NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) No 1042/2014 DE LA COMMISSION
du 25 juillet 2014
complétant le règlement (UE) no 514/2014 en ce qui concerne la désignation et les responsabilités en matière de gestion et de contrôle des autorités responsables ainsi que le statut et les obligations des autorités d'audit
LA COMMISSION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,
vu le règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 portant dispositions générales applicables au Fonds «Asile, migration et intégration» et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises (1), et notamment son article 26, paragraphe 4, et son article 29, paragraphe 1,
considérant ce qui suit:
(1)
Afin de garantir la continuité entre la mise en œuvre du Fonds précédent au titre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires» pour 2007-2013 et des règlements spécifiques au titre du programme pour 2014-2020, le règlement (UE) no 514/2014 s'inspire en grande partie des règles en vigueur pour le Fonds précédent, mais en tenant compte des modifications introduites dans la gestion partagée par le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (2).
(2)
Afin de s'assurer que les organes de mise en œuvre des programmes nationaux sont capables de s'acquitter de leur tâche efficacement et conformément aux objectifs et priorités définis dans les règlements spécifiques visés à l'article 2, point a), du règlement (UE) no 514/2014, des règles devraient être établies concernant leur désignation, la supervision de leur désignation et la procédure visant à mettre un terme à leur désignation.
(3)
Afin de s'assurer que le champ de leurs responsabilités leur permet de mettre en œuvre le programme national, il est nécessaire d'établir des règles définissant les responsabilités en matière de gestion et de contrôle des autorités responsables, en particulier les conditions dans lesquelles elles peuvent déléguer ou sous-traiter certaines de leurs tâches.
(4)
La procédure de sélection et d'attribution pour l'octroi de la contribution de l'Union au titre des programmes nationaux devrait être conforme aux principes de transparence, de non-discrimination et d'égalité de traitement. Il est par conséquent nécessaire de déterminer les conditions dans lesquelles les États membres devraient mettre en œuvre les actions dans le cadre des programmes nationaux, et notamment d'établir dans quelles circonstances l'autorité responsable peut exécuter les projets directement.
(5)
Dans tous les États membres, les audits devraient être efficaces, d'une portée suffisante et menés conformément aux normes internationales en matière d'audit. Il conviendrait à cette fin de définir clairement le statut des autorités d'audit et les normes qu'elles doivent appliquer en matière d'audit.
(6)
Pour que les activités d'audit menées par les autorités d'audit leur soient utiles dans la formulation de leurs avis d'audit, les différents types d'activités devraient être définis.
(7)
Il importe que les résultats des activités de l'autorité d'audit soient communiqués en temps utile et de façon adéquate à l'autorité de désignation et à la Commission européenne. Il importe notamment que la déclaration de gestion et le résumé annuel des rapports finaux d'audit et des contrôles effectués transmis dans le cadre de la demande annuelle de paiement reflètent le résultat des travaux et conclusions de l'autorité d'audit. Par conséquent, l'autorité d'audit devrait, dans le cadre de ses travaux d'audit, veiller à ce que les informations liées à son activité d'audit soient dûment mentionnées dans ces documents.
(8)
Afin de permettre une application rapide des mesures prévues dans le présent règlement et de ne pas retarder l'approbation et la mise en œuvre des programmes nationaux, le règlement devrait entrer en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
(9)
Le Royaume-Uni et l'Irlande sont liés par le règlement (UE) no 514/2014 et sont dès lors liés par le présent règlement.
(10)
Le Danemark n'est lié ni par le règlement (UE) no 514/2014 ni par le présent règlement,
A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
CHAPITRE I
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premier
Définitions
Aux fins du présent règlement, les définitions contenues dans le règlement (UE) no 514/2014 s'appliquent. On entend également par:
a) «autorité de désignation»: l'autorité ministérielle d'un État membre visée à l'article 26, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014 qui désigne l'autorité responsable;
b) «autorités compétentes»: l'autorité responsable, l'autorité d'audit et, le cas échéant, l'autorité déléguée visées à l'article 25, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014;
c) «SFC 2014»: le système d'information électronique établi par l'article 2 du règlement d'exécution (UE) no 802/2014 de la Commission (3);
d) «convention de subvention»: une convention ou une forme équivalente d'instrument juridique sur la base de laquelle l'autorité responsable octroie des subventions au bénéficiaire en vue de l'exécution d'un projet dans le cadre du programme national.
