NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
RÈGLEMENT (UE) 2015/496 DU CONSEIL
du 17 mars 2015
modifiant le règlement (CEE, Euratom) no 354/83 en ce qui concerne le dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de Florence
LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, et notamment son article 352,
vu la proposition de la Commission européenne,
après transmission du projet d'acte législatif aux parlements nationaux,
vu l'approbation du Parlement européen,
statuant conformément à une procédure législative spéciale,
considérant ce qui suit:
(1)
Conformément au règlement (CEE, Euratom) no 354/83 du Conseil du 1er février 1983 concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique (1), les archives historiques de l'Union sont conservées et rendues accessibles au public, dans toute la mesure du possible, à l'expiration d'un délai de trente ans.
(2)
L'obligation de constituer des archives historiques et de les rendre accessibles au public, dans toute la mesure du possible, s'applique à chacune des institutions visées au règlement (CEE, Euratom) no 354/83 (ci-après dénommées «institutions»), dans les conditions énoncées dans ledit règlement.
(3)
Le règlement (CEE, Euratom) no 354/83 dispose que chaque institution dépose ses archives historiques à l'endroit qu'elle estime le plus approprié.
(4)
En 1984, le Parlement européen, le Conseil et la Commission ont décidé de déposer leurs archives historiques à l'Institut universitaire européen (IUE) de Florence, où elles sont rendues accessibles au public. Un contrat a été signé à cet effet le 17 décembre 1984 entre les Communautés européennes, représentées par la Commission, et l'Institut universitaire européen de Florence (ci-après dénommé «contrat de dépôt»).
(5)
Le Comité économique et social européen et la Cour des comptes européenne sont depuis lors convenus d'adhérer aux termes du contrat de dépôt. La Banque européenne d'investissement confie ses archives historiques à l'IUE au titre d'une convention distincte, signée avec l'IUE le 1er juillet 2005, et au titre des «règles relatives aux archives historiques», lesquelles ont été adoptées le 7 octobre 2005 par le Comité de direction de la Banque (2).
(6)
Le gouvernement italien a mis à la disposition de l'IUE, à titre permanent et gratuit, des locaux adaptés pour que les archives déposées soient conservées et protégées selon des normes internationales reconnues et qu'elles puissent être consultées sur place.
(7)
L'objectif du dépôt des archives historiques des institutions à l'IUE est d'en permettre l'accès à partir d'un lieu unique, de favoriser leur consultation et d'encourager les travaux de recherche sur l'histoire de l'intégration européenne et des institutions européennes. L'IUE est un centre universitaire d'étude et de recherche réputé, dont les travaux sont axés sur l'Europe et l'intégration européenne. Fort d'une expérience de près de trente ans dans la gestion des archives historiques de l'Union, il offre des installations de stockage et de recherche des plus modernes, construites expressément pour la conservation et la consultation de ces archives, et jouit d'une réputation internationale en tant que centre d'archivage.
(8)
Il convient que la poursuite du dépôt des archives historiques des institutions à l'IUE soit inscrite dans la législation de l'Union afin de mettre en évidence le rôle joué par l'IUE en tant que partenaire des institutions dans la gestion de leurs archives historiques.
(9)
Il convient que le présent règlement s'applique à toutes les institutions et qu'il ne modifie pas la responsabilité qui leur incombe d'ouvrir leurs archives historiques au public, ni le fait que chaque institution conserve la propriété de ses archives historiques.
(10)
Toutefois, la nature spécifique des activités de la Cour de justice de l'Union européenne (ci-après dénommée «Cour») et de la Banque centrale européenne (BCE) justifie leur exclusion de l'obligation énoncée dans le présent règlement de déposer leurs archives historiques à l'IUE. La Cour et la BCE peuvent déposer leurs archives historiques à l'IUE sur une base volontaire.
(11)
Les institutions et l'IUE devraient, dans la mesure du possible, mettre les archives historiques à la disposition du public sous une forme numérisée et numérique, afin de faciliter leur consultation sur l'internet.
(12)
Il y a lieu de traiter les données à caractère personnel contenues dans les archives historiques de l'Union déposées à l'IUE conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (3).
(13)
Le contrôleur européen de la protection des données a été consulté par la Commission sur la proposition législative qui a conduit au présent règlement, conformément au règlement (CE) no 45/2001, et a rendu un avis sur ladite proposition le 10 octobre 2012 (4).
(14)
Il convient d'établir dans un accord-cadre de partenariat des dispositions détaillées concernant la gestion des archives historiques par l'IUE, y compris leur dépôt, l'accès à celles-ci et leur consultation par le public, ainsi que le rôle et les responsabilités assumés respectivement par les institutions et l'IUE.
(15)
Les coûts liés à la gestion des archives historiques de l'Union par l'IUE devraient être financés sur le budget général de l'Union et devraient être à la charge de l'ensemble des institutions déposantes.
