РЕШЕНИЕ 2011/871/ОВППС НА СЪВЕТА
от 19 декември 2011 година
за създаване на механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите на Европейския съюз с военни последици или последици в областта на отбраната (ATHENA)
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за Европейския съюз, и по-специално член 26, параграф 2 и член 41, параграф 2 от него,
като има предвид, че:
(1)
На заседанието си в Хелзинки от 10 и 11 декември 1999 г. Европейският съвет постигна специална договореност, че „в доброволното сътрудничество при операциите, водени от Европейския съюз, държавите-членки трябва да бъдат готови до 2003 г. да разположат в срок от 60 дни и да поддържат поне една година военни сили до 50 000 - 60 000 души, които да могат да извършват целия обем задачи от Питърсбърг“.
(2)
На 17 юни 2002 г. Съветът одобри условията и реда за финансиране на ръководените от ЕС операции по управлението на кризи, които имат военни последици или последици в областта на отбраната.
(3)
В заключенията си от 14 май 2003 г. Съветът потвърди необходимостта от способност за бързо реагиране, особено за хуманитарни и спасителни задачи.
(4)
На заседанието си в Солун от 19 и 20 юни 2003 г. Европейският съвет приветства заключенията от заседанието на Съвета от 19 май 2003 г., които по-специално потвърдиха необходимостта от военна способност за бързо реагиране от страна на Европейския съюз.
(5)
На 22 септември 2003 г. Съветът реши, че Европейският съюз следва да проявява гъвкавост при администрирането на финансирането на общите разходи за военни операции от всякакъв мащаб, сложност или неотложност, по-специално като създаде до 1 март 2004 г. постоянен финансов механизъм, който да поеме финансирането на общите разходи за всяка бъдеща военна операция на ЕС.
(6)
На 23 февруари 2004 г. Съветът прие Решение 2004/197/ОВППС за създаване на механизъм за администриране на общите разходи на операциите на Европейския съюз с военни и отбранителни последици (1). Впоследствие решението беше изменяно и заменяно неколкократно, като последния път това стана чрез Решение 2008/975/ОВППС (2).
(7)
Европейският съюз е в състояние да провежда военни операции за бързо реагиране в съответствие с концепцията, определена от Военния комитет на ЕС. Европейският съюз е в състояние и да разполага бойни групи в съответствие със съответните концепции, определени от Военния комитет на ЕС.
(8)
Схемата за авансово финансиране е насочена преди всичко към операциите за бързо реагиране.
(9)
Одобрените от Комитета по политика и сигурност (КПС) учения на политическо и военностратегическо равнище на командването, както и структурите за контрол и процедурите относно военните операции на ЕС посредством ученията на Генералния щаб на ЕС допринасят за засилване на цялостната оперативна готовност на Съюза.
(10)
Съветът решава за всеки отделен случай дали дадена операция има военни последици или последици в областта на отбраната по смисъла на член 41, параграф 2 от Договора за Европейския съюз (ДЕС).
(11)
Съгласно член 41, параграф 2, втора алинея ДЕС държавите-членки, чиито представители в Съвета са направили официална декларация съгласно член 31, параграф 1, втора алинея от него, не се задължават да участват във финансирането на съответните операции с военни последици или последици в областта на отбраната.
(12)
В съответствие с член 5 от Протокол (№ 22) относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за функционирането на Европейския съюз, Дания не участва в изготвянето и осъществяването на решения и действия на Съюза, свързани с въпросите на отбраната. Дания не участва в настоящото решение и поради това не участва във финансирането на механизма.
(13)
Съгласно член 44 от Решение 2008/975/ОВППС Съветът преразгледа това решение и постигна съгласие по неговото изменение.
(14)
С цел постигане на яснота Решение 2008/975/ОВППС следва да бъде отменено и заменено с ново решение,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
За целите на настоящото решение:
а)
„участващи държави-членки“ означава държавите-членки на Европейския съюз с изключение на Дания;
б)
„допринасящи държави“ означава държавите-членки, които допринасят за финансирането на съответната военна операция в съответствие с член 41, параграф 2 ДЕС, както и трети държави, допринасящи за финансирането на общите разходи по тази операция съгласно споразумения между тях и Европейския съюз;
в)
„операции“ означава операции на ЕС с военни последици или последици в областта на отбраната;
г)
„военни поддържащи операции“ означава операции на Европейския съюз или части от тях, за които е взето решение от Съвета в подкрепа на трета държава или трета организация и които имат военни последици или последици в областта на отбраната, но не са под командването на Генералния щаб на Европейския съюз.
ГЛАВА 1
МЕХАНИЗЪМ
Член 2
Създаване на механизма
1. С настоящото се създава механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите.
2. Този механизъм се нарича АТHENА.
3. АТHENА действа от името на участващите държави-членки или, по отношение на конкретните операции, от името на допринасящите държави.
Член 3
Юридическа правоспособност
АТHENА има необходимата юридическа правоспособност да осъществява административно управление на финансирането на операциите на ЕС с военни последици или последици в областта на отбраната, по-специално да притежава банкови сметки, да придобива, притежава или да се разпорежда със собственост, да встъпва в договори или административни договорености и да бъде страна по съдебни производства. АТHENА е с нестопанска цел.
Член 4
Координиране с трети страни
В степента, необходима за постигане на нейните задачите, и в съответствие с целите и политиките на Европейския съюз ATHENA координира дейностите си с държавите-членки, с институциите и органите на Съюза и с международни организации.
ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИОННА СТРУКТУРА
Член 5
Управленски органи и персонал
1. ATHENA се управлява, под ръководството на специален комитет, от:
а)
администратор;
б)
командващ операцията, по отношение на операцията, която командва (наричан по-нататък „командващ операцията“);
в)
счетоводител.
2. ATHENA използва във възможно най-голяма степен съществуващите административни структури на Съюза. ATHENA използва персонал, осигурен, при необходимост, от институциите на Съюза или командирован от държавите-членки.
3. Генералният секретар на Съвета може да предостави на администратора и на счетоводителя персонал, необходим за изпълняване на техните функции, като може да направи това въз основа на предложение от участваща държава-членка.
4. Органите и персоналът на ATHENA се мобилизират според оперативните нужди.
Член 6
Специален комитет
1. Създава се специален комитет, състоящ се от по един представител от всяка участваща държава-членка.
Представители на Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) и Комисията се канят да присъстват на заседанията на специалния комитет, без да участват в гласуването.
2. ATHENA се ръководи от специалния комитет.
3. Когато специалният комитет обсъжда финансирането на общите разходи по дадена операция:
а)
специалният комитет е съставен от по един представител от всяка допринасяща държава-членка;
б)
представителите на допринасящите трети държави участват в работата на специалния комитет. Те нито участват, нито присъстват при гласуването;
в)
командващият операцията или негов представител участва в работата на специалния комитет, без да участва в гласуването.
4. Председателството на Съвета свиква и председателства заседанията на специалния комитет. Администраторът осигурява секретариата на специалния комитет. Той съставя протокол с резултатите от обсъжданията в комитета. Той не взема участие в гласуването.
5. Счетоводителят участва в работата на специалния комитет при необходимост, без да участва в гласуването.
6. Председателството свиква специалния комитет в рамките най-много на 15 дни по искане на участваща държава-членка, на администратора или на командващия операцията.
7. Администраторът уведомява по подходящ начин специалния комитет относно всяка претенция или спор, засягащ ATHENA.
8. Специалният комитет приема решения с единодушие на членовете си, като се съобразява съставът, определен в параграфи 1 и 3. Неговите решения са задължителни.
9. Специалният комитет одобрява всички бюджети, като взема предвид съответните референтни суми, и като цяло упражнява правомощията по настоящото решение.
10. Администраторът, командващият операцията и счетоводителят предоставят на специалния комитет информация, както е предвидено в настоящото решение.
11. Текстът на актовете, одобрени от специалния комитет съгласно настоящото решение, се подписва в момента на одобряването им от председателя на специалния комитет и от администратора.
Член 7
Администратор
1. След като уведоми специалния комитет, генералният секретар на Съвета назначава администратор и поне един заместник-администратор за срок от три години.
2. Администраторът изпълнява своите функции от името на ATHENA.
3. Администраторът:
а)
съставя и представя на специалния комитет проектобюджетите. Разходната част за всяка операция от проектобюджета се съставя въз основа на предложение от командващия операцията;
б)
приема бюджетите след тяхното одобряване от специалния комитет;
в)
е разпоредител с бюджетните кредити по отношение на приходите, общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, и общите оперативни разходи, направени извън активната фаза на операцията;
г)
по отношение на приходите, изпълнява финансовите споразумения, постигнати с трети лица във връзка с финансирането на общите разходи на военните операции на ЕС;
д)
открива една или повече банкови сметки от името на ATHENA.
4. Администраторът осигурява спазването на правилата, установени с настоящото решение, и изпълнението на решенията на специалния комитет.
5. На администратора се предоставят правомощия да предприема мерките, които счита за необходими за изпълнението на разходите, финансирани чрез ATHENA. Той информира за това специалния комитет.
6. Администраторът координира работата по финансовите въпроси, свързани с военните операции на ЕС. По тези въпроси той е лицето за контакт с националните администрации, а при нужда и с международните организации.
7. Администраторът се отчита пред специалния комитет.
Член 8
Командващ операцията
1. Командващият операцията изпълнява от името на ATHENA функциите си по финансирането на общите разходи на операцията, която командва.
2. За операцията, която командва, командващият операцията:
а)
изпраща на администратора предложенията си за раздел „Разходи - общи оперативни разходи“ от проектобюджетите;
б)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с общите оперативни разходи и разходите съгласно член 28; осигурява ръководството на всяко лице, участващо в изпълнението на тези бюджетни кредити, включително по отношение на предварителното финансиране; може да възлага договори и да встъпва в договори от името на ATHENA; открива банкова сметка от името на ATHENA за операцията, която командва.
3. За операцията, която командва, командващият операцията е упълномощен да предприема всички мерки, които счита за нужни за изпълнението на разходите, финансирани чрез ATHENA. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
4. Командващият операцията използва счетоводната система и системата за управление на активите, осигурени от ATHENA, освен в надлежно обосновани случаи, одобрени от специалния комитет по предложение на администратора. Администраторът предварително уведомява специалния комитет, когато смята, че са налице такива случаи.
Член 9
Счетоводител
1. Генералният секретар на Съвета назначава счетоводител и поне един заместник-счетоводител за срок от три години.
2. Счетоводителят изпълнява задълженията си от името на ATHENA.
3. Счетоводителят отговаря за:
а)
правилното извършване на плащанията, събирането на приходите и на установените вземания;
б)
изготвянето на финансовите отчети за ATHENA, а след завършване на всяка операция - на отчетите за нея;
в)
подпомагането на администратора, когато той представя на специалния комитет за одобрение годишните счетоводни отчети или счетоводните отчети за дадена операция;
г)
воденето на счетоводната отчетност на ATHENA;
д)
определянето на правилата и методите за водене на счетоводството и на сметкоплана;
е)
създаването и утвърждаването на счетоводните системи за приходите и, когато е необходимо, утвърждаването на системите, създадени от разпоредителя с бюджетни кредити, за предоставяне или обосноваване на счетоводна информация;
ж)
съхраняването на оправдателните документи;
з)
управлението на средствата съвместно с администратора.
4. Администраторът и командващият операцията предоставят на счетоводителя цялата информация, необходима за изготвянето на отчетите, които дават точна представа за активите на ATHENA и изпълнението на администрирания от ATHENA бюджет. Те гарантират неговата надеждност.
5. Счетоводителят се отчита пред специалния комитет.
Член 10
Общи разпоредби, приложими за администратора, счетоводителя и персонала на ATHENA
1. Функциите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна, са взаимно несъвместими.
2. Всеки заместник-администратор действа под ръководството на администратора. Всеки заместник-счетоводител действа под ръководството на счетоводителя.
3. Заместник-администраторът замества администратора при отсъствие. Заместник-счетоводителят замества счетоводителя при отсъствие.
4. При изпълнение на функциите си от името на ATHENA длъжностните лица и останалите служители на Европейския съюз остават подчинени на приложимите за тях правила и разпоредби.
5. Персоналът, предоставен на ATHENA от държавите-членки, се подчинява на същите правила като правилата, посочени в решението на Съвета относно правилата, приложими към командированите национални експерти, и на разпоредбите, договорени между техните национални администрации и съответната институция на Съюза или ATHENA.
6. Преди назначаването си членовете на персонала на ATHENA трябва да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE“ от Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка.
7. Администраторът може да преговаря и да встъпва в договорености с държавите-членки или с институциите на Съюза за предварително определяне на онази част от персонала, която при нужда би могла да бъде незабавно предоставена на ATHENA.
ГЛАВА 3
АДМИНИСТРАТИВНИ ДОГОВОРЕНОСТИ И РАМКОВИ ДОГОВОРИ
Член 11
Административни договорености и рамкови договори
1. С държави-членки, институции и органи на Съюза, трети държави и международни организации могат да бъдат постигани административни договорености с цел да се улесни възлагането на обществени поръчки и/или финансовите аспекти на взаимното подпомагане при провеждането на операции по икономически най-целесъобразен начин.
2. Тези договорености:
а)
са предмет на консултация със специалния комитет, когато се сключват с държави-членки, институции или органи на Съюза;
б)
се представят за одобрение от специалния комитет, когато се сключват с трети държави или международни организации.
3. Тези договорености се подписват от администратора или, когато е необходимо, от съответния командващ операцията, действащи от името на ATHENA, и от компетентните административни органи на другите страни, посочени в параграф 1.
4. С цел да се улесни възлагането на обществени поръчки по икономически най-целесъобразен начин могат да се сключват рамкови договори. Преди да бъдат подписани от администратора, тези договори се представят за одобрение на специалния комитет и се предоставят на държавите-членки и на командващите операциите, в случай че поискат да ги използват. Тази разпоредба не налага на държавите-членки задължение да използват или предоставят стоки или услуги въз основа на рамков договор.