CHAPITRE II
L'AUTORITÉ RESPONSABLE
SECTION I
Désignation de l'autorité responsable
Article 2
Critères et procédure de désignation de l'autorité responsable
1. L'organe qui est désigné en tant qu'autorité responsable dispose d'une organisation administrative et d'un système de contrôle interne qui satisfont aux critères établis à l'annexe du présent règlement (ci-après les «critères de désignation»). Les critères de désignation concernent:
a)
l'environnement interne;
b)
les activités de contrôle;
c)
la communication et l'information internes;
d)
le suivi et le mécanisme de compte rendu internes.
Les États membres peuvent définir des critères de désignation supplémentaires afin de tenir compte de la taille, des responsabilités et d'autres caractéristiques de l'autorité responsable.
2. L'organisme d'audit visé à l'article 26, paragraphe 3, du règlement (UE) no 514/2014 évalue si l'autorité responsable envisagée remplit les critères de désignation prévus en annexe et documente ses constatations, conclusions et avis d'audit dans un rapport d'audit adressé à l'autorité de désignation.
3. Si l'autorité de désignation estime que l'autorité responsable envisagée ne satisfait pas aux critères de désignation, elle adresse à cet organisme des instructions spécifiques pour qu'il remédie aux lacunes constatées dans un délai spécifique avant de pouvoir être désigné en tant qu'autorité responsable.
En attendant qu'il remédie à ces lacunes, l'organisme peut être désigné à titre provisoire en tant qu'autorité responsable pour une période maximale de douze mois. La durée de cette période provisoire est proportionnelle aux lacunes identifiées.
4. Lorsque l'autorité responsable est désignée, l'État membre en informe sans délai la Commission par l'intermédiaire du SFC 2014. Avec cette notification, l'État membre transmet les documents établissant:
a)
le principal partage des responsabilités entre les unités organisationnelles de l'autorité responsable;
b)
le cas échéant, sa relation avec les autorités déléguées, les activités qui seront déléguées et les principales procédures de supervision de ces activités déléguées; et
c)
un résumé des principales procédures de traitement des demandes de paiement des bénéficiaires et d'autorisation et d'enregistrement des dépenses.
Article 3
Supervision de l'autorité responsable et réexamen de la désignation
1. L'autorité de désignation supervise l'autorité responsable, notamment sur la base des informations visées à l'article 14, paragraphe 2, du présent règlement et assure le suivi de toute lacune constatée.
2. Les États membres veillent à ce que les informations indiquant que l'autorité responsable ne remplit plus les critères de désignation soient communiquées sans délai à l'autorité de désignation.
3. Lorsque l'autorité responsable ne satisfait plus aux critères de désignation ou que son système de contrôle interne est dysfonctionnel au point de compromettre son aptitude à assumer ses tâches, l'autorité de désignation la place sous surveillance. Dans de tels cas, l'autorité de désignation établit un plan de redressement pour l'autorité responsable, à mettre en œuvre dans un délai proportionnel à la gravité du cas de non-conformité ou de la lacune. Ce délai ne peut excéder douze mois à compter du début de la période probatoire.
4. L'autorité de désignation informe sans délai la Commission de tout plan de redressement établi conformément au paragraphe 3 et la tient informée de son état d'avancement.
5. S'il est mis un terme à la désignation de l'autorité responsable, l'autorité de désignation désigne promptement une autre autorité responsable conformément à l'article 26 du règlement (UE) no 514/2014 et à l'article 2 du présent règlement afin de s'assurer que les paiements versés aux bénéficiaires se poursuivent sans interruption.
6. Lorsque la Commission constate qu'un État membre n'a pas rempli son obligation consistant à établir un plan de redressement conformément au paragraphe 3 ou que l'autorité responsable conserve sa désignation alors qu'elle n'a pas mis en œuvre le plan de redressement dans le délai imparti, elle traite toute lacune non rectifiée par l'intermédiaire de la procédure d'apurement de conformité visée à l'article 47 du règlement (UE) no 514/2014.
