la criminalità organizzata, il terrorismo e altre forme gravi di criminalità che interessano due o più Stati membri.
Ai fini della presente decisione, per «autorità competenti» si intendono tutti gli organi pubblici degli Stati membri preposti alla prevenzione e alla lotta contro la criminalità in forza della legislazione nazionale.
Articolo 4
Competenza
1. Europol è competente per la criminalità organizzata, il terrorismo ed altre forme gravi di criminalità elencate nell’allegato che interessano due o più Stati membri in modo tale da richiedere, considerate la portata, la gravità e le conseguenze dei reati, un’azione comune degli Stati membri.
2. Su raccomandazione del consiglio di amministrazione, il Consiglio definisce le priorità di Europol, in particolare tenendo conto delle analisi strategiche e delle valutazioni delle minacce preparate da Europol.
3. Europol è altresì competente per i reati connessi. Sono considerati reati connessi:
a)
i reati commessi per procurarsi i mezzi per perpetrare gli atti rispetto ai quali è competente Europol;
b)
i reati commessi per agevolare o compiere gli atti rispetto ai quali è competente Europol;
c)
i reati commessi per assicurare l’impunità degli atti rispetto ai quali è competente Europol.
Articolo 5
Compiti
1. I compiti principali di Europol sono:
a)
raccogliere, conservare, trattare, analizzare e scambiare informazioni e intelligence;
b)
comunicare senza indugio alle autorità competenti degli Stati membri, attraverso l’unità nazionale di cui all’articolo 8, le informazioni che le riguardano e ogni collegamento constatato tra i reati;
c)
facilitare le indagini negli Stati membri, in particolare trasmettendo alle unità nazionali tutte le informazioni pertinenti;
d)
chiedere alle autorità competenti degli Stati membri interessati di avviare, svolgere o coordinare indagini e di proporre l’istituzione di squadre investigative comuni in casi specifici;
e)
fornire intelligence e supporto analitico agli Stati membri in relazione ad eventi internazionali di primo piano;
f)
preparare valutazioni delle minacce, analisi strategiche e rapporti di situazione in relazione all’obiettivo, incluse valutazioni della minaccia costituita dalla criminalità organizzata.
2. Rientra nei compiti di cui al paragrafo 1 assistere gli Stati membri nei loro compiti di raccolta delle informazioni da Internet e relativa analisi, per aiutare a identificare le attività criminali agevolate da o commesse attraverso Internet.
3. Europol ha altresì i seguenti compiti addizionali:
a)
approfondire le conoscenze specialistiche usate nelle indagini dalle autorità competenti degli Stati membri e offrire consulenza per le indagini;
b)
fornire intelligence strategica per facilitare e promuovere un impiego efficace e razionale delle risorse disponibili, a livello nazionale e dell’Unione, per le attività operative, e prestare il sostegno a tali attività;
4. Inoltre, nell’ambito dell’obiettivo di cui all’articolo 3, Europol può, in funzione del personale e delle risorse finanziarie di cui dispone, ed entro i limiti fissati dal consiglio di amministrazione, assistere gli Stati membri, mediante supporto, consulenza e attività di ricerca, nei seguenti settori:
a)
la formazione dei membri delle autorità competenti, se del caso in cooperazione con l’Accademia europea di polizia;
b)
la logistica e le attrezzature di tali autorità, agevolando la fornitura di supporto tecnico tra gli Stati membri;
c)
metodi di prevenzione della criminalità;
d)
metodi e analisi di polizia tecnica e scientifica e procedure investigative.
5. Europol agisce inoltre quale ufficio centrale per la lotta contro la falsificazione dell’euro conformemente alla decisione 2005/511/GAI del Consiglio, del 12 luglio 2005, relativa alla protezione dell’euro contro la falsificazione attraverso la designazione dell’Europol quale ufficio centrale competente per la lotta contro la falsificazione dell’euro (6). Europol può altresì promuovere il coordinamento di misure applicate dalle autorità competenti degli Stati membri per lottare contro la falsificazione dell’euro o nel quadro di squadre investigative comuni, se del caso in collegamento con organi europei e di paesi terzi. Su richiesta, Europol può fornire sostegno finanziario a indagini volte a contrastare la falsificazione dell’euro.
Articolo 6
Partecipazione alle squadre investigative comuni
1. Il personale Europol può partecipare, con funzioni di supporto, alle squadre investigative comuni, comprese quelle istituite a norma dell’articolo 1 della decisione quadro 2002/465/GAI del Consiglio, del 13 giugno 2002, relativa alle squadre investigative comuni (7) dell’articolo 13 della convenzione, del 29 maggio 2000, relativa all’assistenza giudiziaria in materia penale tra gli Stati membri dell’Unione europea (8), o dell’articolo 24 della convenzione, del 18 dicembre 1997, relativa alla mutua assistenza e alla cooperazione tra amministrazioni doganali (9), nella misura in cui tali squadre indagano su reati che rientrano nella competenza di Europol in virtù dell’articolo 4 della presente decisione.
Entro i limiti previsti dalla legislazione degli Stati membri in cui opera una squadra investigativa comune e conformemente all’accordo di cui al paragrafo 2, il personale Europol può prestare assistenza in tutte le attività e scambiare informazioni con tutti i membri della squadra investigativa comune, conformemente al paragrafo 4. Esso non prende tuttavia parte all’attuazione di qualsivoglia misura coercitiva.
2. Le modalità amministrative della partecipazione del personale Europol ad una squadra investigativa comune sono stabilite in un accordo tra il direttore e le autorità competenti degli Stati membri che partecipano alla squadra in questione, con il coinvolgimento delle unità nazionali. Il consiglio di amministrazione definisce le norme che disciplinano tali accordi.
3. Le norme di cui al paragrafo 2 precisano le condizioni in cui il personale Europol è messo a disposizione della squadra investigativa comune.
4. Conformemente all’accordo di cui al paragrafo 2, il personale Europol può entrare in collegamento diretto con i membri di una squadra investigativa comune e fornire ai membri e ai membri distaccati della squadra, a norma della presente decisione, informazioni tratte da uno degli elementi di cui constano i sistemi di trattamento delle informazioni di cui all’articolo 10. In caso di collegamento diretto, Europol ne informa contemporaneamente le unità nazionali degli Stati membri che costituiscono la squadra e quelle degli Stati membri che hanno fornito le informazioni di tale collegamento.
5. Le informazioni ottenute da un membro del personale Europol mentre partecipa ad una squadra investigativa comune possono, con il consenso e sotto la responsabilità dello Stato membro che le ha fornite, essere inserite in uno degli elementi di cui consta il sistema informatizzato di cui all’articolo 10 alle condizioni previste dalla presente decisione.
6. Durante le operazioni di una squadra investigativa comune il personale Europol è soggetto, per quanto riguarda i reati subiti o commessi, alla legislazione nazionale dello Stato membro in cui si svolge l’operazione applicabile alle persone con funzioni comparabili.
Articolo 7
Richiesta di Europol di avviare indagini penali
1. Gli Stati membri trattano le richieste di Europol di avviare, svolgere o coordinare indagini in determinati casi e le esaminano debitamente. Gli Stati membri comunicano a Europol se l’indagine richiesta sarà avviata.
2. Prima di formulare una richiesta per l’avvio di indagini penali, Europol ne informa Eurojust.
3. Qualora le autorità competenti dello Stato membro decidano di non dar seguito ad una richiesta di Europol, lo informano della loro decisione e dei motivi che la giustificano, salvo che questi non possano essere rivelati perché altrimenti:
a)
lederebbero interessi fondamentali della sicurezza nazionale; oppure
b)
comprometterebbero il buon esito di indagini in corso o la sicurezza delle persone.
4. Le autorità competenti degli Stati membri trasmettono a Europol le risposte alle sue richieste per l’avvio, lo svolgimento o il coordinamento delle indagini in determinati casi e le informazioni sui risultati delle indagini, conformemente alle norme della presente decisione e della legislazione nazionale pertinente.
Articolo 8
Unità nazionali
1. Ciascuno Stato membro istituisce o designa un’unità nazionale affinché svolga i compiti indicati nel presente articolo. In ogni Stato membro è designato un agente a capo dell’unità nazionale.
2. L’unità nazionale è l’unico organo di collegamento tra Europol e le autorità competenti degli Stati membri. Gli Stati membri possono tuttavia consentire contatti diretti tra le autorità competenti designate e Europol, purché siano rispettate le condizioni stabilite dallo Stato membro in questione, in particolare il previo coinvolgimento dell’unità nazionale.
L’unità nazionale riceve al tempo stesso da Europol tutte le informazioni scambiate nei contatti diretti tra Europol e le autorità competenti designate. Le relazioni tra l’unità nazionale e le autorità competenti sono disciplinate dalla legislazione nazionale, in particolare dalle pertinenti norme costituzionali nazionali.
3. Gli Stati membri adottano le misure necessarie per assicurare che le loro unità nazionali possano svolgere i propri compiti e, in particolare, abbiano accesso ai dati nazionali pertinenti.
4. Le unità nazionali:
a)
forniscono di loro iniziativa a Europol le informazioni e l’intelligence necessarie per lo svolgimento dei suoi compiti;
b)
rispondono alle richieste di informazioni, intelligence e consulenza inoltrate da Europol;
c)
aggiornano le informazioni e l’intelligence;
d)
valutano le informazioni e l’intelligence per conto delle autorità competenti, nel rispetto della legislazione nazionale, e trasmettono loro il relativo materiale;
e)
chiedono a Europol consulenza, informazioni, intelligence e analisi;
f)
trasmettono a Europol informazioni da conservare nelle banche dati;
g)
assicurano la legittimità di qualsiasi scambio di informazioni fra Europol e le unità nazionali stesse.
5. Fatto salvo l’esonero delle responsabilità degli Stati membri riguardo al mantenimento dell’ordine pubblico e alla salvaguardia della sicurezza interna, l’unità nazionale non è tenuta, in singoli casi concreti, a trasmettere informazioni e intelligence se così facendo:
a)
si ledono interessi fondamentali della sicurezza nazionale;
b)
si compromette il successo di indagini in corso o la sicurezza delle persone; oppure
c)
si divulgano informazioni riguardanti organi o specifiche attività di intelligence in materia di sicurezza dello Stato.
6. Le spese sostenute dalle unità nazionali per comunicare con Europol sono a carico degli Stati membri e non sono imputate a Europol, ad eccezione delle spese di collegamento.
7. I capi delle unità nazionali si riuniscono regolarmente, di loro iniziativa o su richiesta del consiglio di amministrazione o del direttore, per assistere Europol in questioni operative in particolare per:
a)
esaminare e elaborare proposte volte a migliorare l’efficacia di Europol sul piano operativo e a incoraggiare l’impegno degli Stati membri;
b)
valutare i rapporti e le analisi redatti da Europol a norma dell’articolo 5, paragrafo 1, lettera f) ed elaborare misure volte a contribuire all’attuazione delle loro conclusioni;
c)
sostenere l’istituzione delle squadre investigative comuni cui partecipa Europol a norma dell’articolo 5, paragrafo 1, lettera d) e dell’articolo 6.
Articolo 9
Ufficiali di collegamento
1. Ogni unità nazionale distacca presso Europol almeno un ufficiale di collegamento. Ferme restando disposizioni specifiche della presente decisione, gli ufficiali di collegamento sono soggetti alla legislazione nazionale dello Stato membro di origine.
2. Gli ufficiali di collegamento costituiscono gli uffici nazionali di collegamento presso Europol e sono incaricati dalle rispettive unità nazionali di difendere gli interessi di queste ultime nell’ambito di Europol conformemente alla legislazione nazionale dello Stato membro di origine e nel rispetto delle disposizioni applicabili al funzionamento di Europol.
3. Fatto salvo l’articolo 8, paragrafi 4 e 5, gli ufficiali di collegamento:
a)
comunicano a Europol le informazioni provenienti dalle rispettive unità nazionali;
b)
trasmettono alle rispettive unità nazionali le informazioni provenienti da Europol;
c)
cooperano con il personale Europol fornendo informazioni e consulenza; e
d)
collaborano allo scambio di informazioni provenienti dalle rispettive unità nazionali con gli ufficiali di collegamento di altri Stati membri sotto la loro responsabilità, conformemente alla legislazione nazionale. Tali scambi bilaterali possono riguardare anche reati che esulano dalla competenza di Europol, per quanto consentito dalla legislazione nazionale.
4. All’attività degli ufficiali di collegamento si applica per analogia l’articolo 35.
5. I diritti e gli obblighi degli ufficiali di collegamento nei confronti di Europol sono decisi dal consiglio d’amministrazione.
6. Gli ufficiali di collegamento godono dei privilegi e delle immunità necessari per lo svolgimento dei loro compiti conformemente all’articolo 51, paragrafo 2.
7. Europol provvede affinché gli ufficiali di collegamento siano pienamente informati e associati a tutte le sue attività, per quanto compatibile con la loro posizione.
8. Europol mette gratuitamente a disposizione degli Stati membri, nel suo edificio, i locali necessari e il supporto adeguato per l’espletamento delle attività degli ufficiali di collegamento. Tutte le altre spese connesse al distacco di ufficiali di collegamento sono a carico dello Stato membro di origine, incluse quelle per l’attrezzatura di tali ufficiali, salvo i casi particolari in cui il consiglio di amministrazione raccomandi una deroga nell’ambito della stesura del bilancio di Europol.