Член 12
Постоянни и ad hoc административни договорености относно реда и условията за заплащане на вноските на трети държави
1. В рамките на споразуменията, сключени между Европейския съюз и трети държави, посочени от Съвета като потенциални участници в операциите на ЕС или като участници в определена операция на ЕС, администраторът договаря с тези трети държави съответно постоянни или ad hoc административни договорености. Тези договорености са под формата на размяна на писма между ATHENA и компетентните административни служби на съответните трети държави, в които се определят условията, необходими за улесняване на бързото заплащане на вноските.
2. До сключване на договореностите по параграф 1 администраторът може да вземе необходимите мерки за улесняване на плащанията от допринасящите трети държави.
3. Администраторът уведомява предварително специалния комитет за предвижданите договорености, посочени в параграф 1, преди подписването им от името на ATHENA.
4. При предприемането на дадена военна операция от Съюза администраторът изпълнява, за стойността на определените от Съвета вноски, споразуменията с третите държави, допринасящи към операцията.
ГЛАВА 4
БАНКОВИ СМЕТКИ
Член 13
Откриване и цел
1. Банковите сметки се откриват в евро в първокласна финансова институция, чието главно управление се намира на територията на държава-членка, под формата на текуща или краткосрочна сметка в евро. В надлежно обосновани случаи и след одобрението на администратора могат да се откриват сметки във финансови институции, чието главно управление е извън територията на държавите-членки.
2. В надлежно обосновани случаи могат да се откриват сметки във валута, различна от евро.
3. Вноските на допринасящите държави се плащат по тези банкови сметки. Тези сметки се използват за заплащане на разходите, администрирани от ATHENA, и за плащане на необходимия аванс на командващия операцията за изпълнение на разходите, свързани с общите разходи на военната операция.
Член 14
Управление на средствата
1. За всяко плащане от сметката на ATHENA са необходими едновременно подписите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна.
2. Не се разрешава овърдрафт по тези банкови сметки.
ГЛАВА 5
ОБЩИ РАЗХОДИ
Член 15
Определение за общи разходи и срокове за допускане
1. Общите разходи, изброени в приложение I, са за сметка на ATHENA, независимо кога са направени. При вписването им в статия от бюджета относно операцията, с която са най-тясно свързани, те се разглеждат като оперативни разходи за съответната операция. В противен случай те се разглеждат като общи разходи, направени във връзка с подготовката на операциите или след тяхното провеждане.
2. Освен това ATHENA поема общите оперативни разходи, изброени в приложение II, за периода от одобряването на концепцията за управление на кризи за съответната операция до назначаването на командващия операцията. При особени обстоятелства специалният комитет може да промени периода, през който тези разходи се поемат от ATHENA, след консултация с КПС.
3. По време на активната фаза на дадена операция, която тече от датата на назначаване на командващия операцията до датата, на която щабът на операцията прекрати дейността си, ATHENA поема следните оперативни общи разходи:
а)
общите разходи, посочени в част А от приложение III;
б)
общите разходи, посочени в част Б от приложение III, ако Съветът вземе решение за това;
в)
общите разходи, посочени в част В от приложение III, по искане на командващия операцията и с одобрение от специалния комитет.
4. По време на активната фаза на дадена военна поддържаща акция, съгласно определеното на Съвета, ATHENA поема като общи оперативни разходи общите разходи, определени от Съвета за всеки отделен случай съгласно приложение III.
5. Общите оперативни разходи по дадена операция включват и разходите, необходими за нейното окончателно приключване, изброени в приложение IV.
Операцията е окончателно приключена, когато оборудването и инфраструктурата, съвместно финансирани за операцията, са достигнали крайното си местоназначение и средствата от сметките за операцията са били одобрени.
6. Не могат да се считат за общи разходи разноски, направени за покриването на разходи, които във всички случаи биха били поети от една или повече от допринасящите държави, от институция на Съюза или от международна организация, независимо от организирането на дадена операция.
7. Специалният комитет може да вземе решение във всеки отделен случай да признае, с оглед на конкретните обстоятелства, за общи разходи по дадена операция по време на активната фаза определени допълнителни разходи извън посочените в част Б от приложение III.
8. Ако в рамките на специалния комитет не може да се постигне единодушие, то той, по инициатива на председателството, може да отнесе този въпрос за разглеждане от Съвета.
Член 16
Учения
1. Общите разходи за ученията на Европейския съюз се финансират чрез ATHENA, съобразно правила и процедури, подобни на прилагащите се за операциите, за които допринасят всички участващи държави-членки.
2. Тези общи разходи се състоят, първо, от допълнителните разходи за разгърнатите или постоянни щабове и, второ, от допълнителните разходи, направени във връзка с ползването от страна на ЕС на общите активи и възможности на НАТО, предоставени за дадено учение.
3. Общите разходи за ученията не включват разходите, свързани със:
а)
придобиване на трайни материални активи, включително свързаните със сгради, инфраструктура и оборудване;
б)
планирането и подготвителната фаза на ученията, освен ако не са били одобрени от специалния комитет;
в)
транспорта, казармите и настаняването на въоръжените сили.
Член 17
Референтна сума
Всяко решение на Съвета, с което Съветът решава да създаде или да удължи срока на военна операция на Съюза, съдържа референтна сума за общите разходи на тази операция. Администраторът, с подкрепата, по-специално, на военния личен състав на Съюза и, в случай че е встъпил в длъжност - на командващия операцията, преценява сумата, считана за необходима за покриване на общите разходи на операцията за планирания период. Чрез председателството администраторът предлага тази сума на органа на Съвета, отговарящ за разглеждането на проекта за решение. Членовете на специалния комитет се канят на обсъжданията на този орган във връзка с референтната сума.
ГЛАВА 6
БЮДЖЕТ
Член 18
Бюджетни принципи
1. Бюджетът, съставен в евро, е актът, с който за всяка финансова година се предвиждат и разрешават приходите и разходите, свързани с общите разходи, администрирани от ATHENA.
2. Всички разходи се свързват с определена операция с изключение на разходите, изброени в приложение I.
3. Вписаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която започва да тече на 1 януари и приключва на 31 декември същата година.
4. Бюджетните приходи и разходи трябва да бъдат балансирани.
5. Приходите и разходите, свързани с общите разходи, може да бъдат изпълнени само чрез вписване в съответния бюджетен ред и в рамките на бюджетните кредити, определени в него, освен в случаите съгласно член 32, параграф 5.
Член 19
Годишен бюджет
1. Всяка година администраторът съставя проектобюджет за следващата финансова година с помощта на всеки командващ операция за съответната операция.
2. Проектът включва:
а)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите;
б)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите оперативни разходи за продължаващите или планираните операции, включително, когато е необходимо, за възстановяване на общите разходи, които са били предварително финансирани от дадена държава-членка или трета страна;
в)
временните бюджетни кредити, посочени в член 26;
г)
разчет на приходите, необходими за покриване на разходите.
3. Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания се класифицират в дялове и глави, като разходите се обединяват по вид или цел и, ако е необходимо, се подразделят в статии. В проектобюджета се включват подробни коментари към отделните глави или статии. За всяка операция има отделен дял. Един от дяловете е за общата част на бюджета и включва общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите.
4. Всеки дял може да включва глава, озаглавена „Временни бюджетни кредити“. Тези бюджетни кредити се вписват в тази глава при несигурност, за която има сериозни основания, относно размера на необходимите бюджетни кредити или възможността на изпълнение на вписаните кредити.
5. Приходите се състоят от:
а)
вноски, платими от участващите и допринасящите държави-членки и, когато е целесъобразно, от трети допринасящи държави;
б)
други приходи, подразделени по дялове, включително получените лихви, приходите от продажби и бюджетния излишък от предходната финансова година, след като е бил определен от специалния комитет.
6. Администраторът предлага проектобюджета на специалния комитет най-късно до 31 октомври. Специалният комитет одобрява проектобюджета в срок до 31 декември. Администраторът приема одобрения бюджет и уведомява участващите държави-членки и допринасящите трети държави.
Член 20
Коригиращи бюджети
1. В случай на непреодолими, изключителни или непредвидими обстоятелства, включително когато дадена операция започне в хода на финансовата година, администраторът предлага проект за коригиращ бюджет. Проектът за коригиращ бюджет се изготвя, предлага, одобрява и приема и уведомяването се извършва съгласно процедурата, приложима към годишния бюджет. Специалният комитет го обсъжда, като взема предвид неговата неотложност.
2. Когато този проект за коригиращ бюджет е в резултат на започването на нова операция или на промени в бюджета на текуща операция, администраторът уведомява специалния комитет за общата сума на разходите, предвидени за тази операция. Ако тези разходи съществено надвишават съответната референтна сума, специалният комитет може да поиска от одобрението на Съвета.
3. Проектът за коригиращ бюджет в резултат на започването на нова операция се представя на специалния комитет в срок от 4 месеца след одобряването на референтната сума, освен ако специалният комитет не вземе решение за по-дълъг срок.
Член 21
Прехвърляния
1. Администраторът, когато е целесъобразно - по предложение на командващия операцията, може да прави прехвърляния на бюджетни кредити. Доколкото неотложността на ситуацията позволява това, администраторът уведомява специалния комитет за своето намерение най-малко една седмица предварително. Въпреки това предварителното одобрение на специалния комитет е необходимо, когато:
а)
планираното прехвърляне ще измени общия размер на бюджетните кредити, предвидени за дадена операция;
или
б)
планираните прехвърляния между главите през съответната финансова година надхвърлят 10 % от бюджетните кредити, вписани в главата, от която се теглят кредитите, според указаното в приетия бюджет за съответната финансова година, на датата, на която е направено предложението за прехвърляне.
2. Когато командващият операцията счете това за необходимо за правилното протичане на операцията, в трите месеца след датата на започване на операцията той може да прави прехвърляния на бюджетни кредити, предназначени за операцията, между статиите и между главите от раздела „Общи оперативни разходи“ на бюджета. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
Член 22
Пренасяне на бюджетни кредити
1. По принцип бюджетните кредити, предназначени за покриване на общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не са усвоени, се отменят в края на финансовата година, освен ако в параграф 2 не е предвидено друго.
2. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на разходите за съхраняване на материалите и оборудването, администрирани от ATHENA, могат да бъдат пренесени веднъж към следващата финансова година, ако до 31 декември на текущата финансова година е бил поет ангажимент в този смисъл. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи, могат да бъдат пренесени, ако са необходими за операция, която не е напълно приключена.
3. Администраторът представя на специалния комитет предложения за пренасяне на бюджетни кредити, за които не са поети задължения от предходната финансова година, до 15 февруари. Тези предложения се смятат за одобрени, освен ако специалният комитет не реши друго до 15 март.
4. Бюджетните кредити за поети задължения от предишната финансова година се пренасят, а администраторът уведомява специалния комитет за това до 15 февруари.
Член 23
Предварително изпълнение
След приемане на годишния бюджет бюджетните кредити могат да се използват за покриване на задълженията и плащанията, доколкото това е оперативно необходимо.
ГЛАВА 7
ВНОСКИ И ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА СУМИ
Член 24
Определяне на вноските
1. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не се покриват от различните приходи, се финансират от вноски на участващите държави-членки.
2. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се покриват от вноски на допринасящите държави.
3. Вноските, платими от допринасящите държави-членки за дадена операция, са равни на сумата на бюджетните кредити за плащания, вписани в бюджета и предназначени за покриване на общите оперативни разходи за съответната операция, след приспадане на вноските, платими за същата операция от допринасящите трети държави съгласно член 12.
4. Разбивката на вноските между държавите-членки, от които се изисква участие под формата на вноски, се определя съгласно размера на брутния национален продукт, определен в член 41, параграф 2 ДЕС, и в съответствие с Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (3) или всяко друго решение на Съвета, което го заменя.
5. Данните за изчисляване на вноските са данните, вписани в колоната „БНД собствени ресурси“ от таблицата „Резюме на финансирането от общия бюджет по вид на собствените ресурси и по държава-членка“, приложена към последния общ бюджет, приет от Съюза. Вноската на всяка държава-членка, която дължи такава, е пропорционална на дела на брутния национален доход (БНД) на тази държава-членка в общия сбор от БНД на държавите-членки, които дължат вноски.
Член 25
График за плащане на вноските
1. Когато Съветът е приел референтна сума за военна операция на ЕС, допринасящите държави-членки плащат своите вноски в размер на 30 % от референтната сума, освен ако Съветът не вземе решение за друг размер. Администраторът отправя покани за вноски в зависимост от оперативните нужди за операцията до договореното равнище.
2. По предложение на администратора специалният комитет може да реши, че преди приемането на коригиращ бюджет за операцията ще бъдат поискани допълнителни вноски. Специалният комитет може да реши да отнесе въпроса до компетентните подготвителни органи на Съвета.
3. Когато за определена операция е приет коригиращ бюджет, държавите-членки заплащат остатъка от вноските, които дължат за тази операция съгласно член 24. Въпреки това, когато се предвижда операцията да продължи повече от шест месеца в рамките на една финансова година, остатъкът от дължимите суми се изплаща на два транша. В такива случаи първият транш се плаща в срок от 60 дни след началото на операцията; вторият транш се плаща в срок, определен от специалния комитет по предложение на администратора, като се отчитат оперативните нужди. Специалният комитет може да се отклони от разпоредбите на настоящия параграф.
4. Администраторът отправя съответните покани за вноски с писмо до националните администрации, чиито данни са му били съобщени, при:
а)
одобрението на проектобюджета за финансовата година от специалния комитет съгласно член 19. Първата покана за вноски покрива оперативните нужди за осем месеца. Втората покана за вноски покрива салдото от вноските, като се взема предвид салдото на бюджетния излишък от предходната година, ако специалният комитет е взел решение това салдо да бъде включено в бюджета за текущата година, след като е било получено одитното становище,
б)
приемането на референтната сума съгласно предвиденото в член 25, параграф 1, или
в)
одобрението на коригиращ бюджет съгласно предвиденото в член 20.