SECTION II
Responsabilités en matière de gestion et de contrôle de l'autorité responsable
Article 4
Tâches de l'autorité responsable
L'autorité responsable gère et met en œuvre le programme national dans le respect des principes de bonne gestion financière. Elle est chargée de:
a)
consulter les partenaires conformément à l'article 12, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014;
b)
garantir le bon fonctionnement du comité de suivi visé à l'article 12, paragraphe 4, du règlement (UE) no 514/2014;
c)
présenter à la Commission une proposition de programme national tel que requis à l'article 14 du règlement (UE) no 514/2014, ainsi que toute révision ultérieure, à l'aide du SFC 2014;
d)
définir et établir les règles d'éligibilité des projets et des dépenses y afférentes pour toutes les activités, en garantissant l'égalité de traitement et en évitant tout conflit d'intérêts, conformément aux principes de bonne gestion financière;
e)
organiser et publier les appels d'offres et à propositions, ainsi que les résultats des procédures consécutives de sélection et d'attribution des projets aux fins d'un financement au titre du programme national, dans le respect du champ d'application et des objectifs des règlements spécifiques visés à l'article 2, point a), du règlement (UE) no 514/2014 et des critères établis à l'article 9 du présent règlement;
f)
veiller à ce que des systèmes de collecte des données requises pour communiquer à la Commission les indicateurs communs et spécifiques au programme, ainsi que d'autres données sur la mise en œuvre du programme et des projets, soient en place;
g)
recevoir les paiements de la Commission, et effectuer les paiements en faveur des bénéficiaires;
h)
garantir la cohérence et la complémentarité entre le cofinancement au titre des règlements spécifiques et les autres instruments pertinents des États membres et de l'Union;
i)
assurer le suivi des projets et vérifier que les dépenses déclarées pour les projets ont effectivement été effectuées et sont conformes aux règles nationales et de l'Union applicables;
j)
veiller à ce qu'il existe un système d'enregistrement et de conservation sous forme électronique des documents comptables pour chaque projet relevant du programme national et à ce que les données relatives à la mise en œuvre nécessaires pour la gestion financière, le suivi, le contrôle et l'évaluation soient collectées;
k)
sans préjudice des règles comptables nationales applicables, s'assurer que les bénéficiaires et les autres organismes impliqués dans la mise en œuvre des projets financés dans le cadre du programme national utilisent un système comptable distinct ou une codification comptable adéquate pour toutes les transactions liées à un même projet;
l)
veiller à ce que les évaluations du programme national prévues à l'article 56 et à l'article 57, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014 soient réalisées dans les délais prescrits;
m)
garantir que les évaluateurs indépendants reçoivent, aux fins de l'évaluation visée à l'article 56 et à l'article 57, paragraphe 1, du règlement (UE) no 514/2014 et de l'émission de l'avis d'évaluation, toutes les informations nécessaires concernant la gestion du programme national;
n)
établir des procédures propres à assurer que la piste d'audit requise existe pour tous les documents relatifs aux dépenses, décisions et activités de contrôle et que ceux-ci soient conservés conformément aux règlements d'exécution de la Commission adoptés sur la base de l'article 27, paragraphe 5, du règlement (UE) no 514/2014;
o)
garantir que l'autorité d'audit reçoit, aux fins de la réalisation des audits visés à l'article 29 du règlement (UE) no 514/2014 et de l'émission de l'avis d'audit, toutes les informations nécessaires concernant les procédures de gestion et de contrôle appliquées et les dépenses financées au titre des règlements spécifiques;
p)
établir les rapports de mise en œuvre indiqués à l'article 54 du règlement (UE) no 514/2014 et les rapports d'évaluation mentionnés à l'article 57, paragraphe 1, de ce même règlement et les soumettre à la Commission par l'intermédiaire du SFC 2014;
q)
établir la demande de paiement conformément à l'article 44 du règlement (UE) no 514/2014 et la présenter à la Commission via le SFC 2014;
r)
mener les activités d'information et de publicité et diffuser les résultats du programme, conformément à l'article 53 du règlement (UE) no 514/2014;
s)
réaliser les contrôles administratifs et les contrôles sur place conformément à l'article 27 du règlement (UE) no 514/2014;
t)
coopérer avec la Commission et les autorités responsables des autres États membres; et
u)
répondre aux constatations de l'autorité d'audit en s'y conformant ou, en cas de contestation de ces constatations, en fournissant une justification détaillée du refus de s'y conformer.
