NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1268/2012
ze dne 29. října 2012
o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na články 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 a 209 tohoto nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (2), bylo podstatně změněno a nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“). Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (3), je tedy nutno sladit s finančním nařízením. Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Podle článku 290 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) lze na Komisi přenést legislativním aktem pravomoc přijímat nelegislativní akty, kterými se doplňují nebo mění některé prvky legislativního aktu, které nejsou podstatné. Do finančního nařízení tedy byla zapracována některá ustanovení z nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Tato ustanovení by tedy neměla být součástí tohoto nařízení.
(3)
Během své přípravné práce Komise provedla náležité konzultace, mj. na úrovni expertů, a zajistila, aby byly Evropskému parlamentu a Radě současně, ve stanovené lhůtě a náležitým způsobem předávány relevantní dokumenty.
(4)
Pokud jde o rozpočtové zásady, zejména zásadu jednotnosti, zastarala již ustanovení o možnosti a podmínkách inkasa úroků naběhlých z předběžného financování, neboť byla zjednodušena úprava, kterou se řídí tvorba těchto úrokových výnosů a jejich inkaso, a zejména bylo upuštěno od povinnosti, aby příjemci grantů tyto úrokové výnosy generovali. Pokud by byla tato povinnost nicméně uložena subjektům, jež jsou pověřeny úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu, měla by být do pověřovacích dohod s těmito subjekty zapracována pravidla, jimiž se identifikace, použití a účtování naběhlých úroků řídí. V případech, kdy Unii na základě takových dohod přísluší úrokové výnosy z předběžného financování, měly by být tyto úrokové výnosy uhrazeny do rozpočtu jako účelově vázané příjmy.
(5)
Pokud je o zásadu ročního rozpočtu, je důležité vyjasnit pojem ročních prostředků a přípravných etap přidělení na závazek, které, pokud jsou dokončeny do 31. prosince, umožňují přenést prostředky na závazky do příštího roku.
(6)
Pokud jde o zásadu zúčtovací jednotky, je nutno specifikovat kurzy, jež jsou používány pro přepočet mezi eurem a ostatními měnami pro potřeby řízení peněžních toků a účetnictví. Při účetním zachycování výsledků těchto přepočtových operací je dále třeba posílit transparentnost. Po zavedení eura by měla být zrušena povinnost Komise informovat členské státy o převodech hotovosti, jež byly uskutečněny mezi různými měnami.
(7)
Pokud jde o odchylky od zásady obecnosti, mělo by se upřesnit, jak bude z rozpočtového hlediska zacházeno s účelově vázanými příjmy, zejména s příspěvky členských států a třetích zemí na některé programy Unie, a je třeba stanovit omezení pro vzájemný zápočet výdajů a příjmů. Zejména je s ohledem na stávající praxi nutno z důvodů právní jistoty upřesnit, že účelově vázané příjmy by zpravidla měly automaticky generovat prostředky na závazky a platby, jakmile daný orgán tyto příjmy obdrží. Je rovněž nezbytné specifikovat případy, v nichž lze na základě výjimky uvolnit účelově vázané příjmy předtím, než daný orgán tyto příjmy skutečně obdrží.
(8)
Pokud jde o zásadu specifikace, je nutno přesně stanovit výpočet procentního podílu prostředků, jež mohou orgány převádět v rámci své autonomie. Evropský parlament a Rada by měly být plně informovány prostřednictvím podrobného odůvodnění žádostí o převod, jež jim musí být předkládány.
(9)
Pokud jde o řádné finanční řízení, je třeba stanovit, za jakým účelem a s jakou minimální četností mají být programy a činnosti hodnoceny ex ante, průběžně a ex post, a dále informace, jež musí být obsaženy v legislativním finančním výkazu.
(10)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, slouží zveřejňování jmen či názvů příjemců a přesných částek, jež tito příjemci obdrželi, ke zvýšení transparentnosti, co se týče použití daných finančních prostředků. Tyto informace zpřístupňované občanům posilují veřejnou kontrolu využívání těchto prostředků a přispívají k nejlepšímu využití peněz z veřejných zdrojů. V případech, kdy jsou příjemci těchto prostředků fyzické osoby, řídí se toto zveřejňování pravidly ochrany osobních údajů. Osobní údaje by proto měly být zveřejňovány pouze v případě, je-li to nezbytné a s ohledem na sledovaný legitimní cíl přiměřené.
(11)
Informace o použití finančních prostředků Unie by měly být zveřejňovány na internetové stránce orgánů a měly by uvádět alespoň jméno či název a lokalitu příjemce a výši a účel použití těchto prostředků. Tyto informace by měly zohledňovat kritéria podle čl. 35 odst. 3 finančního nařízení, zejména druh a význam přidělení prostředků.
(12)
V souladu se zásadami Smlouvy o fungování EU, a zejména se zásadami transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace, by měly být jméno či název a lokalita příjemců finančních prostředků Unie zveřejňovány v případě cen, grantů a veřejných zakázek zadaných na základě veřejných výběrových řízení, jako je tomu zejména v případě soutěží o návrh, výzev k podávání návrhů a zadávacích řízení. Zveřejňování těchto údajů by dále mělo přispívat k tomu, aby kontrolu nad veřejnými výběrovými řízeními měli uchazeči, kteří byli v řízení odmítnuti.
(13)
Osobní údaje fyzických osob by neměly být zveřejňovány po dobu delší, než po jakou příslušní příjemci využívají finančních prostředků, a tyto údaje by tedy měly být po dvou letech vymazány. Tatáž zásada by měla platit pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
(14)
Ve většině případů upravených tímto nařízením se zveřejňování údajů týká právnických osob.
(15)
Mají-li být zveřejňovány údaje fyzických osob, mělo by se tak dít v souladu se zásadou proporcionality mezi významem poskytnuté částky a potřebou kontrolovat nejlepší využití finančních prostředků. V případě fyzických osob je zveřejnění jejich regionu na úrovni NUTS 2 v souladu s cílem zveřejňování příjemců, zajišťuje rovné zacházení mezi různě velkými členskými státy a respektuje právo příjemce na soukromý život, a zejména na ochranu jeho osobních údajů.
(16)
Ze zveřejňování by měly zůstat vyňaty informace o stipendiích a další přímé podpoře vyplácené potřebným fyzickým osobám.
(17)
V zájmu dodržení zásady rovného zacházení s příjemci by mělo být zveřejňování údajů o fyzických osobách rovněž v souladu s povinností členských států zajistit důslednou transparentnost zakázek, jejichž hodnota překračuje částku podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby (4).
(18)
Jméno či název a lokalita příjemce ani výše a účel finančních prostředků by neměly být zveřejňovány v případě, že by mohla být ohrožena nedotknutelnost příjemce chráněná Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny jeho legitimní obchodní zájmy.
(19)
Rozpočtová nomenklatura by měla zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro rozpočtový proces.
(20)
Dále by mělo být stanoveno, jaké jednání může představovat střet zájmů.
(21)
Pokud jde o nepřímé řízení, je nezbytné určit rámec souvisejícího přenesení pravomocí a obsah pověřovací dohody. Všechny subjekty a osoby pověřené těmito úkoly by měly zaručovat takovou úroveň ochrany finančních zájmů Unie, která je rovnocenná úrovni požadované podle finančního nařízení. V zájmu řádného finančního řízení při správě finančních prostředků Unie, kterou zajišťují pověřené subjekty, by měly být stanoveny podmínky, za nichž může Komise uznat systémy, pravidla a postupy těchto subjektů a osob za rovnocenné jejím vlastním systémům, pravidlům a postupům.
(22)
Výkonné agentury, jež zůstávají pod kontrolou Komise, by měly být pro účely plnění rozpočtu Unie uznány za pověřené schvalující osoby tohoto orgánu.
(23)
V případě nepřímého řízení spolu s mezinárodními organizacemi by měly být určeny organizace způsobilé pro tento druh řízení.
(24)
V případech, kdy jsou úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny veřejnoprávním subjektům či soukromoprávním subjektům pověřeným výkonem veřejné služby, by měly být stanoveny podmínky jejich jmenování.
(25)
Pro účely nepřímého řízení je nutno podrobně upravit jednak postupy přezkumu a akceptace účetnictví, jednak postup, jakým jsou úhrady výdajů provedené v rozporu s použitelnými předpisy vylučovány z financování z prostředků Unie.
(26)
Soukromoprávní subjekty, jež jménem Komise vykonávají přípravné nebo doplňující úkoly, by měly být vybírány postupem, který je v souladu s postupy zadávání veřejných zakázek.
(27)
Pokud jde o úlohu účastníků finančních operací, reforma finančního řízení - spolu se zrušením centralizovaných kontrol ex ante - posiluje odpovědnost schvalujících osob v případě veškerých příjmových a výdajových operací, i pokud jde o systémy vnitřní kontroly. Evropský parlament a Rada by měly být v budoucnu informovány o jmenování pověřené schvalující osoby i o ukončení jejího výkonu funkce. Měly by být tedy vymezeny též úkoly, odpovědnost a zásady postupů, které je třeba dodržovat. Internalizace kontrol ex ante zejména vyžaduje, aby bylo jednoznačně rozlišováno mezi úkoly, které souvisejí se zahajováním operací při plnění rozpočtu, a úkoly, které se týkají ověřování těchto operací. Jednotlivé orgány by dále měly přijmout kodex profesních standardů, jimiž se budou zaměstnanci odpovědní za ověřování ex ante a ex post řídit. Dále je nezbytné stanovit, že o plnění přijatých povinností je orgánu, který je příslušný mj. pro ověřování ex post, podávána výroční zpráva. K provedeným operacím by měly být uchovávány podklady. V neposlední řadě by měly být všechny formy jednacího řízení v rámci zadávání veřejných zakázek předmětem zvláštní zprávy pro orgán a sdělení Evropskému parlamentu a Radě, neboť tato řízení představují odchylku od běžných postupů zadávání veřejných zakázek.
(28)
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 by mělo být upraveno tak, aby zohledňovalo dvojí úlohu vedoucího delegace jakožto dále pověřené schvalující osoby v případě Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a, pokud jde o operační prostředky, v případě Komise.
(29)
V zájmu vyjasnění odpovědnosti by měly být též přesně vymezeny úkoly a odpovědnost účetního v souvislosti s účetními systémy, správou pokladny, správou bankovních účtů a soubory údajů o třetích osobách. Upraveny by měly být též bližší podmínky ukončení výkonu funkce účetního.
(30)
Měly by být stanoveny podmínky pro používání zálohových účtů, jež představují odchylku od běžných rozpočtových postupů, a dále úkoly a odpovědnost správců zálohových účtů, schvalujících osob a účetních při kontrole těchto účtů. O jmenování a ukončení výkonu funkce těchto osob by měly být informovány Evropský parlament a Rada. Z důvodu efektivnosti by měl být při delegacích zřízen pouze jeden zálohový účet, na němž budou spravovány prostředky z rozpočtových oddílů Komise i ESVČ. V zájmu zjednodušení úhrad, zejména při delegacích a zastoupeních Unie, a v zájmu eliminace rizik spojených s manipulací s hotovostí se jako nezbytné ukázalo zavést možnost používat debetní karty vystavené k zálohovým účtům.
(31)
Jakmile budou definovány úkoly a odpovědnost jednotlivých účastníků finančních operací, mohou být tyto osoby povolány k odpovědnosti pouze za podmínek stanovených ve služebním řádu úředníků Evropské unie a pracovním řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Specializované komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízené při jednotlivých orgánech se ukázaly být efektivním mechanismem, je-li třeba určit, zda došlo k nesrovnalosti finanční povahy, a tyto komise by měly být proto zachovány. Je třeba stanovit postup, jímž může schvalující osoba požadovat potvrzení pokynu, o němž se domnívá, že je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, a být tak zproštěna odpovědnosti, k níž by mohla být povolána.
(32)
Pokud jde o příjmy, kromě zvláštního případu vlastních zdrojů, na něž se vztahuje rozhodnutí Rady 2007/436/ES, Euratom ze dne 7. června 2007 o systému vlastních zdrojů Evropských společenství (5), je třeba upřesnit úkoly a kontroly, za něž odpovídají schvalující osoby v různých stadiích řízení: sestavení odhadu pohledávek, vydání inkasního příkazu a zaslání výzvy k úhradě, jíž je dlužník informován o stanovení pohledávky, výpočet případných úroků z prodlení a případné rozhodnutí o vzdání se nároku v souladu s kritérii, která v zájmu efektivního výběru příjmů zajišťují soulad se zásadou řádného finančního řízení.
(33)
Je též nutno upřesnit roli účetního při výběru příjmů a poskytování případných dodatečných lhůt k úhradě výdajů. Účetní by měl mít rovněž určitou volnost ve zpětném získávání plateb, např. mít možnost přímého zápočtu závazků nebo ve výjimečných situacích s ohledem na zásadu proporcionality upustit od požadavku na složení jistoty pro účely splacení závazku, je-li dlužník ochoten a schopen platbu uhradit během dodatečné lhůty, ale není schopen takovou jistotu složit.
(34)
Pro účely správy aktiv, při níž by byl současně generován finanční výnos, je nutno provádět předběžné inkaso daných částek, např. pokut ukládaných v soutěžních věcech, proti nimž je podán opravný prostředek, tyto částky investovat do finančních aktiv a u úroků z těchto investic určit účel jejich dalšího použití.
(35)
K tomu, aby měla Komise všechny informace potřebné k přijímání rozhodnutí o financování, je nutné stanovit minimální požadavky na obsah těchto rozhodnutí v případě grantů, zadávání veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
(36)
Pokud jde o výdaje, měly by být definovány vztah mezi rozhodnutími o financování, souhrnnými závazky a individuálními závazky a vlastnosti těchto jednotlivých stadií plnění rozpočtu, a vymezit tak pro ně jednoznačný rámec.
(37)
Je třeba vyjasnit vztah mezi operacemi potvrzení, schválení, platebními operacemi a kontrolami, jež musí provádět schvalující osoby při potvrzování výdajů vystavením doložky „předáno k platbě“. Je třeba specifikovat podklady, jež je k platbám nutno doložit, a stanovit pravidla pro zúčtování předběžného financování a průběžných plateb.
(38)
K tomu, aby nedocházelo k neodůvodněnému prodlení ve vyplácení prostředků příjemcům, by mělo být podrobně upraveno uplatňování lhůt pro operace potvrzení a platební operace s tím, že by přitom měla být zohledněna směrnice Evropského parlamentu a Rady 2011/7/EU ze dne 16. února 2011 o postupu proti opožděným platbám v obchodních transakcích (6).
(39)
V souvislosti s interním auditem je nutno stanovit postup jmenování auditora a zajistit jeho nezávislost na orgánu, který jej jmenoval a kterému musí auditor podávat zprávy o své činnosti. V zájmu transparentnosti vůči Evropskému parlamentu a Radě by měly být oba tyto orgány o jmenování interního auditora i o ukončení výkonu jeho funkce informovány.
(40)
Pravidla zadávání veřejných zakázek by měla vycházet ze směrnice 2004/18/ES. Je nutno vymezit jednotlivé druhy zadávacího řízení, použitelná opatření na propagaci a uveřejňování, podmínky, za nichž lze použít určitý druh řízení, a hlavní podmínky stávajících řízení, dále je nutno specifikovat kritéria pro výběr a zadávání veřejných zakázek, pravidla pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení a pro komunikaci s uchazeči a zájemci, a - zadává-li Komise zakázky na vlastní účet - též příslušné finanční limity a pravidla pro zjišťování předpokládané hodnoty zadávaných zakázek.
(41)
Účelem zadávání veřejných zakázek je zajistit dotyčným orgánům za nejlepších možných podmínek požadovaná plnění při zachování zásad rovného přístupu k veřejným zakázkám, transparentnosti a zákazu diskriminace. V zájmu transparentnosti, rovného zacházení se zájemci a uchazeči a plné odpovědnosti schvalujících osob za konečný výběr je nutno stanovit postup pro otevírání a hodnocení nabídek a žádostí o účast, od jmenování výboru až po vydání odůvodněného a podloženého rozhodnutí o zadání zakázky, které v posledním stupni přijímá veřejný zadavatel.
(42)
Vzhledem k získaným zkušenostem je nezbytné zavést nové zadávací řízení pro veřejné zakázky střední hodnoty. Za stejných podmínek jako v případě stávající „výzvy k projevení zájmu“ je nutné umožnit používání „seznamu prodejců“, neboť tento postup je pro potenciální uchazeče spojen s menší administrativní zátěží.
(43)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie během plnění veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost vyzvat subjekty, které při zadávání veřejných zakázek zajišťují splnění požadavků na finanční způsobilost, aby za plnění dané zakázky ručily společně.
(44)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie a zajištění kontroly nad plněním veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost požadovat po zhotoviteli, dodavateli nebo poskytovateli, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo on sám.
(45)
V zájmu dodržení nejvyšších profesních norem při plnění veřejné zakázky je nezbytné upravit možnost, aby byli odmítnuti uchazeči, kteří se nacházejí v potenciálním střetu zájmů.
(46)
Vzhledem k tomu, že již nejsou automaticky požadovány finanční záruky, je nutno určit kritéria, podle nichž je požadovat lze.
(47)
Měla by být upřesněna oblast působnosti hlavy týkající se grantů, zejména pokud jde o druhy akcí či subjektů obecného evropského zájmu, jež jsou k udělení grantu způsobilé, a pokud jde o druhy právních závazků, jež lze ke krytí grantů použít. V případě těchto právních závazků by měla být specifikována kritéria, podle nichž je volena dohoda, či rozhodnutí, dále jejich minimální obsah a možnost uzavřít dohodu o udělení zvláštního grantu nebo vydat rozhodnutí o udělení zvláštního grantu na bázi rámcových partnerství, tak aby bylo zajištěno rovné zacházení a aby nebyl omezován přístup k financování z prostředků Unie.
(48)
Do oblasti působnosti hlavy týkající se grantů by měla být též promítnuta skutečnost, že do finančního nařízení byla na straně jedné zapracována nová úprava cen a finančních nástrojů v podobě zvláštních hlav, a na straně druhé by měla tato oblast působnosti zohledňovat důležitá pravidla, jimiž se řídí granty a způsobilé náklady, vypuštění zásady postupného snižování grantů, použití zjednodušených forem grantů (jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování) a odstranění povinnosti předkládat záruky za předběžné financování.
(49)
V zájmu stability právního prostředí by pokrok při používání elektronické výměny informací a předkládání dokumentů elektronickou cestou, které představují významné zjednodušení, měl být doprovázen nastavením jednoznačných podmínek pro uznávání systémů, jež mají být používány.
(50)
Zásady neziskovosti a spolufinancování by měly být zrevidovány v souladu se zpřesněním a se zjednodušujícími opatřeními, která zavedlo finanční nařízení. V zájmu srozumitelnosti a přehlednosti je zejména nutno podrobně upravit druhy příjmů, jež jsou v souladu se zásadou neziskovosti zadržovány, a dále formy externího spolufinancování a věcných plnění.
(51)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, mělo by být umožněno přijímat a zveřejňovat víceleté pracovní programy vzhledem k přidané hodnotě, kterou mají pro žadatele, kteří díky nim mohou snáze předjímat výzvy k podávání návrhů a lépe se na ně připravovat. V této souvislosti by měly být zpřesněny podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování. V zájmu transparentnosti je nutno též uveřejňovat výzvy k podávání návrhů, s výjimkou naléhavých případů či případů, kdy může danou akci provést pouze jeden subjekt. U tohoto uveřejnění je nutno specifikovat jeho minimální obsah.
(52)
Vzhledem k tomu, že podmínky způsobilosti daně z přidané hodnoty (DPH), kterou hradí příjemci, vedou nezřídka k chybám a rozporům, je nutno zajistit, aby pojmy DPH, kterou nelze příjemci vrátit, a osob nepovinných k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 směrnice Rady 2006/112/ES ze dne 28. listopadu 2006 o společném systému daně z přidané hodnoty (7) byly chápány a uplatňovány jednotně, a to prostřednictvím úpravy činností, jež tyto pojmy zahrnují.
(53)
V zájmu transparentnosti, rovného zacházení s žadateli a posílení odpovědnosti schvalujících osob by mělo být upraveno řízení o udělení grantu, a to od žádosti o grant, o níž musí Komise předem poskytnout žadatelům určité minimální informace, až po vyhodnocení žádosti podle předem specifikovaných kritérií způsobilosti, výběru a udělení, po němž příslušná schvalující osoba přijme konečné a náležitě zdokumentované rozhodnutí. Je nutno podrobně upravit složení a úkoly výboru, jenž za vyhodnocování návrhů podle kritérií pro výběr a udělení odpovídá, jakož i možnost kontaktovat žadatele v průběhu grantového řízení nebo je vyzvat, aby své návrhy upravili. Tyto možnosti by měly náležitě zohledňovat požadavky na řádnou správu, které zavedlo finanční nařízení, a jejich součástí by měly být podmínky, za nichž lze návrhy upravit ještě před podpisem grantové dohody či před oznámením rozhodnutí o udělení grantu s tím, že by tyto podmínky měly současně zajišťovat rovné zacházení s žadateli a soulad se zásadou, podle níž iniciativu k provedení takových kroků vyvíjejí výlučně žadatelé.
(54)
S tím, jak finanční nařízení zjednodušilo a rozšířilo používání jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, měly by být definice těchto zjednodušených forem grantů zpřesněny. Zejména je nutno ozřejmit, že tyto formy grantů - stejně jako jiná libovolná forma grantu - mají sloužit k úhradě způsobilých nákladů, a je třeba uvést, že jejich výše by neměla být nutně stanovována předem, což je důležité zejména v případech, kdy je jejich výše určována na základě obvyklých postupů účtování nákladů u příjemce. Je zapotřebí rovněž zajistit stabilitu pravidel financování v rámci zvláštních programů. Pro tento účel by měla být zavedena možnost používat zjednodušené formy grantů po celou dobu trvání zvláštních programů. Pro statistické a metodické účely, jakož i pro účely prevence a odhalování podvodů je nezbytné mít přístup k obecným údajům z účetnictví příjemce, a to i v případech financování formou jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování. Tohoto ověřování by však nemělo být využíváno ke zpochybňování jednotkových hodnot jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, které již byly sjednány.
(55)
V souladu se zásadou řádného finančního řízení by měla Komise požadovat záruky: nejdříve ve fázi předkládání žádostí o grant (provedením finančních auditů v případě žádostí o větší částky), dále ve fázi vyplácení předběžného financování (vyžádáním jistoty předem, pokud je takové opatření odůvodněno vzhledem k rizikům, jež vyhodnotila schvalující osoba) a ve fázi průběžné platby či výplaty zůstatku (vyžádáním osvědčení, které vystaví auditor k žádostem o platbu s nejvyšším objemem a rizikovostí).
(56)
Měly by být zpřesněny podmínky a postupy pozastavování a snižování grantů, tak aby byly lépe vymezeny důvody těchto opatření, aby byly příjemcům poskytovány náležité informace a aby měli příjemci ve všech fázích možnost uplatnit své právo na obranu.
(57)
Řádná správa finančních prostředků Unie rovněž znamená, že i příjemci grantů Unie musí těchto grantů využívat hospodárně a efektivně. Zejména náklady na veřejné zakázky, jež příjemci zadávají pro účely provedení určité akce, by měly být způsobilé za předpokladu, že jsou tyto zakázky na provedení akce zadány uchazeči, který podal ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
(58)
Vzhledem k tomu, že finanční nařízení uvolňuje omezení pro poskytování finanční podpory třetím osobám, je nutno upravit minimální ustanovení, která je nutno sjednat v grantové dohodě nebo zapracovat do rozhodnutí o udělení grantu, tak aby byl zřetelně odlišen případ, kdy příjemce poskytuje finanční podporu třetím osobám, od případu, kdy je plnění rozpočtu svěřeno pověřenému subjektu v rámci nepřímého řízení.
(59)
Pravomoc uložit příjemcům grantu sankci by měla být sladěna s pravomocí, která je svěřována v kontextu zadávání veřejných zakázek, a to vzhledem k tomu, že mají tyto pravomoci touž povahu a měly by podléhat týmž pravidlům, pokud jde o účelnost a proporcionalitu.
(60)
Při udělování cen by měly být dodržovány zásady transparentnosti a rovného zacházení stejným způsobem jako v případě grantů. V této souvislosti by měly být - při zohlednění odpovídajících požadavků na granty - stanoveny též minimální požadavky na pracovní programy a soutěže o návrh. Zejména by měly být specifikovány podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování, dále minimální obsah pravidel soutěže o návrh, zejména podmínky pro vyplacení ceny vítězům v případě udělení ceny, jakož i příslušné způsoby uveřejnění.
(61)
Pro účely transparentnosti a rovného zacházení je mj. zapotřebí jednoznačně vymezit postup udělování cen, od podání příspěvků až po vyrozumění účastníků a oznámení vítězi. S cílem zajistit kompetentnost a nestrannost při posuzování příspěvků by v rámci tohoto postupu měla příspěvky vyhodnocovat odborná komise, kterou jmenuje příslušná schvalující osoba, s tím, že se toto hodnocení řídí kritérii pro udělení ceny, jež jsou vyhlášena spolu s pravidly soutěže o návrh. Na základě doporučení těchto odborníků by měla konečné rozhodnutí o udělení ceny přijmout příslušná schvalující osoba, neboť odpovědnost za plnění rozpočtu nese vždy Komise.
(62)
V zájmu harmonizovaného používání jednotlivých finančních nástrojů v rámci Komise by měl být obecný rámec upravený v hlavě VIII finančního nařízení doplněn o podrobnou úpravu řízení finančních nástrojů, včetně ustanovení o výběru pověřených subjektů, obsahu pověřovacích dohod, o nákladech a poplatcích spojených s řízením těchto nástrojů a o svěřeneckých účtech.
(63)
Zejména pro výjimečné případy, kdy budou finanční nástroje řízeny přímo, a to buď prostřednictvím účelových investičních jednotek, nebo jiných realizačních mechanismů, by měla být vymezena pravidla, podle nichž budou vybíráni finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci, s cílem zajistit, aby byly finanční prostředky Unie vynakládány efektivně.
(64)
Je nezbytné určit podmínky využívání finančních nástrojů, včetně jejich účinku v podobě aktivace mimorozpočtových zdrojů a monitorovacího rámce. Nezbytné je též zajistit, aby byly finanční nástroje používány na základě důkladného vyhodnocení ex ante, které Komisi umožní tyto nástroje koncipovat tak, aby reagovaly na selhání trhu a nepříznivé investiční situace.
(65)
Pokud jde o účetnictví a předkládání účetní závěrky, jsou v účetních pravidlech Unie definovány obecně uznávané účetní zásady, na nichž musí být založeny finanční výkazy. Za účelem řádné prezentace, úplnosti a přesnosti informací tato účetní pravidla též specifikují podmínky pro účetní zaznamenávání transakcí a pravidla pro oceňování aktiv a pasiv a pro tvorbu rezerv.
(66)
V souvislosti s účetnictvím by mělo být upřesněno, že účetní jednotlivých orgánů musí zdokumentovat členění účtů i účetní postupy svého orgánu a určit podmínky, jež musí splňovat počítačové účetní systémy, tak aby byl zejména zabezpečen přístup k těmto systémům a zajištěna auditní stopa v případě jejich změny.
(67)
Pokud jde o vedení účetnictví, je nezbytné upřesnit zásady vedení účetních knih, předvahy, pravidelného odsouhlasování zůstatků této předvahy a inventárních soupisů a definovat prvky účtové osnovy, kterou stanoví účetní Komise. Měla by být stanovena pravidla pro zaznamenávání operací, zejména podvojná metoda, pravidla přepočtu operací, které nejsou vyjádřeny v eurech, a podklady účetních zápisů. Upřesněn by měl být též obsah účetních záznamů.
(68)
V zájmu efektivní správy aktiv je třeba stanovit pravidla pro inventární soupisy majetku a vyjasnit odpovědnost účetních a schvalujících osob v této oblasti, jakož i pravidla pro další prodej majetku zapsaného v inventárním soupisu.
(69)
V souvislosti s vnějšími akcemi by mělo toto nařízení v souladu s finančním nařízením upravovat výjimky, jež odrážejí odlišné fungování této oblasti, především pokud jde o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů, a to zejména proto, že tyto postupy provádějí orgány třetích zemí, jež od Unie získávají finanční podporu. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, měly by být odlišně upraveny především druhy řízení a finanční limity, při jejichž dosažení se tato řízení použijí. Pokud jde o granty, měla by být pro určité případy zavedena možnost jejich financování v plném rozsahu, a to zejména s ohledem na sníženou schopnost spolufinancování daných příjemců.
(70)
Je nutno podrobně upravit využívání rozpočtové podpory a specifikovat jednak podmínky tohoto využití, jednak povinnost partnerského subjektu předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, podle nichž lze posoudit, jsou-li tyto podmínky splněny.
(71)
Pokud jde o svěřenecké fondy Unie, je nutno specifikovat zásady, jimiž se budou řídit příspěvky Unie a dalších dárců do těchto fondů, stanovit pravidla, jimiž se bude řídit účetnictví a výkaznictví těchto fondů, zejména pokud jde o úroky naběhlé na bankovním účtu fondu, dále je nutno ozřejmit odpovědnost účastníků finančních operací a správní rady fondu a vymezit povinnosti spojené s externím auditem. Je též nutno zajistit, aby byli zúčastnění dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem a aby bylo využití finančních prostředků fondu podmíněno kladným hlasováním Komise.
(72)
V zájmu zjednodušení zadávacích řízení v případě vnějších akcí byly pozměněny některé finanční limity s tím, že byly přidány a přizpůsobeny jiné finanční limity a řídicí postupy převzaté ze společných ustanovení.
(73)
Pokud jde o granty, měly by být v souladu s finančním nařízením zjednodušeny podmínky, za nichž se lze odchýlit od zásady spolufinancování.
(74)
K zajištění řádné správy prostředků Unie je dále nezbytné upřesnit předchozí podmínky a pravidla, jež budou obsahovat dohody v případech, kdy bude správa prostředků decentralizována nebo kdy budou používány zálohové účty.
(75)
Je vhodné definovat evropské úřady a vymezit zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace a ustanovení, která zmocňují účetního Komise přenést některé ze svých úkolů na zaměstnance těchto úřadů. Je rovněž třeba upravit vedení bankovních účtů, k jejichž zřízení jménem Komise mohou být evropské úřady zmocněny.
(76)
Obdobně jako v případě zveřejňování údajů o příjemcích finančních prostředků Unie by měl být zveřejněn jednak seznam odborníků uvedených v článku 204 finančního nařízení, kteří jsou vybíráni na základě výzvy k projevení zájmu, jednak náplň práce těchto odborníků. Zveřejněna by měla být též jejich odměna, pokud překročí 15 000 EUR.
(77)
Měl by být doplněn nový postup zavedený článkem 203 finančního nařízení, zejména pokud jde o druh nákladů, jež mají být zahrnovány do finančních limitů zavedených v tomto článku. Vzhledem ke specifičnosti projektů v oblasti nemovitostí při delegacích Unie, zejména v naléhavých případech, je nutno tento druh projektů podrobně upravit. V případě obytných budov, zejména při delegacích, jež mají být najaty nebo zakoupeny během krátkého období, je vhodné stanovit, že se na ně nevztahuje postup podle článku 203 finančního nařízení. Postup podle článku 203 finančního nařízení by se neměl vztahovat ani na bezúplatné získání pozemku či na koupi pozemku za symbolickou cenu, neboť taková transakce nezatěžuje rozpočet.
(78)
V zájmu provázanosti s ustanoveními finančního nařízení je nutno stanovit přechodná ustanovení. V zájmu provázanosti s odvětvovým právním základem je vhodné odložit použitelnost ustanovení o způsobech řízení a o finančních nástrojích do 1. ledna 2014,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST PRVNÍ
SPOLEČNÁ USTANOVENÍ
HLAVA I
PŘEDMĚT ÚPRAVY
Článek 1
Předmět úpravy
Toto nařízení stanoví prováděcí pravidla k nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“).
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 2
Účtování úroků z plateb předběžného financování
(Čl. 8 odst. 4 finančního nařízení)
V případech, kdy úroky náleží uhradit do rozpočtu, stanoví dohoda uzavřená se subjekty či osobami, jež jsou vyjmenovány v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodech ii) až viii) finančního nařízení, že je předběžné financování vypláceno na bankovní účty či podúčty, které umožňují identifikovat finanční prostředky a související úroky. Není-li tomu tak, musí identifikaci finančních prostředků, jež Unie vyplatila, a úroků nebo jiných plnění plynoucích z těchto finančních prostředků umožňovat účetní metody příjemců nebo zprostředkovatelů.
Ustanoveními tohoto nařízení, jejichž předmětem jsou úroky z předběžného financování, není dotčeno vykazování předběžného financování na straně aktiv finančních výkazů v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 3
Prostředky na daný rozpočtový rok
(Čl. 11 odst. 3 finančního nařízení)
Prostředky na závazky a prostředky na platby schválené na daný rozpočtový rok sestávají z:
a)
prostředků uvedených v rozpočtu včetně opravných rozpočtů;
b)
přenesených prostředků;
c)
prostředků daných znovu k dispozici podle článků 178 a 182 finančního nařízení;
d)
prostředků plynoucích z plateb předběžného financování, jež byly vráceny v souladu s čl. 177 odst. 3 finančního nařízení;
e)
prostředků poskytnutých po přijetí účelově vázaných příjmů v průběhu rozpočtového roku nebo předchozích rozpočtových let, jež dosud nebyly použity.
Článek 4
Zrušení a přenos prostředků
(Čl. 13 odst. 2 finančního nařízení)
1. Prostředky na závazky a nerozlišené prostředky týkající se projektů v oblasti nemovitostí uvedené v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení lze přenést pouze tehdy, pokud přidělení na závazek nemohlo proběhnout do 31. prosince rozpočtového roku z důvodů, které nelze přičítat schvalující osobě, a pokud přípravné etapy již pokročily tak, že lze předpokládat, že k přidělení na závazek dojde do 31. března následujícího roku nebo - v případě projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince.
2. Přípravnými etapami uvedenými v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které mají být dokončeny do 31. prosince rozpočtového roku, tak aby bylo možno prostředky přenést do následujícího rozpočtového roku, jsou zejména:
a)
u souhrnných závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení přijetí rozhodnutí o financování nebo ukončení konzultací příslušných útvarů orgánu ohledně přijetí tohoto rozhodnutí k uvedenému dni;
b)
u individuálních závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení završení výběru potenciálních zhotovitelů, dodavatelů, poskytovatelů, příjemců, vítězů soutěží o ceny nebo pověřených osob.
3. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které nejsou přiděleny na závazek do 31. března následujícího rozpočtového roku nebo - v případě částek na projekty v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku, se automaticky ruší.
O zrušení prostředků v souladu s prvním pododstavcem Komise informuje Evropský parlament a Radu do jednoho měsíce.
4. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. b) finančního nařízení mohou být použity do 31. prosince následujícího rozpočtového roku.
5. Účetnictví musí umožňovat identifikaci prostředků přenesených v souladu s odstavci 1 až 4.
KAPITOLA 3
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 5
Přepočítací kurz eura a ostatních měn
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení vyplývající z používání zvláštních odvětvových pravidel, schvalující osoba provádí přepočet eura na jinou měnu podle denních směnných kurzů eura zveřejněných v řadě C Úředního věstníku Evropské unie.
V případě, že přepočet eura na jinou měnu provádí zhotovitel, dodavatel, poskytovatel nebo příjemce, použijí se zvláštní ustanovení o přepočtu uvedená ve smlouvě na veřejnou zakázku, v grantové dohodě či v dohodě o financování.
2. Aby neměly měnové přepočty významný dopad na výši spolufinancování z prostředků Unie ani nežádoucí dopad na rozpočet Unie, zvláštní ustanovení uvedená v odstavci 1 případně určí, že se přepočítací kurz eura a jiné měny vypočte za pomoci průměrného denního směnného kurzu platného v daném období.
3. Není-li denní směnný kurz eura pro danou měnu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněn, použije příslušná schvalující osoba účetní kurz uvedený v odstavci 4.
4. Pro účely účetnictví uvedené v článcích 151 až 156 finančního nařízení a s výhradou článku 240 tohoto nařízení se přepočet eura na jinou měnu uskutečňuje pomocí měsíčního účetního kurzu eura. Tento účetní směnný kurz stanoví účetní Komise s pomocí veškerých zdrojů informací, jež považuje za spolehlivé, na základě směnného kurzu předposledního pracovního dne měsíce předcházejícího měsíci, pro nějž je kurz stanovován.
5. Výsledky měnových operací uvedených v odstavci 4 tohoto článku jsou v účetnictví příslušného orgánu vykazovány v samostatné položce.
První pododstavec tohoto odstavce se přiměřeně použije na subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení.
Článek 6
Kurz použitelný pro přepočet eura na ostatní měny
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z používání odvětvových pravidel nebo ze smluv na zvláštní veřejné zakázky, z grantových dohod, rozhodnutí o udělení grantu či z finančních dohod, použije se pro přepočet eura na jinou měnu v případech, kdy přepočet provádí příslušná schvalující osoba, kurz dne, kdy schvalující útvar vystavil platební nebo inkasní příkaz.
2. V případě zálohových účtů vedených v eurech se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz platný v den, kdy banka provedla platbu.
3. V případě zúčtování zálohových účtů vedených v národních měnách podle článku 19 finančního nařízení se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz měsíce, v němž byl uskutečněn výdaj ze zálohového účtu.
4. V případě náhrady paušálních výdajů nebo výdajů plynoucích ze služebního řádu úředníků Evropské unie a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie (dále jen „služební řád“), která má stanovenu horní hranici a která se proplácí v jiné měně než euru, se použije kurz platný v době, kdy vznikne nárok na náhradu.
KAPITOLA 4
Zásada univerzálnosti
Článek 7
Zaznamenávání účelově vázaných příjmů a poskytování odpovídajících prostředků
(Článek 21 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčeny články 9 a 10, jsou účelově vázané příjmy zaznamenávány do rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů v oddílu jednotlivých orgánů do rozpočtové položky vytvořené pro tento účel;
b)
ve výkazu výdajů jsou v poznámkách k rozpočtu - včetně obecných poznámek - uvedeny položky, do nichž lze zapsat poskytované prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům.
V případě uvedeném v prvním pododstavci písm. a) se použije označení „pro memoria“ a odhadované příjmy jsou pro informaci uvedeny v poznámkách.
2. Jakmile orgán účelově vázané příjmy obdrží, jsou jim odpovídající prostředky automaticky poskytovány jako prostředky na závazky i prostředky na platby, s výjimkou těchto případů:
a)
v případech podle čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení;
b)
v případě podle čl. 21 odst. 2 písm. b) finančního nařízení u členských států, v jejichž případě je dohoda o poskytnutí příspěvku vyjádřena v eurech.
V případě podle prvního pododstavce písm. b) lze prostředky na závazky poskytnout poté, co členský stát podepíše dohodu o poskytnutí příspěvku.
Článek 8
Příspěvky členských států na výzkumné programy
(Čl. 21 odst. 2 písm. a) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států na financování některých doplňkových výzkumných programů stanovené v článku 5 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1150/2000 (8) jsou hrazeny takto:
a)
sedm dvanáctin částky zapsané v rozpočtu nejpozději do 31. ledna běžného rozpočtového roku;
b)
zbývajících pět dvanáctin do 15. července běžného rozpočtového roku.
2. Pokud není rozpočet s konečnou platností přijat před začátkem rozpočtového roku, jsou příspěvky uvedené v odstavci 1 určeny částkou, jež je zapsána v rozpočtu na předchozí rozpočtový rok.
3. Všechny příspěvky nebo dodatečné platby členských států do rozpočtu musí být připsány na účet či účty Komise do 30 kalendářních dní po výzvě k zaplacení prostředků.
4. Uskutečněné platby jsou připisovány na účet stanovený v nařízení (ES, Euratom) č. 1150/2000 a vztahují se na ně podmínky stanovené v uvedeném nařízení.
Článek 9
Účelově vázané příjmy vyplývající z účasti zemí ESVO na některých programech Unie
(Čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států Evropského sdružení volného obchodu (dále jen „státy ESVO“) na některé programy Unie se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů je vytvořena rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž se zaznamenává celková výše příspěvků států ESVO za uvedený rozpočtový rok;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
v poznámkách k jednotlivým rozpočtovým položkám, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní, se výše předpokládané účasti uvádí „pro informaci“,
ii)
v příloze, která je nedílnou součástí rozpočtu, se uvádějí veškeré rozpočtové položky, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) je předpokládaná částka uvedena v rozpočtových poznámkách,
Příloha uvedená v prvním pododstavci písm. b) bodu ii) představuje a doplňuje strukturu, jež slouží jednak zaznamenávání prostředků odpovídajících příspěvkům podle odstavce 2, jednak plnění souvisejících výdajů.
2. Podle článku 82 Dohody o Evropském hospodářském prostoru (dále jen „Dohoda o EHP“) jsou částky ročních příspěvků států ESVO, které Komisi potvrdil Smíšený výbor Evropského hospodářského výboru v souladu s čl. 1 odst. 5 protokolu 32 připojeného k Dohodě o EHP, zapsány hned od počátku rozpočtového roku v plné výši jako odpovídající prostředky na závazky a prostředky na platby.
3. Jsou-li do rozpočtových položek, na něž přispívají státy ESVO, přidány v průběhu rozpočtového roku dodatečné prostředky, aniž by byly státy ESVO schopny v průběhu uvedeného rozpočtového roku upravit náležitým způsobem výši svých příspěvků, aby dodržely „činitel úměrnosti“ uvedený v článku 82 Dohody o EHP, může Komise na přechodnou dobu a výjimečně využít svých hotovostních zdrojů k předfinancování podílu států ESVO. Po tomto poskytnutí dodatečných prostředků vyzve Komise co nejdříve státy ESVO, aby odpovídající příspěvky uhradily. Komise o těchto rozhodnutích každoročně informuje Evropský parlament a Radu.
Toto předfinancování je vypořádáno co nejdříve v rámci rozpočtu na následující rozpočtový rok.
4. Finanční příspěvky států ESVO jsou v souladu s čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení vnějšími účelově vázanými příjmy. Účetní přijme vhodná opatření, aby použití příjmů, jež z těchto příspěvků plynou, a jim odpovídajících prostředků bylo sledováno odděleně.
Stav plnění příjmů a výdajů, jež účasti států ESVO odpovídají, uvádí Komise ve zprávě podle čl. 150 odst. 2 finančního nařízení odděleně.
Článek 10
Výnosy ze sankcí uložených členským státům s nadměrným schodkem
(Čl. 21 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Výnosy ze sankcí uvedených v oddílu 4 nařízení Rady (ES) č. 1467/97 (9) se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů se vytvoří rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž jsou zaúčtovávány úroky z těchto částek;
b)
zároveň, a aniž je dotčen článek 77 finančního nařízení, jsou na základě zápisu těchto částek ve výkazu příjmů vykázány prostředky na závazky a prostředky na platby ve výkazu výdajů.
Prostředky uvedené v prvním pododstavci písm. b) jsou čerpány v souladu s článkem 20 finančního nařízení.
Článek 11
Náklady vzniklé přijetím darovaných částek ve prospěch Unie
(Článek 22 finančního nařízení)
Pro účely schválení Evropským parlamentem a Radou podle čl. 22 odst. 2 finančního nařízení Komise odhadne a řádně odůvodní finanční náklady, včetně navazujících nákladů, spojené s přijetím darovaných částek určených Unii.
Článek 12
Účty pro vrácené daně
(Čl. 23 odst. 3 finančního nařízení)
Daně, které Unie hradí podle čl. 23 odst. 2 a čl. 23 odst. 3 písm. a) finančního nařízení, jsou zapsány na prozatímním účtu až do doby, kdy je dotyčné státy vrátí.
KAPITOLA 5
Zásada specifikace
Článek 13
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňují orgány s výjimkou Komise
(Článek 25 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v článku 25 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může dotčený orgán převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 14
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňuje Komise
(Článek 26 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v čl. 26 odst. 1 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky či v její prospěch, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může Komise převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 15
Správní výdaje
(Článek 26 finančního nařízení)
Výdaje uvedené v čl. 26 odst. 1 prvním pododstavci písm. b) finančního nařízení pokrývají v případě všech oblastí politiky body uvedené v článku 44 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 16
Odůvodnění žádostí o převod prostředků
(Články 25 a 25 finančního nařízení)
K návrhům na převody a veškerým informacím pro Evropský parlament a Radu o převodech podle článků 25 a 26 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí čerpání prostředků a odhady potřeb až do konce rozpočtového roku, a to jak v případě rozpočtových položek, v jejichž prospěch má být převod uskutečněn, tak v případě položek, k jejichž tíži má být převod uskutečněn.
Článek 17
Odůvodnění žádostí o převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech
(Článek 29 finančního nařízení)
K návrhům na převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech uvedené v článku 29 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí:
a)
v případě rozpočtové položky, do níž mají být prostředky převedeny: co nejaktuálnější informace o čerpání prostředků a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku;
b)
v případě všech rozpočtových položek, jež se týkají vnější činnosti: čerpání prostředků až do konce měsíce, jenž předchází měsíci podání žádosti o převod, a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku spolu se srovnáním oproti původnímu odhadu;
c)
rozbor možností k přerozdělení prostředků.
KAPITOLA 6
Zásada řádného finančního řízení
Článek 18
Hodnocení
(Článek 30 finančního nařízení)
1. Všechny návrhy na programy nebo činnosti, jež znamenají výdaje k tíži rozpočtu, jsou předmětem hodnocení ex ante, které musí zkoumat:
a)
potřebu, jež má být uspokojena v krátkodobém či dlouhodobém horizontu;
b)
přidanou hodnotu zásahu Unie;
c)
cíle politiky a řízení, jichž má být dosaženo a k nimž patří opatření nezbytná k ochraně finančních zájmů Unie na poli prevence, odhalování, vyšetřování a nápravy podvodů, jakož i postihů za podvody;
d)
možné varianty postupů, včetně rizik s nimi souvisejících;
e)
očekávané výsledky a dopady, zejména v rovině ekonomické, sociální a environmentální, a dále ukazatele a způsob vyhodnocování pro účely jejich měření;
f)
nejvhodnější metodu realizace prioritní varianty/variant;
g)
vnitřní provázanost navrhovaného programu nebo činnosti a jejich návaznost na ostatní příslušné nástroje;
h)
objem prostředků, lidských zdrojů a ostatních správních výdajů, jež mají být přiděleny v souladu se zásadou efektivnosti nákladů;
i)
poučení vyplývající z podobných zkušeností v minulosti.
2. Návrh uvádí opatření ke sledování, podávání zpráv a hodnocení a přihlíží ke kompetencím příslušných úrovní správy, jež se provádění navrhovaného programu nebo činnosti účastní.
3. Všechny programy nebo činnosti, včetně pilotních projektů a přípravných akcí, na něž jsou uvolněny zdroje v objemu nad 5 000 000 EUR, jsou předmětem hodnocení přidělených lidských a finančních zdrojů a dosažených výsledků, které probíhá průběžně a/nebo ex post s cílem ověřit, zda jsou v souladu se stanovenými cíli, a to následovně:
a)
výsledky dosahované při provádění víceletého programu jsou pravidelně hodnoceny podle časového rozvrhu, který umožňuje vzít výsledky tohoto hodnocení v úvahu při rozhodování o obnově, změně nebo přerušení programu;
b)
výsledky činností, o jejichž financování je rozhodováno v ročním cyklu, jsou vyhodnocovány alespoň jednou za šest let.
Povinnost uvedená v prvním pododstavci písm. a) a b) se nepoužije na jednotlivé projekty a akce prováděné v rámci takových činností, u nichž lze tuto povinnost splnit tím, že konečnou zprávu zašlou subjekty, které akci provedly.
4. Hodnocení podle odstavce 1 a 3 musí být úměrné uvolněným zdrojům a dopadu dotčeného programu nebo činnosti.
Článek 19
Finanční výkaz
(Článek 31 finančního nařízení)
Finanční výkaz uvádí finanční a ekonomické údaje, na jejichž základě může legislativní orgán vyhodnotit nezbytnost zásahu Unie. Uvádí příslušné informace o souladu s dalšími činnostmi Unie a případné synergii.
V případě víceletých akcí obsahuje finanční výkaz předběžný plán ročních potřeb prostředků a pracovních míst, včetně míst externích zaměstnanců, a hodnocení jejich střednědobého finančního dopadu.
KAPITOLA 7
Zásada transparentnosti
Článek 20
Předběžné zveřejnění rozpočtu
(Článek 34 finančního nařízení)
Co nejdříve poté, co je rozpočet přijat s konečnou platností, a nejpozději čtyři týdny po tomto termínu jsou před oficiálním vyhlášením rozpočtu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněny z podnětu Komise podrobné číselné údaje ve všech jazycích na internetových stránkách orgánů.
Článek 21
Zveřejňování informací o hodnotě a příjemcích finančních prostředků Unie
(Článek 35 finančního nařízení)
1. Informace o příjemcích finančních prostředků Unie, jež byly poskytnuty v rámci přímého řízení, se zveřejňují na internetové stránce orgánů Unie do 30. června roku následujícího po rozpočtovém roce, v němž byly finanční prostředky poskytnuty.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
2. Nestanoví-li toto nařízení a odvětvová pravidla jinak, zveřejňují se s přihlédnutím ke kritériím v čl. 35 odst. 3 finančního nařízení následující informace:
a)
jméno příjemce;
b)
lokalita příjemce;
c)
poskytnutá částka;
d)
povaha a účel opatření.
Pojem „lokalita“ pro účely písm. b) znamená:
i)
adresu příjemce, je-li příjemcem právnická osoba,
ii)
region na úrovni NUTS 2, je-li příjemcem fyzická osoba.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, je nutno zveřejněné informace odstranit dva roky od konce rozpočtového roku, v němž byly finanční prostředky poskytnuty. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
3. Informace podle odstavce 2 jsou zveřejňovány pouze v případě cen, grantů a veřejných zakázek, jež byly uděleny, resp. zadány na základě soutěže o návrh, řízení o udělení grantu či zadávacího řízení. Tyto informace se nezveřejňují v případě:
a)
stipendií udělených fyzickým osobám a další přímé podpory vyplacené nejpotřebnějším fyzickým osobám podle čl. 125 odst. 4 písm. c) finančního nařízení;
b)
veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje částky podle čl. 137 odst. 2 tohoto nařízení.
4. Od zveřejnění informací je upuštěno v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy příjemců.
Článek 22
Odkaz na zveřejněné informace o příjemcích finančních prostředků Unie poskytnutých v rámci nepřímého řízení
(Článek 35 finančního nařízení)
Je-li správa finančních prostředků Unie svěřena orgánům a subjektům uvedeným v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, musí pověřovací dohody stanovit, aby tyto pověřené orgány a subjekty zveřejnily informace uvedené v čl. 21 odst. 2 a 3 ve standardní úpravě na svých internetových stránkách.
Internetová stránka orgánů Unie musí obsahovat alespoň odkaz na internetovou adresu, kde lze tyto informace nalézt, nejsou-li tyto informace zveřejněny přímo na vyhrazeném místě na internetových stránkách orgánů Unie.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
Na zveřejnění informací podle prvního pododstavce tohoto článku se použije čl. 21 odst. 2 až 4.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
Článek 23
Finanční plán
(Článek 38 finančního nařízení)
Finanční plán podle článku 38 finančního nařízení je členěn podle kategorií výdajů, oblastí politiky a rozpočtových položek. Úplný finanční plán uvádí všechny výdajové kategorie s výjimkou zemědělství, politiky soudržnosti a administrativy, k nimž jsou uváděny pouze souhrnné údaje.
Článek 24
Návrh opravného rozpočtu
(Čl. 41 odst. 1 finančního nařízení)
K návrhu opravného rozpočtu je připojeno odůvodnění a informace k plnění rozpočtu za předchozí a běžný rozpočtový rok, jež jsou v okamžiku sestavování návrhu k dispozici.
Článek 25
Rozpočtová nomenklatura
(Článek 44 finančního nařízení)
Rozpočtová nomenklatura musí být v souladu se zásadami specifikace, transparentnosti a řádného finančního řízení. Musí zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro účely rozpočtového procesu, snadnou identifikaci hlavních cílů zakotvených v příslušném právním základu a umožňovat výběr z politických priorit a efektivní a účelné plnění rozpočtu.
Článek 26
Výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod v) finančního nařízení)
Pro účely sestavení rozpočtu se výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny, určují takto:
a)
v případě závazků: závazky zaznamenané v účetnictví v průběhu rozpočtového roku k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3;
b)
v případě plateb: platby uskutečněné v průběhu rozpočtového roku, tj. platby, k nimž byl bance předán platební příkaz, k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3.
Článek 27
Poznámky k rozpočtu
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod vi) finančního nařízení)
Poznámky k rozpočtu obsahují zejména:
a)
odkazy na základní právní akt, pokud byl základní právní akt přijat;
b)
náležité vysvětlení k povaze a účelu prostředků.
Článek 28
Plán pracovních míst
(Čl. 49 odst. 1 písm. c) bod i) finančního nařízení)
Pracovní místa Zásobovací agentury jsou uváděna v plánu pracovních míst Komise odděleně.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 29
Informace o předávání osobních údajů pro účely auditu
(Článek 53 finančního nařízení)
Při výzvě učiněné v souvislosti s granty, veřejnými zakázkami nebo cenami, jež jsou prováděny v rámci přímého řízení, musí být potenciální příjemci, zájemci, uchazeči a účastníci v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (10) vyrozuměni o tom, že pro účely ochrany finančních zájmů Unie mohou být jejich osobní údaje předány útvarům interního auditu, Evropskému účetnímu dvoru, komisi pro řešení finančních nesrovnalostí nebo Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (dále jen „úřad OLAF“) nebo že si mohou tyto údaje předat schvalující osoby při Komisi a výkonné agentury.
Článek 30
Přípravná opatření v oblasti společné zahraniční a bezpečnostní politiky
(Čl. 54 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Financování opatření, jež Rada schválí k přípravě operací Unie v rámci řešení krizí podle hlavy V Smlouvy o Evropské unii, zahrnuje doplňkové náklady přímo vyplývající ze skutečnosti, že je v prostoru operace nasazena konkrétní mise nebo tým, jejichž členové pocházejí mimo jiné z řad personálu orgánů Unie; tyto náklady zahrnují též pojištění pro případ zvýšeného rizika, náklady na cestování a ubytování a denní diety.
Článek 31
Zvláštní pravomoci Komise vyplývající ze Smluv
(Čl. 54 odst. 2 písm. d) finančního nařízení)
1. Články Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 154 (sociální dialog);
b)
článek 156 (průzkumy, stanoviska a porady v sociální oblasti);
c)
články 159 a 161 (zprávy o zvláštních problémech týkajících se sociální situace);
d)
ustanovení čl. 168 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti veřejného zdraví);
e)
ustanovení čl. 171 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti transevropských sítí);
f)
ustanovení čl. 173 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti průmyslu);
g)
ustanovení čl. 175 druhého pododstavce (zpráva o pokroku dosaženém při upevňování hospodářské, sociální a územní soudržnosti);
h)
ustanovení čl. 181 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
i)
článek 190 (zpráva o činnostech v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
j)
ustanovení čl. 210 odst. 2 (podněty na podporu koordinace politik v oblasti rozvojové spolupráce);
k)
ustanovení čl. 214 odst. 6 (podněty na podporu koordinace akcí humanitární pomoci).
2. Články Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen „Smlouva o Euratomu“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 70 (finanční příspěvek v mezích rozpočtu na programy průzkumu nerostných ložisek na územích členských států);
b)
články 77 až 85.
3. Seznamy uvedené v odstavci 1 a 2 mohou být při předložení návrhu rozpočtu doplněny s tím, že je nutno uvést odpovídající články a částky.
Článek 32
Jednání, jež mohou představovat střet zájmů, a postup
(Článek 57 finančního nařízení)
1. Jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů ve smyslu čl. 57 odst. 2 finančního nařízení, může mít - aniž je dotčeno jeho posouzení jakožto protiprávního jednání podle článku 141 - mimo jiné tyto formy:
a)
poskytnutí sobě nebo jinému neoprávněných přímých nebo nepřímých výhod;
b)
odmítnutí poskytnout příjemci práva nebo výhody, na něž má nárok;
c)
nepřípustná nebo zneužívající jednání nebo opomenutí uskutečnit nezbytná jednání.
Další jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů, je takové jednání, jež může narušit nestranný a objektivní výkon povinností určité osoby, např. členství v hodnotícím výboru v zadávacím řízení nebo v řízení o udělení grantu, může-li tato osoba získat z výsledku těchto řízení přímou či nepřímou finanční výhodu.
2. Za střet zájmů se považuje situace, kdy je žadatel, zájemce nebo uchazeč zaměstnancem, na nějž se vztahuje služební řád, ledaže jeho účast v řízení předem schválí jeho nadřízený.
3. V případě střetu zájmů přijme pověřená schvalující osoba náležitá opatření k eliminaci nežádoucího vlivu dotčené osoby na daný postup či řízení.
KAPITOLA 2
Způsoby plnění rozpočtu
Oddíl 1
Obecná ustanovení
Článek 33
Způsoby řízení
(Článek 58 finančního nařízení)
V účetním systému Komise jsou zaznamenány jednotlivé způsoby řízení a v jejich rámci též kategorie subjektů či osob, jež jsou uvedeny v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení a jimž jsou v souvislosti s plněním rozpočtu svěřeny určité úkoly.
Pokud jde o přímé řízení Komisí podle čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení, účetní systém rozlišuje, zdali toto řízení probíhá prostřednictvím:
a)
útvarů Komise;
b)
výkonných agentur;
c)
vedoucích delegací EU;
d)
svěřeneckých fondů uvedených v článku 187 finančního nařízení.
Oddíl 2
Přímé řízení
Článek 34
Přímé řízení
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení)
Plní-li Komise rozpočet přímo ve svých úvarech, vykonávají úkoly související s plněním rozpočtu účastníci finančních operací ve smyslu článků 64 až 75 finančního nařízení v souladu s podmínkami tohoto nařízení.
Článek 35
Výkon pravomocí svěřených výkonným agenturám
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) a článek 62 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o svěření pravomocí výkonným agenturám zmocňuje tyto agentury jakožto pověřené schvalující osoby k tomu, aby čerpaly prostředky na program Unie, jehož řízením byly pověřeny.
2. Pověřovací akt Komise obsahuje přinejmenším ustanovení podle čl. 40 písm. a) až d) a h). Jménem dotyčné výkonné agentury musí k tomuto aktu vydat formální písemný souhlas její ředitel.
Článek 36
Soulad s pravidly pro zadávání veřejných zakázek
(Článek 63 finančního nařízení)
Svěří-li Komise úkoly soukromým subjektům podle čl. 63 odst. 2 finančního nařízení, uzavře smlouvu v souladu s částí první hlavou V a s částí druhou hlavou IV kapitolou III finančního nařízení.
Oddíl 3
Sdílené řízení s členskými státy
Článek 37
Zvláštní ustanovení o sdíleném řízení s členskými státy, opatření na podporu šíření osvědčených postupů
(Článek 59 finančního nařízení)
Komise sestaví rejstřík subjektů, které jsou podle odvětvových pravidel odpovědné za řízení, osvědčování a audit.
S cílem podpořit osvědčené postupy při využívání prostředků ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova, Evropského zemědělského záručního fondu a Evropského rybářského fondu může dát Komise subjektům odpovědným za řízení a kontrolu pro informaci k dispozici metodické pokyny, jež stanoví její vlastní kontrolní strategii a přístup, včetně kontrolních seznamů a příkladů osvědčené praxe. Tyto pokyny jsou podle potřeby aktualizovány.
Oddíl 4
Nepřímé řízení
Článek 38
Rovnocennost systémů, pravidel a postupů v rámci nepřímého řízení
(Článek 60 finančního nařízení)
1. Komise může uznat pravidla a postupy zadávání veřejných zakázek za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásadu široké hospodářské soutěže uchazečů v zájmu získání ekonomicky nejvýhodnější nabídky a stanoví jednací řízení pouze u veřejných zakázek do určité přiměřené hodnoty nebo v řádně odůvodněných případech;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím náležitého uveřejňování ex ante, zejména v případě zadávacích řízení, a náležitého zveřejňování zhotovitelů, dodavatelů nebo poskytovatelů ex post;
c)
zajišťují rovné zacházení, proporcionalitu a zákaz diskriminace;
d)
po celou dobu zadávacího řízení předcházejí střetu zájmů.
Vnitrostátní právo členských států nebo třetích zemí, jež provádí směrnici 2004/18/ES, se považuje za rovnocenné pravidlům, která orgány uplatňují v souladu s finančním nařízením.
2. Komise může uznat pravidla a postupy pro udělování grantů za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásady proporcionality, řádného finančního řízení, rovného zacházení a zákazu diskriminace;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím odpovídajícího uveřejňování výzev k podávání návrhů, stanoví postupy přímého udělování grantů pouze u grantů do určité přiměřené výše nebo v řádně odůvodněných případech a zajišťují náležité zveřejňování příjemců ex post, při němž je zohledňována zásada proporcionality;
c)
po celou dobu řízení o udělení grantu předcházejí střetu zájmů;
d)
stanoví, že granty nesmějí být kumulativní ani být udělovány zpětně, že musí v zásadě zahrnovat spolufinancování a že účelem ani důsledkem grantu nesmí být dosažení zisku pro příjemce.
3. Komise může uznat, že účetní systémy a systémy vnitřní kontroly, jež používají subjekty a osoby, jimž mají být svěřeny úkoly související s plněním rozpočtu jménem Komise, zajišťují rovnocennou úroveň ochrany finančních zájmů Unie a rovnocennou přiměřenou jistotu o dosažení cílů řízení, jestliže tyto systémy splňují zásady zakotvené v článku 32 finančního nařízení.
Článek 39
Hodnocení ex ante pravidel a postupů u subjektů a osob v rámci nepřímého řízení
(Čl. 61 odst. 1 finančního nařízení)
Pro účely hodnocení ex ante podle čl. 61 odst. 1 finančního nařízení může příslušná schvalující osoba vycházet z hodnocení ex ante, jež provedla jiná schvalující osoba, a to za předpokladu, že závěry této jiné schvalující osoby jsou relevantní z hlediska specifických rizik svěřovaných úkolů, zejména povahy těchto úkolů a příslušné částky.
Příslušná schvalující osoba může vycházet z hodnocení ex ante, jež provedli jiní dárci, pokud bylo toto hodnocení provedeno za podmínek rovnocenných podmínkám stanoveným pro nepřímé řízení v článku 60 finančního nařízení.
Článek 40
Obsah dohody o svěření úkolů plnění rozpočtu, jež je uzavírána se subjekty a osobami
(Čl. 61 odst. 3 finančního nařízení)
Pověřovací dohody obsahují podrobná ujednání, jež zajišťují ochranu finančních zájmů Unie a transparentnost prováděných operací. Musí zahrnovat alespoň následující:
a)
jednoznačnou definici a vymezení svěřovaných úkolů, zejména pokud jde o změny svěřených úkolů, vzdání se pohledávek a využití vrácených nebo nepoužitých finančních prostředků;
b)
podmínky a bližší podrobnosti k plnění těchto úkolů, odpovědnosti a organizaci kontrol, jež mají být prováděny, včetně hodnocení programů;
c)
podmínky pro vyplacení příspěvku Unie, včetně proplacení nákladů vzniklých při plnění úkolů a odměny pro pověřený subjekt, a pravidla ohledně potřebných podkladů k odůvodnění těchto plateb;
d)
pravidla pro podávání zpráv Komisi o plnění úkolů, očekávaných výsledcích, vyskytnuvších se nesrovnalostech a přijatých opatřeních, dále podmínky, za nichž lze platby pozastavit nebo přerušit, a podmínky, za nichž je plnění těchto úkolů ukončeno;
e)
termín, do něhož budou k pověřovací dohodě uzavřeny individuální prováděcí smlouvy a dohody, jež musí být úměrné povaze svěřených úkolů;
f)
pravidla pro vyloučení, jež subjektu či osobě umožňují, aby z účasti na zadávacím řízení, z řízení o udělení grantu či ceny, ze zadání veřejné zakázky nebo z udělení grantu či ceny vyloučily subjekty, jež se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 písm. a), b) a e) a čl. 107 písm. a) a b) finančního nařízení;
g)
bližší podrobnosti o kontrolách, jež provádí Komise, jakož i ustanovení o přístupu Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora k informacím potřebným k výkonu jejich povinností, jakož i o pravomoci provádět audity a šetření včetně kontrol na místě;
h)
ujednání o:
i)
závazku pověřeného subjektu neprodleně informovat Komisi o všech podvodech, k nimž při správě finančních prostředků Unie došlo, a o přijatých opatřeních,
ii)
určení kontaktního místa, které je vybaveno náležitými pravomocemi k přímé spolupráci s úřadem OLAF, jež slouží snazšímu výkonu operativní činnosti tohoto úřadu;
i)
podmínky, jimiž se řídí používání bankovních účtů a úrokových výnosů podle čl. 8 odst. 4 finančního nařízení;
j)
ustanovení zajišťující viditelnost činnosti Unie ve vztahu k ostatním činnostem subjektu.
Článek 41
Prohlášení řídícího subjektu a prohlášení o dodržení postupů
(Čl. 60 odst. 5 finančního nařízení)
V případě akcí, jež končí před koncem příslušného rozpočtového roku, může být prohlášení řídícího subjektu podle čl. 60 odst. 5 písm. b) finančního nařízení nahrazeno závěrečnou zprávou pověřeného subjektu nebo osoby o dané akci, je-li tato zpráva předložena před 15. únorem roku následujícího po příslušném rozpočtovém roce.
Pokud mezinárodní organizace a třetí země provádějí nevíceleté akce v délce trvání nejvýše 18 měsíců, může být prohlášení o dodržení postupů uvedené v čl. 60 odst. 5 finančního nařízení začleněno do závěrečné zprávy.
Článek 42
Postupy zaměřené na kontrolu a schválení účetních závěrek, jakož i vylučování úhrad, jež jsou v rozporu s platnými pravidly, z financování Unií v rámci nepřímého řízení
(Čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení odvětvových pravidel, Komise v rámci postupů podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení:
a)
provádí dokumentární prověrky a případně kontroly na místě;
b)
stanoví výši schválených výdajů poté, co proběhlo případné řízení o sporných otázkách s příslušnými orgány a subjekty, a poté, co jsou tyto orgány a subjekty vyrozuměny;
c)
případně vypočte výši finanční opravy;
d)
inkasuje nebo uhradí zůstatek, který je dán rozdílem mezi schválenými výdaji a částkami, jež byly orgánům nebo subjektům již vyplaceny.
Pro účely prvního pododstavce písm. d) Komise inkasuje splatné částky přednostně formou zápočtu podle článku 87.
2. Jsou-li úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny subjektu, jenž provádí akci financovanou větším počtem dárců, spočívají postupy podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení v ověření, zdali příslušnou částku, kterou Komise na danou akci vyplatila, tento subjekt na akci použil a zdali byl tento výdaj vynaložen v souladu se závazky, jež upravuje dohoda s tímto subjektem podepsaná.
Pro účely tohoto nařízení se akcí financovanou větším počtem dárců rozumí akce, na niž jsou finanční prostředky Unie sdruženy s prostředky přinejmenším jednoho dalšího dárce.
Článek 43
Zvláštní ustanovení pro nepřímé řízení s mezinárodními organizacemi
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) bod ii) a článek 188 finančního nařízení)
1. Mezinárodní organizace uvedené v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu ii) finančního nařízení jsou:
a)
mezinárodní veřejné organizace zřízené na základě mezivládních dohod a specializované agentury zřízené těmito organizacemi;
b)
Mezinárodní výbor Červeného kříže;
c)
Mezinárodní federace společností Červeného kříže a Červeného půlměsíce;
d)
další neziskové organizace, jež mají na základě rozhodnutí Komise obdobné postavení jako mezinárodní organizace.
2. Plní-li Komise rozpočet v rámci nepřímého řízení s mezinárodními organizacemi, použijí se ověřovací dohody s nimi uzavřené.
Článek 44
Určení veřejnoprávních subjektů a soukromoprávních subjektů pověřených výkonem veřejné služby
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) body v) a vi) finančního nařízení)
1. Na veřejnoprávní subjekty a soukromoprávní subjekty pověřené výkonem veřejné služby se vztahuje právo členského státu nebo země, v níž byly založeny.
2. V případě síťového řízení, při němž musí příslušný členský stát či země určit alespoň jeden subjekt, probíhá toto určení v souladu se základním právním aktem.
Ve všech ostatních případech určí tyto subjekty Komise po vzájemné dohodě s dotčenými členskými státy nebo zeměmi.
KAPITOLA 3
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
Článek 45
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
(Článek 64 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány poskytnou všem účastníkům finančních operací zdroje nezbytné k plnění jejich povinností a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
2. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí listinou, kterou vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 46
Pomoc pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám
(Článek 65 finančního nařízení)
Příslušné schvalující osobě mohou být při plnění jejích úkolů nápomocni zaměstnanci, kteří jsou pověřeni tím, aby v rámci odpovědnosti této osoby uskutečňovali některé operace nezbytné pro plnění rozpočtu a poskytování finančních informací a informací o správě finančních prostředků. Za účelem předcházení střetu zájmů platí pro zaměstnance, kteří jsou pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám nápomocni, povinnosti uvedené v článku 57 finančního nařízení.
Vedoucím delegací Unie jako dále pověřeným schvalujícím osobám podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení mohu být při plnění jejich povinností nápomocni zaměstnanci Komise.
Článek 47
Vnitřní předpisy o pověřování
(Článek 65 finančního nařízení)
V souladu s finančním nařízením a tímto nařízením stanoví každý orgán ve svých vnitřních předpisech taková opatření pro správu prostředků, jaká považuje za nezbytná k řádnému plnění svého oddílu rozpočtu.
Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí vnitřními předpisy, jež vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Článek 48
Uchovávání podkladů schvalujícími osobami
(Čl. 66 odst. 2 finančního nařízení)
Schvalující osoba zřídí systémy, v nichž budou v papírové či elektronické podobě uchovávány originální podklady, jež souvisejí s plněním rozpočtu a příslušnými opatřeními, jakož i s navazujícími fázemi. Tyto systémy zajistí, aby:
a)
tyto podklady byly číslovány;
b)
tyto podklady byly označeny datem;
c)
byly - případně v elektronické podobě - vedeny registry, z nichž lze přesně zjistit místo, na němž jsou tyto podklady uloženy;
d)
tyto podklady byly uchovávány alespoň po dobu pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium za rozpočtový rok, k němuž se vztahují;
e)
byly uchovávány podklady o zárukách za předběžné financování ve prospěch daného orgánu a aby byla vedena evidence, v níž budou uvedené záruky náležitě sledovány.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, se uchovávají déle, než je uvedeno v prvním pododstavci písm. d), a to do konce roku, který následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny.
Osobní údaje uvedené v podkladech se vymažou, je-li to možné a nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely udělení rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 49
Kontroly ex ante a ex post
(Čl. 66 odst. 5 a 6 finančního nařízení)
1. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které běžně uskutečňují zaměstnanci uvedení v článku 46 a které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu, jež provádí příslušná schvalující osoba.
2. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
3. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku efektivnosti nákladů. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a příjmů a jejich soulad s platnými předpisy, zejména rozpočtem a souvisejícími předpisy, a s akty přijatými při provádění Smluv nebo nařízení, a případně se smluvními podmínkami;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v části první hlavě II kapitole 7 finančního nařízení.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
4. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Tyto kontroly prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v odstavci 3.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně pověřená schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. K řešení těchto problémů přijme opatření.
Na základě výsledků kontrol a dalších relevantních informací je přezkoumávána analýza rizik uvedená v čl. 66 odst. 6 finančního nařízení.
U víceletých programů stanoví pověřená schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
Článek 50
Kodex profesních standardů
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 5 finančního nařízení)
1. Zaměstnanci, jež příslušná schvalující osoba určí k ověřování finančních operací, jsou vybíráni na základě svých odborných znalostí, schopností a zvláštních předpokladů, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
2. Jednotlivé orgány vypracují kodex profesních standardů, jenž v oblasti vnitřní kontroly stanoví:
a)
úroveň odborné a finanční kompetence, jež je od zaměstnanců uvedených v odstavci 1 požadována;
b)
závazek těchto zaměstnanců procházet trvalou odbornou přípravou;
c)
poslání, úlohu a úkoly, jež jsou jim přiděleny;
d)
pravidla chování, zejména pokud jde o etické normy a bezúhonnost, které musí zaměstnanci splňovat, a práva, která jim jsou přiznána.
3. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí kodexem profesních standardů podle odstavce 2 tohoto článku, který vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
4. Jednotlivé orgány ustaví náležité struktury, jejichž prostřednictvím budou schvalujícím útvarům sdělovány potřebné informace o kontrolních standardech a o metodách a technikách, jež byly pro tyto účely vyvinuty, a jejichž prostřednictvím budou tyto informace pravidelně aktualizovány.
Článek 51
Nečinnost pověřené schvalující osoby
(Čl. 66 odst. 8 finančního nařízení)
Nečinností pověřené schvalující osoby podle čl. 66 odst. 8 finančního nařízení se rozumí situace, kdy tato osoba nereaguje v přiměřené lhůtě s ohledem na okolnosti jednotlivého případu, nejpozději však do jednoho měsíce.
Článek 52
Předávání finančních informací a informací o správě finančních prostředků účetnímu
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřená schvalující osoba předává účetnímu v souladu s pravidly, jež účetní přijal, finanční informace a informace o správě finančních prostředků, jež jsou nezbytné pro plnění jeho úkolů.
Schvalující osoba účetnímu pravidelně a alespoň pro účely uzávěrky účtů sděluje relevantní finanční údaje ke svěřeneckým bankovním účtům, tak aby použití finančních prostředků Unie bylo možno zachytit v účetní závěrce Unie.
Článek 53
Zpráva o jednacích řízeních
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřené schvalující osoby zaznamenávají za každý rozpočtový rok smlouvy na veřejné zakázky uzavřené na základě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. a) až g), čl. 135 odst. 1 písm. a) až d) a článků 266, 268 a 270 tohoto nařízení. Pokud se poměr jednacích řízení k počtu veřejných zakázek, jež zadala táž pověřená schvalující osoba, oproti minulým letům značně zvýší nebo pokud je tento poměr značně vyšší než průměr za daný orgán, podá o tom příslušná schvalující osoba danému orgánu zprávu, v níž uvede opatření přijatá k odvrácení tohoto vývoje. Jednotlivé orgány zasílají Evropskému parlamentu a Radě zprávu o jednacích řízeních. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Oddíl 3
Účetní
Článek 54
Jmenování účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého účetního z řad úředníků, kteří podléhají služebnímu řádu úředníků Evropské unie.
Účetního vybírá orgán na základě jeho zvláštní kvalifikace prokázané diplomy nebo rovnocennými odbornými zkušenostmi.
2. Dva nebo více orgánů či subjektů mohou jmenovat téhož účetního.
V tomto případě přijmou tyto orgány a subjekty nezbytná opatření proti střetu zájmů.
Článek 55
Ukončení výkonu funkce účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. V případě ukončení výkonu funkce účetního je bezodkladně vypracována předvaha.
2. Účetní, který ukončuje výkon své funkce, zašle tuto předvahu spolu s předávací zprávou novému účetnímu, nebo, není-li to možné, učiní tak úředník ze stejného útvaru.
Do jednoho měsíce ode dne zaslání předvahy nový účetní předvahu podepíše za účelem udělení svého souhlasu a přitom může vyjádřit své výhrady.
Předávací zpráva uvádí též výsledek předvahy a všechny vznesené výhrady.
3. Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení informují Evropský parlament, Radu a účetního Komise o jmenování svého účetního nebo o ukončení výkonu jeho funkce ve lhůtě dvou týdnů.
Článek 56
Validace účetního a inventárního systému
(Článek 68 finančního nařízení)
Příslušná schvalující osoba důsledně informuje účetního o vývoji či podstatných změnách systému finančního řízení, inventárního systému a systému oceňování aktiv a pasiv, pokud jsou z daného systému přebírány údaje do účetnictví daného orgánu nebo pokud tento systém slouží k dokládání těchto údajů, tak aby účetní mohl ověřit, že jsou dodržena kritéria pro validaci tohoto systému.
Účetní může již validovaný systém finančního řízení kdykoliv přezkoumat. Pokud účetní odmítne validovat systém finančního řízení, jejž zavedla schvalující osoba, nebo pokud již udělenou validaci tomuto systému odejme, sestaví příslušná schvalující osoba akční plán s cílem napravit v přiměřené lhůtě nedostatky, jež vedly k tomuto rozhodnutí účetního.
Příslušná schvalující osoba odpovídá za úplnost informací, jež jsou účetnímu předávány.
Článek 57
Správa pokladny
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajišťuje, aby měl jeho orgán k dispozici dostatečné finanční prostředky na hotovostní potřeby, jež vyplývají z plnění rozpočtu.
2. Pro účely odstavce 1 zřídí účetní systémy řízení hotovosti, které mu umožní sestavovat prognózy peněžních toků.
3. Účetní Komise rozděluje dostupné finanční prostředky v souladu s nařízením (ES, Euratom) č. 1150/2000.
Článek 58
Správa bankovních účtů
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Pro účely správy pokladny může účetní jménem orgánu otevřít nebo nechat otevřít účty u finančních institucí nebo národních centrálních bank. V řádně odůvodněných případech může účty otevřít v jiných měnách než v euru.
2. Účetní odpovídá za rušení účtů uvedených v odstavci 1 nebo za to, aby bylo jejich zrušení zajištěno.
3. Účetní stanoví podmínky pro vedení účtů uvedených v odstavci 1, jež byly otevřeny u finančních institucí, v souladu se zásadami řádného finančního řízení, efektivity a soutěže o veřejné zakázky.
4. Alespoň jednou za pět let účetní znovu vyhlašuje soutěž o veřejné zakázky pro finanční instituce, u nichž by mohly být otevřeny účty v souladu s odstavcem 1.
U zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii je prováděn pravidelný průzkum podmínek na trhu, pokud to místní bankovní podmínky dovolují. Tento průzkum probíhá alespoň jednou za pět let z podnětu správce zálohového účtu, který následně předkládá účetnímu odůvodněný návrh na výběr určité banky na období do pěti let.
5. Účetní zajistí, aby byly podmínky pro vedení účtů otevřených u finančních institucí v souladu s odstavcem 1 přísně dodržovány.
V případě zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii přebírá tuto odpovědnost správce zálohového účtu, jenž přitom zohledňuje platné právní předpisy v zemi, v níž vykonává svůj mandát.
6. O podmínkách pro vedení účtů otevřených u finančních institucí účetní Komise informuje účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení. Účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení sladí s těmito podmínkami podmínky pro vedení účtů, jež sami otevírají.
Článek 59
Podpisové právo k účtům
(Článek 68 finančního nařízení)
Podmínky pro otevírání, vedení a používání účtů v závislosti na požadavcích vnitřní kontroly stanoví, že šeky, bankovní převodní příkazy a všechny další bankovní operace musí podepsat jeden nebo více řádně zmocněných zaměstnanců. Instrukce vystavené ručně mimo elektronický systém musí podepsat alespoň dva řádně zmocnění zaměstnanci nebo účetní osobně.
Pro účely prvního pododstavce zašlou účetní jednotlivých orgánů všem finančním institucím, u nichž daný orgán otevřel účet, jména a podpisové vzory zmocněných zaměstnanců.
Článek 60
Správa zůstatků na bankovních účtech
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajistí, aby se zůstatek na bankovních účtech uvedených v článku 58 výrazně nelišil od prognóz peněžních toků podle čl. 57 odst. 2 a aby v každém případě:
a)
žádný z těchto účtů nevykazoval záporný zůstatek;
b)
zůstatek na účtech vedených v jiných měnách byl pravidelně přepočítáván na eura.
2. Na cizoměnových účtech nesmí účetní udržovat zůstatky, jež by mohly orgánu způsobit nadměrné ztráty v důsledku výkyvů směnných kurzů.
Článek 61
Převodní a přepočtové operace
(Článek 68 finančního nařízení)
Aniž je dotčen článek 69, uskutečňuje účetní převody mezi účty, jež otevřel jménem orgánu u finančních institucí, a provádí přepočet měn.
Článek 62
Způsoby placení
(Článek 68 finančního nařízení)
Platby jsou uskutečňovány bankovním převodem nebo šekem nebo - v případě zálohového účtu - debetní kartou v souladu s čl. 67 odst. 4.
Článek 63
Soubory údajů o právnických osobách
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní může provádět platby bankovním převodem pouze v případě, že byly předem do společného souboru, členěného podle orgánů, zapsány bankovní údaje příjemce platby a informace potvrzující jeho totožnost, jakož i všechny případné změny.
Zápis právních a bankovních údajů příjemce platby do tohoto souboru údajů nebo případné změny těchto údajů vychází z podkladu, jehož formu stanoví účetní.
2. Před provedením platby bankovním převodem mohou schvalující osoby přijmout jménem svého orgánu závazek vůči třetí osobě pouze v případě, že jim tato třetí osoba dodá dokumentaci požadovanou pro zápis do souboru údajů.
Schvalující osoby informují účetního o všech změnách právních a bankovních údajů, jež jim sdělí příjemce platby, a před provedením platby ověřují platnost těchto údajů.
V souvislosti s předvstupní pomocí lze vůči orgánům veřejné moci zemí, jež podaly žádost o přistoupení k Evropské unii, přijímat individuální závazky, aniž by předem došlo k zápisu do souboru údajů o třetích osobách. V tomto případě učiní schvalující osoba vše pro to, aby k zápisu došlo co nejdříve. Příslušné dohody stanoví, že předtím, než lze provést první platbu, je Komisi nutno zaslat bankovní údaje příjemce.
Článek 64
Uchovávání podkladů účetním
(Článek 68 finančního nařízení)
Účetní podklady a podklady, jež slouží k přípravě účetní závěrky uvedené v článku 141 finančního nařízení, jsou uchovávány po dobu alespoň pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium pro rozpočtový rok, k němuž se tyto podklady vztahují.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, jsou však uchovávány déle, a to do konce roku, jenž následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Jednotlivé orgány rozhodnou, v kterém útvaru budou podklady uchovávány.
Článek 65
Osoby zmocněné ke správě účtů
(Článek 69 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány stanoví podmínky, za nichž jsou jimi určení zaměstnanci zmocnění ke správě účtů v místních jednotkách uvedených v článku 72 oprávněni sdělovat místním finančním institucím jména a podpisové vzory.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 66
Podmínky použití zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Je-li vzhledem k omezené výši dotčených částek fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, lze pro účely úhrady takových výdajů zřídit zálohové účty.
2. Správce zálohových účtů může předběžně potvrzovat a hradit výdaje na základě podrobného rámce, jenž je vymezen v pokynech příslušné schvalující osoby. Tyto pokyny stanoví pravidla a podmínky, jimiž se řídí předběžné potvrzování a úhrada výdajů, a případně též podmínky podpisu právních závazků ve smyslu čl. 97 odst. 1 písm. e).
3. Vytvoření zálohového účtu a jmenování jeho správce jsou předmětem rozhodnutí, jež přijímá účetní na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby. Toto rozhodnutí stanoví odpovědnost a povinnosti správce zálohových účtů a schvalující osoby.
Na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby rozhoduje účetní též o změně podmínek vedení zálohového účtu.
4. Při delegacích Unie jsou zálohové účty zřizovány pro účely úhrady výdajů jak z rozpočtového oddílu vyhrazeného Komisi, tak z rozpočtového oddílu Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a musí zajišťovat, aby bylo možno k výdajům dohledat všechny údaje.
Článek 67
Podmínky pro zřizování zálohových účtů a platby
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o zřízení zálohového účtu a o jmenování jeho správce a rozhodnutí o změně podmínek vedení tohoto účtu stanoví zejména:
a)
účel a maximální výši počáteční zálohy, která může být poskytnuta;
b)
případné otevření bankovního účtu nebo poštovního žirového účtu jménem orgánu;
c)
druh a maximální výši jednotlivých výdajových položek, jež může správce zálohového účtu vyplatit třetím osobám nebo je od nich vybrat;
d)
četnost a postup předkládání podkladů a pravidla pro jejich předávání schvalující osobě k zúčtování;
e)
postup případného doplnění zálohy;
f)
skutečnost, že zálohové operace vypořádává schvalující osoba nejpozději do konce následujícího měsíce, tak aby bylo možno účetní zůstatek odsouhlasit se zůstatkem na bankovním účtu;
g)
dobu platnosti pověření, jež účetní udělil správci zálohového účtu;
h)
totožnost jmenovaného správce zálohového účtu.
2. V návrzích na rozhodnutí o zřízení zálohového účtu zajistí příslušná schvalující osoba, aby:
a)
přednostně byly používány rozpočtové postupy, pokud existuje přístup k centrálnímu počítačovému účetnímu systému;
b)
zálohové účty byly používány jen v odůvodněných případech.
Maximální částka, kterou může správce zálohových účtů zaplatit v případě, že je fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, nesmí přesáhnout 60 000 EUR na každou výdajovou položku.
3. Správce zálohového účtu může provádět platby ve prospěch třetích osob na základě a v rámci limitů, jež jsou dány:
a)
předchozími rozpočtovými a právními závazky, jež podepsala příslušná schvalující osoba;
b)
kladným zůstatkem na zálohovém účtu v hotovosti nebo v bance.
4. Platby ze zálohových účtů lze provádět bankovním převodem včetně systému přímého inkasa uvedeného v článku 89 finančního nařízení, šekem nebo jiným platebním prostředkem včetně debetních karet v souladu s pokyny účetního.
5. Poté, co je platba provedena, následuje formální rozhodnutí o konečném potvrzení a/nebo platební příkaz, které podepíše příslušná schvalující osoba.
Článek 68
Výběr správců zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Správci zálohových účtů jsou vybíráni z řad úředníků nebo - v případě potřeby a pouze v řádně odůvodněných případech - z řad ostatních zaměstnanců. Správci zálohových účtů jsou vybíráni na základě svých znalostí, schopností a zvláštní kvalifikace, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
Článek 69
Poskytování finančních prostředků na zálohové účty
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Účetní poskytuje na zálohové účty nezbytné prostředky prostřednictvím plateb a tyto účty sleduje z hlediska otevírání bankovních účtů, udílení podpisových práv a kontrol na místě a v centrálním účetnictví. Účetní poskytuje na zálohové účty finanční prostředky. Zálohy jsou hrazeny na bankovní účet otevřený pro tento účel.
Na zálohové účty lze poskytovat finanční prostředky též přímo z různých místních příjmů, jež plynou například z:
a)
prodeje zařízení;
b)
publikací;
c)
různých náhrad;
d)
úroků.
Zúčtování záloh, pokud jde o výdaje a různé či účelově vázané příjmy, probíhá v souladu s rozhodnutím o zřízení zálohového účtu uvedeným v článku 67 a s finančním nařízením. Příslušné částky odečte schvalující osoba při následném doplňování příslušných zálohových účtů.
2. V zájmu eliminace zejména kurzových ztrát může správce zálohového účtu provádět v souvislosti s touž zálohou převody mezi různými bankovními účty.
Článek 70
Kontroly prováděné schvalujícími osobami a účetními
(Článek 70 finančního nařízení)
1. V souladu s pravidly a pokyny účetního vede správce zálohového účtu evidenci jednak prostředků, jež má k dispozici v hotovosti a v bance, jednak uskutečněných plateb a obdržených částek. K výstupům z této evidence má trvalý přístup příslušná schvalující osoba a alespoň jednou měsíčně je vypracován souhrn transakcí, jejž správce zálohového účtu zasílá následující měsíc společně s podklady příslušné schvalující osobě pro účely zúčtování zálohových operací.
2. Účetní provádí nebo nechává provádět příslušně zmocněného zaměstnance ve svém útvaru nebo ve schvalujícím útvaru kontroly, jež musí zpravidla probíhat na místě a bez předchozího upozornění a jejichž účelem je ověřit existenci finančních prostředků, jež byly přiděleny správcům zálohových účtů, ověřit vedení účetnictví a zkontrolovat, zda jsou zálohové transakce zúčtovávány ve stanovených lhůtách. Výsledky těchto kontrol sdělí účetní příslušné schvalující osobě.