5. Без да се засягат останалите разпоредби на настоящото решение, вноските се плащат в 30-дневен срок след отправянето на съответната покана за вноски, с изключение на първата покана за вноски в бюджета за нова финансова година, когато срокът за плащане е 40 дни след отправянето на съответната покана за вноски.
6. Всяка допринасяща държава заплаща банковите такси, свързани с плащането на нейната вноска.
7. Администраторът потвърждава получаването на вноските.
Член 26
Авансово финансиране
1. При военна операция на Европейския съюз за бързо реагиране допринасящите държави-членки дължат вноски на нивото на референтната сума. Без да се засяга член 25, параграф 3, плащанията се извършват съгласно предвиденото по-долу.
2. За целите на авансовото финансиране на военни операции на ЕС за бързо реагиране участващите държави-членки:
а)
изплащат предсрочно вноските за ATHENA, или;
б)
когато Съветът вземе решение за провеждане на военна операция на ЕС за бързо реагиране, за чието финансиране те допринасят, в петдневен срок след отправянето на поканата плащат вноската си за общите разходи за операцията на равнището на референтната сума, освен ако Съветът не реши друго.
3. За посочените по-горе цели специалният комитет, съставен от по един представител на всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, въвежда временни бюджетни кредити в определен дял от бюджета. Тези временни бюджетни кредити се покриват от вноски, платими от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата за тези вноски.
4. Всички временни бюджетни кредити, посочени в параграф 3 и използвани за определена операция, се попълват в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
5. Без да се засягат разпоредбите на параграф 1, всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, може при определени обстоятелства да упълномощи администратора да използва предсрочно платената от нея вноска за операция, в която тя участва, различна от операция за бързо реагиране. Предсрочно платената вноска се възстановява от съответната държава-членка в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
6. Когато за дадена операция, различна от операция за бързо реагиране, са необходими средства, преди да са получени достатъчно вноски за тази операция:
а)
за покриване на вноските, дължими за дадената операция, могат да се използват до 75 % от предсрочно платените вноски от държавите-членки, които допринасят за финансирането на тази операция, след одобрение от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно. Предсрочно платените вноски се възстановяват от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата;
б)
в случая по буква а) от настоящия параграф вноските, дължими за операцията съгласно член 25, параграф 1 от държавите-членки, които не са платили вноската си предсрочно, се изплащат, след одобрение от съответните държави-членки, в срок от пет дни след отправянето на поканата от администратора.
7. Независимо от член 32, параграф 3 командващият операцията може да поема задължения и да извършва плащания с предоставените му средства.
8. Всяка държава-членка може да промени избора си като уведоми администратора най-малко три месеца предварително.
9. Лихвите, получени в резултат на авансовото финансиране, се разпределят на годишна база между държавите-членки, които са платили вноската си предсрочно, и се добавят към техните временни бюджетни кредити. Сумите се съобщават на тези държави-членки в рамките на ежегодната процедура по одобрение на бюджета.
Член 27
Възстановяване на предварителното финансиране
1. Всяка държава-членка, трета държава или, в зависимост от случая, международна организация, оправомощена от Съвета да финансира предварително част от общите разходи по дадена операция, може да получи тази сума обратно от ATHENA, като подаде за целта искане, придружено с необходимите документи и адресирано до администратора, най-късно два месеца след датата на завършване на съответната операция.
2. Искането за възстановяване не може да бъде уважено, ако не е одобрено от командващия операцията, при условие че той все още изпълнява тази длъжност, и от администратора.
3. При одобряване на искането за възстановяване, представено от допринасяща държава, сумата може да се приспадне при следващата покана за вноски, отправена към тази държава от администратора.
4. Ако при одобряването на искането не се планира отправяне на покана за вноски или ако одобреното искане за възстановяване на сума би надхвърлило очаквания размер на вноската, администраторът изплаща подлежащата на възстановяване сума в рамките на 30 дни, като взема предвид паричния поток на ATHENA и необходимата сума за финансиране на общите разходи по съответната операция.
5. Възстановяването се дължи в съответствие с настоящото решение, дори и операцията да бъде отменена.
6. Възстановяването включва лихвата, получена в резултат на предварителното финансиране.
Член 28
Управление от ATHENA на разходите, които не се включват в общите разходи
1. По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може да реши да повери на ATHENA административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция (наричани по-нататък „разходи, поети на национално равнище“), макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка.
2. В решението си специалният комитет може да упълномощи командващия операцията да сключи от името на държавите-членки, участващи в операцията, и когато е необходимо - от името на трети страни, договори за получаването на услугите и стоките, които се финансират чрез разходи, поети на национално равнище.
3. В решението на специалния комитет се определят начините за предварително финансиране на разходите, поети на национално равнище.
4. ATHENA води счетоводство за поверените ѝ разходи, поети на национално равнище и направени от всяка държава-членка и, когато е целесъобразно - от трети страни. Ежемесечно ATHENA изпраща на всяка държава-членка и, когато е необходимо - на посочените трети страни, отчет на разходите, поети или направени от нея или от нейния персонал през предходния месец, и отправя покана за осигуряване на необходимите средства за заплащане на тези разходи. Държавите-членки и, когато е необходимо - третите страни, заплащат на ATHENA поисканите суми в срок от 30 дни след отправяне на поканата за осигуряване на средствата.
Член 29
Лихви за забава
1. Ако някоя държава не изпълни финансовите си задължения, по аналогия се прилагат правилата на Съюза за лихвите за забава, определени в член 71 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (4), във връзка с плащането на вноските в бюджета на ЕС.
2. Когато плащането закъснее с не повече от десет дни, не се начислява лихва. Когато плащането закъснее с повече от десет дни, лихвите се начисляват за целия период на забавата.
ГЛАВА 8
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА РАЗХОДИТЕ
Член 30
Принципи
1. Предоставените на ATHENA бюджетни кредити се използват в съответствие с принципите на добро финансово управление, т.е. на икономичност, ефективност и ефикасност.
2. Разпоредителите с бюджетни кредити отговарят за изпълнение на приходите и разходите на ATHENA в съответствие с принципите на добро финансово управление и за да се гарантира спазването на изискванията за законност и правомерност. За изпълнението на разходите разпоредителите с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходи и разрешават плащания и извършват предварителните действия за изпълнението на бюджетните кредити. Всеки разпоредител с бюджетни кредити може да делегира изпълнението на задълженията си с решение, в което се определя:
а)
персонал, който е на подходящо ниво за подобно делегиране;
б)
обхвата на предоставените правомощия;
в)
възможността оправомощените лица за вторично делегиране на правомощията.
3. Изпълнението на бюджетните кредити се осигурява на принципа на разделяне на функциите на разпоредителя с бюджетни кредити от тези на счетоводителя. Функциите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя са несъвместими помежду си. За всяко плащане от средствата, управлявани от ATHENA, са необходими едновременно подписите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя.
4. Без да се засяга настоящото решение, когато изпълнението на общите разходи е възложено на държава-членка, институция на Съюза или, ако е необходимо - на международна организация, то тази държава, институция или организация прилага правилата, приложими към изпълнението на нейните собствени разходи. Когато администраторът изпълнява пряко разходите, той спазва правилата, приложими към изпълнението на раздел „Съвет“ от общия бюджет на Европейския съюз.
5. Въпреки това администраторът може да представи на председателството основа за предложение до Съвета или до специалния комитет относно правилата за изпълнение на общите разходи.
6. Специалният комитет може да одобри правила за изпълнение на общите разходи, които се отклоняват от параграф 4.
Член 31
Общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или които не са свързани пряко с конкретна операция
Администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и на общите разходи, които не могат да бъдат свързани пряко с конкретна операция.
Член 32
Общи оперативни разходи
1. Командващият операцията изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи по операцията, която командва. Независимо от това администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи, направени по време на подготвителната фаза на дадена операция, които се изпълняват пряко чрез ATHENA или са свързани с операцията след края на нейната активна фаза.
2. Сумите, необходими за изпълнение на разходите по дадена операция, се прехвърлят от администратора от банковата сметка на ATHENA към командващия операцията, по негово искане, в банкова сметка, открита от името на ATHENA, чиито данни са предоставени от командващия операцията.
3. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, приемането на референтна сума дава правото на администратора и на командващия операцията, всеки в собствената си област на компетентност, да поеме и заплати разходите за съответната операция в размер до дела от референтната сума, одобрен съгласно член 25, параграф 1, освен ако Съветът не вземе решение за по-голям размер на задълженията.
Въз основа на предложение на администратора или на командващия операцията и като вземе предвид оперативната необходимост и неотложност, специалният комитет може да разреши поемането и - по целесъобразност - плащането на допълнителни разходи. Специалният комитет може да реши да препрати въпроса чрез председателството на компетентните подготвителни органи на Съвета, освен ако оперативните обстоятелства не наложат друго. Настоящата дерогация не се прилага, считано от датата на приемане на бюджета за съответната операция.
4. За периода до приемането на бюджета за дадена операция администраторът и командващият операцията или негов представител докладват на специалния комитет всеки месец, като всеки докладва по засягащите го въпроси във връзка с разходите, които са допустими като общи разходи по тази операция. Специалният комитет, по предложение на администратора, на командващия операцията или на държава-членка, може да дава насоки за изпълнение на разходите през този период.
5. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, в случай на непосредствена опасност за живота на персонала, участващ във военна операция на ЕС, командващият операцията може да изпълни разходите, необходими за запазване живота на членовете на този персонал, които надвишават вписаните в бюджета кредити. Той уведомява за това администратора и специалния комитет възможно най-скоро. В тези случаи администраторът, в тясна връзка с командващия операцията, предлага необходимите прехвърляния за финансиране на непредвидените разходи. Ако не е възможно да се осигури достатъчно финансиране за тези разходи посредством прехвърляне, администраторът предлага коригиращ бюджет.
ГЛАВА 9
КРАЙНО МЕСТОНАЗНАЧЕНИЕ НА СЪВМЕСТНО ФИНАНСИРАНИТЕ ОБОРУДВАНЕ И ИНФРАСТРУКТУРА
Член 33
Оборудване и инфраструктура
1. С оглед окончателното приключване на операцията, която е командвал, командващият операцията предлага крайно местоназначение за оборудването и инфраструктурата, финансирани съвместно за целите на тази операция. Той предлага на специалния комитет съответната подходяща степен на амортизация.
2. Администраторът управлява оборудването и инфраструктурата, оставащи след края на активната фаза на операцията, с оглед, ако е необходимо, за тях да се намери крайно местоназначение. Той предлага на специалния комитет съответната подходяща степен на амортизация.
3. Степента на амортизация на оборудването, инфраструктурата и останалите активи се одобрява от специалния комитет при първа възможност.
4. Крайното местоназначение на съвместно финансираните оборудване и инфраструктура се одобрява от специалния комитет, като се вземат предвид оперативните нужди и финансови критерии. Крайното местоназначение може да бъде, както следва:
а)
за инфраструктура - продажба или прехвърляне чрез ATHENA на приемащата държава, на държава-членка или на трета страна;
б)
за оборудване - продажба чрез ATHENA на държава-членка, на приемащата държава или на трета страна, или неговото съхранение и поддръжка от ATHENA, от държава-членка или от съответната трета страна с цел използване в следваща операция.
5. При продажба оборудването и инфраструктурата се продават на пазарната им цена или, ако пазарната цена не може да бъде определена, на справедлива и разумна цена, като се вземат предвид конкретните условия на място.
6. Продажбата или прехвърлянето на приемащата или на трета страна се осъществява съобразно съответните действащи правила за сигурност.
7. Когато се вземе решение ATHENA да запази оборудването, финансирано съвместно за целите на дадена операция, допринасящите държави-членки могат да поискат финансова компенсация от другите участващи държави-членки. Специалният комитет, съставен от представители на всички участващи държави-членки, взема съответните решения по предложение на администратора.
ГЛАВА 10
СЧЕТОВОДСТВО И ИНВЕНТАРИ
Член 34
Осчетоводяване на общите оперативни разходи
Командващият операцията води счетоводството на прехвърлянията, получени от ATHENA, на разходите, за които е поел задължение, и на направените плащания и получените приходи, както и инвентарна книга на движимата собственост, финансирана от бюджета на ATHENA и използвана за операцията, която той командва.
Член 35
Консолидирано счетоводство
1. Счетоводителят води счетоводство за поисканите вноски и направените прехвърляния. Той също така съставя счетоводен отчет за общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и за оперативните разходи и приходи, за които администраторът носи пряка отговорност.
2. Счетоводителят съставя консолидирания счетоводен отчет за приходите и разходите на ATHENA. Всеки командващ операция му изпраща счетоводен отчет за разходите, за които е поел задължение, за направените плащания и за получените приходи.
ГЛАВА 11
ОДИТ И ПРЕДСТАВЯНЕ НА СЧЕТОВОДНИТЕ ОТЧЕТИ
Член 36
Редовни отчети до специалния комитет
На всеки три месеца администраторът представя на специалния комитет отчет за изпълнението на приходите и разходите от началото на финансовата година. За тази цел всеки командващ операция представя на администратора отчет за общите оперативни разходи за операцията, която командва.
Член 37
Условия за извършване на проверки
1. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на ATHENA, трябва преди изпълнението на задачата си да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка или от НАТО, в зависимост от случая. Тези лица гарантират, че ще спазват поверителността на информацията и ще пазят в тайна данните, които са узнали по време на одита, в съответствие с правилата, приложими към тази информация или данни.
2. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на ATHENA, получават, без да отправят предварително предупреждение, незабавен достъп до документите и съдържанието на всички материални носители на данни, свързани с приходите и разходите, както и до помещенията, където се съхраняват тези документи и материални носители. Те могат да правят копия. Лицата, участвали в изпълнението на приходите и разходите на ATHENA, оказват на администратора и на лицата, отговарящи за одита на тези приходи и разходи, необходимата помощ за изпълнение на тяхната задача.