Article 5
Autorité déléguée
1. L'autorité responsable peut déléguer une partie ou l'ensemble de ses tâches à une autorité déléguée en accord avec l'article 25, paragraphe 1, point c), du règlement (UE) no 514/2014. Toute délégation de tâches répond au principe de bonne gestion financière et assure le respect du principe de non-discrimination, ainsi que la visibilité du financement de l'Union. Les tâches déléguées ne peuvent donner lieu à des conflits d'intérêts.
2. L'étendue des tâches déléguées par l'autorité responsable à l'autorité déléguée et les procédures détaillées concernant leur mise en œuvre sont consignées dans un document signé par l'autorité responsable et l'autorité déléguée. L'acte de délégation mentionne au minimum:
a)
le règlement spécifique applicable;
b)
la ou les tâches confiées à l'autorité déléguée;
c)
l'obligation incombant à l'autorité déléguée de vérifier que les bénéficiaires respectent les règles nationales et de l'Union applicables;
d)
l'obligation incombant à l'autorité déléguée de mettre en place et de maintenir une structure organisationnelle et un système de gestion et de contrôle adaptés à l'accomplissement de sa mission;
e)
les informations et les pièces justificatives que l'autorité déléguée doit présenter à l'autorité responsable et les délais qu'elle doit observer; et
f)
le mécanisme de supervision de l'autorité déléguée mis en place par l'autorité responsable.
3. Conformément à l'article 25, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) no 514/2014, la communication avec la Commission ne peut être déléguée. L'autorité déléguée communique avec la Commission par l'intermédiaire de l'autorité responsable.
4. Si l'autorité déléguée n'est pas une administration publique ou un organisme privé investi d'une mission de service public régi par le droit national, l'autorité responsable ne peut lui déléguer des pouvoirs exécutifs qui impliquent une large marge d'appréciation de nature à traduire des choix politiques.
5. L'autorité responsable reste responsable de la bonne exécution des tâches qu'elle a déléguées. Elle assure un contrôle régulier des tâches déléguées pour confirmer que les travaux sont accomplis de manière satisfaisante et conformément aux règles nationales et de l'Union applicables.
6. Pour les tâches déléguées, le présent règlement s'applique par analogie à l'autorité déléguée.
Article 6
Sous-traitance de tâches
L'autorité responsable peut sous-traiter certaines de ses tâches. Elle en conserve cependant la responsabilité.
L'autorité responsable assure un contrôle régulier des tâches sous-traitées pour confirmer que les travaux sont accomplis de manière satisfaisante et conformément aux règles nationales et de l'Union applicables.
SECTION III
Obligations de l'autorité responsable en ce qui concerne l'intervention publique
Article 7
Le rôle de l'autorité responsable en tant qu'entité adjudicatrice
1. En règle générale, l'autorité responsable octroie les subventions pour les projets relevant du programme national sur la base d'appels à propositions ouverts.
2. L'autorité responsable peut octroyer des subventions pour des projets sur la base d'appels à propositions restreints.
Les appels à propositions restreints ne sont ouverts qu'à certains organismes sélectionnés en raison de la nature spécifique du projet ou de la compétence technique ou administrative des organes invités à soumettre des propositions.
Les motifs justifiant le recours à un appel à propositions restreint sont mentionnés dans l'appel à propositions.
3. L'autorité responsable peut octroyer des subventions directement lorsque la nature spécifique du projet ou la compétence technique ou administrative des organes concernés l'impose, notamment dans le cas de monopoles de droit ou de fait.
Les motifs justifiant le recours à une procédure d'attribution directe sont mentionnés dans la décision d'attribution de la subvention.
4. Dans certains cas dûment justifiés, notamment la continuation de projets pluriannuels sélectionnés au terme d'un précédent appel à propositions ou dans des situations d'urgence, des subventions peuvent être accordées sans appel à propositions.
Les motifs justifiant l'octroi d'une subvention sans appel à propositions sont mentionnés dans la décision d'attribution de la subvention.
5. Lorsque l'autorité responsable agit en qualité d'entité adjudicatrice, ni elle ni aucune autorité déléguée ne peut être bénéficiaire d'une subvention accordée conformément au présent article.