Článek 71
Postupy při zadávání veřejných zakázek
(Článek 70 finančního nařízení)
Platby prováděné ze zálohových účtů mohou, v mezích stanovených v čl. 137 odst. 3, spočívat jednoduše v úhradě faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 72
Zřizování zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Pro účely úhrady určitých druhů výdajů lze u jednotlivých místních jednotek mimo Unii zřídit v souladu s článkem 70 finančního nařízení jeden nebo více zálohových účtů. Místní jednotkou může být například delegace, kancelář nebo styčné pracoviště Unie ve třetí zemi.
V rozhodnutí o zřízení zálohového účtu jsou stanoveny podmínky pro vedení tohoto účtu, jež splňují požadavky článku 70 finančního nařízení a vycházejí ze specifických potřeb dané místní jednotky.
Článek 73
Správci zálohových účtů a osoby zmocněné ke správě účtů při delegacích Unie
(Článek 70 finančního nařízení)
Za výjimečných okolností a v zájmu zajištění kontinuity činnosti mohou povinnosti správce zálohových účtů ESVČ při delegacích Unie vykonávat zaměstnanci Komise. Za týchž podmínek lze do funkce správců zálohových účtů za Komisi při delegacích Unie jmenovat zaměstnance ESVČ.
Pravidla a podmínky upravené v prvním pododstavci se při delegacích Unie použijí na jmenování osob, jež účetní pověří prováděním bankovních operací.
KAPITOLA 4
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 74
Odpovědné subjekty v oblasti boje proti podvodům
(Čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedenými v čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení se rozumějí subjekty uvedené ve služebním řádu a rozhodnutích orgánů Unie, jež se týkají podmínek interních šetření v souvislosti s předcházením podvodům, korupci a jinému protiprávnímu jednání, které poškozuje zájmy Unie.
Oddíl 2
Pravidla pro pověřené a dále pověřené schvalující osoby
Článek 75
Finanční nesrovnalosti
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny pravomoci úřadu OLAF, je pro všechny případy porušení finančního nařízení nebo předpisů se vztahem k finančnímu řízení či kontrolám operací, jež vyplývají z jednání nebo opomenutí zaměstnance, příslušná komise pro řešení finančních nesrovnalostí uvedená v článku 29 (dále jen „komise“).
Článek 76
Komise pro řešení finančních nesrovnalostí
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
1. Případy finančních nesrovnalostí uvedené v článku 75 tohoto nařízení předkládá komisi k vydání stanoviska podle čl. 73 odst. 6 druhého pododstavce finančního nařízení orgán oprávněný ke jmenování.
V případech, kdy jako dále pověřené schvalující osoby jednají vedoucí delegací Unie v souladu s čl. 56 odst. 2 finančního nařízení, je příslušná schvalující osoba oprávněna se na komisi o stanovisko k finančním nesrovnalostem podle článku 75 tohoto nařízení obrátit přímo.
Domnívá-li se pověřená schvalující osoba, že došlo k finanční nesrovnalosti, může věc předložit komisi. Tato komise vydá stanovisko, v němž posoudí, zda došlo k nesrovnalostem podle článku 75, stupeň jejich závažnosti a případné následky. Dospěje-li komise na základě analýzy k závěru, že uvedený případ spadá do pravomoci úřadu OLAF, předá spis bezodkladně orgánu oprávněnému ke jmenování a úřad OLAF o tom neprodleně uvědomí.
Pokud komisi uvědomí přímo zaměstnanec v souladu s čl. 66 odst. 8 finančního nařízení, předá komise spis orgánu oprávněnému ke jmenování a zaměstnance o tom uvědomí. Orgán oprávněný ke jmenování může komisi požádat o stanovisko k tomuto případu.
2. Orgán, nebo v případě smíšené komise zúčastněné orgány, upraví podle své vnitřní organizace pracovní postupy komise a její složení s tím, že komise musí mít jednoho externího člena, jenž má požadovanou kvalifikaci a odbornost.
Článek 77
Potvrzení pokynů
(Čl. 73 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že závazný pokyn, který dostala, je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, zejména protože nemůže být vykonán v rámci jí svěřených zdrojů, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil nebo dále pověřil. Pokud je tento pokyn písemně potvrzen a toto potvrzení je doručeno v odpovídající lhůtě a je dostatečně jasné v tom smyslu, že explicitně odkazuje na body, které pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zpochybnila, nelze tuto osobu již povolat k odpovědnosti. Tato osoba pokyn provede, není-li pokyn zjevně v rozporu s právními předpisy nebo nepředstavuje-li porušení příslušných bezpečnostních norem.
2. Odstavec 1 se použije rovněž v případě, že se schvalující osoba v průběhu plnění jí uloženého závazného pokynu dozví, že dotyčná operace vykazuje nesrovnalosti.
Pokyny, jež byly potvrzeny podle čl. 73 odst. 3 finančního nařízení, příslušná pověřená schvalující osoba zaznamená a uvede ve své výroční zprávě o činnosti.
KAPITOLA 5
Příjmové operace
Oddíl 1
Vlastní zdroje
Článek 78
Pravidla pro vlastní zdroje
(Článek 76 finančního nařízení)
Schvalující osoba vypracuje předběžný plán, který stanoví termíny, v nichž mají být vlastní zdroje vymezené v rozhodnutí o systému vlastních zdrojů Unie poskytnuty Komisi.
Vlastní zdroje jsou stanovovány a inkasovány v souladu s pravidly, jež jsou přijata na základě rozhodnutí uvedeného v prvním pododstavci.
Oddíl 2
Odhady pohledávek
Článek 79
Odhady pohledávek
(Článek 77 finančního nařízení)
1. Odhad pohledávky specifikuje druh příjmu a rozpočtový bod, do něhož má být tento příjem zapsán, a pokud možno též údaje o dlužníkovi a odhad částky.
Při sestavování odhadu pohledávky ověří příslušná schvalující osoba zejména, že:
a)
příjem je zapsán do správného rozpočtového bodu;
b)
odhad je v pořádku a odpovídá platným předpisům a zásadě řádného finančního řízení.
2. S výhradou čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení a čl. 7 odst. 2 tohoto nařízení nedochází na základě odhadu pohledávek k poskytnutí prostředků na závazky. V případech uvedených v článku 21 finančního nařízení lze prostředky poskytnout až poté, co Unie skutečně inkasuje dlužné částky.
Oddíl 3
Stanovení pohledávek
Článek 80
Postup
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky příslušnou schvalující osobou znamená uznání práva Unie vůči dlužníkovi a stanovení nároku požadovat po dlužníkovi úhradu dluhu.
2. Inkasní příkaz je operace, kterou příslušná schvalující osoba dává pokyn účetnímu k inkasu stanovené pohledávky.
3. Výzvou k úhradě je dlužník informován o tom, že:
a)
Unie stanovila pohledávku;
b)
bude-li pohledávka zaplacena ve stanovené lhůtě, nenabíhají úroky z prodlení;
c)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmeni b), nabíhají z ní úroky z prodlení, jejichž sazba je uvedena v článku 83; tím nejsou dotčeny zvláštní platné předpisy;
d)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmenu b), provede orgán inkaso buď započtením, nebo propadnutím předem složených jistot;
e)
účetní je oprávněn provést inkaso započtením před uplynutím lhůty uvedené v písmenu b) v případě, že je to nezbytné k ochraně finančních zájmů Unie a že se důvodně domnívá, že by pohledávka Komise mohla být nedobytná; o důvodech a datu inkasa započtením je účetní povinen dlužníka předem vyrozumět;
f)
nelze-li po provedení všech kroků podle písmene a) až e) tohoto pododstavce inkasovat celou částku, provede orgán inkaso výkonem rozhodnutí podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo na základě žaloby.
Vytištěnou výzvu k úhradě zašle schvalující osoba dlužníkovi. O jeho zaslání je prostřednictvím finančního informačního systému vyrozuměn účetní.
Článek 81
Stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
Před stanovením pohledávky se příslušná schvalující osoba ujistí, že:
a)
pohledávka je jistá, tedy není ničím podmíněna;
b)
pohledávka zní na pevnou a přesně vyjádřenou peněžitou částku;
c)
pohledávka je splatná a neběží lhůta k její úhradě;
d)
údaje o dlužníkovi jsou správné;
e)
částka, jež má být inkasována, je zapsána ve správném rozpočtovém bodu;
f)
podklady jsou v pořádku a
g)
je dodržena zásada řádného finančního řízení, zejména z hlediska kritérií uvedených v čl. 91 odst. 1 písm. a).
Článek 82
Podklady pro stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky vychází z podkladů, jež osvědčují nárok Unie.
2. Před stanovením pohledávky provede příslušná schvalující osoba osobně kontrolu podkladů nebo se na vlastní odpovědnost ujistí, že tato kontrola byla provedena.
3. Podklady uchovává schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Článek 83
Úroky z prodlení
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z použití zvláštních odvětvových pravidel, nabíhají z pohledávky, jež není ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) uhrazena, úroky z prodlení v souladu s odstavci 2 a 3 tohoto článku.
2. V případě pohledávek, jež nejsou uhrazeny ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b), se jako úroková sazba použije sazba, kterou uplatňuje Evropská centrální banka na své hlavní refinanční operace, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie a platná v první kalendářní den měsíce splatnosti, zvýšená o:
a)
osm procentních bodů, pokud událostí, z jejíhož titulu pohledávka vznikla, je veřejná zakázka na dodávky a služby uvedené v hlavě V;
b)
tři a půl procentních bodů ve všech ostatních případech.
3. Úroky se počítají od kalendářního dne následujícího po dni, kdy uplynula lhůta uvedená v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikovaná ve výzvě k úhradě, až do kalendářního dne, kdy je pohledávka uhrazena v plné výši.
Inkasní příkaz na částku odpovídající úrokům z prodlení se vystaví až po skutečném obdržení těchto úroků.
4. V případě pokut platí, že složí-li dlužník finanční jistotu, kterou účetní akceptuje namísto platby, použije se ode dne uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) úroková sazba uvedená v odstavci 2 tohoto článku, která je platná v první den měsíce, v němž bylo rozhodnutí o uložení pokuty přijato, zvýšená pouze o jeden a půl procentního bodu.
Oddíl 4
Schválení inkasa
Článek 84
Vystavení inkasního příkazu
(Článek 79 finančního nařízení)
1. Inkasní příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být příjem zapsán;
b)
odkazy na právní akt či právní závazek, jež představují rozhodnou skutečnost pro vznik pohledávky a zakládají nárok na inkaso;
c)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění, včetně případných odkazů na odpovídající rozpočtový závazek;
d)
částku k inkasu vyjádřenou v eurech;
e)
jméno a adresu dlužníka;
f)
lhůtu uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b);
g)
možný způsob inkasa, mj. zejména započtení nebo uplatnění složených jistot.
2. Příslušná schvalující osoba opatří inkasní příkaz datem a svým podpisem a postoupí jej účetnímu.
3. Účetní jednotlivých orgánů vedou seznam splatných částek k inkasu. Nároky Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní jednotlivých orgánů seznam předávají účetnímu Komise.
Účetní Komise připraví konsolidovaný seznam, v němž jsou splatné částky řazeny v členění podle jednotlivých orgánů a data vystavení inkasního příkazu. Tento seznam Komise připojí ke své zprávě o rozpočtovém a finančním řízení.
4. V zájmu posílení ochrany finančních zájmů Unie vypracovává Komise seznam nároků Unie, v němž kromě výše pohledávek uvádí jména dlužníků, jimž byla úhrada pohledávky nařízena pravomocným rozhodnutím soudu a kteří po dobu jednoho roku od jeho vydání pohledávku neuhradili vůbec nebo ji neuhradili z významné části. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje význam dané částky.
Článek 85
Vykonatelné rozhodnutí ve prospěch jiných orgánů
(Čl. 79 odst. 2 finančního nařízení)
1. Výjimečné okolnosti podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení jsou dány v případě, kdy dotyčný orgán vyčerpal možnosti k dobrovolné úhradě a k inkasu pohledávky započtením podle čl. 80 odst. 1 finančního nařízení a kdy pohledávka dosahuje významné výše.
2. Dotyčné orgány, u nichž se nejedná o orgány uvedené v článku 299 Smlouvy o fungování EU, jsou v případě podle odstavce 1 oprávněny požádat Komisi, aby přijala vykonatelné rozhodnutí.
3. Vykonatelné rozhodnutí ve všech případech stanoví, že je nárokované částky nutno zapsat do oddílu rozpočtu příslušného orgánu, který jedná jako schvalující osoba. Související příjmy se do rozpočtu zapisují jako obecné příjmy, s výjimkou specifikovaných případů, kdy se jedná o účelově vázané příjmy podle čl. 21 odst. 3 finančního nařízení.
4. Nastane-li situace, jež by mohla inkaso ovlivnit, žádající orgán Komisi vyrozumí a zasáhne na její podporu, bude-li proti vykonatelnému rozhodnutí podán opravný prostředek.
5. Komise a příslušný orgán se dohodnou na praktických opatřeních k provedení tohoto článku.
Oddíl 5
Inkaso
Článek 86
Náležitosti inkasa
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Účetní provede při inkasu pohledávky účetní zápis a uvědomí příslušnou schvalující osobu.
2. Na platbu v hotovosti do pokladny vydá účetní nebo správce zálohových účtů potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 87
Inkaso započtením
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Má-li dlužník vůči Unii jistou pohledávku ve smyslu čl. 81 písm. a), která zní na pevnou částku, je splatná a týká se částky stanovené v platebním příkazu, inkasuje účetní po uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) stanovenou pohledávku započtením.
Za výjimečných okolností, kdy je nezbytné chránit finanční zájmy Unie a kdy se účetní důvodně domnívá, že by pohledávka Unie mohla být nedobytná, provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
Souhlasí-li dlužník, účetní provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
2. Předtím, než účetní zahájí postup inkasa podle odstavce 1, konzultuje příslušnou schvalující osobu a informuje o tom příslušné dlužníky.
Je-li dlužníkem vnitrostátní orgán nebo některý z jeho správních subjektů, informuje účetní o svém úmyslu provést inkaso započtením rovněž příslušný členský stát, a to alespoň deset pracovních dní předem. Účetní však může po dohodě s příslušným členským státem či správním subjektem provést inkaso započtením ještě před uplynutím této lhůty.
3. Započtení podle odstavce 1 má stejný účinek jako platba a zprošťuje Unii povinnosti k úhradě ve výši pohledávky a případně splatných úroků.
Článek 88
Postup vymáhání částek neuhrazených dobrovolně
(Články 79 a 80 finančního nařízení)
1. Není-li ve lhůtě uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikované ve výzvě k úhradě inkasována celá částka, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup inkasa všemi právními prostředky, včetně případného uspokojení z předem složených jistot; tím není dotčen článek 87.
2. Nelze-li použít způsob inkasa uvedený v odstavci 1 tohoto článku a nezaplatí-li dlužník ani po obdržení upomínky od účetního, vymáhá účetní pohledávku výkonem rozhodnutí v souladu s čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo žalobou; tím není dotčen článek 87.
Článek 89
Dodatečná platební lhůta
(Článek 80 finančního nařízení)
Ve spolupráci s příslušnou schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže, že za celou dodatečně poskytnutou lhůtu, počínaje původním dnem splatnosti uvedeným v čl. 80 odst. 3 písm. b), uhradí úroky vypočtené podle sazby v článku 83;
b)
v zájmu ochrany práv Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní orgánu akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistotu uvedenou v pododst. 1 písm. b) může nahradit společné a nerozdílné ručení třetí osoby, jež schválí účetní orgánu.
Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka upustit od požadavku na složení jistoty podle pododst. 1 písm. b), dojde-li k názoru, že je dlužník ochoten a schopen platbu během dodatečné lhůty uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 90
Inkaso pokut a jiných sankcí
(Články 80 a 83 finančního nařízení)
1. Je-li u Soudního dvora Evropské unie podána žaloba proti rozhodnutí Komise o uložení pokuty nebo jiných sankcí podle Smlouvy o fungování EU nebo Smlouvy o Euratomu, dlužník až do okamžiku vyčerpání všech opravných prostředků buď předběžně uhradí příslušnou částku na bankovní účet určený účetním, nebo složí finanční jistotu, kterou účetní akceptuje. Jistota je nezávislá na povinnosti zaplatit pokutu, penále nebo jinou sankci a propadá po první výzvě. Tato jistota musí krýt jistinu a splatný úrok stanovený v čl. 83 odst. 4.
2. S cílem zajistit bezpečnost a likvidnost těchto předběžně přijatých částek a generovat z nich kladný výnos Komise tyto částky investuje do finančních aktiv.
3. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že je pokuta či sankce potvrzena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
v souladu s článkem 83 finančního nařízení se předběžně vybrané částky, příslušné úroky a další částky z nich plynoucí zapíší do rozpočtu, a to nejpozději v rozpočtovém roce, jenž následuje po roce, v němž byly vyčerpány všechny opravné prostředky;
b)
pokud byla složena finanční jistota, pak tato jistota propadá a odpovídající částka se zapíše do rozpočtu.
Pokud soud pokutu nebo sankci zvýší, použije se první pododstavec písm. a) a b) na částku do výše uvedené v rozhodnutí Komise; částku, o niž se pokuta či sankce navyšuje, vybere účetní a tato částka se zapíše do rozpočtu.
4. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že byla pokuta či sankce zrušena či snížena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
částky vybrané neoprávněně se spolu s naběhlými úroky vyplatí dotyčné třetí osobě. Je-li za příslušné období dosažen celkově záporný výnos, je předmětem vrácení nominální hodnota neoprávněně vybraných částek;
b)
pokud byla složena finanční jistota, je tato jistota odpovídajícím způsobem uvolněna.
Článek 91
Upuštění od inkasa stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba může upustit od inkasa stanovené pohledávky nebo její části pouze v těchto případech:
a)
pokud by předvídatelné náklady na inkaso překročily výši částky k inkasu a pokud by upuštění od inkasa nepoškodilo pověst Unie;
b)
pokud je inkaso pohledávky nemožné z důvodů jejího stáří nebo platební neschopnosti dlužníka;
c)
pokud je inkaso v rozporu se zásadou proporcionality.
2. V případě podle odst. 1 písm. c) jedná příslušná schvalující osoba v souladu s postupy, jež předem stanoví daný orgán, a použije tato povinná a závazně použitelná kritéria:
a)
povaha skutečností, s přihlédnutím k závažnosti nesrovnalosti, jež vedla ke stanovení pohledávky (podvod, opakování deliktu, úmysl, řádná péče, dobrá víra, zjevný omyl);
b)
dopad, který by upuštění od inkasa pohledávky mělo na činnost Unie a její finanční zájmy (dotčená částka, riziko vytvoření precedentu, ohrožení autority právního předpisu).
Podle okolností případu může příslušná schvalující osoba vzít v úvahu tato doplňující kritéria:
a)
narušení hospodářské soutěže, jež by mohlo upuštění od inkasa pohledávky vyvolat;
b)
hospodářskou a sociální škodu, kterou by způsobilo inkaso celé pohledávky.
3. Rozhodnutí o upuštění od inkasa podle čl. 80 odst. 2 finančního nařízení musí být řádně odůvodněno a musí odkazovat jednak na opatření, jež byla za účelem inkasa pohledávky přijata v souladu se zásadou řádné péče, jednak na právní a věcné důvody, o něž se upuštění od inkasa opírá. Příslušná schvalující osoba se při upuštění od inkasa řídí článkem 84.
4. Pravomoc upustit od inkasa stanovené pohledávky nemůže orgán přenést, pokud částka, od jejíhož inkasa má být upuštěno:
a)
činí nejméně 1 000 000 EUR;
b)
činí nejméně 100 000 EUR, což představuje alespoň 25 % stanovené pohledávky.
Pro částky, jež nedosahují limitů uvedených v prvním pododstavci, stanoví jednotlivé orgány ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci upustit od inkasa stanovené pohledávky.
5. Jednotlivé orgány zasílají každoročně Evropskému parlamentu a Radě zprávu o případech upuštění od inkasa uvedených v odstavcích 1 až 4 tohoto článku, kdy dotčené částky dosahovaly nejméně 100 000 EUR. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Článek 92
Zrušení stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Dojde-li k chybě, příslušná schvalující osoba s uvedením důvodů stanovenou pohledávku nebo její část zruší v souladu s články 82 a 84.
2. Jednotlivé orgány stanoví ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci zrušit stanovenou pohledávku.
Článek 93
Pravidla pro běh promlčecích lhůt
(Článek 81 finančního nařízení)
1. Promlčecí lhůta nároků Unie vůči třetím osobám počíná běžet dnem uplynutí lhůty oznámené dlužníkovi ve výzvě k úhradě podle čl. 80 odst. 3 písm. b).
Promlčecí lhůta nároků třetích osob vůči Unii počíná běžet dnem, kdy se podle odpovídajícího právního závazku stává nárok třetí osoby splatným.
2. Běh promlčecí lhůty nároků Unie vůči třetím osobám se přerušuje úkonem orgánu nebo členského státu jednajícího na žádost orgánu, který byl třetí osobě oznámen a jehož účelem je inkaso pohledávky.
Běh promlčecí lhůty nároků třetích osob vůči Unii se přerušuje úkonem, jejž Unii její věřitelé nebo osoby jednající jménem těchto věřitelů oznámili a jehož účelem je inkaso pohledávky.
3. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni přerušení lhůty podle odstavce 2.
4. Běh promlčecí lhůty se přerušuje též zahájením právních kroků, jejichž předmětem je pohledávka uvedená v odstavci 1, včetně žalob podaných u soudu, jenž se později prohlásí za nepříslušný. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet až v okamžiku, kdy rozhodnutí soudu nabude právní moci nebo kdy v téže věci dojde mezi stranami k mimosoudnímu vyrovnání.
5. Za přerušení běhu promlčecí lhůty je pokládán rovněž případ, kdy účetní poskytne dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu podle článku 89. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni uplynutí prodloužené platební lhůty.
6. Po uplynutí promlčecí lhůty podle odstavců 1 až 5 nelze nároky již vymáhat.
KAPITOLA 6
Výdajové operace
Článek 94
Rozhodnutí o financování
(Článek 84 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o financování stanoví základní údaje o akci, s níž je spojeno vynakládání výdajů z rozpočtu.
2. Rozhodnutí o financování uvádí zejména tyto údaje:
a)
v případě grantů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
priority na jednotlivé roky, cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky, jichž má být pomocí prostředků schválených na daný rozpočtový rok docíleno,
iii)
základní kritéria způsobilosti, výběru a udělení grantu, podle nichž je vybíráno z návrhů,
iv)
maximální možnou míru spolufinancování, a v případě, že se předpokládají různé míry spolufinancování, též kritéria, jež se pro jednotlivé míry použijí,
v)
harmonogram a orientační počet výzev k podávání návrhů;
b)
v případě veřejných zakázek:
i)
souhrnné rozpočtové krytí vyhrazené pro veřejné zakázky na příslušný rok,
ii)
předběžný počet a druhy předpokládaných veřejných zakázek a, je-li to možné, alespoň obecně jejich předmět,
iii)
orientační harmonogram termínů, v nichž budou zahajována zadávací řízení;
c)
v případě svěřeneckých fondů podle článku 187 finančního nařízení:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
prostředky vyhrazené pro svěřenecký fond na daný rok a výši částek plánovaných na dobu trvání fondu,
iii)
cíle a dobu trvání svěřeneckého fondu,
iv)
pravidla správy svěřeneckého fondu,
v)
možnost svěřit úkoly související s plněním rozpočtu subjektům a osobám uvedeným v čl. 187 odst. 2 finančního nařízení;
d)
v případě cen:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
základní podmínky účasti a kritéria pro udělení ceny,
iv)
harmonogram soutěže o návrh a výše ceny či cen;
e)
v případě finančních nástrojů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
výši přidělené částky,
iv)
orientační harmonogram provádění.
3. Pokud pracovní program podle článku 128 finančního nařízení obsahuje údaje podle odst. 2 písm. a) tohoto článku a jedná-li se o granty, jež jsou financovány z prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, považováno za rozhodnutí o financování těchto grantů.
Pokud jde o veřejné zakázky, svěřenecké fondy, ceny a finanční nástroje, pak v případech, kdy pracovní program, jenž obsahuje údaje podle odst. 2 písm. b), c), d) a e) tohoto článku, stanoví čerpání odpovídajících prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, pokládáno též za rozhodnutí o financování příslušných veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
Jestliže takový pracovní program tyto údaje v případě jedné či více akcí neobsahuje, musí být náležitě pozměněn nebo musí být přijato specifické rozhodnutí o financování těchto akcí.
4. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení základního právního aktu, uplatní se v případě podstatné změny již přijatého rozhodnutí o financování stejný postup jako u původního rozhodnutí.
Oddíl 1
Přidělení výdajů na závazek
Článek 95
Souhrnné a předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením finanční dohody, jež sama stanoví následné přijetí jednoho či více právních závazků, nebo přijetím jednoho či více právních závazků.
Na základě finančních dohod v oblasti přímé finanční pomoci třetím zemím včetně rozpočtové podpory, které zakládají právní závazky, lze provádět platby, aniž by bylo zapotřebí přijímat další právní závazky.
2. Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď přijetím jednoho či více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo - v případě výdajů na řízení zaměstnanců nebo na informování veřejnosti ze strany orgánů o aktuálním dění v Unii - přímo platbami.
Článek 96
Přijetí souhrnného závazku
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný závazek je přijímán na základě rozhodnutí o financování.
Souhrnný závazek je přijímán nejpozději před vydáním rozhodnutí o výběru příjemců, a, pokud je k čerpání příslušných prostředků nutno přijmout pracovní program ve smyslu článku 188, nejdříve po přijetí tohoto programu.
2. Ustanovení odst. 1 druhého pododstavce se nepoužije, pokud se souhrnný závazek provádí uzavřením finanční dohody.
Článek 97
Podpisy téže osoby
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Od pravidla, podle něhož musí rozpočtový závazek i jemu odpovídající právní závazek podepsat táž osoba, se lze odchýlit pouze v těchto případech:
a)
jedná se o předběžné závazky;
b)
souhrnné závazky se týkají finančních dohod se třetími zeměmi;
c)
rozhodnutí orgánu zakládá právní závazek;
d)
souhrnný závazek se provádí prostřednictvím více právních závazků, za něž odpovídají různé příslušné schvalující osoby;
e)
v souvislosti se zálohovými účty, jež jsou vyčleněny na vnější činnosti, musí právní závazky podepsat zaměstnanci místních jednotek uvedených v článku 72 na pokyn příslušné schvalující osoby, která má však i nadále odpovědnost za hlavní operaci;
f)
orgán přenesl pravomoci schvalující osoby na ředitele interinstitucionálního evropského úřadu podle čl. 199 odst. 1 finančního nařízení.
2. Není-li příslušná schvalující osoba, jež podepsala rozpočtový závazek, k dispozici, aby podepsala právní závazek, po dobu, jež překračuje lhůty pro přijetí právního závazku, přijme právní závazek osoba jmenovaná podle předpisů daného orgánu pro zastupování, jestliže má tato osoba postavení schvalující osoby podle čl. 65 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 98
Správní výdaje, na něž se vztahují předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
Za běžné správní výdaje, jež mohou zakládat předběžné závazky, se považují zejména:
a)
výdaje na zaměstnance, ať již podléhají služebnímu řádu či nikoli, a výdaje na ostatní lidské zdroje, důchody a odměny odborníků;
b)
výdaje na členy orgánu;
c)
výdaje na vzdělávání;
d)
výdaje na výběrová řízení, výběr a nábor;
e)
výdaje na služební cesty;
f)
výdaje na reprezentaci;
g)
výdaje na zasedání;
h)
externí tlumočníci a překladatelé;
i)
výměny úředníků;
j)
běžný nájem movitých věcí a nemovitostí nebo opakující se platby v rámci veřejných zakázek na nemovitosti ve smyslu článku 121 tohoto nařízení nebo v rámci splátek půjček podle čl. 203 odst. 8 finančního nařízení;
k)
různá pojištění;
l)
úklid, údržba a bezpečnost;
m)
výdaje v sociální a zdravotní oblasti;
n)
výdaje na telekomunikace;
o)
finanční poplatky;
p)
výdaje na právní ochranu;
q)
výdaje na náhradu škody včetně úroků;
r)
náklady na pracovní prostředky;
s)
voda, plyn a elektřina;
t)
publikace na papírových nebo elektronických nosičích;
u)
informování veřejnosti o aktuálním dění v Unii ze strany orgánů.
Článek 99
Zaznamenávání individuálních právních závazků
(Článek 86 finančního nařízení)
V případě souhrnného rozpočtového závazku, na nějž navazuje jeden či více individuálních právních závazků, zaznamená příslušná schvalující osoba v centrálním účetnictví výši tohoto jednoho či více navazujících individuálních právních závazků.
Tyto účetní zápisy uvádějí odkaz na souhrnný závazek, k jehož tíži se individuální závazky účtují.
Tento účetní zápis provede příslušná schvalující osoba před podpisem odpovídajícího individuálního právního závazku, s výjimkou případů uvedených v čl. 86 odst. 4 čtvrtém pododstavci finančního nařízení.
Ve všech případech příslušná schvalující osoba ověří, zda jejich souhrnná výše nepřekračuje celkový souhrnný závazek, jenž tyto individuální závazky pokrývá.
Oddíl 2
Potvrzování výdajů
Článek 100
Potvrzení a „předání k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů ve smyslu článku 110, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Příslušná schvalující osoba předtím, než rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že byla tato kontrola provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje má podobu podpisu doložky „předáno k platbě“, jejž připojuje příslušná schvalující osoba nebo odborně způsobilý zaměstnanec, jenž k tomu byl zmocněn formálním rozhodnutím schvalující osoby a na její zodpovědnost v souladu s čl. 65 odst. 5 finančního nařízení. Rozhodnutí o zmocnění jsou archivována pro pozdější použití.
Článek 101
Doložka „správnost ověřena“ u plateb předběžného financování
(Článek 88 finančního nařízení)
Pokud jde o platby předběžného financování, osvědčuje splnění podmínek, jež pro jejich úhradu stanoví právní závazek, příslušná schvalující osoba nebo jí řádně zmocněný, odborně způsobilý zaměstnanec vystavením doložky „správnost ověřena“.
Článek 102
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u veřejných zakázek
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci veřejných zakázek se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval fakturu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele;
b)
faktura nebo k ní přiložený interní dokument jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance;
c)
fakturu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Doložka „správnost ověřena“ uvedená v prvním pododstavci písm. b) potvrzuje, že služby, dodávky či stavební práce uvedené ve smlouvě byly řádně poskytnuty, resp. provedeny. V případě dodávek a stavebních prací vydá úředník nebo jiný odborně způsobilý zaměstnanec předběžné potvrzení o přijetí a po skončení záruční lhůty uvedené ve smlouvě konečné potvrzení o přijetí. Obě potvrzení mají platnost doložky „správnost ověřena“.
U opakujících se plateb včetně předplatného a vzdělávacích kurzů doložka „správnost ověřena“ osvědčuje, že je nárok věřitele v souladu s příslušnými doklady odůvodňujícími platbu.
Článek 103
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u grantů
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci grantů se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval žádost příjemce o platbu;
b)
žádost o platbu nebo interní dokument přiložený k výkazu nákladů jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem úředníka nebo jiného odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba;
c)
žádost o platbu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Vystavením doložky podle prvního pododstavce písm. b) osvědčuje úředník či jiný odborně způsobilý zaměstnanec, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba, že daná akce či pracovní program, které příjemce provedl, splňují ve všech ohledech podmínky grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu a případně že náklady, jež příjemce vykázal, jsou způsobilé.
Článek 104
Předání k platbě u výdajů na zaměstnance
(Článek 88 finančního nařízení)
U plateb výdajů na zaměstnance se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že jsou k dispozici tyto podklady:
a)
u měsíčních platů:
i)
úplný seznam zaměstnanců s uvedením všech složek jejich odměn,
ii)
tiskopis (osobní list), který je vystavován na základě rozhodnutí vydávaných v jednotlivých případech a který dokládá veškeré změny libovolné složky odměny,
iii)
v případě náborů či jmenování ověřená kopie rozhodnutí o náboru či jmenování, která je přiložena při potvrzení první výplaty;
b)
u ostatních odměn, například zaměstnancům placeným podle odpracovaných hodin nebo dní: výkaz počtu odpracovaných dní a hodin, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
c)
u přesčasů: výkaz odpracované práce přesčas, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
d)
u výdajů na pracovní cesty:
i)
cestovní příkaz, opatřený podpisem příslušného orgánu,
ii)
výkaz výdajů na služební cestu, opatřený podpisem zaměstnance na služební cestě a jeho pověřeného nadřízeného, pokud se výdaje na služební cestu liší od údajů na příkazu ke služební cestě;
e)
u některých dalších správních výdajů na zaměstnance, včetně předplatného a vzdělávacích kurzů, jež mají být podle smlouvy hrazeny předem: podklady, jež odkazují na rozhodnutí, na němž je výdaj založen, a uvádějí jednotlivé složky pro výpočet.
Výkaz výdajů na služební cestu uvedený v prvním pododstavci písm. d) bodu ii) uvádí cíl služební cesty, datum a hodinu odjezdu a příjezdu do cíle služební cesty, cestovní výlohy, denní diety a ostatní výdaje řádně schválené proti předložení podkladů.
Článek 105
Forma doložky „předáno k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „předáno k platbě“ podle článku 100 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému má doložka „předáno k platbě“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance.
Článek 106
Forma doložky „správnost ověřena“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „správnost ověřena“ podle článku 101 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému může mít doložka „správnost ověřena“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba.
Oddíl 3
Schvalování výdajů
Článek 107
Kontroly plateb schvalující osobou
(Článek 89 finančního nařízení)
Při vystavování platebního příkazu příslušná schvalující osoba zajistí, aby:
a)
platební příkaz byl vystaven řádně, tedy aby bylo vydáno odpovídající rozhodnutí o potvrzení v podobě doložky „předáno k platbě“, údaje o příjemci byly správné a částka byla splatná;
b)
platební příkaz odpovídal rozpočtovému závazku, k jehož tíži je zaúčtován;
c)
výdaj byl zapsán ve správném rozpočtovém bodu;
d)
byly k dispozici potřebné prostředky.
Článek 108
Údaje povinně uváděné na platebních příkazech a jejich předávání účetnímu
(Článek 89 finančního nařízení)
1. Platební příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být výdaj zaúčtován;
b)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění;
c)
odkaz na právní závazek, jenž zakládá nárok na platbu;
d)
odkaz na rozpočtový závazek, k jehož tíži je platební příkaz zaúčtován;
e)
částku, jež má být vyplacena, vyjádřenou v eurech;
f)
jméno, adresu a bankovní údaje příjemce;
g)
předmět výdaje;
h)
způsob platby;
i)
zápis majetku do inventárního soupisu v souladu s článkem 248.
2. Příslušná schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu.
Oddíl 4
Úhrada výdajů
Článek 109
Druhy plateb
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze jej rozdělit do více plateb v souladu se zásadami řádného finančního řízení.
2. Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené a/nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
3. Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
Článek 110
Podklady
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování, včetně předběžného financování rozloženého na splátky, se vyplácí buď na základě smlouvy, rozhodnutí, dohody nebo základního právního aktu, anebo na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, že jsou dodrženy podmínky dané smlouvy, dohody nebo rozhodnutí. Stanoví-li uvedené dokumenty splatnost předběžného financování, není k úhradě splatné částky již zapotřebí podávat další žádost.
2. Průběžné platby a výplata zůstatku jsou prováděny na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, zda byly financované akce prováděny v souladu se základním právním aktem, rozhodnutím, podmínkami smlouvy nebo dohody.
3. Povahu podkladů uvedených v tomto článku stanoví příslušná schvalující osoba na základě základního právního aktu, rozhodnutí, smlouvy či dohody v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Za podklady pro účely odstavce 2 se považují průběžné a konečné zprávy o technickém a finančním plnění.
4. Podklady uchovává příslušná schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Oddíl 5
Lhůty pro výdajové operace
Článek 111
Platební lhůty a úroky z prodlení
(Článek 92 finančního nařízení)
1. Platební lhůtou se rozumí lhůta k provedení platby včetně potvrzení, schválení a úhrady výdaje.
Tato lhůta počíná běžet dnem doručení žádosti o platbu.
Žádost o platbu co nejdříve zaeviduje schválený útvar pověřené schvalující osoby; má se za to, že žádost byla doručena v den, kdy k zaevidování došlo.
Dnem platby se rozumí den, k němuž byla platba připsána k tíži účtu orgánu.
2. Žádost o platbu musí uvádět tyto základní údaje:
a)
identifikaci věřitele;
b)
částku;
c)
měnu;
d)
datum.
Chybí-li alespoň jeden ze základních údajů, je žádost o platbu zamítnuta.
O zamítnutí a jeho důvodech je věřitel vyrozuměn písemně a co nejdříve, nejpozději však do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
3. V případě stavení lhůty podle čl. 92 odst. 2 finančního nařízení počíná zbytek platební lhůty opětovně běžet dnem, kdy jsou doručeny požadované informace nebo zrevidované dokumenty nebo kdy proběhne další potřebné ověření včetně kontrol na místě.
4. Po uplynutí lhůt uvedených v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení má věřitel nárok na úroky za těchto podmínek:
a)
použijí se úrokové sazby uvedené v čl. 83 odst. 2 tohoto nařízení;
b)
úroky se platí za dobu, jež uplyne od kalendářního dne, který následuje po uplynutí platební lhůty uvedené v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení, až do dne zaplacení.
Činí-li však úroky vypočtené podle prvního pododstavce nejvýše 200 EUR, jsou věřiteli uhrazeny pouze na jeho žádost podanou do dvou měsíců od připsání opožděné platby.
5. Jednotlivé orgány předloží Evropskému parlamentu a Radě zprávu o dodržování lhůt a o stavení lhůt podle článku 92 finančního nařízení. Zpráva Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti podle čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
KAPITOLA 7
Systémy informačních technologií
Článek 112
Popis systémů informačních technologií
(Článek 93 finančního nařízení)
Jsou-li ke zpracovávání operací v rámci plnění rozpočtu používány počítačové systémy a subsystémy, je nutno vypracovat jejich úplný a aktualizovaný popis.
Tento popis stanoví obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Podrobně uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím existovala kompletní auditní stopa.
Článek 113
Pravidelné ukládání
(Článek 93 finančního nařízení)
Údaje v počítačových systémech a subsystémech musí být pravidelně ukládány a uchovávány na bezpečném místě.
KAPITOLA 8
Interní auditor
Článek 114
Jmenování interního auditora
(Článek 98 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého interního auditora v souladu s pravidly, jež jsou přizpůsobena jejich specifikům a požadavkům. O jmenování interního auditora informují orgány Evropský parlament a Radu.
2. Jednotlivé orgány stanoví v souladu se svými specifiky a požadavky rozsah kompetencí interního auditora a podrobně upraví cíle a postupy, jimiž se bude výkon funkce interního auditu řídit; přitom náležitě zohlední platné mezinárodní standardy v oblasti interního auditu.
3. Orgán může jmenovat interním auditorem úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád a jenž byl vybrán z řad státních příslušníků členských států, a to na základě zvláštní způsobilosti této osoby.
4. Jmenují-li dva nebo více orgánů téhož interního auditora, přijmou nezbytná opatření, aby bylo možno jej v souladu s článkem 119 povolat k odpovědnosti za jeho jednání.
5. Ukončí-li interní auditor výkon své funkce, informuje o tom dotčený orgán Evropský parlament a Radu.
Článek 115
Zdroje poskytované internímu auditorovi
(Článek 99 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány poskytnou svým interním auditorům prostředky potřebné k řádnému výkonu jejich kontrolní funkce a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
Článek 116
Pracovní program
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor přijímá svůj pracovní program a předkládá jej orgánu.
2. Orgán může po interním auditorovi požadovat, aby provedl audit, jenž není zařazen v jeho pracovním programu podle odstavce 1.
Článek 117
Zprávy interního auditora
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor předkládá orgánu výroční zprávu o interním auditu podle čl. 99 odst. 3 finančního nařízení, v níž uvede počet a druh provedených interních auditů, hlavní vydaná doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení.
Výroční zpráva uvádí též systémové problémy, jež odhalila specializovaná komise zřízená podle čl. 73 odst. 6 finančního nařízení.
2. Jednotlivé orgány posuzují, jsou-li doporučení ve zprávách interního auditora vhodná k výměně osvědčených postupů s ostatními orgány.
3. Interní auditor se při vypracování své zprávy zaměřuje především na celkové dodržování zásady řádného finančního řízení a zajišťuje, aby byla přijímána vhodná opatření ke stále lepšímu a důslednějšímu uplatňování této zásady.
Článek 118
Nezávislost
(Článek 100 finančního nařízení)
Interní auditor je při provádění auditů plně nezávislý. Při výkonu své funkce, která je mu na základě jmenování svěřena podle finančního nařízení, nesmí dostávat žádné pokyny ani být žádným způsobem omezován.
Článek 119
Možnost povolat interního auditora k odpovědnosti
(Článek 100 finančního nařízení)
Interního auditora jakožto úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád, může povolat k odpovědnosti za jeho činy pouze samotný orgán za podmínek uvedených v tomto článku.
Orgán přijme odůvodněné rozhodnutí o zahájení vyšetřování. Toto rozhodnutí je oznámeno zúčastněné osobě. Orgán může pověřit vyšetřováním na svou přímou odpovědnost jednoho nebo více úředníků stejného nebo vyššího stupně, než je dotyčný zaměstnanec. V průběhu vyšetřování musí být vyslechnuta zúčastněná osoba.
Zpráva o vyšetřování je zaslána zúčastněné osobě, kterou poté ve věci této zprávy vyslechne orgán.
Na základě zprávy a slyšení přijme orgán buď odůvodněné rozhodnutí o zastavení řízení, nebo odůvodněné rozhodnutí v souladu s články 22 a 86 přílohy IX služebního řádu. Rozhodnutí, jimiž se ukládají disciplinární opatření nebo finanční sankce, musí být oznámena zúčastněné osobě a zaslána pro informaci ostatním orgánům a Účetnímu dvoru.
Zúčastněná osoba může podat proti takovým rozhodnutím žalobu u Soudního dvora Evropské unie za podmínek stanovených ve služebním řádu.
Článek 120
Žaloba u Soudního dvora Evropské unie
(Článek 100 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny opravné prostředky podle služebního řádu, může interní auditor podat žalobu přímo u Soudního dvora Evropské unie ve věci jednání, jež se týká výkonu jeho funkce interního auditora. Žaloba musí být podána do tří měsíců od kalendářního dne, kdy bylo dotyčné jednání oznámeno.
O žalobách se jedná a rozhoduje způsobem podle čl. 91 odst. 5 služebního řádu úředníků Evropské unie.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Oddíl 1
Oblast působnosti a zásady zadávání
Článek 121
Definice a oblast působnosti
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Předmětem veřejné zakázky na nemovitosti je koupě pozemků, budov nebo jiných nemovitostí nebo jejich dlouhodobý nájem, právo užívání, leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj.
2. Předmětem veřejné zakázky na dodávky je koupě výrobků nebo jejich leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj. Veřejná zakázka, jejímž předmětem je dodávka výrobků a která vedle těchto dodávek zahrnuje umísťovací a instalační práce, se považuje za veřejnou zakázku na dodávky.
3. Předmětem veřejné zakázky na stavební práce je buď provedení stavebních prací či díla, nebo jak vypracování návrhu, tak provedení stavebních prací či díla v souvislosti s činnostmi uvedenými v příloze I směrnice 2004/18/ES, nebo provedení díla podle požadavků veřejného zadavatele za použití libovolných prostředků. „Dílem“ se rozumí výsledek stavebních nebo inženýrských prací, který má sám plnit hospodářskou nebo technickou funkci.
4. Předmětem veřejné zakázky na služby je poskytování služeb intelektuálního a neintelektuálního charakteru, s výjimkou dodávek, provedení stavebních prací a nemovitostí.
Veřejná zakázka, jež zahrnuje dva či více druhů veřejných zakázek (stavební práce, služby či dodávky), je zadávána v souladu s ustanoveními, jež se použijí na ten druh veřejné zakázky, která charakterizuje hlavní předmět dané zakázky.
V případě smíšených veřejných zakázek, jež zahrnují služby a dodávky, se jejich hlavní předmět určí na základě porovnání hodnot příslušných služeb a dodávek.
Veškeré odkazy na nomenklaturu v kontextu zadávání veřejných zakázek se řídí „společným slovníkem pro veřejné zakázky (CPV)“, jejž zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002 (11).
5. Pojmy „zhotovitel díla“, „dodavatel“ a „poskytovatel služeb“ označují fyzickou či právnickou osobu nebo veřejný subjekt nebo seskupení těchto osob a/nebo subjektů, které na trhu nabízejí provedení stavebních prací a/nebo díla, dodávku výrobků, resp. poskytnutí služby. Pojem „hospodářský subjekt“ zahrnuje „zhotovitele díla“, „dodavatele“ a „poskytovatele služeb“. Hospodářský subjekt, jenž podal nabídku, se označuje jako „uchazeč“. Pojem „zájemce“ označuje žadatele o účast v užším řízení, v soutěžním dialogu nebo v jednacím řízení. Pojem „prodejce“ označuje hospodářský subjekt zapsaný na seznamu prodejců podle čl. 136 odst. 1 písm. b).
Seskupení hospodářských subjektů mohou podávat nabídky nebo vystupovat jako zájemci. Veřejní zadavatelé nesmějí od takových seskupení vyžadovat, aby měla určitou právní formu proto, aby mohla podat nabídku nebo žádost o účast, avšak od vybraného seskupení mohou vyžadovat nabytí konkrétní právní formy, pokud mu byla zadána veřejná zakázka a pokud je tato změna nezbytná pro řádné plnění zakázky.
6. Útvary orgánů Unie jsou považovány za veřejné zadavatele, s výjimkou případů, kdy mezi sebou uzavřou správní dohodu o poskytování služeb, dodávkách výrobků, provedení stavebních prací či provedení veřejných zakázek na nemovitosti.
7. Pojem „technická pomoc“ označuje činnosti zaměřené na podporu a budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
8. Veškeré výměny se zhotoviteli, dodavateli a poskytovateli, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež veřejný zadavatel zřídí.
9. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
10. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 9 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 122
Rámcové smlouvy a zvláštní veřejné zakázky
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Doba účinnosti rámcové smlouvy nesmí překročit čtyři roky, s výjimkou mimořádných, řádně odůvodněných případů, jež jsou dány zejména předmětem rámcové smlouvy.
Zvláštní veřejné zakázky zadávané na základě rámcových smluv jsou zadávány v souladu s podmínkami těchto rámcových smluv mezi veřejnými zadavateli a stranami rámcové smlouvy.
Při zadávání zvláštních veřejných zakázek nesmějí strany provádět v dané rámcové smlouvě podstatné změny.
2. Je-li rámcová smlouva uzavřena pouze s jedním hospodářským subjektem, jsou zvláštní veřejné zakázky zadávány v mezích podmínek této rámcové smlouvy.
V řádně odůvodněných případech se veřejní zadavatelé mohou písemně obrátit na zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele se žádostí o doplnění jeho nabídky, je-li takové doplnění nutné.
3. Má-li být rámcová smlouva uzavřena s více hospodářskými subjekty, musí být uzavřena s nejméně třemi hospodářskými subjekty, jestliže dostatečný počet hospodářských subjektů splňuje kritéria pro výběr nebo jestliže dostatečný počet přípustných nabídek splňuje kritéria pro zadání zakázky.
Rámcová smlouva s více hospodářskými subjekty může mít podobu různých smluv, jež obsahují totožné podmínky.
Zadávání zvláštních veřejných zakázek na základě rámcových smluv, jež jsou uzavřeny s několika hospodářskými subjekty, probíhá následujícím způsobem:
a)
v případě rámcových smluv bez opětovného vyhlášení soutěže se použijí podmínky rámcové smlouvy;
b)
v případě rámcových smluv s opětovným vyhlášením soutěže jsou tyto zakázky zadávány poté, co se strany smlouvy zúčastní soutěže opětovně vyhlášené na základě týchž, v případě nutnosti přesněji formulovaných podmínek, a případně na základě dalších podmínek uvedených v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě.
U každé zvláštní veřejné zakázky, jež má být zadána postupem podle třetího pododstavce písm. b), veřejní zadavatelé písemně osloví zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, kteří jsou stranami rámcové smlouvy, a stanoví jim dostatečnou lhůtu pro podání nabídek. Nabídky jsou podávány písemně. Veřejní zadavatelé zadají zvláštní veřejnou zakázku uchazeči, jenž podle kritérií pro zadání zakázky, která jsou uvedena v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě, podá nejlepší nabídku.
4. V případě odvětví, v nichž se ceny a technologie rychle vyvíjejí, musí rámcové smlouvy bez opětovného vyhlášení soutěže obsahovat ustanovení o střednědobém přezkumu nebo o postupu referenčního srovnávání. Jestliže se po střednědobém přezkumu ukáže, že původně stanovené podmínky již neodrážejí vývoj cen nebo technologií, nesmí veřejný zadavatel dotčenou rámcovou smlouvu použít a přijme vhodná opatření k jejímu ukončení.
5. Rozpočtový závazek je předem přijímán pouze v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oddíl 2
Uveřejňování
Článek 123
Vyhlašování veřejných zakázek spadajících do působnosti směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je uveřejňováno oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení; tím není dotčen článek 134. Předběžné oznámení je povinné pouze v případě, hodlá-li veřejný zadavatel v souladu s čl. 152 odst. 4 využít zkrácených lhůt pro doručování nabídek.
2. Předběžné oznámení je oznámení, kterým veřejný zadavatel dává orientačně na vědomí celkovou předpokládanou hodnotu a předmět veřejných zakázek a rámcových smluv, které má v úmyslu zadat v určitém rozpočtovém roce, s výjimkou veřejných zakázek, jež mají být zadány v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Předběžné oznámení uveřejňuje buď Úřad pro publikace Evropské unie (dále jen „Úřad pro publikace“), nebo samotní veřejní zadavatelé na svém profilu kupujícího.
Povinné předběžné oznámení se zasílá Úřadu pro publikace nebo se uveřejňuje na profilu kupujícího, a to co nejdříve, nejpozději však do 31. března rozpočtového roku.
Veřejní zadavatelé, kteří uveřejní předběžné oznámení na svém profilu kupujícího, zašlou Úřadu pro publikace elektronickou cestou a při dodržení formátu a způsobů zasílání podle bodu 3 přílohy VIII směrnice 2004/18/ES oznámení o tom, že na profilu kupujícího uveřejnili toto předběžné oznámení.
3. Oznámení o zahájení zadávacího řízení umožňuje veřejným zadavatelům dát na vědomí svůj úmysl zahájit zadávací řízení na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu nebo zavést dynamický nákupní systém podle článku 131. Aniž jsou dotčeny smlouvy na veřejné zakázky uzavřené v návaznosti na jednací řízení podle článku 134, je uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení povinné v případě veřejných zakázek, jejichž předpokládaná hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1.
Oznámení o zahájení zadávacího řízení není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
V případě otevřeného řízení uvádí oznámení o zahájení zadávacího řízení datum, hodinu a případně místo zasedání komise pro otevírání obálek, které je přístupné uchazečům.
Veřejní zadavatelé uvedou, zdali připouštějí, či nepřipouštějí varianty, a v případě, že uplatňují možnost podle čl. 146 odst. 2 druhého pododstavce, specifikují minimální požadavky na způsobilost. Uvedou kritéria pro výběr podle článku 146, která mají v úmyslu použít, minimální počet zájemců, které zamýšlejí vyzvat k podání nabídky, a případně jejich maximální počet, a dále v souladu s čl. 128 odst. 1 druhým pododstavcem objektivní a nediskriminační kritéria, která zamýšlejí k omezení tohoto počtu uplatnit.
Je-li dokumentace k zadávacímu řízení volně, přímo a v plném rozsahu přístupná elektronickými prostředky, zejména v dynamických nákupních systémech podle článku 131, musí být v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedena internetová adresa, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Veřejný zadavatel, jenž hodlá uspořádat soutěž o návrh, sdělí svůj úmysl prostřednictvím oznámení.
Veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení případně upřesní, že se jedná o interinstitucionální zadávací řízení. V těchto případech se v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedou orgány, výkonné agentury nebo subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení, jež se na zadávacím řízení podílejí, orgán odpovědný za toto řízení a celkový objem veřejných zakázek za všechny tyto orgány, výkonné agentury nebo subjekty.
4. Výsledky zadávacího řízení v případě veřejných zakázek, rámcových smluv nebo veřejných zakázek na bázi dynamického nákupního systému jsou sdělovány prostřednictvím oznámení o výsledku zadávacího řízení. Toto oznámení je povinné v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1. Není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace do 48 kalendářních dní ode dne podpisu smlouvy na veřejnou zakázku nebo rámcové smlouvy. Oznámení o veřejných zakázkách na bázi dynamického nákupního systému však mohou být souhrnně zasílána čtvrtletně. V těchto případech jsou zasílána Úřadu pro publikace do 48 dní po konci čtvrtletí.
Veřejní zadavatelé, kteří uspořádali soutěž o návrh, zašlou Úřadu pro publikace oznámení o výsledcích soutěže.
V případě interinstitucionálního řízení zasílá oznámení o výsledku zadávacího řízení veřejný zadavatel, jenž za dané řízení odpovídá.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace též v případě veřejné zakázky nebo rámcové smlouvy, jejíž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež byla zadána v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, a to ve lhůtě dostatečné pro jeho uveřejnění před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku v souladu s podmínkami čl. 171 odst. 1.
Jestliže v důsledku uzavření smlouvy na zvláštní veřejnou zakázku nebo vlivem souhrnného objemu zvláštních veřejných zakázek dojde k překročení finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je nutno na internetových stránkách veřejného zadavatele zveřejnit do 30. června údaje o hodnotě a smluvních stranách zvláštních veřejných zakázek, jež byly v průběhu předchozího rozpočtového roku zadány na základě rámcové smlouvy; tím není dotčen článek 21.
5. Oznámení se vypracovávají podle standardních formulářů přijatých Komisí podle směrnice 2004/18/ES.
Článek 124
Vyhlašování veřejných zakázek mimo působnost směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, jsou vyhlašovány vhodnými prostředky s cílem zajistit soutěž o veřejné zakázky a nestrannost zadávacího řízení. Předmětem tohoto vyhlášení je:
a)
oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 nebo výzva k projevení zájmu v případě veřejných zakázek s podobným předmětem, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1;
b)
náležité předchozí oznámení na internetu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2.
2. Seznam zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů, jimž byly zadány veřejné zakázky na nemovitosti nebo veřejné zakázky, které jsou podle čl. 134 odst. 1 písm. j) tohoto nařízení označeny za tajné, se uveřejňuje pouze jednou ročně s uvedením předmětu a hodnoty zadané zakázky. Tento seznam se zasílá Evropskému parlamentu a Radě. V případě Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
3. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1 a které nebyly předmětem samostatného oznámení o výsledku zadávacího řízení, se zasílají Úřadu pro publikace. Roční seznamy zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů se úřadu zasílají do 30. června následujícího rozpočtového roku.
4. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2, se nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku zveřejňují na internetové stránce daného orgánu.
Článek 125
Uveřejňování oznámení
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Oznámení uvedená v článcích 123 a 124 uveřejňuje Úřad pro publikace v Úředním věstníku Evropské unie nejpozději dvanáct kalendářních dní po jejich odeslání.
Lhůta uvedená v prvním pododstavci se v případě zrychlených řízení podle článku 154 zkracuje na pět kalendářních dní.
2. Veřejný zadavatel musí být schopen prokázat den odeslání.
Článek 126
Další formy vyhlašování
(Článek 103 finančního nařízení)
Kromě vyhlašování podle článku 123, 124 a 125 mohou být zakázky vyhlašovány též jiným způsobem, zejména elektronicky. Toto vyhlášení obsahuje odkaz na případné oznámení uveřejněné v Úředním věstníku Evropské unie podle článku 125 a nesmí k němu dojít dříve, než je uveřejněno uvedené oznámení, které jediné je závazné.
Toto vyhlášení nesmí diskriminovat zájemce nebo uchazeče ani obsahovat jiné údaje, než jaké obsahuje případně uveřejněné oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Oddíl 3
Zadávací řízení
Článek 127
Druhy zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejná zakázka se zadává buď prostřednictvím zadávacího řízení, a to otevřeného, užšího nebo jednacího řízení poté, co je uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo prostřednictvím jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, případně v návaznosti na soutěž o návrh.
2. Zadávací řízení je otevřené, pokud mohou nabídku podat všechny hospodářské subjekty, které mají zájem. Totéž platí pro dynamické nákupní systémy podle článku 131.
Zadávací řízení je užší, pokud mohou všechny hospodářské subjekty požádat o účast, avšak připuštěni mohou být pouze zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr uvedená v článku 146 a které zároveň veřejný zadavatel písemně vyzve k podání nabídky nebo předložení řešení v rámci soutěžního dialogu podle článku 132.
Výběrová fáze se může opakovat buď pro každou jednotlivou veřejnou zakázku, a to i v případě soutěžního dialogu, nebo může zahrnovat vypracování seznamu možných zájemců postupem podle čl. 136 odst. 1 písm. a).
3. V jednacím řízení osloví veřejní zadavatelé uchazeče podle vlastního výběru, kteří splňují kritéria pro výběr stanovená v článku 146, a vyjednávají s jedním nebo s několika z nich podmínky jejich nabídek.
Jedná-li se o jednací řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135, veřejní zadavatelé zároveň písemně vyzvou vybrané zájemce k vyjednávání.
4. Soutěže o návrh jsou řízení, která veřejnému zadavateli umožňují získat na základě soutěže - ať již s udílením cen nebo bez něj - plán či návrh, zejména v oblasti architektury a stavebního inženýrství nebo zpracování dat, jejž navrhla výběrová komise.
Článek 128
Počet zájemců v užším a jednacím řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. V užším řízení a v řízeních podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a b) nesmí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky nižší než pět, za předpokladu, že kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
V závislosti na předmětu veřejné zakázky a na základě objektivních a nediskriminačních kritérií pro výběr může veřejný zadavatel též stanovit nejvyšší počet zájemců. V tomto případě jsou nejvyšší počet zájemců a kritéria uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu podle článků 123 a 124.
V každém případě musí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. V případě jednacího řízení a po soutěžním dialogu nesmí být počet zájemců vyzvaných k vyjednávání nebo k podání nabídky nižší než tři, jestliže kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
Počet zájemců vyzvaných k podání nabídky musí být dostatečný na to, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Ustanovení prvního a druhého pododstavce se nepoužijí na:
a)
veřejné zakázky velmi nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 2;
b)
veřejné zakázky na právní služby podle nomenklatury CPV;
c)
veřejné zakázky označené za tajné podle čl. 134 odst. 1 písm. j).
3. Je-li počet zájemců, kteří splňují kritéria pro výběr a minimální dané požadavky, nižší než minimální počet podle odstavců 1 a 2, může veřejný zadavatel pokračovat v řízení a oslovit jednoho či více zájemců, kteří mají požadovanou způsobilost. Veřejný zadavatel sem však nemůže zahrnout další hospodářské subjekty, které nebyly původně vyzvány k účasti na řízení, ani zájemce, kteří nemají požadovanou způsobilost.
Článek 129
Režim jednacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
Veřejní zadavatelé vyjednávají s uchazeči nabídky, které tito uchazeči předložili, s cílem přizpůsobit je požadavkům, jež jsou stanoveny v oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 123 nebo v zadávací dokumentaci a případných doplňujících dokumentech, a s cílem vybrat ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
Během vyjednávání zajišťuje veřejný zadavatel rovné zacházení se všemi uchazeči.
V případech podle článku 135, kdy jsou veřejní zadavatelé oprávněni zadávat veřejné zakázky v jednacím řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, mohou tito zadavatelé stanovit, že jednací řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby se na základě kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci, snížil počet projednávaných nabídek. Uplatnění této možnosti se uvede v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci.
Článek 130
Soutěže o návrh
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Pravidla, podle nichž je pořádána soutěž o návrh, se sdělují všem, kteří mají o účast v soutěži zájem.
Počet zájemců vyzvaných k účasti musí být dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. Výběrovou komisi jmenuje příslušná schvalující osoba. Výběrová komise se skládá výhradně z fyzických osob, které jsou nezávislé na účastnících soutěže. Je-li od účastníků soutěže vyžadována zvláštní odborná kvalifikace, musí mít tutéž nebo rovnocennou kvalifikaci nejméně třetina členů výběrové komise.
Výběrová komise musí být ve svých stanoviscích nezávislá. Svá stanoviska přijímá na základě projektů, které jí zájemci anonymně předloží, a vychází výhradně z kritérií uvedených v oznámení o soutěži.
3. Návrhy výběrové komise, jež vycházejí z předností jednotlivých projektů, a její připomínky se zaznamenávají ve zprávě, kterou členové komise podepíší.
Do doby, než výběrová komise vydá stanovisko, musí být zachována anonymita zájemců.
Výběrová komise může zájemce vyzvat, aby odpověděli na otázky uvedené v zápisu, a projekt tak vyjasnili. Z rozhovoru mezi členy výběrové komise a zájemci se pořizuje úplný zápis.
4. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede jméno a adresu vybraného zájemce a důvody jeho výběru s odkazem na kritéria, jež byla vyhlášena v oznámení o soutěži o návrh, zejména pokud se toto rozhodnutí odchyluje od návrhů ve stanovisku výběrové komise.
Článek 131
Dynamický nákupní systém
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Dynamický nákupní systém je proces plně elektronického nákupu pro nákupy běžných plnění, jenž je po celou dobu svého trvání otevřen všem hospodářským subjektům, které splňují kritéria pro výběr a předložily předběžnou nabídku, jež splňuje požadavky zadávací dokumentace a případných doplňujících dokumentů. Předběžné nabídky mohou být kdykoli vylepšeny, pokud zůstanou v souladu se zadávací dokumentací.
2. Za účelem zavedení dynamického nákupního systému veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, které uvádí, že se jedná o dynamický nákupní systém, a které obsahuje odkaz na internetovou adresu, na níž se lze od uveřejnění oznámení až do ukončení systému volně, přímo a v plném rozsahu seznámit se zadávací dokumentací a případnými doplňujícími dokumenty.
V zadávací dokumentaci zadavatelé uvedou mimo jiné povahu předpokládaných nákupů v rámci tohoto systému, jakož i všechny nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému zařízení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickou specifikaci.
3. Po celou dobu trvání dynamického nákupního systému umožňují veřejní zadavatelé všem hospodářským subjektům, aby předložily předběžnou nabídku, a byly tak přijaty do systému za podmínek podle odstavce 1. Veřejní zadavatelé tyto předběžné nabídky vyhodnotí nejpozději do patnácti dnů ode dne jejich podání. Tuto lhůtu k vyhodnocení však mohou prodloužit, není-li mezitím vyhlášena výzva k podávání nabídek.
Veřejný zadavatel informuje uchazeče co nejdříve o jeho přijetí do dynamického nákupního systému nebo o odmítnutí jeho nabídky.
4. Předmětem výzvy k podávání nabídek musí být každá zvláštní veřejná zakázka. Před jejím vyhlášením uveřejní veřejní zadavatelé zjednodušené oznámení o zahájení zadávacího řízení, jímž všechny hospodářské subjekty, jež mají zájem, vyzvou k podání předběžné nabídky ve lhůtě, jež činí alespoň patnáct dnů ode dne odeslání tohoto zjednodušeného oznámení. Veřejní zadavatelé zahájí fázi podávání nabídek až poté, co vyhodnotí všechny předběžné nabídky doručené v této lhůtě.
Veřejní zadavatelé poté vyzvou všechny uchazeče přijaté do systému, aby v přiměřené lhůtě podali nabídku. Veřejnou zakázku zadají uchazeči, který podle kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení pro zavedení dynamického nákupního systému, podá ekonomicky nejvýhodnější nabídku. Tato kritéria mohou být případně upřesněna ve výzvě k podávání nabídek.
5. Dynamický nákupní systém nesmí trvat déle než čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné a náležitě odůvodněné případy.
Veřejní zadavatelé nesmějí tento systém používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval.
Hospodářským subjektům, které projeví zájem, ani účastníkům systému nesmějí být účtovány žádné poplatky.
Článek 132
Soutěžní dialog
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Jedná-li se o zvláště složitou veřejnou zakázku, může veřejný zadavatel použít soutěžní dialog podle článku 29 směrnice 2004/18/ES, pokud usoudí, že přímé použití otevřeného řízení ani stávajících pravidel užšího řízení neumožní zakázku zadat ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
Veřejná zakázka je považována za zvláště složitou, není-li veřejný zadavatel objektivně s to ani definovat technické prostředky, které by mohly odpovídat jeho potřebám nebo cílům, ani stanovit právní nebo finanční aspekty projektu.
2. Veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž uvedou své potřeby a požadavky, a tyto definují v samotném oznámení nebo v popisu.
3. Se zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr podle článku 146, zahájí veřejní zadavatelé dialog, při němž jsou určeny a definovány prostředky, které co nejlépe vyhoví jejich potřebám.
V průběhu tohoto dialogu zajistí veřejní zadavatelé rovnost zacházení se všemi uchazeči a důvěrnost navrhovaných řešení či jiných informací, jež zájemci při dialogu předloží, neobdrží-li souhlas těchto zájemců k jejich šíření.
Stanoví-li takovou možnost oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo popis, mohou veřejní zadavatelé určit, že řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby byl na základě kritérií pro zadání, která jsou uvedena v uvedeném oznámení či popisu, snížen počet řešení projednávaných ve fázi dialogu.
4. Veřejní zadavatelé vyrozumí účastníky o ukončení dialogu a následně je vyzvou, aby na základě jednoho či více řešení, jež byla v průběhu dialogu předložena a specifikována, podali své konečné nabídky. Tyto nabídky musí uvádět všechny náležitosti požadované a nutné pro uskutečnění projektu.
Na žádost veřejného zadavatele lze tyto nabídky vyjasnit, upřesnit a doladit, aniž by tím ovšem došlo k takové změně základních aspektů nabídky nebo výzvy k podávání nabídek, jež by mohla narušit hospodářskou soutěž nebo by měla diskriminační účinek.
Na žádost veřejného zadavatele může být uchazeč, jehož nabídka je považována za ekonomicky nejvýhodnější, požádán, aby vyjasnil určité aspekty své nabídky nebo potvrdil závazky v ní uvedené, za podmínky, že tím nedojde ke změně podstatných aspektů nabídky nebo dokumentace k zadávacímu řízení ani k narušení hospodářské soutěže či k diskriminaci.
5. Veřejní zadavatelé mohou stanovit, že budou účastníkům dialogu uhrazeny určité ceny nebo platby.
Článek 133
Společné zadávání veřejných zakázek
(Článek 104 finančního nařízení)
V případě společného zadávacího řízení jednoho orgánu a veřejného zadavatele nebo zadavatelů z jednoho či více členských států, států ESVO či zemí kandidujících na vstup do Unie se použijí procesní pravidla platná pro tento orgán.
V případě, že podíl z celkové předpokládané hodnoty veřejné zakázky, jenž připadá na veřejného zadavatele z členského státu nebo jejž tento zadavatel spravuje, činí alespoň 50 %, nebo v jiných řádně odůvodněných případech může orgán rozhodnout, že se použijí procesní pravidla platná pro tohoto veřejného zadavatele z členského státu, lze-li tato pravidla považovat za rovnocenná předpisům platným pro tento orgán.
Orgán a veřejný zadavatel z členského státu, státu ESVO či země kandidující na vstup do Unie, kteří se podílejí na společném zadávacím řízení, se dohodnou zejména na bližších podrobnostech k vyhodnocování žádostí o účast nebo nabídek, zadání veřejné zakázky, právu rozhodnému pro tuto zakázku a soudu příslušnému pro řešení sporů.
Článek 134
Použití jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud v otevřeném nebo užším řízení po ukončení původního řízení nebyla předložena žádná či žádná vhodná nabídka nebo žádná žádost o účast, za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky veřejné zakázky, jež jsou specifikovány v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138;
b)
pokud z technických či uměleckých důvodů nebo z důvodů ochrany výhradních práv může být veřejná zakázka zadána pouze určitému hospodářskému subjektu;
c)
pokud z mimořádně naléhavých důvodů způsobených nepředvídatelnými událostmi, za něž veřejný zadavatel neodpovídá, nelze dodržet lhůty stanovené pro ostatní řízení a uvedené v článcích 152, 153 a 154;
d)
má-li být v návaznosti na soutěž o návrh zadána veřejná zakázka na služby, jež musí být podle použitelných pravidel zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců; v posledním uvedeném případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
e)
v případě dodatečných služeb či stavebních prací, s nimiž nepočítal původně zamýšlený projekt ani původní smlouva na veřejnou zakázku a které se následkem nepředvídatelných okolností staly nezbytnými k provedení služeb nebo stavebních prací za podmínek podle odstavce 2;
f)
v případě nových služeb či stavebních prací, jimiž mají být opakovány podobné služby či stavební práce, které tentýž veřejný zadavatel zadal hospodářskému subjektu v rámci původní veřejné zakázky, za předpokladu, že tyto služby či stavební práce odpovídají základnímu projektu a že tento projekt byl předmětem původní veřejné zakázky, jež byla zadána v otevřeném nebo užším řízení za podmínek podle odstavce 3;
g)
v případě veřejných zakázek na dodávky:
i)
v případě dodatečných dodávek určených buď k částečné náhradě běžných nebo k rozšíření stávajících dodávek zboží či zařízení, pokud by změna dodavatele nutila veřejného zadavatele pořídit zařízení s jinými technickými vlastnostmi, což by mělo za následek neslučitelnost nebo nepřiměřené technické potíže při používání a údržbě; doba účinnosti příslušných smluv nesmí přesáhnout tři roky,
ii)
pokud jsou výrobky vyrobeny pouze pro účely výzkumu, pokusů, studií nebo vývoje, s výjimkou testů obchodní realizace a výroby velkého rozsahu s cílem pokrýt náklady na výzkum a vývoj,
iii)
v případě dodávek kotovaných a nakupovaných na komoditní burze,
iv)
v případě zvláště výhodných nákupů buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
v případě veřejných zakázek na nemovitosti po předchozím průzkumu místního trhu;
i)
v případě veřejných zakázek na právní služby podle nomenklatury CPV za předpokladu, že jsou tyto zakázky náležitě vyhlášeny;
j)
v případě veřejných zakázek, jež orgán nebo jím pověřený subjekt označí za tajné, nebo v případě veřejných zakázek, jejichž plnění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, v souladu s platnými správními předpisy, nebo pokud to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie.
2. V případě dodatečných služeb a stavebních prací podle odst. 1 písm. e) mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení za podmínky, že bude veřejná zakázka zadána poskytovateli či zhotoviteli, jenž bude zakázku plnit v některém z těchto případů:
a)
pokud tyto dodatečné veřejné zakázky nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto služby či stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou bezpodmínečně nutné pro její dokončení.
Souhrnná hodnota dodatečných veřejných zakázek nesmí přesáhnout 50 % hodnoty původní veřejné zakázky.
3. V případech podle tohoto článku odst. 1 písm. f) musí být možnost použít jednací řízení uvedena již při zahájení soutěže na první činnost; při výpočtu finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 je třeba vycházet z celkové předpokládané hodnoty následných služeb či stavebních prací. Toto řízení lze použít pouze během provádění původní smlouvy na veřejnou zakázku a nejpozději během tří let od jejího podpisu.
Článek 135
Použití jednacího řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud byly v ukončeném otevřeném či užším řízení nebo soutěžním dialogu podány nabídky, jež jsou zejména z hlediska kritérií pro výběr či zadání zakázky neregulérní nebo nepřijatelné, a to za předpokladu, že původní podmínky zakázky stanovené v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138 nejsou podstatně změněny; tím není dotčeno použití odstavce 2 tohoto článku;
b)
ve výjimečných případech, jedná-li se o stavební práce, dodávky nebo služby, jejichž povaha nebo rizika s nimi spojená neumožňují, aby uchazeč stanovil předem celkovou cenu;
c)
pokud je povaha zadávané služby - zejména v případě finančních a intelektuálních služeb - taková, že zadávací dokumentaci k veřejné zakázce nelze vypracovat s dostatečnou přesností, jež by umožnila zakázku zadat výběrem nejlepší nabídky podle pravidel, jimiž se řídí otevřené nebo užší řízení;
d)
u veřejných zakázek na stavební práce, jsou-li tyto práce prováděny výlučně pro účely výzkumu, testování nebo vývoje, a nikoli s cílem dosažení zisku nebo pokrytí nákladů na výzkum a vývoj;
e)
u veřejných zakázek na služby uvedené v příloze II B směrnice 2004/18/ES s výhradou čl. 134 odst. 1 písm. i) a j) a čl. 134 odst. 2 tohoto nařízení;
f)
u veřejných zakázek na služby ve výzkumu a vývoji, jejichž výsledky nepřipadají výlučně veřejnému zadavateli k využití při vlastní činnosti, a to za podmínky, že veřejný zadavatel poskytovanou službu hradí v plném rozsahu;
g)
u veřejných zakázek na služby v oblasti nabývání, rozvoje, výroby nebo koprodukce programových materiálů určených k vysílání rozhlasových a televizních stanic a zakázek na vysílací čas.
2. V případech podle odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení upustit, pokud do jednacího řízení zahrnou všechny uchazeče a pouze ty uchazeče, kteří splňují kritéria pro výběr a v předchozím řízení podali nabídky v souladu s formálními požadavky zadávacího řízení.
Článek 136
Řízení s výzvou k projevení zájmu
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena ustanovení článků 134 a 135, mohou veřejní zadavatelé použít výzvu k projevení zájmu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nepřesahuje částku podle čl. 170 odst. 1, za účelem:
a)
předběžného výběru zájemců, kteří budou v budoucnu oslovováni na základě užších výzev k podávání nabídek, nebo
b)
sestavení seznamu prodejců, kteří budou vyzváni k předložení žádosti o účast nebo k podání nabídky.
2. Seznam vypracovaný na základě výzvy k projevení zájmu platí po následující období:
a)
v případě podle tohoto článku odst. 1 písm. a) nejdéle tři roky ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a);
b)
v případě sestavování seznamu prodejců podle tohoto článku odst. 1 písm. b) nejdéle pět let ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a).
Seznam podle prvního pododstavce může obsahovat dílčí seznamy.
Kdykoli během doby platnosti seznamu - s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období - mohou všechny osoby, jež mají zájem, podat přihlášku.
3. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny zájemce nebo prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby:
a)
v případě podle odst. 1 písm. a) podali nabídku nebo
b)
v případě seznamu podle odst. 1 písm. b) podali:
i)
nabídku včetně dokumentů, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, nebo
ii)
dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, a v následné fázi aby podali nabídku prodejci, kteří se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení a splňují kritéria pro výběr.
Článek 137
Veřejné zakázky nízké hodnoty
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky nízké hodnoty do výše 60 000 EUR lze zadat v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, jehož se účastní alespoň tři zájemci.
Obdrží-li veřejný zadavatel po jednacím řízení s těmito zájemci pouze jedinou administrativně a technicky platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro její zadání.
2. Veřejné zakázky velmi nízké hodnoty do 15 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. Platby výdajových položek do výše 1 000 EUR lze provést na základě faktur bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 138
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení obsahuje alespoň:
a)
výzvu k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu v řízení podle článku 132;
b)
připojenou zadávací dokumentaci nebo - v případě soutěžního dialogu podle článku 132 - popis potřeb a požadavků veřejného zadavatele či odkaz na internetovou adresu, kde se lze se zadávací dokumentací či popisem seznámit;
c)
návrh smlouvy zpracovaný podle vzorové smlouvy.
První pododstavec písm. c) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
Dokumentace k zadávacímu řízení odkazuje na vyhlášení podle článků 123 až 126.
2. Výzva k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu musí alespoň:
a)
specifikovat pravidla, jimiž se řídí podoba a podávání nabídek, včetně zejména dne a hodiny, kdy končí lhůta k podávání nabídek, požadavků na vyplnění standardního dotazníku, dokumentů, které je třeba přiložit, včetně dokladů o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti podle článku 146, nejsou-li tyto doklady specifikovány v oznámení o zahájení zadávacího řízení, a včetně adresy, na niž mají být nabídky zasílány;
b)
uvést, že podání nabídky znamená přijetí zadávací dokumentace podle odstavce 1, k níž se nabídka vztahuje, a že je zhotovitel, dodavatel či poskytovatel, jemuž bude veřejná zakázka zadána, během jejího plnění svou nabídkou vázán;
c)
specifikovat dobu, po kterou nabídka zůstává v platnosti a nesmí být v žádném ohledu měněna;
d)
stanovit zákaz jakéhokoli styku mezi veřejným zadavatelem a uchazečem během celého řízení, kromě výjimečných případů za podmínek v článku 160; je-li stanovena kontrola na místě, musí výzva specifikovat podmínky kontroly;
e)
v případě soutěžního dialogu specifikovat datum a adresu pro zahájení fáze jednání.
3. Zadávací dokumentace musí alespoň:
a)
specifikovat kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr zakázky, s výjimkou případů, kdy se jedná o soutěžní dialog, užší či jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135; v těchto případech se kritéria uvádějí pouze v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu;
b)
specifikovat kritéria pro zadání a jejich relativní váhy, nebo případně sestupné pořadí důležitosti těchto kritérií, nevyplývá-li tato informace z oznámení o zahájení zadávacího řízení;
c)
stanovit technické podmínky podle článku 139;
d)
uvést minimální požadavky, jež musí splňovat varianty v řízeních podle čl. 149 odst. 2, v jejichž rámci je veřejná zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, pokud veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedl, že jsou varianty povoleny;
e)
uvést, že se použije protokol o výsadách a imunitách Evropské unie nebo případně Vídeňská úmluva o diplomatických stycích či Vídeňská úmluva o konzulárních stycích;
f)
specifikovat způsob, jakým je dokládán přístup k veřejným zakázkám podle článku 172;
g)
v případě dynamických nákupních systémů podle článku 131 specifikovat povahu zamýšlených nákupů a veškeré nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému vybavení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickým specifikacím.
4. Vzorová smlouva zejména:
a)
specifikuje náhradu stanovené škody za nedodržení smluvních ustanovení;
b)
specifikuje údaje, jež musí obsahovat faktury nebo odpovídající podklady podle článku 102;
c)
stanoví, že jsou-li veřejným zadavatelem orgány, je právem rozhodným pro veřejnou zakázku právo Unie, popřípadě doplněné o vnitrostátní právo uvedené ve smlouvě na tuto zakázku;
d)
specifikuje soud příslušný pro případ sporu.
V případě veřejných zakázek podle čl. 121 odst. 1 může návrh smlouvy pro účely prvního pododstavce písm. c) tohoto odstavce odkazovat výlučně na vnitrostátní právní předpisy.
5. Veřejní zadavatelé mohou po uchazeči požadovat údaje o té části zakázky, kterou má uchazeč v úmyslu zadat subdodavatelům, a o totožnosti těchto subdodavatelů. Nad rámec informací podle článku 143 může veřejný zadavatel požadovat, aby zájemce nebo uchazeč předložili informace o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti předpokládaných subdodavatelů podle článků 146, 147 a 148, zejména v případech, tvoří-li subdodávky významnou součást veřejné zakázky.
Článek 139
Technické podmínky
(Článek 105 finančního nařízení)
1. K technickým podmínkám musí mít všichni zájemci a uchazeči rovný přístup a tyto podmínky nesmí vytvářet neodůvodněné překážky soutěži o veřejné zakázky.
Technické podmínky vymezují požadované vlastnosti výrobku, služby, materiálu nebo stavební práce s ohledem na účel, jejž mají pro veřejného zadavatele splňovat.
2. Vlastnosti uvedené v odstavci 1 zahrnují:
a)
úrovně kvality;
b)
environmentální výkonnost;
c)
kdykoli je to možné, kritéria přístupnosti pro osoby se zdravotním postižením nebo řešení pro všechny uživatele;
d)
úrovně a postupy posuzování shody;
e)
způsobilost k použití;
f)
bezpečnost nebo rozměry, včetně požadavků na prodejní názvy a návody k použití v případě dodávek a na terminologii, symboly, přezkoušení a zkušební metody, balení, značení a štítkování a výrobní postupy a metody v případě všech zakázek;
g)
u veřejných zakázek na stavební práce postupy týkající se zabezpečování kvality, pravidla projektu a kalkulace nákladů, podmínky pro zkoušku, kontrolu a přejímku prací, techniky či metody výstavby a všechny ostatní technické podmínky, které veřejný zadavatel může stanovit v obecných nebo zvláštních předpisech v souvislosti s dokončovacími pracemi a materiály nebo prvky, ze kterých se skládají.
3. Technické podmínky jsou formulovány:
a)
odkazem na evropské normy, evropská technická schválení, případné společné technické specifikace, mezinárodní normy nebo jiné technické referenční systémy, jež vypracovaly evropské normalizační subjekty, nebo - pokud tyto neexistují - jejich vnitrostátní ekvivalenty; každý odkaz je opatřen výrazem „nebo rovnocenný“;
b)
jako požadavky na výkon nebo funkci, jež mohou zahrnovat environmentální charakteristiky a musí být dostatečně podrobné, aby uchazeči umožňovaly určit účel veřejné zakázky a veřejnému zadavateli tuto zakázku zadat;
c)
kombinací obou metod.
4. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti odkázat na podmínky podle odst. 3 písm. a), nemohou nabídku odmítnout z důvodu, že tyto podmínky nesplňuje, pokud uchazeč nebo zájemce ke spokojenosti veřejného zadavatele vhodnými prostředky prokáže, že nabídka stanovené požadavky splňuje rovnocenným způsobem.
Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
5. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti podle odst. 3 písm. b) a stanoví-li podmínky formou požadavků na výkon nebo funkci, nemohou odmítnout nabídku, která je v souladu s vnitrostátní normou, jež provádí evropskou normu, s evropským technickým schválením, společnými technickými podmínkami, mezinárodní normou nebo jiným technickým referenčním systémem, který vypracoval evropský normalizační subjekt, pokud se tyto podmínky týkají nezbytných požadavků na výkon nebo funkci.
Uchazeč musí vhodnými prostředky ke spokojenosti veřejného zadavatele prokázat, že jeho nabídka splňuje požadavky na výkon nebo funkci, jež veřejný zadavatel stanovil. Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
6. Pokud veřejní zadavatelé stanoví environmentální charakteristiky formou požadavků na výkon nebo funkci, mohou použít detailní specifikace, jež jsou vymezeny prostřednictvím evropských, mezinárodních, vnitrostátních nebo jiných ekoznaček, nebo v případě potřeby části těchto specifikací, pokud jsou splněny následující podmínky:
a)
tyto specifikace jsou vhodné pro vymezení vlastností dodávek nebo služeb, které jsou předmětem veřejné zakázky;
b)
požadavky na značku jsou definovány na základě vědeckých informací;
c)
ekoznačky jsou přijímány postupem, kterého se mohou účastnit všechny zúčastněné strany, jako jsou vládní subjekty, spotřebitelé, výrobci, distributoři a ekologická sdružení;
d)
ekoznačky jsou přístupné všem subjektům, které mají zájem.
7. Veřejní zadavatelé mohou uvést, že u výrobků nebo služeb, které mají ekoznačku, se předpokládá, že splňují technické podmínky vymezené v dokumentaci k zadávacímu řízení. Akceptují jiné vhodné důkazy, jako například technickou dokumentaci výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu. Uznaným subjektem pro účely odstavce 4, 5 a 6 je zkušební a kalibrovací laboratoř nebo inspekční a certifikační subjekt, jenž splňuje platné evropské normy.
8. Kromě výjimečných případů, jež jsou řádně odůvodněny předmětem zakázky, nesmějí tyto podmínky obsahovat odkazy na konkrétní způsob výroby, zdroj, zvláštní postup, ochrannou známku, patent, typ, specifický původ ani výrobu, jejichž důsledkem by mohlo být zvýhodnění nebo vyloučení některých výrobků nebo hospodářských subjektů.
Nelze-li předmět veřejné zakázky definovat dostatečně přesně a srozumitelně, následuje za odkazem poznámka „nebo rovnocenný“.
Článek 140
Revize ceny
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení jednoznačně stanoví, musí-li být uvedena pevná a neměnná cena.
2. V opačném případě dokumentace k zadávacímu řízení stanoví podmínky nebo vzorce pro revizi ceny během trvání smlouvy. V takových případech musí veřejný zadavatel zohlednit zejména:
a)
předmět zadávacího řízení a hospodářskou situaci, v níž řízení probíhá;
b)
druh a dobu trvání úkolů a veřejné zakázky;
c)
své finanční zájmy.
Článek 141
Protiprávní jednání vedoucí k vyloučení
(Článek 106 finančního nařízení)
K případům uvedeným v čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení patří veškeré protiprávní jednání, jež poškozuje finanční zájmy Evropské unie, zejména:
a)
případy podvodu podle článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství, stanovené aktem Rady ze dne 26. července 1995 (12);
b)
případy korupce podle článku 3 Úmluvy o boji proti korupci úředníků Evropských společenství nebo členských států Evropské unie vypracované aktem Rady ze dne 26. května 1997 (13);
c)
případy účasti na zločinném spolčení podle článku 2 rámcového rozhodnutí Rady 2008/841/SVV (14);
d)
případy praní peněz podle článku 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/60/ES (15);
e)
teroristické trestné činy, trestné činy spojené s teroristickými činnostmi a návod, pomoc a pokus k takovým trestným činům ve smyslu článků 1, 3 a 4 rámcového rozhodnutí Rady 2002/475/SVV (16).
Článek 142
Uplatnění kritérií pro vyloučení a délka vyloučení
(Články 106, 107, 108 a 109 finančního nařízení)
1. Při stanovování délky vyloučení přihlíží příslušný orgán v zájmu zásady proporcionality zejména k závažnosti skutkového stavu včetně jeho dopadu na finanční zájmy a pověst Unie, k době, jež uplynula, době trvání a opakování deliktu, úmyslu nebo stupni nedbalosti dotčeného subjektu a opatřením, jež tento subjekt přijal k nápravě situace.
Při stanovování doby vyloučení umožní příslušný orgán dotčenému zájemci nebo uchazeči, aby vyjádřil své stanovisko.
Stanoví-li orgány nebo subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení délku trvání vyloučení v souladu s platným právem, uplatní Komise tuto dobu až do maximálního rozsahu podle čl. 106 odst. 4 finančního nařízení. Doba uvedená v čl. 106 odst. 4 finančního nařízení je stanovena nejvýše na pět let a vypočítává se takto:
a)
ode dne právní moci rozhodnutí soudu v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) finančního nařízení;
b)
ode dne, kdy došlo k protiprávnímu jednání, nebo - v případě jeho pokračování nebo opakování - ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání ukončeno, v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, pokud se příslušné pochybení týká smluv na veřejné zakázky s daným orgánem.
Pro účely třetího pododstavce písm. b) platí, že je-li vážné profesní pochybení stanoveno rozhodnutím orgánu veřejné moci nebo mezinárodní organizace, je rozhodující den vydání tohoto rozhodnutí.
Dobu vyloučení lze prodloužit na deset let v případě, že do pěti let ode dne uvedeného v třetím pododstavci písm. a) a b) dojde k opakování deliktu, s výhradou odstavce 1.
2. Z účasti na zadávacím řízení a na řízení o udělení grantu jsou vyloučeni zájemci a uchazeči, kteří se nacházejí v některé ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a) a d) finančního nařízení.
Článek 143
Důkazy
(Články 106 a 107 finančního nařízení)
1. Zájemci a uchazeči předloží řádně datované a podepsané čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
Omezí-li však veřejný zadavatel v případě užšího řízení, soutěžního dialogu či jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení počet uchazečů, kteří mají být vyzváni k jednání nebo podání nabídky, předloží všichni tito uchazeči osvědčení podle odstavce 3.
V případě veřejných zakázek podle čl. 137 odst. 2 může veřejný zadavatel na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude prohlášení podle prvního pododstavce vyžadovat. Veřejný zadavatel může rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude toto prohlášení vyžadovat v případě veřejných zakázek podle čl. 265 odst. 1, čl. 267 odst. 1 a čl. 269 odst. 1, jejichž hodnota činí nejvýše 20 000 EUR.