Член 38
Външен одит на счетоводните отчети
1. Когато изпълнението на разходите на ATHENA е възложено на държава-членка, на институция на Съюза или на международна организация, то тази държава, институция или организация спазва правилата, които са приложими към извършването на одит на собствените ѝ разходи.
2. Независимо от това, администраторът или лицата, определени от него, могат по всяко време да направят одит на общите разходи на ATHENA, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или на общите оперативни разходи по дадена операция. Освен това специалният комитет, по предложение на администратора или на държава-членка, може по всяко време да назначи външни одитори, чиито задачи и условия за наемане се определят от него.
3. За целите на външните одити се създава шестчленна колегия от одитори. Специалният комитет назначава членовете за мандат от три години, който може да се поднови веднъж, измежду кандидатите, предложени от държавите-членки. Специалният комитет може да удължи мандата на даден член с не повече от 6 месеца.
Кандидатите трябва да са членове на най-висшия национален одитен орган в държава-членка или да са препоръчани от този орган и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Те трябва да са на разположение за изпълнение на задачи от името на ATHENA, когато това е необходимо. При изпълнението на тези задачи:
а)
членовете на колегията продължават да получават възнаграждение от органа за одит, от който идват; ATHENA поема разходите по командировката в съответствие с правилата, приложими за длъжностните лица на Европейския съюз от същата степен;
б)
членовете не искат, нито получават указания от друг, освен от специалния комитет; в рамките на мандата за одит колегията от одитори и нейните членове са напълно независими и единствено отговорни за провеждането на външния одит;
в)
членовете докладват за изпълнението на задачата си единствено на специалния комитет;
г)
членовете проверяват по време на финансовата година, както и след това (ex post), чрез проверки на място и проверки на оправдателните документи, дали разходите, финансирани или предварително финансирани чрез ATHENA, се изпълняват в съответствие с приложимото законодателство и с принципите на добро финансово управление, т.е. икономичност, ефективност и ефикасност, както и дали вътрешният контрол е подходящ.
Всяка година колегията от одитори решава дали да смени своя председател, като избере един от своите членове, или да поднови мандата му. Тя приема правилата, приложими към одитите, извършвани от нейните членове, в съответствие с най-високите международни стандарти. Колегията от одитори одобрява одитните доклади, съставени от нейните членове, преди тяхното предаване на администратора и на специалния комитет.
4. Специалният комитет може да реши за всеки отделен случай и при наличието на конкретни основания да ползва други външни органи.
5. Разходите за одита, извършван от одиторите, действащи от името на ATHENA, се считат за общи разходи, които се поемат от ATHENA.
Член 39
Вътрешен одит на счетоводните отчети
1. По предложение на администратора генералният секретар на Съвета, след като уведоми специалния комитет, назначава вътрешен одитор на ATHENA и поне един заместник вътрешен одитор, за срок от три години, който може да се поднови веднъж; вътрешните одитори трябва да имат необходимата професионална квалификация и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Вътрешният одитор не може да бъде нито разпоредител с бюджетни кредити, нито счетоводител; той не може да участва в изготвянето на финансовите отчети.
2. Вътрешният одитор докладва на администратора относно справянето с рисковете, като изготвя независими становища за качеството на системите за управление и контрол и отправя препоръки за подобряване на вътрешния контрол на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление. Той отговаря по-конкретно за това да се прецени доколко са подходящи и ефективни вътрешните системи за управление и резултатите от работата на отделите при изпълнението на политиките и целите спрямо свързаните с тях рискове.
3. Вътрешният одитор изпълнява функциите си по отношение на всички отдели, които участват в събирането на приходите от ATHENA или изпълнението на разходите, финансирани чрез ATHENA.
4. В зависимост от необходимостта вътрешният одитор извършва един или няколко одита през финансовата година. Той докладва на администратора и уведомява командващия операцията относно заключенията и препоръките си. Командващият операцията и администраторът осигуряват предприемането на препоръчаните от одита действия.
5. Администраторът представя на специалния комитет годишен доклад за вътрешен одит, посочващ броя и вида на осъществените вътрешни одити, направените констатации, оценки и препоръки и предприетите действия по тези препоръки.
6. Освен това всеки командващ операция предоставя на вътрешния одитор пълен достъп до операцията под негово командване. Вътрешният одитор прави проверка на доброто функциониране на финансовите и бюджетните системи и процедури и осигурява функционирането на надеждни и ефикасни системи за вътрешен контрол.
7. Действията и докладите на вътрешния одитор се представят на колегията от одитори заедно с всички необходими оправдателни документи.
Член 40
Годишно представяне и приключване на счетоводните отчети
1. Всеки командващ операция предоставя на счетоводителя на ATHENA най-късно до по-ранната от следните две дати - 31 март след приключване на финансовата година или до четири месеца след края на операцията, която ръководи, необходимата информация за съставяне на годишните счетоводни отчети за общите разходи, годишните счетоводни отчети за разходите, които са предварително финансирани и възстановени съгласно член 28, и годишния доклад за дейността.
2. До 15 май след приключване на финансовата година, със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции, администраторът съставя и представя на специалния комитет и на колегията от одитори финансовите отчети и годишния доклад за дейността.
3. До 8 седмици от предаването на финансовите отчети специалният комитет получава одитно становище от колегията от одитори и одитираните финансови отчети на ATHENA от администратора, действащ със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции.
4. До 30 септември след приключване на финансовата година специалният комитет получава от колегията от одитори одитния доклад и го разглежда наред с одитното становище и финансовите отчети, за да освободи от финансова отговорност администратора, счетоводителя и командващите на отделните операции.
5. Всички отчети и инвентари се пазят, на съответните им нива, от счетоводителя и командващия операцията за срок от пет години от датата, на която е направено съответното освобождаване от финансова отговорност. След края на дадена операция командващият операцията осигурява предаването на всички счетоводни отчети и инвентари на счетоводителя.
6. Специалният комитет решава да впише салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, за която са одобрени счетоводните отчети, в бюджета за следващата финансова година като приход или разход в зависимост от обстоятелствата, посредством коригиращ бюджет. Специалният комитет може обаче да реши да включи салдото от посоченото по-горе изпълнение на бюджета след получаване на одитното становище на колегията от одитори.
7. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която е резултат от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, се вписва срещу следващите вноски на участващите държави-членки.
8. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която произтича от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се вписва срещу следващите вноски на държавите-членки, които са допринесли за тази операция.
9. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на ATHENA, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
10. Всяка държава-членка, участваща в дадена операция, може да предоставя на администратора ежегодно до 31 март, ако е целесъобразно - чрез командващия операцията, информация относно допълнителните разходи, които е направила по операцията през предходната финансова година. Информацията се представя в разбивка по основни разходни позиции. Администраторът обобщава информацията, за да представи на специалния комитет общ преглед на допълнителните разходи по операцията.
Член 41
Приключване на счетоводните отчети за дадена операция
1. След завършването на дадена операция специалният комитет може да реши, по предложение на администратора или на държава-членка, че администраторът, със съдействието на счетоводителя и на командващия операцията, ще представи на специалния комитет финансовите отчети за тази операция поне до датата, на която тя е завършила, и ако е възможно - до датата, на която тя е приключена окончателно. Определеният за администратора срок не може да бъде по-малък от четири месеца от датата на завършване на операцията.
2. Ако в рамките на определения срок във финансовите отчети не могат да бъдат включени приходите и разходите, свързани с окончателното приключване на операцията, тогава тези приходи и разходи се отразяват във финансовите отчети на ATHENA и се преглеждат от специалния комитет в рамките на процедурата, предвидена в член 40.
3. Въз основа на становището на колегията от одитори специалният комитет одобрява представените му финансови отчети за операцията. Той освобождава от отговорност за съответната операция администратора, счетоводителя и командващия операцията.
4. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на ATHENA, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
ГЛАВА 12
ДРУГИ РАЗПОРЕДБИ
Член 42
Отговорност
1. Условията, уреждащи дисциплинарната и наказателната отговорност на командващия операцията, администратора и останалите членове на персонала, предоставени по-специално от институциите на Съюза или от държавите-членки, в случай на нарушение или небрежност при изпълнението на бюджета, се определят от правилника за персонала или правилата, приложими за тях. Наред с това ATHENA може по собствена инициатива или по искане на допринасяща държава да заведе граждански иск срещу горепосочените членове на персонала.
2. Съюзът или генералният секретар на Съвета в никакъв случай не могат да носят отговорност пред допринасяща държава в резултат на изпълнението на задълженията на администратора, счетоводителя или членовете на персонала, назначени за работа при тях.
3. Договорната отговорност, произтичаща от договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, се покрива чрез ATHENA от допринасящите държави. Тя се урежда от правото, приложимо към съответните договори.
4. В случай на извъндоговорна отговорност всяка вреда, причинена от щаба на операцията, щаба на въоръжените сили и щабното подразделение на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнение на задълженията им, се покрива чрез ATHENA от допринасящите държави в съответствие с основните принципи, общи за правото на държавите-членки и правилниците за персонала на въоръжените сили, приложими на мястото на провеждане на операцията.
5. Съюзът или държавите-членки в никакъв случай не могат да бъдат привличани под отговорност от допринасяща държава за договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, или за вредите, причинени от звена или служби на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнението на неговите задължения.
Член 43
Преглед и преразглеждане
Настоящото решение, включително неговите приложения, подлежи изцяло или частично на преглед, ако това е необходимо, по искане на държава-членка или след всяка операция. То се преразглежда най-малко на всеки три години. При прегледа или преразглеждането могат да се използват всички експерти, които могат да допринесат към тази дейност, включително в управленските органи на ATHENA.
Член 44
Заключителни разпоредби
Решение 2008/975/ОВППС се отменя.
Член 45
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.
Съставено в Брюксел на 19 декември 2011 година.
RÅDETS AFGØRELSE 2011/871/FUSP
af 19. december 2011
om oprettelse af en mekanisme til administration af finansieringen af de fælles udgifter til EU-operationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet (Athena)
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 26, stk. 2, og artikel 41, stk. 2, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Det Europæiske Råd vedtog på mødet den 10.-11. december 1999 i Helsingfors, at »medlemsstaterne gennem frivilligt samarbejde i forbindelse med EU-ledede operationer senest i 2003 skal være i stand til inden for en frist på 60 dage at udsende og i mindst et år opretholde militære styrker på op til 50 000-60 000 mand, der kan påtage sig at løse enhver Petersbergopgave«.
(2)
Den 17. juni 2002 godkendte Rådet nærmere bestemmelser om finansiering af EU-ledede krisestyringsoperationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet.
(3)
Rådet bekræftede i sine konklusioner af 14. maj 2003 behovet for en hurtig reaktionskapacitet, især med henblik på humanitære opgaver og redningsopgaver.
(4)
Det Europæiske Råd gav på sit møde i Thessaloniki den 19.-20. juni 2003 udtryk for tilfredshed med konklusionerne fra samlingen i Rådet den 19. maj 2003, der bl.a. bekræftede behovet for Den Europæiske Unions hurtige reaktionskapacitet.
(5)
Rådet besluttede den 22. september 2003, at Den Europæiske Union skal skaffe sig fleksibel kapacitet til at håndtere finansieringen af fælles udgifter til militæroperationer uanset disses omfang, kompleksitet og hastende karakter ved senest den 1. marts 2004 at etablere en permanent finansieringsmekanisme, som skal administrere finansieringen af de fælles udgifter til eventuelle fremtidige EU-militæroperationer.
(6)
Den 23. februar 2004 vedtog Rådet afgørelse 2004/197/FUSP om oprettelse af en mekanisme til administration af finansieringen af de fælles udgifter til EU-operationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet (1). Denne afgørelse er siden blevet ændret og erstattet gentagne gange, senest af afgørelse 2008/975/FUSP (2).
(7)
Den Europæiske Union er i stand til at iværksætte hurtige militære reaktionsoperationer i overensstemmelse med det koncept, som EU's Militærkomité har fastlagt. Den Europæiske Union er i stand til at deployere kampgrupper i overensstemmelse med det koncept, som EU's Militærkomité har fastlagt.
(8)
Ordningen for midlertidig finansiering skal først og fremmest omfatte hurtige reaktionsoperationer.
(9)
Øvelser på politisk og militærstrategisk niveau af kommando- og kontrolstrukturerne samt procedurerne for EU-militæroperationer via EU-hovedkvartersøvelser som godkendt af Den Udenrigs- og Sikkerhedspolitiske Komité (PSC) bidrager til at styrke Unionens overordnede operative beredskab.
(10)
Rådet træffer i hvert enkelt tilfælde afgørelse om, hvorvidt en operation har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet, jf. artikel 41, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Union (»TEU«).
(11)
Artikel 41, stk. 2, andet afsnit, i TEU fastslår, at medlemsstater, hvis repræsentant i Rådet har afgivet en formel erklæring i henhold til artikel 31, stk. 1, andet afsnit, ikke er forpligtet til at bidrage til finansieringen af en operation, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet.
(12)
I overensstemmelse med artikel 5 i protokollen (nr. 22) om Danmarks stilling, der er knyttet til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, deltager Danmark ikke i udarbejdelsen og gennemførelsen af Den Europæiske Unions afgørelser og aktioner, som har indvirkning på forsvarsområdet. Danmark deltager ikke i denne afgørelse og deltager derfor ikke i finansieringen af mekanismen.
(13)
Rådet har i henhold til artikel 44 i afgørelse 2008/975/FUSP revideret afgørelsen og besluttet at foretage nogle ændringer i den.
(14)
Af klarhedshensyn bør afgørelse 2008/975/FUSP ophæves og erstattes af en ny afgørelse -
VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
Artikel 1
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved
a) »deltagende medlemsstater«: Den Europæiske Unions medlemsstater bortset fra Danmark
b) »bidragydende stater«: de medlemsstater, der bidrager til finansieringen af en militæroperation i overensstemmelse med artikel 41, stk. 2, i TEU, og de tredjelande, der bidrager til finansieringen af de fælles udgifter til en operation i henhold til aftaler mellem disse lande og Den Europæiske Union
c) »operationer«: EU-operationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet
d) »militære støtteaktioner«: EU-operationer eller dele deraf, som Rådet træffer afgørelse om til støtte for et tredjeland eller en ekstern organisation, og som har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet, men ikke er under kommando af EU's hovedkvarter.