CAPO II
SISTEMI DI TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI
Articolo 10
Trattamento delle informazioni
1. Per quanto necessario al raggiungimento dei suoi obiettivi, Europol tratta informazioni e intelligence, inclusi i dati personali, a norma della presente decisione. Europol istituisce e mantiene il sistema di informazione Europol di cui all’articolo 11, e gli archivi di lavoro per fini di analisi di cui all’articolo 14. Europol può istituire e mantenere anche altri sistemi di trattamento dei dati personali istituiti conformemente ai paragrafi 2 e 3 del presente articolo.
2. Il consiglio di amministrazione, su proposta del direttore, tenuto conto delle possibilità offerte dai sistemi esistenti di trattamento delle informazioni di Europol e previa consultazione dell’autorità di controllo comune, decide in merito all’istituzione di un nuovo sistema di trattamento dei dati personali. La decisione del consiglio di amministrazione è sottoposta al Consiglio per approvazione.
3. La decisione del consiglio di amministrazione di cui al paragrafo 2 definisce le condizioni e le limitazioni secondo cui Europol può istituire il nuovo sistema di trattamento dei dati personali. La decisione del consiglio di amministrazione può autorizzare il trattamento di dati personali correlati alle categorie di persone di cui all’articolo 14, paragrafo 1, ma non il trattamento di dati personali che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale e il trattamento di dati relativi alla salute o alla vita sessuale. La decisione del consiglio di amministrazione assicura che le misure e i principi di cui agli articoli da 18, 19, 20, 27, 29 e 35 siano attuati correttamente. In particolare, la decisione del consiglio di amministrazione definisce le finalità del nuovo sistema, l’accesso ai dati, il loro uso e i termini per la loro conservazione e cancellazione.
4. Europol può trattare dati per stabilire se questi sono rilevanti per i suoi compiti e possono essere inclusi nel sistema di informazione Europol di cui all’articolo 11, negli archivi di lavoro per fini di analisi di cui all’articolo 14 o in altri sistemi di trattamento dei dati personali istituiti conformemente ai paragrafi 2 e 3 del presente articolo. Il consiglio di amministrazione, su proposta del direttore e previa consultazione dell’autorità di controllo comune, definisce le condizioni relative al trattamento di tali dati, in particolare riguardo all’accesso ai dati, al loro uso e ai termini per la loro conservazione e cancellazione, che non può superare i sei mesi, tenuto debito conto dei principi di cui all’articolo 27. La decisione del consiglio di amministrazione è trasmessa al Consiglio per approvazione.
Articolo 11
Sistema di informazione Europol
1. Europol mantiene il sistema di informazione Europol.
2. Europol garantisce l’osservanza delle disposizioni della presente decisione che disciplinano il funzionamento del sistema di informazione Europol. Risponde del corretto funzionamento del sistema di informazione Europol dal punto di vista tecnico e operativo e, in particolare, adotta tutti i provvedimenti necessari per la regolare attuazione delle misure indicate agli articoli 20, 29, 31 e 35 per quanto riguarda il sistema di informazione Europol.
3. L’unità nazionale degli Stati membri è responsabile della comunicazione con il sistema di informazione Europol. In particolare, è competente per le misure di sicurezza di cui all’articolo 35 relative alle attrezzature utilizzate per il trattamento dei dati nel territorio dello Stato membro interessato, per l’esame di cui all’articolo 20 e, per quanto previsto dalle disposizioni legislative, regolamentari, amministrative e procedurali di quello Stato membro, per la corretta attuazione della presente decisione in qualsiasi altra materia.
Articolo 12
Contenuto del sistema di informazione Europol
1. Il sistema di informazione Europol può essere usato per trattare unicamente i dati necessari allo svolgimento dei compiti di Europol. I dati immessi riguardano:
a)
persone che, in base alla legislazione nazionale dello Stato membro interessato, sono sospettate di aver commesso un reato di competenza di Europol o di avervi partecipato, o che sono state condannate per un siffatto reato;
b)
persone riguardo alle quali vi siano indicazioni concrete o ragionevoli motivi, secondo la legislazione nazionale dello Stato membro interessato, per ritenere che possano commettere reati di competenza di Europol.
2. I dati concernenti le persone di cui al paragrafo 1 possono contenere solo le seguenti indicazioni:
a)
cognome, cognome da nubile, nomi ed eventuali pseudonimi o appellativi correnti;
b)
data e luogo di nascita;
c)
cittadinanza;
d)
sesso;
e)
luogo di residenza, professione e luogo di soggiorno della persona interessata;
f)
codici di previdenza sociale, patenti di guida, documenti d’identità e dati del passaporto; e
g)
all’occorrenza, altri elementi utili all’identificazione, in particolare caratteristiche fisiche particolari, obiettive e inalterabili, quali i dati dattiloscopici ed il profilo DNA (ottenuto a partire dalla parte non codificante del DNA).
3. Oltre ai dati di cui al paragrafo 2, il sistema di informazione Europol può essere usato per trattare le seguenti indicazioni relative alle persone di cui al paragrafo 1:
a)
reati commessi, reati imputati, date, luoghi e modi in cui tali reati sarebbero stati commessi;
b)
strumenti di reato effettivi o potenziali, comprese informazioni relative alle persone giuridiche;
c)
servizi responsabili e riferimenti delle pratiche;
d)
sospetto di appartenenza ad un’organizzazione criminale;
e)
condanne, nella misura in cui riguardino reati di competenza di Europol;
f)
parte che ha introdotto i dati.
Tali dati possono essere immessi anche quando non contengono ancora riferimenti a persone. Se a introdurre i dati è Europol, questo ne indica la fonte, oltre al riferimento della pratica.
4. Le informazioni complementari sulle persone di cui al paragrafo 1 detenute da Europol o dalle unità nazionali possono essere comunicate, su richiesta, a qualsiasi unità nazionale o a Europol. Le unità nazionali comunicano le informazioni complementari in osservanza della rispettiva legislazione nazionale.
Nel caso in cui tali informazioni complementari si riferiscano ad uno o più reati connessi di cui all’articolo 4, paragrafo 3, il dato conservato nel sistema d’informazione Europol è corredato di un’indicazione per consentire alle unità nazionali e ad Europol di procedere allo scambio di informazioni relative ai reati connessi.
5. Se il procedimento contro l’interessato è definitivamente archiviato o quest’ultimo è assolto in via definitiva, i dati relativi al caso per il quale è stata decisa l’archiviazione o l’assoluzione sono cancellati.
Articolo 13
Utilizzo del sistema di informazione Europol
1. Le unità nazionali, gli ufficiali di collegamento, il direttore, i vicedirettori e il personale Europol debitamente autorizzato hanno il diritto di introdurre e ricercare dati direttamente nel sistema di informazione Europol. Europol può estrarre i dati nella misura in cui sia necessario allo svolgimento dei suoi compiti in casi particolari. Le unità nazionali e gli ufficiali di collegamento estraggono i dati conformemente alle disposizioni legislative, regolamentari, amministrative e procedurali della parte che accede, nel rispetto di ogni ulteriore disposizione della presente decisione.
2. Solo la parte che ha immesso i dati può modificarli, rettificarli o cancellarli. Se un’altra parte ha motivo di ritenere che i dati di cui all’articolo 12, paragrafo 2, siano errati, o se desidera integrarli, ne avverte al più presto la parte che li ha introdotti, la quale esamina senza indugio la comunicazione e, se necessario, modifica, integra, rettifica o cancella immediatamente i dati.
3. Qualora il sistema contenga dati di cui all’articolo 12, paragrafo 3, riguardanti una persona, ogni parte può immettere altri dati di cui a detta disposizione. In caso di contraddizione palese tra i dati introdotti, le parti interessate si consultano e si accordano.
4. Se una parte intende cancellare completamente i dati di cui all’articolo 12, paragrafo 2, che ha introdotto in relazione ad una persona sulla quale altre parti hanno introdotto dati di cui all’articolo 12, paragrafo 3, la responsabilità in materia di protezione dei dati ai sensi dell’articolo 29, paragrafo 1, e il diritto di modificare, integrare, rettificare e cancellare quei dati ai sensi dell’articolo 12, paragrafo 2, sono trasferiti alla parte che successivamente ha immesso i dati di cui all’articolo 12, paragrafo 3, su quella persona. La parte che intende cancellare i dati ne informa la parte cui viene trasferita la responsabilità in materia di protezione dei dati.
5. La parte che estrae, introduce o modifica dati nel sistema di informazione Europol è responsabile della legittimità di tali operazioni. Tale parte deve poter essere identificata. La comunicazione delle informazioni tra le unità nazionali e le autorità competenti degli Stati membri è disciplinata dalla legislazione nazionale.
6. Oltre alle unità nazionali e alle persone indicate al paragrafo 1, hanno facoltà di interrogare il sistema di informazione Europol anche le autorità competenti designate a tal fine dagli Stati membri. L’interrogazione tuttavia consente solamente di sapere se i dati richiesti sono disponibili nel sistema. Ulteriori informazioni possono essere ottenute tramite l’unità nazionale.
7. Le informazioni relative ai servizi competenti designati a norma del paragrafo 6 e le loro successive modifiche sono trasmesse al segretariato generale del Consiglio che provvede a pubblicarle nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Articolo 14
Archivi di lavoro per fini di analisi
1. Qualora sia necessario per lo svolgimento dei suoi compiti, Europol può conservare, modificare e utilizzare in archivi di lavoro per fini di analisi dati relativi ai reati di sua competenza, compresi i dati relativi ai reati connessi di cui all’articolo 4, paragrafo 3. Gli archivi di lavoro per fini di analisi possono contenere dati sulle seguenti categorie di persone:
a)
persone di cui all’articolo 12, paragrafo 1;
b)
persone che potrebbero essere chiamate a testimoniare nel corso di indagini sui reati in esame o di procedimenti penali conseguenti;
c)
persone che sono state vittime di uno dei reati in esame o per le quali taluni fatti autorizzano a ritenere che potranno essere vittime di un siffatto reato;
d)
persone di contatto e di accompagnamento; e
e)
persone che possono fornire informazioni sui reati in esame.
Il trattamento di dati personali che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, nonché il trattamento di dati relativi alla salute e alla vita sessuale sono autorizzati soltanto se strettamente necessari per le finalità dell’archivio interessato e se tali dati integrano altri dati personali già immessi in quell’archivio. È vietata la selezione di una categoria specifica di persone partendo unicamente dai dati sensibili summenzionati, in violazione delle citate norme relative alla finalità.
Il Consiglio, deliberando a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo, adotta le norme di attuazione degli archivi di lavoro per fini di analisi, predisposti dal consiglio di amministrazione, sulla scorta del parere dell’autorità di controllo comune, che precisano in particolare le categorie di dati personali previste nel presente articolo, la sicurezza dei dati interessati e il controllo interno del loro uso.
2. Detti archivi sono costituiti per fini di analisi, definita come la raccolta, il trattamento o l’uso di dati a sostegno delle indagini penali. Ciascun progetto di analisi comporta la costituzione di un gruppo di analisi cui partecipano:
a)
gli analisti e gli altri membri del personale Europol designati dal direttore;
b)
gli ufficiali di collegamento e/o gli esperti degli Stati membri che hanno fornito le informazioni o che sono implicati nell’analisi ai sensi del paragrafo 4.
Solo gli analisti sono autorizzati a immettere dati nell’archivio interessato e a modificarli. Tutti i partecipanti al gruppo di analisi possono effettuare ricerche di dati nell’archivio.
3. Su richiesta di Europol o di loro iniziativa, le unità nazionali comunicano a Europol, fatto salvo l’articolo 8, paragrafo 5, tutte le informazioni necessarie alla finalità di un determinato archivio di lavoro per fini di analisi. Gli Stati membri trasmettono i dati soltanto qualora anche la loro legislazione nazionale ne permetta il trattamento a scopo di prevenzione o analisi dei reati, oppure di lotta contro gli stessi. A seconda del grado di urgenza, i dati provenienti dalle autorità competenti designate possono essere trasmessi direttamente agli archivi di lavoro per fini di analisi conformemente all’articolo 8, paragrafo 2.
4. In caso di analisi generale di tipo strategico tutti gli Stati membri, tramite i rispettivi ufficiali di collegamento e/o esperti, sono pienamente associati ai risultati dei lavori, specie mediante la comunicazione dei rapporti di Europol.
Alle analisi di casi particolari che non riguardano tutti gli Stati membri e hanno scopi direttamente operativi partecipano i rappresentanti:
a)
degli Stati membri da cui provengono le informazioni in base alle quali è stato deciso di costituire l’archivio di lavoro ai fini di analisi, o che sono direttamente interessati da tali informazioni, e degli Stati membri che il gruppo di analisi invita in un secondo tempo ad associarsi poiché anch’essi interessati;
b)
degli Stati membri che, consultata la funzione indice di cui all’articolo 15, ravvisano la necessità di essere informati e la fanno valere alle condizioni stabilite al paragrafo 5 del presente articolo.
5. Possono far valere la necessità di essere informati gli ufficiali di collegamento autorizzati. Ciascuno Stato membro designa e autorizza a tal fine un numero limitato di ufficiali.
Per far valere la necessità di essere informato di cui al paragrafo 4, secondo comma, lettera b), l’ufficiale di collegamento trasmette a tutti i partecipanti all’analisi una dichiarazione scritta motivata, convalidata dall’autorità gerarchica cui fa capo nel suo Stato membro. È quindi associato automaticamente all’analisi in corso.