2. Uchazeč, jemuž má být zadána veřejná zakázka, poskytne před podpisem smlouvy ve lhůtě, kterou veřejný zadavatel stanoví, důkaz podle odstavce 3 tohoto článku, jímž doloží prohlášení podle odstavce 1 tohoto článku, v těchto případech:
a)
u veřejných zakázek, jež zadávají orgány na vlastní účet a jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1;
b)
u veřejných zakázek v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle tohoto odstavce prvního pododstavce písm. a) a b), může veřejný zadavatel požádat uchazeče, jemuž má být veřejná zakázka zadána, aby předložil důkaz podle odstavce 3, má-li o tomto uchazeči pochybnosti, zdali se nenachází v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení.
3. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč, jemuž má být veřejná zakázka zadána, nenachází v žádné ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a), b) nebo e) finančního nařízení, akceptuje veřejný zadavatel aktuální výpis z trestního rejstříku, nebo - v případě jeho neexistence - aktuální rovnocenný doklad, jejž vydal soudní nebo správní orgán země původu nebo provenience a z nějž vyplývá, že jsou tyto požadavky splněny. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč nenachází v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nebo d) finančního nařízení, přijme veřejný zadavatel aktuální osvědčení, jež vydal příslušný orgán dotyčného státu.
V případě, že dokument či osvědčení podle odstavce 1 nejsou v dotyčné zemi vydávány, jakož i v ostatních případech vyloučení podle článku 106 finančního nařízení, lze tento dokument či osvědčení nahradit místopřísežným, nebo - v případě jeho neexistence - čestným prohlášením, jež zúčastněná osoba učiní před soudním či správním orgánem, notářem nebo příslušnou profesní organizací země svého původu nebo provenience.
4. V závislosti na vnitrostátních právních předpisech země, v níž je zájemce nebo uchazeč usazen, se dokumenty podle odstavců 1 a 3 týkají právnických nebo fyzických osob včetně - považuje-li to veřejný zadavatel za nezbytné - ředitelů podniků nebo jiných osob, jež jsou oprávněny za uchazeče či zájemce jednat či jej zastupovat, rozhodovat o něm nebo jej ovládat.
5. Mají-li veřejní zadavatelé pochybnosti o tom, zdali se zájemci nebo uchazeči nenacházejí v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení, mohou se sami obrátit na příslušné orgány podle odstavce 3 o informace, jež v dané situaci považují za nezbytné.
6. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemce nebo uchazeč předkládali důkazy podle odstavce 3, pokud mu již byly takové důkazy předloženy v rámci jiného zadávacího řízení, a za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů dosud neuplynul jeden rok a tyto dokumenty jsou stále platné.
V tomto případě předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení, že důkazy již byly předloženy v předchozím zadávacím řízení, a potvrdí, že se jeho situace nezměnila.
7. Na žádost veřejného zadavatele předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení předpokládaného subdodavatele, že se tento nenachází v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
V případě pochybností o tomto čestném prohlášení si veřejný zadavatel vyžádá důkazy podle odstavců 3 a 4. Případně se použije odstavec 5.
Článek 144
Ústřední databáze
(Článek 108 finančního nařízení)
1. Orgány, výkonné agentury a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, a o důvodech a délce jejich vyloučení.
Jedná-li se u těchto třetích osob o osoby právnické, předávají tyto orgány, výkonné agentury a subjekty Komisi rovněž údaje o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat a nacházejí se v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení.
Orgány a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení, pokud jednání těchto osob poškodilo finanční zájmy Unie, a dále - v případě, že se u těchto třetích osob jedná o právnické osoby - informace o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat; těmito informacemi jsou např.:
a)
informace o odsouzení;
b)
případně délka vyloučení ze zadávacích řízení.
2. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 určí osoby, jež jsou oprávněny předávat Komisi uvedené informace a přijímat od ní informace uložené v databázi.
V případě institucí, agentur, orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení zasílají určené osoby co nejdříve tyto informace účetnímu Komise a případně požádají o zápis údajů do databáze, jejich změnu nebo jejich odstranění z databáze.
V případě orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 2 finančního nařízení zasílají určené osoby do tří měsíců od vydání příslušného rozsudku požadované informace příslušné schvalující osobě v Komisi, jež odpovídá za dotčený program či akci.
Účetní Komise údaje do databáze zapíše, změní je nebo je z ní odstraní. Potvrzené údaje z databáze zasílá jednou měsíčně prostřednictvím zabezpečeného protokolu určeným osobám.
3. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 Komisi potvrdí, že údaje, které předaly, byly získány a předány v souladu se zásadami, jež stanoví nařízení (ES) č. 45/2001 a směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (17) o ochraně osobních údajů.
Zejména předem uvědomí všechny třetí osoby nebo osoby uvedené v odstavci 1, že jejich údaje mohou být zařazeny do databáze a že je Komise může předat určeným osobám uvedeným v odstavci 2. V případě potřeby předané informace po opravě, výmazu či změně aktualizují.
Každá osoba či každý subjekt, jejichž údaje jsou zapsány v databázi, mají na základě žádosti adresované účetnímu Komise právo být informovány o uchovávaných údajích, které se jich týkají.
4. Členské státy přijmou vhodná opatření, aby Komisi pomohly s efektivním řízením databáze podle směrnice 95/46/ES.
V dohodách s orgány třetích zemí a se všemi subjekty uvedenými v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení se stanoví přiměřené mechanismy k zajištění souladu s těmito ustanoveními a se zásadami ochrany osobních údajů.
Článek 145
Správní a finanční sankce
(Články 109 a 131 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčeno ukládání smluvních sankcí, mohou být zájemci, uchazeči, zhotovitelé, dodavatelé nebo poskytovatelé, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí, podvodu nebo závažného porušení svých smluvních povinností, vyloučeni z veškerých veřejných zakázek a grantů financovaných z rozpočtu Unie, a to na dobu nejvýše pěti let ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání - potvrzené v řízení o sporných otázkách s daným zájemcem, uchazečem, zhotovitelem, dodavatelem či poskytovatelem - zjištěno.
Tuto lhůtu lze prodloužit na deset let v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v prvním pododstavci dojde k opakování deliktu.
2. Uchazečům nebo zájemcům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí či podvodu, mohou být uloženy též finanční sankce ve výši 2 % až 10 % z celkové předpokládané hodnoty zadávané veřejné zakázky.
Zhotovitelům, dodavatelům či poskytovatelům, kteří závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti, mohou být uloženy finanční sankce ve výši 2 % až 10 % celkové hodnoty dané veřejné zakázky.
Tuto sazbu lze zvýšit na 4 % až 20 % v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v odst. 1 prvním pododstavci dojde k opakování protiprávního jednání.
3. Při stanovení správní nebo finanční sankce bere orgán do úvahy zejména skutečnosti uvedené v čl. 142 odst. 1.
Článek 146
Kritéria pro výběr
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel vypracuje jednoznačná a nediskriminační kritéria pro výběr.
2. Kritéria pro výběr se použijí ve všech zadávacích řízeních za účelem posouzení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče.
Veřejný zadavatel může stanovit minimální požadavky na způsobilost, při jejichž nesplnění nelze zájemce vybrat.
3. Každý uchazeč nebo zájemce může být vyzván, aby doložil své oprávnění k provedení veřejné zakázky podle vnitrostátního práva, např. zápisem v obchodním nebo profesním rejstříku, místopřísežným prohlášením nebo osvědčením, členstvím ve zvláštní organizaci, výslovným povolením nebo zápisem do rejstříku plátců daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“).
4. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvě k projevení zájmu nebo výzvě k podávání nabídek veřejní zadavatelé specifikují reference, jimiž mají uchazeči či zájemci doložit své postavení a právní způsobilost.
5. Rozsah informací, jež veřejný zadavatel požaduje k doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče, a minimální požadavky na kapacitu vyžadované v souladu s odstavcem 2 nesmí překračovat rámec předmětu veřejné zakázky a musí brát v úvahu oprávněné zájmy hospodářských subjektů, zejména pokud jde o ochranu technických a obchodních tajemství podniku.
6. Veřejný zadavatel se může na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude vyžadovat, aby dokládali svou finanční, hospodářskou, technickou a odbornou způsobilost, jedná-li se o tyto veřejné zakázky:
a)
veřejné zakázky, jež orgány zadávají na vlastní účet a jejichž hodnota nepřesahuje hodnotu podle čl. 137 odst. 1;
b)
veřejné zakázky zadávané v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
Rozhodne-li se veřejný zadavatel, že nebude po zájemcích nebo uchazečích požadovat doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti, není vyplaceno předběžné financování, jestliže není poskytnuta finanční jistota v rovnocenné výši.
Článek 147
Hospodářská a finanční způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Hospodářskou a finanční způsobilost lze doložit zejména jedním či několika těmito doklady:
a)
vhodnými výpisy z bank nebo případně dokladem o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání;
b)
finančními výkazy za nejvýše tři poslední roky, za něž bylo uzavřeno účetnictví;
c)
výkazem celkového obratu a obratu ze stavebních prací, dodávek nebo služeb, jež jsou předmětem veřejné zakázky, a to za nejvýše tři poslední účetní období, která jsou k dispozici.
2. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemci nebo uchazeči předkládali doklady podle odstavce 1, pokud mu již byly tyto doklady předloženy v rámci jiného zadávacího řízení a nadále splňují požadavky odstavce 1.
Pokud z výjimečného důvodu, který veřejný zadavatel považuje za oprávněný, není uchazeč nebo zájemce s to předložit požadované reference, může svou hospodářskou a finanční způsobilost doložit jiným způsobem, který veřejný zadavatel považuje za vhodný.
3. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Veřejný zadavatel může vyžadovat, aby hospodářský subjekt a subjekty uvedené v prvním pododstavci ručily za provedení veřejné zakázky společně.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
Článek 148
Technická a odborná způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Technická a odborná způsobilost hospodářských subjektů je vyhodnocována a ověřována v souladu s odstavci 2 a 3. V zadávacích řízeních, jejichž předmětem jsou dodávky vyžadující umísťovací nebo instalační práce, poskytování služeb a/nebo provádění stavebních prací, se tato způsobilost posuzuje zejména s přihlédnutím k jejich know-how, efektivnosti, zkušenostem a spolehlivosti.
2. V závislosti na povaze, množství či rozsahu a účelu dodávek, služeb nebo stavebních prací lze technickou a odbornou způsobilost hospodářských subjektů doložit jedním či více následujícími dokumenty:
a)
dokladem o vzdělání a odborné kvalifikaci poskytovatele služeb nebo zhotovitele díla a/nebo členů vedení podniku, zejména osoby či osob, které jsou odpovědné za poskytování služeb nebo provádění stavebních prací;
b)
seznamem:
i)
hlavních služeb a dodávek, jež byly poskytnuty a provedeny za poslední tři roky, s uvedením částek, termínů a veřejných nebo soukromých odběratelů,
ii)
stavebních prací provedených za posledních pět let s uvedením částek, termínů a místa provedení;
c)
popisem technického zařízení, nástrojů a závodu, jež mají být při plnění veřejné zakázky na služby nebo stavební práce použity;
d)
popisem technického zařízení a opatření, jež mají zajišťovat kvalitu dodávek a služeb, a popisem vybavení podniku pro studium a výzkum;
e)
přehledem zúčastněných techniků nebo technických útvarů bez ohledu na to, zda patří přímo k podniku či nikoli, zvláště těch, kteří/které odpovídají za řízení kvality;
f)
v případě dodávek: vzorky, popisy nebo autentickými fotografiemi a/nebo osvědčeními, která vystavily oficiální ústavy pro kontrolu kvality nebo uznávané agentury a která potvrzují shodu výrobků se zadávací dokumentací nebo platnými normami;
g)
přehledem průměrného ročního počtu zaměstnanců a počtu vedoucích pracovníků poskytovatele služby nebo zhotovitele díla za poslední tři roky;
h)
uvedením části veřejné zakázky, kterou poskytovatel služeb případně zamýšlí zadat subdodavatelům;
i)
u veřejných zakázek na stavební práce a služby a pouze ve vhodných případech lze způsobilost prokázat přehledem opatření v oblasti environmentálního řízení, jež bude hospodářský subjekt schopen při plnění zakázky uplatňovat.
Jsou-li veřejnému zadavateli poskytovány služby či dodávky uvedené v prvním pododstavci písm. b) bodu i), předloží hospodářské subjekty osvědčení o výkonnosti, která vydal nebo spolupodepsal příslušný orgán.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) bodu ii) jsou k seznamu nejvýznamnějších stavebních zakázek připojena osvědčení o řádném provedení, která uvádějí, zda byly tyto zakázky provedeny odborně a v plném rozsahu.
3. Jsou-li služby nebo dodávky, které mají být poskytovány, náročné nebo jsou výjimečně požadovány pro zvláštní účel, lze technickou a odbornou způsobilost doložit při kontrole, kterou provede veřejný zadavatel nebo jeho jménem příslušný úřední subjekt země, v níž je poskytovatel služby či dodavatel usazen, s výhradou souhlasu tohoto subjektu. Předmětem této kontroly je technická způsobilost dodavatele a výrobní kapacita a v případě nutnosti též jeho vybavení pro studium a výzkum a opatření ke kontrole kvality.
4. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality, jež vycházejí z příslušných sérií evropských norem, které certifikovaly schválené subjekty. Veřejní zadavatelé však akceptují rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních k zajištění kvality, jež jim předloží hospodářské subjekty, které nemají k takovýmto osvědčením přístup nebo možnost je získat v příslušné lhůtě.
5. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje požadavky určitých systémů či norem environmentálního řízení, odkážou na systém pro environmentální řízení podniků a audit v Unii uznávaný v souladu s článkem 45 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1221/2009 (18) nebo na jiné normy environmentálního řízení, jež vycházejí z příslušných evropských nebo mezinárodních norem schválených subjektů. Veřejní zadavatelé uznávají též rovnocenná osvědčení, jež vydaly subjekty usazené v jiných členských státech. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních v oblasti environmentálního řízení.
6. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů uvedené v čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
7. V případě veřejných zakázek na stavební práce, služby nebo umísťovací a instalační práce v rámci veřejných zakázek na dodávky může veřejný zadavatel požadovat, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo sám uchazeč nebo - v případech, kdy nabídku podává seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 6 - člen tohoto seskupení.
8. Veřejní zadavatelé mohou dospět k závěru, že hospodářské subjekty nebudou veřejnou zakázku plnit v souladu s náležitou normou kvality, jestliže zjistí, že tyto subjekty sledují vzájemně neslučitelné zájmy, jež mohou negativně ovlivnit plnění zakázky.
Článek 149
Postupy a kritéria pro zadávání veřejných zakázek
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčen článek 107 finančního nařízení, jsou veřejné zakázky zadávány jedním z následujících způsobů:
a)
automatickým výběrem nabídky, kdy je zakázka zadána nabídce, která je v pořádku, splňuje všechny stanovené podmínky a uvádí nejnižší cenu;
b)
výběrem ekonomicky nejvýhodnější nabídky.
2. Při zjišťování ekonomicky nejvýhodnější nabídky veřejný zadavatel zohledňuje nabídnutou cenu a další kvalitativní kritéria daná předmětem veřejné zakázky, jako jsou technické přednosti, estetické a funkční vlastnosti, environmentální charakteristiky, provozní náklady, rentabilita, výrobní nebo dodací lhůty, servis a technická pomoc. Veřejný zadavatel může stanovit minimální úroveň kvality. Nabídky, jež této úrovně nedosahují, jsou odmítnuty.
3. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, zadávací dokumentaci nebo popisu veřejný zadavatel uvede váhy, jež bude při určování ekonomicky nejvýhodnější nabídky na jednotlivá kritéria aplikovat. Tyto váhy lze vyjádřit pomocí intervalu s vhodným maximálním rozpětím.
Váhy použité na cenu nesmí při výběru zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vést ke ztrátě významu ceny ve vztahu k ostatním kritériím; tím nejsou dotčeny stupnice, jež orgán stanovil pro odměňování určitých služeb, např. služeb odborníků na hodnocení.
Nelze-li ve výjimečných případech váhy technicky aplikovat, zejména vzhledem k předmětu veřejné zakázky, uvede veřejný zadavatel pouze použití kritérií sestupně podle důležitosti.
Článek 150
Používání elektronických aukcí
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou využívat elektronických aukcí, při nichž jsou prezentovány nové ceny upravené směrem dolů a/nebo nové hodnoty určitých parametrů v nabídkách.
Pro účely prvního pododstavce používají veřejní zadavatelé opakovaný elektronický postup (elektronickou aukci), který probíhá po počátečním komplexním vyhodnocení nabídek a na jehož základě lze pomocí metod automatického hodnocení sestavit pořadí nabídek.
2. V otevřeném, užším nebo jednacím řízení v případě podle čl. 135 odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že před zadáním veřejné zakázky bude provedena elektronická aukce, lze-li k této zakázce zpracovat přesnou zadávací dokumentaci.
Za stejných podmínek lze elektronickou aukci provést při opětovném vyhlášení soutěže pro strany rámcové smlouvy podle čl. 122 odst. 3 písm. b) a při vyhlášení soutěže na veřejné zakázky, jež mají být zadány v rámci dynamického nákupního systému podle článku 131.
Elektronická aukce je založena buď pouze na cenách, v kterémžto případě je veřejná zakázka zadávána nabídce uvádějící nejnižší cenu, nebo na cenách a/nebo hodnotách parametrů nabídek uvedených v zadávací dokumentaci, v kterémžto případě je zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
3. Veřejní zadavatelé, kteří rozhodnou o provedení elektronické aukce, uvedou tuto skutečnost v oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Zadávací dokumentace obsahuje mimo jiné tyto údaje:
a)
parametry, jejichž hodnoty budou předmětem elektronické aukce, jsou-li tyto parametry kvantifikovatelné a lze-li je vyjádřit v číslech nebo v procentech;
b)
případné limity pro nabízené hodnoty, jež vyplývají ze zadávací dokumentace k veřejné zakázce;
c)
informace, jež budou uchazečům poskytnuty v průběhu elektronické aukce, a případně kdy jim budou poskytnuty;
d)
relevantní informace o průběhu elektronické aukce;
e)
podmínky, za nichž budou moci uchazeči při aukci podávat nabídky, a zejména nejmenší rozdíly, jež budou při podávání nabídek případně vyžadovány;
f)
relevantní informace o použitém elektronickém zařízení a způsobech a technických podmínkách připojení.
4. Před zahájením elektronické aukce provedou veřejní zadavatelé první komplexní vyhodnocení nabídek v souladu s kritérii pro zadání zakázky a se stanovenými vahami.
Uchazeči, kteří podají vyhovující nabídky, jsou elektronickými prostředky všichni současně vyzváni, aby nabídli nové ceny a/nebo nové hodnoty; výzva obsahuje všechny podstatné informace o individuálním připojení k použitému elektronickému zařízení a uvádí datum a hodinu zahájení elektronické aukce. Elektronická aukce může probíhat v několika navazujících kolech. Nesmí být zahájena dříve než dva pracovní dny po dni, kdy byly výzvy rozeslány.
5. Má-li být veřejná zakázka zadána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, obsahuje výzva i výsledek komplexního vyhodnocení nabídky dotyčného uchazeče, jež bylo provedeno v souladu s vahami podle čl. 149 odst. 3 prvního pododstavce.
Výzva uvádí rovněž matematický vzorec, který se při elektronické aukci použije k určení automatických změn v pořadí, k nimž bude docházet v důsledku podávání nabídek na nové ceny či hodnoty. Tento vzorec obsahuje váhy všech kritérií stanovených pro určení ekonomicky nejvýhodnější nabídky, které jsou uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci. Za tímto účelem však musí být případné intervaly předem zredukovány na konkrétní hodnoty.
Jsou-li povoleny varianty, je pro každou variantu stanoven zvláštní vzorec.
6. V jednotlivých kolech elektronické aukce sdělují veřejní zadavatelé neprodleně všem uchazečům alespoň informace, které jim umožní se kdykoli seznámit se svým pořadím. Mohou sdělovat i další informace o jiných nabídnutých cenách či hodnotách, pokud je to uvedeno v zadávací dokumentaci. Mohou též kdykoli sdělovat počet účastníků v daném kole aukce. V žádném případě však nesmějí v žádném kole elektronické aukce zveřejňovat totožnost uchazečů.
7. Veřejní zadavatelé elektronickou aukci ukončují jedním nebo více uvedenými způsoby:
a)
ukončí aukci v termínu (datum a hodina), jejž předem uvedli ve výzvě k účasti na aukci;
b)
ukončí aukci, pokud již nedostávají nabídky na nové ceny či hodnoty, které splňují požadavky na nejmenší rozdíly;
c)
ukončí aukci, pokud proběhl počet kol aukce stanovený ve výzvě k účasti na aukci.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) stanoví veřejní zadavatelé ve výzvě k účasti na aukci lhůtu, po jejímž uplynutí od podání poslední nabídky elektronickou aukci ukončí.
Rozhodnou-li se veřejní zadavatelé ukončit elektronickou aukci způsobem podle prvního pododstavce písm. c), případně v kombinaci se způsobem podle prvního pododstavce písm. b), uvádí výzva k účasti na aukci časový rozvrh jednotlivých kol aukce.
8. Po ukončení elektronické aukce veřejní zadavatelé zadají veřejnou zakázku podle článku 149 v souladu s výsledky této aukce.
Veřejní zadavatelé nesmějí elektronických aukcí zneužívat ani je používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval nebo měnil předmět veřejné zakázky, jenž byl stanoven v uveřejněném oznámení o zahájení zadávacího řízení a v zadávací dokumentaci.
Článek 151
Neobvykle nízké nabídky
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Zdá-li se být nabídka v případě určité veřejné zakázky neobvykle nízká, vyžádá si veřejný zadavatel předtím, než nabídku odmítne pouze z tohoto důvodu, písemné upřesnění jejích hlavních parametrů, jež považuje za podstatné; při následném ověření těchto parametrů vychází z vysvětlení, jež mu strany poskytnou. Toto upřesnění se může týkat zejména souladu s předpisy o ochraně zaměstnanců a pracovních podmínkách platnými v místě, kde mají být stavební práce, služby či dodávky prováděny.
Veřejný zadavatel může vzít v úvahu zejména vysvětlení, která se týkají:
a)
hospodářských aspektů výrobního postupu, poskytování služeb nebo stavebních postupů;
b)
zvolených technických řešení nebo výjimečně příznivých podmínek, které má uchazeč k dispozici;
c)
původnosti nabídky.
2. Pokud veřejný zadavatel zjistí, že je nabídka neobvykle nízká z důvodu poskytnuté státní podpory, může tuto nabídku odmítnout pouze z tohoto důvodu, jen pokud uchazeč není schopen v přiměřené lhůtě, kterou zadavatel stanoví, prokázat, že dotyčná podpora byla poskytnuta s konečnou platností v souladu s postupy a rozhodnutími, jež stanoví pravidla Unie v oblasti státní podpory.
Článek 152
Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé stanoví pevné a konečné lhůty v kalendářních dnech pro doručení nabídek a žádostí o účast. Tyto lhůty jsou dostatečně dlouhé, aby umožnily osobám, jež mají zájem, přiměřenou a dostatečnou dobu na přípravu a podání nabídek, a zohledňují zejména náročnost veřejné zakázky, nezbytnost provést prohlídku na místě nebo nahlédnout na místě do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci.
2. V otevřeném řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 52 dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. V užším řízení, v případech použití soutěžního dialogu podle článku 132 a v jednacím řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 37 dní ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
V užším řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 40 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
V řízení po uveřejnění výzvy k projevení zájmu podle čl. 136 odst. 1 však tato lhůta činí:
a)
alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o řízení podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu i); lhůta se počítá ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek;
b)
alespoň 10 dní pro doručení žádostí o účast a alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o dvoufázové řízení podle čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu ii).
4. Jestliže veřejní zadavatelé v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, v souladu s čl. 123 odst. 2 odešlou předběžné oznámení o veřejné zakázce k uveřejnění nebo jej sami uveřejní na svém profilu kupujícího, může být lhůta pro doručení nabídek obecně zkrácena na 36 dní, avšak v žádném případě nesmí být kratší než 22 dny ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k podávání nabídek.
Zkrácení lhůty podle prvního pododstavce je možné jen tehdy, splňuje-li předběžné oznámení následující podmínky:
a)
obsahuje všechny informace vyžadované pro oznámení o zahájení zadávacího řízení, jsou-li tyto informace v době uveřejnění oznámení k dispozici;
b)
bylo odesláno k uveřejnění nejméně 52 dnů a nejvýše dvanáct měsíců přede dnem, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení.
5. Lhůty pro doručení nabídek lze zkrátit o pět dní, jsou-li všechny dokumenty, jež tvoří dokumentaci k zadávacímu řízení, ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k projevení zájmu neomezeně a přímo přístupné elektronickými prostředky.
Článek 153
Lhůty pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o zadávací dokumentaci, popisy v řízení podle článku 132 či doplňující dokumenty, jsou tyto dokumenty s výhradou ustanovení odstavce 4 zaslány do pěti pracovních dní od doručení žádosti všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o dokumenty, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
2. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, popisům či doplňujícím dokumentům, jsou tyto informace poskytnuty všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky, a to všem těmto subjektům současně, co nejdříve a nejpozději šest kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro doručení nabídek nebo - pokud je žádost o informace doručena méně než osm kalendářních dní před uplynutím této lhůty - co nejdříve po doručení této žádosti. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o doplňující informace, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
3. Nelze-li zadávací dokumentaci a doplňující dokumenty či informace - ať už z jakéhokoli důvodu - poskytnout ve lhůtách podle odstavců 1 a 2 tohoto článku nebo lze-li nabídky vypracovat až po prohlídce na místě či po nahlédnutí do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci na místě, jsou lhůty pro doručení nabídek uvedené v článku 152 prodlouženy, tak aby měly všechny hospodářské subjekty možnost se seznámit se všemi informacemi nezbytnými k přípravě nabídek. Toto prodloužení se vhodným způsobem vyhlásí postupy podle článků 123 až 126.
4. V otevřeném řízení, včetně dynamických nákupních systémů podle článku 131, se nepoužije ustanovení odstavce 1 tohoto článku, jsou-li veškerá dokumentace k zadávacímu řízení a doplňující dokumenty bez omezení, v plném rozsahu a přímo přístupné elektronickými prostředky. Oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 uvádí i internetovou adresu, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Článek 154
Lhůty v naléhavých případech
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Nelze-li v naléhavých, řádně odůvodněných případech dodržet minimální lhůty uvedené v čl. 152 odst. 3, mohou veřejní zadavatelé v případě užšího a jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení stanovit tyto lhůty v kalendářních dnech:
a)
lhůtu pro doručení žádostí o účast, jež musí činit nejméně patnáct dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo nejméně deset dnů, jestliže bylo toto oznámení odesláno Úřadu pro publikace elektronicky;
b)
lhůtu pro doručení nabídek, jež musí činit nejméně deset dnů ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
2. Je-li v rámci užšího řízení a zrychleného jednacího řízení podána s dostatečným předstihem žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, jsou tyto informace sdělovány všem zájemcům nebo uchazečům nejpozději čtyři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro doručení nabídek.
Článek 155
Způsoby komunikace
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Způsoby podávání nabídek a žádostí o účast určuje veřejný zadavatel, jenž může pro tento účel zvolit jeden výhradní způsob. Nabídky a žádosti o účast lze podávat formou dopisu nebo elektronickými prostředky. Žádosti o účast lze podávat rovněž faxem.
Zvolené komunikační prostředky musí být obecně dostupné a nesmějí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost nabídek a žádostí o účast a veřejný zadavatel tyto nabídky a žádosti o účast prostudovává až po vypršení lhůty k jejich podání;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Je-li to nezbytné pro účely právního dokazování, mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že žádosti o účast podané faxem musí být co nejdříve a v každém případě před uplynutím lhůty stanovené v článku 152 potvrzeny dopisem nebo elektronickými prostředky.
2. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, musejí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi a nesmí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
3. S výjimkou veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančního limitu podle čl. 170 odst. 1, zaručují zařízení, jež slouží elektronickému doručování nabídek a žádostí o účast, za pomoci technických prostředků a náležitých postupů splnění těchto podmínek:
a)
lze s jistotou ověřit identitu hospodářského subjektu;
b)
lze určit přesnou hodinu a datum doručení nabídek a žádostí o účast;
c)
lze přiměřeně zajistit, aby před uplynutím stanovených lhůt neměl nikdo přístup k údajům předaným v souladu s těmito požadavky;
d)
v případě porušení tohoto zákazu přístupu lze přiměřeně zajistit, aby toto porušení bylo spolehlivě zjistitelné;
e)
datum, kdy mají být otevřeny doručené údaje, mohou stanovit či změnit pouze oprávněné osoby;
f)
v jednotlivých fázích zadávacího řízení mohou mít přístup k předaným údajům či jejich části oprávněné osoby pouze na základě současného jednání;
g)
současné jednání oprávněných osob musí přístup k předaným údajům umožňovat až po uplynutí stanoveného dne;
h)
údaje doručené a otevřené v souladu s těmito požadavky zůstávají přístupné pouze osobám, jež jsou oprávněny se s nimi seznamovat.
4. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, má se za to, že se u elektronických dokumentů podaných prostřednictvím takových systémů jedná o originály a že jsou podepsány oprávněným zástupcem hospodářského subjektu.
5. V případě podávání formou dopisu si uchazeči nebo zájemci mohou zvolit, zda nabídku nebo žádost o účast podají:
a)
buď poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení uvést, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu; v tomto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení nad rámec informací podle čl. 138 odst. 2 písm. a) uvést rovněž útvar, jemuž mají být nabídky nebo žádosti o účast doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
6. Za účelem utajení a vyloučení jakýchkoli potíží v případě zasílání nabídek dopisem obsahuje výzva k podávání nabídek tuto poznámku:
Nabídky musí být podány v zapečetěné obálce vložené do další zapečetěné obálky. Na vnitřní obálce jsou kromě názvu útvaru, jemuž je určena a který je uveden ve výzvě k podávání nabídek, uvedena slova „Výzva k podávání nabídek - neotvírat v podatelně“. Použijí-li se samolepicí obálky, musí být zapečetěny lepicí páskou, přes niž je podepsán odesílatel.
Článek 156
Soutěžní jistoty
(Čl. 111 odst. 3 finančního nařízení)
Veřejný zadavatel může požadovat poskytnutí soutěžní jistoty v souladu s článkem 163, která představuje 1 % až 2 % celkové hodnoty veřejné zakázky.
Jistota je uvolněna při zadání veřejné zakázky. Není-li v dané lhůtě nabídka podána nebo je-li podaná nabídka následně stažena, je jistota zadržena.
Článek 157
Otevírání nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 4 finančního nařízení)
1. Otevřeny jsou všechny žádosti o účast a nabídky, jež splňují požadavky článku 155.
2. Přesahuje-li hodnota veřejné zakázky finanční limit podle čl. 137 odst. 1, jmenuje příslušná schvalující osoba komisi pro otevírání obálek.
Komise pro otevírání obálek je složena nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky dotyčného orgánu, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení. Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje komisi pro otevírání obálek příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení této komise musí pokud možno odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. V případě podávání nabídek poštou parafuje jeden nebo více členů komise pro otevírání obálek doklady, jež dokládají datum a hodinu odeslání nabídek.
Tyto osoby parafují rovněž:
a)
každou stránku každé nabídky nebo
b)
- s výjimkou případů podle odst. 2 druhého pododstavce - titulní stranu jednotlivých nabídek a stránky obsahující finanční údaje, přičemž úplnost původní nabídky musí být zajištěna veškerými vhodnými bezpečnostními opatřeními, jež používá útvar nezávislý na schvalujícím útvaru.
Je-li veřejná zakázka zadávána postupem automatického výběru nabídky podle čl. 149 odst. 1 písm. a), jsou ceny uvedené v nabídkách, které splňují požadavky, uveřejněny.
Členové komise podepíší písemný protokol o otevření doručených nabídek, jenž uvádí nabídky, které splňují požadavky článku 155 a které je nesplňují, jakož i důvody odmítnutí pro nesplnění požadavků, pokud jde o způsoby podání nabídek podle článku 155. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Článek 158
Výbor pro hodnocení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 5 finančního nařízení)
1. Hodnotící výbor, který je vytvořen pro každou z obou fází a který se opírá o předem vyhlášená kritéria pro vyloučení a výběr, resp. o kritéria pro zadání zakázky, vyhodnocuje všechny žádosti o účast a nabídky, jež jsou prohlášeny za vyhovující z hlediska požadavků článku 155, a sestaví jejich pořadí.
Úkolem výboru, jejž jmenuje příslušná schvalující osoba, je vydat poradní stanovisko u veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limit podle čl. 137 odst. 1.
Příslušná schvalující osoba však může rozhodnout, že hodnotící výbor vyhodnotí nabídky a sestaví jejich pořadí pouze na základě kritérií pro zadání zakázky a že kritéria pro vyloučení a výběr se vyhodnotí jiným vhodným způsobem, který zaručí vyloučení střetu zájmů.
2. Hodnotící výbor je složen nejméně ze tří osob, které zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů nebo subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tyto osoby dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Hodnotící výbor může mít stejné složení jako komise pro otevírání obálek.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje hodnotící výbor příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení výboru musí odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. Žádosti o účast a nabídky, jež nesplňují všechny základní požadavky uvedené v dokumentaci k zadávacímu řízení, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče vyzvat, aby ve stanovené lhůtě doplnili podklady předložené v souvislosti s kritérii pro vyloučení a výběr či aby k těmto podkladům podali vysvětlení.
Za přípustné se považují žádosti o účast a nabídky, jež nejsou vyloučeny a splňují kritéria pro výběr.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 si hodnotící výbor vyžádá bližší informace ke složení nabídky.
Článek 159
Výsledky hodnocení
(Článek 112 finančního nařízení)
1. O hodnocení a sestavení pořadí žádostí o účast a nabídek, o nichž hodnotící výbor prohlásí, že splňují požadavky, je vypracován datovaný písemný záznam.
Tento záznam podepíší všichni členové hodnotícího výboru. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Nebyla-li hodnotícímu výboru svěřena odpovědnost za posouzení nabídek z hlediska kritérií pro vyloučení a výběr, podepíšou tento písemný záznam též osoby, kterým příslušná schvalující osoba tuto odpovědnost svěřila. Záznam je archivován pro pozdější použití.
2. Záznam podle odstavce 1 obsahuje alespoň:
a)
jméno a adresu veřejného zadavatele a předmět a hodnotu veřejné zakázky, rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména navrženého zájemce, zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody pro jeho výběr a - je-li tento údaj znám - část zakázky či rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel či poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli.
3. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede alespoň:
a)
svůj název a adresu, předmět a hodnotu veřejné zakázky nebo předmět a maximální hodnotu rámcové smlouvy či dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména vybraných zájemců nebo vybraného zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody jejich výběru na základě předem vyhlášených kritérií pro výběr a pro zadání zakázky a - je-li tento údaj znám - část zakázky nebo rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli;
f)
v případě jednacího řízení a soutěžního dialogu okolnosti uvedené v článcích 132, 134, 135, 266, 268, 270 a 271, jež jsou důvodem k použití těchto řízení;
g)
případné důvody, pro něž se veřejný zadavatel rozhodl veřejnou zakázku nezadat.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení přijme rozhodnutí podle prvního pododstavce veřejný zadavatel, který je za toto řízení odpovědný.
Článek 160
Styk mezi veřejnými zadavateli a uchazeči
(Článek 112 finančního nařízení)
1. Styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči v průběhu zadávacího řízení je přípustný výjimečně, za podmínek uvedených v odstavcích 2 a 3.
2. Před uplynutím lhůty pro podávání nabídek může veřejný zadavatel, pokud jde o doplňující dokumenty a informace podle článku 153:
a)
sdělit z podnětu uchazečů doplňující informace, a to výlučně za účelem vyjasnění povahy veřejné zakázky; tyto informace musí být sděleny ve stejný den všem uchazečům, kteří si vyžádali zadávací dokumentaci;
b)
informovat z vlastního podnětu zúčastněné osoby, pokud zjistí omyl, nepřesnost, opomenutí nebo jiný druh administrativní chyby v textu oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvy k podávání nabídek nebo zadávací dokumentace, s tím, že tato informace musí být těmto osobám podána ve stejný den a stejným způsobem, jaký se použije na původní výzvu k podávání nabídek.
3. Je-li po otevření nabídek v souvislosti s některou z nich zapotřebí určitého vyjasnění nebo je-li v nabídce nutno opravit zjevné administrativní chyby, může veřejný zadavatel navázat styk s uchazečem, avšak tento styk nesmí vést ke změně podmínek nabídky.
4. Ve všech případech, kdy byl navázán styk, a v řádně odůvodněných případech podle článku 96 finančního nařízení, kdy styk navázán nebyl, je třeba učinit poznámku do spisu.
Článek 161
Informace pro zájemce a uchazeče
(Články 113, 114 a 118 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé sdělí zájemcům a uchazečům co nejdříve rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, podpisu rámcové smlouvy či přijetí do dynamického nákupního systému (včetně důvodů případného rozhodnutí veřejnou zakázku, rámcovou smlouvu nebo dynamický nákupní systém, na něž byla soutěž o veřejné zakázky vyhlášena, nezadat, nepodepsat, resp. nezavést) nebo rozhodnutí znovu zahájit řízení.
2. Údaje podle čl. 113 odst. 2 finančního nařízení sdělí veřejný zadavatel nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení písemné žádosti.
3. V případě veřejných zakázek, jež zadávají orgány Unie na vlastní účet, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež nejsou vyloučeny z oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES, sdělí veřejný zadavatel všem neúspěšným uchazečům nebo zájemcům, že jejich přihláška nebo nabídka nebyla přijata, s tím, že toto sdělení je podáváno všem těmto osobám současně, každé jednotlivě a elektronickými prostředky v jedné z těchto fází:
a)
krátce poté, co je přijato rozhodnutí na základě kritérií pro vyloučení a výběr, a předtím, než je přijato rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, jedná-li se o zadávací řízení pořádané ve dvou samostatných fázích;
b)
v případě rozhodnutí o zadání veřejné zakázky a o odmítnutí nabídek co nejdříve po přijetí rozhodnutí o zadání zakázky, nejpozději však v průběhu následujícího týdne.
Ve všech případech uvede veřejný zadavatel důvody, proč nebyla nabídka nebo přihláška přijata, a dostupné opravné prostředky.
Neúspěšní uchazeči nebo zájemci si mohou písemně formou dopisu, faxu nebo e-mailu vyžádat doplňující informace k důvodům odmítnutí své přihlášky nebo nabídky a všichni vybraní uchazeči, jejichž nabídky nebyly vyloučeny, mají nárok na informace o vlastnostech a přednostech přijaté nabídky a jménu úspěšného uchazeče; tím není dotčen čl. 113 odst. 2 druhý pododstavec finančního nařízení. Veřejní zadavatelé odpovědí nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
Článek 162
Podpis smlouvy
(Články 113 a 118 finančního nařízení)
S prováděním veřejné zakázky se započne až po podpisu smlouvy na tuto zakázku.
Oddíl 4
Jistoty a nápravná opatření
Článek 163
Jistoty
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Je-li od zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vyžadováno složení jistoty předem, musí tato jistota pokrývat částku a období, které jsou dostatečné pro její čerpání.
2. Jistotu poskytuje banka nebo schválená finanční instituce. Může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby poté, co toto ručení schválí veřejný zadavatel.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci nebo třetí osobu k neodvolatelné záruce nebo prvnímu ručení za splnění povinností zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Článek 164
Jistota pro účely plnění
(Článek 115 finančního nařízení)
1. S cílem zajistit, aby byly stavební práce, dodávky či služby provedeny v plném rozsahu, a v situacích, kdy tato plnění nelze s konečnou platností přijmout v souladu se smluvními podmínkami, může schvalující osoba v individuálních případech a v návaznosti na předběžnou analýzu rizik vyžadovat, aby zhotovitel, dodavatel či poskytovatel poskytl jistotu pro účely plnění.
2. Jistotu ve výši 10 % celkové hodnoty veřejné zakázky lze vytvořit postupně srážkami z uskutečňovaných plateb.
Jistotu může nahradit srážka z konečné platby zadržená až do konečného přijetí služeb, dodávek nebo stavebních prací. Výši srážky určí schvalující osoba tak, aby odrážela rizika zjištěná v souvislosti s plněním smlouvy, předmět zakázky a obchodní podmínky obvyklé v daném odvětví.
Podmínky jistoty jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení.
3. Po konečném přijetí stavebních prací, služeb nebo dodávek je jistota uvolněna v souladu s podmínkami smlouvy.
Článek 165
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Jakmile veřejný zadavatel zjistí, že je nutné poskytnout předběžné financování, posoudí před zahájením zadávacího řízení rizika, jež jsou s platbami předběžného financování spojena; přihlédne zejména k těmto kritériím:
a)
předpokládaná hodnota veřejné zakázky;
b)
její předmět;
c)
délka trvání a tempo;
d)
struktura trhu.
2. Jistota pro účely platby předběžného financování je vyžadována v případě podle čl. 146 odst. 6 druhého pododstavce nebo v případě, že schvalující osoba tak rozhodne učinit podle odstavce 1 tohoto článku.
Jistota není vyžadována v případě veřejných zakázek nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 1.
Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je prováděn zápočet předběžného financování s průběžnými platbami nebo výplatou zůstatku ve prospěch zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele v souladu se smluvními podmínkami.
Článek 166
Pozastavení v případě pochybení či nesrovnalostí
(Článek 116 finančního nařízení)
1. Plnění veřejné zakázky lze podle článku 116 finančního nařízení pozastavit za účelem ověření, zdali došlo k předpokládaným závažným pochybením, nesrovnalostem nebo podvodům. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je plnění veřejné zakázky co nejdříve obnoveno.
2. Závažným pochybením nebo nesrovnalostí je každé porušení smlouvy nebo předpisů, které je důsledkem jednání nebo opomenutí, jež způsobuje nebo by mohlo způsobit ztrátu pro rozpočet Unie.
KAPITOLA 2
Ustanovení použitelná pro veřejné zakázky zadávané orgány Unie na vlastní účet
Článek 167
Stanovení příslušných úrovní pro výpočet finančních limitů
(Články 117 a 118 finančního nařízení)
Všechny pověřené nebo dále pověřené schvalující osoby jednotlivých orgánů posoudí, zda bylo dosaženo finančních limitů podle článku 118 finančního nařízení.
Článek 168
Samostatné veřejné zakázky a zakázky sestávající z dílčích plnění
(Články 104 a 118 finančního nařízení)
1. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky nesmí být stanovena s úmyslem obejít požadavky tohoto nařízení. Je nepřípustné, aby byla veřejná zakázka za tímto účelem rozdělena.
Je-li to vhodné, technicky proveditelné a nákladově efektivní, zadávají se veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, formou dílčích plnění zadávaných současně.
2. Je-li předmět veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce rozdělen na několik dílčích plnění, která jsou předmětem individuálních veřejných zakázek, vezme se při celkovém hodnocení použitelného finančního limitu v úvahu celková hodnota všech dílčích plnění.
Pokud celková hodnota všech dílčích plnění dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, použijí se na každé dílčí plnění ustanovení čl. 97 odst. 1 a čl. 104 odst. 1 a 2 finančního nařízení.
3. Má-li být veřejná zakázka zadána formou samostatných dílčích plnění, jsou nabídky na každé dílčí plnění hodnoceny zvlášť. Je-li několik dílčích plnění zadáno témuž uchazeči, lze na všechna tato dílčí plnění podepsat jedinou smlouvu.
Článek 169
Postupy ke stanovení předpokládané hodnoty určitých veřejných zakázek
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Pro účely výpočtu předpokládané hodnoty veřejné zakázky zahrne veřejný zadavatel do této částky celkovou odhadovanou odměnu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Jsou-li součástí veřejné zakázky opce nebo možnost obnovení smlouvy, je základem pro výpočet nejvyšší povolená částka, do níž je zahrnuto využití těchto opcí a obnovení smlouvy.
Tento odhad se provádí v okamžiku, kdy je odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo, pokud se s takovým vyhlášením nepočítá, v okamžiku, kdy veřejný zadavatel zahajuje zadávací řízení.
2. V případě rámcových smluv a dynamických nákupních systémů je brána v úvahu maximální hodnota všech veřejných zakázek, jež jsou plánovány na celou dobu trvání rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému.
3. V případě veřejných zakázek na služby se bere v úvahu:
a)
u pojišťovacích služeb: pojistné, které je třeba zaplatit, a další druhy odměn;
b)
u bankovních nebo finančních služeb: poplatky, provize, úroky a další druhy odměn;
c)
u veřejných zakázek na zpracování projektu: poplatky, provize a podobné odměny.
4. V případě veřejných zakázek na služby, jež neuvádějí celkovou cenu, nebo v případě veřejných zakázek na dodávky, jejichž předmětem je leasing, nájem či koupě výrobků na splátky, je základem pro výpočet předpokládané hodnoty:
a)
v případě veřejných zakázek na dobu určitou:
i)
celková hodnota veřejné zakázky za celou dobu jejího trvání, činí-li výše uvedená doba nejvýše 48 měsíců v případě služeb nebo nejvýše dvanáct měsíců v případě dodávek,
ii)
celková hodnota včetně předpokládané zůstatkové hodnoty, činí-li výše uvedená doba v případě dodávek více než dvanáct měsíců;
b)
v případě veřejných zakázek na dobu neurčitou nebo v případě služeb na dobu delší než 48 měsíců měsíční hodnota vynásobená čtyřiceti osmi.
5. V případě veřejných zakázek na služby nebo dodávky, jež jsou zadávány pravidelně nebo mají být během určitého období obnoveny, se hodnota těchto zakázek určí na základě:
a)
skutečných souhrnných nákladů na podobné zakázky na tytéž druhy služeb či výrobků, jež byly zadány během předchozího rozpočtového roku nebo předchozích dvanácti měsíců; tyto náklady se pokud možno upraví o změny v množství či hodnotě, které se předpokládají v průběhu dvanácti měsíců následujících po ukončení původní smlouvy, nebo
b)
odhadovaných souhrnných nákladů na následné veřejné zakázky zadané v průběhu dvanácti měsíců po prvním poskytnutí služby nebo první dodávce nebo v průběhu trvání smlouvy, je-li delší než dvanáct měsíců.
6. V případě veřejných zakázek na stavební práce se kromě hodnoty těchto prací bere v úvahu i celková odhadovaná hodnota dodávek, jež jsou k provedení těchto prací nezbytné a jež zhotoviteli poskytne veřejný zadavatel.
Článek 170
Finanční limity pro použití postupů podle směrnice 2004/18/ES
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Finančními limity podle článku 118 finančního nařízení se rozumí prahové hodnoty, jež směrnice 2004/18/ES stanoví pro veřejné zakázky na dodávky, služby, resp. stavební práce.
2. Lhůtami podle článku 118 finančního nařízení se rozumí lhůty uvedené v článcích 152, 153 a 154.
Článek 171
Odkladná lhůta před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel podepíše s úspěšným uchazečem smlouvu na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu spadající do oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES až po uplynutí lhůty čtrnácti kalendářních dnů.
Běh uvedené lhůty započne:
a)
dnem následujícím po dni, kdy byla úspěšným a neúspěšným uchazečům současně zaslána příslušná oznámení, nebo
b)
v případě veřejné zakázky či rámcové smlouvy, jež byla zadána na základě jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, dnem, jenž následuje po uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení podle článku 123 v Úředním věstníku Evropské unie.
V případě, že je pro zasílání podle druhého pododstavce písm. a) používán fax či elektronické prostředky, činí odkladná lhůta deset kalendářních dnů.
V případě potřeby může veřejný zadavatel pozastavit podpis smlouvy na veřejnou zakázku za účelem dodatečného přezkumu v případě, je-li takový krok odůvodněn žádostmi či připomínkami uchazečů nebo zájemců, kteří byli neúspěšní nebo podali stížnost, nebo s ohledem na jinou významnou informaci, kterou obdržel. Tyto žádosti, připomínky nebo informace musí být doručeny během lhůty stanovené v prvním pododstavci. V případě pozastavení jsou všichni zájemci nebo uchazeči uvědomeni do tří pracovních dnů od přijetí příslušného rozhodnutí.
S výjimkou případů podle odstavce 2 jsou všechny smlouvy podepsané před uplynutím lhůty stanovené v prvním pododstavci neplatné.
Nelze-li veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu zadat vybranému úspěšnému uchazeči, může ji veřejný zadavatel zadat druhému nejlepšímu uchazeči.
2. Lhůta podle odstavce 1 se nepoužije v těchto případech:
a)
v případě otevřeného, užšího nebo jednacího řízení po uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byla podána pouze jedna nabídka;
b)
v případě zvláštních zakázek zadaných na základě rámcové smlouvy;
c)
v případě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. c), čl. 134 odst. 1 písm. g) bodu iii), čl. 134 odst. 1 písm. h) a čl. 134 odst. 1 písm. j).
Článek 172
Doložení přístupu k veřejným zakázkám
(Článek 119 finančního nařízení)
Zadávací dokumentace vyžaduje, aby uchazeči uvedli stát, v němž mají sídlo nebo bydliště, a tento údaj prokázali doklady, jež jsou podle jejich vnitrostátního práva běžně akceptovány.
HLAVA VI
GRANTY
KAPITOLA 1
Oblast působnosti a forma grantů
Článek 173
Členské příspěvky
(Článek 121 finančního nařízení)
Členskými příspěvky podle čl. 121 odst. 2 písm. d) finančního nařízení se rozumí částky hrazené organizacím, jichž je Unie členem, a to v souladu s rozpočtovými rozhodnutími a platebními podmínkami, jež daná organizace stanoví.
Článek 174
Grantová dohoda a rozhodnutí o udělení grantu
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Granty jsou předmětem rozhodnutí nebo písemné dohody.
2. Při rozhodování o tom, který druh aktu má být použit, se zohledňují:
a)
skutečnost, zdali se lokalita příjemce nachází na území Unie, či mimo ně;
b)
náročnost a standardizace obsahu financovaných akcí nebo pracovních programů.
Článek 175
Výdaje na členy orgánů
(Článek 121 finančního nařízení)
Výdaje na členy orgánů podle čl. 121 odst. 2 písm. a) finančního nařízení zahrnují příspěvky pro sdružení současných a bývalých členů Evropského parlamentu. Tyto příspěvky jsou vynakládány v souladu s vnitřními správními předpisy Evropského parlamentu.
Článek 176
Akce, na něž lze udělit grant
(Článek 121 finančního nařízení)
Akce, na niž lze udělit grant ve smyslu článku 121 finančního nařízení, musí být jednoznačně vymezena.
Akce nesmí být rozdělena na více akcí s úmyslem obejít pravidla financování, jež stanoví toto nařízení.
Článek 177
Subjekty, jež sledují cíl v obecném zájmu Unie
(Článek 121 finančního nařízení)
Subjektem, jenž sleduje cíl v obecném zájmu Unie, se rozumí:
a)
buď subjekt, který plní úkoly na poli vzdělávání, odborné přípravy, šíření informací, inovací, výzkumu či studií v oblastech evropské politiky či provádí činnosti k prosazování občanství a lidských práv, nebo evropský normalizační orgán;
b)
osoba, jež zastupuje neziskové subjekty působící v členských státech, kandidátských nebo potenciálních kandidátských zemích a prosazuje zásady a politiky, které jsou v souladu s cíli Smluv.
Článek 178
Partnerství
(Článek 121 finančního nařízení)
1. Součástí rámcového partnerství mohou být zvláštní granty na akce a na provozní náklady.
2. Rámcové partnerství může být založeno na mechanismu dlouhodobé spolupráce mezi Komisí a příjemci grantů. Může mít formu dohody nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Dohoda či rozhodnutí o rámcovém partnerství specifikuje společné cíle, povahu akcí, jež jsou plánovány jako jednorázové či jako součást schváleného ročního pracovního programu, řízení o udělení zvláštního grantu v souladu se zásadami a procesními pravidly, jež jsou upraveny v této hlavě, a dále obecná práva a povinnosti stran podle zvláštních dohod či rozhodnutí.
Doba trvání partnerství nesmí překročit čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné případy, jež jsou řádně odůvodněny zejména předmětem rámcového partnerství.
Schvalující osoby nesmějí dohod ani rozhodnutí o rámcovém partnerství zneužívat ani jich využívat takovým způsobem, jehož účel či účinek odporuje zásadám transparentnosti a rovného zacházení se žadateli.
3. Pokud jde o tvorbu programů, uveřejňování ex ante a zadávání, přistupuje se k rámcovému partnerství jako ke grantu.
4. Zvláštní granty založené na dohodách či rozhodnutích o rámcovém partnerství se udělují postupy podle těchto dohod či rozhodnutí a v souladu s ustanoveními této hlavy.
Uveřejňují se ex post postupem podle článku 191.
Článek 179
Elektronické systémy pro výměnu informací
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veškeré výměny s příjemci, včetně uzavírání grantových dohod, oznamování rozhodnutí o udělení grantu a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež zřídí Komise.
2. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 2 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 180
Obsah grantových dohod a rozhodnutí o udělení grantu
(Článek 122 finančního nařízení)
1. Grantová dohoda stanoví alespoň:
a)
předmět;
b)
příjemce;
c)
dobu svého trvání, a to:
i)
datum svého vstupu v platnost,
ii)
datum zahájení a dobu trvání financované akce nebo financovaného rozpočtového roku;
d)
maximální částku financovanou z prostředků Unie vyjádřenou v eurech a formu grantu, případně s uvedením těchto dalších údajů:
i)
celkových odhadovaných způsobilých nákladů na akci či pracovní program a míru financování způsobilých nákladů nebo
ii)
jednotkových nákladů, jednorázové částky nebo paušálního financování podle čl. 123 písm. b), c) a d) finančního nařízení, jsou-li tyto částky určeny, nebo
iii)
kombinace údajů podle bodů i) a ii) tohoto písmene;
e)
popis akce nebo - v případě grantu na provozní náklady - pracovního programu, jejž schvalující osoba schválila na daný rozpočtový rok, spolu s popisem výsledků očekávaných od provedení akce či pracovního programu;
f)
obecné podmínky použitelné na všechny dohody tohoto typu, např. souhlas příjemce s kontrolami a audity, jež provádí Komise, úřad OLAF a Účetní dvůr;
g)
odhadovaný celkový rozpočet akce či pracovního programu;
h)
má-li být v rámci akce zadána veřejná zakázka, zásady uvedené v článku 209 nebo pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která musí příjemce dodržovat;
i)
povinnosti příjemce, zejména:
i)
povinnosti, pokud jde o řádné finanční řízení a předkládání zpráv o činnosti a financování; je-li to vhodné, stanoví se průběžné cíle, při jejichž naplnění se tyto zprávy předkládají,
ii)
pokud Komise uzavírá dohodu s více příjemci: specifické povinnosti případného koordinátora a ostatních příjemců vůči koordinátorovi, jakož i finanční odpovědnost příjemců za částky dlužné vůči Komisi;
j)
postupy a lhůty pro schvalování těchto zpráv a pro platby prováděné Komisí;
k)
popřípadě podrobnosti o způsobilých nákladech na akci nebo schválený pracovní program nebo o jednotkových nákladech, jednorázové částce nebo paušálním financování podle článku 123 finančního nařízení;
l)
ustanovení, jimiž se řídí zviditelnění finanční podpory, kterou Unie poskytuje, s výjimkou řádně odůvodněných případů, kdy její prezentace vůči veřejnosti není možná či vhodná.
Obecné podmínky podle prvního pododstavce písm. f) alespoň:
i)
uvádějí, že rozhodným právem pro grantovou dohodu je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v grantové dohodě. V dohodách s mezinárodními organizacemi lze stanovit odchylnou úpravu,
ii)
specifikují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu.
2. Grantová dohoda může stanovit postupy a lhůty pro pozastavení provádění grantu, vypovězení grantové dohody nebo zrušení rozhodnutí o udělení grantu podle článku 135.
3. V případech podle článku 178 specifikuje dohoda nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství údaje podle tohoto článku odst. 1 prvního pododstavce písm. a) a b), písm. c) bodu i), písm. f), písm. h) až j) a písm. l).
Rozhodnutí o udělení zvláštního grantu či dohoda o zvláštním grantu obsahuje údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. a) až e), písm. g) a k), a v případě nutnosti též údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. i).
4. Změny grantových dohod vyžadují písemnou formu. Účelem ani důsledkem těchto změn - včetně rozšíření či zúžení okruhu příjemců - nesmí být zpochybnění rozhodnutí o udělení grantu ani porušení zásady rovného zacházení s žadateli.
5. Na rozhodnutí o udělení grantu se obdobně použijí odstavce 1, 2, 3 a 4.
Část údajů podle odstavce 1 lze namísto v rozhodnutí o udělení grantu uvést ve výzvě k podávání návrhů nebo souvisejícím dokumentu.
Článek 181
Formy grantů
(Článek 123 finančního nařízení)
1. Granty udělené ve formě podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení se vypočítávají na základě způsobilých nákladů, jež příjemci skutečně vznikly a jež jsou uvedeny v předběžném odhadovaném rozpočtu, který je předkládán spolu s návrhem a je zahrnut do grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
2. V případě jednotkových nákladů podle čl. 123 odst. 1 písm. b) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena pevná částka připadající na jednotku.
3. V případě jednorázových částek podle čl. 123 odst. 1 písm. c) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena celková pevná částka.
4. V případě paušálního financování podle čl. 123 odst. 1 písm. d) finančního nařízení je pro konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanoven určitý procentní podíl.
Článek 182
Jednorázové částky, jednotkové náklady a paušální financování
(Článek 124 finančního nařízení)
1. Schválení využití jednorázových částek, jednotkových nákladů či paušálního financování uvedené v čl. 124 odst. 1 finančního nařízení platí po celou dobu trvání programu. Toto schválení lze zrevidovat, je-li zapotřebí provést podstatné změny. Předmětné údaje a částky jsou pravidelně posuzovány a jednorázové částky, jednotkové náklady či paušální financování jsou v případě potřeby upravovány.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použije se na každého z nich strop uvedený v čl. 124 odst. 1 druhém pododstavci finančního nařízení.
2. Rozhodnutí o udělení grantu či grantová dohoda musí obsahovat všechna nezbytná ustanovení, na jejichž základě lze ověřit, zda byly podmínky pro vyplacení grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování dodrženy.
3. Vyplacením grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování není dotčeno právo přístupu k záznamům, jež jsou příjemci povinni podle právních předpisů vést, pro účely odst. 1 prvního pododstavce a čl. 137 odst. 2 finančního nařízení.
4. Jestliže kontroly ex post odhalí, že nenastala skutečnost, jež zakládá nárok na vyplacení grantu a že v rámci grantu ve formě jednorázové částky, jednotkových nákladů či paušálního financování byly příjemci vyplaceny finanční prostředky neoprávněně, je Komise oprávněna získat tyto prostředky až do výše grantu zpět; tím nejsou dotčeny sankce podle článku 109 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásady
Článek 183
Zásada spolufinancování
(Čl. 125 odst. 3 finančního nařízení)
1. Podle zásady spolufinancování nelze zdroje nezbytné k provedení akce či pracovního programu pokrýt v plném rozsahu z příspěvku Unie.
Spolufinancování může mít podobu vlastních zdrojů příjemce, příjmů, jež daná akce či pracovní program generuje, nebo finančních příspěvků či věcných plnění třetích osob.
2. Věcnými plněními se rozumí nefinanční zdroje, jež příjemci zdarma poskytnou třetí osoby.
Článek 184
Zásada neziskovosti
(Čl. 125 odst. 5 finančního nařízení)
Finanční příspěvky třetích osob, jichž může příjemce využít k pokrytí nákladů, které nejsou podle podmínek grantu Unie způsobilé, nebo které není nutno těmto třetím osobám vracet v případě, že nejsou při ukončení akce či pracovního programu vyčerpány, nejsou pokládány za finanční příspěvky, jež dárci určili konkrétně na financování způsobilých nákladů ve smyslu čl. 125 odst. 5 finančního nařízení.
Článek 185
Granty nízké hodnoty
(Čl. 125 odst. 4 finančního nařízení)
Granty nízké hodnoty se rozumějí granty do výše 60 000 EUR.
Článek 186
Technická pomoc
(Články 101 a 125 finančního nařízení)
Pojem „technická pomoc“ označuje podpůrné činnosti a činnosti zaměřené na budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
Článek 187
Způsobilé náklady
(Čl. 126 odst. 3 písm. c) finančního nařízení)
O DPH se má za to, že ji podle použitelných vnitrostátních právních předpisů o DPH nelze příjemci vrátit, je-li tato daň podle vnitrostátních právních předpisů přičitatelná některé z těchto činností:
a)
osvobozeným činnostem bez nároku na odpočet;
b)
činnostem, jež nejsou předmětem DPH;
c)
činnostem uvedeným v písm. a) a b), v souvislosti s nimiž nelze uplatnit nárok na odpočet DPH, avšak v jejichž případě je tato daň je vracena na základě specifických systémů vracení nebo fondů náhrad, které neupravuje směrnice 2006/112/ES, a to i v případě, je-li tento systém či fond ustaven na základě vnitrostátních právních předpisů o DPH.
O DPH v souvislosti s činnostmi, jež jsou vyjmenovány v čl. 13 odst. 2 směrnice 2006/112/ES, se má za to, že ji uhradil příjemce, u něhož se nejedná o osobu nepovinnou k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 prvního pododstavce uvedené směrnice, a to bez ohledu na to, zdali dotčené členské státy pokládají tyto činnosti za činnosti, při nichž veřejnoprávní subjekty vystupují jako orgány veřejné moci.
Článek 188
Pravidla pro programy
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program pro granty připravuje příslušná schvalující osoba. Přijímá jej orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách věnovaných grantům co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se pracovní program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky, orientační harmonogram výzev k podávání návrhů s uvedením orientační výše a maximální sazby spolufinancování.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování grantů na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 189
Obsah výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Výzvy k podávání návrhů specifikují:
a)
sledované cíle;
b)
kritéria způsobilosti, kritéria pro vyloučení, kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu podle článků 131 a 132 finančního nařízení a odpovídající podklady;
c)
režim financování z prostředků Unie;
d)
režim a lhůtu podávání návrhů, plánovaný termín, do něhož musí být všichni žadatelé informováni o výsledku posuzování jejich žádostí, a orientační termín podpisu grantových dohod nebo oznámení rozhodnutí o udělení grantu.
2. Výzvy k podávání návrhů jsou uveřejňovány na internetových stránkách orgánů Unie a - je-li nutno zajistit další propagaci mezi možnými příjemci - též jinou vhodnou formou, včetně Úředního věstníku Evropské unie. Výzvy lze uveřejňovat ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Změny obsahu výzev k podávání návrhů se uveřejňují za stejných podmínek jako v případě samotných těchto výzev.
Článek 190
Výjimky z výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Bez výzvy k podávání návrhů lze granty udělit pouze v těchto případech:
a)
pro účely operací humanitární pomoci a civilní ochrany nebo pomoci pro řešení krizí ve smyslu odstavce 2;
b)
v jiných výjimečných, řádně odůvodněných případech;
c)
ve prospěch subjektů, jež mají de jure nebo de facto monopol, s tím, že udělení grantu musí být řádně odůvodněno v příslušném rozhodnutí;
d)
ve prospěch subjektů, jež základní právní akt ve smyslu článku 54 finančního nařízení označuje za příjemce grantu, nebo ve prospěch subjektů, jež určí v rámci své odpovědnosti členské státy, pokud základní právní akt označuje za příjemce grantu tyto členské státy;
e)
v případě výzkumu a technologického rozvoje ve prospěch subjektů, jež uvádí pracovní program podle článku 128 finančního nařízení, pokud základní právní akt tuto možnost výslovně stanoví, a za podmínky, že na daný projekt není třeba uveřejňovat výzvu k podávání návrhů;
f)
pro akce zvláštní povahy, které vyžadují zvláštní typ subjektu vzhledem k jeho technické kompetenci, vysoké odbornosti či správní pravomoci, za podmínky, že na dané akce není třeba uveřejňovat výzvy k podávání návrhů.
Případy uvedené v prvním pododstavci písm. f) se řádně odůvodní v rozhodnutí o udělení grantu.
2. Krizovými situacemi ve třetích zemích se rozumí situace bezprostředního nebo nastávajícího nebezpečí, jež hrozí vyústit v ozbrojený konflikt nebo destabilizaci země. Krizovými situacemi se rovněž rozumí situace nastalé v důsledku přírodních pohrom, krize způsobené člověkem, např. války a jiné konflikty, nebo mimořádné okolnosti se srovnatelnými důsledky, jež mohou být spojeny mj. se změnou klimatu, zhoršováním životního prostředí, neexistencí přístupu k energii a přírodním zdrojům nebo extrémní chudobou.
Článek 191
Následné uveřejňování
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Informace o grantech, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu žadatelů v minulém roce;
b)
počtu a procenta kladně vyřízených žádostí, jež připadají na jednu výzvu k podávání návrhů;
c)
průměrné doby řízení ode dne uzávěrky výzvy k podávání návrhů až do udělení grantu;
d)
počtu a výše grantů, u nichž bylo v minulém roce v souladu s čl. 21 odst. 4 upuštěno od povinnosti následného uveřejnění.
Článek 192
Informování žadatelů
(Článek 128 finančního nařízení)
Komise poskytuje žadatelům informace a poradenství tímto způsobem:
a)
stanoví společné standardní formuláře žádostí o podobné granty a kontroluje rozsah a srozumitelnost těchto formulářů;
b)
podává informace možným žadatelům, zejména formou seminářů a vydáváním příruček;
c)
v souborech údajů o právnických osobách podle článku 63 průběžně aktualizuje údaje o příjemcích.
Článek 193
Financování z různých rozpočtových položek
(Článek 129 finančního nařízení)
Akci mohou financovat souběžně z oddělených rozpočtových položek různé příslušné schvalující osoby.
Článek 194
Retroaktivní účinek v případě mimořádně naléhavé pomoci a předcházení konfliktům
(Článek 130 finančního nařízení)
V rámci působnosti čl. 130 odst. 1 finančního nařízení jsou výdaje, jež příjemce vynaložil přede dnem podání žádosti, způsobilé pro financování z prostředků Unie za těchto podmínek:
a)
důvody pro tuto výjimku jsou náležitě vysvětleny v rozhodnutí o financování;
b)
rozhodnutí o financování a grantová dohoda či rozhodnutí o udělení grantu výslovně stanoví takový den způsobilosti, jenž předchází datu podání žádostí.
Článek 195
Podávání žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Pravidla podávání žádostí o grant stanoví příslušná schvalující osoba, jež může zvolit způsob jejich podávání. Žádosti o grant lze podávat formou dopisu nebo elektronicky.
Zvolené komunikační prostředky nesmí být diskriminační a jejich důsledkem nesmí být omezení přístupu žadatelů k řízení o udělení grantu.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
musí být zachována integrita údajů;
c)
je dodržena důvěrnost návrhů;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro účely třetího pododstavce písm. c) prostuduje příslušná schvalující osoba obsah žádostí až poté, co uplyne lhůta pro jejich podání.
Příslušná schvalující osoba může vyžadovat, aby byla elektronická podání opatřena zaručeným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (19).
2. Pokud příslušná schvalující osoba povolí podávání žádostí elektronicky, musí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné veřejnosti a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi. Žadatelům musí být zpřístupněny informace ke specifikacím, jež jsou pro podávání žádostí požadovány.
Zařízení pro elektronické doručování žádostí musí navíc zaručovat bezpečnost a důvěrnost. Musí rovněž zaručovat, aby bylo možno přesně určit hodinu a datum doručení žádostí.
3. Jsou-li žádosti podávány formou dopisu, mohou je žadatelé podávat jedním z těchto způsobů:
a)
poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí být ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu, v kterémžto případě výzva k podávání návrhů musí specifikovat útvar, jemuž mají být žádosti doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
KAPITOLA 3
Řízení o udělení grantu
Článek 196
Obsah žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Žádosti se podávají na formuláři podle vzoru společných standardních formulářů, jež byly vytvořeny podle čl. 192 písm. a) a jež dala žadatelům k dispozici příslušná schvalující osoba, a v souladu s kritérii, jež stanoví základní právní akt a výzva k podávání návrhů.
Podklady podle čl. 131 odst. 3 druhého pododstavce finančního nařízení mohou být zejména výkaz zisků a ztrát a rozvaha za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
2. Odhadovaný rozpočet akce či pracovního programu přiložený k žádosti musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů, s výjimkou rezerv na nečekané výdaje a na změny směnných kurzů, jež lze v řádně odůvodněných případech schválit, a musí uvádět odhadované způsobilé náklady na akci či pracovní program.
3. U grantů na akce přesahujících částku 750 000 EUR nebo u grantů na provozní náklady přesahujících 100 000 EUR se k žádosti přikládá auditní zpráva schváleného externího auditora. Tato zpráva osvědčuje správnost účetní závěrky za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
První pododstavec tohoto odstavce se použije pouze na první žádost, kterou příjemce předloží příslušné schvalující osobě ve stejném rozpočtovém roce.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se finanční limity uvedené v prvním pododstavci na každého z nich.
V případě partnerství podle článku 178 musí být před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství vypracována auditní zpráva podle prvního pododstavce tohoto odstavce za poslední dvě účetní období, za něž jsou k dispozici účetní závěrky.
Od požadavku na auditní zprávu podle prvního pododstavce může příslušná schvalující osoba upustit na základě posouzení rizik v případě zařízení, jež poskytují vzdělávání a odbornou přípravu a - v případě dohod s více příjemci - též v případě příjemců, kteří ručí společně a nerozdílně nebo nenesou žádnou finanční odpovědnost.
První pododstavec tohoto odstavce se nepoužije na veřejnoprávní subjekty a mezinárodní organizace uvedené v článku 43.
4. Žadatel uvede zdroje a výši prostředků Unie, jež obdržel nebo o něž požádal za účelem financování téže akce, téže části akce nebo svého provozu během téhož rozpočtového roku, a uvede veškeré další finanční prostředky, jež na tuto akci obdržel nebo o něž požádal.
Článek 197
Prokazování nevyloučení
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelé předloží čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné se situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článku 107 finančního nařízení, s výjimkou případů vyjmenovaných v čl. 131 odst. 4 písm. a) a b) finančního nařízení. Příslušná schvalující osoba může v závislosti na posouzení rizik požadovat, aby úspěšní žadatelé předložili důkazy podle článku 143. Úspěšní žadatelé tyto důkazy na žádost příslušné schvalující osoby předloží, pokud příslušná schvalující osoba nepotvrdí, že předložení takových důkazů není fakticky proveditelné, nebo pokud byly tyto důkazy již předloženy pro účely jiného řízení o udělení grantu či zadávacího řízení, a dále za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů neuplynul více než rok a že jsou nadále platné.
Článek 198
Žadatelé bez právní subjektivity
(Článek 131 finančního nařízení)
Podá-li žádost o grant žadatel bez právní subjektivity podle čl. 131 odst. 2 finančního nařízení, prokážou zástupci žadatele, že jsou způsobilí činit jménem žadatele právní úkony a že žadatel má finanční a provozní způsobilost rovnocennou finanční a provozní způsobilosti právnických osob.
Článek 199
Osoby tvořící jednoho žadatele
(Článek 131 finančního nařízení)
Splňuje-li kritéria pro podání žádosti o grant více osob a vytvoří-li tyto osoby společně jednu osobu, může příslušná schvalující osoba k této osobě přistupovat jako k jedinému žadateli za předpokladu, že žádost uvádí identifikační údaje osob, jež se budou navrhované akce či pracovního programu účastnit jakožto jedna ze součástí žadatele.
Článek 200
Finanční a správní sankce
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelům, kteří učinili nepravdivé prohlášení nebo se dopustili závažného pochybení, nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce.
Tyto finanční a/nebo správní sankce mohou být uloženy též příjemci, který závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti.
Článek 201
Kritéria způsobilosti
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Kritéria způsobilosti se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Kritéria způsobilosti stanoví podmínky, jimiž se účast na výzvě k podávání návrhů řídí. Tato kritéria náležitě zohledňují cíle akce a splňují zásady transparentnosti a zákazu diskriminace.
Článek 202
Kritéria pro výběr grantu
(Čl. 132 odst. 1 finančního nařízení)
1. Kritéria pro výběr, jež jsou uveřejněna ve výzvě k podávání návrhů, umožňují posoudit finanční a provozní způsobilost žadatele k tomu, aby dokončil navrhovanou akci nebo pracovní program.
2. Žadatel musí disponovat stabilními finančními zdroji dostatečnými k tomu, aby byl schopen pokračovat v činnosti po celou dobu provádění akce nebo po celý rok, na nějž je grant udělen, a podílet se na financování grantu. Žadatel musí mít odborné kompetence a kvalifikaci požadované k dokončení navrhované akce nebo pracovního programu, není-li v základním právním aktu stanoveno jinak.
3. Finanční a provozní způsobilost je ověřována zejména analýzou podkladů podle článku 196, jejichž předložení požaduje příslušná schvalující osoba ve výzvě k podávání návrhů.
Nevyžaduje-li výzva k podávání návrhů předložení žádných podkladů a má-li příslušná schvalující osoba pochybnosti o finanční či provozní způsobilosti žadatelů, může je vyzvat k předložení vhodných dokladů.
V případě partnerství podle článku 178 je uvedené ověření prováděno před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Článek 203
Kritéria pro udělení grantu
(Čl. 132 odst. 2 finančního nařízení)
1. Kritéria pro udělení grantu se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Podle kritérií pro udělení grantu jsou granty udělovány buď na akce, jež maximalizují celkovou účelnost programu Unie, jehož provádění tyto akce slouží, nebo subjektům, jejichž pracovní program je určen k dosažení stejného výsledku. Způsob, jakým jsou tato kritéria definována, zajišťuje řádné hospodaření s prostředky Unie.
Kritéria pro udělení grantu jsou uplatňována tak, aby umožnila z plánovaných akcí nebo pracovních programů vybrat ty, u nichž může Komise vycházet z toho, že budou v souladu s jejími cíli a prioritami a že zaručí zviditelnění financování z prostředků Unie.
3. Kritéria pro udělení grantu jsou definována tak, aby mohla být následně vyhodnocena.
Článek 204
Hodnocení žádostí a udělování grantů
(Článek 133 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba jmenuje výbor pro hodnocení návrhů, nerozhodne-li Komise v rámci zvláštního odvětvového programu jinak.
Tento výbor je složen nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v případě zastoupení a místních jednotek uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v případě subjektů pověřených správou prostředků a uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
2. Příslušná schvalující osoba může tento postup případně rozdělit na několik fází. Pravidla takového postupu jsou uvedena ve výzvě k podávání návrhů.
Je-li ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že jsou návrhy podávány ve dvou fázích, je podání kompletního návrhu ve druhé fázi požadováno pouze od žadatelů, jejichž návrhy splňují hodnotící kritéria pro první fázi.
Stanoví-li výzva k podávání návrhů, že jsou návrhy hodnoceny ve dvou fázích, postupují do druhé fáze hodnocení pouze návrhy, jež uspěly v první fázi po vyhodnocení užšího souboru kritérií.
Žadatelé, jejichž návrhy byly v některé fázi odmítnuty, jsou vyrozuměni v souladu s čl. 133 odst. 3 finančního nařízení.
Každá další fáze řízení musí být zřetelně odlišena od té předchozí.
Tytéž dokumenty nebo informace jsou v rámci téhož řízení požadovány pouze jednou.
3. Hodnotící výbor nebo případně příslušná schvalující osoba si může od žadatele vyžádat doplňující informace nebo jej vyzvat, aby podal vysvětlení k podkladům, jež předložil v souvislosti se žádostí, za předpokladu, že tyto informace či vysvětlení nepovedou k podstatné změně návrhu. V souladu s článkem 96 finančního nařízení může hodnotící výbor či schvalující osoba v případě zjevných administrativních chyb od vyžádání těchto informací či vysvětlení upustit pouze v řádně odůvodněných případech. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede schvalující osoba náležité záznamy.
4. Po skončení své práce podepisují členové hodnotícího výboru protokol o všech prostudovaných návrzích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a návrhy, jež mohou být financovány. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
V případě potřeby uvádí protokol pořadí prostudovaných návrhů, doporučení k maximální výši udělovaného grantu a případné nepodstatné modifikace žádosti o grant.
Protokol je archivován pro pozdější použití.
5. Příslušná schvalující osoba může žadatele vyzvat, aby svůj návrh na základě doporučení hodnotícího výboru upravil. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede příslušná schvalující osoba náležité záznamy.
V návaznosti na vyhodnocení přijme příslušná schvalující osoba rozhodnutí, které obsahuje alespoň tyto údaje:
a)
předmět a celkovou částku;
b)
jména úspěšných žadatelů, názvy akcí, stanovené částky a důvody pro tento výběr, včetně případu, kdy se výběr liší od stanoviska hodnotícího výboru;
c)
jména odmítnutých žadatelů a důvody jejich odmítnutí.
6. Použití odstavců 1, 2 a 4 tohoto článku není povinné v případě udělování grantu podle článku 190 tohoto nařízení a čl. 125 odst. 7 finančního nařízení.
Článek 205
Informování žadatelů
(Článek 133 finančního nařízení)
Odmítnutí žadatelé jsou o výsledku hodnocení svých žádostí informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy bylo odesláno vyrozumění úspěšným žadatelům.
KAPITOLA 4
Platby a kontrola
Článek 206
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 134 finančního nařízení)
1. V zájmu omezení finančních rizik, jež jsou spojena s předběžným financováním, může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik po příjemci požadovat, aby - s výjimkou grantů nízké hodnoty - složil předem jistotu až do výše částky předběžného financování, nebo může platbu rozdělit do více splátek.
2. Kdykoli je složení jistoty vyžadováno, musí ji příslušná schvalující osoba posoudit a schválit.
Jistota musí být platná po dostatečně dlouhé období, které umožní její čerpání.
3. Jistotu poskytuje schválená banka nebo finanční instituce usazená v některém členském státě. Je-li příjemce usazen ve třetí zemi, může příslušná schvalující osoba přistoupit na to, že takovou jistotu poskytne banka nebo finanční instituce usazená v této třetí zemi, pokud se tato osoba domnívá, že zabezpečení a parametry, jež tato banka či finanční instituce nabízí, jsou rovnocenné jako v případě bank či finančních institucí usazených v některém členském státě.
Na žádost příjemce může být jistota uvedená v prvním pododstavci nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby nebo společným neodvolatelným a bezpodmínečným ručením příjemců zúčastněných na jedné akci, kteří jsou stranami téže grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, poté, co takové ručení schválí příslušná schvalující osoba.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci, třetí osobu nebo ostatní příjemce, aby poskytli neodvolatelnou jistotu nebo plnili z titulu záruky na první výzvu pro účely splnění povinností příjemce grantu.
4. Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je předběžné financování zúčtováváno proti průběžným platbám nebo výplatě zůstatku, jež jsou prováděny ve prospěch příjemce za podmínek grantové dohody nebo rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 207
Podklady žádostí o platbu
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Předběžné financování může být u každého grantu rozděleno do více splátek v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Další platbu předběžného financování v plném rozsahu lze provést až v okamžiku, kdy je z celkové výše doposud vyplaceného předběžného financování využito alespoň 70 %.
V případě, že je z doposud vyplaceného předběžného financování využito méně než 70 %, je tato další platba předběžného financování o nevyužitou část doposud vyplaceného předběžného financování snížena.
Ke každé žádosti o další platbu přiloží příjemce vyúčtování svých výdajů.
2. Příjemce potvrdí na svou čest, že jsou údaje v jeho žádosti o platbu úplné, spolehlivé a pravdivé; tím není dotčen článek 110. Potvrdí rovněž, že vzniklé náklady lze v souladu s ustanoveními grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu považovat za způsobilé a že jsou žádosti o platbu podloženy náležitými podklady, které lze překontrolovat.
3. K provedení platby může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik požadovat osvědčení o finančních výkazech akce či pracovního programu a o podkladových účtech, které vydal schválený externí auditor anebo - v případě veřejnoprávních orgánů - příslušný a nezávislý úředník veřejné správy. Toto osvědčení se přikládá k žádosti o platbu. Účelem osvědčení je v souladu s metodikou, kterou schválila příslušná schvalující osoba, a na základě dohodnutých postupů, jež jsou v souladu s mezinárodními standardy, osvědčit, že náklady, které příjemce uvedl ve finančních výkazech, o něž se opírají žádosti o platbu, jsou skutečné, přesně zaznamenané a podle grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu způsobilé.
Ve zvláštních, řádně odůvodněných případech si může příslušná schvalující osoba toto osvědčení vyžádat v podobě výroku či jiného typu dokumentu v souladu s mezinárodními standardy.
Osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech je povinné u průběžných plateb a výplaty zůstatku v případě:
a)
grantů na akci, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 750 000 EUR, jestliže žádosti o platbu v rámci této formy grantu zní kumulativně alespoň na 325 000 EUR;
b)
grantů na provozní náklady, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 100 000 EUR.
Od povinnosti předložit takové osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba v závislosti na posouzení rizik upustit v případě:
a)
veřejných subjektů a mezinárodních organizací uvedených v článku 43;
b)
příjemců grantů v oblasti humanitární pomoci, mimořádných operací civilní ochrany a řešení krizových situací, s výjimkou výplaty zůstatku;
c)
výplaty zůstatku příjemcům grantů v oblasti humanitární pomoci, kteří podepsali dohodu o rámcovém partnerství podle článku 178 nebo jimž bylo oznámeno přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství a mají zaveden systém kontroly, který pro tyto platby nabízí rovnocenné záruky;
d)
příjemců více grantů, kteří poskytli nezávislá osvědčení, jež nabízejí rovnocenné záruky ohledně systémů kontroly a metodiky k vypracování svých žádostí.
Od povinnosti předložit osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba upustit též v případě, že audit, který nabízí rovnocennou míru jistoty o vykázaných nákladech, provedli nebo provedou přímo zaměstnanci Komise nebo subjekt, jejž Komise schválí k provedení auditu jejím jménem.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se na každého příjemce finanční limity uvedené ve třetím pododstavci písm. a) a b).
4. K provedení platby si může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik vyžádat zprávu o operativní kontrole, kterou vypracuje nezávislá třetí osoba, již příslušná schvalující osoba schválí. Pokud si příslušná schvalující osoba zprávu o operativní kontrole vyžádá, je tato zpráva připojena k žádosti o platbu s tím, že související náklady jsou způsobilé za stejných podmínek, jaké jsou v článku 126 finančního nařízení stanoveny pro náklady na osvědčení o auditu. Zpráva o kontrole musí konstatovat, že byla provedena operativní kontrola v souladu s metodikou, již schválila příslušná schvalující osoba, a musí uvést, zdali byly daná akce či pracovní program skutečně provedeny v souladu s podmínkami grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 208
Pozastavení a snížení grantů
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Provádění grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, účast příjemce na provádění této dohody či rozhodnutí nebo úhradu plateb lze pozastavit za účelem kontroly, zdali skutečně došlo k předpokládanému závažnému pochybení, nesrovnalosti, podvodu nebo porušení povinnosti. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je provádění dohody či rozhodnutí co nejdříve obnoveno.
2. Nejsou-li dohodnutá akce či pracovní program prováděny či provedeny nebo nejsou-li prováděny či provedeny řádně, v plném rozsahu či ve stanovených lhůtách, příslušná schvalující osoba poté, co dá příjemci možnost se vyjádřit, v závislosti na fázi řízení grant buď sníží, nebo získá zpět jeho poměrnou část.
KAPITOLA 5
Provádění
Článek 209
Zakázky na provedení akce či pracovního programu
(Článek 137 finančního nařízení)
1. Je-li k provedení akce či pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku, zadá příjemce tuto zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce, případně nabídce s nejnižší cenou a současně zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů; tím není dotčeno použití směrnice 2004/18/ES.
2. Je-li k provedení akce nebo pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku v hodnotě nad 60 000 EUR, může příslušná schvalující osoba po příjemci požadovat, aby nad rámec pravidel uvedených v odstavci 1 dodržoval zvláštní pravidla.
Tato zvláštní pravidla jsou odvozena od pravidel ve finančním nařízení a jsou stanovena s ohledem na hodnotu dané veřejné zakázky, na relativní výši příspěvku Unie v poměru k celkových nákladům akce a na rizika. Tato zvláštní pravidla jsou uvedena v rozhodnutí o udělení grantu nebo grantové dohodě.
Článek 210
Finanční podpora třetím osobám
(Článek 137 finančního nařízení)
Jsou-li cíle a výsledky, jichž má být dosaženo, dostatečně podrobně uvedeny v podmínkách podle čl. 137 odst. 1 finančního nařízení, považuje se míra uvážení za vyčerpanou pouze v případě, že rozhodnutí o udělení grantu nebo grantová dohoda obsahuje též tyto náležitosti:
a)
maximální výši finanční podpory, kterou lze vyplatit třetí osobě a která činí nejvýše 60 000 EUR, s výjimkou případů, kdy tato podpora představuje primární cíl dané akce, a dále kritéria pro stanovení přesné částky;
b)
úplný seznam různých typů činností, na něž lze finanční podporu získat;
c)
vymezení osob či kategorií osob, jež mohou finanční podporu získat, a kritéria pro její poskytnutí.
HLAVA VII
CENY
Článek 211
Pravidla pro programy
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program, v jehož rámci jsou udíleny ceny, připravuje příslušná schvalující osoba. Program přijímá orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky a orientační harmonogram soutěží včetně orientační výše cen.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování soutěží na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 212
Pravidla soutěže
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Pravidla soutěže obsahují tyto náležitosti:
a)
podmínky účasti, jež alespoň:
i)
specifikují kritéria způsobilosti,
ii)
specifikují způsob a lhůtu pro případnou registraci účastníků a podávání příspěvků, a to za podmínek podle odstavce 2,
iii)
stanoví, že budou vyloučeni účastníci, kteří se nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a v článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení,
iv)
stanoví výlučnou odpovědnost účastníků v případě, budou-li v souvislosti s činnostmi prováděnými v rámci soutěže vzneseny nároky,
v)
stanoví, že se vítězové musí podrobit kontrolám a auditům ze strany Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora a že musí přijmout závazky k zajištění publicity specifikované v pravidlech soutěže,
vi)
uvádějí, že právem rozhodným pro soutěž je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v pravidlech soutěže,
vii)
blíže určují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu,
viii)
stanoví, že účastníkům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami podle článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce;
b)
kritéria pro udělení ceny, jež umožňují posoudit kvalitu příspěvků z hlediska sledovaných cílů a očekávaných výsledků a objektivně určit, zdali příspěvky splňují předpoklady pro vítězství v soutěži;
c)
výši jedné či více cen;
d)
bližší podmínky vyplácení cen vítězům v návaznosti na udělení cen.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu i) jsou způsobilí též příjemci grantů Unie, nestanoví-li pravidla soutěže jinak.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu vi) lze postupovat odchylně v případě účasti mezinárodních organizací.
2. Příslušná schvalující osoba zvolí takové komunikační prostředky, jež jsou z hlediska podávání příspěvků nediskriminační a nevedou k omezení přístupu účastníků k soutěži.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každý příspěvek obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost příspěvků;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pravidla soutěže mohou stanovit podmínky, za nichž lze soutěž zrušit, zejména v případech, kdy nelze splnit její cíle nebo kdy by předpoklady k vítězství v soutěži splňovala právnická či fyzická osoba, jež nesplňuje podmínky účasti.
4. Pravidla soutěže se uveřejňují na internetových stránkách orgánů Unie. Je-li nutno zajistit další propagaci soutěže mezi možnými účastníky, lze pravidla soutěže uveřejnit nad tento rámec též jinou vhodnou formou včetně Úředního věstníku Evropské unie. Pravidla lze uveřejnit ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Za stejných podmínek jsou uveřejňovány změny obsahu pravidel soutěže.
Článek 213
Následné uveřejňování
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Informace o cenách, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu účastníků v minulém roce;
b)
počtu a procenta vítězných příspěvků, jež připadají na jednu soutěž;
c)
seznamu odborníků v hodnotících komisích za uplynulý rok spolu s uvedením postupu, jakým byli vybráni.
