PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1244/2014
ze dne 20. listopadu 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“)
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“) (1), a zejména na čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením (EU) č. 375/2014 by Komise měla vypracovat normy a postupy týkající se nezbytných podmínek, postupů a požadavků, jež mají uplatňovat vysílající a přijímající organizace při vyhledávání, výběru, přípravě, řízení a vysílání zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU na podporu humanitární pomoci ve třetích zemích. Nařízení (EU) č. 375/2014 stanoví, že normy by měly být přijaty prostřednictvím aktů v přenesené pravomoci a postupy prostřednictvím prováděcích aktů.
(2)
U všech zúčastněných stran iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, včetně samotných dobrovolníků a vysílajících a přijímajících organizací, by mělo být podporováno ztotožnění se s iniciativou.
(3)
Je důležité, aby byli zájemci o dobrovolnickou činnost vyhledáváni a vybíráni nediskriminačním, spravedlivým a transparentním postupem opírajícím se o partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, který vyhovuje skutečným potřebám, jež na místní úrovni vyjádří přijímající organizace.
(4)
Vysílající a přijímající organizace by měly zajistit důkladné zaškolení, jehož cílem je předcházet nedorozuměním v otázce úloh a očekávání a nabídnout dobrovolníkům odpovídající a praktickou přípravu pro jejich misi. Tímto způsobem položí základy důvěry a přijetí v přijímajících komunitách, a to při plném zohlednění místních kulturně citlivých otázek.
(5)
Odborná příprava je nepostradatelnou součástí přípravy před vysláním, která by měla být zajištěna všem zájemcům o dobrovolnickou činnost v rámci strukturovaného programu povinných a volitelných kurzů. Začátečníkům by kromě toho mělo být umožněno, v případě potřeby formou stáží, dále rozvíjet své kompetence a získávat nové specifické znalosti a dovednosti významné pro odvětví humanitární pomoci. Tento rozvoj by měl zejména odpovídat činnosti a podmínkám vysílající a přijímající organizace.
(6)
Vysílající a přijímající organizace by měly zavést odpovídající systém dohledu a řízení. Měly by společně dohlížet na výkony a výsledky humanitárních dobrovolníků EU a tyto výkony a dosahované výsledky hodnotit a poskytovat humanitárním dobrovolníkům EU zpětnou vazbu ve věci přidělených úkolů a cílů. Pomohou tím zlepšit odpovědnost iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
(7)
Doplňkem dohledu a řízení by měl být mentoring, který by měl humanitárním dobrovolníkům EU zajišťovat doplňkovou podporu před vysláním, v jeho průběhu a po skončení.
(8)
Po dobu vyslání do třetích zemí by měl být zřízen kanál pro průběžnou komunikaci a doplňkovou podporu z vysílající organizace. Všem humanitárním dobrovolníkům EU by měl být po skončení jejich vyslání poskytnut debriefing a podpora.
(9)
Zajištění odpovídajících pracovních a životních podmínek je nezbytné k tomu, aby mohli humanitární dobrovolníci EU plnit své úkoly v bezpečných a hygienických podmínkách, aby byly splněny jejich základní potřeby a aby se neocitli v tíživé životní situaci, avšak aby byla respektována zásada skromného, neokázalého životního stylu dobrovolníka. Příspěvky na pobyt a jiné platby určené humanitárním dobrovolníkům EU nemají představovat plat v řádném pracovním poměru. Výše těchto plateb by neměla být stanovena s ohledem na profesní zkušenost, odbornost nebo výsledky přiděleného úkolu daného dobrovolníka: jejich účelem je pouze pokrýt životní náklady během vyslání. Pro zajištění vysoké a rovné úrovně ochrany by všichni dobrovolníci EU měli být kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
(10)
Povinnost péče má prvořadý význam a je společnou odpovědností. Vysílající a přijímající organizace by se měly v maximální možné míře starat o zdraví, ochranu, bezpečnost a dobré životní podmínky humanitárních dobrovolníků EU a měly by vypracovat odpovídající postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany. Stejně tak by měli humanitární dobrovolníci EU na pracovišti činit vše pro zajištění svého vlastního zdraví, ochrany a bezpečnosti, jakož i zdraví, ochrany a bezpečnosti ostatních osob.
(11)
Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU by mělo být procesem probíhajícím po celou dobu jejich mise. Mělo by se opírat o systém dohledu a řízení výkonu a mělo by poskytovat údaje, které budou prokazovat, do jaké míry individuální výkon humanitárních dobrovolníků EU přispívá (na úrovni výstupů a dopadů) k cílům projektu a celé iniciativy.
(12)
Je zapotřebí spolehlivý akreditační postup, který zajistí, aby vysílající a přijímající organizace dodržovaly normy stanovené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a postupy stanovené v tomto nařízení. Takový akreditační postup by měl vycházet ze zásad zjednodušení a zamezení zdvojenému úsilí, rozlišení mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, nákladové efektivnosti, transparentnosti a nestrannosti a měl by podporovat rozmanitost a přístupnost.
(13)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru zřízeného podle článku 26 nařízení (EU) č. 375/2014.
(14)
Aby se zajistilo včasné provádění iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, je nezbytné, aby toto nařízení vstoupilo v platnost jako naléhavé, neboť obsahuje ustanovení, na jejichž základě provádějící organizace vysílají humanitární dobrovolníky EU do třetích zemí,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví pravidla k provádění nařízení (EU) č. 375/2014, pokud jde o následující záležitosti vyjmenované v čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení:
a)
postupy uplatňované při vyhledávání, výběru a nezbytné přípravě zájemců o dobrovolnickou činnost před jejich vysláním, včetně případných stáží;
b)
podrobnosti týkající se programu odborné přípravy a postupu pro hodnocení připravenosti zájemců o dobrovolnickou činnost k vyslání;
c)
pravidla pro vysílání a řízení humanitárních dobrovolníků EU ve třetích zemích, včetně dozoru na místě, průběžné podpory prostřednictvím coachingu, mentoringu, další přípravy, nezbytných pracovních podmínek a podpory po návratu;
d)
pojistné krytí a životní podmínky dobrovolníků včetně pokrytí nákladů na živobytí, ubytování, cestu a dalších relevantních výdajů;
e)
postupy uplatňované před vysláním, v jeho průběhu a po návratu pro zajištění povinné péče a náležitých bezpečnostních opatření, včetně protokolů pro stažení vyslaného dobrovolníka ze zdravotních důvodů a bezpečnostních plánů, v nichž jsou stanoveny postupy stažení dobrovolníků ze třetích zemí v případě mimořádné situace, mimo jiné nezbytné postupy spolupráce s vnitrostátními orgány;
f)
postupy pro sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU;
g)
akreditační postup, který zajistí, aby vysílající organizace splňovaly normy a postupy uvedené v článku 9 nařízení (EU) č. 375/2014, a diferencovaný akreditační postup pro přijímající organizace.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice uvedené v článku 3 nařízení (EU) č. 375/2014 a definice uvedené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„kompetenčním rámcem“ se rozumí rámec ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
„plánem učení a rozvoje“ se rozumí plán ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
c)
„školitelem“ se rozumí osoba najatá poskytovatelem odborné přípravy k zajištění jednoho či více modulů odborné přípravy nebo moderování simulačních cvičení na základě scénářů a hodnocení kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost;
d)
„mentorem“ se rozumí školitel najatý poskytovatelem odborné přípravy, jehož úkolem je koordinovat hodnocení způsobilosti zájemce o dobrovolnickou činnost pro vyslání. Mentor je odpovědný za skupinu zájemců o dobrovolnickou činnost. Koordinuje hodnocení jejich kompetencí na základě zpětné vazby od ostatních školitelů a individuálně pracuje se zájemci o dobrovolnickou činnost s cílem přezkoumat jejich vlastní hodnocení a hodnocení ze strany školitelů;
e)
„mentoringem“ se rozumí proces neformálního předávání znalostí, sociálního kapitálu a psychosociální podpory relevantní pro práci, kariéru nebo profesní rozvoj. Mentoring zahrnuje neformální komunikaci, obvykle osobní a po delší dobu, mezi osobou, kterou přijímající organizace určí jako mentora a o které se předpokládá, že má příslušné znalosti, odbornost a zkušenosti na jedné straně a humanitárním dobrovolníkem EU na straně druhé;
f)
„debriefingem“ se rozumí proces, který vysílajícím a přijímajícím organizacím a humanitárnímu dobrovolníkovi poskytuje jasné informace o výsledcích mise a úspěších, jichž humanitární dobrovolníci EU dosáhli, a doporučení či poučení z jejich zkušeností a získaných poznatků a představuje pozitivní odborné uzavření dané mise.
KAPITOLA 2
POSTUPY VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBĚRU ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST
Článek 3
Postup vyhledávání a výběru
1. Vysílající a přijímající organizace společně stanoví postup vyhledávání a výběru. Úlohy, povinnosti a postupy jsou definovány s cílem zajistit transparentní, spravedlivé a efektivní přijímací řízení v souladu se zásadou rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Postup vyhledávání a výběru se opírá o partnerství mezi vysílající a přijímající organizací a zaručuje včasnou a průběžnou komunikaci. Vysílající organizace zajistí, aby byla přijímající organizace důsledně zapojena do průběhu celého přijímacího řízení.
3. Dohodnutý postup vyhledávání a výběru se uplatňuje na všechny fáze přijímacího řízení.
4. Postup vyhledávání a výběru zahrnuje minimálně:
a)
stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU podle článku 4;
b)
oznámení a žádost podle článku 5;
c)
hodnocení, sestavení širšího a užšího seznamu uchazečů podle článku 6;
d)
výběr podle článku 7.
Článek 4
Stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě posouzení potřeb vypracovaného podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, přijímající organizace navrhne v souladu s požadavky stanovenými v bodě 1 přílohy I pro humanitárního dobrovolníka EU přidělený úkol, včetně flexibilních prvků zohledňujících přispění daného dobrovolníka po přijetí.
2. Vysílající organizace přezkoumá přidělený úkol a v případě potřeby jej upraví, aby se zajistila jeho odpovídající a realistická přiměřenost s přihlédnutím k očekávaným kompetencím humanitárních dobrovolníků EU a absorpční kapacitě a potřebám přijímající organizace.
3. Podle přiděleného úkolu a kompetenčního rámce vysílající a přijímající organizace stanoví kompetenční profil humanitárního dobrovolníka EU a kritéria výběru včetně minimálních požadavků, které mají být použity během přijímacího řízení. Kompetenční profil musí rovněž uvádět, zda je daný dobrovolník začátečníkem nebo zkušeným odborníkem a zda je zapotřebí stáž.
Článek 5
Oznámení a žádost
1. Vysílající organizace nese odpovědnost za oznámení dané mise. S přispěním přijímající organizace vypracuje informační materiál s cílem informovat o iniciativě a přilákat zájemce o dobrovolnickou činnost.
2. Oznámení musí být vyhotoveno alespoň v angličtině a formulováno jasně, konkrétně a přístupně a musí poskytovat informace o pozici nabízené zájemci o dobrovolnickou činnost podle požadavků stanovených v bodě 2 přílohy I.
3. Oznámení musí být zveřejněno nejméně po dobu jednoho měsíce na ústřední platformě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, přičemž za účelem přilákání uchazečů na ústřední platformu je možné využít dalších příležitostí propagace. Za řádně odůvodněných okolností může být v případě misí v reakci na humanitární krizi oznámení zveřejněno po dobu kratší než jeden měsíc, nejméně však po dobu jednoho týdne.
4. Uchazeči podávají žádost na standardizovaném formuláři, ke kterému připojí strukturovaný životopis. Uchazeči rovněž vyplní standardizovaný dotazník k vlastnímu hodnocení, který má posoudit jejich kompetence podle požadavků pro daný kompetenční rámec a jejich adaptabilitu ve vztahu k přidělenému úkolu a životním a pracovním podmínkám uvedeným v oznámení. S těmito podmínkami musí uchazeči vyjádřit svůj souhlas.
Článek 6
Hodnocení, sestavování širšího a užšího seznamu uchazečů
1. Vysílající organizace hodnotí uchazeče podle informací uvedených ve formuláři žádosti a dotazníku k vlastnímu hodnocení, prohlášení o motivaci k účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU (a na konkrétní misi) a podle hodnocení schopnosti analyzovat příslušný scénář humanitární pomoci formou písemného testu, eseje nebo podobných zkoušek.
2. Na základě tohoto hodnocení vysílající organizace poskytne přijímající organizaci širší seznam uchazečů, aby se společně dohodly na užším seznamu uchazečů, kteří budou pozváni na pohovor.
3. Uchazeči zařazení na užší seznam jsou pozváni na strukturovaný pohovor na základě kompetenčního rámce. Pohovor může probíhat osobně nebo pomocí telekomunikačních technologií, pokud možno za účasti přijímající organizace. K dalším metodám hodnocení mohou patřit hodnotící centra, skupinové činnosti a simulační situační cvičení.
4. Vysílající organizace může dle potřeby před konečným výběrem provést kontrolu osobních a profesních referencí. O průběhu výběrového řízení jsou uchazeči informováni na začátku řízení v oznámení.
Článek 7
Výběr
1. Konečné rozhodnutí o výběru zájemce o dobrovolnickou činnost náleží přijímající organizaci, která svou volbu potvrdí vysílající organizaci, jež odpovídá za zaslání nabídky a za přípravu zaškolovací fáze. Pro každou pozici lze vybrat náhradní dobrovolníky, kteří nahradí zájemce v případě, že tento odstoupí nebo již není disponibilní.
2. Vysílající a přijímající organizace musí být schopny prokázat a zdůvodnit, jak dospěly ke svému rozhodnutí o výběru z hlediska zásad rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace v průběhu celého postupu vyhledávání a výběru.
3. Výběrové řízení musí být ukončeno v přiměřené lhůtě. Vysílající organizace vyrozumí všechny uchazeče o rozhodnutí o výběru a informuje je o možnosti získat zpětnou vazbu. Vybraného zájemce o dobrovolnickou činnost vyzve, aby písemně potvrdil svůj zájem zúčastnit se iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byla dokumentace týkající se postupu vyhledávání a výběrového řízení zpětně sledovatelná a byla uchována v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
Článek 8
Hodnocení vzdělávacích potřeb
1. Na základě výsledků přijímacího řízení, potřeb přijímající organizace a předpokládaného vyslání zhodnotí vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a se zájemcem o dobrovolnickou činnost vzdělávací potřeby a určí moduly odborné přípravy, kterých se zájemce zúčastní, a to na základě těchto kritérií:
a)
odborná zkušenost, přičemž zkušeným odborníkům je dána možnost zaměřit se na povinné moduly a zvolit si odpovídající úroveň odborné přípravy v oblasti projektového řízení a specializované nepovinné moduly;
b)
potřeby přijímající organizace z hlediska specifických kompetencí, které mají být řešeny prostřednictvím účasti zájemce o dobrovolnickou činnost na nepovinných modulech;
c)
všeobecné kompetence zájemce o dobrovolnickou činnost, které mají být řešeny prostřednictvím účasti na nepovinných modulech.
2. Vysílající organizace vypracuje plán učení a rozvoje uvedený v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a určí hodnocené kompetence vybraných zájemců o dobrovolnickou činnost a jejich vzdělávací potřeby, které budou předány poskytovatelům odborné přípravy.
KAPITOLA 3
PROGRAM ODBORNÉ PŘÍPRAVY INICIATIVY HUMANITÁRNÍ DOBROVOLNÍCI EU
Článek 9
Program odborné přípravy
1. Program odborné přípravy pro všechny úspěšně vybrané zájemce o dobrovolnickou činnost realizuje/í poskytovatel/é odborné přípravy, v případě potřeby s přispěním vysílající a přijímající organizace a dřívějších dobrovolníků.
