РЕШЕНИЕ 2009/936/ПВР НА СЪВЕТА
от 30 ноември 2009 година
за приемане на правилата за прилагане към аналитичните работни досиета на Европол
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Решение 2009/371/ПВР на Съвета от 6 април 2009 г. за създаване на Европейска полицейска служба (ЕВРОПОЛ) (1) („Решението за Европол“), и по-специално член 14, параграф 1 и член 59, параграф 1, буква б) от него,
като взе предвид Конвенцията за защита на лицата при автоматизирана обработка на лични данни, приета от Съвета на Европа на 28 януари 1981 г.,
като взе предвид Препоръка № R(87)15 на Комитета на министрите относно използването на лични данни в полицейския сектор, приета от Съвета на Европа на 17 септември 1987 г.,
като взе предвид представения от управителния съвет проект на правила за прилагане към аналитичните работни досиета на Европол,
като взе предвид становището на Европейския парламент,
като има предвид, че Съветът следва да приеме, с квалифицирано мнозинство, след консултация с Европейския парламент, правила за прилагане към аналитичните работни досиета на Европол, (наричани по-нататък „правилата“),
РЕШИ:
ГЛАВА I
ОБЩИ ПРИНЦИПИ
Член 1
Определения
За целите на настоящите правила:
а)
„лични данни“ е всяка информация, свързана с физическо лице с установена или установяема самоличност; лице с установяема самоличност е лице, чиято самоличност може да се установи пряко или косвено, по-специално по идентификационен номер или по един или повече фактори, специфични за неговата физическа, физиологична, психическа, икономическа, културна или социална самоличност,
б)
„аналитично работно досие“ е досие, открито с цел анализ, както е посочено в член 14, параграф 1 от Решението за Европол;
в)
„анализ“ е събирането, обработването или използването на данни с цел подпомагане на наказателни разследвания, в съответствие с член 14, параграф 2 от Решението за Европол;
г)
„участници в група за анализ“ са анализаторите и други служители на Европол, определени от директора, както и служители за връзка и/или експерти от държавите-членки, които предоставят информацията или са заинтересовани от анализа по смисъла на член 14, параграф 4 от Решението за Европол;
д)
„обработване на лични данни“ или „обработване“ е всяка операция или съвкупност от операции, които се осъществяват със или без автоматични средства по отношение на лични данни, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране, или изменение, извличане, справка, използване, разкриване чрез предаване, разпространяване или предоставяне по друг начин, подреждане или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване.
Член 2
Приложно поле
Правилата, установени в настоящото решение, се прилагат към обработването на данни за целите на анализа, както е посочено в член 14, параграф 1 от Решението за Европол.
Член 3
Данни, предоставяни за целите на анализа
1. В съответствие с член 8, параграф 2 и член 14, параграф 3 от Решението за Европол, данни, предоставени за целите на анализа се съобщават в структурирана или в неструктурирана форма от националните звена или в зависимост от степента им на спешност, могат да бъдат насочвани директно от компетентните органи към Европол за включване в аналитичното работно досие. Държавите-членки, които предоставят данните, нотифицират Европол за какви цели те се предоставят и за всякакви ограничения за тяхното ползване, заличаване или унищожаване, включително за възможните ограничения на достъпа в общ или специфичен аспект. Държавите-членки могат също така да информират Европол за всякакви такива ограничения на по-късен етап.
Европол гарантира, че трети страни, предоставящи такива данни, нотифицират Европол за какви цели те се предоставят и за всякакви ограничения за тяхното ползване.
След получаването на такива данни се определя възможно най-скоро до каква степен те ще бъдат въведени в специално досие.
2. В съответствие с член 29, параграф 1 от Решението за Европол, данните посочени в параграф 1, остават под отговорността на държавата-членка, която ги е предоставила и се подчиняват на националното законодателство на тази държава-членка докато бъдат включени в някое аналитично работно досие. Това не засяга отговорността на Европол за данните, както е посочено във втора и трета алинея.
Европол отговаря за осигуряването достъп до такива данни да имат само държавите-членки, които са ги предоставили, или анализаторите и другите служители на Европол, определени от директора, в съответствие с член 14, параграф 2, буква а) от Решението за Европол, с цел определяне дали данните могат да бъдат включени в някое аналитично работно досие.
Ако след извършване на оценка на предоставените данни Европол има основание да смята, че те са неточни или вече не са актуални, той информира за това държавата-членка, която ги е предоставила.
3. Данните, които след оценяването не са избрани за включване в някое аналитично работно досие, както и за всички досиета и документи на хартиен носител, които съдържат включени в такова досие данни, остават под отговорността на държавата-членка, която ги е предоставила съгласно член 29, параграф 1 от Решението за Европол и се подчиняват на националното ѝ законодателство. Това не засяга отговорността на Европол, посочена в Решението за Европол.
Европол отговаря за осигуряването данните, досиета и документи на хартиен носител, посочени в първа алинея, да се съхраняват отделно от аналитичните работни досиета и достъп до тях да имат само държавите-членки, които са предоставили данните, или анализаторите и другите служители на Европол, определени от директора, в съответствие с член 14, параграф 2, буква а) от Решението за Европол, с цел:
а)
тяхното по-късно включване в аналитично работно досие;
б)
проверяване дали данните, вече включени в някое аналитично работно досие, са точни и релевантни; или
в)
проверяване дали са изпълнени изискванията, които се съдържат в настоящите правила или в Решението за Европол.
Достъп до такива данни може да бъде получен и в интерес на субекта на данни, който трябва да бъде защитен. В този случай данните могат да се използват само със съгласието на съответното физическо лице.
Такива данни, досиета и документи на хартиен носител се връщат на държавата-членка, която ги е предоставила, или се заличават или унищожават, когато повече не са необходими за посочените в настоящия член цели. Във всеки случай те трябва да бъдат заличени или унищожени след като аналитичното работно досие е затворено.
4. Когато посочените в параграф 1 данни са предоставени от трета страна, Европол отговаря за осигуряването определените в настоящия член принципи да се прилагат за такива данни съгласно правилата, установени в съответствие с член 26 от Решението за Европол.
Член 4
Обработване на данни
1. Когато е необходимо за постигането на целта, установена в член 3 от Решението за Европол, личните данни, посочени в членове 5 и 6 от настоящите правила, могат да бъдат обработвани от Европол дотолкова че да бъдат адекватни, точни, релевантни и не прекалено подробни с оглед на целта на аналитичното работно досие, в което са включени, и при условие че се съхраняват за срок не по-дълъг от необходимия за тази цел. Необходимостта от продължаване съхраняването на данните за целите на аналитичното работно досие се преглежда редовно в съответствие с член 7 от настоящите правила и член 20 от Решението за Европол.
2. Всяка държава-членка, която участва в аналитичен проект, решава в съответствие с националното си законодателство до каква степен може да предоставя такива данни, както е посочено в член 14, параграф 3 от Решението за Европол.
Член 5
Заповеди за отваряне на аналитични работни досиета
1. Във всяка заповед за отваряне на аналитично работно досие, както е посочено в член 16 от Решението за Европол, директорът определя кои категории данни от изброените в член 6 от настоящите правила се считат за необходими за целите на съответното аналитично работно досие.
2. В заповедта, посочена в параграф 1, директорът определя също така дали данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации и данни относно здравето и сексуалния живот, трябва да бъдат включени в аналитичното работно досие в изброените в член 6 категории и защо тези данни се считат за строго необходими за целите на съответното аналитично работно досие. Такива данни могат да се обработват само когато допълват други лични данни, които вече са въведени в това досие.
Когато посочените в първа алинея данни се отнасят до категориите лица, посочени в член 6, параграфи 3-6, в заповедта за отваряне на досието трябва да бъдат включени конкретните основания за искането на такива данни и те се обработват само по изричното искане на две или повече държави-членки, които участват в аналитичен проект. Съответните данни се заличават, когато вече не са необходими за целите, за които са били съхранявани.
3. Заповедите за отваряне на аналитично работно досие, включително последващи изменения в него, се изготвят в съответствие с процедурата, уредена в член 16 от Решението за Европол.
Член 6
Лични данни в аналитичните работни досиета
1. Когато лични данни се съхраняват в аналитичните работни досиета се прилага бележка, която посочва категориите лица, относно които се съхраняват данните.
2. Следните категории лични данни, включително свързаните с тях административни данни, могат да бъдат обработвани за категориите лица, посочени в член 14, параграф 1, буква а) от Решението за Европол:
а)
Лични данни:
1.
Настоящо и предишно фамилно име
2.
Настоящо и предишно собствено име
3.
Моминско име
4.
Бащино име (когато е необходимо с цел установяване на самоличността)
5.