Se nel gruppo di analisi sorgono obiezioni, l’associazione automatica è differita fino a conclusione di una procedura di conciliazione comprendente le tre fasi seguenti:
a)
i partecipanti all’analisi cercano un accordo con l’ufficiale di collegamento che ha fatto valere la necessità di essere informato. Essi dispongono a tal fine di un massimo di otto giorni;
b)
se non raggiungono un accordo, i capi delle unità nazionali interessate e il direttore si riuniscono entro tre giorni e cercano un accordo;
c)
se il disaccordo persiste, i rappresentanti delle parti interessate in sede di consiglio di amministrazione si riuniscono entro otto giorni. Se lo Stato membro interessato non rinuncia a far valere la necessità di essere informato, la sua associazione all’analisi è decisa per consenso.
6. Lo Stato membro che ha comunicato un’informazione a Europol è il solo che può giudicarne il grado di sensibilità e le possibili variazioni, e ha facoltà di definirne le condizioni di trattamento. La diffusione o l’uso operativo dei dati comunicati a Europol è deciso dallo Stato membro che li ha trasmessi. Se non è possibile stabilire quale Stato membro ha comunicato i dati a Europol, la decisione di diffonderli o usarli a scopi operativi è presa dai partecipanti all’analisi. Uno Stato membro o un esperto associato che si unisca ad un’analisi in corso non può diffondere o usare i dati senza il previo consenso dello Stato membro inizialmente interessato.
7. In deroga al paragrafo 6, se dopo l’immissione di dati in un archivio di lavoro per fini di analisi, Europol rileva che questi si riferiscono ad una persona o ad un oggetto per i quali già sussistono nell’archivio dati forniti da un altro Stato membro o terzi, lo Stato membro o i terzi interessati sono immediatamente informati del collegamento identificato, conformemente all’articolo 17.
8. Europol può invitare esperti delegati dalle entità di cui agli articoli 22, paragrafo 1 o 23, paragrafo 1 da associare alle attività di un gruppo di analisi, se:
a)
un accordo o un accordo di lavoro, come quello di cui agli articoli 22, paragrafo 2 o 23, paragrafo 2, che contiene disposizioni appropriate sullo scambio di informazioni, compresa la trasmissione di dati personali, e sulla riservatezza delle informazioni scambiate, è in vigore tra Europol e l’entità interessata;
b)
l’associazione degli esperti dell’entità è nell’interesse degli Stati membri;
c)
l’entità è direttamente interessata dal lavoro di analisi;
d)
tutti i partecipanti accettano che gli esperti dell’entità vengano associati alle attività del gruppo di analisi.
Alle condizioni stabilite al primo comma, lettere b), c) e d) Europol invita gli esperti dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode a essere associati alle attività del gruppo di analisi se il progetto di analisi riguarda frodi o altre attività illegali che ledono gli interessi finanziari delle Comunità europee.
L’associazione di esperti di un’entità alle attività di un gruppo di analisi è subordinata a un accordo tra Europol e l’entità. Il consiglio di amministrazione definisce le norme che disciplinano tali accordi.
Gli accordi tra Europol e le entità sono trasmessi all’autorità di controllo comune, che può indirizzare al consiglio di amministrazione le osservazioni che reputa necessarie.
Articolo 15
Funzione indice
1. Europol crea una funzione indice per i dati conservati negli archivi di lavoro per fini di analisi.
2. Il direttore, i vicedirettori e il personale Europol debitamente autorizzato, gli ufficiali di collegamento e i membri debitamente autorizzati delle unità nazionali hanno diritto di accedere alla funzione indice. Tale funzione è strutturata in modo da consentire alle persone che la usano di sapere chiaramente, in base ai dati consultati, se un archivio di lavoro per fini di analisi contiene dati di interesse per lo svolgimento dei suoi compiti.
3. L’accesso alla funzione indice è concepito in modo tale che sia possibile determinare se un’informazione è conservata in un archivio di lavoro per fini di analisi, ma non effettuare collegamenti o deduzioni ulteriori riguardo al contenuto dell’archivio.
4. Il consiglio di amministrazione definisce le modalità relative alla struttura della funzione indice, comprese le condizioni di accesso alla stessa, previo parere dell’autorità di controllo comune.
Articolo 16
Provvedimento costitutivo di un archivio di lavoro per fini di analisi
1. Per ciascun archivio di lavoro per fini di analisi il direttore specifica in un provvedimento costitutivo:
a)
la denominazione dell’archivio;
b)
la finalità dell’archivio;
c)
le categorie di persone su cui si conservano dati;
d)
il tipo di dati da conservare e i dati personali che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale nonché i dati relativi alla salute e alla vita sessuale che sono strettamente necessari;
e)
il contesto generale della decisione di creare l’archivio;
f)
i partecipanti al gruppo di analisi al momento della creazione dell’archivio;
g)
le condizioni per comunicare i dati personali conservati nell’archivio, a quali destinatari e secondo quale procedura;
h)
la frequenza dei controlli e la durata della conservazione;
i)
le modalità relative alla stesura dei verbali.
2. Il consiglio di amministrazione e l’autorità di controllo comune sono immediatamente informati dal direttore del provvedimento costitutivo dell’archivio o di ogni successiva modifica degli elementi di cui al paragrafo 1 e ricevono la relativa pratica. L’autorità di controllo comune può indirizzare al consiglio di amministrazione le osservazioni che reputa necessarie. Il direttore può chiedere all’autorità di controllo comune di formulare tali osservazioni entro un termine determinato.
3. Gli archivi di lavoro per fini di analisi sono conservati per un periodo massimo di tre anni. Tuttavia, prima della scadenza di questo termine Europol esamina la necessità di conservare l’archivio. Se strettamente necessario alla finalità dell’archivio, il direttore può deciderne la conservazione per un altro triennio. Il consiglio di amministrazione e l’autorità di controllo comune sono immediatamente informati dal direttore degli elementi contenuti nell’archivio che giustificano la stretta necessità di conservarlo. L’autorità di controllo comune invia al consiglio di amministrazione le osservazioni che reputa necessarie. Il direttore può chiedere all’autorità di controllo comune di formulare tali osservazioni entro un termine determinato.
4. Il consiglio di amministrazione può in qualsiasi momento incaricare il direttore di modificare un provvedimento costitutivo o di chiudere l’archivio di lavoro per fini di analisi. Il consiglio di amministrazione decide la data in cui tale modifica o chiusura ha effetto.
CAPO III
DISPOSIZIONI COMUNI PER IL TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI
Articolo 17
Obbligo di comunicazione
Fatto salvo l’articolo 14, paragrafi 6 e 7, Europol comunica senza indugio alle unità nazionali e, su richiesta di queste, ai loro ufficiali di collegamento le informazioni riguardanti i rispettivi Stati membri, compresi i collegamenti identificati tra reati di competenza di Europol, ai sensi dell’articolo 4. Possono inoltre essere comunicate informazioni e intelligence su altre forme gravi di criminalità di cui Europol viene a conoscenza nello svolgimento dei suoi compiti.
Articolo 18
Disposizioni sul controllo del recupero dati
Europol istituisce, in cooperazione con gli Stati membri, adeguati meccanismi di controllo che consentono di verificare la legittimità delle operazioni di recupero dati dagli archivi automatizzati per trattare dati personali e consentono agli Stati membri di accedere, su richiesta, ai verbali. I dati così raccolti sono usati da Europol e dalle autorità di controllo di cui agli articoli 33 e 34 soltanto a scopo di verifica e sono cancellati dopo diciotto mesi, a meno che siano necessari per un controllo in corso. Il consiglio di amministrazione disciplina le modalità dei meccanismi di controllo, previa consultazione dell’autorità di controllo comune.
Articolo 19
Norme d’uso dei dati
1. I dati personali recuperati dagli archivi per il trattamento dei dati di Europol o trasmessi con altri mezzi appropriati possono essere trasmessi o usati unicamente dalle autorità competenti degli Stati membri per prevenire e combattere le forme di criminalità di competenza di Europol e le altre forme gravi di criminalità. Europol usa i dati solo per lo svolgimento dei suoi compiti.
2. Qualora uno Stato membro, paese terzo o organo terzo comunichino certi dati subordinandone l’uso a particolari restrizioni in quello Stato membro, paese terzo o presso quell’organo terzo, dette restrizioni sono rispettate anche da chi usa i dati, eccetto il caso specifico in cui la legislazione nazionale disponga una deroga alle restrizioni a favore delle autorità giudiziarie, degli organi legislativi o di qualsiasi altro organo indipendente istituito per legge e incaricato del controllo delle autorità nazionali competenti. In questo caso i dati sono usati solo previa consultazione dello Stato membro che li ha comunicati, tenendo conto per quanto possibile dei suoi interessi e punti di vista.
3. L’uso dei dati per finalità diverse o da parte di autorità diverse dalle autorità nazionali competenti è possibile solo previa consultazione dello Stato membro che li ha trasmessi nella misura in cui la legislazione nazionale di quello Stato lo permette.
Articolo 20
Termini per la conservazione e la cancellazione dei dati
1. Europol conserva i dati contenuti negli archivi solo per il tempo necessario allo svolgimento dei suoi compiti. La necessità di un’ulteriore conservazione va esaminata al più tardi tre anni dopo l’introduzione dei dati. L’esame dei dati conservati nel sistema di informazione di Europol e la loro cancellazione sono effettuati dall’unità che li ha introdotti. L’esame dei dati conservati in altri archivi di Europol e la loro cancellazione sono effettuati da Europol. Europol avvisa automaticamente gli Stati membri, con tre mesi d’anticipo, della scadenza dei termini per esaminare i dati conservati.
2. Durante l’esame le unità di cui al paragrafo 1, terza e quarta frase, possono decidere di continuare a conservare i dati fino all’esame successivo che ha luogo dopo un ulteriore periodo di tre anni qualora ciò sia ancora necessario per lo svolgimento dei compiti di Europol. Se non è deciso nulla in merito all’ulteriore conservazione dei dati, questi sono automaticamente cancellati.
3. Qualora uno Stato membro cancelli dai suoi archivi nazionali dati comunicati a Europol e da questo conservati in altri archivi, esso ne informa Europol. In tal caso Europol cancella i dati, salvo che abbia un interesse ulteriore per gli stessi in base a intelligence che va al di là di quella posseduta dallo Stato membro che ha trasmesso i dati. Europol informa lo Stato membro interessato dell’ulteriore conservazione di tali dati.
4. Tali dati non sono cancellati se ciò rischia di ledere gli interessi di una persona da tutelare. In tal caso i dati sono usati solo con il consenso dell’interessato.
Articolo 21
Accesso a dati provenienti da altri sistemi di informazione
Nella misura in cui strumenti giuridici dell’Unione o strumenti giuridici internazionali o nazionali consentono a Europol l’accesso informatizzato a dati contenuti in altri sistemi di informazione nazionali o internazionali, Europol può estrarre dati personali in tal modo quando sia necessario per lo svolgimento dei suoi compiti. Se le norme in materia di accesso e uso dei dati previste dalle disposizioni applicabili dei suddetti strumenti giuridici sono più severe di quelle contenute nella presente decisione, l’accesso e l’uso di tali dati da parte di Europol è disciplinato da queste disposizioni.
CAPO IV
RELAZIONI CON I PARTNER
Articolo 22
Relazioni con istituzioni, organi, uffici e agenzie dell’Unione o della Comunità
1. Se utile allo svolgimento dei suoi compiti, Europol può instaurare e mantenere relazioni di cooperazione con le istituzioni, gli organi, gli uffici e le agenzie istituite dal trattato sull’Unione europea e dal trattato che istituisce la Comunità europea, o sulla base dei medesimi, in particolare con:
a)
Eurojust;
b)
l’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) (10);
c)
l’Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell’Unione europea (Frontex) (11);
d)
l’Accademia europea di polizia (AEP);
e)
la Banca centrale europea;
f)
l’Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze (OEDT) (12).
2. Europol stipula accordi o accordi di lavoro con le entità di cui al paragrafo 1. Gli accordi o accordi di lavoro possono riguardare lo scambio di informazioni operative, strategiche o tecniche, inclusi dati personali e informazioni classificate. Tale accordo o accordo di lavoro può essere stipulato solo previa approvazione del consiglio di amministrazione dopo che questi abbia ottenuto, in relazione allo scambio di dati personali, il parere dell’autorità di controllo comune.
3. Prima dell’entrata in vigore dell’accordo o dell’accordo di lavoro di cui al paragrafo 2, Europol può ricevere direttamente informazioni, inclusi dati personali, dalle entità di cui al paragrafo 1, e usarle, se ciò è necessario per il legittimo svolgimento dei suoi compiti, e può, alle condizioni di cui all’articolo 24, paragrafo 1, trasmettere direttamente informazioni, inclusi dati personali, a tali entità, se ciò è necessario per il legittimo svolgimento dei compiti del destinatario.
4. La trasmissione da parte di Europol di informazioni classificate alle entità di cui al paragrafo 1 è permessa solo se tra Europol e il destinatario esiste un accordo sulla protezione del segreto.
Articolo 23
Relazioni con paesi e organizzazioni terzi
1. Se necessario allo svolgimento dei suoi compiti, Europol può instaurare e mantenere relazioni di cooperazione con:
a)
paesi terzi;
b)
organizzazioni quali:
i)
organizzazioni internazionali e enti di diritto pubblico a quelle subordinate;
ii)
altri organi di diritto pubblico istituiti da o sulla base di un accordo tra due o più Stati; e
iii)
l’Organizzazione internazionale di polizia criminale (Interpol).
