ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 13. listopadu 2014
o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami
(2014/792/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie a kterým se zrušuje nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na čl. 56 odst. 1 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 215/2008 ze dne 18. února 2008 o finančním nařízení pro 10. Evropský rozvojový fond (2), a zejména na článek 17 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 (3), a zejména na čl. 7 odst. 6 a článek 11 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Komise, která za náležitého dodržování zásad řádného finančního řízení upravených v článcích 30-33 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 odpovídá za plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a veškerých dalších fondů spravovaných Unií, má povinnost bojovat proti podvodům a jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie. Má-li být zajištěno, aby schvalující osoby v Komisi a ve výkonných agenturách byly v plném rozsahu informovány o rizicích, jež finančním zájmům Unie hrozí, je nezbytné stanovit interní pravidla, jimiž bude doplněno rozhodnutí Komise C(2014) 2784 (4).
(2)
Za účelem boje proti podvodům a ochrany finančních zájmů Unie používá Komise ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení Komise (ES, Euratom) č. 1302/2008 ze dne 17. prosince 2008 o ústřední databázi pro vyloučení (5) a používá též systém včasného varování podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom ze dne 16. prosince 2008 o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami (6). Dokud legislativní orgán nepřijme návrh na změnu finančního nařízení (7), je nutno zajistit, aby zůstal systém včasného varování efektivní.
(3)
Do uvedené doby by účel systému včasného varování měl zůstat v zásadě zachován. Měl by zajišťovat, aby v Komisi a jejích výkonných agenturách byly k dispozici vyhrazené informace, za kterýmžto účelem budou v systému včasného varování registrovány výstrahy o osobách, které by mohly pro finanční zájmy a pověst Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů představovat riziko.
(4)
Vzhledem k tomu, že ředitelé výkonných agentur mají postavení pověřených schvalujících osob Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(5)
Vzhledem k tomu, že vedoucí delegací Unie jednající jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 mají postavení pověřené schvalující osoby Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(6)
Evropský úřad pro boj proti podvodům (úřad OLAF) má podle čl. 7 odst. 6 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 a nařízení Rady (Euratom) č. 1074/1999 povinnost informovat neprodleně dotčené útvary Komise o probíhajícím vyšetřování, pokud se při tomto vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout preventivní správní opatření k ochraně finančních zájmů Unie. Podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 je tento úřad dále povinen po dokončení vyšetřování vypracovat zprávu, a případně vydat doporučení, zda je třeba přijmout opatření, zejména na straně orgánů. Má-li být příslušná schvalující osoba s to požádat o registraci výstrahy, je nezbytné stanovit údaje, které je úřad OLAF povinen Komisi předkládat.
(7)
Úřad OLAF by měl mít k systému včasného varování přístup, aby mohl plnit své regulatorní vyšetřovací funkce a vykonávat své zpravodajské činnosti a činnosti při boji proti podvodům podle nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013.
(8)
Z důvodu zjednodušení by mělo být fungování systému včasného varování zjednodušeno, měl by být snížen počet kategorií výstrah, upřesněn jejich rozsah a z názvů výstrah by měl být na první pohled zřejmý jejich obsah.
(9)
Na základě údajů, které úřad OLAF předloží, by měla příslušná schvalující osoba po konzultaci s Generálním ředitelstvím pro rozpočet a s Právní službou a v těsné součinnosti s úřadem OLAF navrhnout výstrahu pro účely ověření.
(10)
Příslušná schvalující osoba by měla navrhnout výstrahu pro účely vyloučení, kterou by měly v náležitých případech vyhodnotit centralizovaným způsobem Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba. Je-li výstraha pro účely vyloučení navržena na základě údajů, které předloží úřad OLAF, měla by být v těsné součinnosti s úřadem OLAF vyhodnocena. Tentýž postup by se měl uplatnit, pokud by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
(11)
Příslušná schvalující osoba by měla v těsné součinnosti s úřadem OLAF rozhodnout o nutných důsledcích z hlediska ochrany finančních zájmů Unie a měla by o tomto rozhodnutí úřad OLAF vyrozumět.
(12)
Příslušná schvalující osoba by měla nést odpovědnost za žádost o zadání, změnu, výmaz nebo obnovu výstrahy. S cílem zachovat přiměřenou úroveň kontroly by tyto žádosti měly být podávány na příslušné hierarchické úrovni, kterou stanoví rozhodnutí Komise C(2014) 2784.
(13)
Účetní by měl zajistit náležitá technická opatření k tomu, aby byl systém včasného varování účinně používán prostřednictvím centrálního účetního systému Komise.
(14)
Prostřednictvím centrálního účetního systému Komise budou všem útvarům Komise a výkonným agenturám dány k dispozici podrobnosti o inkasních příkazech a příkazech k obstavení bankovního účtu. Výstrahy W3a (příkaz k obstavení bankovního účtu) a W4 (inkasní příkaz) podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by již neměly být používány. Pouhé tyto informace nejsou ze systematického hlediska důvodem k výstraze. Příslušná schvalující osoba musí analyzovat všechny zvláštní okolnosti případu a rozhodnout, je-li výstraha nutná, či nikoli.
(15)
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (8) stanoví, že zpracování osobních údajů Komisí musí dodržovat zákonné požadavky na zpracování a požadavky vztahující se na předávání stanovených údajů a že toto zpracování podléhá předběžné kontrole evropského inspektora ochrany údajů na základě oznámení inspektora ochrany údajů v Komisi.
(16)
Ustanovení o ochraně osobních údajů by měla stanovit práva osob, jejichž údaje jsou nebo by mohly být zadány do systému včasného varování.
(17)
Na určitá práva na ochranu osobních údajů se vztahují výjimky stanovené v článku 20 nařízení (ES) č. 45/2001, které je nutno v každém jednotlivém případě analyzovat a uplatňovat dočasně. O uplatňování těchto výjimek by měl rozhodovat útvar odpovědný za žádost o zadání, změnu včetně opravy nebo výmaz relevantních informací.
(18)
Osoba, jíž se týká možná výstraha pro účely vyloučení, by měla mít příležitost se písemně vyjádřit předtím, než je ve spojitosti s ní podána žádost o registraci výstrahy v systému včasného varování. Tutéž příležitost by měla mít dotčená osoba v případě, že by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl práva této dotčené osoby nepříznivě ovlivnit.
(19)
Ve výjimečných případech by mělo být s poskytnutím této příležitosti posečkáno v zájmu zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, jsou-li k takovému kroku dány naléhavé legitimní důvody.
(20)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by mělo být nadále použitelné až do 1. července 2015, nakolik to bude nezbytné k zajištění toho, že budou dodržována nařízení Rady o restriktivních opatřeních přijatých na základě článku 215 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU), a to do doby, než bude systém akruálního účetnictví (ABAC) zohledňovat údaje obsažené v příslušné databázi útvaru odpovědného za nástroje zahraniční politiky. Za tímto účelem budou nadále registrovány výstrahy W5b podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
(21)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by se mělo až do 1. července 2015 použít na výstrahy W3a a W4, které by měly být do uvedeného termínu pro účely uplatňování oddílu 4 tohoto rozhodnutí pokládány za výstrahy pro účely ověření.
(22)
Za účelem uplatňování tohoto rozhodnutí je nutno pravidelně vyhodnocovat, jak systém včasného varování funguje a nakolik efektivně přispívá k ochraně finančních zájmů Unie,
ROZHODLA TAKTO:
ODDÍL 1
VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět, oblast působnosti a cíl
1. Tímto rozhodnutím se zřizuje systém včasného varování („EWS“), který budou schvalující osoby Komise a výkonných agentur používat při plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a při hospodaření s dalšími Unií spravovanými fondy.
