РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 792/2009 НА КОМИСИЯТА
от 31 август 2009 година
за установяване на подробни правила за нотифицирането на Комисията от страна на държавите-членки на информацията и документите във връзка с прилагането на общата организация на пазарите, режима на директните плащания, насърчаването на продажбата на селскостопански продукти и правилата, приложими за най-отдалечените райони и малките острови в Егейско море
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 247/2006 на Съвета от 30 януари 2006 г. за определяне на специфични мерки за селското стопанство в най-отдалечените райони на Съюза (1), и по-специално член 25 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 1405/2006 на Съвета от 18 септември 2006 г. относно приемането на специфични мерки в областта на земеделието по отношение на малките острови в Егейско море и за изменение на Регламент (ЕО) № 1782/2003 (2), и по-специално член 14 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 1234/2007 на Съвета от 22 октомври 2007 г. за установяване на обща организация на селскостопанските пазари и относно специфични разпоредби за някои земеделски продукти („Общ регламент за ООП“) (3), и по-специално член 192, параграф 2 във връзка с член 4 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 3/2008 на Съвета от 17 декември 2007 г. относно действията за информиране и насърчаване, свързани със селскостопанските продукти на вътрешния пазар и в трети страни (4), и по-специално член 15 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 73/2009 на Съвета от 19 януари 2009 г. за установяване на общи правила за схеми за директно подпомагане в рамките на Общата селскостопанска политика и за установяване на някои схеми за подпомагане на земеделски стопани, за изменение на регламенти (ЕО) № 1290/2005, (ЕО) № 247/2006, (ЕО) № 378/2007 и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1782/2003 (5), и по-специално член 142, буква р) от него,
като има предвид, че:
(1)
Поради широкото използване на новите информационни и комуникационни технологии от страна на Комисията и държавите-членки - по-специално в общуването с компетентните национални органи, отговорни за прилагането на Общата селскостопанска политика (ОСП) - документите в притежание на Комисията и държавите-членки все по-често са в електронна или цифровизирана форма.
(2)
Комисията увеличи усилията си за разработване на компютърни системи, позволяващи електронното управляване на документи и процедури в рамките на вътрешната си дейност, както и в рамките на отношенията си с участващите в ОСП органи. Успоредно с това държавите-членки са разработили компютърни системи на национално равнище, за да отговорят на изискванията на съвместното управление на ОСП.
(3)
В този контекст и предвид необходимостта да се осигури единно и хармонизирано управление на ОСП от всички участници следва да се установи правна рамка и да се предвидят общи правила, приложими за информационните системи, създадени за изпращане на информация и документи от държавите-членки и назначените от тях в рамките на ОСП органи до Комисията.
(4)
С оглед ефективното постигане на тези цели следва да се определи обхватът на правната рамка, както по отношение на законодателството, така и по отношение на съответните участници.
(5)
Що се отнася до законодателството, регламенти (ЕО) № 247/2006, (ЕО) № 1405/2006, (ЕО) № 1234/2007, (ЕО) № 3/2008 и (ЕО) № 73/2009, както и разпоредбите им за прилагане (наричани по-долу „Регламенти за ОСП“) установяват широк обхват от задължения на държавите-членки с цел да нотифицират на Комисията необходимите за прилагането на тези разпоредби информация и документи. Поради това те следва да се вземат предвид в съответствие със специфичните им характеристики.
(6)
Що се отнася до участниците, правата и задълженията, установени с Регламентите за ОСП както за Комисията, така и за държавите-членки и компетентните им органи и институции, изискват точно определяне на съответните лица и органи, отговорни за предприетите действия и мерки.
(7)
Регламентите за ОСП обикновено предвиждат, че информацията трябва да се предава по електронен път или посредством информационна система, но не уточняват непременно кои принципи да се прилагат. Следователно, с цел осигуряването на съгласуваност и добро управление, както и опростяването на процедурите за ползвателите и отговорните за системите органи, е желателно да се установят общи принципи, приложими за всички въведени информационни системи.