2. Europol stipula accordi con le entità di cui al paragrafo 1 che sono state immesse nell’elenco di cui all’articolo 26, paragrafo 1, lettera a). Gli accordi possono riguardare lo scambio di informazioni operative, strategiche o tecniche, inclusi dati personali e informazioni classificate, se trasmesse attraverso un punto di contatto designato, individuato nell’accordo di cui al paragrafo 6, lettera b) del presente articolo. Tali accordi possono essere stipulati solo previa approvazione del Consiglio, che abbia previamente consultato il consiglio di amministrazione e, nella misura in cui essi riguardano lo scambio di dati personali, abbia ottenuto il parere dell’autorità di controllo comune tramite il consiglio di amministrazione.
3. Prima dell’entrata in vigore degli accordi di cui al paragrafo 2, Europol può ricevere direttamente ed utilizzare informazioni, inclusi dati personali e informazioni classificate, se ciò è necessario per il legittimo svolgimento dei suoi compiti.
4. Prima dell’entrata in vigore degli accordi di cui al paragrafo 2, Europol può, alle condizioni di cui all’articolo 24, paragrafo 1, trasmettere direttamente informazioni diverse da dati personali e informazioni classificate alle entità di cui al paragrafo 1 del presente articolo, se ciò è necessario per il legittimo svolgimento dei compiti del destinatario.
5. Europol può, alle condizioni di cui all’articolo 24, paragrafo 1, trasmettere direttamente informazioni diverse da dati personali e informazioni classificate alle entità di cui al paragrafo 1 del presente articolo che non sono sull’elenco di cui all’articolo 26, paragrafo 1, lettera a), se ciò è assolutamente necessario in singoli casi per la prevenzione o la lotta contro reati di competenza di Europol.
6. Europol può, alle condizioni di cui all’articolo 24, paragrafo 1, trasmettere alle entità di cui al paragrafo 1 del presente articolo:
a)
dati personali e informazioni classificate qualora ciò sia necessario in singoli casi per la prevenzione o la lotta contro reati di competenza di Europol; e
b)
dati personali qualora Europol abbia stipulato con l’entità interessata un accordo di cui al paragrafo 2 del presente articolo che autorizza la trasmissione di tali dati sulla base di una valutazione dell’esistenza di un adeguato livello di protezione dei dati garantito da tale entità.
7. La trasmissione da parte di Europol di informazioni classificate alle entità di cui al paragrafo 1 è permessa solo se tra l’Europol e il destinatario esiste un accordo di riservatezza.
8. In deroga ai paragrafi 6 e 7 e fatto salvo l’articolo 24, paragrafo 1, Europol può trasmettere dati personali e informazioni classificate in suo possesso alle entità di cui al paragrafo 1 del presente articolo qualora il direttore ne consideri assolutamente necessaria la trasmissione per salvaguardare gli interessi essenziali degli Stati membri interessati nell’ambito degli obiettivi di Europol o al fine di evitare un pericolo imminente associato alla criminalità o a reati terroristici. Il direttore tiene conto in tutti i casi del livello di protezione dei dati applicabile all’organo in questione, al fine di conciliare questo livello di protezione dei dati e gli interessi di cui sopra. Il direttore informa quanto prima il consiglio di amministrazione e l’autorità di controllo comune della sua decisione e della base di valutazione dell’adeguatezza del livello di protezione dei dati offerto dalle entità interessate.
9. Prima di trasmettere dati personali a norma del paragrafo 8, il direttore valuta l’adeguatezza del livello di protezione dei dati offerto dalle entità interessate tenendo conto di tutte le circostanze relative alla trasmissione di dati personali, in particolare:
a)
il tipo di dati;
b)
la loro finalità;
c)
la durata del trattamento previsto;
d)
le disposizioni generali o particolari in materia di protezione dei dati applicabili all’entità;
e)
il fatto che l’entità abbia o meno acconsentito alle condizioni particolari richieste da Europol in relazione ai dati.
Articolo 24
Trasmissione dei dati
1. Se a trasmettere a Europol i dati in questione è uno Stato membro, Europol li trasmette alle entità di cui all’articolo 22, paragrafo 1 e all’articolo 23, paragrafo 1 solo con il consenso di quello Stato membro. Lo Stato membro in questione può dare un consenso preventivo alla trasmissione, generale o soggetto a condizioni particolari, revocabile in qualsiasi momento.
Se i dati non sono stati trasmessi da uno Stato membro, Europol si accerta che la loro trasmissione non sia tale da:
a)
ostacolare il corretto svolgimento dei compiti di competenza di uno Stato membro;
b)
costituire una minaccia per la sicurezza o l’ordine pubblico di uno Stato membro o arrecargli comunque pregiudizio.
2. Europol è responsabile della legittimità della trasmissione dei dati. Mantiene una traccia di tutte le trasmissioni di dati ai sensi del presente articolo, e dei relativi motivi. I dati sono trasmessi solo se il destinatario si impegna a usarli unicamente per lo scopo per il quale sono stati trasmessi.
Articolo 25
Informazioni provenienti da parti private e persone private
1. Ai fini della presente decisione si intende per:
a)
«parti private», entità e organi costituiti secondo la legge di uno Stato membro o di un paese terzo, soprattutto società, associazioni professionali, organizzazioni senza scopo di lucro e altre persone giuridiche di diritto privato, che esulano dall’ambito di applicazione dell’articolo 23, paragrafo 1;
b)
«persone private» tutte le persone fisiche.
2. Se necessario per il legittimo svolgimento dei suoi compiti, Europol può trattare informazioni, inclusi dati personali provenienti da parti private alle condizioni previste al paragrafo 3.
3. I dati personali provenienti da parti private possono essere trattati da Europol alle seguenti condizioni:
a)
i dati personali provenienti da parti private costituite secondo la legge di uno Stato membro possono essere trattate da Europol solo se trasmesse tramite l’unità nazionale di tale Stato membro conformemente alla legislazione nazionale. Europol non può contattare direttamente parti private negli Stati membri per ottenere informazioni;
b)
i dati personali provenienti da parti private costituite secondo la legge di un paese terzo con cui Europol ha stipulato, a norma dell’articolo 23, un accordo di cooperazione che consente lo scambio di dati personali possono essere trasmessi a Europol solo tramite il punto di contatto di tale Stato, individuato dall’accordo di cooperazione in vigore e in conformità con lo stesso;
c)
i dati personali provenienti da parti private costituite secondo la legge di un paese terzo con cui Europol non ha stipulato un accordo di cooperazione che consente lo scambio di dati personali possono essere trattati da Europol solo se:
i)
la parte privata in questione è sull’elenco di cui all’articolo 26, paragrafo 2; e
ii)
Europol e la parte privata interessata hanno stipulato un memorandum d’intesa sulla trasmissione di informazioni, inclusi dati personali, che conferma la legittimità della raccolta e della trasmissione dei dati personali ad opera della parte privata e specifica che i dati personali trasmessi possono essere usati solo per il legittimo svolgimento dei compiti di Europol. Tale memorandum d’intesa può essere stipulato solo previa approvazione del consiglio di amministrazione dopo che questi abbia ottenuto il parere dell’autorità di controllo comune.
Se i dati trasmessi influiscono sugli interessi di uno Stato membro, Europol informa senza indugio l’unità nazionale dello Stato membro in questione.
4. Oltre al trattamento di dati provenienti da parti private a norma del paragrafo 3, Europol può direttamente ottenere e trattare dati, inclusi dati personali, da fonti accessibili al pubblico, quali i media e i fornitori di dati pubblici e di intelligence commerciale conformemente alle disposizioni della presente decisione relative alla protezione dei dati. A norma dell’articolo 17 Europol trasmette alle unità nazionali tutte le informazioni pertinenti.
5. Le informazioni, inclusi dati personali, provenienti da persone private possono essere trattate da Europol se ricevute tramite un’unità nazionale conformemente alla legislazione nazionale o il punto di contatto di un paese terzo con cui Europol ha stipulato un accordo di cooperazione a norma dell’articolo 23. Se riceve informazioni, inclusi dati personali, da una persona privata che risiede in un paese terzo con cui non ha stipulato accordi di cooperazione, Europol può trasmetterle solo allo Stato membro o al paese terzo interessati con cui ha concluso un accordo di cooperazione a norma dell’articolo 23. Europol non può contattare direttamente persone private per ottenere informazioni.
6. I dati personali trasmessi a Europol o ottenuti dallo stesso ai sensi del paragrafo 3, lettera c) del presente articolo possono essere trattati solo ai fini della loro inclusione nel sistema di informazione Europol di cui all’articolo 11 e negli archivi di lavoro per fini di analisi di cui all’articolo 14 o in altri sistemi di trattamento dei dati personali istituiti a norma dell’articolo 10, paragrafi 2 e 3, se tali dati sono connessi ad altri dati già introdotti in uno dei suddetti sistemi o sono connessi ad una interrogazione effettuata precedentemente da un’unità nazionale in uno dei suddetti sistemi.
La responsabilità dei dati trattati da Europol, trasmessi alle condizioni previste al paragrafo 3, lettere b) e c) e al paragrafo 4 del presente articolo, e delle informazioni trasmesse tramite il punto di contatto di un paese terzo con cui Europol ha stipulato un accordo di cooperazione a norma dell’articolo 23 incombe a Europol a norma dell’articolo 29, paragrafo 1, lettera b).
7. Il direttore presenta al consiglio di amministrazione un rapporto completo sull’applicazione del presente articolo due anni dopo la data di applicazione della presente decisione. Su consiglio dell’autorità di controllo comune o di propria iniziativa, il consiglio di amministrazione può adottare qualsiasi misura ritenuta appropriata a norma dell’articolo 37, paragrafo 9, lettera b).
Articolo 26
Norme di attuazione relative alle relazioni di Europol
1. Il Consiglio, deliberando a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo:
a)
stabilisce un elenco dei paesi e organizzazioni terzi di cui all’articolo 23, paragrafo 1 con cui Europol stipula accordi. L’elenco è preparato dal consiglio di amministrazione ed è, ove necessario, riesaminato; e
b)
adotta le norme di attuazione relative alle relazioni di Europol con le entità di cui all’articolo 22, paragrafo 1 e all’articolo 23, paragrafo 1, incluso lo scambio di dati personali e informazioni classificate. Le norme di attuazione sono preparate dal consiglio di amministrazione dopo aver ottenuto il parere dell’autorità di controllo comune.
2. Il consiglio di amministrazione redige e, ove necessario, riesamina un elenco che stabilisce le parti private con cui Europol può stipulare memorandum d’intesa a norma dell’articolo 25, paragrafo 3, lettera c), punto ii), e adotta norme relative al contenuto e alla procedura di conclusione di detti memorandum d’intesa dopo aver ottenuto il parere dell’autorità di controllo comune.
CAPO V
PROTEZIONE E SICUREZZA DEI DATI
Articolo 27
Livello di protezione dei dati
Fatte salve le specifiche disposizioni della presente decisione, Europol tiene conto dei principi della convenzione del Consiglio d’Europa sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale del 28 gennaio 1981 e della raccomandazione R(87)15 del 17 settembre 1987 del comitato dei ministri del Consiglio d’Europa. Europol rispetta questi principi nel trattamento dei dati personali, fra l’altro per i dati automatizzati e non automatizzati che detiene in forma di archivi, in particolare qualsiasi insieme strutturato di dati personali accessibile secondo criteri determinati.
Articolo 28
Responsabile della protezione dei dati
1. Il consiglio di amministrazione nomina su proposta del direttore, tra i membri del personale, un responsabile della protezione dei dati. Nello svolgimento delle sue mansioni, il responsabile della protezione dei dati agisce in modo indipendente.
2. I compiti del responsabile della protezione dei dati sono:
a)
garantire, in maniera indipendente, la legittimità del trattamento dati e il rispetto delle disposizioni della presente decisione relativa al trattamento dei dati personali, incluso il trattamento dei dati personali riguardanti il personale Europol;
b)
garantire che sia mantenuta traccia scritta della trasmissione e del ricevimento di dati personali a norma della presente decisione;
c)
garantire che gli interessati siano informati, su richiesta, dei diritti spettanti loro ai sensi della presente direttiva;
d)
cooperare con il personale Europol preposto alle procedure, alla formazione e alla consulenza in materia di trattamento dati;
e)
cooperare con l’autorità di controllo comune;
f)
redigere un rapporto annuale e trasmetterlo al consiglio di amministrazione e all’autorità di controllo comune.
3. Nello svolgimento dei suoi compiti, il responsabile della protezione dei dati ha accesso a tutti i dati trattati da Europol e a tutti i locali di Europol.
4. Qualora il responsabile della protezione dei dati ritenga che le disposizioni della presente decisione relative al trattamento dei dati personali non siano state rispettate, ne informa il direttore chiedendo allo stesso di porre rimedio all’inadempienza entro un termine determinato.
Se il direttore non pone rimedio al trattamento non conforme entro un termine determinato, il responsabile della protezione dei dati ne informa il consiglio di amministrazione e concorda con quest’ultimo un termine determinato per la risposta.
Se il consiglio di amministrazione non pone rimedio al trattamento non conforme entro un termine determinato, il responsabile della protezione dei dati si rivolge all’autorità di controllo comune.
5. Il consiglio di amministrazione adotta ulteriori norme di attuazione relative al responsabile della protezione dei dati, riguardanti, in particolare, la selezione, la revoca, i compiti, le mansioni, i poteri e le garanzie di indipendenza del responsabile della protezione dei dati.