6. L'autorité responsable détermine qui est chargé de l'octroi des subventions et s'assure de l'absence de conflit d'intérêts, en particulier lorsque les demandeurs sont des organes nationaux.
Article 8
Conditions dans lesquelles l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre
1. L'autorité responsable peut décider de mettre en œuvre des projets directement, seule ou en association avec une autre autorité nationale, en raison de pouvoirs administratifs ou d'une expertise technique ou parce que les caractéristiques du projet, par exemple un monopole de droit ou des exigences de sécurité, imposent ce choix de mise en œuvre. Dans de tels cas, elle est le bénéficiaire de la subvention.
2. Les motifs justifiant l'intervention de l'autorité responsable en qualité de maître d'œuvre et la sélection d'autorités nationales associées mentionnées au paragraphe 1 sont communiqués à la Commission dans le rapport annuel de mise en œuvre visé à l'article 54 du règlement (UE) no 514/2014.
3. Lors de la mise en œuvre de projets en qualité de maître d'œuvre, l'autorité responsable se conforme au principe de l'optimisation des ressources et évite tout conflit d'intérêts.
4. La décision administrative de cofinancer un projet dans le cadre du programme national contient toute information nécessaire pour surveiller l'exécution des produits et services cofinancés et contrôler les dépenses effectuées.
5. Si l'autorité responsable est susceptible d'intervenir en qualité de maître d'œuvre de manière régulière:
a)
elle et l'autorité d'audit ne peuvent pas faire partie d'un même organisme, à moins que l'autorité d'audit soit responsable devant un organisme externe et que son indépendance en matière d'audit soit garantie; et
b)
ses tâches définies à l'article 4 ne doivent pas en être affectées.
Article 9
Procédure de sélection et d'attribution
1. Les appels à propositions mentionnés à l'article 7, paragraphe 1, sont publiés de manière à garantir une concurrence ouverte et une publicité adéquate parmi les bénéficiaires potentiels. Toute modification substantielle des appels est publiée selon les mêmes modalités.
Les appels à propositions visés à l'article 7, paragraphes 1 et 2, mentionnent au minimum:
a)
les objectifs;
b)
les critères de sélection et d'attribution;
c)
les modalités de financement de l'Union et, le cas échéant, national, y compris, s'il y a lieu, la possibilité d'appliquer un taux de cofinancement plus élevé conformément à l'article 16, paragraphe 5, du règlement (UE) no 514/2014;
d)
les modalités et la date finale de dépôt des propositions;
e)
les règles d'éligibilité des dépenses;
f)
la durée du projet; et
g)
les informations financières et autres à conserver et à déclarer.
2. Avant de prendre la décision d'attribution, l'autorité responsable s'assure que les bénéficiaires impliqués dans le projet sont aptes à remplir les critères de sélection et d'attribution.
3. L'autorité responsable définit les procédures de réception des propositions. Elle soumet ces dernières à une analyse formelle, technique et budgétaire ainsi qu'à une évaluation qualitative sur la base des critères indiqués dans l'appel à propositions de manière transparente et non discriminatoire. Elle consigne par écrit les motifs du rejet des autres propositions.
4. La décision d'attribution indique au minimum le nom des bénéficiaires, les détails essentiels du projet et ses objectifs opérationnels, le montant maximal de la contribution de l'Union et le taux maximal de cofinancement des dépenses éligibles totales.
5. L'autorité responsable informe les demandeurs de sa décision par écrit. Elle communique aux candidats non retenus les motifs du rejet de leurs propositions sur la base des critères de sélection et d'attribution.
Article 10
Documents formalisant les subventions dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité d'entité adjudicatrice
1. Dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité d'autorité adjudicatrice, elle détermine des procédures de gestion des projets impliquant au minimum:
a)
la signature de conventions de subvention avec les bénéficiaires; et
b)
le suivi des conventions, y compris de leurs avenants éventuels, à l'aide de moyens administratifs tels que des échanges de correspondance ou des rapports écrits.