Článek 214
Vyhodnocování
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pro účely vyhodnocení příspěvků jmenuje příslušná schvalující osoba komisi složenou z alespoň tří odborníků, jimiž mohou být buď externí odborníci, nebo zástupci alespoň dvou organizačních jednotek orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti ani podřízenosti; výjimkou jsou zastoupení či místní subjekty uvedené v článku 72 tohoto nařízení nebo subjekty pověřené správou prostředků a uvedené v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Pro odborníky podle prvního pododstavce platí požadavky článku 57 finančního nařízení na zamezení střetu zájmů.
Externí odborníci musí prohlásit, že se v okamžiku svého jmenování nenacházejí ve střetu zájmů a že se zavazují vyrozumět schvalující osobu v případě, kdy by se do střetu zájmů dostali během vyhodnocování příspěvků.
2. Po skončení své práce podepisují členové komise protokol o všech vyhodnocených příspěvcích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a označí příspěvky, jimž lze udělit cenu. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
Protokol podle prvního pododstavce je archivován pro pozdější použití.
3. Příslušná schvalující osoba následně rozhodne, zdali ceny udělí, či nikoli. Rozhodnutí specifikuje mj. tyto údaje:
a)
předmět a celkovou výši případně udělených cen;
b)
jména případných vítězů, výši cen udělených jednotlivým vítězům a odůvodnění jejich výběru;
c)
jména odmítnutých účastníků a důvody jejich odmítnutí.
Článek 215
Informace a oznámení
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Účastníci jsou o výsledku hodnocení svých příspěvků informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy schvalující osoba přijala rozhodnutí o udělení ceny.
2. Rozhodnutí o udělení ceny je oznámeno vítězi a slouží jako právní závazek ve smyslu článku 86 finančního nařízení.
HLAVA VIII
FINANČNÍ NÁSTROJE
Článek 216
Výběr subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Pro účely uplatňování finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení si Komise opatří doklady o tom, že pověřený subjekt splňuje požadavky čl. 60 odst. 2 finančního nařízení. Jakmile jsou tyto doklady k dispozici, platí pro uplatňování finančních nástrojů ze strany příslušného subjektu i v budoucnu, pokud se podstatně nezmění systémy, pravidla nebo postupy pověřených subjektů, na něž se tyto požadavky vztahují.
2. Pro účely výběru subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů podle čl. 61 odst. 2 finančního nařízení uveřejní Komise výzvu adresovanou potenciálním pověřeným subjektům. Tato výzva obsahuje kritéria pro výběr a pro pověření subjektu.
Výzva podle prvního pododstavce dále uvádí, bude-li pověřený subjekt povinen vynaložit na konkrétní finanční nástroj své vlastní finanční zdroje nebo sdílet riziko. Je-li tento údaj uveden a je-li nezbytné zmírnit případný střet zájmů, výzva dále uvede, že je pověřený subjekt povinen navrhnout opatření ke sladění zájmů ve smyslu čl. 140 odst. 2 finančního nařízení. Tato opatření ke sladění zájmů jsou zakomponována do dohody o konkrétním finančním nástroji.
Se subjekty, jež splňují kritéria pro výběr, zahájí Komise transparentním a objektivním způsobem, který nevyvolává střet zájmů, otevřený dialog. Po ukončení tohoto dialogu Komise podepíše pověřovací dohody s jedním či více subjekty, jež předložily ekonomicky nejvýhodnější návrhy, podle nichž tyto subjekty případně vynaloží své vlastní finanční zdroje či budou sdílet rizika.
3. Komise může před podpisem pověřovacích dohod zahájit s potenciálními pověřenými subjekty přímá jednání, je-li pověřený subjekt vymezen v příslušném základním právním aktu nebo jedná-li se o subjekt vyjmenovaný v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iii) finančního nařízení nebo v řádně odůvodněných a náležitě zdokumentovaných výjimečných případech, zejména jestliže:
a)
na základě výzvy adresované potenciálním pověřeným subjektům nebyly předloženy žádné vhodné návrhy;
b)
finanční nástroje se specifickými znaky vyžadují zvláštní kategorii pověřeného subjektu vzhledem k jeho odborné kompetenci, vysoké specializovanosti či rozsahu správních pravomocí;
c)
vlivem nepředvídatelných událostí, jež nejsou přičitatelné Unii, jsou dány mimořádně naléhavé důvody, v jejichž důsledku nelze dodržet postup podle odstavce 2.
Článek 217
Obsah pověřovací dohody se subjekty pověřenými uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
Nad rámec požadavků podle článku 40 stanoví pověřovací dohoda se subjekty, jež jsou pověřeny uplatňováním finančních nástrojů, náležitá opatření, jež zajišťují soulad se zásadami a podmínkami článku 140 finančního nařízení. Pověřovací dohoda obsahuje zejména:
a)
popis finančního nástroje, jeho investiční strategii či politiku, druh poskytované podpory, kritéria způsobilosti platná pro finanční zprostředkovatele a konečné příjemce a doplňující funkční požadavky, jejichž prostřednictvím mají být naplněny politické cíle nástroje;
b)
požadavky na cílový interval hodnot aktivačního účinku nástroje;
c)
definici nezpůsobilých činností a kritérií pro vyloučení;
d)
ustanovení, jež zajišťují sladění zájmů a řeší případný střet zájmů;
e)
ustanovení o výběru finančních zprostředkovatelů podle čl. 139 odst. 4 druhého pododstavce finančního nařízení a o případném zřízení účelových investičních jednotek;
f)
ustanovení o podmínkách, za nichž mohou být pověřený subjekt a další subjekty, jež jsou do uplatňování finančního nástroje zapojeny, povolány k odpovědnosti;
g)
ustanovení o řešení sporů;
h)
ustanovení o správě finančního nástroje;
i)
ustanovení o využití a opětovném využití příspěvku Unie v souladu s čl. 140 odst. 6 finančního nařízení;
j)
ustanovení o správě příspěvků Unie a svěřeneckých účtů včetně rizik protistrany, přijatelných pokladních operací, povinností dotčených stran, nápravných opatření v případě nadměrného zůstatku na svěřeneckých účtech, vedení záznamů a podávání zpráv;
k)
ustanovení o odměně pověřeného subjektu včetně sazebníku poplatků za řízení a dále ustanovení o výpočtu a proplácení nákladů řízení a poplatků za řízení pověřenému subjektu v souladu s článkem 218;
l)
v případě potřeby ustanovení o rámci podmínek, jimiž se řídí poskytování příspěvků z fondů uvedených v článku 175 finančního nařízení, a zejména z Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova a budoucího Evropského rybářského fondu (dále jen „fondy SSR“);
m)
ustanovení o době platnosti, možnosti prodloužení a ukončení finančního nástroje včetně podmínek jeho předčasného ukončení a příp. desinvestičních strategií;
n)
ustanovení o způsobu, jakým je monitorována podpora finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, včetně podávání zpráv ze strany finančních zprostředkovatelů;
o)
případně druh a povahu zajišťovacích operací podle článku 219.
Článek 218
Náklady řízení a poplatky za řízení hrazené pověřeným subjektům
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Za uplatňování finančních nástrojů Komise odměňuje pověřené subjekty formou výkonnostních poplatků, náhrady mimořádných výloh a - v případech, kdy pověřený subjekt spravuje pokladnu finančního nástroje - formou poplatků za správu pokladny.
2. Výkonnostní poplatky zahrnují správní poplatky, jež jsou hrazeny pověřenému subjektu jako odměna za práci, kterou vykonává při uplatňování finančního nástroje. Případně mohou zahrnovat též koncepční pobídky na podporu dosažení politických cílů či ke stimulaci finanční výkonnosti finančního nástroje.
Článek 219
Specifická pravidla pro svěřenecké účty v případě nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Subjekty pověřené uplatňováním finančních nástrojů mohou svým jménem a výlučně jménem Komise zřizovat svěřenecké účty ve smyslu čl. 68 odst. 7 finančního nařízení. Související výpisy z účtů zasílají pověřené subjekty příslušnému útvaru Komise.
2. Na svěřeneckých účtech je udržována likvidita v dostatečném objemu a aktiva vedená na těchto účtech jsou spravována v souladu se zásadami řádného finančního řízení a řídí se náležitými obezřetnostními pravidly v souladu s čl. 140 odst. 7 finančního nařízení.
3. Při uplatňování finančních nástrojů nesmějí pověřené subjekty provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povaha případných zajišťovacích operací jsou dohodnuty předem s Komisí a promítnuty do pověřovacích dohod podle článku 217.
Článek 220
Přímo uplatňované finanční nástroje
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Ve výjimečných případech lze finanční nástroje uplatňovat přímo podle čl. 139 odst. 4, a to prostřednictvím:
a)
účelové investiční jednotky, v níž má Komise účast spolu s dalšími veřejnými či soukromými investory a jejímž cílem je zesílit aktivační účinek příspěvku Unie, nebo
b)
půjček, záruk, kapitálových účastí a dalších nástrojů pro sdílení rizika, u nichž se nejedná o investice do účelových investičních jednotek a které jsou poskytovány přímo konečným příjemcům či prostřednictvím finančních zprostředkovatelů.
2. Při uplatňování finančních nástrojů nesmí Komise provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povahu případných zajišťovacích operací Komise předem schválí a promítne do dohod se subjekty, jež finanční nástroj uplatňují.
Článek 221
Výběr finančních zprostředkovatelů, správců účelových investičních jednotek a konečných příjemců
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Uplatňuje-li Komise finanční nástroje přímo či nepřímo prostřednictvím účelových investičních jednotek, jsou tyto jednotky zřizovány podle právního řádu některého členského státu. Jedná-li se o oblast vnější činnosti, lze tyto jednotky zřizovat též podle právního řádu jiné země nežli členského státu. Správci těchto jednotek jsou ze zákona či podle smlouvy povinni jednat s péčí řádného hospodáře a v dobré víře.
2. Správci účelových investičních jednotek uvedení v odstavci 1 a finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci finančních nástrojů jsou vybíráni s náležitým zřetelem k povaze finančního nástroje, jenž má být uplatňován, ke zkušenostem a provozní a finanční způsobilosti dotyčných subjektů a/nebo k rentabilitě projektů konečných příjemců. Jejich výběr je transparentní, spočívá na objektivních důvodech a nevede ke střetu zájmů.
3. Správcům účelových investičních jednotek, finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení, nelze poskytnout finanční podporu.
Článek 222
Podmínky pro používání finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje řeší nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé investiční situace a podpora z nich je poskytována pouze konečným příjemcům, kteří jsou v okamžiku poskytnutí podpory Unie z finančního nástroje pokládáni za potenciálně hospodářsky životaschopné.
2. Podpora z finančního nástroje je konečným příjemcům poskytována proporcionálním způsobem. Zejména případy, kdy se přednostního zacházení dostává investorům, kteří se podílejí na investicích či sdílejí rizika, by měly být odůvodněné, přiměřené rizikům, jež investoři do finančního nástroje přebírají, a omezené na nezbytné minimum s ohledem na tyto investice či sdílení rizika.
Článek 223
Aktivace mimorozpočtových zdrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje mají za cíl aktivovat prostřednictvím příspěvku Unie mimorozpočtové zdroje a zmobilizovat tak rozsáhlou investici, jejíž objem překračuje výši příspěvku Unie.
Tento aktivační účinek finančních prostředků Unie se rovná podílu objemu financování poskytnutého konečným příjemcům a výše příspěvku Unie.
2. Cílový interval hodnot aktivačního účinku je stanoven na základě hodnocení příslušného finančního nástroje ex ante.
Článek 224
Hodnocení finančních nástrojů ex ante
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje se opírají o hodnocení ex ante, při němž jsou zjišťovány nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé finanční situace a s ohledem na politické cíle posuzovány investiční potřeby.
2. Toto hodnocení ex ante musí prokázat, že zjištěné potřeby trhu nelze řešit vhodným způsobem a včas prostřednictvím tržně orientovaných činností či zásahů Unie - např. prostřednictvím regulace, liberalizace, reformy či jiného politického opatření -, u nichž se nejedná o financování z finančního nástroje. V jeho rámci je posouzena pravděpodobnost narušení trhu a vytěsnění soukromých investic vlivem finančních nástrojů, jsou posouzeny případné související náklady a jsou určeny prostředky, jak negativní účinky tohoto narušení minimalizovat.
3. V souladu se zásadou subsidiarity musí být při hodnocení ex ante prokázáno, že finanční nástroj na úrovni Unie řeší zjištěné tržní potřeby způsobem vhodnějším nežli podobné finanční nástroje na úrovni vnitrostátní či regionální, včetně nástrojů financovaných v rámci fondů SSR. Při posuzování přidané hodnoty, kterou příspěvek Unie představuje, se přihlíží např. k obtížnému přístupu k financování na vnitrostátní úrovni, zejména v případě přeshraničních projektů, k úsporám z rozsahu či silným demonstračním účinkům, jež jsou spojeny s šířením osvědčených postupů v členských státech.
4. Při hodnocení ex ante je určen nejefektivnější způsob realizace finančního nástroje.
5. Při hodnocení ex ante je dále prokázáno, že je plánovaný finanční nástroj v souladu s:
a)
novými i stávajícími finančními nástroji, takže jeho vlivem nedochází k nežádoucím překryvům a je dosaženo synergií a úspor z rozsahu;
b)
finančními nástroji a dalšími formami zásahů z veřejných zdrojů, které se zaměřují na totéž tržní prostředí, takže nedochází k nekonzistentnosti a jsou mapovány potenciální synergie.
6. Při hodnocení ex ante je zamýšlený zásah posuzován z hlediska proporcionality, pokud jde o rozsah zjištěného nedostatku financování a očekávaný aktivační účinek plánovaného finančního nástroje, a jsou při něm zkoumány další kvalitativní účinky, např. šíření osvědčených postupů, účelná propagace politických cílů Unie na všech článcích realizačního řetězce či přístup ke specifickému know-how, jež aktéři zapojení do uplatňování nástroje mají.
7. Při hodnocení ex ante je pro navržené finanční nástroje stanoven soubor náležitých výkonnostních ukazatelů a jsou specifikovány očekávané výstupy, výsledky a dopad.
8. Separátní hodnocení finančních nástrojů ex ante je prováděno pouze v případech programů a činností, které jsou upraveny základním právním aktem a v jejichž případě hodnocení ex ante ani posouzení dopadů nezahrnuje hodnocení, jež by v plném rozsahu splňovalo kritéria podle odstavců 1 až 7.
Článek 225
Monitorování finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. V zájmu harmonizovaného monitorování finančních nástrojů podle čl. 140 odst. 12 finančního nařízení ustaví příslušná schvalující osoba monitorovací systém, jenž bude přispívat k poskytnutí přiměřené jistoty, že jsou finanční prostředky Unie využívány v souladu s čl. 32 odst. 2 finančního nařízení.
2. Za pomoci monitorovacího systému je hodnocen pokrok, jejž uplatňování finančních nástrojů zaznamenává při dosahování politických cílů, které jsou promítnuty do příslušných výstupových a výsledkových ukazatelů stanovených v souladu s hodnocením ex ante, a je analyzován soulad uplatňování těchto nástrojů s požadavky čl. 140 odst. 2 finančního nařízení; monitorovací systém slouží též podávání zpráv Komise podle čl. 38 odst. 5 a čl. 140 odst. 8 finančního nařízení.
3. V případě nepřímého řízení vychází Komise při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají pověřené subjekty, a z auditů a kontrol, jež pověřené subjekty provádějí, s tím, že Komise řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež pověřené subjekty vydávají, a z výroku nezávislého auditora podle čl. 60 odst. 5 finančního nařízení. Informace, jež pověřené subjekty předkládají, Komise přezkoumává a může na náležitých úrovních realizačního řetězce až po úroveň konečných příjemců provádět kontroly včetně kontrol na vzorku.
Pověřený subjekt vychází při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé, a z auditů a kontrol, jež finanční zprostředkovatelé provádějí, s tím, že pověřený subjekt řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež finanční zprostředkovatelé vydávají, a z výroku nezávislého auditora.
Nejsou-li do realizace zapojeni finanční zprostředkovatelé, monitoruje pověřený subjekt využívání finančního nástroje přímo, a to na základě zpráv a účetních výkazů, jež předkládají koneční příjemci.
Informace, jež finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci předkládají, pověřený subjekt přezkoumává - případně na vzorku - a provádí kontroly v souladu s dohodou podle článku 217.
4. V případě přímého řízení vychází Komise při monitorování - s výhradou náležitých kontrol - ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci. Na přímé řízení se obdobně použijí ustanovení odstavce 3.
5. Dohody o uplatňování finančních nástrojů obsahují ustanovení nezbytná k použití odstavce 1 až 4.
Článek 226
Režim příspěvků z fondů SSR
(Článek 140 finančního nařízení)
1. O příspěvcích, které jsou vypláceny z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení a podporované z fondů SSR podle odvětvových pravidel, jsou vedeny oddělené záznamy.
2. Příspěvky z fondů SSR jsou ukládány na zvláštní účty a využívány v souladu s cíli příslušného fondu SSR na akce a pro účely konečných příjemců, které jsou v souladu s jedním či více programy, z nichž příspěvky plynou.
3. Na příspěvky z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení se použijí odvětvová pravidla.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předložení účetní závěrky
Článek 227
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok
(Článek 142 finančního nařízení)
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok podává přesný popis:
a)
dosažení cílů za rozpočtový rok v souladu se zásadou řádného finančního řízení;
b)
finanční situace a událostí, které měly výrazný vliv na činnosti v průběhu rozpočtového roku.
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení je předkládána odděleně od zpráv o plnění rozpočtu.
Článek 228
Výjimka z účetních zásad
(Článek 144 finančního nařízení)
Pokud se účetní ve zvláštním případě domnívají, že má být učiněna výjimka z některé z účetních zásad uvedených v účetních pravidlech Unie, musí být tato výjimka uvedena a řádně zdůvodněna v příloze k finančním výkazům podle článku 232.
Článek 229
Podklady
(Článek 144 finančního nařízení)
1. Všechny zápisy vycházejí z podkladů, které jsou opatřeny datem a číslem a předloženy v papírové podobě nebo na nosiči, který zaručuje spolehlivost a uchování svého obsahu během doby stanovené v článku 48.
2. Operace téhož druhu uskutečněné na témže místě a v průběhu téhož dne lze shrnout do jediného podkladu.
Článek 230
Výkaz o finanční výkonnosti
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz o finanční výkonnosti uvádí příjmy a výdaje rozpočtového roku v členění podle jejich povahy.
Článek 231
Výkaz peněžních toků
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz peněžních toků podává přehled o peněžních tocích za sledované období, tedy o rozdílech mezi počátečním a konečným stavem pokladny.
Stav pokladny se skládá z:
a)
hotovosti;
b)
bankovních účtů a vkladů splatných na požádání;
c)
ostatních disponibilních aktiv, která lze rychle přeměnit na hotovost a jejichž hodnota je stálá.
Článek 232
Příloha k finančním výkazům
(Článek 145 finančního nařízení)
Nedílnou součástí finančních výkazů je příloha uvedená v článku 145 finančního nařízení. Příloha uvádí alespoň tyto informace:
a)
účetní zásady, pravidla a metody;
b)
vysvětlivky, jež podávají doplňující informace, které nejsou obsaženy ve finančních výkazech, ale jsou nezbytné ke zprostředkování věrného a poctivého obrazu.
Článek 233
Výsledný účet plnění rozpočtu
(Článek 146 finančního nařízení)
1. Výsledný účet plnění rozpočtu obsahuje:
a)
informace o příjmech obsahující:
i)
změny v odhadovaných příjmech rozpočtu,
ii)
výsledek plnění příjmů,
iii)
stanovené nároky;
b)
informace o změnách celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
c)
informace o využití celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
d)
informace o zbývajících závazcích, závazcích přenesených z předchozího rozpočtového roku a závazcích přijatých v rozpočtovém roce.
2. Pokud jde o informace o příjmech, přikládá se též výkaz, který uvádí rozpis částek vlastních zdrojů za jednotlivé členské státy, jež zbývá ke konci rozpočtového roku inkasovat a na něž byl vydán inkasní příkaz.
Článek 234
Předkládání účetní závěrky
(Článek 148 finančního nařízení)
Předběžnou a konečnou účetní závěrku podle článků 147 a 148 finančního nařízení lze zasílat elektronickými prostředky.
KAPITOLA 2
Účetnictví
Oddíl 1
Organizace účetního systému
Článek 235
Organizace účetního systému
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetní jednotlivých orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení sestaví a aktualizují dokumentaci, jež popisuje organizaci účetního systému a účetní postupy jejich orgánu či subjektu.
2. Příjmy a výdaje rozpočtu se zaznamenávají v počítačovém systému podle článku 236 v závislosti na hospodářské povaze operace jako běžné příjmy nebo výdaje, nebo jako kapitál.
Článek 236
Počítačové systémy
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetnictví je vedeno pomocí integrovaného počítačového systému.
2. Je-li účetnictví vedeno pomocí počítačových systémů a subsystémů, je nutno ke každému systému a subsystému vypracovat jeho úplný popis.
Tento popis uvádí obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím a změnám v počítačových systémech a subsystémech existovala kompletní auditní stopa, tak aby bylo možno kdykoli zjistit, kdo a jaké změny provedl.
Popis počítačových účetních systémů a subsystémů uvádí všechna spojení mezi těmito systémy a ústředním účetním systémem, zejména pokud jde o přenos dat a odsouhlasování zůstatků.
3. Přístup k počítačovým systémům a subsystémům mají pouze osoby uvedené na seznamu oprávněných uživatelů, jejž vedou a aktualizují jednotlivé orgány.
Oddíl 2
Účetní knihy
Článek 237
Účetní knihy
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení vedou deník, hlavní knihu a alespoň knihy analytických účtů k dlužníkům, věřitelům a dlouhodobým aktivům, pokud proti takovému členění nehovoří analýza nákladů a přínosů.
Účetní knihy sestávají z elektronických dokumentů, které jsou označeny účetním a u nichž je zaručeno, že je lze použít jako důkaz.
Zápisy v deníku jsou přenášeny do hlavní knihy, jejíž struktura se řídí účtovou osnovou podle článku 212.
Deník a hlavní kniha mohou být rozděleny do potřebného množství zvláštních deníků a zvláštních knih.
Zápisy do zvláštních deníků a zvláštních knih jsou alespoň jednou měsíčně centralizovány v deníku a hlavní knize.
Článek 238
Předvaha
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení sestavují předvahu, v níž jsou prezentovány všechny účty v rámci obecných účtů, včetně účtů, na nichž proběhlo zúčtování, vždy s uvedením:
a)
čísla účtu;
b)
popisu;
c)
celkové částky „má dáti“;
d)
celkové částky „dal“;
e)
zůstatku.
Článek 239
Odsouhlasení účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Údaje hlavní účetní knihy jsou vedeny a členěny tak, aby sloužily k prokázání obsahu všech účtů v předvaze.
2. Na inventární soupis dlouhodobých aktiv se použijí články 246 až 253.
Oddíl 3
Účetní záznamy
Článek 240
Účetní zápisy
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Účetní zápisy se provádějí podvojným způsobem, kdy jsou každý pohyb nebo změna zachycené na účtech vyjádřeny zápisem, který zajišťuje rovnost mezi částkou na straně má dáti a částkou na straně dal účtů, jež jsou tímto zápisem dotčeny.
2. Při transakci v jiné měně než v euru se vypočítá a zaúčtuje protihodnota v eurech.
Cizoměnové transakce na účtech, které lze přecenit, se přeceňují alespoň při každé uzávěrce účtů.
Přecenění se provádí na základě kurzů stanovených v souladu s článkem 6.
K přepočtu mezi eurem a jinou měnou pro účely sestavení rozvahy ke dni 31. prosince roku N se použije kurz posledního pracovního dne roku N.
3. Pravidla, jimiž se řídí přepočty a přeceňování pro účely akruálního účetnictví, stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 241
Účetní záznamy
(Článek 154 finančního nařízení)
Všechny účetní záznamy uvádějí původ, obsah a účetní identifikaci jednotlivých údajů a odkazy na odpovídající podklady.
Článek 242
Záznamy v deníku
(Článek 154 finančního nařízení)
Účetní operace se zaznamenávají do deníku podle jedné z následujících metod, které se vzájemně nevylučují:
a)
denně, zápisem každé operace;
b)
formou měsíčního soupisu celkových částek operací, za předpokladu, že jsou uchovány všechny doklady, na jejichž základě lze ověřit jednotlivé operace provedené v jednotlivých dnech.
Článek 243
Potvrzení zápisů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Definitivní charakter zápisů do deníku a knih analytických účtů je zajištěn potvrzením, po němž již nelze daný zápis měnit ani mazat.
2. Nejpozději před předložením konečných finančních výkazů je provedena uzávěrka, při níž je definitivně stanoveno časové pořadí a zaručena nedotknutelnost záznamů.
Oddíl 4
Odsouhlasování a ověřování
Článek 244
Odsouhlasování účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Zůstatky účtů v předvaze jsou pravidelně a alespoň při roční uzávěrce odsouhlasovány s údaji z řídících systémů, jež používají schvalující osoby ke správě aktiv a pasiv a ke každodennímu zadávání údajů do účetního systému.
2. Účetní pravidelně a alespoň při každé uzávěrce účtů ověřuje, zda zůstatky na bankovních účtech odpovídají skutečnosti, a kontroluje zejména:
a)
hotovost v bance, a to na základě odsouhlasení s výpisy z účtů od finančních institucí;
b)
pokladní hotovost, a to na základě odsouhlasení s údaji v pokladní knize.
Účty dlouhodobých aktiv jsou kontrolovány v souladu s článkem 250.
3. Interinstitucionální spojovací účty jsou odsouhlasovány každý měsíc.
4. Prozatímní účty zřizuje a každým rokem kontroluje účetní. Za tyto účty odpovídá schvalující osoba, která je uzavírá co nejdříve.
Oddíl 5
Rozpočtové účty
Článek 245
Obsah a vedení rozpočtových účtů
(Článek 156 finančního nařízení)
1. Rozpočtové účty k jednotlivým úrovním členění rozpočtu uvádějí:
a)
v případě výdajů:
i)
prostředky schválené v původním rozpočtu, prostředky zapsané v opravných rozpočtech, prostředky přenesené, prostředky, jež jsou k dispozici v důsledku výběru účelově vázaných příjmů, převody prostředků a celkovou výši prostředků, které jsou tak k dispozici,
ii)
závazky a platby rozpočtového roku;
b)
v případě příjmů:
i)
odhady zapsané v původním rozpočtu, odhady zapsané v opravných rozpočtech, účelově vázané příjmy a celkovou výši takto stanovených odhadů,
ii)
pohledávky stanovené a částky inkasované za daný rozpočtový rok;
c)
závazky, které zbývá zaplatit, a příjmy, které zbývá inkasovat, jež byly přeneseny z předchozích rozpočtových let.
Prostředky na závazky a prostředky na platby podle prvního pododstavce písm. a) jsou zapisovány a vykazovány odděleně.
Do rozpočtových účtů jsou zapisovány rovněž souhrnné předběžné závazky související s Evropským zemědělským záručním fondem („EZZF“) a jim odpovídající platby.
Tyto závazky se uvádějí ve vztahu k celkovým prostředkům na EZZF.
2. Rozpočtové účty umožňují sledovat odděleně:
a)
použití přenesených prostředků a prostředků na daný rozpočtový rok;
b)
vyrovnání zbývajících závazků.
Částky, jež zbývá inkasovat z předchozích rozpočtových let, jsou na straně příjmů vykazovány odděleně.
3. Rozpočtové účty mohou být členěny tak, aby umožnily rozvoj nákladového účetnictví.
4. Rozpočtové účty jsou vedeny pomocí počítačových systémů, v knihách nebo na kartách.
KAPITOLA 3
Inventární soupisy majetku
Článek 246
Inventární soupisy majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Systém inventárních soupisů majetku zřizuje schvalující osoba za odborné pomoci účetního. Tento inventární systém musí poskytovat veškeré informace nezbytné pro vedení účetnictví a uchování aktiv.
Článek 247
Uchovávání majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení přijmou předpisy, jimiž se bude řídit uchovávání aktiv vykazovaných v jejich rozvaze, a rozhodnou, který správní útvar bude odpovídat za inventární systém.
Článek 248
Zápis majetku do inventárního soupisu
(Článek 157 finančního nařízení)
Do inventárního soupisu se zapisuje a na účty dlouhodobých aktiv zaznamenává veškerý nabytý majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok, který není klasifikován jako drobný hmotný majetek a jehož pořizovací cena nebo výrobní náklady přesahují limit, jejž stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 249
Obsah inventárního soupisu pro jednotlivé položky majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Inventární soupis uvádí náležitý popis jednotlivých položek majetku a upřesňuje jejich umístění, nebo - v případě movitého majetku - útvar a příslušnou osobu, a dále datum nabytí a jednotkové náklady.
Článek 250
Inventury movitého majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení se při inventurách přesvědčují o tom, že jednotlivé položky majetku fyzicky existují a že zápis v inventárním soupisu odpovídá skutečnosti. Inventury jsou prováděny v rámci programu ročních kontrol, s výjimkou hmotných dlouhodobých aktiv a nehmotných aktiv, která jsou kontrolována nejméně jednou za tři roky.
Článek 251
Další prodej hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
Majetek, jejž dále prodávají orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení, nejsou oprávněni nabývat členové, úředníci ani ostatní zaměstnanci a další pracovníci těchto orgánů a subjektů, s výjimkou případu, kdy je na prodej tohoto majetku vypsáno veřejné zadávací řízení.
Článek 252
Postup při prodeji hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
1. Činí-li jednotková pořizovací hodnota hmotných aktiv alespoň 8 100 EUR, je prodej těchto aktiv vyhlašován podle místních zvyklostí. Doba mezi dnem uveřejnění posledního oznámení a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně čtrnáct kalendářních dní.
Činí-li jednotková pořizovací hodnota alespoň 391 100 EUR, je prodej podle prvního pododstavce předmětem oznámení o prodeji, které je uveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie. Vyhlášení může mít též podobu inzerce v tisku členských států. Doba mezi dnem uveřejnění oznámení v Úředním věstníku Evropské unie a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně jeden měsíc.
2. Pokud by náklady na vyhlášení překročily očekávaný výnos z transakce, mohou orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení od vyhlášení upustit.
3. Při prodeji hmotných aktiv usilují orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení o dosažení co nejlepší ceny.
4. Odstavce 1, 2 a 3 se nepoužijí na prodej, k němuž dochází mezi orgány Unie a jejich subjekty uvedenými v článku 208 finančního nařízení.
Článek 253
Postup při vyřazování hmotných aktiv z účetnictví
(Článek 157 finančního nařízení)
Je-li majetek, včetně budov, zapsaný v inventárním seznamu úplatně nebo bezúplatně převeden, zlikvidován, pronajat, ztracen, ukraden nebo je-li zjištěno manko z jiného důvodu, vypracuje schvalující osoba odpovídající prohlášení nebo záznam.
V tomto prohlášení nebo záznamu zejména uvede, musí-li být tato položka majetku nahrazena na náklady úředníka nebo ostatního zaměstnance Unie nebo jiné osoby.
Je-li bezúplatně poskytován nemovitý majetek nebo velká zařízení, musí být na tuto transakci uzavřena smlouva a transakce musí být oznámena Evropskému parlamentu a Radě ve výroční zprávě při předkládání návrhu rozpočtu.
Majetek zapsaný v inventárním soupisu, který je bezúplatně poskytován či likvidován, nesmí nabývat členové, úředníci, ostatní zaměstnanci ani další pracovníci orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení.
Článek 254
Inventární soupis a vyhlašování prodeje majetku v delegacích Unie
(Článek 157 finančního nařízení)
1. V případě delegací Unie jsou stálé inventární soupisy movitého majetku, který náleží Unii, vedeny na místě. Jsou pravidelně zasílány ústředním útvarům v souladu s pravidly jednotlivých orgánů.
Movitý majetek, který přechází na delegace Unie, se před zápisem do stálého inventárního soupisu zapisuje do předběžného seznamu.
2. Prodej movitého majetku delegací Unie je vyhlašován podle místních zvyklostí.
ČÁST DRUHÁ
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ
HLAVA I
VÝZKUM
Článek 255
Druhy operací
(Článek 181 finančního nařízení)
1. Přímé akce provádějí zařízení Společného výzkumného střediska (dále jen „SVS“) a tyto akce jsou financovány zpravidla v plném rozsahu z rozpočtu. Jedná se o:
a)
výzkumné programy;
b)
průzkumné činnosti;
c)
vědecké a technické podpůrné činnosti institucionální povahy.
2. Nepřímých akcí se může SVS účastnit za podmínek podle článku 183 finančního nařízení.
3. Odhady pohledávek podle čl. 181 odst. 2 finančního nařízení jsou předávány účetnímu k zaevidování.
Článek 256
Doplňující pravidla pro SVS
(Článek 183 finančního nařízení)
1. Z činností soutěžní povahy provádí SVS:
a)
činnosti vykonávané v návaznosti na řízení o udělení grantu či zadávací řízení;
b)
činnosti vykonávané jménem třetích osob;
c)
činnosti vykonávané v rámci správních dohod s jinými orgány nebo útvary Komise o poskytování vědecko-technických služeb.
2. Je-li v rámci činností, jež SVS provádí pro třetí osoby, nezbytné zadat veřejnou zakázku, musí zadávací řízení splňovat zásady transparentnosti a rovného zacházení.
3. Odhady pohledávek uvedené v čl. 183 odst. 2 finančního nařízení se předávají účetnímu k zaevidování.
HLAVA II
VNĚJŠÍ AKCE
KAPITOLA I
Obecná ustanovení
Článek 257
Akce, jež lze financovat
(Článek 184 finančního nařízení)
Z prostředků na akce uvedené v části druhé hlavě IV kapitole 1 finančního nařízení lze financovat zejména veřejné zakázky, granty včetně úrokových subvencí, zvláštní půjčky, záruky za půjčky, finanční pomoc, rozpočtovou podporu a jiné specifické formy rozpočtové pomoci.
KAPITOLA II
Rozpočtová podpora a svěřenecké fondy sdružující více dárců
Článek 258
Použití rozpočtové podpory
(Článek 186 finančního nařízení)
1. Stanoví-li tak příslušné základní právní akty, může Komise použít odvětvovou či obecnou rozpočtovou podporu ve třetí zemi, jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
správa veřejných financí v partnerské zemi je dostatečně transparentní, spolehlivá a účelná;
b)
partnerská země má zavedenu dostatečně věrohodnou a relevantní odvětvovou či celostátní politiku a
c)
partnerská země má zavedenu makroekonomickou politiku, která je orientována na stabilitu.
2. Dohody s partnerskými zeměmi stanoví, že jsou tyto země povinny předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, na jejichž základě bude moci Komise posoudit plnění podmínek podle odstavce 1.
Článek 259
Svěřenecké fondy pro vnější akce
(Článek 187 finančního nařízení)
Příspěvky dalších dárců připisované na zvláštní bankovní účet svěřeneckého fondu jsou zaznamenávány v eurových částkách, na něž jsou při připsání na účet přepočítávány.
Příspěvek Unie je převáděn ve stanovené lhůtě s cílem pokrýt právní závazky svěřeneckého fondu a s přihlédnutím k dostupným finančním prostředkům, jež poskytli ostatní dárci.
Úroky naběhlé na zvláštním bankovním účtu svěřeneckého fondu jsou investovány do svěřeneckého fondu, nestanoví-li zřizovací akt svěřeneckého fondu jinak.
Všechny transakce na bankovním účtu podle třetího pododstavce provedené v průběhu roku jsou řádně zaznamenávány v účetnictví svěřeneckého fondu.
Schvalující osoba předkládá dvakrát ročně finanční zprávy o činnosti jednotlivých svěřeneckých fondů.
Ve svěřeneckých fondech je každoročně prováděn nezávislý externí audit.
Správní rada svěřeneckého fondu schvaluje výroční zprávu svěřeneckého fondu, kterou vypracovává schvalující osoba, spolu s roční účetní závěrkou, kterou sestavuje účetní. Tyto zprávy se přikládají k výroční zprávě pověřené schvalující osoby a jsou předkládány Evropskému parlamentu a Radě v rámci postupu udělování absolutoria Komisi.
Pravidla složení správní rady a její jednací řád stanoví zřizovací akt svěřeneckého fondu, jejž přijme Komise a k němuž přistupují dárci. Tato pravidla zajišťují, aby byli dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem, a ohledně přijetí konečného rozhodnutí o využití finančních prostředků fondu stanoví požadavek, aby pro něj hlasovala Komise.
KAPITOLA III
Zadávání veřejných zakázek
Článek 260
Nájem budov
(Článek 190 finančního nařízení)
Z provozních prostředků na vnější činnost lze financovat pouze ty veřejné zakázky na nemovitosti, jejichž předmětem je nájem budov, které jsou v okamžiku podpisu nájemní smlouvy již postaveny. Tyto zakázky jsou uveřejňovány v souladu s článkem 124.
Článek 261
Definice
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky na služby zahrnují zakázky na studie a na technickou pomoc.
O veřejnou zakázku na studii se jedná v případě, že se smlouva na poskytování služeb uzavřená mezi poskytovatelem služby a veřejným zadavatelem týká mimo jiné studií k identifikaci a přípravě projektů, studií proveditelnosti, ekonomických a marketingových studií, technických studií a auditů.
O veřejnou zakázku na technickou pomoc se jedná v případě, že má poskytovatel služeb vykonávat poradní funkci, zajistit řízení projektu nebo dohled nad ním nebo poskytnout konzultanty podle specifikace ve smlouvě.
2. Má-li třetí země ve svých útvarech nebo subjektech s účastí veřejného sektoru kvalifikované řídící pracovníky, mohou veřejné zakázky provést přímo tyto útvary nebo subjekty ve vlastní režii.
Článek 262
Zvláštní ustanovení týkající se finančních limitů a způsobu zadávání veřejných zakázek na vnější akce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Články 123 až 126, s výjimkou definic, čl. 127 odst. 3 a 4, články 128, 134 až 137, čl. 139 odst. 3 až 6, čl. 148 odst. 4, čl. 151 odst. 2, články 152 až 158 a články 160 a 164 tohoto nařízení se nepoužijí na smlouvy na veřejné zakázky, jež uzavírají veřejní zadavatelé uvedení v čl. 190 odst. 2 finančního nařízení nebo jež jsou uzavírány jejich jménem.
O provádění ustanovení o veřejných zakázkách podle této kapitoly rozhodne Komise; Komise rozhodne též o náležitých kontrolních opatřeních, jež má uplatňovat příslušná schvalující osoba v případě, není-li Komise veřejným zadavatelem.
2. V případě nedodržení postupů podle odstavce 1 nejsou výdaje na uvedené činnosti způsobilé k financování z prostředků Unie.
3. Tato kapitola se nepoužije na veřejné zadavatele uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení, pokud jim po kontrolách podle článku 61 Komise povolila použít jejich vlastní zadávací řízení.
Článek 263
Vyhlášení a zákaz diskriminace
(Články 190 a 191 finančního nařízení)
1. Komise přijme nezbytná prováděcí opatření k zajištění co nejširší účasti v soutěži o veřejné zakázky financované z prostředků Unie, jež se vyznačuje zachováváním rovných podmínek. Za tímto účelem je třeba dbát zejména o to, aby:
a)
bylo v přiměřené lhůtě náležitě uveřejněno předběžné oznámení, oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení;
b)
nedocházelo k diskriminaci a aby technické podmínky nebránily tomu, aby se soutěže o veřejné zakázky za rovných podmínek široce účastnily všechny fyzické a právnické osoby uvedené v článku 182 finančního nařízení.
2. Využitím elektronického zadávání veřejných zakázek nejsou dotčena ustanovení čl. 265 odst. 5, čl. 267 odst. 3 a čl. 269 odst. 4.
Článek 264
Vyhlašování
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Předběžné oznámení o mezinárodním zadávacím řízení se v případě zakázek na dodávky a služby zasílá co nejdříve Úřadu pro publikace a v případě zakázek na stavební práce co nejrychleji po rozhodnutí o schválení programu.
2. Pro účely této kapitoly se oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňuje:
a)
v případě mezinárodního zadávacího řízení alespoň v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu;
b)
v případě místního zadávacího řízení alespoň v úředním věstníku přijímajícího státu nebo v rovnocenné publikaci.
Je-li oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňováno též místně, musí být shodné s oznámením uveřejněným v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu a k jeho uveřejnění musí dojít současně s druhým uvedeným oznámením. Komise odpovídá za uveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu. V místním měřítku mohou oznámení uveřejnit subjekty uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení.
3. Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá po podpisu smlouvy na veřejnou zakázku, s výjimkou případů, kdy musí být zakázka nadále prohlášena za tajnou, kdy si provádění zakázky vyžaduje zvláštní bezpečnostní opatření, kdy to vyžaduje ochrana základních zájmů Evropské unie anebo kdy o to požádá přijímající země a kdy uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení není považováno za vhodné.
Článek 265
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Pro veřejné zakázky na služby jsou podle článku 190 finančního nařízení stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR:
i)
mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a),
ii)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odst. 3 tohoto článku, nebo rámcová smlouva.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
Platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
2. Při mezinárodním užším řízení podle odst. 1 písm. a) je v oznámení o zahájení zadávacího řízení uveden počet zájemců, kteří budou vyzváni k podání nabídky. V případě veřejných zakázek na služby jsou k podání nabídky vyzváni alespoň čtyři zájemci. Počet zájemců, kteří mohou nabídku podat, musí být dostatečný, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Seznam vybraných zájemců se zveřejňuje na internetových stránkách Komise.
Je-li počet zájemců, kteří splňují výběrová kritéria nebo minimální požadavky na způsobilost, menší než stanovený minimální počet, může veřejný zadavatel vyzvat k podání nabídek pouze takové zájemce, kteří splňují kritéria k podání nabídky.
3. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří uchazečů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Uchazeče lze do soutěžního jednacího řízení vybrat z náležitě vyhlášeného seznamu prodejců uvedeného v čl. 136 odst. 1 písm. b). Tento seznam je sestaven na základě výzvy k projevení zájmu a zůstává v platnosti nejdéle pět let od data vyhlášení. Tento seznam může obsahovat dílčí seznamy. Během doby platnosti seznamu může každá osoba, která má zájem, podat přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby podali nabídku.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s těmito uchazeči obdrží pouze jednu odborně a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
4. V případě právních služeb podle nomenklatury CPV mohou veřejní zadavatelé využít soutěžního jednacího řízení bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky.
5. Nabídky se podávají v balíčku nebo vnější obálce obsahující dvě oddělené zapečetěné obálky, z nichž jedna je označena slovy „Obálka A - Technická nabídka“ a druhá „Obálka B - Finanční nabídka“. Na vnější obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Mají-li být podle dokumentace k zadávacímu řízení prováděny pohovory, může je hodnotící výbor provést s nejdůležitějšími členy odborného týmu, který je navržen v odborně přijatelných nabídkách, poté, co komise písemně vypracuje své předběžné závěry, a předtím, než s konečnou platností uzavře hodnocení technických nabídek. V tomto případě provádí hodnotící výbor s odborníky pohovor, a to nejlépe společný, jedná-li se o tým, a v dostatečně krátkých odstupech, tak aby mohlo být provedeno srovnání. Pohovory jsou vedeny podle standardního schématu, jež hodnotící výbor předem schválí a jež je používáno vůči všem odborníkům či týmům pozvaným k pohovoru. Datum a hodina konání pohovoru musí být uchazečům sděleny alespoň deset kalendářních dnů předem. V případě vyšší moci, která uchazeči znemožní účast na pohovoru, musí být uchazeči stanoven nový termín.
6. Za pomoci kritérií pro zadání zakázky je vybírána ekonomicky nejvýhodnější nabídka.
Ekonomicky nejvýhodnější nabídka je vybrána na základě posouzení technické kvality a ceny za použití vah 80/20. Za tímto účelem se:
a)
body přidělené technické nabídce vynásobí koeficientem 0,80;
b)
body přidělené finanční nabídce vynásobí koeficientem 0,20.
Článek 266
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou u veřejných zakázek na služby použít jednací řízení, v nichž je podána jediná nabídka, v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 104 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl veřejný zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
služby jsou svěřeny subjektům veřejného sektoru nebo neziskovým organizacím či sdružením a týkají se činností institucionální povahy nebo činností určených na poskytování pomoci jednotlivcům v sociální oblasti;
c)
veřejná zakázka má být pokračováním již poskytovaných služeb za podmínek uvedených v odstavci 2;
d)
zadávací řízení či pokus použít rámcovou smlouvu nebyly úspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního a/nebo finančního hlediska přesvědčivá. V tomto případě může zadavatel po zrušení zadávacího řízení zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky;
e)
dotyčná veřejná zakázka navazuje na soutěž o návrh a musí být v souladu s platnými pravidly zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců. V tomto případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
f)
zakázka může být z technických důvodů nebo z důvodů spojených s ochranou výhradních práv zadána pouze určitému poskytovateli služeb;
g)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
K činnostem institucionální povahy podle prvního pododstavce písm. b) patří služby, jež přímo souvisejí s úlohou subjektů veřejného sektoru, která je vymezena právními předpisy.
2. O pokračování již poskytovaných služeb ve smyslu odst. 1 písm. c) se jedná v případě těchto služeb:
a)
doplňkových služeb, které nebyly obsaženy v hlavní veřejné zakázce, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro plnění zakázky, pokud doplňkovou službu nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace, a pokud celková hodnota doplňkových služeb nepřekročí 50 % hodnoty hlavní zakázky;
b)
doplňkových služeb, které sestávají z opakování podobných služeb, jež jsou svěřeny poskytovateli služby v rámci první zakázky za předpokladu, že:
i)
první služba byla předmětem uveřejněného oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byly jednoznačně uvedeny možnost použití jednacího řízení na nové služby v rámci projektu a odhadované náklady,
ii)
hodnota a doba trvání služeb, jež mají být pokračováním původní zakázky, nepřesahují hodnotu a dobu trvání této původní zakázky.
Článek 267
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na dodávky stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR: mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: rámcová smlouva nebo:
i)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 100 000 EUR, ale méně než 300 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b),
ii)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 100 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2;
c)
platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) bodu ii) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří dodavatelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s dodavateli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
4. U veřejných zakázek na dodávky, jejichž součástí není poprodejní servis, je jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
Pokud jsou návrhy na poprodejní servis nebo školení zvláště významné, je vybrána nabídka znějící na nejnižší cenu nebo ekonomicky nejvýhodnější nabídka, s tím, že se zohlední technická kvalita nabízeného servisu a nabídnutá cena.
Článek 268
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na dodávky lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
vyžaduje to povaha nebo zvláštní vlastnosti některých dodávek, např. provedení zakázky je vyhrazeno držitelům patentů nebo patentových licencí;
c)
jedná se o doplňkové dodávky, které uskutečňují původní dodavatelé a které jsou určeny buď k částečné náhradě běžných dodávek či instalací, nebo k rozšíření stávajících dodávek či instalací, a změna dodavatele by veřejného zadavatele nutila pořídit technicky odlišné vybavení, jehož důsledkem by byla neslučitelnost nebo nepřiměřené technické obtíže při užívání a údržbě;
d)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
e)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
f)
jedná se o veřejné zakázky na dodávky kotované a nakupované na komoditní burze;
g)
jedná se o zvláště výhodné nákupy buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
V případech podle prvního pododstavce písm. d) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Pro účely odst. 1 písm. a) tohoto článku se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
Článek 269
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na stavební práce stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 5 000 000 EUR:
i)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a) nebo
ii)
s ohledem na zvláštnosti některých stavebních prací mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR, ale méně než 5 000 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b);
c)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2 tohoto článku.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. c) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří zhotovitelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání se zhotoviteli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Kritéria výběru zjišťují schopnost uchazeče provést podobné veřejné zakázky, zejména pomocí referencí na práce provedené v posledních letech. Jakmile je proveden tento výběr, je vzhledem k tomu, že nepřípustné nabídky již byly vyloučeny, jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
4. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
Článek 270
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na stavební práce lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
jedná se o dodatečné stavební práce, které nebyly zahrnuty v původní uzavřené smlouvě na veřejnou zakázku, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro provedení práce podle uvedené smlouvy; použijí se podmínky v odstavci 2;
c)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
d)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
e)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
V případech podle prvního pododstavce písm. c) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Dodatečné stavební práce uvedené v odst. 1 písm. b) se zadávají zhotoviteli díla, který již tyto práce vykonává:
a)
pokud tyto práce nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou pro její dokončení bezpodmínečně nutné;
c)
pokud souhrnná hodnota zadaných veřejných zakázek na dodatečné stavební práce nepřesahuje 50 % hodnoty hlavní zakázky.
Článek 271
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na nemovitosti
(Článek 190 finančního nařízení)
Veřejné zakázky na nemovitosti podle článku 260 lze zadat v rámci jednacího řízení poté, co je proveden průzkum místního trhu.
Článek 272
Výběr zadávacího řízení v případě smíšených veřejných zakázek
(Článek 190 finančního nařízení)
V případě veřejných zakázek, které zahrnují jak poskytování služeb, tak dodávky zboží nebo stavební práce, stanoví veřejný zadavatel po předchozím souhlasu Komise - nezadává-li Komise tyto zakázky sama -, jaké finanční limity a postupy se použijí; převažující hledisko se za tímto účelem určí podle relativní hodnoty a provozní důležitosti jednotlivých složek zakázky.
Článek 273
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení podle článku 138 se vypracuje na základě osvědčených mezinárodních postupů a - pokud jde o vyhlašování a styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči - v souladu s touto kapitolou.
2. U veřejných zakázek na služby musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
druh veřejné zakázky,
ii)
kritéria pro zadání zakázky a příslušné váhy,
iii)
možnost pohovorů a jejich předběžný časový rozvrh,
iv)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
v)
podíl subdodávek, jež lze povolit,
vi)
maximální rozpočet na veřejnou zakázku,
vii)
měnu nabídky;
b)
seznam vybraných zájemců (s uvedením zákazu sdružování zájemců);
c)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na služby;
d)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
e)
popis plnění s uvedením plánovaného harmonogramu projektu a termínů, od nichž mají být hlavní odborníci podle plánu k dispozici;
f)
soupis cen (doplní uchazeč);
g)
formulář nabídky;
h)
formulář smlouvy;
i)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely platby předběžného financování.
První pododstavec písm. h) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
3. U zakázek na dodávky musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na dodávky;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
4. U veřejných zakázek na stavební práce musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na stavební práce;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění veřejné zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
5. V případě rozporu mezi zvláštními podmínkami podle odst. 2 písm. d), odst. 3 písm. c) a odst. 4 písm. c) a všeobecnými podmínkami mají přednost zvláštní podmínky.
6. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení nezávislých subjektů o tom, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality založené na evropských, případně mezinárodních normách z této oblasti, které certifikovaly subjekty, jež splňují evropské či mezinárodní normy v oblasti certifikace. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné důkazy o rovnocenných opatřeních k zajištění jakosti.
Článek 274
Jistoty
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Odchylně od článku 163 jsou jistoty poskytované předem vyjádřeny v eurech nebo v měně smlouvy, k níž se vztahují.
2. Veřejný zadavatel může požadovat soutěžní jistotu ve smyslu této kapitoly, jejíž výše činí 1 % až 2 % z celkové hodnoty veřejné zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota musí splňovat požadavky článku 163. Jistota je uvolněna při podpisu smlouvy. Je zadržena, pokud je nabídka podaná ve lhůtě následně stažena.
3. Veřejný zadavatel může požadovat jistotu pro účely plnění, jejíž výše je stanovena v dokumentaci k zadávacímu řízení a činí 5 až 10 % z celkové hodnoty zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota se určí na základě objektivních kritérií, např. podle druhu a hodnoty zakázky.
Jistota pro účely plnění se však vyžaduje v případech, kdy jsou překročeny tyto finanční limity:
a)
345 000 EUR u veřejných zakázek na stavební práce;
b)
150 000 EUR u veřejných zakázek na dodávky.
Jistota zůstane v platnosti nejméně do konečného přijetí dodávek a stavebních prací. Není-li veřejná zakázka řádně provedena, je celá jistota zadržena.
Článek 275
Lhůty v řízeních
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Nabídky musí být veřejnému zadavateli doručeny na adresu a nejpozději v den a hodinu, jež jsou uvedeny ve výzvě k podávání nabídek. Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast, které veřejný zadavatel stanoví, musí být dostatečně dlouhé, aby osobám, jež mají zájem, poskytovaly dostatečnou a přiměřenou dobu na přípravu a podání nabídek.
U veřejných zakázek na služby činí lhůta mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek alespoň 50 dní. V naléhavých případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
2. Uchazeči mohou předložit písemné dotazy před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek. Veřejný zadavatel dotazy uchazečů zodpoví před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek.
3. V mezinárodních užších řízeních činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 30 dní ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení. Doba mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek činí alespoň 50 dní. V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
4. V otevřených mezinárodních řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
90 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
60 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
5. V místních otevřených řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
60 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
30 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
6. V soutěžním jednacím řízení podle čl. 265 odst. 1 písm. b), čl. 267 odst. 1 písm. c) a čl. 269 odst. 1 písm. c) je zájemcům poskytnuto na podání nabídek alespoň 30 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
7. Lhůty uvedené v odstavcích 1 až 6 jsou stanoveny v kalendářních dnech.
Článek 276
Hodnotící výbor
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Všechny žádosti o účast a nabídky prohlášené za vyhovující z hlediska požadavků vyhodnotí hodnotící výbor, jenž určí i jejich pořadí podle předem vyhlášených kritérií vyloučení, výběru a zadání zakázky. Výbor je složen z lichého počtu členů, nejméně tří, kteří mají nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu k vyhodnocení nabídek.
2. Není-li Komise veřejným zadavatelem, může si vyžádat kopii dokumentace k zadávacímu řízení, nabídek, záznamů o vyhodnocení nabídek i podepsaných smluv. Může se též jako pozorovatel účastnit otevírání a hodnocení nabídek.
3. Nabídky, jež neobsahují všechny podstatné údaje požadované v dokumentaci k zadávacímu řízení nebo neodpovídají stanoveným specifickým požadavkům, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče při dodržení zásady rovného zacházení vyzvat, aby ve stanovené lhůtě předložili doplňující materiály či podali vysvětlení k podkladům, jež předložili v souvislosti s kritérii pro vyloučení, výběr a zadání zakázky.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 požádá hodnotící výbor o potřebná vysvětlení ke složení nabídky.
5. Od požadavku na ustavení hodnotícího výboru lze upustit v řízeních, kde hodnota veřejné zakázky činí nejvýše 20 000 EUR.
KAPITOLA IV
Granty
Článek 277
Financování v plném rozsahu
(Článek 192 finančního nařízení)
V případě odchýlení od požadavku spolufinancování musí být příslušné důvody uvedeny v rozhodnutí o udělení grantu.
HLAVA III
EVROPSKÉ ÚŘADY
Článek 278
Evropské úřady a zřizování dalších úřadů
(Článek 195 finančního nařízení)
Úřady uvedené v článku 195 finančního nařízení jsou tyto:
a)
Úřad pro publikace;
b)
Evropský úřad pro boj proti podvodům;
c)
Evropský úřad pro výběr personálu a Evropská správní škola, která je k úřadu administrativně přidružena;
d)
Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků;
e)
Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu a Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku.
Jeden nebo více orgánů mohou zřídit další úřady, je-li takový krok odůvodněn ve studii nákladů a přínosů a zaručí-li zviditelnění činnosti Unie.
Článek 279
Pověřování interinstitucionálních evropských úřadů ze strany orgánů
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Za rozpočtové závazky odpovídají jednotlivé orgány. Orgány mohou ředitele daného interinstitucionálního evropského úřadu pověřit výkonem všech následných úkonů, zejména přijímáním právních závazků, potvrzováním výdajů, schvalováním plateb a plněním příjmů, přičemž stanoví meze a podmínky přenesení těchto pravomocí.
Článek 280
Zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Pokud jde o Úřad pro publikace, rozhoduje každý orgán o své publikační politice sám. Orgán, který je původcem publikací, použije čistý výtěžek z prodeje těchto publikací jako účelově vázaný příjem v souladu s článkem 21 finančního nařízení.
Článek 281
Pověření výkonem některých úkolů ze strany účetního
(Článek 196 finančního nařízení)
Na návrh řídícího výboru dotyčného úřadu může účetní Komise pověřit výkonem některých svých úkolů v souvislosti s výběrem příjmů a úhradou výdajů, které uskutečňuje přímo tento úřad, zaměstnance tohoto úřadu.
Článek 282
Pokladna - bankovní účty
(Článek 196 finančního nařízení)
Pro potřeby pokladny interinstitucionálního úřadu může Komise na návrh řídícího výboru zřizovat jménem úřadu bankovní účty nebo poštovní žirové účty. Roční peněžní zůstatek je na konci každého rozpočtového roku mezi dotyčným úřadem a Komisí odsouhlasen a vypořádán.
HLAVA IV
SPRÁVNÍ PROSTŘEDKY
Článek 283
Obecná ustanovení
(Článek 201 finančního nařízení)
Správními prostředky, jež jsou předmětem této hlavy, jsou prostředky vymezené v článku 41 finančního nařízení.
Rozpočtové závazky související se správními prostředky, jejichž druh je společný několika hlavám rozpočtu a jež jsou spravovány jako celek, lze v rozpočtovém účetnictví uvádět souhrnně v členění podle druhu podle článku 25.
Odpovídající výdaje se uvádějí v rozpočtových položkách jednotlivých hlav v témže členění jako prostředky.
Článek 284
Záruky za nájem
(Článek 201 finančního nařízení)
Záruky za nájem, jež poskytují orgány, mají formu bankovní záruky nebo vkladu na blokovaném bankovním účtu na jméno orgánů a na jméno pronajímatele, vedeném v eurech, s výjimkou řádně odůvodněných případů.
Nelze-li v případě transakcí ve třetích zemích použít žádnou z těchto forem záruky za nájem, může příslušná schvalující osoba přijmout jiné formy záruky za předpokladu, že tyto formy zajistí rovnocennou ochranu finančních zájmů Unie.
Článek 285
Zálohy zaměstnancům a členům orgánů
(Článek 201 finančního nařízení)
Zaměstnancům a členům orgánů mohou být za podmínek stanovených ve služebním řádu vypláceny zálohy.
Článek 286
Nemovitosti
(Článek 203 finančního nařízení)
1. Výdaje podle čl. 203 odst. 3 písm. a) finančního nařízení zahrnují náklady na instalace v budovách. Nezahrnují poplatky.
2. Postup včasného informování podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení a postup předchozího schválení podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení se nepoužijí na bezúplatné získání pozemku ani na koupi pozemku za symbolickou cenu.
3. Postup včasného informování a předchozího schválení podle čl. 203 odst. 3 až 7 finančního nařízení se nepoužije na obytné budovy. Evropský parlament a Rada si mohou od příslušného orgánu vyžádat k obytným budovám jakékoli informace.
4. Za výjimečných nebo naléhavých politických okolností lze včasné informace podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení, jež se týkají projektů v oblasti nemovitostí se vztahem k delegacím Unie nebo kancelářím v třetích zemích, poskytnout spolu s projektem podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení. V tomto případě bude postup včasného informování a předchozího schválení proveden při nejbližší příležitosti.
5. Postup předchozího schválení uvedený v čl. 203 odst. 5 a 6 finančního nařízení se nevztahuje na přípravné smlouvy nebo studie nutné k podrobnému vyhodnocení nákladů a financování projektu v oblasti nemovitostí.
6. Finanční limity ve výši 750 000 EUR a 3 000 000 EUR uvedené v čl. 203 odst. 7 bodech ii), iii) a iv) finančního nařízení zahrnují náklady na veškeré instalace. V případě nájemních smluv a smluv o užívání tyto finanční limity zohledňují náklady na veškeré instalace, nikoli však ostatní poplatky.
7. Jeden rok po vstupu finančního nařízení v platnost podá Komise zprávu o uplatňování postupů uvedených v čl. 203 odst. 3 až 8 finančního nařízení.
HLAVA V
ODBORNÍCI
Článek 287
Placení externí odborníci
(Článek 204 finančního nařízení)
1. V případě hodnot, jež nedosahují finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, mohou být placení externí odborníci vybíráni postupem podle odstavce 2.
2. V Úředním věstníku Evropské unie nebo - je-li to nutné v zájmu maximální informovanosti případných zájemců - na internetových stránkách dotčeného orgánu je uveřejněna výzva k projevení zájmu.
Výzva k projevení zájmu obsahuje popis úkolů, délku jejich trvání a pevné podmínky odměňování. Tyto podmínky mohou vycházet z jednotkových cen.
V návaznosti na výzvu k projevení zájmu je sestaven seznam odborníků. Tento seznam platí po dobu nejdéle pěti let od svého zveřejnění nebo po dobu trvání víceletého programu, jenž s danými úkoly souvisí.
3. Každá fyzická osoba, jež má zájem, může kdykoli během doby platnosti seznamu podat svou přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Pro účely plnění úkolů uvedených v článku 204 finančního nařízení nejsou placení externí odborníci vybráni v případě, že se nacházejí v některé ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení, jež vedou k vyloučení.
4. Veškeré výměny s vybranými odborníky, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež orgán zřídí.
Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál dokumentu a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle druhého pododstavce písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
5. Seznam odborníků a předmět jejich úkolů je jednou ročně zveřejňován. Jejich odměna je zveřejňována v případě, překročí-li 15 000 EUR za vykonávaný úkol.
6. Odstavec 5 se nepoužije v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy odborníků.
ČÁST TŘETÍ
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 288
Přechodná ustanovení
Na závazky přijaté do 31. prosince 2013 se nadále použijí články 35 až 43 nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Články 33 až 44 tohoto nařízení se použijí až na závazky přijaté počínaje 1. lednem 2014.
Část první hlava VI nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se může nadále používat na grantové dohody a rozhodnutí o udělení grantu, jež byly podepsány, resp. oznámeny do 31. prosince 2013 v rámci souhrnných závazků v rozpočtu na rok 2012 nebo roky předchozí, rozhodne-li tak příslušná schvalující osoba při zohlednění zásad rovného zacházení a transparentnosti.
Článek 289
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se zrušuje.
Odkazy na zrušené nařízení se považují za odkazy na toto nařízení v souladu se srovnávací tabulkou v příloze.
Článek 290
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. ledna 2013.
Články 216 až 226 se však použijí ode dne 1. ledna 2014.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 29. října 2012.
RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) N o 1268/2012 DE LA COMMISSION
du 29 octobre 2012
relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union
LA COMMISSION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,
vu le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union (1), et notamment ses articles 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 et 209,
considérant ce qui suit:
(1)
Le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (2) a été profondément modifié et remplacé par le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (ci-après dénommé le «règlement financier»). Il est par conséquent nécessaire d’aligner les dispositions du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités d’exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (3) sur celles du règlement financier. Par souci de clarté, il est nécessaire de remplacer le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002.
(2)
En vertu de l’article 290 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (ci-après dénommé le «TFUE»), un acte législatif peut déléguer à la Commission le pouvoir d’adopter des actes non législatifs uniquement pour compléter ou modifier certains éléments non essentiels de cet acte législatif. Par conséquent, certaines dispositions du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 ont été intégrées dans le règlement financier, de sorte qu’elles ne doivent pas être reprises dans le présent règlement.
(3)
Au cours de ses travaux préparatoires, la Commission a procédé aux consultations appropriées, y compris au niveau des experts, et a veillé à ce que les documents nécessaires soient transmis en temps utile, de façon appropriée et simultanée, au Parlement européen et au Conseil.
(4)
Quant aux principes budgétaires, et en particulier au principe d’unité, la simplification des règles relatives à la génération et au recouvrement des intérêts sur les préfinancements, et notamment la suppression de l’obligation faite aux bénéficiaires de subventions de produire de tels intérêts, rendent obsolètes les dispositions relatives au champ d’application et aux conditions du recouvrement de ces intérêts. Au cas où cette obligation serait encore imposée à des entités chargées de tâches d’exécution budgétaire, les règles régissant l’identification, l’usage et la comptabilisation des intérêts produits devraient être intégrées dans les conventions de délégation conclues avec ces entités. Lorsque les intérêts sur les préfinancements sont dus à l’Union sur la base de telles conventions, ces intérêts devraient être versés au budget en tant que recettes affectées.
(5)
S’agissant du principe d’annualité, il convient de clarifier la notion de crédits de l’exercice ainsi que la notion d’étapes préparatoires à l’acte d’engagement qui, lorsqu’elles sont achevées au 31 décembre, peuvent ouvrir le droit à un report de crédits d’engagement.
(6)
S’agissant du principe d’unité de compte, il y a lieu de préciser les taux et cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et les autres monnaies pour les besoins de la gestion de trésorerie et de la comptabilité. En outre, la transparence comptable concernant les résultats de ces opérations de conversion de monnaies devrait être encore améliorée. À la suite de l’introduction de l’euro, il conviendrait de supprimer l’obligation faite à la Commission de fournir des informations aux États membres sur les transferts de trésorerie effectués entre les différentes monnaies.
(7)
S’agissant des dérogations au principe d’universalité, il importe de préciser, d’une part, le traitement budgétaire à appliquer aux recettes affectées et en particulier aux contributions d’États membres ou de pays tiers à certains programmes de l’Union et, d’autre part, les limites existant en matière de contraction entre dépenses et recettes. En particulier, eu égard à la pratique actuelle, il est nécessaire, dans un souci de sécurité juridique, de préciser qu’en règle générale, les recettes affectées devraient générer automatiquement des crédits d’engagement et de paiement dès que ces recettes ont été perçues par l’institution. Il est également nécessaire de préciser les cas dans lesquels, à titre exceptionnel, les recettes affectées peuvent être mises à disposition avant d’avoir été effectivement perçues par l’institution.
(8)
S’agissant du principe de spécialité, il convient de définir précisément le calcul des pourcentages de crédits que les institutions sont autorisées à virer en vertu de leur autonomie. Le Parlement européen et le Conseil devraient être pleinement informés par une justification détaillée des demandes de virement qui doivent leur être soumises.
(9)
S’agissant de la bonne gestion financière, il y a lieu d’identifier les objectifs et la périodicité minimale des évaluations ex ante, intermédiaires et ex post des programmes et activités, ainsi que les informations devant figurer dans la fiche financière législative.
(10)
S’agissant du principe de transparence, la publication de données nominatives relatives aux destinataires concernés et des montants précis reçus par eux accroît la transparence de l’usage des fonds en question. De telles informations mises à la disposition des citoyens renforcent le contrôle public sur l’utilisation des sommes concernées et contribuent à une utilisation optimale des fonds publics. Parallèlement, lorsque les destinataires sont des personnes physiques, cette publication est soumise aux règles en matière de protection des données à caractère personnel. Par conséquent, la publication de données à caractère personnel ne devrait avoir lieu que si elle est nécessaire et proportionnée par rapport à l’objectif légitime poursuivi.
(11)
Les informations sur l’utilisation des fonds de l’Union devraient être publiées sur un site internet des institutions et devraient comprendre au moins le nom du destinataire, le lieu où il se trouve, le montant et le but du financement. Ces informations devraient prendre en considération les critères énoncés à l’article 35, paragraphe 3, du règlement financier, en particulier le type et le montant de la prestation.
(12)
Le nom des destinataires des fonds de l’Union et le lieu où ils se trouvent devraient être publiés pour les prix, subventions et marchés attribués à la suite de l’ouverture d’une procédure publique de mise en concurrence, comme c’est notamment le cas pour les concours, appels de propositions et appels d’offres, dans le respect des principes du TFUE et en particulier des principes de transparence, de proportionnalité, d’égalité de traitement et de non-discrimination. Par ailleurs, cette publication devrait contribuer au contrôle des procédures de sélection publiques par les demandeurs n’ayant pas été retenus.
(13)
La durée de la publication de données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques ne devrait pas être supérieure à la durée pendant laquelle les fonds sont utilisés par le destinataire et ces données devraient dès lors être supprimées à l’issue d’une période de deux ans. Il devrait en être de même pour les données à caractère personnel se rapportant à une personne morale dont la dénomination officielle comporte le nom d’une ou de plusieurs personnes physiques.
(14)
Dans la plupart des cas relevant du présent règlement, la publication concerne les personnes morales.
(15)
Lorsque des personnes physiques sont concernées, une telle publication ne saurait être envisagée que dans le respect du principe de proportionnalité entre l’importance du montant octroyé et la nécessité de contrôler l’usage optimal des fonds. S’agissant de ces personnes physiques, la publication du nom de la région de niveau NUTS 2 s’inscrit dans la logique de l’objectif de publication de l’identité du destinataire et garantit l’égalité de traitement entre des États membres de différentes tailles, tout en respectant le droit du destinataire à la vie privée et, en particulier, en protégeant les données à caractère personnel de celui-ci.
(16)
Les informations sur les bourses et autres aides directes versées à des personnes physiques qui en ont un besoin pressant devraient continuer à être dispensées de publication.
(17)
Afin de garantir le respect du principe d’égalité de traitement entre destinataires, il convient en outre d’assurer la publication des informations relatives aux personnes physiques dans la logique de l’obligation faite aux États membres d’instaurer une grande transparence des marchés dépassant le montant prévu par la directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services (4).
(18)
Le nom du destinataire et le lieu où il se trouve, ainsi que le montant et le but du financement ne devraient pas faire l’objet d’une publication si celle-ci risque de mettre en péril l’intégrité du destinataire, telle que protégée par la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, ou de nuire à ses intérêts commerciaux légitimes.
(19)
La nomenclature budgétaire devrait procurer la clarté et la transparence nécessaires au processus budgétaire.
(20)
Il importe par ailleurs de définir les actes susceptibles de constituer un conflit d’intérêts.
(21)
En ce qui concerne la gestion indirecte, il convient de préciser l’encadrement de la délégation et la teneur de la convention de délégation. Toute entité ou personne chargée de tâches d’exécution budgétaire devrait garantir un niveau de protection des intérêts financiers de l’Union équivalent à celui prévu par le règlement financier. Il convient d’établir les conditions dans lesquelles la Commission peut reconnaître que les systèmes, règles et procédures de ces entités ou personnes sont équivalents aux siens afin de garantir la bonne gestion financière des fonds de l’Union par ces entités chargées de l’exécution.
(22)
Les agences exécutives, dont la Commission conserve le contrôle, devraient se voir reconnaître la qualité d’ordonnateurs délégués de cette institution sur le budget de l’Union.
(23)
En cas de gestion indirecte avec des organisations internationales, les organisations éligibles à ce type de gestion devraient être identifiées.
(24)
Lorsque des tâches d’exécution budgétaire sont confiées à des organismes publics ou à des organismes de droit privé investis d’une mission de service public, il convient de définir les conditions de désignation de ces organismes.
(25)
En ce qui concerne la gestion indirecte, il est nécessaire de fixer des modalités en matière de procédures d’examen et d’approbation des comptes et d’exclusion du financement de l’Union des dépenses pour lesquelles des remboursements ont été effectués en violation de la réglementation applicable.
(26)
Quant aux entités privées effectuant des travaux préparatoires ou accessoires pour le compte de la Commission, elles devraient être sélectionnées selon les procédures de passation des marchés publics.
(27)
En ce qui concerne le rôle des acteurs financiers, la réforme de la gestion financière, assortie de la suppression des contrôles ex ante centralisés, renforce les responsabilités des ordonnateurs sur toutes les opérations de recettes et de dépenses, y compris en termes de systèmes de contrôle interne. Le Parlement européen et le Conseil seront dorénavant informés des mesures de nomination ou cessation de fonctions concernant les ordonnateurs délégués. Les missions, responsabilités et principes de procédures à respecter devraient en outre être définis. L’internalisation des contrôles ex ante suppose en particulier une distinction claire entre tâches d’initiation et de vérification des opérations d’exécution budgétaire, chaque institution devant en outre adopter un code de normes professionnelles applicable aux agents en charge des vérifications, ex ante et ex post. Il est également nécessaire de rendre compte des responsabilités assumées, par le biais d’un rapport annuel à l’institution qui est chargée, notamment, des vérifications ex post. Les pièces justificatives afférentes aux opérations menées devraient être conservées. Enfin, compte tenu de leur caractère dérogatoire par rapport aux procédures d’attribution habituelles, tous les types de procédures négociées en matière de passation de marchés publics doivent faire l’objet d’un rapport particulier à l’institution et d’une transmission au Parlement européen et au Conseil.
(28)
Le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 devrait être adapté pour tenir compte de la double fonction du chef de délégation en tant qu’ordonnateur subdélégué pour le Service européen pour l’action extérieure (ci-après dénommé le «SEAE») et, en ce qui concerne les crédits opérationnels, pour la Commission.
(29)
Dans une perspective de clarification des responsabilités, il importe également de définir précisément les missions et responsabilités du comptable relatives aux systèmes comptables et à la gestion de trésorerie et des comptes bancaires ainsi que du fichier tiers. Les modalités de cessation des fonctions du comptable devraient également être définies.
(30)
Les conditions de recours à des régies d’avances, système de gestion dérogatoire au regard des procédures ordinaires, devraient être encadrées et les missions et responsabilités des régisseurs, mais aussi des ordonnateurs et comptables quant au contrôle des régies, devraient être précisées. Le Parlement européen et le Conseil devraient être informés de toute mesure de nomination ou cessation de fonctions. Pour des raisons d’efficacité, une seule régie d’avances devrait être mise en place dans les délégations, pour les crédits des sections «Commission» et «SEAE» du budget. Il s’est révélé nécessaire d’introduire la possibilité d’utiliser des cartes de débit liées aux régies d’avances afin de faciliter les paiements, notamment dans les délégations et représentations de l’Union, et d’écarter les risques liés à la manipulation d’argent liquide.
(31)
Une fois définies les missions et responsabilités de chaque acteur financier, la mise en cause de leur responsabilité ne saurait toutefois intervenir que dans les conditions prévues par le statut des fonctionnaires de l’Union européenne et du régime applicable aux autres agents de ladite Union. L’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place dans chaque institution s’est révélée être un mécanisme efficace pour caractériser l’existence d’une irrégularité de nature financière et devrait donc être maintenue. Il est nécessaire de définir les modalités selon lesquelles un ordonnateur peut demander la confirmation d’une instruction qu’il considère comme entachée d’irrégularité ou contrevenant au principe de bonne gestion financière, et être ainsi déchargé de sa responsabilité.
(32)
En matière de recettes, outre le cas particulier des ressources propres relevant de la décision 2007/436/CE, Euratom du Conseil du 7 juin 2007 relative au système des ressources propres des Communautés européennes (5), il convient de préciser les tâches et contrôles relevant de la responsabilité des ordonnateurs aux différentes étapes de la procédure: établissement de la prévision de créance, ordre de recouvrement, envoi de la note de débit informant le débiteur de la constatation de créances, calcul des intérêts de retard éventuels et décision, le cas échéant, de renonciation de créance, dans le respect de critères garantissant le respect de la bonne gestion financière aux fins d’une perception efficace des recettes.
(33)
Il y a lieu de préciser le rôle du comptable dans l’encaissement des recettes et l’octroi de délais supplémentaires pour le paiement des dépenses. En outre, le comptable devrait disposer d’une certaine flexibilité dans le recouvrement des paiements, notamment de la possibilité de procéder à la compensation directe des créances ou, dans des circonstances exceptionnelles, de dispenser le débiteur de constituer une garantie couvrant une dette, lorsque celui-ci est désireux et capable d’effectuer le paiement dans le délai supplémentaire, mais n’est pas en mesure de constituer cette garantie, en tenant dûment compte du principe de proportionnalité.
(34)
Pour assurer la gestion des actifs tout en obtenant une rémunération financière, il est nécessaire d’investir dans des actifs financiers les montants encaissés à titre provisoire, tels que les amendes pour infraction aux règles de concurrence qui sont contestées, et de déterminer l’affectation des intérêts produits par ces investissements.
(35)
Pour que la Commission dispose de toutes les informations nécessaires en vue de l’adoption des décisions de financement, il y a lieu de fixer les exigences minimales en ce qui concerne le contenu des décisions de financement portant sur les subventions, les marchés, les fonds fiduciaires, les prix et les instruments financiers.
(36)
En matière de dépenses, il importe de définir l’articulation entre décision de financement, engagement global et engagement individuel, ainsi que les caractéristiques de ces différentes étapes, afin d’établir un cadre clair pour les différentes phases de l’exécution du budget.
(37)
Il convient de clarifier l’articulation entre les opérations de liquidation, d’ordonnancement et de paiement et les contrôles que doivent effectuer les ordonnateurs lors de la liquidation des dépenses, par l’apposition du bon à payer. Il y a lieu de mentionner les pièces justificatives qui doivent appuyer les paiements et d’indiquer les règles d’apurement des préfinancements et des paiements intermédiaires.
(38)
Les modalités d’application des délais afférents aux opérations de liquidation et de paiement devraient être établies, compte tenu de la directive 2011/7/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 février 2011 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales (6), afin de s’assurer que les paiements aux destinataires n’accusent pas de retard injustifié.
(39)
En matière d’audit interne, il convient de définir les modalités de désignation de l’auditeur et de garantir son indépendance au sein de l’institution qui l’a nommé et à laquelle il doit rendre compte de ses travaux. Le Parlement européen et le Conseil devraient être informés de toute désignation ou cessation des fonctions, afin que la transparence à leur égard soit garantie.
(40)
Les règles en matière de passation de marchés devraient être fondées sur les dispositions de la directive 2004/18/CE. Il importe de définir les différents types de procédures de passation de marchés, les mesures de publicité qui leur sont applicables, les cas de recours et principales caractéristiques des procédures existantes, la spécification des critères de sélection et d’attribution, les modalités d’accès aux documents d’appel à la concurrence et de communication avec les soumissionnaires ou candidats, ainsi que, lorsque la Commission passe des marchés pour son propre compte, les seuils applicables et les modalités d’estimation de la valeur des marchés à passer.
(41)
Les procédures de passation des marchés ont pour finalité de satisfaire aux meilleures conditions possibles les besoins des institutions dans le respect de l’égalité d’accès aux marchés publics ainsi que des principes de transparence et de non-discrimination. Dans un souci de transparence et d’égalité de traitement entre candidats et soumissionnaires, mais aussi de pleine responsabilité des ordonnateurs dans le choix final, il convient de décliner la procédure d’ouverture, puis d’évaluation, des demandes de participation et des offres, de la nomination d’une commission jusqu’à la décision d’attribution, motivée et documentée, qui revient en définitive au pouvoir adjudicateur.
(42)
À la lumière de l’expérience acquise, une nouvelle procédure de passation pour les marchés de valeur moyenne devrait être mise en place. Il convient d’autoriser l’utilisation de la «liste de soumissionnaires potentiels» dans les mêmes conditions que l’«appel à manifestation d’intérêt» existant, étant donné que cette liste permet de réduire la charge administrative des soumissionnaires potentiels.
(43)
Dans un souci de protection des intérêts financiers de l’Union durant l’exécution d’un marché, il y a lieu de prévoir la possibilité d’exiger que les entités fournissant une capacité financière lors de la passation d’un marché soient solidairement responsables de l’exécution du marché correspondant.
(44)
Afin de protéger les intérêts financiers de l’Union et de garantir un contrôle sur l’exécution des marchés, il est nécessaire de prévoir la possibilité d’exiger que le contractant effectue lui-même directement certaines tâches essentielles.
(45)
Pour garantir l’exécution d’un marché selon les meilleures pratiques professionnelles, il convient de prévoir la possibilité de rejeter les soumissionnaires susceptibles d’être en situation de conflit d’intérêts.
(46)
Étant donné que des garanties financières ne sont plus systématiquement demandées, les critères en vertu desquels elles peuvent l’être devraient être définis.
(47)
Le champ d’application du titre sur les subventions devrait être clarifié, notamment en ce qui concerne le type d’action ou d’organisme d’intérêt général européen pouvant être subventionné ainsi que les types d’engagements juridiques susceptibles d’être utilisés pour couvrir les subventions. Pour ces engagements juridiques, il y a lieu de préciser les critères permettant de choisir entre conventions et décisions, les éléments que celles-ci doivent au minimum contenir et la possibilité de conclure une convention ou décision spécifique de subvention au titre de partenariats-cadres, de façon à garantir un traitement équitable et à ne pas restreindre l’accès au financement de l’Union.
(48)
Le champ d’application du titre sur les subventions devrait également tenir compte de l’introduction dans le règlement financier, d’une part, de titres spécifiques sur les prix et les instruments financiers et, d’autre part, des règles essentielles concernant les subventions et les coûts éligibles et prévoyant l’abandon du principe de dégressivité, l’utilisation des formes simplifiées de subventions (montants forfaitaires, coûts unitaires et taux forfaitaires) et la suppression de l’obligation de présenter des garanties sur les préfinancements.
(49)
Les progrès en matière d’échange électronique d’informations et de transmission de documents par voie électronique, qui constituent d’importantes mesures de simplification, devraient s’accompagner de conditions claires d’acceptation des systèmes devant être utilisés, afin de mettre en place un environnement reposant sur des bases juridiques solides.
(50)
Les principes de non-profit et de cofinancement devraient être révisés à la lumière des clarifications et des mesures de simplification introduites dans le règlement financier. En particulier, par souci de clarté, il convient de mettre en place des règles détaillées en ce qui concerne les types de recettes qui doivent être retenues pour le principe de non-profit, ainsi que les formes de cofinancement externe et de contributions en nature.
(51)
S’agissant du principe de transparence, l’adoption et la publication de programmes de travail pluriannuels devraient être autorisées, dans la mesure où ils ont une valeur ajoutée pour les demandeurs qui peuvent plus aisément anticiper et préparer les appels de propositions. Dans ce contexte, les conditions dans lesquelles les programmes de travail peuvent être considérés comme des décisions de financement devraient être précisées. Pour assurer la transparence, il y a également lieu de publier les appels de propositions, sauf en cas d’urgence ou lorsque l’action ne peut être mise en œuvre que par une seule entité. Il est nécessaire de préciser le contenu minimal de cette publication.
(52)
Comme les conditions d’éligibilité concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) versée par les bénéficiaires sont sujettes à des erreurs et à des incohérences, il convient de s’assurer que les notions de TVA non récupérable et de non-assujettis au sens de l’article 13, paragraphe 1, de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée (7) sont comprises et appliquées de manière cohérente, au regard des activités que ces notions englobent.
(53)
Pour garantir la transparence, l’égalité de traitement des demandeurs et la responsabilisation des ordonnateurs, il convient de décliner la procédure d’attribution, de la demande de subvention, pour laquelle la Commission devrait avoir fourni un minimum d’informations aux demandeurs, à son évaluation, au vu de critères d’éligibilité, de sélection et d’attribution préalablement annoncés, avant que l’ordonnateur compétent ne prenne sa décision finale, proprement documentée. Il est nécessaire d’établir des règles détaillées concernant la composition et les tâches du comité chargé d’évaluer les propositions sur la base des critères de sélection et d’attribution, ainsi que les possibilités de prendre contact avec les demandeurs au cours de la procédure d’attribution ou de les inviter à adapter leurs propositions. Ces possibilités devraient dûment refléter les exigences en matière de bonne administration introduites dans le règlement financier et être assorties des conditions dans lesquelles les propositions peuvent être adaptées avant la signature des conventions de subvention ou la notification des décisions de subvention, tout en garantissant l’égalité de traitement des demandeurs et le respect du principe selon lequel l’initiative des actions incombe uniquement aux demandeurs.
(54)
L’utilisation de montants forfaitaires, de coûts unitaires et de taux forfaitaires étant facilitée et étendue en vertu du règlement financier, les définitions de ces formes simplifiées de subventions devraient être clarifiées. Il importe notamment de préciser qu’elles sont destinées, comme toute forme de subvention, à couvrir différentes catégories de coûts éligibles, et d’indiquer que leurs montants ne doivent pas nécessairement être fixés au préalable, ce qui est particulièrement important lorsque ces montants sont calculés sur la base des pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de comptabilité analytique. Il y a également lieu de veiller à la stabilité des règles de financement au titre d’un programme spécifique. À cet effet, il devrait être permis d’utiliser les formes simplifiées de subventions pendant toute sa durée. À des fins statistiques ou méthodologiques ou en vue de la prévention et de la détection de la fraude, il convient d’avoir accès aux données comptables générales d’un bénéficiaire, même si le financement s’effectue au moyen de montants forfaitaires, de coûts unitaires et de taux forfaitaires. Ces vérifications ne devraient toutefois pas servir à remettre en question les valeurs unitaires des montants forfaitaires, des coûts unitaires ou des taux forfaitaires déjà convenus.
(55)
La bonne gestion financière impose que la Commission s’entoure de garanties: au stade des demandes de subvention, par la production d’audits financiers pour les demandes les plus importantes; lors du versement de préfinancements, si les risques évalués par l’ordonnateur le justifient, par l’exigence de garanties financières préalables et, au stade du paiement intermédiaire ou du paiement du solde, par la présentation de certificats établis par des auditeurs pour les demandes de paiement les plus importantes et les plus risquées.
(56)
Les conditions et les procédures de suspension et de réduction des subventions devraient être précisées, afin de mieux définir les motifs de cette suspension ou réduction, de fournir des informations appropriées aux bénéficiaires et de garantir que les bénéficiaires ont la possibilité d’exercer leur droit de défense à tout moment.
(57)
La bonne gestion des fonds de l’Union implique également que les bénéficiaires de subventions utilisent les subventions de l’Union conformément aux principes d’économie et d’efficience. En particulier, les coûts des marchés attribués par les bénéficiaires pour l’exécution de l’action devraient être éligibles à condition que ces marchés soient attribués à l’offre économiquement la plus avantageuse.
(58)
Étant donné que les restrictions imposées au soutien financier à des tiers sont atténuées dans le règlement financier, il convient d’établir les dispositions minimales à convenir au niveau de la convention de subvention ou à insérer dans la décision de subvention afin de distinguer clairement l’octroi d’un soutien financier à des tiers par un bénéficiaire et l’exécution de tâches budgétaires par un délégataire dans le cadre de la gestion indirecte.
(59)
Les pouvoirs de sanction des bénéficiaires de subventions devraient être alignés sur ceux existant dans le domaine des marchés publics étant donné qu’ils sont de même nature et qu’ils devraient être soumis aux mêmes règles en termes d’efficacité et de proportionnalité.
(60)
Les prix devraient être soumis, au même titre que les subventions, aux principes de transparence et d’égalité de traitement. Dans ce contexte, les caractéristiques minimales des programmes de travail et des concours devraient également être définies, compte tenu des exigences correspondantes pour les subventions. En particulier, il convient de préciser les conditions dans lesquelles les programmes de travail peuvent être considérés comme des décisions de financement, ainsi que le contenu minimal du règlement du concours, notamment les modalités de versement du prix aux gagnants en cas d’attribution, et les moyens de publicité appropriés.
(61)
Le respect des principes de transparence et d’égalité de traitement exige aussi la mise en place d’une procédure d’attribution clairement définie, depuis la remise des dossiers de participation à l’information des demandeurs et à la notification aux gagnants. Cette procédure devrait inclure une évaluation des dossiers de participation par un groupe d’experts désignés par l’ordonnateur compétent, sur la base des critères d’attribution énoncés dans le règlement du concours afin de garantir la compétence et la neutralité dans l’évaluation des dossiers. Sur la base des recommandations du groupe, c’est l’ordonnateur compétent qui devrait prendre une décision définitive sur l’attribution du prix, étant donné que l’exécution du budget relève toujours de la responsabilité de la Commission.
(62)
Afin d’assurer une mise en œuvre harmonisée des différents instruments financiers au sein de la Commission, le cadre général inclus dans le titre VIII du règlement financier devrait être complété par des règles détaillées pour la gestion des instruments financiers, en particulier les dispositions concernant la sélection des entités chargées de l’exécution, le contenu des conventions de délégation, les coûts et frais de gestion ainsi que les comptes fiduciaires.
(63)
Des règles de sélection des intermédiaires financiers et des destinataires finaux devraient être définies en particulier pour les cas où les instruments financiers sont gérés de manière directe dans des situations exceptionnelles, au moyen de structures d’investissement spécialisées ou d’autres mécanismes, afin d’assurer l’utilisation efficiente des fonds de l’Union.
(64)
Il est nécessaire de déterminer les conditions de l’utilisation des instruments financiers, notamment l’effet de levier et le cadre du suivi. Il convient aussi de veiller à ce que les instruments financiers soient mis en œuvre sur la base d’une évaluation ex ante rigoureuse, qui doit permettre à la Commission de les concevoir spécifiquement pour répondre aux défaillances du marché et à l’inadéquation des marchés en matière d’investissement.