2. Program odborné přípravy se opírá o kompetenční rámec a lze jej přizpůsobit potřebám začátečníků i zkušených odborníků.
3. Program odborné přípravy spočívá v přístupu k učení, který kombinuje moduly elektronického učení a výuky ve třídách.
4. Povinné moduly pro všechny zájemce o dobrovolnickou činnost zahrnují:
a)
obecný úvod do tematiky Unie, jejích vnějších vztahů a systému reakce na krize;
b)
úvod do humanitární činnosti, politiky humanitární pomoci Unie a iniciativy Humanitární dobrovolníci EU;
c)
řízení osobní bezpečnosti, ochrany a zdraví;
d)
řízení projektů;
e)
mezikulturní povědomí (a průřezové záležitosti);
f)
simulační cvičení na základě scénáře, které od zájemců o dobrovolnickou činnost vyžaduje prokázání získaných kompetencí.
5. K nepovinným modulům patří:
a)
propagace a komunikace;
b)
psychologická první pomoc;
c)
odborná příprava osob za účelem budoucích školení a instruktáží;
d)
řízení dobrovolnické činnosti;
e)
organizační rozvoj;
f)
případně individuálně navržené moduly zabývající se zejména přizpůsobením technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost kontextu humanitární pomoci.
6. Zájemci o dobrovolnickou činnost se zúčastní všech povinných modulů a mohou se zúčastnit jednoho či více nepovinných modulů, které si zvolí podle článku 8.
7. Program odborné přípravy s informacemi o jednotlivých modulech, včetně statusu, cílové skupiny, časového rozsahu, cílových kompetencí a příslušných výsledků učení vymezuje příloha II.
Článek 10
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost během odborné přípravy a po jejím absolvování
1. Během odborné přípravy a po jejím dokončení jsou zájemci o dobrovolnickou činnost hodnoceni z hlediska své připravenosti na vyslání na základě kompetenčního rámce.
2. Hodnocení společně organizují školitelé, přičemž klíčovou koordinační úlohu hraje mentor daného zájemce o dobrovolnickou činnost.
3. Hodnocení kompetencí je založeno na hodnocení znalostí, dovedností a postoje zájemce o dobrovolnickou činnost, které provádějí školitelé, a to včetně:
a)
vlastního hodnocení, které zájemce o dobrovolnickou činnost provede po simulačním cvičení na základě scénáře;
b)
připomínek, které vypracují školitelé po každém modulu a po simulačním cvičení na základě scénáře;
c)
hodnocení mentora, jehož výsledkem jsou kritický pohled na vlastní hodnocení zájemce o dobrovolnickou činnost a připomínky vycházející z osobního setkání mentora a zájemce o dobrovolnickou činnost ohledně zpětné vazby školitelů.
4. Hodnocení všech kompetencí se stává součástí plánu učení a rozvoje zájemce o dobrovolnickou činnost, který je aktualizován po dokončení odborné přípravy a ve kterém jsou uvedena absolvovaná školení a dosažené výsledky.
5. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokáží nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, budou vyřazeni. Školitelé a mentor musí být schopni každé takové hodnocení a rozhodnutí v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit.
KAPITOLA 4
POSTUPY PŘÍPRAVY ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST PŘED VYSLÁNÍM
Článek 11
Program zaškolení
1. V rámci zaškolení je zájemce o dobrovolnickou činnost nebo humanitární dobrovolník EU seznámen s kulturou, politikami a postupy vysílající a přijímající organizace a s očekáváními spojenými s přiděleným úkolem.
2. Program zaškolení společně vypracují vysílající a přijímající organizace. V programu jsou vymezeny jejich úlohy a povinnosti, a to pokud možno za přispění humanitárních dobrovolníků EU, kteří se vrátili z mise, s cílem využít jejich bezprostřední zkušenosti a poznatky. Program zahrnuje:
a)
zaškolení před vysláním, které zajistí vysílající organizace podle článku 12;
b)
zaškolení v cílové zemi, které zajistí přijímající organizace podle článku 18.
3. Vysílající a přijímající organizace dle potřeby uspořádají společná setkání za účasti všech zájemců o dobrovolnickou činnost nebo humanitárních dobrovolníků EU.
Článek 12
Zaškolení před vysláním
1. Vysílající organizace zajistí, aby bylo všem zájemcům o dobrovolnickou činnost před vysláním poskytnuto důkladné a odpovídající osobní zaškolení. Toto zaškolení zahrnuje minimálně následující prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, pracovníka krizového řízení, lidských zdrojů), poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o souvislostech projektu, v nichž bude zájemce o dobrovolnickou činnost pracovat, informace o přiděleném úkolu a hodnocení potřeb, z něhož úkol vychází, a předpokládané pracovní a životní podmínky podle článků 22 a 24 až 27;
c)
příslušný právní rámec vztahující se na dobrovolníka podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
d)
normy a postupy vztahující se na dobrovolníka, které se mimo jiné týkají kázně, stížností, opatření proti podvodům a korupci, ochrany dětí a zranitelných dospělých, etického kodexu podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
e)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky (včetně lékařského vyšetření před odjezdem) podle článků 28 a 30;
f)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
g)
plán učení a rozvoje;
h)
informace o síti iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a o tom, jak podporuje dobrovolníky před vysláním, během něj a po něm;
i)
informace o činnostech v oblasti komunikace a zviditelňování, se kterými projekt počítá na základě plánu komunikace podle článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014, včetně kontaktních údajů odpovědného regionálního informačního úředníka Komise;
j)
proces debriefingu podle článku 23.
2. V rámci zaškolení poskytne vysílající organizace rovněž informace o místním oddělení Komise pro humanitární pomoc odpovědném za zemi vyslání a informuje toto oddělení o blížícím se vyslání humanitárních dobrovolníků EU.
3. Vysílající organizace zajistí, aby si zájemci o dobrovolnickou činnost přečetli veškeré informace poskytnuté během postupu zaškolení, aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 13
Stáže pro začátečníky
1. Od zájemců o dobrovolnickou činnost, kteří jsou začátečníky, může být vedle odborné přípravy požadována i účast na stáži u vysílající organizace, aby si v praxi osvojili postupy, etiku a souvislosti humanitární práce a více se připravili na své předpokládané vyslání jako humanitární dobrovolník EU. Doba trvání stáže nepřesáhne šest měsíců s možností omezeného prodloužení v řádně odůvodněných případech.
2. Vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a s dobrovolníkem účastnícím se stáže přezkoumá a zaktualizuje na základě potřeb dané stáže vzdělávací potřeby v plánu učení a rozvoje. Plán učení a rozvoje vymezuje zejména:
a)
výsledky učení, kterých by měl dobrovolník účastnící se stáže během jejího trvání dosáhnout;
b)
úkoly, které bude dobrovolník účastnící se stáže provádět v rámci procesu učení, a zdroje, které mají být poskytnuty;
c)
cíle a výsledky, kterých by měl dobrovolník po skončení doby stáže dosáhnout.
3. V případě stáží se, pokud jde o povinnosti vysílajících organizací, u nichž dobrovolníci vykonávají svou stáž, použijí obdobně následující články tohoto nařízení:
a)
čl. 19 odst. 4, 5, 6 a 9, články 21 a 22;
b)
článek 24 vyjma odstavce 5. Zájemci o dobrovolnickou činnost pocházející ze zemí EU nebo ze třetích zemí uvedených v čl. 23 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 375/2014 za podmínek stanovených v uvedeném článku, kteří jsou kryti svým vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem v zemi pobytu a kteří vykonávají stáže ve výše uvedených zemích, získají pouze doplňkové krytí. To znamená, že jejich pojistné krytí je omezeno na náklady převyšující krytí poskytované vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem. Ve výjimečně odůvodněných případech, kdy vnitrostátní sociální zabezpečení nebo pojistný program kryje pouze část nákladů uvedených v čl. 24 odst. 5 nebo tyto náklady nekryje vůbec, je kryto 100 % vynaložených nákladů.
c)
článek 25 vyjma odstavce 6, článek 26 a čl. 27 odst. 1, je-li relevantní;
d)
čl. 28 odst. 1, 8 a 14 a čl. 30 odst. 1, 4, 5, 6 a 7.
Článek 14
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost po stáži
1. Na konci stáže vypracuje dobrovolník účastnící se stáže vlastní hodnocení na základě kompetenčního rámce a plánu učení a rozvoje.
2. Přímý nadřízený z vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací toto vlastní hodnocení přezkoumá a vypracuje hodnocení dobrovolníka účastnícího se stáže, ve kterém:
a)
zhodnotí výkon dobrovolníka účastnícího se stáže ve vztahu k jeho cílům;
b)
posoudí, zda bylo dosaženo dohodnutých výsledků;
c)
stanoví výsledky učení.
3. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokážou nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, jsou vyřazeni a nejsou způsobilí stát se humanitárními dobrovolníky EU. Přímý nadřízený z vysílající organizace musí být schopen v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
Článek 15
Doplňková odborná příprava před vysláním
Aniž je dotčena účast zájemce o dobrovolnickou činnost na programu odborné přípravy nebo na stáži, může vysílající organizace zajistit vhodnou doplňkovou odbornou přípravu před vysláním, například odbornou přípravu týkající přizpůsobení technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost, jejímž cílem je reagovat na potřeby přijímající organizace, nebo jazykovou přípravu potřebnou pro cílovou zemi vyslání atd.
Článek 16
Smlouva s humanitárním dobrovolníkem EU
1. Na základě výsledků zaškolení před vysláním a případně stáže a jiné odborné přípravy před vysláním podle článků 13 až 15 vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací potvrdí závěrečné hodnocení způsobilosti, podle kterého je zájemce o dobrovolnickou činnost způsobilý být vyslán jako humanitární dobrovolník EU.
2. Vysílající organizace a úspěšně vyhodnocený humanitární dobrovolník EU podepíší smlouvu o vyslání podle čl. 14 odst. 5 nařízení (EU) č. 375/2014.
3. Smlouva, která musí být připravena po důkladné konzultaci s přijímajícími organizacemi, stanoví konkrétní podmínky týkající se vyslání a práva a povinnosti humanitárního dobrovolníka EU. Jsou v ní uvedeny právní přepisy vztahující se na jurisdikci smlouvy podle nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU), které má být přijato podle čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a její součástí jsou minimálně tyto prvky:
a)
úloha a funkce humanitárního dobrovolníka EU, doba trvání a místo vyslání a úkoly, jež mají být plněny podle vymezení v přiděleném úkolu, včetně prvků vyplývajících z plánu komunikace uvedeného v článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
doba platnosti smlouvy včetně data začátku a konce platnosti;
c)
řízení výkonu, včetně těchto prvků:
-
opatření týkající se řízení, včetně odpovědného přímého nadřízeného z přijímající organizace a kontaktního místa pro průběžnou podporu ze strany vysílající organizace,
-
opatření týkající se mentoringu;
d)
pracovní podmínky, včetně pracovní doby a dovolené;
e)
finanční nároky a závazky humanitárního dobrovolníka EU, včetně nezbytných ujednání k jejich plnění:
-
příspěvek na pobyt a přesídlení,
-
informace o platných předpisech v oblasti daní a sociálního zabezpečení,
-
pojistné krytí,
-
ubytování,
-
cesta;
f)
praktická opatření:
-
lékařské prohlídky,
-
víza a pracovní povolení;
g)
důvěrnost;
h)
očekávané chování humanitárního dobrovolníka EU, včetně integrity a etického kodexu, a opatření na ochranu práv dětí a ohrožených dospělých osob, včetně nulové tolerance pohlavního zneužívání, uvedené v příloze smlouvy;
i)
disciplinární politika a ukončení statusu dobrovolníka;
j)
mediační mechanismus pro řešení problémů, stížností a sporů;
k)
povinnosti a politiky v souvislosti s řízením ochrany, zdraví a bezpečnosti;
l)
učení a rozvoj:
-
odborná příprava a zaškolení,
-
debriefing.
4. V případě sporu mezi přijímající nebo vysílající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU má humanitární dobrovolník EU právo na účinný opravný prostředek v souladu s ustanoveními vnitrostátních předpisů platných pro vysílající organizaci.
Článek 17
Zanesení údajů do databáze
Po obdržení výslovného souhlasu humanitárního dobrovolníka EU zanese vysílající organizace údaje tohoto humanitárního dobrovolníka EU do databáze uvedené v článku 13 nařízení (EU) č. 375/2014 (dále jen „databáze“). Veškeré zpracovávání osobních údajů v souvislosti s touto databází musí být prováděno v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Na jakékoli zpracování osobních údajů ze strany Komise ve vztahu k uvedené databázi se použije nařízení (ES) č. 45/2001 (2).
KAPITOLA 5
POSTUPY PRO VYSLÁNÍ A ŘÍZENÍ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 18
Zaškolení v cílové zemi
1. Přijímající organizace zajistí, aby bylo všem humanitárním dobrovolníkům EU po příjezdu do země, do níž jsou vysláni, poskytnuto důkladné a přiměřené zaškolení zahrnující minimálně tyto prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, provozního a technického týmu, pracovníka krizového řízení, podpůrných týmů, jako jsou týmy pro lidské zdroje a finance), místo(a) projektu a poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o misi, pravomocech a projektech přijímající organizace; zapojené komunity; provozní souvislosti; očekávání týkající se výstupů a výsledků přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a posouzení potřeb, ze kterého se vychází;
c)
místní právní rámec vztahující se na humanitárního dobrovolníka EU;
d)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky podle článků 28 a 30;
e)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
f)
kulturní instruktáž o dané zemi, regionu a místě vyslání, včetně pokynů týkajících se vhodného chování;
g)
proces debriefingu v cílové zemi podle článku 23.
2. Přijímající organizace zajistí, aby si humanitární dobrovolníci EU přečetli veškeré informace poskytované během zaškolení v cílové zemi a aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 19
Dohled a řízení výkonu
1. Vysílající a přijímající organizace na základě výkonnostních cílů, očekávaných výstupů a výsledků společně vypracují systém řízení výkonu určený k měření pokroku a kvality práce humanitárního dobrovolníka EU podle přiděleného úkolu.
2. Postup řízení výkonu upřesní příslušné úlohy a povinnosti vysílající a přijímající organizace při dohledu nad humanitárním dobrovolníkem EU.
3. Během zaškolování vysílající a přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU stanoví výkonnostní cíle dobrovolníka a poskytnou mu příležitost vyjádřit se k flexibilním prvkům přiděleného úkolu.
4. Přijímající organizace určí přímého nadřízeného, který odpovídá za dohled nad humanitárním dobrovolníkem EU, s nímž přímý nadřízený uskutečňuje v rámci dohledu přiměřeně a prakticky četné schůzky.
5. Dle potřeby a v závislosti na délce mise provedou vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU společný přezkum výkonu v polovině období s cílem formálně zhodnotit proces začleňování a pokrok při plnění cílů a upravit cíle, přidělený úkol a plán učení a rozvoje.
6. Jestliže se při přezkumu v polovině období dospěje k závěru, že humanitární dobrovolník EU vykazuje nedostatečnou znalost kterékoli z průřezových nebo specifických kompetencí, může přijímající organizace po dohodě s vysílající organizací rozhodnout o předčasném ukončení jeho vyslání. Organizace musí být schopny v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
7. Vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU provedou konečný přezkum výkonu s cílem zhodnotit na konci mise dosažené úspěchy humanitárního dobrovolníka EU v porovnání s cíli jeho přiděleného úkolu a plánem učení a rozvoje.
8. Výsledky přezkumu výkonu se stávají součástí plánu učení a rozvoje daného humanitárního dobrovolníka EU.
9. Vysílající organizace uchová záznamy o přezkumu výkonu v souladu s normami ochrany údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a v databázi potvrdí, zda bylo vyslání úspěšně dokončeno, a pokud dokončeno nebylo, uvede příslušný důvod.
