NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1271/2013
ze dne 30. září 2013
o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 208 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 208 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 (2) o rámcovém finančním nařízení pro subjekty zřízené Společenstvími vycházelo z nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (3). Nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 bylo nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je proto nezbytné revidovat. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Je nezbytné vzít v úvahu společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady EU a Evropské komise k decentralizovaným agenturám ze dne 19. července 2012.
(3)
Některá ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 musí být přezkoumána s cílem zohlednit zkušenosti získané při jejich uplatňování.
(4)
Toto nařízení by mělo stanovit obecné zásady a základní pravidla pro subjekty zřízené Smlouvou o fungování EU a Smlouvou o Euratomu (dále jen „subjekty Unie“), které dostávají příspěvky z rozpočtu, a aniž je dotčen zřizující akt. Na základě tohoto nařízení by subjekty Unie měly přijmout svá finanční pravidla, která se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jejich zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
(5)
Nicméně subjekty Unie, které jsou v plném rozsahu finančně samosprávné a na které se toto nařízení nevztahuje, by měly v zájmu jednotnosti případně zavést podobná pravidla. V souladu se společným prohlášením Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012 by tyto subjekty měly Evropskému parlamentu, Radě a Komisi předkládat výroční zprávu o plnění svého rozpočtu a řádně zohledňovat jejich požadavky a doporučení.
(6)
Subjekty Unie by měly svůj rozpočet sestavovat a plnit v souladu s pěti základními zásadami rozpočtového práva - zásadou jednotnosti, správnosti, univerzálnosti, specifikace a ročního rozpočtu - a zásadou vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, řádného finančního řízení a transparentnosti.
(7)
Je třeba zdůraznit vyrovnávací povahu příspěvku Unie. Ta část kladného výsledku plnění rozpočtu subjektu Unie, která převyšuje částku příspěvku Unie vyplacenou během roku, by měla být vrácena do rozpočtu Unie.
(8)
Pokud zřizující akt stanoví, že příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky a že příjmy plynoucí z poplatků jsou určeny na konkrétní výdaje, měly by mít subjekty Unie možnost převést zůstatek v podobě účelově vázaných příjmů.
(9)
Je nezbytné zajistit, aby poplatky byly stanoveny na vhodné úrovni, která by pokryla náklady na poskytování služeb a bránila výrazným přebytkům.
(10)
Pověření subjektů Unie úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu musí být řádně odůvodněno vlastnostmi těchto úkolů a specifickými odbornými znalostmi subjektů Unie a současně musí zajišťovat řádné finanční řízení a nákladovou efektivitu. Svěřené úkoly by měly být slučitelné se zřizujícím aktem.
(11)
Subjektům Unie by mělo být umožněno získávat granty ad hoc, pouze pokud je to výslovně stanoveno v příslušných základních právních aktech a povoleno ve zřizujícím aktu.
(12)
V souladu s článkem 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 se subjekt Unie musí zúčastnit srovnávání s jinými subjekty a orgány Unie.
(13)
Je nezbytné stanovit pravidla pro akční plán navazující na závěry celkových pravidelných hodnocení, aby bylo zajištěno jejich účinné provádění.
(14)
Za účelem zajištění jednotného plánování by měl subjekt Unie vypracovat dokument obsahující roční a víceleté programy, přičemž by měl zohlednit pokyny Komise.
(15)
Subjekt Unie by měl uvést harmonogram ročních a víceletých programů do souladu s rozpočtovým procesem, aby byla zajištěna jeho účinnost a soudržnost všech programových dokumentů.
(16)
Je nezbytné objasnit současnou architekturu funkcí interního auditora a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditora v rámci subjektu Unie by měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět v případě, že jsou odůvodněny souvisejícími riziky. Je nezbytné stanovit pravidla týkající se zřízení a fungování útvarů interního auditu.
(17)
Měly by být zjednodušeny povinnosti spojené s podáváním zpráv. Subjekty Unie by měly předkládat souhrnnou výroční zprávu o činnosti, která obsahuje úplné informace o provádění jejich pracovního programu, plnění rozpočtu a plánu zaměstnanecké politiky a provádění systémů řízení a vnitřní kontroly.
(18)
V zájmu zlepšení nákladové efektivity subjektů Unie je nezbytné stanovit možnost sdílet služby nebo je převést na jiný subjekt Unie či Komisi. Nákladovou efektivitu lze zejména zlepšit tím, že se účetnímu Komise umožní, aby byl pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu Unie.
(19)
V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 by měla být možnost rozložit několikaleté závazky do ročních splátek povolena pouze v případech, kdy tuto možnost stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo kdy se tyto závazky týkají správních výdajů.
(20)
S cílem uvést pravidla o účelově vázaných příjmech do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit pravidla pro rozlišení účelově vázaných příjmů (interních a externích) a o jejich přenosu.
(21)
S cílem uvést pravidla pro nakládání s úroky plynoucími z příspěvku Unie určeného pro subjekt Unie do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit, že úroky nejsou splatné do rozpočtu.
(22)
Nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 stanoví ve zvláštních případech možnost přijmout právní závazek před závazkem rozpočtovým. Tuto možnost by měly mít i subjekty Unie.
(23)
Aby byla zajištěna soudržnost mezi nařízením (ES, Euratom) č. 2343/2002 a nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, neměla by být povolena zvláštní ustanovení o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů. Uplatňování jediného souboru pravidel usnadňuje subjektu Unie práci a umožňuje používat pokyny a modely vypracované Komisí.
(24)
S cílem uvést ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 do souladu s ustanoveními nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 by měl mít subjekt Unie možnost udělovat ceny.
(25)
Aby subjekty Unie dokázaly identifikovat a správně řídit riziko skutečného nebo domnělého střetu zájmů, měly by mít povinnost přijmout pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů. V těchto pravidlech by měly být zohledněny pokyny vypracované Komisí v návaznosti na společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012.
(26)
Ustanovení týkající se politiky v oblasti nemovitostí, včetně zavedení možnosti subjektů Unie brát si půjčky a podmínek jejich získávání, by měla být uvedena do souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, aby bylo zajištěno důsledné uplatňování nově zavedených pravidel všemi subjekty a orgány Unie.
(27)
Je třeba zavést přechodná ustanovení pro plánování a podávání zpráv vzhledem k tomu, že Komise potřebuje čas k vypracování vhodných pokynů ve spolupráci se subjekty Unie.
(28)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby bylo možné přijmout včas revidovaná finanční nařízení subjektů Unie k 1. lednu 2014 s cílem zajistit jednotná pravidla pro příští víceletý finanční rámec,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
HLAVA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví základní finanční pravidla, na jejichž základě má subjekt Unie přijmout svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu Unie se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jeho zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se rozumí:
-
„zřizujícím aktem“ nástroj práva Unie, jímž se řídí hlavní aspekty zřízení a činnosti subjektu Unie,
-
„rozpočtem subjektu Unie“ nástroj, jímž se pro každý rozpočtový rok stanovují a schvalují veškeré příjmy a výdaje, které se pro subjekt Unie považují za nezbytné,
-
„subjektem Unie“ jakýkoli subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
„správní radou“ hlavní vnitřní orgán subjektu Unie, který je odpovědný za rozhodování o finančních a rozpočtových záležitostech, a to bez ohledu na to, jak je pojmenován ve zřizujícím aktu,
-
„ředitelem“ osoba odpovědná za provádění rozhodnutí správní rady a za plnění rozpočtu subjektu Unie jako schvalující osoba, a to bez ohledu na to, jak je tato osoba pojmenována ve zřizujícím aktu,
-
„výkonnou radou“ vnitřní orgán subjektu Unie, který je nápomocen správní radě a jehož povinnosti a jednací řád jsou stanoveny ve zřizujícím aktu.
Článek 3
Lhůty, data a termíny
Není-li stanoveno jinak, vztahuje se na lhůty stanovené tímto nařízením nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 1182/71 (4).
Článek 4
Ochrana osobních údajů
Tímto nařízením nejsou dotčeny požadavky směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (5) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6).
Článek 5
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu Unie musí být sestavován a plněn v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účelnou a účinnou vnitřní kontrolu a transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 6
Oblast působnosti rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie tvoří:
a)
vlastní příjmy sestávající ze všech poplatků, které je subjekt Unie oprávněn vybírat na základě úkolů, jež mu byly svěřeny, a jakékoli další příjmy;
b)
příjmy složené z finančních příspěvků hostitelských členských států;
c)
příspěvek poskytovaný Unií;
d)
příjmy účelově vázané na specifické výdaje v souladu s čl. 23 odst. 1;
e)
výdaje subjektu Unie, včetně správních výdajů.
2. Příjmy sestávající z poplatků jsou účelově vázány jen ve výjimečných a řádně odůvodněných případech stanovených ve zřizujícím aktu.
3. V případě, že jeden nebo několik zřizujících aktů stanoví, že jasně vymezené úkoly jsou financovány odděleně, nebo pokud subjekt Unie plní úkoly, jež mu byly svěřeny na základě dohody o pověření, musí mít oddělené účetnictví vážící se k příjmovým a výdajovým operacím. Subjekt Unie musí každou skupinu úkolů jasně označit ve svém plánu lidských zdrojů a dále v dokumentu obsahujícím roční a víceletý program uvedeném v článku 32.
Článek 7
Granty ad hoc
1. Subjekty Unie nesmějí získávat granty ad hoc z rozpočtu, pokud to není povoleno ve zřizujícím aktu a výslovně stanoveno v základním právním aktu.
2. Bylo-li subjektu Unie povoleno granty ad hoc získávat, úkoly financované z těchto grantů musí být zahrnuty do ročního pracovního programu uvedeného v čl. 32 odst. 3.
Článek 8
Dohody o pověření
1. Komise smí subjektu Unie svěřit úkoly související s plněním rozpočtu, pouze pokud je to řádně odůvodněno zvláštní povahou akce a specifickými odbornými znalostmi subjektu Unie.
2. Při výběru subjektu Unie se náležitě zohlední:
a)
nákladová efektivita svěření těchto úkolů;
b)
dopad na strukturu řízení subjektu a na jeho finanční a lidské zdroje.
3. V případě, že Komise subjektu Unie svěří úkoly výjimečně:
a)
použije se na subjekt Unie článek 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, pokud jde o finanční prostředky, jež byly na tyto úkoly přiděleny, a články 108 a 109 tohoto nařízení se nepoužijí;
b)
svěřené úkoly by měly být uvedeny v ročním pracovním programu subjektu Unie podle čl. 32 odst. 3 pouze pro informační účely.
4. Aniž je dotčen odstavec 2, schvalující osoba konzultuje před podpisem dohody o pověření správní radu.
Článek 9
Zvláštní pravidla týkající se zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu Unie.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených rozpočtových prostředků subjektu Unie.
3. Do rozpočtu subjektu Unie mohou být zapsány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu Unie nejsou subjektem Unie splatné.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 10
Definice
Prostředky zapsané do rozpočtu subjektu Unie se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
Článek 11
Druhy prostředků
1. Rozpočet subjektu Unie obsahuje nerozlišené prostředky, a je-li to odůvodněno provozními potřebami, rozlišené prostředky. Rozlišené prostředky sestávají z prostředků na závazky a z prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky kryjí celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových rocích.
Článek 12
Účtování příjmů a prostředků
1. Příjmy subjektu Unie uvedené v článku 6 se zaúčtují za daný rozpočtový rok na základě částek vybraných v průběhu tohoto rozpočtového roku.
2. Příjmy subjektu Unie zakládají shodnou výši prostředků na platby.
3. Prostředky schválené na určitý rozpočtový rok se použijí výhradně k pokrytí výdajů přidělených na závazky a zaplacených v dotčeném rozpočtovém roce a k pokrytí dlužných částek na základě závazků z předchozích rozpočtových roků.
4. Závazky se zaúčtují na základě právních závazků uskutečněných do 31. prosince.
5. Platby se zaúčtují do rozpočtového roku na základě plateb provedených účetním do 31. prosince uvedeného roku.
Článek 13
Přidělení prostředků na závazky
Prostředky zapsané v rozpočtu subjektu Unie lze přidělit na závazky s účinkem od 1. ledna, jakmile byl rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat.
Článek 14
Zrušení a přenos prostředků
1. Prostředky, které nebyly použity do konce rozpočtového roku, pro který byly zapsány v rozpočtu, se ruší. Prostředky však mohou být přeneseny, a to výlučně do následujícího rozpočtového roku, v souladu s odstavci 3 a 4 na základě rozhodnutí správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady přijatého do 15. února, anebo mohou být přeneseny automaticky v souladu s odstavcem 5.
2. Prostředky týkající se výdajů na zaměstnance přenášet nelze.
3. U rozlišených prostředků na závazky a nerozlišených prostředků, které nejsou na konci rozpočtového roku dosud přiděleny na závazky, lze přenést:
a)
částky odpovídající prostředkům na závazky;
b)
částky odpovídající nerozlišeným prostředkům týkajícím se projektů v oblasti nemovitostí, u kterých byla většina přípravných etap přidělení na určitý závazek dokončena do 31. prosince. Přípravná etapa přidělení na určitý závazek se stanoví v prováděcích pravidlech k finančnímu nařízení každého subjektu Unie.
Tyto částky mohou být přiděleny na závazky do 31. března následujícího roku nebo - v případě částek týkajících se projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku.
4. U prostředků na platby lze přenést částky nezbytné ke krytí stávajících závazků nebo závazků spojených s přenášenými prostředky na závazky, pokud prostředky na platby stanovené v příslušných rozpočtových položkách na příští rozpočtový rok nedostačují požadavkům.
Dotčený subjekt Unie použije přednostně prostředky schválené na běžný rozpočtový rok a teprve po jejich vyčerpání použije prostředky přenesené.
5. Nerozlišené prostředky, které na konci rozpočtového roku odpovídají řádně smluvně podloženým povinnostem, se automaticky přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku.
6. Přenesené prostředky, které nebyly přiděleny na závazky do 31. března roku N + 1, se automaticky ruší a rozliší v účetnictví.
Článek 15
Pravidla pro přenos účelově vázaných příjmů
Přenos účelově vázaných příjmů uvedených v článku 23 a z nich plynoucích prostředků, které k 31. prosinci zůstaly nevyužity a jsou k dispozici, se řídí těmito pravidly:
a)
vnější účelově vázané příjmy se přenášejí automaticky a musí být zcela využity dříve, než jsou ukončeny všechny operace související s programem nebo akcí, na něž byly tyto příjmy účelově vázány; vnější účelově vázané příjmy obdržené v průběhu posledního roku trvání programu nebo akce se mohou využít v prvním roce trvání následujícího programu nebo akce;
b)
vnitřní účelově vázané příjmy se přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku, s výjimkou vnitřních účelově vázaných příjmů vymezených v čl. 23 odst. 3 písm. f), které se přenášejí automaticky.
Do 1. června roku N + 1 informuje subjekt Unie Komisi o provedení přenesených účelově vázaných příjmů.
Článek 16
Zrušení přidělení prostředků na závazky
Pokud je přidělení prostředků na závazky v kterémkoli rozpočtovém roce následujícím po zápisu prostředků do rozpočtu subjektu Unie zrušeno, protože akce, na niž byly prostředky určeny, nebyla provedena nebo byla provedena jen částečně, odpovídající prostředky se zruší.
Článek 17
Závazky
1. Běžné správní výdaje mohou být každoročně od 15. října předem přidělovány na závazky k tíži prostředků stanovených pro následující rozpočtový rok. Tyto závazky však nesmějí překročit čtvrtinu prostředků schválených správní radou a uvedených v odpovídající rozpočtové položce pro běžný rozpočtový rok. Nesmějí být použity na výdaje nového druhu, které nebyly rámcově schváleny v posledním řádně přijatém rozpočtu subjektu Unie.
2. Výdaje, které musí být uskutečněny předem, např. nájemné, mohou být placeny od 1. prosince k tíži prostředků následujícího rozpočtového roku. V tomto případě se nepoužije lhůta uvedená v odstavci 1.
Článek 18
Pravidla vztahující se na případy pozdního přijetí rozpočtu subjektu Unie
1. Není-li na začátku rozpočtového roku rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat, použijí se pravidla stanovená v odstavcích 2 až 6.
2. Závazky lze přijímat a platby lze uskutečňovat v mezích stanovených v odstavci 3.
3. Závazky lze přijímat podle kapitol do výše jedné čtvrtiny celkové výše prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, zvýšené o jednu dvanáctinu za každý ukončený měsíc.
Horní mez prostředků stanovená v odhadu příjmů a výdajů nesmí být překročena.
Platby lze uskutečňovat měsíčně podle kapitol až do výše jedné dvanáctiny prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok. Tato částka však nesmí překročit jednu dvanáctinu prostředků stanovených ve stejné kapitole odhadu příjmů a výdajů.
4. Prostředky schválenými v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, jak je uvedeno v odstavcích 2 a 3, se rozumějí prostředky, které byly odsouhlaseny v rozpočtu subjektu Unie, včetně opravných rozpočtů, po úpravě o převody uskutečněné v daném rozpočtovém roce.
5. Na žádost ředitele může správní rada v případě, že si to kontinuita činnosti subjektu Unie a potřeby řízení vyžadují, s výjimkou řádně odůvodněných případů schválit výdaje nad rámec jedné prozatímní dvanáctiny, které však nepřekračují součet čtyř prozatímních dvanáctin, pro závazky i pro platby nad rámec prozatímních dvanáctin poskytnutých automaticky podle odstavců 2 a 3.
Dodatečné dvanáctiny se schvalují jako celek a nelze je rozdělovat.
6. Nestačí-li pro určitou kapitolu schválení čtyř prozatímních dvanáctin poskytnutých v souladu s odstavcem 5 ke krytí nezbytných výdajů tak, aby nedošlo k přerušení kontinuity činnosti subjektu Unie v oblasti, na niž se příslušná kapitola vztahuje, lze výjimečně schválit překročení výše prostředků zapsaných v odpovídající kapitole rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok. Správní rada v takovém případě postupuje podle odstavce 5. Celková výše prostředků dostupných v rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok nebo v předloženém návrhu rozpočtu subjektu Unie však nesmí být v žádném případě překročena.
KAPITOLA 3
Zásada vyrovnanosti
Článek 19
Definice a oblast působnosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit částku příspěvku Unie zvýšenou o vlastní příjmy a veškeré další příjmy uvedené v článku 6.
3. U subjektů, jejichž příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky, by tyto poplatky měly být stanoveny v takové výši, aby se zamezilo hromadění značných přebytků. Opakují-li se případy, kdy je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 výrazně kladný nebo záporný, musí být výše poplatků revidována.
4. Subjekt Unie si nesmí v rámci rozpočtu subjektu Unie brát půjčky.
5. Příspěvek Unie určený subjektu Unie představuje pro rozpočet subjektu Unie vyrovnávací příspěvek, který lze rozdělit do několika plateb.
6. Subjekt Unie pečlivě řídí hotovost s náležitým přihlédnutím k účelově vázaným příjmům s cílem zajistit, aby jeho hotovostní zůstatky byly omezeny na řádně odůvodněné požadavky. S žádostmi o platbu předloží podrobné a aktualizované prognózy svých skutečných požadavků na hotovost v průběhu roku, včetně informací o účelově vázaných příjmech.
Článek 20
Výsledek plnění rozpočtu za rozpočtový rok
1. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 kladný, je Komisi splacen až do výše příspěvku poskytnutého během daného roku. Část výsledku plnění rozpočtu, která výši příspěvku Unie vyplaceného během daného roku převyšuje, je zanesena do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok jako příjem.
První pododstavec se použije i v případě, že příjem subjektu Unie tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky.
Rozdíl mezi příspěvkem zapsaným do rozpočtu a příspěvkem skutečně vyplaceným subjektu Unie se zruší.
Subjekt Unie předloží do 31. ledna roku N odhad výsledku plnění rozpočtu za rok N - 1, který má být vrácen do rozpočtu v pozdější fázi roku N, s cílem doplnit již dostupné informace o výsledku plnění rozpočtu za rok N - 2. Tyto informace Komise náležitě zohlední při posuzování finančních potřeb subjektu Unie v roce N + 1.
2. Ve výjimečných případech, kdy zřizující akt stanoví, že příjmy z poplatků jsou účelově vázány na konkrétní výdaje, může subjekt Unie přenést zůstatek poplatků jako příjem účelově vázaný na činnosti související s poskytováním služeb, za něž jsou tyto poplatky splatné.
3. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 záporný, je zanesen do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok v podobě prostředků na platby nebo je případně kompenzován kladným výsledkem plnění rozpočtu subjektu Unie v následujících rozpočtových rocích.
4. Příjmy nebo prostředky na platby se zapisují do rozpočtu subjektu Unie během rozpočtového procesu prostřednictvím návrhu na změnu stanoveného v článku 39 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, nebo prostřednictvím opravného rozpočtu v případě, že plnění rozpočtu subjektu Unie právě probíhá.
KAPITOLA 4
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 21
Používání eura
Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní v eurech a účty se vedou v eurech. Pro účely peněžních toků je účetní a v případě zálohových účtů správce zálohových účtů oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech jednotlivých subjektů Unie.
KAPITOLA 5
Zásada univerzálnosti
Článek 22
Definice a oblast působnosti
Aniž je dotčen článek 23, celkové příjmy pokrývají celkové prostředky na platby. Aniž je dotčen článek 25, všechny příjmy a výdaje se vykazují v plné výši bez jakýchkoli vzájemných zápočtů.
Článek 23
Účelově vázané příjmy
1. Pro financování specifických výdajů se použijí vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy.
2. Vnější účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
finanční příspěvky členských států a třetích zemí, v obou případech včetně jejich veřejných agentur a právnických nebo fyzických osob, na určité činnosti subjektů Unie, pokud tak stanoví dohoda uzavřená mezi subjektem Unie a dotčenými členskými státy, třetími zeměmi nebo veřejnými agenturami a právnickými nebo fyzickými osobami;
b)
příjmy určené na zvláštní účel, například příjmy z nadací, podpor, darů a odkazů;
c)
finanční příspěvky na činnosti subjektů Unie, které pocházejí od třetích zemí nebo různých subjektů mimo Unii a na které se nevztahuje písmeno a):
-
příjmy z grantů ad hoc uvedených v článku 7,
-
příjmy z dohod o pověření uvedených v článku 8;
d)
vnitřní účelově vázané příjmy uvedené v odstavci 3 v rozsahu, v jakém jsou doplňkem jiných příjmů uvedených v písmenech a) až c) tohoto odstavce;
e)
příjmy z poplatků uvedených v čl. 6 odst. 2.
3. Vnitřní účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
příjmy od třetích osob za dodávky zboží, poskytnutí služeb nebo stavební práce provedené na jejich žádost, s výjimkou poplatků uvedených v čl. 6 odst. 1 písm. a);
b)
výnosy z prodeje vozidel, vybavení, zařízení, materiálů a vědeckých a technických přístrojů, které jsou nahrazeny novými nebo vyřazeny, je-li jejich účetní hodnota plně odepsána;
c)
příjmy plynoucí ze zpětného získání neoprávněně vyplacených částek v souladu s článkem 62;
d)
výnosy z dodávek zboží a poskytnutí služeb a stavebních prací orgánům Unie nebo jiným subjektům Unie;
e)
přijaté platby pojistného plnění;
f)
příjmy z pronájmu;
g)
příjmy z prodeje tiskovin a filmů, včetně tiskovin a filmů na elektronických nosičích;
h)
příjmy z následné úhrady daní podle čl. 25 odst. 3 písm. b).
4. Aniž je dotčen čl. 23 odst. 2 písm. e), může příslušný zřizující akt příjmy, které stanoví, také účelově vázat na specifické výdaje. Tyto příjmy představují vnitřní účelově vázané příjmy, nestanoví-li příslušný zřizující akt jinak.
5. Všechny příjmy ve smyslu odst. 2 písm. a) až c) a odst. 3 písm. a) a d) kryjí veškeré přímé či nepřímé výdaje, které vzniknou v souvislosti s dotyčnou činností nebo účelem.
6. V rozpočtu subjektu Unie jsou pro vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy založeny odpovídající rozpočtové položky, a pokud je to možné, je pro ně uvedena odpovídající částka.
Do odhadu příjmů a výdajů lze zapisovat jen ty částky účelově vázaných příjmů, jejichž výše je ke dni sestavení odhadu jistá.
Článek 24
Darované částky
1. Ředitel smí přijímat jakékoli částky darované subjektu Unie, zejména příjmy z nadací, dotace, dary a odkazy.
2. Přijetí darovaných částek, které by mohly vést k finančním poplatkům, podléhá předchozímu schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud se správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada v této lhůtě neusnese, je darovaná částka považována za přijatou.