2. La convention de subvention inclut ou indique ce qui suit:
a)
le montant maximal de la contribution de l'Union;
b)
le pourcentage maximal de la contribution de l'Union conformément au règlement spécifique applicable;
c)
une description et un calendrier détaillés du projet;
d)
le cas échéant, toute tâche majeure que le bénéficiaire envisage de sous-traiter à des tiers, ainsi que les dépenses y afférentes;
e)
le budget prévisionnel et le plan de financement convenus pour le projet, notamment les dépenses et les revenus, conformément aux règles d'éligibilité établies;
f)
la méthode de calcul du montant de la contribution de l'Union à la clôture du projet;
g)
le calendrier et les modalités d'exécution de la convention, dont les dispositions sur les obligations d'information, les avenants et la résiliation de la convention;
h)
les objectifs opérationnels du projet, y compris les objectifs quantifiés et les indicateurs à communiquer;
i)
une disposition imposant au bénéficiaire l'obligation de collecter, en temps utile, les données requises pour les indicateurs communs indiqués dans le règlement spécifique, ainsi que tout indicateur spécifique au programme, et de communiquer ces données au moins une fois par an;
j)
la définition des dépenses éligibles, y compris, s'il y a lieu, une description de la méthode de détermination des barèmes de coûts unitaires, des montants forfaitaires et du financement à taux forfaitaire;
k)
les exigences comptables et les conditions de paiement de la subvention;
l)
les conditions relatives à la piste d'audit;
m)
les dispositions en matière de protection des données; et
n)
les dispositions en matière de publicité.
3. De manière générale, la convention de subvention est signée avant le commencement de toute activité du projet financée au titre du programme national.
4. La convention de subvention indique expressément que la Commission, ou ses représentants, et la Cour des comptes exercent une compétence d'audit à l'égard de tous les bénéficiaires de la subvention, contractants et sous-traitants qui reçoivent un financement de l'Union au titre du programme national, sur la base de contrôles documentaires et sur place.
Article 11
Documents formalisant les subventions dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre
1. Dans les cas où l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre, elle détermine des procédures de gestion des projets impliquant au minimum:
a)
la formalisation d'une décision administrative pour le cofinancement des projets; et
b)
le suivi de la décision administrative et de ses avenants éventuels à l'aide de moyens administratifs tels que des échanges de correspondance ou des rapports écrits.
2. La décision administrative inclut ou indique ce qui suit:
a)
le montant maximal de la contribution de l'Union;
b)
le pourcentage maximal de la contribution de l'Union conformément au règlement spécifique applicable;
c)
une description et un calendrier détaillés du projet;
d)
le cas échéant, toute tâche majeure que le bénéficiaire envisage de sous-traiter à des tiers, ainsi que les dépenses y afférentes;
e)
le budget prévisionnel et le plan de financement convenus pour le projet, notamment les dépenses et les revenus, conformément aux règles d'éligibilité établies;
f)
la méthode de calcul du montant de la contribution de l'Union à la clôture du projet;
g)
les objectifs opérationnels du projet, y compris les objectifs quantifiés et les indicateurs à utiliser;
h)
une disposition imposant à l'autorité responsable l'obligation de collecter, et de communiquer au moins une fois par an, les données requises pour les indicateurs communs indiqués dans le règlement spécifique, ainsi que tout indicateur spécifique au programme;
i)
la définition des dépenses éligibles, y compris, s'il y a lieu, une description de la méthode de détermination des barèmes de coûts unitaires, des montants forfaitaires et du financement à taux forfaitaire;
j)
les exigences comptables et les conditions de paiement de la subvention;
k)
les conditions relatives à la piste d'audit;
l)
les dispositions en matière de protection des données; et
m)
les dispositions en matière de publicité.
3. De manière générale, la décision administrative est adoptée avant le commencement de toute activité du projet financée au titre du programme national.
4. La décision administrative indique expressément que la Commission, ou ses représentants, et la Cour des comptes exercent une compétence d'audit à l'égard de tous les bénéficiaires de la subvention, contractants et sous-traitants qui reçoivent un financement de l'Union au titre du programme national, sur la base de contrôles documentaires et sur place.