Articolo 29
Responsabilità in materia di protezione dei dati
1. La responsabilità dei dati trattati presso Europol, in particolare per quanto riguarda la legittimità della loro raccolta, la trasmissione a Europol e l’introduzione, la loro esattezza, il loro aggiornamento e il controllo dei termini di conservazione incombe:
a)
allo Stato membro che ha introdotto o comunicato i dati;
b)
a Europol, per quanto riguarda i dati comunicatigli da terzi, compresi i dati comunicati da privati a norma dell’articolo 25, paragrafo 3, lettere b) e c) e dell’articolo 25, paragrafo 4, nonché i dati comunicati tramite il punto di contatto di un paese terzo con cui Europol ha concluso un accordo di cooperazione a norma dell’articolo 23, o che costituiscono il risultato di analisi svolte da Europol.
2. I dati trasmessi a Europol ma non ancora immessi in uno dei suoi archivi rimangono sotto la responsabilità in materia di protezione dei dati della parte che li ha trasmessi. Europol è tuttavia tenuto a garantire la sicurezza dei dati, a norma dell’articolo 35, paragrafo 2, secondo cui può consultare tali dati, finché sono immessi in un archivio, solo il personale Europol autorizzato, al fine di stabilire se possono essere trattati presso Europol o da funzionari autorizzati della parte che li ha comunicati. Se a seguito di una valutazione Europol ha motivo di ritenere che i dati forniti siano inesatti o non aggiornati, ne dà notizia alla parte che li ha trasmessi.
3. Inoltre, fatte salve le altre disposizioni della presente decisione, Europol è responsabile di tutti i dati da esso trattati.
4. Se Europol è in possesso di prove in base alle quali i dati inseriti in uno dei suoi sistemi di cui al capo II contengono errori di fatto o sono stati archiviati illecitamente, ne informa lo Stato membro o l’altra parte interessata.
5. Europol conserva i dati in modo che sia possibile individuare lo Stato membro o la parte terza che li ha trasmessi, oppure accertare se siano il risultato dell’analisi di Europol.
Articolo 30
Diritto di accesso della persona
1. Chiunque ha diritto, a intervalli ragionevoli, di ottenere informazioni se i dati personali che lo riguardano sono stati o meno trattati da Europol e di avere tale comunicazione in forma intelligibile, o di farli verificare in tutti i casi alle condizioni di cui al presente articolo.
2. Chiunque desideri esercitare i diritti riconosciutigli dal presente articolo può presentare, senza costi eccessivi, un’apposita domanda, nello Stato membro di sua scelta, all’autorità designata a tal fine in quello Stato. L’autorità sottopone la domanda a Europol senza indugio, in ogni caso entro un mese dal ricevimento.
3. Senza indebito ritardo e in ogni caso entro tre mesi dal ricevimento, Europol risponde alla domanda a norma del presente articolo.
4. Europol consulta le autorità competenti degli Stati membri interessati prima di decidere in merito alla risposta ad una domanda a norma del paragrafo 1. La decisione di accesso ai dati è subordinata alla stretta cooperazione tra Europol e gli Stati membri direttamente interessati dalla comunicazione. In ogni caso in cui uno Stato membro si opponga alla risposta proposta da Europol, comunica la motivazione a Europol.
5. La comunicazione di informazioni in risposta ad una domanda a norma del paragrafo 1 è rifiutata nella misura in cui tale rifiuto sia necessario per:
a)
consentire il corretto svolgimento dei compiti di Europol;
b)
tutelare la sicurezza e l’ordine pubblico negli Stati membri o prevenire la criminalità;
c)
garantire che nessuna indagine nazionale sia compromessa;
d)
proteggere i diritti e le libertà di terzi.
Nel valutare l’applicabilità di un’esenzione, si tiene conto degli interessi della persona interessata.
6. In caso di rifiuto di comunicare informazioni in risposta ad una domanda a norma del paragrafo 1, Europol comunica all’interessato di avere effettuato le verifiche, senza fornire indicazioni che possano rivelare se Europol abbia trattato dati personali che lo riguardano.
7. Chiunque ha diritto di chiedere all’autorità di controllo comune, a intervalli ragionevoli, di verificare se il modo in cui Europol ha raccolto, conservato, trattato e usato dati personali che lo riguardano è conforme alle disposizioni della presente decisione relativa al trattamento dei dati personali. L’autorità di controllo comune comunica all’interessato di avere effettuato le verifiche, senza fornire indicazioni che possano rivelare se Europol abbia trattato dati personali che lo riguardano.
Articolo 31
Diritto dell’interessato di rettifica e cancellazione dei dati
1. Chiunque ha il diritto di chiedere a Europol che i dati errati che lo riguardano siano rettificati o cancellati. Se dalla richiesta di rettifica o cancellazione, oppure in altro modo, emerge che dati in possesso di Europol comunicati da terzi o risultanti dalle analisi di Europol sono errati oppure sono stati immessi o conservati in violazione della presente decisione, Europol provvede alla loro rettifica o cancellazione.
2. Se i dati errati o trattati in violazione della presente decisione sono stati trasmessi a Europol direttamente dagli Stati membri, gli Stati membri interessati li rettificano o li cancellano in collaborazione con Europol.
3. Se i dati errati sono stati trasmessi con altro mezzo appropriato o se gli errori nei dati forniti da Stati membri sono dovuti a mancata trasmissione o sono trasmessi in violazione della presente decisione, oppure al fatto che Europol ha immesso, ripreso o conservato i dati in modo errato o in violazione della presente decisione, Europol li rettifica o li cancella in collaborazione con gli Stati membri interessati.
4. Nei casi di cui ai paragrafi 1, 2 e 3, gli Stati membri o i terzi che hanno ricevuto i dati sono informati senza indugio e sono tenuti a rettificarli o cancellarli. Qualora la cancellazione non sia possibile, i dati sono bloccati per impedire eventuali trattamenti futuri.
5. Senza indebito ritardo e in ogni caso entro tre mesi, Europol informa per iscritto il richiedente che i dati che lo riguardano sono stati rettificati o cancellati.
Articolo 32
Ricorsi
1. Nella risposta ad una domanda di verifica o di accesso ai dati oppure di rettifica o cancellazione dei dati, Europol informa il richiedente che se la decisione non lo soddisfa può presentare ricorso dinanzi all’autorità di controllo comune. Il richiedente può altresì rivolgersi all’autorità di controllo comune se non ha ricevuto risposta alla sua domanda entro i termini previsti agli articoli 30 o 31.
2. Se il richiedente presenta ricorso dinanzi all’autorità di controllo comune, il ricorso è istruito da tale autorità.
3. Qualora il ricorso riguardi una decisione di cui agli articoli 30 o 31, l’autorità di controllo comune consulta l’autorità di controllo nazionale o l’autorità giudiziaria competente dello Stato membro da cui provengono i dati o dello Stato membro direttamente interessato. La decisione dell’autorità di controllo comune, che può estendere il rifiuto alla comunicazione di qualsiasi informazione, è adottata in stretta collaborazione con l’autorità di controllo nazionale o l’autorità giudiziaria competente.
4. Se il ricorso riguarda l’accesso a dati immessi nel sistema di informazione Europol da Europol o a dati conservati negli archivi di lavoro per fini di analisi o in qualsiasi altro sistema istituito da Europol per trattare dati personali a norma dell’articolo 10, l’autorità di controllo comune, in caso di opposizione persistente di Europol, può, sentito Europol e lo Stato membro o gli Stati membri di cui all’articolo 30, paragrafo 4, non tener conto di tale opposizione soltanto con decisione presa a maggioranza di due terzi dei suoi membri. Se tale maggioranza non è raggiunta l’autorità di controllo comune comunica il rifiuto al richiedente, senza fornire indicazioni che possano rivelare l’esistenza di dati personali sul suo conto.
5. Se il ricorso riguarda la verifica di dati immessi nel sistema di informazione Europol da uno Stato membro, o di dati conservati negli archivi di lavoro per fini di analisi o in qualsiasi altro sistema istituito da Europol per trattare dati personali a norma dell’articolo 10, l’autorità di controllo comune si accerta che le opportune verifiche siano state effettuate correttamente, in stretta collaborazione con l’autorità di controllo nazionale dello Stato membro che ha immesso i dati. L’autorità di controllo comune comunica al richiedente che sono state effettuate le verifiche, senza fornire indicazioni che possano rivelare l’esistenza di dati personali sul suo conto.
6. Se il ricorso riguarda la verifica di dati introdotti nel sistema di informazione Europol da Europol o conservati negli archivi di lavoro per fini di analisi o in qualsiasi altro sistema istituito da Europol per trattare dati personali a norma dell’articolo 10, l’autorità di controllo comune si accerta che Europol abbia effettuato le opportune verifiche. L’autorità di controllo comune comunica al richiedente che sono state effettuate le verifiche, senza fornire indicazioni che possano rivelare l’esistenza di dati personali sul suo conto.
Articolo 33
Autorità di controllo nazionale
1. Ciascuno Stato membro designa un’autorità di controllo nazionale incaricata di monitorare, in modo indipendente e nel rispetto della legislazione nazionale, che l’introduzione, il recupero e la comunicazione a Europol di dati personali da parte dello Stato membro interessato avvengano in modo lecito e non ledano i diritti delle persone cui si riferiscono i dati. A tal fine l’autorità di controllo ha accesso, presso i locali delle unità nazionali o degli ufficiali di collegamento, ai dati introdotti dallo Stato membro nel sistema di informazione Europol o in qualsiasi altro sistema istituito da Europol per trattare dati personali a norma dell’articolo 10, secondo le procedure nazionali applicabili.
Ai fini dell’esercizio della funzione di controllo, le autorità di controllo nazionali hanno accesso agli uffici e ai documenti dei rispettivi ufficiali di collegamento presso Europol.
Inoltre, secondo le procedure nazionali applicabili, le autorità di controllo nazionali controllano le attività svolte dalle unità nazionali e dagli ufficiali di collegamento, in quanto rilevanti per la protezione dei dati personali. Esse informano l’autorità di controllo comune delle azioni che intraprendono in relazione a Europol.
2. Chiunque ha diritto di chiedere all’autorità di controllo nazionale di verificare la legittimità dell’introduzione o della comunicazione a Europol, in qualsiasi forma, di dati che lo riguardano, e della consultazione di tali dati da parte dello Stato membro interessato.
Il diritto è esercitato conformemente alla legislazione nazionale dello Stato membro in cui la domanda è presentata.
Articolo 34
Autorità di controllo comune
1. È istituita un’autorità di controllo comune indipendente incaricata di sorvegliare, nel rispetto della presente decisione, le attività di Europol per accertarsi che la conservazione, il trattamento e l’uso dei dati in possesso di Europol non ledano i diritti delle persone cui si riferiscono. L’autorità di controllo comune controlla inoltre la legittimità della trasmissione dei dati provenienti da Europol. Si compone di un massimo di due membri o rappresentanti, eventualmente assistiti da supplenti, di ciascuna autorità di controllo nazionale indipendente con le capacità richieste, nominati per cinque anni dai rispettivi Stati membri. Ogni delegazione dispone di un voto. L’autorità di controllo comune sceglie un presidente al suo interno.
Nello svolgimento delle loro mansioni, i membri dell’autorità di controllo comune non ricevono istruzioni da nessuna autorità.
2. Europol assiste l’autorità di controllo comune nello svolgimento dei suoi compiti. In particolare:
a)
fornisce le informazioni richieste dall’autorità di controllo comune e le permette di accedere a tutti i documenti e fascicoli nonché ai dati conservati nei suoi archivi;
b)
permette all’autorità di controllo comune di accedere liberamente in qualsiasi momento a tutti i suoi locali;
c)
esegue le decisioni dell’autorità di controllo comune in relazione ai ricorsi.
3. Compete all’autorità di controllo comune esaminare i problemi di attuazione e interpretazione connessi con le attività di Europol in relazione al trattamento e all’uso di dati personali, esaminare i problemi inerenti alle verifiche svolte indipendentemente dalle autorità di controllo nazionali degli Stati membri o all’esercizio del diritto di accesso, ed elaborare proposte armonizzate per la soluzione comune di problemi esistenti.
4. Qualora constati violazioni della presente decisione nella conservazione, nel trattamento o nell’uso di dati personali, l’autorità di controllo comune invia al direttore le osservazioni che ritiene necessarie ed esige una risposta entro un determinato termine. Il direttore informa il consiglio di amministrazione di tutta la procedura. Se non è soddisfatta della risposta del direttore, l’autorità di controllo comune si rivolge al consiglio di amministrazione.
5. Nello svolgimento dei suoi compiti, per contribuire ad una maggiore coerenza nell’applicazione delle norme e delle procedure in materia di trattamento dei dati, l’autorità di controllo comune coopera per quanto necessario con altre autorità di controllo.
6. L’autorità di controllo comune redige periodicamente rapporti di attività. I rapporti sono trasmessi al Parlamento europeo e al Consiglio. Il consiglio di amministrazione può formulare osservazioni che vengono accluse ai rapporti.
L’autorità di controllo comune decide se rendere pubblico il rapporto di attività, nel qual caso stabilisce le modalità di pubblicazione.
7. L’autorità di controllo comune adotta il suo regolamento interno a maggioranza dei due terzi dei suoi membri e lo sottopone all’approvazione del Consiglio. Il Consiglio delibera a maggioranza qualificata.