Článek 25
Pravidla pro odečty a úpravy v důsledku kurzových rozdílů
1. Od výše žádostí o platbu, které se v tomto případě schválí jako čisté částky, lze odečíst:
a)
sankce uložené stranám zadaných veřejných zakázek nebo příjemcům grantů;
b)
slevy, náhrady a rabaty z jednotlivých faktur a výkazů nákladů;
c)
úpravy v souvislosti s neoprávněně vyplacenými částkami.
Úpravy uvedené v prvním pododstavci písm. c) lze provést přímým snížením nové průběžné platby nebo platby zůstatku poukázané stejnému příjemci platby ve stejné kapitole, ve stejném článku a ve stejném rozpočtovém roce, kdy došlo k přeplatku.
Na odečty uvedené v prvním pododstavci písm. c) se vztahují účetní pravidla Unie.
2. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí členské státy podle Protokolu o výsadách a imunitách Evropské unie, jsou do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovány bez daně za předpokladu, že se tento protokol na subjekt Unie vztahuje.
3. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí třetí země na základě příslušných dohod, lze do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovat:
a)
bez daně;
b)
včetně daně. V tomto případě se s následně vrácenou daní nakládá jako s vnitřním účelově vázaným příjmem.
4. Veškeré vnitrostátní daně dočasně hrazené subjektem Unie podle odstavců 2 a 3 jsou účtovány na prozatímních účtech, dokud je dotyčný stát nevrátí.
5. Jakýkoli záporný výsledek plnění rozpočtu se do rozpočtu subjektu Unie zapisuje jako výdaj.
6. Kurzové rozdíly, které vznikají při plnění rozpočtu subjektu Unie, mohou být navzájem započteny. Konečný výsledek, zisk nebo ztráta, se zahrne do výsledku plnění rozpočtu za daný rok.
KAPITOLA 6
Zásada specifikace
Článek 26
Obecná ustanovení
Prostředky se věcně člení do hlav a kapitol. Kapitoly se dále člení do článků a bodů.
Článek 27
Převody
1. Ředitel může převádět prostředky:
a)
z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí;
b)
z jedné kapitoly do druhé a z jednoho článku do druhého bez omezení.
2. Ředitel může předložit správní radě, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné radě návrh na převod prostředků z jedné hlavy do druhé i nad rámec meze uvedené v odstavci 1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada má tři týdny na to, aby proti těmto převodům vznesla námitky. Po uplynutí této lhůty se považují za přijaté.
3. Návrhy na převody a převody provedené v souladu s odstavci 1 a 2 jsou doprovázeny vhodnými a podrobnými podpůrnými dokumenty popisujícími využití prostředků a odhad potřeb do konce rozpočtového roku u položek, na něž mají být prostředky připisovány, i u položek, z nichž jsou prostředky čerpány.
4. Ředitel co nejdříve informuje o všech provedených převodech správní radu. Ředitel informuje o všech převodech uskutečněných podle odstavce 2 Evropský parlament a Radu.
Článek 28
Zvláštní pravidla pro převody
1. Prostředky lze převádět pouze do položek v rozpočtu subjektu Unie, pro něž jsou v rozpočtu subjektu Unie schváleny prostředky nebo které nesou označení pro memoria.
2. Prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům, lze převádět pouze tehdy, pokud se takový příjem použije k účelu, na který je vázán.
KAPITOLA 7
Zásada řádného finančního řízení
Článek 29
Zásady hospodárnosti, účinnosti a účelnosti / zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby zdroje používané subjektem Unie k výkonu jeho činnosti byly dány k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Subjekt Unie provádí srovnávání podle článku 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Srovnávání zahrnuje:
-
přezkum účinnosti horizontálních služeb subjektu Unie,
-
analýzu nákladů a přínosů sdílení služeb nebo jejich převedení na jiný subjekt Unie nebo Komisi.
Během srovnávání podle prvního a druhého pododstavce subjekt Unie přijme nezbytná opatření k tomu, aby zamezil jakémukoli střetu zájmů.
4. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu Unie, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosažení těchto cílů se kontroluje pomocí ukazatelů výkonnosti pro každou činnost a příslušné informace předává ředitel správní radě. Tyto informace se předávají každoročně a nejpozději s dokumenty přiloženými k návrhu rozpočtu subjektu Unie.
5. Ke zdokonalení rozhodovacího procesu provádí subjekt Unie hodnocení ex ante a ex post podle pokynů vydaných Komisí. Tato hodnocení se provádějí u všech programů a činností, které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zasílají správní radě.
6. Ředitel vypracuje v návaznosti na závěry hodnocení uvedených v odstavci 5 akční plán a o pokroku při jeho provádění podává dvakrát ročně zprávu Komisi a pravidelně pak správní radě.
7. Správní rada přezkoumává provádění akčního plánu uvedeného v odstavci 6.
Článek 30
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu Unie je plněn s uplatněním účelné a účinné vnitřní kontroly.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu Unie se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účelná vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména:
a)
oddělení úkolů;
b)
vhodné řízení rizik a strategii kontroly zahrnující kontroly na úrovni příjemců finančních prostředků;
c)
zamezení střetu zájmů;
d)
přiměřené auditní stopy a úplnost údajů v datových systémech;
e)
postupy sledování dosažených výsledků a následná opatření reagující na zjištěné nedostatky a výjimky ve vnitřních kontrolách;
f)
pravidelné posuzování řádného fungování systému vnitřní kontroly.
4. Základem účinné vnitřní kontroly je:
a)
provádění vhodné strategie kontroly a řízení rizik koordinované na úrovni příslušných článků kontrolního řetězce;
b)
poskytnutí přístupu k výsledkům provedených kontrol všem příslušným článkům kontrolního řetězce;
c)
případné spoléhání na výroky nezávislého auditora za předpokladu, že kvalita odvedené práce je odpovídající a přijatelná a že práce byla provedena v souladu se schválenými standardy;
d)
včasné uplatňování nápravných opatření, případně včetně uložení odrazujících sankcí;
e)
odstranění několikanásobných kontrol;
f)
zlepšování poměru nákladů a přínosů kontrol.
KAPITOLA 8
Zásada transparentnosti
Článek 31
Zveřejňování účtů, rozpočtů a zpráv
1. Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní a účty se předkládají v souladu se zásadou transparentnosti.
2. Shrnutí rozpočtu subjektu Unie a veškeré opravné rozpočty subjektu Unie přijaté s konečnou platností se zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie do tří měsíců ode dne svého přijetí.
Shrnutí obsahuje pět hlavních příjmových rozpočtových položek, pět hlavních výdajových rozpočtových položek pro správní a operační rozpočet subjektu Unie, plán pracovních míst a odhad počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků. Ve shrnutí jsou uvedeny rovněž údaje za předchozí rok.
3. Rozpočet subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů subjektu Unie, přijatý s konečnou platností, jakož i uvedení počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků se pro informaci předají Evropskému parlamentu a Radě, Účetnímu dvoru a Komisi a zveřejní se na internetových stránkách dotčeného subjektu Unie do čtyř týdnů ode dne svého přijetí.
4. Subjekt Unie na svých internetových stránkách zpřístupní ve standardní úpravě do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích finančních prostředků z rozpočtu subjektu Unie, včetně odborníků přijatých podle článku 89, v souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (7). Zveřejněné informace musí být snadno dostupné, transparentní a úplné. Při zpřístupnění těchto informací musí být řádně dodrženy požadavky na zachování důvěrnosti a bezpečnosti, zejména pokud je o ochranu osobních údajů stanovenou v nařízení (ES) č. 45/2001.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Sestavování rozpočtu subjektu Unie
Článek 32
Roční a víceleté programy
1. Subjekt Unie vypracuje programový dokument obsahující víceletý a roční program, přičemž zohlední pokyny stanovené Komisí.
2. Víceletý program stanoví:
-
celkové strategické plánování včetně cílů, očekávaných výsledků a ukazatelů výkonnosti,
-
plánování zdrojů včetně víceletého rozpočtu a zaměstnanců.
Plánování zdrojů zahrnuje kvalitativní a kvantitativní informace o lidských zdrojích a rozpočtových záležitostech pro účely podávání zpráv, zejména:
-
pro roky N - 1 a n informace o počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu, jakož i vyslaných národních odborníků,
-
pro rok N - 1 odhad rozpočtových operací ve smyslu článku 97 a informace o věcném plnění poskytnutém hostitelským členským státem subjektu Unie,
-
pro rok N + 1 odhad počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu,
-
pro následující roky orientační rozpočet a plánování personálních zdrojů.
K návrhu plánu lidských zdrojů předá Komise subjektu Unie stanovisko svých příslušných útvarů.
Pokud subjekt Unie stanovisko útvarů Komise plně nezohlední, poskytne Komisi odpovídající vysvětlení.
Plánování prostředků se jednou ročně aktualizuje. Strategické plánování se aktualizuje podle potřeby, a zejména s cílem reagovat na výsledek celkových hodnocení uvedených ve zřizujícím aktu.
3. Roční pracovní program subjektu Unie obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis opatření, která mají být financována, a objem finančních a lidských zdrojů, který je na jednotlivá opatření přidělen. Roční pracovní program musí být v souladu s víceletým programem uvedeným v odstavci 1.
Je v něm jasně uvedeno, jaké úkoly subjektu Unie byly ve srovnání s předchozím rozpočtovým rokem přidány, změněny nebo zrušeny.
4. Veškeré podstatné změny ročního pracovního programu se přijímají stejným postupem jako původní pracovní program v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článku 33 tohoto nařízení.
Správní rada může pověřit schvalujícího úředníka subjektu Unie výkonem pravomoci k provedení nepodstatných změn ročního pracovního programu.
Článek 33
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet je sestavován v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
2. Subjekt Unie předá Komisi předběžný návrh odhadu svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, do 31. ledna každého roku.
3. V souladu s článkem 37 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předá subjekt Unie Komisi, Evropskému parlamentu a Radě odhad svých příjmů a výdajů v souladu se svým zřizujícím aktem.
4. Odhad příjmů a výdajů subjektu Unie obsahuje:
a)
plán pracovních míst, který stanoví počet stálých a dočasných pracovních míst schválených v mezích rozpočtových prostředků, a to podle platových tříd a kategorií;
b)
v případě změny počtu pracovníků na daném pracovním místě odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech cílů dříve stanovených u různých činností. Výsledky hodnocení jsou přezkoumány a použity k prokázání pravděpodobných výhod, které může zvýšení nebo snížení návrhu rozpočtu subjektu Unie přinést ve srovnání s jeho rozpočtem na rok N.
5. Subjekt Unie předá Komisi, Evropskému parlamentu a Radě návrh programového dokumentu uvedeného v článku 32 do 31. ledna každého roku, jakož i všechny pozdější aktualizované verze tohoto dokumentu.
6. V rámci procesu přijímání rozpočtu předá Komise odhad subjektu Unie Evropskému parlamentu a Radě a navrhne výši příspěvku pro subjekt Unie a počet zaměstnanců, který pro něj považuje za nezbytný. Komise stanoví návrh plánu pracovních míst subjektů Unie a odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou navrženy rozpočtové prostředky, jakmile Komise sestaví návrh rozpočtu.
7. Evropský parlament a Rada přijmou plán pracovních míst subjektu Unie a veškeré jeho následné změny v souladu s čl. 38 odst. 1. Plán pracovních míst je zveřejněn v příloze oddílu III („Komise“) rozpočtu.
8. Rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst spolu s programovým dokumentem uvedeným v článku 32 přijímá správní rada. Definitivní podoby nabývají po konečném přijetí rozpočtu, který stanoví výši příspěvku a plán pracovních míst, přičemž rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst jsou v případě potřeby odpovídajícím způsobem upraveny.
9. Aniž jsou dotčeny legislativní postupy pro změnu zřizujícího aktu, Komise při pověřování subjektu Unie novými úkoly předloží Evropskému parlamentu a Radě informace potřebné k posouzení dopadu nových úkolů na zdroje subjektu Unie, aby v případě potřeby přezkoumala jeho financování.
Článek 34
Opravné rozpočty
Veškeré změny rozpočtu subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst, podléhají přijetí opravného rozpočtu stejným postupem jako původní rozpočet subjektu Unie v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článkem 33 tohoto nařízení.
KAPITOLA 2
Skladba a předkládání rozpočtu subjektu Unie
Článek 35
Skladba rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
Článek 36
Rozpočtová nomenklatura
Je-li to opodstatněno povahou činnosti subjektu Unie, musí být výkaz výdajů sestaven podle nomenklatury obsahující rozčlenění podle účelu. Tuto nomenklaturu sestaví subjekt Unie a zřetelně rozlišuje mezi správními prostředky a operačními prostředky.
Článek 37
Předkládání rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie uvádí:
1)
ve výkazu příjmů:
a)
odhadované příjmy subjektu Unie za daný rozpočtový rok (rok „N“);
b)
odhadované příjmy za rok N - 1 a příjmy za rozpočtový rok N - 2;
c)
patřičné poznámky ke každé příjmové položce;
2)
ve výkazu výdajů:
a)
prostředky na závazky a na platby za rok N;
b)
prostředky na závazky a na platby za rok N - 1 a výdaje přidělené na závazky a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce N - 2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu Unie pro rok N;
c)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových rocích určených ke splnění rozpočtových závazků přijatých v předchozích rozpočtových rocích;
d)
patřičné poznámky ke každé úrovni dělení.
Článek 38
Pravidla pro plány pracovních míst
1. Plán pracovních míst uvedený v článku 33 obsahuje vedle počtu pracovních míst schváleného pro daný rozpočtový rok počet pracovních míst schválený pro předchozí rozpočtový rok a počet skutečně obsazených pracovních míst. Tento počet představuje pro subjekt Unie absolutní mez. Nad rámec stanovené meze nesmí být provedeno žádné jmenování.
Kromě platových tříd AD 16, AD 15, AD 14 a AD 13 však správní rada může učinit v plánu pracovních míst změny do výše 10 % počtu schválených pracovních míst při splnění těchto podmínek:
a)
není ovlivněn objem prostředků pro zaměstnance za celý rozpočtový rok;
b)
není překročena mez celkového počtu pracovních míst schválená plánem pracovních míst;
c)
subjekt Unie se zúčastnil srovnávání s jinými subjekty Unie v rámci prověrky stavu zaměstnanců uspořádané Komisí.
2. Odchylně od odst. 1 druhého pododstavce mohou být účinky činnosti na částečný pracovní úvazek, která byla v souladu se služebním řádem povolena orgánem oprávněným ke jmenování, vyváženy provedením jiných jmenování. Požaduje-li zaměstnanec odnětí povolení před uplynutím dohodnuté doby, přijme subjekt Unie vhodná opatření k tomu, aby mez uvedená v odst. 1 druhém pododstavci písm. b) byla dodržena co nejdříve.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU UNIE
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 39
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalující osoby. Plní příjmy a výdaje rozpočtu v souladu s finančními pravidly subjektu Unie a zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků.
2. Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, subjekt Unie se v oblasti předcházení podvodům podílí na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům.
Článek 40
Pověření výkonem pravomocí při plnění rozpočtu
1. Ředitel může pověřit zaměstnance subjektu Unie, na které se vztahuje služební řád, výkonem pravomocí při plnění rozpočtu za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu Unie přijatých správní radou. Pověřené osoby smějí jednat pouze v mezích pravomocí, jejichž výkonem byly výslovně pověřeny.
2. Pověřená osoba může výkonem nabytých pravomocí dále pověřit jinou osobu za podmínek stanovených v prováděcích pravidlech k tomuto nařízení uvedených v článku 114. Ke každému dalšímu pověření je nutný výslovný souhlas ředitele.
Článek 41
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu kapitoly 2 této hlavy a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, na auditu nebo na kontrole se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu Unie.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc příslušnému orgánu, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Pokud se střet zájmů zjistí, dotčená osoba ukončí v dané věci veškerou svou činnost. Příslušný orgán učiní veškeré další vhodné kroky.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
3. Příslušný orgán uvedený v odstavci 1 je přímým nadřízeným dotčeného zaměstnance. Je-li tímto zaměstnancem ředitel, je příslušným orgánem správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
4. Subjekt Unie přijme pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů.
Článek 42
Způsob plnění rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie plní ředitel v útvarech, které spadají pod jeho pravomoc.
2. Ukáže-li se to nezbytným, lze externím soukromoprávním subjektům smluvně svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují ani výkon veřejné moci, ani použití pravomoci volného uvážení.
KAPITOLA 2
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Zásada oddělení funkcí
Článek 43
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 44
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Schvalující osoba je odpovědná za plnění příjmů a výdajů v souladu se zásadou řádného finančního řízení a za zajišťování souladu s požadavky legality a správnosti.
2. Pro účely odstavce 1 schvalující osoba v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou na základě rovnocenných standardů, které stanoví Komise pro své útvary, a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jejích úkolů.
Vytvoření takové struktury a systémů vychází z komplexní analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivitu.
Schvalující osoba může v rámci svých útvarů zřídit funkci odborných poradců, kteří jí budou nápomocni při kontrole rizik souvisejících s jejími činnostmi.
3. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro vynakládání prostředků.
4. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a vydávání inkasních příkazů. Případně zahrnuje vzdání se stanovených nároků.
5. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se uskutečněných operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu subjektu Unie. Osobní údaje uvedené v podkladech se pokud možno vymažou, nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 45
Kontroly ex ante
1. U každé operace uvedené v článku 44 se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu subjektu Unie, jež provádějí schvalující osoby uvedené v článcích 33 a 34.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí schvalující osoba, aby ověřila provozní a finanční hlediska dané operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici. Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje odpovědná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivity. V případě pochybností si odpovědná schvalující osoba k potvrzení příslušné platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a jejich soulad s platnými předpisy;
b)
uplatnění zásady řádného finančního řízení stanovené v článku 29.
Pro účely kontrol může schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
5. Ověření určité operace provádějí jiní zaměstnanci než ti, kteří ji zahájili. Zaměstnanci, kteří provádějí ověření, nesmějí být podřízenými zaměstnanců, kteří operaci zahájili.
Článek 46
Kontroly ex post
1. Pověřená schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny na vzorku.
2. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Kontroly ex post prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu subjektu Unie prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v čl. 45 odst. 4.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. Schvalující osoba přijímá opatření k řešení těchto problémů.
Analýza rizik uvedená v odstavci 1 se přezkoumává na základě výsledků kontrol a jiných relevantních informací.
U víceletých programů stanoví schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
3. Kontroly ex ante nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Pokud schvalující osoba provádí v rámci kontrol ex post finanční audity příjemců grantu, používá jasná, důsledná a transparentní auditní pravidla a dodržuje práva subjektu Unie i auditovaného subjektu.
4. Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací uvedených v odstavci 3 musí mít nezbytné odborné znalosti. Dodržují zvláštní kodex profesních standardů, který přijal subjekt Unie a který vychází ze standardů, jež přijala Komise pro své vlastní útvary.
Článek 47
Souhrnná výroční zpráva o činnosti
1. Schvalující osoba podává správní radě zprávu o plnění svých povinností ve formě výroční zprávy o činnosti, která obsahuje:
a)
informace o:
-
provádění ročního pracovního programu subjektu a plnění jeho rozpočtu a plánu personálních zdrojů uvedeného v článku 38,
-
systémech řízení a vnitřní kontroly včetně shrnutí počtu a typu interních auditů, které provedl interní auditor, útvarů interního auditu, vydaných doporučení a opatření přijatých na základě těchto doporučení a doporučení vydaných v předchozích letech, jak je uvedeno v článcích 82 a 83,
-
veškerých připomínkách Účetního dvora a opatřeních přijatých na základě těchto připomínek,
-
účetních závěrkách a zprávách o rozpočtovém a finančním řízení, aniž jsou dotčeny články 92, 96 a 97;
b)
prohlášení schvalující osoby, že není-li uvedeno jinak ve výhradách týkajících se vymezených oblastí příjmů a výdajů, má přiměřenou jistotu, že:
-
údaje obsažené ve zprávě podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti,
-
zdroje vyčleněné na činnosti popsané ve zprávě byly použity ke stanovenému účelu a v souladu se zásadou řádného finančního řízení,
-
zavedené kontrolní postupy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací.
Souhrnná výroční zpráva o činnosti uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly, včetně celkového zhodnocení nákladů a přínosů kontrol.
Souhrnná výroční zpráva se předkládá k posouzení správní radě.
2. Do 1. července každého roku předá správní rada souhrnnou výroční zprávu o činnosti spolu s jejím posouzením Účetnímu dvoru, Komisi, Evropskému parlamentu a Radě.
3. Ve zřizujícím aktu mohou být v řádně odůvodněných případech stanoveny dodatečné požadavky na podávání zpráv, zejména vyžaduje-li si to povaha oblasti, v níž subjekt působí.
Článek 48
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který mu písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a pokud se zaměstnanec domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, zaměstnanec o tom písemně informuje příslušnou komisi uvedenou v čl. 54 odst. 5 a správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy Unie, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu Unie musí obsahovat povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakékoli podezřelé činnosti, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy Unie.
Článek 49
Pověření plněním rozpočtu
Je-li výkonem pravomocí při plnění rozpočtu pověřena nebo dále pověřena jiná osoba v souladu s článkem 40, použije se na pověřenou nebo dále pověřenou schvalující osobu obdobně čl. 44 odst. 1, 2 a 3.
Oddíl 3
Účetní
Článek 50
Pravomoci a povinnosti účetního
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád a který je při výkonu svých povinností zcela nezávislý. V subjektu Unie účetní odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
přípravu a předkládání účetní závěrky v souladu s hlavou IX;
c)
vedení účtů v souladu s hlavou IX;
d)
zavedení účetních pravidel v souladu s hlavou IX a účtové osnovy v souladu s ustanoveními přijatými účetním Komise;
e)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodňování účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
f)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů Unie může jmenovat téhož účetního.
Subjekty Unie se mohou rovněž dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná zároveň jako účetní subjektu Unie.
Subjekty Unie mohou rovněž účetnímu Komise svěřit část úkolů účetního subjektu Unie s ohledem na analýzu nákladů a přínosů uvedenou v článku 29.
V případech uvedených v tomto pododstavci přijmou nezbytná opatření k tomu, aby zamezily jakémukoli střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost těchto informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie.
Za účelem prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Schvalující osoba poskytne veškeré informace, které účetní ke splnění svých povinností potřebuje.
Schvalující osoby nesou i nadále plnou odpovědnost za řádné využívání finančních prostředků, které spravují, za legalitu a správnost výdajů uskutečněných v jejich pravomoci a za úplnost a přesnost údajů předaných účetnímu.
5. Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
6. S výhradou odstavce 7 tohoto článku a článku 51 je účetní jako jediný oprávněn spravovat hotovost a ekvivalenty hotovosti. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
7. Účetní může při plnění svých povinností pověřit některými úkoly podřízené zaměstnance, na které se vztahuje služební řád, je-li to ke splnění jeho povinností nezbytné.
8. Úkoly, práva a povinnosti svěřené pověřeným osobám jsou stanoveny v pověřovacím aktu.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 51
Zálohové účty
Ukáže-li se to nezbytným, mohou být pro platby malých částek a výběr jiných příjmů uvedených v článku 6 zřízeny zálohové účty. Finanční prostředky na zálohové účty poskytuje účetní a jejich vedením jsou pověřeni jím jmenovaní správci zálohových účtů.
Maximální výši každého výdaje nebo příjmu, kterou může správce zálohových účtů vyplatit třetím osobám, nesmí přesáhnout 60 000 EUR, přičemž každý subjekt Unie tuto výši upřesní pro jednotlivé položky výdajů a příjmů. Platby ze zálohových účtů je možné provádět bankovním převodem, včetně systému přímého inkasa uvedeného v čl. 74 odst. 1, šekem nebo jiným způsobem v souladu s pokyny stanovenými účetním.
KAPITOLA 3
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 52
Odnětí pověření uděleného účastníkům finančních operací a jejich zbavení povinností
1. Pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám může orgán, který je jmenoval, dočasně nebo s konečnou platností jejich pověření nebo další pověření kdykoli odejmout. Schvalující osoba může svůj souhlas s určitým dalším pověřením kdykoli odvolat.
2. Účetní nebo správce zálohových účtů nebo oba mohou být dočasně nebo s konečnou platností kdykoli zbaveni svých povinností správní radou. V takovém případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
3. Odstavci 1 a 2 nejsou dotčena žádná disciplinární opatření přijatá vůči účastníkům finančních operací, kteří jsou v těchto odstavcích uvedeni.