KAPITEL 1
MEKANISME
Artikel 2
Oprettelse af mekanismen
1. Der oprettes en mekanisme til administration af finansieringen af de fælles udgifter til operationer.
2. Mekanismen benævnes Athena.
3. Athena handler på de deltagende medlemsstaters vegne eller i forbindelse med de specifikke operationer på vegne af de bidragydende stater.
Artikel 3
Rets- og handleevne
Athena har den nødvendige rets- og handleevne for at kunne administrere finansieringen af EU-operationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet, herunder åbne bankkonti, erhverve, besidde eller afhænde aktiver, indgå kontrakter eller administrative aftaler og optræde som part i en retssag. Athena arbejder ikke med gevinst for øje.
Artikel 4
Samordning med tredjeparter
Athena samordner sine aktiviteter med medlemsstaterne, EU-institutionerne og -organerne og internationale organisationer i det omfang, det er nødvendigt, for at den kan udføre sine opgaver, samt under hensyn til Den Europæiske Unions målsætninger og politikker.
KAPITEL 2
ORGANISATIONSSTRUKTUR
Artikel 5
Forvaltningsorganer og personale
1. Athena forvaltes under specialkomitéens myndighed, af
a)
administratoren
b)
den øverstbefalende for den enkelte operation for så vidt angår operationer, der hører under dennes ansvarsområde (»den øverstbefalende for operationen«)
c)
regnskabsføreren.
2. Athena udnytter så vidt muligt Unionens bestående administrative strukturer. Athenas personale stilles i nødvendigt omfang til rådighed af EU-institutionerne eller udstationeres af medlemsstaterne.
3. Rådets generalsekretær kan stille det nødvendige personale til rådighed for administratoren og regnskabsføreren med henblik på varetagelsen af disses opgaver, eventuelt på forslag af en af de deltagende medlemsstater.
4. Athenas organer og personale gøres operationelle alt efter de operative behov.
Artikel 6
Specialkomitéen
1. Der nedsættes en specialkomité, som består af en repræsentant for hver deltagende medlemsstat.
Repræsentanter for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (Udenrigstjenesten) og for Kommissionen indbydes til at deltage i specialkomitéens møder uden stemmeret.
2. Athena forvaltes under specialkomitéens myndighed.
3. Når specialkomitéen drøfter finansieringen af de fælles udgifter til en bestemt operation,
a)
består den af en repræsentant for hver bidragydende medlemsstat
b)
deltager repræsentanterne for de bidragydende tredjelande i arbejdet i specialkomitéen. De har dog ikke stemmeret, og de er ikke til stede under afstemninger
c)
deltager den øverstbefalende for operationen eller dennes repræsentant i arbejdet i specialkomitéen, men har ikke stemmeret.
4. Formandskabet for Rådet indkalder og leder møderne i specialkomitéen. Administratoren varetager komitéens sekretariatsopgaver. Den pågældende udarbejder en protokol over komitéens drøftelser, men har ikke stemmeret.
5. Regnskabsføreren deltager efter behov i arbejdet i specialkomitéen, men har ikke stemmeret.
6. Hvis en deltagende medlemsstat, administratoren eller den øverstbefalende for operationen anmoder om det, indkalder formandskabet specialkomitéen inden for højst 15 dage.
7. Administratoren orienterer specialkomitéen fyldestgørende om eventuelle krav eller tvivlsspørgsmål, der vedrører Athena.
8. Specialkomitéen træffer afgørelse med enstemmighed blandt sine medlemmer under hensyntagen til sammensætningen, jf. stk. 1 og 3. Dens afgørelser er bindende.
9. Specialkomitéen godkender alle budgetter under hensyntagen til de relevante referencebeløb og udøver generelt beføjelserne i henhold til denne afgørelse.
10. Specialkomitéen holdes orienteret af administratoren, den øverstbefalende for operationen og regnskabsføreren i henhold til denne afgørelse.
11. Teksten til de akter, som specialkomitéen godkender i henhold til denne afgørelse, underskrives ved godkendelsen af formanden for specialkomitéen og af administratoren.
Artikel 7
Administratoren
1. Rådets generalsekretær udnævner, efter underretning af specialkomitéen, administratoren og mindst en assisterende administrator for en periode på tre år.
2. Administratoren udøver sine beføjelser på vegne af Athena.
3. Administratoren
a)
opstiller budgetforslag og forelægger dem for specialkomitéen. Ethvert budgetforslags udgiftsdel for en operation fastlægges på forslag af den øverstbefalende for operationen
b)
vedtager de budgetter, specialkomitéen har godkendt
c)
er den anvisningsberettigede for indtægtsdelen, den del, der vedrører fælles udgifter til forberedelse og opfølgning af operationer samt den del, der vedrører fælles aktionsudgifter uden for operationens aktive fase
d)
iværksætter for så vidt angår indtægterne de finansielle arrangementer, der indgås med tredjeparter om finansieringen af de fælles udgifter til EU's militæroperationer
e)
åbner en eller flere bankkonti på vegne af Athena.
4. Administratoren sørger for, at de regler, der er fastsat i denne afgørelse, overholdes, og at de beslutninger, der træffes af specialkomitéen, gennemføres.
5. Administratoren har beføjelse til at træffe de foranstaltninger, der skønnes nødvendige til afholdelsen af de udgifter, der finansieres gennem Athena. Den pågældende underretter specialkomitéen herom.
6. Administratoren koordinerer arbejdet med de finansielle spørgsmål i forbindelse med EU's militæroperationer og fungerer som kontaktled til de nationale myndigheder samt i relevant omfang til de internationale organisationer med hensyn til disse spørgsmål.
7. Administratoren har referat til specialkomitéen.
Artikel 8
Øverstbefalende for operationen
1. Den øverstbefalende for operationen udøver på vegne af Athena sine beføjelser med hensyn til finansieringen af de fælles udgifter i forbindelse med operationer, der hører under dennes ansvarsområde.
2. Den øverstbefalende for operationen skal for operationer, der hører under dennes ansvarsområde,
a)
forelægge administratoren forslag til den del af budgettet, der vedrører de fælles aktionsudgifter
b)
i sin egenskab af anvisningsberettiget anvende bevillingerne til de fælles aktionsudgifter og udgifterne i henhold til artikel 28; den øverstbefalende er den foresatte for enhver, der deltager i anvendelsen af disse bevillinger, herunder også som midlertidig finansiering; den øverstbefalende kan indgå aftaler og afslutte kontrakter på Athenas vegne; den øverstbefalende åbner på Athenas vegne en bankkonto for de operationer, der hører under dennes ansvarsområde.
3. Den øverstbefalende for operationen har beføjelse til at træffe de foranstaltninger, der skønnes nødvendige til at afholde de udgifter, der finansieres gennem Athena, for den operation, der hører under dennes ansvarsområde. Den øverstbefalende underretter administratoren og specialkomitéen herom.
4. Bortset fra i behørigt begrundede tilfælde, som er godkendt af specialkomitéen efter forslag fra administratoren, bruger den øverstbefalende for operationen det regnskabssystem og det system til forvaltning af aktiver, som stilles til rådighed af Athena. Administratoren underretter på forhånd specialkomitéen, når vedkommende skønner, at der foreligger sådanne tilfælde.
Artikel 9
Regnskabsføreren
1. Rådets generalsekretær udnævner regnskabsføreren og mindst én assisterende regnskabsfører for en periode på tre år.
2. Regnskabsføreren udøver sine beføjelser på vegne af Athena.
3. Regnskabsføreren
a)
sørger for korrekt gennemførelse af betalinger, indkasserer indtægter og inddriver fastlagte fordringer
b)
udarbejder årsregnskaberne for Athena, hver år samt efter afslutningen af en operation regnskaberne for den pågældende operation
c)
bistår administratoren, når denne forelægger specialkomitéen årsregnskaberne eller regnskaberne for en operation til godkendelse
d)
fører Athenas regnskaber
e)
fastlægger regnskabsregler og -metoder samt regnskabskontoplanen
f)
udformer og godkender regnskabssystemer for indtægterne og godkender systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at give eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger
g)
opbevarer regnskabsbilagene
h)
varetager sammen med administratoren likviditetsstyringen.
4. Administratoren og den øverstbefalende for operationen forsyner regnskabsføreren med alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af regnskaber, der giver et retvisende billede af Athenas formue og afholdelsen af de udgifter, som Athena administrerer. De står inde for oplysningernes pålidelighed.
5. Regnskabsføreren har referat til specialkomitéen.
Artikel 10
Generelle bestemmelser for administratoren, regnskabsføreren og Athenas personale
1. Hvervet som administrator eller assisterende administrator og som regnskabsfører eller assisterende regnskabsfører er indbyrdes uforenelige.
2. Enhver assisterende administrator handler med referat til administratoren. Enhver assisterende regnskabsfører handler med referat til regnskabsføreren.
3. En assisterende administrator træder i stedet for administratoren i dennes fravær. En assisterende regnskabsfører træder i stedet for regnskabsføreren i dennes fravær.
4. Tjenestemænd og øvrige ansatte i Den Europæiske Union, der udfører opgaver for Athena, er dog fortsat omfattet af de forordninger og andre bestemmelser, der gælder for dem.
5. Personale, som medlemsstaterne har stillet til rådighed for Athena, er omfattet af de samme regler som dem, der er fastsat i Rådets afgørelse om ansættelsesvilkårene for udstationerede nationale eksperter, og af de bestemmelser, der er aftalt af deres nationale administration og EU-institutionen eller Athena.
6. Inden medlemmerne af Athena kan udnævnes, skal de være blevet sikkerhedsgodkendt til at kunne få adgang til klassificerede informationer i Rådet mindst til og med klassifikationsgraden »secret UE«, eller have modtaget en tilsvarende sikkerhedsgodkendelse af en medlemsstat.
7. Administratoren kan forhandle og indgå arrangementer med medlemsstaterne eller EU-institutioner om forhåndsudpegning af personale, der om nødvendigt omgående kan stilles til rådighed for Athena.
KAPITEL 3
ADMINISTRATIVE ORDNINGER OG RAMMEKONTRAKTER
Artikel 11
Administrative ordninger og rammekontrakter
1. Der kan forhandles administrative ordninger med medlemsstater, EU-institutioner og -organer, tredjelande og internationale organisationer med henblik på at fremme indkøb og/eller de finansielle aspekter af den gensidige støtte under operationer på den mest omkostningseffektive måde.
2. Sådanne ordninger
a)
forelægges til høring i specialkomitéen, når de indgås med medlemsstater, EU-institutioner eller -organer
b)
forelægges til godkendelse i specialkomitéen, når de indgås med tredjelande eller internationale organisationer.
3. Sådanne ordninger undertegnes af administratoren eller eventuelt af den pågældende øverstbefalende for operationen, der handler på vegne af Athena, og af de i stk. 1 nævnte parters kompetente administrative myndigheder.
4. Rammekontrakter kan indgås for at fremme indkøb på den mest omkostningseffektive måde. Sådanne kontrakter forelægges for specialkomitéen til godkendelse, inden de underskrives af administratoren, og de gøres tilgængelige for medlemsstaterne og de øverstbefalende for operationerne, hvis de ønsker at gøre brug af dem. Denne bestemmelse forpligter ikke medlemsstaterne til at benytte sig af eller tilvejebringe varer eller tjenesteydelser på grundlag af en rammekontrakt.
Artikel 12
Faste administrative ordninger og ad hoc-ordninger for tredjelandes betaling af bidrag
1. Som led i de aftaler, der indgås mellem Den Europæiske Union og tredjelande, som Rådet har udpeget som potentielle bidragydere til EU's operationer eller som bidragydere til en bestemt EU-operation, forhandler administratoren med de pågældende tredjelande om faste administrative ordninger eller ad hoc-ordninger. Disse ordninger skal have form af en brevveksling mellem Athena og de kompetente myndigheder i de pågældende tredjelande om de nærmere bestemmelser, der er nødvendige for at fremme hurtig betaling af bidrag.
2. Indtil aftalerne i stk. 1 er indgået, kan administratoren selv træffe de nødvendige foranstaltninger til at fremme betalinger fra de bidragydende tredjelande.
3. Administratoren underretter i forvejen specialkomitéen om de i stk. 1 nævnte planlagte ordninger før undertegnelsen på Athenas vegne.
4. Når Unionen har indledt en militæroperation, gennemfører administratoren ordningerne med de bidragydende tredjelande for så vidt angår de bidragsbeløb, Rådet har vedtaget.
KAPITEL 4
BANKKONTI
Artikel 13
Åbning og formål
1. Bankkonti åbnes hos et førsteklasses pengeinstitut med hovedsæde i en af EU-medlemsstaterne og skal være eurokonti på anfordring eller med kort opsigelse. I behørigt begrundede tilfælde og efter administratorens godkendelse kan der åbnes konti i pengeinstitutter med hovedsæde uden for medlemsstaterne.
2. I behørigt begrundede tilfælde kan der åbnes konti i andre valutaer end euro.
3. Beløbene fra de bidragydende stater indsættes på disse bankkonti. De benyttes til betaling af de udgifter, som Athena administrerer, samt til overførsel af de forskud til den øverstbefalende for operationen, der er nødvendige til afholdelse af de fælles udgifter til en militæroperation.
Artikel 14
Forvaltning af midlerne
1. Enhver betaling fra Athenas konto skal underskrives både af administratoren eller en assisterende administrator og af regnskabsføreren eller en assisterende regnskabsfører.
2. Bankkontiene må ikke overtrækkes.
KAPITEL 5
FÆLLES UDGIFTER
Artikel 15
Definition af fælles udgifter og finansieringsperioder
1. Athena afholder de udgifter, der er opført i bilag I, uanset hvornår de påløber. Opføres de under et budgetartikel, der omfatter den operation, som de har størst forbindelse med, betragtes de som »aktionsudgifter« til den pågældende operation. Ellers betragtes de som fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller efter operationer.