(16)
Il convient, dès lors, de modifier le règlement (CEE, Euratom) no 354/83 en conséquence,
A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
Article premier
Le règlement (CEE, Euratom) no 354/83 est modifié comme suit:
1)
L'article 8 est modifié comme suit:
a)
le paragraphe 1 est remplacé par le texte suivant:
«1. Chaque institution, autre que la Cour de justice de l'Union européenne (ci-après dénommée “Cour”) et la Banque centrale européenne (BCE), dépose à l'Institut universitaire européen (IUE) de Florence les documents qui font partie de ses archives historiques et qu'elle a rendus accessibles au public en conformité avec le présent règlement. Le dépôt s'effectue conformément aux dispositions de l'annexe.
Nonobstant le premier alinéa, les institutions déposantes peuvent, pour des raisons juridiques ou administratives, refuser de confier certains documents originaux à l'IUE. Dans ce cas, elles y déposent une copie microforme ou numérique de ces documents.»
;
b)
les paragraphes suivants sont ajoutés:
«3. La Cour et la BCE peuvent déposer leurs archives historiques à l'IUE sur une base volontaire.
4. Les institutions déposantes restent propriétaires de leurs archives et conservent la responsabilité exclusive de la composition des documents et des dossiers déposés à l'IUE ou mis de quelque autre manière à sa disposition.
5. Le dépôt des archives historiques des institutions à l'IUE n'a aucune incidence sur leur protection au sens de l'article 2 du protocole no 7 sur les privilèges et immunités de l'Union européenne, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l'Union européenne.
6. L'IUE veille à la conservation et à la protection des archives qui lui sont confiées. Cette conservation et cette protection répondent aux normes reconnues au niveau international en matière de protection physique des archives et respectent au minimum les règles techniques et de sécurité correspondant à celles qui régissent la conservation et la gestion des archives publiques en Italie. Pour ce faire, les documents déposés sont conservés dans un entrepôt spécialement construit à cet effet.
7. L'IUE est seul responsable du personnel appelé à gérer les archives historiques de l'Union déposées à l'IUE. Il veille à ce que le personnel chargé de la gestion des archives historiques dispose des qualifications professionnelles requises pour travailler dans ce domaine.
8. Chaque institution déposante a le droit de recevoir des informations concernant la gestion de ses archives par l'IUE et de procéder à une inspection des archives qu'elle y a déposées.
9. L'IUE met les archives historiques qui lui sont confiées en vertu des paragraphes 1 et 3 à la disposition du public. Les institutions peuvent également rendre accessibles au public une copie de ces mêmes archives historiques.
10. Les coûts liés à la gestion des archives historiques de l'Union sont financés par des contributions de l'ensemble des institutions déposantes versées sur la ligne budgétaire concernée, dans la limite des crédits annuels mis à disposition par l'autorité budgétaire conformément au règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union (5). Ces contributions financières ne couvrent pas les coûts liés à la mise à disposition et à l'aménagement des bâtiments et des entrepôts destinés à héberger les archives et le personnel qui y est affecté.
Le montant des contributions visées au premier alinéa est proportionnel à la taille des tableaux des effectifs respectifs des institutions déposantes. Chaque contribution est recalculée lorsqu'une nouvelle institution commence à déposer ses archives historiques à l'IUE, ou au minimum tous les cinq ans.
11. L'IUE agit en qualité de sous-traitant conformément à l'article 2 du règlement (CE) no 45/2001, sur instruction des institutions déposantes. L'IUE traite les éventuelles données à caractère personnel contenues dans les archives historiques des institutions dans le respect des garanties prévues dans ledit règlement.
12. Le contrôleur européen de la protection des données continue de disposer de pouvoirs de surveillance à l'égard des institutions en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel contenues dans les archives historiques déposées à l'IUE.
2)
L'article 9 est modifié comme suit:
a)
le premier paragraphe est remplacé par le texte suivant:
«1. Chaque institution arrête des règles internes pour l'application du présent règlement, notamment des règles régissant la conservation des archives historiques et leur ouverture au public, ainsi que la protection des données à caractère personnel qu'elles contiennent. Dans toute la mesure du possible, les institutions rendent leurs archives accessibles au public par des moyens électroniques, y compris les archives numérisées et d'origine numérique, et facilitent leur consultation sur l'internet. Elles conservent également les documents existant sous des formes adaptées à des besoins particuliers (tels que l'écriture braille, de gros caractères ou des enregistrements).»
;
b)
le paragraphe suivant est ajouté:
«3. Au nom des institutions déposantes, la Commission conclut un accord-cadre de partenariat avec l'IUE. Cet accord-cadre comprend des dispositions détaillées sur le rôle et les responsabilités assumés respectivement par les institutions et l'IUE en matière de gestion des archives historiques de l'Union, y compris leur dépôt, leur conservation, l'accès à celles-ci et leur consultation par le public.»
3)
Le texte de l'annexe est ajouté en tant qu'annexe au règlement (CEE, Euratom) no 354/83.
Article 2
Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 17 mars 2015.