Článek 53
Odpovědnost účastníků finančních operací za protiprávní jednání, podvod nebo korupci
1. Články 52 až 56 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací uvedení v článku 52 za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Aniž jsou dotčeny články 54, 55 a 56, nese každá schvalující osoba, účetní či správce zálohových účtů disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy Unie, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům.
Oddíl 2
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
Článek 54
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
1. Schvalující osoba nese finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem.
2. Finanční odpovědnost se uplatní zejména v případě, kdy schvalující osoba úmyslně nebo z hrubé nedbalosti:
a)
stanoví inkasní nárok, vydá inkasní příkaz, přidělí výdaj na závazek nebo podepíše platební příkaz v rozporu s tímto nařízením a případně s prováděcími pravidly k finančnímu nařízení subjektu Unie;
b)
opomene vystavit doklad o stanovení pohledávky nebo opomene vydat inkasní příkaz nebo zdrží jeho vydání nebo zdrží vydání platebního příkazu, a tím způsobí soukromoprávní odpovědnost subjektu Unie vůči třetím osobám.
3. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že rozhodnutí, které má učinit, vykazuje nesrovnalost nebo je v rozporu se zásadou řádného finančního řízení, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil. Pokud orgán, který ji pověřil, vydá písemně odůvodněný příkaz k přijetí uvedeného rozhodnutí, je tato pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zproštěna odpovědnosti.
4. V případě pověření je schvalující osoba nadále odpovědná za účinnost a účelnost zavedených vnitřních systémů řízení a kontroly a za výběr pověřené schvalující osoby.
5. Zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává stejné pravomoci vůči subjektu Unie jako vůči útvarům Komise, ledaže správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada rozhodne zřídit funkčně nezávislou odbornou komisi nebo se podílet na práci společné komise zřízené více orgány. V případech předložených subjekty Unie platí, že zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí, obsahuje jednoho zaměstnance subjektu Unie.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě a internímu auditorovi Komise zprávu s doporučeními. Pokud se stanovisko týká ředitele, komise tuto zprávu podá správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své výroční zprávě o činnosti na stanoviska komise anonymně odkáže a uvede, jaká opatření na jejich základě přijal.
6. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu Unie vznikne v důsledku závažného pochybení, kterého se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených ve služebním řádu v disciplinární oblasti přijme orgán oprávněný ke jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Oddíl 3
Pravidla vztahující se na účetní a správce zálohových účtů
Článek 55
Pravidla vztahující se na účetní
Účetní nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku nebo dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
neoprávněnou změnu na bankovních účtech nebo poštovních žirových účtech;
c)
inkaso nebo platbu částek, které neodpovídají částkám na odpovídajících inkasních nebo platebních příkazech;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
Článek 56
Pravidla vztahující se na správce zálohových účtů
Správce zálohových účtů nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku a dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
nemožnost doložit platby, které provedl, řádnými podklady;
c)
uskutečnění platby ve prospěch jiných osob než oprávněných příjemců těchto plateb;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
KAPITOLA 4
Příjmové operace
Článek 57
Žádost o platbu
Subjekt Unie podává Komisi žádosti o vyplacení celého příspěvku Unie nebo jeho části podle čl. 19 odst. 6 za podmínek a v intervalech dohodnutých s Komisí.
Článek 58
Nakládání s úroky
Úroky plynoucí z finančních prostředků, které Komise vyplatí subjektu Unie formou příspěvku, nejsou splatné do rozpočtu.
Článek 59
Odhady pohledávek
1. Jakmile má schvalující osoba dostatečné a spolehlivé informace k opatření nebo situaci, z nichž může subjektu Unie vzniknout pohledávka, provede odhad této pohledávky.
2. Schvalující osoba odhad pohledávky upraví, jakmile se dozví o skutečnosti, která mění opatření nebo situaci, na jejichž základě byl odhad proveden.
Při vystavení inkasního příkazu v souvislosti s opatřením či situací, na jejichž základě byl odhad pohledávky proveden, schvalující osoba tento odhad upraví o odpovídající částku.
Je-li inkasní příkaz vystaven na stejnou částku jako původní odhad pohledávky, sníží se tento odhad na nulu.
Článek 60
Stanovení pohledávky
1. Stanovení pohledávky je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje, zda dluh existuje;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši dluhu;
c)
ověřuje podmínky splatnosti dluhu.
2. Veškeré pohledávky identifikované jako jisté, o stanovené pevné částce a splatné se stanovují inkasním příkazem předloženým účetnímu a výzvou k úhradě zaslanou dlužníku, přičemž obojí vystavuje schvalující osoba.
3. Neoprávněně vyplacené částky musí být získány zpět.
4. Veškeré dluhy neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
5. V náležitě odůvodněných případech mohou být některé běžné příjmy stanoveny předběžně. Předběžné stanovení se vztahuje na více inkasních operací, jejichž výši proto není třeba stanovovat samostatně. Před koncem rozpočtového roku upraví schvalující osoba předběžně stanovené pohledávky, aby zajistila, že jejich výše odpovídá skutečně stanoveným pohledávkám.
Článek 61
Schválení inkasa
Schválení inkasa je úkon, kterým schvalující osoba vystavením inkasního příkazu vydává pokyn účetnímu, aby inkasoval pohledávku, kterou schvalující osoba stanovila.
Článek 62
Pravidla pro inkaso
1. Účetní jedná na základě inkasních příkazů k pohledávkám řádně stanoveným schvalující osobou. Zajistí s náležitou pečlivostí, aby subjekt Unie obdržel své příjmy a aby byla zachována jeho práva.
2. Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě, uvědomí o tom účetní schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup k provedení inkasa jakýmikoli právními prostředky, případně včetně započtení, a není-li to možné, vymožením pohledávky.
3. Účetní inkasuje částky započtením proti případným odpovídajícím pohledávkám dlužníka vůči subjektu Unie. Tyto pohledávky musí být jisté, o stanovené pevné částce a splatné.
4. Pokud schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Schvalující osoba může rozhodnutím o upuštění od inkasa pověřit jinou osobu pouze u pohledávek nižších než 5 000 EUR.
V rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být uvedeno, jaká opatření byla k provedení inkasa přijata, a právní a skutkový stav, z něhož toto rozhodnutí vychází.
5. Schvalující osoba stanovenou pohledávku zcela nebo zčásti zruší, vede-li odhalení chyby ke zjištění, že pohledávka nebyla stanovena správně. Zrušení se provádí řádně odůvodněným rozhodnutím schvalující osoby.
Článek 63
Náležitosti inkasa
1. Po skutečném inkasu splatné pohledávky provede účetní zápis do účtů a uvědomí schvalující osobu.
2. Na všechny platby v hotovosti účetnímu je vydáno potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 64
Dodatečná platební lhůta
1. Ve spolupráci se schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže k zaplacení úroků se sazbou stanovenou v článku 83 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 za celé dodatečně povolené období počínaje lhůtou uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b) nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
b)
v zájmu ochrany práv subjektu Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní subjektu Unie akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistota uvedená v prvním pododstavci písm. b) může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby, které schválí účetní subjektu Unie.
2. Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka od požadavku na složení jistoty podle prvního pododstavce písm. b) upustit, dojde-li k názoru, že dlužník je ochoten a schopen platbu v dodatečné lhůtě uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 65
Seznam nároků
1. Účetní vede seznam dlužných částek, jež mají být inkasovány. Nároky subjektu Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených částek. Tento seznam se připojí ke zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
2. Subjekt Unie vypracuje seznam svých nároků s uvedením jmen dlužníků a výše dluhu v případech, kdy byla úhrada dluhu nařízena pravomocným soudním rozhodnutím a kdy po dobu jednoho roku od jeho vynesení nebyla uskutečněna žádná úhrada nebo žádná významná úhrada. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků subjektu Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje zejména význam dané částky.
Článek 66
Promlčecí lhůta
Nároky subjektu Unie vůči třetím osobám a nároky třetích osob vůči subjektu Unie se promlčují po pěti letech.
Článek 67
Zvláštní ustanovení o poplatcích
Pokud subjekt Unie vybírá poplatky uvedené v čl. 6 odst. 1 písm. a), provede se na začátku každého rozpočtového roku celkový předběžný odhad těchto poplatků.
Jsou-li tyto poplatky zcela stanoveny na základě právních předpisů nebo rozhodnutí správní rady, může schvalující osoba upustit od vydání inkasního příkazu a rovnou vystavit výzvu k úhradě poté, co stanoví výši pohledávky. V tomto případě jsou uvedeny všechny podrobnosti týkající se nároku subjektu Unie. Účetní vede seznam všech výzev k úhradě a uvede počet těchto výzev a celkovou částku ve zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
Používá-li subjekt Unie samostatný systém fakturace, zaznamenává účetní pravidelně, nejméně však jednou měsíčně úhrnnou částku poplatků přijatou do účetnictví.
Subjekt Unie poskytne služby na základě úkolů, které mu byly svěřeny, teprve poté, co byly odpovídající poplatky uhrazeny v plné výši. Ve výjimečných případech však může být služba poskytnuta i bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku. V případech, kdy byla služba poskytnuta bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku, se použijí články 60 až 66.
KAPITOLA 5
Výdajové operace
Článek 68
Rozhodnutí o financování
1. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
2. Každému přidělení výdajů na závazek musí předcházet rozhodnutí o financování.
3. Roční pracovní program subjektu Unie se považuje za rozhodnutí o financování u činností, na které se vztahuje, za předpokladu, že jsou v něm jasně uvedeny prvky stanovené v čl. 32 odst. 3.
4. Správní prostředky mohou být vynakládány bez předchozího rozhodnutí o financování.
Článek 69
Druhy závazků
1. Rozpočtový závazek je operace, kterou se vyhrazují prostředky nutné k pokrytí následných úhrad sloužících ke splnění právních závazků.
2. Právní závazek je úkon, kterým schvalující osoba zakládá nebo stanovuje povinnost, ze které vyplývá zatížení rozpočtu.
3. Rozpočtové závazky spadají do jedné z těchto tří skupin:
a)
individuální: rozpočtový závazek je individuální, pokud je určen příjemce grantu i částka výdajů;
b)
souhrnné: rozpočtový závazek je souhrnný, pokud alespoň jeden z prvků potřebných k identifikaci individuálního závazku není určen;
c)
předběžné: rozpočtový závazek je předběžný, pokud je určen ke krytí běžných správních výdajů a buď částka, nebo koneční příjemci nejsou s konečnou platností určeni.
Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením jednoho nebo více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo přímo platbami v některých výjimečných případech týkajících se výdajů na zaměstnance.
4. Rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mohou být rozloženy do ročních splátek, pouze pokud tak stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 70
Pravidla vztahující se na závazky
1. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu Unie, musí schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
2. Povinnost přijmout rozpočtový závazek před přijetím právního závazku uvedená v odstavci 1 se nevztahuje na právní závazky přijaté po vyhlášení krizové situace v rámci plánu kontinuity provozu v souladu s postupy, které subjekt Unie přijal.
3. Souhrnné rozpočtové závazky pokrývají celkové náklady odpovídajících individuálních právních závazků uzavřených do 31. prosince roku N + 1.
S výhradou čl. 69 odst. 4 a čl. 87 odst. 2 musí být individuální právní závazky, které se vztahují k individuálním nebo předběžným rozpočtovým závazkům, přijaty do 31. prosince roku N.
Na konci období uvedených v prvním a druhém pododstavci zruší schvalující osoba nevyužitý zůstatek těchto rozpočtových závazků.
Částku každého individuálního právního závazku, která vyplývá ze souhrnného rozpočtového závazku, před podpisem zaznamená schvalující osoba do rozpočtových účtů a zaúčtuje k souhrnnému rozpočtovému závazku.
4. Rozpočtové a právní závazky zaznamenané v souvislosti s akcemi, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mají s výjimkou výdajů na zaměstnance lhůtu pro plnění stanovenou v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Části těchto závazků, které nejsou uplatněny do šesti měsíců po uplynutí lhůty uvedené v prvním pododstavci tohoto odstavce, se zruší podle článku 16.
Částka rozpočtového závazku odpovídající právnímu závazku, u nějž nebyla provedena žádná platba ve smyslu článku 75 do dvou let od podpisu právního závazku, se zrušuje, kromě případů, kdy je tato částka předmětem soudního nebo rozhodčího řízení nebo kdy jsou v odvětvových pravidlech stanovena zvláštní ustanovení.
Článek 71
Kontrola závazků
1. Při přijímání rozpočtového závazku se schvalující osoba ujistí, že:
a)
výdaj byl přiřazen ke správnému bodu rozpočtu subjektu Unie;
b)
prostředky jsou k dispozici;
c)
výdaj je v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
d)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
2. Při zaznamenávání právního závazku se schvalující osoba předtím, než připojí svůj vlastnoruční nebo elektronický podpis, ujistí, že:
a)
závazek je kryt odpovídajícím rozpočtovým závazkem;
b)
výdaj je legální a řádný a v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
c)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
Článek 72
Potvrzení výdaje
Potvrzení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje existenci věřitelova nároku;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši pohledávky;
c)
ověřuje podmínky splatnosti pohledávky.
Článek 73
Potvrzování výdajů a forma doložky „předáno k platbě“
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Dříve než schvalující osoba rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že tato kontrola byla provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje se provádí podpisem doložky „předání k platbě“ schvalující osobou.
4. V jiném než počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu razítka s podpisem schvalující osoby.
V počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu potvrzení s osobním heslem schvalující osoby.
Článek 74
Schválení výdaje
1. Schválení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, vydá vystavením platebního příkazu pokyn účetnímu, aby uhradil částku výdaje, kterou schvalující osoba potvrdila.
Jestliže se v souvislosti s poskytnutými službami včetně pronájmu nebo dodání zboží provádějí pravidelné platby, může schvalující osoba na základě vlastní analýzy rizik nařídit použití systému přímého inkasa.
2. Schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu. Podklady schvalující osoba uchovává v souladu s čl. 44 odst. 5.
3. Platební příkaz postoupený účetnímu je případně doprovázen dokladem o tom, že majetek byl zapsán do inventárního soupisu uvedeného v čl. 106 odst. 1.
Článek 75
Druhy plateb
1. Platbu lze provést, pouze je-li prokázáno, že odpovídající akce byla provedena v souladu se základním právním aktem, smlouvou nebo dohodou o grantu; platba přitom zahrnuje jednu nebo více z těchto operací:
a)
platbu celé dlužné částky;
b)
platbu dlužné částky některým z těchto způsobů:
1)
předběžným financováním, jež může být rozloženo do několika plateb po podpisu smlouvy nebo grantové dohody nebo po obdržení rozhodnutí o udělení grantu;
2)
jednou nebo více průběžnými platbami jako protiplnění za částečné provedení akce;
3)
výplatou zůstatku dlužných částek, pokud je akce provedena v plném rozsahu.
Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze je rozdělit do více plateb v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
2. Platby uvedené v odstavci 1 se v rozpočtovém účetnictví rozlišují podle druhu a zaznamenávají se k okamžiku, ke kterému byla každá platba uskutečněna.
Článek 76
Platby omezené na dostupné finanční prostředky
Platbu výdajů provádí účetní v mezích dostupných finančních prostředků.
Článek 77
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se provádějí ve lhůtách stanovených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 6
Systémy informačních technologií
Článek 78
Elektronické řízení operací
Jsou-li příjmové a výdajové operace řízeny počítačovými systémy, mohou být dokumenty podepisovány digitálně nebo elektronicky.
Článek 79
Elektronická správa (e-Government)
Subjekt Unie vypracuje a uplatňuje jednotné standardy pro elektronickou výměnu informací se třetími osobami účastnícími se zadávacích řízení a řízení o udělení grantu. Zejména pak, nakolik je to možné, navrhne a uplatňuje řešení pro předkládání, uchovávání a zpracovávání údajů poskytnutých v rámci řízení o udělení grantu a zadávacích řízení a za tímto účelem vytvoří pro potenciální žadatele, zájemce a uchazeče jediný prostor pro výměnu elektronických údajů.
Článek 80
Řádná správa
1. Schvalující osoba bez odkladu vyhlásí nutnost poskytnout průkazné materiály nebo doklady, jejich formu a požadovaný obsah a případně i orientační harmonogram pro dokončení zadávacího řízení.
2. Pokud žadatel nebo uchazeč v důsledku zjevné administrativní chyby opomene předložit průkazné materiály nebo poskytnout vyjádření, hodnotící výbor nebo případně schvalující osoba jej požádá, kromě řádně odůvodněných případů, aby k podkladům poskytl chybějící informace či podal vysvětlení. Tyto informace či vysvětlení nesmějí podstatně měnit návrh ani podmínky nabídkového řízení.
Článek 81
Údaje o opravných prostředcích
Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
KAPITOLA 7
Interní auditor
Článek 82
Jmenování a pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt Unie zřídí funkci interního auditora, která je vykonávána v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interním auditorem nesmí být schvalující osoba ani účetní subjektu Unie ani Komise.
3. Interní auditor radí subjektu Unie v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě systémů řízení a kontroly a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu subjektu Unie.
4. Interní auditor vykonává své úkoly ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu Unie. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k výkonu svých úkolů.
5. Interní auditor vezme na vědomí souhrnnou výroční zprávu schvalující osoby o činnosti i ostatní získané informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává zprávu i v kterémkoli z těchto případů:
-
nebyla zohledněna kritická rizika a doporučení,
-
provádění doporučení z minulých let je významně zpožděno.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení auditu prováděna. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada přezkoumá informace uvedené v čl. 47 odst. 1 písm. a), jakož i úplné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt Unie zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné až poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 83
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při výkonu jeho povinností a právo interního auditora podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie jsou stanoveny v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 84
Zřízení útvaru interního auditu
1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivitu a přidanou hodnotu zřídit útvar interního auditu, který plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, pravomoc a odpovědnost útvaru interního auditu jsou uvedeny v jeho stanovách a podléhají schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou.
Vedoucí útvaru interního auditu vypracuje roční plán auditů tohoto útvaru mimo jiné s přihlédnutím k posouzení rizika v subjektu Unie provedenému ředitelem.
Tento plán přezkoumává a schvaluje správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
Útvar interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
2. Pokud útvar interního auditu některého subjektu Unie není nákladově efektivní nebo není schopen dodržet mezinárodní standardy, může se tento subjekt Unie rozhodnout, že bude útvar interního auditu sdílet s jinými subjekty Unie, které působí ve stejné oblasti politiky.
V těchto případech se správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady dotyčných subjektů Unie dohodnou na praktickém způsobu fungování sdíleného útvaru interního auditu.
3. Subjekty interního auditu účinně spolupracují prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prostřednictvím společného posuzování rizik a provádění společných auditů.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení útvaru interního auditu prováděna.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
Článek 85
Obecná ustanovení
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou článku 86 hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt Unie může být na svou žádost přibrán jako veřejný zadavatel při zadávání zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při zadávání zakázek jiných subjektů Unie.
3. Subjekt Unie se podílí na ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 86
Zadávací řízení
1. Subjekt Unie může uzavřít smlouvu s Komisí, interinstitucionálními úřady a Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (8) o dodávce zboží, poskytnutí služeb nebo provedení práce, které tyto subjekty zajišťují, aniž by využil postup zadávání veřejných zakázek.
2. Subjekt Unie může k pokrytí svých administrativních potřeb použít společné zadávací řízení s veřejnými zadavateli hostitelského členského státu. V tomto případě se obdobně použije článek 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA VI
ZLÁŠTNÍ USTANOVENÍ O SPRÁVNÍCH PROSTŘEDCÍCH
Článek 87
Správní prostředky
1. Správní prostředky jsou nerozlišené.
2. Správní výdaje vyplývající ze smluv, které se vztahují na období delší než jeden rozpočtový rok, ať již kvůli místním zvyklostem, nebo protože se jedná o dodávky zařízení, se zapisují k tíži rozpočtu subjektu Unie toho rozpočtového roku, ve kterém se uskutečnily.
3. Subjekt Unie poskytuje každoročně do 1. července Evropskému parlamentu a Radě pracovní dokument o své politice v oblasti nemovitostí, který obsahuje tyto informace:
a)
pro každou budovu výdaje a rozlohu hrazené z prostředků odpovídajících položek v rozpočtu subjektu Unie;
b)
očekávaný vývoj globálního plánování rozlohy a lokalit v nadcházejících letech a popis projektů v oblasti nemovitostí ve fázi plánování, které již byly stanoveny;
c)
konečné podmínky a náklady a důležité informace o uskutečňování nových projektů v oblasti nemovitostí předložených dříve Evropskému parlamentu a Radě postupem podle článku 88 a neuvedených v pracovních dokumentech z předchozího roku.
Článek 88
Projekty v oblasti nemovitostí
1. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, informuje subjekt Unie Evropský parlament a Radu co nejdříve o požadované rozloze nemovitosti a o předběžném plánování, a to před případným průzkumem místního trhu v případě smluv v oblasti nemovitostí nebo před vydáním výzvy k podání nabídky v případě stavebních prací.
2. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, předloží subjekt Unie projekt v oblasti nemovitostí, včetně podrobného odhadu nákladů a jeho financování, a také seznam návrhů smluv, které mají být použity, a před uzavřením smluv požádá Evropský parlament a Radu o jejich schválení. Na žádost subjektu Unie se s předloženými dokumenty vztahujícími se k projektu v oblasti nemovitostí zachází důvěrně.
S výjimkou mimořádných nepředvídatelných okolností projedná Rada a Evropský parlament projekt v oblasti nemovitostí do čtyř týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely.
Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto čtyřtýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
Jestliže Evropský parlament nebo Rada v průběhu tohoto čtyřtýdenního období vznesou opodstatněné námitky, prodlouží se toto období o dva týdny.
Přijme-li Evropský parlament nebo Rada rozhodnutí v neprospěch projektu v oblasti nemovitostí, subjekt Unie svůj návrh vezme zpět a může předložit návrh nový.
3. V případě mimořádných nepředvídatelných okolností mohou být informace stanovené v odstavci 4 předloženy společně s projektem v oblasti nemovitostí. Evropský parlament a Rada projednají projekt v oblasti nemovitostí do dvou týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely. Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto dvoutýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
4. U následujících projektů v oblasti nemovitostí se má za to, že mohou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie:
a)
koupě pozemku;
b)
koupě, prodej, přestavba, výstavba budov nebo jakýkoli projekt spojující tyto prvky, které mají proběhnout ve stejném období, jehož výše přesahuje 3 000 000 EUR;
c)
veškeré nové smlouvy týkající se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv a obnovení stávajících smluv za méně výhodných podmínek), na něž se nevztahuje písmeno b), s ročními výdaji ve výši alespoň 750 000 EUR;
d)
prodloužení platnosti nebo obnova stávajících smluv týkajících se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv) za stejných nebo výhodnějších podmínek s ročními výdaji ve výši alespoň 3 000 000 EUR.
5. Aniž je dotčen čl. 19 odst. 4, lze plán koupě budovy financovat na základě půjčky, kterou předem schválí Evropský parlament a Rada.
Smlouvy o půjčce se uzavírají a půjčky se splácejí v souladu se zásadou řádného finančního řízení a s řádným ohledem na nejlepší finanční zájmy Unie.
Pokud subjekt Unie navrhuje, aby se koupě financovala půjčkou, uvede ve finančním plánu, který se předkládá spolu se žádostí o předchozí schválení subjektem Unie, zejména maximální míru financování, dobu financování, druh financování, podmínky financování a úsporu ve srovnání s jinými druhy smluvních ujednání.
Evropský parlament a Rada projednají žádost o předchozí schválení koupě ve lhůtě čtyř týdnů ode dne, kdy oba orgány žádost obdržely, přičemž tuto lhůtu lze jednou prodloužit o dva týdny. Koupě na základě půjčky se považuje za zamítnutou, pokud ji Evropský parlament a Rada v uvedené lhůtě výslovně neschválí.
HLAVA VII
ODBORNÍCI
Článek 89
Placení externí odborníci
Na výběr odborníků se obdobně použije článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností. Jejich výběr probíhá na základě kritérií dodržujících zásady zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
HLAVA VIII
GRANTY A CENY UDĚLOVANÉ SUBJEKTEM UNIE
Článek 90
Granty
Pokud subjekt Unie může udělovat granty v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 91
Ceny
Pokud subjekt Unie může udělovat ceny v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předkládání účetní závěrky
Článek 92
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrku subjektu Unie tvoří:
a)
finanční výkazy subjektu Unie;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu Unie.
Článek 93
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení
1. Každý subjekt Unie vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok.
2. Ředitel tuto zprávu předá Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku.