2. EWS přispívá k ochraně finančních zájmů Unie a zachování jejího obrazu, k boji proti podvodům a k řádnému finančnímu řízení.
3. Cílem EWS je:
a)
prostřednictvím registrace výstrah informovat odpovědné schvalující osoby Komise a výkonných agentur o tom, že by určitá osoba mohla představovat riziko pro finanční zájmy a obraz Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů, a
b)
umožňovat příslušným schvalujícím osobám, aby na základě těchto výstrah prováděly ověřování nebo přijímaly vhodná opatření, včetně opatření podle oddílu 4.
4. Tyto informace přispívají k tomu, že bude zajištěno:
a)
předcházení rizikům, jehož je dosaženo ověřováním informací o určité osobě, jež byly včasně předány z důvodu podezření z některého níže uvedeného aktu nebo z důvodu zjištění ve spojitosti s takovýmto aktem:
-
závažné pochybení nebo nesrovnalost,
-
profesní pochybení,
-
závažné porušení smlouvy na veřejnou zakázku nebo
-
podvod, korupce nebo jiné protiprávní jednání poškozující finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (9);
b)
vyloučení osoby podle čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a kterým se ruší nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 („finanční nařízení“).
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí tyto definice:
a)
„účetním“ se rozumí účetní Komise nebo podřízený zaměstnanec, jeho účetní pověřil některými úkoly podle článku 69 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
„příslušnou schvalující osobou“ se rozumí pověřená schvalující osoba Komise ve smyslu článku 65 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, která nese odpovědnost v souladu s vnitřními pravidly pro plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie („rozpočet“), včetně ředitelů výkonných agentur, dále pověřené schvalující osoby ve smyslu článku 65 uvedeného nařízení, které vykonávají funkci ředitele, a vedoucí delegací Unie, kteří jednají jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 uvedeného nařízení;
c)
„subjektem údajů“ se rozumí identifikovatelná osoba ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů;
d)
„zjištěním“ se rozumí zjištěné skutečnosti, jež byly odhaleny při plnění právního závazku nebo zaznamenány v kontextu auditu či vyšetřování, které provádí Účetní dvůr, Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) či Útvar interního auditu (IAS), nebo byly odhaleny v kontextu jiného auditu či kontroly, které jsou prováděny v rámci odpovědnosti příslušné schvalující osoby;
e)
„právním závazkem“ se rozumí závazek, jejž Komise přijala podle hlav V-VIII části první a podle části druhé nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
f)
„osobou“ se rozumí dále vyjmenované fyzické či právnické osoby nebo sdružení bez právní subjektivity:
-
příjemce finančních prostředků ve smyslu čl. 2 písm. i) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
zájemce nebo uchazeč,
-
žadatel o grant,
-
účastník soutěže o cenu,
-
placený externí odborník ve smyslu článku 204 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
osoby oprávněné jednat za právnické osoby či tyto zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
g)
„profesním pochybením“ se rozumí porušení právních či správních předpisů nebo deontologických norem povolání, ke kterému daná osoba patří, jakož i jiné zaviněné jednání, které má dopad na profesní důvěryhodnost dotčené osoby;
h)
„subdodavatelem“ se rozumí hospodářský subjekt, jehož navrhl zájemce, uchazeč, zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel na to, aby provedl část smlouvy na veřejnou zakázku, vůči němuž však sám veřejný zadavatel nemá přímý právní závazek;
i)
„závažným pochybením nebo nesrovnalostí“ se rozumí závažné pochybení nebo nesrovnalost ve smyslu čl. 166 odst. 2 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
j)
„kontaktní osobou pro výstrahu“ se rozumí osoba, jež působí při útvaru odpovědném za žádost a odpovídá za dokumentaci k výstraze až do výmazu výstrahy.
Článek 3
Fungování EWS
1. Účetní přijme náležitá technická opatření k tomu, aby EWS účinně fungoval a aby byl monitorován.
Účetní na základě žádosti příslušné schvalující osoby zadává, mění, obnovuje nebo provádí výmazy výstrah EWS.
2. K technickým aspektům přijme účetní prováděcí opatření a vymezí související postupy, mj. v oblasti zabezpečení.
Tato opatření účetní oznámí útvarům Komise a výkonným agenturám.
Článek 4
Pravomoci a postupy v oblasti registrace, změn, obnovy a výmazu výstrah
1. O registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy je oprávněna požádat pouze příslušná schvalující osoba.
2. Žádost o registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy předkládá příslušná schvalující osoba účetnímu. Použije k tomu formulář uvedený v příloze tohoto rozhodnutí.
3. Kontaktní osoba pro výstrahy podle článku 8 předtím, než postoupí žádost účetnímu, ověří, zda jsou splněny požadavky článků 11 či 12.
Článek 5
Přístup k EWS
K údajům obsaženým v EWS mají prostřednictvím centrálního účetního systému Komise přímý přístup útvary Komise a výkonné agentury.
Útvary Komise a výkonné agentury odpovědné za místní systém mohou prostřednictvím tohoto centrálního účetního systému získat přístup k údajům uloženým v EWS za předpokladu, že je zaručen soulad údajů mezi tímto místním a centrálním účetním systémem.
Článek 6
Používání EWS
Údaje uložené v EWS lze použít pouze pro účely plnění rozpočtu nebo hospodaření s jiným Unií spravovaným fondem. Tím nejsou dotčeny údaje v ústřední databázi pro vyloučení (dále jen „CED“) podle čl. 1 odst. 2 a 3 nařízení (ES, Euratom) č. 1302/2008 (10).
Údaje z EWS a CED je úřad OLAF oprávněn používat ke svým vyšetřováním podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 („nařízení o úřadu OLAF“) a dále k činnostem na poli předcházení podvodům včetně analýz rizik.
Článek 7
Termíny nahlížení do EWS
Ověření, zda je v EWS zaznamenána k určité osobě výstraha, provádí příslušná schvalující osoba v těchto fázích:
a)
před přijetím individuálního rozpočtového závazku;
b)
před přijetím souhrnného rozpočtového závazku, je-li daná osoba v této fázi známa;
c)
v případě předběžných rozpočtových závazků předtím, než je přijat právní závazek, který zakládá nárok na následné platby, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech;
d)
v případě zadávacích řízení a řízení o udělení grantu, soutěží o ceny a řízení s uveřejněním výzvy k projevení zájmu nejpozději předtím, než je vydáno rozhodnutí o zadání zakázky, udělení grantu či ceny;
e)
v případě zadávání veřejných zakázek, kde veřejný zadavatel omezí počet zájemců vyzvaných k podání nabídky, předtím, než je dokončen výběr zájemců;
f)
předtím, než je provedena libovolná platba, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech.
Článek 8
Kontaktní osoba pro výstrahy
Kontaktní osoba pro výstrahy je povinna
a)
připravit žádost o registraci výstrahy;
b)
postoupit žádost a údaje související s výstrahou účetnímu;
c)
poskytnout dalším příslušným schvalujícím osobám údaje, které jim umožní provést ověření nebo rozhodnout o důsledcích podle oddílu 4.
ODDÍL 2
ÚDAJE ZADÁVANÉ DO EWS
Článek 9
Kategorie výstrah
1. Výstrahy EWS se člení do těchto dvou kategorií:
a)
„výstraha pro účely ověření“, jestliže je daná osoba podezřelá z podvodu, korupce nebo jiného protiprávního jednání poškozujícího finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, ze závažného pochybení nebo nesrovnalosti, z profesního pochybení nebo ze závažného porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo jestliže o ní bylo zjištěno, že se vyjmenovaných způsobů jednání dopustila;
b)
„výstraha pro účely vyloučení“, jestliže je daná osoba vyloučena z řízení na základě důvodů pro vyloučení, které jsou upraveny v čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. K jedné osobě mohou být evidovány různé výstrahy, jež byly zaregistrovány z různých důvodů.