2. Desuden afholder Athena de fælles aktionsudgifter, der er opført i bilag II, i perioden fra godkendelsen af krisestyringskonceptet for operationen indtil udnævnelsen af en øverstbefalende for operationen. Under særlige omstændigheder kan specialkomitéen efter høring af PSC ændre det tidsrum, hvori udgifterne afholdes af Athena.
3. Under en operations aktive fase, der løber fra datoen for udnævnelsen af den øverstbefalende for operationen til den dag, hvor det operative hovedkvarter afslutter sit virke, afholder Athena som fælles aktionsudgifter
a)
de fælles udgifter, der er opført i bilag III, del A
b)
de fælles udgifter, der er opført i bilag III, del B, når Rådet træffer beslutning herom
c)
de fælles udgifter, der er opført i bilag III, del C, når den øverstbefalende for operationen anmoder om det, og specialkomitéen godkender det.
4. Under den aktive fase af en militær støtteaktion som fastlagt af Rådet afholder Athena som fælles aktionsudgifter de fælles udgifter, der er fastsat af Rådet i hvert enkelt tilfælde ud fra bilag III.
5. Til de fælles aktionsudgifter til en operation henregnes endvidere de nødvendige udgifter til dens afvikling, jf. bilag IV.
Operationen afvikles, når udstyr og infrastruktur, der finansieres i fællesskab med henblik på operationen, har opfyldt deres endelige bestemmelse, og regnskaberne for operationen er godkendt.
6. Udgifter til dækning af omkostninger, der under alle omstændigheder ville være blevet afholdt af en eller flere bidragydende stater, en EU-institution eller en international organisation uafhængigt af tilrettelæggelsen af en operation, kan på intet tidspunkt komme i betragtning som fællesudgifter.
7. Specialkomitéen kan fra sag til sag beslutte, at visse ekstraomkostninger ud over dem, der er opført i bilag III, del B, på grund af særlige omstændigheder skal betragtes som fællesudgifter til én given operation i dens aktive fase.
8. Hvis der ikke kan opnås enstemmighed i specialkomitéen, kan denne på formandskabets initiativ forelægge spørgsmålet for Rådet.
Artikel 16
Øvelser
1. De fælles udgifter til Den Europæiske Unions øvelser finansieres af Athena i henhold til regler og procedurer svarende til dem, der gælder for operationer, som alle de deltagende medlemsstater bidrager til.
2. Disse fælles udgifter til øvelser består for det første af ekstraomkostninger til deployerbare eller faste hovedkvarterer, for det andet af ekstraomkostninger i forbindelse med EU's brug af fælles NATO-aktiver og -kapaciteter, der er stillet til rådighed for en øvelse.
3. Fælles udgifter til øvelser omfatter ikke omkostninger med relation til
a)
kapitalinvesteringer herunder investeringer i bygninger, infrastruktur og udstyr
b)
øvelsernes planlægnings- og forberedelsesfase, medmindre de er godkendt af specialkomitéen
c)
transport, kaserner og indkvartering til styrkerne.
Artikel 17
Referencebeløb
For enhver rådsafgørelse, hvorved Rådet beslutter at iværksætte eller forlænge en EU-militæroperation, fastsættes der et referencebeløb for de fælles udgifter til operationen. Administratoren vurderer med bistand fra bl.a. EU's Militærstab og den øverstbefalende for operationen, hvis denne har tiltrådt sin tjeneste, hvilket beløb der skønnes nødvendigt til dækning af de fælles udgifter til operationen for den pågældende periode. Administratoren forelægger via formandskabet beløbet for det rådsorgan, der har til opgave at gennemgå udkastet til afgørelse. Medlemmerne af specialkomitéen indbydes til drøftelserne i dette organ vedrørende referencebeløbet.
KAPITEL 6
BUDGET
Artikel 18
Budgetprincipper
1. Budgettet, der opstilles i euro, er det dokument, der for hvert regnskabsår forudgående angiver og godkender de samlede indtægter og udgifter vedrørende de fælles udgifter, der administreres af Athena.
2. Alle udgifter skal være knyttet til en bestemt operation, medmindre de skal dække udgifterne i bilag I.
3. Bevillingerne på budgettet gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar i et kalenderår og slutter den 31. december samme år.
4. Der skal på budgettet være balance mellem indtægter og udgifter.
5. Alle indtægter og udgifter vedrørende de fælles udgifter skal konteres en budgetpost og må ikke overstige beløbet for de dér opførte bevillinger, jf. dog artikel 32, stk. 5.
Artikel 19
Årligt budget
1. Administratoren opstiller hvert år et budgetforslag for det følgende regnskabsår med bistand fra den øverstbefalende for operationen for så vidt angår dennes operation.
2. Forslaget omfatter
a)
de bevillinger, der skønnes nødvendige til dækning af de fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer
b)
de bevillinger, der skønnes nødvendige til dækning af de fælles aktionsudgifter til igangværende eller planlagte operationer, herunder til eventuel refusion af fælles udgifter, som en stat eller tredjepart har finansieret midlertidigt
c)
de i artikel 26 omhandlede formålsbestemte reserver
d)
et overslag over de nødvendige indtægter til dækning af udgifterne.
3. Forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger fordeles på afsnit og kapitler, der grupperer udgifterne efter deres art eller bestemmelse, og som efter behov underinddeles i artikler. Budgetforslaget indeholder detaljerede anmærkninger for hvert kapitel og for hver artikel. Der oprettes et specifikt afsnit for hver operation. Et specifikt afsnit skal udgøre budgettets generelle del og omfatte de fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer.
4. Hvert afsnit kan indeholde et kapitel med overskriften »formålsbestemte reserver«. Disse bevillinger opføres, når der af vægtige grunde hersker usikkerhed om størrelsen af de bevillinger, der er behov for, eller om muligheden for at gennemføre de opførte bevillinger.
5. Indtægterne består af
a)
bidrag, der skal betales af de deltagende og bidragydende medlemsstater og eventuelt bidragydende tredjelande
b)
diverse indtægter, der underinddeles i afsnit og omfatter finansielle afkast, salgsprovenuer og budgetsaldoen for det foregående regnskabsår, når specialkomitéen har fastslået den.
6. Administratoren forelægger budgetforslaget for specialkomitéen senest den 31. oktober. Specialkomitéen godkender budgetforslaget senest den 31. december. Administratoren vedtager det godkendte budget og sender det til de deltagende medlemsstater og de bidragydende tredjelande.
Artikel 20
Ændringsbudgetter
1. I tilfælde af uundgåelige, usædvanlige eller uforudsete omstændigheder, bl.a. når der iværksættes en operation i årets løb, fremsætter administratoren forslag til ændringsbudget. Forslag til ændringsbudget opstilles, fremsættes, godkendes, vedtages og meddeles efter samme procedure som det årlige budget. Specialkomitéen behandler forslaget under hensyn til, hvor meget sagen haster.
2. Når dette forslag til ændringsbudget er en følge af iværksættelsen af en ny operation eller ændringer i budgettet af en igangværende operation, underretter administratoren specialkomitéen om de samlede forventede omkostninger til denne operation. Hvis disse omkostninger væsentligt overstiger det relevante referencebeløb, kan specialkomitéen anmode Rådet om at godkende det.
3. Det forslag til ændringsbudget, der er en følge af iværksættelsen af en ny operation, forelægges specialkomitéen inden for en periode på fire måneder efter godkendelsen af referencebeløbet, medmindre specialkomitéen fastsætter en længere frist.
Artikel 21
Overførsler
1. Administratoren kan foretage bevillingsoverførsler, eventuelt på forslag af den øverstbefalende for operationen. Administratoren underretter specialkomitéen om sine hensigter mindst en uge forinden, medmindre sagens hastende karakter tilskriver andet. Forhåndsgodkendelse fra specialkomitéen er dog obligatorisk, hvis
a)
den planlagte overførsel vil kunne ændre samtlige bevillinger, der er afsat til en operation,
eller
b)
de overførsler fra et kapitel til et andet, der planlægges i løbet af regnskabsåret, overstiger 10 % af bevillingerne under det kapitel, hvorfra overførslen sker, som opført på regnskabsårets budget som vedtaget på den dato, hvor det pågældende overførselsforslag blev fremsat.
2. Den øverstbefalende for operationen kan, hvis vedkommende skønner det nødvendigt af hensyn til en god afvikling af operationen, inden tre måneder, efter at denne er blevet iværksat, foretage overførsler af bevillinger til operationen fra en artikel til en anden eller fra et kapitel til et andet i den del af budgettet, der vedrører »fælles aktionsudgifter«. Den øverstbefalende underretter administratoren og specialkomitéen herom.
Artikel 22
Bevillingsfremførsler
1. Ikkeforpligtede bevillinger til dækning af fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer, bortfalder normalt ved regnskabsårets udløb, medmindre andet følger af stk. 2.
2. Bevillinger til dækning af udgifter til opbevaring af materiel og udstyr, der administreres af Athena, kan dog fremføres til det følgende regnskabsår, hvis der er indgået forpligtelse hertil inden den 31. december i det løbende regnskabsår. Bevillinger til dækning af fælles aktionsudgifter kan fremføres, såfremt de er nødvendige for en operation, hvis afvikling ikke er fuldført.
3. Administratoren forelægger senest den 15. februar specialkomitéen forslag til fremførsel af bevillinger, som der ikke er indgået forpligtelser for, fra det foregående regnskabsår til godkendelse. Forslagene betragtes som godkendt, medmindre specialkomitéen senest den 15. marts træffer anden beslutning.
4. De bevillinger, der er indgået forpligtelser for fra det foregående regnskabsår, fremføres, og administratoren underretter specialkomitéen herom senest den 15. februar.
Artikel 23
Forudgående gennemførelse
Så snart det årlige budget er vedtaget, kan bevillinger anvendes til dækning af forpligtelser og betalinger, for så vidt det er operativt nødvendigt.
KAPITEL 7
BIDRAG OG REFUSION
Artikel 24
Fastsættelse af bidragene
1. Betalingsbevillingerne til dækning af de fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer, men som ikke er dækket af de forskellige indtægter, finansieres ved bidrag fra de deltagende medlemsstater.
2. Betalingsbevillingerne til dækning af de fælles aktionsudgifter til en operation dækkes de bidragydende stater.
3. De bidrag, der skal betales af de bidragydende medlemsstater til en operation, svarer til de betalingsbevillinger, der er opført på budgettet til dækning af de fælles aktionsudgifter til den pågældende operation, efter fradrag af de bidragsbeløb, som de bidragydende tredjelande skal betale i forbindelse med samme operation i henhold til artikel 12.
4. Fordelingen af bidragene mellem de medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag, fastsættes efter den fordelingsnøgle, der er baseret på bruttonationalindkomsten, jf. artikel 41, stk. 2, i TEU og i overensstemmelse med Rådets afgørelse 2007/436/EF, Euratom af 7. juni 2007 om De Europæiske Fællesskabers egne indtægter (3) eller enhver anden rådsafgørelse, som måtte træde i stedet for denne.
5. Grundlaget for beregningen af bidragene skal være kolonnen »Egne indtægter på grundlag af BNI« i »Oversigt over det almindelige budgets finansiering efter type af egne indtægter og medlemsstat« i Unionens senest vedtagne almindelige budget. Bidraget for hver af de medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag, fastsættes i forhold til, hvor stor en del vedkommende medlemsstats bruttonationalindkomst (BNI) udgør af den samlede BNI i de medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag.
Artikel 25
Tidsplan for indbetaling af bidragene
1. Når Rådet har fastsat et referencebeløb for en EU-militæroperation, indbetaler de bidragydende medlemsstater deres bidrag med indtil 30 % af referencebeløbet, medmindre Rådet træffer beslutning om en anden procentdel. Administratoren indkalder bidrag i forhold til operationens operative behov op til det godkendte niveau.
2. Specialkomitéen kan på forslag af administratoren beslutte, at der allerede inden vedtagelsen af et ændringsbudget for operationen skal indkaldes supplerende bidrag. Specialkomitéen kan beslutte at henvise et sådant spørgsmål til Rådets kompetente forberedende organer.
3. Når et ændringsbudget er blevet vedtaget for en specifik operation, indbetaler medlemsstaterne den resterende del af det bidrag, som de skal betale i forbindelse med den pågældende operation som fastsat i artikel 24. Når operationen er planlagt til at vare mere end seks måneder inden for et regnskabsår, indbetales den resterende del af bidragene dog i to rater. I så tilfælde indbetales første rate inden 60 dage, efter at operationen er indledt; anden rate indbetales inden en frist, der fastsættes af specialkomitéen efter indstilling fra administratoren under hensyntagen til de operative behov. Specialkomitéen kan fravige bestemmelserne i dette stykke.
4. Administratoren indkalder skriftligt de tilsvarende bidrag hos de nationale myndigheder, hvis navn og adresse mv. er blevet meddelt administratoren, så snart
a)
et budgetforslag for et regnskabsår er blevet godkendt af specialkomitéen i henhold til artikel 19. Den første indkaldelse dækker de operative behov for otte måneder. Den anden indkaldelse dækker den resterende del af bidragene under hensyntagen til budgetsaldoen for det foregående år, hvis specialkomitéen besluttede at medtage denne saldo i det løbende budget efter modtagelse af revisionserklæringen
b)
et referencebeløb er blevet vedtaget jf. artikel 25, stk. 1, eller
c)
et ændringsbudget er blevet godkendt jf. artikel 20.
5. Bidragene indbetales senest 30 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen, med undtagelse af første indkaldelse af bidrag til budgettet for et nyt regnskabsår, hvis fristen for betaling er 40 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen, jf. dog de øvrige bestemmelser i denne afgørelse.
