PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) 2015/212
ze dne 11. února 2015,
kterým se stanoví pravidla pro uplatňování nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014, pokud jde o technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících operací spolufinancovaných z OP II
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 druhý pododstavec uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 463/2014 (2) obsahuje ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Aby se zajistilo provádění programů financovaných z Fondu evropské pomoci nejchudším osobám („FEAD“), je nutné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 223/2014.
(2)
Pro účely čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, v elektronické podobě.
(3)
Podrobné technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měly být dostatečně zdokumentovány, aby se zajistila auditní stopa, pokud jde o soulad s právními požadavky.
(4)
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měl rovněž zahrnovat vhodné nástroje vyhledávání a funkce podávání zpráv, aby v něm bylo možné snadno vyhledat a agregovat uložené informace za účelem monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu.
(5)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru pro Fond evropské pomoci nejchudším osobám,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Obecná ustanovení
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů o operacích uvedený v čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 musí splňovat technické specifikace stanovené v článcích 2 až 5.
Článek 2
Ochrana a uchovávání údajů a dokumentů a jejich integrita
1. Přístup do systému je založen na předem vymezených právech pro různé typy uživatelů, a jestliže přestane být potřebný, musí být zrušen.
2. Systém registruje každý záznam, změnu nebo vymazání dokumentů a údajů.
3. Systém neumožňuje změnu obsahu dokumentů, které jsou opatřeny elektronickým podpisem. Uložení dokumentu s elektronickým podpisem se potvrzuje časovým razítkem, které se vytvoří a spojí s daným dokumentem a není možné jej měnit. Vymazání takových dokumentů se registruje v souladu s odstavcem 2.
4. Údaje podléhají pravidelnému zálohování. V případě nouze musí být k dispozici záloha s přesnou kopií celého obsahu registru elektronických souborů.
5. Elektronické zařízení pro uchovávání údajů je chráněno proti jakémukoli riziku ztráty nebo pozměnění jeho integrity. Tato ochrana zahrnuje fyzickou ochranu proti nevhodné teplotě a vlhkosti vzduchu, systémy detekce požáru a krádeží, přiměřené systémy ochrany proti virovým útokům, útokům hackerů a jakýmkoli jiným neoprávněným přístupům.
6. Systém umožňuje přenos údajů a poskytuje formát a počítačové prostředí v intervalech, které jsou dostatečné k tomu, aby byla zaručena způsobilost a dostupnost dokumentů a údajů do konce příslušného období uvedeného v čl. 51 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014.
Článek 3
Funkce vyhledávání a podávání zpráv
Systém zahrnuje:
a)
vhodné vyhledávací nástroje umožňující snadné vyhledávání dokumentů, údajů a jejich metadat;
b)
funkci podávání zpráv umožňující vytváření zpráv na základě předem definovaných kritérií, zejména v případě údajů stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 532/2014 (3);
c)
možnost uchovávání, exportování nebo tisku zpráv uvedených v písmenu b), nebo odkaz na externí aplikaci/propojení s externí aplikací, která tuto možnost nabízí.
Článek 4
Dokumentace systému
Řídicí orgán poskytne podrobnou a aktualizovanou funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému, ke které mají na žádost přístup příslušné subjekty odpovědné za řízení programu, Komise a Evropský účetní dvůr.
Dokumentace uvedená v prvním pododstavci poskytuje důkazy o provádění nařízení (EU) č. 223/2014 v dotčeném členském státě.
Článek 5
Bezpečnost výměny informací
Používaný systém je chráněn vhodnými bezpečnostními opatřeními, pokud jde o klasifikaci dokumentů, ochranu informačních systémů a ochranu osobních údajů. Tato opatření jsou v souladu s mezinárodními standardy a požadavky vnitrostátních právních předpisů.
Bezpečnostní opatření uvedená v prvním pododstavci chrání sítě a zařízení pro přenos dat v případech, kdy je používaný systém propojen s jinými moduly a systémy.
Článek 6
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 11. února 2015.
RÈGLEMENT D'EXÉCUTION (UE) 2015/212 DE LA COMMISSION
du 11 février 2015
portant modalités d'application du règlement (UE) no 223/2014 du Parlement européen et du Conseil en ce qui concerne les spécifications techniques du système d'enregistrement et de stockage des données relatives à chaque opération nécessaires au suivi, à l'évaluation, à la gestion financière, aux vérifications et aux audits, y compris les données sur les différents participants aux opérations cofinancées par des PO II
LA COMMISSION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,
vu le règlement (UE) no 223/2014 du Parlement européen et du Conseil du 11 mars 2014 relatif au Fonds européen d'aide aux plus démunis (1), et notamment son article 32, paragraphe 8, deuxième alinéa,
considérant ce qui suit:
(1)
Le règlement d'exécution (UE) no 463/2014 de la Commission (2) fixe les dispositions nécessaires pour la préparation des programmes. Afin d'assurer la mise en œuvre des programmes financés par le Fonds européen d'aide aux plus démunis (ci-après le «FEAD»), il est nécessaire d'établir des dispositions supplémentaires pour l'application du règlement (UE) no 223/2014.