3. Zpráva uvedená v odstavci 2 přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Článek 94
Pravidla pro účetní závěrku
1. Účetní subjektu Unie uplatňuje pravidla přijatá účetním Komise založená na mezinárodně uznávaných účetních standardech pro veřejný sektor.
2. Účetní závěrka subjektu Unie uvedená v článku 92 se řídí rozpočtovými zásadami stanovenými v článcích 5 až 31. Podává věrný a poctivý obraz rozpočtových příjmových a výdajových operací.
Článek 95
Účetní zásady
Finanční výkazy uvedené v článku 92 musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Vypracovávají se v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami obsaženými v účetních pravidlech uvedených v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 96
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy se předkládají v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; jsou předkládány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace obsažené ve výkazech podle odstavce 1 a poskytuje všechny doplňující informace stanovené mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud jsou tyto informace pro činnosti subjektu Unie relevantní.
Článek 97
Zprávy o plnění rozpočtu
1. Zprávy o plnění rozpočtu se předkládají v eurech. Sestávají:
a)
ze zpráv, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
z přílohy, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
2. Výsledek plnění rozpočtu sestává z rozdílu mezi:
-
veškerými příjmy vybranými v souvislosti s daným rozpočtovým rokem,
-
souhrnem plateb provedených z prostředků pro daný rozpočtový rok zvýšeným o přenesené prostředky pro týž rozpočtový rok.
Rozdíl uvedený v prvním pododstavci se zvýší nebo sníží jednak o čistou výši prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků, jež byly zrušeny, jednak o:
-
platby provedené nad rámec nerozlišených prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků v důsledku změn směnných kurzů eura,
-
zůstatek vyplývající z realizovaných i nerealizovaných kurzových zisků a ztrát v průběhu daného rozpočtového roku.
3. Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet subjektu Unie.
Článek 98
Předběžná účetní závěrka
1. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise a Účetnímu dvoru do 1. března následujícího roku svou předběžnou účetní závěrku.
2. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise do 1. března následujícího roku rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Článek 99
Schválení konečné účetní závěrky
1. V souladu s čl. 148 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předloží Účetní dvůr do 1. června následujícího roku své připomínky k předběžné účetní závěrce subjektu Unie.
2. Po obdržení připomínek Účetního dvora k předběžné účetní závěrce subjektu Unie vypracuje účetní konečnou účetní závěrku subjektu Unie v souladu s článkem 50. Ředitel účetní závěrku předá správní radě, která k ní vydá své stanovisko.
3. Účetní konečnou účetní závěrku spolu se stanoviskem správní rady předá do 1. července následujícího rozpočtového roku účetnímu Komise a Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě.
Účetní subjektu Unie předá účetnímu Komise do 1. července rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
4. Účetní subjektu Unie předá Účetnímu dvoru současně se svou konečnou účetní závěrkou rovněž související prohlášení vedení k auditu; kopii tohoto prohlášení předá účetnímu Komise.
Ke konečné účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že byla vypracována v souladu s touto hlavou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Konečná účetní závěrka subjektu Unie se do 15. listopadu následujícího roku zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie.
5. Ředitel zašle Účetnímu dvoru odpověď na připomínky uvedené ve výroční zprávě Účetního dvora do 30. září následujícího roku. Odpovědi subjektu Unie se současně zasílají Komisi.
KAPITOLA 2
Účetnictví a inventární soupisy majetku
Oddíl 1
Společná ustanovení
Článek 100
Účetní systém
1. Účetní systém subjektu Unie slouží k organizaci rozpočtových a finančních informací tak, aby bylo možné vkládat, třídit a zaznamenávat číselné údaje.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech a za kalendářní rok.
3. Schvalující osoba může rovněž vést analytické účty.
Článek 101
Společné požadavky týkající se účetního systému orgánů
Účetní Komise přijme v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 účetní pravidla a harmonizovanou účtovou osnovu, které má subjekt Unie uplatňovat.
Oddíl 2
Obecné a rozpočtové účty
Článek 102
Obecné účty
Obecné účty zachycují v chronologickém pořadí s využitím metody podvojného zápisu všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou a finanční situaci a aktiva a pasiva subjektu Unie.
Článek 103
Účetní zápisy v obecných účtech
1. Zůstatky účtů a pohyby na obecných účtech se zapisují do účetních knih.
2. Každý účetní zápis, včetně oprav v účetních záznamech, se provádí na základě účetních dokladů, na které odkazuje.
3. Účetní systém musí umožnit při kontrole bez potíží vyhledat všechny účetní zápisy.
Článek 104
Účetní opravy
Po uzavření rozpočtového roku až do dne předložení konečné účetní závěrky provádí účetní subjektu Unie opravy, které aniž by vyvolaly platby k tíži nebo inkasa ve prospěch uvedeného rozpočtového roku, jsou nezbytné pro věrný a poctivý obraz údajů v této účetní závěrce. Tyto opravy se řídí účetními pravidly uvedenými v článku 101.
Článek 105
Rozpočtové účetnictví
1. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu Unie.
2. Pro účely odstavce 1 zaznamenávají rozpočtové účty veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace stanovené v hlavě IV.
Článek 106
Inventární soupis majetku
1. Subjekt Unie vede v souladu se vzorem sestaveným účetním Komise soupisy množství a hodnot veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku Unie.
Subjekt Unie ověřuje, zda zápisy v inventárním soupisu odpovídají skutečnosti.
2. Prodej hmotného majetku subjektu Unie se vhodným způsobem vyhlašuje.
HLAVA X
EXTERNÍ AUDIT, ABSOLUTORIUM A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 107
Externí audit
1. Nezávislý externí auditor ověří, zda jsou v roční účetní závěrce subjektu Unie řádně zaznamenány jeho příjmy, výdaje a finanční situace před konsolidací v rámci konečné účetní závěrky subjektu Unie.
Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, vypracuje Účetní dvůr v případě subjektu Unie výroční zprávu v souladu s požadavky čl. 287 odst. 1 Smlouvy o fungování EU.
Při vypracovávání zprávy uvedené ve druhém pododstavci Účetní dvůr vezme v úvahu auditní činnost nezávislého externího auditora uvedeného v prvním pododstavci a opatření přijatá na základě jeho zjištění.
2. Subjekt Unie předá Účetnímu dvoru svůj rozpočet přijatý s konečnou platností. Co nejdříve informuje Účetní dvůr o všech rozhodnutích a úkonech učiněných podle článků 10, 14, 19 a 23.
3. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 108
Harmonogram postupu udělování absolutoria
1. Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, Evropský parlament uděluje na základě doporučení Rady do 15. května roku N + 2 řediteli absolutorium za plnění rozpočtu rozpočtového roku n. Ředitel informuje správní radu o připomínkách Evropského parlamentu obsažených v usnesení, které je k rozhodnutí o udělení absolutoria připojeno.
2. Nelze-li lhůtu stanovenou v odstavci 1 dodržet, sdělí Evropský parlament nebo Rada řediteli důvody odkladu.
3. Pokud Evropský parlament rozhodnutí o udělení absolutoria odloží, snaží se ředitel ve spolupráci se správní radou co nejdříve přijmout opatření, která by odstranila nebo umožnila odstranit překážky bránící toto rozhodnutí přijmout.
Článek 109
Postup udělování absolutoria
1. Rozhodnutí o udělení absolutoria se týká účtů všech příjmů a výdajů subjektu Unie, z nich vyplývajícího výsledku plnění rozpočtu a aktiv a pasiv subjektu Unie uvedených ve finančním výkazu.
2. Před udělením absolutoria Evropský parlament přezkoumá poté, co tak učiní Rada, účty a finanční výkazy subjektu Unie. Současně přezkoumá výroční zprávu Účetního dvora, odpovědi ředitele subjektu Unie, všechny relevantní zvláštní zprávy Účetního dvora za uvedený rozpočtový rok a jeho prohlášení o věrohodnosti týkající se spolehlivosti účetní závěrky a legality a správnosti uskutečněných operací.
3. Ředitel předloží Evropskému parlamentu na jeho žádost způsobem stanoveným v čl. 165 odst. 3 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 veškeré informace nezbytné pro hladké uplatnění postupu udělení absolutoria pro příslušný rozpočtový rok.
Článek 110
Následná opatření
1. Ředitel učiní všechna vhodná opatření, aby vyhověl připomínkám připojeným k rozhodnutí Evropského parlamentu o absolutoriu a poznámkám provázejícím doporučení o absolutoriu přijaté Radou.
2. Na žádost Evropského parlamentu nebo Rady podá ředitel zprávu o opatřeních učiněných na základě těchto připomínek a poznámek. Její kopii předá Komisi a Účetnímu dvoru.
Článek 111
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Subjekt Unie umožní zaměstnancům Komise a ostatním jí pověřeným osobám, jakož i Účetnímu dvoru přístup na svá místa a do svých prostor a ke všem údajům a informacím, včetně údajů a informací v elektronické podobě, které jsou zapotřebí k provedení jejich auditů.
2. Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) může provádět šetření včetně kontrol a inspekcí na místě v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (9) a nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (10) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem nebo smlouvou udělenými podle tohoto nařízení nedošlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, musí dohody se třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi, smlouvy, granty a veřejné zakázky subjektu Unie obsahovat ustanovení, která Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění těchto auditů a šetření v souladu s jejich příslušnými pravomocemi výslovně zmocňují.
HLAVA XI
PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 112
Žádosti Evropského parlamentu a Rady o informace
Evropský parlament, Rada a Komise jsou oprávněny získávat od subjektu Unie jakékoli informace nebo vysvětlení týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich oblasti působnosti.
Článek 113
Přijetí nového finančního nařízení subjektu Unie
Každý subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nové finanční nařízení tak, aby vstoupilo v platnost dnem 1. ledna 2014 a v každém případě do šesti měsíců ode dne, k němuž subjekt spadá do oblasti působnosti článku 208 uvedeného nařízení poté, co získá příspěvek z rozpočtu.
Článek 114
Prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie
Správní rada přijme v případě potřeby a s předchozím souhlasem Komise prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie, a to na návrh jeho ředitele.
Článek 115
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 se s účinkem ode dne 1. ledna 2014 zrušuje. Článek 40 se však nadále použije do dne 31. prosince 2014 a čl. 27 odst. 4 a 7 se nadále použije do dne 31. prosince 2015.
Článek 116
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie. Použije se ode dne 1. ledna 2014. Článek 47 a čl. 82 odst. 5 se však použijí ode dne 1. ledna 2015 a článek 32 a čl. 33 odst. 5 a 8 se použijí ode dne 1. ledna 2016.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) No 1271/2013 DE LA COMMISSION
du 30 septembre 2013
portant règlement financier-cadre des organismes visés à l’article 208 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil
LA COMMISSION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,
vu le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (1), et notamment son article 208,
considérant ce qui suit:
(1)
Le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission (2) portant règlement financier-cadre des organismes créés par les Communautés était fondé sur le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (3). Le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 a été remplacé par le règlement (UE, Euratom) no 966/2012. Il est donc nécessaire de réviser le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002. Par souci de clarté, il est nécessaire de remplacer le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002.
(2)
Il est nécessaire de tenir compte de la déclaration commune du Parlement européen, du Conseil de l’Union européenne et de la Commission européenne sur les agences décentralisées du 19 juillet 2012.
(3)
Certaines dispositions du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 doivent être réexaminées afin que l’expérience tirée de leur application soit prise en compte.
(4)
Le présent règlement devrait définir les grands principes et les règles de base applicables aux organismes créés en vertu du TFUE et du traité Euratom (ci-après les «organismes de l’Union») qui reçoivent des contributions à la charge du budget, et sans préjudice de l’acte constitutif. Sur la base du présent règlement, les organismes de l’Union devraient adopter leurs propres règles financières qui ne peuvent s’écarter de ce règlement que si leurs exigences spécifiques le nécessitent et avec l’accord préalable de la Commission.
(5)
Néanmoins, les organismes de l’Union qui sont entièrement autofinancés, auxquels le présent règlement n’est pas applicable, devraient, pour des raisons de cohérence, définir, s’il y a lieu, des règles similaires. Conformément à la déclaration commune du Parlement européen, du Conseil et de la Commission du 19 juillet 2012, ces organismes devraient présenter au Parlement européen, au Conseil et à la Commission un rapport annuel sur l’exécution de leur budget et tenir dûment compte de leurs demandes et recommandations.
(6)
Les organismes de l’Union devraient établir et exécuter leur budget dans le respect des cinq principes fondamentaux du droit budgétaire (unité, vérité, universalité, spécialité et annualité), et des principes d’équilibre, d’unité de compte, de bonne gestion financière et de transparence.
(7)
Il y a lieu de souligner le caractère d’équilibrage que revêt la contribution de l’Union. La part du résultat budgétaire positif de l’organisme de l’Union qui dépasse le montant de la contribution de l’Union versée au cours de l’exercice devrait être restituée au budget de l’Union.
(8)
Lorsque leur acte constitutif dispose que les recettes sont constituées par des redevances et des taxes en sus de la contribution de l’Union et que ces recettes générées par des redevances et taxes sont affectées à des dépenses précises, les organismes de l’Union devraient avoir la possibilité de reporter le solde sous forme de recettes affectées.
(9)
Il est nécessaire de veiller à ce que les redevances soient fixées à un niveau propre à couvrir les coûts de la fourniture des services et à éviter des excédents importants.
(10)
La délégation de tâches d’exécution budgétaire à un organisme de l’Union doit être dûment justifiée par les caractéristiques de ces tâches et par les compétences spécifiques de l’organisme en question, et garantir une bonne gestion financière et un bon rapport coût/efficacité. Les tâches déléguées devraient être compatibles avec l’acte constitutif.
(11)
Les organismes de l’Union ne devraient être autorisés à recevoir des subventions ad hoc que si cela est expressément prévu par les actes de base correspondants et admis dans l’acte constitutif.
(12)
Conformément à l’article 50 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, l’organisme de l’Union doit participer à un exercice d’évaluation comparative par rapport à d’autres organismes ou institutions de l’Union.
(13)
Il est nécessaire d’établir des règles en ce qui concerne le plan d’action visant à donner suite aux conclusions de l’ensemble des évaluations périodiques pour garantir leur application effective.
(14)
Afin de garantir la cohérence de la programmation, l’organisme de l’Union devrait élaborer un document contenant la programmation annuelle et pluriannuelle, en tenant compte des orientations définies par la Commission.
(15)
L’organisme de l’Union devrait aligner le calendrier de la programmation annuelle et pluriannuelle sur la procédure budgétaire pour garantir l’efficacité de celle-ci ainsi que la cohérence de l’ensemble des documents de programmation.
(16)
Il est nécessaire de clarifier l’architecture actuelle des fonctions de contrôle interne et d’audit interne et de rationaliser les exigences en matière de rapports. La fonction d’audit interne au sein des organismes de l’Union devrait être exercée par l’auditeur interne de la Commission, qui devrait effectuer des audits lorsque les risques encourus le justifient. Il est nécessaire d’établir des règles en ce qui concerne la mise en place et le fonctionnement des structures d’audit interne.
(17)
Les obligations en matière de rapports devraient être rationalisées. Les organismes de l’Union devraient fournir un rapport annuel d’activités consolidé comprenant des informations complètes sur la mise en œuvre de leur programme de travail, leur budget, leur plan en matière de politique du personnel et leurs systèmes de gestion et de contrôle interne.
(18)
Afin d’améliorer le rapport coût/efficacité des organismes de l’Union, il est nécessaire de prévoir la possibilité de partager des services ou de les transférer à un autre organisme de l’Union ou à la Commission. En particulier, il est possible d’améliorer le rapport coût/efficacité en permettant au comptable de la Commission de se voir confier tout ou partie des tâches du comptable de l’organisme de l’Union.
(19)
Comme le prévoit le règlement (UE, Euratom) no 966/2012, la possibilité de fractionner en tranches annuelles les engagements dont la réalisation s’étend sur plusieurs exercices devrait uniquement être autorisée lorsque l’acte constitutif ou l’acte de base le prévoit ou lorsque ces engagements sont liés à des dépenses administratives.
(20)
Afin que les règles en matière de recettes affectées soient alignées sur celles du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, il y a lieu de prévoir des dispositions en ce qui concerne la distinction entre les recettes affectées (internes et externes) et leur report.
(21)
Afin que les règles de prise en compte des intérêts produits par la contribution de l’Union à l’organisme de l’Union soient alignées sur celles du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, il est nécessaire de prévoir que les intérêts ne sont pas dus au budget.
(22)
Le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 prévoit la possibilité de contracter un engagement juridique avant un engagement budgétaire dans des cas spécifiques. Les organismes de l’Union devraient également avoir cette possibilité.
(23)
Afin d’assurer la cohérence entre le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 et le règlement (UE, Euratom) no 966/2012, des dispositions spécifiques en matière de passation de marchés et de subventions ne devraient pas être autorisées. L’application d’un ensemble unique de règles simplifie les travaux de l’organisme de l’Union et permet l’utilisation des orientations et des modèles élaborés par la Commission.
(24)
La possibilité pour l’organisme de l’Union d’attribuer des prix devrait être instaurée afin que les dispositions du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 soient alignées sur celles du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
(25)
Afin de déceler et de gérer adéquatement les risques de conflits d’intérêts réels ou potentiels, les organismes de l’Union devraient être tenus d’adopter des règles relatives à la prévention et la gestion des conflits d’intérêts. Ces règles devraient tenir compte des orientations définies par la Commission à la suite de la déclaration commune du Parlement européen, du Conseil et de la Commission du 19 juillet 2012.
(26)
Les dispositions concernant la politique immobilière, y compris l’introduction de la possibilité et des conditions permettant aux organismes de l’Union de contracter des prêts, devraient être alignées sur celles du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 afin de garantir une application cohérente des nouvelles règles par l’ensemble des organismes et institutions de l’Union.
(27)
Il est nécessaire de prévoir des dispositions transitoires pour la programmation et l’établissement de rapports étant donné que la Commission a besoin de temps pour élaborer les orientations appropriées en coopération avec les organismes de l’Union.
(28)
Le présent règlement devrait entrer en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne afin de permettre l’adoption en temps utile du règlement financier révisé des organismes de l’Union au 1er janvier 2014, de manière à garantir la cohérence des règles applicables au prochain cadre financier pluriannuel,
A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
TITRE I
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premier
Objet
Le présent règlement définit les règles financières essentielles sur la base desquelles l’organisme de l’Union adopte ses propres règles financières. Les règles financières de l’organisme de l’Union ne s’écartent du présent règlement que si ses exigences spécifiques le nécessitent et avec l’accord préalable de la Commission.
Article 2
Définitions
Aux fins du présent règlement, on entend par:
-
«acte constitutif», l’acte relevant du droit de l’Union par lequel sont réglés les aspects essentiels relatifs à la création et au fonctionnement de l’organisme de l’Union;
-
«budget de l’organisme de l’Union», l’acte qui prévoit et autorise, pour chaque exercice, l’ensemble des recettes et des dépenses estimées nécessaires de l’organisme de l’Union;
-
«organisme de l’Union», tout organisme visé à l’article 208 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;
-
«conseil d’administration», l’organe principal de décision interne en matières financières et budgétaires de l’organisme de l’Union, indépendamment de sa dénomination dans l’acte constitutif;
-
«directeur», la personne chargée d’exécuter les décisions du conseil d’administration ainsi que le budget de l’organisme de l’Union en tant qu’ordonnateur, indépendamment de sa dénomination dans l’acte constitutif;
-
«conseil exécutif», l’organe interne de l’organisme de l’Union qui assiste le conseil d’administration et dont les responsabilités et le règlement intérieur sont exposés dans l’acte constitutif.
Article 3
Délais, dates et termes
Sauf dispositions contraires, le règlement (CEE, Euratom) no 1182/71 du Conseil (4) s’applique aux délais fixés par le présent règlement.
Article 4
Protection des données à caractère personnel
Le présent règlement ne porte pas atteinte aux dispositions de la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil (5) et du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (6).
Article 5
Respect des principes budgétaires
Dans les conditions définies au présent règlement, l’établissement et l’exécution du budget de l’organisme de l’Union respectent les principes d’unité, de vérité budgétaire, d’annualité, d’équilibre, d’unité de compte, d’universalité, de spécialité, de bonne gestion financière - qui suppose un contrôle interne efficace et efficient - et de transparence.
TITRE II
PRINCIPES BUDGÉTAIRES
CHAPITRE 1
Principes d’unité et de vérité budgétaire
Article 6
Champ d’application du budget de l’organisme de l’Union
1. Le budget de l’organisme de l’Union comporte:
a)
des recettes propres comprenant toutes les redevances ou taxes que l’organisme de l’Union est autorisé à percevoir en vertu des missions qui lui sont confiées ainsi que d’autres recettes éventuelles;
b)
des recettes comprenant les contributions financières éventuelles des États membres qui accueillent l’organisme;
c)
une contribution octroyée par l’Union;
d)
des recettes affectées en vue de financer des dépenses spécifiques selon l’article 23, paragraphe 1;
e)
les dépenses de l’organisme de l’Union, y compris les dépenses administratives.
2. Les recettes comprenant les redevances et taxes sont affectées uniquement à titre exceptionnel dans des cas dûment justifiés prévus dans l’acte constitutif.
3. Lorsqu’un ou plusieurs actes constitutifs prévoient que des tâches clairement définies sont financées séparément ou lorsque l’organisme de l’Union exécute les tâches qui lui sont confiées par une convention de délégation, il tient une comptabilité séparée, sur les opérations de recettes et de dépenses. L’organisme de l’Union doit clairement identifier chaque groupe de tâches dans sa programmation des ressources humaines figurant dans le document de programmation annuelle et pluriannuelle visé à l’article 32.
Article 7
Subventions ad hoc
1. Les organismes de l’Union ne peuvent pas recevoir de subventions ad hoc provenant du budget sauf si cela est autorisé par l’acte constitutif et expressément prévu par l’acte de base.
2. Lorsque l’organisme de l’Union a été autorisé à recevoir des subventions ad hoc, les tâches financées par ces subventions sont incluses dans le programme de travail annuel visé à l’article 32, paragraphe 3.
Article 8
Conventions de délégation
1. L’organisme de l’Union n’est pas chargé de tâches d’exécution budgétaire par la Commission, sauf si ses compétences spécifiques et la nature particulière de l’action le justifient.
2. Lors du choix de l’organisme de l’Union, il est dûment tenu compte:
a)
du rapport coût/efficacité de cette délégation de tâches;
b)
de l’incidence sur la structure de gouvernance de l’organisme et sur ses ressources financières et humaines.
3. Lorsque la Commission confie à titre exceptionnel des tâches à l’organisme de l’Union:
a)
l’article 60 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 s’applique à l’organisme de l’Union en ce qui concerne les fonds affectés à ces tâches et les articles 108 et 109 du présent règlement ne s’appliquent pas;
b)
les tâches confiées devraient être mentionnées dans le programme de travail annuel de l’organisme de l’Union, visé à l’article 32, paragraphe 3, à titre purement indicatif.
4. Sans préjudice du paragraphe 2, l’ordonnateur consulte le conseil d’administration avant de signer la convention de délégation.
Article 9
Règles spécifiques relatives aux principes d’unité et de vérité budgétaire
1. Aucune recette ne peut être perçue et aucune dépense ne peut être effectuée, sauf par imputation à une ligne du budget de l’organisme de l’Union.
2. Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés par le budget de l’organisme de l’Union.
3. Un crédit ne peut être inscrit au budget de l’organisme de l’Union que s’il correspond à une dépense estimée nécessaire.
4. Les intérêts produits par les paiements de préfinancement effectués à partir du budget de l’organisme de l’Union ne sont pas dus à ce dernier.
CHAPITRE 2
Principe d’annualité
Article 10
Définition
Les crédits inscrits au budget de l’organisme de l’Union sont autorisés pour la durée d’un exercice budgétaire qui commence le 1er janvier et s’achève le 31 décembre.
Article 11
Type de crédits
1. Le budget de l’organisme de l’Union comporte des crédits non dissociés et, lorsque des exigences de fonctionnement le justifient, des crédits dissociés. Ces derniers donnent lieu à des crédits d’engagement et à des crédits de paiement.
2. Les crédits d’engagement couvrent le coût total des engagements juridiques souscrits pendant l’exercice.
3. Les crédits de paiement couvrent les paiements qui découlent de l’exécution des engagements juridiques souscrits au cours de l’exercice ou des exercices antérieurs.
Article 12
Principes comptables applicables aux recettes et aux crédits
1. Les recettes de l’organisme de l’Union visées à l’article 6 sont inscrites dans les comptes au titre d’un exercice sur la base des montants perçus au cours de cet exercice.