Článek 20
Průběžná podpora ze strany vysílajících organizací
1. Před vysláním určí vysílající organizace kontaktní osobu, která je po celou dobu vyslání k dispozici a je v pravidelném kontaktu s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem:
a)
pomoci humanitárnímu dobrovolníkovi EU s usazením a přesunem;
b)
poskytovat humanitárnímu dobrovolníkovi EU a přijímající organizaci potřebnou doplňkovou podporu;
c)
účastnit se přezkumů v polovině období a na konci vyslání a případně i ostatních schůzek a
d)
zajišťovat mediační podporu v případě neshody mezi přijímající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU.
2. Jestliže určená kontaktní osoba v průběhu vyslání již není schopna plnit svou úlohu, musí být v co nejkratší době nahrazena, aby byla zajištěna kontinuita podpory.
Článek 21
Mentoring
1. Přijímající organizace určí pro humanitárního dobrovolníka EU jednoho či více mentorů, kteří mu poskytují podporu v oblastech, jako je například:
a)
rozvoj odborných dovedností a zlepšování výkonu a znalostí;
b)
kulturní začleňování a přizpůsobování;
c)
coaching v souvislosti s přiděleným úkolem a
d)
řešení psychosociálních problémů.
2. Určený mentor či mentoři mají přístup k plánu učení a rozvoje a přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a svou podporu opírají o tyto dokumenty. Mentor či mentoři se pravidelně schází s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem projednat jeho pokrok a pomoci s jakýmkoli problémem, který souvisí s misí, či osobním problémem.
3. Mentoring přihlíží k místní situaci a je pokud možno k dispozici i místním dobrovolníkům.
4. Vysílající organizace pomáhá se zajištěním mentoringu tím, že pracuje v partnerství s přijímající organizací při poskytování podpory pro oblast analýzy, odborné přípravy a jiného budování kapacit a v případě malé místní dostupnosti konkrétních dovedností vyhledává ve svých vlastních strukturách a sítích jednotlivce, kteří vhodné a doplňující dovednosti mají.
5. Dle potřeby lze zvážit mentoring na dálku, zejména za pomoci sítě pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 22
Pracovní podmínky
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU mají odpovídající pracovní podmínky, které jim během jejich misí umožňují plnit povinnosti a zajišťují jejich dobré životní podmínky, motivaci, zdraví a ochranu. Tyto podmínky jsou v souladu s příslušnými ustanoveními směrnice 89/391/ES (3) a směrnice 2003/88/ES (4).
2. Vysílající a přijímající organizace spolupracují na společném vymezení odpovídajících pracovních podmínek na základě místní a vnitrostátní situace.
3. Přijímající organizace poskytne nezbytné informace a navrhne pracovní podmínky, jejichž vhodnost a přiměřenost posoudí vysílající organizace, s cílem zajistit soulad s povinností péče obou organizací a s obecnými politikami a postupy vysílající organizace.
4. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se bezpečnosti, zdraví a ochrany a aby navrhované pracovní podmínky dodržovaly schválené postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany podle článků 28, 29 a 30 a splňovaly požadavky na pracovní dobu, dovolenou, minimální denní a týdenní doby odpočinku a pracovní prostor podle bodu 3 přílohy I.
Článek 23
Podpora na konci mise a podpora po návratu
1. Vysílající a přijímající organizace společně rozhodnou o obsahu a procesu debriefingu všech humanitárních dobrovolníků EU, včetně těch, kteří se vrací předčasně.
2. Přijímající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU osobní nebo skupinový debriefing včetně konečného přezkumu výkonu podle čl. 19 odst. 7 a dle potřeby zajistí, aby byl projekt předán týmu a protistranám, které budou pokračovat v činnostech vykonávaných humanitárním dobrovolníkem EU, aby byla zajištěna udržitelnost a kontinuita.
3. Vysílající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU, který se vrátil z mise, osobní nebo skupinový debriefing a debriefing týkající se otázek činností či projektu na základě zpětné vazby ze strany přijímající organizace a finalizace plánu učení a rozvoje.
4. Vysílající organizace zprostředkuje lékařské vyšetření po vyslání při návratu humanitárního dobrovolníka EU a nabídne mu psychosociální debriefing a poradenskou podporu, kterou může humanitární dobrovolník EU nepovinně využít.
5. Vysílající a přijímající organizace nastíní humanitárnímu dobrovolníkovi EU možnosti, jak se nadále angažovat v oblasti humanitární pomoci a aktivního evropského občanství, včetně propagace sítě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a zapojení do této sítě.
6. Vysílající organizace vyzve humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili z mise, aby poskytli konstruktivní zpětnou vazbu ve věci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, a aby vysvětlili, jak může jejich přispění ovlivnit budoucí mise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ŽIVOTNÍCH PODMÍNEK A POJIŠTĚNÍ
Článek 24
Pojistné krytí
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
2. Pojistné krytí se vztahuje na celý svět, 24 hodin denně. Pojistné krytí je účinné ode dne, kdy humanitární dobrovolník EU opustí domov a vydá se na cestu do třetí země, do níž byl vyslán, až do dne, kdy opustí třetí zemi, do níž byl vyslán, a vrátí se domů (tzv. „první období krytí“).
3. Pojistné krytí delší než dvanáct týdnů se prodlouží o dalších osm týdnů v domovské zemi pojištěnce pro účely návazné léčby nemocí a úrazů, které humanitárního dobrovolníka EU postihly během prvního období krytí.
4. Pojistné krytí se vztahuje na všechny činnosti spojené s iniciativou Humanitární dobrovolníci EU a rovněž na soukromé činnosti humanitárního dobrovolníka EU během prvního období krytí.
5. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti pojištěním ve výši 100 % (úplné krytí) pro případ těchto pojistných událostí:
a)
lékařská a stomatologická péče;
b)
těhotenství a porod;
c)
úraz;
d)
repatriace;
e)
životní pojištění;
f)
trvalá a dočasná invalidita nebo pracovní neschopnost;
g)
odpovědnost za škody;
h)
ztráta nebo krádež dokladů, jízdenek a osobních věcí;
i)
doplňková asistenční pomoc.
6. S cílem zajistit rovné zacházení a krytí u všech humanitárních dobrovolníků EU může Komise uzavřít smluvní vztah s jedním nebo více poskytovateli pojištění prostřednictvím zadání veřejné zakázky.
Článek 25
Příspěvek na pobyt a přesídlení
1. Vysílající organizace poskytuje humanitárním dobrovolníkům EU, kteří mají status osob, jež nejsou v pracovním poměru, příspěvek na pobyt formou paušálních plateb, které jsou vypláceny v přiměřených lhůtách a v pravidelných splátkách.
2. Při výpočtu výše paušálního příspěvku na pobyt se vychází ze spotřebního koše, který zahrnuje pravidelné výdaje humanitárního dobrovolníka EU za tyto položky:
a)
potraviny;
b)
hygienické potřeby a potřeby pro domácnost;
c)
oděvy;
d)
místní a vnitrostátní doprava;
e)
různé výdaje považované za nezbytné pro zajištění přiměřené životní úrovně a zapojení do místní společnosti (za účelem zahrnutí dalších nákladů, jako jsou volnočasové aktivity, služby kadeřníka a holiče, denní tisk a kancelářské potřeby, lze přičíst nejvýše 20 % celkové částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d));
f)
mimořádná částka pro humanitární dobrovolníky EU pobývající v oblastech s indexy převyšujícími průměr dané země (nejvýše 10 % částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d)).
3. Náklady na ubytování nejsou součástí paušálních příspěvků na pobyt.
4. Komise zveřejňuje informace o paušálních příspěvcích na pobyt pro země vyslání na základě indexů zemí. Vedle příspěvku na pobyt lze hradit zvláštní potřeby související se zdravotním postižením nebo jinými řádně zdůvodněnými výjimečnými okolnostmi.
5. Humanitární dobrovolníci EU jsou včas informováni o změnách indexů a výše příspěvků na pobyt, které se jich během jejich mise týkají, zejména v zemích s vysokou mírou inflace nebo deflace.
6. Při úspěšném ukončení vyslání poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU, kteří se vrátili z mise, pravidelně indexovaný příspěvek na přesídlení ve výši 100 EUR za měsíc v závislosti na délce jejich vyslání.
Článek 26
Ubytování
1. Vysílající organizace zajistí, aby přijímající organizace poskytla humanitárnímu dobrovolníkovi EU odpovídající ubytování za náklady přiměřené místním podmínkám.
2. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se ochrany, zdraví a bezpečnosti a aby navrhované ubytování dodržovalo schválené postupy v oblasti ochrany, zdraví a bezpečnosti podle článků 28, 29 a 30 a splňovalo požadavky stanovené v bodě 4 přílohy I.
3. Je-li to možné, hradí náklady na ubytování, vytápění a jiné přímo související náklady přímo přijímající organizace. Přijímající organizace uzavírá smluvní vztahy s pronajímateli a přijme veškerá potřebná opatření, aby hostitelské subjekty a pronajímatele informovala o iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 27
Cestovní a související výdaje
1. Vysílající organizace organizuje cestu humanitárního dobrovolníka EU do místa vyslání a zpět, a to i v případech předčasného návratu, a hradí cestovní výdaje.
2. Na žádost humanitárního dobrovolníka EU zorganizuje vysílající organizace další cestu zpět a uhradí související cestovní výdaje v těchto případech:
a)
dovolená ve vlasti pro humanitární dobrovolníky EU, jejichž doba vyslání je delší než osmnáct měsíců;
b)
rodičovská dovolená pro humanitární dobrovolníky EU, kteří mají jedno či více vyživovaných dětí mladších dvanácti let, je-li doba jejich vyslání delší než 6 měsíců;
c)
mimořádná dovolená v případě pohřbu nebo lékařsky potvrzeného závažného onemocnění přímého příbuzného ve vzestupné či sestupné linii, manžela/manželky, registrovaného partnera nebo sourozence.
3. Výši cestovních výdajů lze vypočítat buď podle skutečných nákladů na cestu v ekonomické či druhé třídě, nebo může být hrazeno paušálně na základě přiměřené metodiky výpočtu vzdálenosti.
4. Vysílající organizace poskytne informace a logistickou podporu při zařizování víz pro humanitárního dobrovolníka EU a přijímající organizace v případě potřeby podporuje vízový proces. Náklady spojené se získáním víz, včetně nezbytných cestovních výdajů, hradí vysílající organizace.
KAPITOLA 7
POSTUPY PRO ZAJIŠTĚNÍ POVINNOSTI PÉČE, OCHRANY A BEZPEČNOSTI
Článek 28
Řízení bezpečnosti a posuzování rizik
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku bezpečnosti a postupy posuzování rizik, jež jsou vhodné a použitelné pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravené.
2. Na základě politiky bezpečnosti vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně plán řízení bezpečnosti a evakuační plán pro akce v rámci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU. Tyto plány musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 5 přílohy I.
3. Vysílající a přijímající organizace společně vypracují písemné posouzení rizik týkajících se bezpečnosti, cestování a zdraví v zemi vyslání. Tato posouzení musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 6 přílohy I.
4. Posouzení rizik uvedené v odstavci 3 se pravidelně přezkoumává a aktualizuje podle situace, přinejmenším před vysláním humanitárního dobrovolníka EU. Jestliže posouzení rizik vede k závěru, že vyslání by se odehrálo v podmínkách mezinárodního nebo vnitrostátního ozbrojeného konfliktu, nebo že takový konflikt hrozí, od plánovaného vyslání se ustoupí nebo se v případě, že již byl humanitární dobrovolník EU vybrán, vyslání se zruší.
5. Požadavky týkající se informovanosti ohledně bezpečnosti a přiměřeného chování z hlediska řízení rizik a bezpečnosti jsou součástí popisu přiděleného úkolu a přijímacího řízení.
6. Vysílající organizace informuje příslušné vnitrostátní orgány členských států a dalších zemí zúčastněných podle článku 23 nařízení (EU) č. 375/2014 předtím, než je některý z jejich občanů vyslán jako humanitární dobrovolník EU. Vysílající organizace, která vysílá humanitární dobrovolníky EU, jež nejsou občany Unie, zjistí před vysláním předpisy týkající se konzulární ochrany zajišťované zemí, jejímž je dobrovolník státním příslušníkem, nebo jinou zemí.
7. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU obdržel všechny informace o bezpečnostních a ochranných postupech a aby jim porozuměl. Během zaškolení bude před odjezdem a do 24 hodin po příjezdu do cílové země vyslání zajištěna bezpečnostní instruktáž podle konkrétní situace. Její součástí musí být výsledky posouzení rizik, evakuační plán a řízení bezpečnosti včetně ohlašování bezpečnostních incidentů, postupy evakuace a repatriace, komunikační schéma, kontaktní pracovník/ci krizového řízení a kontaktní údaje na vyslanectví, policii, hasiče a nemocnice.
8. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším pojištěním podle článku 24.
9. Vedle povinného bezpečnostního školení v rámci programu odborné přípravy poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU veškerá další relevantní bezpečnostní školení, která zajišťuje pro své vlastní mezinárodní pracovníky.
10. Humanitární dobrovolník EU svým podpisem smlouvy uvedené v čl. 16 odst. 2 potvrzuje, že je seznámen s postupy řízení bezpečnost a že dané postupy bude dodržovat, a to včetně povinnosti průběžně se informovat a seznamovat se s aktuálními bezpečnostními situacemi, že uznává osobní odpovědnost za vlastní bezpečnost, bezpečnost ostatních i organizace a že se zdrží rizikového chování. Vysílající a přijímající organizace informují humanitárního dobrovolníka EU o důsledcích jakéhokoli porušení bezpečnostních postupů, a to zejména porušení vedoucích k předčasnému a nucenému ukončení vyslání.
11. Vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, aby se po příjezdu do cílové země vyslání registrovali u vyslanectví nebo konzulátu země své státní příslušnosti a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc. Jestliže země, jejímž je humanitární dobrovolník EU státním příslušníkem, nemá konzulární zastoupení v cílové zemi vyslání, vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, kteří jsou občany Unie, aby se registrovali u konzulátu nebo u vyslanectví jiného členského státu, a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc.
12. Na základě aktuálních informací, které poskytne přijímající organizace, vysílající a přijímající organizace pravidelně aktualizují evakuační plán s cílem zajistit, aby neustále odpovídal aktuálním operativním podmínkám. Na základě výsledků posouzení rizik se určí četnost, s jakou se provádí přezkum plánu, a přijímající organizace v případě potřeby využívá předešlé údaje a nové aktualizace k jeho úpravám. Evakuační plán se uchovává na místě, které je pro humanitárního dobrovolníka EU snadno přístupné.
13. Přijímající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU průběžně informován o jakékoli změně operativních podmínek a následné změně jakéhokoli bezpečnostního postupu nebo protokolu.
14. Přijímající organizace zná místo pobytu humanitárního dobrovolníka EU a má jeho kontaktní číslo, aby se s ním mohla spojit, a to i během dovolené.
Článek 29
Postupy pro případ incidentu či evakuace
1. V případě bezpečnostního incidentu musí být humanitárnímu dobrovolníkovi EU co nejrychleji poskytnut debriefing. Podle závažnosti incidentu a postupů zavedených ve vysílající a přijímající organizaci může tento debriefing zajistit přímý nadřízený nebo mentor z přijímající organizace nebo pracovník krizového řízení z vysílající organizace a součástí informační schůzky může být odborná psychologická podpora.
2. V případě evakuace se postupuje podle evakuačního plánu a o humanitárního dobrovolníka EU je případně postaráno v souladu s postupy zavedenými na konzulátech nebo vyslanectvích, kde je humanitární dobrovolník EU registrován podle čl. 28 odst. 11.