Článek 10
Údaje ve výstrahách EWS
Výstrahy EWS obsahují tyto údaje:
a)
identifikace dané osoby;
b)
druh výstrahy;
c)
doba trvání výstrahy;
d)
důvody, pro něž daná osoba představuje riziko pro finanční zájmy a obraz Unie či pro Unií spravované fondy;
e)
údaje k řízení o sporných otázkách;
f)
jméno příslušné schvalující osoby;
g)
jméno kontaktní osoby pro výstrahy podle článku 8 tohoto rozhodnutí.
Článek 11
Výstrahy pro účely ověření
1. O výstrahu pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat v případě, je-li splněna některá z těchto podmínek:
a)
úřad OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013 informuje příslušnou schvalující osobu, jestliže při vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout opatření k ochraně finančních zájmů Unie;
b)
Evropský účetní dvůr předá informace Komisi nebo IAS předá informace příslušné schvalující osobě, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 nebo k závažnému pochybení či nesrovnalosti, k profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku;
c)
příslušná schvalující osoba provede kontrolu nebo audit, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, k závažnému pochybení, nesrovnalosti, profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo tato příslušná schvalující osoba získala o takovéto kontrole nebo auditu informace.
2. Doba trvání výstrahy pro účely ověření smí činit nejdéle jeden rok. Výstrahu pro účely ověření je nutno vymazat, je-li podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo pomine-li potřeba provádět ověřování.
3. Na konci období podle odstavce 2 je výstraha pro účely ověření vymazána automaticky.
4. Příslušná schvalující osoba je oprávněna požádat o obnovu výstrahy pro účely ověření, jestliže ji úřad OLAF vyrozumí, že z vyšetřování podle odstavce 1 dosud nebyly vyvozeny závěry, avšak vyplývá z něj, že je důvodné výstrahu zachovat. O obnovu výstrahy pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat rovněž v případě, jsou-li nadále splněny podmínky odst. 1 písm. b) nebo c).
5. Příslušná schvalující osoba je povinna uvést důvody, pro něž je obnova výstrahy z hlediska ochrany finančních zájmů a obrazu Unie nezbytná.
6. Na obnovu se pohlíží jako na novou žádost o registraci výstrahy pro účely ověření.
Článek 12
Výstrahy pro účely vyloučení
1. O výstrahu pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna požádat v případech podle čl. 106 odst. 1 nebo čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. Na konci doby vyloučení je výstraha pro účely vyloučení vymazána.
3. Z EWS se výstraha pro účely vyloučení automaticky přebírá do CED.
Článek 13
Informace předávané úřadem OLAF
Úřad OLAF je při předávání informací podle čl. 7 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013, kterým je nápomocen příslušné schvalující osobě při rozhodování o tom, zda přijme preventivní opatření k ochraně finančních zájmů Unie, nebo při předávání informací podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 povinen uvést tyto údaje:
a)
totožnost dané osoby;
b)
souhrn skutečností a rizik, jež byla při vyšetřování identifikována. Souhrn musí být dostatečný k tomu, aby bylo možno účinně provést slyšení dané osoby podle článku 16 tohoto rozhodnutí;
c)
veškerá doporučená zvláštní opatření na ochranu důvěrnosti, zejména v případech, které vyžadují použití vyšetřovacích opatření, která spadají do pravomoci vnitrostátního soudního orgánu, nebo - v případě vnějšího vyšetřování - do pravomoci vnitrostátního orgánu, v souladu s použitelnými vnitrostátními předpisy týkajícími se vyšetřování.
ODDÍL 3
PROCESNÍ USTANOVENÍ O REGISTRACI VÝSTRAH
Článek 14
Předchozí konzultace s centrálními útvary o výstrahách pro účely ověření
Příslušná schvalující osoba je předtím, než se na základě informací předaných úřadem OLAF podle čl. 7 odst. 6 nebo článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 rozhodne požádat o registraci výstrahy pro účely ověření, povinna konzultovat s Generálním ředitelstvím pro rozpočet (centrální finanční službou), a případně též s Právní službou, a to v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
Článek 15
Vyhodnocení výstrah pro účely vyloučení v centrálních útvarech
Předtím, než je na návrh příslušné schvalující osoby podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b), c) a e) a podle čl. 109 odst. 1, která má trvat po náležitou dobu, musí Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba provést centralizované vyhodnocení. Vychází-li výstraha pro účely vyloučení, kterou navrhla příslušná schvalující osoba, z informací, které této osobě předal úřad OLAF, musí toto vyhodnocení probíhat v těsné součinnosti s úřadem OLAF.
Článek 16
Právo na slyšení
1. Registrace výstrah podléhá těmto pravidlům:
a)
Má-li příslušná schvalující osoba v úmyslu požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby, je povinna dát této osobě nejprve příležitost se písemně vyjádřit. K písemnému vyjádření poskytne příslušná schvalující osoba dotčené osobě lhůtu v délce nejméně 14 kalendářních dnů. Příslušná schvalující osoba současně dotčenou osobu vyrozumí, že pokud tato vyjádření nepředloží, dojde k registraci výstrahy.
V náležitých případech je příslušná schvalující osoba povinna dát dotčené osobě příležitost se vyjádřit k informacím, jež předložil úřad OLAF.
b)
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které nic nemění na výsledku vyhodnocení provedeném odpovědnou schvalující osobou, požádá tato účetního, aby výstrahu aktivoval.
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které podle názoru příslušné schvalující osoby činí výstrahu nepřiměřenou či zbytečnou, k aktivaci výstrahy nedojde a dotčené osobě je tato skutečnost oznámena.
Účetní v náležitých případech potvrdí příslušné schvalující osobě, že výstraha byla v EWS registrována.
c)
Příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě, že došlo k aktivaci výstrahy a na jak dlouho je výstraha aktivována. Oznámení však není nutné v případě, že dotčená osoba nereagovala na výzvu k písemnému vyjádření.
2. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je v době, kdy dosud nebylo rozhodnuto o době trvání vyloučení, příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit. Příslušná schvalující osoba je povinna dát dotčené osobě příležitost vyjádřit se k době trvání svého vyloučení.
3. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit, jestliže má k dispozici oficiální dokument, který konstatuje skutkový stav/situaci. Registraci výstrahy příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě.
4. Příslušná schvalující osoba je za výjimečných okolností oprávněna posečkat s tím, aby dotčené osobě poskytla příležitost písemně se vyjádřit předtím, nežli bude podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo než bude přijat akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva této dotčené osoby, jestliže jsou dány naléhavé legitimní důvody k zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, s tím, že je tato příslušná schvalující osoba oprávněna pokračovat v registraci výstrahy.
5. Vyrozumívá-li úřad OLAF příslušnou schvalující osobu v souladu s článkem 13, je povinen uvést, zda je nutno zachovat důvěrnost vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení a zda je nutno posečkat s tím, aby byla dotčené osobě poskytnuta příležitost se vyjádřit.
6. Jakmile pominou důvody k ochraně vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, musí být dotčené osobě dána příležitost k vyjádření.
Článek 17
Ochrana osobních údajů a práva subjektů údajů
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyrozumět subjekty údajů o možnosti, že do EWS budou zadány údaje, které se jich týkají, a informovat je, kterým subjektům lze tyto údaje sdělovat. Tuto obecnou informaci je nutno sdělovat písemně zejména při uveřejňování veřejných zakázek, ve výzvách k podávání návrhů, při vyhlašování soutěží o ceny, a nejsou-li podobná uveřejnění prováděna, pak před zadáním veřejné zakázky nebo udělením grantu.