8. L’autorità di controllo comune istituisce un comitato interno composto di un rappresentante qualificato per ogni Stato membro con diritto di voto. Il comitato è incaricato di esaminare con tutti i mezzi appropriati i ricorsi di cui all’articolo 32. Su richiesta, le parti sono ascoltate dal comitato e possono farsi assistere a tal fine da consulenti. Le decisioni adottate in questo ambito sono definitive nei confronti di tutte le parti interessate.
9. L’autorità di controllo comune può istituire una o più commissioni in aggiunta a quella di cui al paragrafo 8.
10. L’autorità di controllo comune è consultata sulla parte del bilancio di Europol che la riguarda. Il suo parere è allegato al progetto di bilancio in questione.
11. L’autorità di controllo comune è assistita da un segretariato i cui compiti sono determinati dal regolamento interno.
Articolo 35
Sicurezza dei dati
1. Europol adotta le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire l’attuazione della presente decisione. Le misure sono considerate necessarie quando l’impegno che comportano è proporzionato all’obiettivo di protezione.
2. Per quanto riguarda il trattamento automatizzato dei dati presso Europol, ogni Stato membro ed Europol attuano misure dirette a:
a)
negare l’accesso alle attrezzature usate per il trattamento di dati personali alle persone non autorizzate (controllo dell’accesso alle attrezzature);
b)
impedire che persone non autorizzate leggano, copino, modifichino o rimuovano supporti di dati (controllo dei supporti di dati);
c)
impedire che siano introdotti, consultati, modificati o cancellati dati personali senza autorizzazione (controllo della conservazione);
d)
impedire che persone non autorizzate usino sistemi di trattamento automatizzato di dati servendosi di attrezzature per la comunicazione di dati (controllo degli utilizzatori);
e)
garantire che le persone autorizzate a usare un sistema di trattamento automatizzato di dati possano accedere esclusivamente ai dati cui si riferisce la loro autorizzazione d’accesso (controllo dell’accesso ai dati);
f)
garantire che sia possibile verificare e accertare a quali organi possono essere trasmessi o sono stati trasmessi i dati personali servendosi di attrezzature di trasmissione di dati (controllo della comunicazione);
g)
garantire che sia possibile verificare e accertare quali dati personali sono stati introdotti nei sistemi di trattamento automatizzato di dati, in quale momento e la persona che li ha introdotti (controllo dell’introduzione);
h)
impedire che dati personali possano essere letti, copiati, modificati o cancellati senza autorizzazione durante il trasferimento dei dati o il trasporto di supporti di dati (controllo del trasporto);
i)
garantire che in caso di guasto i sistemi installati possano essere ripristinati immediatamente (ripristino);
j)
garantire che le funzioni del sistema non siano difettose, che eventuali errori di funzionamento siano segnalati immediatamente (affidabilità) e che i dati conservati non possano essere corrotti dal cattivo funzionamento del sistema (integrità).
CAPO VI
ORGANIZZAZIONE
Articolo 36
Organi di Europol
Gli organi di Europol sono:
a)
il consiglio di amministrazione,
b)
il direttore.
Articolo 37
Consiglio di amministrazione
1. Il consiglio di amministrazione è composto da un rappresentante di ciascuno Stato membro e da un rappresentante della Commissione. Ogni membro del consiglio di amministrazione ha diritto ad un voto. Egli può essere rappresentato da un supplente: questi, in assenza del titolare, può esercitare il diritto di voto.
2. Il presidente e il vicepresidente del consiglio di amministrazione sono scelti nell’ambito e a cura del gruppo di tre Stati membri che hanno congiuntamente preparato il programma di diciotto mesi del Consiglio. Essi assolvono tali funzioni per il periodo di diciotto mesi corrispondente a detto programma. Durante tale periodo il presidente non ricopre più l’incarico di rappresentante del proprio Stato membro in seno al consiglio di amministrazione. Il vicepresidente sostituisce il presidente in caso di impedimento di quest’ultimo a svolgere le sue funzioni.
3. Il presidente è responsabile del corretto funzionamento del consiglio di amministrazione nell’espletamento dei suoi compiti fissati al paragrafo 9, che assicurano una particolare attenzione alle questioni strategiche e ai compiti principali di Europol di cui all’articolo 5, paragrafo 1.
4. Il presidente è assistito dal segretariato del consiglio di amministrazione, il quale in particolare:
a)
è strettamente e costantemente coinvolto nell’organizzare, coordinare ed assicurare la coerenza dell’operato del consiglio di amministrazione; sotto la responsabilità e la guida del presidente, assiste quest’ultimo nella ricerca di soluzioni;
b)
fornisce al consiglio di amministrazione gli strumenti amministrativi necessari per l’adempimento delle sue funzioni.
5. Il direttore partecipa alle riunioni del consiglio di amministrazione senza diritto di voto.
6. I membri del consiglio di amministrazione o i loro supplenti e il direttore possono farsi accompagnare da esperti.
7. Il consiglio di amministrazione si riunisce almeno due volte all’anno.
8. Il consiglio di amministrazione delibera a maggioranza dei due terzi dei suoi membri tranne se diversamente disposto nella presente decisione.
9. Il consiglio di amministrazione:
a)
adotta una strategia per Europol che prevede parametri di riferimento per valutare se gli obiettivi stabiliti siano stati raggiunti;
b)
controlla la qualità del lavoro del direttore, compresa l’esecuzione delle decisioni del consiglio di amministrazione;
c)
prende qualsiasi decisione o disposizione di attuazione a norma della presente decisione;
d)
adotta le norme di attuazione applicabili al personale Europol, su proposta del direttore e previa richiesta di accordo della Commissione;
e)
adotta il regolamento finanziario e designa il contabile conformemente al regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, del 19 novembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (13), previa consultazione della medesima;
f)
crea la funzione di revisione contabile interna e nomina i revisori dei conti fra i membri del personale Europol. Il consiglio di amministrazione adotta inoltre le ulteriori norme di attuazione riguardanti la funzione di revisione contabile interna. Tali norme di attuazione dovrebbero riguardare, in particolare, la selezione, la revoca, i compiti, le mansioni, i poteri e le garanzie di indipendenza della funzione. La funzione di revisione contabile interna risponde unicamente al consiglio di amministrazione e ha accesso a tutta la documentazione necessaria per l’espletamento dei propri compiti;
g)
adotta un elenco di almeno tre candidati al posto di direttore e vicedirettori da presentare al Consiglio;
h)
è responsabile dell’espletamento degli altri compiti che il Consiglio gli affida, in particolare nell’ambito delle disposizioni di attuazione della presente decisione;
i)
adotta il suo regolamento interno, comprese le disposizioni che sanciscono l’indipendenza del segretariato.
10. Ogni anno il consiglio di amministrazione adotta:
a)
il progetto di stato di previsione delle entrate e delle spese, che include il progetto di tabella dell’organico da presentare alla Commissione, e il bilancio finale;
b)
un programma di lavoro sulle attività future di Europol, che tenga conto delle necessità operative degli Stati membri e dell’impatto sul bilancio e sull’organico di Europol, previo parere della Commissione;
c)
un rapporto generale delle attività svolte da Europol nell’anno trascorso, compresi i risultati raggiunti rispetto alle priorità fissate dal Consiglio.
Questi documenti sono presentati per approvazione al Consiglio, che li trasmette al Parlamento europeo per informazione.
11. Entro quattro anni dalla data di applicazione della presente decisione, e successivamente ogni quattro anni, il consiglio di amministrazione commissiona una valutazione esterna indipendente sull’attuazione della presente decisione e sulle attività di Europol.
Il consiglio di amministrazione stabilisce a tal fine precisi termini di riferimento.
Il rapporto della valutazione è trasmesso al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione.
12. Il consiglio di amministrazione può decidere di istituire gruppi di lavoro. Le norme che disciplinano l’istituzione e il funzionamento dei gruppi di lavoro sono stabilite dal regolamento interno.
13. Il consiglio di amministrazione esercita i poteri di cui all’articolo 39, paragrafo 3, in relazione al direttore, fatto salvo l’articolo 38, paragrafi 1 e 7.
Articolo 38
Direttore
1. Europol è posto sotto l’autorità di un direttore, nominato dal Consiglio a maggioranza qualificata sulla base di un elenco di almeno tre candidati presentato dal consiglio di amministrazione, con un mandato di quattro anni. Il Consiglio, su proposta del consiglio di amministrazione, che ha previamente valutato la qualità del lavoro del direttore, può prorogare il suo mandato per un ulteriore periodo non superiore a quattro anni.
2. Il direttore è assistito da tre vicedirettori designati per un periodo di quattro anni rinnovabile una sola volta, secondo la procedura di cui al paragrafo 1, e ne definisce i compiti.
3. Il consiglio di amministrazione fissa le norme per la selezione dei candidati al posto di direttore o vicedirettore, compresa la proroga dei rispettivi mandati. Prima di entrare in vigore, le norme sono approvate dal Consiglio a maggioranza qualificata.
4. Il direttore è responsabile:
a)
dello svolgimento dei compiti assegnati a Europol;
b)
dell’ordinaria amministrazione;
c)
dell’esercizio, nei confronti del personale e dei vicedirettori, fatti salvi i paragrafi 2 e 7 del presente articolo, dei poteri di cui all’articolo 39, paragrafo 3;
d)
dell’elaborazione e dell’esecuzione delle decisioni del consiglio di amministrazione e della risposta alle sue richieste;
e)
dell’assistenza al presidente del consiglio di amministrazione nella preparazione delle riunioni dello stesso consiglio;
f)
della redazione del progetto di stato di previsione delle entrate e delle spese, che include il progetto di tabella dell’organico, e del programma preliminare di lavoro;
g)
della stesura della relazione di cui all’articolo 37, paragrafo 10, lettera c);
h)
dell’esecuzione del bilancio di Europol;
i)
della trasmissione, su base periodica, al consiglio di amministrazione di informazioni sull’attuazione delle priorità stabilite dal Consiglio e sulle relazioni esterne di Europol;
j)
dell’istituzione e dell’attuazione, in cooperazione con il consiglio di amministrazione, di una procedura efficiente ed efficace di controllo e di valutazione in relazione al rendimento di Europol in termini di raggiungimento di obiettivi. Il direttore riferisce periodicamente al consiglio di amministrazione sui risultati di tale controllo;
k)
svolgimento di tutti gli altri compiti assegnati al direttore dalla presente decisione.
5. Il direttore rende conto dell’esercizio delle sue funzioni al consiglio di amministrazione.
6. Il direttore è il rappresentante legale di Europol.
7. Il direttore e i vicedirettori possono essere sollevati dalle loro funzioni con decisione del Consiglio, adottata a maggioranza qualificata, previo parere del consiglio di amministrazione. Il consiglio di amministrazione fissa le norme applicabili in tali casi. Prima di entrare in vigore, le norme sono approvate dal Consiglio a maggioranza qualificata.
Articolo 39
Personale
1. Al direttore, ai vicedirettori e al personale Europol assunto dopo la data di applicazione della presente decisione si applicano lo statuto dei funzionari delle Comunità europee e il regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee (di seguito denominati rispettivamente «lo statuto del personale» e «il regime») previsti nel regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio (14) e le regole adottate congiuntamente dalle istituzioni delle Comunità europee ai fini dell’applicazione di detti statuto e regime.
2. Ai fini dell’attuazione dello statuto del personale e del regime, Europol è considerata un’agenzia ai sensi dell’articolo 1 bis, paragrafo 2 dello statuto del personale.
3. Europol esercita nei confronti del suo personale e del direttore i poteri conferiti dallo statuto dei funzionari all’autorità che ha il potere di nomina e dal regime all’autorità autorizzata a concludere i contratti, a norma dell’articolo 37, paragrafo 13, e dell’articolo 38, paragrafo 4, lettera c) della presente decisione.
4. Il personale Europol è costituito da personale temporaneo e/o contrattuale. Il consiglio di amministrazione di Europol dà annualmente il proprio assenso qualora il direttore intenda accordare contratti di durata indeterminata. Il consiglio di amministrazione decide quali posti temporanei previsti nella tabella dell’organico possono essere coperti solo da personale assunto dalle autorità nazionali competenti. Il personale assunto per occupare tali posti è costituito da agenti temporanei di cui all’articolo 2, lettera a) del regime ai quali possono essere accordati solo contratti a tempo determinato rinnovabili una volta sola per un ulteriore periodo determinato.
5. Gli Stati membri possono distaccare presso Europol esperti nazionali. Il consiglio di amministrazione adotta le necessarie modalità di attuazione.
6. Europol applica i principi del regolamento (CE) n. 45/2001 al trattamento di dati personali relativi al personale Europol.
CAPO VII
RISERVATEZZA
Articolo 40
Riservatezza
1. Europol e gli Stati membri adottano misure appropriate per garantire la protezione delle informazioni soggette ad obbligo di riservatezza provenienti da Europol o con esso scambiate a norma della presente decisione. A tal fine il Consiglio, deliberando a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo, adotta regole di riservatezza appropriate, predisposte dal consiglio di amministrazione. Tali norme includono disposizioni per i casi in cui Europol può scambiare con terzi informazioni soggette a obbligo di riservatezza.
2. Qualora Europol intenda affidare a determinate persone attività sensibili, gli Stati membri si impegnano a fare effettuare, su richiesta del direttore e conformemente alle proprie disposizioni nazionali, indagini di sicurezza sui rispettivi cittadini e a prestarsi reciproca assistenza a tal fine. L’autorità competente ai sensi delle disposizioni nazionali comunica a Europol soltanto i risultati dell’indagine di sicurezza. Tali risultati vincolano Europol.