Майчино име (когато е необходимо с цел установяване на самоличността)
6.
Пол
7.
Дата на раждане
8.
Място на раждане
9.
Гражданство
10.
Семейно положение
11.
Псевдоним
12.
Прякор
13.
Прието или фалшиво име
14.
Настоящо и предишно място на пребиваване и/или местоживеене
б)
Физическо описание:
1.
Физическо описание:
2.
Отличителни характеристики (родилни белези/белези от рани/татуировки и т.н.)
в)
Средства за установяване на самоличността:
1.
Документи за самоличност/свидетелство за управление на моторно превозно средство
2.
Номера на националната лична карта/паспорт
3.
Национален идентификационен номер/социално-осигурителен номер, ако има такъв
4.
Визуално изображение и друга информация за външния вид
5.
Криминалистична информация за установяване на самоличността, като пръстови отпечатъци, ДНК профил (от некодиращата част на ДНК), гласов профил, кръвна група, дентална информация
г)
Професия и умения:
1.
Настоящо работно място и професия
2.
Предишно работно място и професия
3.
Образование (училище/университет/професионално)
4.
Квалификации
5.
Умения и други области на познание (езици/други)
д)
Икономическа и финансова информация:
1.
Финансови данни (банкови сметки и кодове, кредитни карти и т.н.)
2.
Парични активи
3.
Акции/дялове/други активи
4.
Данни за недвижимо имущество
5.
Връзки с дружества
6.
Банкови и кредитни контакти
7.
Данъчно състояние
8.
Друга информация, която разкрива как лицето управлява финансовите си дела
е)
Данни за поведението:
1.
Начин на живот (например стандарт над финансовите възможности) и установени навици
2.
Движения
3.
Често посещавани места
4.
Оръжия и други опасни инструменти
5.
Оценяване на опасността
6.
Конкретни рискове като вероятност за бягство, използване на двойни агенти, връзки с правоприлагащия персонал
7.
Черти на характера и профил, свързани с престъпността
8.
Зависимост от наркотици
ж)
Лица за контакт и съучастници, включително тип и естество на контакта или участието
з)
Използвани средства за комуникация, като телефон (стационарен/мобилен), факс, пейджър, електронна поща, пощенски адрес, интернет връзка(и)
и)
Използвани транспортни средства, като превозни средства, кораби, въздухоплавателни средства, включително информация за идентифициране на тези транспортни средства (регистрационни номера)
й)
Информация, свързана с престъпните дейности, за които Европол е компетентен съгласно член 4 от Решението за Европол:
1.
Предишни присъди
2.
Подозирано участие в престъпни дейности
3.
Modi operandi
4.
Средства, които са били или могат да бъдат използвани за подготовката и/или извършването на престъпления
5.
Членство в престъпни групи/организации и позиция в групата/организацията
6.
Роля в престъпната организация
7.
Географски обхват на престъпните дейности
8.
Материали, събрани по време на разследването, като видео и фотографски изображения
к)
Препратки към други бази данни, в които се съхранява информация за лицето:
1.
Европол
2.
Полицейски/митнически служби
3.
Други правоприлагащи органи
4.
Международни организации
5.
Публични образувания
6.
Частни образувания
л)
Информация за юридическите лица, свързани с данните, посочени в букви д) и й):
1.
Наименование на юридическото лице
2.
Местоположение
3.
Дата и място на учредяване
4.
Административен регистрационен номер
5.
Правна форма
6.
Капитал
7.
Предмет на дейност
8.
Национални и международни дъщерни дружества
9.
Директори
10.
Връзки с банки.
3. „Лица за контакт и съучастници“, както е посочено в член 14, параграф 1, буква г) от решението за Европол, са лицата, чрез които има достатъчно основания да се смята, че може да бъде получена информация, свързана с лицата посочени в параграф 2 от настоящия член, която е релевантна за целите на анализа, при условие че те не са включени в някоя от категориите лица, посочени в параграфи 2, 4, 5 или 6. „Лица за контакт“ са тези лица, които имат непостоянни контакти с лицата, посочени в параграф 2. „Съучастници“ са тези лица, които имат редовни контакти с лицата, посочени в параграф 2.
По отношение на лицата за контакт и съучастниците, данните във връзка с параграф 2 могат да бъдат съхранявани ако е необходимо, при условие че има основание да се предполага, че такива данни са необходими за анализа на ролята на тези лица за контакт или съучастници.
В този контекст се уточнява следното:
а)
връзката на тези лица с лицата посочени в член 14, параграф 1, буква а) от Решението за Европол се изяснява възможно най-бързо;
б)
ако предположението че съществува връзка между тези лица и лицата, посочени в член 14, параграф 1, буква а) от Решението за Европол се окаже неоснователно, данните се заличават незабавно;
в)
ако тези лица са заподозрени в извършването на престъпление, което е от компетентността на Европол съгласно член 4 от Решението за Европол, или ако са били осъждани за такова престъпление, или ако са налице факти или разумни основания съгласно националното законодателство на съответната държава-членка да се счита, че ще извършат такова престъпление, всички данни по параграф 2 могат да бъдат съхранявани;
г)
данни за лицата за контакт и съучастниците, както данни за техните лица за контакт и съучастници не се съхраняват, с изключение на данните относно типа и естеството на тяхното участие или контакт с лицата, посочени в параграф 2;
д)
ако уточняване съгласно предходните букви не е възможно, това се взема предвид при вземането на решение относно необходимостта и обхвата на съхраняването за по-нататъшен анализ.
4. По отношение на лица, които както е посочено в член 14, параграф 1, буква в) от Решението за Европол са били жертва на някое от разглежданите престъпления, или по отношение на които някои факти дават основание да се смята, че те биха могли да са жертва на такова престъпление, могат да се съхраняват данните, посочени в параграф 2, буква а), точка 1 до параграф 2, буква в), точка 3 от настоящия член, както и следните категории данни:
а)
Дата на установяване самоличността на жертвата;
б)
Причина за виктимизиране;
в)
Нанесени вреди (физически/финансови/психологически/други);
г)
дали анонимността трябва да бъде гарантирана;
д)
дали е възможно участие в съдебно заседание;
е)
Информация за престъплението, предоставена от или чрез лицата, посочени в член 14, параграф 1, буква в) от Решението за Европол включително информация относно техните отношения с други лица, когато е необходимо да се установи самоличността на лицата, посочени в член 12, параграф 1 от Решението за Европол.
При необходимост могат да се съхраняват други данни съгласно параграф 2, при условие че има основание да се приеме, че те са необходими за анализа на ролята на лице като жертва или потенциална жертва.
Данните, които не са необходими за по-нататъшен анализ, се заличават.
5. По отношение на лица, които както е посочено в член 14, параграф 1, буква б) от Решението за Европол биха могли да бъдат призовани да свидетелстват при разследвания във връзка с разглежданите престъпления или в последващи наказателни производства, данните, посочени в параграф 2, буква а), точка 1 до параграф 2, буква в), точка 3 от настоящия член, както и категориите данни, които отговарят на следните критерии, може да бъдат съхранявани:
а)
информация за престъплението, предоставена от такива лица, включително информация относно техните отношения с други лица, включени в аналитичното работно досие;
б)
дали анонимността трябва да бъде гарантирана;
в)
дали защитата трябва да бъде гарантирана и от кого;
г)
нова самоличност;
д)
дали е възможно участието в съдебно заседание.
При необходимост може да се съхраняват и други данни съгласно параграф 2, при условие че има основание да се приеме, че те са необходими за анализа на ролята на такова лице като свидетел.
Данните, които не са необходими за по-нататъшен анализ, се заличават.
6. По отношение на лица, които както е посочено в член 14, параграф 1, буква д) от Решението за Европол може да предоставят информация за разглежданите престъпления, може да бъдат съхранявани данните, посочени в параграф 2, буква а), точка 1 до параграф 2, буква в), точка 3, както и категориите данни, които отговарят на следните критерии:
а)
кодирани лични данни;
б)
вид на предоставената информация;
в)
дали анонимността трябва да бъде гарантирана;
г)
дали защитата трябва да бъде гарантирана и от кого;
д)
нова самоличност;
е)
дали е възможно участието в съдебно заседание;
ж)
отрицателен опит;
з)
възнаграждения (финансови/услуги).
При необходимост може да се съхраняват други данни съгласно параграф 2, при условие че има основание да се приеме, че те са необходими за анализа на ролята на такова лице като информатор.
Данните, които не са необходими за по-нататъшен анализ, се заличават.
7. Ако в който и да е момент от анализа стане ясно, въз основа на сериозни и потвърждаващи признаци, че дадено лице, включено в аналитично работно досие, следва да бъде поставено в различна категория лица, съгласно определеното в настоящия член, от категорията в която първоначално е било поставено, Европол може да обработва само данните за лицето, за което това е разрешено съгласно тази нова категория, а всички други данни се заличават.