3. Vysílající organizace kontaktuje humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili, a zajistí, aby se jim dostalo odpovídající následné podpory, včetně debriefingu a psychosociální a lékařské podpory.
4. Bezpečnost je součástí rámce pro sledování a hodnocení vysílající a přijímající organizace a poučení z bezpečnostních incidentů jsou podkladem pro přezkumy a zlepšování projektů.
Článek 30
Zdraví a ochrana
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku zdraví a ochrany, jež je vhodná a použitelná pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravená, a to včetně pokynů týkajících se těchto témat:
a)
osobní zdraví, například fyzické zdraví (prevence onemocnění, rady týkající se stravování a spánku, informovanost o rizicích klimatické a zeměpisné povahy, přístup k léčbě);
b)
duševní zdraví (rady týkající se rovnováhy pracovního a osobního života, zvládání stresu, mechanismy řešení problémů a metody relaxace, kontaktní místa psychosociální podpory).
2. Na základě vnitřní politiky ochrany a zdraví vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně komplexní soubor politik a pokynů v oblasti zdraví a ochrany, aby dostály své povinnosti péče a zajistily fyzickou a emocionální pohodu humanitárních dobrovolníků EU.
3. V rámci posouzení rizik uvedeného v čl. 28 odst. 3 a před stanovením přiděleného úkolu vysílající a přijímající organizace společně posoudí, zda vyslání pro humanitárního dobrovolníka EU poskytuje bezpečné a zdravé pracovní a životní podmínky EU podle ukazatelů stanovených v bodě 7 přílohy I.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším komplexním zdravotním a cestovním pojištěním podle článku 24.
5. Během zaškolení seznámí vysílající organizace humanitárního dobrovolníka EU s politikami a pokyny v oblasti zdraví a ochrany uvedenými v odstavcích 1 a 2, týkajícími se mimo jiné onemocnění, první pomoci, údržby všech míst, údržby vozidla a vybavení, pracovišť, rovnováhy pracovního a osobního života, zdravotních a bezpečnostních incidentů a postupu pro evakuaci ze zdravotních důvodů.
6. Vysílající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU podstoupil před odjezdem důkladnou lékařskou prohlídku, a zajistí doporučená léčiva a očkování podle rizik v cílové zemi vyslání, jakož i případné vybavení, například soupravy pro první pomoc a ochranu proti komárům.
7. Přijímající organizace zajistí, aby byla povinnost péče součástí každodenního řízení dobrovolníků, a během zaškolení poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU:
a)
aktuální informace o místních zdrojích v oblasti zdraví a ochrany, např. kontakty na lékaře, nemocnice, zdravotnické služby;
b)
pokyny týkající se místních zvyklostí a norem v rámci instruktáže o dané zemi s cílem omezit rizika týkající se ochrany a usnadnit začlenění.
8. Vysílající organizace zprostředkuje při návratu humanitárního dobrovolníka EU lékařské vyšetření po vyslání a v rámci procesu debriefingu nabídne psychosociální debriefing nebo konzultace nebo poradenskou podporu. Vysílající a přijímající organizace propagují síť iniciativy Humanitární dobrovolníci EU jako alternativní podpůrný mechanismus před vysláním, během něj i po něm.
KAPITOLA 8
POSTUPY PRO SLEDOVÁNÍ A HODNOCENÍ INDIVIDUÁLNÍCH VÝKONŮ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 31
Sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě postupu dohledu a řízení výkonu uvedeného v článku 19 vysílající a přijímající organizace sledují a hodnotí individuální výkony humanitárních dobrovolníků EU, měří jejich pokrok, výstupy a výsledky ve vztahu k přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílům.
2. Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU je proces probíhající po celou dobu jejich mise a zahrnuje zvláštní přezkumy prováděné přinejmenším v těchto fázích:
a)
na konci stáže podle článku 14, pokud je to relevantní;
b)
během konečného přezkumu výkonu podle článku 19, případně při přezkumu v polovině období, je-li považován za vhodný;
c)
během debriefingu podle článku 23.
3. Vysílající a přijímající organizace poskytnou údaje, které prokazují, do jaké míry individuální výkon humanitárního dobrovolníka EU (na úrovni výstupů a dopadů) přispívá k cílům projektu a celkové iniciativy s přihlédnutím k ukazatelům uvedeným v článku 7 nařízení (EU) č. 375/2014. Údaje obsahují záznamy o kvalitě výstupů a výsledků práce humanitárního dobrovolníka EU, které jsou anonymizovány a jsou k dispozici pro účely hodnocení. Tyto údaje se zpracovávají v souladu s normami ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
4. Vysílající organizace poskytují podporu při budování kapacit přijímajících organizací k měření pokroku, výstupů a výsledků podle přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílů.
KAPITOLA 9
AKREDITACE VYSÍLAJÍCÍCH A PŘIJÍMAJÍCÍCH ORGANIZACÍ
Článek 32
Akreditace přijímajících organizací
1. Přijímající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 1 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU, které jsou stanoveny v tomto nařízení a v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Přijímající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat budování kapacit.
3. Přijímající organizace spolu s vlastním hodnocením předloží podle požadavků stanovených v bodě 1 přílohy III tři doporučení poskytující komplexní informace o všech požadavcích norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU. Doporučení musí poskytnout alespoň dvě níže uvedené skupiny zúčastněných stran:
a)
akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace, s níž žádající přijímající organizace již navázala partnerství za účelem účasti v iniciativě Humanitární dobrovolníci EU nebo s níž má v úmyslu takové partnerství navázat;
b)
partner Komise v oblasti humanitární pomoci s platnou rámcovou dohodou (dohodou o partnerství), s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
c)
relevantní mezinárodní organizace nebo nezisková organizace nebo veřejnoprávní subjekt civilní povahy, s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
d)
akreditační nebo auditorská organizace, která udělila žádající přijímající organizaci akreditaci v oblastech s významem pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU, přičemž v takovém případě by měly být předloženy i příslušné dokumenty týkající se akreditace nebo auditu.
4. Vypracované vlastní hodnocení podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat přijímající organizaci a toto hodnocení se spolu s doporučeními podle odstavce 3 zašle Komisi.
5. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení přijímající organizace a na základě doporučení a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající přijímající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající přijímající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
6. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající přijímající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti podpory budování kapacit s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie budování kapacit předložené žádající přijímající organizací, je tato organizace způsobilá k podpoře budování kapacit a má ve vztahu k této podpoře přednost.
Článek 33
Akreditace vysílajících organizací
1. Vysílající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 2 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU.
2. Vysílající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat technickou pomoc. Uvede rovněž důkazy prokazující, že jsou prováděny politiky a postupy uvedené v jednotlivých požadavcích norem a postupů, a to zejména ve vztahu k dobrovolníkům.
3. Vypracované vlastní hodnocení podložené důkazy podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat vysílající organizaci a toto hodnocení se spolu s doprovodnými dokumenty podle odstavce 2 zašle Komisi.
4. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení vysílající organizace podloženého důkazy a předložených doprovodných dokumentů a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající vysílající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající vysílající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
5. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající vysílající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti technické pomoci s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie technické pomoci předložené vysílající organizací, je organizace způsobilá k technické pomoci a má ve vztahu k ní přednost.
Článek 34
Opravné prostředky
1. V rozhodnutí Komise neudělit akreditaci a zamítnout žádost musí být uvedeno, že zamítnutá žádající organizace může novou žádost podat až po uplynutí dvanácti měsíců počínaje datem, kdy obdrží rozhodnutí o zamítnutí. Rozhodnutí rovněž specifikuje dostupné opravné prostředky proti rozhodnutí.
2. Podle článků 256 a 263 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU) je Tribunál příslušný rozhodovat ve věci aktů Evropské komise, které mají právní účinky vůči třetím osobám. Podle článků 256, 268 a 340 SFEU je Tribunál rovněž příslušný rozhodovat spory o náhradu škody způsobené Evropskou komisí v případě mimosmluvní odpovědnosti.
Článek 35
Finanční životaschopnost a organizační kapacita organizací
Posouzení finanční životaschopnosti a organizační kapacity akreditovaných vysílajících a přijímajících organizací nespadá do působnosti akreditace. Jakožto podmínka získání finanční pomoci Unie je tato životaschopnost a kapacita posuzována ve fázi procesu podávání žádostí v návaznosti na výzvu k podávání návrhů.
Článek 36
Platnost akreditace a pravidelné kontroly
1. Akreditované vysílající a přijímající organizace podstoupí opětovnou akreditaci po třech letech od obdržení rozhodnutí Komise o udělení akreditace nebo kdykoli v případě podstatných změn norem nebo postupů týkajících se dotčených otázek.
2. V průběhu období platnosti akreditace mohou být akreditované vysílající a přijímající organizace vyzvány, aby se v případě potřeby podrobily pravidelným kontrolám, které provádí Komise.
3. Akreditované vysílající a přijímající organizace neprodleně vyrozumí Komisi o jakékoli změně své právní, finanční, technické nebo organizační situace, která by mohla zpochybnit jejich soulad s normami a postupy nebo by mohla vytvářet střety zájmů. Rovněž informují Komisi o jakékoli změně svého názvu, adresy nebo zákonného zástupce.
Článek 37
Pozastavení a ukončení akreditace
1. Na základě informací získaných od akreditované vysílající nebo přijímající organizace, včetně informací z pravidelných kontrol uvedených v čl. 36 odst. 2 nebo informací získaných jinými prostředky, může Komise dospět k závěru, že akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace již nevyhovuje požadavkům jedné či více norem nebo postupů. V takových případech může Komise přijmout odpovídající opatření, včetně pozastavení nebo ukončení akreditace, a to postupem stanoveným v bodě 3 přílohy III.
2. Vysílající nebo přijímající organizace, které je pozastavena nebo ukončena akreditace, od data pozastavení nebo ukončení nevysílá ani nepřijímá humanitární dobrovolníky EU a není způsobilá na tyto účely získat finanční pomoc Unie.
3. S ohledem na důvody pro pozastavení nebo ukončení akreditace, zejména pokud jde o bezpečnost a ochranu humanitárních dobrovolníků EU, může Komise požadovat repatriaci humanitárních dobrovolníků EU, kteří jsou vysláni v okamžiku pozastavení nebo ukončení akreditace.
4. Vysílající nebo přijímající organizace není oprávněna žádat o odškodnění z důvodu pozastavení nebo ukončení akreditace.
Článek 38
Odpovědnost za škody
Komise nenese odpovědnost za jakoukoli ztrátu nebo škodu, kterou způsobí nebo utrpí vysílající nebo přijímající organizace nebo třetí strany v důsledku akreditovaného statusu vysílající nebo přijímající organizace.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 39
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. listopadu 2014.
RÈGLEMENT D'EXÉCUTION (UE) No 1244/2014 DE LA COMMISSION
du 20 novembre 2014
portant modalités d'application du règlement (UE) no 375/2014 du Parlement européen et du Conseil portant création du Corps volontaire européen d'aide humanitaire («initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne»)
(Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE)
LA COMMISSION EUROPÉENNE,
vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,
vu le règlement (UE) no 375/2014 du Parlement européen et du Conseil portant création du Corps volontaire européen d'aide humanitaire («initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne») (1), et en particulier son article 9, paragraphe 3, son article 10, paragraphe 1, et son article 12, paragraphe 6,
considérant ce qui suit:
(1)
En vertu du règlement (UE) no 375/2014, la Commission doit établir des normes et des procédures régissant les conditions, les modalités et les exigences devant nécessairement être respectées par les organisations d'envoi et d'accueil lors de l'identification, de la sélection, de la préparation, de la gestion et du déploiement des candidats volontaires et des volontaires de l'aide de l'Union européenne en soutien à l'aide humanitaire dans des pays tiers. Le règlement (UE) no 375/2014 prévoit que ces normes soient adoptées par voie d'actes délégués et ces procédures par voie d'actes d'exécution.
(2)
Il convient d'encourager toutes les parties prenantes de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne, y compris les volontaires eux-mêmes et les organisations d'envoi et d'accueil, à partager un sentiment d'appartenance à cette initiative.
(3)
Il importe d'identifier et de sélectionner les candidats volontaires au moyen d'une procédure non discriminatoire, équitable et transparente fondée sur un partenariat entre les organisations d'envoi et d'accueil qui répond aux besoins réels exprimés au niveau local par les organisations d'accueil.
(4)
Les organisations d'envoi et d'accueil devraient garantir une intégration approfondie pour éviter les malentendus sur les rôles et les attentes et proposer aux volontaires une préparation pratique adéquate en vue des missions. De cette manière, elles jettent les bases de la confiance et d'un accueil favorable au sein des communautés d'accueil en tenant pleinement compte des sensibilités culturelles locales.
(5)
Il convient de proposer à tous les candidats volontaires une formation, volet essentiel de la préparation au déploiement, à travers un programme structuré de cours obligatoires et optionnels. Par ailleurs, il convient d'offrir la possibilité aux professionnels débutants, au besoin grâce à des stages d'apprentissage, d'approfondir leurs compétences et d'acquérir de nouvelles connaissances et aptitudes utiles dans le secteur humanitaire. Il convient en particulier de les adapter aux activités et au contexte des organisations d'envoi et d'accueil.
(6)
Les organisations d'envoi et d'accueil devraient mettre en place un système adéquat de supervision et de gestion. Elles devraient superviser et évaluer conjointement les performances et les résultats des volontaires de l'aide de l'Union européenne et transmettre un retour d'information sur leur attribution des tâches et leurs objectifs. De cette manière, elles contribueront à améliorer la responsabilité de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
(7)
L'encadrement devrait compléter la supervision et la gestion et offrir au volontaire de l'aide de l'Union européenne un soutien supplémentaire avant, pendant et après le déploiement.
(8)
Il importe de prévoir un moyen qui permette à l'organisation d'envoi d'assurer une communication suivie et d'apporter un soutien supplémentaire pendant la durée du déploiement dans les pays tiers. Tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne devraient se voir proposer une réunion de débriefing et un soutien en fin de mission.
(9)
Il est nécessaire de prévoir des conditions de travail et de vie adéquates pour permettre aux volontaires de l'aide de l'Union européenne d'effectuer leur mission dans un environnement sûr et salubre et de couvrir leurs besoins essentiels sans avoir à subir aucune difficulté personnelle, tout en respectant le principe du mode de vie modeste et non ostentatoire d'un volontaire. Les indemnités de séjour et autres indemnités accordées aux volontaires de l'aide de l'Union européenne ne doivent pas s'assimiler à un salaire versé en échange d'un emploi ordinaire. Les montants de ces indemnités ne sont pas fonction de l'expérience professionnelle, des compétences, ni des résultats du volontaire dans son attribution des tâches: ils visent uniquement à couvrir le coût de la vie pendant le déploiement. Pour obtenir un degré de protection élevé et égal, tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne devraient bénéficier d'une assurance tous risques conçue spécialement pour les protéger pendant toute la durée de leur déploiement dans les pays tiers ainsi que pendant les périodes qui précèdent ou suivent la mission et qui s'y rapportent.
(10)
Le devoir de diligence est d'une importance capitale et relève d'une responsabilité partagée. Les organisations d'envoi et d'accueil devraient, dans la mesure du possible, veiller à la santé, à la sûreté, à la sécurité et au bien-être des volontaires de l'aide de l'Union européenne et élaborer des procédures adéquates en matière de sécurité, de santé et de sûreté. De même, les volontaires de l'aide de l'Union européenne devraient tout mettre en œuvre pour assurer leurs propres santé, sûreté et sécurité, ainsi que celles des autres, sur le lieu de travail.