2. Příslušná schvalující osoba žádající o registraci výstrahy odpovídá za vztahy s osobou, jejíž údaje jsou do EWS zadávány. Příslušná schvalující osoba je povinna reagovat na žádosti dotčené osoby o opravu nepřesných či neúplných osobních údajů i na další žádosti či dotazy této osoby.
3. Dotčená osoba je též oprávněna požádat účetního písemně o informaci, zda je v EWS registrována.
Účetní je povinen jí tuto informaci poskytnout, jestliže příslušná schvalující osoba, případně po dohodě s úřadem OLAF, nerozhodne, že se použijí omezení čl. 20 odst. 1 nařízení č. 45/2001.
4. Vymazané výstrahy musí být přístupné pouze pro účely auditu a vyšetřování a nesmějí být pro uživatele EWS viditelné.
Osobní údaje obsažené ve výstrahách týkajících se fyzických osob však smějí být pro tyto účely nadále přístupné pouze po dobu pěti let od výmazu výstrahy.
Článek 18
Přezkum výstrahy
Jestliže osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha, uvede nové skutečnosti prokazující, že pominuly důvody registrace, je příslušná schvalující osoba povinna požádat o výmaz výstrahy.
Osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha pro účely vyloučení, je oprávněna podat stížnost k veřejnému ochránci práv a domáhat se soudního přezkumu.
ODDÍL 4
DŮSLEDKY VÝSTRAH
Článek 19
Obecná úprava důsledků
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyžádat si u kontaktní osoby pro výstrahy veškeré informace relevantní k tomu, aby byla s to rozhodnout o důsledcích výstrahy uvedených v tomto oddíle.
2. Jestliže příslušná schvalující osoba podá na základě informací, které jí předloží úřad OLAF, žádost o registraci výstrahy pro účely ověření podle článku 11, je povinna dodržet postup podle článku 14 nebo 15 tohoto rozhodnutí a rozhodnout o důsledcích výstrahy v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
3. Při rozhodování o důsledcích výstrahy je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout k dále uvedeným kritériím, která platí pro všechny výstrahy:
a)
rizika pro finanční zájmy a obraz Unie;
b)
objem a doba trvání právního závazku;
c)
naléhavost splnění právního závazku;
d)
povaha skutkového stavu;
e)
závažnost skutkového stavu a
f)
možné důsledky pro splnění právního závazku.
V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout též k povaze a závažnosti důvodů pro vyloučení a k nezbytnosti zachovat kontinuitu činnosti.
4. Příslušná schvalující osoba je ve všech případech povinna své rozhodnutí o důsledcích výstrahy písemně odůvodnit.
Článek 20
Důsledek výstrah pro účely ověření
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o cenu lze ověření provést tímto způsobem:
a)
příslušná schvalující osoba si může vyžádat doplňující podklady uvedené v zadávacím řízení, řízení o udělení grantu nebo v soutěži o cenu;
b)
v případě řízení o udělení grantu lze provést analýzu rizika z předběžného financování.
2. V případě právního závazku lze ověření provést tímto způsobem:
a)
ověřit, zda je opatření v souladu s právním závazkem, včetně dodržení lhůt a požadavků na obsah plnění;
b)
u stávajících grantů lze před provedením platby ověřit způsobilost nákladů nebo provést audit či kontrolu na místě.
Článek 21
Právo na slyšení po výstraze pro účely ověření
Postup podle článku 15 tohoto rozhodnutí a právo na slyšení podle článku 16 tohoto rozhodnutí se použije též v případě, že má příslušná schvalující osoba na základě výstrahy pro účely ověření v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
Článek 22
Důsledky výstrah pro účely vyloučení na postupy a právní závazky
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o ceny je příslušná schvalující osoba povinna vyloučit osobu, které se týká výstraha pro účely vyloučení, z účasti v zadávacích řízeních a řízeních o udělení grantu, ledaže jsou splněny podmínky čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a daná osoba se nachází v monopolním postavení.
2. V případě stávajícího právního závazku je příslušná schvalující osoba povinna rozhodnout o některém z těchto důsledků výstrahy:
a)
pokračovat s plněním smlouvy na veřejnou zakázku nebo grantu a provést náležité ověření;
b)
stavit platební lhůtu v souladu s čl. 92 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
c)
pozastavit platby v souladu s článkem 208 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
d)
pozastavit provádění veřejné zakázky nebo grantu v souladu s článkem 116 a s čl. 135 odst. 5 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
e)
ukončit právní závazek, jestliže související předpis předvídá možnost právní závazek ukončit na základě informace, na jejímž základě byla výstraha registrována.
3. Je-li dotčenou osobou subdodavatel, je příslušná schvalující osoba povinna požádat uchazeče, zájemce, zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, aby tohoto subdodavatele nahradil.
Článek 23
Důsledky výstrah pro účely vyloučení z hlediska rozpočtových operací
1. V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba v náležitých případech povinna v účetním systému potvrdit, že by daná platba měla být provedena navzdory existenci výstrahy.
2. Je-li registrována výstraha pro účely vyloučení, nelze přijímat žádné individuální rozpočtové závazky, na rozpočtových účtech nelze evidovat žádné individuální právní závazky vycházející ze souhrnného závazku a nelze přijímat právní závazky vycházející z předběžného závazku, s výjimkou případů podle čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, kdy se dotčená osoba nachází v monopolním postavení.
ODDÍL 5
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 24
Zrušení
Zrušuje se rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami.
Článek 25
Přechodná ustanovení
1. Výstrahy týkající se vyloučení podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom musí zůstat aktivní až do konce doby svého trvání v souladu s uvedeným rozhodnutím.
2. Výstrahy W1, W2 a W3b registrované podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom se považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí.
3. Výstrahy W3a a W4 lze nadále registrovat až do 1. července 2015, a to za podmínek rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom. Pro účely použití oddílu 4 tohoto rozhodnutí se výstrahy W3a a W4 považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí. Na výstrahy W5b se až do 1. července 2015 nadále použije rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
Článek 26
Zveřejnění
Toto rozhodnutí se zveřejňuje v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. listopadu 2014.
DÉCISION DE LA COMMISSION
du 13 novembre 2014
relative au système d'alerte précoce à l'usage des ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives
(2014/792/UE)
LA COMMISSION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,
vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique,
vu le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (1), et notamment son article 56, paragraphe 1,
vu le règlement (CE) no 215/2008 du Conseil du 18 février 2008 portant règlement financier applicable au 10e Fonds européen de développement (2), et notamment son article 17,
vu le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 (3), et notamment son article 7, paragraphe 6, et son article 11,
considérant ce qui suit:
(1)
La Commission, qui est responsable de l'exécution du budget général de l'Union européenne et de tout autre fonds géré par l'Union, dans le respect du principe de bonne gestion financière énoncé aux articles 30 à 33 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, est tenue de lutter contre la fraude et toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union. Afin de s'assurer que les ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives sont pleinement informés des menaces qui pèsent sur les intérêts financiers de l'Union, il est nécessaire de fixer des règles internes complétant la décision C(2014) 2784 de la Commission (4).
(2)
Afin de lutter contre la fraude et de protéger les intérêts financiers de l'Union, la Commission a recours à la base de données centrale sur les exclusions (BDCE), mentionnée à l'article 108 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et dans le règlement (CE, Euratom) no 1302/2008 de la Commission du 17 décembre 2008 relatif à la base de données centrale sur les exclusions (5), ainsi qu'au système d'alerte précoce (SAP), exposé dans la décision 2008/969/CE, Euratom de la Commission du 16 décembre 2008 relative au système d'alerte précoce à l'usage des ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives (6). Dans l'attente de l'adoption par l'autorité législative de la proposition visant à modifier le règlement financier (7), il est nécessaire de s'assurer que le SAP demeure efficace.