6. Bankgebyrer i forbindelse med indbetalingen af bidragene betales af de enkelte bidragydende stater.
7. Administratoren bekræfter modtagelsen af bidragene.
Artikel 26
Midlertidig finansiering
1. Hvis EU iværksætter en hurtig militær reaktionsoperation, indbetaler bidragydende medlemsstater bidrag på størrelse med referencebeløbet. Med forbehold af artikel 25, stk. 3, indbetales bidragene som fastsat nedenfor.
2. Med henblik på den midlertidige finansiering af EU's militære reaktionsoperationer skal de deltagende medlemsstater
a)
enten indbetale bidrag til Athena forud, eller
b)
hvis Rådet beslutter at iværksætte en hurtig militær reaktionsoperation, som de bidrager til finansieringen af, indbetale deres bidrag til de fælles udgifter til denne operation med referencebeløbet senest fem dage, efter at indkaldelsen er fremsendt, medmindre Rådet træffer anden afgørelse.
3. Med henblik herpå fastsætter specialkomitéen, der er sammensat af en repræsentant for hver af de medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, formålsbestemte reserver i et specifikt afsnit i budgettet. Disse formålsbestemte reserver dækkes af bidrag, der indbetales af de medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, senest 90 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen.
4. Eventuelle formålsbestemte reserver omhandlet i stk. 3, der anvendes til en operation, genopfyldes senest 90 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen.
5. Med forbehold af stk. 1 kan enhver medlemsstat, som indbetaler bidrag forud, under særlige omstændigheder bemyndige administratoren til at anvende det forudbetalte bidrag for at dække medlemsstatens bidrag til en anden operation, som den deltager i, end en hurtig reaktionsoperation Den pågældende medlemsstat genopfylder det forudbetalte bidrag senest 90 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen.
6. Hvis der er behov for midler til en operation, der ikke er en hurtig reaktionsoperation, inden der er modtaget tilstrækkelige bidrag til denne operation,
a)
kan op til 75 % af de forudbetalte bidrag fra medlemsstater, der bidrager til finansieringen af operationen, med samtykke fra de medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, anvendes til dækning af bidragene til denne operation. De medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, genopfylder de forudbetalte bidrag senest 90 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen.
b)
i de i dette stykkes litra a) omhandlede tilfælde betales de bidrag, der i henhold til artikel 25, stk. 1, skal indbetales til operationen af de medlemsstater, som ikke har indbetalt bidrag forud, med de pågældende medlemsstaters samtykke inden fem dage, efter at administratoren har fremsendt indkaldelsen.
7. Uanset artikel 32, stk. 3, kan den øverstbefalende for operationen indgå udgiftsforpligtelser og foretage udbetalinger af de beløb, der er stillet til rådighed for ham.
8. Enhver medlemsstat kan ændre sin beslutning ved at underrette administratoren herom mindst tre måneder i forvejen.
9. Renteindtægter af den midlertidige finansiering fordeles årligt til de medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, og lægges til deres formålsbestemte reserver. Beløbene meddeles disse medlemsstater som led i den årlige budgetgodkendelsesprocedure.
Artikel 27
Refusion af den midlertidige finansiering
1. En medlemsstat, et tredjeland eller en international organisation, der af Rådet er blevet bemyndiget til at finansiere en del af de fælles omkostninger ved en operation midlertidigt, kan få refusion fra Athena efter skriftlig anmodning ledsaget af de nødvendige bilag. Anmodningen stiles til administratoren senest 2 måneder efter datoen for afslutning af den pågældende operation.
2. En anmodning om refusion kan ikke efterkommes, medmindre den er godkendt både af den øverstbefalende for operationen, hvis denne stadig er i tjenesten, og af administratoren.
3. Hvis en bidragydende medlemsstats anmodning om refusion er blevet godkendt, kan det pågældende beløb fratrækkes i den førstkommende indkaldelse af bidrag, som administratoren sender denne stat.
4. Hvis der ikke forventes nogen indkaldelse af bidrag, når anmodningen er blevet godkendt, eller hvis en godkendt anmodning om refusion overstiger det planlagte bidrag, refunderer administratoren beløbet inden 30 dage under hensyn til Athenas likvide midler og behovene for finansiering af de fælles udgifter til den pågældende operation.
5. Refusionen skal ske i henhold til denne afgørelse, uanset om operationen eventuelt aflyses.
6. Refusionen omfatter renteindtægter af det beløb, der stilles til rådighed via den midlertidige finansiering.
Artikel 28
Athenas forvaltning af udgifter, der ikke er omfattet af de fælles udgifter
1. Specialkomitéen kan på forslag af administratoren, med bistand fra den øverstbefalende for operationen eller på forslag af en medlemsstat, beslutte, at den administrative forvaltning af visse udgifter i forbindelse med en operation (»nationale udgifter«), skal overdrages til Athena, men at de fortsat afholdes af de enkelte medlemsstater.
2. Specialkomitéen kan i sin afgørelse bemyndige den øverstbefalende for operationen til på de deltagende medlemsstaters og eventuelt tredjeparters vegne at indgå kontrakter om indkøb af tjenester og udstyr, der skal finansieres som nationale udgifter.
3. Specialkomitéen fastsætter i sin afgørelse de nærmere bestemmelser for den midlertidige finansiering af nationale udgifter.
4. Athena fører regnskab over de nationale udgifter, som mekanismen forvalter, og som afholdes af de enkelte medlemsstater og eventuelt af tredjeparter. Athena sender hver måned den enkelte medlemsstat og eventuelt tredjeparterne en opgørelse over de udgifter, som denne eller dens personel har givet anledning til i den forløbne måned, og som medlemsstaten eller tredjeparten skal dække, og indkalder de nødvendige midler til betaling af disse udgifter. Medlemsstaterne og eventuelt tredjeparterne indbetaler de indkaldte midler til Athena senest 30 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen af midler.
Artikel 29
Morarenter
1. Hvis en stat ikke opfylder sine finansielle forpligtelser, finder EU-reglerne om morarenter i artikel 71 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen for De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (4) i forbindelse med indbetaling af bidrag til EU-budgettet tilsvarende anvendelse.
2. Når indbetalingen foretages højst ti dage for sent, påløber der ingen renter. Når indbetalingen foretages mere end ti dage for sent, beregnes der renter for hele forsinkelsen.
KAPITEL 8
AFHOLDELSE AF UDGIFTER
Artikel 30
Principper
1. Bevillingerne til Athena skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
2. De anvisningsberettigede har til opgave at modtage Athenas indtægter og afholde Athenas udgifter i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning samt at sikre indtægternes og udgifternes lovlighed og formelle rigtighed. Ved afholdelse af udgifter indgår de anvisningsberettigede budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne. En anvisningsberettiget kan uddelegere sine beføjelser ved en afgørelse, hvori det fastslås,
a)
til hvilke ansatte og på hvilket niveau beføjelserne skal uddelegeres
b)
hvor stort omfanget af de uddelegerede beføjelser er, samt
c)
de således befuldmægtigedes mulighed for at delegere disse beføjelser videre.
3. Anvendelsen af bevillingerne sker efter princippet om adskillelse mellem anvisning af udgifter og regnskabsføring. Funktionerne som anvisningsberettiget og som regnskabsfører er indbyrdes uforenelige. Enhver udbetaling, der foretages fra midler, der administreres af Athena, skal underskrives både af en anvisningsberettiget og af en regnskabsfører.
4. Medmindre andet er fastsat i denne afgørelse, anvender en medlemsstat, en EU-institution eller i givet fald en international organisation, der har fået overdraget afholdelsen af fælles udgifter, de regler, der gælder for afholdelsen af dens egne udgifter. Når administratoren afholder udgifter direkte, overholder den de regler, der gælder for gennemførelsen af sektionen vedrørende Rådet i Den Europæiske Unions almindelige budget.
5. Administratoren kan dog forelægge formandskabet elementer til et forslag til Rådet eller specialkomitéen om regler for afholdelsen af de fælles udgifter.
6. Specialkomitéen kan godkende regler for afholdelsen af fælles udgifter, der fraviger stk. 4.
Artikel 31
Fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer, eller som ikke direkte kan henføres til en specifik operation
Administratoren udøver hvervet som anvisningsberettiget for Athenas fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer, samt fælles omkostninger, der ikke direkte kan henføres til en specifik operation.
Artikel 32
Fælles aktionsudgifter
1. Den øverstbefalende for operationen udøver hvervet som anvisningsberettiget for de fælles aktionsudgifter til den operation, denne har ansvaret for. Det er dog administratoren, der varetager hvervet som anvisningsberettiget for de fælles aktionsudgifter, der påløber under en operations forberedende fase, og som afholdes direkte af Athena, eller som er knyttet til operationen efter afslutningen af den aktive fase.
2. Efter anmodning fra den øverstbefalende for operationen overfører administratoren de nødvendige beløb til afholdelsen af udgifterne til en operation fra Athenas bankkonto til den bankkonto, der er åbnet på Athenas vegne, og som den øverstbefalende for operationen har meddelt.
3. Uanset artikel 18, stk. 5, giver vedtagelsen af et referencebeløb administratoren og den øverstbefalende for operationen ret til hver især inden for deres ansvarsområde at indgå udgiftsforpligtelser og betale udgifter for den pågældende operation med indtil den procentdel af referencebeløbet, der er godkendt jf. artikel 25, stk. 1, medmindre Rådet fastlægger et højere forpligtelsesbeløb.
Specialkomitéen kan på forslag af administratoren eller den øverstbefalende for operationen og under hensyntagen til, hvor nødvendig og hastende operationen er, beslutte, at der kan indgås yderligere udgiftsforpligtelser og afholdes supplerende udgifter, hvis det er relevant. Specialkomitéen kan beslutte at henvise et sådant spørgsmål til Rådets kompetente forberedende organer via formandskabet, medmindre de operative omstændigheder tilsiger andet. Denne undtagelse finder dog ikke anvendelse fra datoen for vedtagelsen af et budget for den pågældende operation.
4. I perioden forud for vedtagelsen af budgettet for en operation aflægger administratoren og den øverstbefalende eller dennes repræsentant hver måned hver især inden for deres ansvarsområde rapport til specialkomitéen om afholdelsen af de udgifter, der kan betragtes som fælles udgifter til operationen. Specialkomitéen kan på forslag af administratoren, den øverstbefalende for operationen eller en medlemsstat udstede retningslinjer for afholdelsen af udgifterne i denne periode.
5. Uanset artikel 18, stk. 5, kan den øverstbefalende for en EU-militæroperation i tilfælde af overhængende fare for den styrke, der deltager i operationen, ud over de bevillinger, der er opført på budgettet, afholde de udgifter, der er nødvendige for at undgå tab af mandskab. Den øverstbefalende underretter administratoren og specialkomitéen herom hurtigst muligt. I en sådan situation foreslår administratoren i samråd med den øverstbefalende de nødvendige overførsler til finansiering af de uforudsete udgifter. Hvis det ikke er muligt at sikre en tilstrækkelig dækning af disse udgifter ved overførsel, foreslår administratoren et ændringsbudget.
KAPITEL 9
ENDELIG BESTEMMELSE FOR UDSTYR OG INFRASTRUKTUR, DER FINANSIERES I FÆLLESSKAB
Artikel 33
Udstyr og infrastruktur
1. Den øverstbefalende forelægger med henblik på at afvikle den operation, denne har haft ansvaret for, et forslag til endelig bestemmelse for det udstyr og den infrastruktur, der er finansieret i fællesskab til operationen. Den øverstbefalende foreslår specialkomitéen en passende sats for værdiforringelsen, hvis dette er relevant.
2. Administratoren forvalter det udstyr og den infrastruktur, der er tilbage efter operationens aktive fase, således at de om nødvendigt kan få deres endelige bestemmelse. Den øverstbefalende foreslår specialkomitéen en passende sats for værdiforringelsen, hvis dette er relevant.
3. Satsen for værdiforringelsen af udstyr, infrastruktur og andre aktiver godkendes af specialkomitéen hurtigst muligt.
4. Den endelige bestemmelse for udstyr og infrastruktur, der er erhvervet i fællesskab, godkendes af specialkomitéen under hensyn til operative behov og økonomiske kriterier. Den endelige bestemmelse kan være følgende:
a)
infrastruktur sælges eller afhændes via Athena til værtslandet, en medlemsstat eller en tredjepart
b)
udstyr sælges via Athena til en medlemsstat, værtslandet eller en tredjepart eller opbevares eller vedligeholdes af Athena, en medlemsstat eller en tredjepart til brug i en senere operation.
5. I forbindelse med salg skal udstyr og infrastruktur sælges til handelsværdien eller, hvis der ikke kan fastsættes en handelsværdi, til en retfærdig og rimelig pris, idet der tages hensyn til specifikke lokale forhold.
6. Salg eller afhændelse til værtslandet eller en tredjepart sker i overensstemmelse med de relevante gældende sikkerhedsforskrifter.
7. Såfremt det besluttes, at Athena ikke skal afhænde udstyr, der er finansieret i fællesskab i forbindelse med en operation, kan de bidragydende medlemsstater anmode de øvrige deltagende stater om finansiel kompensation. Specialkomitéen, i dens sammensætning af repræsentanterne for samtlige deltagende medlemsstater, træffer de nødvendige afgørelser på forslag af administratoren.
KAPITEL 10
REGNSKABSFØRING OG FORTEGNELSE OVER LØSØRE
Artikel 34
Regnskab over de fælles aktionsudgifter
Den øverstbefalende for operationen fører regnskab over de overførsler, denne modtager fra Athena, de udgiftsforpligtelser, denne indgår, de betalinger, denne foretager, og de indtægter, denne modtager, samt udarbejder en fortegnelse over det løsøre, der finansieres over Athenas budget, og som anvendes til den operation, vedkommende har ansvaret for.
Artikel 35
Konsolideret regnskabsføring
1. Regnskabsføreren fører regnskab over de indkaldte bidrag og foretagne overførsler. Endvidere opstiller den pågældende regnskabet over de fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller efter operationer, og over de aktionsudgifter, der er afholdt, og de indtægter, der er modtaget under administratorens direkte myndighed.