(11)
Le suivi et l'évaluation des résultats individuels des volontaires de l'aide de l'Union européenne devraient s'inscrire dans un processus permanent tout au long du stage. Ils devraient reposer sur un système de supervision et de gestion des performances et fournir des données qui montrent dans quelle mesure les résultats individuels d'un volontaire de l'aide de l'Union européenne contribuent - sur le plan des résultats et des répercussions - aux objectifs du projet et de l'initiative dans son ensemble.
(12)
Un dispositif de certification sérieux s'impose pour garantir que les organisations d'envoi et d'accueil respectent les normes établies dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014 et les procédures établies dans le présent règlement. Un tel dispositif de certification devrait reposer sur les principes de simplification et de non-duplication, de différenciation entre les organisations d'envoi et d'accueil, de rentabilité, de transparence et d'impartialité, pour encourager la diversité et l'accessibilité.
(13)
Les dispositions du présent règlement sont conformes à l'avis du comité institué par l'article 26 du règlement (UE) no 375/2014.
(14)
Afin de garantir le lancement rapide de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne, le présent règlement doit entrer en vigueur de toute urgence, puisqu'il définit les dispositions à partir desquelles les organisations chargées de la mise en œuvre déploient les volontaires de l'aide de l'Union européenne dans les pays tiers.
A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
CHAPITRE 1
DISPOSITIONS GENERALES
Article premier
Objet
Le présent règlement fixe les modalités d'application du règlement (UE) no 375/2014 au regard des points suivants énoncés à l'article 9, paragraphe 3, à l'article 10, paragraphe 1 et à l'article 12, paragraphe 6, dudit règlement:
a)
les procédures à suivre pour l'identification, la sélection et l'indispensable préparation au déploiement des candidats volontaires, notamment, le cas échéant, par des stages d'apprentissage,
b)
les modalités du programme de formation et de la procédure d'évaluation du degré de préparation des candidats volontaires à être déployés,
c)
les procédures relatives aux dispositions concernant le déploiement et la gestion des volontaires de l'aide de l'Union européenne dans des pays tiers, notamment la supervision sur le terrain, le soutien continu par le tutorat, l'encadrement, la formation complémentaire, les conditions de travail nécessaires et le soutien après le déploiement,
d)
les procédures relatives à la fourniture d'une couverture d'assurance et aux conditions de vie des volontaires, notamment eu égard à la prise en charge des frais de séjour, d'hébergement, de déplacement et des autres dépenses pertinentes,
e)
les procédures à suivre avant, pendant et après le déploiement afin de garantir le devoir de diligence et les mesures de sûreté et de sécurité adéquates, y compris les protocoles d'évacuation médicale et les plans de sécurité permettant l'évacuation d'urgence depuis des pays tiers, y compris les procédures nécessaires de liaison avec les autorités nationales,
f)
les procédures de suivi et d'évaluation des résultats individuels des volontaires de l'aide de l'Union européenne,
g)
un dispositif de certification garantissant que les organisations d'envoi respectent les normes et procédures visées à l'article 9 du règlement (UE) no 375/2014, ainsi qu'un dispositif de certification différencié pour les organisations d'accueil.
Article 2
Définitions
Aux fins du présent règlement, les définitions visées à l'article 3 du règlement (UE) no 375/2014 et dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9 paragraphe 2, dudit règlement, s'appliquent. Par ailleurs, on entend par:
a)
«cadre de compétences», un cadre au sens du règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014;
b)
«plan d'apprentissage et de développement», un plan au sens du règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014;
c)
«formateur», une personne recrutée par le prestataire de formations pour proposer un ou plusieurs modules de formation ou pour servir d'animateur lors d'exercices de mise en situation à partir d'un scénario donné et évaluer les compétences des candidats volontaires;
d)
«tuteur de formation», un formateur, recruté par le prestataire de formation, dont le rôle de coordination consiste à évaluer l'éligibilité du candidat volontaire au déploiement. Il ou elle est responsable d'un groupe de candidats volontaires, dont il/elle coordonne l'évaluation des compétences en s'inspirant du retour d'information transmis par les autres formateurs, et noue un dialogue avec chaque candidat volontaire pour examiner son auto-évaluation et l'évaluation par les formateurs;
e)
«encadrement», un processus de transmission informelle des connaissances, du capital social et du soutien psychosocial en rapport avec le travail, la carrière ou le perfectionnement professionnel. L'encadrement suppose une communication informelle, généralement en face à face et pendant une période prolongée, entre d'une part une personne considérée par l'organisation d'accueil comme le tuteur et réputée avoir les connaissances, les compétences et l'expérience nécessaires et, d'autre part, le volontaire de l'aide de l'Union européenne;
f)
«réunion de débriefing», un processus qui fournit aux organisations d'envoi et d'accueil et au volontaire de l'aide de l'Union européenne des informations claires relatives aux résultats de la mission et aux réalisations des volontaires de l'aide de l'Union européenne, des recommandations ou des enseignements par rapport à leur expérience, ainsi qu'une capitalisation et des enseignements tirés. C'est également l'occasion de clôturer la mission de manière professionnelle et positive.
CHAPITRE 2
PROCEDURES D'IDENTIFICATION ET DE SELECTION DES CANDIDATS VOLONTAIRES
Article 3
Procédure d'identification et de sélection
1. Les organisations d'envoi et d'accueil mettent en place conjointement une procédure d'identification et de sélection. Elles définissent les rôles, les responsabilités et les processus pour garantir une procédure de recrutement transparente, équitable et efficace au regard des normes relatives à l'égalité de traitement, à l'égalité des chances et à la non-discrimination, telles qu'elles sont énoncées dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014.
2. La procédure d'identification et de sélection repose sur un partenariat entre les organisations d'envoi et d'accueil et garantit une communication régulière et constante. L'organisation d'envoi veille à ce que l'organisation d'accueil participe systématiquement à l'ensemble de la procédure de recrutement.
3. La procédure d'identification et de sélection convenue s'applique à toutes les étapes de la procédure de recrutement.
4. La procédure d'identification et de sélection comprend au minimum les éléments suivants:
a)
la définition de l'attribution des tâches, du profil de compétence et des critères de sélection des volontaires de l'aide de l'Union européenne, conformément à l'article 4;
b)
l'annonce et la candidature, conformément à l'article 5;
c)
l'évaluation, la première sélection et la présélection des candidats, conformément à l'article 6;
d)
la sélection, conformément à l'article 7.
Article 4
Définition de l'attribution des tâches, profil de compétence et critères de sélection des volontaires de l'aide de l'Union européenne
1. S'appuyant sur une évaluation des besoins qui doit être réalisée conformément au règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014, l'organisation d'accueil propose, en conformité avec les exigences visées à l'annexe I, point 1, une attribution des tâches pour le volontaire de l'aide de l'Union européenne qui laisse une marge de liberté afin de prendre en considération les idées du volontaire une fois celui-ci choisi.
2. L'organisation d'envoi examine l'attribution des tâches et la modifie, au besoin, afin de garantir une adéquation satisfaisante et réaliste, considérant les compétences attendues des volontaires de l'aide de l'Union européenne ainsi que la capacité d'absorption et les besoins de l'organisation d'accueil.
3. S'appuyant sur l'attribution des tâches et sur le cadre de compétences, les organisations d'envoi et d'accueil définissent un profil de compétence du volontaire de l'aide de l'Union européenne et des critères de sélection assortis d'exigences minimales à utiliser lors de la procédure de recrutement. Le profil de compétence indique également si le volontaire est un professionnel débutant ou un professionnel expérimenté du secteur et s'il est nécessaire de prévoir un éventuel stage d'apprentissage.
Article 5
Annonce et candidature
1. L'organisation d'envoi est responsable de l'annonce de la mission. Avec l'aide de l'organisation d'accueil, elle publie un dossier d'informations afin d'informer de l'initiative et d'attirer des candidats volontaires.
2. L'annonce doit au minimum être rédigée en anglais, dans un langage clair, concret et accessible, et donner des informations sur le poste proposé au candidat volontaire, conformément aux exigences visées à l'annexe I, point 2.
3. Elle est publiée au moins pendant un mois sur la plateforme centrale de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne et prévoit la possibilité d'attirer les candidats sur cette plateforme centrale grâce à des chances de promotion supplémentaires. Dans des circonstances dûment justifiées comme des missions en réaction à une crise humanitaire, l'annonce peut être publiée moins d'un mois, avec une durée minimale d'une semaine.
4. Les candidats déposent leur candidature à l'aide d'un formulaire de candidature normalisé et d'un CV structuré. Les candidats remplissent également un questionnaire d'auto-évaluation normalisé destiné à évaluer leurs compétences, au regard du cadre de compétences, et leur faculté d'adaptation à l'attribution des tâches et aux conditions de vie et de travail présentées dans l'annonce et pour lesquelles ils sont invités à donner leur consentement.
Article 6
Évaluation, première sélection et présélection
1. L'organisation d'envoi évalue les candidats sur la base des informations fournies dans le formulaire de candidature et le questionnaire d'auto-évaluation, d'une lettre qui présente leur motivation à participer à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne - et à la mission en question - et d'une évaluation de leur capacité à analyser un scénario d'aide humanitaire donné au moyen d'une épreuve écrite ou d'une épreuve comparable.
2. En fonction de cette évaluation, l'organisation d'envoi présente à l'organisation d'accueil une première sélection de candidats afin qu'elles conviennent conjointement d'une présélection de candidats qui se verront proposer un entretien.
3. Les candidats présélectionnés sont invités à un entretien structuré autour du cadre de compétences. L'entretien peut se faire en face à face ou à l'aide des technologies de télécommunication, dans la mesure du possible, en présence de l'organisation d'accueil. Les autres méthodes d'évaluation peuvent comprendre des centres d'évaluation, des activités de groupe et des exercices de mise en situation.
4. L'organisation d'envoi peut, le cas échéant, contrôler les références personnelles et professionnelles avant la sélection finale. Les candidats sont informés du processus de sélection au début de la procédure dans l'annonce.
Article 7
Sélection
1. La décision finale relative au choix du candidat volontaire incombe à l'organisation d'accueil, qui confirme sa sélection à l'organisation d'envoi qui se charge quant à elle d'offrir un poste et de préparer la phase d'intégration. Pour chaque poste, des remplaçants peuvent être choisis pour remplacer le candidat si celui-ci/celle-ci démissionne ou n'est plus disponible.
2. Les organisations d'envoi et d'accueil doivent être en mesure de démontrer et de justifier la manière dont elles ont pris leur décision, en conformité avec les principes d'égalité de traitement, d'égalité des chances et de non-discrimination tout au long du processus d'identification et de sélection.
3. La procédure de sélection s'achève dans un délai raisonnable. L'organisation d'envoi informe tous les candidats de la décision prise et leur indique la possibilité de recevoir un retour d'information. Elle invite le candidat volontaire retenu à confirmer par écrit son intérêt à participer à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
4. L'organisation d'envoi veille à ce que la documentation relative à la procédure d'identification et de sélection provienne de sources établies et soit conservée conformément aux normes de protection des données visées dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014
Article 8
Évaluation des besoins d'apprentissage
1. S'appuyant sur les résultats de la procédure de recrutement, les besoins de l'organisation d'accueil et le déploiement envisagé, l'organisation d'envoi évalue les besoins d'apprentissage, en concertation avec l'organisation d'accueil et le candidat volontaire, et détermine les modules du programme de formation auxquels le candidat doit participer en fonction des critères suivants:
a)
l'expérience, laissant la possibilité aux professionnels expérimentés du secteur de favoriser les modules obligatoires et de choisir le niveau adéquat de formation à la gestion de projets et les modules de spécialisation optionnels;
b)
les besoins de compétences particulières de l'organisation d'accueil, qui appellent une participation du candidat volontaire aux modules optionnels;
c)
les compétences générales du candidat volontaire, qui appellent une participation aux modules optionnels.
2. L'organisation d'envoi complète le plan d'apprentissage et de développement visé dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014 et recense les compétences évaluées des candidats volontaires retenus ainsi que leurs besoins d'apprentissage pour les transmettre aux prestataires de formation.
CHAPITRE 3
PROGRAMME DE FORMATION DE L'INITIATIVE DES VOLONTAIRES DE L'AIDE DE L'UNION EUROPEENNE
Article 9
Programme de formation
1. Le ou les prestataires de formation mettent en œuvre un programme de formation pour tous les candidats volontaires retenus avec l'aide, le cas échéant, des organisations d'envoi et d'accueil et des anciens volontaires.
2. Le programme de formation s'inspire du cadre de compétences et s'adapte aux besoins des professionnels débutants comme des professionnels expérimentés du secteur.
3. Le programme de formation propose une méthode d'apprentissage combinée fondée sur des modules d'apprentissage en ligne et en classe.
4. Les modules obligatoires pour tous les candidats volontaires comprennent:
a)
une introduction générale à l'Union, à ses relations extérieures et à son système de réaction en cas de crise;
b)
une introduction à l'action humanitaire, à la politique d'aide humanitaire de l'Union et à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne;
c)
la gestion de la sûreté, de la sécurité et de la santé personnelles;
d)
la gestion de projets;
e)
la sensibilisation interculturelle (et les questions transversales);
f)
un exercice de mise en situation à partir d'un scénario donné qui permet aux candidats volontaires de démontrer les compétences acquises.
5. Les modules optionnels comprennent:
a)
la sensibilisation et la communication;
b)
les premiers secours psychologiques;
c)
la formation des agents multiplicateurs;
d)
la gestion des volontaires;
e)
le développement organisationnel;
f)
des modules sur mesure, le cas échéant, en particulier concernant l'adaptation des compétences techniques des candidats volontaires à un contexte d'aide humanitaire.
6. Les candidats volontaires assistent à tous les modules obligatoires et peuvent assister à un ou plusieurs modules optionnels qu'ils sélectionnent conformément à l'article 8.
7. Le programme de formation, qui comprend les renseignements sur chaque module, entre autres le statut, le groupe cible, la durée, les compétences visées et les résultats d'apprentissage qui s'y rattachent, est celui indiqué à l'annexe II.
Article 10
Évaluation des candidats volontaires pendant et après la formation
1. Au cours de la formation et à son achèvement, les candidats volontaires sont évalués, selon le cadre de compétences, pour déterminer leur préparation au déploiement.
2. Les formateurs organisent conjointement l'évaluation, dans laquelle le tuteur de formation du candidat volontaire joue un rôle essentiel de coordination.
3. L'évaluation des compétences repose sur l'évaluation par les formateurs des connaissances, aptitudes et attitudes du candidat volontaire, entre autres:
a)
l'auto-évaluation que le candidat volontaire doit remplir après l'exercice de mise en situation à partir d'un scénario donné;
b)
les notes d'observation que les formateurs rédigent après chaque module et après l'exercice de mise en situation à partir d'un scénario donné;
c)
l'évaluation du tuteur de formation qui fournit un examen critique de l'auto-évaluation et des notes d'observation, à l'occasion d'une séance d'encadrement seul à seul entre le tuteur de formation et le candidat volontaire, sur la base du retour d'information donné par les formateurs.
4. L'évaluation de toutes les compétences complète le plan d'apprentissage et de développement du candidat volontaire, qui est mis à jour à l'achèvement de la formation et qui indique les cours suivis ainsi que les résultats obtenus.
5. Les candidats volontaires qui présentent un niveau insuffisant dans l'une des compétences transversales ou particulières sont écartés. Les formateurs et le tuteur de formation doivent être en mesure d'expliquer et de justifier, le cas échéant, une telle évaluation et la décision qui s'ensuit.
CHAPITRE 4
PROCEDURE DE PREPARATION AU DEPLOIEMENT DES CANDIDATS VOLONTAIRES
Article 11
Programme d'intégration
1. Lors du processus d'intégration, le candidat ou le volontaire de l'aide de l'Union européenne se familiarise avec la culture, les politiques et les pratiques des organisations d'envoi et d'accueil et avec les attentes assorties à l'attribution des tâches.
