NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 363/2012
ze dne 23. února 2012
o procedurálních pravidlech pro uznávání kontrolních organizací a odejímání takových uznání stanovených v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010 ze dne 20. října 2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky (1), a zejména na čl. 8 odst. 7 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Cílem nařízení (EU) č. 995/2010 je zejména minimalizovat riziko, že bude na vnitřní trh uvedeno nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva. Kontrolní organizace by měly hospodářským subjektům pomáhat plnit požadavky uvedeného nařízení. Za tímto účelem by měly vyvinout systém náležité péče, udělovat hospodářským subjektům právo jej používat a měly by ověřovat jeho řádné používání.
(2)
Postup, jímž Komise uznává kontrolní organizace, by měl být spravedlivý, transparentní a nezávislý. Žadatelé by tudíž měli být posuzováni poté, co byly konzultovány příslušné orgány členských států a o žadateli byly shromážděny dostatečné informace. Je-li to nezbytné, měly by být součástí shromažďování informací návštěvy v prostorách žadatele.
(3)
Je nezbytné upřesnit odpovídající odborné znalosti a kapacitu, jimiž by kontrolní organizace měly disponovat, aby dokázaly určit, zda dřevo splňuje příslušné právní předpisy v zemi těžby, a navrhnout opatření k posouzení rizika, že nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva budou uvedeny na trh. Není-li zjištěné riziko zanedbatelné, kontrolní organizace by rovněž měla být schopna navrhnout odpovídající opatření k jeho účinné minimalizaci.
(4)
Mělo by být zaručeno, že kontrolní organizace vykonávají své funkce transparentně a nezávisle, že se vyhýbají střetu zájmů při výkonu svých funkcí a že své služby poskytují hospodářským subjektům nediskriminačně.
(5)
O odejmutí uznání by Komise měla rozhodnout postupem, který je spravedlivý, transparentní a nezávislý. Před přijetím rozhodnutí by Komise měla konzultovat dotčené příslušné orgány členských států a měla by shromáždit dostatečné informace a v nezbytných případech provést návštěvy na místě. Dotčeným kontrolním organizacím by mělo být umožněno, aby před přijetím rozhodnutí předložily připomínky.
(6)
Jestliže kontrolní organizace přestane vykonávat funkce nebo plnit požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010, Komise by měla být v souladu se zásadou proporcionality schopna odejmout uznání buď dočasně a/nebo podmínečně, nebo trvale, a to podle toho, jak to vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků.
(7)
Je třeba zaručit, že úroveň ochrany jednotlivců v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů v rámci oblasti působnosti tohoto nařízení, zejména zpracováním osobních údajů v žádostech o uznání jako kontrolní organizace, splňuje požadavky stanovené směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (2) a nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3),
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se kromě definic stanovených v článku 2 nařízení (EU) č. 995/2010 použijí tyto definice:
1)
„dotčenými příslušnými orgány“ se rozumějí příslušné orgány členských států, v nichž jsou kontrolní organizace nebo žadatel o uznání jako kontrolní organizace zákonně usazeni nebo v nichž poskytují služby nebo hodlají poskytovat služby ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES (4);
2)
„doklady o dosažené kvalifikaci“ se rozumějí diplomy, osvědčení a jiné doklady vydané orgánem státu určeným podle právních nebo správních předpisů tohoto státu a osvědčující úspěšné dokončení odborné přípravy;
3)
„odbornou zkušeností“ se rozumí skutečný a zákonný výkon dotčeného povolání.
Článek 2
Žádost o uznání
1. Žádost o uznání jako kontrolní organizace může Komisi podat jakýkoli subjekt, ať veřejný či soukromý, ať se jedná o společnost, korporaci, firmu, podnik, instituci nebo orgán, který je zákonně usazen v Unii.
Subjekt podá žádost v kterémkoli z úředních jazyků Unie společně s dokumenty uvedenými v příloze.
2. Aby byl žadatel uznán jako kontrolní organizace, prokáže, že splňuje všechny požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení.