Ако въз основа на такива признаци стане ясно, че дадено лице следва да бъде включено в две или повече различни категории, както е определено в настоящия член, Европол може да обработва всички данни, за които това е разрешено съгласно тези категории.
Член 7
Срокове за проучване и продължителност на съхраняването
1. Когато е взето решение дали личните данни следва да продължат да бъдат съхранявани съгласно член 6 от настоящите правила в съответствие с член 20 от Решението за Европол, интересите на Европол за изпълнение на неговите задачи се претеглят срещу легитимните интереси за защита на данните на субекта, за когото те се съхраняват.
Необходимостта от продължаване съхраняването на личните данни, включени в аналитично работно досие, се преразглежда в съответствие с член 20 от Решението за Европол не по-късно от три години след въвеждането им или след последното преразглеждане на данните. Независимо от това преразглеждане, необходимостта от продължаване на съхраняването се преразглежда ако възникнат обстоятелства, които сочат, че данните трябва да бъдат заличени или коригирани.
Преразглеждането отчита необходимостта от запазване на данни предвид приключването на проучване за определен случай, окончателно съдебно решение, по-конкретно при оправдаване, реабилитиране, изтърпяване на присъдата, амнистия, възраст на субекта на данните и определени категории данни.
2. В съответствие с член 16, параграф 3 от Решението за Европол, Европол преразглежда необходимостта от продължаване на аналитично работно досие. Въз основа на това преразглеждане директорът взема решение за продължаването или затварянето на досието. Директорът незабавно уведомява управителния съвет и Съвместния надзорен орган относно онези елементи в досието, които обуславят крайната необходимост от продължаването му.
3. Когато наказателни преследвания срещу лицата, посочени в член 6, параграф 2 са приключени или чрез съдебно решение или по друг начин, без възможност за обжалване, и когато Европол е нотифициран за това решение от държавата-членка или от заинтересована трета страна, Европол проверява дали данните, засегнати от такова решение, могат да продължават да бъдат съхранявани, променяни или използвани. Ако поради причините за решението или поради други разузнавателни данни може да бъде прието, че съответното лице не е извършило, или не е извършило противозаконно престъплението, или ако причините за решението оставят този въпрос отворен, засегнатите от това решение данни се заличават, освен ако не съществуват сериозни основания да се приеме, че те все още са от значение за целите на аналитичното работно досие. В такъв случай информацията относно съдебното решение се добавя към останалите данни, вече включени в досието. Освен това тези данни могат да бъдат обработвани и съхранявани само като надлежно се отчита контекста и произнасянето на посоченото по-горе решение и в контекста на правата, които то дава на съответното лице.
4. Личните данни не може да се задържат за срок по-дълъг от посочения в член 20, параграф 1 от Решението за Европол. В случаите когато, в резултат от продължаването на дадено аналитично досие, данните касаещи лица, посочени в член 6, параграфи 3-6, се съхраняват в досие за срок по-дълъг от пет години, Съвместният надзорен орган, посочен в член 34, параграф 1 от Решението за Европол е съответно информиран.
5. Ако по време на прегледа на дейностите на Европол от Съвместния надзорен орган се установи, че лични данни са съхранявани в нарушение на настоящите правила, Съвместният надзорен орган информира директора за това, както прецени за необходимо, в съответствие с член 34, параграф 4 от Решението за Европол.
Когато Съвместният надзорен орган, в съответствие с член 34, параграф 4 от Решението за Европол, е повдигнал въпрос относно съхраняването, обработването или използването на лични данни пред управителния съвет, предаването на съответните данни без предварително разрешение от управителния съвет се забранява. В изключителни случаи директорът може да разреши предаването на данните преди одобрение от управителния съвет, когато това се счита за абсолютно необходимо за защита на основните интереси на съответните държави-членки, които попадат в обхвата на целите на Европол, или е в интерес на предотвратяването на непосредствена опасност, свързана с престъпление или терористичен акт. В такива случаи разрешението от директора се оформя в документ, който се препраща до управителния съвет и до Съвместния надзорен орган.
Член 8
Установяване на отношения с трети страни
Европол може да установява отношения с експерти от институции, органи, служби и агенции, както е посочено в член 22, параграф 1 от Решението за Европол, и с експерти от трети държави и организации, както е посочено в член 23, параграф 1 от посоченото решение във връзка с дейностите на дадена група за анализ при условията, установени в член 14, параграф 8 от същото решение.
Директорът сключва споразумение с всяко от посочените в първа алинея образувания в съответствие с правилата относно такива споразумения, определени от управителния съвет. Подробности за тези споразумения се изпращат на управителния съвет и на Съвместния надзорен орган. Последният може да отправя до управителния съвет всякакви коментари, каквито счита за необходими.
Член 9
Събиране и записване на данните
Данните, съхранявани в аналитични работни досиета, се различават в зависимост от оценката на източника и от степента на точност или надеждност на информацията в съответствие с член 11. Данните, които се основават на факти, се разграничават от данните, които се основават на мнения или лични преценки.
Член 10
Вътрешна защита на данните
Директорът предприема необходимите мерки, за да гарантира съответствие с настоящите правила и с други разпоредби относно защитата на данни. За тази цел иректорът търси съвети от отговорника по защита на данните, както е посочено в член 28 от Решението за Европол.
ГЛАВА II
КЛАСИФИКАЦИЯ
Член 11
Класове аналитични работни досиета
Аналитичните работни досиета могат да бъдат:
а)
общи или стратегически, когато целта е да се обработи релевантна информация относно конкретен проблем или да се разработят или подобрят инициативи от компетентните органи, както е определено в член 3 от Решението за Европол;
б)
оперативни, когато целта е да се получи информация за една или повече от престъпните дейности, посочени в член 3 от Решението за Европол, която се отнася за случай, лице или организация, с цел да бъдат започнати, подпомогнати или приключени, в съответствие с член 14, параграф 2 от решението за Европол, двустранни или многостранни разследвания от международно естество, при условие че между заинтересованите страни са две или повече държави-членки.
Член 12
Оценка на източника и на информацията
1. Източникът на информацията, произхождаща от държава-членка, се оценява доколкото е възможно от държавата-членка, която предоставя информацията, като се използват следните кодове за оценка на източника:
А)
:
когато няма съмнение относно автентичността, достоверността и компетентността на източника, или ако информацията е предоставена от източник, който е доказал, че е надежден във всички случаи;
В)
:
когато информация е предоставена от източник който се е оказвал надежден в повечето случаи;
С)
:
когато информация е предоставена от източник който се е оказвал ненадежден в повечето случаи;
Х)
:
когато надеждността на източника не може да бъде оценена.
2. Информацията, произтичаща от държава-членка, се оценява доколкото е възможно от държавата-членка, която я предоставя, въз основа на нейната надеждност, като се използват следните кодове за оценка на информацията:
(1)
:
информация, чиято точност е несъмнена;
(2)
:
информация, която източникът знае лично, но не и служителят, който я предава;
(3)
:
информация, която източникът не знае лично, но е потвърдена от друга, вече записана, информация;
(4)
:
информация, която източникът не знае лично и която не може да бъде потвърдена.
3. Ако въз основа на информацията, която вече притежава, Европол стигне до заключение, че оценката се нуждае от коригиране, той информира съответната държава-членка и се стреми да се споразумее с нея за изменение на оценката. Европол не променя оценката без такова споразумение.
4. Ако Европол получава данни или информация от дадена държава-членка без оценка, Европол се опитва доколкото е възможно да оцени надеждността на източника или информацията въз основа на информацията, с която вече разполага. Оценяването на специфични данни и информация трябва да става в съгласие с държавата-членка, която ги предоставя. Дадена държава-членка и Европол могат също така да се договорят в общи линии за оценяването на конкретни видове данни и конкретни източници. Управителният съвет се информира за такива общи договорености. Ако на Европол се предоставят данни въз основа на такива общи договорености, това се отбелязва при данните.
Ако по определен случай не бъде постигнато споразумение, или ако не съществува обща договореност, Европол оценява информацията или данните и ги обозначава с кодовете за оценка (Х) или (4), посочени в параграфи 1 и 2 съответно.
5. Ако Европол получи данни или информация от трета страна, настоящият член се прилага съответно.
6. Когато информацията, включена в аналитично работно досие е резултат от анализ Европол оценява такава информация в съответствие с настоящия член и съгласувано с държавата-членка, участвала в анализа.