2. Regnskabsføreren opstiller et konsolideret regnskab over Athenas indtægter og udgifter. Den øverstbefalende for den enkelte operation forelægger med henblik herpå et regnskab for regnskabsføreren over de udgiftsforpligtelser, den øverstbefalende har indgået, de udbetalinger, denne har foretaget, samt de indtægter, denne har modtaget.
KAPITEL 11
REVISION OG REGNSKABSAFLÆGGELSE
Artikel 36
Regelmæssig underretning af specialkomitéen
Administratoren forelægger hver tredje måned specialkomitéen en oversigt over modtagelsen af indtægter og afholdelsen af udgifter siden regnskabsårets begyndelse. Med henblik herpå sender den øverstbefalende for den enkelte operation administratoren en oversigt over de fælles aktionsudgifter, der er afholdt til den operation, den øverstbefalende har ansvaret for.
Artikel 37
Betingelser for udøvelse af kontrol
1. De personer, der har til opgave at revidere Athenas indtægter og udgifter, skal forinden være blevet sikkerhedsgodkendt til at kunne få adgang til klassificerede informationer i Rådet mindst til og med klassifikationsgraden »secret UE« eller være tilsvarende sikkerhedsgodkendt af en medlemsstat eller af NATO. Disse personer skal beskytte klassificerede informationer, som de måtte få kendskab til under deres revision, i overensstemmelse med de regler, der gælder for sådanne informationer.
2. De personer, der har til opgave at revidere Athenas indtægter og udgifter, har omgående og uden varsel adgang til dokumenter og indholdet af enhver form for databærer vedrørende disse indtægter og udgifter samt til de lokaler, hvor disse dokumenter og databærere opbevares. De kan tage kopi heraf. De personer, der deltager i modtagelsen af Athenas indtægter og afholdelsen af dens udgifter, yder administratoren og de personer, der har til opgave at revidere disse indtægter og udgifter, den nødvendige bistand til gennemførelsen af deres opgave.
Artikel 38
Ekstern revision
1. Hvis en medlemsstat, en EU-institution eller en international organisation overdrages afholdelsen af Athenas udgifter, anvender den stat, institution eller organisation de regler, der gælder for revision af dens egne udgifter.
2. Administratoren eller de personer, der måtte blive udpeget hertil, kan dog til enhver tid foretage revision af Athenas fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller efter operationer, eller de fælles aktionsudgifter i forbindelse med en operation. Endvidere kan specialkomitéen på forslag af administratoren eller en medlemsstat til enhver tid udpege eksterne revisorer, hvis mandat eller ansættelsesvilkår det fastlægger.
3. Med henblik på de eksterne revisioner nedsættes der et kollegium bestående af seks revisorer. Specialkomitéen udpeger hvert år to medlemmer for en periode på tre år, som kan forlænges én gang, blandt de kandidater, medlemsstaterne indstiller. Specialkomitéen kan forlænge et medlems mandat med op til seks måneder.
Kandidaterne skal være medlem af det højeste nationale revisionsorgan i en medlemsstat, eller være anbefalet af et sådant organ, og frembyde tilstrækkelig garanti for pålidelighed og uvildighed. De skal være til rådighed, så de kan udføre opgaver på Athenas vegne, når det bliver nødvendigt. Ved udførelsen af disse opgaver
a)
betales kollegiets medlemmer fortsat af det organ, de er udlånt fra, idet Athena dog afholder deres rejseudgifter i henhold til de bestemmelser, der gælder for Den Europæiske Unions tjenestemænd i den tilsvarende lønklasse
b)
kan medlemmerne kun anmode om eller modtage instrukser fra specialkomitéen; inden for rammerne af revisionsmandatet er revisorkollegiet medlemmer helt uafhængige og eneansvarlige for gennemførelsen af den eksterne revision
c)
har medlemmerne kun referat til specialkomitéen med hensyn til udførelsen af deres opgaver
d)
kontrollerer medlemmerne i løbet af regnskabsåret og efterfølgende ved kontrol på stedet samt ved kontrol af regnskabsbilagene, dels at de udgifter, der finansieres eller finansieres midlertidigt gennem Athena, afholdes i overensstemmelse med gældende lovgivning og principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, dels at den interne kontrol er fyldestgørende.
Revisorkollegiet vælger hvert år sin formand blandt sine medlemmer, idet det enten vælger en ny formand eller forlænger den siddende formands mandat. Det fastsætter selv de regler, der skal gælde for de revisioner, der udføres af dets medlemmer, i overensstemmelse med de højeste internationale standarder. Kollegiet godkender de revisionsrapporter, der udarbejdes af dets medlemmer, inden de fremsendes til administratoren og specialkomitéen.
4. Specialkomitéen kan i hvert enkelt tilfælde og med en specifik begrundelse beslutte at anvende andre eksterne organer.
5. Udgifterne til revisioner, der foretages af revisorer, der handler på vegne af Athena, betragtes som fælles udgifter, der afholdes af Athena.
Artikel 39
Intern revision
1. Rådets generalsekretær udnævner på forslag af administratoren og efter at have underrettet specialkomitéen en intern revisor af Athena-mekanismen og mindst én assisterende intern revisor for en periode på tre år, der kan forlænges én gang; de interne revisorer skal have de nødvendige faglige kvalifikationer og frembyde tilstrækkelig garanti for pålidelighed og uvildighed. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører; vedkommende kan ikke deltage i udarbejdelsen af årsregnskaberne.
2. Den interne revisor aflægger beretning til administratoren om risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af den interne kontrol i forbindelse med operationerne og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning. Den pågældende har navnlig til opgave at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre politikkerne og nå målene set i relation til de dermed forbundne risici.
3. Den interne revisor udfører sine opgaver i alle de tjenestegrene, der er involveret i inkassering af Athenas indtægter eller afholdelse af udgifter, der finansieres gennem Athena.
4. Den interne revisor foretager en eller i givet fald flere revisioner i løbet af et regnskabsår. Han aflægger beretning til administratoren og underretter den øverstbefalende for operationen om sine konklusioner og henstillinger. Den øverstbefalende for operationen og administratoren sørger for, at henstillinger på baggrund af revisionsarbejdet følges op.
5. Administratoren giver specialkomitéen en årlig redegørelse for det interne revisionsarbejde, der angiver det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget, de konstateringer, der er gjort, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.
6. Desuden sørger den øverstbefalende for operationen for, at den interne revisor har fuld adgang til den operation, som vedkommende har ansvaret for. Den interne revisor kontrollerer, at budgetgennemførelsessystemer og -procedurer fungerer korrekt, og sørger for, at der fungerer solide og effektive interne kontrolsystemer.
7. Den interne revisors arbejde og beretninger stilles til rådighed for revisorkollegiet med al tilhørende dokumentation.
Artikel 40
Årlig regnskabsaflæggelse og -afslutning
1. Den øverstbefalende for den enkelte operation forelægger senest den 31. marts efter regnskabsårets afslutning eller inden fire måneder efter afslutningen af den operation, denne har ansvaret for, alt efter hvilken dato der kommer først, Athenas regnskabsfører de oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af årsregnskabet vedrørende de fælles udgifter, årsregnskabet vedrørende de midlertidigt finansierede og refunderede udgifter, jf. artikel 28, samt årsberetningen.
2. Inden den 15. maj efter regnskabsårets afslutning udarbejder administratoren med bistand fra regnskabsføreren og den øverstbefalende for den enkelte operation årsregnskaberne og årsberetningen og forelægger dem for specialkomitéen og revisorkollegiet.
3. Specialkomitéen får inden otte uger efter fremsendelsen af årsregnskaberne forelagt en revisionserklæring af revisorkollegiet og Athenas reviderede årsregnskaber af administratoren bistået af regnskabsføreren og den øverstbefalende for den enkelte operation.
4. Specialkomitéen får inden den 30. september efter regnskabsårets afslutning forelagt revisionsrapporten af revisorkollegiet og gennemgår revisionsrapporten, revisionserklæringen og årsregnskaberne med henblik på at meddele decharge til administratoren, regnskabsføreren og den øverstbefalende for den enkelte operation.
5. Regnskabsføreren og den øverstbefalende for de enkelte operationer opbevarer hver på deres niveau samtlige regnskaber og løsørefortegnelser i en periode på fem år fra datoen for meddelelsen af den pågældende decharge. Når en operation afsluttes, sikrer den øverstbefalende for operationen fremsendelsen af samtlige regnskaber og løsørefortegnelser til regnskabsføreren.
6. Specialkomitéen opfører budgetsaldoen for det regnskabsår, hvis regnskaber er blevet godkendt, på budgettet for det følgende regnskabsår under indtægter eller udgifter alt efter, hvad der er relevant, ved hjælp af et ændringsbudget. Specialkomitéen kan imidlertid beslutte at opføre ovenstående budgetsaldo efter at have modtaget revisionserklæringen fra revisorkollegiet.
7. Den del af budgetsaldoen for et regnskabsår, der hidrører fra anvendelsen af de bevillinger, der er afsat til at dække fælles udgifter, der påløber under forberedelsen eller som følge af operationer, modregnes i de førstkommende bidrag fra de deltagende medlemsstater.
8. Den del af budgetsaldoen, der er blevet tilovers efter anvendelsen af bevillingerne til dækning af de fælles aktionsudgifter i forbindelse med en bestemt operation, modregnes i de førstkommende bidrag fra de medlemsstater, der har bidraget til denne operation.
9. Hvis refusion ikke kan ske ved at foretage fradrag i de bidrag, der skal indbetales til Athena, tilbagebetales budgetsaldoen til den pågældende medlemsstat i henhold til BNI-nøglen for refusionsåret.
10. Hver medlemsstat, som deltager i en operation, kan senest den 31. marts hvert år underrette administratoren, om nødvendigt via den øverstbefalende for operationen, om de ekstraomkostninger, medlemsstaten har afholdt til operationen i det foregående regnskabsår. Disse oplysninger opdeles, så de viser de vigtigste udgiftsposter. Administratoren samler disse oplysninger med henblik på at give specialkomitéen et overblik over ekstraomkostningerne ved operationen.
Artikel 41
Regnskabsafslutning for en operation
1. Når en operation er afsluttet, kan specialkomitéen på forslag af administratoren eller en medlemsstat beslutte, at administratoren med bistand fra regnskabsføreren og den øverstbefalende for operationen under alle omstændigheder skal forelægge specialkomitéen årsregnskaberne for denne operation for perioden indtil operationens afslutning og om muligt indtil dens afvikling. Administratorens frist må ikke være på mindre end fire måneder fra datoen for afslutningen af operationen.
2. Hvis det inden for den tildelte frist ikke er muligt at medtage de indtægter og udgifter, der er forbundet med afviklingen af en operation, i årsregnskaberne for denne operation, opføres disse indtægter og udgifter på Athenas årsregnskaber og gennemgås af specialkomitéen som led i proceduren i artikel 40.
3. Specialkomitéen godkender på baggrund af en erklæring fra revisorkollegiet det årsregnskab for operationen, som er blevet forelagt den. Den meddeler decharge til administratoren, regnskabsføreren og den øverstbefalende for den pågældende operation.
4. Hvis refusion ikke kan ske ved at foretage fradrag i de bidrag, der skal indbetales til Athena, tilbagebetales budgetsaldoen til den pågældende medlemsstat i henhold til BNI-nøglen for refusionsåret.
KAPITEL 12
DIVERSE BESTEMMELSER
Artikel 42
Ansvar
1. Forseelser eller forsømmelser i forbindelse med gennemførelsen af budgettet straffes med disciplinære eller strafferetlige foranstaltninger over for den øverstbefalende for operationen, administratoren eller andet personale, som er stillet til rådighed navnlig af EU-institutionerne eller medlemsstaterne, i overensstemmelse med den vedtægt eller den ordning, som de hver især er omfattet af. Athena kan desuden på eget initiativ eller på anmodning af en bidragydende stat gøre de pågældende civilretligt ansvarlige.
2. En bidragydende stat kan under ingen omstændigheder gøre Unionen eller Rådets generalsekretær ansvarlige for administratorens, regnskabsføreren eller det assisterende personales udførelse af deres opgaver.
3. De bidragydende stater påtager sig gennem Athena ethvert ansvar i henhold til kontraktforhold, der måtte opstå som følge af indgåelse af kontrakter i forbindelse med afholdelsen af dens udgifter. Ansvaret i kontraktforhold bestemmes efter den for den pågældende kontrakt gældende lovgivning.
4. For så vidt angår ansvar uden for kontraktforhold erstatter de bidragydende stater gennem Athena og i overensstemmelse med de almindelige principper, der gælder for medlemsstaternes lovgivning og styrkernes vedtægter, skader, der er forvoldt af det operative hovedkvarter, styrkehovedkvarteret eller enhedshovedkvarteret i krisestrukturen, hvis sammensætning fastsættes af den øverstbefalende for operationen, eller er forvoldt af vedkommende personel under udførelsen af tjenesten.
5. En bidragydende stat kan under ingen omstændigheder drage Unionen eller medlemsstaterne til ansvar i forbindelse med kontrakter, der er indgået som led i gennemførelsen af budgettet, eller for skader forvoldt af enheder eller afdelinger i den krisestruktur, hvis sammensætning fastsættes af den øverstbefalende for operationen, eller af vedkommende personel under udførelsen af tjenesten.
Artikel 43
Revurdering og revision
Hele eller en del af denne afgørelse og de tilhørende bilag tages om nødvendigt op til revurdering på anmodning af en medlemsstat eller efter hver operation. Den tages op til revision mindst hvert tredje år. I forbindelse med revurderingen eller revisionen kan der anmodes om bistand fra alle de eksperter, der kunne være til nytte i forbindelse med arbejdet, især Athenas forvaltningsorganer.
Artikel 44
Afsluttende bestemmelser
Afgørelse 2008/975/FUSP ophæves.
Artikel 45
Ikrafttræden
Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.
Udfærdiget i Bruxelles, den 19. december 2011.