3. Komise do deseti pracovních dnů od přijetí žádosti potvrdí její přijetí a přidělí žadateli referenční číslo.
Rovněž žadateli poskytne orientační lhůtu, v níž o žádosti rozhodne. Komise informuje žadatele pokaždé, když orientační lhůtu pozmění kvůli potřebě získat dodatečné informace nebo dokumenty pro posouzení žádosti.
4. V případě, že uplynuly tři měsíce od obdržení žádosti nebo od posledního písemného sdělení, které Komise zaslala žadateli, podle toho, které datum nastane později, a Komise dosud nepřijala rozhodnutí o uznání nebo žádost nezamítla, písemně žadatele informuje o pokroku při posuzování žádosti.
První pododstavec se může na vyřízení jedné žádosti použít vícekrát.
5. Komise předá kopii žádosti a podkladů dotčeným příslušným orgánům, které mohou k žádosti podat připomínky do jednoho měsíce od data předání.
Článek 3
Dodatečné dokumenty a přístup do prostor
1. Pokud o to Komise požádá, žadatel nebo dotčené příslušné orgány poskytnou ve stanovené lhůtě veškeré dodatečné informace nebo dokumenty, které Komise požaduje.
2. Žadatel umožní Komisi přístup do svých prostor, aby mohla ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Komise informuje žadatele o návštěvě předem. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
Článek 4
Rozhodnutí o uznání
Pokud Komise přijala rozhodnutí podle čl. 8 odst. 3 nařízení (EU) č. 995/2010, uvědomí o tom dotčeného žadatele do 10 pracovních dnů od data přijetí uvedeného rozhodnutí.
Komise rovněž žadateli neprodleně poskytne osvědčení o uznání a sdělí své rozhodnutí příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 3 druhým pododstavcem nařízení (EU) č. 995/2010, a to ve lhůtě uvedené v prvním odstavci.
Článek 5
Právní subjektivita a zákonné usazení v Unii
1. Je-li žadatel zákonně usazen ve více než jednom členském státě, poskytne informace o svém sídlu, správním ústředí nebo hlavní provozovně v Unii, jakož i o svých agenturách, pobočkách nebo dceřiných společnostech zřízených na území jakéhokoli členského státu. Žadatel rovněž uvede, v kterých členských státech hodlá poskytovat služby.
2. Od žadatele, který je orgánem členského státu nebo součástí tohoto orgánu, se nevyžaduje, aby prokázal svoji právní subjektivitu nebo zákonné usazení v Unii.
Článek 6
Odpovídající odborné znalosti
1. Aby se zaručilo, že kontrolní organizace vykonávající své funkce řádně, jak vyžaduje čl. 8 odst. 2 písm. b) nařízení (EU) č. 995/2010, technicky kvalifikovaní pracovníci žadatele splňují následující minimální kritéria, což je potvrzeno doklady o dosažené kvalifikaci a odborných zkušenostech:
a)
formální odborná příprava v oboru souvisejícím s funkcemi kontrolní organizace;
b)
u vyšších technických pozic, alespoň pětiletá odborná zkušenost ve funkci související s funkcemi kontrolní organizace.
Pro účely písmene a) prvního pododstavce jsou za příslušné obory považovány obory týkající se lesnictví, životního prostředí, práva, řízení podniku, řízení rizik, obchodu, auditu, finanční kontroly nebo řízení zásobovacího řetězce.
2. Žadatel vede záznamy, které dokumentují povinnosti a odpovědnosti jeho pracovníků. Žadatel má zavedeny postupy pro sledování výkonnosti a technické kvalifikace svých pracovníků.
Článek 7
Kapacita umožňující výkon funkcí kontrolní organizace
1. Žadatel prokáže, že disponuje:
a)
organizační strukturou, která zaručuje řádný výkon funkcí kontrolní organizace;
b)
systémem náležité péče, který budou mít hospodářské subjekty k dispozici a budou jej používat;
c)
politikami a postupy, které umožňují hodnotit a zdokonalovat systém náležité péče;
d)
postupy a procesy k ověření, že hospodářské subjekty používají jeho systém náležité péče řádným způsobem;
e)
postupy pro nápravná opatření, která se přijmou v případě, že hospodářský subjekt nepoužívá jeho systém náležité péče řádným způsobem.
2. Kromě požadavků v odstavci 1 žadatel prokáže, že disponuje finanční a technickou kapacitou pro výkon funkcí kontrolní organizace.