2. Les recettes de l’organisme de l’Union ouvrent à la même hauteur des crédits de paiement.
3. Les crédits alloués au titre d’un exercice ne sont utilisés que pour couvrir les dépenses engagées et payées au cours de cet exercice et pour couvrir les montants dus au titre d’engagements qui remontent à des exercices précédents.
4. Les engagements de crédits sont comptabilisés sur la base des engagements juridiques effectués jusqu’au 31 décembre.
5. Les paiements sont comptabilisés au titre d’un exercice sur la base des paiements exécutés par le comptable au plus tard le 31 décembre de cet exercice.
Article 13
Engagement de crédits
Les crédits figurant au budget de l’organisme de l’Union peuvent être engagés avec effet au 1er janvier, dès l’adoption définitive du budget de l’organisme de l’Union.
Article 14
Annulation et report de crédits
1. Les crédits non utilisés à la fin de l’exercice pour lequel ils ont été inscrits sont annulés. Toutefois, ils peuvent faire l’objet d’une décision de report, limité au seul exercice suivant, prise au plus tard le 15 février par le conseil d’administration ou, si l’acte constitutif le permet, par le conseil exécutif, conformément aux paragraphes 3 et 4, ou faire l’objet d’un report de droit conformément au paragraphe 5.
2. Les crédits relatifs aux dépenses de personnel ne peuvent faire l’objet d’un report.
3. Pour les crédits d’engagement et les crédits non dissociés non encore engagés à la fin de l’exercice, le report peut porter sur:
a)
les montants correspondant aux crédits d’engagement;
b)
les montants correspondant aux crédits non dissociés relatifs à des projets immobiliers, pour lesquels la plupart des étapes préparatoires à l’acte d’engagement sont achevées au 31 décembre. Les étapes préparatoires à l’acte d’engagement sont définies dans les modalités d’exécution des règles financières de chaque organisme de l’Union.
Ces montants peuvent être engagés jusqu’au 31 mars de l’année suivante, ou jusqu’au 31 décembre de l’année suivante s’agissant des montants relatifs à des projets immobiliers.
4. Pour les crédits de paiement, le report peut porter sur les montants nécessaires pour couvrir des engagements antérieurs ou liés à des crédits d’engagement reportés, lorsque les crédits de paiement prévus sur les lignes concernées au budget de l’exercice suivant ne sont pas suffisants pour couvrir les besoins.
L’organisme de l’Union concerné utilise par priorité les crédits autorisés pour l’exercice en cours et n’a recours aux crédits reportés qu’après épuisement des premiers.
5. Les crédits non dissociés, correspondant à des obligations régulièrement contractées à la fin de l’exercice, sont reportés de droit au seul exercice suivant.
6. Les crédits reportés non engagés au 31 mars de l’exercice n + 1 sont automatiquement annulés et sont signalés dans la comptabilité.
Article 15
Règles relatives au report des recettes affectées
Le report des recettes affectées visées à l’article 23 et des crédits non utilisés et disponibles au 31 décembre au titre desdites recettes s’effectue conformément aux règles suivantes:
a)
les recettes affectées externes sont reportées de droit et doivent avoir été utilisées dans leur intégralité à la date à laquelle l’ensemble des opérations liées au programme ou à l’action auquel elles sont affectées ont été effectuées; les recettes affectées externes perçues au cours de la dernière année du programme ou de l’action peuvent être utilisées pendant la première année du programme ou de l’action qui suit;
b)
les recettes affectées internes font l’objet d’un report limité à une seule année, à l’exception des recettes affectées internes définies à l’article 23, paragraphe 3, point f), qui sont reportées de droit.
L’organisme de l’Union informe la Commission au plus tard le 1er juin de l’année n + 1 de l’exécution des recettes affectées reportées.
Article 16
Dégagement de crédits
Les dégagements, à la suite de la non-exécution totale ou partielle des actions auxquelles les crédits ont été affectés, intervenant au cours des exercices ultérieurs par rapport à l’exercice pour lequel ces crédits ont été inscrits au budget de l’organisme de l’Union, donnent lieu à l’annulation des crédits correspondants.
Article 17
Engagements
1. Les dépenses de gestion courante peuvent faire l’objet, à partir du 15 octobre de chaque année, d’engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l’exercice suivant. Toutefois, ces engagements ne dépassent pas le quart des crédits arrêtés par le conseil d’administration figurant sur la ligne budgétaire correspondante pour l’exercice en cours. Ils ne portent pas sur des dépenses nouvelles dont le principe n’a pas encore été admis dans le dernier budget de l’organisme de l’Union régulièrement arrêté.
2. Les dépenses qui, tels les loyers, sont effectuées par anticipation peuvent donner lieu à paiement à partir du 1er décembre à valoir sur les crédits prévus pour l’exercice suivant. Dans ce cas, le plafond fixé au paragraphe 1 n’est pas applicable.
Article 18
Règles applicables en cas d’adoption tardive du budget de l’organisme de l’Union
1. Si le budget de l’organisme de l’Union n’est pas adopté définitivement à l’ouverture de l’exercice, les règles définies aux paragraphes 2 à 6 s’appliquent.
2. Les opérations d’engagement et de paiement peuvent être effectuées dans les limites visées au paragraphe 3.
3. Les opérations d’engagement peuvent être effectuées par chapitre, dans la limite maximale du quart de l’ensemble des crédits autorisés au chapitre en question pour l’exercice précédent, augmenté d’un douzième pour chaque mois écoulé.
La limite des crédits prévus dans l’état provisionnel de recettes et de dépenses ne peut être dépassée.
Les opérations de paiement peuvent être effectuées mensuellement par chapitre dans la limite du douzième des crédits autorisés au chapitre en question pour l’exercice précédent. Toutefois, ce montant ne dépasse pas le douzième des crédits prévus au même chapitre dans l’état prévisionnel des recettes et des dépenses.
4. Les crédits autorisés au chapitre en question pour l’exercice précédent, comme indiqué aux paragraphes 2 et 3, s’entendent comme se rapportant aux crédits votés dans le budget de l’organisme de l’Union, y compris les budgets rectificatifs, dont les montants sont corrigés des virements effectués au cours de cet exercice.
5. À la demande du directeur, si la continuité de l’action de l’organisme de l’Union et les nécessités de la gestion l’exigent, le conseil d’administration peut autoriser des dépenses excédant un douzième provisoire mais ne dépassant pas quatre douzièmes provisoires au total, sauf dans des cas dûment justifiés, tant pour les opérations d’engagement que pour les opérations de paiement au-delà de ceux rendus automatiquement disponibles conformément aux paragraphes 2 et 3.
Les douzièmes additionnels sont autorisés par entier et ne sont pas fractionnables.
6. Si, pour un chapitre déterminé, l’autorisation de quatre douzièmes provisoires accordée conformément au paragraphe 5 ne permet pas de faire face aux dépenses nécessaires en vue d’éviter une rupture de continuité de l’action de l’organisme de l’Union dans le domaine couvert par le chapitre en cause, un dépassement du montant des crédits inscrits au chapitre correspondant du budget de l’exercice précédent dudit organisme peut être autorisé, à titre exceptionnel. Le conseil d’administration statue conformément aux procédures visées au paragraphe 5. Toutefois, le montant global des crédits ouverts au budget de l’organisme de l’Union de l’exercice précédent ou au projet de budget proposé dudit organisme ne peut en aucun cas être dépassé.
CHAPITRE 3
Principe d’équilibre
Article 19
Définition et portée
1. Le budget doit être équilibré en recettes et en crédits de paiement.
2. Les crédits d’engagement ne peuvent dépasser le montant de la contribution de l’Union, augmenté des recettes propres et des autres recettes éventuelles visées à l’article 6.
3. Pour les organismes dont les recettes sont constituées de redevances et de taxes en sus de la contribution de l’Union, les redevances devraient être fixées à un niveau propre à éviter l’accumulation d’excédents importants. Lorsque le résultat budgétaire, au sens de l’article 97, devient significativement positif ou négatif de façon récurrente, le niveau des redevances et taxes est révisé.
4. L’organisme de l’Union ne peut souscrire des emprunts dans le cadre de son budget.
5. La contribution de l’Union à l’organisme de l’Union constitue pour le budget de ce dernier une contribution d’équilibre et peut être fractionnée en plusieurs versements.
6. L’organisme de l’Union applique une gestion des liquidités rigoureuse, en tenant dûment compte des recettes affectées, afin de garantir que les soldes de trésorerie sont limités à des besoins dûment justifiés. Dans ses demandes de paiement, il présente des prévisions détaillées et actualisées sur ses besoins réels de trésorerie au cours de l’exercice, ainsi que des informations sur les recettes affectées.
Article 20
Résultat budgétaire de l’exercice
1. Si le résultat budgétaire, au sens de l’article 97, est positif, il est remboursé à la Commission à hauteur du montant de la contribution versée au cours de l’exercice. La partie du résultat budgétaire qui dépasse le montant de la contribution de l’Union versée au cours de l’exercice est inscrite dans le budget de l’organisme de l’Union de l’exercice suivant en recettes.
Le premier alinéa s’applique également lorsque les recettes de l’organisme de l’Union sont constituées de redevances et de taxes en sus de la contribution de l’Union.
La différence entre la contribution inscrite au budget et celle qui a été effectivement versée à l’organisme de l’Union fait l’objet d’une annulation.
L’organisme de l’Union fournit, au plus tard le 31 janvier de l’année n, une estimation du résultat budgétaire de l’année n - 1, qui doit être reversé ultérieurement au budget de l’année n, afin de compléter les informations déjà disponibles sur le résultat budgétaire de l’année n - 2. La Commission tient dûment compte de ces informations lorsqu’elle évalue les besoins financiers de l’organisme de l’Union pour l’année n + 1.
2. Dans des cas exceptionnels, lorsque l’acte constitutif dispose que les recettes générées par les redevances et taxes sont affectées à des dépenses spécifiques, l’organisme de l’Union peut reporter le solde des redevances et taxes en recettes affectées aux activités liées à la fourniture des services pour lesquels ces redevances sont dues.
3. Si le résultat budgétaire, au sens de l’article 97, est négatif, il est inscrit au budget de l’organisme de l’Union pour l’exercice suivant en crédits de paiement ou, le cas échéant, imputé sur le résultat budgétaire positif de l’organisme de l’Union des exercices suivants.
4. Les recettes ou crédits de paiement sont inscrits dans le budget de l’organisme de l’Union au cours de la procédure budgétaire par recours à la procédure de la lettre rectificative définie à l’article 39 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 ou, en cours d’exécution du budget de l’organisme de l’Union, par voie de budget rectificatif.
CHAPITRE 4
Principe d’unité de compte
Article 21
Utilisation de l’euro
Le budget de l’organisme de l’Union est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition des comptes en euros. Toutefois, pour les besoins de la trésorerie, le comptable et, dans le cas des régies d’avances, le régisseur d’avances sont autorisés à effectuer des opérations dans d’autres monnaies dans les conditions précisées dans la réglementation financière de chaque organisme de l’Union.
CHAPITRE 5
Principe d’universalité
Article 22
Définition et portée
Sans préjudice de l’article 23, l’ensemble des recettes couvre l’ensemble des crédits de paiement. Sans préjudice de l’article 25, les recettes et les dépenses sont inscrites sans contraction entre elles.
Article 23
Recettes affectées
1. Les recettes affectées externes et les recettes affectées internes sont utilisées en vue de financer des dépenses spécifiques.
2. Constituent des recettes affectées externes:
a)
les contributions financières des États membres et de pays tiers, y compris, dans les deux cas, de leurs agences publiques, d’entités ou de personnes physiques, relatives à certaines activités des organismes de l’Union dans la mesure où cela est prévu dans l’accord conclu entre l’organisme de l’Union et les États membres, les pays tiers ou les agences publiques, entités ou personnes physiques en question;
b)
les recettes correspondant à une destination déterminée, telles que les revenus de fondations, les subventions, les dons et legs;
c)
les contributions financières, non couvertes par le point a), de pays tiers ou de divers organismes ne relevant pas de l’Union à des activités des organismes de l’Union;
-
les recettes provenant des subventions ad hoc visées à l’article 7,
-
les recettes provenant des conventions de délégation visées à l’article 8;
d)
les recettes affectées internes visées au paragraphe 3, dans la mesure où elles sont accessoires aux autres recettes visées aux points a) à c) du présent paragraphe;
e)
les recettes provenant des redevances et taxes visées à l’article 6, paragraphe 2.
3. Constituent des recettes affectées internes:
a)
les recettes provenant de tiers pour des fournitures, des prestations de services ou des travaux effectués sur leur demande, à l’exception des redevances et taxes visées à l’article 6, paragraphe 1, point a);
b)
le produit de la vente des véhicules, des matériels, des installations, des matières ainsi que des appareils à usage scientifique et technique, qui sont remplacés ou mis au rebut, lorsque la valeur comptable est totalement amortie;
c)
les recettes provenant de la restitution, conformément à l’article 62, des sommes qui ont été indûment payées;
d)
le produit de fournitures, de prestations de services et de travaux effectués en faveur des institutions de l’Union ou d’autres organismes de l’Union;
e)
le montant des indemnités d’assurances perçues;
f)
les recettes provenant d’indemnités locatives;
g)
les recettes provenant de la vente de publications et films, y compris ceux sur support électronique;
h)
les recettes provenant du remboursement ultérieur de charges fiscales conformément à l’article 25, paragraphe 3, point b).
4. Sans préjudice de l’article 23, paragraphe 2, point e), l’acte constitutif correspondant peut également prescrire l’affectation de recettes à des dépenses spécifiques. Sauf dispositions contraires dans l’acte constitutif en question, ces recettes constituent des recettes affectées internes.
5. Toute recette au sens du paragraphe 2, points a) à c), et du paragraphe 3, points a) et d), doit couvrir la totalité des dépenses directes ou indirectes encourues par l’action ou la destination en question.
6. Le budget de l’organisme de l’Union prévoit la structure d’accueil des recettes affectées externes et des recettes affectées internes ainsi que, dans la mesure du possible, leur montant.
Les recettes affectées ne peuvent être inscrites dans l’état prévisionnel des recettes et des dépenses qu’à hauteur des montants qui sont certains à la date de l’établissement de l’état prévisionnel.
Article 24
Libéralités
1. Le directeur peut accepter toutes libéralités en faveur de l’organisme de l’Union, telles que des fondations, des subventions ainsi que des dons et des legs.
2. L’acceptation de libéralités susceptibles d’entraîner des charges est soumise à l’autorisation préalable du conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, du conseil exécutif, qui se prononce dans un délai de deux mois à compter de la date à laquelle la demande lui a été soumise. Si le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif ne statue pas dans ce délai, la libéralité est réputée acceptée.
Article 25
Règles en matière de déductions et de compensations liées aux taux de change
1. Peuvent être déduits du montant des demandes de paiement qui sont, dans ce cas, ordonnancées pour le net:
a)
les pénalités infligées aux titulaires de marchés ou aux bénéficiaires;
b)
les escomptes, ristournes et rabais déduits sur chaque facture et relevé de coûts;
c)
les régularisations de sommes indûment payées.
Les régularisations visées au premier alinéa, point c), peuvent être opérées par voie de contraction à l’occasion d’un nouveau paiement intermédiaire ou d’un paiement de solde au profit du même bénéficiaire, effectué au titre du chapitre, de l’article et de l’exercice qui ont supporté le trop-payé.
Les règles comptables de l’Union s’appliquent aux déductions visées au premier alinéa, point c).
2. Les prix des produits ou prestations fournis à l’organisme de l’Union, incorporant des charges fiscales qui font l’objet d’un remboursement par les États membres en vertu du protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne, sont imputés au budget de l’organisme de l’Union pour leur montant hors taxes, pour autant que ce protocole s’applique à l’organisme de l’Union.
3. Les prix des produits ou des prestations fournis à l’organisme de l’Union, incorporant des charges fiscales qui font l’objet d’un remboursement par les pays tiers sur la base des conventions pertinentes, peuvent être imputés au budget de l’organisme de l’Union pour:
a)
leur montant hors taxes;
b)
leur montant taxes comprises. Dans ce cas, le remboursement ultérieur des charges fiscales est traité comme une recette affectée interne.
4. Les charges fiscales nationales éventuellement supportées par l’organisme de l’Union à titre temporaire en application des paragraphes 2 et 3 sont inscrites sur un compte d’attente jusqu’à leur remboursement par les États en cause.
5. Un résultat budgétaire négatif éventuel est inscrit en tant que dépense au budget de l’organisme de l’Union.
6. Les différences de change enregistrées au cours de l’exécution du budget de l’organisme de l’Union peuvent être compensées. Le résultat final, positif ou négatif, est repris dans le résultat budgétaire de l’exercice.
CHAPITRE 6
Principe de spécialité
Article 26
Dispositions générales
Les crédits sont spécialisés par titre et chapitre. Les chapitres sont subdivisés en articles et postes.
Article 27
Virements
1. Le directeur peut procéder à des virements de crédits:
a)
de titre à titre dans une limite totale de 10 % des crédits de l’exercice qui figurent sur la ligne à partir de laquelle il est procédé au virement;
b)
de chapitre à chapitre et d’article à article, sans limitation.
2. Au-delà de la limite visée au paragraphe 1, le directeur peut proposer au conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, au conseil exécutif des virements de crédits de titre à titre. Le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif dispose d’un délai de trois semaines pour s’opposer à ces virements. Passé ce délai, ils sont réputés adoptés.
3. Les propositions de virement et les virements effectués conformément aux paragraphes 1 et 2 sont accompagnés des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l’exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu’à la fin de l’exercice, tant pour les lignes à alimenter que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.
4. Le directeur informe le conseil d’administration dans les meilleurs délais des virements effectués. Il informe le Parlement européen et le Conseil de tous les virements effectués en application du paragraphe 2.
Article 28
Règles spécifiques aux virements
1. Ne peuvent être dotées de crédits par voie de virement que les lignes budgétaires de l’organisme de l’Union pour lesquelles le budget de l’organisme de l’Union autorise un crédit ou porte la mention «pour mémoire».
2. Les crédits correspondant à des recettes affectées ne peuvent faire l’objet de virement que pour autant que ces recettes conservent leur affectation.
CHAPITRE 7
Principe de bonne gestion financière
Article 29
Principes d’économie, d’efficience et d’efficacité/principe de bonne gestion financière
1. Les crédits sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d’économie, d’efficience et d’efficacité.
2. Le principe d’économie prescrit que les moyens mis en œuvre par l’organisme de l’Union dans le cadre de la réalisation de ses activités sont rendus disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix.
Le principe d’efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus.
Le principe d’efficacité vise l’atteinte des objectifs spécifiques fixés et l’obtention des résultats escomptés.
3. L’organisme de l’Union effectue un exercice d’évaluation comparative visé à l’article 50 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
L’exercice d’évaluation comparative se compose:
-
d’un examen de l’efficience des services horizontaux de l’organisme de l’Union,
-
d’une analyse coûts/bénéfices d’un partage des services ou de leur transfert intégral à un autre organisme de l’Union ou à la Commission.
Lors de la réalisation de l’exercice d’évaluation comparative visé dans les premier et deuxième alinéas, l’organisme de l’Union prend les dispositions nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts.
4. Des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et datés sont fixés pour tous les secteurs d’activité couverts par le budget de l’organisme de l’Union. La réalisation de ces objectifs est contrôlée par des indicateurs de performance établis par activité et des informations sont fournies au conseil d’administration par le directeur. Ces informations sont fournies chaque année et figurent au plus tard dans les documents accompagnant le projet de budget de l’organisme de l’Union.
5. En vue d’améliorer la prise de décision, l’organisme de l’Union procède à des évaluations ex ante et ex post, conformément aux orientations définies par la Commission. Ces évaluations s’appliquent à tous les programmes et activités qui occasionnent des dépenses importantes et leurs résultats sont communiqués au conseil d’administration.
6. Le directeur prépare un plan d’action pour donner suite aux conclusions des évaluations visées au paragraphe 5 et fait rapport sur ses progrès deux fois par an à la Commission et périodiquement au conseil d’administration.
7. Le conseil d’administration examine la mise en œuvre du plan d’action visé au paragraphe 6.
Article 30
Contrôle interne de l’exécution budgétaire
1. Le budget de l’organisme de l’Union est exécuté selon le principe d’un contrôle interne efficace et efficient.
2. Aux fins de l’exécution du budget de l’organisme de l’Union, le contrôle interne est défini comme un processus applicable à tous les niveaux de la chaîne de gestion et conçu pour fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants:
a)
l’efficacité, l’efficience et l’économie des opérations;
b)
la fiabilité des informations;
c)
la préservation des actifs et de l’information;
d)
la prévention, la détection, la correction et le suivi de la fraude et des irrégularités;
e)
la gestion appropriée des risques concernant la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, en tenant compte du caractère pluriannuel des programmes et de la nature des paiements concernés.
3. Un contrôle interne efficace est fondé sur les bonnes pratiques internationales et comprend notamment:
a)
la séparation des tâches;
b)
une stratégie appropriée de contrôle et de gestion des risques, comprenant un contrôle au niveau des destinataires;
c)
la prévention des conflits d’intérêts;
d)
des pistes d’audit adéquates et l’intégrité des données dans les bases de données;
e)
des procédures pour le suivi des performances et pour le suivi des déficiences de contrôle interne identifiées et des exceptions;
f)
une évaluation périodique du bon fonctionnement du système de contrôle interne.
4. Un contrôle interne efficient repose sur les éléments suivants:
a)
la mise en œuvre d’une stratégie appropriée de contrôle et de gestion des risques, coordonnée entre les acteurs compétents de la chaîne de contrôle;
b)
la possibilité, pour tous les acteurs compétents de la chaîne de contrôle, d’accéder aux résultats des contrôles réalisés;
c)
la confiance accordée, le cas échéant, aux avis d’audit indépendants, à condition que la qualité des travaux qui s’y rapportent soit appropriée et acceptable et que ces travaux aient été réalisés conformément aux normes convenues;
d)
l’application en temps utile de mesures correctrices, y compris, le cas échéant, de sanctions dissuasives;
e)
l’élimination des contrôles multiples;
f)
l’amélioration du rapport coûts/avantages des contrôles.
CHAPITRE 8
Principe de transparence
Article 31
Publication des comptes, budgets et rapports
1. Le budget de l’organisme de l’Union est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition de comptes dans le respect du principe de transparence.
2. Une synthèse du budget de l’organisme de l’Union et de tout budget rectificatif de l’organisme de l’Union, tels qu’ils ont été définitivement arrêtés, est publiée au Journal officiel de l’Union européenne dans un délai de trois mois à compter de leur adoption.
Cette synthèse indique les cinq principales lignes budgétaires de recettes, les cinq principales lignes budgétaires de dépenses pour les budgets administratif et de fonctionnement de l’organisme de l’Union, le tableau des effectifs et une estimation des effectifs en personnel contractuel, exprimée en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont budgétisés, ainsi que des experts nationaux détachés. Elle mentionne également les chiffres de l’exercice précédent.
3. Le budget de l’organisme de l’Union comprenant le tableau des effectifs et les budgets rectificatifs de l’organisme de l’Union, tels qu’ils ont été définitivement arrêtés, ainsi qu’une estimation des effectifs en personnel contractuel, exprimés en équivalents temps plein, pour lesquels les crédits sont budgétisés, et des experts nationaux détachés, sont transmis pour information au Parlement européen et au Conseil, à la Cour des comptes et à la Commission, et sont publiés sur le site internet de l’organisme de l’Union concerné dans un délai de quatre semaines à compter de leur adoption.
4. L’organisme de l’Union communique sur son site internet, au plus tard le 30 juin de l’exercice suivant, des informations sur les bénéficiaires de fonds en provenance de son budget, notamment les noms des experts engagés en vertu de l’article 89, conformément aux paragraphes 2, 3 et 4 de l’article 21 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission (7), selon une présentation standard. Les informations publiées sont aisément accessibles, claires et exhaustives. Ces informations sont communiquées dans le respect des exigences de confidentialité et de sécurité, en particulier de protection des données à caractère personnel énoncées dans le règlement (CE) no 45/2001.
TITRE III
ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET
CHAPITRE 1
Établissement du budget de l’organisme de l’Union
Article 32
Programmation annuelle et pluriannuelle
1. L’organisme de l’Union établit un document de programmation contenant la programmation pluriannuelle et annuelle en tenant compte des orientations définies par la Commission.
2. Le programme pluriannuel expose:
-
la programmation stratégique globale, y compris les objectifs, les résultats escomptés et les indicateurs de performance,
-
la programmation des ressources, y compris le budget pluriannuel et le personnel.