(8)
За да се признават дадени документи за валидни за целите на Комисията и в държавите-членки, трябва да е възможно да се гарантират автентичността, целостта и четливостта във времето на тези документи и на съответните метаданни през целия период, за които те трябва да бъдат съхранявани.
(9)
За да се осигури тази гаранция, органите или лицата, оторизирани да изпращат съобщения, следва винаги да се идентифицират във въведените информационни системи въз основа на предоставените им правомощия. Процесът на идентифициране трябва да е под отговорността на компетентните органи, посочени в отделните регламенти за ОСП. В интереса на доброто управление обаче следва да се остави на държавите-членки и на Комисията да определят условията за назначаване на оторизирани лица и да предвидят това назначаване да се извърши от единен орган за връзка. Освен това следва да се определят условията за предоставяне на права за достъп до създадените от Комисията информационни системи.
(10)
Предвид широкия обхват от задължения за нотифициране, които се обхващат от настоящия регламент, информационните системи ще се предоставят постепенно на разположение на компетентните органи на държавите-членки. Задължението за нотифициране с помощта на тези информационни системи следва да е приложимо от момента, от който съответните разпоредби на регламентите за ОСП предвиждат прилагането на настоящия регламент.
(11)
Документите трябва да се управляват в съответствие с правилата за защита на личните данни. За тази цел следва да се прилагат общите правила, установени с общностното законодателство, по-специално с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (6), Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 12 юли 2002 г. относно обработката на лични данни и защита на правото на неприкосновеност на личния живот в сектора на електронните комуникации (Директива за правото на неприкосновеност на личния живот и електронни комуникации) (7), Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (8) и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (9).
(12)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Управителния комитет за директните плащания и на Управителния комитет за общата организация на селскостопанските пазари,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБХВАТ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Член 1
Предмет и обхват
С настоящия регламент се установяват правила, приложими за нотифицирането чрез информационни системи на информация и документи (наричани по-долу „документи“) в рамките на задълженията на държавите-членки да информират Комисията, въз основа на:
-
Регламент (ЕО) № 247/2006 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 1405/2006 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 1234/2007 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 3/2008 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 73/2009 и правилата за прилагането му.
Член 2
Определения
По смисъла на настоящия регламент:
а)
„задължениe за нотифициране“ означава задължението на държавите-членки да предоставят на Комисията документи, предвидени в посоченото в член 1 общностно законодателство;
б)
„компетентни органи“ означава органите, определени от държавите-членки като отговорни за изпълнение на задължението за нотифициране;
в)
„отговорен за информационните системи орган“ означава органът, отделът, институцията или лицето, отговарящи в Комисията за заверяването и използването на системата и идентифицирани като такива в съответната система;
г)
„метаданни“ означава данните, описващи контекста, съдържанието и структурата на документите и управляването им във времето.
ГЛАВА II
ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ НА КОМИСИЯТА, ПРАВА НА ДОСТЪП И АВТЕНТИЧНОСТ НА ДОКУМЕНТИ
Член 3
Информационни системи на Комисията
За изпълнение на задължението за нотифициране документите се нотифицират на Комисията чрез информационните системи, предоставени на разположение на компетентните органи (наричани по-долу „информационни системи“), от датата, предвидена в рамките на съответното задължение за нотифициране за задължително използване на такива системи в съответствие с настоящия регламент.
Член 4
Права на достъп и единен орган за връзка
1. Отговорност за предоставяне на права за достъп и удостоверяване на самоличността на тези, на които е разрешен достъп до информационните системи (наричани по-долу „ползватели“), носят компетентните органи на държавите-членки.
2. По отношение на достъпа до системите всяка държава-членка
а)
назначава единен орган за връзка, отговорен за:
i)
заверяване на правата на достъп, предоставени и актуализирани от компетентните органи, и на удостоверената самоличност на ползвателите, на които е разрешен достъп до системите - за всяка отделна система;
ii)
нотифициране на Комисията за компетентните органи и ползвателите с разрешен достъп до системите;
б)
уведомява Комисията за самоличността и данните за контакти на единния орган за връзка, назначен от нея.