Článek 8
Nepřítomnost střetu zájmů
1. Žadatel je organizován tak, aby chránil objektivitu a nestrannost svých činností.
2. Žadatel určuje, analyzuje a vede záznamy, které dokumentují rizika střetu zájmů v důsledku výkonu funkcí kontrolní organizace včetně střetů vyplývajících ze vztahů se souvisejícími subjekty nebo subdodavateli.
3. Bylo-li zjištěno riziko střetu zájmů, žadatel má zavedeny písemné politiky a postupy, aby zabránil střetům zájmů na úrovni organizace i jednotlivce. Jsou udržovány a prováděny písemné politiky a postupy. Tyto politiky a postupy mohou zahrnovat audity prováděné třetí stranou.
Článek 9
Informace o následných změnách
1. Kontrolní organizace neprodleně informuje Komisi o kterékoli z následujících situací, k nimž dojde poté, co byla uznána:
a)
změna, která může ovlivnit schopnost této kontrolní organizace plnit požadavky v článcích 5 až 8, k níž došlo poté, co byla organizace uznána;
b)
kontrolní organizace zřídí v Unii jiné agentury, pobočky nebo dceřiné společnosti, než jaké uvedla v žádosti;
c)
kontrolní organizace se rozhodne poskytovat služby v jiných členských státech, než jaké uvedla v žádosti, nebo v členském státě, v němž podle prohlášení přestala své služby poskytovat v souladu s písmenem d);
d)
kontrolní organizace přestane poskytovat služby v členských státech.
2. Komise sdělí všechny informace obdržené podle odstavce 1 dotčeným příslušným orgánům.
Článek 10
Přezkum rozhodnutí o uznání
1. Komise může rozhodnutí, jímž uznává kontrolní organizaci, kdykoli přezkoumat.
Komise provede tento přezkum v kterékoli z těchto situací:
a)
dotčený příslušný orgán informuje Komisi, že zjistil, že kontrolní organizace nevykonává funkce stanovené v čl. 8 odst. 1 nařízení (EU) č. 995/2010 nebo neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010, jak stanoví články 5 až 8 tohoto nařízení;
b)
Komise disponuje příslušnými informacemi včetně opodstatněných obav vyjádřených třetími stranami, že kontrolní organizace neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 1 a 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení;
c)
kontrolní organizace informovala Komisi o změnách uvedených v čl. 9 odst. 1 písm. a) tohoto nařízení.
2. Je-li zahájen přezkum, je při něm Komisi nápomocen přezkumný tým, jehož úkolem je provádět přezkum a kontroly.
3. Žadatel umožní přezkumnému týmu přístup do svých prostor, aby bylo možné ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
4. Přezkumný tým připraví zprávu, v níž popíše svá zjištění. Ke zprávě o přezkumu se přiloží náležité důkazy.
Zpráva o přezkumu obsahuje doporučení, zda by mělo být uznání kontrolní organizaci odejmuto.
Přezkumný tým zašle zprávu o přezkumu dotčeným příslušnými orgánům. Tyto orgány mohou vznést připomínky do tří týdnů od data předání zprávy.
Přezkumný tým poskytne dotčené kontrolní organizaci shrnutí zjištění a závěrů zprávy. Organizace může přezkumnému týmu předložit připomínky do tří týdnů od data předání shrnutí.
5. Přezkumný tým by měl v zprávě o přezkumu doporučit dočasné a/nebo podmínečné nebo trvalé odejmutí uznání podle toho, jak to podle něj vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků, jestliže určí, že kontrolní organizace nevykonává funkce nebo neplní požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010.
Přezkumný tým může místo toho doporučit, aby Komise vydala oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování nebo aby žádná další opatření nepřijímala.
Článek 11
Rozhodnutí o odejmutí uznání
1. Komise s ohledem na zprávu o přezkumu uvedenou v článku 10 rozhodne, zda dočasně a/nebo podmínečně nebo trvale odejme kontrolní organizaci uznání.
2. Komise může vydat oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování, pokud úroveň zjištěných nedostatků nevede ke zjištění podle čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010, že kontrolní organizace již neplní funkce nebo požadavky uvedené v čl. 8 odst. 2 uvedeného nařízení.