(65)
En matière de comptabilité et de reddition des comptes, il y a lieu de définir dans les règles comptables de l’Union les principes comptables généralement admis sur la base desquels les états financiers doivent être établis. Il convient également de préciser dans ces règles comptables les conditions nécessaires pour qu’une transaction soit comptabilisée ainsi que les règles d’évaluation des éléments d’actif et de passif et de constitution des provisions, afin de veiller à ce que les informations soient présentées de manière appropriée et qu’elles soient complètes et exactes.
(66)
En matière de comptabilité, il conviendrait de préciser que le comptable de chaque institution doit documenter l’organisation et la procédure comptables de son institution et définir les conditions que doivent respecter les systèmes informatisés de tenue de la comptabilité, en particulier pour garantir la sécurité des accès et la piste d’audit quant aux modifications apportées aux systèmes.
(67)
En ce qui concerne la tenue de la comptabilité, il importe de préciser les principes applicables en matière de tenue des livres comptables, de balance générale des comptes, de rapprochement périodique des soldes de cette balance ainsi que d’inventaire et de définir les éléments du plan comptable arrêté par le comptable de la Commission. Les règles applicables à l’enregistrement des opérations, en particulier la méthode en partie double, les règles de conversion des opérations non libellées en euros et les pièces justificatives des écritures comptables, devraient être précisées. Le contenu des enregistrements de la comptabilité budgétaire devrait également être précisé.
(68)
Il y a lieu de définir les règles relatives à l’inventaire des immobilisations et de clarifier les responsabilités respectives des comptables et ordonnateurs dans ce domaine, de même que les règles applicables à la revente des biens inscrits à l’inventaire, en vue d’une gestion efficace des actifs.
(69)
En matière d’actions extérieures, le présent règlement, conformément au règlement financier, devrait introduire des dispositions dérogatoires qui prennent en compte les spécificités opérationnelles du secteur, essentiellement en matière de passation de marchés et d’octroi de subventions, en particulier parce que ces procédures sont appliquées par les autorités de pays tiers bénéficiant d’un soutien financier de l’Union. En ce qui concerne la passation de marchés, ces différences devraient principalement porter sur les types de procédures et les seuils à partir desquels elles s’appliquent. En ce qui concerne les subventions, il y aurait lieu d’autoriser le financement intégral dans certains cas, surtout pour tenir compte de la capacité de cofinancement réduite des bénéficiaires.
(70)
Il importe d’établir des dispositions détaillées concernant l’utilisation de l’aide budgétaire, qui précisent les conditions dans lesquelles il peut être recouru à cette aide ainsi que l’obligation pour le partenaire de fournir à la Commission, en temps utile, des informations fiables lui permettant d’apprécier le respect de ces conditions.
(71)
En ce qui concerne les fonds fiduciaires de l’Union, il convient de préciser les principes applicables à la contribution de l’Union aux fonds fiduciaires de l’Union ainsi qu’aux contributions des autres donateurs, de manière à définir les règles comptables et d’information du fonds concerné, en particulier pour l’intérêt à terme échu sur le compte bancaire du fonds fiduciaire, à clarifier les responsabilités de chacun des acteurs financiers et du conseil d’administration du fonds fiduciaire, ainsi que de définir des obligations en matière d’audit. Il est également nécessaire d’assurer une représentation équitable des donateurs dans le conseil d’administration du fonds fiduciaire et à prévoir l’obligation d’un vote positif de la Commission pour permettre l’utilisation des fonds.
(72)
Afin de simplifier les procédures de passation de marchés pour les actions extérieures, certains seuils ont été modifiés et d’autres seuils et procédures de gestion, provenant des dispositions communes, ont été ajoutés et adaptés.
(73)
Dans le domaine des subventions, il conviendrait, dans le droit fil du règlement financier, de simplifier les conditions régissant la dérogation au principe du cofinancement.
(74)
Afin de garantir la bonne gestion des crédits de l’Union, il importe également de préciser les conditions préalables et l’encadrement conventionnel à mettre en place en cas de décentralisation de la gestion des crédits, ainsi que dans les cas de recours à des régies d’avances.
(75)
Il y a lieu de définir les offices européens et de fixer des règles spécifiques à l’Office des publications ainsi que des dispositions autorisant le comptable de la Commission à déléguer certaines de ses fonctions à des agents de ces offices. Il conviendrait également de préciser les modalités de fonctionnement des comptes bancaires que les offices européens peuvent être autorisés à ouvrir au nom de la Commission.
(76)
Par analogie avec la publication d’informations sur les destinataires des fonds de l’Union, il y aurait lieu de publier la liste des experts visés à l’article 204 du règlement financier, sélectionnés au terme d’un appel à manifestation d’intérêt, ainsi que l’objet de leurs tâches. Leur rémunération devrait également faire l’objet d’une publication, si elle est supérieure à 15 000 EUR.
(77)
Il importerait de compléter la nouvelle procédure introduite à l’article 203 du règlement financier, en particulier en ce qui concerne les types de coûts à inclure dans les seuils qui y sont prévus. Il est nécessaire d’établir des règles détaillées concernant les projets immobiliers menés dans les délégations de l’Union, compte tenu de leurs spécificités, en particulier dans les cas d’urgence. Il est utile de prévoir que les bâtiments résidentiels dans les délégations qui doivent être loués ou achetés dans un court laps de temps seraient exclus de la procédure définie à l’article 203 du règlement financier. L’achat de terrain à titre gratuit ou pour un montant symbolique ne devrait pas relever de la procédure prévue à l’article 203 du règlement financier, puisqu’il ne constitue pas une charge supplémentaire pour le budget.
(78)
Il est nécessaire, pour assurer la cohérence avec les dispositions du règlement financier, d’établir des dispositions transitoires. Afin de garantir la cohérence avec la base juridique sectorielle, il convient en outre de reporter au 1er janvier 2014 l’application des dispositions relatives aux modes de gestion et aux instruments financiers,
A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
PREMIÈRE PARTIE
DISPOSITIONS COMMUNES
TITRE I
OBJET
Article premier
Objet
Le présent règlement définit les règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 (ci-après dénommé le «règlement financier»).
TITRE II
PRINCIPES BUDGÉTAIRES
CHAPITRE 1
Principes d’unité et de vérité budgétaire
Article 2
Comptabilisation des intérêts sur les préfinancements
(Article 8, paragraphe 4, du règlement financier)
Lorsque des intérêts sont dus au budget, la convention conclue avec les entités ou personnes énumérées à l’article 58, paragraphe 1, points c) ii) à c) viii), du règlement financier dispose que les préfinancements sont versés sur des comptes ou des sous-comptes bancaires permettant d’identifier les fonds et les intérêts correspondants. À défaut, les méthodes comptables des destinataires ou des intermédiaires doivent permettre d’identifier les fonds versés par l’Union et les intérêts ou autres avantages produits par ces fonds.
Les dispositions du présent règlement relatives aux intérêts sur préfinancements ne portent pas préjudice à l’enregistrement des préfinancements à l’actif des états financiers, qui est fixé par les règles comptables visées à l’article 143 du règlement financier.
CHAPITRE 2
Principe d’annualité
Article 3
Crédits de l’exercice
(Article 11, paragraphe 3, du règlement financier)
Les crédits d’engagement et de paiement autorisés pour l’exercice comprennent:
a)
les crédits ouverts au budget, y compris par voie de budget rectificatif;
b)
les crédits reportés;
c)
les reconstitutions de crédits conformément aux articles 178 et 182 du règlement financier;
d)
les crédits résultant de paiements de préfinancement ayant été remboursés conformément à l’article 177, paragraphe 3, du règlement financier;
e)
les crédits ouverts à la suite de la perception des recettes affectées au cours de l’exercice ou au cours d’exercices précédents et non utilisés.
Article 4
Annulation et report de crédits
(Article 13, paragraphe 2, du règlement financier)
1. Les crédits d’engagement et les crédits non dissociés relatifs à des projets immobiliers visés à l’article 13, paragraphe 2, point a), du règlement financier ne peuvent être reportés que si les engagements n’ont pu être effectués avant le 31 décembre de l’exercice pour des raisons non imputables à l’ordonnateur et si les étapes préparatoires sont avancées à un point permettant raisonnablement d’estimer que l’engagement pourra être effectué au plus tard le 31 mars de l’année suivante ou le 31 décembre pour les projets immobiliers.
2. Les étapes préparatoires visées à l’article 13, paragraphe 2, point a), du règlement financier, qui devraient être achevées au 31 décembre de l’exercice en vue d’un report sur l’exercice suivant sont notamment:
a)
pour les engagements globaux au sens de l’article 85 du règlement financier, l’adoption d’une décision de financement ou la clôture avant cette date de la consultation des services concernés au sein de chaque institution en vue d’adopter cette décision;
b)
pour les engagements individuels au sens de l’article 85 du règlement financier, la clôture de la phase de sélection des contractants, bénéficiaires, gagnants ou délégataires potentiels.
3. Les crédits reportés conformément à l’article 13, paragraphe 2, point a), du règlement financier non engagés au 31 mars de l’exercice suivant, ou au 31 décembre de l’année suivante s’agissant des montants relatifs à des projets immobiliers, sont automatiquement annulés.
La Commission informe le Parlement européen et le Conseil des crédits ainsi annulés dans un délai d’un mois après l’annulation conformément au premier alinéa.
4. Les crédits reportés au titre de l’article 13, paragraphe 2, point b), du règlement financier peuvent être utilisés jusqu’au 31 décembre de l’exercice suivant.
5. La comptabilité permet de distinguer les crédits reportés conformément aux dispositions des paragraphes 1 à 4.
CHAPITRE 3
Principe d’unité de compte
Article 5
Taux de conversion entre l’euro et une autre monnaie
(Article 19 du règlement financier)
1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, la conversion réalisée par l’ordonnateur compétent est effectuée à l’aide du taux de change journalier de l’euro publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C.
Lorsque la conversion entre l’euro et une autre monnaie est à effectuer par les contractants ou les bénéficiaires, les modalités spécifiques de conversion figurant dans les contrats de marchés, les conventions de subventions ou les conventions de financement s’appliquent.
2. Afin d’éviter que les opérations de conversion de monnaies aient un impact important sur le niveau du cofinancement de l’Union ou une incidence négative sur le budget de l’Union, les dispositions spécifiques en matière de conversion mentionnées au paragraphe 1 prévoient, le cas échéant, un taux de conversion entre l’euro et une autre monnaie à calculer à l’aide de la moyenne du taux de change journalier sur une période donnée.
3. À défaut de taux de change journalier de l’euro publié au Journal officiel de l’Union européenne pour la monnaie concernée, l’ordonnateur compétent utilise le taux comptable visé au paragraphe 4.
4. Pour les besoins de la comptabilité prévue aux articles 151 à 156 du règlement financier et sous réserve des dispositions de l’article 240 du présent règlement, la conversion entre l’euro et une autre monnaie est effectuée à l’aide du taux comptable mensuel de l’euro. Ce taux de change comptable est établi par le comptable de la Commission à l’aide de toute source d’information qu’il juge fiable sur la base du cours de l’avant-dernier jour ouvrable du mois précédant celui pour lequel le cours est établi.
5. Les résultats des opérations de change visées au paragraphe 4 du présent article sont indiqués dans une rubrique distincte dans les comptes de chaque institution.
Les dispositions du premier alinéa du présent paragraphe s’appliquent mutatis mutandis aux organismes visés à l’article 208 du règlement financier.
Article 6
Cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et d’autres monnaies
(Article 19 du règlement financier)
1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, ou de contrats de marchés, conventions ou décisions de subvention et conventions de financement spécifiques, le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie, dans les cas où la conversion est effectuée par l’ordonnateur compétent, est celui du jour de l’établissement de l’ordre de paiement ou de l’ordre de recouvrement par le service ordonnateur.
2. Dans le cas des régies d’avances en euros, la date du paiement par la banque détermine le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie.
3. Pour la régularisation des régies d’avances en monnaies nationales, visées à l’article 19 du règlement financier, le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie est celui du mois de la dépense effectuée par la régie en question.
4. Pour le remboursement de dépenses forfaitaires, ou de dépenses résultant du statut des fonctionnaires de l’Union européenne et du régime applicable aux autres agents de ladite Union (ci-après dénommé le «statut»), dont le montant est plafonné et versé dans une monnaie autre que l’euro, le cours à utiliser est celui qui est en vigueur à la naissance du droit.
CHAPITRE 4
Principe d’universalité
Article 7
Structure d’accueil des recettes affectées et ouverture des crédits correspondants
(Article 21 du règlement financier)
1. Sans préjudice des articles 9 et 10, la structure d’accueil budgétaire pour les recettes affectées comporte:
a)
dans l’état des recettes de la section de chaque institution une ligne budgétaire destinée à accueillir le montant de ces recettes;
b)
dans l’état des dépenses, les commentaires budgétaires, y compris les commentaires généraux, indiquent les lignes susceptibles d’accueillir les crédits ouverts qui correspondent aux recettes affectées.
Dans le cas visé au premier alinéa, point a), la ligne est dotée de la mention «pour mémoire» et les recettes estimées sont mentionnées pour information dans les commentaires.
2. Les crédits correspondant à des recettes affectées sont ouverts automatiquement, aussi bien en crédits d’engagement qu’en crédits de paiement, lorsque la recette a été perçue par l’institution, sauf dans les cas prévus:
a)
à l’article 181, paragraphe 2, et à l’article 183, paragraphe 2, du règlement financier;
b)
à l’article 21, paragraphe 2, point b), du règlement financier pour les États membres, lorsque la convention de contribution est exprimée en euros.
Dans le cas prévu au premier alinéa, point b), les crédits d’engagement peuvent être ouverts à la signature par l’État membre de la convention de contribution.
Article 8
Contributions des États membres à des programmes de recherche
[Article 21, paragraphe 2, point a), du règlement financier]
1. Les contributions des États membres pour le financement de certains programmes complémentaires de recherche, prévues à l’article 5 du règlement (CE, Euratom) no 1150/2000 du Conseil (8), sont versées:
a)
à concurrence des sept douzièmes de la somme figurant au budget, au plus tard le 31 janvier de l’exercice en cours;
b)
à concurrence des cinq douzièmes restant dus, au plus tard le 15 juillet de l’exercice en cours.
2. Lorsque le budget n’est pas arrêté définitivement avant le début de l’exercice, les contributions prévues au paragraphe 1 se font sur la base de la somme figurant au budget de l’exercice précédent.
3. Toute contribution ou tout versement supplémentaire dû par les États membres au titre du budget doit être inscrit sur le ou les comptes de la Commission dans les trente jours de calendrier qui suivent l’appel de fonds.
4. Les versements effectués sont inscrits au compte prévu par le règlement (CE, Euratom) no 1150/2000 et sont soumis aux conditions énoncées par ledit règlement.
Article 9
Recettes affectées résultant de la participation des pays AELE à certains programmes de l’Union
[Article 21, paragraphe 2, point e), du règlement financier]
1. La structure d’accueil budgétaire pour les participations des États membres de l’Association européenne de libre-échange (ci-après dénommés les «États AELE») à certains programmes de l’Union est la suivante:
a)
dans l’état des recettes, il est ouvert une ligne pour mémoire destinée à accueillir le montant global de la participation des États AELE pour l’exercice considéré;
b)
dans l’état des dépenses:
i)
le commentaire sur chaque ligne relative aux activités de l’Union auxquelles les États AELE participent fait ressortir «pour information» le montant de la participation estimée;
ii)
une annexe, constituant partie intégrante du budget, comporte l’ensemble des lignes relatives aux activités de l’Union auxquelles les États AELE participent.
Aux fins du premier alinéa, point a), le montant estimé est indiqué dans les commentaires budgétaires.
L’annexe visée au premier alinéa, point b) ii), représente et complète la structure d’accueil pour l’ouverture des crédits correspondant à ces participations, telle que prévue au paragraphe 2 ainsi que pour l’exécution des dépenses.
2. En vertu de l’article 82 de l’accord sur l’Espace économique européen (ci-après dénommé l’«accord EEE»), les montants relatifs à la participation annuelle des États AELE, tels qu’ils sont confirmés à la Commission par le comité mixte de l’Espace économique européen en conformité avec l’article 1er, paragraphe 5, du protocole 32 annexé à l’accord EEE, donnent lieu à l’ouverture intégrale, dès le début de l’exercice, tant des crédits d’engagement que des crédits de paiement correspondants.
3. Si, au cours de l’exercice, les crédits de lignes budgétaires auxquelles les États AELE participent sont renforcés sans que les États AELE puissent, pendant l’exercice en question, adapter en conséquence leur contribution afin de respecter le «facteur de proportionnalité» prévu à l’article 82 de l’accord EEE, la Commission peut assurer, à titre provisoire et exceptionnel sur la base des moyens de trésorerie, le préfinancement de la quote-part des États AELE. À la suite d’un tel renforcement, la Commission fait appel, dans les meilleurs délais, aux contributions correspondantes des États AELE. La Commission informe chaque année le Parlement européen et le Conseil des décisions ainsi prises.
Le préfinancement est régularisé aussitôt que possible dans le cadre du budget de l’exercice suivant.
4. Conformément à l’article 21, paragraphe 2, point e), du règlement financier, les participations financières des États AELE constituent des recettes affectées externes. Le comptable adopte les mesures appropriées afin d’assurer le suivi séparé de l’utilisation tant des recettes provenant de ces participations que des crédits correspondants.
La Commission, dans le cadre du rapport prévu à l’article 150, paragraphe 2, du règlement financier, fait ressortir de façon distincte l’état d’exécution correspondant à la participation des États AELE, tant en recettes qu’en dépenses.
Article 10
Produit des sanctions imposées aux États membres déclarés en situation de déficits excessifs
[Article 21, paragraphe 2, point c), du règlement financier]
La structure d’accueil budgétaire pour le produit des sanctions visées à la section 4 du règlement (CE) no 1467/97 du Conseil (9) est la suivante:
a)
dans l’état des recettes, il est ouvert une ligne budgétaire pour mémoire destinée à accueillir les intérêts afférents à ces montants;
b)
parallèlement, et sans préjudice de l’article 77 du règlement financier, l’inscription de ces montants à l’état des recettes donne lieu à l’ouverture, dans une ligne à l’état des dépenses, de crédits d’engagement et de paiement.
Les crédits visée au premier alinéa, point b), sont exécutés conformément à l’article 20 du règlement financier.
Article 11
Charges entraînées par l’acceptation de libéralités en faveur de l’Union
(Article 22 du règlement financier)
Aux fins de l’autorisation du Parlement européen et du Conseil visée à l’article 22, paragraphe 2, du règlement financier, la Commission estime et explique dûment les charges financières, y compris les coûts liés au suivi, entraînées par l’acceptation de libéralités en faveur de l’Union.
Article 12
Comptes «Charges fiscales à recouvrer»
(Article 23, paragraphe 3, du règlement financier)
Les charges fiscales éventuellement supportées par l’Union en application de l’article 23, paragraphe 2, et de l’article 23, paragraphe 3, point a), du règlement financier sont inscrites sur un compte d’attente jusqu’à leur remboursement par les États concernés.
CHAPITRE 5
Principe de spécialité
Article 13
Règles de calcul des pourcentages applicables aux virements des institutions autres que la Commission
(Article 25 du règlement financier)
1. Le calcul des pourcentages visés à l’article 25 du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement et au regard des crédits ouverts au budget, y compris les budgets rectificatifs.
2. Il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle il est procédé aux virements et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.
Le montant correspondant aux virements qui peuvent être effectués de façon autonome par l’institution concernée sans décision du Parlement européen et du Conseil n’est pas pris en considération.
Article 14
Règles de calcul des pourcentages applicables aux virements de la Commission
(Article 26 du règlement financier)
1. Le calcul des pourcentages visés à l’article 26, paragraphe 1, du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement et au regard des crédits ouverts au budget, y compris les budgets rectificatifs.
2. Il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle ou vers laquelle il est procédé aux virements et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.
Le montant correspondant aux virements qui peuvent être effectués de façon autonome par la Commission sans décision du Parlement européen et du Conseil n’est pas pris en considération.
Article 15
Dépenses administratives
(Article 26 du règlement financier)
Les dépenses visées à l’article 26, paragraphe 1, premier alinéa, point b), du règlement financier couvrent, pour chaque domaine politique, les rubriques visées à l’article 44, paragraphe 3, du règlement financier.
Article 16
Justification des demandes de virements de crédits
(Articles 25 et 26 du règlement financier)
Les propositions de virements et toutes les informations destinées au Parlement européen et au Conseil relatives aux virements effectués conformément aux articles 25 et 26 du règlement financier sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l’exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu’à la fin de l’exercice, tant pour les lignes à abonder que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.
Article 17
Justification des demandes de virements depuis la réserve d’aide d’urgence
(Article 29 du règlement financier)
Les propositions de virements destinés à permettre l’utilisation de la réserve d’aide d’urgence visée à l’article 29 du règlement financier, sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître:
a)
pour la ligne à abonder par le virement, les informations les plus récentes possibles sur l’exécution des crédits ainsi que les prévisions de besoins jusqu’à la fin de l’exercice;
b)
pour l’ensemble des lignes relatives aux actions extérieures, l’exécution des crédits jusqu’à la fin du mois précédant la demande de virement, ainsi que les prévisions des besoins jusqu’à la fin de l’exercice, accompagnées d’une comparaison avec les prévisions initiales;
c)
l’examen des possibilités de réaffectation des crédits.
CHAPITRE 6
Principe de bonne gestion financière
Article 18
Évaluation
(Article 30 du règlement financier)
1. Toute proposition de programme ou d’activité occasionnant des dépenses budgétaires fait l’objet d’une évaluation ex ante. Celle-ci porte sur:
a)
le besoin à satisfaire à court ou à long terme;
b)
la valeur ajoutée de l’intervention de l’Union;
c)
les objectifs à atteindre en termes de stratégie et de gestion, qui comprennent des mesures nécessaires à la protection des intérêts financiers de l’Union dans le domaine de la prévention et de la détection de la fraude, ainsi que pour les enquêtes, réparations et sanctions en la matière;
d)
les possibilités d’action disponibles, y compris les risques qui y sont associés;
e)
les résultats et incidences escomptés, en particulier les incidences économiques, sociales et environnementales, et les indicateurs et modalités d’évaluation nécessaires pour les mesurer;
f)
le mode d’exécution le plus approprié pour la ou les possibilités privilégiées;
g)
la cohérence interne de l’activité ou du programme proposé et ses rapports avec les autres instruments pertinents;
h)
le volume des crédits, des ressources humaines et des autres dépenses administratives à allouer en fonction du principe de coût/efficacité;
i)
les leçons tirées d’expériences similaires déjà conduites.
2. La proposition expose les dispositions en matière de suivi, de compte rendu et d’évaluation, en tenant dûment compte des responsabilités respectives de tous les niveaux d’administration qui interviendront dans la mise en œuvre du programme ou de l’activité proposé.
3. Tout programme ou activité, y compris les projets pilotes et les actions préparatoires, lorsque les ressources mobilisées sont supérieures à 5 000 000 EUR, fait l’objet d’une évaluation intermédiaire et/ou ex post sous l’angle des ressources humaines et financières affectées et des résultats obtenus, afin de vérifier leur conformité avec les objectifs fixés, dans les conditions suivantes:
a)
il est procédé à une évaluation périodique des résultats obtenus dans la réalisation d’un programme pluriannuel, selon un calendrier permettant de tenir compte des conclusions de ces évaluations pour toute décision concernant la reconduction, la modification ou l’interruption de ce programme;
b)
les activités financées sur une base annuelle font l’objet d’une évaluation des résultats obtenus au moins une fois tous les six ans.
L’obligation prévue au premier alinéa, points a) et b), ne s’applique pas à chacun des projets ou actions menés dans le cadre de ces activités, pour lesquelles cette obligation peut être remplie par les rapports finaux transmis par les organismes qui ont exécuté l’action.
4. Les évaluations visées aux paragraphes 1 et 3 sont proportionnelles aux ressources mobilisées et à l’incidence du programme ou de l’activité en question.
Article 19
Fiche financière
(Article 31 du règlement financier)
La fiche financière comporte les éléments financiers et économiques en vue de l’appréciation par le législateur de la nécessité d’une intervention de l’Union. Elle fournit les renseignements utiles sur la cohérence et la synergie éventuelle avec d’autres activités de l’Union.
Lorsqu’il s’agit d’actions pluriannuelles, la fiche financière comporte l’échéancier prévisible des besoins annuels en crédits et en effectifs, personnel externe compris, ainsi qu’une évaluation de leur incidence sur le plan financier à moyen terme.
CHAPITRE 7
Principe de transparence
Article 20
Publication provisoire du budget
(Article 34 du règlement financier)
Dès que possible et au plus tard dans un délai de quatre semaines à compter de l’adoption définitive du budget, les chiffres détaillés du budget définitif sont publiés dans toutes les langues, à l’initiative de la Commission, sur le site internet des institutions, dans l’attente de la publication officielle au Journal officiel de l’Union européenne.
Article 21
Publication d’informations sur les montants et les destinataires des fonds de l’Union
(Article 35 du règlement financier)
1. Les informations sur les destinataires des fonds de l’Union octroyés dans le cadre de la gestion directe sont publiées sur un site internet des institutions de l’Union, au plus tard le 30 juin de l’année qui suit l’exercice au cours duquel les fonds ont été octroyés.
Outre la publication visée au premier alinéa, ces informations peuvent être publiées, selon une présentation standard, par d’autres moyens appropriés.
2. Les informations suivantes sont publiées, sauf disposition contraire prévue par le présent règlement ou la réglementation sectorielle, compte tenu des critères énoncés à l’article 35, paragraphe 3, du règlement financier:
a)
le nom du destinataire;
b)
le lieu où se trouve le destinataire;
c)
le montant accordé;
d)
la nature et l’objet de la mesure.
Aux fins du point b), par le terme «lieu», on entend:
i)
l’adresse du destinataire lorsque celui-ci est une personne morale;
ii)
la région de niveau NUTS 2 lorsque le destinataire est une personne physique.
En ce qui concerne les données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques, les informations publiées sont supprimées deux ans après la fin de l’exercice au cours duquel les fonds ont été octroyés. Il en va de même pour les données à caractère personnel se rapportant à une personne morale dont la dénomination officielle comporte le nom d’une ou de plusieurs personnes physiques.
3. Les informations visées au paragraphe 2 ne sont publiées que pour les prix, subventions et marchés ayant été attribués à la suite de concours, de procédures d’octroi de subventions ou de procédures de passation de marchés publics. Ces informations ne sont pas publiées pour:
a)
les bourses versées à des personnes physiques et d’autres aides directes versées à des personnes physiques qui en ont un besoin pressant, visées à l’article 125, paragraphe 4, point c), du règlement financier;
b)
les marchés d’une valeur inférieure au montant visé à l’article 137, paragraphe 2, du présent règlement.
4. Il est renoncé à la publication si la divulgation de telles informations risque de mettre en péril les droits et libertés des personnes concernées, tels que protégés par la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, ou de nuire aux intérêts commerciaux des destinataires.
Article 22
Lien vers la publication d’informations sur les destinataires des fonds de l’Union octroyés dans le cadre de la gestion indirecte
(Article 35 du règlement financier)
Lorsque la gestion des fonds de l’Union est déléguée aux autorités et organismes visés à l’article 58, paragraphe 1, point c), du règlement financier, les conventions de délégation prévoient que les informations mentionnées à l’article 21, paragraphes 2 et 3, sont publiées, selon une présentation standard, sur le site internet de ces autorités et organismes.
Le site internet des institutions de l’Union contient au moins une référence à l’adresse du site internet où ces informations sont consultables si elles ne sont pas publiées directement à l’endroit spécifique du site internet des institutions de l’Union.
Outre la publication visée au premier alinéa, les informations peuvent être publiées, selon une présentation standard, par tout autre moyen approprié.
Les paragraphes 2 à 4 de l’article 21 s’appliquent à la publication visée au premier alinéa du présent article.
TITRE III
ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET
Article 23
Programmation financière
(Article 38 du règlement financier)
La programmation financière visée à l’article 38 du règlement financier est structurée par catégorie de dépenses, domaine politique et ligne budgétaire. La programmation financière complète englobe toutes les catégories de dépenses, sauf dans les domaines de l’agriculture, de la politique de cohésion et de l’administration, pour lesquels seules des données synthétiques sont fournies.
Article 24
Projets de budget rectificatif
(Article 41, paragraphe 1, du règlement financier)
Les projets de budget rectificatif sont accompagnés de justifications et des informations sur l’exécution budgétaire de l’exercice précédent et de l’exercice en cours disponibles au moment de leur établissement.
Article 25
Nomenclature budgétaire
(Article 44 du règlement financier)
La nomenclature budgétaire respecte les principes de spécialité, de transparence et de bonne gestion financière. Elle procure la clarté et la transparence nécessaires au processus budgétaire en facilitant l’identification des grands objectifs tels qu’ils se reflètent dans les bases légales correspondantes, en offrant des choix en matière de priorités politiques et en permettant une mise en œuvre efficiente et efficace.
Article 26
Dépenses effectives du dernier exercice clos
[Article 49, paragraphe 1, point a) v), du règlement financier]
Pour l’établissement du budget, les dépenses effectives du dernier exercice clos sont déterminées de la façon suivante:
a)
en engagements: engagements comptabilisés au cours de l’exercice sur les crédits de l’exercice tels que définis à l’article 3;
b)
en paiements: paiements effectués au cours de l’exercice, c’est-à-dire dont l’ordre d’exécution a été transmis à la banque, sur les crédits de l’exercice tels que définis à l’article 3.
Article 27
Commentaires budgétaires
[Article 49, paragraphe 1, point a) vi), du règlement financier]
Les commentaires budgétaires comportent notamment les éléments suivants:
a)
les références de l’acte de base, lorsqu’il existe;
b)
des explications appropriées sur la nature et la destination des crédits.
Article 28
Tableau des effectifs
[Article 49, paragraphe 1, point c) i), du règlement financier]
Les effectifs de l’Agence d’approvisionnement figurent de façon distincte dans le cadre du tableau des effectifs de la Commission.
TITRE IV
EXÉCUTION DU BUDGET
CHAPITRE 1
Dispositions générales
Article 29
Informations sur les transferts de données à caractère personnel aux fins de l’audit
(Article 53 du règlement financier)
Dans tout appel effectué dans le cadre des subventions, des marchés ou des prix exécutés en gestion directe, les bénéficiaires potentiels, les candidats, soumissionnaires et participants sont informés, conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (10), que, pour assurer la protection des intérêts financiers de l’Union, leurs données à caractère personnel peuvent être communiquées aux services d’audit interne, à la Cour des comptes européenne, à l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières ou à l’Office européen de lutte antifraude (ci-après dénommé l’«OLAF») et entre les ordonnateurs de la Commission et les agences exécutives.
Article 30
Actions préparatoires dans le domaine de la politique étrangère et de sécurité commune
[Article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier]
Le financement des mesures approuvées par le Conseil afin de préparer les opérations de gestion de crise de l’Union en vertu du titre V du traité sur l’Union européenne couvre les coûts marginaux découlant directement d’un déploiement spécifique sur le terrain d’une mission ou d’une équipe incluant, entre autres, du personnel des institutions de l’Union, y compris l’assurance «haut risque», les frais de voyage et d’hébergement, et les indemnités journalières.
Article 31
Compétences spécifiques de la Commission conformément aux traités
[Article 54, paragraphe 2, point d), du règlement financier]
1. Les articles du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (ci-après dénommé le «TFUE») qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:
a)
article 154 (dialogue social);
b)
article 156 (études, avis, consultations en matière sociale);
c)
articles 159 et 161 (rapports spéciaux dans le domaine social);
d)
article 168, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de protection de la santé);
e)
article 171, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de réseaux transeuropéens);
f)
article 173, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière industrielle);
g)
article 175, deuxième alinéa (rapport sur les progrès accomplis dans la réalisation de la cohésion économique, sociale et territoriale);
h)
article 181, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de recherche et de développement technologique);
i)
article 190 (rapport en matière de recherche et développement technologique);
j)
article 210, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination des politiques en matière de coopération au développement);
k)
article 214, paragraphe 6 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière d’aide humanitaire).
2. Les articles du traité instituant la Communauté européenne de l’énergie atomique (ci-après dénommé le «traité Euratom») qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:
a)
article 70 (interventions financières, dans les limites prévues au budget, dans des campagnes de prospection sur les territoires des États membres);
b)
articles 77 à 85.
3. Les listes figurant aux paragraphes 1 et 2 peuvent être complétées dans la présentation du projet de budget avec l’indication des articles en cause et des montants concernés.
Article 32
Actes susceptibles de constituer un conflit d’intérêts et procédure
(Article 57 du règlement financier)
1. Les actes susceptibles d’être affectés par un conflit d’intérêts, au sens de l’article 57, paragraphe 2, du règlement financier, peuvent prendre notamment l’une des formes suivantes, sans préjudice de leur qualification d’activités illégales à l’article 141:
a)
l’octroi à soi-même ou à autrui d’avantages directs ou indirects indus;
b)
le refus d’octroyer à un bénéficiaire les droits ou avantages auxquels il peut prétendre;
c)
l’accomplissement d’actes indus ou abusifs ou l’omission d’accomplir les actes nécessaires.
Les autres actes susceptibles d’être affectés par un conflit d’intérêts sont ceux qui peuvent porter atteinte à l’exercice impartial et objectif des fonctions d’une personne, comme, par exemple, la participation à un comité d’évaluation dans le cadre d’une procédure d’attribution de marché public ou d’octroi de subvention lorsque cette personne peut tirer un avantage financier, direct ou indirect, du résultat d’une telle procédure.
2. Il y a présomption de conflit d’intérêts si un demandeur, un candidat ou un soumissionnaire est un agent soumis au statut, sauf si sa participation à la procédure a été préalablement autorisée par son supérieur.
3. En cas de conflit d’intérêts, l’ordonnateur délégué prend les mesures appropriées pour éviter toute influence abusive sur la procédure in question de la part de la personne concernée.
CHAPITRE 2
Modes d’exécution
Section 1
Dispositions générales
Article 33
Mode de gestion
(Article 58 du règlement financier)
Le système comptable de la Commission identifie le mode de gestion et, pour chaque mode de gestion, le type d’entité ou de personne, dont la liste figure à l’article 58, paragraphe 1, point c), du règlement financier, à qui sont confiées des tâches d’exécution budgétaire.
En ce qui concerne la gestion directe par la Commission en vertu de l’article 58, paragraphe 1, point a), du règlement financier, le système comptable établit une distinction dans la gestion selon les cas de figure suivants:
a)
services de la Commission;
b)
agences exécutives;
c)
chefs des délégations de l’Union;
d)
fonds fiduciaires visés à l’article 187 du règlement financier.
Section 2
Gestion directe
Article 34
Gestion directe
[Article 58, paragraphe 1, point a), du règlement financier]
Lorsque la Commission exécute le budget directement dans ses services, les tâches d’exécution sont effectuées par les acteurs financiers au sens des articles 64 à 75 du règlement financier et dans les conditions prévues au présent règlement.
Article 35
Exercice de la délégation à des agences exécutives
[Article 58, paragraphe 1, point a), et article 62 du règlement financier]
1. Les décisions de délégation aux agences exécutives les autorisent, en qualité d’ordonnateurs délégués, à exécuter des crédits afférents au programme de l’Union dont la gestion leur a été confiée.
2. L’acte de délégation de la Commission comprend au moins les dispositions prévues à l’article 40, points a) à d) et h). Il fait l’objet d’une acceptation formelle écrite de la part du directeur au nom de l’agence exécutive concernée.
Article 36
Respect des règles de passation de marchés
(Article 63 du règlement financier)
Lorsque la Commission confie des tâches à des organismes privés selon l’article 63, paragraphe 2, du règlement financier, elle passe un marché conformément aux dispositions de la première partie, titre V, et de la deuxième partie, titre IV, chapitre 3, du règlement financier.
Section 3
Gestion partagée avec les États membres
Article 37
Dispositions spécifiques en matière de gestion partagée avec les États membres - mesures visant à promouvoir les bonnes pratiques
(Article 59 du règlement financier)
La Commission établit un registre des organismes responsables des activités de gestion, de certification et d’audit en vertu des règlements sectoriels.
Afin de promouvoir les bonnes pratiques dans l’exécution des Fonds structurels, du Fonds de cohésion, du Fonds européen agricole pour le développement rural, du Fonds européen agricole de garantie et du Fonds européen pour la pêche, la Commission peut mettre, pour information, à la disposition des organismes responsables des activités de gestion et de contrôle un guide méthodologique qui expose sa propre stratégie et sa propre méthode de contrôle, comprenant des listes de contrôle et des exemples de bonnes pratiques. Ce guide est mis à jour chaque fois que cela se révèle nécessaire.
Section 4
Gestion indirecte
Article 38
Équivalence des systèmes, règles et procédures en gestion indirecte
(Article 60 du règlement financier)
1. La Commission peut accepter des règles et des procédures relatives aux marchés publics équivalentes aux siennes si les conditions suivantes sont réunies:
a)
elles respectent le principe de large concurrence entre soumissionnaires pour obtenir le meilleur rapport coût/efficacité, et les procédures négociées sont limitées à des montants raisonnables ou sont dûment justifiées;
b)
elles assurent la transparence grâce à une publication préalable appropriée, notamment des appels d’offres, et à une publication a posteriori des noms des contractants;
c)
elles garantissent l’égalité de traitement, la proportionnalité et la non-discrimination;
d)
elles préviennent les conflits d’intérêts tout au long de la procédure de passation de marché.
La législation nationale des États membres ou des pays tiers qui transpose la directive 2004/18/CE est considérée comme équivalente aux règles appliquées par les institutions conformément au règlement financier.
2. La Commission peut accepter des règles et des procédures relatives aux subventions équivalentes aux siennes si les conditions suivantes sont réunies:
a)
elles respectent les principes de proportionnalité, de bonne gestion financière, d’égalité de traitement et de non-discrimination;
b)
elles garantissent la transparence par la publication appropriée des appels de propositions, les procédures de gré à gré étant limitées à des montants raisonnables ou étant dûment justifiées, et par la publication a posteriori des noms des bénéficiaires dans le respect du principe de proportionnalité;
c)
elles préviennent les conflits d’intérêts tout au long de la procédure d’octroi d’une subvention;
d)
elles disposent que les subventions ne peuvent être cumulées ni octroyées rétroactivement, qu’elles doivent comporter, en règle générale, un cofinancement et qu’elles ne peuvent avoir pour objet ou pour effet de donner lieu à profit pour le bénéficiaire.
3. La Commission peut accepter que les systèmes comptables et les systèmes de contrôle interne employés par les entités et personnes devant être chargées de tâches d’exécution budgétaire au nom de la Commission fournissent des niveaux équivalents de protection des intérêts financiers de l’Union et d’assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs de gestion si ces systèmes respectent les principes énoncés à l’article 32 du règlement financier.
Article 39
Évaluation ex ante des règles et procédures des entités et personnes en gestion indirecte
(Article 61, paragraphe 1, du règlement financier)
Aux fins de l’évaluation ex ante conformément à l’article 61, paragraphe 1, du règlement financier, l’ordonnateur compétent peut s’appuyer sur une évaluation ex ante effectuée par un autre ordonnateur à condition que les conclusions se rapportent aux risques spécifiques des tâches à confier, notamment à la nature de ces risques et aux montants en jeu.
L’ordonnateur compétent peut s’appuyer sur une évaluation ex ante effectuée par d’autres donateurs dans la mesure où cette évaluation est réalisée dans le respect de conditions équivalentes à celles applicables à la gestion indirecte qui sont exposées à l’article 60 du règlement financier.
Article 40
Teneur de la convention qui confie des tâches d’exécution budgétaire à des entités et à des personnes
(Article 61, paragraphe 3, du règlement financier)
Les conventions de délégation comportent des dispositions détaillées garantissant la protection des intérêts financiers de l’Union et la transparence des opérations effectuées. Elles comprennent au moins les éléments suivants:
a)
la définition claire des tâches confiées et des limites de celles-ci, notamment en ce qui concerne la modification des tâches confiées, la renonciation au recouvrement des créances et l’usage des fonds remboursés ou inutilisés;
b)
les conditions et les modalités de leur exécution, des responsabilités et de l’organisation des contrôles à effectuer, y compris de l’évaluation des programmes;
c)
les conditions applicables au paiement de la contribution de l’Union, y compris le remboursement des coûts exposés pour l’exécution ainsi que la rémunération de l’entité en question, de même que les règles en vertu desquelles des pièces justificatives sont exigées pour les paiements;
d)
les règles selon lesquelles il est rendu compte à la Commission de l’exécution des tâches, les résultats escomptés, les irrégularités qui se sont produites et les mesures prises, les conditions dans lesquelles les paiements peuvent être suspendus ou interrompus ainsi que les conditions dans lesquelles prend fin cette exécution;
e)
le délai dans lequel doivent être conclus les différents contrats et conventions mettant en œuvre la convention de délégation. Ce délai est proportionnel à la nature des tâches confiées;
f)
les règles qui autorisent l’entité ou la personne à exclure de la participation à des procédures de passation de marchés ou d’octroi de subventions ou de prix ou de l’attribution de marchés, de subventions ou de prix les entités qui se trouvent dans l’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, points a), b) et e), et à l’article 107, points a) et b), du règlement financier;
g)
les modalités des contrôles exercés par la Commission ainsi que les dispositions qui accordent à la Commission, à l’OLAF et à la Cour des comptes l’accès aux informations nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, ainsi que le pouvoir d’effectuer des audits et des enquêtes, y compris des vérifications sur place;
h)
les dispositions prévoyant:
i)
l’engagement de l’entité chargée d’une tâche d’exécution d’informer la Commission sans tarder de toute fraude survenant dans la gestion des fonds de l’Union ainsi que des mesures prises;
ii)
la désignation d’un correspondant qui a la compétence de coopérer directement avec l’OLAF afin de faciliter les activités opérationnelles de ce dernier;
i)
les conditions fixées pour l’utilisation de comptes bancaires et des intérêts produits, telles que prévues à l’article 8, paragraphe 4, du règlement financier;
j)
des dispositions assurant la visibilité de l’action de l’Union notamment par rapport aux autres activités de l’organisme.
Article 41
Déclaration de gestion et déclaration de conformité
(Article 60, paragraphe 5, du règlement financier)
Lorsque l’action se termine avant la fin de l’exercice considéré, le rapport final de la personne ou de l’entité chargée de cette action peut se substituer à la déclaration de gestion visée à l’article 60, paragraphe 5, point b), du règlement financier à condition qu’il soit présenté avant le 15 février de l’année qui suit l’exercice en question.
Lorsqu’une organisation internationale ou un pays tiers met en œuvre des actions non pluriannuelles dont la durée est limitée à 18 mois, la déclaration de conformité visée à l’article 60, paragraphe 5, du règlement financier peut être insérée dans le rapport final.
Article 42
Procédures d’examen et d’approbation des comptes et exclusion du financement de l’Union des dépenses effectuées en violation de la réglementation applicable dans le cadre de la gestion indirecte
[Article 60, paragraphe 6, points b) et c), du règlement financier]
1. Sans préjudice des dispositions spécifiques contenues dans la réglementation sectorielle, les procédures visées à l’article 60, paragraphe 6, points b) et c), du règlement financier, prévoient:
a)
des examens documentaires et, le cas échéant, des contrôles sur place par la Commission;
b)
la détermination par la Commission du montant des dépenses reconnues comme approuvées, à la suite, si nécessaire, d’une procédure contradictoire avec les autorités et organismes et après information de ces autorités et organismes;
c)
le cas échéant, le calcul par la Commission de corrections financières;
d)
le recouvrement ou le paiement par la Commission du solde résultant de la différence entre les dépenses approuvées et les montants financiers déjà versés aux autorités ou organismes.
Aux fins du premier alinéa, point d), la Commission procède au recouvrement des montants dus de préférence par voie de compensation, dans les conditions visées à l’article 87.
2. Lorsque des tâches d’exécution budgétaire sont confiées à une entité mettant en œuvre une action multidonateurs, les procédures visées à l’article 60, paragraphe 6, points b) et c), du règlement financier consistent à vérifier que le montant correspondant à celui versé par la Commission pour l’action en question a bien été employé par cette entité pour ladite action et que les dépenses ont été exposées dans le respect des obligations inscrites dans la convention signée avec ladite entité.
Aux fins du présent règlement, on entend par «action multidonateurs» toute action dans le cadre de laquelle des fonds de l’Union sont mis en commun avec ceux d’au moins un autre donateur.
Article 43
Dispositions spécifiques en matière de gestion indirecte avec des organisations internationales
[Article 58, paragraphe 1, point c) ii), et article 188 du règlement financier]
1. Les organisations internationales visées à l’article 58, paragraphe 1, point c) ii), du règlement financier sont:
a)
les organisations de droit international public créées par des accords intergouvernementaux ainsi que les agences spécialisées créées par celles-ci;
b)
le Comité international de la Croix-Rouge;
c)
la Fédération internationale des Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge;
d)
d’autres organisations à but non lucratif assimilées à des organisations internationales en vertu d’une décision de la Commission.
2. Lorsque la Commission exécute le budget dans le cadre de la gestion indirecte avec des organisations internationales, les accords de vérification conclus avec elles s’appliquent.
Article 44
Désignation des organismes de droit public ou des organismes de droit privé investis d’une mission de service public
[Article 58, paragraphe 1, points c) v) et c) vi), du règlement financier]
1. Les organismes de droit public ou les organismes de droit privé investis d’une mission de service public sont soumis au droit de l’État membre ou du pays dans lequel ils ont été constitués.
2. Dans le cas d’une gestion par réseau impliquant la désignation d’au moins un organisme ou une entité par État membre ou pays concerné, cette désignation est effectuée par l’État membre ou le pays concerné, selon les actes de base.
Dans les autres cas, la Commission désigne ces organismes ou entités en accord avec les États membres ou les pays concernés.
CHAPITRE 3
Acteurs financiers
Section 1
Droits et obligations des acteurs financiers
Article 45
Droits et obligations des acteurs financiers
(Article 64 du règlement financier)
1. Chaque institution met à la disposition de chaque acteur financier les ressources nécessaires à l’accomplissement de sa mission ainsi qu’une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations.
2. Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier sont soumis à la charte prévue par la Commission pour la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation.
Section 2
L’ordonnateur
Article 46
Assistance aux ordonnateurs délégués et subdélégués
(Article 65 du règlement financier)
L’ordonnateur compétent peut être assisté dans sa tâche par des agents chargés d’effectuer, sous sa responsabilité, certaines opérations nécessaires à l’exécution du budget et à la production des informations financières et de gestion. En vue de prévenir toute situation de conflit d’intérêts, les agents assistant les ordonnateurs délégués ou subdélégués sont soumis aux obligations visées à l’article 57 du règlement financier.
Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier peuvent être assistés dans leur tâche par du personnel de la Commission.
Article 47
Dispositions internes en matière de délégations
(Article 65 du règlement financier)
En conformité avec les dispositions du règlement financier et du présent règlement, chaque institution arrête dans ses règles internes les mesures de gestion des crédits qui lui paraissent nécessaires pour la bonne exécution de sa section du budget.
Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier sont soumis aux règles internes de la Commission pour la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation.
Article 48
Conservation des pièces justificatives par les ordonnateurs
(Article 66, paragraphe 2, du règlement financier)
L’ordonnateur met en place un système documentaire sur support papier ou un système électronique pour la conservation des pièces justificatives originales liées et consécutives à l’exécution budgétaire et aux actes d’exécution budgétaire. Ces systèmes prévoient:
a)
la numérotation des pièces;
b)
leur datation;
c)
la tenue de registres, éventuellement informatisés, permettant d’identifier leur localisation précise;
d)
la conservation de ces pièces pendant une période de cinq ans au moins à compter de la date d’octroi de la décharge par le Parlement européen pour l’année budgétaire à laquelle ces pièces se rapportent;
e)
la conservation des documents relatifs aux garanties sur les préfinancements exigées en faveur de l’institution et la mise en place d’un échéancier permettant un suivi adéquat desdites garanties.
Les pièces relatives à des opérations non définitivement closes sont conservées au-delà de la période prévue au premier alinéa, point d), et jusqu’à la fin de l’année suivant celle de la clôture desdites opérations.
Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu’elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l’audit. Les dispositions de l’article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent à la conservation des données relatives au trafic.
Article 49
Contrôles ex ante et ex post
(Article 66, paragraphes 5 et 6, du règlement financier)
1. Par initiation d’une opération, il faut entendre l’ensemble des opérations susceptibles d’être effectuées par les agents visés à l’article 46 et préparatoires à l’adoption des actes d’exécution budgétaire par les ordonnateurs compétents.
2. Par vérification ex ante d’une opération, il faut entendre l’ensemble des contrôles ex ante mis en place par l’ordonnateur compétent afin d’en vérifier ses aspects opérationnels et financiers.
3. Les contrôles ex ante visent à vérifier la cohérence entre les pièces justificatives demandées et toute autre information disponible.
L’ampleur des contrôles ex ante en termes de fréquence et d’intensité est déterminée par l’ordonnateur compétent sur la base de considérations fondées sur l’analyse de risque et le rapport coût/efficacité. En cas de doute, l’ordonnateur compétent pour la validation du paiement correspondant demande des informations complémentaires ou effectue un contrôle sur place afin d’obtenir une assurance raisonnable dans le cadre du contrôle ex ante.
Les contrôles ex ante ont pour objet de constater notamment:
a)
la régularité et la conformité de la dépense et de la recette au regard des dispositions applicables, notamment du budget et des réglementations pertinentes, ainsi que de tous actes pris en exécution des traités et des règlements et, le cas échéant, des conditions contractuelles;
b)
l’application du principe de bonne gestion financière visé dans la première partie, titre II, chapitre 7, du règlement financier.
Aux fins des contrôles, l’ordonnateur compétent peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux.
4. Les contrôles ex post peuvent être effectués sur pièces et, le cas échéant, sur place.
Ces contrôles ex post visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget et notamment le respect des critères visés au paragraphe 3.
Les résultats des contrôles ex post sont examinés par l’ordonnateur délégué au moins une fois par an en vue de détecter tout problème systémique potentiel. Ce dernier prend des mesures pour s’atteler à ces problèmes.
L’analyse de risque visée à l’article 66, paragraphe 6, du règlement financier est examinée à la lumière des résultats des contrôles et d’autres informations pertinentes.
En cas de programmes pluriannuels, l’ordonnateur délégué établit une stratégie de contrôle pluriannuelle, précisant la nature et l’ampleur des contrôles sur la période considérée ainsi que la manière dont les résultats doivent être mesurés d’une année sur l’autre aux fins du processus d’assurance annuel.
Article 50
Code de normes professionnelles
(Article 66, paragraphe 7, et article 73, paragraphe 5, du règlement financier)
1. Les agents désignés par l’ordonnateur compétent pour vérifier les opérations financières sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou par une expérience professionnelle appropriée ou à l’issue d’un programme de formation approprié.
2. Chaque institution arrête un code de normes professionnelles qui détermine, en matière de contrôle interne:
a)
le niveau de compétence technique et financière exigé des agents visés au paragraphe 1;
b)
l’obligation pour ces agents de suivre une formation continue;
c)
les missions, rôles et tâches qui leur sont assignés;
d)
les règles de conduite et en particulier de déontologie et d’intégrité, qu’ils doivent observer ainsi que les droits qui leur sont reconnus.
3. Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier sont soumis au code de normes professionnelles de la Commission visé au paragraphe 2 du présent article pour la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation.
4. Chaque institution met en place les structures appropriées pour diffuser aux services ordonnateurs et mettre à jour périodiquement les informations appropriées concernant les normes de contrôle, ainsi que les méthodes et techniques disponibles à cet effet.
Article 51
Inaction de l’ordonnateur délégué
(Article 66, paragraphe 8, du règlement financier)
L’inaction de l’ordonnateur délégué visée à l’article 66, paragraphe 8, du règlement financier, s’entend comme l’absence de toute réponse dans un délai raisonnable eu égard aux circonstances de l’espèce et, en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas un mois.
Article 52
Transmission au comptable des informations financières et de gestion
(Article 66 du règlement financier)
L’ordonnateur délégué transmet au comptable, dans le respect des règles adoptées par celui-ci, les informations financières et de gestion nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions.
Le comptable est informé par l’ordonnateur, de façon régulière et au moins pour la clôture des comptes, des données financières pertinentes des comptes fiduciaires afin que l’utilisation des fonds de l’Union puisse être retranscrite dans la comptabilité de l’Union.
Article 53
Rapport sur les procédures négociées
(Article 66 du règlement financier)
Les ordonnateurs délégués recensent, par exercice, les marchés faisant l’objet des procédures négociées visées à l’article 134, paragraphe 1, points a) à g), à l’article 135, paragraphe 1, points a) à d), et aux articles 266, 268 et 270 du présent règlement. Si la proportion de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés par le même ordonnateur délégué augmente sensiblement par rapport aux exercices antérieurs ou si cette proportion est notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son institution, l’ordonnateur compétent fait rapport à ladite institution en exposant les mesures prises, le cas échéant, pour infléchir cette tendance. Chaque institution transmet au Parlement européen et au Conseil un rapport sur les procédures négociées. Dans le cas de la Commission, ce rapport est annexé au résumé des rapports annuels d’activités visé à l’article 66, paragraphe 9, du règlement financier.
Section 3
Le comptable
Article 54
Nomination du comptable
(Article 68 du règlement financier)
1. Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonctionnaires soumis au statut des fonctionnaires de l’Union européenne.
Le comptable est choisi par l’institution en raison de sa compétence particulière sanctionnée par des titres ou par une expérience professionnelle équivalente.
2. Plusieurs institutions ou organismes peuvent nommer le même comptable.
Dans ce cas, ces institutions ou organismes prennent les dispositions nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts.
Article 55
Cessation des fonctions du comptable
(Article 68 du règlement financier)
1. En cas de cessation des fonctions du comptable, une balance générale des comptes est établie dans les meilleurs délais.
2. La balance générale des comptes, accompagnée d’un rapport de transmission, est transmise au nouveau comptable par le comptable cessant ses fonctions ou, en cas d’impossibilité, par un fonctionnaire de ses services.
Le nouveau comptable signe la balance générale des comptes pour acceptation dans un délai d’un mois à dater de cette transmission et peut émettre des réserves.
Le rapport de transmission contient également le résultat de la balance générale des comptes et toute réserve formulée.
3. Chaque institution ou organisme visé à l’article 208 du règlement financier informe, dans les deux semaines, le Parlement européen, le Conseil et le comptable de la Commission en cas de nomination ou de cessation des fonctions de son comptable.
Article 56
Validation des systèmes comptables et d’inventaire
(Article 68 du règlement financier)
L’ordonnateur compétent signale au comptable toute évolution ou tout changement notable intervenu dans un système de gestion financière, un système d’inventaire ou un système d’évaluation des éléments d’actif et de passif, si un tel système fournit des données à la comptabilité de l’institution ou lorsqu’il est appelé à justifier des données de celle-ci, afin que le comptable puisse vérifier la conformité avec les critères de validation.
À tout moment, le comptable peut réexaminer un système de gestion financière déjà validé. Lorsqu’un système de gestion financière mis en place par l’ordonnateur n’est pas ou n’est plus validé par le comptable, l’ordonnateur compétent établit un plan d’action visant à remédier, en temps utile, aux déficiences à l’origine du refus de validation.
L’ordonnateur compétent est responsable de l’exhaustivité des informations transmises au comptable.
Article 57
Gestion de trésorerie
(Article 68 du règlement financier)
1. Le comptable veille à ce que son institution ait à sa disposition des fonds suffisants pour couvrir les besoins de trésorerie découlant de l’exécution budgétaire.
2. Aux fins du paragraphe 1, le comptable met en place des systèmes de gestion des liquidités lui permettant d’établir des prévisions de trésorerie.
3. Le comptable de la Commission répartit les fonds disponibles conformément aux dispositions du règlement (CE, Euratom) no 1150/2000.
Article 58
Gestion des comptes bancaires
(Article 68 du règlement financier)
1. Le comptable peut, pour les besoins de la gestion de la trésorerie, ouvrir ou faire ouvrir des comptes au nom de l’institution auprès des organismes financiers ou des banques centrales nationales. Il peut, dans des cas dûment justifiés, ouvrir des comptes en monnaies autres que l’euro.
2. Le comptable a la responsabilité de clore ou de faire clore les comptes visés au paragraphe 1.
3. Le comptable fixe les conditions de fonctionnement des comptes visés au paragraphe 1 qui sont ouverts auprès des organismes financiers, conformément aux principes de bonne gestion financière, de rendement et de mise en concurrence.
4. Au plus tard tous les cinq ans, le comptable procède à une remise en concurrence des organismes financiers auprès desquels des comptes pourraient être ouverts conformément au paragraphe 1.
Lorsque les conditions bancaires locales le permettent, les comptes bancaires relatifs aux régies d’avances, ouverts auprès d’organismes financiers situés en dehors de l’Union, font régulièrement l’objet d’une étude concurrentielle. Une telle étude a lieu, au moins tous les cinq ans, à l’initiative du titulaire de la régie d’avances, qui présente ensuite au comptable une proposition motivée en vue de la sélection d’une banque pour une période ne dépassant pas cinq ans.
5. Le comptable veille au strict respect des conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès des organismes financiers conformément au paragraphe 1.
Pour les comptes bancaires relatifs aux régies d’avances ouverts auprès d’organismes financiers situés en dehors de l’Union, le titulaire de la régie d’avances assume cette responsabilité dans le respect de la législation applicable dans le pays où il exerce sa fonction.
6. Le comptable de la Commission informe les comptables des autres institutions et des organismes visés à l’article 208 du règlement financier des conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès d’organismes financiers. Les comptables des autres institutions et des organismes visés à l’article 208 du règlement financier harmonisent, sur la base de ces conditions de fonctionnement, les conditions de fonctionnement des comptes qu’ils ouvrent.
Article 59
Signatures sur les comptes
(Article 68 du règlement financier)
Les conditions d’ouverture, de fonctionnement et d’utilisation des comptes prévoient, en fonction des besoins de contrôle interne, pour les chèques, les ordres de virement et toute autre opération bancaire la signature d’un ou de plusieurs agents dûment habilités. Les instructions manuelles sont signées par au moins deux agents dûment habilités, ou par le comptable en personne.
Aux fins du premier alinéa, le comptable de chaque institution communique à tous les organismes financiers auprès desquels l’institution en question a ouvert des comptes, les noms et les spécimens des signatures des agents habilités.
Article 60
Gestion des soldes des comptes
(Article 68 du règlement financier)
1. Le comptable s’assure que le solde des comptes bancaires prévus à l’article 58 ne s’écarte pas de manière significative des prévisions de trésorerie visées à l’article 57, paragraphe 2, et, en tout cas:
a)
qu’aucun solde de ces comptes n’est débiteur;
b)
que, lorsqu’il s’agit de comptes en monnaies, le solde est périodiquement converti en euros.
2. Le comptable ne peut maintenir dans des comptes en monnaies des soldes qui pourraient causer à l’institution des pertes excessives dues à la variation des taux de change.
Article 61
Virements et opérations de conversion
(Article 68 du règlement financier)
Sans préjudice de l’article 69, le comptable effectue les transferts entre comptes ouverts par lui au nom de l’institution auprès d’organismes financiers et les opérations de conversion de monnaies.
Article 62
Modalités de paiement
(Article 68 du règlement financier)
Les paiements sont effectués par voie de virement ou par chèque ou, dans le cadre des régies d’avances, par carte de débit conformément aux dispositions de l’article 67, paragraphe 4.
Article 63
Fichiers des entités légales
(Article 68 du règlement financier)
1. Les paiements par voie de virement ne peuvent être effectués par le comptable que si les coordonnées bancaires du bénéficiaire du paiement et les données confirmant l’identité de celui-ci, ou toute modification, ont été préalablement inscrites dans un fichier commun par institution.
Toute inscription, dans ce fichier, des coordonnées légales et bancaires du bénéficiaire ou la modification de ces coordonnées est effectuée sur la base d’un document justificatif, dont la forme est définie par le comptable.
2. En vue d’un paiement par voie de virement, les ordonnateurs ne peuvent engager leur institution à l’égard d’un tiers que si celui-ci leur fournit la documentation nécessaire à son inscription au fichier.
Les ordonnateurs informent le comptable de tout changement des coordonnées légales et bancaires qui leur sont communiquées par le bénéficiaire et vérifient que ces coordonnées sont valables avant d’effectuer un paiement.
Dans le cadre des aides de préadhésion, des engagements individuels peuvent être conclus avec les autorités publiques dans les pays candidats à l’adhésion à l’Union, sans l’inscription préalable au fichier tiers. Dans ce cas, l’ordonnateur met tout en œuvre pour que l’inscription se fasse aussi rapidement que possible. Les dispositions conventionnelles prévoient que la communication des coordonnées bancaires du bénéficiaire à la Commission est une condition préalable au premier paiement.
Article 64
Conservation des pièces justificatives par le comptable
(Article 68 du règlement financier)
Les pièces justificatives relatives à la comptabilité et à l’établissement des comptes visés à l’article 141 du règlement financier sont conservées pendant une période d’au moins cinq ans à compter de la date d’octroi de la décharge par le Parlement européen pour l’année budgétaire à laquelle les pièces se rapportent.
Toutefois, les pièces relatives à des opérations non définitivement closes sont conservées au-delà de cette période et jusqu’à la fin de l’année suivant celle de la clôture desdites opérations. Les dispositions de l’article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent à la conservation des données relatives au trafic.
Chaque institution détermine auprès de quel service les pièces justificatives sont conservées.
Article 65
Personnes habilitées à disposer des comptes
(Article 69 du règlement financier)
Chaque institution détermine les conditions dans lesquelles les agents désignés par elle et habilités à disposer des comptes ouverts dans les unités locales visées à l’article 72 sont autorisés à communiquer les noms et les spécimens de signatures aux organismes financiers sur place.
Section 4
Le régisseur d’avances
Article 66
Conditions de recours aux régies d’avances
(Article 70 du règlement financier)
1. Lorsque les opérations de paiement par voie budgétaire sont matériellement impossibles ou peu efficientes en raison notamment du caractère limité des montants à payer, des régies d’avances peuvent être créées pour assurer le paiement de ces dépenses.
2. Le régisseur d’avances est autorisé à effectuer, sur la base d’un cadre détaillé exposé dans les instructions émanant de l’ordonnateur compétent, la liquidation provisoire et le paiement des dépenses. Ces instructions précisent les règles et conditions dans lesquelles sont effectués la liquidation provisoire et les paiements et, le cas échéant, les modalités de la signature des engagements juridiques au sens de l’article 97, paragraphe 1, point e).
3. La création d’une régie d’avances et la désignation d’un régisseur d’avances font l’objet d’une décision du comptable, sur proposition dûment motivée de l’ordonnateur compétent. Cette décision rappelle les responsabilités et obligations du régisseur d’avances et de l’ordonnateur.
La modification des conditions de fonctionnement d’une régie d’avances fait également l’objet d’une décision du comptable sur proposition dûment motivée de l’ordonnateur compétent.
4. Dans les délégations de l’Union, des régies d’avances sont mises en place pour le paiement des dépenses tant de la section «Commission» du budget et que de la section «Service européen pour l’action extérieure» (ci-après dénommé le «SEAE») du budget, ce qui garantit la traçabilité totale des dépenses.
Article 67
Conditions de création et de paiement
(Article 70 du règlement financier)
1. La décision portant création d’une régie d’avances et désignation d’un régisseur d’avances ainsi que la décision portant modification des conditions de fonctionnement d’une régie d’avances déterminent notamment:
a)
l’objet et le montant maximal de l’avance initiale pouvant être consentie;
b)
l’ouverture, le cas échéant, d’un compte bancaire ou d’un compte chèque postal au nom de l’institution;
c)
la nature et le montant maximal de chaque dépense pouvant être payée par le régisseur d’avances à des tiers ou encaissée auprès d’eux;
d)
la périodicité, les modalités de production des pièces justificatives et la transmission de ces pièces justificatives à l’ordonnateur pour régularisation;
e)
les modalités de reconstitution éventuelle de l’avance;
f)
que les opérations de la régie d’avances sont régularisées par l’ordonnateur au plus tard à la fin du mois qui suit, afin d’assurer le rapprochement entre le solde comptable et le solde bancaire;
g)
la durée de validité de l’autorisation donnée par le comptable au régisseur d’avances;
h)
l’identité du régisseur d’avances désigné.
2. Dans les propositions de décision portant création d’une régie d’avances, l’ordonnateur compétent est tenu de veiller:
a)
à utiliser en priorité la voie budgétaire lorsque l’accès au système informatique comptable central existe;
b)
à ne faire recours à des régies d’avances que dans les cas justifiés.
Le montant maximal pouvant être versé par le régisseur d’avances lorsque les opérations de paiement par voie budgétaire sont matériellement impossibles ou peu efficientes ne dépasse pas 60 000 EUR pour chaque dépense.
3. Les paiements à des tiers peuvent être effectués par le régisseur d’avances sur la base et dans la limite:
a)
d’engagements budgétaires et juridiques préalables, signés par l’ordonnateur compétent;
b)
du solde positif résiduel de la régie, en caisse ou en banque.
4. Les paiements des régies d’avances peuvent être réglés par virement, y compris au moyen du système de débit direct visé à l’article 89 du règlement financier, chèque ou autres moyens de paiement, y compris les cartes de débit, conformément aux instructions arrêtées par le comptable.
5. Les paiements effectués sont suivis de décisions formelles de liquidation finale et/ou d’ordres de paiements de régularisation signés par l’ordonnateur compétent.
Article 68
Choix des régisseurs d’avances
(Article 70 du règlement financier)
Les régisseurs d’avances sont choisis parmi les fonctionnaires ou, en cas de nécessité et uniquement dans des cas dûment justifiés, parmi les autres agents. Les régisseurs d’avances sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou une expérience professionnelle appropriée ou à l’issue d’un programme de formation approprié.
Article 69
Alimentation des régies d’avances
(Article 70 du règlement financier)
1. Le comptable exécute le paiement d’approvisionnement des régies d’avances et en assure le suivi financier tant au niveau de l’ouverture des comptes en banque et des délégations de signature, que des contrôles sur place et dans la comptabilité centralisée. Le comptable alimente les régies d’avances. Les avances sont versées sur le compte bancaire ouvert au nom de la régie d’avances.
Les régies d’avances concernées peuvent être alimentées directement par des recettes locales diverses, telles que celles résultant de:
a)
ventes de matériels;
b)
publications;
c)
remboursements divers;
d)
produits d’intérêts.
La régularisation en dépenses ou en recettes, diverses ou affectées, intervient conformément à la décision de création visée à l’article 67 et aux dispositions du règlement financier. Les montants en question sont déduits par l’ordonnateur lors de la reconstitution ultérieure des mêmes régies d’avances.
2. En vue notamment d’éviter des pertes de change, le régisseur peut opérer des transferts entre les différents comptes bancaires relevant d’une même régie d’avances.
Article 70
Contrôles par les ordonnateurs et comptables
(Article 70 du règlement financier)
1. Le régisseur d’avances tient une comptabilité des fonds dont il dispose, en caisse et en banque, des paiements effectués et des recettes encaissées, suivant les règles et selon les instructions établies par le comptable. Les états de cette comptabilité sont accessibles à tout moment à l’ordonnateur compétent et un relevé des opérations est établi au moins une fois par mois et envoyé dans le mois qui suit avec les pièces justificatives par le régisseur à l’ordonnateur compétent pour la régularisation des opérations de la régie.
2. Le comptable procède ou fait procéder par un agent de ses services ou des services ordonnateurs, spécialement mandaté à cet effet, à des contrôles, qui doivent en règle générale se dérouler sur place et d’une manière inopinée, visant à la vérification de l’existence des fonds confiés aux régisseurs d’avances, à la vérification de la tenue de la comptabilité et à la vérification de la régularisation des opérations de la régie dans le respect des délais imposés. Le comptable communique à l’ordonnateur compétent les résultats de ses vérifications.
Article 71
Procédure de passation des marchés
(Article 70 du règlement financier)
Les paiements effectués dans le cadre de régies d’avances peuvent, dans les limites visées à l’article 137, paragraphe 3, intervenir en simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d’une offre.
Article 72
Création de régies d’avances
(Article 70 du règlement financier)
Il peut être créé, en application de la disposition de l’article 70 du règlement financier, en vue du paiement de certaines catégories de dépenses, une ou plusieurs régies d’avances auprès de chaque unité locale hors de l’Union. L’unité locale est, notamment, une délégation, un bureau ou une antenne de l’Union dans un pays tiers.
La décision portant création de ces régies d’avances en détermine les conditions de fonctionnement sur la base des nécessités spécifiques de chaque unité locale, dans le respect des dispositions de l’article 70 du règlement financier.
Article 73
Régisseurs d’avances et personnes habilitées à disposer des comptes dans les délégations de l’Union
(Article 70 du règlement financier)
Dans des circonstances exceptionnelles et aux fins de la continuité du service, les fonctions de régisseur d’avances du SEAE dans les délégations de l’Union peuvent être exercées par des membres du personnel de la Commission. Dans les mêmes conditions, les membres du personnel du SEAE peuvent être désignés comme régisseurs d’avances pour la Commission dans les délégations de l’Union.
Dans les délégations de l’Union, les règles et conditions énoncées au premier alinéa s’appliquent à la désignation des personnes autorisées par le comptable à effectuer des opérations bancaires.
CHAPITRE 4
Responsabilité des acteurs financiers
Section 1
Règles générales
Article 74
Instances compétentes en matière de fraude
(Article 66, paragraphe 8, et article 72, paragraphe 2, du règlement financier)
Les autorités et instances visées à l’article 66, paragraphe 8, et à l’article 72, paragraphe 2, du règlement financier sont les instances désignées dans le statut ainsi que dans les décisions des institutions de l’Union relatives aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts de l’Union.
Section 2
Règles applicables aux ordonnateurs délégués et subdélégués
Article 75
Irrégularités financières
(Article 66, paragraphe 7, et article 73, paragraphe 6, du règlement financier)
Sans préjudice des compétences de l’OLAF, l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières visée à l’article 29 (ci-après dénommée «l’instance») est compétente pour toute violation d’une disposition du règlement financier ou de toute disposition relative à la gestion financière et au contrôle des opérations, et résultant d’un acte ou d’une omission d’un agent.
Article 76
Instance spécialisée en matière d’irrégularités financières
(Article 66, paragraphe 7, et article 73, paragraphe 6, du règlement financier)
1. Dans les cas d’irrégularités financières visées à l’article 75 du présent règlement, l’instance est saisie par l’Autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) en vue de rendre l’avis visé à l’article 73, paragraphe 6, deuxième alinéa, du règlement financier.
Lorsque les chefs des délégations de l’Union agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier, l’ordonnateur compétent peut saisir l’instance directement pour qu’elle rende un avis sur les cas d’irrégularités financières visées à l’article 75 du présent règlement.
Un ordonnateur délégué peut saisir l’instance s’il considère qu’une irrégularité financière a été commise. L’instance rend un avis tendant à évaluer l’existence d’irrégularités visées à l’article 75, leur degré de gravité et leurs conséquences éventuelles. Lorsque l’analyse de l’instance la conduit à estimer que le cas dont elle est saisie relève de la compétence de l’OLAF, elle transmet le dossier sans délai à l’AIPN et en informe immédiatement l’OLAF.
Lorsque l’instance est informée directement par un agent conformément à l’article 66, paragraphe 8, du règlement financier, elle transmet le dossier à l’AIPN et informe l’agent qui l’a saisie de cette transmission. L’AIPN peut demander l’avis de l’instance sur le cas en question.
2. L’institution ou, dans le cas d’une instance commune, les institutions participantes précisent, en fonction de son ou de leur mode d’organisation interne, les modalités de fonctionnement de l’instance spécialisée, ainsi que sa composition, qui inclut un participant externe ayant les qualifications et l’expertise requises.
Article 77
Confirmation d’instruction
(Article 73, paragraphe 3, du règlement financier)
1. Lorsqu’un ordonnateur considère qu’une instruction qui s’impose à lui est entachée d’irrégularité ou qu’elle contrevient au principe de bonne gestion financière, notamment parce que son exécution est incompatible avec le niveau des ressources qui lui ont été allouées, il doit l’exposer par écrit à l’autorité de laquelle il a reçu délégation ou subdélégation. Si cette instruction est confirmée par écrit, que cette confirmation intervient dans des délais utiles et qu’elle est suffisamment précise dans le sens où elle fait explicitement référence aux aspects estimés contestables par l’ordonnateur délégué ou subdélégué, l’ordonnateur est dégagé de sa responsabilité. Il exécute l’instruction, sauf si elle est manifestement illégale ou contraire aux normes de sécurité applicables.
2. Les dispositions du paragraphe 1 s’appliquent également lorsqu’un ordonnateur apprend, en cours d’exécution d’une instruction qui s’impose à lui, que des circonstances du dossier amènent à une situation entachée d’irrégularité.
Les instructions confirmées dans les conditions décrites à l’article 73, paragraphe 3, du règlement financier sont recensées par l’ordonnateur délégué compétent et mentionnées dans son rapport annuel d’activités.
CHAPITRE 5
Opérations de recettes
Section 1
Ressources propres
Article 78
Régime applicable aux ressources propres
(Article 76 du règlement financier)
L’ordonnateur établit un échéancier prévisionnel de la mise à disposition de la Commission des ressources propres définies par la décision relative au système de ressources propres de l’Union.
La constatation et le recouvrement des ressources propres s’effectuent selon la réglementation prise en application de la décision visée au premier alinéa.
Section 2
Prévision de créances
Article 79
Prévision de créances
(Article 77 du règlement financier)
1. La prévision de créances mentionne la nature et l’imputation budgétaire de la recette ainsi que, dans la mesure du possible, la désignation du débiteur et l’estimation de son montant.
Lors de l’établissement de la prévision de créances, l’ordonnateur compétent vérifie en particulier:
a)
l’exactitude de l’imputation budgétaire;
b)
la régularité et la conformité de la prévision au regard des dispositions applicables et du principe de bonne gestion financière.
2. Sous réserve de l’article 181, paragraphe 2, et de l’article 183, paragraphe 2, du règlement financier ainsi que de l’article 7, paragraphe 2, du présent règlement, la prévision de créances n’a pas pour effet de créer des crédits d’engagement. Dans les cas visés à l’article 21 du règlement financier, les crédits ne peuvent être créés qu’à la suite du recouvrement effectif par l’Union des sommes dues.
Section 3
Constatation de créances
Article 80
Procédure
(Article 78 du règlement financier)
1. La constatation d’une créance par l’ordonnateur est la reconnaissance du droit de l’Union sur un débiteur et l’établissement du titre à exiger de ce débiteur le paiement de sa dette.
2. L’ordre de recouvrement est l’opération par laquelle l’ordonnateur compétent donne instruction au comptable de recouvrer la créance constatée.
3. La note de débit est l’information donnée au débiteur que:
a)
l’Union a constaté cette créance;
b)
des intérêts de retard ne sont pas exigibles si le paiement de la dette intervient avant la date limite;
c)
à défaut de remboursement à la date limite visée au point b), sa dette porte intérêts au taux visé à l’article 83, sans préjudice des dispositions réglementaires spécifiques applicables;
d)
à défaut de remboursement à la date limite visée au point b), l’institution procède au recouvrement par compensation ou par exécution de toute garantie préalable;
e)
le comptable peut procéder au recouvrement par compensation avant la date limite visée au point b), lorsque cela est nécessaire pour protéger les intérêts financiers de l’Union, s’il est fondé à penser que le montant dû à la Commission serait perdu, après que le débiteur a été informé des motifs et de la date du recouvrement par compensation;
f)
si, à l’issue des étapes décrites aux points a) à e) du présent alinéa, le recouvrement intégral n’a pu être obtenu, l’institution procède au recouvrement par l’exécution forcée du titre obtenu, soit conformément à l’article 79, paragraphe 2, du règlement financier, soit par la voie contentieuse.
L’ordonnateur imprime la note de débit et l’envoie au débiteur. Le comptable est informé de l’envoi par le système d’information financière.
Article 81
Constatation de créances
(Article 78 du règlement financier)
Pour constater une créance, l’ordonnateur compétent s’assure:
a)
du caractère certain de la créance, en ce sens que celle-ci ne doit pas être affectée d’une condition;
b)
du caractère liquide de la créance, dont le montant doit être déterminé en argent et avec exactitude;
c)
du caractère exigible de la créance, qui ne doit pas être soumise à un terme;
d)
de l’exactitude de la désignation du débiteur;
e)
de l’exactitude de l’imputation budgétaire des montants à recouvrer;
f)
de la régularité des pièces justificatives, et
g)
de la conformité avec le principe de bonne gestion financière, notamment selon les critères visés à l’article 91, paragraphe 1, point a).
Article 82
Pièces justificatives à l’appui de la constatation de créances
(Article 78 du règlement financier)
1. Toute constatation d’une créance s’appuie sur les pièces justificatives attestant les droits de l’Union.
2. Avant de constater toute créance, l’ordonnateur compétent procède personnellement à l’examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué.
3. Les pièces justificatives sont conservées par l’ordonnateur, conformément à l’article 48.
Article 83
Intérêts de retard
(Article 78 du règlement financier)
1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, toute créance non remboursée à la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), porte intérêt conformément aux paragraphes 2 et 3 du présent article.
2. Le taux d’intérêt pour les créances non remboursées à la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), est le taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement tel que publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C, en vigueur le premier jour de calendrier du mois de la date limite, majoré de:
a)
huit points de pourcentage lorsque la créance a pour fait générateur un marché public de fournitures et de services visé au titre V;
b)
trois points et demi de pourcentage dans tous les autres cas.
3. Le montant des intérêts est calculé à partir du jour de calendrier suivant la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), et indiquée dans la note de débit, jusqu’au jour de calendrier du remboursement intégral de la dette.
L’ordre de recouvrement correspondant au montant des intérêts de retard est émis lorsque ces intérêts sont effectivement perçus.
4. Dans le cas des amendes, lorsque le débiteur constitue une garantie financière acceptée par le comptable en lieu et place d’un paiement, le taux d’intérêt applicable à compter de la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), est le taux visé au paragraphe 2 du présent article qui est en vigueur le premier jour du mois au cours duquel a été arrêtée la décision imposant une amende, majoré seulement d’un point et demi de pourcentage.
Section 4
Ordonnancement des recouvrements
Article 84
Établissement de l’ordre de recouvrement
(Article 79 du règlement financier)
1. L’ordre de recouvrement établit:
a)
l’exercice d’imputation;
b)
les références de l’acte ou de l’engagement juridique qui constitue le fait générateur de la créance et ouvre le droit au recouvrement;
c)
l’article du budget et, éventuellement, toute autre subdivision nécessaire, y compris, le cas échéant, les références de l’engagement budgétaire correspondant;
d)
le montant à recouvrer, exprimé en euros;
e)
le nom et l’adresse du débiteur;
f)
la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b);
g)
le mode de recouvrement possible, y compris en particulier le recouvrement par compensation ou exécution de toute garantie préalable.
2. L’ordre de recouvrement est daté et signé par l’ordonnateur compétent, puis transmis au comptable.
3. Le comptable de chaque institution tient une liste des montants à recouvrer. Les créances de l’Union sont regroupées sur la liste selon la date d’émission de l’ordre de recouvrement. Il communique cette liste au comptable de la Commission.
Le comptable de la Commission établit une liste consolidée indiquant le montant dû par institution et par date d’émission de l’ordre de recouvrement. Cette liste est jointe au rapport de la Commission sur la gestion budgétaire et financière.
4. Afin de renforcer la protection des intérêts financiers de l’Union, la Commission établit une liste des créances de l’Union indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été condamné à rembourser par une décision de justice ayant autorité de chose jugée et lorsque aucun remboursement ou aucun remboursement significatif n’a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le strict respect de la protection des données à caractère personnel conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.
En ce qui concerne les données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques, les informations publiées sont supprimées dès que le montant de la dette a été intégralement remboursé. Il en va de même pour les données à caractère personnel se rapportant à une personne morale dont la dénomination officielle comporte le nom d’une ou de plusieurs personnes physiques.
La décision de faire figurer le débiteur sur la liste des créances détenues par l’Union est prise dans le respect du principe de proportionnalité et tient notamment compte de l’importance du montant.
Article 85
Titre exécutoire au profit d’autres institutions
(Article 79, paragraphe 2, du règlement financier)
1. Les cas exceptionnels visés à l’article 79, paragraphe 2, du règlement financier se présentent lorsque la possibilité d’obtenir un paiement volontaire ou de procéder au recouvrement de la créance par voie de compensation dans les conditions prévues à l’article 80, paragraphe 1, du règlement financier a été épuisée par l’institution concernée et que la dette représente un montant significatif.
2. Dans le cas visé au paragraphe 1, les institutions concernées autres que celles visées à l’article 299 du TFUE peuvent demander à la Commission d’adopter un titre exécutoire.
3. Dans tous les cas, le titre exécutoire précise que les montants réclamés sont inscrits dans la section du budget correspondant à l’institution concernée, qui agit en tant qu’ordonnateur. Les recettes sont inscrites en tant que recettes générales, sauf si elles relèvent des cas de recettes affectées spécifiés à l’article 21, paragraphe 3, du règlement financier.
4. L’institution ayant sollicité le titre exécutoire informe la Commission de tout événement susceptible d’avoir une incidence sur le recouvrement et intervient à l’appui de la Commission en cas de recours contre ce titre exécutoire.
5. La Commission et l’institution concernée conviennent des modalités pratiques de mise en œuvre du présent article.
Section 5
Recouvrement
Article 86
Formalités d’encaissement
(Article 80 du règlement financier)
1. Le recouvrement des créances donne lieu de la part du comptable à l’établissement d’un enregistrement dans les comptes et à l’information de l’ordonnateur compétent.
2. Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable ou du régisseur d’avances donne lieu à la délivrance d’un récépissé.
3. Le remboursement partiel par un débiteur faisant l’objet de plusieurs ordres de recouvrement sera d’abord imputé sur la créance la plus ancienne sauf indication contraire de la part du débiteur.
Tout paiement partiel est imputé d’abord sur les intérêts de retard.
Article 87
Recouvrement par compensation
(Article 80 du règlement financier)
1. Lorsque le débiteur est titulaire vis-à-vis de l’Union d’une créance certaine, au sens de l’article 81, point a), liquide et exigible ayant pour objet une somme d’argent constatée par un ordre de paiement, le comptable, suivant la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), procède au recouvrement par compensation de la créance constatée.
Dans des circonstances exceptionnelles, lorsque cela est nécessaire pour protéger les intérêts financiers de l’Union, s’il est fondé à penser que le montant dû à l’Union serait perdu, le comptable procède au recouvrement par compensation avant la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b).
Le comptable procède également au recouvrement par compensation avant l’échéance visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), si le débiteur donne son accord.
2. Avant de procéder à un recouvrement conformément au paragraphe 1, le comptable consulte l’ordonnateur compétent et informe les débiteurs concernés.
Lorsque le débiteur est une autorité nationale ou l’une de ses entités administratives, le comptable informe également l’État membre concerné, au moins dix jours ouvrables à l’avance, de son intention de recourir au recouvrement par compensation. Toutefois, en accord avec l’État membre ou l’entité administrative concernée, le comptable peut procéder au recouvrement par compensation avant que ladite date limite soit dépassée.
3. La compensation visée au paragraphe 1 a le même effet qu’un paiement et libère l’Union du montant de la dette et, le cas échéant, des intérêts dus.
Article 88
Procédure de recouvrement en l’absence de paiement volontaire
(Articles 79 et 80 du règlement financier)
1. Sans préjudice de l’article 87, si, à la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), et indiquée dans la note de débit, le recouvrement intégral n’a pas été obtenu, le comptable en informe l’ordonnateur compétent et lance sans délai la procédure de récupération par toute voie de droit, y compris, le cas échéant, par exécution de toute garantie préalable.
2. Sans préjudice de l’article 87, lorsque le mode de recouvrement visé au paragraphe 1 du présent article n’est pas possible et que le débiteur n’a pas exécuté le paiement à l’issue de la lettre de mise en demeure adressée par le comptable, ce dernier recourt à l’exécution forcée du titre conformément à l’article 79, paragraphe 2, du règlement financier ou sur la base d’un titre obtenu par la voie contentieuse.
Article 89
Octroi de délais de paiement
(Article 80 du règlement financier)
Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés, par le comptable, en liaison avec l’ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et à la double condition suivante:
a)
que le débiteur s’engage au paiement d’intérêts au taux prévu à l’article 83 pour toute la période du délai accordé à compter de la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b);
b)
qu’il constitue, afin de protéger les droits de l’Union, une garantie financière acceptée par le comptable de l’institution, couvrant la dette non encore recouvrée tant en principal qu’en intérêts.
La garantie visée au premier alinéa, point b), peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d’un tiers agréée par le comptable de l’institution.
Dans des circonstances exceptionnelles, à la suite d’une demande du débiteur, le comptable peut lever l’exigence de la garantie visée au point b) du premier alinéa, lorsque, sur la base de son évaluation, le débiteur est désireux et capable d’effectuer le paiement dans les délais supplémentaires accordés, mais n’est pas en mesure de constituer cette garantie et se trouve dans une situation difficile.
Article 90
Recouvrement des amendes ou autres sanctions
(Articles 80 et 83 du règlement financier)
1. Lorsqu’un recours est introduit devant la Cour de justice de l’Union européenne contre une décision de la Commission imposant une amende ou d’autres sanctions au titre du TFUE ou du traité Euratom et aussi longtemps que toutes les voies de recours ne sont pas épuisées, le débiteur verse à titre provisoire les montants en question sur le compte bancaire indiqué par le comptable ou constitue une garantie financière acceptable pour le comptable. La garantie est indépendante de l’obligation de payer l’amende ou d’autres sanctions et est exécutable à première demande. Elle couvre le principal et les intérêts visés à l’article 83, paragraphe 4.
2. La Commission veille à la préservation des montants encaissés à titre provisoire en les investissant dans des actifs financiers, assurant ainsi la sécurité et la liquidité des fonds tout en visant à obtenir un retour sur investissement positif.
3. Après épuisement de toutes les voies de recours et à la suite de la confirmation de l’amende ou de la sanction, il convient de prendre l’une des mesures suivantes:
a)
les montants provisoirement perçus et les intérêts et autres montants produits par ceux-ci sont inscrits au budget, conformément aux dispositions de l’article 83 du règlement financier, au plus tard pendant l’exercice qui suit celui au cours duquel toutes les voies de recours ont été épuisées;
b)
lorsqu’une garantie financière a été constituée, cette dernière est exécutée et les montants correspondants inscrits au budget.
Lorsque le montant de l’amende ou de la sanction a été augmenté par la Cour, les dispositions des points a) et b) du premier alinéa s’appliquent à hauteur des montants prévus par la décision de la Commission et le comptable perçoit le montant correspondant à l’augmentation, qui sera inscrit au budget.
4. Après épuisement de toutes les voies de recours et si l’amende ou la sanction a été annulée ou réduite, il convient de prendre l’une des mesures suivantes:
a)
les montants indûment perçus, majorés des intérêts produits, sont remboursés au tiers concerné. Si le rendement global obtenu pour la période en cause a été négatif, la valeur nominale des montants indûment perçus est remboursée;
b)
lorsqu’une garantie financière a été constituée, cette dernière est libérée en conséquence.
Article 91
Renonciation au recouvrement d’une créance constatée
(Article 80 du règlement financier)
1. L’ordonnateur compétent ne peut renoncer, en totalité ou en partie, à recouvrer une créance constatée que dans les cas suivants:
a)
lorsque le coût prévisible de recouvrement excéderait le montant de la créance à recouvrer et que la renonciation ne porterait pas atteinte à l’image de l’Union;
b)
lorsqu’il est impossible de recouvrer la créance compte tenu de son ancienneté ou de l’insolvabilité du débiteur;
c)
lorsque le recouvrement porte atteinte au principe de proportionnalité.
2. Dans le cas prévu au paragraphe 1, point c), l’ordonnateur compétent observe les procédures préalablement établies au sein de chaque institution et applique les critères suivants, obligatoires et applicables en toutes circonstances:
a)
la nature des faits eu égard à la gravité de l’irrégularité ayant donné lieu à la constatation de créance (fraude, récidive, intentionnalité, diligence, bonne foi, erreur manifeste);
b)
l’impact qu’aurait la renonciation au recouvrement de la créance sur le fonctionnement de l’Union et ses intérêts financiers (montant concerné, risque de créer un précédent, atteinte portée à l’autorité de la norme).