3. Ogni Stato membro e Europol possono incaricare del trattamento dei dati presso Europol soltanto persone che hanno ricevuto una formazione specifica e che sono state sottoposte ad un’indagine di sicurezza. Il consiglio di amministrazione adotta le norme per l’abilitazione di sicurezza del personale Europol. Il direttore informa periodicamente il consiglio di amministrazione dello stato di abilitazione di sicurezza del personale Europol.
Articolo 41
Obbligo di segreto e riservatezza
1. I membri del consiglio di amministrazione, il direttore, i vicedirettori, i dipendenti di Europol e gli ufficiali di collegamento si astengono da qualsiasi atto o espressione di opinioni che possa danneggiare Europol o nuocere alle sue attività.
2. I membri del consiglio di amministrazione, il direttore, i vicedirettori, i dipendenti di Europol e gli ufficiali di collegamento, e tutte le altre persone sottoposte ad un obbligo particolare di segreto e riservatezza, sono tenuti a non divulgare a persone non autorizzate o al pubblico fatti o informazioni di cui siano venuti a conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni o della loro attività. Ciò non vale per quei fatti o informazioni che per la loro irrilevanza non esigono segretezza. L’obbligo di segreto e riservatezza permane anche dopo la cessazione del servizio o del rapporto di lavoro, o al termine dell’attività. Europol comunica l’obbligo particolare di cui alla prima frase unitamente ad un richiamo sulle conseguenze giuridiche della sua violazione. Di tale comunicazione viene preso atto per iscritto.
3. I membri del consiglio di amministrazione, il direttore, i vicedirettori, i dipendenti di Europol e gli ufficiali di collegamento, e tutte le altre persone sottoposte all’obbligo di cui al paragrafo 2, non possono, senza riferirne al direttore o, per quanto riguarda il direttore, al consiglio di amministrazione, deporre o fare dichiarazioni in sede giudiziaria o extragiudiziaria su fatti o informazioni di cui siano venuti a conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni o delle loro attività.
Il consiglio di amministrazione o il direttore, a seconda dei casi, si mette in contatto con l’autorità giudiziaria o con qualsiasi altro organo competente al fine di garantire che siano adottate le misure necessarie ai sensi della legislazione nazionale applicabile all’autorità o all’organo contattato.
Tali misure possono riguardare l’adeguamento delle procedure di deposizione per assicurare la riservatezza delle informazioni, oppure, purché la legislazione nazionale interessata lo consenta, il rifiuto di comunicare dati qualora ciò sia indispensabile per la protezione degli interessi di Europol o di uno Stato membro.
Se la legislazione dello Stato membro prevede il diritto di non testimoniare, le persone di cui al paragrafo 2 invitate a testimoniare devono essere autorizzate a farlo. L’autorizzazione è concessa dal direttore e, per quanto riguarda il direttore, dal consiglio di amministrazione. Se un ufficiale di collegamento è chiamato a deporre in merito ad informazioni che gli sono pervenute da Europol, l’autorizzazione è rilasciata previo accordo dello Stato membro da cui dipende l’ufficiale di collegamento. L’obbligo di chiedere l’autorizzazione a deporre permane anche dopo la cessazione del servizio o del rapporto di lavoro, o al termine delle attività.
Inoltre, se risulta che la deposizione può riguardare informazioni e conoscenze che uno Stato membro ha comunicato a Europol o che si riferiscono chiaramente ad uno Stato membro, deve essere ottenuto il parere di quello Stato membro prima di rilasciare l’autorizzazione.
L’autorizzazione a testimoniare può essere rifiutata solo se necessario per proteggere interessi superiori di Europol o di uno Stato membro o di Stati membri che necessitano di protezione.
4. Ogni Stato membro considera le violazioni dell’obbligo di segreto o riservatezza di cui ai paragrafi 2 e 3 come violazioni degli obblighi imposti dalla legislazione nazionale in materia di segreto d’ufficio o professionale o delle disposizioni per la protezione di materiale classificato.
Esso provvede affinché queste norme e disposizioni si applichino anche ai suoi dipendenti che hanno contatti con Europol nell’ambito delle loro attività.
CAPO VIII
DISPOSIZIONI DI BILANCIO
Articolo 42
Bilancio
1. Le entrate di Europol sono costituite, fatti salvi altri introiti, da un contributo della Comunità iscritto nel bilancio generale dell’Unione europea (sezione della Commissione) a partire dalla data di applicazione della presente decisione. Il finanziamento di Europol è soggetto ad un accordo del Parlamento europeo e del Consiglio (di seguito denominata «l’autorità di bilancio») come previsto nell’accordo interistituzionale del 17 maggio 2006 tra il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione sulla disciplina di bilancio e la sana gestione finanziaria (15).
2. Le spese di Europol comprendono le spese di personale, amministrazione, infrastruttura ed esercizio.
3. Il direttore prepara il progetto di stato di previsione delle entrate e delle spese di Europol per l’esercizio successivo, che include un progetto di tabella dell’organico, e lo trasmette al consiglio di amministrazione. Il progetto di tabella dell’organico indica i posti permanenti o temporanei e un riferimento agli esperti nazionali distaccati, e precisa il numero, il grado e la categoria del personale impiegato da Europol nell’esercizio considerato.
4. Le entrate e le spese devono essere in pareggio.
5. Il consiglio di amministrazione adotta il progetto di stato di previsione delle entrate e delle spese, che include il progetto di tabella dell’organico ed è accompagnato dal programma preliminare di lavoro, e lo trasmette alla Commissione entro il 31 marzo di ogni anno. Se ha obiezioni sul progetto di stato di previsione, la Commissione informa il consiglio di amministrazione entro trenta giorni dal ricevimento.
6. La Commissione trasmette lo stato di previsione all’autorità di bilancio insieme al progetto preliminare di bilancio generale dell’Unione europea.
7. Sulla base dello stato di previsione, la Commissione iscrive le stime relative alla tabella dell’organico e all’importo della sovvenzione a carico del bilancio generale nel progetto preliminare di bilancio generale dell’Unione europea, che trasmette all’autorità di bilancio, conformemente all’articolo 272 del trattato che istituisce la Comunità europea.
8. Quando adotta il bilancio generale dell’Unione europea, l’autorità di bilancio autorizza gli stanziamenti per la sovvenzione di Europol e la tabella dell’organico.
9. Il consiglio di amministrazione adotta il bilancio e la tabella dell’organico di Europol, che diventano definitivi dopo l’adozione finale del bilancio generale dell’Unione europea e, se necessario, sono adeguati di conseguenza con l’adozione di un bilancio riveduto.
10. Qualsiasi modifica del bilancio e della tabella dell’organico segue la procedura di cui ai paragrafi da 5 a 9.
11. Il consiglio di amministrazione comunica quanto prima all’autorità di bilancio la sua intenzione di realizzare qualsiasi progetto che possa avere incidenze finanziarie significative sul finanziamento del bilancio, in particolare i progetti di natura immobiliare, quali l’affitto o l’acquisto di edifici. Esso ne informa la Commissione. Il ramo dell’autorità di bilancio che comunichi l’intenzione di esprimere un parere lo trasmette al consiglio di amministrazione entro sei settimane dalla data in cui il progetto è notificato all’autorità di bilancio.
Articolo 43
Esecuzione e controllo del bilancio
1. Il direttore esegue il bilancio di Europol.
2. Entro il 28 febbraio successivo alla chiusura dell’esercizio, il contabile di Europol trasmette al contabile della Commissione i conti provvisori e la relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell’esercizio. Il contabile della Commissione consolida i conti provvisori delle istituzioni e degli organismi decentrati conformemente all’articolo 128 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (16).
3. Entro il 31 marzo successivo alla chiusura dell’esercizio, il contabile della Commissione trasmette alla Corte dei conti i conti provvisori di Europol e una relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell’esercizio. La relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell’esercizio viene trasmessa anche al Parlamento europeo e al Consiglio.
4. Ricevute le osservazioni della Corte dei conti sui conti provvisori di Europol ai sensi dell’articolo 129 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002, il direttore redige i conti definitivi di Europol sotto la propria responsabilità e li trasmette per parere al consiglio di amministrazione.
5. Il consiglio di amministrazione formula un parere sui conti definitivi di Europol.
6. Entro il 1o luglio successivo alla chiusura dell’esercizio, il direttore trasmette i conti definitivi, unitamente al parere del consiglio di amministrazione, al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti.
7. I conti definitivi sono pubblicati.
8. Il direttore invia alla Corte dei conti una risposta alle sue osservazioni entro il 30 settembre e ne trasmette copia al consiglio di amministrazione.
9. Il direttore presenta al Parlamento europeo, su richiesta di quest’ultimo e a norma dall’articolo 146, paragrafo 3 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002, tutte le informazioni necessarie al corretto svolgimento della procedura di discarico per l’esercizio in oggetto.
10. Il Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio che delibera a maggioranza qualificata, dà discarico al direttore, prima del 30 aprile dell’anno n + 2, dell’esecuzione del bilancio dell’esercizio n.
Articolo 44
Regolamento finanziario
Previa consultazione della Commissione, il consiglio di amministrazione adotta il regolamento finanziario applicabile a Europol. Esso può discostarsi dal regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 solo se lo richiedono le esigenze specifiche di funzionamento di Europol. Per l’adozione di qualsiasi deroga al regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 è richiesto il consenso preliminare della Commissione. L’autorità di bilancio è informata di queste deroghe.
CAPO IX
DISPOSIZIONI VARIE
Articolo 45
Norme di accesso ai documenti di Europol
In base ad una proposta del direttore, entro sei mesi dalla data di applicazione della presente decisione il consiglio di amministrazione adotta le norme relative all’accesso ai documenti di Europol, tenuto conto dei principi e limiti enunciati dal regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (17).
Articolo 46
Informazioni classificate UE
Europol applica i principi e le norme minime di sicurezza stabiliti dalla decisione 2001/264/CE del Consiglio, del 19 marzo 2001, che adotta le norme di sicurezza del Consiglio (18), relativamente alle informazioni classificate UE.
Articolo 47
Lingue
1. A Europol si applicano le disposizioni del regolamento n. 1 del Consiglio, del 15 aprile 1958, che stabilisce il regime linguistico della Comunità economica europea (19).
2. Il consiglio di amministrazione decide all’unanimità l’organizzazione linguistica interna di Europol.
3. I servizi di traduzione necessari per i lavori di Europol sono assicurati dal centro di traduzione delle istituzioni dell’Unione europea (20).
Articolo 48
Informazione del Parlamento europeo
La presidenza del Consiglio, il presidente del consiglio di amministrazione e il direttore compaiono dinanzi al Parlamento europeo, su richiesta di quest’ultimo, per discutere questioni inerenti a Europol tenendo conto degli obblighi di segreto e riservatezza.
Articolo 49
Lotta antifrode
A Europol si applicano le norme stabilite dal regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (21). Sulla base della proposta del direttore, il consiglio di amministrazione adotta, entro sei mesi dalla data di applicazione della presente decisione, le necessarie misure di attuazione che possono escludere i dati operativi dalla sfera investigativa dell’OLAF.
Articolo 50
Accordo sulla sede
Le disposizioni relative all’insediamento di Europol nello Stato che ne ospita la sede e alle prestazioni a carico di tale Stato, e le norme particolari applicabili in quello Stato al direttore, ai membri del consiglio di amministrazione, ai vicedirettori, ai dipendenti di Europol e ai loro familiari sono stabilite in un accordo sulla sede fra Europol e il Regno dei Paesi Bassi, concluso previa approvazione del consiglio di amministrazione.
Articolo 51
Privilegi e immunità
1. Il protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee ed un regolamento specifico da adottare in base all’articolo 16 del protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee si applicano al direttore, ai vicedirettori e al personale Europol.
2. A Europol si applica il protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee.
3. Il Regno dei Paesi Bassi e gli altri Stati membri concordano, per gli ufficiali di collegamento distaccati dagli altri Stati membri e per i loro familiari, i privilegi e le immunità necessari al corretto svolgimento dei loro compiti presso Europol.
Articolo 52
Responsabilità per il trattamento illecito o non corretto dei dati
1. Ciascuno Stato membro è responsabile, conformemente alla rispettiva legislazione nazionale, dei danni causati ad una persona da dati contenenti errori di diritto o di fatto conservati o trattati presso Europol. Il soggetto danneggiato può promuovere un’azione di risarcimento soltanto contro lo Stato membro in cui si è verificato l’evento generatore del danno, dinanzi all’autorità giudiziaria competente ai sensi della legislazione nazionale di quello Stato membro. Uno Stato membro non può invocare il fatto che un altro Stato membro o Europol abbia trasmesso dati non corretti per sottrarsi alle sue responsabilità nei confronti del soggetto danneggiato ai sensi della legislazione nazionale.
2. Se gli errori di diritto o di fatto di cui al paragrafo 1 risultano dalla comunicazione errata di dati o dall’inosservanza degli obblighi previsti dalla presente decisione da parte di uno o più Stati membri, ovvero dalla conservazione o dal trattamento illeciti o non corretti da parte di Europol, quest’ultimo o lo Stato membro o gli Stati membri in questione sono tenuti, su richiesta, a rimborsare le somme versate a titolo di risarcimento ai sensi del paragrafo 1, a meno che lo Stato membro nel cui territorio è stato causato il danno abbia usato i dati in violazione della presente decisione.