ГЛАВА III
ПРАВИЛА ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ НА РАБОТНИТЕ ДОСИЕТАТА И ДАННИТЕ ЗА ЦЕЛИТЕ НА АНАЛИЗА
Член 13
Отваряне на аналитични работни досиета
1. Аналитичните работни досиета се отварят по инициатива на Европол или по искане на държавите-членки, които предоставят данните, в съответствие с процедурата, установена в член 16 от Решението за Европол.
2. Управителният съвет може да кани представители на Съвместния надзорен орган да вземат участие в неговите дискусии по заповедите за отваряне на аналитичните работни досиета.
3. В съответствие с член 16, параграф 2 от Решението за Европол дейностите по анализ и разпространение на резултатите от анализа могат да започнат незабавно след отварянето на аналитичното досие. В случай че управителният съвет инструктира директора на Европол да промени заповед за отваряне или за затваряне на досието в съответствие с член 16, параграф 4 от Решението за Европол, данните, които не може да се включат в досието или, ако досието трябва да се закрие, всички данни съдържащи се в него, се заличават незабавно.
4. Ако по време на анализа се окаже, че е необходимо да се измени заповедта за отваряне на аналитичното работно досие, посочената в член 16 от Решението за Европол процедура, както и настоящият член, се прилагат съответно.
Член 14
Извличане на данни
1. В съответствие с член 14, параграф 2, буква б) от Решението за Европол участниците в аналитичен проект се ползват от правото да извличат данни само след като са акредитирани от Европол и след проведено обучение относно техните конкретни задължения, които произтичат от правната рамка на Европол.
2. В съответствие с член 14, параграф 2, втора алинея от Решението за Европол всички участници в групата за анализ могат да извличат данни от досието. Групата за анализ решава единодушно до каква степен може да се осъществява това извличане, както и за всички условия и ограничения, които се прилагат.
Член 15
Предаване на данни или информация, които се съдържат в аналитични работни досиета
1. Предаването на лични данни, които се съдържат в аналитичните работни досиета, на държава-членка или на трета страна, се записва в съответното досие.
Когато е необходимо и не по-късно от момента на предаване, Европол проверява точността и съответствието на данните с Решението за Европол в сътрудничество с държавата-членка или третата страна, която ги е предоставила.
Доколкото е възможно, всички съобщения посочват съдебните решения, както и решенията да не се извършва наказателно преследване. Преди данните които се основават на мнения и лични преценки да бъдат предадени и тяхната степен на точност или надеждност да бъде посочена, такива данни се проверяват в сътрудничество с държавата-членка или третата страна, която ги е предоставила.
Получилата данните държава-членка уведомява предалата ги държава-членка по нейно искане за какво се използват предадените данни и за получените впоследствие резултати, когато националното законодателство на получилата данните държава-членка го позволява.
Ако съществуват ограничения за използването на данните съгласно член 19 от Решението за Европол, такива ограничения се отбелязват при данните и получателите на резултатите от анализа се информират за това.
2. В съответствие с член 14, параграф 7 от Решението за Европол, в случаите в които Европол установи след включването на данни в аналитичното работно досие, че тези данни са свързани с лице или предмет, за които данни, предоставени от друга държава-членка или трета страна вече са включени в досието, всяка държава-членка или съответна трета страна се уведомяват незабавно за установената връзка.
Член 16
Процедури за контрол
За да се отговори на изискванията за сигурност на данните, определени в член 35 от Решението за Европол, и за да се гарантира сигурността при обработването на данните по смисъла на настоящите правила, управителният съвет акредитира системата за анализ в съответствие с член 8 от Правилата за поверителност на информацията на Европол, приети с Решение 2009/…/ПВР на Съвета от 30 ноември 2009 г. (2) след предварителна консултация с Комитета по сигурността, както е предвидено в член 4, параграф 2 от същите правила. Акредитирането се предоставя въз основа на специфични за системата изисквания за сигурност и друга документация относно сигурността, която е счетена за необходима от управителния съвет.
Член 17
Използване и съхраняване на данните за анализа и на резултатите от анализа
1. Всички лични данни и резултати от анализа, предадени от аналитично работно досие, могат да бъдат използвани само в съответствие с целите на досието или с цел предотвратяване или борба с други сериозни форми на престъпност и в съответствие с всякакви ограничения за използването им, определени от държава-членка въз основа на член 19, параграф 2 от Решението за Европол. Данните, посочени в член 5, параграф 2 от настоящите правила, могат да бъдат предадени само в съгласие с държавата-членка, която е предоставила тези данни.
2. След затварянето на аналитично работно досие, всички съдържащи се в него данни се съхраняват от Европол в отделно досие, което е достъпно само за целите на вътрешния или външния контрол. Без да се засяга член 20, параграф 4 от Решението за Европол, такива данни не се съхраняват повече от 18 месеца след затварянето на аналитичното работно досие.
3. Резултатите от аналитично работно досие могат да се съхраняват от Европол в електронна форма за максимален срок от три години от датата на затваряне на съответното досие, при условие че те се съхраняват в отделно досие и към тях не се прибавят нови данни. След този срок резултатите могат да бъдат съхранявани само под формата на хартиен документ.
Член 18
Комбиниране на досиета и прехвърляне на информация между досиета
1. Когато стане ясно, че съдържащата се в дадено аналитично работно досие информация може също така да е от значение за различни аналитични работни досиета, се прилагат следните процедури:
а)
Когато се предложи пълно комбиниране на информацията от две досиета, в съответствие с член 16 от Решението за Европол се създава ново досие, което съдържа пълната информация от двете досиета. Решението за комбиниране на двете досиета се постига от всички участници в двете първоначални досиета. В такъв случай първоначалните досиета се затварят;
б)
Когато част от информацията в дадено досие е от значение за друго досие, представилите тази информацията решават дали тя да бъде прехвърлена или не във второто досие.
2. При посочените в параграф 1 обстоятелства срокът за преразглеждане на прехвърлените данни от едно аналитично работно досие в друго не се засяга от такова прехвърляне.
Член 19
Нови технически средства
Нови технически средства за обработване на данните за целите на анализа могат да бъдат въведени само ако са предприети всички възможни мерки за да се гарантира, че тяхното използване е в съответствие с правилата за защита на личните данни, приложими в Европол. Директорът се консултира предварително със Съвместния надзорен орган във всички случаи, когато въвеждането на такива технически средства поражда проблеми за прилагането на тези правила за защита на личните данни.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 20
Преразглеждане на правилата
До 1 януари 2013 г. настоящите правила се оценяват под надзора на Управителния съвет.
Всякакви предложения за изменение на настоящите правила се разглеждат от управителния съвет, с оглед на приемането им от Съвета в съответствие с процедурата, предвидена в член 14, параграф 1, трета алинея от Решението за Европол.
Член 21
Влизане в сила
Настоящите правила влизат в сила на 1 януари 2010 г.
Съставено в Брюксел на 30 ноември 2009 година.
DECISIONE 2009/936/GAI DEL CONSIGLIO
del 30 novembre 2009
che adotta le norme di attuazione degli archivi di lavoro per fini di analisi di Europol
IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,
vista la decisione 2009/371/GAI del Consiglio, del 6 aprile 2009, che istituisce l’Ufficio europeo di polizia (Europol) (1) («decisione Europol»), in particolare l’articolo 14, paragrafo 1, e l’articolo 59, paragrafo 1, lettera b),
tenuto conto della convenzione sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale, adottata dal Consiglio d’Europa il 28 gennaio 1981,
tenuto conto della raccomandazione n. R(87)15 del Comitato dei Ministri che regola l’utilizzo dei dati a carattere personale nel settore della polizia, adottata dal Consiglio d’Europa il 17 settembre 1987,
visto il progetto di norme per gli archivi di lavoro per fini di analisi di Europol presentato dal consiglio di amministrazione,
visto il parere del Parlamento europeo,
Considerando che spetta al Consiglio, deliberando a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo, adottare le norme di attuazione degli archivi di lavoro per fini di analisi,
DECIDE:
CAPITOLO I
PRINCIPI GENERALI
Articolo 1
Definizioni
Ai fini delle presenti norme si intende per:
a) «dati personali»: qualsiasi informazione concernente una persona fisica identificata o identificabile; si considera «identificabile» la persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare mediante riferimento ad un numero di identificazione o ad uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale;
b) «archivio di lavoro per fini di analisi»: l’archivio costituito per fini di analisi, come stabilito all’articolo 14, paragrafo 1, della decisione Europol;
c) «analisi»: la raccolta, il trattamento o l’uso di dati a sostegno delle indagini penali, ai sensi dell’articolo 14, paragrafo 2, della decisione Europol;
d) «partecipanti a un gruppo di analisi»: gli analisti e gli altri membri del personale Europol designati dal direttore, nonché gli ufficiali di collegamento e/o gli esperti degli Stati membri che hanno fornito le informazioni o che sono implicati nell’analisi ai sensi dell’articolo 14, paragrafo 4, della decisione Europol;
e) «trattamento di dati personali» o «trattamento»: qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali, come raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, raffronto o interconnessione, nonché blocco, cancellazione o distruzione.