(3)
Dans l'intervalle, la finalité du SAP devrait rester la même en substance. Ce système devrait assurer, au sein de la Commission et de ses agences exécutives, la circulation d'informations de diffusion restreinte, au moyen de l'enregistrement de signalements dans le SAP, concernant les personnes qui pourraient représenter une menace pour les intérêts financiers et la réputation de l'Union ou pour les autres fonds gérés par elle.
(4)
Étant donné que les directeurs des agences exécutives ont la qualité d'ordonnateurs délégués de la Commission pour l'exécution des crédits opérationnels, il convient qu'ils aient accès au SAP de la même manière que les services de la Commission pour la gestion des crédits administratifs et des crédits opérationnels.
(5)
Étant donné que les chefs des délégations de l'Union agissant en tant qu'ordonnateurs subdélégués de la Commission en vertu de l'article 56, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 ont la qualité d'ordonnateurs délégués de la Commission pour l'exécution des crédits opérationnels, il convient qu'ils aient accès au SAP de la même manière que les services de la Commission pour la gestion des crédits administratifs et des crédits opérationnels.
(6)
L'Office européen de lutte antifraude (ci-après dénommé «OLAF») est tenu, en vertu de l'article 7, paragraphe 6, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil et le règlement (Euratom) no 1074/1999 du Conseil, de fournir sans délai aux services concernés de la Commission des informations concernant les enquêtes en cours, lorsque celles-ci montrent qu'il pourrait être opportun de prendre des mesures administratives conservatoires afin de protéger les intérêts financiers de l'Union. L'Office a aussi l'obligation, en vertu de l'article 11 du règlement (UE, Euratom) no 883/2013, d'établir un rapport à l'issue d'une enquête et de formuler des recommandations qui indiquent, le cas échéant, les mesures à prendre, notamment par les institutions. Afin de permettre à l'ordonnateur compétent de demander un signalement, il est nécessaire de déterminer quelles informations l'OLAF doit transmettre à la Commission.
(7)
L'OLAF devrait avoir accès au SAP afin de mener ses enquêtes et ses activités de renseignement et de prévention de la fraude en vertu du règlement (UE, Euratom) no 883/2013.
(8)
Pour des raisons de simplification, le fonctionnement du SAP devrait être rendu moins complexe, le nombre de catégories de signalements devrait être réduit et leur champ d'application devrait être clarifié, et la dénomination des signalements devrait être explicite.
(9)
Des avis de vérification fondés sur les informations transmises par l'OLAF devraient être proposés par l'ordonnateur compétent, après consultation de la direction générale du budget et du service juridique, en étroite collaboration avec l'OLAF.
(10)
Les avis d'exclusion devraient être proposés à la Commission par l'ordonnateur compétent et devraient être évalués de manière centralisée par la direction générale du budget et le service juridique, comme il convient. Lorsque ces avis d'exclusion sont proposés sur la base d'informations transmises par l'OLAF, ils devraient être évalués en étroite collaboration avec l'Office. La même procédure devrait s'appliquer lorsque l'ordonnateur compétent envisage de prendre un acte susceptible de porter atteinte aux droits de la personne concernée.
(11)
L'ordonnateur compétent devrait décider des conséquences nécessaires à la protection des intérêts financiers de l'Union, en étroite collaboration avec l'OLAF, et devrait informer l'Office de cette décision.
(12)
L'ordonnateur compétent devrait être chargé de demander l'introduction, la modification, la suppression ou le renouvellement des signalements. Afin de maintenir un niveau adéquat de contrôle, ces demandes devraient émaner du niveau hiérarchique défini par la décision C(2014) 2784 de la Commission.
(13)
Le comptable devrait prendre les dispositions techniques appropriées en vue d'une application efficace du SAP à travers le système comptable central de la Commission.
(14)
Des informations détaillées sur les ordres de recouvrement et les saisies-arrêts seront mises à la disposition des services de la Commission et des agences exécutives par le biais du système comptable central de la Commission. Les signalements W3a (saisie-arrêt) et W4 (ordre de recouvrement) prévus par la décision 2008/969/CE, Euratom devraient être supprimés. Ces informations à elles seules ne justifient pas systématiquement un signalement. Elles requièrent une analyse de l'ensemble des circonstances spécifiques du cas par l'ordonnateur compétent afin de déterminer la nécessité ou non d'un signalement.
(15)
Le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (8) impose à la Commission de respecter, pour le traitement des données à caractère personnel, les conditions de traitement licite et les exigences relatives au transfert des données exposées dans ledit règlement et soumet ce traitement à un contrôle préalable du Contrôleur européen de la protection des données, à la suite d'une notification du délégué de la Commission à la protection des données.
(16)
Les dispositions relatives à la protection des données devraient définir les droits des personnes dont les données figurent dans le SAP ou sont susceptibles d'y être introduites.
(17)
Certains droits relatifs à la protection des données font l'objet d'exceptions exposées à l'article 20 du règlement (CE) no 45/2001, qu'il convient d'analyser cas par cas et d'appliquer à titre temporaire. Le service compétent pour demander l'introduction, la modification, y compris la rectification, ou la suppression des informations devrait se prononcer sur l'application de ces exceptions.
(18)
La personne faisant l'objet d'un éventuel avis d'exclusion devrait avoir la possibilité d'exprimer son point de vue par écrit avant que soit demandée l'inscription du signalement la concernant dans le SAP. La même possibilité devrait être donnée lorsque l'ordonnateur compétent envisage de prendre un acte susceptible de porter atteinte aux droits de la personne concernée.
(19)
Cette possibilité devrait pouvoir être différée, à titre exceptionnel, afin de préserver la confidentialité de l'enquête ou de la procédure juridique nationale s'il existe des raisons impérieuses et légitimes.
(20)
La décision 2008/969/CE, Euratom devrait continuer à s'appliquer jusqu'au 1er juillet 2015 dans la mesure où il est nécessaire de garantir le respect des règlements du Conseil imposant des mesures restrictives prises sur la base de l'article 215 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (TFUE), jusqu'à ce que le système de comptabilité d'exercice (ABAC) prenne en compte les informations contenues dans la base de données du service chargé des instruments de politique étrangère. Ces dispositions donnent lieu à l'enregistrement d'un signalement W5b tel que visé dans la décision 2008/969/CE, Euratom.
(21)
La décision 2008/969/CE, Euratom devrait continuer de s'appliquer jusqu'au 1er juillet 2015 aux signalements W3a et W4, qui devraient, jusqu'à cette date, être assimilés à des avis de vérification aux fins de l'application de la section 4 de la présente décision.
(22)
La mise en œuvre de la présente décision requiert une évaluation régulière du fonctionnement du SAP et de sa contribution effective à la protection des intérêts financiers de l'Union,
DÉCIDE:
SECTION 1
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premier
Objet, champ d'application et objectif
1. La présente décision crée le système d'alerte précoce (le «SAP») à l'usage des ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives, lorsqu'ils exécutent le budget général de l'Union européenne et les autres fonds gérés par elle.
2. Le SAP contribue à la protection des intérêts financiers de l'Union et à la préservation de l'image de l'Union, à la lutte contre la fraude et à la bonne gestion financière.
3. Le SAP a pour objectif:
a)
d'informer, par voie d'enregistrement de signalements, les ordonnateurs compétents de la Commission et des agences exécutives qu'une personne pourrait représenter une menace pour les intérêts financiers et l'image de l'Union ou pour les autres fonds gérés par elle; et
b)
de permettre à l'ordonnateur compétent de procéder à des vérifications ou de prendre des mesures appropriées, y compris celles visées à la section 4, sur la base de signalements.