3. Qualsiasi controversia tra lo Stato membro che ha corrisposto il risarcimento a norma del paragrafo 1 e Europol o un altro Stato membro sul principio o sull’importo di detto rimborso è sottoposta al consiglio d’amministrazione che provvede a risolverla con una maggioranza dei due terzi dei suoi membri.
Articolo 53
Altre responsabilità
1. La responsabilità contrattuale di Europol è disciplinata dalla legge applicabile al contratto in questione.
2. In caso di responsabilità extracontrattuale, Europol è tenuto, indipendentemente da una responsabilità ai sensi dell’articolo 52, a risarcire i danni dovuti a colpa dei suoi organi o del suo personale nell’esercizio delle loro funzioni, nella misura in cui possano essere imputati ad essi e a prescindere dai diversi procedimenti di risarcimento danni ai sensi della legislazione degli Stati membri.
3. Il soggetto danneggiato ha diritto di esigere che Europol si astenga dal promuovere un’azione o vi rinunci.
4. Le autorità giudiziarie degli Stati membri competenti a conoscere delle controversie che coinvolgono la responsabilità di Europol di cui al presente articolo sono determinate con riferimento al regolamento (CE) n. 44/2001 del Consiglio, del 22 dicembre 2000, concernente la competenza giurisdizionale, il riconoscimento e l’esecuzione delle decisioni in materia civile e commerciale (22).
Articolo 54
Responsabilità per la partecipazione di Europol a squadre investigative comuni
1. Lo Stato membro sul cui territorio il personale Europol abbia causato danni assistendo a misure operative a norma dell’articolo 6 provvede al risarcimento di tali danni alle condizioni applicabili ai danni causati dal proprio personale.
2. Salvo se diversamente convenuto dallo Stato membro interessato, Europol rimborsa integralmente a tale Stato membro le somme versate alle vittime o ai loro aventi diritto per i danni di cui al paragrafo 1. Qualsiasi controversia tra lo Stato membro e Europol sul principio o sull’importo di detto rimborso è sottoposta al consiglio d’amministrazione che provvede a risolverla.
CAPO X
DISPOSIZIONI TRANSITORIE
Articolo 55
Successione giuridica generale
1. La presente decisione non pregiudica l’efficacia giuridica degli accordi conclusi da Europol istituito ai sensi della convenzione Europol prima della data di applicazione della presente decisione.
2. Il paragrafo 1 si applica, in particolare, all’accordo sulla sede concluso in base all’articolo 37 della convenzione Europol, agli accordi tra il Regno dei Paesi Bassi e gli altri Stati membri conclusi in base all’articolo 41, paragrafo 2 della convenzione Europol, e a tutti gli accordi internazionali, incluse le loro disposizioni sullo scambio di informazioni, e a tutti i contratti conclusi, le passività a carico e le proprietà acquisite da Europol istituito ai sensi della convenzione Europol.
Articolo 56
Direttore e vicedirettori
1. Il direttore e i vicedirettori nominati in base all’articolo 29 della convenzione Europol sono, per il periodo rimanente del loro mandato, il direttore e i vicedirettori ai sensi dell’articolo 38 della presente decisione. Se il loro mandato scade un anno o meno dalla data di applicazione della presente decisione, è automaticamente prorogato per un anno dalla data di applicazione della medesima.
2. Qualora il direttore o uno o più vicedirettori non intendano o non possano agire conformemente al paragrafo 1, il consiglio di amministrazione nomina un direttore ad interim o un vicedirettore(i) ad interim, a seconda del caso, per un periodo massimo di diciotto mesi, in attesa della nomina di cui all’articolo 38, paragrafi 1 e 2.
Articolo 57
Personale
1. In deroga all’articolo 39, tutti i contratti di lavoro conclusi da Europol, istituito ai sensi della convenzione Europol, e in vigore alla data di applicazione della presente decisione saranno rispettati fino alla data di scadenza e non potranno essere rinnovati in base allo statuto del personale Europol (23) dopo la data di applicazione della presente decisione.
2. A tutti i membri del personale con contratti di cui al paragrafo 1 è offerta la possibilità di concludere contratti di agente temporaneo ai sensi dell’articolo 2, lettera a) del regime ai vari gradi previsti nella tabella dell’organico o di agente contrattuale ai sensi dell’articolo 3 bis del regime.
A tal fine, dopo l’entrata in vigore ed entro due anni dalla data di applicazione della presente decisione, l’autorità che ha il potere di nomina espleterà una procedura di selezione interna limitata al personale avente un contratto con Europol alla data di applicazione della presente decisione, al fine di valutare la capacità, l’efficienza e l’integrità delle persone da assumere.
In funzione del tipo e del livello delle funzioni svolte, ai candidati idonei sono offerti contratti di agente temporaneo o di agente contrattuale per periodi corrispondenti almeno al tempo restante in base al contratto concluso prima della data di applicazione della presente decisione.
3. Se un secondo contratto a tempo determinato è stato concluso da Europol prima della data di applicazione della presente decisione e il membro del personale ha accettato un contratto di agente temporaneo o un contratto di agente contrattuale alle condizioni stabilite nel terzo comma del paragrafo 2, ogni successivo rinnovo può essere concluso solo a tempo indeterminato, a norma dell’articolo 39, paragrafo 4.
4. Se un contratto a tempo indeterminato è stato concluso da Europol prima della data di applicazione della presente decisione e il membro del personale ha accettato un contratto di agente temporaneo o di agente contrattuale alle condizioni di cui al terzo comma del paragrafo 2, tale contratto è concluso per un periodo indeterminato, a norma dell’articolo 8, primo comma e dell’articolo 85, paragrafo 1, del regime.
5. Lo statuto del personale Europol e gli altri strumenti pertinenti continuano ad applicarsi ai membri che non sono assunti a norma del paragrafo 2. In deroga al capitolo 5 dello statuto del personale Europol, al personale Europol si applica l’aliquota percentuale dell’adeguamento annuale delle retribuzioni decisa dal Consiglio a norma dell’articolo 65 dello statuto del personale.
Articolo 58
Bilancio
1. La procedura di discarico relativa ai bilanci, approvata in base all’articolo 35, paragrafo 5 della convenzione Europol, è espletata conformemente alle norme stabilite dall’articolo 36, paragrafo 5, della convenzione Europol e al regolamento finanziario adottato in base all’articolo 35, paragrafo 9, della convenzione Europol.
2. Nell’espletamento della procedura di discarico di cui al paragrafo 1, si applica quanto segue:
a)
ai fini dell’espletamento della procedura di discarico relativa ai conti annuali dell’anno precedente la data di applicazione della presente decisione, il comitato di controllo comune continua ad operare secondo le procedure stabilite dall’articolo 36 della convenzione Europol. Le procedure di discarico stabilite dalla convenzione Europol si applicano nella misura necessaria a tal fine;
b)
il consiglio di amministrazione di cui all’articolo 36 della presente decisione ha facoltà di decidere in merito alla sostituzione delle funzioni precedentemente svolte dal controllore finanziario e dal comitato del bilancio in base alla convenzione Europol.
3. Tutte le spese risultanti dagli impegni assunti da Europol conformemente al regolamento finanziario adottato in base all’articolo 35, paragrafo 9, della convenzione Europol prima della data di applicazione della presente decisione, e non ancora pagate a tale data, sono pagate secondo le modalità di cui al paragrafo 4 del presente articolo.
4. Prima della scadenza del termine di dodici mesi dalla data di applicazione della presente decisione, il consiglio di amministrazione fissa l’importo per la copertura delle spese di cui al paragrafo 3. Un importo corrispondente, finanziato dall’eccedenza accumulata dei bilanci approvati in base all’articolo 35, paragrafo 5, della convenzione Europol, è trasferito al primo bilancio fissato a norma della presente decisione e costituisce un’entrata con destinazione specifica per coprire tali spese.
Qualora le eccedenze non siano sufficienti per coprire le spese di cui al paragrafo 3, gli Stati membri forniscono il finanziamento necessario secondo le procedure stabilite dalla convenzione Europol.
5. Il saldo delle eccedenze dei bilanci approvati in base all’articolo 35, paragrafo 5, della convenzione Europol è restituito agli Stati membri. L’importo da corrispondere ad ogni Stato membro è calcolato sulla base dei contributi annuali degli Stati membri ai bilanci di Europol, fissati in base all’articolo 35, paragrafo 2, della convenzione Europol.
Il versamento è effettuato entro tre mesi dalla fissazione dell’importo per la copertura delle spese di cui al paragrafo 3 e dal completamento delle procedure di discarico relative ai bilanci approvati in base all’articolo 35, paragrafo 5, della convenzione Europol.
Articolo 59
Misure da preparare e adottare prima della data di applicazione della presente decisione
1. Il consiglio di amministrazione istituito ai sensi della convenzione Europol, il direttore nominato ai sensi di detta convenzione e l’autorità di controllo comune istituita ai sensi della medesima convenzione, preparano l’adozione dei seguenti strumenti:
a)
le norme relative ai diritti e gli obblighi degli ufficiali di collegamento di cui all’articolo 9, paragrafo 5;
b)
le norme applicabili agli archivi di lavoro per fini di analisi di cui all’articolo 14, paragrafo 1, terzo comma;
c)
le norme relative alle relazioni di Europol di cui all’articolo 26, paragrafo 1, lettera b);
d)
le norme di attuazione applicabili al personale di Europol di cui all’articolo 37, paragrafo 9, lettera d);
e)
le norme di selezione e revoca del direttore e dei vicedirettori di cui all’articolo 38, paragrafi 3 e 7;
f)
le norme di riservatezza di cui all’articolo 40, paragrafo 1;
g)
il regolamento finanziario di cui all’articolo 44;
h)
qualsiasi altro strumento necessario per preparare l’applicazione della presente decisione.
2. Ai fini dell’adozione delle misure di cui al paragrafo 1, lettere a), d), e), g) e h), il consiglio di amministrazione è composto ai sensi dell’articolo 37, paragrafo 1. Il consiglio di amministrazione adotta tali misure secondo la procedura di cui alle disposizioni del paragrafo 1, lettere a), d), e) e g) del presente articolo.
Il Consiglio adotta le misure di cui al paragrafo 1, lettere b), c) e f) secondo la procedura di cui alle disposizioni del paragrafo 1, lettere b), c) e f).
Articolo 60
Azioni e decisioni finanziarie da adottare prima della data di applicazione della presente decisione
1. Il consiglio di amministrazione, nella composizione di cui all’articolo 37, paragrafo 1, adotta tutte le azioni e le decisioni finanziarie necessarie per l’applicazione del nuovo quadro finanziario.
2. Le azioni e le decisioni di cui al paragrafo 1 sono adottate a norma del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 e comprendono, fra l’altro:
a)
la preparazione e l’adozione di tutte le azioni e le decisioni di cui all’articolo 42 in relazione al primo esercizio finanziario dopo la data di applicazione della presente decisione;
b)
la nomina del contabile di cui all’articolo 37, paragrafo 9, lettera e), entro il 15 novembre dell’anno precedente il primo esercizio finanziario dopo la data di applicazione della presente decisione;
c)
la creazione della funzione di revisione contabile interna di cui all’articolo 37, paragrafo 9, lettera f).
3. Le operazioni imputate al primo esercizio finanziario dopo la data di applicazione della presente decisione sono autorizzate dal direttore nominato ai sensi dell’articolo 29 della convenzione Europol a decorrere dal 15 novembre dell’anno precedente il primo esercizio finanziario dopo la data di applicazione della presente decisione. Successivamente a tale data, il direttore può anche delegare la funzione di ordinatore, se necessario. Nello svolgimento del ruolo di ordinatore occorre rispettare le disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002.
4. La verifica ex ante delle operazioni imputate al primo esercizio finanziario dopo la data di applicazione della presente decisione è effettuata dal controllore finanziario istituito ai sensi dell’articolo 27, paragrafo 3, della convenzione Europol nel periodo compreso tra il 15 novembre e il 31 dicembre dell’anno precedente il primo esercizio finanziario dopo la data di applicazione della presente decisione. Il controllore finanziario svolge tale funzione a norma del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002.
5. I costi transitori sostenuti da Europol per preparare il nuovo quadro finanziario a decorrere dall’anno precedente il primo esercizio finanziario dopo la data di applicazione della presente decisione sono proporzionalmente a carico del bilancio generale dell’Unione europea, eventualmente sotto forma di una sovvenzione comunitaria.
CAPO XI
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 61
Recepimento
Gli Stati membri provvedono affinché la legislazione nazionale sia conforme alla presente decisione entro la data di applicazione della stessa.
Articolo 62
Sostituzione
La presente decisione sostituisce la convenzione Europol e il protocollo relativo ai privilegi e alle immunità di Europol, dei membri dei suoi organi, dei suoi vicedirettori e agenti a decorrere dalla data di applicazione della presente decisione.
Articolo 63
Abrogazione
Salvo se diversamente previsto nella presente decisione, tutte le misure di attuazione della convenzione Europol sono abrogate con effetto dalla data di applicazione della presente decisione.
Articolo 64
Entrata in vigore e applicazione
1. La presente decisione entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
2. Essa si applica a decorrere dal 1o gennaio 2010 o dalla data di applicazione del regolamento di cui all’articolo 51, paragrafo 1, se successiva.
Tuttavia, l’articolo 57, paragrafo 2, secondo comma, e gli articoli 59, 60 e 61 si applicano a decorrere dalla data di entrata in vigore della presente decisione.
Fatto a Lussemburgo, addì 6 aprile 2009.