2. Les organisations d'envoi et d'accueil élaborent conjointement un programme d'intégration. Le programme définit leurs rôles et leurs responsabilités en fonction des suggestions des volontaires de l'aide de l'Union européenne de retour de mission qui, le cas échéant, font profiter de leur expérience et de leur apprentissage de première main. Le programme comprend:
a)
une intégration préalable au déploiement par l'organisation d'envoi, conformément à l'article 12;
b)
une intégration dans le pays par l'organisation d'accueil, conformément à l'article 18.
3. Les organisations d'envoi et d'accueil organisent, le cas échéant, des séances communes pour réunir tous les candidats ou volontaires de l'aide de l'Union européenne.
Article 12
Intégration préalable au déploiement
1. Les organisations d'envoi veillent à ce que tous les candidats volontaires assistent à une séance d'intégration approfondie et appropriée en face à face avant leur déploiement. Cette intégration couvre au minimum les éléments suivants:
a)
la structure et les processus d'organisation et de gestion, les équipes qui participent au projet (entre autres le gestionnaire du projet, le responsable de la gestion des crises, les ressources humaines), la mission organisationnelle et les objectifs attachés à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne;
b)
les informations complètes sur le contexte du projet dans lequel le candidat volontaire agira, l'attribution des tâches et l'évaluation des besoins sous-jacente, ainsi que les conditions de travail et de vie auxquelles il faut s'attendre, conformément aux articles 22 et 24 à 27;
c)
le cadre juridique de référence applicable au volontaire, conformément au règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014;
d)
les normes et les procédures applicables au volontaire, entre autres en ce qui concerne la discipline et les réclamations, la lutte contre la fraude et la corruption, la protection des enfants et des adultes vulnérables, le code de conduite, conformément au le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014;
e)
les séances d'information obligatoires sur la sécurité dans le contexte donné ainsi que sur la santé et la sûreté (entre autres une visite médicale avant le départ), conformément aux articles 28 et 30;
f)
le système et la procédure de supervision et de gestion des performances et les dispositifs de soutien en place, entre autres l'encadrement et les autres formes de soutien visées aux articles 19, 20 et 21;
g)
le plan d'apprentissage et de développement;
h)
les informations sur le réseau de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne et la façon dont il aide les volontaires avant, pendant et après le déploiement;
i)
les informations sur les activités de communication et de visibilité prévues dans le projet, selon le plan de communication visé à l'article 17 du règlement (UE) no 375/2014, entre autres les coordonnées de contact du responsable régional de l'information de la Commission;
j)
le processus de débriefing, conformément à l'article 23.
2. Dans le cadre de cette intégration, l'organisation d'envoi fournit également des informations sur le bureau local d'aide humanitaire de la Commission responsable du pays de déploiement et informe ce bureau du déploiement imminent des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
3. L'organisation d'envoi veille à ce que toutes les informations transmises lors du processus d'intégration soient lues et comprises par les candidats volontaires et restent facilement accessibles tout au long de la participation à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
Article 13
Stages d'apprentissage pour les professionnels débutants
1. Les candidats volontaires qui sont des professionnels débutants peuvent être invités à compléter leur formation par un stage d'apprentissage au sein d'une organisation d'envoi afin d'apprendre par la pratique les procédures, l'éthique et le contexte du travail humanitaire et se préparer davantage au déploiement prévu en qualité de volontaire de l'aide de l'Union européenne. La durée de l'apprentissage ne dépasse pas une période de six mois qui peut éventuellement se prolonger dans une certaine limite et dans des cas exceptionnels dûment justifiés.
2. L'organisation d'envoi, en consultation avec l'organisation d'accueil et l'apprenti volontaire, examine et met à jour les besoins d'apprentissage dans le plan d'apprentissage et de développement en fonction des besoins du stage d'apprentissage. Le plan d'apprentissage et de développement définit en particulier:
a)
les acquis de l'éducation et de la formation que l'apprenti volontaire est supposé assimiler au cours de la période d'apprentissage;
b)
les tâches que l'apprenti volontaire exécutera dans le cadre du processus d'apprentissage et les ressources à mettre en place;
c)
les objectifs et les résultats que l'apprenti volontaire est supposé atteindre à la fin de la période d'apprentissage.
3. Les articles suivants du présent règlement s'appliquent mutatis mutandis aux stages d'apprentissage et imposent des obligations aux organisations d'envoi qui accueillent les apprentis volontaires:
a)
l'article 19, paragraphes 4, 5, 6 et 9, les articles 21 et 22;
b)
l'article 24, à l'exception du paragraphe 5. Les candidats volontaires des pays de l'Union européenne ou des pays tiers visés à l'article 23, paragraphe 1, point b), du règlement (UE) no 375/2014, dans les conditions énoncées audit article, qui sont couverts par leur régime d'assurance ou de sécurité sociale national dans leur pays de résidence et qui suivent des stages d'apprentissage dans les pays précités ne reçoivent qu'une couverture complémentaire. Autrement dit, leur couverture d'assurance se limite aux coûts qui dépassent la couverture prévue par le régime d'assurance ou de sécurité sociale national. Dans des cas exceptionnels justifiés, lorsque le régime d'assurance ou de sécurité sociale national ne couvre qu'une partie ou aucun des coûts visés à l'article 24, paragraphe 5, la totalité des coûts encourus est couverte;
c)
l'article 25, à l'exception du paragraphe 6, l'article 26 et l'article 27, paragraphe 1, le cas échéant;
d)
l'article 28, paragraphes 1, 8 et 14, et l'article 30, paragraphes 1, 4, 5, 6 et 7.
Article 14
Évaluation des candidats volontaires après l'apprentissage
1. Au terme de l'apprentissage, l'apprenti volontaire procède à son auto-évaluation au regard du cadre de compétences et du plan d'apprentissage et de développement.
2. Le supérieur hiérarchique au sein de l'organisation d'envoi, en consultation avec l'organisation d'accueil, examine l'auto-évaluation et évalue l'apprenti volontaire. En particulier, il:
a)
évalue les résultats de l'apprenti volontaire au regard de ses objectifs;
b)
examine si les résultats convenus sont atteints;
c)
recense les acquis de l'éducation et de la formation.
3. Les candidats volontaires qui présentent un niveau insuffisant dans l'une des compétences transversales ou particulières sont écartés et ne sont pas éligibles à la fonction de volontaire de l'aide de l'Union européenne. Le supérieur hiérarchique au sein de l'organisation d'envoi doit être en mesure d'expliquer et de justifier, le cas échéant, une telle évaluation et la décision qui s'ensuit.
Article 15
Formation supplémentaire avant le déploiement
Sans préjudice de la participation du candidat volontaire au programme de formation ou à un stage d'apprentissage, l'organisation d'envoi peut proposer une formation supplémentaire appropriée avant le déploiement, par exemple une formation consacrée à l'adaptation des compétences techniques des candidats volontaires pour répondre aux besoins de l'organisation d'accueil, une formation linguistique nécessaire dans le pays de déploiement, etc.
Article 16
Contrat avec le volontaire de l'aide de l'Union européenne
1. S'appuyant sur les résultats de l'intégration préalable au déploiement et, le cas échéant, du stage d'apprentissage et des autres formations préalables au déploiement visées aux articles 13 à 15, l'organisation d'envoi, en consultation avec l'organisation d'accueil, confirme l'évaluation finale selon laquelle le candidat volontaire est éligible au déploiement en qualité de volontaire de l'aide de l'Union européenne.
2. L'organisation d'envoi et le volontaire de l'aide de l'Union européenne qui a réussi l'évaluation signent un contrat de déploiement tel que visé à l'article 14, paragraphe 5, du règlement (UE) no 375/2014.
3. Le contrat, qui doit être établi en coopération étroite avec les organisations d'accueil, définit les dispositions spécifiques du déploiement ainsi que les droits et obligations du volontaire de l'aide de l'Union européenne. Il mentionne également la législation applicable au territoire qu'il couvre en vertu du règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014 et comprend au minimum les éléments suivants:
a)
la mention du rôle et du titre du volontaire de l'aide de l'Union européenne, la durée et le lieu de la mission, et les tâches à exécuter conformément à l'attribution des tâches, y compris les éléments qui découlent du plan de communication visé à l'article 17 du règlement (UE) no 375/2014;
b)
la durée du contrat, entre autres les dates de début et de fin;
c)
la gestion des performances, qui comprend:
-
les modalités de gestion, entre autres le supérieur hiérarchique responsable au sein de l'organisation d'accueil et le point de contact pour le soutien continu au sein de l'organisation d'envoi;
-
les modalités de l'encadrement;
d)
les conditions de travail, entre autres le temps de travail et les congés;
e)
les droits et obligations financières du volontaire de l'aide de l'Union européenne, comprenant les modalités nécessaires à leur mise en place:
-
les indemnités de séjour et de réinstallation;
-
les informations relatives aux règles fiscales et de sécurité sociale applicables;
-
la couverture d'assurance;
-
l'hébergement;
-
le transport;
f)
les modalités pratiques:
-
les visites médicales;
-
les visas et permis de travail;
g)
la confidentialité;
h)
le comportement attendu de la part du volontaire de l'aide de l'Union européenne, entre autres l'intégrité et le code de conduite, et la protection des enfants et des adultes vulnérables, notamment la tolérance zéro face aux abus sexuels, qui doivent faire l'objet d'un avenant au contrat;
i)
la politique disciplinaire et la perte du statut de volontaire;
j)
le dispositif de médiation pour la résolution des problèmes, les réclamations et le règlement des litiges;
k)
les responsabilités et les politiques applicables à la gestion de la sécurité et à la santé et la sûreté;
l)
l'apprentissage et le développement;
-
la formation et l'intégration;
-
les réunions de débriefing.
4. En cas de litige entre l'organisation d'accueil ou l'organisation d'envoi et un volontaire de l'aide de l'Union européenne, ce dernier a droit à un recours effectif, conformément aux dispositions nationales applicables à l'organisation d'envoi.
Article 17
Inscription dans la base de données
Dès qu'elle reçoit le consentement explicite du volontaire de l'aide de l'Union européenne, l'organisation d'envoi inscrit les coordonnées de celui-ci dans la base de données visée à l'article 13 du règlement (UE) no 375/2014 (la «base de données»). Le traitement des données à caractère personnel contenues dans cette base de données doit respecter les normes de protection des données visées dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014. Le règlement (CE) no 45/2001 (2) s'applique au traitement par la Commission des données à caractère personnel contenues dans cette base de données.
CHAPITRE 5
PROCEDURES DE DEPLOIEMENT ET DE GESTION DES VOLONTAIRES DE L'AIDE DE L'UNION EUROPEENNE
Article 18
Intégration dans le pays
1. Les organisations d'accueil veillent à ce que tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne fassent l'objet d'une intégration approfondie et appropriée sur place dès leur arrivée dans le pays de déploiement, et qui couvre au minimum les éléments suivants:
a)
la structure et les processus d'organisation et de gestion; les équipes qui participent au projet (entre autres le responsable de la gestion du projet, l'équipe opérationnelle et technique, le responsable de la gestion des crises, les équipes de soutien telles que les ressources humaines et les services de financement), le ou les site(s) du projet, ainsi que la mission organisationnelle et les objectifs attachés à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne;
b)
des informations complètes sur la mission, la compétence et les projets de l'organisation d'accueil; les communautés concernées; le contexte opérationnel, ainsi que les réalisations et les résultats attendus dans l'attribution des tâches des volontaires de l'aide de l'Union européenne et l'évaluation sous-jacente des besoins;
c)
le cadre juridique local de référence applicable au volontaire de l'aide de l'Union européenne;
d)
des séances d'information obligatoires sur la sécurité dans le contexte donné ainsi que sur la santé et la sûreté, conformément aux articles 28 et 30;
e)
le système et la procédure de supervision et de gestion des performances et les dispositifs de soutien en place, entre autres l'encadrement et les autres formes de soutien visées aux articles 19, 20 et 21;
f)
des séances d'information culturelle sur le pays, la région et la localité du déploiement, entre autres des orientations sur le comportement adapté;
g)
le processus de débriefing dans le pays, conformément à l'article 23.
2. L'organisation d'accueil veille à ce que toutes les informations transmises lors du processus d'intégration dans le pays soient lues et comprises par le volontaire de l'aide de l'Union européenne et restent facilement accessibles tout au long de la participation à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
Article 19
Supervision et gestion des performances
1. Les organisations d'envoi et d'accueil élaborent conjointement un système de gestion des performances, en s'appuyant sur les objectifs des performances, les réalisations et les résultats escomptés, pour mesurer le progrès et la qualité du travail du volontaire de l'aide de l'Union européenne au regard de l'attribution des tâches.
2. La procédure de gestion des performances précise les rôles et responsabilités respectifs des organisations d'envoi et d'accueil dans la supervision du volontaire de l'aide de l'Union européenne.
3. Au cours de l'intégration, les organisations d'envoi et d'accueil définissent avec le volontaire de l'aide de l'Union européenne les objectifs de ses performances et lui donnent l'occasion d'exprimer son avis sur la marge de liberté laissée dans l'attribution des tâches.
4. L'organisation d'accueil désigne un supérieur hiérarchique qui se charge de superviser le volontaire de l'aide de l'Union européenne et avec qui il tient des réunions de supervision à une fréquence raisonnable et pratique.
5. Le cas échéant, selon la durée de la mission, l'organisation d'envoi, le supérieur hiérarchique au sein de l'organisation d'accueil et le volontaire de l'aide de l'Union européenne réalisent un examen commun des performances à mi-parcours afin d'évaluer formellement le processus d'intégration et les progrès accomplis vers les objectifs, et de réajuster les objectifs et l'attribution des tâches ainsi que le plan d'apprentissage et de développement.
6. Lorsque l'examen à mi-parcours permet de conclure que le volontaire de l'aide de l'Union européenne présente un niveau insuffisant dans l'une des compétences transversales ou particulières, l'organisation d'accueil, en accord avec l'organisation d'envoi, peut décider de mettre fin au déploiement prématurément. Elles doivent être en mesure d'expliquer et de justifier, le cas échéant, une telle évaluation et la décision qui s'ensuit.
7. L'organisation d'envoi, le supérieur hiérarchique au sein de l'organisation d'accueil et le volontaire de l'aide de l'Union européenne réalisent un examen final des performances pour évaluer à la fin de la mission les réalisations du volontaire de l'aide de l'Union européenne au regard des objectifs de l'attribution des tâches ainsi que du plan d'apprentissage et de développement.
8. Les résultats de l'examen des performances sont intégrés dans le plan d'apprentissage et de développement du volontaire de l'aide de l'Union européenne.
9. L'organisation d'envoi conserve les dossiers relatifs à l'examen des performances conformément aux normes sur la protection des données visées dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014 et confirme dans la base de données la réussite de la mission ou, dans le cas contraire, transmet les raisons de son échec.
Article 20
Soutien suivi des organisations d'envoi
1. Avant le déploiement, l'organisation d'envoi désigne une personne de contact qui se tient disponible pendant toute la durée du déploiement et qui entretient des contacts réguliers avec le volontaire de l'aide de l'Union européenne pour:
a)
aider le volontaire de l'aide de l'Union européenne dans son installation et sa transition;
b)
fournir le soutien supplémentaire nécessaire au volontaire de l'aide de l'Union européenne et à l'organisation d'accueil;
c)
participer aux examens à mi-parcours et final et à d'autres réunions, le cas échéant; et
d)
proposer un soutien à la médiation en cas de désaccord entre l'organisation d'accueil et le volontaire de l'aide de l'Union européenne.
2. Si la personne de contact désignée n'est plus en mesure de remplir son rôle au cours du déploiement, il convient de prévoir un remplacement le plus rapidement possible pour garantir la continuité du soutien.