След заверката на правата за достъп същите се активират от отговорния за информационните системи орган.
Член 5
Изготвяне и нотифициране на документи
1. Документите се изготвят и нотифицират съгласно установените с информационните системи процедури, като се използват образците или методите, предоставени на разположение на ползвателите чрез тези информационни системи, под отговорността на компетентния орган на държавата-членка и съгласно правата на достъп, предоставени от въпросните органи. Тези образци и модели се адаптират и предоставят на разположение на ползвателите на съответната система, след като те бъдат уведомени за това.
2. В случаи на непреодолима сила или извънредни обстоятелства, по-специално при неизправности в информационната система или липса на непрекъсната връзка, държавата-членка може да представя документите на Комисията на хартиен носител или чрез други подходящи електронни средства. Когато се представят документите на хартиен носител или чрез други електронни средства, се изпраща своевременно преди крайния срок на нотификацията обосновано предизвестие на Комисията.
Член 6
Автентичност на документите
Автентичността на документ, нотифициран или съхраняван посредством информационна система съгласно настоящия регламент, се признава, когато изпратилото документа лице е надлежно идентифицирано и документът е изготвен и нотифициран в съответствие с настоящия регламент.
ГЛАВА III
ЦЯЛОСТ И ЧЕТЛИВОСТ ВЪВ ВРЕМЕТО И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Член 7
Цялост и четливост във времето
Информационните системи опазват целостта на нотифицираните и съхраняваните документи.
По-специално те предоставят следните гаранции:
а)
позволяват всеки ползвател да бъде идентифициран недвусмислено и включват ефикасни мерки за контрол на правата на достъп, с цел защита от нелегален, злонамерен или неразрешен достъп, изтриване, изменяне или преместване на документи, файлове, метаданни и етапи от процедурите;
б)
оборудвани са със системи за физическа защита срещу намеса и екологични инциденти и със защита на компютърните програми срещу кибератаки;
в)
предотвратяват с различни средства неразрешените изменения и включват механизми за запазване на целостта, с които може да се провери дали даден документ е бил изменен с времето;
г)
съхраняват одитна следа (възможност за проследяване) за всеки съществен етап на процедурата;
д)
съхраняват данните в среда, която е сигурна както физически, така и по отношение на програмите, в съответствие с буква б);
е)
предоставят надеждни процедури за преобразуване на формата и миграция, за да се гарантира, че документите са четливи и достъпни през целия период, през който трябва да бъдат съхранени;
ж)
имат достатъчно подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, която по всяко време трябва да е достъпна за организационните структури, отговорни за функционалните и/или технически спецификации.
Член 8
Защита на личните данни
Разпоредбите на настоящия регламент се прилагат, без да се засягат регламенти (ЕО) № 45/2001 и (ЕО) № 1049/2001, директиви 95/46/ЕО и 2002/58/ЕО и разпоредбите, приети въз основа на тях.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 9
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на седмия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 31 август 2009 година.