(2)
Aux fins de l'article 32, paragraphe 2, point d), du règlement (UE) no 223/2014, il convient de fixer des spécifications techniques pour le système d'enregistrement et de stockage sous forme informatisée des données relatives à chaque opération, nécessaires au suivi, à l'évaluation, à la gestion financière, aux vérifications et aux audits.
(3)
Il convient que les spécifications techniques détaillées du système d'enregistrement et de stockage des données soient suffisamment documentées afin d'assurer une piste d'audit pour la conformité avec les exigences légales.
(4)
Il convient également que le système d'enregistrement et de stockage des données intègre des outils de recherche et des fonctions d'établissement de rapports appropriés afin qu'il soit possible de rechercher et d'agréger facilement les informations qu'il contient aux fins du suivi, de l'évaluation, de la gestion financière, de la vérification et de l'audit.
(5)
Les mesures prévues au présent règlement sont conformes à l'avis du comité du Fonds européen d'aide aux plus démunis,
A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
Article premier
Dispositions générales
Le système d'enregistrement et de stockage des données relatives aux opérations visé à l'article 32, paragraphe 2, point d), du règlement (UE) no 223/2014 est conforme aux spécifications techniques énoncées aux articles 2 à 5.
Article 2
Protection et conservation des données et des documents et préservation de leur intégrité
1. L'accès au système se fonde sur des droits préétablis pour différents types d'utilisateurs et est supprimé lorsqu'il n'est plus nécessaire.
2. Le système conserve un historique de tous les enregistrements, toutes les modifications et toutes les suppressions de documents et de données.
3. Le système n'autorise pas la modification du contenu de documents portant une signature électronique. Un horodatage non modifiable attestant le dépôt du document porteur d'une signature électronique est généré et associé au document. La suppression de ces documents fait l'objet d'un historique, conformément au paragraphe 2.
4. Les données font régulièrement l'objet de copies de sauvegarde. La copie de sauvegarde est une réplique de l'ensemble du contenu de l'entrepôt de fichiers électronique et peut être utilisée en cas d'urgence.
5. L'infrastructure de stockage électronique est protégée contre tout risque de perte ou d'altération de son intégrité. Cette protection inclut une protection physique contre des températures et des niveaux d'humidité de l'air inadéquats, des systèmes de détection de l'incendie et du vol ainsi que des systèmes adaptés de protection contre les virus, les pirates informatiques et tout accès non autorisé.
6. Le système permet la migration des données, du format et de l'environnement informatiques à des intervalles suffisants pour garantir la lisibilité et l'accessibilité des documents et des données jusqu'à la fin de la période pertinente visée à l'article 51, paragraphe 1, du règlement (UE) no 223/2014.
Article 3
Fonctions de recherche et d'établissement de rapports
Le système inclut:
a)
des outils de recherche adaptés permettant de retrouver facilement des documents, des données et leurs métadonnées;
b)
une fonction d'établissement de rapports permettant de générer des rapports sur la base de critères prédéfinis, notamment en ce qui concerne les données visées par le règlement délégué (UE) no 532/2014 de la Commission (3);
c)
une possibilité d'enregistrer, d'exporter ou d'imprimer les rapports visés au point b), ou un lien vers une application externe offrant cette possibilité.
Article 4
Documentation relative au système
L'autorité de gestion fournit une documentation fonctionnelle technique détaillée et actualisée concernant le fonctionnement et les caractéristiques du système; cette documentation est accessible sur demande aux entités pertinentes responsables de la gestion du programme, à la Commission et à la Cour des comptes européenne.
La documentation visée au premier alinéa établit la preuve de la mise en œuvre du règlement (UE) no 223/2014 dans l'État membre concerné.
Article 5
Sécurité des échanges d'information
Le système utilisé est protégé par des mesures de sécurité appropriées en ce qui concerne la classification des documents, la protection des systèmes d'information et la protection des données personnelles. Ces mesures sont conformes aux normes internationales et aux prescriptions des législations nationales.
Les mesures de sécurité visées au premier alinéa protègent les réseaux et les infrastructures de transmission lorsque le système interagit avec d'autres modules et systèmes.
Article 6
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 11 février 2015.