La programmation des ressources comporte des informations qualitatives et quantitatives sur les ressources humaines et sur les questions budgétaires aux fins de l’établissement de rapports, en particulier:
-
pour les années n - 1 et n, les informations sur le nombre de fonctionnaires, d’agents temporaires et d’agents contractuels tels que définis dans le statut, ainsi que d’experts nationaux détachés,
-
pour l’année n - 1, une estimation des opérations budgétaires au sens de l’article 97 et des informations sur les contributions en nature accordées par l’État membre d’accueil à l’organisme de l’Union,
-
pour l’année n + 1, une estimation du nombre de fonctionnaires, d’agents temporaires et d’agents contractuels tels que définis dans le statut,
-
pour les années suivantes, un budget indicatif et une programmation indicative des ressources humaines.
La Commission adresse à l’organisme de l’Union l’avis de ses services concernés sur le projet de programmation des ressources humaines.
Si l’organisme de l’Union ne tient pas pleinement compte de l’avis des services de la Commission, il doit fournir des explications suffisantes à la Commission.
La programmation des ressources est actualisée chaque année. Le cas échéant, la programmation stratégique est mise à jour, notamment pour l’adapter aux résultats de l’ensemble des évaluations mentionnées dans l’acte constitutif.
3. Le programme de travail annuel de l’organisme de l’Union expose des objectifs détaillés et les résultats escomptés, y compris des indicateurs de performance. Il comprend également une description des actions à financer et une indication des ressources financières et humaines allouées à chaque action. Le programme de travail annuel s’inscrit dans la logique du programme de travail pluriannuel visé au paragraphe 1.
Il précise clairement les tâches de l’organisme de l’Union qui ont été ajoutées, modifiées ou supprimées par rapport à l’année précédente.
4. Toute modification substantielle du programme de travail annuel fait l’objet d’une adoption selon la même procédure que le programme de travail initial, conformément aux dispositions de l’acte constitutif et de l’article 33 du présent règlement.
Le conseil d’administration peut déléguer le pouvoir de procéder à des modifications non substantielles du programme de travail annuel à l’ordonnateur de l’organisme de l’Union.
Article 33
Établissement du budget
1. Le budget est établi conformément aux dispositions de l’acte constitutif.
2. L’organisme de l’Union transmet à la Commission, au plus tard le 31 janvier de chaque année, un état prévisionnel de ses dépenses et de ses recettes ainsi que des orientations générales le justifiant.
3. Conformément à l’article 37 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, l’organisme de l’Union transmet chaque année à la Commission, au Parlement européen et au Conseil un état prévisionnel de ses dépenses et de ses recettes comme précisé dans l’acte constitutif.
4. L’état prévisionnel des dépenses et des recettes de l’organisme de l’Union inclut:
a)
un tableau des effectifs fixant le nombre des emplois permanents et temporaires, dont la prise en charge sera autorisée dans la limite des crédits budgétaires par grade et par catégorie;
b)
en cas de variation d’effectifs, un état justificatif motivant les demandes d’emplois nouveaux;
c)
une prévision trimestrielle de trésorerie en paiements et en encaissements;
d)
des informations sur la réalisation de tous les objectifs fixés antérieurement pour les différentes activités. Les résultats des évaluations sont examinés et utilisés pour démontrer les avantages qu’une hausse ou une réduction du budget proposé de l’organisme de l’Union est susceptible d’apporter par rapport à son budget de l’année n.
5. L’organisme de l’Union transmet à la Commission, au Parlement européen et au Conseil le projet de document de programmation visé à l’article 32, ainsi que toute version mise à jour de ce document, au plus tard le 31 janvier de chaque année.
6. La Commission, dans le cadre de la procédure relative à l’adoption du budget, transmet l’état prévisionnel de l’organisme de l’Union au Parlement européen et au Conseil et propose le montant de la contribution destiné à l’organisme de l’Union et les effectifs qu’elle estime nécessaires pour celui-ci. La Commission établit le projet de tableau des effectifs des organismes de l’Union et une estimation des effectifs en personnel contractuel et en experts nationaux détachés exprimés en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont proposés dès que la Commission a établi le projet de budget.
7. Le Parlement européen et le Conseil arrêtent le tableau des effectifs de l’organisme de l’Union, ainsi que toute modification ultérieure de celui-ci, dans le respect des dispositions de l’article 38, paragraphe 1. Le tableau des effectifs est publié dans une annexe de la section III - Commission - du budget.
8. Le budget de l’organisme de l’Union et le tableau des effectifs ainsi que le document de programmation visé à l’article 32 sont arrêtés par le conseil d’administration. Ils deviennent définitifs après l’adoption définitive du budget fixant le montant de la contribution ainsi que le tableau des effectifs et sont, le cas échéant, ajustés en conséquence.
9. Lorsqu’elle confie de nouvelles tâches à un organisme de l’Union, la Commission, sans préjudice des procédures législatives relatives à la modification de l’acte constitutif, présente au Parlement européen et au Conseil les informations nécessaires pour évaluer l’incidence de ces nouvelles tâches sur les ressources de l’organisme de l’Union, afin de revoir, si nécessaire, son financement.
Article 34
Budgets rectificatifs
Toute modification au budget de l’organisme de l’Union, y compris au tableau des effectifs, fait l’objet d’un budget rectificatif adopté conformément à la même procédure que pour le budget initial de l’organisme de l’Union, selon les dispositions de l’acte constitutif et de l’article 33 du présent règlement.
CHAPITRE 2
Structure et présentation du budget de l’organisme de l’Union
Article 35
Structure du budget de l’organisme de l’Union
Le budget de l’organisme de l’Union comporte un état des recettes et un état des dépenses.
Article 36
Nomenclature budgétaire
Dans la mesure où la nature des activités de l’organisme de l’Union le justifie, l’état des dépenses doit être présenté selon une nomenclature comportant une classification par destination. Cette nomenclature est définie par l’organisme de l’Union et distingue clairement entre crédits administratifs et opérationnels.
Article 37
Présentation du budget de l’organisme de l’Union
Le budget de l’organisme de l’Union fait apparaître:
1)
dans l’état des recettes:
a)
les prévisions de recettes de l’organisme de l’Union pour l’exercice concerné (l’«exercice n»);
b)
les recettes prévues de l’exercice précédent, et les recettes de l’exercice n - 2;
c)
les commentaires appropriés pour chaque ligne de recette;
2)
dans l’état des dépenses:
a)
les crédits d’engagement et de paiement pour l’exercice n;
b)
les crédits d’engagement et de paiement pour l’exercice précédent, ainsi que les dépenses engagées et les dépenses payées au cours de l’exercice n - 2; ces dernières sont également exprimées en pourcentage du budget de l’organisme de l’Union de l’exercice n;
c)
un état récapitulatif des échéanciers des paiements à effectuer au cours des exercices ultérieurs en raison des engagements budgétaires pris au cours d’exercices antérieurs;
d)
les commentaires appropriés pour chaque subdivision.
Article 38
Règles applicables au tableau des effectifs
1. Le tableau des effectifs visé à l’article 33 comporte, en regard du nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice, le nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice précédent ainsi que le nombre d’emplois réellement pourvus. Il constitue, pour l’organisme de l’Union, une limite impérative. Aucune nomination ne peut être faite au-delà de cette limite.
Toutefois, le conseil d’administration peut procéder à des modifications du tableau des effectifs, jusqu’à concurrence de 10 % des emplois autorisés, sauf en ce qui concerne les grades AD 16, AD 15, AD 14 et AD 13, sous réserve des conditions suivantes:
a)
le volume des crédits du personnel correspondant à un plein exercice n’est pas affecté;
b)
la limite du nombre total de postes autorisés par le tableau des effectifs n’est pas dépassée;
c)
l’organisme de l’Union a participé à un exercice d’évaluation comparative par rapport à d’autres organismes de l’Union sur le modèle de l’analyse de la situation du personnel de la Commission.
2. Par dérogation au paragraphe 1, deuxième alinéa, les cas d’exercice d’activité à temps partiel autorisés par l’autorité investie du pouvoir de nomination conformément aux dispositions du statut peuvent être compensés. Lorsqu’un agent demande le retrait de l’autorisation avant la fin de la période accordée, l’organisme de l’Union prend les mesures appropriées pour respecter, dès que possible, la limite visée au paragraphe 1, deuxième alinéa, point b).
TITRE IV
EXÉCUTION DU BUDGET DE L’ORGANISME DE L’UNION
CHAPITRE 1
Dispositions générales
Article 39
Exécution du budget conformément au principe de bonne gestion financière
1. Le directeur exerce les fonctions d’ordonnateur. Il exécute le budget de l’organisme de l’Union en recettes et en dépenses conformément aux règles financières dudit organisme et au principe de bonne gestion financière, sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués.
2. Sans préjudice des responsabilités de l’ordonnateur en ce qui concerne la prévention et la détection des fraudes et irrégularités, l’organisme de l’Union participe aux activités de prévention de la fraude de l’Office européen de lutte antifraude.
Article 40
Délégation des pouvoirs d’exécution du budget
1. Le directeur peut déléguer ses pouvoirs d’exécution du budget à des agents de l’organisme de l’Union soumis au statut, dans les conditions déterminées par les règles financières de l’organisme de l’Union adoptées par le conseil d’administration. Les délégataires ne peuvent agir que dans la limite des pouvoirs qui leur sont expressément conférés.
2. Le délégataire peut subdéléguer les pouvoirs reçus selon les conditions précisées dans les modalités d’exécution du présent règlement visées à l’article 114. Chaque acte de subdélégation nécessite l’accord explicite du directeur.
Article 41
Conflit d’intérêts
1. Les acteurs financiers au sens du chapitre 2 du présent titre et les autres personnes participant à l’exécution et à la gestion du budget, y compris aux actes préparatoires à celui-ci, ainsi qu’à l’audit ou au contrôle, ne prennent aucune mesure à l’occasion de laquelle leurs propres intérêts pourraient être en conflit avec ceux de l’organisme de l’Union.
Si un tel risque existe, la personne en question a l’obligation de s’abstenir et d’en référer à l’autorité compétente, qui confirme par écrit l’existence éventuelle d’un conflit d’intérêts. Lorsque l’existence d’un conflit d’intérêts a été établie, la personne en question cesse toutes ses activités en rapport avec le dossier concerné. L’autorité compétente prend toute mesure supplémentaire appropriée.
2. Aux fins du paragraphe 1, il y a conflit d’intérêts lorsque l’exercice impartial et objectif des fonctions d’un acteur financier ou d’une autre personne, visés au paragraphe 1, est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d’affinité politique ou nationale, d’intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d’intérêt avec le bénéficiaire.
3. L’autorité compétente visée au paragraphe 1 est le supérieur hiérarchique de l’agent concerné. Si celui-ci est le directeur, l’autorité compétente est alors le conseil d’administration, ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif.
4. L’organisme de l’Union adopte des règles relatives à la prévention et à la gestion des conflits d’intérêts.
Article 42
Mode d’exécution du budget de l’organisme de l’Union
1. Le budget de l’organisme de l’Union est exécuté par le directeur dans les services placés sous son autorité.
2. Dans la mesure où cela s’avère indispensable, peuvent être confiées par voie contractuelle à des entités ou organismes extérieurs de droit privé des tâches d’expertise technique et des tâches administratives, préparatoires ou accessoires qui n’impliquent ni mission de puissance publique ni exercice d’un pouvoir discrétionnaire d’appréciation.
CHAPITRE 2
Acteurs financiers
Section 1
Principe de la séparation des fonctions
Article 43
Séparation des fonctions
Les fonctions de l’ordonnateur et du comptable sont séparées et incompatibles entre elles.
Section 2
L’ordonnateur
Article 44
Pouvoirs et fonctions de l’ordonnateur
1. L’ordonnateur est chargé d’exécuter les recettes et les dépenses conformément au principe de bonne gestion financière et d’en assurer la légalité et la régularité.
2. Au sens du paragraphe 1, l’ordonnateur met en place, conformément aux normes minimales arrêtées par le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, par le conseil exécutif sur la base de normes équivalentes arrêtées par la Commission pour ses propres services et en tenant compte des risques associés à l’environnement de gestion et à la nature des actions financées, la structure organisationnelle ainsi que les systèmes de contrôle interne adaptés à l’exécution de ses tâches.
L’établissement de cette structure et de ces systèmes repose sur une analyse du risque exhaustive, prenant en compte le rapport coût/efficacité.
L’ordonnateur peut mettre en place au sein de ses services une fonction d’expertise et de conseil destinée à l’assister dans la maîtrise des risques liés à ses activités.
3. Pour exécuter des dépenses, l’ordonnateur procède à des engagements budgétaires et juridiques, à la liquidation des dépenses et à l’ordonnancement des paiements, ainsi qu’aux actes préalables nécessaires à cette exécution des crédits.
4. L’exécution des recettes comporte l’établissement des prévisions de créances, la constatation des droits à recouvrer et l’émission des ordres de recouvrement. Elle comporte, le cas échéant, la renonciation aux créances constatées.
5. L’ordonnateur conserve les pièces justificatives relatives aux opérations exécutées pendant une durée de cinq ans à compter de la date de la décision de décharge sur l’exécution du budget de l’organisme de l’Union. Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu’elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l’audit. En tout état de cause, en ce qui concerne la conservation des données relatives au trafic, les dispositions de l’article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent.
Article 45
Contrôles ex ante
1. Chaque opération visée à l’article 44 fait l’objet d’au moins un contrôle ex ante, fondé sur une analyse des documents et sur les résultats disponibles des contrôles déjà réalisés, en ce qui concerne les aspects opérationnels et financiers de l’opération.
Les contrôles ex ante comprennent l’initiation et la vérification d’une opération.
2. Par «initiation d’une opération», il faut entendre l’ensemble des opérations préparatoires à l’adoption des actes d’exécution budgétaire de l’organisme de l’Union par les ordonnateurs visés aux articles 33 et 34.
3. Par «vérification ex ante d’une opération», il faut entendre l’ensemble des contrôles ex ante mis en place par l’ordonnateur afin d’en vérifier les aspects opérationnels et financiers.
4. Les contrôles ex ante visent à vérifier la cohérence entre les pièces justificatives demandées et toute autre information disponible. L’ampleur des contrôles ex ante en termes de fréquence et d’intensité est déterminée par l’ordonnateur compétent sur la base de considérations fondées sur l’analyse de risque et le rapport coût/efficacité. En cas de doute, l’ordonnateur compétent pour la liquidation du paiement correspondant demande des informations complémentaires ou effectue un contrôle sur place afin d’obtenir une assurance raisonnable dans le cadre du contrôle ex ante.
Les contrôles ex ante ont pour objet de constater notamment:
a)
la régularité et la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables;
b)
l’application du principe de bonne gestion financière visé à l’article 29.
Aux fins des contrôles, l’ordonnateur peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux.
5. Pour une opération donnée, la vérification est effectuée par des agents distincts de ceux qui ont initié l’opération. Les agents qui effectuent la vérification ne sont pas subordonnés à ceux qui ont initié l’opération.
Article 46
Contrôles ex post
1. L’ordonnateur peut mettre en place des contrôles ex post pour vérifier les opérations déjà approuvées à la suite des contrôles ex ante. Ces contrôles peuvent être organisés par sondage en fonction du risque.
2. Les contrôles ex post peuvent être effectués sur pièces et, le cas échéant, sur place.
Ces contrôles ex post visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget de l’organisme de l’Union et notamment le respect des critères visés à l’article 45, paragraphe 4.
Les résultats des contrôles ex post sont examinés par l’ordonnateur au moins une fois par an en vue de détecter tout problème systémique potentiel. L’ordonnateur prend des mesures pour s’atteler à ces problèmes.
L’analyse de risque visée au paragraphe 1 est examinée à la lumière des résultats des contrôles et d’autres informations pertinentes.
En cas de programmes pluriannuels, l’ordonnateur établit une stratégie de contrôle pluriannuelle, précisant la nature et l’ampleur des contrôles sur la période considérée ainsi que la manière dont les résultats doivent être mesurés d’une année sur l’autre aux fins du processus d’assurance annuel.
3. Les contrôles ex ante sont effectués par des agents distincts de ceux qui sont chargés des contrôles ex post. Les agents chargés des contrôles ex post ne sont pas subordonnés aux agents chargés des contrôles ex ante.
Lorsque l’ordonnateur met en œuvre des audits financiers de bénéficiaires à titre de contrôles ex post, les règles correspondantes en matière d’audit sont claires, cohérentes et transparentes et respectent les droits tant de l’organisme de l’Union que de ceux qui ont fait l’objet d’un audit.
4. Les agents responsables du contrôle de la gestion des opérations financières visés au paragraphe 3 ont les compétences professionnelles requises. Ils respectent un code spécifique de normes professionnelles arrêté par l’organisme de l’Union et basé sur les normes arrêtées par la Commission pour ses propres services.
Article 47
Rapport annuel d’activités consolidé
1. L’ordonnateur rend compte au conseil d’administration de l’exercice de ses fonctions sous la forme d’un rapport annuel d’activités consolidé contenant:
a)
des informations sur:
-
la mise en œuvre du programme de travail annuel de l’organisme, ses ressources budgétaires et ses ressources humaines visées à l’article 38,
-
les systèmes de gestion et de contrôle interne, notamment un récapitulatif du nombre et du type d’audits internes effectués par l’auditeur interne, les structures d’audit interne, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations et à celles des années précédentes, visées aux articles 82 et 83,
-
toute observation de la Cour des comptes, ainsi que les mesures prises à la suite de ses observations,
-
les comptes et le rapport sur la gestion budgétaire et financière sans préjudice des articles 92, 96 et 97;
b)
une déclaration de l’ordonnateur indiquant si celui-ci a une assurance raisonnable que, excepté en ce qui concerne d’éventuelles réserves pour des secteurs définis des recettes et dépenses:
-
les informations contenues dans le rapport donnent une image fidèle de la situation,
-
les ressources allouées aux activités décrites dans le rapport ont été utilisées aux fins prévues et conformément au principe de bonne gestion financière,
-
les procédures de contrôle mises en place offrent les garanties nécessaires quant à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes.
Le rapport annuel d’activités consolidé indique les résultats des opérations par rapport aux objectifs qui ont été assignés, les risques associés aux opérations, l’utilisation des ressources mises à disposition et le fonctionnement efficient et efficace des systèmes de contrôle interne, y compris une évaluation globale du rapport coût/efficacité des contrôles.
Le rapport annuel consolidé est soumis pour évaluation au conseil d’administration.
2. Au plus tard le 1er juillet de chaque année, le conseil d’administration transmet à la Cour des comptes, à la Commission, au Parlement européen et au Conseil le rapport annuel d’activités consolidé accompagné de son évaluation.
3. Des exigences supplémentaires en matière de rapports peuvent être prévues par l’acte constitutif dans des cas dûment justifiés, notamment lorsque la nature du domaine dans lequel l’organisme est actif le requiert.
Article 48
Protection des intérêts financiers de l’Union
1. Si un agent partie à la gestion financière et au contrôle des opérations estime qu’une décision que son supérieur lui impose d’appliquer ou d’accepter est irrégulière ou contraire aux principes de bonne gestion financière ou aux règles professionnelles qu’il est tenu de respecter, il en informe le directeur par écrit, qui lui répond par écrit. Si le directeur ne réagit pas ou confirme la décision ou les instructions initiales et que l’agent estime qu’une telle confirmation ne constitue pas une réponse raisonnable à sa question, il en informe par écrit l’instance compétente visée à l’article 54, paragraphe 5, et le conseil d’administration.
2. Dans le cas d’une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l’Union, l’agent informe les autorités et instances désignées par la législation en vigueur. Les contrats passés avec des auditeurs externes réalisant des audits de la gestion financière de l’organisme de l’Union prévoient l’obligation pour l’auditeur externe d’informer l’ordonnateur de tout soupçon d’activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l’Union.
Article 49
Délégation des pouvoirs d’exécution du budget
Dans le cas où il est procédé à une délégation ou à une subdélégation de pouvoirs d’exécution du budget conformément à l’article 40, l’article 44, paragraphes 1, 2 et 3, s’applique mutatis mutandis aux ordonnateurs délégués ou subdélégués.
Section 3
Le comptable
Article 50
Pouvoirs et fonctions du comptable
1. Le conseil d’administration nomme un comptable, soumis au statut, qui est entièrement indépendant dans l’exercice de ses tâches. Le comptable est chargé dans l’organisme de l’Union:
a)
de la bonne exécution des paiements, de l’encaissement des recettes et du recouvrement des créances constatées;
b)
de la préparation et de la présentation des comptes conformément au titre IX;
c)
de la tenue de la comptabilité conformément au titre IX;
d)
de la mise en œuvre, conformément au titre IX, des règles comptables ainsi que du plan comptable conformément aux dispositions arrêtées par le comptable de la Commission;
e)
de la définition et la validation des systèmes comptables ainsi que, le cas échéant, de la validation des systèmes prescrits par l’ordonnateur et destinés à fournir ou justifier des informations comptables; à cet égard, le comptable est habilité à vérifier à tout moment le respect des critères de validation;
f)
de la gestion de la trésorerie.
2. Plusieurs organismes de l’Union peuvent nommer le même comptable.
Les organismes de l’Union peuvent aussi convenir avec la Commission que leur comptable est celui de la Commission.
Les organismes de l’Union peuvent aussi confier au comptable de la Commission une partie des tâches d’un comptable de l’organisme de l’Union, compte tenu de l’analyse du rapport coûts/avantages visée à l’article 29.
Dans le cas visé au présent alinéa, ils prennent les dispositions nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts.
3. Le comptable obtient de l’ordonnateur toutes les informations nécessaires à l’établissement de comptes présentant une image fidèle de la situation financière de l’organisme de l’Union et de l’exécution budgétaire. L’ordonnateur garantit la fiabilité de ces informations.
4. Avant leur adoption par le directeur, le comptable signe les comptes, certifiant ainsi qu’il a une assurance raisonnable quant au fait qu’ils présentent une image fidèle de la situation financière de l’organisme de l’Union.
Aux fins du premier alinéa, le comptable vérifie que les comptes ont été élaborés conformément aux règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, et que toutes les recettes et dépenses ont été comptabilisées.
L’ordonnateur transmet toute information dont le comptable a besoin pour remplir ses fonctions.
Les ordonnateurs demeurent pleinement responsables de l’utilisation appropriée des fonds qu’ils gèrent, de la légalité et de la régularité des dépenses placées sous leur contrôle et de l’exhaustivité et de l’exactitude des informations transmises au comptable.
5. Le comptable est habilité à vérifier les informations reçues ainsi qu’à effectuer toute autre vérification qu’il juge nécessaire pour être en mesure de signer les comptes.
Le cas échéant, il émet des réserves, dont il précise la nature et la portée.
6. Sous réserve du paragraphe 7 du présent article et de l’article 51, seul le comptable est habilité pour la gestion de la trésorerie et des équivalents de trésorerie. Le comptable est responsable de leur conservation.
7. Dans l’exercice de ses fonctions, le comptable peut, si cela s’avère indispensable à cette fin, déléguer certaines de ses tâches à des agents soumis au statut placés sous sa responsabilité hiérarchique.
8. L’acte de délégation définit les tâches, droits et obligations conférés aux délégataires.
Section 4
Le régisseur d’avances
Article 51
Régies d’avances
Si cela s’avère indispensable pour le paiement de dépenses de faible montant et pour l’encaissement d’autres recettes visées à l’article 6, des régies d’avances peuvent être créées. Les régies d’avances sont alimentées par le comptable et sont sous la responsabilité de régisseurs d’avances qu’il désigne.
Le montant maximal de chaque dépense ou recette pouvant être payée par le régisseur d’avances à des tiers ne dépasse pas 60 000 EUR et est précisé par chaque organisme de l’Union pour chaque dépense ou recette. Les paiements des régies d’avances peuvent être réglés par virement, y compris au moyen du système de débit direct visé à l’article 74, paragraphe 1, par chèque ou par d’autres moyens de paiement, conformément aux instructions arrêtées par le comptable.
CHAPITRE 3
Responsabilité des acteurs financiers
Section 1
Règles générales
Article 52
Suppression de la délégation et suspension des fonctions des acteurs financiers
1. Les ordonnateurs délégués et subdélégués peuvent à tout moment se voir retirer, temporairement ou définitivement, leur délégation ou subdélégation par l’autorité qui les a nommés. L’ordonnateur peut à tout moment retirer son accord sur une subdélégation spécifique.
2. Le comptable ou le régisseur d’avances, ou les deux, peuvent à tout moment être suspendus de leurs fonctions, temporairement ou définitivement, par le conseil d’administration. En pareil cas, le conseil d’administration nomme un comptable intérimaire.
3. Les paragraphes 1 et 2 sont sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires prises à l’encontre des acteurs financiers visés auxdits paragraphes.