Article 21
Encadrement
1. L'organisation d'accueil désigne un ou plusieurs tuteurs pour apporter au volontaire de l'aide de l'Union européenne un soutien dans les domaines suivants:
a)
le perfectionnement des compétences professionnelles et l'amélioration des performances et des connaissances;
b)
l'intégration et l'adaptation culturelles;
c)
le tutorat dans le cadre de l'attribution des tâches; et
d)
la gestion des problèmes psychosociaux.
2. Le ou les tuteurs désignés ont accès au plan d'apprentissage et de développement et à l'attribution des tâches du volontaire de l'aide de l'Union européenne, sur lesquels ils fondent leur soutien. Le ou les tuteurs rencontrent régulièrement le volontaire de l'aide de l'Union européenne pour faire le point sur ses progrès et l'aider à résoudre les éventuels problèmes en rapport avec la mission ou avec sa situation personnelle.
3. L'encadrement tient compte des réalités du terrain et, dans la mesure du possible, s'adapte aux volontaires locaux également.
4. L'organisation d'envoi facilite la mise en place de l'encadrement en travaillant en partenariat avec l'organisation d'accueil pour apporter un soutien analytique, un soutien à la formation ou d'autres formes de soutien au renforcement des capacités et en identifiant au sein de ses propres structures et réseaux les personnes désignées dotées des compétences appropriées et complémentaires lorsque les compétences locales font défaut.
5. Le cas échéant, il est possible d'envisager un encadrement à distance, en particulier grâce au réseau de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
Article 22
Conditions de travail
1. Tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne travaillent dans des conditions qui leur permettent d'obtenir de bons résultats pendant leurs missions et de préserver leur bien-être, leur motivation, leur santé et leur sécurité. Ces conditions respectent les dispositions applicables de la directive 89/391/CE (3) et de la directive 2003/88/CE (4).
2. Les organisations d'envoi et d'accueil œuvrent conjointement à la définition de conditions de travail qui respectent les contextes d'opération locaux et nationaux.
3. L'organisation d'accueil fournit les informations nécessaires et propose des conditions de travail dont l'organisation d'envoi évalue l'adéquation et la pertinence afin de garantir la cohérence avec son devoir de diligence et ses politiques et pratiques générales.
4. Les organisations d'envoi et d'accueil veillent conjointement à ce que les risques pour la sécurité, la santé et la sûreté soient évités, gérés et atténués et à ce que les conditions de travail proposées respectent les procédures de sécurité, de santé et de sûreté convenues de commun accord, visées aux articles 28, 29 et 30, et respectent les exigences relatives au temps de travail, aux congés, aux périodes de repos minimales quotidiennes et hebdomadaires et à l'espace de travail visées à l'annexe I, point 3.
Article 23
Soutien en fin de mission et après le déploiement
1. Les organisations d'envoi et d'accueil décident conjointement du contenu et du processus du débriefing qui est prévu pour tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne, même ceux qui reviennent prématurément.
2. L'organisation d'accueil propose au volontaire de l'aide de l'Union européenne des réunions de débriefing individuelles ou collectives, entre autres l'examen final des performances visé à l'article 19, paragraphe 7, et, le cas échéant, un transfert du projet à l'équipe et aux homologues qui poursuivront les activités menées par le volontaire de l'aide de l'Union européenne afin d'en garantir la pérennité et la continuité.
3. L'organisation d'envoi propose en temps voulu au volontaire de l'aide de l'Union européenne de retour de mission des réunions de débriefing individuelles ou collectives et des réunions de débriefing opérationnelles ou consacrées au projet, en s'appuyant sur le retour d'information transmis par l'organisation d'accueil et la finalisation du plan d'apprentissage et de développement.
4. L'organisation d'envoi facilite l'organisation d'une visite médicale après le déploiement, dès le retour du volontaire de l'aide de l'Union européenne, et propose une ou plusieurs séances de débriefing psychosocial ainsi qu'un soutien psychologique auxquels le volontaire de l'aide de l'Union européenne peut faire appel de manière volontaire.
5. Les organisations d'envoi et d'accueil orientent le volontaire de l'aide de l'Union européenne vers des pistes pour rester actif dans le domaine de l'aide humanitaire et de la citoyenneté européenne active, entre autres la promotion du réseau de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne et l'engagement dans ce réseau.
6. L'organisation d'envoi invite les volontaires de l'aide de l'Union européenne de retour de mission à transmettre un avis constructif sur l'initiative et à expliquer en quoi leurs idées peuvent influencer les futures missions.
CHAPITRE 6
DISPOSITIONS RELATIVES A L'ASSURANCE ET AUX CONDITIONS DE VIE
Article 24
Couverture d'assurance
1. Tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne bénéficient d'une assurance tous risques conçue spécialement pour les protéger pendant toute la durée de leur déploiement dans les pays tiers ainsi que pendant les périodes qui précèdent ou suivent la mission et qui s'y rapportent.
2. La couverture d'assurance s'étend au monde entier, 24 heures sur 24. Elle prend effet dès l'instant où le volontaire de l'aide de l'Union européenne quitte son domicile pour se rendre dans le pays tiers de son déploiement et le couvre jusqu'à son départ du pays tiers de déploiement et son retour chez lui (la «première période de couverture»).
3. Si la couverture d'assurance dépasse 12 semaines, elle est prolongée de 8 semaines supplémentaires dans le pays d'origine de l'assuré afin de couvrir les soins médicaux ultérieurs en cas de maladies et de blessures survenues pendant la première période de couverture.
4. La couverture s'applique à toutes les activités en rapport avec l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne ainsi qu'aux activités privées des volontaires de l'aide de l'Union européenne pendant la première période de couverture.
5. Les volontaires de l'aide de l'Union européenne sont complètement couverts (couverture totale) dans les domaines suivants:
a)
soins médicaux et dentaires;
b)
grossesse et accouchement;
c)
accidents;
d)
rapatriement;
e)
assurance vie;
f)
handicap ou incapacité permanents et temporaires;
g)
responsabilité à l'égard des tiers;
h)
perte ou vol de documents, titres de transport et effets personnels;
i)
assistance complémentaire.
6. Pour garantir l'égalité de traitement et de couverture pour tous les volontaires de l'aide de l'Union européenne, la Commission peut passer des contrats avec un ou plusieurs prestataires d'assurance dans le cadre d'une procédure d'adjudication.
Article 25
Indemnités de séjour et de réinstallation
1. L'organisation d'envoi prend en charge les frais de séjour des volontaires de l'aide de l'Union européenne en leur qualité de non-salariés au moyen d'un montant forfaitaire versé dans les délais requis et en versements réguliers.
2. Il convient de calculer les indemnités de séjour forfaitaires en fonction d'un panier de consommation qui couvre les dépenses courantes du volontaire de l'aide de l'Union européenne pour les postes suivants:
a)
denrées alimentaires;
b)
produits de toilette et articles ménagers;
c)
vêtements;
d)
transport local et dans le pays;
e)
dépenses diverses réputées nécessaires pour assurer un niveau de vie adéquat et la participation à la société locale [un minimum de 20 % du montant total des postes énumérés aux points a) à d) peut s'ajouter pour inclure d'autres coûts comme les loisirs, les frais de coiffeur, les journaux et articles de papeterie].
f)
montant pour imprévus réservé aux volontaires de l'aide de l'Union européenne qui résident dans des régions où les indices dépassent la moyenne nationale [un maximum de 10 % des postes énumérés aux points a) à d)].
3. Les frais d'hébergement ne sont pas compris dans les indemnités de séjour forfaitaires.
4. La Commission publie des informations sur les indemnités de séjour forfaitaires dans les pays de déploiement selon les indices nationaux. Il est possible de rembourser les besoins particuliers liés au handicap ou à d'autres circonstances exceptionnelles dûment justifiées, en sus de l'indemnité de séjour.
5. Les volontaires de l'aide de l'Union européenne sont informés en temps utile de toute modification des indices et des montants des indemnités qui les concernent au cours d'une mission, en particulier dans les pays qui enregistrent des taux d'inflation ou de déflation élevés.
6. En cas d'achèvement réussi du déploiement, l'organisation d'envoi accorde aux volontaires de l'aide de l'Union européenne de retour de mission une indemnité de réinstallation régulièrement indexée de 100 EUR par mois, en fonction de la durée du déploiement.
Article 26
Hébergement
1. L'organisation d'envoi veille à ce que l'organisation d'accueil fournisse un hébergement adéquat au volontaire de l'aide de l'Union européenne à un coût raisonnable dans le contexte local.
2. Les organisations d'envoi et d'accueil veillent conjointement à ce que les risques pour la sécurité, la santé et la sûreté soient évités, gérés et atténués et à ce que l'hébergement proposé respecte les procédures de sécurité, de santé et de sûreté convenues visées aux articles 28, 29 et 30, et respecte les exigences visées à l'annexe I, point 4.
3. L'organisation d'accueil prend directement en charge, le cas échéant, les frais d'hébergement, de chauffage et les autres frais afférents directs. L'organisation d'accueil s'occupe des relations contractuelles avec les propriétaires et prend toutes les mesures nécessaires pour informer les hôtes et les propriétaires de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
Article 27
Frais de déplacement et frais afférents
1. L'organisation d'envoi organise le voyage du volontaire de l'aide de l'Union européenne vers et depuis le lieu de déploiement, y compris en cas de retour prématuré, et prend en charge les frais de déplacement.
2. À la demande du volontaire de l'aide de l'Union européenne, l'organisation d'envoi organise un voyage retour supplémentaire dont elle prend les frais en charge dans les cas suivants:
a)
congé dans les foyers pour les volontaires de l'aide de l'Union européenne dont la période de déploiement dépasse 18 mois;
b)
congé parental pour les volontaires de l'aide de l'Union européenne parents d'un ou plusieurs enfants à charge de moins de 12 ans, si la période de déploiement dépasse 6 mois;
c)
congé spécial en cas d'enterrement ou de maladie grave médicalement attestée d'un ascendant ou d'un descendant en ligne directe, d'un conjoint ou d'un partenaire enregistré, d'une sœur ou d'un frère.
3. Les frais de déplacement peuvent soit être calculés selon les coûts réels du voyage en classe économique ou en deuxième classe, soit être remboursés sous la forme d'un forfait fixé selon une méthode raisonnable de calcul des distances.
4. L'organisation d'envoi apporte des informations et un soutien logistique dans les modalités de visa du volontaire de l'aide de l'Union européenne, tandis que l'organisation d'accueil accompagne ce dernier dans le processus d'obtention du visa, au besoin. L'organisation d'envoi prend en charge les frais liés à l'obtention du visa, y compris les frais de déplacement nécessaires.
CHAPITRE 7
PROCEDURES POUR GARANTIR LE DEVOIR DE DILIGENCE, LA SURETE ET LA SECURITE
Article 28
Gestion de la sécurité et évaluation des risques
1. L'organisation d'envoi met en place une politique de sécurité organisationnelle et des procédures d'évaluation des risques qui conviennent et s'appliquent aux volontaires de l'aide de l'Union européenne et qui s'y adaptent, le cas échéant.
2. S'appuyant sur la politique de sécurité organisationnelle de l'organisation d'envoi, les organisations d'envoi et d'accueil élaborent conjointement un plan de gestion de la sécurité et un plan d'évacuation qui s'appliquent aux mesures prises dans l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne. Ces plans respectent au minimum les exigences visées à l'annexe I, point 5.
3. Les organisations d'envoi et d'accueil préparent conjointement une évaluation écrite des risques en matière de sécurité, de déplacement et de santé dans le pays de déploiement. Ces évaluations respectent au minimum les exigences visées à l'annexe I, point 6.
4. L'évaluation des risques visée au paragraphe 3 est revue et mise à jour aussi souvent que l'impose le contexte et, à tout le moins, avant le déploiement du volontaire de l'aide de l'Union européenne. Lorsque l'évaluation des risques conduit à la conclusion que le déploiement concerne une région qui est le théâtre d'un conflit armé international ou non, ou qui est menacée par un tel conflit, il convient de ne pas envisager le déploiement ou de l'annuler si le volontaire de l'aide de l'Union européenne a déjà été sélectionné.
5. Les exigences concernant la sensibilisation à la sécurité et le comportement qu'il y a lieu d'adopter dans la gestion des risques et de la sécurité sont incluses dans la description de l'attribution des tâches et le processus de recrutement.
6. L'organisation d'envoi informe les autorités nationales compétentes des États membres et d'autres pays participants conformément à l'article 23 du règlement (UE) no 375/2014 avant de déployer l'un de leurs ressortissants comme volontaire de l'aide de l'Union européenne. Avant le déploiement, l'organisation d'envoi qui déploie des volontaires de l'aide de l'Union européenne qui ne sont pas des citoyens de l'Union vérifie les règles relatives à la protection consulaire prévue par le pays de nationalité du volontaire ou un autre pays.
7. Les organisations d'envoi et d'accueil veillent à ce que toutes les informations sur les procédures de sécurité et de sûreté soient partagées avec le volontaire de l'aide de l'Union européenne et comprises par celui-ci. Au cours de l'intégration, une séance d'information sur la sécurité dans le contexte donné se tient avant le départ et dans les 24 heures suivant l'arrivée dans le pays de déploiement. Cette séance aborde les résultats de l'évaluation des risques, le plan d'évacuation et le plan de gestion de la sécurité, y compris le signalement des incidents de sécurité, les procédures d'évacuation et de rapatriement, l'arbre de communication, la ou les personnes de contact pour la gestion des crises ainsi que les coordonnées des ambassades, commissariats de police et casernes de pompiers et hôpitaux.
8. L'organisation d'envoi veille à ce que le volontaire de l'aide de l'Union européenne soit au minimum couvert par l'assurance visée à l'article 24.
9. En plus de la formation obligatoire à la sécurité proposée dans le programme de formation, l'organisation d'envoi propose aux volontaires de l'aide de l'Union européenne les autres formations pertinentes à la sécurité qu'elle propose à son propre personnel international.
10. Au moment de signer le contrat visé à l'article 16, paragraphe 2, les volontaires de l'aide de l'Union européenne reconnaissent avoir connaissance des procédures de gestion de la sécurité et s'engagent à les respecter, entre autres leur obligation de disposer d'informations à jour sur l'état actuel de la situation en matière de sécurité, de reconnaître leur responsabilité personnelle dans la gestion de leur propre sécurité, celle des autres et de l'organisation, ainsi que de s'abstenir d'adopter un comportement à risque. Les organisations d'envoi et d'accueil sensibilisent le volontaire de l'aide de l'Union européenne aux conséquences des infractions aux procédures de sécurité, en particulier celles qui conduisent à la fin forcée et prématurée de la mission.
11. L'organisation d'envoi recommande aux volontaires de l'aide de l'Union européenne de s'enregistrer auprès de l'ambassade ou du consulat de leur nationalité à leur arrivée dans le pays de déploiement et les informe de la possibilité de demander une assistance consulaire. Si le pays de la nationalité du volontaire de l'aide de l'Union européenne n'a pas de représentation consulaire dans le pays de déploiement, l'organisation d'envoi recommande aux volontaires de l'aide de l'Union européenne qui sont des citoyens de l'Union de s'enregistrer auprès du consulat ou de l'ambassade d'un autre État membre et les informe de la possibilité de demander une assistance consulaire.
12. S'appuyant sur les mises à jour de l'organisation d'accueil, les organisations d'envoi et d'accueil mettent à jour régulièrement le plan d'évacuation pour garantir qu'il reste applicable à l'environnement opérationnel en toutes circonstances. Le résultat de l'évaluation des risques détermine la fréquence à laquelle le plan doit être revu et l'organisation d'accueil utilise les données antérieures et les mises à jour actuelles pour l'ajuster, le cas échéant. Le plan d'évacuation est conservé dans un lieu facilement accessible pour le volontaire de l'aide de l'Union européenne.