REGOLAMENTO (CE) N. 792/2009 DELLA COMMISSIONE
del 31 agosto 2009
che stabilisce le modalità con le quali gli Stati membri notificano alla Commissione le informazioni e i documenti necessari nell’ambito dell’attuazione dell’organizzazione comune dei mercati, del regime dei pagamenti diretti, della promozione dei prodotti agricoli e dei regimi applicabili alle regioni ultraperiferiche e alle isole minori del Mar Egeo
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,
visto il regolamento (CE) n. 247/2006 del Consiglio, del 30 gennaio 2006, recante misure specifiche nel settore dell’agricoltura a favore delle regioni ultraperiferiche dell’Unione (1), in particolare l’articolo 25,
visto il regolamento (CE) n. 1405/2006 del Consiglio, del 18 settembre 2006, recante misure specifiche nel settore dell’agricoltura a favore delle isole minori del Mar Egeo e recante modifica del regolamento (CE) n. 1782/2003 (2), in particolare l’articolo 14,
visto il regolamento (CE) n. 1234/2007 del Consiglio, del 22 ottobre 2007, recante organizzazione comune dei mercati agricoli e disposizioni specifiche per taluni prodotti agricoli (regolamento unico OCM) (3), in particolare l’articolo 192, paragrafo 2, in combinato disposto con l’articolo 4,
visto il regolamento (CE) n. 3/2008 del Consiglio, del 17 dicembre 2007, relativo ad azioni di informazione e di promozione dei prodotti agricoli sul mercato interno e nei paesi terzi (4), in particolare l’articolo 15, paragrafo 1,
visto il regolamento (CE) n. 73/2009 del Consiglio, del 19 gennaio 2009, che stabilisce norme comuni relative ai regimi di sostegno diretto agli agricoltori nell’ambito della politica agricola comune e istituisce taluni regimi di sostegno a favore degli agricoltori, e che modifica i regolamenti (CE) n. 1290/2005, (CE) n. 247/2006, (CE) n. 378/2007 e abroga il regolamento (CE) n. 1782/2003 (5), in particolare l’articolo 142, lettera q),
considerando quanto segue:
(1)
L’utilizzazione generalizzata delle nuove tecnologie dell’informazione e delle comunicazioni da parte della Commissione e degli Stati membri, in particolare negli scambi con le autorità competenti nazionali responsabili dell’attuazione della politica agricola comune (PAC), fa sì che i documenti conservati dalla Commissione e dagli Stati membri siano in misura sempre maggiore in formato elettronico o digitale.
(2)
Nell’ambito delle sue procedure interne di lavoro e delle sue relazioni con le autorità interessate dalla PAC, la Commissione ha intensificato il suo impegno per lo sviluppo di sistemi informatici che consentano di gestire elettronicamente i documenti e le procedure. Parallelamente gli Stati membri hanno sviluppato sistemi informatici a livello nazionale per soddisfare le prescrizioni della gestione condivisa della PAC.
(3)
In questo contesto e data la necessità di garantire una gestione uniforme e armonizzata della PAC da parte di tutti gli operatori coinvolti, occorre istituire un quadro giuridico e prevedere regole comuni applicabili ai sistemi di informazione istituiti ai fini della notifica di informazioni e documenti alla Commissione da parte degli Stati membri e delle autorità o degli organismi da loro designati nell’ambito della PAC.
(4)
Per conseguire questi obiettivi in modo efficace, occorre definire il campo di applicazione di questo quadro giuridico, sia dal punto di vista della legislazione che delle parti interessate.
(5)
Per quanto concerne la legislazione, i regolamenti (CE) n. 247/2006, (CE) n. 1405/2006, (CE) n. 1234/2007, (CE) n. 3/2008 e (CE) n. 73/2009 e le relative modalità di applicazione (di seguito «regolamenti PAC») impongono agli Stati membri un numero considerevole di obblighi per quanto riguarda la notifica alla Commissione di informazioni e di documenti necessari per l’attuazione di tali regolamenti. Pertanto è opportuno tenerne conto conformemente alle loro caratteristiche specifiche.
(6)
Per quanto riguarda gli operatori coinvolti, i diritti e gli obblighi stabiliti dai regolamenti PAC, sia per la Commissione che per gli Stati membri e le autorità e gli organismi competenti di questi ultimi, richiedono l’identificazione precisa delle persone e delle autorità responsabili per le azioni e gli interventi effettuati in questo ambito.
(7)
I regolamenti PAC prevedono generalmente che la trasmissione delle informazioni avvenga per via elettronica o mediante un sistema di informazione, senza necessariamente specificare i principi applicabili. È pertanto opportuno, al fine di garantire la coerenza, l’adeguata gestione e la semplificazione delle procedure per gli utilizzatori e le autorità responsabili dei sistemi, stabilire principi comuni applicabili a tutti i sistemi di informazione istituiti.
(8)
L’autenticità, l’integrità e la leggibilità nel tempo dei documenti e dei metadati associati devono poter essere garantiti per l’intero periodo di conservazione prescritto affinché la loro validità sia riconosciuta per le esigenze della Commissione e negli Stati membri.