CHAPITRE III
STATUT DE L'AUTORITÉ D'AUDIT ET OBLIGATIONS CONCERNANT LES AUDITS
Article 12
Statut de l'autorité d'audit
1. Conformément au deuxième alinéa de l'article 59, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et à l'article 25, paragraphe 1, point b), du règlement (UE) no 514/2014, l'autorité d'audit est fonctionnellement indépendante de l'autorité responsable. L'autorité d'audit est réputée fonctionnellement indépendante lorsqu'il n'existe pas de lien hiérarchique direct entre elle et l'autorité responsable et qu'elle émet ses opinions et déclarations de manière totalement autonome.
2. Toutes les activités d'audit sont menées en conformité avec les normes d'audit internationalement reconnues.
Article 13
Sous-traitance du travail d'audit
L'autorité d'audit peut sous-traiter une partie de son travail d'audit à un autre organisme d'audit, à condition que celui-ci soit fonctionnellement indépendant de l'autorité responsable. L'autorité d'audit reste responsable de la bonne exécution du travail qu'elle sous-traite.
Les audits sous-traités sont réalisés dans le respect des normes d'audit internationalement reconnues et sous la supervision et le contrôle étroits de l'autorité d'audit.
Article 14
Audits
1. Pour rédiger l'avis visé au deuxième alinéa de l'article 59, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, l'autorité d'audit effectue des audits des systèmes et financiers.
2. Les audits des systèmes vérifient si les systèmes de gestion et de contrôle de l'autorité responsable fonctionnent correctement de manière à fournir une assurance raisonnable que les dépenses incluses dans les comptes annuels sont légales et régulières.Sur la base de ces audits, l'autorité d'audit détermine si l'autorité responsable continue de satisfaire aux critères de désignation établis en annexe.
3. Les audits financiers sont effectués afin de fournir une assurance raisonnable que les comptes annuels offrent une image fidèle des dépenses déclarées par l'autorité responsable.
Afin de déterminer si les comptes offrent une image fidèle de la réalité, l'autorité d'audit vérifie que tous les éléments des dépenses payées et des contributions publiques reçues et inscrites aux comptes de l'autorité responsable au cours de l'exercice sont correctement enregistrés dans le système comptable et correspondent aux pièces comptables justificatives conservées par l'autorité responsable. Sur la base de ces comptes, l'autorité d'audit vérifie notamment que:
a)
le montant total des dépenses éligibles déclarées dans la demande de paiement du solde annuel présentée à la Commission correspond aux dépenses inscrites aux comptes de l'autorité responsable et, en cas de différences, que des explications adéquates ont été fournies dans les comptes pour les montants de réconciliation;
b)
les montants retirés et recouvrés, les montants à recouvrer et les montants irrécouvrables au terme de l'exercice correspondent aux montants inscrits dans le système comptable de l'autorité responsable et sont étayés par des décisions documentées de l'autorité responsable;
c)
l'autorité responsable a effectué les contrôles administratifs et les contrôles sur place prévus à l'article 27 du règlement (UE) no 514/2014.
Les vérifications visées aux points a), b) et c) peuvent être réalisées sur la base d'échantillons.
4. Dans le cadre de ses audits des systèmes et de ses audits financiers, l'autorité d'audit réexécute certains des contrôles administratifs ou des contrôles sur place effectués par l'autorité responsable. Elle détermine l'étendue du travail d'audit de réexécution sur la base de son évaluation des risques.
5. Si les audits des systèmes et les audits financiers de l'autorité d'audit détectent des défaillances significatives des systèmes de gestion et de contrôle de l'autorité responsable, l'autorité d'audit:
a)
évalue l'impact financier et opérationnel de ces défaillances;
b)
adresse des recommandations appropriées à l'autorité responsable pour qu'elle prenne des mesures préventives et correctives;
c)
surveille la mise en œuvre par l'autorité responsable de ces mesures et s'assure qu'un plan d'action visant à rétablir le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle est en place.
6. Au terme des activités d'audit visées aux paragraphes 1, 2 et 3, l'autorité d'audit communique ses constatations à l'autorité de désignation, et indique notamment si, de son point de vue, l'autorité responsable continue de remplir les critères de désignation.
7. L'autorité d'audit s'assure que toutes les informations relatives à ses activités d'audit visées aux paragraphes 1, 2 et 3 sont dûment communiquées par l'autorité responsable à la Commission européenne.
CHAPITRE IV
DISPOSITION FINALE
Article 15
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans les États membres conformément aux traités.
Fait à Bruxelles, le 25 juillet 2014.