4. Ces informations contribuent à assurer:
a)
la prévention des risques au moyen de vérifications sur la base d'une information, à un stade précoce, concernant une personne faisant l'objet de soupçons ou de constatations relatives à l'un ou l'autre des actes suivants:
-
erreur substantielle ou irrégularité,
-
faute professionnelle,
-
défaut grave d'exécution, ou
-
fraude, corruption ou toute activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union au sens de l'article 141 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 (9);
b)
l'exclusion d'une personne en vertu de l'article 106, paragraphe 1, et de l'article 109, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (ci-après le «RF»).
Article 2
Définitions
Aux fins de la présente décision, on entend par:
a)
«comptable», le comptable de la Commission ou l'agent placé sous sa responsabilité hiérarchique auquel il a délégué certaines tâches en vertu de l'article 69 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;
b)
«ordonnateur compétent», les ordonnateurs délégués de la Commission au sens de l'article 65 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, compétents en vertu des règles internes sur l'exécution du budget général de l'Union européenne (ci-après dénommé le «budget»), y compris les directeurs des agences exécutives, les ordonnateurs subdélégués au sens de l'article 65 dudit règlement exerçant la fonction de directeur, et les chefs des délégations de l'Union lorsqu'ils agissent en tant qu'ordonnateurs subdélégués de la Commission conformément à l'article 56, paragraphe 2, dudit règlement;
c)
«personne concernée», une personne identifiable telle que visée dans le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données;
d)
«constatations», les faits établis découverts au cours de la mise en œuvre d'un engagement juridique, ou consignés dans le cadre des audits ou enquêtes réalisés par la Cour des comptes, l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) ou le service d'audit interne (IAS), ou de tout autre audit ou contrôle effectué sous la responsabilité de l'ordonnateur compétent;
e)
«engagement juridique», un engagement contracté par la Commission en vertu des titres V à VIII de la première partie et de la deuxième partie du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;
f)
«personne», toute personne physique ou toute personne morale ou toute association dépourvue de la personnalité juridique comme indiqué ci-après:
-
un destinataire, tel que défini à l'article 2, point i), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012,
-
un candidat ou un soumissionnaire,
-
un demandeur de subvention,
-
un participant à un concours doté d'un prix,
-
un expert externe rémunéré en vertu de l'article 204 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012,
-
une personne ayant sur une autre personne morale le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle, telle que visée à l'article 106, paragraphe 1, points b) et e), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;
g)
«faute professionnelle», la violation de dispositions législatives ou réglementaires ou de règles déontologiques de la profession à laquelle appartient la personne, ainsi que tout comportement fautif ayant une incidence sur sa crédibilité professionnelle;
h)
«sous-contractant», un opérateur économique qui est proposé par un candidat ou un soumissionnaire ou un contractant pour exécuter une partie de contrat, le pouvoir adjudicateur n'ayant pas d'engagement juridique direct avec celui-ci;
i)
«erreur substantielle ou irrégularité», une erreur substantielle ou une irrégularité au sens de l'article 166, paragraphe 2, du règlement délégué (UE) no 1268/2012;
j)
«personne de contact pour le signalement», la personne au sein du service responsable de la demande qui est chargée du dossier de signalement jusqu'à sa suppression.
Article 3
Fonctionnement du SAP
1. Le comptable prend les dispositions techniques appropriées en vue du fonctionnement efficace du SAP et de la surveillance de ce dernier.
Il procède à l'introduction, à la modification, au renouvellement ou à la suppression des signalements SAP demandés par l'ordonnateur compétent.
2. Le comptable prend des mesures de mise en œuvre concernant les aspects techniques et arrête les procédures correspondantes, notamment en matière de sécurité.
Il notifie ces mesures aux services de la Commission et aux agences exécutives.
Article 4
Faculté de demander, modifier, renouveler ou supprimer un signalement et procédure y afférente
1. Seul l'ordonnateur compétent peut demander l'inscription, la modification, le renouvellement ou la suppression d'un signalement.
2. L'ordonnateur compétent adresse la demande d'inscription, de modification, de renouvellement ou de suppression des signalements au comptable. Il utilise à cet effet le formulaire figurant à l'annexe de la présente décision.
3. La personne de contact pour le signalement visée à l'article 8 vérifie que les conditions énoncées à l'article 11 ou à l'article 12 sont remplies avant de transmettre la demande au comptable.
Article 5
Accès au SAP
Les services de la Commission et les agences exécutives ont un accès direct aux informations contenues dans le SAP à travers le système comptable central de la Commission.
Les services de la Commission ou les agences exécutives responsables d'un système local peuvent utiliser ce système comptable central pour accéder aux informations stockées dans le SAP, pour autant que soit garantie la cohérence des données entre le système local et le système comptable central.
Article 6
Utilisation du SAP
Les informations stockées dans le SAP ne peuvent être utilisées qu'aux fins de l'exécution du budget ou des autres fonds gérés par l'Union, sans préjudice des informations contenues dans la base de données centrale sur les exclusions (ci-après dénommée «BDCE») visée à l'article 1er, paragraphes 2 et 3, du règlement (CE, Euratom) no 1302/2008 (10).
L'OLAF peut utiliser les informations contenues dans le SAP et la BDCE dans le cadre de ses enquêtes conformément au règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 (ci-après le «règlement OLAF»), ainsi que dans le cadre des activités de prévention de la fraude, y compris pour l'analyse de risque.
Article 7
Stades de consultation du SAP
L'ordonnateur compétent vérifie l'existence d'un signalement SAP concernant une personne aux stades suivants:
a)
avant qu'un engagement budgétaire individuel ne soit contracté;
b)
avant qu'un engagement budgétaire global ne soit contracté si la personne est connue à ce moment;
c)
en cas d'engagements budgétaires provisionnels, avant que l'engagement juridique ouvrant droit à des paiements ultérieurs ne soit conclu, sauf s'il se rapporte à la rémunération du personnel ou au remboursement de frais de déplacement liés à la participation à des réunions et à des concours;
d)
en cas de procédures de passation de marché ou d'octroi de subvention, de concours dotés de prix ou d'appels à manifestation d'intérêt, au plus tard avant l'adoption de la décision d'attribution;
e)
en cas de passation de marché, si le pouvoir adjudicateur limite le nombre de candidats invités à présenter une offre, avant la fin du processus de sélection des candidats;
f)
avant tout paiement, sauf si celui-ci se rapporte à la rémunération du personnel ou au remboursement de frais de déplacement liés à la participation à des réunions et à des concours.
Article 8
Personne de contact pour le signalement
La personne de contact pour le signalement:
a)
prépare la demande visant l'inscription d'un signalement;
b)
transmet au comptable la demande et toute autre information concernant le signalement;
c)
fournit les informations permettant aux autres ordonnateurs compétents d'effectuer des vérifications ou de décider des conséquences visées à la section 4.
SECTION 2
INFORMATIONS INTRODUITES DANS LE SAP
Article 9
Catégories de signalements
1. Les signalements SAP sont répartis entre les deux catégories suivantes:
a)
les «vérifications», lorsque la personne fait l'objet de soupçons ou de constatations de fraude, de corruption ou de toute activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union au sens de l'article 141 du règlement délégué (UE) no 1268/2012, d'erreurs substantielles, d'irrégularités, de faute professionnelle ou de défaut grave d'exécution;
b)
les «exclusions», lorsque la personne est exclue en vertu des motifs d'exclusion prévus par l'article 106, paragraphe 1, et l'article 109, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
2. La personne peut faire l'objet de signalements distincts inscrits pour des motifs différents.
Article 10
Informations contenues dans les signalements SAP
Les signalements SAP contiennent les informations suivantes:
a)
l'identité de la personne;
b)
le type de signalement;
c)
la durée du signalement;
d)
les motifs pour lesquels la personne représente une menace pour les intérêts financiers et l'image de l'Union ou pour les autres fonds gérés par l'Union;
e)
les informations relatives à la procédure contradictoire;
f)
le nom de l'ordonnateur compétent;
g)
le nom de la personne de contact pour le signalement visée à l'article 8 de la présente décision.