Articolo 2
Ambito d’applicazione
Le norme stabilite nella presente decisione sono applicabili al trattamento dei dati per fini di analisi, come previsto nell’articolo 14, paragrafo 1, della decisione Europol.
Articolo 3
Dati forniti per fini di analisi
1. Ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 2, e dell’articolo 14, paragrafo 3, della decisione Europol, i dati forniti per fini di analisi sono comunicati in forma sia strutturata che non strutturata dalle unità nazionali o, a seconda del grado di urgenza, possono essere trasmessi direttamente dalle autorità competenti designate a Europol, per essere inclusi in un archivio di lavoro per fini di analisi. Gli Stati membri che forniscono tali dati comunicano all’Europol lo scopo per il quale i dati vengono forniti e qualsiasi restrizione riguardo alla loro utilizzazione, cancellazione o distruzione, comprese eventuali restrizioni all’accesso, in termini generali o specifici. Detti Stati membri possono anche informare l’Europol in merito a tali restrizioni in una fase successiva.
L’Europol assicura che i terzi che forniscono tali dati gli comunichino lo scopo per il quale i dati vengono forniti e qualsiasi restrizione in merito alla loro utilizzazione.
Dopo la ricezione di tali tali, viene determinato quanto prima in che misura essi sono inclusi in un archivio specifico.
2. A norma dell’articolo 29, paragrafo 1, della decisione Europol, i dati di cui al paragrafo 1 rimangono sotto la responsabilità dello Stato membro che li ha forniti e sono soggetti alla legislazione nazionale di tale Stato membro, finché tali dati non vengano inclusi in un archivio di lavoro per fini di analisi. Ciò fa salve le responsabilità di Europol in merito ai dati quali definite ai commi secondo e terzo.
Europol è responsabile di assicurare che tali dati possano essere consultati unicamente dagli Stati membri che li hanno forniti o dagli analisti e dagli altri membri del personale Europol designati dal direttore conformemente all’articolo 14, paragrafo 2, lettera a), della decisione Europol, per determinare se i dati possano o meno essere inclusi in un archivio di lavoro per fini di analisi.
Se, dopo averli valutati, Europol ha motivo di presumere che i dati forniti sono inaccurati o non aggiornati, ne informa lo Stato membro che li ha forniti.
3. I dati che, dopo la valutazione, non sono stati selezionati per essere inclusi in un archivio di lavoro per fini di analisi, nonché gli archivi cartacei e i documenti contenenti i dati che sono stati inclusi in detto archivio, rimangono sotto la responsabilità dello Stato membro che li ha forniti conformemente all’articolo 29, paragrafo 1, della decisione Europol e sono soggetti alla rispettiva legislazione nazionale. Ciò fa salve le responsabilità di Europol quali definite nella decisione Europol.
Europol è responsabile di assicurare che i dati, gli archivi cartacei e i documenti di cui al primo comma siano conservati separatamente dagli archivi di lavoro per fini di analisi e possano essere consultati unicamente dagli Stati membri che li hanno forniti o dagli analisti e dagli altri membri del personale Europol designati dal direttore conformemente all’articolo 14, paragrafo 2, lettera a), della decisione Europol ai fini:
a)
della loro successiva inclusione in un archivio di lavoro per fini di analisi;
b)
di una verifica per accertare se i dati che sono già stati inclusi in un archivio di lavoro per fini di analisi siano accurati e pertinenti; oppure
c)
di una verifica per accertare se i requisiti prescritti nelle presenti norme o nella decisione Europol siano stati soddisfatti.
Tali dati possono anche essere consultati nell’interesse della persona cui si riferiscono, che richiede tutela. In questo caso i dati possono essere utilizzati unicamente con il consenso della persona interessata.
Tali dati, archivi cartacei e documenti sono restituiti allo Stato membro che li ha forniti, o sono cancellati o distrutti, se non sono più necessari per gli scopi di cui al presente articolo. Sono comunque cancellati o distrutti dopo la chiusura dell’archivio di lavoro per fini di analisi.
4. Se i dati di cui al paragrafo 1 sono stati forniti da un terzo, Europol è responsabile di assicurare che i principi stabiliti nel presente articolo siano applicati a tali dati, in base alle norme stabilite conformemente all’articolo 26 della decisione Europol.
Articolo 4
Trattamento dei dati
1. Per quanto necessario al perseguimento dell’obiettivo stabilito all’articolo 3 della decisione Europol, Europol può trattare i dati personali di cui agli articoli 5 e 6 delle presenti norme nella misura in cui essi siano adeguati, accurati, pertinenti e non vadano oltre lo scopo dell’archivio di lavoro per fini di analisi nel quale sono introdotti e a condizione che siano conservati solo per il tempo necessario a detto scopo. Conformemente all’articolo 7 delle presenti norme e all’articolo 20 della decisione Europol, si procede ad un esame periodico della necessità di conservare i dati memorizzati ai fini dell’archivio in questione.
2. Ciascuno Stato membro coinvolto in un progetto di analisi decide, conformemente alla legislazione nazionale, la misura in cui può fornire i dati richiesti, come indicato all’articolo 14, paragrafo 3, della decisione Europol.
Articolo 5
Decisione costitutiva di un archivio di lavoro per fini di analisi
1. Ai sensi dell’articolo 16 della decisione Europol, in ciascun provvedimento costitutivo di un archivio di lavoro per fini di analisi il direttore specifica quali categorie di dati personali elencati nell’articolo 6 di dette norme sono considerate necessarie ai fini dell’archivio in questione.
2. Nel provvedimento costitutivo di cui al paragrafo 1 il direttore di Europol specifica inoltre se i dati che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale nonché i dati relativi alla salute o alla vita sessuale debbano essere inclusi nell’archivio di lavoro per fini di analisi tra le categorie elencate nell’articolo 6 e il motivo per cui tali dati sono considerati strettamente necessari ai fini dell’archivio in questione. Il trattamento di tali dati può essere effettuato soltanto se integrano altri dati personali che sono già stati immessi in quell’archivio.
Qualora i dati di cui al primo comma si riferiscano alle categorie di persone di cui all’articolo 6, paragrafi da 3 a 6, nel provvedimento costitutivo dell’archivio devono essere fornite specifiche motivazioni per richiedere tali dati e i dati possono essere trattati solo su esplicita richiesta di due o più Stati membri che partecipano al progetto di analisi. I dati in questione sono cancellati quando non sono più necessari ai fini per i quali sono stati conservati.
3. I provvedimenti costitutivi di un archivio di lavoro per fini di analisi, incluse le sue successive modifiche, sono adottati secondo la procedura di cui all’articolo 16 della decisione Europol.
Articolo 6
Dati personali negli archivi di lavoro per fini di analisi
1. I dati personali memorizzati negli archivi di lavoro per fini di analisi sono corredati di una nota che rimanda alla categoria di persone nella quale essi sono stati inseriti.
2. Per le categorie di persone di cui all’articolo 14, paragrafo 1, lettera a), della decisione Europol si può effettuare il trattamento delle seguenti categorie di dati personali, ivi inclusi i dati correlati di carattere amministrativo.
a)
Dati anagrafici
1)
Cognome attuale e precedente
2)
Nome attuale e precedente
3)
Cognome da nubile
4)
Paternità (ove necessario per l’identificazione)
5)
Maternità (ove necessario per l’identificazione)
6)
Sesso
7)
Data di nascita
8)
Luogo di nascita:
9)
Cittadinanza
10)
Stato civile
11)
Alias
12)
Soprannome
13)
Appellativo corrente o nome falso
14)
Residenza e/o domicilio attuale e precedente
b)
Connotati
1)
Connotati
2)
Contrassegni (segni particolari/cicatrici/tatuaggi, ecc.)
c)
Mezzi d’identificazione
1)
Documenti d’identità/patente di guida
2)
Numeri della carta d’identità nazionale/del passaporto
3)
Numeri d’identificazione nazionali/codice di previdenza sociale, se del caso
4)
Immagini visive e altre informazioni in merito all’aspetto fisico
5)
Informazioni relative all’identificazione di tipo scientifico, quali impronte digitali, profilo DNA (ottenuto a partire dalla parte non codificante del DNA), profilo vocale, gruppo sanguigno, dentatura
d)
Professione e competenze
1)
Attività lavorativa e professionale attuale
2)
Attività lavorativa e professionale precedente
3)
Titoli di studio (scuola/università/formazione professionale)
4)
Abilitazioni
5)
Capacità ed altre conoscenze (lingue/altro)
e)
Informazioni economiche e finanziarie
1)
Dati finanziari (conti e codici bancari, carte di credito, ecc.)