En fonction des circonstances de l’espèce, l’ordonnateur peut avoir à prendre également en compte les critères additionnels suivants:
a)
l’éventuelle distorsion de concurrence qu’entraînerait la renonciation au recouvrement de la créance;
b)
le préjudice économique et social qui résulterait du recouvrement total de la créance.
3. La renonciation visée à l’article 80, paragraphe 2, du règlement financier est motivée et mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s’appuie. L’ordonnateur compétent procède à cette renonciation conformément à l’article 84.
4. La renonciation à recouvrer une créance constatée ne peut être déléguée par l’institution dans les cas suivants:
a)
lorsque la renonciation porte sur un montant supérieur ou égal à 1 000 000 EUR;
b)
lorsque la renonciation porte sur un montant supérieur ou égal à 100 000 EUR, dès lors qu’il représente ou dépasse 25 % de la créance constatée.
En dessous des seuils visés au premier alinéa, chaque institution fixe dans ses règles internes les conditions et modalités de délégation du pouvoir de renoncer à recouvrer une créance constatée.
5. Chaque institution envoie chaque année au Parlement européen et au Conseil un rapport sur les renonciations visées aux paragraphes 1 à 4 du présent article qui portent sur 100 000 EUR et plus. Dans le cas de la Commission, ce rapport est annexé au résumé des rapports annuels d’activités visé à l’article 66, paragraphe 9, du règlement financier.
Article 92
Annulation d’une créance constatée
(Article 80 du règlement financier)
1. En cas d’erreur, l’ordonnateur compétent annule totalement ou partiellement la créance constatée conformément aux articles 82 et 84 et fournit une motivation adéquate.
2. Chaque institution fixe dans ses règles internes les conditions et modalités de délégation du pouvoir d’annuler une créance constatée.
Article 93
Règles en matière de délais de prescription
(Article 81 du règlement financier)
1. Le délai de prescription pour les créances détenues par l’Union sur des tiers commence à courir à compter de la date limite communiquée au débiteur dans la note de débit conformément à l’article 80, paragraphe 3, point b).
Le délai de prescription pour les créances détenues par des tiers sur l’Union commence à courir à la date à laquelle le paiement de la créance du tiers est exigible conformément à l’engagement juridique correspondant.
2. Le délai de prescription pour les créances détenues par l’Union sur des tiers est interrompu par tout acte d’une institution, ou d’un État membre agissant à la demande d’une institution, notifié au tiers et visant au recouvrement de la créance.
Le délai de prescription pour les créances détenues par des tiers sur l’Union est interrompu par tout acte notifié à l’Union par ses créanciers ou au nom de ses créanciers visant au recouvrement de la créance.
3. Un nouveau délai de prescription de cinq ans commence à courir le jour suivant les interruptions visées au paragraphe 2.
4. Toute action en justice concernant une créance visée au paragraphe 1, y compris les actions intentées devant une juridiction qui se déclare par la suite incompétente, interrompt le délai de prescription. Le nouveau délai de prescription de cinq ans ne commence pas à courir avant que soit prononcé un jugement ayant autorité de chose jugée ou qu’intervienne un règlement extrajudiciaire entre les mêmes parties à la même action.
5. L’octroi, par le comptable au débiteur, de délais de paiement supplémentaires en vertu de l’article 89 est considéré comme une interruption du délai de prescription. Le nouveau délai de prescription de cinq ans commence à courir le jour suivant l’expiration du délai de paiement prorogé.
6. Les créances ne sont pas recouvrées après l’expiration du délai de prescription tel qu’établi aux paragraphes 1 à 5.
CHAPITRE 6
Opérations de dépenses
Article 94
Décision de financement
(Article 84 du règlement financier)
1. La décision de financement expose les éléments essentiels d’une action qui implique une dépense à charge du budget.
2. La décision de financement indique notamment ce qui suit:
a)
pour les subventions:
i)
la référence de l’acte de base et de la ligne budgétaire;
ii)
les priorités de l’année, les objectifs à remplir et les résultats prévus avec les crédits autorisés pour l’exercice;
iii)
les critères d’éligibilité, de sélection et d’attribution essentiels à retenir pour sélectionner les propositions;
iv)
le taux maximal de cofinancement possible et, si différents taux sont envisagés, les critères à respecter pour chacun d’entre eux;
v)
le calendrier et le montant indicatif des appels de propositions;
b)
pour les marchés:
i)
l’enveloppe budgétaire globale réservée pour les marchés au cours de l’exercice;
ii)
le nombre indicatif et le type des marchés envisagés et, si possible, leur objet en termes génériques;
iii)
le calendrier indicatif pour le lancement des procédures de passation de marchés;
c)
pour les fonds fiduciaires visés à l’article 187 du règlement financier:
i)
la référence de l’acte de base et de la ligne budgétaire;
ii)
les crédits réservés au fonds fiduciaire pour l’année ainsi que les montants prévus sur toute sa durée;
iii)
les objectifs du fonds fiduciaire et sa durée;
iv)
les règles de gouvernance du fonds fiduciaire;
v)
la possibilité de confier des tâches d’exécution budgétaire aux entités et personnes visées à l’article 187, paragraphe 2, du règlement financier;
d)
pour les prix:
i)
la référence de l’acte de base et de la ligne budgétaire;
ii)
les objectifs à remplir et les résultats prévus;
iii)
les conditions de participation et critères d’attribution essentiels;
iv)
le calendrier du concours et le montant du ou des prix;
e)
pour les instruments financiers:
i)
la référence de l’acte de base et de la ligne budgétaire;
ii)
les objectifs à remplir et les résultats prévus;
iii)
le montant alloué à l’instrument financier;
iv)
le calendrier indicatif pour l’exécution.
3. Lorsque le programme de travail visé à l’article 128 du règlement financier contient les informations mentionnées au paragraphe 2, point a), du présent article pour les subventions financées par des crédits autorisés pour l’exercice, la décision arrêtant ce programme est considérée comme étant la décision de financement de ces subventions.
En ce qui concerne les passations de marchés, les fonds fiduciaires, les prix et les instruments financiers, lorsque l’exécution des crédits correspondants autorisés au titre de l’exercice est prévue par un programme de travail contenant les informations visées au paragraphe 2, points b), c), d) et e), du présent article, la décision arrêtant ce programme de travail est également considérée comme étant la décision de financement des marchés, fonds fiduciaires, prix et instruments financiers en cause.
Si le programme de travail ne contient pas de telles informations pour une ou plusieurs actions, il doit être modifié en conséquence ou une décision de financement spécifique doit être arrêtée pour les actions en question.
4. Sans préjudice de dispositions spécifiques d’un acte de base, toute modification substantielle d’une décision de financement déjà arrêtée suit la même procédure que la décision initiale.
Section 1
Engagement des dépenses
Article 95
Engagement global et engagement provisionnel
(Article 85 du règlement financier)
1. L’engagement budgétaire global est mis en œuvre, soit par la conclusion d’une convention de financement - elle-même prévoyant la conclusion ultérieure d’un ou de plusieurs engagements juridiques - soit par la conclusion d’un ou de plusieurs engagements juridiques.
Les conventions de financement relevant du domaine de l’assistance financière directe aux pays tiers, y compris de l’appui budgétaire, qui constituent des engagements juridiques, peuvent donner lieu à des paiements sans conclusion d’autres engagements juridiques.
2. L’engagement budgétaire provisionnel est mis en œuvre, soit par la conclusion d’un ou de plusieurs engagements juridiques ouvrant le droit à des paiements ultérieurs, soit, notamment dans les cas liés aux dépenses de gestion du personnel ou aux dépenses de communication visant à la couverture par les institutions de l’actualité de l’Union, directement par des paiements.
Article 96
Adoption de l’engagement global
(Article 85 du règlement financier)
1. L’engagement global est effectué sur la base d’une décision de financement.
Il intervient au plus tard avant la décision de sélection des destinataires et, lorsque la mise en œuvre des crédits dont il s’agit implique l’adoption d’un programme de travail au sens de l’article 188, au plus tôt après l’adoption de celui-ci.
2. Dans le cas où l’engagement global est mis en œuvre par la conclusion d’une convention de financement, le paragraphe 1, deuxième alinéa, ne s’applique pas.
Article 97
Unicité de signatures
(Article 85 du règlement financier)
1. La règle de l’unicité de signataire pour l’engagement budgétaire et l’engagement juridique qui lui correspond peut ne pas s’appliquer dans les cas suivants uniquement:
a)
lorsqu’il s’agit d’engagements provisionnels;
b)
lorsque des engagements globaux portent sur des conventions de financement avec des pays tiers;
c)
lorsque la décision de l’institution constitue l’engagement juridique;
d)
lorsque l’engagement global est mis en œuvre par plusieurs engagements juridiques dont la responsabilité est confiée à des ordonnateurs compétents différents;
e)
lorsque, dans le cadre des régies d’avances ouvertes dans le domaine des actions extérieures, des engagements juridiques sont signés par des agents relevant des unités locales visées à l’article 72, sur instruction de l’ordonnateur compétent, qui reste cependant pleinement responsable des opérations sous-jacentes;
f)
lorsqu’une institution a délégué les pouvoirs d’ordonnateur au directeur d’un office européen interinstitutionnel conformément à l’article 199, paragraphe 1, du règlement financier.
2. En cas d’empêchement de l’ordonnateur compétent ayant signé l’engagement budgétaire et lorsque cet empêchement est d’une durée incompatible avec les délais de conclusion de l’engagement juridique, l’engagement juridique est conclu par l’agent désigné en vertu des règles de suppléance adoptées par chaque institution, pour autant que cet agent ait la qualité d’ordonnateur conformément à l’article 65, paragraphe 3, du règlement financier.
Article 98
Dépenses administratives couvertes par des engagements provisionnels
(Article 85 du règlement financier)
Sont considérées comme dépenses courantes de nature administrative pouvant donner lieu à des engagements provisionnels:
a)
les dépenses de personnel statutaire et non statutaire ainsi que celles relatives aux autres ressources humaines ainsi que les pensions et la rémunération d’experts;
b)
les dépenses liées aux membres de l’institution;
c)
les dépenses de formation;
d)
les dépenses de concours, de sélection et de recrutement;
e)
les frais de missions;
f)
les frais de représentation;
g)
les frais de réunions;
h)
les interprètes et/ou traducteurs free-lance;
i)
les échanges de fonctionnaires;
j)
les locations mobilières et immobilières à caractère répétitif ou les paiements récurrents concernant les marchés immobiliers au sens de l’article 121 du présent règlement ou les versements au titre d’un prêt conformément à l’article 203, paragraphe 8, du règlement financier;
k)
les assurances diverses;
l)
le nettoyage, l’entretien et la sécurité;
m)
les dépenses dans le domaine social et médical;
n)
l’usage des services de télécommunications;
o)
les charges financières;
p)
les frais de contentieux;
q)
les dommages et intérêts;
r)
les équipements de travail;
s)
l’eau, le gaz et l’électricité;
t)
les publications sur support papier ou informatique;
u)
les dépenses de communication visant à la couverture par les institutions de l’actualité de l’Union.
Article 99
Enregistrement des engagements juridiques individuels
(Article 86 du règlement financier)
Dans le cas d’un engagement budgétaire global suivi d’un ou de plusieurs engagements juridiques individuels, l’ordonnateur compétent enregistre dans la comptabilité centrale les montants de cet engagement juridique individuel ou de ces engagements juridiques individuels successifs.
Ces enregistrements comptables portent mention des références de l’engagement global sur lequel ils sont imputés.
L’ordonnateur compétent procède à cet enregistrement comptable avant de signer l’engagement juridique individuel correspondant, sauf dans les cas mentionnés au quatrième alinéa de l’article 86, paragraphe 4, du règlement financier.
Dans tous les cas, l’ordonnateur compétent vérifie que le montant cumulé ne dépasse pas le montant de l’engagement global qui les couvre.
Section 2
Liquidation des dépenses
Article 100
Liquidation et «bon à payer»
(Article 88 du règlement financier)
1. Toute liquidation d’une dépense est appuyée par des pièces justificatives au sens de l’article 110 attestant les droits du créancier, sur la base de la constatation de services effectivement rendus, de fournitures effectivement livrées ou de travaux effectivement réalisés ou sur la base d’autres titres justifiant le paiement, y compris les paiements récurrents pour des abonnements ou des cours de formation.
2. L’ordonnateur compétent procède personnellement à l’examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué, avant de prendre la décision de liquidation de la dépense.
3. La décision de liquidation s’exprime par la signature d’un «bon à payer» par l’ordonnateur compétent ou par un agent techniquement compétent, dûment habilité par décision formelle de l’ordonnateur et sous sa responsabilité conformément à l’article 65, paragraphe 5, du règlement financier. Ces décisions d’habilitation sont conservées aux fins de référence ultérieure.
Article 101
Mention «conforme aux faits» pour les préfinancements
(Article 88 du règlement financier)
Pour les préfinancements, l’ordonnateur compétent ou un agent techniquement compétent dûment habilité par l’ordonnateur compétent, certifie, par la mention «conforme aux faits», que les conditions prescrites dans l’engagement juridique pour le versement du préfinancement sont réunies.
Article 102
Bon à payer pour les marchés publics en matière de paiements intermédiaires et de solde
(Article 88 du règlement financier)
Pour les paiements intermédiaires et de solde correspondant aux marchés publics, l’attestation du «bon à payer» certifie que:
a)
une facture établie par le contractant a été reçue par l’institution et cette réception a fait l’objet d’un enregistrement formel;
b)
la mention «conforme aux faits» a été valablement apposée sur la facture elle-même, ou sur un document interne qui accompagne la facture reçue, et signée par l’ordonnateur compétent ou par un agent techniquement compétent dûment habilité par l’ordonnateur compétent;
c)
la facture a été vérifiée dans tous ses aspects par l’ordonnateur compétent ou sous sa responsabilité en vue de déterminer notamment le montant à payer et le caractère libératoire du paiement à effectuer.
Par la mention «conforme aux faits», visée au premier alinéa, point b), il est certifié que les services prévus au contrat ont bien été rendus ou les fournitures prévues au contrat ont bien été livrées ou les travaux prévus au contrat ont bien été réalisés. Pour les fournitures et travaux, un certificat de réception provisoire, puis un certificat de réception définitive à l’issue de la période de garantie prévue au contrat est établi par le fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent. Ces deux certificats valent mention «conforme aux faits».
Pour les paiements récurrents, notamment ceux relatifs à des abonnements ou à des cours de formation, il est certifié, par la mention «conforme aux faits», que les droits du créancier sont conformes aux titres justifiant le paiement.
Article 103
Bon à payer pour les subventions en matière de paiements intermédiaires et de solde
(Article 88 du règlement financier)
Pour les paiements intermédiaires et de solde correspondant aux subventions, l’attestation du «bon à payer» certifie que:
a)
une demande de paiement établie par le bénéficiaire a été reçue par l’institution et que cette réception a fait l’objet d’un enregistrement formel;
b)
la mention «conforme aux faits» a été valablement apposée sur la demande de paiement elle-même, ou sur un document interne qui accompagne le relevé des coûts reçu, et signée par un fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent dûment habilité par l’ordonnateur compétent;
c)
la demande de paiement a été vérifiée par l’ordonnateur compétent ou sous sa responsabilité dans tous ses aspects en vue de déterminer notamment le montant à payer et le caractère libératoire du paiement à effectuer;
Par la mention visée au point b) du premier alinéa, le fonctionnaire ou autre agent techniquement compétent, dûment habilité par l’ordonnateur compétent, certifie que l’action menée ou le programme de travail réalisé par le bénéficiaire sont en tous points conformes à la convention ou décision de subvention, et notamment, le cas échéant, que les coûts déclarés par le bénéficiaire sont éligibles.
Article 104
Bon à payer pour les dépenses de personnel
(Article 88 du règlement financier)
Pour les paiements correspondant aux dépenses de personnel, l’attestation «bon à payer» certifie l’existence des pièces justificatives suivantes:
a)
pour le traitement mensuel:
i)
la liste complète du personnel, précisant tous les éléments de la rémunération;
ii)
un formulaire (fiche personnelle), établi à partir des décisions prises dans chaque cas particulier, qui fait apparaître, chaque fois qu’il y a lieu, toute modification d’un élément quelconque de la rémunération;
iii)
s’il s’agit de recrutements ou de nominations, une copie certifiée conforme de la décision de recrutement ou de nomination qui accompagne la liquidation du premier traitement;
b)
pour les autres rémunérations, comme celles du personnel rémunéré à l’heure ou à la journée: un état, signé par l’agent habilité, indiquant les jours et les heures de présence;
c)
pour les heures supplémentaires: un état, signé par l’agent habilité, certifiant les prestations supplémentaires effectuées;
d)
pour les frais de mission:
i)
l’ordre de mission signé par l’autorité compétente;
ii)
le décompte des frais de mission, signé par le chargé de mission et par l’autorité hiérarchique qui a reçu délégation, si les frais de mission diffèrent de l’ordre de mission;
e)
pour certaines autres dépenses administratives liées au personnel, y compris les abonnements ou les cours de formation qui, aux termes du contrat, doivent être payés par anticipation: les pièces justificatives qui font référence à la décision sur laquelle se base la dépense et qui font état de tous les éléments de calcul.
Le décompte des frais de mission visé au premier alinéa, point d) ii), indique le lieu de la mission, la date et l’heure des départs et arrivées au lieu de la mission, les frais de transport, les frais de séjour et les autres frais dûment autorisés, sur production de pièces justificatives.
Article 105
Matérialisation du «bon à payer»
(Article 88 du règlement financier)
Dans un système non informatisé, le «bon à payer» se traduit par un cachet comportant la signature de l’ordonnateur compétent ou d’un agent techniquement compétent, dûment habilité par l’ordonnateur compétent conformément aux dispositions de l’article 100. Dans un système informatisé, le «bon à payer» se traduit par une validation, sécurisée par des moyens électroniques, par l’ordonnateur compétent ou un agent techniquement compétent, dûment habilité par l’ordonnateur compétent.
Article 106
Matérialisation de la mention «conforme aux faits»
(Article 88 du règlement financier)
Dans un système non informatisé, la mention «conforme aux faits» se traduit par un cachet comportant la signature de l’ordonnateur compétent ou d’un agent techniquement compétent, dûment habilité par l’ordonnateur compétent conformément aux dispositions de l’article 101. Dans un système informatisé, la mention «conforme aux faits» peut se traduire par une validation, sécurisée par des moyens électroniques, par un agent techniquement compétent, dûment habilité par l’ordonnateur compétent.
Section 3
Ordonnancement des paiements
Article 107
Contrôles de l’ordonnateur sur les paiements
(Article 89 du règlement financier)
Lors de l’établissement de l’ordre de paiement, l’ordonnateur compétent s’assure de:
a)
la régularité de l’émission de l’ordre de paiement, impliquant l’existence préalable d’une décision de liquidation correspondante traduite par le «bon à payer», l’exactitude de la désignation du bénéficiaire et l’exigibilité de sa créance;
b)
la concordance de l’ordre de paiement avec l’engagement budgétaire sur lequel il est imputé;
c)
l’exactitude de l’imputation budgétaire;
d)
la disponibilité des crédits.
Article 108
Mentions obligatoires et transmission au comptable des ordres de paiements
(Article 89 du règlement financier)
1. L’ordre de paiement mentionne:
a)
l’exercice d’imputation;
b)
l’article du budget et éventuellement toute autre subdivision nécessaire;
c)
les références de l’engagement juridique ouvrant droit au paiement;
d)
les références de l’engagement budgétaire sur lequel il est imputé;
e)
le montant à payer, exprimé en euros;
f)
le nom, l’adresse et les références bancaires du bénéficiaire;
g)
l’objet de la dépense;
h)
le mode de paiement;
i)
l’inscription des biens aux inventaires conformément à l’article 248.
2. L’ordre de paiement est daté et signé par l’ordonnateur compétent, puis transmis au comptable.
Section 4
Paiement des dépenses
Article 109
Types de paiements
(Article 90 du règlement financier)
1. Le préfinancement fournit un fond de trésorerie. Il peut être fractionné en plusieurs versements dans le respect du principe de bonne gestion financière.
2. Le paiement intermédiaire, qui peut être renouvelé, peut couvrir les dépenses exposées pour mettre en œuvre la décision ou convention ou pour payer des services, fournitures ou travaux qui ont été exécutés et/ou livrés à des étapes intermédiaires du contrat. Il peut apurer en tout ou en partie le préfinancement, sans préjudice des dispositions prévues dans l’acte de base.
3. La clôture de la dépense prend la forme soit d’un paiement de solde, qui ne peut être renouvelé et qui apure les dépenses qui l’ont précédé, soit d’un ordre de recouvrement.
Article 110
Pièces justificatives
(Article 90 du règlement financier)
1. Les préfinancements, y compris en cas de versements fractionnés, sont payés soit sur la base du contrat, de la décision, de la convention ou de l’acte de base, soit sur la base de pièces justificatives permettant de vérifier que les termes du contrat, de la décision ou de la convention en cause sont respectés. Si la date de paiement d’un préfinancement est déterminée dans ces instruments, le paiement du montant dû n’est pas subordonné à une demande supplémentaire.
2. Les paiements intermédiaires et de soldes s’appuient sur des pièces justificatives permettant de vérifier la réalisation des actions financées en conformité avec l’acte de base ou la décision, ou en conformité avec les termes du contrat ou de la convention.
3. L’ordonnateur compétent définit, dans le respect du principe de bonne gestion financière, la nature des pièces justificatives visées au présent article, conformément à l’acte de base, aux décisions, aux contrats et aux conventions. Les rapports d’exécution techniques et financiers, intermédiaires et finaux, constituent des pièces justificatives aux fins du paragraphe 2.
4. Les pièces justificatives sont conservées par l’ordonnateur compétent conformément à l’article 48.
Section 5
Délais des opérations de dépenses
Article 111
Délais de paiement et intérêts de retard
(Article 92 du règlement financier)
1. Par délai prévu pour effectuer les paiements, on entend le délai nécessaire pour la liquidation, l’ordonnancement et le paiement des dépenses.
Il commence à courir à compter de la date de réception de la demande de paiement.
La demande de paiement est enregistrée par le service habilité de l’ordonnateur compétent dès que possible et est réputée reçue à la date de son enregistrement.
La date de paiement est réputée être la date à laquelle le compte de l’institution est débité.
2. La demande de paiement contient les éléments essentiels suivants:
a)
l’identification du créancier;
b)
le montant;
c)
la monnaie;
d)
la date.
La demande de paiement est rejetée lorsqu’un élément essentiel au moins fait défaut.
Le créancier est informé par écrit du rejet de sa demande et des motifs de ce rejet dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans les trente jours de calendrier à compter de la date de réception de ladite demande de paiement.
3. Dans le cas d’une suspension telle que visée à l’article 92, paragraphe 2, du règlement financier, le délai restant pour effectuer le paiement recommence à courir à compter de la date de réception des informations demandées ou des documents révisés ou de réalisation des vérifications complémentaires nécessaires, y compris des contrôles sur place.
4. À l’expiration des délais visés à l’article 92, paragraphe 1, du règlement financier, le créancier a droit au versement d’intérêts aux conditions suivantes:
a)
les taux d’intérêt sont ceux visés à l’article 83, paragraphe 2, du présent règlement;
b)
les intérêts sont dus pour le temps écoulé à partir du jour de calendrier suivant l’expiration du délai de paiement défini à l’article 92, paragraphe 1, du règlement financier et jusqu’au jour du paiement.
Toutefois, lorsque les intérêts calculés conformément aux dispositions du premier alinéa sont d’un montant inférieur ou égal à 200 EUR, ils ne sont versés au créancier que sur demande, présentée dans les deux mois qui suivent la réception du paiement tardif.
5. Chaque institution soumet au Parlement européen et au Conseil un rapport sur le respect des délais et sur la suspension des délais fixés à l’article 92 du règlement financier. Le rapport de la Commission est joint en annexe au résumé des rapports annuels d’activités visé à l’article 66, paragraphe 9, du règlement financier.
CHAPITRE 7
Systèmes informatiques
Article 112
Descriptif des systèmes informatiques
(Article 93 du règlement financier)
Lorsque des systèmes et des sous-systèmes informatiques sont utilisés pour le traitement des opérations d’exécution budgétaire, une description complète et à jour de chaque système ou sous-système est requise.
Toute description définit le contenu de tous les champs de données et précise la façon dont le système traite chaque opération individuelle. Elle détaille la manière dont le système garantit l’existence d’une piste d’audit complète pour chaque opération.
Article 113
Sauvegardes régulières
(Article 93 du règlement financier)
Les données des systèmes et sous-systèmes informatiques sont sauvegardées périodiquement et conservées en lieu sûr.
CHAPITRE 8
L’auditeur interne
Article 114
Désignation de l’auditeur interne
(Article 98 du règlement financier)
1. Chaque institution désigne son auditeur interne selon des modalités adaptées à ses spécificités et à ses besoins. L’institution informe le Parlement européen et le Conseil de la nomination de l’auditeur interne.
2. Chaque institution définit selon sa spécificité et ses besoins le champ de la mission de l’auditeur interne et arrête, dans le détail, les objectifs et les procédures de l’exercice de la fonction d’audit interne, dans le respect des normes internationales en vigueur en matière d’audit interne.
3. L’institution peut désigner comme auditeur interne en raison de ses compétences particulières un fonctionnaire ou autre agent soumis au statut choisi parmi les ressortissants des États membres.
4. Lorsque plusieurs institutions désignent un même auditeur interne, elles prennent les dispositions nécessaires pour que sa responsabilité puisse être mise en cause dans les conditions visées à l’article 119.
5. Lorsqu’il est mis fin aux fonctions de l’auditeur interne, l’institution en informe le Parlement européen et le Conseil.
Article 115
Ressources destinées à l’auditeur interne
(Article 99 du règlement financier)
L’institution met à la disposition de l’auditeur interne les ressources nécessaires au bon accomplissement de sa fonction d’audit ainsi qu’une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations.
Article 116
Programme de travail
(Article 99 du règlement financier)
1. L’auditeur interne adopte son programme de travail et le soumet à l’institution.
2. L’institution peut demander à l’auditeur interne d’effectuer des audits ne figurant pas dans le programme de travail visé au paragraphe 1.
Article 117
Rapports de l’auditeur interne
(Article 99 du règlement financier)
1. L’auditeur interne soumet à l’institution le rapport d’audit interne annuel prévu par l’article 99, paragraphe 3, du règlement financier, indiquant le nombre et le type d’audits internes effectués, les principales recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.
Ce rapport annuel mentionne également les problèmes systémiques relevés par l’instance spécialisée, mise en place en application de l’article 73, paragraphe 6, du règlement financier.
2. Chaque institution examine si les recommandations formulées dans les rapports de son auditeur interne peuvent faire l’objet d’un échange de bonnes pratiques avec les autres institutions.
3. Lors de l’élaboration de son rapport, l’auditeur interne accorde une attention particulière au respect global du principe de bonne gestion financière et s’assure que des mesures appropriées ont été prises en vue d’une amélioration et d’un renforcement continus de son application.
Article 118
Indépendance
(Article 100 du règlement financier)
L’auditeur interne jouit d’une complète indépendance dans la conduite de ses audits. Il ne peut recevoir aucune instruction ni se voir opposer aucune limite en ce qui concerne l’exercice des fonctions qui, par sa désignation, lui sont assignées en vertu des dispositions du règlement financier.
Article 119
Responsabilité de l’auditeur interne
(Article 100 du règlement financier)
La responsabilité de l’auditeur interne en tant que fonctionnaire ou autre agent soumis au statut ne peut être mise en cause que par l’institution elle-même, dans les conditions mentionnées au présent article.
L’institution prend une décision motivée portant ouverture d’une enquête. Cette décision est signifiée à l’intéressé. L’institution peut charger de l’enquête, sous sa responsabilité directe, un ou plusieurs fonctionnaires de grade égal ou supérieur à celui de l’agent concerné. Au cours de cette enquête, l’intéressé est obligatoirement entendu.
Le rapport d’enquête est communiqué à l’intéressé qui est ensuite entendu par l’institution au sujet de ce rapport.
Sur la base du rapport et de l’audition, l’institution adopte soit une décision motivée de clôture de la procédure, soit une décision motivée prise conformément aux dispositions des articles 22 et 86 et de l’annexe IX du statut. Les décisions portant sanctions disciplinaires ou pécuniaires sont notifiées à l’intéressé et communiquées, pour information, aux autres institutions et à la Cour des comptes.
Ces décisions peuvent faire l’objet d’un recours de l’intéressé devant la Cour de justice de l’Union européenne, dans les conditions prévues au statut.
Article 120
Recours devant la Cour de justice de l’Union européenne
(Article 100 du règlement financier)
Sans préjudice des voies de recours ouvertes par le statut, il est ouvert à l’auditeur interne un recours direct devant la Cour de justice de l’Union européenne contre tout acte relatif à l’exercice de sa fonction d’auditeur interne. Ce recours doit être formé dans un délai de trois mois à compter du jour de calendrier de la notification de l’acte en cause.
Le recours est instruit et jugé dans les conditions prévues à l’article 91, paragraphe 5, du statut des fonctionnaires de l’Union européenne.
TITRE V
PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS
CHAPITRE 1
Dispositions générales
Section 1
Champ d’application et principes d’attribution
Article 121
Définitions et champ d’application
(Article 101 du règlement financier)
1. Les marchés immobiliers ont pour objet l’achat, l’emphytéose, l’usufruit, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d’achat, de terrains, de bâtiments existants ou d’autres biens immeubles.
2. Les marchés de fournitures ont pour objet l’achat, le crédit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d’achat, de produits. Un marché ayant pour objet la fourniture de produits et, à titre accessoire, les travaux de pose et d’installation est considéré comme un marché de fournitures.
3. Les marchés de travaux ont pour objet soit l’exécution, soit conjointement la conception et l’exécution de travaux ou d’ouvrages relatifs à une des activités mentionnées à l’annexe I de la directive 2004/18/CE, soit la réalisation, par quelque moyen que ce soit, d’un ouvrage répondant aux besoins précisés par le pouvoir adjudicateur. Un ouvrage est le résultat d’un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique.
4. Les marchés de services ont pour objet toutes les prestations intellectuelles et non intellectuelles autres que les marchés de fournitures, de travaux et les marchés immobiliers.
Un marché ayant pour objet plusieurs types de marchés (travaux, services ou fournitures) est attribué conformément aux dispositions applicables au type de marché qui caractérise l’objet principal du marché en cause.
En ce qui concerne les marchés mixtes consistant en des services et des fournitures, l’objet principal est déterminé en comparant les valeurs des différents services ou fournitures.
Les références aux nomenclatures utilisées dans le cadre de marchés publics sont fondées sur le «vocabulaire commun pour les marchés publics (CPV)» défini par le règlement (CE) no 2195/2002 du Parlement et du Conseil (11).
5. Les termes «entrepreneur», «fournisseur» et «prestataire de services» désignent toute personne physique ou morale ou entité publique ou groupement de ces personnes et/ou organismes qui offre, respectivement, la réalisation de travaux et/ou d’ouvrages, des produits ou des services sur le marché. Le terme «opérateur économique» couvre à la fois les notions d’entrepreneur, de fournisseur et de prestataire de services. Le terme «soumissionnaire» désigne un opérateur économique qui a présenté une offre. Le terme «candidat» concerne celui qui a sollicité une invitation à participer à une procédure restreinte, à un dialogue compétitif ou à une procédure négociée. Le terme «soumissionnaires potentiels» désigne les opérateurs économiques inscrits sur une liste de soumissionnaires potentiels conformément à l’article 136, paragraphe 1, point b).
Les groupements d’opérateurs économiques sont autorisés à soumissionner ou à se porter candidats. Pour la présentation d’une offre ou d’une demande de participation, les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent exiger que les groupements d’opérateurs économiques aient une forme juridique déterminée, mais le groupement retenu peut être contraint de revêtir une forme juridique déterminée lorsque le marché lui a été attribué, dans la mesure où cette transformation est nécessaire pour la bonne exécution du marché.
6. Sont considérés comme pouvoirs adjudicateurs les services des institutions de l’Union, sauf lorsqu’ils concluent entre eux des arrangements administratifs visant à la prestation de services, la livraison de produits, la réalisation de travaux ou l’exécution de marchés immobiliers.
7. Le terme «assistance technique» désigne les activités d’appui et de renforcement des capacités nécessaires à la mise en œuvre d’un programme ou d’une action, notamment les activités de préparation, de gestion, de suivi, d’évaluation, d’audit et de contrôle.
8. Tous les échanges avec les contractants, y compris la conclusion de contrats et, le cas échéant, d’avenants, peuvent s’effectuer par l’intermédiaire de systèmes d’échange électronique mis en place par l’autorité contractante.
9. Ces systèmes répondent aux exigences suivantes:
a)
seules les personnes autorisées ont accès au système et aux documents transmis au moyen de celui-ci;
b)
seules les personnes autorisées peuvent signer électroniquement ou transmettre un document au moyen du système;
c)
les personnes autorisées s’identifient dans le système à l’aide de procédures établies;
d)
l’heure et la date de l’opération électronique sont déterminées avec précision;
e)
l’intégrité des documents est préservée;
f)
la disponibilité des documents est préservée;
g)
le cas échéant, la confidentialité des documents est préservée;
h)
la protection des données à caractère personnel est assurée, conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.
10. Les données envoyées ou reçues au moyen d’un tel système bénéficient d’une présomption légale quant à l’intégrité des données et à l’exactitude de la date et de l’heure indiquées par le système pour l’envoi ou la réception des données.
Un document envoyé ou notifié au moyen de ce système est considéré comme équivalent à un document papier, est recevable comme preuve en justice, est réputé original et bénéficie d’une présomption légale quant à son authenticité et à son intégrité, pour autant qu’il ne contienne pas de caractéristiques dynamiques susceptibles de le modifier automatiquement.
Les signatures électroniques visées au paragraphe 9, point b), ont un effet juridique équivalent à celui des signatures manuscrites.
Article 122
Contrats-cadres et contrats spécifiques
(Article 101 du règlement financier)
1. La durée d’un contrat-cadre ne peut excéder quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés, notamment par l’objet du contrat-cadre.
Les contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres sont passés selon les termes fixés dans ceux-ci, entre les seuls pouvoirs adjudicateurs et les contractants du contrat-cadre.
Lors de la passation des contrats spécifiques, les parties ne peuvent apporter de modifications substantielles au contrat-cadre.
2. Lorsqu’un contrat-cadre est conclu avec un seul opérateur économique, les contrats spécifiques sont attribués dans les limites des termes fixés dans le contrat-cadre.
Dans des circonstances dûment justifiées, les pouvoirs adjudicateurs peuvent consulter par écrit le contractant, en lui demandant de compléter, si besoin est, son offre.
3. Lorsqu’un contrat-cadre doit être conclu avec plusieurs opérateurs économiques, il doit être conclu avec au moins trois opérateurs, à condition qu’il y ait un nombre suffisant d’opérateurs économiques satisfaisant aux critères de sélection ou un nombre suffisant d’offres recevables satisfaisant aux critères d’attribution.
Un contrat-cadre avec plusieurs opérateurs économiques peut prendre la forme de contrats séparés mais contenant des termes identiques.
L’attribution des contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres conclus avec plusieurs opérateurs économiques est effectuée selon les modalités suivantes:
a)
dans le cas des contrats-cadres sans remise en concurrence, par application des termes fixés dans le contrat-cadre;
b)
dans le cas des contrats-cadres avec remise en concurrence, après avoir remis en concurrence les parties sur la base des mêmes termes, si nécessaire en les précisant, et, le cas échéant, sur la base d’autres termes indiqués dans le cahier des charges du contrat-cadre.
Pour chaque contrat spécifique à passer selon les modalités prévues au troisième alinéa, point b), les pouvoirs adjudicateurs consultent par écrit les contractants du contrat-cadre en leur fixant un délai suffisant pour présenter les offres. Les offres sont soumises par écrit. Les pouvoirs adjudicateurs attribuent chaque contrat spécifique au soumissionnaire ayant présenté la meilleure offre sur la base des critères d’attribution énoncés dans le cahier des charges du contrat-cadre.
4. Dans les secteurs exposés à une évolution rapide des prix et de la technologie, les contrats-cadres sans remise en concurrence contiennent une clause prévoyant soit un examen à mi-parcours soit un système d’analyse comparative. Si, à l’issue de l’examen à mi-parcours, les conditions fixées initialement ne sont plus adaptées à l’évolution des prix ou de la technologie, le pouvoir adjudicateur peut renoncer à recourir au contrat-cadre en question et prend les mesures appropriées pour le résilier.
5. Seuls les contrats spécifiques fondés sur des contrats-cadres sont précédés d’un engagement budgétaire.
Section 2
Publication
Article 123
Mesures de publicité pour les marchés relevant de la directive 2004/18/CE
(Article 103 du règlement financier)
1. La publication pour les marchés dont la valeur est égale ou supérieure aux seuils visés à l’article 170, paragraphe 1, comporte un avis de marché, sans préjudice de l’article 134, et un avis d’attribution. Un avis de pré-information n’est obligatoire que lorsque le pouvoir adjudicateur entend avoir recours à la faculté de réduire les délais de réception des offres conformément à l’article 152, paragraphe 4.
2. L’avis de pré-information est l’avis par lequel les pouvoirs adjudicateurs font connaître, à titre indicatif, le montant total prévu et l’objet des marchés et contrats-cadres qu’ils envisagent de passer au cours d’un exercice, à l’exclusion des marchés en procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché.
L’avis de pré-information est publié soit par l’Office des publications de l’Union européenne (ci-après dénommé l’«Office des publications») soit par les pouvoirs adjudicateurs eux-mêmes sur leur «profil d’acheteur».
L’avis de pré-information obligatoire est envoyé à l’Office des publications ou publié sur le profil d’acheteur dès que possible et, en tout état de cause, au plus tard le 31 mars de chaque exercice.
Les pouvoirs adjudicateurs qui publient l’avis de pré-information sur leur profil d’acheteur envoient à l’Office des publications, par moyen électronique conformément au format et aux modalités de transmission indiquées à l’annexe VIII, point 3, de la directive 2004/18/CE, un avis annonçant la publication d’un avis de pré-information sur un profil d’acheteur.
3. L’avis de marché permet aux pouvoirs adjudicateurs de faire connaître leur intention de lancer une procédure de passation de marché ou d’un contrat-cadre ou de mise en place d’un système d’acquisition dynamique, conformément à l’article 131. Sans préjudice des marchés conclus à l’issue d’une procédure négociée visés à l’article 134, l’avis de marché est obligatoire pour les marchés dont le montant estimé est égal ou supérieur aux seuils fixés à l’article 170, paragraphe 1.
Il n’est pas obligatoire pour les contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres.
En cas de procédure ouverte, l’avis de marché précise les dates, heure et, le cas échéant, le lieu de la réunion de la commission d’ouverture, qui est ouverte aux soumissionnaires.
Les pouvoirs adjudicateurs précisent s’ils autorisent ou non les variantes et les niveaux minimaux de capacité qu’ils exigent s’ils font usage de la possibilité prévue à l’article 146, paragraphe 2, deuxième alinéa. Ils indiquent les critères de sélection visés à l’article 146 qu’ils entendent utiliser, le nombre minimal de candidats qu’ils prévoient d’inviter et, le cas échéant, leur nombre maximal, ainsi que les critères objectifs et non discriminatoires qu’ils entendent utiliser pour restreindre ce nombre, conformément à l’article 128, paragraphe 1, deuxième alinéa.
Dans les cas où les documents d’appel à la concurrence sont d’accès libre, direct et complet par moyen électronique, notamment dans les systèmes d’acquisition dynamique visés à l’article 131, l’adresse internet à laquelle ces documents peuvent être consultés figure dans l’avis de marché.
Les pouvoirs adjudicateurs désireux d’organiser un concours font connaître leur intention au moyen d’un avis.
Le cas échéant, les pouvoirs adjudicateurs précisent dans l’avis de marché que la procédure de passation de marché est une procédure interinstitutionnelle. En pareils cas, l’avis de marché indique les institutions, agences exécutives ou organismes visés à l’article 208 du règlement financier qui participent à la procédure de passation de marché, l’institution responsable de la procédure de passation de marché et le volume global des marchés pour l’ensemble de ces institutions, agences exécutives ou organismes.
4. L’avis d’attribution communique les résultats de la procédure de passation de marchés, de contrats-cadres ou de marchés fondés sur un système d’acquisition dynamique. Il est obligatoire pour des marchés dont le montant est égal ou supérieur aux seuils fixés à l’article 170, paragraphe 1. Il n’est pas obligatoire pour les contrats spécifiques fondés sur les contrats-cadres.
Il est envoyé à l’Office des publications au plus tard quarante-huit jours de calendrier à compter de la signature du contrat ou du contrat-cadre. Toutefois, les avis relatifs aux marchés fondés sur un système d’acquisition dynamique peuvent être regroupés sur une base trimestrielle. Ils sont alors envoyés à l’Office des publications au plus tard quarante-huit jours après la fin de chaque trimestre.
Les pouvoirs adjudicateurs qui ont organisé un concours envoient à l’Office des publications un avis concernant ses résultats.
En cas de procédure interinstitutionnelle, l’avis d’attribution est envoyé par le pouvoir adjudicateur responsable de la procédure.
L’avis d’attribution est également envoyé à l’Office des publications pour un contrat ou un contrat-cadre d’une valeur égale ou supérieure aux seuils fixés à l’article 170, paragraphe 1, et attribué à la suite d’une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché, dans un délai suffisant pour que la publication intervienne avant la signature du contrat, conformément aux conditions et modalités prévues à l’article 171, paragraphe 1.
Sans préjudice de l’article 21, des informations relatives à la valeur et aux contractants de contrats spécifiques fondés sur un contrat-cadre au cours d’un exercice donné sont publiées sur le site internet du pouvoir adjudicateur au plus tard le 30 juin qui suit la fin de cet exercice, si, à la suite de la conclusion d’un contrat spécifique ou en raison du volume cumulé des contrats spécifiques, les seuils visés à l’article 170, paragraphe 1, sont dépassés.
5. Les avis sont rédigés conformément aux formulaires standard adoptés par la Commission en application de la directive 2004/18/CE.
Article 124
Mesures de publicité pour les marchés ne relevant pas de la directive 2004/18/CE
(Article 103 du règlement financier)
1. Les marchés dont la valeur est inférieure aux seuils fixés à l’article 170, paragraphe 1, font l’objet d’une publicité adéquate afin de garantir l’ouverture du marché à la concurrence et l’impartialité des procédures de passation de marché. Elle comporte:
a)
un avis de marché visé à l’article 123, paragraphe 3, ou un avis d’appel à manifestation d’intérêt pour les marchés d’objet similaire d’une valeur supérieure au montant visé à l’article 137, paragraphe 1;
b)
une publicité ex ante adéquate sur internet pour les marchés dont la valeur est supérieure au montant visé à l’article 137, paragraphe 2.
2. Les marchés immobiliers et les marchés déclarés secrets visés à l’article 134, paragraphe 1, point j), du présent règlement font uniquement l’objet d’une publication annuelle spécifique de la liste des contractants, précisant l’objet et le montant du marché attribué. Cette liste est transmise au Parlement européen et au Conseil. Dans le cas de la Commission, elle est jointe en annexe au résumé des rapports annuels d’activités visé à l’article 66, paragraphe 9, du règlement financier.
3. Les informations relatives aux marchés d’une valeur supérieure au montant visé à l’article 137, paragraphe 1, qui n’ont pas fait l’objet d’un avis d’attribution individuel sont transmises à l’Office des publications. Elles le sont au plus tard le 30 juin de l’exercice suivant pour les listes annuelles des contractants.
4. Les informations relatives aux marchés d’une valeur supérieure au montant visé à l’article 137, paragraphe 2, sont publiées sur le site internet de l’institution au plus tard le 30 juin de l’exercice suivant.
Article 125
Publication des avis
(Article 103 du règlement financier)
1. L’Office des publications publie au Journal officiel de l’Union européenne les avis visés aux articles 123 et 124, au plus tard douze jours de calendrier après leur envoi.
Le délai visé au premier alinéa est réduit à cinq jours de calendrier dans les procédures accélérées visées à l’article 154.
2. Les pouvoirs adjudicateurs doivent être en mesure de faire la preuve de la date d’envoi.
Article 126
Autres formes de publicité
(Article 103 du règlement financier)
Outre les mesures de publicité prévues aux articles 123, 124 et 125, les marchés peuvent faire l’objet de toute autre forme de publicité, notamment sous forme électronique. Cette publicité se réfère, s’il existe, à l’avis paru au Journal officiel de l’Union européenne visé à l’article 125, auquel elle ne peut être antérieure et qui seul fait foi.
Cette publicité ne peut introduire de discrimination entre les candidats ou soumissionnaires, ni contenir des renseignements autres que ceux contenus dans l’avis de marché susmentionné, s’il existe.
Section 3
Procédures de passation des marchés
Article 127
Typologie des procédures de passation
(Article 104 du règlement financier)
1. L’attribution d’un marché se fait soit sur appel à la concurrence, par procédure ouverte, restreinte ou négociée après publication d’un avis de marché, soit par procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché, le cas échéant à la suite d’un concours.
2. Les procédures de passation des marchés sont ouvertes lorsque tout opérateur économique intéressé peut présenter une offre. Cela vaut également pour les systèmes d’acquisition dynamique visés à l’article 131.
Les procédures de passation des marchés sont restreintes lorsque tous les opérateurs économiques peuvent demander à participer et que seuls les candidats satisfaisant aux critères de sélection visés à l’article 146 et qui y sont invités simultanément et par écrit par les pouvoirs adjudicateurs peuvent présenter une offre ou une solution dans le cadre de la procédure de dialogue compétitif visée à l’article 132.
La phase de sélection peut se dérouler soit marché par marché, également dans le cadre d’un dialogue compétitif, soit en vue de l’établissement d’une liste de candidats potentiels dans le cadre de la procédure visée à l’article 136, paragraphe 1, point a).
3. Dans une procédure négociée, les pouvoirs adjudicateurs consultent les soumissionnaires de leur choix qui satisfont aux critères de sélection visés à l’article 146 et négocient les conditions de leurs offres avec un ou plusieurs d’entre eux.
Dans les procédures négociées après avis de marché visées à l’article 135, ils invitent simultanément par écrit les candidats retenus à négocier.
4. Les concours sont des procédures qui permettent au pouvoir adjudicateur d’acquérir, principalement dans le domaine de l’architecture et de l’ingénierie ou des traitements de données, un plan ou un projet qui est proposé par un jury après mise en concurrence, avec ou sans attribution de primes.
Article 128
Nombre de candidats en procédure restreinte ou négociée
(Article 104 du règlement financier)
1. En procédure restreinte et dans les procédures visées à l’article 136, paragraphe 1, points a) et b), le nombre de candidats invités à soumissionner ne peut être inférieur à cinq, à condition qu’il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection.
Le pouvoir adjudicateur peut, en outre, prévoir un nombre maximal de candidats, en fonction de l’objet du marché et sur la base de critères de sélection objectifs et non discriminatoires. Dans ce cas, la fourchette et les critères sont indiqués dans l’avis de marché ou d’appel à manifestation d’intérêt visé aux articles 123 et 124.
En tout état de cause, le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.
2. En procédure négociée et après un dialogue compétitif, le nombre des candidats invités à négocier ou à soumissionner ne peut être inférieur à trois, à condition qu’il y ait un nombre suffisant de candidats satisfaisant aux critères de sélection.
Le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.
Les dispositions des premier et deuxième alinéas ne s’appliquent pas:
a)
aux marchés de très faible valeur visés à l’article 137, paragraphe 2;
b)
aux marchés de services juridiques selon la nomenclature CPV;
c)
aux marchés déclarés secrets visés à l’article 134, paragraphe 1, point j).
3. Lorsque le nombre de candidats satisfaisant aux critères de sélection et aux niveaux minimaux est inférieur au nombre minimal prévu aux paragraphes 1 et 2, le pouvoir adjudicateur peut continuer la procédure en invitant le ou les candidats ayant les capacités requises. Il ne peut y inclure en revanche d’autres opérateurs économiques n’ayant pas été initialement invités à prendre part à la procédure ou des candidats n’ayant pas les capacités requises.
Article 129
Déroulement des procédures négociées
(Article 104 du règlement financier)
Les pouvoirs adjudicateurs négocient avec les soumissionnaires les offres présentées par ceux-ci afin de les adapter aux exigences qu’ils ont indiquées dans l’avis de marché visé à l’article 123 ou dans le cahier des charges et dans les documents complémentaires éventuels et afin de rechercher l’offre la plus avantageuse.
Au cours de la négociation, les pouvoirs adjudicateurs assurent l’égalité de traitement de tous les soumissionnaires.
Lorsque les pouvoirs adjudicateurs peuvent passer leurs marchés en recourant à une procédure négociée après avoir publié un avis de marché, conformément à l’article 135, ils peuvent prévoir que la procédure négociée se déroule en phases successives de manière à réduire le nombre d’offres à négocier en appliquant les critères d’attribution indiqués dans l’avis de marché ou dans le cahier des charges. Le recours à cette faculté est indiqué dans l’avis de marché ou le cahier des charges.
Article 130
Concours
(Article 104 du règlement financier)
1. Les règles relatives à l’organisation d’un concours sont mises à la disposition de ceux qui sont intéressés à y participer.
Le nombre des candidats invités à participer doit permettre d’assurer une concurrence réelle.
2. Le jury est nommé par l’ordonnateur compétent. Il est composé exclusivement de personnes physiques indépendantes des participants au concours. Lorsqu’une qualification professionnelle particulière est exigée pour participer au concours, au moins un tiers des membres doivent avoir la même qualification ou une qualification équivalente.
Le jury dispose d’une autonomie d’avis. Ses avis sont pris sur la base des projets présentés de manière anonyme par les candidats et en se fondant exclusivement sur les critères indiqués dans l’avis de concours.
3. Le jury consigne, dans un procès-verbal signé par ses membres, ses propositions fondées sur les mérites de chaque projet et ses observations.
L’anonymat des candidats est préservé jusqu’à l’avis du jury.
Les candidats peuvent être invités par le jury à répondre aux questions consignées dans le procès-verbal afin de clarifier un projet. Un procès-verbal complet du dialogue en résultant est établi.
4. Le pouvoir adjudicateur prend ensuite une décision précisant les nom et adresse du candidat retenu et les raisons de ce choix au regard des critères préalablement annoncés dans l’avis de concours, en particulier s’il s’écarte des propositions émises dans l’avis du jury.
Article 131
Système d’acquisition dynamique
(Article 104 du règlement financier)
1. Le système d’acquisition dynamique est un processus d’acquisition entièrement électronique pour des achats d’usage courant, ouvert pendant toute sa durée à tout opérateur économique satisfaisant aux critères de sélection et ayant présenté une offre indicative conforme au cahier des charges et aux documents complémentaires éventuels. Les offres indicatives peuvent être améliorées à tout moment, à condition qu’elles demeurent conformes aux cahiers des charges.
2. Aux fins de la mise en place du système d’acquisition dynamique, les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de marché qui précise qu’il s’agit d’un système d’acquisition dynamique et comporte une référence à l’adresse internet à laquelle le cahier des charges et tout document complémentaire peuvent être consultés, de manière libre, directe et complète, dès la publication de l’avis et jusqu’à expiration du système.
Ils précisent dans le cahier des charges, entre autres, la nature des achats envisagés faisant l’objet de ce système, ainsi que toutes les informations nécessaires concernant le système d’acquisition, l’équipement électronique utilisé et les arrangements et spécifications techniques de connexion.
3. Les pouvoirs adjudicateurs accordent, pendant toute la durée du système d’acquisition dynamique, la possibilité à tout opérateur économique de présenter une offre indicative afin d’être admis dans le système aux conditions visées au paragraphe 1. Ils achèvent l’évaluation dans un délai maximal de quinze jours à compter de la présentation de l’offre indicative. Toutefois, ils peuvent prolonger la période d’évaluation pour autant qu’aucune mise en concurrence n’intervienne entre-temps.
Le pouvoir adjudicateur informe dans les moindres délais le soumissionnaire de son admission dans le système d’acquisition dynamique ou du rejet de son offre.
4. Chaque marché spécifique fait l’objet d’une mise en concurrence. Avant d’y procéder, les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de marché simplifié invitant tous les opérateurs économiques intéressés à présenter une offre indicative, dans un délai qui ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la date d’envoi de l’avis simplifié. Les pouvoirs adjudicateurs ne procèdent à la mise en concurrence qu’après avoir achevé l’évaluation de toutes les offres indicatives introduites dans ce délai.
Les pouvoirs adjudicateurs invitent ensuite tous les soumissionnaires admis dans le système à présenter une offre dans un délai raisonnable. Ils attribuent le marché au soumissionnaire ayant présenté l’offre économiquement la plus avantageuse sur la base des critères d’attribution énoncés dans l’avis de marché pour la mise en place du système d’acquisition dynamique. Ces critères peuvent, le cas échéant, être précisés dans l’invitation à soumissionner.
5. La durée d’un système d’acquisition dynamique ne peut pas dépasser quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés.
Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir à ce système de manière à empêcher, restreindre ou fausser la concurrence.
Aucun frais de dossier ne peut être facturé aux opérateurs économiques intéressés ou aux parties au système.
Article 132
Dialogue compétitif
(Article 104 du règlement financier)
1. Lorsqu’un marché est particulièrement complexe, le pouvoir adjudicateur, dans la mesure où il estime que le recours direct à la procédure ouverte ou aux modalités existantes régissant la procédure restreinte ne permettra pas d’attribuer le marché à l’offre économiquement la plus avantageuse, peut recourir au dialogue compétitif visé à l’article 29 de la directive 2004/18/CE.
Un marché est considéré comme particulièrement complexe lorsque le pouvoir adjudicateur n’est objectivement pas en mesure de définir les moyens techniques pouvant répondre à ses besoins ou ses objectifs ou bien d’établir le montage juridique ou financier du projet.
2. Les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de marché dans lequel ils font connaître leurs besoins et exigences, qu’ils définissent dans ce même avis et/ou dans un document descriptif.
3. Les pouvoirs adjudicateurs ouvrent avec les candidats satisfaisant aux critères de sélection visés à l’article 146 un dialogue afin d’identifier et de définir les moyens propres à satisfaire au mieux leurs besoins.
Au cours du dialogue, les pouvoirs adjudicateurs assurent l’égalité de traitement de tous les soumissionnaires et la confidentialité des solutions proposées ou d’autres informations communiquées par un candidat participant au dialogue, sauf accord de celui-ci sur leur diffusion.
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent prévoir que la procédure se déroule en phases successives de manière à réduire le nombre de solutions à discuter pendant la phase du dialogue en appliquant les critères d’attribution indiqués dans l’avis de marché ou dans le document descriptif, si cette possibilité est prévue dans l’avis de marché ou dans le document descriptif.
4. Après avoir informé les participants de la conclusion du dialogue, les pouvoirs adjudicateurs les invitent à remettre leur offre finale sur la base de la solution ou des solutions présentées et spécifiées au cours du dialogue. Ces offres comprennent tous les éléments requis et nécessaires pour la réalisation du projet.
Sur demande du pouvoir adjudicateur, ces offres peuvent être clarifiées, précisées et perfectionnées sans toutefois avoir pour effet de modifier des éléments fondamentaux de l’offre ou de l’appel d’offres, dont la variation est susceptible de fausser la concurrence ou d’avoir un effet discriminatoire.
À la demande du pouvoir adjudicateur, le soumissionnaire identifié comme ayant remis l’offre économiquement la plus avantageuse peut être amené à clarifier des aspects de son offre ou à confirmer les engagements figurant dans celle-ci, à condition que ceci n’ait pas pour effet de modifier des éléments substantiels de l’offre ou de l’appel d’offres, de fausser la concurrence ou d’entraîner des discriminations.
5. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent prévoir des prix ou des paiements aux participants au dialogue.
Article 133
Procédure de passation de marché conjointe
(Article 104 du règlement financier)
Lorsqu’une procédure de passation de marché est organisée conjointement par une institution et le pouvoir adjudicateur d’un ou de plusieurs États membres, pays AELE ou pays candidats à l’adhésion à l’Union, les dispositions de procédure applicables à l’institution s’appliquent.
Lorsque la part revenant au pouvoir adjudicateur d’un État membre, ou gérée par lui, dans le montant total estimé du marché est égale ou supérieure à 50 %, ou dans d’autres cas dûment justifiés, l’institution peut décider que les dispositions de procédure applicables au pouvoir adjudicateur d’un État membre s’appliquent à condition qu’elles puissent être considérées comme équivalentes à celles de l’institution.
L’institution et le pouvoir adjudicateur des États membres, pays AELE ou pays candidats à l’adhésion à l’Union concernés par la procédure conjointe de passation de marché conviennent en particulier des modalités pratiques concernant l’évaluation des demandes de participation ou des offres, l’attribution du marché, le droit applicable au marché et la juridiction compétente en cas de contentieux.
Article 134
Cas de recours à une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché
(Article 104 du règlement financier)
1. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché, quel que soit le montant estimé du marché, dans les cas suivants:
a)
lorsque aucune offre ou aucune offre appropriée ou aucune demande de participation n’a été déposée en réponse à une procédure ouverte ou restreinte, après clôture de la procédure initiale, pour autant que les conditions initiales du marché telles que spécifiées dans les documents d’appel à la concurrence visés à l’article 138 ne soient pas substantiellement modifiées;
b)
pour les marchés dont l’exécution, pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d’exclusivité, ne peut être confiée qu’à un opérateur économique déterminé;
c)
dans la mesure strictement nécessaire, lorsque l’urgence impérieuse, résultant d’événements imprévisibles non imputables au pouvoir adjudicateur, n’est pas compatible avec les délais exigés par les autres procédures et prévus aux articles 152, 153 et 154;
d)
lorsqu’un marché de services fait suite à un concours et doit, conformément aux règles applicables, être attribué au lauréat ou à un des lauréats du concours. Dans ce dernier cas, tous les lauréats du concours sont invités à participer aux négociations;
e)
pour les services et travaux complémentaires ne figurant pas dans le projet initialement envisagé ni dans le contrat initial et qui, à la suite d’une circonstance imprévue, sont devenus nécessaires à l’exécution du service ou de l’ouvrage, aux conditions visées au paragraphe 2;
f)
pour de nouveaux services ou travaux consistant dans la répétition de services ou de travaux similaires confiés à l’opérateur économique adjudicataire du marché initial par le même pouvoir adjudicateur, à condition que ces services ou travaux soient conformes à un projet de base et que ce projet ait fait l’objet d’un marché initial passé selon la procédure ouverte ou restreinte, aux conditions visées au paragraphe 3;
g)
pour des marchés de fournitures:
i)
en cas de livraisons complémentaires destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d’installations d’usage courant, soit à l’extension de fournitures ou d’installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d’utilisation et d’entretien disproportionnées. La durée de ces contrats ne peut dépasser trois ans;
ii)
lorsque les produits sont fabriqués uniquement à des fins de recherche, d’expérimentation, d’étude ou de développement, à l’exclusion des tests de viabilité commerciale et de la production en quantité afin d’amortir les frais de recherche et de développement;
iii)
en cas de fournitures cotées et achetées à une bourse de matières premières;
iv)
en cas d’achats à des conditions particulièrement avantageuses, soit auprès d’un fournisseur cessant définitivement ses activités commerciales, soit auprès de curateurs ou liquidateurs d’une faillite, d’un concordat judiciaire ou d’une procédure de même nature selon le droit national;
h)
pour les marchés immobiliers, après prospection du marché local;
i)
pour les marchés de services juridiques selon la nomenclature CPV, qui font toutefois l’objet d’une publicité adéquate;
j)
pour les marchés déclarés secrets par l’institution ou les autorités déléguées par celle-ci, ou pour les marchés dont l’exécution doit s’accompagner de mesures particulières de sécurité, conformément aux dispositions administratives en vigueur, ou lorsque la protection des intérêts essentiels de l’Union l’exige.
2. Pour les services et travaux complémentaires visés au paragraphe 1, point e), les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à la procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché à condition que l’attribution soit faite au contractant qui exécute ce marché dans les situations suivantes:
a)
lorsque ces marchés complémentaires ne peuvent être techniquement ou économiquement séparés du marché principal sans inconvénient majeur pour le pouvoir adjudicateur;
b)
ou lorsque ces marchés, quoiqu’ils soient séparables de l’exécution du marché initial, sont strictement nécessaires à son perfectionnement.
La valeur cumulée des marchés complémentaires ne peut dépasser 50 % du montant du marché initial.
3. Dans les cas visés au paragraphe 1, point f), du présent article, la possibilité de recourir à une procédure négociée est indiquée dès la mise en concurrence de la première opération et le montant total envisagé pour la suite des services ou travaux est pris en considération pour le calcul des seuils visés à l’article 170, paragraphe 1. Cette procédure ne peut être appliquée qu’au cours de l’exécution du marché initial et pendant une période maximale de trois ans suivant la signature du contrat.
Article 135
Cas de recours à une procédure négociée après publication préalable d’un avis de marché
(Article 104 du règlement financier)
1. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée après avoir publié un avis de marché, quel que soit le montant estimé du marché, dans les cas suivants:
a)
en présence d’offres irrégulières ou inacceptables notamment au regard des critères de sélection ou d’attribution, soumises en réponse à une procédure ouverte ou restreinte ou à un dialogue compétitif, préalablement clôturés, pour autant que les conditions initiales du marché telles que spécifiées dans les documents d’appel à la concurrence visés à l’article 138 ne soient pas substantiellement modifiées, sans préjudice de l’application du paragraphe 2 du présent article;
b)
dans des cas exceptionnels, lorsqu’il s’agit de travaux, de fournitures ou de services dont la nature ou les aléas ne permettent pas une fixation préalable et globale des prix par le soumissionnaire;
c)
lorsque, notamment dans le domaine des services financiers et des prestations intellectuelles, la nature du service à fournir est telle que les spécifications du marché ne peuvent être établies avec une précision suffisante pour permettre l’attribution du marché par la sélection de la meilleure offre conformément aux règles régissant la procédure ouverte ou la procédure restreinte;
d)
pour les marchés de travaux lorsque les travaux sont réalisés uniquement à des fins de recherche, d’expérimentation ou de mise au point et non dans le but d’assurer une rentabilité ou le recouvrement des frais de recherche et de développement;
e)
pour les marchés de services visés à l’annexe II B de la directive 2004/18/CE, sous réserve des dispositions de l’article 134, paragraphe 1, points i) et j), et paragraphe 2, du présent règlement;
f)
pour les services de recherche et de développement autres que ceux dont les fruits appartiennent exclusivement au pouvoir adjudicateur pour son usage dans l’exercice de sa propre activité, pour autant que la prestation du service soit entièrement rémunérée par le pouvoir adjudicateur;
g)
pour les marchés de services concernant l’achat, le développement, la production ou la coproduction des programmes destinés à la diffusion par des organismes de radiodiffusion et les marchés concernant les temps de diffusion.
2. Dans les cas visés au paragraphe 1, point a), les pouvoirs adjudicateurs peuvent ne pas publier un avis de marché s’ils incluent dans la procédure négociée tous les soumissionnaires et les seuls soumissionnaires satisfaisant aux critères de sélection qui, lors de la procédure antérieure, ont soumis des offres conformes aux exigences formelles de la procédure de passation.
Article 136
Procédure après appel à manifestation d’intérêt
(Article 104 du règlement financier)
1. Pour les marchés dont la valeur ne dépasse pas celle visée à l’article 170, paragraphe 1, et sans préjudice des articles 134 et 135, les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à un appel à manifestation d’intérêt pour:
a)
soit présélectionner des candidats à inviter à soumissionner lors de futures procédures d’appels d’offres restreints;
b)
soit constituer une liste de soumissionnaires potentiels à inviter à présenter des demandes de participation ou des offres.
2. La liste découlant d’un appel à manifestation d’intérêt est valable pour les délais suivants:
a)
au maximum trois ans à compter de la date d’envoi à l’Office des publications de l’avis visé à l’article 124, paragraphe 1, point a), dans le cas visé au paragraphe 1, point a), du présent article;
b)
au maximum cinq ans à compter de la date d’envoi à l’Office des publications de l’avis visé à l’article 124, paragraphe 1, point a), dans le cas d’une liste de soumissionnaires potentiels visée au paragraphe 1, point b), du présent article.
La liste visée au premier alinéa peut comporter des sous-listes.
Toute personne intéressée peut déposer sa candidature à tout moment durant la période de validité de la liste, à l’exception des trois derniers mois de celle-ci.
3. À l’occasion d’un marché, le pouvoir adjudicateur invite tous les candidats ou soumissionnaires potentiels inscrits sur la liste ou sous-liste correspondante à:
a)
soit déposer une offre dans le cas visé au paragraphe 1, point a);
b)
déposer, dans le cas de la liste visée au paragraphe 1, point b):
i)
soit des offres comprenant des documents relatifs aux critères d’exclusion et de sélection;
ii)
soit des documents relatifs aux critères d’exclusion et de sélection et, dans un deuxième temps, les offres, pour celles qui remplissent ces critères.
Article 137
Marchés de faible valeur
(Article 104 du règlement financier)
1. Les marchés de faible valeur ne dépassant pas 60 000 EUR peuvent faire l’objet d’une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché avec consultation d’au moins trois candidats.
Si, à la suite de la consultation des candidats, le pouvoir adjudicateur ne reçoit qu’une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être passé à condition que les critères d’attribution soient remplis.
2. Les marchés de très faible valeur ne dépassant pas 15 000 EUR peuvent faire l’objet d’une seule offre à la suite d’une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché.
3. Les paiements effectués pour des dépenses d’un montant ne dépassant pas 1 000 EUR peuvent intervenir en simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d’une offre.
Article 138
Documents d’appel à la concurrence
(Article 105 du règlement financier)
1. Les documents d’appel à la concurrence comportent au moins:
a)
l’invitation à soumissionner ou à négocier ou à participer au dialogue dans le cadre de la procédure visée à l’article 132;
b)
le cahier des charges qui lui est joint ou, dans le cas de dialogue compétitif visé à l’article 132, un document descriptif des besoins et exigences du pouvoir adjudicateur ou la mention de l’adresse internet à laquelle ils peuvent être consultés;
c)
le projet de contrat, fondé sur le modèle de contrat.
Le point c) du premier alinéa ne s’applique pas aux cas dans lesquels, en raison de circonstances exceptionnelles et dûment justifiées, le modèle de contrat ne peut pas être utilisé.
Les documents d’appel à la concurrence contiennent une référence aux mesures de publicité prises en application des articles 123 à 126.
2. L’invitation à soumissionner ou à négocier ou à participer au dialogue précise au moins:
a)
les modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment la date et l’heure limites, l’exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse, les documents à joindre, y compris les pièces justificatives de la capacité financière, économique, technique et professionnelle visées à l’article 146 si elles ne sont pas précisées dans l’avis de marché, ainsi que l’adresse à laquelle elles doivent être transmises;
b)
que la soumission d’une offre vaut acceptation du cahier des charges visé au paragraphe 1 auquel elle se réfère et que cette soumission lie le soumissionnaire pendant l’exécution du contrat, s’il en devient l’attributaire;
c)
la période de validité des offres, durant laquelle le soumissionnaire est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre;
d)
l’interdiction de tout contact entre le pouvoir adjudicateur et le soumissionnaire pendant le déroulement de la procédure, sauf à titre exceptionnel, dans les conditions prévues à l’article 160 ainsi que les conditions de visite exactes, lorsqu’une visite sur place est prévue;
e)
dans le cas du dialogue compétitif, la date fixée et l’adresse pour le début de la phase de consultation.
3. Le cahier des charges précise au moins:
a)
les critères d’exclusion et de sélection applicables au marché, sauf lors d’un dialogue compétitif, dans la procédure restreinte et dans la procédure négociée avec publication préalable d’un avis telle que visée à l’article 135. Dans ces cas, ces critères figurent seulement dans l’avis de marché ou d’appel à manifestation d’intérêt;
b)
les critères d’attribution du marché et leur pondération relative ou, le cas échéant, l’ordre décroissant d’importance de ces critères s’ils ne figurent pas dans l’avis de marché;
c)
les spécifications techniques visées à l’article 139;
d)
les exigences minimales que doivent respecter les variantes, dans les procédures d’attribution à l’offre économiquement la plus avantageuse visées à l’article 149, paragraphe 2, lorsque le pouvoir adjudicateur a indiqué dans l’avis de marché que les variantes sont autorisées;
e)
l’application du protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne ou, le cas échéant, de la Convention de Vienne sur les relations diplomatiques ou de la Convention de Vienne sur les relations consulaires;
f)
les modalités de preuve d’accès aux marchés, dans les conditions prévues à l’article 172;
g)
dans les systèmes d’acquisition dynamique visés à l’article 131, la nature des achats envisagés ainsi que toutes les informations concernant le système d’acquisition, l’équipement électronique utilisé et les arrangements et spécifications techniques de connexion.
4. Le modèle de contrat précise notamment:
a)
les dommages-intérêts prévus au titre de sanction du non-respect de ses clauses;
b)
les énonciations que doivent comporter les factures ou les pièces justificatives qui les appuient, conformément aux dispositions de l’article 102;
c)
que, lorsque les institutions sont les pouvoirs adjudicateurs, la loi applicable au contrat est le droit de l’Union, complété, si nécessaire, par le droit national spécifié dans le contrat;
d)
la juridiction compétente en cas de contentieux.
Aux fins du point c) du premier alinéa du présent paragraphe, dans le cas des marchés visés à l’article 121, paragraphe 1, le projet de contrat peut renvoyer exclusivement au droit national.
5. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent exiger des informations sur la part du marché que le soumissionnaire entend sous-traiter et sur l’identité des sous-traitants. Outre les informations visées à l’article 143, le pouvoir adjudicateur peut également exiger du candidat ou du soumissionnaire qu’il fournisse des informations sur les capacités financières, économiques, techniques et professionnelles, visées aux articles 146, 147 et 148, du sous-traitant envisagé, notamment lorsque la sous-traitance représente une part importante du marché.
Article 139
Spécifications techniques
(Article 105 du règlement financier)
1. Les spécifications techniques doivent permettre l’égalité d’accès des candidats et soumissionnaires et ne pas avoir pour effet de créer des obstacles injustifiés à l’ouverture des marchés à la concurrence.
Elles définissent les caractéristiques requises d’un produit, d’un service ou d’un matériau ou ouvrage au regard de l’usage auquel ils sont destinés par le pouvoir adjudicateur.
2. Les caractéristiques visées au paragraphe 1 incluent:
a)
les niveaux de qualité;
b)
la performance environnementale;
c)
chaque fois que possible, les critères d’accessibilité pour les personnes handicapées ou la conception pour tous les utilisateurs;
d)
les niveaux et procédures d’évaluation de la conformité;
e)
la propriété d’emploi;
f)
la sécurité ou les dimensions, y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la dénomination de vente et les instructions d’utilisation et pour tous les marchés, la terminologie, les symboles, les essais et méthodes d’essai, l’emballage, le marquage et l’étiquetage, les procédures et méthodes de production;
g)
pour les marchés de travaux, les procédures relatives à l’assurance de la qualité, ainsi que les règles de conception et de calcul des ouvrages, les conditions d’essai, de contrôle et de réception des ouvrages et les techniques ou méthodes de construction et toutes les autres conditions de caractère technique que le pouvoir adjudicateur est à même de prescrire, par voie de réglementation particulière ou générale, en ce qui concerne les ouvrages terminés et les matériaux ou éléments les constituant.
3. Les spécifications techniques sont définies selon les modalités suivantes:
a)
soit par référence à des normes européennes, à des agréments techniques européens, à des spécifications techniques communes lorsqu’elles existent, à des normes internationales, à d’autres référentiels techniques élaborés par les organismes européens de normalisation ou à défaut, à leurs équivalents nationaux. Chaque référence est accompagnée de la mention «ou équivalent»;
b)
soit en termes de performances ou d’exigences fonctionnelles pouvant inclure des caractéristiques environnementales et devant être suffisamment précises pour permettre aux soumissionnaires de déterminer l’objet du marché et aux pouvoirs adjudicateurs d’attribuer le marché;
c)
soit par un mélange des deux procédés.
4. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs font usage de la possibilité de se référer aux spécifications visées au paragraphe 3, point a), ils ne peuvent pas rejeter une offre au motif qu’elle ne serait pas conforme auxdites spécifications dès lors que le soumissionnaire ou candidat prouve, à la satisfaction du pouvoir adjudicateur, par tout moyen approprié, qu’il répond de manière équivalente aux exigences posées.
Un dossier technique du fabricant ou un rapport d’essai d’un organisme reconnu peut constituer un moyen approprié.
5. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs font usage de la possibilité, prévue au paragraphe 3, point b), de prescrire des spécifications en termes de performances ou d’exigences fonctionnelles, ils ne peuvent rejeter une offre conforme à une norme nationale transposant une norme européenne, à un agrément technique européen, à une spécification technique commune, à une norme internationale ou à des référentiels techniques élaborés par les organismes européens de normalisation, si ces spécifications visent les performances ou les exigences fonctionnelles requises.
Le soumissionnaire est tenu de prouver, à la satisfaction du pouvoir adjudicateur et par tout moyen approprié, que son offre répond aux performances ou exigences fonctionnelles fixées par le pouvoir adjudicateur. Un dossier technique du fabricant ou un rapport d’essai d’un organisme reconnu peut constituer un moyen approprié.
6. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs prescrivent des caractéristiques environnementales en termes de performances ou d’exigences fonctionnelles, ils peuvent utiliser les spécifications détaillées ou, si besoin est, des parties de celles-ci, telles que définies par les labels écologiques européens, plurinationaux, nationaux ou par tout autre label écologique pour autant que les conditions suivantes soient remplies:
a)
les spécifications utilisées sont appropriées pour définir les caractéristiques des fournitures ou des prestations faisant l’objet du marché;
b)
les exigences du label sont établies sur la base d’une information scientifique;
c)
les labels écologiques sont adoptés par un processus auquel toutes les parties concernées, telles que les organismes gouvernementaux, les consommateurs, les fabricants, les distributeurs et les organisations environnementales peuvent participer;
d)
les labels écologiques sont accessibles à toutes les parties intéressées.
7. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent indiquer que les produits ou services munis du label écologique sont présumés satisfaire aux spécifications techniques définies dans le cahier des charges. Ils acceptent tout autre moyen de preuve approprié, tel qu’un dossier technique du fabricant ou un rapport d’essai d’un organisme reconnu. Un organisme reconnu aux fins des paragraphes 4, 5 et 6 est un laboratoire d’essai ou de calibrage ou un organisme d’inspection et de certification conforme aux normes européennes applicables.
8. Sauf cas exceptionnels dûment justifiés par l’objet du marché, ces spécifications ne peuvent mentionner une fabrication ou provenance déterminées ou obtenues selon des procédés particuliers, ni se référer à une marque, un brevet, un type, une origine ou une production déterminés qui auraient pour effet de favoriser ou d’éliminer certains produits ou opérateurs économiques.
Dans les cas où une définition suffisamment précise et intelligible de l’objet du marché est impossible, une telle mention ou référence est accompagnée des termes «ou équivalent».
Article 140
Révision des prix
(Article 105 du règlement financier)
1. Les documents d’appel à la concurrence établissent si l’offre doit être faite à prix ferme et non révisable.
2. Dans le cas contraire, ils établissent les conditions et les formules selon lesquelles le prix peut être révisé en cours de contrat. Le pouvoir adjudicateur tient alors notamment compte:
a)
de la nature du marché et de la conjoncture économique dans laquelle il aura lieu;
b)
de la nature et de la durée des tâches et du contrat;
c)
de ses intérêts financiers.
Article 141
Activités illégales entraînant l’exclusion
(Article 106 du règlement financier)
Les cas visés à l’article 106, paragraphe 1, point e), du règlement financier couvrent toutes les activités illégales portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union et notamment:
a)
les cas de fraude visés à l’article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes, établie par l’acte du Conseil du 26 juillet 1995 (12);
b)
les cas de corruption visés à l’article 3 de la convention relative à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communautés européennes ou des fonctionnaires des États membres de l’Union européenne, établie par l’acte du Conseil du 26 mai 1997 (13);
c)
les cas de participation à une organisation criminelle telle que définie à l’article 2 de la décision-cadre 2008/841/JAI du Conseil (14);
d)
les cas de blanchiment de capitaux tels que définis à l’article 1er de la directive 2005/60/CE du Parlement européen et du Conseil (15);
e)
les cas d’infractions terroristes ou d’infractions liées aux activités terroristes, et le fait d’inciter à commettre de telles infractions, de s’en rendre complice, ou de tenter de les commettre, tels que définis aux articles 1er, 3 et 4 de la décision-cadre 2002/475/JAI du Conseil (16).
Article 142
Application des critères d’exclusion et durée de l’exclusion
(Articles 106, 107, 108 et 109 du règlement financier)
1. Afin de déterminer la durée de l’exclusion et de veiller au respect du principe de proportionnalité, l’institution compétente prend particulièrement en compte la gravité des faits, notamment leurs incidences sur les intérêts financiers et l’image de l’Union et le temps écoulé depuis l’infraction, sa durée et sa répétition, l’intention ou le degré de négligence de l’entité en cause et les mesures prises par celle-ci pour remédier à la situation.
Lorsqu’elle détermine la durée d’exclusion, l’institution responsable donne au candidat ou soumissionnaire concerné la possibilité d’exprimer son point de vue.
Lorsque la durée de l’exclusion est déterminée, conformément au droit applicable, par les autorités ou organismes visés à l’article 108, paragraphes 2 et 3, du règlement financier, la Commission applique cette durée dans la limite de la durée maximale prévue à l’article 106, paragraphe 4, du règlement financier. La durée visée à l’article 106, paragraphe 4, du règlement financier est fixée à cinq ans au maximum, calculée à partir des dates suivantes:
a)
à compter de la date du jugement ayant autorité de chose jugée dans les cas visés à l’article 106, paragraphe 1, points b) et e), du règlement financier;
b)
à compter de la date à laquelle a eu lieu le manquement ou, en cas de manquements continus ou répétés, à la date à laquelle le manquement a pris fin, dans les cas visés à l’article 106, paragraphe 1, point c), du règlement financier lorsque la faute porte sur des marchés avec l’institution concernée.
Aux fins du point b) du troisième alinéa, si la faute professionnelle grave a été constatée par une décision d’une autorité publique ou d’une organisation internationale, la date de la décision fait foi.
Cette durée d’exclusion peut être portée à dix ans en cas de récidive dans les cinq ans qui suivent la date visée au troisième alinéa, points a) et b), sous réserve des dispositions du paragraphe 1.
2. Les candidats et les soumissionnaires sont exclus d’une procédure de passation de marché ou d’octroi de subvention aussi longtemps qu’ils se trouvent dans l’une des situations visées aux points a) et d) de l’article 106, paragraphe 1, du règlement financier.
Article 143
Moyens de preuve
(Articles 106 et 107 du règlement financier)
1. Les candidats et soumissionnaires fournissent une attestation sur l’honneur, dûment datée et signée, mentionnant qu’ils ne se trouvent pas dans une des situations visées aux articles 106 et 107 du règlement financier.
Cependant, en cas de procédure restreinte, de dialogue compétitif et de procédure négociée après publication d’un avis de marché, lorsque le pouvoir adjudicateur limite le nombre des candidats à inviter à négocier ou à soumissionner, tous les candidats fournissent les certificats visés au paragraphe 3.
En fonction de son évaluation des risques, le pouvoir adjudicateur peut s’abstenir d’exiger l’attestation visée au premier alinéa dans les cas des marchés visés à l’article 137, paragraphe 2. Toutefois, dans les cas des marchés visés à l’article 265, paragraphe 1, à l’article 267, paragraphe 1, et à l’article 269, paragraphe 1, le pouvoir adjudicateur peut s’abstenir d’exiger cette déclaration pour les marchés d’une valeur inférieure ou égale à 20 000 EUR.
2. Le soumissionnaire auquel le marché est à attribuer fournit, dans le délai défini par le pouvoir adjudicateur et avant la signature du contrat, la preuve visée au paragraphe 3 du présent article, confirmant l’attestation visée au paragraphe 1 du présent article dans les cas suivants:
a)
pour les marchés passés par les institutions pour leur propre compte, d’une valeur supérieure ou égale aux seuils visés à l’article 170, paragraphe 1;
b)
pour les marchés dans le domaine des actions extérieures ayant une valeur supérieure ou égale aux seuils fixés à l’article 265, paragraphe 1, point a), à l’article 267, paragraphe 1, point a), ou à l’article 269, paragraphe 1, point a).
Pour les marchés d’une valeur inférieure aux seuils visés aux points a) et b) du premier alinéa du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, s’il a des doutes quant à la question de savoir si le soumissionnaire auquel le marché est à attribuer se trouve dans l’un des cas d’exclusion, exiger de celui-ci qu’il fournisse la preuve visée au paragraphe 3.
3. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat ou le soumissionnaire auquel le marché est à attribuer ne se trouve pas dans un des cas mentionnés à l’article 106, paragraphe 1, points a), b) ou e), du règlement financier, un extrait récent du casier judiciaire ou, à défaut, un document équivalent délivré récemment par une autorité judiciaire ou administrative du pays d’origine ou de provenance, dont il résulte que ces exigences sont satisfaites. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat ou le soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas mentionné à l’article 106, paragraphe 1, point a) ou d), du règlement financier, un certificat récent délivré par l’autorité compétente de l’État concerné.
Lorsque le document ou le certificat visé au paragraphe 1 du présent article n’est pas délivré par le pays concerné, et pour les autres cas d’exclusion visés à l’article 106 du règlement financier, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou, à défaut, solennelle faite par l’intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays d’origine ou de provenance.
4. Suivant la législation nationale du pays d’établissement du candidat ou du soumissionnaire, les documents énumérés aux paragraphes 1 et 3 concernent les personnes morales et les personnes physiques, y compris, dans les cas où le pouvoir adjudicateur l’estime nécessaire, les chefs d’entreprise ou toute personne ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle du candidat ou du soumissionnaire.
5. Lorsqu’ils ont des doutes quant à la question de savoir si les candidats ou soumissionnaires se trouvent dans l’un des cas d’exclusion, les pouvoirs adjudicateurs peuvent s’adresser eux-mêmes aux autorités compétentes visées au paragraphe 3 pour obtenir les informations qu’ils estiment nécessaires sur ledit cas.
6. Le pouvoir adjudicateur peut exonérer un candidat ou un soumissionnaire de l’obligation de produire les preuves documentaires visées au paragraphe 3 si de telles preuves lui ont déjà été présentées aux fins d’une autre procédure de passation de marchés et pour autant que la date de délivrance des documents en question ne remonte pas à plus d’un an et qu’ils soient toujours valables.
En pareil cas, le candidat ou le soumissionnaire atteste sur l’honneur que les preuves documentaires ont déjà été fournies lors d’une procédure de passation de marchés antérieure et qu’aucun changement n’est intervenu dans sa situation.
7. Lorsque le pouvoir adjudicateur le demande, le candidat ou le soumissionnaire présente une attestation sur l’honneur du sous-traitant envisagé, certifiant qu’il ne se trouve pas dans l’une des situations visées aux articles 106 et 107 du règlement financier.
En cas de doute concernant cette attestation sur l’honneur, le pouvoir adjudicateur demande les preuves visées aux paragraphes 3 et 4. Le cas échéant, le paragraphe 5 s’applique.
Article 144
Base de données centrale
(Article 108 du règlement financier)
1. Les institutions, agences exécutives et organismes visés à l’article 108, paragraphe 1, du règlement financier communiquent à la Commission, dans le format défini par celle-ci, des informations permettant d’identifier les tiers qui sont dans l’une des situations visées à l’article 106, à l’article 107 ou à l’article 109, paragraphe 1, point b), et paragraphe 2, point a), du règlement financier, ainsi que les motifs et la durée de l’exclusion.
Ils communiquent aussi des informations concernant les personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sur des tiers ayant le statut de personnes morales, lorsque lesdites personnes se sont trouvées dans l’une des situations visées à l’article 106, à l’article 107 ou à l’article 109, paragraphe 1, point b), et paragraphe 2, point a), du règlement financier.
Les autorités et organismes visés à l’article 108, paragraphes 2 et 3, du règlement financier communiquent à la Commission, dans le format défini par celle-ci, des informations permettant d’identifier les tiers qui se trouvent dans l’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, point e), du règlement financier, lorsque leur conduite a porté atteinte aux intérêts financiers de l’Union, et les personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle sur des tiers ayant le statut de personnes morales, telles que:
a)
le type de condamnation dont ils ont fait l’objet;
b)
la durée de l’exclusion des procédures de passation de marchés, le cas échéant.
2. Les institutions, agences, autorités et organismes visés au paragraphe 1 désignent les personnes habilitées à communiquer à la Commission, et à recevoir d’elle, les informations contenues dans la base de données.
Dans le cas des institutions, agences, autorités et organismes visés à l’article 108, paragraphe 1, du règlement financier, les personnes désignées transmettent les informations dès que possible au comptable de la Commission et demandent, selon le cas, l’introduction, la modification ou la suppression de données dans la base.
Dans le cas des autorités et organismes visés à l’article 108, paragraphe 2, du règlement financier, les personnes désignées transmettent les informations requises à l’ordonnateur de la Commission responsable du programme ou de l’action en question, dans les trois mois qui suivent le prononcé du jugement pertinent.
Le comptable de la Commission procède à l’introduction, à la modification ou à la suppression de données dans la base. Au moyen d’un protocole sécurisé, il fournit chaque mois aux personnes désignées des données validées contenues dans la base.
3. Les institutions, agences, autorités et organismes visés au paragraphe 1 certifient à la Commission que les informations communiquées par eux ont été établies et transmises conformément aux principes énoncés dans le règlement (CE) no 45/2001 et dans la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil (17) concernant la protection des données à caractère personnel.
En particulier, ils informent au préalable les tiers ou les personnes visés au paragraphe 1 que les données les concernant peuvent être introduites dans la base et être communiquées par la Commission aux personnes désignées visées au paragraphe 2. Ils mettent à jour, le cas échéant, les informations transmises, à la suite d’une rectification ou d’un effacement ou de toute modification des données.
Toute personne enregistrée dans la base de données a le droit d’être informée des données enregistrées la concernant, sur demande à adresser au comptable de la Commission.
4. Les États membres prennent les mesures appropriées pour aider la Commission à gérer la base de données de manière efficace, conformément à la directive 95/46/CE.
Des modalités appropriées sont prévues dans les accords avec les autorités des pays tiers et les organismes visés à l’article 108, paragraphes 2 et 3, du règlement financier afin de veiller au respect des présentes dispositions et des principes relatifs à la protection des données à caractère personnel.
Article 145
Sanctions administratives et financières
(Articles 109 et 131 du règlement financier)
1. Sans préjudice de l’application de sanctions contractuelles, les candidats ou soumissionnaires et les contractants qui ont fait de fausses déclarations, qui ont commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude ou qui ont été déclarés en défaut grave d’exécution de leurs obligations contractuelles peuvent être exclus des marchés et subventions financés sur le budget de l’Union pour une durée maximale de cinq ans à compter de la date du constat du manquement, confirmé à la suite d’un échange contradictoire avec le candidat, le soumissionnaire ou le contractant.
Cette durée peut être portée à dix ans en cas de récidive dans les cinq ans qui suivent la date visée au premier alinéa.
2. Les soumissionnaires ou candidats qui ont fait de fausses déclarations, qui ont commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude peuvent en outre être frappés de sanctions financières représentant 2 à 10 % de la valeur totale estimée du marché en cours d’attribution.
Les contractants déclarés en défaut grave d’exécution de leurs obligations contractuelles peuvent être frappés de sanctions financières représentant 2 à 10 % de la valeur totale du contrat en cause.
Ce taux peut être majoré pour atteindre 4 à 20 % en cas de récidive dans les cinq ans qui suivent la date visée au premier alinéa du paragraphe 1.
3. L’institution détermine les sanctions administratives ou financières en tenant compte en particulier des éléments visés à l’article 142, paragraphe 1.
Article 146
Critères de sélection
(Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)
1. Les pouvoirs adjudicateurs établissent des critères de sélection clairs et non discriminatoires.
2. Les critères de sélection s’appliquent dans toute procédure de passation de marchés afin que soit évaluée la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire.
Le pouvoir adjudicateur peut fixer des niveaux minimaux de capacité en deçà desquels des candidats ne peuvent pas être retenus.