(9)
Per fornire tale garanzia, è opportuno stabilire che le autorità o le persone autorizzate a trasmettere comunicazioni siano sempre identificate in seno ai sistemi di informazione istituiti, in base alle competenze loro attribuite. Il processo di identificazione deve essere effettuato sotto la responsabilità delle autorità competenti menzionate in ognuno dei regolamenti PAC. Tuttavia, ai fini di una corretta gestione, occorre lasciare agli Stati membri e alla Commissione il compito di stabilire le condizioni per la designazione delle persone autorizzate ad intervenire, stabilendo che questa designazione avvenga per il tramite di un unico organismo di contatto. Inoltre occorre stabilire le condizioni per la concessione dei diritti di accesso ai sistemi di informazione istituiti dalla Commissione.
(10)
Visto che il presente regolamento riguarda un’ampia gamma di obblighi di notifica, i sistemi di informazione saranno messi a disposizione delle autorità competenti degli Stati membri gradualmente. È opportuno che l’obbligo di notificare le informazioni tramite uno di questi sistemi entri in vigore a partire dalla data di applicazione del presente regolamento prevista nelle disposizioni corrispondenti dei regolamenti PAC.
(11)
I documenti devono essere gestiti nel rispetto delle regole di protezione dei dati personali. A tal fine occorre applicare le disposizioni generali stabilite dalla legislazione comunitaria, in particolare dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (6), dalla direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 luglio 2002, relativa al trattamento dei dati personali e alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche (direttiva sulla tutela della vita privata e delle comunicazioni) (7), dal regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (8), dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (9).
(12)
Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato di gestione per i pagamenti diretti e del comitato di gestione per l’organizzazione comune dei mercati agricoli,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
CAMPO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONI
Articolo 1
Oggetto e ambito di applicazione
Il presente regolamento stabilisce le regole applicabili alla notifica di informazioni e documenti (di seguito «i documenti»), da parte degli Stati membri alla Commissione, mediante sistemi di informazione, nel rispetto degli obblighi previsti in materia dal:
-
regolamento (CE) n. 247/2006 e le sue modalità di applicazione,
-
regolamento (CE) n. 1405/2006 e le sue modalità di applicazione,
-
regolamento (CE) n. 1234/2007 e le sue modalità di applicazione,
-
regolamento (CE) n. 3/2008 e le sue modalità di applicazione,
-
regolamento (CE) n. 73/2009 e le sue modalità di applicazione.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente regolamento si intende per:
a)
«obbligo di notifica», l’obbligo imposto agli Stati membri di trasmettere dei documenti alla Commissione, stabilito dalla legislazione comunitaria di cui all’articolo 1;
b)
«autorità competenti», le autorità o gli organismi designati dallo Stato membro in quanto responsabili di ottemperare all’obbligo di notifica;
c)
«autorità responsabile dei sistemi di informazione», l’autorità, il servizio, l’organismo o la persona responsabile, alla Commissione, della convalida e dell’utilizzazione del sistema, identificato in quanto tale nel sistema;
d)
«metadati», i dati che descrivono il contesto, il contenuto e la struttura dei documenti, nonché la loro gestione nel tempo.
CAPO II
SISTEMI DI INFORMAZIONE DELLA COMMISSIONE, DIRITTI DI ACCESSO E AUTENTICITÀ DEI DOCUMENTI
Articolo 3
Sistemi di informazione della Commissione
Per adempiere all’obbligo di notifica, i documenti sono notificati alla Commissione mediante i sistemi di informazione messi a disposizione delle autorità competenti (di seguito «sistemi di informazione»), a decorrere dalla data in cui l’obbligo di notifica corrispondente stabilisce l’obbligo di utilizzare questi sistemi, a norma del presente regolamento.
Articolo 4
Diritti di accesso e organismo di contatto unico
1. L’attribuzione dei diritti di accesso e la certificazione dell’identità delle persone autorizzate ad accedere ai sistemi di informazione (di seguito «gli utilizzatori») spettano alle autorità competenti degli Stati membri.