2)
Liquidità
3)
Titoli azionari/altri
4)
Dati patrimoniali
5)
Legami con società e imprese
6)
Contatti bancari e creditizi
7)
Posizione tributaria
8)
Altre informazioni utili in merito alla gestione degli affari finanziari della persona
f)
Informazioni comportamentali
1)
Stile di vita (ad esempio, vivere al di sopra delle proprie possibilità) ed abitudini
2)
Spostamenti
3)
Luoghi frequentati
4)
Armi ed altri strumenti pericolosi
5)
Pericolosità
6)
Altri rischi specifici quali probabilità di fuga, impiego di doppi agenti, collegamenti con persone incaricate dell’applicazione della legge
7)
Tratti e profili legati alla criminalità
8)
Abuso di droga
g)
Persone di contatto e accompagnamento, inclusi tipo e natura del contatto o dell’associazione
h)
Mezzi di comunicazione usati, quali telefono (fisso/mobile), fax, pager, posta elettronica, recapiti postali, collegamenti a Internet
i)
Mezzi di trasporto usati, quali autoveicoli, natanti, aerei, incluse le informazioni di identificazione di tali mezzi (numeri di immatricolazione)
j)
Informazioni relative alle attività criminose che rientrano nella competenza di Europol ai sensi dell’articolo 4 della decisione Europol:
1)
Precedenti condanne
2)
Presunta implicazione in attività criminose
3)
Modi operandi
4)
Strumenti effettivi o potenziali per preparare e/o commettere reati
5)
Appartenenza a gruppi/organizzazioni criminali e posizione nel gruppo/nell’organizzazione
6)
Ruolo nell’organizzazione criminale
7)
Area geografica delle attività criminali
8)
Materiale raccolto nel corso di un’indagine, quale immagini video e fotografie
k)
Riferimenti ad altre basi di dati in cui sono conservate informazioni sulla persona:
1)
Europol
2)
Servizi di polizia/delle dogane
3)
Altri servizi incaricati dell’applicazione della legge
4)
Organizzazioni internazionali
5)
Entità pubbliche
6)
Entità private
l)
Informazioni su persone giuridiche connesse con i dati di cui alla lettera e) o alla lettera j):
1)
Denominazione della persona giuridica
2)
Recapito
3)
Data e luogo di costituzione
4)
Numero di registrazione amministrativo
5)
Forma giuridica
6)
Capitale sociale
7)
Settore di attività
8)
Filiali nazionali e internazionali
9)
Direttori
10)
Legami con le banche
3. Le persone di contatto e di accompagnamento ai sensi dell’articolo 14, paragrafo 1, lettera d), della decisione Europol sono persone attraverso le quali vi è motivo di ritenere che le informazioni che si riferiscono alle persone di cui al paragrafo 2 e che sono importanti ai fini dell’analisi possano essere ottenute, e sempreché esse non rientrino in una delle categorie di persone di cui ai paragrafi 2, 4, 5 o 6. Sono «persone di contatto» coloro che hanno contatti sporadici con le persone di cui al paragrafo 2. Sono «persone di accompagnamento» coloro che hanno contatti regolari con le persone di cui al paragrafo 2.
Per quanto riguarda le persone di contatto e accompagnamento, i dati di cui al paragrafo 2 possono essere memorizzati per quanto necessario, a condizione che vi sia motivo di supporre che tali dati sono necessari ai fini dell’analisi del ruolo di tali persone di contatto o accompagnamento.
In questo contesto, va osservato quanto segue:
a)
il rapporto tra queste persone e le persone di cui all’articolo 14, paragrafo 1, lettera a), della decisione Europol è chiarito il più presto possibile;
b)
se la supposizione che esiste un rapporto tra queste persone e le persone di cui all’articolo 14, paragrafo 1, lettera a), della decisione Europol si rivela infondata, i dati sono cancellati senza indugio;
c)
se tali persone sono sospettate di aver commesso un reato per il quale Europol è competente ai sensi dell’articolo 4 della decisione Europol o se sono state condannate per tale reato, ovvero se vi sono indicazioni concrete o ragionevoli motivi, secondo la legislazione nazionale dello Stato membro interessato, per ritenere che possano commettere tale reato, tutti i dati di cui al paragrafo 2 possono essere conservati;
d)
i dati relativi alle persone di contatto e alle persone di accompagnamento di persone di contatto nonché i dati relativi alle persone di contatto e alle persone di accompagnamento di persone di accompagnamento non possono essere memorizzati, ad eccezione dei dati relativi al tipo e alla natura dei loro contatti o associazioni con le persone di cui al paragrafo 2;
e)
se non risulta possibile effettuare il chiarimento previsto dai punti precedenti, se ne tiene conto al momento di decidere in merito alla necessità e all’entità della conservazione dei dati ai fini di una successiva analisi.
4. Per quanto riguarda le persone di cui all’articolo 14, paragrafo 1, lettera c), della decisione Europol che sono state vittime di uno dei reati in esame o per le quali taluni fatti autorizzano a ritenere che possano essere vittime di un siffatto reato, possono essere conservati i dati di cui dal paragrafo 2, lettera a), punto 1, al paragrafo 2, lettera c), punto 3, del presente articolo nonché le seguenti categorie di dati:
a)
informazioni in merito all’identificazione della vittima;
b)
motivo della vittimizzazione;
c)
danni (fisici/finanziari/psicologici/altri);
d)
necessità di garantire l’anonimato;
e)
possibilità di partecipare alle udienze in tribunale;
f)
informazioni fornite dalle persone di cui all’articolo 14, paragrafo 1, lettera c), della decisione Europol o per loro tramite, in merito al reato, comprese le informazioni sul loro rapporto con altre persone, ove necessario, per l’identificazione delle persone di cui all’articolo 12, paragrafo 1, della decisione Europol.
Altri dati di cui al paragrafo 2 possono essere memorizzati se necessario, sempreché vi sia motivo di supporre che essi sono necessari ai fini dell’analisi del loro ruolo di vittime o di vittime potenziali.
I dati non necessari ai fini di analisi successive vengono cancellati.
5. Con riguardo alle persone che, come previsto all’articolo 14, paragrafo 1, lettera b), della decisione Europol, potrebbero intervenire come testi nel corso di indagini sui reati considerati o di procedimenti penali conseguenti, i dati di cui dal paragrafo 2, lettera a), punto 1, al paragrafo 2, lettera c), punto 3, del presente articolo possono essere conservati, nonché le seguenti categorie di dati:
a)
informazioni fornite dalle suddette persone in merito al reato, comprese le informazioni sul loro rapporto con altre persone incluse nell’archivio di lavoro per fini di analisi;
b)
necessità di garantire l’anonimato;
c)
protezione garantita, e da chi;
d)
nuova identità;
e)
possibilità di partecipare alle udienze in tribunale.
Altri dati di cui al paragrafo 2 possono essere memorizzati se necessario, sempreché vi sia motivo di supporre che essi sono necessari ai fini dell’analisi del ruolo di tali persone quali testi.
I dati non necessari ai fini di analisi successive vengono cancellati.
6. Con riguardo alle persone di cui all’articolo 14, paragrafo 1, lettera e), della decisione Europol che possono fornire informazioni sui reati considerati, i dati di cui dal paragrafo 2, lettera a), punto 1, al paragrafo 2, lettera c), punto 3, del presente articolo possono essere conservati, nonché le seguenti categorie di dati:
a)
dati anagrafici in codice;
b)
tipo di informazioni fornite;
c)
necessità di garantire l’anonimato;
d)
protezione garantita, e da chi;
e)
nuova identità;
f)
possibilità di partecipare alle udienze in tribunale;
g)
esperienze negative;
h)
ricompense (finanziarie/favori).
Altri dati di cui al paragrafo 2 possono essere memorizzati se necessario, sempreché vi sia motivo di supporre che essi sono necessari ai fini dell’analisi del ruolo di tali persone quali informatori.
I dati non necessari ai fini di analisi successive vengono cancellati.
7. Qualora, in qualsiasi momento nel corso di un’analisi, risulti che, sulla base di indicazioni serie e comprovate, una persona inclusa in un archivio di lavoro per fini di analisi debba essere immessa in una categoria di persone diversa da quella in cui detta persona è stata immessa inizialmente, come stabilito dal presente articolo, l’Europol può effettuare il trattamento soltanto dei dati relativi a tale persona che sono permessi nell’ambito di detta nuova categoria, mentre tutti gli altri dati vengono cancellati.
Qualora, in base alle indicazioni summenzionate, risulti che una persona debba essere inclusa in due o più categorie diverse, come definito nel presente articolo, l’Europol può effettuare il trattamento di tutti i dati autorizzati nell’ambito di tali categorie.