3. Tout soumissionnaire ou candidat peut être invité à justifier de son autorisation à produire l’objet visé par le marché selon le droit national: inscription au registre du commerce ou de la profession ou déclaration sous serment ou certificat, appartenance à une organisation spécifique, autorisation expresse, inscription au registre de la taxe sur la valeur ajoutée (ci-après dénommée la «TVA»).
4. Les pouvoirs adjudicateurs précisent, dans l’avis de marché ou d’appel à manifestation d’intérêt ou dans l’invitation à soumissionner, les références choisies pour preuve du statut et de la capacité juridique des soumissionnaires ou candidats.
5. L’étendue des informations demandées par le pouvoir adjudicateur pour preuve de la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou soumissionnaire et les niveaux minimaux de capacité exigés conformément au paragraphe 2, ne peuvent aller au-delà de l’objet du marché et tiennent compte des intérêts légitimes des opérateurs économiques, en ce qui concerne en particulier la protection des secrets techniques et commerciaux de l’entreprise.
6. Le pouvoir adjudicateur peut, en fonction de son évaluation des risques, décider de ne pas exiger la preuve de la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire dans le cas des marchés suivants:
a)
marchés passés par les institutions pour leur propre compte, dont la valeur ne dépasse pas celle visée à l’article 137, paragraphe 1;
b)
marchés passés dans le domaine des actions extérieures, dont la valeur est inférieure aux seuils visés à l’article 265, paragraphe 1, point a), à l’article 267, paragraphe 1, point a), ou à l’article 269, paragraphe 1, point a).
Lorsque le pouvoir adjudicateur décide de ne pas exiger la preuve de la capacité financière, économique, technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire, aucun préfinancement n’est effectué, sauf si une garantie financière d’un montant équivalent est fournie.
Article 147
Capacité financière et économique
(Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)
1. La justification de la capacité financière et économique peut notamment être apportée par un ou plusieurs des documents suivants:
a)
des déclarations appropriées de banques ou, le cas échéant, la preuve d’une assurance des risques professionnels;
b)
les états financiers portant au plus sur les trois derniers exercices clos;
c)
une déclaration concernant le chiffre d’affaires global et le chiffre d’affaires concernant les travaux, fournitures ou services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours d’une période pouvant porter au plus sur les trois derniers exercices disponibles.
2. Le pouvoir adjudicateur peut exonérer un candidat ou un soumissionnaire de l’obligation de produire les preuves documentaires visées au paragraphe 1 si de telles preuves lui ont déjà été présentées aux fins d’une autre procédure de passation de marchés et pour autant que les documents en question satisfassent toujours aux dispositions du paragraphe 1.
Si, pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifiée, le soumissionnaire ou candidat n’est pas en mesure de produire les références demandées, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière par tout moyen jugé approprié par le pouvoir adjudicateur.
3. Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d’autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu’il disposera des moyens nécessaires pour l’exécution du marché, par exemple par la production de l’engagement de ces entités de les mettre à sa disposition.
Le pouvoir adjudicateur peut exiger que l’opérateur économique et les entités visées au premier alinéa soient solidairement responsables de l’exécution du marché.
Dans les mêmes conditions, un groupement d’opérateurs économiques visé à l’article 121, paragraphe 5, peut faire valoir les capacités des participants au groupement ou d’autres entités.
Article 148
Capacité technique et professionnelle
(Article 110, paragraphe 1, du règlement financier)
1. La capacité technique et professionnelle des opérateurs économiques est évaluée et vérifiée conformément aux dispositions des paragraphes 2 et 3. Dans les procédures de passation de marchés publics ayant pour objet des fournitures nécessitant des travaux de pose ou d’installation, la prestation de services et/ou l’exécution de travaux, cette capacité est évaluée en tenant compte, notamment, de leur savoir-faire, de leur efficacité, de leur expérience et de leur fiabilité.
2. La capacité technique et professionnelle des opérateurs économiques peut être justifiée, selon la nature, la quantité ou l’importance et l’utilisation des fournitures, services ou travaux à fournir, sur la base d’un ou de plusieurs des documents suivants:
a)
l’indication des titres d’études et professionnels du prestataire ou de l’entrepreneur et/ou des cadres de l’entreprise et, en particulier, du ou des responsables de la prestation ou de la conduite des travaux;
b)
la présentation d’une liste:
i)
des principaux services et livraisons de fournitures effectués au cours des trois dernières années, indiquant leur montant, leur date et leur destinataire, public ou privé;
ii)
des travaux exécutés au cours des cinq dernières années, indiquant leur montant, leur date et leur lieu;
c)
une description de l’équipement technique, de l’outillage et du matériel employés par l’entreprise pour exécuter un marché de services ou de travaux;
d)
une description de l’équipement technique et des mesures employées pour s’assurer de la qualité des fournitures et services, ainsi que des moyens d’étude et de recherche de l’entreprise;
e)
l’indication des techniciens ou des organismes techniques, qu’ils soient ou non intégrés à l’entreprise, en particulier de ceux qui sont responsables du contrôle de la qualité;
f)
en ce qui concerne les fournitures, des échantillons, descriptions et/ou photographies authentiques et/ou des certificats établis par des instituts ou services officiels chargés du contrôle de la qualité, reconnus compétents et attestant la conformité des produits aux spécifications ou normes en vigueur;
g)
une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire ou de l’entrepreneur et l’importance du personnel d’encadrement pendant les trois dernières années;
h)
l’indication de la part du marché que le prestataire de services a éventuellement l’intention de sous-traiter;
i)
pour les marchés publics de travaux et de services et uniquement dans les cas appropriés, l’indication des mesures de gestion environnementale que l’opérateur économique pourra appliquer lors de la réalisation du marché.
Lorsque le destinataire des services et livraisons visés au premier alinéa, point b) i), était un pouvoir adjudicateur, les opérateurs économiques fournissent la justification desdits services et prestations sous la forme de certificats émis ou contresignés par l’autorité compétente.
Aux fins du premier alinéa, point b) ii), la liste des travaux les plus importants est accompagnée de certificats de bonne exécution précisant s’ils ont été effectués dans les règles de l’art et menés régulièrement à bonne fin.
3. Lorsque les services ou produits à fournir sont complexes ou que, à titre exceptionnel, ils doivent répondre à un but particulier, la capacité technique et professionnelle peut être justifiée par un contrôle effectué par le pouvoir adjudicateur ou, au nom de celui-ci, par un organisme officiel compétent du pays dans lequel le prestataire ou fournisseur est établi, sous réserve de l’accord de cet organisme. Ce contrôle porte sur la capacité technique du prestataire et les capacités de production du fournisseur et, si nécessaire, sur les moyens d’étude et de recherche dont ils disposent ainsi que sur les mesures qu’ils prennent pour contrôler la qualité.
4. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs demandent la production de certificats établis par des organes indépendants attestant que l’opérateur économique se conforme à certaines normes de garantie de la qualité, ils se reportent aux systèmes d’assurance-qualité fondés sur les séries de normes européennes en la matière et certifiés par des organismes accrédités. Toutefois, les pouvoirs adjudicateurs acceptent également d’autres preuves de mesures équivalentes d’assurance-qualité produites par les opérateurs économiques, si ceux-ci n’ont pas accès à ces certificats ou n’ont aucune possibilité de les obtenir dans les délais fixés.
5. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs demandent la production de certificats établis par des organismes indépendants, attestant que l’opérateur économique se conforme à certains systèmes ou normes de gestion environnementale, ils se reportent au système de management environnemental et d’audit de l’Union européenne ou à d’autres systèmes de gestion environnementale reconnus conformément à l’article 45 du règlement (CE) no 1221/2009 du Parlement européen et du Conseil (18) ou à d’autres normes de gestion environnementale fondées sur les normes européennes ou internationales en la matière élaborées par des organismes accrédités. Ils reconnaissent les certificats équivalents d’organismes établis dans d’autres États membres. Ils acceptent également d’autres preuves de mesures équivalentes de gestion environnementale produites par les opérateurs économiques.
6. Un opérateur économique peut, le cas échéant et pour un marché déterminé, faire valoir les capacités d’autres entités, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur qu’il disposera des moyens nécessaires pour l’exécution du marché, par exemple par la production de l’engagement de ces entités de les mettre à sa disposition.
Dans les mêmes conditions, un groupement d’opérateurs économiques visé à l’article 121, paragraphe 5, peut faire valoir les capacités des participants au groupement ou d’autres entités.
7. Pour les marchés de travaux, les marchés de services et les travaux de pose et d’installation dans le contexte d’un marché de fournitures, le pouvoir adjudicateur peut exiger que certaines tâches essentielles soient effectuées directement par le soumissionnaire lui-même ou, si l’offre est soumise par un groupement d’opérateurs économiques comme visé à l’article 121, paragraphe 6, par un participant au groupement.
8. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent conclure que les opérateurs économiques n’assureront pas un niveau de qualité approprié dans l’exécution du marché s’ils établissent que ces opérateurs se trouvent dans une situation de conflit d’intérêts qui pourrait avoir une incidence négative sur l’exécution du marché.
Article 149
Modalités et critères d’attribution
(Article 110, paragraphe 2, du règlement financier)
1. Sans préjudice de l’article 107 du règlement financier, deux modalités d’attribution d’un marché sont possibles:
a)
par adjudication, auquel cas le marché est attribué à l’offre présentant le prix le plus bas parmi les offres régulières et conformes;
b)
par attribution à l’offre économiquement la plus avantageuse.
2. Pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse, le pouvoir adjudicateur doit prendre en considération le prix proposé et d’autres critères qualitatifs justifiés par l’objet du marché tels que la valeur technique, le caractère esthétique et fonctionnel, les caractéristiques environnementales, le coût d’utilisation, la rentabilité, le délai d’exécution ou de livraison, le service après-vente et l’assistance technique. Le pouvoir adjudicateur peut fixer des niveaux de qualité minimaux. Les offres inférieures à ces niveaux de qualité sont rejetées.
3. Le pouvoir adjudicateur précise la pondération relative qu’il confère à chacun des critères choisis pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse dans l’avis de marché ou dans le cahier des charges ou le document descriptif. Cette pondération peut être exprimée au moyen d’une fourchette dont l’écart maximal doit être approprié.
La pondération relative du critère prix par rapport aux autres critères ne doit pas conduire à neutraliser le critère prix dans le choix de l’attributaire du marché, sans préjudice des barèmes fixés par l’institution pour la rémunération de certains services, tels que ceux prestés par des experts évaluateurs.
Si, dans des cas exceptionnels, la pondération n’est techniquement pas possible, notamment en raison de l’objet du marché, le pouvoir adjudicateur y précise seulement l’ordre décroissant d’importance d’application des critères.
Article 150
Utilisation d’enchères électroniques
(Article 110, paragraphe 2, du règlement financier)
1. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à des enchères électroniques où sont présentés de nouveaux prix, révisés à la baisse, et/ou de nouvelles valeurs portant sur certains éléments des offres.
Aux fins du premier alinéa, les pouvoirs adjudicateurs utilisent un processus électronique itératif (enchère électronique) qui intervient après une première évaluation complète des offres, permettant que leur classement puisse être effectué par un traitement automatique.
2. Dans les procédures ouvertes, restreintes ou négociées dans le cas visé à l’article 135, paragraphe 1, point a), les pouvoirs adjudicateurs peuvent décider que l’attribution d’un marché public est précédée d’une enchère électronique lorsque les spécifications de l’appel d’offres peuvent être établies de manière précise.
Dans les mêmes conditions, l’enchère électronique peut être utilisée lors de la remise en concurrence des parties à un contrat-cadre visé à l’article 122, paragraphe 3, point b), et de la mise en concurrence des marchés à passer dans le cadre du système d’acquisition dynamique visé à l’article 131.
L’enchère électronique porte soit sur les seuls prix, lorsque le marché est attribué au prix le plus bas, soit sur les prix et/ou sur les valeurs des éléments des offres indiqués dans le cahier des charges, lorsque le marché est attribué à l’offre économiquement la plus avantageuse.
3. Les pouvoirs adjudicateurs qui décident de recourir à une enchère électronique en font mention dans l’avis de marché.
Le cahier des charges comporte, entre autres, les informations suivantes:
a)
les éléments dont les valeurs feront l’objet de l’enchère électronique, pour autant que ces éléments soient quantifiables de manière à être exprimés en chiffres ou en pourcentages;
b)
les limites éventuelles des valeurs qui pourront être présentées, telles qu’elles résultent des spécifications de l’objet du marché;
c)
les informations qui seront mises à la disposition des soumissionnaires au cours de l’enchère électronique et à quel moment elles seront, le cas échéant, mises à leur disposition;
d)
les informations pertinentes sur le déroulement de l’enchère électronique;
e)
les conditions dans lesquelles les soumissionnaires pourront enchérir et notamment les écarts minimaux qui, le cas échéant, seront exigés pour enchérir;
f)
les informations pertinentes sur le dispositif électronique utilisé et sur les modalités et spécifications techniques de connexion.
4. Avant de procéder à l’enchère électronique, les pouvoirs adjudicateurs effectuent une première évaluation complète des offres conformément aux critères d’attribution et à leur pondération tels que fixés.
Tous les soumissionnaires ayant présenté des offres recevables sont invités simultanément par moyens électroniques à présenter des nouveaux prix et/ou des nouvelles valeurs; l’invitation contient toute information pertinente pour la connexion individuelle au dispositif électronique utilisé et précise la date et l’heure du début de l’enchère électronique. L’enchère électronique peut se dérouler en plusieurs phases successives. Elle ne peut débuter au plus tôt que deux jours ouvrables à compter de la date d’envoi des invitations.
5. Lorsque l’attribution est faite à l’offre économiquement la plus avantageuse, l’invitation est accompagnée par le résultat de l’évaluation complète de l’offre du soumissionnaire concerné, effectuée conformément à la pondération prévue à l’article 149, paragraphe 3, premier alinéa.
L’invitation mentionne également la formule mathématique qui déterminera lors de l’enchère électronique les reclassements automatiques en fonction des nouveaux prix et/ou des nouvelles valeurs présentés. Cette formule intègre la pondération de tous les critères fixés pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse, telle qu’indiquée dans l’avis de marché ou dans le cahier des charges. À cette fin, les éventuelles fourchettes doivent être exprimées au préalable par une valeur déterminée.
Dans le cas où des variantes sont autorisées, des formules doivent être fournies séparément pour chaque variante.
6. Au cours de chaque phase de l’enchère électronique, les pouvoirs adjudicateurs communiquent instantanément à tous les soumissionnaires au moins les informations qui leur permettent de connaître à tout moment leur classement respectif. Ils peuvent également communiquer d’autres informations concernant d’autres prix ou d’autres valeurs présentés à condition que cela soit indiqué dans le cahier des charges. Ils peuvent également, à tout moment, annoncer le nombre des participants à la phase de l’enchère. Cependant, en aucun cas, ils ne peuvent divulguer l’identité des soumissionnaires pendant le déroulement des phases de l’enchère électronique.
7. Les pouvoirs adjudicateurs clôturent l’enchère électronique selon une ou plusieurs des modalités suivantes:
a)
ils indiquent, dans l’invitation à participer à l’enchère, la date et l’heure fixées au préalable;
b)
lorsqu’ils ne reçoivent plus de nouveaux prix ou de nouvelles valeurs répondant aux exigences relatives aux écarts minimaux;
c)
lorsque le nombre de phases d’enchère, fixé dans l’invitation à participer à l’enchère, a été réalisé.
Aux fins du point b) du premier alinéa, les pouvoirs adjudicateurs précisent, dans l’invitation à participer à l’enchère, le délai qu’ils observeront à partir de la réception de la dernière présentation avant de clore l’enchère électronique.
Lorsque les pouvoirs adjudicateurs ont décidé de clore l’enchère électronique conformément au point c) du premier alinéa, le cas échéant en combinaison avec les modalités prévues au point b) du premier alinéa, l’invitation à participer à l’enchère indique le calendrier de chaque phase d’enchères.
8. Après avoir clos l’enchère électronique, les pouvoirs adjudicateurs attribuent le marché conformément à l’article 149 en fonction des résultats de l’enchère électronique.
Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir aux enchères électroniques de façon abusive ou de manière à empêcher, restreindre ou fausser la concurrence ou de manière à modifier l’objet du marché, tel qu’il a été mis en concurrence par la publication de l’avis de marché et défini dans le cahier des charges.
Article 151
Offres anormalement basses
(Article 110, paragraphe 2, du règlement financier)
1. Si, pour un marché donné, des offres apparaissent anormalement basses, le pouvoir adjudicateur, avant de rejeter ces offres pour ce seul motif, demande, par écrit, les précisions qu’il juge opportunes sur la composition de l’offre et vérifie de manière contradictoire cette composition en tenant compte des justifications fournies. Ces précisions peuvent concerner notamment le respect des dispositions concernant la protection et les conditions de travail en vigueur au lieu où la prestation est à réaliser.
Le pouvoir adjudicateur peut notamment prendre en considération des justifications tenant:
a)
à l’économie du procédé de fabrication, de la prestation de services ou du procédé de construction;
b)
aux solutions techniques adoptées ou aux conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire;
c)
à l’originalité de l’offre du soumissionnaire.
2. Si le pouvoir adjudicateur constate qu’une offre anormalement basse résulte de l’obtention d’une aide d’État, il ne peut rejeter cette offre, pour ce seul motif, que si le soumissionnaire ne peut faire la preuve, dans un délai raisonnable fixé par le pouvoir adjudicateur, que cette aide a été octroyée de manière définitive et suivant les procédures et les décisions précisées dans la réglementation de l’Union en matière d’aides d’État.
Article 152
Délais de réception des offres et demandes de participation
(Article 111, paragraphe 1, du règlement financier)
1. Les pouvoirs adjudicateurs fixent en jours de calendrier les délais de forclusion pour la réception des offres et des demandes de participation. Ces délais sont suffisamment longs pour que les intéressés disposent d’un délai raisonnable et approprié pour préparer et déposer leurs offres, compte tenu notamment de la complexité du marché ou de la nécessité d’une visite des lieux ou d’une consultation sur place de documents annexés au cahier des charges.
2. Dans les procédures ouvertes pour les marchés d’une valeur égale ou supérieure aux seuils visés à l’article 170, paragraphe 1, le délai minimal de réception des offres est de cinquante-deux jours à compter de la date d’envoi de l’avis de marché.
3. Dans les procédures restreintes, en cas de recours au dialogue compétitif visé à l’article 132 et dans les procédures négociées comportant la publication d’un avis de marché pour les marchés dépassant les seuils visés à l’article 170, paragraphe 1, le délai minimal de réception des demandes de participation est de trente-sept jours à compter de la date d’envoi de l’avis de marché.
Dans les procédures restreintes pour des marchés d’une valeur égale ou supérieure aux seuils fixés à l’article 170, paragraphe 1, le délai minimal de réception des offres est de quarante jours à compter de la date d’envoi de l’invitation à soumissionner.
Toutefois, dans les procédures après appel à manifestation d’intérêt, visées à l’article 136, paragraphe 1, le délai minimal est de
a)
vingt et un jours à compter de la date d’envoi de l’invitation à soumissionner pour la réception des offres dans le cas de la procédure visée à l’article 136, paragraphe 1, point a), et à l’article 136, paragraphe 3, point b) i);
b)
dix jours pour la réception des demandes de participation et vingt et un jours pour la réception des offres dans le cas de la procédure en deux temps visée à l’article 136, paragraphe 3, point b) ii).
4. Dans les cas où, conformément à l’article 123, paragraphe 2, les pouvoirs adjudicateurs ont envoyé pour publication un avis de pré-information ou publié eux-mêmes un avis de pré-information sur leur profil d’acheteur pour les marchés d’une valeur supérieure aux seuils prévus à l’article 170, paragraphe 1, le délai minimal pour la réception des offres peut être ramené en règle générale à trente-six jours et n’est en aucun cas inférieur à vingt-deux jours à compter de la date d’envoi de l’avis de marché ou de l’invitation à soumissionner.
La réduction du délai visée au premier alinéa n’est possible que si l’avis de pré-information répond aux conditions suivantes:
a)
il comporte toutes les informations requises dans l’avis de marché, pour autant que ces informations soient disponibles au moment de la publication de l’avis;
b)
il a été envoyé pour sa publication entre un minimum de cinquante-deux jours et un maximum de douze mois avant la date d’envoi de l’avis de marché.
5. Les délais de réception des offres peuvent être réduits de cinq jours si, dès la date de publication de l’avis de marché ou d’appel à manifestation d’intérêt, tous les documents d’appel à la concurrence sont d’accès libre et direct par voie électronique.
Article 153
Délais pour l’accès aux documents d’appel à la concurrence
(Article 111, paragraphe 1, du règlement financier)
1. Pour autant qu’ils aient été demandés en temps utile avant la date limite de présentation des offres, les cahiers des charges ou documents descriptifs dans la procédure visée à l’article 132 et les documents complémentaires sont envoyés à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à dialoguer ou à soumissionner dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la demande, sous réserve du paragraphe 4. Les pouvoirs adjudicateurs ne sont pas tenus de répondre aux demandes de transmission présentées moins de cinq jours ouvrables avant la date limite de présentation des offres.
2. Pour autant qu’ils aient été demandés en temps utile avant la date limite de présentation des offres, les renseignements complémentaires sur les cahiers des charges ou documents descriptifs ou documents complémentaires sont communiqués simultanément à tous les opérateurs économiques qui ont demandé un cahier des charges ou manifesté un intérêt à dialoguer ou à soumissionner dès que possible et au plus tard six jours de calendrier avant la date limite fixée pour la réception des offres ou, pour les demandes de renseignements reçues moins de huit jours de calendrier avant la date limite fixée pour la réception des offres, dans les meilleurs délais après la réception de la demande de renseignements. Les pouvoirs adjudicateurs ne sont pas tenus de répondre aux demandes de renseignements complémentaires présentées moins de cinq jours ouvrables avant la date limite de présentation des offres.
3. Lorsque, pour quelque raison que ce soit, le cahier des charges et les documents ou renseignements complémentaires ne peuvent être fournis dans les délais fixés aux paragraphes 1 et 2 du présent article ou lorsque les offres ne peuvent être faites qu’à la suite d’une visite des lieux ou après consultation sur place de documents annexés au cahier des charges, les délais de réception des offres visés à l’article 152 sont prolongés afin que tous les opérateurs économiques puissent prendre connaissance de toutes les informations nécessaires pour la formulation des offres. Cette prolongation fait l’objet d’une publicité appropriée, selon les modalités prévues aux articles 123 à 126.
4. Dans la procédure ouverte, y compris dans les systèmes d’acquisition dynamique visés à l’article 131, si tous les documents d’appels à la concurrence et les documents complémentaires sont d’accès libre, complet et direct par voie électronique, les dispositions du paragraphe 1 du présent article ne s’appliquent pas. L’avis de marché visé à l’article 123, paragraphe 3, mentionne alors l’adresse du site internet à laquelle ces documents peuvent être consultés.
Article 154
Délais en cas d’urgence
(Article 111, paragraphe 1, du règlement financier)
1. Dans le cas où l’urgence, dûment motivée, rend impraticables les délais minimaux prévus à l’article 152, paragraphe 3, pour les procédures restreintes et les procédures négociées avec publication d’un avis de marché, les pouvoirs adjudicateurs peuvent fixer, en jours de calendrier, les délais suivants:
a)
pour la réception des demandes de participation, un délai qui ne peut être inférieur à quinze jours à compter de la date d’envoi de l’avis de marché ou à dix jours si l’avis est envoyé à l’Office des publications par voie électronique;
b)
pour la réception des offres, un délai qui ne peut être inférieur à dix jours à compter de la date d’envoi de l’invitation à soumissionner.
2. Dans le cadre des procédures restreintes et des procédures négociées accélérées, les renseignements complémentaires sur les cahiers des charges sont communiqués à tous les candidats ou soumissionnaires au plus tard quatre jours de calendrier avant la date limite fixée pour la réception des offres pour autant qu’ils aient été demandés en temps utile.
Article 155
Modalités de communication
(Article 111, paragraphe 1, du règlement financier)
1. Les modalités de remise des offres et des demandes de participation sont déterminées par le pouvoir adjudicateur, qui peut choisir un mode exclusif de communication. Les offres et les demandes de participation peuvent être présentées par lettre ou par moyen électronique. En outre, les demandes de participation peuvent être transmises par télécopieur.
Les moyens de communication retenus doivent être couramment à la disposition du public et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l’accès des opérateurs économiques à la procédure de passation de marchés.
Les moyens de communication retenus permettent de garantir le respect des conditions suivantes:
a)
que chaque soumission contienne toute l’information nécessaire pour son évaluation;
b)
que l’intégrité des données soit préservée;
c)
que la confidentialité des offres et des demandes de participation soit préservée et que le pouvoir adjudicateur ne prenne connaissance de ces offres et demandes de participation qu’à l’expiration du délai prévu pour la présentation de celles-ci;
d)
que la protection des données à caractère personnel soit assurée, conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.
Si nécessaire, pour des raisons de preuve juridique, les pouvoirs adjudicateurs peuvent exiger que les demandes de participation faites par télécopieur soient confirmées par lettre ou par moyen électronique dans les meilleurs délais et en tout état de cause avant la date limite prévue à l’article 152.
2. Lorsque le pouvoir adjudicateur autorise la transmission des offres et demandes de participation par voie électronique, les outils utilisés, ainsi que leurs caractéristiques techniques, doivent avoir un caractère non discriminatoire et être couramment à la disposition du public et compatibles avec les technologies d’information et de communication généralement utilisées et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l’accès des opérateurs économiques à la procédure de passation de marchés.
3. Sauf pour les marchés dont la valeur est inférieure au seuil prévu à l’article 170, paragraphe 1, les dispositifs de réception électronique des offres et des demandes de participation doivent garantir, par des moyens techniques et des procédures appropriées:
a)
que l’opérateur économique peut être authentifié avec certitude;
b)
que l’heure et la date exactes de la réception des offres et des demandes de participation peuvent être déterminées avec précision;
c)
qu’il peut être raisonnablement assuré que personne ne peut avoir accès aux données transmises en vertu des présentes exigences avant les dates limites spécifiées;
d)
qu’en cas de violation de cette interdiction d’accès, il peut être raisonnablement assuré que la violation est clairement détectable;
e)
que seules les personnes autorisées peuvent fixer ou modifier les dates de l’ouverture des données reçues;
f)
que lors des différents stades de la procédure de passation de marchés, seule l’action simultanée des personnes autorisées peut permettre l’accès à la totalité, ou à une partie, des données soumises;
g)
que l’action simultanée des personnes autorisées ne peut donner accès aux données transmises qu’après la date spécifiée;
h)
que les données reçues et ouvertes en application des présentes exigences ne demeurent accessibles qu’aux personnes autorisées à en prendre connaissance.
4. Lorsque le pouvoir adjudicateur autorise la transmission des offres et des demandes de participation par voie électronique, les documents électroniques soumis à l’aide de ces systèmes sont considérés comme étant les originaux, signés par un mandataire habilité de l’opérateur économique.
5. Lorsque la transmission des offres ou des demandes de participation se fait par lettre, elle se fait, au choix des soumissionnaires ou des candidats:
a)
soit par la poste ou par messagerie, auxquels cas les documents d’appel à la concurrence précisent qu’est retenue la date d’envoi, le cachet de la poste ou la date du récépissé de dépôt faisant foi;
b)
soit par dépôt dans les services de l’institution directement ou par tout mandataire du soumissionnaire ou du candidat, auquel cas les documents d’appel à la concurrence précisent, outre les informations visées à l’article 138, paragraphe 2, point a), le service auquel les offres ou demandes de participation sont remises contre reçu daté et signé.
6. Afin de conserver le secret et d’éviter toute difficulté dans le cas des envois d’offres par lettre, la mention suivante figure dans l’appel d’offres:
L’envoi est fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées, l’enveloppe intérieure portant, en plus de l’indication du service destinataire, comme indiqué dans l’appel d’offres, la mention appel d’offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier. Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l’aide de bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l’expéditeur.
Article 156
Garanties de soumission
(Article 111, paragraphe 3, du règlement financier)
Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission conforme aux dispositions de l’article 163 représentant 1 à 2 % de la valeur globale du marché.
Elle est libérée à l’attribution du marché. Elle est saisie en l’absence de dépôt d’une offre à la date limite fixée à cet effet ou en cas de retrait ultérieur de l’offre soumise.
Article 157
Ouverture des offres et demandes de participation
(Article 111, paragraphe 4, du règlement financier)
1. Toutes les demandes de participation et offres qui ont respecté les dispositions de l’article 155 sont ouvertes.
2. Pour les marchés d’un montant supérieur au seuil visé à l’article 137, paragraphe 1, l’ordonnateur compétent nomme une commission d’ouverture des offres.
La commission d’ouverture est composée d’au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles de l’institution concernée sans lien hiérarchique entre elles, dont l’une au moins ne dépend pas de l’ordonnateur compétent. En vue de prévenir toute situation de conflit d’intérêts, ces personnes sont soumises aux obligations visées à l’article 57 du règlement financier. Dans les représentations et les unités locales, visées à l’article 72 du présent règlement ou isolées dans un État membre, en l’absence d’entités distinctes, l’obligation d’entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s’applique pas.
Dans le cas d’une procédure de passation de marché lancée sur une base interinstitutionnelle, la commission d’ouverture est nommée par l’ordonnateur compétent de l’institution responsable de la procédure de passation de marché. La composition de cette commission d’ouverture reflète, autant que possible, le caractère interinstitutionnel de la procédure de passation de marché.
3. En cas d’envoi des offres par lettre, un ou plusieurs membres de la commission d’ouverture paraphent les documents prouvant la date et l’heure d’envoi de chaque offre.
En outre, ils paraphent:
a)
soit chaque page de chaque offre;
b)
soit la page de couverture et les pages de l’offre financière pour chaque offre, l’intégrité de l’offre originale étant garantie par toute technique appropriée mise en œuvre par un service indépendant du service ordonnateur, sauf dans les cas visés au paragraphe 2, deuxième alinéa.
En cas d’attribution par adjudication, conformément à l’article 149, paragraphe 1, point a), les prix mentionnés dans les offres conformes sont proclamés.
Les membres de la commission signent le procès-verbal d’ouverture des offres reçues, qui identifie les offres conformes aux dispositions de l’article 155 et les offres non conformes et qui motive les rejets pour non-conformité au regard des modalités de dépôt visées à l’article 155. Ce procès-verbal peut être signé dans un système électronique permettant une identification suffisante du signataire.
Article 158
Comité d’évaluation des offres et demandes de participation
(Article 111, paragraphe 5, du règlement financier)
1. Toutes les demandes de participation et offres déclarées conformes aux dispositions de l’article 155 sont évaluées et classées par un comité d’évaluation constitué pour chacune des deux étapes sur la base, respectivement, des critères d’exclusion et de sélection, d’une part, et d’attribution, d’autre part, préalablement annoncés.
Il est nommé par l’ordonnateur compétent aux fins d’émettre un avis consultatif sur les marchés d’un montant supérieur au seuil visé à l’article 137, paragraphe 1.
Toutefois, l’ordonnateur compétent peut décider que le comité d’évaluation évalue et classe les offres sur la base des seuls critères d’attribution et que les critères d’exclusion et de sélection sont évalués par d’autres moyens appropriés, garantissant l’absence de conflit d’intérêts.
2. Le comité d’évaluation est composé d’au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles des institutions ou des organismes visés à l’article 208 du règlement financier sans lien hiérarchique entre elles, dont l’une au moins ne dépend pas de l’ordonnateur compétent. L’ordonnateur compétent s’assure que ces personnes respectent les obligations visées à l’article 57 du règlement financier.
Dans les représentations et les unités locales, visées à l’article 72 ou isolées dans un État membre, en l’absence d’entités distinctes, l’obligation d’entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s’applique pas.
La composition de ce comité peut être identique à celle de la commission d’ouverture des offres.
Des experts externes peuvent assister ce comité par décision de l’ordonnateur compétent. L’ordonnateur compétent s’assure que ces experts respectent les obligations visées à l’article 57 du règlement financier.
Dans le cas d’une procédure de passation de marché lancée sur une base interinstitutionnelle, le comité d’évaluation est nommé par l’ordonnateur compétent de l’institution responsable de la procédure de passation de marché. La composition de ce comité d’évaluation reflète, autant que possible, le caractère interinstitutionnel de la procédure de passation de marché.
3. Les demandes de participation et les offres qui ne contiennent pas tous les éléments essentiels exigés dans les documents d’appels d’offres sont éliminées.
Toutefois, le comité d’évaluation ou le pouvoir adjudicateur peut inviter le candidat ou le soumissionnaire à compléter ou à expliciter les pièces justificatives présentées relatives aux critères d’exclusion et de sélection, dans le délai qu’il fixe.
Sont jugées recevables les offres des candidats ou des soumissionnaires qui ne sont pas exclus et qui satisfont aux critères de sélection.
4. Dans les cas d’offres anormalement basses visées à l’article 151, le comité d’évaluation demande les précisions opportunes sur la composition de l’offre.
Article 159
Résultat de l’évaluation
(Article 112 du règlement financier)
1. Un procès-verbal d’évaluation et de classement des demandes de participation et offres déclarées conformes est établi et daté.
Ce procès-verbal est signé par tous les membres du comité d’évaluation. Il peut être signé dans un système électronique permettant une identification suffisante du signataire.
Si le comité d’évaluation n’a pas été chargé de la vérification des offres par rapport aux critères d’exclusion et de sélection, le procès-verbal est également signé par les personnes à qui l’ordonnateur a confié cette responsabilité. Il est conservé aux fins de référence ultérieure.
2. Le procès-verbal visé au paragraphe 1 comporte au moins:
a)
le nom et l’adresse du pouvoir adjudicateur, ainsi que l’objet et la valeur du marché, du contrat-cadre ou du système d’acquisition dynamique;
b)
le nom des candidats ou soumissionnaires exclus et les motifs de leur rejet;
c)
le nom des candidats ou soumissionnaires retenus pour examen et la justification de leur choix;
d)
les motifs du rejet des offres jugées anormalement basses;
e)
le nom des candidats ou du contractant proposés et la justification de ce choix, ainsi que, si elle est connue, la part du marché ou du contrat-cadre que le contractant a l’intention de sous-traiter à des tiers.
3. Le pouvoir adjudicateur prend ensuite sa décision comprenant au moins:
a)
ses nom et adresse, l’objet et la valeur du marché ou l’objet et la valeur maximale du contrat-cadre ou du système d’acquisition dynamique;
b)
le nom des candidats ou soumissionnaires exclus et les motifs de leur rejet;
c)
le nom des candidats ou soumissionnaires retenus pour examen et la justification de leur choix;
d)
les motifs du rejet des offres jugées anormalement basses;
e)
le nom des candidats ou du contractant retenus et la justification de ce choix au regard des critères de sélection ou d’attribution préalablement annoncés, ainsi que, si elle est connue, la part du marché ou du contrat-cadre que le contractant a l’intention de sous-traiter à des tiers;
f)
en ce qui concerne les procédures négociées et le dialogue compétitif, les circonstances visées aux articles 132, 134, 135, 266, 268, 270 et 271 qui les justifient;
g)
le cas échéant, les raisons pour lesquelles le pouvoir adjudicateur a renoncé à passer un marché.
Dans le cas d’une procédure de passation de marché lancée sur une base interinstitutionnelle, la décision visée au premier alinéa est prise par le pouvoir adjudicateur responsable de la procédure de passation de marché.
Article 160
Contacts entre pouvoirs adjudicateurs et soumissionnaires
(Article 112 du règlement financier)
1. Les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires sont autorisés à titre exceptionnel pendant le déroulement d’une procédure de passation de marché dans les conditions prévues aux paragraphes 2 et 3.
2. Avant la date de clôture du dépôt des offres, pour les documents et renseignements complémentaires visés à l’article 153, le pouvoir adjudicateur peut:
a)
à l’initiative des soumissionnaires fournir des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d’expliciter la nature du marché qui sont communiqués à la même date à tous les soumissionnaires qui ont demandé le cahier des charges;
b)
de sa propre initiative, s’il s’aperçoit d’une erreur, d’une imprécision, d’une omission ou de toute autre insuffisance matérielle dans la rédaction de l’avis de marché, de l’invitation à soumissionner ou du cahier des charges, en informer les intéressés à la même date et dans des conditions strictement identiques à celles de l’appel à la concurrence.
3. Après l’ouverture des offres, dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d’éclaircissement ou s’il s’agit de corriger des erreurs matérielles manifestes dans la rédaction de l’offre, le pouvoir adjudicateur peut prendre l’initiative d’un contact avec le soumissionnaire, ce contact ne pouvant conduire à une modification des termes de l’offre.
4. Tous les cas où des contacts ont eu lieu et les cas dûment justifiés où des contacts n’ont pas eu lieu comme prévu à l’article 96 du règlement financier sont consignés dans le dossier de passation du marché.
Article 161
Information des candidats et des soumissionnaires
(Articles 113, 114 et 118 du règlement financier)
1. Les pouvoirs adjudicateurs informent dans les meilleurs délais les candidats et les soumissionnaires des décisions prises concernant l’attribution du marché ou d’un contrat-cadre ou l’admission dans un système d’acquisition dynamique, y inclus les motifs pour lesquels ils ont décidé de renoncer à passer un marché ou un contrat-cadre ou à mettre en place un système d’acquisition dynamique pour lequel il y a eu mise en concurrence ou de recommencer la procédure.
2. Le pouvoir adjudicateur communique, dans un délai maximal de quinze jours de calendrier à compter de la réception d’une demande écrite, les informations mentionnées à l’article 113, paragraphe 2, du règlement financier.
3. Pour les marchés passés par les institutions de l’Union pour leur propre compte, d’une valeur égale ou supérieure aux seuils visés à l’article 170, paragraphe 1, et qui ne sont pas exclus du champ d’application de la directive 2004/18/CE, le pouvoir adjudicateur notifie, simultanément et individuellement à chaque soumissionnaire ou candidat évincé, par voie électronique, que leur offre ou candidature n’a pas été retenue, à l’un ou l’autre des stades suivants:
a)
peu de temps après l’adoption de décisions sur la base des critères d’exclusion et de sélection et avant la décision d’attribution, lorsque les procédures de passation de marché sont organisées en deux étapes distinctes;
b)
en ce qui concerne les décisions d’attribution et les décisions de rejet d’une offre, le plus tôt possible après la décision d’attribution et au plus tard dans la semaine qui suit.
Le pouvoir adjudicateur indique dans chaque cas les motifs du rejet de l’offre ou de la candidature ainsi que les voies de recours disponibles.
Les soumissionnaires ou candidats évincés peuvent obtenir des informations complémentaires sur les motifs du rejet, sur demande écrite, par lettre, par télécopie ou par courrier électronique et pour tout soumissionnaire retenu dont l’offre n’est pas éliminée, sur les caractéristiques et avantages relatifs de l’offre retenue ainsi que le nom de l’attributaire, sans préjudice des dispositions de l’article 113, paragraphe 2, deuxième alinéa, du règlement financier. Les pouvoirs adjudicateurs répondent dans un délai maximal de quinze jours de calendrier à compter de la réception de la demande.
Article 162
Signature du contrat
(Articles 113 et 118 du règlement financier)
L’exécution du contrat ne peut commencer avant que le contrat ne soit signé.
Section 4
garanties et mesures correctrices
Article 163
Garanties
(Article 115 du règlement financier)
1. Lorsqu’il est exigé des contractants la production d’une garantie préalable, celle-ci doit couvrir un montant et une période suffisants pour permettre de l’actionner.
2. La garantie est fournie par une banque ou un établissement financier agréé. Elle peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d’un tiers acceptée par le pouvoir adjudicateur.
Cette garantie est libellée en euros.
Elle a pour objet de rendre la banque, l’organisme financier ou le tiers caution solidaire irrévocable ou garant à première demande des obligations du contractant.
Article 164
Garantie de bonne fin
(Article 115 du règlement financier)
1. Afin de garantir l’exhaustivité de la réalisation des travaux, de la livraison des fournitures ou de la prestation des services et lorsque la réception définitive selon les termes du contrat ne peut pas être prononcée lors du paiement final, l’ordonnateur peut exiger une garantie de bonne fin au cas par cas et sous réserve d’une analyse de risque préliminaire.
2. Une garantie correspondant à 10 % de la valeur totale du marché peut être constituée au fur et à mesure par retenue sur les paiements effectués.
Elle peut être remplacée par une retenue opérée sur le paiement final en vue de constituer une garantie jusqu’à la réception définitive des services, fournitures ou travaux. Le montant, qui est déterminé par l’ordonnateur, est proportionnel aux risques identifiés en relation avec l’exécution du contrat, compte tenu de son objet, ainsi que des conditions commerciales habituelles applicables au secteur.
Les conditions d’une telle garantie sont annoncées dans les documents d’appel à la concurrence.
3. Après la réception définitive des travaux, services ou fournitures, les garanties sont libérées dans les conditions prévues par le contrat.
Article 165
Garanties pour préfinancements
(Article 115 du règlement financier)
1. Dès qu’il a établi la nécessité d’un préfinancement, le pouvoir adjudicateur évalue les risques liés aux versements de préfinancements avant de lancer la procédure de passation de marché, en tenant compte notamment des critères suivants:
a)
la valeur estimée du contrat;
b)
son objet;
c)
sa durée et son rythme d’exécution;
d)
la structure du marché.
2. Une garantie est exigée en contrepartie du versement de préfinancements dans le cas visé à l’article 146, paragraphe 6, deuxième alinéa, ou lorsque l’ordonnateur décide de demander une garantie conformément au paragraphe 1 du présent article.
Aucune garantie n’est exigée pour les marchés de faible valeur visés à l’article 137, paragraphe 1.
La garantie est libérée au fur et à mesure de l’apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou de solde effectués au bénéfice du contractant dans les conditions prévues par le contrat.
Article 166
Suspensions en cas d’erreurs ou irrégularités
(Article 116 du règlement financier)
1. La suspension éventuelle du marché prévue à l’article 116 du règlement financier a pour objet de vérifier la réalité des erreurs et irrégularités substantielles ou fraudes présumées. Si elles ne sont pas confirmées, l’exécution du marché est reprise à l’issue de cette vérification.
2. Est constitutive d’une erreur ou d’une irrégularité substantielle toute violation d’une disposition contractuelle ou réglementaire résultant d’un acte ou d’une omission qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget de l’Union.
CHAPITRE 2
Dispositions applicables aux marchés passés par les institutions de l’Union pour leur propre compte
Article 167
Identification du niveau adéquat pour le calcul des seuils
(Articles 117 et 118 du règlement financier)
Il incombe à chaque ordonnateur délégué ou subdélégué au sein de chaque institution d’évaluer si les seuils visés à l’article 118 du règlement financier sont atteints.
Article 168
Marchés distincts et par lots
(Articles 104 et 118 du règlement financier)
1. La valeur estimée d’un marché ne peut être établie dans l’intention de soustraire celui-ci aux obligations définies par le présent règlement. Aucun marché ne peut être scindé aux mêmes fins.
Lorsque cela est approprié et techniquement réalisable et que le rapport coût/efficacité est satisfaisant, les marchés d’une valeur égale ou supérieure aux seuils fixés à l’article 170, paragraphe 1, sont attribués simultanément sous la forme de lots séparés.
2. Lorsque l’objet d’un marché de fournitures, de services ou de travaux est réparti en plusieurs lots faisant l’objet chacun d’un marché, la valeur totale de l’ensemble des lots doit être prise en compte pour l’évaluation globale du seuil applicable.
Lorsque la valeur totale de l’ensemble des lots égale ou dépasse les seuils visés à l’article 170, paragraphe 1, les dispositions de l’article 97, paragraphe 1, et de l’article 104, paragraphes 1 et 2, du règlement financier s’appliquent à chacun des lots.
3. Lorsqu’un marché doit être attribué sous la forme de lots séparés, les offres sont évaluées séparément pour chaque lot. Si plusieurs lots sont attribués au même soumissionnaire, un contrat unique portant sur ces lots peut être signé.
Article 169
Modalités d’estimation de la valeur de certains marchés
(Article 118 du règlement financier)
1. Aux fins du calcul du montant estimé d’un marché, le pouvoir adjudicateur inclut la rémunération totale estimée du soumissionnaire.
Lorsqu’un marché prévoit des options ou son renouvellement possible, la base de calcul est le montant maximal autorisé, y compris le recours aux options et le renouvellement.
Cette estimation est faite au moment de l’envoi de l’avis de marché ou, lorsqu’une telle publicité n’est pas prévue, au moment où le pouvoir adjudicateur engage la procédure d’attribution.
2. Pour les contrats-cadres et les systèmes d’acquisition dynamique, est prise en compte la valeur maximale de l’ensemble des marchés envisagés pendant la durée totale du contrat-cadre ou du système d’acquisition dynamique.
3. Pour des marchés de services, sont pris en compte:
a)
pour des assurances, la prime payable et autres modes de rémunération;
b)
pour des services bancaires ou financiers, les honoraires, commissions, intérêts et autres modes de rémunération;
c)
pour les marchés impliquant la conception, les honoraires, commissions payables et autres modes de rémunération.
4. Pour des marchés de services n’indiquant pas un prix total ou des marchés de fournitures ayant pour objet le crédit-bail, la location ou la location-vente de produits, est prise comme base pour le calcul du montant estimé:
a)
dans l’hypothèse de marchés d’une durée déterminée:
i)
égale ou inférieure à quarante-huit mois pour des services ou douze mois pour des fournitures, la valeur totale pour toute leur durée;
ii)
supérieure à douze mois pour des fournitures, la valeur totale incluant le montant estimé de la valeur résiduelle;
b)
dans l’hypothèse de marchés d’une durée non déterminée ou, pour les services, supérieure à quarante-huit mois, la valeur mensuelle multipliée par quarante-huit.
5. Pour des marchés de services ou de fournitures présentant un caractère de régularité ou destinés à être renouvelés au cours d’une période donnée, est prise pour base:
a)
soit la valeur réelle globale des contrats successifs analogues passés pour le même type de services ou de produits au cours des douze mois ou de l’exercice précédents, corrigée, si possible, pour tenir compte des modifications en quantité ou en valeur qui surviendraient au cours des douze mois suivant le contrat initial;
b)
soit la valeur estimée globale des contrats successifs passés au cours des douze mois suivant la première prestation ou livraison ou pendant la durée du contrat dans la mesure où celle-ci est supérieure à douze mois.
6. Pour les marchés de travaux, outre le montant des travaux est prise en compte la valeur totale estimée des fournitures nécessaires à l’exécution des travaux et mises à la disposition de l’entrepreneur par le pouvoir adjudicateur.
Article 170
Seuils pour l’application des procédures de la directive 2004/18/CE
(Article 118 du règlement financier)
1. Les seuils visés à l’article 118 du règlement financier sont ceux fixés par la directive 2004/18/CE pour les marchés de fournitures, de services et de travaux, respectivement.
2. Les délais visés à l’article 118 du règlement financier sont précisés aux articles 152, 153 et 154.
Article 171
Délai d’attente avant la signature du contrat
(Article 118 du règlement financier)
1. Le pouvoir adjudicateur ne procède à la signature du contrat ou du contrat-cadre, couvert par la directive 2004/18/CE, avec l’attributaire qu’au terme d’une période de quatorze jours de calendrier.
Cette période court à compter de l’une ou l’autre des dates suivantes:
a)
le lendemain de la date d’envoi simultané des notifications aux attributaires et aux soumissionnaires évincés;
b)
lorsque le contrat ou le contrat-cadre est attribué à la suite d’une procédure négociée sans publication préalable d’un avis de marché, le lendemain de la publication au Journal officiel de l’Union européenne de l’avis d’attribution visé à l’article 123.
Lorsqu’un télécopieur ou un moyen électronique est utilisé pour l’envoi visé au point a) du deuxième alinéa, le délai d’attente est de dix jours de calendrier.
Le cas échéant, le pouvoir adjudicateur peut suspendre la signature du contrat pour examen complémentaire si les demandes ou commentaires formulés par des soumissionnaires ou candidats écartés ou lésés, ou toute autre information pertinente reçue, le justifient. Les demandes, commentaires ou informations en question doivent être reçus pendant la période prévue au premier alinéa. Dans le cas d’une suspension, tous les candidats ou soumissionnaires sont informés dans les trois jours ouvrables suivant la décision de suspension.
Sauf dans les cas prévus au paragraphe 2, tout contrat signé avant l’expiration de la période prévue au premier alinéa est nul et non avenu.
Lorsque le contrat ou le contrat-cadre ne peut pas être attribué à l’attributaire envisagé, le pouvoir adjudicateur peut l’attribuer au soumissionnaire qui suit dans le classement.
2. La période prévue au paragraphe 1 ne s’applique pas dans les cas suivants:
a)
procédures ouvertes, restreintes ou négociées après publication d’un avis de marché, où une seule offre a été déposée;
b)
contrats spécifiques fondés sur un contrat-cadre;
c)
procédures négociées, telles que visées à l’article 134, paragraphe 1, points c), g) iii), h), et j).
Article 172
Preuves en matière d’accès aux marchés
(Article 119 du règlement financier)
Les cahiers des charges prescrivent aux soumissionnaires d’indiquer l’État dans lequel ils ont leur siège ou sont domiciliés, en présentant les preuves requises en la matière selon leur loi nationale.
TITRE VI
SUBVENTIONS
CHAPITRE 1
Champ d’application et formes des subventions
Article 173
Cotisations
(Article 121 du règlement financier)
Les cotisations visées à l’article 121, paragraphe 2, point d), du règlement financier sont des sommes versées à des organismes dont l’Union est membre, conformément aux décisions budgétaires et aux conditions de paiement établies par l’organisme concerné.
Article 174
Convention et décision de subvention
(Article 121, paragraphe 1, du règlement financier)
1. Les subventions sont couvertes par une décision ou par une convention écrite.
2. Pour déterminer l’instrument à utiliser, il convient de prendre en considération les éléments suivants:
a)
la situation géographique, selon que le bénéficiaire se trouve dans l’Union ou en dehors de celle-ci;
b)
la complexité et la normalisation du contenu des actions ou des programmes de travail financés.
Article 175
Dépenses relatives aux membres des institutions
(Article 121 du règlement financier)
Les dépenses relatives aux membres des institutions visées à l’article 121, paragraphe 2, point a), du règlement financier comprennent les contributions en faveur des associations de députés et d’anciens députés au Parlement européen. Ces contributions sont mises en œuvre conformément aux règles administratives internes du Parlement européen.
Article 176
Actions susceptibles d’être subventionnées
(Article 121 du règlement financier)
Une action susceptible d’être subventionnée au sens de l’article 121 du règlement financier doit être clairement définie.
Aucune action ne peut être scindée en différentes actions dans l’intention de la soustraire aux règles de financement définies par le présent règlement.
Article 177
Organismes poursuivant un but d’intérêt général de l’Union
(Article 121 du règlement financier)
Un organisme poursuivant un but d’intérêt général de l’Union est:
a)
soit un organisme à vocation d’éducation, de formation, d’information, d’innovation ou de recherche et d’étude sur les politiques européennes, ou participant à toute activité en faveur de la promotion de la citoyenneté ou des droits de l’homme, ou un organisme européen de normalisation;
b)
soit une entité représentative d’organismes à but non lucratif actifs dans les États membres, les pays candidats ou les pays candidats potentiels, et promouvant des principes et politiques s’inscrivant dans les objectifs des traités.
Article 178
Partenariats
(Article 121 du règlement financier)
1. Des subventions d’action ou de fonctionnement spécifiques peuvent faire partie intégrante d’un partenariat-cadre.
2. Une partenariat-cadre peut être établi en tant que mécanisme de coopération à long terme entre la Commission et les bénéficiaires de subventions. Il peut prendre la forme d’une convention-cadre de partenariat ou d’une décision-cadre de partenariat.
La convention-cadre ou la décision-cadre de partenariat précise les objectifs communs, la nature des actions envisagées à titre ponctuel ou dans le cadre d’un programme de travail annuel agréé, la procédure d’octroi de subventions spécifiques, dans le respect des principes et règles de procédure du présent titre, ainsi que les droits et obligations généraux de chaque partie dans le cadre des conventions ou décisions spécifiques.
La durée du partenariat ne peut excéder quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés, notamment par l’objet du partenariat-cadre.
Les ordonnateurs ne peuvent recourir aux conventions-cadres ou aux décisions-cadres de partenariat de façon abusive ou de telle sorte qu’elles aient pour objet ou pour effet d’enfreindre les principes de transparence et d’égalité de traitement entre demandeurs.
3. Les partenariats-cadres sont assimilés à des subventions en ce qui concerne la programmation, la publication ex ante et l’octroi.
4. Les subventions spécifiques fondées sur les conventions-cadres ou les décisions-cadres de partenariat sont octroyées selon les procédures prévues dans lesdites conventions ou décisions, et dans le respect du présent titre.
Elles font l’objet de la publicité ex post prévue à l’article 191.
Article 179
Systèmes d’échange électronique
(Article 121, paragraphe 1, du règlement financier)
1. Tous les échanges avec les bénéficiaires, notamment la conclusion de conventions de subventions, la notification de décisions de subventions et toute modification à ces documents, peuvent s’effectuer au moyen des systèmes d’échange électronique mis en place par la Commission.
2. Ces systèmes répondent aux exigences suivantes:
a)
seules les personnes autorisées ont accès au système et aux documents transmis au moyen de celui-ci;
b)
seules les personnes autorisées peuvent signer électroniquement ou transmettre un document au moyen du système;
c)
les personnes autorisées s’identifient dans le système à l’aide de procédures établies;
d)
l’heure et la date de l’opération électronique sont déterminées avec précision;
e)
l’intégrité des documents est préservée;
f)
la disponibilité des documents est préservée;
g)
le cas échéant, la confidentialité des documents est préservée;
h)
la protection des données à caractère personnel est assurée, conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.
3. Les données envoyées ou reçues au moyen d’un tel système bénéficient d’une présomption légale quant à l’intégrité des données et à l’exactitude de la date et de l’heure indiquées par le système pour l’envoi ou la réception des données.
Un document envoyé ou notifié au moyen de ce système est considéré comme équivalent à un document papier, est recevable comme preuve en justice, est réputé original et bénéficie d’une présomption légale quant à son authenticité et à son intégrité, pour autant qu’il ne contienne pas de caractéristiques dynamiques susceptibles de le modifier automatiquement.
Les signatures électroniques visées au point b) du paragraphe 2 ont un effet juridique équivalent à celui des signatures manuscrites.
Article 180
Contenu des conventions et des décisions de subventions
(Article 122 du règlement financier)
1. La convention de subvention précise au moins les éléments suivants:
a)
son objet;
b)
son bénéficiaire;
c)
sa durée, à savoir:
i)
sa date d’entrée en vigueur;
ii)
la date de démarrage et la durée de l’action ou de l’exercice subventionnés;
d)
le montant maximal du financement de l’Union exprimé en euros et la forme de la subvention, complétés, selon le cas, par:
i)
le total estimé des coûts éligibles de l’action ou du programme de travail et le taux de financement des coûts éligibles;
ii)
le coût unitaire, le montant forfaitaire ou le financement à taux forfaitaire visés à l’article 123, points b), c) et d), du règlement financier, selon le cas;
iii)
une combinaison des éléments exposés aux points i) et ii) du présent point;
e)
le descriptif de l’action ou, pour une subvention de fonctionnement, le programme de travail agréé par l’ordonnateur pour l’exercice ainsi que la description des résultats escomptés de la mise en œuvre de l’action ou du programme de travail;
f)
les conditions générales applicables à toutes les conventions de ce type incluant notamment l’acceptation par le bénéficiaire des contrôles et audits de la Commission, de l’OLAF et de la Cour des comptes;
g)
le budget prévisionnel global de l’action ou du programme de travail;
h)
lorsque la mise en œuvre de l’action nécessite la passation de marchés, les principes visés à l’article 209 ou les règles de passation des marchés que doit respecter le bénéficiaire;
i)
les responsabilités du bénéficiaire, notamment:
i)
en matière de bonne gestion financière et de remise de rapports d’activité et financiers; lorsque cela est approprié, ladite remise intervient lorsque des objectifs intermédiaires, à fixer préalablement, sont atteints;
ii)
en cas de convention conclue entre la Commission et plusieurs bénéficiaires, les obligations spécifiques du coordinateur, le cas échéant, et des autres bénéficiaires envers le coordinateur ainsi que le régime de responsabilité financière des bénéficiaires quant aux montants dus à la Commission;
j)
les modalités et délais d’approbation de ces rapports et de paiement par la Commission;
k)
le cas échéant, le détail des coûts éligibles de l’action ou du programme de travail agréé ou des coûts unitaires, des montants forfaitaires ou des financements à taux forfaitaire visés à l’article 123 du règlement financier;
l)
les dispositions relatives à la visibilité du soutien financier de l’Union, sauf dans des cas dûment justifiés, si une publicité n’est pas possible ou pas appropriée.
Au minimum, les conditions générales visées au point f) du premier alinéa:
i)
indiquent que le droit de l’Union est la loi applicable à la convention de subvention, complété, si nécessaire, par le droit national spécifié dans la convention de subvention. Il peut être dérogé à cette disposition dans les conventions conclues avec des organisations internationales;
ii)
précisent la juridiction ou le tribunal arbitral compétent en cas de contentieux.
2. La convention de subvention peut prévoir les modalités et les délais de suspension ou de résiliation conformément à l’article 135 du règlement financier.
3. Dans les cas visés à l’article 178, la décision-cadre ou la convention-cadre de partenariat précise les informations visées au premier alinéa du paragraphe 1, points a), b), c) i), f), h) à j), et l), du présent article.
La décision ou convention spécifique de subvention contient les informations visées au premier alinéa du paragraphe 1, points a) à e), g) et k), et, en tant que de besoin, i).
4. Les conventions de subventions ne peuvent être modifiées que par écrit. Ces modifications, y compris celles visant à ajouter ou à supprimer un bénéficiaire, ne peuvent avoir pour objet ou pour effet d’apporter aux conventions des changements susceptibles de mettre en cause la décision d’attribution de la subvention ou de nuire à l’égalité de traitement entre demandeurs.
5. Les paragraphes 1, 2, 3 et 4 s’appliquent mutatis mutandis aux décisions de subvention.
Une partie des informations visées au paragraphe 1 peut être fournie dans l’appel de propositions ou dans tout document connexe, au lieu d’être indiquée dans la décision de subvention.
Article 181
Formes des subventions
(Article 123 du règlement financier)
1. Les subventions octroyées sous la forme visée à l’article 123, paragraphe 1, point a), du règlement financier sont calculées sur la base des coûts éligibles réellement exposés par le bénéficiaire et font l’objet d’une prévision budgétaire préliminaire présentée avec la proposition et figurant dans la décision ou convention de subvention.
2. Les coûts unitaires visés à l’article 123, paragraphe 1, point b), du règlement financier couvrent tout ou partie des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement déterminées à l’avance par référence à un montant par unité.
3. Les montants forfaitaires visés à l’article 123, paragraphe 1, point c), du règlement financier couvrent globalement tout ou partie des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement déterminées à l’avance.
4. Les financements à taux forfaitaire visés à l’article 123, paragraphe 1, point d), du règlement financier couvrent des catégories spécifiques de coûts éligibles qui sont clairement déterminées à l’avance par l’application d’un pourcentage.
Article 182
Montants forfaitaires, coûts unitaires et financements à taux forfaitaire
(Article 124 du règlement financier)
1. L’autorisation d’utiliser les montants forfaitaires, coûts unitaires ou financements à taux forfaitaire visée à l’article 124, paragraphe 1, du règlement financier, s’applique pour toute la durée du programme. Cette autorisation peut être revue si des modifications substantielles sont nécessaires. Les données et montants sont évalués périodiquement et, lorsqu’il y a lieu, les montants forfaitaires, les coûts unitaires ou les financements à taux forfaitaire sont adaptés.
En cas de convention conclue entre la Commission et plusieurs bénéficiaires, le montant maximal visé au second alinéa de l’article 124, paragraphe 1, du règlement financier, est à appliquer par bénéficiaire.
2. La décision ou la convention de subvention contient toutes les dispositions nécessaires permettant de vérifier que les conditions de versement de la subvention sur la base des montants forfaitaires, des coûts unitaires ou des financements à taux forfaitaire ont été respectées.
3. Le versement de la subvention sur la base des montants forfaitaires, des coûts unitaires ou des financements à taux forfaitaire s’effectue sans préjudice du droit d’accès aux registres réglementaires des bénéficiaires aux fins prévues par le premier alinéa du paragraphe 1 et par l’article 137, paragraphe 2, du règlement financier.
4. Lorsque des contrôles ex post révèlent que le fait générateur n’est pas survenu et qu’un paiement a été indûment effectué en faveur du bénéficiaire pour une subvention fondée sur des montants forfaitaires, des coûts unitaires ou des financements à taux forfaitaire, la Commission est en droit de récupérer jusqu’à l’intégralité du montant de la subvention sans préjudice des sanctions visées à l’article 109 du règlement financier.
CHAPITRE 2
Principes
Article 183
Principe de cofinancement
(Article 125, paragraphe 3, du règlement financier)
1. En vertu du principe de cofinancement, les ressources qui sont nécessaires pour mener à bien l’action ou le programme de travail ne sont pas entièrement fournies par la contribution de l’Union.
Le cofinancement peut prendre la forme des ressources propres du bénéficiaire, du revenu généré par l’action ou le programme de travail ou de contributions financières ou en nature provenant de tiers.
2. Les contributions en nature sont des ressources non financières mises gracieusement à la disposition du bénéficiaire par des tiers.
Article 184
Principe du non-profit
(Article 125, paragraphe 5, du règlement financier)
Les contributions financières provenant de tiers, qui peuvent être utilisées par le bénéficiaire pour couvrir d’autres coûts que ceux éligibles au titre de la subvention de l’Union ou qui ne sont pas dues au tiers si elles ne sont pas utilisées aux fins de l’action ou du programme de travail, ne sont pas considérées comme des contributions financières spécifiquement versées par les donateurs pour le financement des coûts éligibles au sens de l’article 125, paragraphe 5, du règlement financier.
Article 185
Subventions de faible valeur
(Article 125, paragraphe 4, du règlement financier)
Sont considérées comme subventions de faible valeur les subventions inférieures ou égales à 60 000 EUR.
Article 186
Assistance technique
(Articles 101 et 125 du règlement financier)
Le terme «assistance technique» désigne les activités d’appui et de renforcement des capacités nécessaires à la mise en œuvre d’un programme ou d’une action, notamment les activités de préparation, de gestion, de suivi, d’évaluation, d’audit et de contrôle.
Article 187
Coûts éligibles
[Article 126, paragraphe 3, point c), du règlement financier]
La TVA est considérée comme non récupérable en vertu de la législation nationale sur la TVA, si, selon cette législation, elle est imputable à l’une des activités suivantes:
a)
les activités exonérées n’ouvrant pas droit à déduction;
b)
les activités qui ne relèvent pas du champ d’application de la TVA;
c)
les activités, visées aux points a) ou b), pour lesquelles la TVA n’est pas déductible, mais remboursée au moyen de régimes spécifiques de remboursement ou de fonds de compensation non prévus par la directive 2006/112/CE, même si ce régime ou ce fonds est institué par la législation nationale en matière de TVA.
La TVA liée aux activités énumérées à l’article 13, paragraphe 2, de la directive 2006/112/CE est considérée comme payée par un bénéficiaire autre qu’un non-assujetti tel que défini au premier alinéa de l’article 13, paragraphe 1, de ladite directive, indépendamment de la question de savoir si l’État membre concerné considère ces activités comme des activités de l’autorité publique exercées par des organismes de droit public.
Article 188
Programmation
(Article 128 du règlement financier)
1. Un programme de travail annuel ou pluriannuel en matière de subventions est préparé par chaque ordonnateur compétent. Ce programme de travail est adopté par l’institution et est publié sur le site internet de l’institution concernée consacré aux subventions le plus tôt possible, et le 31 mars de l’année d’exécution au plus tard.
Le programme de travail précise la période couverte, l’acte de base s’il y a lieu, les objectifs à remplir, les résultats prévus, le calendrier indicatif des appels de propositions avec leur montant indicatif et le taux maximal de cofinancement.
Le programme de travail contient en outre les informations mentionnées à l’article 94 pour que la décision portant adoption de ce programme soit considérée comme étant la décision de financement des subventions de l’année en question.
2. Toute modification substantielle du programme de travail fait l’objet d’une adoption et d’une publication complémentaires selon les modalités visées au paragraphe 1.
Article 189
Contenu des appels de propositions
(Article 128 du règlement financier)
1. Les appels de propositions spécifient:
a)
les objectifs poursuivis;
b)
les critères d’éligibilité, d’exclusion, de sélection et d’attribution tels que visés aux articles 131 et 132 du règlement financier, ainsi que les pièces justificatives y afférentes;
c)
les modalités de financement de l’Union;
d)
les modalités et la date limite de dépôt des propositions et la date prévue à laquelle tous les candidats doivent être informés du résultat de l’évaluation de leur candidature ainsi que la date indicative pour la signature des conventions de subvention ou pour la notification des décisions de subvention.
2. Les appels de propositions sont publiés sur le site internet des institutions de l’Union ainsi que par tout autre moyen approprié, dont le Journal officiel de l’Union européenne, lorsqu’il est nécessaire d’en assurer une publicité complémentaire auprès des bénéficiaires potentiels. Ils peuvent être publiés à compter de l’adoption de la décision de financement visée à l’article 84 du règlement financier, y compris au cours de l’année qui précède l’exécution du budget. Toute modification du contenu des appels de propositions fait l’objet d’une publication dans les mêmes conditions que les appels eux-mêmes.
Article 190
Exceptions aux appels de propositions
(Article 128 du règlement financier)
1. Des subventions peuvent être octroyées sans appel de propositions uniquement dans les cas suivants:
a)
dans le cadre de l’aide humanitaire, des opérations de protection civile ou des aides visant des situations de crise au sens du paragraphe 2;
b)
dans d’autres cas d’urgence exceptionnels et dûment justifiés;
c)
au bénéfice d’organismes se trouvant dans une situation de monopole de droit ou de fait, dûment motivée dans la décision d’attribution;
d)
au bénéfice d’organismes identifiés par un acte de base, au sens de l’article 54 du règlement financier, pour recevoir une subvention ou d’organismes désignés par les États membres, sous leur responsabilité, lorsque ces États membres sont identifiés par un acte de base pour recevoir une subvention;
e)
dans le cas de la recherche et du développement technologique, au bénéfice d’organismes identifiés dans le programme de travail visé à l’article 128 du règlement financier, lorsque l’acte de base prévoit expressément cette possibilité, et à condition que le projet ne relève pas d’un appel de propositions;
f)
pour des actions ayant des caractéristiques spécifiques qui requièrent un type particulier d’organisme en raison de sa compétence technique, de son degré élevé de spécialisation ou de son pouvoir administratif, à condition que les actions concernées ne relèvent pas d’un appel de propositions.
Les cas visés au point f) du premier alinéa sont dûment motivés dans la décision d’octroi.
2. Une situation de crise dans un pays tiers est une situation de danger immédiat ou imminent, risquant de dégénérer en un conflit armé ou menaçant de déstabiliser le pays. Une situation de crise s’entend aussi comme une situation causée par des calamités naturelles, des crises d’origine humaine comme les guerres ou autres conflits, ou par des circonstances extraordinaires ayant des effets comparables se rapportant notamment au changement climatique, à la dégradation de l’environnement, à la privation de l’accès à l’énergie et aux ressources naturelles ou à l’extrême pauvreté.
Article 191
Publicité ex post
(Article 128 du règlement financier)
1. Les informations relatives aux subventions octroyées au cours d’un exercice font l’objet d’une publication conformément à l’article 21.
2. À la suite de la publication visée au paragraphe 1, lorsque celle-ci est demandée par le Parlement européen et par le Conseil, la Commission transmet à ceux-ci un rapport indiquant:
a)
le nombre de demandeurs lors du dernier exercice;
b)
le nombre et le pourcentage de demandes recevables par appel de propositions;
c)
la durée moyenne de la procédure, depuis la date de clôture de l’appel de propositions jusqu’à l’octroi d’une subvention;
d)
le nombre et le montant des subventions pour lesquelles il a été dérogé à l’obligation de publication ex post au cours du dernier exercice conformément à l’article 21, paragraphe 4.
Article 192
Information des demandeurs
(Article 128 du règlement financier)
La Commission fournit aux demandeurs des informations et des conseils, par les actions suivantes:
a)
établissement de normes communes applicables aux formulaires de demande à remplir pour des subventions similaires et contrôle des dimensions et de la lisibilité des formulaires de demande;
b)
communication d’informations aux demandeurs potentiels, notamment au moyen de séminaires et de manuels;
c)
conservation de données permanentes relatives aux bénéficiaires dans le fichier «entités légales» visé à l’article 63.
Article 193
Financements provenant de lignes budgétaires distinctes
(Article 129 du règlement financier)
Une action peut faire l’objet d’un financement conjoint sur des lignes budgétaires distinctes par différents ordonnateurs compétents.
Article 194
Rétroactivité du financement en cas d’extrême urgence et de prévention de conflits
(Article 130 du règlement financier)
Dans les limites du champ d’application de l’article 130, paragraphe 1, du règlement financier, les dépenses exposées par un bénéficiaire avant la date de dépôt de sa demande sont éligibles au financement de l’Union dans les conditions suivantes:
a)
les raisons d’une telle dérogation ont été dûment justifiées dans la décision de financement;
b)
la décision de financement et la convention ou décision de subvention fixent explicitement la date d’éligibilité à une date antérieure à celle du dépôt de la demande.
Article 195
Remise des demandes de subventions
(Article 131 du règlement financier)
1. Les modalités de remise des demandes de subventions sont déterminées par l’ordonnateur compétent, qui peut choisir le mode de communication. Les demandes de subventions peuvent être présentées par lettre ou par voie électronique.
Les moyens de communication choisis ont un caractère non discriminatoire et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l’accès des demandeurs à la procédure d’attribution.
Les moyens de communication retenus permettent de garantir le respect des conditions suivantes:
a)
chaque soumission contient toute l’information nécessaire pour son évaluation;
b)
l’intégrité des données est préservée;
c)
la confidentialité des propositions est préservée;
d)
la protection des données à caractère personnel est assurée, conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.
Aux fins du point c) du troisième alinéa, l’ordonnateur compétent ne prend connaissance des demandes qu’à l’expiration du délai prévu pour la présentation de celles-ci.
L’ordonnateur compétent peut exiger que la présentation par voie électronique soit assortie d’une signature électronique avancée au sens de la directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil (19).
2. Lorsque l’ordonnateur compétent autorise la transmission des demandes par voie électronique, les outils utilisés, ainsi que leurs caractéristiques techniques, doivent avoir un caractère non discriminatoire, être couramment à la disposition du public et compatibles avec les technologies d’information et de communication généralement utilisées. Les informations relatives aux spécifications nécessaires à la présentation des demandes, y compris le cryptage, sont mises à la disposition des demandeurs.
En outre, les dispositifs de réception électronique des demandes garantissent la sécurité et la confidentialité. Ils garantissent aussi que l’heure et la date exactes de la réception des demandes peuvent être déterminées avec précision.
3. Lorsque la transmission des demandes se fait par lettre, elle se fait, au choix des demandeurs de l’une des manières suivantes:
a)
par la poste ou par messagerie, auxquels cas les documents d’appel de propositions précisent qu’est retenue la date d’envoi, le cachet de la poste ou la date du récépissé de dépôt faisant foi;
b)
par dépôt dans les services de l’institution directement ou par tout mandataire du demandeur, auquel cas les documents d’appel de propositions précisent le service auquel les demandes sont remises contre reçu daté et signé.
CHAPITRE 3
Procédure d’octroi
Article 196
Contenu des demandes de subventions
(Article 131 du règlement financier)
1. La demande est présentée à l’aide du formulaire établi conformément aux normes communes déterminées en application de l’article 192, point a), et mis à disposition par les ordonnateurs compétents, selon les critères définis dans l’acte de base et dans l’appel de propositions.
Les pièces justificatives visées au deuxième alinéa de l’article 131, paragraphe 3, du règlement financier peuvent consister en particulier dans le compte de gestion et dans le bilan du dernier exercice clos.
2. Le budget prévisionnel de l’action ou du programme de travail joint à la demande est équilibré en dépenses et en recettes, sous réserve de provisions pour imprévus ou pour d’éventuelles variations de change qui peuvent être autorisées dans des cas dûment justifiés, et il indique les coûts éligibles estimés de l’action ou du programme de travail.
3. Lorsque la demande concerne des subventions pour une action dont le montant dépasse 750 000 EUR ou des subventions de fonctionnement supérieures à 100 000 EUR, un rapport d’audit produit par un contrôleur des comptes externe agréé est présenté. Ce rapport certifie les comptes du dernier exercice disponible.
Le premier alinéa du présent paragraphe ne s’applique qu’à la première demande introduite par un même bénéficiaire auprès d’un ordonnateur compétent lors d’un même exercice budgétaire.
En cas de conventions conclues entre la Commission et plusieurs bénéficiaires, les seuils fixés au premier alinéa sont à appliquer par bénéficiaire.
Dans le cas des partenariats visés à l’article 178, le rapport d’audit visé au premier alinéa du présent paragraphe, portant sur les deux derniers exercices disponibles, est présenté avant la signature de la convention-cadre de partenariat ou la notification de la décision-cadre de partenariat.
L’ordonnateur compétent peut, selon son analyse du risque, exonérer de l’obligation de présenter un rapport d’audit visée au premier alinéa les établissements d’enseignement et instituts de formation et, dans le cas de conventions avec plusieurs bénéficiaires, les bénéficiaires qui ont accepté des responsabilités solidaires et conjointes ou qui ne portent aucune responsabilité financière.
Le premier alinéa du présent paragraphe ne s’applique pas aux organismes publics ni aux organisations internationales visées à l’article 43.
4. Le demandeur indique les sources et montants des financements de l’Union dont il bénéficie ou demande à bénéficier pour la même action ou pour une partie de ladite action ou encore pour son fonctionnement au cours du même exercice ainsi que tout autre financement dont il bénéficie ou demande à bénéficier pour la même action.
Article 197
Preuves de l’absence de cause d’exclusion
(Article 131 du règlement financier)
Les demandeurs attestent sur l’honneur qu’ils ne se trouvent pas dans l’une des situations énumérées à l’article 106, paragraphe 1, et à l’article 107 du règlement financier, sauf dans les cas prévus aux points a) et b) de l’article 131, paragraphe 4, du règlement financier. L’ordonnateur compétent peut également, selon son analyse du risque, exiger des demandeurs retenus qu’ils fournissent les preuves visées à l’article 143. En pareil cas, ces demandeurs sont tenus de fournir ces preuves, sauf impossibilité matérielle reconnue par l’ordonnateur compétent ou si ces éléments de preuve ont déjà été fournis aux fins d’une autre procédure d’attribution de marché ou d’octroi de subvention, à condition que les documents ne remontent pas à plus d’un an à compter de leur date de délivrance et qu’ils soient toujours valables.
Article 198
Demandeurs dépourvus de la personnalité juridique
(Article 131 du règlement financier)
Lorsqu’une demande de subvention est introduite par un demandeur dépourvu de la personnalité juridique, conformément à l’article 131, paragraphe 2, du règlement financier, les représentants de ce demandeur apportent la preuve qu’ils ont la capacité de prendre des engagements juridiques pour le compte du demandeur et que ce dernier possède une capacité financière et opérationnelle équivalente à celle des personnes morales.
Article 199
Entités constituant un seul demandeur
(Article 131 du règlement financier)
Lorsque plusieurs entités satisfont aux critères d’octroi d’une subvention et constituent ensemble une seule entité, cette entité peut être traitée par l’ordonnateur compétent comme le seul demandeur, à condition que la demande identifie les entités qui participent à l’action ou au programme de travail proposés comme faisant partie du demandeur.
Article 200
Sanctions financières et administratives
(Article 131 du règlement financier)
Des sanctions financières et/ou administratives peuvent être infligées aux demandeurs qui ont fait de fausses déclarations ou qui ont commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude, dans les conditions prévues à l’article 145.
De telles sanctions financières et/ou administratives peuvent également être infligées aux bénéficiaires qui ont été déclarés en défaut grave d’exécution de leurs obligations contractuelles.
Article 201
Critères d’éligibilité
(Article 131 du règlement financier)
1. Les critères d’éligibilité sont publiés dans l’appel de propositions.
2. Les critères d’éligibilité déterminent les conditions de participation à un appel de propositions. Ces critères sont établis en fonction des objectifs de l’action et ils respectent les principes de transparence et de non-discrimination.
Article 202
Critères de sélection
(Article 132, paragraphe 1, du règlement financier)
1. Les critères de sélection sont publiés dans l’appel de propositions et permettent d’évaluer la capacité financière et opérationnelle du demandeur à mener à son terme l’action ou le programme de travail proposés.
2. Le demandeur doit disposer de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir son activité pendant la période de réalisation de l’action ou l’exercice subventionné et pour participer à son financement. Il doit disposer des compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien l’action ou le programme de travail proposés, sauf disposition spécifique de l’acte de base.
3. La vérification de la capacité financière et opérationnelle s’appuie notamment sur l’analyse de toute pièce justificative visée à l’article 196 et demandée par l’ordonnateur compétent dans l’appel de propositions.
Si aucune pièce justificative n’a été demandée dans l’appel de propositions et si l’ordonnateur compétent nourrit des doutes quant à la capacité financière ou opérationnelle des demandeurs, il leur demande de fournir tout document qu’il juge approprié.
Dans le cas des partenariats visés à l’article 178, cette vérification s’effectue avant la signature de la convention-cadre de partenariat ou la notification de la décision-cadre de partenariat.
Article 203
Critères d’attribution
(Article 132, paragraphe 2, du règlement financier)
1. Les critères d’attribution sont publiés dans l’appel de propositions.
2. Les critères d’attribution permettent d’octroyer les subventions soit aux actions qui maximisent l’efficacité globale du programme de l’Union dont elles assurent la mise en œuvre, soit aux organismes dont le programme de travail vise à atteindre le même résultat. Ces critères sont définis de manière à assurer également la bonne gestion des fonds de l’Union.
L’application des critères d’attribution permet de retenir les projets d’actions ou de programmes de travail qui assurent à la Commission le respect de ses objectifs et priorités et garantissent la visibilité du financement de l’Union.
3. Les critères d’attribution sont définis de telle manière qu’il soit ultérieurement possible d’en assurer l’évaluation.
Article 204
Évaluation des demandes et attribution
(Article 133 du règlement financier)
1. L’ordonnateur compétent nomme un comité d’évaluation des propositions, sauf si la Commission en décide autrement dans le cadre d’un programme sectoriel particulier.
Ce comité est composé d’au moins trois personnes représentant au moins deux entités organisationnelles des institutions ou organismes visés aux articles 62 et 208 du règlement financier, sans lien hiérarchique entre eux. En vue de prévenir toute situation de conflit d’intérêts, ces personnes sont soumises aux obligations visées à l’article 57 du règlement financier.
Dans les représentations et les unités locales visées à l’article 72 du présent règlement, ainsi que dans les organismes délégataires visés aux articles 62 et 208 du règlement financier, en l’absence d’entités distinctes, l’obligation d’entités organisationnelles sans lien hiérarchique entre elles ne s’applique pas.
Des experts externes peuvent assister le comité par décision de l’ordonnateur compétent. L’ordonnateur compétent s’assure que ces experts respectent les obligations visées à l’article 57 du règlement financier.
2. L’ordonnateur compétent divise, le cas échéant, le processus en plusieurs étapes de procédure. Les règles régissant le processus sont annoncées dans l’appel de propositions.
Lorsqu’un appel de propositions prévoit une procédure de présentation en deux étapes, seuls les demandeurs dont les propositions remplissent les critères d’évaluation de la première étape sont invités à présenter une proposition complète lors de la seconde étape.
Lorsqu’un appel de propositions prévoit une procédure d’évaluation en deux étapes, seules les propositions qui passent la première étape, sur la base de l’évaluation fondée sur une série limitée de critères, font ensuite l’objet d’une évaluation plus approfondie.
Les demandeurs dont les propositions sont rejetées à l’une ou l’autre étape en sont informés conformément à l’article 133, paragraphe 3, du règlement financier.
Chaque étape ultérieure de la procédure est clairement distinguée de la précédente.
Les mêmes documents et les mêmes informations ne sont pas exigés plus d’une fois au cours de la même procédure.
3. Le comité d’évaluation ou, le cas échéant, l’ordonnateur compétent peut inviter le demandeur à fournir des informations complémentaires ou à clarifier les pièces justificatives présentées en rapport avec la demande, à la condition que ces informations ou clarifications ne modifient pas la proposition de manière substantielle. Conformément à l’article 96 du règlement financier, en cas d’erreurs matérielles évidentes, le comité d’évaluation ou l’ordonnateur ne peut s’abstenir de cette demande que dans des cas dûment justifiés. L’ordonnateur conserve une trace appropriée des contacts qu’il a eus avec les demandeurs au cours de la procédure.
4. À la fin des travaux du comité d’évaluation, les membres signent un procès-verbal reprenant toutes les propositions examinées, appréciant leur qualité et identifiant celles susceptibles de bénéficier d’un financement. Ce procès-verbal peut être signé dans un système électronique permettant une identification suffisante du signataire.
En tant que de besoin, ce procès-verbal établit un classement des propositions examinées et fournit des recommandations sur le montant maximal à octroyer et d’éventuelles adaptations non essentielles à la demande de subvention.
Il est conservé aux fins de référence ultérieure.
5. L’ordonnateur compétent peut inviter un demandeur à adapter sa proposition en fonction des recommandations du comité d’évaluation. L’ordonnateur conserve une trace appropriée des contacts qu’il a eus avec les demandeurs au cours de la procédure.
L’ordonnateur compétent, après l’évaluation, prend sa décision comportant au moins:
a)
l’objet et le montant global de la décision;
b)
le nom des demandeurs retenus, l’intitulé des actions, les montants retenus et les raisons de ce choix, y compris dans les cas où il s’écarte de l’avis du comité d’évaluation;
c)
le nom des demandeurs exclus et les raisons de ce choix.
6. Les paragraphes 1, 2 et 4 du présent article ne sont pas obligatoires pour l’octroi de subventions en vertu de l’article 190 du présent règlement et de l’article 125, paragraphe 7, du règlement financier.
Article 205
Information des demandeurs
(Article 133 du règlement financier)
Les demandeurs exclus sont informés dans les meilleurs délais des résultats de l’évaluation de leur demande et, en tout état de cause, dans un délai de quinze jours de calendrier après que les demandeurs retenus ont eux-mêmes été informés.
CHAPITRE 4
Paiement et contrôle
Article 206
Garantie de préfinancement
(Article 134 du règlement financier)
1. Afin de limiter les risques financiers liés au versement de préfinancements, l’ordonnateur compétent peut, sur la base d’une analyse du risque, exiger du bénéficiaire une garantie préalable, dont le montant peut atteindre celui du préfinancement, sauf dans le cas des subventions de faible valeur, soit fractionner le versement en plusieurs tranches.
2. Chaque fois qu’une garantie est exigée, elle est soumise à l’appréciation et à l’acceptation de l’ordonnateur compétent.
La garantie doit couvrir une période suffisante pour permettre de l’actionner.
3. La garantie est fournie par un organisme bancaire ou financier agréé établi dans l’un des États membres. Lorsque le bénéficiaire est établi dans un pays tiers, l’ordonnateur compétent peut accepter qu’un organisme bancaire ou financier établi dans ce pays tiers fournisse une telle garantie s’il estime que cette dernière présente des assurances et des caractéristiques équivalentes à celles délivrées par un organisme bancaire ou financier établi dans un État membre.
À la demande du bénéficiaire, la garantie visée au premier alinéa peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d’un tiers ou par la garantie solidaire irrévocable et inconditionnelle des bénéficiaires d’une action parties à la même convention ou décision de subvention, après acceptation par l’ordonnateur compétent.
Cette garantie est libellée en euros.
Elle a pour objet de rendre cet organisme, ce tiers ou les autres bénéficiaires caution solidaire irrévocable ou garant à première demande des obligations du bénéficiaire de la subvention.
4. La garantie est libérée au fur et à mesure de l’apurement du préfinancement, en déduction des paiements intermédiaires ou du versement du solde au bénéficiaire, selon les conditions prévues dans la convention ou décision de subvention.
Article 207
Justification des demandes de paiement
(Article 135 du règlement financier)
1. Pour chaque subvention, le préfinancement peut être fractionné en plusieurs tranches dans le respect du principe de bonne gestion financière.
Le paiement intégral du nouveau versement du préfinancement est subordonné à la consommation du préfinancement précédent à hauteur d’au moins 70 % de son montant total.
Lorsque la consommation du préfinancement précédent est inférieure à 70 %, le montant du nouveau versement de préfinancement est diminué de la part non utilisée du versement de préfinancement initial.
Le décompte des frais exposés par le bénéficiaire est produit à l’appui de sa demande de nouveau versement.
2. Le bénéficiaire certifie sur l’honneur le caractère complet, fiable et sincère des informations contenues dans ses demandes de paiement, sans préjudice des dispositions de l’article 110. Il certifie aussi que les coûts encourus peuvent être considérés comme éligibles, conformément aux dispositions de la convention ou décision de subvention, et que les demandes de paiement sont étayées par des pièces justificatives adéquates susceptibles de faire l’objet d’un contrôle.
3. Un certificat relatif aux états financiers de l’action ou du programme de travail et aux comptes sous-jacents, produit par un contrôleur des comptes externe ou, dans le cas d’organismes publics, par un agent public qualifié et indépendant, peut être exigé à l’appui de tout paiement par l’ordonnateur compétent, sur la base d’une analyse du risque. Ce certificat est joint à la demande de paiement. Ce document certifie, conformément à une méthodologie agréée par l’ordonnateur compétent et sur la base de procédures convenues conformes aux normes internationales, que les coûts déclarés par le bénéficiaire dans les états financiers sur lesquels s’appuie la demande de paiement sont réels, comptabilisés avec exactitude et éligibles conformément aux dispositions de la convention ou décision de subvention.
Dans des cas spécifiques et dûment justifiés, l’ordonnateur compétent peut demander le certificat sous la forme d’un avis ou sous un autre format respectant les normes internationales.
Le certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents est obligatoire pour les paiements intermédiaires et pour les paiements de solde dans les cas suivants:
a)
les subventions d’action pour lesquelles le montant accordé sous la forme visée à l’article 123, paragraphe 1, point a), du règlement financier s’élève à 750 000 EUR ou plus, lorsque le montant cumulé des demandes de paiement sous cette forme s’établit à 325 000 EUR au moins;
b)
les subventions de fonctionnement pour lesquelles le montant accordé sous la forme visée à l’article 123, paragraphe 1, point a), du règlement financier s’élève à 100 000 EUR ou plus.
Sur la base d’une analyse du risque, l’ordonnateur compétent peut de plus exonérer de l’obligation de produire un tel certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents:
a)
les organismes publics et les organisations internationales visées à l’article 43;
b)
les bénéficiaires de subventions en matière d’aide humanitaire, d’opérations urgentes de protection civile et de gestion des situations de crise, sauf pour les paiements de solde;
c)
pour les versements de solde, les bénéficiaires de subventions en matière humanitaire qui ont signé une convention-cadre de partenariat ou qui ont reçu la notification d’une décision-cadre de partenariat, telle que visées à l’article 178, et ont mis en place un système de contrôle offrant des garanties équivalentes pour ces paiements;
d)
les bénéficiaires de subventions multiples qui ont fourni des certificats indépendants présentant des garanties équivalentes en ce qui concerne le système de contrôle et la méthodologie utilisés pour l’établissement de leurs créances.
L’ordonnateur compétent peut en outre lever l’obligation de produire un certificat relatif aux états financiers et aux comptes sous-jacents, lorsqu’un audit a été ou sera réalisé directement par les services de la Commission ou par un organisme que cette dernière aura mandaté à cet effet, qui offre des garanties équivalentes concernant les coûts déclarés.
En cas de convention conclue entre la Commission et plusieurs bénéficiaires, les seuils prévus au troisième alinéa, points a) et b), sont à appliquer par bénéficiaire.
4. Un rapport de vérification opérationnelle, présenté par un tiers indépendant agréé par l’ordonnateur compétent, peut être demandé par ce dernier à l’appui de tout paiement, sur la base d’une analyse du risque. Lorsque l’ordonnateur compétent le demande, le rapport de vérification est joint à la demande de paiement et les coûts correspondants sont éligibles dans les mêmes conditions que les coûts relatifs aux certificats d’audit, tels que visés à l’article 126 du règlement financier. Le rapport de vérification précise que la vérification opérationnelle a été réalisée conformément à une méthodologie approuvée par l’ordonnateur compétent et indique si l’action ou le programme de travail a été effectivement mis en œuvre conformément aux conditions exposées dans la convention ou la décision de subvention.