Article 53
Responsabilité des acteurs financiers pour activité illégale, fraude ou corruption
1. Les articles 52 à 56 ne préjugent pas de la responsabilité pénale que pourraient engager les acteurs financiers visés à l’article 52 dans les conditions prévues par le droit national applicable ainsi que par les dispositions en vigueur relatives à la protection des intérêts financiers de l’Union et à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires de l’Union ou des États membres.
2. Sans préjudice des articles 54, 55 et 56, tout ordonnateur, tout comptable ou tout régisseur d’avances engage sa responsabilité disciplinaire et pécuniaire, dans les conditions prévues par le statut. Dans le cas d’une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l’Union, les autorités et les instances désignées par la législation en vigueur, en particulier l’Office européen de lutte antifraude, sont saisies.
Section 2
Règles applicables aux ordonnateurs
Article 54
Règles applicables aux ordonnateurs
1. L’ordonnateur engage sa responsabilité pécuniaire dans les conditions prévues au statut.
2. La responsabilité pécuniaire de l’ordonnateur est engagée notamment si l’ordonnateur, intentionnellement ou par négligence grave:
a)
constate les droits à recouvrer ou émet les ordres de recouvrement, engage une dépense ou signe un ordre de paiement, sans se conformer au présent règlement ou, le cas échéant, aux modalités d’exécution des règles financières de l’organisme de l’Union;
b)
omet d’établir un acte engendrant une créance, omet ou retarde l’émission d’un ordre de recouvrement, ou retarde l’émission d’un ordre de paiement, engageant ainsi la responsabilité civile de l’organisme de l’Union à l’égard de tiers.
3. Lorsqu’un ordonnateur délégué ou subdélégué considère qu’une décision qui lui incombe est entachée d’irrégularité ou qu’elle contrevient aux principes de bonne gestion financière, il le signale par écrit à l’autorité délégante. Si l’autorité délégante donne par écrit l’instruction motivée de prendre ladite décision à l’ordonnateur délégué ou subdélégué, celui-ci est dégagé de sa responsabilité.
4. En cas de délégation, l’ordonnateur reste responsable de l’efficacité et de l’efficience des systèmes de gestion et de contrôle interne mis en place et du choix de l’ordonnateur délégué.
5. L’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place par la Commission ou à laquelle cette dernière participe conformément à l’article 73, paragraphe 6, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, exerce à l’égard de l’organisme de l’Union les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission, à moins que le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif ne décide de créer une instance fonctionnellement indépendante, ou de participer à une instance commune établie par plusieurs organismes. Pour les cas présentés par les organismes de l’Union, l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place par la Commission ou à laquelle cette dernière participe comprend un agent d’un organisme de l’Union.
Sur la base de l’avis de l’instance visée au premier alinéa, le directeur décide de l’engagement d’une procédure mettant en cause la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire. Si l’instance a décelé des problèmes systémiques, elle transmet à l’ordonnateur et à l’auditeur interne de la Commission un rapport assorti de recommandations. Si cet avis met en cause le directeur, l’instance transmet un tel rapport au conseil d’administration et à l’auditeur interne de la Commission. Le directeur se réfère, sous une forme anonyme, aux avis de l’instance dans son rapport annuel d’activités et décrit les mesures de suivi adoptées.
6. Chaque agent peut être tenu de réparer, en totalité ou en partie, le préjudice subi par l’organisme de l’Union en raison de fautes personnelles graves qu’il aurait commises dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions. La décision motivée est prise par l’autorité investie du pouvoir de nomination, après accomplissement des formalités prescrites en matière disciplinaire par le statut.
Section 3
Règles applicables aux comptables et régisseurs d’avances
Article 55
Règles applicables aux comptables
Le comptable engage, dans les conditions et selon les procédures prévues par le statut, sa responsabilité disciplinaire ou pécuniaire. Constitue en particulier une faute susceptible d’engager sa responsabilité le fait:
a)
de perdre ou détériorer des fonds, valeurs ou documents dont il a la garde ou causer cette perte ou détérioration par sa négligence;
b)
de modifier indûment des comptes bancaires ou des comptes courants postaux;
c)
d’effectuer des recouvrements ou des paiements non conformes aux ordres de recouvrement ou de paiement correspondants;
d)
d’omettre d’encaisser des recettes dues.
Article 56
Règles applicables aux régisseurs d’avances
Le régisseur d’avances engage, dans les conditions et selon les procédures prévues par le statut, sa responsabilité disciplinaire ou pécuniaire. Constitue en particulier une faute susceptible d’engager la responsabilité du régisseur d’avances le fait:
a)
de perdre ou détériorer des fonds, valeurs et documents dont il a la garde ou causer cette perte ou détérioration par sa négligence;
b)
de ne pouvoir justifier par des pièces régulières des paiements qu’il effectue;
c)
de payer à d’autres que les ayants droit;
d)
d’omettre d’encaisser des recettes dues.
CHAPITRE 4
Opérations de recettes
Article 57
Demande de paiement
L’organisme de l’Union présente à la Commission, dans des conditions et selon une périodicité convenues avec elle, des demandes de paiement de tout ou partie de la contribution de l’Union, conformément à l’article 19, paragraphe 6.
Article 58
Prise en compte des intérêts
Les intérêts produits par les fonds versés à l’organisme de l’Union par la Commission au titre de la contribution ne sont pas dus au budget.
Article 59
Prévision de créance
1. Lorsque l’ordonnateur dispose d’informations suffisantes et fiables relatives à toute mesure ou situation de nature à engendrer une créance de l’organisme de l’Union, il établit une prévision de créance.
2. La prévision de créance est adaptée par l’ordonnateur dès qu’il prend connaissance d’un événement modifiant la mesure ou la situation ayant engendré l’établissement de la prévision.
Lors de l’établissement de l’ordre de recouvrement relatif à une mesure ou une situation ayant précédemment donné lieu à une prévision d’une créance, cette prévision est adaptée en conséquence par l’ordonnateur.
Si l’ordre de recouvrement est établi pour le même montant que la prévision originale de créance, cette prévision est ramenée à zéro.
Article 60
Constatation des créances
1. La constatation d’une créance est l’acte par lequel l’ordonnateur:
a)
vérifie l’existence de la dette du débiteur;
b)
détermine ou vérifie la réalité et le montant de la dette;
c)
vérifie les conditions d’exigibilité de la dette.
2. Toute créance identifiée comme certaine, liquide et exigible est constatée par un ordre de recouvrement donné au comptable, suivi d’une note de débit adressée au débiteur, tous deux établis par l’ordonnateur.
3. Les montants indûment payés sont recouvrés.
4. Toute créance non remboursée à sa date d’échéance fixée dans la note de débit porte intérêt conformément au règlement délégué (UE) no 1268/2012.
5. Dans des cas dûment justifiés, certaines recettes courantes peuvent faire l’objet de constatations prévisionnelles. Une constatation prévisionnelle couvre plusieurs recouvrements individuels qui ne doivent donc pas faire l’objet d’une constatation individuelle. Avant la clôture de l’exercice, l’ordonnateur est tenu d’effectuer les modifications aux constatations prévisionnelles pour que celles-ci soient égales aux créances réellement constatées.
Article 61
Ordonnancement des recouvrements
L’ordonnancement des recouvrements est l’acte par lequel l’ordonnateur donne au comptable, par l’émission d’un ordre de recouvrement, l’instruction de recouvrer une créance que l’ordonnateur a constatée.
Article 62
Règles relatives aux recouvrements
1. Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement des créances dûment établis par l’ordonnateur. Il est tenu de faire diligence en vue d’assurer la rentrée des recettes de l’organisme de l’Union et doit veiller à la conservation des droits de celui-ci.
2. Si, à l’échéance prévue dans la note de débit, le recouvrement effectif n’a pas eu lieu, le comptable en informe l’ordonnateur et lance sans délai la procédure de récupération, par toute voie de droit, y compris, le cas échéant, par compensation et, si celle-ci n’est pas possible, par l’exécution forcée.
3. Le comptable procède au recouvrement par compensation et à due concurrence des créances de l’organisme de l’Union à l’égard de tout débiteur lui-même titulaire d’une créance à l’égard de l’organisme. Ces créances à compenser sont certaines, liquides et exigibles.
4. Lorsque l’ordonnateur envisage de renoncer en totalité ou en partie à recouvrer une créance constatée, il s’assure que la renonciation est régulière et conforme aux principes de bonne gestion financière et de proportionnalité. La décision de renonciation est motivée. L’ordonnateur ne peut déléguer une telle décision que pour les créances portant sur un montant inférieur à 5 000 EUR.
La décision de renonciation mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s’appuie.
5. L’ordonnateur annule, en totalité ou en partie, une créance constatée lorsque la découverte d’une erreur fait apparaître que cette créance n’avait pas été correctement constatée. Cette annulation s’exprime par une décision de l’ordonnateur et fait l’objet d’une motivation adéquate.
Article 63
Formalités d’encaissement
1. Le recouvrement effectif des créances donne lieu de la part du comptable à l’établissement d’un enregistrement dans les comptes et à l’information de l’ordonnateur.
2. Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable donne lieu à la délivrance d’un récépissé.
3. Le remboursement partiel par un débiteur faisant l’objet de plusieurs ordres de recouvrement sera d’abord imputé sur la créance la plus ancienne sauf indication contraire de la part du débiteur.
Tout paiement partiel est imputé d’abord sur les intérêts de retard.
Article 64
Octroi de délais de paiement
1. Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés, par le comptable, en liaison avec l’ordonnateur, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et à la double condition suivante:
a)
que le débiteur s’engage au paiement d’intérêts au taux prévu à l’article 83 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 pour toute la période du délai accordé à compter de la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), du règlement délégué (UE) no 1268/2012;
b)
qu’il constitue, afin de protéger les droits de l’organisme de l’Union, une garantie financière acceptée par le comptable de l’organisme, couvrant la dette non encore recouvrée tant en principal qu’en intérêts.
La garantie visée au premier alinéa, point b), peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d’un tiers agréée par le comptable de l’organisme de l’Union.
2. Dans des circonstances exceptionnelles, à la suite d’une demande du débiteur, le comptable peut lever l’exigence de la garantie visée au paragraphe 1, premier alinéa, point b), lorsque, sur la base de son évaluation, le débiteur est désireux et capable d’effectuer le paiement dans les délais supplémentaires accordés, mais n’est pas en mesure de constituer cette garantie et se trouve dans une situation difficile.
Article 65
Liste des créances
1. Le comptable tient une liste des montants à recouvrer. Les créances de l’organisme de l’Union sont regroupées sur la liste selon la date d’émission de l’ordre de recouvrement. Le comptable précise aussi les recouvrements de créances constatées qui ont fait l’objet d’une renonciation totale ou partielle. Cette liste est jointe au rapport de l’organisme de l’Union sur la gestion budgétaire et financière.
2. L’organisme de l’Union établit une liste des créances de l’organisme indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été condamné à rembourser par une décision de justice ayant autorité de chose jugée et lorsque aucun remboursement ou aucun remboursement significatif n’a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le strict respect de la protection des données à caractère personnel conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.
En ce qui concerne les données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques, les informations publiées sont supprimées dès que le montant de la dette a été intégralement remboursé. Il en va de même pour les données à caractère personnel se rapportant à une personne morale dont la dénomination officielle comporte le nom d’une ou de plusieurs personnes physiques.
La décision de faire figurer le débiteur sur la liste des créances détenues par l’organisme de l’Union est prise dans le respect du principe de proportionnalité et tient notamment compte de l’importance du montant.
Article 66
Délai de prescription
Les créances détenues par l’organisme de l’Union sur des tiers, ainsi que les créances détenues par des tiers sur l’organisme de l’Union, sont soumises à un délai de prescription de cinq ans.
Article 67
Dispositions spécifiques applicables aux redevances et taxes
Dans la mesure où des redevances ou taxes visées à l’article 6, paragraphe 1, point a), sont perçues par l’organisme de l’Union, celles-ci font au début de chaque exercice l’objet d’une estimation globale provisoire.
Lorsque les redevances ou les taxes sont entièrement déterminées par la législation ou par les décisions du conseil d’administration, l’ordonnateur peut s’abstenir d’émettre des ordres de recouvrement et établir directement des notes de débit après avoir constaté la créance. Dans ce cas, tous les renseignements relatifs à la créance de l’organisme de l’Union sont enregistrés. Le comptable tient une liste des notes de débit et indique leur nombre et leur montant global dans le rapport de l’organisme de l’Union sur la gestion budgétaire et financière.
Lorsque l’organisme de l’Union utilise un système de facturation séparé, le comptable inscrit régulièrement, et au moins sur une base mensuelle, la somme cumulée des redevances ou charges reçues dans les comptes.
La prestation des services en vertu des missions confiées n’est effectuée par l’organisme de l’Union qu’après paiement en entier du montant de la redevance ou de la taxe correspondante. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, une prestation de service peut être fournie sans paiement préalable de la taxe ou redevance correspondante. Dans les cas où il y a eu prestation de service sans paiement préalable de la taxe ou redevance correspondante, les articles 60 à 66 s’appliquent.
CHAPITRE 5
Opérations de dépenses
Article 68
Décisions de financement
1. Toute dépense fait l’objet d’un engagement, d’une liquidation, d’un ordonnancement et d’un paiement.
2. Tout engagement de dépense est précédé d’une décision de financement.
3. Le programme de travail annuel de l’organisme de l’Union vaut décision de financement pour les activités qu’il recouvre, dans la mesure où les éléments énoncés à l’article 32, paragraphe 3, sont clairement identifiés.
4. Les crédits administratifs peuvent être exécutés sans être précédés d’une décision de financement.
Article 69
Types d’engagements
1. Un engagement budgétaire consiste dans l’opération de réservation des crédits nécessaires à l’exécution de paiements ultérieurs en exécution d’engagements juridiques.
2. Un engagement juridique est l’acte par lequel l’ordonnateur crée ou constate une obligation de laquelle il résulte une charge.
3. Les engagements budgétaires relèvent de l’une des trois catégories suivantes:
a)
individuel: l’engagement budgétaire est individuel lorsque le bénéficiaire et le montant de la dépense sont déterminés;
b)
global: l’engagement budgétaire est global lorsqu’au moins l’un des éléments nécessaires à l’identification de l’engagement individuel reste indéterminé;
c)
provisionnel: l’engagement budgétaire est provisionnel lorsqu’il est destiné à couvrir des dépenses courantes de nature administrative dont soit le montant, soit les bénéficiaires finals ne sont pas déterminés de manière définitive.
L’engagement budgétaire provisionnel est mis en œuvre, soit par la conclusion d’un ou de plusieurs engagements juridiques individuels ouvrant le droit à des paiements ultérieurs, soit, dans certains cas exceptionnels liés aux dépenses de gestion du personnel, directement par des paiements.
4. Les engagements budgétaires pour des actions dont la réalisation s’étend sur plus d’un exercice ne peuvent être fractionnés sur plusieurs exercices en tranches annuelles que lorsque l’acte constitutif ou l’acte de base le prévoit ou lorsqu’ils sont liés à des dépenses administratives.
Article 70
Règles applicables aux engagements
1. Pour toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget de l’organisme de l’Union, l’ordonnateur procède à un engagement budgétaire avant de conclure un engagement juridique vis-à-vis de tiers.
2. L’obligation de procéder à un engagement budgétaire avant de conclure un engagement juridique, prévue au paragraphe 1, ne s’applique pas aux engagements juridiques conclus à la suite d’une déclaration de situation de crise dans le cadre du plan de continuité des activités, conformément aux procédures adoptées par l’organisme de l’Union.
3. Les engagements budgétaires globaux couvrent le coût total des engagements juridiques individuels y afférents conclus jusqu’au 31 décembre de l’année n + 1.
Sous réserve de l’article 69, paragraphe 4, et de l’article 87, paragraphe 2, les engagements juridiques individuels afférents à des engagements budgétaires individuels ou provisionnels sont conclus au plus tard le 31 décembre de l’année n.
À l’expiration des périodes visées aux premier et deuxième alinéas, le solde non exécuté de ces engagements budgétaires est dégagé par l’ordonnateur.
L’adoption de chaque engagement juridique individuel faisant suite à un engagement budgétaire global fait l’objet, préalablement à sa signature, d’un enregistrement de son montant dans la comptabilité budgétaire par l’ordonnateur, en imputation de l’engagement budgétaire global.
4. Les engagements budgétaires et juridiques contractés pour des actions dont la réalisation s’étend sur plus d’un exercice comportent, sauf lorsqu’il s’agit de dépenses de personnel, une date limite d’exécution fixée, conformément au principe de bonne gestion financière.
Les parties de ces engagements non exécutées six mois après la date visée au premier alinéa du présent paragraphe font l’objet d’un dégagement, conformément à l’article 16.
Le montant de l’engagement budgétaire correspondant à un engagement juridique qui n’a donné lieu à aucun paiement au sens de l’article 75 dans les deux ans suivant sa signature fait l’objet d’un dégagement, sauf lorsque ce montant est lié à un cas faisant l’objet d’un litige devant des juridictions ou des organismes d’arbitrage ou lorsqu’il existe des dispositions spécifiques dans les actes de base.
Article 71
Contrôles applicables aux engagements
1. Lors de l’adoption d’un engagement budgétaire, l’ordonnateur s’assure:
a)
de l’exactitude de l’imputation au budget de l’organisme de l’Union;
b)
de la disponibilité des crédits;
c)
de la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables, notamment celles de l’acte constitutif, de la réglementation financière de chaque organisme de l’Union, ainsi que de tout acte pris en exécution de ceux-ci;
d)
du respect du principe de bonne gestion financière.
2. Lors de l’enregistrement d’une obligation juridique par signature physique ou électronique, l’ordonnateur s’assure:
a)
de la couverture de l’obligation par l’engagement budgétaire correspondant;
b)
de la légalité, de la régularité et de la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables, notamment celles de l’acte constitutif, de la réglementation financière de chaque organisme de l’Union, ainsi que de tout acte pris en exécution de ceux-ci;
c)
du respect du principe de bonne gestion financière.
Article 72
Liquidation des dépenses
La liquidation d’une dépense est l’acte par lequel l’ordonnateur:
a)
vérifie l’existence des droits du créancier;
b)
détermine ou vérifie la réalité et le montant de la créance;
c)
vérifie les conditions d’exigibilité de la créance.
Article 73
Liquidation et matérialisation du «bon à payer»
1. Toute liquidation d’une dépense est appuyée par des pièces justificatives attestant les droits du créancier, sur la base de la constatation de services effectivement rendus, de fournitures effectivement livrées ou de travaux effectivement réalisés ou sur la base d’autres titres justifiant le paiement, y compris les paiements récurrents pour des abonnements ou des cours de formation.
2. L’ordonnateur procède personnellement à l’examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué, avant de prendre la décision de liquidation de la dépense.
3. La décision de liquidation s’exprime par la signature d’un «bon à payer» par l’ordonnateur.
4. Dans un système non informatisé, le «bon à payer» se traduit par un cachet comportant la signature de l’ordonnateur.
Dans un système informatisé, le «bon à payer» se traduit par une validation sous mot de passe personnel de l’ordonnateur.
Article 74
Ordonnancement des dépenses
1. L’ordonnancement des dépenses est l’acte par lequel l’ordonnateur, après avoir vérifié la disponibilité des crédits, donne au comptable, par l’émission d’un ordre de paiement, l’instruction de payer le montant de la dépense dont l’ordonnateur a effectué la liquidation.
Lorsque des paiements périodiques sont effectués en relation avec des prestations de services, y compris des services de location, ou des livraisons de biens, et en fonction de l’analyse du risque de l’ordonnateur, l’ordonnateur peut décider l’application d’un système de débit direct.
2. L’ordre de paiement est daté et signé par l’ordonnateur, puis transmis au comptable. Les pièces justificatives sont conservées par l’ordonnateur, conformément à l’article 44, paragraphe 5.
3. Le cas échéant, l’ordre de paiement transmis au comptable est accompagné d’une attestation certifiant l’inscription des biens aux inventaires visés à l’article 106, paragraphe 1.
Article 75
Types de paiements
1. Le paiement doit s’appuyer sur la démonstration que l’action correspondante a été réalisée conformément aux dispositions de l’acte de base, du contrat ou de la convention de subvention et couvre une des opérations suivantes:
a)
un paiement de la totalité des montants dus;
b)
un paiement des montants dus selon les modalités suivantes:
1)
un préfinancement, éventuellement fractionné en plusieurs versements après la signature du contrat ou de la convention de subvention ou après la notification de la décision de subvention;
2)
un ou plusieurs paiements intermédiaires en contrepartie de l’exécution partielle de l’action;
3)
un paiement de solde des montants dus lorsque l’action est entièrement exécutée.
Le préfinancement fournit un fond de trésorerie. Il peut être fractionné en plusieurs versements dans le respect du principe de bonne gestion financière.
Le paiement intermédiaire, qui peut être renouvelé, peut couvrir les dépenses exposées pour mettre en œuvre la décision ou convention ou pour payer des services, fournitures ou travaux qui ont été exécutés et/ou livrés à des étapes intermédiaires du contrat. Il peut apurer en tout ou en partie le préfinancement, sans préjudice des dispositions prévues dans l’acte de base.
La clôture de la dépense prend la forme soit d’un paiement de solde, qui ne peut être renouvelé et qui apure les dépenses qui l’ont précédé, soit d’un ordre de recouvrement.
2. La comptabilité budgétaire distingue les différents types de paiement visés au paragraphe 1 au moment de l’exécution de chaque paiement.
Article 76
Paiement limité aux fonds disponibles
Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans la limite des fonds disponibles.
Article 77
Délais
Les opérations de paiement des dépenses doivent être exécutées dans les délais et selon les dispositions prévus par le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et le règlement délégué (UE) no 1268/2012.
CHAPITRE 6
Systèmes informatiques
Article 78
Gestion électronique des opérations
En cas de gestion des recettes et des dépenses par des systèmes informatiques, les signatures peuvent être apposées par procédure informatisée ou électronique.
Article 79
Administration en ligne
L’organisme de l’Union élabore et applique des normes uniformes aux échanges électroniques d’informations avec les tiers participant aux procédures de marchés publics et de subvention. En particulier, dans toute la mesure du possible, ils conçoivent et appliquent des solutions pour la présentation, le stockage et le traitement des données soumises pendant les procédures de subvention et de marchés publics et, à cette fin, ils mettent en place un espace d’échange de données informatisées unique pour les demandeurs, les candidats et les soumissionnaires.
Article 80
Bonne administration
1. L’ordonnateur annonce sans délai la nécessité de fournir des pièces et/ou des documents, la forme de ceux-ci et leur contenu impératif ainsi que, le cas échéant, le calendrier indicatif pour la clôture des procédures de subvention.
2. Lorsque, en raison d’une erreur matérielle évidente de sa part, le demandeur ou le soumissionnaire omet de présenter des pièces ou de remettre des relevés, le comité d’évaluation ou, le cas échéant, l’ordonnateur, exception faite des cas dûment justifiés, demande au demandeur ou au soumissionnaire de fournir les informations manquantes ou de clarifier les pièces justificatives. Ces informations ou clarifications ne modifient pas substantiellement la proposition ni ne changent les termes de l’offre.
Article 81
Indication des voies de recours
Lorsqu’un acte de procédure d’un ordonnateur porte atteinte aux droits d’un demandeur ou d’un soumissionnaire, d’un bénéficiaire ou d’un contractant, il contient une indication des voies de recours administratif et/ou judiciaire disponibles pour contester cet acte.
En particulier, il indique la nature du recours, l’instance ou les instances pouvant être saisies ainsi que les délais pour l’exercice du recours.
CHAPITRE 7
L’auditeur interne
Article 82
Désignation ainsi que pouvoirs et fonctions de l’auditeur interne
1. L’organisme de l’Union dispose d’une fonction d’audit interne qui est exercée dans le respect des normes internationales pertinentes.
2. La fonction d’audit interne est exercée par l’auditeur interne de la Commission. L’auditeur interne ne peut être ni ordonnateur ni comptable de l’organisme de l’Union ou de la Commission.
3. L’auditeur interne conseille l’organisme de l’Union dans la maîtrise des risques, en formulant des avis indépendants portant sur la qualité des systèmes de gestion et de contrôle et en émettant des recommandations pour améliorer les conditions d’exécution des opérations et promouvoir la bonne gestion financière.
L’auditeur interne est chargé notamment:
a)
d’apprécier l’adéquation et l’efficacité des systèmes de gestion internes ainsi que la performance des services dans la réalisation des programmes et des actions en relation avec les risques qui y sont associés;
b)
d’apprécier l’efficience et l’efficacité des systèmes de contrôle et d’audit internes applicables à chaque opération d’exécution du budget de l’organisme de l’Union.