Articolo 7
Termini per l’esame e la durata della conservazione
1. Nel decidere se i dati personali debbano continuare ad essere conservati come previsto all’articolo 6 di tali norme, ai sensi dell’articolo 20 della decisione Europol, gli interessi di Europol relativi allo svolgimento dei suoi compiti sono ponderati rispetto ai legittimi interessi, in termini di protezione dei dati, della persona cui si riferiscono i dati conservati.
La necessità di un’ulteriore conservazione di tutti i dati personali contenuti in un archivio di lavoro per fini di analisi è esaminata, conformemente all’articolo 20 della decisione Europol, entro tre anni dall’introduzione o dall’ultimo esame dei dati. Indipendentemente da tale esame, la necessità di un’ulteriore conservazione va esaminata se si verificano circostanze tali da suggerire la necessità di cancellare o rettificare i dati.
Tale revisione tiene conto dell’esigenza di conservare i dati alla luce della conclusione di un’indagine condotta su un caso particolare; di una decisione giudiziaria definitiva, in particolare un’assoluzione, un’ordinanza di riabilitazione, una condanna scontata ed un’amnistia, l’età del soggetto cui si riferiscono i dati e le particolari categorie di dati.
2. Conformemente all’articolo 16, paragrafo 3, della decisione Europol, l’esame della necessità di conservare un archivio di lavoro per fini di analisi è effettuato da Europol. Sulla base di tale esame, il direttore decide in merito alla conservazione o alla chiusura dell’archivio. Il consiglio di amministrazione e l’autorità di controllo comune sono immediatamente informati dal direttore degli elementi contenuti nell’archivio che giustificano la stretta necessità di conservarlo.
3. Qualora un procedimento penale contro persone di cui all’articolo 6, paragrafo 2, si concluda con una decisione inappellabile del tribunale o in altro modo, e qualora tale decisione sia comunicata a Europol dallo Stato membro o dal terzo interessato, Europol verifica se i dati interessati da tale decisione possano ancora essere conservati, modificati o usati. Se si può dedurre, dalla motivazione della decisione o da altre informazioni, che la persona in questione non ha commesso il reato o che il fatto commesso non costituisce reato, oppure se le motivazioni della decisione lasciano aperta la questione, i dati in questione vengono cancellati, a meno che non sussistano ragionevoli motivi per ritenere che essi siano ancora rilevanti per l’archivio di lavoro per fini di analisi. In tal caso, le informazioni relative alla decisione del tribunale sono aggiunte ai dati già contenuti nell’archivio. Inoltre questi dati possono essere trattati e conservati solo nel debito rispetto del contesto e del contenuto della decisione succitata nonché dei diritti che essa conferisce alla persona interessata.
4. La conservazione dei dati personali non può durare più di quanto disposto all’articolo 20, paragrafo 1, della decisione Europol. Se, in ragione della conservazione dell’archivio di di lavoro per fini di analisi, i dati relativi ad una persona di cui all’articolo 6, paragrafi da 3 a 6, sono conservati in un archivio per più di cinque anni, l’autorità di controllo comune di cui all’articolo 34, paragrafo 1, della decisione Europol ne è informata.
5. Qualora, nel corso di un riesame delle attività di Europol, l’autorità di controllo comune constati che i dati personali sono conservati in violazione delle presenti norme, essa, se lo ritiene necessario, ne informa il direttore conformemente all’articolo 34, paragrafo 4, della decisione Europol.
Quando l’autorità di controllo comune ha sottoposto una questione concernente la conservazione, il trattamento o l’uso di dati personali al consiglio di amministrazione ai sensi dell’articolo 34, paragrafo 4, della decisione Europol, la trasmissione dei dati in questione è vietata senza autorizzazione preventiva del consiglio di amministrazione. In casi eccezionali, il direttore può autorizzare la trasmissione dei dati prima dell’approvazione del consiglio di amministrazione, qualora ciò sia considerato assolutamente necessario per salvaguardare gli interessi essenziali degli Stati membri interessati nell’ambito degli obiettivi di Europol o al fine di evitare un pericolo imminente associato alla criminalità o a reati terroristici. In tal caso, il direttore redige l’autorizzazione in un documento che viene trasmesso al consiglio di amministrazione e all’autorità di controllo comune.
Articolo 8
Associazione di terzi
Europol può associare esperti di istituzioni, organi, uffici e agenzie di cui all’articolo 22, paragrafo 1, della decisione Europol ed esperti di paesi e organizzazioni terzi di cui all’articolo 23, paragrafo 1, di detta decisione alle attività di un gruppo di analisi alle condizioni stabilite all’articolo 14, paragrafo 8, della medesima.
Il direttore conclude un accordo con una delle entità di cui al primo comma nel rispetto delle norme che disciplinano tali accordi secondo quanto disposto dal consiglio di amministrazione. Le modalità di tali accordi sono trasmesse al consiglio di amministrazione e all’autorità di controllo comune. L’autorità di controllo comune può indirizzare al consiglio di amministrazione le osservazioni che reputa necessarie.
Articolo 9
Raccolta e registrazione dei dati
I dati registrati negli archivi di lavoro per fini di analisi sono diversificati in base al grado di valutazione della fonte ed in base al grado di affidabilità o esattezza, conformemente all’articolo 11. I dati basati su fatti sono differenziati da quelli basati su opinioni o valutazioni personali.
Articolo 10
Protezione interna dei dati
Il direttore adotta le misure necessarie ad assicurare l’osservanza delle presenti norme nonché di altre prescrizioni in materia di protezione dei dati. A tal fine il direttore chiede il parere del responsabile della protezione dei dati di cui all’articolo 28 della decisione Europol.
CAPITOLO II
CLASSIFICAZIONE
Articolo 11
Tipi di archivi di lavoro per fini di analisi
Gli archivi di lavoro per fini di analisi possono essere:
a)
di carattere generale o strategico, quando l’obiettivo è quello di trattare informazioni pertinenti su un problema particolare o di sviluppare e migliorare le iniziative delle autorità competenti come definito all’articolo 3 della decisione Europol;
b)
di carattere operativo, quando l’obiettivo è quello di ottenere informazioni su una o alcune delle attività criminali di cui all’articolo 3 della decisione Europol e che riguardano un caso, una persona o un’organizzazione per avviare, assistere o concludere, ai sensi dell’articolo 14, paragrafo 2, della decisione Europol, indagini bilaterali o multilaterali di portata internazionale, sempre che tra le parti interessate vi siano due o più Stati membri.
Articolo 12
Valutazione della fonte e dell’informazione
1. La fonte delle informazioni che provengono da uno Stato membro è valutata per quanto possibile dallo Stato membro che le ha fornite sulla base dei seguenti codici di valutazione della fonte:
A)
:
laddove non sussistano dubbi circa l’autenticità, l’affidabilità o la competenza della fonte, oppure se l’informazione è fornita da una fonte che in passato ha dimostrato di essere affidabile in tutti i casi;
B)
:
laddove l’informazione sia pervenuta da una fonte che si è dimostrata affidabile nella maggior parte dei casi;
C)
:
laddove l’informazione sia pervenuta da una fonte che non si è dimostrata affidabile nella maggior parte dei casi;
X)
:
laddove l’affidabilità di una fonte non può essere valutata.
2. L’informazione che proviene da uno Stato membro è valutata per quanto possibile dallo Stato membro che l’ha fornita sulla base della sua affidabilità e secondo i seguenti criteri:
1)
l’informazione è ritenuta sicura senza alcuna riserva;
2)
l’informazione è conosciuta personalmente dalla fonte, ma non conosciuta personalmente dall’agente che l’ha fornita;
3)
l’informazione non è conosciuta personalmente dalla fonte, ma è avallata da altre informazioni già registrate;
4)
l’informazione non è conosciuta personalmente dalla fonte e non può essere avallata.
3. Se sulla base delle informazioni già in suo possesso Europol giunge alla conclusione che la valutazione deve essere rettificata, ne informa lo Stato membro interessato e cerca di concordare una modifica. Senza tale accordo l’Europol non può modificare la valutazione.
4. Se riceve da uno Stato membro dati o informazioni non corredati di una valutazione, l’Europol cerca per quanto possibile di stabilire l’affidabilità della fonte o dell’informazione sulla base delle informazioni già in suo possesso. La valutazione di dati ed informazioni specifici deve avere luogo di concerto con lo Stato membro che li ha trasmessi. Uno Stato membro e l’Europol possono anche convenire, in termini generali, le modalità di valutazione di tipi specifici di dati e di fonti specifiche. Il consiglio di amministrazione è informato di tali accordi generali. Se i dati vengono forniti all’Europol sulla base di tali accordi generali, ciò viene annotato insieme ai dati.