2. Per quanto riguarda l’accesso ai sistemi, ogni Stato membro:
a)
designa un organismo di contatto unico incaricato di:
i)
convalidare, per ogni sistema, i diritti di accesso concessi e aggiornati dalle autorità competenti, nonché l’identità certificata degli utilizzatori autorizzati ad accedere ai sistemi;
ii)
notificare alla Commissione l’elenco delle autorità competenti e degli utilizzatori autorizzati ad accedere ai sistemi;
b)
comunica alla Commissione l’identità e le coordinate dell’organismo di contatto che ha designato.
Una volta convalidati, i diritti di accesso sono attivati dall’autorità responsabile dei sistemi di informazione.
Articolo 5
Elaborazione e notifica di documenti
1. I documenti sono elaborati e notificati conformemente alle procedure stabilite dai sistemi di informazione, utilizzando modelli o metodi messi a disposizione degli utilizzatori mediante tali sistemi, sotto la responsabilità dell’autorità competente dello Stato membro, conformemente ai diritti di accesso concessi dalle autorità in questione. Questi modelli e metodi sono modificati e messi a disposizione dopo aver informato gli utilizzatori dei sistemi in questione.
2. In casi di forza maggiore o in circostanze eccezionali, in particolare in caso di malfunzionamento del sistema di informazione o di interruzione della connessione, lo Stato membro può inviare i documenti alla Commissione su supporto cartaceo o con mezzi informatici adeguati. La trasmissione di documenti su supporto cartaceo o mediante altri mezzi informatici deve essere preceduta dall’invio alla Commissione, a tempo debito prima della scadenza del termine ultimo dell’invio, di un avviso in cui si spiegano i motivi di tale invio.
Articolo 6
Autenticità dei documenti
L’autenticità di un documento notificato o conservato mediante un sistema di informazione a norma delle disposizioni del presente regolamento è riconosciuta se la persona che ha inviato il documento è adeguatamente identificata e se il documento è stato elaborato e notificato a norma del presente regolamento.
CAPO III
INTEGRITÀ E LEGGIBILITÀ NEL TEMPO E PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Articolo 7
Integrità e leggibilità nel tempo
I sistemi di informazione garantiscono la protezione dell’integrità dei documenti notificati e conservati.
In particolare offrono le garanzie seguenti:
a)
consentono l’identificazione inequivocabile di ogni utilizzatore e prevedono misure di controllo efficaci dei diritti di accesso atte ad impedire gli accessi, le cancellazioni, le alterazioni o gli spostamenti illegali, malintenzionati o non autorizzati di documenti, file, metadati e fasi della procedura;
b)
sono dotati di dispositivi di protezione fisica contro le intrusioni e gli incidenti ambientali e di protezione software contro gli attacchi informatici;
c)
impediscono, mediante vari mezzi, qualsiasi modifica non autorizzata e contengono meccanismi di verifica dell’integrità dei documenti che consentono di stabilire se questi hanno subito delle modifiche;
d)
conservano in memoria una pista di controllo per ogni fase essenziale della procedura;
e)
salvaguardano i dati immagazzinati in un ambiente sicuro, sia in termini fisici che di software, conformemente alle disposizioni di cui alla lettera b);
f)
offrono procedure affidabili di conversione di formati e di migrazione al fine di garantire la leggibilità e l’accessibilità dei documenti per l’intero periodo di immagazzinamento previsto;
g)
sono corredati di una documentazione funzionale e tecnica sufficientemente dettagliata e aggiornata sul funzionamento e le caratteristiche del sistema, che deve essere accessibile in qualsiasi momento per gli enti organizzativi responsabili delle specifiche funzionali e/o tecniche.
Articolo 8
Protezione dei dati personali
Le disposizioni del presente regolamento si applicano fatti salvi i regolamenti (CE) n. 45/2001 e (CE) n. 1049/2001, le direttive 95/46/CE e 2002/58CE e le disposizioni adottate in applicazione di tali atti.
CAPO IV
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 9
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il settimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 31 agosto 2009.