4. L’auditeur interne exerce ses fonctions relativement à l’ensemble des activités et des services de l’organisme de l’Union. Il dispose d’un accès complet et illimité à toute information requise pour l’exercice de ses tâches.
5. L’auditeur interne prend connaissance du rapport annuel d’activités consolidé de l’ordonnateur et de tout autre élément d’information identifié.
6. L’auditeur interne fait rapport au conseil d’administration et au directeur de ses constatations et recommandations.
Il fait également rapport lorsque:
-
des recommandations et risques critiques sont restés sans suite;
-
des retards importants affectent la mise en œuvre des recommandations formulées les années précédentes.
Le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif, et le directeur assurent le suivi régulier de la mise en œuvre des recommandations issues de l’audit. Le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif examine les informations visées à l’article 47, paragraphe 1, point a), et vérifie si les recommandations ont été mises en œuvre intégralement et en temps utile.
7. L’organisme de l’Union communique les coordonnées de l’auditeur interne à toute personne physique ou morale associée aux opérations de dépenses souhaitant se mettre en relation, à titre confidentiel, avec l’auditeur interne.
8. Les rapports et les conclusions de l’auditeur interne ne sont accessibles au public que lorsque l’auditeur interne a validé les mesures prises en vue de leur mise en œuvre.
Article 83
Indépendance de l’auditeur interne
L’indépendance de l’auditeur interne, sa responsabilité quant aux mesures prises dans l’exercice de ses fonctions et le droit dont il dispose d’introduire un recours auprès de la Cour de justice de l’Union européenne sont déterminés conformément aux dispositions de l’article 100 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
Article 84
Mise en place d’une structure d’audit interne
1. Le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif, peut mettre en place, en tenant dûment compte du rapport coût/efficacité et de la valeur ajoutée, une structure d’audit interne qui exerce ses fonctions dans le respect des normes internationales pertinentes.
La mission, les pouvoirs et les responsabilités de la structure d’audit interne sont définis dans la charte d’audit interne et soumis à l’approbation du conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, du conseil exécutif.
Le plan annuel d’audit de la structure d’audit interne est établi par le responsable de ladite structure compte tenu notamment de l’évaluation, par le directeur, du risque dans l’organisme de l’Union.
Il est examiné et approuvé par le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, par le conseil exécutif.
La structure d’audit interne fait rapport au conseil d’administration et au directeur de ses constatations et recommandations.
2. Si la structure d’audit interne d’un organisme de l’Union ne présente pas un bon rapport coût/efficacité ou n’est pas en mesure de respecter les normes internationales, cet organisme de l’Union peut décider de partager une structure d’audit interne avec d’autres organismes de l’Union œuvrant dans le même domaine d’activité.
Dans ce cas, les conseils d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, les conseils exécutifs des organismes de l’Union concernés conviennent des modalités pratiques des structures communes d’audit interne.
3. Les acteurs de l’audit interne coopèrent efficacement par la mise en commun d’informations et de rapports d’audit et, le cas échéant, l’organisation d’évaluations conjointes du risque et la réalisation d’audits conjoints.
Le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif, et le directeur assurent le suivi régulier de la mise en œuvre des recommandations de la structure d’audit interne.
TITRE V
PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS
Article 85
Dispositions générales
1. En ce qui concerne la passation des marchés publics, les dispositions du titre V du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent, sous réserve de l’article 86.
2. L’organisme de l’Union peut, à sa demande, être associé en tant que pouvoir adjudicateur, à l’attribution des marchés de la Commission ou des marchés interinstitutionnels, ainsi qu’à l’attribution des marchés d’autres organismes de l’Union.
3. L’organisme de l’Union participe à la base de données centrale sur les exclusions créée et gérée par la Commission conformément à l’article 108 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
Article 86
Procédures de passation des marchés
1. L’organisme de l’Union peut passer un marché, sans avoir recours à une procédure de passation de marché public, avec la Commission, les offices interinstitutionnels ou le Centre de traduction des organes de l’Union européenne institué par le règlement (CE) no 2965/94 du Conseil (8), pour la fourniture de biens, la prestation de services ou la réalisation de travaux que ces derniers assurent.
2. L’organisme de l’Union peut recourir à des procédures de passation de marchés conjointes avec les pouvoirs adjudicateurs de l’État membre d’accueil pour couvrir ses besoins administratifs. En pareil cas, les dispositions de l’article 133 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent mutatis mutandis.
TITRE VI
DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES RELATIVES AUX CRÉDITS ADMINISTRATIFS
Article 87
Crédits administratifs
1. Les crédits administratifs sont des crédits non dissociés.
2. Les dépenses administratives résultant de contrats couvrant des périodes dépassant la durée de l’exercice, soit conformément aux usages locaux, soit relatifs à la fourniture de matériel d’équipement sont imputées au budget de l’organisme de l’Union de l’exercice au cours duquel elles sont effectuées.
3. L’organisme de l’Union fournit au Parlement européen et au Conseil, au plus tard le 1er juillet de chaque année, un document de travail relatif à sa politique immobilière comprenant les informations suivantes:
a)
pour chaque bâtiment, la dépense et la superficie couvertes par les crédits des lignes correspondantes du budget de l’organisme de l’Union;
b)
l’évolution attendue de la programmation globale selon la superficie et les sites pour les années à venir, avec la description des projets immobiliers au stade de la planification qui sont déjà déterminés;
c)
les conditions et coûts définitifs, ainsi que les informations pertinentes sur la mise en œuvre des projets immobiliers nouveaux, déjà soumis au Parlement européen et au Conseil selon la procédure prévue à l’article 88 mais non inclus dans les documents de travail de l’année précédente.
Article 88
Projets immobiliers
1. Pour tout projet de nature immobilière susceptible d’avoir des incidences financières significatives sur le budget de l’organisme de l’Union, l’organisme informe le Parlement européen et le Conseil dans les meilleurs délais de la superficie bâtie réelle nécessaire et du calendrier provisoire avant que toute exploration du marché local n’ait lieu, dans le cas de marchés immobiliers, ou avant que les appels d’offres ne soient publiés, dans le cas de travaux de construction.
2. Pour tout projet de nature immobilière susceptible d’avoir des incidences financières significatives sur le budget de l’organisme de l’Union, l’organisme présente le projet immobilier, y compris une estimation détaillée des coûts et son financement, ainsi qu’une liste des projets de contrats destinés à être utilisés et demande l’approbation du Parlement européen et du Conseil avant la conclusion de contrats. À la demande de l’organisme de l’Union, les documents communiqués relatifs au projet immobilier font l’objet d’un traitement confidentiel.
Sauf cas de force majeure, le Parlement européen et le Conseil statuent sur le projet immobilier dans les quatre semaines suivant sa réception par les deux institutions.
Le projet est réputé approuvé à l’expiration du délai de quatre semaines, sauf si le Parlement européen ou le Conseil prennent une décision contraire à la proposition dans ce délai.
Si le Parlement européen et/ou le Conseil soulèvent des inquiétudes dûment justifiées au cours de ce délai de quatre semaines, ledit délai est prolongé une fois de deux semaines.
Si le Parlement européen ou le Conseil prend une décision contraire au projet immobilier, l’organisme de l’Union retire sa proposition et peut en soumettre une nouvelle.
3. En cas de force majeure, les informations prévues au paragraphe 4 peuvent être communiquées de manière conjointe avec le projet immobilier. Le Parlement européen et le Conseil statuent sur le projet immobilier dans les deux semaines suivant sa réception par les deux institutions. Le projet est réputé approuvé à l’expiration du délai de deux semaines, sauf si le Parlement européen et/ou le Conseil prennent une décision contraire à la proposition dans ce délai.
4. Les projets suivants sont considérés comme des projets immobiliers susceptibles d’avoir des incidences financières significatives sur le budget de l’organisme de l’Union:
a)
tout achat de terrain;
b)
l’achat, la vente, la rénovation ou la construction de bâtiments ou tout projet associant ces éléments à réaliser dans les mêmes délais, pour un montant supérieur à 3 000 000 EUR;
c)
tout nouveau contrat immobilier (y compris d’usufruit, de location à long terme et de renouvellements de contrats immobiliers existants à des conditions moins favorables) non couvert par le point b) et dont le coût annuel excède 750 000 EUR;
d)
la prorogation ou le renouvellement de contrats immobiliers existants (y compris d’usufruit et de location à long terme) aux mêmes conditions ou à des conditions plus favorables et dont le coût annuel excède 3 000 000 EUR.
5. Sans préjudice de l’article 19, paragraphe 4, un projet d’acquisition immobilière peut être financé par un prêt, moyennant autorisation préalable du Parlement européen et du Conseil.
Les prêts sont contractés et remboursés conformément au principe de bonne gestion financière et en tenant dûment compte des meilleurs intérêts financiers de l’Union.
Lorsque l’organisme de l’Union propose de financer l’acquisition par un prêt, le plan de financement que l’organisme soumet avec sa demande d’autorisation préalable précise notamment le montant maximal du financement, la période de financement, le type de financement, les conditions de financement et les économies par rapport à d’autres types de dispositions contractuelles.
Le Parlement européen et le Conseil statuent, en cas de demande d’autorisation préalable, dans un délai de quatre semaines, prorogeable une fois de deux semaines, à compter de sa réception par les deux institutions. La demande relative à un prêt est réputée refusée si le Parlement européen et le Conseil ne l’ont pas expressément approuvée dans ce délai.
TITRE VII
EXPERTS
Article 89
Experts externes rémunérés
Les dispositions de l’article 287 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent mutatis mutandis à la sélection des experts. Ces experts reçoivent une rémunération fixe annoncée d’avance et sont choisis sur la base de leurs compétences professionnelles. La sélection est opérée sur la base de critères respectant les principes de non-discrimination, d’égalité de traitement et d’absence de conflit d’intérêts.
TITRE VIII
SUBVENTIONS ET PRIX ATTRIBUÉS PAR L’ORGANISME DE L’UNION
Article 90
Subventions
Si l’organisme de l’Union peut accorder des subventions conformément aux dispositions de l’acte constitutif ou par délégation de la Commission en vertu de l’article 58, paragraphe 1, point c) iv) du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, les dispositions pertinentes dudit règlement et du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent.
Article 91
Prix
Si l’organisme de l’Union peut octroyer des prix conformément aux dispositions de l’acte constitutif ou par délégation de la Commission en vertu de l’article 58, paragraphe 1, point c) iv) du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, les dispositions pertinentes dudit règlement et du règlement délégué (UE) no 1268/2012 s’appliquent.
TITRE IX
REDDITION DES COMPTES ET COMPTABILITÉ
CHAPITRE 1
Reddition des comptes
Article 92
Structure des comptes
Les comptes de l’organisme de l’Union comprennent:
a)
les états financiers de l’organisme de l’Union;
b)
les états sur l’exécution du budget de l’organisme de l’Union.
Article 93
Rapport sur la gestion budgétaire et financière
1. Chaque organisme de l’Union établit un rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice.
2. Le directeur transmet ce rapport au Parlement européen, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes pour le 31 mars suivant l’exercice clos.
3. Le rapport visé au paragraphe 2 rend compte, à la fois en termes absolus et en pourcentage, au moins du taux d’exécution des crédits et fournit une information synthétique sur les virements de crédits entre les différents postes budgétaires.
Article 94
Règles applicables aux comptes
1. Le comptable de l’organisme de l’Union applique les règles arrêtées par le comptable de la Commission sur la base des normes comptables admises au niveau international pour le secteur public.
2. Les comptes de l’organisme de l’Union visés à l’article 92 sont conformes aux principes budgétaires énoncés aux articles 5 à 31. Ils présentent une image fidèle des actes d’exécution budgétaire en recettes et en dépenses.
Article 95
Principes comptables
Les états financiers visés à l’article 92 présentent des informations, y compris des informations sur les méthodes comptables, de manière à garantir qu’elles sont pertinentes, fiables, comparables et compréhensibles. Les états financiers sont établis conformément aux principes comptables généralement admis tels qu’ils sont énoncés dans les règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
Article 96
États financiers
1. Les états financiers sont présentés en euros et comprennent:
a)
le bilan et le compte de résultat, qui représentent l’ensemble de la situation patrimoniale et financière ainsi que le résultat économique au 31 décembre de l’exercice précédent; ils sont présentés conformément aux normes comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;
b)
l’état des flux de trésorerie faisant apparaître les encaissements et les décaissements de l’exercice ainsi que la situation de trésorerie finale;
c)
l’état de variation de l’actif net présentant une vue d’ensemble des mouvements, au cours de l’exercice, des réserves et des résultats cumulés.
2. Les notes annexes aux états financiers complètent et commentent l’information présentée dans les états visés au paragraphe 1 et fournissent toutes les informations complémentaires prescrites par la pratique comptable admise au niveau international, lorsque ces informations sont pertinentes par rapport aux activités de l’organisme de l’Union.
Article 97
États sur l’exécution budgétaire
1. Les états sur l’exécution budgétaire sont présentés en euros. Ils comprennent:
a)
les états qui présentent sous forme agrégée la totalité des opérations budgétaires de l’exercice en recettes et en dépenses;
b)
les notes explicatives qui complètent et commentent l’information donnée par ceux-ci.
2. Le résultat budgétaire est constitué par la différence entre:
-
l’ensemble des recettes perçues au titre de cet exercice,
-
le montant des paiements effectués sur les crédits de cet exercice, augmenté du montant des crédits du même exercice reportés.
La différence visée au premier alinéa est augmentée ou diminuée, d’une part, du montant net qui résulte des annulations de crédits reportés des exercices antérieurs et, d’autre part:
-
des dépassements, en paiement, dus à la variation des taux de l’euro, des crédits non dissociés reportés de l’exercice précédent,
-
du solde qui résulte des bénéfices et des pertes de change enregistrés pendant l’exercice, tant réalisés que non réalisés.
3. Les états sur l’exécution budgétaire sont présentés suivant la même structure que pour le budget de l’organisme de l’Union lui-même.
Article 98
Comptes provisoires
1. Le comptable de l’organisme de l’Union communique ses comptes provisoires au comptable de la Commission et à la Cour des comptes, au plus tard pour le 1er mars suivant l’exercice clos.
2. Le comptable de l’organisme de l’Union communique aussi au comptable de la Commission, au plus tard pour le 1er mars suivant l’exercice clos, un jeu d’informations financières au format normalisé arrêté par le comptable de la Commission, à des fins de consolidation.
Article 99
Approbation des comptes définitifs
1. Conformément aux dispositions de l’article 148, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, la Cour des comptes formule, au plus tard pour le 1er juin suivant l’exercice clos, ses observations à l’égard des comptes provisoires de l’organisme de l’Union.
2. À la réception des observations formulées par la Cour des comptes sur les comptes provisoires de l’organisme de l’Union, le comptable établit les comptes définitifs de l’organisme de l’Union conformément à l’article 50. Le directeur les transmet au conseil d’administration qui rend un avis sur ces comptes.
3. Le comptable transmet ces comptes définitifs accompagnés de l’avis du conseil d’administration au plus tard pour le 1er juillet suivant l’exercice clos, au comptable de la Commission, à la Cour des comptes, au Parlement européen et au Conseil.
Le comptable de l’organisme de l’Union communique aussi au comptable de la Commission, au plus tard pour le 1er juillet, un jeu d’informations financières au format normalisé arrêté par le comptable de la Commission, à des fins de consolidation.
4. Le comptable de l’organisme de l’Union communique aussi à la Cour des comptes, avec copie au comptable de la Commission, à la même date que celle à laquelle il communique ses comptes définitifs, une lettre de déclaration concernant ces comptes définitifs.
Les comptes définitifs sont accompagnés d’une note rédigée par le comptable, dans laquelle il déclare que lesdits comptes ont été établis conformément au présent titre et aux principes, règles et méthodes comptables applicables.
Les comptes définitifs de l’organisme de l’Union sont publiés au Journal officiel de l’Union européenne au 15 novembre suivant l’exercice clos.
5. Le directeur adresse à la Cour des comptes une réponse aux observations formulées par celle-ci dans le cadre de son rapport annuel au plus tard pour le 30 septembre suivant l’exercice clos. L’organisme de l’Union adresse ses réponses simultanément à la Commission.
CHAPITRE 2
Comptabilité et inventaire des immobilisations
Section 1
Dispositions communes
Article 100
Système comptable
1. La comptabilité de l’organisme de l’Union a pour objet d’organiser l’information budgétaire et financière permettant de saisir, de classer et d’enregistrer des données chiffrées.
2. Le système comptable se compose d’une comptabilité générale et d’une comptabilité budgétaire. Les comptabilités sont tenues par exercice, en euros.
3. L’ordonnateur peut également tenir une comptabilité analytique.
Article 101
Exigences communes applicables à la comptabilité des institutions
Les règles comptables et le plan comptable harmonisé à appliquer par l’organisme de l’Union sont arrêtés par le comptable de la Commission conformément à l’article 152 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
Section 2
Comptabilité générale et comptabilité budgétaire
Article 102
Comptabilité générale
La comptabilité générale retrace de façon chronologique, suivant la méthode en partie double, les événements et opérations qui affectent la situation économique, financière et patrimoniale de l’organisme de l’Union.
Article 103
Écritures comptables générales
1. Les soldes ainsi que les différents mouvements sur les comptes généraux sont inscrits dans les livres comptables.
2. Toute écriture comptable, y compris les corrections comptables, s’appuie sur des pièces justificatives auxquelles elle fait référence.
3. Le système comptable permet de retracer clairement toutes les écritures comptables.
Article 104
Corrections comptables
Après la clôture de l’exercice et jusqu’à la date de la reddition des comptes définitifs, le comptable de l’organisme de l’Union procède aux corrections qui, sans entraîner un décaissement ou un encaissement à la charge de cet exercice, sont nécessaires à une présentation régulière, fidèle et sincère des comptes. Ces corrections sont conformes aux règles comptables visées à l’article 101.
Article 105
Comptabilité budgétaire
1. La comptabilité budgétaire permet de suivre, de manière détaillée, l’exécution du budget de l’organisme de l’Union.
2. Aux fins du paragraphe 1, la comptabilité budgétaire enregistre tous les actes d’exécution budgétaire en recettes et en dépenses prévus au titre IV.
Article 106
Inventaire des immobilisations
1. L’organisme de l’Union tient en nombre et en valeur, conformément au modèle arrêté par le comptable de la Commission, des inventaires de toutes les immobilisations corporelles, incorporelles et financières constituant le patrimoine de l’Union.
L’organisme de l’Union vérifie la concordance entre les écritures d’inventaire et la réalité.
2. Les ventes des actifs corporels de l’organisme de l’Union font l’objet d’une publicité appropriée.
TITRE X
CONTRÔLE EXTERNE, DÉCHARGE ET LUTTE CONTRE LA FRAUDE
Article 107
Contrôle externe
1. Un auditeur externe indépendant vérifie que les comptes annuels de l’organisme de l’Union présentent correctement les revenus, les dépenses ainsi que la situation financière de l’organisme concerné avant la consolidation dans les comptes définitifs dudit organisme.
Sauf disposition contraire de l’acte constitutif, la Cour des comptes élabore un rapport annuel spécifique sur l’organisme de l’Union conformément aux exigences de l’article 287, paragraphe 1, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne.
Lors de l’élaboration du rapport visé au deuxième alinéa, la Cour des comptes examine l’audit réalisé par l’auditeur externe indépendant visé au premier alinéa ainsi que les mesures prises en réponse à ses conclusions.
2. L’organisme de l’Union communique à la Cour des comptes son budget définitivement arrêté. Il informe la Cour des comptes, dans les meilleurs délais, de toutes ses décisions et de tous les actes pris en exécution des articles 10, 14, 19 et 23.
3. Le contrôle effectué par la Cour des comptes est régi par les articles 158 à 163 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.
Article 108
Calendrier de la procédure de décharge
1. Le Parlement européen, sur recommandation du Conseil, donne, avant le 15 mai de l’année n + 2, décharge au directeur sur l’exécution du budget de l’exercice n, sauf si l’acte constitutif en dispose autrement. Le directeur informe le conseil d’administration des observations du Parlement européen contenues dans la résolution accompagnant la décision de décharge.
2. Si la date prévue au paragraphe 1 ne peut être respectée, le Parlement européen ou le Conseil informe le directeur des motifs pour lesquels la décision a dû être différée.
3. Au cas où le Parlement européen ajourne la décision octroyant la décharge, le directeur, en coopération avec le conseil d’administration, s’efforce de prendre, dans les meilleurs délais, les mesures de nature à permettre et à faciliter la levée des obstacles à cette décision.
Article 109
Procédure de décharge
1. La décision de décharge porte sur les comptes de la totalité des recettes et dépenses de l’organisme de l’Union, ainsi que sur le résultat budgétaire et sur l’actif et le passif de l’organisme de l’Union décrits dans le bilan financier.
2. En vue d’octroyer la décharge, le Parlement européen examine, à la suite du Conseil, les comptes et les états financiers de l’organisme de l’Union. Il examine également le rapport annuel de la Cour des comptes accompagné des réponses du directeur de l’organisme de l’Union ainsi que ses rapports spéciaux pertinents, au regard de l’exercice budgétaire en question, et sa déclaration d’assurance concernant la fiabilité des comptes et la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes.
3. Le directeur soumet au Parlement européen, à la demande de celui-ci, de la même manière que prévu à l’article 165, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, toute information nécessaire au bon déroulement de la procédure de décharge pour l’exercice en question.
Article 110
Mesures de suivi
1. Le directeur met tout en œuvre pour donner suite aux observations accompagnant la décision de décharge du Parlement européen ainsi qu’aux commentaires accompagnant la recommandation de décharge adoptée par le Conseil.
2. À la demande du Parlement européen ou du Conseil, le directeur fait rapport sur les mesures prises à la suite de ces observations et commentaires. Il en transmet la copie à la Commission et à la Cour des comptes.
Article 111
Contrôles sur place par la Commission, la Cour des comptes et l’OLAF
1. L’organisme de l’Union accorde au personnel de la Commission, aux autres personnes mandatées par elle ainsi qu’à la Cour des comptes, un droit d’accès à ses sites et locaux, ainsi qu’à toutes les données et informations, y compris sous forme électronique, nécessaires pour mener à bien leurs audits.
2. L’Office européen de lutte antifraude (OLAF) peut mener des enquêtes, y compris des contrôles et vérifications sur place, conformément aux dispositions et procédures prévues par le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (9) et le règlement (Euratom, CE) no 2185/96 du Conseil (10), en vue d’établir l’existence, le cas échéant, d’une fraude, d’un acte de corruption ou de toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union dans le cadre d’une subvention ou d’un marché attribué en vertu du présent règlement.
3. Sans préjudice des paragraphes 1 et 2, les accords conclus avec des pays tiers et des organisations internationales, les contrats, les subventions et les marchés de l’organisme de l’Union contiennent des dispositions prévoyant expressément que la Cour des comptes européenne et l’OLAF sont habilités à procéder à ces audits et ces enquêtes, selon leurs compétences respectives.
TITRE XI
DISPOSITIONS FINALES ET TRANSITOIRES
Article 112
Demandes d’informations de la part du Parlement européen et du Conseil
Pour les questions budgétaires relevant de leurs compétences respectives, le Parlement européen, le Conseil et la Commission sont habilités à obtenir la communication de toutes informations et justifications nécessaires de la part de l’organisme de l’Union.
Article 113
Adoption des nouvelles règles financières de l’organisme de l’Union
Chaque organisme visé à l’article 208 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 adopte de nouvelles règles financières en vue de leur entrée en vigueur le 1er janvier 2014 ou, en tout état de cause, dans un délai de six mois à compter de la date à laquelle l’organisme relève de l’article 208 dudit règlement, à la suite de l’octroi d’une contribution à la charge du budget.
Article 114
Modalités d’exécution des règles financières de l’organisme de l’Union
Le conseil d’administration, sur proposition du directeur, arrête, en tant que de besoin et avec l’accord préalable de la Commission, les modalités d’exécution des règles financières de l’organisme de l’Union.
Article 115
Abrogation
Le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 est abrogé avec effet au 1er janvier 2014. Toutefois, l’article 40 reste applicable jusqu’au 31 décembre 2014 et l’article 27, paragraphes 4 et 7, reste applicable jusqu’au 31 décembre 2015.
Article 116
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne. Il est applicable à partir du 1er janvier 2014. Toutefois, l’article 47 et l’article 82, paragraphe 5, s’appliquent à compter du 1er janvier 2015 et l’article 32 et l’article 33, paragraphes 5 et 8, s’appliquent à compter du 1er janvier 2016.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 30 septembre 2013.