13. L'organisation d'accueil veille à ce que le volontaire de l'aide de l'Union européenne soit informé du moindre changement dans l'environnement opérationnel et de la modification consécutive des procédures et protocoles de sécurité.
14. L'organisation d'accueil sait où se trouve le volontaire de l'aide de l'Union européenne et connaît le numéro pour le contacter à tout moment, même lorsqu'il est en congé.
Article 29
Procédures à suivre en cas d'incident ou d'évacuation
1. En cas d'incident de sécurité, le volontaire de l'aide de l'Union européenne assiste à une réunion de débriefing le plus rapidement possible. En fonction de la gravité de l'incident et des procédures en place au sein des organisations d'envoi et d'accueil, cette réunion de débriefing peut se faire à l'initiative du supérieur hiérarchique ou du tuteur au sein de l'organisation d'accueil, ou du responsable de la gestion des crises au sein de l'organisation d'envoi, et peut inclure un soutien psychologique professionnel.
2. En cas d'évacuation, il convient de suivre le plan d'évacuation et de prendre en charge le volontaire de l'aide de l'Union européenne en toutes circonstances conformément, le cas échéant, aux procédures en place dans les consulats ou ambassades auprès desquels le volontaire de l'aide de l'Union européenne s'est enregistré conformément à l'article 28, paragraphe 11.
3. L'organisation d'envoi contacte les volontaires de l'aide de l'Union européenne à leur retour et veille à ce qu'ils reçoivent un accompagnement adéquat, y compris des réunions de débriefing et un soutien psychosocial et médical.
4. Les organisations d'envoi et d'accueil intègrent la sécurité dans leur cadre de suivi et d'évaluation et les enseignements tirés des incidents de sécurité servent à revoir et à améliorer les projets.
Article 30
Santé et sûreté
1. L'organisation d'envoi met en place une politique de sûreté et de santé organisationnelle qui convient et s'applique aux volontaires de l'aide de l'Union européenne et qui s'y adapte, le cas échéant, assortie de lignes directrices sur:
a)
la santé personnelle, par exemple la santé physique (prévention des maladies, conseils en matière d'alimentation et de repos, sensibilisation aux risques face aux dangers climatiques et géographiques, accès au traitement);
b)
la santé mentale (conseils sur l'équilibre travail/vie privée, gestion du stress, dispositifs de gestion des difficultés et méthodes de relaxation, points de contact pour le soutien psychosocial).
2. S'appuyant sur la politique de santé et de sûreté organisationnelle de l'organisation d'envoi, les organisations d'envoi et d'accueil élaborent conjointement un ensemble complet de politiques et de lignes directrices sur la santé et la sûreté pour s'acquitter de leurs obligations de diligence et garantir le bien-être physique et émotionnel des volontaires de l'aide de l'Union européenne.
3. Dans le cadre de l'évaluation des risques visée à l'article 28, paragraphe 3, et avant de définir l'attribution des tâches, les organisations d'envoi et d'accueil examinent conjointement si la mission offre au volontaire de l'aide de l'Union européenne des conditions de travail et de vie sûres et sécurisées, mesurées grâce aux indicateurs visés à l'annexe I, point 7.
4. L'organisation d'envoi veille à ce que le volontaire de l'aide de l'Union européenne soit au minimum couvert par une assurance médicale et voyage complète, conformément à l'article 24.
5. Au cours de l'intégration, l'organisation d'envoi informe le volontaire de l'aide de l'Union européenne des politiques et lignes directrices sur la santé et la sûreté visées aux paragraphes 1 et 2, entre autres relatives aux maladies, aux premiers secours, à l'entretien de tous les sites de la mission, à l'entretien des véhicules et du matériel, aux postes de travail, à l'équilibre travail/vie privée, aux incidents de santé et de sécurité, à la procédure d'évacuation médicale.
6. L'organisation d'envoi veille à ce que le volontaire de l'aide de l'Union européenne se soumette à une visite médicale complète avant son départ, et lui fournit les médicaments et vaccins recommandés face aux risques dans le pays de déploiement ainsi que du matériel, par exemple des trousses de premiers secours et contre les moustiques, le cas échéant.
7. L'organisation d'accueil veille à ce que le devoir de diligence soit intégré dans la gestion quotidienne des volontaires et fournit au volontaire de l'aide de l'Union européenne, pendant son intégration:
a)
des informations actualisées sur les ressources locales dans les domaines de la santé et de la sûreté, par exemple les coordonnées des docteurs, hôpitaux, services paramédicaux;
b)
des conseils sur les coutumes et normes locales, dans le cadre des séances d'information dans le pays, afin de réduire les risques pour la sûreté et de faciliter l'intégration.
8. L'organisation d'envoi facilite l'organisation d'une visite médicale après le déploiement, dès le retour du volontaire de l'aide de l'Union européenne, et propose une ou plusieurs séances de débriefing psychosocial ou un soutien psychologique dans le cadre du processus de débriefing. Les organisations d'envoi et d'accueil promeuvent le réseau de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne en tant que dispositif de soutien parallèle avant, pendant et après le déploiement.
CHAPITRE 8
PROCEDURES DE SUIVI ET D'EVALUATION DES RESULTATS INDIVIDUELS DES VOLONTAIRES DE L'AIDE DE L'UNION EUROPEENNE
Article 31
Suivi et évaluation des résultats individuels des volontaires de l'aide de l'Union européenne
1. S'appuyant sur les procédures de supervision et de gestion des performances visées à l'article 19, les organisations d'envoi et d'accueil suivent et évaluent les résultats individuels des volontaires de l'aide de l'Union européenne, mesurent les progrès, les réalisations et les résultats au regard de l'attribution des tâches du volontaire de l'aide de l'Union européenne et de ses objectifs.
2. Le suivi et l'évaluation des résultats individuels des volontaires de l'aide de l'Union européenne s'inscrivent dans un processus permanent tout au long de la mission et incluent des examens ponctuels, au moins aux stades suivants:
a)
à la fin du stage d'apprentissage visé à l'article 14, le cas échéant;
b)
lors de l'examen final des performances visé à l'article 19 et dans le cas où il apparaît approprié de réaliser un examen à mi-parcours;
c)
lors de la réunion de débriefing visée à l'article 23.
3. Les organisations d'envoi et d'accueil fournissent des données qui montrent dans quelle mesure les résultats individuels d'un volontaire de l'aide de l'Union européenne contribuent - sur le plan des résultats et des répercussions - aux objectifs du projet et de l'initiative dans son ensemble, considérant les indicateurs visés à l'article 7 du règlement (UE) no 375/2014. Les données contiennent des renseignements concernant la qualité des réalisations et des résultats du travail du volontaire de l'aide de l'Union européenne, dont l'anonymat doit être garanti, et qui sont mis à disposition à des fins d'évaluation. Ces données sont traitées conformément aux normes de protection des données visées dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014.
4. Les organisations d'envoi apportent un soutien au renforcement des capacités des organisations d'accueil en ce qui concerne la mesure des progrès, des réalisations et des résultats au regard de l'attribution des tâches du volontaire de l'aide de l'Union européenne et de ses objectifs.
CHAPITRE 9
DISPOSITIF DE CERTIFICATION POUR LES ORGANISATIONS D'ENVOI ET D'ACCUEIL
Article 32
Dispositif de certification pour les organisations d'accueil
1. Les organisations d'accueil qui briguent une certification fournissent une auto-évaluation objective et exacte conformément aux exigences visées à l'annexe III, point 1, dans laquelle elles évaluent leurs politiques et pratiques existantes au regard des exigences des normes et procédures applicables aux candidats volontaires et aux volontaires de l'aide de l'Union européenne énoncées dans le présent règlement et dans le règlement délégué de la Commission à adopter sur la base de l'article 9, paragraphe 2, du règlement (UE) no 375/2014.
2. Dans l'auto-évaluation, l'organisation d'accueil dénonce chaque lacune et chaque point à améliorer qui peuvent nécessiter un renforcement des capacités afin d'atteindre un niveau complet de conformité.
3. L'organisation d'accueil transmet avec l'auto-évaluation trois références conformément aux exigences de l'annexe III, point 1, afin de donner des informations complètes sur toutes les exigences des normes et procédures applicables aux candidats volontaires et aux volontaires de l'aide de l'Union européenne. Les références proviennent d'au moins deux des groupes de parties prenantes suivants:
a)
une organisation d'envoi ou une organisation d'accueil certifiée avec laquelle l'organisation d'accueil demandeuse a déjà conclu, ou envisage de conclure, un partenariat en vue de la participation à l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne;
b)
un partenaire de l'aide humanitaire de la Commission soumis à un accord-cadre (partenariat) en vigueur, avec lequel l'organisation d'accueil demandeuse a mené à bien un projet d'aide humanitaire;
c)
une organisation internationale compétente ou une association sans but lucratif ou un organisme de droit public à vocation civile avec qui l'organisation d'accueil demandeuse a mené à bien un projet d'aide humanitaire;
d)
un organisme d'accréditation ou d'audit qui a certifié l'organisation d'accueil demandeuse dans des domaines qui relèvent de l'initiative des volontaires de l'aide de l'Union européenne, auquel cas les documents attestant l'accréditation ou l'audit doivent également être présentés.
4. La personne habilitée à représenter et engager juridiquement l'organisation d'accueil signe l'auto-évaluation remplie, qui est transmise à la Commission avec les références visées au paragraphe 3.
5. S'appuyant sur l'auto-évaluation et sur les références, la Commission évalue la demande et peut prendre l'une des décisions suivantes:
a)
accorder la certification dans les cas où l'évaluation détermine que l'organisation d'accueil demandeuse respecte pleinement les exigences des normes et procédures;
b)
ne pas accorder la certification dans les cas où l'organisation d'accueil demandeuse ne respecte pas pleinement les exigences des normes et procédures.
6. Dans les six mois qui suivent la réception de la demande, la Commission informe l'organisation d'accueil demandeuse du résultat de la certification et précise également les possibilités de soutien au renforcement des capacités, le cas échéant, en vue d'une nouvelle demande. Si des besoins à combler sont recensés sur la base d'une stratégie de renforcement des capacités présentée par l'organisation d'accueil demandeuse, celle-ci est éligible et prioritaire pour le soutien au renforcement des capacités.
Article 33
Dispositif de certification pour les organisations d'envoi
1. Les organisations d'envoi qui briguent une certification fournissent une auto-évaluation objective et exacte fondée sur des données probantes conformément aux exigences visées à l'annexe III, point 2, dans laquelle elles évaluent leurs politiques et pratiques existantes au regard des exigences des normes et procédures applicables aux candidats et aux volontaires de l'aide de l'Union européenne.
2. Dans l'auto-évaluation fondée sur des données probantes, l'organisation d'envoi dénonce chaque lacune et chaque point à améliorer qui peuvent nécessiter une assistance technique afin d'atteindre un niveau complet de conformité. L'auto-évaluation comprend également des preuves représentatives du fait que les politiques et les pratiques visées à chaque exigence des normes et procédure sont mises en œuvre, particulièrement en ce qui concerne les volontaires, ainsi que les moyens pour le vérifier.
3. La personne habilitée à représenter et engager juridiquement l'organisation d'envoi signe l'auto-évaluation fondée sur des données probantes remplie, qui est transmise à la Commission avec les documents d'accompagnement visés au paragraphe 2.
4. S'appuyant sur l'auto-évaluation fondée sur des données probantes et sur les documents d'accompagnement transmis, la Commission évalue la demande et peut prendre l'une des décisions suivantes:
a)
accorder la certification dans les cas où l'évaluation détermine que l'organisation d'envoi demandeuse respecte pleinement les exigences des normes et procédures;
b)
ne pas accorder la certification dans les cas où l'organisation d'envoi demandeuse ne respecte pas pleinement les exigences des normes et procédures.
5. Dans les six mois qui suivent la réception de la demande, la Commission informe l'organisation d'envoi demandeuse du résultat de la certification et précise également les possibilités d'assistance technique, le cas échéant, en vue d'une nouvelle demande. Si des besoins à combler sont recensés sur la base d'une stratégie d'assistance technique présentée par l'organisation d'envoi, celle-ci est éligible et prioritaire pour l'assistance technique.
Article 34
Voies de recours
1. Si la Commission décide de ne pas accorder la certification et de rejeter la demande, l'organisation demandeuse refusée peut introduire une nouvelle demande seulement passé un délai de douze mois à compter de la date de réception par le demandeur de la décision de rejet. La décision indique également les voies de recours disponibles contre la décision.
2. Conformément aux articles 256 et 263 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (TFUE), le Tribunal est compétent pour les actes de la Commission destinés à produire des effets juridiques à l'égard des tiers. De même, conformément aux articles 256, 268 et 340 TFUE, le Tribunal est compétent pour connaître des litiges relatifs à la réparation des dommages causés par la Commission en matière de responsabilité non contractuelle.
Article 35
Viabilité financière et capacité organisationnelle des organisations
L'évaluation de la viabilité financière et de la capacité organisationnelle des organisations d'envoi et d'accueil certifiées ne relève pas de la procédure de certification. Condition préalable à l'obtention d'une aide financière de l'Union, cette viabilité et cette capacité sont évaluées au moment du dépôt de candidatures à la suite d'un appel à propositions.
Article 36
Validité de la certification et contrôles réguliers
1. Les organisations d'envoi et d'accueil certifiées font l'objet d'une nouvelle certification trois ans après la décision de la Commission accordant la certification, ou à tout moment en cas de modifications importantes des normes et procédures relatives aux questions concernées.
2. Au cours de la période de validité de la certification, les organisations d'envoi et d'accueil certifiées peuvent être invitées, le cas échéant, à se soumettre à des contrôles réguliers par la Commission.
3. Les organisations d'envoi et d'accueil certifiées informent immédiatement la Commission du moindre changement dans leur situation juridique, financière, technique ou organisationnelle susceptible de remettre en cause leur conformité avec les normes et procédures ou de créer des conflits d'intérêts. Elles informent également la Commission du moindre changement de nom, d'adresse ou de représentant légal.
Article 37
Suspension et retrait de la certification
1. S'appuyant sur les informations obtenues auprès de l'organisation d'envoi ou de l'organisation d'accueil certifiée, y compris les contrôles réguliers visés à l'article 36, paragraphe 2, ou les informations obtenues par d'autres moyens, la Commission peut considérer que l'organisation d'envoi ou l'organisation d'accueil certifiée ne respecte plus une ou plusieurs normes ou procédures. Dans ce cas, la Commission peut prendre les mesures appropriées, notamment suspendre ou retirer la certification, conformément à la procédure prévue à l'annexe III, point 3.
2. L'organisation d'envoi ou l'organisation d'accueil dont la certification a été suspendue ou retirée ne déploie plus ou n'accueille plus de volontaires de l'aide de l'Union européenne à compter de la date de la suspension ou du retrait et n'est pas éligible à une aide financière de l'Union à cet effet.
3. Eu égard aux motifs de la suspension ou du retrait de la certification, en particulier la sûreté et la sécurité des volontaires de l'aide de l'Union européenne, la Commission peut demander le rapatriement des volontaires de l'aide de l'Union européenne qui sont déployés au moment de la suspension ou du retrait.
4. L'organisation d'envoi ou l'organisation d'accueil n'est pas autorisée à demander réparation au motif de la suspension ou du retrait de la certification.
Article 38
Responsabilité pour les dommages
La Commission ne peut être tenue responsable des pertes ou dommages causés ou encourus par l'organisation d'envoi ou l'organisation d'accueil, ou par des tiers, en conséquence du statut certifié de l'organisation d'envoi ou de l'organisation d'accueil.
CHAPITRE 10
DISPOSITIONS FINALES
Article 39
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 20 novembre 2014.