3. Rozhodnutí o odejmutí uznání kontrolní organizace, jakož i oznámení nebo varování podle odstavce 2 se do 10 pracovních dnů od data přijetí sdělí dotčené kontrolní organizaci a příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010.
Článek 12
Ochrana údajů
Tímto nařízením nejsou dotčena pravidla týkající se zpracování osobních údajů stanovená ve směrnici 95/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 13
Závěrečná ustanovení
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 23. února 2012.
ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 363/2012 НА КОМИСИЯТА
от 23 февруари 2012 година
относно процедурните правила за признаването и оттеглянето на признаване на мониторингови организации, както е предвидено в Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета от 20 октомври 2010 г. за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал (1), и по-специално член 8, параграф 7 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕС) № 995/2010 има за цел по-специално да сведе до минимум риска от това на вътрешния пазар да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Мониторинговите организации следва да подкрепят операторите при съблюдаването на изискванията на този Регламент. За тази цел те следва да разработят система за дължима грижа (due diligence system), да предоставят на операторите правото да я използват и да следят за правилното ѝ използване.
(2)
Процедурата, по която Комисията признава мониторинговите организации, следва да бъде справедлива, прозрачна и независима. Поради това кандидатите следва да бъдат оценявани след консултации с компетентните органи на държавите-членки и след събиране на достатъчно информация за кандидата. При необходимост събирането на информация следва да включва посещения на помещения на кандидата.
(3)
Необходимо е да се уточнят подходящите експертни знания и капацитет, които мониторинговите организации следва да имат, за да се установи съответствието на дървения материал с приложимото законодателство в държавата, където се добива, и да се предложат мерки за оценяване на риска от това на пазара да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Когато установеният риск не е незначителен, мониторинговата организация следва също да може да предложи подходящи мерки за ефективното му намаляване до минимум.
(4)
Следва да се осигури, че мониторинговите организации изпълняват функциите си по прозрачен и независим начин, като не допускат каквито и да са конфликти на интереси, произтичащи от техните функции, и като предоставят услугите си на операторите по недискриминационен начин.
(5)
При вземане на решение за оттегляне на признаване, Комисията следва са спазва процедура, която е справедлива, прозрачна и независима. Преди да вземе решение, Комисията следва да се консултира със съответните компетентни органи на държавите-членки и да събере достатъчно информация, включително провеждане на посещения на място при необходимост. На заинтересованата мониторингова организация следва да се даде възможност да представи коментари, преди да бъде взето решение.
(6)
В съответствие с принципа на пропорционалност Комисията следва да може да оттегли признаването временно и/или условно, или постоянно, тъй като може да сметне според нивото на установените пропуски, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010.
(7)
Необходимо е да се осигури, че нивото на защита на лицата по отношение на обработката на техните лични данни при дейностите в обхвата на настоящия регламент, по-специално що се отнася до обработката на лични данни в заявките за признаване като мониторингова организация, съответства на изискванията, определени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни и за свободното движение на такива данни (2) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3),
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент освен определенията, установени в член 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, се прилагат следните определения:
1)
„съответни компетентни органи“ означава компетентните органи на държавите-членки, в които мониторинговата организация или кандидатът за признаване като мониторингова организация са законно установени или в които предоставят услуги, или възнамеряват да предоставят услуги по смисъла на Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (4);
2)
„официални документи за професионална квалификация“ означава дипломи, свидетелства и други документи, издадени от органи в отделните държави, определени съгласно законодателните или административните разпоредби на тези държави, с които се удостоверява успешно завършено професионално обучение;
3)
„професионален опит“ означава действително и законно упражняване на съответната професия.
Член 2
Заявка за признаване
1. Всеки публичен или частноправен субект - дружество, корпорация, фирма, предприятие, институция или орган - законово регистриран в държава-членка на ЕС, може да подаде до Комисията заявка да бъде признат като мониторингова организация.
Съответният субект следва да подаде заявката на някой от официалните езици на ЕС, заедно с документите, изброени в приложението.
2. За да бъде признат като мониторингова организация, кандидатът трябва да докаже, че отговаря на всички изисквания, посочени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент.