Article 208
Suspensions et réductions de subventions
(Article 135 du règlement financier)
1. L’exécution de la convention ou décision de subvention, la participation d’un bénéficiaire à l’exécution ou des versements peuvent être suspendus afin de vérifier la réalité des erreurs et irrégularités substantielles ou fraudes présumées ou le défaut d’exécution des obligations. Si ces derniers ne sont pas confirmés, l’exécution est reprise dès que possible.
2. En cas de non-exécution, de mauvaise exécution, d’exécution partielle ou tardive de l’action ou du programme de travail agréé, l’ordonnateur compétent, à condition d’avoir donné la possibilité au bénéficiaire de présenter ses observations, réduit ou récupère la subvention proportionnellement, selon le stade de la procédure.
CHAPITRE 5
Mise en œuvre
Article 209
Contrats d’exécution
(Article 137 du règlement financier)
1. Sans préjudice de l’application de la directive 2004/18/CE, lorsque la mise en œuvre de l’action ou du programme de travail nécessite la passation d’un marché, le bénéficiaire attribue le marché à l’offre économiquement la plus avantageuse ou, selon le cas, à l’offre présentant le prix le plus bas, tout en veillant à l’absence de conflit d’intérêts.
2. Lorsque la mise en œuvre des actions ou du programme de travail nécessite la passation d’un marché d’une valeur supérieure à 60 000 EUR, l’ordonnateur compétent peut imposer au bénéficiaire des règles particulières à suivre en plus de celles visées au paragraphe 1.
Ces règles particulières reposent sur des règles figurant dans le règlement financier et tiennent dûment compte de la valeur des marchés concernés, de l’importance relative de la contribution de l’Union dans le coût total de l’action et du risque. Ces règles spéciales sont prévues dans la décision ou la convention de subvention.
Article 210
Soutien financier à des tiers
(Article 137 du règlement financier)
Pour autant que les objectifs ou les résultats à atteindre soient suffisamment détaillés dans les conditions visées à l’article 137, paragraphe 1, du règlement financier, le pouvoir d’appréciation ne peut être considéré comme épuisé que si la décision ou la convention de subvention précise également ce qui suit:
a)
le montant maximal du soutien financier pouvant être versé à un tiers, qui ne doit pas dépasser 60 000 EUR, sauf dans le cas où le soutien financier est le but premier de l’action, et les critères à appliquer pour déterminer le montant précis;
b)
les différents types d’activités susceptibles de bénéficier de ce soutien financier, sur la base d’une liste exhaustive;
c)
la définition des personnes ou catégories de personnes susceptibles de bénéficier de ce soutien financier et les critères d’octroi.
TITRE VII
PRIX
Article 211
Programmation
(Article 138, paragraphe 2, du règlement financier)
1. Un programme de travail annuel ou pluriannuel en matière de prix est préparé par chaque ordonnateur compétent. Ce programme de travail est adopté par l’institution et est publié sur le site internet de l’institution concernée le plus tôt possible, et le 31 mars de l’année d’exécution au plus tard.
Le programme de travail précise la période couverte, l’acte de base s’il y a lieu, les objectifs à remplir, les résultats prévus et le calendrier indicatif des concours avec le montant indicatif des prix.
Le programme de travail contient en outre les informations mentionnées à l’article 94 pour que la décision portant adoption de ce programme soit considérée comme étant la décision de financement des prix de l’année en question.
2. Toute modification substantielle du programme de travail fait l’objet d’une adoption et d’une publication complémentaires selon les modalités visées au paragraphe 1.
Article 212
Règlement du concours
(Article 138, paragraphe 2, du règlement financier)
1. Le règlement du concours définit ce qui suit:
a)
les conditions de participation, qui doivent au moins:
i)
préciser les critères d’éligibilité;
ii)
préciser les modalités et la date limite fixées pour l’enregistrement des participants, si nécessaire, et pour la présentation des dossiers de participation, dans les conditions prévues au paragraphe 2;
iii)
prévoir l’exclusion des participants qui se trouvent dans l’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, et aux articles 107, 108 et 109, du règlement financier;
iv)
indiquer que les participants sont seuls responsables en cas de recours portant sur les activités menées dans le cadre du concours;
v)
prévoir l’acceptation par les gagnants des vérifications et contrôles de la Commission, de l’OLAF et de la Cour des comptes ainsi que des obligations en matière de publicité, telles que les définit le règlement du concours;
vi)
indiquer que le droit de l’Union est applicable au concours, complété, si nécessaire, par le droit national spécifié dans le règlement du concours;
vii)
préciser la juridiction ou le tribunal arbitral compétent en cas de contentieux;
viii)
indiquer que des sanctions financières et/ou administratives peuvent être infligées aux participants qui ont fait de fausses déclarations ou qui ont commis des irrégularités ou une fraude, dans les conditions prévues à l’article 145, au prorata de la valeur des prix en cause;
b)
les critères d’attribution, propres à permettre d’évaluer la qualité des dossiers de participation en ce qui concerne les objectifs poursuivis et les résultats escomptés, ainsi qu’à déterminer objectivement si les dossiers de participation peuvent être considérés comme gagnants;
c)
le montant du ou des prix;
d)
les modalités de versement des prix aux gagnants après leur attribution.
Aux fins de l’application du point a) i) du premier alinéa, les bénéficiaires de subventions de l’Union sont éligibles, sauf indication contraire dans le règlement du concours.
Aux fins de l’application du point a) vi) du premier alinéa, il peut être dérogé à cette exigence dans le cas de la participation d’organisations internationales.
2. L’ordonnateur compétent choisit, pour la présentation des dossiers de participation, des moyens de communication non discriminatoires qui n’ont pas pour effet de restreindre l’accès des participants au concours.
Les moyens de communication retenus permettent de garantir le respect des conditions suivantes:
a)
chaque dossier de participation contient toute l’information nécessaire pour son évaluation;
b)
l’intégrité des données est préservée;
c)
la confidentialité des dossiers de participation est préservée;
d)
la protection des données à caractère personnel est assurée, conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.
3. Le règlement du concours peut fixer les conditions régissant l’annulation du concours, en particulier lorsque ses objectifs ne peuvent pas être remplis ou qu’une personne physique ou morale ne réunissant pas les conditions de participation pourrait être considérée comme gagnante.
4. Le règlement du concours est publié sur le site internet des institutions de l’Union. Outre la publication sur le site internet, le règlement du concours peut être publié par tout autre moyen approprié, dont le Journal officiel de l’Union européenne, lorsqu’il est nécessaire d’assurer une publicité complémentaire auprès des participants potentiels. Il peut être publié à compter de l’adoption de la décision de financement visée à l’article 84 du règlement financier, y compris au cours de l’année qui précède l’exécution du budget. Toute modification du contenu du règlement du concours fait également l’objet d’une publication dans les mêmes conditions.
Article 213
Publicité ex post
(Article 138, paragraphe 2, du règlement financier)
1. Les informations relatives aux prix attribués au cours d’un exercice font l’objet d’une publication conformément à l’article 21.
2. À la suite de la publication visée au paragraphe 1, lorsque celle-ci est demandée par le Parlement européen et par le Conseil, la Commission transmet à ceux-ci un rapport indiquant:
a)
le nombre de participants lors du dernier exercice;
b)
le nombre de participants et le pourcentage de dossiers de participation retenus par concours;
c)
une liste des personnes ayant participé à des groupes d’experts au cours de l’année écoulée, ainsi qu’une indication de la procédure suivie pour les sélectionner.
Article 214
Évaluation
(Article 138, paragraphe 3, du règlement financier)
1. Afin d’évaluer les dossiers de participation, l’ordonnateur compétent désigne un groupe d’au moins trois experts, qui peuvent être des experts externes ou des personnes représentant au moins deux entités organisationnelles des institutions ou organismes visés aux articles 62 et 208 du règlement financier, sans lien hiérarchique entre elles, sauf pour les représentations ou organismes locaux visés à l’article 72 du présent règlement ainsi que pour les organismes délégataires visés aux articles 62 et 208 du règlement financier, en l’absence d’entités distinctes.
Les experts visés au premier alinéa sont soumis aux exigences en matière de conflits d’intérêts définies à l’article 57 du règlement financier.
Les experts externes déclarent qu’ils ne se trouvent pas dans une situation de conflit d’intérêts au moment de leur désignation et qu’ils s’engagent à informer l’ordonnateur de tout conflit d’intérêts survenant au cours de la procédure d’évaluation.
2. À la fin de leurs travaux, les membres du groupe d’experts signent un procès-verbal reprenant tous les dossiers de participation examinés, appréciant leur qualité et identifiant celles susceptibles d’obtenir un prix. Ce procès-verbal peut être signé dans un système électronique permettant une identification suffisante du signataire.
Le procès-verbal visé au premier alinéa est conservé aux fins de référence ultérieure.
3. L’ordonnateur compétent décide ensuite s’il convient ou non d’attribuer les prix. Cette décision précise aussi les éléments suivants:
a)
l’objet et le montant total des prix attribués, le cas échéant;
b)
les noms des gagnants, s’il y a lieu, le montant des prix attribués à chacun d’entre eux et la justification de ce choix;
c)
les noms des participants exclus et la justification de cette exclusion.
Article 215
Information et notification
(Article 138, paragraphe 3, du règlement financier)
1. Les participants sont informés dans les meilleurs délais des résultats de l’évaluation de leur dossier et, en tout état de cause, dans un délai de quinze jours de calendrier après que la décision d’attribution a été prise par l’ordonnateur.
2. La décision d’attribution du prix est notifiée au gagnant et constitue l’engagement juridique au sens de l’article 86 du règlement financier.
TITRE VIII
INSTRUMENTS FINANCIERS
Article 216
Sélection des entités chargées de la mise en œuvre des instruments financiers en gestion indirecte
(Article 139 du règlement financier)
1. Pour la mise en œuvre des instruments financiers relevant de la gestion indirecte, la Commission obtient la preuve que l’entité chargée de l’exécution remplit les conditions définies à l’article 60, paragraphe 2, du règlement financier. Une fois que cette preuve est obtenue, elle demeure valable pour toute mise en œuvre future d’instruments financiers par l’entité en question, sauf si des modifications substantielles ont été apportées aux systèmes, règles et procédures de cette entité qui sont couverts par ces conditions.
2. Pour la sélection des entités à qui est confiée la mise en œuvre d’instruments financiers en vertu de l’article 61, paragraphe 2, du règlement financier, la Commission publie un appel aux entités potentiellement intéressées. Cet appel inclut les critères de sélection et d’attribution.
L’appel visé au premier alinéa indique aussi si l’entité chargée de l’exécution est tenue d’allouer ses propres ressources financières à l’instrument financier en question ou si le risque est partagé. Lorsque l’appel contient une telle indication et si cela est nécessaire pour atténuer le risque de conflit d’intérêts, l’appel indique également que l’entité chargée de l’exécution est tenue de proposer des mesures en matière d’alignement des intérêts, tel que visé à l’article 140, paragraphe 2, du règlement financier. Les mesures en matière d’alignement des intérêts sont incluses dans la convention relative à l’instrument financier concerné.
La Commission ouvre un dialogue avec les entités satisfaisant aux critères de sélection de manière transparente et objective et sans donner lieu à un conflit d’intérêts. Après le dialogue, la Commission se lie, dans une convention de délégation, avec la ou les entités ayant présenté la proposition économiquement la plus avantageuse, précisant, le cas échéant, si le régime suivi est l’allocation de leurs propres ressources financières ou le partage des risques.
3. La Commission peut entamer des négociations directes avec des entités potentiellement intéressées avant de signer des conventions de délégation lorsque l’entité chargée de l’exécution est désignée dans l’acte de base concerné ou mentionnée à l’article 58, paragraphe 1, point c) iii), du règlement financier, ou encore dans des cas exceptionnels dûment justifiés et correctement documentés, en particulier lorsque:
a)
aucune proposition appropriée n’a été présentée à la suite de l’appel aux entités potentiellement intéressées;
b)
les instruments financiers ont des caractéristiques spécifiques qui requièrent, pour leur mise en œuvre, un type particulier d’entité en raison de sa compétence technique, de son degré élevé de spécialisation ou de son pouvoir administratif;
c)
lorsque l’urgence impérieuse, résultant d’événements imprévisibles non imputables à l’Union, n’est pas compatible avec la procédure visée au paragraphe 2.
Article 217
Contenu des conventions de délégation conclues avec les entités chargées de la mise en œuvre des instruments financiers en gestion indirecte
(Article 139 du règlement financier)
Outre les exigences énumérées à l’article 40, une convention de délégation conclue avec des entités à qui est confiée la mise en œuvre d’instruments financiers inclut des dispositions propres à assurer le respect des principes et conditions énoncés à l’article 140 du règlement financier. Ces conventions de délégation comprennent notamment:
a)
la description de l’instrument financier, en particulier sa stratégie ou politique d’investissement, le type de soutien fourni, les critères d’éligibilité des intermédiaires financiers et des destinataires finaux ainsi que les besoins opérationnels complémentaires transposant les objectifs stratégiques de l’instrument;
b)
la fourchette de valeurs nécessaire pour obtenir un effet de levier;
c)
une définition des activités non éligibles et des critères d’exclusion;
d)
des dispositions assurant l’alignement des intérêts et réglant les conflits d’intérêts potentiels;
e)
des dispositions régissant la sélection des intermédiaires financiers en application du deuxième alinéa de l’article 139, paragraphe 4, du règlement financier ainsi que la mise en place de structures d’investissement spécialisées, s’il y a lieu;
f)
des dispositions relatives à la responsabilité de l’entité chargée de l’exécution et des autres entités qui participent à la mise en œuvre de l’instrument financier;
g)
des dispositions concernant le règlement des différends;
h)
les règles de gouvernance de l’instrument financier;
i)
des dispositions concernant l’utilisation et la réutilisation de la contribution de l’Union, conformément à l’article 140, paragraphe 6, du règlement financier;
j)
des dispositions relatives à la gestion des contributions de l’Union et des comptes fiduciaires, en particulier le risque de contrepartie, les opérations de trésorerie acceptables, les responsabilités des parties concernées, les actions correctives en cas de soldes excessifs sur les comptes fiduciaires, la conservation des documents et l’établissement de rapports;
k)
des dispositions relatives à la rémunération de l’entité chargée de l’exécution, en particulier le taux des frais de gestion, ainsi qu’au calcul et au versement des coûts et frais de gestion à l’entité chargée de l’exécution, conformément à l’article 218;
l)
le cas échéant, des dispositions définissant un cadre pour le régime des contributions des Fonds visés à l’article 175 du règlement financier, en particulier le Fonds européen de développement régional, le Fonds social européen, le Fonds de cohésion, le Fonds européen agricole pour le développement rural et le futur Fonds pour la pêche (ci-après dénommés les «Fonds relevant du CSC»);
m)
des dispositions sur la durée, la possibilité de prorogation et l’arrêt de l’instrument financier, en particulier les conditions relatives à un arrêt anticipé et, le cas échéant, les stratégies de sortie;
n)
des dispositions sur le suivi de la mise en œuvre du soutien aux intermédiaires financiers et aux destinataires finaux, en particulier les rapports que doivent présenter les intermédiaires financiers;
o)
le cas échéant, le type et la nature des opérations de couverture visées à l’article 219.
Article 218
Coûts et frais de gestion dus aux entités chargées de l’exécution
(Article 139 du règlement financier)
1. La Commission rémunère les entités chargées de la mise en œuvre d’un instrument financier au moyen d’honoraires liés aux prestations, du remboursement de dépenses exceptionnelles et, lorsque l’entité chargée de l’exécution gère la trésorerie de l’instrument financier, d’honoraires de gestion de la trésorerie.
2. Les honoraires liés aux prestations comprennent les frais administratifs destinés à rémunérer l’entité chargée de l’exécution pour les travaux réalisés lors de la mise en œuvre d’un instrument financier. Ils peuvent aussi, le cas échéant, comprendre des primes destinées à stimuler la réalisation des objectifs poursuivis ou à encourager les bonnes performances financières de l’instrument financier.
Article 219
Règles particulières applicables aux comptes fiduciaires en gestion indirecte
(Article 139 du règlement financier)
1. Les entités chargées de la mise en œuvre des instruments financiers peuvent ouvrir des comptes fiduciaires au sens de l’article 68, paragraphe 7, du règlement financier, en leur nom et exclusivement pour le compte de la Commission. Ces entités transmettent les relevés de compte correspondants au service compétent de la Commission.
2. Les comptes fiduciaires demeurent suffisamment liquides et les actifs détenus sur ces comptes fiduciaires sont gérés conformément au principe de bonne gestion financière, dans le respect des règles prudentielles appropriées, conformément à l’article 140, paragraphe 7, du règlement financier.
3. Pour la mise en œuvre des instruments financiers, les entités chargées de l’exécution ne procèdent pas à des opérations de couverture à des fins spéculatives. Le type et la nature des opérations de couverture sont approuvés ex ante par la Commission et inclus dans les conventions de délégation visées à l’article 217.
Article 220
Instruments financiers mis en œuvre en gestion directe
(Article 139 du règlement financier)
1. Dans des cas exceptionnels, les instruments financiers peuvent être mis en œuvre en gestion directe en application de l’article 139, paragraphe 4, du règlement financier, selon l’une de modalités suivantes:
a)
une structure d’investissement spécialisée, à laquelle la Commission participe avec d’autres investisseurs publics ou privés, en vue d’accroître l’effet de levier de la contribution de l’Union;
b)
les prêts, les garanties, les prises de participation et autres instruments de partage des risques autres que les investissements dans des structures d’investissement spécialisées, fournis directement aux destinataires finaux ou par le biais d’intermédiaires financiers.
2. Pour la mise en œuvre des instruments financiers, la Commission ne procède pas à des opérations de couverture à des fins spéculatives. Le type et la nature des opérations de couverture sont approuvés ex ante par la Commission et inclus dans les conventions conclues avec les entités mettant en œuvre l’instrument financier.
Article 221
Sélection des intermédiaires financiers, des gestionnaires des structures d’investissement spécialisées et des destinataires finaux
(Article 139 du règlement financier)
1. Lorsque la Commission met en œuvre des instruments financiers en gestion directe ou indirecte au moyen de structures d’investissement spécialisées, ces structures sont créées en vertu des lois d’un État membre. Elles peuvent aussi être créées en vertu de la législation d’un pays autre qu’un État membre dans le domaine des actions extérieures. Les gestionnaires de ces structures sont tenus, légalement ou contractuellement, d’agir avec la diligence d’un gestionnaire professionnel et en toute bonne foi.
2. Les gestionnaires des structures d’investissement spécialisées visées au paragraphe 1 et les intermédiaires financiers ou destinataires finaux des instruments financiers sont sélectionnés en tenant dûment compte de la nature de l’instrument financier à mettre en œuvre, de l’expérience et de la capacité opérationnelle et financière des entités concernées, et/ou de la viabilité économique des projets des destinataires finaux. Ce choix est transparent, justifié par des motifs objectifs et ne donne pas lieu à un conflit d’intérêts.
3. Aucun soutien financier n’est accordé aux gestionnaires des structures d’investissement spécialisées, aux intermédiaires financiers et aux destinataires finaux qui se trouvent dans l’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, et aux articles 107, 108 et 109, du règlement financier.
Article 222
Conditions de l’utilisation des instruments financiers
(Article 140 du règlement financier)
1. Les instruments financiers visent à remédier aux imperfections ou aux défaillances des marchés, ou encore à une inadéquation de ceux-ci en matière d’investissements, et n’apportent un soutien qu’aux destinataires finaux qui sont jugés économiquement viables au moment où l’Union octroie un concours au moyen d’un instrument financier.
2. Les instruments financiers fournissent aux destinataires finaux un soutien proportionné. Le traitement préférentiel des investisseurs fournissant des coïnvestissements ou partageant des risques est, en particulier, justifié et proportionné aux risques pris par les investisseurs dans un instrument financier et se limite au minimum nécessaire pour garantir leur investissement ou le partage des risques.
Article 223
Effet de levier
(Article 140 du règlement financier)
1. Les instruments financiers visent à produire un effet de levier à partir de la contribution de l’Union, en mobilisant un investissement global excédant le montant de cette contribution.
L’effet de levier des fonds de l’Union équivaut au montant à financer en faveur des destinataires finaux éligibles, divisé par le montant de la contribution de l’Union.
2. La fourchette des valeurs de l’effet de levier se fonde sur une évaluation ex ante de l’instrument financier correspondant.
Article 224
Évaluation ex ante des instruments financiers
(Article 140 du règlement financier)
1. Les instruments financiers se fondent sur des évaluations ex ante qui établissent les imperfections ou les défaillances des marchés, ou encore l’inadéquation de ceux-ci en matière d’investissements, et qui apprécient les besoins d’investissement en vue de la réalisation des objectifs poursuivis.
2. L’évaluation ex ante démontre que les besoins du marché ainsi établis ne peuvent pas être satisfaits de manière appropriée et en temps opportun au moyen d’activités dirigées par le marché ou d’interventions de l’Union autres que le financement par un instrument financier, comme la réglementation, la libéralisation, la réforme ou d’autres mesures stratégiques. Il s’agit d’évaluer la probabilité et le coût potentiel des distorsions du marché et de l’éviction du financement privé susceptibles de découler de la mise en place des instruments financiers et de déterminer les moyens propres à limiter autant que possible les effets négatifs de ces distorsions.
3. Conformément au principe de subsidiarité, l’évaluation ex ante démontre qu’un instrument financier créé au niveau de l’Union répond aux besoins du marché de manière plus appropriée que des instruments financiers similaires établis au niveau national ou régional, notamment ceux financés par les Fonds relevant du CSC. Des facteurs tels que la difficulté de l’accès au financement au niveau national, notamment pour les projets transfrontaliers, les économies d’échelle ou d’importants effets de démonstration liés à la diffusion des bonnes pratiques dans les États membres sont pris en considération lors de l’évaluation de la valeur ajoutée de la contribution de l’Union.
4. L’évaluation ex ante détermine la méthode la plus efficace à suivre pour la mise en œuvre de l’instrument financier.
5. L’évaluation ex ante démontre aussi que l’instrument financier prévu par la Commission est compatible avec:
a)
les instruments financiers nouveaux et existants, en évitant les chevauchements indésirables et en réalisant des synergies et des économies d’échelle;
b)
les instruments financiers et autres formes d’interventions publiques visant le même environnement de marché, afin d’éviter les incohérences et d’explorer les possibilités de synergies.
6. L’évaluation ex ante apprécie la proportionnalité de l’intervention envisagée par rapport à l’ampleur du déficit de financement mis en évidence et à l’effet de levier attendu de l’instrument financier prévu; elle examine aussi les effets qualitatifs supplémentaires, comme la diffusion des bonnes pratiques, la promotion efficace des objectifs stratégiques de l’Union dans l’ensemble de la chaîne de mise en œuvre ou l’accès à une expertise disponible auprès des acteurs impliqués tout au long de cette chaîne.
7. L’évaluation ex ante définit une série d’indicateurs de performance adaptés aux propositions d’instruments financiers et précise la production, les résultats et l’impact attendus.
8. Une évaluation ex ante distincte des instruments financiers s’effectue uniquement lorsqu’une telle évaluation satisfaisant pleinement aux critères des paragraphes 1 à 7 n’est pas incluse dans l’évaluation ex ante ou dans une analyse d’impact du programme ou de l’activité couverts par un acte de base.
Article 225
Suivi des instruments financiers
(Article 140 du règlement financier)
1. Afin de garantir le suivi harmonisé des instruments financiers visé à l’article 140, paragraphe 12, du règlement financier, un système de suivi est mis en place par l’ordonnateur compétent afin de contribuer à la fourniture de l’assurance raisonnable que les fonds de l’Union sont utilisés conformément à l’article 32, paragraphe 2, du règlement financier.
2. Le système de suivi est utilisé pour évaluer l’état d’avancement de la mise en œuvre en vue de la réalisation des objectifs stratégiques, tel qu’il se reflète dans la production et les indicateurs de résultat définis conformément à l’évaluation ex ante, pour analyser la conformité de la mise en œuvre avec les exigences définies en application de l’article 140, paragraphe 2, du règlement financier ainsi que pour fournir la base du compte rendu de la Commission, exigé à l’article 38, paragraphe 5, et à l’article 140, paragraphe 8, du règlement financier.
3. Dans le cas de la gestion indirecte, le suivi assuré par la Commission s’appuie sur les rapports et la comptabilité fournis par les entités chargées de l’exécution, sur les audits disponibles et les contrôles effectués par l’entité chargée de l’exécution, en tenant dûment compte de la déclaration de gestion de l’entité chargée de l’exécution et de l’avis de l’organisme d’audit indépendant visé à l’article 60, paragraphe 5, du règlement financier. La Commission examine les informations fournies par les entités chargées de l’exécution et peut réaliser des contrôles, notamment sur la base d’échantillons, aux niveaux appropriés de mise en œuvre, jusqu’aux destinataires finaux.
Le suivi assuré par l’entité chargée de l’exécution s’appuie sur les rapports et la comptabilité fournis par les intermédiaires financiers, sur les audits disponibles et les contrôles effectués par l’intermédiaire financier, en tenant dûment compte de la déclaration de gestion de l’intermédiaire financier et de l’avis des auditeurs indépendants.
En l’absence d’intermédiaire financier, l’entité chargée de l’exécution assure directement le suivi de l’utilisation de l’instrument financier en se fondant sur les rapports et la comptabilité fournis par les destinataires finaux.
L’entité chargée de l’exécution examine, le cas échéant sur la base d’échantillons, les informations fournies par les intermédiaires financiers ou les destinataires finaux et procède aux contrôles mentionnés dans la convention visée à l’article 217.
4. En cas de gestion directe, le suivi assuré par la Commission se fonde sur les rapports et la comptabilité fournis par les intermédiaires financiers et les destinataires finaux, sans préjudice des contrôles appropriés. Les dispositions du paragraphe 3 s’appliquent mutatis mutandis à la gestion directe.
5. Les conventions de mise en œuvre de l’instrument financier contiennent les dispositions nécessaires à l’application des paragraphes 1 à 4.
Article 226
Traitement des contributions des Fonds relevant du CSC
(Article 140 du règlement financier)
1. Des comptes séparés sont tenus pour les contributions des Fonds relevant du CSC aux instruments financiers créés en vertu du titre VIII du règlement financier et soutenus par les Fonds relevant du CSC en application de la réglementation sectorielle.
2. Les contributions des Fonds relevant du CSC sont inscrites dans une comptabilité séparée et sont octroyées, conformément aux objectifs de chaque Fonds relevant du CSC, à des actions et à des destinataires finaux compatibles avec le ou les programmes à partir desquels sont effectuées les contributions.
3. En ce qui concerne les contributions des Fonds relevant du CSC aux instruments financiers créés en vertu du titre VIII du règlement financier, la réglementation sectorielle s’applique.
TITRE IX
REDDITION DES COMPTES ET COMPTABILITÉ
CHAPITRE 1
Reddition des comptes
Article 227
Rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice
(Article 142 du règlement financier)
Le rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice expose fidèlement:
a)
la réalisation des objectifs de l’exercice, conformément au principe de la bonne gestion financière;
b)
la situation financière et les événements qui ont eu une influence significative sur les activités menées pendant l’exercice.
Le rapport sur la gestion budgétaire et financière est distinct des rapports sur l’exécution du budget.
Article 228
Dérogation aux principes comptables
(Article 144 du règlement financier)
Lorsque, dans un cas particulier, les comptables considèrent qu’il y a lieu de déroger au contenu de l’un des principes comptables définis dans les règles comptables de l’Union, cette dérogation est signalée et dûment motivée dans les notes annexes aux états financiers visées à l’article 232.
Article 229
Pièces justificatives
(Article 144 du règlement financier)
1. Chaque écriture s’appuie sur des pièces justificatives datées et numérotées, établies sur papier ou sur un support assurant la fiabilité et la conservation de leur contenu pendant les délais visés à l’article 48.
2. Les opérations de même nature, réalisées en un même lieu et au cours d’une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique.
Article 230
État de la performance financière
(Article 145 du règlement financier)
L’état de la performance financière reflète les produits et charges de l’exercice dont la classification se fait en fonction de leur nature.
Article 231
État des flux de trésorerie
(Article 145 du règlement financier)
L’état des flux de trésorerie rend compte de ces flux pour la période visée, en faisant apparaître l’évolution entre les montants de trésorerie à l’ouverture et à la clôture.
La trésorerie est constituée des éléments suivants:
a)
les liquidités;
b)
les comptes et dépôts bancaires à vue;
c)
les autres valeurs disponibles qui peuvent rapidement être transformées en argent et dont la valeur est stable.
Article 232
Notes annexes aux états financiers
(Article 145 du règlement financier)
Les notes annexes visées à l’article 145 du règlement financier font partie intégrante des états financiers. Les notes contiennent au moins les indications suivantes:
a)
les principes, règles et méthodes comptables;
b)
les notes explicatives qui fournissent des informations supplémentaires qui ne sont pas présentées dans le corps des états financiers mais qui sont nécessaires à une image fidèle.
Article 233
Comptes de résultat de l’exécution budgétaire
(Article 146 du règlement financier)
1. Les comptes de résultat de l’exécution budgétaire contiennent:
a)
une information sur les recettes comprenant:
i)
l’évolution des prévisions du budget en recettes;
ii)
l’exécution du budget en recettes;
iii)
l’évolution des droits constatés;
b)
des informations retraçant l’évolution de la totalité des crédits d’engagement et de paiement disponibles;
c)
des informations retraçant l’utilisation de la totalité des crédits d’engagement et de paiement disponibles;
d)
des informations concernant l’évolution des engagements restant à payer, reportés de l’exercice précédent ou engagés pendant l’exercice.
2. En ce qui concerne l’information sur les recettes, est joint également un état faisant apparaître, par État membre, la répartition des montants restant à recouvrer à la fin de l’exercice correspondant à des ressources propres couvertes par un ordre de recouvrement.
Article 234
Modalités de la transmission des comptes
(Article 148 du règlement financier)
Les comptes provisoires et les comptes définitifs visés aux articles 147 et 148 du règlement financier peuvent être transmis par voie électronique.
CHAPITRE 2
Comptabilité
Section 1
Organisation comptable
Article 235
Organisation comptable
(Article 151 du règlement financier)
1. Le comptable de chaque institution et organisme visé à l’article 141 du règlement financier établit et tient à jour une documentation décrivant l’organisation et les procédures comptables propres à son institution et à son organisme.
2. Les recettes et dépenses budgétaires sont enregistrées dans le système informatisé visé à l’article 236 selon la nature économique de l’opération, en recettes ou dépenses courantes ou en capital.
Article 236
Systèmes informatisés
(Article 151 du règlement financier)
1. La comptabilité est tenue à l’aide d’un système informatique intégré.
2. L’organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes et sous-systèmes informatisés requiert une description complète des systèmes et sous-systèmes.
Cette description définit le contenu de tous les champs de données et précise la façon selon laquelle le système traite les opérations individuelles. Elle indique comment le système garantit l’existence d’une piste d’audit complète pour chaque opération, ainsi que pour toute modification apportée aux systèmes et sous-systèmes informatisés de façon à pouvoir identifier à tout moment la nature et l’auteur des changements.
Les descriptions des systèmes et sous-systèmes comptables informatiques mentionnent, le cas échéant, les liens existants entre ces derniers et le système comptable central, notamment en matière de transfert de données et de rapprochement des soldes.
3. L’accès aux systèmes et sous-systèmes informatisés est restreint aux personnes incluses sur une liste d’utilisateurs autorisés qui est tenue et mise à jour par chaque institution.
Section 2
Livres comptables
Article 237
Livres comptables
(Article 154 du règlement financier)
Chaque institution ou chaque organisme visé à l’article 141 du règlement financier tient un livre-journal, un grand livre des comptes et au moins des grands livres auxiliaires pour les débiteurs, créanciers et les immobilisations, à moins que l’analyse du rapport coûts/avantages ne le justifie pas.
Les livres comptables consistent en des documents informatiques identifiés par le comptable et offrant toute garantie en matière de preuve.
Les écritures du livre-journal sont reportées dans les comptes du grand livre des comptes, détaillées selon le plan comptable visé à l’article 212.
Le livre-journal et le grand livre des comptes peuvent être détaillés en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que l’importance et les besoins l’exigent.
Les écritures enregistrées dans les journaux et livres auxiliaires sont centralisées au moins mensuellement dans le livre-journal et dans le grand livre des comptes.
Article 238
Balance générale des comptes
(Article 154 du règlement financier)
Chaque institution et organisme visé à l’article 141 du règlement financier établit une balance des comptes qui reprend tous les comptes de la comptabilité générale, y compris les comptes soldés au cours de l’exercice avec, pour chacun d’eux:
a)
le numéro du compte;
b)
le libellé;
c)
le total des débits;
d)
le total des crédits;
e)
le solde.
Article 239
Rapprochements comptables
(Article 154 du règlement financier)
1. Les données du grand livre des comptes sont conservées et organisées de manière à justifier le contenu de chacun des comptes repris à la balance générale des comptes.
2. En ce qui concerne l’inventaire des immobilisations, les dispositions des articles 246 à 253 s’appliquent.
Section 3
Enregistrement
Article 240
Écritures comptables
(Article 154 du règlement financier)
1. Les écritures sont passées selon la méthode dite «en partie double» en vertu de laquelle tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture.
2. La contrepartie en euros d’une transaction libellée en une monnaie autre que l’euro est calculée et comptabilisée.
Les transactions en monnaies des comptes réévaluables font l’objet d’une réévaluation monétaire au moins lors de chaque clôture comptable.
Cette réévaluation est effectuée sur la base des cours établis conformément à l’article 6.
Le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie afin d’établir le bilan au 31 décembre de l’année N est celui du dernier jour ouvrable de l’année N.
3. Les règles comptables de l’Union arrêtées en vertu de l’article 152 du règlement financier précisent les règles de conversion et de réévaluation à prévoir aux fins de la comptabilité d’exercice.
Article 241
Enregistrements comptables
(Article 154 du règlement financier)
Tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée, ainsi que les références de la pièce justificative s’y rapportant.
Article 242
Enregistrement dans le livre-journal
(Article 154 du règlement financier)
Les opérations comptables sont enregistrées dans le livre-journal selon une des méthodes suivantes, qui ne sont pas exclusives l’une de l’autre:
a)
soit jour par jour, opération par opération;
b)
soit par récapitulation mensuelle des totaux des opérations, à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération.
Article 243
Validation de l’enregistrement
(Article 154 du règlement financier)
1. Le caractère définitif des enregistrements repris au livre-journal et dans les grands livres auxiliaires est assuré par une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de l’enregistrement.
2. Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l’intangibilité des enregistrements est mise en œuvre au plus tard avant la présentation des états financiers définitifs.
Section 4
Rapprochement et vérification
Article 244
Rapprochement des comptes
(Article 154 du règlement financier)
1. Les soldes des comptes de la balance générale sont rapprochés périodiquement et au moins lors de la clôture annuelle avec les données des systèmes de gestion utilisés par les ordonnateurs pour la gestion des éléments patrimoniaux et pour l’alimentation journalière du système comptable.
2. Périodiquement, et au moins lors de chaque clôture comptable, le comptable vérifie que les soldes bancaires correspondent à la réalité et contrôle notamment:
a)
les avoirs en banque, par rapprochement des extraits de compte communiqués par les institutions financières;
b)
les fonds détenus en caisse, par rapprochement avec les données du livre de caisse.
En ce qui concerne les comptes d’immobilisations, cet examen se fait conformément aux dispositions de l’article 250.
3. Les comptes de liaison interinstitutionnels sont rapprochés mensuellement.
4. Les comptes d’attente sont ouverts et annuellement examinés par le comptable. Ces comptes sont placés sous la responsabilité de l’ordonnateur, qui les apure dans les plus brefs délais.
Section 5
Comptabilité budgétaire
Article 245
Contenu et tenue de la comptabilité budgétaire
(Article 156 du règlement financier)
1. La comptabilité budgétaire enregistre pour chaque subdivision du budget:
a)
en ce qui concerne les dépenses:
i)
les crédits autorisés dans le budget initial, les crédits inscrits dans des budgets rectificatifs, les crédits reportés, les crédits ouverts à la suite de la perception de recettes affectées, les crédits résultant de virements et le montant total des crédits ainsi disponibles;
ii)
les engagements et les paiements de l’exercice;
b)
en ce qui concerne les recettes:
i)
les prévisions inscrites dans le budget initial, les prévisions inscrites dans les budgets rectificatifs, les recettes affectées et le montant total des prévisions ainsi évaluées;
ii)
les droits constatés et les recouvrements de l’exercice;
c)
la reprise des engagements restant à payer et des recettes restant à recouvrer des exercices antérieurs.
Les crédits d’engagement et les crédits de paiement visés au premier alinéa, point a), sont enregistrés et suivis séparément.
Sont également enregistrés en comptabilité budgétaire les engagements provisionnels globaux relatifs au Fonds européen agricole de garantie (ci-après dénommé «FEAGA») et les paiements correspondants.
Ces engagements sont présentés au regard de l’ensemble des crédits du FEAGA.
2. La comptabilité budgétaire permet un suivi distinct de:
a)
l’utilisation des crédits reportés et des crédits de l’exercice;
b)
la liquidation des engagements restant à liquider.
En ce qui concerne les recettes, les créances restant à recouvrer des exercices antérieurs sont suivies séparément.
3. La comptabilité budgétaire peut être organisée de manière à développer une comptabilité analytique.
4. La comptabilité budgétaire est tenue à l’aide des systèmes informatiques, dans des livres ou sur fiches.
CHAPITRE 3
Inventaire des immobilisations
Article 246
Inventaire des immobilisations
(Article 157 du règlement financier)
Le système d’inventaire des immobilisations est établi par l’ordonnateur avec l’assistance du comptable. Ce système d’inventaire fournit toutes les informations nécessaires à la tenue de la comptabilité et à la conservation des actifs.
Article 247
Conservation des biens
(Article 157 du règlement financier)
Les institutions et organismes visés à l’article 141 du règlement financier arrêtent, chacun pour ce qui le concerne, les dispositions relatives à la conservation des actifs inclus dans leurs bilans respectifs et déterminent les services administratifs responsables du système d’inventaire.
Article 248
Inscription des biens dans l’inventaire
(Article 157 du règlement financier)
Font l’objet d’une inscription à l’inventaire et d’un enregistrement dans les comptes d’immobilisations toutes les acquisitions de biens dont la durée d’utilisation est supérieure à un an, n’ayant pas un caractère de bien de consommation et dont le prix d’acquisition ou le coût de revient est supérieur à celui indiqué dans les règles comptables de l’Union arrêtées en vertu de l’article 152 du règlement financier.
Article 249
Contenu de l’inventaire pour les biens
(Article 157 du règlement financier)
L’inventaire reprend une description appropriée du bien, précise sa localisation ou, en cas de bien meuble, le service ou la personne responsable, sa date d’acquisition et son coût unitaire.
Article 250
Contrôles de l’inventaire des biens meubles
(Article 157 du règlement financier)
Les contrôles de l’inventaire entrepris par les institutions et organismes visés à l’article 141 du règlement financier sont exécutés de manière à s’assurer de l’existence physique de chaque bien et de la conformité de l’inscription à l’inventaire. Ce contrôle est effectué dans le cadre d’un programme annuel de vérification, sauf pour les immobilisations corporelles et incorporelles dont le contrôle sera effectué, au minimum, sur une base triennale.
Article 251
Revente de biens corporels
(Article 157 du règlement financier)
Les membres, les fonctionnaires ou agents et autre personnel des institutions et organismes visés à l’article 141 du règlement financier ne peuvent pas se porter acquéreurs des biens revendus par ces institutions et organismes sauf lorsque ces biens sont revendus par une procédure d’adjudication publique.
Article 252
Procédure de vente de biens corporels
(Article 157 du règlement financier)
1. Les ventes de biens corporels font l’objet d’une publicité locale appropriée, lorsque la valeur d’achat unitaire de ces biens est égale ou supérieure à 8 100 EUR. La période comprise entre la date de publication de la dernière annonce et la conclusion du contrat de vente est au minimum de quatorze jours de calendrier.
Les ventes visées au premier alinéa font l’objet d’un avis de vente publié au Journal officiel de l’Union européenne lorsque la valeur d’achat unitaire de ces biens est égale ou supérieure à 391 100 EUR. Une publicité appropriée peut en outre être faite dans la presse des États membres. La période comprise entre la date de publication de l’avis au Journal officiel de l’Union européenne et la conclusion du contrat de vente est au minimum d’un mois.
2. Les institutions et les organismes visés à l’article 141 du règlement financier peuvent renoncer à la publicité lorsque le coût de celle-ci excède le bénéfice escompté de l’opération.
3. Les institutions et organismes visés à l’article 141 du règlement financier sont tenus de rechercher chaque fois les meilleurs prix pour les ventes des biens corporels.
4. Les paragraphes 1, 2 et 3 ne s’appliquent pas aux ventes entre les institutions de l’Union et leurs organismes visés à l’article 208 du règlement financier.
Article 253
Procédure de cession de biens corporels
(Article 157 du règlement financier)
La cession, à titre onéreux ou gratuit, la mise au rebut, la location et la disparition par perte, vol ou quelque cause que ce soit, des biens inventoriés, y compris des immeubles, donnent lieu à l’établissement d’une déclaration ou d’un procès-verbal de l’ordonnateur.
La déclaration ou le procès-verbal constate en particulier l’éventualité d’une obligation de remplacement à la charge d’un fonctionnaire ou agent de l’Union ou de toute autre personne.
Les mises à disposition à titre gratuit de biens immeubles ou de grandes installations donnent lieu à l’établissement de contrats et font l’objet d’une communication annuelle au Parlement européen et au Conseil à l’occasion de la présentation du projet de budget.
Les membres, les fonctionnaires ou agents et autre personnel des institutions et organismes visés à l’article 141 du règlement financier ne peuvent pas bénéficier des biens inventoriés cédés à titre gratuit ou mis au rebut.
Article 254
Inventaire et publicité des ventes dans les délégations de l’Union
(Article 157 du règlement financier)
1. Les inventaires permanents des biens meubles constituant le patrimoine de l’Union sont tenus, en ce qui concerne les délégations de l’Union, sur place. Ils sont régulièrement communiqués aux services centraux selon des modalités arrêtées par chaque institution.
Les biens meubles en transit vers les délégations de l’Union font l’objet d’une inscription sur une liste provisoire dans l’attente de leur reprise sur les inventaires permanents.
2. La publicité pour les ventes des biens meubles des délégations de l’Union se fait conformément aux usages locaux.
DEUXIÈME PARTIE
DISPOSITIONS PARTICULIÈRES
TITRE I
RECHERCHE
Article 255
Typologie des actions
(Article 181 du règlement financier)
1. Les actions directes sont exécutées par les établissements du Centre commun de recherche (ci-après dénommé «JRC») et sont financées en principe intégralement par le budget. Il comporte:
a)
des programmes de recherche;
b)
des activités de recherche exploratoire;
c)
des activités de soutien scientifique et technique de nature institutionnelle.
2. Le JRC peut participer aux actions indirectes dans les conditions prévues à l’article 183 du règlement financier.
3. Les prévisions de créances visées à l’article 181, paragraphe 2, du règlement financier sont transmises au comptable en vue de leur enregistrement.
Article 256
Règles complémentaires applicables au JRC
(Article 183 du règlement financier)
1. Les activités de nature concurrentielle exercées par le JRC consistent en:
a)
activités menées à la suite de procédures d’octroi de subventions ou de passation de marchés;
b)
activités menées pour le compte de tiers;
c)
activités entreprises dans le cadre d’un accord administratif avec d’autres institutions ou d’autres services de la Commission pour la fourniture de services techniques et scientifiques.
2. Lorsque les activités exercées par le JRC pour le compte de tiers impliquent la passation d’un marché, la procédure de passation de ce marché respecte les principes de transparence et d’égalité de traitement.
3. Les prévisions de créances visées à l’article 183, paragraphe 2, du règlement financier, sont transmises au comptable en vue de leur enregistrement.
TITRE II
ACTIONS EXTÉRIEURES
CHAPITRE I
Dispositions générales
Article 257
Actions susceptibles d’être financées
(Article 184 du règlement financier)
Les crédits relatifs aux actions visées au titre IV, chapitre 1, de la deuxième partie du règlement financier peuvent notamment financer des marchés, des subventions, y compris les bonifications d’intérêts, des prêts spéciaux, la garantie de prêts et des actions en matière d’assistance financière, d’appui budgétaire et autres formes spécifiques d’aide budgétaire.
CHAPITRE II
Aide budgétaire et fonds fiduciaires à plusieurs donateurs
Article 258
Recours à l’aide budgétaire
(Article 186 du règlement financier)
1. Dans les cas prévus par les actes de base concernés, la Commission peut recourir à l’aide budgétaire sectorielle ou générale dans un pays tiers si les conditions suivantes sont remplies:
a)
la gestion des finances publiques du pays partenaire est suffisamment transparente, fiable et efficace;
b)
le pays partenaire a mis en place des politiques sectorielles ou nationales suffisamment crédibles et pertinentes;
c)
le pays partenaire a mis en place des politiques macroéconomiques axées sur la stabilité.
2. La convention de financement signée avec le pays partenaire prévoit l’obligation pour ce pays de fournir à la Commission des informations fiables en temps voulu, qui permettent à celle-ci d’apprécier le respect des conditions énoncées au paragraphe 1.
Article 259
Fonds fiduciaires de l’Union pour les actions extérieures
(Article 187 du règlement financier)
Les contributions d’autres donateurs sont prises en compte lorsqu’elles sont encaissées sur le compte bancaire spécifique du fonds fiduciaire et pour le montant en euros résultant de la conversion opérée à leur réception sur ledit compte.
La contribution de l’Union est transférée en temps utile pour couvrir les engagements juridiques du fonds fiduciaire compte tenu des fonds disponibles fournis par les autres donateurs.
Les intérêts accumulés sur le compte bancaire spécifique du fonds fiduciaire sont investis dans ce fonds, sauf dispositions contraires prévues par son acte constitutif.
Toutes les transactions effectuées au cours de l’année sur le compte bancaire visé au troisième alinéa sont dûment enregistrées dans la comptabilité du fonds fiduciaire.
Les rapports financiers sur les opérations effectuées par chaque fonds fiduciaire sont établis par l’ordonnateur deux fois par an.
Les fonds fiduciaires sont soumis chaque année à un audit externe indépendant.
Le conseil du fonds fiduciaire approuve le rapport annuel du fonds fiduciaire élaboré par l’ordonnateur ainsi que les comptes annuels établis par le comptable. Ces rapports sont joints au rapport annuel de l’ordonnateur délégué et présentés au Parlement européen et au Conseil dans le cadre de la procédure de décharge de la Commission.
Les règles relatives à la composition du conseil et le règlement interne de celui-ci sont fixés dans l’acte constitutif du fonds fiduciaire qui est adopté par la Commission et appliqué par les donateurs. Ces dispositions assurent une représentation équitable des donateurs et prévoient la nécessité d’obtenir un vote positif de la Commission dans la décision finale sur l’utilisation des fonds.
CHAPITRE III
Passation des marchés
Article 260
Location d’immeubles
(Article 190 du règlement financier)
Les seuls marchés immobiliers pouvant être financés par des crédits opérationnels destinés aux actions extérieures sont ceux relatifs à la location de bâtiments déjà construits au moment de la signature du contrat de location. Ces marchés font l’objet de la publication prévue à l’article 124.
Article 261
Définitions
(Article 190 du règlement financier)
1. Les marchés de services comprennent les marchés d’études et d’assistance technique.
Il s’agit d’un marché d’études si le contrat de services conclu entre un prestataire de services et le pouvoir adjudicateur concerne, entre autres, des études portant sur l’identification et la préparation de projets, des études de faisabilité, des études économiques et de marché, des études techniques et des audits.
Il s’agit d’un marché d’assistance technique dans les cas où le prestataire de services est chargé d’exercer une fonction de conseil, d’assurer la direction ou la supervision d’un projet ou de mettre à disposition les experts spécifiés dans le marché.
2. Lorsqu’un État tiers dispose d’un personnel de gestion qualifié dans ses services ou dans des entités à participation publique, les marchés peuvent être exécutés directement par ces services ou entités en régie.
Article 262
Dispositions spécifiques relatives aux seuils et modalités de passation des marchés extérieurs
(Article 190 du règlement financier)
1. Les articles 123 à 126, sauf pour les définitions, les paragraphes 3 et 4 de l’article 127, les articles 128, 134 à 137, les paragraphes 3 à 6 de l’article 139, l’article 148, paragraphe 4, l’article 151, paragraphe 2, les articles 152 à 158, l’article 160 et l’article 164 du présent règlement ne s’appliquent pas aux marchés passés par ou pour le compte des pouvoirs adjudicateurs visés à l’article 190, paragraphe 2, du règlement financier.
La mise en œuvre des dispositions en matière de passation de marché relevant du présent chapitre fait l’objet d’une décision de la Commission, y compris les contrôles appropriés à appliquer par l’ordonnateur compétent lorsque la Commission n’est pas le pouvoir adjudicateur.
2. En cas de non-respect des procédures prévues par les dispositions visées au paragraphe 1, les dépenses relatives aux opérations en cause sont inéligibles au financement de l’Union.
3. Le présent chapitre ne s’applique pas aux pouvoirs adjudicateurs visés à l’article 190, paragraphe 2, point b), du règlement financier lorsque, suite aux contrôles visés à l’article 61 dudit règlement, la Commission les a autorisés à utiliser leurs propres procédures de passation de marché.
Article 263
Publicité et non-discrimination
(Articles 190 et 191 du règlement financier)
1. La Commission prend les mesures propres à assurer, à égalité de conditions, une réponse aussi large que possible aux appels d’offres concurrentielles pour la passation des marchés financés par l’Union. À cet effet, il est veillé notamment:
a)
à assurer de manière adéquate la publication préalable des avis de pré-information, avis de marché et avis d’attribution dans des délais satisfaisants;
b)
à éliminer toute pratique discriminatoire ou spécification technique de nature à faire obstacle à une large participation, dans des conditions égales, de toutes les personnes physiques et morales visées à l’article 182 du règlement financier.
2. Les articles 265, paragraphe 5, 267, paragraphe 3, et 269, paragraphe 4, sont sans préjudice du recours à la passation électronique des marchés.
Article 264
Mesures de publicité
(Article 190 du règlement financier)
1. L’avis de pré-information pour les appels d’offres internationaux est envoyé à l’Office des publications le plus rapidement possible pour les marchés de fournitures et de services et dès que possible après la décision autorisant le programme pour les marchés de travaux.
2. Aux fins du présent chapitre, l’avis de marché est publié:
a)
au moins au Journal officiel de l’Union européenne et sur l’internet pour les appels d’offres internationaux;
b)
au moins au journal officiel de l’État bénéficiaire ou tout média équivalent pour les appels d’offres locaux.
Dans le cas où l’avis de marché est également publié localement, il doit être identique à celui publié au Journal officiel de l’Union européenne et sur l’internet et doit paraître simultanément. La publication au Journal officiel de l’Union européenne et sur l’internet est assurée par la Commission. La publication locale éventuelle est assurée par les entités visées à l’article 190, paragraphe 2, point b), du règlement financier.
3. L’avis d’attribution est envoyé à compter de la signature du contrat, sauf, lorsque cela demeure nécessaire, pour les marchés qui sont déclarés secrets ou dont l’exécution doit s’accompagner de mesures particulières de sécurité, ou lorsque la protection des intérêts essentiels de l’Union européenne ou du pays bénéficiaire l’exige, et lorsque la publication de l’avis d’attribution est jugée inappropriée.
Article 265
Seuils et procédures de passation des marchés de services
(Article 190 du règlement financier)
1. Les seuils et procédures visés à l’article 190 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de services:
a)
marchés d’une valeur égale ou supérieure à 300 000 EUR:
i)
appel d’offres restreint international au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point a);
ii)
appel d’offres ouvert international au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point a);
b)
marchés d’une valeur inférieure à 300 000 EUR: procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 3 du présent article, ou contrat-cadre.
Les marchés d’une valeur inférieure ou égale à 20 000 EUR peuvent faire l’objet d’une seule offre.
Les paiements effectués pour des dépenses d’un montant inférieur ou égal à 2 500 EUR peuvent prendre la forme d’un simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d’une offre.
2. Dans la procédure restreinte internationale visée au paragraphe 1, point a), l’avis de marché indique le nombre de candidats qui seront invités à remettre une offre. Pour les marchés de services, ce nombre est au moins égal à quatre. Le nombre de candidats admis à soumissionner doit être suffisant pour assurer une concurrence réelle.
La liste des candidats sélectionnés est publiée sur le site internet de la Commission.
Si le nombre de candidats satisfaisant aux critères de sélection ou aux niveaux minimaux de capacité est inférieur au nombre minimal, le pouvoir adjudicateur peut inviter à soumissionner uniquement les candidats satisfaisant aux critères de soumission d’une offre.
3. Dans la procédure négociée visée au paragraphe 1, point b), le pouvoir adjudicateur élabore une liste d’au moins trois soumissionnaires de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l’article 129.
Dans le cadre de la procédure négociée concurrentielle, les soumissionnaires peuvent être choisis à partir d’une liste de soumissionnaires potentiels faisant l’objet d’une publicité adéquate, telle que visée à l’article 136, paragraphe 1, point b). Cette liste est établie après un appel à manifestation d’intérêt et est valable pour une période maximale de cinq ans à compter de sa date de publication. Elle peut inclure des sous-listes. Toute personne intéressée peut déposer sa candidature à tout moment durant la période de validité de la liste, à l’exception des trois derniers mois. Lorsqu’un marché doit être attribué, le pouvoir adjudicateur invite tous les soumissionnaires inscrits sur la liste ou sous-liste concernée à soumettre une offre.
L’ouverture et l’évaluation des offres sont faites par un comité d’évaluation doté de l’expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du comité d’évaluation doivent signer une déclaration d’impartialité.
Si, à la suite de la consultation des soumissionnaires, le pouvoir adjudicateur ne reçoit qu’une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être passé à condition que les critères d’attribution soient remplis.
4. Pour les services juridiques au sens de la nomenclature CPV, les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à la procédure négociée concurrentielle, quel que soit le montant estimé du marché.
5. Les offres sont envoyées dans un colis ou enveloppe extérieure contenant deux enveloppes distinctes et scellées, portant les mentions: Enveloppe A «Offre technique» et Enveloppe B «Offre financière». L’enveloppe extérieure porte les indications suivantes:
a)
l’adresse indiquée dans le dossier d’appel d’offres pour la remise des offres;
b)
la référence à l’avis d’appel d’offres auquel le soumissionnaire répond;
c)
le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée;
d)
la mention «À ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture des offres», rédigée dans la langue du dossier d’appel d’offres.
Si des entretiens ont été prévus dans le dossier d’appel d’offres, le comité d’évaluation peut s’entretenir avec les membres principaux de l’équipe d’experts proposée dans les offres techniquement acceptables, après avoir établi ses conclusions provisoires écrites et avant de conclure définitivement l’évaluation des offres techniques. Dans ce cas, les experts, de préférence collectivement s’il s’agit d’une équipe, sont interrogés par le comité d’évaluation, et à intervalles de temps rapprochés pour permettre les comparaisons. Les entretiens se déroulent sur la base d’un profil d’entretien convenu préalablement par le jury et appliqué aux différents experts ou équipes convoqués. Le jour et l’heure de l’entretien doivent être communiqués aux soumissionnaires au minimum dix jours de calendrier à l’avance. En cas de force majeure empêchant le soumissionnaire d’être présent à l’entretien, une nouvelle convocation lui sera envoyée.
6. Les critères d’attribution du marché servent à identifier l’offre économiquement la plus avantageuse.
Le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse résulte d’une pondération entre la qualité technique et le prix des offres selon une clef de répartition 80/20. À cet effet:
a)
les points attribués aux offres techniques sont multipliés par un coefficient de 0,80;
b)
les points attribués aux offres financières sont multipliés par un coefficient de 0,20.
Article 266
Recours à la procédure négociée pour les marchés de services
(Article 190 du règlement financier)
1. Pour les marchés de services, les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée sur la base d’une seule offre dans les cas suivants:
a)
lorsque, pour des raisons d’urgence impérieuse résultant d’événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur être imputables, les délais exigés par les procédures visées à l’article 104, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier ne peuvent être respectés;
b)
lorsque les prestations sont confiées à des organismes publics ou à des institutions ou associations sans but lucratif et ont pour objet des actions à caractère institutionnel ou visant à fournir une assistance aux populations dans le domaine social;
c)
pour des prestations fournies en prolongation de services dont la prestation a déjà commencé, sous réserve des conditions prévues au paragraphe 2;
d)
lorsque la procédure d’appel d’offres ou le recours tenté à un contrat-cadre sont restés infructueux, c’est-à-dire qu’ils n’ont donné aucune offre méritant d’être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, après annulation de l’appel d’offres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé audit appel, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées;
e)
lorsque le marché considéré fait suite à un concours et doit, conformément aux règles applicables, être attribué au lauréat ou à un des lauréats du concours, auquel cas tous les lauréats du concours sont invités à participer aux négociations;
f)
lorsque, pour des raisons techniques ou bien tenant à la protection de droits d’exclusivité, le marché ne peut être attribué qu’à un prestataire déterminé;
g)
pour les marchés qui sont déclarés secrets ou dont l’exécution doit s’accompagner de mesures particulières de sécurité, ou lorsque la protection des intérêts essentiels de l’Union ou du pays bénéficiaire l’exige;
h)
lorsqu’un nouveau contrat doit être conclu à la suite de la résiliation anticipée d’un contrat existant.
Aux fins du premier alinéa, point a), sont considérées comme relevant de l’urgence impérieuse les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l’article 190, paragraphe 2. L’ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d’urgence impérieuse et réexamine régulièrement sa décision au regard du principe de bonne gestion financière.
Les actions à caractère institutionnel mentionnées au point b) du premier alinéa incluent les services directement liés à la mission statutaire des organismes publics.
2. Les prestations fournies en prolongation de services dont la prestation a déjà commencé visées au paragraphe 1, point c), sont les suivantes:
a)
des prestations complémentaires ne figurant pas dans le marché principal mais qui sont devenues nécessaires à l’exécution du marché à la suite de circonstances imprévues, à condition que ces prestations complémentaires ne puissent être techniquement ou économiquement séparées du marché principal sans inconvénient majeur pour le pouvoir adjudicateur et que le montant cumulé des prestations complémentaires ne dépasse pas 50 % de la valeur du marché principal;
b)
des prestations additionnelles consistant en la répétition de services similaires confiés au prestataire titulaire d’un premier marché, à condition que:
i)
le premier marché ait donné lieu à la publication d’un avis de marché et que la possibilité de recourir à la procédure négociée pour la fourniture de nouveaux services dans le cadre du projet ainsi que le coût estimé aient été clairement indiqués dans l’avis en question;
ii)
l’extension du marché porte sur une valeur et une durée ne dépassant pas la valeur et la durée du marché initial.
Article 267
Seuils et procédures de passation des marchés de fournitures
(Article 190 du règlement financier)
1. Les seuils et procédures visés à l’article 190 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de fournitures:
a)
marchés d’une valeur égale ou supérieure à 300 000 EUR: appel d’offres ouvert international au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point a);
b)
marchés d’une valeur inférieure à 300 000 EUR: contrat cadre ou:
i)
pour les marchés d’une valeur égale ou supérieure à 100 000 EUR, mais inférieure à 300 000 EUR: appel d’offres ouvert local au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point b);
ii)
pour les marchés d’une valeur inférieure à 100 000 EUR: procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 2;
c)
les paiements effectués pour des dépenses d’un montant inférieur ou égal à 2 500 EUR peuvent prendre la forme d’un simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d’une offre.
Les marchés d’une valeur inférieure ou égale à 20 000 EUR peuvent faire l’objet d’une seule offre.
2. Dans la procédure négociée visée au paragraphe 1, point b) ii), du présent article, le pouvoir adjudicateur élabore une liste d’au moins trois fournisseurs de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l’article 129.
L’ouverture et l’évaluation des offres sont faites par un comité d’évaluation doté de l’expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du comité d’évaluation doivent signer une déclaration d’impartialité.
Si, à la suite de la consultation des fournisseurs, le pouvoir adjudicateur ne reçoit qu’une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être passé à condition que les critères d’attribution soient remplis.
3. Chaque offre technique et financière doit être remise dans une enveloppe unique scellée, elle-même placée à l’intérieur d’un colis ou d’une enveloppe extérieure. L’enveloppe intérieure porte les indications suivantes:
a)
l’adresse indiquée dans le dossier d’appel d’offres pour la remise des offres;
b)
la référence à l’avis d’appel d’offres auquel le soumissionnaire répond;
c)
le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée;
d)
la mention «À ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture des offres», rédigée dans la langue du dossier d’appel d’offres.
Aux lieu et heure fixés dans le dossier d’appel d’offres, les offres sont ouvertes en séance publique par le comité d’évaluation. Lors de l’ouverture publique des offres, les noms des soumissionnaires, les prix proposés, l’existence de la garantie de soumission requise et toute autre formalité que le pouvoir adjudicateur estime appropriée doivent être annoncés.
4. Dans le cas d’un marché de fournitures sans service après-vente, le seul critère d’attribution est le prix.
Dans le cas où des propositions pour le service après-vente ou pour une formation présentent une importance particulière, l’offre retenue est soit celle qui propose le prix le plus bas, soit l’offre économiquement la plus avantageuse compte tenu de la qualité technique du service offert et du prix proposé.
Article 268
Recours à la procédure négociée pour les marchés de fournitures
(Article 190 du règlement financier)
1. Les marchés de fournitures peuvent être passés par procédure négociée sur la base d’une seule offre dans les cas suivants:
a)
lorsque, pour des raisons d’urgence impérieuse résultant d’événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur être imputables, les délais exigés par les procédures visées à l’article 111, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier ne peuvent être respectés;
b)
lorsque la nature ou les caractéristiques particulières de certaines fournitures le justifient, par exemple lorsque l’exécution du marché est réservée exclusivement aux titulaires de brevets ou de licences en régissant l’utilisation;
c)
pour les livraisons complémentaires effectuées par le fournisseur initial et destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d’installations d’usage courant, soit à l’extension de fournitures ou d’installations existantes et lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d’utilisation et d’entretien disproportionnées;
d)
lorsqu’un appel d’offres est demeuré infructueux, c’est-à-dire n’a donné aucune offre méritant d’être retenue sur le plan qualitatif ou financier;
e)
pour les contrats qui sont déclarés secrets, ou pour les contrats dont l’exécution doit s’accompagner de mesures spéciales de sécurité ou quand la protection des intérêts essentiels de l’Union européenne ou du pays bénéficiaire le requiert;
f)
pour les marchés portant sur des fournitures cotées et achats effectués sur une bourse de matières premières;
g)
pour les marchés portant sur des achats à des conditions particulièrement avantageuses, soit auprès d’un fournisseur cessant définitivement ses activités commerciales, soit auprès de curateurs ou liquidateurs d’une faillite, d’un concordat judiciaire ou d’une procédure de même nature selon le droit national;
h)
lorsqu’un nouveau contrat doit être conclu à la suite de la résiliation anticipée d’un contrat existant.
Dans les cas mentionnés au premier alinéa, point d), le pouvoir adjudicateur peut, après annulation de l’appel d’offres, entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l’appel d’offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées.
2. Aux fins du paragraphe 1, point a), du présent article, sont considérées comme relevant de l’urgence impérieuse les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l’article 190, paragraphe 2. L’ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d’urgence impérieuse et réexamine régulièrement sa décision au regard du principe de bonne gestion financière.
Article 269
Seuils et procédures de passation des marchés de travaux
(Article 190 du règlement financier)
1. Les seuils et procédures visés à l’article 190 du règlement financier sont fixés de la manière suivante pour les marchés de travaux:
a)
marchés d’une valeur égale ou supérieure à 5 000 000 EUR: deux possibilités existent:
i)
appel d’offres ouvert international au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point a);
ii)
compte tenu de la particularité de certains travaux, appel d’offres restreint international au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point a);
b)
marchés d’une valeur égale ou supérieure à 300 000 EUR, mais inférieure à 5 000 000 EUR: appel d’offres ouvert local au sens de l’article 127, paragraphe 2, et de l’article 264, paragraphe 2, point b);
c)
marchés d’une valeur inférieure à 300 000 EUR: procédure négociée concurrentielle au sens du paragraphe 2;
Les marchés d’une valeur inférieure ou égale à 20 000 EUR peuvent faire l’objet d’une seule offre.
2. Dans la procédure négociée visée au paragraphe 1, point c), le pouvoir adjudicateur élabore une liste d’au moins trois entrepreneurs de travaux de son choix. La procédure implique une mise en concurrence limitée, sans publication, et est appelée procédure négociée concurrentielle ne relevant pas de l’article 129.
L’ouverture et l’évaluation des offres sont faites par un comité d’évaluation doté de l’expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du comité d’évaluation doivent signer une déclaration d’impartialité.
Si, à la suite de la consultation des entrepreneurs de travaux, le pouvoir adjudicateur ne reçoit qu’une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le marché peut être passé à condition que les critères d’attribution soient remplis.
3. Les critères de sélection portent sur la capacité du soumissionnaire à exécuter des marchés similaires, au vu notamment des travaux menés à bien dans les dernières années. Une fois la sélection opérée, et les offres non conformes ayant déjà été éliminées, le seul critère d’attribution du marché est le prix de l’offre.
4. Chaque offre technique et financière doit être remise dans une enveloppe unique scellée, elle-même placée à l’intérieur d’un colis ou d’une enveloppe extérieure. L’enveloppe intérieure porte les indications suivantes:
a)
l’adresse indiquée dans le dossier d’appel d’offres pour la remise des offres;
b)
la référence à l’avis d’appel d’offres auquel le soumissionnaire répond;
c)
le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée;
d)
la mention «À ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture des offres», rédigée dans la langue du dossier d’appel d’offres.
Aux lieu et heure fixés dans le dossier d’appel d’offres, les offres sont ouvertes en séance publique par le comité d’évaluation. Lors de l’ouverture publique des offres, les noms des soumissionnaires, les prix proposés, l’existence de la garantie de soumission requise et toute autre formalité que le pouvoir adjudicateur estime appropriée doivent être annoncés.
Article 270
Recours à la procédure négociée pour les marchés de travaux
(Article 190 du règlement financier)
1. Les marchés de travaux peuvent être passés par procédure négociée sur la base d’une seule offre dans les cas suivants:
a)
lorsque, pour des raisons d’urgence impérieuse résultant d’événements imprévisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur être imputables, les délais exigés par les procédures visées à l’article 111, paragraphe 1, points a), b) et c), du règlement financier ne peuvent être respectés;
b)
pour les travaux complémentaires ne figurant pas dans le premier marché conclu mais devenus nécessaires à l’exécution de l’ouvrage à la suite de circonstances imprévues, sous réserve des conditions prévues au paragraphe 2;
c)
lorsqu’un appel d’offres est demeuré infructueux, c’est-à-dire n’a donné aucune offre méritant d’être retenue sur le plan qualitatif ou financier;
d)
pour les contrats qui sont déclarés secrets, ou pour les contrats dont l’exécution doit s’accompagner de mesures spéciales de sécurité ou quand la protection des intérêts essentiels de l’Union européenne ou du pays bénéficiaire le requiert;
e)
lorsqu’un nouveau contrat doit être conclu à la suite de la résiliation anticipée d’un contrat existant.
Aux fins du premier alinéa, point a), sont considérées comme relevant de l’urgence impérieuse les interventions effectuées dans le cadre des situations de crise visées à l’article 190, paragraphe 2. L’ordonnateur délégué, le cas échéant en concertation avec les autres ordonnateurs délégués concernés, constate la situation d’urgence impérieuse et réexamine régulièrement sa décision au regard du principe de bonne gestion financière.
Dans les cas mentionnés au premier alinéa, point c), le pouvoir adjudicateur peut, après annulation de l’appel d’offres, entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l’appel d’offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées.
2. Les travaux complémentaires visés au paragraphe 1, point b), sont attribués à l’entrepreneur de travaux qui exécute déjà cet ouvrage, à condition que:
a)
ces travaux ne puissent être techniquement ou économiquement séparés du marché principal sans inconvénient majeur pour le pouvoir adjudicateur;
b)
ces travaux, quoiqu’ils soient séparables de l’exécution du marché initial, soient strictement nécessaires à son achèvement;
c)
le montant cumulé des marchés passés pour des travaux complémentaires ne dépasse pas 50 % du montant du marché principal.
Article 271
Recours à la procédure négociée pour les marchés immobiliers
(Article 190 du règlement financier)
Les marchés immobiliers visés à l’article 260 peuvent être passés par procédure négociée après prospection du marché local.
Article 272
Choix de la procédure de passation pour les marchés mixtes
(Article 190 du règlement financier)
Dans le cas de marchés portant à la fois sur des prestations de service et sur la fourniture de biens ou l’exécution de travaux, le pouvoir adjudicateur, avec l’accord de la Commission si celle-ci n’est pas le pouvoir adjudicateur, détermine les seuils et procédures applicables en fonction de l’aspect prédominant du marché, apprécié sur la base de la valeur relative et de l’importance opérationnelle de ses différentes composantes.
Article 273
Documents d’appel à la concurrence
(Article 190 du règlement financier)
1. Les documents d’appel à la concurrence visés à l’article 138 sont établis sur la base des meilleures pratiques internationales et conformément aux dispositions du présent chapitre en ce qui concerne les mesures de publicité et les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires.
2. Pour les marchés de services, le dossier d’appel d’offres doit contenir les documents suivants:
a)
les instructions aux soumissionnaires, qui doivent stipuler notamment:
i)
le type de marché;
ii)
les critères d’attribution du marché et leur pondération respective;
iii)
la possibilité et le calendrier des entretiens éventuels;
iv)
l’autorisation éventuelle des variantes;
v)
la proportion de sous-traitance éventuellement autorisée;
vi)
le budget maximal disponible pour le marché;
vii)
la monnaie de l’offre;
b)
la liste restreinte des candidats retenus (mentionnant l’interdiction de s’associer entre eux);
c)
les conditions générales des marchés de services;
d)
les conditions particulières qui détaillent et complètent les conditions générales ou y dérogent;
e)
les termes de référence indiquant le calendrier prévisionnel du projet et les dates prévisionnelles à partir desquelles les experts principaux doivent être disponibles;
f)
le bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire);
g)
un formulaire de soumission;
h)
un formulaire de marché;
i)
le cas échéant, des formulaires de garantie bancaire, ou d’une institution similaire, pour les paiements de préfinancements.
Le point h) du premier alinéa ne s’applique pas aux cas dans lesquels, en raison de circonstances exceptionnelles et dûment justifiées, le modèle de contrat ne peut pas être utilisé.
3. Pour les marchés de fournitures, le dossier d’appel d’offres doit contenir les documents suivants:
a)
les instructions aux soumissionnaires, qui doivent stipuler notamment:
i)
les critères de sélection et d’attribution du marché;
ii)
l’autorisation éventuelle des variantes;
iii)
la monnaie de l’offre;
b)
les conditions générales des marchés de fournitures;
c)
les conditions particulières qui détaillent et complètent les conditions générales ou y dérogent;
d)
une annexe technique comportant les plans éventuels, les spécifications techniques et le calendrier prévisionnel de l’exécution du marché;
e)
le bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire) et le détail des prix;
f)
un formulaire de soumission;
g)
un formulaire de marché;
h)
le cas échéant, des formulaires de garantie bancaire, ou d’une institution similaire, pour:
i)
la soumission;
ii)
les paiements de préfinancements;
iii)
la bonne fin.
Le point g) du premier alinéa ne s’applique pas aux cas dans lesquels, en raison de circonstances exceptionnelles et dûment justifiées, le modèle de contrat ne peut pas être utilisé.
4. Pour les marchés de travaux, le dossier d’appel d’offres doit contenir les documents suivants:
a)
les instructions aux soumissionnaires, qui doivent stipuler notamment:
i)
les critères de sélection et d’attribution du marché;
ii)
l’autorisation éventuelle des variantes;
iii)
la monnaie de l’offre;
b)
les conditions générales des marchés de travaux;
c)
les conditions particulières qui détaillent et complètent les conditions générales ou y dérogent;
d)
des annexes techniques comportant les plans, les spécifications techniques et le calendrier prévisionnel de l’exécution du marché;
e)
le bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire) et le détail des prix;
f)
un formulaire de soumission;
g)
un formulaire de marché;
h)
le cas échéant, des formulaires de garantie bancaire, ou d’une institution similaire, pour:
i)
la soumission;
ii)
les paiements de préfinancements;
iii)
la bonne fin.
Le point g) du premier alinéa ne s’applique pas aux cas dans lesquels, en raison de circonstances exceptionnelles et dûment justifiées, le modèle de contrat ne peut pas être utilisé.
5. En cas de contradiction entre les conditions particulières visées au paragraphe 2, point d), au paragraphe 3, point c), et au paragraphe 4, point c), et les conditions générales, ces conditions particulières prévalent.
6. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs exigent la production de certificats établis par des organes indépendants attestant que l’opérateur économique se conforme à certaines normes de garantie de la qualité, ils se réfèrent aux systèmes d’assurance-qualité fondés sur les normes européennes ou, le cas échéant, internationales en la matière et certifiés par des organismes conformes aux normes européennes ou internationales concernant la certification. Ils acceptent également d’autres preuves de mesures équivalentes de garantie de la qualité produites par les opérateurs économiques.
Article 274
Garanties
(Article 190 du règlement financier)
1. Par dérogation à l’article 163, les garanties préalables sont libellées en euros ou dans la monnaie du contrat qu’elles couvrent.
2. Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission, au sens du présent chapitre, représentant 1 % à 2 % de la valeur globale du marché pour les marchés de fournitures et de travaux; cette garantie est conforme à l’article 163. Elle est libérée à la signature du contrat. Elle est saisie en cas de retrait ultérieur d’une offre soumise avant la date limite fixée à cet effet.
3. Dans le cas des marchés de fournitures et de travaux, une garantie de bonne fin peut être demandée par le pouvoir adjudicateur pour un montant fixé dans le dossier d’appels d’offres et compris entre 5 % et 10 % de la valeur totale du marché. Cette garantie est déterminée sur la base de critères objectifs, tels que la nature et la valeur du marché.
Cependant, une garantie de bonne fin est exigée lorsque les seuils suivants sont dépassés:
a)
345 000 EUR pour les marchés de travaux;
b)
150 000 EUR pour les marchés de fournitures.
Cette garantie expire au plus tôt à la réception définitive des fournitures et travaux. En cas de mauvaise exécution du contrat, la totalité de la garantie est saisie.
Article 275
Délais des procédures
(Article 190 du règlement financier)
1. Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur à l’adresse indiquée et au plus tard à la date et à l’heure mentionnées dans l’invitation à soumissionner. Les délais de réception des offres et des demandes de participation fixés par les pouvoirs adjudicateurs sont suffisamment longs pour que les intéressés disposent d’un laps de temps raisonnable et approprié pour préparer et déposer leurs offres.
Pour les marchés de services, le délai minimal entre la date d’envoi de la lettre d’invitation et la date limite fixée pour la réception des offres est de cinquante jours. Toutefois, dans des cas d’urgence, des délais différents peuvent être autorisés.
2. Les soumissionnaires peuvent présenter leurs questions par écrit avant la date de clôture pour la réception des offres. Le pouvoir adjudicateur fournit les réponses aux questions soumises, avant la date de clôture de réception des offres.
3. Dans les procédures restreintes internationales, le délai minimal pour la réception des demandes de participation est au moins de trente jours à compter de la date de publication de l’avis de marché. Le délai minimal entre la date d’envoi de la lettre d’invitation et la date limite fixée pour la réception des offres est de cinquante jours. Toutefois, dans certains cas exceptionnels, des délais différents peuvent être autorisés.
4. Dans les procédures ouvertes internationales, les délais pour la réception des offres à compter de la date d’envoi de l’avis de marché sont au minimum de:
a)
quatre-vingt-dix jours pour les marchés de travaux;
b)
soixante jours pour les marchés de fournitures.
Toutefois, dans certains cas exceptionnels, des délais différents peuvent être autorisés.
5. Dans les procédures ouvertes locales, les délais pour la réception des offres à compter de la date de publication de l’avis de marché sont au minimum de:
a)
soixante jours pour les marchés de travaux;
b)
trente jours pour les marchés de fournitures.
Toutefois, dans certains cas exceptionnels, des délais différents peuvent être autorisés.
6. Pour les procédures négociées concurrentielles visées à l’article 265, paragraphe 1, point b), à l’article 267, paragraphe 1, point c), et à l’article 269, paragraphe 1, point c), un délai minimal de trente jours à compter de la date d’envoi de la lettre d’invitation est accordé aux candidats retenus pour remettre leurs offres.
7. Les délais prévus aux paragraphes 1 à 6 sont fixés en jours de calendrier.
Article 276
Comité d’évaluation
(Article 190 du règlement financier)
1. Toutes les demandes de participation et offres déclarées conformes sont évaluées et classées par un comité d’évaluation sur la base des critères d’exclusion, de sélection et d’attribution préalablement annoncés. Ce comité est composé d’un nombre impair de membres, au minimum trois, dotés de toute l’expertise technique et administrative nécessaire pour se prononcer valablement sur les offres.
2. Si la Commission n’est pas le pouvoir adjudicateur, elle peut demander copie des documents d’appel à la concurrence, des offres, de l’évaluation des offres et des contrats signés. Elle peut également participer à titre d’observateur à l’ouverture et à l’évaluation des offres.
3. Les offres qui ne contiennent pas tous les éléments essentiels exigés dans les documents d’appels d’offres ou qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques qui y sont fixées sont éliminées.
Toutefois, le comité d’évaluation ou le pouvoir adjudicateur peut inviter les candidats ou les soumissionnaires à compléter ou à expliciter les pièces justificatives présentées relatives aux critères d’exclusion, de sélection et d’attribution, dans un délai qu’il fixe et dans le respect du principe d’égalité de traitement.
4. Dans le cas d’offres anormalement basses telles que visées à l’article 151, le comité demande les précisions qu’il convient sur la composition de l’offre.
5. L’obligation de mettre en place un comité d’évaluation peut être levée dans le cas des procédures concernant des marchés d’une valeur inférieure ou égale à 20 000 EUR.
CHAPITRE IV
Subventions
Article 277
Financement intégral
(Article 192 du règlement financier)
En cas de dérogation à l’obligation de cofinancement, une motivation est fournie dans la décision d’attribution.
TITRE III
OFFICES EUROPÉENS
Article 278
Offices européens et création d’offices supplémentaires
(Article 195 du règlement financier)
Les offices visés par l’article 195 du règlement financier sont les suivants:
a)
l’Office des publications;
b)
l’Office de lutte anti-fraude;
c)
l’Office européen de sélection du personnel et l’École européenne d’administration, qui est rattachée administrativement à celui-ci;
d)
l’Office de gestion et de liquidation des droits individuels;
e)
l’Office pour les infrastructures et la logistique à Bruxelles et l’Office pour les infrastructures et la logistique à Luxembourg.
Une ou plusieurs institutions peuvent créer des offices supplémentaires pour autant que ceci puisse être justifié par une étude coûts/bénéfices et garantisse la visibilité de l’action de l’Union.
Article 279
Délégations de pouvoirs des institutions en faveur des offices européens interinstitutionnels
(Articles 195 et 199 du règlement financier)
Chaque institution est responsable des engagements budgétaires. Les institutions peuvent déléguer au directeur de l’office européen interinstitutionnel concerné le pouvoir d’accomplir tous les actes ultérieurs, en particulier en ce qui concerne les engagements juridiques, la liquidation des dépenses, l’ordonnancement des paiements et l’exécution des recettes, et fixent les limites et les conditions de ces délégations de pouvoirs.
Article 280
Règles spécifiques à l’Office des publications
(Articles 195 et 199 du règlement financier)
En ce qui concerne l’Office des publications, chaque institution arrête sa politique en matière de publication. Conformément à l’article 21 du règlement financier, le produit net des ventes des publications est utilisé comme recettes affectées par l’institution qui est l’auteur de ces publications.
Article 281
Délégation de certaines fonctions par le comptable
(Article 196 du règlement financier)
Le comptable de la Commission, agissant sur proposition du comité de direction de l’office concerné, peut déléguer à un agent dudit office certaines de ses fonctions relatives à l’encaissement des recettes et au paiement des dépenses effectuées directement par l’office en question.
Article 282
Trésorerie - Comptes bancaires
(Article 196 du règlement financier)
Pour répondre aux besoins de trésorerie d’un office interinstitutionnel, des comptes bancaires ou des comptes courants postaux peuvent être ouverts en son nom par la Commission, sur proposition du comité de direction. Le solde annuel de trésorerie est apuré et réglé entre l’office en question et la Commission en fin d’exercice.
TITRE IV
CRÉDITS ADMINISTRATIFS
Article 283
Dispositions générales
(Article 201 du règlement financier)
Les crédits administratifs couverts par le présent titre sont ceux énoncés à l’article 41 du règlement financier.
Les engagements budgétaires correspondant aux crédits administratifs dont la nature est commune à plusieurs titres et qui sont gérés globalement peuvent être enregistrés globalement dans la comptabilité budgétaire suivant la classification synthétique par nature visée à l’article 25.
Les dépenses correspondantes sont imputées sur les lignes budgétaires de chaque titre selon la même répartition que pour les crédits.
Article 284
Garanties locatives
(Article 201 du règlement financier)
Les garanties locatives offertes par les institutions prennent la forme d’une garantie bancaire ou d’un dépôt sur un compte bancaire bloqué au nom de l’institution et du bailleur, constitué en euros, sauf dans des cas dûment justifiés.
Si toutefois, pour des opérations dans les pays tiers, il n’est pas possible de recourir à l’une de ces formes de garanties locatives, l’ordonnateur compétent peut accepter d’autres formes à condition qu’elles garantissent une protection équivalente des intérêts financiers de l’Union.
Article 285
Avances au personnel et aux membres des institutions
(Article 201 du règlement financier)
Des avances peuvent être versées au personnel ainsi qu’aux membres des institutions, dans les conditions prévues par le statut.
Article 286
Opérations immobilières
(Article 203 du règlement financier)
1. Les dépenses visées à l’article 203, paragraphe 3, point a), du règlement financier incluent les coûts de l’aménagement des bâtiments. Elles ne comprennent pas les charges.
2. La procédure d’information rapide prévue à l’article 203, paragraphe 4, du règlement financier et celle d’autorisation préalable prévue par son article 203, paragraphe 5, ne s’appliquent pas à l’achat de terrains à titre gratuit ou pour un montant symbolique.
3. Les procédures d’information rapide et d’autorisation préalable décrites aux points 3 à 7 de l’article 203 du règlement financier ne s’appliquent pas aux bâtiments résidentiels. Le Parlement européen et le Conseil peuvent demander à l’institution compétente la communication de toute information relative aux bâtiments résidentiels.
4. Dans des cas exceptionnels ou des circonstances d’urgence politique, l’information rapide visée à l’article 203, paragraphe 4, du règlement financier concernant les projets immobiliers relatifs aux délégations de l’Union ou à ses bureaux dans les pays tiers peut être communiquée en même temps que le projet immobilier, conformément à l’article 203, paragraphe 5, du règlement financier. Dans de tels cas, les procédures d’information rapide et d’autorisation préalable sont mises en œuvre dans les plus brefs délais.
5. La procédure d’autorisation préalable visée à l’article 203, paragraphes 5 et 6, du règlement financier ne s’applique pas aux contrats ou études préparatoires nécessaires pour évaluer les coûts et le financement détaillés du projet immobilier.
6. Les seuils de 750 000 EUR ou 3 000 000 EUR visés à l’article 203, paragraphe 7, points ii) à iv), du règlement financier comprennent les coûts d’aménagement des bâtiments. Pour les loyers et contrats d’usufruit, ces seuils prennent en compte les coûts d’aménagement du bâtiment, mais non les autres charges.
7. Un an après la date d’entrée en application du règlement financier, la Commission établit un rapport sur la mise en œuvre des procédures prévues aux paragraphes 3 à 8 de l’article 203 du règlement financier.
TITRE V
EXPERTS
Article 287
Experts externes rémunérés
(Article 204 du règlement financier)
1. Pour les marchés d’une valeur inférieure aux seuils fixés à l’article 170, paragraphe 1, des experts externes peuvent être sélectionnés sur la base de la procédure prévue au paragraphe 2.
2. Un appel à manifestation d’intérêt est publié au Journal officiel de l’Union européenne ou, quand il est nécessaire de faire de la publicité auprès des candidats potentiels, sur le site internet de l’institution concernée.
L’appel à manifestation d’intérêt comporte un descriptif des tâches, leur durée et les conditions de rémunération. Ces conditions peuvent être basées sur des prix unitaires.
Une liste d’experts est élaborée à la suite de l’appel à manifestation d’intérêt. Elle est valable pour une durée maximale de cinq ans à compter de sa publication ou pour toute la durée d’un programme pluriannuel en relation avec les tâches à exécuter.
3. Toute personne physique intéressée peut poser sa candidature à tout moment durant la période de validité de la liste, à l’exception des trois derniers mois. Les experts externes ne sont pas sélectionnés pour effectuer les tâches visées à l’article 204 du règlement financier s’ils se trouvent dans l’une des situations d’exclusion visées aux articles 106 et 107 dudit règlement.
4. Tous les échanges avec les experts sélectionnés, y compris la conclusion de contrats et, le cas échéant, d’avenants, peuvent s’effectuer par l’intermédiaire de systèmes d’échange électronique mis en place par l’institution.
Ces systèmes répondent aux exigences suivantes:
a)
seules les personnes autorisées ont accès au système et aux documents transmis au moyen de celui-ci;
b)
seules les personnes autorisées peuvent signer électroniquement ou transmettre un document au moyen du système;
c)
les personnes autorisées s’identifient dans le système à l’aide de procédures établies;
d)
l’heure et la date de l’opération électronique sont déterminées avec précision;
e)
l’intégrité des documents est préservée;
f)
la disponibilité des documents est préservée;
g)
le cas échéant, la confidentialité des documents est préservée;
h)
la protection des données à caractère personnel est garantie, conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.
Les données envoyées ou reçues au moyen d’un tel système bénéficient d’une présomption légale quant à l’intégrité des données et à l’exactitude de la date et de l’heure indiquées par le système pour l’envoi ou la réception des données.
Un document envoyé ou notifié au moyen de ce système est considéré comme équivalent à un document papier, est recevable comme preuve en justice, est réputé constituer le document original et bénéficie d’une présomption légale quant à son authenticité et à son intégrité, pour autant qu’il ne contienne pas de caractéristiques dynamiques susceptibles de le modifier automatiquement.
Les signatures électroniques visées au point b) du deuxième alinéa ont un effet juridique équivalent à celui d’une signature manuscrite.
5. La liste des experts et la nature des tâches sont publiées annuellement. La rémunération est publiée lorsqu’elle dépasse 15 000 EUR pour la tâche accomplie.
6. Le paragraphe 5 ne s’applique pas si la publication de telles informations risque de mettre en péril les droits et libertés des personnes concernées, tels que protégés par la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, ou de nuire aux intérêts commerciaux des experts.
TROISIÈME PARTIE
DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES
Article 288
Dispositions transitoires
Les articles 35 à 43 du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 continuent de s’appliquer aux engagements effectués jusqu’au 31 décembre 2013. Les articles 33 à 44 du présent règlement ne s’appliquent qu’aux engagements contractés à partir du 1er janvier 2014.
Si l’ordonnateur responsable le décide, le titre VI de la première partie du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 peut continuer de s’appliquer aux conventions de subvention signées et décisions de subvention notifiées avant le 31 décembre 2013 dans le cadre des engagements globaux pris au titre du budget 2012 ou des exercices antérieurs, dans le strict respect des principes d’égalité de traitement et de transparence.
Article 289
Abrogation
Le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 est abrogé.
Les références au règlement abrogé s’entendent comme faites au présent règlement et sont à lire selon le tableau de correspondance figurant en annexe.
Article 290
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.
Il est applicable à partir du 1er janvier 2013.
Toutefois, les articles 216 à 226 sont applicables à partir du 1er janvier 2014.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 29 octobre 2012.