Article 11
Avis de vérification
1. L'ordonnateur compétent peut demander un avis de vérification lorsque l'une des conditions suivantes est remplie:
a)
l'OLAF a informé l'ordonnateur compétent conformément au règlement (UE, Euratom) no 883/2013, lorsque ses enquêtes montrent qu'il pourrait être opportun de prendre des mesures afin de protéger les intérêts financiers de l'Union;
b)
la Cour des comptes européenne a transmis à la Commission ou l'IAS a transmis à l'ordonnateur compétent des informations indiquant l'existence de fraude, de corruption ou de toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union au sens de l'article 141 du règlement délégué (UE) no 1268/2012, ou d'erreurs substantielles, d'irrégularités, d'une faute professionnelle ou d'un défaut grave d'exécution en rapport avec la personne;
c)
l'ordonnateur compétent a effectué une vérification, un audit ou un contrôle indiquant l'existence de fraude, de corruption ou de toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union au sens de l'article 141 du règlement délégué (UE) no 1268/2012, d'erreurs substantielles, d'irrégularités, d'une faute professionnelle ou d'un défaut grave d'exécution en rapport avec la personne, ou a reçu des informations concernant une vérification, un audit ou un contrôle de ce type.
2. L'avis de vérification a une durée maximale d'un an. Il doit être supprimé en cas de demande d'avis d'exclusion ou lorsque la vérification n'est plus nécessaire.
3. À l'issue de la période visée au paragraphe 2, l'avis de vérification est automatiquement supprimé.
4. L'ordonnateur compétent peut demander le renouvellement de l'avis de vérification lorsque l'OLAF l'informe que l'Office n'a pas encore tiré de conclusions quant aux enquêtes visées au paragraphe 1, mais que ces dernières justifient le maintien de l'avis de vérification. L'ordonnateur compétent peut également demander le renouvellement de l'avis de vérification si les conditions énoncées au paragraphe 1, points b) et c), sont toujours remplies.
5. L'ordonnateur compétent indique les motifs pour lesquels le renouvellement est nécessaire en vue de la protection des intérêts financiers et de l'image de l'Union.
6. Un renouvellement est considéré comme une nouvelle demande d'avis de vérification.
Article 12
Avis d'exclusion
1. L'ordonnateur compétent demande un avis d'exclusion pour les cas visés à l'article 106, paragraphe 1, ou à l'article 109, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
2. L'avis d'exclusion est supprimé à l'issue de la période d'exclusion.
3. L'avis d'exclusion est automatiquement introduit dans la BDCE à partir du SAP.
Article 13
Informations transmises par l'OLAF
Lorsque l'OLAF transmet des informations conformément à l'article 7, paragraphe 6, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 en vue d'aider l'ordonnateur compétent à décider de prendre des mesures conservatoires afin de protéger les intérêts financiers de l'Union européenne ou conformément à l'article 11 du règlement (UE, Euratom) no 883/2013, ces informations comprennent les éléments suivants:
a)
l'identité de la personne concernée;
b)
un résumé des faits en question et des risques mis en évidence par l'enquête. Ce résumé doit être suffisamment détaillé pour permettre à la personne d'être effectivement entendue en vertu de l'article 16 de la présente décision;
c)
les mesures de confidentialité particulières préconisées, notamment en cas de recours à des mesures d'investigation qui relèvent de la compétence d'une autorité judiciaire nationale ou, dans le cas d'une enquête externe, de la compétence d'une autorité nationale, conformément à la réglementation nationale applicable aux enquêtes.
SECTION 3
RÈGLES DE PROCÉDURE CONCERNANT L'INSCRIPTION D'UN SIGNALEMENT
Article 14
Consultation préalable des services centraux concernant les avis de vérification
Avant de décider de demander l'inscription d'un avis de vérification sur la base des informations transmises par l'OLAF conformément à l'article 7, paragraphe 6, et à l'article 11 du règlement (UE, Euratom) no 883/2013, l'ordonnateur compétent consulte la direction générale du budget (service financier central) et, le cas échéant, le service juridique, en étroite collaboration avec l'OLAF conformément au règlement (UE, Euratom) no 883/2013.
Article 15
Évaluation des avis d'exclusion par les services centraux
Avant de demander un avis d'exclusion pour les cas visés à l'article 106, paragraphe 1, points b), c) et e), et à l'article 109, paragraphe 1, sur proposition de l'ordonnateur compétent et pour une durée appropriée, la direction générale du budget et le service juridique procèdent à une évaluation centralisée. Dans les cas où l'avis d'exclusion proposé par l'ordonnateur compétent est fondé sur des informations transmises par l'OLAF, cette évaluation est effectuée en étroite collaboration avec l'Office.
Article 16
Droit d'être entendu
1. L'inscription des signalements est soumise aux règles suivantes:
a)
lorsqu'il envisage de demander l'inscription d'un avis d'exclusion ou de prendre tout acte susceptible de porter atteinte aux droits de la personne concernée, l'ordonnateur compétent donne d'abord à la personne concernée la possibilité d'exprimer son point de vue par écrit. À cet effet, l'ordonnateur compétent accorde à la personne un délai minimal de 14 jours civils. Dans le même temps, l'ordonnateur compétent informe la personne qu'en l'absence de réponse, le signalement sera inscrit.
Le cas échéant, l'ordonnateur compétent donne à la personne la possibilité d'exprimer son point de vue sur la base des informations fournies par l'OLAF;
b)
si la personne présente des observations et que celles-ci ne modifient pas l'évaluation de l'ordonnateur compétent, ce dernier demande au comptable d'activer le signalement.
Si la personne présente des observations et que l'ordonnateur compétent estime que celles-ci rendent le signalement disproportionné ou inutile, le signalement ne sera pas activé et la personne en sera informée.
Le comptable confirme, le cas échéant, l'inscription du signalement dans le SAP à l'ordonnateur compétent;
c)
l'ordonnateur compétent informe la personne de l'activation du signalement et de sa durée. Cependant, cette information n'est pas nécessaire lorsque la personne n'a pas répondu à l'invitation de présenter ses observations par écrit.
2. L'ordonnateur compétent peut demander l'inscription d'un avis d'exclusion pour les cas visés à l'article 106, paragraphe 1, point e), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, dans l'attente de la décision sur la durée de l'exclusion, avant même d'avoir donné la possibilité à la personne d'exprimer son point de vue. L'ordonnateur compétent donne à la personne la possibilité de présenter son point de vue sur la durée de l'exclusion.
3. L'ordonnateur compétent peut demander l'inscription d'un avis d'exclusion pour les situations visées à l'article 106, paragraphe 1, point a), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 avant même d'avoir donné la possibilité à la personne d'exprimer son point de vue s'il est en possession d'un document officiel établissant la situation. L'ordonnateur compétent informe la personne de l'inscription de l'avis d'exclusion.
4. L'ordonnateur compétent peut exceptionnellement différer la possibilité pour la personne d'exprimer son point de vue par écrit avant de demander l'inscription d'un avis d'exclusion ou de prendre tout acte susceptible de porter atteinte aux droits de la personne concernée, pour autant qu'il existe des raisons impérieuses et légitimes de préserver la confidentialité de l'enquête ou des procédures juridiques nationales, tout en poursuivant l'inscription du signalement.