3. Комисията потвърждава получаването на заявката и в рамките на 10 работни дни от датата на получаване издава на кандидата референтен номер.
Тя посочва на кандидата също ориентировъчен срок, в рамките на който ще вземе решение във връзка със заявката. Комисията информира кандидата всеки път, когато променя ориентировъчния срок поради необходимостта от допълнителна информация или документи за оценката на заявката.
4. В случай че са изминали три месеца от получаването на заявка или от последното писмено съобщение на Комисията до кандидата, в зависимост от това кое събитие настъпи по-късно, а Комисията не е приела решение за признаване или отхвърляне на заявката, Комисията информира кандидата писмено за напредъка в оценяването на заявката.
Първа алинея може да се приложи повече от веднъж при разглеждането на една заявка.
5. Комисията предава копие на заявката и на удостоверителните документи на съответните компетентни органи, които могат да представят коментари по заявката в рамките на един месец от датата на предаване.
Член 3
Допълнителни документи и достъп до помещения
1. При поискване от страна на Комисията, кандидатът или съответните компетентни органи следва да предоставят всякаква допълнителна информация или документи, изискани от Комисията, в рамките на определен срок.
2. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на Комисията за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8. Комисията следва да информира предварително кандидата за посещението. Съответните компетентни органи могат да вземат участие в посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
Член 4
Решение за признаване
Когато Комисията приеме решение за признаване съгласно член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010, тя уведомява съответния кандидат в рамките на 10 работни дни от датата на приемане на това решение.
Комисията незабавно предоставя на кандидата сертификат за признаване и съобщава решението си на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с втора алинея от член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010 в рамките на срока, посочен в първата алинея.
Член 5
Правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС
1. Когато кандидатът е законно установен в повече от една държава-членка, той следва да предостави информация за своето седалище, централна администрация или основно място на стопанска дейност в рамките на ЕС, както и за всички свои агенции, клонове или филиали, създадени на територията на която и да е държава-членка. Кандидатът следва също да декларира в кои държави-членки възнамерява да предоставя услуги.
2. От кандидат, който е орган или част от орган на държава-членка, не се изисква да доказва своята правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС.
Член 6
Подходящи експертни умения
1. С цел да се осигури правилното изпълнение на функциите на мониторинговата организация съгласно изискванията на член 8, параграф 2, буква б) от Регламент (ЕС) № 995/2010, технически компетентният персонал на кандидата трябва да отговаря на следните минимално допустими критерии, удостоверени посредством официални документи за професионални квалификации и професионален опит:
а)
официално професионално обучение в областта на дисциплина, съответстваща на функциите на мониторинговата организация;
б)
за старши технически позиции, най-малко пет години професионален опит с функции, близки до тези в мониторингова организация.
За целите на буква а) от първа алинея, дисциплините, свързани с горско стопанство, околна среда, право, бизнес управление, управление на риска, търговия, одит, финансов контрол или управление на веригата за доставки, се считат за съответстващи дисциплини.
2. Кандидатът следва да поддържа архив, в който да документира задълженията и отговорностите на своя персонал. Кандидатът следва да разполага с процедури за мониторинг на изпълнението и на техническата компетентност на своя персонал.
Член 7
Капацитет за изпълнение на функции като мониторингова организация
1. Кандидатът трябва да докаже, че разполага с всяко едно от следните неща:
а)
организационна структура, която осигурява правилно изпълнение на функциите на мониторинговата организация;
б)
система за дължима грижа (due diligence system), която да бъде на разположение на операторите и да се използва от тях;
в)
правила и процедури, които позволяват оценяването и усъвършенстването на системата за дължима грижа;
г)
процедури и процеси за проверка на правилното използване от страна на операторите на тяхната система за дължима грижа;
д)
процедури за коригиращи действия, които да бъдат предприети в случай на невъзможност от страна на оператора да използва правилно своята система за дължима грижа.
2. В допълнение към изискванията на параграф 1, кандидатът трябва да докаже, че разполага с финансов и технически капацитет да изпълнява функциите на мониторингова организация.
Член 8
Отсъствие на конфликт на интереси
1. Кандидатът трябва да бъде организиран по начин, осигуряващ запазване на обективността и безпристрастността на неговата дейност.