Qualora non sia possibile raggiungere un accordo in un caso specifico o qualora non sussista un accordo in termini generali, Europol valuta l’informazione o i dati e assegna a tali informazioni o dati i codici di valutazione di cui rispettivamente al paragrafo 1, codice X) e al paragrafo 2, codice 4).
5. Il presente articolo si applica per analogia anche quando l’Europol riceve dati o informazioni da terzi.
6. Quando l’informazione inclusa in un archivio di lavoro per fini di analisi risulta da un’analisi svolta, l’Europol valuta tale informazione conformemente al presente articolo e di concerto con gli Stati membri che partecipano all’analisi.
CAPITOLO III
NORME DI UTILIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI DI LAVORO PER FINI DI ANALISI E DEI DATI DI ANALISI
Articolo 13
Costituzione di archivi di lavoro per fini di analisi
1. Gli archivi di lavoro per fini di analisi sono costituiti per iniziativa di Europol o su richiesta degli Stati membri dai quali provengono i dati, secondo la procedura di cui all’articolo 16 della decisione Europol.
2. Il consiglio di amministrazione può invitare taluni rappresentanti dell’autorità di controllo comune a partecipare al dibattito relativo alle decisioni costitutive degli archivi di lavoro per fini di analisi.
3. A norma dell’articolo 16, paragrafo 2, della decisione Europol, le attività di analisi e la diffusione dei risultati dell’analisi possono aver inizio immediatamente dopo la costituzione dell’archivio di analisi. Se il consiglio di amministrazione incarica il direttore di modificare un provvedimento costitutivo o di chiudere l’archivio conformemente all’articolo 16, paragrafo 4, della decisione Europol, i dati che non possono essere immessi nell’archivio o, qualora l’archivio debba essere chiuso, tutti i dati in esso contenuti, sono cancellati immediatamente.
4. Se, durante un’analisi, si rende necessaria la modifica del provvedimento costitutivo dell’archivio di lavoro per fini di analisi, si applicano per analogia le procedure di cui all’articolo 16 della decisione Europol nonché il presente articolo.
Articolo 14
Estrazione di dati
1. A norma dell’articolo 14, paragrafo 2, lettera b), della decisione Europol, l’estrazione di dati ad opera dei partecipanti al progetto di analisi è consentita soltanto dopo che essi abbiano ricevuto da Europol un’apposita autorizzazione e abbiano seguito un corso di formazione sui loro obblighi specifici nell’ambito del quadro giuridico di Europol.
2. A norma dell’articolo 14, paragrafo 2, secondo comma, della decisione Europol, tutti i partecipanti al gruppo di analisi possono effettuare ricerche di dati nell’archivio. Il gruppo di analisi decide all’unanimità in quale misura può avvenire l’estrazione dei dati nonché le eventuali condizioni e restrizioni applicabili.
Articolo 15
Trasmissione di dati o informazioni contenuti negli archivi di lavoro per fini di analisi
1. La trasmissione ad uno Stato membro o ad un terzo dei dati di carattere personale contenuti negli archivi di lavoro per fini di analisi viene registrata nell’archivio in questione.
Europol, in collaborazione con lo Stato membro o con il terzo che ha fornito i dati, ne verifica, se necessario e al più tardi al momento della trasmissione, la correttezza e la conformità alla decisione Europol.
In ogni comunicazione di dati sono menzionate, per quanto possibile, le decisioni giudiziarie e le decisioni di non luogo a procedere. Prima che i dati basati su opinioni o valutazioni personali siano comunicati e ne sia indicato il grado di affidabilità o di esattezza, tali dati sono verificati con lo Stato membro o il terzo che li ha forniti.
Lo Stato membro destinatario comunica allo Stato membro che ha trasmesso i dati, previa richiesta di quest’ultimo, le informazioni concernenti l’utilizzazione che è stata fatta dei dati ed i risultati ottenuti come conseguenza della loro trasmissione, sempreché la legislazione nazionale dello Stato membro che li ha ricevuti lo permetta.
Eventuali restrizioni quanto all’uso dei dati a norma dell’articolo 19 della decisione Europol sono registrate con i dati e comunicate ai destinatari dei risultati delle analisi.
2. A norma dell’articolo 14, paragrafo 7, della decisione Europol, se dopo l’immissione di dati in un archivio di lavoro per fini di analisi Europol rileva che questi si riferiscono ad una persona o ad un oggetto per i quali già sussistono nell’archivio dati forniti da un altro Stato membro o terzi, lo Stato membro o i terzi interessati sono immediatamente informati del collegamento identificato.
Articolo 16
Procedure di controllo
Per ottemperare agli obblighi relativi alla sicurezza dei dati di cui all’articolo 35 della decisione Europol e garantire il trattamento sicuro dei dati ai sensi delle presenti norme, il consiglio di amministrazione accredita il sistema di analisi, ai sensi dell’articolo 8 delle norme sulla protezione del segreto delle informazioni di Europol, adottate con decisione 2009/…/GAI del Consiglio (2) previa consultazione del comitato di sicurezza, conformemente all’articolo 4, paragrafo 2, di dette norme. L’accreditamento è concesso in base ai requisiti di sicurezza specifici del sistema e ad altra documentazione sulla sicurezza che il consiglio di amministrazione reputi necessaria.
Articolo 17
Utilizzazione e conservazione dei dati d’analisi e dei risultati delle analisi
1. Tutti i dati personali e i risultati delle analisi trasmessi da un archivio di lavoro per fini di analisi possono essere usati solo conformemente alle finalità dell’archivio o per prevenire e combattere altre forme gravi di criminalità, nel rispetto di eventuali restrizioni d’uso stabilite da uno Stato membro in forza dell’articolo 19, paragrafo 2, della decisione Europol. I dati di cui all’articolo 5, paragrafo 2, delle presenti norme possono essere trasmessi soltanto previo consenso dello Stato membro che li ha forniti.
2. Quando un archivio di lavoro per fini di analisi è chiuso, tutti i dati in esso contenuti sono memorizzati dall’Europol in un archivio separato, accessibile solo ai fini del controllo interno o esterno. Fatto salvo l’articolo 20, paragrafo 4, della decisione Europol, tali dati sono conservati per un periodo massimo di diciotto mesi dopo la chiusura dell’archivio di lavoro per fini di analisi.
3. I risultati di un archivio di lavoro per fini di analisi possono essere conservati dall’Europol sotto forma elettronica per un periodo massimo di tre anni dalla data in cui è chiuso l’archivio in questione, sempreché siano conservati in un archivio separato e non siano integrati da altri dati. Trascorso tale periodo, i risultati possono essere conservati solo sotto forma di documento cartaceo.
Articolo 18
Interconnessione di archivi e comunicazione tra archivi
1. Qualora risulti evidente che le informazioni contenute in un archivio di lavoro per fini di analisi possono essere importanti anche per altri archivi, si segue la seguente procedura:
a)
nel caso in cui sia proposta l’interconnessione completa delle informazioni contenute in due archivi, è creato un nuovo archivio contenente tutte le informazioni di entrambi gli archivi, conformemente all’articolo 16 della decisione Europol. La decisione di interconnettere i due archivi è presa da tutti i partecipanti agli archivi originari. In tal caso, gli archivi originari sono chiusi;
b)
se alcune delle informazioni contenute in un archivio sono importanti per un altro archivio, i fornitori di tali informazioni decidono se comunicarle o meno a quest’ultimo archivio.
2. Nei casi di cui al paragrafo 1, i termini per l’esame dei dati comunicati da un archivio di lavoro per fini di analisi ad un altro non sono modificati da questo trasferimento.
Articolo 19
Nuovi mezzi tecnici
Possono essere introdotti nuovi mezzi tecnici di trattamento di dati per fini di analisi soltanto se sono state adottate tutte le misure possibili per garantire che il loro uso sia conforme alle norme relative alla protezione dei dati personali applicabili all’Europol. Il direttore consulta preventivamente l’autorità di controllo comune in ogni caso in cui l’introduzione di tali mezzi tecnici crei problemi per l’applicazione delle presenti norme di protezione di dati.
CAPITOLO IV
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 20
Revisione delle norme
Entro il 1o gennaio 2013 le norme formano oggetto di una valutazione sotto il controllo del consiglio di amministrazione.
Le proposte di modifica delle presenti norme sono esaminate dal consiglio di amministrazione in vista della loro adozione da parte del Consiglio secondo la procedura di cui all’articolo 14, paragrafo 1, terzo comma, della decisione Europol.
Articolo 21
Entrata in vigore
Le presenti norme entrano in vigore il 1o gennaio 2010.
Fatto a Bruxelles, addì 30 novembre 2009.