5. Lorsqu'il informe l'ordonnateur compétent conformément à l'article 13, l'OLAF indique s'il y a lieu de préserver la confidentialité de l'enquête ou des procédures judiciaires nationales et de différer la possibilité pour la personne d'exprimer son point de vue.
6. La personne a la possibilité d'exprimer son point de vue dès que les motifs de protection de l'enquête ou des procédures juridiques nationales ont cessé d'exister.
Article 17
Protection des données et droits des personnes concernées
1. L'ordonnateur compétent informe les personnes concernées que des données qui se rapportent à elles peuvent être introduites dans le SAP et indique à qui ces données peuvent être communiquées. Ces informations générales sont communiquées par écrit, notamment dans le cadre des appels d'offres, des appels à propositions et des concours dotés de prix et, en l'absence d'appels, avant la passation de marchés ou l'octroi de subventions.
2. L'ordonnateur compétent qui demande l'inscription d'un signalement est responsable des relations avec la personne dont les données sont introduites dans le SAP. Il répond aux demandes de la personne concernée visant à rectifier des données personnelles inexactes ou incomplètes, ainsi qu'à toute autre demande ou question émanant de cette personne.
3. Une personne peut également demander par écrit au comptable si elle figure dans le SAP.
Le comptable fournit cette information sauf si l'ordonnateur compétent, en accord avec l'OLAF le cas échéant, décide que les restrictions énoncées à l'article 20, paragraphe 1, du règlement (CE) no 45/2001 s'appliquent.
4. Les signalements supprimés sont uniquement accessibles à des fins d'audit et d'enquête et ne sont pas consultables par les utilisateurs du SAP.
Toutefois, les données personnelles contenues dans les signalements qui se rapportent à des personnes physiques ne demeurent accessibles à ces fins que pendant les cinq années qui suivent la suppression du signalement.
Article 18
Réexamen du signalement
Si la personne pour laquelle un signalement a été introduit dans le SAP fournit de nouveaux éléments prouvant que les motifs de l'inscription ont cessé d'exister, l'ordonnateur compétent demande la suppression du signalement.
La personne pour laquelle un avis d'exclusion a été introduit dans le SAP peut saisir le Médiateur et former un recours en justice.
SECTION 4
CONSÉQUENCES DES SIGNALEMENTS
Article 19
Règles générales régissant les conséquences
1. L'ordonnateur compétent demande à la personne de contact pour le signalement toute information pertinente permettant de décider des conséquences énoncées dans la présente section.
2. Lorsque, sur la base des informations fournies par l'OLAF, il demande l'inscription d'un avis de vérification en vertu de l'article 11, l'ordonnateur compétent suit la procédure énoncée à l'article 14 ou à l'article 15 de la présente décision et décide des conséquences en étroite collaboration avec l'OLAF, conformément au règlement (UE, Euratom) no 883/2013.
3. Lorsqu'il décide des conséquences, l'ordonnateur compétent tient compte des critères suivants pour l'ensemble des signalements:
a)
les risques pour les intérêts financiers et l'image de l'Union;
b)
le montant et la durée de l'engagement juridique;
c)
l'urgence de la mise en œuvre de l'engagement juridique;
d)
la nature des faits;
e)
la gravité des faits; et
f)
les conséquences potentielles sur la mise en œuvre de l'engagement juridique.
En ce qui concerne les avis d'exclusion, l'ordonnateur compétent tient également compte de la nature et de la gravité des motifs de l'exclusion ainsi que de la nécessité de la continuité du service.
4. En tout état de cause, l'ordonnateur compétent justifie par écrit sa décision sur les conséquences.
Article 20
Conséquences des avis de vérification
1. En cas de procédures de passation de marché ou d'octroi de subvention ou de concours dotés de prix, la vérification visée peut consister:
a)
pour l'ordonnateur compétent, à demander des justificatifs supplémentaires comme énoncé dans la procédure de passation de marché ou d'octroi de subvention ou le concours;
b)
en cas de procédure d'octroi de subvention, à analyser le risque lié au préfinancement.
2. Dans le cas d'un engagement juridique, la vérification visée peut consister:
a)
à s'assurer que l'action est conforme à l'engagement juridique, notamment en ce qui concerne le respect des délais et le contenu des prestations;
b)
pour les subventions existantes, à s'assurer de l'éligibilité des coûts avant le paiement ou la réalisation d'un audit ou de contrôles sur place.
Article 21
Droit d'être entendu après un avis de vérification
La procédure visée à l'article 15 de la présente décision et le droit d'être entendu énoncé à l'article 16 de la présente décision s'appliquent également lorsqu'un ordonnateur compétent envisage, à la suite d'un avis de vérification, de prendre tout acte susceptible de porter atteinte aux droits de la personne concernée.
Article 22
Conséquences des avis d'exclusion sur les procédures et les engagements juridiques
1. En cas de procédures de passation de marché ou d'octroi de subvention ou de concours dotés de prix, l'ordonnateur compétent exclut la personne faisant l'objet d'un avis d'exclusion de la participation aux procédures de passation de marché ou d'octroi de subvention, sauf si les conditions énoncées à l'article 106, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 sont remplies, lorsque la personne est dans une situation de monopole.
2. En cas d'engagements juridiques existants, l'ordonnateur compétent décide des conséquences, notamment:
a)
de poursuivre l'exécution du marché ou de la subvention et d'effectuer toutes les vérifications appropriées;
b)
de suspendre le délai de paiement conformément à l'article 92, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;
c)
de suspendre les paiements conformément à l'article 208 du règlement délégué (UE) no 1268/2012;
d)
de suspendre l'exécution du marché ou de la subvention conformément à l'article 116 et à l'article 135, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;
e)
de mettre un terme à l'engagement juridique si les dispositions de celui-ci le prévoient sur la base des informations pour lesquelles le signalement a été introduit.
3. Si la personne est un sous-contractant, l'ordonnateur compétent demande au soumissionnaire, au candidat ou au contractant de le remplacer.
Article 23
Conséquences des avis d'exclusion sur les opérations budgétaires
1. En cas d'avis d'exclusion, l'ordonnateur compétent confirme, s'il y a lieu, dans le système comptable que le paiement doit être effectué malgré l'existence du signalement.
2. En cas d'inscription d'un avis d'exclusion, il n'est procédé à aucun engagement budgétaire individuel, à aucune inscription d'un engagement juridique individuel dans les comptes budgétaires sur la base d'un engagement global et à aucune conclusion d'un engagement juridique sur la base d'un engagement provisionnel, sauf si la personne est dans une situation de monopole dans les conditions prévues par l'article 106, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
SECTION 5
DISPOSITIONS FINALES
Article 24
Abrogation
La décision 2008/969/CE, Euratom relative au système d'alerte précoce à l'usage des ordonnateurs de la Commission et des agences exécutives est abrogée.
Article 25
Dispositions transitoires
1. Les avis d'exclusion inscrits en vertu de la décision 2008/969/CE, Euratom demeurent actifs jusqu'à la fin de la durée prévue conformément à cette décision.
2. Les signalements W1, W2 et W3b inscrits en vertu de la décision 2008/969/CE, Euratom sont considérés comme des avis de vérification au titre de la présente décision.
3. Les signalements W3a et W4 continuent d'être inscrits jusqu'au 1er juillet 2015 dans les conditions énoncées dans la décision 2008/969/CE, Euratom. Pour l'application de la section 4 de la présente décision, les signalements W3a et W4 sont considérés comme des avis de vérification au titre de la présente décision. La décision 2008/969/CE, Euratom continue de s'appliquer aux signalements W5b jusqu'au 1er juillet 2015.
Article 26
Publication
La présente décision est publiée au Journal officiel de l'Union européenne.
Fait à Bruxelles, le 13 novembre 2014.