2. Кандидатът трябва да идентифицира, анализира и поддържа архивни записи, в които да документира рисковете от конфликти на интереси, произтичащи като резултат от изпълняването на функциите като мониторингова организация, включително всякакви конфликти, произтичащи от негови взаимоотношения със свързани органи или подизпълнители.
3. При установяването на риск от конфликт на интереси, кандидатът трябва да разполага с писмени правила и процедури за недопускане на конфликти на интереси на организационно и индивидуално равнище. Писмените правила и процедури следва да се поддържат и прилагат. Тези правила и процедури могат да включват одиторски проверки от трета страна.
Член 9
Информация за последващи промени
1. Мониторинговата организация трябва незабавно да информира Комисията за всяка от следните ситуации, възникнали след нейното признаване:
а)
промяна, която може да засегне способността на тази мониторингова организация да спазва изискванията в членове 5-8 и която е възникнала след нейното признаване;
б)
създаване от страна на мониторинговата организация на агенции, клонове или филиали в рамките на ЕС, различни от тези, които е декларирала в своята заявка;
в)
решение от страна на мониторинговата организация да предоставя услуги в държава-членка, различна от тази, която е декларирала в своята заявка, или в държава-членка, за която е декларирала, че е спряла да предоставя своите услуги в съответствие с буква г);
г)
прекратяване от страна на мониторинговата организация на предоставянето на услуги в която и да е държава-членка.
2. Комисията следва да съобщава цялата информация, получена съгласно параграф 1, на съответните компетентни органи.
Член 10
Преразглеждане на решението за признаване
1. Комисията може да преразгледа решение за признаване на мониторингова организация по всяко време.
Комисията следва да извършва такова преразглеждане във всяка от следните ситуации:
а)
съответният компетентен орган информира Комисията, че е установил, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите, определени в член 8, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 995/2010, или че вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, както е определено в членове 5-8 от настоящия регламент;
б)
Комисията разполага със съответната информация, включително при изразена основателна загриженост на трети лица, че мониторинговата организация вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграфи 1 и 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент;
в)
мониторинговата организация е информирала Комисията за промените, посочени в член 9, параграф 1, буква а) от настоящия регламент.
2. Когато бъде предприето преразглеждане, Комисията се подпомага от проверяващ екип, за да проведе преразглеждането и да извърши проверките.
3. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на проверяващия екип за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент. Съответните компетентни органи могат да вземат участие при посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
4. Проверяващият екип следва да изготви доклад, в който да формулира своето заключение. Доказателствата в подкрепа на заключението се прилагат към доклада за преразглеждане.
Докладът за преразглеждане следва да включва препоръка относно това дали признаването на мониторинговата организация да бъде оттеглено.
Проверяващият екип следва да изпрати доклада за преразглеждане на съответните компетентни органи. Тези органи могат да представят коментари в рамките на три седмици от датата на предаване на доклада.
Проверяващият екип следва да предостави на съответната мониторингова организация обобщение на изводите и заключенията от доклада. Организацията може да представи коментари на проверяващия екип в рамките на три седмици от датата на предаване на обобщението.
5. Ако установи, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010, проверяващият екип следва в своя доклад за преразглеждане да препоръча оттегляне на признаването - временно и/или условно, или постоянно - в зависимост от нивото на установените пропуски.
Проверяващият екип може да препоръча вместо това Комисията да издаде искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, или Комисията да не предприема по-нататъшни действия.
Член 11
Решение за оттегляне на признаване
1. Комисията решава дали да оттегли признаването на мониторингова организация временно и/или условно, или постоянно, като взема предвид доклада за преразглеждане, посочен в член 10.
2. В съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, Комисията може да отправи искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, когато нивото на установените пропуски не води до заключение, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от цитирания регламент.
3. За решение за оттегляне на признаване на мониторингова организация и искане, или предупреждение съгласно параграф 2 се уведомява съответната мониторингова организация и се съобщава на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, в рамките на 10 работни дни от приемането им.
Член 12
Защита на данните
Настоящият регламент не засяга правилата относно обработката на лични данни, определени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 13
Заключителни разпоредби
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 февруари 2012 година.